RÅDETS FORORDNING (EU) 2015/496
af 17. marts 2015
om ændring af forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 352,
under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen,
efter fremsendelse af udkast til lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter,
under henvisning til godkendelse fra Europa-Parlamentet,
efter en særlig lovgivningsprocedure, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I overensstemmelse med Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (1) skal Unionens historiske arkivalier opbevares og så vidt muligt gøres tilgængelige for offentligheden efter udløbet af en frist på 30 år.
(2)
Forpligtelsen til at oprette historiske arkiver og så vidt muligt gøre dem tilgængelige for offentligheden gælder hver af de institutioner, der er nævnt i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 (»institutionerne«) på de betingelser, der er fastsat deri.
(3)
I henhold til forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 kan hver institution opbevare sine historiske arkiver på det sted, hvor den finder det mest hensigtsmæssigt.
(4)
I 1984 besluttede Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen at deponere deres historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze, hvor de gøres tilgængelige for offentligheden. Med henblik herpå undertegnede De Europæiske Fællesskaber, repræsenteret ved Kommissionen, og EUI en aftale den 17. december 1984 (»aftalen om deponering«).
(5)
Siden har også Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Den Europæiske Revisionsret valgt at tilslutte sig deponeringsaftalen. Den Europæiske Investeringsbank deponerer sine historiske arkivalier hos EUI i henhold til en særskilt aftale med EUI, der blev undertegnet den 1. juli 2005, og i henhold til »regler for historiske arkiver«, som bankens direktion vedtog den 7. oktober 2005 (2).
(6)
Den italienske regering har permanent og vederlagsfrit stillet egnede lokaliteter til rådighed for EUI, således at det sikres, at de deponerede arkivalier opbevares og beskyttes i overensstemmelse med anerkendte internationale standarder, og således at arkivalierne kan konsulteres på stedet.
(7)
Formålet med institutionernes deponering af historiske arkivalier hos EUI er at skabe én enkelt indgang til arkiverne, fremme anvendelsen af dem og styrke forskningen i den europæiske integrations og EU-institutionernes historie. EUI er et velanskrevet center for forskning og undervisning på universitetsniveau med fokus på Europa og europæisk integration. Det har næsten 30 års erfaring med drift af Unionens historiske arkiver, har hypermoderne deponerings- og forskningsfaciliteter, der er specielt opbygget, så disse arkivalier bevares og er tilgængelige, og er internationalt kendt som hjemsted for disse arkiver.
(8)
Fortsat deponering af institutionernes historiske arkivalier hos EUI bør inkorporeres i EU-lovgivningen for at afspejle EUI's rolle som institutionernes partner i driften af institutionernes historiske arkiver.
(9)
Denne forordning bør finde anvendelse på alle institutioner og bør ikke ændre deres ansvar for at gøre deres historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden eller ved den enkelte institutions ejendomsret til dem.
(10)
Den særlige karakter af Den Europæiske Unions Domstols og Den Europæiske Centralbanks opgaver berettiger deres fritagelse for forpligtelsen i denne forordning til at deponere deres historiske arkivalier hos EUI. Den Europæiske Unions Domstol og Den Europæiske Centralbank (ECB) kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.
(11)
Institutionerne og EUI bør, når det er muligt, gøre de historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden i digitaliseret og digital form, så det bliver lettere at konsultere dem på internettet.
(12)
Personoplysninger i Unionens historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI, bør behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3).
(13)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse blev hørt af Kommissionen i forbindelse med det lovgivningsforslag, der har ført til denne forordning, i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001, og afgav udtalelse herom den 10. oktober 2012 (4).
(14)
Der bør som led i en rammepartnerskabsaftale fastsættes nærmere bestemmelser om forvaltningen af de historiske arkivalier i EUI, herunder deponering, adgang og offentlig konsultation heraf, og om institutionernes og EUI's respektive roller og ansvarsområder.
(15)
Udgifterne til EUI's forvaltning af Unionens historiske arkiver bør finansieres over Unionens almindelige budget, og disse udgifter bør dækkes af alle de deponerende institutioner.
(16)
Forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 bør derfor ændres i overensstemmelse hermed -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
I forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 foretages følgende ændringer:
1)
Artikel 8 ændres således:
a)
Stk. 1 affattes således:
»1. Hver institution, bortset fra Den Europæiske Unions Domstol og Den Europæiske Centralbank (ECB), deponerer hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze de dokumenter, som indgår i dens historiske arkiver, og som den har gjort tilgængelige for offentligheden i overensstemmelse med denne forordning. Deponeringen foregår i overensstemmelse med bilaget.
Uanset første afsnit kan de deponerende institutioner på grund af retlige eller administrative forhold undlade at deponere visse originale dokumenter hos EUI. I så fald deponerer de en mikrofilmkopi eller en digital kopi af sådanne dokumenter.«
b)
Følgende stykker tilføjes:
»3. Den Europæiske Unions Domstol og ECB kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.
4. De deponerende institutioner bevarer ejendomsretten til deres arkivalier, og de har forsat eneansvaret for sammensætningen af de dokumenter og filer, som deponeres eller på anden vis stilles til rådighed for EUI.
5. Deponeringen af institutionernes historiske arkivalier hos EUI berører ikke beskyttelsen af arkivalierne, jf. artikel 2 i protokol nr. 7 vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
6. EUI sikrer bevarelsen og beskyttelsen af de deponerede arkivalier. Bevarelsen og beskyttelsen skal overholde anerkendte internationale standarder for fysisk beskyttelse af arkivalier og skal som minimum overholde tekniske og sikkerhedsmæssige bestemmelser vedrørende bevarelse og drift af offentlige arkiver, der svarer til dem, der gælder i Italien. Derfor skal de deponerede dokumenter opbevares i dertil indrettede deponeringsfaciliteter.
7. EUI bærer det fulde ansvar for det personale, der skal forvalte Unionens historiske arkivalier, som er deponeret hos EUI. EUI påser, at det personale, der har til opgave at forvalte de historiske arkivalier, har de fornødne faglige kvalifikationer til at udføre arbejdet på dette område.
8. Hver af de deponerende institutioner har ret til at modtage oplysninger om EUI's drift af dets arkiver og til at besigtige de arkivalier, den har deponeret.
9. EUI gør de historiske arkivalier, den modtager i medfør af stk. 1 og 3, tilgængelige for offentligheden. Institutionerne kan også gøre en kopi af samme historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden.
10. Udgifterne til forvaltning af Unionens historiske arkiver finansieres via bidrag fra alle de deponerende institutioner til den relevante budgetpost, inden for rammerne af de årlige bevillinger, som budgetmyndigheden stiller til rådighed i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (5). Disse finansielle bidrag dækker ikke udgifter til tilrådighedsstillelse og indretning af de bygninger og deponeringsfaciliteter, der skal huse arkivalierne og arkivpersonalet.
Størrelsen af de bidrag, der er omhandlet i første afsnit, skal stå i et rimeligt forhold til størrelsen af de deponerende institutioners respektive stillingsfortegnelser. Hvert bidrag beregnes på ny, når yderligere institutioner begynder at deponere deres historiske arkivalier hos EUI, eller mindst hvert femte år.
11. EUI handler som registerfører i overensstemmelse med artikel 2 i forordning (EF) nr. 45/2001, efter instruks fra de deponerende institutioner. EUI behandler eventuelle personoplysninger i institutionernes historiske arkivalier i overensstemmelse med de garantier, der er fastsat i nævnte forordning.
12. Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse har fortsat beføjelse til at føre tilsyn med institutionerne for så vidt angår behandling af personoplysninger i de historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI.
2)
Artikel 9 ændres således:
a)
Stk. 1 affattes således:
»1. Hver institution fastsætter interne gennemførelsesbestemmelser til denne forordning. De skal indeholde regler for opbevaring og videregivelse til offentligheden af historiske arkivalier og for beskyttelse af de deri indeholdte personoplysninger. Institutionerne gør så vidt muligt deres arkivalier elektronisk tilgængelige for offentligheden, herunder digitaliserede og oprindeligt digitale arkivalier, og gør det lettere at konsultere dem på internettet. De opbevarer også de dokumenter, som eksisterer i formater, der er tilpasset særlige behov (f.eks. Brailleskrift, magnaprint eller optagelser).«
b)
Følgende stykke tilføjes:
»3. Kommissionen indgår på vegne af de deponerende institutioner en rammepartnerskabsaftale med EUI. Rammepartnerskabsaftalen skal indeholde detaljerede bestemmelser om institutionernes og EUI's respektive roller og ansvarsområder i forbindelse med forvaltningen af EU's historiske arkivalier, herunder deponering, opbevaring, adgang og offentlig konsultation heraf.«
3)
Teksten i bilaget tilføjes som bilag til forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83.
Artikel 2
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 17. marts 2015.
VERORDNUNG (EU) 2015/496 DES RATES
vom 17. März 2015
zur Änderung der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 im Hinblick auf die Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim Europäischen Hochschulinstitut in Florenz
DER RAT DER EUROPÄISCHEN UNION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union, insbesondere auf Artikel 352,
auf Vorschlag der Europäischen Kommission,
nach Zuleitung des Entwurfs des Gesetzgebungsakts an die nationalen Parlamente,
nach Zustimmung des Europäischen Parlaments,
gemäß einem besonderen Gesetzgebungsverfahren,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Gemäß der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 des Rates vom 1. Februar 1983 über die Freigabe der historischen Archive der Europäischen Wirtschaftsgemeinschaft und der Europäischen Atomgemeinschaft (1) bewahrt die Union die historischen Archive auf und macht sie der Öffentlichkeit möglichst nach Ablauf einer Frist von dreißig Jahren zugänglich.
(2)
Diese Verpflichtung zur Erstellung historischer Archive und zu deren Freigabe gilt für alle in der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 genannten Organe (im Folgenden „die Organe“) unter den dort festgelegten Bedingungen.
(3)
Gemäß der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 kann jedes Organ sein historisches Archiv an dem seiner Ansicht nach geeignetsten Ort unterbringen.
(4)
Im Jahr 1984 beschlossen das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission, ihre historischen Archive beim Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in Florenz zu hinterlegen, wo sie der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden. Zu diesem Zweck wurde am 17. Dezember 1984 ein Vertrag zwischen den Europäischen Gemeinschaften, vertreten durch die Kommission, und dem EHI in Florenz (im Folgenden „der Vertrag“) unterzeichnet.
(5)
Der Europäische Wirtschafts- und Sozialausschuss und der Europäische Rechnungshof sind diesem Vertrag später beigetreten. Die Europäische Investitionsbank hinterlegt ihr historisches Archiv beim EHI auf der Grundlage einer separaten Vereinbarung mit dem EHI, die am 1. Juli 2005 unterzeichnet wurde und nach ihren „Bestimmungen über historische Archive“, die vom Direktorium der EIB am 7. Oktober 2005 (2) genehmigt wurden.
(6)
Der italienische Staat stellt dem EHI unbefristet und kostenlos geeignete Räumlichkeiten zur Verfügung, um zu gewährleisten, dass die hinterlegten Archive nach anerkannten internationalen Standards aufbewahrt und geschützt und um dafür zu sorgen, dass die Archive vor Ort gesichtet werden können.
(7)
Mit der Hinterlegung der Archive der Organe beim EHI sollen der Zugang zu den Archiven an einem einzigen Standort gewährleistet und die Sichtung der Archive sowie die Erforschung der Geschichte der europäischen Integration und der europäischen Organe gefördert werden. Das EHI ist eine renommierte Einrichtung der wissenschaftlichen Forschung und Lehre mit dem Schwerpunkt Europa und Europäische Integration. Es verwaltet die historischen Archive der Union seit nahezu 30 Jahren, bietet hochmoderne Magazine und Forschungsanlagen, die eigens für die Aufbewahrung und Sichtung dieser Archivbestände errichtet wurden, und verfügt über einen internationalen Ruf als Standort dieser historischen Archive.
(8)
Die fortgesetzte Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim EHI sollte in die Rechtsvorschriften der Union aufgenommen werden, um die Rolle des EHI als Partner der Organe für die Verwaltung ihrer historischen Archive widerzuspiegeln.
(9)
Diese Verordnung sollte für sämtliche Organe gelten und die Verpflichtung der Organe, ihre historischen Archive für die Öffentlichkeit freizugeben sowie ihre Eigentumsrechte an ihren historischen Archiven unberührt lassen.
(10)
Wegen der besonderen Art ihrer Tätigkeit ist es jedoch gerechtfertigt, den Gerichtshof der Europäischen Union (EuGH) und die Europäische Zentralbank (EZB) von der in dieser Verordnung festgelegten Verpflichtung zur Hinterlegung ihrer historischen Archive beim EHI auszunehmen. Der EuGH und die EZB können ihre historischen Archive auf freiwilliger Basis beim EHI hinterlegen.
(11)
Die Organe und das EHI sollten die historischen Archive der Öffentlichkeit soweit möglich in digitalisierter und digitaler Form zugänglich machen, um die Sichtung im Internet zu erleichtern.
(12)
Die in den beim EHI hinterlegten historischen Archiven der Union enthaltenen personenbezogenen Daten sollten gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (3) verarbeitet werden.
(13)
Der Europäische Datenschutzbeauftragte wurde seitens der Kommission bezüglich des Gesetzgebungsvorschlags, der zu der vorliegenden Verordnung geführt hat, gemäß Verordnung (EG) Nr. 45/2001 konsultiert und hat am 10. Oktober 2012 eine Stellungnahme dazu abgegeben (4).
(14)
Die ausführlichen Bestimmungen über die Verwaltung der historischen Archive beim EHI, einschließlich ihrer Hinterlegung, des Zugang zu ihnen und ihrer Sichtung durch die Öffentlichkeit, sowie die jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten der Organe und des EHI sollten in einer Partnerschaftsrahmenvereinbarung festgelegt werden.
(15)
Die Kosten für die Verwaltung der historischen Archive der Union durch das EHI sollten aus dem Gesamthaushalt der Union finanziert werden, wobei die Kosten von allen hinterlegenden Organen getragen werden sollten.
(16)
Daher sollte die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 entsprechend geändert werden -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
Die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 wird wie folgt geändert:
1.
Artikel 8 wird wie folgt geändert:
a)
Absatz 1 erhält folgende Fassung:
„(1) Jedes Organ mit Ausnahme des Gerichtshofs der Europäischen Union (EuGH) und der Europäischen Zentralbank (EZB) hinterlegt die Dokumente, die Bestandteil seines historischen Archivs sind und die es gemäß dieser Verordnung für die Öffentlichkeit freigegeben hat, beim Europäischen Hochschulinstitut (EHI) in Florenz. Die Hinterlegung erfolgt nach Maßgabe des Anhangs.
Unbeschadet des Unterabsatzes 1 können die hinterlegenden Organe bestimmte Originaldokumente aus rechtlichen oder administrativen Gründen von der Hinterlegung beim EHI ausnehmen. In diesem Fall hinterlegen sie einen Mikroträger oder eine digitale Kopie dieser Dokumente.“
b)
Folgende Absätze werden angefügt:
„(3) Der EuGH und die EZB können ihre historischen Archive auf freiwilliger Basis beim EHI hinterlegen.
(4) Die hinterlegenden Organe bleiben Eigentümer ihrer Archive und behalten die ausschließliche Zuständigkeit für die Zusammenstellung der Dokumente und Akten, die beim EHI hinterlegt oder dem EHI auf andere Weise zugänglich gemacht werden.
(5) Die Hinterlegung der historischen Archive der Organe beim EHI beeinträchtigt nicht deren Unverletzlichkeit gemäß Artikel 2 des dem Vertrag über die Europäische Union und dem Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union beigefügten Protokolls (Nr. 7) über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union.
(6) Das EHI gewährleistet die Aufbewahrung und den Schutz der hinterlegten Archive. Aufbewahrung und Schutz der Archivbestände müssen den anerkannten internationalen Normen für den Schutz von Archivmaterial und mindestens den technischen und Sicherheitsbestimmungen genügen, die in Italien für die Aufbewahrung und den Schutz öffentlicher Archive gelten. Zu diesem Zweck werden die hinterlegten Dokumente in einem eigens errichteten Archivmagazin aufbewahrt.
(7) Das EHI trägt die alleinige Verantwortung für das mit der Verwaltung der beim EHI hinterlegten historischen Archive der Union betraute Personal. Das EHI trägt dafür Sorge, dass das mit der Verwaltung der historischen Archive betraute Personal über die für die Ausübung der Aufgaben in diesem Bereich erforderlichen beruflichen Qualifikationen verfügt.
(8) Jedes hinterlegende Organ ist befugt, Informationen zur Verwaltung seines Archivs durch das EHI zu erhalten und vor Ort Inspektionen des von ihm dort hinterlegten Archivs vorzunehmen.
(9) Das EHI gewährt der Öffentlichkeit Zugang zu den historischen Archiven, die bei ihm gemäß den Absätzen 1 und 3 hinterlegt werden. Die Organe können der Öffentlichkeit ihrerseits eine Kopie der gleichen historischen Archive zugänglich machen.
(10) Die Kosten für die Verwaltung der historischen Archive der Union werden innerhalb des Rahmens der jährlichen Mittel, die die Haushaltsbehörde gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union (5) zur Verfügung stellt, durch Beiträge aller hinterlegenden Organe zur entsprechenden Haushaltslinie bestritten. Die Kosten für die Bereitstellung und Ausstattung der Räumlichkeiten und Magazine zur Beherbergung der Archive und die Mitarbeiter werden durch diese finanziellen Beiträge nicht abgedeckt.
Die Höhe der Beiträge nach Unterabsatz 1 ist proportional zum Umfang der jeweiligen Stellenpläne der hinterlegenden Organe. Die Beiträge werden jedes Mal neu berechnet, wenn ein weiteres Organ seine historischen Archive beim EHI hinterlegt, oder mindestens alle fünf Jahre.
(11) Das EHI handelt als Auftragsverarbeiter im Sinne des Artikels 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 auf Anweisung der hinterlegenden Organe. Das EHI verarbeitet die in den historischen Archiven der Organe enthaltenen personenbezogenen Daten gemäß den Garantien dieser Verordnung.
(12) Der Europäische Datenschutzbeauftragte hat weiterhin die Befugnis zu überwachen, wie die Organe die personenbezogenen Daten, die in den beim EHI hinterlegten Archiven enthalten sind, verarbeiten.
2.
Artikel 9 wird wie folgt geändert:
a)
Absatz 1 erhält folgende Fassung:
„(1) Jedes Organ erlässt interne Durchführungsbestimmungen zu dieser Verordnung. Diese enthalten Regeln über die Aufbewahrung und die Freigabe für die Öffentlichkeit der historischen Archive sowie den Schutz der darin enthaltenen personenbezogenen Daten. Die Organe machen ihre Archive, einschließlich digitalisierter und digital entstandener Dokumente, soweit möglich der Öffentlichkeit elektronisch zugänglich und erleichtern die Sichtung im Internet. Sie bewahren ebenfalls Dokumente auf, die in einer Form vorliegen, die besonderen Bedürfnissen entspricht (wie Blindenschrift, Großbuchstaben oder Tonaufzeichnungen).“
;
b)
folgender Absatz wird angefügt:
„(3) Die Kommission schließt im Namen der hinterlegenden Organe eine Partnerschaftsrahmenvereinbarung mit dem EHI. Diese Partnerschaftsrahmenvereinbarung enthält ausführliche Bestimmungen über die jeweiligen Aufgaben und Zuständigkeiten der Organe und des EHI bei der Verwaltung der historischen Archive der Union, einschließlich ihrer Hinterlegung, Aufbewahrung, des Zugang zu ihnen und ihrer Sichtung durch die Öffentlichkeit.“
3.
Der Anhang dieser Verordnung wird der Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 354/83 als Anhang beigefügt.
Artikel 2
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Geschehen zu Brüssel am 17. März 2015.