NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 363/2012
ze dne 23. února 2012
o procedurálních pravidlech pro uznávání kontrolních organizací a odejímání takových uznání stanovených v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010 ze dne 20. října 2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky (1), a zejména na čl. 8 odst. 7 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Cílem nařízení (EU) č. 995/2010 je zejména minimalizovat riziko, že bude na vnitřní trh uvedeno nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva. Kontrolní organizace by měly hospodářským subjektům pomáhat plnit požadavky uvedeného nařízení. Za tímto účelem by měly vyvinout systém náležité péče, udělovat hospodářským subjektům právo jej používat a měly by ověřovat jeho řádné používání.
(2)
Postup, jímž Komise uznává kontrolní organizace, by měl být spravedlivý, transparentní a nezávislý. Žadatelé by tudíž měli být posuzováni poté, co byly konzultovány příslušné orgány členských států a o žadateli byly shromážděny dostatečné informace. Je-li to nezbytné, měly by být součástí shromažďování informací návštěvy v prostorách žadatele.
(3)
Je nezbytné upřesnit odpovídající odborné znalosti a kapacitu, jimiž by kontrolní organizace měly disponovat, aby dokázaly určit, zda dřevo splňuje příslušné právní předpisy v zemi těžby, a navrhnout opatření k posouzení rizika, že nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva budou uvedeny na trh. Není-li zjištěné riziko zanedbatelné, kontrolní organizace by rovněž měla být schopna navrhnout odpovídající opatření k jeho účinné minimalizaci.
(4)
Mělo by být zaručeno, že kontrolní organizace vykonávají své funkce transparentně a nezávisle, že se vyhýbají střetu zájmů při výkonu svých funkcí a že své služby poskytují hospodářským subjektům nediskriminačně.
(5)
O odejmutí uznání by Komise měla rozhodnout postupem, který je spravedlivý, transparentní a nezávislý. Před přijetím rozhodnutí by Komise měla konzultovat dotčené příslušné orgány členských států a měla by shromáždit dostatečné informace a v nezbytných případech provést návštěvy na místě. Dotčeným kontrolním organizacím by mělo být umožněno, aby před přijetím rozhodnutí předložily připomínky.
(6)
Jestliže kontrolní organizace přestane vykonávat funkce nebo plnit požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010, Komise by měla být v souladu se zásadou proporcionality schopna odejmout uznání buď dočasně a/nebo podmínečně, nebo trvale, a to podle toho, jak to vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků.
(7)
Je třeba zaručit, že úroveň ochrany jednotlivců v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů v rámci oblasti působnosti tohoto nařízení, zejména zpracováním osobních údajů v žádostech o uznání jako kontrolní organizace, splňuje požadavky stanovené směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (2) a nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3),
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se kromě definic stanovených v článku 2 nařízení (EU) č. 995/2010 použijí tyto definice:
1)
„dotčenými příslušnými orgány“ se rozumějí příslušné orgány členských států, v nichž jsou kontrolní organizace nebo žadatel o uznání jako kontrolní organizace zákonně usazeni nebo v nichž poskytují služby nebo hodlají poskytovat služby ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES (4);
2)
„doklady o dosažené kvalifikaci“ se rozumějí diplomy, osvědčení a jiné doklady vydané orgánem státu určeným podle právních nebo správních předpisů tohoto státu a osvědčující úspěšné dokončení odborné přípravy;
3)
„odbornou zkušeností“ se rozumí skutečný a zákonný výkon dotčeného povolání.
Článek 2
Žádost o uznání
1. Žádost o uznání jako kontrolní organizace může Komisi podat jakýkoli subjekt, ať veřejný či soukromý, ať se jedná o společnost, korporaci, firmu, podnik, instituci nebo orgán, který je zákonně usazen v Unii.
Subjekt podá žádost v kterémkoli z úředních jazyků Unie společně s dokumenty uvedenými v příloze.
2. Aby byl žadatel uznán jako kontrolní organizace, prokáže, že splňuje všechny požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení.
3. Komise do deseti pracovních dnů od přijetí žádosti potvrdí její přijetí a přidělí žadateli referenční číslo.
Rovněž žadateli poskytne orientační lhůtu, v níž o žádosti rozhodne. Komise informuje žadatele pokaždé, když orientační lhůtu pozmění kvůli potřebě získat dodatečné informace nebo dokumenty pro posouzení žádosti.
4. V případě, že uplynuly tři měsíce od obdržení žádosti nebo od posledního písemného sdělení, které Komise zaslala žadateli, podle toho, které datum nastane později, a Komise dosud nepřijala rozhodnutí o uznání nebo žádost nezamítla, písemně žadatele informuje o pokroku při posuzování žádosti.
První pododstavec se může na vyřízení jedné žádosti použít vícekrát.
5. Komise předá kopii žádosti a podkladů dotčeným příslušným orgánům, které mohou k žádosti podat připomínky do jednoho měsíce od data předání.
Článek 3
Dodatečné dokumenty a přístup do prostor
1. Pokud o to Komise požádá, žadatel nebo dotčené příslušné orgány poskytnou ve stanovené lhůtě veškeré dodatečné informace nebo dokumenty, které Komise požaduje.
2. Žadatel umožní Komisi přístup do svých prostor, aby mohla ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Komise informuje žadatele o návštěvě předem. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
Článek 4
Rozhodnutí o uznání
Pokud Komise přijala rozhodnutí podle čl. 8 odst. 3 nařízení (EU) č. 995/2010, uvědomí o tom dotčeného žadatele do 10 pracovních dnů od data přijetí uvedeného rozhodnutí.
Komise rovněž žadateli neprodleně poskytne osvědčení o uznání a sdělí své rozhodnutí příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 3 druhým pododstavcem nařízení (EU) č. 995/2010, a to ve lhůtě uvedené v prvním odstavci.
Článek 5
Právní subjektivita a zákonné usazení v Unii
1. Je-li žadatel zákonně usazen ve více než jednom členském státě, poskytne informace o svém sídlu, správním ústředí nebo hlavní provozovně v Unii, jakož i o svých agenturách, pobočkách nebo dceřiných společnostech zřízených na území jakéhokoli členského státu. Žadatel rovněž uvede, v kterých členských státech hodlá poskytovat služby.
2. Od žadatele, který je orgánem členského státu nebo součástí tohoto orgánu, se nevyžaduje, aby prokázal svoji právní subjektivitu nebo zákonné usazení v Unii.
Článek 6
Odpovídající odborné znalosti
1. Aby se zaručilo, že kontrolní organizace vykonávající své funkce řádně, jak vyžaduje čl. 8 odst. 2 písm. b) nařízení (EU) č. 995/2010, technicky kvalifikovaní pracovníci žadatele splňují následující minimální kritéria, což je potvrzeno doklady o dosažené kvalifikaci a odborných zkušenostech:
a)
formální odborná příprava v oboru souvisejícím s funkcemi kontrolní organizace;
b)
u vyšších technických pozic, alespoň pětiletá odborná zkušenost ve funkci související s funkcemi kontrolní organizace.
Pro účely písmene a) prvního pododstavce jsou za příslušné obory považovány obory týkající se lesnictví, životního prostředí, práva, řízení podniku, řízení rizik, obchodu, auditu, finanční kontroly nebo řízení zásobovacího řetězce.
2. Žadatel vede záznamy, které dokumentují povinnosti a odpovědnosti jeho pracovníků. Žadatel má zavedeny postupy pro sledování výkonnosti a technické kvalifikace svých pracovníků.
Článek 7
Kapacita umožňující výkon funkcí kontrolní organizace
1. Žadatel prokáže, že disponuje:
a)
organizační strukturou, která zaručuje řádný výkon funkcí kontrolní organizace;
b)
systémem náležité péče, který budou mít hospodářské subjekty k dispozici a budou jej používat;
c)
politikami a postupy, které umožňují hodnotit a zdokonalovat systém náležité péče;
d)
postupy a procesy k ověření, že hospodářské subjekty používají jeho systém náležité péče řádným způsobem;
e)
postupy pro nápravná opatření, která se přijmou v případě, že hospodářský subjekt nepoužívá jeho systém náležité péče řádným způsobem.
2. Kromě požadavků v odstavci 1 žadatel prokáže, že disponuje finanční a technickou kapacitou pro výkon funkcí kontrolní organizace.
Článek 8
Nepřítomnost střetu zájmů
1. Žadatel je organizován tak, aby chránil objektivitu a nestrannost svých činností.
2. Žadatel určuje, analyzuje a vede záznamy, které dokumentují rizika střetu zájmů v důsledku výkonu funkcí kontrolní organizace včetně střetů vyplývajících ze vztahů se souvisejícími subjekty nebo subdodavateli.
3. Bylo-li zjištěno riziko střetu zájmů, žadatel má zavedeny písemné politiky a postupy, aby zabránil střetům zájmů na úrovni organizace i jednotlivce. Jsou udržovány a prováděny písemné politiky a postupy. Tyto politiky a postupy mohou zahrnovat audity prováděné třetí stranou.
Článek 9
Informace o následných změnách
1. Kontrolní organizace neprodleně informuje Komisi o kterékoli z následujících situací, k nimž dojde poté, co byla uznána:
a)
změna, která může ovlivnit schopnost této kontrolní organizace plnit požadavky v článcích 5 až 8, k níž došlo poté, co byla organizace uznána;
b)
kontrolní organizace zřídí v Unii jiné agentury, pobočky nebo dceřiné společnosti, než jaké uvedla v žádosti;
c)
kontrolní organizace se rozhodne poskytovat služby v jiných členských státech, než jaké uvedla v žádosti, nebo v členském státě, v němž podle prohlášení přestala své služby poskytovat v souladu s písmenem d);
d)
kontrolní organizace přestane poskytovat služby v členských státech.
2. Komise sdělí všechny informace obdržené podle odstavce 1 dotčeným příslušným orgánům.
Článek 10
Přezkum rozhodnutí o uznání
1. Komise může rozhodnutí, jímž uznává kontrolní organizaci, kdykoli přezkoumat.
Komise provede tento přezkum v kterékoli z těchto situací:
a)
dotčený příslušný orgán informuje Komisi, že zjistil, že kontrolní organizace nevykonává funkce stanovené v čl. 8 odst. 1 nařízení (EU) č. 995/2010 nebo neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010, jak stanoví články 5 až 8 tohoto nařízení;
b)
Komise disponuje příslušnými informacemi včetně opodstatněných obav vyjádřených třetími stranami, že kontrolní organizace neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 1 a 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení;
c)
kontrolní organizace informovala Komisi o změnách uvedených v čl. 9 odst. 1 písm. a) tohoto nařízení.
2. Je-li zahájen přezkum, je při něm Komisi nápomocen přezkumný tým, jehož úkolem je provádět přezkum a kontroly.
3. Žadatel umožní přezkumnému týmu přístup do svých prostor, aby bylo možné ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
4. Přezkumný tým připraví zprávu, v níž popíše svá zjištění. Ke zprávě o přezkumu se přiloží náležité důkazy.
Zpráva o přezkumu obsahuje doporučení, zda by mělo být uznání kontrolní organizaci odejmuto.
Přezkumný tým zašle zprávu o přezkumu dotčeným příslušnými orgánům. Tyto orgány mohou vznést připomínky do tří týdnů od data předání zprávy.
Přezkumný tým poskytne dotčené kontrolní organizaci shrnutí zjištění a závěrů zprávy. Organizace může přezkumnému týmu předložit připomínky do tří týdnů od data předání shrnutí.
5. Přezkumný tým by měl v zprávě o přezkumu doporučit dočasné a/nebo podmínečné nebo trvalé odejmutí uznání podle toho, jak to podle něj vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků, jestliže určí, že kontrolní organizace nevykonává funkce nebo neplní požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010.
Přezkumný tým může místo toho doporučit, aby Komise vydala oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování nebo aby žádná další opatření nepřijímala.
Článek 11
Rozhodnutí o odejmutí uznání
1. Komise s ohledem na zprávu o přezkumu uvedenou v článku 10 rozhodne, zda dočasně a/nebo podmínečně nebo trvale odejme kontrolní organizaci uznání.
2. Komise může vydat oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování, pokud úroveň zjištěných nedostatků nevede ke zjištění podle čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010, že kontrolní organizace již neplní funkce nebo požadavky uvedené v čl. 8 odst. 2 uvedeného nařízení.
3. Rozhodnutí o odejmutí uznání kontrolní organizace, jakož i oznámení nebo varování podle odstavce 2 se do 10 pracovních dnů od data přijetí sdělí dotčené kontrolní organizaci a příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010.
Článek 12
Ochrana údajů
Tímto nařízením nejsou dotčena pravidla týkající se zpracování osobních údajů stanovená ve směrnici 95/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 13
Závěrečná ustanovení
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 23. února 2012.
KOMISSION DELEGOITU ASETUS (EU) N:o 363/2012,
annettu 23 päivänä helmikuuta 2012,
puutavaraa ja puutuotteita markkinoille saattavien toimijoiden velvollisuuksien vahvistamisesta annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) N:o 995/2010 tarkoitetuista valvontaorganisaatioiden hyväksymistä tai niiden hyväksynnän peruuttamista koskevista menettelysäännöistä
(ETA:n kannalta merkityksellinen teksti)
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon puutavaraa ja puutuotteita markkinoille saattavien toimijoiden velvollisuuksien vahvistamisesta 20 päivänä lokakuuta 2010 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 995/2010 (1) ja erityisesti sen 8 artiklan 7 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Asetuksen (EU) N:o 995/2010 tavoitteena on erityisesti minimoida riski siitä, että laittomasti korjattua puutavaraa ja sellaisesta puutavarasta valmistettuja puutuotteita saatetaan sisämarkkinoille. Valvontaorganisaatioiden olisi avustettava toimijoita asetuksen vaatimusten täyttämisessä. Tätä varten niiden olisi laadittava asianmukaisen huolellisuuden (”due diligence”) järjestelmä, myönnettävä toimijoille oikeus käyttää järjestelmää ja tarkistettava, että järjestelmää käytetään oikein.
(2)
Menettelyn, jota komissio käyttää hyväksyessään valvontaorganisaatiot, olisi oltava oikeudenmukainen, avoin ja riippumaton. Tämän vuoksi hakijat olisi arvioitava sen jälkeen, kun on kuultu jäsenvaltioiden toimivaltaisia viranomaisia ja kerätty riittävästi tietoa hakijasta. Tietojen keräykseen olisi tarvittaessa sisällyttävä hakijan tiloihin tehtäviä käyntejä.
(3)
On tarpeen määrittää asianmukainen asiantuntemus ja valmiudet, jotka valvontaorganisaatioilla olisi oltava, jotta ne voivat päättää, onko puu puunkorjuumaassa sovellettavan lainsäädännön mukaista, sekä ehdottaa toimenpiteitä, joilla arvioidaan riskiä siitä, että laittomasti korjattua puutavaraa ja sellaisesta puutavarasta valmistettuja puutuotteita saatetaan sisämarkkinoille. Mikäli riskin ei katsota olevan vähäpätöinen, valvontaorganisaation olisi myös pystyttävä ehdottamaan riittäviä toimenpiteitä sen minimoimiseksi tehokkaasti.
(4)
Olisi varmistettava, että valvontaorganisaatiot hoitavat tehtäviään avoimesti ja riippumattomasti, tehtävien hoitamisessa vältetään eturistiriitoja ja palveluja tarjotaan toimijoille syrjimättömällä tavalla.
(5)
Komission olisi päätettävä hyväksymisen peruuttamisesta käyttämällä menetelmää, joka on oikeudenmukainen, avoin ja riippumaton. Ennen päätöksen tekemistä komission olisi kuultava jäsenvaltioiden toimivaltaisia viranomaisia ja kerättävä riittävästi tietoja, tarvittaessa myös paikalla tehtävien tarkastusten avulla. Kyseessä olevalle valvontaorganisaatiolle olisi annettava mahdollisuus esittää kommenttinsa ennen päätöksen tekemistä.
(6)
Suhteellisuusperiaatteen mukaisesti komission olisi voitava peruuttaa hyväksyminen joko väliaikaisesti ja/tai ehdollisesti tai pysyvästi sen mukaan, mikä katsotaan tarpeelliseksi havaittujen puutteiden mukaan, jos valvontaorganisaatio ei enää täytä tehtäviään tai noudata asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklassa säädettyjä vaatimuksia.
(7)
On tarpeen varmistaa, että tämän asetuksen soveltamisalaan kuuluvien henkilötietojen käsittelyssä, erityisesti niiden henkilötietojen käsittelyssä, jotka sisältyvät valvontaorganisaatioksi hyväksymistä koskevaan hakemukseen, yksilöiden suojelun taso vastaa vaatimuksia, joista säädetään yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 95/46/EY (2) ja yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 (3),
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Määritelmät
Tässä asetuksessa sovelletaan asetuksen (EY) N:o 995/2010 2 artiklassa vahvistettujen määritelmien lisäksi seuraavia määritelmiä:
(1)
’asianomaisilla toimivaltaisilla viranomaisilla’ tarkoitetaan sen jäsenvaltion toimivaltaisia viranomaisia, johon valvontaorganisaatio tai valvontaorganisaatioksi hakeva organisaatio on laillisesti sijoittautunut tai jossa se tarjoaa tai aikoo tarjota Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2006/123/EY (4) mukaisia palveluja;
(2)
’muodollista kelpoisuutta osoittavilla asiakirjoilla’ tarkoitetaan tutkinto- ja muita todistuksia ja muuta näyttöä, jonka viranomainen on antanut lainsäädännön tai hallinnollisten määräysten mukaisesti ja jolla osoitetaan ammatillisen koulutuksen suorittaminen;
(3)
’ammattikokemuksella’ tarkoitetaan kyseisen ammatin tosiasiallista ja luvallista harjoittamista.
2 artikla
Hyväksymistä koskeva hakemus
1. Mikä tahansa unioniin laillisesti sijoittautunut julkinen tai yksityinen yksikkö, joka voi olla yritys, yhtiö, laitos tai viranomainen, voi jättää komissiolle hakemuksen siitä, että se hyväksytään valvontaorganisaatioksi.
Yksikön on toimitettava jollakin unionin virallisista kielistä tehty hakemus sekä liitteessä luetellut asiakirjat.
2. Jotta hakija voidaan hyväksyä valvontaorganisaatioksi, sen on osoitettava, että se täyttää kaikki asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 2 kohdassa ja tämän asetuksen 5-8 artiklassa esitetyt vaatimukset.
3. Komissio ilmoittaa saaneensa hakemuksen ja antaa hakijalle viitenumero 10 työpäivän kuluessa vastaanottopäivästä.
Se myös antaa hakijalle alustavan määräajan, johon mennessä se päättää hakemuksesta. Komissio ilmoittaa hakijalle aina kun se muuttaa alustavaa määräaikaa sen vuoksi, että on tarpeen hankkia lisätietoja tai -asiakirjoja hakemuksen arviointia varten.
4. Kun on kulunut kolme kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta tai komission viimeisimmästä kirjallisesta ilmoituksesta hakijalle, sen mukaan kumpi ajankohta on myöhäisempi, ja komissio ei ole tehnyt hyväksymispäätöstä tai hylännyt hakemusta, komissio ilmoittaa hakijalle kirjallisesti hakemuksen arvioinnin edistymisestä.
Ensimmäistä kohtaa voidaan soveltaa yhden hakemuksen käsittelyyn useammin kuin kerran.
5. Komissio toimittaa kopion hakemuksesta ja liiteasiakirjoista asianomaisille toimivaltaisille viranomaisille, jotka voivat esittää hakemuksesta huomioita yhden kuukauden kuluessa sen toimittamisesta.
3 artikla
Lisäasiakirjat ja oikeus päästä tiloihin
1. Hakijan tai asianomaisten viranomaisten on komission pyynnöstä toimitettava komission pyytämät lisätiedot tai -asiakirjat asetetussa määräajassa.
2. Hakijan on myönnettävä komissiolle pääsy sen tiloihin sen varmistamiseksi, että kaikki asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklassa ja tämän asetuksen 5-8 artiklassa säädetyt vaatimukset täyttyvät. Komission on ilmoitettava hakijalle käynnistä etukäteen. Asianomaiset toimivaltaiset viranomaiset voivat osallistua käyntiin.
Hakijan on tarjottava kaikki tarpeellinen apu kyseisten käyntien helpottamiseksi.
4 artikla
Hyväksymispäätös
Kun komissio on tehnyt hyväksymispäätöksen asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 3 kohdan mukaisesti, se ilmoittaa asiasta asianomaiselle hakijalle 10 työpäivän kuluessa kyseisen päätöksen hyväksymispäivästä.
Komissio myös antaa hakijalle hyväksymistodistuksen viipymättä ja ilmoittaa päätöksestään kaikkien jäsenvaltioiden toimivaltaisille viranomaisille asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan mukaisesti ensimmäisessä kohdassa säädetyssä määräajassa.
5 artikla
Oikeushenkilö ja laillinen sijoittautuminen unioniin
1. Jos hakija on laillisesti sijoittautunut useampaan kuin yhteen jäsenvaltioon, sen on toimitettava tieto sen sääntömääräisestä kotipaikasta, keskushallinnosta tai päätoimipaikasta unionissa sekä jäsenvaltioiden alueelle perustetuista myynti- ja sivukonttoreista sekä tytäryhtiöistä. Hakijan on myös ilmoitettava, missä jäsenvaltiossa se aikoo tarjota palveluja.
2. Hakijan, joka on jokin jäsenvaltion viranomainen tai muodostaa osan siitä, ei tarvitse todistaa sitä, että se on oikeushenkilö ja laillisesti sijoittautunut unioniin.
6 artikla
Asianmukainen asiantuntemus
1. Jotta voidaan varmistaa valvontaorganisaatioiden tehtävien asianmukainen hoitaminen, kuten asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 2 kohdan b alakohdassa edellytetään, hakijan teknisesti pätevän henkilökunnan on täytettävä seuraavat vähimmäisperusteet, mistä on osoituksena näyttö muodollisesta kelpoisuudesta ja ammatillisesta pätevyydestä:
a)
muodollinen ammatillinen koulutus alalla, jolla on merkitystä valvontaorganisaation tehtäville;
b)
kun kyseessä on ylempi tekninen henkilökunta, vähintään viisi vuotta ammatillista kokemusta tehtävässä, joka liittyy valvontaorganisaation tehtäviin.
Ensimmäisen kohdan a alakohdan soveltamista varten merkityksellisinä aloina pidetään aloja, jotka liittyvät metsänhoitoon, ympäristöön, lainsäädäntöön, liikkeenjohtoon, riskinhallintaan, kauppaan, tilintarkastukseen, varainhoidon valvontaan ja toimitusketjun hallintaan.
2. Hakijan on pidettävää kirjaa henkilökuntansa tehtävistä ja vastuista. Hakijalla on oltava menettelyt henkilökuntansa työn tulosten ja teknisen pätevyyden seuraamiseksi.
7 artikla
Valmiudet hoitaa valvontaorganisaation tehtäviä
1. Hakijan on osoitettava, että sillä on kaikki seuraavat:
a)
organisaatiorakenne, jonka avulla varmistetaan valvontaorganisaation tehtävien asianmukainen hoitaminen;
b)
asianmukaisen huolellisuuden järjestelmä, joka on toimijoiden käytettävissä ja jota ne käyttävät;
c)
toimintatavat ja menettelyt, jotka mahdollistavat asianmukaisen huolellisuuden järjestelmän arvioinnin ja parantamisen;
d)
menettelyt ja prosessit, joilla varmistetaan, että toimijat käyttävät asianmukaisen huolellisuuden järjestelmää asianmukaisesti;
e)
menettelyt korjaavia toimia varten, jotka on toteutettava, mikäli toimija ei käytä asianmukaisen huolellisuuden järjestelmää asianmukaisesti.
2. Edellä 1 kohdan vaatimusten lisäksi hakijan on osoitettava, että sillä on taloudelliset ja tekniset valmiudet hoitaa valvontaorganisaation tehtävät.
8 artikla
Eturistiriitojen välttäminen
1. Hakijan organisaation on oltava sellainen, että turvataan sen toiminnan objektiivisuus ja puolueettomuus.
2. Hakijan on tunnistettava, analysoitava ja ylläpidettävä tiedot eturistiriitoja koskevista riskeistä, jotka johtuvat valvontaorganisaation tehtävien hoitamisesta, mukaan lukien mahdolliset eturistiriidat, jotka johtuvat hakijan suhteista asiaan liittyviin elimiin tai alihankkijoihin.
3. Jos on tunnistettu eturistiriidan riski, hakijalla on oltava kirjalliset toimintatavat ja menettelyt eturistiriitojen välttämiseksi sekä organisaatiota että yksilöitä varten. Kirjallisia toimintatapoja ja menettelyitä on ylläpidettävä ja noudatettava. Nämä toimintatavat ja menettelyt voivat sisältää kolmansien osapuolten tarkastuksia.
9 artikla
Muutoksia koskevat tiedot
1. Valvontaorganisaation on ilmoitettava komissiolle viipymättä, mikäli sen hyväksymisen jälkeen tapahtuu jokin seuraavista:
a)
tehdään muutos, joka voi vaikuttaa valvontaorganisaation kykyyn noudattaa 5-8 artiklan vaatimuksia;
b)
valvontaorganisaatio perustaa unioniin myyntikonttorin, sivukonttorin tai tytäryhtiön, jota ei ole ilmoitettu sen hakemuksessa;
c)
valvontaorganisaatio päättää tarjota palveluja jossakin muussa jäsenvaltiossa kuin siinä, jonka se on ilmoittanut hakemuksessaan, tai jäsenvaltiossa, jossa se on ilmoittanut lopettaneensa palvelujen tarjoamisen d alakohdan mukaisesti;
d)
valvontaorganisaatio lopettaa palvelujen tarjoamisen jossakin jäsenvaltiossa.
2. Komissio toimittaa kaikki 1 kohdan mukaisesti saamansa tiedot asianmukaisille toimivaltaisille viranomaisille.
10 artikla
Hyväksymispäätöksen uudelleenarviointi
1. Komissio voi arvioida uudelleen valvontaorganisaation hyväksymistä koskevan päätöksen milloin tahansa.
Komissio suorittaa uudelleenarvioinnin seuraavissa tilanteissa:
a)
asianmukainen toimivaltainen viranomainen ilmoittaa komissiolle katsovansa, ettei jokin valvontaorganisaatio enää hoida asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 1 kohdassa säädettyjä tehtäviä tai noudata asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 2 kohdassa säädettyjä vaatimuksia, kuten tämän asetuksen 5-8 artikloissa esitetään;
b)
komissiolla on hallussaan tietoja, mukaan lukien kolmansien osapuolten esittämät perustellut huomautukset, joiden mukaan valvontaorganisaatio ei enää noudata asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 1 ja 2 kohdassa ja tämän asetuksen 5-8 artiklassa säädettyjä vaatimuksia;
c)
valvontaorganisaatio on ilmoittanut komissiolle tämän asetuksen 9 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuista muutoksista.
2. Jos käynnistetään uudelleenarviointi, komissiota avustaa arviointiryhmä, joka laatii uudelleenarvioinnin ja suorittaa tarkastuksia.
3. Hakijan on myönnettävä arviointiryhmälle pääsy sen tiloihin sen varmistamiseksi, että kaikki asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklassa ja tämän asetuksen 5-8 artiklassa säädetyt vaatimukset täyttyvät. Asianomaiset toimivaltaiset viranomaiset voivat osallistua käyntiin.
Hakijan on tarjottava kaikki tarpeellinen apu kyseisten käyntien helpottamiseksi.
4. Arviointiryhmän on laadittava tuloksista raportti. Uudelleenarviointiraporttiin on liitettävä sitä tukeva näyttö.
Uudelleenarviointiraportissa on esitettävä suositus siitä, onko valvontaorganisaation hyväksyminen peruutettava.
Arviointiryhmän on lähetettävä uudelleenarviointiraportti asianomaisille toimivaltaisille viranomaisille. Kyseiset viranomaiset voivat toimittaa huomioita kolmen viikon kuluessa raportin toimittamispäivästä.
Arviointiryhmän on toimitettava asianomaiselle valvontaorganisaatiolle tiivistelmä raportin tuloksista ja päätelmistä. Organisaatio voi toimittaa huomioita kolmen viikon kuluessa tiivistelmän toimittamispäivästä.
5. Arviointiryhmän on suositeltava uudelleenarviointiraportissaan hyväksynnän peruuttamista joko väliaikaisesti ja/tai ehdollisesti tai pysyvästi sen mukaan, mikä katsotaan tarpeelliseksi havaittujen puutteiden mukaan, jos valvontaorganisaatio ei enää täytä tehtäviään tai noudata asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklassa säädettyjä vaatimuksia.
Arviointiryhmä voi tämän sijaan suositella, että komissio antaa ilmoituksen korjaavista toimista ja virallisen varoituksen tai että komissio ei toteuta muita toimia.
11 artikla
Päätös hyväksymisen peruuttamisesta
1. Komissio päättää, peruutetaanko valvontaorganisaation hyväksyminen väliaikaisesti ja/tai ehdollisesti tai pysyvästi ottaen huomioon 10 artiklassa tarkoitettu uudelleenarviointiraportti.
2. Komissio voi antaa ilmoituksen korjaavista toimista ja virallisen varoituksen, jos havaittujen puutteiden perusteella ei voida asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 6 kohdan mukaisesti todeta, että valvontaorganisaatio ei enää hoida tehtäviään tai täytä 8 artiklan 2 kohdassa asetettuja vaatimuksia.
3. Päätös peruuttaa valvontaorganisaation hyväksyminen sekä 2 kohdan mukainen ilmoitus tai varoitus toimitetaan asianomaiselle valvontaorganisaatiolle ja kaikkien jäsenvaltioiden toimivaltaisille viranomaisille asetuksen (EU) N:o 995/2010 8 artiklan 6 kohdan mukaisesti 10 työpäivän kuluessa sen hyväksymisestä.
12 artikla
Tietosuoja
Tämä asetus ei rajoita direktiivissä 95/46/EY ja asetuksessa (EY) N:o 45/2001 säädettyjen henkilötietojen käsittelyä koskevien sääntöjen soveltamista.
13 artikla
Loppusäännökset
Tämä asetus tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 23 päivänä helmikuuta 2012.