KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1271/2013
af 30. september 2013
om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 208 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 208, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 (2) om rammefinansforordning for de organer, som er oprettet af Fællesskaberne, var baseret på Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (3). Forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 er blevet erstattet af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012. Forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 bør derfor revideres. Af klarhedshensyn er det nødvendigt at erstatte forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 med en ny forordning.
(2)
Der bør tages hensyn til den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om decentrale agenturer af 19. juli 2012.
(3)
Visse af bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 bør revideres for at tage hensyn til erfaringerne med anvendelsen af disse bestemmelser.
(4)
Denne forordning bør fastlægge de overordnede principper og de grundlæggende regler for de organer, der er oprettet i henhold til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) og Euratom-traktaten (i det følgende benævnt »EU-organer«), og som modtager bidrag over budgettet, uden at dette berører oprettelsesakten. EU-organerne bør på grundlag af denne forordning vedtage deres egne finansielle regler, der kun må afvige fra forordningen, når det er nødvendigt som følge af deres særlige behov, og kun hvis Kommissionen på forhånd giver sit samtykke.
(5)
EU-organer, der er fuldt selvfinansierende, som denne forordning ikke finder anvendelse på, bør for at sikre den nødvendige sammenhæng i givet fald indføre tilsvarende regler. I overensstemmelse med den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen af 19. juli 2012 bør disse organer forelægge Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen en årsrapport om gennemførelsen af deres budget og tage behørigt hensyn til deres anmodninger og anbefalinger.
(6)
EU-organerne bør opstille og gennemføre deres budget i overensstemmelse med de fem grundlæggende budgetretlige principper - enhed, et realistisk budget, bruttoopgørelse, specificering og etårighed, samt principperne om balance, én regningsenhed, forsvarlig økonomisk forvaltning og gennemsigtighed.
(7)
Det bør understreges, at Unionens bidrag har en udligningsfunktion. Den del af EU-organets positive budgetresultat, der overstiger det bidrag, som Unionen har betalt i løbet af året, bør tilbagebetales til Unionens budget.
(8)
Når det fastsættes i oprettelsesakten, at indtægterne ud over Unionens bidrag består af gebyrer og afgifter, og at indtægterne fra gebyrer og afgifter afsættes til dækning af specifikke udgifter, bør EU-organerne have mulighed for at fremføre saldoen i form af formålsbestemte indtægter.
(9)
Det bør sikres, at gebyrerne fastsættes på et passende niveau med henblik på at dække omkostningerne ved leveringen af tjenesteydelserne og undgå betydelige overskud.
(10)
Delegation af budgetgennemførelsesopgaver til EU-organerne bør være behørigt begrundet i opgavernes karakter og EU-organets specifikke ekspertise, samtidig med at der sikres en forsvarlig økonomisk forvaltning og omkostningseffektivitet. De delegerede opgaver bør være forenelige med oprettelsesakten.
(11)
EU-organerne bør kun have lov til at modtage ad hoc-tilskud, hvis det udtrykkeligt er fastsat i de relevante basisretsakter og tilladt i oprettelsesakten.
(12)
I henhold til artikel 50 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 skal EU-organet deltage i en benchmarkingundersøgelse med andre EU-organer og -institutioner.
(13)
Der bør indføres regler for handlingsplanen for opfølgning af konklusionerne fra de overordnede regelmæssige evalueringer for at sikre, at de gennemføres effektivt.
(14)
For at sikre, at programmeringen er konsekvent, bør EU-organet udarbejde et dokument, der indeholder den årlige og flerårige programmering under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer.
(15)
EU-organet bør tilpasse tidsplanen for den årlige og flerårige programmering til budgetproceduren for at sikre, at den er effektiv, og at der er sammenhæng mellem alle programmeringsdokumenterne.
(16)
Den interne revisionsfunktions og den interne kontrolfunktions nuværende struktur bør gøres klarere, og rapporteringskravene bør strømlines. Den interne revisionsfunktion i EU-organet bør varetages af Kommissionens interne revisor, som bør foretage revisioner, når risiciene retfærdiggør det. Der bør indføres regler for oprettelsen af interne revisionsafdelinger og deres måde at fungere på.
(17)
Rapporteringsforpligtelserne bør strømlines. EU-organerne bør fremlægge en konsolideret årlig aktivitetsrapport, som indeholder fyldestgørende oplysninger om gennemførelsen af deres arbejdsprogram, deres budget, deres plan for personalepolitikken og deres forvaltningssystemer og interne kontrolsystemer.
(18)
For at gøre EU-organerne mere omkostningseffektive bør der gives mulighed for at dele tjenester eller overføre dem til et andet EU-organ eller til Kommissionen. Omkostningseffektiviteten kan navnlig forbedres ved at gøre det muligt at overdrage alle eller en del af de opgaver, som påhviler EU-organets regnskabsfører, til Kommissionens regnskabsfører.
(19)
Som fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør der kun gives mulighed for at opdele bevillinger, der strækker sig over flere år, i årlige trancher, når oprettelsesakten eller basisretsakten åbner mulighed for det, eller når de vedrører administrationsudgifter.
(20)
For at tilpasse reglerne om formålsbestemte indtægter til reglerne i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør der fastsættes regler om opdeling af formålsbestemte indtægter (interne og eksterne) og om fremførsel af disse indtægter.
(21)
For at tilpasse reglerne om behandling af renter af Unionens bidrag til EU-organet til reglerne i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør det fastsættes, at der ikke skal betales renter til budgettet.
(22)
Forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 giver mulighed for i bestemte tilfælde at indgå en retlig forpligtelse før en budgetmæssig forpligtelse. EU-organerne bør også have denne mulighed.
(23)
For at sikre overensstemmelse mellem forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 og forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør specifikke bestemmelser om udbud og tilskud ikke være tilladt. Anvendelsen af ét sæt regler sikrer, at EU-organets arbejde forenkles, og gør det muligt at anvende de retningslinjer og modeller, som Kommissionen har udarbejdet.
(24)
Der bør gives mulighed for, at EU-organet kan tildele priser, for at tilpasse bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
(25)
For at identificere risiciene for faktiske eller opfattede interessekonflikter og sikre, at de forvaltes korrekt, bør det kræves, at EU-organerne vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter. Disse regler bør tage hensyn til de retningslinjer, som Kommissionen har udarbejdet på grundlag af den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen af 19. juli 2012.
(26)
Bestemmelserne om ejendomspolitik, herunder indførelsen af muligheden for, at EU-organerne kan optage lån, og betingelserne herfor, bør tilpasses til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 for at sikre, at alle EU-organerne og -institutionerne anvender de nyligt indførte regler på en ensartet måde.
(27)
Der bør fastsættes overgangsbestemmelser for programmering og rapportering, da Kommissionen har brug for tid til at udarbejde de relevante retningslinjer i samarbejde med EU-organerne.
(28)
Denne forordning bør træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende for at gøre det muligt at vedtage de reviderede finansforordninger for EU-organerne inden den 1. januar 2014 for at sikre ensartede regler for den næste flerårige finansielle ramme -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
AFSNIT I
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Emne
Denne forordning fastsætter de væsentligste finansielle regler, på grundlag af hvilke EU-organet skal vedtage sine egne finansielle regler. EU-organets finansielle regler kan kun afvige fra denne forordning, hvis det er nødvendigt på grund af dets særlige behov, og Kommissionen på forhånd giver sit samtykke.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
- »oprettelsesakt«: det unionsretlige instrument, der fastlægger de vigtigste aspekter af oprettelsen af EU-organet og dets arbejde
- »EU-organets budget«: det dokument, der for hvert regnskabsår forudgående angiver og godkender de samlede indtægter og udgifter, der skønnes nødvendige for EU-organet
- »EU-organ«: ethvert organ som omhandlet i artikel 208 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
- »bestyrelse«: EU-organets vigtigste interne beslutningsorgan i finansielle og budgetmæssige anliggender, uanset dets betegnelse i oprettelsesakten
- »direktør«: den person, der er ansvarlig for at gennemføre bestyrelsens afgørelser og EU-organets budget som anvisningsberettiget, uanset den pågældendes betegnelse i oprettelsesakten
- »forretningsudvalg«: det interne organ i EU-organet, der bistår bestyrelsen, og hvis ansvarsområder og forretningsorden er fastsat i oprettelsesakten.
Artikel 3
Tidsrum, datoer og tidsfrister
Hvor intet andet er bestemt, finder Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 1182/71 (4) anvendelse på fristerne i denne forordning.
Artikel 4
Beskyttelse af personoplysninger
Denne forordning berører ikke bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (5) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (6).
Artikel 5
Overholdelse af budgetprincipper
I overensstemmelse med bestemmelserne i denne forordning opstilles og gennemføres EU-organets budget i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver effektiv og produktiv intern kontrol, samt gennemsigtighed.
AFSNIT II
BUDGETPRINCIPPER
KAPITEL 1
Principperne om enhed og et realistisk budget
Artikel 6
Anvendelsesområdet for EU-organets budget
1. EU-organets budget omfatter:
a)
egne indtægter, bestående af alle afgifter og gebyrer, som EU-organet er bemyndiget til at opkræve i kraft af de opgaver, det pålægges, samt eventuelle andre indtægter
b)
indtægter omfattende eventuelle finansielle bidrag fra de medlemsstater, hvor EU-organet har sæde
c)
et bidrag fra Unionen
d)
formålsbestemte indtægter med henblik på finansiering af specifikke udgifter, jf. artikel 23, stk. 1
e)
EU-organets udgifter, herunder administrationsudgifter.
2. Indtægter, der består af gebyrer og afgifter, afsættes kun til et bestemt formål i behørigt begrundede undtagelsestilfælde, som er fastlagt i oprettelsesakten.
3. Når det i en eller flere oprettelsesakter fastsættes, at klart definerede opgaver finansieres separat, eller når EU-organet gennemfører opgaver, som det har fået overdraget ved en delegationsaftale, fører det særskilte regnskaber over indtægts- og udgiftstransaktionerne. EU-organet identificerer klart hver gruppe af opgaver i sin programmering af de menneskelige ressourcer, som indgår i det årlige og flerårige programmeringsdokument, der er omhandlet i artikel 32.
Artikel 7
Ad hoc-tilskud
1. EU-organer må ikke modtage ad hoc-tilskud fra budgettet, medmindre det er tilladt i oprettelsesakten og udtrykkeligt fastsat i basisretsakten.
2. Når EU-organet har fået tilladelse til at modtage ad hoc-tidskud, medtages de opgaver, som finansieres med disse tilskud, i det årlige arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 32, stk. 3.
Artikel 8
Delegationsaftaler
1. Kommissionen overdrager kun budgetgennemførelsesopgaver til EU-organet, når det er begrundet i foranstaltningens særlige karakter og EU-organets specifikke ekspertise.
2. Ved valget af EU-organet tages der hensyn til:
a)
om det er omkostningseffektivt at overdrage de pågældende opgaver
b)
indvirkningen på organets ledelsesstruktur og på dets finansielle og menneskelige ressourcer.
3. Når Kommissionen undtagelsesvis overdrager opgaver til EU-organet:
a)
finder artikel 60 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 anvendelse på EU-organet for så vidt angår de midler, der er afsat til de pågældende opgaver, og artikel 108 og 109 i denne forordning finder ikke anvendelse
b)
nævnes de overdragne opgaver til orientering i EU-organets årlige arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 32, stk. 3.
4. Den anvisningsberettigede hører bestyrelsen, inden delegationsaftalen underskrives, jf. dog stk. 2.
Artikel 9
Særlige regler om principperne om enhed og et realistisk budget
1. Enhver indtægt og udgift skal konteres en post på EU-organets budget.
2. Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de godkendte bevillinger på EU-organets budget.
3. En bevilling må kun opføres på EU-organets budget, hvis den er til en udgift, der skønnes nødvendig.
4. Renter af forfinansieringer fra EU-organets budget tilkommer ikke EU-organet.
KAPITEL 2
Princippet om etårighed
Artikel 10
Definition
Bevillingerne på EU-organets budget gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.
Artikel 11
Typer af bevillinger
1. EU-organets budget omfatter ikke-opdelte bevillinger og, når de operationelle behov berettiger det, opdelte bevillinger. Opdelte bevillinger giver anledning til forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i løbet af regnskabsåret.
3. Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.
Artikel 12
Regnskab for indtægter og bevillinger
1. EU-organets indtægter som omhandlet i artikel 6 opføres for et regnskabsår på grundlag af de beløb, der oppebæres i løbet af regnskabsåret.
2. EU-organets indtægter giver anledning til et tilsvarende beløb i betalingsbevillinger.
3. Bevillingerne for et regnskabsår må kun anvendes til dækning af udgifter, som der indgås forpligtelser for, og som betales i det pågældende regnskabsår, samt til betaling af skyldige beløb hidrørende fra forpligtelser fra tidligere regnskabsår.
4. Forpligtelserne opføres på grundlag af de retlige forpligtelser, der indgås indtil den 31. december.
5. Betalingerne opføres for et regnskabsår på grundlag af de betalinger, som regnskabsføreren foretager senest den 31. december i det pågældende regnskabsår.
Artikel 13
Indgåelse af forpligtelser for bevillinger
Så snart EU-organets budget er endeligt vedtaget, kan der indgås forpligtelser for de bevillinger, der er opført på EU-organets budget, med virkning fra 1. januar.
Artikel 14
Annullering og fremførsel af bevillinger
1. Bevillinger, der ikke er udnyttet ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført, bortfalder. De kan imidlertid fremføres, men dog kun til det følgende regnskabsår, hvis bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget træffer afgørelse herom senest den 15. februar i overensstemmelse med stk. 3 og 4, eller de kan fremføres automatisk i overensstemmelse med stk. 5.
2. Bevillinger til personaleudgifter kan ikke gøres til genstand for fremførsel.
3. Ved opdelte forpligtelsesbevillinger og ikke-opdelte bevillinger, for hvilke der ved regnskabsårets udløb endnu ikke er indgået forpligtelser, kan der fremføres:
a)
beløb, der svarer til forpligtelsesbevillinger
b)
beløb, der svarer til ikke-opdelte bevillinger for så vidt angår byggeprojekter, for hvilke størstedelen af de forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen er afsluttet pr. 31. december. Der fastsættes bestemmelser om den forberedende etape forud for indgåelsen af forpligtelsen i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen for hvert EU-organ.
Der kan indgås forpligtelser for disse beløb indtil den 31. marts det følgende år eller indtil den 31. december det følgende år, såfremt beløbene vedrører ejendomsprojekter.
4. Ved betalingsbevillinger kan der fremføres beløb, der er nødvendige til opfyldelse af tidligere indgåede forpligtelser eller er knyttet til fremførte forpligtelsesbevillinger, når de betalingsbevillinger, der er opført under de pågældende budgetposter for det følgende regnskabsår, ikke er tilstrækkelige til at dække behovet.
EU-organet skal i første række anvende de for det indeværende regnskabsår godkendte bevillinger og må kun anvende fremførte bevillinger, når førstnævnte bevillinger er opbrugt.
5. Ikke-opdelte bevillinger, der svarer til forpligtelser, som er behørigt indgået ved regnskabsårets udløb, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår.
6. Fremførte bevillinger, som der ikke er indgået forpligtelser for senest den 31. marts i år n+1, annulleres automatisk og identificeres i regnskaberne.
Artikel 15
Fremførselsregler for formålsbestemte indtægter
Fremførsel af de formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 23, og af uudnyttede og disponible bevillinger pr. 31. december hidrørende fra disse indtægter skal overholde følgende regler:
a)
eksterne formålsbestemte indtægter fremføres automatisk og skal anvendes fuldt ud, indtil alle aktioner i tilknytning til det program eller den foranstaltning, de er bestemt for, er udført; eksterne formålsbestemte indtægter, der modtages i programmets eller foranstaltningens sidste år, kan anvendes i det første år for det efterfølgende program eller den efterfølgende foranstaltning
b)
interne formålsbestemte indtægter kan kun fremføres for et år med undtagelse af de interne formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 23, stk. 3, litra f), som fremføres automatisk.
Senest den 1. juni i år n+1 informerer EU-organet Kommissionen om gennemførelsen af de fremførte formålsbestemte indtægter.
Artikel 16
Frigørelse af bevillinger
Frigørelse af bevillinger i et senere regnskabsår end det regnskabsår, hvor de var opført på EU-organets budget, som følge af manglende eller ufuldstændig gennemførelse af de foranstaltninger, hvortil de var bestemt, bevirker, at de pågældende bevillinger bortfalder.
Artikel 17
Forpligtelser
1. For løbende administrationsudgifter kan der fra den 15. oktober hvert år indgås forudgående forpligtelser, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. Sådanne forpligtelser må dog ikke overstige en fjerdedel af de bevillinger, som bestyrelsen har opført under den dertil svarende budgetpost for det løbende regnskabsår. De kan ikke vedrøre nye udgifter, der ikke er principielt godkendt i EU-organets sidste behørigt vedtagne budget.
2. Udgifter, der skal betales forud, som f.eks. lejeudgifter, kan fra den 1. december give anledning til betaling, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. I så fald finder det i stk. 1 omhandlede loft ikke anvendelse.
Artikel 18
Gældende regler i tilfælde af sen vedtagelse af EU-organets budget
1. Såfremt EU-organets budget ikke er endeligt vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, finder reglerne i stk. 2-6 anvendelse.
2. Der kan indgås forpligtelser og foretages betalinger inden for de grænser, der er fastsat i stk. 3.
3. Der kan for hvert relevant kapitel indgås forpligtelser for indtil en fjerdedel af det foregående regnskabsårs samlede godkendte bevillinger for det pågældende kapitel, forhøjet med en tolvtedel for hver forløben måned.
Bevillingerne i oversigten over indtægter og udgifter må ikke overskrides.
Der kan for hvert relevant kapitel foretages månedlige betalinger på indtil en tolvtedel af det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel. Beløbet må dog ikke overskride en tolvtedel af de bevillinger, der er opført i samme kapitel i oversigten over indtægter og udgifter.
4. Ved det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel, jf. stk. 2 og 3, forstås de bevillinger, der er vedtaget i EU-organets budget, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget, efter justering for de overførsler, der er foretaget i løbet af det pågældende regnskabsår.
5. På anmodning af direktøren, og hvis kontinuiteten i EU-organets virksomhed og forvaltningshensyn nødvendiggør det, kan bestyrelsen bevilge et udgiftsbeløb, der overstiger én foreløbig tolvtedel, men ikke den samlede sum af fire foreløbige tolvtedele, bortset fra i behørigt begrundede tilfælde, til såvel forpligtelser som betalinger ud over dem, der automatisk er til rådighed i overensstemmelse med stk. 2 og 3.
De yderligere tolvtedele bevilges med en tolvtedels fulde beløb og kan ikke opdeles.
6. Hvis fire foreløbige tolvtedele, som er bevilget for et givet kapitel i overensstemmelse med stk. 5, ikke er tilstrækkelige til at dække de udgifter, der er nødvendige for at undgå at bryde kontinuiteten i EU-organets virksomhed på det område, det pågældende kapitel vedrører, kan en overskridelse af det bevillingsbeløb, der er opført under det tilsvarende kapitel på EU-organets budget for det foregående regnskabsår, undtagelsesvis tillades. Bestyrelsen træffer afgørelse efter proceduren i stk. 5. Det samlede beløb for bevillingerne på EU-organets budget for det foregående regnskabsår eller i EU-organets budgetforslag må dog under ingen omstændigheder overskrides.
KAPITEL 3
Princippet om balance
Artikel 19
Definition og anvendelsesområde
1. Der skal være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillingerne må ikke overstige Unionens bidrag, forhøjet med de egne indtægter og eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 6.
3. For organer, hvis indtægter ud over Unionens bidrag består af gebyrer og afgifter, bør gebyrerne have et niveau, som ikke genererer et betydeligt overskud. Når der gentagne gange opstår et betydeligt positivt eller negativt budgetresultat, jf. artikel 97, revideres gebyrernes og afgifternes niveau.
4. EU-organet må ikke optage lån inden for rammerne af EU-organets budget.
5. Unionens bidrag til EU-organet udgør et udligningsbidrag for EU-organets budget og kan opdeles i et antal betalinger.
6. EU-organet gennemfører en stram likviditetsstyring under hensyntagen til formålsbestemte udgifter for at sikre, at dets likvide midler er begrænset til behørigt begrundede behov. Sammen med sine betalingsanmodninger fremlægger det detaljerende og ajourførte overslag over sine faktiske likviditetsbehov for hele året, herunder oplysninger om formålsbestemte indtægter.
Artikel 20
Budgetresultat fra et regnskabsår
1. Hvis budgetresultatet, jf. artikel 97, er positivt, tilbagebetales det til Kommissionen op til et beløb svarende til det bidrag, som er betalt i løbet af året. Den del af budgetresultatet, der overstiger det bidrag fra Unionen, som er betalt i løbet af året, opføres på EU-organets budget for det følgende regnskabsår som indtægt.
Første afsnit finder også anvendelse, når EU-organets indtægter ud over bidraget fra Unionen består af gebyrer og afgifter.
Forskellen mellem det bidrag, der er opført på budgettet, og det bidrag, der rent faktisk er betalt til EU-organet, annulleres.
EU-organet fremlægger senest den 31. januar i år n et overslag over budgetresultatet for år n-1, der skal tilbageføres til budgettet senere i år n, som supplement til de oplysninger herom, der allerede foreligger vedrørende budgetresultatet for år n-2. Kommissionen tager behørigt hensyn til disse oplysninger, når den vurderer EU-organets finansielle behov i år n+1.
2. I undtagelsestilfælde, når det fastsættes i oprettelsesakten, at indtægterne fra gebyrer og afgifter er formålsbestemt til bestemte former for udgifter, kan EU-organet fremføre saldoen fra gebyrer og afgifter som formålsbestemte indtægter til de aktiviteter, der vedrører leveringen af de tjenesteydelser, som der betales gebyr af.
3. Hvis budgetresultatet, jf. artikel 97, er negativt, opføres det på EU-organets budget for det følgende regnskabsår som betalingsbevillinger eller modregnes i givet fald i EU-organets positive budgetresultat i de følgende regnskabsår.
4. Indtægten eller betalingsbevillingerne opføres på EU-organets budget under budgetbehandlingen ved forelæggelse af en ændringsskrivelse efter fremgangsmåden i artikel 39 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller under gennemførelsen af EU-organets budget ved et ændringsbudget budget.
KAPITEL 4
Princippet om én regningsenhed
Artikel 21
Brug af euroen
EU-organets budget opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren og, hvis der er tale om forskudskonti, forskudsbestyreren dog gennemføre transaktioner i andre valutaer på nærmere vilkår, der fastsættes i de finansielle bestemmelser for hvert enkelt EU-organ.
KAPITEL 5
Princippet om bruttoopgørelse
Artikel 22
Definition og anvendelsesområde
Samtlige indtægter skal dække samtlige betalingsbevillinger, jf. dog artikel 23. Indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning, jf. dog artikel 25.
Artikel 23
Formålsbestemte indtægter
1. Eksterne formålsbestemte indtægter og interne formålsbestemte indtægter skal anvendes til finansiering af bestemte former for udgifter.
2. Følgende udgør eksterne formålsbestemte indtægter:
a)
finansielle bidrag fra medlemsstaterne og tredjelande, herunder i begge tilfælde deres offentlige organer, enheder eller fysiske personer, til visse af EU-organernes aktiviteter, for så vidt som det er fastsat i den aftale, der er indgået mellem EU-organet og de pågældende medlemsstater, tredjelande eller offentlige organer, enheder eller fysiske personer
b)
indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og testamentsarv
c)
finansielle bidrag, der ikke er omfattet af litra a), fra tredjelande og fra forskellige organer uden for Unionen, til EU-organets aktiviteter
-
indtægter fra ad hoc-tilskud som omhandlet i artikel 7
-
indtægter fra delegationsaftaler som omhandlet i artikel 8
d)
interne formålsbestemte indtægter som omhandlet i stk. 3, i det omfang, at de er supplerende til de andre indtægter, der er omhandlet i litra a-c) i nærværende stykke
e)
indtægter fra gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 6, stk. 2.
3. Følgende udgør interne formålsbestemte indtægter:
a)
indtægter fra tredjemand for levering af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder udført på dennes anmodning, med undtagelse af gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 6, stk. 1, litra a)
b)
indtægter fra salg af køretøjer, materiel, installationer, materialer samt apparater til videnskabelige og tekniske formål, der skal udskiftes eller kasseres, når den bogførte værdi er helt afskrevet
c)
indtægter fra tilbagebetaling i overensstemmelse med artikel 62 af uretmæssigt udbetalte beløb
d)
indtægter fra levering af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der udføres for EU-institutioner eller andre EU-organer
e)
forsikringserstatninger
f)
indtægter fra udlejning
g)
indtægter fra salg af publikationer og film, også på elektroniske medier
h)
indtægter fra efterfølgende refundering af afgifter i overensstemmelse med artikel 25, stk. 3, litra b).
4. I den relevante oprettelsesakt kan det også foreskrives, at de indtægter, som følger af oprettelsesakten, er formålsbestemt til bestemte former for udgifter, jf. dog artikel 23, stk. 2, litra e). Medmindre andet er fastlagt i den relevante oprettelsesakt, udgør sådanne indtægter interne formålsbestemte indtægter.
5. Enhver indtægt efter stk. 2, litra a)-c), og stk. 3, litra a)-d), skal dække samtlige direkte eller indirekte udgifter, som den pågældende aktivitet eller det pågældende formål medfører.
6. EU-organets budget skal indeholde posteringsmuligheder for eksterne formålsbestemte indtægter og interne formålsbestemte indtægter, og beløbet skal så vidt muligt anføres.
Formålsbestemte indtægter kan kun medtages i overslaget over indtægter og udgifter for de beløbs vedkommende, som der er klarhed over på tidspunktet for fastlæggelsen af overslaget.
Artikel 24
Donationer
1. Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for EU-organet såsom fonde, tilskud, gaver og testamentsarv.
2. Donationer, der vil kunne medføre forpligtelser, kan kun modtages efter forudgående godkendelse fra bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, fra forretningsudvalget, der træffer afgørelse senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen. Hvis bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.
Artikel 25
Regler om fradrag og kursjusteringer
1. De følgende fradrag kan finde anvendelse på betalingsanmodninger, for hvilke der derefter udstedes betalingsanvisning på nettobeløbet:
a)
sanktioner, der pålægges parter i indkøbskontrakter eller tilskudsmodtagere
b)
prisnedslag, bonusser og rabatter fratrukket fakturaer og udgiftsopgørelser
c)
justeringer for uretmæssigt udbetalte beløb.
De i første afsnit, litra c), omhandlede justeringer kan foretages i form af direkte fradrag mod en ny mellemliggende betaling eller betaling af saldoen til den samme modtager i henhold til det kapitel, den artikel og det regnskabsår, hvorunder den overskydende udbetaling er konteret.
Unionens regnskabsregler finder anvendelse på de i første afsnit, litra c), omhandlede elementer.
2. Priser på varer og tjenesteydelser leveret til EU-organet skal opføres på EU-organets budget med beløbet eksklusive afgifter, hvis de omfatter afgifter, der refunderes af medlemsstaterne i henhold til protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, hvis denne protokol finder anvendelse på EU-organet.
3. Priser på varer og tjenesteydelser leveret til EU-organet kan, hvis de omfatter afgifter, der refunderes af tredjelande i henhold til relevante aftaler, opføres på EU-organets budget med beløbet:
a)
eksklusive afgifter, eller
b)
inklusive afgifter. I så fald betragtes efterfølgende refundering af afgifter som interne formålsbestemte indtægter.
4. Nationale afgifter, som EU-organet eventuelt har afholdt midlertidigt i henhold til stk. 2 og 3, opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af den pågældende stat.
5. Et negativt budgetresultat opføres på EU-organets budget som udgifter.
6. Der kan justeres for kursdifferencer, som registreres under gennemførelsen af EU-organets budget. Det positive eller negative slutresultat indregnes i regnskabsårets budgetresultat.
KAPITEL 6
Princippet om specificering
Artikel 26
Almindelige bestemmelser
Bevillingerne fordeles på afsnit og kapitler. Kapitlerne underinddeles i artikler og konti.
Artikel 27
Overførsler
1. Direktøren kan overføre bevillinger:
a)
fra et afsnit til et andet, dog højst 10 % af regnskabsårets bevillinger under den budgetpost, hvorfra overførslen foretages
b)
fra et kapitel til et andet og fra en artikel til en anden uden begrænsninger.
2. Ud over den grænse, som er nævnt i stk. 1, kan direktøren foreslå bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget, at der foretages overførsler af bevillinger fra et afsnit til et andet. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget har en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod sådanne overførsler. Efter fristens udløb betragtes overførslen som vedtaget.
3. Forslagene til overførsler og de overførsler, der er foretaget i overensstemmelse med stk. 1 og 2, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser med en redegørelse for bevillingsanvendelsen og de anslåede behov indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne overføres.
4. Direktøren underretter hurtigst muligt bestyrelsen om alle overførsler, der er foretaget. Direktøren underretter Europa-Parlamentet og Rådet om alle overførsler, der er gennemført i henhold til stk. 2.
Artikel 28
Specifikke regler for overførsler
1. Der kan kun overføres bevillinger til poster på EU-organets budget, hvorunder der på EU-organets budget er opført en bevilling eller er anført et pro memoria (p.m.).
2. Bevillinger, der modsvares af formålsbestemte indtægter, kan kun overføres, hvis disse indtægter bevarer deres oprindelige formål.
KAPITEL 7
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
Artikel 29
Principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet/Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som EU-organet bruger til udførelse af sine aktiviteter, stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.
Princippet om produktivitet vedrører et optimalt forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.
Princippet om effektivitet vedrører indfrielse af de opstillede specifikke mål og opnåelse af de forventede resultater.
3. EU-organet foretager en benchmarkingundersøgelse som omhandlet i artikel 50 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Benchmarkingundersøgelsen skal omfatte:
-
en gennemgang af EU-organets horisontale tjenesters effektivitet
-
en cost-benefit-analyse af fordelene ved at være fælles om tjenester eller overføre dem fuldstændigt til et andet EU-organ eller Kommissionen.
Når EU-organet foretager den benchmarkingundersøgelse, der er omhandlet i første og andet afsnit, træffer det de nødvendige foranstaltninger til at undgå interessekonflikter.
4. Der skal opstilles specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger for alle de aktivitetsområder, som EU-organets budget omfatter. Det kontrolleres ved hjælp af resultatindikatorer for hver enkelt aktivitet, om disse målsætninger er opfyldt, og direktøren fremsender oplysningerne til bestyrelsen. Disse oplysninger fremsendes hvert år og skal senest foreligge i de dokumenter, der ledsager forslaget til EU-organets budget.
5. Med henblik på at forbedre beslutningstagningen foretager EU-organet forudgående vurderinger og efterfølgende evalueringer i overensstemmelse med de retningslinjer, som Kommissionen har fastlagt. Disse vurderinger og evalueringer skal omfatte alle de programmer og aktiviteter, der giver anledning til store udgifter, og resultaterne heraf sendes til bestyrelsen.
6. Direktøren udarbejder en handlingsplan med henblik på opfølgning af konklusionerne af de vurderinger og evalueringer, der er omhandlet i stk. 5, og aflægger rapport om de fremskridt, der er gjort, to gange om året til Kommissionen og regelmæssigt til bestyrelsen.
7. Bestyrelsen kontrollerer gennemførelsen af den handlingsplan, der er omhandlet i stk. 6.
Artikel 30
Intern kontrol med budgetgennemførelsen
1. EU-organets budget gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.
2. Med henblik på gennemførelsen af EU-organets budget defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:
a)
effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne
b)
pålidelig rapportering
c)
beskyttelse af aktiver og oplysninger
d)
forebyggelse, afsløring, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder
e)
tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyntagen til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.
3. En effektiv intern kontrol er baseret på bedste internationale praksis og omfatter bl.a.:
a)
adskillelse af opgaver
b)
en passende strategi for risikostyring og kontrol, herunder kontrol på modtagerniveau
c)
undgåelse af interessekonflikter
d)
tilstrækkelige revisionsspor og dataintegritet i datasystemer
e)
procedurer for overvågning af resultaterne og for opfølgning på konstaterede svagheder i den interne kontrol og undtagelser
f)
regelmæssig vurdering af, om det interne kontrolsystem fungerer, som det skal.
4. En produktiv intern kontrol er baseret på følgende elementer:
a)
gennemførelse af en hensigtsmæssig strategi for risikostyring og kontrol, som koordineres blandt relevante aktører i kontrolkæden
b)
tilgængeligheden af kontrolresultaterne for alle relevante aktører i kontrolkæden
c)
tillid, hvor det er berettiget, til uafhængige revisionsudtalelser, såfremt kvaliteten af det arbejde, der ligger til grund herfor, er tilstrækkelig og acceptabel, og arbejdet er udført i overensstemmelse med aftalte standarder
d)
rettidig anvendelse af korrigerende foranstaltninger, herunder i givet fald afskrækkende sanktioner
e)
afskaffelse af gentagne kontroller
f)
forbedring af cost-benefit-forholdet for kontrol.
KAPITEL 8
Princippet om gennemsigtighed
Artikel 31
Offentliggørelse af regnskaber, budgetter og beretninger
1. EU-organets budget opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges i overensstemmelse med princippet om gennemsigtighed.
2. En oversigt over EU-organets budget og EU-organets eventuelle ændringsbudgetter i deres endeligt vedtagne form offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest tre måneder efter vedtagelsen.
Oversigten indeholder de fem vigtigste indtægtsposter, de fem vigtigste udgiftsposter i EU-organets administrative budget og driftsbudget, stillingsfortegnelsen og et overslag over antallet af kontraktansatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter. Den angiver også tallene for det foregående år.
3. EU-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen og EU-organets ændringsbudgetter i endeligt vedtaget form samt oplysninger om antallet af kontraktansatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter, sendes i deres endeligt vedtagne form til Europa-Parlamentet og Rådet, Revisionsretten og Kommissionen til orientering og offentliggøres på det pågældende EU-organs hjemmeside senest fire uger efter vedtagelsen.
4. EU-organet offentliggør senest den 30. juni i det følgende regnskabsår på sin hjemmeside oplysninger om modtagerne af midler fra EU-organets budget, herunder eksperter, som der er indgået kontrakt med efter artikel 89, i overensstemmelse med artikel 21, stk. 2, 3 og 4, i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 (7) ved brug af en standardopstilling. De offentliggjorte oplysninger skal være lettilgængelige, overskuelige og dækkende. Oplysningerne stilles til rådighed under behørig iagttagelse af de krav om fortrolighed og sikkerhed, især beskyttelse af personoplysninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 45/2001.
AFSNIT III
BUDGETTETS FASTLÆGGELSE OG STRUKTUR
KAPITEL 1
Fastlæggelse af EU-organets budget
Artikel 32
Årlig og flerårig programmering
1. EU-organet udarbejder et programmeringsdokument, der indeholder den årlige og flerårige programmering under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer.
2. I det flerårige program fastsættes:
-
den samlede strategiske programmering, herunder mål, forventede resultater og resultatindikatorer
-
ressourceplanen, herunder det flerårige budget og personalebehovet.
Ressourceplanen omfatter kvalitative og kvantitative oplysninger om personalebehovet og budgetmæssige spørgsmål til rapporteringsformål, navnlig:
-
for år n-1 og n oplysninger om antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten samt om antallet af udstationerede nationale eksperter
-
for år n-1 et skøn over de i artikel 97 omhandlede budgettransaktioner og oplysninger om værtsmedlemsstatens bidrag i form af naturalydelser
-
for år n+1 et skøn over antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten
-
for de efterfølgende år et vejledende budget og en personaleplan.
Kommissionen sender EU-organet en udtalelse fra de relevante tjenestegrene i Kommissionen om udkastet til personaleplanen.
Såfremt EU-organet ikke tager udtalelsen fra Kommissionens tjenestegrene fuldt ud i betragtning, skal det afgive fyldestgørende forklaring til Kommissionen herom.
Ressourceplanen ajourføres årligt. Den strategiske programmering ajourføres, når det er nødvendigt, navnlig med henblik på resultaterne af de overordnede evalueringer, der er omhandlet i oprettelsesakten.
3. EU-organets årlige arbejdsprogram indeholder detaljerede mål og forventede resultater, herunder resultatindikatorer. Det indeholder endvidere en beskrivelse af den eller de foranstaltninger, der skal finansieres, og en angivelse af de dertil svarende finansielle og menneskelige ressourcer, der er tildelt hver foranstaltning. Det årlige arbejdsprogram skal være i overensstemmelse med det i stk. 1 nævnte flerårige program.
Den skal indeholde klare oplysninger om, hvilke af EU-organets opgaver der er blevet tilføjet, ændret eller ikke videreføres i forhold til det foregående regnskabsår.
4. Enhver væsentlig ændring af det årlige arbejdsprogram vedtages efter samme procedure som det oprindelige arbejdsprogram i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten og artikel 33 i denne forordning.
Bestyrelsen kan uddelegere beføjelser til EU-organets anvisningsberettigede til at foretage ikke-væsentlige ændringer af det årlige arbejdsprogram.
Artikel 33
Fastlæggelse af budgettet
1. Budgettet fastlægges i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten.
2. EU-organet sender senest den 31. januar hvert år Kommissionen et foreløbigt udkast til overslag over sine indtægter og udgifter samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget.
3. I overensstemmelse med artikel 37 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 sender EU-organet hvert år Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet et overslag over sine indtægter og udgifter, som fastsat i oprettelsesakten.
4. Overslaget over EU-organets indtægter og udgifter omfatter:
a)
en stillingsfortegnelse, der angiver antallet af faste og midlertidige stillinger i hver lønklasse inden for hver kategori, som godkendes inden for rammerne af budgetbevillingerne
b)
i tilfælde af ændring af antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om
c)
et kvartalsoverslag over kasseudbetalinger og kasseindbetalinger
d)
oplysninger om opfyldelsen af alle målsætninger, der tidligere er opstillet for de forskellige aktiviteter. Resultatet af evalueringerne behandles og bruges til at vise, hvilke fordele en forøgelse eller nedsættelse af EU-organets foreslåede budget i forhold til dets budget for år n vil kunne indebære.
5. EU-organet sender senest den 31. januar hvert år Kommissionen, Europa-Parlamentets og Rådet udkastet til det i artikel 32 omhandlede programmeringsdokument samt enhver ajourført senere version af dette dokument.
6. Som led i proceduren for vedtagelse af budgettet sender Kommissionen EU-organets overslag til Europa-Parlamentet og Rådet og foreslår det bidrag til EU-organet og det personale, som den mener er nødvendigt for dette. Kommissionen fremlægger et udkast til EU-organets stillingsfortegnelse og et overslag over antallet af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter angivet i fuldtidsækvivalenter, som der foreslås bevillinger til, så snart Kommissionens har udarbejdet et budgetforslag.
7. Europa-Parlamentet og Rådet vedtager EU-organets stillingsfortegnelse og enhver efterfølgende ændring hertil i overensstemmelse med artikel 38, stk. 1. Stillingsfortegnelsen offentliggøres i et bilag til sektion III - Kommission - i budgettet.
8. EU-organets budget, stillingsfortegnelsen og det programmeringsdokument, der er omhandlet i artikel 32, vedtages af bestyrelsen. De bliver endelige efter den endelige vedtagelse af budgettet, der angiver bidraget og stillingsfortegnelsen, og EU-organets budget justeres eventuelt i overensstemmelse hermed.
9. Når Kommissionen tildeler et EU-organ nye opgaver, skal den, uden at det berører de lovgivningsmæssige procedurer for ændring af oprettelsesakten, sende Europa-Parlamentet og Rådet de nødvendige oplysninger til vurdering af virkningen af de nye opgaver på EU-organets ressourcer med henblik på i givet fald at revidere finansieringen af EU-organet.
Artikel 34
Ændringsbudgetter
Enhver ændring af EU-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen, er genstand for et ændringsbudget, der vedtages efter samme procedure som EU-organets oprindelige budget i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten og artikel 33 i denne forordning.
KAPITEL 2
EU-organets budgets struktur og udformning
Artikel 35
EU-organets budgets struktur
EU-organets budget består af en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter.
Artikel 36
Kontoplan
Hvis arten af EU-organets aktiviteter berettiger det, skal oversigten over udgifter være opstillet efter en kontoplan opdelt efter formål. Kontoplanen fastlægges af EU-organet og sondrer klart mellem administrationsbevillinger og aktionsbevillinger.
Artikel 37
Udformningen af EU-organets budget
EU-organets budget viser:
1)
i oversigten over indtægter:
a)
overslag over EU-organets indtægter i det pågældende regnskabsår (»regnskabsår n«)
b)
de anslåede indtægter i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret n-2
c)
de relevante anmærkninger for hver indtægtspost
2)
i den almindelige oversigt over udgifter:
a)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for regnskabsår n
b)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår, og de indgåede udgiftsforpligtelser og de betalte udgifter i regnskabsåret n-2, sidstnævnte også opført som procentdel af EU-organets budget for regnskabsår n
c)
en oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere regnskabsår
d)
de relevante anmærkninger for hver underinddeling.
Artikel 38
Regler for stillingsfortegnelsen for personale
1. Den stillingsfortegnelse, der er omhandlet i artikel 33, skal ud for det antal stillinger, der godkendes for det pågældende regnskabsår, vise antallet af godkendte stillinger for det foregående regnskabsår samt antallet af reelt besatte stillinger. Dette er en ufravigelig grænse for EU-organet. Ingen udnævnelser kan finde sted ud over denne grænse.
Dog kan bestyrelsen ændre stillingsfortegnelsen med indtil 10 % af de godkendte stillinger, undtagen for så vidt angår lønklasse AD 16, AD 15, AD 14 og AD 13, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:
a)
omfanget af personalebevillingerne for hele regnskabsåret må ikke berøres
b)
det samlede antal godkendte stillinger for stillingsfortegnelsen må ikke overskrides
c)
EU-organet har deltaget i en benchmarkingundersøgelse med andre EU-organer iværksat gennem Kommissionens personalescreening.
2. Som en undtagelse fra stk. 1, andet afsnit, kan der kompenseres for virkningerne af deltidstjeneste, der er godkendt af ansættelsesmyndigheden i overensstemmelse med vedtægten. Når en ansat anmoder om tilbagetrækning af godkendelsen inden udløbet af den tildelte periode, træffer EU-organet hurtigst muligt passende foranstaltninger til sikre, at det samlede antal, som er omhandlet i stk. 1, andet afsnit, litra b), overholdes.
AFSNIT IV
GENNEMFØRELSE AF EU-ORGANETS BUDGET
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 39
Budgetgennemførelse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget. Direktøren har ansvaret for gennemførelsen af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for EU-organet og princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning på eget ansvar og inden for rammerne af de givne bevillinger.
2. Uden at dette berører den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager organet i Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs aktiviteter til bekæmpelse af svig.
Artikel 40
Delegation af beføjelser vedrørende budgetgennemførelsen
1. Direktøren kan delegere sine beføjelser vedrørende gennemførelsen af budgettet til ansatte i EU-organet, der er omfattet af vedtægten, på de betingelser, der er fastlagt i de finansielle bestemmelser for EU-organet, som bestyrelsen har vedtaget. De befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.
2. Den befuldmægtigede kan subdelegere de modtagne beføjelser på de betingelser, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til denne forordning, jf. artikel 114. Enhver subdelegation kræver direktørens udtrykkelige godkendelse.
Artikel 41
Interessekonflikter
1. Finansielle aktører som omhandlet i kapitel 2 i dette afsnit og andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse og forvaltning, herunder forberedende foranstaltninger med henblik herpå, revision eller kontrol, foretager ikke handlinger, der vil kunne medføre, at den pågældendes egne interesser kommer i konflikt med Unionens interesser.
Opstår der risiko for en sådan interessekonflikt, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage handlingen og til at forelægge sagen for den kompetente myndighed, som skriftligt fastslår, om der eksisterer en interessekonflikt. Hvis der konstateres en interessekonflikt, skal den pågældende indstille alle sine aktiviteter vedrørende den pågældende sag. Den kompetente myndighed træffer alle eventuelle yderligere, hensigtsmæssige foranstaltninger.
2. Med henblik på stk. 1 er der tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en finansiel aktør eller en anden person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med tilskudsmodtageren.
3. Den i stk. 1 omhandlede kompetente myndighed er den pågældende aktørs hierarkisk foresatte. Hvis aktøren er direktøren, er bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget den hierarkisk foresatte.
4. EU-organet vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter.
Artikel 42
Metoder til gennemførelse af EU-organets budget
1. EU-organets budget gennemføres af direktøren i de tjenester, som er undergivet direktørens myndighed.
2. I det omfang, det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne, privatretlige enheder eller organer.
KAPITEL 2
Finansielle aktører
Afdeling 1
Princippet om adskillelse af funktioner
Artikel 43
Adskillelse af funktioner
Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.
Afdeling 2
Den anvisningsberettigede
Artikel 44
Den anvisningsberettigedes beføjelser og opgaver
1. Den anvisningsberettigede skal sørge for, at indtægter modtages, og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og sikre deres lovlighed og formelle rigtighed.
2. Med henblik på stk. 1 etablerer den anvisningsberettigede i overensstemmelse med minimumsstandarder fastsat af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget på baggrund af de standarder, som Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene, og under behørigt hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisatorisk struktur samt interne kontrolsystemer, der er tilpasset den anvisningsberettigedes opgaver.
Etableringen af en sådan struktur og sådanne systemer understøttes af en omfattende risikoanalyse, der tager hensyn til deres omkostningseffektivitet.
Den anvisningsberettigede kan inden for sine tjenestegrene etablere en ekspertise- og rådgivningsfunktion, som skal hjælpe vedkommende med at forebygge risici i forbindelse med vedkommendes aktiviteter.
3. Afholdelse af udgifter omfatter, at den anvisningsberettigede indgår budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.
4. Modtagelse af indtægter omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og udstedelse af indtægtsordrer. Den omfatter om nødvendigt også afkald på konstaterede fordringer.
5. Den anvisningsberettigede opbevarer bilagene vedrørende gennemførte transaktioner i fem år at regne fra datoen for beslutningen om meddelelse af decharge for gennemførelse af EU-organets budget. Personoplysninger i bilag slettes om muligt, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, kontrol og revision. Under alle omstændigheder finder artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 anvendelse med hensyn til opbevaring af trafikdata.
Artikel 45
Forudgående kontrol
1. Hver transaktion som omhandlet i artikel 44 er genstand for mindst en forudgående kontrol af såvel de operationelle som de finansielle aspekter af transaktionen på grundlag af skrivebordskontrol af bilag og de foreliggende resultater af allerede udført kontrol.
Efterfølgende kontrol omfatter indledning og efterprøvning af en transaktion.
2. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, som går forud for de anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af EU-organets budget, jf. artikel 33 og 34.
3. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som foretages af den anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.
4. Den forudgående kontrol skal efterprøve overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger. Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er at fastslå:
a)
udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser
b)
anvendelsen af det i artikel 29 omhandlede princip om forsvarlig økonomisk forvaltning.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
5. For hver enkelt transaktion udføres efterprøvningen af andre ansatte end dem, der indledte transaktionen. De ansatte, der udfører efterprøvningen af en transaktion, er ikke underordnet dem, der indledte transaktionen.
Artikel 46
Efterfølgende kontrol
1. Den anvisningsberettigede kan foranstalte efterfølgende kontrol for at efterprøve transaktioner, der allerede er godkendt som følge af en forudgående kontrol. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.
2. Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
Den efterfølgende kontrol skal sikre, at de transaktioner, der finansieres over EU-organets budget, er korrekt gennemført, og navnlig at de kriterier, der er omhandlet i artikel 45, stk. 4, er overholdt.
Resultatet af den efterfølgende kontrol gennemgås mindst én gang om året af den anvisningsberettigede for at fastslå eventuelle systemiske problemer. Den anvisningsberettigede træffer forholdsregler for at afhjælpe sådanne problemer.
Den risikoanalyse, der er omhandlet i stk. 1, revideres i lyset af kontrolresultaterne og andre relevante oplysninger.
For så vidt angår flerårige programmer, fastlægger den anvisningsberettigede en flerårig kontrolstrategi med nærmere angivelse af kontrollens art og omfang i løbet af perioden og af metoden til måling af resultaterne år for år med henblik på den årlige proces for opnåelse af sikkerhed.
3. Den forudgående kontrol udføres af andre ansatte end dem, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol. De ansatte, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol, kan ikke være underordnet de ansatte, der er ansvarlige for den forudgående kontrol.
Hvis den anvisningsberettigede gennemfører finansielle revisioner af tilskudsmodtagere ved efterfølgende kontrol, skal de pågældende revisionsregler være klare, konsekvente og gennemsigtige og skal respektere både EU-organets og de reviderede enheders rettigheder.
4. Ansatte med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning, der er omhandlet i stk. 3, skal have den nødvendige faglige kompetence. De skal overholde en særlig kodeks af faglige standarder, der fastlægges af EU-organet og er baseret på de standarder, Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene.
Artikel 47
Konsolideret årlig aktivitetsrapport
1. Den anvisningsberettigede redegør over for bestyrelsen for sin virksomhed i en konsolideret årlig aktivitetsrapport, der indeholder:
a)
oplysninger om:
-
gennemførelsen af organets årlige arbejdsprogram, budget og personaleressourcer, jf. artikel 38
-
forvaltningssystemer og interne kontrolsystemer, herunder et resumé af antallet og typer af interne revisioner, der er foretaget af den interne revisor, de interne revisionsfunktioner, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse henstillinger og i forbindelse med henstillinger fra tidligere år, jf. artikel 82 og 83
-
eventuelle bemærkninger fremsat af Revisionsrettens, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse bemærkninger
-
årsregnskabet og beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning, jf. dog artikel 92, 96 og 97
b)
en erklæring, hvori den anvisningsberettigede bekræfter, at vedkommende, medmindre andet er præciseret i eventuelle forbehold vedrørende afgrænsede indkomst- og udgiftsområder, har rimelig sikkerhed for, at:
-
oplysningerne i den anvisningsberettigedes beretning giver et retvisende billede
-
de midler, der var afsat til de i beretningen beskrevne aktiviteter, er anvendt til de tilsigtede formål og i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning
-
de eksisterende kontrolprocedurer giver den nødvendige garanti for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og for de interne kontrolsystemers effektivitet og produktivitet og skal bl.a. indeholde en samlet vurdering af kontrollernes omkostninger og fordele.
Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport fremlægges for bestyrelsen til vurdering.
2. Senest den 1. juli hvert år fremsender bestyrelsen den konsoliderede årlige aktivitetsrapport og deres vurderingen heraf til Revisionsretten, Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet.
3. Yderligere rapporteringskrav kan fastsættes i oprettelsesakten i behørigt begrundede undtagelsestilfælde, navnlig hvor det område, som organet opererer inden for, kræver det.
Artikel 48
Beskyttelse af Unionens finansielle interesser
1. Hvis en ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, mener, at en beslutning, som dennes overordnede pålægger vedkommende at føre ud i livet eller acceptere, er i modstrid med gældende regler, med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, som vedkommende skal overholde, underretter vedkommende skriftligt sin direktør, som svarer skriftligt. Hvis direktøren ikke reagerer eller bekræfter den oprindelige afgørelse eller instruks, og hvis den ansatte mener, at denne bekræftelse ikke er tilstrækkelig i betragtning af de fremsatte forbehold, underretter den ansatte skriftligt den relevante instans som omhandlet i artikel 54, stk. 5, og bestyrelsen herom.
2. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser, underretter den pågældende ansatte de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning. Aftaler med eksterne revisorer, der udfører revisioner af EU-organets finansielle forvaltning, skal indeholde en forpligtelse for den eksterne revisor til at underrette den anvisningsberettigede om enhver mistanke om ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser.
Artikel 49
Delegation af budgetgennemførelsen
I det tilfælde, hvor der er foretaget delegation eller subdelegation af beføjelserne til gennemførelse af budgettet i overensstemmelse med artikel 40, finder artikel 44, stk. 1, 2 og 3, anvendelse, med de nødvendige ændringer, på de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede.
Afdeling 3
Regnskabsføreren
Artikel 50
Regnskabsførerens beføjelser og opgaver
1. Bestyrelsen udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten, og som er fuldstændig uafhængig under udførelsen af sit hverv. Regnskabsføreren har i EU-organet ansvaret for:
a)
korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer
b)
udarbejdelse og forelæggelse af årsregnskabet i overensstemmelse med afsnit IX
c)
regnskabsføring i overensstemmelse med afsnit IX
d)
fastlæggelse, i overensstemmelse med afsnit IX, af regnskabsreglerne samt regnskabskontoplanen i overensstemmelse med de bestemmelser, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører
e)
udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har fastlagt med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger; i den forbindelse er regnskabsføreren til hver en tid bemyndiget til at kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt
f)
likviditetsstyring.
2. To eller flere EU-organer kan udnævne den samme regnskabsfører.
EU-organer kan også blive enige med Kommissionen om, at Kommissionens regnskabsfører også skal fungere som regnskabsfører for EU-organet.
EU-organer kan også pålægge Kommissionens regnskabsfører en del af de opgaver, som påhviler EU-organets regnskabsfører, jf. analysen af omkostningseffektiviteten som omhandlet i artikel 29.
I de tilfælde, der er omhandlet i dette stykke, træffer organet de nødvendige foranstaltninger for at undgå interessekonflikter.
3. Kommissionens regnskabsfører modtager fra den anvisningsberettigede alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede af EU-organets økonomiske situation og budgetgennemførelsen. Regnskabsføreren garanterer pålideligheden af disse oplysninger.
4. Før regnskaberne vedtages af direktøren, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at vedkommende har rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af EU-organets økonomiske situation.
Med henblik på første afsnit efterprøver regnskabsføreren, om regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsreglerne, jf. artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.
Den anvisningsberettigede fremsender alle de oplysninger, som regnskabsføreren har behov for til at udøve sine funktioner.
De anvisningsberettigede bevarer det fulde ansvar for den korrekte anvendelse af de midler, de forvalter, lovligheden og den formelle rigtighed af de udgifter, de kontrollerer, og fuldstændigheden og nøjagtigheden af de oplysninger, der fremsendes til regnskabsføreren.
5. Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at foretage yderligere tjek, som vedkommende anser for nødvendige for at kunne underskrive regnskaberne.
Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.
6. Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler, jf. dog stk. 7 i denne artikel og artikel 51. Regnskabsføreren er ansvarlig for deres opbevaring.
7. Regnskabsføreren kan, hvis dette viser sig nødvendigt for udførelsen af vedkommendes opgaver, uddelegere visse af sine funktioner til underordnede ansatte, der er omfattet af vedtægten.
8. Fuldmagtsdokumentet definerer de opgaver, rettigheder og forpligtelser, der overdrages til de befuldmægtigede.
Afdeling 4
Forskudsbestyreren
Artikel 51
Forskudskonti
Hvis det viser sig nødvendigt med henblik på betaling af mindre udgifter og inkassering af andre indtægter som omhandlet i artikel 6, kan der oprettes forskudskonti. Forskudskonti tilføres midler af regnskabsføreren og er underlagt forskudsbestyrere udpeget af regnskabsføreren.
Det maksimumsbeløb for hver udgift eller indtægt, der kan udbetales af forskudsbestyreren til tredjemand, kan ikke overstige 60 000 EUR og fastsættes af hvert EU-organ for hver enkelt udgift eller indtægt. Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, som er omhandlet i artikel 74, stk. 1, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.
KAPITEL 3
De finansielle aktørers ansvar
Afdeling 1
Generelle bestemmelser
Artikel 52
Inddragelse af bemyndigelse og suspension af funktioner for finansielle aktører
1. Den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede kan når som helst midlertidigt eller definitivt inddrage den pågældende bemyndigelse. Den anvisningsberettigede kan når som helst trække sin godkendelse af en specifik subdelegation tilbage.
2. Bestyrelsen, der har udpeget en regnskabsfører eller en forskudsbestyrer eller begge, kan når som helst midlertidigt eller definitivt suspendere dem fra deres funktioner. I så fald udnævner bestyrelsen en midlertidig regnskabsfører.
3. Stk. 1 og 2 berører ikke eventuelle disciplinære foranstaltninger over for de finansielle aktører, der er omhandlet i stk. 1 og 2.
Artikel 53
De finansielle aktørers ansvar i tilfælde af ulovlig aktivitet, svig eller korruption
1. Artikel 52-56 indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de i artikel 52 nævnte finansielle aktører kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Unionens finansielle interesser og om bekæmpelse af korruption, som involverer Unionens tjenestemænd eller tjenestemænd i medlemsstaterne.
2. De anvisningsberettigede, regnskabsførerne og forskudsbestyrerne er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten, jf. dog artikel 54, 55 og 56. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning, navnlig for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig.
Afdeling 2
Regler for anvisningsberettigede
Artikel 54
Regler for anvisningsberettigede
1. Den anvisningsberettigede pådrager sig økonomisk ansvar i henhold til vedtægten.
2. Erstatningspligt består især, hvis den anvisningsberettigede forsætligt eller groft uagtsomt:
a)
konstaterer tilstedeværelsen af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre og i den forbindelse undlader at følge denne forordning og i givet fald gennemførelsesbestemmelserne for EU-organets egen finansforordning
b)
undlader at udstede et dokument, som indebærer skabelse af en fordring, undlader at udstede en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en betalingsordre, hvorved EU-organet påføres et civilretligt ansvar over for tredjemand.
3. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en beslutning, som det påhviler vedkommende at træffe, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, skal vedkommende give den fuldmagtsgivende myndighed skriftlig meddelelse herom. Hvis den fuldmagtsgivende myndighed skriftligt giver den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede en begrundet instruks om at træffe den pågældende beslutning, drages den pågældende anvisningsberettigede ikke til ansvar.
4. I tilfælde af delegation forbliver den anvisningsberettigede ansvarlig for effektiviteten og produktiviteten af de oprettede systemer for forvaltning og intern kontrol og for valget af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.
5. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, eller som Kommissionen deltager i i henhold til artikel 73, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, udøver over for EU-organet de samme beføjelser som dem, den er tildelt over for Kommissionens tjenestegrene, medmindre bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget beslutter at oprette en funktionelt uafhængig instans eller at deltage i en fælles instans, der er oprettet af flere organer. I forbindelse med sager, som forelægges af EU-organerne, omfatter den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, en ansat i et EU-organ.
På grundlag af udtalelsen fra den instans, der er omhandlet i første afsnit, afgør direktøren, om der skal træffes foranstaltninger med henblik på at fastslå, om disciplinært eller økonomisk ansvar kan gøres gældende. Hvis den har opdaget systemrelaterede problemer, sender instansen den anvisningsberettigede og Kommissionens interne revisor en rapport med eventuelle henstillinger. Hvis denne udtalelse er belastende for direktøren, fremsender instansen den til bestyrelsen og til Kommissionens interne revisor. Direktøren henviser i anonym form til instansens udtalelser i sin årlige aktivitetsrapport og angiver, hvilke opfølgningsforanstaltninger der er truffet.
6. Det kan pålægges enhver ansat helt eller delvis at erstatte tab, som påføres EU-organet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med den ansattes hverv. Ansættelsesmyndigheden træffer en begrundet afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som vedtægten foreskriver på det disciplinære område.
Afdeling 3
Regler for regnskabsførere og forskudsbestyrere
Artikel 55
Regler for regnskabsførere
Regnskabsføreren er disciplinært og økonomisk ansvarlig på de betingelser og efter de procedurer, der er fastsat i vedtægten. Navnlig er nedenstående fejl ansvarspådragende:
a)
tab eller beskadigelse af midler, værdier eller dokumenter, som vedkommende har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed
b)
uretmæssig ændring af bank- eller postgirokonti
c)
inkasseringer eller betalinger, der ikke er i overensstemmelse med de dertil svarende indtægts- eller betalingsordrer
d)
manglende inkassering af skyldige indtægter.
Artikel 56
Regler for forskudsbestyrere
Forskudsbestyreren er disciplinært og økonomisk ansvarlig på de betingelser og efter de procedurer, der er fastsat i vedtægten. Navnlig er nedenstående fejl ansvarspådragende for en forskudsbestyrer:
a)
tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som vedkommende har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed
b)
manglende dokumentation for de betalinger, vedkommende har foretaget
c)
udbetaling til andre end de berettigede
d)
manglende inkassering af skyldige indtægter.
KAPITEL 4
Forvaltning af indtægter
Artikel 57
Betalingsanmodninger
EU-organet forelægger Kommissionen, under betingelser og med intervaller, som aftales med denne, anmodninger om udbetaling af hele eller en del af Unionens bidrag i henhold til artikel 19, stk. 6.
Artikel 58
Behandling af renter
Renter af midler, som Kommissionen har betalt til EU-organet i form af bidrag, overføres ikke til budgettet.
Artikel 59
Overslag over fordringer
1. Når den anvisningsberettigede råder over tilstrækkelige og pålidelige oplysninger vedrørende enhver foranstaltning eller ethvert forhold, der kan give anledning til et til EU-organet skyldigt beløb, udarbejder den anvisningsberettigede et overslag over fordringen.
2. Overslaget over fordringen justeres af den anvisningsberettigede, så snart vedkommende bliver bekendt med en begivenhed, der ændrer foranstaltningen eller det forhold, som gav anledning til overslaget over fordringen.
Når den anvisningsberettigede udarbejder indtægtsordren vedrørende en foranstaltning eller et forhold, der tidligere havde givet anledning til et overslag over fordringen, justeres overslaget tilsvarende af den anvisningsberettigede.
Hvis indtægtsordren er udarbejdet for samme beløb som det oprindelige overslag over fordringen, nedsættes dette overslag til nul.
Artikel 60
Fastlæggelse af fordringer
1. Fastlæggelse af en fordring er den handling, hvorved den anvisningsberettigede:
a)
kontrollerer eksistensen af debitors gæld
b)
fastslår eller kontrollerer gældens tilstedeværelse og størrelse
c)
kontrollerer, at gælden er forfalden.
2. Enhver fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, fastlægges ved en indtægtsordre, der sendes til regnskabsføreren, efterfulgt af en debetnota, der stiles til debitor, begge udarbejdet af den anvisningsberettigede.
3. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.
4. Enhver fordring, der ikke er indfriet på den i debetnotaen fastsatte forfaldsdag, er rentebærende efter delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
5. I behørigt begrundede tilfælde kan visse løbende indtægter fastlægges foreløbigt. En foreløbig fastlæggelse omfatter flere individuelle beløb, som derfor ikke behøver blive individuelt fastlagt. Inden regnskabsårets udløb skal den anvisningsberettigede foretage ændringerne i de foreløbige fastlæggelser, således at de bringes i overensstemmelse med de faktisk konstaterede fordringer.
Artikel 61
Anvisning af indtægter
Anvisning af indtægter er den handling, hvorved den anvisningsberettigede ved udstedelse af en indtægtsordre giver regnskabsføreren instruks om at inddrive en fordring, som den anvisningsberettigede har fastlagt.
Artikel 62
Reglerne vedrørende inddrivelse
1. Regnskabsføreren tager sig af de indtægtsordrer, der er behørigt udstedt af den anvisningsberettigede med henblik på inddrivelse af fordringer. Regnskabsføreren skal sikre, at EU-organet modtager sine indtægter, og sørge for, at EU-organets krav bevares.
2. Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren, eventuelt ad rettens vej, herunder i givet fald gennem modregning, eller hvis dette ikke er muligt, ved tvangsinddrivelse.
3. Regnskabsføreren inddriver EU-organets fordringer ved modregning i alle tilfælde, hvor debitor selv har en fordring i forhold til EU-organet. Sådanne fordringer skal være sikre, opgjorte og forfaldne til betaling.
4. Når den anvisningsberettigede påtænker helt eller delvis at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal vedkommende sikre sig, at afkaldet er formelt korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet. Beslutninger om afkald skal begrundes. Den anvisningsberettigede kan kun uddelegere denne beslutning, når det drejer sig om fordringer på under 5 000 EUR.
Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.
5. Den anvisningsberettigede annullerer en fastlagt fordring helt eller delvist, hvis det viser sig, at fordringen ikke er fastlagt korrekt. Denne annullering kommer til udtryk gennem en afgørelse truffet af den anvisningsberettigede og er genstand for en passende begrundelse.
Artikel 63
Formaliteter ved inddrivelse
1. Ved den faktiske inddrivelse foretager regnskabsføreren en bogføring i regnskaberne, og den anvisningsberettigede underrettes herom.
2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsførerens kasse skal der udstedes en kvittering.
3. Delvis betaling fra en debitor, til hvem der er udstedt flere indtægtsordrer, dækker først den ældste fordring, medmindre andet specificeres af debitor.
Enhver delvis betaling dækker først renterne.
Artikel 64
Henstand med betaling
1. Regnskabsføreren kan i samarbejde med den anvisningsberettigede kun give henstand med betaling efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, hvis følgende to betingelser begge er opfyldt:
a)
debitor forpligter sig til at betale renter til den i artikel 83 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anførte sats i hele henstandsperioden regnet fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012
b)
debitor stiller, for at beskytte EU-organets rettigheder, en finansiel garanti for både hovedstol og rente af endnu ikke inddrevet gæld, som godkendes af EU-organets regnskabsfører.
Den i litra b) omhandlede garanti kan erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand og godkendt af EU-organets regnskabsfører.
2. Under særlige omstændigheder kan regnskabsføreren på anmodning af debitor fravige kravet om garanti i stk. 1, første afsnit, litra b), når han vurderer, at debitor vil og kan foretage betalingen i henstandsperioden, men ikke kan stille en sådan garanti og befinder sig i en vanskelig situation.
Artikel 65
Oversigt over fordringer
1. Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. EU-organets fordringer skal samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Regnskabsføreren angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til EU-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
2. EU-organet udarbejder en oversigt over organets fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at tilbagebetale, og når der ikke er foretaget nogen tilbagebetaling eller ikke er foretaget nogen tilbagebetaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under behørig hensyntagen til beskyttelsen af personoplysninger i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til personoplysninger vedrørende fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger, når gælden er betalt i sin helhed. Det samme gælder personoplysninger vedrørende juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
Afgørelsen om at opføre debitor i oversigten over EU-organets fordringer træffes under overholdelse af proportionalitetsprincippet og tager navnlig hensyn til beløbets størrelse.
Artikel 66
Forældelsesfrist
EU-organets fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for EU-organet er underlagt en forældelsesfrist på fem år.
Artikel 67
Specifikke bestemmelser vedrørende gebyrer og afgifter
Hvis EU-organet oppebærer gebyrer eller afgifter, som omhandlet i artikel 6, stk. 1, litra a), udarbejdes der i begyndelsen af hvert regnskabsår et samlet foreløbigt overslag over disse.
Når gebyrerne og afgifterne fuldt ud bestemmes af lovgivning eller beslutninger truffet af bestyrelsen, kan den anvisningsberettigede undlade at udstede indtægtsordrer og udstede debetnotaer, så snart han har fastlagt fordringen. I så fald registreres alle oplysninger om EU-organets fordring. Regnskabsføreren fører en oversigt over alle debetnotaer og angiver nummeret på debetnotaerne og det samlede beløb i EU-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
Når EU-organet anvender et særskilt faktureringssystem, bogfører regnskabsføreren regelmæssigt og mindst en gang om måneden det samlede beløb for modtagne gebyrer og afgifter i regnskaberne.
Generelt leverer EU-organet først tjenesteydelser i henhold til de pålagte opgaver, efter at det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt. I særlige tilfælde kan en tjenesteydelse imidlertid leveres, før det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt. I de tilfælde, hvor en tjenesteydelse er leveret, før det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er betalt, finder artikel 60-66 anvendelse.
KAPITEL 5
Forvaltning af udgifter
Artikel 68
Finansieringsafgørelse
1. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.
2. Forud for enhver udgiftsforpligtelse skal der foreligge en finansieringsafgørelse.
3. EU-organets arbejdsprogram har værdi af finansieringsafgørelse for så vidt angår de aktiviteter, det omfatter, såfremt de i artikel 32, stk. 3, fastlagte kriterier er klart identificeret.
4. Administrationsbevillingerne kan anvendes uden en forudgående finansieringsafgørelse.
Artikel 69
Forpligtelsestyper
1. En budgetmæssig forpligtelse består i at afsætte de bevillinger, der er nødvendige for gennemførelsen af senere betalinger til indfrielse af retlige forpligtelser.
2. En retlig forpligtelse er den handling, hvorved den anvisningsberettigede indgår eller fastlægger en forpligtelse, der medfører udgifter.
3. Budgetmæssige forpligtelser opdeles i følgende tre kategorier:
a)
specifik: en budgetmæssig forpligtelse er specifik, hvis tilskudsmodtageren og udgiftens størrelse er bestemt
b)
samlet: en budgetmæssig forpligtelse er samlet, hvis mindst ét af de elementer, der er nødvendige for at identificere en specifik forpligtelse, ikke er bestemt
c)
foreløbig: en budgetmæssig forpligtelse er foreløbig, hvis den har til formål at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt.
Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse iværksættes enten gennem indgåelse af én eller flere retlige enkeltforpligtelser, der giver ret til senere udbetalinger, eller i visse undtagelsestilfælde, hvor der er tale om udgifter til personaleforvaltning, gennem direkte betaling.
4. Budgetmæssige forpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end et regnskabsår, kan kun opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis oprettelsesakten eller basisretsakten åbner mulighed for det, eller hvor de vedrører administrationsudgifter.
Artikel 70
Regler vedrørende forpligtelser
1. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for EU-organets budget indgår den anvisningsberettigede en budgetmæssig forpligtelse, før vedkommende indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.
2. Pligten til at indgå en budgetmæssig forpligtelse, før der indgås en retlig forpligtelse som omhandlet i stk. 1, finder ikke anvendelse på retlige forpligtelser, der indgås som følge af en erklæring om en krisesituation inden for rammerne af en beredskabsplan i overensstemmelse med de procedurer, som EU-organet har vedtaget.
3. De samlede budgetmæssige forpligtelser dækker alle omkostninger, som følger af de dertil svarende specifikke retlige forpligtelser, der indgås frem til den 31. december i år n+1.
Specifikke retlige forpligtelser knyttet til specifikke budgetmæssige forpligtelser eller foreløbige budgetmæssige forpligtelser skal indgås senest den 31. december i år n, jf. dog bestemmelserne i artikel 69, stk. 4, og artikel 87, stk. 2.
Ved udløbet af de perioder, der er anført i første og andet afsnit, frigør den anvisningsberettigede den uudnyttede del af disse budgetmæssige forpligtelser.
Når der vedtages en specifik retlig forpligtelse, der er en opfølgning på en samlet budgetmæssig forpligtelse, skal den ansvarlige anvisningsberettigede, inden denne underskriver, registrere beløbet i bevillingsregnskabet og afskrive det på den samlede budgetmæssige forpligtelse.
4. Ved budgetmæssige og retlige forpligtelser indgået i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end et regnskabsår, fastsættes der, undtagen for personaleudgifter, en tidsfrist for indfrielse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Den del af sådanne forpligtelser, der ikke er indfriet seks måneder efter den frist, der er fastsat i første afsnit af dette stykke, frigøres efter bestemmelserne i artikel 16.
Når en retlig forpligtelse ikke har givet anledning til nogen betaling som omhandlet i artikel 75 i en periode på to år efter indgåelsen af den, frigøres beløbet for den dertil svarende budgetmæssige forpligtelse, undtagen hvor beløbet vedrører en sag, der pågår for retten eller en voldgiftsinstans, eller hvis der er fastlagt særlige bestemmelser i basisretsakter.
Artikel 71
Tjek af forpligtelser
1. Ved vedtagelsen af en budgetmæssig forpligtelse sikrer den anvisningsberettigede sig:
a)
at konteringen i EU-organets budget er korrekt
b)
at bevillingerne er til stede
c)
at udgiften er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i oprettelsesakten, de finansielle bestemmelser for det enkelte EU-organ samt alle retsakter, der er vedtaget i medfør af disse
d)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.
2. Ved registreringen af en retlig forpligtelse ved fysisk eller elektronisk underskrift sikrer den anvisningsberettigede sig:
a)
at forpligtelsen er dækket af en dertil svarende budgetmæssig forpligtelse
b)
at udgiften er lovlig og formelt rigtig og i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i oprettelsesakten, de finansielle bestemmelser for det enkelte EU-organ samt alle retsakter, der er vedtaget i medfør af disse
c)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.
Artikel 72
Fastsættelse af udgifter
Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den anvisningsberettigede:
a)
kontrollerer kreditors adkomst
b)
fastslår eller kontrollerer fordringens tilstedeværelse og størrelse
c)
kontrollerer, at fordringen er forfalden.
Artikel 73
Påtegning og den konkrete udformning af påtegningen »kan betales«
1. Enhver fastsættelse af en udgift skal støttes på bilag, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af en konstatering af de tjenesteydelser, som rent faktisk er leveret, de varer, som rent faktisk er leveret, eller de bygge- og anlægsarbejder, som rent faktisk er udført, eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger til betaling, herunder tilbagevendende betalinger af abonnementer og efteruddannelseskurser.
2. Den anvisningsberettigede kontrollerer selv bilagene eller sikrer på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget, inden han træffer afgørelse om fastsættelse af udgiften.
3. Afgørelsen om fastsættelse kommer til udtryk ved, at den anvisningsberettigede underskriver med påtegningen »kan betales«.
4. I et system, hvor der ikke anvendes IT, påføres påtegningen »kan betales« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den anvisningsberettigede.
I et system, hvor der anvendes IT, påføres påtegnelsen »kan betales« ved anvendelse af et password tilhørende den anvisningsberettigede.
Artikel 74
Anvisning af udgifter
1. Anvisning af udgifter er den handling, hvorved den anvisningsberettigede efter at have sikret sig, at bevillingerne er til stede, ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som den anvisningsberettigede har fastsat.
Hvis der foretages periodisk betaling for leverede tjenesteydelser, herunder udlejningsydelser, eller vareleverancer, som er omfattet af den anvisningsberettigedes risikoanalyse, kan den anvisningsberettigede give instruks om anvendelse af en direkte debiteringsordning.
2. Betalingsordren dateres og underskrives af den anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 44, stk. 5.
3. I givet fald ledsages den betalingsordre, der fremsendes til regnskabsføreren, af et dokument, der bekræfter, at varerne er registreret i de fortegnelser, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1.
Artikel 75
Betalingstyper
1. Det skal dokumenteres, at de til betalingen svarende foranstaltninger er i overensstemmelse med basisretsakten, kontrakten eller tilskudsaftalen, og betalingen skal dække én af følgende transaktioner:
a)
betaling af hele det skyldige beløb
b)
betaling af det skyldige beløb i form af:
1)
forfinansiering, eventuelt opdelt i flere delbetalinger efter undertegnelse af kontrakten eller tilskudsaftalen eller efter meddelelse af tilskudsafgørelsen
2)
en eller flere mellemliggende betalinger modsvarende en delvis udførelse af foranstaltningen
3)
betaling af saldoen af det skyldige beløb, når foranstaltningen er fuldstændigt tilendebragt.
Forfinansiering stiller likvide midler til rådighed. Forfinansieringen kan opdeles i flere betalinger i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
En mellemliggende betaling, som kan gentages, kan dække udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af afgørelsen eller aftalen, eller bruges til at betale for tjenesteydelser, varer eller bygge- og anlægsarbejder, som afsluttes og/eller leveres i mellemliggende faser af aftalen. Den kan helt eller delvis afslutte forfinansieringen, jf. dog bestemmelserne i basisretsakten.
Afslutningen af udgiften tager form enten af betaling af saldoen, som ikke kan gentages, og som afslutter alle tidligere udgifter, eller af en indtægtsordre.
2. De forskellige typer af betalinger, der er omhandlet i stk. 1, opføres særskilt i budgetregnskabet på betalingstidspunktet.
Artikel 76
Betaling begrænset til de disponible midler
Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.
Artikel 77
Tidsfrister
Betaling af udgifter skal finde sted inden for de tidsfrister, der er fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
KAPITEL 6
IT-systemer
Artikel 78
Elektronisk forvaltning af transaktioner
Hvis indtægter og udgifter forvaltes ved hjælp af IT-systemer, kan dokumenter underskrives elektronisk.
Artikel 79
E-forvaltning
EU-organet indfører og anvender ensartede standarder for elektronisk udveksling af information med tredjemand, som deltager i udbuds- og tilskudsprocedurer. De udarbejder og anvender navnlig i videst mulig udstrækning ensartede standarder for gennemførelse af løsninger for indgivelse, lagring og behandling af data indgivet som led i tilskuds- og udbudsprocedurer, og etablerer med henblik herpå et fælles område for udveksling af elektroniske data for tilskudsmodtagere, ansøgere og tilbudsgivere.
Artikel 80
God forvaltning
1. Den anvisningsberettigede skal hurtigst muligt oplyse om krav med hensyn til fremlæggelse af oplysninger og/eller dokumentation og materialets form og indhold såvel som i givet fald den vejledende tidsplan for afslutningen af tildelingsprocedurer.
2. Hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke indgiver oplysninger eller afgiver erklæringer på grund af en indlysende materiel fejl begået af ansøgeren eller tilbudsgiveren, opfordrer evalueringsudvalget eller i givet fald den anvisningsberettigede bortset fra i behørigt begrundede tilfælde ansøgeren eller tilbudsgiveren til at fremskaffe de manglende oplysninger eller præcisere bilagene. Disse oplysninger eller præciseringer må ikke i væsentlig grad ændre forslaget eller udbudsbetingelserne.
Artikel 81
Oplysning om klagemuligheder
Hvis en proceduremæssig handling foretaget af den anvisningsberettigede indvirker negativt på en ansøgers eller tilbudsgivers, tilskudsmodtagers eller kontrahents rettigheder, skal den ledsages af oplysninger om de eksisterende administrative og/eller retlige klagemuligheder.
Det skal navnlig oplyses, hvordan der kan klages, samt til hvilket organ eller hvilke organer og inden for hvilke tidsfrister der kan indgives klager.
KAPITEL 7
Den interne revisor
Artikel 82
Udnævnelse af den interne revisor samt dennes beføjelser og opgaver
1. Hvert EU-organ har en intern revisionsfunktion, der skal udøves under overholdelse af de relevante internationale standarder.
2. Den interne revisionsfunktion bør varetages af Kommissionens interne revisor. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører for EU-organet eller for Kommissionen.
3. Den interne revisor rådgiver EU-organet med hensyn til risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning
Den interne revisor har navnlig til opgave:
a)
at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici
b)
at vurdere produktiviteten og effektiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på hver budgetgennemførelsestransaktion i EU-organets budget.
4. Den interne revisors hverv dækker alle EU-organets aktiviteter og tjenestegrene. Den interne revisor har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af vedkommendes hverv.
5. Den interne revisor gør sig bekendt med årsberetningen fra den anvisningsberettigede og med de øvrige nævnte oplysninger.
6. Den interne revisor aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
Den interne revisor aflægger også rapport i følgende tilfælde:
-
der er ikke fulgt op på kritiske risici og henstillinger
-
der er store forsinkelser i gennemførelsen af en række henstillinger fra de tidligere år.
Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget samt direktøren sikrer regelmæssig kontrol med gennemførelsen af revisorens henstillinger. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget kontrollerer de i artikel 47, stk. 1, litra a), omhandlede oplysninger, og hvorvidt henstillingerne gennemføres fuldstændigt og rettidigt.
7. EU-organet gør kontaktoplysningerne for den interne revisor tilgængelige for alle fysiske og juridiske personer, der er involveret i forvaltning af udgifter, med henblik på fortrolig kontakt til den interne revisor.
8. Den interne revisors beretninger og konklusioner gøres først tilgængelige for offentligheden, når den interne revisor har godkendt de foranstaltninger, der er iværksat til gennemførelse af beretningerne og konklusionerne.
Artikel 83
Den interne revisors uafhængighed
Den interne revisors uafhængighed og ansvar i forbindelse med udøvelsen af hvervet samt den interne revisors ret til at indbringe en sag for Den Europæiske Unions Domstol fastsættes i overensstemmelse med artikel 100 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 84
Oprettelse af den interne revisionsfunktion
1. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget kan under behørig hensyntagen til omkostningseffektivitet og merværdi oprette en intern revisionsfunktion, der udfører sine opgaver under overholdelse af de relevante internationale standarder.
Formålet med den interne revisionsfunktion samt dens bemyndigelse og ansvar fastsættes i det interne revisionscharter og godkendes af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget.
Den interne revisionsfunktions årlige revisionsplan udarbejdes af chefen for den interne revisionsfunktion under hensyntagen til direktørens vurdering EU-organets risici.
Den gennemgås og godkendes af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget.
Den interne revisionsfunktion aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
2. Såfremt et EU-organs interne revisionsfunktion ikke er omkostningseffektiv eller ikke formår at overholde de internationale standarder, kan EU-organet beslutte at dele en intern revisionsfunktion med andre EU-organer, der arbejder inden for samme politikområde.
I disse tilfælde træffer bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget for de berørte EU-organer aftale om de praktiske aspekter vedrørende den delte revisionsfunktion.
3. Aktørerne inden for den interne revision samarbejder effektivt ved hjælp af informationsudveksling og revisionsberetninger og i givet fald ved udarbejdelse af fælles risikovurderinger og fælles revisioner.
Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget samt direktøren sikrer regelmæssig kontrol med gennemførelsen af revisorens henstillinger.
AFSNIT V
INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER
Artikel 85
Almindelige bestemmelser
1. For så vidt angår indgåelse af offentlige kontrakter finder afsnit V i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse, jf. dog artikel 86.
2. EU-organet kan på anmodning deltage som ordregivende myndighed i tildelingen af Kommissionens kontrakter eller interinstitutionelle kontrakter og i tildelingen af andre EU-organers kontrakter.
3. EU-organet deltager i den centrale udelukkelsesdatabase, der er oprettet og forvaltes af Kommissionen i henhold til artikel 108 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 86
Udbudsprocedurer
1. EU-organet kan uden at anvende procedurer for indgåelse af offentlige indkøbsaftaler indgå en aftale med Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer og Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer, der er oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (8), om levering af varer eller tjenesteydelser eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder, som sidstnævnte leverer.
2. EU-organet kan anvende fælles udbudsprocedurer med ordregivende myndigheder i værtsmedlemsstaten for at dække sine administrative behov. I så fald finder artikel 133 delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.
AFSNIT VI
SPECIFIKKE BESTEMMELSER VEDRØRENDE ADMINISTRATIONSBEVILLINGER
Artikel 87
Administrationsbevillinger
1. Administrationsbevillinger er ikke-opdelte bevillinger.
2. Administrationsudgifter i medfør af kontrakter, der dækker perioder på mere end et regnskabsår, enten i overensstemmelse med lokal sædvane, eller fordi der er tale om levering af udstyr, konteres EU-organets budget for det regnskabsår, hvori de afholdes.
3. Hvert EU-organ forelægger senest den 1. juli hvert år Europa-Parlamentet og Rådet et arbejdsdokument om sin ejendomspolitik, der skal indeholde følgende oplysninger:
a)
for hver enkelt bygning, de udgifter og etagearealer, der dækkes af bevillingerne under de tilsvarende budgetposter i EU-organets budget
b)
den forventede udvikling i den samlede programmering af etagearealer og beliggenhed for de kommende år med en beskrivelse af allerede kendte ejendomsprojekter, der er i planlægningsfasen
c)
endelige betingelser og omkostninger samt relevante oplysninger vedrørende projektgennemførelsen for nye ejendomsprojekter, der tidligere er blevet forelagt Europa-Parlamentet og Rådet efter proceduren i artikel 88, og som ikke er medtaget i det foregående års arbejdsdokumenter.
Artikel 88
Ejendomsprojekter
1. I forbindelse med ethvert ejendomsprojekt, der sandsynligvis vil få betydelige finansielle konsekvenser for EU-organets budget, skal EU-organet så tidligt som muligt underrette Europa-Parlamentet og Rådet om det etageareal, der er behov for, og den foreløbige planlægning, inden der foretages undersøgelser af det lokale marked i tilfælde af ejendomskontrakter, eller inden der iværksættes indkaldelse af bud i tilfælde af bygge- og anlægsarbejder.
2. I forbindelse med ethvert ejendomsprojekt, der sandsynligvis vil få betydelige finansielle konsekvenser for EU-organets budget, forelægger EU-organet ejendomsprojektet, inklusive de specificerede anslåede omkostninger og finansieringen heraf, samt en liste over udkast til de kontrakter, man agter at anvende, og anmoder om Europa-Parlamentets og Rådets godkendelse, inden kontrakterne indgås. På EU-organets anmodning behandles dokumenter, der fremsendes i forbindelse med ejendomsprojektet, fortroligt.
Bortset fra i force majeure-situationer behandler Europa-Parlamentet og Rådet ejendomsprojektet inden for fire uger fra den dato, hvor begge institutioner modtog det.
Ejendomsprojektet anses for godkendt ved udløbet af fristen på fire uger, medmindre Europa-Parlamentet eller Rådet inden for denne frist træffer en afgørelse, som går imod forslaget.
Såfremt Europa-Parlamentet og/eller Rådet inden for fristen på fire uger giver udtryk for behørigt begrundede betænkeligheder, forlænges denne frist én gang med to uger.
Såfremt Europa-Parlamentet eller Rådet træffer en afgørelse, som går imod ejendomsprojektet, trækker det pågældende EU-organ sit forslag tilbage og kan fremsætte et nyt.
3. I force majeure-situationer kan de oplysninger, der er omhandlet i stk. 4, fremsendes samtidig med ejendomsprojektet. Europa-Parlamentet og Rådet behandler ejendomsprojektet inden for to uger fra begge institutioners modtagelse af projektet. Ejendomsprojektet anses for at være godkendt ved udløbet af denne frist på to uger, medmindre Europa-Parlamentet og/eller Rådet inden for denne frist træffer en afgørelse, som går imod forslaget.
4. Følgende anses som projekter vedrørende fast ejendom, som sandsynligvis vil have betydelige konsekvenser for EU-organets budget:
a)
erhvervelse af jord
b)
erhvervelse, salg, strukturel renovering, opførelse af bygninger eller projekter, der kombinerer disse elementer, som skal gennemføres inden for samme tidsramme, til en værdi af mere end 3 000 000 EUR
c)
nye ejendomskontrakter (herunder brugsretter, langfristede lejemål og fornyelse af eksisterende ejendomskontrakter på mindre favorable vilkår), som ikke er omfattet af litra b), med en årlig leje på mindst 750 000 EUR
d)
forlængelse eller fornyelse af eksisterende ejendomskontrakter (herunder brugsret og langfristede lejemål) på samme eller mere favorable vilkår med en årlig leje på mindst 3 000 000 EUR.
5. Med forbehold af artikel 19, stk. 4, kan et ejendomserhvervelsesprojekt finansieres ved hjælp af et lån under forudsætning af Europa-Parlamentets og Rådets forhåndsgodkendelse.
Indgåelse af låneaftaler og tilbagebetaling af lån skal ske i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og under behørig hensyntagen til varetagelse af Unionens økonomiske interesser.
Når EU-organet foreslår at finansiere erhvervelsen ved hjælp af et lån, skal den finansieringsplan, som det pågældende EU-organ skal fremsende sammen med anmodningen om forhåndsgodkendelse, navnlig specificere det maksimale finansieringsniveau, finansieringsperioden, typen af finansiering, finansieringsvilkårene og besparelser i sammenligning med andre former for kontraktforhold.
Europa-Parlamentet og Rådet behandler anmodningen om forhåndsgodkendelse inden for fire uger fra de to institutioners modtagelse af anmodningen, hvilket kan forlænges én gang med to uger. Erhvervelsen ved hjælp af et lån anses for at være afvist, hvis ikke Europa-Parlamentet og Rådet udtrykkeligt godkender den inden for fristen.
AFSNIT VII
EKSPERTER
Artikel 89
Aflønnede eksterne eksperter
Artikel 287 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 finder anvendelse på udvælgelsen af eksperter. Sådanne eksperter aflønnes på grundlag af et fast beløb, der meddeles på forhånd, og udvælges på grundlag af deres faglige kunnen. Udvælgelsen sker på grundlag af udvælgelseskriterier i overensstemmelse med principperne om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.
AFSNIT VIII
TILSKUD OG PRISER, DER TILDELES AF EU-ORGANET
Artikel 90
Tilskud
Hvis EU-organet kan yde tilskud i overensstemmelse med oprettelsesakten eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, finder de relevante bestemmelser i nævnte forordning samt i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse.
Artikel 91
Priser
Hvis EU-organet kan tildele priser i overensstemmelse med oprettelsesakten eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, finder de relevante bestemmelser i nævnte forordning samt i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse.
AFSNIT IX
REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING
KAPITEL 1
Regnskabsaflæggelse
Artikel 92
Regnskabernes struktur
EU-organets regnskaber omfatter:
a)
EU-organets årsregnskab
b)
beretningerne om gennemførelsen af EU-organets budget.
Artikel 93
Beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning
1. Hvert EU-organ udarbejder en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret.
2. Direktøren sender senest den 31. marts efter det afsluttede regnskabsår beretningen til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten.
3. Den i stk. 2 omhandlede beretning skal mindst redegøre for udnyttelsesgraden for bevillingerne, både i absolutte tal og angivet som procentdele, og indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter.
Artikel 94
Regnskabsregler
1. EU-organets regnskabsfører anvender de regler, der er vedtaget af Kommissionens regnskabsfører med udgangspunkt i de internationalt anerkendte regnskabsstandarder, der anvendes i den offentlige sektor.
2. De i artikel 92 omhandlede regnskaber skal efterleve de budgetprincipper, der er fastlagt i artikel 5-31. De skal give et retvisende og pålideligt billede af indtægts- og udgiftstransaktioner over budgettet.
Artikel 95
Regnskabsprincipper
Årsregnskaberne som omhandlet i artikel 92 skal give oplysninger, herunder oplysninger om regnskabspolitik, på en måde, der sikrer, at oplysningerne er relevante, pålidelige, sammenlignelige og forståelige. Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper som angivet i de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 96
Årsregnskaber
1. Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:
a)
balancen og resultatopgørelsen, der viser alle aktiver og passiver, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; årsregnskabet opstilles efter de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
b)
pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo
c)
opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver med en oversigt over bevægelser på reserver i løbet af året og de kumulerede resultater.
2. Noterne til årsregnskabet supplerer og indeholder bemærkninger til oplysningerne i de i stk. 1 nævnte regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante i forbindelse med EU-organets virksomhed.
Artikel 97
Beretninger om budgetgennemførelsen
1. Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro. De omfatter:
a)
beretninger, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter
b)
forklarende noter, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.
2. Budgetresultatet består af differencen mellem:
-
de samlede oppebårne indtægter i det pågældende regnskabsår
-
de samlede betalinger foretaget over det pågældende regnskabsårs bevillinger, med tillæg af bevillinger for samme regnskabsår, der er fremført.
Den difference, der er omhandlet i første afsnit, forhøjes eller nedsættes dels med nettobeløbet for annullerede bevillinger fremført fra tidligere regnskabsår, dels med:
-
overskridelser - i form af betalinger - af ikke-opdelte bevillinger fremført fra forudgående regnskabsår, såfremt disse overskridelser skyldes udsving i eurokurserne
-
nettoresultatet af kursgevinster og kurstab i løbet af regnskabsåret, såvel realiserede som ikke-realiserede.
3. Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles efter samme struktur, som er anvendt i EU-organets budget.
Artikel 98
Foreløbige regnskaber
1. EU-organets regnskabsfører sender senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår sit foreløbige årsregnskab til Kommissionens regnskabsfører og Revisionsretten.
2. EU-organets regnskabsfører sender ligeledes senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
Artikel 99
Godkendelse af det endelige årsregnskab
1. I henhold til artikel 148, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 fremsætter Revisionsretten senest den 1. juni efter det afsluttede regnskabsår sine bemærkninger om EU-organets foreløbige årsregnskab.
2. Efter modtagelse af Revisionsrettens bemærkninger vedrørende det foreløbige regnskab udarbejder regnskabsføreren EU-organets endelige årsregnskab, jf. artikel 50. Direktøren fremsender årsregnskabet til bestyrelsen, som derpå afgiver en udtalelse.
3. Regnskabsføreren sender senest den 1. juli det endelige årsregnskab og bestyrelsens udtalelse til Kommissionens regnskabsfører, Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet.
EU-organets regnskabsfører sender ligeledes senest den 1. juli en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
4. EU-organets regnskabsfører sender ligeledes en forvaltningserklæring, der dækker dette endelige årsregnskab, til Revisionsretten, med kopi til Kommissionens regnskabsfører, på samme dato som fremsendelsen af dette endelige årsregnskab.
Det endelige årsregnskab ledsages af en note fra regnskabsføreren, hvori sidstnævnte erklærer, at det endelige årsregnskab er udfærdiget i overensstemmelse med dette afsnit og med de gældende regnskabsmæssige principper, regler og metoder.
EU-organets endelige regnskab offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest den 15. november i det følgende år.
5. Direktøren fremsender senest den 30. september efter det afsluttede regnskabsår et svar til Revisionsretten på de bemærkninger, som denne har fremsat i forbindelse med sin årsberetning. EU-organets svar sendes samtidig til Kommissionen.
KAPITEL 2
Regnskabsføring og formuefortegnelse
Afdeling 1
Fælles bestemmelser
Artikel 100
Regnskabssystemet
1. EU-organets regnskabssystem er et budgetstyrings- og regnskabssystem, hvori data indlæses, klassificeres og registreres.
2. Regnskabssystemet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro og på basis af kalenderåret.
3. Den anvisningsberettigede kan endvidere føre et omkostningsregnskab.
Artikel 101
Fælles krav til institutionernes regnskabssystem
De regnskabsregler og den harmoniserede regnskabskontoplan, der skal anvendes af EU-organet, vedtages af Kommissionens regnskabsfører i overensstemmelse med artikel 152 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Afdeling 2
Det almindelige regnskab og bevillingsregnskabet
Artikel 102
Det almindelige regnskab
I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den EU-organets økonomiske og finansielle situation samt formuestilling.
Artikel 103
Bogføring i det almindelige regnskab
1. Kontienes saldi og de enkelte kontobevægelser i det almindelige regnskab bogføres.
2. Alle regnskabsposteringer, herunder regnskabsmæssige korrektioner, skal være baseret på bilag, hvortil posteringerne henviser.
3. Regnskabssystemet skal etablere et klart revisionsspor for hver enkelt regnskabspostering.
Artikel 104
Korrektioner
EU-organets regnskabsfører foretager efter regnskabsårets udløb og frem til aflæggelsen af det endelige regnskab de korrektioner, der er nødvendige for at sikre, at der opstilles et formelt korrekt og pålideligt årsregnskab, som giver et retvisende billede. Sådanne korrektioner skal være i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 101.
Artikel 105
Opstilling af bevillingsregnskab
1. Bevillingsregnskabet giver et detaljeret billede af EU-organets budgetgennemførelse.
2. Med henblik på stk. 1 registreres i bevillingsregnskabet alle de i afsnit IV omhandlede transaktioner vedrørende gennemførelse af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter.
Artikel 106
Formuefortegnelse
1. EU-organet skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør EU-organets formue, efter en model vedtaget af Kommissionens regnskabsfører.
EU-organet kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.
2. Salg af EU-organets materielle aktiver skal annonceres på passende måde.
AFSNIT X
EKSTERN REVISION, DECHARGE OG BEKÆMPELSE AF SVIG
Artikel 107
Ekstern revision
1. En uafhængig ekstern revisor skal bekræfte, at EU-organets årsregnskaber giver et korrekt billede af EU-organets indtægter, udgifter og finansielle stilling, inden konsolideringen i EU-organets endelige årsregnskab.
Medmindre andet er bestemt i oprettelsesakten, udarbejder Revisionsretten en særlig årsberetning om EU-organet i overensstemmelse med kravene i artikel 287, stk. 1, i TEUF.
Revisionsretten tager i forbindelse med udarbejdelsen af denne beretning det revisionsarbejde, der er udført af uafhængige eksterne revisorer, og de foranstaltninger, der er truffet som reaktion på revisorernes konklusioner, med i betragtning.
2. EU-organet sender sit endeligt vedtagne årsregnskab til Revisionsretten. EU-organet underretter så snart som muligt Revisionsretten om alle beslutninger og foranstaltninger, som det træffer i henhold til artikel 10, 14, 19 og 23.
3. Revisionsrettens kontrol gennemføres i overensstemmelse med artikel 158-163 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 108
Tidsplan for dechargeproceduren
1. Efter henstilling fra Rådet meddeler Europa-Parlamentet inden den 15. maj i år n+2, medmindre andet er fastsat i oprettelsesakten, direktøren decharge for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret n. Direktøren underretter bestyrelsen om Europa-Parlamentets bemærkninger i den beslutning, der ledsager afgørelsen om decharge.
2. Hvis den frist, der er nævnt i stk. 1, ikke kan overholdes, oplyser Europa-Parlamentet eller Rådet direktøren om årsagerne til, at afgørelsen har måttet udsættes.
3. Hvis Europa-Parlamentet udsætter afgørelsen om decharge, bestræber direktøren sig på i samarbejde med bestyrelsen snarest muligt at træffe foranstaltninger, der kan fjerne eller gøre det lettere at fjerne hindringerne for denne afgørelse.
Artikel 109
Dechargeproceduren
1. Dechargeafgørelsen omfatter regnskaberne over alle EU-organets indtægter og udgifter, den heraf følgende saldo og EU-organets aktiver og passiver som opført på balancen.
2. Med henblik på at meddele decharge gennemgår Europa-Parlamentet næst efter Rådet EU-organets regnskaber, årsregnskabet og balancen. Europa-Parlamentet gennemgår også Revisionsrettens årsberetning med tilhørende svar fra direktøren for EU-organet samt de af Revisionsrettens særberetninger, der er relevante for det pågældende regnskabsår, og Revisionsrettens erklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
3. På anmodning af Europa-Parlamentet forelægger direktøren i overensstemmelse med artikel 165, stk. 3, i forordning (EF, Euratom) nr. 966/2012 alle de oplysninger for Europa-Parlamentet, der er nødvendige for, at dechargeproceduren vedrørende det pågældende regnskabsår kan forløbe tilfredsstillende.
Artikel 110
Opfølgende foranstaltninger
1. Direktøren træffer alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge samt de kommentarer, der ledsager Rådets henstilling om decharge.
2. Efter anmodning fra Europa-Parlamentet eller Rådet aflægger direktøren beretning om, hvilke foranstaltninger vedkommende har truffet på baggrund af disse bemærkninger og kommentarer. Direktøren fremsender en kopi heraf til Kommissionen og Revisionsretten.
Artikel 111
Kommissionens, Revisionsrettens og OLAF's kontrol på stedet
1. EU-organet giver Kommissionens personale og andre personer, som den har godkendt, samt Revisionsretten adgang til dets kontorlokaler og alle relevante oplysninger, herunder i elektronisk form, i det omfang det er nødvendigt for at udføre deres revisioner.
2. Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) kan udføre undersøgelser, herunder kontrol og inspektion på stedet i henhold til de bestemmelser og procedurer, der er fastlagt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (9) og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (10) med henblik på at fastslå, om der er tale om svig, korruption eller andre ulovlige aktiviteter, der påvirker Unionens finansielle interesser i forbindelse med tilskud eller kontrakt tildelt ifølge denne forordning.
3. Med forbehold af stk. 1 og 2 skal EU-organets samarbejdsaftaler med tredjelande og med internationale organisationer, kontrakter, aftaler om tilskud og indgåelse af offentlige kontrakter indeholde bestemmelser, der udtrykkeligt giver Revisionsretten og OLAF beføjelse til at foretage denne kontrol og undersøgelse i overensstemmelse med deres respektive beføjelser.
AFSNIT XI
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 112
Europa-Parlamentets og Rådets anmodninger om oplysninger
Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen har ret til at indhente alle relevante oplysninger og forklaringer fra EU-organet vedrørende budgetspørgsmål, der henhører under deres respektive kompetenceområder.
Artikel 113
Vedtagelse af EU-organets nye finansforordning
Hvert af de organer, der er omhandlet i artikel 208 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, vedtager en ny finansforordning med henblik på ikrafttrædelse den 1. januar 2014 eller under alle omstændigheder senest seks måneder efter den dato, hvor organet er omfattet af nævnte artikel 208 som følge af tildelingen af et bidrag over det almindelige budget.
Artikel 114
Gennemførelsesbestemmelser til EU-organets finansforordning
Bestyrelsen vedtager på forslag af direktøren og med Kommissionens forhåndsgodkendelse om nødvendigt gennemførelsesbestemmelserne til EU-organets egen finansforordning.
Artikel 115
Ophævelse
Forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 ophæves med virkning fra den 1. januar 2014. Dog finder artikel 40 fortsat anvendelse frem til den 31. december 2014, og artikel 27, stk. 4 og 7, finder fortsat anvendelse frem til den 31. december 2015.
Artikel 116
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende. Den anvendes fra den 1. januar 2014. Dog finder artikel 47 og artikel 82, stk. 5, anvendelse fra den 1. januar 2015, og artikel 32 samt artikel 33, stk. 5 og 8, finder anvendelse fra den 1. januar 2016.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 30. september 2013.
DELEGIERTE VERORDNUNG (EU) Nr. 1271/2013 DER KOMMISSION
vom 30. September 2013
über die Rahmenfinanzregelung für Einrichtungen gemäß Artikel 208 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Oktober 2012 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union und zur Aufhebung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates (1), insbesondere auf Artikel 208,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 (2) betreffend die Rahmenfinanzregelung für von den Gemeinschaften geschaffene Einrichtungen basierte auf der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates. (3) Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 wurde durch die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ersetzt. Somit ist eine Überarbeitung der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 erforderlich. Aus Gründen der Klarheit ist es angezeigt, die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 zu ersetzen.
(2)
Es ist notwendig, der Gemeinsamen Erklärung des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission zu den dezentralen Agenturen vom 19. Juli 2012 Rechnung zu tragen.
(3)
Einige Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 müssen im Lichte der mit ihrer Anwendung gewonnenen Erfahrung überprüft werden.
(4)
In dieser Verordnung sollten die wesentlichen Prinzipien und Grundregeln für Einrichtungen festgelegt werden, die gemäß dem AEUV oder dem Euratom-Vertrag geschaffen wurden, (im Folgenden „Unionseinrichtungen“) und Beiträge zulasten des Haushalts erhalten - unbeschadet ihres Gründungsakts. Auf der Grundlage dieser Verordnung sollten Unionseinrichtungen ihre eigenen Finanzregelungen beschließen, die nur dann von der Verordnung abweichen dürfen, wenn dies aufgrund der spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtungen erforderlich ist und zuvor die Zustimmung der Kommission eingeholt wird.
(5)
Im Interesse der Kohärenz sollten auch vollständig selbstfinanzierte Unionseinrichtungen, die nicht in den Anwendungsbereich dieser Verordnung fallen, ähnliche Vorschriften einführen. Im Einklang mit der Gemeinsamen Erklärung des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission vom 19. Juli 2012 sollten die betreffenden Einrichtungen dem Europäischen Parlament, dem Rat und der Kommission einen Jahresbericht über die Ausführung ihres Haushaltsplans vorlegen und den Ersuchen oder Empfehlungen der Organe gebührend Rechnung tragen.
(6)
Bei der Aufstellung und Ausführung ihres Haushaltsplans sollten die Unionseinrichtungen die fünf fundamentalen Grundsätze des Haushaltsrechts - Einheit, Haushaltswahrheit, Gesamtdeckung, Spezialität, Jährlichkeit - sowie die Grundsätze des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Transparenz einhalten.
(7)
Es sollte herausgestellt werden, dass der Beitrag der Union eine Ausgleichsfunktion hat. Der Teil des positiven Haushaltsergebnisses der Unionseinrichtung, der den im Laufe des Jahres gezahlten Beitrag der Union übersteigt, sollte wieder dem Unionshaushalt zugeführt werden.
(8)
Sieht der Gründungsakt vor, dass die Unionseinrichtung zusätzlich zum Beitrag der Union Einnahmen aus Gebühren und Abgaben bezieht und dass diese Einnahmen bestimmten Ausgaben zugewiesen werden, sollte die Unioneinrichtung den Saldo in Form von zweckgebundenen Einnahmen übertragen können.
(9)
Es muss gewährleistet sein, dass die Gebühren so hoch festgesetzt werden, dass die Kosten der Diensteerbringung gedeckt und größere Überschüsse vermieden werden.
(10)
Die Übertragung von Haushaltsvollzugsaufgaben an die Unionseinrichtungen muss durch die Art der Aufgaben und die spezifische Sachkenntnis der jeweiligen Unionseinrichtung ausreichend gerechtfertigt sein. Gleichzeitig müssen wirtschaftliche Haushaltsführung und Kostenwirksamkeit sichergestellt sein. Die delegierten Aufgaben sollten mit dem Gründungsakt vereinbar sein.
(11)
Unionseinrichtungen sollten nur dann Ad-hoc-Finanzhilfen erhalten dürfen, wenn dies ausdrücklich in den einschlägigen Basisrechtsakten vorgesehen und laut Gründungsakt gestattet ist.
(12)
Gemäß Artikel 50 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 müssen Unionseinrichtungen an einem Leistungsvergleich mit anderen Organen und Einrichtungen der Union teilnehmen.
(13)
Es müssen Vorschriften für einen Aktionsplan zur Weiterverfolgung der sich aus den regelmäßigen Gesamtwertungen ergebenden Schlussfolgerungen festgelegt werden, damit deren effiziente Umsetzung sichergestellt ist.
(14)
Zur Gewährleistung einer kohärenten Programmplanung sollte die Unionseinrichtung unter Berücksichtigung der von der Kommission vorgegebenen Leitlinien ein Dokument zur jährlichen und mehrjährigen Programmplanung erstellen.
(15)
Die Unionseinrichtung sollte den Zeitplan für die jährliche und mehrjährige Programmplanung am Haushaltsverfahren ausrichten, um die Effizienz der Planung und die Kohärenz aller Programmplanungsdokumente sicherzustellen.
(16)
Es ist erforderlich, die derzeitige Organisation der Funktionen der internen Prüfung und der internen Kontrolle klarzustellen und die Berichtspflichten zu straffen. Die Funktion der internen Prüfung innerhalb einer Unionseinrichtung sollte vom Internen Prüfer der Kommission ausgeübt werden, der Prüfungen vornehmen sollte, wenn dies aufgrund der bestehenden Risiken gerechtfertigt ist. Es müssen Vorschriften für den Aufbau und die Funktionsweise der internen Auditstellen festgelegt werden.
(17)
Die Berichtpflichten sollten gestrafft werden. Die Unionseinrichtungen sollten einen konsolidierten jährlichen Tätigkeitsbericht mit umfassenden Informationen über die Durchführung ihres Arbeitsprogramms, ihres Haushalts und ihres Personalentwicklungsplans, über ihr Management und die Systeme der internen Kontrolle vorlegen.
(18)
Im Interesse einer höheren Kostenwirksamkeit der Unionseinrichtungen muss es möglich sein, Dienste gemeinsam zu nutzen oder auf eine andere Unionseinrichtung oder die Kommission zu übertragen. Die Kostenwirksamkeit kann insbesondere verbessert werden, indem dem Rechnungsführer der Kommission alle oder einen Teil der Aufgaben des Rechnungsführers der Unionseinrichtung übertragen werden.
(19)
Wie in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 vorgesehen, sollte die Möglichkeit, Mittelbindungen, die sich über mehrere Haushaltsjahre erstrecken, in Jahrestranchen vorzunehmen, nur dann bestehen, wenn der Gründungsakt oder der Basisrechtsakt das vorsieht oder wenn die Mittelbindungen Verwaltungsausgaben betreffen.
(20)
Zur Angleichung der Bestimmungen über zweckgebundene Einnahmen an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ist es erforderlich, Bestimmungen zur Differenzierung der zweckgebundenen Einnahmen (intern und extern) und zu ihrer Übertragung vorzusehen.
(21)
Zur Angleichung der Bestimmungen über die Behandlung von Zinserträgen aus dem der Unionseinrichtung gezahlten Beitrag der Union an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 ist vorzusehen, dass Zinsen nicht in den Haushalt einfließen.
(22)
Die Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 sieht in bestimmten Fällen die Möglichkeit vor, bereits vor der Mittelbindung eine rechtliche Verpflichtung einzugehen. Diese Möglichkeit sollte auch für Unionseinrichtungen bestehen.
(23)
Zur Gewährleistung der Kohärenz zwischen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 und der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 sollten besondere Bestimmungen für die Vergabe öffentlicher Aufträge und Finanzhilfen nicht zulässig sein. Die Einführung eines einheitlichen Regelwerks erleichtert den Unionseinrichtungen ihre Arbeit und ermöglicht die Anwendung der von der Kommission erstellten Leitlinien und Modelle.
(24)
Zur Angleichung der Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 sollte die Möglichkeit der Vergabe von Preisgeldern durch die Unionseinrichtung vorgesehen werden.
(25)
Damit mutmaßliche oder tatsächliche Interessenkonflikte festgestellt und ordnungsgemäß behoben werden können, sollte von den Unionseinrichtungen verlangt werden, dass sie Vorschriften zur Vermeidung von und zum Umgang mit Interessenkonflikten festlegen. Entsprechende Vorschriften sollten den Leitlinien Rechnung tragen, die von der Kommission im Anschluss an die Gemeinsame Erklärung des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission vom 19. Juli 2012 ausgearbeitet wurden.
(26)
Die Bestimmungen zur Gebäudepolitik, einschließlich der Einführung der Möglichkeit einer Darlehensaufnahme durch Unionseinrichtungen sowie der Bedingungen für eine Darlehensaufnahme, sollten an die einschlägigen Bestimmungen der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2912 angeglichen werden, damit eine kohärente Anwendung der neuen Vorschriften durch alle Einrichtungen und Organe der Union gewährleistet ist.
(27)
Es sind Übergangsbestimmungen für Programmplanung und Berichterstattung erforderlich, da die Kommission Zeit benötigt, um in Zusammenarbeit mit den Unionseinrichtungen geeignete Leitlinien auszuarbeiten.
(28)
Diese Verordnung sollte am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft treten, damit die überarbeiteten Finanzregelungen der Unionseinrichtungen rechtzeitig mit Wirkung vom 1. Januar 2014 erlassen werden können und so die Kohärenz der für den nächsten mehrjährigen Finanzrahmen geltenden Vorschriften gewährleistet ist -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
TITEL I
ALLGMEINE BESTIMMUNGEN
Artikel 1
Gegenstand
Diese Verordnung enthält die grundlegenden Finanzvorschriften, auf deren Basis die Unionseinrichtung ihre eigene Finanzregelung festlegen sollte. Die Finanzregelung der Unionseinrichtung darf von dieser Verordnung nur abweichen, wenn dies aufgrund der spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Einrichtung erforderlich ist und zuvor die Zustimmung der Kommission eingeholt wird.
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck
-
„Gründungakt“ den Akt des Unionsrechts, der die wesentlichen Aspekte im Zusammenhang mit der Gründung und der Funktionsweise der Unionseinrichtung regelt;
-
„Haushaltsplan der Unionseinrichtung“ den Rechtsakt, durch den für jedes Haushaltsjahr sämtliche als erforderlich erachteten Einnahmen und Ausgaben der Unionseinrichtung veranschlagt und bewilligt werden;
-
„Unionseinrichtung“ jede Einrichtung im Sinne von Artikel 208 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012;
-
„Verwaltungsrat“ das wichtigste interne Beschlussorgan der Unionseinrichtung für die Bereiche Finanzen und Haushalt, unbeschadet seiner Bezeichnung im Gründungsakt;
-
„Direktor“ die für die Durchführung der Beschlüsse des Verwaltungsrates und als Anweisungsbefugter für die Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung verantwortliche Person, unbeschadet ihrer Bezeichnung im Gründungsakt;
-
„Exekutivausschuss“ das interne Gremium der Unionseinrichtung, das den Verwaltungsrat unterstützt und dessen Zuständigkeiten und Geschäftsordnung im Gründungsakt festgelegt sind.
Artikel 3
Fristen, Daten und Termine
Soweit nichts anderes bestimmt ist, gilt für die in dieser Verordnung festgelegten Termine die Verordnung (EWG, Euratom) Nr. 1182/71 des Rates (4).
Artikel 4
Schutz personenbezogener Daten
Diese Verordnung gilt unbeschadet der Anforderungen der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates (5) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates (6).
Artikel 5
Wahrung der Haushaltsgrundsätze
Für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung gelten nach Maßgabe dieser Verordnung die Grundsätze der Einheit, der Haushaltswahrheit, der Jährlichkeit, des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Gesamtdeckung, der Spezialität, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, die eine wirksame und effiziente interne Kontrolle erforderlich macht, und der Transparenz.
TITEL II
HAUSHALTSGRUNDSÄTZE
KAPITEL 1
Grundsätze der Einheit und der Haushaltswahrheit
Artikel 6
Haushaltsplan der Unionseinrichtung
(1) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung umfasst Folgendes:
a)
eigene Einnahmen, darunter alle Gebühren und Abgaben, die die Unionseinrichtung nach Maßgabe der ihr übertragenen Aufgaben erheben darf, sowie etwaige andere Einnahmen;
b)
Einnahmen aus etwaigen Finanzbeiträgen der Aufnahmemitgliedstaaten;
c)
den von der Union gewährten Beitrag;
d)
Einnahmen zur Finanzierung bestimmter Ausgaben gemäß Artikel 23 Absatz 1;
e)
die Ausgaben der Unionseinrichtung, einschließlich der Verwaltungsausgaben.
(2) Einnahmen aus Gebühren und Abgaben können nur ausnahmsweise in hinreichend begründeten und im Gründungsakt vorgesehenen Fällen zweckgebunden werden.
(3) Wenn ein oder mehrere Gründungsakte vorsehen, dass klar definierte Aufgaben getrennt finanziert werden, oder wenn die Unionseinrichtung Aufgaben ausführt, mit denen sie im Wege einer Übertragungsvereinbarung betraut wurde, führt sie für die jeweiligen Einnahmen- und Ausgabenvorgänge getrennte Konten. Die Unionseinrichtung weist jede Aufgabengruppe in ihrem Personalplan, der in dem in Artikel 32 genannten jährlichen und mehrjährigen Programmplanungsdokument enthalten ist, klar und deutlich aus.
Artikel 7
Ad-hoc-Finanzhilfen
(1) Unionseinrichtungen dürfen keine Ad-hoc-Finanzhilfen aus dem Haushalt erhalten, es sei denn, dies ist nach dem Gründungsakt zulässig und im Basisrechtsakt ausdrücklich vorgesehen.
(2) Ist es der Unionseinrichtung gestattet, Ad-hoc-Finanzhilfen entgegenzunehmen, werden die mithilfe dieser Finanzhilfen finanzierten Aufgaben im Jahresarbeitsprogramm gemäß Artikel 32 Absatz 3 aufgeführt.
Artikel 8
Übertragungsvereinbarungen
(1) Der Unionseinrichtung werden von der Kommission keine Haushaltsvollzugsaufgaben übertragen, es sei denn, dies ist aufgrund der besonderen Art der Maßnahme und der spezifischen Sachkenntnis der Unionseinrichtung hinreichend gerechtfertigt.
(2) Bei der Wahl der Unionseinrichtung wird folgenden Aspekten gebührend Rechnung getragen:
a)
der Kostenwirksamkeit einer Übertragung der betreffenden Aufgaben;
b)
den Auswirkungen auf die Governance-Struktur der Einrichtung und auf ihre finanziellen und personellen Ressourcen.
(3) Wenn die Kommission der Unionseinrichtung ausnahmsweise Aufgaben überträgt,
a)
gilt für die Unionseinrichtung in Bezug auf die für diese Aufgaben zugewiesenen Mittel Artikel 60 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und finden die Artikel 108 und 109 der vorliegenden Verordnung keine Anwendung;
b)
sollten die übertragenen Aufgaben - ausschließlich zu Informationszwecken - in dem gemäß Artikel 32 Absatz 3 aufgestellten Jahresarbeitsprogramm der Unionseinrichtung aufgeführt werden.
(4) Unbeschadet des Absatzes 2 konsultiert der Anweisungsbefugte vor Unterzeichnung der Übertragungsvereinbarung den Verwaltungsrat.
Artikel 9
Besondere Bestimmungen zu den Grundsätzen der Einheit und der Haushaltswahrheit
(1) Einnahmen können nur angenommen und Ausgaben nur getätigt werden, wenn sie bei einer Haushaltslinie des Haushaltsplans der Unionseinrichtung veranschlagt sind.
(2) Ausgaben dürfen nur im Rahmen der im Haushaltsplan der Unionseinrichtung bewilligten Mittel gebunden und angeordnet werden.
(3) In den Haushaltsplan der Unionseinrichtung können nur Mittel eingesetzt werden, die einer als erforderlich erachteten Ausgabe entsprechen.
(4) Zinserträge aus Vorfinanzierungsbeträgen, die aus dem Haushaltsplan der Unioneinrichtung gezahlt wurden, fließen nicht in den Haushalt der Unionseinrichtung ein.
KAPITEL 2
Grundsatz der Jährlichkeit
Artikel 10
Definition
Die im Haushaltsplan der Unionseinrichtung ausgewiesenen Mittel werden für ein Haushaltsjahr bewilligt; das Haushaltsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember.
Artikel 11
Art der Mittel
(1) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung umfasst nichtgetrennte Mittel und, wenn der operationelle Bedarf dies rechtfertigt, getrennte Mittel. Getrennte Mittel setzen sich aus Mitteln für Verpflichtungen und Mitteln für Zahlungen zusammen.
(2) Die Mittel für Verpflichtungen decken die Gesamtkosten der im Laufe des Haushaltsjahres eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen.
(3) Die Mittel für Zahlungen decken die Ausgaben zur Erfüllung der im Laufe des Haushaltsjahres oder in vorhergehenden Haushaltsjahren eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen.
Artikel 12
Rechnungsführung für Einnahmen und Ausgabemittel
(1) Die Einnahmen der Unionseinrichtung gemäß Artikel 6 werden auf der Grundlage der im Laufe des Haushaltsjahres vereinnahmten Beträge für dieses Haushaltsjahr ausgewiesen.
(2) Die Einnahmen der Unionseinrichtung generieren Mittel für Zahlungen in gleicher Höhe.
(3) Die für ein Haushaltsjahr bewilligten Mittel dürfen nur zur Bestreitung von in diesem Haushaltsjahr gebundenen und getätigten Ausgaben und zur Abwicklung von Mittelbindungen vorhergehender Haushaltsjahre verwendet werden.
(4) Mittel für Verpflichtungen werden auf der Grundlage der bis zum 31. Dezember eingegangenen rechtlichen Verpflichtungen verbucht.
(5) Mittel für Zahlungen werden auf der Grundlage der Zahlungen, die der Rechnungsführer bis zum 31. Dezember des betreffenden Jahres getätigt hat, für dieses Haushaltsjahr verbucht.
Artikel 13
Mittelbindung
Die im Haushaltsplan der Unionseinrichtung veranschlagten Mittel können nach dem endgültigen Erlass des Haushaltsplans der Unionseinrichtung mit Wirkung vom 1. Januar gebunden werden.
Artikel 14
Verfall und Übertragung von Mitteln
(1) Mittel, die am Ende des Haushaltsjahres, für das sie in den Haushaltsplan eingestellt wurden, nicht in Anspruch genommen worden sind, verfallen. Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss kann jedoch gemäß den Absätzen 3 und 4 diese nicht in Anspruch genommenen Mittel durch einen Beschluss, der spätestens am 15. Februar ergehen muss, übertragen, aber nur auf das nächste Haushaltsjahr, oder sie können gemäß Absatz 5 automatisch übertragen werden.
(2) Mittel für Personalausgaben können nicht übertragen werden.
(3) Von den Mitteln für Verpflichtungen der getrennten Mittel und den bei Ende des Haushaltsjahres noch nicht gebundenen nichtgetrennten Mittel können übertragen werden:
a)
Beträge, die Mitteln für Verpflichtungen entsprechen;
b)
Beträge, die nichtgetrennten Mitteln im Zusammenhang mit Immobilienprojekten entsprechen, wenn die meisten der der Mittelbindung vorausgehenden Verfahrensstufen am 31. Dezember abgeschlossen sind. Die der Mittelbindung vorausgehende Verfahrensstufe wird in den Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung jeder Unionseinrichtung erläutert.
Diese Beträge können bis zum 31. März und im Fall von Beträgen, die sich auf Immobilienprojekte beziehen, bis zum 31. Dezember des folgenden Haushaltsjahres gebunden werden.
(4) Von den Mitteln für Zahlungen können die Beträge übertragen werden, die zur Abwicklung bestehender Mittelbindungen erforderlich sind oder aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen Mitteln für Verpflichtungen entsprechen, wenn die bei den betreffenden Haushaltslinien des folgenden Haushaltsjahres veranschlagten Zahlungen nicht ausreichen, um den Bedarf zu decken.
Die betreffende Unionseinrichtung nimmt zunächst die für das laufende Haushaltsjahr bewilligten Mittel in Anspruch und greift erst nach Ausschöpfung dieser Mittel auf die übertragenen Mittel zurück.
(5) Nichtgetrennte Mittel, die bis zum Ende des Haushaltsjahres ordnungsgemäß eingegangenen Verpflichtungen entsprechen, werden automatisch ausschließlich auf das folgende Haushaltsjahr übertragen.
(6) Übertragene Mittel, die bis zum 31. März des Jahres n + 1 nicht gebunden wurden, werden automatisch in Abgang gestellt und entsprechend verbucht.
Artikel 15
Übertragung von zweckgebundenen Einnahmen
Für die Übertragung der zweckgebundenen Einnahmen gemäß Artikel 23 und der diesen entsprechenden Ausgabemittel, die am 31. Dezember nicht verwendet waren und verfügbar sind, gelten folgende Vorschriften:
a)
Externe zweckgebundene Einnahmen werden automatisch übertragen und können spätestens bis zum Abschluss aller Tätigkeiten eines Programms oder einer Maßnahme, für das bzw. die sie bestimmt sind, verwendet werden. Externe zweckgebundene Einnahmen aus dem letzten Jahr der Programm- oder Maßnahmenlaufzeit können im ersten Jahr der Laufzeit des nachfolgenden Programms bzw. der nachfolgenden Maßnahme verwendet werden.
b)
Interne zweckgebundene Einnahmen werden nur auf das unmittelbar folgende Jahr übertragen; eine Ausnahmeregelung gilt für interne zweckgebundene Einnahmen im Sinne des Artikels 23 Absatz 3 Buchstabe f, die automatisch übertragen werden.
Bis spätestens 1. Juni des Jahres n + 1 informiert die Unionseinrichtung die Kommission über die Verwendung der übertragenen zweckgebundenen Einnahmen.
Artikel 16
Aufhebung von Mittelbindungen
Mittel, die in einem Haushaltsjahr nach dem Haushaltsjahr freigegeben werden, in dem sie in den Haushaltsplan der Unionseinrichtung eingestellt wurden, weil die betreffende Maßnahme nicht oder nur teilweise ausgeführt wurde, werden in Abgang gestellt.
Artikel 17
Mittelbindung
(1) Die Ausgaben für den Dienstbetrieb können ab dem 15. Oktober eines jeden Jahres im Vorgriff zulasten der für das folgende Haushaltsjahr vorgesehenen Mittel gebunden werden. Diese Mittelbindungen dürfen jedoch ein Viertel der Dotation, die der Verwaltungsrat bei der betreffenden Haushaltslinie für das laufende Haushaltsjahr festgelegt hat, nicht überschreiten. Sie werden nicht für neue Ausgaben vorgenommen, die im letzten ordnungsgemäß festgestellten Haushaltsplan der Unionseinrichtung noch nicht grundsätzlich genehmigt worden sind.
(2) Ausgaben, die, wie Mietzahlungen, im Voraus zu leisten sind, können ab dem 1. Dezember zulasten der für das folgende Haushaltsjahr bewilligten Mittel vorgenommen werden. In diesem Fall ist die in Absatz 1 vorgesehene Obergrenze nicht anwendbar.
Artikel 18
Verzug beim Erlass des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
(1) Ist zu Beginn eines Haushaltsjahres der Haushaltsplan der Unionseinrichtung noch nicht endgültig erlassen, so gelten die in den Absätzen 2 bis 6 genannten Bestimmungen.
(2) Mittelbindungen und Zahlungen können innerhalb der Grenzen nach Absatz 3 vorgenommen werden.
(3) Je Kapitel können Mittelbindungen in Höhe von bis zu einem Viertel der Gesamtsumme der für das vorhergehende Haushaltsjahr unter dem betreffenden Kapitel bewilligten Mittel zuzüglich eines Zwölftels je abgelaufenen Monat vorgenommen werden.
Die Obergrenze der Mittelansätze des Voranschlags der Einnahmen und Ausgaben darf nicht überschritten werden.
Je Kapitel können monatlich Zahlungen in Höhe von höchstens einem Zwölftel der für das vorhergehende Haushaltsjahr unter dem betreffenden Kapitel bewilligten Mittel vorgenommen werden. Dieser Betrag darf jedoch nicht ein Zwölftel der für das gleiche Kapitel im Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben vorgesehenen Mittel überschreiten.
(4) Als für das vorhergehende Haushaltsjahr unter dem betreffenden Kapitel bewilligte Mittel im Sinne der Absätze 2 und 3 gelten die im Haushaltsplan der Unionseinrichtung, einschließlich etwaiger Berichtigungshaushaltspläne, festgestellten Mittel nach Anpassung aufgrund von Übertragungen während jenes Haushaltjahres.
(5) Auf Antrag des Direktors kann der Verwaltungsrat im Interesse der Kontinuität der Tätigkeit der Unionseinrichtung und nach Maßgabe der Erfordernisse der Haushaltsführung zusätzlich zu den nach den Absätzen 2 und 3 automatisch eingesetzten Mitteln sowohl Mittel für Verpflichtungen als auch Mittel für Zahlungen über ein vorläufiges Zwölftel hinaus bewilligen, wobei die Bewilligung von mehr als vier vorläufigen Zwölfteln nur in hinreichend begründeten Fällen gestattet ist.
Die zusätzlichen Zwölftel werden als Ganzes bewilligt und sind nicht aufteilbar.
(6) Können bei einem bestimmten Kapitel die Ausgaben, die zur Aufrechterhaltung der Tätigkeit der Unionseinrichtung auf dem unter das betreffende Kapitel fallenden Gebiet erforderlich sind, nicht durch die Genehmigung von vier vorläufigen Zwölfteln gemäß Absatz 5 gedeckt werden, so kann ausnahmsweise eine Überschreitung des Betrags genehmigt werden, der im Haushaltsplan der Unionseinrichtung im vorhergehenden Haushaltsjahr im entsprechenden Kapitel veranschlagt war. Der Verwaltungsrat beschließt gemäß den in Absatz 5 vorgesehenen Verfahren. Allerdings darf die Gesamtsumme der in den vorhergehenden Haushaltsplan der Unionseinrichtung eingesetzten Mittel bzw. der im vorgeschlagenen Entwurf des Haushaltsplans der Unionseinrichtung vorgesehenen Mittel auf keinen Fall überschritten werden.
KAPITEL 3
Grundsatz des Haushaltsausgleichs
Artikel 19
Definition und Anwendungsbereich
(1) Einnahmen und Mittel für Zahlungen sind auszugleichen.
(2) Die Mittel für Verpflichtungen dürfen den Beitrag der Union, zuzüglich der eigenen Einnahmen sowie etwaiger anderer Einnahmen im Sinne von Artikel 6, nicht überschreiten.
(3) Bei Unionseinrichtungen, deren Einnahmen - zusätzlich zum Beitrag der Union - aus Gebühren und Abgaben bestehen, sollten die Gebühren so festgesetzt werden, dass sich im Jahresverlauf kein größerer Überschuss ergibt. Sollte wiederholt ein deutlich positives oder negatives Haushaltsergebnis im Sinne von Artikel 97 erzielt werden, wird die Höhe der Gebühren und Abgaben überprüft.
(4) Die Unionseinrichtung kann keine Darlehen im Rahmen ihres Haushaltplans aufnehmen.
(5) Der Beitrag der Union zugunsten der Unionseinrichtung hat eine Ausgleichsfunktion für den Haushaltplan der Unionseinrichtung und kann in mehreren Zahlungen geleistet werden.
(6) Die Unionseinrichtung betreibt eine rigorose Kassenmittelbewirtschaftung unter gebührender Berücksichtigung der zweckgebundenen Einnahmen, um sicherzustellen, dass ihre Kassenbestände auf einen ordnungsgemäß begründeten Bedarf beschränkt werden. Mit ihren Zahlungsanträgen legt sie ausführliche und aktualisierte Schätzungen ihres realen Kassenbedarfs im Jahresverlauf sowie Informationen zu den zweckgebundenen Einnahmen vor.
Artikel 20
Ergebnis eines Haushaltsjahres
(1) Ist das Haushaltsergebnis im Sinne von Artikel 97 positiv, ist der Überschuss bis zur Höhe des im betreffenden Jahr geleisteten Beitrags an die Kommission zurückzuzahlen. Der Teil des Haushaltsergebnisses, der den im Laufe des Jahres gezahlten Beitrag der Union übersteigt, wird im Haushaltsplan der Unionseinrichtung für das folgende Haushaltsjahr als Einnahme verbucht.
Unterabsatz 1 gilt auch dann, wenn die Einnahmen der Unionseinrichtung - zusätzlich zum Beitrag der Union - aus Gebühren und Abgaben bestehen.
Die Differenz zwischen dem im Haushaltsplan ausgewiesenen Beitrag und dem der Unionseinrichtung tatsächlich gezahlten Beitrag wird in Abgang gestellt.
Zur Vervollständigung der bereits vorliegenden Informationen über das Haushaltsergebnis des Jahres n-2 legt die Unionseinrichtung bis spätestens 31. Januar des Jahres n eine Schätzung des Haushaltsergebnisses des Jahres n-1 vor, das zu einem späteren Zeitpunkt des Jahres n an den Haushalt zurückfließen muss. Diese Informationen werden von der Kommission bei der Ermittlung des Finanzbedarfs der Unionseinrichtung für das Jahr n + 1 gebührend berücksichtigt.
(2) In Ausnahmefällen, in denen der Gründungsakt vorsieht, dass Einnahmen aus Gebühren und Abgaben bestimmten Ausgaben zugewiesen werden, kann die Unionseinrichtung den Saldo der Gebühren und Abgaben als zweckgebundene Einnahmen für Tätigkeiten im Zusammenhang mit der Erbringung der Dienste, für die die Gebühren zu entrichten sind, übertragen.
(3) Ist das Haushaltsergebnis im Sinne von Artikel 97 negativ, wird es in den Haushaltsplan der Unionseinrichtung für das folgende Haushaltsjahr als Mittel für Zahlungen eingestellt oder gegebenenfalls mit einem positiven Haushaltsergebnis der Unionseinrichtung in den folgenden Haushaltsjahren verrechnet.
(4) Die Einnahmen oder Mittel für Zahlungen werden im Haushaltsverfahren im Wege eines Berichtigungsschreibens gemäß Artikel 39 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 oder - wenn dies im Laufe der Durchführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung geschieht - durch einen Berichtigungshaushaltsplan in den Haushaltsplan der Unionseinrichtung eingestellt.
KAPITEL 4
Grundsatz der Rechnungseinheit
Artikel 21
Verwendung des Euro
Die Aufstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung sowie der Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung erfolgen in Euro. Für die Kassenführung dürfen der Rechnungsführer und - bei den Zahlstellen - der Zahlstellenverwalter nach Maßgabe der Finanzregelung der jeweiligen Unionseinrichtung Transaktionen in anderen Währungen vornehmen.
KAPITEL 5
Grundsatz der Gesamtdeckung
Artikel 22
Definition und Anwendungsbereich
Unbeschadet des Artikels 23 dienen alle Einnahmen zur Deckung der gesamten Mittel für Zahlungen. Unbeschadet des Artikels 25 werden die Einnahmen und Ausgaben nach dem Bruttoprinzip ausgewiesen.
Artikel 23
Zweckgebundene Einnahmen
(1) Externe und interne zweckgebundene Einnahmen werden bestimmten Ausgaben zugewiesen.
(2) Externe zweckgebundene Einnahmen umfassen
a)
Finanzbeiträge der Mitgliedstaaten und Drittländer, jeweils einschließlich ihrer staatlichen Einrichtungen, sowie Finanzbeiträge von Organisationen oder natürlichen Personen zu bestimmten Tätigkeiten von Unionseinrichtungen, soweit dies in der zwischen der Unionseinrichtung und den betreffenden Mitgliedstaaten, Drittländern, staatlichen Einrichtungen, Organisationen oder natürlichen Personen geschlossenen Vereinbarung vorgesehen ist;
b)
zweckbestimmte Einnahmen, beispielsweise aus Stiftungen, Zuschüssen, Schenkungen und Vermächtnissen;
c)
nicht unter Buchstabe a fallende Finanzbeiträge von Drittländern oder verschiedenen Organisationen, die ihren Sitz nicht in der Union haben, für Tätigkeiten von Unionseinrichtungen;
-
Einnahmen aus Ad-hoc-Finanzhilfen gemäß Artikel 7;
-
Einnahmen aus Übertragungsvereinbarungen gemäß Artikel 8;
d)
interne zweckgebundene Einnahmen gemäß Absatz 3, insofern als sie Nebeneinnahmen der sonstigen unter den Buchstaben a bis c dieses Absatzes genannten Einnahmen sind;
e)
Einnahmen aus Gebühren und Abgaben gemäß Artikel 6 Absatz 2.
(3) Interne zweckgebundene Einnahmen umfassen
a)
Einnahmen aus Zahlungen Dritter für Lieferungen, Dienstleistungen oder in ihrem Auftrag durchgeführte Arbeiten, ausgenommen Gebühren und Abgaben im Sinne von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a;
b)
Einnahmen aus dem Verkauf von Kraftfahrzeugen, Ausrüstung, Anlagen und Werkstoffen sowie von Geräten für wissenschaftliche und technische Zwecke, die ersetzt oder ausgesondert werden, wenn ihr Bilanzwert völlig abgeschrieben ist;
c)
Einnahmen aus der Erstattung rechtsgrundlos gezahlter Beträge gemäß Artikel 62;
d)
Einnahmen aus Lieferungen, Dienstleistungen und Arbeiten für Organe der Union oder andere Unionseinrichtungen;
e)
Einnahmen aus Versicherungsleistungen;
f)
Einnahmen aus Vermietungen;
g)
Einnahmen aus Veröffentlichungen und Filmen, auch in elektronischer Form;
h)
Einnahmen aus der nachträglichen Erstattung von Steuern gemäß Artikel 25 Absatz 3 Buchstabe b.
(4) Unbeschadet von Artikel 23 Absatz 2 Buchstabe e können bestimmte Einnahmen im einschlägigen Gründungsakt bestimmten Ausgaben zugewiesen werden. Sofern der einschlägige Gründungsakt nichts anderes bestimmt, gelten diese Einnahmen als interne zweckgebundene Einnahmen.
(5) Die Gesamtheit der Einnahmen im Sinne von Absatz 2 Buchstaben a bis c und Absatz 3 Buchstaben a und d muss die Gesamtheit der direkten und indirekten Ausgaben im Zusammenhang mit der betreffenden Tätigkeit oder dem betreffenden Zweck decken.
(6) Für die externen und internen zweckgebundenen Einnahmen werden im Haushaltsplan der Unionseinrichtung entsprechende Linien mit - soweit möglich - den entsprechenden Beträgen eingerichtet.
In den Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben können nur zweckgebundene Einnahmen aufgenommen werden, die zum Zeitpunkt der Erstellung des Voranschlags als gesichert gelten.
Artikel 24
Zuwendungen
(1) Der Direktor kann Zuwendungen zugunsten der Unionseinrichtung annehmen, beispielsweise Stiftungen, Zuschüsse, Schenkungen und Vermächtnisse.
(2) Die Annahme von Zuwendungen, die zu Aufwendungen führen könnten, bedarf der vorherigen Genehmigung durch den Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - den Exekutivausschuss, der binnen zwei Monaten, gerechnet ab dem Datum, an dem ihm der Antrag vorgelegt wird, eine Entscheidung trifft. Wenn der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss innerhalb dieses Zeitraums keine Entscheidung trifft, gilt die Zuwendung als angenommen.
Artikel 25
Saldierungen und Wechselkursdifferenzen
(1) Von Zahlungsanträgen können folgende Beträge abgezogen werden, die dann netto saldiert werden:
a)
Auftragnehmern oder Begünstigten auferlegte Sanktionen;
b)
Nachlässe, Rückvergütungen und Rabatte zu einzelnen Rechnungen und Kostenaufstellungen;
c)
Anpassungen aufgrund rechtsgrundlos gezahlter Beträge.
Die in Unterabsatz 1 Buchstabe c erwähnten Anpassungen können mittels eines direkten Abzugs von einer neuen Zwischenzahlung bzw. der Zahlung des Restbetrags zugunsten desselben Begünstigten aus Mitteln des Kapitels, Artikels und Haushaltsjahres, in denen der zu viel gezahlte Betrag ausgewiesen wurde, vorgenommen werden.
Für die in Unterabsatz 1 Buchstabe c genannten Abzüge gelten die Rechnungsführungsvorschriften der Union.
(2) Die Kosten der Lieferungen und Leistungen für die Unioneinrichtung, in denen Steuern enthalten sind, die von den Mitgliedstaaten aufgrund des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Union erstattet werden, werden im Haushaltsplan der Unionseinrichtung mit dem Betrag ohne Steuern verbucht, soweit das Protokoll auf die Unionseinrichtung Anwendung findet.
(3) Die Kosten der Lieferungen und Leistungen für die Unionseinrichtung, in denen Steuern enthalten sind, die von Drittländern aufgrund einschlägiger Vereinbarungen erstattet werden, können im Haushalt der Unionseinrichtung wie folgt verbucht werden:
a)
mit ihrem Betrag ohne Steuern;
b)
mit ihrem Betrag einschließlich Steuern. In diesem Fall ist eine nachträgliche Steuererstattung als interne zweckgebundene Einnahme zu behandeln.
(4) Eventuelle nationale Steuerlasten, die der Unionseinrichtung in Anwendung der Absätze 2 und 3 vorübergehend entstehen, werden bis zu ihrer Erstattung durch die betreffenden Staaten auf einem Verwahrkonto verbucht.
(5) Ein negatives Haushaltsergebnis wird im Haushalt der Unionseinrichtung als Ausgabe verbucht.
(6) Beim Vollzug des Haushalts der Unionseinrichtung verzeichnete Wechselkursdifferenzen können miteinander verrechnet werden. Das positive oder negative Ergebnis dieser Verrechnung fließt in das Haushaltsergebnis des Haushaltsjahres ein.
KAPITEL 6
Grundsatz der Spezialität
Artikel 26
Allgemeine Bestimmungen
Die Mittel werden nach Titeln und Kapiteln sachlich gegliedert. Die Kapitel sind weiter in Artikel und Posten untergliedert.
Artikel 27
Mittelübertragungen
(1) Der Direktor kann Mittelübertragungen vornehmen:
a)
von Titel zu Titel bis zu höchstens 10 % der Mittel, die für das betreffende Haushaltsjahr bei der Linie eingesetzt sind, zu deren Lasten die Mittelübertragung vorgenommen wird;
b)
von Kapitel zu Kapitel und von Artikel zu Artikel ohne Begrenzung.
(2) Bei Beträgen, die die in Absatz 1 genannte Obergrenze übersteigen, kann der Direktor dem Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - dem Exekutivausschuss eine Mittelübertragung von einem Titel auf einen anderen Titel vorschlagen. Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss verfügt über eine Frist von drei Wochen, um Einwände gegen solche Mittelübertragungen zu erheben. Nach Ablauf dieser Frist gelten sie als genehmigt.
(3) Den Vorschlägen für Mittelübertragungen und den Mittelübertragungen gemäß den Absätzen 1 und 2 sind sachdienliche und ausführliche Unterlagen beizufügen, die sowohl in Bezug auf die aufzustockenden Haushaltslinien als auch in Bezug auf die Linien, bei denen die entsprechenden Mittel entnommen werden, Aufschluss über die bisherige Mittelverwendung und den voraussichtlichen Mittelbedarf bis zum Ende des Haushaltsjahres geben.
(4) Der Direktor unterrichtet den Verwaltungsrat so bald wie möglich über alle vorgenommenen Mittelübertragungen. Der Direktor unterrichtet das Europäische Parlament und den Rat über alle gemäß Absatz 2 vorgenommenen Mittelübertragungen.
Artikel 28
Besondere Bestimmungen für Mittelübertragungen
(1) Es dürfen nur diejenigen Haushaltslinien im Haushaltsplan der Unionseinrichtung im Wege der Übertragung mit Mitteln ausgestattet werden, die bereits dotiert sind oder bei denen der Vermerk „pro memoria“ eingesetzt ist.
(2) Mittel, die zweckgebundenen Einnahmen entsprechen, können nur insoweit übertragen werden, als sie ihre Zweckbindung behalten.
KAPITEL 7
Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
Artikel 29
Grundsätze der Sparsamkeit, der Wirtschaftlichkeit und der Wirksamkeit/Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
(1) Die Mittel sind nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, d. h. im Einklang mit den Grundsätzen der Sparsamkeit, der Wirtschaftlichkeit und der Wirksamkeit, zu verwenden.
(2) Der Grundsatz der Sparsamkeit erfordert, dass die Ressourcen, die von der betreffenden Unionseinrichtung bei ihren Tätigkeiten eingesetzt werden, zum richtigen Zeitpunkt, in ausreichender Menge und angemessener Qualität sowie mit dem geringstmöglichen Kostenaufwand bereitgestellt werden.
Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit betrifft die optimale Relation zwischen den eingesetzten Mitteln und den erzielten Ergebnissen.
Der Grundsatz der Wirksamkeit betrifft das Erreichen konkreter Ziele und Ergebnisse.
(3) Die Unionseinrichtung führt einen Leistungsvergleich gemäß Artikel 50 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 durch.
Der Leistungsvergleich umfasst Folgendes:
-
eine Überprüfung der Effizienz der horizontalen Dienste der Unionseinrichtung;
-
eine Kosten-Nutzen-Analyse für die gemeinsame Nutzung von Diensten oder ihre vollständige Übertragung auf eine andere Unionseinrichtung oder die Kommission.
Bei der Durchführung des Leistungsvergleichs gemäß den Unterabsätzen 1 und 2 trifft die Unionseinrichtung die erforderlichen Vorkehrungen, um Interessenkonflikte zu vermeiden.
(4) Für alle vom Haushaltsplan der Unionseinrichtung abgedeckten Tätigkeitsbereiche werden konkrete, messbare, erreichbare, sachgerechte und terminierte Ziele festgelegt. Die Erreichung dieser Ziele wird für jede einzelne Tätigkeit anhand von Leistungsindikatoren überwacht; die einschlägigen Informationen werden dem Verwaltungsrat vom Direktor zur Verfügung gestellt. Die Informationen werden jährlich übermittelt und sind spätestens in den Begleitdokumenten zum Entwurf des Haushaltsplans der Unionseinrichtung enthalten.
(5) Um die Beschlussfassung zu verbessern, nimmt die Unionseinrichtung gemäß den von der Kommission festgelegten Leitlinien Ex-ante- und Ex-post-Bewertungen vor. Diese Bewertungen werden bei allen Programmen und Tätigkeiten vorgenommen, die mit erheblichen Ausgaben verbunden sind; die Ergebnisse der Bewertung werden dem Verwaltungsrat übermittelt.
(6) Der Direktor erstellt einen Aktionsplan zur Weiterverfolgung der Schlussfolgerungen der gemäß Absatz 5 vorgenommenen Bewertungen und berichtet der Kommission zweimal jährlich und dem Verwaltungsrat regelmäßig über die Fortschritte.
(7) Der Verwaltungsrat prüft die Umsetzung des gemäß Absatz 6 erstellten Aktionsplans.
Artikel 30
Interne Kontrolle des Haushaltsvollzugs
(1) Der Haushalt der Unionseinrichtung wird unter Gewährleistung einer effizienten und wirksamen internen Kontrolle ausgeführt.
(2) Für die Zwecke der Ausführung des Haushalts der Unionseinrichtung ist die interne Kontrolle ein Prozess, der auf allen Ebenen der Verwaltung darauf gerichtet ist, eine hinreichende Gewähr dafür zu geben, dass Folgendes erreicht wird:
a)
Wirksamkeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Vorgänge;
b)
eine zuverlässige Berichterstattung;
c)
die Sicherung der Vermögenswerte und der Informationen;
d)
die Prävention, Aufdeckung, Wiedergutmachung und Weiterverfolgung von Betrug und Unregelmäßigkeiten;
e)
eine angemessene Behandlung der Risiken im Zusammenhang mit der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge unter Berücksichtigung des Mehrjahrescharakters der Programme und der Art der betreffenden Zahlungen.
(3) Eine wirksame interne Kontrolle beruht auf bewährter internationaler Praxis und weist insbesondere folgende Merkmale auf:
a)
Aufgabentrennung;
b)
eine angemessene Risikomanagement- und Kontrollstrategie, die auch die Kontrolle bei den Empfängern vorsieht;
c)
Vermeidung von Interessenkonflikten;
d)
angemessene Prüfpfade und Integrität der gespeicherten Daten;
e)
Verfahren zur Leistungsüberwachung und für Folgemaßnahmen in Bezug auf festgestellte Mängel und Ausnahmen bei der internen Kontrolle;
f)
regelmäßige Prüfung des Systems der internen Kontrolle auf seine reibungslose Funktionsweise.
(4) Eine effiziente interne Kontrolle umfasst Folgendes:
a)
Umsetzung einer angemessenen Risikomanagement- und Kontrollstrategie, die mit allen maßgeblichen Akteuren der Kontrollkette abgestimmt wird;
b)
Zugänglichkeit der Kontrollergebnisse für alle maßgeblichen Akteure der Kontrollkette;
c)
gegebenenfalls Heranziehen von Bestätigungsvermerken unabhängiger Prüfstellen, sofern die zugrunde liegenden Arbeiten von angemessener und annehmbarer Qualität sind und nach vereinbarten Standards durchgeführt wurden;
d)
rechtzeitige Korrekturmaßnahmen und erforderlichenfalls Verhängung abschreckender Sanktionen;
e)
Vermeidung von Mehrfachkontrollen;
f)
Verbesserung des Kosten-Nutzen-Verhältnisses der Kontrollen.
KAPITEL 8
Grundsatz der Transparenz
Artikel 31
Veröffentlichung von Jahresrechnungen, Haushaltsplänen und Berichten
(1) Für die Aufstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung, den Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung gilt der Grundsatz der Transparenz.
(2) Ein zusammenfassender Überblick über den Haushaltsplan der Unionseinrichtung und etwaige Berichtigungshaushaltspläne wird binnen drei Monaten nach Verabschiedung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
Der zusammenfassende Überblick gibt Aufschluss über die fünf Haupteinnahmelinien des Haushaltsplans der Unionseinrichtung, die fünf Hauptausgabelinien des Verwaltungs- und des operativen Teils des Haushaltsplans, den Stellenplan und die voraussichtliche Zahl der Vertragsbediensteten (in Vollzeitäquivalenten), für die Mittel veranschlagt sind, und der abgeordneten nationalen Sachverständigen. Er enthält auch die Zahlen für das Vorjahr.
(3) Die endgültig festgestellte Fassung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung einschließlich des Stellenplans und der Berichtigungshaushaltspläne sowie der Angaben zur Zahl der Vertragsbediensteten (in Vollzeitäquivalenten), für die Mittel veranschlagt sind, und der abgeordneten nationalen Sachverständigen werden binnen vier Wochen nach Feststellung dem Europäischen Parlament und dem Rat, dem Rechnungshof und der Kommission informationshalber übermittelt und auf der Internetseite der jeweiligen Unionseinrichtung veröffentlicht.
(4) Die Unioneinrichtung veröffentlicht auf ihrer Internetseite spätestens am 30. Juni des folgenden Haushaltsjahres nach einem einheitlichen Muster Informationen über die Empfänger ihrer Haushaltsmittel, einschließlich der gemäß Artikel 89 verpflichteten Sachverständigen, nach Maßgabe von Artikel 21 Absätze 2, 3 und 4 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 der Kommission (7). Die veröffentlichten Informationen sind leicht zugänglich, transparent und umfassend. Bei der Bereitstellung der Informationen sind die einschlägigen Vertraulichkeitserfordernisse, insbesondere der Schutz personenbezogener Daten gemäß der Verordnung (EG) Nr. 45/2001, sowie die einschlägigen Sicherheitsanforderungen zu beachten.
TITEL III
AUFSTELLUNG UND GLIEDERUNG DES HAUSHALTSPLANS
KAPITEL 1
Aufstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Artikel 32
Jährliche und mehrjährige Programmplanung
(1) Die Unionseinrichtung arbeitet unter Berücksichtigung der von der Kommission festgelegten Leitlinien ein Programmplanungsdokument aus, das die mehrjährige und die jährliche Programmplanung umfasst.
(2) Das mehrjährige Programm enthält
-
die strategische Gesamtplanung mit Zielen, erwarteten Ergebnissen und Leistungsindikatoren;
-
die Ressourcenplanung mit einem mehrjährigen Finanz- und Personalplan.
Die Ressourcenplanung enthält für die Berichterstattung aufbereitete qualitative und quantitative Informationen zu den Personal- und Finanzmitteln, insbesondere
-
für die Jahre n-1 und n Angaben zur Zahl der Beamten, Zeitbediensteten und Vertragsbediensteten im Sinne des Statuts sowie der abgeordneten nationalen Sachverständigen;
-
für das Jahr n-1 eine Schätzung der Einnahmen- und Ausgabenvorgänge im Sinne von Artikel 97 sowie Angaben zu den der Unionseinrichtung vom Aufnahmemitgliedstaat gewährten Sachleistungen;
-
für das Jahr n + 1 eine Schätzung der Zahl der Beamten, Zeitbediensteten und Vertragsbediensteten im Sinne des Statuts;
-
für die folgenden Jahre eine vorläufige Finanz- und Personalplanung.
Die Kommission übermittelt der Unionseinrichtung die Stellungahme ihrer zuständigen Dienststellen zum Entwurf der Personalplanung.
Trägt die Unionseinrichtung der Stellungnahme der Kommissionsdienststellen nicht in vollem Umfang Rechnung, liefert sie der Kommission hierfür eine hinreichende Begründung.
Die Ressourcenplanung wird jährlich aktualisiert. Die strategische Planung wird bei Bedarf aktualisiert, insbesondere um den Ergebnissen der im Gründungsakt vorgesehenen Gesamtbewertungen Rechnung zu tragen.
(3) Das Jahresarbeitsprogramm der Unionseinrichtung enthält detaillierte Ziele und Angaben zu den erwarteten Ergebnissen, einschließlich Leistungsindikatoren. Es enthält zudem eine Beschreibung der zu finanzierenden Maßnahme(n) sowie Angaben zur Höhe der für die einzelnen Maßnahmen vorgesehenen finanziellen und personellen Ressourcen. Das Jahresarbeitsprogramm steht mit dem mehrjährigen Programm nach Absatz 1 in Einklang.
Es wird klar angegeben, welche Aufgaben für die Unionseinrichtung im Vergleich zum Vorjahr hinzugekommen sind, geändert wurden oder weggefallen sind.
(4) Eine wesentliche Änderung des Jahresarbeitsprogramms wird nach demselben Verfahren wie das ursprüngliche Arbeitsprogramm selbst beschlossen - im Einklang mit den Bestimmungen des Gründungsakts und des Artikels 33 dieser Verordnung.
Der Verwaltungsrat, kann dem Anweisungsbefugten der Unionseinrichtung die Befugnis übertragen, nicht wesentliche Änderungen am Jahresarbeitsprogramm vorzunehmen.
Artikel 33
Aufstellung des Haushaltsplans
(1) Der Haushaltsplan wird im Einklang mit den Bestimmungen des Gründungsakts aufgestellt.
(2) Die Unionseinrichtung übermittelt der Kommission spätestens am 31. Januar jedes Jahres einen vorläufigen Voranschlag ihrer Einnahmen und Ausgaben sowie die den Schätzungen zugrunde liegenden Annahmen und Grundsätze.
(3) Im Einklang mit Artikel 37 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 übermittelt die Unionseinrichtung der Kommission, dem Europäischen Parlament und dem Rat jährlich einen Voranschlag ihrer Einnahmen und Ausgaben nach Maßgabe des Gründungsakts.
(4) Der Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben der Unionseinrichtung umfasst
a)
einen Stellenplan mit den im Rahmen der bewilligten Haushaltsmittel besetzbaren Dauer- und Zeitplanstellen, aufgeschlüsselt nach Laufbahngruppe und Besoldungsgruppe;
b)
bei Änderung des Personalbestands eine Begründung zu den angeforderten Stellen;
c)
eine vierteljährliche Vorausschätzung der Kassenaus- und -einzahlungen;
d)
Informationen zur Verwirklichung aller zuvor für die einzelnen Tätigkeitsbereiche festgelegten Ziele. Die Ergebnisse der Bewertungen werden geprüft und zum Nachweis der möglichen Vorteile einer Aufstockung oder Kürzung des vorgeschlagenen Haushaltsplans der Unionseinrichtung im Vergleich zu ihrem Haushalt für das Jahr n genutzt.
(5) Die Unionseinrichtung übermittelt der Kommission, dem Europäischen Parlament und dem Rat spätestens am 31. Januar jedes Jahres den Entwurf des Programmplanungsdokuments gemäß Artikel 32 und in der Folge alle aktualisierten Fassungen des Dokuments.
(6) Die Kommission übermittelt dem Europäischen Parlament und dem Rat im Rahmen des Verfahrens zur Genehmigung des Haushaltsplans den Voranschlag der Unionseinrichtung und unterbreitet einen Vorschlag zur Höhe des für die Unionseinrichtung zu zahlenden Beitrags sowie zu der für notwendig erachteten Personalausstattung. Sobald sie den Entwurf des Haushaltsplans erstellt hat, legt die Kommission den Entwurf eines Stellenplans für die Unionseinrichtungen sowie eine Schätzung der Zahl der Vertragsbediensteten und der abgeordneten nationalen Sachverständigen (in Vollzeitäquivalenten) vor und schlägt eine entsprechende Mittelausstattung vor.
(7) Das Europäische Parlament und der Rat verabschieden den Stellenplan der Unionseinrichtung sowie etwaige spätere Änderungen daran im Einklang mit Artikel 38 Absatz 1. Der Stellenplan wird in einem Anhang zu Einzelplan III - Kommission des Haushaltsplans veröffentlicht.
(8) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung und der Stellenplan werden gemeinsam mit dem Programmplanungsdokument nach Artikel 32 vom Verwaltungsrat beschlossen. Sie werden endgültig, sobald der Haushaltsplan erlassen ist, in dem die Höhe des Beitrags sowie der Stellenplan ausgewiesen sind; gegebenenfalls werden der Haushaltsplan und der Stellenplan der Unionseinrichtung entsprechend angepasst.
(9) Wenn sie einer Unionseinrichtung neue Aufgaben überträgt, übermittelt die Kommission - unbeschadet der Legislativverfahren zur Änderung des Gründungsakts - dem Europäischen Parlament und dem Rat die Informationen, die erforderlich sind, um die Auswirkungen der neuen Aufgaben auf die Ressourcen der Unionseinrichtung zu bewerten, damit erforderlichenfalls deren Finanzierung angepasst werden kann.
Artikel 34
Berichtigungshaushaltspläne
Jede Änderung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung, einschließlich des Stellenplans, ist Gegenstand eines Berichtigungshaushaltsplans, der nach demselben Verfahren wie der ursprüngliche Haushaltsplan der Unionseinrichtung verabschiedet wird - im Einklang mit den Bestimmungen des Gründungsakts und mit Artikel 33 dieser Verordnung.
KAPITEL 2
Gliederung und Darstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Artikel 35
Gliederung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung besteht aus einem Einnahmenplan und einem Ausgabenplan.
Artikel 36
Eingliederungsplan
Soweit die Art der Tätigkeit der Unionseinrichtung dies rechtfertigt, wird der Ausgabenplan nach einem nach Zweckbestimmung strukturierten Eingliederungsplan aufgestellt. In diesem Eingliederungsplan, der von der Unionseinrichtung festgelegt wird, wird klar zwischen Verwaltungsmitteln und operativen Mitteln unterschieden.
Artikel 37
Darstellung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung
Der Haushaltplan der Unionseinrichtung umfasst Folgendes:
1.
im Einnahmenplan:
a)
die geschätzten Einnahmen der Unionseinrichtung für das betreffende Haushaltsjahr („Jahr n“);
b)
die für das vorhergehende Haushaltsjahr veranschlagten Einnahmen und die Einnahmen des Jahres n-2;
c)
die Erläuterungen zu den einzelnen Einnahmelinien;
2.
im Ausgabenplan:
a)
die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen für das Jahr n;
b)
die Mittel für Verpflichtungen und die Mittel für Zahlungen für das vorhergehende Haushaltsjahr sowie die im Jahr n-2 gebundenen Ausgabemittel und die geleisteten Ausgaben, wobei letztere auch als prozentualer Anteil an den Haushaltsmitteln der Unionseinrichtung des Jahres n angegeben werden;
c)
eine Übersicht über die Fälligkeitspläne für die Zahlungen, die aufgrund von Mittelbindungen früherer Haushaltsjahre in den nächsten Haushaltsjahren anstehen;
d)
Erläuterungen zu den einzelnen Untergliederungen.
Artikel 38
Stellenpläne
(1) Im Stellenplan gemäß Artikel 33 wird neben der Stellenzahl für das betreffende Haushaltsjahr auch die für das vorhergehende Haushaltsjahr bewilligte Stellenzahl sowie die Zahl der tatsächlich besetzten Stellen angegeben. Er bildet eine strikt einzuhaltende Obergrenze für die Unionseinrichtung. Darüber hinausgehende Einstellungen sind nicht zulässig.
Der Verwaltungsrat kann jedoch Änderungen am Stellenplan in einem Umfang von bis zu 10 % der bewilligten Stellen mit Ausnahme der Besoldungsgruppen AD 16, AD 15, AD 14 und AD 13 vornehmen, und zwar unter der Voraussetzung, dass
a)
der einem vollen Haushaltsjahr entsprechende Umfang der Personalmittel nicht berührt wird;
b)
die Gesamtzahl der im Stellenplan bewilligten Stellen nicht überschritten wird;
c)
die Unionseinrichtung an einem Leistungsvergleich mit anderen Einrichtungen der Union im Rahmen des von der Kommission eingeleiteten Personal-Screenings teilgenommen hat.
(2) Abweichend von Absatz 1 Unterabsatz 2 können in Fällen, in denen die Anstellungsbehörde gemäß dem Statut Teilzeitarbeit genehmigt hat, zwecks Ausgleichs Einstellungen vorgenommen werden. Wenn ein Bediensteter beantragt, dass die Teilzeitgenehmigung vor Ablauf der bewilligten Frist zurückgezogen wird, trifft die Unionseinrichtung so rasch wie möglich die für die Einhaltung der Gesamtzahl gemäß Absatz 1 Unterabsatz 2 Buchstabe b gebotenen Maßnahmen.
TITEL IV
HAUSHALTSVOLLZUG DURCH DIE UNIONSEINRICHTUNG
KAPITEL 1
Allgemeine Bestimmungen
Artikel 39
Haushaltsvollzug nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung
(1) Der Direktor übt die Funktion des Anweisungsbefugten aus. Er führt in eigener Verantwortung und im Rahmen der bewilligten Mittel die im Haushaltsplan vorgesehenen Einnahmen und Ausgaben gemäß der Finanzregelung der Unionseinrichtung und nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung aus.
(2) Ungeachtet der Verpflichtungen des Anweisungsbefugten hinsichtlich der Bekämpfung und Aufdeckung von Betrug und Unregelmäßigkeiten nimmt die Unionseinrichtung an den Betrugsbekämpfungsmaßnahmen des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung teil.
Artikel 40
Übertragung von Haushaltsvollzugsbefugnissen
(1) Der Direktor kann Haushaltsvollzugsbefugnisse gemäß den Bedingungen, die in der vom Verwaltungsrat beschlossenen Finanzregelung festgelegt sind, an dem Statut unterliegende Bedienstete der Unionseinrichtung übertragen. Die derart Bevollmächtigten dürfen nur im Rahmen der ihnen ausdrücklich übertragenen Befugnisse tätig werden.
(2) Die Bevollmächtigten können die ihnen übertragenen Befugnisse nach Maßgabe der in Artikel 114 genannten Durchführungsbestimmungen zu dieser Verordnung weiterübertragen. Jede Weiterübertragung von Befugnissen bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des Direktors.
Artikel 41
Interessenkonflikte
(1) Finanzakteure im Sinne von Kapitel 2 dieses Titels und sonstige Personen, die in den Bereichen Haushaltsvollzug und Finanzmanagement - einschließlich als Vorbereitung hierzu dienender Handlungen -, Rechnungsprüfung und Kontrolle Aufgaben wahrnehmen, müssen jede Handlung unterlassen, durch die eigene Interessen mit denen der Unionseinrichtung in Konflikt geraten könnten.
Besteht ein solches Risiko, hat der betreffende Handlungsträger von dieser Handlung abzusehen und die zuständige Stelle zu befassen, die schriftlich bestätigt, ob ein Interessenkonflikt vorliegt. Liegt ein Interessenkonflikt vor, stellt der betreffende Handlungsträger alle seine Tätigkeiten in der Angelegenheit ein. Die zuständige Stelle trifft etwaige weitere geeignete Maßnahmen.
(2) Ein Interessenkonflikt im Sinne von Absatz 1 besteht dann, wenn ein Finanzakteur oder eine sonstige Person nach Absatz 1 aus Gründen der familiären oder privaten Verbundenheit, der politischen Übereinstimmung oder der nationalen Zugehörigkeit, des wirtschaftlichen Interesses oder aus anderen Gründen, die auf einer Gemeinsamkeit der Interessen mit dem Begünstigten beruhen, seine bzw. ihre Aufgaben nicht unparteiisch und objektiv wahrnehmen kann.
(3) Die in Absatz 1 genannte zuständige Stelle ist der unmittelbare Dienstvorgesetzte des betreffenden Bediensteten. Handelt es sich bei dem Bediensteten um den Direktor, ist die zuständige Stelle der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss.
(4) Die Unionseinrichtung legt Vorschriften zur Vermeidung von und zum Umgang mit Interessenkonflikten fest.
Artikel 42
Art des Haushaltsvollzugs der Unionseinrichtung
(1) Der Haushaltsplan der Unionseinrichtung wird vom Direktor in den ihm unterstehenden Dienststellen ausgeführt.
(2) Soweit es sich als unerlässlich erweist, können externen privatrechtlichen Stellen oder Einrichtungen vertraglich Aufgaben übertragen werden, die im Bereich der technischen Beratung und der Verwaltung angesiedelt oder aber vorbereitender oder untergeordneter Art sind und weder die Ausübung hoheitlicher Befugnisse noch die Ausübung einer Ermessensbefugnis beinhalten.
KAPITEL 2
Finanzakteure
Abschnitt 1
Grundsatz der Aufgabentrennung
Artikel 43
Aufgabentrennung
Anweisungsbefugnis und Rechnungsführung sind getrennte Funktionen und schließen einander aus.
Abschnitt 2
Der Anweisungsbefugte
Artikel 44
Befugnisse und Aufgaben des Anweisungsbefugten
(1) Dem Anweisungsbefugten obliegt es, die Einnahmen und Ausgaben nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung auszuführen sowie deren Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit zu gewährleisten.
(2) Für die Zwecke des Absatzes 1 führt der Anweisungsbefugte im Einklang mit den Mindeststandards, die der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss auf der Grundlage entsprechender von der Kommission für ihre eigenen Dienststellen festgelegter Vorschriften und unter Beachtung der mit dem Verwaltungsumfeld und der Art der finanzierten Maßnahme verbundenen Risiken die Organisationsstruktur sowie die internen Kontrollsysteme ein, die für die Ausführung der Aufgaben des Anweisungsbefugten geeignet sind.
Die Einrichtung dieser Struktur und dieser Systeme erfolgt auf der Grundlage einer umfassenden Risikoanalyse, in der der Kostenwirksamkeit der Struktur und der Systeme Rechnung getragen wird.
Der Anweisungsbefugte kann in seinen Dienststellen eine Gutachter- und Beratungsfunktion einrichten, die ihn bei der Risikokontrolle im Zusammenhang mit seiner Tätigkeit unterstützt.
(3) Zur Ausführung der Ausgaben nimmt der Anweisungsbefugte Mittelbindungen vor, geht rechtliche Verpflichtungen ein, stellt Ausgaben fest, erteilt die entsprechenden Auszahlungsanordnungen und vollzieht die vor der Mittelausführung erforderlichen Handlungen.
(4) Die Ausführung der Einnahmen umfasst die Erstellung der Forderungsvorausschätzungen, die Feststellung der Forderungen und die Erteilung der Einziehungsanordnungen. Außerdem umfasst sie gegebenenfalls den Verzicht auf festgestellte Forderungen.
(5) Der Anweisungsbefugte bewahrt die Nachweise zu den abgewickelten Vorgängen während eines Zeitraums von fünf Jahren auf, gerechnet vom Datum des Beschlusses über die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung. In Belegen enthaltene personenbezogene Daten, die weder für die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans noch zu Kontroll- oder Prüfungszwecken erforderlich sind, werden nach Möglichkeit entfernt. In jedem Fall sind die Bestimmungen für die Aufbewahrung von Verkehrsdaten gemäß Artikel 37 Absatz 2 der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 einzuhalten.
Artikel 45
Ex-ante-Kontrollen
(1) Jeder Vorgang gemäß Artikel 44 wird mindestens einer Ex-ante-Kontrolle unterzogen, bei der seine operativen und finanziellen Aspekte auf der Grundlage von Unterlagen und der verfügbaren Ergebnisse früherer Kontrollen geprüft werden.
Die Ex-ante-Kontrollen erstrecken sich auf die Einleitung und die Überprüfung eines Vorgangs.
(2) Unter Einleitung eines Vorgangs sind sämtliche vorbereitenden Schritte zu verstehen, die vor der Ausführung der Haushaltsvollzugshandlungen der Unionseinrichtung durch den Anweisungsbefugten gemäß den Artikeln 33 und 34 unternommen werden.
(3) Unter Ex-ante-Überprüfung eines Vorgangs sind sämtliche vom Anweisungsbefugten eingerichteten Ex-ante-Kontrollen zu verstehen, mit denen die operativen und finanziellen Aspekte des Vorgangs überprüft werden sollen.
(4) Bei den Ex-ante-Kontrollen wird geprüft, ob die angeforderten Belege und sonstigen verfügbaren Informationen kohärent sind. Die Prüftiefe und -häufigkeit für die Ex-ante-Kontrollen legt der Anweisungsbefugte unter Berücksichtigung von Risiko- und Kostenwirksamkeitsaspekten fest. Im Zweifelsfall fordert der für die Feststellung einer Ausgabe zuständige Anweisungsbefugte im Rahmen der Ex-ante-Kontrolle zusätzliche Informationen an oder führt eine Vor-Ort-Kontrolle durch, um eine angemessene Gewähr zu erreichen.
Mit den Ex-ante-Kontrollen soll insbesondere Folgendes festgestellt werden:
a)
die Ordnungsmäßigkeit der Ausgaben und die Einhaltung der anwendbaren Bestimmungen;
b)
die Einhaltung des in Artikel 29 genannten Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Für die Kontrollen kann der Anweisungsbefugte mehrere ähnliche Einzeltransaktionen im Zusammenhang mit den laufenden Personalausgaben für Dienstbezüge, Ruhegehälter, Erstattung von Dienstreisekosten und Krankheitskosten als eine einzige Transaktion behandeln.
(5) Die Feststellung der Ausgaben und Anordnung der Zahlung erfolgt durch einen anderen als den Bediensteten, der den Vorgang eingeleitet hat. Der Bedienstete, der die Feststellung durchführt, darf nicht dem Bediensteten unterstellt sein, der den Vorgang eingeleitet hat.
Artikel 46
Ex-post-Kontrollen
(1) Der Anweisungsbefugte kann Ex-post-Kontrollen vorsehen, um im Zuge von Ex-ante-Kontrollen bereits genehmigte Vorgänge zu überprüfen. Dabei kann es sich je nach Risiko um Stichprobenkontrollen handeln.
(2) Die Ex-post-Kontrollen können auf der Grundlage von Belegen und erforderlichenfalls vor Ort durchgeführt werden.
Bei Ex-post-Kontrollen wird geprüft, ob die aus dem Haushalt der Unionseinrichtung finanzierten Maßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt werden und insbesondere die in Artikel 45 Absatz 4 genannten Kriterien erfüllt sind.
Die Ergebnisse der Ex-post-Kontrollen werden vom Anweisungsbefugten zumindest jährlich geprüft, um etwaige systembedingte Probleme feststellen zu können. Der Anweisungsbefugte trifft geeignete Maßnahmen zur Behebung dieser Probleme.
Die Risikoanalyse gemäß Absatz 1 wird im Lichte der Ergebnisse der Kontrollen sowie anderer einschlägiger Informationen überprüft.
Bei mehrjährigen Programmen entwickelt der Anweisungsbefugte eine mehrjährige Strategie hinsichtlich Art und Umfang der Kontrollen für den Programmzeitraum und legt fest, wie die Ergebnisse für die jährliche Zuverlässigkeitserklärung im Jahresvergleich zu messen sind.
(3) Die Ex-ante-Kontrollen und die Ex-post-Kontrollen dürfen nicht von denselben Bediensteten vorgenommen werden. Die Bediensteten, die die Ex-post-Kontrollen vornehmen, dürfen nicht den Bediensteten unterstellt sein, die die Ex-ante-Kontrollen vornehmen.
Führt der Anweisungsbefugte Finanzprüfungen von Begünstigten als Ex-Post-Kontrollen durch, müssen die damit zusammenhängenden Prüfungsvorschriften deutlich, einheitlich und transparent sein und den Rechten sowohl der Unionseinrichtung als auch der Geprüften Genüge tun.
(4) Die für die Kontrolle der Abwicklung von Finanzvorgängen gemäß Absatz 3 zuständigen Bediensteten müssen über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen. Sie halten sich an spezielle Standesregeln, die von der Unionseinrichtung auf der Grundlage der von der Kommission für ihre eigenen Dienststellen aufgestellten Standards festgelegt werden.
Artikel 47
Konsolidierter jährlicher Tätigkeitsbericht
(1) Der Anweisungsbefugte berichtet dem Verwaltungsrat über die Ausführung seiner Aufgaben in Form eines konsolidierten jährlichen Tätigkeitsberichts, der Folgendes enthält:
a)
Informationen über
-
die Durchführung des Jahresarbeitsprogramms, des Haushaltsplans und der Personalplanung der Unionseinrichtung gemäß Artikel 38;
-
die internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme, einschließlich der Zusammenfassung mit Angaben zu Anzahl und Art der vom Internen Prüfer und der Auditstelle durchgeführten internen Prüfungen, der abgegebenen Empfehlungen und der aufgrund dieser Empfehlungen und der Empfehlungen der Vorjahre getroffenen Maßnahmen gemäß den Artikeln 82 und 83;
-
etwaige Bemerkungen des Rechnungshofs und aufgrund dieser Bemerkungen ergriffene Maßnahmen;
-
die Jahresrechnungen und den Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement unbeschadet der Artikel 92, 96 und 97;
b)
eine Erklärung des Anweisungsbefugten darüber, ob er hinreichende Gewähr dafür bieten kann, dass mit Ausnahme etwaiger Vorbehalte, die er in Bezug auf bestimmte Einnahmen- oder Ausgabenbereiche anmeldet,
-
die im Bericht enthaltenen Angaben ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln;
-
die Ressourcen, die den im Bericht beschriebenen Tätigkeiten zugewiesen wurden, entsprechend ihrer Zweckbestimmung und gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verwendet wurden;
-
die eingerichteten Kontrollverfahren die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge angemessen gewährleisten.
Der konsolidierte jährliche Tätigkeitsbericht enthält Angaben dazu, inwieweit die vorgegebenen Ziele realisiert wurden, welche Risiken mit den Maßnahmen verbunden sind, wie die zur Verfügung gestellten Mittel verwendet wurden und wie effizient und wirksam die Systeme der internen Kontrolle sind, sowie eine Gesamtbewertung von Kosten und Nutzen der Kontrollen.
Der konsolidierte Jahresbericht wird dem Verwaltungsrat zur Bewertung vorgelegt.
(2) Spätestens am 1. Juli jedes Jahres übermittelt der Verwaltungsrat den konsolidierten jährlichen Tätigkeitsbericht zusammen mit seiner Bewertung dem Rechnungshof, der Kommission, dem Europäischen Parlament und dem Rat.
(3) In hinreichend begründeten Fällen können im Gründungsakt zusätzliche Berichtspflichten vorgesehen werden, insbesondere wenn dies aufgrund des spezifischen Tätigkeitsbereichs der Einrichtung erforderlich ist.
Artikel 48
Schutz der finanziellen Interessen der Union
(1) Ist ein mit der finanziellen Abwicklung oder der Kontrolle von Vorgängen betrauter Bediensteter der Ansicht, dass eine Entscheidung, der er auf Anweisung seines Dienstvorgesetzten Folge leisten oder zustimmen soll, eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung oder gegen die von diesem Bediensteten einzuhaltenden berufsständische Regeln verstößt, unterrichtet er schriftlich den Direktor, der seinerseits schriftlich antwortet. Wird der Direktor nicht tätig oder bestätigt er die ursprüngliche Entscheidung oder Anweisung und ist der Bedienstete der Ansicht, dass die Bestätigung keine angemessene Reaktion auf seine Bedenken darstellt, informiert der Bedienstete schriftlich das in Artikel 54 Absatz 5 genannte zuständige Gremium sowie den Verwaltungsrat.
(2) Falls es sich um eine rechtswidrige Tätigkeit, um Betrug oder Korruption zum Nachteil der Interessen der Union handeln könnte, unterrichtet der Bedienstete die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen. In Verträgen mit externen Rechnungsprüfern, die Prüfungen des Finanzmanagements der Unionseinrichtung durchführen, wird die Pflicht des externen Rechnungsprüfers vorgesehen, den Anweisungsbefugten über jede vermutete rechtswidrige Tätigkeit, jeden vermuteten Betrug oder jede vermutete Korruption zum Nachteil der Interessen der Union zu unterrichten.
Artikel 49
Übertragung des Haushaltsvollzugs
Im Falle der Übertragung oder Weiterübertragung von Haushaltsvollzugsbefugnissen gemäß Artikel 40 findet Artikel 44 Absätze 1, 2 und 3 auf den bevollmächtigten Anweisungsbefugten und den nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten entsprechend Anwendung.
Abschnitt 3
Der Rechnungsführer
Artikel 50
Befugnisse und Aufgaben des Rechnungsführers
(1) Der Verwaltungsrat ernennt einen Rechnungsführer, der dem Statut unterliegt und in der Wahrnehmung seiner Aufgaben völlig unabhängig ist. Der Rechnungsführer ist in der Unionseinrichtung für Folgendes zuständig:
a)
Gewährleistung der Ordnungsmäßigkeit der Zahlungen, der Annahme der Einnahmen und der Einziehung der festgestellten Forderungen;
b)
Erstellung und Vorlage der Jahresrechnungen gemäß Titel IX;
c)
Rechnungsführung gemäß Titel IX;
d)
Anwendung der Rechnungsführungsvorschriften und des Kontenplans gemäß Titel IX nach Maßgabe der vom Rechnungsführer der Kommission festgelegten Bestimmungen;
e)
Festlegung und Validierung der Rechnungsführungssysteme und gegebenenfalls Validierung der vom Anweisungsbefugten festgelegten Systeme, die zur Produktion oder Begründung von Rechnungsführungsdaten verwendet werden sollen, wobei der Rechnungsführer die Einhaltung der Validierungskriterien jederzeit überprüfen kann;
f)
Kassenführung.
(2) Zwei oder mehrere Unionseinrichtungen können denselben Rechnungsführer ernennen.
Außerdem können Unionseinrichtungen mit der Kommission übereinkommen, dass der Rechnungsführer der Kommission auch die Aufgaben des Rechnungsführers der Unionseinrichtung wahrnimmt.
Unter Berücksichtigung der Kosten-Nutzen-Analyse gemäß Artikel 29 können Unionseinrichtungen dem Rechnungsführer der Kommission auch einen Teil der Aufgaben eines Rechnungsführers der Unionseinrichtung übertragen.
In den in diesem Unterabsatz genannten Fall treffen sie die notwendigen Vorkehrungen, um etwaige Interessenkonflikte zu vermeiden.
(3) Der Rechnungsführer erhält vom Anweisungsbefugten sämtliche Informationen, die für die Erstellung von Jahresrechnungen erforderlich sind, welche ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Finanzlage der Unionseinrichtung und des Haushaltsvollzugs vermitteln. Der Anweisungsbefugte garantiert die Zuverlässigkeit dieser Informationen.
(4) Die Jahresrechnungen werden, bevor sie vom Direktor gebilligt werden, vom Rechnungsführer unterzeichnet, der damit bescheinigt, dass er hinreichende Gewähr dafür bieten kann, dass sie ein wahrheitsgetreues und vollständiges Bild der Finanzlage der Unionseinrichtung vermitteln.
Für die Zwecke des Unterabsatzes 1 überzeugt sich der Rechnungsführer, dass die gemäß den in Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Rechnungsführungsvorschriften erstellt wurden und dass alle Einnahmen und Ausgaben verbucht wurden.
Der Anweisungsbefugte übermittelt dem Rechnungsführer alle Informationen, die dieser benötigt, um seine Aufgaben wahrzunehmen.
Die Anweisungsbefugten tragen stets die volle Verantwortung für die ordnungsgemäße Verwendung der von ihnen bewirtschafteten Mittel, für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der unter ihrer Aufsicht getätigten Ausgaben und für die Vollständigkeit und Genauigkeit der dem Rechnungsführer übermittelten Informationen.
(5) Der Rechnungsführer kann die Informationen, die er erhält, überprüfen und alle weiteren Prüfungen vornehmen, die er für erforderlich hält, um die Jahresrechnungen unterzeichnen zu können.
Der Rechnungsführer formuliert erforderlichenfalls Vorbehalte und erläutert präzise Art und Tragweite jedes Vorbehalts.
(6) Vorbehaltlich des Absatzes 7 dieses Artikels und des Artikels 51 ist allein der Rechnungsführer ermächtigt, Kassenmittel und Kassenmitteläquivalente zu verwalten. Der Rechnungsführer ist für ihre Verwahrung verantwortlich.
(7) Der Rechnungsführer kann in Ausübung seines Amtes ihm unterstehenden Mitarbeitern, auf die das Statut Anwendung findet, bestimmte Aufgaben übertragen, sofern dies für die Ausübung seines Amtes unabdingbar ist.
(8) In der Übertragungsverfügung werden die übertragenen Aufgaben, Rechte und Pflichten festgelegt.
Abschnitt 4
Der Zahlstellenverwalter
Artikel 51
Zahlstellen
Soweit es sich für Zahlungen in geringer Höhe und für die Annahme anderer Einnahmen gemäß Artikel 6 als unverzichtbar erweist, können Zahlstellen eingerichtet werden. Die Mittel für die Zahlstellen werden vom Rechnungsführer bereitgestellt; die Zahlstellen unterstehen den vom Rechnungsführer benannten Zahlstellenverwaltern.
Der Höchstbetrag der einzelnen Ausgaben- oder Einnahmentransaktionen mit Dritten, zu deren Abwicklung der Zahlstellenverwalter befugt ist, darf 60 000 EUR nicht überschreiten und ist von der jeweiligen Unionseinrichtung für jede Ausgabe und Einnahme festzulegen. Zahlungen der Zahlstellen können nach den Anweisungen des Rechnungsführers per Banküberweisung, einschließlich eines Lastschriftverfahrens gemäß Artikel 74 Absatz 1, per Scheck oder mittels anderer Zahlungsmittel geleistet werden.
KAPITEL 3
Verantwortlichkeit von Finanzakteuren
Abschnitt 1
Allgemeine Vorschriften
Artikel 52
Aufhebung von Befugnisübertragungen an Finanzakteure und Dienstenthebungen von Finanzakteuren
(1) Bevollmächtigten und nachgeordnet bevollmächtigten Anweisungsbefugten kann von der Behörde, die sie ernannt hat, jederzeit die ihnen übertragene oder weiterübertragene Befugnis einstweilig oder endgültig entzogen werden. Der Anweisungsbefugte kann jederzeit seine Zustimmung zu einer bestimmten Weiterübertragung zurückziehen.
(2) Der Rechnungsführer oder der Zahlstellenverwalter, oder beide, können vom Verwaltungsrat jederzeit einstweilig oder endgültig des Dienstes enthoben werden. In diesem Fall ernennt der Verwaltungsrat einen Interimsrechnungsprüfer.
(3) Die Absätze 1 und 2 gelten unbeschadet disziplinarrechtlicher Maßnahmen, die in Bezug auf die in den beiden Absätzen genannten Finanzakteure ergriffen werden.
Artikel 53
Verantwortlichkeit der Finanzakteure bei rechtswidrigen Tätigkeiten, Betrug oder Korruption
(1) Die Artikel 52 bis 56 berühren nicht eine etwaige strafrechtliche Verantwortung der in Artikel 52 genannten Finanzakteure nach dem anwendbaren einzelstaatlichen Recht und den geltenden Bestimmungen zum Schutz der finanziellen Interessen der Union sowie zur Bekämpfung von Bestechung, an der Beamte der Union oder Beamte von Mitgliedstaaten beteiligt sind.
(2) Unbeschadet der Artikel 54, 55 und 56 können Anweisungsbefugte, Rechnungsführer und Zahlstellenverwalter nach Maßgabe des Statuts disziplinarrechtlich belangt und finanziell haftbar gemacht werden. Im Fall einer rechtswidrigen Tätigkeit, des Betrugs oder der Korruption zum Nachteil der Interessen der Union werden die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen eingeschaltet, insbesondere das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung.
Abschnitt 2
Auf die Anweisungsbefugten anwendbare Vorschriften
Artikel 54
Auf die Anweisungsbefugten anwendbare Vorschriften
(1) Der Anweisungsbefugte kann nach Maßgabe des Statuts zu Schadensersatz herangezogen werden.
(2) Eine finanzielle Haftung besteht insbesondere, wenn der Anweisungsbefugte vorsätzlich oder grob fahrlässig
a)
bei der Feststellung von Forderungen, der Erteilung von Einziehungsanordnungen, bei der Vornahme von Mittelbindungen oder bei der Unterzeichnung von Auszahlungsanordnungen diese Verordnung und gegebenenfalls die Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung der Unionseinrichtung missachtet hat;
b)
es unterlassen hat, ein Dokument auszustellen, das eine Forderung begründet, oder wenn er eine Einziehungsanordnung nicht oder mit Verspätung erteilt hat oder wenn er eine Auszahlungsanordnung, die eine zivilrechtliche Haftung der Unionseinrichtung gegenüber Dritten zur Folge haben kann, mit Verspätung erteilt hat.
(3) Ist ein bevollmächtigter oder nachgeordnet bevollmächtigter Anweisungsbefugter der Auffassung, dass eine Entscheidung, die er zu treffen hat, eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstößt, ist er gehalten, dies der Befugnis erteilenden Stelle schriftlich mitzuteilen. Erteilt ihm die Befugnis erteilende Stelle schriftlich die mit Gründen versehene Anordnung, die genannte Entscheidung zu treffen, ist er von seiner Verantwortung entbunden.
(4) Im Falle einer Übertragung der Anweisungsbefugnis bleibt der Anweisungsbefugte verantwortlich für die Effizienz und Wirksamkeit der eingerichteten internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme sowie für die Wahl des bevollmächtigten Anweisungsbefugten.
(5) Das Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten, das die Kommission gemäß Artikel 73 Absatz 6 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 eingerichtet hat oder an dem sie sich beteiligt, nimmt in Bezug auf die Unionseinrichtung dieselben Befugnisse wahr wie in Bezug auf die Kommissionsdienststellen, es sei denn, der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss beschließt, ein funktional unabhängiges Gremium einzurichten oder sich an einem von mehreren Einrichtungen geschaffenen gemeinsamen Gremium zu beteiligen. Bei der Behandlung von Fällen, die von Unionseinrichtungen vorgelegt werden, gehört dem Fachgremium für finanzielle Unregelmäßigkeiten, das die Kommission eingerichtet hat oder an dem sie sich beteiligt, ein Bediensteter einer Unionseinrichtung an.
Der Direktor entscheidet auf der Grundlage der Stellungnahme des in Unterabsatz 1 genannten Gremiums über die Einleitung eines Disziplinar- oder Schadenersatzverfahrens. Stellt das Gremium systembedingte Probleme fest, übermittelt es dem Anweisungsbefugten und dem Internen Prüfer der Kommission einen Bericht mit Empfehlungen. Ist der Direktor von der Stellungnahme betroffen, übermittelt das Gremium diese dem Verwaltungsrat sowie dem Internen Prüfer der Kommission. Der Direktor verweist in seinem jährlichen Tätigkeitsbericht in anonymer Form auf die Stellungnahmen des Gremiums und nennt die getroffenen Folgemaßnahmen.
(6) Jeder Bedienstete kann zum vollen oder teilweisen Ersatz eines Schadens herangezogen werden, den die Unionseinrichtung durch ein schwerwiegendes Verschulden seinerseits in Ausübung oder im Zusammenhang mit der Ausübung seiner Dienstpflichten erlitten hat. Nach Erledigung der im Statut vorgeschriebenen Förmlichkeiten für Disziplinarsachen erlässt die Anstellungsbehörde eine mit Gründen versehene Verfügung.
Abschnitt 3
Auf die Rechnungsführer und Zahlstellenverwalter anwendbare Vorschriften
Artikel 55
Auf die Rechnungsführer anwendbare Vorschriften
Die Rechnungsführer sind nach Maßgabe des Statuts und nach den im Statut vorgesehenen Verfahren disziplinarisch verantwortlich und finanziell haftbar. Die Rechnungsführer können insbesondere aufgrund folgender Verfehlungen haftbar gemacht werden:
a)
Verlust oder Beschädigung ihnen anvertrauter Barmittel, Vermögenswerte oder Dokumente oder fahrlässige Verursachung eines solchen Verlusts oder einer solchen Beschädigung;
b)
ungerechtfertigte Änderung von Bankkonten oder Postgirokonten;
c)
Vornahme von Einziehungen oder Zahlungen, die nicht den Beträgen auf den Einziehungsanordnungen oder den Auszahlungsanordnungen entsprechen;
d)
Versäumnis, fällige Beträge zu vereinnahmen.
Artikel 56
Auf die Zahlstellenverwalter anwendbare Vorschriften
Die Zahlstellenverwalter sind nach Maßgabe des Statuts und nach den im Statut vorgesehenen Verfahren disziplinarisch verantwortlich und finanziell haftbar. Die Zahlstellenverwalter können insbesondere aufgrund folgender Verfehlungen haftbar gemacht werden:
a)
Verlust oder Beschädigung ihnen anvertrauter Barmittel, Vermögenswerte oder Dokumente oder fahrlässige Verursachung eines solchen Verlusts oder einer solchen Beschädigung;
b)
Leistung von Zahlungen ohne Vorliegen ordnungsmäßiger Belege;
c)
Zahlungen an andere Personen als die Empfangsberechtigten solcher Zahlungen;
d)
Versäumnis, fällige Beträge zu vereinnahmen.
KAPITEL 4
Einnahmenvorgänge
Artikel 57
Zahlungsanträge
Die Unionseinrichtung legt der Kommission zu den mit dieser vereinbarten Bedingungen und nach einem mit dieser vereinbarten zeitlichen Schema Anträge auf Auszahlung der Gesamtheit oder eines Teils des Unionsbeitrags gemäß Artikel 19 Absatz 6 vor.
Artikel 58
Behandlung von Zinsen
Zinserträge aus Mitteln, die die Unionseinrichtung von der Kommission in Form des Beitrags erhalten hat, fließen nicht in den Haushalt ein.
Artikel 59
Forderungsvorausschätzungen
(1) Wenn der Anweisungsbefugte über ausreichende und zuverlässige Informationen zu einer Maßnahme oder Situation verfügt, die eine Forderung der Unionseinrichtung begründen kann, erstellt er eine Forderungsvorausschätzung.
(2) Sobald der Anweisungsbefugte von einem Ereignis Kenntnis erhält, das sich auf die Maßnahme oder die Situation auswirkt, die Grundlage dafür war, dass die Forderungsvorausschätzung erstellt wurde, korrigiert er diese Forderungsvorausschätzung entsprechend.
Stellt der Anweisungsbefugte für eine Maßnahme oder Situation, die Grundlage dafür war, dass die Forderungsvorausschätzung erstellt wurde, eine Einziehungsanordnung aus, so passt er diese Forderungsvorausschätzung entsprechend an.
Lautet die Einziehungsanordnung auf den gleichen Betrag wie die ursprüngliche Forderungsvorausschätzung, so wird diese Forderungsvorausschätzung auf null gesetzt.
Artikel 60
Feststellung von Forderungen
(1) Die Feststellung einer Forderung ist die Handlung, durch die der Anweisungsbefugte
a)
das Vorliegen der Verbindlichkeiten des Schuldners überprüft,
b)
das Bestehen und die Höhe der Schuld bestimmt oder überprüft,
c)
die Fälligkeit der Schuld prüft.
(2) Jede einredefreie, bezifferte und fällige Forderung ist durch den Anweisungsbefugten dadurch festzustellen, dass er dem Rechnungsführer eine Einziehungsanordnung erteilt und anschließend dem Schuldner eine Zahlungsaufforderung übermittelt.
(3) Rechtsgrundlos gezahlte Beträge werden eingezogen.
(4) Wird eine Schuld nicht zu dem in der Zahlungsaufforderung genannten Termin beglichen, fallen Zinsen gemäß der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 an.
(5) In ordnungsgemäß begründeten Fällen können für gewisse laufende Einnahmen vorläufige Feststellungen vorgenommen werden. Eine vorläufige Feststellung deckt mehrere Einzeleinziehungen ab, die folglich keine Einzelfeststellung erfordern. Vor Abschluss des Haushaltsjahres ändert der Anweisungsbefugte die vorläufig festgestellten Beträge, um diese mit den tatsächlich festgestellten Forderungen in Einklang zu bringen.
Artikel 61
Anordnung von Einziehungen
Die Anordnung einer Einziehung ist die Handlung, mit der der Anweisungsbefugte durch Ausstellung einer Einziehungsanordnung den Rechnungsführer anweist, eine vom Anweisungsbefugten festgestellte Forderung einzuziehen.
Artikel 62
Einziehungsvorschriften
(1) Der Rechnungsführer führt die vom Anweisungsbefugten ordnungsgemäß ausgestellten Einziehungsanordnungen aus. Der Rechnungsführer trägt entsprechend seiner Sorgfaltspflicht dafür Sorge, dass die Rechte der Unionseinrichtung gewahrt werden und ihre Einnahmen eingehen.
(2) Ist zu dem in der Zahlungsaufforderung vorgesehenen Termin die effektive Einziehung nicht erfolgt, so setzt der Rechnungsführer den Anweisungsbefugten hiervon in Kenntnis und leitet unverzüglich das Beitreibungsverfahren mit allen ihm zur Verfügung stehenden rechtlichen Mitteln ein, einschließlich gegebenenfalls durch Verrechnung oder, falls eine solche nicht möglich ist, durch Zwangsvollstreckung.
(3) Forderungen der Unionseinrichtung gegenüber einem Schuldner, der selbst gegenüber der Unionseinrichtung eine Forderung geltend macht, werden bei ihrer Einziehung vom Rechnungsführer verrechnet. Solche Forderungen müssen einredefrei, beziffert und fällig sein.
(4) Erwägt der Anweisungsbefugte, auf die Einziehung einer festgestellten Forderung ganz oder teilweise zu verzichten, vergewissert er sich, dass dieser Verzicht ordnungsgemäß ist und den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und der Verhältnismäßigkeit entspricht. Der Verzichtbeschluss muss begründet werden. Der Anweisungsbefugte kann die Befugnis zum Erlass eines solchen Verzichtbeschlusses nur übertragen, wenn sie sich auf Forderungsbeträge unter 5 000 EUR bezieht
Der Verzichtbeschluss enthält Angaben zu den zwecks Einziehung der Forderung getroffenen Maßnahmen sowie die rechtlichen und sachlichen Gründe, auf die er sich stützt.
(5) Der Anweisungsbefugte annulliert eine bereits festgestellte Forderung ganz oder teilweise, wenn aufgedeckt wird, dass ein Fehler unterlaufen ist und der Betrag nicht korrekt festgestellt wurde. Die Annullierung erfolgt durch eine Entscheidung des Anweisungsbefugten und ist entsprechend zu begründen.
Artikel 63
Einziehungsformalitäten
(1) Die effektive Einziehung erfolgt im Wege der buchmäßigen Erfassung des betreffenden Betrags durch den Rechnungsführer, der den Anweisungsbefugten entsprechend unterrichtet.
(2) Für jede Bareinzahlung in die Kasse des Rechnungsführers ist eine Quittung auszustellen.
(3) Teilzahlungen durch einen Schuldner, an den mehrere Einziehungsanordnungen gerichtet worden sind, werden zunächst auf die ältesten Ansprüche angerechnet, sofern der Schuldner nichts anderes bestimmt hat.
Teilzahlungen werden zunächst auf die Zinsen angerechnet.
Artikel 64
Verlängerung der Zahlungsfristen
(1) Zusätzliche Zahlungsfristen können vom Rechnungsführer im Benehmen mit dem Anweisungsbefugten nur auf ordnungsgemäß begründeten schriftlichen Antrag des Schuldners und unter der zweifachen Voraussetzung gewährt werden, dass
a)
der Schuldner sich verpflichtet, für den gesamten gewährten zusätzlichen Zeitraum, gerechnet ab der in Artikel 80 Absatz 3 Buchstabe b der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 genannten Frist, Zinsen in der in Artikel 83 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 genannten Höhe zu zahlen;
b)
der Schuldner zur Wahrung der Ansprüche der Unionseinrichtung eine vom Rechnungsführer der Unionseinrichtung akzeptierte finanzielle Sicherheit leistet, die die noch nicht eingezogene Schuld einschließlich der Zinsen abdeckt.
Die in Unterabsatz 1 Buchstabe b genannte Sicherheit kann durch eine vom Rechnungsführer der Unionseinrichtung genehmigte gesamtschuldnerische Bürgschaft eines Dritten ersetzt werden.
(2) In Ausnahmefällen kann der Rechnungsführer auf Antrag des Schuldners auf eine Sicherheitsleistung nach Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe b verzichten, wenn der Schuldner nach Einschätzung des Rechnungsführers zahlungswillig und imstande ist, die Schuld innerhalb der zusätzlichen Frist zu begleichen, sich aber in einer schwierigen Lage befindet und keine Sicherheit leisten kann.
Artikel 65
Verzeichnis der Einziehungsanordnungen
(1) Der Rechnungsführer führt ein Verzeichnis der einzuziehenden Forderungen. Das Verzeichnis wird nach dem Datum der Ausstellung der Einziehungsanordnungen gegliedert. Der Rechnungsführer führt darin außerdem Beschlüsse auf, durch die auf die Einziehung festgestellter Forderungen ganz oder teilweise verzichtet wurde. Das Verzeichnis wird dem Bericht der Unionseinrichtung über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement beigefügt.
(2) Die Unionseinrichtung erstellt ein Verzeichnis ihrer sämtlichen Forderungen, in dem neben den geschuldeten Beträgen die Schuldner namentlich aufgeführt sind, die von einem Gericht rechtskräftig zur Erstattung verurteilt wurden und innerhalb eines Jahres nach Ergehen des Urteils keine nennenswerten Zahlungen geleistet haben. Sie veröffentlicht dieses Verzeichnis unter gebührender Berücksichtigung des Schutzes personenbezogener Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.
Veröffentlichte personenbezogene Daten, die sich auf natürliche Personen beziehen, werden entfernt, sobald der geschuldete Betrag vollständig getilgt wurde. Dies gilt auch für personenbezogene Daten im Zusammenhang mit juristischen Personen, deren Bezeichnung eine oder mehrere natürliche Personen bestimmt.
Der Beschluss, den Schuldner in das Verzeichnis der Forderungen der Unionseinrichtung aufzunehmen, wird im Einklang mit dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit und insbesondere unter Berücksichtigung der Höhe des Betrags getroffen.
Artikel 66
Verjährungsfrist
Für Forderungen der Unionseinrichtung gegenüber Dritten sowie für Forderungen Dritter gegenüber der Unionseinrichtung gilt eine Verjährungsfrist von fünf Jahren.
Artikel 67
Besondere Bestimmungen für Abgaben und Gebühren
Für die von der Unionseinrichtung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a dieser Verordnung gegebenenfalls erhobenen Gebühren und Abgaben wird zu Beginn eines jeden Haushaltsjahres eine vorläufige globale Schätzung erstellt.
Bei Gebühren und Abgaben, die aufgrund von Vorschriften oder Beschlüssen des Verwaltungsrates festgesetzt werden, kann der Anweisungsbefugte nach Feststellung der Forderung von der Erteilung einer Einziehungsanordnung absehen und direkt eine Zahlungsaufforderung ausstellen. In diesem Fall werden sämtliche Einzelheiten der Forderung der Unionseinrichtung erfasst. Der Rechnungsführer führt ein Verzeichnis aller Zahlungsaufforderungen und gibt ihre Anzahl sowie den Gesamtbetrag in dem Bericht der Unionseinrichtung über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement an.
Falls die Unionseinrichtung ein gesondertes Fakturierungssystem verwendet, wird der jeweils aufgelaufene Betrag der eingegangenen Gebühren und Abgaben vom Rechnungsführer regelmäßig, mindestens jedoch einmal monatlich, buchmäßig erfasst.
Die Unionseinrichtung erbringt Leistungen nach Maßgabe der ihr übertragenen Aufgaben erst dann, wenn die entsprechende Gebühr oder Abgabe vollständig entrichtet wurde. Unter außergewöhnlichen Umständen kann eine Leistung jedoch ohne vorherige Zahlung der entsprechenden Abgabe oder Gebühr erbracht werden. In Fällen, in denen eine Leistung ohne vorherige Zahlung der entsprechenden Abgabe oder Gebühr erbracht wird, finden die Artikel 60 bis 66 Anwendung.
KAPITEL 5
Ausgabenvorgänge
Artikel 68
Der Finanzierungsbeschluss
(1) Jede Ausgabe ist Gegenstand von vier Vorgängen: Mittelbindung, Feststellung, Zahlungsanordnung und Zahlung.
(2) Jeder Mittelbindung muss ein Finanzierungsbeschluss vorausgehen.
(3) Das Jahresarbeitsprogramm der Unionseinrichtung gilt als Finanzierungsbeschluss für die darin genannten Tätigkeiten, vorausgesetzt, dass es klare Angaben zu den in Artikel 32 Absatz 3 genannten Aspekten enthält.
(4) Verwaltungsmittel können ohne vorherigen Finanzierungsbeschluss verwendet werden.
Artikel 69
Mittelbindungsarten
(1) Eine Mittelbindung besteht darin, die Mittel vorzumerken, die erforderlich sind, um Zahlungen, die sich aus rechtlichen Verpflichtungen ergeben, zu einem späteren Zeitpunkt leisten zu können.
(2) Eine rechtliche Verpflichtung ist die Handlung, durch die der Anweisungsbefugte eine Verpflichtung eingeht, die eine Belastung zur Folge hat.
(3) Mittelbindungen fallen in eine der folgenden drei Kategorien:
a)
individuell: Bei der Einzelmittelbindung stehen der Empfänger und der Betrag der Ausgabe fest;
b)
global: Bei der globalen Mittelbindung steht mindestens eines der Elemente, die zur Bestimmung der Einzelmittelbindung erforderlich sind, nicht fest;
c)
vorläufig: Vorläufige Mittelbindungen dienen der Deckung laufender Verwaltungsausgaben, bei denen entweder der Betrag oder die Endempfänger nicht endgültig feststehen.
Die vorläufige Mittelbindung wird entweder durch den Abschluss einer oder mehrerer rechtlicher Einzelverpflichtungen, die den Anspruch auf spätere Zahlungen begründen, oder - in bestimmten Ausnahmefällen im Bereich der Personalausgaben - unmittelbar durch Zahlungen abgewickelt.
(4) Die Mittelbindungen für Maßnahmen, deren Durchführung sich über mehr als ein Haushaltsjahr erstreckt, können nur dann in Jahrestranchen erfolgen, wenn der Gründungsakt oder der Basisrechtsakt das vorsieht oder wenn sie Verwaltungsausgaben betreffen.
Artikel 70
Bestimmungen für Mittelbindungen
(1) Bei allen Maßnahmen, die eine Ausgabe zulasten des Haushalts der Unionseinrichtung bewirken können, muss der Anweisungsbefugte eine Mittelbindung vornehmen, bevor er eine rechtliche Verpflichtung gegenüber Dritten eingeht.
(2) Die in Absatz 1 vorgesehene Pflicht, eine Mittelbindung vor Eingehen einer rechtlichen Verpflichtung vorzunehmen, findet nicht Anwendung auf rechtliche Verpflichtungen, die die Unionseinrichtung eingeht, nachdem im Rahmen eines Plans zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs gemäß den von der Unionseinrichtung festgelegten Verfahren eine Notfallsituation erklärt wurde.
(3) Die globalen Mittelbindungen decken die Gesamtkosten der ihnen entsprechenden rechtlichen Einzelverpflichtungen, die bis zum 31. Dezember des Jahres n + 1 eingegangen werden.
Vorbehaltlich von Artikel 69 Absatz 4 und Artikel 87 Absatz 2 werden die rechtlichen Einzelverpflichtungen, die Einzelmittelbindungen oder vorläufigen Mittelbindungen entsprechen, spätestens am 31. Dezember des Jahres n eingegangen.
Der nach Ablauf der in den Unterabsätzen 1 und 2 genannten Zeiträume nicht abgewickelte Teil dieser Mittelbindungen wird vom Anweisungsbefugten aufgehoben.
Bevor der Anweisungsbefugte eine rechtliche Einzelverpflichtung unterzeichnet, die sich aus einer globalen Mittelbindung ergibt, verbucht er ihren Betrag zulasten der entsprechenden globalen Mittelbindung.
(4) Für Mittelbindungen und rechtliche Verpflichtungen im Zusammenhang mit Maßnahmen, deren Durchführung sich über mehr als ein Haushaltsjahr erstreckt, gilt, außer wenn es sich um Personalausgaben handelt, eine Abwicklungsfrist, die unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung festgesetzt wird.
Die Teile dieser Mittelbindungen, die sechs Monate nach Ablauf der in Unterabsatz 1 dieses Absatzes genannten Frist nicht ausgeführt worden sind, werden gemäß Artikel 16 aufgehoben.
Eine einer rechtlichen Verpflichtung entsprechende Mittelbindung, die innerhalb von zwei Jahren nach Unterzeichnung der rechtlichen Verpflichtung nicht durch eine Zahlung nach Artikel 75 abgewickelt wurde, wird aufgehoben, außer wenn dieser Betrag im Zusammenhang mit einem Fall steht, in dem ein Verfahren bei einem Gericht oder einer Schiedsstelle anhängig ist, oder wenn Basisrechtsakte spezielle Bestimmungen enthalten.
Artikel 71
Überprüfung der Mittelbindungen
(1) Der Anweisungsbefugte, der eine Mittelbindung vornimmt, überzeugt sich von
a)
der Richtigkeit der Zuordnung innerhalb des Haushalts der Unionseinrichtung;
b)
der Verfügbarkeit der Mittel;
c)
der Übereinstimmung der Ausgabe mit den geltenden Bestimmungen, insbesondere dem Gründungsakt, der Finanzregelung der jeweiligen Unionseinrichtung sowie allen in Durchführung der Finanzregelung erlassenen Rechtsakten;
d)
der Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
(2) Bei der handschriftlichen oder elektronischen Unterzeichnung einer rechtlichen Verpflichtung überzeugt sich der Anweisungsbefugte von
a)
der Deckung der Verpflichtung durch die entsprechende Mittelbindung;
b)
der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der Ausgabe und ihrer Übereinstimmung mit den geltenden Bestimmungen, insbesondere dem Gründungsakt, der Finanzregelung der jeweiligen Unionseinrichtung sowie allen in Durchführung der Finanzregelung erlassenen Rechtsakten;
c)
der Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.
Artikel 72
Feststellung von Ausgaben
Die Feststellung einer Ausgabe ist die Handlung, durch die der Anweisungsbefugte
a)
den Anspruch des Zahlungsempfängers prüft,
b)
das Bestehen und die Höhe der Forderung bestimmt oder prüft,
c)
die Fälligkeit der Forderung prüft.
Artikel 73
Feststellung von Ausgaben und Form des „Zahlbarkeitsvermerks“
(1) Jede Feststellung einer Ausgabe wird durch Belege untermauert, aus denen die Ansprüche des Zahlungsempfängers hervorgehen, entweder aufgrund der Feststellung effektiv erbrachter Leistungen, erfolgter Lieferungen oder ausgeführter Arbeiten oder auf der Grundlage sonstiger Nachweise zur Rechtfertigung der Zahlung, einschließlich laufender Zahlungen für Abonnements oder Fortbildungsmaßnahmen.
(2) Der Anweisungsbefugte nimmt entweder persönlich die Belegprüfung vor oder überprüft unter seiner Verantwortung, dass diese Prüfung vorgenommen worden ist, bevor er den Beschluss zur Feststellung der betreffenden Ausgabe fasst.
(3) Konkreter Ausdruck des Feststellungsbeschlusses ist die Unterzeichnung eines Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) durch den Anweisungsbefugten.
(4) In einem nicht rechnergestützten System wird der Zahlbarkeitsvermerk in Form eines Stempels mit Unterschrift des Anweisungsbefugten angebracht.
In einem rechnergestützten System handelt es sich um die elektronische Bestätigung - mit persönlichem Passwort - durch den zuständigen Anweisungsbefugten.
Artikel 74
Anordnung von Ausgaben
(1) Die Anordnung der Ausgaben ist die Handlung, mit der der Anweisungsbefugte, nachdem er die Verfügbarkeit der Mittel überprüft hat, durch Ausstellung einer Auszahlungsanordnung den Rechnungsführer anweist, den von ihm festgestellten Betrag auszuzahlen.
Werden für Dienstleistungen, einschließlich Mietdienstleistungen, oder Lieferungen regelmäßige Zahlungen geleistet, kann der Anweisungsbefugte, nachdem er eine Risikoanalyse vorgenommen hat, ein Lastschriftverfahren anordnen.
(2) Die Auszahlungsanordnung wird vom Anweisungsbefugten datiert und unterzeichnet und an den Rechnungsführer weitergeleitet. Die Belege werden vom Anweisungsbefugten gemäß Artikel 44 Absatz 5 aufbewahrt.
(3) Gegebenenfalls ist der dem Rechnungsführer übermittelten Auszahlungsanordnung eine Bescheinigung beizufügen, aus der hervorgeht, dass die betreffenden Gegenstände in die in Artikel 106 Absatz 1 bezeichneten Bestandsverzeichnisse eingetragen worden sind.
Artikel 75
Zahlungsarten
(1) Die Zahlung stützt sich auf den Nachweis, dass die betreffende Maßnahme nach Maßgabe des Basisrechtsakts oder des betreffenden Vertrags oder der betreffenden Finanzhilfevereinbarung durchgeführt wurde, und beinhaltet einen der folgenden Vorgänge:
a)
Zahlung des vollen Betrags, der geschuldet wird;
b)
Zahlung des geschuldeten Betrags nach folgenden Modalitäten:
1.
Vorfinanzierung, gegebenenfalls in mehreren Teilbeträgen, nach Unterzeichnung des Vertrags oder der Finanzhilfevereinbarung oder nach Zustellung des Finanzhilfebeschlusses;
2.
eine oder mehrere Zwischenzahlungen entsprechend dem Durchführungsstand der Maßnahme;
3.
Zahlung des geschuldeten Restbetrags, wenn die Maßnahme vollständig durchgeführt ist.
Mit einer Vorfinanzierung sollen einem Empfänger Kassenmittel an die Hand gegeben werden. Gemäß dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung kann sie in mehreren Teilzahlungen erfolgen.
Mit einer oder mehreren Zwischenzahlungen sollen im Verlauf der Umsetzung des Beschlusses oder der Vereinbarung entstandene Aufwendungen beglichen oder im Verlauf der Auftragsausführung bereits erbrachte Dienstleistungen, Lieferungen oder Arbeiten bezahlt werden. Unbeschadet der Bestimmungen des Basisrechtsakts kann die Vorfinanzierung vollständig oder teilweise mit Zwischenzahlungen verrechnet werden.
Der Abschluss der Ausgabe erfolgt in Form der Zahlung des Restbetrags, mit der sämtliche noch offenen Ausgaben vollständig beglichen werden, oder in Form einer Einziehungsanordnung.
(2) In der Buchführung werden die einzelnen Zahlungsarten nach Absatz 1 jeweils zu dem Zeitpunkt, zu dem die Zahlungen getätigt werden, ausgewiesen.
Artikel 76
Begrenzung der Zahlungen auf die verfügbaren Mittel
Die Zahlung wird vom Rechnungsführer im Rahmen der verfügbaren Mittel getätigt.
Artikel 77
Fristen
Die Zahlung wird innerhalb der in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 genannten Fristen und im Einklang mit den Bestimmungen dieser Verordnungen geleistet.
KAPITEL 6
IT-Systeme
Artikel 78
Elektronische Verwaltung von Vorgängen
Werden Einnahmen und Ausgaben rechnergestützt verwaltet, können Unterschriften elektronisch erfolgen.
Artikel 79
Elektronische Verwaltung („e-Government“)
Die Unionseinrichtung legt für den elektronischen Informationsaustausch mit Dritten, die an Auftragsvergabe- und Finanzhilfeverfahren beteiligt sind, einheitliche Standards fest und wendet sie an. Insbesondere entwirft sie so weit wie möglich Lösungen für die Einreichung, Speicherung und Verarbeitung von Daten, die in Finanzhilfe- und Vergabeverfahren eingereicht werden, und setzt sie um; hierfür richtet sie für Antragsteller, Bewerber und Bieter einen gemeinsamen Bereich für den elektronischen Datenaustausch ein.
Artikel 80
Ordnungsgemäße Verwaltung
(1) Der Anweisungsbefugte gibt die Notwendigkeit der Einreichung von Nachweisen und/oder Unterlagen, deren Form und vorgeschriebenen Inhalt sowie gegebenenfalls den voraussichtlichen Zeitplan für den Abschluss des Vergabeverfahrens unverzüglich bekannt.
(2) Legt ein Antragsteller oder Bieter aufgrund eines offensichtlichen Irrtums seinerseits Nachweise nicht vor oder gibt er Erklärungen nicht ab, ersucht der Bewertungsausschuss oder gegebenenfalls der Anweisungsbefugte - außer in hinreichend begründeten Fällen - den Antragsteller oder Bieter darum, die fehlenden Informationen beizubringen oder die Belege zu erläutern. Solche Informationen oder Erläuterungen dürfen den Vorschlag bzw. die Bedingungen des Angebots nicht wesentlich ändern.
Artikel 81
Rechtsbehelfsbelehrung
Wird ein Antragsteller oder Bieter, Begünstigter oder Auftragnehmer durch einen Verfahrensakt eines Anweisungsbefugten in seinen Rechten beeinträchtigt, ist dem betreffenden Verfahrensakt eine Belehrung über die verfügbaren administrativen und/oder gerichtlichen Rechtsbehelfe, mit denen dieser Verfahrensakt angefochten werden kann, beizufügen.
In der Rechtsbehelfsbelehrung sind insbesondere die Art des Rechtsbehelfs, die Stellen, bei denen er eingelegt werden kann, sowie die Rechtsbehelfsfrist zu bezeichnen.
KAPITEL 7
Der Interne Prüfer
Artikel 82
Ernennung, Befugnisse und Aufgaben des Internen Prüfers
(1) Die Unionseinrichtung verfügt über das Amt eines Internen Prüfers, das unter Einhaltung der einschlägigen internationalen Normen ausgeübt wird.
(2) Die Funktion des Internen Prüfers wird vom Internen Prüfer der Kommission wahrgenommen. Der Interne Prüfer kann weder Anweisungsbefugter noch Rechnungsführer der Unionseinrichtung oder der Kommission sein.
(3) Der Interne Prüfer berät die Unionseinrichtung in Fragen der Risikokontrolle, indem er unabhängige Stellungnahmen zur Qualität der Verwaltungs- und Kontrollsysteme und Empfehlungen zur Verbesserung der Bedingungen für die Abwicklung der Vorgänge sowie zur Förderung einer wirtschaftlichen Haushaltsführung abgibt.
Dem Internen Prüfer obliegt es insbesondere,
a)
die Angemessenheit und Wirksamkeit der internen Verwaltungssysteme sowie die Leistung der Dienststellen bei der Durchführung der Programme und Maßnahmen unter Berücksichtigung der damit verbundenen Risiken zu beurteilen und
b)
die Effizienz und Wirksamkeit der Systeme der internen Kontrolle und Prüfung zu beurteilen, die auf jeden Vorgang zum Vollzug des Haushalts der Unionseinrichtung Anwendung finden.
(4) Die Tätigkeit des Internen Prüfers erstreckt sich auf sämtliche Tätigkeitsfelder und Dienststellen der Unionseinrichtung. Der Interne Prüfer hat uneingeschränkten Zugang zu sämtlichen für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Informationen.
(5) Der Interne Prüfer nimmt Kenntnis von dem konsolidierten jährlichen Tätigkeitsbericht des Anweisungsbefugten sowie von allen anderen vorliegenden Informationen.
(6) Der Interne Prüfer teilt dem Verwaltungsrat und dem Direktor seine Feststellungen und Empfehlungen mit.
Der Interne Prüfer erstattet auch in folgenden Fällen Bericht:
-
Kritischen Risiken und einschlägigen Empfehlungen wurde nicht Rechnung getragen;
-
bei der Umsetzung der in früheren Jahren ausgesprochenen Empfehlungen sind beträchtliche Verzögerungen eingetreten.
Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss sowie der Direktor gewährleisten eine fortlaufende Überwachung der Umsetzung der Prüfempfehlungen. Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss prüft die in Artikel 47 Absatz 1 Buchstabe a genannten Informationen und ob die Empfehlungen vollständig und rechtzeitig umgesetzt werden.
(7) Die Unionseinrichtung stellt zum Zweck einer vertraulichen Kontaktaufnahme zum Internen Prüfer die Kontaktangaben des Internen Prüfers allen an Ausgabenvorgängen beteiligten natürlichen oder juristischen Personen zur Verfügung.
(8) Die Berichte und Feststellungen des Internen Prüfers werden erst dann der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, wenn der Interne Prüfer die zu ihrer Umsetzung getroffenen Maßnahmen validiert hat.
Artikel 83
Unabhängigkeit des Internen Prüfers
Die Unabhängigkeit des Internen Prüfers, seine Verantwortlichkeit für die in Ausübung seiner Aufgaben getroffenen Maßnahmen und sein Recht, beim Gerichtshof der Europäischen Union zu klagen, werden im Einklang mit Artikel 100 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 festgelegt.
Artikel 84
Schaffung einer internen Auditstelle
(1) Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss kann unter gebührender Berücksichtigung der Aspekte Kostenwirksamkeit und Zusatznutzen eine interne Auditstelle schaffen, die ihre Aufgaben unter Einhaltung einschlägiger internationaler Normen wahrnimmt.
Zweck, Befugnisse und Verantwortlichkeiten der internen Auditstelle werden in der internen Audit-Charta geregelt und bedürfen der Zustimmung des Verwaltungsrates und - sofern der Gründungsakt dies zulässt - des Exekutivausschusses.
Der jährliche Prüfplan einer internen Auditstelle wird von ihrem Leiter erstellt, der dabei unter anderem der vom Direktor vorgenommenen Risikobewertung für die Unionseinrichtung Rechnung trägt.
Er wird vom Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - vom Exekutivausschuss geprüft und gebilligt.
Die interne Auditstelle teilt dem Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - dem Exekutivausschuss sowie dem Direktor ihre Feststellungen und Empfehlungen mit.
(2) Ist die interne Auditstelle einer einzigen Unionseinrichtung nicht kostenwirksam oder nicht in der Lage, internationalen Normen zu genügen, kann die Unionseinrichtung beschließen, gemeinsam mit anderen, im selben Politikbereich tätigen Unionseinrichtungen eine interne Auditstelle zu schaffen.
In solchen Fällen beschließen die Verwaltungsräte oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - die Exekutivausschüsse der betreffenden Unionseinrichtungen die praktischen Modalitäten der Tätigkeit der gemeinsamen internen Auditstelle.
(3) Die Akteure des internen Audits arbeiten effizient zusammen, indem sie Informationen und Prüfberichte untereinander austauschen und gegebenenfalls gemeinsame Risikobewertungen und gemeinsame Prüfungen vornehmen.
Der Verwaltungsrat oder - sofern der Gründungsakt dies zulässt - der Exekutivausschuss sowie der Direktor gewährleisten eine fortlaufende Überwachung der Umsetzung der Prüfempfehlungen.
TITEL V
VERGABE ÖFFENTLICHER AUFTRÄGE
Artikel 85
Allgemeine Bestimmungen
(1) Für die Vergabe öffentlicher Aufträge gelten - vorbehaltlich Artikel 86 - die Titel V der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
(2) Die Unionseinrichtung kann auf ihren Wunsch an den Vergabeverfahren der Kommission, an interinstitutionellen Vergabeverfahren und an den Vergabeverfahren der übrigen Unionseinrichtungen als Auftraggeber beteiligt werden.
(3) Die Unionseinrichtung beteiligt sich an der gemäß Artikel 108 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 von der Kommission errichteten und betriebenen zentralen Ausschlussdatenbank.
Artikel 86
Vergabeverfahren
(1) Die Unionseinrichtung kann mit der Kommission, den interinstitutionellen Ämtern und dem mit der Verordnung (EG) Nr. 2965/94 des Rates (8) geschaffenen Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der Europäischen Union Verträge über von diesen zu beschaffende Güter oder zu erbringende Dienstleistungen oder Arbeiten schließen, ohne dass es der Durchführung eines öffentlichen Vergabeverfahrens bedarf.
(2) Die Unionseinrichtung kann mit öffentlichen Auftraggebern des Aufnahmemitgliedstaates gemeinsame Vergabeverfahren durchführen, um ihren administrativen Bedarf zu decken. In diesem Fall gilt Artikel 133 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 entsprechend.
TITEL VI
BESONDERE BESTIMMUNGEN ÜBER VERWALTUNGSMITTEL
Artikel 87
Verwaltungsmittel
(1) Verwaltungsmittel sind nichtgetrennte Mittel.
(2) Verwaltungsausgaben aufgrund von Verträgen, die sich entweder wegen örtlicher Gepflogenheiten oder weil sie laufende Lieferungen von Ausrüstungsgegenständen zum Gegenstand haben, über mehr als ein Haushaltsjahr erstrecken, gehen zulasten des Haushalts der Unionseinrichtung in dem Haushaltsjahr, in dem sie getätigt werden.
(3) Die Unionseinrichtung legt dem Europäischen Parlament und dem Rat zum 1. Juli jedes Jahres eine Arbeitsunterlage über ihre Gebäudepolitik vor, die folgende Angaben enthält:
a)
für jedes Gebäude die Ausgaben - mit Angabe der betroffenen Flächen -, die aus den Mitteln der entsprechenden Linien des Haushalts der Unionseinrichtung gedeckt werden;
b)
die erwartete Entwicklung der gesamten Flächen- und Standortplanung für die nächsten Jahre mit einer Beschreibung der Bauvorhaben, die sich in der Planungsphase befinden und bereits festgestellt wurden;
c)
die endgültigen Regelungen und Kosten der Durchführung von neuen Immobilienprojekten, die zuvor nach dem in Artikel 88 vorgesehenen Verfahren dem Europäischen Parlament und dem Rat vorgelegt wurden und nicht in den Arbeitsunterlagen des vorhergehenden Jahres enthalten waren, sowie relevante Informationen über diese neuen Vorhaben.
Artikel 88
Immobilienprojekte
(1) Bei Immobilienprojekten, die voraussichtlich erhebliche Auswirkungen auf den Haushalt der Unionseinrichtung haben, unterrichtet die Unionseinrichtung das Europäische Parlament und den Rat möglichst frühzeitig über den Gebäudeflächenbedarf und die vorläufige Planung, bevor im Fall von Immobilienverträgen der örtliche Markt sondiert wird oder bevor im Fall von Bauleistungen Ausschreibungen veröffentlicht oder durchgeführt werden.
(2) Bei Immobilienprojekten, die voraussichtlich erhebliche Auswirkungen auf den Haushalt der Unionseinrichtung haben, legt die Unionseinrichtung das Immobilienprojekt, einschließlich einer detaillierten Kostenschätzung und eines Finanzierungsplans sowie einer Liste der vorgesehenen Vertragsentwürfe vor und ersucht das Europäische Parlament und den Rat vor dem Abschluss von Verträgen um Zustimmung. Auf Ersuchen der Unionseinrichtung werden die vorgelegten Unterlagen über das Immobilienprojekt vertraulich behandelt.
Außer in Fällen höherer Gewalt befinden das Europäische Parlament und der Rat über das Immobilienprojekt innerhalb von vier Wochen nach dessen Eingang bei den beiden Organen.
Das Immobilienprojekt gilt nach Ablauf der Vierwochenfrist als gebilligt, es sei denn, das Europäische Parlament oder der Rat fasst innerhalb dieser Frist einen dem Vorschlag zuwiderlaufenden Beschluss.
Macht das Europäische Parlament und/oder der Rat innerhalb der Vierwochenfrist hinreichend begründete Bedenken geltend, wird diese Frist einmal um zwei Wochen verlängert.
Fasst das Europäische Parlament oder der Rat einen dem Immobilienprojekt zuwiderlaufenden Beschluss, zieht die Unionseinrichtung ihren Vorschlag zurück; sie kann einen neuen Vorschlag unterbreiten.
(3) In Fällen höherer Gewalt können die in Absatz 4 vorgesehenen Informationen gemeinsam mit dem Immobilienprojekt vorgelegt werden. Das Europäische Parlament und der Rat befinden über das Immobilienprojekt innerhalb von zwei Wochen nach dessen Eingang bei den beiden Organen. Das Immobilienprojekt gilt nach Ablauf der Zweiwochenfrist als gebilligt, es sei denn, das Europäische Parlament und/oder der Rat fasst innerhalb dieses Zeitraums einen dem Vorschlag zuwiderlaufenden Beschluss.
(4) Die folgenden Projekte gelten als Immobilienprojekte, die erhebliche Auswirkungen auf den Haushalt der Unionseinrichtung haben können:
a)
jeder Erwerb von Grundstücken;
b)
Ankauf, Verkauf, strukturelle Renovierung, Neubau oder Projekte, in denen diese Elemente kombiniert im selben Zeitraum zu realisieren sind, mit Kosten von über 3 000 000 EUR;
c)
neue Immobilienverträge (einschließlich Nießbrauchverträge, Erbpacht und Verlängerungen bestehender Immobilienverträge zu weniger günstigen Bedingungen), die nicht unter Buchstabe b fallen, mit jährlichen Kosten von mindestens 750 000 EUR;
d)
Verlängerung oder Erneuerung bestehender Immobilienverträge (einschließlich Nießbrauch- und Erbpachtverträge) zu gleichen oder günstigeren Bedingungen, mit jährlichen Kosten von mindestens 3 000 000 EUR.
(5) Unbeschadet der Bestimmungen von Artikel 19 Absatz 4 kann ein Vorhaben zum Ankauf einer Immobilie mit einem Darlehen finanziert werden, das der vorherigen Zustimmung des Europäischen Parlaments und des Rates bedarf.
Die Aufnahme und Rückzahlung von Darlehen erfolgt im Einklang mit dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung und unter gebührender Beachtung des wohlverstandenen finanziellen Interesses der Union.
Beabsichtigt die Unionseinrichtung, den Ankauf durch Darlehen zu finanzieren, sind in dem zusammen mit dem Antrag auf vorherige Zustimmung vorzulegenden Finanzierungsplan der Unionseinrichtung insbesondere Angaben über die Obergrenze, den Zeitraum und die Art der Finanzierung, die Finanzierungsbedingungen und Einsparungen im Vergleich zu anderen Arten vertraglicher Vereinbarungen zu machen.
Das Europäische Parlament und der Rat befinden über den Antrag auf vorherige Zustimmung innerhalb von vier Wochen nach dessen Eingang bei beiden Organen; diese Frist kann einmal um zwei Wochen verlängert werden. Der darlehensfinanzierte Ankauf gilt als abgelehnt, wenn das Europäische Parlament und der Rat ihm nicht innerhalb der Frist ausdrücklich zugestimmt haben.
TITEL VII
SACHVERSTÄNDIGE
Artikel 89
Vergütete externe Sachverständige
Artikel 287 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012 gilt entsprechend für die Auswahl von Sachverständigen. Die Sachverständigen werden auf der Grundlage eines vorab mitgeteilten Festbetrags vergütet und aufgrund ihrer fachlichen Kompetenz ausgewählt. Die Auswahl erfolgt nach den Grundsätzen der Nichtdiskriminierung, der Gleichbehandlung und der Verhütung von Interessenkonflikten.
TITEL VIII
VERGABE VON FINANZHILFEN UND PREISGELDERN DURCH DIE UNIONSEINRICHTUNG
Artikel 90
Finanzhilfen
Sofern die Unionseinrichtung im Einklang mit dem Gründungsakt oder aufgrund einer Befugnisübertragung der Kommission nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer iv der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 Finanzhilfen gewähren kann, gelten die einschlägigen Bestimmungen jener Verordnung und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
Artikel 91
Preisgelder
Sofern die Unionseinrichtung im Einklang mit dem Gründungsakt oder aufgrund einer Befugnisübertragung der Kommission nach Artikel 58 Absatz 1 Buchstabe c Ziffer iv der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 Finanzhilfen gewähren kann, gelten die einschlägigen Bestimmungen jener Verordnung und der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1268/2012.
TITEL IX
RECHNUNGSLEGUNG UND RECHNUNGSFÜHRUNG
KAPITEL 1
Rechnungslegung
Artikel 92
Gliederung der Jahresrechnungen
Die Jahresrechnungen der Unionseinrichtung umfassen
a)
den Jahresabschluss der Unionseinrichtung;
b)
die Berichte über die Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung.
Artikel 93
Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement
(1) Jede Unionseinrichtung erstellt einen Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahres.
(2) Der Direktor übermittelt den Bericht spätestens am 31. März des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres an das Europäische Parlament, den Rat, die Kommission und den Rechnungshof.
(3) Der Bericht nach Absatz 2 gibt mindestens Aufschluss über den Umfang der ausgeführten Mittel, und zwar sowohl in absoluten Beträgen als auch prozentual, und - in zusammengefasster Form - über die Mittelübertragungen zwischen den einzelnen Haushaltslinien.
Artikel 94
Rechnungsführungsvorschriften
(1) Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung wendet die Vorschriften an, die vom Rechnungsführer der Kommission auf der Grundlage international anerkannter Rechnungslegungsstandards für den öffentlichen Sektor festgelegt wurden.
(2) Die Jahresrechnungen der Unionseinrichtung gemäß Artikel 92 sind unter Wahrung der in den Artikeln 5 bis 31 festgelegten Haushaltsgrundsätze zu erstellen. Sie vermitteln ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Einnahmen- und Ausgabenvorgänge.
Artikel 95
Rechnungsführungsgrundsätze
Die in den Jahresabschlüssen nach Artikel 92 enthalten Informationen, einschließlich Informationen zu den Verfahren der Rechnungsführung, werden in einer Art und Weise dargestellt, die gewährleistet, dass sie stichhaltig, zuverlässig, vergleichbar und verständlich sind. Die Jahresabschlüsse werden gemäß den allgemein anerkannten Rechnungsführungsgrundsätzen erstellt, die in den Rechnungsführungsvorschriften des Artikels 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 aufgeführt sind.
Artikel 96
Jahresabschluss
(1) Der Jahresabschluss wird in Euro erstellt. Er umfasst
a)
die Vermögensübersicht und die Übersicht über die finanziellen Ergebnisse, aus denen sämtliche Aktiva und Passiva, die Finanzlage sowie das wirtschaftliche Ergebnis zum 31. Dezember des vorhergehenden Haushaltsjahres hervorgehen; sie werden entsprechend den Rechnungsführungsvorschriften von Artikel 143 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 erstellt;
b)
die Kapitalflussrechnung, aus der die Ein- und Auszahlungen des Haushaltsjahres und der endgültige Kassenmittelbestand hervorgehen;
c)
die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens, die eine Übersicht über die im Laufe des Haushaltsjahres erfolgten Bewegungen bei den Reserven sowie die Gesamtergebnisse enthält.
(2) Die Erläuterungen zum Jahresabschluss ergänzen und erläutern die in Absatz 1 genannten Unterlagen und enthalten alle nach der international anerkannten buchhalterischen Praxis erforderlichen ergänzenden Informationen, wenn diese Informationen für die Tätigkeiten der Unionseinrichtung von Belang sind.
Artikel 97
Bericht über den Haushaltsvollzug
(1) Die Berichte über den Haushaltsvollzug werden in Euro erstellt. Sie bestehen aus
a)
Übersichten, die sämtliche Einnahmen- und Ausgabenvorgänge des Haushaltsjahres zusammenfassen;
b)
Erläuterungen, die die Informationen in den Übersichten ergänzen und kommentieren.
(2) Das Haushaltsergebnis ist die Differenz aus
-
sämtlichen Einnahmen im betreffenden Haushaltsjahr und
-
dem Betrag der Zahlungen zulasten der Mittel des betreffenden Haushaltsjahres, zuzüglich der zulasten dieses Haushaltsjahres übertragenen Mittel.
Die Differenz gemäß Unterabsatz 1 erhöht bzw. verringert sich einerseits um den Nettobetrag der aus früheren Haushaltsjahren übertragenen und in Abgang gestellten Mittel und andererseits um
-
den Betrag der Zahlungen, die über die aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr übertragenen nichtgetrennten Mittel hinausgehen und auf Veränderungen des Euro-Wechselkurses zurückzuführen sind;
-
den Saldo aus - realisierten und nicht realisierten - Wechselkursgewinnen und -verlusten im betreffenden Haushaltsjahr.
(3) Die Berichte über den Haushaltsvollzug folgen der Gliederung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung.
Artikel 98
Vorläufige Jahresrechnungen
(1) Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung übermittelt spätestens am 1. März des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres dem Rechnungsführer der Kommission und dem Rechnungshof die vorläufigen Jahresrechnungen.
(2) Außerdem übermittelt der Rechnungsführer der Unionseinrichtung spätestens am 1. März des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres dem Rechnungsführer der Kommission ein Berichterstattungspaket nach dem vom Rechnungsführer der Kommission für Konsolidierungszwecke vorgegebenen Muster.
Artikel 99
Billigung der endgültigen Jahresrechnungen
(1) Gemäß Artikel 148 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 legt der Rechnungshof spätestens am 1. Juni des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres seine Bemerkungen zu den vorläufigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung vor.
(2) Nach Erhalt der Bemerkungen des Rechnungshofes zu den vorläufigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung erstellt der Rechnungsführer im Einklang mit Artikel 50 die endgültigen Jahresrechnungen. Der Direktor übermittelt diesen dem Verwaltungsrat, der eine Stellungnahme dazu abgibt.
(3) Der Rechnungsführer übermittelt dem Rechnungsführer der Kommission, dem Rechnungshof, dem Europäischen Parlament und dem Rat die endgültigen Jahresrechnungen mit der Stellungnahme des Verwaltungsrates spätestens am 1. Juli des folgenden Haushaltsjahres.
Außerdem übermittelt der Rechnungsführer der Unionseinrichtung dem Rechnungsführer der Kommission spätestens am 1. Juli ein Berichterstattungspaket nach dem vom Rechnungsführer der Kommission für Konsolidierungszwecke vorgegebenen Muster.
(4) Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung legt dem Rechnungshof gleichzeitig mit den endgültigen Jahresrechnungen eine Vollständigkeitserklärung zu den endgültigen Jahresrechnungen vor; eine Kopie der Vollständigkeitserklärung geht an den Rechnungsführer der Kommission.
Den endgültigen Jahresrechnungen ist ein Vermerk des Rechnungsführers beigefügt, in dem dieser erklärt, dass die endgültigen Jahresrechnungen gemäß den Bestimmungen dieses Titels und den geltenden Rechnungsführungsprinzipien, -vorschriften und -methoden erstellt wurden.
Die endgültigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung werden spätestens am 15. November des folgenden Jahres im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.
(5) Der Direktor übermittelt dem Rechnungshof spätestens am 30. September des auf das abgeschlossene Haushaltsjahr folgenden Jahres eine Antwort auf die vom Rechnungshof in seinem Jahresbericht formulierten Bemerkungen. Die Antwort der Unionseinrichtung wird gleichzeitig der Kommission zugeleitet.
KAPITEL 2
Rechnungsführung und Bestandsverzeichnisse
Abschnitt 1
Gemeinsame Bestimmungen
Artikel 100
Rechnungsführungssystem
(1) Das Rechnungsführungssystem der Unionseinrichtung dient dazu, Haushalts- und Finanzdaten aufzunehmen, zu klassifizieren und zu registrieren.
(2) Das Rechnungsführungssystem ist untergliedert in eine Finanzbuchführung und eine Buchführung über die Haushaltsvorgänge. Die Buchführungen werden nach Kalenderjahren in Euro erstellt.
(3) Der bevollmächtigte Anweisungsbefugte kann zudem eine analytische Buchführung unterhalten.
Artikel 101
Gemeinsamte Anforderungen an das Rechnungsführungssystem der Organe und Einrichtungen
Die Rechnungsführungsvorschriften und der einheitliche Kontenplan, die von der Unionseinrichtung anzuwenden sind, werden gemäß Artikel 152 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 vom Rechnungsführer der Kommission festgelegt.
Abschnitt 2
Finanzbuchführung und Haushaltsbuchführung
Artikel 102
Finanzbuchführung
In der Finanzbuchführung werden die Vorfälle und Vorgänge, die sich auf die Wirtschafts-, Finanz- und Vermögenslage der Unionseinrichtung auswirken, nach der Methode der doppelten Buchführung chronologisch nachgezeichnet.
Artikel 103
Buchungsvorgänge in der Finanzbuchführung
(1) In der Finanzbuchführung werden die Salden und die Kontenbewegungen in die Bücher aufgenommen.
(2) Jeder Buchungsvorgang, einschließlich der Berichtigungsbuchungen, stützt sich auf entsprechende, ausdrücklich genannte Belege.
(3) Das Buchungssystem muss es ermöglichen, sämtliche Buchungsvorgänge mittels eines Prüfpfads klar nachzuvollziehen.
Artikel 104
Berichtigungsbuchungen
Der Rechnungsführer der Unionseinrichtung nimmt nach Ende des Haushaltsjahres bis zum Zeitpunkt der Vorlage der endgültigen Jahresrechnungen in der Finanzbuchführung alle Berichtigungen vor, die für eine den tatsächlichen Verhältnissen entsprechende Darstellung der Finanzbuchführung erforderlich sind, aber keine Einzahlungen oder Auszahlungen zulasten des betreffenden Haushaltsjahres bewirken. Diese Berichtigungen müssen den Rechnungsführungsvorschriften nach Artikel 101 genügen.
Artikel 105
Haushaltsbuchführung
(1) Die Haushaltsbuchführung bietet eine ausführliche Aufzeichnung der Ausführung des Haushaltsplans der Unionseinrichtung.
(2) Für die Zwecke von Absatz 1 erfasst sie alle in Titel IV vorgesehenen Haushaltsvollzugshandlungen in Einnahmen und Ausgaben.
Artikel 106
Bestandsverzeichnis
(1) Die Unionseinrichtung führt nach dem vom Rechnungsführer der Kommission vorgegebenen Muster mengen- und wertmäßige Bestandsverzeichnisse aller Sachanlagen, immateriellen Anlagen und Finanzanlagen, die dem Vermögen der Union zuzurechnen sind.
Die Unionseinrichtung prüft die Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit dem tatsächlichen Bestand.
(2) Veräußerungen von Sachanlagen der Unionseinrichtung werden in geeigneter Form bekannt gemacht.
TITEL X
EXTERNE PRÜFUNG, ENTLASTUNG UND BETRUGSBEKÄMPFUNG
Artikel 107
Externe Prüfung
(1) Ein unabhängiger externer Prüfer überprüft, dass im Jahresabschluss der Unionseinrichtung vor der Konsolidierung in den endgültigen Jahresrechnungen der Unionseinrichtung ordnungsgemäß die Einnahmen, die Ausgaben und die finanzielle Lage der Unionseinrichtung wiedergegeben sind.
Sofern der Gründungsakt nichts anderes vorsieht, erstellt der Rechnungshof entsprechend den Anforderungen nach Artikel 287 Absatz 1 AEUV einen besonderen Jahresbericht über die Unionseinrichtung.
Bei der Erstellung des in Unterabsatz 2 genannten Berichts berücksichtigt der Rechnungshof die vom unabhängigen externen Prüfer gemäß Unterabsatz 1 durchgeführten Arbeiten sowie die in Reaktion auf die Ergebnisse getroffenen Maßnahmen.
(2) Die Unionseinrichtung übermittelt dem Rechnungshof ihren endgültig verabschiedeten Haushaltsplan. Sie unterrichtet den Rechnungshof binnen kürzester Frist über alle ihre Beschlüsse und Handlungen gemäß den Artikeln 10, 14, 19 und 23.
(3) Für die Kontrolle durch den Rechnungshof gelten die Artikel 158 bis 163 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012.
Artikel 108
Zeitplan für das Entlastungsverfahren
(1) Auf Empfehlung des Rates erteilt das Europäische Parlament vor dem 15. Mai des Jahres n + 2 dem Direktor Entlastung für die Ausführung des Haushaltsplans des Haushaltsjahres n, es sei denn, der Gründungsakt enthält anders lautende Bestimmungen. Der Direktor unterrichtet den Verwaltungsrat über die Bemerkungen des Europäischen Parlaments, die in der Entschließung zum Entlastungsbeschluss enthalten sind.
(2) Kann die in Absatz 1 genannte Frist nicht eingehalten werden, so teilt das Europäische Parlament oder der Rat dem Direktor die Gründe für den Aufschub des Entlastungsbeschlusses mit.
(3) Vertagt das Europäische Parlament die Annahme des Entlastungsbeschlusses, so trifft der Direktor in Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsrat so rasch wie möglich Vorkehrungen, um die Hinderungsgründe auszuräumen.
Artikel 109
Entlastungsverfahren
(1) Der Entlastungsbeschluss betrifft die Rechnung über alle Einnahmen und Ausgaben der Unionseinrichtung, das Haushaltsergebnis sowie das Vermögen und die Schulden der Unionseinrichtung, wie sie im Jahresabschluss dargestellt sind.
(2) Im Vorfeld der Entlastungserteilung prüft das Europäische Parlament nach dem Rat die Jahresrechnungen und den Jahresabschluss der Unionseinrichtung. Des Weiteren prüft es den Jahresbericht des Rechnungshofs mit den Antworten des Direktors der Unionseinrichtung, die relevanten Sonderberichte des Rechnungshofs für das betreffende Haushaltsjahr sowie dessen Erklärung über die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung und die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge.
(3) Der Direktor übermittelt dem Europäischen Parlament auf dessen Anfrage und in der in Artikel 165 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 vorgesehenen Weise alle Informationen, die für die ordnungsgemäße Abwicklung des Entlastungsverfahrens für das betreffende Haushaltsjahr erforderlich sind.
Artikel 110
Folgemaßnahmen
(1) Der Direktor trifft alle zweckdienlichen Maßnahmen, um den Bemerkungen im Entlastungsbeschluss des Europäischen Parlaments sowie den Anmerkungen, die den Entlastungsempfehlungen des Rates beigefügt sind, nachzukommen.
(2) Auf Ersuchen des Europäischen Parlaments oder des Rates erstattet der Direktor Bericht über die Maßnahmen, die er aufgrund dieser Bemerkungen und Anmerkungen getroffen hat. Der Direktor übermittelt der Kommission und dem Rechnungshof eine Kopie.
Artikel 111
Vor-Ort-Kontrollen durch Kommission, Rechnungshof und OLAF
(1) Die Unionseinrichtung gewährt Bediensteten der Kommission und sonstigen von ihr ermächtigten Personen sowie dem Rechnungshof Zugang zu ihren Standorten und Räumlichkeiten sowie zu allen zur Durchführung ihrer Prüfungen erforderlichen Daten und Informationen, einschließlich Daten und Informationen in elektronischer Form.
(2) Das Europäische Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) kann gemäß den Vorschriften und Verfahren, die in der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates (9) und in der Verordnung (Euratom, EG) Nr. 2185/96 des Rates (10) niedergelegt sind, Untersuchungen einschließlich Kontrollen und Überprüfungen vor Ort durchführen, um festzustellen, ob im Zusammenhang mit einer Finanzhilfe oder Auftragsvergabe im Rahmen dieser Verordnung ein Betrugs- oder Korruptionsdelikt oder eine sonstige rechtswidrige Handlung, die den finanziellen Interessen der Union schadet, vorliegt.
(3) Unbeschadet der Absätze 1 und 2 müssen Vereinbarungen mit Drittländern und internationalen Organisationen, Verträge, Finanzhilfevereinbarungen und Vergabeentscheidungen der Unionseinrichtung Bestimmungen enthalten, die den Europäischen Rechnungshof und das OLAF ausdrücklich ermächtigen, solche Rechnungsprüfungen und Untersuchungen im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten durchzuführen.
TITEL XI
ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 112
Auskunftsrecht des Europäischen Parlaments und des Rates
Das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission sind befugt, zu den in ihre Zuständigkeitsbereiche fallenden Haushaltsfragen alle erforderlichen Auskünfte und Nachweise von der Unionseinrichtung zu erhalten.
Artikel 113
Erlass der neuen Finanzregelung der Unionseinrichtung
Jede der in Artikel 208 der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 966/2012 genannten Einrichtungen erlässt eine neue Finanzregelung, die zum 1. Januar 2014 in Kraft treten soll, in jedem Fall jedoch innerhalb von sechs Monaten nach dem Zeitpunkt, ab dem eine Einrichtung - nach Gewährung eines Beitrags zulasten des Haushalts - in den Anwendungsbereich von Artikel 208 der Verordnung fällt.
Artikel 114
Durchführungsbestimmungen zur Finanzregelung der Unionseinrichtung
Der Verwaltungsrat erlässt erforderlichenfalls auf Vorschlag des Direktors und nach Zustimmung der Kommission ausführliche Bestimmungen zur Durchführung der Finanzregelung der Unionseinrichtung.
Artikel 115
Aufhebung
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 wird mit Wirkung vom 1. Januar 2014 aufgehoben. Artikel 40 gilt jedoch weiterhin bis zum 31. Dezember 2014 und Artikel 27 Absätze 4 und 7 gelten weiterhin bis zum 31. Dezember 2015.
Artikel 116
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft. Sie gilt ab dem 1. Januar 2014. Artikel 47 und Artikel 82 Absatz 5 gelten jedoch erst ab dem 1. Januar 2015, Artikel 32 und Artikel 33 Absätze 5 und 8 erst ab dem 1. Januar 2016.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 30. September 2013