NAŘÍZENÍ EVROPSKÉHO PARLAMENTU A RADY (ES) č. 390/2009
ze dne 23. dubna 2009,
kterým se mění Společná konzulární instrukce k vízům pro diplomatické mise a konzulární úřady v souvislosti se zavedením biometrických prvků, včetně ustanovení o organizaci přijímání a zpracování žádostí o víza
EVROPSKÝ PARLAMENT A RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství, a zejména na čl. 62 odst. 2 písm. b) bod ii) této smlouvy,
s ohledem na návrh Komise,
s ohledem na stanovisko evropského inspektora ochrany údajů (1),
v souladu s postupem stanoveným v článku 251 Smlouvy (2),
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Aby se zajistilo spolehlivé ověření a zjištění totožnosti žadatelů, je nutné zpracovávat biometrické údaje ve Vízovém informačním systému (VIS), který byl zřízen rozhodnutím Rady 2004/512/ES (3), a poskytnout právní rámec pro shromažďování těchto biometrických identifikátorů. Uplatňování VIS navíc vyžaduje nové formy organizace přijímání žádostí o víza.
(2)
Začlenění biometrických identifikátorů do VIS je významným krokem směrem k používání nových prvků vytvářejících spolehlivější propojení mezi držitelem víza a pasem, a to za účelem zamezení používání falešných totožností. Jedním ze základních požadavků pro vydání víza s registrací biometrických identifikátorů ve VIS by proto měla být, alespoň pro účely první žádosti, osobní přítomnost žadatele.
(3)
Volba biometrických identifikátorů je upravena v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 767/2008 ze dne 9. července 2008 o Vízovém informačním systému (VIS) a výměně údajů o krátkodobých vízech mezi členskými státy (dále jen „nařízení o VIS“) (4).
(4)
Toto nařízení stanoví normy pro shromažďování těchto biometrických identifikátorů s odvoláním na příslušná ustanovení Mezinárodní organizace pro civilní letectví (ICAO). K zajištění interoperability není zapotřebí dalších technických specifikací.
(5)
Jakýkoli dokument, údaj nebo biometrický identifikátor získaný během vyřizování žádosti o vízum členským státem se považuje za „konzulární dokument“ podle Vídeňské úmluvy o konzulárních stycích ze dne 24. dubna 1963 a musí se s ním náležitě zacházet.
(6)
Za účelem zjednodušení registrace žadatelů a snížení nákladů členských států je třeba vedle stávající sítě zastoupení stanovit nové možnosti organizace. V první řadě je nutné do Společné konzulární instrukce k vízům pro diplomatické mise a konzulární úřady (5) doplnit specifický způsob zastoupení příslušného pouze pro přijímání žádosti a vkládání biometrických identifikátorů.
(7)
Měly by být zavedeny další možnosti, jako je například společné umístění, společná střediska pro žádosti o vízum, honorární konzulové a spolupráce s externími poskytovateli služeb. Pro tyto možnosti by měl být stanoven vhodný právní rámec, který zohlední především otázky spojené s ochranou údajů. Členské státy by si měly v souladu s podmínkami stanovenými v tomto právním rámci určit typ organizační struktury, který využijí v jednotlivých třetích zemích. Podrobnosti o těchto strukturách by měla Komise zveřejnit.
(8)
Členské státy by při organizaci spolupráce měly zajistit, že bude žadatel odkázán na členský stát, který je za zpracování jeho žádosti odpovědný.
(9)
Je třeba přijmout ustanovení pro případy, kdy se členské státy za účelem zjednodušení postupu rozhodnou spolupracovat při přijímání žádostí s externími poskytovateli služeb. Takové rozhodnutí lze přijmout v případě, že vzhledem k výjimečným okolnostem nebo z důvodů souvisejících s místní situací se spolupráce s dalšími členskými státy formou omezeného zastoupení, společného umístění nebo společného střediska pro žádosti ukáže být pro dotčený členský stát nevhodná. Tato úprava by měla být v souladu s obecnými zásadami pro udělování víz a měla by dodržovat požadavky na ochranu údajů uvedené ve směrnici Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (6). Kromě toho by měla být při vypracovávání a uplatňování takové úpravy zohledněna nutnost zamezit spekulativnímu podávání žádostí o víza („visa shopping“).
(10)
Členské státy by měly spolupracovat s externími poskytovateli služeb na základě právního nástroje, který by měl obsahovat ustanovení týkající se jejich přesných povinností, přímého a úplného přístupu do jejich objektů, informací pro žadatele, zachování důvěrnosti a okolnostech, podmínkách a postupech pro pozastavení nebo ukončení spolupráce.
(11)
Toto nařízení umožňuje členským státům spolupracovat s externím poskytovatelem služeb za účelem přijímání žádostí a současně zavádí zásadu jednoho správního místa (tzv. zásada „one-stop“) pro předkládání žádostí, čímž se odchyluje od obecného pravidla osobní přítomnosti (podle části III, bodu 4 Společné konzulárních instrukce). Tímto však není dotčena možnost pozvat žadatele k osobnímu pohovoru a nejsou tím dotčeny ani budoucí právní nástroje upravující tyto záležitosti.
(12)
S cílem zajistit soulad s požadavky na ochranu údajů byla konzultována pracovní skupina zřízená článkem 29 směrnice 95/46/ES.
(13)
Pokud jde o zpracování osobních údajů podle tohoto nařízení, použije se v členských státech směrnice 95/46/ES.
(14)
Členské státy by měly i nadále umožňovat všem žadatelům předkládat své žádosti přímo na jejich diplomatických misích nebo konzulárních úřadech.
(15)
Za účelem zjednodušení postupu jakékoli následující žádosti by mělo být umožněno kopírovat otisky prstů z prvního záznamu vloženého do VIS po dobu 59 měsíců. Po uplynutí této doby by měly být otisky prstů sejmuty znovu.
(16)
S ohledem na požadavek shromažďování biometrických identifikátorů by služeb obchodních zprostředkovatelů, jako jsou například cestovní kanceláře, už nemělo být využíváno u první žádosti, ale jen u žádostí následujících.
(17)
Společná konzulární instrukce by proto měla být odpovídajícím způsobem změněna.
(18)
Komise by měla tři roky po zprovoznění VIS a poté každé čtyři roky předložit zprávu o uplatňování tohoto nařízení.
(19)
Jelikož cílů tohoto nařízení, totiž stanovení způsobu organizace přijímání a zpracování žádostí o víza, pokud jde o vkládání biometrických údajů do VIS, zavedení společných norem a interoperabilních biometrických identifikátorů a stanovení společných pravidel pro všechny členské státy, které se účastní společné vízové politiky Společenství, nemůže být uspokojivě dosaženo na úrovni členských států, a proto jich může být lépe dosaženo na úrovni Společenství, může Společenství přijmout opatření v souladu se zásadou subsidiarity stanovenou v článku 5 Smlouvy. V souladu se zásadou proporcionality stanovenou v uvedeném článku nepřekračuje toto nařízení rámec toho, co je nezbytné k dosažení těchto cílů.
(20)
V souladu s články 1 a 2 Protokolu o postavení Dánska, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a ke Smlouvě o založení Evropského společenství, se Dánsko neúčastní přijímání tohoto nařízení a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné. Vzhledem k tomu, že toto nařízení navazuje na schengenské acquis podle hlavy IV části třetí Smlouvy o založení Evropského společenství, mělo by se Dánsko rozhodnout v souladu s článkem 5 uvedeného protokolu do šesti měsíců ode dne přijetí tohoto nařízení, zda je provede ve svém vnitrostátním právu.
(21)
Pokud jde o Island a Norsko, rozvíjí toto nařízení ta ustanovení schengenského acquis ve smyslu dohody uzavřené mezi Radou Evropské unie a Islandskou republikou a Norským královstvím o přidružení těchto dvou států k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis (7), která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí Rady 1999/437/ES (8) o některých opatřeních pro uplatňování uvedené dohody.
(22)
Toto nařízení rozvíjí ta ustanovení schengenského acquis, kterých se neúčastní Spojené království v souladu s rozhodnutím Rady 2000/365/ES ze dne 29. května 2000 o žádosti Spojeného království Velké Británie a Severního Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis (9). Spojené království se tudíž nepodílí na jeho přijímání a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné.
(23)
Toto nařízení rozvíjí ta ustanovení schengenského acquis, kterých se neúčastní Irsko v souladu s rozhodnutím Rady 2002/192/ES ze dne 28. února 2002 o žádosti Irska, aby se na ně vztahovala některá ustanovení schengenského acquis (10). Irsko se tudíž nepodílí na jeho přijímání a toto nařízení pro ně není závazné ani použitelné.
(24)
Pokud jde o Švýcarsko, rozvíjí toto nařízení ustanovení schengenského acquis ve smyslu Dohody mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení Švýcarské konfederace k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis (11), která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí Rady 1999/437/ES ve spojení s článkem 3 rozhodnutí Rady 2008/146/ES (12)
(25)
Pokud jde o Lichtenštejnsko, rozvíjí toto nařízení ustanovení schengenského acquis ve smyslu Protokolu mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím, Švýcarskou konfederací a Lichtenštejnským knížectvím o přistoupení Lichtenštejnského knížectví k Dohodě mezi Evropskou unií, Evropským společenstvím a Švýcarskou konfederací o přidružení Švýcarské konfederace k provádění, uplatňování a rozvoji schengenského acquis, která spadají do oblasti uvedené v čl. 1 bodě B rozhodnutí 1999/437/ES ve spojení s článkem 3 rozhodnutí Rady 2008/261/ES (13).
(26)
Pokud jde o Kypr, představuje toto nařízení akt navazující na schengenské acquis nebo s ním jinak související ve smyslu čl. 3 odst. 2 aktu o přistoupení z roku 2003.
(27)
Toto nařízení představuje akt navazující na schengenské acquis nebo s ním jinak související ve smyslu čl. 4 odst. 2 aktu o přistoupení z roku 2005,
PŘIJALY TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Změny společné konzulární instrukce
Společná konzulární instrukce k vízům pro diplomatické mise a konzulární úřady se mění takto:
1)
Část II se mění takto:
a)
V bodě 1.2 písm. b) se doplňují nové pododstavce, které znějí:
„Členský stát může rovněž omezeným způsobem zastupovat jeden nebo více členských států, a to výlučně pro účely přijímání žádostí a vkládání biometrických identifikátorů. Použijí se příslušná ustanovení bodu 1.2 písm. c) a e). Shromažďování a předávání spisů a údajů zastupovanému členskému státu se provede v souladu s příslušnými pravidly pro ochranu údajů a s příslušnými bezpečnostními pravidly.
Zastoupený členský stát nebo zastoupené členské státy zajistí, aby byly údaje plně šifrovány, ať již budou orgány zastupujícího členského státu předávány orgánům zastoupeného členského státu elektronicky nebo fyzicky na elektronickém zařízení k ukládání dat.
Ve třetích zemích, kde je šifrování údajů, jež mají být elektronicky předávány orgány zastupujícího členského státu orgánům zastoupeného členského státu nebo zastoupených členských států, zakázáno, nepovolí zastoupený členský stát nebo zastoupené členské státy zastupujícímu členskému státu elektronické předávání údajů.
V takovém případě dotčený zastoupený členský stát nebo zastoupené členské státy zajistí, aby orgány zastupujícího členského státu předávaly elektronické údaje orgánům zastoupeného členského státu nebo zastoupených členských států fyzicky v plně šifrované podobě na elektronickém zařízení k ukládání dat prostřednictvím konzulárního úředníka některého členského státu, nebo v případech, kdy by toto předávání vyžadovalo přijetí nepřiměřených nebo neopodstatněných opatření, jiným bezpečným a zabezpečeným způsobem, například prostřednictvím zavedených operátorů majících zkušenosti s přepravou citlivých dokumentů a údajů v příslušné třetí zemi.
Ve všech případech musí být úroveň bezpečnosti předávání přizpůsobena důvěrné povaze údajů.
Členské státy nebo Společenství usilují o dosažení dohody s příslušnými třetími zeměmi s cílem zrušit zákaz šifrování údajů, které mají být elektronicky předávány mezi orgány dotčených členských států.“
b)
Písmeno d) se nahrazuje tímto:
„d)
Jsou-li udělována jednotná víza podle písmene a) a b), zastoupení nebo omezené zastoupení musí být uvedeno v přehledu zastoupení pro udělování jednotných víz v příloze 18.“
2)
Část III se mění takto:
a)
Bod 1 se nahrazuje tímto
„1. Žádosti o udělení víza
1.1 Formuláře žádosti o udělení víza - počet formulářů
Žadatelé jsou rovněž povinni vyplnit formulář žádosti o udělení jednotného víza. Žádosti o udělení jednotného víza je nutno podat na harmonizovaném formuláři, jehož vzor je uveden v příloze 16.
Musí být vyplněn nejméně jeden formulář žádosti, který bude možné použít při konzultacích s ústředními orgány. Vyžadují-li to vnitrostátní správní postupy, mohou členské státy požadovat žádost ve více vyhotoveních.
1.2 Biometrické identifikátory
a) Členské státy shromažďují biometrické identifikátory žadatele, které tvoří podoba obličeje a deset otisků prstů, a to v souladu se zárukami stanovenými v Evropské úmluvě o ochraně lidských práv a základních svobod, v Listině základních práv Evropské unie a v Úmluvě Organizace spojených národů o právech dítěte.
Při předložení první žádosti se od každého žadatele požaduje, aby se dostavil osobně. Současně se od žadatele získají tyto biometrické identifikátory:
-
fotografie, naskenovaná nebo pořízená při předkládání žádosti, a
-
deset otisků prstů, které se odebírají horizontálně a digitálně zaznamenávají.
Pokud byly otisky prstů odebrané žadateli v souvislosti s dřívější žádostí poprvé vloženy do Vízového informačního systému (VIS) méně než 59 měsíců před datem nové žádosti, zkopírují se do následující žádosti.
Avšak v případě odůvodněných pochybností o totožnosti žadatele odeberou diplomatické mise nebo konzulární úřady otisky prstů během výše uvedeného období.
Dále, není-li v době předložení žádosti možné okamžitě potvrdit, že otisky prstů byly odebrány ve výše uvedené době, může žadatel požádat, aby mu byly otisky prstů odebrány.
V souladu s čl. 9 bodem 5 nařízení o VIS je do VIS vložena fotografie připojená ke každé žádosti. Žadatel se za tímto účelem nemusí dostavit osobně.
Technické požadavky na fotografii jsou v souladu s mezinárodními normami stanovenými v 6. vydání dokumentu ICAO č. 9303 v části I.
Otisky prstů se snímají v souladu s normami ICAO a s rozhodnutím Komise 2006/648/ES ze dne 22. září 2006, kterým se stanoví technické specifikace k normám pro biometrické prvky v souvislosti s rozvojem Vízového informačního systému (14).
Biometrické identifikátory odebírá kvalifikovaný a řádně pověřený pracovník diplomatické mise nebo konzulárního úřadu nebo orgánu odpovědného za vydávání víz na hranicích. Pod dohledem diplomatických misí nebo konzulárních úřadů může biometrické identifikátory odebrat rovněž kvalifikovaný a řádně pověřený pracovník honorárního konzula nebo externího poskytovatele služeb uvedeného v části VII bodech 1.3 a 1.4.
Údaje do VIS může vkládat pouze řádně pověřený konzulární pracovník v souladu s čl. 6 odst. 1, článkem 7 a čl. 9 body 5 a 6 nařízení o VIS.
Členské státy zajistí, aby se plně využívala veškerá vyhledávací kritéria podle článku 15 nařízení o VIS s cílem zabránit případům chybného zamítnutí a nesprávné ho zjištění totožnosti.
b) Výjimky
Z požadavku poskytnutí otisků prstů jsou vyňati tito žadatelé:
-
děti mladší 12 let,
-
osoby, u nichž je odebrání otisků prstů fyzicky nemožné. Pokud je možné získat otisky méně než deseti prstů, odebere se odpovídající počet otisků. Pokud je však tato nemožnost dočasná, žadatel je povinen poskytnout otisky prstů u následující žádosti. Diplomatické mise nebo konzulární úřady a orgány odpovědné za vydávání víz na hranicích jsou oprávněny požadovat další vysvětlení důvodů této dočasné nemožnosti. Členské státy zajistí, aby v případě potíží se získáním otisků prstů byly k dispozici vhodné postupy respektující důstojnost žadatele. Skutečnost, že získat otisky prstů je fyzicky nemožné, nemá vliv na udělení či zamítnutí víza,
-
hlavy států nebo předsedové vlád a členové vlád jednotlivých států, včetně doprovázejících manželů/manželek a členů jejich oficiálních delegací, pokud byli pozváni vládami členských států nebo mezinárodními organizacemi za oficiálním účelem,
-
panovníci a další vysoce postavení členové královské rodiny, pokud byli pozváni vládami členských států nebo mezinárodními organizacemi za oficiálním účelem.
V každém z těchto případů se do VIS vkládá údaj „nepoužije se“.
b)
Doplňuje se nový bod, který zní:
„5. Jednání příslušných pracovníků
Diplomatické mise a konzulární úřady členských států zajistí, aby se s žadateli jednalo zdvořile.
Konzulární pracovníci při výkonu svých povinností plně respektují lidskou důstojnost. Všechna přijatá opatření jsou přiměřená sledovaným cílům.
Při plnění svých úkolů nesmí konzulární pracovníci diskriminovat žádné osoby na základě pohlaví, rasy nebo etnického původu, náboženského vyznání nebo světového názoru, zdravotního postižení, věku nebo sexuální orientace.“
3)
V části VII se bod 1 nahrazuje tímto:
„1. Organizace vízových oddělení
1.1 Organizace přijímání a zpracování žádostí o víza
Každý členský stát je odpovědný za organizaci přijímání a zpracování žádostí o udělení víza. Žádosti se v zásadě podávají na diplomatické misi nebo na konzulárním úřadě členského státu.
Členské státy:
-
opatří své diplomatické mise nebo konzulární úřady a orgány příslušné k vydávání víz na hranicích požadovaným vybavením pro odebírání biometrických identifikátorů, jakož i kanceláře svých honorárních konzulů, pokud je využívají k odebírání biometrických identifikátorů podle bodu 1.3, nebo
-
spolupracují s jedním nebo několika dalšími členskými státy v rámci místní konzulární spolupráce nebo prostřednictvím dalších vhodných kontaktů formou omezeného zastoupení, společného umístění nebo společného střediska pro žádosti podle bodu 1.2.
Za výjimečných okolností nebo z důvodů souvisejících s místní situací, kdy například:
-
vysoký počet žadatelů neumožňuje organizovat přijímání žádostí a shromažďování údajů včas a v důstojných podmínkách nebo
-
není možné žádným jiným způsobem zajistit řádné územní pokrytí v dotyčné třetí zemi,
a pokud se prokáže, že výše uvedené formy spolupráce nejsou pro dané členské státy vhodné, může členský stát v krajním případě v souladu s bodem 1.4 spolupracovat s externím poskytovatelem služeb.
Aniž je dotčeno právo pozvat žadatele k osobnímu pohovoru, jak je stanoveno v části III bodě 4, volba formy organizace nepovede k tomu, aby byl žadatel nucen osobně se dostavit kvůli podání žádosti na více než jedno místo.
1.2 Formy spolupráce mezi členskými státy
a)
V případě zvolení, „společného umístění“ zpracovávají pracovníci diplomatických misí nebo konzulárních úřadů jednoho nebo více členských států žádosti (včetně biometrických identifikátorů), které jim jsou určeny na diplomatické misi nebo konzulárním úřadě jiného členského státu, a používají zařízení tohoto členského státu. Dotyčné členské státy se dohodnou jak na trvání a podmínkách ukončení společného umístění, tak i na podílu poplatků vybíraných za udělení víza, který obdrží členský stát, jehož diplomatická mise nebo konzulární úřad je využíván.
b)
V případě zřízení „společných středisek pro podávání žádostí“ jsou pracovníci diplomatických misí nebo konzulárních úřadů dvou nebo více členských států společně umístěni v jedné budově, aby mohli přijímat žádosti (včetně biometrických identifikátorů), které jim jsou určeny. Žadatelé jsou odkázáni na členský stát odpovědný za zpracování žádosti. Členské státy se dohodnou na trvání a podmínkách ukončení této spolupráce a také na sdílení nákladů mezi zúčastněnými členskými státy. Jeden členský stát odpovídá za smlouvy týkající se logistických a diplomatických vztahů s hostitelskou zemí.
1.3 Pomoc honorárních konzulů
Honorární konzulové mohou být také pověřeni plněním některých nebo všech úkolů uvedených v bodě 1.5. V zájmu zajištění bezpečnosti a ochrany údajů musí být přijata přiměřená opatření.
Jestliže honorární konzul není státním zaměstnancem daného členského státu, plní tyto úkoly v souladu s požadavky uvedenými v příloze 19, s výjimkou ustanovení v bodě C písm. c) uvedené přílohy.
Jestliže je honorární konzul státním zaměstnancem členského státu, pak dotyčný členský stát zajistí uplatňování požadavků srovnatelných s těmi, které by se uplatňovaly, kdyby tyto úkoly prováděla jeho diplomatická mise nebo konzulární úřad.
1.4 Spolupráce s externími poskytovateli služeb
Každý členský stát se vynasnaží o spolupráci s externím poskytovatelem služeb společně s jedním nebo více členskými státy, aniž by byla dotčena pravidla týkající se zadávání veřejných zakázek a hospodářské soutěže.
Spolupráce s externím poskytovatelem služeb je založena na právním nástroji, který musí být v souladu s požadavky uvedenými v příloze 19.
Členské státy si v rámci místní konzulární spolupráce vyměňují informace o výběru externích poskytovatelů služeb a o stanovení podmínek týkajících se příslušných právních nástrojů.
1.5 Způsoby spolupráce s externími poskytovateli služeb
Externí poskytovatel služeb může být pověřen plněním jednoho nebo několika z těchto úkolů:
a)
poskytování obecných informací týkajících se podmínek pro vydání víz a formulářů žádosti o udělení víza;
b)
informování žadatele ohledně požadovaných podpůrných dokumentů na základě kontrolního seznamu;
c)
shromažďování údajů a žádostí (včetně shromažďování biometrických identifikátorů) a předávání žádostí diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu;
d)
výběr poplatků za udělení víza;
e)
organizace sjednávání osobních schůzek na diplomatické misi nebo konzulárním úřadě nebo u externího poskytovatele služeb;
f)
přijímání cestovních dokladů (včetně případného oznámení zamítnutí) od diplomatické mise nebo konzulárního úřadu a jejich vracení žadateli.
1.6 Povinnosti členských států
Při výběru externího poskytovatele služeb prověří dotčený členský stát nebo dotčené členské státy solventnost a důvěryhodnost společnosti (včetně potřebných povolení, zápisu v obchodním rejstříku, stanov společnosti, bankovních smluv) a zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy zajistí, aby vybraní externí poskytovatelé služeb splňovali požadavky a podmínky, které jsou jim uloženy v právním nástroji uvedeném v bodě 1.4.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy odpovídají při zpracování údajů i nadále za dodržování pravidel pro ochranu údajů a podléhají dozoru v souladu s článkem 28 směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (15).
Spolupráce s externím poskytovatelem služeb neomezuje a nevylučuje odpovědnost vyplývající z vnitrostátních právních předpisů dotčeného členského státu nebo dotčených členských států týkajících se porušení závazků, pokud jde o osobní údaje žadatelů a zpracování víz. Tímto ustanovením nejsou dotčena opatření, která mohou být přijata přímo proti externímu poskytovateli služeb podle vnitrostátního práva dotčené třetí země.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy zajistí, aby byly údaje plně šifrovány, ať již budou externím poskytovatelem služeb předávány orgánům dotčeného členského státu či dotčených členských států elektronicky nebo fyzicky na elektronickém zařízení k ukládání dat.
Ve třetích zemích, kde je šifrování údajů, jež mají být externím poskytovatelem služeb elektronicky předávány orgánům příslušného členského státu nebo příslušných členských států, zakázáno, nepovolí příslušný členský stát nebo příslušné členské státy externímu poskytovateli služeb elektronické předávání údajů.
V takovém případě dotčený členský stát nebo dotčené členské státy zajistí, aby externí poskytovatel služeb předával elektronické údaje orgánům dotčeného členského státu nebo dotčených členských států fyzicky v plně šifrované podobě na elektronickém zařízení k ukládání dat prostřednictvím konzulárního úředníka některého členského státu, nebo v případech, kdy by toto předání vyžadovalo přijetí nepřiměřených nebo neopodstatněných opatření, jiným bezpečným a zabezpečeným způsobem, například prostřednictvím zavedených operátorů majících zkušenosti s přepravou citlivých dokumentů a údajů v příslušné třetí zemi.
Ve všech případech musí být úroveň bezpečnosti předávání přizpůsobena důvěrné povaze údajů.
Členské státy nebo Společenství usilují o dosažení dohody s příslušnými třetími zeměmi s cílem zrušit zákaz šifrování údajů, které mají být externím poskytovatelem služeb elektronicky předávány orgánům dotčeného členského státu nebo dotčených členských států.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy vyškolí externího poskytovatele služeb s ohledem na znalosti, které jsou nezbytné k poskytování odpovídajících služeb a dostatečných informací žadatelům.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy umožní v případě pochybností ověření otisků prstů, které byly odebrány u externího poskytovatele služeb, na diplomatické misi nebo konzulárním úřadě.
Posouzení žádostí, osobní pohovory v případě potřeby, postup schválení a vytištění a připevnění vízových štítků provádí pouze diplomatická mise nebo konzulární úřad.
Externí poskytovatelé služeb nemají za žádných okolností přístup do VIS. Přístup do VIS je vyhrazen výlučně řádně pověřeným pracovníkům diplomatických misí nebo konzulárních úřadů.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy pečlivě kontrolují uplatňování právního nástroje uvedeného v bodě 1.4, včetně:
a)
obecných informací týkajících se podmínek pro vydání víz a formulářích žádostí poskytovaných žadatelům externím poskytovatelem služeb;
b)
veškerých technických a organizačních bezpečnostních opatření vyžadovaných za účelem ochrany osobních údajů proti náhodnému nebo protiprávnímu zničení nebo náhodné ztrátě, pozměnění, neoprávněnému zveřejnění nebo přístupu, zejména pokud spolupráce zahrnuje předávání spisů a údajů diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu dotčeného členského státu nebo dotčených členských států, a proti všem dalším protiprávním formám zpracování osobních údajů;
c)
odebírání a předávání biometrických identifikátorů;
d)
opatření přijatých pro zajištění souladu s ustanoveními o ochraně údajů.
Za tímto účelem diplomatická mise nebo konzulární úřad dotčeného členského státu nebo dotčených členských států pravidelně provádí neohlášené kontroly v prostorách externího poskytovatele služeb.
1.7 Poplatek za služby
Externí poskytovatelé služeb mohou účtovat poplatek za služby, a to nad rámec poplatku, který je účtován v souladu s přílohou 12. Poplatek za služby musí být přiměřený nákladům, které vznikly externímu poskytovateli služeb při plnění jednoho nebo několika úkolů uvedených v bodě 1.5.
Tento poplatek za služby je upřesněn v právním nástroji uvedeném v bodě 1.4.
Členské státy v rámci místní konzulární spolupráce zajistí, aby poplatek za služby, účtovaný žadateli, náležitým způsobem odpovídal službám nabízeným externím poskytovatelem služeb a byl přizpůsoben místním okolnostem. Členské státy navíc usilují o harmonizaci poplatku vybíraného za služby.
Poplatek za služby nesmí být vyšší než polovina poplatku vybíraného za udělení víza stanoveného v příloze 12, a to bez ohledu na možné výjimky z poplatku vybíraného za udělení víza podle přílohy 12.
Dotčený členský stát nebo dotčené členské státy musí všem žadatelům i nadále umožňovat předkládání žádostí přímo na jejich diplomatických misích nebo konzulárních úřadech.
1.8 Informování
Diplomatické mise a konzulární úřady členských států zpřístupní široké veřejnosti přesné informace o tom, jak se sjednávají schůzky a předkládají žádosti.
1.9 Nepřetržitost služeb
V případě ukončení spolupráce s jinými členskými státy nebo spolupráce s jakýmkoliv externím poskytovatelem služeb, zajistí členské státy nepřetržitost všech služeb.
1.10 Rozhodnutí a zveřejnění
Členské státy informují Komisi o tom, jak hodlají v jednotlivých místech, kde se nacházejí konzulární úřady, organizovat přijímání a zpracování žádostí. Komise zajistí odpovídající zveřejnění.
Členské státy poskytnou Komisi jedno vyhotovení právního nástroje uvedeného v bodě 1.4.
4)
Bod 5.2 části VIII se mění takto:
a)
Název se nahrazuje tímto:
b)
Mezi název a bod 5.2 písm. a) se vkládá nová věta, která zní:
„V případě následujících žádostí podle části III bodu 1.2 mohou členské státy povolit spolupráci svých diplomatických misí nebo konzulárních úřadů s obchodními zprostředkovateli (tj. se soukromými zprostředkovatelskými agenturami a dopravními nebo cestovními kancelářemi, jako jsou tour operátoři a prodejci zájezdů)“.
5)
Doplňuje se nová příloha, která zní:
„PŘÍLOHA 19
Seznam minimálních požadavků, které musí být obsaženy v právním nástroji v případě spolupráce s externími poskytovateli služeb
A.
Externí poskytovatel služeb musí při výkonu své činnosti, pokud jde o ochranu údajů:
a)
po celou dobu předcházet jakémukoliv neoprávněnému čtení, kopírování, pozměňování nebo vymazávání údajů, zejména v průběhu jejich předávání diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu členského státu nebo členských států, který je odpovědný nebo které jsou odpovědné za zpracování žádosti;
b)
v souladu s pokyny dotčeného členského státu nebo dotčených členských států předávat údaje
-
elektronicky v zašifrované podobě nebo
-
fyzicky zabezpečeným způsobem;
c)
předávat údaje co nejrychleji
-
v případě fyzicky předávaných údajů nejméně jednou týdně,
-
v případě elektronicky předávaných zašifrovaných údajů nejpozději na konci dne, kdy byly odebrány;
d)
vymazávat údaje okamžitě po jejich odeslání a ujistit se, že jedinými údaji, které mohou být uchovány, jsou jméno a kontaktní údaje žadatele pro účely sjednání schůzky, jakož i případně číslo pasu do navrácení pasu žadateli;
e)
zajišťovat veškerá technická a organizační bezpečnostní opatření vyžadovaná za účelem ochrany osobních údajů proti náhodnému nebo protiprávnímu zničení nebo náhodné ztrátě, pozměnění, neoprávněnému zveřejnění nebo přístupu, zejména pokud spolupráce zahrnuje předávání spisů a údajů diplomatické misi nebo konzulárnímu úřadu dotčeného členského státu nebo dotčených členských států, a proti všem jiným protiprávním formám zpracování osobních údajů;
f)
zpracovávat údaje pouze pro účely zpracování osobních údajů žadatelů jménem dotčeného členského státu nebo dotčených členských států;
g)
uplatňovat normy týkající se ochrany údajů, které jsou přinejmenším rovnocenné normám uvedeným ve směrnici 95/46/ES;
h)
poskytovat žadatelům informace požadované podle článku 37 nařízení o VIS;
B.
Externí poskytovatel služeb musí při výkonu své činnosti, pokud jde o chování svých zaměstnanců:
a)
zajistit, aby byli zaměstnanci řádně proškoleni;
b)
zajistit, aby zaměstnanci v rámci výkonu svých povinností:
-
jednali se žadateli zdvořile,
-
respektovali lidskou důstojnost a integritu žadatele,
-
nediskriminovali osoby na základě pohlaví, rasy nebo etnického původu, náboženského vyznání nebo světového názoru, zdravotního postižení, věku nebo sexuální orientace a
-
dodržovali pravidla pro zachování důvěrnosti, která platí i po odchodu zaměstnanců ze zaměstnání nebo po pozastavení nebo ukončení platnosti právního nástroje;
c)
kdykoliv poskytnout údaje o totožnosti zaměstnanců pracujících ve společnosti;
d)
prokázat, že nemají jeho zaměstnanci záznam v rejstříku trestů a mají požadovanou odbornou způsobilost.
C.
Pokud jde o kontrolou výkonu činnosti, musí externí poskytovatel služeb:
a)
kdykoliv a bez předchozího oznámení umožnit zaměstnancům pověřeným dotčeným členským státem či dotčenými členskými státy přístup do svých objektů, zejména pro účely kontroly;
b)
zajistit možnost vzdáleného přístupu do systému pro sjednávání schůzek pro účely kontroly;
c)
zajistit používání příslušných metod sledování (například testovacích žadatelů; webových kamer);
d)
zajistit přístup k dokladům prokazujícím soulad s pravidly o ochraně údajů, včetně oznamovací povinnosti, externích auditů, pravidelných kontrol na místě;
e)
neprodleně oznámit dotčenému členskému státu nebo dotčeným členským státům jakékoli narušení bezpečnosti nebo jakékoli stížnosti žadatelů týkající se zneužívání údajů nebo neoprávněného přístupu a spolupracovat s dotčeným členským státem nebo dotčenými členskými státy s cílem nalézt řešení a rychle poskytnout stěžujícím si žadatelům vysvětlení;
D.
Pokud jde o obecné požadavky, musí externí poskytovatel služeb
a)
jednat podle pokynů členského státu nebo členských států odpovědných za zpracování žádosti;
b)
přijmout přiměřená opatření pro boj proti korupci (například ustanovení o odměňování zaměstnanců; spolupráce při výběru zaměstnanců pro plnění příslušného úkolu; tzv. pravidlo čtyř očí; zásada rotace);
c)
plně dodržovat ustanovení právního nástroje, mezi nimiž je i ustanovení o pozastavení nebo ukončení platnosti nástroje, zejména v případě porušení stanovených pravidel, jakož i ustanovení o přezkumu, aby bylo zajištěno, že právní nástroj zohlední osvědčené postupy.“
Článek 2
Zpráva
Komise předloží tři roky po zahájení provozu VIS a dále každé čtyři roky Evropskému parlamentu a Radě zprávu o uplatňování tohoto nařízení, která bude zahrnovat informace o shromažďování a využití biometrických identifikátorů, vhodnosti zvoleného standardu ICAO, souladu s pravidly na ochranu údajů, zkušenostech s externími poskytovateli služeb se zvláštním zaměřením na odebírání biometrických údajů, uplatňování pravidla 59 měsíců pro sejmutí otisků prstů a organizaci přijímání a zpracování žádostí. Součástí této zprávy budou na základě čl. 17 bodů 12, 13 a 14 a čl. 50 odst. 4 nařízení o VIS rovněž případy, kdy otisky prstů nemohly být prakticky poskytnuty nebo kdy jejich poskytnutí nebylo z právních důvodů požadováno, v porovnání s počtem případů, kdy otisky prstů sejmuty byly. Zpráva bude obsahovat informace o případech, kdy byla osobám, které prakticky nemohly poskytnout otisky prstů, zamítnuta žádost o vízum. V případě nutnosti budou ke zprávě přiloženy vhodné návrhy na změnu tohoto nařízení.
První zpráva se bude týkat rovněž otázky dostatečné spolehlivosti pro účely identifikace a ověřování otisků prstů dětí mladších 12 let, zejména toho, jak se otisky prstů s věkem mění, a bude založena na výsledcích studie provedené na odpovědnost Komise.
Článek 3
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné v členských státech v souladu se Smlouvou o založení Evropského společenství.
Ve Štrasburku dne 23. dubna 2009.
EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EY) N:o 390/2009,
annettu 23 päivänä huhtikuuta 2009,
diplomaatti- ja konsuliedustustoille annetun yhteisen konsuliohjeiston muuttamisesta biometristen tunnisteiden käyttöönoton ja viisumihakemusten vastaanoton ja käsittelyn järjestämistä koskevien määräysten osalta
EUROOPAN PARLAMENTTI JA EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, jotka
ottavat huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 62 artiklan 2 kohdan b alakohdan ii alakohdan,
ottavat huomioon komission ehdotuksen,
ottavat huomioon Euroopan tietosuojavaltuutetun lausunnon (1),
noudattavat perustamissopimuksen 251 artiklassa määrättyä menettelyä (2),
sekä katsovat seuraavaa:
(1)
Hakijoiden tunnistaminen ja heidän henkilöllisyytensä tarkistaminen luotettavasti edellyttää biometristen tietojen käsittelyä neuvoston päätöksellä 2004/512/EY (3) perustetussa viisumitietojärjestelmässä (VIS) ja oikeudellisten puitteiden asettamista näiden biometristen tunnisteiden keruulle. Viisumitietojärjestelmän täytäntöönpano edellyttää myös uusien menetelmien käyttöönottoa viisumihakemusten vastaanotossa.
(2)
Biometristen tunnisteiden sisällyttäminen viisumitietojärjestelmään on tärkeä vaihe niiden uusien menetelmien käytössä, joilla viisuminhaltija ja passi yhdistetään aiempaa luotettavammin toisiinsa väärän henkilöllisyyden käytön estämiseksi. Tästä syystä hakijan henkilökohtaisen läsnäolon, ainakin, kun on kyse ensimmäisestä hakemuksesta, olisi oltava yksi perusvaatimuksista viisumin myöntämiselle menettelyssä, jossa biometriset tunnisteet rekisteröidään viisumitietojärjestelmään.
(3)
Päätös biometristen tunnisteiden käyttöönotosta on tehty viisumitietojärjestelmästä (VIS) ja lyhytaikaista oleskelua varten myönnettäviä viisumeja koskevasta jäsenvaltioiden välisestä tietojenvaihdosta 9 päivänä heinäkuuta 2008 annetulla Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EY) N:o 767/2008 (VIS-asetus) (4).
(4)
Tässä asetuksessa määritetään biometristen tunnisteiden keruuta koskevat vaatimukset viittaamalla kansainvälisen siviili-ilmailujärjestön (ICAO) vahvistamiin asiaa koskeviin määräyksiin. Yhteentoimivuuden varmistamiseksi ei edellytetä muita teknisiä eritelmiä.
(5)
Kaikki jäsenvaltion viisuminhakumenettelyn aikana saamat asiakirjat, tiedot ja biometriset tunnisteet katsotaan konsulisuhteita koskevan 24 päivänä huhtikuuta 1963 tehdyn Wienin yleissopimuksen mukaisiksi konsuliedustuston asiakirjoiksi, ja niitä on kohdeltava asianmukaisesti.
(6)
Nykyisten edustamista koskevien puitteiden lisäksi on pohdittava uusia organisatorisia mahdollisuuksia, joilla helpotetaan hakijoiden rekisteröimistä ja vähennetään jäsenvaltioille aiheutuvia kustannuksia. Yhteiseen konsuliohjeistoon diplomaatti- ja konsuliedustustoille (5) olisi lisättävä ensinnäkin erityinen edustamisen muoto, joka on rajoitettu hakemusten keruuseen ja biometristen tunnisteiden rekisteröimiseen.
(7)
Käyttöön olisi otettava myös muita vaihtoehtoja, kuten yhteisten tilojen järjestäminen, yhteiset viisumikeskukset, kunniakonsulit ja ulkoisten palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö. Näiden vaihtoehtojen osalta olisi vahvistettava asianmukaiset oikeudelliset puitteet, jolloin huomioon olisi otettava erityisesti tietosuojakysymykset. Jäsenvaltioiden olisi kyseisissä oikeudellisissa puitteissa säädettyjen edellytysten mukaisesti määritettävä, minkälaista organisatorista rakennetta ne käyttävät kussakin kolmannessa maassa. Komission olisi julkaistava kyseisiä rakenteita koskevat tiedot.
(8)
Järjestäessään yhteistyötä jäsenvaltioiden olisi varmistettava, että hakijat ohjataan heidän hakemuksensa käsittelystä vastaavan jäsenvaltion puoleen.
(9)
On tarpeen laatia määräykset niitä tilanteita varten, joissa jäsenvaltiot päättävät menettelyn helpottamiseksi tehdä hakemusten keruussa yhteistyötä ulkoisen palveluntarjoajan kanssa. Tällainen päätös voidaan tehdä, jos erityisissä olosuhteissa tai toimialueeseen liittyvien syiden vuoksi yhteistyö muiden jäsenvaltioiden kanssa rajoitetun edustuksen, yhteisten tilojen tai yhteisen viisumikeskuksen muodossa ei osoittaudu asianmukaiseksi kyseisen jäsenvaltion kannalta. Määräykset olisi vahvistettava noudattaen viisumien myöntämistä koskevia yleisiä periaatteita ja yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 95/46/EY (6) mukaisia tietosuojavaatimuksia. Lisäksi määräysten vahvistamisessa ja täytäntöönpanossa olisi otettava huomioon tarve välttää edullisimman viisumikohtelun etsimistä (visa shopping).
(10)
Jäsenvaltioiden olisi tehtävä yhteistyötä ulkoisten palveluntarjoajien kanssa jonkin sellaisen oikeudellisen välineen nojalla, johon sisältyy määräyksiä kyseisten palveluntarjoajien tarkoista velvoitteista, välittömästä ja rajoittamattomasta pääsystä niiden tiloihin, hakijoille annettavista tiedoista, luottamuksellisuudesta sekä yhteistyön keskeyttämistä tai päättymistä koskevista edellytyksistä ja menettelyistä.
(11)
Tällä asetuksella poiketaan yhteisen konsuliohjeiston III osan 4 kohdassa määrätystä henkilökohtaista läsnäoloa koskevasta yleisestä säännöstä, koska tällä asetuksella annetaan jäsenvaltioille mahdollisuus tehdä yhteistyötä ulkoisen palveluntarjoajan kanssa hakemusten keräämiseksi ja vahvistetaan keskitetyn palvelupisteen periaate hakemusten esittämistä varten. Tällä ei rajoiteta mahdollisuutta pyytää hakijaa henkilökohtaiseen haastatteluun eikä myöskään näitä kysymyksiä koskevien tulevien säädösten antamista.
(12)
Tietosuojavaatimusten noudattamisen varmistamiseksi on kuultu direktiivin 95/46/EY 29 artiklalla perustettua työryhmää.
(13)
Direktiiviä 95/46/EY sovelletaan jäsenvaltioihin niiden käsitellessä henkilötietoja tämän asetuksen mukaisesti.
(14)
Jäsenvaltioiden olisi vastaisuudessakin varattava kaikille hakijoille mahdollisuus jättää hakemuksensa suoraan niiden diplomaatti- tai konsuliedustustoihin.
(15)
Mahdollisten seuraavien hakemusten käsittelyn helpottamiseksi sormenjäljet olisi voitava jäljentää niiden ensimmäisestä viisumitietojärjestelmään tallentamisesta 59 kuukauden ajan. Tämän ajanjakson jälkeen sormenjäljet olisi kerättävä uudelleen.
(16)
Biometristen tunnisteiden keruuta koskevan vaatimuksen vuoksi kaupallisia organisaatioita, kuten matkatoimistoja, ei saisi enää käyttää ensimmäisen hakemuksen käsittelyyn vaan ainoastaan tätä seuraavien hakemusten käsittelyn hoitamiseen.
(17)
Yhteistä konsuliohjeistoa olisi sen vuoksi muutettava.
(18)
Komission olisi annettava kertomus tämän asetuksen täytäntöönpanosta kolmen vuoden kuluttua sen jälkeen kun VIS on otettu käyttöön ja joka neljäs vuosi sen jälkeen.
(19)
Jäsenvaltiot eivät voi riittävällä tavalla saavuttaa tämän asetuksen tavoitteita, joita ovat hakemusten vastaanoton ja käsittelyn järjestäminen biometristen tietojen viisumitietojärjestelmään tallettamisen osalta sekä yhteisten vaatimusten ja yhteentoimivien biometristen tunnisteiden ja kaikkia yhteisön yhteiseen viisumipolitiikkaan osallistuvia jäsenvaltioita koskevien sääntöjen käyttöön ottaminen, vaan ne voidaan saavuttaa paremmin yhteisön tasolla, joten yhteisö voi toteuttaa toimenpiteitä perustamissopimuksen 5 artiklassa vahvistetun toissijaisuusperiaatteen mukaisesti. Mainitussa artiklassa vahvistetun suhteellisuusperiaatteen mukaisesti tässä asetuksessa ei ylitetä sitä, mikä on näiden tavoitteiden saavuttamiseksi tarpeen.
(20)
Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn, Tanskan asemaa koskevan pöytäkirjan 1 ja 2 artiklan mukaisesti Tanska ei osallistu tämän asetuksen antamiseen, se ei sido Tanskaa eikä sitä sovelleta Tanskaan. Koska tällä asetuksella kehitetään Schengenin säännöstöä Euroopan yhteisön perustamissopimuksen kolmannen osan IV osaston määräysten mukaisesti, Tanska päättää edellä mainitun pöytäkirjan 5 artiklan mukaisesti kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun neuvosto on hyväksynyt tämän asetuksen, saattaako se sen osaksi kansallista lainsäädäntöään.
(21)
Islannin ja Norjan osalta tällä asetuksella kehitetään sellaisia Schengenin säännöstön määräyksiä, joita tarkoitetaan Euroopan unionin neuvoston sekä Islannin tasavallan ja Norjan kuningaskunnan välillä viimeksi mainittujen osallistumisesta Schengenin säännöstön täytäntöönpanoon, soveltamiseen ja kehittämiseen tehdyssä sopimuksessa (7) ja jotka kuuluvat tietyistä mainitun sopimuksen yksityiskohtaisista soveltamissäännöistä neuvoston päätöksen 1999/437/EY (8) 1 artiklan B kohdassa tarkoitettuun alaan.
(22)
Tällä asetuksella kehitetään Schengenin säännöstön määräyksiä, joihin Yhdistynyt kuningaskunta ei osallistu Ison-Britannian ja Pohjois-Irlannin yhdistyneen kuningaskunnan pyynnöstä saada osallistua joihinkin Schengenin säännöstön määräyksiin 29 päivänä toukokuuta 2000 tehdyn neuvoston päätöksen 2000/365/EY (9) mukaisesti. Yhdistynyt kuningaskunta ei siten osallistu tämän asetuksen antamiseen, se ei sido Yhdistynyttä kuningaskuntaa eikä sitä sovelleta Yhdistyneeseen kuningaskuntaan.
(23)
Tällä asetuksella kehitetään Schengenin säännöstön määräyksiä, joihin Irlanti ei osallistu Irlannin pyynnöstä saada osallistua joihinkin Schengenin säännöstön määräyksiin 28 päivänä helmikuuta 2002 tehdyn neuvoston päätöksen 2002/192/EY (10) mukaisesti. Irlanti ei siten osallistu tämän asetuksen antamiseen, se ei sido Irlantia eikä sitä sovelleta Irlantiin.
(24)
Sveitsin osalta tällä asetuksella kehitetään sellaisia Schengenin säännöstön määräyksiä, joita tarkoitetaan Euroopan unionin, Euroopan yhteisön ja Sveitsin valaliiton välillä tehdyssä sopimuksessa Sveitsin valaliiton osallistumisesta Schengenin säännöstön täytäntöönpanoon, soveltamiseen ja kehittämiseen (11) ja jotka kuuluvat päätöksen 1999/437/EY 1 artiklan B kohdassa, tarkasteltuna yhdessä neuvoston päätöksen 2008/146/EY (12) 3 artiklan kanssa, tarkoitettuun alaan.
(25)
Liechtensteinin osalta tällä asetuksella kehitetään sellaisia Schengenin säännöstön määräyksiä, joita tarkoitetaan Euroopan unionin, Euroopan yhteisön, Sveitsin valaliiton ja Liechtensteinin ruhtinaskunnan välillä allekirjoitetussa Liechtensteinin ruhtinaskunnan liittymistä Euroopan unionin, Euroopan yhteisön ja Sveitsin valaliiton väliseen sopimukseen Sveitsin valaliiton osallistumisesta Schengenin säännöstön täytäntöönpanoon, soveltamiseen ja kehittämiseen tehtyyn sopimukseen koskevassa pöytäkirjassa ja jotka kuuluvat neuvoston päätöksen 1999/437/EY 1 artiklan B kohdassa, tarkasteltuna yhdessä neuvoston päätöksen 2008/261/EY (13) 3 artiklan kanssa, tarkoitettuun alaan.
(26)
Kyproksen osalta tämä asetus on vuoden 2003 liittymisasiakirjan 3 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu Schengenin säännöstöä kehittävä tai muuten siihen liittyvä säädös.
(27)
Tämä asetus on vuoden 2005 liittymisasiakirjan 4 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu Schengenin säännöstöä kehittävä tai muuten siihen liittyvä säädös,
OVAT ANTANEET TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Yhteisen konsuliohjeiston muuttaminen
Muutetaan yhteinen konsuliohjeisto diplomaatti- ja konsuliedustustoille seuraavasti:
1)
Muutetaan II jakso seuraavasti:
a)
Lisätään 1.2 kohdan b alakohtaan alakohdat seuraavasti:
”Jäsenvaltio voi myös edustaa yhtä tai useampaa muuta jäsenvaltiota rajoitetusti ainoastaan hakemusten keruussa ja biometristen tunnisteiden rekisteröimisessä. Asiaa koskevia 1.2 kohdan c ja e alakohdan määräyksiä sovelletaan. Hakemusten ja tietojen keruu ja siirtäminen edustetulle jäsenvaltiolle on suoritettava siten, että asiaan kuuluvia tietosuojaa ja -turvallisuutta koskevia sääntöjä noudatetaan.
Edustettujen jäsenvaltioiden on varmistettava, että tiedot salataan kokonaan riippumatta siitä, siirretäänkö ne sähköisesti vai fyysisesti sähköisellä tallennusvälineellä edustavan jäsenvaltion viranomaisilta edustetun jäsenvaltion viranomaisille.
Kolmansissa maissa, joissa edustavan jäsenvaltion viranomaisten edustettujen jäsenvaltioiden viranomaisille sähköisesti siirtämien tietojen salaaminen on kielletty, edustetut jäsenvaltiot eivät saa sallia edustavan jäsenvaltion siirtää tietoja sähköisesti.
Tässä tapauksessa asianomaisten edustettujen jäsenvaltioiden on varmistettava, että sähköiset tiedot siirretään fyysisesti edustavan jäsenvaltion viranomaisilta edustettujen jäsenvaltioiden viranomaisille kokonaan salatussa muodossa sähköisellä tallennusvälineellä jonkin jäsenvaltion konsulivirkamiehen toimesta tai, jos tietojen siirtäminen edellyttäisi suhteettomia tai aiheettomia toimia, jossakin muussa turvallisessa ja suojatussa muodossa, esimerkiksi käyttämällä vakiintuneita toimijoita, joilla on kokemusta arkaluontoisten asiakirjojen ja tietojen kuljettamisesta asianomaisessa kolmannessa maassa.
Siirron turvallisuustaso on kaikissa tapauksissa mukautettava tietojen arkaluonteisuuteen.
Jäsenvaltiot tai yhteisö pyrkivät pääsemään asianomaisten kolmansien maiden kanssa yhteisymmärrykseen asianomaisten jäsenvaltioiden viranomaisten välillä sähköisesti vaihdettavien tietojen salaamista koskevan kiellon poistamisesta.”.
b)
Korvataan d alakohta seuraavasti:
”d)
Edellä a ja b alakohdassa tarkoitettu edustaminen ja rajoitettu edustaminen yhtenäisten viisumien myöntämisessä otetaan huomioon liitteessä 18 olevassa taulukossa edustamisesta yhtenäisten viisumien myöntämisessä.”
2)
Lisätään III jaksoon kohta seuraavasti:
a)
Korvataan 1 kohta seuraavasti:
”1. Viisumihakemukset
1.1 Viisumihakemuslomakkeet - lomakkeiden lukumäärä
Hakijan on myös täytettävä yhtenäisen viisumin hakemuslomake. Yhtenäistä viisumia on haettava liitteessä 16 olevan mallin mukaisella yhdenmukaisella lomakkeella.
Hakemuslomake on täytettävä vähintään yhtenä kappaleena, jotta sitä voidaan käyttää keskusviranomaisia kuultaessa. Jäsenvaltiot voivat pyytää hakemuksen useampana kappaleena, jos kansalliset hallinnolliset menettelyt sitä edellyttävät.
1.2 Biometriset tunnisteet
a) Jäsenvaltioiden on kerättävä hakijalta kasvokuvasta ja kymmenestä sormenjäljestä koostuvat biometriset tunnisteet siten, että menettelyssä noudatetaan ihmisoikeuksien ja perusvapauksien suojaamiseksi tehdyssä Euroopan yleissopimuksessa, Euroopan unionin perusoikeuskirjassa ja Yhdistyneiden Kansakuntien lapsen oikeuksien yleissopimuksessa annettuja suojalausekkeita.
Hakijan henkilökohtaista läsnäoloa on edellytettävä silloin, kun hän esittää ensimmäisen hakemuksensa. Tällöin on kerättävä seuraavat biometriset tunnisteet:
-
valokuva, joka skannataan tai otetaan hakemusta esitettäessä, ja
-
kymmenen sormenjälkeä, jotka otetaan alas painetuista sormista ja kerätään digitaalisesti.
Jos hakijalta aiempaa hakemusta varten kerätyt sormenjäljet on tallennettu ensimmäistä kertaa viisumitietojärjestelmään alle 59 kuukautta ennen uuden hakemuksen päivämäärää, ne jäljennetään seuraavaan hakemukseen.
Jos kuitenkin voidaan perustellusti epäillä hakijan henkilöllisyyttä, diplomaatti- tai konsuliedustuston on kerättävä sormenjäljet edellä mainitun ajanjakson aikana.
Lisäksi jos hakemuksen jättämisajankohtana ei voida välittömästi vahvistaa, että sormenjäljet kerättiin edellä mainitun ajanjakson aikana, hakija voi pyytää sormenjälkiensä keräämistä.
VIS-asetuksen 9 artiklan 5 alakohdan mukaisesti kuhunkin hakemukseen liitetty valokuva on tallennettava viisumitietojärjestelmään. Hakijaa ei saa vaatia tulemaan paikalle tätä varten.
Valokuvaa koskevien teknisten vaatimusten osalta on noudatettava kansainvälisen siviili-ilmailujärjestön (ICAO) asiakirjan N:o 9303 osassa 1, 6. laitos, vahvistettuja kansainvälisiä vaatimuksia.
Sormenjälkien ottamisessa on noudatettava ICAOn normeja sekä viisumitietojärjestelmän kehittämiseen liittyviä biometrisiä tunnisteita koskevien standardien teknisistä eritelmistä 22 päivänä syyskuuta 2006 tehtyä komission päätöstä 2006/648/EY (14).
Diplomaatti- tai konsuliedustuston ja viisumien myöntämisestä rajoilla vastaavien viranomaisten pätevän ja asianmukaisesti valtuutetun henkilökunnan on kerättävä biometriset tunnisteet. Myös VII jakson 1.3 ja 1.4 kohdassa tarkoitetun kunniakonsulin tai ulkoisen palveluntarjoajan pätevä ja asianmukaisesti valtuutettu henkilökunta voi diplomaatti- tai konsuliedustuston valvonnassa kerätä biometriset tunnisteet.
Ainoastaan asianmukaisesti valtuutettu konsuliedustuston henkilökunta voi tallentaa tiedot viisumitietojärjestelmään VIS-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan, 7 artiklan sekä 9 artiklan 5 ja 6 kohdan mukaisesti.
Jäsenvaltioiden on varmistettava, että kaikkia VIS-asetuksen 15 artiklan mukaisia hakuperusteita käytetään täysimääräisesti, jotta vältytään virheellisiltä hylkäämisiltä ja tunnistamisilta.
b) Poikkeukset
Seuraaviin hakijoihin ei sovelleta sormenjälkien antamista koskevaa vaatimusta:
-
alle 12-vuotiaat lapset;
-
henkilöt, joiden sormenjälkien ottaminen on fyysisesti mahdotonta. Jos yksittäisten sormenjälkien ottaminen on mahdollista, ne on otettava. Jos sormenjälkien ottaminen on mahdotonta väliaikaisesti, hakijan edellytetään kuitenkin antavan sormenjäljet hakiessaan viisumia seuraavan kerran. Diplomaatti- tai konsuliedustustoilla ja viisumien myöntämisestä rajoilla vastaavilla viranomaisilla on oikeus pyytää lisäselvityksiä, miksi sormenjälkien ottaminen on väliaikaisesti mahdotonta. Jäsenvaltioiden on varmistettava asianmukaiset menettelyt hakijan ihmisarvoisen kohtelun varmistamiseksi tapauksissa, joissa henkilön sormenjälkien rekisteröimisessä on vaikeuksia. Sormenjälkien ottamisen fyysinen mahdottomuus ei saa vaikuttaa päätökseen viisumin myöntämisestä tai epäämisestä;
-
valtion- tai hallitusten päämiehet ja kansallisten hallitusten jäsenet mukana seuraavine puolisoineen ja heidän virallisten valtuuskuntiensa jäsenet, kun he ovat jäsenvaltion hallituksen tai kansainvälisen järjestön virallisesti kutsumia;
-
hallitsijat ja muut kuninkaallisen perheen korkeassa asemassa olevat jäsenet, kun he ovat jäsenvaltion hallituksen tai kansainvälisen järjestön virallisesti kutsumia.
Kyseisissä tapauksissa viisumitietojärjestelmään on tehtävä merkintä ’ei sovelleta’.
b)
Lisätään kohta seuraavasti:
”5. Henkilöstön käyttäytyminen
Jäsenvaltioiden diplomaatti- tai konsuliedustustojen on varmistettava, että hakijat otetaan vastaan kohteliaasti.
Konsuliedustuston henkilöstön on tehtäviään suorittaessaan täysimääräisesti kunnioitettava ihmisarvoa. Kaikkien toimenpiteiden on oltava oikeassa suhteessa tavoitteisiinsa nähden.
Konsuliedustuston henkilöstö ei tehtäviään suorittaessaan saa syrjiä ketään sukupuolen, rodun, etnisen alkuperän, uskonnon tai vakaumuksen, vammaisuuden, iän eikä sukupuolisen suuntautumisen vuoksi.”
3)
Korvataan VII jakson 1 kohta seuraavasti:
”1. Viisumiosastojen järjestäminen
1.1 Viisumihakemusten vastaanoton ja käsittelyn järjestäminen
Kunkin jäsenvaltion on huolehdittava hakemusten vastaanoton ja käsittelyn järjestämisestä. Hakemukset on periaatteessa jätettävä jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustoon.
Jäsenvaltioiden on
-
varustettava diplomaatti- tai konsuliedustustonsa ja viisumien myöntämisestä rajoilla vastaavat viranomaiset biometristen tunnisteiden keräämiseen tarvittavilla välineillä, samoin kuin kunniakonsuleidensa toimitilat, jos niissä on tarkoitus kerätä biometrisiä tunnisteita 1.3 kohdan mukaisesti, ja/tai
-
tehtävä yhteistyötä yhden tai useamman jäsenvaltion kanssa paikallisen konsuliyhteistyön puitteissa tai muiden asianmukaisten yhteyksien avulla rajoitetun edustuksen, yhteisten tilojen tai yhteisen viisumikeskuksen muodossa 1.2 kohdan mukaisesti.
Erityisissä olosuhteissa tai paikallisesta tilanteesta johtuvista syistä, esimerkiksi jos
-
hakijoiden suuren määrän vuoksi hakemusten ja tietojen keruuta ei ole mahdollista järjestää ajoissa ja asianmukaisissa olosuhteissa; tai
-
toiminnan maantieteellistä kattavuutta kyseisen kolmannen maan alueella ei voida varmistaa muulla tavalla,
ja jos edellä mainitut yhteistyömuodot eivät ole kyseisen jäsenvaltion kannalta asianmukaisia, jäsenvaltio voi viimeisenä keinona turvautua yhteistyöhön ulkoisen palveluntarjoajan kanssa 1.4 kohdan mukaisesti.
Järjestelyn muodon valinta ei saa johtaa siihen, että hakijaa vaaditaan käymään henkilökohtaisesti useammassa kuin yhdessä toimipaikassa hakemuksen jättämiseksi, tämän kuitenkaan vaikuttamatta oikeuteen kutsua hakija henkilökohtaiseen haastatteluun III jakson 4 kohdan mukaisesti.
1.2 Jäsenvaltioiden yhteistyömuodot
a)
Jos järjestetään yhteiset tilat, yhden tai useamman jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustojen henkilökunnan on käsiteltävä hakemukset (myös biometriset tunnisteet), jotka sille on osoitettu toisen jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustossa, ja jaettava välineistö kyseisen jäsenvaltion kanssa. Asianomaisten jäsenvaltioiden on sovittava yhteisten tilojen käytön kestosta ja sen päättymistä koskevista edellytyksistä sekä sille jäsenvaltiolle tulevasta viisumimaksun osuudesta, jonka diplomaatti- tai konsuliedustustoa on käytetty.
b)
Jos perustetaan yhteisiä viisumikeskuksia, kahden tai useamman jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustojen henkilökunta on koottava samaan rakennukseen niille osoitettujen hakemusten (myös biometristen tunnisteiden) vastaanottamiseksi. Hakijat on ohjattava hakemuksen käsittelystä vastaavan jäsenvaltion puoleen. Jäsenvaltioiden on sovittava kyseisen yhteistyön kestosta ja sen päättymistä koskevista edellytyksistä sekä kustannustenjaosta osallistuvien jäsenvaltioiden kesken. Yhden jäsenvaltion on vastattava logistiikkaa ja asemamaan kanssa ylläpidettäviä diplomaattisuhteita koskevista sopimuksista.
1.3 Kunniakonsulien käyttö
Myös kunniakonsulit voidaan valtuuttaa suorittamaan jotkin tai kaikki 1.5 kohdassa tarkoitetut tehtävät. Turvallisuuden ja tietosuojan takaamiseksi on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet.
Jos kunniakonsuli ei ole jäsenvaltion virkamies, tehtävien suorittamisessa on noudatettava liitteessä 19 asetettuja vaatimuksia lukuun ottamatta kyseisen liitteen C kohdan c alakohdassa olevia määräyksiä.
Jos kunniakonsuli on jäsenvaltion virkamies, asianomaisen jäsenvaltion on varmistettava, että tehtävien suorittamiseen sovelletaan vastaavia vaatimuksia kuin ne, joita sovellettaisiin, jos tehtävät suorittaisi sen diplomaatti- tai konsuliedustusto.
1.4 Yhteistyö ulkoisten palveluntarjoajien kanssa
Jäsenvaltioiden on pyrittävä tekemään yhteistyötä ulkoisen palveluntarjoajan kanssa yhdessä yhden tai useamman jäsenvaltion kanssa, sanotun kuitenkaan vaikuttamatta julkisia hankintoja ja kilpailua koskeviin sääntöihin.
Ulkoisen palveluntarjoajan kanssa tehtävän yhteistyön on perustuttava liitteessä 19 vahvistettujen vaatimusten mukaiseen oikeudelliseen välineeseen.
Jäsenvaltioiden on paikallisen konsuliyhteistyön puitteissa vaihdettava tietoja ulkoisten palveluntarjoajien valinnasta ja asiaankuuluvien oikeudellisten välineiden ehtojen ja edellytysten vahvistamisesta.
1.5 Yhteistyömuodot ulkoisten palveluntarjoajien kanssa
Ulkoiselle palveluntarjoajalle voidaan antaa oikeus suorittaa yksi tai useampi seuraavista tehtävistä:
a)
viisumivaatimuksia ja hakemuslomakkeita koskevien yleisten tietojen antaminen;
b)
tietojen antaminen hakijalle vaadituista asiakirjoista tarkistusluettelon perusteella;
c)
tietojen ja hakemusten kerääminen (myös biometristen tunnisteiden kerääminen) ja hakemusten toimittaminen diplomaatti- tai konsuliedustustolle;
d)
perittävän maksun kerääminen;
e)
ajanvarausten hoitaminen henkilökohtaista käyntiä varten diplomaatti- tai konsuliedustustossa tai ulkoisen palveluntarjoajan luona;
f)
matkustusasiakirjojen (tarvittaessa myös epäämisilmoitusten) kerääminen diplomaatti- tai konsuliedustustosta ja niiden toimittaminen hakijoille.
1.6 Jäsenvaltioiden velvollisuudet
Valitessaan ulkoista palveluntarjoajaa asianomaisten jäsenvaltioiden on tutkittava yrityksen vakavaraisuus ja luotettavuus (myös tarvittavat toimiluvat, kaupparekisteriin rekisteröityminen, yhtiöjärjestys ja sopimukset pankkien kanssa) sekä varmistuttava siitä, ettei eturistiriitaa ole olemassa.
Asianomaisten jäsenvaltioiden on varmistettava, että valittu ulkoinen palveluntarjoaja noudattaa sille 1.4 kohdassa tarkoitetussa oikeudellisessa välineessä asetettuja ehtoja.
Asianomaisten jäsenvaltioiden on huolehdittava tietojen käsittelyä koskevien tietosuojasääntöjen noudattamisesta, ja niitä on valvottava yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 95/46/EY (15) 28 artiklan mukaisesti.
Yhteistyö ulkoisen palveluntarjoajan kanssa ei rajoita eikä poista asianomaisten jäsenvaltioiden lainsäädännön mukaista vastuuta hakijoiden henkilötietoja ja viisumien käsittelyä koskevien velvollisuuksien rikkomisesta. Tämä määräys ei vaikuta asianomaisen kolmannen maan lainsäädännön mukaisiin mahdollisiin toimiin, jotka voidaan kohdistaa suoraan ulkoiseen palveluntarjoajaan.
Asianomaisten jäsenvaltioiden on varmistettava, että tiedot salataan kokonaan riippumatta siitä, siirretäänkö ne sähköisesti vai fyysisesti sähköisellä tallennusvälineellä asianomaisten jäsenvaltioiden viranomaisille.
Kolmansissa maissa, joissa ulkoisen palveluntarjoajan asianomaisten jäsenvaltioiden viranomaisille sähköisesti siirtämien tietojen salaaminen on kielletty, asianomaiset jäsenvaltiot eivät saa sallia ulkoisen palveluntarjoajan siirtää tietoja sähköisesti.
Tällaisessa tapauksessa asianomaisten jäsenvaltioiden on varmistettava, että sähköiset tiedot siirretään fyysisesti ulkoiselta palveluntarjoajalta asianomaisten jäsenvaltioiden viranomaisille kokonaan salatussa muodossa sähköisellä tallennusvälineellä jonkin jäsenvaltion konsuliedustuston virkamiehen toimesta tai, jos tietojen siirtäminen edellyttäisi suhteettomia tai aiheettomia toimia, jossakin muussa turvallisessa ja suojatussa muodossa, esimerkiksi käyttämällä vakiintuneita toimijoita, joilla on kokemusta arkaluontoisten asiakirjojen ja tietojen kuljettamisesta asianomaisessa kolmannessa maassa.
Siirron turvallisuustaso on kaikissa tapauksissa mukautettava tietojen arkaluonteisuuteen.
Jäsenvaltiot tai yhteisö pyrkivät pääsemään asianomaisten kolmansien maiden kanssa yhteisymmärrykseen ulkoiselta palveluntarjoajalta asianomaisten jäsenvaltioiden viranomaisille sähköisesti siirrettävien tietojen salaamista koskevan kiellon poistamisesta.
Asianomaisten jäsenvaltioiden on annettava ulkoiselle palveluntarjoajalle koulutusta, jota asianmukaisen palvelun ja riittävien tietojen tarjoaminen hakijoille edellyttää.
Asianomaisten jäsenvaltioiden on säädettävä mahdollisuudesta epäselvissä tapauksissa tarkistaa diplomaatti- tai konsuliedustustossa sormenjäljet, jotka on ottanut ulkoinen palveluntarjoaja.
Hakemusten tutkimisen, tarvittaessa hakijoiden haastattelun, viisumien myöntämistä koskevan päätöksentekomenettelyn sekä viisumitarrojen tulostuksen ja kiinnittämisen voi suorittaa ainoastaan diplomaatti- tai konsuliedustusto.
Ulkoisilla palveluntarjoajilla ei saa olla pääsyä viisumitietojärjestelmään missään olosuhteissa. Viisumitietojärjestelmää voi käyttää ainoastaan diplomaatti- tai konsuliedustustojen asianmukaisesti valtuutettu henkilökunta.
Asianomaisten jäsenvaltioiden on valvottava tarkoin 1.4 kohdassa tarkoitetun oikeudellisen välineen täytäntöönpanoa muun muassa seuraavilta osin:
a)
viisumivaatimuksia ja hakemuslomakkeita koskeva yleinen neuvonta, jota ulkoinen palveluntarjoaja antaa hakijoille;
b)
kaikki tarpeelliset tekniset ja organisatoriset turvatoimet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta tuhoamiselta, vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, muuttamiselta, luvattomalta luovuttamiselta tai käytöltä, erityisesti jos yhteistyöhön kuuluu hakemusten ja tietojen siirtäminen asianomaisen jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustoon, sekä kaikilta muilta henkilötietojen luvattomilta käsittelytavoilta;
c)
biometristen tunnisteiden kerääminen ja välittäminen;
d)
tietosuojasäännösten noudattamiseksi toteutettavat toimenpiteet.
Asianomaisten jäsenvaltioiden diplomaatti- tai konsuliedustustojen on tätä varten tehtävä säännöllisiä tarkastuksia ulkoisen palveluntarjoajan tiloissa ilmoittamatta niistä ennalta.
1.7 Palvelumaksu
Ulkoinen palveluntarjoaja voi periä palvelumaksun liitteessä 12 perittäväksi säädetyn maksun lisäksi. Palvelumaksun on oltava oikeassa suhteessa kustannuksiin, joita ulkoiselle palveluntarjoajalle aiheutuu sen suorittaessa yhtä tai useampaa 1.5 kohdassa tarkoitetuista tehtävistä.
Kyseisestä palvelumaksusta on säädettävä yksityiskohtaisesti 1.4 kohdassa tarkoitetussa oikeudellisessa välineessä.
Jäsenvaltioiden on varmistettava paikallisen konsuliyhteistyön puitteissa, että hakijalta perittävä palvelumaksu on asianmukaisessa suhteessa ulkoisen palveluntarjoajan tarjoamiin palveluihin ja paikallisiin olosuhteisiin. Lisäksi niiden on pyrittävä yhtenäistämään sovellettava palvelumaksu.
Palvelumaksu saa olla enintään puolet liitteessä 12 säädetyn viisumin maksun määrästä, riippumatta liitteessä 12 määrätyistä mahdollisista poikkeuksista viisumia koskevaan maksuun.
Asianomaisen jäsenvaltion on vastaisuudessakin varattava kaikille hakijoille mahdollisuus jättää hakemuksensa suoraan sen diplomaatti- tai konsuliedustustoihin.
1.8 Tiedottaminen
Jäsenvaltioiden diplomaatti- ja konsuliedustustojen on asetettava julkisesti saataville tarkat ohjeet ajanvarauksesta ja hakemuksen toimittamisesta.
1.9 Palvelun jatkuvuus
Jos yhteistyö muiden jäsenvaltioiden tai minkä hyvänsä ulkoisen palveluntarjoajan kanssa lopetetaan, jäsenvaltioiden on varmistettava täyden palvelun jatkuvuus.
1.10 Päätös ja sen julkaiseminen
Jäsenvaltioiden on ilmoitettava komissiolle siitä, kuinka ne aikovat järjestää hakemusten vastaanoton ja käsittelyn kullakin edustuston sijaintipaikkakunnalla. Komissio varmistaa kyseisten tietojen asianmukaisen julkaisemisen.
Jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle jäljennös 1.4 kohdassa tarkoitetusta oikeudellisesta välineestä.
4)
Muutetaan VIII jakson 5.2 kohta seuraavasti:
a)
Korvataan otsikko seuraavasti:
b)
Lisätään otsikon ja 5.2 kohdan a alakohdan väliin virke seuraavasti:
”Edellä III jakson 1.2 kohdassa tarkoitettujen uusittujen hakemusten osalta jäsenvaltiot voivat sallia, että niiden diplomaatti- tai konsuliedustustot tekevät yhteistyötä kaupallisten organisaatioiden (s.o. hallinnollisia asioita hoitavien yksityisten toimistojen, liikenneyritysten ja matkatoimistojen, esimerkiksi matkanjärjestäjien ja matkailualan jälleenmyyjien) kanssa.”
5)
Lisätään seuraava liite:
”LIITE 19
Luettelo vähimmäisvaatimuksista, jotka on sisällytettävä oikeudelliseen välineeseen, kun kyseessä on ulkoisten palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö
A.
Ulkoisen palveluntarjoajan on toimiaan suorittaessaan tietosuojan osalta
a)
estettävä kaikkina aikoina tietojen lukeminen, jäljentäminen, muuttaminen tai poistaminen luvatta, varsinkin siirrettäessä niitä hakemuksen käsittelystä vastaavalle jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustolle;
b)
siirrettävä tiedot asianomaisten jäsenvaltioiden antamien ohjeiden mukaisesti
-
salatussa muodossa sähköisesti tai
-
suojattuina fyysisesti;
c)
siirrettävä tiedot mahdollisimman pian eli
-
fyysisesti siirrettävien tietojen tapauksessa vähintään kerran viikossa
-
sähköisesti siirrettävien salattujen tietojen tapauksessa viimeistään niiden keruupäivän päättyessä;
d)
hävitettävä tiedot välittömästi niiden siirtämisen jälkeen ja huolehdittava siitä, että ainoat mahdollisesti säilytettävät tiedot ovat hakijan nimi ja yhteystiedot tapaamisjärjestelyjä varten sekä tarvittaessa passin numero siihen saakka, kunnes passi on palautettu hakijalle;
e)
huolehdittava kaikista tarpeellisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta tuhoamiselta, vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, muuttamiselta, luvattomalta luovuttamiselta tai käytöltä, erityisesti jos yhteistyöhön kuuluu hakemusten ja tietojen siirtäminen asianomaisen jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustoon, sekä kaikilta muilta henkilötietojen luvattomilta käsittelytavoilta;
f)
käsiteltävä tietoja ainoastaan siinä tarkoituksessa, mitä hakemuksia koskevien henkilötietojen käsittely kyseisen jäsenvaltion puolesta edellyttää;
g)
sovellettava vähintään direktiivissä 95/46/EY säädettyjä tietosuojavaatimuksia vastaavia vaatimuksia;
h)
annettava hakijoille VIS-asetuksen 37 artiklan edellyttämät tiedot.
B.
Ulkoisen palveluntarjoajan on toimiaan suorittaessaan henkilöstön käyttäytymisen osalta
a)
varmistettava, että sen henkilöstö on asianmukaisesti koulutettu;
b)
varmistettava, että tehtäviään suorittaessaan sen henkilöstö
-
ottaa hakijat vastaan kohteliaasti;
-
kunnioittaa hakijoiden ihmisarvoa ja koskemattomuutta;
-
ei syrji henkilöitä näiden sukupuolen, rodun tai etnisen alkuperän, uskonnon tai vakaumuksen, vammaisuuden, iän eikä sukupuolisen suuntautumisen perusteella, ja
-
noudattaa luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä, myös erottuaan tai kun oikeudellisen välineen voimassaolo on keskeytynyt tai päättynyt;
c)
tunnistettava palveluksessaan toimiva henkilöstö milloin tahansa;
d)
todistettava, että sen henkilöstöllä ei ole rikosrekisterimerkintöjä ja että sillä on tarvittava asiantuntemus.
C.
Ulkoisen palveluntarjoajan on toimien suorittamisen tarkastuksen osalta
a)
sallittava asianomaisten jäsenvaltioiden valtuuttaman henkilöstön pääsy tiloihinsa aina ilman ennakkoilmoitusta, erityisesti tarkastuksia varten;
b)
varmistettava etäpääsymahdollisuus ajanvarausjärjestelmäänsä tarkastuksia varten;
c)
varmistettava asiaankuuluvien valvontamenetelmien käyttö (esim. testihakijat; Webcam);
d)
varmistettava tietosuojan noudattamisen tarkastaminen, johon kuuluvat raportointivelvoitteet, ulkoiset tarkastukset ja säännölliset tarkastukset paikan päällä;
e)
ilmoitettava asianomaisille jäsenvaltioille viipymättä mahdollisista turvallisuusrikkomuksista tai tietojen väärinkäyttöä tai luvatonta käyttöä koskevista hakijoiden valituksista ja sovitettava toimensa yhteen asianomaisten jäsenvaltioiden kanssa ratkaisuun pääsemiseksi ja nopeiden selitysten antamiseksi valituksen tehneille hakijoille.
D.
Ulkoisen palveluntarjoajan on yleisten vaatimusten osalta
a)
toimittava hakemuksen käsittelystä vastaavien jäsenvaltioiden ohjeiden mukaisesti;
b)
toteutettava asianmukaisia lahjonnan vastaisia toimenpiteitä (esimerkiksi henkilöstön palkkausta koskevat määräykset, yhteistyö valittaessa henkilöstön jäseniä tehtävään, kahden henkilön sääntö, vuorotteluperiaate);
c)
noudatettava täysin oikeudellisen välineen säännöksiä, joihin on sisällyttävä soveltamisen keskeyttämistä tai päättymistä koskeva lauseke erityisesti, jos sääntöjä rikotaan, ja uudelleentarkastelua koskeva lauseke sen varmistamiseksi, että oikeudellinen väline vastaa parhaita käytäntöjä.”
2 artikla
Kertomukset
Komissio antaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle kertomuksen tämän asetuksen täytäntöönpanosta kolmen vuoden kuluttua viisumitietojärjestelmän käyttöönotosta ja sen jälkeen joka neljäs vuosi. Kertomukseen sisältyvät biometristen tunnisteiden keräämisen ja käytön täytäntöönpano, valitun ICAO-standardin soveltuvuus, tietosuojasääntöjen noudattaminen, kokemukset ulkoisista palveluntarjoajista ottaen erityisesti huomioon biometristen tietojen kerääminen, sormenjälkien jäljentämistä koskevan 59 kuukauden säännön soveltaminen sekä hakemusten vastaanoton ja käsittelyn järjestäminen. Kertomukseen sisältyvät myös VIS-asetuksen 17 artiklan 12, 13 ja 14 kohdan sekä 50 artiklan 4 kohdan perusteella tapaukset, joissa sormenjälkiä ei ole voitu tosiseikkojen perusteella antaa tai joissa niitä ei ole oikeudellisista syistä vaadittu verrattuna niiden tapausten lukumäärään, joissa sormenjäljet on otettu. Kertomukseen sisältyvät tiedot tapauksista, joissa henkilöltä, joka ei ole voinut tosiasiallisesti antaa sormenjälkiä, on evätty viisumi. Kertomukseen liitetään tarvittaessa tämän asetuksen muuttamista koskevia asianmukaisia ehdotuksia.
Ensimmäisessä kertomuksessa käsitellään myös alle 12-vuotiaiden lasten sormenjälkien luotettavuutta tunnistamis- ja toteamistarkoituksiin ja erityisesti sormenjälkien kehittymistä iän myötä komission teettämän tutkimuksen tulosten perusteella.
3 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan jäsenvaltioissa Euroopan yhteisön perustamissopimuksen mukaisesti.
Tehty Strasbourgissa 23 päivänä huhtikuuta 2009.