KOMMISSIONENS AFGØRELSE
af 13. november 2014
om det system for tidlig varsling, der skal anvendes af Kommissionens anvisningsberettigede og af forvaltningsorganerne
(2014/792/EU)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 56, stk. 1,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 215/2008 af 18. februar 2008 om finansforordningen for den 10. Europæiske Udviklingsfond (2), særlig artikel 17,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af forordning (EF) nr. 1073/1999 (3), særlig artikel 7, stk. 6, og artikel 11, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Kommissionen, der er ansvarlig for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget og af andre midler, der administreres af Unionen, under overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning som fastsat i artikel 30 til 33 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, er forpligtet til at bekæmpe svig og anden ulovlig virksomhed, der påvirker Unionens finansielle interesser. For at sikre at Kommissionens og forvaltningsorganernes anvisningsberettigede er fuldt informerede om trusler mod Unionens finansielle interesser, er det nødvendigt at fastlægge interne regler, der supplerer Kommissionens afgørelse C(2014)2784 (4).
(2)
For at bekæmpe svig og beskytte Unionens finansielle interesser anvender Kommissionen den centrale database om udelukkelser, som omhandlet i artikel 108 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008 af 17. december 2008 om den centrale database om udelukkelser (5), og systemet for tidlig varsling (herefter »varslingssystemet«), som omhandlet i afgørelse 2008/969/EF, Euratom af 16. december 2008 om det system for tidlig varsling, der skal anvendes af Kommissionens anvisningsberettigede og af forvaltningsorganerne (6). Indtil de lovgivende instanser vedtager ændringsforslaget til finansforordningen (7), er det nødvendigt at sikre, at varslingssystemet fortsat fungerer effektivt.
(3)
I overgangsperioden bør formålet med varslingssystemet forblive det samme i sin substans. Det bør sikre formidlingen inden for Kommissionen og i dens forvaltningsorganer af oplysninger, som udelukkende er til tjenestebrug, gennem registrering af varslinger om personer, der kan udgøre en trussel mod Unionens finansielle interesser og omdømme eller mod andre midler, der forvaltes af Unionen.
(4)
Da forvaltningsorganernes direktører ved delegation fra Kommissionen har status som anvisningsberettigede til at gennemføre aktionsbevillinger, bør de have adgang til varslingssystemet på samme måde som Kommissionens tjenestegrene med henblik på forvaltningen af administrations- og aktionsbevillingerne.
(5)
Da EU-delegationscheferne, der fungerer som Kommissionens anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med artikel 56, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, ved delegation fra Kommissionen er anvisningsberettigede til at gennemføre aktionsbevillinger, bør de have adgang til varslingssystemet på samme måde som Kommissionens tjenestegrene med henblik på forvaltningen af administrations- og aktionsbevillingerne.
(6)
I henhold til artikel 7, stk. 6, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 er Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) forpligtet til straks at informere Kommissionens berørte tjenestegrene om igangværende undersøgelser, hvis de viser, at det kan være hensigtsmæssigt at træffe forebyggende administrative foranstaltninger for at beskytte Unionens finansielle interesser. OLAF er også efter artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 forpligtet til at udarbejde en rapport om afslutningen af en undersøgelse og til at fremsætte henstillinger om eventuelle foranstaltninger, som institutionerne bør træffe. For at gøre det muligt for den ansvarlige anvisningsberettigede at anmode om en varsling, bør det fastlægges, hvilke oplysninger OLAF skal indgive til Kommissionen.
(7)
OLAF bør have adgang til varslingssystemet for at kunne udføre sine undersøgelser og andre aktiviteter vedrørende efterretning og forebyggelse af svig i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.
(8)
Af forenklingshensyn bør varslingssystemet gøres mindre komplekst, antallet af varslingskategorier bør reduceres, det bør præciseres, hvad de dækker over, og deres navn bør være indlysende.
(9)
Kontrolvarslinger baseret på oplysninger fra OLAF bør foreslås af den ansvarlige anvisningsberettigede efter høring af Generaldirektoratet for Budget og Den Juridiske Tjeneste og i tæt samarbejde med OLAF.
(10)
Udelukkelsesvarslinger bør foreslås Kommissionen af den ansvarlige anvisningsberettigede, og de bør vurderes centralt af Generaldirektoratet for Budget og Den Juridiske Tjeneste, når det er relevant. Hvis disse udelukkelsesvarslinger fremsættes på grundlag af oplysninger fra OLAF, bør de vurderes i tæt samarbejde med OLAF. Samme procedure bør anvendes, når den ansvarlige anvisningsberettigede påtænker foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder.
(11)
Den ansvarlige anvisningsberettigede bør, i tæt samarbejde med OLAF, træffe beslutning om de nødvendige konsekvenser for at beskytte Unionens finansielle interesser og bør underrette OLAF om sin beslutning.
(12)
Den ansvarlige anvisningsberettigede bør være ansvarlig for at anmode om registrering, ændring eller fornyelse og sletning af varslinger. For at sikre en tilstrækkelig kontrol bør disse anmodninger foretages på det hierarkiske niveau, der er fastlagt i Kommissionens afgørelse C(2014)2784.
(13)
Regnskabsføreren bør sørge for de rette tekniske foranstaltninger for en effektiv anvendelse af varslingssystemet gennem Kommissionens centrale regnskabssystem.
(14)
Alle Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganer vil have adgang til detaljerede oplysninger om udlæg eller indtægtsordrer gennem Kommissionens centrale regnskabssystem. W3a-varslinger (arrest) og W4-varslinger (indtægtsordre), som omhandlet i afgørelse 2008/969/EF, Euratom, bør ophæves. Disse enkeltoplysninger giver ikke systematisk belæg for en varsling. For at beslutte, om der er behov for en varsling, kræver det, at den ansvarlige anvisningsberettigede foretager en undersøgelse af alle sagens specifikke forhold.
(15)
I Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (8) fastsættes det, at Kommissionen ved sin behandling af personoplysninger skal overholde de i lovgivningen herom fastsatte krav samt kravene vedrørende overførsel af oplysninger, og at behandlingen af oplysninger skal forhåndskontrolleres af den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse efter anmeldelse fra Kommissionens databeskyttelsesansvarlige.
(16)
Der bør findes bestemmelser om beskyttelse af personoplysninger, som fastslår rettighederne for de personer, hvis data er eller kan blive registreret i varslingssystemet.
(17)
Visse rettigheder vedrørende databeskyttelse er genstand for undtagelser, som er fastsat i artikel 20 i forordning (EF) nr. 45/2001, og som bør undersøges i de enkelte tilfælde og anvendes midlertidigt. Den tjeneste, der er ansvarlig for anmodningen om registrering, ændring, herunder berigtigelse, og sletning af de pågældende informationer, bør træffe beslutning om anvendelsen af disse undtagelser.
(18)
En person, der er genstand for en eventuel udelukkelsesvarsling, bør have mulighed for skriftligt at give udtryk for sine synspunkter, før der foretages en anmodning om registrering af en varsling vedrørende denne person i varslingssystemet. Denne mulighed bør også være til stede, når den ansvarlige anvisningsberettigede påtænker foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder.
(19)
Denne mulighed bør undtagelsesvis udsættes, hvis der er vægtige legitime årsager til at bevare undersøgelsens eller nationale retssagers fortrolighed.
(20)
Afgørelse 2008/969/EF, Euratom bør finde anvendelse frem til den 1. juli 2015, for så vidt som det er nødvendigt at sikre overholdelsen af Rådets forordninger om restriktive foranstaltninger, der træffes på basis af artikel 215 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF), indtil det periodiserede regnskabsføringssystem (ABAC) kan tage højde for oplysningerne i tjenesten for udenrigspolitiske instrumenters relevante database. Dette tager form af registrering af en W5-varsling som omhandlet i afgørelse 2008/969/EF, Euratom.
(21)
Afgørelse 2008/969/EF, Euratom bør frem til den 1. juli 2015 finde anvendelse for W3a- og W4-varslinger, som indtil da vil blive ligestillet med kontrolvarslinger med henblik på anvendelse af afdeling 4 i denne afgørelse.
(22)
Gennemførelsen af denne afgørelse kræver regelmæssige vurderinger af varslingssystemets funktionsmåde og dets reelle bidrag til beskyttelsen af Unionens finansielle interesser -
VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
AFDELING 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand, anvendelsesområde og formål
1. Med denne afgørelse oprettes systemet for tidlig varsling (»varslingssystemet«), som skal anvendes af Kommissionens og forvaltningsorganernes anvisningsberettigede med henblik på gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget og af andre midler forvaltet af Unionen.
2. Varslingssystemet bidrager til at beskytte Unionens finansielle interesser og omdømme, bekæmpe svig og til en forsvarlig økonomisk forvaltning.
3. Formålet med varslingssystemet er:
a)
gennem registrering af varslinger at informere Kommissionens og forvaltningsorganernes ansvarlige anvisningsberettigede om, at en person kan udgøre en trussel mod Unionens finansielle interesser og omdømme eller for andre midler forvaltet af Unionen, og
b)
at sætte de ansvarlige anvisningsberettigede i stand til at foretage kontrol eller træffe hensigtsmæssige foranstaltninger, herunder de i afdeling 4 omhandlede, på grundlag af varslinger.
4. Oplysningerne bidrager til at sikre:
a)
forebyggelse af risici gennem kontrol foretaget på grundlag af tidlige oplysninger om en person, for hvem der foreligger mistanke eller konstateringer om en af følgende handlinger:
-
væsentlige fejl eller uregelmæssigheder
-
faglig uredelighed
-
grov misligholdelse af kontrakt eller
-
svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 (9)
b)
udelukkelse af en person i henhold til artikel 106, stk. 1, og 109, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (»finansforordningen«).
Artikel 2
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
a) »regnskabsfører«: Kommissionens regnskabsfører eller underordnede ansatte, som regnskabsføreren har delegeret visse opgaver til i henhold til artikel 69 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
b) »den ansvarlige anvisningsberettigede«: den ved delegation fra Kommissionen bemyndigede anvisningsberettigede efter artikel 65 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, som er ansvarlig i overensstemmelse med de interne regler for gennemførelse af Den Europæiske Unions almindelige budget (»budgettet«), herunder direktører i forvaltningsorganer, de ved subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede efter artikel 65 i finansforordningen, som varetager funktionen som direktør, og EU-delegationschefer, hvis de fungerer som de ved subdelegation fra Kommissionen bemyndigede anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 56, stk. 2, i finansforordningen
c) »den registrerede«: en identificerbar person, jf. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger
d) »konstateringer«: fastslåede kendsgerninger, der er afdækket i forbindelse med gennemførelsen af en retlig forpligtelse eller er registreret i forbindelse med revisioner eller undersøgelser foretaget af Revisionsretten, Kontoret for Bekæmpelse af Svig (OLAF), Den Interne Revisionstjeneste, eller enhver anden revision eller kontrol foretaget under den ansvarlige anvisningsberettigedes ansvar
e) »retlig forpligtelse«: en forpligtelse, som Kommissionen har indgået i henhold til afsnit V til VIII i del 1 og del 2 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
f) »person«: enhver fysisk eller juridisk person eller enhver sammenslutning, der ikke er en juridisk person, som anført nedenfor:
-
en modtager som defineret i artikel 2, litra i), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
-
en ansøger eller tilbudsgiver
-
en tilskudsansøger
-
en deltager i en priskonkurrence
-
en aflønnet ekstern ekspert som defineret i artikel 204 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
-
en person med beføjelse til at repræsentere, træffe beslutning om eller kontrollere en anden juridisk person som omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra b) og e), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
g) »faglig uredelighed«: overtrædelse af love eller bestemmelser eller etiske standarder vedrørende personens erhverv samt enhver uretmæssig adfærd, som påvirker personens troværdighed
h) »underleverandør«: en erhvervsdrivende, som foreslås af en ansøger eller tilbudsgiver eller af en kontrahent til at udføre dele af en kontrakt, og som den kontraherende myndighed ikke har nogen retlig forpligtelse overfor
i) »væsentlig fejl eller uregelmæssighed«: en væsentlig fejl eller uregelmæssighed som defineret i artikel 166, stk. 2, i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012
j) »kontaktperson for varslinger«: den person i den tjeneste, der er ansvarlig for anmodningen, som har ansvar for varslingssagen, indtil den lukkes.
Artikel 3
Varslingssystemets funktionsmåde
1. Regnskabsføreren sørger for alle de nødvendige tekniske foranstaltninger for varslingssystemets korrekte funktion og overvågning.
Regnskabsføreren registrerer, ændrer, fornyer eller sletter de varslinger i systemet, som den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om.
2. Regnskabsføreren træffer gennemførelsesforanstaltninger vedrørende tekniske aspekter og fastlægger de dertil knyttede procedurer, bl.a. vedrørende sikkerhed.
Regnskabsføreren underretter Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganer om disse foranstaltninger.
Artikel 4
Beføjelse til at anmode om registrering, ændring, fornyelse eller sletning af varslinger og proceduren herfor
1. Kun den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om registrering, ændring, fornyelse eller sletning af varslinger.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede retter anmodningen om registrering, ændring, fornyelse eller sletning af varslinger til regnskabsføreren. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal anvende formularen i bilaget til denne afgørelse.
3. Den i artikel 8 omhandlede kontaktperson for varslinger kontrollerer, at betingelserne i artikel 11 og 12 er opfyldt, inden anmodningen sendes til regnskabsføreren.
Artikel 5
Adgang til varslingssystemet
Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganerne har direkte adgang til oplysningerne i varslingssystemet via Kommissionens centrale regnskabssystem.
Kommissionens tjenestegrene eller forvaltningsorganer, der har ansvar for et lokalt system, kan anvende det centrale regnskabssystem til at få adgang til oplysningerne i varslingssystemet, forudsat at overensstemmelse mellem dataene i det lokale system og i det centrale regnskabssystem kan garanteres.
Artikel 6
Anvendelse af varslingssystemet
Oplysninger i varslingssystemet må udelukkende anvendes med henblik på gennemførelsen af budgettet eller andre former for midler, der forvaltes af Unionen. Dette påvirker ikke oplysninger i den centrale database om udelukkelser som omhandlet i artikel 1, stk. 2 og 3, i forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008 (10).
OLAF har ret til at anvende oplysningerne i varslingssystemet og databasen om udelukkelser i forbindelse med sine undersøgelser i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages OLAF, og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 (»OLAF-forordningen«) og i sine aktiviteter til bekæmpelse af svig, herunder risikoanalyse.
Artikel 7
Tidspunkt for konsultation af varslingssystemet
Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer, om der findes en varsling i varslingssystemet vedrørende en person i følgende tilfælde:
a)
før indgåelse af en specifik budgetmæssig forpligtelse
b)
før indgåelse af en samlet budgetmæssig forpligtelse, hvis personen er kendt på dette tidspunkt
c)
ved foreløbige budgetmæssige forpligtelser: før indgåelse af den retlige forpligtelse, der giver ret til efterfølgende betalinger, medmindre der er tale om udgifter til personaleforvaltning og godtgørelse af rejseudgifter i forbindelse med deltagelse i møder og konkurrencer
d)
ved indkøbs- og tilskudsprocedurer, priskonkurrencer og indkaldelser af interessetilkendegivelser: senest før afgørelsen om tildeling
e)
ved indkøb, hvor kontrahenten begrænser antallet af ansøgere, der opfordres til at indgive et tilbud: før udvælgelsen af ansøgere er afsluttet
f)
før enhver udbetaling, medmindre der er tale om udgifter til personaleforvaltning eller godtgørelse af rejseudgifter i forbindelse med deltagelse i møder og konkurrencer.
Artikel 8
Kontaktperson for varslinger
Kontaktpersonen for varslinger:
a)
forbereder anmodningen om registrering af en varsling
b)
videresender anmodningen og alle andre oplysninger relateret til varslingen til regnskabsføreren
c)
tilvejebringer de oplysninger, der sætter andre ansvarlige anvisningsberettigede i stand til at foretage kontrol eller træffe beslutning om konsekvenserne af varslingen, jf. afdeling 4.
AFDELING 2
OPLYSNINGER REGISTRERET I VARSLINGSSYSTEMET
Artikel 9
Kategorier af varslinger
1. Varslinger inddeles i følgende to kategorier:
a) »kontrolvarslinger«: hvor en person er genstand for mistanke eller konstateringer om svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, om væsentlige fejl eller uregelmæssigheder, faglig uredelighed eller grov misligholdelse af kontrakt
b) »udelukkelsesvarslinger«: hvor en person udelukkes i overensstemmelse med udelukkelseskriterierne i artikel 106, stk. 1, og 109, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
2. En person kan være genstand for forskellige varslinger, som er registreret af forskellige årsager.
Artikel 10
Oplysninger i varslingerne
Varslinger skal indeholde følgende oplysninger:
a)
identificering af personen
b)
type varsling
c)
varslingens varighed
d)
begrundelse for, at personen udgør en trussel mod Unionens finansielle interesser og omdømme eller for andre midler forvaltet af Unionen
e)
oplysninger vedrørende den kontradiktoriske procedure
f)
navn på den ansvarlige anvisningsberettigede
g)
navn på kontaktpersonen for varslinger, jf. artikel 8 i denne afgørelse.
Artikel 11
Kontrolvarslinger
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om en kontrolvarsling, hvis en af følgende betingelser er opfyldt:
a)
OLAF har i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 meddelt den ansvarlige anvisningsberettigede, at kontorets undersøgelser viser, at det kan være hensigtsmæssigt at træffe forebyggende foranstaltninger for at beskytte Unionens finansielle interesser
b)
Den Europæiske Revisionsret har videregivet oplysninger til Kommissionen, eller Den Interne Revisionstjeneste har videregivet oplysninger til den ansvarlige anvisningsberettigede om tegn på svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, eller væsentlige fejl eller uregelmæssigheder, faglig uredelighed eller grov misligholdelse af kontrakt i forbindelse med en person
c)
den ansvarlige anvisningsberettigede har foretaget revision eller kontrol, der viser tegn på svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, eller væsentlige fejl eller uregelmæssigheder, faglig uredelighed eller grov misligholdelse af kontrakt i forbindelse med en person, eller har modtaget oplysninger om en sådan revision eller kontrol.
2. En kontrolvarsling kan højst være af et års varighed. Den slettes, hvis der anmodes om en udelukkelsesvarsling, eller når der ikke længere er behov for kontrol.
3. Kontrolvarslingen slettes automatisk i slutningen af den periode, der er omhandlet i stk. 2.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om fornyelse af kontrolvarslingen, hvis OLAF meddeler, at kontoret endnu ikke er nået til en konklusion i den undersøgelse, der er omhandlet i stk. 1, men undersøgelsen begrunder en bevarelse af kontrolvarslingen. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan også anmode om en fornyelse af kontrolvarslingen, hvis betingelserne i stk. 1, litra b) og c), stadig er opfyldt.
5. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal begrunde, hvorfor fornyelsen er nødvendig for at beskytte Unionens finansielle interesser og omdømme.
6. En fornyelse behandles som en ny anmodning om en kontrolvarsling.
Artikel 12
Udelukkelsesvarslinger
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en udelukkelsesvarsling i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, og 109, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
2. En udelukkelsesvarsling slettes i slutningen af udelukkelsesperioden.
3. En udelukkelsesvarsling registreres automatisk i databasen om udelukkelser via varslingssystemet.
Artikel 13
Oplysninger fra OLAF
Når OLAF videregiver oplysninger i overensstemmelse med artikel 7, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 med henblik på at hjælpe den ansvarlige anvisningsberettigede med at træffe beslutning om at træffe forebyggende foranstaltninger for at beskytte Unionens finansielle interesser, eller i overensstemmelse med artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, skal disse oplysninger indeholde:
a)
den pågældende persons identitet
b)
en kort fremstilling af de relevante forhold og af de risici, der er afdækket i undersøgelsen. Fremstillingen skal være tilstrækkelig til at give personen mulighed for at blive hørt i henhold til artikel 16 i denne afgørelse.
c)
enhver anbefalet særlig forholdsregel vedrørende fortrolig behandling, navnlig i sager hvor undersøgelsesforanstaltningerne hører under nationale retsmyndigheders kompetence, eller, i tilfælde af en ekstern undersøgelse, hører under nationale myndigheders kompetence, jf. de nationale bestemmelser, der finder anvendelse på undersøgelser.
AFDELING 3
PROCEDUREBESTEMMELSER FOR REGISTRERING AF ANMODNINGER
Artikel 14
Forudgående høring af centrale tjenestegrene ved kontrolvarslinger
Før den ansvarlige anvisningsberettigede beslutter at anmode om registrering af en kontrolvarsling på grundlag af oplysninger indgivet af OLAF i overensstemmelse med artikel 7, stk. 6, og artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, skal den anvisningsberettigede høre Generaldirektoratet for Budget (central finanstjeneste) og om nødvendigt Den Juridiske Tjeneste, i tæt samarbejde med OLAF i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.
Artikel 15
De centrale tjenestegrenes vurdering af udelukkelsesvarslinger
Før den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en udelukkelsesvarsling i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra b) c), og e), og artikel 109, stk. 1, og der tages stilling til udelukkelsens passende varighed, skal der foretages en central vurdering af Generaldirektoratet for Budget og Den Juridiske Tjeneste. Når udelukkelsesvarslingen, som foreslås af den ansvarlige anvisningsberettigede, er baseret på oplysninger fra OLAF, skal denne vurdering gennemføres i tæt samarbejde med OLAF.
Artikel 16
Ret til at blive hørt
1. Registreringer af varslinger er undergivet følgende regler:
a)
Når den ansvarlige anvisningsberettigede har til hensigt at anmode om registrering af en udelukkelsesvarsling eller at træffe foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder, skal han først give den pågældende person mulighed for skriftligt at give udtryk for sine synspunkter. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal give vedkommende en frist på mindst 14 kalenderdage hertil. Samtidig skal den ansvarlige anvisningsberettigede meddele personen, at der i mangel af et svar vil blive registreret en varsling.
Den ansvarlige anvisningsberettigede skal, hvis det er relevant, give personen mulighed for at give udtryk for sine synspunkter på grundlag af oplysningerne fra OLAF.
b)
Hvis personen fremsætter bemærkninger, som ikke ændrer ved den ansvarlige anvisningsberettigedes vurdering, anmoder denne regnskabsføreren om at aktivere varslingen.
Hvis personen fremsætter bemærkninger, der efter den ansvarlige anvisningsberettigedes opfattelse gør varslingen uforholdsmæssig eller unødvendig, aktiveres den ikke, og den pågældende person underrettes herom.
Regnskabsføreren bekræfter om nødvendigt registreringen af varslingen i systemet over for den ansvarlige anvisningsberettigede.
c)
Den ansvarlige anvisningsberettigede underretter personen om aktiveringen af varslingen og dens varighed. Det er dog ikke nødvendigt at underrette personen, hvis vedkommende ikke har svaret på opfordringen til skriftligt at fremsætte bemærkninger.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra e), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, anmode om registrering af en udelukkelsesvarsling i afventning af en beslutning om udelukkelsens varighed, allerede før personen har fået mulighed for at give udtryk for sine synspunkter. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal give personen mulighed for at give udtryk for sine synspunkter vedrørende udelukkelsens varighed.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra a), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, anmode om registrering af en udelukkelsesvarsling, allerede før personen har fået mulighed for at give udryk for sine synspunkter, hvis den anvisningsberettigede råder over et officielt dokument, der fastslår situationen. Den ansvarlige anvisningsberettigede underretter personen om registreringen af udelukkelsesvarslingen.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan undtagelsesvis udsætte personens mulighed for skriftligt at give udtryk for sine synspunkter, før der anmodes om registrering af en udelukkelsesvarsling, eller før der træffes foranstaltninger, som kan skade den berørtes rettigheder, forudsat at der er vægtige legitime årsager til at bevare undersøgelsens eller nationale retssagers fortrolighed, og stadig registrere varslingen.
5. Når OLAF informerer den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 13, skal kontoret anføre, om undersøgelsens eller nationale retssagers fortrolighed skal bevares, og om personens mulighed for at give udtryk for sine synspunkter skal udsættes.
6. Personen skal have mulighed for at give udtryk for sine synspunkter, så snart årsagen til at beskytte undersøgelsen eller nationale retssagers fortrolighed ikke længere kan påberåbes.
Artikel 17
Databeskyttelse og de registreredes rettigheder
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal meddele de registrerede, at deres personoplysninger kan blive indført i varslingssystemet, og hvem disse oplysninger kan videregives til. Disse generelle oplysninger meddeles skriftligt, navnlig i indkaldelser af tilbud, indkaldelser af forslag, priskonkurrencer og, når der ikke foreligger indkaldelser, før tildelingen af kontrakter eller tilskud.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede, der anmoder om registrering af en varsling, varetager kontakten til den person, hvis personoplysninger indføres i varslingssystemet. Den anvisningsberettigede besvarer anmodninger fra den berørte person om at rette unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger og eventuelle andre anmodninger eller spørgsmål fra denne person.
3. En person kan også skriftligt anmode regnskabsføreren om oplysninger om, hvorvidt vedkommende er registreret i varslingssystemet.
Regnskabsføreren skal stille disse oplysninger til rådighed, medmindre den ansvarlige anvisningsberettigede, efter aftale med OLAF når det er nødvendigt, beslutter, at begrænsningerne i artikel 20, stk. 1, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse.
4. Slettede varslinger skal udelukkende være tilgængelige i revisions- og undersøgelsesøjemed og må ikke være synlige for brugerne af varslingssystemet.
Dog skal personoplysninger i varslinger, der vedrører fysiske personer, kun være tilgængelige i sådanne øjemed i fem år, efter at varslingen er slettet.
Artikel 18
Revurdering af varslinger
Hvis en person, for hvem der er registreret en varsling i systemet, fremlægger nye elementer, der viser, at registreringen ikke længere er begrundet, skal den ansvarlige anvisningsberettigede anmode om sletning af varslingen.
En person, for hvem der er registreret en udelukkelsesvarsling i systemet, kan klage til Ombudsmanden og begære domstolsprøvelse.
AFDELING 4
KONSEKVENSER AF VARSLINGER
Artikel 19
Almindelige regler vedrørende konsekvenserne
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder kontaktpersonen for varslinger om alle relevante oplysninger for at kunne træffe beslutning om konsekvenserne, jf. denne afdeling.
2. Hvis den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om registrering af en kontrolvarsling efter artikel 11 på grundlag af oplysninger fra OLAF, skal han følge proceduren i artikel 14 eller 15 i denne afgørelse og træffe beslutning om konsekvenserne i tæt samarbejde med OLAF i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.
3. I forbindelse med beslutningen om konsekvenser skal den ansvarlige anvisningsberettigede ved alle varslinger tage følgende kriterier i betragtning:
a)
risici for Unionens finansielle interesser og omdømme
b)
beløb og varighed af den retlige forpligtelse
c)
den hastende karakter af gennemførelsen af den retlige forpligtelse
d)
sagens faktiske omstændigheder
e)
alvoren af de faktiske omstændigheder og
f)
mulige konsekvenser for gennemførelsen af den retlige forpligtelse.
Ved udelukkelsesvarslinger skal den ansvarlige anvisningsberettigede også tage højde for karakteren og alvoren af årsagerne til udelukkelse og nødvendigheden af tjenestens kontinuitet.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal under alle omstændigheder skriftligt begrunde sin beslutning om konsekvenserne.
Artikel 20
Konsekvenser af kontrolvarslinger
1. Ved indkøbs- og tilskudsprocedurer eller priskonkurrencer kan kontrollen omfatte følgende:
a)
den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om yderligere støttedokumenter som fastsat i indkøbs- eller tilskudsproceduren eller priskonkurrencen
b)
for tilskudsprocedurer: en analyse af risiciene i forbindelse med forfinansiering.
2. Ved retlige forpligtelser kan kontrollen omfatte følgende:
a)
kontrol af, at aktionen er i overensstemmelse med den retlige forpligtelse, herunder overholdelse af frister og indhold af ydelsen
b)
for eksisterende tilskud: kontrol af omkostningernes tilskudsberettigelse eller gennemførelse af revision eller kontrol på stedet.
Artikel 21
Ret til at blive hørt efter en kontrolvarsling
Proceduren i artikel 15 og retten til at blive hørt som fastsat i artikel 16 i denne afgørelse finder også anvendelse, når en ansvarlig anvisningsberettiget efter en kontrolvarsling påtænker foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder.
Artikel 22
Konsekvenser af udelukkelsesvarslinger for procedurer og retlige forpligtelser
1. Ved indkøbs- og tilskudsprocedurer eller priskonkurrencer skal den ansvarlige anvisningsberettigede udelukke en person, der er genstand for en udelukkelsesvarsling, fra at deltage i indkøbs- eller tilskudsprocedurer, medmindre kriterierne i artikel 106, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 er opfyldt, hvis personen befinder sig i en monopolsituation.
2. Ved eksisterende retlige forpligtelser skal den ansvarlige anvisningsberettigede træffe beslutning om konsekvenserne, herunder følgende:
a)
fortsætte gennemførelsen af kontrakten eller tilskuddet og foretage den fornødne kontrol
b)
suspendere fristen for betalinger i overensstemmelse med artikel 92, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
c)
suspendere betalingerne i overensstemmelse med artikel 208 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012
d)
suspendere gennemførelsen af kontrakten eller tilskuddet i overensstemmelse med artikel 116 og 135, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
e)
ophæve den retlige forpligtelse, hvis den indeholder bestemmelser om ophævelse på grundlag af de oplysninger, som har givet anledning til registrering af varslingen.
3. Hvis personen er en underleverandør, skal den ansvarlige anvisningsberettigede kræve, at tilbudsgiveren eller kontrahenten erstatter underleverandøren.
Artikel 23
Udelukkelsesvarslingernes konsekvenser for budgettransaktioner
1. Ved udelukkelsesvarslinger skal den ansvarlige anvisningsberettigede, hvor det er relevant, bekræfte i regnskabssystemet, at betalingen bør foretages til trods for den eksisterende varsling.
2. Når der er registreret en udelukkelsesvarsling, foretages der ingen specifik budgetmæssig forpligtelse, der registreres ingen specifikke retlige forpligtelser i regnskabssystemet på basis af en samlet budgetmæssig forpligtelse, og der indgås ingen retlige forpligtelser på basis af en foreløbig forpligtelse, medmindre personen befinder sig i en monopolsituation i overensstemmelse med kriterierne i artikel 106, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
AFDELING 5
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 24
Ophævelse
Afgørelse 2008/969/EF, Euratom om det system for tidlig varsling, der skal anvendes af Kommissionens anvisningsberettigede og af forvaltningsorganerne, ophæves.
Artikel 25
Overgangsbestemmelser
1. Udelukkelsesvarslinger, som er registreret i henhold til afgørelse 2008/969/EF, Euratom, vil fortsat være aktive i hele deres varighed i overensstemmelse med afgørelsen.
2. W1-, W2- og W3b-varslinger, som er registreret i henhold til afgørelse 2008/969/EF, Euratom, skal betragtes som kontrolvarslinger efter denne afgørelse.
3. W3a- og W4-varslinger skal fortsat registreres frem til den 1. juli 2015 på de betingelser, der er fastsat i afgørelse 2008/969/EF, Euratom. For så vidt angår anvendelsen af afdeling 4, betragtes W3a- og W4-varslinger som kontrolvarslinger efter denne afgørelse. Afgørelse 2008/969/EF, Euratom finder fortsat anvendelse for W5b-varslinger frem til den 1. juli 2015.
Artikel 26
Offentliggørelse
Denne afgørelse offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.
Udfærdiget i Bruxelles, den 13. november 2014.
BESCHLUSS DER KOMMISSION
vom 13. November 2014
über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem
(2014/792/EU)
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (1), insbesondere auf Artikel 56 Absatz 1,
gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 215/2008 des Rates vom 18. Februar 2008 über die Finanzregelung für den 10. Europäischen Entwicklungsfonds (2), insbesondere auf Artikel 17,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 (3), insbesondere auf Artikel 7 Absatz 6 und auf Artikel 11,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Kommission, die für die Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union sowie aller übrigen von der Union bewirtschafteten Mittel unter Beachtung des in den Artikeln 30 bis 33 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verantwortlich ist, ist verpflichtet, Maßnahmen zur Bekämpfung von Betrug und sonstigen rechtswidrigen Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union zu treffen. Damit sichergestellt ist, dass die Anweisungsbefugten der Kommission und der Exekutivagenturen in vollem Umfang über Gefahren für das finanzielle Interesse der Union unterrichtet sind, ist es notwendig - zusätzlich zum Beschluss C(2014) 2784 der Kommission (4) - interne Vorschriften festzulegen.
(2)
Die Kommission nutzt zur Bekämpfung von Betrug und zum Schutz des finanziellen Interesses der Union die zentrale Ausschlussdatenbank, auf die in Artikel 108 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und in der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1302/2008 der Kommission vom 17. Dezember 2008 über die zentrale Ausschlussdatenbank (5) eingegangen wird, sowie das Frühwarnsystem (FWS) gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom vom 16. Dezember 2008 über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem (6). Es ist notwendig, dafür zu sorgen, dass das FWS bis zur Annahme des Vorschlags zur Änderung der Haushaltsordnung (7) durch die für die Rechtsetzung zuständigen Organe weiterhin reibungslos funktioniert.
(3)
In der Übergangszeit sollte der Zweck des FWS im Wesentlichen unverändert bleiben. Es sollte innerhalb der Kommission und ihrer Exekutivagenturen durch die Registrierung von Warnmeldungen im FWS die Weitergabe vertraulicher Informationen über Personen gewährleisten, durch die die finanziellen Interessen und der Ruf der Union oder die übrigen von der Union verwalteten Mittel gefährdet werden könnten.
(4)
Da die Direktoren der Exekutivagenturen bei der Ausführung ihrer operativen Mittel den Status eines von der Kommission bevollmächtigten Anweisungsbefugten genießen, sollten sie zum Zweck der Bewirtschaftung der Verwaltungsmittel und der operativen Mittel in gleicher Weise wie die Dienststellen der Kommission Zugang zum FWS erhalten.
(5)
Da die Leiter der Delegationen der Union, die als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte der Kommission im Einklang mit Artikel 56 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 tätig werden, bei der Ausführung ihrer operativen Mittel den Status eines von der Kommission bevollmächtigten Anweisungsbefugten genießen, sollten sie zum Zweck der Bewirtschaftung der Verwaltungsmittel und der operativen Mittel in gleicher Weise wie die Dienststellen der Kommission Zugang zum FWS erhalten.
(6)
Das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) hat nach Artikel 7 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 des Europäischen Parlaments und des Rates und der Verordnung (Euratom) Nr. 1074/1999 des Rates die Verpflichtung, die betreffenden Dienststellen der Kommission unverzüglich über laufende Untersuchungen in Kenntnis zu setzen, wenn es sich dabei als unter Umständen sinnvoll erweist, administrative Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union zu ergreifen. Nach Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 hat das OLAF ferner die Verpflichtung, einen Bericht über den Abschluss einer Untersuchung zu erstellen und Empfehlungen über etwaige - insbesondere von den Organen - zu ergreifende Maßnahmen abzugeben. Damit der zuständige Anweisungsbefugte eine Warnmeldung beantragen kann, ist es erforderlich, die Informationen festzulegen, die das OLAF an die Kommission zu übermitteln hat.
(7)
Das OLAF sollte Zugang zum FWS erhalten, um seine Untersuchungsaufgaben, Arbeiten zur Informationssammlung und -auswertung und Betrugsverhütungsmaßnahmen gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 durchzuführen.
(8)
Im Sinne einer einfacheren Verwendung sollte die Funktionsweise des FWS vereinfacht, die Zahl der Warnmeldungskategorien reduziert und deren Geltungsbereich präzisiert werden; ferner sollten die Bezeichnungen von Warnmeldungen selbsterklärend sein.
(9)
Prüfungswarnungen, die auf vom OLAF übermittelten Informationen beruhen, sollten vom zuständigen Anweisungsbefugten nach Konsultation der Generaldirektion Haushalt und des Juristischen Dienstes in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF vorgeschlagen werden.
(10)
Ausschlusswarnungen sollten der Kommission vom zuständigen Anweisungsbefugten vorgeschlagen und erforderlichenfalls zentral von der Generaldirektion Haushalt und vom Juristischen Dienst bewertet werden. Werden diese Ausschlusswarnungen auf der Grundlage von Informationen, die vom OLAF übermittelt wurden, vorgeschlagen, sollten sie in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF bewertet werden. Dasselbe Verfahren sollte angewendet werden, wenn der zuständige Anweisungsbefugte beabsichtigt, eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten.
(11)
Der zuständige Anweisungsbefugte sollte über die Konsequenzen, die zum Schutz des finanziellen Interesses der Union zu ziehen sind, in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF entscheiden und das OLAF über diese Entscheidung in Kenntnis setzen.
(12)
Der zuständige Anweisungsbefugte sollte für die Beantragung der Eingabe, Änderung und Löschung von Warnmeldungen verantwortlich sein. Damit eine angemessene Kontrolle gewahrt bleibt, sollte die Beantragung auf der im Beschluss C(2014) 2784 der Kommission festgelegten Hierarchiestufe erfolgen.
(13)
Der Rechnungsführer sollte für die gebotenen technischen Vorkehrungen zur wirksamen Anwendung des FWS über das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission sorgen.
(14)
Allen Dienststellen der Kommission und Exekutivagenturen werden ausführliche Informationen über die Einziehungsanordnungen und Pfändungsbeschlüsse über das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission zugänglich gemacht. Die W3a-Warnmeldung (Pfändungsbeschluss) und die W4-Warnmeldung (Einziehungsanordnung) gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom sollten abgeschafft werden. Diese Information allein ist nicht systematisch eine Rechtfertigung für eine Warnmeldung. Erst nach einer Analyse aller spezifischen Umstände des Falls durch den zuständigen Anweisungsbefugten kann entschieden werden, ob eine Warnmeldung notwendig ist oder nicht.
(15)
Nach der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (8) ist vorgesehen, dass bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission die in der Verordnung festgelegten Bestimmungen über die rechtmäßige Verarbeitung und Übermittlung dieser Daten eingehalten werden müssen und dass der Datenschutzbeauftragte der Kommission vor Beginn der Verarbeitung den Europäischen Datenschutzbeauftragten unterrichten muss, welcher den Vorgang daraufhin prüft.
(16)
Die Rechte der Personen, deren Daten im FWS erfasst werden beziehungsweise erfasst werden könnten, sollten in Datenschutzbestimmungen festgelegt werden.
(17)
Für bestimmte Datenschutzrechte gelten die in Artikel 20 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 festgelegten Ausnahmen, die jeweils im Einzelfall zu analysieren und befristet anzuwenden sind. Die Dienststelle, die für die Beantragung von Eingaben und Änderungen sowie die Berichtigung und Löschung zweckdienlicher Informationen verantwortlich ist, sollte über die Anwendung dieser Ausnahmen entscheiden.
(18)
Die Person, für die eine Ausschlusswarnung ausgegeben werden könnte, sollte Gelegenheit erhalten, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen, bevor die Registrierung einer Warnmeldung für diese Person im FWS beantragt wird. Eine derartige Gelegenheit sollte auch gewährt werden, wenn der zuständige Anweisungsbefugte beabsichtigt, eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten.
(19)
Die Einräumung dieser Gelegenheit sollte ausnahmsweise aufgeschoben werden, um die Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren zu wahren, wenn zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen.
(20)
Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom sollte bis zum 1. Juli 2015 gelten, zumal sicherzustellen ist, dass die auf der Grundlage von Artikel 215 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) erlassenen Verordnungen des Rates über restriktive Maßnahmen eingehalten werden, bis im periodengerechten Rechnungsführungssystem (ABAC) die in der relevanten Datenbank des Dienstes für außenpolitische Instrumente enthaltenen Informationen berücksichtigt werden. Dies erfolgt in Form der Registrierung einer W5b-Warnmeldung gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom.
(21)
Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom sollte bis zum 1. Juli 2015 für W3a- und W4-Warnmeldungen gelten, die bis dahin den Prüfungswarnungen für die Zwecke von Abschnitt 4 dieses Beschlusses gleichgestellt sein sollten.
(22)
Für die Durchführung dieses Beschlusses bedarf es einer regelmäßigen Bewertung der Funktionsweise des FWS und der Wirksamkeit seines Beitrags zum Schutz der finanziellen Interessen der Union -
BESCHLIESST:
ABSCHNITT 1
ALLGEMEINE VORSCHRIFTEN
Artikel 1
Gegenstand, Geltungsbereich und Ziel
1. Mit diesem Beschluss wird das Frühwarnsystem („FWS“) eingerichtet, das von den Anweisungsbefugten der Kommission und der Exekutivagenturen zu verwenden ist, wenn sie den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Union und die übrigen von der Union verwalteten Mittel ausführen.
2. Das FWS leistet einen Beitrag zum Schutz der finanziellen Interessen der Union und zur Wahrung des Ansehens der Union sowie zur Betrugsbekämpfung und zur wirtschaftlichen Haushaltsführung.
3. Der Zweck des FWS besteht darin,
a)
durch die Registrierung von Warnmeldungen die zuständigen Anweisungsbefugten der Kommission und der Exekutivagenturen darüber zu informieren, dass eine Person, durch die die finanziellen Interessen oder das Ansehen der Union oder sonstige von der Union verwaltete Mittel gefährdet werden könnten, und
b)
den zuständigen Anweisungsbefugten in die Lage zu versetzen, auf der Grundlage von Warnmeldungen Überprüfungen durchzuführen oder geeignete Maßnahmen, einschließlich der in Abschnitt 4 aufgeführten Maßnahmen, zu ergreifen.
4. Die Informationen leisten einen Beitrag zu Folgendem:
a)
Vermeidung von Risiken durch Überprüfungen mithilfe frühzeitig verfügbarer Informationen, die über eine Person wegen des Verdachts auf eine der folgenden Handlungen oder diesbezüglicher Feststellungen vorliegen:
-
schwerwiegender Fehler oder Unregelmäßigkeit,
-
berufliche Verfehlung,
-
schwere Vertragsverletzung oder
-
Betrug, Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 (9);
b)
Ausschluss einer Person gemäß Artikel 106 Absatz 1 und Artikel 109 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates („Haushaltsordnung“).
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieses Beschlusses bezeichnet der Begriff
a)
„Rechnungsführer“ den Rechnungsführer der Kommission oder den ihm unterstehenden Bediensteten, dem der Rechnungsführer bestimmte Aufgaben gemäß Artikel 69 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 übertragen hat;
b)
„zuständiger Anweisungsbefugter“ den bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Kommission im Sinne des Artikels 65 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012, der im Einklang mit den Internen Vorschriften für die Ausführung des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Union („Haushalt“) verantwortlich ist, einschließlich der Direktoren der Exekutivagenturen, ferner die nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten im Sinne des Artikels 65 dieser Verordnung, die die Funktion eines Direktors ausüben, und die Leiter von Delegationen der Union, die als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte der Kommission im Einklang mit Artikel 56 Absatz 2 dieser Verordnung tätig sind;
c)
„betroffene Person“ eine bestimmbare Person nach der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr;
d)
„Feststellungen“ einen erwiesenen Sachverhalt, der während der Durchführung einer rechtlichen Verpflichtung entdeckt wurde, oder im Zusammenhang mit Prüfungen oder Untersuchungen erfasst wurde, die vom Rechnungshof, vom Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) beziehungsweise vom Internen Auditdienst (IAS) durchgeführt wurden, oder im Zusammenhang mit sonstigen unter der Verantwortung des zuständigen Anweisungsbefugten vorgenommenen Prüfungen und Kontrollen;
e)
„rechtliche Verpflichtung“ eine Verpflichtung, die von der Kommission gemäß Teil 1 Titel V bis VIII und Teil 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 eingegangen wurde;
f)
„Person“ jede nachstehend aufgelistete natürliche oder juristische Person oder Einrichtung ohne Rechtspersönlichkeit:
-
einen Empfänger gemäß der Definition in Artikel 2 Buchstabe i der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012,
-
einen Bewerber oder Bieter,
-
einen Finanzhilfeantragsteller,
-
einen Teilnehmer an einem Wettbewerb zur Vergabe eines Preisgeldes,
-
einen vergüteten externen Sachverständigen gemäß Artikel 204 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012,
-
eine Person mit Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnis gegenüber einer anderen juristischen Person nach Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b und e der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012;
g)
„berufliche Verfehlung“ einen Verstoß gegen Gesetze, sonstige Vorschriften oder ethische Normen des Berufsstands, dem die Person angehört, sowie jedes fehlerhafte Verhalten, das sich auf deren berufliche Glaubwürdigkeit auswirkt;
h)
„Unterauftragnehmer“ einen Wirtschaftsteilnehmer, der von einem Bewerber, Bieter oder Auftragnehmer zur Ausführung eines Teils des Auftrags vorgeschlagen wird, ohne dass zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und ihm eine direkte rechtliche Verpflichtung besteht;
i)
„schwerwiegender Fehler oder Unregelmäßigkeit“ einen schwerwiegenden Fehler oder eine Unregelmäßigkeit gemäß der Definition in Artikel 166 Absatz 2 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012;
j)
„Ansprechpartner für Warnmeldungen“ die Person in dem für den Antrag zuständigen Dienst, die mit der Warnung bis zu deren Löschung betraut ist.
Artikel 3
Funktionsweise des FWS
1. Der Rechnungsführer sorgt für die gebotenen technischen Vorkehrungen zur wirksamen Anwendung des FWS und für dessen Überwachung.
Der Rechnungsführer nimmt den Eintrag, die Änderung, Verlängerung oder Löschung der vom zuständigen Anweisungsbefugten beantragten FWS-Warnmeldungen vor.
2. Der Rechnungsführer erlässt Durchführungsmaßnahmen für technische Aspekte und damit zusammenhängende Verfahren, auch sicherheitstechnischer Art, fest.
Der Rechnungsführer setzt die Dienststellen der Kommission und die Exekutivagenturen von diesen Maßnahmen in Kenntnis.
Artikel 4
Befugnis zur Beantragung, Änderung, Verlängerung oder Löschung einer Warnmeldung und diesbezügliches Verfahren
1. Nur der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung, Änderung, Verlängerung oder Löschung von Warnmeldungen beantragen.
2. Der zuständige Anweisungsbefugte richtet den Antrag auf Registrierung, Änderung, Verlängerung oder Löschung von Warnmeldungen an den Rechnungsführer. Der zuständige Anweisungsbefugte verwendet das Formular im Anhang dieses Beschlusses.
3. Der in Artikel 8 genannte Ansprechpartner für Warnmeldungen überprüft vor der Übermittlung des Antrags an den Rechnungsführer, ob die Anforderungen gemäß Artikel 11 oder 12 erfüllt sind.
Artikel 5
Zugang zum FWS
Die Dienststellen der Kommission und die Exekutivagenturen haben über das zentrale Rechnungsführungssystem der Kommission direkten Zugang zu den im FWS enthaltenen Informationen.
Die Dienststellen der Kommission oder die Exekutivagenturen, die für ein lokales System verantwortlich sind, können dieses zentrale Rechnungsführungssystem für den Zugang zu den im FWS gespeicherten Informationen nutzen, wenn die Datenkonsistenz zwischen dem lokalen System und dem zentralen Rechnungsführungssystem garantiert ist.
Artikel 6
Verwendung des FWS
Die im FWS gespeicherten Informationen können nur für die Ausführung des Haushaltsplans sowie aller übrigen von der Union verwalteten Mittel verwendet werden. Davon bleiben die Informationen in der zentralen Ausschlussdatenbank (CED) nach Artikel 1 Absatz 2 und Artikel 1 Absatz 3 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1302/2008 (10) unberührt.
Das OLAF kann die im FWS und in der CED enthaltenen Informationen für seine Untersuchungen gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 11. September 2013 über die Untersuchungen des OLAF und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1073/1999 (OLAF-Verordnung) und für Betrugsverhütungsmaßnahmen einschließlich Risikoanalysen verwenden.
Artikel 7
Zeitlicher Ablauf der Abfrage des FWS
Der zuständige Anweisungsbefugte prüft in den folgenden Phasen, ob im FWS eine Warnmeldung für eine Person vorliegt:
a)
vor der Eingabe einer Einzelmittelbindung;
b)
vor der Eingabe einer globalen Mittelbindung, falls die Person in dieser Phase bekannt ist;
c)
bei vorläufigen Mittelbindungen vor Abschluss der rechtlichen Verpflichtung, die den Anspruch auf Folgezahlungen begründet, es sei denn sie betrifft die Zahlung von Dienstbezügen oder die Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit Sitzungen und Auswahlverfahren;
d)
bei Vergabe- oder Gewährungsverfahren, Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes und Aufforderungen zur Interessenbekundung spätestens vor dem Vergabebeschluss;
e)
bei einem Vergabeverfahren in den Fällen, in denen der öffentliche Auftraggeber die Zahl der zur Abgabe eines Angebots aufgeforderten Bewerber begrenzt, bevor die Auswahl der Bewerber abgeschlossen ist;
f)
vor jeder Zahlung, es sei denn es handelt sich um die Zahlung von Dienstbezügen oder die Erstattung von Reisekosten im Zusammenhang mit Sitzungen und Auswahlverfahren.
Artikel 8
Ansprechpartner für Warnmeldungen
Der Ansprechpartner für Warnmeldungen
a)
erstellt den Antrag auf Registrierung einer Warnmeldung;
b)
übermittelt den Antrag und jede andere mit der Warnmeldung zusammenhängende Information an den Rechnungsführer;
c)
stellt die Informationen bereit, die es anderen zuständigen Anweisungsbefugten ermöglichen, Überprüfungen vorzunehmen und über die in Abschnitt 4 beschriebenen Konsequenzen zu entscheiden.
ABSCHNITT 2
IN DAS FWS EINGEGEBENE INFORMATIONEN
Artikel 9
Kategorien von Warnmeldungen
1. Die FWS-Warnmeldungen werden in eine der beiden nachstehenden Kategorien unterteilt:
a)
„Prüfungswarnungen“, wenn bei einer Person der Verdacht auf Betrug, Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012, auf schwerwiegende Fehler oder eine Unregelmäßigkeit, berufliche Verfehlung oder schwere Vertragsverletzung besteht oder diesbezügliche Feststellungen gemacht wurden;
b)
„Ausschlusswarnungen“, wenn eine Person im Einklang mit den Ausschlussgründen gemäß Artikel 106 Absatz 1 und Artikel 109 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgeschlossen wird.
2. Für eine Person können unterschiedliche, aus verschiedenen Gründen registrierte Warnmeldungen bestehen.
Artikel 10
In den FWS-Warnmeldungen enthaltene Informationen
Die FWS-Warnmeldungen enthalten folgende Informationen:
a)
Identität der Person;
b)
Art der Warnmeldung;
c)
Gültigkeitsdauer der Warnmeldung;
d)
Gründe, aus denen eine Person die finanziellen Interessen oder das Ansehen der Union oder sonstige von der Union verwaltete Mittel gefährdet;
e)
Informationen im Zusammenhang mit dem kontradiktorischen Verfahren;
f)
Name des zuständigen Anweisungsbefugten;
g)
Name des Ansprechpartners für Warnmeldungen gemäß Artikel 8 dieses Beschlusses.
Artikel 11
Prüfungswarnungen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte kann eine Prüfungswarnung beantragen, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
a)
Das OLAF hat den zuständigen Anweisungsbefugten im Einklang mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 informiert, wenn es sich bei seinen Untersuchungen als unter Umständen sinnvoll erweist, Maßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union zu ergreifen;
b)
der Europäische Rechnungshof übermittelte der Kommission beziehungsweise der IAS übermittelte dem zuständigen Anweisungsbefugten Hinweise auf Betrug, Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 oder auf schwerwiegende Fehler, eine Unregelmäßigkeit, berufliche Verfehlung oder schwere Vertragsverletzung im Zusammenhang mit einer Person;
c)
der zuständige Anweisungsbefugte führte eine Überprüfung, Prüfung oder Kontrolle durch, die Hinweise auf Korruption oder sonstige rechtswidrige Handlungen zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 141 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 oder auf schwerwiegende Fehler, eine Unregelmäßigkeit, berufliche Verfehlung oder schwere Vertragsverletzung im Zusammenhang mit einer Person ergab, oder erhielt Informationen über eine derartige Überprüfung, Prüfung oder Kontrolle.
2. Die Gültigkeitsdauer einer Prüfungswarnung beträgt höchstens ein Jahr. Sie wird gelöscht, wenn eine Ausschlusswarnung beantragt wird oder eine Prüfung nicht mehr notwendig ist.
3. Am Ende des in Absatz 2 genannten Zeitraums wird die Prüfungswarnung automatisch gelöscht.
4. Der zuständige Anweisungsbefugte kann eine Verlängerung der Prüfungswarnung beantragen, wenn das OLAF mitteilt, dass die Schlussfolgerungen der in Absatz 1 genannten Untersuchungen zwar noch nicht vorliegen, die Aufrechterhaltung der Prüfungswarnung aber durch die Untersuchungen gerechtfertigt ist. Der zuständige Anweisungsbefugte kann auch eine Verlängerung der Prüfungswarnung beantragen, wenn die Bedingungen gemäß Absatz 1 Buchstaben b und c noch erfüllt sind.
5. Der zuständige Anweisungsbefugte begründet, warum die Verlängerung zum Schutz der finanziellen Interessen und des Ansehens der Union notwendig ist.
6. Eine Verlängerung gilt als neuer Antrag für eine Prüfungswarnung.
Artikel 12
Ausschlusswarnungen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte beantragt eine Ausschlusswarnung in den in Artikel 106 Absatz 1 und Artikel 109 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Fällen.
2. Eine Ausschlusswarnung wird am Ende des Ausschlusszeitraums gelöscht.
3. Eine Ausschlusswarnung wird vom FWS automatisch in die CED eingegeben.
Artikel 13
Vom OLAF übermittelte Informationen
Übermittelt das OLAF Informationen im Einklang mit Artikel 7 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013, um den zuständigen Anweisungsbefugten bei der Entscheidung über Sicherungsmaßnahmen zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Union zu unterstützen, oder im Einklang mit Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013, so beinhalten diese Informationen Folgendes:
a)
den Namen der jeweiligen Person;
b)
eine Zusammenfassung des betreffenden Sachverhalts und der bei der Untersuchung festgestellten Risiken. Die Zusammenfassung sollte so umfangreich sein, dass es der Person ermöglicht wird, gemäß Artikel 16 dieses Beschlusses gebührend angehört zu werden;
c)
etwaige besondere empfohlene Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit, insbesondere in Fällen, in denen ein Rückgriff auf nach Maßgabe der nationalen Untersuchungsvorschriften in die Zuständigkeit einer nationalen Justizbehörde, sowie, bei externen Untersuchungen, in die Zuständigkeit einer nationalen Behörde fallende Untersuchungsmaßnahmen erforderlich ist.
ABSCHNITT 3
VERFAHRENSTECHNISCHE BESTIMMUNGEN FÜR DIE REGISTRIERUNG EINER WARNMELDUNG
Artikel 14
Vorabkonsultation zentraler Dienststellen bei Prüfungswarnungen
Bevor der zuständige Anweisungsbefugte beschließt, die Registrierung einer Prüfungswarnung auf der Grundlage der vom OLAF im Einklang mit Artikel 7 Absatz 6 und Artikel 11 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 übermittelten Informationen zu beantragen, konsultiert er die Generaldirektion Haushalt (Zentraler Finanzdienst) und, wenn dies angebracht ist, den Juristischen Dienst in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013.
Artikel 15
Bewertung von Ausschlusswarnungen durch zentrale Dienste
Bevor eine Ausschlusswarnung bei den Fällen gemäß Artikel 106 Absatz 1 Buchstaben b, c, e und Artikel 109 Absatz 1 auf Vorschlag des zuständigen Anweisungsbefugten und die dafür angemessene Gültigkeitsdauer beantragt wird, wird eine zentrale Bewertung von der Generaldirektion Haushalt und vom Juristischen Dienst durchgeführt. Wenn die vom zuständigen Anweisungsbefugten vorgeschlagene Ausschlussmeldung auf vom OLAF übermittelten Informationen beruht, wird diese Bewertung in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF vorgenommen.
Artikel 16
Recht auf Anhörung
1. Für die Registrierung von Warnmeldungen gelten folgende Bestimmungen:
a)
In allen Fällen, in denen der zuständige Anweisungsbefugte plant, die Registrierung einer Ausschlusswarnung zu beantragen oder eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten, gibt er der jeweiligen Person zuerst Gelegenheit, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen. Der zuständige Anweisungsbefugte gibt der Person hierfür mindestens 14 Kalendertage Zeit. Gleichzeitig informiert der zuständige Anweisungsbefugte die Person darüber, dass, falls sie nicht reagiert, die Warnmeldung registriert wird.
Wenn dies angebracht ist, gibt der zuständige Anweisungsbefugte der Person Gelegenheit, ihren Standpunkt auf der Grundlage der vom OLAF vorgelegten Informationen darzulegen.
b)
Falls sich durch die Angaben der Person nichts an der Bewertung des zuständigen Anweisungsbefugten ändert, beantragt Letzterer beim Rechnungsführer die Eingabe der Warnmeldung.
Falls aufgrund der Angaben der Person eine Warnmeldung nach dem Dafürhalten des zuständigen Anweisungsbefugten unangemessen oder unnötig ist, wird die Warnmeldung nicht eingegeben und die Person davon in Kenntnis gesetzt.
Der Rechnungsführer bestätigt gegebenenfalls gegenüber dem zuständigen Anweisungsbefugten die Registrierung der Warnmeldung im FWS.
c)
Der zuständige Anweisungsbefugte setzt die Person von der Eingabe der Warnmeldung und deren Gültigkeitsdauer in Kenntnis. Dies ist jedoch nicht notwendig, wenn die Person der Aufforderung zur schriftlichen Stellungnahme nicht nachgekommen ist.
2. Der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung einer Ausschlusswarnung bei den in Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe e der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Fällen vorbehaltlich einer Entscheidung über die Gültigkeitsdauer des Ausschlusses beantragen, noch bevor er der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts gegeben hat. Der zuständige Anweisungsbefugte gibt der Person Gelegenheit, ihren Standpunkt zur Gültigkeitsdauer des Ausschlusses darzulegen.
3. Der zuständige Anweisungsbefugte kann die Registrierung einer Ausschlusswarnung bei den in Artikel 106 Absatz 1 Buchstabe a der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Situationen beantragen, noch bevor er der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts gegeben hat, falls ihm eine amtliche Darstellung der Situation vorliegt. Der zuständige Anweisungsbefugte setzt die Person von der Registrierung der Ausschlusswarnung in Kenntnis.
4. Der zuständige Anweisungsbefugte kann es ausnahmsweise aufschieben, der Person Gelegenheit zu geben, ihren Standpunkt schriftlich darzulegen, bevor er die Registrierung einer Ausschlusswarnung beantragt oder eine Handlung setzt, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten, sofern zwingende schutzwürdige Gründe vorliegen, die Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren auch dann zu wahren, wenn die Registrierung einer Warnmeldung eingeleitet wird.
5. Wenn das OLAF den zuständigen Anweisungsbefugten im Einklang mit Artikel 13 informiert, gibt es an, ob die Vertraulichkeit der Untersuchung oder eines nationales Gerichtsverfahrens zu wahren ist und ob es aufgeschoben werden muss, der Person Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts zu geben.
6. Die Person erhält Gelegenheit zur Darlegung ihres Standpunkts, sobald die Gründe für die Wahrung der Vertraulichkeit der Untersuchung oder nationaler Gerichtsverfahren weggefallen sind.
Artikel 17
Datenschutz und Rechte von betroffenen Personen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte informiert die betroffenen Personen darüber, dass die sie betreffenden Daten in das FWS aufgenommen werden dürfen, und teilt ihnen mit, an wen die Daten weitergegeben werden dürfen. Diese allgemeinen Informationen werden insbesondere in Ausschreibungen, Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen, Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes, und in Ermangelung von Ausschreibungen und Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen vor der Vergabe von Aufträgen oder der Gewährung von Finanzhilfen schriftlich bekanntgegeben.
2. Der zuständige Anweisungsbefugte, der die Registrierung einer Warnmeldung beantragt, ist für die Kontakte mit der Person, deren Daten in das FWS eingegeben werden, verantwortlich. Er bearbeitet zudem die Anträge der jeweiligen Person auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten und alle sonstigen Anträge oder Fragen dieser Person.
3. Eine Person kann auch beim Rechnungsführer schriftlich anfragen, ob sie im FWS registriert ist.
Der Rechnungsführer erteilt diese Auskunft, es sei denn der zuständige Anweisungsbefugte beschließt im Einvernehmen mit dem OLAF, falls dies angebracht ist, dass die Einschränkungen gemäß Artikel 20 Absatz 1 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 gelten.
4. Gelöschte Warnmeldungen werden nur für Prüf- oder Untersuchungszwecke zugänglich gemacht und sind für die Nutzer des FWS nicht sichtbar.
Personenbezogene Daten in Warnmeldungen über natürliche Personen bleiben jedoch nur fünf Jahre nach Löschung der Warnmeldung für diese Zwecke zugänglich.
Artikel 18
Überprüfung der Warnmeldung
Falls die Person, für die eine Warnmeldung im FWS registriert ist, neue Nachweise dafür vorlegt, dass die Gründe für die Registrierung weggefallen sind, beantragt der zuständige Anweisungsbefugte die Löschung der Warnmeldung.
Die Person, für die eine Ausschlusswarnung im FWS registriert ist, kann eine Beschwerde beim Bürgerbeauftragten einreichen und eine gerichtliche Überprüfung beantragen.
ABSCHNITT 4
KONSEQUENZEN DER WARNMELDUNGEN
Artikel 19
Allgemeine Bestimmungen über die Konsequenzen
1. Der zuständige Anweisungsbefugte ersucht den Ansprechpartner für Warnmeldungen um alle zweckdienlichen Informationen, die ihm eine Entscheidung über die in diesem Abschnitt beschriebenen Konsequenzen ermöglichen.
2. Wenn der zuständige Anweisungsbefugte auf der Grundlage der vom OLAF vorgelegten Informationen die Registrierung einer Prüfungswarnung gemäß Artikel 11 beantragt, geht er nach dem in Artikel 14 oder 15 festgelegten Verfahren vor und trifft eine Entscheidung über die Konsequenzen in enger Zusammenarbeit mit dem OLAF und im Einklang mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013.
3. Wenn der zuständige Anweisungsbefugte eine Entscheidung über die Konsequenzen trifft, berücksichtigt er bei allen Warnmeldungen die nachstehenden Kriterien:
a)
die Risiken für die finanziellen Interessen und das Ansehen der Union;
b)
den Betrag und die Gültigkeitsdauer der rechtlichen Verpflichtung;
c)
die Dringlichkeit der Umsetzung der rechtlichen Verpflichtung;
d)
die Art des Sachverhalts;
e)
den Schweregrad des Sachverhalts; und
f)
die möglichen Konsequenzen für die Umsetzung der rechtlichen Verpflichtung.
Bei Ausschlusswarnungen berücksichtigt der zuständige Anweisungsbefugte auch, welcher Art und wie schwerwiegend die Ausschlussgründe sind und dass die Kontinuität des Dienstes zu gewährleisten ist.
4. In jedem Fall begründet der zuständige Anweisungsbefugte seine Entscheidung über die Konsequenzen schriftlich.
Artikel 20
Konsequenzen von Prüfungswarnungen
1. Im Fall von Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes kann die Prüfung Folgendes umfassen:
a)
Der zuständige Anweisungsbefugte kann zusätzliche Nachweise anfordern, so wie dies in dem jeweiligen Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerb zur Vergabe eines Preisgeldes festgelegt ist.
b)
Bei einem Gewährungsverfahren wird das mit der Vorfinanzierung verbundene Risiko analysiert.
2. Im Fall einer rechtlichen Verpflichtung kann diese Prüfung Folgendes umfassen:
a)
Es wird geprüft, ob die Maßnahme mit der rechtlichen Verpflichtung, auch hinsichtlich der Einhaltung der Fristen und des Inhalts der zu erbringenden Leistungen, im Einklang steht.
b)
Bei bestehenden Finanzhilfen wird die Förderfähigkeit von Ausgaben vor der Zahlung geprüft oder eine Überprüfung oder Kontrolle vor Ort durchgeführt.
Artikel 21
Recht auf Anhörung nach einer Prüfungswarnung
Das in Artikel 15 dieses Beschlusses geregelte Verfahren und das in Artikel 16 dieses Beschlusses geregelte Recht auf Anhörung gelten auch dann, wenn ein zuständiger Anweisungsbefugter infolge einer Prüfungswarnung beabsichtigt, eine Handlung zu setzen, durch die die Rechte der jeweiligen Person beeinträchtigt werden könnten.
Artikel 22
Konsequenzen von Ausschlusswarnungen für Verfahren und rechtliche Verpflichtungen
1. Im Fall von Vergabe- oder Gewährungsverfahren oder Wettbewerben zur Vergabe eines Preisgeldes schließt der zuständige Anweisungsbefugte eine Person, für die eine Ausschlusswarnung besteht, von der Teilnahme an Vergabe- oder Gewährungsverfahren aus, es sei denn, dass die in Artikel 106 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegten Bedingungen erfüllt sind und die Person eine Monopolstellung innehat.
2. Im Fall bestehender rechtlicher Verpflichtungen trifft der zuständige Anweisungsbefugte eine Entscheidung über die Konsequenzen, nämlich darüber, ob:
a)
die Durchführung des Auftrags oder der Finanzhilfe fortgesetzt wird und geeignete Prüfungen vorgenommen werden,
b)
die Zahlungsfrist im Einklang mit Artikel 92 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgesetzt wird,
c)
Zahlungen im Einklang mit Artikel 208 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 ausgesetzt werden,
d)
die Durchführung des Auftrags oder der Finanzhilfe im Einklang mit Artikel 116 und Artikel 135 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ausgesetzt wird,
e)
die rechtliche Verpflichtung beendet wird, wenn die darin enthaltenen Bestimmungen die Beendigung auf der Grundlage der Informationen, die zur Registrierung der Warnmeldung führten, vorsieht.
3. Handelt es sich bei der Person um einen Unterauftragnehmer, verlangt der zuständige Anweisungsbefugte vom Bieter, Bewerber oder Auftragnehmer, den Unterauftragnehmer zu ersetzen.
Artikel 23
Konsequenzen von Ausschlusswarnungen für Haushaltsvorgänge
1. Im Fall einer Ausschlusswarnung bestätigt der zuständige Anweisungsbefugte, falls dies angebracht ist, im Rechnungsführungssystem, dass die Zahlung trotz einer bestehenden Warnmeldung durchgeführt werden sollte.
2. Ist eine Ausschlusswarnung registriert, wird weder eine Einzelmittelbindung vorgenommen, noch eine individuelle rechtliche Verpflichtung in der Haushaltsbuchführung im Rahmen einer globalen Mittelbindung erfasst, noch eine rechtliche Verpflichtung im Rahmen einer vorläufigen Mittelbindung eingegangen, es sei denn die Person hat unter den Bedingungen gemäß Artikel 106 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 eine Monopolstellung inne.
ABSCHNITT 5
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 24
Aufhebung
Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom über das von den Anweisungsbefugten der Kommission und den Exekutivagenturen zu verwendende Frühwarnsystem wird aufgehoben.
Artikel 25
Übergangsbestimmungen
1. Gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom werden registrierte Ausschlusswarnungen werden solange aufrechterhalten, bis ihre Gültigkeit gemäß jenem Beschluss endet.
2. Gemäß dem Beschluss 2008/969/EG, Euratom registrierte W1-, W2- und W3b-Warnmeldungen werden als Prüfungswarnungen im Sinne des vorliegenden Beschlusses angesehen.
3. W3a- und W4-Warnmeldungen werden bis zum 1. Juli 2015 unter den im Beschluss 2008/969/EG, Euratom festgelegten Bedingungen registriert. Für die Zwecke von Abschnitt 4 dieses Beschlusses werden W3a- und W4-Warnmeldungen als Prüfungswarnungen im Sinne des vorliegenden Beschlusses angesehen. Der Beschluss 2008/969/EG, Euratom gilt für W5b-Warnmeldungen bis zum 1. Juli 2015.
Artikel 26
Veröffentlichung
Dieser Beschluss wird im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
Brüssel, den 13. November 2014