KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) Nr. 1244/2014
af 20. november 2014
om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 375/2014 om oprettelse af det frivillige europæiske korps for humanitær bistand (»initiativet EU-bistandsfrivillige«)
(EØS-relevant tekst)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 375/2014 om oprettelse af det frivillige europæiske korps for humanitær bistand (»initiativet EU-bistandsfrivillige«) (1), særlig artikel 9, stk. 3, artikel 10, stk. 1, og artikel 12, stk. 6, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I henhold til forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter Kommissionen regler og procedurer, der omfatter de nødvendige betingelser, ordninger og krav, som sende- og værtsorganisationer skal anvende i forbindelse med udpegning, udvælgelse, forberedelse, forvaltning og udsendelse af kandidater og EU-bistandsfrivillige til støtte for humanitære bistandsaktioner i tredjelande. Forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter, at disse regler vedtages ved delegerede retsakter, og at procedurerne vedtages ved gennemførelsesretsakter.
(2)
Alle med interesse i initiativet EU-bistandsfrivillige, herunder de frivillige selv og sende- og værtsorganisationerne, bør tilskyndes til at tage initiativets væsen til sig og dele det med andre.
(3)
Det er vigtigt, at kandidater udpeges og udvælges ved hjælp af en ikke-diskriminerende, retfærdig og gennemsigtig procedure på grundlag af et partnerskab mellem sende- og værtsorganisationer, der er i overensstemmelse med de faktiske behov, som værtsorganisationerne på lokalt plan tilkendegiver.
(4)
Både sende- og værtsorganisationer bør give de frivillige grundige introduktionskurser for at forhindre misforståelser med hensyn til roller og forventninger og for på passende vis og rent praktisk at forberede dem på udsendelse. Dette vil skabe grundlag for tillid og accept i værtssamfundet under fuld hensyntagen til relevante kulturelle forhold af sensitiv karakter.
(5)
Uddannelse er en afgørende del af forberedelsen forud for udsendelse og bør tilbydes alle kandidater inden for rammerne af et struktureret program bestående af obligatoriske og valgfrie kurser. Juniormedarbejdere bør desuden have mulighed for - eventuelt gennem praktikophold - at videreudvikle deres kompetencer og tilegne sig ny specifik viden og færdigheder, der er relevante i den humanitære sektor. Denne indsats bør i særdeleshed have relevans for sende- og værtsorganisationernes aktiviteter og situation.
(6)
Sende- og værtsorganisationer bør indføre et passende vejlednings- og personaleforvaltningssystem. De bør i fællesskab vejlede og vurdere de EU-bistandsfrivilliges præstation og resultater og give dem feedback vedrørende deres opgavebeskrivelse og mål. Det vil bidrage til at forbedre ansvarligheden om initiativet EU-bistandsfrivillige.
(7)
Mentorordninger bør supplere vejlednings- og personaleforvaltningssystemet og sikre de EU-bistandsfrivillige yderligere støtte før, under og efter udsendelsen.
(8)
Der bør under udsendelsen i tredjelandene etableres en kanal for løbende kommunikation og yderligere støtte fra sendeorganisationerne. Alle EU-bistandsfrivillige bør modtage en debriefing og tilbydes støtte efter endt udsendelse.
(9)
De EU-bistandsfrivillige bør tilbydes passende arbejds- og levevilkår, så de kan udføre deres opgaver under sikre og sundhedsmæssigt forsvarlige forhold og få opfyldt deres basale behov uden at lide personlig nød under hensyntagen til, at frivilliges livsstil er beskeden, ikke ekstravagant. Det er ikke hensigten, at tilskud til opholdsudgifter og andre betalinger, som EU-bistandsfrivillige tildeles, skal udgøre løn for ordinært arbejde. Satserne for disse betalinger bør ikke fastsættes i lyset af erhvervserfaring eller ekspertise eller på grundlag af den frivilliges opgavebeskrivelse, da betalingerne alene har til formål at dække leveomkostninger under udsendelsen. For at sikre en høj og ensartet beskyttelse bør alle EU-bistandsfrivillige være dækket af en omfattende forsikringspolice, der specifikt er udformet til at beskytte dem under hele deres udsendelse i tredjelande og i andre relevante perioder før og efter.
(10)
Omhu er helt afgørende og er et fælles ansvar. Sende- og værtsorganisationerne bør så vidt muligt drage omsorg for de EU-bistandsfrivilliges sundhed, sikkerhed og trivsel og udvikle passende sikkerheds- og sundhedsprocedurer. EU-bistandsfrivillige bør ligeledes gøre alt for at garantere deres egen og andres sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen.
(11)
De EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation bør under hele udsendelsen løbende overvåges og vurderes. Overvågningen og vurderingen bør baseres på et vejlednings- og præstationsstyringssystem og tilvejebringe data, der viser, i hvilket omfang den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation - med hensyn til resultater og indvirkninger - bidrager til målene for projektet og for initiativet generelt.
(12)
Der er brug for en effektiv certificeringsmekanisme for at sikre, at sende- og værtsorganisationerne overholder de fælles regler, der er fastsat i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og de procedurer, der er fastsat i denne forordning. En sådan certificeringsmekanisme bør baseres på principperne om forenkling og ikke-overlapning, en sondring mellem sende- og værtsorganisationer, omkostningseffektivitet, gennemsigtighed og upartiskhed og bør fremme diversitet og tilgængelighed.
(13)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra det udvalg, der er nedsat i medfør af artikel 26 i forordning (EU) nr. 375/2014.
(14)
For at sikre en rettidig gennemførelse af initiativet EU-bistandsfrivillige bør denne forordning træde i kraft hurtigst muligt, da den fastsætter de bestemmelser, på grundlag af hvilke gennemførelsesorganisationerne udsender EU-bistandsfrivillige i tredjelande -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand
Denne forordning fastsætter bestemmelser til gennemførelse af forordning (EU) nr. 375/2014 for så vidt angår forordningens artikel 9, stk. 3, artikel 10, stk. 1, og artikel 12, stk. 6:
a)
de procedurer, der skal følges ved udpegning og udvælgelse og ved den nødvendige forberedelse forud for udsendelsen af kandidater, herunder praktikophold, hvor det er relevant
b)
de nærmere ordninger for uddannelsesprogrammet og proceduren for vurdering af, om kandidaterne er parate til at blive udsendt
c)
bestemmelser vedrørende udsendelse og organisering af EU-bistandsfrivillige i tredjelande, herunder bl.a. vejledning på stedet, fortsat støtte via coaching, mentorordninger, supplerende uddannelse, påkrævede arbejdsvilkår, støtte efter udsendelsen
d)
dækning af forsikringsudgifter og af de frivilliges leveomkostninger, herunder opholdsudgifter, logi, rejser og andre relevante udgifter
e)
procedurer, der skal følges inden, under og efter udsendelsen for at sikre omhu og passende sikkerhedsforanstaltninger, herunder protokoller for medicinsk evakuering og sikkerhedsplaner, som omfatter nødevakuering fra tredjelande, herunder de nødvendige procedurer for kontakt med nationale myndigheder
f)
procedurer for overvågning og vurdering af de EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation
g)
en certificeringsmekanisme, der sikrer, at sendeorganisationer overholder de regler og procedurer, der er omhandlet i artikel 9 i forordning (EU) nr. 375/2014, og en differentieret certificeringsmekanisme for værtsorganisationer.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning finder definitionerne i artikel 3 i forordning (EU) nr. 375/2014 og definitionerne i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, anvendelse. Derudover forstås ved:
a) »kompetenceramme«: en ramme som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
b) »lærings- og udviklingsplan«: en plan som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
c) »underviser«: en person, som uddannelsesudbyderen har ansat til at undervise i et eller flere uddannelsesmoduler eller til at lette scenariebaserede simuleringsøvelser og til at vurdere kandidatens kompetencer
d) »uddannelsesmentor«: en underviser, som uddannelsesudbyderen har ansat til at varetage en koordineringsrolle, der består i at vurdere, om kandidaten er egnet til udsendelse. Uddannelsesmentoren har ansvaret for en gruppe af kandidater. Vedkommende koordinerer vurderingen af kandidaternes kompetencer på grundlag af feedback fra andre undervisere og afvikler personlige samtaler med kandidaterne for at drøfte deres selvevaluering og undervisernes vurdering
e) »mentorordning«: en uformel form for overførsel af viden, social kapital og psykosocial bistand med relevans for arbejde, karriere og faglig udvikling. Mentorordninger omfatter uformel kommunikation, almindeligvis personlig kommunikation i en sammenhængende periode mellem på den ene side en person, som værtsorganisationen har udpeget som mentor, og som anses for at besidde relevant viden, ekspertise og erfaring, og på den anden side den EU-bistandsfrivillige
f) »debriefing«: en proces, der giver sende- og værtsorganisationerne og de EU-bistandsfrivillige klare informationer om de opgaverelaterede resultater samt de EU-bistandsfrivilliges resultater og omfatter anbefalinger eller læringsresultater vedrørende deres oplevelser og udbytte af udsendelsen samt opnåede erfaringer og sikrer en positiv faglig afslutning af udsendelsen.
KAPITEL 2
UDPEGNING OG UDVÆLGELSE AF KANDIDATER
Artikel 3
Udpegnings- og udvælgelsesprocedure
1. Sende- og værtsorganisationerne fastsætter i fællesskab en udpegnings- og udvælgelsesprocedure. De respektive roller, ansvar og procedurer beskrives nærmere for at sikre en gennemsigtig, retfærdig og effektiv rekrutteringsproces, der følger reglerne for ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
2. Udpegnings- og udvælgelsesproceduren baseres på et partnerskab mellem sende- og værtsorganisationerne og skal sikre en rettidig og løbende kommunikation. Sendeorganisationen sørger for, at værtsorganisationen konsekvent involveres gennem hele rekrutteringsprocessen.
3. Den fastlagte udpegnings- og udvælgelsesprocedure finder anvendelse på alle faser af rekrutteringsprocessen.
4. Udpegnings- og udvælgelsesproceduren skal som minimum omfatte:
a)
en opgavebeskrivelse, en kompetenceprofil samt udvælgelseskriterier for EU-bistandsfrivillige som omhandlet i artikel 4
b)
opslag af stillingen og ansøgningsprocedure som omhandlet i artikel 5
c)
vurdering samt indledende og endelig udpegning af de bedste ansøgere som omhandlet i artikel 6
d)
udvælgelse som omhandlet i artikel 7.
Artikel 4
Specifikation af opgavebeskrivelsen, kompetenceprofilen og udvælgelseskriterierne for EU-bistandsfrivillige
1. På grundlag af en behovsvurdering foretaget i overensstemmelse med Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, foreslår værtsorganisationen, jf. de i punkt 1 i bilag I fastsatte krav, indholdet i den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse, herunder fleksible elementer for at tage højde for den frivilliges input efter rekrutteringen.
2. Sendeorganisationen vurderer opgavebeskrivelsen for alt efter behov at hjælpe med at ændre den med henblik på at sikre en passende og realistisk matchning, der tager højde for de EU-bistandsfrivilliges forventede kompetencer og værtsorganisationens behov og kapacitet til at engagere frivillige.
3. På grundlag af opgavebeskrivelsen og kompetencerammen fastlægger sende- og værtsorganisationerne i detaljer den EU-bistandsfrivilliges kompetenceprofil og udvælgelseskriterierne, herunder de minimumskrav, der skal anvendes i rekrutteringsprocessen. Af kompetenceprofilen skal det også fremgå, om den frivillige er en senior- eller en juniormedarbejder, og om der eventuelt er behov for et praktikophold.
Artikel 5
Opslag af stillingen og ansøgningsprocedure
1. Sendeorganisationen er ansvarlig for at opslå stillingen. Med hjælp fra værtsorganisationen sammensætter den en informationspakke til brug ved opslaget af stillingen med henblik på at informere om initiativet og tiltrække kandidater.
2. Stillingsopslaget skal som minimum være udformet på engelsk, i et klart, konkret og letforståeligt sprog og give oplysninger om den stilling, som kandidaterne tilbydes, i overensstemmelse med kravene i punkt 2 i bilag I.
3. Stillingen skal være opslået i mindst en måned på den centrale platform for initiativet EU-bistandsfrivillige med mulighed for at anvende yderligere tiltag for at tiltrække ansøgere til den centrale platform. I behørigt begrundede tilfælde kan stillinger i forbindelse med humanitære kriseaktioner være opslået i under en måned, men ikke i mindre end en uge.
4. Ansøgerne skal anvende et standardiseret ansøgningsskema, der omfatter et struktureret CV. Ansøgerne skal også udfylde et standardiseret selvevalueringsskema for at vurdere deres kompetencer med henblik på kompetencerammen og deres evne til at tilpasse sig opgavebeskrivelsen samt de arbejds- og levevilkår, der er beskrevet i stillingsopslaget. De skal give deres samtykke til at ville arbejde og leve under disse vilkår.
Artikel 6
Vurdering samt indledende og endelig udpegning af de bedste ansøgere
1. Sendeorganisationen vurderer ansøgerne på grundlag af de oplysninger, som de har givet i ansøgningsskemaet og i selvevalueringsskemaet, en motiveret begrundelse for at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige - og for at søge den specifikke stilling - samt en vurdering af deres evne til at analysere et relevant humanitært bistandsscenarie ved hjælp af en skriftlig test, et essay eller lignende.
2. På grundlag af vurderingen forelægger sendeorganisationen en indledende udpegning af de bedste ansøgere for værtsorganisationen, med henblik på at de i fællesskab udpeger de ansøgere, der skal indkaldes til samtale.
3. De endeligt udpegede ansøgere indkaldes på grundlag af kompetencerammen til en struktureret samtale. Samtalen kan være personlig eller foregå ved hjælp af telekommunikationsteknologi, om muligt med deltagelse af værtsorganisationen. Yderligere vurderingsmetoder kan omfatte prøver i assessmentcentre, gruppeaktiviteter og arbejdssimuleringsøvelser.
4. Sendeorganisationen kan om nødvendigt kontrollere personlige og faglige anbefalinger inden den endelige udvælgelse. Ansøgerne informeres om udvælgelsesprocessen i stillingsopslaget ved processens begyndelse.
Artikel 7
Udvælgelse
1. Værtsorganisationen træffer endelig afgørelse om den udvalgte kandidat og bekræfter sit valg over for sendeorganisationen, som er ansvarlig for stillingstildelingen og for at forberede introduktionsfasen. Til hver stilling kan der vælges en suppleant, som kan erstatte den udvalgte kandidat i tilfælde af, at denne trækker sig eller ikke længere står til rådighed.
2. Sende- og værtsorganisationerne skal gennem hele udpegnings- og udvælgelsesprocessen kunne dokumentere og begrunde deres udvælgelsesafgørelse for så vidt angår principperne om ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling.
3. Udvælgelsesproceduren afsluttes inden for en passende tidsperiode. Sendeorganisationen underretter alle ansøgere om udvælgelsesafgørelsen og om muligheden for at modtage feedback. Den opfordrer desuden den valgte kandidat til skriftligt at bekræfte sin interesse i at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige.
4. Sendeorganisationen sikrer sig, at dokumentationen i forbindelse med udpegnings- og udvælgelsesprocessen kan spores og bliver opbevaret i overensstemmelse med de regler for databeskyttelse, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
Artikel 8
Vurdering af læringsbehov
1. På grundlag af resultaterne af rekrutteringsprocessen, værtsorganisationens behov og den planlagte udsendelse vurderer sendeorganisationen læringsbehovene i samråd med værtsorganisationen og kandidaten og finder frem til de uddannelsesmoduler, som vedkommende skal deltage i, på grundlag af følgende kriterier:
a)
anciennitet med mulighed for, at seniormedarbejdere kan fokusere på obligatoriske moduler og vælge en projektstyringsuddannelse på et passende niveau samt specialiserede valgfrie moduler
b)
værtsorganisationens behov for bestemte kompetencer, som skal dækkes ved, at kandidaten deltager i valgfrie moduler
c)
kandidatens generelle kompetencer, som skal styrkes gennem deltagelse i valgfrie moduler.
2. Sendeorganisationen udfylder den lærings- og udviklingsplan, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og opregner de udvalgte kandidaters vurderede kompetencer og deres læringsbehov med henblik på fremsendelse til uddannelsesudbyderen.
KAPITEL 3
UDDANNELSESPROGRAM UNDER INITIATIVET EU-BISTANDSFRIVILLIGE
Artikel 9
Uddannelsesprogram
1. Uddannelsesudbyderne gennemfører et uddannelsesprogram for de endeligt udvalgte kandidater, eventuelt med bidrag fra sende- og værtsorganisationer og tidligere frivillige.
2. Uddannelsesprogrammet baseres på kompetencerammen og tilpasses efter henholdsvis junior- og seniormedarbejderes behov.
3. Uddannelsesprogrammet består af en kombineret læringstilgang baseret på e-læring og klasseundervisningsmoduler.
4. De obligatoriske moduler for alle kandidater skal omfatte:
a)
en generel introduktion til Den Europæiske Union, dens eksterne forbindelser og dens krisereaktionssystem
b)
en introduktion til humanitær bistand, Unionens humanitære bistandspolitik og initiativet EU-bistandsfrivillige
c)
håndtering af egen sikkerhed og sundhed
d)
projektstyring
e)
interkulturel bevidsthed (og tværfaglige spørgsmål)
f)
en scenariebaseret simuleringsøvelse, hvor kandidaterne skal demonstrere deres opnåede kompetencer.
5. De valgfrie moduler omfatter:
a)
fortalervirksomhed og kommunikation
b)
psykologisk førstehjælp
c)
uddannelse af videreformidlere
d)
forvaltning af frivillige
e)
organisatorisk udvikling
f)
om nødvendigt skræddersyede moduler, navnlig vedrørende tilpasning af kandidaternes tekniske kompetencer til en konkret humanitær bistandsaktion.
6. Kandidaterne skal følge alle de obligatoriske moduler og kan følge et eller flere valgfrie moduler, som udvælges i henhold til artikel 8.
7. Uddannelsesprogrammet med nærmere oplysninger om de enkelte moduler, herunder status, målgruppe, varighed, de kompetencer, der opbygges, og relaterede læringsresultater udformes i henhold til bilag II.
Artikel 10
Vurdering af kandidaterne under og efter uddannelsesforløbet
1. Under uddannelsesforløbet og efter dets afslutning vurderes på grundlag af kompetencerammen, om kandidaterne er parate til at blive udsendt.
2. Vurderingen tilrettelægges af underviserne i fællesskab og koordineres af kandidatens uddannelsesmentor.
3. Vurderingen af kompetencerne baseres på undervisernes vurderinger af kandidatens viden, færdigheder og personlige indstilling, herunder:
a)
den selvevaluering, som kandidaten skal foretage efter den scenariebaserede simuleringsøvelse
b)
undervisernes observationer efter hvert modul og efter den scenariebaserede simuleringsøvelse
c)
uddannelsesmentorens vurdering, som skal omfatte en grundig gennemgang af selvevalueringen og observationerne fra et personligt mentormøde mellem uddannelsesmentoren og kandidaten på grundlag af undervisernes feedback.
4. Vurderingen af alle kompetencer indføjes i kandidatens lærings- og udviklingsplan, som ajourføres ved uddannelsesforløbets afslutning, og som skal indeholde oplysninger om de fulgte kurser og de opnåede resultater.
5. Kandidater, som udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, erklæres uegnede. Underviserne og uddannelsesmentoren skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
KAPITEL 4
FORBEREDELSE AF KANDIDATER FORUD FOR UDSENDELSE
Artikel 11
Introduktionsprogram
1. Formålet med introduktionsforløbet er at gøre kandidaten eller den EU-bistandsfrivillige bekendt med sende- og værtsorganisationens kultur, politik og praksis samt forventningerne til opgavebeskrivelsen.
2. Sende- og værtsorganisationerne udvikler i fællesskab et introduktionsprogram. Programmet skal fastlægge deres roller og ansvar om muligt på grundlag af input fra tilbagevendte EU-bistandsfrivillige for at drage fordel af deres førstehåndsoplevelser og -erfaring. Programmet skal omfatte:
a)
introduktion forud for udsendelsen forestået af sendeorganisationen, jf. artikel 12
b)
introduktion i udsendelseslandet forestået af værtsorganisationen, jf. artikel 18.
3. Sende- og værtsorganisationerne tilrettelægger, hvor det er relevant, fællesmøder med deltagelse af alle kandidater eller EU-bistandsfrivillige.
Artikel 12
Introduktion forud for udsendelse
1. Sendeorganisationerne sikrer sig, at alle kandidater modtager en grundig og passende personlig introduktion forud for deres udsendelse. Denne introduktion skal som minimum omfatte følgende:
a)
organisations- og ledelsesstruktur og organisations- og ledelsesprocesser, teams, der er involverede i projektet (herunder projektlederen, den krisestyringsansvarlige, personaleafdelingen), organisationens mission og målsætninger i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
omfattende oplysninger om indholdet af det projekt, som kandidaten skal arbejde med, vedkommendes opgavebeskrivelse og den behovsvurdering, som understøtter den, samt de forventede arbejds- og levevilkår som omhandlet i artikel 22 og artikel 24-27
c)
de relevante rammebestemmelser, der finder anvendelse på den frivillige, som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
d)
de fælles regler og procedurer, der er relevante for den frivillige, bl.a. vedrørende disciplin, klager, afstandtagen fra svig og korruption, beskyttelse af børn og sårbare voksne samt overholdelse af adfærdskodeksen som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
e)
obligatorisk, situationsbestemt orientering om sikkerhed og sundhed (herunder lægeundersøgelse forud for afrejse) som omhandlet i artikel 28 og 30
f)
det indførte system og den indførte procedure for vejledning og præstationsstyring samt de indførte støttemekanismer, herunder mentorordninger og anden støtte som omhandlet i artikel 19, 20 og 21
g)
lærings- og udviklingsplanen
h)
information om netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige og om den måde, hvorpå det støtter frivillige før, under og efter udsendelse
i)
information om de kommunikations- og synlighedsaktiviteter, der er planlagt inden for rammerne af projektet, på grundlag af kommunikationsplanen som omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014, herunder kontaktoplysninger på Kommissionens ansvarlige regionale informationsmedarbejder
j)
debriefing som omhandlet i artikel 23.
2. I forbindelse med introduktionen giver sendeorganisationerne også oplysninger om Kommissionens lokale humanitære bistandskontor for udsendelseslandet og underretter dette kontor om den forestående udsendelse af EU-bistandsfrivillige.
3. Sendeorganisationen sikrer sig, at kandidaterne har læst og forstået alle de oplysninger, der gives i løbet af introduktionsforløbet, og at disse oplysninger forbliver let tilgængelige under hele varigheden af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 13
Praktikophold for juniormedarbejdere
1. Kandidater, som er juniormedarbejdere, kan ud over uddannelsen blive pålagt at gennemføre et praktikforløb i en sendeorganisation for gennem praktisk arbejde at få kendskab til de procedurer, etiske regler og sammenhænge, der er kendetegnende for humanitært arbejde, og yderligere forberede sig på den planlagte udsendelse som EU-bistandsfrivillig. Praktikopholdet må højst vare seks måneder med mulighed for begrænset forlængelse i behørigt begrundede undtagelsestilfælde.
2. Sendeorganisationen ændrer og ajourfører i samråd med værtsorganisationen og praktikanten læringsbehovene i lærings- og udviklingsplanen på grundlag af praktikstedets behov. I lærings- og udviklingsplanen fastlægges navnlig:
a)
de læringsresultater, som praktikanten forventes at opnå i løbet af praktikforløbet
b)
de opgaver, som praktikanten skal gennemføre som led i læringsprocessen, og de ressourcer, der skal stilles til rådighed
c)
de mål og resultater, som praktikanten forventes at opnå efter afslutning af praktikforløbet.
3. Følgende artikler i denne forordning finder tilsvarende anvendelse på praktikophold og pålægger de sendeorganisationer, der ansætter praktikanterne, visse forpligtelser:
a)
artikel 19, stk. 4, 5, 6 og 9, samt artikel 21 og 22
b)
artikel 24 med undtagelse af stk. 5. Kandidater, der kommer fra EU-lande eller fra tredjelande som omhandlet i artikel 23, stk. 1, litra b), i forordning (EU) nr. 375/2014 i overensstemmelse med betingelserne i nævnte artikel, og som er dækket af deres nationale socialsikrings- eller forsikringsordning i deres opholdsland, og som gennemfører et praktikophold i ovennævnte lande, modtager kun en tillægsdækning. Det betyder, at deres forsikringsdækning er begrænset til omkostninger, der ikke er dækket via den nationale socialsikrings- eller forsikringsordning. I særligt begrundede tilfælde, hvor den nationale socialsikrings- eller forsikringsordning kun dækker en del eller ingen af de omkostninger, der er omhandlet i artikel 24, stk. 5, dækkes 100 % af omkostningerne
c)
artikel 25 med undtagelse af stk. 6, artikel 26 og artikel 27, stk. 1, hvor det er relevant
d)
artikel 28, stk. 1, 8, og 14, og artikel 30, stk. 1, 4, 5, 6 og 7.
Artikel 14
Vurdering af kandidaten efter praktikopholdet
1. Ved afslutningen af praktikopholdet foretager praktikanten en selvevaluering på grundlag af kompetencerammen og lærings- og udviklingsplanen.
2. Praktikantens nærmeste chef fra sendeorganisationen gennemgår selvevalueringen og vurderer praktikanten i samråd med værtsorganisationen, især for at:
a)
vurdere praktikantens præstation i forhold til målene
b)
undersøge, om de aftalte resultater er blevet opnået
c)
klarlægge læringsresultaterne.
3. Kandidater, som udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, erklæres uegnede og kan ikke blive EU-bistandsfrivillige. Praktikantens nærmeste chef fra sendeorganisationen skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
Artikel 15
Yderligere uddannelse forud for udsendelse
Med forbehold af kandidatens deltagelse i uddannelsesprogrammet eller som praktikant kan sendeorganisationen tilbyde yderligere relevant uddannelse forud for udsendelsen, såsom uddannelse med henblik på tilpasning af kandidatens tekniske kompetencer, så de opfylder værtsorganisationens behov, kurser i sprog, der er nødvendige i udsendelseslandet osv.
Artikel 16
Kontrakt med den EU-bistandsfrivillige
1. På grundlag af resultaterne af introduktionsforløbet forud for udsendelsen og eventuelt praktikopholdet og andre uddannelsesforløb forud for udsendelsen som omhandlet i artikel 13-15 bekræfter sendeorganisationen i samråd med værtsorganisationen den endelige vurdering af kandidatens egnethed til udsendelse som EU-bistandsfrivillig.
2. Sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivillige, som er erklæret egnet, undertegner en udsendelseskontrakt som fastsat i artikel 14, stk. 5, i forordning (EU) nr. 375/2014.
3. Kontrakten, som udformes i tæt samråd med værtsorganisationerne, fastsætter de specifikke betingelser for udsendelse og den EU-bistandsfrivilliges rettigheder og forpligtelser. Det skal også fremgå, hvilket lands lovgivning der finder anvendelse på kontrakten, i overensstemmelse med Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og kontrakten skal desuden som minimum indeholde følgende elementer:
a)
den nærmere fastlæggelse af den EU-bistandsfrivilliges stilling og titel, udsendelsens varighed og udsendelsesstedet samt de opgaver, der skal udføres, som fastlagt i opgavebeskrivelsen, herunder elementerne fra kommunikationsplanen som omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014
b)
kontraktens varighed, herunder start- og sluttidspunkt
c)
præstationsstyring, herunder:
-
ledelsesstruktur, bl.a. den EU-bistandsfrivilliges ansvarlige nærmeste chef fra værtsorganisationen og kontaktpunktet for løbende støtte fra sendeorganisationen
-
mentorordninger
d)
arbejdsvilkår, herunder arbejdstid og orlov
e)
den EU-bistandsfrivilliges økonomiske rettigheder og forpligtelser, herunder de nødvendige foranstaltninger i forbindelse med deres ophold:
-
tilskud til opholdsudgifter og etablering
-
oplysninger om gældende beskatnings- og socialsikringsregler
-
forsikringsdækning
-
logi
-
rejse
f)
praktiske foranstaltninger:
-
lægeundersøgelse
-
visum og arbejdstilladelse
g)
fortrolighedskrav
h)
forventet adfærd fra den EU-bistandsfrivilliges side, herunder integritet og overholdelse af adfærdskodeksen samt beskyttelse af børn og sårbare voksne, bl.a. en klausul om nultolerance over for seksuelt misbrug, som vedlægges som bilag til kontrakten
i)
disciplinær politik og ophævelse af status som frivillig
j)
mæglingsmekanisme til brug ved problemløsning, klager og tvistbilæggelse
k)
ansvar og politikker vedrørende forvaltning af sikkerhed og sundhed
l)
læring og udvikling
-
uddannelse og introduktion
-
debriefing.
4. I tilfælde af en tvist mellem værts- eller sendeorganisationen og en EU-bistandsfrivillig har den EU-bistandsfrivillige ret til effektive retsmidler i overensstemmelse med de nationale bestemmelser, der gælder for sendeorganisationen.
Artikel 17
Registrering i databasen
Efter modtagelse af den EU-bistandsfrivilliges udtrykkelige samtykke registrerer sendeorganisationen den EU-bistandsfrivilliges oplysninger i databasen som omhandlet i artikel 13 i forordning (EU) nr. 375/2014 (i det følgende benævnt »databasen«). Enhver behandling af personoplysninger i forbindelse med denne database skal foregå i overensstemmelse med reglerne for databeskyttelse som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014. Når Kommissionen behandler personoplysninger i forbindelse med denne database finder forordning (EF) nr. 45/2001 (2) anvendelse.
KAPITEL 5
UDSENDELSE OG FORVALTNING AF EU-BISTANDSFRIVILLIGE
Artikel 18
Introduktion i udsendelseslandet
1. Værtsorganisationerne sørger for, at alle EU-bistandsfrivillige efter deres ankomst til udsendelseslandet får en grundig og passende introduktion på stedet, der som minimum omfatter følgende:
a)
organisations- og ledelsesstruktur og organisations- og ledelsesprocesser, teams, der er involverede i projektet (herunder projektlederen, det operationelle og tekniske team, den krisestyringsansvarlige samt støtteteams såsom personale- og økonomiafdelingen), projektsted(er) og organisationens mission og målsætninger i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
omfattende oplysninger om værtsorganisationens mission, kompetenceområde og projekter, de berørte samfund, de operationelle forhold samt forventningerne til resultaterne af den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og den behovsvurdering, som understøtter den
c)
de relevante lokale rammebestemmelser, der gælder for den EU-bistandsfrivillige
d)
obligatorisk, situationsbestemt orientering om sikkerhed og sundhed som omhandlet i artikel 28 og 30
e)
det indførte system og den indførte procedure for vejledning og præstationsstyring samt de indførte støttemekanismer, herunder mentorordninger og anden støtte som omhandlet i artikel 19, 20 og 21
f)
kulturel orientering om landet, regionen og udsendelsesstedet, herunder retningslinjer for passende adfærd
g)
debriefing på stedet som omhandlet i artikel 23.
2. Værtsorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige har læst og forstået alle de oplysninger, der gives i løbet af introduktionsforløbet i udsendelseslandet, og at disse oplysninger forbliver let tilgængelige under hele varigheden af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 19
Vejledning og præstationsstyring
1. Sende- og værtsorganisationerne udvikler i fællesskab et præstationsstyringssystem, der er baseret på præstationsmål og forventede resultater, for at måle fremskridtene og kvaliteten af den EU-bistandsfrivilliges arbejde i henhold til opgavebeskrivelsen.
2. I præstationsstyringsproceduren beskrives sende- og værtsorganisationernes respektive roller og ansvar i forbindelse med vejledningen af den EU-bistandsfrivillige.
3. Under introduktionsforløbet fastsætter sende- og værtsorganisationerne sammen med den EU-bistandsfrivillige dennes præstationsmål og giver vedkommende mulighed for at fremsætte bemærkninger til de fleksible elementer i opgavebeskrivelsen.
4. Værtsorganisationen udpeger den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef, som skal være ansvarlig for at vejlede den EU-bistandsfrivillige, og som med passende mellemrum, og når det praktisk kan lade sig gøre, skal holde vejledningsmøder med den EU-bistandsfrivillige.
5. Hvis det er relevant, og afhængigt af udsendelsens varighed, foretager sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef fra værtsorganisationen sammen med den EU-bistandsfrivillige en fælles midtvejsevaluering af den frivilliges præstation for formelt at evaluere integrationsprocessen og fremskridtene med opfyldelsen af målene og for at justere målene, opgavebeskrivelsen samt lærings- og udviklingsplanen.
6. Hvis konklusionen i midtvejsevalueringen er, at den EU-bistandsfrivillige udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, træffer værtsorganisationen efter aftale med sendeorganisationen afgørelse om at afslutte udsendelsen før tid. De skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
7. Sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef fra værtsorganisationen foretager sammen med den EU-bistandsfrivillige en endelig præstationsvurdering for ved afslutningen af udsendelsen at evaluere den EU-bistandsfrivilliges indsats i forhold til målene for vedkommendes opgavebeskrivelse og i forhold til lærings- og udviklingsplanen.
8. Resultaterne af præstationsvurderingen integreres i den EU-bistandsfrivilliges lærings- og udviklingsplan.
9. Sendeorganisationen opbevarer præstationsvurderingsoptegnelserne i overensstemmelse med de regler for databeskyttelse, som er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og registrerer i databasen, om udsendelsen er blevet afsluttet planmæssigt eller ej, og hvis ikke, hvad årsagen hertil er.
Artikel 20
Løbende vejledning fra sendeorganisationer
1. Forud for udsendelsen udpeger sendeorganisationen en kontaktperson, som skal stå til rådighed i hele udsendelsens varighed, og som skal have regelmæssig kontakt med den EU-bistandsfrivillige for at:
a)
bistå den EU-bistandsfrivillige i etablerings- og overgangsfasen
b)
yde den nødvendige ekstra støtte til den EU-bistandsfrivillige og værtsorganisationen
c)
tage del i midtvejsevalueringen og i endelige evalueringer samt i andre møder, hvis det er nødvendigt, og
d)
yde mæglingsstøtte i tilfælde af uoverensstemmelser mellem værtsorganisationen og den EU-bistandsfrivillige.
2. Hvis den udpegede kontaktperson ikke længere er i stand til at udfylde sin rolle under udsendelsen, findes der hurtigst muligt en stedfortræder for at sikre bistandens kontinuitet.
Artikel 21
Mentorordning
1. Værtsorganisationen udpeger en eller flere mentorer for den EU-bistandsfrivillige med henblik på at yde støtte på områder såsom:
a)
udvikling af faglige færdigheder, præstationsforbedring og tilegnelse af viden
b)
kulturel integration og akklimatisering
c)
vejledning i tilknytning til opgavebeskrivelsen og
d)
håndtering af psykosociale problemstillinger.
2. Den eller de udpegede mentor(er) skal have adgang til og basere deres støtte på den EU-bistandsfrivilliges lærings- og udviklingsplan og opgavebeskrivelse. Mentoren eller mentorerne mødes regelmæssigt med den EU-bistandsfrivillige for at drøfte dennes fremskridt og hjælpe med at løse udsendelsesmæssigt relaterede og personlige problemer.
3. Vejledningen tilpasses efter de lokale forhold og skal, såfremt det er muligt, også være relevant for lokale frivillige.
4. Sendeorganisationen skal gøre det lettere at yde vejledning ved gennem et samarbejde med værtsorganisationen at yde analytisk støtte, uddannelsesstøtte og anden form for kapacitetsopbyggende støtte og ved i deres egne strukturer og netværk at finde frem til egnede personer, der har de nødvendige færdigheder, i tilfælde af at adgangen til egnede vejledere på stedet er begrænset.
5. Hvis det er relevant, kan fjernvejledning overvejes, især gennem netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 22
Arbejdsvilkår
1. Alle EU-bistandsfrivillige skal sikres passende arbejdsvilkår, der sætter dem i stand til at udføre deres arbejde tilfredsstillende under udsendelsen, og sikrer deres trivsel, motivation, sundhed og sikkerhed. Arbejdsvilkårene skal være i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i direktiv 89/391/EF (3) og direktiv 2003/88/EF (4).
2. Sende- og værtsorganisationerne samarbejder om at fastsætte passende arbejdsvilkår på grundlag af de lokale og nationale operationelle forhold.
3. Værtsorganisationen giver de nødvendige oplysninger og foreslår arbejdsvilkårene, hvorefter sendeorganisationen vurderer, om de er egnede og passende til at sikre overensstemmelse med deres pligt til at udvise omhu og med sendeorganisationens generelle politikker og praksis.
4. Sende- og værtsorganisationerne sørger i fællesskab for, at sikkerheds- og sundhedsrisici forebygges, håndteres og afbødes, og at de foreslåede arbejdsvilkår følger de vedtagne sikkerheds- og sundhedsprocedurer som omhandlet i artikel 28, 29 og 30 og er i overensstemmelse med kravene vedrørende arbejdstid, orlov, daglige og ugentlige hvileperioder og arbejdsstedet som omhandlet i punkt 3 i bilag I.
Artikel 23
Udsendelsens afslutning og støtte efter endt udsendelse
1. Sende- og værtsorganisationerne træffer i fællesskab beslutning om indholdet og formen af den debriefing, som alle EU-bistandsfrivillige, også dem, der vender tilbage før tid, modtager.
2. Værtsorganisationen giver den EU-bistandsfrivillige en personlig eller gruppebaseret debriefing, der omfatter den endelige præstationsvurdering som omhandlet i artikel 19, stk. 7, og, såfremt det er relevant, en projektbeskrivelse til det team og de samarbejdspartnere, der viderefører de aktiviteter, som den EU-bistandsfrivillige har varetaget, med henblik på at sikre bæredygtighed og kontinuitet.
3. Sendeorganisationen giver de tilbagevendte EU-bistandsfrivillige en rettidig personlig eller gruppebaseret debriefing samt operationelle eller projektorienterede debriefinger baseret på feedback fra værtsorganisationen og den endelige gennemførelse af lærings- og udviklingsplanen.
4. Sendeorganisationen hjælper med at få en lægeundersøgelse i stand efter endt udsendelse ved den EU-bistandsfrivilliges hjemkomst og tilbyder psykosociale debriefingmøder og rådgivningsstøtte, som den EU-bistandsfrivillige kan deltage i på frivillig basis.
5. Sende og værtsorganisationerne vejleder den EU-bistandsfrivillige i, hvilke muligheder der er for fortsat at arbejde inden for området humanitær bistand og aktivt europæisk medborgerskab, herunder fremme af og deltagelse i netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige.
6. Sendeorganisationen opfordrer hjemvendte EU-bistandsfrivillige til at give konstruktiv feedback om initiativet EU-bistandsfrivillige, bl.a. ved at forklare, hvordan deres erfaringer kan bruges i forbindelse med fremtidige udsendelser.
KAPITEL 6
BESTEMMELSER VEDRØRENDE FORSIKRING OG LEVEVILKÅR
Artikel 24
Forsikringsdækning
1. Alle EU-bistandsfrivillige skal være omfattet af en fuldt dækkende forsikringspolice, der specifikt er udformet til at beskytte dem under hele deres udsendelse i tredjelandet og i relevante perioder før og efter.
2. Forsikringen skal være dækkende i hele verden, døgnet rundt. Den skal løbe fra den dag, hvor den EU-bistandsfrivillige forlader sit hjem og rejser til udsendelseslandet, og indtil den dag, hvor den EU-bistandsfrivillige forlader udsendelseslandet og kommer tilbage til bopælslandet (i det følgende benævnt »den første dækningsperiode«).
3. Hvis forsikringen skal dække i mere end 12 uger, forlænges den i yderligere 8 uger i den forsikredes hjemland for at dække opfølgende lægebehandling af sygdomme og skader, som den forsikrede kan have pådraget sig i løbet af den første dækningsperiode.
4. Forsikringen skal dække alle aktiviteter, der er knyttet til initiativet EU-bistandsfrivillige, og også den EU-bistandsfrivilliges private aktiviteter i løbet af den første dækningsperiode.
5. Alle EU-bistandsfrivillige skal være dækket 100 % (fuld dækning) på følgende områder:
a)
læge- og tandlægebehandling
b)
graviditet og fødsel
c)
ulykke
d)
hjemtransport
e)
livsforsikring
f)
permanent og midlertidig invaliditet eller uarbejdsdygtighed
g)
erstatningsansvar over for tredjemand
h)
tab eller tyveri af dokumenter, rejsehjemmel og personlige ejendele
i)
supplerende bistand.
6. Med henblik på at sikre ligebehandling og dækning af alle EU-bistandsfrivillige kan Kommissionen indgå kontrakter med en eller flere forsikringsgivere via udbud.
Artikel 25
Beløb til dækning af opholdsudgifter og etablering
1. Sendeorganisationen yder et beløb til dækning af de EU-bistandsfrivilliges ophold i disses egenskab af ikke-beskæftigede personer i form af faste beløb, som betales i god tid og med faste mellemrum.
2. De faste beløb til dækning af opholdsudgifter baseres på en forbrugskurv, der omfatter den EU-bistandsfrivilliges almindelige udgifter til følgende:
a)
fødevarer
b)
toilet- og husholdningsartikler
c)
tøj
d)
lokal transport og indenlandsk transport
e)
diverse udgifter, som anses for at være nødvendige for at sikre en passende levestandard og deltagelse i lokalsamfundet (et beløb på højst 20 % af det samlede beløb for de varer, der er opført i litra a) til d), kan lægges oveni for at omfatte andre udgifter til eksempelvis fritidsinteresser, klipninger, aviser og kontorartikler)
f)
et beløb til uforudsete udgifter til EU-bistandsfrivillige, som opholder sig i områder, hvor prisindekset er højere end landsgennemsnittet (beløbet må højst udgøre 10 % af det samlede beløb for de varer, der er opført i litra a) til d)).
3. Omkostninger til logi indgår ikke i de faste beløb til dækning af opholdsudgifter.
4. Kommissionen offentliggør oplysninger om de faste beløb til dækning af opholdsudgifter for udsendelseslandene på grundlag af landeindekser. Ud over beløbet til dækning af opholdsudgifter kan udgifter til særlige behov, der er knyttet til invaliditet eller andre behørigt begrundede særlige omstændigheder, godtgøres.
5. EU-bistandsfrivillige underrettes rettidigt om ændringer i indeksene og i beløbene til dækning af opholdsudgifter, som berører dem i løbet af deres udsendelse, især i lande med høj inflation eller deflation.
6. Efter planmæssig afslutning af udsendelsen giver sendeorganisationen tilbagevendende EU-bistandsfrivillige et tilskud, der regelmæssigt indekseres, til etablering i hjemlandet på 100 EUR om måneden i henhold til varigheden af deres udsendelse.
Artikel 26
Logi
1. Sendeorganisationen sørger for, at værtsorganisationen stiller et passende logi til rådighed for den EU-bistandsfrivillige til en rimelig pris i forhold til det lokale prisleje.
2. Sende- og værtsorganisationerne sørger i fællesskab for, at sikkerheds- og sundhedsrisici forebygges, håndteres og afbødes, og at det tilbudte logi er i overensstemmelse med de vedtagne sikkerheds- og sundhedsprocedurer, der er omhandlet i artikel 28, 29 og 30, og er i overensstemmelse med de krav, der er fastsat i punkt 4 i bilag I.
3. Omkostninger til logi, opvarmning og andre omkostninger med direkte tilknytning hertil bæres direkte af værtsorganisationen, hvis det er muligt. Værtsorganisationen indgår kontrakter med udlejerne og træffer alle nødvendige foranstaltninger for at orientere værter og udlejere om initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 27
Rejseomkostninger og lignende
1. Sendeorganisationen tilrettelægger den EU-bistandsfrivilliges rejse til og fra udsendelsesstedet, også i tilfælde af tidlig hjemrejse, og dækker rejseudgifterne.
2. Efter anmodning fra den EU-bistandsfrivillige tilrettelægger sendeorganisationen desuden hjemrejse i følgende tilfælde og dækker omkostningerne hertil:
a)
orlov i hjemlandet for EU-bistandsfrivillige, hvis udsendelsesperiode overstiger 18 måneder
b)
forældreorlov for EU-bistandsfrivillige, som har forsørgerpligt over for et eller flere børn på under 12 år, såfremt deres udsendelsesperiode overstiger 6 måneder
c)
tjenestefri i tilfælde af, at et familiemedlem i direkte op- eller nedadgående linje eller den frivilliges ægtefælle eller registrerede partner, søster eller bror skal begraves eller lider af en alvorlig lægeattesteret sygdom.
3. Rejseomkostningerne kan baseres enten på de faktiske omkostninger til billetter på økonomiklasse eller anden klasse eller tilbagebetales i form af faste beløb baseret på en rimelig afstandsberegningsmetode.
4. Sendeorganisationen giver oplysninger og logistisk bistand i forbindelse med opnåelse af visum til den EU-bistandsfrivillige, og værtsorganisationen hjælper med at opnå visum i det omfang, det er nødvendigt. Sendeorganisationen dækker omkostningerne til opnåelse af visum, herunder nødvendige rejseomkostninger.
KAPITEL 7
PROCEDURER TIL SIKRING AF OMHU OG SIKKERHED
Artikel 28
Sikkerhedsstyring og risikovurdering
1. Sendeorganisationen skal have en sikkerhedspolitik og risikovurderingsprocedurer, som skal være egnede til og gælde for EU-bistandsfrivillige, og som om nødvendigt tilpasses.
2. På grundlag af sendeorganisationens sikkerhedspolitik udvikler sende- og værtsorganisationerne i fællesskab en sikkerhedsstyrings- og evakueringsplan for aktioner under initiativet EU-bistandsfrivillige. Sådanne planer skal som minimum opfylde kravene i punkt 5 i bilag I.
3. Sende- og værtsorganisationerne foretager i fællesskab en skriftlig vurdering af sikkerheds-, rejse- og sundhedsrisiciene i udsendelseslandet. Sådanne vurderinger skal som minimum opfylde kravene i punkt 6 i bilag I.
4. Den i stk. 3 omhandlede risikovurdering gennemgås og ajourføres så regelmæssigt, som forholdene kræver det, og som minimum inden den EU-bistandsfrivilliges udsendelse. Hvis risikovurderingen fører til den konklusion, at udsendelsen vil finde sted i områder med internationale eller ikke-internationale væbnede konflikter eller i områder med fare for udbrud af sådanne konflikter, indstilles planlægningen af udsendelsen, eller den aflyses, såfremt en EU-bistandsfrivillig allerede er blevet udvalgt.
5. Kravene til sikkerhedsbevidsthed og passende adfærd i forbindelse med risiko- og sikkerhedsstyring skal indgå i beskrivelsen af opgaven og rekrutteringsprocessen.
6. Sendeorganisationen underretter medlemsstaternes relevante nationale myndigheder og andre deltagende lande, jf. artikel 23 i forordning (EU) nr. 375/2014, inden en af deres borgere udsendes som EU-bistandsfrivillig. Forud for udsendelse gør den sendeorganisation, som udsender EU-bistandsfrivillige, der ikke er EU-borgere, sig bekendt med reglerne for konsulær beskyttelse, der ydes af det land, som den frivillige er statsborger i, eller af et andet land.
7. Sende- og værtsorganisationerne sikrer sig, at alle oplysninger om sikkerhedsprocedurer formidles til den EU-bistandsfrivillige, og at denne har forstået dem. Under introduktionsforløbet gives en situationsrelateret sikkerhedsorientering inden afrejse og ligeledes inden for 24 timer efter ankomst til udsendelseslandet. Den skal omfatte resultaterne af risikovurderingen, evakuerings- og sikkerhedsstyringsplanen, herunder rapportering om sikkerhedsrelaterede hændelser, procedurer for evakuering og hjemsendelse, et kommunikationstræ, krisestyringskontaktpersonen eller -personerne samt nærmere oplysninger om ambassader, politi, brandvæsen og hospitaler.
8. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige som minimum er dækket af den tildelte forsikring som beskrevet i artikel 24.
9. Ud over det obligatoriske sikkerhedskursus i forbindelse med uddannelsesprogrammet giver sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige alle andre relevante sikkerhedskurser, som det tilbyder sine egne internationale medarbejdere.
10. Ved undertegnelsen af kontrakten som omhandlet i artikel 16, stk. 2, erklærer den EU-bistandsfrivillige at ville overholde dens bestemmelser, herunder pligten til at holde sig orienteret og ajourført om den aktuelle sikkerhedssituation, til at varetage sit personlige ansvar for håndteringen af egen, andres og organisationens sikkerhed og til at afstå fra farefuld adfærd. Sende- og værtsorganisationerne gør den EU-bistandsfrivillige opmærksom på konsekvenserne af enhver overtrædelse af sikkerhedsprocedurerne, især overtrædelser, som fører til en tvungen afbrydelse af udsendelsen før tid.
11. Sendeorganisationen anbefaler EU-bistandsfrivillige at lade sig registrere ved deres hjemlands ambassade eller konsulat ved ankomst til udsendelseslandet og oplyser dem om muligheden for at anmode om konsulær bistand her. Hvis det land, som den EU-bistandsfrivillige er statsborger i, ikke har en konsulær repræsentation i udsendelseslandet, anbefaler sendeorganisationen EU-bistandsfrivillige, som er EU-statsborgere, at lade sig registrere ved en anden medlemsstats ambassade eller konsulat og underretter dem om muligheden for at anmode om konsulær bistand her.
12. På grundlag af ajourføringer fra værtsorganisationen ajourfører sende- og værtsorganisationerne regelmæssigt evakueringsplanen for at sikre, at den til enhver tid er i overensstemmelse med forholdene. Af risikovurderingen skal fremgå, hvor ofte planen skal revideres, og værtsorganisationen benytter historiske data og aktuelle ajourføringer til at tilpasse planen i det omfang, det er nødvendigt. Evakueringsplanen opbevares på et sted, som den EU-bistandsfrivillige har let adgang til.
13. Værtsorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige holdes ajourført om enhver ændring af den operative situation og de deraf følgende ændringer af enhver sikkerhedsprocedure eller -protokol.
14. Værtsorganisationen skal vide, hvor den EU-bistandsfrivillige opholder sig, og have et telefonnummer, som den til enhver tid kan komme i kontakt med vedkommende på, også når den EU-bistandsfrivillige er på orlov.
Artikel 29
Procedurer i tilfælde af ulykke eller evakuering
1. Hvis der opstår en sikkerhedsrelateret hændelse, orienteres den EU-bistandsfrivillige hurtigst muligt. Afhængig af hændelsens alvor og af sende- og værtsorganisationernes procedurer kan denne orientering forestås af den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef eller mentoren fra værtsorganisationen eller den krisestyringsansvarlige i sendeorganisationen og kan omfatte professionel psykologhjælp.
2. I tilfælde af evakuering følges evakueringsplanen; den EU-bistandsfrivillige beskyttes til enhver tid, og de procedurer, som anvendes af de konsulater eller ambassader, hvor den EU-bistandsfrivillige er blevet registreret, jf. artikel 28, stk. 11, følges, såfremt det er relevant.
3. Sendeorganisationen kontakter EU-bistandsfrivillige efter deres hjemkomst og sikrer en passende opfølgning, herunder en debriefing samt psykolog- og lægehjælp.
4. Sende- og værtsorganisationernes overvågnings- og evalueringsramme skal omfatte bestemmelser om sikkerhed, og erfaringer fra sikkerhedsrelaterede hændelser anvendes i forbindelse med gennemgang og forbedring af projekter.
Artikel 30
Sundhed og sikkerhed
1. Sendeorganisationen skal have en sundheds- og sikkerhedspolitik, som skal være egnet til og gælde for EU-bistandsfrivillige, og som om nødvendigt tilpasses; den skal indeholde retningslinjer vedrørende:
a)
personlig sundhed, såsom fysisk sundhed (sygdomsforebyggelse, kostvejledning og søvnrådgivning, kendskab til risici, der er forbundet med klimarelaterede og geografiske farer, samt adgang til behandling)
b)
mental sundhed (rådgivning om opnåelse af en balance mellem arbejds- og privatliv, stresshåndtering, handlestrategier, afslapningsmetoder og kontaktpunkter for psykosocial bistand).
2. På grundlag af sendeorganisationens organisatoriske sundheds- og sikkerhedspolitik udvikler sende- og værtsorganisationerne i fællesskab et omfattende sæt politikker og retningslinjer for sundhed og sikkerhed for at opfylde deres pligt til at udvise omhu og for at sikre de EU-bistandsfrivilliges fysiske og følelsesmæssige trivsel.
3. Som led i den i artikel 28, stk. 3, omhandlede risikovurdering, og inden opgaven beskrives nærmere, vurderer sende- og værtsorganisationerne i fællesskab og på grundlag af indikatorerne i punkt 7 i bilag I, om den EU-bistandsfrivillige under udsendelsen kan garanteres sikre arbejds- og levevilkår.
4. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige som minimum er dækket af en omfattende syge- og rejseforsikring som beskrevet i artikel 24.
5. Under introduktionsforløbet orienterer sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige om de politikker og retningslinjer for sundhed og sikkerhed, der er omhandlet i stk. 1 og 2, herunder sygdomme, førstehjælp, vedligeholdelse på alle udsendelsessteder, vedligeholdelse af køretøjer og udstyr, arbejdsstationer, balance mellem arbejdsliv og privatliv, sundheds- og sikkerhedshændelser samt proceduren for medicinsk evakuering.
6. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige undergår en grundig lægeundersøgelse forud for udsendelsen, og tilbyder de anbefalede lægemidler og vaccinationer til beskyttelse mod risiciene i udsendelseslandet samt udstyr såsom førstehjælpskasse og myggenet mv., hvis det er nødvendigt.
7. Værtsorganisationen sørger for, at omhu indarbejdes i den daglige personaleforvaltning, og forsyner under introduktionsforløbet den EU-bistandsfrivillige med:
a)
ajourførte oplysninger om lokale sundheds- og sikkerhedsressourcer samt kontaktoplysninger på læger, hospitaler og ambulancetjenester
b)
vejledning i lokale sædvaner og normer som led i deres orientering på stedet for at mindske sikkerhedsrisiciene og lette integrationen.
8. Sendeorganisationen hjælper med at få en lægeundersøgelse i stand efter endt udsendelse ved den EU-bistandsfrivilliges hjemkomst og tilbyder psykosociale debriefingmøder eller rådgivningsstøtte som led i debriefingen. Sende- og værtsorganisationerne fremmer netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige som en alternativ støttemekanisme før, under og efter udsendelsen.
KAPITEL 8
PROCEDURER FOR OVERVÅGNING OG VURDERING AF EU-BISTANDSFRIVILLIGES INDIVIDUELLE PRÆSTATION
Artikel 31
Overvågning og vurdering af EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation
1. På grundlag af den vejlednings- og præstationsstyringsprocedure, der er omhandlet i artikel 19, overvåger og vurderer sende- og værtsorganisationerne den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation, idet de måler fremskridtene og resultaterne for så vidt angår den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og målene for denne opgave.
2. Overvågningen og vurderingen af EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation er en løbende proces gennem hele udsendelsen og omfatter specifikke evalueringer som minimum på følgende trin:
a)
hvis det er relevant, ved afslutningen af praktikopholdet som omhandlet i artikel 14
b)
i løbet af den endelige præstationsvurdering som omhandlet i artikel 19, og midtvejs i forløbet, såfremt det vurderes at være passende at foretage en midtvejsevaluering
c)
under debriefingen som omhandlet i artikel 23.
3. Sende- og værtsorganisationerne forelægger oplysninger, der viser, i hvilket omfang den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation - for så vidt angår resultater og virkninger - bidrager til målene for projektet og for initiativet generelt i lyset af de indikatorer, der er omhandlet i artikel 7 i forordning (EU) nr. 375/2014. Oplysningerne skal indeholde anonymiserede optegnelser over kvaliteten af resultaterne af den EU-bistandsfrivilliges arbejde, og disse optegnelser skal være tilgængelige med henblik på evaluering. Oplysningerne behandles i overensstemmelse med reglerne for databeskyttelse som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
4. Sendeorganisationerne støtter værtsorganisationernes opbygning af kapacitet til at måle fremskridt og resultater hvad angår den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og målene for denne opgave.
KAPITEL 9
CERTIFICERINGSMEKANISME FOR SENDE- OG VÆRTSORGANISATIONER
Artikel 32
Certificeringsmekanisme for værtsorganisationer
1. Værtsorganisationer, der ønsker certificering, skal foretage en objektiv og sandfærdig selvevaluering i overensstemmelse med kravene i punkt 1 i bilag III, hvor de vurderer deres eksisterende politikker og praksis i forhold til kravene i de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige som fastsat i denne forordning og i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
2. I selvevalueringen tilkendegiver værtsorganisationen, på hvilke områder der eventuelt er mangler og behov for forbedringer, som kan kræve kapacitetsopbygning, for at organisationen til fulde opfylder kravene.
3. Værtsorganisationen vedlægger tre anbefalinger til selvevalueringen i overensstemmelse med kravene i punkt 1 i bilag III for at give omfattende oplysninger om alle kravene i henhold til de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige. Anbefalingerne skal være givet af interessenter inden for mindst to af følgende grupper:
a)
en certificeret sende- eller værtsorganisation, med hvem den ansøgende værtsorganisation allerede har et samarbejde eller agter at indlede et samarbejde med henblik på at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
en af Kommissionens humanitære bistandspartnere, som har en gældende rammeaftale (om partnerskab), og med hvem den ansøgende værtsorganisation har haft et godt samarbejde om et humanitært bistandsprojekt
c)
en relevant international organisation eller nonprofitorganisation eller offentligretligt organ af civil karakter, med hvem den ansøgende værtsorganisation har haft et godt samarbejde om et humanitært bistandsprojekt
d)
en akkrediterings- eller revisionsinstans, som har certificeret den ansøgende værtsorganisation på områder, der er relevante for initiativet EU-bistandsfrivillige; i givet fald vedlægges de pågældende akkrediterings- eller revisionsbeviser.
4. Den færdige selvevaluering undertegnes af den person, som har beføjelse til at repræsentere og retligt forpligte værtsorganisationen, og sendes til Kommissionen sammen med de i stk. 3 omhandlede anbefalinger.
5. Kommissionen vurderer ansøgningen på grundlag af selvevalueringen og anbefalingerne og kan træffe en af følgende afgørelser:
a)
tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende værtsorganisation vurderes at opfylde samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer
b)
ikke at tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende værtsorganisation ikke opfylder samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer.
6. Inden for seks måneder fra modtagelsen af ansøgningen underretter Kommissionen den ansøgende værtsorganisation om udfaldet af vurderingen og angiver om nødvendig også muligheder for at opnå støtte til kapacitetsopbygning med henblik på indsendelse af en ny ansøgning på et senere tidspunkt. Hvis det på grundlag af en strategi for kapacitetsopbygning, som den ansøgende værtsorganisation skal fremlægge, er konstateret, at der er visse behov for forbedringer, har værtsorganisationen adgang og fortrinsret til kapacitetsopbygningsstøtte.
Artikel 33
Certificeringsmekanisme for sendeorganisationer
1. Sendeorganisationer, der ønsker certificering, skal foretage en objektiv og sandfærdig evidensbaseret selvevaluering i overensstemmelse med kravene i punkt 2 i bilag III, hvor de vurderer deres eksisterende politikker og praksis i forhold til kravene i de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige.
2. I den evidensbaserede selvevaluering tilkendegiver sendeorganisationen, på hvilke områder der eventuelt er mangler og behov for forbedringer, som kan kræve teknisk bistand, for at organisationen til fulde opfylder kravene. Den skal også vedlægge dokumentation og verifikation for, at de politikker og den praksis, der er omhandlet under hvert af kravene i henhold til de fælles regler og procedurer, er blevet gennemført, især hvad angår frivillige.
3. Den færdige evidensbaserede selvevaluering undertegnes af den person, som har beføjelse til at repræsentere og retligt forpligte sendeorganisationen, og sendes til Kommissionen sammen med de i stk. 2 omhandlede bilag.
4. Kommissionen vurderer ansøgningen på grundlag af den evidensbaserede selvevaluering og de fremsendte bilag og kan træffe en af følgende afgørelser:
a)
tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende sendeorganisation vurderes at opfylde samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer
b)
ikke at tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende sendeorganisation ikke opfylder samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer.
5. Inden for seks måneder fra modtagelsen af ansøgningen underretter Kommissionen den ansøgende sendeorganisation om udfaldet af vurderingen og angiver om nødvendig også muligheder for at opnå teknisk bistand med henblik på indsendelse af en ny ansøgning på et senere tidspunkt. Hvis det på grundlag af en strategi for teknisk bistand, som sendeorganisationen skal fremlægge, er konstateret, at der er visse behov for forbedringer, har sendeorganisationen adgang og fortrinsret til teknisk bistand.
Artikel 34
Retsmidler
1. Hvis Kommissionen beslutter ikke at tildele certificering og afviser en ansøgning, skal den i sin afgørelse oplyse, at den afviste ansøgende organisation først kan ansøge igen efter 12 måneder regnet fra datoen for ansøgerens modtagelse af afgørelsen om afvisning. I afgørelsen anføres også, hvilke retsmidler der er tilgængelige, såfremt ansøgeren ønsker at klage over afgørelsen.
2. I medfør af artikel 256 og 263 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) har Retten kompetence vedrørende Europa-Kommissionens retsakter, der skal have retsvirkning over for tredjemand. I medfør af artikel 256, 268 og 340 i TEUF har Retten ligeledes kompetence til at afgøre tvister vedrørende erstatning for skade forvoldt af Europa-Kommissionen for så vidt angår ansvar uden for kontraktforhold.
Artikel 35
Organisationernes økonomiske levedygtighed og organisationskapacitet
Vurderingen af de certificerede sende- og værtsorganisationers økonomiske levedygtighed og organisationskapacitet indgår ikke i certificeringsproceduren. Disse elementer er dog en forudsætning for at modtage økonomisk bistand fra Unionen og vurderes i ansøgningsprocessen efter en indkaldelse af forslag.
Artikel 36
Certificeringens gyldighed og regelmæssig kontrol
1. De certificerede sende- og værtsorganisationer undergår på ny en certificeringsproces tre år efter modtagelsen af Kommissionens afgørelse om tildeling af certificering eller på ethvert andet tidspunkt i tilfælde af væsentlige ændringer af de fælles regler og procedurer vedrørende de pågældende forhold.
2. I certificeringens gyldighedsperiode kan de certificerede sende- og værtsorganisationer om nødvendigt blive pålagt at undergå regelmæssig kontrol forestået af Kommissionen.
3. Certificerede sende- og værtsorganisationer underretter straks Kommissionen om enhver ændring af deres retlige, økonomiske, tekniske eller organisatoriske forhold, som kan så tvivl om deres overholdelse af de fælles regler og procedurer eller skabe interessekonflikter. De underretter også Kommissionen om enhver ændring af deres navn, adresse eller retlige repræsentant.
Artikel 37
Suspendering og tilbagetrækning af certificering
1. På grundlag af oplysningerne fra den certificerede sende- og værtsorganisation, herunder fra den regelmæssige kontrol som omhandlet i artikel 36, stk. 2, og oplysninger opnået på anden vis, kan Kommissionen vurdere, at den certificerede sende- eller værtsorganisation ikke længere opfylder en eller flere af de fælles regler eller procedurer. I tilfælde heraf kan Kommissionen træffe passende foranstaltninger, herunder suspendere eller trække certificeringen tilbage, i overensstemmelse med proceduren i punkt 3 i bilag III.
2. En sende- eller værtsorganisation, hvis certificering suspenderes eller trækkes tilbage, må ikke udsende eller være vært for EU-bistandsfrivillige fra datoen for suspenderingen eller tilbagetrækningen og kan ikke modtage økonomisk støtte fra Unionen til dette formål.
3. I lyset af årsagerne til suspenderingen eller tilbagetrækningen af certificeringen, navnlig de EU-bistandsfrivilliges sikkerhed, kan Kommissionen kræve, at de EU-bistandsfrivillige, som er udsendt på det tidspunkt, hvor certificeringen suspenderes eller trækkes tilbage, sendes hjem.
4. Sende- eller værtsorganisationen har ikke ret til at kræve kompensation som følge af suspenderingen eller tilbagetrækningen af certificeringen.
Artikel 38
Erstatningsansvar
Kommissionen er ikke som følge af sende- eller værtsorganisationens certificerede status ansvarlig for tab eller skade, som sende- eller værtsorganisationen eller tredjemand forårsager eller lider.
KAPITEL 10
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 39
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 20. november 2014.
DURCHFÜHRUNGSVERORDNUNG (EU) Nr. 1244/2014 DER KOMMISSION
vom 20. November 2014
mit Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EU) Nr. 375/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Einrichtung des Europäischen Freiwilligenkorps für humanitäre Hilfe („EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe“)
(Text von Bedeutung für den EWR)
DIE EUROPÄISCHE KOMMISSION -
gestützt auf den Vertrag über die Arbeitsweise der Europäischen Union,
gestützt auf die Verordnung (EU) Nr. 375/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates zur Einrichtung des Europäischen Freiwilligenkorps für humanitäre Hilfe (im Folgenden „EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe“) (1), insbesondere auf Artikel 9 Absatz 3, Artikel 10 Absatz 1 und Artikel 12 Absatz 6,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Nach der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 sollte die Kommission Standards und Verfahren für die auf die Entsende- und Aufnahmeorganisationen anzuwendenden Bedingungen, Regelungen und Anforderungen in Bezug auf die Erfassung, Auswahl, Vorbereitung, Betreuung und Entsendung von Freiwilligen-Kandidaten und EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zur Unterstützung humanitärer Hilfsmaßnahmen in Drittländern festlegen. Die Verordnung (EU) Nr. 375/2014 sieht vor, dass die Standards durch delegierte Rechtsakte und die Verfahren durch Durchführungsrechtsakte festgelegt werden.
(2)
Alle Akteure der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe, einschließlich der Freiwilligen selbst und der Entsende- und Aufnahmeorganisationen, sollten dazu angespornt werden, im Rahmen der Initiative ein gemeinsames Identitätsgefühls zu entwickeln.
(3)
Es ist wichtig, dass die Freiwilligen-Kandidaten im Zuge eines nichtdiskriminierenden, fairen und transparenten Verfahrens ausgewählt werden, das auf einer Partnerschaft zwischen Entsende- und Aufnahmeorganisationen beruht und durch das dem von den Aufnahmeorganisationen formulierten tatsächlichen lokalen Bedarf entsprochen wird.
(4)
Sowohl die Entsende- als auch die Aufnahmeorganisationen sollten mittels einer sorgfältigen Einführung Missverständnissen hinsichtlich der Rollen und Erwartungen vorbeugen und den Freiwilligen eine angemessene praktische Vorbereitung auf den Einsatz bieten. Dies würde die Grundlagen für Vertrauen und Akzeptanz seitens der Aufnahmegemeinschaften schaffen und sicherstellen, dass die jeweiligen kulturellen Empfindlichkeiten umfassend berücksichtigt werden.
(5)
Ein wichtiger Bestandteil der Vorbereitung auf die Entsendung sind Schulungen, die allen Freiwilligen-Kandidaten in Form eines strukturierten Programms mit obligatorischen und fakultativen Kursen angeboten werden sollten. Außerdem sollten neue Fachkräfte die Möglichkeit erhalten, ihre Kompetenzen auszubauen und neues Fachwissen und neue Fähigkeiten im Bereich der humanitären Hilfe zu erwerben, gegebenenfalls auch durch Praktika. Dabei sollte auf die Abstimmung auf die Tätigkeiten und den Kontext der Entsende- und der Aufnahmeorganisationen geachtet werden.
(6)
Die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen sollten ein geeignetes Supervisions- und Betreuungssystem schaffen. Sie sollten die Leistungen und Ergebnisse der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe gemeinsam verfolgen und bewerten und zu ihrer Aufgabenstellung und den Zielen Feedback geben. Dies wird zu einer besseren Rechenschaftslegung im Rahmen der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe beitragen.
(7)
Die Supervision und die Betreuung sollten durch ein Mentoring ergänzt werden, durch das der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe zusätzliche Hilfe vor, während und nach der Entsendung erhält.
(8)
Für den Zeitraum der Entsendung in Drittländer sollte die Entsendeorganisation einen Kanal für die fortlaufende Kommunikation und für zusätzliche Unterstützung schaffen. Alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sollten ein Debriefing und Unterstützung am Ende des Einsatzes erhalten.
(9)
Es muss für angemessene Arbeits- und Lebensbedingungen gesorgt sein, damit die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe ihren Einsatz unter sicheren und hygienischen Bedingungen absolvieren können und ihre grundlegenden Bedürfnisse gedeckt sind, so dass sie keine persönliche Not leiden müssen, wobei grundsätzlich die mit einer Freiwilligentätigkeit verbundene bescheidene, unauffällige Lebensführung gewahrt bleiben sollte. Die Aufwandsentschädigungen und sonstigen Zahlungen, die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe gewährt werden, sind nicht als Gehaltszahlungen für eine reguläre Beschäftigung zu verstehen. Die gezahlten Beträge sollten sich nicht nach der Berufserfahrung, den Fachkenntnissen oder den Ergebnissen des Freiwilligeneinsatzes richten, sondern lediglich die Lebenshaltungskosten während der Entsendung decken. Um ein hohes und einheitliches Schutzniveau zu gewährleisten, sollten alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe durch eine umfassende Versicherungspolice abgesichert sein, die speziell darauf ausgerichtet ist, sie während des gesamten Zeitraums der Entsendung in Drittländer und während etwaiger relevanter Zeiträume vor und nach der Entsendung zu schützen.
(10)
Von höchster Bedeutung ist die Fürsorgepflicht, bei der es sich um einen gemeinsamen Verantwortungsbereich handelt. Die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen sollten soweit wie möglich für die Gesundheit, die Sicherheit und das Wohlbefinden der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe Sorge tragen und geeignete Sicherheits- und Gesundheitsschutzverfahren entwickeln. Auch die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sollten alles tun, um ihre eigene Gesundheit und Sicherheit und diejenige anderer Personen am Arbeitsplatz zu schützen.
(11)
Die Überwachung und Bewertung der individuellen Leistung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sollte sich als kontinuierlicher Prozess über den gesamten Einsatz erstrecken. Dieser Prozess sollte auf einem Supervisions- und Leistungsmanagementsystem basieren und Daten liefern, die aufzeigen, inwiefern die Leistungen der einzelnen EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf der Ergebnis- und Wirkungsebene zu den Zielen des Projekts und der Initiative insgesamt beitragen.
(12)
Um sicherzustellen, dass die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen sowohl die Standards, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission festgelegt sind, als auch die in der vorliegenden Verordnung festgelegten Verfahren einhalten, ist ein solides Zertifizierungsverfahren notwendig. Dieses Zertifizierungsverfahren sollte an den Grundsätzen Vereinfachung und Vermeidung von Doppelarbeit, Differenzierung zwischen Entsende- und Aufnahmeorganisationen, Kosteneffizienz, Transparenz und Unparteilichkeit sowie Förderung der Diversität und eines breiten Zugangs ausgerichtet sein.
(13)
Die in dieser Verordnung vorgesehenen Maßnahmen stehen im Einklang mit der Stellungnahme des nach Artikel 26 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 eingesetzten Ausschusses.
(14)
Um die fristgerechte Umsetzung der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe zu gewährleisten, muss diese Verordnung so schnell wie möglich in Kraft treten, da ihre Bestimmungen die Grundlage für die Entsendung von EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in Drittländer durch die durchführenden Organisationen schaffen -
HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:
KAPITEL 1
ALLGEMEINE BESTIMMUNGEN
Artikel 1
Gegenstand
Mit dieser Verordnung werden Durchführungsbestimmungen für die Verordnung (EU) Nr. 375/2014 in Bezug auf die folgenden in Artikel 9 Absatz 3, Artikel 10 Absatz 1 und Artikel 12 Absatz 6 der Verordnung aufgeführten Aspekte festgelegt:
a)
bei der Erfassung, Auswahl und notwendigen Vorbereitung der Kandidaten auf die Entsendung (erforderlichenfalls auch durch Praktika) anzuwendende Verfahren;
b)
Regelungen für das Schulungsprogramm und das Verfahren zur Bewertung der Eignung der Freiwilligen-Kandidaten für eine Entsendung;
c)
Bestimmungen für die Entsendung und Betreuung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in Drittländern, unter anderem für die Supervision vor Ort, die laufende Unterstützung durch Coaching, Mentoring, zusätzliche Schulungen, die notwendige Arbeitsbedingungen und die Unterstützung nach der Entsendung;
d)
Bereitstellung eines Versicherungsschutzes und Anforderungen an die Lebensbedingungen der Freiwilligen, einschließlich der Deckung von Aufenthalts-, Unterbringungs-, Reise- und sonstigen Kosten;
e)
anzuwendende Verfahren vor, während und nach der Entsendung zur Sicherstellung der Fürsorgepflicht und angemessener Sicherheitsmaßnahmen, unter anderem Protokolle für den Abtransport von Kranken und Sicherheitspläne für Notevakuierungen aus Drittländern einschließlich der erforderlichen Verfahren zur Verbindung mit den nationalen Behörden;
f)
Verfahren für die Überwachung und Bewertung der Leistungen der einzelnen EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe;
g)
Zertifizierungsverfahren, mit dem gewährleistet wird, dass die Entsendeorganisationen die in Artikel 9 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannten Standards und Verfahren einhalten, sowie ein gesondertes Zertifizierungsverfahren für die Aufnahmeorganisationen.
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Für die Zwecke dieser Verordnung gelten die Begriffsbestimmungen in Artikel 3 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 und die Begriffsbestimmungen in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission. Außerdem bezeichnet der Ausdruck
a)
„Kompetenzrahmen“ einen Rahmen im Sinne der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission;
b)
„Lern- und Entwicklungsplan“ einen Plan im Sinne in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission;
c)
„Ausbilder“ eine Person, die von einem Schulungsanbieter rekrutiert wird, um ein oder mehrere Schulungsmodule durchzuführen, auf Fallszenarien beruhende Simulationsübungen zu begleiten und die Kompetenzen der Freiwilligen-Kandidaten zu bewerten;
d)
„Ausbildungsmentor“ einen von einem Schulungsanbieter rekrutierten Ausbilder, der bei der Bewertung der Eignung des Freiwilligen-Kandidaten für eine Entsendung eine Koordinierungsrolle übernimmt. Er ist jeweils für eine Gruppe von Freiwilligen-Kandidaten zuständig. Er koordiniert die Bewertung der Kompetenzen der Freiwilligen-Kandidaten auf der Grundlage des Feedbacks anderer Ausbilder und steht in Kontakt zu den einzelnen Freiwilligen-Kandidaten, um gemeinsam mit ihnen deren Selbstbewertungen und die Bewertungen der Ausbilder zu erörtern;
e)
„Mentoring“ einen Prozess der informellen Weitergabe von Kenntnissen, Sozialkapital und psychosozialer Unterstützung, die für eine Beschäftigung, Karriere oder berufliche Entwicklung relevant sind. Mentoring umfasst einen informellen, in der Regel direkten Austausch über einen längeren Zeitraum hinweg zwischen einer Person, die aufgrund ihrer einschlägigen Kenntnisse, ihres Sachverstands und ihrer Erfahrungen von der Aufnahmeorganisation als Mentor benannt wurde, und dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe;
f)
„Debriefing“ einen Prozess, durch den die Entsende- und die Aufnahmeorganisation und der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe klare Informationen über die Ergebnisse des Einsatzes und die Leistungen des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe erhalten, bei dem auf ihren Erfahrungen basierende Empfehlungen und Erkenntnisse vermittelt werden und eine Kapitalisierung des Wissens und ein positiver professioneller Abschluss des Einsatzes stattfindet.
KAPITEL 2
VERFAHREN FÜR DIE ERFASSUNG UND AUSWAHL VON FREIWILLIGEN-KANDIDATEN
Artikel 3
Erfassungs- und Auswahlverfahren
(1) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen schaffen gemeinsam ein Erfassungs- und Auswahlverfahren. Dabei werden die Rollen, Zuständigkeiten und Vorgehensweisen festgelegt, die einen transparenten, fairen und effektiven Rekrutierungsprozess gewährleisten, bei dem die Standards für die Gleichbehandlung, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung eingehalten werden, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission vorgesehen sind.
(2) Das Erfassungs- und Auswahlverfahren beruht auf einer Partnerschaft zwischen der Entsende- und der Aufnahmeorganisation und wird so gestaltet, dass eine fristgerechte und kontinuierliche Kommunikation gewährleistet ist. Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass die Aufnahmeorganisation systematisch in den gesamten Rekrutierungsprozess eingebunden ist.
(3) Das vereinbarte Erfassungs- und Auswahlverfahren findet in allen Phasen des Rekrutierungsprozesses Anwendung.
(4) Das Erfassungs- und Auswahlverfahren regelt mindestens
a)
die Festlegung der Aufgabenstellung, des Kompetenzprofils und der Auswahlkriterien für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe gemäß Artikel 4;
b)
die Bekanntmachung und die Bewerbung gemäß Artikel 5;
c)
die Bewertung und die Aufstellung einer Vorauswahlliste und einer Liste der in die engere Wahl gezogenen Bewerber gemäß Artikel 6;
d)
die Auswahl gemäß Artikel 7.
Artikel 4
Festlegung der Aufgabenstellung, des Kompetenzprofils und der Auswahlkriterien für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe
(1) Ausgehend von einer Bedarfsbewertung, die im Einklang mit der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission durchgeführt wird, schlägt die Aufnahmeorganisation im Einklang mit den unter Nummer 1 des Anhangs I genannten Anforderungen die Aufgabenstellung für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe vor, einschließlich der flexiblen Elemente zur Berücksichtigung des Beitrags des Freiwilligen nach erfolgter Rekrutierung.
(2) Die Entsendeorganisation prüft die Aufgabenstellung und unterstützt bei Bedarf deren Änderung, damit eine angemessene und realistische Abstimmung der zu erwartenden Kompetenzen des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf die Aufnahmekapazität und den Bedarf der Aufnahmeorganisation erfolgt.
(3) Auf der Grundlage der Aufgabenstellung und des Kompetenzrahmens legen die Aufnahme- und die Entsendeorganisation das Kompetenzprofil des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sowie Auswahlkriterien mit Mindestanforderungen fest, die im Rekrutierungsprozess angewandt werden. Im Kompetenzprofil wird auch angeben, ob der Freiwillige eine erfahrene oder eine neue Fachkraft sein soll und gegebenenfalls ein Praktikum notwendig ist.
Artikel 5
Bekanntmachung und Bewerbung
(1) Für die Bekanntmachung des Einsatzes ist die Entsendeorganisation zuständig. Sie erstellt für die Bekanntmachung mit Hilfe der Aufnahmeorganisation ein Informationspaket, um über die Initiative zu informieren und bei Freiwilligen-Kandidaten Interesse zu wecken.
(2) Die Bekanntmachung, die mindestens in Englisch erfolgt und klar, konkret und verständlich abgefasst sein muss, enthält Informationen über die dem Freiwilligen-Kandidaten angebotene Position gemäß den unter Nummer 2 des Anhangs I genannten Anforderungen.
(3) Sie wird mindestens einen Monat lang auf der zentralen Plattform der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe veröffentlicht, wobei zusätzliche Werbemöglichkeiten genutzt werden können, um Kandidaten auf die Bekanntmachung auf der zentralen Plattform aufmerksam zu machen. In hinreichend begründeten Fällen kann bei Einsätzen zur Bewältigung einer humanitären Notlage die Bekanntmachung auch für eine Dauer von weniger als einem Monat veröffentlicht werden, wobei jedoch der Zeitraum von einer Woche nicht unterschritten werden darf.
(4) Die Bewerber bewerben sich mit einem standardisierten Bewerbungsformular, dem ein strukturierter Lebenslauf beizufügen ist. Die Bewerber füllen außerdem einen standardisierten Selbstbewertungsfragebogen aus, mit dem ihre Kompetenzen nach Maßgabe des Kompetenzrahmens sowie ihre Eignung für die in der Bekanntmachung genannte Aufgabenstellung und die damit verbundenen Lebens- und Arbeitsbedingungen bewertet werden, mit denen sich die Bewerber einverstanden erklären müssen.
Artikel 6
Bewertung, Aufstellung der Vorauswahlliste und der Liste der in die engere Wahl gezogenen Bewerber
(1) Die Entsendeorganisation bewertet die Bewerber anhand ihrer Angaben im Bewerbungsformular und im Selbstbewertungsfragebogen, anhand ihres Motivationsschreibens, in dem sie ihr Interesse an der Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative und an dem spezifischen Einsatz begründet haben, sowie anhand ihrer Fähigkeit, ein Fallszenario für eine Maßnahme der humanitären Hilfe im Rahmen eines schriftlichen Tests, eines Essays oder ähnlicher Tests zu analysieren.
(2) Auf der Grundlage dieser Bewertung übermittelt die Entsendeorganisation der Aufnahmeorganisation eine Vorauswahlliste der Bewerber, damit eine gemeinsame Liste der in die engere Wahl gezogenen Bewerber, die zu einem Gespräch eingeladen werden, erstellt werden kann.
(3) Die in die engere Wahl kommenden Bewerber werden zu einem strukturierten Gespräch eingeladen, das auf der Grundlage des Kompetenzrahmens geführt wird. Dabei kann es sich um ein direktes oder um ein über Telekommunikationstechnologien geführtes Gespräch handeln, an dem, sofern möglich, auch die Aufnahmeorganisation teilnimmt. Als weitere Bewertungsmethoden kommen Assessment-Center, Gruppenaktivitäten und die Tätigkeit betreffende Simulationsübungen in Betracht.
(4) Die Entsendorganisation kann bei Bedarf vor der endgültigen Auswahlentscheidung die persönlichen und beruflichen Referenzen überprüfen. Die Bewerber werden in der Bekanntmachung über den Überprüfungsprozess informiert.
Artikel 7
Auswahl
(1) Die Aufnahmeorganisation trifft die endgültige Entscheidung über die Auswahl eines bestimmten Freiwilligen-Kandidaten und bestätigt diese gegenüber der Entsendeorganisation, die für das Angebot der Einsatzmöglichkeit und die Vorbereitung der Einführungsphase zuständig ist. Für jede Einsatzmöglichkeit können Ersatzkandidaten vorgesehen werden, auf die zurückgegriffen wird, wenn ein Kandidat seine Bewerbung zurückzieht oder nicht mehr verfügbar ist.
(2) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation müssen nachweisen und begründen können, wie sie ihre Auswahlentscheidung getroffen und dass sie während des gesamten Erfassungs- und Auswahlprozesses die Grundsätze Gleichbehandlung, Chancengleichheit und Nichtdiskriminierung eingehalten haben.
(3) Das Auswahlverfahren wird innerhalb einer angemessenen Frist abgeschlossen. Die Entsendeorganisation informiert alle Bewerber über die Auswahlentscheidung sowie über die Möglichkeit, ein Feedback zu erhalten. Sie fordert den endgültig ausgewählten Freiwilligen-Kandidaten auf, sein Interesse an der Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe schriftlich zu bestätigen.
(4) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass die Dokumentation des Erfassungs- und Auswahlprozesses eine Rückverfolgung zulässt und im Einklang mit den Datenschutzstandards vorgenommen wird, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission festgelegt sind.
Artikel 8
Bewertung des Lernbedarfs
(1) Auf der Grundlage der Ergebnisse des Rekrutierungsprozesses, des Bedarfs der Aufnahmeorganisation und der geplanten Entsendung prüft die Entsendeorganisation in Absprache mit der Aufnahmeorganisation und dem Freiwilligen-Kandidaten den Lernbedarf und ermittelt Module für Schulungsprogramme, für die folgende Teilnahmekriterien gelten:
a)
Berufserfahrung, wobei erfahrene Fachkräfte die Möglichkeit erhalten, sich auf die obligatorischen Module zu konzentrieren und Schulungen im Bereich Projektmanagement und fakultative Spezialisierungsmodule auf dem für sie geeigneten Niveau auszuwählen;
b)
Bedarf der Aufnahmeorganisation an spezifischen Kompetenzen, der durch die Teilnahme des Freiwilligen-Kandidaten an fakultativen Modulen gedeckt werden soll;
c)
allgemeine Kompetenzen des Freiwilligen-Kandidaten, auf die durch die Teilnahme des Freiwilligen-Kandidaten an fakultativen Modulen eingegangen werden soll.
(2) Die Entsendeorganisation füllt den Lern- und Entwicklungsplan aus, der in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission vorgesehen ist, und benennt die bewerteten Kompetenzen der endgültig ausgewählten Freiwilligen-Kandidaten und deren Lernbedarf zwecks Übermittlung an die Schulungsanbieter.
KAPITEL 3
SCHULUNGSPROGRAMM IM RAHMEN DER EU-FREIWILLIGENINITIATIVE FÜR HUMANITÄRE HILFE
Artikel 9
Schulungsprogramm
(1) Für alle endgültig ausgewählten Freiwilligen-Kandidaten wird ein Schulungsprogramm angeboten, das von einem oder mehreren Schulungsanbietern gegebenenfalls unter Einbeziehung von Beiträgen von Aufnahme- und Entsendeorganisationen und ehemaligen Freiwilligen durchgeführt wird.
(2) Das Schulungsprogramm basiert auf dem Kompetenzrahmen und wird so gestaltet, dass es dem Bedarf sowohl neuer als auch erfahrener Fachkräfte gerecht wird.
(3) Das Schulungsprogramm beruht auf einem Lernkonzept, bei dem E-Learning und Präsenzmodule miteinander kombiniert werden.
(4) Zu den obligatorischen Modulen für alle Freiwilligen-Kandidaten gehören
a)
eine allgemeine Einführung in die Europäischen Union, ihre Außenbeziehungen und ihr Krisenreaktionssystem;
b)
eine Einführung in die humanitäre Hilfe, die Politik der humanitären Hilfe der Europäischen Union und die EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe;
c)
Maßnahmen zum Schutz der eigenen Sicherheit und Gesundheit;
d)
Projektmanagement;
e)
interkulturelles Bewusstsein (und Querschnittsthemen);
f)
auf Fallszenarien beruhende Simulationsübungen, bei denen die Freiwilligen-Kandidaten die erworbenen Kompetenzen unter Beweis stellen müssen.
(5) Zu den fakultativen Modulen gehören die Bereiche
a)
Interessenvertretung und Kommunikation;
b)
psychologische Erste Hilfe;
c)
Schulung von Multiplikatoren;
d)
Managementaufgaben im Bereich der Freiwilligenarbeit;
e)
Organisationsentwicklung;
f)
gegebenenfalls maßgeschneiderte Module, insbesondere zur Anpassung der Fachkompetenzen der Freiwilligen-Kandidaten an den Kontext der humanitären Hilfe.
(6) Die Freiwilligen-Kandidaten müssen alle obligatorischen Module absolvieren und können eines oder mehrere fakultative Module besuchen, deren Auswahl gemäß Artikel 8 erfolgen muss.
(7) Der Schulungsplan, in dem alle Module detailliert aufgeführt sind, einschließlich ihres Status, der Zielgruppe, der Frist, der behandelten Kompetenzen und der damit verbundenen Lernergebnisse wird gemäß Anhang II gestaltet.
Artikel 10
Bewertung der Freiwilligen-Kandidaten während und nach der Schulung
(1) Während und nach Abschluss der Schulung wird anhand des Kompetenzrahmens bewertet, inwieweit die Freiwilligen-Kandidaten auf die Entsendung vorbereitet sind.
(2) Die Bewertung wird von den Ausbildern gemeinsam vorgenommen, wobei dem Ausbildungsmentor des Freiwilligen-Kandidaten eine Schlüsselrolle bei der Koordinierung zukommt.
(3) Die Bewertung der Kompetenzen basiert auf den Bewertungen der Kenntnisse, der Fähigkeiten und der Einstellung des Freiwilligen-Kandidaten durch die Ausbilder, einschließlich anhand
a)
der Selbstbewertung, die von dem Freiwilligen-Kandidaten im Anschluss an die auf einem Fallszenario beruhende Simulationsübung ausgefüllt wird;
b)
der Beobachtungsnotizen, die die Ausbilder nach jedem Modul und der auf einem Fallszenario beruhenden Simulationsübung erstellen;
c)
der Bewertung durch den Ausbildungsmentor, der die Selbstbewertung kritisch überprüft, und der Beobachtungsnotizen einer Mentoring-Sitzung unter vier Augen zwischen dem Ausbildungsmentor und dem Freiwilligen-Kandidaten auf der Grundlage des Feedbacks der Ausbilder.
(4) Die Bewertung sämtlicher Kompetenzen wird in den Lern- und Entwicklungsplan des Freiwilligen-Kandidaten aufgenommen, der nach Abschluss der Schulung aktualisiert und um die Angaben zu den absolvierten Kursen und erzielten Ergebnissen ergänzt wird.
(5) Freiwilligen-Kandidaten, die in einer der Querschnittskompetenzen oder Fachkompetenzen nur geringe Kenntnisse aufweisen, scheiden aus. Die Ausbilder und der Ausbildungsmentor müssen eine derartige Bewertung und Entscheidung gegebenenfalls erläutern und begründen können.
KAPITEL 4
VERFAHREN FÜR DIE VORBEREITUNG DER FREIWILLIGEN-KANDIDATEN AUF DIE ENTSENDUNG
Artikel 11
Einführungsprogramm
(1) Der Einführungsprozess dient dazu, den Freiwilligen-Kandidaten bzw. den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe mit der Kultur, den Konzepten und Vorgehensweisen der Entsende- und der Aufnahmeorganisation und den mit der Aufgabenstellung verbundenen Erwartungen vertraut zu machen.
(2) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation arbeiten gemeinsam ein Einführungsprogramm aus. In dem Programm werden Rolle und Zuständigkeiten beider Seiten festgelegt, wobei möglichst die Informationen zurückgekehrter EU-Freiwilliger für humanitäre Hilfe als Grundlage dienen, damit deren praktische Erfahrungen und Lernergebnisse genutzt werden. Das Programm umfasst Folgendes:
a)
eine Einführung vor der Entsendung, für die nach Artikel 12 die Entsendeorganisation zuständig ist;
b)
eine Einführung im Land, für die nach Artikel 18 die Aufnahmeorganisation zuständig ist.
(3) Sofern zweckmäßig organisieren die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen gemeinsame Veranstaltungen, an denen alle EU-Freiwilligenkandidaten zusammen teilnehmen.
Artikel 12
Einführung vor der Entsendung
(1) Die Entsendeorganisationen stellen sicher, dass alle Freiwilligen-Kandidaten vor der Entsendung eine gründliche und angemessene persönliche Einführung erhalten. Diese deckt mindestens folgende Aspekte ab:
a)
Organisations- und Managementstrukturen und -prozesse, Projektteams (u. a. Projektbeauftragter, Krisenmanagementbeauftragter, Humanressourcen), Aufgaben und Ziele der Organisation und deren Bezug zur EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe;
b)
umfassende Informationen über den Projektkontext, in dem der Freiwilligen-Kandidat tätig sein wird, seine Aufgabenstellung und die Bedarfsbewertung, die dieser zugrunde liegt, sowie die vorgesehenen Arbeits- und Lebensbedingungen gemäß Artikel 22 und den Artikeln 24 bis 27;
c)
Rechtsrahmen, dem der Freiwillige gemäß der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission unterliegt;
d)
für den Freiwilligen relevante Standards und Verfahren, wie etwa Disziplinarfragen und Beschwerden, Betrugs- und Korruptionsbekämpfung, Schutz von Kindern und schutzbedürftigen Erwachsenen, Verhaltenskodex, der unter anderem in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission vorgesehen ist;
e)
obligatorisches kontextspezifisches Briefing zu Sicherheits- und Gesundheitsfragen (einschließlich einer medizinischen Untersuchung vor der Abreise) gemäß den Artikeln 28 und 30;
f)
Supervisions- und Leistungsmanagementsystem und -verfahren und vorhandene Unterstützungsmechanismen, einschließlich Mentoring und sonstiger in den Artikeln 19, 20 und 21 vorgesehener Unterstützung;
g)
Lern- und Entwicklungsplan;
h)
Informationen über das Netzwerk der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe und die über das Netzwerk vor, während und nach der Entsendung geleistete Unterstützung der Freiwilligen;
i)
Informationen über die Projektmaßnahmen im Bereich Kommunikation und Sichtbarkeit, die auf der Grundlage des Kommunikationsplans gemäß Artikel 17 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 vorgesehen sind, einschließlich der Kontaktdaten des zuständigen Regionalen Informationsreferenten der Kommission;
j)
Debriefing gemäß Artikel 23.
(2) Im Rahmen der Einführung informiert die Entsendeorganisation auch über die für die humanitäre Hilfe im Einsatzland zuständige Außenstelle der Kommission und setzt diese von der bevorstehenden Entsendung von EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in Kenntnis.
(3) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass die Freiwilligen-Kandidaten sämtliche Einführungsinformationen gelesen und verstanden haben und dass diese Informationen auch während der Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe leicht zugänglich sind.
Artikel 13
Praktika für neue Fachkräfte
(1) Handelt es sich bei den Freiwilligen-Kandidaten um neue Fachkräfte, kann von ihnen zusätzlich zu der Schulung die Absolvierung eines Praktikums in einer Entsendeorganisation verlangt werden, damit sie sich durch konkrete Erfahrungen mit den Verfahren, der Ethik und dem Kontext einer Tätigkeit im Bereich der humanitären Hilfe vertraut machen und sich eingehender auf die vorgesehene Entsendung als EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe vorbereiten können. Die Höchstdauer solcher Praktika beträgt sechs Monate, wobei in hinreichend begründeten Ausnahmefällen eine begrenzte Verlängerung möglich ist.
(2) Ausgehend von dem für das Praktikum ermittelten Lernbedarf überprüft und aktualisiert die Entsendeorganisation in Absprache mit der Aufnahmeorganisation und dem für das Praktikum vorgesehenen Freiwilligen den im Lern- und Entwicklungsplan angegebenen Bedarf. In dem Lern- und Entwicklungsplan wird insbesondere Folgendes festgelegt:
a)
die Lernergebnisse, die der Praktikant erzielen soll;
b)
die Aufgaben, die der Praktikant im Rahmen des Lernprozesses übernehmen soll, und die erforderlichen Ressourcen;
c)
die Ziele und Ergebnisse, die der Praktikant bei Abschluss des Praktikums erreicht haben soll.
(3) Die nachstehend genannten Artikel dieser Verordnung gelten sinngemäß auch für Praktika und sind für die Entsendeorganisationen, bei denen Freiwillige ein Praktikum absolvieren, mit den entsprechenden Verpflichtungen verbunden:
a)
Artikel 19 Absätze 4, 5, 6 und 9, die Artikel 21 und 22.
b)
Artikel 24 mit Ausnahme des Absatzes 5. Freiwilligen-Kandidaten aus EU-Ländern oder aus in Artikel 23 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannten Drittländern, für die die in diesem Artikel genannten Bedingungen gelten und die durch das nationale Sozialschutz- oder Versicherungssystem ihres Wohnsitzlandes abgesichert sind und die in einem der obengenannten Länder ein Praktikum absolvieren, genießen lediglich zusätzlichen Versicherungsschutz. Dies bedeutet, dass ihr Versicherungsschutz auf Kosten beschränkt ist, die den durch das nationale Sozialschutz- oder Versicherungssystem gewährleisteten Schutz übersteigen. Sofern die in Artikel 24 Absatz 5 aufgeführten Kosten nur teilweise oder gar nicht über das nationale Sozialschutz- oder Versicherungssystem abgedeckt sind, werden in begründeten Ausnahmefällen die entstandenen Kosten zu 100 % übernommen.
c)
Artikel 25 mit Ausnahme des Absatzes 6, Artikel 26 und Artikel 27 Absatz 1, sofern relevant.
d)
Artikel 28 Absätze 1, 8 und 14 sowie Artikel 30 Absätze 1, 4, 5, 6 und 7.
Artikel 14
Bewertung der Freiwilligen-Kandidaten nach dem Praktikum
(1) Am Ende des Praktikums füllt der Praktikant eine Selbstbewertung aus, die auf dem Kompetenzrahmen und dem Lern- und Entwicklungsplan basiert.
(2) Der zuständige Vorgesetzte bei der Entsendeorganisation wertet in Absprache mit der Aufnahmeorganisation die Selbstbewertung aus und bewertet den Praktikanten insbesondere unter folgenden Gesichtspunkten:
a)
Leistung des Praktikanten vor dem Hintergrund der Ziele, die dieser sich gesetzt hatte;
b)
Einschätzung, ob die vereinbarten Ziele erreicht wurden;
c)
Feststellung der Lernergebnisse.
(3) Freiwilligen-Kandidaten, die in einer der Querschnittskompetenzen oder Fachkompetenzen nur geringe Kenntnisse aufweisen, scheiden aus und kommen als EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe nicht in Betracht. Der zuständige Vorgesetzte bei der Entsendeorganisation muss eine derartige Bewertung und Entscheidung gegebenenfalls erläutern und begründen können.
Artikel 15
Zusätzliche Schulungen vor der Entsendung
Unabhängig von der Teilnahme des Freiwilligen-Kandidaten an dem Schulungsprogramm oder der Absolvierung eines Praktikums kann die Entsendeorganisation zusätzliche Schulungen vor der Entsendung anbieten, wie etwa Schulungen zur Anpassung der Fachkenntnisse der Freiwilligen-Kandidaten an den Bedarf der Aufnahmeorganisation, auf das Einsatzland vorbereitender Sprachunterricht usw.
Artikel 16
Vertrag mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe
(1) Auf der Grundlage der Ergebnisse der Einführung vor der Entsendung und gegebenenfalls des Praktikums sowie der in den Artikeln 13 bis 15 genannten sonstigen vorbereitenden Schulungen stellt die Entsendeorganisation in Absprache mit der Aufnahmeorganisation abschließend fest, ob der Freiwilligen-Kandidat für eine Entsendung als EU-Freiwilliger für humanitäre Hilfe in Betracht kommt.
(2) Die Entsendeorganisation und der als geeignet bewertete EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe schließen einen Entsendevertrag nach Artikel 14 Absatz 5 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014.
(3) In dem Vertrag, der in enger Absprache mit der Aufnahmeorganisation auszuarbeiten ist, werden die spezifischen Bedingungen der Entsendung und die Rechte und Pflichten des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe festgelegt. In dem Vertrag wird auch das Recht benannt, das gemäß der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission am Gerichtsstand des Vertrags anwendbar ist, und es werden mindestens die folgenden Aspekte geregelt:
a)
Definition der Rolle und Position des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, Einsatzdauer und -ort, gemäß der Aufgabenstellung auszuführende Aufgaben, einschließlich der Elemente, die sich aus dem in Artikel 17 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannten Kommunikationsplan ergeben;
b)
Laufzeit des Vertrags, einschließlich Anfangs- und Enddatum;
c)
Leistungsmanagement, einschließlich:
-
Verwaltungsmodalitäten, u. a. zuständiger Vorgesetzter bei der Aufnahmeorganisation und Kontaktstelle für die laufende Unterstützung seitens der Entsendeorganisation;
-
Mentoringmodalitäten;
d)
Arbeitsbedingungen, einschließlich Arbeitszeiten und Urlaub;
e)
Pflichten und finanzielle Rechte des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, einschließlich der Regelungen für folgende Aspekte:
-
Aufwandsentschädigung und Rückkehrbeihilfe,
-
Informationen über die geltenden Steuer- und Sozialversicherungsvorschriften,
-
Versicherungsschutz,
-
Unterbringung,
-
Reise;
f)
praktische Vorkehrungen:
-
medizinische Untersuchungen,
-
Visum und Arbeitserlaubnis;
g)
Vertraulichkeit;
h)
Vertragszusatz über das von dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe erwartete Verhalten, wozu u. a. ein integres Handeln und die Einhaltung des Verhaltenskodex sowie der Schutz von Kindern und schutzbedürftigen Erwachsenen einschließlich der Nulltoleranz gegenüber sexuellem Missbrauch gehören;
i)
Disziplinarvorschriften und Aufhebung des Freiwilligenstatus;
j)
Vermittlungsverfahren zur Klärung von Problemen und Beschwerden und zur Streitbeilegung;
k)
Zuständigkeiten und Konzepte in den Bereichen Sicherheitsmanagement, Gesundheitsschutz und Sicherheit;
l)
Lernen und persönliche Weiterentwicklung;
-
Schulung und Einführung,
-
Debriefing.
(4) Bei Streitigkeiten zwischen der Entsende- oder der Aufnahmeorganisation und dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe hat dieser Anspruch auf einen wirksamen Rechtsbehelf gemäß den für die Entsendeorganisation geltenden nationalen Bestimmungen.
Artikel 17
Aufnahme in die Datenbank
Nach Eingang der ausdrücklichen Zustimmung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe gibt die Entsendeorganisation die Daten des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in die in Artikel 13 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannte Datenbank (im Folgenden „Datenbank“) ein. Die Verarbeitung personenbezogener Daten in dieser Datenbank muss den Datenschutzstandards entsprechen, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission genannt sind. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten in Verbindung mit dieser Datenbank durch die Kommission findet die Verordnung (EG) Nr. 45/2001 (2) Anwendung.
KAPITEL 5
VERFAHREN FÜR DIE ENTSENDUNG UND BETREUUNG VON EU-FREIWILLIGEN FÜR HUMANITÄRE HILFE
Artikel 18
Einführung im Land
(1) Die Aufnahmeorganisationen stellen sicher, dass alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe nach der Ankunft im Einsatzland eine gründliche und angemessene Einführung im Land erhalten, die mindestens Folgendes abdeckt:
a)
Organisations- und Managementstrukturen und -prozesse, Projektteams (u. a. Projektmanager, operatives und technisches Team, Krisenmanagementbeauftragter, Unterstützungsteams z. B. in den Bereichen Personal und Finanzen), Projektstandort(e) sowie Aufgaben und Ziele der Organisation und deren Bezug zur EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe;
b)
umfassende Informationen über die Aufgaben, Zuständigkeiten und Projekte der Organisation, die beteiligten Gemeinschaften, den operativen Kontext sowie die Erwartungen hinsichtlich der Ergebnisse, die im Rahmen der Aufgabenstellung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe erzielt werden sollen, und über die der Aufgabenstellung zugrundeliegende Bedarfsbewertung;
c)
für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe relevante lokale Rechtsvorschriften;
d)
ein obligatorisches kontextspezifisches Briefing zu Sicherheits- und Gesundheitsfragen gemäß den Artikeln 28 und 30;
e)
Supervisions- und Leistungsmanagementsystem und -verfahren und vorhandene Unterstützungsmechanismen, einschließlich Mentoring und sonstiger in den Artikeln 19, 20 und 21 vorgesehener Unterstützung;
f)
eine Einweisung in die Kultur des Landes, der Region und des Einsatzortes, einschließlich Leitlinien für angemessenes Verhalten;
g)
ein Debriefing im Land gemäß Artikel 23.
(2) Die Aufnahmeorganisation stellt sicher, dass die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sämtliche Informationen, die bei der Einführung im Land erteilt werden, gelesen und verstanden haben, und dass diese Informationen auch während der Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative leicht zugänglich sind.
Artikel 19
Supervision und Leistungsmanagement
(1) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation entwickeln gemeinsam ein Leistungsmanagementsystem, das auf den Leistungszielen und den erwarteten Ergebnissen basiert, um vor dem Hintergrund der Aufgabenstellung die Qualität der Tätigkeit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe und die von ihm erzielten Fortschritte zu messen.
(2) Die Aufnahme- und die Entsendeorganisation legen fest, welche Rolle und welche Zuständigkeiten sie jeweils im Rahmen des Leistungsmanagementverfahrens und bei der Supervision des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe übernehmen.
(3) In der Einführungsphase legen die Aufnahme- und die Entsendeorganisation gemeinsam mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe die Leistungsziele fest und geben ihm Gelegenheit, sich zu den flexiblen Elementen der Aufgabenstellung zu äußern.
(4) Die Aufnahmeorganisation benennt einen Vorgesetzten, der für die Supervision des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zuständig ist und der mit dem Freiwilligen in angemessenen und praktikablen Zeitabständen Supervisionsgespräche führt.
(5) Sofern die Dauer des Einsatzes dies zweckmäßig erscheinen lässt, führen die Entsendeorganisation und der Vorgesetzte bei der Aufnahmeorganisation gemeinsam mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe eine Halbzeit-Leistungsüberprüfung durch, um den Integrationsprozess und den Stand der Fortschritte hinsichtlich der Ziele förmlich zu bewerten und die Ziele, die Aufgabenstellung und den Lern- und Entwicklungsplan anzupassen.
(6) Ergibt die Halbzeitüberprüfung, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe in einer der Querschnittskompetenzen oder Fachkompetenzen nur geringe Kenntnisse aufweist, kann die Aufnahmeorganisation in Einvernehmen mit der Entsendeorganisation beschließen, die Entsendung vorzeitig zu beenden. Sie müssen in der Lage sein, eine derartige Bewertung und Entscheidung gegebenenfalls zu erläutern und zu begründen.
(7) Die Entsendeorganisation und der Vorgesetzte bei der Aufnahmeorganisation nehmen gemeinsam mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe am Ende des Einsatzes einen abschließende Leistungsüberprüfung vor, um die Ergebnisse des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe vor dem Hintergrund der Ziele ihrer Aufgabenstellung und des Lern- und Entwicklungsplans zu überprüfen.
(8) Die Ergebnisse dieser Leistungsüberprüfung werden in den Lern- und Entwicklungsplan des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe integriert.
(9) Die Entsendeorganisation führt die Aufzeichnungen über die Leistungsüberprüfung im Einklang mit den Datenschutzstandards, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission genannt sind, und übermittelt der Datenbank eine Bestätigung, ob der Einsatz erfolgreich abgeschlossen wurde oder nicht; in letzterem Fall benennt sie auch die Gründe.
Artikel 20
Laufende Unterstützung seitens der Entsendeorganisation
(1) Vor der Entsendung benennt die Entsendeorganisation eine Kontaktperson, die im Zeitraum der Entsendung verfügbar ist und regelmäßigen Kontakt zu dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe hält, um Folgendes sicherzustellen:
a)
Unterstützung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe in der Ankunfts- und Eingewöhnungsphase,
b)
erforderliche zusätzliche Unterstützung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe und der Aufnahmeorganisation,
c)
Beteiligung an der Halbzeit- und der Abschlussüberprüfung sowie bei Bedarf an sonstigen Sitzungen und
d)
Vermittlung bei Uneinigkeit zwischen der Aufnahmeorganisation und dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe.
(2) Ist die benannte Kontaktperson nicht mehr in der Lage, diese Aufgabe im Entsendezeitraum zu erfüllen, wird so schnell wie möglich ein Ersatz benannt, um die Kontinuität der Unterstützung sicherzustellen.
Artikel 21
Mentoring
(1) Die Aufnahmeorganisation benennt einen oder mehrere Mentoren, um den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe unter anderem in folgenden Bereichen zu unterstützen:
a)
Entwicklung der beruflichen Fähigkeiten und Verbesserung von Leistung und Kenntnissen,
b)
kulturelle Eingliederung und Akklimatisierung,
c)
Coaching hinsichtlich der Aufgabenstellung und
d)
Hilfe bei psychosozialen Fragen.
(2) Die Mentoren haben Zugang zum Lern- und Entwicklungsplan und zur Aufgabenstellung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe und richten ihre Unterstützung daran aus. Die Mentoren treffen regelmäßig mit dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zusammen, um die Fortschritte zu erörtern und bei der Lösung von Problemen im Zusammenhang mit dem Einsatz und bei persönlichen Problemen Hilfe zu leisten.
(3) Bei dem Mentoring werden die lokalen Gegebenheiten berücksichtigt; wenn möglich, wird es so gestaltet, dass es auch lokalen Freiwilligen zugutekommen kann.
(4) Die Entsendeorganisation erleichtert das Mentoring durch eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der Aufnahmeorganisation, um Hilfe in den Bereichen Analyse und Schulung sowie sonstige Unterstützung für den Kapazitätsaufbau zu leisten und bei Kapazitätsdefiziten vor Ort im Rahmen ihrer eigenen Strukturen und Netzwerke geeignete Personen mit den noch benötigten Fähigkeiten zu ermitteln.
(5) Gegebenenfalls kann ein Fern-Mentoring in Betracht gezogen werden, das sich insbesondere auf das Netzwerk der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe stützen könnte.
Artikel 22
Arbeitsbedingungen
(1) Für alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe werden angemessene Arbeitsbedingungen geschaffen, sodass sie während ihres Einsatzes gute Leistungen erbringen können und ihr Wohlbefinden, ihre Motivation, ihre Gesundheit und ihre Sicherheit nicht beeinträchtigt werden. Die Arbeitsbedingungen müssen den einschlägigen Bestimmungen der Richtlinie 89/391/EWG (3) und der Richtlinie 2003/88/EG (4) entsprechen.
(2) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation arbeiten gemeinsam angemessene Arbeitsbedingungen aus, bei denen das lokale und nationale Einsatzumfeld berücksichtigt wird.
(3) Die Aufnahmeorganisation stellt die nötigen Informationen bereit und schlägt die Arbeitsbedingungen vor, deren Eignung und Angemessenheit von der Entsendeorganisation geprüft wird, um sicherzustellen, dass sie mit der Fürsorgepflicht und den allgemeinen Konzepten und Vorgehensweisen der Entsendeorganisation in Einklang stehen.
(4) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation stellen gemeinsam sicher, dass Gesundheits- und Sicherheitsrisiken vermieden, bewältigt und abgemildert werden und die vorgeschlagenen Arbeitsbedingungen den in den Artikeln 28, 29 und 30 genannten vereinbarten Sicherheits- und Gesundheitsschutzverfahren sowie den unter Nummer 3 des Anhangs I genannten Bedingungen für Arbeitszeiten, Urlaub, Mindestruhezeiten pro Tag und Woche und Arbeitsplatz entsprechen.
Artikel 23
Unterstützung am Ende der Entsendung und danach
(1) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation legen im beiderseitigen Einvernehmen fest, wie das Debriefing aller EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, einschließlich der vorzeitig zurückkehrenden Freiwilligen, inhaltlich und praktisch gestaltet wird.
(2) Die Aufnahmeorganisation bietet dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe ein persönliches Debriefing oder ein Gruppen-Debriefing, das auch die in Artikel 19 Absatz 7 genannte abschließende Leistungsüberprüfung einschließt, und organisiert gegebenenfalls eine Projektübergabe an das Team oder die anderen Beteiligten, die die Tätigkeiten des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe fortführen werden, um die Nachhaltigkeit und die Kontinuität sicherzustellen.
(3) Die Entsendeorganisation bietet dem zurückgekehrten EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zeitnah ein persönliches Debriefing oder ein Gruppen-Debriefing sowie ein operatives oder Projektdebriefing an, das auf dem Feedback der Aufnahmeorganisation und der abschließenden Fassung des Lern- und Entwicklungsplans basiert.
(4) Die Entsendeorganisation erleichtert die medizinische Kontrolluntersuchung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe nach dessen Rückkehr und bietet psychosoziale Debriefingsitzungen und Beratungsunterstützung an, die von dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf freiwilliger Basis genutzt werden können.
(5) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation informieren den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe über die Möglichkeiten, sich weiterhin für Fragen der humanitären Hilfe und eine aktive europäische Bürgerschaft einzusetzen, z. B. durch Engagement im Netzwerk der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe und Förderung des Netzwerks.
(6) Die Entsendeorganisation fordert die zurückgekehrten EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf, ein konstruktives Feedback zur EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe zu geben, u. a. indem sie erläutern, wie ihre Beiträge bei der Gestaltung künftiger Einsätze genutzt werden können.
KAPITEL 6
BESTIMMUNGEN ÜBER VERSICHERUNGSSCHUTZ UND LEBENSBEDINGUNGEN
Artikel 24
Versicherungsschutz
(1) Alle EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe werden durch eine umfassende Versicherungspolice abgesichert, die speziell darauf ausgerichtet ist, sie während des gesamten Zeitraums ihrer Entsendung in Drittländer und der relevanten Zeiträume vor und nach der Entsendung zu schützen.
(2) Der Versicherungsschutz gilt weltweit rund um die Uhr. Er beginnt mit dem Tag, an dem der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe sich aus seinem Heimatort auf den Weg in das Drittland des Einsatzes begibt und endet an dem Tag, an dem er aus dem Drittland des Einsatzes zurückkehrend wieder in seinem Heimatort eintrifft (im Folgenden „erster Versicherungszeitraum“).
(3) Übersteigt die Versicherungsdauer 12 Wochen, wird der Versicherungsschutz um weitere 8 Wochen im Heimatland des Versicherten verlängert, um die medizinische Weiterbehandlung von Erkrankungen und Verletzungen, die während des ersten Versicherungszeitraums eingetreten sind, abzudecken.
(4) Der Versicherungsschutz erstreckt sich auf alle Tätigkeiten im Rahmen der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe sowie im ersten Versicherungszeitraum auch auf die privaten Aktivitäten der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe.
(5) Alle EU-Freiwilligen genießen 100 %-igen Versicherungsschutz (vollständige Abdeckung) in folgenden Bereichen:
a)
ärztliche und zahnmedizinische Behandlungen,
b)
Schwangerschaft und Geburt,
c)
Unfall,
d)
Repatriierung,
e)
Lebensversicherung,
f)
dauerhafte oder vorübergehende Behinderung oder Invalidität,
g)
Haftpflicht,
h)
Verlust oder Diebstahl von Dokumenten, Fahr- bzw. Flugscheinen und persönlicher Habe,
i)
ergänzende Unterstützung.
(6) Um die Gleichbehandlung und gleichwertige Versicherung aller EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sicherzustellen, kann die Kommission im Rahmen eines Vergabeverfahrens einen oder mehrere Versicherungsanbieter unter Vertrag nehmen.
Artikel 25
Aufwandsentschädigung und Rückkehrbeihilfe
(1) Die Entsendorganisation zahlt den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, die nicht als angestellte Mitarbeiter gelten, pünktlich und in regelmäßigen Tranchen eine pauschale Aufwandsentschädigung.
(2) Die pauschale Aufwandsentschädigung basiert auf einem Warenkorb, der die regelmäßigen Ausgaben des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe für die folgenden Posten umfasst:
a)
Lebensmittel,
b)
Körperpflege- und Haushaltsprodukte,
c)
Bekleidung,
d)
Beförderung vor Ort und innerhalb des Landes,
e)
sonstige Ausgaben, die für einen angemessenen Lebensstandard und eine Beteiligung am gesellschaftlichen Leben vor Ort erforderlich erachtet werden (der Gesamtbetrag, der für die unter den Buchstaben a bis d aufgelisteten Posten vorgesehen ist, darf zur Finanzierung von Ausgaben wie Freizeitaktivitäten, Friseur, Zeitungen oder Schreibwaren höchstens um 20 % aufgestockt werden).
f)
Zusatzbetrag für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe, die in Gebieten eingesetzt werden, deren Index über dem Landesdurchschnitt liegt (höchstens 10 % des Gesamtbetrags für die unter den Buchstaben a bis d aufgelisteten Posten).
(3) Die Unterbringungskosten fallen nicht unter die Aufwandsentschädigung.
(4) Die Kommission veröffentlicht Informationen über die pauschalen Aufwandsentschädigungen mit Länderindizes für die jeweiligen Einsatzländer. Zusätzlich zu der Aufwandsentschädigung können Kosten für besonderen Bedarf wegen einer Behinderung oder sonstiger besonderer Umstände erstattet werden.
(5) Die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe werden rechtzeitig über in ihren Einsatzzeitraum fallende Anpassungen der Indizes und der Aufwandsentschädigungen informiert, insbesondere bei Ländern mit hoher Inflations- oder Deflationsrate.
(6) Bei erfolgreichem Abschluss der Entsendung zahlt die Entsendeorganisation dem zurückkehrenden EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe je nach Dauer seiner Entsendung eine Rückkehrbeihilfe in Höhe von 100 EUR pro Monat (angepasst nach einem regelmäßig aktualisierten Index).
Artikel 26
Unterbringung
(1) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass die Aufnahmeorganisation dem EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe eine angemessene Unterkunft zur Verfügung stellt, deren Kosten im lokalen Kontext angemessen sind.
(2) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation stellen gemeinsam sicher, dass Gesundheits- und Sicherheitsrisiken vermieden, bewältigt und abgemildert werden und die vorgeschlagene Unterbringung den in den Artikeln 28, 29 und 30 genannten vereinbarten Sicherheits- und Gesundheitsschutzverfahren sowie den unter Nummer 4 des Anhangs I genannten Bedingungen entspricht.
(3) Die Kosten für Unterbringung, Heizung und sonstige damit verbundene direkte Kosten werden nach Möglichkeit direkt von der Aufnahmeorganisation getragen. Die Aufnahmeorganisation geht die vertraglichen Verpflichtungen mit dem Vermieter ein und ergreift die erforderlichen Schritte, um die Gastgeber und Vermieter über die EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe zu informieren.
Artikel 27
Reisekosten und damit verbundene Kosten
(1) Die Entsendeorganisation organisiert die An- und Abreise des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe zum bzw. vom Einsatzort, einschließlich im Falle einer vorzeitigen Rückkehr, und trägt die Reisekosten.
(2) Auf Antrag des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe organisiert die Entsendeorganisation in folgenden Fällen eine zusätzliche Hin- und Rückreise und trägt die damit verbundenen Kosten:
a)
Heimaturlaub von EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, deren Entsendezeitraum 18 Monate übersteigt;
b)
Elternurlaub von EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, die eines oder mehrere unterhaltsberechtigte Kinder im Alter von unter 12 Jahren haben, sofern der Entsendezeitraum 6 Monate übersteigt;
c)
Sonderurlaub im Fall der Beisetzung oder einer ärztlich bescheinigten schweren Erkrankung eines Verwandten in gerader aufsteigender oder absteigender Linie, eines Ehe- oder eingetragenen Lebenspartners oder eines Geschwisterteils.
(3) Die Reisekosten können entweder auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten einer Reise in der Economy-Klasse oder der 2. Klasse oder in Form von Pauschalbeträgen erstattet werden, die auf einer angemessenen Methode der Entfernungsberechnung basieren.
(4) Die Entsendeorganisation stellt hinsichtlich der Visumerteilung für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe Informationen bereit und leistet entsprechende logistische Unterstützung, während die Aufnahmeorganisation erforderlichenfalls das Visumverfahren unterstützt. Die Entsendeorganisation trägt die Kosten der Visumerteilung, einschließlich der erforderlichen Reisekosten.
KAPITEL 7
VERFAHREN ZUR GEWÄHRLEISTUNG DER FÜRSORGEPFLICHT UND DER SICHERHEIT
Artikel 28
Sicherheitsmanagement und Risikobewertung
(1) Die Entsendeorganisation verfügt über eine organisationsinterne Sicherheitspolitik und Risikobewertungsverfahren, die für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe geeignet sind, auf diese Anwendung finden und bei Bedarf angepasst werden.
(2) Auf der Grundlage der organisationsinternen Sicherheitspolitik der Entsendeorganisation arbeiten die Entsende- und die Aufnahmeorganisation für die Maßnahmen im Rahmen der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe einen Sicherheitsmanagement- und einen Evakuierungsplan aus. Diese Pläne entsprechen mindestens den unter Nummer 5 des Anhangs I genannten Bedingungen.
(3) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisationen nehmen gemeinsam eine schriftliche Bewertung der im Einsatzland bestehenden Sicherheits-, Reise- und Gesundheitsrisiken vor. Diese Bewertungen entsprechen mindestens den unter Nummer 6 des Anhangs I genannten Bedingungen.
(4) Die Risikobewertung nach Absatz 3 wird dem Kontext entsprechend regelmäßig - mindestens jedoch vor der Entsendung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe -überprüft und aktualisiert. Ergibt die Risikobewertung, dass die Entsendung an einen Schauplatz eines internationalen oder nicht internationalen bewaffneten Konflikts führen würde oder dass solche Konflikte drohen, wird die Entsendung nicht in Betracht gezogen bzw. - sofern bereits ein EU-Freiwilliger für humanitäre Hilfe ausgewählt wurde - annulliert.
(5) In der Aufgabenbeschreibung und während des Rekrutierungsprozesses wird auf die Anforderungen hinsichtlich des Sicherheitsbewusstseins und das erforderliche angemessene Verhalten im Bereich Risiko- und Sicherheitsmanagement hingewiesen.
(6) Die Entsendorganisation unterrichtet die zuständigen nationalen Behörden der Mitgliedstaaten und der anderen teilnehmenden Länder im Einklang mit Artikel 23 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014, bevor einer ihrer Staatsangehörigen als EU-Freiwilliger für humanitäre Hilfe entsandt wird. Werden EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe eingesetzt, die nicht Staatsangehörige eines Mitgliedstaats der Union sind, prüft die Entsendeorganisation vor der Entsendung, welche Regeln für den konsularischen Schutz durch das Land der Staatsangehörigkeit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe oder durch ein anderes Land gelten.
(7) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation stellen sicher, dass alle Informationen über die Sicherheitsverfahren an die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe weitergegeben und von diesen verstanden werden. In der Einführungsphase erfolgt vor der Abreise und innerhalb von 24 Stunden nach der Ankunft im Einsatzland ein kontextspezifisches Sicherheitsbriefing. Dieses muss Folgendes abdecken: die Ergebnisse der Risikobewertung, den Evakuierungs- und Sicherheitsmanagementplan, einschließlich der Berichterstattung bei sicherheitsrelevanten Vorfällen, die Verfahren für Evakuierungen und Repatriierungen, die Kommunikationsabläufe, die Kontaktperson(en) für das Krisenmanagement und die Kontaktangaben zu Botschaften, Polizei, Feuerwehr und Krankenhäusern.
(8) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe mindestens durch eine Versicherung nach Artikel 24 abgesichert ist.
(9) Zusätzlich zu der obligatorischen Sicherheitsschulung im Rahmen des Schulungsprogramms ermöglicht die Entsendeorganisation den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe die Teilnahme an allen sonstigen relevanten Sicherheitsschulungen, die sie ihren eigenen internationalen Mitarbeitern anbietet.
(10) Mit Unterzeichnung des in Artikel 16 Absatz 2 genannten Vertrags bestätigen die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, dass sie die Sicherheitsmanagementverfahren kennen und diese einhalten werden, einschließlich ihrer Pflicht, sich selbst über die aktuelle Sicherheitslage auf dem Laufenden zu halten, ihrer persönlichen Verantwortung für das sie, andere Personen und die Organisation betreffende Sicherheitsmanagement und ihrer Pflicht, riskantes Verhalten zu unterlassen. Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation machen den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf die Folgen der Missachtung der Sicherheitsverfahren aufmerksam und klären ihn insbesondere darüber auf, bei welchen Verstößen der Einsatz vorzeitig beendet wird.
(11) Die Entsendeorganisation empfiehlt den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, sich nach ihrer Ankunft im Einsatzland bei der Botschaft oder dem Konsulat des Landes ihrer Staatsangehörigkeit registrieren zu lassen, und informiert sie über die Möglichkeit, von diesen konsularische Unterstützung zu erhalten. Hat das Land der Staatsangehörigkeit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe im Einsatzland keine konsularische Vertretung, empfiehlt die Entsendeorganisation den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, die Unionsbürger sind, sich bei einem Konsulat oder der Botschaft eines anderen EU-Mitgliedstaats registrieren zu lassen, und informiert sie über die Möglichkeit, von diesen konsularische Unterstützung zu erhalten.
(12) Anhand der von der Aufnahmeorganisation vorgelegten aktuellen Angaben aktualisieren die Entsende- und die Aufnahmeorganisation regelmäßig den Evakuierungsplan, um sicherzustellen, dass er jederzeit den operationellen Rahmenbedingungen entspricht. Die Häufigkeit der Überprüfung des Evakuierungsplans ist vom Ergebnis der Risikobewertung abhängig, und die Aufnahmeorganisation passt den Plan bei Bedarf unter Berücksichtigung der früheren und der aktuellen Datenlage an. Der Evakuierungsplan wird an einem für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe leicht zugänglichen Ort aufbewahrt.
(13) Die Aufnahmeorganisation stellt sicher, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe über Änderungen der operativen Rahmenbedingungen und die daraus resultierenden Anpassungen der Sicherheitsverfahren oder -protokolle auf dem Laufenden gehalten wird.
(14) Der Aufnahmeorganisation ist bekannt, wo sich der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe aufhält, und verfügt über eine Kontaktnummer, unter der dieser jederzeit, auch während der Urlaubszeiten, zu erreichen ist.
Artikel 29
Bei Sicherheitsvorfällen oder Evakuierungen anzuwendende Verfahren
(1) Bei Sicherheitsvorfällen erhält der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe schnellstmöglich ein Debriefing. Je nach Schwere des Vorfalls und nach Maßgabe der von der Entsende- und der Aufnahmeorganisation festgelegten Verfahren kann dieses Debriefing vom Vorgesetzen oder Mentor bei der Aufnahmeorganisation oder vom Krisenmanagementbeauftragten der Entsendeorganisation durchgeführt werden und darüber hinaus professionelle psychologische Hilfe umfassen.
(2) Im Falle einer Evakuierung wird der Evakuierungsplan befolgt und der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe ständig betreut, wobei gegebenenfalls die Verfahren der Konsulate und Botschaften zur Anwendung kommen, bei denen der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe gemäß Artikel 28 Absatz 11 registriert wurde.
(3) Die Entsendeorganisation kontaktiert die EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe nach ihrer Rückkehr und stellt sicher, dass angemessene Folgemaßnahmen ergriffen werden, einschließlich Debriefing und psychosozialer und ärztlicher Unterstützung.
(4) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation integrieren Sicherheitsfragen in ihren Überwachungs- und Evaluierungsrahmen und Erkenntnisse, die aus Sicherheitsvorfällen gewonnen wurden, werden bei der Überprüfung und Verbesserung von Projekten berücksichtigt.
Artikel 30
Gesundheit und Sicherheit
(1) Die Entsendeorganisation verfügt über eine organisationsinterne Gesundheitsschutz- und Sicherheitsstrategie, die für EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe geeignet ist, auf diese Anwendung findet, bei Bedarf angepasst werden kann und unter anderem Leitlinien zu folgenden Aspekten umfasst:
a)
persönliche Gesundheit, wie körperliche Gesundheit (Verhütung von Krankheiten, Empfehlungen zu Ess- und Schlafgewohnheiten, Sensibilisierung für klimatische und geografische Risiken, Behandlungsmöglichkeiten);
b)
geistige Gesundheit (Ratschläge hinsichtlich Work-Life-Balance, Stressmanagement, Bewältigungsmechanismen und Entspannungsmethoden, Anlaufstellen für psychosoziale Unterstützung).
(2) Auf der Grundlage der organisationsinternen Gesundheitsschutz- und Sicherheitsstrategie der Entsendeorganisation entwickeln die Entsende- und die Aufnahmeorganisation gemeinsam eine umfassende Palette von Gesundheitsschutz- und Sicherheitsstrategien und -leitlinien, um ihrer Fürsorgepflicht nachzukommen und das körperliche und emotionale Wohlbefinden der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sicherzustellen.
(3) Im Rahmen der in Artikel 28 Absatz 3 genannten Risikobewertung und vor Festlegung der Aufgabenstellung prüfen die Entsende- und die Aufnahmeorganisation auf der Grundlage der unter Nummer 7 des Anhangs I genannten Indikatoren gemeinsam, ob bei dem Einsatz für den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe sichere Arbeits- und Lebensbedingungen gegeben sind.
(4) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe mindestens durch umfassende Kranken- und Reiseversicherungsbestimmungen nach Artikel 24 abgesichert ist.
(5) In der Einführungsphase informiert die Entsendeorganisation den EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe über die in den Absätzen 1 und 2 genannten Gesundheitsschutz- und Sicherheitsstrategien und -leitlinien und erteilt ihm unter anderem Hinweise zu Krankheiten, Erste-Hilfe-Möglichkeiten, Instandhaltung von Räumlichkeiten, Fahrzeugen und Ausrüstung, Arbeitsplatz, Work-Life-Balance, gesundheits- und sicherheitsrelevanten Vorfällen sowie Verfahren für Evakuierungen aus medizinischen Gründen.
(6) Die Entsendeorganisation stellt sicher, dass der EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe vor seiner Abreise eine gründliche medizinische Kontrolluntersuchung absolviert und sorgt dafür, dass er die angesichts der Risiken im Einsatzland empfohlenen Medikamente und Impfungen sowie gegebenenfalls die erforderliche Ausrüstung wie etwa Erste-Hilfe-Sets und Schutz gegen Moskitos erhält.
(7) Die Aufnahmeorganisation stellt sicher, dass die Fürsorgepflicht bei der laufenden Betreuung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe beachtet wird, und erteilt ihm in der Einführungsphase folgende Informationen:
a)
aktuelle Informationen zu den lokalen Ressourcen in den Bereichen Gesundheit und Sicherheit wie etwa Kontaktdaten von Ärzten, Krankenhäusern und paramedizinischen Dienstleistern;
b)
im Rahmen ihres Länderbriefings Hinweise zu lokalen Gebräuchen und Normen, um Gesundheitsgefahren zu mindern und die Integration zu erleichtern.
(8) Die Entsendeorganisation erleichtert die medizinische Kontrolluntersuchung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe nach dessen Rückkehr und bietet im Rahmen ihres Debriefings psychosoziale Debriefingsitzungen sowie Beratungsunterstützung an. Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation fördern das Netzwerk der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe in seiner Funktion als paralleler Unterstützungsmechanismus vor, während und nach der Entsendung.
KAPITEL 8
VERFAHREN FÜR DIE ÜBERWACHUNG UND BEWERTUNG DER INDIVIDUELLEN LEISTUNG EU-FREIWILLIGEN FÜR HUMANITÄRE HILFE
Artikel 31
Überwachung und Bewertung der individuellen Leistung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe
(1) Auf der Grundlage des in Artikel 19 genannten Supervisions- und Leistungsmanagementverfahrens überwachen und bewerten die Entsende- und die Aufnahmeorganisation die individuelle Leistung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe und messen ausgehend von deren Aufgabenstellung und Zielen die Fortschritte und Ergebnisse.
(2) Die Überwachung und Bewertung der individuellen Leistung der EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich über den gesamten Einsatz erstreckt und spezifische Überprüfungen in mindestens folgenden Phasen umfasst:
a)
sofern relevant am Ende des in Artikel 14 genannten Praktikums;
b)
während der in Artikel 19 genannten abschließenden Leistungsüberprüfung und der Halbzeitüberprüfung, falls diese als angebracht erachtet wird;
c)
während des in Artikel 23 genannten Debriefings.
(3) Die Entsende- und die Aufnahmeorganisation legen Angaben vor, die aufzeigen, inwieweit die individuelle Leistung des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe auf der Ergebnis- und Wirkungsebene zur Verwirklichung der Ziele des Projekts und der Initiative insgesamt beiträgt, und berücksichtigen dabei die in Artikel 7 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 genannten Indikatoren. Diese Angaben umfassen anonymisierte Aufzeichnungen zur Qualität der Ergebnisse der Tätigkeit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe, die für Evaluierungszwecke bereitgehalten werden. Diese Daten werden im Einklang mit den Datenschutzstandards verarbeitet, die in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission genannt sind.
(4) Die Entsendeorganisationen unterstützen den Kapazitätsaufbau auf Ebene der Aufnahmeorganisationen, damit diese die Fortschritte und Ergebnisse ausgehend von der Aufgabenstellung und den Zielen des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe messen können.
KAPITEL 9
ZERTIFIZIERUNGSVERFAHREN FÜR ENTSENDEORGANISATIONEN UND AUFNAHMEORGANISATIONEN
Artikel 32
Zertifizierungsverfahren für Aufnahmeorganisationen
(1) Aufnahmeorganisationen, die eine Zertifizierung anstreben, legen eine objektive und wahrheitsgemäße Selbstbewertung vor, die den unter Nummer 1 des Anhangs III genannten Anforderungen entspricht; sie bewerten dabei ihre bestehenden Konzepte und Vorgehensweisen anhand der mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen, die in Bezug auf Freiwilligen-Kandidaten und EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe in dieser Verordnung und in der auf der Grundlage von Artikel 9 Absatz 2 der Verordnung (EU) Nr. 375/2014 zu erlassenden Delegierten Verordnung der Kommission festgelegt sind.
(2) In der Selbstbewertung legt die Aufnahmeorganisation alle Defizite und verbesserungsbedürftigen Bereiche offen, in denen ein Kapazitätsaufbau erforderlich sein könnte, um den Anforderungen in vollem Umfang zu genügen.
(3) Die Aufnahmeorganisation legt zusammen mit der Selbstbewertung gemäß den unter Nummer 1 des Anhangs III genannten Anforderungen drei Referenzen vor, damit hinsichtlich aller mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen in Bezug auf Freiwilligen-Kandidaten und EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe umfassende Informationen zur Verfügung stehen. Die Referenzen müssen von mindestens zwei verschiedenen der nachstehend genannten Kategorien von Akteuren stammen:
a)
einer zertifizierten Entsende- oder Aufnahmeorganisation, mit der die sich bewerbende Aufnahmeorganisation bereits eine Partnerschaft für die Teilnahme an der EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe eingegangen ist oder eine solche Partnerschaft anstrebt;
b)
einer humanitären Partnerorganisation der Kommission, mit der die Kommission eine (Partnerschafts-)Rahmenvereinbarung geschlossen und die sich bewerbende Aufnahmeorganisation bereits erfolgreich bei einem Projekt der humanitären Hilfe zusammengearbeitet hat;
c)
einer einschlägigen internationalen Organisation, einer gemeinnützigen Organisation oder einer zivilen Einrichtung des öffentlichen Rechts, mit der die sich bewerbende Aufnahmeorganisation bereits erfolgreich bei einem Projekt der humanitären Hilfe zusammengearbeitet hat;
d)
einer Akkreditierungs- oder Auditorganisation, die der sich bewerbenden Aufnahmeorganisation in für die EU-Freiwilligeninitiative für humanitäre Hilfe relevanten Bereichen eine Zertifizierung erteilt hat; in diesem Fall sollten die betreffenden Akkreditierungs- und Auditunterlagen ebenfalls vorgelegt werden.
(4) Die ausgefüllte Selbstbewertung wird vom bevollmächtigten Vertreter der Aufnahmeorganisation, dessen Unterschrift diese rechtswirksam bindet, unterzeichnet und der Kommission zusammen mit den in Absatz 3 genannten Referenzen übermittelt.
(5) Die Kommission bewertet den Antrag anhand der Selbstbewertung und der Referenzen und kann eine der folgenden Entscheidungen treffen:
a)
der sich bewerbenden Aufnahmeorganisation die Zertifizierung zu erteilen, da sie nach Einschätzung der Kommission den mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen in vollem Umfang entspricht;
b)
der sich bewerbenden Aufnahmeorganisation die Zertifizierung nicht zu erteilen, da sie nach Einschätzung der Kommission den mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen nicht in vollem Umfang entspricht.
(6) Die Kommission informiert die sich bewerbende Aufnahmeorganisation innerhalb von sechs Monaten nach Eingang des Antrags über das Ergebnis der Zertifizierung und weist dabei bei Bedarf auch auf Möglichkeiten für die Unterstützung des Kapazitätsaufbaus hin, falls der Antrag erneut vorgelegt werden soll. Wurde Bedarf ermittelt, der durch eine Kapazitätsaufbaustrategie der sich bewerbenden Aufnahmeorganisation gedeckt werden soll, ist diese teilnahmeberechtigt und hat bei der Unterstützung des Kapazitätsaufbaus Vorrang.
Artikel 33
Zertifizierungsverfahren für Entsendeorganisationen
(1) Entsendeorganisationen, die eine Zertifizierung anstreben, legen eine objektive und wahrheitsgemäße evidenzbasierte Selbstbewertung vor, die den unter Nummer 2 des Anhangs III genannten Anforderungen entspricht; sie bewerten dabei ihre bestehenden Konzepte und Vorgehensweisen anhand der mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen in Bezug auf Freiwilligen-Kandidaten und EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe.
(2) In der evidenzbasierten Selbstbewertung legt die Entsendeorganisation alle Defizite und verbesserungsbedürftigen Bereiche offen, in denen technische Hilfe erforderlich sein könnte, um den Anforderungen in vollem Umfang zu genügen. Sie fügt ihrem Antrag zudem Beispiele und Angaben bei, anhand deren sich überprüfen lässt, ob die Konzepte und Vorgehensweisen im Hinblick auf die einzelnen mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen und insbesondere im Hinblick auf Freiwillige umgesetzt werden.
(3) Die ausgefüllte evidenzbasierte Selbstbewertung wird vom bevollmächtigten Vertreter der Entsendeorganisation, dessen Unterschrift diese rechtswirksam bindet, unterzeichnet und der Kommission zusammen mit den in Absatz 2 genannten Unterlagen übermittelt.
(4) Die Kommission bewertet den Antrag anhand der evidenzbasierten Selbstbewertung und der eingereichten Unterlagen und kann eine der folgenden Entscheidungen treffen:
a)
der sich bewerbenden Entsendeorganisation die Zertifizierung zu erteilen, da sie nach Einschätzung der Kommission den mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen in vollem Umfang entspricht;
b)
der sich bewerbenden Entsendeorganisation die Zertifizierung nicht zu erteilen, da sie nach Einschätzung der Kommission den mit den Standards und Verfahren verbundenen Anforderungen nicht in vollem Umfang entspricht.
(5) Die Kommission informiert die sich bewerbende Entsendeorganisation innerhalb von sechs Monaten nach Eingang des Antrags über das Ergebnis der Zertifizierung und weist dabei bei Bedarf auch auf Möglichkeiten für technische Hilfe hin, falls der Antrag erneut vorgelegt werden soll. Wurde Bedarf ermittelt, der durch eine Strategie für technische Hilfe der Entsendeorganisation gedeckt werden soll, ist diese teilnahmeberechtigt und hat bei der technischen Hilfe Vorrang.
Artikel 34
Rechtsmittel
(1) Entscheidet die Kommission, die Zertifizierung nicht zu erteilen und den Antrag abzulehnen, teilt sie der abgelehnten Organisation mit, dass sie sich erst nach einem Zeitraum von zwölf Monaten, der an dem Tag beginnt, an dem der Ablehnungsbescheid beim Bewerber eingegangen ist, erneut bewerben kann. In der Entscheidung wird auch angegeben, welche Rechtsmittel gegen sie eingelegt werden können.
(2) Gemäß Artikel 256 und Artikel 263 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) ist das Gericht der Europäischen Union für Rechtsakte der Europäischen Kommission zuständig, die Rechtswirkung gegenüber Dritten haben. Nach den Artikeln 256, 268 und 340 AEUV ist das Gericht der Europäischen Union auch für Streitfälle zuständig, die den Ersatz für von der Kommission verursachte Schäden im Bereich der außervertraglichen Haftung betreffen.
Artikel 35
Finanzielle Tragfähigkeit und organisatorische Kapazität der Organisationen
Die Bewertung der finanziellen Tragfähigkeit und der organisatorischen Kapazität der zertifizierten Entsende- und Aufnahmeorganisationen fällt nicht unter das Zertifizierungsverfahren. Diese Tragfähigkeit und diese Kapazitäten sind eine Voraussetzung für finanzielle Unterstützung durch die Union und werden anhand der Anträge im Anschluss an eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen bewertet.
Artikel 36
Geltungsdauer der Zertifizierung und regelmäßige Überprüfungen
(1) Die zertifizierten Entsende- und Aufnahmeorganisation müssen sich drei Jahre nach Erhalt des positiven Zertifizierungsbescheids der Kommission erneut zertifizieren lassen bzw. immer dann, wenn bei den Standards oder Verfahren für die betreffenden Bereiche entscheidende Änderungen eingetreten sind.
(2) Während der Geltungsdauer der Zertifizierung können die zertifizierten Entsende- und Aufnahmeorganisationen erforderlichenfalls aufgefordert werden, sich regelmäßig von der Kommission überprüfen zu lassen.
(3) Die zertifizierten Entsende- und Aufnahmeorganisationen informieren die Kommission umgehend über alle Änderungen ihrer rechtlichen, finanziellen, technischen oder organisatorischen Lage, die die Einhaltung der Standards und Verfahren in Frage stellen oder zu Interessenkonflikten führen könnten. Sie informieren die Kommission zudem über alle Änderungen ihres Namens, ihrer Anschrift oder ihres gesetzlicher Vertreters.
Artikel 37
Aussetzung und Aufhebung der Zertifizierung
(1) Auf der Grundlage der von einer zertifizierten Entsende- oder Aufnahmeorganisation vorgelegten Informationen wie auch der im Rahmen der regelmäßigen Überprüfungen nach Artikel 36 Absatz 2 oder auf anderen Wegen gewonnenen Informationen kann die Kommission zu der Einschätzung gelangen, dass die zertifizierte Entsende- oder Aufnahmeorganisation einem oder mehreren der Standards und Verfahren nicht mehr in vollem Umfang genügt. In diesen Fällen kann die Kommission im Einklang mit dem unter Nummer 3 des Anhangs III genannten Verfahren geeignete Maßnahmen ergreifen, einschließlich der Aussetzung oder Aufhebung der Zertifizierung.
(2) Eine Entsende- oder Aufnahmeorganisation, deren Zertifizierung ausgesetzt oder aufgehoben wurde, darf ab dem Datum der Aussetzung oder Aufhebung keine EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe mehr entsenden oder aufnehmen und kommt nicht für eine für diesen Zweck bestimmte finanzielle Unterstützung der Union in Betracht.
(3) Je nach den Gründen für die Aussetzung oder Aufhebung der Zertifizierung, insbesondere wenn sie die Sicherheit des EU-Freiwilligen für humanitäre Hilfe betreffen, kann die Kommission verlangen, dass EU-Freiwillige für humanitäre Hilfe, die zum Zeitpunkt einer Aussetzung oder Aufhebung entsandt sind, repatriiert werden.
(4) Die Entsende- oder die Aufnahmeorganisation haben im Falle einer Aussetzung oder Aufhebung der Zertifizierung kein Anrecht auf Schadensersatz.
Artikel 38
Haftung
Die Kommission kann nicht für Verluste oder Schäden haftbar gemacht werden, die durch Entsende- oder Aufnahmeorganisationen aufgrund ihres Status einer zertifizierten Organisation verursacht werden oder diesen oder Dritten entstehen.
KAPITEL 10
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 39
Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am dritten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Diese Verordnung ist in allen ihren Teilen verbindlich und gilt unmittelbar in jedem Mitgliedstaat.
Brüssel, den 20. November 2014