KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 532/2014
af 13. marts 2014
om supplerende regler til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 om Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 af 11. marts 2014 om Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede (1), særlig artikel 32, stk. 8, artikel 32, stk. 9, artikel 34, stk. 7, artikel 34, stk. 8, artikel 55, stk. 4, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Forordning (EU) nr. 223/2014 tillægger Kommissionen beføjelser til at vedtage delegerede retsakter, som supplerer de ikke-væsentlige bestemmelser vedrørende Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede.
(2)
I forordning (EU) nr. 223/2014 kræves det, at forvaltningsmyndigheden etablerer et system til registrering og lagring i elektronisk form af de data for hver operation, der er nødvendige med henblik på overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision, herunder for så vidt angår de operationelle programmer for inklusion af de socialt dårligst stillede personer (OP II), data om individuelle deltagere. Det er derfor nødvendigt at oprette en liste over, hvilke data der skal registreres og lagres i dette system.
(3)
Visse data er relevante for bestemte typer operationer eller udelukkende for en type operationelt program; datakravenes anvendelsesområde bør derfor præciseres. Forordning (EU) nr. 223/2014 fastlægger de specifikke krav vedrørende registrering og lagring af data om individuelle deltagere i operationer støttet af OP II, som der skal tages hensyn til.
(4)
Listen over data bør tage hensyn til rapporteringskravene i forordning (EU) nr. 223/2014 for at sikre, at de data, der er nødvendige for den finansielle forvaltning og overvågning, herunder de data, som er nødvendige for at udarbejde betalingsanmodninger, regnskaber og gennemførelsesrapporter, for alle operationer findes i en form, der gør det let at aggregere og afstemme dem. Listen bør tage hensyn til, at visse grundlæggende data om operationer i elektronisk form er nødvendige for en effektiv finansiel forvaltning af operationer og for at opfylde kravet om offentliggørelse af grundlæggende oplysninger om operationer. Visse andre data er nødvendige for effektivt at planlægge og udføre verificering og revision.
(5)
Listen over data, der skal registreres og lagres, bør ikke foregribe de tekniske egenskaber og opbygningen af de elektroniske systemer, der oprettes af forvaltningsmyndighederne, og bør ikke på forhånd bestemme de registrerede og lagrede datas format, medmindre det er udtrykkeligt anført i denne forordning. Den bør heller ikke foregribe den måde, hvorpå data indlæses eller genereres i systemet. I nogle tilfælde kan de data, der indgår i listen, kræve indlæsning af flere værdier. Ikke desto mindre er det nødvendigt at fastsætte regler om arten af disse data for at sikre, at forvaltningsmyndigheden kan opfylde sit ansvar vedrørende overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision, herunder hvis dette kræver behandling af data om individuelle deltagere.
(6)
For at sikre, at udgifterne under de operationelle programmer kan kontrolleres og revideres korrekt, er det nødvendigt at fastsætte de kriterier, et revisionsspor skal opfylde for at kunne betragtes som tilstrækkeligt.
(7)
Det er nødvendigt at fastsætte, at Kommissionen og medlemsstaterne i relation til revisionsarbejdet i medfør af forordning (EU) nr. 223/2014 bør forhindre alle former for uautoriseret offentliggørelse af eller adgang til personoplysninger, og at præcisere, til hvilke formål Kommissionen og medlemsstaterne må behandle sådanne data.
(8)
Revisionsmyndigheden er ansvarlig for at udføre revisioner af operationerne. For at sikre, at disse revisioner er tilstrækkeligt omfattende og effektive og udføres i henhold til samme standarder i alle medlemsstaterne, er det nødvendigt at fastsætte, hvilke betingelser de bør opfylde.
(9)
Det er nødvendigt i detaljer at fastsætte grundlaget for stikprøveudtagningen af de operationer, der skal revideres, som revisionsmyndigheden bør overholde ved bestemmelse eller godkendelse af stikprøvemetoden, herunder bestemmelse af stikprøveenheden, visse tekniske kriterier, der skal anvendes for stikprøven, og faktorer, der skal tages i betragtning for en supplerende stikprøve, når det er nødvendigt.
(10)
Revisionsmyndigheden bør udarbejde en revisionserklæring, der dækker de regnskaber, der er omhandlet i forordning (EU) nr. 223/2014. For at sikre, at revisionernes anvendelsesområde og indhold er tilstrækkeligt, og at de udføres efter de samme standarder i alle medlemsstaterne, bør der fastsættes betingelser, som revisionen skal opfylde.
(11)
Af hensyn til retssikkerheden og ligebehandling af alle medlemsstater, når der foretages finansielle korrektioner, og i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet er det nødvendigt at fastsætte kriterierne for at fastslå, om der er alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemernes effektive funktionsmåde, fastsætte de væsentligste former for mangler og kriterierne for fastlæggelse af, hvilket niveau af finansiel korrektion der skal anvendes, samt kriterier for anvendelsen af ekstrapolerede eller faste finansielle korrektioner.
(12)
For at muliggøre en øjeblikkelig anvendelse af de i denne forordning fastsatte foranstaltninger bør denne forordning træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL I
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand
Denne forordning indeholder følgende supplerende regler til forordning (EU) nr. 223/2014:
a)
bestemmelser om oplysninger i relation til de data, som skal registreres og lagres i elektronisk form i det overvågningssystem, som er etableret af forvaltningsmyndigheden
b)
detaljerede minimumskrav for revisionssporet med hensyn til de posteringer, der skal føres, og den dokumentation, som skal opbevares af attesteringsmyndigheden, forvaltningsmyndigheden, de bemyndigede organer og støttemodtagerne
c)
anvendelsesområdet for og indholdet af revisioner af operationer og regnskaber samt metodologien for udvælgelse af stikprøven af operationer
d)
detaljerede bestemmelser om anvendelsen af data indsamlet under revisioner foretaget af tjenestemænd fra Kommissionen eller bemyndigede kommissionsrepræsentanter
e)
detaljerede bestemmelser om kriterierne for at fastslå, om der er alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemernes effektive funktionsmåde, herunder de vigtigste typer af sådanne alvorlige mangler, kriterierne for at fastlægge, hvilket niveau af finansiel korrektion der skal anvendes, samt kriterierne for anvendelse af faste takster eller ekstrapolerede finansielle korrektioner.
KAPITEL II
SPECIFIKKE BESTEMMELSER OM FORVALTNINGS- OG KONTROLSYSTEMER
Artikel 2
Data der skal registreres og lagres i elektronisk form
(Artikel 32, stk. 8, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Oplysninger om de data, som skal registreres og lagres i elektronisk form for hver operation i det overvågningssystem, som er etableret i henhold til artikel 32, stk. 2, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014, er fastsat i bilag I til nærværende forordning.
2. Der registreres og opbevares data for hver operation, herunder data om individuelle deltagere, hvis der er tale om operationer, som støttes af OP II, opdelt efter køn, hvis disse oplysninger foreligger, med henblik på at kunne aggregere dem, når det er nødvendigt for overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision. De skal også muliggøre aggregering af sådanne data for hele programmeringsperioden.
Artikel 3
Detaljerede minimumskrav for revisionssporet
(Artikel 32, stk. 9, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. De detaljerede minimumskrav for revisionssporet med hensyn til de posteringer, der skal føres, og de dokumenter, der skal opbevares, er følgende:
a)
Revisionssporet skal gøre det muligt at verificere anvendelsen af de udvælgelseskriterier, som er fastsat i det operationelle program for støtte i form af fødevarer og/eller elementær materiel bistand (OP I) eller af overvågningsudvalget for et OP II.
b)
Revisionssporet skal gøre det muligt i forbindelse med tilskud i henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), i forordning (EU) nr. 223/2014 at afstemme aggregerede beløb, der er attesteret over for Kommissionen, med de detaljerede regnskaber og bilag hos attesteringsmyndigheden, forvaltningsmyndigheden, de bemyndigede organer og støttemodtagerne vedrørende operationer, som medfinansieres under det operationelle program.
c)
Revisionssporet skal gøre det muligt i forbindelse med tilskud i henhold til artikel 25, stk. 1, litra b) og c), at afstemme aggregerede beløb, der er attesteret over for Kommissionen, med de detaljerede oplysninger om output eller resultater og bilagene hos attesteringsmyndigheden, forvaltningsmyndigheden, de bemyndigede organer og støttemodtagerne, herunder i givet fald dokumenter om metoden til fastsættelse af standardsatser for enhedsomkostninger og de faste beløb, for så vidt angår operationer, der medfinansieres under det operationelle program.
d)
Revisionssporet skal i forbindelse med omkostninger, der er bestemt i overensstemmelse med artikel 25, stk. 1, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014, vise og begrunde beregningsmetoden, når det er relevant, og det grundlag, på hvilket de faste takster er fastsat, og støtteberettigede direkte omkostninger eller omkostninger, der anmeldes under andre udvalgte kategorier, som den faste takst anvendes på.
e)
Revisionssporet skal gøre det muligt i forbindelse med omkostninger, der er bestemt i overensstemmelse med artikel 26, stk. 2, litra b), c) og e), og artikel 26, stk. 3, anden del, i forordning (EU) nr. 223/2014, at dokumentere støtteberettigede direkte omkostninger eller omkostninger, der anmeldes under andre udvalgte kategorier, som den faste takst anvendes på.
f)
Revisionssporet skal gøre det muligt at verificere betalingen af det offentlige bidrag til støttemodtageren.
g)
Revisionssporet skal for hver operation indeholde, alt efter hvad der er relevant, de tekniske specifikationer og finansieringsplanen, dokumenter vedrørende støttegodkendelsen, dokumenter vedrørende offentlige indkøb, rapporter fra støttemodtageren og rapporter om udført kontrol og revision.
h)
Revisionssporet skal indeholde oplysninger om forvaltningsverificeringer og revisioner, der er udført på operationen.
i)
Revisionssporet skal gøre det muligt at afstemme data i forbindelse med outputindikatorer for operationen med indberettede data og resultater og, når det er relevant, med programmets mål.
For de i litra c) og d) omhandlede beløb skal revisionssporet gøre det muligt at kontrollere, at den beregningsmetode, forvaltningsmyndigheden har anvendt, er i overensstemmelse med artikel 25, stk. 3, i forordning (EU) nr. 223/2014.
2. Forvaltningsmyndigheden sørger for, at der foreligger en fortegnelse med navn og adresse på de organer, der opbevarer alle de dokumenter, som kræves for at opnå et tilstrækkeligt revisionsspor, der opfylder alle minimumskravene i stk. 1.
Artikel 4
Anvendelse af data indsamlet under revisioner foretaget af tjenestemænd ved Kommissionen eller bemyndigede kommissionsrepræsentanter
(Artikel 34, stk. 8, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Kommissionen træffer alle nødvendige foranstaltninger for at forhindre uautoriseret offentliggørelse af eller adgang til de data, Kommissionen har indsamlet under sine revisioner.
2. Kommissionen anvender de data, der er indsamlet i løbet af revisionerne, udelukkende med henblik på opfyldelsen af sine forpligtelser i henhold til artikel 36 i forordning (EU) nr. 223/2014. Den Europæiske Revisionsret og Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig har adgang til de indsamlede data.
3. De indsamlede data må ikke uden udtrykkelig tilladelse fra den medlemsstat, der har leveret dataene, meddeles til andre personer i medlemsstaterne eller EU-institutionerne, end dem, hvis funktioner forudsætter, at de har adgang til dem i overensstemmelse med de gældende regler.
Artikel 5
Revision af operationer
(Artikel 34, stk. 7, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Der foretages revision af operationer for hvert regnskabsår på et udsnit af operationer, der er udvalgt efter en metode, som er fastlagt eller godkendt af revisionsmyndigheden i overensstemmelse med denne forordnings artikel 6.
2. Revision af operationer udføres på grundlag af den dokumentation, der udgøres af revisionssporet, og kontrollerer lovligheden og den formelle rigtighed af de udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, herunder følgende aspekter:
a)
at operationen blev udvalgt i overensstemmelse med udvælgelseskriterierne for det operationelle program, ikke var fysisk fuldført eller fuldt ud gennemført, før støttemodtageren indgav ansøgningen om støtte under det operationelle program, er blevet gennemført i overensstemmelse med beslutningen om godkendelse og opfyldte alle betingelser, der gjaldt på tidspunktet for revisionen vedrørende funktionalitet, anvendelse og mål, der skal nås
b)
at de udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, svarer til regnskabsregistreringerne, og at den påkrævede dokumentation viser et tilstrækkeligt revisionsspor, jf. denne forordnings artikel 3
c)
med hensyn til udgifter, der er anmeldt til Kommissionen og bestemt i overensstemmelse med artikel 25, stk. 1, litra b) og c), at output og resultater, der ligger til grund for betalingerne til støttemodtageren, er blevet leveret, at data om deltagere, når det er relevant, eller øvrig dokumentation vedrørende output og resultater stemmer overens med de oplysninger, der er indgivet til Kommissionen, og at den påkrævede supplerende dokumentation viser et tilstrækkeligt revisionsspor, jf. denne forordnings artikel 3.
Revisionen kontrollerer også, at det offentlige støttebeløb er udbetalt til støttemodtagerne i overensstemmelse med artikel 42, stk. 2, i forordning (EU) nr. 223/2014.
3. Revision af operationer omfatter, når det er relevant, kontrol på stedet af den fysiske gennemførelse af operationen.
4. Revision af operationer kontrollerer nøjagtigheden og fuldstændigheden af de tilsvarende udgifter, der er registreret af attesteringsmyndigheden i dens regnskabssystem, og afstemningen af revisionssporet på alle niveauer.
5. Hvis de konstaterede problemer ser ud til at være af systemisk art og derfor indebærer en risiko for andre operationer under det operationelle program, sikrer revisionsmyndigheden, at der foretages yderligere undersøgelser, herunder eventuelt ekstra revisioner, for at bestemme problemernes omfang, og anbefaler nødvendige korrigerende tiltag.
6. Kun udgifter, som er omfattet af en revision, der foretages i henhold til stk. 1, medregnes blandt de reviderede udgifter med henblik på indberetning til Kommissionen om årlig dækning. Med henblik herpå anvendes den model for kontrolrapporten, som er fastsat på grundlag af artikel 34, stk. 6, i forordning (EU) nr. 223/2014.
Artikel 6
Metodologi for udvælgelse af stikprøven af operationer
(Artikel 34, stk. 7, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Revisionsmyndigheden udarbejder metoden for udvælgelse af stikprøven (»stikprøvemetoden«) i overensstemmelse med kravene i denne artikel under hensyntagen til de internationalt anerkendte revisionsstandarder, INTOSAI, IFAC eller IIA.
2. Ud over forklaringerne i revisionsstrategien fører revisionsmyndigheden et register over den dokumentation og det professionelle skøn, der blev anvendt til at fastsætte stikprøvemetoderne, hvori planlægnings-, udvælgelses-, prøvnings- og evalueringsfaserne indgår, med henblik på at godtgøre, at den fastsatte metode er hensigtsmæssig.
3. En stikprøve skal være repræsentativ for den population, som den er udvalgt fra, og gøre det muligt for revisionsmyndigheden at udarbejde en gyldig revisionserklæring i overensstemmelse med artikel 34, stk. 5, litra a), i forordning (EU) nr. 223/2014. Populationen skal omfatte udgifterne til et operationelt program, som er medtaget i de betalingsanmodninger, der er indgivet til Kommissionen i overensstemmelse med artikel 41 i forordning (EU) nr. 223/2014 for et givent regnskabsår. Stikprøven kan udvælges under eller efter regnskabsåret.
4. Med henblik på anvendelsen af artikel 34, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014 er en stikprøvemetode statistisk, hvis den sikrer:
i)
vilkårlig udvælgelse af stikprøveenheder
ii)
anvendelse af sandsynlighedsteori til at evaluere stikprøveresultater, herunder måling og kontrol af stikprøverisikoen og af den planlagte og opnåede præcision.
5. Stikprøvemetoden skal sikre vilkårlig udvælgelse af hver stikprøveenhed i populationen ved brug af vilkårlige tal, der genereres for hver populationsenhed for at kunne udvælge de enheder, der udgør stikprøven, eller gennem systematisk udvælgelse ved brug af et vilkårligt udgangspunkt og derefter anvende en systematisk regel til at udvælge de ekstra elementer.
6. Stikprøveenheden bestemmes af revisionsmyndigheden ud fra et professionelt skøn. Stikprøveenheden kan være en operation eller et projekt under en operation eller en betalingsanmodning fra en støttemodtager. Oplysninger om typen af den fastsatte stikprøveenhed og om det professionelle skøn i forbindelse hermed medtages i kontrolrapporten.
7. Hvis de samlede udgifter i relation til en stikprøveenhed i regnskabsåret er et negativt beløb, udelukkes de fra den i stk. 3 omhandlede population og revideres særskilt. Revisionsmyndigheden kan også udtage en stikprøve fra denne særskilte population.
8. Når betingelserne for den proportionale kontrol i henhold til artikel 58, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014 er opfyldt, kan revisionsmyndigheden udelukke de i denne artikel nævnte elementer fra den population, der skal udtages prøver af. Hvis den pågældende operation allerede er udvalgt i stikprøven, erstatter revisionsmyndigheden den ved hjælp af en egnet vilkårlig udvælgelse.
9. Alle udgifter, der er anmeldt til Kommissionen, i stikprøven vil blive underkastet revision.
Hvis de udvalgte stikprøveenheder omfatter en lang række underliggende betalingsanmodninger eller fakturaer, kan revisionsmyndigheden revidere dem gennem delprøver, hvorved de underliggende betalingsanmodninger eller fakturaer udvælges ved hjælp af de samme stikprøveparametre, der blev anvendt til at udvælge stikprøveenhederne i hovedstikprøven.
I sådanne tilfælde beregnes en passende stikprøvestørrelse inden for hver stikprøveenhed, som skal revideres; den må under ingen omstændigheder bestå af færre end 30 underliggende betalingsanmodninger eller fakturaer for hver stikprøveenhed.
10. Revisionsmyndigheden kan stratificere en population ved at inddele den i delpopulationer, der hver udgør en gruppe af stikprøveenheder med lignende karakteristika, navnlig for så vidt angår risiko eller den forventede fejlprocent, eller hvis populationen omfatter operationer, der består af finansielle bidrag fra et operationelt program til varer af høj værdi.
11. Revisionsmyndigheden evaluerer systemets pålidelighed som høj, middel eller lav under hensyntagen til resultaterne af systemrevisioner for at fastlægge de tekniske parametre for prøveudtagning, således at det kombinerede niveau af den sikkerhed, der opnås gennem systemrevisioner og revisioner af operationer, er høj. For et system, hvis pålidelighed vurderes som høj, skal konfidensniveauet ved udvælgelsen af stikprøver ikke være under 60 %. For et system, hvis pålidelighed vurderes som lav, skal konfidensniveauet ved udvælgelsen af stikprøver ikke være under 90 %. Væsentlighedstærsklen er højst 2 % af de i stk. 3 omhandlede udgifter.
12. Hvis der er opdaget uregelmæssigheder eller en risiko for uregelmæssigheder, afgør revisionsmyndigheden ud fra et professionelt skøn, om det er nødvendigt at revidere en supplerende stikprøve af yderligere operationer eller dele af operationer, der ikke blev revideret i den vilkårlige stikprøve, for at tage højde for de særlige risikofaktorer, som er afdækket.
13. Revisionsmyndigheden analyserer resultaterne af revisionen af den supplerende stikprøve særskilt, drager konklusioner ud fra disse resultater og meddeler dem til Kommissionen i den årlige kontrolrapport. Uregelmæssigheder, der er konstateret i den supplerende stikprøve, medtages ikke i beregningen af den forventede vilkårlige fejlprocent for den vilkårlige stikprøve.
14. På grundlag af resultaterne af revisionerne af operationer med henblik på den revisionsudtalelse og kontrolrapport, der er omhandlet i artikel 34, stk. 5, litra a) og b), i forordning (EU) nr. 223/2014, beregner revisionsmyndigheden den samlede fejlprocent, som er summen af de forventede vilkårlige fejl og, hvis det er relevant, systembetingede fejl og ukorrigerede unormale fejl, divideret med populationen.
Artikel 7
Revision af regnskaber
(Artikel 34, stk. 7, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Revision af regnskaber, jf. artikel 49, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014, udføres af revisionsmyndigheden for hvert regnskabsår.
2. Revisionen af regnskaberne skal give rimelig sikkerhed for fuldstændigheden, nøjagtigheden og pålideligheden af de beløb, der er anmeldt i regnskaberne.
3. Ved anvendelsen af stk. 1 og 2 tager revisionsmyndigheden navnlig højde for resultaterne af de systemrevisioner, der er foretaget på attesteringsmyndigheden, og resultaterne af revisionerne af operationer.
4. Systemrevisionen omfatter kontrol af pålideligheden af attesteringsmyndighedens regnskabssystem og, baseret på stikprøver, af nøjagtigheden af udgifter i form af tilbagetrukne beløb og inddrevne beløb opført i attesteringsmyndighedens regnskabssystem.
5. Med henblik på revisionserklæringen kontrollerer revisionsmyndigheden for at konstatere, at regnskaberne giver et retvisende billede, at alle de elementer, der kræves i henhold til artikel 49 i forordning (EU) nr. 223/2014, er korrekt medtaget i regnskaberne og svarer til de supplerende regnskabsdokumenter, som alle relevante myndigheder eller organer og støttemodtagere opbevarer i forbindelse med revisionsmyndighedens revisionsarbejde. På grundlag af de regnskaber, som revisionsmyndigheden modtager fra attesteringsmyndigheden, kontrollerer den særligt, at:
a)
det samlede beløb af støtteberettigede udgifter, der er anmeldt i overensstemmelse med artikel 49, stk. 1, litra a), i forordning (EU) nr. 223/2014, stemmer overens med de udgifter og det tilsvarende offentlige bidrag, som er medtaget i betalingsanmodninger, der er indgivet til Kommissionen for det relevante regnskabsår, og, hvis der er forskelle, at der er givet tilstrækkelige forklaringer i regnskaberne for de afstemte beløb
b)
de beløb, der er trukket tilbage og inddrevet i regnskabsåret, de beløb, der skal inddrives ved regnskabsårets udgang, og de uinddrivelige beløb, der fremgår af regnskaberne, svarer til de beløb, der er opført i attesteringsmyndighedens regnskabssystemer og er baseret på beslutninger, som den ansvarlige forvaltningsmyndighed eller attesteringsmyndighed har truffet
c)
udgifter er udeladt fra regnskaberne i overensstemmelse med artikel 49, stk. 2, i forordning (EU) nr. 223/2014, hvis det er relevant, og at alle de påkrævede korrektioner er afspejlet i regnskabet for det pågældende regnskabsår.
De i litra b og c) omhandlede kontroller kan foretages som stikprøvekontrol.
KAPITEL III
SPECIFIKKE BESTEMMELSER OM FINANSIEL FORVALTNING OG FINANSIELLE KORREKTIONER
Artikel 8
Kriterierne for fastlæggelse af alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemernes effektive funktionsmåde
(Artikel 55, stk. 4, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Kommissionen baserer sin vurdering af forvaltnings- og kontrolsystemernes effektive funktionsmåde på resultaterne af alle tilgængelige systemrevisioner, herunder kontrolprøver, og revisioner af operationer.
Vurderingen omfatter programmets interne kontrolforhold, forvaltningsmyndighedens og attesteringsmyndighedens forvaltnings- og kontrolaktiviteter, forvaltningsmyndighedens og attesteringsmyndighedens overvågning og revisionsmyndighedens kontrolaktiviteter, og den baseres på verificering af overholdelsen af de centrale krav, der er anført i tabel 1 i bilag II.
Opfyldelsen af disse krav vurderes på grundlag af de kategorier, der er anført i tabel 2 i bilag II.
2. De vigtigste typer alvorlige mangler ved effektiviteten af forvaltnings- og kontrolsystemets funktionsmåde er tilfælde, hvor et af de centrale krav, der er nævnt i punkt 2, 4, 5, 13, 15, 16 og 18 i tabel 1 i bilag II, eller to eller flere af de andre centrale krav i tabel 1 i bilag II vurderes som tilhørende kategori 3 eller 4 som angivet i tabel 2 i bilag II.
Artikel 9
Kriterier for anvendelse af faste takster eller ekstrapolerede finansielle korrektioner og kriterier for fastlæggelse af niveauet for finansiel korrektion
(Artikel 55, stk. 4, i forordning (EU) nr. 223/2014)
1. Finansielle korrektioner anvendes på et helt eller en del af et operationelt program, hvis Kommissionen identificerer en eller flere alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemets funktionsmåde.
Uanset første afsnit anvendes der ekstrapolerede finansielle korrektioner på et helt eller en del af et operationelt program, hvis Kommissionen identificerer systembetingede uregelmæssigheder i en repræsentativ stikprøve af operationer, hvilket giver mulighed for en mere præcis kvantificering af risikoen for EU's budget. I sådanne tilfælde ekstrapoleres resultaterne af undersøgelsen af den repræsentative prøve til resten af den population, hvorfra stikprøven blev udtaget, med henblik på fastlæggelse af den finansielle korrektion.
2. Niveauet for den faste korrektion fastsættes under hensyntagen til følgende elementer:
a)
den relative betydning af den eller de alvorlige mangler i forhold til forvaltnings- og kontrolsystemet som helhed
b)
hyppigheden og omfanget af den eller de alvorlige mangler
c)
tabsrisikoen for EU's budget.
3. Under hensyntagen til disse elementer fastsættes den finansielle korrektion som følger:
a)
Hvis den eller de alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemet er så grundlæggende, hyppige eller omfattende, at de udgør en fuldstændig fejlfunktion ved systemet, der drager lovligheden og den formelle rigtighed af alle pågældende udgifter i tvivl, anvendes en fast takst på 100 %.
b)
Hvis den eller de alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemet er så hyppige eller omfattende, at de udgør en yderst alvorlig fejlfunktion ved systemet, der drager lovligheden og den formelle rigtighed af en meget stor del af de pågældende udgifter i tvivl, anvendes en fast takst på 25 %.
c)
Hvis den eller de alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemet skyldes, at systemet ikke er velfungerende eller fungerer så dårligt eller så sjældent, at lovligheden og den formelle rigtighed af en stor del af de pågældende udgifter drages i tvivl, anvendes en fast takst på 10 %.
d)
Hvis den eller de alvorlige mangler ved forvaltnings- og kontrolsystemet skyldes, at systemet ikke fungerer konsekvent, så lovligheden og den formelle rigtighed af en væsentlig del af de pågældende udgifter drages i tvivl, anvendes en fast takst på 5 %.
4. Hvis anvendelsen af en i overensstemmelse med stk. 3 fastsat fast takst ville være uforholdsmæssig, nedsættes korrektionssatsen.
5. Hvis den eller de samme alvorlige mangler konstateres igen i det efterfølgende regnskabsår, fordi de ansvarlige myndigheder ikke har truffet passende korrigerende foranstaltninger efter anvendelsen af en finansiel korrektion, kan korrektionssatsen, som følge af den eller de vedvarende alvorlige mangler, øges til et niveau, der ikke overstiger den nærmeste højere kategori.
Artikel 10
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Artikel 3 anvendes fra den 1. december 2014 for så vidt angår de oplysninger om registrerede og lagrede data, der er omhandlet i bilag I.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 13. marts 2014.
DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 532/2014 DER KOMMISSION
vom 13. März 2014
zur Ergänzung der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Europäischen Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU) Nr. 223/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. März 2014 zum Europäischen Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen (1), insbesondere auf Artikel 32 Absatz 8, Artikel 32 Absatz 9, Artikel 34 Absatz 7, Artikel 34 Absatz 8 und Artikel 55 Absatz 4,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Gemäß der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 kann die Kommission delegierte Rechtsakte zur Ergänzung nicht wesentlicher Bestimmungen der genannten Verordnung im Hinblick auf den Europäischen Hilfsfonds für die am stärksten benachteiligten Personen (EHAP) erlassen.
(2)
Gemäß der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 muss die Verwaltungsbehörde ein System einrichten, in dem die für die Begleitung, Bewertung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung aller Vorhaben benötigten Daten, einschließlich - im Hinblick auf operationelle Programme zur sozialen Inklusion der am stärksten benachteiligten Personen (OP II) - Angaben zu den einzelnen Teilnehmern, in elektronischer Form aufgezeichnet und gespeichert werden. Es ist daher erforderlich, eine Liste der Daten zu erstellen, die in diesem System aufzuzeichnen und zu speichern sind.
(3)
Gewisse Daten sind für bestimmte Arten von Vorhaben oder nur für eine Art operationeller Programme relevant; daher sollte der Geltungsbereich der Anforderungen in Bezug auf die Daten präzisiert werden. In der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 sind besondere Anforderungen an die Aufzeichnung und Speicherung von Daten einzelner Teilnehmer an durch OP II unterstützten Vorhaben niedergelegt, die berücksichtigt werden müssen.
(4)
Die Liste der Daten sollte die Anforderungen an die Berichterstattung berücksichtigen, die in der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 niedergelegt sind, damit sichergestellt ist, dass die Daten, die für die Finanzverwaltung und Begleitung erforderlich sind, u. a. für die Zahlungsanträge, die Rechnungslegung und die Durchführungsberichte, für jedes Vorhaben so vorliegen, dass sie problemlos aggregiert und abgeglichen werden können. Bei dieser Liste sollte berücksichtigt werden, dass bestimmte Grunddaten über die Vorhaben in elektronischer Form notwendig sind, um eine wirksame Finanzverwaltung der Vorhaben zu gewährleisten und um der Anforderung, grundlegende Informationen über die Vorhaben zu veröffentlichen, gerecht zu werden. Gewisse weitere Daten sind für eine sinnvolle Planung und Durchführung der Überprüfungs- und Prüftätigkeiten erforderlich.
(5)
Die Liste der aufzuzeichnenden und zu speichernden Daten sollte den technischen Merkmalen oder der Struktur der von den Verwaltungsbehörden einzurichtenden computergestützten Systeme nicht vorgreifen und das Format der aufzuzeichnenden und zu speichernden Daten nicht vorab festlegen, es sei denn, die vorliegende Verordnung sieht dies ausdrücklich vor. Zudem sollte mit der Liste nicht der Art und Weise, wie die Daten eingegeben oder innerhalb des Systems generiert werden, vorgegriffen werden. Mitunter können die Daten in der Liste Mehrfacheinträge erfordern. Dennoch ist es angezeigt, bestimmte Regeln betreffend die Art dieser Daten festzulegen, damit gewährleistet ist, dass die Verwaltungsbehörde ihren Pflichten in Bezug auf die Begleitung, Bewertung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung nachkommen kann, u. a. wenn hierzu die Verarbeitung von Angaben zu einzelnen Teilnehmern erforderlich ist.
(6)
Um sicherzustellen, dass die im Rahmen der operationellen Programme erfolgten Ausgaben kontrolliert und geprüft werden können, ist es erforderlich, die Kriterien festzulegen, die ein Prüfpfad erfüllen sollte, um als angemessen zu gelten.
(7)
Im Zusammenhang mit den Prüftätigkeiten gemäß der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 ist es erforderlich, dafür zu sorgen, dass die Kommission und die Mitgliedstaaten jede unbefugte Weitergabe personenbezogener Daten oder jeden unbefugten Zugriff darauf verhindern, und es sollte präzisiert werden, zu welchem Zweck die Kommission und die Mitgliedstaaten solche Daten verarbeiten dürfen.
(8)
Die Prüfung von Vorhaben obliegt der Prüfbehörde. Um zu gewährleisten, dass diese Prüfungen in angemessenem Umfang und mit hinreichender Wirksamkeit sowie in allen Mitgliedstaaten nach denselben Standards durchgeführt werden, ist es erforderlich, die Bedingungen festzulegen, denen die Prüfungen genügen sollten.
(9)
Es ist angezeigt, ausführlich die Stichprobenbasis für die zu prüfenden Vorhaben, die die Prüfbehörde bei der Festlegung oder Genehmigung des Stichprobenverfahrens beachten sollte, zu beschreiben, wozu auch die Festlegung der Stichprobeneinheit, gewisse technische Kriterien, die für eine Stichprobe gelten, und gegebenenfalls Faktoren gehören, die bei zusätzlichen Stichproben zu berücksichtigen sind.
(10)
Die Prüfbehörde sollte einen Bestätigungsvermerk zu der in der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 genannten Rechnungslegung erstellen. Um zu gewährleisten, dass die Rechnungsprüfungen hinsichtlich Umfang und Inhalt angemessen sind und in allen Mitgliedstaaten nach denselben Standards durchgeführt werden, ist es erforderlich, die Bedingungen festzulegen, denen die Prüfungen genügen sollten.
(11)
Aus Gründen der Rechtssicherheit und der Gleichbehandlung aller Mitgliedstaaten bei der Durchführung finanzieller Berichtigungen unter Wahrung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit ist es erforderlich, die Kriterien zur Bestimmung von gravierenden Mängeln bei der wirksamen Funktionsweise der Verwaltungs- und Kontrollsysteme, die wichtigsten Arten solcher Mängel und die Kriterien zur Bestimmung der Höhe der anzuwendenden extrapolierten oder pauschalen finanziellen Berichtigung festzulegen.
(12)
Damit die in dieser Verordnung vorgesehenen Maßnahmen zügig angewandt werden können, sollte diese Verordnung am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft treten -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
KAPITEL I
ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
Artikel 1
Gegenstand
Mit dieser Verordnung werden nachstehende Bestimmungen zur Ergänzung der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 festgelegt:
a)
Regelungen zur Präzisierung der Angaben über die Daten, die im Rahmen des von der Verwaltungsbehörde einzurichtenden Begleitungssystems in elektronischer Form aufzuzeichnen und zu speichern sind;
b)
detaillierte Mindestanforderungen an den Prüfpfad hinsichtlich der Führung der Buchführungsdaten und der Aufbewahrung der Belege auf Ebene der Bescheinigungsbehörde, der Verwaltungsbehörde, der zwischengeschalteten Stellen und der Empfängereinrichtungen;
c)
Umfang und Inhalt von Vorhaben- und Rechnungsprüfungen sowie die Methodik für die Auswahl der Stichprobe von Vorhaben;
d)
detaillierte Regelungen für die Nutzung der bei Prüfungen durch die Bediensteten oder bevollmächtigten Vertreter der Kommission erhobenen Daten;
e)
detaillierte Regelungen für die Kriterien für die Feststellung gravierender Mängel bei der wirksamen Funktionsweise von Verwaltungs- und Kontrollsystemen, einschließlich der wichtigsten Arten solcher Mängel, die Kriterien für die Bestimmung der Höhe der vorzunehmenden finanziellen Berichtigung und die Kriterien für die Anwendung von Pauschalsätzen oder extrapolierten finanziellen Berichtigungen.
KAPITEL II
BESONDERE BESTIMMUNGEN FÜR VERWALTUNGS- UND KONTROLLSYSTEME
Artikel 2
In elektronischer Form aufzuzeichnende und zu speichernde Daten
(Artikel 32 Absatz 8 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014)
(1) Die Anforderungen hinsichtlich der Daten, die in elektronischer Form für jedes Vorhaben in dem gemäß Artikel 32 Absatz 2 Buchstabe d der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 eingerichteten Begleitungssystem aufzuzeichnen und zu speichern sind, sind in Anhang I der vorliegenden Verordnung dargelegt.
(2) Die Daten werden für jedes Vorhaben aufgezeichnet und gespeichert, darunter bei durch OP II unterstützten Vorhaben auch Daten zu den einzelnen Teilnehmern, nach Möglichkeit aufgeschlüsselt nach Geschlecht, damit diese falls erforderlich zum Zweck der Begleitung, Bewertung, Finanzverwaltung, Überprüfung und Prüfung aggregiert werden können. Die kumulative Aggregation dieser Daten für den gesamten Programmplanungszeitraum muss möglich sein.
Artikel 3
Detaillierte Mindestanforderungen an den Prüfpfad
(Artikel 32 Absatz 9 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014)
(1) Es gelten folgende detaillierte Mindestanforderungen für den Prüfpfad hinsichtlich der Führung der Buchführungsdaten und der Aufbewahrung der Belege:
a)
Anhand des Prüfpfads kann überprüft werden, ob die im Rahmen des operationellen Programms für Nahrungsmittelhilfe und/oder materielle Basisunterstützung (OP I) oder vom Begleitausschuss für das OP II festgelegten Auswahlkriterien angewendet wurden;
b)
im Hinblick auf Zuschüsse gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 können anhand des Prüfpfads die der Kommission bescheinigten aggregierten Beträge bei Vorhaben, die im Rahmen des operationellen Programms kofinanziert wurden, mit den detaillierten Buchführungsdaten und Belegen der Bescheinigungsbehörde, der Verwaltungsbehörde, der zwischengeschalteten Stellen und der Empfängereinrichtungen abgeglichen werden;
c)
im Hinblick auf Zuschüsse gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b und c können anhand des Prüfpfads die der Kommission bescheinigten aggregierten Beträge bei Vorhaben, die im Rahmen des operationellen Programms kofinanziert wurden, mit den detaillierten Output- oder Ergebnisdaten und den Belegen der Bescheinigungsbehörde, der Verwaltungsbehörde, der zwischengeschalteten Stellen und der Empfängereinrichtungen abgeglichen werden, gegebenenfalls auch im Hinblick auf die Methode zur Festlegung der Einheitskosten und der Pauschalbeträge;
d)
im Hinblick auf die gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe d der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 festgelegten Kosten können anhand des Prüfpfads gegebenenfalls die Berechnungsmethode und die Grundlage für die Festlegung von Pauschalsätzen sowie die förderfähigen direkten Kosten oder die Kosten, die unter bestimmten anderen Kategorien gemeldet werden, für die der Pauschalsatz gilt, dargelegt und begründet werden;
e)
im Hinblick auf die gemäß Artikel 26 Absatz 2 Buchstaben b, c und e sowie Artikel 26 Absatz 3 zweiter Teil der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 festgelegten Kosten können anhand des Prüfpfads die förderfähigen direkten Kosten oder die Kosten, die unter bestimmten anderen Kategorien geltend gemacht werden, für die der Pauschalsatz gilt, belegt werden;
f)
anhand des Prüfpfads kann überprüft werden, ob der öffentliche Beitrag an die Empfängereinrichtung gezahlt wurde;
g)
der Prüfpfad umfasst gegebenenfalls für jedes Vorhaben die technischen Spezifikationen und den Finanzierungsplan, die Unterlagen zur Genehmigung des Zuschusses, gegebenenfalls die Unterlagen zu den Vergabeverfahren, die Berichte der Empfängereinrichtung und Berichte über die durchgeführten Überprüfungen und Prüfungen;
h)
der Prüfpfad umfasst Informationen über die zum Vorhaben durchgeführten Verwaltungsprüfungen und Prüfungen;
i)
anhand des Prüfpfads können die Daten für die Output-Indikatoren des Vorhabens mit den Berichtsdaten und dem Ergebnis sowie gegebenenfalls mit den Zielen des Programms abgeglichen werden.
Im Hinblick auf die unter den Buchstaben c und d genannten Kosten kann anhand des Prüfpfads überprüft werden, ob die von der Verwaltungsbehörde verwendete Berechnungsmethode im Einklang mit Artikel 25 Absatz 3 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 steht.
(2) Die Verwaltungsbehörde stellt sicher, dass Name und Anschrift der Stellen verfügbar sind, die alle erforderlichen Belege für die Sicherstellung eines angemessenen Prüfpfads aufbewahren, der alle in Absatz1 festgelegten Mindestanforderungen erfüllt.
Artikel 4
Nutzung der bei Prüfungen durch die Bediensteten oder bevollmächtigten Vertreter der Kommission erhobenen Daten
(Artikel 34 Absatz 8 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014)
(1) Die Kommission trifft alle notwendigen Maßnahmen, um jede unbefugte Weitergabe oder jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene, von der Kommission im Rahmen ihrer Prüfungen erhobene Daten zu verhindern.
(2) Die Kommission nutzt die bei ihren Prüfungen erhobenen Daten ausschließlich zur Wahrnehmung ihrer Zuständigkeiten gemäß Artikel 36 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014. Der Europäische Rechnungshof und das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung haben Zugang zu den erhobenen Daten.
(3) Die erhobenen Daten werden gemäß den geltenden Vorschriften ohne die ausdrückliche Zustimmung des Mitgliedstaats, der die Daten zur Verfügung stellt, nicht an andere als an diejenigen Personen in den Mitgliedstaaten oder den Organen der Union übermittelt, die aufgrund ihrer Aufgaben Zugang zu diesen Daten haben müssen.
Artikel 5
Vorhabenprüfungen
(Artikel 34 Absatz 7 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014)
(1) Für jedes Geschäftsjahr werden Vorhabenprüfungen bei einer Stichprobe von Vorhaben durchgeführt, die anhand einer von der Prüfbehörde gemäß Artikel 6 der vorliegenden Verordnung festgelegten oder genehmigten Methode ausgewählt werden.
(2) Die Vorhabenprüfungen werden auf der Grundlage der Belegunterlagen zum Prüfpfad durchgeführt und betreffen die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben, die bei der Kommission geltend gemacht wurden, einschließlich der folgenden Aspekte:
a)
Das Vorhaben wurde gemäß den für das operationelle Programm geltenden Auswahlkriterien ausgewählt, nicht physisch abgeschlossen oder vollständig durchgeführt, bevor die Empfängereinrichtung den Finanzierungsantrag im Rahmen des operationellen Programms eingereicht hat, gemäß dem Zuwendungsbescheid durchgeführt und erfüllte zum Zeitpunkt der Prüfung sämtliche geltenden Bedingungen hinsichtlich der Funktionalität, der Nutzung und der zu erreichenden Ziele;
b)
die der Kommission gemeldeten Ausgaben entsprechen den Buchführungsdaten, und die geforderten Belegunterlagen belegen einen angemessenen Prüfpfad gemäß Artikel 3 der vorliegenden Verordnung;
c)
für der Kommission gemeldete Ausgaben, die gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstaben b und c ermittelt wurden, wurden Outputs und Ergebnisse erzielt, die die Zahlungen an die Empfängereinrichtung begründen, die gegebenenfalls verfügbaren Teilnehmerangaben oder die Aufzeichnungen über Outputs und Ergebnisse stimmen mit den der Kommission übermittelten Informationen überein, und die geforderten Belegunterlagen belegen einen angemessenen Prüfpfad gemäß Artikel 3 der vorliegenden Verordnung.
Der öffentliche Beitrag wurde gemäß Artikel 42 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 an die Empfängereinrichtung ausgezahlt.
(3) Vorhabenprüfungen umfassen gegebenenfalls die Überprüfung der konkreten Durchführung des Vorhabens vor Ort.
(4) Bei den Vorhabenprüfungen werden die Genauigkeit und Vollständigkeit der im Buchführungssystem der Bescheinigungsbehörde aufgezeichneten Ausgaben und der Abgleich des Prüfpfads auf allen Ebenen überprüft.
(5) Werden systembedingte Probleme festgestellt, die eine Gefahr für andere Vorhaben im Rahmen des operationellen Programms darstellen können, sorgt die Prüfbehörde dafür, dass weitere Untersuchungen bzw. gegebenenfalls zusätzliche Prüfungen durchgeführt werden, um das Ausmaß derartiger Probleme zu bestimmen und gegebenenfalls die erforderlichen finanziellen Berichtigungen zu empfehlen.
(6) Der Betrag der geprüften Ausgaben im Hinblick auf die Meldung des jährlichen Prüfungsumfangs an die Kommission umfasst ausschließlich Ausgaben, die in den Anwendungsbereich einer gemäß Absatz 1 durchgeführten Prüfung fallen. Hierfür wird das gemäß Artikel 34 Absatz 6 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 erstellte Muster des Kontrollberichts verwendet.
Artikel 6
Methode für die Auswahl der Stichprobe von Vorhaben
(Artikel 34 Absatz 7 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014)
(1) Die Prüfbehörde legt das Verfahren für die Auswahl der Stichprobe („Stichprobenverfahren“) gemäß den in diesem Artikel dargelegten Anforderungen und unter Berücksichtigung international anerkannter Prüfungsstandards wie INTOSAI, IFAC oder IIA fest.
(2) Neben den Erläuterungen in der Prüfstrategie verwahrt die Prüfbehörde Aufzeichnungen über die Unterlagen und fachlichen Kriterien, die bei der Festlegung der Stichprobenverfahren herangezogen wurden (Planung, Auswahl, Prüfung und Bewertung), um die Eignung des gewählten Verfahrens nachzuweisen.
(3) Eine Stichprobe muss repräsentativ für die Grundgesamtheit sein, aus der sie gezogen wurde, damit die Prüfbehörde einen Bestätigungsvermerk gemäß Artikel 34 Absatz 5 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 erstellen kann. Die Grundgesamtheit umfasst die Ausgaben eines operationellen Programms, das gemäß Artikel 41 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 in den der Kommission für ein bestimmtes Geschäftsjahr vorgelegten Zahlungsanträgen enthalten ist. Die Stichprobe kann während oder nach Ablauf des Geschäftsjahrs gezogen werden.
(4) Ein Stichprobenverfahren gilt für die Anwendung des Artikels 34 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 als statistisch, wenn es folgende Merkmale aufweist:
i)
Zufallsauswahl der Stichprobeneinheiten;
ii)
Verwendung der Wahrscheinlichkeitstheorie zur Bewertung der Stichprobenergebnisse, einschließlich der Messung und Kontrolle der Stichprobenrisiken und der geplanten und erzielten Genauigkeit.
(5) Das Stichprobenverfahren stellt eine zufällige Auswahl der Stichprobeneinheiten aus der Grundgesamtheit sicher, indem durch Verwendung von für jede einzelne Grundgesamtheit generierten Zufallszahlen die Einheiten der Stichprobe ausgewählt werden, oder indem durch Verwendung eines Zufallsstarts und Anwendung einer systematischen Regel zur Auswahl der weiteren Einheiten eine systematische Auswahl getroffen wird.
(6) Die Stichprobeneinheit wird von der Prüfbehörde anhand fachlicher Kriterien festgelegt. Die Stichprobeneinheit kann ein Vorhaben, ein Projekt innerhalb eines Vorhabens oder ein Auszahlungsantrag einer Empfängereinrichtung sein. Informationen über die Art der festgelegten Stichprobeneinheit und die zugrunde gelegten fachlichen Kriterien sind im Kontrollbericht enthalten.
(7) Wenn die Gesamtausgaben für eine Stichprobeneinheit in einem Geschäftsjahr einen negativen Betrag ergeben, werden sie von der in Absatz 3 genannten Grundgesamtheit ausgenommen und separat geprüft. Die Prüfbehörde kann auch eine Stichprobe aus dieser separaten Grundgesamtheit ziehen.
(8) Wenn die Bedingungen für eine angemessene Kontrolle gemäß Artikel 58 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 zur Anwendung kommen, kann die Prüfbehörde die in dem genannten Artikel genannten Einheiten von der Grundgesamtheit ausschließen, aus der die Stichprobe gezogen werden soll. Falls das betreffende Vorhaben bereits für die Stichprobe ausgewählt wurde, ersetzt die Prüfbehörde es durch eine geeignete Zufallsauswahl.
(9) Alle der Kommission gemeldeten Ausgaben der Stichprobe werden geprüft.
Wenn die ausgewählten Stichprobeneinheiten jedoch eine große Zahl von Auszahlungsanträgen oder Rechnungen umfassen, kann die Prüfbehörde diese durch die Ziehung von Unterstichproben prüfen, indem anhand derselben Stichprobenparameter wie für die Auswahl der Stichprobeneinheiten der Hauptstichprobe die zu prüfenden Auszahlungsanträge oder Rechnungen ausgewählt werden.
In diesem Fall werden innerhalb jeder zu prüfenden Stichprobeneinheit angemessene Stichprobengrößen berechnet, die jedoch keinesfalls weniger als 30 zugrunde liegende Auszahlungsanträge oder Rechnungen für jede Stichprobeneinheit umfassen.
(10) Die Prüfbehörde kann eine Schichtung vornehmen, indem sie eine Grundgesamtheit in mehrere Teilgesamtheiten unterteilt, die jeweils eine Gruppe von Stichprobeneinheiten mit ähnlichen Merkmalen umfassen, insbesondere im Hinblick auf das Risiko oder die erwartete Fehlerquote, oder wenn die Grundgesamtheit Vorhaben umfasst, die aus finanziellen Beiträgen eines operationellen Programms zu Einheiten mit hohem Wert bestehen.
(11) Die Prüfbehörde bewertet die Zuverlässigkeit des Systems mit „hoch“, „mittel“ oder „gering“, wobei sie die Ergebnisse der Systemprüfungen berücksichtigt, um die technischen Parameter der Stichproben festzulegen, damit das kombinierte Sicherheitsniveau, das sich aus den System- und den Vorhabenprüfungen ergibt, hoch ist. Für ein System, dessen Zuverlässigkeit mit „hoch“ bewertet ist, muss das Konfidenzniveau für Stichprobenverfahren mindestens 60 % erreichen. Für ein System, dessen Zuverlässigkeit mit „gering“ bewertet ist, muss das Konfidenzniveau für Stichprobenverfahren mindestens 90 % erreichen. Die Signifikanzschwelle beträgt 2 % der in Absatz 3 genannten Ausgaben.
(12) Wenn Unregelmäßigkeiten oder ein Risiko für Unregelmäßigkeiten ermittelt wurden, beschließt die Prüfbehörde im Hinblick auf die Berücksichtigung der ermittelten spezifischen Risikofaktoren anhand fachlicher Kriterien, ob es erforderlich ist, eine ergänzende Stichprobe zusätzlicher Vorhaben oder von Teilen von Vorhaben zu prüfen, die in der Zufallsstichprobe nicht geprüft wurden.
(13) Die Prüfbehörde analysiert die Ergebnisse der Prüfungen der zusätzlichen Stichprobe gesondert, zieht Schlussfolgerungen aus diesen Ergebnissen und teilt sie der Kommission im jährlichen Kontrollbericht mit. Die in der ergänzenden Stichprobe festgestellten Unregelmäßigkeiten fließen nicht in die Berechnung der hochgerechneten Fehlerquote der Zufallsstichprobe ein.
(14) Auf der Grundlage der Ergebnisse der Vorhabenprüfungen im Hinblick auf den in Artikel 34 Absatz 5 Buchstaben a und b der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 genannten Bestätigungsvermerk und Kontrollbericht berechnet die Prüfbehörde eine Gesamtfehlerquote, die der Summe der hochgerechneten Zufallsfehler und gegebenenfalls der systembedingten und der nicht berichtigten anormalen Fehler, geteilt durch die Grundgesamtheit, entspricht.
Artikel 7
Rechnungsprüfungen
(Artikel 34 Absatz 7 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014)
(1) Die Prüfbehörde führt für jedes Geschäftsjahr die in Artikel 49 Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 genannte Rechnungsprüfung durch.
(2) Die Rechnungsprüfung bietet eine angemessene Gewähr für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Zuverlässigkeit der in der Rechnungslegung aufgeführten Beträge.
(3) Für die Zwecke der Absätze 1 und 2 berücksichtigt die Prüfbehörde insbesondere die Ergebnisse der bei der Bescheinigungsbehörde durchgeführten Systemprüfungen und die Ergebnisse der Vorhabenprüfungen.
(4) Die Systemprüfung umfasst eine Überprüfung der Zuverlässigkeit des Rechnungsführungssystems der Bescheinigungsbehörde und - anhand einer Stichprobe - der Genauigkeit der im Rechnungsführungssystem der Bescheinigungsbehörde verzeichneten einbehaltenen und wiedereingezogenen Ausgaben.
(5) Damit die Prüfbehörde feststellen kann, ob die Rechnungslegung zuverlässig und wirklichkeitsgetreu ist, überprüft sie im Rahmen ihrer Prüftätigkeit im Hinblick auf den Bestätigungsvermerk, ob alle gemäß Artikel 49 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 erforderlichen Elemente korrekt in der Rechnungslegung enthalten sind und den Buchführungsdaten der zuständigen Behörden oder Stellen und der Empfängereinrichtungen entsprechen. Die Prüfbehörde überprüft insbesondere anhand der ihr von der Bescheinigungsbehörde vorzulegenden Rechnungslegung, ob
a)
der Gesamtbetrag der förderfähigen öffentlichen Ausgaben, der gemäß Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 geltend gemacht wurde, den Ausgaben und dem entsprechenden öffentlichen Beitrag laut den der Kommission für das betreffende Geschäftsjahr vorgelegten Zahlungsanträgen entspricht und ob im Falle von Abweichungen in der Rechnungslegung angemessene Erklärungen für den Abgleich der Beträge gegeben wurden;
b)
die während des Geschäftsjahrs einbehaltenen und wiedereingezogenen Beträge, die am Ende des Geschäftsjahrs wiedereinzuziehenden Beträge und die nicht wiedereinziehbaren Beträge den in das Rechnungsführungssystem der Bescheinigungsbehörde eingegebenen Beträgen entsprechen und auf Beschlüssen der zuständigen Verwaltungs- oder Bescheinigungsbehörde beruhen;
c)
gegebenenfalls Ausgaben gemäß Artikel 49 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014 von der Rechnungslegung ausgeschlossen wurden, und ob alle erforderlichen Korrekturen in die Rechnungslegung für das betreffende Geschäftsjahr aufgenommen wurden;
Die in den Buchstaben b und c genannten Überprüfungen können anhand einer Stichprobe durchgeführt werden.
KAPITEL III
BESONDERE BESTIMMUNGEN FÜR DIE FINANZVERWALTUNG UND FINANZIELLE BERICHTIGUNGEN
Artikel 8
Kriterien für die Feststellung gravierender Mängel bei der wirksamen Funktionsweise der Verwaltungs- und Kontrollsysteme
(Artikel 55 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014)
(1) Bei der Bewertung des wirksamen Funktionierens der Verwaltungs- und Kontrollsysteme stützt sich die Kommission auf alle verfügbaren Systemprüfungen einschließlich Funktionsprüfungen sowie auf Vorhabenprüfungen.
Die Bewertung erstreckt sich auf das interne Kontrollumfeld des Programms, die Verwaltungs- und Kontrolltätigkeit der Verwaltungs- und Bescheinigungsbehörden, die Begleitung durch die Verwaltungs- und Bescheinigungsbehörden und die Kontrolltätigkeit der Prüfbehörde und basiert auf der Überprüfung der Einhaltung der in Tabelle 1 des Anhangs II festgelegten Kernanforderungen.
Die Erfüllung dieser Kernanforderungen wird anhand der in Tabelle 2 des Anhangs II genannten Kategorien bewertet.
(2) Zu den wichtigsten Arten gravierender Mängel bei der wirksamen Funktionsweise der Verwaltungs- und Kontrollsysteme zählen Fälle, bei denen eine der unter den Nummern 2, 4, 5, 13, 15, 16 und 18 von Tabelle 1 des Anhangs II bzw. zwei oder mehr der sonstigen in Tabelle 1 des Anhangs II genannten Kernanforderungen mit den in Tabelle 2 des Anhangs II beschriebenen Kategorien 3 oder 4 bewertet werden.
Artikel 9
Kriterien für die Anwendung von pauschalen oder extrapolierten finanziellen Berichtigungen und Kriterien für die Festlegung der Höhe der finanziellen Berichtigung
(Artikel 55 Absatz 4 der Verordnung (EU) Nr. 223/2014)
(1) Finanzielle Berichtigungen werden in Bezug auf das gesamte oder einen Teil eines operationellen Programms vorgenommen, wenn die Kommission einen oder mehrere gravierende Mängel bei der Funktionsweise des Verwaltungs- und Kontrollsystems feststellt.
Unbeschadet des ersten Unterabsatzes werden extrapolierte finanzielle Berichtigungen in Bezug auf das gesamte oder einen Teil eines operationellen Programms vorgenommen, wenn die Kommission systembedingte Unregelmäßigkeiten bei einer repräsentativen Stichprobe von Vorhaben feststellt und eine genauere Quantifizierung des Risikos für den Unionshaushalt möglich ist. In diesem Fall werden die Ergebnisse der Untersuchung der repräsentativen Stichprobe auf die übrige Grundgesamtheit extrapoliert, aus der die Stichprobe gezogen wurde, um die Höhe der finanziellen Berichtigung festzulegen.
(2) Die Höhe einer pauschalen Berichtigung wird unter Berücksichtigung folgender Elemente festgelegt:
a)
relative Bedeutung des gravierenden Mangels oder der gravierenden Mängel in Bezug auf das gesamte Verwaltungs- und Kontrollsystem;
b)
Häufigkeit des gravierenden Mangels oder der gravierenden Mängel;
c)
Verlustrisiko für den Unionshaushalt.
(3) Unter Berücksichtigung dieser Elemente wird die Höhe der finanziellen Berichtigung wie folgt festgesetzt:
a)
Wenn der gravierende Mangel oder die gravierenden Mängel des Verwaltungs- und Kontrollsystems so grundlegend, häufig oder weit verbreitet ist bzw. sind, dass dies einem vollständigen Versagen des Systems gleichkommt, das die Recht- und Ordnungsmäßigkeit aller betroffenen Ausgaben gefährdet, wird ein Pauschalsatz von 100 % angewendet;
b)
wenn der gravierende Mangel oder die gravierenden Mängel des Verwaltungs- und Kontrollsystems so grundlegend und weit verbreitet ist bzw. sind, dass dies einem sehr schwerwiegenden Versagen des Systems gleichkommt, das die Recht- und Ordnungsmäßigkeit eines sehr großen Teils der betroffenen Ausgaben gefährdet, wird ein Pauschalsatz von 25 % angewendet;
c)
wenn der gravierende Mangel oder die gravierenden Mängel des Verwaltungs- und Kontrollsystems darauf zurückzuführen ist bzw. sind, dass das System nicht hundertprozentig oder so schlecht funktioniert, dass die Recht- und Ordnungsmäßigkeit eines großen Teils der betroffenen Ausgaben gefährdet ist, wird ein Pauschalsatz von 10 % angewendet;
d)
wenn der gravierende Mangel oder die gravierenden Mängel des Verwaltungs- und Kontrollsystems darauf zurückzuführen ist bzw. sind, dass das System nicht durchgehend funktioniert, so dass die Recht- und Ordnungsmäßigkeit eines beträchtlichen Teils der betroffenen Ausgaben gefährdet ist, wird ein Pauschalsatz von 5 % angewendet.
(4) Wenn die Anwendung eines gemäß Absatz 3 festgelegten Pauschalsatzes unverhältnismäßig wäre, kann die Höhe der finanziellen Berichtigung verringert werden.
(5) Wenn die zuständigen Behörden versäumen, nach Anwendung einer finanziellen Berichtigung in einem Geschäftsjahr angemessene Korrekturmaßnahmen zu treffen, und derselbe gravierende Mangel bzw. dieselben gravierenden Mängel auch im folgenden Geschäftsjahr festgestellt wird bzw. werden, kann der Berichtigungssatz aufgrund des Fortbestehens des gravierenden Mangels bzw. der gravierenden Mängel maximal bis zur Höhe des nächsthöheren Berichtigungssatzes heraufgesetzt werden.
Artikel 10
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Artikel 3 gilt in Bezug auf die in Anhang I genannten Informationen über die Aufzeichnung und Speicherung von Daten ab dem 1. Dezember 2014.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 13. März 2014