ROZHODNUTÍ SPRÁVNÍ RADY EUROPOLU
ze dne 4. června 2009
o podmínkách týkajících se zpracování údajů na základě čl. 10 odst. 4 rozhodnutí o Europolu
(2009/1010/SVV)
SPRÁVNÍ RADA EUROPOLU,
s ohledem na rozhodnutí Rady ze dne 6. dubna 2009 o zřízení Evropského policejního úřadu (Europol) (1) (dále jen „rozhodnutí o Europolu“), a zejména na čl. 10 odst. 4 uvedeného rozhodnutí,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Správní rada má na základě návrhu ředitele a po konzultaci společného kontrolního orgánu stanovit podmínky pro zpracování údajů, jehož cílem je zjistit, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a mohou být zahrnuty do jednoho z jeho systémů pro zpracování informací, zejména pokud jde o přístup k údajům a jejich využívání a lhůty pro uchování a vymazání údajů.
(2)
Přijetím tohoto rozhodnutí správní rada zohlední zásady Úmluvy Rady Evropy o ochraně osob se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat ze dne 28. ledna 1981 a doporučení Výboru ministrů Rady Evropy č. R(87)15 ze dne 17. září 1987 upravující používání osobních údajů v policejním sektoru.
(3)
Své rozhodnutí předloží správní rada ke schválení Radě,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí
a)
„osobními údaji“ jakékoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě: identifikovatelnou osobou se rozumí osoba, jejíž totožnost lze přímo či nepřímo zjistit, zejména s odkazem na identifikační číslo nebo na jeden či více zvláštních prvků její fyzické, fyziologické, psychické, ekonomické, kulturní nebo sociální identity;
b)
„zpracováním osobních údajů“ každý úkon nebo soubor úkonů s osobními údaji, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, uchovávání, přizpůsobování nebo pozměňování, vyhledávání, nahlížení, užívání, zveřejňování přenosem, šířením nebo jejich zpřístupňování jiným způsobem, třídění nebo kombinování, blokování, vymazání nebo zničení;
c)
„systémy zpracování informací“ informační systém Europolu, analytické pracovní soubory a další systémy zpracování osobních údajů uvedené v čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
d)
„informačním systémem Europolu“ systém uvedený v čl. 11 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
e)
„analytickým pracovním souborem“ soubor vytvořený za účelem analýzy uvedený v článku 14 rozhodnutí o Europolu;
f)
„institucemi EU“ orgány, instituce a jiné subjekty, které byly zřízeny Smlouvou o Evropské unii a Smlouvami o založení Evropských společenství nebo na jejich základě, uvedené v čl. 22 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
g)
„třetími stranami“ třetí státy a organizace uvedené v čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
h)
„řádně zmocněnými zaměstnanci Europolu“ zaměstnanci Europolu jmenovaní ředitelem ke zpracování osobních údajů v souladu s tímto rozhodnutím.
Článek 2
Oblast působnosti
Toto rozhodnutí se použije na osobní údaje poskytnuté Europolu za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací, s výjimkou
a)
osobních údajů vložených do informačního systému Europolu podle čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
b)
osobních údajů, které členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana nabídne za účelem vložení do konkrétního analytického pracovního souboru, i osobních údajů vložených do analytického pracovního souboru podle článku 14 rozhodnutí o Europolu;
c)
osobních údajů poskytnutých Europolu za účelem vložení do jiného konkrétního systému zpracování osobních údajů uvedeného v poslední větě čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu.
Článek 3
Přístup a používání
1. Přístup k osobním údajům zpracovávaným Europolem podle tohoto rozhodnutí mají pouze řádně zmocnění zaměstnanci Europolu.
2. Aniž je dotčen článek 17 rozhodnutí o Europolu, jsou osobní údaje zpracovávané Europolem podle uvedeného rozhodnutí používány pouze za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací.
3. V případě, že Europol rozhodne, že údaje jsou pro jeho úkoly důležité a mohou být zahrnuty do informačního systému Europolu, navrhne, aby členský stát poskytující informace tyto údaje vložil do informačního systému Europolu v souladu s čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu. Pokud se členský stát nebude návrhem Europolu řídit, použije se článek 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 4
Pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů
1. Při zpracovávání osobních údajů podle tohoto rozhodnutí Europol dodržuje pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů, která stanoví rozhodnutí o Europolu, a to zejména články 18, 27 a 35, a pravidla přijatá k provádění uvedených článků.
2. V případě, že se Europol rozhodne vložit takové údaje do systémů zpracování informací nebo je vymazat či zničit, musí o tom uvědomit členský stát, instituci Evropské unie nebo třetí stranu poskytující informace.
Článek 5
Stanovená lhůta pro uchovávání údajů
1. Je třeba co nejdříve přijmout rozhodnutí o používání osobních údajů podle čl. 3 odst. 2, v každém případě nejpozději do šesti měsíců od okamžiku, kdy tyto údaje Europol obdržel.
2. Není-li rozhodnutí přijato v uvedené lhůtě šesti měsíců, příslušné osobní údaje jsou vymazány nebo zničeny a členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana poskytující informace jsou o tomto kroku uvědomeny.
Článek 6
Odpovědnost
Europol odpovídá za splnění požadavků uvedených v článcích 3, 4 a 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 7
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost týž den jako rozhodnutí o Europolu.
V Haagu dne 4. června 2009.
Schváleno Radou dne 30. listopadu 2009.
EUROPOLIN HALLINTONEUVOSTON PÄÄTÖS,
annettu 4 päivänä kesäkuuta 2009,
Europolia koskevan neuvoston päätöksen 10 artiklan 4 kohdan perusteella suoritettavan tietojenkäsittelyn ehdoista
(2009/1010/YOS)
EUROPOLIN HALLINTONEUVOSTO, joka
ottaa huomioon Euroopan poliisiviraston (Europol) perustamisesta 6. huhtikuuta 2009 tehdyn neuvoston päätöksen (1) (jäljempänä ’Europol-päätös’) ja erityisesti sen 10 artiklan 4 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Hallintoneuvosto päättää johtajan ehdotuksesta ja yhteistä valvontaviranomaista kuultuaan tietojenkäsittelyä koskevista ehdoista sen selvittämiseksi, onko käsiteltävillä tiedoilla merkitystä Europolin tehtävien hoitamiselle ja voidaanko ne tallentaa johonkin sen tietojenkäsittelyjärjestelmistä, sekä erityisesti niihin pääsyä ja käyttöä koskevista ehdoista samoin kuin tietojen säilyttämistä ja poistamista koskevista aikarajoista.
(2)
Tekemällä tämän päätöksen hallintoneuvosto ottaa huomioon yksilöiden suojelusta henkilötietojen automaattisessa tietojenkäsittelyssä 28 päivänä tammikuuta 1981 tehdyn Euroopan neuvoston yleissopimuksen ja henkilötietojen käytön sääntelemisestä poliisialalla 17 päivänä syyskuuta 1987 annetun Euroopan neuvoston ministerikomitean suosituksen R(87) 15 periaatteet.
(3)
Hallintoneuvoston päätös toimitetaan neuvoston hyväksyttäväksi,
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
1 artikla
Määritelmät
Tässä päätöksessä tarkoitetaan:
a)
”henkilötiedoilla” kaikenlaisia tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevia tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, jonka henkilöllisyys on todennettavissa suoraan tai epäsuorasti, erityisesti henkilötunnuksen tai yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, henkisen, taloudellisen, kulttuurisen tai sosiaalisen erityispiirteen avulla;
b)
”tietojen käsittelyllä” kaikenlaisia toimintoja tai toimintasarjoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, niitä koskevia kyselyjä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamista muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä sekä suojaamista, poistamista tai tuhoamista;
c)
”tietojenkäsittelyjärjestelmillä” Europolin tietojärjestelmää, analyysitietokantoja ja muita Europolia koskevan neuvoston päätöksen 10 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja henkilötietojen käsittelyjärjestelmiä;
d)
”Europolin tietojärjestelmällä” Europol-päätöksen 11 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua järjestelmää;
e)
”analyysitietokannalla” tietokantaa, joka perustetaan Europol-päätöksen 14 artiklassa tarkoitettua analyysiä varten;
f)
”EU:n elimillä” Europol-päätöksen 22 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja Euroopan unionista tehdyllä sopimuksella tai Euroopan yhteisöjen perustamissopimuksilla taikka näiden sopimusten nojalla perustettuja toimielimiä, elimiä ja virastoja;
g)
”kolmansilla osapuolilla” Europol-päätöksen 23 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja kolmansia valtioita ja organisaatioita;
h)
”asianmukaisesti valtuutetulla Europolin henkilöstöllä” Europolin henkilöstöä, jonka johtaja on nimennyt käsittelemään henkilötietoja tämän päätöksen mukaisesti.
2 artikla
Soveltamisala
Tätä päätöstä sovelletaan niihin henkilötietoihin, jotka on toimitettu Europolille sen selvittämiseksi, onko kyseisillä tiedoilla merkitystä sen tehtävien hoitamiselle ja voidaanko ne tallentaa sen tietojenkäsittelyjärjestelmiin, lukuun ottamatta seuraavia tietoja:
a)
Europolin tietojärjestelmään Europol-päätöksen 13 artiklan 1 kohdan nojalla tallennetut henkilötiedot;
b)
jäsenvaltion, EU:n elimen tai kolmannen osapuolen tarjoamat henkilötiedot, jotka on tarkoitus lisätä tiettyyn analyysitietokantaan, sekä analyysitietokantaan Europol-päätöksen 14 artiklan mukaisesti tallennetut henkilötiedot;
c)
Europolille annetut henkilötiedot, jotka on tarkoitus lisätä Europol-päätöksen 10 artiklan 1 kohdan viimeisessä virkkeessä tarkoitettuun muuhun henkilötietojen käsittelyjärjestelmään.
3 artikla
Pääsy tietoihin ja tietojen käyttö
1. Vain asianmukaisesti valtuutetulla Europolin henkilöstöllä on pääsy Europolin tämän päätöksen nojalla käsittelemiin henkilötietoihin.
2. Europolin tämän päätöksen nojalla käsittelemiä henkilötietoja voidaan käyttää vain sen selvittämiseen, onko kyseisillä tiedoilla merkitystä Europolin tehtävien hoitamiselle ja voidaanko ne tallentaa sen tietojenkäsittelyjärjestelmiin, sanotun kuitenkaan rajoittamatta Europol-päätöksen 17 artiklan soveltamista.
3. Jos Europol katsoo, että tiedoilla on merkitystä sen tehtävien hoitamiselle ja ne voidaan tallentaa Europolin tietojärjestelmään, Europol ehdottaa, että tiedot toimittanut jäsenvaltio tallentaa tiedot Europolin tietojärjestelmään Europol-päätöksen 13 artiklan 1 kohdan mukaisesti. Jos jäsenvaltio ei noudata Europolin ehdotusta, sovelletaan tämän päätöksen 5 artiklaa.
4 artikla
Henkilötietojen suojaa ja tietoturvallisuutta koskevat säännöt
1. Käsitellessään henkilötietoja tämän päätöksen nojalla Europolin on noudatettava Europol-päätöksessä määrättyjä henkilötietojen suojaa ja tietoturvallisuutta koskevia sääntöjä, erityisesti 18, 27 ja 35 artiklaa sekä niiden soveltamiseksi hyväksyttyjä sääntöjä.
2. Jos Europol päättää lisätä tiedot tietojenkäsittelyjärjestelmiin tai poistaa tai tuhota ne, sen on ilmoitettava asiasta tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle, EU:n elimelle tai kolmannelle osapuolelle.
5 artikla
Tietojen säilyttämisen määräaika
1. Päätös henkilötietojen käyttämisestä 3 artiklan 2 kohdan mukaisesti on tehtävä mahdollisimman nopeasti ja joka tapauksessa viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun Europol on vastaanottanut tiedot.
2. Jos päätöstä ei ole tehty kuuden kuukauden määräajan päättyessä, kyseiset henkilötiedot poistetaan tai tuhotaan ja asiasta ilmoitetaan tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle, EU:n elimelle tai kolmannelle osapuolelle.
6 artikla
Vastuu
Europol vastaa tämän päätöksen 3, 4 ja 5 artiklan noudattamisen varmistamisesta.
7 artikla
Voimaantulo
Tämä päätös tulee voimaan Europol-päätöksen soveltamisen alkamispäivänä.
Haag, 4 päivänä kesäkuuta 2009.
Neuvosto on hyväksynyt tämän päätöksen 30 päivänä marraskuuta 2009.