KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1268/2012
af 29. oktober 2012
om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 og 209, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2) er blevet ændret væsentligt og erstattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (i det følgende benævnt »finansforordningen«). Det er derfor nødvendigt at tilpasse Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (3) til finansforordningen. Af klarhedshensyn er det nødvendigt at erstatte forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 med en ny forordning.
(2)
I henhold til artikel 290 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (i det følgende benævnt »TEUF«) kan Kommissionen i en lovgivningsmæssig retsakt kun få delegeret beføjelse til at vedtage ikke-lovgivningsmæssige retsakter, der udbygger eller ændrer visse ikke-væsentlige bestemmelser i den lovgivningsmæssige retsakt. Visse af de bestemmelser, der er fastlagt i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002, er derfor blevet indarbejdet i finansforordningen. De pågældende bestemmelser skal således ikke medtages i nærværende forordning.
(3)
Kommissionen har under sit forberedende arbejde gennemført passende høringer, herunder på ekspertniveau, og sørget for samtidig, rettidig og hensigtsmæssig fremsendelse af relevante dokumenter til Europa-Parlamentet og Rådet.
(4)
Med hensyn til budgetprincipperne og især princippet om enhed gør forenklingen af reglerne om renter af forfinansiering og inddrivelse af disse renter og især ophævelsen af tilskudsmodtagernes forpligtelse til at forrente forfinansiering bestemmelserne om anvendelsesområdet og betingelserne for inddrivelse af renter overflødige. Når en sådan forpligtelse stadig skal pålægges enheder, som har fået overdraget budgetgennemførelsesopgaver, bør reglerne for identifikation, anvendelse og bogføring af renterne medtages i delegationsaftalerne med de pågældende enheder. I de tilfælde, hvor renter af forfinansiering skal betales til Unionen på grundlag af de pågældende aftaler, bør renterne indbetales til budgettet som formålsbestemte indtægter.
(5)
Med hensyn til princippet om etårighed bør der ske en afklaring af, hvad der forstås ved regnskabsårets bevillinger og ved forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen, hvor der, hvis de forberedende etaper er afsluttet pr. 31. december, er mulighed for fremførsel af forpligtelsesbevillinger.
(6)
Med hensyn til princippet om én regningsenhed bør der ske en præcisering af de kurser, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og de andre valutaer i forbindelse med likviditetsstyring og regnskabsføring. Desuden bør bogføringen af resultaterne af sådanne valutaomregningstransaktioner gøres endnu mere gennemsigtig. Efter indførelsen af euroen bør Kommissionens forpligtelse til at give medlemsstaterne oplysninger om overførsler af likvide midler mellem forskellige valutaer afskaffes.
(7)
Med hensyn til undtagelser fra princippet om bruttoopgørelse bør der ske en præcisering af den budgetmæssige behandling af formålsbestemte indtægter, og især af medlemsstaters eller tredjelandes bidrag til visse EU-programmer, samt af de grænser, der gælder for modregning mellem udgifter og indtægter. I betragtning af den nuværende praksis er det af hensyn til retssikkerheden specielt nødvendigt at præcisere, at formålsbestemte indtægter som hovedregel automatisk skal generere forpligtelses- og betalingsbevillinger, så snart institutionen har modtaget indtægten. Det er også nødvendigt at præcisere de tilfælde, hvor formålsbestemte indtægter undtagelsesvis kan stilles til rådighed, inden institutionen rent faktisk har modtaget indtægterne.
(8)
Med hensyn til princippet om specificering bør det nøje angives, hvordan man beregner de procentdele af bevillingerne, som institutionerne er bemyndiget til selv at overføre. Europa-Parlamentet og Rådet bør informeres fuldt ud gennem en detaljeret begrundelse for de overførselsanmodninger, som skal forelægges for dem.
(9)
Med hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning bør det fastsættes, hvilke mål der er for forudgående evaluering, midtvejsevaluering og efterfølgende evaluering af programmer og foranstaltninger, og hvilke minimumskrav der er med hensyn til hyppigheden af disse former for kontrol, samt hvilke oplysninger der bør gives i finansieringsoversigten til lovgivningsforslag.
(10)
Med hensyn til princippet om gennemsigtighed øger offentliggørelsen af oplysninger med angivelse af navnet på de pågældende modtagere og de nøjagtige beløb, de har modtaget, åbenheden om anvendelsen af de pågældende midler. Når sådanne oplysninger stilles til rådighed for borgerne, øges den offentlige kontrol af de omhandlede midlers anvendelse, hvilket medvirker til den bedst mulige anvendelse af offentlige midler. Samtidig er offentliggørelsen af sådanne oplysninger underlagt reglerne om beskyttelse af personoplysninger, når modtagerne er fysiske personer. Personoplysninger bør derfor kun offentliggøres, hvis det er nødvendigt og står i et rimeligt forhold til det tilstræbte legitime mål.
(11)
Oplysningerne om anvendelsen af EU-midler bør offentliggøres på et websted tilhørende institutionerne og bør mindst omfatte navn, lokalitet, beløb og formålet med midlerne. I forbindelse med oplysningerne bør der tages hensyn til kriterierne i finansforordningens artikel 35, stk. 3, navnlig tildelingens art og størrelse.
(12)
Navnet på og lokaliteten for modtagere af EU-midler bør offentliggøres for priser, tilskud og kontrakter, som tildeles, efter at en offentlig procedure er blevet åbnet for konkurrence, som det specielt er tilfældet med projektkonkurrencer, indkaldelser af forslag og udbud, under overholdelse af principperne i TEUF og navnlig principperne om gennemsigtighed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling. Desuden bør offentliggørelsen gøre det lettere for ansøgere, hvis bidrag til konkurrencen er blevet afvist, at kontrollere, hvordan de offentlige udvælgelsesprocedurer er forløbet.
(13)
Personoplysninger vedrørende fysiske personer bør kun offentliggøres i den periode, hvor midlerne anvendes af modtageren, og oplysningerne bør derfor fjernes efter to år. Det samme bør gælde personoplysninger om juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
(14)
I de fleste af de tilfælde, som er omfattet af denne forordning, vedrører offentliggørelsen juridiske personer.
(15)
Når der er tale om fysiske personer, bør offentliggørelse kun komme på tale, når princippet om et rimeligt forhold mellem det tildelte beløbs størrelse og behovet for at kontrollere, at midlerne anvendes bedst muligt, er overholdt. Med hensyn til fysiske personer skal offentliggørelsen af regionen på NUTS 2-niveau ske i overensstemmelse med målet om offentliggørelse af modtagerne, sikre ligebehandling af medlemsstater af forskellig størrelse og respektere modtagernes ret til privatlivets fred og navnlig beskyttelsen af deres personoplysninger.
(16)
Oplysninger om stipendier og anden direkte støtte til fysiske personer med særligt stort behov bør fritages fra offentliggørelse.
(17)
For at sikre, at princippet om ligebehandling mellem modtagerne overholdes, bør offentliggørelsen af oplysninger vedrørende fysiske personer også ske i overensstemmelse med medlemsstaternes pligt til at sikre stor åbenhed omkring kontrakter over det beløb, som er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (4).
(18)
Modtagerens navn og lokalitet og beløbet og formålet med midlerne bør ikke offentliggøres, hvis det risikerer at bringe modtagerens integritet, der er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, i fare, eller ville skade modtagerens legitime kommercielle interesser.
(19)
Kontoplanen bør give den klarhed og gennemsigtighed, som er nødvendig for budgetprocessen.
(20)
De handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, bør også defineres.
(21)
Med hensyn til indirekte forvaltning bør rammerne for delegation af beføjelser og indholdet i delegationsaftalen fastlægges. En enhed eller person, som får pålagt budgetgennemførelsesopgaver, bør garantere et niveau af beskyttelse af Unionens finansielle interesser, som svarer til det niveau, der kræves i henhold til finansforordningen. Betingelserne for, at Kommissionen kan acceptere, at disse enheders eller personers systemer, regler og procedurer svarer til dens egne, bør fastlægges for at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af EU-midler i de bemyndigede enheder.
(22)
Forvaltningsorganerne, som Kommissionen bevarer kontrollen over, bør for så vidt angår gennemførelsen af Unionens budget tildeles status som den pågældende institutions ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.
(23)
I tilfælde af indirekte forvaltning med internationale organisationer bør de organisationer, som kan varetage denne form for forvaltning, identificeres.
(24)
Når budgetgennemførelsesopgaver overdrages til offentlige organer eller privatretlige organer, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, bør betingelserne for, hvordan de udpeges, fastsættes.
(25)
I forbindelse med indirekte forvaltning er det nødvendigt at fastsætte detaljerede regler for procedurerne for gennemgang og godkendelse af regnskaberne og udelukkelse af udbetalinger, der er foretaget i strid med de gældende regler, fra Unionens udgiftsfinansiering.
(26)
Privatretlige enheder, der udfører forberedelses- eller støttearbejde for Kommissionens regning, bør udvælges efter udbudsprocedurerne.
(27)
Med hensyn til de finansielle aktørers rolle medfører reformen af den finansielle forvaltning og afskaffelsen af den centrale forudgående kontrol, at de anvisningsberettigede pålægges et større ansvar for alle indtægts- og udgiftstransaktioner, bl.a. i forbindelse med interne kontrolsystemer. Europa-Parlamentet og Rådet bør fremover underrettes om udnævnelse og fratræden af en ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget. Opgaverne, ansvarsområderne og principperne for de procedurer, som skal overholdes, bør også fastlægges. Internaliseringen af den forudgående kontrol forudsætter specielt, at der sondres klart mellem opgaver vedrørende indledning af transaktioner i forbindelse med gennemførelsen af budgettet og efterprøvning af sådanne transaktioner. Desuden bør hver institution vedtage en kodeks af faglige standarder, der skal gælde for ansatte med ansvar for den forudgående og efterfølgende kontrol. Det bør også fastsættes, at der gøres rede for de ansvarsområder, som varetages, i en årlig rapport til den institution, som bl.a. har ansvaret for den efterfølgende kontrol. Bilagene vedrørende de gennemførte transaktioner bør opbevares. Endelig bør der udarbejdes en særlig rapport til institutionen og en meddelelse til Europa-Parlamentet og Rådet om alle de forskellige former for udbud med forhandling med henblik på tildeling af offentlige kontrakter, da disse kontrakter udgør undtagelser fra de sædvanlige tildelingsprocedurer.
(28)
Forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 bør tilpasses for at tage hensyn til delegationschefens dobbeltrolle som anvisningsberettiget ved subdelegation for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »EU-Udenrigstjenesten«) og, for så vidt angår aktionsbevillinger, for Kommissionen.
(29)
For at afklare ansvarsområderne er det endvidere nødvendigt nøjagtigt at fastlægge regnskabsførerens opgaver og ansvar for så vidt angår regnskabssystemer, likviditetsstyring og forvaltning af bankkonti samt databasen vedrørende tredjemand. Også reglerne for regnskabsførerens fratræden bør fastlægges.
(30)
Betingelserne for anvendelse af forskudskonti, en forvaltningsform, der udgør en undtagelse fra de almindelige budgetprocedurer, bør fastlægges, og forskudsbestyrernes opgaver og ansvar samt den anvisningsberettigedes og regnskabsførerens ansvar for kontrol med forskudskontiene bør præciseres. Europa-Parlamentet og Rådet bør underrettes om enhver udnævnelse og fratræden. Af effektivitetshensyn bør der kun oprettes én forskudskonto i delegationerne for bevillinger fra både Kommissionens og EU-Udenrigstjenestens sektioner i budgettet. Det har vist sig at være nødvendigt at indføre muligheden for at anvende betalingskort, der er knyttet til forskudskonti, for at lette betalingerne, især i Unionens delegationer og repræsentationer, og for at undgå risiciene i forbindelse med håndtering af kontanter.
(31)
Når hver enkelt finansiel aktørs opgaver og ansvar er defineret, kan disse kun drages til ansvar på de betingelser, der er fastsat i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som er oprettet i hver institution, har vist sig at være en effektiv mekanisme til at afgøre, om der foreligger økonomiske uregelmæssigheder, og den bør derfor bibeholdes. Der bør fastlægges en procedure, som gør det muligt for en anvisningsberettiget at anmode om bekræftelse af en instruks, som den anvisningsberettigede betragter som uregelmæssig eller stridende mod princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og således blive fritaget for ansvar.
(32)
For indtægternes vedkommende bør der, bortset fra særtilfældet egne indtægter, som henhører under Rådets afgørelse 2007/436/EF, Euratom af 7. juni 2007 om ordningen for De Europæiske Fællesskabers egne indtægter (5), ske en præcisering af de opgaver og den kontrol, der påhviler de anvisningsberettigede i de forskellige faser af proceduren: udarbejdelse af overslaget over fordringer, indtægtsordre, fremsendelse af debetnotaen, hvori debitor informeres om fastlæggelsen af fordringen, beregning af eventuelle morarenter og om nødvendigt beslutningen om at give afkald på en fordring på grundlag af kriterier, der sikrer en forsvarlig økonomisk forvaltning, med henblik på at sikre en effektiv inddrivelse af indtægter.
(33)
Det er nødvendigt at præcisere regnskabsførerens rolle i forbindelse med inddrivelsen af indtægter og henstand med betaling af udgifter. Regnskabsføreren bør også have en vis fleksibilitet ved inddrivelsen af betalinger, såsom muligheden for at modregne gæld direkte eller for under særlige omstændigheder at fravige kravet om, at der skal stilles garanti for betaling af gæld, når debitor er villig og i stand til at foretage betalingen inden henstandsperiodens udløb, men ikke kan stille en sådan garanti, under behørig hensyntagen til proportionalitetsprincippet.
(34)
For at sikre, at aktiverne forvaltes korrekt, samtidig med at de giver et afkast, bør foreløbigt inkasserede beløb, såsom bøder inden for konkurrencepolitikken, som anfægtes, investeres i finansielle aktiver, og tildelingen af renteafkastet af de pågældende investeringer bør fastlægges.
(35)
For at sikre, at Kommissionen har alle de oplysninger, som er nødvendige i forbindelse med vedtagelsen af finansieringsafgørelser, er det nødvendigt at fastlægge mindstekravene til indholdet af finansieringsafgørelser vedrørende tilskud, indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter.
(36)
Med hensyn til udgifter bør sammenhængen mellem finansieringsafgørelser, samlede forpligtelser og specifikke forpligtelser og karakteristiske træk ved disse forskellige faser defineres med henblik på at fastlægge en klar ramme for de forskellige faser i budgetgennemførelsen.
(37)
Det er nødvendigt at præcisere forholdet mellem fastsættelses-, anvisnings- og betalingstransaktionerne og den kontrol, som den anvisningsberettigede skal foretage ved fastsættelsen af udgifter, med påtegningen »kan betales«. De bilag, der skal fremlægges til støtte for betalinger, bør præciseres, og der bør fastlægges regler for afslutning af forfinansiering og mellemliggende betalinger.
(38)
Der bør fastlægges detaljerede regler for anvendelsen af frister for fastsættelses- og betalingstransaktioner under hensyntagen til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/7/EU af 16. februar 2011 om bekæmpelse af forsinket betaling i handelstransaktioner (6) for at sikre, at betalingerne til modtagerne ikke forsinkes urimeligt.
(39)
Med hensyn til intern revision bør der fastsættes regler for udpegelse af den interne revisor, og dennes uafhængighed bør sikres inden for den institution, der har udnævnt ham, og over for hvilken han skal redegøre for sit arbejde. Europa-Parlamentet og Rådet bør underrettes om enhver udnævnelse og fratræden for at sikre åbenhed over for Europa-Parlamentet og Rådet.
(40)
Reglerne for offentlige kontrakter bør være baseret på direktiv 2004/18/EF. Det er nødvendigt at definere de forskellige typer udbudsprocedurer og at fastlægge de regler, der gælder for annoncering og offentliggørelse, betingelserne for anvendelse af en bestemt type procedure og de vigtigste karakteristika ved de eksisterende procedurer, en nærmere beskrivelse af udvælgelses- og tildelingskriterierne, reglerne for adgang til udbudsdokumenter og for kommunikation med tilbudsgivere eller ansøgere og i de tilfælde, hvor Kommissionen indgår kontrakter for egen regning, de forskellige beløbsgrænser, der gælder, og reglerne for værdiansættelse af de kontrakter, der skal indgås.
(41)
Procedurerne for tildeling af kontrakter har til formål at opfylde institutionernes behov på de bedst mulige betingelser under overholdelse af principperne om lige adgang til offentlige indkøbskontrakter og om gennemsigtighed og ikke-forskelsbehandling. For at skabe større gennemsigtighed og sikre ligebehandling af ansøgerne og tilbudsgiverne, og for at understrege, at de anvisningsberettigede har det fulde ansvar for det endelige valg, bør procedurerne for åbning og evaluering af bud og ansøgninger om deltagelse fastlægges, lige fra udpegelsen af et udvalg til tildelingsafgørelsen, som bør være begrundet og dokumenteret, og som i sidste instans træffes af den ordregivende myndighed.
(42)
Ud fra tidligere erfaringer er det nødvendigt at fastlægge en ny udbudsprocedure for kontrakter med mellemstor værdi. Det bør være tilladt at anvende »leverandørlisten« på samme vilkår som den eksisterende »indkaldelse af interessetilkendegivelser«, da denne liste mindsker den administrative byrde for de potentielle tilbudsgivere.
(43)
For at beskytte Unionens finansielle interesser under gennemførelsen af kontrakten bør der gives mulighed for at kræve, at de enheder, som stiller finansiel kapacitet til rådighed i forbindelse med offentlige indkøb, hæfter solidarisk for gennemførelsen af den tilsvarende kontrakt.
(44)
For at beskytte Unionens finansielle interesser og sikre kontrol med gennemførelsen af kontrakten bør der gives mulighed for at kræve, at kontrahenten selv direkte udfører visse kritiske opgaver.
(45)
For at garantere, at en kontrakt gennemføres efter den højeste faglige standard, bør der gives mulighed for at afvise de tilbudsgivere, som har potentielle interessekonflikter.
(46)
Da der ikke længere automatisk kræves finansielle garantier, er det nødvendigt at fastlægge kriterierne for, at der kan kræves sådanne garantier.
(47)
Anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud bør præciseres, specielt med hensyn til den type foranstaltninger eller organer af generel interesse for Unionen, som er berettiget til tilskud, samt med hensyn til de typer retlige forpligtelser, som kan anvendes til at dække tilskud. For disse retlige forpligtelser bør kriterierne for, om der skal vælges en aftale eller en afgørelse, deres minimumsindhold og muligheden for specifikke tilskudsaftaler eller -afgørelser inden for rammepartnerskabsaftaler præciseres for at sikre ligebehandling og undgå, at adgangen til EU-midler begrænses.
(48)
Anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud bør også tage hensyn til, at der i finansforordningen er indført dels specifikke afsnit om priser og finansielle instrumenter, dels væsentlige regler for tilskud, støtteberettigede omkostninger, afskaffelse af princippet om degressiv tildeling, anvendelse af forenklede former for tilskud (faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger og finansiering efter takst) og afskaffelse af kravet om, at der obligatorisk skal stilles forfinansieringsgarantier.
(49)
Fremskridtene hen imod elektronisk udveksling af oplysninger og elektronisk indsendelse af dokumenter, som udgør en vigtig forenklingsforanstaltning, bør ledsages af klare betingelser for accept af de systemer, som skal anvendes, for at etablere et retligt forsvarligt miljø.
(50)
Princippet om forbud mod fortjeneste og samfinansieringsprincippet bør revideres i overensstemmelse med de præciseringer og forenklingsforanstaltninger, som er indført i finansforordningen. Af klarhedshensyn bør der især fastsættes detaljerede regler for de typer indtægter, som skal tages i betragtning i forbindelse med princippet om forbud mod fortjeneste, og de forskellige former for ekstern samfinansiering og samfinansiering i form af naturalydelser.
(51)
Med hensyn til princippet om gennemsigtighed bør det være tilladt at vedtage og offentliggøre flerårige arbejdsprogrammer, da de har en merværdi for ansøgerne, som lettere kan tage højde for og bedre kan forberede sig på indkaldelser af forslag. I den forbindelse bør betingelserne for, at arbejdsprogrammer kan betragtes som finansieringsafgørelser, præciseres. For at sikre gennemsigtighed bør der også offentliggøres indkaldelser af forslag, undtagen i hastetilfælde, eller når foranstaltningen kun kan gennemføres af én enhed. Minimumsindholdet af de offentliggjorte indkaldelser af forslag bør også præciseres.
(52)
Da betingelserne for støtteberettigelse for moms betalt af tilskudsmodtagerne ofte medfører fejl og uoverensstemmelser, bør det sikres, at begreberne moms, der ikke kan godtgøres, og ikke-afgiftspligtige personer, jf. artikel 13, stk. 1, i Rådets direktiv 2006/112/EF af 28. november 2006 om det fælles merværdiafgiftssystem (7), forstås og anvendes konsekvent under henvisning til de aktiviteter, som disse begreber omfatter.
(53)
For at sikre gennemsigtighed, ligebehandling af ansøgerne og forbedring af de anvisningsberettigedes ansvarlighed er det nødvendigt at fastlægge tildelingsproceduren, fra ansøgningen om tilskuddet, i forbindelse med hvilken Kommissionen bør have givet ansøgerne et minimum af oplysninger, til evalueringen heraf i lyset af på forhånd fastsatte støtteberettigelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, inden den ansvarlige anvisningsberettigede træffer sin endelige, behørigt dokumenterede afgørelse. Der bør fastlægges detaljerede regler om sammensætningen af og opgaverne for det udvalg, som skal vurdere forslagene på grundlag af udvælgelses- og tildelingskriterierne, og mulighederne for at kontakte ansøgerne under tildelingsproceduren eller for at opfordre dem til at tilpasse deres forslag. Disse muligheder bør på behørig vis afspejle de krav til god forvaltning, som er blevet indført i finansforordningen, og bør omfatte betingelserne for, at forslag kan justeres inden underskrivelsen af tilskudsaftalerne eller meddelelsen af tilskudsafgørelserne, samtidig med at det sikres, at ansøgerne behandles ens, og at princippet om, at initiativet til handlingerne udelukkende ligger hos ansøgerne, overholdes.
(54)
Da anvendelsen af faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger og finansiering efter takst udvides og gøres lettere i henhold til finansforordningen, bør definitionerne af disse forenklede former for tilskud præciseres. Det er specielt nødvendigt at præcisere, at de ligesom andre former for tilskud skal dække kategorier af støtteberettigede omkostninger, og at angive, at deres beløb ikke nødvendigvis bør fastsættes på forhånd, hvilket er særlig relevant, når de fastlægges på grundlag af tilskudsmodtagerens sædvanlige praksis for omkostningsberegning. Der er også behov for at sikre stabilitet i reglerne for finansiering under et specifikt program. Til det formål bør det være tilladt at anvende den forenklede form for tilskud i hele programmets varighed. Af statistiske og metodemæssige hensyn og med henblik på forebyggelse og opdagelse af svig bør der sikres adgang til generelle regnskabsoplysninger fra en tilskudsmodtager, selv når de pågældende finansieres via faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger eller finansiering efter takst. Denne kontrol bør dog ikke bruges til at sætte spørgsmålstegn ved enhedsværdierne for de faste beløb, den godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger eller den finansiering efter takst, som allerede er aftalt.
(55)
En forsvarlig økonomisk forvaltning kræver, at Kommissionen opnår passende garantier. I ansøgningsfasen bør der foretages finansielle revisioner i forbindelse med ansøgninger, som vedrører større beløb, ved udbetalingen af forfinansiering bør der, når risiciene efter den anvisningsberettigedes vurdering retfærdiggøre det, kræves finansielle forhåndsgarantier, og i fasen med mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen bør der forelægges attester udarbejdet af revisorer i forbindelse med de betalingsanmodninger, som vedrører de største beløb, og hvor risikoen er størst.
(56)
Betingelserne og procedurerne for suspension og reduktion af tilskud bør præciseres for at definere grundene til suspension eller reduktion bedre, give tilskudsmodtagerne passende information og sikre, at tilskudsmodtagerne har mulighed for at udøve deres ret til et forsvar på alle stadier.
(57)
En forsvarlig forvaltning af EU-midler betyder også, at tilskudsmodtagerne selv skal bruge EU-tilskuddene på en sparsommelig og produktiv måde. Specielt bør omkostningerne til kontrakter, som tilskudsmodtagerne indgår med henblik på gennemførelsen af foranstaltningen, være støtteberettigede, forudsat at disse kontrakter som led i gennemførelsen tildeles til det økonomisk mest fordelagtige bud.
(58)
Da begrænsningerne i anvendelsen af økonomisk støtte til tredjemand opblødes i finansforordningen, er det nødvendigt at fastlægge de minimumsbestemmelser, som skal fastsættes i tilskudsaftalen eller indsættes i tilskudsafgørelsen, for klart at sondre mellem en tilskudsmodtagers tildeling af økonomisk støtte til tredjemand og en befuldmægtigets gennemførelse af budgetopgaver ved indirekte forvaltning.
(59)
Beføjelserne til at pålægge tilskudsmodtagere sanktioner bør bringes i overensstemmelse med dem, som gælder i forbindelse med offentlige indkøb, da de er af samme art og bør være underlagt de samme regler med hensyn til effektivitet og proportionalitet.
(60)
Priser bør være underlagt principperne om gennemsigtighed og ligebehandling på samme måde som tilskud. I den forbindelse bør der også fastlægges minimumskarakteristika for arbejdsprogrammer og for projektkonkurrencer under hensyntagen til de tilsvarende krav for tilskud. Navnlig bør betingelserne for, at arbejdsprogrammer kan betragtes som finansieringsafgørelser, og minimumsindholdet i reglerne for priskonkurrencer, herunder betingelserne for udbetalingen af prisen til vinderne i tilfælde af tildeling, og passende publikationsmåder præciseres.
(61)
Overholdelsen af principperne om gennemsigtighed og ligebehandling kræver også, at der fastlægges en klart defineret tildelingsprocedure, fra indsendelsen af bidragene til information af ansøgere og underretning af den vindende deltager. Denne procedure bør omfatte en vurdering af bidragene foretaget af et ekspertpanel, som er udpeget af den ansvarlige anvisningsberettigede, på grundlag af de tildelingskriterier, som er fastsat i konkurrencereglerne, for at sikre kompetence og neutralitet ved vurderingen af bidragene. På grundlag af deres henstillinger bør den ansvarlige anvisningsberettigede træffe den endelige afgørelse om tildeling af prisen, da ansvaret for budgetgennemførelsen altid påhviler Kommissionen.
(62)
For at sikre en harmoniseret gennemførelse af de forskellige finansielle instrumenter inden for Kommissionen bør den generelle ramme, som indgår i finansforordningens afsnit VIII, suppleres med detaljerede regler for forvaltningen af finansielle instrumenter, herunder bestemmelser om udvælgelse af bemyndigede enheder, delegationsaftalernes indhold og forvaltningsomkostninger og -gebyrer, og for forvaltningskonti.
(63)
Der bør fastlægges regler for udvælgelse af finansielle formidlere og endelige modtagere, navnlig når de finansielle instrumenter forvaltes direkte i særlige tilfælde, enten gennem særlige investeringsmekanismer eller gennem andre gennemførelsesmekanismer, således at det sikres, at EU-midlerne anvendes på en produktiv måde.
(64)
Betingelserne for anvendelsen af finansielle instrumenter skal fastsættes, herunder løftestangseffekten og rammerne for overvågning. Det bør også sikres, at finansielle instrumenter gennemføres på grundlag af en solid forudgående evaluering, som gør det muligt for Kommissionen at udforme dem specifikt til at imødegå markedssvigt og suboptimale investeringsforhold.
(65)
Med hensyn til regnskabsføring og regnskabsaflæggelse er de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, som skal danne grundlag for opstillingen af årsregnskabet, defineret i Unionens regnskabsregler. Disse regnskabsregler præciserer også betingelserne for bogføring af en transaktion og reglerne for værdiansættelse af aktiver og passiver og for henlæggelser for at sikre, at oplysningerne er korrekt udformet, fuldstændige og nøjagtige.
(66)
Med hensyn til regnskaberne bør det præciseres, at regnskabsføreren for hver institution skal fremlægge dokumentation for organisationen på regnskabsområdet og regnskabsprocedurerne i den pågældende institution, og der bør opstilles betingelser for it-regnskabssystemer, specielt for at garantere adgangssikkerhed og revisionsspor i forbindelse med ændringer af systemerne.
(67)
Med hensyn til regnskabsføring bør principperne for føring af regnskabsbøger, for den generelle kontooversigt, for regelmæssig afstemning af saldiene i denne oversigt og for formuefortegnelsen præciseres, ligesom de elementer, der indgår i den regnskabskontoplan, som vedtages af Kommissionens regnskabsfører, bør defineres. Der bør ske en præcisering af de regler, der gælder for registrering af transaktioner, navnlig dobbelt bogholderimetoden, reglerne for omregning af transaktioner, der ikke er udtrykt i euro, og reglerne for bilag vedrørende regnskabsposteringer. Desuden bør bogføringstransaktionernes indhold præciseres.
(68)
Det er nødvendigt at fastlægge reglerne for formuefortegnelsen og præcisere regnskabsførernes og de anvisningsberettigedes respektive ansvarsområder på dette område og reglerne for salg af aktiver opført i fortegnelsen med henblik på en effektiv forvaltning af aktiver.
(69)
Med hensyn til foranstaltninger udadtil bør denne forordning ligesom finansforordningen indeholde undtagelser, som afspejler de særlige konkrete forhold i denne sektor, navnlig for så vidt angår offentlige indkøb og tildeling af tilskud, især fordi disse procedurer gennemføres af myndighederne i tredjelande, der modtager finansiel støtte fra Unionen. Med hensyn til offentlige indkøb bør disse forskelle især vedrøre typerne af procedurer og de grænser, fra hvilke de anvendes. Med hensyn til tilskud bør fuld finansiering tillades i visse tilfælde, især for at tage hensyn til tilskudsmodtagernes nedsatte samfinansieringskapacitet.
(70)
Der bør fastsættes detaljerede bestemmelser om anvendelsen af budgetstøtte, som præciserer betingelserne for, at budgetstøtte kan anvendes, og partnerens pligt til at give Kommissionen rettidige og pålidelige oplysninger, så den kan vurdere, om betingelserne er overholdt.
(71)
Med hensyn til EU-trustfonde er det nødvendigt at fastsætte principperne for Unionens bidrag til EU-trustfonde og for bidragene fra andre donorer, at fastlægge regnskabs- og rapporteringsreglerne for EU-trustfonde, især for renter af trustfondens bankkonto, at præcisere de finansielle aktørers og trustfondens bestyrelses respektive ansvarsområder og at definere forpligtelserne vedrørende ekstern revision. Det er også nødvendigt at sikre en retfærdig repræsentation af de deltagende donorer i trustfondens bestyrelse og at sikre, at der kræves positiv stemmeafgivelse fra Kommissionen vedrørende anvendelsen af midlerne.
(72)
For at forenkle udbudsprocedurerne i forbindelse med foranstaltninger udadtil er visse beløbsgrænser blevet ændret, og andre beløbsgrænser og forvaltningsprocedurer, som kommer fra de fælles bestemmelser, er blevet tilføjet og tilpasset.
(73)
Med hensyn til tilskud bør betingelserne for at fravige princippet om samfinansiering bringes i overensstemmelse med finansforordningen.
(74)
For at sikre en forsvarlig forvaltning af Unionens bevillinger bør det endvidere præciseres, hvilke forhåndsbetingelser og regler der skal medtages i aftalerne, når forvaltningen af bevillinger decentraliseres, eller hvis der anvendes forskudskonti.
(75)
Det er hensigtsmæssigt at definere de europæiske kontorer og fastsætte specifikke regler for Publikationskontoret og bestemmelser, som bemyndiger Kommissionens regnskabsfører til at delegere nogle af sine opgaver til ansatte i disse kontorer. Desuden bør funktionsvilkårene for de bankkonti, som europæiske kontorer kan bemyndiges til at åbne i Kommissionens navn, præciseres.
(76)
I analogi med offentliggørelsen af oplysninger om modtagere af EU-midler bør listen over de eksperter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 204, og som udvælges gennem en interessetilkendegivelse, og genstanden for deres opgaver offentliggøres. Deres aflønning bør også offentliggøres, når den overstiger 15 000 EUR.
(77)
Den nye procedure, som er indført i finansforordningens artikel 203, bør suppleres, specielt med hensyn til den type omkostninger, som skal medregnes i de deri fastsatte beløbsgrænser. Der bør indføres detaljerede regler om ejendomsprojekter i Unionens delegationer i betragtning af deres særlige karakteristika, især i hastetilfælde. Det bør fastsættes, at beboelsesejendomme, især i delegationerne, som skal lejes eller købes inden for kort tid, bør udelukkes fra proceduren i finansforordningens artikel 203. Erhvervelse af jord gratis eller for et symbolsk beløb bør ikke falde ind under proceduren i finansforordningens artikel 203, da en sådan erhvervelse ikke i sig selv udgør en yderligere byrde for budgettet.
(78)
For at sikre overensstemmelse med finansforordningens bestemmelser bør der fastlægges en række overgangsbestemmelser. For at sikre overensstemmelse med det sektorspecifikke retsgrundlag bør anvendelsen af bestemmelserne om forvaltningsmetoder og finansielle instrumenter desuden udsættes til den 1. januar 2014 -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
FØRSTE DEL
FÆLLES BESTEMMELSER
AFSNIT I
EMNE
Artikel 1
Emne
Denne forordning fastsætter regler for anvendelsen af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (i det følgende benævnt »finansforordningen«).
AFSNIT II
BUDGETPRINCIPPER
KAPITEL 1
Principperne om enhed og et realistisk budget
Artikel 2
Bogføring af renter fra forfinansieringer
(Finansforordningens artikel 8, stk. 4)
Når der skal betales renter til budgettet, fastsættes det i den aftale, som indgås med de enheder eller personer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. ii)-viii), at forfinansieringerne skal indbetales på bankkonti eller underkonti, der gør det muligt at identificere midlerne og de tilhørende renter. Er dette ikke muligt, skal modtagernes eller formidlernes regnskabspraksis gøre det muligt at identificere de midler, som Unionen har indbetalt, og de renter eller andre fordele, som disse midler har givet anledning til.
Bestemmelserne i denne forordning vedrørende renter af forfinansieringer berører ikke bogføringen af forfinansieringer som aktiver i årsregnskabet i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i finansforordningens artikel 143.
KAPITEL 2
Princippet om etårighed
Artikel 3
Bevillinger for regnskabsåret
(Finansforordningens artikel 11, stk. 3)
De forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger, der godkendes for regnskabsåret, består af:
a)
de bevillinger, der er opført på budgettet, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget
b)
fremførte bevillinger
c)
genopførte bevillinger, jf. finansforordningens artikel 178 og 182
d)
bevillinger, der hidrører fra forfinansieringer, som er blevet tilbagebetalt, jf. finansforordningens artikel 177, stk. 3
e)
bevillinger, der er opført som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter i løbet af regnskabsåret eller i tidligere regnskabsår, og som ikke er anvendt.
Artikel 4
Annullering og fremførsel af bevillinger
(Finansforordningens artikel 13, stk. 2)
1. De forpligtelsesbevillinger og de ikke-opdelte bevillinger vedrørende ejendomsprojekter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), kan kun fremføres, hvis der ikke har kunnet indgås forpligtelser inden den 31. december i regnskabsåret af årsager, som ikke kan tilskrives den anvisningsberettigede, og hvis de forberedende etaper er så fremskredne, at det med rimelighed kan formodes, at forpligtelsen vil kunne indgås senest den 31. marts i det følgende år eller den 31. december for ejendomsprojekter.
2. De forberedende etaper, der er omhandlet i finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), og som bør være afsluttet pr. 31. december i regnskabsåret med henblik på en fremførsel til det følgende regnskabsår, omfatter navnlig:
a)
for så vidt angår samlede forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 85, vedtagelse af en finansieringsafgørelse eller afslutning inden denne dato af høringen af de berørte tjenestegrene i hver institution med henblik på vedtagelse af afgørelsen
b)
for så vidt angår specifikke forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 85, afslutning af udvælgelsen af mulige kontrahenter, modtagere, prisvindere eller bemyndigede.
3. Bevillinger, der er fremført i overensstemmelse med finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), og for hvilke der ikke er indgået forpligtelser pr. 31. marts i det følgende regnskabsår eller frem til den 31. december i det følgende regnskabsår for beløb vedrørende ejendomsprojekter, annulleres automatisk.
Kommissionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om de bevillinger, som annulleres på denne måde, inden for en måned fra annulleringen i henhold til første afsnit.
4. Bevillinger, der er fremført i henhold til finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra b), kan udnyttes indtil den 31. december i det følgende regnskabsår.
5. Bevillinger, der er fremført i henhold til stk. 1-4, skal fremgå af regnskaberne.
KAPITEL 3
Princippet om én regningsenhed
Artikel 5
Omregningskursen mellem euroen og andre valutaer
(Finansforordningens artikel 19)
1. Ved omregninger, som foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede, anvendes den daglige vekselkurs for euroen, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-udgaven, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af de sektorspecifikke forordninger.
Når omregningen mellem euroen og en anden valuta skal foretages af kontrahenter eller modtagere, finder de særlige regler for omregning, som er fastsat i indkøbskontrakter, tilskudsaftaler eller finansieringsaftaler, anvendelse.
2. For at undgå, at valutaomregninger får væsentlig indvirkning på niveauet for Unionens samfinansiering eller negativ indvirkning på Unionens budget, fastsættes der i givet fald i de særlige regler for omregning, der er omhandlet i stk. 1, en omregningskurs mellem euroen og andre valutaer, som beregnes ved hjælp af gennemsnittet for den daglige vekselkurs i en given periode.
3. Hvis der ikke for den pågældende valutas vedkommende offentliggøres en daglig vekselkurs for euroen i Den Europæiske Unions Tidende, anvender den ansvarlige anvisningsberettigede den regnskabskurs, der er omhandlet i stk. 4.
4. Med henblik på den regnskabsføring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 151-156, og med forbehold af bestemmelserne i artikel 240 i nærværende forordning foretages omregningen mellem euroen og en anden valuta ved anvendelse af den månedlige regnskabskurs for euroen. Denne regnskabsvekselkurs fastsættes af Kommissionens regnskabsfører under anvendelse af de informationskilder, han anser for troværdige, på grundlag af vekselkursen den næstsidste arbejdsdag i den måned, der går forud for den måned, for hvilken kursen fastsættes.
5. Resultaterne af de valutatransaktioner, der er omhandlet i stk. 4 i denne artikel, opføres under en særskilt post i de respektive institutioners regnskaber.
Første afsnit i dette stykke finder tilsvarende anvendelse på de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208.
Artikel 6
Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer
(Finansforordningens artikel 19)
1. Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer, er, hvis omregningen foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede, den kurs, der er gældende den dag, hvor betalingsordren eller indtægtsordren udfærdiges af den anvisningsberettigede tjenestegren, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorspecifikke forordninger eller af specifikke indkøbskontrakter, tilskudsaftaler eller tilskudsafgørelser og finansieringsaftaler.
2. I forbindelse med forskudskonti i euro er datoen for bankens betaling afgørende for, hvilken kurs der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer.
3. I forbindelse med regularisering af forskudskonti i nationale valutaer som omhandlet i finansforordningens artikel 19 er den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer, kursen for den måned, hvor udgiften afholdes over forskudskontoen.
4. I forbindelse med godtgørelse af faste udgifter eller udgifter, der følger af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union (i det følgende benævnt »vedtægten«), for hvilke der er fastsat et maksimumsbeløb, og som betales i en anden valuta end euroen, anvendes den kurs, der er gældende, når fordringen opstår.
KAPITEL 4
Princippet om bruttoopgørelse
Artikel 7
Strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter og af de tilsvarende bevillinger
(Finansforordningens artikel 21)
1. Uden at dette berører artikel 9 og 10, omfatter strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter følgende:
a)
i oversigten over indtægter i hver institutions sektion oprettes en budgetpost, hvor indtægterne opføres
b)
i oversigten over udgifter anføres det i budgetanmærkningerne, herunder de generelle anmærkninger, under hvilke poster bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter vil kunne opføres.
I det i første afsnit, litra a), omhandlede tilfælde anføres der et pro memoria (p.m.) under posten, og de anslåede indtægter anføres til orientering i anmærkningerne.
2. Bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter stilles automatisk til rådighed for både forpligtelsesbevillingers og betalingsbevillingers vedkommende, når institutionen har modtaget indtægten, undtagen i følgende tilfælde:
a)
i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 181, stk. 2, og artikel 183, stk. 2
b)
i det tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra b), for medlemsstater, hvor bidragsaftalen er udtrykt i euro.
I det tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra b), kan forpligtelsesbevillingerne opføres, når medlemsstaten har underskrevet bidragsaftalen.
Artikel 8
Medlemsstaternes bidrag til forskningsprogrammer
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra a))
1. Med hensyn til medlemsstaternes bidrag til finansiering af visse supplerende forskningsprogrammer, der er omhandlet i artikel 5 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000 (8), betales:
a)
syv tolvtedele af det beløb, der er opført på budgettet, senest den 31. januar i det løbende regnskabsår
b)
de resterende fem tolvtedele senest den 15. juli i det løbende regnskabsår.
2. Hvis budgettet ikke er endeligt vedtaget inden regnskabsårets begyndelse, betales de bidrag, der er omhandlet i stk. 1, på grundlag af det beløb, der er opført på budgettet for det foregående regnskabsår.
3. Alle bidrag eller supplerende betalinger fra medlemsstaterne til budgettet skal opføres på Kommissionens konto eller konti inden for 30 kalenderdage efter anmodningen om indbetaling.
4. De foretagne betalinger opføres på den konto, der er omhandlet i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000, og er underlagt de betingelser, der er fastsat i den nævnte forordning.
Artikel 9
Formålsbestemte indtægter, som følger af EFTA-staternes deltagelse i visse EU-programmer
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra e))
1. Budgetstrukturen for opførelse af bidragene fra Den Europæiske Frihandelsorganisations medlemsstater (i det følgende benævnt »EFTA-staterne«) til visse EU-programmer omfatter følgende:
a)
i oversigten over indtægter oprettes en post med et pro memoria (p.m.), på hvilken EFTA-staternes samlede bidrag i det pågældende regnskabsår opføres
b)
i oversigten over udgifter:
i)
angives i anmærkningerne til den enkelte post for EU-aktiviteter, som EFTA-staterne deltager i, det anslåede bidrags størrelse »til orientering«
ii)
indgår et bilag, der udgør en integrerende del af budgettet, med samtlige poster for de EU-aktiviteter, som EFTA-staterne deltager i.
I forbindelse med første afsnit, litra a), anføres det anslåede beløb i anmærkningerne til budgettet.
Det bilag, der er omhandlet i første afsnit, litra b), nr. ii), afspejler og indgår i strukturen for opførelse af de bevillinger, der svarer til sådanne bidrag, jf. stk. 2, samt for afholdelse af udgifterne.
2. I henhold til artikel 82 i aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (i det følgende benævnt »EØS-aftalen«) skal de beløb, der svarer til EFTA-staternes årlige bidrag, således som de er bekræftet over for Kommissionen af Det Blandede EØS-udvalg i henhold til artikel 1, stk. 5, i protokol 32, der er knyttet som bilag til EØS-aftalen, fra regnskabsårets begyndelse opføres som henholdsvis forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger.
3. Hvis der i løbet af regnskabsåret sker en forøgelse af bevillingerne til budgetposter, som EFTA-staterne bidrager til, og EFTA-staterne ikke i løbet af regnskabsåret kan tilpasse deres bidrag tilsvarende for at respektere den »proportionalitetsfaktor«, der er omhandlet i artikel 82 i EØS-aftalen, kan Kommissionen af sine likvide midler midlertidigt og ekstraordinært forfinansiere EFTA-staternes andel. Når en sådan forøgelse af bevillingerne har fundet sted, indkalder Kommissionen snarest de tilsvarende bidrag fra EFTA-staterne. Kommissionen underretter hvert år Europa-Parlamentet og Rådet om de således trufne afgørelser.
Forfinansieringen afregnes hurtigst muligt i forbindelse med opstillingen af budgettet for det følgende regnskabsår.
4. I henhold til finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra e), er EFTA-staternes finansielle bidrag eksterne formålsbestemte indtægter. Regnskabsføreren træffer passende foranstaltninger til at sikre, at anvendelsen af både indtægterne fra disse bidrag og de tilsvarende bevillinger kan følges separat.
I den i finansforordningens artikel 150, stk. 2, omhandlede beretning redegør Kommissionen særskilt for gennemførelsen af de bevillinger, der svarer til EFTA-staternes bidrag, for såvel indtægters som udgifters vedkommende.
Artikel 10
Indtægter fra sanktioner, der pålægges medlemsstater, der anses for at have uforholdsmæssigt store underskud
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra c))
Budgetstrukturen for opførelse af indtægterne fra de sanktioner, der er omhandlet i afsnit 4 i Rådets forordning (EF) nr. 1467/97 (9), er som følger:
a)
i oversigten over indtægter oprettes en post med et pro memoria (p.m.), på hvilken renter af disse beløb opføres
b)
opførelsen af disse beløb i oversigten over indtægter giver anledning til, at der samtidig i oversigten over udgifter opføres forpligtelses- og betalingsbevillinger, jf. dog finansforordningens artikel 77.
De bevillinger, der er omhandlet i første afsnit, litra b), gennemføres i henhold til finansforordningens artikel 20.
Artikel 11
Forpligtelser, som følger af modtagelsen af donationer til Unionen
(Finansforordningens artikel 22)
Med henblik på Europa-Parlamentets og Rådets godkendelse, jf. finansforordningens artikel 22, stk. 2, vurderer og forklarer Kommissionen forpligtelserne, herunder de følgeomkostninger, som er forbundet med modtagelsen af donationer til Unionen.
Artikel 12
Konti for afgifter, der skal refunderes
(Finansforordningens artikel 23, stk. 3)
Afgifter, som Unionen har afholdt i henhold til finansforordningens artikel 23, stk. 2 og stk. 3, litra a), opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af de berørte stater.
KAPITEL 5
Princippet om specificering
Artikel 13
Regler for beregning af procentsatser for overførsler foretaget af andre institutioner end Kommissionen
(Finansforordningens artikel 25)
1. Beregningen af de procentsatser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 25, foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel og under henvisning til de bevillinger, som er opført på budgettet, herunder ændringsbudgetterne.
2. Det beløb, som skal tages i betragtning, er summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra overførslen sker, korrigeret med de tidligere overførsler.
Det beløb, der svarer til de overførsler, som den pågældende institution kan foretage selvstændigt uden en afgørelse fra Europa-Parlamentet og Rådet, tages ikke i betragtning.
Artikel 14
Regler for beregning af procentsatser for overførsler foretaget af Kommissionen
(Finansforordningens artikel 26)
1. Beregningen af de procentsatser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 26, stk. 1, foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel og under henvisning til de bevillinger, som er opført på budgettet, herunder ændringsbudgetterne.
2. Det beløb, som skal tages i betragtning, er summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra eller hvortil overførslen sker, korrigeret med de tidligere overførsler.
Det beløb, der svarer til de overførsler, som Kommissionen kan foretage selvstændigt uden en afgørelse fra Europa-Parlamentet og Rådet, tages ikke i betragtning.
Artikel 15
Administrationsudgifter
(Finansforordningens artikel 26)
De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 26, stk. 1, første afsnit, litra b), omfatter for hvert politikområde de kategorier, der er omhandlet i finansforordningens artikel 44, stk. 3.
Artikel 16
Begrundelser for anmodninger om bevillingsoverførsler
(Finansforordningens artikel 25 og 26)
Forslag om overførsler og alle oplysninger bestemt for Europa-Parlamentet og Rådet vedrørende overførsler, der foretages i henhold til finansforordningens artikel 25 og 26, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, der viser anvendelsen af bevillingerne og overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne skal overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne skal overføres.
Artikel 17
Begrundelser for anmodninger om overførsler fra nødhjælpsreserven
(Finansforordningens artikel 29)
Forslag om overførsler, der skal gøre det muligt at anvende den i finansforordningens artikel 29 omhandlede nødhjælpsreserve, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, som viser:
a)
for så vidt angår den post, hvortil overførslen skal foretages, de senest foreliggende oplysninger om anvendelsen af bevillingerne samt et overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang
b)
for så vidt angår alle poster vedrørende foranstaltninger udadtil, anvendelsen af bevillingerne indtil udgangen af den måned, der går forud for anmodningen om overførsel, samt et overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang, ledsaget af en sammenligning med det oprindelige overslag
c)
en analyse af mulighederne for at reallokere bevillingerne.
KAPITEL 6
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
Artikel 18
Evaluering
(Finansforordningens artikel 30)
1. For alle forslag til programmer eller aktiviteter, som medfører budgetudgifter, foretages der en forudgående evaluering, som omfatter:
a)
de behov, der skal dækkes på kort eller lang sigt
b)
EU-interventionens merværdi
c)
de politiske og forvaltningsmæssige mål, som skal nås, herunder de foranstaltninger, som er nødvendige for at beskytte Unionens finansielle interesser gennem forebyggelse, afsløring og efterforskning af svig samt erstatning og sanktioner
d)
de politikløsninger, der er til rådighed, herunder de risici, som er forbundet med dem
e)
de forventede resultater og virkninger, særlig økonomiske, sociale og miljømæssige virkninger, og de indikatorer og evalueringsordninger, der er nødvendige for at måle dem
f)
den mest hensigtsmæssige metode til gennemførelse af den eller de foretrukne løsninger
g)
den interne sammenhæng i det foreslåede program eller den foreslåede aktivitet og forholdet til andre relevante instrumenter
h)
omfanget af bevillinger, menneskelige ressourcer og andre administrative ressourcer, der skal tildeles under hensyn til princippet om omkostningseffektivitet
i)
erfaringerne fra lignende allerede gennemførte foranstaltninger.
2. Forslaget skal indeholde oplysninger om ordninger for kontrol, rapportering og evaluering under hensyntagen til de respektive ansvarsområder på alle de myndighedsniveauer, som skal deltage i gennemførelsen af det foreslåede program eller den foreslåede aktivitet.
3. Alle programmer eller aktiviteter, herunder pilotprojekter og forberedende foranstaltninger, hvor de anvendte ressourcer overstiger 5 000 000 EUR, gøres til genstand for en midtvejsevaluering og/eller en efterfølgende evaluering af de anvendte menneskelige og finansielle ressourcer og af de opnåede resultater for at kontrollere, at disse er i overensstemmelse med de fastsatte mål, på følgende betingelser:
a)
der foretages en periodisk evaluering af de resultater, der opnås under gennemførelsen af et flerårigt program, efter en tidsplan, der gør det muligt at tage hensyn til konklusionerne af denne evaluering i forbindelse med enhver afgørelse om videreførelse, ændring eller afbrydelse af det pågældende program
b)
for så vidt angår aktiviteter, der finansieres på årsbasis, evalueres resultaterne mindst én gang hvert sjette år.
Første afsnit, litra a) og b), finder ikke anvendelse på de enkelte projekter eller foranstaltninger, der gennemføres inden for rammerne af de aktiviteter, for hvilke forpligtelsen kan opfyldes gennem de afsluttende rapporter, som fremsendes af de organer, der har gennemført foranstaltningen.
4. De evalueringer, der er omhandlet i stk. 1 og 3, skal stå i rimeligt forhold til de ressourcer, der anvendes til de pågældende programmer og aktiviteter, og disses virkninger.
Artikel 19
Finansieringsoversigt
(Finansforordningens artikel 31)
Finansieringsoversigten indeholder finansielle og økonomiske oplysninger, således at lovgivningsmyndigheden kan vurdere, om en handling fra Unionens side er nødvendig. Finansieringsoversigten skal indeholde relevante oplysninger om sammenhængen med Unionens andre aktiviteter og eventuelle synergieffekter.
Når der er tale om flerårige foranstaltninger, skal finansieringsoversigten indeholde den forventede tidsplan for de årlige bevillings- og personalebehov, herunder eksternt personale, og en evaluering af deres finansielle virkninger på mellemlang sigt.
KAPITEL 7
Princippet om gennemsigtighed
Artikel 20
Foreløbig offentliggørelse af budgettet
(Finansforordningens artikel 34)
Snarest muligt og senest fire uger efter den endelige vedtagelse af budgettet offentliggøres på Kommissionens initiativ de endelige detaljerede budgettal på institutionernes hjemmeside på alle sprog under afventning af den endelige offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Artikel 21
Offentliggørelse af oplysninger om værdien og modtagerne af EU-midler
(Finansforordningens artikel 35)
1. Oplysningerne om modtagerne af EU-midler, der tildeles under direkte forvaltning, offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside senest den 30. juni i det år, der følger efter det regnskabsår, hvor midlerne blev tildelt.
Ud over den offentliggørelse, der er omhandlet i første afsnit, kan oplysningerne også offentliggøres på anden passende måde i henhold til en standardopstilling.
2. Følgende oplysninger offentliggøres, medmindre andet er fastsat i denne forordning og i de sektorspecifikke regler, under hensyntagen til kriterierne i finansforordningens artikel 35, stk. 3:
a)
modtagerens navn
b)
modtagerens lokalitet
c)
det tildelte beløb
d)
foranstaltningens art og formål.
I litra b) forstås ved »lokalitet«:
i)
modtagerens adresse, når der er tale om en juridisk person
ii)
regionen på NUTS 2-niveau, når modtageren er en fysisk person.
Med hensyn til oplysninger om fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger to år efter afslutningen af det regnskabsår, hvor midlerne blev tildelt. Det samme gælder personoplysninger om juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
3. De oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, offentliggøres kun i forbindelse med priser, tilskud og kontrakter, som er tildelt på grundlag af konkurrencer eller tilksudsprocedurer eller offentlige udbudsprocedurer. Oplysningerne offentliggøres ikke for:
a)
stipendier udbetalt til fysiske personer og anden direkte støtte til fysiske personer med særligt stort behov, jf. finansforordningens artikel 125, stk. 4, litra c)
b)
kontrakter under det beløb, der er omhandlet i artikel 137, stk. 2, i nærværende forordning.
4. Oplysningerne offentliggøres ikke, hvis en sådan offentliggørelse risikerer at udgøre en trussel mod de pågældende personers rettigheder og frihedsrettigheder, som er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, eller at skade modtagernes kommercielle interesser.
Artikel 22
Link til offentliggørelsen af oplysninger om modtagere af EU-midler, som er tildelt under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 35)
Når forvaltningen af EU-midler er delegeret til de myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), fastsættes det i delegationsaftalerne, at de oplysninger, der er omhandlet i artikel 21, stk. 2 og 3, skal offentliggøres af de bemyndigede myndigheder og organer på deres hjemmeside i henhold til en standardopstilling.
EU-institutionernes hjemmeside skal mindst indeholde en henvisning til den hjemmeside, hvor oplysningerne kan findes, hvis de ikke offentliggøres direkte på det særlige sted herfor på EU-institutionernes hjemmeside.
Ud over den offentliggørelse, der er omhandlet i stk. 1, kan oplysningerne også offentliggøres på anden passende måde i henhold til en standardopstilling.
Artikel 21, stk. 2-4, finder anvendelse på offentliggørelse af oplysninger i henhold til stk. 1 i nærværende artikel.
AFSNIT III
BUDGETTETS FASTLÆGGELSE OG STRUKTUR
Artikel 23
Finansiel programmering
(Finansforordningens artikel 38)
Den finansielle programmering, der er omhandlet i finansforordningens artikel 38, struktureres efter udgiftskategori, politikområde og budgetpost. Den fuldstændige finansielle programmering omfatter samtlige udgiftskategorier bortset fra landbrug, samhørighedspolitik og administration, for hvilke der kun forelægges oversigtsoplysninger.
Artikel 24
Forslag til ændringsbudgetter
(Finansforordningens artikel 41, stk. 1)
Forslag til ændringsbudgetter ledsages af begrundelser og af de oplysninger om budgetgennemførelsen i det foregående og løbende regnskabsår, som foreligger ved udarbejdelsen af forslagene.
Artikel 25
Kontoplan
(Finansforordningens artikel 44)
Kontoplanen skal overholde principperne om specificering, gennemsigtighed og forsvarlig økonomisk forvaltning. Den skal sikre den klarhed og gennemsigtighed, som er nødvendig for budgetprocessen, gøre det lettere at identificere de vigtigste formål, som er afspejlet i de relevante retsgrundlag, muliggøre valg vedrørende politiske prioriteter og muliggøre en produktiv og effektiv gennemførelse.
Artikel 26
Faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra a), nr. v))
Ved fastlæggelsen af budgettet fastsættes de faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår på følgende måde:
a)
for så vidt angår forpligtelser: forpligtelser bogført i løbet af regnskabsåret på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 3
b)
for så vidt angår betalinger: betalinger foretaget i løbet af regnskabsåret, dvs. betalinger, hvor der er sendt betalingsinstruks til banken, på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 3.
Artikel 27
Budgetanmærkninger
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra a), nr. vi))
Budgetanmærkningerne skal navnlig omfatte:
a)
henvisninger til basisretsakten, når en sådan foreligger
b)
de nødvendige forklaringer vedrørende bevillingernes art og formål.
Artikel 28
Stillingsfortegnelse
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra c), nr. i))
Personalet ved Forsyningsagenturet opføres separat i Kommissionens stillingsfortegnelse.
AFSNIT IV
GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 29
Information om overførsel af personoplysninger til revisionsformål
(Finansforordningens artikel 53)
I forbindelse med tilskud, indkøb eller priser, der gennemføres ved direkte forvaltning, informeres potentielle modtagere, ansøgere, tilbudsgivere og deltagere i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (10) om, at deres personoplysninger af hensyn til beskyttelsen af Unionens finansielle interesser kan overføres til interne revisionstjenester, til Den Europæiske Revisionsret, til Den Særlige Instans for Økonomiske Uregelmæssigheder eller til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (i det følgende benævnt »OLAF«) og mellem de anvisningsberettigede i Kommissionen og forvaltningsorganerne.
Artikel 30
Forberedende foranstaltninger inden for den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik
(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra c))
Finansieringen af foranstaltninger, som Rådet har godkendt med henblik på forberedelse af Unionens krisestyringsoperationer i henhold til afsnit V i traktaten om Den Europæiske Union, omfatter marginalomkostninger i forbindelse med en specifik deployering på stedet af en mission eller et hold, som bl.a. involverer personale fra EU-institutionerne, herunder højrisikoforsikring, rejse- og indkvarteringsudgifter og dagpenge.
Artikel 31
Kommissionens særlige beføjelser i henhold til traktaterne
(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra d))
1. Følgende artikler i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (i det følgende benævnt »TEUF«) tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:
a)
artikel 154 (dialog mellem arbejdsmarkedets parter)
b)
artikel 156 (undersøgelser, udtalelser, samråd på det sociale område)
c)
artikel 159 og 161 (særberetninger på det sociale område)
d)
artikel 168, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for sundhedsbeskyttelse)
e)
artikel 171, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen for så vidt angår transeuropæiske net)
f)
artikel 173, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen på industriområdet)
g)
artikel 175, stk. 2 (rapport om fremskridtene i forbindelse med virkeliggørelsen af den økonomiske, sociale og territoriale samhørighed)
h)
artikel 181, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for forskning og teknologisk udvikling)
i)
artikel 190 (rapport om forskning og teknologisk udvikling)
j)
artikel 210, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen af politikkerne vedrørende udviklingssamarbejde)
k)
artikel 214, stk. 6 (initiativer til fremme af samordningen inden for humanitære bistandsforanstaltninger).
2. Følgende artikler i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab (i det følgende benævnt »Euratomtraktaten«) tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:
a)
artikel 70 (finansiel medvirken i prospekteringsvirksomhed på medlemsstaternes områder inden for rammerne af budgettet)
b)
artikel 77-85.
3. I forbindelse med opstillingen af budgetforslaget vil de i stk. 1 og 2 angivne lister eventuelt kunne suppleres med angivelse af de pågældende artikler og beløb.
Artikel 32
Handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, og procedure
(Finansforordningens artikel 57)
1. Handlinger, der kan medføre en interessekonflikt i den betydning, hvori udtrykket anvendes i finansforordningens artikel 57, stk. 2, kan, uden at dette berører deres klassificering som ulovlige aktiviteter i henhold til artikel 141, blandt andet bestå i:
a)
at tildele sig selv eller andre uberettigede direkte eller indirekte fordele
b)
at nægte at indrømme en modtager de rettigheder eller fordele, den pågældende har krav på
c)
at udføre handlinger, der er uberettigede eller udtryk for misbrug, eller at undlade at udføre nødvendige handlinger.
Andre handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, er handlinger, der kan påvirke den upartiske og objektive udførelse af en persons opgaver, såsom deltagelse i et evalueringsudvalg i forbindelse med en offentlig indkøbsprocedure eller en tilskudsprocedure, hvor den pågældende direkte eller indirekte kan få økonomisk fordel af resultatet af disse procedurer.
2. Det antages, at der foreligger en interessekonflikt, hvis en ansøger eller tilbudsgiver er en ansat, der er omfattet af vedtægten, medmindre hans overordnede på forhånd har givet tilladelse til, at han deltager i proceduren.
3. I tilfælde af interessekonflikt træffer den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede passende foranstaltninger for at undgå, at vedkommende uretmæssigt påvirker den pågældende proces eller procedure.
KAPITEL 2
Gennemførelsesmetoder
Afdeling 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 33
Forvaltningsmetode
(Finansforordningens artikel 58)
Kommissionens regnskabssystem angiver forvaltningsmetoden og under hver forvaltningsmetode den type enhed eller person som omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), der har fået overdraget budgetgennemførelsesopgaver.
Med hensyn til direkte forvaltning varetaget af Kommissionen i henhold til finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a), skal der i regnskabssystemet sondres mellem forvaltning varetaget af:
a)
Kommissionens tjenestegrene
b)
forvaltningsorganer
c)
lederne af EU-delegationer
d)
trustfonde som omhandlet i finansforordningens artikel 187.
Afdeling 2
Direkte forvaltning
Artikel 34
Direkte forvaltning
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a))
Når Kommissionen gennemfører budgettet direkte i sine tjenestegrene, udføres gennemførelsesopgaverne af finansielle aktører som omhandlet i finansforordningens artikel 64-75 og på de i nærværende forordning fastsatte betingelser.
Artikel 35
Udøvelse af beføjelser, der er delegeret til forvaltningsorganer
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a), og artikel 62)
1. Afgørelsen om delegation af beføjelser til forvaltningsorganer bemyndiger disse til i deres egenskab af anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation at gennemføre bevillinger vedrørende det EU-program, hvis forvaltning de har fået overdraget.
2. Kommissionens fuldmagtsdokument skal mindst indeholde de bestemmelser, der er omhandlet i artikel 40, litra a)-d) og litra h). Direktøren accepterer ved en formel skriftlig godkendelse dokumentet på vegne af det pågældende forvaltningsorgan.
Artikel 36
Overholdelse af udbudsreglerne
(Finansforordningens artikel 63)
Når Kommissionen overdrager opgaver til privatretlige organer efter finansforordningens artikel 63, stk. 2, indgår den en aftale i overensstemmelse med finansforordningens første del, afsnit V, og anden del, afsnit IV, kapitel III.
Afdeling 3
Delt forvaltning med medlemsstaterne
Artikel 37
Specifikke bestemmelser for delt forvaltning med medlemsstaterne - foranstaltninger til fremme af bedste praksis
(Finansforordningens artikel 59)
Kommissionen udarbejder en fortegnelse over organer, der er ansvarlige for forvaltnings-, certificerings- og revisionsaktiviteter i henhold til de sektorspecifikke forordninger.
For at fremme bedste praksis i forbindelse med gennemførelsen af strukturfondene, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne, Den Europæiske Garantifond for Landbruget og Den Europæiske Fiskerifond kan Kommissionen til orientering stille en metodevejledning, som beskriver dens egen kontrolstrategi og -metode, herunder tjeklister, og giver eksempler på bedste praksis, til rådighed for de organer, der er ansvarlige for forvaltnings- og kontrolaktiviteterne. Denne vejledning opdateres, når det er nødvendigt.
Afdeling 4
Indirekte forvaltning
Artikel 38
Sidestilling af systemer, regler og procedurer under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 60)
1. Kommissionen kan acceptere, at udbudsregler og -procedurer sidestilles med dens egne regler, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
de overholder princippet om bred konkurrence blandt tilbudsgiverne for at finde det økonomisk mest fordelagtige bud, og udbud med forhandling begrænses til rimelige beløb eller til behørigt begrundede tilfælde
b)
de sikrer gennemsigtighed gennem hensigtsmæssig forudgående offentliggørelse, navnlig af udbud, og hensigtsmæssig efterfølgende offentliggørelse af kontrahenter
c)
de sikrer ligebehandling, proportionalitet og ikke-forskelsbehandling
d)
de forhindrer interessekonflikter under hele udbudsproceduren.
Medlemsstaternes eller tredjelandes nationale lovgivning om gennemførelse af direktiv 2004/18/EF anses for at svare til de regler, som institutionerne anvender i overensstemmelse med finansforordningen.
2. Kommissionen kan acceptere, at tilskudsregler og -procedurer sidestilles med dens egne regler, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
de overholder principperne om proportionalitet, forsvarlig økonomisk forvaltning, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling
b)
de sikrer gennemsigtighed gennem hensigtsmæssig offentliggørelse af indkaldelser af forslag, idet direkte tildelingsprocedurer begrænses til rimelige beløb eller til behørigt begrundede tilfælde, og en passende efterfølgende offentliggørelse af oplysninger om modtagerne under hensyntagen til proportionalitetsprincippet
c)
de forhindrer interessekonflikter under hele tilskudsproceduren
d)
de fastsætter, at tilskud ikke kan kumuleres eller ydes med tilbagevirkende kraft, at de generelt skal omfatte samfinansiering, og at de ikke må have til formål eller bevirke, at modtageren opnår en fortjeneste.
3. Kommissionen kan acceptere, at de regnskabssystemer og de interne kontrolsystemer, som anvendes af enheder eller personer, der skal have overdraget budgetforvaltningsopgaver på vegne af Kommissionen, sikrer en tilsvarende beskyttelse af Unionens finansielle interesser og giver rimelig sikkerhed for, at de forvaltningsmæssige mål nås, hvis de overholder principperne i finansforordningens artikel 32.
Artikel 39
Forudgående vurdering af regler og procedurer, der anvendes af enheder og personer under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 61, stk. 1)
Med henblik på den forudgående vurdering som omhandlet i finansforordningens artikel 61, stk. 1, kan den ansvarlige anvisningsberettigede basere sig på en forudgående vurdering foretaget af en anden anvisningsberettiget, forudsat at deres konklusioner er relevante for de specifikke risici, der er forbundet med de opgaver, der skal overdrages, navnlig karakteren af opgaverne og de pågældende beløb.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan basere sig på en forudgående vurdering foretaget af andre donorer, for så vidt som denne vurdering blev foretaget i overensstemmelse med betingelser, der svarer til betingelserne for indirekte forvaltning i finansforordningens artikel 60.
Artikel 40
Indholdet i den aftale, hvorved budgetgennemførelsesopgaver overdrages til enheder eller personer
(Finansforordningens artikel 61, stk. 3)
Delegationsaftalerne skal omfatte detaljerede regler, som sikrer beskyttelsen af Unionens finansielle interesser og gennemsigtighed i de udførte transaktioner. De skal mindst omfatte følgende:
a)
en klar fastlæggelse og afgrænsning af de tildelte opgaver, navnlig vedrørende ændring af de overdragne opgaver, afkald på fordringer og anvendelse af tilbagebetalte eller uudnyttede midler
b)
betingelserne og de nærmere regler for udførelsen af opgaverne, ansvarsfordelingen og tilrettelæggelsen af den kontrol, der skal udføres, herunder evaluering af programmerne
c)
betingelserne for betaling af Unionens bidrag, herunder godtgørelse af udgifter afholdt i tilknytning til gennemførelsen samt vederlag til den bemyndigede enhed, tillige med regler om, hvilke bilag der kræves for betaling
d)
reglerne for, hvordan der over for Kommissionen redegøres for udførelsen af opgaverne, de forventede resultater, eventuelle uregelmæssigheder og de trufne foranstaltninger, betingelserne for suspension eller afbrydelse af betalinger samt betingelserne for gennemførelsens ophør
e)
datoen for, hvornår individuelle kontrakter og aftaler, der gennemfører delegationsaftalen, skal være indgået, idet den fastsatte frist skal være forenelig med arten af de overdragne opgaver
f)
udelukkelsesregler, der sætter enheden eller personen i stand til at udelukke enheder, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a), b) og e), og artikel 107, litra a) og b), fra deltagelsen i udbudsprocedurer, tilskudsprocedurer eller procedurer for tildeling af priser eller fra tildelingen af indkøbskontrakter, tilskud eller priser
g)
de nærmere regler for Kommissionens kontrol samt bestemmelser, der giver Kommissionen, OLAF og Revisionsretten adgang til de oplysninger, der er nødvendige for, at de kan udføre deres opgaver, samt beføjelser til at foretage revisioner og undersøgelser, herunder kontrol på stedet
h)
bestemmelser vedrørende:
i)
et tilsagn fra den bemyndigede enhed om omgående at underrette Kommissionen om ethvert tilfælde af svig vedrørende forvaltningen af EU-midlerne og de trufne foranstaltninger
ii)
udpegelsen af et kontaktpunkt med behørige beføjelser til at samarbejde direkte med OLAF for at lette sidstnævntes operationelle aktiviteter
i)
betingelserne for anvendelse af bankkonti og af de påløbne renter, jf. finansforordningens artikel 8, stk. 4
j)
bestemmelser, der sikrer synligheden af Unionens indsats i forhold til organets andre aktiviteter.
Artikel 41
Forvaltningserklæring og overensstemmelseserklæring
(Finansforordningens artikel 60, stk. 5)
Når foranstaltninger afsluttes inden udgangen af det pågældende regnskabsår, kan den endelige rapport fra den bemyndigede enhed eller person om den pågældende foranstaltning erstatte den forvaltningserklæring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5, litra b), forudsat at den fremsendes inden den 15. februar i det år, der følger efter det pågældende regnskabsår.
Når internationale organisationer og tredjelande gennemfører foranstaltninger, der ikke er flerårige, men er begrænset til 18 måneder, kan den overensstemmelseserklæring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5, indgå i den endelige rapport.
Artikel 42
Procedurer for gennemgang og godkendelse af regnskaberne og udelukkelse af udbetalinger, der er foretaget i strid med de regler, som gælder under indirekte forvaltning, fra Unionens udgiftsfinansiering
(Finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c))
1. Uden at dette berører de særlige bestemmelser i de sektorspecifikke regler, omfatter procedurerne i finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c):
a)
Kommissionens skrivebordskontrol og eventuelt kontrol på stedet
b)
Kommissionens fastlæggelse af det udgiftsbeløb, der anerkendes som godkendt, om nødvendigt inden for rammerne af en kontradiktorisk procedure med myndighederne og organerne, og efter at disse myndigheder og organer er blevet underrettet
c)
i givet fald Kommissionens beregning af finansielle korrektioner
d)
Kommissionens opkrævning eller tilbagebetaling af den saldo, der fremkommer som forskellen mellem de godkendte udgifter og de beløb, der allerede er udbetalt til myndigheder eller organer.
I forbindelse med første afsnit, litra d), inddriver Kommissionen fortrinsvis de skyldige beløb gennem modregning, jf. artikel 87.
2. Når budgetgennemførelsesopgaver er overdraget til en enhed, som gennemfører en multidonorforanstaltning, består procedurerne i finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c), i en kontrol af, at enheden har anvendt et beløb svarende til det, der er udbetalt af Kommissionen til den pågældende foranstaltning, til foranstaltningen, og at udgifterne er afholdt i overensstemmelse med de forpligtelser, som er fastlagt i den aftale, der er indgået med enheden.
I denne forordning forstås ved multidonorforanstaltning enhver foranstaltning, hvor EU-midler samles i en pulje med mindst én anden donor.
Artikel 43
Specifikke bestemmelser om indirekte forvaltning med internationale organisationer
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c) nr. ii), og artikel 188)
1. De internationale organisationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. ii), er:
a)
internationale offentligretlige organisationer, der er oprettet ved mellemstatslige aftaler, og særagenturer, som disse har oprettet
b)
Den Internationale Røde Kors Komité
c)
Den Internationale Sammenslutning af Røde Kors og Røde Halvmåne Selskaber
d)
andre non-profit-organisationer, der ved en afgørelse truffet af Kommissionen sidestilles med internationale organisationer.
2. Når Kommissionen gennemfører budgettet ved indirekte forvaltning med internationale organisationer, finder de kontrolaftaler, der indgås med dem, anvendelse.
Artikel 44
Udpegelse af offentligretlige organer eller privatretlige organer, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. v) og vi))
1. De offentligretlige organer eller privatretlige organer, der får overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, henhører under lovgivningen i den medlemsstat eller det land, hvor de er oprettet.
2. Hvis der er tale om netværksforvaltning, der indebærer, at den pågældende medlemsstat eller det pågældende land udpeger mindst ét organ eller én enhed, skal medlemsstaten eller landet foretage udpegelsen i henhold til basisretsakten.
I alle andre tilfælde udpeger Kommissionen disse organer eller enheder i forståelse med de berørte medlemsstater eller lande.
KAPITEL 3
Finansielle aktører
Afdeling 1
De finansielle aktørers rettigheder og forpligtelser
Artikel 45
De finansielle aktørers rettigheder og forpligtelser
(Finansforordningens artikel 64)
1. Hver institution giver hver enkelt finansiel aktør de ressourcer, der er nødvendige for, at han kan udføre sine funktioner, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og forpligtelser.
2. EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, er underlagt den detaljerede beskrivelse, som Kommissionen har stillet til rådighed, ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
Afdeling 2
Den anvisningsberettigede
Artikel 46
Bistand til de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede
(Finansforordningens artikel 65)
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan under udførelsen af sine funktioner bistås af ansatte, der under hans ansvar pålægges at gennemføre visse transaktioner, som er nødvendige for budgettets gennemførelse og for udarbejdelsen af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger. For at forebygge enhver interessekonflikt er de ansatte, der bistår de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, underlagt de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, kan ved udførelsen af deres funktioner bistås af ansatte ved Kommissionen.
Artikel 47
Interne regler vedrørende delegation
(Finansforordningens artikel 65)
I overensstemmelse med finansforordningen og nærværende forordning fastsætter hver institution i sine interne regler de foranstaltninger til forvaltning af bevillingerne, som den finder nødvendige med henblik på en korrekt gennemførelse af sin egen sektion i budgettet.
EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, er underlagt Kommissionens interne regler ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
Artikel 48
De anvisningsberettigedes opbevaring af bilag
(Finansforordningens artikel 66, stk. 2)
Den anvisningsberettigede etablerer papirbaserede eller elektroniske systemer til opbevaring af originale bilag knyttet til og affødt af budgetgennemførelsen og budgetgennemførelsesforanstaltningerne. Systemerne skal omfatte:
a)
nummerering af bilagene
b)
datering af bilagene
c)
føring af registre, eventuelt ved hjælp af it, der muliggør præcis lokalisering af bilagene
d)
opbevaring af disse bilag i en periode af mindst fem år regnet fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det budgetår, som bilagene vedrører
e)
opbevaring af dokumenter vedrørende forfinansieringsgarantier til fordel for institutionen og føring af en logbog, der muliggør et passende tilsyn med de nævnte garantier.
Bilag vedrørende foranstaltninger, som ikke er endeligt afsluttet, opbevares ud over den periode, der er omhandlet i stk. 1, litra d), nemlig indtil udgangen af året efter det år, hvor foranstaltningerne afsluttes.
Personoplysninger i bilag skal om muligt slettes, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, kontrol og revision. Artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse på opbevaring af trafikdata.
Artikel 49
Forudgående og efterfølgende kontrol
(Finansforordningens artikel 66, stk. 5 og 6)
1. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, der udføres af de i artikel 46 omhandlede ansatte, og som går forud for de ansvarlige anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af budgettet.
2. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.
3. Den forudgående kontrol skal efterprøve overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger.
Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er bl.a. at fastslå:
a)
at udgifter og indtægter er forskriftsmæssige og i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i budgettet og i de relevante forordninger og i alle retsakter vedtaget til gennemførelse af traktaterne eller forordninger, og i givet fald i overensstemmelse med kontraktvilkårene
b)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, der er omhandlet i finansforordningens første del, afsnit II, kapitel 7, er overholdt.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den ansvarlige anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
4. Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
Den efterfølgende kontrol skal sikre, at de transaktioner, der finansieres over budgettet, er korrekt gennemført, og navnlig at de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt.
Resultatet af den efterfølgende kontrol gennemgås mindst én gang om året af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede for at fastslå eventuelle systemiske problemer. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede træffer forholdsregler for at afhjælpe sådanne problemer.
Den risikoanalyse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 6, revideres i lyset af kontrolresultaterne og andre relevante oplysninger.
For så vidt angår flerårige programmer, fastlægger den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en flerårig kontrolstrategi med nærmere angivelse af kontrollens art og omfang i løbet af perioden og af metoden til måling af resultaterne år for år med henblik på den årlige proces for opnåelse af sikkerhed.
Artikel 50
Kodeks af faglige standarder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 5)
1. De ansatte, der af den ansvarlige anvisningsberettigede udpeges til at kontrollere de finansielle transaktioner, udvælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kompetence, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller en passende faglig erfaring, eller efter et relevant uddannelsesprogram.
2. Hver institution vedtager en kodeks af faglige standarder, som hvad angår intern kontrol fastslår:
a)
hvilket niveau af teknisk og finansiel kompetence der kræves af de i stk. 1 omhandlede ansatte
b)
disse ansattes forpligtelse til videreuddannelse
c)
deres funktion, rolle og opgaver
d)
hvilke adfærdsregler, særlig med hensyn til etik og integritet, de ansatte skal overholde, og hvilke rettigheder de har.
3. EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, er underlagt Kommissionens kodeks af faglige standarder, jf. stk. 2 i nærværende artikel, ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
4. Hver institution etablerer de strukturer, der er nødvendige med henblik på formidling til de anvisningsberettigede tjenestegrene og regelmæssig ajourføring af relevante oplysninger vedrørende de kontrolstandarder og de metoder og teknikker, der findes på området.
Artikel 51
Manglende reaktion fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede
(Finansforordningens artikel 66, stk. 8)
Ved manglende reaktion fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede som omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 8, forstås, at der inden for en efter omstændighederne rimelig frist, som under alle omstændigheder ikke må overstige en måned, ikke er afgivet noget svar.
Artikel 52
Overførsel af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger til regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 66)
Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede sender under overholdelse af de regler, som regnskabsføreren har vedtaget, regnskabsføreren de finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger, der er nødvendige for udøvelsen af regnskabsførerens funktioner.
Regnskabsføreren skal regelmæssigt og mindst i forbindelse med regnskabsafslutningen fra den anvisningsberettigede have meddelelse om relevante finansielle data vedrørende forvaltningskonti, så anvendelsen af EU-midlerne kan afspejles i Unionens regnskaber.
Artikel 53
Rapport om udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 66)
De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede registrerer for hvert regnskabsår de kontrakter, der er indgået efter udbud med forhandling som omhandlet i artikel 134, stk. 1, litra a)-g), artikel 135, stk. 1, litra a)-d), og artikel 266, 268 og 270 i denne forordning. Hvis andelen af udbud med forhandling set i forhold til antallet af kontrakter indgået af samme ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede er steget væsentligt i forhold til tidligere regnskabsår, eller hvis denne andel er betydeligt større end det gennemsnit, der er registreret i institutionen, aflægger den ansvarlige anvisningsberettigede rapport til den pågældende institution og redegør for, hvilke foranstaltninger der i givet fald er truffet for at ændre på denne tendens. Hver institution fremsender en rapport vedrørende udbud med forhandling til Europa-Parlamentet og Rådet. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
Afdeling 3
Regnskabsføreren
Artikel 54
Udnævnelse af regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 68)
1. Hver institution udnævner en regnskabsfører blandt tjenestemænd omfattet af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union.
Regnskabsføreren udvælges af institutionen på grundlag af sine særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller tilsvarende faglig erfaring.
2. To eller flere institutioner kan udnævne den samme regnskabsfører.
I så fald træffer de de nødvendige forholdsregler for at undgå enhver interessekonflikt.
Artikel 55
Regnskabsførerens fratræden
(Finansforordningens artikel 68)
1. Hvis regnskabsføreren fratræder sit hverv, opstilles der snarest muligt en generel kontooversigt.
2. Den generelle kontooversigt, ledsaget af en afleveringsrapport, sendes af den fratrædende regnskabsfører eller, hvis dette ikke er muligt, af en tjenestemand i hans tjenestegren, til den nye regnskabsfører.
Den nye regnskabsfører godkender den generelle kontooversigt med sin underskrift senest en måned efter fremsendelsen, og han kan fremsætte forbehold.
Afleveringsrapporten skal også indeholde resultatet af den generelle kontooversigt og eventuelle forbehold.
3. Hver institution og hvert af de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, underretter inden for to uger Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionens regnskabsfører, når dens regnskabsfører udnævnes eller fratræder.
Artikel 56
Godkendelse af regnskabssystemer og fortegnelsessystemer
(Finansforordningens artikel 68)
Den ansvarlige anvisningsberettigede skal meddele regnskabsføreren alle udviklinger i eller betydelige ændringer af et finansielt forvaltningssystem, et opgørelsessystem eller et system til værdiansættelse af aktiver og passiver, hvis det bidrager med data til institutionens regnskaber eller anvendes til støtte for sådanne data, således at regnskabsføreren kan kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt.
Regnskabsføreren kan til enhver tid på ny undersøge et finansielt forvaltningssystem, der allerede er godkendt. Hvis det finansielle forvaltningssystem, som den anvisningsberettigede har oprettet, ikke eller ikke længere er godkendt af regnskabsføreren, udarbejder den ansvarlige anvisningsberettigede en handlingsplan for i rette tid at afhjælpe de svagheder, som lå til grund for den manglende godkendelse.
Den ansvarlige anvisningsberettigede bærer ansvaret for, at de oplysninger, der sendes til regnskabsføreren, er fyldestgørende.
Artikel 57
Likviditetsstyring
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren skal sikre, at hans institution råder over tilstrækkelige midler til at dække de likviditetsbehov, der følger af gennemførelsen af budgettet.
2. Med henblik på stk. 1 etablerer regnskabsføreren systemer til likviditetsstyring, som gør det muligt for ham at udarbejde overslag over likviditetsbehovet.
3. Kommissionens regnskabsfører fordeler de disponible midler i overensstemmelse med bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000.
Artikel 58
Forvaltning af bankkonti
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren kan, til brug for likviditetsstyringen, i institutionens navn åbne konti eller lade konti åbne i nationale pengeinstitutter eller centralbanker. Regnskabsføreren kan i behørigt begrundede tilfælde åbne konti i andre valutaer end euro.
2. Regnskabsføreren er ansvarlig for at lukke konti som omhandlet i stk. 1, eller for at sikre sig, at sådanne konti lukkes.
3. Regnskabsføreren opstiller funktionsvilkårene for konti som omhandlet i stk. 1, der er åbnet i pengeinstitutter, i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, effektivitet og udbudsprocedurer.
4. Mindst hvert femte år iværksætter regnskabsføreren en ny udbudsprocedure blandt de pengeinstitutter, hvor der kan åbnes konti i overensstemmelse med stk. 1.
Når de lokale betingelser for bankvirksomhed giver mulighed for det, underkastes forskudskonti i pengeinstitutter beliggende uden for Unionen regelmæssigt en konkurrencemæssig undersøgelse. En sådan undersøgelse foretages mindst hvert femte år på initiativ fra indehaveren af forskudskontoen, hvorefter denne til regnskabsføreren fremsender et begrundet forslag til udvælgelse af en bank for en periode, der ikke overstiger fem år.
5. Regnskabsføreren sikrer, at funktionsvilkårene for de konti, der er åbnet i pengeinstitutter i overensstemmelse med stk. 1, nøje overholdes.
For så vidt angår forskudskonti åbnet i pengeinstitutter beliggende uden for Unionen, er indehaveren af forskudskontoen ansvarlig herfor under hensyntagen til den gældende lovgivning i det land, hvor indehaveren udøver sit hverv.
6. Kommissionens regnskabsfører underretter regnskabsførerne for de øvrige institutioner og for de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, om de funktionsvilkår, som gælder for konti, der åbnes i pengeinstitutter. Regnskabsførerne for de øvrige institutioner og for de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, harmoniserer funktionsvilkårene for de konti, de åbner, med disse funktionsvilkår.
Artikel 59
Underskrifter i forbindelse med konti
(Finansforordningens artikel 68)
I vilkårene for åbning, funktion og anvendelse af konti fastsættes det alt efter kravene til den interne kontrol, at checks, bankoverførsler og alle andre banktransaktioner skal underskrives af én eller flere behørigt bemyndigede ansatte. Manuelle instrukser underskrives af mindst to behørigt bemyndigede ansatte eller af den anvisningsberettigede personligt.
Med henblik på stk. 1 meddeler regnskabsføreren for hver institution alle de pengeinstitutter, hvori den pågældende institution har åbnet konti, navnene på og underskriftsprøver for de bemyndigede ansatte.
Artikel 60
Forvaltning af saldi
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren skal sikre, at saldoen på de bankkonti, der er omhandlet i artikel 58, ikke afviger væsentligt fra de likviditetsoverslag, der er omhandlet i artikel 57, stk. 2, og under alle omstændigheder:
a)
at der ikke forekommer nogen debetsaldo på disse konti
b)
at saldoen på konti, der føres i andre valutaer, regelmæssigt omregnes til euro.
2. Regnskabsføreren må ikke opretholde saldi på konti i udenlandsk valuta, som kan påføre institutionen uforholdsmæssigt store tab, der skyldes udsving i omvekslingskursen.
Artikel 61
Overførsel og omregning
(Finansforordningens artikel 68)
Regnskabsføreren foretager overførsler mellem konti, som vedkommende har oprettet i institutionens navn i pengeinstitutter, og foretager valutaomregning, jf. dog artikel 69.
Artikel 62
Betalingsmetoder
(Finansforordningens artikel 68)
Betalinger foretages ved bankoverførsel, pr. check eller via forskudskonti med betalingskort, jf. artikel 67, stk. 4.
Artikel 63
Register over juridiske enheder
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren kan kun foretage betalinger ved bankoverførsel, hvis bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren og oplysninger, som bekræfter betalingsmodtagerens identitet, samt eventuelle ændringer i disse oplysninger på forhånd er registreret af institutionen i et fælles register.
Enhver registrering i dette register af de juridiske oplysninger og bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren og enhver ændring af disse oplysninger sker på grundlag af et bilag, hvis form fastlægges af regnskabsføreren.
2. I forbindelse med en betaling ved bankoverførsel kan de anvisningsberettigede kun forpligte deres institution over for tredjemand, hvis denne har fremlagt den dokumentation, der er nødvendig for, at han kan registreres i registeret.
De anvisningsberettigede underretter regnskabsføreren om eventuelle ændringer af de juridiske oplysninger og de bankoplysninger, som betalingsmodtageren har meddelt dem, og kontrollerer, at disse oplysninger er gyldige, inden der foretages en betaling.
Specifikke forpligtelser vedrørende førtiltrædelsesstøtte kan indgås med de offentlige myndigheder i de lande, der ansøger om optagelse i Den Europæiske Union, uden forudgående registrering i registre vedrørende tredjemand. I så fald sørger den anvisningsberettigede for, at registreringen sker hurtigst muligt. Det skal fastsættes i kontrakten, at meddelelsen af bankoplysninger vedrørende betalingsmodtageren til Kommissionen er en forudsætning for den første betaling.
Artikel 64
Regnskabsførerens opbevaring af bilag
(Finansforordningens artikel 68)
Bilag vedrørende bogføringen og vedrørende udfærdigelsen af det årsregnskab, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, opbevares i fem år fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det budgetår, som bilagene vedrører.
Dog opbevares bilag vedrørende transaktioner, som ikke er endeligt afsluttet, ud over denne periode, nemlig indtil udgangen af året efter, at transaktionerne er afsluttet. Artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse på opbevaring af trafikdata.
Hver institution fastsætter, i hvilken tjenestegren bilagene skal opbevares.
Artikel 65
Personer, der er bemyndiget til at administrere konti
(Finansforordningens artikel 69)
Hver institution fastlægger de betingelser, hvorunder ansatte, som den har bemyndiget til at administrere konti i de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, kan meddele lokale pengeinstitutter deres navne og underskriftprøver.
Afdeling 4
Forskudsbestyreren
Artikel 66
Betingelser for anvendelse af forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
1. Når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, fordi der er tale om mindre beløb, kan der oprettes forskudskonti til betaling af sådanne udgifter.
2. Forskudsbestyreren er bemyndiget til foreløbigt at fastsætte og betale udgifterne på grundlag af detaljerede bestemmelser, som er fastsat i instrukserne fra den ansvarlige anvisningsberettigede. I disse instrukser angives reglerne og betingelserne for gennemførelse af den foreløbige fastsættelse af udgifter og de foreløbige betalinger og i givet fald betingelserne for underskrivelse af retlige forpligtelser som omhandlet i artikel 97, stk. 1, litra e).
3. Oprettelsen af en forskudskonto og udpegelsen af en forskudsbestyrer sker ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede. I afgørelsen fastsættes forskudsbestyrerens og den anvisningsberettigedes respektive ansvar og forpligtelser.
Ændringer i funktionsvilkårene for en forskudskonto sker ligeledes ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede.
4. I Unionens delegationer oprettes der forskudskonti til betaling af udgifter fra både Kommissionens sektion i budgettet og sektionen i budgettet for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »EU-Udenrigstjenesten«), idet det sikres, at udgifterne fuldt ud kan spores.
Artikel 67
Betingelser for oprettelse og betaling
(Finansforordningens artikel 70)
1. Afgørelsen om oprettelse af en forskudskonto og om udpegelse af en forskudsbestyrer samt afgørelsen om ændring af funktionsvilkårene for en forskudskonto fastslår navnlig:
a)
maksimumsbeløbet for det oprindeligt tildelte forskud og formålet hermed
b)
om der skal åbnes en bankkonto eller en postgirokonto i institutionens navn
c)
arten af og maksimumsbeløbet for hver udgift, som forskudsbestyreren kan betale til tredjemand, eller som kan opkræves fra tredjemand
d)
hyppigheden af og reglerne for udfærdigelse af bilag samt fremsendelsen af disse bilag til den anvisningsberettigede med henblik på regulering
e)
den procedure, som skal anvendes, hvis der skal overføres nye midler til forskudskontoen
f)
at transaktionerne over forskudskontoen reguleres af den anvisningsberettigede senest ved udgangen af den følgende måned for at sikre afstemningen mellem den regnskabsmæssige saldo og banksaldoen
g)
gyldighedsperioden for den bemyndigelse, som regnskabsføreren giver forskudsbestyreren
h)
den udpegede forskudsbestyrers identitet.
2. I forslag til afgørelser om oprettelse af forskudskonti skal den anvisningsberettigede drage omsorg for:
a)
i første række at anvende budgetprocedurer, hvis der er adgang til det centrale it-regnskabssystem
b)
kun at anvende forskudskonti i tilfælde, hvor det er berettiget.
Det maksimumsbeløb, som forskudsbestyreren kan betale, når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, kan ikke overstige 60 000 EUR for hver udgift.
3. Betalinger til tredjemand foretages af forskudsbestyreren på grundlag af og inden for rammerne af:
a)
forudgående budgetmæssige og retlige forpligtelser, der er underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede
b)
den positive restsaldo på forskudskontoen, som kontantbeløb eller som bankindestående.
4. Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, der er omhandlet i finansforordningens artikel 89, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler, herunder betalingskort, i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.
5. Efter betalingerne følger formelle afgørelser om endelig fastsættelse og/eller betalingsordrer, underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Artikel 68
Valg af forskudsbestyrere
(Finansforordningens artikel 70)
Forskudsbestyrerne vælges blandt tjenestemænd eller om nødvendigt og kun i behørigt begrundede tilfælde blandt andre ansatte. Forskudsbestyrerne vælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller relevant faglig erfaring, eller efter et passende uddannelsesprogram.
Artikel 69
Tilførsel af midler til forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
1. Regnskabsføreren foretager betalinger for at tilføre forskudskontiene midler og fører tilsyn med kontiene med hensyn til åbning af bankkonti og delegation af underskriftbeføjelser samt kontrol på stedet og i det centrale regnskab. Regnskabsføreren overfører midler til forskudskontiene. Forskuddene indbetales på den bankkonto, der er åbnet med henblik på forskuddet.
Forskudskontiene kan også tilføres midler direkte i form af forskellige lokale indtægter hidrørende fra bl.a.:
a)
salg af materiel
b)
publikationer
c)
diverse tilbagebetalinger
d)
renter.
Reguleringen af udgifter og diverse eller formålsbestemte indtægter sker i henhold til den afgørelse om oprettelse af forskudskonti, der er omhandlet i artikel 67, og i henhold til finansforordningens bestemmelser. Den anvisningsberettigede fratrækker de pågældende beløb ved senere overførsel af midler til de samme forskudskonti.
2. For at undgå kurstab kan forskudsbestyreren foretage overførsler mellem de forskellige bankkonti, der vedrører det samme forskud.
Artikel 70
Tjek foretaget af anvisningsberettigede og regnskabsførere
(Finansforordningens artikel 70)
1. Forskudsbestyreren fører regnskab over de midler, han har til rådighed som kontantbeholdning eller som bankindestående, og over de betalte udgifter og inkasserede indtægter, i overensstemmelse med regnskabsførerens instrukser. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan når som helst få adgang til opgørelserne i dette regnskab, og der udarbejdes mindst én gang om måneden en oversigt over de gennemførte transaktioner, som forskudsbestyreren i den følgende måned sender til den ansvarlige anvisningsberettigede med tilhørende bilag med henblik på regulering af de transaktioner, der er foretaget over forskudskontoen.
2. Regnskabsføreren foretager selv eller lader en ansat fra hans egen tjenestegren eller fra den anvisningsberettigede tjenestegren, der er specielt befuldmægtiget hertil, foretage tjek, som hovedregel på stedet og uanmeldt, af, at de midler, som er betroet forskudsbestyrerne, er til stede, at regnskabet er ført korrekt, og at reguleringen af transaktionerne på forskudskontoen er sket inden for de fastsatte frister. Regnskabsføreren meddeler den ansvarlige anvisningsberettigede resultaterne af disse tjek.
Artikel 71
Udbudsprocedure
(Finansforordningens artikel 70)
Betalinger over forskudskonti kan inden for de grænser, der er fastsat i artikel 137, stk. 3, bestå i, at udgifter blot betales i henhold til faktura, uden forudgående antagelse af bud.
Artikel 72
Oprettelse af forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
Til betaling af visse kategorier af udgifter kan der i hver lokal enhed uden for Unionen oprettes en eller flere forskudskonti i henhold til finansforordningens artikel 70. Ved lokale enheder forstås især Unionens delegationer, kontorer eller afdelinger i tredjelande.
I afgørelsen om oprettelse af en sådan forskudskonto fastsættes funktionsvilkårene for kontoen på grundlag af de særlige behov i hver enkelt lokal enhed og under overholdelse af finansforordningens artikel 70.
Artikel 73
Forskudsbestyrere og personer, der er bemyndiget til at administrere konti i Unionens delegationer
(Finansforordningens artikel 70)
Under særlige omstændigheder kan ansatte i Kommissionen af hensyn til driftens kontinuitet udføre de funktioner, som påhviler EU-Udenrigstjenestens forskudsbestyrer i Unionens delegationer. På de samme vilkår kan ansatte i EU-Udenrigstjenesten udpeges som forskudsbestyrere for Kommissionen i Unionens delegationer.
I Unionens delegationer gælder reglerne og betingelserne i stk. 1 for udpegelsen af de personer, som regnskabsføreren bemyndiger til at udføre banktransaktioner.
KAPITEL 4
De finansielle aktørers ansvar
Afdeling 1
Generelle bestemmelser
Artikel 74
Ansvarlige instanser i forbindelse med svig
(Finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2)
Ved de myndigheder og instanser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2, forstås de instanser, der er udpeget i vedtægten og i EU-institutionernes afgørelser om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med forebyggelse af svig, korruption og alle andre ulovlige aktiviteter til skade for Unionens interesser.
Afdeling 2
Bestemmelser for anvisningsberettigede, der er bemyndiget ved delegation eller subdelegation
Artikel 75
Økonomiske uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 6)
Den instans for økonomiske uregelmæssigheder, der er omhandlet i artikel 29 (i det følgende benævnt »instansen«), er kompetent vedrørende enhver overtrædelse af en bestemmelse i finansforordningen eller af en anden bestemmelse vedrørende den finansielle forvaltning eller tjek af transaktioner, der følger af en ansats handling eller undladelse, uden at dette dog berører de beføjelser, der tilkommer OLAF.
Artikel 76
Instansen for økonomiske uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 6)
1. Ansættelsesmyndigheden henviser tilfælde af økonomiske uregelmæssigheder, jf. artikel 75 i nærværende forordning, til instansen med henblik på udtalelse, jf. finansforordningens artikel 73, stk. 6, andet afsnit.
Når EU-delegationscheferne fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i henhold til finansforordningens artikel 56, stk. 2, kan den ansvarlige anvisningsberettigede henvende sig direkte til instansen for at få en udtalelse om tilfælde af finansielle uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75 i nærværende forordning.
En ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget kan henvise en sag til instansen, hvis han mener, at der foreligger en økonomisk uregelmæssighed. Instansen afgiver en udtalelse, hvori den vurderer, om der er tale om uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75, hvor grove uregelmæssighederne er, og deres eventuelle konsekvenser. Hvis instansen på grundlag af sin analyse finder, at den sag, som er blevet henvist til den, henhører under OLAF's kompetence, videresender den straks sagen til ansættelsesmyndigheden og underretter øjeblikkeligt OLAF herom.
Når instansen underrettes direkte af en ansat i henhold til finansforordningens artikel 66, stk. 8, videresender den sagen til ansættelsesmyndigheden og underretter den pågældende ansatte herom. Ansættelsesmyndigheden kan anmode instansen om en udtalelse om sagen.
2. Institutionen eller, når der er tale om en fælles instans, de deltagende institutioner fastsætter, under hensyn til deres interne organisation, de nærmere regler for arbejdet i instansen og dens sammensætning, som skal omfatte en ekstern deltager, der har de nødvendige kvalifikationer og den nødvendige ekspertise.
Artikel 77
Bekræftelse af instrukser
(Finansforordningens artikel 73, stk. 3)
1. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig fordi instruksen ikke kan gennemføres med de tildelte ressourcer, skal han give den myndighed, af hvilken han er bemyndiget ved delegation eller subdelegation, skriftlig meddelelse herom. Hvis instruksen bekræftes skriftligt, og hvis bekræftelsen sker rettidigt og er tilstrækkelig præcis, således at den udtrykkeligt henviser til de punkter, som den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede har anfægtet, drages den anvisningsberettigede ikke til ansvar. Han skal følge instruksen, medmindre den er klart ulovlig eller strider mod de sikkerhedsforskrifter, der finder anvendelse.
2. Stk. 1 finder ligeledes anvendelse, når en anvisningsberettiget under gennemførelsen af en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, konstaterer, at omstændigheder ved sagen kan forårsage en uregelmæssig situation.
Enhver instruks, som bekræftes under de omstændigheder, der er beskrevet i finansforordningens artikel 73, stk. 3, skal registreres af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og anføres i hans årsberetning.
KAPITEL 5
Forvaltning af indtægter
Afdeling 1
Egne indtægter
Artikel 78
Regler for egne indtægter
(Finansforordningens artikel 76)
Den anvisningsberettigede opstiller en tidsplan for, hvornår de egne indtægter, der er omhandlet i afgørelsen om ordningen for Unionens egne indtægter, forventes overdraget til Kommissionen.
Fastlæggelsen og opkrævningen af egne indtægter sker i henhold til de regler, der er fastlagt i henhold til den i stk. 1 omhandlede afgørelse.
Afdeling 2
Overslag over fordringer
Artikel 79
Overslag over fordringer
(Finansforordningens artikel 77)
1. Overslag over fordringer angiver indtægtens art og kontering samt, så vidt muligt, debitors identitet og det anslåede beløb.
Ved udarbejdelsen af et overslag over fordringer kontrollerer den ansvarlige anvisningsberettigede især:
a)
at konteringen er korrekt
b)
overslagets formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser og med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
2. Et overslag over fordringer bevirker ikke, at der stilles forpligtelsesbevillinger til rådighed, jf. dog finansforordningens artikel 181, stk. 2, og artikel 183, stk. 2, og nærværende forordnings artikel 7, stk. 2. I de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, kan bevillingerne først stilles til rådighed, efter at Unionen rent faktisk har inkasseret de skyldige beløb.
Afdeling 3
Fastlæggelse af fordringer
Artikel 80
Procedure
(Finansforordningens artikel 78)
1. Den anvisningsberettigedes fastlæggelse af en fordring udgør en anerkendelse af Unionens rettigheder over for en debitor samt af grundlaget for at kræve, at den pågældende debitor betaler sin gæld.
2. Indtægtsordren er den transaktion, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede giver regnskabsføreren instruks om at inddrive den fastlagte fordring.
3. Debetnotaen er en underretning af debitor om følgende:
a)
Unionen har fastlagt fordringen
b)
hvis gælden betales inden fristens udløb, beregnes der ikke morarenter
c)
hvis betaling ikke har fundet sted inden for den frist, der er omhandlet i litra b), er gælden rentebærende med den rentesats, der er omhandlet i artikel 83, jf. dog eventuelle specifikke forskrifter
d)
hvis betaling ikke har fundet sted inden for den frist, der er omhandlet i litra b), foretager institutionen inddrivelsen enten ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet
e)
efter at have underrettet debitor om grundene til og datoen for inddrivelsen ved modregning kan regnskabsføreren foretage inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i litra b), hvis det er nødvendigt for at beskytte Unionens finansielle interesser, når han har berettigede grunde til at mene, at det beløb, som skyldes til Kommissionen, ellers ville være tabt
f)
hvis det, efter at alle de foranstaltninger, som er anført i litra a)-e) i dette afsnit, er truffet, ikke har været muligt at inddrive det fulde beløb, foretager institutionen inddrivelsen ved tvangsfuldbyrdelse af den afgørelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 79, stk. 2, eller gennem domstolene.
Den anvisningsberettigede printer debetnotaen ud og sender den til debitor. Regnskabsføreren informeres om fremsendelsen gennem det finansielle informationssystem.
Artikel 81
Fastlæggelse af fordringer
(Finansforordningens artikel 78)
Ved fastlæggelsen af en fordring sikrer den ansvarlige anvisningsberettigede sig:
a)
at fordringen er sikker i den forstand, at den ikke er undergivet nogen betingelse
b)
at fordringen er opgjort og beløbet nøjagtigt fastsat
c)
at fordringen er forfalden og ikke undergivet nogen frist
d)
at debitors identitet er korrekt
e)
at konteringen af de beløb, der skal inddrives, er korrekt
f)
at bilagene er formelt korrekte, og
g)
at der er overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig på grundlag af kriterierne i artikel 91, stk. 1, litra a).
Artikel 82
Bilag til støtte for fastlæggelsen af fordringer
(Finansforordningens artikel 78)
1. Fastlæggelsen af en fordring skal være baseret på bilag, der bekræfter Unionens rettigheder.
2. Inden fastlæggelsen af en fordring kontrollerer den kompetente anvisnings-berettigede selv disse bilag eller overvåger på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget.
3. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48.
Artikel 83
Morarenter
(Finansforordningens artikel 78)
1. Enhver fordring, som ikke er indfriet inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), er rentebærende efter stk. 2 og 3 i denne artikel, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorspecifikke forordninger.
2. Rentesatsen for fordringer, som ikke er indfriet inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), er den sats, som Den Europæiske Centralbank anvender på sine vigtigste refinansieringstransaktioner den første kalenderdag i den måned, hvor fristen udløber, og som offentligøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-udgaven, forhøjet med:
a)
otte procentpoint, når baggrunden for fordringen er en offentlig vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakt som omhandlet i afsnit V
b)
tre og et halvt procentpoint i alle andre tilfælde.
3. Rentebeløbet beregnes fra den kalenderdag, der følger efter udløbet af den frist, som er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), og som er anført i debetnotaen, til den kalenderdag, hvor hele gælden er indfriet.
Den indtægtsordre, der tilsvarer beløbet af morarenterne, udstedes, når disse renter rent faktisk inkasseres.
4. I tilfælde af bøder, hvor debitor i stedet for betaling stiller en finansiel garanti, der er godkendt af regnskabsføreren, er den rentesats, der finder anvendelse fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), den i stk. 2 i denne artikel omhandlede sats gældende den første dag i den måned, hvor afgørelsen om bødepålæg blev vedtaget, kun forhøjet med halvandet procentpoint.
Afdeling 4
Anvisning af indtægter
Artikel 84
Udstedelse af indtægtsordren
(Finansforordningens artikel 79)
1. I indtægtsorden anføres:
a)
det regnskabsår, under hvilket betalingen konteres
b)
henvisninger til den retsakt eller den retlige forpligtelse, som har udløst fordringen og danner grundlag for opkrævningen
c)
den pågældende artikel i budgettet og eventuelt enhver anden relevant underinddeling, herunder i givet fald henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse
d)
det beløb, der skal betales, udtrykt i euro
e)
debitors navn og adresse
f)
den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b)
g)
mulighederne for inddrivelse, herunder specielt inddrivelse ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet.
2. Indtægtsordren dateres og underskrives af den ansvarlige anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.
3. Regnskabsføreren for hver institution fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. Unionens fordringer skal samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Denne oversigt overføres til Kommissionens regnskabsfører.
Kommissionens regnskabsfører udarbejder en konsolideret oversigt, som viser det skyldige beløb for hver institution, opdelt efter datoen for udstedelse af indtægtsordren. Oversigten føjes til Kommissionens beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
4. For at styrke beskyttelsen af Unionens finansielle interesser udarbejder Kommissionen en oversigt over Unionens fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at betale, og når der ikke er foretaget nogen betaling eller ikke er foretaget nogen betaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under behørig hensyntagen til beskyttelsen af personoplysninger i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til personoplysninger vedrørende fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger, når gælden er betalt i sin helhed. Det samme gælder personoplysninger vedrørende juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
Afgørelsen om at opføre debitor i oversigten over Unionens fordringer træffes under overholdelse af proportionalitetsprincippet og tager navnlig hensyn til beløbets størrelse.
Artikel 85
Afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, til fordel for andre institutioner
(Finansforordningens artikel 79, stk. 2)
1. De særlige omstændigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 79, stk. 2, foreligger, når den pågældende institution har udtømt mulighederne for at opnå en frivillig betaling og for at inddrive gælden ved modregning efter finansforordningens artikel 80, stk. 1, og gælden udgør et betydeligt beløb.
2. I det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, kan de pågældende institutioner, når der er tale om andre institutioner end dem, der er omhandlet i artikel 299 i TEUF, anmode Kommissionen om at vedtage en afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes.
3. Under alle omstændigheder skal det i den afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, præciseres, at de krævede beløb skal opføres i den sektion i budgettet, som svarer til den pågældende institution, der fungerer som anvisningsberettiget. Indtægterne opføres som ordinære indtægter, medmindre de falder ind under de særlige tilfælde af formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, stk. 3.
4. Den anmodende institution underretter Kommissionen om enhver begivenhed, som kan påvirke inddrivelsen, og indtræder i sagen til støtte for Kommissionen, hvis den afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, påklages.
5. Kommissionen og den pågældende institution fastlægger de praktiske foranstaltninger for gennemførelsen af denne artikel.
Afdeling 5
Inddrivelse
Artikel 86
Formaliteter ved inddrivelse
(Finansforordningens artikel 80)
1. Ved inddrivelsen af en fordring bogfører regnskabsføreren beløbet i regnskaberne, og den ansvarlige anvisningsberettigede underrettes herom.
2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsføreren eller forskudsbestyreren skal der udstedes en kvittering.
3. Delvis betaling fra en debitor, til hvem der er udstedt flere indtægtsordrer, dækker først den ældste fordring, medmindre andet specificeres af debitor.
Enhver delvis betaling dækker først renterne.
Artikel 87
Inddrivelse ved modregning
(Finansforordningens artikel 80)
1. Når debitor har en fordring på Unionen, som er sikker, jf. artikel 81, litra a), opgjort og forfalden til betaling, og som vedrører et beløb, der er fastlagt ved en betalingsordre, inddriver regnskabsføreren efter udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), fastlagte fordringer ved modregning.
I undtagelsestilfælde foretager regnskabsføreren inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), hvis det er nødvendigt for at beskytte Unionens finansielle interesser, når han har berettigede grunde til at mene, at det beløb, som skyldes til Unionen, ellers ville være tabt.
Regnskabsføreren foretager også inddrivelse ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), når debitor samtykker.
2. Inden regnskabsføreren foretager en inddrivelse efter stk. 1, hører han den ansvarlige anvisningsberettigede og underretter de pågældende debitorer.
Når debitor er en national myndighed eller en af dens administrative enheder, underretter regnskabsføreren mindst 10 arbejdsdage i forvejen også den pågældende medlemsstat om, at han har til hensigt at foretage inddrivelse ved modregning. Efter aftale med den pågældende medlemsstat eller administrative enhed kan regnskabsføreren dog foretage inddrivelsen ved modregning inden fristens udløb.
3. Den modregning, der er omhandlet i stk. 1, har samme virkning som en betaling og frigør Unionen for gældsbeløbet og i givet fald for de skyldige renter.
Artikel 88
Inddrivelsesprocedure ved manglende frivillig betaling
(Finansforordningens artikel 79 og 80)
1. Hvis det fulde beløb ikke har kunnet inddrives ved udløbet af den frist, som er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), og som er anført i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den ansvarlige anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af alle til rådighed stående retsmidler, herunder ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet, jf. dog artikel 87.
2. Hvis der ikke er mulighed for at foretage inddrivelsen på den måde, der er omhandlet i stk. 1 i denne artikel, og hvis debitor ikke har betalt efter det af regnskabsføreren fremsendte påkrav om betaling, iværksætter regnskabsføreren tvangsfuldbyrdelse af en afgørelse om inddrivelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 79, stk. 2, eller gennem domstolene, jf. dog artikel 87.
Artikel 89
Henstand med betaling
(Finansforordningens artikel 80)
Regnskabsføreren kan i samarbejde med den ansvarlige anvisningsberettigede kun give henstand med betaling efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, hvis følgende to betingelser begge er opfyldt:
a)
debitor forpligter sig til at betale renter til den i artikel 83 anførte sats i hele henstandsperioden regnet fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b)
b)
debitor stiller, for at beskytte Unionens rettigheder, en finansiel garanti for både hovedstol og rente af endnu ikke inddrevet gæld, som godkendes af institutionens regnskabsfører.
Den i stk. 1, litra b), omhandlede garanti kan erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand og godkendt af institutionens regnskabsfører.
Under særlige omstændigheder kan regnskabsføreren på anmodning af debitor fravige kravet om garanti i stk. 1, litra b), når han vurderer, at debitor vil og kan foretage betalingen i henstandsperioden, men ikke kan stille en sådan garanti og befinder sig i en vanskelig situation.
Artikel 90
Inddrivelse af bøder eller andre sanktioner
(Finansforordningens artikel 80 og 83)
1. Når en afgørelse om pålæggelse af en bøde eller en anden sanktion, som Kommissionen har truffet i henhold til TEUF eller Euratomtraktaten, indbringes for Den Europæiske Unions Domstol, indbetaler debitor, indtil alle retsmidler er udtømt, enten midlertidigt de pågældende beløb på den bankkonto, som regnskabsføreren har angivet, eller stiller en finansiel garanti, som kan accepteres af regnskabsføreren. Garantien skal være uafhængig af forpligtelsen til at betale bøden, tvangsbøden eller sanktionen og skal kunne tvangsfuldbyrdes ved første påkrav. Den skal dække fordringens hovedstol og de skyldige renter, jf. artikel 83, stk. 4.
2. Kommissionen sikrer de foreløbigt inkasserede beløb ved at investere dem i finansielle aktiver og dermed garantere pengenes sikkerhed og likviditet, samtidigt med at den sigter mod at opnå et positivt afkast.
3. Når alle retsmidler er udtømt, og når bøden eller sanktionen er blevet bekræftet, træffes en af følgende foranstaltninger:
a)
de foreløbigt opkrævede beløb og renterne og andre former for afkast heraf opføres på budgettet i overensstemmelse med finansforordningens artikel 83 senest i løbet af regnskabsåret efter det år, hvor alle retsmidler er udtømt
b)
når der er stillet en finansiel garanti, bør sidstnævnte indfris og det tilsvarende beløb opføres på budgettet.
Når beløbet for bøden eller tvangsbøden er forhøjet af Domstolen, finder litra a) og b) i første stykke anvendelse op til de beløb, der er angivet i Kommissionens afgørelse, og regnskabsføreren inddriver det beløb, der svarer til forhøjelsen, og dette opføres på budgettet.
4. Når alle retsmidler er udtømt, og hvis bøden eller tvangsbøden er annulleret eller reduceret, træffes en af følgende foranstaltninger:
a)
de uberettiget inddrevne beløb tilbagebetales med renter til den pågældende tredjemand. I tilfælde, hvor det samlede afkast for den pågældende periode har været negativt, tilbagebetales den nominelle værdi af det uberettiget inddrevne beløb
b)
når der er stillet en finansiel garanti, frigøres denne.
Artikel 91
Afkald på at inddrive en fastlagt fordring
(Finansforordningens artikel 80)
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan kun helt eller delvis give afkald på at inddrive en fastlagt fordring i følgende tilfælde:
a)
de forventede omkostninger ved inddrivelsen ville overstige det beløb, der skal inddrives, og afkaldet vil ikke skade Unionens image
b)
det er umuligt at inddrive fordringen på grund af fordringens alder, eller fordi debitor er insolvent
c)
når inddrivelsen er i strid med proportionalitetsprincippet.
2. I det i stk. 1, litra c), omhandlede tilfælde overholder den ansvarlige anvisningsberettigede de procedurer, der på forhånd er fastsat af hver institution, og anvender følgende kriterier, som er obligatoriske og finder anvendelse under alle omstændigheder:
a)
de faktiske omstændigheder henset til grovheden af den uregelmæssighed, der har givet anledning til fastlæggelsen af fordringen (svig, gentagelse, forsæt, omhu, god tro, åbenlys fejl)
b)
den indvirkning, som afkald på inddrivelse vil få på Unionens funktion og på dens finansielle interesser (beløbets størrelse, risiko for at skabe præcedens, underminering af regler).
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan alt efter sagens omstændigheder også tage hensyn til følgende kriterier:
a)
en eventuel konkurrenceforvridning, som afkaldet måtte medføre
b)
den økonomiske og sociale skade, som en fuldstændig inddrivelse af fordringen ville medføre.
3. Afkald på at inddrive en fordring, jf. finansforordningens artikel 80, stk. 2, skal være begrundet og indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, afkaldet hviler på. Den ansvarlige anvisningsberettigede giver afkald på inddrivelse i overensstemmelse med artikel 84.
4. Institutionen kan ikke delegere afkaldet på at inddrive en fastlagt fordring i følgende tilfælde:
a)
når det beløb, der skal gives afkald på, er på 1 000 000 EUR eller derover
b)
når det beløb, der skal gives afkald på, er på 100 000 EUR eller derover, når det udgør 25 % eller mere af den fastlagte fordring.
For fordringer, som ligger under beløbsgrænserne i første afsnit, fastsætter hver institution i sine interne regler betingelserne og vilkårene for delegation af beføjelsen til at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring.
5. Hver institution sender hvert år Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om de tilfælde, hvor der i henhold til stk. 1-4 i denne artikel er givet afkald på at inddrive fordringer på 100 000 EUR og derover. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
Artikel 92
Annullering af en fastlagt fordring
(Finansforordningens artikel 80)
1. I tilfælde af en fejl annullerer den ansvarlige anvisningsberettigede helt eller delvis den fastlagte fordring i overensstemmelse med artikel 82 og 84 med en behørig begrundelse.
2. Hver institution fastsætter i sine interne regler betingelserne og vilkårene for delegation af beføjelsen til at annullere en fastlagt fordring.
Artikel 93
Regler for forældelsesfrister
(Finansforordningens artikel 81)
1. Forældelsesfristen for Unionens fordringer over for tredjemand begynder at løbe ved udløbet af den frist, som er meddelt debitor i debetnotaen, jf. artikel 80, stk. 3, litra b).
Forældelsesfristen for tredjemands fordringer over for Unionen begynder at løbe fra den dato, hvor den pågældende tredjemands fordring forfalder til betaling i overensstemmelse med den tilsvarende retlige forpligtelse.
2. Forældelsesfristen for Unionens fordringer over for tredjemand afbrydes af enhver handling, som er foretaget af en institution eller af en medlemsstat, der handler på anmodning af en institution, og som den pågældende tredjemand er blevet underrettet om, og som sigter mod at inddrive gælden.
Forældelsesfristen for tredjemands fordringer over for Unionen afbrydes af enhver handling, som Unionen underrettes om af sine kreditorer eller på vegne af sine kreditorer, og som sigter mod at inddrive gælden.
3. En ny forældelsesfrist på fem år begynder at løbe fra dagen efter de afbrydelser, der er omhandlet i stk. 2.
4. Enhver retssag vedrørende en fordring som omhandlet i stk. 1, herunder retssager, der anlægges ved en domstol, som senere erklærer sig inkompetent, afbryder forældelsesfristen. Den nye femårige forældelsesfrist begynder først at løbe, når der afsiges en retskraftig dom, eller der indgås et udenretsligt forlig mellem de samme parter i samme retssag.
5. Når regnskabsføreren giver debitor henstand med betalingen efter artikel 89, betragtes det som en afbrydelse af forældelsesfristen. Den nye femårige forældelsesfrist begynder at løbe fra dagen efter henstandsperiodens udløb.
6. Fordringer inddrives ikke efter udløbet af forældelsesfristen, jf. stk. 1-5.
KAPITEL 6
Forvaltning af udgifter
Artikel 94
Finansieringsafgørelse
(Finansforordningens artikel 84)
1. Finansieringsafgørelsen angiver de vigtigste elementer i en foranstaltning, der medfører en udgift, som afholdes over budgettet.
2. Finansieringsafgørelsen indeholder navnlig følgende:
a)
i forbindelse med tilskud:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
prioriteterne for året, de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater med de godkendte bevillinger for regnskabsåret
iii)
de vigtigste støtteberettigelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, som skal anvendes ved udvælgelsen af forslag
iv)
den maksimale samfinansieringssats og, hvis der anvendes forskellige satser, de kriterier, som gælder for hver sats
v)
tidsplanen og det vejledende beløb for indkaldelserne af forslag
b)
i forbindelse med indkøb:
i)
den samlede budgetbevilling, som er afsat til indkøb i det pågældende år
ii)
det vejledende antal og arten af planlagte kontrakter og om muligt generelle oplysninger om, hvad de drejer sig om
iii)
den vejledende tidsramme for iværksættelsen af udbudsprocedurerne
c)
i forbindelse med trustfonde som omhandlet i finansforordningens artikel 187:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de bevillinger, der øremærkes til trustfonden for regnskabsåret, samt de planlægte beløb over trustfondens levetid
iii)
trustfondens formål og levetid
iv)
trustfondens forvaltningsregler
v)
muligheden for at overdrage budgetgennemførelsesopgaver til de enheder og personer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 187, stk. 2
d)
i forbindelse med priser:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater
iii)
de væsentlige betingelser for deltagelse og tildelingskriterierne
iv)
tidsplanen for konkurrencen og prisens eller prisernes størrelse
e)
i forbindelse med finansielle instrumenter:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater
iii)
det beløb, som er afsat til det finansielle instrument
iv)
den vejledende tidsplan.
3. Når det arbejdsprogram, der er omhandlet i finansforordningens artikel 128, indeholder de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra a), i nærværende artikel, for de tilskud, som finansieres over regnskabsårets godkendte bevillinger, anses afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet for at udgøre finansieringsafgørelsen for de pågældende tilskud.
Med hensyn til indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter, hvor gennemførelsen af de tilsvarende godkendte bevillinger for regnskabsåret er fastlagt i et arbejdsprogram, som indeholder de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra b), c), d) og e), i denne artikel, anses afgørelsen om vedtagelse af dette arbejdsprogram også for at udgøre finansieringsafgørelsen for de pågældende indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter.
Hvis arbejdsprogrammet ikke indeholder disse oplysninger for en eller flere foranstaltninger, skal det ændres, så det kommer til at indeholde oplysningerne, eller der skal vedtages en specifik finansieringsafgørelse for de pågældende foranstaltninger.
4. Enhver væsentlig ændring af en finansieringsafgørelse, som allerede er vedtaget, følger samme procedure som den oprindelige afgørelse, jf. dog eventuelle specifikke bestemmelser i en basisretsakt.
Afdeling 1
Indgåelse af udgiftsforpligtelser
Artikel 95
Samlede og foreløbige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 85)
1. Den samlede budgetmæssige forpligtelse gennemføres enten gennem indgåelse af en finansieringsaftale, hvori det fastslås, at der senere skal indgås en eller flere retlige forpligtelser, eller gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser.
Finansieringsaftaler inden for direkte finansiel bistand til tredjelande, herunder budgetstøtte, som udgør retlige forpligtelser, kan give anledning til betalinger, uden at der indgås andre retlige forpligtelser.
2. Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse gennemføres enten gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser, der giver ret til senere betalinger, eller, når der er tale om udgifter til personaleforvaltning eller kommunikationsudgifter, som institutionerne afholder i forbindelse med dækning af begivenheder i Unionen, gennem direkte betalinger.
Artikel 96
Vedtagelse af en samlet forpligtelse
(Finansforordningens artikel 85)
1. Den samlede forpligtelse indgås på grundlag af en finansieringsafgørelse.
Den indgås senest inden afgørelsen om udvælgelse af modtagerne og, når anvendelsen af de pågældende bevillinger omfatter vedtagelse af et arbejdsprogram som omhandlet i artikel 188, tidligst efter vedtagelsen af dette.
2. Når den samlede forpligtelse gennemføres ved indgåelsen af en finansieringsaftale, finder stk. 1, andet afsnit, ikke anvendelse.
Artikel 97
Reglen om én enkelt underskrift
(Finansforordningens artikel 85)
1. Reglen om, at den samme person skal underskrive den budgetmæssige forpligtelse og den tilsvarende retlige forpligtelse, kan kun fraviges i følgende tilfælde:
a)
når der er tale om foreløbige forpligtelser
b)
når samlede forpligtelser vedrører finansieringsaftaler med tredjelande
c)
når institutionens afgørelse udgør den retlige forpligtelse
d)
når den samlede forpligtelse gennemføres gennem flere retlige forpligtelser, som forskellige anvisningsberettigede er ansvarlige for
e)
når retlige forpligtelser i forbindelse med forskudskonti vedrørende foranstaltninger udadtil skal underskrives af ansatte henhørende under de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, efter instruks fra den ansvarlige anvisningsberettigede, som imidlertid fortsat er fuldt ansvarlig for den underliggende transaktion
f)
når en institution har delegeret beføjelser som anvisningsberettiget til direktøren for et interinstitutionelt europæisk kontor efter finansforordningens artikel 199, stk. 1.
2. Hvis den ansvarlige anvisningsberettigede, der har underskrevet den budgetmæssige forpligtelse, er forhindret i en periode, hvis varighed er uforenelig med de frister, der gælder for indgåelse af den retlige forpligtelse, indgås den retlige forpligtelse af den ansatte, der er udpeget som stedfortræder efter de herfor gældende regler vedtaget af den enkelte institution, forudsat at den pågældende ansatte er anvisningsberettiget i henhold til finansforordningens artikel 65, stk. 3.
Artikel 98
Administrationsudgifter, som er dækket af foreløbige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 85)
Som løbende administrationsudgifter, der kan medføre foreløbige forpligtelser, betragtes bl.a. følgende:
a)
udgifter til vedtægtsomfattet og ikke-vedtægtsomfattet personale, udgifter til andre menneskelige ressourcer og pensioner samt aflønning af eksperter
b)
udgifter vedrørende medlemmer af institutionen
c)
udgifter til uddannelse
d)
udgifter til udvælgelsesprøver, udvælgelse og ansættelse
e)
udgifter til tjenesterejser
f)
repræsentationsudgifter
g)
mødeudgifter
h)
freelancetolke og -oversættere
i)
udveksling af tjenestemænd
j)
repetitive lejemål vedrørende løsøre og fast ejendom eller repetitive betalinger vedrørende ejendomskontrakter som omhandlet i nærværende forordnings artikel 121 eller ratebetalinger på lån i medfør af finansforordningens artikel 203, stk. 8
k)
diverse forsikringer
l)
rengøring, vedligeholdelse og sikkerhed
m)
udgifter på det sociale område og til sygesikring
n)
brug af telekommunikationstjenester
o)
finansieringsudgifter
p)
udgifter i forbindelse med retstvister
q)
erstatninger, herunder renter
r)
arbejdsudstyr
s)
vand, gas og elektricitet
t)
udgivelser på papir eller elektronisk
u)
kommunikationsudgifter vedrørende institutionernes dækning af begivenheder i Unionen.
Artikel 99
Bogføring af specifikke retlige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 86)
Når der er tale om en samlet budgetmæssig forpligtelse efterfulgt af en eller flere specifikke retlige forpligtelser, bogfører den ansvarlige anvisningsberettigede beløbene for den eller de på hinanden følgende specifikke retlige forpligtelser i det centrale regnskab.
Bogføringerne omfatter referencerne for den samlede forpligtelse, som beløbene konteres under.
Den ansvarlige anvisningsberettigede foretager først bogføringen og underskriver dernæst den tilsvarende specifikke retlige forpligtelse, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 86, stk. 4, fjerde afsnit.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer i alle tilfælde, at det samlede beløb ikke overstiger beløbet for den samlede forpligtelse, der dækker dem.
Afdeling 2
Fastsættelse af udgifter
Artikel 100
Fastsættelse af udgifter og godkendelse af betaling
(Finansforordningens artikel 88)
1. Enhver fastsættelse af en udgift skal støttes på bilag som omhandlet i artikel 110, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af en konstatering af de tjenesteydelser, som rent faktisk er leveret, de varer, som rent faktisk er leveret, eller de bygge- og anlægsarbejder, som rent faktisk er udført, eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger til betaling, herunder tilbagevendende betalinger af abonnementer og efteruddannelseskurser.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer selv bilagene eller sikrer på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget, inden han træffer afgørelse om fastsættelse af udgiften.
3. Afgørelsen om fastsættelse kommer til udtryk ved, at den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget ved en formel afgørelse truffet af den anvisningsberettigede og på dennes ansvar i overensstemmelse med finansforordningens artikel 65, stk. 5, underskriver med påtegningen »kan betales«. Sådanne afgørelser om bemyndigelse opbevares som dokumentation.
Artikel 101
Overensstemmelsesattestering for forfinansieringsbetalinger
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår forfinansieringsbetalinger, attesterer den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er formelt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede, med påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, at de betingelser, som er fastsat i den retlige forpligtelse for betaling af forfinansieringen, er opfyldt.
Artikel 102
Godkendelse af betaling af mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende indkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende indkøbskontrakter, attesterer påtegningen »kan betales«:
a)
at en faktura udstedt af kontrahenten er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret
b)
at selve fakturaen eller et internt dokument, der ledsager den modtagne faktura, har fået påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« og er underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede eller af en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede
c)
at alle aspekter af fakturaen er kontrolleret af den ansvarlige anvisningsberettigede eller under hans ansvar, især for at fastslå det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.
Med påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, jf. stk. 1, litra b), attesteres det, at de tjenesteydelser, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at de varer, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at de bygge- og anlægsarbejder, der er omhandlet i kontrakten, er udført. For varer og bygge- og anlægsarbejder udsteder den teknisk kompetente tjenestemand eller anden ansatte først en attest vedrørende foreløbig godkendelse og senere, efter udløbet af den garantiperiode, der er fastsat i kontrakten, en attest vedrørende endelig godkendelse. Disse to attester svarer tilsammen til påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«.
For tilbagevendende betalinger, herunder betaling af abonnementer og efteruddannelseskurser, attesterer påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, at kreditors fordring er i overensstemmelse med de relevante dokumenter, der berettiger til betaling.
Artikel 103
Godkendelse af betaling af mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende tilskud
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende tilskud, attesterer påtegningen »kan betales«:
a)
at en betalingsanmodning udstedt af tilskudsmodtageren er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret
b)
at selve betalingsanmodningen eller et internt dokument, der ledsager den modtagne udgiftsopgørelse, har fået påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« og er underskrevet af en teknisk kompetent tjenestemand eller anden ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede
c)
at alle aspekter af betalingsanmodningen er kontrolleret af den ansvarlige anvisningsberettigede eller under hans ansvar, især for at fastslå det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.
Ved den påtegning, der er omhandlet i stk. 1, litra b), attesterer den teknisk kompetente tjenestemand eller anden ansatte, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede, at den foranstaltning eller det arbejdsprogram, som tilskudsmodtageren har gennemført, i alle henseender er i overensstemmelse med tilskudsaftalen eller -afgørelsen, herunder i givet fald, at de omkostninger, som tilskudsmodtageren har angivet, er støtteberettigede.
Artikel 104
Godkendelse af betaling af personaleudgifter
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår betalinger vedrørende personaleudgifter, attesterer påtegningen »kan betales«, at følgende bilag eksisterer:
a)
for det månedlige vederlag:
i)
den fuldstændige liste over personalet med angivelse af alle dele af vederlaget
ii)
en formular (skema med personlige oplysninger), som er udarbejdet på grundlag af de afgørelser, der er truffet i hvert enkelt tilfælde, og som i givet fald viser enhver ændring af en del af vederlaget
iii)
hvis det drejer sig om ansættelser eller udnævnelser, en bekræftet kopi af den afgørelse om ansættelse eller udnævnelse, som ledsager fastsættelsen af det første vederlag
b)
for øvrige vederlag, såsom vederlag til time- eller daglønnet personale: en af den dertil bemyndigede ansatte underskrevet opgørelse, som angiver antallet af udførte arbejdsdage og -timer
c)
for overarbejde: en af den dertil bemyndigede ansatte underskrevet opgørelse, som attesterer det udførte overarbejde
d)
for udgifter i forbindelse med tjenesterejser:
i)
tjenesterejseordren, underskrevet af den kompetente myndighed
ii)
afregningen for udgifterne til tjenesterejsen, underskrevet af den ansatte, der har foretaget tjenesterejsen, og af den myndighed, der har fået delegeret beføjelse hertil, hvis udgifterne til tjenesterejsen afviger fra tjenesterejseordren
e)
for visse andre administrationsudgifter vedrørende personalet, herunder abonnementer eller efteruddannelseskurser, som i henhold til kontrakten skal betales på forhånd: bilag, som refererer til den afgørelse, der danner grundlag for udgiften, og som indeholder alle elementer i beregningen.
I den afregning for udgifter til tjenesterejser, der er omhandlet i stk. 1, litra d, nr. ii), angives tjenesterejsens mål, dato og tidspunkt for afgang og ankomst til målet, befordringsudgifter, opholdsudgifter og øvrige behørigt godkendte udgifter i henhold til bilag.
Artikel 105
Den konkrete udformning af påtegningen »kan betales«
(Finansforordningens artikel 88)
I et system, hvor der ikke anvendes it, påføres påtegningen »kan betales« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den ansvarlige anvisningsberettigede eller fra en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 100. I et system, hvor der anvendes it, påføres påtegnelsen »kan betales« ved anvendelse af en elektronisk sikret validering foretaget af den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Artikel 106
Den konkrete udformning af påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«
(Finansforordningens artikel 88)
I et system, hvor der ikke anvendes it, påføres påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den ansvarlige anvisningsberettigede eller fra en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 101. I et system, hvor der anvendes it, påføres påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« ved anvendelse af en elektronisk sikret validering foretaget af den teknisk kompetente ansatte, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Afdeling 3
Anvisning af udgifter
Artikel 107
Den anvisningsberettigedes kontrol af betalinger
(Finansforordningens artikel 89)
Ved udstedelsen af betalingsordren sikrer den ansvarlige anvisningsberettigede sig:
a)
at betalingsordren er behørigt udstedt, hvilket forudsætter, at der foreligger en tilsvarende afgørelse om fastsættelse i form af påtegningen »kan betales«, at betalingsmodtagerens identitet er korrekt, og at fordringen er forfalden til betaling
b)
at der er overensstemmelse mellem betalingsordren og den tilsvarende budgetforpligtelse
c)
at konteringen er korrekt
d)
at bevillingerne er til stede.
Artikel 108
Betalingsordrers obligatoriske angivelser og fremsendelse til regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 89)
1. Betalingsordren omfatter:
a)
angivelse af det regnskabsår, under hvilket betalingen opføres
b)
angivelse af den pågældende artikel i budgettet og enhver anden fornøden underopdeling
c)
henvisning til den retlige forpligtelse, som danner grundlag for betalingen
d)
henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse
e)
det beløb, der skal betales, udtrykt i euro
f)
modtagerens navn, adresse og bankoplysninger
g)
genstanden for udgiften
h)
betalingsmåden
i)
opførelse af aktiverne i de relevante fortegnelser i overensstemmelse med artikel 248.
2. Betalingsordren dateres og underskrives af den ansvarlige anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.
Afdeling 4
Betaling af udgifter
Artikel 109
Betalingstyper
(Finansforordningens artikel 90)
1. Forfinansiering stiller likvide midler til rådighed. Forfinansieringen kan opdeles i flere betalinger i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
2. En mellemliggende betaling, som kan gentages, kan dække udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af afgørelsen eller aftalen, eller bruges til at betale for tjenesteydelser, varer eller bygge- og anlægsarbejder, som afsluttes og/eller leveres i mellemliggende faser af aftalen. Den kan helt eller delvis afslutte forfinansieringen, jf. dog bestemmelserne i basisretsakten.
3. Afslutningen af udgiften tager form enten af betaling af saldoen, som ikke kan gentages, og som afslutter alle tidligere udgifter, eller af en indtægtsordre.
Artikel 110
Bilag
(Finansforordningens artikel 90)
1. Forfinansiering, eventuelt opdelt i flere betalinger, udbetales enten på grundlag af kontrakten, afgørelsen, aftalen eller basisretsakten eller på grundlag af bilag, der gør det muligt at kontrollere, at betingelserne i den pågældende kontrakt, afgørelse eller aftale overholdes. Hvis en betalingsdato for forfinansiering er fastsat i disse instrumenter, er betalingen af det skyldige beløb ikke betinget af yderligere anmodninger.
2. Mellemliggende betalinger og betaling af saldoen støttes af bilag, der gør det muligt at kontrollere, at den finansierede foranstaltning er gennemført i overensstemmelse med basisretsakten eller afgørelsen eller i overensstemmelse med betingelserne i kontrakten eller aftalen.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede definerer under overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning arten af de i denne artikel omhandlede bilag i overensstemmelse med basisretsakten, afgørelserne, kontrakterne og aftalerne. Foreløbige og endelige tekniske og finansielle rapporter om gennemførelsen udgør bilag som omhandlet i stk. 2.
4. Bilagene opbevares af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48.
Afdeling 5
Tidsfrister i forbindelse med forvaltning af udgifter
Artikel 111
Betalingsfrister og morarenter
(Finansforordningens artikel 92)
1. Fristen for gennemførelse af betalinger omfatter fastsættelse, anvisning og betaling af udgifter.
Den begynder at løbe fra den dag, hvor en betalingsanmodning modtages.
En betalingsanmodning registreres hurtigst muligt af den ansvarlige anvisningsberettigedes bemyndigede tjeneste og anses for at være modtaget på den dag, den registreres.
Som betalingsdato betragtes den dato, hvor institutionens konto debiteres.
2. En betalingsanmodning skal omfatte følgende væsentlige elementer:
a)
identifikation af kreditor
b)
beløb
c)
valuta
d)
dato.
Når mindst ét væsentligt element mangler, afvises betalingsanmodningen.
Kreditor underrettes skriftligt om afvisningen og grundene til denne hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 30 kalenderdage fra den dato, hvor betalingsanmodningen blev modtaget.
3. I tilfælde af suspension som omhandlet i finansforordningens artikel 92, stk. 2, begynder den resterende betalingsfrist at løbe igen fra den dato, hvor de oplysninger eller reviderede dokumenter, der er anmodet om, modtages, eller hvor den nødvendige yderligere efterprøvning, herunder kontrol på stedet, foretages.
4. Efter udløbet af de frister, der er fastsat i finansforordningens artikel 92, stk. 1, er kreditor berettiget til renter på følgende betingelser:
a)
rentesatserne er de satser, der er omhandlet i artikel 83, stk. 2, i nærværende forordning
b)
renterne skal betales for den periode, der går fra kalenderdagen efter udløbet af den frist for betaling, som er fastsat i finansforordningens artikel 92, stk. 1, og indtil betalingsdatoen.
Når de renter, som er beregnet efter bestemmelserne i første afsnit, er lavere end eller lig med 200 EUR, udbetales de dog kun til kreditor, når der indgives en anmodning herom inden for en frist på to måneder efter modtagelsen af den forsinkede betaling.
5. Hver institution forelægger Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om overholdelsen af de frister og om suspensionen af de frister, der er fastsat i finansforordningens artikel 92. Kommissionens rapport vedlægges som bilag til sammenfatningen af de årsberetninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
KAPITEL 7
It-systemer
Artikel 112
Beskrivelse af it-systemer
(Finansforordningens artikel 93)
Hvis der anvendes it-systemer og -undersystemer til behandling af budgetgennemførelsestransaktioner, kræves en fuldstændig og ajourført beskrivelse af hvert enkelt system og undersystem.
Hver beskrivelse skal definere indholdet af alle datafelter og præcisere, hvordan systemet behandler hver enkelt transaktion. Det beskrives detaljeret, hvordan systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver transaktion.
Artikel 113
Regelmæssige sikkerhedskopier
(Finansforordningens artikel 93)
Der tages regelmæssigt sikkerhedskopier af oplysningerne i it-systemer og -undersystemer, og oplysningerne opbevares på et sikkert sted.
KAPITEL 8
Den interne revisor
Artikel 114
Udpegelse af den interne revisor
(Finansforordningens artikel 98)
1. Hver institution udpeger sin interne revisor efter nærmere regler, der er tilpasset dens særlige omstændigheder og behov. Institutionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om udpegelsen af den interne revisor.
2. Hver institution fastsætter på grundlag af sine særlige omstændigheder og behov omfanget af den interne revisors opgaver og fastlægger detaljeret målsætningerne og procedurerne for udøvelsen af den interne revisionsfunktion under overholdelse af de gældende internationale standarder for intern revision.
3. Som intern revisor kan den enkelte institution udpege en tjenestemand eller anden ansat, der er omfattet af vedtægten og er statsborger i en af medlemsstaterne, på grundlag af vedkommendes særlige kompetence.
4. Når flere institutioner udpeger den samme interne revisor, træffer de de forholdsregler, der er nødvendige for, at han kan drages til ansvar for sine handlinger på de betingelser, der er fastsat i artikel 119.
5. Når den interne revisor ophører med sine funktioner, underretter institutionen Europa-Parlamentet og Rådet herom.
Artikel 115
Den interne revisors ressourcer
(Finansforordningens artikel 99)
Hver institution giver den interne revisor de ressourcer, der er nødvendige for, at han kan udføre sin revisionsfunktion korrekt, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og forpligtelser.
Artikel 116
Arbejdsprogram
(Finansforordningens artikel 99)
1. Den interne revisor vedtager sit arbejdsprogram og forelægger det for institutionen.
2. Institutionen kan anmode den interne revisor om at foretage revisioner, som ikke indgår i det arbejdsprogram, der er omhandlet i stk. 1.
Artikel 117
Beretninger fra den interne revisor
(Finansforordningens artikel 99)
1. Den interne revisor forelægger institutionen den i finansforordningens artikel 99, stk. 3 omhandlede årlige interne revisionsberetning, der angiver antallet og de typer af interne revisioner, der er foretaget, de vigtigste henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.
I årsberetningen anføres ligeledes de systemiske problemer, som er konstateret af den særlige instans, der er oprettet i henhold til finansforordningens artikel 73, stk. 6.
2. Hver institution undersøger, om henstillingerne i den interne revisors beretninger er egnet til udveksling af god praksis med de øvrige institutioner.
3. Den interne revisor skal under udarbejdelsen af sin beretning være særlig opmærksom på den generelle overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og skal sikre, at der er truffet passende foranstaltninger for kontinuerligt at forbedre anvendelsen af princippet.
Artikel 118
Uafhængighed
(Finansforordningens artikel 100)
Den interne revisor foretager sin revision i fuldstændig uafhængighed. Han kan hverken modtage instrukser eller pålægges begrænsninger for så vidt angår udøvelsen af de funktioner, som han ved sin udnævnelse får overdraget i medfør af finansforordningens bestemmelser.
Artikel 119
Den interne revisors ansvar
(Finansforordningens artikel 100)
Den interne revisor kan i sin egenskab af tjenestemand eller øvrig ansat omfattet af vedtægten kun drages til ansvar for sine handlinger af institutionen selv på de betingelser, der er anført i denne artikel.
Institutionen træffer en begrundet afgørelse om indledning af en undersøgelse. Afgørelsen meddeles den pågældende. Institutionen kan under sit eget direkte ansvar pålægge én eller flere tjenestemænd i samme eller højere lønklasse som den pågældende at lede undersøgelsen. I løbet af undersøgelsen skal den pågældende høres.
Undersøgelsesrapporten forelægges den pågældende, og denne høres derefter af institutionen vedrørende rapporten.
På grundlag af rapporten og høringen vedtager institutionen enten en begrundet afgørelse om afslutning af proceduren eller en begrundet afgørelse i overensstemmelse med vedtægtens artikel 22 og 86 og bilag IX. Afgørelser om disciplinære foranstaltninger eller økonomiske sanktioner meddeles den pågældende og, til orientering, de øvrige institutioner samt Revisionsretten.
Den pågældende kan på de i vedtægten fastsatte betingelser indbringe ovennævnte afgørelser for Den Europæiske Unions Domstol.
Artikel 120
Indbringelse af sager for Den Europæiske Unions Domstol
(Finansforordningens artikel 100)
Uden at klageadgangen i henhold til vedtægten i øvrigt berøres, kan den interne revisor indbringe en sag direkte for Den Europæiske Unions Domstol vedrørende enhver akt i forbindelse med udøvelsen af hans funktion som intern revisor. Sagen skal indbringes for Domstolen senest tre måneder efter meddelelsen af den pågældende akt.
Sådanne sager behandles og pådømmes i henhold til artikel 91, stk. 5, i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union.
AFSNIT V
INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Afdeling 1
Anvendelsesområde og tildelingsprincipper
Artikel 121
Definitioner og anvendelsesområde
(Finansforordningens artikel 101)
1. Ejendomskontrakter vedrører køb, langtidslejemål, brugsret samt leasing eller leje med eller uden forkøbsret af byggegrunde, eksisterende bygninger eller andre former for fast ejendom.
2. Vareindkøbskontrakter vedrører køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer. En kontrakt, der vedrører levering af varer og sekundært montering og installation, betragtes som en vareindkøbskontrakt.
3. Bygge- og anlægskontrakter vedrører udførelse eller både projektering og udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller arbejder vedrørende en af de aktiviteter, der er omhandlet i bilag I til direktiv 2004/18/EF, eller udførelse ved et hvilket som helst middel af et bygge- og anlægsarbejde, der svarer til behov præciseret af den ordregivende myndighed. Ved »bygge- og anlægsarbejde« forstås resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion.
4. Tjenesteydelseskontrakter vedrører alle de intellektuelle og ikke-intellektuelle tjenesteydelser, der ikke er omfattet af vareindkøbskontrakter, bygge- og anlægskontrakter og ejendomskontrakter.
En kontrakt, der omfatter mindst to typer indkøb (bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser eller varer), tildeles i overensstemmelse med de bestemmelser, der finder anvendelse på den indkøbstype, som kendetegner den pågældende kontrakts primære genstand.
I forbindelse med blandede kontrakter, som består af tjenesteydelser og varer, fastsættes den primære genstand ved en sammenligning af værdierne af de pågældende tjenesteydelser eller varer.
Alle henvisninger til nomenklaturer i forbindelse med offentlige indkøbskontrakter er baseret på »det fælles glossar for offentlige kontrakter« (Common Procurement Vocabulary - CPV), som er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2195/2002 (11).
5. Udtrykkene »entreprenør«, »leverandør« og »tjenesteyder« omfatter enhver fysisk eller juridisk person eller offentlig enhed eller sammenslutning af sådanne personer og/eller enheder, der tilbyder udførelse af bygge- og/eller anlægsarbejder eller levering af varer eller tjenesteydelser på markedet. Ved »økonomisk aktør« forstås »entreprenører«, »leverandører« og »tjenesteydere«. Ved »tilbudsgiver« forstås økonomiske aktører, som har afgivet et bud. Ved »ansøgere« forstås dem, der har anmodet om at kunne deltage i et begrænset udbud, en konkurrencepræget dialog eller et udbud med forhandling. Ved »leverandører« forstås økonomiske aktører, der er opført på en leverandørliste i overensstemmelse med artikel 136, stk. 1, litra b).
Sammenslutninger af økonomiske aktører kan afgive bud eller indgive ansøgning. I forbindelse med afgivelsen af et bud eller indgivelsen af en ansøgning om deltagelse kan de ordregivende myndigheder ikke kræve, at sammenslutninger af økonomiske aktører har en bestemt juridisk form, men den valgte sammenslutning kan pålægges at antage en bestemt juridisk form, når den har fået tildelt kontrakten, hvis denne omdannelse er nødvendig for, at kontrakten kan gennemføres korrekt.
6. EU-institutionernes tjenestegrene betragtes som ordregivende myndigheder, undtagen når de indbyrdes indgår administrative aftaler om levering af tjenesteydelser, levering af varer, udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller gennemførelse af ejendomskontrakter.
7. Ved teknisk bistand forstås den støtte og de kapacitetsopbygningsaktiviteter, som er nødvendige for gennemførelsen af et program eller en foranstaltning, navnlig aktiviteter vedrørende forberedelse, forvaltning, overvågning, evaluering, revision og kontrol.
8. Al kontakt med kontrahenterne, herunder indgåelsen af kontrakter og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske udvekslingssystemer, som er oprettet af den ordregivende myndighed.
9. Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
kun bemyndigede personer kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
kun bemyndigede personer kan elektronisk underskrive eller fremsende et dokument gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske fremsendelse skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
det skal sikres, at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
10. Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for fuldstændig ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som en original, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i stk. 9, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
Artikel 122
Rammekontrakter og specifikke kontrakter
(Finansforordningens artikel 101)
1. Rammekontrakter kan højst have en varighed på fire år undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor navnlig rammekontraktens genstand gør det berettiget.
Specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, indgås udelukkende mellem de ordregivende myndigheder og de kontrahenter, som er part i rammekontrakten, på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.
Ved tildelingen af specifikke kontrakter må parterne ikke foretage væsentlige ændringer i rammekontrakten.
2. Når en rammekontrakt indgås med en enkelt økonomisk aktør, tildeles specifikke kontakter på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.
I behørigt begrundede tilfælde kan de ordregivende myndigheder skriftligt konsultere kontrahenten og om nødvendigt anmode ham om at komplettere sit bud.
3. Når en rammekontrakt indgås med flere økonomiske aktører, skal der være mindst tre aktører, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal økonomiske aktører, der opfylder udvælgelseskriterierne, eller et tilstrækkeligt antal antagelige bud, der opfylder tildelingskriterierne.
En rammekontrakt med flere økonomiske aktører kan have form af adskilte kontrakter, som indeholder identiske vilkår.
Tildeling af specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, som er indgået med flere økonomiske aktører, sker efter følgende regler:
a)
ved rammekontrakter uden iværksættelse af fornyet konkurrence, ved anvendelse af de vilkår, der er fastlagt i rammekontrakten
b)
ved rammekontrakter med iværksættelse af fornyet konkurrence, efter at parterne igen har været i konkurrence på grundlag af de samme vilkår, der om nødvendigt præciseres, og i givet fald på andre vilkår, der anføres i udbudsbetingelserne for rammekontrakten.
For hver specifik kontrakt, som skal tildeles på de betingelser, der er fastsat i tredje afsnit, litra b), konsulterer de ordregivende myndigheder skriftligt rammekontraktens kontrahenter og fastsætter en tilstrækkelig lang frist for indgivelse af bud. Buddene indgives skriftligt. De ordregivende myndigheder tildeler hver specifik kontrakt til den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste bud på grundlag af de tildelingskriterier, der er fastsat i udbudsbetingelserne i rammekontrakten.
4. I de sektorer, hvor prisudviklingen og den teknologiske udvikling går hurtigt, skal rammekontrakter uden iværksættelse af fornyet konkurrence indeholde en bestemmelse om enten midtvejsrevision eller et benchmarkingsystem. Efter midtvejsrevisionen må den ordregivende myndighed, hvis de betingelser, som oprindelig blev fastsat, ikke længere passer til prisudviklingen eller den teknologiske udvikling, ikke anvende den pågældende rammekontrakt og skal træffe passende foranstaltninger med henblik på at bringe den til ophør.
5. Kun i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, skal der på forhånd være indgået en budgetforpligtelse.
Afdeling 2
Offentliggørelse
Artikel 123
Offentliggørelse af kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 103)
1. I forbindelse med kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal der offentliggøres en udbudsbekendtgørelse, jf. dog artikel 134, og en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. En forhåndsmeddelelse er kun obligatorisk, når den ordregivende myndighed agter at benytte sig af muligheden for at forkorte fristerne for modtagelse af bud i overensstemmelse med artikel 152, stk. 4.
2. En forhåndsmeddelelse er den meddelelse, hvori de ordregivende myndigheder til orientering oplyser den forventede samlede værdi af og genstanden for de kontrakter og rammekontrakter, som de agter at tildele i løbet af regnskabsåret, med undtagelse af kontrakter, der tildeles ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.
Forhåndsmeddelelsen offentliggøres enten af Den Europæiske Unions Publikationskontor (i det følgende benævnt »Publikationskontoret«) eller af de ordregivende myndigheder selv i deres køberprofil.
Den obligatoriske forhåndsmeddelelse sendes til Publikationskontoret eller offentliggøres i køberprofilen hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest den 31. marts i hvert regnskabsår.
De ordregivende myndigheder, der offentliggør forhåndsmeddelelsen i deres køberprofil, sender elektronisk i det format og efter de fremsendelsesregler, der er omhandlet i punkt 3 i bilag VIII til direktiv 2004/18/EF, en meddelelse til Publikationskontoret om, at der offentliggøres en forhåndsmeddelelse i en køberprofil.
3. Udbudsbekendtgørelsen gør det muligt for de ordregivende myndigheder at tilkendegive, at de agter at indlede en procedure for tildeling af en kontrakt eller en rammekontrakt eller iværksætte et dynamisk indkøbssystem i overensstemmelse med artikel 131. Uden at dette berører kontrakter, som er indgået efter et udbud med forhandling, jf. artikel 134, er en udbudsbekendtgørelse obligatorisk for kontrakter, hvis anslåede værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1.
Den er ikke obligatorisk i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter.
Er der tale om et offentligt udbud, angives i udbudsbekendtgørelsen dato, klokkeslæt og i givet fald sted for åbningsudvalgets møde, som tilbudsgiverne kan deltage i.
De ordregivende myndigheder præciserer, om de tillader alternative bud, og de minimale kapacitetsniveauer, som de kræver, hvis de benytter sig af muligheden i artikel 146, stk. 2, andet afsnit. De anfører de udvælgelseskriterier som omhandlet i artikel 146, som de har til hensigt at anvende, det mindste antal ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud, og eventuelt det største antal ansøgere, samt de objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som de har til hensigt at anvende for at begrænse antallet af ansøgere, jf. artikel 128, stk. 1, andet afsnit.
Når der er fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsdokumenterne, bl.a. i de dynamiske indkøbssystemer, der er omhandlet i artikel 131, anføres den internetadresse, der giver adgang til dokumenterne, i udbudsbekendtgørelsen.
Ordregivende myndigheder, der ønsker at afholde en projektkonkurrence, offentliggør en meddelelse herom.
De ordregivende myndigheder præciserer i givet fald i udbudsbekendtgørelsen, at udbudsproceduren er en interinstitutionel udbudsprocedure. I så fald skal udbudsbekendtgørelsen angive de institutioner, de forvaltningsorganer og de organer som omhandlet i finansforordningens artikel 208, som deltager i udbudsproceduren, den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren, og det samlede omfang af kontrakterne for alle de pågældende institutioner, forvaltningsorganer eller organer.
4. Resultaterne af proceduren for tildeling af kontrakter, rammekontrakter eller kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, meddeles i en særlig bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. For kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er en sådan bekendtgørelse obligatorisk. Den er ikke obligatorisk i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter.
Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes til Publikationskontoret senest 48 kalenderdage efter det tidspunkt, hvor kontrakten eller rammekontrakten underskrives. Bekendtgørelser vedrørende kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, kan dog samles kvartalsvis. I så fald sendes de til Publikationskontoret senest 48 dage efter udgangen af hvert kvartal.
De ordregivende myndigheder, der afholder en projektkonkurrence, sender Publikationskontoret en meddelelse om resultaterne heraf.
Ved interinstitutionelle procedurer fremsendes bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt af den ordregivende myndighed, der er ansvarlig for proceduren.
Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes også til Publikationskontoret i forbindelse med en kontrakt eller en rammekontrakt, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, og som tildeles efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, tidligt nok til, at offentliggørelsen kan ske, inden kontrakten underskrives, i henhold til de betingelser, der er fastsat i artikel 171, stk. 1.
Uden at dette berører artikel 21, offentliggøres oplysninger om værdien af og kontrahenterne for specifikke kontrakter baseret på en rammekontrakt i løbet af et regnskabsår på den ordregivende myndigheds hjemmeside senest den 30. juni efter afslutningen af det pågældende regnskabsår, hvis de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, overskrides som følge af indgåelsen af en specifik kontrakt eller på grund af det samlede beløb for de specifikke kontrakter.
5. Bekendtgørelserne udformes i overensstemmelse med de standardformularer, som Kommissionen har vedtaget i henhold til direktiv 2004/18/EF.
Artikel 124
Offentliggørelse af kontrakter, der ikke er omfattet af direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 103)
1. Kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal offentliggøres på en sådan måde, at der sikres fri konkurrence og upartiskhed under udbudsproceduren. Dette indebærer følgende:
a)
en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 123, stk. 3, eller en meddelelse om indkaldelse af interessetilkendegivelser, når der er tale om kontrakter med en lignende genstand, hvis værdi ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 1
b)
passende forudgående offentliggørelse på internettet, når der er tale om kontrakter, hvis værdi ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 2.
2. I forbindelse med ejendomskontrakter og kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 134, stk. 1, litra j), i denne forordning, offentliggøres der kun en gang om året en liste over kontrahenter med angivelse af genstanden for og værdien af den tildelte kontrakt. Denne liste sendes til Europa-Parlamentet og Rådet. I Kommissionens tilfælde vedlægges den som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
3. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 1, og som ikke har været genstand for en individuel bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt, sendes til Publikationskontoret. Den årlige liste over kontrahenter fremsendes senest den 30. juni i det efterfølgende regnskabsår.
4. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over det beløb, der er angivet i stk. 137, stk. 2, offentliggøres på institutionens hjemmeside senest den 30. juni i det følgende regnskabsår.
Artikel 125
Offentliggørelse af meddelelser og bekendtgørelser
(Finansforordningens artikel 103)
1. Publikationskontoret offentliggør i Den Europæiske Unions Tidende de meddelelser og bekendtgørelser, der er omhandlet i artikel 123 og 124, senest 12 kalenderdage efter afsendelsen.
Fristen i første afsnit nedsættes til fem kalenderdage i forbindelse med de hasteprocedurer, der er omhandlet i artikel 154.
2. De ordregivende myndigheder skal kunne dokumentere afsendelsesdatoen.
Artikel 126
Andre former for offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 103)
Ud over offentliggørelse som omhandlet i artikel 123, 124 og 125 kan kontrakter offentliggøres på enhver anden måde, herunder i elektronisk form. Der skal i sådanne offentliggørelser henvises til den meddelelse eller bekendtgørelse, der eventuelt er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende, jf. artikel 125, og offentliggørelsen må ikke ligge forud for offentliggørelsen af meddelelsen eller bekendtgørelsen, der er den eneste autentiske.
En sådan offentliggørelse må ikke indebære nogen forskelsbehandling mellem ansøgere eller tilbudsgivere eller indeholde andre oplysninger end dem, der er indeholdt i ovennævnte udbudsbekendtgørelse, hvis en sådan er offentliggjort.
Afdeling 3
Udbudsprocedurer
Artikel 127
De forskellige former for udbudsprocedurer
(Finansforordningens artikel 104)
1. Kontrakterne tildeles ved offentligt udbud, begrænset udbud eller udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse eller ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, eventuelt efter en projektkonkurrence.
2. Udbudsprocedurer er offentlige, hvis alle interesserede økonomiske aktører kan afgive bud. Det gælder også for dynamiske indkøbssystemer, jf. artikel 131.
Udbudsprocedurer er begrænsede, hvis alle økonomiske aktører kan anmode om at deltage, men kun ansøgere, som opfylder de udvælgelseskriterier, der er omhandlet i artikel 146, og som samtidigt og skriftligt opfordres hertil af de ordregivende myndigheder, kan afgive bud eller foreslå en løsning som led i den konkurrenceprægede dialog, der er omhandlet i artikel 132.
Udvælgelsesfasen kan enten gennemføres for hver enkelt kontrakt, også når der er tale om en konkurrencepræget dialog, eller med henblik på opstilling af en liste over potentielle ansøgere efter proceduren i artikel 136, stk. 1, litra a).
3. Ved udbud med forhandling vælger de ordregivende myndigheder selv, hvilke tilbudsgivere de vil henvende sig til blandt dem, der opfylder udvælgelseskriterierne i artikel 146, og de forhandler om betingelserne i deres bud med én eller flere af disse.
Ved udbud med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, jf. artikel 135, opfordrer de ordregivende myndigheder samtidigt og skriftligt de udvalgte ansøgere til at forhandle.
4. Projektkonkurrencer er procedurer, hvorved den ordregivende myndighed, navnlig inden for arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling, kan skaffe sig en plan eller et projekt, der foreslås af et udvælgelsesudvalg efter udskrivning af en konkurrence med eller uden tildeling af priser.
Artikel 128
Antallet af ansøgere ved begrænset udbud eller udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 104)
1. Ved begrænset udbud og de procedurer, der er omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra a) og b), må antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, ikke være mindre end fem, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne.
Den ordregivende myndighed kan desuden fastsætte det største antal ansøgere, afhængigt af kontraktgenstanden og på grundlag af objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier. I så fald meddeles det største og det mindste antal ansøgere og kriterierne i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser, jf. artikel 123 og 124.
Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.
2. Ved udbud med forhandling og efter konkurrencepræget dialog må antallet af ansøgere, der opfordres til at forhandle eller byde, ikke være mindre end tre, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne.
Antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, skal være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.
Bestemmelserne i første og andet afsnit gælder ikke for:
a)
kontrakter med meget lav værdi, jf. artikel 137, stk. 2
b)
kontrakter om juridiske tjenesteydelser i henhold til CPV-nomenklaturen
c)
kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 134, stk. 1, litra j).
3. Hvis antallet af ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne og minimumskravene, er lavere end det mindste antal, som er fastsat i stk. 1 og 2, kan den ordregivende myndighed gå videre med proceduren ved at opfordre den eller de ansøgere, der er i besiddelse af den krævede kapacitet, til at deltage. Den må dog ikke lade proceduren omfatte andre økonomiske aktører, som oprindeligt ikke var opfordret til at deltage i proceduren, eller ansøgere, som ikke er i besiddelse af den krævede kapacitet.
Artikel 129
Udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 104)
De ordregivende myndigheder forhandler med tilbudsgiverne om de afgivne bud med henblik på at tilpasse dem til de krav, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, jf. artikel 123, eller i udbudsbetingelserne og eventuelle supplerende dokumenter, med det formål at finde frem til det økonomisk mest fordelagtige bud.
De ordregivende myndigheder sikrer, at der ikke sker forskelsbehandling af tilbudsgiverne under forhandlingerne.
Når de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakter under anvendelse af udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, jf. artikel 135, kan de fastsætte, at udbuddet med forhandling skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at reducere antallet af bud, som der skal forhandles om, under anvendelse af de tildelingskriterier, der er anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne. Muligheden for at gøre brug af denne fremgangsmåde skal være anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne.
Artikel 130
Projektkonkurrencer
(Finansforordningens artikel 104)
1. Reglerne for afholdelse af projektkonkurrencer meddeles dem, der har tilkendegivet, at de er interesserede i at deltage i konkurrencen.
Antallet af ansøgere, der opfordres til at deltage, skal sikre reel konkurrence.
2. Udvælgelsesudvalget udpeges af den ansvarlige anvisningsberettigede. Udvælgelsesudvalget består udelukkende af fysiske personer, der er uafhængige af deltagerne i projektkonkurrencen. Hvis der kræves bestemte faglige kvalifikationer for at deltage i en projektkonkurrence, skal mindst en tredjedel af udvælgelsesudvalgets medlemmer have samme eller tilsvarende kvalifikationer.
Udvælgelsesudvalget afgiver sine udtalelser i fuld uafhængighed. Dets udtalelser vedtages på grundlag af de projekter, der forelægges anonymt af ansøgerne, og alene ud fra de kriterier, der er fastsat i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen.
3. Udvælgelsesudvalget anfører i en rapport, der underskrives af medlemmerne, de projekter, som den foreslår på grundlag af hvert enkelt projekts fordele, og knytter hertil sine bemærkninger.
Ansøgerne forbliver anonyme, indtil udvælgelsesudvalget har afgivet udtalelse.
Udvælgelsesudvalget kan anmode ansøgerne om at besvare de spørgsmål, som er anført i rapporten, for at klarlægge et projekt. Der udarbejdes en fuldstændig rapport over den dialog, som følger heraf.
4. Den ordregivende myndighed træffer derefter en afgørelse, hvori navn og adresse på den udvalgte ansøger anføres sammen med begrundelsen for valget set i lyset af de kriterier, der var meddelt i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen, specielt hvis den ikke følger forslagene i udvælgelsesudvalgets udtalelse.
Artikel 131
Dynamisk indkøbssystem
(Finansforordningens artikel 104)
1. Et dynamisk indkøbssystem er en fuldt elektronisk proces for almindelige indkøb, der under hele sin varighed er åben for enhver økonomisk aktør, som opfylder udvælgelseskriterierne og har afgivet et vejledende bud, der er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter. De vejledende bud kan til enhver tid forbedres, forudsat at de stadig er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne.
2. Med henblik på indførelsen af det dynamiske indkøbssystem offentliggør de ordregivende myndigheder en udbudsbekendtgørelse, hvori det præciseres, at der anvendes et dynamisk indkøbssystem, og som indeholder en henvisning til den internetadresse, der giver fri, direkte og fuld adgang til udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og indtil systemets udløb.
De præciserer i udbudsbetingelserne blandt andet, hvilken art indkøb der er omfattet af systemet, og anfører alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.
3. De ordregivende myndigheder giver under hele det dynamiske indkøbssystems varighed enhver økonomisk aktør mulighed for at afgive et vejledende bud med henblik på at blive optaget i systemet på de betingelser, der er omhandlet i stk. 1. De afslutter evalueringen senest 15 dage efter, at det vejledende bud er afgivet. De kan dog forlænge evalueringsperioden, forudsat at der ikke i mellemtiden iværksættes noget udbud.
Den ordregivende myndighed underretter snarest muligt tilbudsgiverne om, at de er optaget i det dynamiske indkøbssystem, eller at deres bud er blevet afvist.
4. Hver specifik kontrakt skal udbydes. Inden udbuddet iværksættes, offentliggør de ordregivende myndigheder en forenklet udbudsbekendtgørelse, hvori alle de interesserede økonomiske aktører opfordres til at afgive et vejledende bud inden for en frist på mindst 15 dage fra datoen for afsendelsen af den forenklede udbudsbekendtgørelse. De ordregivende myndigheder iværksætter først et udbud, når de har afsluttet evalueringen af alle de vejledende bud, der er modtaget inden for denne frist.
De ordregivende myndigheder opfordrer alle de tilbudsgivere, der er optaget i systemet, til at afgive et bud inden for en rimelig frist. De tildeler kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, på grundlag af de tildelingskriterier, som er angivet i den udbudsbekendtgørelse, der anvendes ved indførelsen af det dynamiske indkøbssystem. Disse kriterier kan eventuelt præciseres i opfordringen til at afgive bud.
5. Varigheden af et dynamisk indkøbssystem må ikke overstige fire år undtagen i særlige behørigt begrundede tilfælde.
De ordregivende myndigheder må ikke anvende dette system på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen.
Der må ikke pålægges interesserede økonomiske aktører eller parterne i systemet noget administrationsgebyr.
Artikel 132
Konkurrencepræget dialog
(Finansforordningens artikel 104)
1. I tilfælde af særligt komplekse kontrakter kan den ordregivende myndighed, hvis den mener, at direkte anvendelse af et offentligt udbud eller de eksisterende betingelser for begrænset udbud ikke gør det muligt at tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige bud, gøre brug af konkurrencepræget dialog som omhandlet i artikel 29 i direktiv 2004/18/EF.
En kontrakt betragtes som særligt kompleks, når den ordregivende myndighed ikke er i stand til objektivt at præcisere de tekniske midler, der kan opfylde deres behov og formål, eller præcisere de retlige eller finansielle forhold i forbindelse med projektet.
2. De ordregivende myndigheder offentliggør en udbudsbekendtgørelse, hvori de meddeler deres behov og krav, som de definerer i udbudsbekendtgørelsen og/eller i et beskrivende dokument.
3. De ordregivende myndigheder indleder med de ansøgere, som opfylder de i artikel 146 omhandlede udvælgelseskriterier, en dialog med henblik på at indkredse og fastslå, hvordan deres behov bedst kan opfyldes.
Under dialogen sikrer de ordregivende myndigheder, at alle tilbudsgivere behandles ens, og at de foreslåede løsninger og andre oplysninger, som en ansøger, der deltager i dialogen, har meddelt, behandles fortroligt, medmindre ansøgeren samtykker i, at de videregives.
De ordregivende myndigheder kan bestemme, at udbuddet skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at begrænse antallet af løsninger, der skal diskuteres under dialogen, på grundlag af de tildelingskriterier, der er indeholdt i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument, hvis denne mulighed er anført i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument.
4. Efter at have underrettet deltagerne om, at dialogen er afsluttet, opfordrer de ordregivende myndigheder dem til at afgive deres endelige bud på grundlag af den eller de løsninger, der er forelagt og præciseret under dialogen. Disse bud skal indeholde alle de elementer, der er nødvendige for projektets udførelse.
På den ordregivende myndigheds anmodning kan disse bud afklares, præciseres og tilpasses, uden at dette dog må medføre, at der ændres ved grundlæggende elementer i buddet eller udbuddet, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.
På anmodning af den ordregivende myndighed kan den tilbudsgiver, hvis bud er valgt som det økonomisk mest fordelagtige, blive bedt om at præcisere visse aspekter af buddet eller bekræfte forpligtelser, som er indeholdt i buddet, forudsat at dette ikke bevirker, at væsentlige aspekter af buddet eller udbuddet ændres, og at det ikke fører til konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.
5. De ordregivende myndigheder kan træffe bestemmelse om priser eller betalinger til deltagerne i dialogen.
Artikel 133
Fælles udbudsprocedurer
(Finansforordningens artikel 104)
I forbindelse med en fælles udbudsprocedure mellem en institution og den ordregivende myndighed fra en eller flere medlemsstater, EFTA-stater eller kandidatlande finder de procedureregler, som gælder for institutionen, anvendelse.
Når den andel af kontraktens samlede anslåede værdi, som vedrører eller forvaltes af en medlemsstats ordregivende myndighed, udgør 50 % eller derover, eller i andre behørigt begrundede tilfælde kan institutionen beslutte, at de procedureregler, som gælder for den ordregivende myndighed fra en medlemsstat, finder anvendelse, forudsat at de kan anses for at svare til institutionens procedureregler.
Institutionen og den ordregivende myndighed fra medlemsstater, EFTA-stater eller kandidatlande, som deltager i den fælles udbudsprocedure, fastlægger navnlig de praktiske bestemmelser for evaluering af ansøgningerne om deltagelse eller buddene, tildeling af kontrakten, hvilken lovgivning der finder anvendelse på kontrakten, og hvilken domstol der er kompetent til at behandle tvister.
Artikel 134
Tilfælde, hvor man kan anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
(Finansforordningens artikel 104)
1. De ordregivende myndigheder kan uanset kontraktens anslåede værdi anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:
a)
når der enten slet ikke er afgivet bud eller ikke er afgivet egnede bud, eller der ikke er modtaget nogen ansøgninger om deltagelse i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud efter afslutningen af det oprindelige udbud, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår som anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, ikke ændres væsentligt
b)
når gennemførelsen af kontrakten af tekniske eller kunstneriske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt økonomisk aktør
c)
i det omfang det er strengt nødvendigt, når tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives den ordregivende myndighed, gør det umuligt at overholde de tidsfrister, der gælder for de andre former for udbud, jf. artikel 152, 153 og 154
d)
når en tjenesteydelseskontrakt er et led i en projektkonkurrence og i henhold til de herfor gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen; i sidstnævnte tilfælde skal alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne
e)
ved supplerende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, som ikke indgår i det oprindeligt planlagte projekt eller den oprindelige kontrakt, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejderne, jf. dog stk. 2
f)
ved nye tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der er en gentagelse af tilsvarende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og som overdrages til den økonomiske aktør, der fik tildelt den oprindelige kontrakt af den samme ordregivende myndighed, forudsat at disse tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder er i overensstemmelse med det oprindelige projekt, og at dette projekt er omfattet af en første kontrakt, som er tildelt efter et offentligt eller begrænset udbud, jf. dog stk. 3
g)
for så vidt angår vareindkøbskontrakter:
i)
ved supplerende leverancer til delvis fornyelse af sædvanlige leverancer eller installationer eller til udvidelse af allerede foretagne leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr, som på grund af en forskel i teknisk beskaffenhed ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse; løbetiden for disse kontrakter må ikke overstige tre år
ii)
når de pågældende varer alene er fremstillet med henblik på forskning, forsøg, undersøgelse eller udvikling, bortset fra prøvekørsel til påvisning af en vares handelsmæssige levedygtighed og serieproduktion til dækning af forsknings- og udviklingsomkostninger
iii)
når der er tale om varer, der noteres og købes på en varebørs
iv)
ved køb på særligt fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning
h)
ved ejendomskontrakter, efter undersøgelse af det lokale marked
i)
ved kontrakter om juridiske tjenesteydelser i henhold til CPV-nomenklaturen, forudsat at de offentliggøres på passende vis
j)
ved kontrakter, som institutionen eller de myndigheder, som denne har bemyndiget, har erklæret hemmelige, og ved kontrakter, hvis udførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med de gældende administrative bestemmelser, eller når beskyttelsen af Unionens væsentlige interesser kræver det.
2. Ved supplerende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, jf. stk. 1, litra e), kan de ordregivende myndigheder anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, forudsat at kontrakten tildeles den kontrahent, som udfører den oprindelige kontrakt, i følgende tilfælde:
a)
når sådanne supplerende kontrakter ikke teknisk eller økonomisk kan adskilles fra den oprindelige kontrakt uden væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed
b)
når sådanne tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder til trods for, at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse.
Den samlede anslåede værdi af de supplerende kontrakter må ikke overstige 50 % af den oprindelige kontrakts værdi.
3. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra f), i denne artikel, skal muligheden for at anvende et udbud med forhandling angives allerede i forbindelse med det oprindelige udbud, og den samlede anslåede værdi af de efterfølgende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder skal tages i betragtning i forbindelse med de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1. Denne procedure må kun bruges under gennemførelsen af den oprindelige kontrakt og senest i de tre år, som følger efter underskrivelsen af kontrakten.
Artikel 135
Tilfælde, hvor man kan anvende udbud med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
(Finansforordningens artikel 104)
1. De ordregivende myndigheder kan uanset kontraktens anslåede værdi anvende udbud med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:
a)
når der som svar på et offentligt eller begrænset udbud eller en konkurrencepræget dialog, som er afsluttet, er afgivet bud, som ikke er forskriftsmæssige eller er uantagelige, navnlig i forhold til udvælgelses- eller tildelingskriterierne, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår, som er anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, ikke ændres væsentligt, jf. dog stk. 2 i denne artikel
b)
i undtagelsestilfælde, når det drejer sig om bygge- og anlægsarbejder, vareindkøb eller tjenesteydelser, hvor ydelsernes art eller de dermed forbundne risici medfører, at tilbudsgiveren ikke på forhånd kan fastsætte en samlet pris
c)
når den tjenesteydelse, der skal leveres, specielt inden for områderne finansielle tjenesteydelser og intellektuelle tjenesteydelser, er af en sådan art, at kontrakten ikke kan specificeres tilstrækkelig nøjagtigt til, at den kan tildeles ved at vælge det bedste bud i henhold til reglerne for offentlige eller begrænsede udbud
d)
ved kontrakter om bygge- og anlægsarbejder, når de pågældende byge- og anlægsarbejder udelukkende udføres med henblik på forsøg, forskning eller videreudvikling, og ikke for at sikre rentabilitet eller dække forsknings- og udviklingsomkostninger
e)
ved kontrakter vedrørende de tjenesteydelser, der er omhandlet i bilag II B til direktiv 2004/18/EF, jf. dog bestemmelserne i artikel 134, stk. 1, litra i) og j), og stk. 2, i denne forordning
f)
ved tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, bortset fra dem, hvis udbytte tilhører den ordregivende myndighed til brug for egen virksomhed, hvis tjenesteydelsen i fuldt omfang betales af den ordregivende myndighed
g)
ved tjenesteydelseskontrakter vedrørende radio- og tv-selskabers indkøb, udvikling, produktion eller samproduktion af programmateriale, der er beregnet til udsendelse, og kontrakter om sendetid.
2. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a), kan de ordregivende myndigheder undlade at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, hvis udbuddet med forhandling omfatter alle de tilbudsgivere og kun de tilbudsgivere, der opfylder udvælgelseskriterierne, og som under det forudgående udbud har afgivet bud, der opfylder udbudsprocedurens formelle krav.
Artikel 136
Udbud efter indkaldelse af interessetilkendegivelser
(Finansforordningens artikel 104)
1. For kontrakter, hvis værdi ikke ligger over det beløb, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, jf. dog artikel 134 og 135, kan de ordregivende myndigheder iværksætte en indkaldelse af interessetilkendegivelser med henblik på et af følgende to formål:
a)
forhåndsudvælgelse af ansøgere, der opfordres til at afgive bud i forbindelse med fremtidige begrænsede udbud
b)
opstilling af en liste over leverandører, der skal opfordres til at indgive ansøgninger om deltagelse eller bud.
2. En liste opstillet på grundlag af en indkaldelse af interessetilkendegivelser er gyldig i følgende tidsrum:
a)
højst tre år fra det tidspunkt, hvor Publikationskontoret får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 124, stk. 1, litra a), i det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a), i denne artikel
b)
højst fem år fra det tidspunkt, hvor Publikationskontoret får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 124, stk. 1, litra a), i tilfælde af en leverandørliste som omhandlet i stk. 1, litra b), i denne artikel.
Den liste, der er omhandlet i første afsnit, kan omfatte dellister.
Enhver interesseret person kan indgive en ansøgning når som helst i listens gyldighedsperiode, undtagen i de sidste tre måneder af denne periode.
3. Når en kontrakt skal tildeles, opfordrer den ordregivende myndighed alle ansøgere eller leverandører, som er opført på den relevante liste eller delliste, til:
a)
enten at afgive bud i det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a)
b)
eller, når der er tale om den liste, der er omhandlet i stk. 1, litra b), at afgive et af følgende:
i)
bud inklusive dokumenter vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne
ii)
dokumenter vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne og, i en anden fase, bud for dem, der opfylder disse kriterier.
Artikel 137
Kontrakter med lav værdi
(Finansforordningens artikel 104)
1. Kontrakter med lav værdi, der ikke overstiger 60 000 EUR, kan tildeles ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse med høring af mindst tre ansøgere.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af ansøgerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten tildeles, forudsat at tildelingskriterierne er overholdt.
2. Kontrakter med meget lav værdi, der ikke overstiger 15 000 EUR, kan tildeles efter indhentning af blot ét bud efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.
3. Ved betaling af beløb, der ikke overstiger 1 000 EUR, kan man blot betale forelagte fakturaer uden forudgående accept af et bud.
Artikel 138
Udbudsdokumenter
(Finansforordningens artikel 105)
1. Udbudsdokumenterne består som et minimum af:
a)
opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen efter proceduren i artikel 132
b)
de dertil knyttede udbudsbetingelser eller, når der er tale om en konkurrencepræget dialog, jf. artikel 132, et dokument, der beskriver den ordregivende myndigheds behov og krav, eller en henvisning til den internetadresse, hvor udbudsbetingelserne eller dokumentet kan findes
c)
udkastet til kontrakt, som er baseret på standardkontrakten.
Litra c) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
Udbudsdokumenterne indeholder en henvisning til den offentliggørelse, der har fundet sted i henhold til artikel 123-126.
2. Opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen angiver mindst:
a)
de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, bl.a. sidste afleveringsfrist (dato og klokkeslæt), et eventuelt krav om anvendelse af en standardformular, de dokumenter, der skal vedlægges, herunder den dokumentation for den økonomiske, finansielle, faglige og tekniske kapacitet, der er omhandlet i artikel 146, hvis denne dokumentation ikke er præciseret i udbudsbekendtgørelsen, og den adresse, hvortil buddene skal sendes
b)
at afgivelse af et bud er ensbetydende med accept af de udbudsbetingelser, der er omhandlet i stk. 1, og at tilbudsgiveren i tilfælde af, at han får tildelt kontrakten, er bundet af det afgivne bud under kontraktens gennemførelse
c)
buddenes gyldighedsperiode, hvori tilbudsgiveren skal stå ved alle betingelserne i sit bud
d)
at enhver kontakt mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiveren er forbudt under udbudsproceduren og kun undtagelsesvis er tilladt på de betingelser, der er fastsat i artikel 160, idet de nøjagtige betingelser for aflæggelse af besøg på stedet angives, hvis der skal aflægges et sådant besøg
e)
ved konkurrencepræget dialog den dato og den adresse, der er fastsat for høringsfasens start.
3. Udbudsbetingelserne angiver mindst:
a)
de udelukkelses- og udvælgelseskriterier, der gælder for kontrakten, undtagen i en konkurrencepræget dialog, i et begrænset udbud og i et udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i henhold til artikel 135; i disse tilfælde angives de pågældende kriterier udelukkende i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser
b)
tildelingskriterierne og deres relative vægtning eller i givet fald den prioriterede rækkefølge, hvis dette ikke er angivet i udbudsbekendtgørelsen
c)
de tekniske specifikationer, der er omhandlet i artikel 139
d)
de mindstekrav, som de alternative bud skal opfylde i forbindelse med de i artikel 149, stk. 2, omhandlede procedurer, hvor kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, når den ordregivende myndighed i udbudsbekendtgørelsen har meddelt, at alternative bud er tilladt
e)
at protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter eller i givet fald Wienerkonventionen om diplomatiske forbindelser eller Wienerkonventionen om konsulære forbindelser finder anvendelse
f)
beviserne i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud, jf. artikel 172
g)
i de dynamiske indkøbssystemer, der er omhandlet i artikel 131, hvilken art indkøb der er tale om, samt alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.
4. Standardkontrakten indeholder navnlig oplysninger om:
a)
den konventionalbod, der finder anvendelse, hvis kontrakten misligholdes
b)
de oplysninger, som fakturaerne eller de dertil knyttede bilag skal indeholde i overensstemmelse med artikel 102
c)
at EU-lovgivningen, når institutionerne er de ordregivende myndigheder, er den lovgivning, som kontrakten er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i kontrakten
d)
den domstol, der er kompetent til at behandle tvister.
I forbindelse med første afsnit, litra c), i dette stykke kan udkastet til kontrakt henvise udelukkende til national lovgivning, når der er tale om de kontrakter, der er omhandlet i artikel 121, stk. 1.
5. De ordregivende myndigheder kan kræve oplyst, hvor stor en del af kontrakten tilbudsgiveren eventuelt agter at give i underentreprise, og hvem underleverandørerne er. Ud over de oplysninger, der er omhandlet i artikel 143, kan den ordregivende myndighed også kræve, at ansøgeren eller tilbudsgiveren fremlægger oplysninger om den påtænkte underleverandørs finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, jf. artikel 146, 147 og 148, især når underentreprisen udgør en væsentlig del af kontrakten.
Artikel 139
Tekniske specifikationer
(Finansforordningens artikel 105)
1. De tekniske specifikationer skal sikre ansøgerne og tilbudsgiverne lige adgang og må ikke i urimelig grad hindre, at offentlige indkøbskontrakter åbnes for konkurrence.
De definerer de karakteristika, som kræves af en vare, en tjenesteydelse, et materiale eller bygge- og anlægsarbejder set i lyset af den brug, som den ordregivende myndighed agter at gøre heraf.
2. De i stk. 1, omhandlede karakteristika omfatter:
a)
kvalitetsniveauer
b)
overholdelse af miljøkrav
c)
når det er muligt, kriterier vedrørende adgangsmuligheder for handicappede eller udformning for alle brugere
d)
niveauer og procedurer for vurdering af overholdelsen af standarder
e)
brugsegnethed
f)
sikkerhed og dimensioner, herunder, for vareindkøbskontrakter, handelsbetegnelser og brugervejledninger, samt, for alle kontrakter, terminologi, symboler, afprøvning og afprøvningsmetoder, emballage, mærkning og etikettering og produktionsprocesser og -metoder
g)
for bygge- og anlægskontrakter, procedurer til kvalitetssikring samt regler for udformning og beregning, afprøvning, kontrol og godkendelse af bygge- og anlægsarbejder samt konstruktionsteknik og -metoder og alle andre tekniske forhold, som den ordregivende myndighed ved almindelige eller særlige bestemmelser kan fastsætte vedrørende de færdige arbejder og de materialer og dele, der indgår heri.
3. De tekniske specifikationer formuleres på en af følgende måder:
a)
under henvisning til europæiske standarder, europæiske tekniske godkendelser eller fælles tekniske specifikationer, hvis sådanne findes, eller til internationale standarder eller andre tekniske referencesystemer, der er opstillet af europæiske standardiseringsorganer eller eventuelt af tilsvarende nationale organer; hver henvisning skal efterfølges af udtrykket »eller tilsvarende«
b)
under angivelse af krav med hensyn til ydeevne eller funktion, som kan omfatte miljøegenskaber og skal være tilstrækkelig præcise til, at tilbudsgiverne kan afgøre, hvad kontrakten drejer sig om, og til, at de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakten
c)
ved en kombination af begge dele.
4. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at henvise til de specifikationer, der er omhandlet i stk. 3, litra a), kan de ikke afvise et bud med den begrundelse, at det ikke er i overensstemmelse med nævnte specifikationer, når tilbudsgiveren eller ansøgeren på en for den ordregivende myndighed tilfredsstillende måde ved hjælp af ethvert relevant middel beviser, at han opfylder krav svarende til de stillede.
En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.
5. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at fastsætte præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktion, jf. stk. 3, litra b), kan de ikke afvise et bud, der er i overensstemmelse med en national standard, der gennemfører en europæisk standard, en europæisk teknisk godkendelse, fælles tekniske specifikationer, internationale standarder eller andre tekniske referencesystemer, der er udformet af et europæisk standardiseringsorgan, hvis de nævnte specifikationer vedrører kravene med hensyn til ydeevne eller funktion.
Tilbudsgiveren skal på en passende måde godtgøre til den ordregivende myndigheds tilfredshed, at hans bud opfylder den ordregivende myndigheds krav med hensyn til ydeevne og funktion. En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.
6. Når de ordregivende myndigheder fastsætter miljøegenskaber i form af krav med hensyn til ydeevne og funktion, kan de anvende detaljerede specifikationer eller om nødvendigt dele heraf som fastlagt i de europæiske, multinationale eller nationale miljømærker eller ethvert andet miljømærke, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:
a)
de anvendte specifikationer er egnede til at definere egenskaberne ved de varer eller tjenesteydelser, som kontrakten vedrører
b)
kravene til mærket er fastlagt på grundlag af videnskabelig information
c)
miljømærkerne vedtages gennem en proces, i hvilken alle interessenter, såsom statslige institutioner, forbrugere, producenter, detailhandlere og miljøorganisationer, kan deltage
d)
miljømærkerne er tilgængelige for alle interesserede parter.
7. De ordregivende myndigheder kan angive, at de varer eller tjenesteydelser, der er forsynet med et miljømærke, anses for at opfylde de tekniske specifikationer, der er fastlagt i udbudsbetingelserne. De accepterer enhver anden passende dokumentation, såsom teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ. I forbindelse med stk. 4, 5 og 6 forstås ved anerkendt organ et prøvnings- og kalibreringslaboratorium eller et inspektions- og certificeringsorgan, som opfylder gældende europæiske standarder.
8. De tekniske specifikationer må ikke, bortset fra i undtagelsestilfælde, hvor kontraktens genstand berettiger til det, henvise til et bestemt fabrikat, en bestemt oprindelse eller en bestemt fremstillingsproces, eller til varemærker, patenter, typer eller en bestemt oprindelse eller produktion på en måde, der kunne favorisere eller udelukke visse produkter eller økonomiske aktører.
Når det er umuligt at give en tilstrækkelig præcis og forståelig beskrivelse af kontraktens genstand, skal en sådan henvisning ledsages af udtrykket »eller tilsvarende«.
Artikel 140
Prisændringer
(Finansforordningens artikel 105)
1. Det skal af udbudsdokumenterne klart fremgå, om buddet skal være til fast pris uden mulighed for revision.
2. I modsat fald angives det i udbudsdokumenterne, hvilke betingelser og/eller fremgangsmåder der gælder for revision af prisen i løbet af kontraktperioden. Den ordregivende myndighed tager i den forbindelse navnlig hensyn til:
a)
udbudsprocedurens genstand og den økonomiske situation, hvori den skal gennemføres
b)
arbejdsopgavernes og kontraktens art og varighed
c)
sine økonomiske interesser.
Artikel 141
Ulovlige aktiviteter, som medfører udelukkelse
(Finansforordningens artikel 106)
De tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra e), omfatter alle ulovlige aktiviteter, der skader Unionens finansielle interesser, og navnlig følgende:
a)
tilfælde af svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. juli 1995 (12)
b)
tilfælde af bestikkelse som omhandlet i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, der involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. maj 1997 (13)
c)
tilfælde af deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA (14)
d)
tilfælde af hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF (15)
e)
tilfælde af terrorhandlinger, strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet og anstiftelse af, medvirken til og forsøg på at begå en sådan handling som defineret i artikel 1, 3 og 4 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA (16).
Artikel 142
Anvendelse af udelukkelseskriterierne og udelukkelsens varighed
(Finansforordningens artikel 106, 107, 108 og 109)
1. For at fastlægge varigheden af udelukkelsen og for at sikre, at proportionalitetsprincippet overholdes, skal den ansvarlige institution især tage hensyn til, hvor alvorlige forholdene er, herunder deres indvirkning på Unionens finansielle interesser og image og hvor lang tid, der er gået, forseelsens varighed og eventuelle gentagelser, den pågældende enheds forsæt eller grad af uagtsomhed og de foranstaltninger, som den pågældende enhed har truffet for at rette op på situationen.
Ved fastlæggelsen af udelukkelsesperioden giver den ansvarlige institution den pågældende ansøger eller tilbudsgiver lejlighed til at give udtryk for sine synspunkter.
Når de myndigheder eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, har fastlagt varigheden af udelukkelsesperioden efter gældende lov, anvender Kommissionen denne varighed op til den maksimale periode, der er fastsat i finansforordningens artikel 106, stk. 4. Perioden i finansforordningens artikel 106, stk. 4, fastsættes til højst fem år, regnet fra følgende datoer:
a)
fra datoen for den retskraftige dom i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra b) og e)
b)
fra den dato, hvor overtrædelsen blev begået eller, i tilfælde af fortsatte eller gentagne overtrædelser, den dato, hvor overtrædelsen ophørte, i de tilfælde, der er anført i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra c), hvor forseelsen vedrører kontrakter med den pågældende institution.
I forbindelse med tredje afsnit, litra b), regnes perioden fra den dato, hvor afgørelsen er truffet, hvis en alvorlig forseelse i forbindelse med udøvelsen af et erhverv konstateres i form af en afgørelse truffet af en offentlig myndighed eller en international organisation.
Denne udelukkelsesperiode kan forlænges til 10 år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den dato, der er omhandlet i tredje afsnit, litra a) og b), jf. dog stk. 1.
2. Ansøgere og tilbudsgivere udelukkes fra en udbuds- eller tilskudsprocedure, så længe de befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a) og d).
Artikel 143
Bevismidler
(Finansforordningens artikel 106 og 107)
1. Ansøgere og tilbudsgivere skal fremlægge en behørigt underskrevet og dateret erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
Når der er tale om begrænsede udbud, konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, hvor den ordregivende myndighed begrænser antallet af ansøgere, der skal opfordres til at forhandle eller afgive bud, skal alle ansøgere dog fremlægge de attester, der er omhandlet i stk. 3.
Den ordregivende myndighed kan på grundlag af en risikovurdering undlade at kræve den i første afsnit nævnte erklæring for de kontrakter, der er omhandlet i artikel 137, stk. 2. Den ordregivende myndighed kan dog undlade at kræve den pågældende erklæring for kontrakter i henhold til artikel 265, stk. 1, artikel 267, stk. 1, og artikel 269, stk. 1, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR.
2. Den tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, skal inden for en frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed, inden underskrivelsen af kontrakten fremlægge de i stk. 3 i denne artikel omhandlede bevismidler til bekræftelse af den i stk. 1 i denne artikel nævnte erklæring i følgende tilfælde:
a)
i forbindelse med kontrakter, som institutionerne indgår for egen regning, og hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1
b)
i forbindelse med kontrakter vedrørende foranstaltninger udadtil, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 265, stk. 1, litra a), artikel 267, stk. 1, litra a), eller artikel 269, stk. 1, litra a).
I forbindelse med kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er omhandlet i første afsnit, litra a) og b), i dette stykke, kan den ordregivende myndighed, når den er i tvivl om, hvorvidt den tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, befinder sig i en af udelukkelsessituationerne, kræve, at han fremlægger de i stk. 3 nævnte bevismidler.
3. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at den ansøger eller tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a), b) eller e), fremlæggelse af en straffeattest af nyere dato eller eventuelt et tilsvarende dokument, som for nylig er udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller det seneste opholdsland, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a) eller d), en attest af nyere dato udstedt af den kompetente myndighed i den pågældende stat.
Når det dokument eller den attest, der er omhandlet i stk. 1 i denne artikel, ikke udstedes af det pågældende land, og i de andre tilfælde af udelukkelse, der er omhandlet i i artikel 106, kan dokumentet eller attesten erstattes af en edsvoren erklæring eller eventuelt af en højtidelig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller det seneste opholdsland.
4. I overensstemmelse med den nationale lovgivning i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret, vedrører de i stk. 1 og 3 nævnte dokumenter juridiske og/eller fysiske personer, herunder, hvis den ordregivende myndighed finder det nødvendigt, virksomhedsledere eller enhver anden person, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af ansøgeren eller tilbudsgiveren.
5. De ordregivende myndigheder kan, hvis de er i tvivl om, hvorvidt ansøgerne eller tilbudsgiverne befinder sig i en af udelukkelsessituationerne, selv henvende sig til de kompetente myndigheder, der er omhandlet i stk. 3, for at indhente de oplysninger om den pågældende situation, som de finder nødvendige.
6. Den ordregivende myndighed kan undlade at kræve, at en ansøger eller tilbudsgiver fremlægger den dokumentation, der er omhandlet i stk. 3, hvis en sådan dokumentation allerede er forelagt for den i forbindelse med en anden udbudsprocedure, forudsat at datoen for udstedelsen af dokumenterne ikke overstiger ét år, og at de stadig er gyldige.
I så fald skal ansøgeren eller tilbudsgiveren erklære på tro og love, at dokumentationen allerede er fremlagt i forbindelse med en tidligere udbudsprocedure, og bekræfte, at der ikke er sket ændringer i hans situation.
7. Ansøgeren eller tilbudsgiveren fremlægger på anmodning af den ordregivende myndighed en erklæring på tro og love fra den påtænkte underleverandør om, at denne ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
Er der tvivl om denne erklæring på tro og love, kan den ordregivende myndighed kræve de bevismidler, der er omhandlet i stk. 3 og 4. Stk. 5 finder i givet fald anvendelse.
Artikel 144
Central database
(Finansforordningens artikel 108)
1. De institutioner, forvaltningsorganer og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 1, sender i det format, som er fastlagt af Kommissionen, Kommissionen oplysninger, som gør det muligt at identificere de tredjeparter, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, artikel 107, artikel 109, stk. 1, litra b), og artikel 109, stk. 2, litra a), samt grundene til udelukkelsen og udelukkelsesperiodens varighed.
De fremsender også oplysninger om personer, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af tredjeparter, som er retlige enheder, når disse personer har befundet sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, artikel 107, artikel 109, stk. 1, litra b), og artikel 109, stk. 2, litra a).
De myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, sender i det format, som er fastlagt af Kommissionen, Kommissionen oplysninger, som gør det muligt at identificere de tredjeparter, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra e), når deres adfærd har skadet Unionens finansielle interesser, og personer, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af tredjeparter, som er retlige enheder, såsom:
a)
dommens art
b)
i givet fald varigheden af perioden for udelukkelse fra udbudsprocedurer.
2. De institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i stk. 1, udpeger de personer, som er bemyndiget til at videregive oplysninger i databasen til Kommissionen og modtage sådanne oplysninger fra Kommissionen.
Med hensyn til de institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 1, sender de udpegede personer hurtigst muligt oplysningerne til Kommissionens regnskabsfører og anmoder i givet fald om registrering, ændring eller sletning af data i databasen.
Med hensyn til de myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2, sender de udpegede personer de nødvendige oplysninger til den anvisningsberettigede i Kommissionen, som er ansvarlig for det pågældende program eller den pågældende foranstaltning, senest tre måneder efter afsigelsen af den relevante dom.
Kommissionens regnskabsfører registrerer, ændrer eller sletter data i databasen. Han giver hver måned de udpegede personer de validerede data, som databasen indeholder, via en sikker protokol.
3. De institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i stk. 1, bekræfter over for Kommissionen, at de oplysninger, de har videregivet, er fastlagt og fremsendt i overensstemmelse med de principper, som er fastsat i forordning (EF) nr. 45/2001 og i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (17) om beskyttelse af personoplysninger.
De skal navnlig på forhånd underrette alle tredjeparter eller personer som omhandlet i stk. 1 om, at deres data kan blive registreret i databasen og videregivet af Kommissionen til de udpegede personer, der er omhandlet i stk. 2. De opdaterer i givet fald de fremsendte oplysninger, når der er sket en berigtigelse, sletning eller ændring af data.
Enhver part, der er opført i databasen, har efter anmodning til Kommissionens regnskabsfører ret til at blive informeret om de lagrede data vedrørende den pågældende.
4. Medlemsstaterne træffer passende foranstaltninger til at bistå Kommissionen med henblik på at forvalte databasen effektivt i henhold til direktiv 95/46/EF.
Der fastsættes passende bestemmelser i aftalerne med myndighederne i tredjelande og alle de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, med henblik på at sikre, at disse bestemmelser og principperne for beskyttelse af personoplysninger overholdes.
Artikel 145
Administrative og økonomiske sanktioner
(Finansforordningens artikel 109 og 131)
1. Ansøgere, tilbudsgivere og kontrahenter, der har afgivet urigtige erklæringer, begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldig i uregelmæssigheder eller svig, eller som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan, uden at det berører muligheden for at anvende de i kontrakten fastsatte sanktioner, udelukkes fra alle kontrakter og tilskud finansieret over Unionens budget i en periode på højst fem år regnet fra den dato, hvor forseelsen er konstateret og bekræftet gennem en kontradiktorisk dialog med ansøgeren, tilbudsgiven eller kontrahenten.
Denne periode kan forlænges til 10 år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den dato, der er omhandlet i første afsnit.
2. Tilbudsgivere og ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldig i uregelmæssigheder eller svig, kan desuden pålægges økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den samlede anslåede værdi af den kontrakt, der skal tildeles.
Kontrahenter, som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan pålægges økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den pågældende kontrakts samlede værdi.
Denne sats kan forhøjes til 4-20 % i tilfælde af gentagen misligholdelse inden for de første fem år efter den dato, som er omhandlet i stk. 1, første afsnit.
3. Institutionen fastsætter de administrative eller økonomiske sanktioner, idet der navnlig tages hensyn til de elementer, der er omhandlet i artikel 142, stk. 1.
Artikel 146
Udvælgelseskriterier
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. De ordregivende myndigheder opstiller klare og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier.
2. I forbindelse med enhver udbudsprocedure anvendes udvælgelseskriterierne til at vurdere ansøgerens eller tilbudsgiverens finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet.
Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimale kapacitetsniveauer, hvorunder ansøgere ikke kan udvælges.
3. Enhver tilbudsgiver eller ansøger kan blive anmodet om at dokumentere, at han i henhold til national ret har tilladelse til at opfylde kontrakten, dokumenteret ved optagelse i handels- eller erhvervsregisteret eller en edsvoren erklæring eller attest, medlemskab af en bestemt organisation, udtrykkelig tilladelse eller optagelse i momsregistreret.
4. De ordregivende myndigheder anfører i udbudsbekendtgørelsen, indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller opfordringen til at afgive bud, hvilke former for dokumentation de har valgt at acceptere som bevis for tilbudsgiveres eller ansøgeres retlige status og retsevne.
5. Omfanget af de oplysninger, som den ordregivende myndighed udbeder sig som bevis for ansøgerens eller tilbudsgiverens finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet og de minimale kapacitetsniveauer, som kræves i henhold til stk. 2, må ikke gå videre end kontraktens genstand, idet der skal tages hensyn til de økonomiske aktørers legitime interesser, navnlig for så vidt angår beskyttelse af virksomhedens tekniske og handelsmæssige hemmeligheder.
6. Den ordregivende myndighed kan afhængigt af sin risikovurdering beslutte ikke at kræve dokumentation for ansøgernes eller tilbudsgivernes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet i forbindelse med følgende kontrakter:
a)
kontrakter, som institutionerne indgår for egen regning, og hvis værdi ikke overstiger den værdi, der er fastsat i artikel 137, stk. 1
b)
kontrakter i forbindelse med foranstaltninger udadtil, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 265, stk. 1, litra a), artikel 267, stk. 1, litra a), og artikel 269, stk. 1, litra a).
Når den ordregivende myndighed beslutter ikke at kræve dokumentation for ansøgernes og tilbudsgivernes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, udbetales der ikke forfinansiering, medmindre der stilles en finansiel garanti på et tilsvarende beløb.
Artikel 147
Økonomisk og finansiel kapacitet
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. Bevis for den økonomiske og finansielle kapacitet kan navnlig bestå i et eller flere af følgende dokumenter:
a)
relevante erklæringer fra en bank eller i givet fald bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring
b)
årsregnskaber for højst de seneste tre afsluttede regnskabsår
c)
en erklæring om virksomhedens samlede omsætning og omsætningen vedrørende de bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, som kontrakten vedrører, i en periode, som ikke må overstige de seneste tre disponible regnskabsår.
2. Den ordregivende myndighed kan undlade at kræve, at en ansøger eller tilbudsgiver fremlægger den dokumentation, der er omhandlet i stk. 1, hvis en sådan dokumentation allerede er fremlagt i forbindelse med en anden udbudsprocedure, forudsat at dokumentationen fortsat overholder stk. 1.
Hvis tilbudsgiveren eller ansøgeren af en særlig grund, som den ordregivende myndighed anser for gyldig, ikke er i stand til at fremlægge den af den ordregivende myndighed krævede dokumentation, kan han bevise sin økonomiske og finansielle kapacitet ved ethvert andet middel, som den ordregivende myndighed finder egnet.
3. En økonomisk aktør kan i givet fald for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders kapacitet uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem den økonomiske aktør selv og disse enheder. Vedkommende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer til at opfylde kontrakten, f.eks. ved at fremlægge et tilsagn fra disse enheder om, at de er villige til at stille disse ressourcer til rådighed for vedkommende.
Den ordregivende myndighed kan kræve, at den økonomiske aktør og de enheder, der er omhandlet i første afsnit, hæfter solidarisk for gennemførelsen af kontrakten.
En sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 5, kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres kapacitet eller andre enheders deltageres kapacitet.
Artikel 148
Teknisk og faglig kapacitet
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. De økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet vurderes og kontrolleres i henhold til stk. 2 og 3. Ved udbudsprocdurer vedrørende varer, der kræver montering eller installation, tjenesteydelser og/eller bygge- og anlægsarbejder, vurderes denne kapacitet bl.a. under hensyn til de økonomiske aktørers faglige viden, effektivitet, erfaring og pålidelighed.
2. De økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet kan, afhængigt af arten, mængden eller omfanget af og formålet med de varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der skal leveres eller udføres, dokumenteres ved et eller flere af følgende dokumenter:
a)
eksamens- og kvalifikationsbeviser for tjenesteyderen eller entreprenøren og/eller virksomhedens ledere og især for den eller de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne eller bygge- og anlægsarbejderne
b)
en liste over:
i)
de betydeligste tjenesteydelser eller vareleverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og dato samt de offentlige eller private modtagere
ii)
de bygge- og anlægsarbejder, der er udført i løbet af de sidste fem år, med angivelse af beløb, dato og sted
c)
en beskrivelse af det tekniske udstyr, det værktøj og de faciliteter, der skal anvendes til at opfylde en tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt
d)
en beskrivelse af det tekniske udstyr og de foranstaltninger, der anvendes for at sikre varernes og tjenesteydelsernes kvalitet, samt en beskrivelse af virksomhedens undersøgelses- og forskningsfaciliteter
e)
angivelse af de teknikere eller tekniske organer, tilbudsgiver disponerer over, især dem, der har ansvaret for kvalitetskontrollen, uanset om de hører til virksomheden eller ej
f)
for så vidt angår levering af varer, fremlæggelse af prøver, beskrivelser og/eller autentiske fotografier og/eller attester udstedt af officielle kvalitetskontrolinstitutter eller -tjenester, hvis kompetence er anerkendt, og som attesterer, at varerne er i overensstemmelse med de gældende specifikationer eller standarder
g)
en erklæring om tjenesteyderens eller entreprenørens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere i de sidste tre år
h)
oplysning om, hvor stor en del af kontrakten tjenesteyderen eventuelt agter at give i underentreprise
i)
angivelse, men udelukkende i relevante tilfælde, af de miljøstyringsforanstaltninger, som den økonomiske aktør kan anvende ved opfyldelsen af kontrakten, når der er tale om offentlige bygge- og anlægskontrakter og offentlige tjenesteydelseskontrakter.
Hvis modtageren af de tjenesteydelser eller varer, som er omhandlet i første afsnit, litra b), nr. i), er en ordregivende myndighed, fremlægges dokumentationen for udførelsen i form af attester udstedt eller medunderskrevet af den kompetente myndighed.
I forbindelse med første afsnit, litra b), nr. ii), skal listen over de væsentligste bygge- og anlægsarbejder, der er udført, ledsages af attester for tilfredsstillende udførelse, hvori det skal præciseres, om bygge- og anlægsarbejderne er blevet udført fagligt korrekt og i overensstemmelse med kontraktvilkårene.
3. Hvis de tjenesteydelser eller vareleverancer, der skal leveres, er komplekse, eller hvis de undtagelsesvis skal tjene et særligt formål, kan den tekniske og faglige kapacitet dokumenteres ved en kontrol foretaget af den ordregivende myndighed eller på dennes vegne af et kompetent officielt organ i det land, hvor tjenesteyderen eller leverandøren er etableret, med forbehold af dette organs samtykke. Denne kontrol vedrører tjenesteyderens tekniske kapacitet eller leverandørens produktionskapacitet og om nødvendigt hans undersøgelses- og forskningsfaciliteter og de foranstaltninger, han har truffet til kontrol af kvaliteten.
4. Hvis de ordregivende myndigheder kræver, at der fremlægges attester udstedt af uafhængige organer til attestering af, at den økonomiske aktør overholder bestemte kvalitetssikringsstandarder, henviser de til kvalitetssikringssystemer, der bygger på de europæiske standarder på området og er certificeret af godkendte organer. De ordregivende myndigheder skal dog ligeledes acceptere andre former for dokumentation for tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger fra økonomiske aktører, der ikke har adgang til at få udstedt sådanne certifikater eller ikke har mulighed for at få dem udstedt inden for den gældende frist.
5. Hvis de ordregivende myndigheder kræver fremlæggelse af attester udstedt af uafhængige organer til bekræftelse af, at den økonomiske aktør opfylder bestemte miljøledelsessystemer eller -standarder, henviser de til EU-ordningen for miljøledelse og miljørevision eller til andre anerkendte miljøledelsessystemer i henhold til artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1221/2009 (18) eller andre miljøledelsesstandarder, der er baseret på de relevante europæiske eller internationale standarder udstedt af godkendte organer. De anerkender tilsvarende attester fra organer i andre medlemsstater. De accepterer ligeledes andre former for dokumentation for tilsvarende miljøledelsesforanstaltninger, der forelægges af økonomiske aktører.
6. En økonomisk aktør kan i givet fald og for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders kapacitet uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem den økonomiske aktør selv og disse enheder. Vedkommende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer til at opfylde kontrakten, f.eks. ved at forelægge et tilsagn fra disse enheder om, at de er villige til at stille disse ressourcer til rådighed for vedkommende.
En sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 5, kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres kapacitet eller andre enheders deltageres kapacitet.
7. I forbindelse med bygge- og anlægskontrakter, tjenesteydelseskontrakter og monterings- og installationsarbejde som led i en kontrakt om vareleverancer kan den ordregivende myndighed kræve, at visse centrale opgaver udføres direkte af tilbudsgiveren selv eller, hvis et bud indgives af en sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 6, af en deltager i sammenslutningen.
8. Den ordregivende myndighed kan konkludere, at økonomiske aktører ikke vil gennemføre kontrakten i overensstemmelse med en passende kvalitetsstandard, hvis den ordregivende myndighed fastslår, at de har modstridende interesser, som kan påvirke kontraktens opfyldelse i negativ retning.
Artikel 149
Bestemmelser og kriterier for tildeling af kontrakter
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. En kontrakt kan tildeles på følgende to måder, jf. dog finansforordningens artikel 107:
a)
enten vælges det billigste bud blandt de bud, der er forskriftsmæssige og opfylder udbudsbetingelserne
b)
eller også vælges det økonomisk mest fordelagtige bud.
2. For at bestemme, hvilket bud der er det økonomisk mest fordelagtige, tager den ordregivende myndighed hensyn til den anførte pris og andre kvalitetskriterier, der er begrundet i kontraktens genstand, som f.eks. teknisk værdi, æstetiske og funktionelle kvaliteter, miljømæssige karakteristika, driftsomkostninger, rentabilitet, færdiggørelses- eller leveringsfrist, kundeservice og teknisk assistance. Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimumsniveauer for kvaliteten. Bud, som ligger under disse kvalitetsniveauer, afvises.
3. Den ordregivende myndighed skal i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne eller i det beskrivende dokument angive den vægtning af hvert af de kriterier, der anvendes ved bestemmelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud. Denne vægtning kan angives som en ramme med et passende maksimalt udsving.
Den relative vægtning af priskriteriet i forhold til andre kriterier må ikke føre til, at priskriteriet neutraliseres ved valget af kontrahenten, uden at dette dog berører de tariffer, som institutionen har fastsat for vederlag for visse tjenesteydelser, såsom tjenesteydelser fra evalueringseksperter.
Hvis det i særlige undtagelsestilfælde ikke er teknisk muligt at foretage en sådan vægtning, f.eks. på grund af kontraktgenstanden, kan den ordregivende myndighed nøjes med at angive de anvendte kriterier i prioriteret rækkefølge.
Artikel 150
Anvendelse af elektroniske auktioner
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. De ordregivende myndigheder anvender elektroniske auktioner, hvor nye og lavere priser og/eller nye værdier for visse elementer i tilbuddene præsenteres.
I forbindelse med første afsnit anvender de ordregivende myndigheder en gentagen elektronisk proces (elektronisk auktion), som gennemføres efter den første fuldstændige evaluering af buddene, således at disse kan klassificeres på grundlag af automatisk behandling.
2. Ved offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling i de i artikel 135, stk. 1, litra a), omhandlede tilfælde kan de ordregivende myndigheder beslutte, at der anvendes elektronisk auktion inden tildelingen af en offentlig kontrakt, når udbudsbetingelserne kan fastsættes nøjagtigt.
Elektronisk auktion kan anvendes på samme betingelser ved fornyet konkurrence mellem parterne i en rammekontrakt, jf. artikel 122, stk. 3, litra b), og ved udbud af kontrakter, som skal tildeles inden for det dynamiske indkøbssystem, der er omhandlet i artikel 131.
Den elektroniske auktion vedrører enten priserne alene, når kontrakten tildeles på grundlag af den laveste pris, eller priserne og/eller værdierne for de elementer i buddene, der er anført i udbudsbetingelserne, når kontrakten tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud.
3. De ordregivende myndigheder, der beslutter at holde en elektronisk auktion, anfører dette i udbudsbekendtgørelsen.
Udbudsbetingelserne indeholder blandt andet følgende oplysninger:
a)
de elementer, hvis værdier der holdes elektronisk auktion over, for så vidt som disse elementer er kvantificerbare og kan udtrykkes i tal eller procentdele
b)
eventuelle grænser for de værdier, som kan fremlægges, således som de fremgår af specifikationerne af kontraktens genstand
c)
de oplysninger, der vil blive stillet til rådighed for tilbudsgiverne under den elektroniske auktion, og på hvilket tidspunkt de i givet fald stilles til rådighed
d)
de oplysninger, der er relevante for afviklingen af den elektroniske auktion
e)
de betingelser, på hvilke tilbudsgiverne kan byde, og især de mindste udsving mellem buddene, som i givet fald kræves for at byde
f)
de relevante oplysninger om det elektroniske udstyr, der anvendes, og om betingelser og tekniske specifikationer for tilslutning.
4. Før de ordregivende myndigheder afholder en elektronisk auktion, foretager de en første fuldstændig evaluering af buddene efter de tildelingskriterier og den vægtning heraf, der er fastlagt.
Alle de tilbudsgivere, der har afgivet antagelige bud, opfordres samtidig elektronisk til at fremlægge nye priser og/eller nye værdier; opfordringen indeholder alle de oplysninger, der er relevante for den individuelle tilslutning til det anvendte elektroniske udstyr og præciserer begyndelsesdatoen og -tidspunktet for auktionen. Den elektroniske auktion kan finde sted i flere på hinanden følgende faser. Den elektroniske auktion kan tidligst indledes to arbejdsdage efter afsendelsen af opfordringen til at afgive tilbud.
5. Når kontrakten skal tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud, ledsages opfordringen af resultatet af den fuldstændige evaluering af det relevante bud udført i overensstemmelse med den vægtning, der er omhandlet i artikel 149, stk. 3, første afsnit.
Opfordringen skal ligeledes indeholde den matematiske formel, der ved elektronisk auktion bestemmer den automatiske omklassificering på grundlag af de nye priser og/eller nye værdier. Denne formel indarbejder vægtningen af alle de kriterier, der er fastsat med henblik på at afgøre, hvilket bud der er det økonomisk mest fordelagtige, således som angivet i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne. Med henblik herpå skal eventuelle rammer for vægtningens udsving imidlertid forudgående udtrykkes ved en bestemt værdi.
Hvis varianter er tilladt, skal en formel angives særskilt for hver variant.
6. Under hver fase af en elektronisk auktion giver de ordregivende myndigheder omgående alle tilbudsgiverne i det mindste de oplysninger, der giver dem mulighed for på et hvilket som helst tidspunkt at kende deres respektive klassificering. De kan ligeledes give andre oplysninger om andre afgivne priser eller værdier, hvis dette er angivet i udbudsbetingelserne. De kan også på et hvilket som helst tidspunkt give meddelelse om antallet af deltagere i den pågældende fase af auktionen. De må imidlertid under ingen omstændigheder give oplysning om tilbudsgivernes identitet under afviklingen af auktionens forskellige faser.
7. De ordregivende myndigheder afslutter en elektronisk auktion på en eller flere af følgende måder:
a)
i opfordringen til at deltage i auktionen angiver de den dato og det tidspunkt, der er fastsat på forhånd
b)
når de ikke modtager flere nye priser eller nye værdier, der opfylder kravene om mindsteudsving
c)
når det antal auktionsfaser, der er fastsat i opfordringen til at deltage i auktionen, er gennemført.
I forbindelse med første afsnit, litra b), præciserer de ordregivende myndigheder i opfordringen til at deltage i auktionen den frist, de vil overholde fra modtagelsen af den sidst afgivne pris eller værdi, inden de afslutter den elektroniske auktion.
Når de ordregivende myndigheder har besluttet, at en elektronisk auktion skal afsluttes i overensstemmelse med første afsnit, litra c), eventuelt kombineret med fremgangsmåden i første afsnit, litra b), indeholder opfordringen til at deltage i auktionen tidsplanen for hver auktionsfase.
8. Efter afslutningen af en elektronisk auktion tildeler de ordregivende myndigheder i overensstemmelse med artikel 149 kontrakten på baggrund af resultaterne af den elektroniske auktion.
De ordregivende myndigheder må ikke misbruge en elektronisk auktion eller anvende den på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen, eller på en måde, der kan ændre kontraktens genstand, således som den er udbudt ved offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og fastlagt i udbudsbetingelserne.
Artikel 151
Unormalt lave bud
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. Hvis bud vedrørende en bestemt kontrakt forekommer at være unormalt lave, skal den ordregivende myndighed, inden den alene på dette grundlag afviser sådanne bud, skriftligt anmode om de oplysninger om det pågældende buds sammensætning, som den anser for relevante, og efter høring af parterne kontrollere buddets sammensætning under hensyntagen til de fremsatte begrundelser. Disse oplysninger kan navnlig vedrøre overholdelsen af bestemmelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt, der gælder på det sted, hvor bygge- og anlægsarbejderne, tjenesteydelsen eller varerne skal leveres.
Den ordregivende myndighed kan navnlig tage hensyn til begrundelser vedrørende:
a)
besparelser i forbindelse med produktionsmetoden, den måde tjenesteydelserne udføres på eller byggemetoden
b)
de valgte tekniske løsninger eller de usædvanligt gunstige betingelser, tilbudsgiveren arbejder under
c)
buddets originalitet.
2. Hvis en ordregivende myndighed fastslår, at et unormalt lavt bud skyldes ydelse af statsstøtte, kan den ikke afvise det pågældende bud med denne ene begrundelse, medmindre tilbudsgiveren er ude af stand til inden for en rimelig frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed, at dokumentere, at der er tale om en støtte, hvis udbetaling er endelig, og som er ydet efter de procedurer og beslutninger, der er fastsat i EU-lovgivningen om statsstøtte.
Artikel 152
Tidsfrister for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. De ordregivende myndigheder fastlægger i kalenderdage faste og præklusive frister for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse. Fristerne skal være tilstrækkelig lange til, at de interesserede har rimelig tid til at udarbejde og afgive deres bud, idet der bl.a. skal tages hensyn til kontraktens kompleksitet og til, om det er nødvendigt med en besigtigelse på stedet eller gennemsyn på stedet af bilagsmaterialet til udbudsbetingelserne.
2. Ved offentlige udbud vedrørende kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af bud mindst 52 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
3. Ved begrænsede udbud, ved anvendelse af konkurrencepræget dialog, jf. artikel 132, og ved udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse med henblik på kontrakter, hvis værdi overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 37 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
Ved begrænsede udbud med henblik på kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af bud mindst 40 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.
Ved udbud efter indkaldelse af interessetilkendegivelser som omhandlet i artikel 136, stk. 1, er fristen dog:
a)
mindst 21 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud, når der er tale om den procedure, der er omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra a), og stk. 3, litra b), nr. i)
b)
mindst 10 dage for modtagelse af ansøgninger om deltagelse og mindst 21 dage for modtagelse af bud, når der er tale om den procedure i to faser, der er omhandlet i artikel 136, stk. 3, litra b), nr. ii).
4. Hvis de ordregivende myndigheder i overensstemmelse med artikel 123, stk. 2, har fremsendt en forhåndsmeddelelse til offentliggørelse eller selv har offentliggjort en forhåndsmeddelelse i deres køberprofil for kontrakter, der overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, kan fristen for modtagelse af bud som udgangspunkt forkortes til 36 dage, men kan under ingen omstændigheder være under 22 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller opfordringen til at afgive bud.
Den forkortelse af fristen, der er omhandlet i første afsnit, er kun mulig, hvis forhåndsmeddelelsen opfylder følgende betingelser:
a)
den indeholder alle de oplysninger, der kræves i udbudsbekendtgørelsen, i det omfang disse oplysninger foreligger ved offentliggørelsen af meddelelsen
b)
den er blevet sendt til offentliggørelse mindst 52 dage og højst 12 måneder inden afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
5. Fristerne for modtagelse af bud kan forkortes med fem dage, hvis der allerede fra det tidspunkt, hvor udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser offentliggøres, er fri og direkte elektronisk adgang til hele udbudsmaterialet.
Artikel 153
Frister for adgang til udbudsdokumenterne
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes udbudsbetingelserne eller beskrivende dokumenter i den procedure, der er omhandlet i artikel 132, og supplerende dokumenter senest fem arbejdsdage efter, at der er modtaget anmodning herom, til alle økonomiske aktører, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at deltage i en dialog eller afgive et bud, jf. dog stk. 4. De ordregivende myndigheder er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om dokumenter, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.
2. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes de supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne eller de beskrivende dokumenter eller supplerende dokumenter samtidigt til alle økonomiske aktører, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at deltage i en dialog eller afgive et bud, så hurtigt som muligt og senest seks kalenderdage inden udløbet af fristen for modtagelse af bud eller, for anmodninger om oplysninger, der er modtaget mindre end otte kalenderdage inden udløbet af fristen for modtagelse af bud, så hurtigt som muligt efter modtagelsen af anmodningen. De ordregivende myndigheder er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om supplerende oplysninger, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.
3. Hvis udbudsbetingelserne og de supplerende dokumenter eller oplysninger, uanset af hvilken grund, ikke kan fremsendes inden for de i stk. 1 og 2 i denne artikel fastsatte frister, eller hvis der kun kan afgives bud efter besigtigelse på stedet eller efter gennemsyn på stedet af bilagsmaterialet til udbudsbetingelserne, skal de frister for modtagelse af bud, der er omhandlet i artikel 152, forlænges, så samtlige økonomiske aktører kan få kendskab til alle oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af buddene. Denne forlængelse offentliggøres på passende måde efter bestemmelserne i artikel 123-126.
4. Ved offentlige udbud, herunder i dynamiske indkøbssystemer som omhandlet i artikel 131, finder stk. 1 i denne artikel ikke anvendelse, hvis der er fri, fuld og direkte elektronisk adgang til alle udbudsdokumenterne og de supplerende dokumenter. I så fald skal den udbudsbekendtgørelse, der er omhandlet i artikel 123, stk. 3, angive den internetadresse, der giver adgang til disse dokumenter.
Artikel 154
Frister i hastetilfælde
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Når det i behørigt begrundede hastetilfælde er umuligt at overholde de mindstefrister, der er fastsat i artikel 152, stk. 3, i forbindelse med begrænsede udbud og udbud med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, kan de ordregivende myndigheder fastsætte følgende frister angivet i kalenderdage:
a)
en frist for modtagelse af ansøgninger om deltagelse, som ikke kan være mindre end 15 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller 10 dage, hvis udbudsbekendtgørelsen sendes til Publikationskontoret ad elektronisk vej
b)
en frist for modtagelse af bud, som ikke kan være mindre end 10 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.
2. I forbindelse med begrænsede udbud og hastende udbud med forhandling meddeles eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne alle ansøgere eller tilbudsgivere senest fire kalenderdage inden udløbet af den frist, der er fastsat for modtagelse af bud, forudsat at der er anmodet om oplysningerne rettidigt.
Artikel 155
Bestemmelser om kommunikation
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Reglerne for afgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse fastlægges af den ordregivende myndighed, som kan vælge én kommunikationsform. Bud og ansøgninger om deltagelse kan indgives pr. brev eller sendes elektronisk. Desuden kan ansøgninger om deltagelse sendes pr. fax.
Det valgte kommunikationsmiddel skal være alment tilgængeligt og må ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
at hvert bud indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
at dataintegriteten sikres
c)
at buddenes og deltagelsesansøgningernes fortrolighed bevares, og at den ordregivende myndighed først får kendskab til buddene og deltagelsesansøgningerne efter udløbet af den frist, der er fastsat for afgivelse af bud
d)
at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Hvis det er nødvendigt af hensyn til sikring af retlige beviser, kan de ordregivende myndigheder kræve, at ansøgninger om deltagelse, som sendes pr. fax, bekræftes pr. brev eller elektronisk snarest muligt og under alle omstændigheder inden udløbet af den frist, som er fastsat i artikel 152.
2. Når den ordregivende myndighed tillader elektronisk indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, skal de anvendte redskaber og deres tekniske karakteristika være ikke-diskriminerende, almindeligt tilgængelige og kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi og må ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.
3. Undtagen for kontrakter, hvis værdi ligger under den beløbsgrænse, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal systemerne for elektronisk modtagelse af ansøgninger om deltagelse ved tekniske midler og passende procedurer garantere følgende:
a)
den økonomiske aktør kan autentificeres med sikkerhed
b)
det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse kan fastslås med sikkerhed
c)
det kan med rimelighed sikres, at ingen kan få adgang til oplysninger, som er fremsendt i overensstemmelse med disse krav, før udløbet af de fastsatte frister
d)
det kan ved overtrædelse af dette forbud med rimelighed sikres, at overtrædelsen klart kan spores
e)
kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af de modtagne oplysninger
f)
i udbudsprocedurens forskellige faser må kun bemyndigede personer, der optræder sammen, få adgang til alle eller en del af de indsendte oplysninger
g)
de bemyndigede personer, der optræder sammen, kan kun få adgang til de indsendte oplysninger efter den anførte dato
h)
oplysninger, som er modtaget og åbnet i overensstemmelse med disse krav, er kun tilgængelige for personer, der er bemyndiget til at få kendskab hertil.
4. Når den ordregivende myndighed tillader elektronisk indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, anses de elektroniske dokumenter, som indgives ved hjælp af sådanne systemer, for at være originaler og for at være underskrevet af en bemyndiget repræsentant for den økonomiske aktør.
5. Når buddene eller ansøgningerne indgives pr. brev, kan tilbudsgiverne eller ansøgerne indgive deres bud eller ansøgninger om deltagelse:
a)
pr. post eller med kurertjeneste, i hvilke tilfælde det i udbudsdokumenterne præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel eller datoen for beviset for aflevering
b)
ved aflevering i institutionens lokaler, enten af tilbudsgiveren eller ansøgeren selv eller af dennes befuldmægtigede; i så fald skal det i udbudsdokumenterne ud over de oplysninger, der er omhandlet i artikel 138, stk. 2, litra a), angives, hvilken tjenestegren buddene eller ansøgningerne om deltagelse skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.
6. For at sikre fortroligheden og undgå problemer i de tilfælde, hvor bud sendes pr. brev, skal udbudsbekendtgørelsen indeholde følgende passus:
Buddet skal fremsendes i dobbelt kuvert. På den inderste kuvert anføres, foruden adressen på den tjenestegren, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, påtegningen Appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier (Udbud - Må ikke åbnes af den interne post). Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de forsegles med tape, og afsenderen skal sætte sin underskrift på tværs af tapen.
Artikel 156
Tilbudsgaranti
(Finansforordningens artikel 111, stk. 3)
Den ordregivende myndighed kan kræve en tilbudsgaranti i henhold til artikel 163 svarende til 1-2 % af kontraktens samlede værdi.
Tilbudsgarantien frigøres ved tildelingen af kontrakten. Garantien aktiveres, hvis der ikke er afgivet bud ved udløbet af den herfor fastsatte frist, eller hvis buddet senere trækkes tilbage.
Artikel 157
Åbning af bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 4)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der overholder bestemmelserne i artikel 155, åbnes.
2. For alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er fastsat i artikel 137, stk. 1, udpeger den ansvarlige anvisningsberettigede et særligt udvalg til at åbne buddene.
Åbningsudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i den pågældende institution, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den ansvarlige anvisningsberettigede. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57. I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72 i nærværende forordning, eller som er isoleret i en medlemsstat, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Når der er tale om en udbudsprocedure, der iværksættes på et interinstitutionelt grundlag, udpeges åbningsudvalget af den ansvarlige anvisningsberettigede fra den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren. Åbningsudvalgets sammensætning skal så vidt muligt afspejle, at udbudsproceduren er af interinstitutionel art.
3. Hvis buddene sendes pr. brev, skal et eller flere medlemmer af åbningsudvalget parafere de dokumenter, der beviser datoen og klokkeslættet for afsendelsen af hvert enkelt bud.
De skal også parafere:
a)
enten hver side i hvert enkelt bud
b)
eller omslaget og siderne med finansielle oplysninger for hvert bud; en tjenestegren, der er uafhængig af den anvisningsberettigede tjenestegren, sikrer det oprindelige buds integritet ved anvendelse af enhver egnet teknik, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i stk. 2, andet afsnit.
Ved tildeling af kontrakter i overensstemmelse med artikel 149, stk. 1, litra a), offentliggøres de priser, som er angivet i de bud, der opfylder betingelserne.
Udvalgets medlemmer underskriver protokollen om åbning af buddene. I protokollen angives det, hvilke bud der opfylder henholdsvis ikke opfylder betingelserne i artikel 155, og der gives en begrundelse for de tilfælde, hvor et bud afvises, fordi det ikke opfylder betingelserne med hensyn til metoderne for indgivelse af bud som omhandlet i artikel 155. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan identificeres tilstrækkeligt.
Artikel 158
Evalueringsudvalg for bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 5)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige i forhold til artikel 155, vurderes og rangordnes af et evalueringsudvalg, som er nedsat for hver af de to faser, på grundlag af henholdsvis de udelukkelses- og udvælgelseskriterier og de tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd.
Udvalget udpeges af den ansvarlige anvisningsberettigede og skal afgive rådgivende udtalelse om alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er fastsat i artikel 137, stk. 1.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan dog beslutte, at evalueringsudvalget kun skal evaluere og rangordne buddene på grundlag af tildelingskriterierne, og at udelukkelses- og udvælgelseskriterierne skal evalueres på anden passende måde, som sikrer, at der ikke er interessekonflikter.
2. Evalueringsudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den ansvarlige anvisningsberettigede. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse personer overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, eller som er isoleret i en medlemsstat, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Evalueringsudvalget kan bestå af de samme medlemmer som det udvalg, der åbner buddene.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse eksperter overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
Når der er tale om en udbudsprocedure, der iværksættes på et interinstitutionelt grundlag, udpeges evalueringsudvalget af den ansvarlige anvisningsberettigede fra den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren. Evalueringsudvalgets sammensætning skal så vidt muligt afspejle, at udbudsproceduren er af interinstitutionel art.
3. Ansøgninger om deltagelse og bud afvises, hvis de ikke opfylder alle de væsentlige krav, der er fastsat i udbudsdokumenterne.
Udvalget eller den ordregivende myndighed kan imidlertid anmode ansøgere eller tilbudsgivere om at supplere eller præcisere den fremlagte dokumentation vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne inden for en frist, som de fastsætter.
Ansøgninger om deltagelse og bud, som ikke er udelukket, og som opfylder udvælgelseskriterierne, anses for antagelige.
4. I tilfælde af unormalt lave bud som omhandlet i artikel 151 udbeder evalueringsudvalget sig nærmere oplysninger om buddets sammensætning.
Artikel 159
Resultatet af evalueringen
(Finansforordningens artikel 112)
1. Der udarbejdes en dateret protokol om evalueringen og rangordningen af de ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige.
Protokollen underskrives af alle medlemmerne af evalueringsudvalget. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan identificeres tilstrækkeligt.
Hvis evalueringsudvalget ikke fik pålagt ansvaret for at efterprøve buddene på grundlag af udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, underskrives protokollen også af de personer, som den ansvarlige anvisningsberettigede pålagde denne opgave. Protokollen opbevares som dokumentation.
2. Den i stk. 1 omhandlede protokol skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
navn og adresse på den ordregivende myndighed og genstanden for og værdien af kontrakten, rammekontrakten eller det dynamiske indkøbssystem
b)
navnene på de afviste ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for, at de er blevet afvist
c)
navnene på de ansøgere eller tilbudsgivere, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt
d)
begrundelsen for afvisning af bud, der anses for at være unormalt lave
e)
navnene på de foreslåede ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt samt, hvis det er oplyst, oplysning om, hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise.
3. Den ordregivende myndighed træffer derefter sin afgørelse, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
navn og adresse på den ordregivende myndighed og genstanden for og værdien af kontrakten eller genstanden for og den maksimale værdi af rammekontrakten eller det dynamiske indkøbssystem
b)
navnene på de afviste ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for, at de er blevet afvist
c)
navnene på de ansøgere eller tilbudsgivere, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt
d)
begrundelsen for afvisning af bud, der anses for at være unormalt lave
e)
navnene på de valgte ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet valgt, set i lyset af de på forhånd meddelte udvælgelses- og tildelingskriterier, samt, hvis det er oplyst, oplysning om, hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise
f)
i forbindelse med udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog, oplysning om de omstændigheder, som er omhandlet i artikel 132, 134, 135, 266, 268, 270 og 271, og som begrunder anvendelsen heraf
g)
eventuelt begrundelsen for, at den ordregivende myndighed har besluttet ikke at tildele en kontrakt.
Når den interinstitutionelle udbudsprocedure anvendes, træffes afgørelsen i første afsnit af den ordregivende myndighed, som er ansvarlig for udbudsproceduren.
Artikel 160
Kontakt mellem ordregivende myndigheder og tilbudsgivere
(Finansforordningens artikel 112)
1. Kontakt mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiverne under udbudsproceduren er undtagelsesvis tilladt på de betingelser, der er anført i stk. 2 og 3.
2. Inden udløbet af fristen for indgivelse af bud kan den ordregivende myndighed for så vidt angår de supplerende dokumenter og oplysninger, der er omhandlet i artikel 153:
a)
på tilbudsgivernes foranledning give supplerende oplysninger, som udelukkende har til formål at præcisere, hvad kontrakten drejer sig om; disse oplysninger skal på samme dato meddeles alle de tilbudsgivere, der har udbedt sig udbudsbetingelserne
b)
på egen foranledning, hvis den bliver opmærksom på fejl, unøjagtigheder, udeladelser eller andre former for materielle mangler i udformningen af udbudsbekendtgørelsen, opfordringen til at afgive bud eller udbudsbetingelserne, underrette alle de interesserede parter herom, forudsat at det sker på samme dato og på nøjagtig de samme vilkår, som gælder for den oprindelige indkaldelse af bud.
3. Hvis der efter åbningen af buddene er behov for yderligere præciseringer i forbindelse med et bud, eller hvis indlysende materielle fejl i buddet skal rettes, kan den ordregivende myndighed kontakte tilbudsgiveren, men denne kontakt må ikke føre til en ændring af vilkårene i buddet.
4. I alle tilfælde, hvor der har været en sådan kontakt, og i de behørigt begrundede tilfælde, hvor der ikke har været en sådan kontakt, jf. finansforordningens artikel 96, registreres dette i udbudsprotokollen.
Artikel 161
Information til ansøgere og tilbudsgivere
(Finansforordningens artikel 113, 114, og 118)
1. De ordregivende myndigheder underretter hurtigst muligt ansøgere og tilbudsgivere om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten eller rammekontrakten eller med hensyn til optagelse i et dynamisk indkøbssystem, herunder bl.a. begrundelsen for, at de har besluttet ikke at tildele en kontrakt eller en rammekontrakt eller iværksætte et dynamisk indkøbssystem, efter at der har været indkaldt bud, eller for, at de har besluttet at lade proceduren gå om.
2. Senest 15 kalenderdage efter modtagelsen af en skriftlig anmodning herom meddeler den ordregivende myndighed de oplysninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 113, stk. 2.
3. I forbindelse med kontrakter, som EU-institutionerne indgår for egen regning, hvis værdi er lig med eller overstiger de i artikel 170, stk. 1, omhandlede beløbsgrænser, og som ikke er udelukket fra anvendelsesområdet for direktiv 2004/18/EF, giver den ordregivende myndighed samtidig og enkeltvis alle tilbudsgivere eller ansøgere, hvis bud eller ansøgning er blevet afvist, elektronisk meddelelse om, at deres bud eller ansøgning ikke er blevet udvalgt, i en af følgende faser:
a)
kort tid efter, at der er truffet afgørelse på grundlag af udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, og før der træffes afgørelse om tildeling, i udbudsprocedurer i to særskilte faser
b)
i forbindelse med afgørelser om tildeling og afgørelser om at afvise bud, hurtigst muligt efter, at der er truffet afgørelse om tildeling og senest den følgende uge.
I hvert enkelt tilfælde angiver den ordregivende myndighed grundene til, at buddet eller ansøgningen er blevet afvist, og de retsmidler, der er til rådighed.
Tilbudsgivere og ansøgere, hvis bud eller ansøgning er blevet afvist, kan ved at indsende en skriftlig anmodning pr. brev, fax eller elektronisk post få supplerende oplysninger om årsagen hertil, og alle udvalgte tilbudsgivere, hvis bud ikke er blevet udelukket, kan få oplysninger om de kvaliteter og relative fordele, der kendetegner det valgte bud, jf. dog finansforordningens artikel 113, stk. 2, andet afsnit. De ordregivende myndigheder svarer inden for højst 15 kalenderdage fra modtagelsen af anmodningen.
Artikel 162
Underskrivelse af kontrakten
(Finansforordningens artikel 113 og 118)
Gennemførelsen af kontrakten må ikke begynde, før kontrakten er underskrevet.
Afdeling 4
Garantier og korrigerende foranstaltninger
Artikel 163
Garantier
(Finansforordningens artikel 115)
1. Hvis der af kontrahenten kræves en forhåndsgaranti, skal denne dække et beløb og en periode, der er tilstrækkelig til, at garantien kan aktiveres.
2. Garantien stilles af en godkendt bank eller et godkendt pengeinstitut. Den kan med den ordregivende myndigheds accept erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand.
Garantien stilles i euro.
Garantien skal sikre, at banken, pengeinstituttet eller tredjemand indtræder som uigenkaldelig selvskyldnerkautionist eller hæfter umiddelbart for kontrahentens forpligtelser.
Artikel 164
Opfyldelsesgaranti
(Finansforordningens artikel 115)
1. For at sikre, at bygge- og anlægsarbejderne, varerne eller tjenesteydelserne er leveret fuldt ud, kan den anvisningsberettigede, når den endelige aflevering i henhold til kontraktens bestemmelser ikke kan foretages ved den endelige betaling, i det enkelte tilfælde kræve en opfyldelsesgaranti på grundlag af en foreløbig risikoanalyse.
2. En garanti svarende til 10 % af kontraktens samlede værdi kan oprettes efterhånden ved tilbageholdelse i de foretagne udbetalinger.
Der kan i stedet i forbindelse med den endelige betaling tilbageholdes et beløb, der tjener som garanti indtil den endelige aflevering af tjenesteydelserne, varerne eller bygge- og anlægsarbejderne. Beløbet fastlægges af den anvisningsberettigede og skal stå i et rimeligt forhold til de risici, som er identificeret i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten, under hensyntagen til genstanden for kontrakten og de sædvanlige forretningsbetingelser, der gælder for sektoren.
Betingelserne for en sådan garanti skal anføres i udbudsdokumenterne.
3. Efter endelig aflevering af bygge- og anlægsarbejderne, tjenesteydelserne eller varerne frigøres garantierne i henhold til kontraktens bestemmelser.
Artikel 165
Garanti i forbindelse med forfinansiering
(Finansforordningens artikel 115)
1. Når den ordregivende myndighed har fastslået behovet for forfinansiering, vurderer den risiciene i forbindelse med forfinansieringsbetalinger, inden den iværksætter udbudsproceduren, især under hensyntagen til følgende kriterier:
a)
kontraktens anslåede værdi
b)
genstanden for kontrakten
c)
kontraktens varighed og gennemførelseshastighed
d)
markedets struktur.
2. Ved udbetaling af forfinansiering i det tilfælde, der er omhandlet i artikel 146, stk. 6, andet afsnit, eller når den anvisningsberettigede beslutter det i medfør af stk. 1 i denne artikel, skal der som modydelse stilles en garanti.
Der kræves ikke garanti for kontrakter med lav værdi, jf. artikel 137, stk. 1.
Garantien frigives i takt med, at forfinansieringen afvikles ved modregning i mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen til kontrahenten på de betingelser, der er fastsat i kontrakten.
Artikel 166
Suspension i tilfælde af fejl eller uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 116)
1. Formålet med eventuelt at suspendere en kontrakt i henhold til finansforordningens artikel 116 er at undersøge, om formodede væsentlige fejl, uregelmæssigheder eller svig virkelig er begået. Hvis formodningen viser sig at være ubegrundet, genoptages gennemførelsen af kontrakten hurtigst muligt.
2. Som væsentlig fejl eller uregelmæssighed betragtes enhver overtrædelse af en kontraktbestemmelse eller regel, som skyldes en handling eller udeladelse, der er eller kan være til skade for Unionens budget.
KAPITEL 2
Bestemmelser vedrørende kontrakter indgået af EU-institutionerne for egen regning
Artikel 167
Beløbsgrænser
(Finansforordningens artikel 117 og 118)
Det påhviler den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede i hver institution at vurdere, om de beløbsgrænser, som er omhandlet i finansforordningens artikel 118, er nået.
Artikel 168
Særskilte kontrakter og kontrakter opdelt i partier
(Finansforordningens artikel 104 og 118)
1. En kontrakts anslåede værdi må ikke fastsættes med den hensigt at omgå de forpligtelser, der er fastsat i denne forordning. En kontrakt må heller ikke opdeles med dette formål.
Når det er hensigtsmæssigt, teknisk muligt og omkostningseffektivt, skal kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, tildeles samtidig i form af adskilte partier.
2. Når genstanden for en vareindkøbs-, tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt er opdelt i flere partier, som er genstand for hver sin kontrakt, skal den samlede værdi af alle partier tages i betragtning ved den samlede vurdering af, om kontraktens værdi ligger under eller over den relevante beløbsgrænse.
Hvis alle partiernes samlede værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, finder bestemmelserne i finansforordningens artikel 97, stk. 1, og artikel 104, stk. 1 og 2, anvendelse på hvert enkelt parti.
3. Når en kontrakt skal tildeles i form af adskilte partier, evalueres buddene enkeltvis for hvert parti. Hvis flere partier tildeles den samme tilbudsgiver, kan der indgås én kontrakt, som dækker disse partier.
Artikel 169
Bestemmelser om vurdering af værdien af visse kontrakter
(Finansforordningens artikel 118)
1. Ved beregningen af en kontrakts anslåede værdi medregner den ordregivende myndighed tilbudsgiverens samlede anslåede vederlag.
Når en kontrakt indeholder optioner eller mulighed for fornyelse, er grundlaget for beregningen det højest tilladte beløb, inklusive udnyttelse af optionsretten og fornyelse.
Dette skøn foretages på tidspunktet for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller, hvis der ikke kræves en sådan offentliggørelse, på det tidspunkt, hvor den ordregivende myndighed indleder tildelingsproceduren.
2. I forbindelse med rammekontrakter og dynamiske indkøbssystemer tages der hensyn til den anslåede maksimumsværdi af alle de kontrakter, der forventes tildelt inden for rammekontraktens eller det dynamiske indkøbssystems løbetid.
3. Når det drejer sig om tjenesteydelseskontrakter, tages der hensyn til følgende:
a)
for så vidt angår forsikringer: den præmie, der skal betales, og andre former for vederlag
b)
for så vidt angår banktjenesteydelser og andre finansielle tjenesteydelser: honorarer, provisioner, renter og andre former for vederlag
c)
for så vidt angår kontrakter, der indebærer projektering: honorarer, provisioner og andre former for vederlag.
4. Ved tjenesteydelseskontrakter, hvori der ikke er angivet en samlet værdi, eller indkøbskontrakter om leasing eller leje af varer beregnes kontraktens anslåede værdi:
a)
når der er tale om tidsbegrænsede kontrakter:
i)
på grundlag af den samlede værdi for hele kontraktperioden, forudsat at denne ikke overstiger henholdsvis 48 måneder for tjenesteydelser eller 12 måneder for vareindkøb
ii)
på grundlag af den samlede værdi inklusive varernes anslåede restværdi, når det drejer sig om indkøbskontrakter med en varighed på over 12 måneder
b)
når der er tale om tidsubegrænsede kontrakter eller, for tjenesteydelsers vedkommende, kontrakter med en løbetid på over 48 måneder, på grundlag af den månedlige værdi multipliceret med 48.
5. For tjenesteydelses- og vareindkøbskontrakter, der tildeles med regelmæssige mellemrum, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum, sker beregningen på grundlag af:
a)
enten den samlede faktiske værdi af en serie lignende kontrakter, der er tildelt i løbet af de foregående 12 måneder eller det foregående regnskabsår for samme kategori af tjenesteydelser eller varer, så vidt muligt korrigeret under hensyntagen til eventuelle ændringer i mængde eller værdi i løbet af de 12 måneder, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt
b)
eller den samlede anslåede værdi af de successive kontrakter, som tildeles i løbet af de 12 måneder, der følger efter den første tjenesteydelse eller vareleverance, eller i løbet af kontraktperioden, hvis denne er på over 12 måneder.
6. Ved bygge- og anlægskontrakter skal der foruden værdien af bygge- og anlægsarbejderne tages hensyn til den samlede anslåede værdi af de til arbejdets udførelse nødvendige materialer, som den ordregivende myndighed stiller til rådighed for kontrahenten.
Artikel 170
Beløbsgrænser for anvendelse af fremgangsmåderne i direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 118)
1. De beløbsgrænser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 118, er de beløbsgrænser, som er fastsat i direktiv 2004/18/EF for henholdsvis vareindkøbs-, tjenesteydelses- og bygge- og anlægskontrakter.
2. De tidsfrister, der er omhandlet i finansforordningens artikel 118, præciseres i artikel 152, 153 og 154.
Artikel 171
Standstill-periode før underskrivelse af kontrakten
(Finansforordningens artikel 118)
1. Den ordregivende myndighed underskriver først kontrakten eller rammekontrakten, som er omfattet af direktiv 2004/18/EF, med den valgte tilbudsgiver efter udløbet af en frist på 14 kalenderdage.
Fristen løber fra en af følgende datoer:
a)
fra dagen efter den dag, hvor der samtidig blev sendt meddelelse til de valgte og de afviste tilbudsgivere
b)
når kontrakten eller rammekontrakten tildeles efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt, jf. artikel 123, blev offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende.
Når der anvendes fax eller elektroniske midler til afsendelsen som omhandlet i andet afsnit, litra a), er standstill-perioden 10 kalenderdage.
I givet fald kan den ordregivende myndighed suspendere underskrivelsen af kontrakten med henblik på supplerende undersøgelser, hvis de anmodninger eller kommentarer, som afviste eller forbigåede tilbudsgivere eller ansøgere fremsætter, eller enhver anden relevant oplysning, som modtages, taler herfor. Anmodningerne, kommentarerne eller oplysningerne skal være modtaget i løbet af fristen i første afsnit. I tilfælde af suspension informeres alle ansøgere eller tilbudsgivere herom senest tre arbejdsdage efter beslutningen om suspension.
Undtagen i de i stk. 2 nævnte tilfælde er enhver kontrakt, som er indgået inden udløbet af fristen i første afsnit, ugyldig.
Hvis kontrakten eller rammekontrakten ikke kan tildeles den tilbudsgiver, som det var påtænkt at vælge, kan den ordregivende myndighed tildele den til den næstbedste tilbudsgiver.
2. Fristen i stk. 1 finder ikke anvendelse i følgende tilfælde:
a)
ved offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, hvor kun én tilbudsgiver har afgivet bud
b)
ved specifikke kontrakter baseret på en rammekontrakt
c)
ved udbud med forhandling, jf. artikel 134, stk. 1, litra c), litra g), nr. iii), samt litra h) og litra j).
Artikel 172
Beviser i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud
(Finansforordningens artikel 119)
Det anføres i udbudsbetingelserne, at tilbudsgiverne skal angive, i hvilken stat de har hjemsted eller bopæl, og forelægge dokumentation herfor som krævet i henhold til lovgivningen i den pågældende stat.
AFSNIT VI
TILSKUD
KAPITEL 1
Anvendelsesområde og former for tilskud
Artikel 173
Kontingenter
(Finansforordningens artikel 121)
De kontingenter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 121, stk. 2, litra d), er beløb, der betales til organisationer, som Unionen er medlem af, i henhold til de budgetbeslutninger og de betalingsbetingelser, som den pågældende organisation har fastlagt.
Artikel 174
Aftaler og afgørelser om tilskud
(Finansforordningens artikel 121, stk. 1)
1. Tilskud er omfattet af en afgørelse eller af en skriftlig aftale.
2. Ved fastlæggelsen af, hvilket instrument der skal anvendes, tages der hensyn til følgende:
a)
modtagerens geografiske placering, i eller uden for Unionen
b)
kompleksiteten og standardiseringen af indholdet i de finansierede foranstaltninger eller arbejdsprogrammer.
Artikel 175
Udgifter til institutionernes medlemmer
(Finansforordningens artikel 121)
Udgifter til institutionernes medlemmer, jf. finansforordningens artikel 121, stk. 2, litra a), omfatter bidrag til sammenslutninger af nuværende og tidligere medlemmer af Europa-Parlamentet. Disse bidrag gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets interne administrative regler.
Artikel 176
Foranstaltninger, hvortil der kan ydes tilskud
(Finansforordningens artikel 121)
For at der skal kunne ydes tilskud efter finansforordningens artikel 121, skal der være tale om en klart identificeret foranstaltning.
En foranstaltning må ikke opdeles med den hensigt at omgå de finansieringsregler, der er fastsat i denne forordning.
Artikel 177
Organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel interesse for Unionen
(Finansforordningens artikel 121)
Som organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel interesse for Unionen, betragtes:
a)
organisationer, der beskæftiger sig med almen eller faglig uddannelse, informationsvirksomhed, innovation eller forskning og studier vedrørende europæisk politik eller aktiviteter, som bidrager til fremme af medborgerskab eller menneskerettigheder, og europæiske standardiseringsorganer
b)
enheder, som repræsenterer organer, der arbejder uden fortjeneste for øje, og som i medlemsstaterne eller i kandidatlandene eller potentielle kandidatlande fremmer principper og politikker, der ligger inden for rammerne af traktaternes mål.
Artikel 178
Partnerskaber
(Finansforordningens artikel 121)
1. De individuelle tilskud til foranstaltninger og driftstilskud kan indgå i et rammepartnerskab.
2. Et rammepartnerskab kan etableres som et langsigtet samarbejde mellem Kommissionen og modtagerne af tilskud. Det kan tage form af en rammepartnerskabsaftale eller en rammepartnerskabsafgørelse.
I rammepartnerskabsaftalen eller -afgørelsen fastsættes de fælles mål, arten af de foranstaltninger, der tænkes gennemført punktvist eller som led i et godkendt årligt arbejdsprogram, proceduren for tildeling af individuelle tilskud under overholdelse af de principper og procedureregler, der er fastsat i dette afsnit, samt de generelle rettigheder og forpligtelser, der påhviler hver af parterne i forbindelse med de individuelle aftaler eller afgørelser.
Partnerskabet kan højst vare fire år, undtagen i særlige tilfælde, der er begrundet i rammepartnerskabets genstand.
De anvisningsberettigede må ikke misbruge rammepartnerskabsaftaler eller -afgørelser eller bruge dem på en sådan måde, at deres formål eller virkning bliver at begrænse gennemsigtigheden og hindre ligebehandling af ansøgerne.
3. Rammepartnerskaber sidestilles med tilskud, for så vidt angår programmering, forudgående offentliggørelse og tildeling.
4. De individuelle tilskud på grundlag af rammepartnerskabsaftalerne eller -afgørelserne tildeles efter de procedurer, der er fastsat i de pågældende aftaler eller afgørelser, under overholdelse af dette afsnit.
De offentliggøres efterfølgende efter reglerne i artikel 191.
Artikel 179
Elektroniske udvekslingssystemer
(Finansforordningens artikel 121, stk. 1)
1. Al kontakt med tilskudsmodtagerne, herunder indgåelsen af tilskudsaftaler, meddelelse af tilskudsafgørelser og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske systemer, som er oprettet af Kommissionen.
2. Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
kun bemyndigede personer kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
kun bemyndigede personer kan underskrive eller fremsende et dokument elektronisk gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske transaktion skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
personoplysninger skal beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
3. Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for fuldstændig ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som en original, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i stk. 2, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
Artikel 180
Indholdet af tilskudsaftaler og -afgørelser
(Finansforordningens artikel 122)
1. I tilskudsaftalen fastsættes som minimum:
a)
aftalens genstand
b)
hvem modtageren er
c)
aftalens løbetid, dvs.:
i)
datoen for dens ikrafttræden
ii)
begyndelsesdatoen for og varighed af den foranstaltning eller det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud
d)
den maksimale EU-finansiering udtrykt i euro og tilskuddets form, i givet fald suppleret med:
i)
de samlede anslåede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller arbejdsprogrammet og finansieringssatsen for de støtteberettigede omkostninger
ii)
de enhedsomkostninger, det faste beløb eller den finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, litra b), c) og d), når disse er fastlagt
iii)
en kombination af elementerne i nr. i) og ii) i dette litra
e)
en beskrivelse af foranstaltningen eller, når der er tale om driftstilskud, af det arbejdsprogram, som den anvisningsberettigede har godkendt for regnskabsåret, sammen med en beskrivelse af de forventede resultater af gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet
f)
de generelle betingelser, der gælder for alle aftaler af denne type, såsom tilskudsmodtagerens accept af den kontrol og revision, der udføres af Kommissionen, OLAF og Revisionsretten
g)
det samlede anslåede budget for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet
h)
når gennemførelsen af foranstaltningen kræver indgåelse af aftaler, de principper, der er omhandlet i artikel 209, eller de regler for indgåelse af aftaler, som tilskudsmodtageren skal overholde
i)
tilskudsmodtagerens forpligtelser, navnlig vedrørende:
i)
forsvarlig økonomisk forvaltning og indgivelse af aktivitetsrapporter og finansielle rapporter; i givet fald skal der fastlægges interimsmål, og rapporterne skal indsendes, når disse mål er nået
ii)
når der er tale om en aftale mellem Kommissionen og et antal tilskudsmodtagere, koordinatorens eventuelle specifikke forpligtelser og de øvrige tilskudsmodtageres specifikke forpligtelser over for koordinatoren samt tilskudsmodtagernes finansielle ansvar for de beløb, som skyldes til Kommissionen
j)
nærmere regler og frister for Kommissionens godkendelse af sådanne rapporter og udbetaling af midler
k)
i givet fald oplysninger om de støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller det godkendte arbejdsprogram eller de enhedsomkostninger, de faste beløb eller den finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123
l)
bestemmelser om synligheden af Unionens finansielle støtte, undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor en sådan synlighed ikke er mulig eller hensigtsmæssig.
I de generelle betingelser, der er omhandlet i første afsnit, litra f), skal det mindst:
i)
anføres, at EU-lovgivningen er den lovgivning, som tilskudsaftalen er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i tilskudsaftalen. Der kan afviges herfra i aftaler indgået med internationale organisationer
ii)
præciseres, hvilken domstol eller voldgiftsret der er kompetent til at behandle tvister.
2. Tilskudsaftalen kan indeholde nærmere bestemmelser om og frister for suspension eller ophør i overensstemmelse med finansforordningens artikel 135.
3. I de tilfælde, der er omhandlet i artikel 178, skal rammepartnerskabsafgørelsen eller rammepartnerskabsaftalen præcisere de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, første afsnit, litra a) og b), litra c), nr. i), litra f), litra h)-j) og litra l), i denne artikel.
Den individuelle tilskudsafgørelse eller -aftale skal indeholde de oplysninger, der er anført i stk. 1, første afsnit, litra a)-e), g) og k), og om nødvendigt i stk. 1, første afsnit, litra i).
4. Tilskudsaftaler kan kun ændres skriftligt. Sådanne ændringer, herunder ændringer, der sigter mod at tilføje eller fjerne en tilskudsmodtager, må ikke tilsigte eller medføre ændringer af aftalen, der kan skabe tvivl om tilskudsafgørelsen eller indebære tilsidesættelse af princippet om ligebehandling af ansøgere.
5. Stk. 1, 2, 3 og 4 finder tilsvarende anvendelse på tilskudsafgørelser.
En del af de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, kan gives i indkaldelsen af forslag eller et andet dertil knyttet dokument i stedet for i tilskudsafgørelsen.
Artikel 181
Tilskudsformer
(Finansforordningens artikel 123)
1. Tilskud i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), beregnes på grundlag af de støtteberettigede omkostninger, som tilskudsmodtageren rent faktisk har afholdt, og som er anført i et foreløbigt budgetoverslag, der er indsendt sammen med forslaget og indgår i tilskudsafgørelsen eller -aftalen.
2. Enhedsomkostninger som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra b), dækker alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd med henvisning til et beløb pr. enhed.
3. Faste beløb som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra c), dækker generelt alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd.
4. Finansiering efter takst som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra d), dækker specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd, ved anvendelse af en procentsats.
Artikel 182
Faste beløb, enhedsomkostninger og finansiering efter takst
(Finansforordningens artikel 124)
1. Den tilladelse til at anvende faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 124, stk. 1, gælder i hele programmets varighed. Denne tilladelse kan tages op til fornyet vurdering, hvis væsentlige ændringer er nødvendige. Data og beløb vurderes regelmæssigt, og i givet fald tilpasses de faste beløb, enhedsomkostningerne eller finansieringen efter takst.
Ved aftaler mellem Kommissionen og flere modtagere finder det maksimumsbeløb, der er omhandlet i finansforordningens artikel 124, stk. 1, andet afsnit, anvendelse på de enkelte modtagere.
2. Tilskudsafgørelsen eller -aftalen indeholder alle de bestemmelser, som er nødvendige for at kontrollere, at betingelserne for udbetaling af tilskuddet på grundlag af faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst er overholdt.
3. Udbetaling af tilskuddet på grundlag af faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst berører ikke retten til adgang til tilskudsmodtagernes lovpligtige registre til de formål, der er omhandlet i stk. 1, første afsnit, og finansforordningens artikel 137, stk. 2.
4. Når en efterfølgende kontrol viser, at den udløsende begivenhed ikke har fundet sted, og at der uberettiget er foretaget en udbetaling til tilskudsmodtageren i forbindelse med et tilskud baseret på faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst, har Kommissionen ret til at inddrive et beløb, der højst kan svare til tilskuddet, uden at dette berører retten til at pålægge økonomiske sanktioner som omhandlet i finansforordningens artikel 109.
KAPITEL 2
Principper
Artikel 183
Princippet om samfinansiering
(Finansforordningens artikel 125, stk. 3)
1. I henhold til princippet om samfinansiering må de midler, der er nødvendige for at gennemføre foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, ikke udelukkende tilføres ved hjælp af Unionens bidrag.
Samfinansiering kan have form af tilskudsmodtagerens egne midler, indtægter fra foranstaltningen eller arbejdsprogrammet eller finansielle bidrag eller bidrag i form af naturalydelser fra tredjemand.
2. Ved bidrag i form af naturalydelser forstås ikke-finansielle ressourcer, som tredjemand stiller gratis til rådighed for tilskudsmodtageren.
Artikel 184
Princippet om forbud mod fortjeneste
(Finansforordningens artikel 125, stk. 5)
Finansielle bidrag fra tredjemand, som tilskudsmodtageren kan bruge til at dække andre omkostninger end dem, der er støtteberettigede i forbindelse med EU-tilskuddet, eller som ikke skal tilbagebetales til den pågældende tredjemand, hvis de ikke er brugt ved afslutningen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, betragtes ikke som finansielle bidrag, som donorer har øremærket specifikt til finansiering af de støtteberettigede omkostninger som omhandlet i finansforordningens artikel 125, stk. 5.
Artikel 185
Tilskud med lav værdi
(Finansforordningens artikel 125, stk. 4)
Som tilskud med lav værdi betragtes tilskud, der er mindre end eller lig med 60 000 EUR.
Artikel 186
Teknisk bistand
(Finansforordningens artikel 101 og 125)
Ved teknisk bistand forstås de støtte- og kapacitetsopbygningsaktiviteter, som er nødvendige for gennemførelsen af et program eller en foranstaltning, navnlig aktiviteter vedrørende forberedelse, forvaltning, overvågning, evaluering, revision og kontrol.
Artikel 187
Støtteberettigede omkostninger
(Finansforordningens artikel 126, stk. 3, litra c))
Moms anses for ikke at kunne kræves godtgjort i henhold til den nationale momslovgivning, hvis den i henhold til den nationale lovgivning vedrører følgende aktiviteter:
a)
fritagne aktiviteter uden fradragsret
b)
aktiviteter, som falder uden for anvendelsesområdet for moms
c)
aktiviteter som omhandlet i litra a) eller b), for hvilke momsen ikke kan fratrækkes, men refunderes ved hjælp af specifikke refusionsordninger eller godtgørelsesfonde, som ikke er omhandlet i direktiv 2006/112/EF, selv om den pågældende ordning eller fond er oprettet i henhold til national momslovgivning.
Moms vedrørende de aktiviteter, som er anført i artikel 13, stk. 2, i direktiv 2006/112/EF, anses for at være betalt af en tilskudsmodtager, som ikke er en ikke-afgiftspligtig person som omhandlet i direktivets artikel 13, stk. 1, første afsnit, uanset om den pågældende medlemsstat betragter disse aktiviteter som aktiviteter, der udøves af offentligretlige organer, som optræder i deres egenskab af offentlig myndighed.
Artikel 188
Programmering
(Finansforordningens artikel 128)
1. Hver ansvarlig anvisningsberettiget udarbejder et årligt eller flerårigt arbejdsprogram for tilskud. Arbejdsprogrammet vedtages af institutionen og offentliggøres på den pågældende institutions hjemmeside om tilskud hurtigst muligt og senest den 31. marts i gennemførelsesåret.
I arbejdsprogrammet anføres den periode, det omfatter, basisretsakten, hvis en sådan findes, de mål, der forfølges, de forventede resultater, den vejledende tidsplan for indkaldelser af forslag med det vejledende beløb og den maksimale samfinansieringssats.
Arbejdsprogrammet skal desuden indeholde de oplysninger, som er anført i artikel 94, for at afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet kan betragtes som finansieringsafgørelsen for tilskuddene for det pågældende år.
2. Enhver væsentlig ændring af arbejdsprogrammet skal også vedtages og offentliggøres som fastsat i stk. 1.
Artikel 189
Indholdet af indkaldelser af forslag
(Finansforordningens artikel 128)
1. Indkaldelser af forslag skal angive:
a)
de mål, der forfølges
b)
de kriterier for støtteberettigelse, udelukkelse, udvælgelse og tildeling, som er fastsat i finansforordningens artikel 131 og 132, samt den relevante dokumentation
c)
de nærmere regler for Unionens finansiering
d)
de nærmere regler og fristen for indsendelse af forslag og den planlagte dato, hvor alle ansøgere skal være informeret om resultatet af evalueringen af deres ansøgninger, og den vejledende dato for underskrivelse af tilskudsaftaler eller meddelelse af tilskudsafgørelser.
2. Indkaldelser af forslag offentliggøres på EU-institutioners hjemmeside, og ud over offentliggørelsen på hjemmesiden offentliggøres de på enhver anden hensigtsmæssig måde, herunder i Den Europæiske Unions Tidende, når det er nødvendigt for at informere potentielle tilskudsmodtagere yderligere. De kan offentliggøres fra vedtagelsen af den finansieringsafgørelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 84, herunder i løbet af det år, som går forud for gennemførelsen af budgettet. Enhver ændring af indholdet i indkaldelserne af forslag skal offentliggøres på de samme betingelser som indkaldelserne af forslag.
Artikel 190
Undtagelsestilfælde, hvor der ikke indkaldes forslag
(Finansforordningens artikel 128)
1. Tilskud kan kun tildeles uden indkaldelse af forslag i følgende tilfælde:
a)
som led i humanitær bistand og civilbeskyttelsesforanstaltninger eller bistand i krisesituationer som omhandlet i stk. 2
b)
i andre behørigt begrundede hastetilfælde
c)
til organer, der retligt eller faktisk indtager en monopolstilling, behørigt begrundet i tilskudsafgørelsen
d)
til organer, der i en basisretsakt som omhandlet i finansforordningens artikel 54 udtrykkeligt nævnes som modtagere af tilskud, eller til organer udpeget af medlemsstaterne, på deres ansvar, når disse medlemsstater i basisretsakten er identificeret som modtagere af tilskud
e)
når det drejer sig om forskning og teknologisk udvikling, til de organer, som er anført i det arbejdsprogram, der er omhandlet i finansforordningens artikel 128, når basisretsakten udtrykkeligt giver denne mulighed, og på betingelse af, at projektet ikke falder inden for anvendelsesområdet for en indkaldelse af forslag
f)
når det drejer sig om foranstaltninger med særlige karakteristika, som kræver en særlig form for organ på grund af dets tekniske kompetence, dets høje specialiseringsgrad eller dets administrative kompetence, på betingelse af, at de pågældende foranstaltninger ikke falder inden for anvendelsesområdet for en indkaldelse af forslag.
De tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra f), skal begrundes behørigt i tilskudsafgørelsen.
2. Ved krisesituationer i tredjelande forstås situationer, hvor der er umiddelbar eller overhængende fare, der truer med at udvikle sig til væbnet konflikt eller med at destabilisere landet. Ved krisesituationer forstås endvidere situationer, som er forårsaget af naturkatastrofer, menneskeskabte kriser såsom krige og andre konflikter eller usædvanlige omstændigheder, der har lignende virkninger, bl.a. i forbindelse med klimaændringer, miljøskader, manglende adgang til energi og naturressourcer eller ekstrem fattigdom.
Artikel 191
Efterfølgende offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 128)
1. Oplysninger om tilskud, som tildeles i løbet af et regnskabsår, offentliggøres i overensstemmelse med artikel 21.
2. Efter den offentliggørelse, som er omhandlet stk. 1, sender Kommissionen på anmodning af Europa-Parlamentet og Rådet disse en rapport om:
a)
antallet af ansøgere i det forløbne år
b)
antallet og procentdelen af accepterede ansøgninger pr. indkaldelse af forslag
c)
procedurens gennemsnitlige varighed fra datoen for afslutningen af indkaldelsen af forslag til tildelingen af tilskud
d)
antallet af tilskud og tilskuddenes størrelse, når forpligtelsen til efterfølgende offentliggørelse blev fraveget i det forløbne år i overensstemmelse med artikel 21, stk. 4.
Artikel 192
Information til ansøgerne
(Finansforordningens artikel 128)
Kommissionen giver ansøgerne information og rådgivning på følgende måder:
a)
den fastsætter fælles standarder for ansøgningsskemaer for tilskud af samme art og overvåger ansøgningsskemaernes størrelse og læsbarhed
b)
den giver potentielle ansøgere information, navnlig via seminarer og tilvejebringelse af håndbøger
c)
den opbevarer faste data for modtagerne i databasen over juridiske enheder, jf. artikel 63.
Artikel 193
Finansiering med midler fra flere særskilte budgetposter
(Finansforordningens artikel 129)
En foranstaltning kan finansieres af forskellige ansvarlige anvisningsberettigede i fællesskab med midler fra flere særskilte budgetposter.
Artikel 194
Tilbagevirkende kraft af finansiering i særligt hastende tilfælde og i forbindelse med konfliktforebyggelse
(Finansforordningens artikel 130)
Inden for anvendelsesområdet for finansforordningens artikel 130, stk. 1, er udgifter, som en tilskudsmodtager har afholdt inden den dato, hvor han har indgivet sin ansøgning, berettiget til EU-finansiering, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
årsagerne til en sådan undtagelse er behørigt begrundet i finansieringsafgørelsen
b)
i finansieringsafgørelsen og tilskudsaftalen eller -afgørelsen fastsættes datoen for støtteberettigelse udtrykkeligt til en dato, som ligger før datoen for indgivelsen af ansøgningen.
Artikel 195
Indgivelse af ansøgninger om tilskud
(Finansforordningens artikel 131)
1. Reglerne for indgivelse af ansøgninger om tilskud fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede, som kan vælge kommunikationsformen. Ansøgninger om tilskud kan indgives pr. brev eller elektronisk.
Det valgte kommunikationsmiddel skal være ikke-diskriminerende og må ikke begrænse ansøgernes adgang til tildelingsproceduren.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
hvert bud indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
dataintegriteten skal sikres
c)
forslagenes fortrolighed skal bevares
d)
personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til tredje afsnit, litra c), gennemgår den ansvarlige anvisningsberettigede først ansøgningerne efter udløbet af fristen for indgivelse af ansøgninger.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan kræve, at ansøgninger, der er indgivet elektronisk, forsynes med en avanceret elektronisk signatur, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF (19).
2. Når den ansvarlige anvisningsberettigede tillader elektronisk indgivelse af ansøgninger, skal de anvendte redskaber og deres tekniske karakteristika være ikke-diskriminerende, almindeligt tilgængelige og kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi. Oplysninger vedrørende de specifikationer, der er nødvendige for indgivelse af ansøgninger, herunder kryptering, stilles til rådighed for ansøgerne.
Endvidere skal systemerne for elektronisk modtagelse af ansøgninger garantere sikkerhed og fortrolighed. De skal også garantere, at det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af ansøgningerne kan fastlægges præcist.
3. Når ansøgningerne indgives pr. brev, kan ansøgerne indgive deres ansøgninger på en af følgende måder:
a)
pr. post eller med kurertjeneste, i hvilke tilfælde det i indkaldelsen af forslag præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel eller datoen for beviset for aflevering
b)
ved aflevering i institutionens lokaler, enten af ansøgeren selv eller af dennes befuldmægtigede; i så fald angives det i indkaldelsen af forslag, hvilken tjenestegren buddene skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.
KAPITEL 3
Tildelingsprocedure
Artikel 196
Indholdet af ansøgninger om tilskud
(Finansforordningens artikel 131)
1. Ansøgninger indgives på det skema, der er fastlagt i henhold til de fælles standarder, som er fastsat i medfør af artikel 192, litra a), og som stilles til rådighed af de ansvarlige anvisningsberettigede, og i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat i basisretsakten og indkaldelsen af forslag.
Den dokumentation, der er omhandlet i finansforordningens artikel 131, stk. 3, andet afsnit, kan specielt bestå af driftsregnskabet og balancen for det seneste regnskabsår, for hvilket regnskabet er afsluttet.
2. I det anslåede budget for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, der vedlægges ansøgningen, skal der være ligevægt mellem udgifter og indtægter, med forbehold af hensættelser for uforudsete udgifter eller mulige udsving i valutakurserne, som kan tillades i behørigt begrundede tilfælde, og de anslåede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller arbejdsprogrammet skal angives.
3. Når ansøgningen vedrører tilskud til en foranstaltning, hvor beløbet overstiger 750 000 EUR, eller driftstilskud, som overstiger 100 000 EUR, skal der fremlægges en revisionsrapport udarbejdet af en autoriseret ekstern revisor. Heri godkendes regnskabet for det seneste disponible regnskabsår.
Første afsnit i dette stykke finder kun anvendelse i forbindelse med den første ansøgning, som en bestemt tilskudsmodtager indgiver til en ansvarlig anvisningsberettiget i løbet af ét og samme regnskabsår.
Når det drejer sig om aftaler mellem Kommissionen og flere tilskudsmodtagere, gælder de beløbsgrænser, som er fastsat i første afsnit, for hver enkelt tilskudsmodtager.
Når det drejer sig om de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 178, skal den revisionsrapport, der er omhandlet i første afsnit af dette stykke, som skal omfatte de to seneste disponible regnskabsår, være fremlagt inden underskrivelsen af rammepartnerskabsaftalen eller meddelelsen af rammepartnerskabsafgørelsen.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan afhængigt af en risikovurdering undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge den i første afsnit nævnte revisionsrapport opfyldt for uddannelsesinstitutioner og, når der er tale om aftaler med flere tilskudsmodtagere, for tilskudsmodtagere, mellem hvilke der består et solidarisk og fælles ansvar, eller som ikke har noget finansielt ansvar.
Første afsnit i dette stykke finder ikke anvendelse på offentlige organer og de internationale organisationer, der er omhandlet i artikel 43.
4. Ansøgeren skal angive kilderne til og størrelsen af de EU-midler, som den pågældende i samme regnskabsår har modtaget eller ansøgt om til den samme foranstaltning eller en del af foranstaltningen eller til driften, samt alle andre midler, som ansøgeren har modtaget eller ansøgt om til den samme foranstaltning.
Artikel 197
Bevis for, at der ikke foreligger en udelukkelsessituation
(Finansforordningens artikel 131)
Ansøgerne skal afgive en erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 131, stk. 4, litra a) og b). Den ansvarlige anvisningsberettigede kan på grundlag af en risikovurdering kræve, at valgte ansøgere tilvejebringer den dokumentation, der er omhandlet i artikel 143. Når den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om det, skal de valgte ansøgere fremlægge denne dokumentation, medmindre den ansvarlige anvisningsberettigede anerkender, at dette er fysisk umuligt, eller sådan dokumentation allerede er fremlagt i forbindelse med en anden tilskuds- eller udbudsprocedure, forudsat at dokumenterne ikke er mere end et år gamle at regne fra udstedelsesdatoen.
Artikel 198
Ansøgere, der ikke er juridiske personer
(Finansforordningens artikel 131)
Når en ansøgning om tilskud indgives af en ansøger, der ikke er en juridisk person, jf. finansforordningens artikel 131, stk. 2), skal denne ansøgers repræsentanter bevise, at de har beføjelser til at påtage sig retlige forpligtelser på ansøgerens vegne, og at ansøgeren har en finansiel og operationel kapacitet, der svarer til juridiske personers.
Artikel 199
Enheder, der tilsammen udgør én ansøger
(Finansforordningens artikel 131)
Når flere enheder opfylder kriterierne for at ansøge om tilskud og tilsammen udgør én enhed, kan den ansvarlige anvisningsberettigede behandle den pågældende enhed som én ansøger, forudsat at de enheder, som deltager i den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram som en del af ansøgeren, identificeres i ansøgningen.
Artikel 200
Økonomiske og administrative sanktioner
(Finansforordningens artikel 131)
Ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldige i uregelmæssigheder eller svig, kan pålægges økonomiske og/eller administrative sanktioner på de betingelser, der er fastsat i artikel 145.
Modtagere, som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan også pålægges sådanne økonomiske og/eller administrative sanktioner.
Artikel 201
Kriterier for støtteberettigelse
(Finansforordningens artikel 131)
1. Kriterierne for støtteberettigelse offentliggøres i indkaldelsen af forslag.
2. I kriterierne for støtteberettigelse fastsættes betingelserne for deltagelse i en indkaldelse af forslag. Disse kriterier fastsættes under hensyntagen til målene for foranstaltningen og skal overholde principperne om gennemsigtighed og ikke-forskelsbehandling.
Artikel 202
Udvælgelseskriterier
(Finansforordningens artikel 132, stk. 1)
1. Udvælgelseskriterierne, der offentliggøres i indkaldelsen af forslag, gør det muligt at vurdere ansøgerens finansielle og tekniske kapacitet til at gennemføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram.
2. Ansøgeren skal råde over stabile finansieringskilder, som er tilstrækkelige til, at han kan opretholde sine aktiviteter i hele den periode, hvor foranstaltningen gennemføres, eller i hele det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud, og til, at han kan deltage i finansieringen heraf. Han skal råde over de faglige kompetencer og kvalifikationer, der er nødvendige for, at han kan fuldføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram, medmindre andet udtrykkeligt er fastsat i basisretsakten.
3. Den finansielle og tekniske kapacitet kontrolleres især på grundlag af en analyse af den i artikel 196 nævnte dokumentation, som den ansvarlige anvisningsberettigede har anmodet om i indkaldelsen af forslag.
Er der ikke i indkaldelsen af forslag anmodet om dokumentation, og er den ansvarlige anvisningsberettigede i tvivl om ansøgernes finansielle og tekniske kapacitet, skal han anmode dem om at fremlægge alle relevante dokumenter.
I forbindelse med de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 178, foretages denne kontrol inden underskrivelsen af rammepartnerskabsaftalen eller meddelelsen af rammepartnerskabsafgørelsen.
Artikel 203
Tildelingskriterier
(Finansforordningens artikel 132, stk. 2)
1. Tildelingskriterierne offentliggøres i indkaldelsen af forslag.
2. Tildelingskriterierne udformes således, at de gør det muligt at yde tilskud enten til de foranstaltninger, der maksimerer den samlede effektivitet af det EU-program, som de sikrer gennemførelsen af, eller til organer, hvis arbejdsprogram sigter mod samme mål. Kriterierne fastsættes desuden på en sådan måde, at de sikrer en forsvarlig forvaltning af Unionens midler.
Tildelingskriterierne skal anvendes på en sådan måde, at det er muligt at udvælge foranstaltninger eller arbejdsprogrammer, der sikrer overholdelsen af Kommissionens mål og prioriteter og garanterer, at Unionens bidrag til finansieringen er synligt.
3. Tildelingskriterierne defineres på en sådan måde, at det senere er muligt at foretage en evaluering.
Artikel 204
Evaluering af ansøgninger og tildeling af tilskud
(Finansforordningens artikel 133)
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede udpeger et udvalg til evaluering af forslagene, medmindre Kommissionen træffer anden beslutning i forbindelse med et specifikt sektorprogram.
Udvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i nærværende forordnings artikel 72, samt i de bemyndigede organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 and 208, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse eksperter overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal i givet fald opdele processen i flere faser. Reglerne for processen skal meddeles i indkaldelsen af forslag.
Når en indkaldelse af forslag fastsætter, at forslag indgives i to faser, anmodes kun de ansøgere, hvis forslag opfylder evalueringskriterierne for første fase, om at indgive et komplet forslag i anden fase.
Når en indkaldelse af forslag fastsætter, at evalueringen foregår i to faser, går kun forslag, der godkendes i første fase på grundlag af en evaluering i forhold til et begrænset sæt kriterier, videre til evalueringen i anden fase.
De ansøgere, hvis forslag afvises i en hvilken som helst fase, underrettes i overensstemmelse med finansforordningens artikel 133, stk. 3.
Hver af de efterfølgende faser i proceduren skal være klart adskilt fra den foregående fase.
De samme dokumenter og oplysninger kræves kun fremlagt én gang i den samme procedure.
3. Evalueringsudvalget eller i givet fald den ansvarlige anvisningsberettigede kan opfordre en ansøger til at fremsende supplerende oplysninger eller præcisere de bilag, som er fremlagt i forbindelse med ansøgningen, forudsat at disse oplysninger eller præciseringer ikke i væsentlig grad ændrer forslaget. I tilfælde af indlysende materielle fejl kan evalueringsudvalget eller den anvisningsberettigede kun undlade at gøre dette i behørigt begrundede tilfælde, jf. finansforordningens artikel 96. Den anvisningsberettigede fører passende registre over kontakterne med ansøgerne under proceduren.
4. Når evalueringsudvalget har afsluttet sit arbejde, underskriver dets medlemmer en protokol herom, hvori alle de gennemgåede forslag opregnes, deres kvaliteter vurderes, og det angives, hvilke forslag der vil kunne modtage tilskud. Protokollerne kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan autentificeres tilstrækkeligt.
I protokollen opstilles eventuelt en rangordning af de gennemgåede forslag, og der opstilles anbefalinger for det maksimale beløb til tildeling og eventuelle ikke-materielle tilpasninger af tilskudsansøgningen.
Protokollen opbevares som dokumentation.
5. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan opfordre en ansøger til at tilpasse forslaget i lyset af evalueringsudvalgets anbefalinger. Den ansvarlige anvisningsberettigede fører passende registre over kontakterne med ansøgerne under proceduren.
Den ansvarlige anvisningsberettigede træffer efter evalueringen sin afgørelse, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
hvad afgørelsen drejer sig om, og det samlede beløb, som denne vedrører
b)
de valgte ansøgeres navne, foranstaltningernes betegnelser, de tildelte beløb og en begrundelse for dette valg, også i tilfælde af, at det afviger fra evalueringsudvalgets udtalelse
c)
navnene på eventuelle afviste ansøgere og grundene til, at de er blevet afvist.
6. Stk. 1, 2 og 4 i denne artikel er ikke obligatoriske for tildeling af tilskud i henhold til nærværende forordnings artikel 190 og finansforordningens artikel 125, stk. 7.
Artikel 205
Information til ansøgerne
(Finansforordningens artikel 133)
Afviste ansøgere informeres om resultatet af evalueringen af deres ansøgning hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 15 kalenderdage efter, at oplysningerne er sendt til de valgte ansøgere.
KAPITEL 4
Betaling og kontrol
Artikel 206
Forfinansieringsgaranti
(Finansforordningens artikel 134)
1. For at formindske de finansielle risici i forbindelse med udbetaling af forfinansiering kan den ansvarlige anvisningsberettigede på grundlag af en risikovurdering kræve, at tilskudsmodtageren stiller en forhåndsgaranti på op til samme beløb som forfinansieringen, undtagen for tilskud med meget lav værdi, eller opdele betalingen i flere trancher.
2. Når der kræves en garanti, skal den vurderes og accepteres af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Garantien skal dække en periode, der er tilstrækkelig lang til, at garantien kan aktiveres.
3. Garantien skal stilles af en bank eller et pengeinstitut, der er godkendt og etableret i en af medlemsstaterne. Når tilskudsmodtageren er etableret i et tredjeland, kan den ansvarlige anvisningsberettigede acceptere, at en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i dette land, stiller en sådan garanti, hvis han mener, at denne garanti giver den samme sikkerhed og har de samme karakteristika som garantier stillet af en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i en medlemsstat.
Den garanti, der er omhandlet i første afsnit, kan på anmodning af tilskudsmodtageren erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af en tredjemand eller af en garanti med uigenkaldelig og ubetinget solidarisk hæftelse stillet af flere tilskudsmodtagere, der er part i samme tilskudsaftale eller -afgørelse, efter at den ansvarlige anvisningsberettigede har givet sin accept.
Garantien stilles i euro.
Den sikrer, at banken eller pengeinstituttet, tredjemand eller de øvrige tilskudsmodtagere indtræder som uigenkaldelige selvskyldnerkautionister eller hæfter umiddelbart for tilskudsmodtagerens forpligtelser.
4. Garantien frigøres i takt med, at forfinansieringen afsluttes ved modregning i mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen til tilskudsmodtageren, på de betingelser, der er fastsat i tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
Artikel 207
Bilag vedrørende betalingsanmodninger
(Finansforordningens artikel 135)
1. For hvert tilskud kan forfinansieringen opdeles i flere trancher i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
Udbetaling af hele den nye forfinansieringsbetaling forudsætter, at den foregående forfinansiering er udnyttet med mindst 70 % af dens samlede beløb.
Hvis den foregående forfinansiering er udnyttet med under 70 %, nedsættes den nye udbetaling af forfinansiering med den ikke udnyttede del af den foregående forfinansiering.
Ved anmodning om en ny udbetaling fremlægger tilskudsmodtageren en opgørelse over de udgifter, han har afholdt.
2. Tilskudsmodtageren erklærer på tro og love, at oplysningerne i hans betalingsanmodninger er fuldstændige, troværdige og retvisende, jf. dog artikel 110. Han erklærer også, at de afholdte omkostninger kan betragtes som støtteberettigede i henhold til tilskudsaftalen eller -afgørelsen, og at betalingsanmodningerne er underbygget af passende bilag, som kan kontrolleres.
3. I forbindelse med enhver udbetaling kan den ansvarlige anvisningsberettigede på grundlag af en risikovurdering kræve en attest for årsregnskaberne for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet og de underliggende regnskaber, udarbejdet af en autoriseret ekstern revisor eller, når der er tale om offentlige organer, af en kompetent uafhængig offentligt ansat. Attesten skal vedlægges som bilag til betalingsanmodningen. Attesten skal i overensstemmelse med en metode, som den ansvarlige anvisningsberettigede har godkendt, og på grundlag af vedtagne procedurer i overensstemmelse med internationale standarder attestere, at de omkostninger, som tilskudsmodtageren har opført i de årsregnskaber, som betalingsanmodningen er baseret på, er reelle, registreret korrekt og støtteberettigede i henhold til tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
I konkrete og behørigt begrundede tilfælde kan den ansvarlige anvisningsberettigede anmode om attesten i form af en udtalelse eller et andet format i overensstemmelse med internationale standarder.
Attesten for årsregnskaberne og de underliggende regnskaber er obligatorisk for mellemliggende betalinger og for betaling af saldoen i følgende tilfælde:
a)
tilskud til et foranstaltning, for hvilken det tilskud, som er tildelt i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), er på 750 000 EUR eller derover, når de kumulerede beløb for betalingsanmodningerne i den form er på mindst 325 000 EUR
b)
driftstilskud, for hvilke det beløb, som er tildelt i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), er på 100 000 EUR eller derover.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan desuden på grundlag af en risikovurdering undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge en sådan attest om årsregnskaberne og de underliggende regnskaber opfyldt, når der er tale om:
a)
offentlige organer og de i artikel 43 omhandlede internationale organisationer
b)
modtagere af tilskud i forbindelse med humanitær bistand, civilbeskyttelsesindsats og kriseforvaltning, medmindre der er tale om betaling af saldoen
c)
når der er tale om betaling af saldoen, modtagere af tilskud i forbindelse med humanitær bistand, når disse har underskrevet en rammepartnerskabsaftale eller fået meddelt en rammepartnerskabsafgørelse, jf. artikel 178, og der er indført et kontrolsystem, som giver tilsvarende garantier for disse betalinger
d)
modtagere af flere tilskud, som har fremlagt en uafhængig attestering, der giver tilsvarende garantier for kontrolsystemerne og den metode, som de har brugt til at udarbejde deres krav.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan også undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge en attest om årsregnskaberne og de underliggende regnskaber opfyldt, når en revision, som giver tilsvarende sikkerhed for de angivne udgifter, er blevet eller vil blive foretaget direkte af Kommissionens egne ansatte eller et organ, som er bemyndiget til at gøre dette på Kommissionens vegne.
Ved aftaler mellem Kommissionen og flere tilskudsmodtagere finder beløbsgrænserne i tredje afsnit, litra a) og b), anvendelse på de enkelte tilskudsmodtagere.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan på grundlag af en risikovurdering anmode om en operationel kontrolrapport, som er udarbejdet af en uafhængig tredjemand, der er godkendt af den ansvarlige anvisningsberettigede, til støtte for betalinger. Når den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en kontrolrapport, skal denne vedlægges som bilag til betalingsanmodningen, og de dermed forbundne omkostninger er støtteberettigede på samme betingelser som omkostningerne vedrørende revisionspåtegninger, jf. finansforordningens artikel 126. Kontrolrapporten skal fastslå, at den operationelle kontrol er udført i overensstemmelse med en metode, som er godkendt af den ansvarlige anvisningsberettigede, og om foranstaltningen eller arbejdsprogrammet rent faktisk blev gennemført i overensstemmelse med de betingelser, som er fastsat i tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
Artikel 208
Suspension og reduktion af tilskud
(Finansforordningens artikel 135)
1. Gennemførelsen af tilskudsaftalen eller -afgørelsen, en tilskudsmodtagers deltagelse i gennemførelsen heraf eller betalinger kan suspenderes for at undersøge, om formodede væsentlige fejl eller uregelmæssigheder eller svig eller misligholdelse rent faktisk er begået. Hvis formodningen viser sig ubegrundet, genoptages gennemførelsen så hurtigt som muligt.
2. Hvis den godkendte foranstaltning eller det godkendte arbejdsprogram ikke gennemføres eller ikke gennemføres korrekt, fuldt ud og til tiden, reducerer eller inddriver den anvisningsberettigede tilskuddet forholdsmæssigt afhængigt af fasen i proceduren, forudsat at tilskudsmodtageren har fået mulighed for at fremsætte bemærkninger.
KAPITEL 5
Gennemførelse
Artikel 209
Kontrakter som led i gennemførelsen
(Finansforordningens artikel 137)
1. Uden at dette berører anvendelsen af direktiv 2004/18/EF, skal tilskudsmodtagen, hvis gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet kræver, at der indgås en indkøbskontrakt, tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige bud eller i givet fald til det laveste bud, idet interessekonflikter undgås.
2. Hvis gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet kræver, at der indgås en indkøbskontrakt med en værdi på over 60 000 EUR, kan den ansvarlige anvisningsberettigede kræve, at tilskudsmodtagen overholder særlige regler ud over de i stk. 1 anførte regler.
Disse særlige regler skal være baseret på regler i finansforordningen og fastlægges under hensyntagen til værdien af de pågældende kontrakter, EU-bidragets relative størrelse i forhold til de samlede omkostninger til foranstaltningen og risikoen. De særlige regler medtages i tilskudsafgørelsen eller -aftalen.
Artikel 210
Finansiel støtte til tredjemand
(Finansforordningens artikel 137)
Hvis de mål eller resultater, som skal nås, er fastsat tilstrækkelig præcist i de betingelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 137, stk. 1, kan skønsmargenen kun anses for at være fjernet, hvis tilskudsafgørelsen eller -aftalen også præciserer følgende:
a)
maksimumsbeløbet for den finansielle støtte, som kan betales til tredjemand, som ikke kan overstige 60 000 EUR, undtagen når den finansielle støtte er hovedformålet med foranstaltningen, og kriterierne for fastsættelse af det præcise beløb
b)
de forskellige former for aktiviteter, som der kan ydes en sådan finansiel støtte til, på grundlag af en fast liste
c)
en definition af de personer eller kategorier af personer, som kan modtage en sådan finansiel støtte, og kriterierne for tildeling af støtten.
AFSNIT VII
PRISER
Artikel 211
Programmering
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. Hver ansvarlig anvisningsberettiget udarbejder et årligt eller flerårigt arbejdsprogram for priser. Arbejdsprogrammet vedtages af institutionen og offentliggøres på den pågældende institutions hjemmeside hurtigst muligt og senest den 31. marts i gennemførelsesåret.
I arbejdsprogrammet anføres den periode, det omfatter, basisretsakten, hvis en sådan findes, de mål, der forfølges, de forventede resultater og den vejledende tidsplan for konkurrencerne med det vejledende beløb for priserne.
Arbejdsprogrammet skal desuden indeholde de oplysninger, som er anført i artikel 94, for at afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet kan betragtes som finansieringsafgørelsen for priserne for det pågældende år.
2. Enhver væsentlig ændring af arbejdsprogrammet skal også vedtages og offentliggøres som fastsat i stk. 1.
Artikel 212
Konkurrenceregler
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. I konkurrencereglerne fastlægges følgende:
a)
betingelserne for deltagelse, som mindst skal:
i)
fastsætte kriterierne for deltagelse
ii)
om nødvendigt fastsætte de nærmere regler og fristen for registrering af deltagere og for indgivelse af bidrag på de betingelser, som er fastsat i stk. 2
iii)
indeholde bestemmelser om udelukkelse af deltagere, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, 108 og 109
iv)
fastsætte, at deltagerne bærer det fulde ansvar i tilfælde af krav vedrørende de aktiviteter, der gennemføres som led i konkurrencen
v)
fastsætte, at vinderne skal acceptere Kommissionens, OLAF's og Revisionsrettens kontrol og revision og de offentliggørelsesforpligtelser, som er fastlagt i reglerne for konkurrencen
vi)
anføre, at EU-lovgivningen er den lovgivning, som konkurrencen er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i konkurrencereglerne
vii)
præcisere, hvilken domstol eller voldgiftsret der er kompetent til at behandle tvister
viii)
angive, at deltagere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået uregelmæssigheder eller svig, kan pålægges økonomiske og/eller administrative sanktioner, der står i forhold til værdien af de pågældende priser, på de betingelser, der er fastsat i artikel 145
b)
tildelingskriterierne, som skal gøre det muligt at vurdere bidragenes kvalitet med hensyn til de forfulgte mål og de forventede resultater og objektivt at afgøre, om bidragene kan betragtes som vindere
c)
prisens eller prisernes størrelse
d)
de nærmere regler for udbetaling af priserne til vinderne efter tildelingen.
I forbindelse med første afsnit, litra a), nr. i), kan modtagere af EU-tilskud deltage, medmindre andet er anført i konkurrencereglerne.
I forbindelse med første afsnit, litra a), nr. vi), kan der gøres en undtagelse i tilfælde af, at internationale organisationer deltager.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede vælger kommunikationsmidler til indgivelse af bidrag, som er ikke-diskriminerende, og som på ingen måde begrænser deltagernes adgang til konkurrencen.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
at hvert bidrag indeholder alle oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
at dataintegriteten sikres
c)
at bidragenes fortrolighed sikres
d)
at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
3. Konkurrencereglerne kan fastsætte betingelserne for aflysning af konkurrencen, navnlig når dens mål ikke kan opfyldes, eller når en juridisk eller fysisk person, som ikke opfylder betingelserne for deltagelse, ville kunne betragtes som vinderen.
4. Konkurrencereglerne offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside. Ud over offentliggørelse på hjemmesiden kan konkurrencereglerne også offentliggøres på enhver anden hensigtsmæssig måde, herunder i Den Europæiske Unions Tidende, når det er nødvendigt for at informere potentielle deltagere yderligere. De kan offentliggøres fra vedtagelsen af den finansieringsafgørelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 84, herunder i løbet af det år, som går forud for gennemførelsen af budgettet. Enhver ændring af indholdet i konkurrencereglerne skal også offentliggøres på de samme betingelser.
Artikel 213
Efterfølgende offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. Oplysninger om priser, som tildeles i løbet af et regnskabsår, offentliggøres årligt i overensstemmelse med artikel 21.
2. Efter den offentliggørelse, der er omhandlet i stk. 1, sender Kommissionen på anmodning af Europa-Parlamentet og Rådet disse en rapport om:
a)
antallet af deltagere i det forløbne år
b)
antallet af deltagere og procentdelen af valgte bidrag pr. konkurrence
c)
en liste over de eksperter, som har deltaget i panelet i det seneste år, sammen med oplysninger om, hvilken procedure der er anvendt ved udvælgelsen af eksperterne.
Artikel 214
Vurdering
(Finansforordningens artikel 138, stk. 3)
1. Med henblik på at vurdere bidragene udpeger den ansvarlige anvisningsberettigede et panel bestående af mindst tre eksperter, som kan være eksterne eksperter eller personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, undtagen i repræsentationerne eller de lokale organer, der er omhandlet i nærværnede forordnings artikel 72, og de bemyndigede organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, hvis der ikke findes særskilte afdelinger.
De eksperter, der er omhandlet i første afsnit, skal opfylde kravene om interessekonflikter i finansforordningens artikel 57.
Eksterne eksperter skal erklære, at de ikke befinder sig i en interessekonflikt på tidspunktet for udpegelsen, og at de forpligter sig til at underrette den anvisningsberettigede, hvis der opstår en interessekonflikt under vurderingsproceduren.
2. Når medlemmerne af panelet har afsluttet deres arbejde, underskriver de en protokol herom, hvori alle de gennemgåede bidrag opregnes, deres kvaliteter vurderes og det angives, til hvilke bidrag der kan tildeles priser. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan autentificeres tilstrækkeligt.
Den protokol, der er omhandlet i første afsnit, opbevares som dokumentation.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede afgør derefter, om priserne skal uddeles. I afgørelsen anføres desuden følgende:
a)
formålet med og det samlede beløb for eventuelt tildelte priser
b)
navnene på eventuelle vindende deltagere, det beløb, som er tildelt hver af de vindende deltagere, og grundene til valget
c)
navnene på eventuelle afviste deltagere og grundene til, at de er blevet afvist.
Artikel 215
Information og underretning
(Finansforordningens artikel 138, stk. 3)
1. Deltagerne informeres om resultatet af vurderingen af deres bidrag hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 15 kalenderdage efter, at den anvisningsberettigede har truffet tildelingsafgørelsen.
2. Den vindende deltager underrettes om afgørelsen om tildeling af prisen, som udgør den retlige forpligtelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 86.
AFSNIT VIII
FINANSIELLE INSTRUMENTER
Artikel 216
Udvælgelsen af enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
1. Med henblik på gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning skal Kommissionen indhente beviser for, at den bemyndigede enhed opfylder kravene i finansforordningens artikel 60, stk. 2. Når disse beviser er indhentet, er de gyldige for den pågældende enheds eventuelle fremtidige gennemførelse af finansielle instrumenter, medmindre der er foretaget væsentlige ændringer i de bemyndigede enheders systemer, regler og procedurer, som er omfattet af disse krav.
2. Med henblik på udvælgelsen af enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter i henhold til finansforordningens artikel 61, stk. 2, offentliggør Kommissionen en indkaldelse til potentielle bemyndigede enheder. Indkaldelsen skal omfatte udvælgelses- og tildelingskriterierne.
Den indkaldelse, der er omhandlet i første afsnit, skal også angive, om den bemyndigede enhed skal anvende sine egne finansielle midler til det specifikke finansielle instrumenter eller dele risikoen. Når dette angives, og når det er nødvendigt at undgå en eventuel interessekonflikt, anføres det også i indkaldelsen, at den bemyndigede enhed skal foreslå foranstaltninger vedrørende afpasning af interesser, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 2. Foranstaltningerne vedrørende afpasning af interesser skal medtages i aftalen om det specifikke finansielle instrument.
Kommissionen indleder en dialog med de enheder, som opfylder udvælgelseskriterierne, på en gennemsigtig og objektiv måde, idet interessekonflikter udngås. Efter dialogen underskriver Kommissionen delegationsaftaler med den eller de enheder, som har indgivet de økonomisk mest fordelagtige forslag, som i givet fald omfatter deres bidrag med egne finansielle midler eller risikodeling.
3. Kommissionen kan indlede direkte forhandlinger med potentielle bemyndigede enheder, inden den underskriver delegationsaftaler, når den bemyndigede enhed er identificeret i den relevante basisretsakt eller anført i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iii), eller i behørigt begrundede og tilstrækkelig dokumenterede undtagelsestilfælde, navnlig når:
a)
der ikke blev indgivet egnede forslag efter en indkaldelse til potentielle bemyndigede enheder
b)
finansielle instrumenter med særlige karakteristika kræver en særlig type bemyndiget enhed på grund af dennes tekniske kompetence, dens høje specialiseringsgrad eller dens administrative beføjelser
c)
tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives Unionen, gør det umuligt at overholde proceduren i stk. 2.
Artikel 217
Indholdet af delegationsaftaler med enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
Ud over kravene i artikel 40 skal delegationsaftaler med enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter, omfatte passende regler for at sikre, at principperne og betingelserne i finansforordningens artikel 140 overholdes. Delegationsaftalerne skal navnlig indeholde:
a)
en beskrivelse af det finansielle instrument, herunder dets investeringsstrategi eller -politik, de typer støtte, der ydes, kriterierne for støtteberettigelse for finansielle formidlere og slutmodtagere samt yderligere operative krav, der gennemfører politikmålene for instrumentet
b)
kravene til et målinterval af værdier for løftestangseffekten
c)
en definition af ikke-støtteberettigede aktiviteter og udelukkelseskriterier
d)
bestemmelser, som sikrer afpasning af interesser og imødegår mulige interessekonflikter
e)
bestemmelser om udvælgelse af finansielle formidlere, jf. finansforordningens artikel 139, stk. 4, andet afsnit, og i givet fald om oprettelse af særlige investeringsmekanismer
f)
bestemmelser om det ansvar, som påhviler den bemyndigede enhed og andre enheder, der deltager i gennemførelsen af det finansielle instrument
g)
bestemmelser om bilæggelse af tvister
h)
bestemmelser om styring af det finansielle instrument
i)
bestemmelser om anvendelse og genanvendelse af Unionens bidrag i overensstemmelse med finansforordningens artikel 140, stk. 6
j)
bestemmelser om forvaltning af bidragene fra Unionen og af forvaltningskonti, herunder modpartsrisici, acceptable likviditetstransaktioner, de berørte parters ansvar, korrektionsforanstaltninger i tilfælde af for store saldi på forvaltningskonti, opbevaring af dokumentation og rapportering
k)
bestemmelser om aflønning af den bemyndigede enhed, herunder satser for forvaltningsgebyrer, og beregning og betaling af forvaltningsomkostninger og -gebyrer til de bemyndigede enheder i henhold til artikel 218
l)
i givet fald bestemmelser om rammebetingelser for bidragene fra de fonde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 175, navnlig Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Den Europæiske Socialfond, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne og den kommende Fiskerifond (i det følgende benævnt »FSR-fondene«)
m)
bestemmelser om varigheden, muligheden for forlængelse og afslutningen af det finansielle instrument, herunder betingelserne for afslutning før aftalt tid og i givet fald exitstrategier
n)
bestemmelser om overvågning af gennemførelsen af støtte til finansielle formidlere og slutmodtagere, herunder de finansielle formidleres rapportering
o)
i givet fald typen og arten af eventuelle dækningstransaktioner, jf. artikel 219.
Artikel 218
Forvaltningsomkostninger og -gebyrer til bemyndigede enheder
(Finansforordningens artikel 139)
1. Kommissionen aflønner de bemyndigede enheder for gennemførelsen af et finansielt instrument gennem resultatbaserede gebyrer, godtgørelse af ekstraordinære udgifter og, når den bemyndigede enhed varetager likviditetsstyringen for det finansielle instrument, likviditetsstyringsgebyrer.
2. De resultatbaserede gebyrer omfatter administrationsgebyrer, som aflønner den bemyndigede enhed for det arbejde, den udfører i forbindelse med gennemførelsen af et finansielt instrument. I givet fald kan de også omfatte politikrelaterede incitamenter for at fremme opfyldelsen af politikmålene eller incitamenter vedrørende det finansielle instruments økonomiske resultater.
Artikel 219
Særlige regler for forvaltningskonti ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
1. Enheder, der har fået overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter, kan åbne forvaltningskonti som omhandlet i finansforordningens artikel 68, stk. 7, i deres eget navn og udelukkende på Kommissionens vegne. De bemyndigede enheder sender den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen de tilsvarende kontoudtog.
2. Forvaltningskontiene skal have en passende likviditet, og aktiverne på disse forvaltningskonti skal forvaltes i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning under overholdelse af passende tilsynsregler i overensstemmelse med finansforordningens artikel 140, stk. 7.
3. I forbindelse med gennemførelsen af finansielle instrumenter må de bemyndigede enheder ikke foretage dækningstransaktioner i spekulationsøjemed. Eventuelle dækningstransaktioners type og art skal på forhånd godkendes af Kommissionen og medtages i de delegationsaftaler, der er omhandlet i artikel 217.
Artikel 220
Finansielle instrumenter, som gennemføres direkte
(Finansforordningens artikel 139)
1. I undtagelsestilfælde kan finansielle instrumenter i medfør af finansforordningens artikel 139, stk. 4, gennemføres direkte på følgende måder:
a)
gennem en særlig investeringsmekanisme, som Kommissionen deltager i sammen med andre offentlige eller private investorer med henblik på at øge løftestangseffekten af Unionens bidrag
b)
gennem lån, garantier, kapitalandele og andre risikodelingsinstrumenter end investeringer i særlige investeringsmekanismer, som stilles til rådighed for slutmodtagerne direkte eller gennem finansielle formidlere.
2. I forbindelse med gennemførelsen af finansielle instrumenter må Kommissionen ikke foretage dækningstransaktioner i spekulationsøjemed. Eventuelle dækningstransaktioners type og art skal på forhånd godkendes af Kommissionen og medtages i aftalerne med de enheder, der gennemfører det finansielle instrument.
Artikel 221
Udvælgelse af finansielle formidlere, forvaltere af særlige investeringsmekanismer og slutmodtagere
(Finansforordningens artikel 139)
1. Når Kommissionen gennemfører finansielle instrumenter direkte eller indirekte gennem særlige investeringsmekanismer, skal disse mekanismer oprettes i henhold til en medlemsstats lovgivning. De kan også oprettes i henhold til lovgivningen i et land, som ikke er en medlemsstat, når det drejer sig om foranstaltninger udadtil. Forvalterne af disse mekanismer skal ved lov eller kontrakt være forpligtet til at handle med den omhu, som kræves af en professionel forvalter, og i god tro.
2. Forvalterne af de særlige investeringsmekanismer som omhandlet i stk. 1 og finansielle formidlere eller slutbrugere af de finansielle instrumenter udvælges under hensyntagen til arten af det finansielle instrument, som skal gennemføres, de pågældende enheders erfaring og operationelle og finansielle kapacitet og/eller slutmodtagernes projekters økonomiske levedygtighed. Valget skal være gennemsigtigt og objektivt begrundet og må ikke give anledning til interessekonflikter.
3. Der ydes ikke finansiel støtte til forvaltere af særlige investeringsmekanismer, finansielle formidlere og slutmodtagere, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, 108 og 109.
Artikel 222
Betingelser for anvendelse af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter skal rette op på markedsfejl eller -svigt eller suboptimale investeringsforhold og kun yde støtte til slutmodtagere, som anses for at være potentielt økonomisk levedygtige på tidspunktet for Unionens støtte gennem et finansielt instrument.
2. Finansielle instrumenter skal yde støtte til slutmodtagere på en proportional måde. Specielt skal fortrinsbehandling af investorer, som bidrager med saminvestering eller risikodeling, være begrundet, stå i et rimeligt forhold til de risici, som investorerne i et finansielt instrument tager, og være begrænset til det minimum, som er nødvendigt for at sikre deres investering eller risikodeling.
Artikel 223
Løftestangseffekt
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter skal sigte mod at give Unionens bidrag en løftestangseffekt ved at mobilisere en samlet investering, som er større end Unionens bidrag.
EU-midlernes løftstangseffekt svarer til det beløb, der udbetales til de støtteberettigede slutmodtagere, divideret med det beløb, som Unionens bidrag udgør.
2. Målintervallet af værdier for løftstangseffekten baseres på en forudgående vurdering for det tilsvarende finansielle instrument.
Artikel 224
Forudgående vurdering af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter baseres på forudgående vurderinger, som identificerer markedsfejl eller -svigt eller suboptimale investeringsforhold og evaluerer investeringsbehovene i lyset af politikmålene.
2. Den forudgående vurdering skal vise, at de identificerede markedsbehov ikke kan opfyldes på passende vis og i rette tid gennem enten markedsbaserede aktiviteter eller andre typer tiltag fra Unionens side end finansiering via et finansielt instrument, såsom regulering, liberalisering, reform eller andre politiktiltag. Den skal evaluere sandsynligheden af og de mulige omkostninger ved markedsforvridninger og fortrængning af privat finansiering gennem det finansielle instrument og skal pege på, hvordan man kan mindske de negative virkninger af sådanne forvridninger.
3. Den forudgående vurdering skal i overensstemmelse med subsidiaritetsprincippet vise, at et finansielt instrument på unionsniveau opfylder konstaterede markedsbehov mere effektivt end tilsvarende finansielle instrumenter på nationalt eller regionalt plan, herunder de instrumenter, som finansieres af FSR-fondene. Ved vurderingen af værdien af Unionens bidrag tages der hensyn til faktorer såsom vanskelig adgang til finansiering på nationalt plan, navnlig for grænseoverskridende projekter, stordriftsfordele eller stærke demonstrationseffekter i forbindelse med udbredelse af bedste praksis til medlemsstaterne.
4. Den forudgående vurdering skal fastslå, hvordan det finansielle instrument kan gennemføres mest effektivt.
5. Den forudgående vurdering skal også påvise, at det planlagte finansielle instrument er foreneligt med:
a)
nye og eksisterende finansielle instrumenter, således at man undgår uønsket overlapning og opnår synergieffekter og stordriftsfordele
b)
finansielle instrumenter og andre former for offentlig intervention, som vedrører den samme markedssituation, for at undgå uoverensstemmelser og undersøge potentielle synergieffekter.
6. Den forudgående vurdering skal bedømme den planlagte interventions proportionalitet med hensyn til den konstaterede finansieringskløfts størrelse og det planlagte finansielle instruments forventede løftestangseffekt og undersøge yderligere kvalitative virkninger, såsom udbredelse af bedste praksis, effektiv fremme af Unionens politikmål i hele gennemførelseskæden eller adgang til specifik ekspertise hos de aktører, der deltager i gennemførelseskæden.
7. Den forudgående vurdering skal fastsætte et sæt hensigtsmæssige resultatindikatorer for det foreslåede finansielle instrument og præcisere det forventede output og de forventede resultater og virkninger.
8. Der foretages kun en særskilt forudgående vurdering af finansielle instrumenter, når en vurdering, som fuldt ud overholder kriterierne i stk. 1-7, ikke indgår i den forudgående vurdering eller en konsekvensanalyse af et program eller en aktivitet, som er omfattet af en basisretsakt.
Artikel 225
Overvågning af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. For at sikre en harmoniseret overvågning af finansielle instrumenter, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 12, indfører den ansvarlige anvisningsberettigede et overvågningssystem, som skal medvirke til at give rimelig sikkerhed for, at Unionens midler anvendes i overensstemmelse med finansforordningens artikel 32, stk. 2.
2. Overvågningssystemet bruges til at vurdere fremskridtene med gennemførelsen hen imod opfyldelse af politikmålene, som afspejles i de relevante output- og resultatindikatorer, der er fastsat i overenssstemmelse med den forudgående vurdering, og til at analysere, om gennemførelsen overholder de fastsatte krav, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 2, og udgør grundlaget for Kommissionens rapportering i henhold til finansforordningens artikel 38, stk. 5, og artikel 140, stk. 8.
3. I tilfælde af indirekte forvaltning bygger Kommissionens overvågning på de bemyndigede enheders rapporter og regnskaber og på de foreliggende revisioner og den kontrol, som er foretaget af den bemyndigede enhed, under hensyntagen til den bemyndigede enheds forvaltningserklæring og udtalelsen fra det uafhængige revisionsorgan, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5. Kommissionen gennemgår oplysningerne fra de bemyndigede enheder og kan foretage kontrol, bl.a. på stikprøvebasis, på passende gennemførelsesniveauer op til slutmodtagerne.
Den bemyndigede enheds overvågning bygger på de finansielle formidleres rapporter og regnskaber og på de foreliggende revisioner og den kontrol, som er foretaget af den finansielle formidler, under hensyntagen til den finansielle formidlers forvaltningserklæring og udtalelsen fra uafhængige revisorer.
Når der ikke er nogen finansielle formidlere, overvåger den bemyndigede enhed direkte anvendelsen af det finansielle instrument på grundlag af slutmodtagernes rapporter og regnskaber.
Den bemyndigede enhed gennemgår, i givet fald på stikprøvebasis, oplysningerne fra de finansielle formidlere eller slutmodtagerne og gennemfører kontrol i overensstemmelse med den aftale, der er omhandlet i artikel 217.
4. I tilfælde af direkte forvaltning bygger Kommissionens overvågning på de finansielle formidleres og slutmodtagernes rapporter og regnskaber, idet der føres den nødvendige kontrol. Bestemmelserne i stk. 3 finder tilsvarende anvendelse på direkte forvaltning.
5. Aftalerne om gennemførelse af de finansielle instrumenter skal indeholde de bestemmelser, som er nødvendige for anvendelsen af stk. 1-4.
Artikel 226
Behandling af bidrag fra FSR-fondene
(Finansforordningens artikel 140)
1. Der føres særskilte regnskaber for bidrag fra FSR-fondene til finansielle instrumenter, som er oprettet i henhold til finansforordningens afsnit VIII, og som modtager støtte fra FSR-fondene i henhold til de sektorspecifikke regler.
2. Bidrag fra FSR-fondene anbringes på særskilte konti og anvendes i overensstemmelse med målene for de respektive FSR-fonde til foranstaltninger og slutmodtagere, der er forenelige med det eller de programmer, som bidragene kommer fra.
3. Med hensyn til bidrag fra FSR-fondene til finansielle instrumenter, som er oprettet i henhold til finansforordningens afsnit VIII, gælder de sektorspecifikke regler.
AFSNIT IX
REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING
KAPITEL 1
Regnskabsaflæggelse
Artikel 227
Beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret
(Finansforordningens artikel 142)
Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret skal indeholde en nøjagtig redegørelse for:
a)
hvordan de mål, der er opstillet for regnskabsåret, er virkeliggjort i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
b)
hvordan den finansielle situation er, og hvilke begivenheder der har haft væsentlig indflydelse på regnskabsårets aktiviteter.
Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning skal være adskilt fra beretningerne om gennemførelsen af budgettet.
Artikel 228
Fravigelse af regnskabsprincipperne
(Finansforordningens artikel 144)
Hvis regnskabsførerne i særlige tilfælde finder, at der er grund til at fravige indholdet i et af de regnskabsprincipper, som er angivet i Unionens regnskabsregler, begrundes og nævnes fravigelsen i de noter til årsregnskabet, der er omhandlet i artikel 232.
Artikel 229
Bilag
(Finansforordningens artikel 144)
1. Hver postering skal være baseret på daterede og nummererede bilag, der er udformet på papir eller et andet medium, som sikrer, at bilaget er troværdigt, og at dets indhold bevares i den periode, der er fastsat i artikel 48.
2. Transaktioner af samme art, der er gennemført på samme sted og i løbet af samme dag, kan dokumenteres ved ét sammenfattende bilag.
Artikel 230
Resultatopgørelsen
(Finansforordningens artikel 145)
Resultatopgørelsen viser regnskabsårets indtægter og udgifter klassificeret efter art.
Artikel 231
Pengestrømsopgørelsen
(Finansforordningens artikel 145)
Pengestrømsopgørelsen viser pengestrømme i regnskabsåret med angivelse af udviklingen i likviditeten mellem årets begyndelse og årets udgang.
Likviditeten udgøres af:
a)
den likvide beholdning
b)
indeståender på anfordringskonti i banker
c)
andre disponible aktiver, der hurtigt kan omsættes til kontanter, og hvis værdi er stabil.
Artikel 232
Noter til årsregnskabet
(Finansforordningens artikel 145)
De noter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 145, er en integreret del af årsregnskabet. Noterne indeholder mindst følgende oplysninger:
a)
regnskabsprincipperne, -reglerne og -metoderne
b)
forklarende noter med yderligere oplysninger, der ikke findes i selve årsregnskabet, men som er nødvendige for at give et retvisende billede.
Artikel 233
Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen
(Finansforordningens artikel 146)
1. Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen omfatter:
a)
oplysninger om indtægter, herunder:
i)
ændringer i overslagene over budgettets indtægter
ii)
gennemførelsen af budgettets indtægter
iii)
de fastlagte fordringer
b)
oplysninger, der viser udviklingen i de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
c)
oplysninger, der viser udnyttelsen af de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
d)
oplysninger, der viser de udestående forpligtelser, de forpligtelser, som er fremført fra det foregående regnskabsår, og de forpligtelser, som er indgået i regnskabsåret.
2. For så vidt angår oplysningerne om indtægter, vedlægges desuden en opgørelse, der viser fordelingen på medlemsstater af de fordringer vedrørende egne indtægter, for hvilke der er udstedt indtægtsordre, men som ved regnskabsårets udløb endnu ikke er inkasseret.
Artikel 234
Bestemmelser om fremsendelse af regnskaber
(Finansforordningens artikel 148)
De foreløbige regnskaber og de endelige regnskaber, der er omhandlet i finansforordningens artikel 147 og 148, kan fremsendes elektronisk.
KAPITEL 2
Regnskabsføring
Afdeling 1
Organisation på regnskabsområdet
Artikel 235
Organisation på regnskabsområdet
(Finansforordningens artikel 151)
1. Regnskabsføreren for hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, udarbejder og ajourfører dokumentationsmateriale, der beskriver organisation og procedurer på regnskabsområdet for hans egen institution eller hans eget organ.
2. Budgetindtægter og -udgifter registreres i det it-system, der er omhandlet i artikel 236, efter transaktionens økonomiske beskaffenhed enten som løbende indtægter eller udgifter eller som kapital.
Artikel 236
It-systemer
(Finansforordningens artikel 151)
1. Regnskabet føres ved hjælp af et integreret it-system.
2. Regnskabsføring ved hjælp af it-systemer og -undersystemer kræver en fuldstændig beskrivelse af de anvendte systemer og undersystemer.
Beskrivelsen definerer indholdet af alle datafelter og præciserer, hvordan systemet behandler de enkelte transaktioner. Den angiver, hvordan systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver enkelt transaktion og for enhver ændring af it-systemerne og -undersystemerne, så det når som helst er muligt at fastslå ændringens art og den person, som har foretaget den.
Beskrivelserne af it-regnskabssystemer og -undersystemer skal angive eventuelle sammenkoblinger mellem disse systemer og det centrale regnskabssystem, bl.a. med hensyn til dataoverførsel og saldoafstemning.
3. Adgangen til it-systemerne og -undersystemerne er begrænset til personerne på en liste over godkendte brugere, der opstilles og ajourføres af hver enkelt institution.
Afdeling 2
Regnskabsbøger
Artikel 237
Regnskabsbøger
(Finansforordningens artikel 154)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, fører en dagbog, en hovedbog og delbøger for i det mindste debitorer, kreditorer og anlægsaktiver, medmindre det ikke er rimeligt ud fra cost-benefit-hensyn.
Regnskabsbøgerne består af elektroniske dokumenter, som er identificeret af regnskabsføreren, og hvis bevismæssige værdi er sikret.
Posteringerne i dagbogen overføres til hovedbogen efter den regnskabskontoplan, der er omhandlet i artikel 212.
Dagbogen og hovedbogen kan opdeles i lige så mange hjælpebøger, som der er behov for.
Posteringerne i hjælpebøgerne centraliseres mindst en gang om måneden i dagbogen og hovedbogen.
Artikel 238
Generel kontooversigt
(Finansforordningens artikel 154)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, opstiller en generel kontooversigt over alle konti i det almindelige regnskab, herunder de konti, hvor saldo er opgjort i løbet af regnskabsåret, med angivelse for hver af dem af:
a)
kontonummer
b)
betegnelse
c)
samlet beløb i debet
d)
samlet beløb i kredit
e)
saldo.
Artikel 239
Regnskabsafstemninger
(Finansforordningens artikel 154)
1. Oplysningerne i hovedbogen opbevares og organiseres på en sådan måde, at de kan afstemmes med indholdet af hver enkelt konto i den generelle kontooversigt.
2. Når det drejer sig om fortegnelsen over anlægsaktiver, finder artikel 246-253 anvendelse.
Afdeling 3
Registrering
Artikel 240
Regnskabsposteringer
(Finansforordningens artikel 154)
1. Posteringerne foretages efter det dobbelte bogholderis metode, hvilket betyder, at enhver bevægelse eller ændring, der registreres i regnskabet, repræsenteres ved en dobbeltpostering, der indebærer, at samme beløb debiteres henholdsvis krediteres de relevante konti, der berøres af posteringen.
2. Modværdien i euro af en transaktion udtrykt i en anden valuta end euro beregnes og bogføres til denne modværdi.
Transaktioner i udenlandske valutaer på justerbare konti justeres i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning.
Denne justering sker på grundlag af kurser beregnet i overensstemmelse med artikel 6.
Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og en anden valuta med henblik på opstilling af balancen pr. 31. december i år N, er kursen den sidste arbejdsdag i år N.
3. I Unionens regnskabsregler, som fastsættes efter finansforordningens artikel 152, præciseres de regler for omregning og omvurdering, som er nødvendige med henblik på regnskabsføring efter periodiseringsprincippet.
Artikel 241
Bogføringstransaktioner
(Finansforordningens artikel 154)
Hver bogføringstransaktion skal præcisere oplysningens oprindelse, indhold og postering samt referencerne på relevante bilag.
Artikel 242
Registrering i dagbogen
(Finansforordningens artikel 154)
Regnskabstransaktionerne registreres i dagbogen efter en af følgende metoder, der ikke udelukker hinanden:
a)
dag for dag, transaktion for transaktion
b)
ved en månedlig sammenfatning af transaktionernes samlede beløb, forudsat at alle bilag opbevares, så de enkelte transaktioner dag for dag kan verificeres.
Artikel 243
Validering af registreringer
(Finansforordningens artikel 154)
1. Registreringerne i dagbogen og i delbøgerne gøres definitive gennem en valideringsprocedure, der forbyder ændring eller sletning af oplysninger.
2. En afslutningsprocedure, der fastfryser transaktionernes kronologi og sikrer, at oplysningerne ikke ændres, gennemføres inden aflæggelsen af det endelige årsregnskab.
Afdeling 4
Afstemning og kontrol
Artikel 244
Afstemning af konti
(Finansforordningens artikel 154)
1. Saldiene for kontiene i den generelle kontooversigt afstemmes jævnligt, og i det mindste i forbindelse med den årlige regnskabsafslutning, med oplysningerne i de forvaltningssystemer, som de anvisningsberettigede anvender i forbindelse med forvaltningen af aktiver og det daglige input i regnskabssystemet.
2. Regnskabsføreren tjekker jævnligt og i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning, at banksaldiene stemmer overens med de virkelige forhold, bl.a. gennem:
a)
afstemning af bankindeståender med kontoudtog fra pengeinstitutterne
b)
afstemning af kassebeholdningen med oplysningerne i kassebogen.
For så vidt angår konti for anlægsaktiver foretages denne kontrol i overensstemmelse med artikel 250.
3. Mellemregningskonti mellem institutionerne afstemmes månedligt.
4. Interimskonti åbnes og gennemgås årligt af regnskabsføreren. Den anvisningsberettigede er ansvarlig for disse konti og afslutter dem hurtigst muligt.
Afdeling 5
Bevillingsregnskabet
Artikel 245
Føring af bevillingsregnskabet og dettes indhold
(Finansforordningens artikel 156)
1. Bevillingsregnskabet skal for hver underinddeling i budgettet vise:
a)
for så vidt angår udgifter:
i)
de bevillinger, der er godkendt i det oprindelige budget, de bevillinger, der er opført i ændringsbudgetter, fremførte bevillinger, de bevillinger, der er til rådighed som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter, de bevillinger, der er fremkommet ved overførsel, og de samlede bevillinger, der således er til rådighed
ii)
de indgåede forpligtelser og udførte betalinger i regnskabsåret
b)
for så vidt angår indtægter:
i)
de overslag, der er opført i det oprindelige budget, de overslag, der er opført i ændringsbudgetter, formålsbestemte indtægter og det samlede beløb for de således anslåede indtægter
ii)
de fastlagte fordringer og inkasserede beløb i regnskabsåret
c)
en opgørelse over uindfriede forpligtelser og udestående fordringer, som er fremført fra tidligere regnskabsår.
De i første afsnit, litra a), omhandlede forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger registreres og vises særskilt.
Endvidere anføres i bevillingsregnskabet de samlede foreløbige forpligtelser vedrørende Den Europæiske Garantifond for Landbruget (i det følgende benævnt »EGFL«) og de tilsvarende betalinger.
Disse forpligtelser anføres over for de samlede bevillinger til EGFL.
2. Bevillingsregnskabet viser særskilt:
a)
udnyttelsen af fremførte bevillinger og regnskabsårets bevillinger
b)
afviklingen af uindfriede forpligtelser.
For indtægternes vedkommende vises de udestående fordringer fra tidligere regnskabsår særskilt.
3. Bevillingsregnskabet kan organiseres på en sådan måde, at der udvikles et omkostningsregnskabssystem.
4. Bevillingsregnskabet føres ved hjælp af it-systemer, bøger eller kartotekskort.
KAPITEL 3
Formuefortegnelse
Artikel 246
Formuefortegnelse
(Finansforordningens artikel 157)
Formuefortegnelsessystemet oprettes af den anvisningsberettigede med tenisk bistand fra regnskabsføreren. Systemet skal levere alle de oplysninger, der er nødvendige for regnskabsføringen og for beskyttelse af aktiverne.
Artikel 247
Beskyttelse af aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, fastlægger sine egne regler for beskyttelse af de aktiver, der er opført på deres respektive balance, og udpeger de tjenestegrene, der har ansvaret for formuefortegnelsen.
Artikel 248
Opførelse af aktiver i fortegnelsen
(Finansforordningens artikel 157)
Alle aktiver, som anskaffes, opføres i formuefortegnelsen og registreres i kontiene over anlægsaktiver, hvis anvendelsesperioden er over et år, hvis der ikke er tale om forbrugsgoder, og hvis anskaffelsesprisen eller kostprisen er højere end den pris, som er anført i Unionens regnskabsregler, der er fastsat efter finansforordningens artikel 152.
Artikel 249
Oplysninger om aktiver i fortegnelsen
(Finansforordningens artikel 157)
Formuefortegnelsen indeholder en passende beskrivelse af hvert aktiv og angiver, hvor aktivet befinder sig, eller, for løsøre, den ansvarlige tjenestegren eller person, anskaffelsestidspunkt og enhedspris.
Artikel 250
Tjek af fortegnelsen over løsøre
(Finansforordningens artikel 157)
De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, tjekker fortegnelsen for at sikre sig, at hvert enkelt aktiv rent faktisk eksisterer og stemmer overens med den tilsvarende post i fortegnelsen. Tjekket udføres som led i et årligt kontrolprogram, undtagen for så vidt angår materielle anlægsaktiver og immaterielle aktiver, som tjekkes mindst hvert tredje år.
Artikel 251
Salg af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Medlemmerne af og tjenestemænd, ansatte eller andet personale ved de institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, kan ikke erhverve aktiver, der sælges af disse institutioner og organer, undtagen når salget foregår på en offentlig auktion.
Artikel 252
Procedure for salg af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
1. Salg af materielle aktiver offentliggøres ved passende lokal annoncering, når købsværdien pr. enhed af disse aktiver er på 8 100 EUR eller derover. Der skal gå mindst 14 kalenderdage mellem den sidste annoncering og salgsaftalens indgåelse.
Det salg, der er omhandlet i første afsnit, bekendtgøres i Den Europæiske Unions Tidende, når købsværdien pr. enhed er på 391 100 EUR eller derover. Passende annoncering kan også finde sted i medlemsstaternes presse. Der skal gå mindst en måned mellem tidspunktet for offentliggørelsen af meddelelsen i Den Europæiske Unions Tidende og salgsaftalens indgåelse.
2. De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, kan undlade annoncering, når omkostningerne ved annoncering overstiger det forventede afkast af transaktionen.
3. De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, bestræber sig altid på at opnå den bedste salgspris for materielle aktiver.
4. Stk. 1, 2 og 3 finder ikke anvendelse på salg mellem Unionens institutioner og deres organer som omhandlet i finansforordningens artikel 208.
Artikel 253
Procedure for overdragelse af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Hvis aktiver opført i fortegnelserne, herunder bygninger, sælges, gives væk, kasseres, udlejes eller forsvinder som følge af tab, tyveri eller af en hvilken som helst anden årsag, udfærdiger den anvisningsberettigede en erklæring eller rapport.
Erklæringen eller rapporten skal særlig fastlægge den eventuelle erstatningspligt for en tjenestemand eller anden ansat ved Unionen eller en anden person.
Hvis fast ejendom eller større anlæg stilles gratis til rådighed, skal der udfærdiges en kontrakt, og sagen skal indgå i en årlig rapport, som sendes til Europa-Parlamentet og Rådet i forbindelse med forelæggelsen af budgetforslaget.
Medlemmerne af og tjenestemænd eller øvrige ansatte og andet personale ved de institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, må ikke modtage aktiver i fortegnelsen, når sådanne gives væk eller kasseres.
Artikel 254
Fortegnelser og annoncering af salg i Unionens delegationer
(Finansforordningens artikel 157)
1. De faste fortegnelser over løsøre, der tilhører Unionen, skal for Unionens delegationers vedkommende føres lokalt. De skal regelmæssigt sendes til de centrale tjenestegrene efter nærmere regler fastsat af hver institution.
Løsøre under transport til Unionens delegationer opføres i en foreløbig fortegnelse, indtil de registreres i de faste fortegnelser.
2. Annoncering af salg af Unionens delegationers løsøre sker i overensstemmelse med lokal sædvane.
ANDEN DEL
SÆRLIGE BESTEMMELSER
AFSNIT I
FORSKNING
Artikel 255
Former for transaktioner
(Finansforordningens artikel 181)
1. Direkte foranstaltninger gennemføres på anlæggene under Det Fælles Forskningscenter (i det følgende benævnt »FFC«) og finansieres i princippet fuldt ud over budgettet. Direkte foranstaltninger består af:
a)
forskningsprogrammer
b)
aktiviteter vedrørende sonderende forskning
c)
videnskabelige og tekniske støtteaktiviteter af institutionel art.
2. FFC kan deltage i indirekte foranstaltninger på de betingelser, som er fastsat i finansforordningens artikel 183.
3. Det overslag over fordringen, der er omhandlet i finansforordningens artikel 181, stk. 2, meddeles regnskabsføreren med henblik på registrering.
Artikel 256
Yderligere regler for FFC
(Finansforordningens artikel 183)
1. De aktiviteter, som FFC gennemfører på et konkurrencemæssigt grundlag, består af:
a)
aktiviteter, som gennemføres efter tilskuds- og udbudsprocedurer
b)
aktiviteter for tredjemands regning
c)
aktiviteter, som gennemføres inden for rammerne af en administrativ aftale med andre institutioner eller andre af Kommissionens tjenestegrene om tilvejebringelse af videnskabelige og tekniske hjælpefunktioner.
2. Når aktiviteter, som FFC gennemfører for tredjemands regning, indebærer offentlige indkøb, skal udbudsproceduren overholde principperne om gennemsigtighed og ligebehandling.
3. De overslag over fordringer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 183, stk. 2, meddeles regnskabsføreren med henblik på registrering.
AFSNIT II
FORANSTALTNINGER UDADTIL
KAPITEL I
Almindelige bestemmelser
Artikel 257
Foranstaltninger, der kan finansieres
(Finansforordningens artikel 184)
Bevillingerne vedrørende de foranstaltninger, der er omhandlet i afsnit IV, kapitel 1, i finansforordningens anden del, kan bl.a. anvendes til finansiering af indkøbskontrakter, tilskud, herunder rentegodtgørelser, speciallån, lånegarantier og finansiel bistand, budgetstøtte og andre specifikke former for budgettilskud.
KAPITEL II
Budgetstøtte og multidonortrustfonde
Artikel 258
Anvendelse af budgetstøtte
(Finansforordningens artikel 186)
1. Når den pågældende basisretsakt tillader det, kan Kommissionen i et tredjeland anvende sektorbestemt eller generel budgetstøtte, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
partnerlandets forvaltning af de offentlige finanser er tilstrækkelig gennemsigtig, pålidelig og effektiv
b)
partnerlandet har indført tilstrækkelig troværdige og relevante sektorpolitikker eller nationale politikker, og
c)
partnerlandet har indført stabilitetsorienterede makroøkonomiske politikker.
2. De aftaler, som indgås med partnerlandet, skal indeholde en forpligtelse for landet til at give Kommissionen pålidelige og rettidige oplysninger, som gør det muligt for Kommissionen at vurdere, om betingelserne i stk. 1 er opfyldt.
Artikel 259
EU-trustfonde for foranstaltninger udadtil
(Finansforordningens artikel 187)
Bidrag fra andre donorer bogføres, når de indbetales på den specifikke bankkonto for trustfonden, med det beløb i euro, som er resultatet af omregningen ved modtagelsen af bidragene på den specifikke bankkonto.
Unionens bidrag overføres rettidigt for at dække trustfondens retlige forpligtelser under behørig hensyntagen til de disponible midler, som stammer fra de andre donorer.
Renter, som er påløbet på trustfondens specifikke bankkonto, investeres i trustfonden, medmindre andet er fastsat i retsakten om oprettelse af trustfonden.
Alle transaktioner, som i løbet af regnskabsåret foretages på den bankkonto, der er omhandlet i tredje afsnit, dokumenteres fyldestgørende i trustfondens regnskaber.
Regnskabsføreren opstiller regnskaberne for de transaktioner, som hver trustfond udfører, to gange om året.
Trustfondene underkastes hvert år en uafhængig ekstern revision.
Trustfondens bestyrelse godkender den årsberetning for trustfonden, som den anvisningsberettigede udfærdiger, sammen med det årsregnskab, som regnskabsføreren udarbejder. Disse beretninger vedlægges som bilag til den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes årsberetning og forelægges Europa-Parlamentet og Rådet som led i Kommissionens dechargeprocedure.
Reglerne for bestyrelsens sammensætning og vedtægterne fastlægges i den retsakt om oprettelse af trustfonden, som Kommissionen vedtager, og som donorerne tilslutter sig. Disse regler sikrer en rimelig repræsentation af donorerne og omfatter et krav om positiv stemmeafgivelse fra Kommissionen i forbindelse med den endelige afgørelse om anvendelsen af midlerne.
KAPITEL III
Offentlige indkøb
Artikel 260
Leje af bygninger
(Finansforordningens artikel 190)
De eneste ejendomskontrakter, der kan finansieres over aktionsbevillingerne til foranstaltninger udadtil, er kontrakter om leje af bygninger, der allerede er opført ved lejekontraktens underskrivelse. Disse kontrakter offentliggøres efter bestemmelserne i artikel 124.
Artikel 261
Definitioner
(Finansforordningens artikel 190)
1. Tjenesteydelseskontrakter omfatter kontrakter om undersøgelser og om teknisk bistand.
Der foreligger en kontrakt om undersøgelser, hvis den tjenesteydelseskontrakt, der er indgået mellem en tjenesteyder og den ordregivende myndighed, bl.a. vedrører undersøgelser til identifikation og forberedelse af projekterne, feasibility-undersøgelser, økonomiske undersøgelser og markedsundersøgelser, tekniske undersøgelser, evalueringer og revision.
Der foreligger en kontrakt om teknisk bistand, hvis tjenesteyderen skal optræde som konsulent, og hvis han skal lede eller tilse et projekt og stille eksperter til rådighed efter nærmere bestemmelser i kontrakten.
2. Har et tredjeland i sin offentlige tjeneste eller i enheder med offentlig deltagelse kvalificeret forvaltningspersonale til rådighed, kan kontrakterne gennemføres direkte af disse offentlige tjenester og enheder.
Artikel 262
Særlige bestemmelser om beløbsgrænser og nærmere regler for indgåelse af indkøbskontrakter med tredjelande
(Finansforordningens artikel 190)
1. Artikel 123-126, undtagen, for så vidt angår definitionerne, artikel 127, stk. 3 og 4, artikel 128, artikel 134-137, artikel 139, stk. 3-6, artikel 148, stk. 4, artikel 151, stk. 2, artikel 152-158, artikel 160 og artikel 164 i denne forordning finder ikke anvendelse på indkøbskontrakter, som indgås af de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, eller som indgås på disses vegne.
Kommissionen træffer afgørelse om gennemførelsen af bestemmelserne om indkøb i dette kapitel, herunder hensigtsmæssig kontrol, der iværksættes af den ansvarlige anvisningsberettigede, når Kommissionen ikke er den ordregivende myndighed.
2. Ved manglende overholdelse af de procedurer, der er omhandlet i stk. 1, kan udgifterne til de pågældende foranstaltninger ikke finansieres af Unionen.
3. Dette kapitel finder ikke anvendelse på de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, litra b), når Kommissionen efter kontrol i henhold til finansforordningens artikel 61 har bemyndiget dem til at anvende deres egne udbudsprocedurer.
Artikel 263
Offentliggørelse og ikke-forskelsbehandling
(Finansforordningens artikel 190 og 191)
1. Kommissionen træffer de nødvendige gennemførelsesforanstaltninger for at sikre den bredest mulige deltagelse på lige vilkår i udbudsprocedurer vedrørende kontrakter finansieret af Unionen. I den forbindelse skal det især sikres:
a)
at forhåndsmeddelelser, udbudsbekendtgørelser og bekendtgørelser om indgåelse af kontrakt offentliggøres på passende måde og inden for en rimelig frist
b)
at enhver forskelsbehandling eller teknisk specifikation, der kan hindre bred deltagelse på lige vilkår for alle fysiske og juridiske personer som omhandlet i finansforordningens artikel 182, fjernes.
2. Artikel 265, stk. 5, artikel 267, stk. 3, og artikel 269, stk. 4, berører ikke anvendelsen af e-indkøb.
Artikel 264
Offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 190)
1. Forhåndsmeddelelsen i forbindelse med internationale udbud sendes til Publikationskontoret så hurtigt som muligt, når det drejer sig om vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakter, og så hurtigt som muligt efter afgørelsen om godkendelse af programmet, når det drejer sig om bygge- og anlægskontrakter.
2. I forbindelse med dette kapitel offentliggøres udbudsbekendtgørelsen:
a)
som minimum i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet, når det drejer sig om internationale udbud
b)
som minimum i modtagerlandets statstidende eller et tilsvarende medie, når det drejer sig om lokale udbud.
Når udbudsbekendtgørelsen også offentliggøres lokalt, skal den være identisk med og offentliggøres samtidig med den, der offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet. Kommissionen sørger for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet. Hvis udbudsbekendtgørelsen offentliggøres lokalt, kan dette gøres af de enheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, litra b).
3. Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes, når kontrakten er underskrevet, undtagen når kontrakten, hvis det stadig er nødvendigt, er erklæret hemmelig, eller når gennemførelsen af kontrakten skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Den Europæiske Unions eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det, og når det ikke anses for at være hensigtsmæssigt at offentliggøre bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt.
Artikel 265
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af tjenesteydelseskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes på følgende måde for tjenesteydelseskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover:
i)
internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
ii)
internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 3 i denne artikel, eller en rammekontrakt.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
Ved betaling af beløb, der ligger under eller er lig med 2 500 EUR, kan man blot betale forelagte fakturaer uden forudgående accept af et bud.
2. Ved internationalt begrænset udbud i henhold til stk. 1, litra a), skal det i udbudsbekendtgørelsen oplyses, hvor mange ansøgere der vil blive opfordret til at afgive bud. For tjenesteydelseskontrakter skal mindst fire ansøgere opfordres til at afgive bud. Antallet af ansøgere, der får mulighed for at afgive bud, skal være tilstrækkeligt til at sikre reel konkurrence.
Listen over udvalgte ansøgere offentliggøres på Kommissionens hjemmeside.
Hvis antallet af ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne eller kriterierne med hensyn til minimale kapacitetsniveauer, er mindre end minimumsantallet, kan den ordregivende myndighed nøjes med at opfordre de ansøgere, som opfylder kriterierne for afgivelse af bud, til at afgive bud.
3. I forbindelse med udbud med forhandling i henhold til stk. 1, litra b), udarbejder den ordregivende myndighed en liste med mindst tre tilbudsgivere efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Tilbudsgivere i forbindelse med udbud med forhandling på konkurrencevilkår kan vælges fra en behørigt offentliggjort liste over leverandører som omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra b). Listen udarbejdes efter en indkaldelse af interessetilkendegivelser og er gyldig i højst fem år fra offentliggørelsesdatoen. Listen kan omfatte dellister. Enhver interesseret person kan indgive en ansøgning når som helst i listens gyldighedsperiode, undtagen i de sidste tre måneder af denne periode. Når en kontrakt skal tildeles, opfordrer den ordregivende myndighed alle leverandører, som er opført på den relevante liste eller delliste, til at afgive et bud.
Åbningen og evalueringen af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af tilbudsgiverne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
4. Når der er tale om juridiske tjenesteydelser i overensstemmelse med CPV-nomenklaturen, kan de ordregivende myndigheder anvende udbud med forhandling på konkurrencevilkår uanset kontraktens anslåede værdi.
5. Buddene sendes i en pakke eller ydre konvolut, der indeholder to særskilte forseglede konvolutter med påskrifterne, henholdsvis: Konvolut A - Teknisk bud og Konvolut B - Finansielt bud. På den ydre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
Hvis det i udbudsdokumenterne er fastsat, at der kan afholdes interviews, kan evalueringsudvalget interviewe de vigtigste medlemmer af det eksperthold, som foreslås i de teknisk set antagelige bud, efter at udvalget har nedfældet sine foreløbige konklusioner på skrift, men inden den tekniske evaluering af buddene er endeligt afsluttet. I så fald interviewer evalueringsudvalget eksperterne med så korte tidsintervaller, at der kan foretages en sammenligning, og helst samlet, hvis de udgør et hold. Interviewene forløber efter et skema, som evalueringsudvalget i forvejen har fastlagt, og som anvendes på de forskellige indkaldte eksperter eller eksperthold. Datoen og tidspunktet for interviewet skal meddeles tilbudsgiverne mindst 10 kalenderdage i forvejen. I tilfælde af force majeure, der forhindrer tilbudsgiveren i at være til stede ved interviewene, meddeles tilbudsgiveren en ny dato og et nyt tidspunkt.
6. Det økonomisk mest fordelagtige bud findes ved anvendelse af kriterierne for tildeling af kontrakter.
Ved udvælgelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud vægtes buddenes tekniske kvalitet og pris efter fordelingsnøglen 80/20. Til dette formål:
a)
multipliceres det antal point, der tildeles de tekniske bud, med en koefficient på 0,80
b)
multipliceres det antal point, der tildeles de finansielle bud, med en koefficient på 0,20.
Artikel 266
Udbud med forhandling ved tjenesteydelseskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Ved tjenesteydelseskontrakter kan de ordregivende myndigheder benytte udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristen for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 104, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når leveringen af tjenesteydelserne overdrages til offentlige organer eller til institutioner eller foreninger, der arbejder uden fortjeneste for øje, og det drejer sig om foranstaltninger, der er af institutionel karakter, eller som går ud på at yde social bistand til visse befolkningsgrupper
c)
når det drejer sig om ydelser til fortsættelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser på de i stk. 2 omhandlede betingelser
d)
når udbudsproceduren eller forsøget på at anvende en rammekontrakt ikke har givet resultat, dvs. at alle indkomne bud har været uantagelige med hensyn til kvalitet og/eller pris, i hvilket tilfælde den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet kan indlede forhandlinger med en eller flere af tilbudsgiverne efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt
e)
når den pågældende kontrakt indgås efter en projektkonkurrence og i henhold til de gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen, i hvilket tilfælde alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne
f)
når tjenesteydelser af tekniske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt tjenesteyder
g)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
h)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I forbindelse med første afsnit, litra a), i dette stykke sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Aktiviteter af interinstitutionel karakter som omhandlet i første afsnit, litra b), omfatter tjenesteydelser, som er direkte knyttet til offentligretlige organers vedtægtsmæssige opgaver.
2. Ved tjenesteydelser til udvidelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser som omhandlet i stk. 1, litra c), forstås:
a)
supplerende tjenesteydelser, der ikke figurerer i hovedkontrakten, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for kontraktens gennemførelse, forudsat at den supplerende tjenesteydelse ikke teknisk og økonomisk kan adskilles fra hovedkontrakten, uden at det medfører væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed, og forudsat, at den samlede værdi af de supplerende tjenesteydelser ikke overstiger 50 % af hovedkontraktens værdi
b)
supplerende tjenesteydelser, der er en gentagelse af lignende tjenesteydelser, som er overdraget til tjenesteyderen ved den første kontrakt, forudsat at:
i)
der i forbindelse med den første tjenesteydelse blev offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, og at muligheden for at benytte udbud med forhandling i forbindelse med nye tjenesteydelser vedrørende samme projekt og de anslåede omkostninger var klart angivet i den udbudsbekendtgørelse, som blev offentliggjort i forbindelse med den første tjenesteydelse
ii)
udvidelsen af kontrakten har en værdi og en løbetid, der ikke overstiger den oprindelige kontrakts værdi og løbetid.
Artikel 267
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af vareindkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes således for vareindkøbskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover: internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: en rammekontrakt eller:
i)
kontrakter til en værdi af 100 000 EUR eller derover, men under 300 000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra b)
ii)
kontrakter til en værdi af under 100 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2.
c)
betaling af beløb, der ligger under eller er lig med 2 500 EUR, kan blot bestå i betaling mod faktura uden forudgående accept af et bud.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
2. I forbindelse med udbud med forhandling i henhold til stk. 1, litra b), nr. ii), i denne artikel udarbejder den ordregivende myndighed en liste med mindst tre tjenesteydere efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Åbningen og evaluering af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af leverandørerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
3. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en ydre pakke eller konvolut. På den indre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner evalueringsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har tilbudt, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevante.
4. Ved vareindkøbskontrakter uden eftersalgsservice er prisen det eneste tildelingskriterium.
I tilfælde, hvor forslagene om eftersalgsservice eller uddannelse er af særlig betydning, vælges enten det laveste bud eller det økonomisk mest fordelagtige bud under hensyn til den faglige kvalitet af den tilbudte service og den tilbudte pris.
Artikel 268
Udbud med forhandling ved vareindkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Vareindkøbskontrakter kan indgås ved udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristerne for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 111, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når varernes art eller særlige karakter gør det berettiget, f.eks. når kontrakten udelukkende kan gennemføres af indehavere af patenter eller af licensaftaler om udnyttelsen heraf
c)
ved supplerende leverancer fra den oprindelige leverandør til delvis erstatning for normale leverancer eller installationer eller til udvidelse af de eksisterende leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr med andre tekniske egenskaber, der ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske problemer ved drift og vedligeholdelse
d)
når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at ingen af de indkomne bud har været antagelige med hensyn til kvalitet eller pris
e)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
f)
når det drejer sig om varer, der noteres og købes på en varebørs
g)
når det drejer sig om kontrakter vedrørende køb på særlig fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning
h)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I de tilfælde, der er omhandlet i litra d) i første afsnit, kan den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.
2. I forbindelse med stk. 1, litra a), i denne artikel sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Artikel 269
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af bygge- og anlægskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes på følgende måde for bygge- og anlægskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 5 000 000 EUR eller derover på en af følgende måder:
i)
internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
ii)
under hensyntagen til visse bygge- og anlægsarbejders særlige karakter, internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover, men under 5 000 000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra b)
c)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2 i denne artikel.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
2. Ved udbud med forhandling som omhandlet i stk. 1, litra c), i denne artikel udarbejder den ordregivende myndighed en liste på mindst tre kontrahenter efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Åbningen og vurderingen af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af kontrahenterne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
3. Udvælgelseskriterierne vedrører tilbudsgiverens evne til at udføre tilsvarende kontrakter, dokumenteret bl.a. ved henvisning til bygge- og anlægsarbejder udført de seneste år. Når udvælgelsen foretages, er buddets pris det eneste kriterium for tildeling af kontrakten, idet ikke-forskriftsmæssige bud allerede er blevet elimineret.
4. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en pakke eller ydre konvolut. På den indre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner evalueringsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har tilbudt, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevante.
Artikel 270
Udbud med forhandling ved bygge- og anlægskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Bygge- og anlægskontrakter kan indgås ved udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristerne for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 111, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når supplerende bygge- og anlægsarbejder, som ikke er omfattet af den oprindeligt indgåede kontrakt, på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af de pågældende bygge- og anlægsarbejder, på de i stk. 2 omhandlede betingelser
c)
når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at ingen af de indkomne bud har været antagelige med hensyn til kvalitet eller pris
d)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
e)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I forbindelse med første afsnit, litra a), i dette stykke sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
I de tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra c), kan den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.
2. De supplerende bygge- og anlægsarbejder, der er omhandlet i stk. 1, litra b), tildeles den entreprenør, der allerede udfører de pågældende bygge- og anlægsarbejder, når:
a)
disse bygge- og anlægsarbejder hverken teknisk eller økonomisk kan adskilles fra hovedkontrakten, uden at det medfører væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed
b)
disse bygge- og anlægsarbejder til trods for, at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse
c)
den samlede værdi af sådanne kontrakter om supplerende bygge- og anlægsarbejder ikke overstiger 50 % af hovedkontraktens værdi.
Artikel 271
Anvendelse af udbud med forhandling ved ejendomskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
Ejendomskontrakter, jf. artikel 260, kan indgås ved udbud med forhandling efter undersøgelse af det lokale marked.
Artikel 272
Valg af udbudsprocedure ved blandede kontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
Ved kontrakter, der vedrører både levering af tjenesteydelser og levering af varer eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder, fastsætter den ordregivende myndighed, forudsat at Kommissionen har givet sit samtykke, hvis den ikke selv er den ordregivende myndighed, de beløbsgrænser og procedurer, der skal anvendes, under hensyntagen til, hvad der er kontraktens fremherskende aspekt, hvilket vurderes ud fra kontraktens forskellige komponenters relative værdi og funktionelle betydning.
Artikel 273
Udbudsdokumenter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, udarbejdes efter bedste internationale praksis og i overensstemmelse med bestemmelserne i nærværende kapitel om offentliggørelse og kontakter mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiverne.
2. I forbindelse med tjenesteydelseskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
kontraktens art
ii)
tildelingskriterierne og deres vægtning
iii)
om der kan afholdes interviews, og eventuelt tidsplanen herfor
iv)
om der kan antages alternative bud
v)
den andel, der eventuelt kan gives i underentreprise
vi)
det maksimale budget, der er til rådighed for kontrakten
vii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
en begrænset liste over udvalgte ansøgere (med angivelse af forbuddet mod at indgå indbyrdes aftaler)
c)
de almindelige betingelser for tjenesteydelseskontrakter
d)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
e)
en opgavebeskrivelse med angivelse af den forventede tidsplan for projektet og de forventede datoer, fra hvilke de vigtigste eksperter skal stå til rådighed
f)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren)
g)
budformular
h)
kontraktformular
i)
i givet fald, formular til garanti fra bank eller lignende institution for betaling af forfinansiering.
Litra h) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
3. I forbindelse med vareindkøbskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
udvælgelses- og tildelingskriterierne
ii)
om der kan antages alternative bud
iii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
de almindelige betingelser for vareindkøbskontrakter
c)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
d)
tekniske bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for kontraktens gennemførelse
e)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren) og nærmere oplysninger om priserne
f)
budformular
g)
kontraktformular
h)
i givet fald formular til garanti fra bank eller lignende institution i forbindelse med:
i)
buddet
ii)
udbetaling af forfinansiering
iii)
korrekt gennemførelse.
Litra g) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
4. I forbindelse med bygge- og anlægskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
kriterierne for udvælgelse og tildeling af kontrakter
ii)
om der kan antages alternative bud
iii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
de almindelige betingelser for bygge- og anlægskontrakter
c)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
d)
tekniske bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for kontraktens gennemførelse
e)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren) og enhedspriser
f)
budformular
g)
kontraktformular
h)
i givet fald formular til garanti fra bank eller lignende institution i forbindelse med:
i)
buddet
ii)
udbetaling af forfinansiering
iii)
korrekt gennemførelse.
Litra g) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
5. I tilfælde af regelkonflikt mellem de særlige betingelser, der er omhandlet i stk. 2, litra d), stk. 3, litra c), og stk. 4, litra c), finder de særlige betingelser anvendelse.
6. Hvis de ordregivende myndigheder kræver, at der fremlægges attester udstedt af uafhængige organer til attestering af, at den økonomiske aktør overholder bestemte kvalitetsstandarder, henviser de til kvalitetssikringssystemer, der bygger på de relevante europæiske eller i givet fald internationale standarder, der er certificeret af organer, som opfylder de europæiske eller internationale standarder for certificering. De accepterer ligeledes andre former for dokumentation for tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger, der forelægges af økonomiske aktører.
Artikel 274
Garantier
(Finansforordningens artikel 190)
1. Uanset artikel 163 udtrykkes forhåndsgarantier i euro eller i den valuta, der anvendes i den pågældende kontrakt.
2. Den ordregivende myndighed kan i forbindelse med indkøbskontrakter og bygge- og anlægskontrakter kræve, at der stilles en garanti for buddet som omhandlet i dette kapitel svarende til 1-2 % af kontraktens samlede værdi. Den skal være i overensstemmelse med artikel 163. Den frigives, når kontrakten underskrives. Den aktiveres, hvis et bud, som er indgivet inden udløbet af fristen for indgivelse, senere trækkes tilbage.
3. Den ordregivende myndighed kan kræve en opfyldelsesgaranti for et beløb, der er fastsat i udbudsdokumenterne, og som svarer til mellem 5 og 10 % af kontraktens samlede værdi, når der er tale om vareindkøbskontrakter og bygge- og anlægskontrakter. Denne garanti fastsættes på grundlag af objektive kriterier, såsom kontraktens art og værdi.
Der skal dog kræves en opfyldelsesgaranti, når følgende beløbsgrænser overskrides:
a)
345 000 EUR for bygge- og anlægskontrakter
b)
150 000 EUR for vareindkøbskontrakter.
Garantien udløber tidligst ved den endelige aflevering af varerne eller bygge- og anlægsarbejderne. Hvis kontrakten ikke gennemføres korrekt, aktiveres hele garantien.
Artikel 275
Frister for procedurerne
(Finansforordningens artikel 190)
1. Buddene skal være den ordregivende myndighed i hænde senest på det tidspunkt, der er angivet i opfordringen til af afgive bud. Fristerne for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse, som fastsættes af de ordregivende myndigheder, skal være lange nok til, at interesserede får et passende langt tidsrum til at udarbejde og afgive deres bud.
I forbindelse med tjenesteydelseskontrakter skal tidsrummet mellem datoen for afsendelse af brevet med opfordringen til at afgive bud og fristen for modtagelse af bud være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
2. Tilbudsgiverne kan indsende skriftlige spørgsmål før udløbet af fristen for modtagelse af bud. Den ordregivende myndighed giver svar på tilbudsgivernes spørgsmål før udløbet af fristen for modtagelse af bud.
3. I forbindelse med internationale begrænsede udbud er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 30 dage regnet fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen. Tidsrummet mellem datoen for afsendelsen af brevet med opfordringen til at afgive bud og fristen for modtagelse af bud skal være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
4. I forbindelse med internationale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen, mindst:
a)
90 dage for bygge- og anlægskontrakter
b)
60 dage for vareindkøbskontrakter.
Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
5. I forbindelse med lokale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, mindst:
a)
60 dage for bygge- og anlægskontrakter
b)
30 dage for vareindkøbskontrakter.
Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
6. I forbindelse med udbud med forhandling på konkurrencevilkår i henhold til artikel 265, stk. 1, litra b), artikel 267, stk. 1, litra c), og artikel 269, stk. 1, litra c), har ansøgerne en frist til at afgive bud på mindst 30 dage regnet fra datoen for afsendelsen af brevet med opfordringen til at afgive bud.
7. De frister, der er angivet i stk. 1-6, fastsættes i kalenderdage.
Artikel 276
Evalueringsudvalg
(Finansforordningens artikel 190)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige, evalueres og rangordnes af et evalueringsudvalg på grundlag af de udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd. Dette udvalg er sammensat af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre, med den nødvendige tekniske og administrative viden til at vurdere buddene.
2. Hvis Kommissionen ikke er den ordregivende myndighed, kan den anmode om at modtage en kopi af udbudsdokumenterne, buddene, evalueringen af buddene og de underskrevne kontrakter. Den kan også deltage som observatør i åbningen og evalueringen af buddene.
3. Bud, som ikke indeholder alle de væsentlige elementer, der kræves i udbudsdokumenterne, eller som ikke opfylder de særlige krav, der er fastsat deri, udelukkes.
Evalueringsudvalget eller den ordregivende myndighed kan dog anmode ansøgere eller tilbudsgivere om at supplere eller præcisere den fremlagte dokumentation med tilknytning til udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterierne inden for den frist, som de fastsætter, og under hensyntagen til princippet om ligebehandling.
4. Evalueringsudvalget kræver i forbindelse med unormalt lave bud som omhandlet i artikel 151 de nødvendige nærmere oplysninger om buddets sammensætning.
5. Forpligtelsen til at nedsætte et evalueringsudvalg kan fraviges i forbindelse med procedurer, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR.
KAPITEL IV
Tilskud
Artikel 277
Fuldstændig finansiering
(Finansforordningens artikel 192)
Når der afviges fra forpligtelsen til samfinansiering, skal der gives en begrundelse herfor i tildelingsafgørelsen.
AFSNIT III
EUROPÆISKE KONTORER
Artikel 278
De europæiske kontorer og oprettelse af yderligere kontorer
(Finansforordningens artikel 195)
De kontorer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 195, er:
a)
Publikationskontoret
b)
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig
c)
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor og Den Europæiske Forvaltningsskole, som administrativt er tilknyttet dette kontor
d)
Kontoret for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder
e)
Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Bruxelles og Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Luxembourg.
En eller flere institutioner kan oprette yderligere kontorer, forudsat at dette kan begrundes ved en cost-benefit-undersøgelse, og at synligheden af Unionens indsats garanteres.
Artikel 279
Institutionernes delegationer til de interinstitutionelle europæiske kontorer
(Finansforordningens artikel 195 og 199)
Hver institution er ansvarlig for budgetforpligtelserne. Institutionerne kan delegere alle senere handlinger til direktøren for det pågældende interinstitutionelle europæiske kontor, navnlig retlige forpligtelser, fastsættelse af udgifter, anvisning af betalinger og modtagelse af indtægter, og fastsætter grænserne og betingelserne for denne delegation af beføjelser.
Artikel 280
Særlige regler for Publikationskontoret
(Finansforordningens artikel 195 og 199)
Med hensyn til Publikationskontoret fastlægger hver enkelt institution sin publikationspolitik. Nettoprovenuet fra salg af publikationer genanvendes som formålsbestemte indtægter af den institution, der er ophavsmand til de pågældende publikationer, i overensstemmelse med finansforordningens artikel 21.
Artikel 281
Regnskabsførerens delegation af visse funktioner
(Finansforordningens artikel 196)
Kommissionens regnskabsfører kan på forslag af det pågældende kontors styrelsesudvalg delegere nogle af sine beføjelser vedrørende inkassering af indtægter og betaling af udgifter, der udføres direkte af kontoret, til en af kontorets ansatte.
Artikel 282
Likviditet - bankkonti
(Finansforordningens artikel 196)
Til dækning af et interinstitutionelt kontors likviditetsbehov kan Kommissionen på forslag af styrelsesudvalget åbne bank- og postgirokonti i kontorets navn. Ved regnskabsårets udløb afstemmes og reguleres den årlige kassesaldo mellem det pågældende kontor og Kommissionen.
AFSNIT IV
ADMINISTRATIONSBEVILLINGER
Artikel 283
Almindelige bestemmelser
(Finansforordningens artikel 201)
De administrationsbevillinger, der er omfattet af dette afsnit, er fastsat i finansforordningens artikel 41.
Budgetforpligtelser, der svarer til administrationsbevillinger, hvis art er fælles for flere afsnit, og som forvaltes samlet, kan opføres samlet i budgetregnskabet i overensstemmelse med den klassifikation efter art, der er omhandlet i artikel 25.
De hertil svarende udgifter konteres på budgetposterne for hvert afsnit efter samme fordeling som bevillingerne.
Artikel 284
Lejegarantier
(Finansforordningens artikel 201)
Lejegarantier, som stilles af institutionerne, ydes som bankgaranti eller indskud på en spærret bankkonto i institutionens og udlejers navn og udtrykt i euro, undtagen i behørigt begrundede tilfælde.
Når det i forbindelse med transaktioner i tredjelande ikke er muligt at anvende nogen af disse former for lejegarantier, kan den ansvarlige anvisningsberettigede acceptere andre former, hvis de sikrer en tilsvarende beskyttelse af Unionens finansielle interesser.
Artikel 285
Udbetaling af forskud til personalet og til institutionernes medlemmer
(Finansforordningens artikel 201)
Der kan på de betingelser, der er fastsat i vedtægten, udbetales forskud til personalet og til institutionernes medlemmer.
Artikel 286
Ejendomme
(Finansforordningens artikel 203)
1. De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 203, stk. 3, litra a), omfatter omkostningerne til indretning af bygningen. De omfatter ikke forbrugsafgifter.
2. Den procedure for tidlig underretning, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 4, og den forhåndsgodkendelseprocedure, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 5, finder ikke anvendelse på erhvervelse af jord gratis eller for et symbolsk beløb.
3. Den procedure for tidlig underretning og forhåndsgodkendelse, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 3-7, finder ikke anvendelse på beboelsesejendomme. Europa-Parlamentet og Rådet kan anmode den ansvarlige institution om alle oplysninger vedrørende beboelsesejendomme.
4. Under særlige eller hastende politiske omstændigheder kan den tidlige underretning i henhold til finansforordningens artikel 203, stk. 4, om ejendomsprojekter, der vedrører Unionens delegationer eller kontorer i tredjelande, fremsendes sammen med ejendomsprojektet i henhold til finansforordningens artikel 203, stk. 5. I sådanne tilfælde gennemføres procedurerne for tidlig underretning og forhåndsgodkendelse ved først givne lejlighed.
5. Forhåndsgodkendelsesproceduren i finansforordningens artikel 203, stk. 5 og 6, finder ikke anvendelse på forberedende kontrakter eller undersøgelser, som er nødvendige for at vurdere de specifikke omkostninger og finansieringen af ejendomsprojektet.
6. De beløbsgrænser på 750 000 EUR eller 3 000 000 EUR, der er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 7, nr. ii), iii) og iv), inkluderer omkostningerne ved indretning af bygningen. Hvad angår lejekontrakter og kontrakter om brugsretter, omfatter disse beløbsgrænser indretningen af bygningen, men ikke de andre forbrugsafgifter.
7. Et år efter finansforordningens ikrafttræden aflægger Kommissionen beretning om anvendelsen af de procedurer, der er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 3-8.
AFSNIT V
EKSPERTER
Artikel 287
Aflønnede eksterne eksperter
(Finansforordningens artikel 204)
1. For beløb under de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, kan aflønnede eksterne eksperter udvælges på grundlag af den procedure, der er fastsat i stk. 2.
2. En indkaldelse af interessetilkendegivelser offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende eller, når det er nødvendigt at sikre, at man når ud til de potentielle ansøgere, på den pågældende institutions hjemmeside.
Indkaldelsen af interessetilkendegivelser skal omfatte en beskrivelse af opgaverne, deres varighed og de betingelser, der er fastsat for aflønningen. Disse betingelser kan være baseret på enhedspriser.
Der udarbejdes en liste over eksperter efter indkaldelsen af interessetilkendegivelser. Den er gyldig i højst fem år fra offentliggørelsen eller i den periode, hvor et flerårigt program i tilknytning til opgaverne løber.
3. Enhver interesseret fysisk person kan indgive en ansøgning når som helst i gyldighedsperioden med undtagelse af de sidste tre måneder af denne periode. Aflønnede eksterne eksperter udvælges ikke til at udføre de opgaver, der er omhandlet i finansforordningens artikel 204, hvis de befinder sig i en af de udelukkelsessituationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
4. Al kontakt med de udvalgte eksperter, herunder indgåelsen af kontrakter og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske systemer, som er oprettet af institutionen.
Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
det er kun bemyndigede personer, som kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
det er kun bemyndigede personer, der kan underskrive eller fremsende et dokument elektronisk gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske transaktion skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
det skal sikres, at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som det originale dokument, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i andet afsnit, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
5. Listen over eksperter og genstanden for opgaverne offentliggøres en gang om året. Aflønningen offentliggøres, hvis den overstiger 15 000 EUR for den udførte opgave.
6. Stk. 5 finder ikke anvendelse, hvis en sådan offentliggørelse risikerer at udgøre en trussel mod de pågældende personers rettigheder og frihedsrettigheder, som er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, eller at skade eksperternes kommercielle interesser.
TREDJE DEL
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 288
Overgangsbestemmelser
Artikel 35-43 i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 finder fortsat anvendelse på forpligtelser indgået frem til den 31. december 2013. Artikel 33-44 i nærværende forordning finder kun anvendelse på forpligtelser, som indgås fra og med den 1. januar 2014.
Afsnit VI i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 kan fortsat finde anvendelse på tilskudsaftaler, som er underskrevet, og tilskudsafgørelser, som er meddelt senest den 31. december 2013 inden for rammerne af samlede forpligtelser over budgettet for 2012 eller tidligere år, hvis den ansvarlige anvisningsberettigede beslutter det, under hensyntagen til principperne om ligebehandling og gennemsigtighed.
Artikel 289
Ophævelse
Forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 ophæves.
Henvisninger til den ophævede forordning betragtes som henvisninger til nærværende forordning og læses i overensstemmelse med den i bilaget anførte sammenligningstabel.
Artikel 290
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Den anvendes fra den 1. januar 2013.
Artikel 216-226 anvendes dog fra den 1. januar 2014.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 29. oktober 2012.
DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 1268/2012 DER KOMMISSION
vom 29. Oktober 2012
über die Anwendungsbestimmungen für die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die finanziellen Bestimmungen für den Gesamthaushaltsplan der Union (1), insbesondere auf die Artikel 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 und 209,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (2) wurde in wesentlichen Punkten geändert und durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (im Folgenden „Haushaltsordnung“) ersetzt. Daher ist es erforderlich, die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002 mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (3) an die Haushaltsordnung anzupassen. Aus Gründen der Klarheit ist es notwendig, die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 zu ersetzen.
(2)
Nach Artikel 290 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (im Folgenden „AEUV“) kann der Kommission in Gesetzgebungsakten die Befugnis, Rechtsakte ohne Gesetzescharakter zu erlassen, nur zur Ergänzung oder Änderung bestimmter nicht wesentlicher Vorschriften des betreffenden Gesetzgebungsaktes übertragen werden. Aus diesem Grund wurden einige Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 in die Haushaltsordnung übernommen; sie sollten folglich nicht in die vorliegende Verordnung aufgenommen werden.
(3)
Die Kommission hat im Rahmen ihrer Vorbereitungsarbeiten angemessene Konsultationen, auch auf der Sachverständigenebene, durchgeführt und dafür Sorge getragen, dass die einschlägigen Dokumente dem Europäischen Parlament und dem Rat zeitgleich, rechtzeitig und ordnungsgemäß übermittelt werden.
(4)
Was die Haushaltsgrundsätze und insbesondere den Grundsatz der Einheit anbelangt, so werden aufgrund der vereinfachten Bestimmungen über die Erwirtschaftung und Einziehung von Zinsen aus Vorfinanzierungsbeträgen, insbesondere aufgrund des Verzichts auf die Verpflichtung für Finanzhilfeempfänger, aus Vorfinanzierungen Zinsen zu erwirtschaften, die Bestimmungen über Anwendungsbereich und Bedingungen für die Einziehung von Zinsen hinfällig. Sofern mit Haushaltsvollzugsaufgaben betraute Einrichtungen dennoch dieser Verpflichtung unterliegen, sollten die Vorschriften über die Identifizierung, Verwendung und Verbuchung der Zinserträge in die Übertragungsvereinbarungen mit den betreffenden Einrichtungen aufgenommen werden. Stehen die Zinserträge aus Vorfinanzierungen aufgrund solcher Vereinbarungen der Union zu, so sollten sie als zweckgebundene Einnahmen an den Haushalt abgeführt werden.
(5)
In Bezug auf den Grundsatz der Jährlichkeit ist es wichtig, die Bedeutung von für das jeweilige Haushaltsjahr bewilligten Mitteln und die vorbereitenden Stufen für die Mittelbindung zu präzisieren; wenn diese Stufen bis zum 31. Dezember abgeschlossen sind, können Mittel für Verpflichtungen auf das folgende Haushaltsjahr übertragen werden.
(6)
Zum Grundsatz der Rechnungseinheit sollte präzisiert werden, welche Kurse für die Umrechnung zwischen dem Euro und den anderen Landeswährungen bei der Verwaltung der Kassenmittel und der Rechnungsführung heranzuziehen sind. Darüber hinaus sollte in Bezug auf die Verbuchung der Ergebnisse solcher Währungsumrechnungen noch mehr Transparenz geschaffen werden. Nach der Einführung des Euro sollte die Verpflichtung der Kommission, den Mitgliedstaaten Informationen über die zwischen verschiedenen Währungen vorgenommenen Kassenmittelübertragungen vorzulegen, aufgehoben werden.
(7)
Zu den Ausnahmen vom Grundsatz der Gesamtdeckung sollte festgelegt werden, wie zweckgebundene Einnahmen, insbesondere Beiträge der Mitgliedstaaten oder von Drittländern zu bestimmten Unionsprogrammen haushaltstechnisch zu behandeln sind; außerdem sollten die Grenzen präzisiert werden, die der Verrechnung von Ausgaben und Einnahmen gesetzt sind. Insbesondere ist angesichts der gängigen Praxis aus Gründen der Rechtssicherheit klarzustellen, dass bei zweckgebundenen Einnahmen in der Regel die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen automatisch generiert werden sollten, sobald die Einnahmen bei dem betreffenden Organ eingegangen sind. Des Weiteren ist festzulegen, in welchen Ausnahmefällen zweckgebundene Einnahmen schon vor ihrem tatsächlichen Eingang bei dem betreffenden Organ bereitgestellt werden können.
(8)
Zum Grundsatz der Spezialität sollte präzisiert werden, wie die Prozentsätze für die Mittelübertragungen berechnet werden, die die Organe aufgrund ihrer Haushaltsautonomie vornehmen können. Das Europäische Parlament und der Rat sollten anhand einer ausführlichen Erläuterung der ihnen vorzulegenden Anträge auf Mittelübertragungen umfassend informiert werden.
(9)
In Bezug auf die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung ist festzulegen, zu welchem Zweck und wie oft mindestens die Programme und Tätigkeiten ex ante, zwischenzeitlich und ex post zu bewerten sind, und welche Informationen der einem Rechtsakt beigefügte Finanzbogen enthalten muss.
(10)
Was den Grundsatz der Transparenz anbelangt, so schafft die Veröffentlichung von Daten unter namentlicher Nennung der Empfänger und der genauen Beträge, die sie erhalten haben, mehr Transparenz im Hinblick auf die Verwendung der betreffenden Mittel. Durch solche den Bürgern zur Verfügung gestellte Informationen wird die öffentliche Kontrolle der Verwendung der betreffenden Beträge gestärkt und es wird ein Beitrag zur bestmöglichen Verwendung öffentlicher Mittel geleistet. Handelt es sich bei den Empfängern allerdings um natürliche Personen, so unterliegt die Veröffentlichung solcher Daten den Vorschriften für den Schutz personenbezogener Daten. Daher sollten personenbezogene Daten nur veröffentlicht werden, wenn ihre Veröffentlichung notwendig ist und in einem angemessenen Verhältnis zu dem verfolgten legitimen Zweck steht.
(11)
Die Informationen über die Verwendung von Mitteln der Union sollten auf einer Internetseite der einzelnen Organe veröffentlicht werden; sie sollten zumindest Namen und Ort des Empfängers, den Betrag und den Zweck der Mittel beinhalten. Dabei sollten die Kriterien des Artikels 35 Absatz 3 der Haushaltsordnung berücksichtigt werden, insbesondere Art und Höhe des gewährten Betrags.
(12)
Im Falle von Preisgeldern, Finanzhilfen und Aufträgen, die im Anschluss an ein öffentliches Vergabeverfahren gewährt bzw. vergeben wurden, wie dies insbesondere bei Wettbewerben, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und Ausschreibungen der Fall ist, sollten Name und Ort der Empfänger von Mitteln der Union unter Achtung der Grundsätze des AEUV, insbesondere der Grundsätze der Transparenz, der Verhältnismäßigkeit, der Gleichbehandlung und der Nichtdiskriminierung veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung sollte darüber hinaus dazu beitragen, öffentliche Auswahlverfahren durch die Antragsteller zu kontrollieren, deren Anträge im Rahmen des Wettbewerbs abgelehnt wurden.
(13)
Personenbezogene Daten sollten nur solange veröffentlicht werden, wie die Mittel vom Empfänger verwendet werden; daher sollten sie nach zwei Jahren entfernt werden. Dasselbe sollte auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen gelten, aus deren offiziellem Titel die Namen einer oder mehrerer natürlicher Personen hervorgehen.
(14)
In den meisten Fällen, die unter die vorliegende Verordnung fallen, betrifft die Veröffentlichung juristische Personen.
(15)
Im Falle von natürlichen Personen sollte die Veröffentlichung nur in Erwägung gezogen werden, wenn dabei der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zwischen der Höhe des gewährten Betrags und der notwendigen Sicherstellung einer optimalen Mittelverwendung gewahrt wird. Sind natürliche Personen betroffen, so steht die Veröffentlichung der Region auf der Ebene NUTS 2 im Einklang mit dem Ziel der Veröffentlichung von Informationen zu den Empfängern und gewährleistet die Gleichbehandlung von Mitgliedstaaten unterschiedlicher Größe unter Wahrung des Rechts der Empfänger auf Achtung des Privatlebens und insbesondere den Schutz personenbezogener Daten.
(16)
Informationen über Stipendien und andere Direkthilfen, die besonders bedürftigen natürlichen Personen gezahlt werden, sollten von der Veröffentlichung ausgenommen bleiben.
(17)
Um die Wahrung des Grundsatzes der Gleichbehandlung von Empfängern sicherzustellen, sollte die Veröffentlichung von Informationen über natürliche Personen auch im Einklang mit der Verpflichtung der Mitgliedstaaten erfolgen, eine umfassende Transparenz in Bezug auf Aufträge zu schaffen, deren Wert den in der Richtlinie 2004/18/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 31. März 2004 über die Koordinierung der Verfahren zur Vergabe öffentlicher Bauaufträge, Lieferaufträge und Dienstleistungsaufträge festgesetzten Betrag übersteigt (4).
(18)
Name und Ort des Empfängers sowie Betrag und Zweck der Mittel sollten nicht veröffentlicht werden, falls ihre Veröffentlichung die in der Charta der Grundrechte der Europäischen Union geschützte Integrität des Empfängers gefährden könnte oder seine legitimen geschäftlichen Interessen beeinträchtigen würde.
(19)
Der Eingliederungsplan sollte die für das Haushaltsverfahren erforderliche Klarheit und Transparenz bieten.
(20)
Ferner sollten Handlungen definiert werden, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt bewirken.
(21)
In Bezug auf die indirekte Mittelverwaltung ist der Rahmen für eine solche Befugnisübertragung sowie der Inhalt der Übertragungsvereinbarung festzulegen. Jede mit Haushaltsvollzugsaufgaben betraute Einrichtung oder Person sollte den Schutz der finanziellen Interessen der Union nach Maßgabe der Haushaltsordnung sicherstellen. Um eine wirtschaftliche Verwaltung von Mitteln der Union durch die betrauten Einrichtungen sicherzustellen, sollte festgelegt werden, unter welchen Bedingungen die Kommission die Systeme, Vorschriften und Verfahren dieser Einrichtungen oder Personen als den ihren gleichwertig ansehen kann.
(22)
Die Exekutivagenturen, über die die Kommission die Kontrolle behält, sollten den Status eines bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Kommission für die Ausführung des Haushaltsplans der Union erhalten.
(23)
Im Falle einer indirekten Mittelverwaltung mit internationalen Organisationen sollten die für diese Art der Mittelverwaltung in Frage kommenden Organisationen angegeben werden.
(24)
Werden öffentliche Einrichtungen oder privatrechtliche Einrichtungen, die im öffentlichen Auftrag tätig werden, mit Haushaltsvollzugsaufgaben betraut, sollten die Bedingungen dafür dargelegt werden.
(25)
Für die indirekte Mittelverwaltung sind ausführliche Vorschriften für die Verfahren zur Rechnungsprüfung und Rechnungsannahme sowie zum Ausschluss aller Ausgaben von der Finanzierung aus Mitteln der Union, deren Auszahlung nicht nach geltendem Recht erfolgt ist, festzulegen.
(26)
Privatrechtliche Einrichtungen, die auf Rechnung der Kommission vorbereitende oder untergeordnete Arbeiten durchführen, sollten im Wege von Vergabeverfahren ausgewählt werden.
(27)
Was die Rolle der Finanzakteure anbelangt, so wird den Anweisungsbefugten mit der Reform des Finanzmanagements und der Abschaffung der zentralen Ex-ante-Kontrollen eine größere Verantwortung für alle Einnahmen- und Ausgabenvorgänge, auch in Bezug auf interne Kontrollsysteme, übertragen. Künftig sollten das Europäische Parlament und der Rat informiert werden, wenn bevollmächtigte Anweisungsbefugte ernannt werden oder aus dem Amt ausscheiden. Daher sollten auch ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten sowie die von ihnen zu beachtenden Verfahrensgrundsätze festgelegt werden. Die Internalisierung der Ex-ante-Kontrollen erfordert insbesondere eine klare Unterscheidung zwischen der Einleitung und der Überprüfung der Haushaltsvollzugshandlungen. Außerdem muss jedes Organ einen berufsethischen Kodex für die mit Ex-ante- und Ex-post-Überprüfungen beauftragten Bediensteten festlegen. Des Weiteren ist vorzusehen, dass dem Organ, das unter anderem für die Ex-post-Überprüfungen zuständig ist, jährlich ein Tätigkeitsbericht vorgelegt wird. Die Belege für die ausgeführten Handlungen sollten aufbewahrt werden. Aufgrund des Ausnahmecharakters des Verhandlungsverfahrens bei der Vergabe öffentlicher Aufträge sollten dem betreffenden Organ ein Sonderbericht und dem Europäischen Parlament und dem Rat eine Mittelung über alle Arten dieser Verhandlungsverfahren vorgelegt werden.
(28)
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 sollte dahingehend angepasst werden, dass der Doppelrolle des Delegationsleiters als nachgeordnet bevollmächtigter Anweisungsbefugter für den Europäischen Auswärtigen Dienst (im Folgenden „EAD“) sowie - im Hinblick auf operative Mittel - für die Kommission Rechnung getragen wird.
(29)
Zur Klärung der Verantwortlichkeiten sollten die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Rechnungsführers im Zusammenhang mit den Rechnungsführungssystemen, der Verwaltung der Kassenmittel sowie der Verwaltung von Bankkonten und Rechtsträger-Dateien genau definiert werden. Ferner sollten die Modalitäten für das Ausscheiden des Rechnungsführers aus dem Amt festgelegt werden.
(30)
Außerdem sollte geregelt werden, unter welchen Bedingungen die Mittelverwaltung über Zahlstellen, die eine Ausnahme von den üblichen Haushaltsverfahren darstellt, in Anspruch genommen werden kann; die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der Zahlstellenverwalter sowie des Anweisungsbefugten und Rechnungsführers bei der Kontrolle von Zahlstellen sollten ebenfalls präzisiert werden. Das Europäische Parlament und der Rat sollten informiert werden, wenn die betreffenden Personen benannt werden oder aus dem Amt ausscheiden. Aus Gründen der Effizienz sollte bei den Delegationen für Mittel des Einzelplans Kommission sowie für Mittel des Einzelplans EAD des Gesamthaushaltsplans nur eine Zahlstelle eingerichtet werden. Es hat sich als notwendig erwiesen, den Zahlstellen die Nutzung von Debitkarten zu gestatten, um insbesondere in den Delegationen der Union und den Vertretungen die Zahlungen zu vereinfachen und das mit dem Umgang mit Barmitteln verbundene Risiko zu verringern.
(31)
Sind die Aufgaben und Verantwortlichkeiten der einzelnen Finanzakteure einmal festgeschrieben, können diese nur nach Maßgabe des Statuts für die Beamten der Europäischen Union und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union zur Verantwortung gezogen werden. Die in den einzelnen Organen eingerichteten Fachgremien für finanzielle Unregelmäßigkeiten haben sich als wirksame Instrumente zur Feststellung finanzieller Unregelmäßigkeiten erwiesen und sollten daher beibehalten werden. Es ist zu präzisieren, wie ein Anweisungsbefugter sich eine Weisung, die seiner Auffassung nach eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstößt, bestätigen lassen kann, und damit aus der Verantwortung entlassen wäre.
(32)
Im Einnahmenbereich ist - vom Sonderfall der Eigenmittel abgesehen, die unter den Beschluss 2007/436/EG, Euratom des Rates vom 7. Juni 2007 über das System der Eigenmittel der Europäischen Gemeinschaften (5) fallen - festzulegen, welches die Aufgaben, auch in Bezug auf die Kontrolle, des Anweisungsbefugten in den verschiedenen Etappen sind: Aufstellung der Forderungsvorausschätzung, Einziehungsanordnung, Versendung der Zahlungsaufforderung, mit der der Schuldner von der Feststellung der Forderung unterrichtet wird, Berechnung etwaiger Verzugszinsen und - falls erforderlich - Entscheidung über einen Forderungsverzicht nach Maßgabe von Kriterien, die die Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung gewährleisten, um eine effiziente Einziehung von Einnahmen sicherzustellen.
(33)
Die Rolle des Rechnungsführers bei der Einziehung von Einnahmen und bei der Gewährung verlängerter Fristen für die Zahlung von Ausgaben ist zu präzisieren. Ferner sollte der Rechnungsführer die Einziehung von Zahlungen flexibel handhaben und u. a. Schulden direkt verrechnen oder in Ausnahmefällen auf eine Sicherheitsleistung verzichten können, wenn der Schuldner zahlungswillig und in der Lage ist, die Schuld innerhalb der verlängerten Frist zu begleichen, aber keine Sicherheit leisten kann; dabei sollte er dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit gebührend Rechnung tragen.
(34)
Um die Verwaltung von Vermögenswerten zu sichern und gleichzeitig Einnahmen zu erwirtschaften, sind vorläufig eingenommene Beträge wie etwa angefochtene Geldbußen in Wettbewerbssachen in Finanzanlagen zu investieren, und es ist festzulegen, für welche Zwecke die Zinserträge aus diesen Investitionen zu verwenden sind.
(35)
Um sicherzustellen, dass der Kommission alle für die Annahme der Finanzierungsbeschlüsse erforderlichen Informationen vorliegen, sind die Mindestanforderungen an den Inhalt von Finanzierungsbeschlüssen über Finanzhilfen, Auftragsvergabe, Treuhandfonds, Preisgelder und Finanzierungsinstrumente festzulegen.
(36)
Bei den Ausgaben sind der Zusammenhang zwischen Finanzierungsbeschlüssen, globalen Mittelbindungen und Einzelmittelbindungen sowie die Merkmale dieser einzelnen Etappen zu klären, um klare Rahmenbedingungen für die einzelnen Etappen des Haushaltsvollzugs vorzugeben.
(37)
Es ist klarzustellen, welcher Zusammenhang zwischen der Feststellung der Ausgabe, der Anordnung der Ausgabe und der Zahlung einerseits sowie den Kontrollen durch den Anweisungsbefugten andererseits besteht, die dieser bei der Feststellung der Ausgabe durch Anbringung des Zahlbarkeitsvermerks vornehmen muss. Es sollte festgelegt werden, welche Belege für Zahlungen vorzulegen sind, und welche Vorschriften für die Abrechnung der Vorfinanzierungen und Zwischenzahlungen gelten.
(38)
Um sicherzustellen, dass Zahlungen an die Empfänger nicht unnötig verzögert werden, sollten unter Berücksichtigung der Richtlinie 2011/7/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. Februar 2011 zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr (6) ausführliche Regeln in Bezug auf die geltenden Fristen für Feststellung der Ausgaben und Zahlung festgelegt werden.
(39)
Für die Zwecke der internen Prüfung ist das Verfahren zur Ernennung des Prüfers zu regeln; seine Unabhängigkeit gegenüber dem Organ, das ihn benannt hat und dem er berichten muss, ist zu gewährleisten. Um gegenüber dem Europäischen Parlament und dem Rat Transparenz zu gewährleisten, sollten diese beiden Organe über jede Ernennung und über jedes Ausscheiden eines Prüfers aus dem Amt informiert werden.
(40)
Die Vorschriften für die Auftragsvergabe sollten sich auf die Richtlinie 2004/18/EG stützen. Dabei ist Folgendes festzulegen: die verschiedenen Arten von Vergabeverfahren, die Regeln für die Veröffentlichung, die Bedingungen für die Inanspruchnahme bestimmter Verfahren und die Hauptmerkmale der bestehenden Verfahren, die Auswahl- und Zuschlagskriterien, die Regel für den Zugang zu Ausschreibungsunterlagen und für den Informationsaustausch mit Bietern oder Bewerbern sowie - für Aufträge, die die Kommission auf eigene Rechnung vergibt - die Schwellen und Modalitäten für die Schätzung des jeweiligen Auftragswerts.
(41)
Mittels der Auftragsvergabeverfahren soll dem Bedarf der Organe unter Gewährleistung eines gleichberechtigten Zugangs zu öffentlichen Aufträgen und unter Beachtung der Grundsätze der Transparenz und der Nichtdiskriminierung zu den bestmöglichen Bedingungen Rechnung getragen werden. Um Transparenz und die Gleichbehandlung von Bewerbern und Bietern zu gewährleisten und um sicherzustellen, dass die Anweisungsbefugten die volle Verantwortung für die endgültige Entscheidung tragen, ist das Verfahren zur Öffnung und anschließenden Bewertung von Angeboten und Teilnahmeanträgen zu regeln, und zwar von der Einsetzung eines Ausschusses bis hin zum begründeten und mit Belegen untermauerten Beschluss über den Zuschlag bzw. über die Gewährung der Finanzhilfe, der letztendlich vom öffentlichen Auftraggeber gefasst wird.
(42)
Aufgrund der Erfahrungen in der Vergangenheit muss ein neues Vergabeverfahren für Aufträge von mittlerem Wert eingerichtet werden. Es ist erforderlich, die Verwendung des „Anbieterverzeichnisses“ unter denselben Bedingungen wie die „Aufforderung zur Interessenbekundung“ zu gestatten, denn durch das genannte Verzeichnis verringert sich der Verwaltungsaufwand für potenzielle Bieter.
(43)
Zum Schutz der finanziellen Interessen der Union während der Ausführung von Aufträgen ist eine Möglichkeit vorzusehen, den Unternehmen, die im Vergabeverfahren ihre finanzielle Leistungsfähigkeit nachgewiesen haben, eine gesamtschuldnerische Haftung für die Ausführung des entsprechenden Vertrags aufzuerlegen.
(44)
Zum Schutz der finanziellen Interessen der Union und zwecks Gewährleistung der Kontrolle über die Ausführung von Aufträgen ist eine Möglichkeit vorzusehen, dem Auftragnehmer vorzuschreiben, dass bestimmte kritische Aufgaben direkt von ihm selbst ausgeführt werden.
(45)
Zur Gewährleistung einer fachgerechten Auftragsausführung ist eine Möglichkeit vorzusehen, die Bieter mit potenziellen Interessenkonflikten abzulehnen.
(46)
Da finanzielle Sicherheiten nicht mehr automatisch vorgeschrieben werden, müssen die Kriterien festgelegt werden, nach denen sie verlangt werden können.
(47)
Der Anwendungsbereich des Titels über die Finanzhilfen muss präzisiert werden, insbesondere in Bezug auf die Art der Maßnahmen und die Art der förderfähigen Einrichtungen sowie hinsichtlich der zur Gewährung von Finanzhilfen verwendbaren rechtlichen Verpflichtungen. Für diese rechtlichen Verpflichtungen sollten die Kriterien für die Entscheidung zwischen Finanzhilfevereinbarungen und -beschlüssen und die darin enthaltenen Mindestangaben konkret festgelegt sowie die Möglichkeit von auf Partnerschaftsrahmenvereinbarungen beruhenden Einzelfinanzhilfevereinbarungen oder -beschlüssen vorgesehen werden, damit Gleichbehandlung gewährleistet und eine Beschränkung des Zugangs zu Finanzierungen aus Unionsmitteln vermieden wird.
(48)
Im Anwendungsbereich des Titels über die Finanzhilfen sollten auch der mit der Haushaltsordnung eingeführte, gesonderte Titel für Finanzierungsinstrumente und Preisgelder einerseits sowie die grundlegenden Regeln für die Gewährung von Finanzhilfen, förderfähige Kosten, die Streichung des Grundsatzes der Degressivität, die Verwendung vereinfachter Arten von Finanzhilfen (Pauschalbeträge, Einheitskosten und Pauschalfinanzierung) und die Abschaffung der verbindlichen Stellung von Sicherheiten für Vorfinanzierungen andererseits berücksichtigt werden.
(49)
Fortschritte hin zum elektronischen Informationsaustausch und zur Einreichung von Dokumenten auf elektronischem Wege, die eine wesentliche Vereinfachung darstellen, sollten mit klaren Bedingungen für die Abnahme der zu verwendenden Systeme einhergehen, damit ein verlässliche rechtliche Grundlage für deren Benutzung geschaffen wird.
(50)
Die Grundsätze des Gewinnverbots und der Kofinanzierung sollten im Einklang mit den in der Haushaltsordnung eingeführten Klarstellungen und Vereinfachungen überarbeitet werden. Insbesondere ist es der Klarheit wegen erforderlich, detaillierte Vorschriften zu den Arten von Einnahmen, die im Rahmen des Gewinnverbots einzubehalten sind, sowie zu externer Kofinanzierung und Sachleistungen festzulegen.
(51)
Im Hinblick auf den Grundsatz der Transparenz sollten die Annahme und Veröffentlichung mehrjähriger Arbeitsprogramme genehmigt werden; Letztere sind für die Antragsteller von größerem Wert, da diese Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen leichter antizipieren und besser vorbereiten können. In diesem Zusammenhang sollten die Bedingungen, unter denen Arbeitsprogramme als Finanzierungsbeschluss gelten können, festgelegt werden. Zur Gewährleistung der Transparenz ist es auch erforderlich, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen zu veröffentlichen, außer in dringenden Fällen oder in Fällen, in denen die Maßnahme nur von einem einzigen Unternehmen durchgeführt werden kann. Die Angaben, die in einer solchen Veröffentlichung mindestens enthalten sein müssen, sind festzulegen.
(52)
Da die Bedingungen für die Förderfähigkeit von Mehrwertsteuerbeträgen, die von Empfängern gezahlt wurden, anfällig für Fehler und Unstimmigkeiten sind, ist zu gewährleisten, dass die Begriffe „nicht erstattungsfähige Mehrwertsteuerbeträge“ und „Nichtsteuerpflichtiger“ im Sinne des Artikels 13 Absatz 1 der Richtlinie 2006/112/EG des Rates vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem (7) bezüglich der von diesen Begriffen betroffenen Tätigkeiten einheitlich ausgelegt und angewandt werden.
(53)
Aus Gründen der Transparenz, der Gleichbehandlung der Antragsteller und der Verantwortlichkeit der Anweisungsbefugten ist jede Phase des Verfahrens zur Gewährung einer Finanzhilfe zu regeln, von der Antragstellung, für die die Kommission ein Mindestmaß an Information für die Antragsteller bereitstellen sollte, bis zur Bewertung des Antrags anhand zuvor festgelegter Förder-, Auswahl- und Gewährungskriterien bis hin zur endgültigen Entscheidung durch den Anweisungsbefugten, die ordnungsgemäß mit Belegen untermauert werden muss. Es müssen detaillierte Vorschriften über die Zusammensetzung und die Aufgaben des Ausschusses, der die Vorschläge anhand der Auswahl- und Gewährungskriterien zu bewerten hat, sowie über die Möglichkeiten, mit den Antragstellern während des Finanzhilfeverfahrens Kontakt aufzunehmen oder diese zur Anpassung ihrer Vorschläge aufzufordern, festgelegt werden. In diesen Möglichkeiten sollten sich die in der Haushaltsordnung eingeführten Anforderungen an eine ordnungsgemäße Verwaltung niederschlagen; ferner sollten darin die Bedingungen aufgeführt sein, unter denen Vorschläge vor der Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen oder der Zustellung der Finanzhilfebeschlüsse unter Wahrung des Grundsatzes der Gleichbehandlung der Antragsteller und des Grundsatzes, dass die Initiative für die einzelnen Schritte allein bei den Antragstellern liegt, angepasst werden können.
(54)
Da die Verwendung von Pauschalbeträgen, Einheitskosten und Pauschalfinanzierungen in der Haushaltsordnung vereinfacht und ausgeweitet wird, sollten die Begriffsbestimmungen dieser vereinfachten Arten von Finanzhilfen klarer gefasst werden. Insbesondere ist es erforderlich klarzustellen, dass mit diesen wie mit allen anderen Arten von Finanzhilfe die Deckung verschiedener Kategorien förderfähiger Kosten bezweckt wird, und deutlich zu machen, dass die entsprechenden Beträge nicht zwangsläufig im Vorhinein festgelegt werden müssen; dies ist von großer Bedeutung in Fällen, in denen die genannten Beträge auf Basis der Kostenrechnungspraxis des Empfängers bestimmt werden. Darüber hinaus ist für die Kontinuität der Finanzierungsvorschriften innerhalb eines bestimmten Programms zu sorgen. Zu diesem Zweck sollte es zulässig sein, die vereinfachten Finanzhilfearten während der gesamten Laufzeit anzuwenden. Für statistische Zwecke, aus methodischen Gründen oder zur Prävention und Aufdeckung von Betrug ist der Zugriff auf Angaben zum Buchführungssystem eines Empfängers erforderlich, selbst wenn die Finanzierung über Pauschalbeträge, Einheitskosten oder Pauschalfinanzierung erfolgt. Mit diesen Prüfungen sollten allerdings die Einheitswerte der bereits vereinbarten Pauschalbeträge, Einheitskosten oder Pauschalfinanzierung nicht in Frage gestellt werden.
(55)
Entsprechend dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung muss die Kommission sich in diesem Bereich Garantien verschaffen: zunächst in der Phase der Antragstellung (externe Prüfungen, wenn die zu finanzierenden Kosten einen bestimmten Wert übersteigen), dann in der Phase der Auszahlung der Vorfinanzierungsbeträge, sofern die Risiken laut Bewertung des Anweisungsbefugten es rechtfertigen (vorherige Sicherheitsleistungen), schließlich bei Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags (Einreichung von Prüfern erstellter Bescheinigungen bei Zahlungsanträgen mit hohem Volumen und hoher Risikoanfälligkeit).
(56)
Die Bedingungen und Verfahren für die Aussetzung und Kürzung von Finanzhilfen sollten klarer gefasst werden, sodass die Gründe für eine solche Aussetzung oder Kürzung besser definiert sind, die Empfänger angemessen informiert werden und gewährleistet ist, dass die Empfänger ihr Recht auf Verteidigung in jeder Phase wahrnehmen können.
(57)
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung in der Union bedeutet auch, dass die Empfänger selbst die Finanzhilfen der Union sparsam und effizient verwenden. Insbesondere sollten die Kosten für von Empfängern zur Durchführung einer Maßnahme vergebene Aufträge als förderfähig anerkannt werden, sofern im Rahmen dieser Durchführungsaufträge das Angebot mit dem besten Verhältnis zwischen Qualität und Preis den Zuschlag erhält.
(58)
Da die Beschränkungen des Rückgriffs auf die Förderung Dritter durch einen Finanzhilfeempfänger in der Haushaltsordnung gelockert werden, ist es erforderlich, Mindestbedingungen festzulegen, die auf der Ebene der Finanzhilfevereinbarung abzusprechen oder in den Finanzhilfebeschluss einzufügen sind, damit die Förderung Dritter durch einen Finanzhilfeempfänger klar von der Ausführung von Haushaltsvollzugsaufgaben durch eine betraute Einrichtung im Rahmen der indirekten Mittelverwaltung unterschieden wird.
(59)
Die Befugnisse zur Verhängung von Sanktionen gegen Finanzhilfeempfänger sollten auf die für die Vergabe öffentlicher Aufträge geltenden Vorschriften abgestimmt werden, da sie von gleicher Art sind und hinsichtlich Wirksamkeit und Verhältnismäßigkeit denselben Regeln unterliegen sollten.
(60)
Preisgelder sollten den Grundsätzen der Transparenz und der Gleichbehandlung in derselben Weise unterliegen wie Finanzhilfen. In diesem Zusammenhang sollten auch die Mindestangaben für Arbeitsprogramme und Wettbewerbe unter Berücksichtigung der entsprechenden Anforderungen für Finanzhilfen festgelegt werden. Insbesondere sollten die Bedingungen, unter denen Arbeitsprogramme als Finanzierungsbeschlüsse betrachtet werden können, sowie die Mindestangaben in Teilnahmebedingungen eines Wettbewerbs - vor allem die Bedingungen für die Auszahlung des Preisgelds an die Gewinner bei Zuschlagserteilung - und die geeigneten Publikationsmedien ausdrücklich genannt werden.
(61)
Die Beachtung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung erfordert außerdem die Festlegung eines klar umrissenen Vergabeverfahrens, von der Einreichung der Beiträge bis zur Information der Antragsteller und Notifizierung des Gewinners. Dieses Verfahren sollte eine Bewertung der Beiträge durch ein Gremium vom zuständigen Anweisungsbefugten ernannter Sachverständiger einschließen, das die in den Teilnahmebedingungen des Wettbewerbs enthaltenen Vergabekriterien heranzieht, damit Sachverstand und Neutralität bei der Bewertung der Beiträge gewährleistet sind. Auf der Grundlage der Empfehlungen dieser Sachverständigen sollte der zuständige Anweisungsbefugte abschließend über die Vergabe des Preisgelds entscheiden, da die Zuständigkeit für den Haushaltsvollzug stets bei der Kommission liegt.
(62)
Damit eine harmonische Umsetzung der verschiedenen Finanzierungsinstrumente innerhalb der Kommission gesichert ist, sollte der in Titel VIII der Haushaltsordnung dargelegte allgemeine Rahmen durch detaillierte Vorschriften für die Verwaltung von Finanzierungsinstrumenten einschließlich Bestimmungen über die Auswahl betrauter Einrichtungen, den Inhalt von Übertragungsvereinbarungen, Verwaltungskosten und -gebühren sowie über Treuhandkonten ergänzt werden.
(63)
Regeln für die Auswahl von Finanzmittlern und Endempfängern sollten festgelegt werden, insbesondere wenn Finanzierungsinstrumente ausnahmsweise - entweder durch zweckgebundene Anlageformen oder andere Haushaltsmechanismen - direkt verwaltet werden, wodurch eine effiziente Verwendung der Mittel der Union gewährleistet wird.
(64)
Die Bedingungen für den Einsatz von Finanzierungsinstrumenten, auch in Bezug auf die Hebelwirkung, und der Überwachungsrahmen sollten festgelegt werden. Darüber hinaus muss dafür gesorgt werden, dass Finanzierungsinstrumente auf der Grundlage einer robusten Ex-ante-Bewertung eingesetzt werden, die es der Kommission ermöglicht, die Instrumente speziell auf Marktstörungen und unzureichende Investitionssituationen zuzuschneiden.
(65)
Was Rechnungsführung und Rechnungslegung betrifft, so sind die allgemein anerkannten Rechnungsführungsgrundsätze, die für die Erstellung der Jahresabschlüsse maßgeblich sind, in den Rechnungsführungsvorschriften der Union niedergelegt. In diesen Vorschriften ist auch festgelegt, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit eine Transaktion verbucht werden kann, wie die Bewertung der Aktiva und Passiva zu erfolgen hat und wie Rückstellungen zu bilden sind, damit die Daten ordnungsgemäß vorgelegt werden sowie vollständig und sachlich richtig sind.
(66)
Zur Rechnungsführung sollte festgeschrieben werden, dass der Rechnungsführer die organisatorische Gestaltung und die Verfahren der Rechnungsführung in dem Organ, dem er angehört, dokumentiert; außerdem sind die für die Rechnungsführung eingesetzten DV-Systeme zu regeln, insbesondere damit die Zugangssicherheit und die Prüfpfade bei Änderungen dieser Systeme gewährleistet sind.
(67)
Es gilt die Grundsätze zu präzisieren, die maßgeblich sind für die Führung der Geschäftsbücher, die Kontenbilanz, die regelmäßige Abstimmung der Salden dieser Bilanz sowie für das Bestandsverzeichnis. Auch sind die Bestandteile des Kontenplans zu bestimmen, den der Rechnungsführer der Kommission aufstellt. Die Buchungsregeln, namentlich die Methode der doppelten Buchführung, die Umrechnungsregeln bei nicht auf Euro lautenden Transaktionen und die Belege, auf die sich die Buchungen stützen, sind zu präzisieren. Schließlich ist zu präzisieren, was in der Haushaltsbuchführung ausgewiesen wird.
(68)
Die Regeln für die Erstellung der Bestandsverzeichnisse über die Anlagewerte sind aufzustellen, die Verantwortlichkeiten der Rechnungsführer und Anweisungsbefugten in diesem Bereich klarer zu fassen sowie die Regeln über die Veräußerung von Anlagewerten im Sinne einer effizienten Anlagenverwaltung zu präzisieren.
(69)
Für Maßnahmen im Außenbereich sollten in dieser Verordnung im Einklang mit der Haushaltsordnung Ausnahmen vorgesehen werden, die den besonderen operativen Merkmalen dieses Tätigkeitsbereichs, insbesondere bei der Auftragsvergabe und den Finanzhilfen, Rechnung tragen; Grund hierfür ist vor allem die Tatsache, dass diese Verfahren von den Behörden von Drittländern durchgeführt werden, die von der Union finanzielle Unterstützung erhalten. Bei der Auftragsvergabe betreffen diese Unterschiede in erster Linie die Verfahrensarten und die Schwellenwerte, ab denen diese gelten. Bei Finanzhilfen sollte in bestimmten Fällen Vollfinanzierung zulässig sein, insbesondere unter Berücksichtigung der geringeren Möglichkeiten der Empfänger zur Kofinanzierung.
(70)
Detaillierte Bestimmungen zum Einsatz von Budgethilfe sind festzulegen; dabei sind die Bedingungen zu präzisieren, unter denen Budgethilfe eingesetzt werden kann, und die Verpflichtung des Partners festzuschreiben, der Kommission rechtzeitig zuverlässige Informationen zwecks Beurteilung der Erfüllung dieser Bedingungen zu übermitteln.
(71)
Bezüglich der Treuhandfonds der Union sind die Grundsätze festzulegen, die für den Beitrag der Union zu diesen Fonds und für die Beiträge der anderen Geber gelten; ferner müssen die Rechnungslegungs- und Berichtspflichten des Treuhandfonds der Union, insbesondere hinsichtlich der auf dem Bankkonto des Treuhandfonds angefallenen Zinsen, festgeschrieben und die jeweiligen Zuständigkeiten der Finanzakteure und des Verwaltungsrats des Treuhandfonds klargestellt sowie die Verpflichtung, sich einer externen Prüfung zu unterziehen, festgelegt werden. Darüber hinaus ist es erforderlich, für eine angemessene Vertretung der Geber im Verwaltungsrat des Treuhandfonds zu sorgen und zu gewährleisten, dass Entscheidungen über die Verwendung der Mittel nur mit Zustimmung der Kommission getroffen werden.
(72)
Zur Vereinfachung der Auftragsvergabe bei Maßnahmen im Außenbereich wurden einige Schwellenwerte geändert und andere aus den gemeinsamen Bestimmungen stammende Schwellenwerte sowie Verwaltungsmodalitäten hinzugefügt und angepasst.
(73)
Bei Finanzhilfen sollten die Bedingungen für Ausnahmen vom Grundsatz der Kofinanzierung im Einklang mit der Haushaltsordnung gestrafft werden.
(74)
Zwecks ordnungsgemäßer Bewirtschaftung der Unionsmittel müssen die Voraussetzungen für eine dezentrale Mittelverwaltung sowie die für die entsprechenden Vereinbarungen geltenden Regeln präzisiert werden; das gilt auch für den Rückgriff auf Zahlstellen.
(75)
Die Europäischen Ämter sollten definiert, für das Amt für Veröffentlichungen spezielle Vorschriften festgelegt und der Rechnungsführer der Kommission ermächtigt werden, einen Teil seiner Aufgaben auf Personal dieser Ämter zu übertragen. Außerdem ist die Führung der Bankkonten zu regeln, die die Europäischen Ämter im Namen der Kommission eröffnen können.
(76)
Analog zur Veröffentlichung von Informationen über Empfänger von Unionsmitteln sollte die Liste der Sachverständigen, die in Artikel 204 der Haushaltsordnung erwähnt und im Rahmen einer Aufforderung zur Interessenbekundung ausgewählt werden, sowie der Gegenstand der Sachverständigentätigkeit veröffentlicht werden. Auch die Vergütung dieser Tätigkeiten sollte veröffentlicht werden, sofern sie 15 000 EUR übersteigt.
(77)
Das in Artikel 203 der Haushaltsordnung eingeführte neue Verfahren sollte ergänzt werden, insbesondere hinsichtlich der Ausgabenarten, die in den dort festgelegten Schwellenwerten zu berücksichtigen sind. Bezüglich der Immobilienprojekte in Delegationen der Union sind aufgrund ihrer Besonderheiten detaillierte Vorschriften zu erlassen, insbesondere für dringende Fälle. Es sollte eine Bestimmung vorgesehen werden, dass Wohngebäude (namentlich in Delegationen), die kurzfristig gemietet oder erworben werden müssen, von dem in Artikel 203 der Haushaltsordnung festgelegten Verfahren ausgenommen sind. Der kostenfreie oder gegen einen symbolischen Betrag getätigte Erwerb von Grundstücken sollte nicht dem in Artikel 203 der Haushaltsordnung festgelegten Verfahren unterliegen, da ein solcher Erwerb keine zusätzliche Belastung des Haushalts darstellt.
(78)
Zur Wahrung der Kohärenz mit der Haushaltsordnung müssen Übergangsvorschriften erlassen werden. Außerdem ist es im Interesse der Kohärenz mit den sektorspezifischen Vorschriften sachgerecht, den Beginn der Anwendung der Bestimmungen über die Haushaltsvollzugsarten und die Finanzierungsinstrumente auf den 1. Januar 2014 zu verschieben -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
TEIL 1
GEMEINSAME BESTIMMUNGEN
TITEL I
GEGENSTAND
Artikel 1
Gegenstand
Diese Verordnung enthält die Anwendungsbestimmungen zur Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 (im Folgenden „Haushaltsordnung“).
TITEL II
HAUSHALTSGRUNDSÄTZE
KAPITEL 1
Grundsätze der Einheit und der Haushaltswahrheit
Artikel 2
Buchführung über die Zinserträge aus Vorfinanzierungen
(Artikel 8 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
Sind Zinserträge an den Unionshaushalt abzuführen, wird in der Vereinbarung mit den Einrichtungen und Personen nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Nummern ii bis viii der Haushaltsordnung festgelegt, dass Vorfinanzierungen auf Bankkonten oder -unterkonten eingezahlt werden, welche die Identifizierung der jeweiligen Mittel und Zinsen gestatten. Ist dies nicht möglich, so muss anhand der Buchführungsmethoden der Empfänger oder der Finanzmittler feststellbar sein, welche Mittel von der Union gezahlt wurden und welche Zinsen und sonstigen Erträge auf diese Beträge angefallen sind.
Die Bestimmungen dieser Verordnung über Zinserträge aus Vorfinanzierungen stehen der Erfassung der Vorfinanzierungen auf der Aktivseite in der Vermögensübersicht der Jahresabschlüsse entsprechend den in Artikel 143 der Haushaltsordnung genannten Rechnungsführungsvorschriften nicht entgegen.
KAPITEL 2
Grundsatz der Jährlichkeit
Artikel 3
Mittel des Haushaltsjahres
(Artikel 11 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Die für das Haushaltsjahr bewilligten Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen umfassen:
a)
die im Haushaltsplan, einschließlich im Wege eines Berichtigungshaushaltsplans, bereitgestellten Mittel;
b)
die übertragenen Mittel;
c)
die gemäß den Artikeln 178 und 182 der Haushaltsordnung wiedereingesetzten Mittel;
d)
die Mittel aus gemäß Artikel 177 Absatz 3 der Haushaltsordnung zurückgezahlten Vorfinanzierungsbeträgen;
e)
die Mittel aus zweckgebundenen Einnahmen, die im laufenden Haushaltsjahr eingehen oder die in den vorhergehenden Haushaltsjahren eingegangen sind und nicht verwendet wurden.
Artikel 4
Verfall und Übertragung von Mitteln
(Artikel 13 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Mittel für Verpflichtungen und nichtgetrennte Mittel für Immobilienprojekte im Sinne von Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung können nur dann übertragen werden, wenn die entsprechenden Mittel aus nicht vom Anweisungsbefugten zu vertretenden Gründen nicht vor dem 31. Dezember des Haushaltsjahres gebunden werden konnten und die vorbereitenden Stufen so weit fortgeschritten sind, dass nach vernünftigem Ermessen davon auszugehen ist, dass die Mittelbindung spätestens am 31. März des Folgejahres bzw., für Immobilienprojekte, am 31. Dezember des Folgejahres erfolgen kann.
(2) Damit die entsprechenden Mittel auf das folgende Haushaltsjahr übertragen werden können, müssen insbesondere die folgenden vorbereitenden Stufen im Sinne von Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung bis zum 31. Dezember des Haushaltsjahres abgeschlossen sein:
a)
Bei den globalen Mittelbindungen im Sinne von Artikel 85 der Haushaltsordnung muss der Finanzierungsbeschluss ergangen bzw. die Konsultation der betroffenen Dienststellen innerhalb eines jeden Organs im Hinblick auf die Annahme dieses Beschlusses vor diesem Datum abgeschlossen sein.
b)
Bei den Einzelmittelbindungen im Sinne von Artikel 85 der Haushaltsordnung muss die Auswahl der potenziellen Auftragnehmer, Empfänger, Preisträger oder betrauten Einrichtungen abgeschlossen sein.
(3) Gemäß Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung übertragene Mittel, die bis zum 31. März oder, für Immobilienprojekte, bis zum 31. Dezember des folgenden Haushaltsjahres nicht gebunden worden sind, werden automatisch in Abgang gestellt.
Die Kommission unterrichtet das Europäische Parlament und den Rat innerhalb eines Monats über die nach Unterabsatz 1 in Abgang gestellten Mittel.
(4) Übertragene Mittel gemäß Artikel 13 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung können bis zum 31. Dezember des folgenden Haushaltsjahres verwendet werden.
(5) In der Rechnungsführung werden die gemäß Absatz 1 bis 4 übertragenen Mittel unterschieden.
KAPITEL 3
Grundsatz der Rechnungseinheit
Artikel 5
Umrechnungskurse
(Artikel 19 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der besonderen Bestimmungen, die aus der Anwendung sektorspezifischer Regelungen resultieren, nimmt der zuständige Anweisungsbefugte die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung zu dem im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C, veröffentlichten Tageskurs des Euro vor.
Für die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung durch einen Auftragnehmer oder Empfänger gelten die in den öffentlichen Aufträgen, Finanzhilfevereinbarungen und Finanzierungsvereinbarungen jeweils festgelegten besonderen Umrechnungsmodalitäten.
(2) Damit Währungsumrechnungen sich nicht wesentlich auf die Kofinanzierungen der Union auswirken oder den Unionshaushalt belasten, wird gegebenenfalls in den besonderen Bestimmungen gemäß Absatz 1 vorgesehen, dass für die Umrechnung zwischen dem Euro und anderen Währungen der Durchschnittswert der Tagesumrechnungskurse eines bestimmten Zeitraumes herangezogen wird.
(3) Wird für die betreffende Währung kein Tageskurs des Euro im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht, zieht der zuständige Anweisungsbefugte den in Absatz 4 genannten Buchungskurs heran.
(4) Zu Zwecken der in den Artikeln 151 bis 156 der Haushaltsordnung vorgesehenen Rechnungsführung und vorbehaltlich Artikel 240 der vorliegenden Verordnung erfolgt die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung zum monatlichen Buchungskurs des Euro. Dieser Kurs wird vom Rechnungsführer der Kommission anhand für zuverlässig erachteter Informationsquellen auf der Grundlage des Kurses festgelegt, der am vorletzten Arbeitstag des Monats Gültigkeit hat, der dem Monat vorausgeht, für den der Kurs ermittelt wird.
(5) Die Ergebnisse der Währungstransaktionen nach Absatz 4 werden in den Konten des jeweiligen Organs in einer eigenen Linie ausgewiesen.
Unterabsatz 1 gilt analog für die in Artikel 208 der Haushaltsordnung erwähnten Einrichtungen.
Artikel 6
Zu verwendende Umrechnungskurse
(Artikel 19 der Haushaltsordnung)
(1) Die Umrechnung zwischen dem Euro und einer anderen Währung ist, wenn sie durch den zuständigen Anweisungsbefugten erfolgt, unbeschadet der besonderen Bestimmungen, die aus der Anwendung von sektorspezifischen Regelungen oder von besonderen Aufträgen, Finanzhilfevereinbarungen oder -beschlüssen und Finanzierungsvereinbarungen resultieren, zu dem Kurs vorzunehmen, der am Tag der Zahlungs- bzw. Einziehungsanordnung durch die anweisungsbefugte Dienststelle gilt.
(2) Nehmen Zahlstellen Transaktionen in Euro vor, ist das Datum der Zahlungsleistung durch die Bank für den zugrunde zu legenden Umrechnungskurs maßgebend.
(3) Für die Abrechnung der gemäß Artikel 19 der Haushaltsordnung auf Landeswährungen lautenden Zahlstellenkonten ist der Umrechnungskurs des Monats zugrunde zu legen, in dem die Zahlstelle die Ausgabe getätigt hat.
(4) Für die Erstattung pauschalierter Ausgaben oder von Ausgaben auf der Grundlage des Statuts der Beamten der Europäischen Union und der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union (im Folgenden: „Statut“), für die eine Obergrenze festgelegt ist und die in einer anderen Währung als dem Euro getätigt werden, ist der Umrechnungskurs heranzuziehen, der an dem Tag gilt, an dem der Anspruch entsteht.
KAPITEL 4
Grundsatz der Gesamtdeckung
Artikel 7
Einstellung der zweckgebundenen Einnahmen und Bereitstellung der entsprechenden Mittel
(Artikel 21 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der Artikel 9 und 10 werden die zweckgebundenen Einnahmen wie folgt in den Haushaltsplan eingestellt:
a)
im Einnahmenteil des Einzelplans der einzelnen Organe bei einer dafür vorgesehenen Haushaltslinie;
b)
im Ausgabenteil werden bei den Erläuterungen, einschließlich der Erläuterungen allgemeiner Art, die Linien angegeben, bei denen zweckgebundenen Einnahmen entsprechende Mittel eingesetzt werden können.
Im Fall von Unterabsatz 1 Buchstabe a wird die Linie mit einem Pro-memoria-Vermerk versehen und der Schätzbetrag informationshalber in den Erläuterungen angegeben.
(2) Mittel, die zweckgebundenen Einnahmen entsprechen, und zwar sowohl Mittel für Zahlungen als auch Mittel für Verpflichtungen, werden automatisch bereitgestellt, wenn die Einnahme bei dem betreffenden Organ eingegangen ist, außer:
a)
in Fällen nach Artikel 181 Absatz 2 und Artikel 183 Absatz 2 der Haushaltsordnung;
b)
in Fällen nach Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung, wenn die Beitragsvereinbarung des Mitgliedstaats auf Euro lautet.
In Fällen nach Unterabsatz 1 Buchstabe b können Mittel für Verpflichtungen bereitgestellt werden, sobald der Mitgliedstaat die Beitragsvereinbarung unterzeichnet hat.
Artikel 8
Beiträge der Mitgliedstaaten zu Forschungsprogrammen
(Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung)
(1) Die Beiträge der Mitgliedstaaten zur Finanzierung bestimmter ergänzender Forschungsprogramme gemäß Artikel 5 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/2000 des Rates (8) werden wie folgt eingezahlt:
a)
sieben Zwölftel des im Haushaltsplan eingesetzten Betrags spätestens am 31. Januar des laufenden Haushaltsjahres;
b)
die restlichen fünf Zwölftel spätestens am 15. Juli des laufenden Haushaltsjahres.
(2) Ist der Haushaltsplan zu Beginn des Haushaltsjahres noch nicht endgültig festgestellt, so werden die in Absatz 1 vorgesehenen Beiträge auf der Grundlage des Mittelansatzes im Haushaltsplan des vorhergehenden Haushaltsjahres eingezahlt.
(3) Alle Beiträge oder von den Mitgliedstaaten im Rahmen des Haushaltsplans zu leistende zusätzliche Einzahlungen sind binnen 30 Tagen nach Abruf der Mittel dem Konto bzw. den Konten der Kommission gutzuschreiben.
(4) Die geleisteten Zahlungen werden dem in der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/2000 vorgesehenen Konto gutgeschrieben und unterliegen den in der genannten Verordnung festgelegten Bedingungen.
Artikel 9
Zweckgebundene Einnahmen aus den Beteiligungen der EFTA-Staaten an bestimmten Programmen der Union
(Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe e der Haushaltsordnung)
(1) Die Beteiligungen der Mitgliedstaaten der Europäischen Freihandelsassoziation (im Folgenden „EFTA-Staaten“) an bestimmten Programmen der Union werden im Haushaltsplan wie folgt ausgewiesen:
a)
im Einnahmenteil wird eine Haushaltslinie mit einem Pro-memoria-Vermerk geschaffen, bei der der Gesamtbetrag der Beteiligungen der EFTA-Staaten für das betreffende Haushaltsjahr verbucht wird.
b)
im Ausgabenteil
i)
wird in den Erläuterungen zu jeder Haushaltslinie betreffend Tätigkeiten der Union, an denen EFTA-Staaten beteiligt sind, „informationshalber“ die Höhe der vorgesehenen Beteiligung vermerkt;
ii)
werden in einem Anhang, der fester Bestandteil des Haushaltsplans ist, sämtliche Linien betreffend Tätigkeiten der Union, an denen EFTA-Staaten beteiligt sind, aufgeführt.
Der bei der Haushaltslinie nach Unterabsatz 1 Buchstabe a vorgesehene Betrag wird in den Erläuterungen angegeben.
Der in Unterabsatz 1 Buchstabe b Ziffer ii genannte Anhang stellt die Budgetierungsstruktur für die in Absatz 2 vorgesehene Einsetzung der diesen Beteiligungen entsprechenden Mittel sowie für die Ausführung der diesbezüglichen Ausgaben dar und ergänzt sie.
(2) Gemäß Artikel 82 des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum (im Folgenden „EWR-Abkommen“) werden für die der Kommission gemäß Artikel 1 Absatz 5 des Protokolls 32 im Anhang zum EWR-Abkommen vom Gemischten EWR-Ausschuss bestätigten Beträge der jährlichen Beteiligung der EFTA-Staaten zu Beginn des Haushaltsjahres in voller Höhe entsprechende Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen eingesetzt.
(3) Werden die Mittel der Haushaltslinien, an denen die EFTA-Staaten beteiligt sind, im Laufe des Haushaltsjahres aufgestockt, ohne dass die EFTA-Staaten in der Lage wären, in dem betreffenden Haushaltsjahr ihre Beiträge nach Maßgabe des in Artikel 82 des EWR-Abkommens vorgesehenen „Proportionalitätsfaktors“ entsprechend anzupassen, so kann die Kommission den Anteil der EFTA-Staaten ausnahmsweise vorübergehend aus Kassenmitteln vorfinanzieren. Nach einer derartigen Aufstockung ruft die Kommission so bald wie möglich die entsprechenden Beiträge der EFTA-Staaten ab. Die Kommission teilt dem Europäischen Parlament und dem Rat alljährlich mit, welche diesbezüglichen Beschlüsse sie gefasst hat.
Die Vorfinanzierung wird so bald wie möglich im Rahmen des Haushaltsplans des folgenden Haushaltsjahres abgerechnet.
(4) Gemäß Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe e der Haushaltsordnung handelt es sich bei den finanziellen Beteiligungen der EFTA-Staaten um externe zweckgebundene Einnahmen. Der Rechnungsführer trifft geeignete Maßnahmen, damit die Verwendung sowohl der Einnahmen aus diesen Beteiligungen als auch der entsprechenden Haushaltsmittel getrennt verfolgt werden kann.
Die Kommission weist im Rahmen des Berichts gemäß Artikel 150 Absatz 2 der Haushaltsordnung den der Beteiligung der EFTA-Staaten entsprechenden Ausführungsstand bei den Einnahmen und Ausgaben gesondert aus.
Artikel 10
Erträge aus den Sanktionen, die Mitgliedstaaten mit einem übermäßigen Haushaltsdefizit auferlegt werden
(Artikel 21 Absatz 2 Buchstabe c der Haushaltsordnung)
Die Erträge aus den Sanktionen gemäß Abschnitt 4 der Verordnung (EG) Nr. 1467/97 des Rates (9) werden im Haushaltsplan wie folgt ausgewiesen:
a)
Im Einnahmenplan wird eine Haushaltslinie mit einem Pro-memoria-Vermerk geschaffen, bei der die Zinsen auf diese Beträge verbucht werden;
b)
unbeschadet des Artikels 77 der Haushaltsordnung werden mit der Verbuchung der diesen Einnahmen entsprechenden Beträge im Einnahmenteil gleichzeitig entsprechende Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen bei einer Linie des Ausgabenteils eingesetzt.
Die Mittel nach Unterabsatz 1 Buchstabe b werden gemäß Artikel 20 der Haushaltsordnung ausgeführt.
Artikel 11
Kosten infolge von Zuwendungen an die Union
(Artikel 22 der Haushaltsordnung)
Mit Blick auf die in Artikel 22 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorgesehene Genehmigung durch das Europäische Parlament und den Rat legt die Kommission eine Schätzung der Kosten, einschließlich der Folgekosten, vor, die sich aus der Annahme von Zuwendungen an die Union ergeben, und erläutert diese.
Artikel 12
Konten für zu erstattende Steueraufwendungen
(Artikel 23 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Steueraufwendungen, die der Union gemäß Artikel 23 Absatze 2 und Artikel 23 Absatz 3 Buchstabe a der Haushaltsordnung entstehen, werden bis zu ihrer Erstattung durch die betreffenden Mitgliedstaaten auf einem Verwahrkonto verbucht.
KAPITEL 5
Grundsatz der Spezialität
Artikel 13
Berechnung der für Mittelübertragungen der Organe, mit Ausnahme der Kommission, geltenden Prozentsätze
(Artikel 25 der Haushaltsordnung)
(1) Die Berechnung der Prozentsätze nach Artikel 25 der Haushaltsordnung erfolgt zum Zeitpunkt des Antrags auf Mittelübertragung nach Maßgabe der im Haushaltsplan, einschließlich der Berichtigungshaushaltspläne, ausgewiesenen Mittel.
(2) Es wird der Gesamtbetrag der Mittelübertragungen berücksichtigt, die bei der Entnahmelinie vorzunehmen sind, korrigiert um frühere Mittelübertragungen.
Mittelübertragungen, die das betreffende Organ eigenständig, ohne vorherigen Beschluss des Europäischen Parlaments und des Rates vornehmen kann, werden nicht berücksichtigt.
Artikel 14
Berechnung der für Mittelübertragungen der Kommission geltenden Prozentsätze
(Artikel 26 der Haushaltsordnung)
(1) Die Berechnung der Prozentsätze nach Artikel 26 Absatz 1 der Haushaltsordnung erfolgt zum Zeitpunkt des Antrags auf Mittelübertragung nach Maßgabe der im Haushaltsplan, einschließlich der Berichtigungshaushaltspläne, ausgewiesenen Mittel.
(2) Es wird der Gesamtbetrag der Mittelübertragungen berücksichtigt, die bei der Entnahmelinie bzw. bei der aufzustockenden Linie vorzunehmen sind, korrigiert um frühere Mittelübertragungen.
Mittelübertragungen, die die Kommission eigenständig, ohne vorherigen Beschluss des Europäischen Parlaments und des Rates vornehmen kann, werden nicht berücksichtigt.
Artikel 15
Verwaltungsausgaben
(Artikel 26 der Haushaltsordnung)
Die Ausgaben nach Artikel 26 Absatz 1 Buchstabe b der Haushaltsordnung umfassen für jeden Politikbereich die in Artikel 44 Absatz 3 der Haushaltsordnung genannten Kategorien.
Artikel 16
Begründung der Anträge auf Mittelübertragung
(Artikel 25 und 26 der Haushaltsordnung)
Den Vorschlägen für Mittelübertragungen und allen sonstigen für das Europäische Parlament und den Rat bestimmten Informationen über Mittelübertragungen gemäß den Artikeln 25 und 26 der Haushaltsordnung wird eine sachdienliche, ausführliche Begründung beigegeben, die Aufschluss gibt über die bisherige Verwendung der Mittel und den voraussichtlichen Bedarf bis zum Ende des Haushaltsjahres sowohl bei den aufzustockenden Haushaltslinien als auch bei den Linien, bei denen die entsprechenden Mittel entnommen werden.
Artikel 17
Begründung der Anträge auf Mittelübertragungen aus der Soforthilfereserve
(Artikel 29 der Haushaltsordnung)
Den Vorschlägen für Mittelübertragungen, die die Inanspruchnahme der in Artikel 29 der Haushaltsordnung genannten Soforthilfereserve ermöglichen sollen, ist eine sachdienliche, ausführliche Begründung beigegeben, aus der Folgendes hervorgeht:
a)
für die aufzustockende Haushaltslinie: möglichst aktuelle Informationen über die Mittelverwendung sowie Vorausschätzungen des Mittelbedarfs bis zum Ende des Haushaltsjahres;
b)
für sämtliche Haushaltslinien betreffend Maßnahmen im Außenbereich: Mittelverwendung bis zum Ende des dem Mittelübertragungsantrag vorausgehenden Monats sowie Vorausschätzungen des Mittelbedarfs bis zum Ende des Haushaltsjahres nebst einem Vergleich mit den ursprünglichen Vorausschätzungen;
c)
Prüfung der Möglichkeiten einer Neuverteilung der Mittel.
KAPITEL 6
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
Artikel 18
Bewertung
(Artikel 30 der Haushaltsordnung)
(1) Alle Vorschläge für Programme oder Tätigkeiten, die Ausgaben zulasten des Haushaltsplans bewirken, werden einer Ex-ante-Bewertung unterzogen, die sich mit folgenden Aspekten befasst:
a)
kurz- oder langfristig zu deckender Bedarf;
b)
Mehrwert einer Intervention der Union;
c)
strategische und verwaltungstechnische Ziele, einschließlich Maßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union im Bereich der Betrugsbekämpfung (Verhütung, Aufdeckung, Ermittlung, Schadenersatz, Sanktionen);
d)
politische Optionen, einschließlich der damit verbundenen Risiken;
e)
erwartete Ergebnisse und Auswirkungen, insbesondere in wirtschaftlicher, sozialer und umweltpolitischer Hinsicht, sowie die für deren Bewertung erforderlichen Indikatoren und Bewertungsmodalitäten;
f)
zur Umsetzung der bevorzugten Option(en) am besten geeignete Methode;
g)
interne Kohärenz des vorgeschlagenen Programms bzw. der vorgeschlagenen Maßnahme und Bezug zu anderen einschlägigen Instrumenten;
h)
Umfang der nach dem Kostenwirksamkeitsprinzip zuzuweisenden Haushaltsmittel, Humanressourcen und sonstigen Verwaltungsausgaben;
i)
aus ähnlichen bereits durchgeführten Programmen bzw. Maßnahmen gewonnene Erkenntnisse.
(2) Der Vorschlag enthält die Kontroll-, Berichts- und Bewertungsmodalitäten, die die jeweiligen Verantwortlichkeiten der an der Durchführung des vorgeschlagenen Programms bzw. der vorgeschlagenen Maßnahme beteiligten Ebenen berücksichtigen.
(3) Alle Programme oder Tätigkeiten, einschließlich Pilotvorhaben und Vorbereitungsmaßnahmen, bei denen Ressourcen im Betrag von mehr als 5 000 000 EUR eingesetzt werden, werden unter dem Gesichtspunkt der eingesetzten Humanressourcen und Finanzmittel sowie der erreichten Ergebnisse einer Zwischen- und/oder Ex-post-Bewertung unterzogen, um ihre Übereinstimmung mit den vorgegebenen Zielen zu überprüfen:
a)
die bei der Durchführung eines Mehrjahresprogramms erzielten Ergebnisse werden regelmäßig nach einem Zeitplan bewertet, der es ermöglicht, die Bewertungsergebnisse bei allen Beschlüssen über die Fortführung, Änderung oder Unterbrechung des Programms zu berücksichtigen;
b)
die Ergebnisse von auf Jahresbasis finanzierten Tätigkeiten werden mindestens alle sechs Jahre bewertet.
Für die im Rahmen dieser Tätigkeiten durchgeführten Einzelprojekte oder -maßnahmen, für die diese Verpflichtung auch durch die Schlussberichte der Einrichtungen, die die Maßnahme durchgeführt haben, erfüllt werden kann, gilt Absatz 1 Buchstaben a und b nicht.
(4) Die in den Absätzen 1 und 3 genannten Bewertungen müssen den eingesetzten Ressourcen und den Auswirkungen des Programms oder der Tätigkeit jeweils angemessen sein.
Artikel 19
Finanzbogen
(Artikel 31 der Haushaltsordnung)
Der Finanzbogen enthält finanzielle und wirtschaftliche Angaben, anhand deren der Gesetzgeber die Notwendigkeit einer Maßnahme der Union beurteilen kann. Er liefert ferner sachdienliche Informationen über die Kohärenz und eine etwaige Synergie mit anderen Tätigkeiten der Union.
Bei mehrjährigen Maßnahmen enthält der Finanzbogen den voraussichtlichen Fälligkeitsplan für den jährlichen Mittel- und Personalbedarf, einschließlich für externes Personal, sowie eine Bewertung ihrer mittelfristigen finanziellen Auswirkungen.
KAPITEL 7
Grundsatz der Transparenz
Artikel 20
Vorläufige Veröffentlichung des Haushaltsplans
(Artikel 34 der Haushaltsordnung)
Die Kommission veranlasst, dass die endgültigen Haushaltsdaten möglichst rasch und spätestens vier Wochen nach Erlass des Haushaltsplans in allen Sprachen auf der Internetseite der Organe abgerufen werden können, bis der Haushaltsplan im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wird.
Artikel 21
Veröffentlichung von Informationen zu den Empfängern von EU-Mitteln und den gewährten Beträgen
(Artikel 35 der Haushaltsordnung)
(1) Die Informationen zu den Empfängern von im Rahmen der direkten Mittelverwaltung von der Union gewährten Mitteln werden spätestens am 30. Juni des Jahres nach dem Haushaltsjahr, in dem die Mittel gewährt wurden, auf einer Internetseite des betreffenden Organs veröffentlicht.
Zusätzlich zu der Veröffentlichung nach Unterabsatz 1 können die Informationen auch auf jede andere geeignete Art und Weise nach einem einheitlichen Muster veröffentlicht werden.
(2) Sofern in dieser Verordnung und in den sektorspezifischen Vorschriften nichts anderes vorgesehen ist, werden nach Maßgabe der in Artikel 35 Absatz 3 der Haushaltsordnung festgelegten Kriterien folgende Informationen veröffentlicht:
a)
Name des Empfängers;
b)
Ort des Empfängers;
c)
gewährter Betrag;
d)
Art und Zweck der Maßnahme.
Für die Zwecke von Buchstabe b bezeichnet der Ausdruck „Ort“
i)
wenn es sich bei dem Empfänger um eine juristische Person handelt: die Adresse;
ii)
wenn es sich bei dem Empfänger um eine natürliche Person handelt: die Region auf der Ebene von NUTS 2.
Veröffentlichte personenbezogene Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen, werden zwei Jahre nach Abschluss des Haushaltsjahres, in dem die Mittel gewährt wurden, entfernt. Dies gilt auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen, deren Name eine oder mehrere natürliche Personen bestimmt.
(3) Informationen nach Absatz 2 werden lediglich für Preisgelder, Finanzhilfen und Verträge veröffentlicht, die im Anschluss an Wettbewerbe, Verfahren für die Gewährung von Finanzhilfen oder Vergabeverfahren gewährt wurden. In folgenden Fällen werden keine Informationen veröffentlicht:
a)
Stipendien, die natürlichen Personen gezahlt werden, sowie andere Direkthilfen, die besonders bedürftigen natürlichen Personen nach Artikel 125 Absatz 4 Buchstabe c der Haushaltsordnung gezahlt werden;
b)
Verträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 2 festgelegten Betrag nicht erreicht.
(4) Auf die Veröffentlichung kann verzichtet werden, wenn durch eine Offenlegung der Informationen die durch die Charta der Grundrechte der Europäischen Union geschützten Rechte und Freiheiten des Einzelnen verletzt oder die geschäftlichen Interessen der Empfänger beeinträchtigt würden.
Artikel 22
Verweis auf die Informationen zu den Empfängern von im Rahmen der indirekten Mittelverwaltung gewährten EU-Mitteln
(Artikel 35 der Haushaltsordnung)
Wurde eine Behörde oder Einrichtung nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung mit der Verwaltung von Mitteln der Union betraut, so ist in der Übertragungsvereinbarung für diese die Verpflichtung festgelegt, die in Artikel 21 Absätze 2 und 3 genannten Informationen nach einem einheitlichen Muster auf ihrer Internetseite zu veröffentlichen.
Werden diese Informationen nicht direkt auf der einschlägigen Internetseite des betreffenden EU-Organs veröffentlicht, so muss diese Internetseite zumindest auf die Internetadresse verweisen, unter der die Informationen zu finden sind.
Zusätzlich zu der Veröffentlichung nach Absatz 1 können die Informationen auch auf jede andere geeignete Art und Weise nach einem einheitlichen Muster veröffentlicht werden.
Die Absätze 2, 3 und 4 des Artikels 21 gelten für die Veröffentlichung nach Absatz 1.
TITEL III
AUFSTELLUNG UND GLIEDERUNG DES HAUSHALTSPLANS
Artikel 23
Finanzplanung
(Artikel 38 der Haushaltsordnung)
Die Finanzplanung gemäß Artikel 38 der Haushaltsordnung ist nach Ausgabenkategorien, Politikbereichen und Haushaltslinien zu gliedern. Die vollständige Finanzplanung umfasst alle Ausgabenkategorien; ausgenommen sind die Bereiche Landwirtschaft, Kohäsionspolitik und Verwaltung, für die lediglich eine Übersicht vorgelegt wird.
Artikel 24
Entwürfe der Berichtigungshaushaltspläne
(Artikel 41 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
Den Entwürfen von Berichtigungshaushaltsplänen werden Begründungen sowie die im Zeitpunkt ihrer Erstellung verfügbaren Informationen über die Ausführung des Haushaltsplans des vorhergehenden und des laufenden Haushaltsjahres beigefügt.
Artikel 25
Eingliederungsplan
(Artikel 44 der Haushaltsordnung)
Der Eingliederungsplan entspricht den Grundsätzen der Spezialität, der Transparenz und der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung. Er bietet die für das Haushaltsverfahren erforderliche Klarheit und Transparenz: Er erleichtert die Ermittlung der in den jeweiligen Basisrechtsakten festgelegten übergeordneten Ziele, er ermöglicht Entscheidungen über politische Prioritäten und er unterstützt einen wirksamen und effizienten Haushaltsvollzug.
Artikel 26
Effektive Ausgaben des letzten abgeschlossenen Haushaltsjahres
(Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe a Ziffer v der Haushaltsordnung)
Für die Aufstellung des Haushaltsplans werden die effektiven Ausgaben des letzten abgeschlossenen Haushaltsjahres wie folgt ermittelt:
a)
bei den Mittelbindungen: im Laufe des Haushaltsjahres erfasste Mittelbindungen zulasten der Mittel dieses Haushaltsjahres nach der Definition des Artikels 3;
b)
bei den Zahlungen: im Laufe des Haushaltsjahres getätigte Zahlungen - d. h. bei denen die entsprechende Ausführungsanordnung der Bank übermittelt wurde - zulasten der Mittel des Haushaltsjahres nach der Definition des Artikels 3.
Artikel 27
Erläuterungen
(Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe a Ziffer vi der Haushaltsordnung)
Die Erläuterungen zu den Haushaltslinien umfassen insbesondere
a)
die Angaben zum Basisrechtsakt, soweit vorhanden;
b)
sachdienliche Erklärungen zu Art und Zweckbestimmung der Mittel.
Artikel 28
Stellenplan
(Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer i der Haushaltsordnung)
Die Stellen der Versorgungsagentur werden im Stellenplan der Kommission gesondert angegeben.
TITEL IV
HAUSHALTSVOLLZUG
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 29
Hinweis auf die Übermittlung personenbezogener Daten zu Prüfungszwecken
(Artikel 53 der Haushaltsordnung)
Bei Verfahren zur Gewährung von Finanzhilfen oder zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen oder Preisgeldern, bei denen Mittel direkt verwaltet werden, müssen die potenziellen Finanzhilfeempfänger, die Bewerber, Bieter oder Teilnehmer nach Maßgabe der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (10) in sämtlichen Aufforderungen darauf hingewiesen werden, dass ihre personenbezogenen Daten zum Zwecke des Schutzes der finanziellen Interessen der Union an Stellen für interne Prüfung, den Rechnungshof, das Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten und/oder das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) sowie zwischen Anweisungsbefugten der Kommission und Exekutivagenturen übermittelt werden können.
Artikel 30
Vorbereitende Maßnahmen im Bereich der Gemeinsamen Außen- und Sicherheitspolitik
(Artikel 54 Absatz 2 Buchstabe c der Haushaltsordnung)
Die Finanzierung von Maßnahmen, die der Rat für die Vorbereitung von Krisenbewältigungseinsätzen der Union nach Titel V des Vertrags über die Europäische Union vereinbart, deckt zusätzliche Kosten, wie Versicherungsschutz gegen hohe Risiken, Reise- und Unterbringungskosten, Tagegelder, die sich unmittelbar aus einem Vor-Ort-Einsatz einer Mission oder eines Teams ergeben, an dem unter anderem Personal der Organe der Union beteiligt ist.
Artikel 31
Besondere Zuständigkeiten der Kommission gemäß den Verträgen
(Artikel 54 Absatz 2 Buchstabe d der Haushaltsordnung)
(1) In folgenden Artikeln des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (im Folgenden „AEUV“) werden der Kommission unmittelbar besondere Zuständigkeiten zugewiesen:
a)
Artikel 154 (Sozialer Dialog);
b)
Artikel 156 (Untersuchungen, Stellungnahmen und Beratungen im Sozialbereich);
c)
Artikel 159 und 161 (Sonderberichte zu sozialen Fragen);
d)
Artikel 168 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im Bereich des Gesundheitsschutzes);
e)
Artikel 171 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im Bereich der transeuropäischen Netze);
f)
Artikel 173 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im industriellen Bereich);
g)
Artikel 175 Unterabsatz 2 (Bericht über die Fortschritte bei der Verwirklichung des wirtschaftlichen, sozialen und territorialen Zusammenhalts);
h)
Artikel 181 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung der Maßnahmen im Bereich Forschung und technologische Entwicklung);
i)
Artikel 190 (Bericht über die Tätigkeit im Bereich Forschung und technologische Entwicklung);
j)
Artikel 210 Absatz 2 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung der Politiken im Bereich der Entwicklungszusammenarbeit);
k)
Artikel 214 Absatz 6 (Initiativen zur Förderung der Koordinierung im Bereich der humanitären Hilfe).
(2) In folgenden Artikeln des Vertrags zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft (im Folgenden „EAG-Vertrag“) werden der Kommission unmittelbar besondere Zuständigkeiten zugewiesen:
a)
Artikel 70 (Finanzielle Beteiligung an Schürfungsvorhaben in den Hoheitsgebieten der Mitgliedstaaten im Rahmen des Haushaltsplans der Union);
b)
Artikel 77 bis 85.
(3) Die Listen der Absätze 1 und 2 können bei der Vorlage des Haushaltsentwurfs ergänzt werden, wobei die betreffenden Artikel und die jeweiligen Beträge anzugeben sind.
Artikel 32
Handlungen, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt darstellen, und Verfahren
(Artikel 57 der Haushaltsordnung)
(1) Handlungen, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt im Sinne von Artikel 57 Absatz 2 der Haushaltsordnung darstellen, sind unbeschadet ihrer Einstufung als rechtswidrige Handlungen gemäß Artikel 141 insbesondere
a)
die Verschaffung ungerechtfertigter direkter oder indirekter Vorteile für sich selbst oder für Dritte;
b)
die Weigerung, einem Empfänger Rechte oder Vorteile einzuräumen, auf die dieser Anspruch hat;
c)
die Ausführung unzulässiger oder missbräuchlicher Handlungen oder die Unterlassung notwendiger Handlungen.
Andere Handlungen, bei denen davon auszugehen ist, dass sie einen Interessenkonflikt darstellen, sind Handlungen, die die unparteiische und objektive Wahrnehmung der Aufgaben einer Person beeinträchtigen, etwa die Teilnahme an einem Bewertungsausschuss für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen oder Finanzhilfen, wenn die Person direkt oder indirekt vom Ergebnis derartiger Verfahren finanziell profitieren könnte.
(2) Vom Vorliegen eines Interessenkonflikts ist auszugehen, wenn ein Antragsteller, Bewerber oder Bieter Bediensteter im Sinne des Statuts ist, es sei denn, seine Teilnahme am betreffenden Verfahren wurde vorab durch seinen Dienstvorgesetzten genehmigt.
(3) Im Falle eines Interessenkonflikts ergreift der bevollmächtigte Anweisungsbefugte angemessene Maßnahmen, um jeglichen ungebührlichen Einfluss der betreffenden Person auf den Prozess oder das einschlägige Verfahren zu verhindern.
KAPITEL 2
Arten des Haushaltsvollzugs
Abschnitt 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 33
Art der Ausführung
(Artikel 58 der Haushaltsordnung)
In der Rechnungsführung der Kommission ist die Art der Mittelausführung und dazu jeweils anzugeben, welcher der in Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung genannten Einrichtungen oder Personen Haushaltsvollzugsaufgaben übertragen werden.
Bei direkter Mittelverwaltung durch die Kommission nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung wird in der Rechnungsführung unterschieden zwischen
a)
Dienststellen der Kommission,
b)
Exekutivagenturen,
c)
Leitern der Delegationen der Union,
d)
Treuhandfonds gemäß Artikel 187 der Haushaltsordnung.
Abschnitt 2
Direkte Mittelverwaltung
Artikel 34
Direkte Mittelverwaltung
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung)
Führt die Kommission den Haushalt direkt in ihren Dienststellen aus, so werden die Haushaltsvollzugsaufgaben von den Finanzakteuren im Sinne der Artikel 64 bis 75 der Haushaltsordnung nach Maßgabe dieser Verordnung wahrgenommen.
Artikel 35
Ausübung der Exekutivagenturen übertragenen Befugnisse
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 62 Ansatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Durch die Übertragungsverfügungen sind die Exekutivagenturen als bevollmächtigte Anweisungsbefugte ermächtigt, die Mittel des EU-Programms, mit dessen Verwaltung sie betraut worden sind, auszuführen.
(2) Die Übertragungsverfügung der Kommission beinhaltet zumindest die in Artikel 40 Buchstaben a bis d und h aufgeführten Bestimmungen. Der Direktor erklärt im Namen der betreffenden Exekutivagentur schriftlich offiziell sein Einverständnis mit dieser Verfügung.
Artikel 36
Einhaltung der Vorschriften für die Auftragsvergabe
(Artikel 63 der Haushaltsordnung)
Beauftragt die Kommission privatrechtliche Einrichtungen gemäß Artikel 63 Absatz 2 der Haushaltsordnung mit der Wahrnehmung von Aufgaben, so vergibt sie einen Auftrag gemäß Teil 1 Titel V und Teil 2 Titel IV Kapitel 3 der Haushaltsordnung.
Abschnitt 3
Geteilte Mittelverwaltung mit Mitgliedstaaten
Artikel 37
Besondere Bestimmungen für die geteilte Mittelverwaltung mit Mitgliedstaaten - Förderung bewährter Verfahren
(Artikel 59 der Haushaltsordnung)
Die Kommission erstellt eine Liste der gemäß den jeweiligen Sektorverordnungen für die Verwaltung, Bescheinigung und Prüfung zuständigen Stellen.
Zur Förderung bewährter Verfahren bei der Verwaltung der Mittel der Strukturfonds, des Kohäsionsfonds, des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums, des Europäischen Garantiefonds für die Landwirtschaft und des Europäischen Fischereifonds kann die Kommission den für Verwaltung und Prüfung zuständigen Einrichtungen zu Informationszwecken einen methodischen Leitfaden zur Verfügung stellen, der ihre eigene Kontrollstrategie einschließlich Checklisten und Beispiele für bewährte Verfahren enthält. Dieser Leitfaden wird erforderlichenfalls aktualisiert.
Abschnitt 4
Indirekte Mittelverwaltung
Artikel 38
Gleichwertigkeit der Systeme, Vorschriften und Verfahren bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 60 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission kann Auftragsvergabevorschriften und -verfahren als den ihren gleichwertig ansehen, sofern sie die folgenden Anforderungen erfüllen:
a)
Sie stehen mit dem Grundsatz des breiten Bieterwettbewerbs zum Erreichen des besten Preis-/Leistungs-Verhältnisses in Einklang und sehen Verhandlungsverfahren nur bis zu einem angemessenen Betrag oder in wohlbegründeten Fällen vor.
b)
Sie sorgen für Transparenz im Wege angemessener Bekanntmachung vor der Auftragsvergabe - insbesondere Ausschreibungen - und angemessener Bekanntgabe der Auftragnehmer.
c)
Sie sorgen für Gleichbehandlung, Verhältnismäßigkeit und Nichtdiskriminierung.
d)
Sie beugen während des gesamten Vergabeverfahrens Interessenkonflikten vor.
Die Vorschriften der Mitgliedstaaten oder Drittländer zur Umsetzung der Richtlinie 2004/18 EG gelten als den Vorschriften gleichwertig, die die Organe gemäß der Haushaltsordnung anwenden.
(2) Die Kommission kann Finanzhilfevorschriften und -verfahren als den ihren gleichwertig ansehen, sofern sie die folgenden Anforderungen erfüllen:
a)
Sie stehen mit den Grundsätzen der Verhältnismäßigkeit, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, der Gleichbehandlung und der Nichtdiskriminierung in Einklang.
b)
Sie sorgen für Transparenz im Wege angemessener Bekanntmachung von Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen - wobei sie direkte Auftragsvergabe nur bis zu einem angemessenen Betrag oder in wohlbegründeten Fällen erlauben - und angemessener nachträglicher Bekanntmachung der Empfänger - unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit.
c)
Sie beugen während des gesamten Finanzhilfeverfahrens Interessenkonflikten vor.
d)
Sie sorgen dafür, dass Finanzhilfen nicht kumuliert oder rückwirkend gewährt werden, dass sie grundsätzlich kofinanziert werden und dass sie nicht zum Ziel oder zur Folge haben, dass der Empfänger einen Gewinn erzielt.
(3) Wenn die Rechnungsführungs- und internen Kontrollsysteme der Einrichtungen und Personen, die die Kommission mit Haushaltsvollzugsaufgaben zu betrauen gedenkt, den in Artikel 32 der Haushaltsordnung festgelegten Grundsätzen entsprechen, kann die Kommission diese hinsichtlich des Niveaus des Schutzes der finanziellen Interessen der Union und der hinreichenden Gewähr für die Erreichung der verwaltungstechnischen Ziele als ihren Systemen gleichwertig anerkennen.
Artikel 39
Ex-ante-Bewertung der Vorschriften und Verfahren der Einrichtungen und Personen bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 61 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
Für die Zwecke der Ex-ante-Bewertung gemäß Artikel 61 Absatz 1 der Haushaltsordnung kann sich der zuständige Anweisungsbefugte auf eine Ex-ante-Bewertung durch einen anderen Anweisungsbefugten stützen, sofern dessen Schlussfolgerungen für die spezifischen Risiken der zu übertragenden Aufgaben, insbesondere deren Art und der betroffenen Beträge, relevant sind.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann sich auf eine Ex-ante-Bewertung durch andere Geber stützen, sofern diese anhand von Auflagen erfolgt ist, die den in Artikel 60 der Haushaltsordnung für die indirekte Mittelverwaltung genannten Auflagen gleichwertig sind.
Artikel 40
Vereinbarung über die Übertragung von Haushaltsvollzugsaufgaben an Einrichtungen und Personen
(Artikel 61 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Übertragungsvereinbarungen enthalten detaillierte Regelungen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union und zur Gewährleistung der Transparenz der durchgeführten Maßnahmen. Diese Regelungen umfassen mindestens Folgendes:
a)
eindeutige Festlegung der übertragenen Aufgaben und deren Grenzen, insbesondere hinsichtlich der Änderung der übertragenen Aufgaben, des Forderungsverzichts und der Verwendung erstatteter oder nicht verwendeter Mittel;
b)
Bedingungen und Modalitäten für die Wahrnehmung der Aufgaben, Verantwortlichkeiten und durchzuführenden Kontrollen, einschließlich der Evaluierung der Programme;
c)
Bedingungen für die Zahlung des Beitrags der Union, die Erstattung von für die Durchführung entstandenen Kosten und die Vergütung der beauftragten Einrichtung sowie Bestimmungen über die zur Rechtfertigung der Zahlungen vorzulegenden Unterlagen;
d)
Vorschriften für die Berichterstattung an die Kommission betreffend die Durchführung der Aufgaben, erwartete Ergebnisse, aufgetretene Unregelmäßigkeiten und daraufhin getroffene Maßnahmen, Bedingungen für die Aussetzung oder Unterbrechung von Zahlungen sowie Bedingungen für die Beendigung der Wahrnehmung der Aufgaben;
e)
Datum, bis zu dem die einzelnen Verträge und Vereinbarungen zur Durchführung der Übertragungsvereinbarung zu schließen sind, und das der Art der zu übertragenden Aufgaben angemessen sein muss;
f)
Bestimmungen, die es der Einrichtung oder Person erlauben, Einrichtungen, die sich in einer der in Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a, b und e und in Artikel 107 Buchstaben a und b der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden, von der Teilnahme an Vergabeverfahren, Finanzhilfeverfahren oder Wettbewerben oder von der Vergabe von Aufträgen, Finanzhilfen oder Preisgeldern auszuschließen;
g)
Modalitäten der Kontrolle durch die Kommission sowie Bestimmungen über den Zugang der Kommission, des OLAF und des Rechnungshofs zu Informationen, die sie zur Wahrnehmung ihrer Pflichten benötigen, und die Befugnis, Prüfungen und Untersuchungen durchzuführen, einschließlich Prüfungen vor Ort;
h)
Vorkehrungen für die
i)
Verpflichtung der betrauten Einrichtung, die Kommission unverzüglich über etwaigen Betrug im Zusammenhang mit der Verwaltung von Mitteln der Union und die daraufhin getroffenen Maßnahmen zu unterrichten;
ii)
Benennung einer Kontaktstelle, die über die entsprechenden Befugnisse für eine direkte Zusammenarbeit mit dem OLAF verfügt, um dessen operative Tätigkeiten zu unterstützen;
i)
Bedingungen für die Verwendung von Bankkonten sowie anfallender Zinserträge nach Artikel 8 Absatz 4 der Haushaltsordnung;
j)
Vorkehrungen zur Gewährleistung der Erkennbarkeit der Maßnahme der Union insbesondere gegenüber den übrigen Tätigkeiten der Einrichtung.
Artikel 41
Verwaltungserklärung und Konformitätserklärung
(Artikel 60 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
Bei Maßnahmen, die vor Ende des betreffenden Haushaltsjahrs abgeschlossen werden, kann der Abschlussbericht der betrauten Einrichtung oder Person über diese Maßnahme an die Stelle der in Artikel 60 Absatz 5 Buchstabe b der Haushaltsordnung genannten Verwaltungserklärung treten, sofern er vor dem 15. Februar des auf das betreffende Haushaltsjahr folgenden Jahres vorgelegt wird.
Bei von internationalen Organisationen oder Drittländern durchgeführten Maßnahmen, die auf höchstens 18 Monate befristet sind, kann die in Artikel 60 Absatz 5 der Haushaltsordnung genannte Konformitätserklärung in den Abschlussbericht einbezogen werden.
Artikel 42
Verfahren für die Rechnungsprüfung und Rechnungsannahme sowie Ausschluss nicht vorschriftsmäßiger Ausgaben von der Finanzierung aus Mitteln der Union bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 60 Absatz 6 Buchstaben b und c der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der besonderen Bestimmungen in den sektorspezifischen Vorschriften umfassen die in Artikel 60 Absatz 6 Buchstaben b und c der Haushaltsordnung genannten Verfahren
a)
Belegprüfungen sowie gegebenenfalls Vor-Ort-Prüfungen durch die Kommission;
b)
Feststellung des Betrages der Ausgaben, der als zulasten des Haushalts gehend anerkannt wird, durch die Kommission, gegebenenfalls im Anschluss an ein kontradiktorisches Verfahren mit den zuvor entsprechend unterrichteten Einrichtungen und Personen;
c)
gegebenenfalls Berechnung der Finanzkorrekturen durch die Kommission;
d)
Einziehung oder Auszahlung des Saldos, der sich aus der Differenz zwischen den anerkannten Ausgaben und den bereits an die Einrichtungen oder Personen ausgezahlten Beträgen ergibt, durch die Kommission.
Für die Zwecke von Buchstabe d nimmt die Kommission die Einziehung geschuldeter Beträge nach Möglichkeit durch Verrechnung gemäß Artikel 87 vor.
(2) Werden Haushaltsvollzugsaufgaben auf eine Einrichtung übertragen, die eine von mehreren Gebern finanzierte Maßnahme durchführt, wird bei den Verfahren nach Artikel 60 Absatz 6 Buchstaben b und c der Haushaltsordnung geprüft, ob die Einrichtung für die betreffende Maßnahme einen Betrag in Höhe des von der Kommission dafür gezahlten Betrags verwendet hat und ob die Ausgabe in Einklang mit den Verpflichtungen erfolgt ist, die in der Vereinbarung niedergelegt sind, die mit der Einrichtung geschlossen wurde.
Für die Zwecke dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck „von mehreren Gebern finanzierte Maßnahme“ jede Maßnahme, bei der die Mittel der Union mit den Mitteln mindestens eines anderen Gebers gebündelt werden.
Artikel 43
Besondere Bestimmungen für die indirekte Mittelverwaltung mit internationalen Organisationen
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer ii und Artikel 188 der Haushaltsordnung)
(1) Bei den internationalen Organisationen gemäß Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer ii der Haushaltsordnung handelt es sich im Einzelnen um:
a)
internationale öffentliche Einrichtungen, die durch zwischenstaatliche Abkommen geschaffen werden, sowie von diesen eingerichtete spezialisierte Agenturen;
b)
das Internationale Komitee vom Roten Kreuz;
c)
den Internationalen Verband der nationalen Gesellschaften des Roten Kreuzes und des Roten Halbmonds;
d)
andere Organisationen ohne Erwerbszweck, die durch einen Beschluss der Kommission internationalen Organisationen gleichgestellt sind.
(2) Führt die Kommission den Haushalt nach dem Prinzip der indirekten Mittelverwaltung mit internationalen Organisationen aus, finden die mit den betreffenden internationalen Organisationen geschlossenen Überprüfungsvereinbarungen Anwendung.
Artikel 44
Benennung von öffentlichen Einrichtungen oder privatrechtlichen Einrichtungen, die im öffentlichen Auftrag tätig werden
(Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffern v und vi der Haushaltsordnung)
(1) Die öffentlichen Einrichtungen oder privatrechtlichen Einrichtungen, die im öffentlichen Auftrag tätig werden, unterliegen dem Recht des Mitgliedstaats oder Landes, in dem sie errichtet wurden.
(2) Im Falle einer Verbundverwaltung, welche die Benennung von mindestens einer Einrichtung je Mitgliedstaat oder Land erforderlich macht, wird diese Benennung von dem betroffenen Mitgliedstaat oder Land gemäß dem Basisrechtsakt vorgenommen.
In allen anderen Fällen benennt die Kommission diese Einrichtungen im Einvernehmen mit den betreffenden Mitgliedstaaten oder Ländern.
KAPITEL 3
Finanzakteure
Abschnitt 1
Rechte und Pflichten der Finanzakteure
Artikel 45
Rechte und Pflichten der Finanzakteure
(Artikel 64 der Haushaltsordnung)
(1) Jedes Organ stellt jedem Finanzakteur die zur Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Ressourcen zur Verfügung und gibt ihm eine Charta an die Hand, in der seine Aufgaben, Rechte und Pflichten im Einzelnen beschrieben sind.
(2) Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, unterliegen in Bezug auf die an sie weiterübertragenen Finanzverwaltungsaufgaben der von der Kommission hierfür aufgestellten Charta.
Abschnitt 2
Der Anweisungsbefugte
Artikel 46
Unterstützung der bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten
(Artikel 65 der Haushaltsordnung)
Der zuständige Anweisungsbefugte kann bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben von Bediensteten unterstützt werden, die beauftragt werden, unter seiner Verantwortung bestimmte Vorgänge auszuführen, die für den Haushaltsvollzug und die Bereitstellung der Finanz- und Verwaltungsinformationen erforderlich sind. Um Interessenkonflikten vorzubeugen, unterliegen Bedienstete, die bevollmächtigte oder nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte unterstützen, den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung.
Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, können bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben von Bediensteten der Kommission unterstützt werden.
Artikel 47
Interne Vorschriften über die Übertragung der Anweisungsbefugnis
(Artikel 65 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ legt in seinen internen Vorschriften die Mittelbewirtschaftungsmaßnahmen fest, die es für die reibungslose Ausführung seines Teils des Haushaltsplans für erforderlich hält; diese Maßnahmen müssen mit der Haushaltsordnung und der vorliegenden Verordnung in Einklang stehen.
Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, unterliegen in Bezug auf die an sie weiterübertragenen Finanzverwaltungsaufgaben den Internen Vorschriften der Kommission.
Artikel 48
Aufbewahrung der Belege bei den Anweisungsbefugten
(Artikel 66 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
Für die Aufbewahrung der Originalbelege im Zusammenhang mit und im Anschluss an den Haushaltsvollzug und die Haushaltsvollzugshandlungen richtet der Anweisungsbefugte papiergestützte oder elektronische Systeme ein, die Folgendes vorsehen:
a)
ihre Nummerierung,
b)
ihre Datierung,
c)
die Führung von - gegebenenfalls DV-gestützten - Registern, anhand deren festgestellt werden kann, wo sich jeder Originalbeleg befindet,
d)
ihre Aufbewahrung während eines Zeitraums von mindestens fünf Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem das Europäische Parlament die Entlastung für das Haushaltsjahr erteilt, auf das sich die jeweiligen Belege beziehen,
e)
die Aufbewahrung der Belege bezüglich der für Vorfinanzierungen geleisteten Sicherheiten des Organs und die Erstellung eines Zeitplans für eine angemessene Überwachung dieser Sicherheiten.
Belege für nicht endgültig abgeschlossene Vorgänge werden über den in Absatz 1 Buchstabe d vorgesehenen Zeitraum hinaus bis zum Ende des Jahres aufbewahrt, das auf das Jahr des Abschlusses dieser Vorgänge folgt.
In Belegen enthaltene personenbezogene Daten, deren Bereithaltung für die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans, zu Kontroll- oder Prüfungszwecken nicht erforderlich ist, werden nach Möglichkeit entfernt. Im Hinblick auf die Aufbewahrung von Verkehrsdaten gilt Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Artikel 49
Ex-ante- und Ex-post-Kontrollen
(Artikel 66 Absätze 5 und 6 der Haushaltsordnung)
(1) Unter Einleitung eines Vorgangs sind sämtliche Vorgänge zu verstehen, die von den in Artikel 46 bezeichneten Bediensteten ausgeführt werden können und der Vorbereitung von Haushaltsvollzugshandlungen der zuständigen Anweisungsbefugten dienen.
(2) Unter Ex-ante-Überprüfung eines Vorgangs sind sämtliche vom zuständigen Anweisungsbefugten eingerichteten Ex-ante-Kontrollen zu verstehen, mit denen die operativen und finanziellen Aspekte des Vorgangs überprüft werden sollen.
(3) Bei den Ex-ante-Kontrollen wird geprüft, ob die angeforderten Belege und sonstigen verfügbaren Informationen kohärent sind.
Die Prüftiefe und -häufigkeit für die Ex-ante-Kontrollen legt der zuständige Anweisungsbefugte unter Berücksichtigung von Risiko- und Kostenwirksamkeitsaspekten fest. Im Zweifelsfalle fordert der für die Feststellung der betreffenden Ausgabe zuständige Anweisungsbefugte im Rahmen der Ex-ante-Kontrolle zusätzliche Informationen an oder führt eine Vor-Ort-Kontrolle durch, um eine angemessene Gewähr zu erreichen.
Mit den Ex-ante-Kontrollen soll insbesondere Folgendes festgestellt werden:
a)
die Ordnungsmäßigkeit der Ausgabe und Einnahme und ihre Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften, insbesondere des Haushaltsplans und der relevanten Regelungen, sowie mit allen in Anwendung der Verträge und der einschlägigen Regelungen erlassenen Rechtsakten und gegebenenfalls den vertraglichen Bedingungen;
b)
die Anwendung des in Teil 1 Titel II Kapitel 7 der Haushaltsordnung aufgeführten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Für die Kontrollen kann der zuständige Anweisungsbefugte mehrere ähnliche Einzeltransaktionen im Zusammenhang mit den laufenden Personalausgaben für Dienstbezüge, Ruhegehälter, Erstattung von Dienstreisekosten und Krankheitskosten als eine einzige Transaktion behandeln.
(4) Die Ex-post-Kontrollen können auf der Grundlage von Belegen und erforderlichenfalls vor Ort durchgeführt werden.
Bei Ex-post-Kontrollen wird geprüft, ob die aus dem Haushalt finanzierten Maßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt werden und insbesondere die in Absatz 3 genannten Kriterien erfüllt sind.
Die Ergebnisse der Ex-post-Kontrollen werden vom bevollmächtigten Anweisungsbefugten zumindest jährlich geprüft, um etwaige systembedingte Probleme feststellen zu können. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte trifft entsprechende Abhilfemaßnahmen.
Die Risikoanalyse nach Artikel 66 Absatz 6 der Haushaltsordnung wird unter Berücksichtigung der Kontrollergebnisse und anderer einschlägiger Informationen überarbeitet.
Bei Mehrjahresprogrammen entwickelt der bevollmächtigte Anweisungsbefugte eine mehrjährige Strategie hinsichtlich Art und Umfang der Kontrollen für den Programmzeitraum und legt fest, wie die Ergebnisse für die jährliche Zuverlässigkeitserklärung im Jahresvergleich zu messen sind.
Artikel 50
Berufsethischer Kodex
(Artikel 66 Absatz 7 und Artikel 73 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
(1) Die vom zuständigen Anweisungsbefugten mit der Überprüfung der Finanzvorgänge betrauten Bediensteten werden aufgrund ihrer besonderen Fachkenntnisse und beruflichen Fähigkeiten ausgewählt, die durch Zeugnisse oder eine entsprechende Berufserfahrung nachgewiesen werden oder im Zuge einer besonderen Schulung erworben wurden.
(2) Jedes Organ legt einen berufsethischen Kodex fest, der insbesondere für den Bereich interne Kontrolle Folgendes regelt:
a)
das von den in Absatz 1 bezeichneten Bediensteten verlangte technische und finanzielle Fachniveau;
b)
die Verpflichtung dieser Bediensteten zur kontinuierlichen Weiterbildung;
c)
Mandat, Rolle und Aufgaben der betreffenden Bediensteten;
d)
die von ihnen zu befolgenden Verhaltensregeln, insbesondere hinsichtlich der Berufsethik und der Integrität sowie die ihnen zuerkannten Rechte.
(3) Leiter von Delegationen der Union, die gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind, unterliegen in Bezug auf die an sie weiterübertragenen Finanzverwaltungsaufgaben dem in Absatz 2 genannten berufsethischen Kodex der Kommission.
(4) Jedes Organ führt Strukturen ein, die es ermöglichen, relevante Informationen über die Kontrollnormen sowie die einschlägigen Methoden und Techniken bei den anweisungsbefugten Dienststellen zu verbreiten und regelmäßig zu aktualisieren.
Artikel 51
Untätigkeit des bevollmächtigten Anweisungsbefugten
(Artikel 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung)
Unter Untätigkeit des bevollmächtigten Anweisungsbefugten im Sinne von Artikel 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung ist zu verstehen, dass innerhalb einer in Anbetracht der Umstände des Einzelfalls angemessenen Frist, auf jeden Fall aber innerhalb einer Frist von höchstens einem Monat keinerlei Reaktion erfolgt ist.
Artikel 52
Weiterleitung von Finanz- und Verwaltungsinformationen an den Rechnungsführer
(Artikel 66 der Haushaltsordnung)
Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte übermittelt dem Rechnungsführer unter Einhaltung der von diesem festgelegten Vorschriften die Finanz- und Verwaltungsinformationen, die dieser zur Wahrnehmung seiner Aufgaben benötigt.
Der Anweisungsbefugte legt dem Rechnungsführer regelmäßig, mindestens jedoch anlässlich der Rechnungsabschlüsse, die Finanzinformationen zu den Treuhandkonten vor, so dass die Verwendung von Mitteln der Union in ihren Rechnungsabschlüssen ausgewiesen werden kann.
Artikel 53
Bericht über Verhandlungsverfahren
(Artikel 66 der Haushaltsordnung)
Die bevollmächtigten Anweisungsbefugten erfassen für jedes Haushaltsjahr die im Verhandlungsverfahren gemäß Artikel 134 Absatz 1 Buchstaben a bis g, Artikel 135 Absatz 1 Buchstaben a bis d und den Artikeln 266, 268 und 270 der vorliegenden Verordnung vergebenen Aufträge. Nimmt der Anteil der Verhandlungsverfahren an der Zahl der von demselben bevollmächtigten Anweisungsbefugten vergebenen Aufträge gegenüber den früheren Haushaltsjahren beträchtlich zu oder ist dieser Anteil erheblich höher als der bei seinem Organ verzeichnete Durchschnitt, erstattet der zuständige Anweisungsbefugte dem Organ Bericht und erläutert gegebenenfalls die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um dieser Tendenz entgegenzuwirken. Jedes Organ übermittelt dem Europäischen Parlament und dem Rat einen Bericht über die Verhandlungsverfahren. Für die Kommission wird dieser Bericht der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung beigefügt.
Abschnitt 3
Der Rechnungsführer
Artikel 54
Ernennung des Rechnungsführers
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer wird von jedem Organ aus den Reihen der dem Statut der Beamten der Europäischen Union unterliegenden Beamten ernannt.
Er wird vom Organ aufgrund seiner besonderen Sachkenntnis, die durch Zeugnisse oder eine gleichwertige Berufserfahrung nachzuweisen ist, ausgewählt.
(2) Zwei oder mehrere Organe oder Einrichtungen können denselben Rechnungsführer ernennen.
In einem solchen Fall treffen sie die notwendigen Vorkehrungen, um etwaige Interessenkonflikte zu vermeiden.
Artikel 55
Ausscheiden des Rechnungsführers aus dem Amt
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Ausscheiden des Rechnungsführers aus dem Amt wird so rasch wie möglich eine allgemeine Kontenbilanz erstellt.
(2) Die Kontenbilanz wird dem neuen Rechnungsführer zusammen mit einem Übergabebericht von dem scheidenden Rechnungsführer oder, falls dies unmöglich ist, von einem Beamten seiner Dienststelle übermittelt.
Der neue Rechnungsführer unterzeichnet die Kontenbilanz innerhalb eines Monats nach Übermittlung zur Erteilung seines Einverständnisses und kann Vorbehalte äußern.
Der Übergabebericht enthält auch das Ergebnis der Kontenbilanz sowie die geäußerten Vorbehalte.
(3) Jedes Organ bzw. jede Einrichtung nach Artikel 208 der Haushaltsordnung unterrichtet das Europäische Parlament, den Rat und den Rechnungsführer der Kommission innerhalb von zwei Wochen, wenn es/sie einen Rechnungsführer ernennt, und wenn dieser aus dem Amt scheidet.
Artikel 56
Validierung der Rechnungsführungs- und Inventarsysteme
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Der zuständige Anweisungsbefugte informiert den Rechnungsführer über sämtliche Entwicklungen bzw. umfassenden Änderungen jedes Rechnungsführungssystems, Inventarsystems oder Systems zur Bewertung der Aktiva und Passiva, das Daten für die Rechnungslegung des Organs liefert oder zum Nachweis von Daten der Rechnungslegung herangezogen wird, so dass der Rechnungsführer die Einhaltung der Validierungskriterien überprüfen kann.
Der Rechnungsführer kann ein bereits validiertes Rechnungsführungssystem jederzeit erneut überprüfen. Wird ein vom Anweisungsbefugten eingerichtetes Rechnungsführungssystem vom Rechnungsführer nicht validiert bzw. zieht dieser eine früher gegebene Validierung zurück, so erstellt der zuständige Anweisungsbefugte einen Aktionsplan, um die Mängel, die zu dieser Entscheidung geführt haben, schnellstmöglich zu beheben.
Der zuständige Anweisungsbefugte ist für die Vollständigkeit der an den Rechnungsführer weitergeleiteten Angaben verantwortlich.
Artikel 57
Kassenmittelverwaltung
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer sorgt dafür, dass seinem Organ ausreichende Mittel zur Deckung des Kassenbedarfs im Rahmen des Haushaltsvollzugs zur Verfügung stehen.
(2) Für die Zwecke des Absatzes 1 richtet der Rechnungsführer Liquiditätsmanagementsysteme ein, die ihm die Erstellung von Kassenmittelvorausschätzungen gestatten.
(3) Der Rechnungsführer der Kommission verteilt die verfügbaren Mittel gemäß den Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1150/2000.
Artikel 58
Verwaltung der Bankkonten
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Zum Zwecke der Kassenmittelverwaltung kann der Rechnungsführer im Namen des Organs bei den Finanzinstituten oder den nationalen Zentralbanken Konten einrichten bzw. einrichten lassen. In ordnungsgemäß begründeten Ausnahmefällen kann der Rechnungsführer auch auf andere Währungen als den Euro lautende Konten einrichten.
(2) Der Rechnungsführer ist für die Schließung der Konten nach Absatz 1 verantwortlich bzw. stellt sicher, dass solche Konten geschlossen werden.
(3) Der Rechnungsführer bestimmt gemäß den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, der Rentabilität und des Wettbewerbs die Konditionen für die Führung der bei den Finanzinstituten eingerichteten Konten nach Absatz 1.
(4) Spätestens alle fünf Jahre veranlasst der Rechnungsführer eine neuerliche Ausschreibung im Leistungswettbewerb für Finanzinstitute, bei denen Konten nach Absatz 1 eingerichtet werden konnten.
Soweit dies nach den örtlichen Bankvorschriften möglich ist, werden die bei Finanzinstituten außerhalb der Union eingerichteten Zahlstellenkonten regelmäßig einer Marktanalyse unterzogen. Eine solche Analyse findet mindestens alle fünf Jahre auf Antrag des Zahlstellenverwalters statt, der anschließend dem Rechnungsführer einen begründeten Vorschlag für die Auswahl einer Bank für einen Zeitraum von höchstens fünf Jahren unterbreitet.
(5) Der Rechnungsführer sorgt für die strikte Einhaltung der Konditionen für die Führung der bei den Finanzinstituten eingerichteten Konten nach Absatz 1.
Für bei Finanzinstituten in Drittländern geführte Konten übernimmt der Zahlstellenverwalter diese Aufgabe unter Beachtung der Rechtsvorschriften des Landes, in dem er sein Mandat ausübt.
(6) Der Rechnungsführer der Kommission informiert die Rechnungsführer der anderen Organe und der Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung über die Konditionen für die Führung der bei den verschiedenen Finanzinstituten eingerichteten Konten. Die Rechnungsführer der anderen Organe und der Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung passen die Konditionen für die Führung der von ihnen eingerichteten Konten an diese Konditionen an.
Artikel 59
Zeichnungsvollmacht
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Die Konditionen für die Eröffnung, Führung und Verwendung der Konten enthalten eine Bestimmung, wonach für Schecks, Überweisungen und sonstige Banktransaktionen entsprechend den Vorschriften für die Interne Kontrolle die Unterschrift eines oder mehrerer ordnungsgemäß bevollmächtigter Bediensteter erforderlich ist. Außerhalb des Systems ausgefertigte Anweisungen werden von mindestens zwei ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten oder vom Rechnungsführer persönlich unterzeichnet.
Für die Zwecke des Absatzes 1 übermittelt der Rechnungsführer eines jeden Organs allen Finanzinstituten, bei denen das betreffende Organ Konten unterhält, die Namen und Unterschriftsproben der bevollmächtigten Bediensteten.
Artikel 60
Verwaltung der Salden der Bankkonten
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer vergewissert sich, dass der Saldo der Bankkonten gemäß Artikel 58 nicht wesentlich von den Kassenmittelvorausschätzungen gemäß Artikel 57 Absatz 2 abweicht und auf jeden Fall
a)
keines dieser Konten einen Debetsaldo aufweist,
b)
der Saldo von Devisenkonten regelmäßig in Euro umgerechnet wird.
(2) Der Rechnungsführer darf auf Devisenkonten keine Salden halten, die dem Organ übermäßige Verluste aufgrund von Wechselkursschwankungen verursachen könnten.
Artikel 61
Überweisungen und Umtauschtransaktionen
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Unbeschadet des Artikels 69 nimmt der Rechnungsführer Überweisungen zwischen den von ihm im Namen des Organs bei Finanzinstituten eingerichteten Konten sowie Devisenumrechnungen vor.
Artikel 62
Zahlungsmodalitäten
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Zahlungen werden per Überweisung oder per Scheck und im Falle von Zahlstellen nach Maßgabe von Artikel 67 Absatz 4 auch per Debitkarte geleistet.
Artikel 63
Datei „Rechtsträger“
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer kann Zahlungen auf dem Wege der Überweisung nur dann veranlassen, wenn die Bankdaten des Zahlungsempfängers und die Angaben, die die Identität des Zahlungsempfängers belegen, sowie alle Änderungen zuvor in einer gemeinsamen Datei je Organ erfasst worden sind.
Jede Aufnahme der Rechts- und Bankdaten des Zahlungsempfängers in diese Datei bzw. jede Änderung dieser Daten erfolgt auf der Grundlage eines entsprechenden Nachweises in der vom Rechnungsführer festgelegten Form.
(2) Im Hinblick auf eine Zahlung im Wege der Überweisung können die Anweisungsbefugten nur dann eine Verpflichtung im Namen ihres Organs gegenüber einem Dritten eingehen, wenn dieser ihnen die erforderlichen Unterlagen für die Aufnahme in die Datei übermittelt hat.
Die Anweisungsbefugten informieren den Rechnungsführer über jede Änderung der ihnen von den Empfängern mitgeteilten Rechts- und Bankangaben und sie prüfen, ob diese Angaben gültig sind, bevor eine Ausgabe angeordnet wird.
Bei den Heranführungshilfen können einzelne rechtliche Verpflichtungen mit den Behörden der beitrittswilligen Länder ohne vorherige Registrierung in der Rechtsträger-Datei eingegangen werden. In diesem Fall setzt der Anweisungsbefugte alles daran, damit diese Registrierung so rasch wie möglich erfolgt. In den jeweiligen Verträgen ist vorzusehen, dass die Mitteilung der Bankangaben des Empfängers an die Kommission Voraussetzung für die erste Zahlung ist.
Artikel 64
Aufbewahrung der Belege beim Rechnungsführer
(Artikel 68 der Haushaltsordnung)
Die Belege im Zusammenhang mit der Rechnungsführung und Rechnungslegung gemäß Artikel 141 der Haushaltsordnung werden während eines Zeitraums von fünf Jahren aufbewahrt, gerechnet ab dem Zeitpunkt, zu dem das Europäische Parlament für das Haushaltsjahr, auf das sich die Belege beziehen, die Entlastung erteilt.
Belege für nicht endgültig abgeschlossene Vorgänge werden jedoch über diesen Zeitraum hinaus bis zum Ende des Jahres aufbewahrt, das auf das Jahr des Abschlusses der betreffenden Vorgänge folgt. Im Hinblick auf die Aufbewahrung von Verkehrsdaten gilt Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Jedes Organ bestimmt, bei welcher Dienststelle die Belege aufbewahrt werden.
Artikel 65
Zur Verfügung über die Konten ermächtigte Personen
(Artikel 69 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ legt fest, unter welchen Bedingungen die von ihm benannten Bediensteten, die zur Verfügung über die bei den Außenstellen gemäß Artikel 72 eingerichteten Konten ermächtigt sind, den Finanzinstituten vor Ort ihre Namen und Unterschriftsproben mitteilen dürfen.
Abschnitt 4
Der Zahlstellenverwalter
Artikel 66
Bedingungen für die Inanspruchnahme von Zahlstellen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) Erweisen sich Zahlungen auf haushaltstechnischem Wege als materiell unmöglich oder insbesondere aufgrund der geringen Höhe der zu zahlenden Beträge als wenig rationell, so können für die Zahlung dieser Ausgaben Zahlstellen eingerichtet werden.
(2) Der Zahlstellenverwalter ist befugt, auf der Grundlage eines in den Weisungen des zuständigen Anweisungsbefugten genau festgelegten Rahmens die vorläufige Feststellung und die Zahlung der Ausgaben vorzunehmen. Diese Weisungen enthalten die Vorschriften und die Bedingungen für die vorläufige Feststellung und die Zahlung der Ausgaben sowie gegebenenfalls die Bestimmungen für die Unterzeichnung rechtlicher Verpflichtungen im Sinne von Artikel 97 Absatz 1 Buchstabe e.
(3) Die Einrichtung einer Zahlstelle und die Benennung eines Zahlstellenverwalters werden vom Rechnungsführer auf ordnungsgemäß begründeten Vorschlag des zuständigen Anweisungsbefugten beschlossen. In diesem Beschluss wird auf die Verantwortlichkeiten und Verpflichtungen des Zahlstellenverwalters und des Anweisungsbefugten hingewiesen.
Änderungen der Funktionsweise einer Zahlstelle werden ebenfalls vom Rechnungsführer auf ordnungsgemäß begründeten Vorschlag des zuständigen Anweisungsbefugten beschlossen.
(4) Über die in den Delegationen der Union eingerichteten Zahlstellen können sowohl Mittel des Einzelplans Kommission als auch Mittel des Einzelplans Europäischer Auswärtiger Dienst (im Folgenden „EAD“) des Gesamthaushaltsplans ausgezahlt werden, wobei die lückenlose Rückverfolgbarkeit der Ausgaben gewährleistet sein muss.
Artikel 67
Bedingungen für die Einrichtung einer Zahlstelle und die Leistung von Zahlungen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) In dem Beschluss über die Einrichtung einer Zahlstelle und die Benennung eines Zahlstellenverwalters sowie in dem Beschluss zur Änderung der Funktionsweise einer Zahlstelle ist insbesondere Folgendes festgelegt:
a)
Gegenstand und Höchstbetrag des ursprünglich zu gewährenden Vorschusses;
b)
gegebenenfalls Eröffnung eines Bank- oder Postscheckkontos auf den Namen des Organs;
c)
Art und Höchstbetrag jeder Ausgabe, die vom Zahlstellenverwalter an Dritte gezahlt bzw. bei ihnen eingezogen werden kann;
d)
Periodizität, Modalitäten für die Vorlage der Belege und Weiterleitung dieser Belege an den Anweisungsbefugten zwecks Abrechnung;
e)
Modalitäten für die etwaige Wiederauffüllung des Vorschusses;
f)
die Verpflichtung des Anweisungsbefugten, die Transaktionen der Zahlstellen spätestens am Ende des folgenden Monats abzurechnen, um die Abstimmung zwischen dem Kontensaldo und dem Banksaldo zu gewährleisten;
g)
Geltungsdauer der dem Zahlstellenverwalter vom Rechnungsführer erteilten Vollmacht;
h)
Identität des benannten Zahlstellenverwalters.
(2) Im Zusammenhang mit den Vorschlägen für Beschlüsse über die Einrichtung von Zahlstellen beachtet der Anweisungsbefugte Folgendes:
a)
Wenn ein Zugang zum zentralen, DV-gestützten Rechnungsführungssystem gegeben ist, wird vorrangig auf die Haushaltsverfahren zurückgegriffen.
b)
Auf Zahlstellen wird nur in ordnungsgemäß begründeten Fällen zurückgegriffen.
Der Höchstbetrag, der vom Zahlstellenverwalter ausgezahlt werden kann, wenn es materiell unmöglich ist oder unwirtschaftlich wäre, Zahlungen nach dem regulären haushaltstechnischen Verfahren vorzunehmen, darf 60 000 EUR je Ausgabe nicht überschreiten.
(3) Zahlungen an Dritte können vom Zahlstellenverwalter geleistet werden auf der Grundlage und im Rahmen
a)
vorheriger Mittelbindungen und rechtlicher Verpflichtungen, die vom zuständigen Anweisungsbefugten unterzeichnet worden sind;
b)
des positiven Restsaldos der Zahlstelle, in bar oder auf dem betreffenden Bankkonto.
(4) Die Zahlungen der Zahlstellen können nach Maßgabe der Anweisungen des Rechnungsführers per Banküberweisung, einschließlich eines Lastschriftverfahrens gemäß Artikel 89 der Haushaltsordnung, per Scheck oder im Wege anderer Zahlungsmittel, einschließlich Debitkarten, geleistet werden.
(5) Auf die geleisteten Zahlungen folgen vom zuständigen Anweisungsbefugten unterzeichnete förmliche Beschlüsse über die endgültige Feststellung und/oder abschließende Auszahlungsanordnungen.
Artikel 68
Auswahl der Zahlstellenverwalter
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Die Zahlstellenverwalter werden aus den Reihen der Beamten und nur in ordnungsgemäß begründeten Fällen aus den Reihen der übrigen Bediensteten ausgewählt. Die Zahlstellenverwalter werden aufgrund ihrer besonderen Kenntnisse, Fähigkeiten und Kompetenzen, die durch Zeugnisse oder eine entsprechende Berufserfahrung nachgewiesen werden, oder nach einer einschlägigen Schulung ausgewählt.
Artikel 69
Dotierung der Zahlstellen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer führt die Zahlung zur Ausstattung der Zahlstelle mit den erforderlichen Mitteln aus und gewährleistet ihre finanzielle Überwachung sowohl bei der Einrichtung von Bankkonten und der Übertragung der Zeichnungsbefugnis als auch bei den Kontrollen vor Ort und in der zentralen Rechnungsführung. Der Rechnungsführer stellt den Zahlstellen Mittel bereit. Die Vorschüsse werden auf das auf den Namen der Zahlstelle eröffnete Bankkonto eingezahlt.
Den betreffenden Zahlstellen können verschiedene lokale Einnahmen direkt zugeführt werden, so solche aus
a)
Verkäufen von Material,
b)
Veröffentlichungen,
c)
verschiedenen Erstattungen,
d)
Zinserträgen.
Die Abrechnung bei den Ausgaben und - sonstigen oder zweckgebundenen - Einnahmen erfolgt gemäß dem in Artikel 67 genannten Beschluss über die Einrichtung der Zahlstelle und den Bestimmungen der Haushaltsordnung. Die betreffenden Beträge werden vom Anweisungsbefugten bei der späteren Wiederauffüllung der Mittel derselben Zahlstelle in Abzug gebracht.
(2) Um insbesondere Wechselkursverluste zu vermeiden, kann der Zahlstellenverwalter Übertragungen zwischen den verschiedenen Bankkonten ein und derselben Zahlstelle vornehmen.
Artikel 70
Kontrollen seitens der Anweisungsbefugten und Rechnungsführer
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
(1) Der Zahlstellenverwalter führt nach den vom Rechnungsführer festgelegten Regeln und den von diesem erteilten Weisungen Buch über die ihm zur Verfügung stehenden Kassenmittel und Bankguthaben, über die geleisteten Zahlungen und die vereinnahmten Beträge. Die Übersichten über diese Buchführung sind dem zuständigen Anweisungsbefugten jederzeit zugänglich; der Zahlstellenverwalter erstellt mindestens einmal monatlich eine Aufstellung der Transaktionen, die er zusammen mit den dazugehörigen Belegen innerhalb des auf den jeweiligen Vorgang folgenden Monats dem zuständigen Anweisungsbefugten zwecks Abrechnung der Transaktionen der Zahlstelle übermittelt.
(2) Der Rechnungsführer nimmt in der Regel vor Ort unangemeldete Kontrollen vor bzw. lässt solche von einem eigens hierzu bevollmächtigten Bediensteten seiner Dienststellen oder der anweisungsbefugten Dienststellen vornehmen, um zu überprüfen, ob die den Zahlstellenverwaltern anvertrauten Mittel vorhanden sind, die Bücher ordnungsgemäß geführt und die Transaktionen der Zahlstellen unter Einhaltung der vorgeschriebenen Fristen abgerechnet werden. Der Rechnungsführer teilt dem zuständigen Anweisungsbefugten die Ergebnisse seiner Überprüfungen mit.
Artikel 71
Verfahren der Auftragsvergabe
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Zahlungen im Rahmen der Zahlstelle können bis zu dem in Artikel 137 Absatz 3 genannten Betrag zur Begleichung von Rechnungen geleistet werden, ohne dass zuvor ein Angebot angenommen wurde.
Artikel 72
Einrichtung von Zahlstellen
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
Gemäß Artikel 70 der Haushaltsordnung können zur Zahlung bestimmter Arten von Ausgaben bei jeder Außenstelle außerhalb der Europäischen Union eine oder mehrere Zahlstellen eingerichtet werden. Außenstellen sind insbesondere Delegationen, Vertretungen oder Büros der Union in Drittländern.
Der Beschluss zur Einrichtung einer Zahlstelle regelt deren Funktionsweise auf der Grundlage der besonderen Erfordernisse der betreffenden Außenstelle und nach Maßgabe von Artikel 70.
Artikel 73
Zahlstellenverwalter und zur Verfügung über die Konten ermächtigte Personen in den Delegationen der Union
(Artikel 70 der Haushaltsordnung)
In Ausnahmefällen und wenn dies zur Aufrechterhaltung des Dienstbetriebs erforderlich ist, können die Aufgaben des EAD-Zahlstellenverwalters in den Delegationen der Union von Bediensteten der Kommission wahrgenommen werden. Unter den gleichen Bedingungen können Bedienstete des EAD in den Delegationen der Union zu Zahlstellenverwaltern der Kommission ernannt werden.
Die in Absatz 1 genannten Regelungen und Bedingungen gelten in den Delegationen der Union für die Ernennung von Personen, die vom Anweisungsbefugten zur Vornahme von Banktransaktionen ermächtigt werden.
KAPITEL 4
Verantwortlichkeit von Finanzakteuren
Abschnitt 1
Allgemeine Vorschriften
Artikel 74
Für Betrugsbekämpfung zuständige Stellen
(Artikel 66 Absatz 8 und Artikel 72 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
Bei den in Artikel 66 Absatz 8 und in Artikel 72 Absatz 2 der Haushaltsordnung bezeichneten Behörden und Stellen handelt es sich um die Stellen, die im Statut sowie in den Beschlüssen der Organe der Union über die Bedingungen und Modalitäten der internen Untersuchungen zur Bekämpfung von Betrug, Korruption und sonstigen rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der Interessen der Union bezeichnet sind.
Abschnitt 2
Auf die bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten anwendbare Vorschriften
Artikel 75
Finanzielle Unregelmäßigkeiten
(Artikel 66 Absatz 7 und Artikel 73 Absatz 6 der Haushaltsordnung)
Unbeschadet der Zuständigkeiten des OLAF ist das in Artikel 29 genannte Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten (im Folgenden „das Gremium“) für alle Verstöße gegen die Haushaltsordnung oder gegen Bestimmungen über die finanzielle Abwicklung und die Kontrolle von Vorgängen infolge von Handlungen oder Unterlassungen eines Bediensteten zuständig.
Artikel 76
Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten
(Artikel 66 Absatz 7 und Artikel 73 Absatz 6 der Haushaltsordnung)
(1) Fälle finanzieller Unregelmäßigkeiten gemäß Artikel 75 der vorliegenden Verordnung werden durch die Anstellungsbehörde dem Gremium zur Stellungnahme nach Artikel 73 Absatz 6 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung vorgelegt.
Sind Leiter von Delegationen der Union gemäß Artikel 56 Absatz 2 der Haushaltsordnung als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig, kann der zuständige Anweisungsbefugte das Gremium direkt ersuchen, über das Vorliegen einer finanziellen Unregelmäßigkeiten gemäß Artikel 75 der vorliegenden Verordnung zu befinden.
Ein bevollmächtigter Anweisungsbefugter, der der Auffassung ist, dass eine finanzielle Unregelmäßigkeit vorliegt, kann das Gremium befassen. Das Gremium äußert sich in seiner Stellungnahme über das Vorliegen einer finanziellen Unregelmäßigkeit gemäß Artikel 75, die Schwere der finanziellen Unregelmäßigkeit und ihre etwaigen Folgen. Gelangt das Gremium aufgrund seiner Analyse zu der Auffassung, dass der Fall, mit dem es befasst ist, in die Zuständigkeit des OLAF fällt, verweist es den Vorgang umgehend an die Anstellungsbehörde und setzt das OLAF unverzüglich hiervon in Kenntnis.
Wird das Gremium nach Maßgabe von Artikel 66 Absatz 8 der Haushaltsordnung direkt von einem Bediensteten unterrichtet, so leitet es den Vorgang an die Anstellungsbehörde weiter und setzt den Bediensteten hiervon in Kenntnis. Die Anstellungsbehörde kann das Gremium um eine Stellungnahme zu diesem Vorgang ersuchen.
(2) Jedes Organ oder, wenn mehrere Organe ein Gremium bilden, alle beteiligten Organe regelt bzw. regeln nach Maßgabe seiner bzw. ihrer internen Organisation die Arbeitsweise des Gremiums und dessen Zusammensetzung; dem Gremium gehört ein externer Teilnehmer an, der über die erforderliche Qualifikation und Erfahrung verfügt.
Artikel 77
Bestätigung von Weisungen
(Artikel 73 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Ist ein Anweisungsbefugter der Auffassung, dass eine ihm erteilte Weisung eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstößt, insbesondere weil ihre Ausführung mit den ihm zugewiesenen Ressourcen unvereinbar ist, so hat er dies der Stelle, die ihm die Befugnis übertragen bzw. weiterübertragen hat, schriftlich darzulegen. Wird diese Weisung schriftlich bestätigt, erfolgt diese Bestätigung innerhalb angemessener Fristen, und ist sie insofern präzise genug, als sie auf die vom bevollmächtigten oder nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten für strittig erachteten Aspekte ausdrücklich Bezug nimmt, so ist der Anweisungsbefugte von seiner Verantwortung entbunden; er führt die Weisung aus, es sei denn, sie ist offensichtlich rechtswidrig oder verstößt gegen geltende strafrechtliche Bestimmungen oder Sicherheitsnormen.
(2) Absatz 1 gilt auch, wenn ein Anweisungsbefugter bei der Ausführung einer ihm erteilten Weisung erfährt, dass der betreffende Vorgang mit Unregelmäßigkeiten behaftet ist.
Weisungen, die nach Maßgabe von Artikel 73 Absatz 3 der Haushaltsordnung bestätigt wurden, werden vom zuständigen bevollmächtigten Anweisungsbefugten erfasst und in seinem jährlichen Tätigkeitsbericht vermerkt.
KAPITEL 5
Einnahmenvorgänge
Abschnitt 1
Eigenmittel
Artikel 78
Eigenmittelvorschriften
(Artikel 76 der Haushaltsordnung)
Der Anweisungsbefugte erstellt einen voraussichtlichen Fälligkeitsplan, nach dem der Kommission die in dem Beschluss über das System der Eigenmittel der Union definierten Eigenmittel zur Verfügung zu stellen sind.
Die Feststellung und die Erhebung der Eigenmittel erfolgen nach Maßgabe der Vorschriften, die in Anwendung des in Absatz 1 genannten Beschlusses erlassen werden.
Abschnitt 2
Forderungsvorausschätzungen
Artikel 79
Forderungsvorausschätzungen
(Artikel 77 der Haushaltsordnung)
(1) Die Forderungsvorausschätzung enthält Angaben über die Art der Einnahme und ihre Verbuchung im Haushaltsplan sowie nach Möglichkeit die Bezeichnung des Schuldners und die voraussichtliche Höhe des Forderungsbetrags.
Bei der Aufstellung der Forderungsvorausschätzung überprüft der zuständige Anweisungsbefugte insbesondere
a)
die Richtigkeit der Verbuchungsstelle;
b)
die Ordnungsmäßigkeit und die Übereinstimmung der Forderungsvorausschätzung mit den geltenden Rechtsvorschriften und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
(2) Vorbehaltlich von Artikel 181 Absatz 2 und Artikel 183 Absatz 2 der Haushaltsordnung sowie Artikel 7 Absatz 2 der vorliegenden Verordnung begründet eine Forderungsvorausschätzung keine Mittel für Verpflichtungen. In den Fällen nach Artikel 21 der Haushaltsordnung werden die Mittel erst verfügbar, nachdem die geschuldeten Beträge tatsächlich durch die Union eingezogen wurden.
Abschnitt 3
Feststellung von Forderungen
Artikel 80
Verfahren
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
(1) Mit der Feststellung einer Forderung durch den Anweisungsbefugten wird bestätigt, dass die Union einen Anspruch gegenüber einem Schuldner hat und berechtigt ist, von diesem Schuldner die Begleichung seiner Schuld zu fordern.
(2) Die Einziehungsanordnung ist der Vorgang, mit dem der zuständige Anweisungsbefugte den Rechnungsführer anweist, die festgestellte Forderung einzuziehen.
(3) Die Zahlungsaufforderung ist die dem Schuldner erteilte Information, dass
a)
die Union die Forderung festgestellt hat;
b)
keine Verzugszinsen fällig werden, wenn die Zahlung seiner Schuld fristgerecht erfolgt;
c)
seine Schuld unbeschadet der geltenden spezifischen Vorschriften zu dem in Artikel 83 genannten Satz verzinslich ist, wenn sie innerhalb der in Buchstabe b genannten Frist nicht vollständig beglichen ist;
d)
das Organ, wenn die Schuld innerhalb der in Buchstabe b genannten Frist nicht vollständig beglichen ist, den geschuldeten Betrag durch Verrechnung oder durch Inanspruchnahme zuvor geleisteter Sicherheiten einzieht;
e)
der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung vor Ablauf der in Buchstabe b genannten Frist vornehmen kann, wenn dies zum Schutz der finanziellen Interessen der Union erforderlich ist, das heißt, wenn er berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass der der Kommission geschuldete Betrag verloren gehen könnte, wobei dem Schuldner vorab mitgeteilt wird, aus welchen Gründen und an welchem Tag die Einziehung durch Verrechnung erfolgt;
f)
das Organ, wenn sämtliche Maßnahmen der Buchstaben a bis e dieses Absatzes nicht zur vollständigen Einziehung der Schuld geführt haben, die Einziehung im Wege der Zwangsvollstreckung des Titels nach Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung oder auf der Grundlage eines gerichtlich erwirkten Titels vornimmt.
Die Zahlungsaufforderung wird ausgedruckt und dem Schuldner vom Anweisungsbefugten übermittelt. Der Rechnungsführer wird über das Rechnungsführungssystem über den Vorgang in Kenntnis gesetzt.
Artikel 81
Feststellung von Forderungen
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
Zur Feststellung einer Forderung vergewissert sich der zuständige Anweisungsbefugte, dass
a)
die Forderung einredefrei, d. h. nicht an eine Bedingung geknüpft ist;
b)
die Forderung auf Geld geht, d. h. in einem genauen Geldbetrag ausgedrückt ist;
c)
die Forderung fällig ist, d. h. dass keine Zahlungsfrist vorliegt;
d)
die Bezeichnung des Schuldners richtig ist;
e)
die Verbuchungsstelle des betreffenden Betrags richtig ist;
f)
die Belege ordnungsgemäß sind;
g)
der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, insbesondere gemäß den in Artikel 91 Absatz 1 Buchstabe a genannten Kriterien, beachtet wird.
Artikel 82
Belege für die Feststellung von Forderungen
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
(1) Jede Feststellung einer Forderung stützt sich auf Belege, die den Anspruch der Union bescheinigen.
(2) Vor Feststellung einer Forderung nimmt der zuständige Anweisungsbefugte entweder persönlich die Belegprüfung vor oder er vergewissert sich, dass diese Prüfung vorgenommen worden ist.
(3) Die Belege werden vom Anweisungsbefugten gemäß Artikel 48 aufbewahrt.
Artikel 83
Verzugszinsen
(Artikel 78 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der besonderen Bestimmungen, die aus der Anwendung sektorspezifischer Regelungen resultieren, sind für jede bei Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist nicht beglichene Schuld Zinsen gemäß den Absätzen 2 und 3 dieses Artikels zu zahlen.
(2) Auf die bei Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist nicht beglichenen Schulden wird der von der Europäischen Zentralbank für ihre Hauptrefinanzierungsgeschäfte zugrunde gelegte und am ersten Kalendertag des Fälligkeitsmonats geltende Zinssatz angewandt, der im Amtsblatt der Europäischen Union, Reihe C, veröffentlicht wird, zuzüglich
a)
acht Prozentpunkte, wenn es sich bei dem die Forderung begründenden Tatbestand um einen öffentlichen Liefer- oder Dienstleistungsauftrag gemäß Titel V handelt;
b)
dreieinhalb Prozentpunkte in allen übrigen Fällen.
(3) Der Zinsbetrag wird berechnet ab dem Kalendertag nach dem Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten und in der Zahlungsaufforderung festgesetzten Frist bis zu dem Kalendertag, an dem der geschuldete Betrag vollständig gezahlt wurde.
Die Einziehungsanordnung für den Betrag der Verzugszinsen wird zum Zeitpunkt des Erhalts der Zinsen ausgestellt.
(4) Hinterlegt im Fall einer Geldbuße der Schuldner eine Sicherheit, die der Rechnungsführer anstelle einer Zahlung akzeptiert, wird ab dem Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist der in Absatz 2 dieses Artikels genannte Zinssatz in seiner am ersten Tag des Monats, in dem der Beschluss, mit dem die Geldbuße verhängt wurde, geltenden Fassung, zuzüglich anderthalb Prozentpunkte, angewandt.
Abschnitt 4
Anordnung von Einziehungen
Artikel 84
Ausstellung der Einziehungsanordnung
(Artikel 79 der Haushaltsordnung)
(1) Die Einziehungsanordnung enthält folgende Angaben:
a)
das Haushaltsjahr, zu dessen Lasten die Verbuchung erfolgt;
b)
die Referenzdaten des Rechtsakts oder der rechtlichen Verpflichtung, der bzw. die den Forderungstatbestand darstellt und den Anspruch auf die Einziehung begründet;
c)
den einschlägigen Artikel des Haushaltsplans sowie eventuell erforderliche weitere Untergliederungen, gegebenenfalls einschließlich der Referenzdaten der entsprechenden Mittelbindung;
d)
den einzuziehenden Betrag, ausgedrückt in Euro;
e)
den Namen und die Anschrift des Schuldners;
f)
die Zahlungsfrist nach Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b;
g)
die mögliche Art der Einziehung, insbesondere einschließlich der Einziehung durch Verrechnung oder Inanspruchnahme aller vorherigen Sicherheitsleistungen.
(2) Die Einziehungsanordnung wird vom zuständigen Anweisungsbefugten datiert und unterzeichnet und an den Rechnungsführer weitergeleitet.
(3) Der Rechnungsführer eines jeden Organs führt ein Verzeichnis der einzuziehenden Forderungen. Das Verzeichnis wird nach dem Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnungen gegliedert. Er übermittelt dieses Verzeichnis dem Rechnungsführer der Kommission.
Der Rechnungsführer der Kommission erstellt ein konsolidiertes Verzeichnis, in dem die einzuziehenden Beträge nach Organ und Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnung aufgeschlüsselt sind. Das Verzeichnis wird dem Bericht der Kommission über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement beigefügt.
(4) Um den Schutz der finanziellen Interessen der Union zu stärken, erstellt die Kommission ein Verzeichnis sämtlicher Forderungen der Union, in dem neben den geschuldeten Beträgen die Schuldner namentlich aufgeführt sind, die von einem Gericht rechtskräftig zur Zahlung verurteilt wurden und innerhalb eines Jahres nach Ergehen des Urteils keine nennenswerten Zahlungen geleistet haben. Sie veröffentlicht dieses Verzeichnis unter gebührender Berücksichtigung des Schutzes personenbezogener Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Veröffentlichte personenbezogene Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen, werden entfernt, sobald der geschuldete Betrag vollständig getilgt wurde. Dies gilt auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen, deren Name eine oder mehrere natürliche Personen bestimmt.
Der Beschluss, den Schuldner in das Verzeichnis sämtlicher Forderungen der Europäischen Union aufzunehmen, wird im Einklang mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und unter Berücksichtigung der Höhe des Betrags getroffen.
Artikel 85
Vollstreckbarer Beschluss zugunsten anderer Organe
(Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die in Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannten außergewöhnlichen Umstände liegen vor, wenn das betreffende Organ die in Artikel 80 Absatz 1 der Haushaltsordnung vorgesehenen Möglichkeiten der freiwilligen Zahlung und der Einziehung durch Verrechnung ausgeschöpft hat und der Schuldbetrag erheblich ist.
(2) In Fällen nach Absatz 1 können die nicht in Artikel 299 AEUV genannten Organe die Kommission um den Erlass eines vollstreckbaren Beschlusses ersuchen.
(3) In dem vollstreckbaren Beschluss ist in jedem Fall festgelegt, dass die eingeforderten Beträge in den Einzelplan des betreffenden Organs einzustellen sind, dem die Anweisungsbefugnis zufällt. Sofern die Einnahmen keine zweckgebundenen Einnahmen nach Artikel 21 Absatz 3 der Haushaltsordnung darstellen, werden sie als allgemeine Einnahmen eingestellt.
(4) Das antragstellende Organ setzt die Kommission von allen Umständen in Kenntnis, die die Einziehung beeinflussen könnten, und unterstützt die Kommission im Falle der Anfechtung des vollstreckbaren Titels.
(5) Die Kommission und das betreffende Organ legen die Umsetzungsmodalitäten dieses Artikels einvernehmlich fest.
Abschnitt 5
Einziehung
Artikel 86
Einziehungsvorschriften
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Eingehende Forderungsbeträge werden vom Rechnungsführer in den Büchern erfasst, der seinerseits den zuständigen Anweisungsbefugten entsprechend unterrichtet.
(2) Für jede Bareinzahlung in die Kasse des Rechnungsführers oder des Zahlstellenverwalters wird eine Quittung ausgestellt.
(3) Teilzahlungen durch einen Schuldner, an den mehrere Einziehungsanordnungen gerichtet worden sind, werden zunächst auf die ältesten Ansprüche angerechnet, sofern der Schuldner nichts anderes bestimmt hat.
Teilzahlungen werden zunächst auf die Zinsen angerechnet.
Artikel 87
Einziehung durch Verrechnung
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Wenn der Schuldner gegenüber der Union eine nach Artikel 81 Buchstabe a einredefreie, bezifferbare und fällige Forderung geltend macht, die einen durch eine Auszahlungsanordnung festgestellten Geldbetrag zum Gegenstand hat, nimmt der Rechnungsführer nach der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist die Einziehung der festgestellten Forderung durch Verrechnung vor.
Soweit der Schutz der finanziellen Interessen der Union dies erfordert, nimmt der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung ausnahmsweise vor der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Zahlungsfrist vor, wenn er berechtigten Grund zu der Annahme hat, dass der der Union geschuldete Betrag verloren gehen könnte.
Auch wenn der Schuldner einverstanden ist, nimmt der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung vor Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten Frist vor.
(2) Bevor eine Einziehung gemäß Absatz 1 erfolgt, nimmt der Rechnungsführer Rücksprache mit dem zuständigen Anweisungsbefugten und unterrichtet die betroffenen Schuldner.
Ist der Schuldner eine nationale Behörde oder eine ihrer Verwaltungsstellen, unterrichtet der Anweisungsbefugte auch den beteiligten Mitgliedstaat mindestens zehn Tage im Voraus von seiner Absicht, die Einziehung durch Verrechnung vorzunehmen. Sofern der Mitgliedstaat bzw. die Verwaltungsstelle dem zustimmt, kann der Rechnungsführer die Einziehung durch Verrechnung auch vor Ablauf dieser Frist vornehmen.
(3) Die Verrechnung im Sinne von Absatz 1 hat die Wirkung einer Zahlung und entlastet die Union im Betrag der Schuld und der gegebenenfalls fälligen Zinsen.
Artikel 88
Einziehungsverfahren bei Ausbleiben einer freiwilligen Zahlung
(Artikel 79 und 80 der Haushaltsordnung)
(1) Ist unbeschadet des Artikels 87 bei Ablauf der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b genannten und in der Zahlungsaufforderung festgesetzten Frist die vollständige Einziehung nicht erwirkt worden, setzt der Rechnungsführer den zuständigen Anweisungsbefugten hiervon in Kenntnis und leitet unverzüglich das Einziehungsverfahren mit allen ihm zur Verfügung stehenden rechtlichen Mitteln ein, einschließlich gegebenenfalls durch Inanspruchnahme aller vorherigen Sicherheitsleistungen.
(2) Ist unbeschadet des Artikels 87 die in Absatz 1 genannte Art der Einziehung nicht möglich und hat der Schuldner die Zahlung auf das Fristsetzungsschreiben des Rechnungsführers hin nicht geleistet, so nimmt dieser die Zwangsvollstreckung des Titels gemäß Artikel 79 Absatz 2 der Haushaltsordnung oder auf der Grundlage eines gerichtlich erwirkten Titels vor.
Artikel 89
Gewährung von Zahlungsfristen
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
Zusätzliche Zahlungsfristen können vom Rechnungsführer im Benehmen mit dem zuständigen Anweisungsbefugten nur auf ordnungsgemäß begründeten schriftlichen Antrag des Schuldners und unter der zweifachen Voraussetzung gewährt werden, dass
a)
der Schuldner sich verpflichtet, für die gesamte Dauer der gewährten zusätzlichen Frist, gerechnet ab Ablauf der ursprünglichen Zahlungsfrist nach Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b, Zinsen zu dem in Artikel 83 vorgesehenen Satz zu zahlen;
b)
der Schuldner zur Wahrung der Ansprüche der Union eine vom Rechnungsführer des Organs akzeptierte finanzielle Sicherheit leistet, die die noch nicht eingezogene Schuld einschließlich der Zinsen abdeckt.
Die in Absatz 1 Buchstabe b genannte Sicherheit kann durch eine vom Rechnungsführer des Organs genehmigte selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten ersetzt werden.
In Ausnahmefällen kann der Rechnungsführer auf Antrag des Schuldners auf eine Sicherheitsleistung nach Absatz 1 Buchstabe b verzichten, wenn der Schuldner nach Einschätzung des Rechnungsführers zahlungswillig und in der Lage ist, die Schuld innerhalb der zusätzlichen Frist zu begleichen, sich aber in einer schwierigen Lage befindet und keine Sicherheit leisten kann.
Artikel 90
Einziehung von Geldbußen oder Vertragsstrafen
(Artikel 80 und 83 der Haushaltsordnung)
(1) Wird vor dem Gerichtshof der Europäischen Union Klage gegen einen Beschluss erhoben, mit dem die Kommission nach Maßgabe des AEUV oder des EAG-Vertrags eine Geldbuße oder Vertragsstrafe verhängt, nimmt der Schuldner bis zur Ausschöpfung des Rechtswegs entweder die vorläufige Zahlung der betreffenden Beträge auf das vom Rechnungsführer benannte Konto vor oder leistet mit Einverständnis des Rechnungsführers eine finanzielle Sicherheit. Die Sicherheit ist unabhängig von der Verpflichtung zur Zahlung der Geldbuße, der Vertragsstrafe oder anderer Sanktionen auf erste Anforderung vollstreckbar. Sie deckt die noch nicht eingezogene Schuld einschließlich der Zinsen gemäß Artikel 83 Absatz 4.
(2) Die Kommission sichert die vorläufig eingenommenen Beträge durch Investitionen in Finanzanlagen ab und gewährleistet auf diese Weise die Absicherung und Liquidität des Geldes, mit dem gleichzeitig Erträge erwirtschaftet werden.
(3) Nach Ausschöpfung des Rechtswegs und der Bestätigung der Geldbuße oder Vertragsstrafe werden
a)
entweder die vorläufig eingezogenen Beträge, einschließlich der dafür aufgelaufenen Zinsen und sonstigen Erträge, gemäß Artikel 83 der Haushaltsordnung spätestens in dem Jahr als Haushaltseinnahmen verbucht, das auf das Jahr folgt, in dem sämtliche Rechtsbehelfe ausgeschöpft wurden;
b)
oder die gegebenenfalls geleisteten finanziellen Sicherheiten einbehalten und die betreffenden Beträge als Haushaltseinnahmen verbucht;
c) oder, falls der Gerichtshof den Betrag der Geldbuße oder der Vertragsstrafe erhöht, bis zu dem im Kommissionsbeschluss festgesetzten Betrag Buchstaben a und b angewandt und die der Erhöhung entsprechenden Beträge vom Rechnungsführer eingezogen und als Haushaltseinnahmen verbucht.
(4) Nach Ausschöpfung des Rechtswegs und der Aufhebung oder Verringerung der Geldbuße oder Vertragsstrafe werden
a)
entweder die unrechtmäßigen Beträge, einschließlich der aufgelaufenen Zinsen, dem betreffenden Dritten zurückgezahlt, wobei, falls der Ertrag über den betreffenden Zeitraum insgesamt negativ war, die unrechtmäßigen Beträge netto zurückgezahlt werden;
b)
oder die gegebenenfalls geleisteten finanziellen Sicherheiten freigegeben.
Artikel 91
Forderungsverzicht
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Der zuständige Anweisungsbefugte kann den vollständigen oder teilweisen Verzicht auf eine festgestellte Forderung nur aussprechen,
a)
wenn die voraussichtlichen Einziehungskosten den Betrag der einzuziehenden Forderung übersteigen und der Verzicht dem Ansehen der Union nicht schadet;
b)
wenn sich die Einziehung aufgrund des Alters der Forderung oder wegen Zahlungsunfähigkeit des Schuldners als unmöglich erweist;
c)
wenn die Einziehung gegen den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verstößt.
(2) Im Falle des Absatzes 1 Buchstabe c hält der zuständige Anweisungsbefugte die bei jedem Organ zuvor festgelegten Verfahren ein und wendet folgende verbindlich vorgeschriebenen, in allen Fällen geltenden Kriterien an:
a)
Art des Tatbestands in Anbetracht des Schweregrads der Unregelmäßigkeit, die Anlass zur Feststellung der Forderung gegeben hat (Betrug, Wiederholungsfall, Vorsatz, Verletzung der Sorgfaltspflicht, Gutgläubigkeit, offensichtlicher Irrtum);
b)
potenzielle Folgen des Forderungsverzichts für das Funktionieren und die finanziellen Interessen der Union (Betrag, auf den verzichtet werden soll, Gefahr der Schaffung eines Präzedenzfalls, Beeinträchtigung des Verbindlichkeitscharakters der Norm).
Je nach Lage des Falls hat der Anweisungsbefugte möglicherweise auch folgende zusätzliche Kriterien zu berücksichtigen:
a)
etwaige Wettbewerbsverzerrungen aufgrund des Forderungsverzichts;
b)
wirtschaftliche und soziale Nachteile aufgrund der vollständigen Einziehung der Forderung.
(3) Der Verzichtbeschluss gemäß Artikel 80 Absatz 2 der Haushaltsordnung wird begründet und enthält Angaben zu den zwecks Einziehung der Forderung getroffenen Maßnahmen sowie die rechtlichen und sachlichen Gründe, auf die er sich stützt. Der Verzicht wird vom zuständigen Anweisungsbefugten nach Maßgabe von Artikel 84 ausgesprochen.
(4) Die Befugnis zum Verzicht auf die Einziehung einer festgestellten Forderung kann vom Organ nicht übertragen werden,
a)
wenn der Verzicht einen Betrag von 1 000 000 EUR oder mehr betrifft;
b)
wenn der Verzicht einen Betrag von 100 000 EUR oder mehr betrifft und mindestens 25 % der festgestellten Forderung ausmacht.
Für Beträge unterhalb der in Unterabsatz 1 genannten Schwellenwerte legt jedes Organ in seinen Internen Vorschriften die Bedingungen und Modalitäten für die Übertragung der Befugnis zum Verzicht auf die Einziehung festgestellter Forderungen fest.
(5) Jedes Organ übermittelt dem Europäischen Parlament und dem Rat jedes Jahr einen Bericht über die Fälle, in denen gemäß den Absätzen 1 bis 4 auf Forderungen von 100 000 EUR oder mehr verzichtet wurde. Für die Kommission wird dieser Bericht der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung beigefügt.
Artikel 92
Annullierung einer festgestellten Forderung
(Artikel 80 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Vorliegen eines Fehlers annulliert der zuständige Anweisungsbefugte die festgestellte Forderung gemäß den Artikeln 82 und 84 ganz oder teilweise und begründet dies angemessen.
(2) Jedes Organ legt in seinen Internen Vorschriften die Bedingungen und Modalitäten für die Übertragung der Befugnis zur Annullierung einer festgestellten Forderung fest.
Artikel 93
Verjährungsfristen
(Artikel 81 der Haushaltsordnung)
(1) Die Verjährungsfrist für Forderungen der Union gegenüber Dritten beginnt mit Ablauf der dem Schuldner nach Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b in der Zahlungsaufforderung mitgeteilten Zahlungsfrist.
Die Verjährungsfrist für Forderungen Dritter gegenüber der Union beginnt an dem Tag, an dem die Zahlung entsprechend der jeweiligen rechtlichen Verpflichtung fällig ist.
(2) Die Verjährungsfrist für Forderungen der Union gegenüber Dritten wird durch jeden Rechtsakt eines Organs oder eines auf Ersuchen eines Organs handelnden Mitgliedstaats unterbrochen, der auf die Einziehung der Forderung gerichtet ist und dem betreffenden Dritten bekannt gegeben wird.
Die Verjährungsfrist für Forderungen Dritter gegenüber der Union wird durch jede Handlung unterbrochen, die auf die Einziehung der Forderung gerichtet ist und der Union von den Gläubigern oder im Auftrag der Gläubiger zugestellt wird.
(3) Am Tag nach der Unterbrechung der Verjährungsfrist gemäß Absatz 2 beginnt die neue Verjährungsfrist von fünf Jahren.
(4) Jeder rechtliche Schritt im Zusammenhang mit der Einziehung einer Forderung gemäß Absatz 1, einschließlich der Befassung eines Gerichts, das sich zu einem späteren Zeitpunkt für nicht zuständig erklärt, unterbricht die Verjährungsfrist. Die neue Verjährungsfrist von fünf Jahren beginnt erst wieder zu dem Zeitpunkt, zu dem ein rechtskräftiges Urteil ergeht oder zu dem dieselben Parteien in derselben Sache zu einer außergerichtlichen Streitbeilegung gelangen.
(5) Gewährt der Rechnungsführer einem Schuldner eine zusätzliche Zahlungsfrist nach Maßgabe von Artikel 89, so stellt dies eine Unterbrechung der Verjährungsfrist dar. Die neue Verjährungsfrist von fünf Jahren beginnt an dem Tag, der auf den Tag folgt, an dem die zusätzliche Zahlungsfrist abgelaufen ist.
(6) Forderungen, deren Verjährungsfristen gemäß den Absätzen 1 bis 5 abgelaufen sind, werden nicht eingezogen.
KAPITEL 6
Ausgabenvorgänge
Artikel 94
Finanzierungsbeschluss
(Artikel 84 der Haushaltsordnung)
(1) Der Finanzierungsbeschluss präzisiert die wesentlichen Aspekte einer Maßnahme, die eine Ausgabe zulasten des Haushalts bewirkt.
(2) Der Finanzierungsbeschluss enthält insbesondere folgende Angaben:
a)
für Finanzhilfen:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die jährlichen Prioritäten, die Ziele, die erreicht werden sollen, und die voraussichtlichen Ergebnisse, die mit den für das betreffende Haushaltsjahr bewilligten Mitteln erzielt werden sollen;
iii)
die wesentlichen Zulassungs-, Auswahl- und Gewährungskriterien, die die Auswahl der Vorschläge bestimmen;
iv)
den Höchstsatz für die Kofinanzierung bzw., bei verschiedenen Sätzen, die für jeden einzelnen Satz geltenden Kriterien;
v)
den Zeitplan und den Richtbetrag für die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen;
b)
für die Auftragsvergabe:
i)
die für die Auftragsvergabe im jeweiligen Jahr vorgesehene globale Mitteldotation;
ii)
die voraussichtliche Anzahl und Art der geplanten Verträge und, soweit möglich, der allgemeine Vertragsgegenstand;
iii)
den voraussichtlichen Zeitplan für die Einleitung der Auftragsvergabe;
c)
für Treuhandfonds gemäß Artikel 187 der Haushaltsordnung:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die für den Treuhandfonds vorgemerkten Jahresmittel sowie die für seine gesamte Laufzeit veranschlagten Beträge;
iii)
die Ziele des Treuhandfonds und seine Laufzeit;
iv)
die Vorschriften über die Leitung des Treuhandfonds;
v)
die in Artikel 187 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannte Möglichkeit, Haushaltsvollzugsaufgaben auf Einrichtungen und Personen zu übertragen;
d)
für Preisgelder:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die Ziele, die erreicht werden sollen, und die voraussichtlichen Ergebnisse;
iii)
die wichtigsten Teilnahmebedingungen und Zuschlagskriterien;
iv)
den Zeitplan des Wettbewerbs und die Höhe des Preisgeldes bzw. der Preisgelder;
e)
für Finanzierungsinstrumente:
i)
Angabe von Basisrechtsakt und Haushaltslinie;
ii)
die Ziele, die erreicht werden sollen, und die voraussichtlichen Ergebnisse;
iii)
die Dotierung des Finanzierungsinstruments;
iv)
den voraussichtlichen Zeitplan der Umsetzung.
(3) Enthält das in Artikel 128 der Haushaltsordnung genannte jährliche Arbeitsprogramm für die mit den bewilligten Haushaltsmitteln zu deckenden Finanzhilfen die nach Absatz 2 Buchstabe a erforderlichen Angaben, so gilt der Beschluss zur Annahme des Programms als Finanzierungsbeschluss für diese Finanzhilfen.
Sofern für die Auftragsvergabe, für Treuhandfonds, für Preisgelder und für Finanzierungsinstrumente die Ausführung der jeweils bewilligten Jahresmittel in einem Arbeitsprogramm festgelegt ist, das die Angaben nach Absatz 2 Buchstaben b, c, d bzw. e enthält, so gilt der Beschluss zur Annahme dieses Arbeitsprogramms als Finanzierungsbeschluss für die betreffenden Aufträge, Treuhandfonds, Preisgelder und Finanzierungsinstrumente.
Sind für eine oder mehrere Maßnahmen diese Angaben nicht im Arbeitsprogramm enthalten, so muss es entsprechend abgeändert werden oder es muss für die betreffenden Maßnahmen ein gesonderter Finanzierungsbeschluss erlassen werden.
(4) Unbeschadet der Sonderbestimmungen in Basisrechtsakten unterliegen substanzielle Änderungen eines bereits angenommenen Finanzierungsbeschlusses demselben Verfahren wie der ursprüngliche Beschluss.
Abschnitt 1
Mittelbindung
Artikel 95
Globale und vorläufige Mittelbindungen
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
(1) Die globale Mittelbindung wird entweder durch den Abschluss einer Finanzierungsvereinbarung - die den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Verpflichtungen zu einem späteren Zeitpunkt vorsieht - oder durch den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Verpflichtungen abgewickelt.
Bei Finanzierungsvereinbarungen im Bereich der direkten Finanzhilfen für, einschließlich Budgethilfe, die eine rechtliche Verpflichtung darstellen, können Zahlungen geleistet werden, ohne dass weitere rechtliche Verpflichtungen geschlossen werden müssen.
(2) Die vorläufige Mittelbindung wird entweder durch den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Verpflichtungen, die den Anspruch auf spätere Zahlungen begründen, oder - bei Ausgaben im Bereich der Personalverwaltung oder der Öffentlichkeitsarbeit der Organe zur Information über das aktuelle Geschehen in der Union - unmittelbar durch Zahlungen abgewickelt.
Artikel 96
Vornahme der globalen Mittelbindung
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
(1) Die globale Mittelbindung wird auf der Grundlage eines Finanzierungsbeschlusses vorgenommen.
Die globale Mittelbindung erfolgt spätestens vor dem Beschluss über die Auswahl der Empfänger und - wenn die Ausführung der betreffenden Mittel ein Arbeitsprogramm im Sinne von Artikel 188 erfordert - frühestens nach Annahme dieses Programms.
(2) Wird die globale Mittelbindung durch eine Finanzierungsvereinbarung abgewickelt, so gilt Absatz 1 Unterabsatz 2 nicht.
Artikel 97
Einheitlichkeit der Unterschrift
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
(1) Von der Regel, nach der die Mittelbindung und die ihr entsprechende rechtliche Verpflichtung von derselben Person unterzeichnet werden müssen, kann nur in folgenden Fällen abgewichen werden:
a)
wenn es sich um vorläufige Mittelbindungen handelt;
b)
wenn es sich um globale Mittelbindungen handelt, die sich auf Finanzierungsvereinbarungen mit Drittländern beziehen;
c)
wenn der Beschluss des Organs die rechtliche Verpflichtung ist;
d)
wenn die globale Mittelbindung durch mehrere rechtliche Verpflichtungen abgewickelt wird, für die verschiedene Anweisungsbefugte zuständig sind;
e)
wenn im Rahmen der im Zusammenhang mit Maßnahmen im Außenbereich eingerichteten Zahlstellen rechtliche Verpflichtungen von Bediensteten der Außenstellen gemäß Artikel 72 auf Weisung des zuständigen Anweisungsbefugten unterzeichnet werden, der gleichwohl die volle Verantwortung für die zugrunde liegenden Vorgänge trägt;
f)
wenn ein Organ dem Direktor eines interinstitutionellen europäischen Amtes nach Maßgabe von Artikel 199 Absatz 1 der Haushaltsordnung die Anweisungsbefugnis übertragen hat.
(2) Ist der zuständige Anweisungsbefugte, der die Mittelbindung unterzeichnet hat, verhindert, und ist die Dauer der Verhinderung nicht vereinbar mit den Fristen für den Abschluss der rechtlichen Verpflichtung, so wird diese von einem Bediensteten eingegangen, der nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften jedes Organs zum Stellvertreter benannt worden und Anweisungsbefugter gemäß Artikel 65 Absatz 3 der Haushaltsordnung ist.
Artikel 98
Verwaltungsausgaben, für die vorläufige Mittelbindungen vorgenommen werden
(Artikel 85 der Haushaltsordnung)
Als laufende Verwaltungsausgaben, für die vorläufige Mittelbindungen vorgenommen werden können, gelten:
a)
Ausgaben für statutäres und nichtstatutäres Personal, für sonstige Humanressourcen sowie für Versorgungsbezüge und die Vergütung von Sachverständigen;
b)
Ausgaben für die Mitglieder des Organs;
c)
Ausgaben für Fortbildungsmaßnahmen;
d)
Ausgaben für Auswahlverfahren, Personalauswahl und Einstellungen;
e)
Dienstreisekosten;
f)
Repräsentationskosten;
g)
Sitzungskosten;
h)
Ausgaben für freiberufliche Dolmetscher und Übersetzer;
i)
Ausgaben für den Austausch von Beamten;
j)
laufende Mietkosten für bewegliche Sachen und Immobilien oder laufende Zahlungen in Verbindung mit Immobilientransaktionen im Sinne von Artikel 121 dieser Verordnung oder darlehensfinanzierte Immobilienkäufe gemäß Artikel 203 Absatz 8 der Haushaltsordnung;
k)
verschiedene Versicherungskosten;
l)
Reinigungs-, Instandhaltungs- und Sicherheitskosten;
m)
Ausgaben im Sozialbereich und medizinischen Bereich;
n)
Telekommunikationskosten;
o)
Finanzkosten;
p)
Kosten für Streitsachen;
q)
Ausgaben für Schadenersatz, einschließlich Zinsen;
r)
Kosten für Arbeitsmittel;
s)
Wasser-, Gas- und Stromkosten;
t)
Ausgaben für Veröffentlichungen auf Papier oder in elektronischer Form;
u)
Ausgaben für die Öffentlichkeitsarbeit der Organe zur Information über das aktuelle Geschehen in der Union.
Artikel 99
Erfassung der rechtlichen Einzelverpflichtungen
(Artikel 86 der Haushaltsordnung)
Im Falle von globalen Mittelbindungen, auf die eine oder mehrere rechtliche Einzelverpflichtungen folgen, erfasst der zuständige Anweisungsbefugte die Beträge dieser Einzelverpflichtungen in der zentralen Rechnungsführung.
Bei diesen Buchungen werden die Referenzdaten der globalen Mittelbindung angegeben, auf die sie angerechnet werden.
Der zuständige Anweisungsbefugte nimmt diese Buchung vor, bevor er die entsprechende rechtliche Einzelverpflichtung unterzeichnet, außer in den in Artikel 86 Absatz 3 Unterabsatz 4 der Haushaltsordnung genannten Fällen.
Er vergewissert sich in jedem Fall, dass der Gesamtbetrag den Betrag der entsprechenden globalen Mittelbindung nicht übersteigt.
Abschnitt 2
Feststellung von Ausgaben
Artikel 100
Feststellung und Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“)
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
(1) Jede Feststellung einer Ausgabe wird durch Belege im Sinne des Artikels 110 untermauert, aus denen die Ansprüche des Zahlungsempfängers hervorgehen, entweder aufgrund der Feststellung effektiv erbrachter Leistungen, erfolgter Lieferungen oder ausgeführter Arbeiten oder auf der Grundlage sonstiger Nachweise zur Rechtfertigung der Zahlung, einschließlich laufender Zahlungen für Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen.
(2) Der zuständige Anweisungsbefugte nimmt entweder persönlich die Belegprüfung vor oder überprüft unter seiner Verantwortung, dass diese Prüfung vorgenommen worden ist, bevor er den Beschluss zur Feststellung der betreffenden Ausgabe fasst.
(3) Konkreter Ausdruck des Feststellungsbeschlusses ist die Unterzeichnung eines Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) durch den zuständigen Anweisungsbefugten oder einen in der Sache kompetenten Bediensteten, der gemäß Artikel 65 Absatz 5 der Haushaltsordnung ordnungsgemäß durch den zuständigen Anweisungsbefugten bevollmächtigt wurde und unter dessen Verantwortung handelt. Die Bevollmächtigungsbeschlüsse werden aufbewahrt, so dass sie jederzeit zurückverfolgt werden können.
Artikel 101
Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) bei Vorfinanzierungen
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Vorfinanzierungen bescheinigt der zuständige Anweisungsbefugte oder ein in der Sache kompetenter Bediensteter, der ordnungsgemäß durch den zuständigen Anweisungsbefugten bevollmächtigt wurde, mit dem Vermerk „conforme aux faits“, dass die Bedingungen der rechtlichen Verpflichtungen insoweit erfüllt sind, dass die betreffenden Vorfinanzierungsbeträge ausgezahlt werden können.
Artikel 102
Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) für Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags bei öffentlichen Aufträgen
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags im Rahmen von öffentlichen Aufträgen wird mit der Erteilung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) bestätigt, dass
a)
eine vom Auftragnehmer ausgestellte Rechnung bei dem betreffenden Organ eingegangen und förmlich registriert worden ist;
b)
ein Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) auf der Rechnung selbst oder auf einem der eingegangenen Rechnung beigefügten internen Dokument angebracht und von dem zuständigen Anweisungsbefugten selbst oder einem in der Sache kompetenten, vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten abgezeichnet worden ist;
c)
die Rechnung vom zuständigen Anweisungsbefugten oder unter seiner Verantwortung in allen ihren Aspekten überprüft wurde, um insbesondere den Betrag der zu leistenden Zahlung zu ermitteln und ihre schuldbefreiende Wirkung nachzuweisen.
Mit dem in Absatz 1 Buchstabe b genannten Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) wird bestätigt, dass die im Vertrag vorgesehenen Dienstleistungen ordnungsgemäß erbracht, die im Vertrag vorgesehenen Lieferungen ordnungsgemäß erfolgt bzw. die im Vertrag vorgesehenen Arbeiten ordnungsgemäß ausgeführt worden sind. Bei Liefer- und Bauaufträgen stellt der in der Sache kompetente Beamte oder sonstige Bedienstete zunächst eine vorläufige und nach Ablauf der im Vertrag festgesetzten Garantiefrist eine endgültige Abnahmebescheinigung aus. Diese beiden Bescheinigungen gelten als Vermerk „conforme aux faits“.
Für laufende Zahlungen, einschließlich Zahlungen für Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen, wird mit dem Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) bestätigt, dass der Anspruch des Zahlungsempfängers mit den einschlägigen Nachweisen zur Rechtfertigung der Zahlung im Einklang steht.
Artikel 103
Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) für Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags bei Finanzhilfen
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Zwischenzahlungen und Zahlungen des Restbetrags im Rahmen von Finanzhilfen wird mit der Erteilung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) bestätigt, dass
a)
ein vom Empfänger ausgestellter Zahlungsantrag bei dem betreffenden Organ eingegangen und förmlich registriert worden ist;
b)
ein Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) auf dem Zahlungsantrag selbst oder auf einem diesem beigefügten internen Dokument angebracht und von einem in der Sache kompetenten, vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß ermächtigten Bediensteten abgezeichnet worden ist;
c)
der Zahlungsantrag vom zuständigen Anweisungsbefugten oder unter seiner Verantwortung in allen Aspekten überprüft wurde, um insbesondere den Betrag der zu leistenden Zahlung zu ermitteln und ihre schuldbefreiende Wirkung nachzuweisen.
Mit dem in Absatz 1 Buchstabe b genannten Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) bestätigt der in der Sache kompetente und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigte Bedienstete, dass die vom Empfänger durchgeführte Maßnahme oder das von diesem umgesetzte Arbeitsprogramm in allen Punkten den Bedingungen der Finanzhilfevereinbarung oder des Finanzhilfebeschlusses entspricht und, soweit zutreffend, dass die vom Empfänger geltend gemachten Kosten förderfähig sind.
Artikel 104
Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) bei Personalausgaben
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
Bei Zahlungen im Rahmen der Personalausgaben wird mit der Erteilung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) bestätigt, dass folgende Belege vorliegen:
a)
für die monatlichen Dienstbezüge:
i)
die vollständige Liste des Personals mit Angabe aller Bestandteile der Bezüge;
ii)
ein Formular (Personalbogen), das auf der Grundlage der in jedem Einzelfall erlassenen Verfügungen erstellt wird und anhand dessen alle Veränderungen eines beliebigen Bestandteils der Bezüge nachvollziehbar sind;
iii)
bei Einstellungen oder Ernennungen eine beglaubigte Kopie der Einstellungs- oder Ernennungsverfügung, die der Feststellung für die Auszahlung des ersten Gehalts beigefügt wird;
b)
für sonstige Bezüge, etwa für stunden- oder tageweise besoldetes Personal: eine von dem entsprechend ermächtigten Bediensteten unterzeichnete Aufstellung, aus der die Dauer der Anwesenheit in Tagen und Stunden hervorgeht;
c)
für Überstunden: eine von dem entsprechend ermächtigten Bediensteten unterzeichnete Aufstellung, aus der die Zahl der geleisteten Überstunden hervorgeht;
d)
für Dienstreisekosten:
i)
der von der zuständigen Dienststelle unterzeichnete Dienstreiseauftrag;
ii)
die Reisekostenabrechnung, die von dem Dienstreisenden sowie von der entsprechend bevollmächtigten dienstlichen Instanz unterzeichnet worden ist, wenn die Dienstreisekosten vom Dienstreiseauftrag abweichen;
e)
für einige sonstige Personalverwaltungsausgaben, einschließlich Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen, die entsprechend den Verträgen im Voraus zu bezahlen sind: die Belege, in denen auf die der Ausgabe zugrunde liegende Verfügung Bezug genommen wird und alle Einzelheiten der Berechnung angegeben sind.
Die in Absatz 1 Buchstabe d Ziffer ii genannte Reisekostenabrechnung gibt Aufschluss über den Zielort der Dienstreise, Datum und Uhrzeit der Abreise sowie der Ankunft, die Beförderungskosten, Aufenthaltskosten sowie sonstige gegen Vorlage von Belegen ordnungsgemäß genehmigte Aufwendungen.
Artikel 105
Konkretisierung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“)
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
In einem nicht rechnergestützten System wird der Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“) gemäß Artikel 100 in Form eines Stempels mit Unterschrift des zuständigen Anweisungsbefugten oder eines in der Sache kompetenten und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten angebracht. In einem rechnergestützten System handelt es sich um die elektronische Bestätigung im Sicherheitsmodus durch den zuständigen Anweisungsbefugten oder einen in der Sache kompetenten und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten.
Artikel 106
Konkretisierung des Vermerks zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“)
(Artikel 88 der Haushaltsordnung)
In einem nicht rechnergestützten System wird der Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit („conforme aux faits“) gemäß Artikel 101 in Form eines Stempels mit Unterschrift des zuständigen Anweisungsbefugten oder eines in der Sache kompetenten und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigten Bediensteten angebracht. Wird ein rechnergestütztes System angewandt, so kann der in der Sache kompetente und vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß bevollmächtigte Bedienstete den Vermerk zur Bescheinigung der Richtigkeit in Form einer elektronischen Bestätigung im Sicherheitsmodus anbringen.
Abschnitt 3
Anordnung von Ausgaben
Artikel 107
Kontrollen des Anweisungsbefugten bei der Anordnung von Ausgaben
(Artikel 89 der Haushaltsordnung)
Bei der Ausstellung der Auszahlungsanordnung überzeugt sich der zuständige Anweisungsbefugte von:
a)
der Ordnungsmäßigkeit der Auszahlungsanordnung: maßgeblich hierfür ist der vorherige Beschluss zur Feststellung der betreffenden Ausgabe, konkretisiert durch den Zahlbarkeitsvermerk („bon à payer“), die Richtigkeit der Bezeichnung des Zahlungsempfängers sowie die Fälligkeit seines Zahlungsanspruchs;
b)
der Übereinstimmung der Auszahlungsanordnung mit der Mittelbindung, auf die sie angerechnet wird;
c)
der Richtigkeit der Verbuchungsstelle im Haushaltsplan;
d)
der Verfügbarkeit der Mittel.
Artikel 108
Vorgeschriebene Angaben und Weiterleitung der Auszahlungsanordnungen an den Rechnungsführer
(Artikel 89 der Haushaltsordnung)
(1) Die Auszahlungsanordnung enthält folgende Angaben:
a)
das Haushaltsjahr, zu dessen Lasten die Ausgabe verbucht wird;
b)
den einschlägigen Artikel des Haushaltsplans sowie eventuell erforderliche weitere Untergliederungen;
c)
die Referenzdaten der rechtlichen Verpflichtung, die den Zahlungsanspruch begründet;
d)
die Referenzdaten der Mittelbindung, auf die sie angerechnet wird;
e)
den auszuzahlenden Betrag, ausgedrückt in Euro;
f)
Name, Anschrift und Bankdaten des Zahlungsempfängers;
g)
den Gegenstand der Ausgabe;
h)
die Zahlungsform;
i)
die Eintragung der betreffenden Gegenstände in die Bestandsverzeichnisse gemäß Artikel 248.
(2) Die Auszahlungsanordnung wird vom zuständigen Anweisungsbefugten datiert und unterzeichnet und an den Rechnungsführer weitergeleitet.
Abschnitt 4
Zahlungen
Artikel 109
Zahlungsarten
(Artikel 90 der Haushaltsordnung)
(1) Mit einer Vorfinanzierung sollen einem Empfänger Kassenmittel an die Hand gegeben werden. Gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung kann sie in mehreren Teilzahlungen erfolgen.
(2) Mit der Zwischenzahlung, die wiederholt werden kann, sollen im Verlauf der Umsetzung des Beschlusses oder der Vereinbarung entstandene Aufwendungen beglichen oder im Verlauf der Auftragsausführung bereits erbrachte Dienstleistungen, Lieferungen oder Arbeiten bezahlt werden. Unbeschadet der Bestimmungen des Basisrechtsakts kann die Vorfinanzierung vollständig oder teilweise mit Zwischenzahlungen verrechnet werden.
(3) Der Abschluss der Ausgabe erfolgt in Form einer einmaligen Zahlung des Restbetrags, mit der sämtliche noch offenen Ausgaben vollständig beglichen werden, oder in Form einer Einziehungsanordnung.
Artikel 110
Belege
(Artikel 90 der Haushaltsordnung)
(1) Vorfinanzierungen, einschließlich der Vorfinanzierungen in Teilbeträgen, werden entweder auf der Grundlage des Vertrags, des Beschlusses, der Vereinbarung oder des Basisrechtsakts oder auf der Grundlage von Belegen gezahlt, anhand deren die Vereinbarkeit mit den Bedingungen des betreffenden Vertrags, des Beschlusses oder der Vereinbarung überprüft werden kann. Ist der Zeitpunkt der Auszahlung der Vorfinanzierung in diesen Rechtsakten bereits festgelegt, so ist kein gesonderter Zahlungsantrag erforderlich.
(2) Die Zwischenzahlungen und die Zahlungen des Restbetrags stützen sich auf Belege, anhand deren überprüft werden kann, ob die finanzierten Maßnahmen im Einklang mit den Bestimmungen des Basisrechtsakts oder des Beschlusses bzw. mit den Bedingungen des Vertrags oder der Vereinbarung durchgeführt worden sind.
(3) Der zuständige Anweisungsbefugte legt gemäß dem Basisrechtsakt bzw. gemäß den Beschlüssen, Verträgen oder Vereinbarungen unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung die Art der in diesem Artikel genannten Belege fest. Die technischen und finanziellen Zwischen- und Schlussberichte über die Durchführung der Maßnahmen sind Belege im Sinne des Absatzes 2.
(4) Die Belege werden vom zuständigen Anweisungsbefugten gemäß Artikel 48 aufbewahrt.
Abschnitt 5
Fristen für Ausgabenvorgänge
Artikel 111
Zahlungsfristen und Verzugszinsen
(Artikel 92 der Haushaltsordnung)
(1) Die Feststellung der Ausgabe, die Anordnung der Ausgabe und die Zahlung müssen innerhalb der Zahlungsfrist erfolgen.
Die Zahlungsfrist beginnt mit dem Eingang des Zahlungsantrags.
Eingehende Zahlungsanträge werden von der hierzu ermächtigten Dienststelle des zuständigen Anweisungsbefugten umgehend registriert; der Tag ihrer Registrierung gilt als Tag ihres Eingangs.
Die Zahlung gilt als an dem Tag geleistet, an dem das Konto des Organs belastet wird.
(2) Ein Zahlungsantrag enthält die folgenden wichtigen Angaben:
a)
Zahlungsempfänger;
b)
Betrag;
c)
Währung;
d)
Datum.
Fehlt eine dieser Angaben, wird der Zahlungsantrag abgelehnt.
Der Empfänger wird umgehend und in jedem Fall innerhalb von 30 Kalendertagen ab dem Tag des Eingangs des Zahlungsantrags schriftlich von der Ablehnung seines Antrags und den Gründen der Ablehnung unterrichtet.
(3) Im Falle der Aussetzung der Zahlungsfrist gemäß Artikel 92 Absatz 2 der Haushaltsordnung beginnt die restliche Zahlungsfrist an dem Tag, an dem die angeforderten Informationen oder überarbeiteten Belege eingehen oder die erforderlichen ergänzenden Prüfungen, einschließlich Kontrollen vor Ort, abgeschlossen werden.
(4) Nach Ablauf der in Artikel 92 Absatz 1 der Haushaltsordnung festgelegten Fristen hat der Zahlungsempfänger Anspruch auf die Zahlung von Zinsen nach folgenden Bedingungen:
a)
Maßgebend sind die in Artikel 83 Absatz 2 genannten Zinssätze.
b)
Die Zinsen sind für den Zeitraum ab dem Kalendertag nach Ablauf der in Artikel 92 Absatz 1 der Haushaltsordnung festgelegten Zahlungsfrist bis zum Tag der Zahlung zu entrichten.
Gemäß Unterabsatz 1 berechnete Zinsen, die sich auf 200 EUR oder weniger belaufen, sind jedoch nur zu entrichten, wenn der Zahlungsempfänger dies innerhalb von zwei Monaten nach Eingang der verspäteten Zahlung verlangt.
(5) Jedes Organ legt dem Europäischen Parlament und dem Rat einen Bericht über die Einhaltung und Aussetzung der in Artikel 92 der Haushaltsordnung festgelegten Zahlungsfristen vor. Der Bericht der Kommission wird der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung beigefügt.
KAPITEL 7
IT-Systeme
Artikel 112
Beschreibung der IT-Systeme
(Artikel 93 der Haushaltsordnung)
Werden bei der Abwicklung der Vorgänge des Haushaltsvollzugs rechnergestützte Systeme oder Teilsysteme verwendet, so ist eine vollständige und aktuelle Beschreibung eines jeden Systems oder Teilsystems erforderlich.
In jeder Beschreibung wird der Inhalt aller Datenfelder bestimmt und genau angegeben, wie das System jeden einzelnen Vorgang bearbeitet. Des Weiteren wird im Einzelnen aufgezeigt, wie das System einen kompletten Prüfpfad für jeden Vorgang gewährleistet.
Artikel 113
Regelmäßige Sicherung
(Artikel 93 der Haushaltsordnung)
Die Daten der rechnergestützten Systeme und Teilsysteme werden regelmäßig gesichert und an einem sicheren Ort aufbewahrt.
KAPITEL 8
Der Interne Prüfer
Artikel 114
Ernennung des Internen Prüfers
(Artikel 98 der Haushaltsordnung)
(1) Jedes Organ benennt seinen Internen Prüfer nach Modalitäten, die auf seine spezifischen Merkmale und Bedürfnisse zugeschnitten sind. Es unterrichtet das Europäische Parlament und den Rat über die Ernennung des Internen Prüfers.
(2) Jedes Organ definiert nach Maßgabe seiner spezifischen Merkmale und Bedürfnisse das Mandat des Internen Prüfers und legt die Ziele und Verfahren für die Ausübung der Funktion der internen Prüfung unter Einhaltung der geltenden internationalen Normen für die interne Revision im Einzelnen fest.
(3) Das Organ kann einen Beamten oder sonstigen dem Statut unterliegenden Bediensteten, der unter den Staatsangehörigen der Mitgliedstaaten ausgewählt wird, aufgrund seiner besonderen Fachkenntnisse als Internen Prüfer benennen.
(4) Benennen mehrere Organe ein und denselben Internen Prüfer, so treffen sie die erforderlichen Vorkehrungen, damit er nach Maßgabe des Artikels 119 zur Verantwortung gezogen werden kann.
(5) Die Organe unterrichten das Europäische Parlament und den Rat, wenn ihr Interner Prüfer aus dem Amt ausscheidet.
Artikel 115
Ressourcen des Internen Prüfers
(Artikel 99 der Haushaltsordnung)
Das Organ stellt dem Internen Prüfer die zur ordnungsgemäßen Ausübung seiner Prüffunktion erforderlichen Ressourcen zur Verfügung und gibt ihm eine Charta an die Hand, in der seine Aufgaben, Rechte und Pflichten im Einzelnen beschrieben sind.
Artikel 116
Arbeitsprogramm
(Artikel 99 der Haushaltsordnung)
(1) Der Interne Prüfer nimmt sein Arbeitsprogramm an und legt es dem Organ vor.
(2) Das Organ kann den Internen Prüfer auffordern, Prüfungen durchzuführen, die nicht in dem in Absatz 1 genannten Arbeitsprogramm vorgesehen sind.
Artikel 117
Berichte des Internen Prüfers
(Artikel 99 der Haushaltsordnung)
(1) Der Interne Prüfer unterbreitet dem Organ den jährlichen Bericht über interne Prüfungen gemäß Artikel 99 Absatz 3 der Haushaltsordnung; darin sind Zahl und Art der durchgeführten internen Prüfungen, die abgegebenen Empfehlungen und die aufgrund dieser Empfehlungen getroffenen Maßnahmen angegeben.
Dieser Jahresbericht befasst sich außerdem mit den systeminhärenten Problemen, die von dem gemäß Artikel 73 Absatz 6 der Haushaltsordnung eingerichteten Fachgremium festgestellt wurden.
(2) Jedes Organ prüft, ob die Empfehlungen in den Berichten seines Internen Prüfers in einen Austausch bewährter Praktiken mit den übrigen Organen münden können.
(3) Der Interne Prüfer achtet bei der Erstellung seines Berichts insbesondere auf die generelle Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und trägt dafür Sorge, dass die Anwendung dieses Grundsatzes mittels geeigneter Maßnahmen kontinuierlich ausgebaut und verbessert wird.
Artikel 118
Unabhängigkeit
(Artikel 100 der Haushaltsordnung)
Der Interne Prüfer führt seine Prüfungen in völliger Unabhängigkeit durch. Er ist bei der Wahrnehmung der Aufgaben, die ihm durch seine Benennung gemäß den Bestimmungen der Haushaltsordnung übertragen sind, an keinerlei Weisungen gebunden; ebenso wenig dürfen ihm dabei irgendwelche Beschränkungen auferlegt werden.
Artikel 119
Verantwortlichkeit des Internen Prüfers
(Artikel 100 der Haushaltsordnung)
Der Interne Prüfer in seiner Eigenschaft als dem Statut unterliegender Beamter oder sonstiger Bediensteter kann nur von dem betreffenden Organ selbst nach Maßgabe dieses Artikels zur Verantwortung gezogen werden.
Das Organ erlässt eine mit Gründen versehene Verfügung zur Einleitung einer Untersuchung. Diese Verfügung wird dem betreffenden Bediensteten mitgeteilt. Das Organ kann unter seiner unmittelbaren Verantwortung einen oder mehrere Beamte der gleichen oder einer höheren Besoldungsgruppe als der des betreffenden Bediensteten mit der Untersuchung beauftragen. Im Verlauf dieser Untersuchung ist der Bedienstete unbedingt zu hören.
Der Untersuchungsbericht wird dem Bediensteten zugestellt, der anschließend vom Organ dazu gehört wird.
Auf der Grundlage des Berichts und der Anhörung erlässt das Organ entweder eine mit Gründen versehene Verfügung zur Einstellung des Verfahrens oder eine mit Gründen versehene Verfügung gemäß den Artikeln 22 und 86 des Statuts sowie Anhang IX des Statuts. Die Verfügungen zur Verhängung disziplinarrechtlicher oder finanzieller Sanktionen werden dem Bediensteten mitgeteilt und den übrigen Organen, insbesondere dem Rechnungshof, zur Kenntnisnahme übermittelt.
Gegen diese Verfügungen kann der Bedienstete nach Maßgabe des Statuts vor dem Gerichtshof der Europäischen Union Klage erheben.
Artikel 120
Klage beim Gerichtshof der Europäischen Union
(Artikel 100 der Haushaltsordnung)
Unbeschadet der im Statut vorgesehenen Rechtsbehelfe kann der Interne Prüfer gegen jede Verfügung im Zusammenhang mit der Wahrnehmung seiner Funktion als Interner Prüfer beim Gerichtshof der Europäischen Union unmittelbar Klage erheben. Diese Klage muss binnen drei Monaten, gerechnet ab dem Kalendertag der Mitteilung der betreffenden Verfügung, eingereicht werden.
Bei Klagen wird nach Maßgabe von Artikel 91 Absatz 5 des Statuts der Beamten der Europäischen Union untersucht und entschieden.
TITEL V
VERGABE ÖFFENTLICHER AUFTRÄGE
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Abschnitt 1
Anwendungsbereich und Vergabegrundsätze
Artikel 121
Definitionen und Anwendungsbereich
(Artikel 101 der Haushaltsordnung)
(1) Immobilientransaktionen umfassen Kauf, Erbpacht, Nießbrauch, Leasing, Miete oder Mietkauf mit oder ohne Kaufoption von Grundstücken, Gebäuden oder sonstigen Liegenschaften.
(2) Lieferaufträge umfassen Kauf, Leasing, Miete oder Mietkauf von Waren, mit oder ohne Kaufoption. Ein Auftrag über die Lieferung von Waren, der das Verlegen und Anbringen lediglich als Nebenarbeiten umfasst, gilt als öffentlicher Lieferauftrag.
(3) Bauaufträge sind Aufträge über entweder nur die Ausführung oder gleichzeitig die Planung und die Ausführung von Bauvorhaben oder Bauleistungen im Zusammenhang mit einer der in Anhang I der Richtlinie 2004/18/EG genannten Tätigkeiten, oder aber über die Erbringung einer Bauleistung, gleichgültig mit welchen Mitteln, gemäß den vom öffentlichen Auftraggeber genannten Erfordernissen. Ein Bauwerk ist das Ergebnis einer Gesamtheit von Tief- oder Hochbauarbeiten, das seinem Wesen nach eine wirtschaftliche oder technische Funktion erfüllen soll.
(4) Gegenstand von Dienstleistungsaufträgen können alle geistigen und nichtgeistigen Leistungen sein, mit Ausnahme von Lieferungen, Bauleistungen und Immobilientransaktionen.
Ein Auftrag über mehrere Leistungsarten (Bauleistungen, Dienstleistungen oder Lieferungen) wird nach den Bestimmungen vergeben, die für die bei diesem Auftrag wichtigste Leistungsart gilt.
Bei Aufträgen über Lieferungen und Dienstleistungen gilt die Leistungsart mit dem höheren Wert als die wichtigste Leistungsart.
Für öffentliche Aufträge gilt als Referenznomenklatur das gemeinsame Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV) im Sinne der Verordnung (EG) Nr. 2195/2002 des Europäischen Parlaments und des Rates (11).
(5) Die Bezeichnungen „Bauunternehmer“, „Lieferant“ und „Dienstleistungserbringer“ bezeichnen natürliche oder juristische Personen, öffentliche Einrichtungen oder Gruppen dieser Personen und/oder Einrichtungen, die die Ausführung von Bauleistungen, die Lieferung von Waren bzw. die Erbringung von Dienstleistungen anbieten. Die Bezeichnung „Wirtschaftsteilnehmer“ umfasst sowohl Bauunternehmer als auch Lieferanten und Dienstleistungserbringer. Mit „Bieter“ werden Wirtschaftsteilnehmer bezeichnet, die ein Angebot eingereicht haben. „Bewerber“ sind alle, die sich um die Teilnahme an einem nichtoffenen Verfahren, einem wettbewerblichen Dialog oder einem Verhandlungsverfahren beworben haben. Mit „Anbieter“ werden Wirtschaftsteilnehmer bezeichnet, die in einem Anbieter-Verzeichnis nach Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe b aufgelistet sind.
Angebote oder Anträge auf Teilnahme können auch von Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern eingereicht werden. Die öffentlichen Auftraggeber können nicht verlangen, dass Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern, die ein Angebot oder einen Teilnahmeantrag einreichen, eine bestimmte Rechtsform haben müssen; allerdings kann von der ausgewählten Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern verlangt werden, dass sie eine bestimmte Rechtsform annimmt, wenn ihr der Zuschlag erteilt worden ist, sofern dies für die ordnungsgemäße Ausführung des Auftrags erforderlich ist.
(6) Die Dienststellen der Organe der Union gelten als öffentliche Auftraggeber, außer in Fällen, in denen sie untereinander administrative Vereinbarungen über die Erbringung von Dienstleistungen, die Lieferung von Waren, die Ausführung von Bauarbeiten oder über Immobilientransaktionen schließen.
(7) Unter die Bezeichnung „technische Unterstützung“ fallen für die Durchführung eines Programms oder einer Maßnahme erforderliche Unterstützungs- und Kapazitätsaufbaumaßnahmen, wie vorbereitende oder leitende Tätigkeiten, Überwachungs-, Bewertungs-, Prüf- und Kontrolltätigkeiten.
(8) Die Kommunikation mit den Auftragnehmern, einschließlich des Abschlusses von Verträgen und der Vereinbarung von Vertragsänderungen, kann über ein vom öffentlichen Auftraggeber eingerichtetes elektronisches Kommunikationssystem erfolgen.
(9) Solche Systeme müssen folgenden Anforderungen entsprechen:
a)
lediglich befugte Personen haben Zugang zum System und den damit übermittelten Dokumenten;
b)
lediglich befugte Personen können ein Dokument elektronisch unterzeichnen oder durch das System übermitteln;
c)
befugte Personen müssen anhand festgelegter Methoden durch das System authentifiziert werden;
d)
Datum und Uhrzeit der elektronischen Transaktion müssen genau bestimmbar sein;
e)
die Unversehrtheit der Dokumente muss gewährleistet sein;
f)
die Verfügbarkeit der Dokumente muss gewährleistet sein;
g)
erforderlichenfalls muss die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet sein;
h)
der Schutz personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügen.
(10) Für die mit einem solchen System versandten Daten gilt eine rechtliche Vermutung der Unversehrtheit der abgesendeten oder empfangenen Daten und der Korrektheit der vom System angegebenen Zeitpunkte der Versendung und des Empfangs der Daten.
Ein mit einem solchen System übermitteltes oder zugestelltes Dokument gilt als einem Papierdokument gleichwertig, ist in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig und gilt als Original; für das Dokument gilt die rechtliche Vermutung der Echtheit und Unversehrtheit, sofern es keine dynamischen Elemente enthält, die seine automatische Änderung bewirken können.
Die elektronischen Unterschriften nach Absatz 9 Buchstabe b haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften.
Artikel 122
Rahmenverträge und Einzelaufträge
(Artikel 101 der Haushaltsordnung)
(1) Die Laufzeit des Rahmenvertrags darf vier Jahre nicht überschreiten, außer in insbesondere mit dem Gegenstand des Rahmenvertrags begründeten Sonderfällen.
Einzelaufträge, die auf einem Rahmenvertrag beruhen, werden nach den im Rahmenvertrag festgelegten Bedingungen nur zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und den Auftragnehmern des Rahmenvertrags vergeben.
Bei der Vergabe der Einzelaufträge dürfen die Parteien keinesfalls substanzielle Änderungen des Rahmenvertrags vornehmen.
(2) Wird ein Rahmenvertrag mit einem einzigen Wirtschaftsteilnehmer geschlossen, so werden die auf diesem Rahmenvertrag beruhenden Einzelaufträge entsprechend den Bedingungen des Rahmenvertrags vergeben.
In wohlbegründeten Fällen kann der öffentliche Auftraggeber den Auftragnehmer schriftlich konsultieren und gegebenenfalls auffordern, sein Angebot zu vervollständigen.
(3) Wird ein Rahmenvertrag mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern geschlossen, so müssen es derer mindestens drei sein, vorausgesetzt, eine ausreichend große Zahl von Wirtschaftsteilnehmern erfüllt die Auswahlkriterien oder eine ausreichend große Zahl von zulässigen Angeboten erfüllt die Zuschlagskriterien.
Der Rahmenvertrag mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern kann in Form von Einzelverträgen mit gleich lautenden Bedingungen geschlossen werden.
Die Vergabe von Einzelaufträgen, die auf einem mit mehreren Wirtschaftsteilnehmern geschlossenen Rahmenvertrag beruhen, erfolgt wie folgt:
a)
bei Rahmenverträgen nach den Bedingungen des Rahmenvertrags ohne Wiedereröffnung des Wettbewerbs;
b)
bei Rahmenverträgen mit Wiedereröffnung des Wettbewerbs nach erneutem Aufruf der Parteien zum Wettbewerb zu denselben Bedingungen, die erforderlichenfalls zu präzisieren sind, oder gegebenenfalls nach anderen, in den Spezifikationen des Rahmenvertrags genannten Bedingungen.
Vor Vergabe eines Einzelauftrags nach den in Unterabsatz 3 Buchstabe b festgelegten Bedingungen konsultieren die öffentlichen Auftraggeber schriftlich die Auftragnehmer des Rahmenvertrags und setzen diesen eine hinreichende Frist für die Einreichung ihrer Angebote. Die Angebote sind schriftlich einzureichen. Die öffentlichen Auftraggeber vergeben die Einzelaufträge an den Bieter, der auf der Grundlage der in den Spezifikationen des Rahmenvertrags aufgestellten Zuschlagskriterien das jeweils beste Angebot vorgelegt hat.
(4) In Bereichen, in denen sich die Preise und Techniken rasch verändern, enthalten Rahmenverträge, die keine Wiedereröffnung des Wettbewerbs vorsehen, eine Bestimmung, nach der entweder eine Halbzeitprüfung oder ein Benchmarking vorgenommen wird. Ergibt die Halbzeitprüfung, dass die ursprünglichen Bedingungen nicht mehr der Preis- oder Technikentwicklung angepasst sind, greift der öffentliche Auftraggeber nicht mehr auf den Rahmenvertrag zurück, sondern trifft die erforderlichen Maßnahmen, um ihn zu kündigen.
(5) Nur auf Rahmenverträgen beruhende Einzelaufträge sind Gegenstand einer vorherigen Mittelbindung.
Abschnitt 2
Veröffentlichung
Artikel 123
Veröffentlichung von Aufträgen im Rahmen der Richtlinie 2004/18/EG
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
(1) Die Veröffentlichung von Aufträgen, deren Wert die in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwerte erreicht oder übersteigt, umfasst eine Bekanntmachung, unbeschadet des Artikels 134, sowie eine Mitteilung über die Vergabe des Auftrags. Eine Vorabinformation ist nur zwingend vorgeschrieben, wenn der öffentliche Auftraggeber von den Fristverkürzungen gemäß Artikel 152 Absatz 4 Gebrauch zu machen gedenkt.
(2) Im Rahmen der Vorabinformation teilen die öffentlichen Auftraggeber den geschätzten Gesamtwert und den Gegenstand der Dienstleistungs- und Lieferaufträge oder -rahmenverträge mit, die sie im Laufe des Haushaltsjahres vergeben wollen, mit Ausnahme der im Verhandlungsverfahren vergebenen Aufträge, für die keine vorherige Bekanntmachung erfolgt.
Die Bekanntmachung der Vorabinformation wird entweder vom Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (im Folgenden „Amt für Veröffentlichungen“) veröffentlicht oder aber vom öffentlichen Auftraggeber über sein Beschafferprofil verbreitet.
Die obligatorische Vorabinformation wird so bald wie möglich, auf jeden Fall spätestens am 31. März eines jeden Haushaltsjahres dem Amt für Veröffentlichungen zugeleitet bzw. über das Beschafferprofil veröffentlicht.
Veröffentlicht ein öffentlicher Auftraggeber eine Vorabinformation in seinem Beschafferprofil, so meldet er dem Amt für Veröffentlichungen zuvor auf elektronischem Wege die Veröffentlichung einer Vorabinformation in einem Beschafferprofil, unter Beachtung der Angaben zu Format und Verfahren bei der Übermittlung von Bekanntmachungen in Anhang VIII Nummer 3 der Richtlinie 2004/18/EG.
(3) Die Bekanntmachung gestattet es den öffentlichen Auftraggebern, ihre Absicht zur Einleitung eines Vergabeverfahrens, zum Abschluss eines Rahmenvertrags oder zur Einrichtung eines dynamischen Beschaffungssystems im Sinne von Artikel 131 mitzuteilen. Unbeschadet der in Artikel 134 genannten im Verhandlungsverfahren vergebenen Aufträge ist eine Bekanntmachung bei Aufträgen, deren geschätzter Wert die in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwerte erreicht oder übersteigt, zwingend vorgeschrieben.
Sie ist nicht obligatorisch für auf Rahmenverträgen beruhende Einzelaufträge.
In der Bekanntmachung von offenen Verfahren sind Datum, Zeitpunkt und gegebenenfalls Ort der Sitzung des Eröffnungsausschusses anzugeben, an der die Bieter teilnehmen können.
Die öffentlichen Auftraggeber teilen mit, inwieweit sie Varianten zulassen, und geben, wenn sie von der in Artikel 146 Absatz 2 Unterabsatz 2 vorgesehenen Möglichkeit Gebrauch machen, die Mindestanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit an. Sie geben an, welche der Auswahlkriterien gemäß Artikel 146 sie zu verwenden gedenken, wie viele Bewerber mindestens - und gegebenenfalls höchstens - zugelassen werden sollen, und welche objektiven und nicht diskriminierenden Kriterien sie erforderlichenfalls zur Einschränkung der Bewerberzahl im Sinne von Artikel 128 Absatz 1 Unterabsatz 2 heranziehen wollen.
Sind die Ausschreibungsunterlagen, vor allem im Rahmen dynamischer Beschaffungssysteme gemäß Artikel 131, frei, direkt und uneingeschränkt elektronisch zugänglich, so ist die Internet-Adresse, über die diese Unterlagen eingesehen werden können, in der Bekanntmachung anzugeben.
Plant ein öffentlicher Auftraggeber die Veranstaltung eines Wettbewerbsverfahrens, so teilt er dies im Wege einer Bekanntmachung mit.
Gegebenenfalls weist der öffentliche Auftraggeber in der Bekanntmachung außerdem darauf hin, dass es sich um ein interinstitutionelles Vergabeverfahren handelt. In der Bekanntmachung werden in diesem Fall die am Vergabeverfahren beteiligten Organe, Exekutivagenturen oder Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung, das für das Verfahren zuständige Organ sowie das Gesamtvolumen der Aufträge all dieser Organe, Exekutivagenturen und Einrichtungen angegeben.
(4) In der Mitteilung über die Vergabe werden die Ergebnisse der Verfahren zur Vergabe von Einzelaufträgen, zum Abschluss von Rahmenverträgen oder zur Auftragsvergabe im Wege eines dynamischen Beschaffungssystems bekannt gegeben. Eine solche Mitteilung ist zwingend vorgeschrieben, wenn der Auftragswert die in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellen erreicht oder übersteigt. Sie ist nicht obligatorisch für auf Rahmenverträgen beruhende Einzelaufträge.
Die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung wird dem Amt für Veröffentlichungen spätestens 48 Kalendertage, gerechnet ab dem Tag der Unterzeichnung des betreffenden Vertrags oder Rahmenvertrags, übermittelt. Bei Aufträgen, die im Rahmen eines dynamischen Beschaffungssystems vergeben werden, können die Bekanntmachungen jedoch quartalsweise zusammengefasst werden; die Übermittlung an das Amt für Veröffentlichungen erfolgt dann spätestens 48 Tage nach dem jeweiligen Quartalsende.
Öffentliche Auftraggeber, die ein Wettbewerbsverfahren veranstaltet haben, übermitteln dem Amt für Veröffentlichungen eine Bekanntmachung der Ergebnisse.
Bei interinstitutionellen Verfahren wird die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung von dem für das Verfahren zuständigen öffentlichen Auftraggeber übermittelt.
Bei Verträgen oder Rahmenverträgen, deren Wert mindestens den Schwellenwerten gemäß Artikel 170 Absatz 1 entspricht und die ohne vorherige Bekanntmachung im Verhandlungsverfahren vergeben wurden, wird die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung dem Amt für Veröffentlichungen so rechtzeitig übermittelt, dass sie vor der Unterzeichnung des Vertrags, die nach Maßgabe von Artikel 171 Absatz 1 zu erfolgen hat, veröffentlicht werden kann.
Unbeschadet von Artikel 21 werden die Angaben zum Wert und zu den Auftragnehmern von Einzelaufträgen, die in einem bestimmten Haushaltsjahr unter einem Rahmenvertrag abgeschlossen wurden, bis zum 30. Juni des folgenden Haushaltsjahrs auf der Website des öffentlichen Auftraggebers veröffentlicht, wenn ein Einzelauftrag oder die Summe der Einzelaufträge die Schwellenwerte gemäß Artikel 170 Absatz 1 überschreitet.
(5) Alle Bekanntmachungen sind nach Maßgabe der Standardformblätter abzufassen, die die Kommission in Anwendung der Richtlinie 2004/18/EG ausgearbeitet hat.
Artikel 124
Veröffentlichung von Aufträgen, die nicht unter die Richtlinie 2004/18/EG fallen
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
(1) Aufträge, deren Wert unter den in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwerten liegt, werden in einer Weise veröffentlicht, die die Öffnung der Beschaffungsmärkte für den Wettbewerb und die Objektivität der Vergabeverfahren gewährleistet:
a)
Bekanntmachung eines Auftrags gemäß Artikel 123 Absatz 3 oder Aufforderung zur Interessenbekundung bei gleichgearteten Aufträgen, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Betrag übersteigt;
b)
Veröffentlichung von Vorabinformationen über Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 2 festgelegten Betrag übersteigt, auf der Internetseite.
(2) Bei Immobilientransaktionen sowie bei als geheim eingestuften Aufträgen im Sinne von Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe j wird jährlich gesondert ein Verzeichnis der Auftragnehmer veröffentlicht, aus dem der Gegenstand des Auftrags und das Auftragsvolumen hervorgehen. Dieses Verzeichnis wird dem Europäischen Parlament und dem Rat übermittelt. Die Kommission fügt ihr Verzeichnis der Zusammenfassung der jährlichen Tätigkeitsberichte gemäß Artikel 66 Absatz 9 der Haushaltsordnung bei.
(3) Die Informationen über Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Betrag übersteigt und die nicht Gegenstand einer gesonderten Bekanntmachung der Zuschlagserteilung waren, sind dem Amt für Veröffentlichungen zu übermitteln; im Falle der jährlichen Verzeichnisse der Auftragnehmer geschieht dies spätestens bis zum 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres.
(4) Die Informationen über Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 2 festgelegten Betrag übersteigt, werden spätestens am 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres über die Internetseite des Organs veröffentlicht.
Artikel 125
Veröffentlichung der Bekanntmachungen
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
(1) Die Bekanntmachungen gemäß den Artikeln 123 und 124 werden vom Amt für Veröffentlichungen spätestens zwölf Kalendertage nach ihrer Übermittlung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
Die Frist nach Unterabsatz 1 verkürzt sich bei den in Artikel 154 genannten beschleunigten Verfahren auf fünf Kalendertage.
(2) Der öffentliche Auftraggeber muss den Tag der Absendung nachweisen können.
Artikel 126
Sonstige Formen der Veröffentlichung
(Artikel 103 der Haushaltsordnung)
Über die Bekanntmachung gemäß den Artikeln 123, 124 und 125 hinaus können Aufträge auf jede andere Weise, insbesondere in elektronischer Form, bekannt gemacht werden. Eine solche Veröffentlichung bezieht sich auf die im Amtsblatt der Europäischen Union erschienene Bekanntmachung gemäß Artikel 125 - sofern eine solche erfolgt ist -, der sie nicht vorausgehen darf und die allein verbindlich ist.
Die Veröffentlichung darf zu keiner Diskriminierung von Bewerbern oder Bietern führen und keine anderen Angaben als in der vorgenannten Bekanntmachung - sofern eine solche erfolgt ist - enthalten.
Abschnitt 3
Vergabeverfahren
Artikel 127
Arten der Vergabeverfahren
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Die Vergabe von Aufträgen erfolgt im Wege der Ausschreibung im offenen, nichtoffenen oder Verhandlungsverfahren nach Veröffentlichung einer Auftragsbekanntmachung bzw. ohne Veröffentlichung einer solchen Bekanntmachung, gegebenenfalls im Anschluss an einen Wettbewerb.
(2) Die Vergabeverfahren sind offen, wenn alle interessierten Wirtschaftsteilnehmer ein Angebot einreichen können. Dies gilt auch für die in Artikel 131 genannten dynamischen Beschaffungssysteme.
Die Vergabeverfahren sind nicht offen, wenn alle Wirtschaftsteilnehmer die Teilnahme beantragen können, aber nur die Bewerber, die die in Artikel 146 genannten Auswahlkriterien erfüllen und die von den öffentlichen Auftraggebern gleichzeitig schriftlich zur Teilnahme aufgefordert werden, ein Angebot oder einen Lösungsvorschlag im Rahmen des wettbewerblichen Dialogverfahrens gemäß Artikel 132 einreichen können.
Die Auswahl kann entweder für jeden Auftrag getrennt erfolgen, auch im Rahmen eines wettbewerblichen Dialogs, oder aber im Verfahren gemäß Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe a mit Blick auf die Erstellung eines Verzeichnisses der in Betracht kommenden Bewerber.
(3) In einem Verhandlungsverfahren spricht der öffentliche Auftraggeber die Bieter seiner Wahl an, die die Auswahlkriterien nach Artikel 146 erfüllen, und handelt mit einem oder mehreren von ihnen die Angebotsbedingungen aus.
Bei Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb gemäß Artikel 135 werden die in Betracht gezogenen Bewerber gleichzeitig schriftlich zur Teilnahme an den Vertragsverhandlungen aufgefordert.
(4) Wettbewerbsverfahren dienen dazu, dem öffentlichen Auftraggeber - insbesondere auf dem Gebiet der Architektur und des Ingenieurwesens oder der Datenverarbeitung - einen Plan oder ein Projekt zu verschaffen, der bzw. das von einem Preisgericht aufgrund vergleichender Beurteilung mit oder ohne Verteilung von Preisen vorgeschlagen wird.
Artikel 128
Zahl der Bewerber im nichtoffenen oder Verhandlungsverfahren
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Beim nichtoffenen Verfahren und in den Verfahren gemäß Artikel 136 Absatz 1 Buchstaben a und b darf die Zahl der zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bewerber nicht weniger als fünf betragen, vorausgesetzt, genügend Bewerber erfüllen die Auswahlkriterien.
Je nach Auftragsgegenstand und nach Maßgabe objektiver, nicht diskriminierender Auswahlkriterien kann der öffentliche Auftraggeber eine Höchstzahl von Bewerbern festlegen. In diesem Fall werden die maximale Bewerberzahl und die Auswahlkriterien in dem Aufruf zum Wettbewerb oder in der Aufforderung zur Interessenbekundung gemäß den Artikeln 123 und 124 genannt.
Die Zahl der zur Angebotsabgabe zugelassenen Bewerber muss auf jeden Fall ausreichend sein, um einen echten Wettbewerb zu gewährleisten.
(2) Beim Verhandlungsverfahren und im Anschluss an einen wettbewerblichen Dialog müssen mindestens drei Bewerber zur Teilnahme an den Verhandlungen oder zur Einreichung von Angeboten aufgefordert werden, vorausgesetzt, genügend Bewerber erfüllen die Auswahlkriterien.
Die Zahl der zur Angebotsabgabe zugelassenen Bewerber muss ausreichend sein, um einen echten Wettbewerb zu gewährleisten.
Die Unterabsätze 1 und 2 gelten nicht:
a)
für Aufträge von sehr geringem Wert im Sinne von Artikel 137 Absatz 2;
b)
für Aufträge über juristische Dienstleistungen gemäß der CPV-Nomenklatur;
c)
für als geheim eingestufte Aufträge im Sinne von Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe j.
(3) Sofern die Zahl der Bewerber, die die Auswahlkriterien und Mindestanforderungen erfüllen, unter der in den Absätzen 1 und 2 genannten Mindestzahl liegt, kann der öffentliche Auftraggeber das Verfahren fortführen, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Leistungsfähigkeit verfügen. Der öffentliche Auftraggeber kann andere Wirtschaftsteilnehmer, die ursprünglich nicht zur Teilnahme an dem Verfahren aufgefordert wurden, oder Bewerber, die nicht über die geforderte Leistungsfähigkeit verfügen, nicht zu demselben Verfahren zulassen.
Artikel 129
Verhandlungsverfahren
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
Der öffentliche Auftraggeber verhandelt mit den Bietern über die von ihnen eingereichten Angebote, damit diese auf die Anforderungen abgestellt werden, die in der Auftragsbekanntmachung nach Artikel 123 oder in den Spezifikationen und in den etwaigen zusätzlichen Unterlagen veröffentlicht wurden, und um das günstigste Angebot zu ermitteln.
Während der Verhandlung sorgt der öffentliche Auftraggeber dafür, dass alle Bieter gleich behandelt werden.
Kann ein öffentlicher Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren nach Aufruf zum Wettbewerb gemäß Artikel 135 vergeben, so kann er vorsehen, dass das Verhandlungsverfahren in verschiedenen aufeinander folgenden Phasen abgewickelt wird, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der im Aufruf zum Wettbewerb oder in den Spezifikationen angegebenen Zuschlagskriterien zu verringern. Im Aufruf zum Wettbewerb oder in den Spezifikationen ist anzugeben, ob diese Möglichkeit in Anspruch genommen wird.
Artikel 130
Wettbewerbe
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Die für die Veranstaltung eines Wettbewerbs geltenden Regeln werden allen an einer Teilnahme interessierten Kreisen zur Kenntnis gebracht.
Es muss eine ausreichend große Zahl von Bewerbern zur Teilnahme aufgefordert werden, um einen echten Wettbewerb zu gewährleisten.
(2) Das Preisgericht wird vom zuständigen Anweisungsbefugten benannt. Es setzt sich ausschließlich aus von den Wettbewerbsteilnehmern unabhängigen natürlichen Personen zusammen. Wird für die Teilnahme an einem Wettbewerb eine besondere berufliche Qualifikation verlangt, so muss mindestens ein Drittel der Mitglieder diese oder eine gleichwertige Qualifikation besitzen.
Das Preisgericht ist bei der Begutachtung völlig unabhängig. Es beurteilt Projekte, die ihm von den Bewerbern anonym vorgelegt werden, und stützt sich dabei ausschließlich auf die in der Wettbewerbsbekanntmachung festgelegten Kriterien.
(3) Das Preisgericht nimmt seine Vorschläge, die sich auf die Stärken eines jeden Projekts stützen, und seine Bemerkungen in ein von seinen Mitgliedern unterzeichnetes Protokoll auf.
Die Anonymität der Bewerber bleibt bis zur Stellungnahme des Preisgerichts gewahrt.
Die Bewerber können bei Bedarf aufgefordert werden, zur Klärung bestimmter Aspekte der Wettbewerbsarbeiten Antworten auf Fragen zu erteilen, die das Preisgericht in seinem Protokoll festgehalten hat. Über den Dialog zwischen den Preisrichtern und den Bewerbern wird ein umfassendes Protokoll erstellt.
(4) Der öffentliche Auftraggeber nennt sodann in einem Beschluss Name und Anschrift des ausgewählten Bewerbers und die Gründe für diese Wahl unter Berücksichtigung der in der Wettbewerbsbekanntmachung zuvor angekündigten Kriterien, insbesondere wenn er von den Vorschlägen in der Stellungnahme des Preisgerichts abweicht.
Artikel 131
Dynamische Beschaffungssysteme
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Ein dynamisches Beschaffungssystem ist ein vollelektronisches Verfahren für die Beschaffung von marktgängigen Leistungen, das während der gesamten Verfahrensdauer jedem Wirtschaftsteilnehmer offensteht, der die Auswahlkriterien erfüllt und ein erstes unverbindliches Angebot im Einklang mit den Spezifikationen und den etwaigen zusätzlichen Unterlagen unterbreitet hat. Diese unverbindlichen Angebote können jederzeit verbessert werden, sofern sie weiterhin mit den Spezifikationen übereinstimmen.
(2) Zur Einrichtung des dynamischen Beschaffungssystems veröffentlichen die öffentlichen Auftraggeber eine Bekanntmachung mit Angabe der Internet-Adresse, unter der die Spezifikationen und jedwede zusätzlichen Dokumente ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Bekanntmachung und bis zur Beendigung des Systems frei, unmittelbar und uneingeschränkt abgerufen werden können.
In den Spezifikationen präzisieren sie unter anderem die Art der in Betracht gezogenen Anschaffungen, die Gegenstand dieses Systems sind, sowie alle erforderlichen Informationen betreffend das Beschaffungssystem, die verwendete elektronische Ausrüstung und die technischen Vorkehrungen und Merkmale der Verbindung.
(3) Die öffentlichen Auftraggeber räumen während der gesamten Laufzeit des dynamischen Beschaffungssystems jedem Wirtschaftsteilnehmer die Möglichkeit ein, ein unverbindliches Angebot zu unterbreiten, um gemäß Absatz 1 zur Teilnahme am System zugelassen zu werden. Sie schließen die Bewertung binnen einer Frist von höchstens 15 Tagen ab dem Zeitpunkt der Vorlage des unverbindlichen Angebots ab. Sie können die Bewertungsphase jedoch verlängern, sofern nicht zwischenzeitlich eine Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt.
Der öffentliche Auftraggeber unterrichtet den Bieter unverzüglich darüber, ob er zur Teilnahme am dynamischen Beschaffungssystem zugelassen oder sein Angebot abgelehnt wurde.
(4) Für jeden Einzelauftrag hat eine gesonderte Aufforderung zur Angebotsabgabe zu erfolgen. Vor dieser Aufforderung zur Angebotsabgabe veröffentlichen die öffentlichen Auftraggeber eine vereinfachte Bekanntmachung, in der alle interessierten Wirtschaftsteilnehmer aufgefordert werden, ein unverbindliches Angebot abzugeben, und zwar binnen einer Frist, die nicht weniger als 15 Tage ab dem Versand der vereinfachten Bekanntmachung betragen darf. Die öffentlichen Auftraggeber nehmen die Aufforderung zur Angebotsabgabe erst dann vor, wenn alle fristgerecht eingegangenen unverbindlichen Angebote ausgewertet wurden.
Die öffentlichen Auftraggeber fordern sodann alle zur Teilnahme am System zugelassenen Bieter auf, binnen einer hinlänglichen Frist ihre Angebote einzureichen. Sie vergeben den Auftrag an den Bieter, der nach den in der Bekanntmachung für die Einrichtung des dynamischen Beschaffungssystems aufgestellten Zuschlagskriterien das wirtschaftlich günstigste Angebot vorgelegt hat. Diese Kriterien können gegebenenfalls in der vorgenannten Aufforderung präzisiert werden.
(5) Außer in hinlänglich begründeten Sonderfällen darf die Laufzeit eines dynamischen Beschaffungssystems vier Jahre nicht überschreiten.
Die öffentlichen Auftraggeber dürfen dieses System nicht in einer Weise anwenden, durch die der Wettbewerb behindert, eingeschränkt oder verfälscht wird.
Den betreffenden Wirtschaftsteilnehmern oder den am System teilnehmenden Parteien dürfen keine Bearbeitungsgebühren in Rechnung gestellt werden.
Artikel 132
Wettbewerblicher Dialog
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Wenn bei besonders komplexen Aufträgen der öffentliche Auftraggeber zu dem Schluss gelangt, dass die üblichen Modalitäten des offenen oder nichtoffenen Verfahrens keine Zuschlagserteilung nach dem Kriterium des wirtschaftlich günstigsten Angebots gestatten, kann er auf das Verfahren des wettbewerblichen Dialogs im Sinne von Artikel 29 der Richtlinie 2004/18/EG zurückgreifen.
Ein Auftrag gilt als besonders komplex, wenn der öffentliche Auftraggeber objektiv nicht in der Lage ist, die technischen Mittel, mit denen seinen Bedürfnissen oder Zielsetzungen am besten Rechnung getragen werden kann, zu definieren oder den rechtlichen oder finanziellen Rahmen eines Projekts zu bestimmen.
(2) Die öffentlichen Auftraggeber veröffentlichen eine Bekanntmachung, in der sie ihre Bedürfnisse und Anforderungen formulieren, die sie in dieser Bekanntmachung und/oder in einer Beschreibung näher erläutern.
(3) Die öffentlichen Auftraggeber eröffnen mit den nach Maßgabe der Kriterien gemäß Artikel 146 ausgewählten Bewerbern einen Dialog, dessen Ziel es ist, die Mittel, mit denen ihre Bedürfnisse am besten erfüllt werden können, zu ermitteln und festzulegen.
Die öffentlichen Auftraggeber tragen dafür Sorge, dass alle Bieter bei dem Dialog gleich behandelt werden. Insbesondere dürfen Lösungsvorschläge oder vertrauliche Informationen eines teilnehmenden Bewerbers nicht ohne dessen Zustimmung an die anderen Teilnehmer weitergegeben werden.
Die öffentlichen Auftraggeber können vorsehen, dass das Verfahren in verschiedenen aufeinander folgenden Phasen abgewickelt wird, um so die Zahl der in der Dialogphase zu erörternden Lösungen anhand der in der Bekanntmachung oder in der Beschreibung angegebenen Zuschlagskriterien zu verringern, sofern darin die Inanspruchnahme einer solchen Möglichkeit vorgesehen ist.
(4) Nachdem die öffentlichen Auftraggeber die Teilnehmer von den Ergebnissen des Dialogs in Kenntnis gesetzt haben, fordern sie diese auf, auf der Grundlage der eingereichten und in der Dialogphase näher ausgeführten Lösungen ihr endgültiges Angebot abzugeben. Diese Angebote müssen alle zur Ausführung des Projekts erforderlichen Einzelheiten enthalten.
Auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers können Klarstellungen, Präzisierungen, Feinabstimmungen und Ergänzungen zu diesen Angeboten gemacht werden. Diese dürfen jedoch keine Änderung der grundlegenden Elemente des Angebots oder der Ausschreibung zur Folge haben, die den Wettbewerb verfälschen oder sich diskriminierend auswirken könnte.
Auf Wunsch des öffentlichen Auftraggebers darf der Bieter, dessen Angebot als das wirtschaftlich günstigste ermittelt wurde, ersucht werden, bestimmte Aspekte des Angebots näher zu erläutern oder im Angebot enthaltene Zusagen zu bestätigen, sofern dies nicht dazu führt, dass wesentliche Aspekte des Angebots oder der Ausschreibung geändert werden, und sofern dies nicht die Gefahr von Wettbewerbsverzerrungen oder Diskriminierungen mit sich bringt.
(5) Die öffentlichen Auftraggeber können Prämien oder Zahlungen an die Teilnehmer am Dialog vorsehen.
Artikel 133
Gemeinsame Beschaffung
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
Führt ein Organ ein Vergabeverfahren gemeinsam mit einem öffentlichen Auftraggeber eines oder mehrerer Mitgliedstaaten, EFTA-Staaten oder Bewerberländer durch, finden die auf das betreffende Organ anwendbaren Vergaberegeln Anwendung.
In Fällen, in denen der Anteil der Mittel, für die der öffentliche Auftraggeber eines Mitgliedstaats verantwortlich ist oder die er verwaltet, am geschätzten Gesamtwert des Auftrags 50 % oder mehr beträgt, sowie in anderen hinlänglich begründeten Fällen kann das betreffende Organ beschließen, dass die für den öffentlichen einzelstaatlichen Auftraggeber geltenden Verfahrensregeln Anwendung finden, sofern diese als den Verfahrensregeln des Organs gleichwertig betrachtet werden können.
Bei gemeinsam mit öffentlichen Auftraggebern von Mitgliedstaaten, EFTA-Staaten oder Bewerberländern durchgeführten Vergabeverfahren legen das Organ und der öffentliche einzelstaatliche Auftraggeber insbesondere fest, welche praktischen Regeln für die Bewertung der Anträge auf Teilnahme oder der Angebote sowie für die Zuschlagserteilung gelten, welches Recht auf den Auftrag Anwendung findet und welches Gericht bei Streitigkeiten zuständig ist.
Artikel 134
Fälle, die das Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb rechtfertigen
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) In folgenden Fällen können die öffentlichen Auftraggeber ungeachtet des geschätzten Auftragswerts Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben:
a)
wenn im Rahmen des ursprünglichen offenen oder nichtoffenen Verfahrens keine oder keine geeigneten Angebote oder Teilnahmeanträge abgegeben worden sind, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen, wie sie in den Ausschreibungsunterlagen gemäß Artikel 138 festgelegt sind, nicht grundlegend geändert werden;
b)
wenn der Auftrag aus technischen oder künstlerischen Gründen oder aufgrund des Schutzes von Ausschließlichkeitsrechten nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden kann;
c)
soweit dies unbedingt erforderlich ist, wenn dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit Ereignissen, die die betreffenden öffentlichen Auftraggeber nicht voraussehen konnten, es nicht zulassen, die für die anderen Verfahren geltenden Fristen gemäß den Artikeln 152, 153 und 154 einzuhalten;
d)
wenn ein Dienstleistungsauftrag an einen Wettbewerb anschließt und nach der geltenden Regelung an den Preisträger oder an einen der Preisträger vergeben werden muss; in letzterem Fall sind alle Preisträger zur Teilnahme an den Verhandlungen aufzufordern;
e)
für zusätzliche Dienst- oder Bauleistungen, die weder in dem der Vergabe zugrunde liegenden Entwurf noch im ursprünglichen Vertrag vorgesehen waren, die aber wegen eines unvorhergesehenen Ereignisses zur Ausführung der darin beschriebenen Dienst- oder Bauleistung erforderlich sind, sofern die in Absatz 2 genannten Bedingungen vorliegen;
f)
für neue Dienst- oder Bauleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Dienst- oder Bauleistungen bestehen, die durch den gleichen öffentlichen Auftraggeber an den Auftragnehmer vergeben werden, der den ursprünglichen Auftrag erhalten hat, sofern sie einem Grundentwurf entsprechen und dieser Entwurf Gegenstand des ursprünglichen Auftrags war, der gemäß Absatz 3 nach einem offenen oder einem nichtoffenen Verfahren vergeben wurde;
g)
für Lieferaufträge:
i)
bei zusätzlichen Lieferungen, die entweder zur teilweisen Erneuerung von gelieferten Waren oder laufend genutzten Einrichtungen oder zur Erweiterung von Lieferungen oder bestehenden Einrichtungen bestimmt sind, wenn ein Wechsel des Lieferanten dazu führen würde, dass der öffentliche Auftraggeber Geräte anderer technischer Beschaffenheit kaufen müsste und dies eine technische Unvereinbarkeit oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeiten bei Gebrauch und Wartung mit sich bringen würde; die Laufzeit dieser Aufträge darf drei Jahre nicht überschreiten;
ii)
wenn es sich um Erzeugnisse handelt, die nur zum Zweck von Forschungen, Versuchen, Untersuchungen oder Entwicklungen hergestellt werden, wobei unter diese Bestimmung nicht der Nachweis der Marktfähigkeit eines Produkts oder eine Serienfertigung zur Deckung der Forschungs- und Entwicklungskosten fällt;
iii)
bei auf einer Warenbörse notierten und gekauften Waren;
iv)
wenn Waren zu besonders günstigen Bedingungen bei Lieferanten, die ihre Geschäftstätigkeit endgültig einstellen, oder bei Insolvenz/Konkursverwaltern oder Liquidatoren im Rahmen eines Insolvenz/Konkurs-, Vergleichs- oder Ausgleichsverfahrens oder eines in den Rechts- oder Verwaltungsvorschriften eines Mitgliedstaats vorgesehenen gleichartigen Verfahrens erworben werden;
h)
für Immobilientransaktionen nach vorheriger Erkundung des lokalen Marktes;
i)
für Aufträge über juristische Dienstleistungen gemäß der CPV-Nomenklatur, die jedoch hinlänglich bekannt zu machen sind;
j)
für Aufträge, die vom Organ oder den von diesem ermächtigten Stellen für geheim erklärt worden sind oder deren Ausführung nach den geltenden Verwaltungsvorschriften besondere Sicherheitsmaßnahmen erfordert, oder wenn der Schutz wesentlicher Interessen der Union es gebietet.
(2) Für zusätzliche Dienstleistungen oder Bauarbeiten gemäß Absatz 1 Buchstabe e kann der öffentliche Auftraggeber Aufträge im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben, sofern der betreffende Auftrag an den Auftragnehmer vergeben wird, der den Hauptauftrag ausführt:
a)
wenn sich diese zusätzlichen Aufträge in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht nicht ohne wesentlichen Nachteil für den öffentlichen Auftraggeber vom Hauptauftrag trennen lassen,
b)
wenn diese Dienstleistungen oder Bauarbeiten zwar von der Ausführung des ursprünglichen Auftrags getrennt werden können, aber für dessen Vervollständigung unbedingt erforderlich sind.
Der Gesamtwert der zusätzlichen Aufträge darf jedoch 50 % des Wertes des Hauptauftrags nicht überschreiten.
(3) In Fällen gemäß Absatz 1 Buchstabe f muss die Möglichkeit der Anwendung eines Verhandlungsverfahrens bereits beim Aufruf zum Wettbewerb für den ersten Auftragsabschnitt angegeben werden; bei der Berechnung der Schwellenwerte gemäß Artikel 170 Absatz 1 wird der für die Fortführung der Dienst- oder Bauleistungen in Aussicht genommene Gesamtauftragswert zugrunde gelegt. Dieses Verfahren darf jedoch nur während der Ausführung des ursprünglichen Auftrags und bis höchstens drei Jahre nach Vertragsunterzeichnung angewandt werden.
Artikel 135
Fälle, die das Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb rechtfertigen
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) In folgenden Fällen können die öffentlichen Auftraggeber ungeachtet des geschätzten Auftragswerts Aufträge im Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb vergeben:
a)
wenn nach Abschluss eines offenen oder nichtoffenen Verfahrens oder eines wettbewerblichen Dialogs nicht ordnungsgemäße oder nach den Auswahl- bzw. Zuschlagskriterien unannehmbare Angebote vorliegen, sofern die ursprünglichen in den Ausschreibungsunterlagen nach Artikel 138 genannten Auftragsbedingungen nicht grundlegend geändert werden und unbeschadet der Anwendung von Absatz 2;
b)
in Ausnahmefällen, wenn es sich um Bauleistungen, Lieferungen oder Dienstleistungen handelt, die ihrer Natur nach oder wegen der damit verbundenen Risiken eine vorherige globale Preisgestaltung durch den Bieter nicht zulassen;
c)
bei Dienstleistungsaufträgen, insbesondere finanzieller oder geistig schöpferischer Art, die dergestalt sind, dass vertragliche Spezifikationen nicht so genau festgelegt werden können, dass der Auftrag durch die Wahl des besten Angebots in Übereinstimmung mit den Vorschriften über offene und nichtoffene Verfahren vergeben werden kann;
d)
bei Bauaufträgen, wenn es sich um Bauarbeiten handelt, die ausschließlich für Zwecke der Forschung, der Erprobung oder Entwicklung und nicht mit dem Ziel der Gewährleistung der Rentabilität oder der Deckung der Forschungs- und Entwicklungskosten durchgeführt werden;
e)
bei Dienstleistungsaufträgen gemäß Anhang II Teil B der Richtlinie 2004/18/EG vorbehaltlich Artikel 134 Absatz 1 Buchstaben i und j und Artikel 134 Absatz 2 der vorliegenden Verordnung;
f)
bei Forschungs- und Entwicklungsdienstleistungen anderer Art als denjenigen, deren Ergebnisse ausschließlich dem öffentlichen Auftraggeber für seinen Gebrauch bei der Ausübung seiner eigenen Tätigkeit zugute kommen, sofern die Dienstleistung vollständig durch den Auftraggeber vergütet wird;
g)
bei Dienstleistungsaufträgen über Kauf, Entwicklung, Produktion und Koproduktion von Programmen für Rundfunk- und Fernsehanstalten sowie Aufträgen über die Ausstrahlung von Sendungen.
(2) In Fällen gemäß Absatz 1 Buchstabe a brauchen die öffentlichen Auftraggeber keinen Aufruf zum Wettbewerb zu veröffentlichen, wenn sie in das betreffende Verhandlungsverfahren alle die Bieter und nur die Bieter einbeziehen, die die Auswahlkriterien erfüllen und die im Verlauf des vorangegangenen Verfahrens Angebote eingereicht haben, die den formalen Voraussetzungen für das Vergabeverfahren entsprachen.
Artikel 136
Verfahren nach Aufforderung zur Interessenbekundung
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Aufträgen, deren Wert unter dem in Artikel 170 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert liegt, und vorbehaltlich der Artikel 134 und 135 kann der öffentliche Auftraggeber Aufforderungen zur Interessenbekundung einsetzen, um entweder
a)
eine Vorauswahl der Bewerber vorzunehmen, die im Rahmen künftiger nichtoffener Vergabeverfahren zur Abgabe von Angeboten aufgefordert werden sollen,
b)
oder ein Verzeichnis derjenigen Anbieter zu erstellen, die zur Abgabe von Teilnahmeanträgen oder Angeboten aufgefordert werden sollen.
(2) Das im Anschluss an eine Aufforderung zur Interessenbekundung erstellte Verzeichnis hat folgende Geltungsdauer:
a)
in Fällen nach Absatz 1 Buchstabe a höchstens drei Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Übersendung der in Artikel 124 Absatz 1 Buchstabe a genannten Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen;
b)
bei Verzeichnissen nach Absatz 1 Buchstabe b höchstens fünf Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Übersendung der in Artikel 124 Absatz 1 Buchstabe a genannten Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen.
Das Verzeichnis nach Unterabsatz 1 kann Unterverzeichnisse umfassen.
Während der Geltungsdauer des Verzeichnisses, mit Ausnahme der letzten drei Monate, können alle interessierten Personen Bewerbungen einreichen.
(3) Soll ein Auftrag vergeben werden, so fordert der öffentliche Auftraggeber alle in dem betreffenden Verzeichnis oder Unterverzeichnis genannten Bewerber oder Anbieter auf,
a)
in Fällen nach Absatz 1 Buchstabe a ein Angebot abzugeben oder
b)
in Fällen nach Absatz 1 Buchstabe b Folgendes zu übermitteln:
i)
Angebote, einschließlich Belege, die sich auf Ausschluss- und Auswahlkriterien beziehen, oder
ii)
Belege, die sich auf Ausschluss- und Auswahlkriterien beziehen, sowie anschließend, für diejenigen Bewerber oder Bieter, die diese Kriterien erfüllen, deren Angebote.
Artikel 137
Aufträge von geringem Wert
(Artikel 104 der Haushaltsordnung)
(1) Aufträge im Wert von höchstens 60 000 EUR können im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben werden, wenn wenigstens drei Bewerber konsultiert werden.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Bewerber lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(2) Aufträge von sehr geringem Wert, d. h. von bis zu 15 000 EUR, können im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
(3) Zahlungen für Ausgaben bis zu 1 000 EUR können auf der Grundlage von Rechnungen ohne vorheriges Vergabeverfahren geleistet werden.
Artikel 138
Ausschreibungsunterlagen
(Artikel 105 der Haushaltsordnung)
(1) Die Ausschreibungsunterlagen umfassen mindestens:
a)
die Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zu Verhandlungen oder zur Teilnahme am Dialog im Rahmen des Verfahrens gemäß Artikel 132;
b)
die Spezifikationen, oder im Falle des wettbewerblichen Dialogs gemäß Artikel 132 eine Beschreibung des Bedarfs und der Anforderungen des öffentlichen Auftraggebers, oder die Internet-Adresse, unter der diese Spezifikationen oder Beschreibungen abgerufen werden können;
c)
den auf der Grundlage des Mustervertrags ausgearbeiteten Vertragsentwurf.
Unterabsatz 1 Buchstabe c findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
Die Ausschreibungsunterlagen müssen auf die gemäß den Artikeln 123 bis 126 erfolgte Veröffentlichung verweisen.
(2) Die Aufforderung zur Angebotsabgabe, zu Verhandlungen oder zum wettbewerblichen Dialog enthält mindestens Folgendes:
a)
Einzelheiten betreffend die Abgabe und Aufmachung der Angebote, insbesondere die Einreichungsfrist, die gegebenenfalls zu verwendenden Standardformblätter, die beizubringenden Dokumente, einschließlich Belege zur finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß Artikel 146, sofern diese nicht in der Auftragsbekanntmachung präzisiert wurden, sowie die Anschrift, an die die Angebote zu senden sind;
b)
den Hinweis, dass mit der Abgabe eines Angebots die Spezifikationen gemäß Absatz 1 akzeptiert werden, und dass der Bieter, falls er den Zuschlag erhält, während der Ausführung des Auftrags durch sein Angebot gebunden ist;
c)
die Geltungsdauer der Angebote, während der der Bieter sämtliche Bedingungen seines Angebots aufrechterhalten muss;
d)
das Verbot jeglichen Kontakts zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem Bieter während des gesamten Verfahrens, es sei denn in Ausnahmefällen unter den in Artikel 160 genannten Voraussetzungen, sowie die genauen Bedingungen für eine etwaige Besichtigung vor Ort, falls eine solche vorgesehen ist;
e)
beim wettbewerblichen Dialog den Termin und den Ort des Beginns der Konsultationsphase.
(3) Die Spezifikationen enthalten mindestens Folgendes:
a)
die für den Auftrag geltenden Ausschluss- und Auswahlkriterien, außer bei einem wettbewerblichen Dialog, bei einem nichtoffenen Verfahren und bei einem Verhandlungsverfahren nach Aufruf zum Wettbewerb gemäß Artikel 135; in diesen Fällen werden diese Kriterien lediglich in der Auftragsbekanntmachung oder in der Aufforderung zur Interessenbekundung genannt;
b)
die Zuschlagskriterien und ihre relative Gewichtung, oder gegebenenfalls eine Rangfolgendarstellung dieser Kriterien, falls diese Information nicht aus der Bekanntmachung hervorgeht;
c)
die technischen Spezifikationen gemäß Artikel 139;
d)
die für Varianten geltenden Mindestanforderungen bei Verfahren, bei denen gemäß Artikel 149 Absatz 2 das wirtschaftlich günstigste Angebot den Zuschlag erhält, sofern der öffentliche Auftraggeber derartige Varianten in der Auftragsbekanntmachung zugelassen hat;
e)
einen Hinweis auf die Anwendung des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union oder gegebenenfalls des Wiener Übereinkommens über diplomatische Beziehungen oder des Wiener Übereinkommens über konsularische Beziehungen;
f)
Angaben zur Art und Weise, wie der Marktzugang unter den Voraussetzungen des Artikels 172 nachgewiesen werden kann;
g)
bei dynamischen Beschaffungssystemen gemäß Artikel 131 die Art der in Betracht gezogenen Anschaffungen sowie alle erforderlichen Informationen betreffend das Beschaffungssystem, die verwendete elektronische Ausrüstung und die technischen Vorkehrungen und Merkmale der Verbindung.
(4) Der Mustervertrag nennt insbesondere:
a)
die bei Nichteinhaltung der Vertragsbestimmungen anwendbaren Schadenersatzpauschalen;
b)
die Angaben, die Rechnungen und Belege gemäß Artikel 102 enthalten müssen;
c)
die Bestimmung, dass in allen Fällen, in denen der öffentliche Auftraggeber ein Organ der Union ist, das Recht der Union, gegebenenfalls ergänzt durch das im Vertrag genannte nationale Recht, Anwendung findet;
d)
das bei Streitigkeiten zuständige Gericht.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe c darf der Vertragsentwurf bei Aufträgen nach Artikel 121 Absatz 1 lediglich auf das einzelstaatliche Recht Bezug nehmen.
(5) Der öffentliche Auftraggeber kann Informationen über den Teil des Auftrags verlangen, den der Bieter an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt, sowie über die Identität der Unterauftragnehmer. Der öffentliche Auftraggeber kann vom Bewerber und Bieter zusätzlich zu den Nachweisen nach Artikel 143 die in den Artikeln 146, 147 und 148 vorgesehenen Angaben zur finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des vorgesehenen Unterauftragnehmers verlangen, insbesondere wenn ein wesentlicher Teil des Auftrags weitervergeben wird.
Artikel 139
Technische Spezifikationen
(Artikel 105 der Haushaltsordnung)
(1) Die technischen Spezifikationen müssen für alle Bewerber und Bieter gleichermaßen zugänglich sein und dürfen den offenen Wettbewerb nicht in ungerechtfertigter Weise behindern.
Definiert werden durch die technischen Spezifikationen die Anforderungen an ein Erzeugnis, eine Dienstleistung oder ein Material bzw. eine Bauleistung, damit sie den durch den öffentlichen Auftraggeber festgelegten Verwendungszweck erfüllen.
(2) Zu den Anforderungen nach Absatz 1 gehören:
a)
Qualitätsstufen;
b)
Umweltleistung;
c)
soweit möglich Kriterien für den Zugang von Behinderten oder aber eine Konzeption für alle Benutzerkategorien;
d)
Konformitätsbewertungsstufen;
e)
Gebrauchstauglichkeit;
f)
Sicherheit oder Abmessungen, einschließlich - bei Lieferaufträgen - die Verkaufsbezeichnung und Gebrauchsanleitungen, Terminologie, Symbole, Prüfungen und Prüfverfahren, Verpackung, Kennzeichnung und Beschriftung, Produktionsverfahren und -methoden;
g)
bei Bauaufträgen die Verfahren zur Qualitätssicherung sowie die Vorschriften für die Planung und die Berechnung von Bauwerken, die Bedingungen für die Prüfung, Inspektion und Abnahme von Bauwerken, die Konstruktionsmethoden oder -verfahren und alle anderen technischen Anforderungen, die der öffentliche Auftraggeber bezüglich fertiger Bauwerke oder der dazu notwendigen Materialien oder Teile durch allgemeine und spezielle Vorschriften anzugeben in der Lage ist.
(3) Die technischen Spezifikationen werden in einer der folgenden Weisen festgelegt:
a)
unter Bezugnahme auf europäische Normen, auf europäische technische Zulassungen, auf gemeinsame technische Spezifikationen, falls vorhanden, auf internationale Normen oder auf andere von den europäischen Normungsgremien erarbeitete technische Bezugsgrößen oder, falls nicht vorhanden, auf gleichwertige nationale Normen. Jede Bezugnahme ist mit dem Zusatz „oder gleichwertige Art“ zu versehen;
b)
in Form von Leistungs- oder Funktionsanforderungen, die Umwelteigenschaften umfassen können und so genau zu fassen sind, dass sie den Bietern ein klares Bild vom Auftragsgegenstand vermitteln und dem öffentlichen Auftraggeber die Erteilung des Zuschlags ermöglichen;
c)
unter Bezugnahme auf beide Arten von Angaben.
(4) Macht der öffentliche Auftraggeber von der Möglichkeit Gebrauch, sich auf die in Absatz 3 Buchstabe a genannten Spezifikationen zu beziehen, so kann er ein Angebot nicht mit der Begründung ablehnen, dass es diesen Spezifikationen nicht entspricht, wenn der Bieter oder der Bewerber mit jedem geeigneten Mittel den öffentlichen Auftraggeber davon überzeugen kann, dass sein Angebot den Anforderungen gleichermaßen entspricht.
Als geeignetes Mittel hierzu kann eine technische Beschreibung des Herstellers oder ein Prüfbericht einer anerkannten Stelle gelten.
(5) Macht der öffentliche Auftraggeber von der Möglichkeit Gebrauch, die in Absatz 3 Buchstabe b genannten Leistungs- und Funktionsanforderungen vorzuschreiben, so kann er ein Angebot, das einer nationalen Norm, mit der eine europäische Norm umgesetzt wird, oder einer europäischen technischen Zulassung, einer gemeinsamen technischen Spezifikation, einer internationalen Norm oder einem von den europäischen Normungsgremien erarbeiteten technischen Bezugssystem entspricht, nicht zurückweisen, wenn diese Normen und Zulassungen die gleichen Leistungs- und Funktionsanforderungen aufweisen.
Der Bieter muss mit allen geeigneten Mitteln stichhaltig nachweisen, dass sein Angebot den Leistungs- oder Funktionsanforderungen des öffentlichen Auftraggebers entspricht. Als geeignetes Mittel hierzu kann eine technische Beschreibung des Herstellers oder ein Prüfbericht einer anerkannten Stelle gelten.
(6) Schreiben die öffentlichen Auftraggeber Umwelteigenschaften in Form von Leistungs- oder Funktionsanforderungen vor, so können sie die detaillierten Spezifikationen oder gegebenenfalls Teile davon verwenden, die in europäischen, (pluri-)nationalen Umweltgütezeichen oder anderen Umweltgütezeichen definiert sind, wenn
a)
diese sich zur Definition der Merkmale der Waren oder Dienstleistungen eignen, die Gegenstand des Auftrags sind;
b)
die Anforderungen an das Gütezeichen auf der Grundlage von wissenschaftlich abgesicherten Informationen ausgearbeitet werden;
c)
die Umweltgütezeichen im Rahmen eines Verfahrens erlassen werden, an dem interessierte Kreise - wie z. B. staatliche Stellen, Verbraucher, Hersteller, Händler und Umweltorganisationen - teilnehmen können;
d)
das Gütezeichen für alle Betroffenen zugänglich und verfügbar ist.
(7) Die öffentlichen Auftraggeber können angeben, dass bei Waren oder Dienstleistungen, die mit einem Umweltgütezeichen ausgestattet sind, vermutet wird, dass sie den in den Vertragsdokumenten festgelegten technischen Spezifikationen genügen; sie müssen jedes andere geeignete Beweismittel, wie technische Unterlagen des Herstellers oder Prüfberichte anerkannter Stellen, akzeptieren. Anerkannte Stellen im Sinne der Absätze 4, 5 und 6 sind die Prüf- und Eichlaboratorien sowie die Inspektions- und Zertifizierungsstellen, die den anwendbaren europäischen Normen genügen.
(8) Außer in durch den Vertragsgegenstand hinreichend begründeten Ausnahmefällen dürfen diese Spezifikationen keine Hinweise auf eine bestimmte Produktion oder Herkunft oder besondere Herstellungsverfahren enthalten. Ebenfalls untersagt ist die Angabe von Marken und Patenten sowie bestimmter Ursprungs- oder Produktionsbezeichnungen, die zur Bevorzugung oder zum Ausschluss bestimmter Erzeugnisse oder Anbieter führen würde.
Wenn der öffentliche Auftraggeber den Auftragsgegenstand nicht durch hinreichend genaue, allgemein verständliche Bezeichnungen beschreiben kann, sind derartige Verweise mit dem Zusatz „oder gleichwertiger Art“ zu versehen.
Artikel 140
Preisanpassung
(Artikel 105 der Haushaltsordnung)
(1) In den Ausschreibungsunterlagen wird angegeben, ob die Angebote zu Festpreisen und ohne Preisanpassungsklausel einzureichen sind.
(2) Wenn nicht, sind die Bedingungen und Berechnungsweisen für Preisanpassungen während der Laufzeit des Vertrags anzugeben. Der öffentliche Auftraggeber berücksichtigt dabei insbesondere folgende Aspekte:
a)
Art des Auftrags und Wirtschaftskonjunktur;
b)
Art und Dauer der Aufgaben und des Vertrags;
c)
die eigenen finanziellen Interessen.
Artikel 141
Rechtswidrige Handlungen, die einen Ausschluss begründen
(Artikel 106 der Haushaltsordnung)
Die Fälle gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e der Haushaltsordnung umfassen alle rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union, insbesondere
a)
Fälle von Betrug gemäß Artikel 1 des mit dem Rechtsakt des Rates vom 26. Juli 1995 ausgearbeiteten Übereinkommens über den Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften (12);
b)
Fälle von Korruption gemäß Artikel 3 des mit dem Rechtsakt des Rates vom 26. Mai 1997 ausgearbeiteten Übereinkommens über die Bekämpfung der Bestechung, an der Beamte der Europäischen Gemeinschaften oder der Mitgliedstaaten der Europäischen Union beteiligt sind (13);
c)
Fälle von Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung gemäß Artikel 2 des Rahmenbeschlusses 2008/841/JI des Rates vom 24. Oktober 2008 zur Bekämpfung der organisierten Kriminalität (14);
d)
Fälle von Geldwäsche gemäß Artikel 1 der Richtlinie 2005/60/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Oktober 2005 zur Verhinderung der Nutzung des Finanzsystems zum Zwecke der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung (15);
e)
terroristische Straftaten, Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten sowie Anstiftung zu, Mittäterschaft bei oder Versuch der Begehung einer solchen Straftat gemäß den Artikeln 1, 3 und 4 des Rahmenbeschlusses 2002/475/JI des Rates vom 13. Juni 2002 zur Terrorismusbekämpfung (16).
Artikel 142
Anwendung der Ausschlusskriterien und Dauer des Ausschlusses
(Artikel 106, 107, 108 und 109 der Haushaltsordnung)
(1) Im Sinne der Verhältnismäßigkeit berücksichtigt das zuständige Organ bei der Festlegung der Ausschlussdauer insbesondere die Schwere des Tatbestands, einschließlich seiner Auswirkungen auf die finanziellen Interessen und den Ruf der Union, die seit dem Tatbestand verstrichene Zeit, die Dauer seines Bestehens, ob es sich um einen Wiederholungsfall handelt, ob Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegt und welche Abhilfemaßnahmen der Betreffende ergriffen hat.
Bei der Festlegung der Ausschlussdauer gibt das zuständige Organ dem Bewerber oder Bieter Gelegenheit zur Stellungnahme.
Wird die Ausschlussdauer nach geltendem Recht von den in Artikel 108 Absätze 2 und 3 der Haushaltsordnung genannten Behörden oder Einrichtungen festgelegt, so wendet die Kommission diesen Ausschluss für einen Zeitraum an, der die maximale Dauer gemäß Artikel 106 Absatz 4 der Haushaltsordnung nicht übersteigen darf. Der Zeitraum nach Artikel 106 Absatz 4 der Haushaltsordnung beträgt maximal fünf Jahre und läuft ab folgenden Zeitpunkten:
a)
in Fällen gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b und e der Haushaltsordnung ab dem Erlass des rechtskräftigen Urteils;
b)
in Fällen gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung, in denen die Verfehlung im Zusammenhang mit Aufträgen mit dem betreffenden Organ steht, ab dem auf den Verstoß folgenden Tag oder, bei anhaltendem oder wiederholtem Verstoß, ab dem Tag, an dem der Verstoß aufhört.
Wenn die schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit nach Unterabsatz 3 Buchstabe b in einem Beschluss einer Behörde oder internationalen Organisation festgestellt wurde, ist der Zeitpunkt des Beschlusses maßgebend.
Bei Rückfälligkeit innerhalb von fünf Jahren nach den in Unterabsatz 3 Buchstaben a und b genannten Zeitpunkten kann die Ausschlussdauer nach Maßgabe von Absatz 1 auf zehn Jahre verlängert werden.
(2) Solange sich ein Bewerber oder Bieter in einer Situation nach Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a oder d der Haushaltsordnung befindet, wird er von Auftragsvergabe- und Finanzhilfeverfahren ausgeschlossen.
Artikel 143
Nachweise
(Artikel 106 und 107 der Haushaltsordnung)
(1) Bewerber und Bieter müssen eine ordnungsgemäß unterzeichnete und datierte ehrenwörtliche Erklärung abgeben, in der sie versichern, dass sie sich nicht in einer der in den Artikeln 106 und 107 der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden.
Wenn der öffentliche Auftraggeber im nichtoffenen Verfahren, im wettbewerblichen Dialog oder im Verhandlungsverfahren nach Aufruf zum Wettbewerb die Anzahl der Bewerber beschränkt, die er zur Teilnahme an den Verhandlungen bzw. zur Angebotsabgabe auffordert, so müssen alle Bewerber die in Absatz 3 genannten Bescheinigungen beibringen.
Nach Maßgabe der Ergebnisse seiner Risikoanalyse kann der öffentliche Auftraggeber bei Verträgen nach Artikel 137 Absatz 2 davon absehen, die in Unterabsatz 1 vorgesehene Erklärung zu verlangen. Bei Verträgen gemäß Artikel 265 Absatz 1, Artikel 267 Absatz 1 und Artikel 269 Absatz 1 kann der öffentliche Auftraggeber jedoch davon absehen, diese Erklärung zu verlangen, wenn der Auftragswert höchstens 20 000 EUR beträgt.
(2) In folgenden Fällen muss der Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, binnen einer vom öffentlichen Auftraggeber festgesetzten Frist und vor der Unterzeichnung des Vertrags seine Erklärung gemäß Absatz 1 durch die in Absatz 3 genannten Nachweise belegen:
a)
bei Aufträgen, die die Organe auf eigene Rechnung vergeben und bei denen die in Artikel 170 Absatz 1 genannten Schwellenwerte erreicht oder überschritten werden;
b)
bei Aufträgen im Zusammenhang mit Maßnahmen im Außenbereich, deren Wert die in Artikel 265 Absatz 1 Buchstabe a, Artikel 267 Absatz 1 Buchstabe a oder Artikel 269 Absatz 1 Buchstabe a genannten Schwellenwerte erreicht oder überschreitet.
Bei Aufträgen unterhalb der Schwellenwerte nach Unterabsatz 1 Buchstaben a und b kann der öffentliche Auftraggeber, der befürchtet, dass auf den Bieter, der den Auftrag erhalten soll, ein Ausschlusskriterium zutreffen könnte, von dem Bieter die in Absatz 3 genannten Nachweise verlangen.
(3) Der öffentliche Auftraggeber akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass keiner der in Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a, b und e der Haushaltsordnung genannten Fälle auf den Bewerber oder Bieter, der den Auftrag erhalten soll, zutrifft, einen Strafregisterauszug neueren Datums oder ersatzweise eine von einer Justiz- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs- oder Herkunftslandes ausgestellte gleichwertige Bescheinigung neueren Datums, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind. Der öffentliche Auftraggeber akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass die in Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben a und d der Haushaltsordnung genannten Fälle auf den Bewerber oder Bieter nicht zutreffen, eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Staates ausgestellte Bescheinigung neueren Datums.
In dem Fall, dass die in Unterabsatz 1 genannte Bescheinigung von dem betreffenden Land nicht ausgestellt wird, sowie in den übrigen in Artikel 106 der Haushaltsordnung genannten Ausschlussfällen, kann sie durch eine eidesstattliche oder eine ehrenwörtliche Erklärung ersetzt werden, die der betreffende Bewerber oder Bieter vor einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde, einem Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation seines Ursprungs- oder Herkunftslandes abgibt.
(4) Je nach dem Recht des Landes, in dem der Bewerber oder Bieter niedergelassen ist, betreffen die in den Absätzen 1 und 3 genannten Urkunden juristische und/oder natürliche Personen, einschließlich, wenn der öffentliche Auftraggeber es für erforderlich hält, der Unternehmensleiter oder der Personen, die in Bezug auf den Bewerber oder Bieter über eine Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis verfügen.
(5) Wenn die öffentlichen Auftraggeber befürchten müssen, dass auf Bewerber oder Bieter ein Ausschlusskriterium zutrifft, können sie bei den in Absatz 3 genannten zuständigen Behörden die nach ihrem Ermessen erforderlichen ergänzenden Informationen einholen.
(6) Der öffentliche Auftraggeber kann einen Bewerber oder Bieter von der Verpflichtung zur Vorlage des in Absatz 3 genannten Nachweises entbinden, wenn ein solcher Nachweis bereits zu Zwecken eines anderen Vergabeverfahrens vorgelegt wurde, die Ausstellung des Nachweises nicht länger als ein Jahr zurückliegt und der Nachweis nach wie vor gültig ist.
In diesem Fall versichert der Bewerber oder Bieter in einer ehrenwörtlichen Erklärung, dass er im Rahmen eines vorausgegangenen Vergabeverfahrens bereits einen solchen Nachweis erbracht hat, der unverändert Gültigkeit besitzt.
(7) Auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers muss der Bewerber oder Bieter eine ehrenwörtliche Erklärung des vorgesehenen Unterauftragnehmers vorlegen, in der dieser erklärt, dass er sich nicht in einer der Situationen nach den Artikeln 106 oder 107 der Haushaltsordnung befindet.
Hat der öffentliche Auftraggeber Bedenken in Bezug auf diese ehrenwörtliche Erklärung, verlangt er die Nachweise nach den Absätzen 3 und 4. Gegebenenfalls findet Absatz 5 Anwendung.
Artikel 144
Zentrale Datenbank
(Artikel 108 der Haushaltsordnung)
(1) Die Organe, Exekutivagenturen und Einrichtungen nach Artikel 108 Absatz 1 der Haushaltsordnung übermitteln der Kommission nach dem von dieser vorgegebenen Muster Informationen über Dritte, die sich in einer der Ausschlusssituationen nach Artikel 106, Artikel 107, Artikel 109 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 109 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung befinden, die Gründe für den Ausschluss und dessen Dauer.
Desgleichen übermitteln sie Informationen über natürliche oder juristische Personen, die gegenüber einem Dritten mit Rechtspersönlichkeit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse haben und sich in einer der Situationen nach Artikel 106, Artikel 107, Artikel 109 Absatz 1 Buchstabe b und Artikel 109 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung befunden haben.
Zu Dritten, die sich in einer Ausschlusssituation nach Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e der Haushaltsordnung befinden und deren Verhalten den finanziellen Interessen der Union geschadet hat, und zu natürlichen oder juristischen Personen, die gegenüber einem solchen Dritten mit Rechtspersönlichkeit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse haben, übermitteln die in Artikel 108 Absätze 2 und 3 der Haushaltsordnung genannten Behörden und Einrichtungen der Kommission nach dem von dieser vorgegebenen Muster folgende Informationen:
a)
Art ihrer Verurteilung;
b)
gegebenenfalls Dauer des Ausschlusses von der Auftragsvergabe.
(2) Die Organe, Agenturen, Behörden und Einrichtungen nach Absatz 1 benennen die Personen, die befugt sind, Informationen für die Datenbank an die Kommission zu übermitteln und Informationen aus der Datenbank von der Kommission entgegenzunehmen.
Die von den Organen, Agenturen, Behörden und Einrichtungen nach Artikel 108 Absatz 1 der Haushaltsordnung benannten Personen übermitteln die Informationen möglichst umgehend dem Rechnungsführer der Kommission und beantragen gegebenenfalls die Erfassung, Änderung oder Löschung bestimmter Daten in der Datenbank.
Die von den Behörden und Einrichtungen nach Artikel 108 Absatz 2 der Haushaltsordnung benannten Personen übermitteln die erforderlichen Informationen dem für das betreffende Programm oder die betreffende Maßnahme zuständigen Anweisungsbefugten der Kommission innerhalb von drei Monaten nach Ergehen des betreffenden Urteils.
Der Rechnungsführer der Kommission erfasst, ändert oder löscht die Daten in der Datenbank. Er übermittelt den benannten Personen die validierten Informationen der Datenbank jeden Monat über eine gesicherte Verbindung.
(3) Die Organe, Agenturen, Behörden und Einrichtungen nach Absatz 1 bestätigen der Kommission, dass die von ihnen übermittelten Informationen nach Maßgabe der Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 und der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (17) zusammengestellt und übermittelt wurden.
Sie unterrichten insbesondere sämtliche Dritte und Personen nach Absatz 1 im Voraus darüber, dass ihre Angaben in die Datenbank aufgenommen und von der Kommission den gemäß Absatz 2 benannten Personen übermittelt werden können. Sie aktualisieren die übermittelten Informationen, wenn die entsprechenden Daten berichtigt, gelöscht oder abgeändert wurden.
Jeder, für den ein Eintrag in der Datenbank besteht, kann beim Rechnungsführer der Kommission beantragen, über alle gespeicherten Daten, die ihn betreffen, informiert zu werden.
(4) Die Mitgliedstaaten unterstützen die Kommission mit Maßnahmen, die darauf abzielen, die Datenbank im Einklang mit den Bestimmungen der Richtlinie 95/46/EG möglichst effizient zu verwalten.
Mit den Behörden von Drittländern und sämtlichen Einrichtungen nach Artikel 108 Absätze 2 und 3 der Haushaltsordnung werden entsprechende Vereinbarungen getroffen, damit diese Bestimmungen und die Grundsätze zum Schutz personenbezogener Daten eingehalten werden.
Artikel 145
Verwaltungsrechtliche und finanzielle Sanktionen
(Artikel 109 und 131 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet der Anwendung von Vertragsstrafen werden Bewerber oder Bieter und Auftragnehmer, die falsche Erklärungen abgegeben, wesentliche Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen oder ihre Vertragspflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben, für eine Höchstdauer von fünf Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt der Feststellung des im Rahmen eines kontradiktorischen Verfahrens mit dem Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer bestätigten Verstoßes, von aus dem Haushalt der Union finanzierten Aufträgen oder Finanzhilfen ausgeschlossen.
Bei Rückfälligkeit innerhalb von fünf Jahren nach dem in Unterabsatz 1 genannten Zeitpunkt kann die Ausschlussdauer auf zehn Jahre verlängert werden.
(2) Gegen Bewerber oder Bieter, die falsche Erklärungen abgegeben oder wesentliche Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen haben, können außerdem finanzielle Sanktionen in Höhe von 2 % bis 10 % des geschätzten Gesamtwerts des vorgesehenen Auftrags verhängt werden.
Gegen Auftragnehmer, die ihre Vertragspflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben, können finanzielle Sanktionen in Höhe von 2 % bis 10 % des Gesamtwerts des betreffenden Auftrags verhängt werden.
Dieser Satz kann bei Rückfälligkeit innerhalb von fünf Jahren nach dem in Absatz 1 Unterabsatz 1 genannten Zeitpunkt auf 4 % bis 20 % angehoben werden.
(3) Das betreffende Organ legt die verwaltungsrechtlichen oder finanziellen Sanktionen unter Berücksichtigung insbesondere der in Artikel 142 Absatz 1 genannten Elemente fest.
Artikel 146
Auswahlkriterien
(Artikel 110 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Der öffentliche Auftraggeber legt klare, nicht diskriminierende Auswahlkriterien fest.
(2) Die Auswahlkriterien werden bei jedem Vergabeverfahren zur Beurteilung der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bewerber bzw. Bieter angewandt.
Der öffentliche Auftraggeber kann Mindestanforderungen festlegen, unterhalb deren Bewerber nicht für den Auftrag ausgewählt werden dürfen.
(3) Bieter oder Bewerber können aufgefordert werden, den Nachweis zu erbringen, dass sie nach nationalem Recht zur Erbringung der Auftragsleistung befugt sind: Eintrag in das Berufs- oder Handelsregister, eidesstattliche Erklärung oder Bescheinigung, Mitgliedschaft in einem Fachverband, ausdrückliche Genehmigung, Eintrag in das Mehrwertsteuerregister.
(4) Der öffentliche Auftraggeber nennt in der Bekanntmachung des Auftrags, in der Aufforderung zur Interessenbekundung oder in der Aufforderung zur Angebotsabgabe die Referenzen, anhand deren Bieter oder Bewerber ihren Stand und ihre Rechtsfähigkeit nachweisen können.
(5) Der Umfang der vom Auftraggeber verlangten Informationen, die Bewerber oder Bieter zum Nachweis ihrer finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vorzulegen haben, sowie die Mindestanforderungen gemäß Absatz 2 müssen im Verhältnis zum Auftragsgegenstand stehen und die legitimen Interessen der Wirtschaftsteilnehmer, insbesondere hinsichtlich des Schutzes ihrer technischen und betrieblichen Geheimnisse, berücksichtigen.
(6) Bei folgenden Aufträgen kann der öffentliche Auftraggeber je nach Bewertung des Risikos von einem dokumentarischen Nachweis der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bewerber oder Bieter absehen:
a)
bei Aufträgen, die die Organe auf eigene Rechnung vergeben und die den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert nicht überschreiten;
b)
bei Aufträgen im Zusammenhang mit Maßnahmen im Außenbereich, deren Wert die in Artikel 265 Absatz 1 Buchstabe a, Artikel 267 Absatz 1 Buchstabe a und Artikel 269 Absatz 1 Buchstabe a genannten Schwellenwerte nicht erreicht.
Beschließt der öffentliche Auftraggeber von dem dokumentarischen Nachweis der finanziellen, wirtschaftlichen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit der Bewerber oder Bieter abzusehen, dürfen keine Vorfinanzierungen vorgenommen werden, solange keine Sicherheit in gleicher Höhe geleistet wurde.
Artikel 147
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
(Artikel 110 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit kann insbesondere durch einen oder mehrere der folgenden Nachweise belegt werden:
a)
Erklärung der Bank oder, gegebenenfalls, Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherung;
b)
Jahresabschlüsse der letzten drei Geschäftsjahre;
c)
Erklärung über den Gesamtumsatz und über den Umsatz im auftragsrelevanten Tätigkeitsbereich, die während der letzten drei Geschäftsjahre erwirtschaftet wurden.
(2) Der öffentliche Auftraggeber kann einen Bewerber oder Bieter von der Verpflichtung zur Vorlage des in Absatz 1 genannten Nachweises entbinden, wenn ein solcher Nachweis bereits zu Zwecken eines anderen Vergabeverfahrens vorgelegt wurde und dieser den in Absatz 1 genannten Kriterien noch entspricht.
Kann ein Bieter oder Bewerber wegen eines vom öffentlichen Auftraggeber anerkannten außergewöhnlichen Grundes die geforderten Unterlagen nicht beibringen, so kann er den Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, vom öffentlichen Auftraggeber für geeignet erachteter Belege erbringen.
(3) Ein Wirtschaftsteilnehmer kann gegebenenfalls für einen bestimmten Auftrag auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen verweisen, unabhängig davon welche rechtlichen Beziehungen zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehen. In diesem Fall muss er dem öffentlichen Auftraggeber beweisen, dass er für die Ausführung des Auftrags über die notwendigen Mittel verfügen wird, z. B. durch Beibringung der Verpflichtungserklärung der betreffenden Unternehmen, ihm diese Mittel zur Verfügung zu stellen.
Der öffentliche Auftraggeber kann vorschreiben, dass der Wirtschaftsteilnehmer und die Unternehmen nach Unterabsatz 1 gemeinsam für die Auftragsausführung haften.
Unter denselben Voraussetzungen können sich Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern nach Artikel 121 Absatz 5 auf die Kapazitäten der Mitglieder der Gruppe oder anderer Unternehmen stützen.
Artikel 148
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
(Artikel 110 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Wirtschaftsteilnehmer wird gemäß den Absätzen 2 und 3 überprüft. Bei der Vergabe öffentlicher Lieferaufträge, die Verlege- oder Einbauarbeiten, Dienstleistungen und/oder Bauarbeiten erfordern, wird diese Leistungsfähigkeit insbesondere anhand der Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit beurteilt.
(2) Die technische und berufliche Leistungsfähigkeit der Wirtschaftsteilnehmer kann je nach Art, Umfang und Verwendungszweck der Lieferungen, Dienstleistungen oder Arbeiten, die Gegenstand des Auftrags sind, durch einen oder mehrere der folgenden Nachweise belegt werden:
a)
durch Studiennachweise und Bescheinigungen über die berufliche Befähigung des Dienstleistungserbringers oder Bauunternehmers und/oder der Führungskräfte des Unternehmens, insbesondere der für die Dienstleistungen bzw. Arbeiten verantwortlichen Person oder Personen;
b)
durch Vorlage einer Liste:
i)
der wesentlichen in den letzten drei Jahren erbrachten Dienstleistungen oder Lieferungen mit Angabe des Werts, des Ausführungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers;
ii)
der in den letzten fünf Jahren erbrachten Bauleistungen unter Angabe des Werts, des Zeitpunkts und des Orts der Ausführung;
c)
durch Beschreibung der technischen Ausrüstung, der Geräte und des Materials, die für die Ausführung eines Dienstleistungs- oder Bauauftrags verwendet werden;
d)
durch die Beschreibung der technischen Ausrüstung und der Maßnahmen zur Qualitätssicherung der Lieferungen und Dienstleistungen sowie der Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Unternehmens;
e)
durch Angabe der technischen Leitung oder der technischen Stellen, unabhängig davon, ob sie zum Unternehmen gehören oder nicht, und zwar insbesondere derjenigen, die mit der Qualitätskontrolle beauftragt sind;
f)
bei Lieferungen durch Vorlage von Mustern, Beschreibungen und/oder Fotografien und/oder von Bescheinigungen, die von für die Qualitätskontrolle als zuständig anerkannten Instituten oder amtlichen Stellen ausgestellt wurden und in denen bestätigt wird, dass die Erzeugnisse den Spezifikationen oder geltenden Normen entsprechen;
g)
durch eine Erklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Dienstleistungserbringers oder des Bauunternehmers und die Zahl der Führungskräfte in den letzten drei Jahren;
h)
durch Angabe des Teils des Auftrags, den der Dienstleistungserbringer möglicherweise an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt;
i)
bei öffentlichen Bau- und Dienstleistungsaufträgen - und nur in einschlägigen Fällen - durch Angabe der Umweltmanagementmaßnahmen, die der Wirtschaftsteilnehmer bei der Ausführung des Auftrags anwenden will.
Handelt es sich bei dem Empfänger der in Unterabsatz 1 Buchstabe b Ziffer i genannten Dienstleistungen und Lieferungen um einen öffentlichen Auftraggeber, so sind von der zuständigen Behörde ausgestellte oder beglaubigte Bescheinigungen über die Ausführung vorzulegen.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe b Ziffer ii sind für die wichtigsten Bauleistungen Bescheinigungen über die ordnungsgemäße Ausführung vorzulegen, aus denen hervorgeht, ob die Arbeiten fachgerecht und ordnungsgemäß ausgeführt wurden.
(3) Sind die zu erbringenden Dienstleistungen oder zu liefernden Waren komplexer Art oder sollen sie ausnahmsweise einem besonderen Zweck dienen, kann die technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch eine Kontrolle nachgewiesen werden, die vom öffentlichen Auftraggeber oder in dessen Namen von einer zuständigen amtlichen Stelle durchgeführt wird, die sich dazu bereiterklärt und sich in dem Land befindet, in dem der Dienstleistungserbringer oder Lieferant ansässig ist. Diese Kontrolle betrifft die technische Leistungsfähigkeit und Produktionskapazität sowie erforderlichenfalls die Untersuchungs- und Forschungsmöglichkeiten des Lieferanten sowie die zur Gewährleistung der Qualität getroffenen Vorkehrungen.
(4) Die vom öffentlichen Auftraggeber zum Nachweis dafür, dass der Wirtschaftsteilnehmer bestimmte Qualitätssicherungsnormen erfüllt, verlangten Bescheinigungen unabhängiger Stellen nehmen auf Qualitätssicherungsverfahren Bezug, die den einschlägigen europäischen Normen genügen und von entsprechenden Stellen zertifiziert sind. Der öffentliche Auftraggeber erkennt auch den Nachweis von gleichwertigen Qualitätssicherungsmaßnahmen an, wenn der Wirtschaftsteilnehmer geltend macht, dass er keinen Zugang zu den betreffenden Bescheinigungen hat oder diese innerhalb der einschlägigen Fristen nicht erhalten kann.
(5) Die vom öffentlichen Auftraggeber zum Nachweis dafür, dass der Wirtschaftsteilnehmer bestimmte Umweltnormen erfüllt, verlangten Bescheinigungen unabhängiger Stellen nehmen auf das System der Europäischen Union für das Umweltmanagement und die Umweltbetriebsprüfung (EMAS), auf andere nach Artikel 45 der Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates (18) anerkannte Umweltmanagementsysteme oder auf andere Umweltmanagementnormen Bezug, die den einschlägigen europäischen oder internationalen Normen genügen und von entsprechenden Stellen zertifiziert sind. Gleichwertige Bescheinigungen von Stellen aus anderen Mitgliedstaaten werden anerkannt. Die öffentlichen Auftraggeber akzeptieren auch andere Nachweise für gleichwertige Umweltmanagementmaßnahmen, die von den Wirtschaftsteilnehmern vorgelegt werden.
(6) Ein Wirtschaftsteilnehmer kann gegebenenfalls für einen bestimmten Auftrag auf die Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen verweisen, unabhängig davon, welche rechtlichen Beziehungen zwischen ihm und diesen Unternehmen bestehen. In diesem Fall muss er dem öffentlichen Auftraggeber beweisen, dass er für die Ausführung des Auftrags über die notwendigen Mittel verfügen wird, z. B. durch Beibringung der Verpflichtungserklärung der betreffenden Unternehmen, ihm diese Mittel zur Verfügung zu stellen.
Unter denselben Voraussetzungen können sich Gruppen von Wirtschaftsteilnehmern nach Artikel 121 Absatz 5 auf die Kapazitäten der Mitglieder der Gruppe oder anderer Unternehmen stützen.
(7) Im Falle von Bauaufträgen, Dienstleistungsaufträgen sowie Verlege- und Installationsarbeiten im Zusammenhang mit einem Lieferauftrag können die öffentlichen Auftraggeber vorschreiben, dass bestimmte kritische Aufgaben direkt vom Bieter selbst oder - wenn ein Bieter einer Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern gemäß Artikel 121 Absatz 6 angehört - von einem Gruppenteilnehmer ausgeführt werden.
(8) Wenn der öffentliche Auftraggeber feststellt, dass kollidierende Interessen vorhanden sind, die die Auftragsausführung negativ beeinflussen können, kann er zu dem Schluss kommen, dass der betreffende Wirtschaftsteilnehmer nicht die geforderte Leistung gewährleistet.
Artikel 149
Zuschlagsmodalitäten und -kriterien
(Artikel 110 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Unbeschadet des Artikels 107 der Haushaltsordnung bestehen für die Erteilung des Zuschlags zwei Möglichkeiten:
a)
bei der Vergabe im Preiswettbewerb erhält das unter allen ordnungsgemäßen und anforderungsgerechten Angeboten preisgünstigste Angebot den Zuschlag;
b)
bei der Vergabe im Leistungswettbewerb erhält das wirtschaftlich günstigste Angebot den Zuschlag.
(2) Zur Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots berücksichtigt der öffentliche Auftraggeber den angebotenen Preis sowie je nach Vertragsgegenstand verschiedene Qualitätskriterien wie technischer Wert, Ästhetik und Zweckmäßigkeit, Umweltaspekte, Betriebskosten, Wirtschaftlichkeit, Ausführungs- oder Lieferfrist, Kundendienst und technische Unterstützung. Der öffentliche Auftraggeber kann Qualitätsmindeststandards vorschreiben, die ein Angebot erfüllen muss, um nicht abgelehnt zu werden.
(3) Der öffentliche Auftraggeber macht in der Bekanntmachung des Auftrags oder in den Spezifikationen oder in der Beschreibung genaue Angaben zur relativen Gewichtung der Kriterien, die bei der Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots zugrunde gelegt werden. Diese Gewichtung kann mittels einer Marge angegeben werden, deren größte Bandbreite angemessen sein muss.
Unbeschadet der Tarife, die das Organ für die Vergütung bestimmter Dienstleistungen, z. B. für Sachverständigengutachten, zugrunde legt, darf die relative Gewichtung des Preiskriteriums gegenüber den anderen Kriterien nicht dazu führen, dass das Preiskriterium bei der Wahl des Auftragnehmers seine Bedeutung verliert.
Ist bedingt durch die Art des Auftrags eine solche Gewichtung aus technischen Gründen ausnahmsweise nicht möglich, so gibt der öffentliche Auftraggeber lediglich die Reihenfolge an, in der diese Kriterien mit abnehmender Bedeutung angewandt werden.
Artikel 150
Durchführung von elektronischen Auktionen
(Artikel 110 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die öffentlichen Auftraggeber können auf elektronische Auktionen zurückgreifen, bei denen neue, nach unten revidierte Preise und/oder neue, auf bestimmte Komponenten der Angebote abstellende Werte vorgelegt werden.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 verwenden die öffentlichen Auftraggeber nach einer vollständigen ersten Bewertung der Angebote ein iteratives elektronisches Verfahren (elektronische Auktion), das den Angeboten anhand automatischer Bewertungsmethoden eine Rangfolge zuweist.
(2) Im offenen und nichtoffenen Verfahren sowie im Verhandlungsverfahren können die öffentlichen Auftraggeber im Falle des Artikels 135 Absatz 1 Buchstabe a beschließen, dass der Vergabe eines öffentlichen Auftrags eine elektronische Auktion vorausgeht, sofern die Spezifikationen hinreichend präzise beschrieben werden können.
Eine elektronische Auktion kann unter den gleichen Bedingungen auch bei einem erneuten Aufruf zum Wettbewerb der Parteien eines Rahmenvertrags nach Artikel 122 Absatz 3 Buchstabe b und bei Eröffnung des Wettbewerbs zur Vergabe von Aufträgen im Rahmen des in Artikel 131 genannten dynamischen Beschaffungssystems durchgeführt werden.
Die elektronische Auktion erstreckt sich entweder allein auf die Preise, wenn der Zuschlag für den Auftrag im Preiswettbewerb erteilt wird, oder auf die Preise und/oder die Werte der in den Spezifikationen genannten Angebotskomponenten, wenn der Zuschlag für den Auftrag im Leistungswettbewerb erteilt wird.
(3) Öffentliche Auftraggeber, die die Durchführung einer elektronischen Auktion beschließen, weisen in der Bekanntmachung darauf hin.
Die Spezifikationen enthalten unter anderem folgende Informationen:
a)
die Komponenten, deren Werte Gegenstand der elektronischen Auktion sein werden, sofern diese Komponenten so quantifizierbar sind, dass sie in Ziffern oder in Prozentangaben ausgedrückt werden können;
b)
gegebenenfalls die zulässigen Ober- bzw. Untergrenzen der Werte, wie sie sich aus den Spezifikationen des Auftragsgegenstandes ergeben;
c)
die Informationen, die den Bietern im Laufe der elektronischen Auktion zur Verfügung zu stellen sind, und gegebenenfalls den Termin, an dem sie ihnen zur Verfügung gestellt werden;
d)
die Angaben zum Ablauf der elektronischen Auktion;
e)
die Bedingungen, unter denen die Bieter Gebote tätigen können, und insbesondere die Mindestabstände, die bei diesen Geboten gegebenenfalls einzuhalten sind;
f)
die Angaben zur verwendeten elektronischen Vorrichtung und zu den technischen Modalitäten und Merkmalen der Anschlussverbindung.
(4) Vor der Durchführung einer elektronischen Auktion nehmen die öffentlichen Auftraggeber anhand der Zuschlagskriterien und der dafür festgelegten Gewichtung eine erste vollständige Bewertung der Angebote vor.
Alle Bieter, die zulässige Angebote unterbreitet haben, werden gleichzeitig auf elektronischem Wege aufgefordert, neue Preise und/oder Werte vorzulegen. Die Aufforderung enthält sämtliche Angaben betreffend die individuelle Verbindung zur verwendeten elektronischen Vorrichtung sowie das Datum und die Uhrzeit des Beginns der elektronischen Auktion. Die elektronische Auktion kann mehrere aufeinander folgende Phasen umfassen. Sie darf frühestens zwei Arbeitstage nach der Versendung der Aufforderungen beginnen.
(5) Erfolgt der Zuschlag für das wirtschaftlich günstigste Angebot, so wird der Aufforderung das Ergebnis einer vollständigen Bewertung des Angebots des betreffenden Bieters, die entsprechend der Gewichtung nach Artikel 149 Absatz 3 Unterabsatz 1 durchgeführt wurde, beigefügt.
In der Aufforderung ist ebenfalls die mathematische Formel vermerkt, nach der bei der elektronischen Auktion die automatische Neureihung entsprechend den vorgelegten neuen Preisen und/oder den neuen Werten vorgenommen wird. Aus dieser Formel geht auch die Gewichtung aller Kriterien für die Ermittlung des wirtschaftlich günstigsten Angebots hervor, so wie sie in der Bekanntmachung oder in den Spezifikationen angegeben ist; zu diesem Zweck sind etwaige Margen durch einen im Voraus festgelegten Wert auszudrücken.
Sind Varianten zulässig, so muss für jede einzelne Variante getrennt eine Formel angegeben werden.
(6) Die öffentlichen Auftraggeber übermitteln allen Bietern im Laufe einer jeden Phase der elektronischen Auktion unverzüglich zumindest die Informationen, die erforderlich sind, damit den Bietern jederzeit ihr jeweiliger Rang bekannt ist. Sie können ferner zusätzliche Informationen zu anderen vorgelegten Preisen oder Werten übermitteln, sofern dies in den Spezifikationen angegeben ist. Darüber hinaus können sie jederzeit die Zahl der Teilnehmer der jeweiligen Auktionsphase bekanntgeben. Sie dürfen jedoch keinesfalls während der Phasen der elektronischen Auktion die Identität der Bieter bekanntgeben.
(7) Die öffentlichen Auftraggeber schließen die elektronische Auktion nach einer oder mehreren der folgenden Vorgehensweisen ab:
a)
sie schließen das Verfahren zu dem in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion angegebenen Termin (Datum und Uhrzeit) ab;
b)
sie schließen das Verfahren ab, wenn keine neuen Preise oder neuen Werte mehr eingehen, die den Anforderungen an die Mindestunterschiede gerecht werden.
c)
sie schließen das Verfahren ab, wenn die in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion angegebene Zahl der Auktionsphasen durchgeführt wurden.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe b geben die öffentlichen Auftraggeber in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion die Frist an, die sie ab dem Erhalt des letzten Gebots bis zum Abschluss der elektronischen Auktion verstreichen lassen.
Wenn die öffentlichen Auftraggeber beschlossen haben, die elektronische Auktion gemäß Unterabsatz 1 Buchstabe c, gegebenenfalls kombiniert mit dem Verfahren nach Unterabsatz 1 Buchstabe b, abzuschließen, wird in der Aufforderung zur Teilnahme an der Auktion der Zeitplan für jede Auktionsphase angegeben.
(8) Nach Abschluss der elektronischen Auktion vergibt der öffentliche Auftraggeber den Auftrag gemäß Artikel 149 entsprechend den Ergebnissen der elektronischen Auktion.
Öffentliche Auftraggeber dürfen elektronische Auktionen nicht missbräuchlich oder dergestalt durchführen, dass der Wettbewerb ausgeschaltet, eingeschränkt oder verfälscht wird, oder dergestalt, dass der Auftragsgegenstand, wie er in der Bekanntmachung ausgeschrieben und in den Spezifikationen definiert worden ist, verändert wird.
Artikel 151
Ungewöhnlich niedrige Angebote
(Artikel 110 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Scheinen bei einem bestimmten Auftrag die Angebote ungewöhnlich niedrig zu sein, so muss der öffentliche Auftraggeber vor Ablehnung dieser Angebote schriftlich die Aufklärung über die Einzelposten des Angebots verlangen, die er für angezeigt hält; die anschließende kontradiktorische Prüfung dieser Einzelposten erfolgt unter Berücksichtigung der eingegangenen Begründungen. Die entsprechenden Erläuterungen können insbesondere die Einhaltung der Vorschriften über Arbeitsschutz und Arbeitsbedingungen, die am Ort der Leistungserbringung gelten, betreffen.
Der öffentliche Auftraggeber kann insbesondere Begründungen berücksichtigen, die Folgendes betreffen:
a)
die Wirtschaftlichkeit des Herstellungsprozesses, der Leistungserbringung oder des Bauverfahrens;
b)
die technischen Lösungen oder außergewöhnlich günstige Bedingungen, über die der Bieter bei der Ausführung des Auftrags verfügt;
c)
die Originalität des Projekts des Bieters.
(2) Stellt der öffentliche Auftraggeber fest, dass ein außergewöhnlich niedriges Angebot auf die Gewährung einer staatlichen Beihilfe zurückzuführen ist, so kann er dieses Angebot nur dann aus diesem Grund ablehnen, wenn der Bieter nicht binnen einer vom öffentlichen Auftraggeber angesetzten angemessenen Frist den Nachweis erbringen kann, dass diese Beihilfe endgültig und im Einklang mit den Verfahren und Beschlüssen gewährt wurde, die in den Vorschriften der Union für staatliche Beihilfen vorgesehen sind.
Artikel 152
Fristen für den Eingang der Angebote und der Teilnahmeanträge
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die öffentlichen Auftraggeber setzen für den Eingang von Angeboten und Teilnahmeanträgen feste Ausschlussfristen in Kalendertagen fest. Die Fristen müssen so bemessen sein, dass die Interessenten über ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Einreichung ihrer Angebote verfügen, wobei insbesondere die Komplexität des Auftrags und die Notwendigkeit, Ortsbesichtigungen vorzunehmen oder den Spezifikationen beiliegende Dokumente vor Ort einzusehen, zu berücksichtigen sind.
(2) Bei offenen Verfahren für Aufträge, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder überschreitet, beträgt die Frist für den Eingang der Angebote mindestens 52 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung.
(3) Bei im nichtoffenen Verfahren, im wettbewerblichen Dialog gemäß Artikel 132 sowie im Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb zu vergebenden Aufträgen, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 überschreitet, beträgt die Frist für den Eingang der Anträge auf Teilnahme mindestens 37 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung.
Bei nichtoffenen Verfahren für Aufträge, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder überschreitet, beträgt die Frist für den Eingang der Angebote mindestens 40 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Bei Verfahren im Anschluss an eine Aufforderung zur Interessenbekundung im Sinne von Artikel 136 Absatz 1 hingegen beträgt die Frist
a)
für den Eingang der Angebote bei Verfahren nach Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe a sowie Artikel 136 Absatz 3 Buchstabe b Ziffer i mindestens 21 Tage, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe;
b)
bei dem zweistufigen Verfahren nach Artikel 136 Absatz 3 Buchstabe b Ziffer ii für den Eingang der Teilnahmeanträge mindestens 10 Tage und für den Eingang der Angebote mindestens 21 Tage.
(4) Hat der öffentliche Auftraggeber für Aufträge oberhalb der Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 gemäß Artikel 123 Absatz 2 eine Vorabinformation veröffentlichen lassen oder selbst in seinem Beschafferprofil veröffentlicht, kann die Mindestfrist für den Eingang der Angebote im Allgemeinen auf 36 Tage, auf keinen Fall jedoch auf weniger als 22 Tage verkürzt werden, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung bzw. der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Die Fristverkürzung nach Unterabsatz 1 ist nur unter folgenden Voraussetzungen zulässig:
a)
die Vorabinformation enthielt alle für die Bekanntmachung eines Auftrags geforderten Informationen, soweit diese zum Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung vorlagen;
b)
die Vorabinformation wurde spätestens 52 Tage und frühestens zwölf Monate vor dem Tag der Absendung der Bekanntmachung zur Veröffentlichung übermittelt.
(5) Die Fristen für den Eingang der Angebote können um fünf Tage verkürzt werden, wenn ab dem Tag der Bekanntgabe des Auftrags oder der Aufforderung zur Interessenbekundung alle Ausschreibungsunterlagen auf elektronischem Wege direkt und vollständig verfügbar gemacht werden.
Artikel 153
Frist für die Einsicht in die Ausschreibungsunterlagen
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Sind die Spezifikationen, die Beschreibungen im Falle des Verfahrens nach Artikel 132 und die zusätzlichen Unterlagen rechtzeitig vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote angefordert worden, so müssen diese Unterlagen vorbehaltlich von Absatz 4 allen Wirtschaftsteilnehmern, die sie angefordert oder ein Interesse an der Teilnahme am Dialog oder an der Angebotsabgabe bekundet haben, innerhalb von fünf Arbeitstagen nach Eingang des entsprechenden Antrags zugeschickt werden. Die öffentlichen Auftraggeber sind nicht verpflichtet, Anträgen auf Übermittlung stattzugeben, die weniger als fünf Arbeitstage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote vorgelegt werden.
(2) Rechtzeitig vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote angeforderte zusätzliche Auskünfte über die Spezifikationen, die Beschreibungen und die zusätzlichen Unterlagen müssen allen Wirtschaftsteilnehmern, die diese Unterlagen angefordert oder ein Interesse an der Teilnahme am Dialog oder an der Angebotsabgabe bekundet haben, umgehend und spätestens sechs Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote gleichzeitig mitgeteilt werden. Bei Auskunftsersuchen, die weniger als acht Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote eingehen, sind die Auskünfte unverzüglich nach Eingang des Auskunftsersuchens mitzuteilen. Die öffentlichen Auftraggeber sind nicht verpflichtet, Anträgen auf Übermittlung zusätzlicher Auskünfte stattzugeben, die weniger als fünf Arbeitstage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote vorgelegt werden.
(3) Können Spezifikationen und zusätzliche Unterlagen oder Auskünfte aus irgendeinem Grund nicht innerhalb der in den Absätzen 1 und 2 festgesetzten Fristen zugesandt bzw. erteilt werden oder können die Angebote nur nach einer Ortsbesichtigung oder einer Einsichtnahme an Ort und Stelle in die den Spezifikationen beiliegenden Dokumente erstellt werden, so sind die in Artikel 152 genannten Fristen für die Angebotsabgabe entsprechend zu verlängern, so dass alle Wirtschaftsteilnehmer von den für die Abfassung der Angebote notwendigen Informationen Kenntnis nehmen können. Diese Verlängerung wird nach den in den Artikeln 123 bis 126 vorgesehenen Modalitäten bekannt gegeben.
(4) Absatz 1 findet keine Anwendung, wenn bei offenen Verfahren, einschließlich der dynamischen Beschaffungssysteme nach Artikel 131, alle Ausschreibungsunterlagen und zusätzlichen Unterlagen auf elektronischem Wege direkt und vollständig verfügbar gemacht wurden. In der Auftragsbekanntmachung gemäß Artikel 123 Absatz 3 ist in diesem Fall die Internetadresse anzugeben, über die diese Dokumente eingesehen werden können.
Artikel 154
Fristen im Falle der Dringlichkeit
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) In Fällen, in denen die Dringlichkeit die Einhaltung der in Artikel 152 Absatz 3 für nichtoffene Verfahren und Verhandlungsverfahren vorgesehenen Mindestfristen nachweislich unmöglich macht, können die öffentlichen Auftraggeber folgende Fristen festsetzen:
a)
für den Eingang der Teilnahmeanträge eine Frist von mindestens 15 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Bekanntmachung, bzw. von 10 Kalendertagen, wenn die Übermittlung der Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen auf elektronischem Wege erfolgt;
b)
für den Eingang der Angebote eine Frist von mindestens 10 Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
(2) Bei nichtoffenen Verfahren und beschleunigten Verhandlungsverfahren werden die zusätzlichen Auskünfte zu den Spezifikationen, sofern sie rechtzeitig angefordert worden sind, allen Bewerbern und Bietern spätestens vier Kalendertage vor Ablauf der Frist für den Eingang der Angebote mitgeteilt.
Artikel 155
Übermittlung
(Artikel 111 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die Modalitäten der Übermittlung der Angebote und der Teilnahmeanträge werden vom öffentlichen Auftraggeber bestimmt, der erforderlichenfalls eine einzige zulässige Kommunikationsform vorschreiben kann. Grundsätzlich können Angebote und Teilnahmeanträge mittels eines Schreibens oder auf elektronischem Wege übermittelt werden; für Teilnahmeanträge ist auch eine Übermittlung per Fax zulässig.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen allgemein verfügbar sein und dürfen nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren eingeschränkt wird.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen gewährleisten,
a)
dass die eingereichten Angebote bzw. Teilnahmeanträge die zu ihrer Bewertung erforderlichen Informationen enthalten;
b)
dass die Unversehrtheit der Daten sichergestellt ist;
c)
dass die Vertraulichkeit der Angebote und Teilnahmeanträge gewahrt bleibt und der öffentliche Auftraggeber erst nach Ablauf der Frist für die Einreichung der Angebote und Teilnahmeanträge von diesen Kenntnis nehmen kann;
d)
dass der Schutz personenbezogener Daten den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügt.
Sofern dies für das Vorliegen eines rechtsgültigen Nachweises erforderlich ist, können die öffentlichen Auftraggeber verlangen, dass per Fax gestellte Teilnahmeanträge möglichst umgehend, auf jeden Fall jedoch vor Ablauf der Ausschlussfrist gemäß Artikel 152, mittels eines Schreibens oder auf elektronischem Wege bestätigt werden.
(2) Gestattet der öffentliche Auftraggeber die elektronische Übermittlung von Angeboten und Teilnahmeanträgen, so müssen die verwendeten Mittel und deren technische Merkmale allgemein zugänglich und mit den allgemein verbreiteten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein und dürfen nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Wirtschaftsteilnehmer zum Vergabeverfahren eingeschränkt wird.
(3) Außer im Falle von Aufträgen, deren Wert den Schwellenwert nach Artikel 170 Absatz 1 nicht erreicht, müssen die Vorrichtungen für die elektronische Entgegennahme der Angebote und Teilnahmeanträge mittels geeigneter technischer Mittel und entsprechender Verfahren gewährleisten, dass
a)
die Wirtschaftsteilnehmer eindeutig authentifiziert werden können;
b)
die Uhrzeit und der Tag des Eingangs der Angebote und Teilnahmeanträge genau bestimmt werden können;
c)
hinreichend sichergestellt ist, dass vor den festgesetzten Terminen kein Zugang zu den gemäß den vorliegenden Anforderungen übermittelten Daten möglich ist;
d)
hinreichend sichergestellt ist, dass jeder Verstoß gegen dieses Zugangsverbot eindeutig erkennbar ist;
e)
die Zeitpunkte der Öffnung der eingegangenen Daten ausschließlich von den ermächtigten Personen festgelegt oder geändert werden können;
f)
während der verschiedenen Phasen des Vergabeverfahrens der Zugang zu allen eingegangenen Daten - bzw. zu einem Teil dieser Daten - nur möglich ist, wenn die ermächtigten Personen gleichzeitig tätig werden;
g)
der Zugang zu den übermittelten Daten bei gleichzeitigem Tätigwerden der ermächtigten Personen erst nach dem festgesetzten Zeitpunkt möglich ist;
h)
die eingegangenen und gemäß den vorliegenden Anforderungen geöffneten Daten ausschließlich den zur Kenntnisnahme ermächtigten Personen zugänglich bleiben.
(4) Gestattet der öffentliche Auftraggeber die elektronische Übermittlung von Angeboten und Teilnahmeanträgen, so gelten die mit diesen Systemen übermittelten elektronischen Dokumente als von einem ermächtigten Vertreter des Wirtschaftsteilnehmers unterzeichnete Originale.
(5) Erfolgt die Einreichung der Angebote oder Teilnahmeanträge mittels eines Schreibens, so kann der Bieter bzw. Bewerber zwischen folgenden Übermittlungsformen wählen:
a)
per Post oder Kurierdienst; für diesen Fall wird in den Ausschreibungsunterlagen ausdrücklich das Versanddatum für verbindlich erklärt, wobei der Poststempel bzw. das Datum der Ablieferungsbestätigung maßgebend ist;
b)
durch Hinterlegung bei den Dienststellen des Organs durch den Bieter bzw. Bewerber oder einen Vertreter, wobei in den Ausschreibungsunterlagen, abgesehen von den in Artikel 138 Absatz 2 Buchstabe a genannten Angaben, die Dienststelle genannt wird, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge gegen Aushändigung einer datierten und unterzeichneten Empfangsbestätigung einzureichen sind.
(6) Zwecks Geheimhaltung und um etwaige Probleme bei der Einreichung von Angeboten mittels Schreiben zu vermeiden, ist in der Ausschreibung Folgendes zu vermerken:
Das Angebot ist in doppeltem Umschlag einzureichen. Beide Umschläge werden verschlossen, und der innere Umschlag trägt außer der Angabe der in der Ausschreibung genannten Empfängerdienststelle den Vermerk „Ausschreibung - nicht durch den Postdienst zu öffnen“. Werden selbstklebende Umschläge verwendet, so sind diese zusätzlich mit Klebestreifen zu verschließen; quer über diesen Klebestreifen hat der Absender seinen Namenszug anzubringen.
Artikel 156
Bietungsgarantien
(Artikel 111 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
Der öffentliche Auftraggeber kann entsprechend den Bestimmungen des Artikels 163 die Hinterlegung einer Bietungsgarantie in Höhe von 1 % bis 2 % des Gesamtauftragswerts verlangen.
Diese Garantie wird bei Zuschlag des Auftrags freigegeben. Sie wird einbehalten, wenn binnen der festgesetzten Frist kein Angebot eingeht oder das eingereichte Angebot zurückgezogen wird.
Artikel 157
Öffnung der Angebote und der Teilnahmeanträge
(Artikel 111 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
(1) Alle Teilnahmeanträge und Angebote, die den Anforderungen gemäß Artikel 155 entsprechen, werden geöffnet.
(2) Für Aufträge, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert übersteigt, setzt der Anweisungsbefugte einen Ausschuss für die Öffnung der Angebote ein.
Der Eröffnungsausschuss setzt sich zusammen aus mindestens drei Personen, die mindestens zwei organisatorische Einheiten des betreffenden Organs vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen, wobei mindestens eine dieser Personen völlig unabhängig vom zuständigen Anweisungsbefugten sein muss. Zur Vermeidung von Interessenkonflikten unterliegen diese Personen den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung. Bei den Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 bzw. solchen, die isoliert in einem Mitgliedstaat tätig sind, und die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen, entfällt diese Verpflichtung.
Bei interinstitutionellen Vergabeverfahren wird der Ausschuss für die Eröffnung der Angebote vom zuständigen Anweisungsbefugten des für das Vergabeverfahren verantwortlichen Organs eingesetzt. Die Zusammensetzung des Eröffnungsausschusses trägt nach Möglichkeit dem interinstitutionellen Charakter des Vergabeverfahrens Rechnung.
(3) Bei mittels eines Schreibens eingereichten Angeboten paraphieren eines oder mehrere der Mitglieder des Eröffnungsausschusses die Dokumente, auf denen Datum und Uhrzeit des Versands der Angebote vermerkt sind.
Sie paraphieren des Weiteren entweder:
a)
sämtliche Seiten jedes Angebots oder
b)
das Deckblatt sowie alle Angebotsseiten mit finanziellen Angaben, wobei die Unversehrtheit des ursprünglichen Angebots durch geeignete Sicherungsvorkehrungen einer Dienststelle gewährleistet wird, die - außer in den Fällen gemäß Absatz 2 Unterabsatz 2 - vom Anweisungsbefugten unabhängig ist.
Bei der Vergabe im Preiswettbewerb gemäß Artikel 149 Absatz 1 Buchstabe a werden die in den konformen Angeboten genannten Preise bekanntgegeben.
Die Mitglieder des Ausschusses unterzeichnen das Protokoll über die Öffnung der eingegangenen Angebote, in dem insbesondere die mit Artikel 155 konformen und nicht konformen Angebote genannt und die Ablehnung der nicht konformen Angebote unter Berücksichtigung der in Artikel 155 genannten Übermittlungsmodalitäten begründet werden. Die Unterzeichnung dieses Protokolls kann über ein elektronisches System erfolgen, das über einen angemessenen Sicherheitsmodus zum Nachweis der Identität des Unterzeichners verfügt.
Artikel 158
Ausschuss für die Bewertung der Angebote und der Teilnahmeanträge
(Artikel 111 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
(1) Alle für mit Artikel 155 konform erklärten Teilnahmeanträge und Angebote werden in zwei Phasen von einem für die jeweilige Verfahrensphase eingerichteten Bewertungsausschuss bewertet und eingestuft, wobei zunächst die vorher bekannt gegebenen Ausschluss- und Auswahlkriterien und anschließend die Zuschlagskriterien zugrunde gelegt werden.
Dieser Ausschuss wird vom zuständigen Anweisungsbefugten eingesetzt und damit betraut, zu den Aufträgen, deren Wert den in Artikel 137 Absatz 1 festgelegten Schwellenwert übersteigt, Stellung zu nehmen.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann jedoch beschließen, dass der Ausschuss nur die Zuschlagskriterien bewerten und einstufen soll, und dass die Ausschluss- und Auswahlkriterien auf eine andere Weise geprüft werden, die gewährleistet, dass kein Interessenkonflikt vorliegt.
(2) Der Bewertungsausschuss setzt sich zusammen aus mindestens drei Personen, die mindestens zwei organisatorische Einheiten des Organs oder der Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen, wobei mindestens eine dieser Personen völlig unabhängig vom zuständigen Anweisungsbefugten sein muss. Der zuständige Anweisungsbefugte überzeugt sich davon, dass diese Personen die in Artikel 57 der Haushaltsordnung genannten Verpflichtungen erfüllen.
Bei den Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 bzw. solchen, die isoliert in einem Mitgliedstaat tätig sind, und die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen, entfällt diese Verpflichtung.
Die Zusammensetzung des Ausschusses kann mit derjenigen des Ausschusses für die Öffnung der Angebote identisch sein.
Auf Beschluss des zuständigen Anweisungsbefugten können externe Sachverständige den Ausschuss unterstützen. Der zuständige Anweisungsbefugte überzeugt sich davon, dass diese Sachverständigen die in Artikel 57 der Haushaltsordnung genannten Verpflichtungen erfüllen.
Bei interinstitutionellen Vergabeverfahren wird der Bewertungsausschuss vom jeweils zuständigen Anweisungsbefugten des für das Vergabeverfahren verantwortlichen Organs eingesetzt. Die Zusammensetzung des Bewertungsausschusses trägt nach Möglichkeit dem interinstitutionellen Charakter des Vergabeverfahrens Rechnung.
(3) Teilnahmeanträge und Angebote, die nicht allen in den Ausschreibungsunterlagen verlangten wesentlichen Anforderungen entsprechen, werden abgelehnt.
Der Bewertungsausschuss bzw. der öffentliche Auftraggeber kann jedoch den betreffenden Bewerber oder Bieter auffordern, binnen einer von ihm festgesetzten Frist die Unterlagen, die die Ausschluss- und Auswahlkriterien betreffen, durch weitere Unterlagen zu ergänzen oder zu präzisieren.
Als anforderungsgemäß gelten Teilnahmeanträge und Angebote, die nicht ausgeschlossen wurden und die die Auswahlkriterien erfüllen.
(4) Bei außergewöhnlich niedrigen Angeboten gemäß Artikel 151 bittet der Bewertungsausschuss um nähere Angaben zur Zusammensetzung des Angebots.
Artikel 159
Bewertungsergebnis
(Artikel 112 der Haushaltsordnung)
(1) Bewertung und Einstufung der für konform erklärten Teilnahmeanträge und Angebote werden in einem datierten Protokoll aufgeführt.
Dieses Protokoll wird von allen Mitgliedern des Bewertungsausschusses unterzeichnet. Die Unterzeichnung dieses Protokolls kann über ein elektronisches System erfolgen, das über einen angemessenen Sicherheitsmodus zum Nachweis der Identität des Unterzeichners verfügt.
Wenn der Bewertungsausschuss die Angebote anhand der Ausschluss- und Auswahlkriterien nicht prüfen musste, wird das Protokoll außerdem von den Personen unterzeichnet, die der zuständige Anweisungsbefugte mit dieser Aufgabe betraut hat. Das Protokoll wird zur späteren Referenz aufbewahrt.
(2) Aus dem Protokoll gemäß Absatz 1 geht mindestens Folgendes hervor:
a)
Name und Anschrift des öffentlichen Auftraggebers sowie Gegenstand und Wert des Auftrags bzw. des Rahmenvertrags oder des dynamischen Beschaffungssystems;
b)
Namen der ausgeschlossenen Bewerber oder Bieter und die Gründe für den Ausschluss;
c)
Namen der Bewerber oder Bieter, deren Angebote oder Teilnahmeanträge geprüft werden, und die Gründe für ihre Auswahl;
d)
Gründe für die Ablehnung der ungewöhnlich niedrigen Angebote;
e)
Namen der ausgewählten Bewerber oder des ausgewählten Auftragnehmers und Begründung dieser Wahl sowie - falls bekannt - der Teil des Auftrags oder des Rahmenvertrags, den der Auftragnehmer an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt.
(3) Der öffentliche Auftraggeber fasst anschließend einen Beschluss, der mindestens Folgendes enthält:
a)
Name und Anschrift des öffentlichen Auftraggebers, Gegenstand und Wert des Auftrags bzw. Gegenstand und Höchstwert des Rahmenvertrags oder des dynamischen Beschaffungssystems;
b)
Namen der ausgeschlossenen Bewerber oder Bieter und die Gründe für den Ausschluss;
c)
Namen der Bewerber oder Bieter, deren Angebote oder Teilnahmeanträge geprüft werden, und die Gründe für ihre Auswahl;
d)
Gründe für die Ablehnung der ungewöhnlich niedrigen Angebote;
e)
Namen der ausgewählten Bewerber oder des ausgewählten Auftragnehmers und Begründung dieser Wahl anhand der vorher bekanntgegebenen Auswahl- bzw. Zuschlagskriterien sowie - falls bekannt - der Teil des Auftrags oder des Rahmenvertrags, den der Auftragnehmer an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt;
f)
bei Verhandlungsverfahren und beim wettbewerblichen Dialog die Umstände gemäß den Artikeln 132, 134, 135, 266, 268, 270 und 271, die die Anwendung dieser Verfahrensarten rechtfertigen;
g)
gegebenenfalls die Gründe für den Verzicht des öffentlichen Auftraggebers auf die Vergabe eines bestimmten Auftrags.
Bei interinstitutionellen Vergabeverfahren wird der Beschluss gemäß Unterabsatz 1 von dem öffentlichen Auftraggeber gefasst, der für das betreffende Vergabeverfahren zuständig ist.
Artikel 160
Kontakte zwischen öffentlichem Auftraggeber und Bieter
(Artikel 112 der Haushaltsordnung)
(1) Im Verlauf eines Vergabeverfahrens sind Kontakte zwischen Auftraggeber und Bietern ausschließlich unter den Bedingungen der Absätze 2 und 3 zulässig.
(2) Vor Ablauf der First für die Einreichung der Angebote kann der öffentliche Auftraggeber in Bezug auf die zusätzlichen Unterlagen und Auskünfte nach Artikel 153
a)
auf Veranlassung der Bieter zusätzliche Auskünfte erteilen, die ausschließlich der näheren Erläuterung der Art des Auftrags dienen; diese Auskünfte müssen allen Bietern, die die Spezifikationen angefordert haben, gleichzeitig erteilt werden;
b)
bei einem Irrtum, einer Ungenauigkeit, einer Auslassung oder einem sonstigen sachlichen Fehler im Wortlaut der Bekanntmachung eines Auftrags, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder der Spezifikationen auf eigene Initiative dies allen Beteiligten innerhalb der gleichen Fristen und unter den gleichen Bedingungen, die auch für die Ausschreibung gelten, mitteilen.
(3) Erfordert ein Angebot nach Öffnung der Angebote Klarstellungen oder sind offenkundige sachliche Irrtümer im Wortlaut des Angebots zu berichtigen, so kann der öffentliche Auftraggeber aus eigener Initiative mit dem Bieter Kontakt aufnehmen; dies darf jedoch nicht zu einer inhaltlichen Änderung des Angebots führen.
(4) In allen Fällen, in denen Kontakte stattgefunden haben, sowie in allen Fällen gemäß Artikel 96 der Haushaltsordnung, in denen keine Kontakte stattgefunden haben, wird in der Akte des Vergabeverfahrens ein entsprechender Hinweis angebracht.
Artikel 161
Unterrichtung der Bewerber und Bieter
(Artikel 113, 114 und 118 der Haushaltsordnung)
(1) Der öffentliche Auftraggeber teilt den Bewerbern und Bietern so schnell wie möglich mit, ob sie den Zuschlag für einen Auftrag oder einen Rahmenvertrag erhalten haben oder zu einem dynamischen Beschaffungssystem zugelassen worden sind. Er nennt gegebenenfalls die Gründe, warum er auf die Vergabe eines ausgeschriebenen Auftrags oder Rahmenvertrags oder die Einrichtung eines geplanten dynamischen Beschaffungssystems verzichtet oder die Einleitung eines neuen Verfahrens beschlossen hat.
(2) Der öffentliche Auftraggeber übersendet binnen 15 Kalendertagen nach Eingang eines entsprechenden schriftlichen Antrags die in Artikel 113 Absatz 2 der Haushaltsordnung genannten Informationen.
(3) Bei Aufträgen, die die Organe der Union für eigene Rechnung vergeben, deren Wert die Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder übersteigt und die in den Anwendungsbereich der Richtlinie 2004/18/EG fallen, unterrichtet der öffentliche Auftraggeber alle abgelehnten Bieter oder Bewerber zu folgenden Zeitpunkten gleichzeitig aber separat auf elektronischem Wege über die Ablehnung ihres Angebots oder ihrer Bewerbung:
a)
bei zweistufigen Vergabeverfahren: kurz nachdem die Beschlüsse im Zusammenhang mit den Ausschluss- und Auswahlkriterien gefasst wurden und bevor der Beschluss über den Zuschlag ergeht;
b)
bei Beschlüssen über die Zuschlagserteilung und die Ablehnung von Angeboten: so rasch wie möglich und spätestens binnen einer Woche nach dem Beschluss über die Zuschlagserteilung.
In der Mitteilung sind die Gründe für die Ablehnung des Angebots bzw. der Bewerbung sowie die Rechtsmittel anzugeben, die eingelegt werden können.
Den abgelehnten Bietern oder Bewerbern, die schriftlich per Schreiben, Fax oder E-Mail darum ersuchen, werden ergänzende Auskünfte zu den Gründen für die Ablehnung mitgeteilt und allen Bietern, deren Angebot nicht abgelehnt wurde, werden vorbehaltlich Artikel 113 Absatz 2 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung Informationen über die Merkmale und Vorteile des ausgewählten Angebots sowie der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt. Die Antwort des öffentlichen Auftraggebers erfolgt binnen einer Frist von höchstens 15 Kalendertagen nach Eingang des Ersuchens um ergänzende Auskünfte.
Artikel 162
Unterzeichnung des Vertrags
(Artikel 113 und 118 der Haushaltsordnung)
Mit der Ausführung eines Auftrags darf erst begonnen werden, wenn der Vertrag unterzeichnet ist.
Abschnitt 4
Sicherheitsleistungen und Korrekturmaßnahmen
Artikel 163
Sicherheitsleistungen
(Artikel 115 der Haushaltsordnung)
(1) Wird von den Auftragnehmern verlangt, dass sie vorab eine Sicherheit leisten, so muss diese einen ausreichenden Betrag und Zeitraum für die Inanspruchnahme abdecken.
(2) Die Sicherheit wird von einer Bank oder einem zugelassenen Finanzinstitut gestellt. Der öffentliche Auftraggeber kann anstelle dieser Sicherheit eine selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten akzeptieren.
Die Sicherheit lautet auf Euro.
Ihr Zweck besteht darin, die Bank, das Finanzinstitut oder den Dritten unwiderruflich selbstschuldnerisch und auf erste Anforderung für die Verbindlichkeiten des Auftragnehmers haftbar zu machen.
Artikel 164
Erfüllungsgarantie
(Artikel 115 der Haushaltsordnung)
(1) Um zu gewährleisten, dass die Arbeiten, Lieferungen oder Dienstleistungen in vollem Umfang geleistet werden und für den Fall, dass eine Endabnahme gemäß den vertraglichen Bedingungen bei der Leistung der Abschlusszahlung nicht möglich ist, kann der Anweisungsbefugte in Einzelfällen und nach vorheriger Risikoanalyse die Stellung einer Erfüllungsgarantie verlangen.
(2) Eine solche Sicherheit kann nach und nach gebildet werden, indem bis zu einer Höhe von 10 % des Gesamtauftragswertes entsprechende Beträge von den jeweiligen Zahlungen einbehalten werden.
Ersatzweise kann ein Teil der Abschlusszahlung bis zur Endabnahme der Dienstleistungen, Lieferungen oder Bauarbeiten als Sicherheit einbehalten werden. Der Anweisungsbefugte legt den Betrag der Erfüllungsgarantie entsprechend den ermittelten Vertragserfüllungsrisiken und unter Berücksichtigung des Vertragsgegenstands und der handelsüblichen Bedingungen fest.
Die Bedingungen für Erfüllungsgarantien sind in den Ausschreibungsunterlagen bekanntzugeben.
(3) Nach erfolgter Endabnahme der Arbeiten, Dienstleistungen oder Lieferungen werden die Erfüllungsgarantien entsprechend den vertraglichen Bedingungen freigegeben.
Artikel 165
Garantien für Vorfinanzierungen
(Artikel 115 der Haushaltsordnung)
(1) Bevor mit dem Vergabeverfahren begonnen werden kann, bewertet der öffentliche Auftraggeber, sofern er den Bedarf für eine Vorfinanzierung festgestellt hat, die mit den entsprechenden Vorfinanzierungszahlungen verbundenen Risiken unter Berücksichtigung der folgenden Kriterien:
a)
geschätzter Auftragswert;
b)
Vertragsgegenstand;
c)
Laufzeit und Ausführungsgeschwindigkeit;
d)
Beschaffenheit des Marktes.
(2) In den in Artikel 146 Absatz 6 Unterabsatz 2 genannten Fällen oder wenn der Anweisungsbefugte gemäß Absatz 1 dieses Artikels entsprechend entscheidet, wird als Gegenleistung für Vorfinanzierungen eine Sicherheit verlangt.
Für Aufträge von geringem Wert im Sinne von Artikel 137 Absatz 1 wird keine Sicherheit verlangt.
Die Sicherheit wird nach Maßgabe des Vertrags im Zuge der Verrechnung der Vorfinanzierung mit den an den Auftragnehmer zu leistenden Zwischen- oder Restbetragszahlungen freigegeben.
Artikel 166
Aussetzung bei Fehlern oder Unregelmäßigkeiten
(Artikel 116 der Haushaltsordnung)
(1) Die Aussetzung eines Auftrags gemäß Artikel 116 der Haushaltsordnung dient dem Zweck, sich vom tatsächlichen Vorliegen der mutmaßlichen schwerwiegenden Fehler, der Unregelmäßigkeiten oder des Betrugs zu überzeugen. Bestätigen sich die Vermutungen nicht, so wird die Vertragsausführung so schnell wie möglich wieder aufgenommen.
(2) Schwerwiegende Fehler oder Unregelmäßigkeiten sind jegliche Verstöße gegen Vertrags- oder Rechtsvorschriften aufgrund von Handlungen oder Versäumnissen, die dem Haushalt der Europäischen Union Schaden zufügen bzw. zufügen könnten.
KAPITEL 2
Bestimmungen für Aufträge, die die Organe der Union auf eigene Rechnung vergeben
Artikel 167
Feststellung, ob die Schwellenwerte erreicht sind
(Artikel 117 und 118 der Haushaltsordnung)
Es obliegt jedem bevollmächtigten oder nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten jedes einzelnen Organs, zu beurteilen, ob die Schwellenwerte gemäß Artikel 118 der Haushaltsordnung erreicht sind.
Artikel 168
Gesonderte und aus Losen bestehende Aufträge
(Artikel 104 und 118 der Haushaltsordnung)
(1) Die Berechnung des geschätzten Auftragswerts darf nicht mit der Absicht erfolgen, die Verpflichtungen aus der vorliegenden Verordnung zu umgehen. Die Aufteilung eines Auftrags zu diesem Zweck ist unzulässig.
Aufträge, deren Wert mindestens den Schwellenwerten gemäß Artikel 170 Absatz 1 entspricht, werden in gleichzeitig zu vergebende Lose aufgeteilt, wenn dies zweckmäßig, technisch möglich und wirtschaftlich ist.
(2) Besteht ein Liefer-, Dienstleitungs- oder Bauauftrag aus mehreren Losen, für die jeweils ein gesonderter Auftrag vergeben wird, so muss zur Ermittlung des anwendbaren Schwellenwertes der Gesamtwert aller Lose berücksichtigt werden.
Wenn der Gesamtwert aller Lose die Schwellenwerte gemäß Artikel 170 Absatz 1 erreicht oder übersteigt, so gelten Artikel 97 Absatz 1 Unterabsätze 1 und 2 sowie Artikel 104 der Haushaltsordnung für jedes einzelne Los.
(3) Wird ein Auftrag in Form von getrennten Losen vergeben, werden die Angebote für jedes Los gesondert bewertet. Werden mehrere Lose an ein und denselben Bieter vergeben, kann für diese Lose ein einziger Vertrag unterzeichnet werden.
Artikel 169
Modalitäten für die Schätzung des Werts bestimmter Aufträge
(Artikel 118 der Haushaltsordnung)
(1) Bei der Berechnung des geschätzten Auftragswerts ist vom öffentlichen Auftraggeber die geschätzte Gesamtvergütung des Bieters zu berücksichtigen.
Sieht ein Auftrag Optionen oder Verlängerungen vor, so wird als Berechnungsgrundlage der zulässige Höchstbetrag, unter Einbeziehung der Optionsrechte und Verlängerungen, herangezogen.
Für die Schätzung ist der Wert zum Zeitpunkt der Absendung der Bekanntmachung oder, falls eine solche Bekanntmachung nicht vorgesehen ist, zum Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens durch den öffentlichen Auftraggeber maßgeblich.
(2) Der zu berücksichtigende Wert eines Rahmenvertrags oder eines dynamischen Beschaffungssystems ist gleich dem geschätzten Gesamtwert aller für die gesamte Laufzeit des Rahmenvertrags oder des dynamischen Beschaffungssystems geplanten Aufträge.
(3) Bei Dienstleistungsaufträgen werden außerdem berücksichtigt:
a)
bei Versicherungsleistungen die Versicherungsprämie und sonstige Vergütungen,
b)
bei Leistungen von Banken und anderen finanziellen Dienstleistungen die Gebühren, Provisionen und Zinsen sowie andere vergleichbare Vergütungen,
c)
bei Aufträgen, die Planungsarbeiten zum Gegenstand haben, die Honorare, Provisionen sowie andere vergleichbare Vergütungen.
(4) Bei Dienstleistungsaufträgen, für die kein Gesamtpreis angegeben wird, oder bei Lieferaufträgen, die ein Leasing, eine Anmietung oder einen Mietkauf zum Gegenstand haben, gilt als Berechnungsgrundlage für den geschätzten Auftragswert:
a)
bei zeitlich begrenzten Verträgen:
i)
der geschätzte Gesamtwert für die Laufzeit des Vertrags, soweit diese achtundvierzig Monate bei Dienstleistungen bzw. zwölf Monate bei Lieferungen nicht überschreitet;
ii)
der Gesamtwert einschließlich des geschätzten Restwerts bei Lieferverträgen mit einer Laufzeit von mehr als zwölf Monaten;
b)
bei Verträgen mit unbestimmter Laufzeit oder - bei Dienstleistungen - mit einer Laufzeit von mehr als achtundvierzig Monaten der monatliche Wert, multipliziert mit achtundvierzig.
(5) Bei regelmäßigen oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlängerbaren Dienstleistungs- oder Lieferaufträgen ist die Berechnungsgrundlage für den geschätzten Vertragswert:
a)
entweder der tatsächliche Gesamtwert entsprechender Aufträge für ähnliche Arten von Leistungen oder Lieferungen aus dem vorangegangenen Haushaltsjahr oder den vorangegangenen zwölf Monaten, nach Möglichkeit unter Anpassung an voraussichtliche Änderungen bei Mengen oder Kosten während der auf den ursprünglichen Vertrag folgenden zwölf Monate,
b)
oder der geschätzte Gesamtwert der Aufträge während der auf die erste Leistung oder Lieferung folgenden zwölf Monate bzw. während der Laufzeit des Vertrags, soweit diese mehr als zwölf Monate beträgt.
(6) Bei Bauaufträgen ist außer dem Auftragswert der eigentlichen Bauarbeiten der geschätzte Wert der Lieferungen zu berücksichtigen, die für die Ausführung der Arbeiten erforderlich sind und dem Auftragnehmer vom öffentlichen Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden.
Artikel 170
Schwellenwerte für die in der Richtlinie 2004/18/EG vorgesehenen Verfahren
(Artikel 118 der Haushaltsordnung)
(1) Die Schwellenwerte gemäß Artikel 118 der Haushaltsordnung sind die in der Richtlinie 2004/18/EG für Liefer-, Dienstleistungs- und Bauaufträge festgelegten Werte.
(2) Die Fristen gemäß Artikel 118 der Haushaltsordnung sind in den Artikeln 152, 153 und 154 festgeschrieben.
Artikel 171
Stillhaltezeit vor der Unterzeichnung des Vertrags
(Artikel 118 der Haushaltsordnung)
(1) Der öffentliche Auftraggeber unterzeichnet einen unter die Richtlinie 2004/18/EG fallenden Vertrag oder Rahmenvertrag mit einem erfolgreichen Bieter erst nach 14 Kalendertagen.
Diese Frist läuft ab einem der folgenden Zeitpunkte:
a)
ab dem Tag, der auf den Tag folgt, an dem die Benachrichtigungen an die abgelehnten und die erfolgreichen Bieter zeitgleich übermittelt wurden;
b)
wenn es sich um einen Vertrag oder Rahmenvertrag handelt, der im Verhandlungsverfahren ohne vorherigen Aufruf zum Wettbewerb vergeben wurde, ab dem Tag, der auf den Tag folgt, an dem die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung gemäß Artikel 123 im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht wurde.
Erfolgt die Benachrichtigung nach Unterabsatz 2 Buchstabe a per Telefax oder elektronisch, so beträgt die Stillhaltezeit 10 Kalendertage.
Erforderlichenfalls kann der öffentliche Auftraggeber die Vertragsunterzeichnung zwecks ergänzender Prüfung aussetzen, wenn die von den abgelehnten oder beschwerten Bietern oder Bewerbern übermittelten Anträge und Bemerkungen oder anderweitig erhaltene stichhaltige Informationen dies rechtfertigen. Die Anträge, Bemerkungen und Informationen müssen binnen der Frist nach Unterabsatz 1 eingehen. Wird die Unterzeichnung ausgesetzt, werden sämtliche Bewerber oder Bieter binnen drei Arbeitstagen nach dem Aussetzungsbeschluss davon unterrichtet.
Außer in den Fällen nach Absatz 2 sind Verträge, die vor Ablauf der Frist nach Unterabsatz 1 unterzeichnet werden, nichtig.
Kann der Vertrag oder Rahmenvertrag nicht mit dem vorgesehenen Bieter geschlossen werden, so kann der öffentliche Auftraggeber den Auftrag an den auf der Rangliste nachfolgenden Bieter vergeben.
(2) In folgenden Fällen gilt die Frist nach Absatz 1 nicht:
a)
bei offenen Verfahren, nichtoffenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren nach vorherigem Aufruf zum Wettbewerb, in denen nur ein Angebot eingegangen ist;
b)
bei Einzelaufträgen, die auf der Grundlage eines Rahmenvertrags vergeben werden;
c)
bei Verhandlungsverfahren gemäß Artikel 134 Absatz 1 Buchstabe c, Buchstabe g Ziffer iii sowie Buchstaben h und j.
Artikel 172
Nachweis des Zugangs zu Vergabeverfahren
(Artikel 119 der Haushaltsordnung)
Die Spezifikationen schreiben den Bietern vor, den Staat zu nennen, in dem sie ihren Sitz haben oder wohnhaft sind, und die nach einzelstaatlichem Recht geforderten diesbezüglichen Nachweise zu erbringen.
TITEL VI
FINANZHILFEN
KAPITEL 1
Anwendungsbereich und Form
Artikel 173
Mitgliedsbeiträge
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Mitgliedsbeiträge gemäß Artikel 121 Absatz 2 Buchstabe d der Haushaltsordnung sind Zahlungen an Einrichtungen, in denen die Europäische Union Mitglied ist; diese Zahlungen erfolgen nach Maßgabe der Haushaltsbeschlüsse und der von den betreffenden Einrichtungen festgelegten Modalitäten.
Artikel 174
Vereinbarungen und Beschlüsse über die Gewährung einer Finanzhilfe
(Artikel 121 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzhilfen werden im Wege eines Beschlusses oder einer schriftlichen Vereinbarung gewährt.
(2) Für die Wahl des rechtlichen Instruments sind folgende Kriterien maßgeblich:
a)
ob sich der Empfänger in der Europäischen Union oder in einem Drittland befindet;
b)
Komplexität bzw. Vereinheitlichung des Inhalts der finanzierten Maßnahmen oder Arbeitsprogramme.
Artikel 175
Ausgaben für die Mitglieder der Organe
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Die Ausgaben für die Mitglieder der Organe gemäß Artikel 121 Absatz 2 Buchstabe a der Haushaltsordnung umfassen Zuwendungen an Vereinigungen derzeitiger und ehemaliger Mitglieder des Europäischen Parlaments. Diese Ausgaben werden entsprechend den internen Verwaltungsvorschriften des Europäischen Parlaments getätigt.
Artikel 176
Maßnahmen, für die eine Finanzhilfe gewährt werden kann
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Eine Maßnahme, für die eine Finanzhilfe im Sinne des Artikels 121 der Haushaltsordnung gewährt werden kann, muss eindeutig festgelegt sein.
Eine Maßnahme darf nicht in der Absicht aufgespalten werden, sie den in der vorliegenden Verordnung festgelegten Finanzierungsvorschriften zu entziehen.
Artikel 177
Einrichtungen, die Ziele von allgemeinem Interesse für die Union verfolgen
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
Als Einrichtung, die Ziele von allgemeinem Interesse für die Union verfolgt, gilt
a)
entweder eine Einrichtung, deren Auftrag allgemeine oder berufliche Bildung, Information, Innovation oder Studien und Forschungen im Bereich Europapolitik, sowie Maßnahmen zur Förderung der Unionsbürgerschaft oder der Menschenrechte umfasst, oder eine europäische Normungseinrichtung;
b)
oder eine Einrichtung, die Einrichtungen ohne Erwerbszweck vertritt, die in den Mitgliedstaaten, in Bewerberländern oder potenziellen Bewerberländern tätig sind und sich der Förderung von Grundsätzen und Politiken im Rahmen der Ziele der Verträge verschrieben haben.
Artikel 178
Partnerschaften
(Artikel 121 der Haushaltsordnung)
(1) Im Rahmen von Partnerschaften können Einzelfinanzhilfen für Maßnahmen und für Betriebskosten gewährt werden.
(2) Eine Partnerschaft kann geschlossen werden, um eine langfristige Zusammenarbeit der Empfänger mit der Kommission zu begründen. Sie kann in einer Partnerschaftsrahmenvereinbarung oder einem Partnerschaftsrahmenbeschluss geregelt werden.
Die Partnerschaftsrahmenvereinbarung oder der Partnerschaftsrahmenbeschluss enthält nähere Angaben zu den gemeinsamen Zielen, der Art der punktuell oder im Rahmen eines genehmigten jährlichen Arbeitsprogramms geplanten Maßnahmen, dem Verfahren zur Gewährung von Einzelfinanzhilfen unter Beachtung der Verfahrensgrundsätze und -vorschriften des vorliegenden Titels sowie den allgemeinen Rechten und Pflichten der Vertragspartner im Rahmen von Einzelvereinbarungen oder -beschlüssen.
Die Laufzeit der Partnerschaften darf vier Jahre nicht überschreiten, außer in insbesondere mit dem Gegenstand der Partnerschaft begründeten Sonderfällen.
Die Anweisungsbefugten dürfen die Partnerschaftsrahmenvereinbarungen oder -beschlüsse nicht missbräuchlich oder in einer Weise in Anspruch nehmen, dass sie einen Verstoß gegen die Grundsätze der Transparenz oder der Gleichbehandlung der Antragsteller bezwecken oder bewirken.
(3) Partnerschaften sind in Bezug auf Planung, vorheriger Bekanntmachung und Vergabeverfahren Finanzhilfen gleichgestellt.
(4) Die auf der Grundlage von Partnerschaftsrahmenvereinbarungen oder -beschlüssen vergebenen Einzelfinanzhilfen werden nach den in den Vereinbarungen oder Beschlüssen geregelten Verfahren gewährt und unterliegen den Bestimmungen des vorliegenden Titels.
Sie werden gemäß Artikel 191 nachträglich bekannt gemacht.
Artikel 179
Elektronische Kommunikationssysteme
(Artikel 121 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommunikation mit den Empfängern, insbesondere der Abschluss von Finanzhilfevereinbarungen, die Zustellung von Finanzhilfebeschlüssen sowie sämtliche Vertragsänderungen, kann über ein von der Kommission eingerichtetes elektronisches Kommunikationssystem erfolgen.
(2) Solche Systeme müssen folgenden Anforderungen entsprechen:
a)
lediglich befugte Personen haben Zugang zum System und den damit übermittelten Dokumenten;
b)
lediglich befugte Personen dürfen ein Dokument elektronisch unterzeichnen oder durch das System übermitteln;
c)
befugte Personen müssen anhand festgelegter Methoden durch das System authentifiziert werden;
d)
Datum und Uhrzeit der elektronischen Transaktion müssen genau bestimmbar sein;
e)
die Unversehrtheit der Dokumente muss gewährleistet sein;
f)
die Verfügbarkeit der Dokumente muss gewährleistet sein;
g)
erforderlichenfalls muss die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet sein;
h)
der Schutz personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügen.
(3) Für die mit einem solchen System versandten Daten gilt eine rechtliche Vermutung der Unversehrtheit der abgesendeten oder empfangenen Daten und der Korrektheit der vom System angegebenen Zeitpunkte der Versendung und des Empfangs der Daten.
Ein mit einem solchen System übermitteltes oder zugestelltes Dokument gilt als einem Papierdokument gleichwertig, ist in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig und gilt als Original; für das Dokument gilt die rechtliche Vermutung der Echtheit und Unversehrtheit, sofern es keine dynamischen Elemente enthält, die seine automatische Änderung bewirken können.
Die elektronischen Unterschriften nach Absatz 2 Buchstabe b haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften.
Artikel 180
Inhalt von Finanzhilfevereinbarungen und -beschlüssen
(Artikel 122 der Haushaltsordnung)
(1) Der Finanzhilfevereinbarung sind insbesondere folgende Angaben zu entnehmen:
a)
ihr Gegenstand;
b)
der Finanzhilfeempfänger;
c)
ihre Laufzeit, und zwar:
i)
das Datum ihres Inkrafttretens,
ii)
das Datum der Einleitung und die Dauer der Maßnahme bzw. des Rechnungsjahres, für die bzw. das eine Finanzhilfe gewährt wird;
d)
der Höchstbetrag der Finanzierung der Union in Euro sowie ihre Form, gegebenenfalls ergänzt um folgende Angaben:
i)
den geschätzten Gesamtbetrag der förderfähigen Kosten der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms sowie den maximal zu finanzierenden Anteil;
ii)
gegebenenfalls die zugrundezulegenden Einheitskosten, Pauschalbeträge oder Pauschalfinanzierung gemäß Artikel 123 Buchstaben b, c oder d der Haushaltsordnung;
iii)
die Zusammensetzung der Finanzierungsarten nach den Ziffern i und ii;
e)
eine Beschreibung der Maßnahme bzw. im Falle einer Finanzhilfe für Betriebskosten das vom Anweisungsbefugten für das Rechnungsjahr genehmigte Arbeitsprogramm sowie eine Beschreibung der von der Durchführung der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms erwarteten Ergebnisse;
f)
die für alle Vereinbarungen dieser Art geltenden allgemeinen Bedingungen, beispielsweise die Einverständniserklärung des Empfängers mit den Kontrollen und Prüfungen der Kommission, des OLAF und des Rechnungshofs;
g)
der globale Kostenvoranschlag der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms;
h)
wenn die Durchführung der Maßnahme die Vergabe von Aufträgen erforderlich macht - die in Artikel 209 genannten Grundsätze oder die Vorschriften für die Auftragsvergabe, die der Empfänger einzuhalten hat;
i)
die Pflichten des Empfängers, insbesondere:
i)
hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Vorlage von Tätigkeits- und Finanzberichten; sofern dies möglich ist, werden für die Vorlage der Berichte Zwischenziele festgelegt;
ii)
wenn eine Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern geschlossen wird - hinsichtlich der spezifischen Pflichten des etwaigen Koordinators sowie der übrigen Empfänger gegenüber dem Koordinator und der Haftung der Empfänger für der Kommission geschuldete Beträge;
j)
die Modalitäten und Fristen für die Genehmigung dieser Berichte sowie die Zahlung durch die Kommission;
k)
gegebenenfalls detaillierte Angaben zu den förderfähigen Kosten der Maßnahme oder des genehmigten Arbeitsprogramms und/oder zu den Einheitskosten, Pauschalbeträgen oder der Pauschalfinanzierung gemäß Artikel 123 der Haushaltsordnung;
l)
die Bestimmungen über die öffentliche Bekanntgabe der Unterstützung aus dem Haushalt der Union, außer in begründeten Fällen, in denen eine öffentliche Bekanntgabe nicht angezeigt oder unmöglich ist.
Die allgemeinen Bedingungen nach Unterabsatz 1 Buchstabe f umfassen mindestens:
i)
die Bestimmung, dass das Recht der Union, gegebenenfalls ergänzt durch das in der Finanzhilfevereinbarung genannte nationale Recht, Anwendung findet. Vereinbarungen mit internationalen Organisationen können eine abweichende Bestimmung enthalten;
ii)
die Bezeichnung des bei Streitigkeiten zuständigen Gerichts oder Schiedsgerichts.
(2) In der Finanzhilfevereinbarung können die Aussetzungs- bzw. Kündigungsmodalitäten und -fristen gemäß Artikel 135 der Haushaltsordnung vorgesehen werden.
(3) In den Fällen nach Artikel 178 enthalten die Partnerschaftsrahmenbeschlüsse oder -vereinbarungen die Informationen gemäß Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstaben a und b, Buchstabe c Ziffer i, Buchstabe f, Buchstaben h bis j sowie Buchstabe l.
Die Einzelfinanzhilfevereinbarung oder der Einzelfinanzhilfebeschluss enthält die Informationen nach Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstaben a bis e und Buchstaben g und k sowie erforderlichenfalls Buchstabe i.
(4) Änderungen von Finanzhilfevereinbarungen bedürfen der Schriftform. Solche Änderungen, einschließlich der Hinzufügung oder Streichung eines Empfängers, dürfen die Vereinbarungen nicht in einer Weise ändern, die eine Infragestellung des Beschlusses über die Gewährung der betreffenden Finanzhilfe oder einen Verstoß gegen die Gleichbehandlung der Antragsteller bezwecken oder bewirken würde.
(5) Die Absätze 1 bis 4 gelten entsprechend für Finanzhilfebeschlüsse.
Einige der Angaben nach Absatz 1 können statt in dem Finanzhilfebeschluss in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen oder dazugehörigen Unterlagen enthalten sein.
Artikel 181
Formen der Finanzhilfen
(Artikel 123 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzhilfen gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe a Haushaltsordnung werden auf der Grundlage der förderfähigen Kosten berechnet, die der Empfänger tatsächlich tätigt und die vorab in einem Kostenvoranschlag ausgewiesen sind, der dem Finanzhilfeantrag beigefügt und in die Finanzhilfevereinbarung oder den Finanzhilfebeschluss aufgenommen wird.
(2) Bei Finanzierungen auf der Grundlage von Einheitskosten gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe b der Haushaltsordnung wird für alle oder bestimmte, vorab festgelegte Kategorien förderfähiger Kosten pro Einheit ein Fixbetrag angewandt.
(3) Bei Finanzierungen auf der Grundlage von Pauschalbeträgen gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe c der Haushaltsordnung wird für alle oder bestimmte, vorab festgelegte Kategorien förderfähiger Kosten pauschal ein bestimmter Betrag gewährt.
(4) Bei Pauschalfinanzierungen gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe d der Haushaltsordnung wird für bestimmte, vorab festgelegte Kategorien förderfähiger Kosten ein Prozentsatz angewandt.
Artikel 182
Pauschalbeträge, Einheitskosten und Pauschalfinanzierung
(Artikel 124 der Haushaltsordnung)
(1) Die Genehmigung einer Finanzierung unter Verwendung von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder Pauschalfinanzierung gemäß Artikel 124 Absatz 1 der Haushaltsordnung gilt für die gesamte Laufzeit eines Programms. Sie kann angepasst werden, wenn wesentliche Änderungen erforderlich sind. Die Angaben und Beträge werden regelmäßig überprüft und die Pauschalbeträge, Einheitskosten und Pauschalfinanzierung gegebenenfalls angepasst.
Im Falle einer Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern ist der Höchstbetrag nach Artikel 124 Absatz 1 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung je Empfänger anzuwenden.
(2) Die Finanzhilfevereinbarung oder der Finanzhilfebeschluss enthält alle Bestimmungen für die Überprüfung, ob die Bedingungen für die Zahlung einer Finanzhilfe auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder als Pauschalfinanzierung erfüllt sind.
(3) Die Zahlung einer Finanzhilfe auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder als Pauschalfinanzierung berührt nicht das Recht auf Zugang zu den Unterlagen des Empfängers für die Zwecke von Absatz 1 Unterabsatz 1 sowie Artikel 137 Absatz 2 der Haushaltsordnung.
(4) Lassen Ex-post-Kontrollen erkennen, dass der Sachverhalt, der den Anspruch auf die Finanzierung begründet, nicht besteht und der Empfänger rechtsgrundlos eine Zahlung auf der Grundlage von Pauschalbeträgen, Einheitskosten oder als Pauschalfinanzierung erhalten hat, kann die Kommission unbeschadet der in Artikel 109 der Haushaltsordnung vorgesehenen Sanktionen einen Betrag bis zur Höhe der gesamten Finanzhilfe zurückfordern.
KAPITEL 2
Grundsätze
Artikel 183
Kofinanzierungsgrundsatz
(Artikel 125 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Nach dem Kofinanzierungsgrundsatz können die für die Durchführung der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms erforderlichen Mittel nicht in voller Höhe durch den Finanzbeitrag der Union bereitgestellt werden.
Kofinanzierungsquellen sind beispielsweise die Eigenmittel des Empfängers, Einnahmen aus der Maßnahme oder dem Arbeitsprogramm oder Finanzbeiträge oder Sachleistungen Dritter.
(2) Sachleistungen sind nichtfinanzielle Ressourcen, die dem Empfänger von einem Dritten unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden.
Artikel 184
Gewinnverbot
(Artikel 125 Absatz 5 der Haushaltsordnung)
Finanzbeiträge Dritter, die der Empfänger für die Begleichung anderer als der im Rahmen der Finanzhilfe der Union förderfähigen Kosten verwenden kann oder die nach Beendigung der Maßnahme bzw. des Arbeitsprogramms übrig bleiben und vom Dritten nicht zurückgefordert werden, gelten nicht als im Sinne von Artikel 125 Absatz 5 der Haushaltsordnung von den Gebern speziell der Finanzierung förderfähiger Kosten zugewiesen.
Artikel 185
Finanzhilfen mit geringem Wert
(Artikel 125 Absatz 4 der Haushaltsordnung)
Als geringe Finanzhilfen gelten Finanzhilfen, die 60 000 EUR nicht übersteigen.
Artikel 186
Technische Hilfe
(Artikel 101 und 125 der Haushaltsordnung)
Unter die Bezeichnung „technische Hilfe“ fallen für die Durchführung eines Programms oder einer Maßnahme erforderliche Unterstützungs- und Kapazitätsaufbaumaßnahmen, wie vorbereitende oder leitende Tätigkeiten, Überwachungs-, Bewertungs-, Prüf- und Kontrolltätigkeiten.
Artikel 187
Förderfähige Kosten
(Artikel 126 Absatz 3 Buchstabe c der Haushaltsordnung)
Die Mehrwertsteuer gilt als gemäß den anwendbaren nationalen Mehrwertsteuervorschriften nicht erstattungsfähig, wenn sie gemäß den nationalen Vorschriften eine der folgenden Umsatzarten betrifft:
a)
steuerbefreite Umsätze ohne Vorsteuerabzugsrecht;
b)
nicht mehrwertsteuerpflichtige Umsätze;
c)
Umsätze nach Buchstabe a oder b, für die kein Vorsteuerabzugsrecht besteht, für die die Mehrwertsteuer aber mittels spezieller, in der Richtlinie 2006/112/EG nicht vorgesehener Erstattungs- oder Ausgleichsregelungen erstattet werden kann, auch wenn die jeweilige Erstattungs- oder Ausgleichsregelung auf nationalen Mehrwertsteuervorschriften basiert.
Ein Empfänger, der Mehrwertsteuer aus Tätigkeiten nach Artikel 13 Absatz 2 der Richtlinie 2006/112/EG entrichtet, gilt nicht als Nichtsteuerpflichtiger nach Artikel 13 Absatz 1 Unterabsatz 1 dieser Richtlinie, unabhängig davon, ob diese Tätigkeiten von dem betreffenden Mitgliedstaat als Tätigkeiten einer Einrichtung angesehen werden, die als Behörde dem öffentlichen Recht unterliegt.
Artikel 188
Arbeitsplanung
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Jeder zuständige Anweisungsbefugte erstellt ein jährliches oder mehrjähriges Arbeitsprogramm für den Bereich der Finanzhilfen. Das Arbeitsprogramm wird vom Organ angenommen und so bald wie möglich, spätestens jedoch am 31. März des betreffenden Haushaltsjahres, auf seiner einschlägigen Internetseite veröffentlicht.
Das Arbeitsprogramm enthält Angaben zur Dauer seiner Gültigkeit, über den etwaigen Basisrechtsakt, die zu erreichenden Ziele, die zu erwartenden Ergebnisse, den Zeitplan für die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen und deren Richtbeträge und den Höchstsatz der Kofinanzierung.
Soll der Beschluss zur seiner Annahme für die Finanzhilfen des betreffenden Jahres als Finanzierungsbeschluss gelten, muss das Arbeitsprogramm darüber hinaus die in Artikel 94 angeführten Angaben enthalten.
(2) Bei substanziellen Änderungen des Arbeitsprogramms wird nach den Modalitäten von Absatz 1 ein ergänzendes Dokument angenommen und veröffentlicht.
Artikel 189
Inhalt der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen enthalten folgende Angaben:
a)
angestrebte Ziele,
b)
Zulassungs-, Ausschluss-, Auswahl- und Gewährungskriterien gemäß den Artikeln 131 und 132 der Haushaltsordnung sowie diesbezügliche Belege,
c)
Modalitäten der Finanzierung aus Mitteln der Union,
d)
Modalitäten und Frist für die Einreichung der Vorschläge, voraussichtlicher Zeitpunkt, zu dem die Bewerber über das Ergebnis der Bewertung ihrer Anträge informiert werden und ungefähres Datum für die Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen oder die Zustellung der Finanzhilfebeschlüsse.
(2) Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden auf der Internetseite der Organe der Union und, falls dies für eine weiter gehende Bekanntmachung bei den potenziellen Empfängern erforderlich ist, in anderer geeigneter Form, u. a. im Amtsblatt der Europäischen Union, veröffentlicht. Sie können unmittelbar nach der Annahme des Finanzierungsbeschlusses gemäß Artikel 84 der Haushaltsordnung veröffentlicht werden, d. h. auch bereits in dem der Haushaltsausführung vorausgehenden Jahr. Eine inhaltliche Änderung einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen wird nach den gleichen Regeln veröffentlicht wie die ursprüngliche Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen.
Artikel 190
Ausnahmen von den Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzhilfen können nur in folgenden Fällen ohne Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen gewährt werden:
a)
im Rahmen der humanitären Hilfe, bei Katastrophenschutzeinsätzen oder bei Hilfen in Krisensituationen im Sinne von Absatz 2;
b)
in anderen ordnungsgemäß begründeten dringenden Ausnahmefällen;
c)
zugunsten von Einrichtungen, wenn diese de jure oder de facto eine Monopolstellung innehaben, die in dem entsprechenden Beschluss über die Gewährung der Finanzhilfe ordnungsgemäß begründet wird;
d)
zugunsten von Einrichtungen, die in einem Basisrechtsakt gemäß Artikel 54 der Haushaltsordnung als Empfänger von Finanzhilfen genannt sind, oder, falls in einem Basisrechtsakt ein Mitgliedstaat als Empfänger von Finanzhilfen genannt ist, unter seiner Verantwortung zugunsten den von ihm benannten Einrichtungen;
e)
im Bereich Forschung und technologische Entwicklung zugunsten von Einrichtungen, die in dem Arbeitsprogramm gemäß Artikel 128 der Haushaltsordnung aufgeführt sind, sofern der Basisrechtsakt diese Möglichkeit ausdrücklich vorsieht und das betreffende Projekt nicht unter eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen fällt;
f)
zugunsten von Maßnahmen mit besonderen Merkmalen, für die auf eine hochqualifizierte oder hochspezialisierte Einrichtung oder eine Einrichtung mit besonderen Verwaltungskapazitäten zurückgegriffen werden muss, sofern die betreffenden Maßnahmen nicht unter eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen fallen.
g) Ein Vorgehen nach Unterabsatz 1 Buchstabe f ist im Gewährungsbeschluss angemessen zu begründen.
(2) Unter Krisensituationen sind Situationen in Drittländern zu verstehen, bei denen die Gefahr besteht, dass sie unmittelbar oder kurzfristig in einen bewaffneten Konflikt oder die Destabilisierung des Landes eskalieren. Krisensituationen können auch die Folge von Naturkatastrophen sein, von durch Menschenhand ausgelösten Krisen, wie Krieg oder sonstigen Konflikten, oder von außergewöhnlichen Umständen mit vergleichbaren Auswirkungen, wie sie beispielsweise im Zusammenhang mit Phänomenen des Klimawandels, mit Umweltschäden, mit der Unterbrechung der Energieversorgung oder des Zugangs zu natürlichen Ressourcen oder mit extremer Armut auftreten können.
Artikel 191
Nachträgliche Bekanntmachung
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
(1) Die Informationen zu den im Laufe eines Haushaltsjahrs gewährten Finanzhilfen werden gemäß Artikel 21 veröffentlicht.
(2) Nach der Veröffentlichung gemäß Absatz 1 übermittelt die Kommission dem Europäischen Parlament und dem Rat auf deren Wunsch einen Bericht mit folgenden Informationen:
a)
Anzahl der Antragsteller des vorangegangenen Jahres;
b)
Anzahl und Anteil der erfolgreichen Anträge für jede Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen;
c)
mittlere Dauer des Verfahrens ab dem Tag, an dem die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen geschlossen wird, bis zur Gewährung einer Finanzhilfe;
d)
Anzahl und Beträge der Finanzhilfen, bei denen im vorangehenden Jahr nach Maßgabe von Artikel 21 Absatz 4 von einer nachträglichen Bekanntmachung abgesehen wurde.
Artikel 192
Unterrichtung der Antragsteller
(Artikel 128 der Haushaltsordnung)
Die Kommission informiert und berät die Antragsteller, indem sie
a)
für ähnliche Finanzhilfen gemeinsame Muster für die Antragsformulare festlegt und den Umfang und die Verständlichkeit der Antragsformulare kontrolliert;
b)
potenziellen Antragstellern insbesondere Seminare anbietet und Handbücher zur Verfügung stellt;
c)
in der Rechtsträger-Datei nach Artikel 63 die Daten der Empfänger laufend aktualisiert.
Artikel 193
Finanzierung zulasten verschiedener Haushaltslinien
(Artikel 129 der Haushaltsordnung)
Eine Maßnahme kann von mehreren zuständigen Anweisungsbefugten gemeinsam zulasten verschiedener Haushaltslinien finanziert werden.
Artikel 194
Rückwirkung der Finanzierungen in Fällen äußerster Dringlichkeit und bei drohenden Konflikten
(Artikel 130 der Haushaltsordnung)
Nach Maßgabe von Artikel 130 Absatz 1 der Haushaltsordnung kommen die von einem Empfänger vor Einreichung seines Antrags getätigten Ausgaben unter folgenden Bedingungen für eine Finanzierung aus Mitteln der Union in Betracht:
a)
wenn dies im Finanzierungsbeschluss ordnungsgemäß begründet ist;
b)
wenn im Finanzierungsbeschluss und in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss ausdrücklich ein zeitlich vor der Antragstellung liegender Förderfähigkeitstermin festgelegt wird.
Artikel 195
Einreichung von Finanzhilfeanträgen
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
(1) Die Modalitäten für die Einreichung der Finanzhilfeanträge werden vom zuständigen Anweisungsbefugten festgelegt, der bestimmen kann, in welcher Form sie zu erfolgen hat. Finanzhilfeanträge können mittels eines Schreibens oder auf elektronischem Wege eingereicht werden.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen allgemein verfügbar sein und dürfen nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Antragsteller zum Gewährungsverfahren eingeschränkt wird.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen gewährleisten,
a)
dass die eingereichten Anträge alle zu ihrer Bewertung erforderlichen Informationen enthalten;
b)
dass die Unversehrtheit der Daten ist sichergestellt ist;
c)
dass die Vertraulichkeit der Vorschläge gewahrt bleibt.
d)
dass der Schutz personenbezogener Daten den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügt.
Für die Zwecke von Unterabsatz 3 Buchstabe c prüft der zuständige Anweisungsbefugte den Inhalt der Anträge erst, nachdem die Einreichungsfrist abgelaufen ist.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann verlangen, dass elektronisch eingereichte Anträge mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur im Sinne der Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (19) versehen werden.
(2) Gestattet der zuständige Anweisungsbefugte die elektronische Einreichung der Anträge, so müssen die verwendeten Mittel und deren technische Merkmale allgemein zugänglich und mit den allgemein verwendeten Erzeugnissen der Informations- und Kommunikationstechnologie kompatibel sein. Die Informationen über die zur Einreichung der Anträge erforderlichen Spezifikationen, einschließlich der Verschlüsselung, müssen allen Antragstellern zur Verfügung gestellt werden.
Die Vorrichtungen für die elektronische Entgegennahme der Anträge müssen darüber hinaus Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleisten. Sie müssen ferner gewährleisten, dass die Uhrzeit und der Tag des Eingangs der Anträge genau bestimmt werden können.
(3) Erfolgt die Einreichung der Anträge mittels eines Schreibens, so kann der Antragsteller zwischen folgenden Übermittlungsformen wählen:
a)
per Post oder Kurierdienst; für diesen Fall wird in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausdrücklich das Versanddatum für verbindlich erklärt, wobei der Poststempel bzw. das Datum der Ablieferungsbestätigung maßgebend ist;
b)
durch Hinterlegung bei den Dienststellen des Organs durch den Antragsteller oder einen Vertreter, wobei in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen die Dienststelle genannt wird, bei der die Anträge gegen Aushändigung einer datierten und unterzeichneten Empfangsbestätigung einzureichen sind.
KAPITEL 3
Gewährungsverfahren
Artikel 196
Inhalt der Finanzhilfeanträge
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
(1) Die Finanzhilfeanträge werden nach Maßgabe der im Basisrechtsakt und in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen festgelegten Kriterien unter Verwendung eines Formblatts gestellt, das der zuständige Anweisungsbefugte auf der Grundlage des gemeinsamen Musters gemäß Artikel 192 Buchstabe a erstellt.
Als Nachweis im Sinne von Artikel 131 Absatz 3 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung können insbesondere die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres verlangt werden.
(2) Der dem Antrag beigefügte Voranschlag des Maßnahmen- bzw. Arbeitsprogrammbudgets muss in Ausgaben und Einnahmen ausgeglichen sein - wobei in begründeten Fällen auch Rückstellungen für Unwägbarkeiten oder Wechselkursschwankungen genehmigt werden können - und die geschätzten förderfähigen Kosten der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms ausweisen.
(3) Wird eine Finanzhilfe für eine Maßnahme von mehr als 750 000 EUR oder für Betriebskosten von mehr als 100 000 EUR beantragt, muss ein von einem zugelassenen externen Rechnungsprüfer erstellter Bericht beigebracht werden. In diesem Bericht werden die Rechnungen des letzten abgeschlossenen Rechnungsjahres bescheinigt.
Unterabsatz 1 gilt nur für den Erstantrag, den ein und derselbe Empfänger in ein und demselben Rechnungsjahr bei einem zuständigen Anweisungsbefugten stellt.
Im Falle einer Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern sind die Schwellenwerte nach Unterabsatz 1 je Empfänger anzuwenden.
Im Falle von Partnerschaften gemäß Artikel 178 muss der in Unterabsatz 1 bezeichnete Bericht für die beiden letzten abgeschlossenen Rechnungsjahre vor Unterzeichnung der Partnerschaftsrahmenvereinbarung bzw. Zustellung des Partnerschaftsrahmenbeschlusses vorgelegt werden.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung bei Einrichtungen für allgemeine oder berufliche Bildung und bei Vereinbarungen mit mehreren gesamtschuldnerisch haftenden Empfängern oder Empfängern, denen keinerlei finanzielle Verantwortung zukommt, von der Vorlage des Prüfberichts gemäß Unterabsatz 1 absehen.
Unterabsatz 1 gilt nicht für öffentliche Einrichtungen und für internationale Organisationen im Sinne von Artikel 43.
(4) Der Antragsteller gibt für alle Unionsfinanzierungen, die er in dem betreffenden Rechnungsjahr für dieselbe Maßnahme, einen Teil dieser Maßnahme oder für seine Betriebskosten erhalten bzw. beantragt hat, die Quellen und Beträge an und er gibt alle sonstigen Finanzierungen an, die er für dieselbe Maßnahme erhalten bzw. beantragt hat.
Artikel 197
Nachweis des Nichtvorliegens einer Ausschlusssituation
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Außer in Fällen nach Artikel 131 Absatz 4 Buchstaben a und b der Haushaltsordnung erklären die Antragsteller ehrenwörtlich, dass sie sich nicht in einer der in Artikel 106 Absatz 1 und in Artikel 107 der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden. Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung von den erfolgreichen Antragstellern Nachweise nach Artikel 143 anfordern. Auf Verlangen des zuständigen Anweisungsbefugten müssen die erfolgreichen Antragsteller diese Nachweise vorlegen, es sei denn, der zuständige Anweisungsbefugte erkennt an, dass dies materiell unmöglich ist, oder entsprechende weiterhin gültige Nachweise, deren Ausstellungsdatum nicht mehr als ein Jahr zurückliegt, wurden bereits für die Zwecke eines anderen Finanzhilfeantrags oder eines Vergabeverfahrens vorgelegt.
Artikel 198
Antragsteller ohne Rechtspersönlichkeit
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Im Falle eines Antragstellers, der, wie in Artikel 131 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorgesehen, keine Rechtspersönlichkeit besitzt, muss der Vertreter dieses Antragstellers nachweisen, dass er befugt ist, in dessen Namen rechtliche Verpflichtungen einzugehen, und dass die finanzielle und operative Leistungsfähigkeit des Antragstellers der von juristischen Personen gleichwertig ist.
Artikel 199
Als ein Antragsteller zu betrachtende Einrichtungen
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Erfüllen mehrere Einrichtungen die Bedingungen für die Beantragung einer Finanzhilfe und können sie gemeinsam als eine Einrichtung betrachtet werden, kann der zuständige Anweisungsbefugte diese wie einen einzigen Antragsteller behandeln, sofern diese an der Durchführung der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms beteiligten Einrichtungen im Antrag als Teil des Antragstellers genannt sind.
Artikel 200
Finanzielle und verwaltungsrechtliche Sanktionen
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
Gegen Antragsteller, die falsche Erklärungen abgegeben, wesentliche Fehler oder aber Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen haben, werden nach Maßgabe des Artikels 145 finanzielle und/oder verwaltungsrechtliche Sanktionen verhängt.
Derartige finanzielle oder verwaltungsrechtliche Sanktionen können auch gegen Empfänger verhängt werden, die ihre Vertragspflichten in schwerwiegender Weise verletzt haben.
Artikel 201
Zulassungskriterien
(Artikel 131 der Haushaltsordnung)
(1) Die Zulassungskriterien werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen bekanntgegeben.
(2) Die Zulassungskriterien bestimmen die Bedingungen für die Teilnahme an einer Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen. Sie tragen den Zielen der Maßnahme Rechnung und stehen im Einklang mit dem Transparenzgrundsatz und dem Diskriminierungsverbot.
Artikel 202
Auswahlkriterien
(Artikel 132 Absatz 1 der Haushaltsordnung)
(1) Die Auswahlkriterien werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht; sie gestatten eine Beurteilung der finanziellen und operativen Fähigkeit des Antragstellers, die vorgeschlagene Maßnahme bzw. das vorgeschlagene Arbeitsprogramm vollständig durchzuführen.
(2) Der Antragstelle muss über stabile und ausreichende Finanzierungsquellen verfügen, damit er seine Tätigkeit während der Dauer der Durchführung der geförderten Maßnahme bzw. während des Rechnungsjahres, für das eine Finanzhilfe gewährt wird, aufrechterhalten und sich an ihrer Finanzierung beteiligen kann. Soweit im Basisrechtsakt nichts anderes bestimmt ist, muss er über die erforderlichen Fachkenntnisse und beruflichen Qualifikationen verfügen, damit er die vorgeschlagene Maßnahme bzw. das vorgeschlagene Arbeitsprogramm vollständig durchführen kann.
(3) Die Überprüfung der finanziellen und operativen Leistungsfähigkeit erfolgt insbesondere anhand einer Analyse der in Artikel 196 genannten und vom zuständigen Anweisungsbefugten in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen verlangten Nachweise.
Wurden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen keine Belege verlangt und hat der zuständige Anweisungsbefugte Bedenken hinsichtlich der finanziellen und operativen Leistungsfähigkeit der Antragsteller, fordert er sie auf, alle zweckmäßigen Nachweise beizubringen.
Im Falle von Partnerschaften im Sinne von Artikel 178 erfolgt diese Überprüfung vor der Unterzeichnung der Partnerschaftsrahmenvereinbarung bzw. Zustellung des Partnerschaftsrahmenbeschlusses.
Artikel 203
Gewährungskriterien
(Artikel 132 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die Gewährungskriterien werden in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen veröffentlicht.
(2) Die Gewährungskriterien sind so festzulegen, dass die Finanzhilfen für Umsetzungsmaßnahmen gewährt werden können, welche die Gesamteffizienz des Unionsprogramms maximieren, oder für Einrichtungen, deren Arbeitsprogramm auf dasselbe Ergebnis ausgerichtet ist. Diese Kriterien werden so festgelegt, dass außerdem eine ordnungsgemäße Bewirtschaftung der Mittel der Union gewährleistet ist.
Die Gewährungskriterien sind so anzuwenden, dass die Entwürfe von Maßnahmen oder Arbeitsprogrammen ausgewählt werden können, welche die Berücksichtigung der Ziele und Prioritäten der Kommission gewährleisten und die Sichtbarkeit der Finanzierung durch die Union garantieren.
(3) Die Gewährungskriterien werden so festgelegt, dass sie später bewertet werden können.
Artikel 204
Bewertung der Anträge und Gewährung
(Artikel 133 der Haushaltsordnung)
(1) Der zuständige Anweisungsbefugte setzt einen Ausschuss zur Bewertung der Vorschläge ein, es sei denn, die Kommission beschließt im Rahmen eines Sektorprogramms etwas anderes.
Der Ausschuss setzt sich zusammen aus mindestens drei Personen, die mindestens zwei organisatorische Einheiten der Organe oder der Einrichtungen nach den Artikeln 62 und 208 der Haushaltsordnung vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen. Zur Vermeidung von Interessenkonflikten unterliegen diese Personen den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung.
Bei Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 der vorliegenden Verordnung sowie bei betrauten Einrichtungen nach den Artikeln 62 und 208 der Haushaltsordnung, die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen, entfällt die Verpflichtung zur Vertretung durch organisatorische Einheiten ohne hierarchisches Verhältnis zueinander.
Auf Beschluss des zuständigen Anweisungsbefugten können externe Sachverständige den Ausschuss unterstützen. Der zuständige Anweisungsbefugte überzeugt sich davon, dass diese Sachverständigen die in Artikel 57 der Haushaltsordnung genannten Verpflichtungen erfüllen.
(2) Der zuständige Anweisungsbefugte legt gegebenenfalls ein mehrstufiges Verfahren fest, dessen Regeln in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen genannt werden.
Sieht die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ein zweistufiges Einreichungsverfahren vor, so werden nur die Antragsteller, deren Vorschläge die Bewertungskriterien der ersten Stufe erfüllen, um die Einreichung eines umfassenden Vorschlags für die zweite Stufe gebeten.
Sieht die Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ein zweistufiges Bewertungsverfahren vor, so werden nur die Vorschläge, die die speziellen Bewertungskriterien der ersten Stufe erfüllen, in der zweiten Stufe eingehend bewertet.
Antragsteller, deren Vorschlag in einer der Verfahrensstufen abgelehnt wurde, erhalten einen Ablehnungsbescheid gemäß Artikel 133 Absatz 3 der Haushaltsordnung.
Jede Verfahrensstufe muss klar von der vorhergehenden Stufe getrennt sein.
Innerhalb eines Verfahrens muss gewährleistet sein, dass ein und dieselbe Information oder Unterlage nicht mehrmals verlangt wird.
(3) Der Bewertungsausschuss oder gegebenenfalls der zuständige Anweisungsbefugte kann den Antragsteller um zusätzliche Informationen oder um Erläuterungen für die zusammen mit dem Antrag eingereichten Unterlagen ersuchen, sofern der Vorschlag durch diese Informationen oder Erläuterungen nicht wesentlich geändert wird. Bei Vorliegen offensichtlicher Fehler sind der Bewertungsausschuss oder der Anweisungsbefugte gemäß Artikel 96 der Haushaltsordnung außer in hinreichend begründeten Fällen verpflichtet, um diese zusätzlichen Informationen oder Erläuterungen zu bitten. Der Anweisungsbefugte führt über jeden Kontakt mit einem der Antragsteller im Laufe des Verfahrens in geeigneter Weise Buch.
(4) Nach Abschluss der Arbeiten des Bewertungsausschusses unterzeichnen die Mitglieder ein Protokoll, in dem alle geprüften Vorschläge aufgeführt, unter qualitativen Gesichtspunkten bewertet und die für eine Finanzierung in Betracht kommenden Vorschläge herausgestellt werden. Die Unterzeichnung kann über ein elektronisches System erfolgen, das über einen angemessenen Sicherheitsmodus zur Authentifizierung des Unterzeichners verfügt.
Erforderlichenfalls werden in diesem Protokoll die geprüften Vorschläge in eine Rangliste gesetzt, Höchstbeträge für die Finanzierung empfohlen und geringfügige Änderungen gegenüber den Finanzhilfeanträgen vorgeschlagen.
Das Protokoll wird zur späteren Referenz aufbewahrt.
(5) Der zuständige Anweisungsbefugte kann den Antragsteller bitten, seinen Vorschlag unter Berücksichtigung der Empfehlungen des Bewertungsausschusses abzuändern. Der zuständige Anweisungsbefugte führt über jeden Kontakt mit einem der Antragsteller im Laufe des Verfahrens in geeigneter Weise Buch.
Im Anschluss an die Bewertung fasst der zuständige Anweisungsbefugte einen Beschluss, der mindestens folgende Angaben enthält:
a)
Gegenstand und Gesamtbetrag des Beschlusses;
b)
Namen der erfolgreichen Antragsteller, Bezeichnung der Maßnahmen, genehmigte Beträge sowie Begründung der getroffenen Wahl, einschließlich in den Fällen, in denen sie von der Stellungnahme des Bewertungsausschusses abweicht;
c)
Namen der abgelehnten Antragsteller und Begründung dieser Ablehnung.
(6) In Fällen nach Artikel 190 der vorliegenden Verordnung und Artikel 125 Absatz 7 der Haushaltsordnung sind die Bestimmungen der Absätze 1, 2 und 4 für die Gewährung von Finanzhilfen nicht verpflichtend.
Artikel 205
Unterrichtung der Antragsteller
(Artikel 133 der Haushaltsordnung)
Die Unterrichtung der abgelehnten Antragsteller über das Ergebnis der Bewertung ihres Antrags erfolgt möglichst umgehend, in jedem Fall jedoch binnen 15 Kalendertagen nach der Unterrichtung der erfolgreichen Antragsteller.
KAPITEL 4
Zahlung und Kontrolle
Artikel 206
Sicherheitsleistung für die Vorfinanzierung
(Artikel 134 der Haushaltsordnung)
(1) Um die mit der Auszahlung der Vorfinanzierungen verbundenen finanziellen Risiken zu begrenzen, kann der zuständige Anweisungsbefugte außer im Falle von Finanzhilfen mit geringem Wert nach Maßgabe einer Risikobewertung vom Empfänger eine vorherige Sicherheitsleistung bis zur Höhe der Vorfinanzierung verlangen oder die Vorfinanzierung in mehreren Teilbeträgen auszahlen.
(2) Wird eine Sicherheitsleistung verlangt, muss sie vom zuständigen Anweisungsbefugten bewertet und akzeptiert werden.
Die Sicherheit muss einen hinreichend langen Zeitraum abdecken, damit sie in Anspruch genommen werden kann.
(3) Die Sicherheit wird von einem zugelassenen Bank- oder Finanzinstitut mit Sitz in einem der Mitgliedstaaten gestellt. Ist der Empfänger in einem Drittland niedergelassen, so kann der zuständige Anweisungsbefugte eine von einer Bank oder einem Finanzinstitut mit Sitz in diesem Drittland gestellte Sicherheit akzeptieren, wenn er der Auffassung ist, dass diese Bank oder dieses Finanzinstitut die gleichen Garantien und Merkmale aufweist wie eine Bank oder ein Finanzinstitut mit Sitz in einem Mitgliedstaat.
Auf Antrag des Empfängers kann die Sicherheit nach Unterabsatz 1 durch eine selbstschuldnerische Bürgschaft eines Dritten oder die unbedingte und unwiderrufliche Solidarbürgschaft der in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss genannten Begünstigten der Maßnahme ersetzt werden, nachdem der zuständige Anweisungsbefugte seine Zustimmung erteilt hat.
Die Sicherheit lautet auf Euro.
Mit ihr wird bezweckt, dass die Bank oder das Finanzinstitut, der Dritte oder die Begünstigten unwiderruflich selbstschuldnerisch und auf erste Anforderung für die Verbindlichkeiten des Finanzhilfeempfängers einstehen.
(4) Die Freigabe der Sicherheit erfolgt im Zuge der Verrechnung der Vorfinanzierung mit den Zwischenzahlungen bzw. der Zahlung des Restbetrags, die nach Maßgabe der Finanzhilfevereinbarung an den Empfänger geleistet werden.
Artikel 207
Begründung der Zahlungsanträge
(Artikel 135 der Haushaltsordnung)
(1) Bei jeder Finanzhilfe kann die Vorfinanzierung gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung in mehreren Teilbeträgen gezahlt werden.
Jeder weitere Vorfinanzierungsbetrag wird nur dann in voller Höhe ausbezahlt, wenn der vorhergehende Vorfinanzierungsbetrag zu mindestens 70 % verwendet worden ist.
Wurden weniger als 70 % einer Vorfinanzierung verwendet, wird der Betrag der nächsten Zahlung um den nicht verwendeten Betrag dieser Vorfinanzierung gekürzt.
Der Empfänger fügt seinem Antrag auf eine neue Zahlung die Aufstellung seiner Auslagen bei.
(2) Unbeschadet des Artikels 110 hat der Empfänger ehrenwörtlich zu versichern, dass die in seinen Zahlungsanträgen enthaltenen Informationen vollständig, zuverlässig und wahrheitsgetreu sind. Er hat außerdem zu versichern, dass die in den Zahlungsanträgen ausgewiesenen Kosten gemäß der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss förderfähig und durch geeignete überprüfbare Nachweise belegt sind.
(3) Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung zu jeder Zahlung die Vorlage einer Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die ihr zugrunde liegenden Abrechnungen der Maßnahme oder des Arbeitsprogramms verlangen, die von einem zugelassenen externen Rechnungsprüfer bzw. bei öffentlichen Einrichtungen von einem hinreichend qualifizierten unabhängigen Beamten ausgestellt wird. Diese Bescheinigung wird dem Zahlungsantrag beigefügt. Mit der Bescheinigung wird nach der vom zuständigen Anweisungsbefugten genehmigten Methode und auf der Grundlage genehmigter, den internationalen Normen entsprechenden Verfahren bestätigt, dass die Kosten, die vom Empfänger in der Kostenaufstellung, auf die sich der Zahlungsantrag stützt, angegeben werden, tatsächlich angefallen, wahrheitsgetreu angegeben, und gemäß der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss förderfähig sind.
In begründeten Sonderfällen kann der zuständige Anweisungsbefugte verlangen, dass diese Bescheinigung in der Form eines Bestätigungsvermerks oder nach einem anderen in den internationalen Normen vorgesehenen Muster ausgestellt wird.
Die Vorlage der Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die zugrunde liegenden Abrechnungen ist für Zwischenzahlungen und für Restzahlungen in folgenden Fällen verbindlich vorgeschrieben:
a)
bei gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung ausbezahlten Finanzhilfen für Maßnahmen ab einem Wert von 750 000 EUR, wenn sich alle Zahlungsanträge zusammen auf mindestens 325 000 EUR belaufen;
b)
bei gemäß Artikel 123 Absatz 1 Buchstabe a der Haushaltsordnung ausbezahlten Finanzhilfen für Betriebskosten ab einem Wert von 100 000 EUR.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann überdies nach Maßgabe einer Risikobewertung folgende Finanzhilfeempfänger von der Vorlage der Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die zugrunde liegenden Abrechnungen entbinden:
a)
öffentliche Einrichtungen und internationale Organisationen im Sinne von Artikel 43;
b)
Empfänger von Finanzhilfen im Bereich der humanitären Hilfe, Katastrophenschutzeinsätze und der Verwaltung von Krisensituationen, ausgenommen wenn es um die Zahlung von Restbeträgen geht;
c)
in Bezug auf die Zahlung von Restbeträgen Empfänger von Finanzhilfen im Bereich der humanitären Hilfe, die gemäß Artikel 178 eine Partnerschaftsrahmenvereinbarung unterzeichnet haben oder denen ein Partnerschaftsrahmenbeschluss zugestellt wurde, sofern sie ein Kontrollsystem nachweisen können, das für diese Art von Zahlungen entsprechende Garantien bietet;
d)
Empfänger mehrerer Finanzhilfen, die unabhängige Prüfbescheinigungen vorgelegt haben, denen zufolge die Kontrollsysteme und die Methoden zur Vorbereitung der Anträge entsprechende Garantien bieten.
Der zuständige Anweisungsbefugte kann ferner Finanzhilfenempfänger von der Verpflichtung zur Vorlage der Bescheinigung über die Kostenaufstellung und die zugrunde liegenden Abrechnungen entbinden, wenn dieser von Bediensteten der Kommission oder von einer von ihr beauftragten Stelle geprüft wurde oder werden wird und diese Prüfung die gemeldeten Kosten entsprechend garantiert.
Im Falle einer Vereinbarung zwischen der Kommission und mehreren Empfängern sind die Schwellenwerte nach Unterabsatz 3 Buchstaben a und b je Empfänger anzuwenden.
(4) Der zuständige Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe einer Risikobewertung für eine Zahlung die Vorlage eines Prüfberichts über die operativen Aspekte verlangen, der von einem unabhängigen, vom zuständigen Anweisungsbefugten zugelassenen Prüfer angefertigt wurde. Der vom zuständigen Anweisungsbefugten verlangte Prüfbericht wird dem Zahlungsantrag beigefügt und die Kosten für seine Erstellung gelten gemäß den Bedingungen des Artikels 126 der Haushaltsordnung als förderfähig. In dem Prüfbericht ist anzugeben, dass die operativen Aspekte nach der vom zuständigen Anweisungsbefugten genehmigten Methode geprüft wurden und ob die Maßnahme oder das Arbeitsprogramm tatsächlich gemäß den in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss festgelegten Bedingungen umgesetzt wurde.
Artikel 208
Aussetzung und Kürzung von Finanzhilfen
(Artikel 135 der Haushaltsordnung)
(1) Die Umsetzung einer Finanzhilfevereinbarung oder eines Finanzhilfebeschlusses, die Beteiligung eines Empfängers an deren Umsetzung oder Zahlungen können ausgesetzt werden, um das tatsächliche Vorliegen der mutmaßlichen schwerwiegenden Fehler, der Unregelmäßigkeiten, des Betrugs oder der Pflichtverletzungen zu prüfen. Bestätigen sich die Vermutungen nicht, so wird die Umsetzung so schnell wie möglich wieder aufgenommen.
(2) Wird die genehmigte Maßnahme oder das genehmigte Arbeitsprogramm nicht, nicht ordnungsgemäß, nicht vollständig oder nicht fristgerecht umgesetzt, so nimmt der zuständige Anweisungsbefugte, nachdem dem Empfänger Gelegenheit für eine Stellungnahme gegeben wurde, je nach dem Stand der Auszahlungen entweder eine entsprechende Kürzung vor oder er fordert den fraglichen Anteil der ausgezahlten Finanzhilfe zurück.
KAPITEL 5
Ausführung
Artikel 209
Ausführungsverträge
(Artikel 137 der Haushaltsordnung)
(1) Erfordert die Umsetzung einer Maßnahme oder eines Arbeitsprogramms, für die eine Finanzhilfe gewährt wird, die Vergabe eines Auftrags, so erteilt der Empfänger der Finanzhilfe unbeschadet der Anwendung der Richtlinie 2004/18/EG dem wirtschaftlich günstigsten Angebot bzw. gegebenenfalls dem Angebot mit dem niedrigsten Preis den Zuschlag; dabei vermeidet er jeglichen Interessenkonflikt.
(2) Erfordert die Umsetzung einer Maßnahme oder eines Arbeitsprogramms, für die eine Finanzhilfe gewährt wird, die Vergabe eines Auftrags im Wert von über 60 000 EUR, kann der zuständige Anweisungsbefugte dem Empfänger zur Auflage machen, zusätzlich zu Absatz 1 besondere Vorschriften zu beachten.
Diese besonderen Vorschriften basieren auf der Haushaltsordnung und bestimmen sich nach dem jeweiligen Auftragswert, dem Anteil des Beitrags der Union an den Gesamtkosten der Maßnahme und dem Risiko. Sie sind in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss festgelegt.
Artikel 210
Finanzielle Unterstützung Dritter
(Artikel 137 der Haushaltsordnung)
Sofern in den Bedingungen nach Artikel 137 Absatz 1 der Haushaltsordnung die zu erreichenden Ziele oder Ergebnisse hinreichend genau festgelegt sind, gilt der Ermessensspielraum nur als ausgeschöpft, wenn in der Finanzhilfevereinbarung oder dem Finanzhilfebeschluss außerdem Folgendes festgeschrieben ist:
a)
der Höchstbetrag der Förderung, die einem Dritten gewährt werden kann und die nicht mehr als 60 000 EUR betragen darf, es sei denn, die finanzielle Unterstützung ist das eigentliche Ziel der Maßnahme, und die Kriterien für die Festlegung des jeweiligen Förderbetrags;
b)
eine erschöpfende Aufstellung der Arten von Tätigkeiten, die für eine finanzielle Förderung in Betracht kommen;
c)
die Festlegung der Empfänger oder Kategorien von Empfängern, die für eine finanzielle Förderung in Betracht kommen, und der Gewährungskriterien.
TITEL VII
PREISGELDER
Artikel 211
Arbeitsplanung
(Artikel 138 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Jeder zuständige Anweisungsbefugte erstellt ein jährliches oder mehrjähriges Arbeitsprogramm für den Bereich der Preisgelder. Das Arbeitsprogramm wird vom Organ angenommen und so bald wie möglich, spätestens jedoch am 31. März des betreffenden Haushaltsjahres, auf seiner einschlägigen Internetseite veröffentlicht.
Das Arbeitsprogramm enthält Angaben zur Dauer seiner Gültigkeit, über den etwaigen Basisrechtsakt, die zu erreichenden Ziele, die zu erwartenden Ergebnisse, den Zeitplan für die Wettbewerbe und die Richtbeträge der Preisgelder.
Soll der Beschluss zur seiner Annahme für die Preisgelder des betreffenden Jahres als Finanzierungsbeschluss gelten, muss das Arbeitsprogramm darüber hinaus die in Artikel 94 angeführten Angaben enthalten.
(2) Bei substanziellen Änderungen des Arbeitsprogramms im Jahresverlauf wird nach den Modalitäten von Absatz 1 ein ergänzendes Dokument angenommen und veröffentlicht.
Artikel 212
Wettbewerbsregeln
(Artikel 138 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) In den Wettbewerbsregeln wird Folgendes festgelegt:
a)
die Teilnahmebedingungen, die mindestens Folgendes umfassen:
i)
Zulassungskriterien;
ii)
unter Berücksichtigung der Bedingungen des Absatzes 2 Modalitäten und Frist für die Einreichung der Wettbewerbsbeiträge und, wenn erforderlich, für die vorherige Anmeldung der Teilnehmer;
iii)
Hinweis auf die Ausschlusssituationen nach Artikel 106 Absatz 1 sowie den Artikeln 107 bis 109 der Haushaltsordnung;
iv)
Hinweis auf die ausschließliche Haftung der Teilnehmer im Falle von Ansprüchen, die sich aus den im Rahmen des Wettbewerbs ausgeführten Tätigkeiten ergeben;
v)
Hinweis auf die in den Wettbewerbsregeln festgelegte Verpflichtung der Preisträger, ihr Einverständnis mit den Kontrollen und Prüfungen der Kommission, des OLAF und des Rechnungshofs und mit der nachträglichen Bekanntmachung zu erklären;
vi)
die Bestimmung, dass das Recht der Union, gegebenenfalls ergänzt durch das in den Wettbewerbsregeln genannte nationale Recht, Anwendung findet;
vii)
die Bezeichnung des bei Streitigkeiten zuständigen Gerichts;
viii)
Hinweis auf die Möglichkeit, dass gegen Teilnehmer, die falsche Erklärungen abgegeben oder Unregelmäßigkeiten oder Betrug begangen haben, nach Maßgabe des Artikels 145 anteilig zur Höhe des betreffenden Preisgeldes finanzielle und/oder verwaltungsrechtliche Sanktionen verhängt werden;
b)
die Vergabekriterien, anhand derer die Qualität der Wettbewerbsbeiträge im Hinblick auf die verfolgten Ziele und die erwarteten Ergebnisse bewertet und die Preisträger nach objektiven Maßstäben ermittelt werden können;
c)
die Höhe des Preisgeldes bzw. der Preisgelder;
d)
die Modalitäten für die auf die Preisverleihung folgende Auszahlung der Preisgelder an die Preisträger.
Soweit in den Wettbewerbsregeln nichts anderes angegeben ist, erfüllen die Empfänger von Finanzhilfen der Union die Zulassungskriterien im Sinne von Unterabsatz 1 Buchstabe a Ziffer i.
Für den Fall der Teilnahme internationaler Organisationen kann hinsichtlich Unterabsatz 1 Buchstabe a Ziffer vi eine abweichende Bestimmung getroffen werden.
(2) Für die Einreichung der Wettbewerbsbeiträge wählt der zuständige Anweisungsbefugte Kommunikationsmittel, die allgemein verfügbar sind und nicht zur Folge haben, dass der Zugang der Teilnehmer zum Wettbewerb eingeschränkt wird.
Die gewählten Kommunikationsmittel müssen gewährleisten,
a)
dass die eingereichten Wettbewerbsbeiträge die zu ihrer Bewertung erforderlichen Informationen enthalten;
b)
dass die Unversehrtheit der Daten sichergestellt ist;
c)
dass die Vertraulichkeit der Wettbewerbsbeiträge gewahrt bleibt;
d)
dass der Schutz personenbezogener Daten den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügt.
(3) In den Wettbewerbsregeln können die Bedingungen für die Annullierung des Wettbewerbs festgelegt werden, insbesondere für den Fall, dass seine Ziele nicht erreicht werden können oder dass die juristische oder natürliche Person, die als Preisträger hervorgehen würde, die Teilnahmebedingungen nicht erfüllt.
(4) Die Wettbewerbsregeln werden auf der einschlägigen Internetseite der Organe der Union veröffentlicht. Falls dies für eine weiter gehende Bekanntmachung bei den potenziellen Teilnehmern erforderlich ist, werden die Wettbewerbsregeln zusätzlich in anderer geeigneter Form, u. a. im Amtsblatt der Europäischen Union, veröffentlicht. Sie können unmittelbar nach der Annahme des Finanzierungsbeschlusses gemäß Artikel 84 der Haushaltsordnung veröffentlicht werden, d. h. auch bereits in dem der Haushaltsausführung vorausgehenden Jahr. Eine inhaltliche Änderung der Wettbewerbsregeln wird nach den gleichen Regeln veröffentlicht.
Artikel 213
Nachträgliche Bekanntmachung
(Artikel 138 Absatz 2 der Haushaltsordnung)
(1) Die Informationen zu den im Laufe eines Haushaltsjahrs vergebenen Preisgeldern werden gemäß Artikel 21 veröffentlicht.
(2) Nach der Veröffentlichung gemäß Absatz 1 übermittelt die Kommission dem Europäischen Parlament und dem Rat auf deren Wunsch einen Bericht mit folgenden Informationen:
a)
Anzahl der Teilnehmer im Vorjahr;
b)
Anzahl der Teilnehmer und Anteil der erfolgreichen Beiträge pro Wettbewerb;
c)
Verzeichnis der im Vorjahr an den Jurys beteiligten Sachverständigen und Beschreibung des Verfahrens für ihre Auswahl.
Artikel 214
Bewertung
(Artikel 138 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Für die Bewertung der Wettbewerbsbeiträge setzt der zuständige Anweisungsbefugte eine mindestens dreiköpfige Jury ein; die Jurymitglieder können externe Sachverständige oder Personen sein, die mindestens zwei organisatorische Einheiten des Organs oder der Einrichtungen nach Artikel 62 und 208 der Haushaltsordnung vertreten und in keinem hierarchischen Verhältnis zueinander stehen; diese Vorgabe gilt nicht für Vertretungen und Außenstellen gemäß Artikel 72 der vorliegenden Verordnung sowie für betraute Einrichtungen nach den Artikeln 62 und 208 der Haushaltsordnung, die über keine voneinander getrennten organisatorischen Einheiten verfügen.
Die Sachverständigen nach Unterabsatz 1 unterliegen hinsichtlich der Vermeidung von Interessenkonflikten den Verpflichtungen gemäß Artikel 57 der Haushaltsordnung.
Externe Sachverständige geben bei ihrer Benennung eine Erklärung ab, der zufolge sie sich nicht in einer Situation befinden, die einen Interessenkonflikt darstellt, und sie den Anweisungsbefugten umgehend unterrichten werden, falls im Verlauf des Bewertungsverfahrens eine solche Situation entstehen sollte.
(2) Nach Abschluss der Arbeiten der Jury unterzeichnen die Mitglieder ein Protokoll, in dem alle geprüften Wettbewerbsbeiträge aufgeführt, unter qualitativen Gesichtspunkten bewertet und die für eine Preisverleihung in Betracht kommenden Beiträge herausgestellt werden. Die Unterzeichnung kann über ein elektronisches System erfolgen, das über eine angemessene Authentifizierung des Unterzeichners verfügt.
Das Protokoll nach Unterabsatz 1 wird zur späteren Referenz aufbewahrt.
(3) Der zuständige Anweisungsbefugte fasst anschließend einen Beschluss über die Gewährung von Preisgeldern, der u. a. Folgendes enthält:
a)
Gegenstand und gegebenenfalls Gesamtbetrag der vergebenen Preisgelder;
b)
Namen der Preisträger, Höhe des jedem Preisträger gewährten Preisgeldes und Begründung der Wahl;
c)
Namen der abgelehnten Teilnehmer und Begründung der Ablehnung.
Artikel 215
Unterrichtung und Zustellung
(Artikel 138 Absatz 3 der Haushaltsordnung)
(1) Die Unterrichtung der Teilnehmer über das Ergebnis der Bewertung ihres Beitrags erfolgt möglichst umgehend, in jedem Fall jedoch binnen 15 Kalendertagen nach der Beschlussfassung durch den Anweisungsbefugten.
(2) Der Beschluss über die Zuerkennung des Preisgeldes wird dem Preisträger zugestellt und bildet die rechtliche Verpflichtung im Sinne des Artikels 86 der Haushaltsordnung.
TITEL VIII
FINANZIERUNGSINSTRUMENTE
Artikel 216
Auswahl der mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten im Wege der indirekten Mittelverwaltung betrauten Einrichtungen
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission vergewissert sich, dass die mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten im Wege der indirekten Mittelverwaltung betrauten Einrichtungen die in Artikel 60 Absatz 2 der Haushaltsordnung festgelegten Anforderungen erfüllen. Sobald einschlägige Belege hierfür vorliegen, gelten diese künftig für jegliche Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten durch die betreffende Einrichtung, sofern an den für diese Anforderungen relevanten Systemen, Vorschriften und Verfahren der betrauten Einrichtung keine wesentlichen Änderungen vorgenommen werden.
(2) Für die Auswahl von Einrichtungen, die mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten gemäß Artikel 61 Absatz 2 der Haushaltsordnung betraut werden, veröffentlicht die Kommission eine Ausschreibung für potenzielle betraute Einrichtungen. Diese Ausschreibung enthält die Auswahl- und Gewährungskriterien.
In der Ausschreibung nach Unterabsatz 1 wird außerdem angegeben, ob die betraute Einrichtung dem spezifischen Finanzierungsinstrument eigene Finanzmittel zuweisen muss oder ob eine Risikoteilung vorgenommen wird. Sofern die Ausschreibung einschlägige Angaben enthält und einem möglichen Interessenkonflikt vorgebeugt werden muss, wird in der Ausschreibung außerdem festgelegt, dass die betraute Einrichtung Maßnahmen zur Herbeiführung der Gleichlage der Interessen im Sinne von Artikel 140 Absatz 2 der Haushaltsordnung vorzuschlagen hat. Die Maßnahmen zur Herbeiführung der Gleichlage der Interessen finden Eingang in die Vereinbarung über das betreffende Finanzierungsinstrument.
Mit den Einrichtungen, die die Auswahlkriterien erfüllen, eröffnet die Kommission einen transparenten und objektiven Dialog unter Vermeidung von Interessenkonflikten. Im Anschluss an diesen Dialog unterzeichnet die Kommission Übertragungsvereinbarungen mit der Einrichtung oder den Einrichtungen, die die wirtschaftlich günstigsten Vorschläge, gegebenenfalls auch hinsichtlich der Allokation ihrer eigenen Finanzmittel oder der Risikoteilung, eingereicht haben.
(3) Die Kommission kann vor der Unterzeichnung von Übertragungsvereinbarungen in direkte Verhandlungen mit potenziellen betrauten Einrichtungen eintreten, sofern es sich um in dem einschlägigen Basisrechtsakt benannte oder in Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer iii der Haushaltsordnung aufgeführte betraute Einrichtungen handelt, oder in ordnungsgemäß begründeten und dokumentierten Ausnahmefällen, insbesondere dann, wenn
a)
nach einer Ausschreibung für potenzielle betraute Einrichtungen keine geeigneten Vorschläge eingereicht wurden;
b)
für Finanzierungsinstrumente mit besonderen Merkmalen auf eine bestimmte hochqualifizierte oder hochspezialisierte Art von Einrichtung oder eine Einrichtung mit besonderen Verwaltungskapazitäten zurückgegriffen werden muss;
c)
dringliche, zwingende Gründe im Zusammenhang mit Ereignissen, die die Union nicht voraussehen konnte, es nicht zulassen, das Verfahren gemäß Absatz 2 einzuhalten.
Artikel 217
Inhalt der Übertragungsvereinbarungen mit den mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten im Wege der indirekten Mittelverwaltung betrauten Einrichtungen
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
Neben den in Artikel 40 aufgeführten Anforderungen enthält die Übertragungsvereinbarung mit den mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten betrauten Einrichtungen angemessene Regelungen zur Gewährleistung der Einhaltung der in Artikel 140 der Haushaltsordnung festgelegten Grundsätze und Bedingungen. Insbesondere enthalten die Übertragungsvereinbarungen Folgendes:
a)
die Beschreibung des Finanzierungsinstruments, einschließlich seiner Anlagestrategie oder -politik, die Art der bereitgestellten Unterstützung, die Zulassungskriterien für Finanzmittler und Endempfänger sowie die zusätzlichen operativen Anforderungen zur Verwirklichung der politischen Ziele des Instruments;
b)
die Anforderungen hinsichtlich der wertmäßigen Zielspanne für die Hebelwirkung;
c)
eine Beschreibung der nicht förderfähigen Maßnahmen und der Ausschlusskriterien;
d)
Bestimmungen, die eine Herbeiführung der Gleichlage der Interessen gewährleisten und auf die Bewältigung möglicher Interessenkonflikte abzielen;
e)
Bestimmungen über die Auswahl von Finanzmittlern gemäß Artikel 139 Absatz 4 Unterabsatz 2 der Haushaltsordnung und gegebenenfalls über die Einrichtung von spezialisierten Investitionsgesellschaften;
f)
Bestimmungen über die Verantwortlichkeit der betrauten Einrichtung und anderer an der Umsetzung des Finanzierungsinstruments beteiligter Einrichtungen;
g)
Bestimmungen über die Streitbeilegung;
h)
Bestimmungen über die Governance des Finanzierungsinstruments;
i)
Bestimmungen über die Verwendung und Wiederverwendung des Beitrags der Union unter Beachtung von Artikel 140 Absatz 6 der Haushaltsordnung;
j)
Bestimmungen über die Verwaltung von Beiträgen der Union und von Treuhandkonten, auch in Bezug auf Kontrahentenrisiken, akzeptable Transaktionen der Finanzverwaltungen, Verantwortlichkeiten der betroffenen Parteien, Abhilfemaßnahmen bei Überschüssen auf Treuhandkonten, die Aufbewahrung von Aufzeichnungen und die Berichterstattung;
k)
Bestimmungen über die Vergütung der betrauten Einrichtung, auch in Bezug auf Verwaltungsgebühren, sowie über die Berechnung und Zahlung von Verwaltungskosten und -gebühren an die betraute Einrichtung im Einklang mit Artikel 218;
l)
bei Bedarf Bestimmungen über rechtliche Rahmenbedingungen für die Beiträge der Fonds gemäß Artikel 175 der Haushaltsordnung, insbesondere des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, des Europäischen Sozialfonds, des Kohäsionsfonds, des Europäischen Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums und des künftigen Fischereifonds (im Folgenden: GSR-Fonds);
m)
Bestimmungen über die Laufzeit, Möglichkeit einer Verlängerung und Beendigung des Finanzierungsinstruments, auch in Bezug auf die Bedingungen für eine vorzeitige Beendigung und gegebenenfalls Ausstiegsstrategien;
n)
Bestimmungen über die Überwachung der Umsetzung der Unterstützung für Finanzmittler und Endempfänger, auch in Bezug auf die Berichterstattung durch die Finanzmittler;
o)
gegebenenfalls die Art und Weise von Deckungsgeschäften gemäß Artikel 219.
Artikel 218
Verwaltungskosten und -gebühren der betrauten Einrichtungen
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission vergütet den betrauten Einrichtungen die Umsetzung eines Finanzierungsinstruments durch leistungsorientierte Gebühren, durch die Erstattung außerordentlicher Aufwendungen und durch Gebühren für die Kassenmittelverwaltung, sofern die betraute Einrichtung die Kassenmittel des Finanzierungsinstruments verwaltet.
(2) Die leistungsorientierten Gebühren dienen dazu, der betrauten Einrichtung die bei der Umsetzung eines Finanzierungsinstruments angefallene Arbeit zu vergüten. Sie können bei Bedarf auch politikbezogene Anreize enthalten, um die Verwirklichung der politischen Ziele zu fördern, oder Anreize hinsichtlich der finanziellen Ergebnisse des Finanzierungsinstruments setzen.
Artikel 219
Besondere Regelungen für Treuhandkonten bei der indirekten Mittelverwaltung
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Die mit der Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten betrauten Einrichtungen dürfen in eigenem Namen und ausschließlich im Namen der Kommission Treuhandkonten im Sinne von Artikel 68 Absatz 7 der Haushaltsordnung einrichten. Die betrauten Einrichtungen übermitteln der einschlägigen Dienststelle der Kommission entsprechende Rechnungsabschlüsse.
(2) Auf den Treuhandkonten wird eine angemessene Liquidität aufrechterhalten und die auf derartigen Treuhandkonten gehaltenen Aktiva werden im Einklang mit den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und gemäß den einschlägigen Aufsichtsregeln im Einklang mit Artikel 140 Absatz 7 der Haushaltsordnung verwaltet.
(3) Für die Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten dürfen die betrauten Einrichtungen keine Deckungsgeschäfte zu Spekulationszwecken vornehmen. Die Art und Weise von Deckungsgeschäften muss vorab von der Kommission genehmigt und in den Übertragungsvereinbarungen gemäß Artikel 217 festgelegt werden.
Artikel 220
Im Wege der direkten Mittelverwaltung umgesetzte Finanzierungsinstrumente
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) In Ausnahmefällen dürfen Finanzierungsinstrumente gemäß Artikel 139 Absatz 4 der Haushaltsordnung auf folgendem Wege direkt umgesetzt werden:
a)
durch eine spezialisierte Investitionsgesellschaft, an der die Kommission zusammen mit anderen öffentlichen oder privaten Investoren beteiligt ist, um die Hebelwirkung des Beitrags der Union zu erhöhen;
b)
durch Darlehen, Bürgschaften, Kapitalbeteiligungen und andere Risikoteilungsinstrumente, bei denen es sich nicht um Investitionen in spezialisierte Investitionsgesellschaften handelt, und die den Endempfängern direkt oder über Finanzmittler bereitgestellt werden.
(2) Für die Umsetzung von Finanzierungsinstrumenten darf die Kommission keine Deckungsgeschäfte zu Spekulationszwecken vornehmen. Die Art und Weise von Deckungsgeschäften muss vorab von der Kommission genehmigt und in den Vereinbarungen mit den mit der Umsetzung des Finanzierungsinstruments betrauten Einrichtungen festgelegt werden.
Artikel 221
Auswahl der Finanzmittler, Verwalter spezialisierter Investitionsgesellschaften und Endempfänger
(Artikel 139 der Haushaltsordnung)
(1) Setzt die Kommission Finanzierungsinstrumente im Wege der direkten oder indirekten Mittelverwaltung durch spezialisierte Investitionsgesellschaften um, so werden derartige Investitionsgesellschaften gemäß den Rechtsvorschriften eines Mitgliedstaats eingerichtet. Sie können bei Maßnahmen im Außenbereich auch gemäß den Rechtsvorschriften eines Drittlands eingerichtet werden. Die Verwalter derartiger Investitionsgesellschaften sind gesetzlich oder vertraglich verpflichtet, ihren einschlägigen Sorgfaltspflichten nachzukommen und nach Treu und Glauben zu handeln.
(2) Die Verwalter der spezialisierten Investitionsgesellschaften nach Absatz 1 und die Finanzmittler oder Endempfänger der Finanzierungsinstrumente werden unter gebührender Berücksichtigung der Art des umzusetzenden Finanzierungsinstruments, der Erfahrung sowie der operativen und finanziellen Leistungsfähigkeit der betreffenden Einrichtungen und/oder der wirtschaftlichen Lebensfähigkeit der Projekte der Endempfänger ausgewählt. Die Auswahl erfolgt auf transparente Weise, wird anhand objektiver Kriterien begründet und löst keinen Interessenkonflikt aus.
(3) Verwalter von spezialisierten Investitionsgesellschaften, Finanzmittler und Endempfänger, die sich in einer der in Artikel 106 Absatz 1 und in den Artikeln 107, 108 und 109 der Haushaltsordnung genannten Situationen befinden, erhalten keine finanzielle Unterstützung.
Artikel 222
Bedingungen für die Verwendung von Finanzierungsinstrumenten
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzierungsinstrumente dienen dazu, Marktunvollkommenheiten, Marktversagen oder suboptimale Investitionsbedingungen auszugleichen und lediglich diejenigen Endempfänger zu fördern, die zum Zeitpunkt der Unterstützung der Union durch ein Finanzierungsinstrument als potenziell wirtschaftlich lebensfähig gewertet werden.
(2) Finanzierungsinstrumente bieten den Endempfängern in angemessener Weise Unterstützung. Insbesondere sollte die Vorzugsbehandlung von Investoren, die Koinvestitionen oder Risikoteilung bieten, gerechtfertigt, den von den Investoren im Zusammenhang mit einem Finanzierungsinstrument eingegangenen Risiken angemessen und auf den für die Gewährleistung ihrer Investition oder der Risikoteilung notwendigen Mindestumfang beschränkt sein.
Artikel 223
Hebelwirkung
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzierungsinstrumente stellen darauf ab, eine Hebelwirkung des Beitrags der Union zu erreichen, indem eine Gesamtinvestition ausgelöst wird, die den Beitrag der Union übersteigt.
Die Hebelwirkung der Unionsmittel entspricht dem Quotienten aus dem Finanzbetrag für förderfähige Endempfänger und dem Betrag des Unionsbeitrags.
(2) Die wertmäßige Zielspanne für die Hebelwirkung basiert auf einer Ex-ante-Bewertung des betreffenden Finanzierungsinstruments.
Artikel 224
Ex-ante-Bewertung von Finanzierungsinstrumenten
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Finanzierungsinstrumente stützen sich auf Ex-ante-Bewertungen, anhand derer Marktunvollkommenheiten, Marktversagen oder suboptimale Investitionsbedingungen ermittelt werden und der Investitionsbedarf vor dem Hintergrund der Politikziele bewertet wird.
(2) Die Ex-ante-Bewertungen sollen zeigen, dass die festgestellten Marktbedürfnisse durch marktbestimmte Maßnahmen oder andere Maßnahmen der Union, bei denen es sich nicht um die Finanzierung über ein Finanzierungsinstrument handelt, etwa durch Regulierung, Liberalisierung, Reformen oder andere politische Maßnahmen, nicht angemessen und zeitnah erfüllt werden können. Anhand der Bewertungen werden die Wahrscheinlichkeit und die möglichen Kosten von Marktverzerrungen und der Verdrängung der privaten Förderung durch die Finanzierungsinstrumente ermittelt und Wege aufgezeigt, wie negative Auswirkungen derartiger Verzerrungen verringert werden können.
(3) Im Einklang mit dem Grundsatz der Subsidiarität soll die Ex-ante-Bewertung zeigen, dass sich die ermittelten Marktbedürfnisse besser mit Finanzierungsinstrumenten auf Unionsebene bewältigen lassen als mit ähnlichen Finanzierungsinstrumenten auf nationaler oder regionaler Ebene, einschließlich der GSR-Fonds. Bei der Bewertung des durch den Unionsbeitrag generierten Mehrwerts sind Faktoren wie ein erschwerter Zugang zu Mitteln auf nationaler Ebene, insbesondere für grenzüberschreitende Projekte, Skaleneffekte oder ausgeprägte Demonstrationseffekte im Zusammenhang mit der Verbreitung bewährter Praktiken in den Mitgliedstaaten zu berücksichtigen.
(4) Mit der Ex-ante-Bewertung wird der effizienteste Modus für den Einsatz des Finanzierungsinstruments bestimmt.
(5) Anhand der Ex-ante-Bewertung wird außerdem aufgezeigt, dass das geplante Finanzierungsinstrument mit Folgendem im Einklang steht:
a)
neuen und bestehenden Finanzierungsinstrumenten, um ungewollte Überschneidungen zu vermeiden und Synergien und Skaleneffekte zu erreichen;
b)
Finanzierungsinstrumenten und anderen Formen staatlicher Intervention, die im selben Marktumfeld eingesetzt werden, um Inkonsistenzen zu vermeiden und potenzielle Synergien zu untersuchen.
(6) Mit der Ex-ante-Bewertung werden die Angemessenheit der geplanten Maßnahme hinsichtlich des Umfangs der ermittelten Finanzierungslücke und die erwartete Hebelwirkung der geplanten Finanzierungsinstrumente evaluiert und die zusätzlichen qualitativen Auswirkungen untersucht, etwa die Verbreitung bewährter Praktiken, die wirksame Förderung der politischen Ziele der Union durch die Umsetzungskette oder der Zugang zu spezifischer Expertise von an der Umsetzungskette beteiligten Akteuren.
(7) Im Rahmen der Ex-ante-Bewertung werden angemessene Leistungsindikatoren für die vorgeschlagenen Finanzierungsinstrumente eingeführt und die erwarteten Leistungen, Ergebnisse und Auswirkungen spezifiziert.
(8) Eine gesonderte Ex-ante-Bewertung der Finanzierungsinstrumente wird nur dann vorgenommen, wenn eine derartige Bewertung, die alle Kriterien der Absätze 1 bis 7 erfüllt, nicht in der Ex-ante-Bewertung oder einer Folgenabschätzung des durch den Basisrechtsakt abgedeckten Programms oder der Maßnahme enthalten ist.
Artikel 225
Überwachung von Finanzierungsinstrumenten
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Zur Gewährleistung einer harmonisierten Überwachung der Finanzierungsinstrumente nach Artikel 140 Absatz 12 der Haushaltsordnung richtet der zuständige Anweisungsbefugte ein Überwachungssystem ein, um zur hinreichenden Gewähr beizutragen, dass die Mittel der Union im Einklang mit Artikel 32 Absatz 2 der Haushaltsordnung verwendet werden.
(2) Das Überwachungssystem wird zur Bewertung des Umsetzungsfortschritts bei der Verwirklichung der Politikziele verwendet, der anhand der im Einklang mit der Ex-ante-Bewertung eingerichteten einschlägigen Leistungs- und Ergebnisindikatoren gemessen wird, sowie zur Analyse, inwieweit die Umsetzung mit den gemäß Artikel 140 Absatz 2 der Haushaltsordnung festgelegten Anforderungen im Einklang steht, und es bietet die Grundlage für die Berichterstattung der Kommission gemäß den Artikeln 38 Absatz 5 und 140 Absatz 8 der Haushaltsordnung.
(3) Im Falle der indirekten Mittelverwaltung stützt sich die Kommission bei der Überwachung auf die von den betrauten Einrichtungen übermittelten Berichte und Rechnungen sowie auf die verfügbaren Rechnungsprüfungen und die von der betrauten Einrichtung durchgeführten Kontrollen unter gebührender Berücksichtigung der Verwaltungserklärung der betrauten Einrichtung und des Bestätigungsvermerks der unabhängigen Prüfstelle gemäß Artikel 60 Absatz 5 der Haushaltsordnung. Die Kommission überprüft die von den betrauten Einrichtungen bereitgestellten Angaben und kann auf der betreffenden Umsetzungsebene bis hin zu den Endempfängern Kontrollen durchführen, auch auf Stichprobenbasis.
Die Überwachung durch die betraute Einrichtung stützt sich auf die von den Finanzmittlern übermittelten Berichte und Rechnungen sowie auf die verfügbaren Rechnungsprüfungen und die von dem Finanzmittler durchgeführten Kontrollen unter gebührender Berücksichtigung der Zuverlässigkeitserklärung des Finanzmittlers und des Bestätigungsvermerks der unabhängigen Prüfstelle.
Ist kein Finanzmittler vorhanden, so überwacht die betraute Einrichtung die Verwendung des Finanzierungsinstruments direkt auf der Grundlage der von den Endempfängern übermittelten Berichte und Rechnungen.
Die betraute Einrichtung überprüft die von den Finanzmittlern oder Endempfängern bereitgestellten Angaben, gegebenenfalls auf Stichprobenbasis, und führt im Einklang mit der Vereinbarung gemäß Artikel 217 Kontrollen durch.
(4) Im Rahmen der direkten Mittelverwaltung stützt sich die Kommission bei der Überwachung auf die von den Finanzmittlern und Endempfängern bereitgestellten Berichte und Rechnungen, die entsprechenden Kontrollen unterliegen. Die Bestimmungen von Absatz 3 gelten entsprechend für die direkte Mittelverwaltung.
(5) Die Vereinbarungen zur Umsetzung des Finanzierungsinstruments enthalten die für die Anwendung der Absätze 1 bis 4 erforderlichen Bestimmungen.
Artikel 226
Behandlung von Beiträgen aus den GSR-Fonds
(Artikel 140 der Haushaltsordnung)
(1) Über Beiträge aus GSR-Fonds für unter Titel VIII der Haushaltsordnung geschaffene Finanzierungsinstrumente, die durch GSR-Fonds gemäß den sektorspezifischen Vorschriften unterstützt werden, ist gesondert Buch zu führen.
(2) Beiträge aus den GSR-Fonds werden in gesonderten Rechnungsabschlüssen ausgewiesen und im Einklang mit den Zielen der betreffenden GSR-Fonds für Maßnahmen und Endempfänger verwendet, die dem Programm oder den Programmen, aus denen die Beiträge geleistet werden, entsprechen.
(3) Hinsichtlich der Beiträge aus GSR-Fonds für unter Titel VIII der Haushaltsordnung geschaffene Finanzierungsinstrumente gelten die sektorspezifischen Vorschriften.
TITEL IX
RECHNUNGSLEGUNG UND RECHNUNGSFÜHRUNG
KAPITEL 1
Rechnungslegung
Artikel 227
Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des Haushaltsjahres
(Artikel 142 der Haushaltsordnung)
Der Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahres gibt folgendes wirklichkeitsgetreu wieder:
a)
die Verwirklichung der Ziele des Haushaltsjahres gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung,
b)
die Finanzlage und die Ereignisse, welche die im Laufe des Haushaltsjahres durchgeführten Tätigkeiten nachhaltig beeinflusst haben.
Der Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement ist ein von den Übersichten über den Haushaltsvollzug gesondertes Dokument.
Artikel 228
Abweichung von den Rechnungsführungsprinzipien
(Artikel 144 der Haushaltsordnung)
Besteht nach Ansicht des Rechnungsführers in einem besonderen Fall Veranlassung, von den in den Rechnungsführungsvorschriften der Union vorgesehenen Rechnungsführungsprinzipien abzuweichen, so wird dies in dem Anhang gemäß Artikel 232 vermerkt und ordnungsgemäß begründet.
Artikel 229
Belege
(Artikel 144 der Haushaltsordnung)
(1) Jede Buchung stützt sich auf datierte und nummerierte Belege, entweder in Papierform oder auf sonstigen Trägern, welche ihre Zuverlässigkeit und die Aufbewahrung ihres Inhalts während des in Artikel 48 vorgeschriebenen Zeitraums gewährleisten.
(2) Gleichartige Vorgänge, die am selben Ort und innerhalb desselben Tages getätigt wurden, können in einem einzigen Beleg zusammengefasst werden.
Artikel 230
Ergebnisrechnung
(Artikel 145 der Haushaltsordnung)
Die Ergebnisrechnung spiegelt die Aufwände und Erträge des Haushaltsjahres wider, die nach ihrer Art klassifiziert werden.
Artikel 231
Kapitalflussrechnung
(Artikel 145 der Haushaltsordnung)
In der Kapitalflussrechnung werden die Kassenmittelbewegungen des Zeitraums mit den jeweiligen Eröffnungs- und Abschlusssalden ausgewiesen.
Die Kassenmittel bestehen aus folgenden Elementen:
a)
Barbestand,
b)
Sichtkonten und Sichteinlagen,
c)
sonstigen verfügbaren Werten, die rasch flüssig gemacht werden können und deren Wert stabil ist.
Artikel 232
Erläuterungen zu den Jahresabschlüssen
(Artikel 145 der Haushaltsordnung)
Die in Artikel 145 der Haushaltsordnung genannten Erläuterungen sind fester Bestandteil der Jahresabschlüsse. Sie enthalten mindestens folgende Informationen:
a)
Rechnungsführungsprinzipien, -vorschriften und -methoden;
b)
Erläuterungen mit zusätzlichen Angaben, die nicht in den Jahresabschlüssen enthalten, aber für ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild erforderlich sind:
Artikel 233
Übersichten über den Haushaltsvollzug
(Artikel 146 der Haushaltsordnung)
(1) Die Übersichten über den Haushaltsvollzug enthalten:
a)
eine Einnahmenübersicht, die Folgendes umfasst:
i)
die Entwicklung des Einnahmen-Voranschlags;
ii)
die Ausführung der Einnahmen;
iii)
die Entwicklung der festgestellten Forderungen;
b)
einen Überblick über die Entwicklung der insgesamt verfügbaren Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen;
c)
einen Überblick über die Verwendung der insgesamt verfügbaren Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen;
d)
einen Überblick über die noch zur Zahlung anstehenden, die aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen und die im Laufe des Haushaltsjahres vorgenommenen Mittelbindungen.
(2) Der Einnahmenübersicht ist auch eine nach Mitgliedstaaten aufgeschlüsselte Aufstellung über die Eigenmittelbeträge beigefügt, für die eine Einziehungsanordnung erging und die am Ende des Haushaltsjahres noch einzuziehen waren.
Artikel 234
Übermittlung der Rechnungsabschlüsse
(Artikel 148 der Haushaltsordnung)
Die vorläufigen und endgültigen Rechnungsabschlüsse nach Artikel 147 und 148 der Haushaltsordnung dürfen elektronisch übermittelt werden.
KAPITEL 2
Rechnungsführung
Abschnitt 1
Struktur der Rechnungsführung
Artikel 235
Struktur der Rechnungsführung
(Artikel 151 der Haushaltsordnung)
(1) Der Rechnungsführer jedes Organs und jeder Einrichtung gemäß Artikel 141 der Haushaltsordnung dokumentiert und aktualisiert die Struktur und die Verfahren der Rechnungsführung seines Organs bzw. seiner Einrichtung.
(2) Die Haushaltseinnahmen und -ausgaben werden in dem IT-System gemäß Artikel 236 nach dem wirtschaftlichen Charakter des Vorgangs als laufende Einnahmen oder Ausgaben oder als Vermögenszu- oder -abgang erfasst.
Artikel 236
IT-Systeme
(Artikel 151 der Haushaltsordnung)
(1) Die Rechnungsführung erfolgt mit Hilfe eines integrierten IT-Systems.
(2) Die Organisation der Rechnungsführung mittels rechnergestützter Systeme oder Teilsysteme erfordert eine vollständige Beschreibung der Systeme und Teilsysteme.
In dieser Beschreibung wird der Inhalt aller Datenfelder definiert und genau angegeben, wie das System die einzelnen Vorgänge bearbeitet. Des Weiteren wird aufgezeigt, wie das System einen kompletten Prüfpfad für jeden Vorgang und für jede Änderung der Systeme und Teilsysteme gewährleistet, damit jederzeit festgestellt werden kann, wer welche Änderungen vorgenommen hat.
In den Beschreibungen der IT-Rechnungsführungssysteme und -teilsysteme wird gegebenenfalls auf die bestehenden Verknüpfungen mit dem zentralen Rechnungsführungssystem, insbesondere im Bereich des Datentransfers und der Saldenabstimmung, hingewiesen.
(3) Zugang zu den IT-Systemen und -Teilsystemen haben nur die Personen, die in einem in jedem Organ geführten und aktualisierten Verzeichnis der befugten Nutzer aufgeführt sind.
Abschnitt 2
Bücher
Artikel 237
Bücher
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ bzw. jede Einrichtung nach Artikel 141 der Haushaltsordnung führt ein Kontenjournal, ein Hauptbuch und zumindest Nebenbücher für Schuldner, Gläubiger und Anlagewerte, es sei denn, dies ist im Hinblick auf das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht sinnvoll.
Bei den Büchern handelt es sich um elektronische Dokumente, die vom Rechnungsführer vorgegeben werden und aussagekräftige Daten gewährleisten.
Die Einträge des Kontenjournals werden in die Konten des Hauptbuchs übernommen, das nach dem in Artikel 212 festgelegten Kontenplan strukturiert ist.
Das Kontenjournal und das Hauptbuch können nach Bedarf in Nebenjournale und -bücher untergliedert werden.
Die Einträge der Nebenjournale und -bücher werden mindestens einmal monatlich im Kontenjournal und im Hauptbuch konsolidiert.
Artikel 238
Allgemeine Kontenbilanz
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Jedes Organ und jede Einrichtung nach Artikel 141 der Haushaltsordnung erstellt eine Kontenbilanz, in der sämtliche Konten der Finanzbuchführung, einschließlich der im Laufe des Haushaltsjahres saldierten Konten, ausgewiesen sind, und zwar jeweils mit Angabe:
a)
der Kontennummer;
b)
der Kontenbezeichnung;
c)
der gesamten Sollbeträge;
d)
der gesamten Habenbeträge;
e)
des Kontensaldos.
Artikel 239
Abgleich der Bücher
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Daten des Hauptbuchs werden so gespeichert und strukturiert, dass sie den Nachweis des Inhalts der einzelnen Konten in der allgemeinen Kontenbilanz ermöglichen.
(2) Für das Bestandsverzeichnis über die Anlagewerte finden die Bestimmungen der Artikel 246 bis 253 Anwendung.
Abschnitt 3
Verbuchung
Artikel 240
Buchungsvorgänge
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Buchungen werden nach der Methode der doppelten Buchführung vorgenommen, d. h. jede in der Buchführung erfasste Bewegung oder Veränderung schlägt sich bei den einzelnen betroffenen Konten in Soll- und Haben-Buchungen nieder, die sich in ihrer Summe ausgleichen.
(2) Bei einer auf eine andere Währung als den Euro lautenden Transaktion wird der Gegenwert in Euro berechnet und verbucht.
Die Transaktionen in Devisen der neubewertbaren Konten werden mindestens bei jedem Rechnungsabschluss neu bewertet.
Diese Neubewertung erfolgt auf der Grundlage der gemäß Artikel 6 festgelegten Kurse.
Für die Umrechnung anderer Währungen in Euro zwecks Aufstellung der Vermögensübersicht zum 31. Dezember des Jahres n wird der am letzten Arbeitstag des Jahres n geltende Kurs herangezogen.
(3) Die gemäß Artikel 152 der Haushaltsordnung festgelegten Rechnungsführungsvorschriften umfassen auch die für die periodengerechte Rechnungsführung erforderlichen Umrechnungs- und Neubewertungsregeln.
Artikel 241
Buchungsangaben
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Bei jeder Buchung werden Ursprung, Inhalt und Verbuchungsstelle des jeweiligen Vorgangs sowie die Referenzdaten der entsprechenden Belege angegeben.
Artikel 242
Eintragung in das Kontenjournal
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
Die Rechnungsvorgänge werden nach einer der folgenden Methoden, die einander nicht ausschließen, in das Kontenjournal eingetragen:
a)
entweder täglich durch Erfassung jedes einzelnen Vorgangs
b)
oder in Form einer monatlichen Zusammenfassung der Gesamtbeträge der Vorgänge, vorausgesetzt, es werden alle Belege aufbewahrt, anhand deren die einzelnen Vorgänge jedes einzelnen Tages überprüft werden können.
Artikel 243
Validierung der Buchungen
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Buchungen im Kontenjournal und in den Nebenjournalen werden endgültig, indem sie durch ein Verfahren validiert werden, das jegliche Änderung oder Streichung von Einträgen untersagt.
(2) Zur definitiven Festschreibung der zeitlichen Reihenfolge der Buchungseinträge und der Gewährleistung ihrer Unantastbarkeit wird spätestens vor der Vorlage der endgültigen Jahresabschlüsse ein Abschlussverfahren durchgeführt.
Abschnitt 4
Kontenabstimmung und -prüfung
Artikel 244
Kontenabstimmung
(Artikel 154 der Haushaltsordnung)
(1) Die Salden der Konten der allgemeinen Kontenbilanz werden regelmäßig, mindestens jedoch zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses, mit den Daten der Verwaltungssysteme abgestimmt, die die Anweisungsbefugten für die Verwaltung der Forderungen und Verbindlichkeiten und die tägliche Erfassung im Rechnungsführungssystem einsetzen.
(2) Der Rechnungsführer überprüft regelmäßig, mindestens jedoch bei jedem Rechnungsabschluss, ob die Banksalden der Wirklichkeit entsprechen, und kontrolliert insbesondere
a)
die Bankguthaben durch Abstimmung mit den von den Finanzinstituten übersandten Kontoauszügen;
b)
die Barmittel durch Abstimmung mit den Angaben des Kassenbuchs.
Bei den Anlagekonten erfolgt diese Überprüfung gemäß Artikel 250.
(3) Die interinstitutionellen Verbindungskonten werden monatlich abgestimmt.
(4) Die Verwahrkonten werden vom Rechnungsführer eingerichtet und jährlich geprüft. Sie werden unter der Verantwortung des Anweisungsbefugten geführt und von diesem so bald wie möglich abgerechnet.
Abschnitt 5
Haushaltsbuchführung
Artikel 245
Inhalt und Führung der Haushaltskonten
(Artikel 156 der Haushaltsordnung)
(1) In der Haushaltsbuchführung wird für jede Untergliederung des Haushaltsplans folgendes ausgewiesen:
a)
bei den Ausgaben:
i)
die im ursprünglichen Haushaltsplan bewilligten Mittel, die in Berichtigungshaushaltspläne eingesetzten Mittel, die übertragenen Mittel, die infolge zweckgebundener Einnahmen bereitgestellten Mittel, die durch Mittelübertragungen bereitgestellten Mittel sowie der Gesamtbetrag der so verfügbaren Mittel;
ii)
die für das Haushaltsjahr vorgenommenen Mittelbindungen und Zahlungen;
b)
bei den Einnahmen:
i)
die Einnahmenansätze des ursprünglichen Haushaltsplans, die Einnahmenansätze der Berichtigungshaushaltspläne, die zweckgebundenen Einnahmen und der Gesamtbetrag des so ermittelten Einnahmenvoranschlags;
ii)
die für das Haushaltsjahr festgestellten Forderungen und eingezogenen Beträge;
c)
die Fortschreibung der noch abzuwickelnden Mittelbindungen und der noch einzuziehenden Einnahmen aus früheren Haushaltsjahren.
Die Mittel für Verpflichtungen und Mittel für Zahlungen im Sinne von Absatz 1 Buchstabe a werden getrennt erfasst und verfolgt.
Ausgewiesen werden in der Haushaltsbuchführung ferner die globalen vorläufigen Mittelbindungen des Europäischen Garantiefonds für die Landwirtschaft (im Folgenden: EGFL), sowie die entsprechenden Zahlungen.
Diese Mittelbindungen werden dem Gesamtbetrag der Mittel des EGFL gegenübergestellt.
(2) Die Haushaltsbuchführung gestattet eine gesonderte Verfolgung
a)
der Verwendung der übertragenen Mittel und der Mittel des Haushaltsjahres;
b)
der Abwicklung der noch zur Zahlung anstehenden Mittelbindungen.
Bei den Einnahmen werden die noch einzuziehenden Forderungen aus früheren Haushaltsjahren getrennt ausgewiesen.
(3) Die Haushaltsbuchführung kann so gestaltet werden, dass eine analytische Buchführung entwickelt wird.
(4) Die Haushaltsbuchführung erfolgt mit Hilfe von IT-Systemen, in Büchern oder auf Datenblättern.
KAPITEL 3
Bestandsverzeichnisse
Artikel 246
Bestandsverzeichnisse
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Der Anweisungsbefugte legt mit Unterstützung des Rechnungsführers das System für die Führung der Bestandsverzeichnisse über die Anlagewerte fest. Dieses System liefert alle für die Buchführung und die Erhaltung des Anlagevermögens erforderlichen Informationen.
Artikel 247
Erhaltung der Vermögensgegenstände
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Die Organe und Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung erlassen die jeweils für sie maßgeblichen Vorschriften über die Erhaltung der in ihrer Vermögensübersicht ausgewiesenen Vermögensgegenstände und bestimmen die für die Führung des Bestandsverzeichnisses zuständigen Dienststellen.
Artikel 248
Erfassung der Vermögensgegenstände im Bestandsverzeichnis
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
In das Bestandsverzeichnis eingetragen und in den Anlagekonten erfasst werden Vermögensgegenstände, bei denen der Anschaffungspreis bzw. die Gestehungskosten höher sind als in den Rechnungsführungsvorschriften nach Artikel 152 der Haushaltsordnung angegeben, deren Nutzungsdauer mehr als ein Jahr beträgt und bei denen es sich nicht um Verbrauchsgüter handelt.
Artikel 249
Angaben zu den im Bestandsverzeichnis erfassten Gegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Das Bestandsverzeichnis enthält eine angemessene Beschreibung jedes Gegenstands und des Ortes, an dem dieser sich befindet, oder für bewegliche Gegenstände die verantwortliche Dienststelle oder Person, das Anschaffungsdatum und die Stückkosten.
Artikel 250
Kontrollen des Bestandsverzeichnisses für bewegliche Vermögensgegenstände
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Die Organe und Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung überzeugen sich bei den Kontrollen des Bestandsverzeichnisses davon, dass jeder Gegenstand körperlich vorhanden ist und mit der Eintragung im Bestandsverzeichnis übereinstimmt. Diese Kontrollen erfolgen im Rahmen eines jährlichen Prüfprogramms, außer bei Sachanlagen und immateriellen Anlagewerten, die mindestens alle drei Jahre kontrolliert werden.
Artikel 251
Veräußerung von Vermögensgegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Die Mitglieder, Beamten oder sonstigen Bediensteten sowie alle anderen Mitarbeiter der Organe und der Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung dürfen von diesen Organen und Einrichtungen veräußerte Vermögensgegenstände nur dann erwerben, wenn die Veräußerung im Wege einer öffentlichen Ausschreibung erfolgt.
Artikel 252
Verfahren zur Veräußerung von Vermögensgegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
(1) Die Veräußerung von Vermögensgegenständen wird in geeigneter Weise lokal bekanntgegeben, wenn der Stückkaufwert der Gegenstände mindestens 8 100 EUR beträgt. Die Frist zwischen der Veröffentlichung der letzten Anzeige und dem Abschluss des Kaufvertrags beträgt mindestens 14 Kalendertage.
Die Veräußerung gemäß Unterabsatz 1 wird durch eine Verkaufsanzeige im Amtsblatt der Europäischen Union bekanntgemacht, wenn der Stückkaufwert der Gegenstände mindestens 391 100 EUR beträgt. Des Weiteren kann eine geeignete Veröffentlichung in der Presse der Mitgliedstaaten kann erfolgen. Die Frist zwischen der Veröffentlichung der Anzeige im Amtsblatt der Europäischen Union und dem Abschluss des Kaufvertrags beträgt mindestens einen Monat.
(2) Übersteigen die Kosten der Bekanntmachung den erwarteten Ertrag, so können die Organe und die Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung von einer Bekanntmachung absehen.
(3) Die Organe und die Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung sind gehalten, bei der Veräußerung von materiellen Vermögensgegenständen stets die Erzielung der günstigsten Preise anzustreben.
(4) Die Absätze 1, 2 und 3 finden keine Anwendung auf Verkaufstransaktionen zwischen den Organen der Union und ihren Einrichtungen nach Artikel 208 der Haushaltsordnung.
Artikel 253
Verfahren zur Abtretung von Vermögensgegenständen
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
Werden im Bestandsverzeichnis eingetragene Gegenstände, einschließlich Gebäude, entgeltlich oder unentgeltlich abgetreten, als unbrauchbar aus dem Bestand ausgesondert, vermietet oder kommen sie durch Verlust, Diebstahl oder in sonstiger Weise abhanden, so verfasst der Anweisungsbefugte eine entsprechende Erklärung oder Niederschrift.
Aus der Erklärung oder der Niederschrift geht insbesondere hervor, ob ein Beamter oder sonstiger Bediensteter der Union oder eine andere Person zum Schadenersatz herangezogen werden kann.
Werden unbewegliche Vermögensgegenstände oder Großanlagen unentgeltlich zur Verfügung gestellt, so werden hierüber entsprechende Verträge abgeschlossen; dem Europäischen Parlament und dem Rat wird hiervon jährlich bei der Vorlage des Haushaltsentwurfs Mitteilung gemacht.
Die Mitglieder, Beamten oder sonstigen Bediensteten sowie alle anderen Mitarbeiter der Organe und der Einrichtungen nach Artikel 141 der Haushaltsordnung dürfen keine im Bestandsverzeichnis aufgeführten Vermögensgegenstände, die unentgeltlich abgetreten oder als unbrauchbar aus dem Bestand ausgesondert werden, erhalten.
Artikel 254
Bestandsverzeichnis und Bekanntgabe der Veräußerungen in den Delegationen der Union
(Artikel 157 der Haushaltsordnung)
(1) Das laufende Bestandsverzeichnis über die zum Vermögen der Union gehörenden beweglichen Gegenstände wird im Falle der Delegationen der Union vor Ort geführt. Es wird den Zentraldiensten nach den von jedem Organ festgelegten Modalitäten regelmäßig übermittelt.
Bewegliche Gegenstände, die in die Delegationen der Union verbracht werden, werden bis zu ihrer Aufnahme in das laufende Bestandsverzeichnis in einem vorläufigen Verzeichnis erfasst.
(2) Die Bekanntgabe der Veräußerung beweglicher Gegenstände der Delegationen der Union erfolgt nach den ortsüblichen Gepflogenheiten.
TEIL 2
SONDERBESTIMMUNGEN
TITEL I
FORSCHUNG
Artikel 255
Typologie der Maßnahmen
(Artikel 181 der Haushaltsordnung)
(1) Die direkten Maßnahmen werden von den Forschungsanstalten der Gemeinsamen Forschungsstelle (im Folgenden: JRC) durchgeführt und grundsätzlich vollständig aus dem Haushaltsplan finanziert. Dabei handelt es sich um
a)
Forschungsprogramme,
b)
Tätigkeiten im Bereich der exploratorischen Forschung,
c)
Tätigkeiten im Bereich der wissenschaftlichen und technischen Unterstützung institutioneller Art.
(2) Das JRC kann sich unter den Bedingungen des Artikels 183 der Haushaltsordnung an indirekten Maßnahmen beteiligen.
(3) Die Forderungsvorausschätzungen gemäß Artikel 181 Absatz 2 werden dem Rechnungsführer zur Erfassung übermittelt.
Artikel 256
Zusatzvorschriften für das JRC
(Artikel 183 der Haushaltsordnung)
(1) Bei den wettbewerbsorientierten Tätigkeiten des JRC handelt es sich um
a)
Tätigkeiten infolge von Finanzhilfe- oder Vergabeverfahren;
b)
Tätigkeiten für Rechnung Dritter;
c)
Tätigkeiten im Rahmen einer Verwaltungsvereinbarung mit anderen Organen oder Kommissionsdienststellen über die Erbringung wissenschaftlich-technischer Leistungen.
(2) Ist im Rahmen der Tätigkeiten, welche das JRC für Rechnung Dritter durchführt, die Vergabe eines Auftrags erforderlich, so werden bei dem entsprechenden Vergabeverfahren die Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung beachtet.
(3) Die Forderungsvorausschätzungen gemäß Artikel 183 Absatz 2 werden dem Rechnungsführer zur Erfassung übermittelt.
TITEL II
MASSNAHMEN IM AUSSENBEREICH
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 257
Für eine Finanzierung in Betracht kommende Maßnahmen
(Artikel 184 der Haushaltsordnung)
Die Mittel für Maßnahmen gemäß Teil 2 Titel IV Kapitel 1 der Haushaltsordnung können insbesondere für die Finanzierung von Aufträgen, Finanzhilfen, einschließlich Zinsverbilligungen, Sonderdarlehen, Darlehensgarantien, finanzieller Unterstützung, Budgethilfen und sonstiger spezifischer Formen der budgetären Unterstützung verwendet werden.
KAPITEL 2
Budgethilfe und Gebertreuhandfonds
Artikel 258
Einsatz von Budgethilfen
(Artikel 186 der Haushaltsordnung)
(1) Sofern dies in den entsprechenden Basisrechtsakten geregelt ist, kann die Kommission sektorbezogene oder allgemeine Budgethilfe innerhalb eines Drittlands unter folgenden Bedingungen gewähren:
a)
die Verwaltung der öffentlichen Finanzen in dem betreffenden Partnerland ist hinreichend transparent, zuverlässig und wirkungsvoll;
b)
das Partnerland verfügt über hinreichend glaubwürdige und zweckdienliche sektorbezogene oder nationale Programme;
c)
das Partnerland verfolgt eine auf Stabilität ausgerichtete makroökonomische Politik.
(2) In den mit dem Partnerland geschlossenen Vereinbarungen geht das Partnerland die Verpflichtung ein, der Kommission fristgerecht zuverlässige Informationen zu übermitteln, die es ihr ermöglichen, die Einhaltung der in Absatz 1 genannten Bedingungen zu bewerten.
Artikel 259
Unions-Treuhandfonds für Maßnahmen im Außenbereich
(Artikel 187 der Haushaltsordnung)
Sobald die Beiträge anderer Geber auf dem betreffenden Bankkonto des Treuhandfonds eingegangen sind, werden sie in Höhe ihres am Tag des Eingangs in Euro umgerechneten Betrags berücksichtigt.
Der Beitrag der Union wird unter Berücksichtigung der von den anderen Gebern eingezahlten verfügbaren Mittel so rechtzeitig überwiesen, dass die rechtlichen Verpflichtungen des Treuhandfonds erfüllt werden können.
Auf dem Bankkonto des Treuhandfonds auflaufende Zinsbeträge werden in den Treuhandfonds investiert, sofern in der Gründungsakte des Treuhandfonds nichts anderes bestimmt ist.
Sämtliche Transaktionen, die im Laufe des Jahres auf dem Bankkonto gemäß Absatz 3 vorgenommen werden, werden in der Rechnungsführung des Treuhandfonds ordnungsgemäß erfasst.
Der Anweisungsbefugte erstellt zweimal jährlich Finanzberichte über die Tätigkeit der einzelnen Treuhandfonds.
Die Treuhandfonds werden alljährlich einer Prüfung durch einen unabhängigen externen Prüfer unterzogen.
Der Verwaltungsrat des Treuhandfonds genehmigt den vom Anweisungsbefugten erstellten Jahresbericht des Treuhandfonds und den vom Rechnungsführer erstellten Jahresabschluss. Beide Berichte werden dem Jahresbericht des bevollmächtigten Anweisungsbefugten beigefügt und im Rahmen des Entlastungsverfahrens für die Kommission dem Europäischen Parlament und dem Rat vorgelegt.
Die Vorschriften über die Zusammensetzung des Verwaltungsrats sowie dessen Geschäftsordnung sind in der von der Kommission angenommenen und von den Gebern akzeptierten Gründungsakte des Treuhandfonds niedergelegt. Diese Vorschriften müssen für eine gerechte Vertretung der Geber sorgen und gewährleisten, dass die endgültige Entscheidung über die Verwendung der Mittel mit Zustimmung der Kommission ergeht.
KAPITEL 3
Auftragsvergabe
Artikel 260
Anmietung von Gebäuden
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
Die einzigen Immobilientransaktionen, die aus operativen Mitteln für Maßnahmen im Außenbereich finanziert werden können, sind Anmietungen von Gebäuden, die zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Mietvertrags bereits errichtet sind. Diese Transaktionen werden gemäß Artikel 124 bekanntgegeben.
Artikel 261
Definitionen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Dienstleistungsaufträge umfassen Studienverträge und Verträge für technische Hilfe.
Ein Studienvertrag liegt vor, wenn der Dienstleistungsvertrag zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und einem Leistungserbringer u. a. Studien zur Ermittlung und Vorbereitung von Projekten, Durchführbarkeits-, Wirtschaftlichkeits- und Marktstudien, technische Studien und sonstige Prüfungen betrifft.
Ein Vertrag für technische Hilfe liegt vor, wenn der Leistungserbringer eine beratende Funktion ausüben, ein Projekt leiten bzw. überwachen oder die im Auftrag genannten Sachverständigen bereitstellen soll.
(2) Verfügt ein Drittland in seinen Dienststellen oder in Einrichtungen mit öffentlicher Beteiligung über qualifiziertes Verwaltungspersonal, so können die Aufträge von diesen Dienststellen oder Einrichtungen unmittelbar in Regie ausgeführt werden.
Artikel 262
Besondere Bestimmungen über die Schwellenwerte und Modalitäten der Vergabe von Aufträgen im Außenbereich
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Artikel 123 bis 126, mit Ausnahme der Definitionen, Artikel 127 Absätze 3 und 4, Artikel 128, Artikel 134 bis 137, Artikel 139 Absätze 3 bis 6, Artikel 148 Absatz 4, Artikel 151 Absatz 2, Artikel 152 bis 158, Artikel 160 und Artikel 164 der vorliegenden Verordnung finden keine Anwendung auf die Aufträge, die von den öffentlichen Auftraggebern nach Artikel 190 Absatz 2 der Haushaltsordnung oder für deren Rechnung vergeben werden.
Die Kommission erlässt einen Beschluss zur Umsetzung der Bestimmungen über die Auftragsvergabe gemäß diesem Kapitel und regelt dabei auch, welche Kontrollen durch den zuständigen Anweisungsbefugten angemessen sind, wenn die Kommission nicht der Auftraggeber ist.
(2) Bei Nichteinhaltung der in Absatz 1 genannten Verfahren kommen die Ausgaben für die betreffenden Maßnahmen nicht für eine Finanzierung durch die Union in Betracht.
(3) Dieses Kapitel findet keine Anwendung auf öffentliche Auftraggeber nach Artikel 190 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung, wenn die Kommission ihnen nach Kontrollen gemäß Artikel 61 der Haushaltsordnung gestattet hat, ihre eigenen Auftragsvergabeverfahren anzuwenden.
Artikel 263
Bekanntmachung und Nichtdiskriminierung
(Artikel 190 und 191 der Haushaltsordnung)
(1) Die Kommission trifft die erforderlichen Vorkehrungen, um eine möglichst breite Beteiligung - zu gleichen Bedingungen - an den Ausschreibungen für von der Union finanzierte Aufträge zu gewährleisten. Zu diesem Zweck gewährleistet sie insbesondere
a)
die Veröffentlichung der Vorabinformation, der Bekanntmachung des Auftrags und der Bekanntmachung der Zuschlagserteilung innerhalb ausreichender Fristen in angemessener Form;
b)
die Vermeidung diskriminierender Praktiken oder technischer Spezifikationen, die einer breiten Teilnahme - zu gleichen Bedingungen - aller natürlichen und juristischen Personen im Sinne von Artikel 182 der Haushaltsordnung entgegenstehen könnten.
(2) Artikel 265 Absatz 5, Artikel 267 Absatz 3 und Artikel 269 Absatz 4 stehen der elektronischen Auftragsvergabe nicht entgegen.
Artikel 264
Bekanntmachung
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Die Vorabinformation für internationale Ausschreibungen ist dem Amt für Veröffentlichungen möglichst umgehend zu übermitteln; bei Bauaufträgen erfolgt die Übermittlung möglichst umgehend nach Annahme des jeweiligen Programmbeschlusses.
(2) Für die Zwecke dieses Kapitels erfolgt die Bekanntmachung:
a)
bei internationalen Ausschreibungen zumindest im Amtsblatt der Europäischen Union und im Internet;
b)
bei lokalen Ausschreibungen zumindest im Staatsanzeiger des Empfängerstaates oder in gleichwertigen Medien.
Wird die Bekanntmachung auch lokal veröffentlicht, muss sie mit der im Amtsblatt der Europäischen Union und im Internet veröffentlichten Bekanntmachung identisch sein und mit dieser zeitgleich veröffentlicht werden. Die Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union und im Internet wird von der Kommission in die Wege geleitet. Für die lokale Veröffentlichung können die Einrichtungen nach Artikel 190 Absatz 2 Buchstabe b der Haushaltsordnung sorgen.
(3) Die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung wird übermittelt, sobald der Vertrag unterzeichnet wird; dies gilt nicht für Verträge, die für geheim erklärt wurden oder deren Ausführung besondere Sicherheitsmaßnahmen erfordert, oder wenn der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes es gebietet, und wenn die Bekanntmachung der Zuschlagserteilung als nicht zweckmäßig erachtet wird.
Artikel 265
Schwellenwerte und Vergabeverfahren für Dienstleistungsaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Für Dienstleistungsaufträge gelten gemäß Artikel 190 der Haushaltsordnung folgende Schwellenwerte und Verfahren:
a)
Aufträge im Wert von mindestens 300 000 EUR:
i)
internationale nichtoffene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
ii)
internationale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
b)
Aufträge im Wert von unter 300 000 EUR: wettbewerbliches Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 3 oder Rahmenvertrag.
Aufträge im Wert von bis zu 20 000 EUR können auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
Zahlungen für Ausgaben bis zu 2 500 EUR können auf der Grundlage von Rechnungen ohne vorheriges Vergabeverfahren geleistet werden.
(2) Im internationalen nichtoffenen Verfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe a ist in der Bekanntmachung die Zahl der Bieter angegeben, die zur Einreichung eines Angebots aufgefordert werden. Bei Dienstleistungsaufträgen sind mindestens vier Bieter zur Einreichung eines Angebots aufzufordern. Es muss eine ausreichende Zahl von Bietern zur Einreichung von Angeboten zugelassen werden, damit ein echter Wettbewerb gewährleistet ist.
Das Verzeichnis der ausgewählten Bieter wird auf der Internet-Seite der Kommission veröffentlicht.
Wenn die Zahl der Bieter, die die Auswahlkriterien bzw. die Mindestanforderungen hinsichtlich der Leistungsfähigkeit erfüllen, geringer ist als die Mindestzahl, darf der öffentliche Auftraggeber dennoch nur jene Bieter zur Angebotsabgabe auffordern, die die Kriterien erfüllen.
(3) Im Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe b erstellt der öffentliche Auftraggeber ein Verzeichnis mit mindestens drei Bietern seiner Wahl. Das Verfahren beinhaltet einen begrenzten Wettbewerb ohne Bekanntmachung und wird als wettbewerbliches Verhandlungsverfahren bezeichnet; es fällt nicht unter Artikel 129.
Im wettbewerblichen Verhandlungsverfahren werden die Bieter aus einem hinlänglich bekanntgemachten Anbieter-Verzeichnis nach Artikel 136 Absatz 1 Buchstabe b ausgewählt. Das auf der Grundlage einer Aufforderung zur Interessenbekundung erstellte Verzeichnis gilt höchstens fünf Jahre, gerechnet ab seiner Bekanntmachung. Es kann Unterverzeichnisse umfassen. Während der Geltungsdauer des Verzeichnisses, mit Ausnahme der letzten drei Monate, können alle interessierten Personen Bewerbungen einreichen. Soll ein Auftrag vergeben werden, so fordert der öffentliche Auftraggeber alle in dem betreffenden Verzeichnis oder Unterverzeichnis gelisteten Anbieter auf, ein Angebot abzugeben.
Die Angebote werden geöffnet und von einem Ausschuss bewertet, der über die erforderliche fachliche und administrative Kompetenz verfügt. Die Mitglieder des Bewertungsausschusses müssen eine Unparteilichkeitserklärung unterzeichnen.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Bieter lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(4) Für juristische Dienstleistungsaufträge gemäß der CPV-Nomenklatur können die öffentlichen Auftraggeber unabhängig vom geschätzten Auftragswert das wettbewerbliche Verhandlungsverfahren anwenden.
(5) Die Angebote sind in zwei Umschlägen einzureichen, das heißt, ein äußerer Umschlag muss zwei gesonderte versiegelte Umschläge mit der Aufschrift „Umschlag A - Technisches Angebot“ bzw. „Umschlag B - Finanzielles Angebot“ enthalten. Auf dem äußeren Umschlag muss Folgendes vermerkt sein:
a)
die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote;
b)
die Referenz der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert;
c)
gegebenenfalls die Nummern der Lose, die das Angebot betrifft;
d)
der Vermerk „Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen“ in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.
Sind in den Ausschreibungsunterlagen Vorstellungsgespräche vorgesehen, so kann der Bewertungsausschuss nach der schriftlichen Niederlegung seiner vorläufigen Schlussfolgerungen und vor dem endgültigen Abschluss der Wertung der technischen Angebote Vorstellungsgespräche mit den wichtigsten Mitgliedern der in den zulässigen Angeboten vorgeschlagenen Sachverständigenteams führen. In diesem Fall werden die Sachverständigen vom Bewertungsausschuss in kurzen Abständen, und wenn es sich um ein Team handelt, vorzugsweise zusammen, befragt, damit ein Vergleich möglich ist. Alle Vorstellungsgespräche mit eingeladenen Sachverständigen und Teams sind nach demselben, vom Bewertungsausschuss vorher vereinbarten Schema zu führen. Tag und Uhrzeit des Vorstellungsgesprächs sind den Bietern mindestens zehn Kalendertage im Voraus mitzuteilen. Kann ein Bieter aus Gründen höherer Gewalt an dem angesetzten Vorstellungsgespräch nicht teilnehmen, so wird ein neuer Termin mit ihm vereinbart.
(6) Anhand der Zuschlagskriterien wird das wirtschaftlich günstigste Angebot ermittelt.
Die Wahl des wirtschaftlich günstigsten Angebots beruht auf einer Gewichtung der technischen Qualität und der Angebotspreise anhand eines Verteilungsschlüssels 80/20. Hierzu werden
a)
die den technischen Angeboten zugewiesenen Punkte mit dem Koeffizienten 0,80 multipliziert;
b)
die den finanziellen Angeboten zugewiesenen Punkte mit dem Koeffizienten 0,20 multipliziert.
Artikel 266
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Dienstleistungsaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Dienstleistungsaufträgen kann der öffentliche Auftraggeber in folgenden Fällen das Verhandlungsverfahren auf der Grundlage eines einzigen Angebots in Anspruch nehmen:
a)
Die Fristen für die Verfahren gemäß Artikel 104 Absatz 1 Buchstaben a, b und c der Haushaltsordnung können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den öffentlichen Auftraggeber nicht vorhersehbaren und ihm keinesfalls zurechenbaren Ereignissen nicht eingehalten werden.
b)
Die Leistungen sollen von öffentlichen Einrichtungen, gemeinnützigen Einrichtungen oder Idealvereinen erbracht werden und es handelt sich um Maßnahmen im institutionellen Bereich oder um Hilfe für Einzelne im sozialen Bereich.
c)
Der Auftrag dient der Verlängerung bereits laufender Maßnahmen nach Maßgabe von Absatz 2.
d)
Die Ausschreibung oder der Versuch, einen Rahmenvertrag in Anspruch zu nehmen, ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und/oder preislicher Hinsicht überzeugen. In diesem Fall kann der öffentliche Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens aus dem Kreise der Bieter, die an diesem Verfahren teilgenommen hatten, einen oder mehrere Bieter für das Verhandlungsverfahren auswählen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden.
e)
Der Auftrag schließt an einen Wettbewerb an und muss nach den geltenden Vorschriften an den Preisträger oder an einen der Preisträger vergeben werden. In letzterem Fall sind alle Preisträger zur Teilnahme an den Verhandlungen aufzufordern.
f)
Aus technischen Gründen oder aus Gründen im Zusammenhang mit dem Schutz von Ausschließlichkeitsrechten kann mit der Dienstleistung nur ein bestimmter Dienstleistungserbringer beauftragt werden.
g)
Die Aufträge sind für geheim erklärt worden oder ihre Ausführung erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen oder der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes gebietet es.
h)
Infolge der Kündigung eines bestehenden Vertrags ist ein neuer Vertrag zu schließen.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a sind Interventionen im Rahmen von Krisensituationen gemäß Artikel 190 Absatz 2 Situationen äußerster Dringlichkeit gleichgestellt. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte stellt gegebenenfalls in Abstimmung mit den anderen betroffenen bevollmächtigten Anweisungsbefugten fest, dass eine Situation äußerster Dringlichkeit vorliegt, und überprüft seine Entscheidung regelmäßig im Hinblick auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Institutionelle Maßnahmen im Sinne von Unterabsatz 1 Buchstabe b umfassen Dienstleistungen in unmittelbarem Zusammenhang mit dem jeweiligen Auftrag der öffentlichen Einrichtung.
(2) Dienstleistungen nach Absatz 1 Buchstabe c, die der Verlängerung von Maßnahmen dienen, sind:
a)
Ergänzungsleistungen, die im Hauptauftrag nicht enthalten waren, jedoch aufgrund unvorhergesehener Umstände für die Ausführung des Auftrags erforderlich geworden sind, sofern die Ergänzungsleistung technisch oder wirtschaftlich nicht ohne erheblichen Nachteil für den öffentlichen Auftraggeber vom Hauptauftrag getrennt werden kann und der Gesamtwert der Ergänzungsleistungen höchstens 50 % des Wertes des Hauptauftrags beträgt;
b)
zusätzliche Leistungen, die in einer Wiederholung der vom Auftragnehmer im Rahmen eines früheren Auftrags erbrachten Leistungen bestehen, sofern:
i)
der frühere Auftrag Gegenstand einer Bekanntmachung war und in dieser Bekanntmachung ausdrücklich auf die Möglichkeit, zusätzliche Leistungen im Verhandlungsverfahren zu vergeben, und auf deren geschätzte Kosten hingewiesen wurde;
ii)
der Auftrag verlängert wird, wobei der Wert und die Laufzeit der zusätzlichen Leistungen den Wert und die Laufzeit des früheren Auftrags nicht überschreiten.
Artikel 267
Schwellenwerte und Vergabeverfahren für Lieferaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Für Lieferaufträge gelten gemäß Artikel 190 der Haushaltsordnung folgende Schwellenwerte und Verfahren:
a)
Aufträge im Wert von mindestens 300 000 EUR: internationale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
b)
Aufträge im Wert von unter 300 000 EUR: Rahmenvertrag oder
i)
Aufträge im Wert von mindestens 100 000 EUR, aber weniger als 300 000 EUR: lokale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe b,
ii)
Aufträge im Wert von weniger als 100 000 EUR: wettbewerbliches Verhandlungsverfahren nach Absatz 2;
c)
Zahlungen für Ausgaben bis zu 2 500 EUR können auf der Grundlage von Rechnungen ohne vorheriges Vergabeverfahren geleistet werden.
Aufträge im Wert von bis zu 20 000 EUR können auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
(2) Im Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe b Ziffer ii erstellt der öffentliche Auftraggeber ein Verzeichnis mit mindestens drei Lieferanten seiner Wahl. Das Verfahren beinhaltet einen begrenzten Wettbewerb ohne Bekanntmachung und wird als wettbewerbliches Verhandlungsverfahren bezeichnet; es fällt nicht unter Artikel 129.
Die Angebote werden geöffnet und von einem Ausschuss bewertet, der über die erforderliche fachliche und administrative Kompetenz verfügt. Die Mitglieder des Bewertungsausschusses müssen eine Unparteilichkeitserklärung unterzeichnen.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Lieferanten lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(3) Das technische und das finanzielle Angebot sind gemeinsam in einen versiegelten Umschlag zu legen, der wiederum in einen äußeren Umschlag zu platzieren ist. Auf dem inneren Umschlag muss Folgendes vermerkt sein:
a)
die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote;
b)
die Referenz der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert;
c)
gegebenenfalls die Nummern der Lose, die das Angebot betrifft;
d)
der Vermerk „Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen“ in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.
Der Bewertungsausschuss öffnet die Angebote in öffentlicher Sitzung an dem Ort und zu der Zeit, die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt sind. Auf der Sitzung zur Angebotsöffnung werden die Namen der Bieter, die Preise der Angebote, das Vorliegen der erforderlichen Bietungsgarantie und jede weitere vom öffentlichen Auftraggeber für zweckdienlich erachtete Förmlichkeit bekannt gegeben.
(4) Im Falle eines Liefervertrags, der keinen Kundendienst vorsieht, ist der Preis einziges Zuschlagskriterium.
In Fällen, in denen Vorschläge für Kundendienst oder Schulungsmaßnahmen von besonderer Bedeutung sind, kann unter Berücksichtigung der technischen Qualität des angebotenen Dienstes und des vorgeschlagenen Preises entweder das Angebot mit dem niedrigsten Preis oder das wirtschaftlich günstigste Angebot ausgewählt werden.
Artikel 268
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Lieferaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Lieferaufträgen kann der öffentliche Auftraggeber in folgenden Fällen das Verhandlungsverfahren auf der Grundlage eines einzigen Angebots in Anspruch nehmen:
a)
Die Fristen für die Verfahren gemäß Artikel 111 Absatz 1 Buchstaben a, b und c der Haushaltsordnung können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den öffentlichen Auftraggeber nicht vorhersehbaren und ihm keinesfalls zurechenbaren Ereignissen nicht eingehalten werden.
b)
Das Verfahren ist wegen der Art oder der Besonderheiten der Waren gerechtfertigt, zum Beispiel, wenn die Ausführung des Auftrags den Inhabern von Patenten oder Nutzungslizenzen vorbehalten ist.
c)
Es handelt sich um Ergänzungslieferungen, die entweder zur Teilerneuerung gängiger Waren oder Anlagen oder zur Erweiterung vorhandener Warenbestände oder Anlagen bestimmt sind und die vom ursprünglichen Lieferanten erbracht werden sollten, weil ein Wechsel des Lieferanten den öffentlichen Auftraggeber zum Erwerb von Ausrüstung mit anderen technischen Merkmalen zwingen würde, was eine Inkompatibilität oder unverhältnismäßige technische Schwierigkeit bei Einsatz und Wartung zur Folge hätte.
d)
Die Ausschreibung ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und/oder preislicher Hinsicht überzeugen.
e)
Die Aufträge sind für geheim erklärt worden oder ihre Ausführung erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen oder der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes gebietet es.
f)
Bei Aufträgen für auf einer Warenbörse notierte und gekaufte Waren.
g)
Der Auftrag betrifft Waren, die zu besonders günstigen Bedingungen erworben werden können, beispielsweise bei Lieferanten, die ihre Geschäftstätigkeit endgültig einstellen, oder bei Insolvenz/Konkursverwaltern oder Liquidatoren im Rahmen eines Insolvenz/Konkurs-, Vergleichs- oder Ausgleichsverfahrens oder eines in den Rechts- oder Verwaltungsvorschriften eines Mitgliedstaats vorgesehenen gleichartigen Verfahrens.
h)
Infolge der Kündigung eines bestehenden Vertrags ist ein neuer Vertrag zu schließen.
In Fällen nach Unterabsatz 1 Buchstabe d kann der öffentliche Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens aus dem Kreise der Bieter, die an diesem Verfahren teilgenommen hatten, einen oder mehrere Bieter für das Verhandlungsverfahren auswählen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden.
(2) Für die Zwecke von Absatz 1 Buchstabe a sind Interventionen im Rahmen von Krisensituationen gemäß Artikel 190 Absatz 2 Situationen äußerster Dringlichkeit gleichgestellt. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte stellt gegebenenfalls in Abstimmung mit den anderen betroffenen bevollmächtigten Anweisungsbefugten fest, dass eine Situation äußerster Dringlichkeit vorliegt, und überprüft seine Entscheidung regelmäßig im Hinblick auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Artikel 269
Schwellenwerte und Vergabeverfahren für Bauaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Für Bauaufträge gelten gemäß Artikel 190 der Haushaltsordnung folgende Schwellenwerte und Verfahren:
a)
Aufträge im Wert von mindestens 5 000 000 EUR:
i)
internationale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a,
ii)
im Hinblick auf die Besonderheiten bestimmter Bauleistungen internationale nichtoffene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe a;
b)
Aufträge im Wert von mindestens 300 000 EUR, aber weniger als 5 000 000 EUR: lokale offene Ausschreibung im Sinne von Artikel 127 Absatz 2 und Artikel 264 Absatz 2 Buchstabe b;
c)
Aufträge im Wert von weniger als 300 000 EUR: wettbewerbliches Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 2.
Aufträge im Wert von bis zu 20 000 EUR können auf der Grundlage eines einzigen Angebots vergeben werden.
(2) Im Verhandlungsverfahren gemäß Absatz 1 Buchstabe c erstellt der öffentliche Auftraggeber ein Verzeichnis mit mindestens drei Bauunternehmern seiner Wahl. Das Verfahren beinhaltet einen begrenzten Wettbewerb ohne Bekanntmachung und wird als wettbewerbliches Verhandlungsverfahren bezeichnet; es fällt nicht unter Artikel 129.
Die Angebote werden geöffnet und von einem Ausschuss bewertet, der über die erforderliche fachliche und administrative Kompetenz verfügt. Die Mitglieder des Bewertungsausschusses müssen eine Unparteilichkeitserklärung unterzeichnen.
Erhält der öffentliche Auftraggeber nach Konsultation der Bauunternehmer lediglich ein Angebot, das in technischer und administrativer Hinsicht gültig ist, kann der Auftrag erteilt werden, sofern die Zuschlagskriterien erfüllt sind.
(3) Die Auswahlkriterien betreffen die Fähigkeit des Bauunternehmers, gleichartige Aufträge auszuführen, wobei insbesondere auf in früheren Jahren durchgeführte Arbeiten Bezug genommen wird. Ist die Auswahl erfolgt, so dass die nichtkonformen Angebote bereits ausgeschaltet worden sind, ist der Preis des Angebots einziges Zuschlagskriterium.
(4) Das technische und das finanzielle Angebot sind gemeinsam in einen versiegelten Umschlag zu legen, der wiederum in einen äußeren Umschlag zu platzieren ist. Auf dem inneren Umschlag muss Folgendes vermerkt sein:
a)
die in den Ausschreibungsunterlagen angegebene Anschrift für die Einreichung der Angebote;
b)
die Referenz der Ausschreibung, auf die der Bieter reagiert;
c)
gegebenenfalls die Nummern der Lose, die das Angebot betrifft;
d)
der Vermerk „Nicht vor der Sitzung zur Angebotseröffnung öffnen“ in der Sprache, in der die Ausschreibungsunterlagen abgefasst sind.
Der Bewertungsausschuss öffnet die Angebote in öffentlicher Sitzung an dem Ort und zu der Zeit, die in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt sind. In der Sitzung zur Angebotsöffnung werden die Namen der Bieter, die Preise der Angebote, das Vorliegen der erforderlichen Bietungsgarantie und jede weitere vom öffentlichen Auftraggeber für zweckdienlich erachtete Förmlichkeit bekannt gegeben.
Artikel 270
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Bauaufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Bei Bauaufträgen kann der öffentliche Auftraggeber in folgenden Fällen das Verhandlungsverfahren auf der Grundlage eines einzigen Angebots in Anspruch nehmen:
a)
Die Fristen für die Verfahren gemäß Artikel 111 Absatz 1 Buchstaben a, b und c der Haushaltsordnung können wegen äußerster Dringlichkeit aufgrund von für den öffentlichen Auftraggeber nicht vorhersehbaren und ihm keinesfalls zurechenbaren Ereignissen nicht eingehalten werden.
b)
Es handelt sich um ergänzende Bauleistungen, die im ursprünglichen Vertrag nicht vorgesehen waren, die aber wegen unvorhergesehener Umstände zur Ausführung der darin beschriebenen Bauleistung erforderlich sind, sofern die in Absatz 2 genannten Bedingungen vorliegen.
c)
Die Ausschreibung ist ergebnislos geblieben, das heißt, kein Angebot konnte in qualitativer und/oder preislicher Hinsicht überzeugen.
d)
Die Aufträge sind für geheim erklärt worden oder ihre Ausführung erfordert besondere Sicherheitsmaßnahmen oder der Schutz wesentlicher Interessen der Union oder des Empfängerlandes gebietet es.
e)
Infolge der Kündigung eines bestehenden Vertrags ist ein neuer Vertrag zu schließen.
Für die Zwecke von Unterabsatz 1 Buchstabe a sind Interventionen im Rahmen von Krisensituationen gemäß Artikel 190 Absatz 2 Situationen äußerster Dringlichkeit gleichgestellt. Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte stellt gegebenenfalls in Abstimmung mit den anderen betroffenen bevollmächtigten Anweisungsbefugten fest, dass eine Situation äußerster Dringlichkeit vorliegt, und überprüft seine Entscheidung regelmäßig im Hinblick auf den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
In Fällen nach Unterabsatz 1 Buchstabe c kann der öffentliche Auftraggeber nach Aufhebung des Ausschreibungsverfahrens aus dem Kreise der Bieter, die an diesem Verfahren teilgenommen hatten, einen oder mehrere Bieter für das Verhandlungsverfahren auswählen, sofern die ursprünglichen Auftragsbedingungen nicht wesentlich geändert werden.
(2) Bei Ergänzungsleistungen gemäß Absatz 1 Buchstabe b wird der Zuschlag dem Bauunternehmer erteilt, der die betreffenden Arbeiten bereits ausführt,
a)
wenn sich diese Bauleistungen in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht nicht ohne wesentlichen Nachteil für den öffentlichen Auftraggeber vom Hauptauftrag trennen lassen,
b)
wenn die Ergänzungsleistung zwar von der Ausführung des ursprünglichen Auftrags getrennt werden kann, aber für dessen Abschluss unbedingt erforderlich ist;
c)
wenn der Gesamtwert der für die Ergänzungsleistungen vergebenen Aufträge 50 % des Wertes des Hauptauftrags nicht übersteigt.
Artikel 271
Inanspruchnahme des Verhandlungsverfahrens für Immobilientransaktionen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
Aufträge für Immobilientransaktionen im Sinne von Artikel 260 können nach Erkundung des lokalen Marktes im Verhandlungsverfahren vergeben werden.
Artikel 272
Wahl des Vergabeverfahrens für gemischte Aufträge
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
Bei gemischten Aufträgen, die eine Kombination aus Dienstleistungen und/oder Warenlieferungen und/oder Bauleistungen umfassen, bestimmt der öffentliche Auftraggeber - mit Zustimmung des zuständigen Anweisungsbefugten, wenn die Kommission nicht der Auftraggeber ist -, welche Schwellenwerte und Vergabeverfahren Anwendung finden; zu diesem Zweck wird anhand des Werts und der operativen Bedeutung der einzelnen Komponenten des Auftrags die überwiegende Komponente bestimmt.
Artikel 273
Ausschreibungsunterlagen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Die Ausschreibungsunterlagen gemäß Artikel 138 werden in Bezug auf die Bekanntmachung und die Kontakte zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und den Bietern auf der Grundlage international bewährter Vorgehensweisen und nach Maßgabe dieses Kapitels erstellt.
(2) Bei Dienstleistungsaufträgen müssen die Ausschreibungsunterlagen Folgendes enthalten:
a)
Hinweise für Bieter mit u. a. folgendem Inhalt:
i)
Art des Auftrags;
ii)
Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung;
iii)
Möglichkeit von Vorstellungsgesprächen und vorläufiger Zeitplan;
iv)
gegebenenfalls Gestattung von Varianten;
v)
Anteil zulässiger Unteraufträge;
vi)
Höchstbudget für den Auftrag;
vii)
Währung des Angebots;
b)
Auswahlliste (mit dem Hinweis, dass die auf diese Liste gesetzten Bewerber keine Verbindung eingehen dürfen);
c)
allgemeine Bedingungen für Dienstleistungsaufträge;
d)
besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen festgelegt werden;
e)
Leistungsbeschreibung für das Projekt mit dem vorläufigen Zeitplan für den Auftrag und den vorläufigen Terminen, zu denen die wichtigsten Sachverständigen bereitgestellt werden müssen;
f)
Formblatt für die Preise (vom Bieter auszufüllen);
g)
Formblatt für das Angebot;
h)
Mustervertrag;
i)
für Vorfinanzierungen gegebenenfalls Formblätter für eine Bankgarantie oder gleichwertige Sicherheit.
Unterabsatz 1 Buchstabe h findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
(3) Bei Lieferaufträgen müssen die Ausschreibungsunterlagen Folgendes enthalten:
a)
Hinweise für Bieter mit u. a. folgendem Inhalt:
i)
Auswahl- und Zuschlagskriterien;
ii)
gegebenenfalls Gestattung von Varianten;
iii)
Währung des Angebots;
b)
allgemeine Bedingungen für Lieferaufträge;
c)
besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen festgelegt werden;
d)
technischer Anhang, mit etwaigen Plänen, den technischen Spezifikationen und dem vorläufigen Zeitplan für die Auftragsausführung;
e)
Formblatt für die Preise und ihre Aufgliederung (vom Bieter auszufüllen);
f)
Formblatt für das Angebot;
g)
Mustervertrag;
h)
falls erforderlich Formblätter für eine Bankgarantie oder gleichwertige Sicherheit für
i)
das Angebot;
ii)
die Zahlung der Vorfinanzierung;
iii)
die Vertragserfüllung.
Unterabsatz 1 Buchstabe g findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
(4) Bei Bauaufträgen müssen die Ausschreibungsunterlagen Folgendes enthalten:
a)
Hinweise für Bieter mit u. a. folgendem Inhalt:
i)
Auswahl- und Zuschlagskriterien;
ii)
gegebenenfalls Gestattung von Varianten;
iii)
Währung des Angebots;
b)
allgemeine Bedingungen für Bauaufträge;
c)
besondere Bedingungen, in denen Einzelheiten geregelt, die allgemeinen Bedingungen ergänzt oder Ausnahmeregelungen festgelegt werden;
d)
technischer Anhang, mit etwaigen Plänen, den technischen Spezifikationen und dem vorläufigen Zeitplan für die Auftragsausführung;
e)
Formblatt für die Preise und ihre Aufgliederung (vom Bieter auszufüllen);
f)
Formblatt für das Angebot;
g)
Mustervertrag;
h)
falls erforderlich Formblätter für eine Bankgarantie oder gleichwertige Sicherheit für
i)
das Angebot;
ii)
die Zahlung der Vorfinanzierung;
iii)
die Vertragserfüllung.
Unterabsatz 1 Buchstabe g findet in Fällen, in denen aufgrund außergewöhnlicher und hinreichend begründeter Umstände der Mustervertrag nicht verwendet werden kann, keine Anwendung.
(5) Im Falle eines Widerspruchs zwischen den besonderen Bedingungen nach Absatz 2 Buchstabe d, Absatz 3 Buchstabe c und Absatz 4 Buchstabe c und den allgemeinen Bedingungen sind die besonderen Bedingungen maßgebend.
(6) Verlangen die öffentlichen Auftraggeber zum Nachweis dafür, dass der Wirtschaftsteilnehmer bestimmte Qualitätssicherungsnormen erfüllt, die Vorlage von Bescheinigungen unabhängiger Stellen, so nehmen sie auf Qualitätssicherungsverfahren Bezug, die den einschlägigen europäischen oder gegebenenfalls internationalen Normen genügen und von entsprechenden Stellen zertifiziert sind, die den europäischen bzw. internationalen Zertifizierungsnormen entsprechen. Die Auftraggeber akzeptieren auch andere Nachweise für gleichwertige Qualitätssicherungsmaßnahmen, die von den Wirtschaftsteilnehmern vorgelegt werden.
Artikel 274
Sicherheitsleistungen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Abweichend von Artikel 163 lauten die vorher zu leistenden Sicherheiten auf Euro oder die Währung des Vertrags, auf die sie sich beziehen.
(2) Der öffentliche Auftraggeber kann eine Bietungsgarantie im Sinne dieses Kapitels verlangen, die bei Liefer- und Bauaufträgen 1 % bis 2 % des Gesamtauftragswerts ausmacht; diese Garantie muss mit Artikel 163 in Einklang stehen. Sie wird zum Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung freigegeben. Sie wird einbehalten, wenn das betreffende Angebot nach Ablauf der Angebotsfrist zurückgezogen wird.
(3) Der öffentliche Auftraggeber kann eine Erfüllungsgarantie in Höhe eines Betrags verlangen, der in den Ausschreibungsunterlagen festgesetzt ist und bei Liefer- und Bauaufträgen 5 % bis 10 % des Gesamtauftragswerts entspricht. Die Höhe des Garantiebetrags wird auf der Grundlage objektiver Kriterien wie Art und Wert des Auftrags festgesetzt.
Bei Überschreitung folgender Schwellenwerte wird in jedem Fall eine Erfüllungsgarantie verlangt:
a)
345 000 EUR bei Bauaufträgen,
b)
150 000 EUR bei Lieferaufträgen.
Sie erlischt frühestens mit der endgültigen Abnahme der Lieferungen und Bauleistungen. Bei nicht einwandfreier Vertragserfüllung wird die Garantie in vollem Umfang einbehalten.
Artikel 275
Verfahrensfristen
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Die Angebote müssen bei der Anschrift und spätestens an dem Tag und zu der Uhrzeit, die in der Aufforderung zur Angebotsabgabe angegeben sind, beim öffentlichen Auftraggeber eingehen. Die Fristen für den Eingang der Angebote und der Teilnahmeanträge, die vom öffentlichen Auftraggeber festgesetzt werden, müssen so bemessen sein, dass die Interessenten über ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Einreichung ihrer Angebote bzw. Anträge verfügen.
Bei Dienstleistungsaufträgen beträgt die Frist zwischen dem Zeitpunkt der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe und dem Termin für den Eingang der Angebote mindestens 50 Tage. In dringenden Fällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(2) Die Bieter können bis zum Vortag des Termins für die Angebotsabgabe schriftlich Fragen vorlegen. Der Auftraggeber beantwortet diese Fragen bis zum Vortag des Termins für die Angebotsabgabe.
(3) Bei internationalen nichtoffenen Verfahren beträgt die Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge mindestens 30 Tage, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung. Die Frist zwischen dem Zeitpunkt der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe und dem Termin für den Eingang der Angebote beträgt mindestens 50 Tage. In Ausnahmefällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(4) Bei internationalen offenen Verfahren beträgt die Frist für den Eingang der Angebote, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung
a)
für Bauaufträge 90 Tage,
b)
für Lieferaufträge 60 Tage.
In Ausnahmefällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(5) Bei lokalen offenen Verfahren beträgt die Frist für den Eingang der Angebote, gerechnet ab dem Tag der Veröffentlichung der Bekanntmachung
a)
für Bauaufträge 60 Tage,
a)
für Lieferaufträge 30 Tage.
In Ausnahmefällen können jedoch andere Fristen bewilligt werden.
(6) Bei wettbewerblichen Verhandlungsverfahren gemäß Artikel 265 Absatz 1 Buchstabe b, Artikel 267 Absatz 1 Buchstabe c und Artikel 269 Absatz 1 Buchstabe c wird den Bewerbern eine Frist von mindestens 30 Tagen, gerechnet ab dem Absendetag des Schreibens mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe, eingeräumt.
(7) Die in den Absätzen 1 bis 6 genannten Fristen werden in Kalendertagen festgesetzt.
Artikel 276
Bewertungsausschuss
(Artikel 190 der Haushaltsordnung)
(1) Alle für konform erklärten Teilnahmeanträge und Angebote werden von einem Bewertungsausschuss anhand der vorher bekanntgegebenen Ausschluss-, Auswahl- und Zuschlagskriterien bewertet und eingestuft. Dieser Ausschuss setzt sich aus einer ungeraden Zahl von Mitgliedern (mindestens drei) zusammen, die über alle für die Beurteilung der Angebote erforderlichen Fach- und Verwaltungskenntnisse verfügen.
(2) Ist die Kommission nicht selbst der öffentliche Auftraggeber, so sind ihr auf Anfrage je ein Exemplar der Ausschreibungsunterlagen, der Angebote, der Bewertung der Angebote und der unterzeichneten Verträge zu übermitteln. Die Kommission kann außerdem an der Öffnung und Bewertung der Angebote als Beobachterin teilnehmen.
(3) Angebote, die nicht alle in den Ausschreibungsunterlagen verlangten wesentlichen Angaben enthalten oder die nicht den darin enthaltenen spezifischen Anforderungen entsprechen, werden abgelehnt.
Gleichwohl kann der Bewertungsausschuss bzw. der öffentliche Auftraggeber unter Beachtung des Grundsatzes der Gleichbehandlung einen Bewerber oder Bieter auffordern, binnen einer vom Ausschuss bzw. Auftraggeber festgesetzten Frist die für die Ausschluss-, Auswahl- und Vergabekriterien eingereichten Belege zu präzisieren oder durch weitere Unterlagen zu ergänzen.
(4) Bei außergewöhnlich niedrigen Angeboten gemäß Artikel 151 bittet der Ausschuss um nähere Angaben zur Zusammensetzung des Angebots.
(5) Bei Vergabeverfahren mit einem Auftragswert von bis zu 20 000 EUR muss der Bewertungsausschuss nicht bestellt werden.
KAPITEL 4
Finanzhilfen
Artikel 277
Vollfinanzierung
(Artikel 192 der Haushaltsordnung)
Abweichungen von der Verpflichtung zur Kofinanzierung werden im Rahmen der Beschlüsse über die Gewährung einer Finanzhilfe für die betreffenden Maßnahmen begründet.
TITEL III
EUROPÄISCHE ÄMTER
Artikel 278
Europäische Ämter und ihre Einrichtung
(Artikel 195 der Haushaltsordnung)
Bei den Ämtern im Sinne von Artikel 195 der Haushaltsordnung handelt es sich um
a)
das Amt für Veröffentlichungen,
b)
das Amt für Betrugsbekämpfung,
c)
das Europäische Amt für Personalauswahl und die diesem verwaltungsmäßig zugeordnete Europäische Verwaltungsakademie,
d)
das Amt für die Feststellung und Abwicklung individueller Ansprüche,
e)
das Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik Brüssel sowie das Amt für Gebäude, Anlagen und Logistik Luxemburg.
Ein oder mehrere Organe können zusätzliche Ämter schaffen, sofern dies durch eine Kosten-Nutzen-Studie gerechtfertigt werden kann und die Erkennbarkeit der Maßnahme der Union gewährleistet ist.
Artikel 279
Übertragung von Befugnissen auf interinstitutionelle europäische Ämter durch die Organe
(Artikel 195 und 199 der Haushaltsordnung)
Die Zuständigkeit für die Mittelbindungen liegt bei jedem Organ. Die Organe können dem Direktor des betreffenden interinstitutionellen europäischen Amtes alle weiteren Handlungen übertragen, insbesondere das Eingehen rechtlicher Verpflichtungen, die Feststellung von Ausgaben, die Bewilligung von Zahlungen und die Ausführung von Einnahmen; sie legen die Grenzen und Bedingungen dieser Befugnisübertragung fest.
Artikel 280
Sondervorschriften für das Amt für Veröffentlichungen
(Artikel 195 und 199 der Haushaltsordnung)
In Bezug auf das Amt für Veröffentlichungen entscheidet jedes Organ über seine Veröffentlichungspolitik. Der Nettoerlös aus dem Verkauf der Veröffentlichungen wird gemäß Artikel 21 der Haushaltsordnung von dem Organ, das Verfasser der betreffenden Veröffentlichungen ist, als zweckgebundene Einnahme wiedereingesetzt.
Artikel 281
Übertragung bestimmter Aufgaben durch den Rechnungsführer
(Artikel 196 der Haushaltsordnung)
Auf Vorschlag des Direktoriums des betreffenden Amtes kann der Rechnungsführer der Kommission einige seiner Aufgaben im Zusammenhang mit der Einziehung von Einnahmen und der Zahlung von Ausgaben, die von dem betreffenden Amt direkt wahrgenommen werden, einem Bediensteten des Amtes übertragen.
Artikel 282
Kassenmittel - Bankkonten
(Artikel 196 der Haushaltsordnung)
Auf Vorschlag des Direktoriums eines interinstitutionellen Amtes kann die Kommission für den Kassenmittelbedarf des Amtes Bank- oder Postscheckkonten auf den Namen des Amtes eröffnen. Der jährliche Kassenmittelsaldo wird am Ende des Haushaltsjahres zwischen der Kommission und dem betreffenden Amt abgestimmt und abgerechnet.
TITEL IV
VERWALTUNGSMITTEL
Artikel 283
Allgemeine Bestimmungen
(Artikel 201 der Haushaltsordnung)
Die Verwaltungsmittel dieses Titels sind in Artikel 41 der Haushaltsordnung definiert.
Mittelbindungen im Zusammenhang mit Verwaltungsmitteln, die von der Art her mehreren Titeln gemeinsam sind und global bewirtschaftet werden, können entsprechend der Klassifikation nach der Art der Ausgaben gemäß Artikel 25 global in der Haushaltsbuchführung ausgewiesen werden.
Die betreffenden Ausgaben werden nach der für die Mittel vorgenommenen Verteilung bei den Haushaltslinien der einzelnen Titel verbucht.
Artikel 284
Mietgarantien
(Artikel 201 der Haushaltsordnung)
Die Organe leisten Mietgarantien in Form von Bankgarantien oder Einlagen auf gesperrten Konten, die auf ihren Namen und den Namen des Vermieters eingerichtet werden; diese Konten lauten auf Euro, ausgenommen in ordnungsgemäß begründeten Fällen.
Kann bei Transaktionen in Drittländern auf keine dieser Formen der Mietgarantie zurückgegriffen werden, kann der zuständige Anweisungsbefugte andere Garantieformen akzeptieren, sofern diese den Schutz der finanziellen Interessen der Union in gleicher Weise gewährleisten.
Artikel 285
Vorschüsse an das Personal und die Mitglieder der Organe
(Artikel 201 der Haushaltsordnung)
Dem Personal und den Mitgliedern der Organe können nach Maßgabe des Statuts Vorschüsse gezahlt werden.
Artikel 286
Immobilientransaktionen
(Artikel 203 der Haushaltsordnung)
(1) Die Ausgaben gemäß Artikel 203 Absatz 3 Buchstabe a der Haushaltsordnung umfassen Ausgaben für die Gebäudeausstattung aber keine Nebenkosten.
(2) Die frühzeitige Unterrichtung gemäß Artikel 203 Absatz 4 der Haushaltsordnung und die vorherige Zustimmung gemäß Artikel 203 Absatz 5 der Haushaltsordnung gelten nicht, wenn Grundstücke kostenfrei oder für einen symbolischen Betrag erworben werden.
(3) Die frühzeitige Unterrichtung und die vorherige Zustimmung gemäß Artikel 203 Absätze 3 bis 7 der Haushaltsordnung gelten nicht, wenn Wohngebäude erworben werden. Das Europäische Parlament und der Rat können bei dem betreffenden Organ Auskünfte über Wohngebäude anfordern.
(4) In außergewöhnlichen oder politisch dringlichen Umständen können bei Immobilienprojekten für EU-Delegationen oder -Büros in Drittländern die gemäß Artikel 203 Absatz 4 der Haushaltsordnung frühzeitig zu übermittelnden Informationen gemeinsam mit dem Immobilienprojekt nach Artikel 203 Absatz 5 vorgelegt werden. In solchen Fällen erfolgen die frühzeitige Unterrichtung und die vorherige Zustimmung so früh wie möglich.
(5) Das Verfahren der vorherigen Zustimmung gemäß Artikel 203 Absätze 5 und 6 der Haushaltsordnung gilt nicht für vorbereitende Verträge oder Studien, die zur Bewertung der Einzelkosten und der Finanzierung des Immobilienprojekts erforderlich sind.
(6) Die in Artikel 203 Absatz 7 Ziffern ii bis iv der Haushaltsordnung vorgesehenen Schwellenwerte 750 000 EUR bzw. 3 000 000 EUR gelten für Ausgaben, die auch die Gebäudeausstattung umfassen können. Im Falle von Miet- oder Nießbrauchverträgen gelten diese Schwellenwerte für die Mietausgaben, die auch die Gebäudeausstattung umfassen können, nicht aber die Nebenkosten.
(7) Ein Jahr nach Inkrafttreten der Haushaltsordnung erstattet die Kommission über die Anwendung der in Artikel 203 Absätze 3 bis 8 der Haushaltsordnung vorgesehenen Verfahren Bericht.
TITEL V
SACHVERSTÄNDIGE
Artikel 287
Externe Sachverständige und deren Vergütung
(Artikel 204 der Haushaltsordnung)
(1) Für Aufträge unterhalb der Schwellenwerte nach Artikel 170 Absatz 1 können zu vergütende externe Sachverständige im Verfahren nach Absatz 2 ausgewählt werden.
(2) Im Amtsblatt der Europäischen Union oder, falls dies für eine Bekanntmachung bei den potenziellen Bewerbern erforderlich ist, auf der Website des betreffenden Organs wird eine Aufforderung zur Interessenbekundung veröffentlicht.
Die Aufforderung zur Interessensbekundung enthält eine Beschreibung der Aufgaben, deren Dauer und die Vergütungsregelung, die auf Stückpreisen beruhen kann.
Auf der Grundlage der Aufforderung zur Interessenbekundung wird ein Verzeichnis erstellt. Dieses gilt ab seiner Veröffentlichung für höchstens fünf Jahre, oder aber für die Dauer des Mehrjahresprogramms, auf das sich die Aufgaben beziehen.
(3) Während der Geltungsdauer des Verzeichnisses, mit Ausnahme der letzten drei Monate, können alle interessierten natürlichen Personen Bewerbungen einreichen. Personen, die sich in einer der Ausschlusssituationen gemäß den Artikeln 106 oder 107 der Haushaltsordnung befinden, können für die in Artikel 204 der Haushaltsordnung genannten Aufgaben nicht als zu vergütende externe Sachverständige ausgewählt werden.
(4) Die Kommunikation mit den ausgewählten Sachverständigen, insbesondere der Abschluss von Verträgen und die Vereinbarung von Vertragsänderungen, kann über ein von dem Organ eingerichtetes elektronisches Kommunikationssystem erfolgen.
Solche Systeme müssen folgenden Anforderungen entsprechen:
a)
lediglich befugte Personen haben Zugang zum System und den damit übermittelten Dokumenten;
b)
lediglich befugte Personen dürfen ein Dokument elektronisch unterzeichnen oder durch das System übermitteln;
c)
befugte Personen müssen anhand festgelegter Methoden durch das System authentifiziert werden;
d)
Datum und Uhrzeit der elektronischen Transaktion müssen genau bestimmbar sein;
e)
die Unversehrtheit der Dokumente muss gewährleistet sein;
f)
die Verfügbarkeit der Dokumente muss gewährleistet sein;
g)
erforderlichenfalls muss die Vertraulichkeit der Dokumente gewährleistet sein;
h)
der Schutz personenbezogener Daten muss den Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 genügen.
Für die mit einem solchen System versandten Daten gilt eine rechtliche Vermutung der Unversehrtheit der abgesendeten oder empfangenen Daten und der Korrektheit der vom System angegebenen Zeitpunkte der Versendung und des Empfangs der Daten.
Ein mit einem solchen System übermitteltes oder zugestelltes Dokument gilt als einem Papierdokument gleichwertig, ist in Gerichtsverfahren als Beweismittel zulässig und gilt als Original; für das Dokument gilt die rechtliche Vermutung der Echtheit und Unversehrtheit, sofern es keine dynamischen Elemente enthält, die seine automatische Änderung bewirken können.
Die elektronischen Unterschriften nach Unterabsatz 2 Buchstabe b haben die gleiche Rechtswirkung wie handschriftliche Unterschriften.
(5) Das Sachverständigenverzeichnis und die Aufgabenfelder werden jährlich veröffentlicht. Die Vergütung von Aufgaben mit mehr als 15 000 EUR wird veröffentlicht.
(6) Absatz 5 gilt nicht, wenn durch eine Veröffentlichung der Informationen die durch die Charta der Grundrechte der Europäischen Union geschützten Rechte und Freiheiten des Einzelnen verletzt oder die geschäftlichen Interessen der Sachverständigen beeinträchtigt würden.
TEIL 3
ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 288
Übergangsbestimmungen
Die Artikel 35 bis 43 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 gelten weiterhin für sämtliche Verpflichtungen, die bis zum 31. Dezember 2013 eingegangen werden. Die Artikel 33 bis 44 der vorliegenden Verordnung gelten nur für Verpflichtungen, die ab dem 1. Januar 2014 eingegangen werden.
Für Finanzhilfen im Rahmen der im Haushaltsjahr 2012 oder früherer Haushaltsjahre bewilligten globalen Mittelbindungen, für die die Vereinbarungen oder Beschlüsse bis zum 31. Dezember 2013 unterzeichnet bzw. zugestellt werden, kann der zuständige Anweisungsbefugte unter Beachtung der Grundsätze der Gleichbehandlung und der Transparenz beschließen, dass Teil 1 Titel VI der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 weiterhin Anwendung findet.
Artikel 289
Aufhebung
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 wird aufgehoben.
Verweisungen auf die durch Absatz 1 aufgehobene Verordnung gelten als Verweisungen auf die vorliegende Verordnung und sind nach der Entsprechungstabelle im Anhang zu lesen.
Artikel 290
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Sie gilt ab dem 1. Januar 2013.
Die Artikel 216 bis 226 gelten erst ab dem 1. Januar 2014.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 29. Oktober 2012