KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 110/2014
af 30. september 2013
om en finansforordningsmodel for offentlig-private partnerskabsorganer, jf. artikel 209 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 209, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 blev der med henvisning til erfaringerne fra de offentlig-private partnerskaber, der er institutionaliseret som EU-organer i henhold til artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (2), indført yderligere kategorier af offentlig-private partnerskaber for at øge udbuddet af instrumenter og inddrage organer, hvis regler er mere fleksible og tilgængelige for private partnere end de regler, der gælder for Unionens institutioner. Blandt de yderligere kategorier er de organer, der nævnes i artikel 209 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, og som har fået overdraget gennemførelsen af offentlig-private partnerskaber (i det følgende benævnt »OPP- organer«).
(2)
For at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af Unionens midler og gøre det muligt for OPP-organer at vedtage deres egne finansielle bestemmelser er det nødvendigt at vedtage en finansieringsforordningsmodel for disse organer.
(3)
OPP-organer bør opstille og gennemføre deres budgetter i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver en effektiv og produktiv intern kontrol, samt gennemsigtighed.
(4)
For at sikre den overordnede gennemførelse af et OPP-organs opgaver og aktiviteter bør organet have mulighed for at opføre ubrugte bevillinger for et givet år i overslaget over indtægter og udgifter for maksimalt de følgende tre regnskabsår.
(5)
Eftersom de EU-midler, der stilles til rådighed for et OPP-organ, skal gennemføres under indirekte forvaltning, jf. artikel 60 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, bør bestemmelserne om finansiel planlægning og rapportering være i overensstemmelse med den indirekte forvaltningsmetode for budgettets gennemførelse. Decharge for budgetgennemførelsen af EU’s bidrag til OPP-organer skal indgå i den decharge for gennemførelsen af Unionens budget, som Europa-Parlamentet giver til Kommissionen. Derfor bør der i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 finde en årlig rapportering sted, herunder fremlæggelse af en forvaltningserklæring, så Kommissionen bliver bedre i stand til at varetage sit ansvar i forbindelse med dechargeproceduren.
(6)
Det er nødvendigt at fastlægge regnskabsførerens og den anvisningsberettigedes beføjelser og ansvar under hensyntagen til OPP-organernes offentlig-private karakter. De anvisningsberettigede bør have det fulde ansvar for samtlige indtægts- og udgiftstransaktioner, der udføres under deres myndighed, idet de bør kunne redegøre for disse transaktioner, eventuelt også under en disciplinærprocedure.
(7)
Det er nødvendigt at tydeliggøre de interne revisions- og kontrolfunktioner og strømline rapporteringskravene. Det bør være Kommissionens interne revisor, der varetager OPP-organernes interne revisionsfunktion, og som skal foretage revision, når dette er begrundet i de indbyggede risici. Der bør indføres bestemmelser om etablering og anvendelse af interne revisionsfunktioner.
(8)
For at sikre at de enkelte organer er ansvarlige for gennemførelsen af deres budget og overholder de mål, der blev opstillet ved deres grundlæggelse, bør OPP-organer have beføjelse til i forbindelse med udførelsen af de opgaver, som de har fået pålagt, at anvende eksterne organer fra den private sektor, men kun hvor det er nødvendigt og ikke i forbindelse med opgaver, der vedrører udøvelse af offentlig myndighed eller anvendelse af skønsbeføjelser.
(9)
De principper, der skal følges i forbindelse med OPP-organers indtægts- og udgiftstransaktioner, bør fastlægges.
(10)
Det bør på grund af OPP-organernes offentlig-private karakter og især på grund af den private sektors bidrag til OPP-organernes budget være muligt at anvende fleksible procedurer ved indgåelsen af indkøbskontrakter. De relevante procedurer bør overholde principperne om gennemsigtighed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling og delvis afvige fra de relevante bestemmelser i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 (3). Det er nødvendigt at øge samarbejdet mellem medlemmerne af OPP-organer for at sikre bedre og billigere levering af varer og tjenesteydelser og undgå urimeligt store udgifter til administration af indkøbsprocedurer. OPP-organerne bør derfor også have mulighed for uden at følge indkøbsproceduren at indgå kontrakter med deres medlemmer, ud over Unionen, om levering af produkter eller tjenesteydelser og udførelse af arbejde, som disse medlemmer udfører direkte uden hjælp fra tredjepart.
(11)
For at forbedre omkostningseffektiviteten bør det være muligt at dele tjenesteydelser og at overdrage dem til et andet organ eller til Kommissionen, navnlig ved at gøre det muligt for Kommissionens regnskabsfører fuldstændig eller delvis at varetage funktionen som OPP-organets regnskabsfører.
(12)
OPP-organerne bør i bestemte tilfælde have mulighed for at anvende eksterne eksperter til evaluering af tilskudsansøgninger, projekter og bud og til udarbejdelse af udtalelser og indhentning af rådgivning. Sådanne eksperter bør udvælges efter principperne om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.
(13)
Ved tildeling af tilskud og præmier bør de relevante bestemmelser i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 følges, jf. dog eventuelle specifikke bestemmelser i OPP-organets oprettelsesakt eller programmets grundretsakt, hvis gennemførelse er overdraget til OPP-organet, så det sikres, at gennemførelsen stemmer overens med de aktiviteter, der forvaltes direkte af Kommissionen.
(14)
I de tilfælde, hvor OPP-organernes regnskaber bør konsolideres i henhold til regnskabsbestemmelserne i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, bør en sådan konsolidering være mulig i henhold til de regnskabsbestemmelser, som OPP-organerne anvender.
(15)
Denne forordning bør træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende, således at det er muligt at få vedtaget OPP-organernes reviderede finansforordninger i god tid inden den 1. januar 2014, så der foreligger et sammenhængende regelsæt for den næste flerårige finansielle ramme -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
ANVENDELSESOMRÅDE
Artikel 1
Genstand
I denne forordning fastlægges de vigtigste principper for et offentlig-privat partnerskabsorgans (i det følgende benævnt »OPP-organ«) vedtagelse af sine egne finansielle bestemmelser. OPP-organets finansielle bestemmelser må ikke afvige fra denne forordning, medmindre det er nødvendigt af hensyn til særlige behov, og Kommissionen på forhånd har givet sit samtykke i overensstemmelse med artikel 209, stk. 4, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Ethvert OPP-organ træffer nærmere bestemmelser om, hvordan disse principper skal gennemføres i de finansielle bestemmelser.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
- »bestyrelse«: OPP-organets vigtigste interne beslutningsorgan i finansielle og budgetmæssige anliggender, uanset dets betegnelse i OPP-organets oprettelsesakt
- »direktør«: den person, der er ansvarlig for at gennemføre bestyrelsens beslutninger og OPP-organets budget som anvisningsberettiget, uanset hans/hendes betegnelse i OPP-organets oprettelsesakt
- »medlem«: et medlem af OPP-organet i overensstemmelse med oprettelsesakten
- »oprettelsesakt«: den EU-retlige akt, der dækker de vigtigste aspekter af OPP-organets oprettelse og drift
- »OPP-organets budget«: det instrument, der for ét regnskabsår ad gangen indeholder et overslag over og godkender de indtægter og udgifter, der anses for nødvendige for OPP-organet.
Artikel 3
Budgettets anvendelsesområde
Et OPP-organs budget består af:
a)
OPP-organets indtægt, herunder:
i)
medlemmernes finansielle bidrag til de administrative omkostninger
ii)
medlemmernes finansielle bidrag til de operationelle omkostninger
iii)
formålsbestemte indtægter med henblik på specifikke udgiftsposter
iv)
indtægter, som OPP-organet genererer
b)
OPP-organets udgifter, herunder administrative udgifter.
KAPITEL 2
BUDGETPRINCIPPER
Artikel 4
Overholdelse af budgetprincipper
Et OPP-organs budget opstilles og gennemføres i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver effektiv og produktiv intern kontrol, samt gennemsigtighed som fastsat i denne forordning.
Artikel 5
Principperne om enhed og et realistisk budget
1. Enhver indtægt og udgift skal konteres en post i OPP-organets budget.
2. Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de bevillinger, der er godkendt i henhold til OPP-organets budget.
3. En bevilling må kun opføres på OPP-organets budget, hvis den er til en udgift, der skønnes nødvendig.
4. Renter af forfinansieringer fra OPP-organets budget tilkommer ikke OPP-organet.
Artikel 6
Princippet om etårighed
1. Bevillingerne på OPP-organets budget gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.
2. Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i løbet af regnskabsåret.
3. Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.
4. I forbindelse med administrationsbevillingerne må udgifterne ikke overstige de forventede indtægter for det pågældende år, jf. artikel 3, litra a), nr. i).
5. Uudnyttede bevillinger kan med henvisning til OPP-organets behov opføres i indtægts- og udgiftsoverslagene for de efterfølgende regnskabsår, dog i højst tre år. Disse bevillinger skal anvendes først.
6. Stykke 1-5 er ikke til hinder for, at budgetforpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, der strækker sig over mere end et regnskabsår, opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, eller hvor de vedrører administrationsudgifter.
Artikel 7
Princippet om balance
1. Der skal være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillinger må ikke overstige det relevante årlige EU-bidrag som fastsat i den årlige aftale om overførsel af midler, som indgås med Kommissionen, plus de årlige bidrag fra andre medlemmer end EU, eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 3, og uudnyttede bevillinger som omhandlet i artikel 6, stk. 5.
3. OPP-organet må ikke optage lån inden for rammerne af sit budget.
4. Hvis budgetresultatet er positivt, opføres det på det følgende års budget som indtægt.
Hvis budgetresultatet er negativt, opføres det på det følgende års budget som betalingsbevilling.
Artikel 8
Princippet om en regningsenhed
OPP-organets budget opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren dog gennemføre transaktioner i andre valutaer på de vilkår, der fastlægges i OPP-organets finansielle bestemmelser.
Artikel 9
Princippet om bruttoopgørelse
1. De samlede indtægter skal dække de samlede betalingsbevillinger, jf. dog stk. 2. Samtlige indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning med henvisning til eventuelle specifikke regler i OPP-organets finansielle bestemmelser om tilfælde, hvor visse beløb kan fratrækkes betalingsanmodninger, og hvor der i så fald udstedes betalingsanvisning på nettobeløbet.
2. Indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og testamentsarv, anvendes til at finansiere særlige udgifter.
3. Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for OPP-organet, såsom fondsmidler, tilskud, gaver og testamentsarv.
Donationer, der kan medføre store finansielle forpligtelser, kan kun modtages efter forudgående godkendelse fra bestyrelsen, der udtaler sig senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen herom. Hvis bestyrelsen ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.
Grænsen for, hvornår de finansielle forpligtelser betragtes som store, fastsættes af bestyrelsen.
Artikel 10
Princippet om specificering
1. Bevillingerne fordeles som minimum på afsnit og kapitler.
2. Direktøren kan uden begrænsninger overføre bevillinger fra et kapitel til et andet kapitel, og fra et afsnit til et andet afsnit kan han overføre op til højst 10 % af regnskabsårets bevillinger under den budgetpost, hvorfra overførslen foretages.
Ud over den grænse, som er nævnt i første afsnit, kan direktøren foreslå bestyrelsen, at der foretages overførsler af bevillinger fra et afsnit til et andet. Bestyrelsen har en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod sådanne overførsler. Efter fristens udløb anses de for at være vedtaget.
Direktøren underretter hurtigst muligt bestyrelsen om alle overførsler, der er foretaget i henhold til første afsnit.
Artikel 11
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som OPP-organet anvender til sine aktiviteter, stilles til rådighed i rette tid, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.
Princippet om produktivitet vedrører de optimale forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.
Princippet om effektivitet vedrører indfrielse af de opstillede specifikke mål og opnåelse af de forventede resultater.
3. Der opstilles specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger for alle de aktivitetsområder, som OPP-organets budget omfatter. Ved hjælp af resultatindikatorer for hver enkelt aktivitet føres der tilsyn med, om målene nås, og direktøren fremlægger en gang om året disse oplysninger for bestyrelsen, senest i de dokumenter, der ledsager forslaget til OPP-organets budget.
4. Medmindre det fastsættes i oprettelsesakten, at Kommissionen foretager evalueringer, er det OPP-organet, der foretager evalueringer med det formål at forbedre beslutningstagningen, herunder efterfølgende evalueringer, af organets programmer og aktiviteter, der er forbundet med store udgifter, og evalueringsresultaterne sendes til bestyrelsen.
Artikel 12
Intern kontrol med budgetgennemførelsen
1. OPP-organets budget gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.
2. Med henblik på gennemførelsen af OPP-organets budget defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:
a)
effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne
b)
pålidelig rapportering
c)
beskyttelse af aktiver og oplysninger
d)
forebyggelse, afsløring, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder
e)
tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyn til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.
3. En effektiv og produktiv intern kontrol er baseret på den bedste internationale praksis og omfatter bl.a. de elementer, der er fastsat i artikel 32, stk. 3 og 4, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, under hensyntagen til OPP-organets struktur og størrelse, arten af de opgaver, der er overdraget til organet, og de pågældende beløb og finansielle og operationelle risici.
Artikel 13
Princippet om gennemsigtighed
1. OPP-organets budget opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges under overholdelse af princippet om gennemsigtighed.
2. OPP-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen og de vedtagne ændringsbudgetter, inkl. eventuelle tilpasninger i henhold til artikel 15, stk. 1, offentliggøres på OPP-organets websted senest fire uger efter, at de er vedtaget, og fremsendes til Kommissionen og Revisionsretten.
3. Ved hjælp af en standardopstilling offentliggør OPP-organet senest den 30. juni i det efterfølgende regnskabsår en række oplysninger på sit websted om modtagerne af midler fra dets budget, jf. artikel 21, stk. 2, 3 og 4, i den delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012.
De offentliggjorte oplysninger skal være lettilgængelige, overskuelige og dækkende. Oplysningerne stilles til rådighed under behørig iagttagelse af fortroligheds- og sikkerhedskravene, især beskyttelse af personoplysninger som defineret i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (4).
4. Det offentliggøres på en af Unionens websteder, hvilke eksperter der er indgået kontrakt med, jf. artikel 34 i denne forordning.
KAPITEL 3
FINANSIEL PLANLÆGNING
Artikel 14
Overslag over indtægter og udgifter
1. Senest den 31. januar i det år, der går forud for det år, hvor OPP-organets budget skal gennemføres, sender organet Kommissionen og de øvrige medlemmer et overslag over sine indtægter og udgifter samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget, sammen med et udkast til arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 31, stk. 4.
2. Oversigten over OPP-organets indtægter og udgifter skal indeholde:
a)
et skøn over antallet af faste og midlertidige stillinger opgjort efter ansættelsesgruppe og lønklasse samt af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter udtrykt i fuldtidsækvivalenter inden for rammerne af budgetbevillingerne
b)
i tilfælde af ændring af antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om
c)
et kvartalsoverslag over ud- og indbetalinger i kontant
d)
oplysning om, hvorvidt de tidligere fastsatte mål for de forskellige aktiviteter er blevet nået
e)
de fastsatte mål for det regnskabsår, som oversigten omhandler, med angivelse af de specifikke budgetmæssige behov med henblik på opnåelse af disse mål
f)
OPP-organets administrationsudgifter og det gennemførte budget i det foregående regnskabsår
g)
beløbsangivelse af medlemmernes finansielle bidrag og værdien af medlemmernes bidrag i naturalier, ud over Unionen
h)
oplysning om de uudnyttede bevillinger, der opføres i oversigten over indtægter og udgifter pr. år i henhold til artikel 6, stk. 5.
Artikel 15
Opstilling af budgettet
1. OPP-organets budget og stillingsfortegnelsen, herunder antallet af faste og midlertidige stillinger i hver enkelt ansættelsesgruppe og lønklasse suppleret med antallet af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter udtrykt i fuldtidsækvivalenter, vedtages af bestyrelsen, jf. OPP-organets oprettelsesakt. Der kan fastlægges detaljerede forskrifter i OPP-organets finansielle bestemmelser. Ændringer til OPP-organets budget, inkl. stillingsfortegnelsen, foretages ved hjælp af et ændringsbudget, som vedtages ifølge samme procedure, som er anvendt ved vedtagelsen af OPP-organets oprindelige budget. OPP-organets budget og eventuelle ændringsbudgetter tilpasses under hensyntagen til størrelsen af Unionens bidrag, som er fastsat i Unionens budget.
2. OPP-organets budget består af en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter.
3. OPP-organets budget skal indeholde følgende:
a)
i oversigten over indtægterne:
i)
et overslag over OPP-organets indtægter i det pågældende regnskabsår (»regnskabsår n«)
ii)
et overslag over indtægterne i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret n-2
iii)
relevante anmærkninger for hver indtægtspost
b)
i oversigten over udgifter:
i)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for regnskabsår n
ii)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår samt de indgåede udgiftsforpligtelser og de afholdte udgifter i år n-2, sidstnævnte også angivet i procent af OPP-organets budget for år n
iii)
en samlet oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i de efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere regnskabsår
iv)
de relevante anmærkninger for hver underinddeling.
4. Ud over antallet af godkendte stillinger i indeværende regnskabsår skal det i stillingsfortegnelsen angives, hvor mange stillinger der var godkendt i det foregående år, og hvor mange stillinger der reelt er besat. Samme oplysninger skal gives for kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter.
KAPITEL 4
FINANSIELLE AKTØRER
Artikel 16
Budgetgennemførelse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Direktøren fungerer som anvisningsberettiget. Direktøren gennemfører på eget ansvar og inden for rammerne af de godkendte bevillinger OPP-organets budget med hensyn til indtægter og udgifter og overholder i den forbindelse OPP-organets finansielle bestemmelser og princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Direktøren er ansvarlig for, at kravet om lovlighed og formel rigtighed opfyldes.
Uden at det berører den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager OPP-organet i de aktiviteter til forebyggelse af svig, som gennemføres af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF).
2. Direktøren kan delegere gennemførelsesbeføjelserne til budgettet til ansatte i et OPP-organ, der er omfattet af personalevedtægten, og, i det omfang vedtægten gælder for de ansatte, under overholdelse af de bestemmelser, der er fastsat i OPP-organets finansielle bestemmelser. Befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.
Artikel 17
Den anvisningsberettigedes beføjelser og opgaver
1. Direktøren gennemfører OPP-organets budget i de afdelinger, som er under direktørens myndighed.
2. I det omfang det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne enheder eller organer i den private sektor.
3. Direktøren etablerer i overensstemmelse med de minimumsstandarder, som bestyrelsen har vedtaget, og under behørigt hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisationsstruktur og interne kontrolsystemer, som kan forenes med arbejdet som direktør. Ved etableringen af denne struktur og disse systemer foretages der en risikoanalyse under hensyntagen til omkostningseffektiviteten.
Direktøren kan inden for sine tjenester indføre en ekspert- og rådgivningsfunktion, som kan være behjælpelig ved en kontrol af de risici, som måtte være forbundet med direktørens aktiviteter.
4. Den anvisningsberettigede opbevarer bilagene vedrørende de gennemførte transaktioner i fem år efter tidspunktet for meddelelse af decharge til Kommissionen for gennemførelsen af Den Europæiske Unions budget for det pågældende år. Personoplysninger i bilag skal om muligt slettes, når de ikke er nødvendige i kontrol- og revisionssammenhæng. Opbevaring af trafikdata er under alle omstændigheder omfattet af artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001.
Artikel 18
Forudgående kontrol
1. Hver enkelt transaktion er genstand for mindst en forudgående kontrol af såvel de operationelle som de finansielle aspekter af transaktionen i form af en skrivebordskontrol af bilag og de foreliggende resultater af allerede udført kontrol.
Forudgående kontrol omfatter iværksættelse og efterprøvning af en transaktion.
Iværksættelse og kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.
2. Ved iværksættelse af en transaktion forstås samtlige handlinger, som indgår i forberedelsen af vedtagelsen af akter om den anvisningsberettigedes gennemførelse af OPP-organets budget.
3. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som den ansvarlige anvisningsberettigede har indført med henblik på at kontrollere de operationelle og finansielle aspekter.
4. Ved forudgående kontrol efterprøves overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger.
Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er at fastslå:
a)
at udgiften er korrekt og i overensstemmelse med gældende de bestemmelser
b)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, som er fastsat i artikel 11, er blevet overholdt.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den ansvarlige anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner i forbindelse med løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
Artikel 19
Efterfølgende kontrol
1. Den anvisningsberettigede kan foranstalte efterfølgende kontrol for at efterprøve transaktioner, der allerede er godkendt ved en forudgående kontrol. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.
Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
2. Den efterfølgende kontrol foretages ikke af de samme ansatte, som har haft ansvaret for den forudgående kontrol. De ansatte, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol må ikke være underordnet de ansatte, der er ansvarlige for den forudgående kontrol.
Ansatte med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning skal have den nødvendige faglige kompetence.
Artikel 20
Årlig rapportering
Den anvisningsberettigede aflægger en gang om året beretning til bestyrelsen om udførelsen af hans/hendes hverv. Med henblik herpå fremlægger den anvisningsberettigede senest den 15. februar i det følgende regnskabsår følgende for bestyrelsen og Kommissionen:
a)
en rapport om gennemførelsen af OPP-organets årlige arbejdsprogram, OPP-organets budget og HR-ressourcer
b)
OPP-organets foreløbige regnskaber, herunder den beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning, der er omhandlet i artikel 39
c)
en forvaltningserklæring, hvori den anvisningsberettigede bekræfter, medmindre der tages forbehold, at han/hun har rimelig sikkerhed for:
i)
at oplysningerne er korrekt angivet, og at de er fuldstændige og nøjagtige (retvisende billede)
ii)
at udgifterne blev brugt til de fastsatte formål.
iii)
at de eksisterende kontrolprocedurer giver den nødvendige garanti for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
d)
en oversigt over de endelige revisionsberetninger og de udførte kontroller, herunder en analyse af arten og omfanget af fejl og svagheder, der er konstateret i systemerne, samt de korrigerende foranstaltninger, der er truffet eller planlagt.
Beretningen skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og for de interne kontrolsystemers effektivitet og produktivitet, og den skal afstemmes efter arten af de overdragne opgaver og størrelsen af de involverede beløb.
Direktøren sender hvert år senest den 1. juli de dokumenter, der er nævnt i stk. 1, litra c) og d), og bestyrelsens vurdering af dem, den godkendte årsberetning og det endelige årsregnskab vedlagt bevis for, at bestyrelsen har godkendt det i henhold til artikel 43, stk. 2, til Kommissionen. Kommissionen sender disse dokumenter til Europa-Parlamentet og Rådet.
Artikel 21
Beskyttelse af Unionens finansielle interesser
1. Hvis en ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, mener, at en beslutning, som dennes overordnede pålægger vedkommende at føre ud i livet eller acceptere, ikke er forskriftsmæssig eller er i modstrid med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, som vedkommende skal overholde, underretter vedkommende skriftligt direktøren, som skal svare skriftligt. Hvis direktøren ikke reagerer eller bekræfter den oprindelige beslutning eller instruks, og den ansatte mener, at denne bekræftelse ikke udgør et rimeligt svar på de fremsatte forbehold, underretter den ansatte skriftligt den instans, der omhandles i artikel 23, stk. 3. Den i artikel 23, stk. 3, omhandlede instans underretter straks bestyrelsen.
2. Ved ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade OPP-organets eller dets medlemmers interesser, underretter den ansatte de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning. Kontrakter med eksterne revisorer, der udfører revision af OPP-organets finansielle forvaltning, skal indeholde en forpligtelse for den eksterne revisor til at underrette den anvisningsberettigede om enhver mistanke om ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade OPP-organets eller dets medlemmers interesser.
Artikel 22
Regnskabsføreren
1. Bestyrelsen udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten, hvis vedtægten gælder for OPP-organets personale, som skal være fuldstændig uafhængig i udførelsen af sine opgaver. Regnskabsføreren er OPP-organets ansvarlige for:
a)
korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer
b)
bogføring, forberedelse og fremlæggelse af regnskaberne i overensstemmelse med kapitel 8
c)
overholdelse af bogføringsreglerne samt kontoplanen, jf. kapitel 8
d)
udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger; i den forbindelse er regnskabsføreren til hver en tid bemyndiget til at kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt
e)
likviditetsstyring.
2. To eller flere OPP-organer kan udnævne samme regnskabsfører.
Et OPP-organ kan også aftale med Kommissionen, at Kommissionens regnskabsfører skal fungere som OPP-organets regnskabsfører.
Et OPP-organ kan også overdrage en del af sin regnskabsførers opgaver til Kommissionens regnskabsfører med henvisning til omkostningseffektiviteten.
I de tilfælde, der omtales i dette stykke, træffer OPP-organet de nødvendige forholdsregler for at undgå enhver form for interessekonflikt.
3. Regnskabsføreren indhenter hos den anvisningsberettigede alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af regnskaberne, der giver et retvisende billede af OPP-organets økonomiske situation og budgetgennemførelsen. Den anvisningsberettigede garanterer pålideligheden af disse oplysninger.
4. Før regnskaberne vedtages af direktøren, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at han/hun har rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af OPP-organets økonomiske situation.
Med henblik herpå kontrollerer regnskabsføreren, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsreglerne i artikel 38, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.
Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at foretage yderligere tjek, som vedkommende anser for nødvendige for at kunne underskrive regnskaberne.
Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.
Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler, jf. stk. 5. Regnskabsføreren er ansvarlig for deres opbevaring.
5. Regnskabsføreren kan under udførelsen af sine opgaver uddelegere visse af sine opgaver til ansatte, der er omfattet af vedtægten, hvis vedtægten gælder for OPP-organets personale, når dette er nødvendigt af hensyn til varetagelsen af regnskabsførerens arbejde i henhold til OPP-organets finansielle bestemmelser.
6. Bestyrelsen kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, suspendere regnskabsføreren fra tjenesten, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger. I så fald udnævner bestyrelsen en midlertidig regnskabsfører.
Artikel 23
De finansielle aktørers ansvar
1. Artikel 16-25 indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de finansielle aktører kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Unionens finansielle interesser og om bekæmpelse af korruption, som involverer Unionens tjenestemænd eller tjenestemænd i medlemsstaterne.
2. Den anvisningsberettigede og regnskabsføreren er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade OPP-organets eller dets medlemmers interesser, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning, navnlig for OLAF.
3. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, eller hvori Kommissionen deltager i henhold til artikel 73, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, udøver samme beføjelser over for OPP-organet som over for Kommissionens tjenestegrene, medmindre bestyrelsen beslutter at oprette en funktionelt uafhængig instans eller at deltage i en fælles instans, der er oprettet af flere organer. I forbindelse med sager, som indbringes af OPP-organer, skal den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, eller hvori Kommissionen deltager, have en ansat i et OPP-organ blandt sine medlemmer.
På grundlag af udtalelsen fra den i første afsnit omhandlede instans afgør direktøren, om der skal indledes en disciplinærsag eller stilles krav om betaling af kompensation. Hvis instansen konstaterer systemrelaterede problemer, sender den en rapport ledsaget af henstillinger til den anvisningsberettigede. Hvis udtalelsen er belastende for direktøren, sender instansen den til bestyrelsen og til Kommissionens interne revisor. Direktøren henviser i anonym form til instansens udtalelser i sin årsberetning i henhold til artikel 20 og angiver, hvilke opfølgningsforanstaltninger der er truffet.
4. Det kan pålægges enhver ansat helt eller delvis at erstatte tab, som påføres OPP-organet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med hans/hendes hverv. Ansættelsesmyndigheden træffer en motiveret afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som den gældende lovgivning foreskriver på det disciplinære område.
Artikel 24
Interessekonflikter
1. Finansielle aktører som defineret i artikel 16-25 og andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse og forvaltning, herunder forberedende foranstaltninger med henblik herpå, revision og kontrol, foretager ikke handlinger, der vil kunne medføre, at deres egne interesser kommer i konflikt med OPP-organets interesser.
Opstår der risiko for en sådan interessekonflikt, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage sådanne handlinger og til at forelægge sagen for direktøren, som skriftligt fastslår, om der eksisterer en interessekonflikt. Den pågældende orienterer også sin umiddelbart overordnede. Hvis aktøren er direktøren, indbringer han/hun sagen for bestyrelsen.
Hvis der konstateres en interessekonflikt, skal den pågældende indstille alle sine aktiviteter i den pågældende sag. Direktøren eller bestyrelsen, hvis direktøren er berørt, træffer eventuelle yderligere, hensigtsmæssige foranstaltninger.
2. Med henblik på stk. 1 er der tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en finansiel aktør eller en anden person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med tilskudsmodtageren.
Artikel 25
Adskillelse af funktioner
Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.
KAPITEL 5
INTERN REVISION
Artikel 26
Udnævnelse af den interne revisor og dennes beføjelser og opgaver
1. OPP-organet har en intern revision, som fungerer i overensstemmelse med de relevante internationale standarder.
2. Den interne revision varetages af Kommissionens interne revisor. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører.
3. Den interne revisor rådgiver OPP-organet om risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.
Den interne revisor har navnlig til opgave:
a)
at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici
b)
at vurdere produktiviteten og effektiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på alle transaktioner vedrørende budgetgennemførelse.
4. Den interne revisors hverv dækker alle aktiviteter og tjenestegrene i OPP-organet. Den interne revisor har fuld og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af dennes hverv.
5. Den interne revisor gør sig bekendt med beretningen fra den anvisningsberettigede, jf. artikel 20, og med alle andre oplysninger, der måtte foreligge.
6. Den interne revisor aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
Den interne revisor aflægger også rapport i følgende tilfælde:
-
der er ikke taget stilling til alvorlige risici og anbefalinger
-
der er betydelige forsinkelser i gennemførelsen af anbefalingerne fra tidligere år.
Bestyrelsen og direktøren sikrer, at der regelmæssigt føres tilsyn med gennemførelsen af revisionshenstillingerne. Bestyrelsen undersøger de oplysninger, der omhandles i artikel 20, og vurderer, om henstillingerne er blevet fuldt og rettidigt gennemført.
7. OPP-organet stiller den interne revisors kontaktoplysninger til rådighed for alle fysiske og juridiske personer, der er involveret i udgiftstransaktioner, med henblik på fortrolig kontakt til den interne revisor.
8. Den interne revisors beretninger og resultater stilles først til rådighed for offentligheden, når den interne revisor har godkendt de foranstaltninger, der er iværksat til gennemførelse af beretningerne og resultaterne.
Artikel 27
Den interne revisors uafhængighed
Den interne revisors uafhængighed, hans/hendes ansvar for handlinger udført i forbindelse med udøvelsen af hvervet og hans/hendes ret til at indbringe en sag for Den Europæiske Unions Domstol fastsættes i overensstemmelse med artikel 100 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 28
Udarbejdelse af en intern revisionsfunktion
1. Bestyrelsen kan ud fra rimelige betragtninger om omkostningseffektivitet og merværdi oprette en intern revisionsfunktion, som skal udføre sine opgaver i overensstemmelse med de relevante internationale standarder.
Den interne revisionsfunktions formål, myndighed og ansvar skal være fastsat i det interne revisionscharter og skal godkendes af bestyrelsen.
Den interne revisionsfunktions årlige revisionsplan opstilles af chefen for den interne revisionsfunktion under hensyntagen til bl.a. direktørens risikovurdering af OPP-organet.
Den gennemgås og godkendes af bestyrelsen.
Den interne revisionsfunktion aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om de konstaterede forhold og de eventuelle henstillinger.
Hvis en intern revisionsenhed, der kun betjener et enkelt OPP-organ, ikke er omkostningseffektivt eller ikke er i stand til at overholde de internationale standarder, kan OPP-organet beslutte at dele en intern revisionsfunktion med andre OPP-organer, som er aktive inden for samme politikområde.
I så tilfælde skal bestyrelsen for de pågældende OPP-organer enes om de praktiske vilkår for den fælles interne revisionsfunktion.
De interne revisionsmedarbejdere skal samarbejde effektivt gennem udveksling af oplysninger og revisionsrapporter og i givet fald udarbejdelse af fælles risikovurderinger og udførelse af fælles revisioner.
2. Bestyrelsen og direktøren sikrer, at der regelmæssigt føres tilsyn med gennemførelsen af den interne revisionsfunktions henstillinger.
KAPITEL 6
INDTÆGTS- OG UDGIFTSTRANSAKTIONER
Artikel 29
Forvaltning af indtægter
1. Indtægtsforvaltningen omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og inddrivelse af uberettiget udbetalte beløb. I forvaltningen indgår også mulighed for om nødvendigt at give afkald på fastsatte fordringer.
2. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.
Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den kompetente anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af de ved lov fastsatte midler, herunder i givet fald gennem modregning, eller, hvis dette ikke er muligt, ved tvangsopkrævning.
Når den anvisningsberettigede påtænker helt eller delvis at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal vedkommende sikre sig, at afkaldet er korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet. Beslutninger om afkald skal begrundes. Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.
Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. OPP-organets fordringer samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af inddrivelsesordren. Regnskabsføreren angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til OPP-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
3. Gæld, der ikke er indfriet på forfaldsdagen, som er fastsat i debetnotaen, pålægges morarenter, jf. den delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012.
4. For OPP-organets fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for OPP-organet gælder en forældelsesfrist på fem år.
Artikel 30
Medlemmernes bidrag
1. OPP-organet anmoder sine medlemmer om at betale hele eller en del af deres bidrag på de betingelser og med de mellemrum, der er fastsat i oprettelsesakten, eller som er aftalt med dem.
2. De midler, medlemmerne indbetaler til OPP-organet i form af bidrag, er rentebærende til fordel for OPP-organets budget.
Artikel 31
Forvaltning af udgifter
1. Ved afholdelse af udgifter indgår den anvisningsberettigede budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.
2. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.
Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede bekræfter en finansiel transaktion.
Når den anvisningsberettigede godkender en udgift efter at have forsikret sig om, at bevillingerne er stede, giver han regnskabsføreren ordre om at betale den fastsatte udgift.
3. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for OPP-organets budget skal den ansvarlige anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før han indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.
4. OPP-organets årlige arbejdsprogram skal være ledsaget af bestyrelsens godkendelse af OPP-organets udgifter til driften af organets aktiviteter, forudsat at de elementer, der er angivet i dette stykke, er klart identificeret.
Det årlige arbejdsprogram skal indeholde detaljerede mål og forventede resultater, herunder resultatindikatorer. Det skal endvidere indeholde en beskrivelse af de aktioner, der skal finansieres, og angivelse af beløbsstørrelse for hver enkelt aktion.
Større ændringer af det årlige arbejdsprogram vedtages efter samme procedure som det oprindelige arbejdsprogram, jf. bestemmelserne i oprettelsesakten.
Bestyrelsen kan give OPP-organets anvisningsberettigede beføjelse til at foretage ikkevæsentlige ændringer af arbejdsprogrammet.
Artikel 32
Tidsfrister
Udgifter skal betales inden for de tidsfrister og ifølge de vilkår, der er fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
KAPITEL 7
GENNEMFØRELSE AF OPP-ORGANETS BUDGET
Artikel 33
Indgåelse af offentlige kontrakter
1. Med hensyn til indgåelse af offentlige kontrakter er stk. 3-6 i denne artikel omfattet af afsnit V i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
2. OPP-organet deltager i den centrale udelukkelsesdatabase, som er oprettet og forvaltes af Kommissionen i henhold til artikel 108 i den generelle finansforordning.
3. Ved kontrakter, hvis værdi er mellem 60 000 EUR og de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 118 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, kan den procedure anvendes, der er fastsat i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 for kontrakter med lav værdi på ikke over 60 000 EUR.
4. OPP-organet kan efter egen anmodning deltage som ordregivende myndighed, når Kommissionen, institutionerne i fællesskab, andre EU-organer og andre OPP-organer indgår aftaler.
5. OPP-organet kan uden brug af proceduren for offentlige kontrakter indgå en kontrakt med Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer, Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions organer oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (5) og andre OPP-organer om levering af varer og tjenesteydelser eller udførelse af arbejde, som varetages af sidstnævnte.
OPP-organet kan uden brug af proceduren for offentlige kontrakter indgå en kontrakt med sine medlemmer, ud over Unionen, om levering af varer og tjenesteydelser eller udførelse af arbejde, som varetages direkte af medlemmerne uden hjælp fra tredjepart.
De varer, tjenesteydelser og arbejde, der leveres i henhold til første og andet afsnit betragtes ikke som en del af medlemmernes bidrag til OPP-organets budget.
6. OPP-organet kan benytte sig af fælles udbudsprocedurer med ordregivende myndigheder i værtsmedlemsstaten for at få sine administrative behov dækket eller med ordregivende myndigheder i medlemsstaterne, landene i Den Europæiske Frihandelssammenslutning eller EU-kandidatlande, som er medlemmer af organet. I så fald finder artikel 133 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.
OPP-organet kan anvende fælles udbudsprocedurer med sine private medlemmer eller med de ordregivende myndigheder i lande, der deltager i EU-programmer, og som deltager som medlemmer. I så fald finder artikel 133, stk. 1, i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.
Artikel 34
Eksperter
I forbindelse med udvælgelse af eksperter i henhold til eventuelle særlige procedurer, som er fastsat i grundretsakten for det program, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre, finder artikel 287 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse Sådanne eksperter aflønnes med et fast beløb, der meddeles på forhånd, og som fastsættes på grundlag af deres faglige kunnen.
OPP-organet kan anvende de lister, som Kommissionen, andre EU-organer eller andre OPP-organer har udarbejdet.
OPP-organet kan, hvis det vurderes at være berettiget og i velbegrundede tilfælde, udvælge personer, som har de ønskede færdigheder, men som ikke står på listerne.
Eksterne eksperter udvælges på grundlag af færdigheder, erfaring og viden, som kræves til udførelsen af de pågældende opgaver, og i overensstemmelse med principperne om ikkediskrimination, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.
Artikel 35
Tilskud
Tilskud er omfattet af afsnit VI i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, dog med forbehold af særlige bestemmelser i oprettelsesakten.
Artikel 36
Priser
1. Priser er omfattet af afsnit VII i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, dog med forbehold af stk. 2 i denne artikel.
2. Konkurrencer med priser med en enhedsværdi på 1 000 000 EUR eller derover må kun udskrives, hvis de indgår i forslaget til arbejdsprogram, jf. artikel 14, stk. 1.
Artikel 37
Oplysning om klagemuligheder
1. Hvis en proceduremæssig handling foretaget af den anvisningsberettigede indvirker negativt på en ansøgers eller tilbudsgivers, tilskudsmodtagers eller kontrahents rettigheder, skal den ledsages af oplysninger om de eksisterende administrative og/eller retlige klagemuligheder.
2. Det skal navnlig oplyses, hvordan der kan klages, samt til hvilket organ eller hvilke organer og inden for hvilke tidsfrister der kan indgives klager.
3. Stk. 1 og 2 anvendes med forbehold af eventuelle specifikke procedurer, der er fastsat i de grundlæggende retsakter for programmet, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre.
KAPITEL 8
REGNSKABSFØRING
Artikel 38
Regnskabsregler
OPP-organet opbygger et regnskabssystem, som sikrer, at der rettidigt foreligger nøjagtige, fuldstændige og pålidelige oplysninger.
OPP-organets regnskabsføring skal være i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 39
Regnskabernes struktur
OPP-organets regnskaber skal indeholde følgende:
a)
OPP-organets finansieringsoversigter
b)
beretningerne om gennemførelse af OPP-organets budget (beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning).
OPP-organet udarbejder en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret. I beretningen redegøres der som et minimum for udnyttelsesgraden for bevillingerne, både i absolutte tal og angivet som procentdele, og den skal indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter.
Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender OPP-organet beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning til Europa-Parlamentet, Rådet og Revisionsretten senest den 31. marts i det efterfølgende regnskabsår.
Artikel 40
Regnskabsprincipper
Årsregnskaberne skal indeholde oplysninger, herunder oplysninger om regnskabspolitik, på en måde, der sikrer, at oplysningerne er relevante, pålidelige, sammenlignelige og forståelige. Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper som angivet i de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller periodiserede internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor (herefter »IPSAS«).
Artikel 41
Årsregnskaber
1. Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:
a)
balancen og resultatopgørelsen, der viser alle aktiver og passiver, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; det opstilles efter de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller periodiseret IPSAS
b)
pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo
c)
opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver med en oversigt over bevægelser på reserver i løbet af året og de kumulerede resultater.
2. Anmærkningerne til årsregnskabet indeholder supplerende oplysninger om og noter til oplysningerne i de i stk. 1 nævnte regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i henhold til internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante for OPP-organets virksomhed.
Artikel 42
Beretninger om budgetgennemførelsen
Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro. De omfatter:
a)
beretninger, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter
b)
forklarende noter, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.
Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles efter samme struktur, som er anvendt i budgettet.
Artikel 43
Foreløbige regnskaber og godkendelse af det endelige årsregnskab
1. Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender OPP-organets regnskabsfører det foreløbige regnskab til Revisionsretten senest den 15. februar i det efterfølgende år.
I det tilfælde, der er nævnt i første afsnit, sender OPP-organets regnskabsfører ligeledes senest den 15. februar i det efterfølgende år en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
2. Regnskabsføreren udarbejder OPP-organets endelige årsregnskab. Direktøren sender senest den 15. marts det endelige årsregnskab sammen med den i artikel 46 nævnte eksterne revisors erklæring til bestyrelsen med henblik på godkendelse.
Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender regnskabsføreren det endelige regnskab sammen med erklæringen fra den i artikel 46 nævnte eksterne revisor og bestyrelsens godkendelse til Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet senest den 1. juli i det efterfølgende regnskabsår. I disse tilfælde sender OPP-organets regnskabsfører ligeledes senest den 1. juli en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender OPP-organets regnskabsfører ligeledes en forvaltningserklæring, der dækker det endelige årsregnskab, til Revisionsretten med kopi til Kommissionens regnskabsfører på samme dato som fremsendelsen af det endelige årsregnskab.
Det endelige årsregnskab ledsages af en note udarbejdet af regnskabsføreren, hvori denne erklærer, at det endelige årsregnskab er udfærdiget i overensstemmelse med dette kapitel og med de gældende regnskabsmæssige principper, regler og metoder.
Når OPP-organets endelige regnskab er godkendt, offentliggøres det på organets websted senest en måned efter godkendelsen.
Artikel 44
Regnskabsprincipper
1. Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, vedtages den harmoniserede regnskabskontoplan, som anvendes af OPP-organet, af Kommissionens regnskabsfører i henhold til artikel 152 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
2. Regnskabssystemet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro på basis af kalenderåret.
3. I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den økonomiske og finansielle situation og formuestillingen for OPP-organet.
4. Bevillingsregnskabet giver et detaljeret billede af gennemførelsen af OPP-organets budget. I bevillingsregnskabet opføres alle budgetmæssige indtægts- og udgiftstransaktioner.
Artikel 45
Fortegnelser
OPP-organet skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør dets ejendom. Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, fører OPP-organet sådanne fortegnelser efter en model udarbejdet af Kommissionens regnskabsfører. OPP-organet kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.
KAPITEL 9
EKSTERN REVISION OG BEKÆMPELSE AF SVIG
Artikel 46
Ekstern revision
OPP-organet underkastes en uafhængig ekstern revision, som udføres af en uafhængig revisionsinstans efter internationalt anerkendte revisionsstandarder. Det skal af den eksterne revisors erklæring fremgå, om regnskabet giver et sandfærdigt og retvisende billede, om det indførte kontrolsystem fungerer efter hensigten, og om de underliggende transaktioner er lovlige og formelt korrekte. Det skal også fremgå af erklæringen, om revisionsarbejdet rejser tvivl om de påstande, der er fremsat i forvaltningserklæringen, som er omtalt i artikel 20. Erklæringen forelægges for bestyrelsen. Den sendes til Kommissionen sammen med OPP-organets endelige regnskab senest den 15. marts.
Artikel 47
Revisionsrettens gennemgang af regnskaberne
1. Medmindre andet er fastsat OPP-organets oprettelsesakt, reviderer Revisionsretten OPP-organets regnskaber i overensstemmelse med artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Revisionsretten kan i sin gennemgang se på det revisionsarbejde, som den uafhængige eksterne revisor, jf. artikel 46 i denne forordning, har udført, og opfølgningen af resultaterne af revisorens arbejde.
2. Revisionsrettens revision udføres i henhold til artikel 158 til 163 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 48
Kontrol på stedet ved Kommissionen, Revisionsretten og OLAF
1. Med forbehold af artikel 47, stk. 1, giver OPP-organet Kommissionens personale og andre, som er bemyndiget af Kommissionen, samt Revisionsretten adgang til sine anlæg og bygninger og alle oplysninger, herunder oplysninger i elektronisk form, som måtte være nødvendige til revisionerne.
2. OLAF kan efter bestemmelserne og procedurerne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (6) og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (7) foretage undersøgelser, herunder kontrol og inspektion på stedet, for at klarlægge, om der er begået svig, bestikkelse eller andre ulovlige aktiviteter, der berører Unionens finansielle interesser, i forbindelse med tilskud eller kontrakter, der er finansieret af OPP-organet.
3. Med forbehold af stk. 1 og 2, skal OPP-organets kontrakter, aftaler og beslutninger udtrykkeligt indeholde bestemmelser om bemyndigelse af Den Europæiske Revisionsret og OLAF til at gennemføre sådanne revisioner og undersøgelser, i overensstemmelse med deres respektive kompetencer.
KAPITEL 10
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 49
Anmodninger om oplysninger
Kommissionen og medlemmerne af OPP-organet, ud over Unionen, kan anmode OPP-organet om at fremlægge alle nødvendige oplysninger og forklaringer vedrørende budgetforhold inden for deres kompetenceområde.
Artikel 50
Vedtagelse af OPP-organets finansielle bestemmelser
Hvert enkelt organ, der er omfattet af artikel 209 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, vedtager nye finansielle bestemmelser med henblik på deres ikrafttræden den 1. januar 2014 eller under alle omstændigheder senest ni måneder efter den dato, på hvilken et OPP-organ omfattes af artikel 209 i nævnte forordning.
Artikel 51
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 30. september 2013.
DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 110/2014 DER KOMMISSION
vom 30. September 2013
über die Musterfinanzregelung für öffentlich-private Partnerschaften nach Artikel 209 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (1), insbesondere auf Artikel 209,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Auf der Grundlage der Erfahrungen mit der Institutionalisierung öffentlich-privater Partnerschaften als Einrichtungen der Union nach Artikel 185 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 (2) wurden in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 zusätzliche Kategorien von öffentlich-privaten Partnerschaften eingeführt, um die Zahl der zur Auswahl stehenden Instrumente zu erhöhen und Einrichtungen vorzusehen, deren Vorschriften flexibler sind als die der Organe der Union und die dadurch für privatwirtschaftliche Partner besser zugänglich sind. Zu diesen zusätzlichen Kategorien zählen die in Artikel 209 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Einrichtungen, die mit der Umsetzung einer öffentlich-privaten Partnerschaft betraut wurden (im Folgenden „PPP-Einrichtungen“).
(2)
Um die wirtschaftliche Verwendung von Mitteln der Union zu gewährleisten und die PPP-Einrichtungen in die Lage zu versetzen, ihre eigene Finanzregelung zu erlassen, muss für die genannten Einrichtungen eine Musterfinanzregelung erlassen werden.
(3)
PPP-Einrichtungen sollten ihren Haushaltsplan nach den Haushaltsgrundsätzen der Einheit, der Haushaltswahrheit, der Jährlichkeit, des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Gesamtdeckung, der Spezialität und der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung aufstellen und ausführen; dies erfordert eine wirksame und effiziente interne Kontrolle sowie Transparenz.
(4)
Um die vollständige Durchführung der Aufgaben und Tätigkeiten einer PPP-Einrichtung zu gewährleisten, sollte diese die Möglichkeit haben, die nicht verwendeten Mittel für ein bestimmtes Jahr in den Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben der maximal drei folgenden Haushaltsjahre einzusetzen.
(5)
Da die der PPP-Einrichtung zur Verfügung gestellten Mittel der Union im Wege der indirekten Mittelverwaltung nach Artikel 60 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 auszuführen sind, sollten die Bestimmungen für Finanzplanung und Berichterstattung mit der genannten Art der Ausführung des Haushaltsplans im Einklang stehen. Die Entlastung für den Haushaltsvollzug in Bezug auf den Beitrag der Union zu PPP-Einrichtungen muss Teil der Entlastung sein, die das Europäische Parlament der Kommission für die Ausführung des Haushaltsplans der Union gewährt. Um der Kommission die Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Zusammenhang mit der Entlastung zu erleichtern, sollte daher eine angemessene jährliche Berichterstattung, einschließlich der Vorlage einer Verwaltungserklärung im Einklang mit der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 erfolgen.
(6)
Die Befugnisse und Zuständigkeiten des Rechnungsführers und der Anweisungsbefugten sind unter Berücksichtigung des öffentlich-privaten Charakters von PPP-Einrichtungen festzulegen. Die Anweisungsbefugten sollten für sämtliche Einnahmen- und Ausgabenvorgänge, die unter ihrer Aufsicht abgewickelt werden, voll verantwortlich sein; sie sollten über diese Vorgänge rechenschaftspflichtig sein, gegebenenfalls im Rahmen von Disziplinarverfahren.
(7)
Die Funktionen der internen Prüfung und internen Kontrolle müssen geklärt und die Anforderungen in Bezug auf die Berichterstattung gestrafft werden. Das Amt des internen Prüfers innerhalb der PPP-Einrichtungen sollte vom internen Prüfer der Kommission ausgeübt werden, der Prüfungen durchführen sollte, wenn dies aufgrund der gegebenen Risiken gerechtfertigt ist. Es sollten Bestimmungen über Einrichtung und Funktionsweise interner Prüfstellen vorgesehen werden.
(8)
Um zu gewährleisten, dass jede Einrichtung für die Ausführung ihres Haushaltsplans verantwortlich ist und sich an die bei ihrer Gründung festgelegten Ziele hält, sollten PPP-Einrichtungen die Möglichkeit haben, zur Durchführung der ihnen übertragenen Aufgaben externe privatrechtliche Einrichtungen in Anspruch zu nehmen, jedoch nur im Bedarfsfall und ausschließlich für Aufgaben, die weder die Ausübung hoheitlicher Befugnisse noch die Ausübung einer Ermessensbefugnis beinhalten.
(9)
Die Grundsätze, die in Bezug auf die Einnahmen- und Ausgabenvorgänge der PPP-Einrichtung zu befolgen sind, sollten festgelegt werden.
(10)
Angesichts des öffentlich-privaten Charakters der PPP-Einrichtungen und insbesondere des Beitrags des Privatsektors zu ihrem Haushalt sollten flexible Verfahren für die Vergabe von Aufträgen zulässig sein. Die einschlägigen Verfahren sollten den Grundsätzen der Transparenz, der Verhältnismäßigkeit, der Gleichbehandlung und der Nichtdiskriminierung entsprechen, aber teilweise von den einschlägigen Bestimmungen der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission (3) abweichen. Durch eine intensivere Zusammenarbeit zwischen den Mitgliedern der PPP-Einrichtungen sind eine bessere und preisgünstigere Versorgung mit Gütern und Dienstleistungen sowie die Vermeidung übermäßiger Kosten im Bereich der Auftragsvergabe sicherzustellen. PPP-Einrichtungen sollten daher mit ihren Mitgliedern mit Ausnahme der Union Verträge über von diesen direkt, ohne Rückgriff auf Dritte, zu beschaffende Güter, zu erbringende Dienstleistungen oder durchzuführende Arbeiten schließen können, ohne dass es der Durchführung eines öffentlichen Vergabeverfahrens bedarf.
(11)
Zur Verbesserung der Kosteneffizienz sollte die Möglichkeit der gemeinsamen Nutzung von Leistungen oder ihre Übertragung auf eine andere Einrichtung oder die Kommission vorgesehen werden, wobei es insbesondere zulässig sein sollte, dass der Rechnungsführer der Kommission mit der Gesamtheit oder einem Teil der Aufgaben des Rechnungsführers der PPP-Einrichtung betraut wird.
(12)
Für die Bewertung von Finanzhilfeanträgen, Projekten und Angeboten sowie für die Abgabe von Stellungnahmen und Ratschlägen in bestimmten Fällen sollten die PPP-Einrichtungen externe Sachverständige in Anspruch nehmen können. Die Auswahl dieser Sachverständigen sollte nach den Grundsätzen der Nichtdiskriminierung, der Gleichbehandlung und der Verhütung von Interessenkonflikten erfolgen.
(13)
Für die Vergabe von Finanzhilfen und Preisgeldern sollten - vorbehaltlich etwaiger besonderer Bestimmungen des Gründungsakts der PPP-Einrichtung oder des Basisrechtsakts des Programms, mit dessen Umsetzung die PPP-Einrichtung betraut ist - die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 gelten, um zu gewährleisten, dass ihre Umsetzung mit den direkt von der Kommission verwalteten Maßnahmen kohärent ist.
(14)
Müssen die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtungen nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden, so sollten die von den PPP-Einrichtungen angewandten Rechnungsführungsvorschriften eine solche Konsolidierung ermöglichen.
(15)
Diese Verordnung sollte am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft treten, damit die überarbeiteten Finanzregelungen der PPP-Einrichtungen ab dem 1. Januar 2014 erlassen und kohärente Regeln für den nächsten mehrjährigen Finanzrahmen gewährleistet werden können -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
KAPITEL 1
ANWENDUNGSBEREICH
Artikel 1
Gegenstand
Diese Verordnung enthält die wichtigsten Grundsätze, anhand derer öffentlich-private Partnerschaftseinrichtungen (im Folgenden „PPP-Einrichtungen“) ihre eigene Finanzregelung erlassen. Nach Artikel 209 Absatz 4 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 darf die Finanzregelung von PPP-Einrichtungen von der vorliegenden Verordnung nur abweichen, wenn dies aufgrund besonderer Merkmale erforderlich ist und die Kommission dem vorab zustimmt.
PPP-Einrichtungen nehmen in ihre Finanzregelungen detaillierte Bestimmungen zur Umsetzung dieser Grundsätze auf.
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Im Sinne dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck
- „Lenkungsausschuss“: das wichtigste interne Beschlussorgan der PPP-Einrichtung für die Bereiche Finanzen und Haushalt, unbeschadet seiner Bezeichnung im Gründungsakt der PPP-Einrichtung;
- „Direktor“: die für die Durchführung der Beschlüsse des Lenkungsausschusses und als Anweisungsbefugter für die Ausführung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung verantwortliche Person, unbeschadet ihrer Bezeichnung im Gründungsakt der PPP-Einrichtung;
- „Mitglied“: ein Mitglied der PPP-Einrichtung nach Maßgabe ihres Gründungsakts;
- „Gründungsakt“: den Akt des EU-Rechts, der die wesentlichen Aspekte im Zusammenhang mit der Gründung und der Funktionsweise der PPP-Einrichtung regelt;
- „Haushaltsplan der PPP-Einrichtung“: den Rechtsakt, durch den für jedes Haushaltsjahr sämtliche für erforderlich erachteten Einnahmen und Ausgaben der PPP-Einrichtung veranschlagt und bewilligt werden.
Artikel 3
Umfang des Haushaltsplans
Der Haushaltsplan der PPP-Einrichtung beinhaltet Folgendes:
a)
die Einnahmen der PPP-Einrichtung, bestehend aus:
i)
den Finanzbeiträgen der Mitglieder zu den Verwaltungskosten;
ii)
den Finanzbeiträgen der Mitglieder zu den operativen Kosten;
iii)
bestimmten Ausgaben zugewiesenen Einnahmen.
iv)
den von der PPP-Einrichtung erzielten Einnahmen;
b)
die Ausgaben der PPP-Einrichtung, einschließlich der Verwaltungsausgaben.
KAPITEL 2
HAUSHALTSGRUNDSÄTZE
Artikel 4
Wahrung der Haushaltsgrundsätze
Für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung gelten nach Maßgabe dieser Verordnung die Grundsätze der Einheit, der Haushaltswahrheit, der Jährlichkeit, des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Gesamtdeckung, der Spezialität, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, die eine wirksame und effiziente interne Kontrolle erfordert, und der Transparenz.
Artikel 5
Grundsätze der Einheit und der Haushaltswahrheit
(1) Einnahmen können nur angenommen und Ausgaben nur getätigt werden, wenn sie bei einer Haushaltslinie der PPP-Einrichtung veranschlagt sind.
(2) Ausgaben dürfen nur im Rahmen der im Haushaltsplan der PPP-Einrichtung bewilligten Mittel gebunden und angeordnet werden.
(3) In den Haushaltsplan der PPP-Einrichtung können nur Mittel eingesetzt werden, die einer als erforderlich erachteten Ausgabe entsprechen.
(4) Zinserträge aus Vorfinanzierungsbeträgen, die aus dem Haushaltsplan der PPP-Einrichtung gezahlt wurden, fließen nicht in den Haushalt der PPP-Einrichtung ein.
Artikel 6
Grundsatz der Jährlichkeit
(1) Die im Haushaltsplan der PPP-Einrichtung ausgewiesenen Mittel werden für ein Haushaltsjahr bewilligt; das Haushaltsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember.
(2) Die Mittel für Verpflichtungen decken die Gesamtkosten der rechtlichen Verpflichtungen, die im Laufe des Haushaltsjahres eingegangen werden.
(3) Die Mittel für Zahlungen decken die Ausgaben zur Erfüllung der im Laufe des Haushaltsjahres oder in früheren Haushaltsjahren eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen.
(4) Bei den Verwaltungsmitteln dürfen die Ausgaben nicht höher sein als die erwarteten Einnahmen für das Jahr nach Artikel 3 Buchstabe a Ziffer i.
(5) In Anbetracht der Bedürfnisse der PPP-Einrichtung können die nicht verwendeten Mittel in den Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben der maximal drei folgenden Haushaltsjahre eingesetzt werden. Diese Mittel werden vorrangig verwendet.
(6) Die Absätze 1 bis 5 stehen der Möglichkeit nicht entgegen, dass Mittelbindungen für Maßnahmen, deren Durchführung sich über mehrere Haushaltsjahre erstreckt, in Jahrestranchen erfolgen, wenn der Gründungsakt das vorsieht oder wenn sie Verwaltungsausgaben betreffen.
Artikel 7
Grundsatz des Haushaltsausgleichs
(1) Einnahmen und Mittel für Zahlungen sind auszugleichen.
(2) Die Mittel für Verpflichtungen dürfen nicht höher liegen als der entsprechende jährliche Beitrag der Union gemäß der mit der Kommission geschlossenen Vereinbarung über die jährlichen Mittelübertragungen, zuzüglich der jährlichen Beiträge anderer Mitglieder als der Union, etwaiger anderer Einnahmen nach Artikel 3 und des Betrags der nicht in Anspruch genommenen Mittel nach Artikel 6 Absatz 5.
(3) PPP-Einrichtungen sind nicht befugt, im Rahmen ihres Haushaltsplans Kredite aufzunehmen.
(4) Ist das Haushaltsergebnis positiv, so wird es im Haushaltsplan des folgenden Haushaltsjahres als Einnahme verbucht.
Ist das Haushaltsergebnis negativ, so wird es im Haushaltsplan des folgenden Haushaltsjahres als Mittel für Zahlungen verbucht.
Artikel 8
Grundsatz der Rechnungseinheit
Die Aufstellung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung, der Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung erfolgen in Euro. Für die Kassenführung ist der Rechnungsführer jedoch befugt, nach Maßgabe der Finanzregelung der PPP-Einrichtung Transaktionen in anderen Währungen vorzunehmen.
Artikel 9
Grundsatz der Gesamtdeckung
(1) Unbeschadet des Absatzes 2 dienen alle Einnahmen zur Deckung der gesamten Mittel für Zahlungen. Alle Einnahmen und Ausgaben werden nach dem Bruttoprinzip ausgewiesen, vorbehaltlich etwaiger besonderer Bestimmungen in der Finanzregelung der PPP-Einrichtung zu Fällen, in denen bestimmte Beträge von Zahlungsanträgen abgezogen werden, die dann netto saldiert werden.
(2) Zweckbestimmte Einnahmen, beispielsweise aus Stiftungen, Zuschüssen, Schenkungen und Vermächtnissen, werden bestimmten Ausgaben zugewiesen.
(3) Der Direktor kann zugunsten der PPP-Einrichtung Zuwendungen annehmen, beispielsweise Stiftungen, Zuschüsse, Schenkungen und Vermächtnisse.
Die Annahme von Zuwendungen, die zu erheblichen Aufwendungen führen könnten, bedarf der vorherigen Genehmigung durch den Lenkungsausschuss, der sich binnen zwei Monaten, gerechnet ab dem Datum, an dem ihm der Antrag vorgelegt wird, äußert. Ergeht innerhalb dieser Frist keine Entscheidung des Lenkungsausschusses, so gilt die Zuwendung als angenommen.
Der Lenkungsausschuss legt fest, ab welchem Betrag eine Aufwendung als erheblich anzusehen ist.
Artikel 10
Grundsatz der Spezialität
(1) Die Mittel werden mindestens nach Titeln und Kapiteln sachlich gegliedert.
(2) Der Direktor kann Mittelübertragungen von Kapitel zu Kapitel unbeschränkt und von Titel zu Titel bis zu höchstens 10 % der Mittel, die für das betreffende Haushaltsjahr bei der Linie eingesetzt sind, zu deren Lasten die Mittelübertragung erfolgt, vornehmen.
Über die Obergrenze nach Unterabsatz 1 hinaus kann der Direktor dem Lenkungsausschuss Mittelübertragungen von Titel zu Titel vorschlagen. Der Lenkungsausschuss kann sich binnen drei Wochen gegen derartige Mittelübertragungen aussprechen. Anderenfalls gelten sie nach Ablauf dieser Frist als genehmigt.
Der Direktor unterrichtet den Lenkungsausschuss so rasch wie möglich über die nach Unterabsatz 1 vorgenommenen Mittelübertragungen.
Artikel 11
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
(1) Die Mittel sind nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, d. h. im Einklang mit den Grundsätzen der Sparsamkeit, der Wirtschaftlichkeit und der Wirksamkeit, zu verwenden.
(2) Sparsamkeit bedeutet, dass die Ressourcen, die von der betreffenden PPP-Einrichtung für ihre Tätigkeiten eingesetzt werden, zum richtigen Zeitpunkt, in ausreichender Menge und angemessener Qualität sowie mit dem geringstmöglichen Kostenaufwand bereitgestellt werden.
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit betrifft die optimale Relation zwischen den eingesetzten Mitteln und den erzielten Ergebnissen.
Der Grundsatz der Wirksamkeit betrifft das Erreichen konkreter Ziele und Ergebnisse.
(3) Für alle vom Haushaltsplan der PPP-Einrichtung abgedeckten Tätigkeitsbereiche werden konkrete, messbare, erreichbare, sachgerechte und terminierte Ziele festgelegt. Die Verwirklichung dieser Ziele wird mit Hilfe von nach Tätigkeitsbereichen festgelegten Leistungsindikatoren kontrolliert; die Informationen werden dem Lenkungsausschuss vom Direktor jährlich übermittelt und sind spätestens in den Begleitdokumenten zum Entwurf des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung enthalten.
(4) Sieht der Gründungsakt keine von der Kommission durchzuführenden Bewertungen vor, nimmt die PPP-Einrichtung im Hinblick auf die Verbesserung der Beschlussfassung Bewertungen, einschließlich Ex-post-Bewertungen, ihrer mit erheblichen Ausgaben verbundenen Programme und Tätigkeiten vor; die Ergebnisse dieser Bewertungen werden dem Lenkungsausschuss übermittelt.
Artikel 12
Interne Kontrolle des Haushaltsvollzugs
(1) Der Haushalt der PPP-Einrichtung wird unter Gewährleistung einer effizienten und wirksamen internen Kontrolle ausgeführt.
(2) Für die Zwecke der Ausführung des Haushalts der PPP-Einrichtung ist die interne Kontrolle ein Prozess, der auf allen Ebenen der Verwaltung darauf gerichtet ist, eine hinreichende Gewähr dafür zu geben, dass Folgendes erreicht wird:
a)
Wirksamkeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Vorgänge;
b)
eine zuverlässige Berichterstattung;
c)
die Sicherung der Vermögenswerte und der Informationen;
d)
die Prävention, Aufdeckung, Berichtigung und Weiterverfolgung von Betrug und Unregelmäßigkeiten;
e)
eine angemessene Behandlung der Risiken im Zusammenhang mit der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge unter Berücksichtigung des Mehrjahrescharakters der Programme und der Art der betreffenden Zahlungen.
(3) Die wirksame und effiziente interne Kontrolle beruht auf bewährter internationaler Praxis und weist insbesondere die Merkmale in Artikel 32 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 auf; berücksichtigt werden die Struktur und Größe der PPP-Einrichtung, die Art der ihr übertragenen Aufgaben und die jeweiligen Beträge und finanziellen und operativen Risiken.
Artikel 13
Grundsatz der Transparenz
(1) Für die Aufstellung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung, den Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung gilt der Grundsatz der Transparenz.
(2) Der Haushaltsplan der PPP-Einrichtung einschließlich des Stellenplans und der Berichtigungshaushaltspläne in ihrer festgestellten Form, einschließlich etwaiger Anpassungen nach Artikel 15 Absatz 1, werden auf der Website der PPP-Einrichtung innerhalb von vier Wochen nach ihrer Annahme veröffentlicht und der Kommission und dem Rechnungshof vorgelegt.
(3) Die PPP-Einrichtung veröffentlicht auf ihrer Website spätestens am 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres nach einem einheitlichen Muster Informationen über die Empfänger ihrer Haushaltsmittel nach Maßgabe von Artikel 21 Absätze 2, 3 und 4 der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
Die veröffentlichten Informationen sind leicht zugänglich, transparent und umfassend. Bei der Bereitstellung dieser Informationen sind die einschlägigen Vertraulichkeitserfordernisse, insbesondere der Schutz personenbezogener Daten nach der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (4) sowie die einschlägigen Sicherheitsanforderungen zu beachten.
(4) Die nach Artikel 34 der vorliegenden Verordnung beauftragten Sachverständigen werden auf einer Website der Union veröffentlicht.
KAPITEL 3
FINANZPLANUNG
Artikel 14
Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben
(1) Die PPP-Einrichtung übermittelt der Kommission und den anderen Mitgliedern spätestens am 31. Januar des Jahres, das dem entsprechenden Haushaltsjahr vorausgeht, einen Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben sowie die allgemeinen Leitlinien zu dessen Begründung zusammen mit dem Entwurf des Arbeitsprogramms nach Artikel 31 Absatz 4.
(2) Der Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben der PPP-Einrichtung umfasst:
a)
Eine Schätzung der Anzahl der im Rahmen der bewilligten Haushaltsmittel besetzbaren Dauer- und Zeitplanstellen, aufgeschlüsselt nach Funktions- und Besoldungsgruppen, einschließlich der Vertragsbediensteten und abgeordneten nationalen Sachverständigen (in Vollzeitäquivalenten);
b)
bei Änderung des Personalbestands eine Begründung zu den Stellenanforderungen;
c)
eine vierteljährliche Vorausschätzung der Kassenauszahlungen und -einzahlungen;
d)
Informationen über die Verwirklichung aller zuvor für die verschiedenen Tätigkeitsbereiche festgelegten Ziele;
e)
die Zielvorgaben, die für das Haushaltsjahr festgelegt wurden, auf das sich der Voranschlag bezieht, unter Angabe des spezifischen Haushaltsmittelbedarfs im Hinblick auf das Erreichen dieser Zielvorgaben;
f)
die Verwaltungskosten und die ausgeführten Haushaltsmittel der PPP-Einrichtung im vorangehenden Haushaltsjahr;
g)
die Höhe der finanziellen Beiträge der Mitglieder und der Wert der Sachleistungen der Mitglieder mit Ausnahme der Union;
h)
Informationen über die nicht verwendeten Haushaltsmittel, die in den Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben pro Jahr nach Artikel 6 Absatz 5 eingehen.
Artikel 15
Aufstellung des Haushaltsplans
(1) Der Haushaltsplan der PPP-Einrichtung und der Stellenplan, in dem die Anzahl der Dauer- und Zeitplanstellen nach Funktions- und Besoldungsgruppen, ergänzt durch die Anzahl der Vertragsbediensteten und der abgeordneten nationalen Sachverständigen (in Vollzeitäquivalenten) ausgewiesen ist, werden im Einklang mit dem Gründungsakt der PPP-Einrichtung vom Lenkungsausschuss angenommen. Detaillierte Bestimmungen können in der Finanzregelung der PPP-Einrichtung festgelegt werden. Jede Änderung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung oder ihres Stellenplans erfolgt im Wege eines Berichtigungshaushalts der PPP-Einrichtung, der nach dem für den ursprünglichen Haushaltsplan der PPP-Einrichtung geltenden Verfahren angenommen wird. Der Haushaltsplan der PPP-Einrichtung und gegebenenfalls die Berichtigungshaushaltspläne der PPP-Einrichtung werden angepasst, um der im Haushaltsplan der Union festgesetzten Höhe des Beitrags der Union Rechnung zu tragen.
(2) Der Haushaltsplan der PPP-Einrichtung umfasst einen Einnahmenplan und einen Ausgabenplan.
(3) Im Haushaltsplan der PPP-Einrichtung ist Folgendes ausgewiesen:
a)
im Einnahmenplan:
i)
die geschätzten Einnahmen der PPP-Einrichtung für das betreffende Haushaltsjahr („Jahr n“);
ii)
die für das vorhergehende Haushaltsjahr veranschlagten Einnahmen und die Einnahmen des Jahres n-2;
iii)
die Erläuterungen zu den einzelnen Einnahmenlinien;
b)
im Ausgabenplan:
i)
die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen für das Jahr n;
ii)
die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen für das vorhergehende Haushaltsjahr sowie die gebundenen Ausgabemittel und die geleisteten Ausgaben im Jahr n-2, wobei letztere auch als prozentualer Anteil am Haushaltsplan der PPP-Einrichtung des Jahres n ausgedrückt werden;
iii)
eine Übersicht über die Fälligkeitspläne für die Zahlungen, die aufgrund von Mittelbindungen früherer Haushaltsjahre in den nächsten Haushaltsjahren anstehen;
iv)
die Erläuterungen zu den einzelnen Untergliederungen.
(4) Im Stellenplan werden neben der für das betreffende Haushaltsjahr bewilligten Stellenzahl auch die für das vorhergehende Haushaltsjahr bewilligte Stellenzahl sowie die Zahl der tatsächlich besetzten Stellen angegeben. Die gleichen Angaben sind für die Vertragsbediensteten und die abgeordneten nationalen Sachverständigen zu machen.
KAPITEL 4
FINANZAKTEURE
Artikel 16
Haushaltsvollzug nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
(1) Der Direktor übt die Funktion des Anweisungsbefugten aus. Er führt die Einnahmen und Ausgaben des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung nach Maßgabe der Finanzregelung der PPP-Einrichtung und im Einklang mit dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung in eigener Verantwortung und im Rahmen der bewilligten Mittel aus. Der Direktor ist verantwortlich für die Gewährleistung der Rechtmäßigkeit und der Ordnungsmäßigkeit.
Ungeachtet der Verpflichtungen des Anweisungsbefugten hinsichtlich der Bekämpfung und Aufdeckung von Betrug und Unregelmäßigkeiten nimmt die PPP-Einrichtung an den Betrugsbekämpfungsmaßnahmen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) teil.
(2) Gilt das Statut auch für die Bediensteten der PPP-Einrichtung, kann der Direktor unter den in der Finanzregelung der PPP-Einrichtung festgelegten Voraussetzungen seine Haushaltsvollzugsbefugnis an Bedienstete der PPP-Einrichtung delegieren, auf die das Statut Anwendung findet. Die derart Bevollmächtigten dürfen nur im Rahmen der ihnen ausdrücklich übertragenen Befugnisse tätig werden.
Artikel 17
Befugnisse und Aufgaben des Anweisungsbefugten
(1) Der Haushaltsplan der PPP-Einrichtung wird vom Direktor in den ihm unterstellten Dienststellen ausgeführt.
(2) Soweit es sich als unerlässlich erweist, können externen privatrechtlichen Stellen oder Einrichtungen vertraglich Aufgaben übertragen werden, die im Bereich der technischen Beratung und der Verwaltung angesiedelt oder aber vorbereitender oder untergeordneter Art sind und weder die Ausübung hoheitlicher Befugnisse noch die Ausübung einer Ermessensbefugnis beinhalten.
(3) Der Direktor führt nach den vom Lenkungsausschuss festgelegten Mindeststandards unter Beachtung der Risiken, die mit dem Verwaltungsumfeld und der Art der finanzierten Maßnahmen verbunden sind, die Organisationsstruktur sowie die internen Kontrollsysteme ein, die für die Ausführung seiner Aufgaben geeignet sind. Die Einrichtung dieser Struktur und dieser Systeme erfolgt auf der Grundlage einer Risikoanalyse, in der der Kostenwirksamkeit der Struktur und der Systeme Rechnung getragen wird.
Der Direktor kann in seinen Dienststellen das Amt eines Gutachters und Beraters einrichten, der ihn bei der Risikokontrolle im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit unterstützt.
(4) Der Anweisungsbefugte bewahrt die Nachweise für die abgewickelten Vorgänge während eines Zeitraums von fünf Jahren auf, gerechnet ab dem Datum des Beschlusses über die Entlastung der Kommission für die Ausführung des Haushaltsplans der Union für das betreffende Haushaltsjahr. In den Nachweisen enthaltene personenbezogene Daten sind nach Möglichkeit zu entfernen, wenn sie nicht für Kontrollen und Prüfungen benötigt werden. Dabei sind in jedem Fall die Bestimmungen für die Aufbewahrung von Verkehrsdaten nach Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 einzuhalten.
Artikel 18
Ex-ante-Kontrollen
(1) Jeder Vorgang wird mindestens einer Ex-ante-Kontrolle unterzogen, bei der dessen operative und finanzielle Aspekte auf der Grundlage von Unterlagen und der verfügbaren Ergebnisse früherer Kontrollen geprüft werden.
Die Ex-ante-Kontrollen erstrecken sich auf die Einleitung und die Überprüfung eines Vorgangs.
Die Einleitung und die Überprüfung von Vorgängen sind zwei getrennte Funktionen.
(2) Unter Einleitung eines Vorgangs sind sämtliche Vorgänge zur Vorbereitung von auf die PPP-Einrichtung bezogenen Haushaltsvollzugshandlungen des zuständigen Anweisungsbefugten zu verstehen.
(3) Unter Ex-ante-Überprüfung eines Vorgangs sind sämtliche vom zuständigen Anweisungsbefugten eingeführten Ex-ante-Prüfungen zu verstehen, mit denen die operativen und finanziellen Aspekte des Vorgangs überprüft werden sollen.
(4) Bei den Ex-ante-Kontrollen wird geprüft, ob die angeforderten Belege und sonstigen verfügbaren Informationen kohärent sind.
Die Prüftiefe und -häufigkeit für die Ex-ante-Kontrollen legt der zuständige Anweisungsbefugte unter Berücksichtigung von Risiko- und Kostenwirksamkeitsaspekten fest. Im Zweifelsfalle fordert der für die Feststellung der betreffenden Ausgabe zuständige Anweisungsbefugte im Rahmen der Ex-ante-Kontrolle zusätzliche Informationen an oder führt eine Vor-Ort-Kontrolle durch, um eine angemessene Gewähr zu erreichen.
Mit den Ex-ante-Kontrollen soll insbesondere Folgendes festgestellt werden:
a)
die Ordnungsmäßigkeit der Ausgabe und ihre Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften;
b)
die Anwendung des in Artikel 11 aufgeführten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Für die Kontrollen kann der zuständige Anweisungsbefugte mehrere ähnliche Einzeltransaktionen im Zusammenhang mit den laufenden Personalausgaben für Dienstbezüge, Ruhegehälter, Erstattung von Dienstreisekosten und Krankheitskosten als eine einzige Transaktion behandeln.
Artikel 19
Ex-post-Kontrollen
(1) Der zuständige Anweisungsbefugte kann Ex-post-Kontrollen vorsehen, um im Zuge von Ex-ante-Kontrollen bereits genehmigte Vorgänge zu überprüfen. Dabei kann es sich je nach Risiko um Stichprobenkontrollen handeln.
Die Ex-post-Kontrollen können auf der Grundlage von Belegen und erforderlichenfalls vor Ort durchgeführt werden.
(2) Die Ex-post-Kontrollen und die Ex-ante-Kontrollen dürfen nicht von denselben Bediensteten vorgenommen werden. Die Bediensteten, die die Ex-post-Kontrollen vornehmen, dürfen nicht den Bediensteten unterstellt sein, die die Ex-ante-Kontrollen vornehmen.
Die für die Kontrolle der Abwicklung von Finanzvorgängen zuständigen Bediensteten müssen über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen.
Artikel 20
Jahresberichte
Der Anweisungsbefugte erstattet dem Lenkungsausschuss jährlich über die Wahrnehmung seiner Aufgaben Bericht. Zu diesem Zweck legt der Anweisungsbefugte dem Lenkungsausschuss und der Kommission spätestens am 15. Februar des folgenden Haushaltsjahres Folgendes vor:
a)
einen Bericht über die Umsetzung des jährlichen Arbeitsprogramms der PPP-Einrichtung, die Ausführung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung und die personellen Ressourcen;
b)
die vorläufigen Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung einschließlich des in Artikel 39 genannten Berichts über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement;
c)
eine Verwaltungserklärung, aus der hervorgeht, dass der Anweisungsbefugte angemessene Gewähr dafür bieten kann, dass mit Ausnahme etwaiger Vorbehalte:
i)
die Informationen ordnungsgemäß vorgelegt wurden sowie vollständig und sachlich richtig sind (wahrheitsgetreues und vollständiges Bild);
ii)
die Ausgaben entsprechend ihrer Zweckbestimmung verwendet wurden;
iii)
die eingerichteten Kontrollsysteme die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge angemessen gewährleisten;
d)
eine Übersicht über die endgültigen Prüfberichte und die durchgeführten Kontrollen, einschließlich einer Analyse der Art und des Umfangs der in den Systemen festgestellten Mängel und der bereits getroffenen oder geplanten Abhilfemaßnahmen.
Der Bericht gibt an, inwieweit bei den Maßnahmen die vorgegebenen Ziele erreicht wurden, welche Risiken mit den Maßnahmen verbunden sind, wie die zur Verfügung gestellten Mittel verwendet wurden und wie effizient und wirksam die Systeme der internen Kontrolle sind, und ist im Verhältnis zur Art der übertragenen Aufgaben und zu den einschlägigen Beträgen angemessen.
Spätestens am 1. Juli jedes Jahres übermittelt der Direktor der Kommission die im ersten Unterabsatz Buchstaben c und d genannten Unterlagen und ihre Bewertung durch den Lenkungsausschuss, den genehmigten jährlichen Tätigkeitsbericht und die endgültigen Jahresrechnungen zusammen mit ihrer Billigung durch den Lenkungsausschuss nach Artikel 43 Absatz 2. Die Kommission leitet diese Unterlagen dem Europäischen Parlament und dem Rat zu.
Artikel 21
Schutz der finanziellen Interessen der Union
(1) Ist ein mit der finanziellen Abwicklung oder der Kontrolle von Vorgängen betrauter Bediensteter der Ansicht, dass eine Entscheidung, der er auf Anweisung seines Dienstvorgesetzten Folge leisten oder zustimmen soll, eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung oder gegen die von diesem Bediensteten einzuhaltenden berufsbezogenen Regeln verstößt, unterrichtet er den Direktor schriftlich darüber; der Direktor antwortet schriftlich auf diese Unterrichtung. Wird der Direktor nicht tätig oder bestätigt er die ursprüngliche Entscheidung oder Anweisung und ist der Bedienstete der Ansicht, dass die Bestätigung keine angemessene Reaktion auf seine Bedenken darstellt, informiert der Bedienstete das in Artikel 23 Absatz 3 genannte relevante Gremium schriftlich. Das in Artikel 23 Absatz 3 genannte Gremium unterrichtet unverzüglich den Lenkungsausschuss.
(2) Falls es sich um eine rechtswidrige Tätigkeit, um Betrug oder Korruption zum Nachteil der Interessen der PPP-Einrichtung oder ihrer Mitglieder handeln könnte, unterrichtet der Bedienstete die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen. In Verträgen mit externen Rechnungsprüfern, die Prüfungen des Finanzmanagements der PPP-Einrichtung durchführen, ist festzulegen, dass der externe Rechnungsprüfer verpflichtet ist, den Anweisungsbefugten über jede vermutete rechtswidrige Tätigkeit, jeden vermuteten Betrug oder jede vermutete Korruption zum Nachteil der Interessen der PPP-Einrichtung oder ihrer Mitglieder zu unterrichten.
Artikel 22
Der Rechnungsführer
(1) Der Lenkungsausschuss ernennt einen Rechnungsführer, der dem Statut unterliegt, sofern das Statut auch für das Personal der PPP-Einrichtung gilt, und in der Wahrnehmung seiner Aufgaben völlig unabhängig ist. Der Rechnungsführer ist in der PPP-Einrichtung für Folgendes zuständig:
a)
Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen, der Annahme der Einnahmen und der Einziehung der festgestellten Forderungen;
b)
Rechnungsführung sowie Erstellung und Vorlage der Jahresrechnungen nach Kapitel 8;
c)
Umsetzung der Rechnungsführungsvorschriften und des Kontenplans nach Kapitel 8;
d)
Festlegung und Validierung der Rechnungsführungssysteme und gegebenenfalls Validierung der vom Anweisungsbefugten festgelegten Systeme, die zur Bereitstellung oder Begründung von Rechnungsführungsdaten verwendet werden sollen; in diesem Zusammenhang ist der Rechnungsführer ermächtigt, die Einhaltung der Validierungskriterien jederzeit zu überprüfen;
e)
Kassenführung.
(2) Zwei oder mehr PPP-Einrichtungen können denselben Rechnungsführer ernennen.
PPP-Einrichtungen können mit der Kommission vereinbaren, dass der Rechnungsführer der Kommission auch als Rechnungsführer der PPP-Einrichtung fungiert.
Unter Berücksichtigung von Kosten-Nutzen-Erwägungen können sie auch den Rechnungsführer der Kommission mit einem Teil der Aufgaben des Rechnungsführers der PPP-Einrichtung betrauen.
In dem in diesem Absatz bezeichneten Fall treffen sie die zur Vermeidung von Interessenskonflikten erforderlichen Vorkehrungen.
(3) Der Rechnungsführer erhält vom Anweisungsbefugten sämtliche Informationen, die für die Erstellung von Jahresrechnungen erforderlich sind, welche ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der finanziellen Situation der PPP-Einrichtung und des Haushaltsvollzugs vermitteln. Der Anweisungsbefugte garantiert die Zuverlässigkeit dieser Informationen.
(4) Die Jahresrechnungen werden, bevor sie vom Direktor angenommen werden, vom Rechnungsführer unterzeichnet, der damit bescheinigt, dass er hinreichende Gewähr dafür bieten kann, dass diese Rechnungen ein wahrheitsgetreues und vollständiges Bild der finanziellen Situation der PPP-Einrichtung vermitteln.
Für die Zwecke des Unterabsatzes 1 überzeugt sich der Rechnungsführer, dass die Jahresrechnungen nach den in Artikel 38 genannten Rechnungsführungsvorschriften erstellt wurden und dass alle Einnahmen und Ausgaben verbucht wurden.
Der Rechnungsführer kann die Informationen, die er erhält, überprüfen und alle weiteren Prüfungen vornehmen, die er für erforderlich hält, um die Jahresrechnungen unterzeichnen zu können.
Der Rechnungsführer formuliert erforderlichenfalls Vorbehalte und erläutert präzise die Art und den Geltungsbereich jedes Vorbehalts.
Vorbehaltlich des Absatzes 5 ist nur der Rechnungsführer ermächtigt, Barmittel und Barmitteläquivalente zu verwalten. Der Rechnungsführer ist für ihre Verwahrung verantwortlich.
(5) Der Rechnungsführer kann in Ausübung seines Amtes Bediensteten, auf die das Statut Anwendung findet - sofern das Statut auch für das Personal der PPP-Einrichtung gilt - bestimmte Aufgaben übertragen, wenn dies für die Erfüllung seiner Aufgaben im Einklang mit der Finanzregelung der PPP-Einrichtung unbedingt erforderlich ist.
(6) Unbeschadet disziplinarrechtlicher Maßnahmen kann der Rechnungsführer vom Lenkungsausschuss jederzeit einstweilig oder endgültig des Dienstes enthoben werden. In einem solchen Fall ernennt der Lenkungsausschuss einen vorläufigen Rechnungsführer.
Artikel 23
Verantwortlichkeit der Finanzakteure
(1) Artikel 16 bis 25 berühren nicht eine etwaige strafrechtliche Verantwortung der Finanzakteure nach dem anwendbaren einzelstaatlichen Recht und den geltenden Bestimmungen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union sowie zur Bekämpfung der Bestechung, an der Beamte der Union oder Beamte von Mitgliedstaaten beteiligt sind.
(2) Jeder Anweisungsbefugte und Rechnungsführer kann nach Maßgabe des Statuts disziplinarrechtlich belangt und finanziell haftbar gemacht werden. Im Fall einer rechtswidrigen Tätigkeit, des Betrugs oder der Korruption zum Nachteil der Interessen der PPP-Einrichtung oder ihrer Mitglieder werden die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen eingeschaltet, insbesondere das OLAF.
(3) Das Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten, das von der Kommission eingesetzt wurde oder an dem die Kommission im Einklang mit Artikel 73 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 beteiligt ist, besitzt gegenüber der PPP-Einrichtung dieselben Befugnisse wie gegenüber den Kommissionsdienststellen, sofern der Lenkungsausschuss nicht beschließt, ein unabhängiges Fachgremium einzusetzen oder sich an einem gemeinsamen Fachgremium mehrerer Einrichtungen zu beteiligen. Bei der Behandlung von Fällen, die von PPP-Einrichtungen vorgelegt werden, ist in dem Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten, das von der Kommission eingesetzt wurde oder an dem die Kommission beteiligt ist, ein Bediensteter einer PPP-Einrichtung vertreten.
Der Direktor entscheidet auf der Grundlage der Stellungnahme des in Unterabsatz 1 genannten Gremiums über die Einleitung eines Disziplinar- oder Schadensersatzverfahrens. Stellt das Gremium systembedingte Probleme fest, legt es dem Anweisungsbefugten einen Bericht mit Empfehlungen vor. Geht aus der Stellungnahme die Beteiligung des Direktors hervor, so übermittelt das Gremium sie dem Lenkungsausschuss und dem internen Prüfer der Kommission. Der Direktor verweist in seinem Bericht nach Artikel 20 in anonymer Form auf die Stellungnahmen des Gremiums und führt die getroffenen Folgemaßnahmen auf.
(4) Jeder Bedienstete kann zum vollen oder teilweisen Ersatz eines Schadens herangezogen werden, den die PPP-Einrichtung durch sein schwerwiegendes Verschulden in Ausübung oder anlässlich der Ausübung seiner Dienstpflichten erlitten hat. Die mit Gründen versehene Verfügung ist von der Anstellungsbehörde nach Erledigung der in den geltenden Rechtsvorschriften für Disziplinarsachen vorgeschriebenen Förmlichkeiten zu erlassen.
Artikel 24
Interessenkonflikte
(1) Finanzakteure im Sinne der Artikel 16 bis 25 und sonstige Personen, die in den Bereichen Haushaltsvollzug und Finanzmanagement - einschließlich als Vorbereitung hierzu dienender Handlungen -, Rechnungsprüfung und Kontrolle Aufgaben wahrnehmen, müssen jede Handlung unterlassen, durch die eigene Interessen mit denen der PPP-Einrichtung in Konflikt geraten könnten.
Besteht ein solches Risiko, hat der betreffende Handlungsträger von derartigen Handlungen abzusehen und den Direktor zu befassen, der schriftlich feststellt, ob ein Interessenkonflikt vorliegt. Der betreffende Handlungsträger unterrichtet auch seinen unmittelbaren Dienstvorgesetzten. Ist der Handlungsträger der Direktor, muss er die Angelegenheit dem Lenkungsausschuss unterbreiten.
Liegt ein Interessenkonflikt vor, stellt der betreffende Handlungsträger alle seine Tätigkeiten in der Angelegenheit ein. Der Direktor oder der Lenkungsausschuss im Falle des Direktors trifft alle weiteren geeigneten Maßnahmen.
(2) Für die Zwecke des Absatzes 1 besteht ein Interessenkonflikt, wenn ein Finanzakteur oder eine sonstige Person nach Absatz 1 aus Gründen der familiären oder privaten Verbundenheit, der politischen Übereinstimmung oder der nationalen Zugehörigkeit, des wirtschaftlichen Interesses oder aus anderen Gründen, die auf einer Gemeinsamkeit der Interessen mit dem Begünstigten beruhen, seine Aufgaben nicht unparteiisch und objektiv wahrnehmen kann.
Artikel 25
Aufgabentrennung
Anweisungsbefugnis und Rechnungsführung sind getrennte Funktionen und schließen einander aus.
KAPITEL 5
INTERNE PRÜFUNG
Artikel 26
Ernennung, Befugnisse und Aufgaben des internen Prüfers
(1) Die PPP-Einrichtung verfügt über das Amt eines internen Prüfers, das unter Einhaltung der einschlägigen internationalen Normen ausgeübt werden muss.
(2) Das Amt des internen Prüfers wird vom internen Prüfer der Kommission ausgeübt. Der interne Prüfer darf weder Anweisungsbefugter noch Rechnungsführer sein.
(3) Der interne Prüfer berät die PPP-Einrichtung in Fragen der Risikokontrolle, indem er unabhängige Stellungnahmen zur Qualität der Verwaltungs- und Kontrollsysteme und Empfehlungen zur Verbesserung der Bedingungen für die Abwicklung der Vorgänge sowie zur Förderung einer wirtschaftlichen Haushaltsführung abgibt.
Dem internen Prüfer obliegt es insbesondere,
a)
die Angemessenheit und Wirksamkeit der internen Verwaltungssysteme sowie die Leistung der Dienststellen bei der Durchführung der Programme und Maßnahmen unter Berücksichtigung der damit verbundenen Risiken zu beurteilen und
b)
die Effizienz und Wirksamkeit der Systeme der internen Kontrolle und Prüfung zu beurteilen, die auf jeden Haushaltsvollzugsvorgang Anwendung finden.
(4) Die Tätigkeit des internen Prüfers erstreckt sich auf sämtliche Tätigkeitsfelder und Dienststellen der PPP-Einrichtung. Der interne Prüfer hat uneingeschränkten Zugang zu sämtlichen für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Informationen.
(5) Der interne Prüfer nimmt Kenntnis vom Bericht des Anweisungsbefugten nach Artikel 20 sowie von allen vorliegenden Informationen.
(6) Der interne Prüfer teilt dem Lenkungsausschuss und dem Direktor seine Feststellungen und Empfehlungen mit.
Der interne Prüfer erstattet zudem in den folgenden Fällen Bericht:
-
kein Eingehen auf kritische Risiken und Empfehlungen,
-
erhebliche Verzögerungen bei der Umsetzung der in den vorangegangenen Jahren gegebenen Empfehlungen.
Der Lenkungsausschuss und der Direktor gewährleisten die regelmäßige Überwachung der Umsetzung der im Rahmen der Prüfungen abgegebenen Empfehlungen. Der Lenkungsausschuss prüft die Informationen nach Artikel 20 und stellt fest, ob die Empfehlungen vollständig und zügig umgesetzt wurden.
(7) Die PPP-Einrichtung stellt zum Zweck einer vertraulichen Kontaktaufnahme zum internen Prüfer die Kontaktangaben des internen Prüfers allen an Ausgabenvorgängen beteiligten natürlichen oder juristischen Personen zur Verfügung.
(8) Die Berichte und Feststellungen des internen Prüfers werden erst dann der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, wenn der interne Prüfer die zu ihrer Umsetzung getroffenen Maßnahmen validiert hat.
Artikel 27
Unabhängigkeit des internen Prüfers
Die Unabhängigkeit des internen Prüfers, die Verantwortlichkeit des internen Prüfers bei der Erfüllung seiner Aufgaben und das Recht des internen Prüfers, beim Gerichtshof der Europäischen Union zu klagen, werden nach Artikel 100 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 geregelt.
Artikel 28
Einrichtung einer internen Prüfstelle
(1) Der Lenkungsausschuss kann unter gebührender Berücksichtigung der Kostenwirksamkeit und des Mehrwertes eine interne Prüfstelle einrichten, die ihre Aufgaben im Einklang mit den einschlägigen internationalen Normen wahrnimmt.
Aufgabenstellung, Befugnisse und Verantwortung der internen Prüfstelle werden in der Charta des internen Prüfers festgelegt und unterliegen der Zustimmung des Lenkungsausschusses.
Der jährliche Prüfplan einer internen Prüfstelle wird von ihrem Leiter erstellt, wobei unter anderem die Einschätzung des Risikos in der PPP-Einrichtung durch den Direktor berücksichtigt wird.
Er wird vom Lenkungsausschuss überprüft und genehmigt.
Die interne Prüfstelle teilt dem Lenkungsausschuss und dem Direktor ihre Feststellungen und Empfehlungen mit.
Wenn die interne Prüfstelle einer PPP-Einrichtung nicht wirtschaftlich oder nicht in der Lage ist, die internationalen Normen zu erfüllen, kann die PPP-Einrichtung beschließen, mit anderen, in demselben Politikbereich tätigen PPP-Einrichtungen eine Prüfstelle zu teilen.
In solchen Fällen vereinbaren die Lenkungsausschüsse der betreffenden PPP-Einrichtungen die praktischen Modalitäten der gemeinsamen internen Prüfstellen.
Die Akteure der internen Prüfung arbeiten in effizienter Weise zusammen, und zwar durch Austausch von Informationen und Prüfberichten und gegebenenfalls durch Erstellung gemeinsamer Risikobewertungen und Durchführung gemeinsamer Prüfungen.
(2) Der Lenkungsausschuss und der Direktor gewährleisten die regelmäßige Überwachung der Umsetzung der Empfehlungen der internen Prüfstelle.
KAPITEL 6
EINNAHMEN- UND AUSGABENVORGÄNGE
Artikel 29
Ausführung der Einnahmen
(1) Die Ausführung der Einnahmen umfasst die Erstellung der Forderungsvorausschätzungen, die Feststellung der Forderungen und die Einziehung zu Unrecht gezahlter Beträge. Außerdem umfasst sie gegebenenfalls den Verzicht auf festgestellte Forderungen.
(2) Rechtsgrundlos gezahlte Beträge werden eingezogen.
Ist zu dem in der Zahlungsaufforderung vorgesehenen Termin die effektive Einziehung nicht erfolgt, so setzt der Rechnungsführer den zuständigen Anweisungsbefugten hiervon in Kenntnis und leitet unverzüglich das Beitreibungsverfahren mit allen ihm zur Verfügung stehenden rechtlichen Mitteln ein, auch gegebenenfalls durch Verrechnung oder, falls eine solche nicht möglich ist, durch Zwangsvollstreckung.
Erwägt der zuständige Anweisungsbefugte, auf die Einziehung einer festgestellten Forderung ganz oder teilweise zu verzichten, vergewissert er sich, dass dieser Verzicht ordnungsgemäß ist und den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Verhältnismäßigkeit entspricht. Der Verzichtbeschluss muss begründet werden. Er enthält die Feststellung, dass zwecks Einziehung der Forderung Maßnahmen getroffen wurden, sowie die rechtlichen und sachlichen Gründe, auf die er sich stützt.
Der Rechnungsführer führt ein Verzeichnis der einzuziehenden Forderungen der PPP-Einrichtung. Das Verzeichnis wird nach dem Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnungen gegliedert. Der Rechnungsführer führt auch Beschlüsse an, denen zufolge ganz oder teilweise auf die Einziehung festgestellter Forderungen verzichtet wird. Das Verzeichnis wird dem Bericht der PPP-Einrichtung über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement beigefügt.
(3) Für jede Forderung, die nicht zu dem in der Zahlungsaufforderung genannten Fälligkeitstermin zurückgezahlt wird, sind nach der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 Zinsen zu zahlen.
(4) Für Forderungen der PPP-Einrichtung gegenüber Dritten sowie für Forderungen Dritter gegenüber der PPP-Einrichtung gilt eine Verjährungsfrist von fünf Jahren.
Artikel 30
Beitrag der Mitglieder
(1) Die PPP-Einrichtung legt ihren Mitgliedern Anträge zur Zahlung der Gesamtheit oder eines Teils ihres Beitrags vor; dies erfolgt zu den Bedingungen und in den zeitlichen Abständen, die im Gründungsakt festgelegt sind oder mit den Mitgliedern vereinbart wurden.
(2) Für die Beträge, die die Mitglieder der PPP-Einrichtung als Beiträge an die Einrichtung zahlen, fallen Zinsen zugunsten des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung an.
Artikel 31
Ausführung der Ausgaben
(1) Zur Ausführung der Ausgaben nimmt der Anweisungsbefugte Mittelbindungen vor, geht rechtliche Verpflichtungen ein, stellt Ausgaben fest, erteilt die entsprechenden Auszahlungsanordnungen und vollzieht die vor der Mittelausführung erforderlichen Handlungen.
(2) Jede Ausgabe ist Gegenstand von vier Vorgängen: Mittelbindung, Feststellung, Zahlungsanordnung und Zahlung.
Die Feststellung einer Ausgabe ist die Handlung, mit der der zuständige Anweisungsbefugte eine Finanztransaktion bestätigt.
Die Anordnung einer Ausgabe ist die Handlung, mit der der zuständige Anweisungsbefugte den Rechnungsführer nach Überprüfung der Verfügbarkeit der Mittel anweist, die festgestellte Ausgabe zu zahlen.
(3) Für alle für die PPP-Einrichtung haushaltswirksamen Maßnahmen muss der zuständige Anweisungsbefugte eine Mittelbindung vornehmen, bevor er eine rechtliche Verpflichtung gegenüber Dritten eingeht.
(4) Mit der Annahme des jährlichen Arbeitsprogramms der PPP-Einrichtung genehmigt der Lenkungsausschuss die operativen Ausgaben der PPP-Einrichtung für die von ihr abgedeckten Tätigkeiten, sofern die in diesem Absatz aufgeführten Kriterien eindeutig erfüllt sind.
Das jährliche Arbeitsprogramm umfasst die genauen Ziele und die erwarteten Ergebnisse einschließlich Leistungsindikatoren. Es enthält zudem eine Beschreibung der zu finanzierenden Maßnahme(n) und Angaben zur Höhe der für die einzelnen Maßnahmen vorgesehenen Beträge.
Jede wesentliche Änderung des jährlichen Arbeitsprogramms wird in Übereinstimmung mit dem Gründungsakt nach demselben Verfahren festgestellt wie das ursprüngliche Arbeitsprogramm.
Der Lenkungsausschuss kann die Befugnis, nicht substanzielle Änderungen am Arbeitsprogramm vorzunehmen, an den Anweisungsbefugten der PPP-Einrichtung delegieren.
Artikel 32
Fristen
Die Zahlung der Ausgaben erfolgt innerhalb der Fristen, die in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und in der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 festgelegt sind, und im Einklang mit diesen Verordnungen.
KAPITEL 7
AUSFÜHRUNG DES HAUSHALTSPLANS DER PPP-EINRICHTUNG
Artikel 33
Vergabeverfahren
(1) In Bezug auf die Auftragsvergabe gelten Titel V der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 vorbehaltlich dieses Artikels Absätze 3 bis 6.
(2) Die PPP-Einrichtung beteiligt sich an der zentralen Ausschlussdatenbank, die nach Artikel 108 der Haushaltsordnung von der Kommission errichtet und betrieben wird.
(3) Bei Aufträgen, deren Wert zwischen 60 000 EUR und den Schwellenwerten in Artikel 118 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 liegt, kann das Verfahren, das in der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 für Aufträge im Wert von höchstens 60 000 EUR vorgesehen ist, angewendet werden.
(4) Die PPP-Einrichtung kann auf ihren Wunsch an den Vergabeverfahren der Kommission, an den interinstitutionellen Vergabeverfahren und an den Vergabeverfahren anderer Unions- oder PPP-Einrichtungen als Auftraggeber beteiligt werden.
(5) Die PPP-Einrichtung kann mit der Kommission, den interinstitutionellen Ämtern, dem mit der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates (5) geschaffenen Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union und anderen PPP-Einrichtungen Verträge über von diesen zu beschaffende Güter, zu erbringende Dienstleistungen oder durchzuführende Arbeiten schließen, ohne dass es der Durchführung eines öffentlichen Vergabeverfahrens bedarf.
Die PPP-Einrichtung kann mit ihren Mitgliedern mit Ausnahme der Union Verträge über von diesen direkt, ohne Rückgriff auf Dritte, zu beschaffende Güter, zu erbringende Dienstleistungen oder durchzuführende Arbeiten schließen, ohne dass es der Durchführung eines öffentlichen Vergabeverfahrens bedarf.
Die gemäß den Unterabsätzen 1 und 2 beschafften Güter, erbrachten Dienstleistungen und durchgeführten Arbeiten gelten nicht als Teil des Beitrags der Mitglieder zum Haushaltsplan der PPP-Einrichtung.
(6) Die PPP-Einrichtung kann gemeinsame Vergabeverfahren mit öffentlichen Auftraggebern des Aufnahmemitgliedstaats durchführen, um ihren administrativen Bedarf zu decken, oder mit öffentlichen Auftraggebern der Mitgliedstaaten, der Staaten der Europäischen Freihandelsassoziation oder mit Kandidatenländern der Union, die Mitglieder der PPP-Einrichtung sind. In diesem Fall gilt Artikel 133 der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 entsprechend.
Die PPP-Einrichtung kann gemeinsame Vergabeverfahren mit ihren privaten Mitgliedern oder mit öffentlichen Auftraggebern aus an Programmen der Union teilnehmenden Ländern, die Mitglieder der PPP-Einrichtung sind, durchführen. In diesem Fall gilt Artikel 133 Unterabsatz 1 der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 entsprechend.
Artikel 34
Sachverständige
Artikel 287 der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 gilt entsprechend für die Auswahl von Sachverständigen, vorbehaltlich etwaiger besonderer Verfahren, die im Basisrechtsakt des Programms, mit dessen Durchführung die PPP-Einrichtung beauftragt ist, festgelegt sind. Die Sachverständigen werden auf der Grundlage eines vorab mitgeteilten Festbetrags vergütet und aufgrund ihrer fachlichen Kompetenz ausgewählt.
Die PPP-Einrichtung kann die von der Kommission oder anderen Unions- oder PPP-Einrichtungen erstellten Listen nutzen.
Die PPP-Einrichtung kann, soweit es für sinnvoll gehalten wird und in gerechtfertigten Fällen, andere, nicht in den Listen aufgeführte Personen auswählen, die über die notwendige Kompetenz verfügen.
Die Auswahl externer Sachverständiger erfolgt auf der Grundlage der für die Wahrnehmung der ihnen zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Kompetenzen, Erfahrungen und Kenntnissen, und unter Einhaltung der Grundsätze der Nichtdiskriminierung, der Gleichbehandlung und der Verhütung von Interessenkonflikten.
Artikel 35
Finanzhilfen
In Bezug auf Finanzhilfen gelten Titel VI der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 vorbehaltlich etwaiger besonderer Bestimmungen des Gründungsakts.
Artikel 36
Preisgelder
(1) In Bezug auf Preisgelder gelten Titel VII der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 vorbehaltlich des Absatzes 2 dieses Artikels.
(2) Wettbewerbe für Preisgelder mit einem Einheitswert ab 1 000 000 EUR dürfen nur veröffentlicht werden, wenn sie in dem in Artikel 14 Absatz 1 genannten Entwurf des Arbeitsprogramms vorgesehen sind.
Artikel 37
Rechtsbehelfsbelehrung
(1) Wird ein Antragsteller oder Bieter, Begünstigter oder Auftragnehmer durch einen Verfahrensakt eines Anweisungsbefugten in seinen Rechten beeinträchtigt, ist dem betreffenden Verfahrensakt eine Belehrung über die verfügbaren administrativen und/oder gerichtlichen Rechtsbehelfe, mit denen dieser Verfahrensakt angefochten werden kann, beizufügen.
(2) In der Rechtsbehelfsbelehrung sind insbesondere die Art des Rechtsbehelfs, die Stellen, bei denen er eingelegt werden kann, sowie die Rechtsbehelfsfrist anzugeben.
(3) Auf die Absätze 1 und 2 finden etwaige besondere Verfahren Anwendung, die in den Basisrechtsakten des Programms, mit dessen Durchführung die PPP-Einrichtung beauftragt wurde, festgelegt sind.
KAPITEL 8
RECHNUNGSFÜHRUNG
Artikel 38
Rechnungsführungsvorschriften
Die PPP-Einrichtung richtet ein Rechnungsführungssystem ein, das zeitnah genaue, vollständige und sachlich richtige Daten bereitstellt.
Die Rechnungsführung der PPP-Einrichtung muss den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften entsprechen.
Artikel 39
Gliederung der Jahresrechnungen
Die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung umfassen:
a)
den Jahresabschluss der PPP-Einrichtung;
b)
die Berichte über die Ausführung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung (Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement).
Die PPP-Einrichtung erstellt einen Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahres. Dieser Bericht gibt mindestens Aufschluss über den Umfang der ausgeführten Mittel, und zwar sowohl in absoluten Beträgen als auch prozentual, und - in zusammengefasster Form - über die Mittelübertragungen zwischen den einzelnen Haushaltslinien.
Wenn die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden müssen, übermittelt die PPP-Einrichtung den Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement spätestens am 31. März des folgenden Haushaltsjahres an das Europäische Parlament, den Rat und den Rechnungshof.
Artikel 40
Rechnungsführungsgrundsätze
Die in den Jahresabschlüssen enthaltenen Informationen, einschließlich Informationen zu den Verfahren der Rechnungsführung, werden in einer Weise dargestellt, die gewährleistet, dass sie stichhaltig, sachlich richtig, vergleichbar und verständlich sind. Die Jahresabschlüsse werden gemäß den allgemein anerkannten Rechnungsführungsgrundsätzen, die in den Rechnungsführungsvorschriften nach Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 dargelegt sind, oder gemäß den auf der Periodenrechnung beruhenden internationalen Standards für das öffentliche Rechnungswesen (nachstehend „IPSAS“) erstellt.
Artikel 41
Jahresabschlüsse
(1) Die Jahresabschlüsse werden in Euro erstellt. Sie umfassen
a)
die Vermögensübersicht und die Übersicht über die finanziellen Ergebnisse, aus denen sämtliche Aktiva und Passiva, die Finanzlage sowie das wirtschaftliche Ergebnis zum 31. Dezember des vorhergehenden Haushaltsjahres hervorgehen; sie werden gemäß den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften oder gemäß den auf der Periodenrechnung beruhenden IPSAS erstellt;
b)
die Kapitalflussrechnung, aus der die Ein- und Auszahlungen des Haushaltsjahres und der endgültige Kassenmittelbestand hervorgehen;
c)
die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens, die eine Übersicht über die im Laufe des Haushaltsjahres erfolgten Bewegungen bei den Reserven sowie die Gesamtergebnisse enthält.
(2) Die Erläuterungen zu den Jahresabschlüssen ergänzen und erläutern die in Absatz 1 genannten Übersichten und enthalten alle nach der international anerkannten Rechnungsführungspraxis erforderlichen ergänzenden Informationen, wenn diese Informationen für die Tätigkeiten der PPP-Einrichtung von Belang sind.
Artikel 42
Bericht über den Haushaltsvollzug
Die Berichte über den Haushaltsvollzug werden in Euro erstellt. Sie bestehen aus:
a)
Übersichten, die sämtliche Einnahmen- und Ausgabenvorgänge des Haushaltsjahres zusammenfassen;
b)
Erläuterungen, die die Informationen in den Übersichten ergänzen und kommentieren.
Die Berichte über den Haushaltsvollzug folgen der Gliederung des Haushaltsplans.
Artikel 43
Vorläufige Jahresrechnungen und Billigung der endgültigen Jahresrechnungen
(1) Wenn die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden müssen, übermittelt der Rechnungsführer der PPP-Einrichtung die vorläufigen Jahresrechnungen spätestens am 15. Februar des folgenden Jahres an den Rechnungshof.
In dem in Unterabsatz 1 genannten Fall übermittelt der Rechnungsführer der PPP-Einrichtung dem Rechnungsführer der Kommission spätestens am 15. Februar des folgenden Jahres ein Berichterstattungspaket nach einem vom Rechnungsführer der Kommission für Konsolidierungszwecke vorgegebenen Standardformat.
(2) Der Rechnungsführer erstellt die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung. Der Direktor legt sie zusammen mit dem Bestätigungsvermerk des externen Prüfers nach Artikel 46 am 15. März dem Lenkungsausschuss zur Genehmigung vor.
Wenn die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden müssen, legt der Rechnungsführer die endgültigen Jahresrechnungen zusammen mit dem Bestätigungsvermerk des externen Prüfers nach Artikel 46 und der Genehmigung des Lenkungsausschusses spätestens am 1. Juli des folgenden Haushaltsjahres dem Rechnungshof, dem Europäischen Parlament und dem Rat vor. In diesem Fall übermittelt der Rechnungsführer der PPP-Einrichtung dem Rechnungsführer der Kommission spätestens am 1. Juli zudem ein Berichterstattungspaket nach dem vom Rechnungsführer der Kommission für Konsolidierungszwecke vorgegebenen Standardformat.
Wenn die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden müssen, legt der Rechnungsführer der PPP-Einrichtung dem Rechnungshof gleichzeitig mit der Übermittlung der endgültigen Jahresrechnungen eine Vollständigkeitserklärung zu den endgültigen Jahresrechnungen vor; eine Kopie der Vollständigkeitserklärung geht an den Rechnungsführer der Kommission.
Den endgültigen Jahresrechnungen ist ein Vermerk des Rechnungsführers beigefügt, in dem Letzterer erklärt, dass die endgültigen Jahresrechnungen gemäß den Bestimmungen dieses Kapitels und den geltenden Rechnungsführungsgrundsätzen, -vorschriften und -methoden erstellt wurden.
Die gebilligten endgültigen Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung werden innerhalb eines Monats nach ihrer Billigung auf der Website der PPP-Einrichtung veröffentlicht.
Artikel 44
Rechnungsführungssystem
(1) Wenn die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden müssen, legt der Rechnungsführer der Kommission den von der PPP-Einrichtung anzuwendenden einheitlichen Kontenplan nach Artikel 152 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 fest.
(2) Das Rechnungsführungssystem ist untergliedert in eine Finanzbuchführung und eine Haushaltsbuchführung. Diese werden nach Kalenderjahren in Euro erstellt.
(3) In der Finanzbuchführung werden die Vorfälle und Vorgänge, die sich auf die Wirtschafts-, Finanz- und Vermögenslage der PPP-Einrichtung auswirken, nach der Methode der doppelten Buchführung chronologisch nachgezeichnet.
(4) Die Haushaltsbuchführung bietet eine ausführliche Aufzeichnung der Ausführung des Haushaltsplans der PPP-Einrichtung. Sie dokumentiert alle Einnahmen- und Ausgabenvorgänge.
Artikel 45
Bestandsverzeichnisse
Die PPP-Einrichtung führt mengen- und wertmäßige Bestandsverzeichnisse aller Sachanlagen, immateriellen Anlagen und Finanzanlagen, aus denen ihr Vermögen oder das Vermögen der Union besteht. Wenn die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften konsolidiert werden müssen, führt die PPP-Einrichtung diese Bestandsverzeichnisse nach dem vom Rechnungsführer der Kommission vorgegebenen Muster. Die PPP-Einrichtung prüft die Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit dem tatsächlichen Bestand.
KAPITEL 9
EXTERNE PRÜFUNG UND BETRUGSBEKÄMPFUNG
Artikel 46
Externe Prüfung
Die PPP-Einrichtung muss sich einer unabhängigen externen Prüfung unterziehen, die gemäß international anerkannten Prüfungsstandards von einer unabhängigen Prüfstelle durchgeführt wird. Im Bestätigungsvermerk des externen Prüfers wird festgestellt, ob die Jahresrechnungen ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln, ob die bestehenden Kontrollsysteme ordnungsgemäß funktionieren und ob die zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsmäßig sind. Im Bestätigungsvermerk wird auch angegeben, ob bei der Prüfungstätigkeit Zweifel an den in der Verwaltungserklärung nach Artikel 20 enthaltenen Feststellungen aufkommen. Der Bestätigungsvermerk wird dem Lenkungsausschuss vorgelegt. Er wird der Kommission zusammen mit den endgültigen Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung spätestens am 15. März übermittelt.
Artikel 47
Prüfung der Jahresrechnungen durch den Rechnungshof
(1) Vorbehaltlich anders lautender Bestimmungen im Gründungsakt der PPP-Einrichtung kontrolliert der Rechnungshof die Jahresrechnungen der PPP-Einrichtung nach Artikel 287 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union. Bei der Prüfung kann der Rechnungshof die Prüftätigkeit des unabhängigen externen Prüfers nach Artikel 46 dieser Verordnung und die auf der Grundlage von dessen Feststellungen getroffenen Maßnahmen berücksichtigen.
(2) Für die Kontrolle durch den Rechnungshof gelten die Artikel 158 bis 163 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012.
Artikel 48
Kontrollen vor Ort durch Kommission, Rechnungshof und OLAF
(1) Unbeschadet des Artikels 47 Absatz 1 gewährt die PPP-Einrichtung Bediensteten der Kommission und anderen von ihr ermächtigten Personen sowie dem Rechnungshof Zugang zu ihren Standorten und Räumlichkeiten sowie zu allen Informationen, auch in elektronischer Form, die für die Rechnungsprüfung erforderlich sind.
(2) Das OLAF kann gemäß den Bestimmungen und Verfahren der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates (6) und der Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 des Rates (7) Ermittlungen, einschließlich Kontrollen und Überprüfungen vor Ort, durchführen, um festzustellen, ob im Zusammenhang mit von der PPP-Einrichtung finanzierten Finanzhilfen oder Verträgen ein Betrugs- oder Korruptionsdelikt oder eine sonstige rechtswidrige Handlung zum Nachteil der finanziellen Interessen der Union vorliegt.
(3) Unbeschadet der Absätze 1 und 2 enthalten Verträge, Vereinbarungen und Beschlüsse der PPP-Einrichtung Bestimmungen, die den Europäischen Rechnungshof und das OLAF ausdrücklich ermächtigen, solche Prüfungen und Untersuchungen entsprechend ihren jeweiligen Zuständigkeiten vorzunehmen.
KAPITEL 10
SCHLUSS- UND ÜBERGANGSBESTIMMUNGEN
Artikel 49
Auskunftsrecht
Die Kommission und die Mitglieder der PPP-Einrichtung mit Ausnahme der Union sind befugt, von der PPP-Einrichtung zu den in ihre Zuständigkeitsbereiche fallenden Haushaltsangelegenheiten alle relevanten Auskünfte und Erläuterungen anzufordern.
Artikel 50
Annahme der Finanzregelung der PPP-Einrichtung
Jede Einrichtung nach Artikel 209 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 erlässt eine neue Finanzregelung, die am 1. Januar 2014 bzw. in jedem Fall innerhalb von neun Monaten, gerechnet ab dem Tag, an dem die jeweilige PPP-Einrichtung in den Anwendungsbereich von Artikel 209 der genannten Verordnung fällt, in Kraft tritt.
Artikel 51
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 30. September 2013