KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) 2015/212
af 11. februar 2015
om fastlæggelse af regler for anvendelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 for så vidt angår de tekniske specifikationer for systemet til registrering og lagring af data om hver enkelt operation, der er nødvendige i forbindelse med overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision, herunder data om individuelle deltagere i operationer, der medfinansieres af OP II
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 af 11. marts 2014 om Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede (1), særlig artikel 32, stk. 8, andet afsnit, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Ved Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 463/2014 (2) fastsættes bestemmelser, der er nødvendige for udarbejdelsen af programmerne. For at sikre gennemførelsen af de programmer, der finansieres af Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede, er det nødvendigt at fastsætte nærmere bestemmelser for anvendelsen af forordning (EU) nr. 223/2014.
(2)
I forbindelse med anvendelsen af artikel 32, stk. 2, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014 er det nødvendigt at fastsætte tekniske specifikationer for systemet til registrering og lagring i elektronisk form af data om hver enkelt operation, der er nødvendige i forbindelse med overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision.
(3)
De detaljerede tekniske specifikationer for systemet til registrering og lagring af data bør være tilstrækkeligt dokumenteret til at sikre et revisionsspor i overensstemmelse med de lovgivningsmæssige krav.
(4)
Systemet til registrering og lagring af data bør også omfatte passende søgeværktøjer og rapporteringsfunktioner, således at man let kan hente og samle de deri opbevarede oplysninger med henblik på overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision.
(5)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra Udvalget for Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
Generelle bestemmelser
Systemet til registrering og lagring af data om operationer, der er omhandlet i artikel 32, stk. 2, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014, skal være i overensstemmelse med de tekniske specifikationer, der er fastsat i artikel 2-5.
Artikel 2
Beskyttelse og opbevaring af data og dokumenter og deres integritet
1. Adgangen til systemet baseres på foruddefinerede rettigheder for forskellige typer brugere og fjernes, hvis den ikke længere er nødvendig.
2. Systemet opbevarer enhver registrering, ændring og sletning af dokumenter og oplysninger.
3. Systemet må ikke tillade ændring af indholdet af dokumenter med en elektronisk signatur. Der vil blive sat et tidsstempel, der ikke kan ændres, som er knyttet til dokumentet, og som attesterer indleveringen af dokumentet med elektronisk signatur. Sletning af sådanne dokumenter vil blive registreret i henhold til stk. 2.
4. Dataene skal være genstand for regelmæssig backup. Backupfilen med kopi af hele indholdet af den elektroniske fil skal være klar til brug i nødstilfælde.
5. Faciliteten for elektronisk lagring skal være beskyttet mod enhver risiko for tab eller ændring af dennes integritet. En sådan beskyttelse skal omfatte fysisk beskyttelse mod ukorrekt temperatur og luftfugtighed, systemer til sporing af brand og tyveri, passende beskyttelsessystemer mod virusangreb, hackere og anden uvedkommende adgang.
6. Systemet sørger for dataflytning og ajourføring af format og IT-miljø med intervaller, der er tilstrækkelige til at sikre læsbarheden af og adgangen til dokumenter og data indtil udgangen af den periode, der er nævnt i artikel 51, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014.
Artikel 3
Søge- og rapporteringsfunktioner
Systemet skal omfatte:
a)
passende søgeredskaber, der sikrer, at det er let at genfinde dokumenter, data og metadata
b)
en rapporteringsfunktion, der gør det muligt at generere rapporter på grundlag af foruddefinerede kriterier, især for de data, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 532/2014 (3)
c)
en mulighed for at gemme, eksportere eller udskrive de rapporter, der er nævnt i litra b), eller et link til en ekstern facilitet, der giver denne mulighed.
Artikel 4
Dokumentation for systemet
Forvaltningsmyndigheden giver detaljeret og opdateret funktionel og teknisk dokumentation vedrørende systemets drift og karakteristika, der på anmodning er tilgængelig for relevante enheder med ansvar for forvaltningen af programmet, og for Kommissionen og Den Europæiske Revisionsret.
Den dokumentation, der er omhandlet i stk. 1, udgør dokumentation for gennemførelsen af forordning (EU) nr. 223/2014 i den pågældende medlemsstat.
Artikel 5
Sikkerhed ved informationsudveksling
Det anvendte system skal være beskyttet af tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger med hensyn til klassificering af dokumenter og beskyttelse af informationssystemer og personoplysninger. Disse foranstaltninger skal være i overensstemmelse med internationale standarder og nationale retsforskrifter.
De sikkerhedsforanstaltninger, der er omhandlet i stk. 1, skal beskytte netværk og transmissionsfaciliteter i de tilfælde, hvor det anvendte system indgår i et samspil med andre moduler og systemer.
Artikel 6
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 11. februar 2015.
DURCHFÜHRUNGSVERORDNUNG (EU) 2015/212 DER KOMMISSION
vom 11. Februar 2015
mit Anwendungsbestimmungen zur Verordnung (EU) Nr. 223/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates hinsichtlich der technischen Spezifikationen des Systems, in dem die für die Begleitung, Evaluierung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung jedes Vorhabens benötigten Daten, einschließlich Angaben zu den einzelnen Teilnehmern an aus OP II kofinanzierten Vorhaben, aufgezeichnet und gespeichert werden
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU) Nr. 223/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. März 2014 zum Europäischen Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen (1), insbesondere auf Artikel 32 Absatz 8 Unterabsatz 2,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
In der Durchführungsverordnung (EU) Nr. 463/2014 der Kommission (2) sind für die Ausarbeitung von Programmen erforderliche Bestimmungen niedergelegt. Um die Durchführung der durch den Europäischen Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen finanzierten Programme zu gewährleisten, ist es erforderlich, weitere Bestimmungen für die Anwendung der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 festzulegen.
(2)
Für die Zwecke des Artikels 32 Absatz 2 Buchstabe d der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 ist es erforderlich, die technischen Spezifikationen des Systems festzulegen, in dem die für Begleitung, Evaluierung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung jedes Vorhabens benötigten Daten in elektronischer Form aufgezeichnet und gespeichert werden.
(3)
Die detaillierten technischen Spezifikationen des Systems zur Aufzeichnung und Speicherung von Daten sollten ausreichend dokumentiert werden, um den Prüfpfad für die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen zu gewährleisten.
(4)
Das System zur Aufzeichnung und Speicherung von Daten sollte des Weiteren angemessene Suchinstrumente und Berichterstattungsfunktionen vorsehen, damit es möglich ist, für die Zwecke der Begleitung, Evaluierung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung Informationen abzufragen und zu aggregieren, die in diesem System gespeichert sind.
(5)
Die in dieser Verordnung vorgesehenen Maßnahmen entsprechen der Stellungnahme des Ausschusses für den Europäischen Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
Artikel 1
Allgemeine Bestimmungen
Das System zur Aufzeichnung und Speicherung der Daten von Vorhaben gemäß Artikel 32 Absatz 2 Buchstabe d der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 entspricht den in den Artikeln 2 bis 5 festgelegten technischen Spezifikationen.
Artikel 2
Schutz und Sicherung von Daten und Dokumenten sowie ihrer Integrität
(1) Der Zugriff auf das System basiert auf vorab festgelegten Rechten für die verschiedenen Nutzer; er wird aufgehoben, wenn er nicht mehr benötigt wird.
(2) Das System protokolliert jede Aufzeichnung, Änderung und Löschung von Dokumenten und Daten.
(3) Das System lässt keine inhaltliche Änderung von Dokumenten mit einer elektronischen Signatur zu. Ein nicht veränderbarer Zeitstempel, der die Hinterlegung des Dokuments mit einer elektronischen Signatur bestätigt, wird generiert und mit dem Dokument verknüpft. Die Löschung eines solchen Dokuments wird entsprechend Absatz 2 protokolliert.
(4) Für die Daten werden regelmäßig Sicherungskopien erstellt. Für den Notfall steht eine Sicherungskopie mit dem gesamten replizierten Inhalt des elektronischen Dateiarchivs bereit.
(5) Das System zur elektronischen Speicherung ist gegen jede Gefahr eines Verlusts oder einer Veränderung seiner Integrität geschützt. Ein solcher Schutz umfasst physischen Schutz vor ungünstigen Temperaturen und Feuchtigkeit, Brand- und Diebstahlmeldesysteme, geeignete Systeme zum Schutz gegen Virusattacken, Hacker und sonstigen unbefugten Zugriff.
(6) Das System sieht eine Migration von Daten, Format und Hardware in ausreichenden Abständen vor, um Lesbarkeit und Zugänglichkeit der Dokumente und Daten bis zum Ende des betreffenden Zeitraums gemäß Artikel 51 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 zu garantieren.
Artikel 3
Such- und Berichterstattungsfunktionen
Das System umfasst
a)
geeignete Suchinstrumente für ein problemloses Auffinden von Dokumenten, Daten und ihren Metadaten;
b)
eine Berichterstattungsfunktion für die Generierung von Berichten auf der Grundlage vorab festgelegter Kriterien, insbesondere für die in der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 532/2014 der Kommission (3) aufgeführten Daten;
c)
eine Möglichkeit für die Speicherung, den Export oder den Druck der unter Buchstabe b genannten Berichte oder einen Link zu einer externen Anwendung, die eine solche Möglichkeit bietet.
Artikel 4
Dokumentation des Systems
Die Verwaltungsbehörde stellt eine detaillierte und aktualisierte funktionelle und technische Dokumentation über den Betrieb und die Merkmale des Systems bereit, die den relevanten für die Programmverwaltung zuständigen Stellen, der Kommission und dem Europäischen Rechnungshof auf Anfrage zugänglich ist.
Die Dokumentation gemäß Absatz 1 belegt die Durchführung der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 in dem jeweiligen Mitgliedstaat.
Artikel 5
Sicherheit des Informationsaustauschs
Das genutzte System wird durch geeignete Sicherheitsmaßnahmen für die Klassifizierung von Dokumenten, den Schutz von Informationssystemen und den Schutz personenbezogener Daten geschützt. Diese Maßnahmen stehen im Einklang mit den internationalen Standards und den rechtlichen Anforderungen auf nationaler Ebene.
Bei Interaktion des Systems mit anderen Modulen und Systemen werden die Netze und Einrichtungen zur Übertragung durch die in Absatz 1 genannten Sicherheitsmaßnahmen geschützt.
Artikel 6
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am zwanzigsten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 11. Februar 2015