РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) 2015/212 НА КОМИСИЯТА
от 11 февруари 2015 година
за определяне на правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на техническите спецификации на системата за записване и съхранение на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита, включително данни за отделните участници в операциите, съфинансирани от ОП II
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграф 8, втора алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 463/2014 на Комисията (2) се определят разпоредби, необходими за подготовката на програми. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица („FEAD“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014.
(2)
За целите на член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се определят техническите спецификации на системата за записване и съхранение в компютъризирана форма на данни за всяка операция, които са необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(3)
Подробните технически спецификации на системата за записване и съхранение на данни следва да бъдат достатъчно документирани, за да се осигури одитна пътека на съответствието с правните изисквания.
(4)
Системата за записване и съхранение на данни следва също така да включва подходящи инструменти за търсене и функции за докладване, за да може лесно да се извлича и обединява информацията, съхранявана в нея, за целите на мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(5)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета, отговарящ за Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Общи разпоредби
Системата за записване и съхранение на данни за операциите, посочена в член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, е в съответствие с техническите спецификации, определени в членове 2-5.
Член 2
Защита и запазване на данни и документи, както и на тяхната цялост
1. Достъпът до системата се основава на предварително определени права за различните видове ползватели и се прекратява, когато повече не е необходим.
2. Системата регистрира информация за всеки запис, промяна и заличаване на документи и данни.
3. Системата не позволява промяна на съдържанието на документите с електронен подпис. Генерира се и се свързва с документа, носещ електронен подпис, времеви печат, който удостоверява депозирането на документа и който не може да се променя. Заличаването на такъв документ се регистрира съгласно параграф 2.
4. Данните редовно се подсигуряват в резервен обект. Резервният обект с точно копие на цялото съдържание на електронния архив трябва в случай на извънредна ситуация да бъде готов за незабавно използване.
5. Съоръжението за електронно съхранение се защитава срещу всяка опасност от загуба или промяна на неговата цялост. Тази защита включва физическа защита срещу неподходяща температура и нива на влажност, системи за откриване на пожар и на кражба, подходящи защитни системи срещу вирусни атаки, хакери и всякакъв друг неразрешен достъп.
6. Системата трябва да дава възможност за миграция на данни, формат и компютърни среда на интервали от време, достатъчни, за да се гарантира четливостта и достъпността на документи и данни до края на съответния период, посочен в член 51, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 3
Функции за търсене и докладване
Системата включва:
а)
подходящи инструменти за търсене, позволяващи лесно извличане на документи, данни и техните метаданни;
б)
функция за докладване, даваща възможност за генериране на доклади въз основа на предварително определени критерии, по-специално за данните, определени в Делегиран регламент (ЕС) № 532/2014 на Комисията (3);
в)
възможност за запазване, експортиране или отпечатване на докладите, посочени в буква б), или препратка към външно приложение, предлагащо тази възможност.
Член 4
Документация на системата
Управляващият орган предоставя подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, достъпна при поискване от съответните лица, отговорни за управлението на програмата, от Комисията и от Европейската сметна палата.
Документацията, посочена в първата алинея, представя доказателства за изпълнението на Регламент (ЕС) № 223/2014 в засегнатите държави членки.
Член 5
Сигурност на обмена на информация
Използваната система, се защищава чрез адекватни мерки за сигурност по отношение на класификацията на документите, защитата на информационните системи и личните данни. Тези мерки трябва да са в съответствие с международните стандарти и националните законодателни изисквания.
Мерките за сигурност, посочени в първата алинея, защитават мрежите и предавателните съоръжения, когато използваната система взаимодейства с други модули и системи.
Член 6
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 11 февруари 2015 година.
KOMISIJAS ĪSTENOŠANAS REGULA (ES) 2015/212
(2015. gada 11. februāris),
ar ko paredz noteikumus par to, kā piemērot Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) Nr. 223/2014 attiecībā uz tehniskajām specifikācijām sistēmai, kas paredzēta uzraudzībai, novērtēšanai, finanšu pārvaldībai, pārbaudei un revīzijai nepieciešamo datu par katru darbību, kā arī datu par DP II līdzfinansētu darbību individuāliem dalībniekiem reģistrēšanai un glabāšanai
EIROPAS KOMISIJA,
ņemot vērā Līgumu par Eiropas Savienības darbību,
ņemot vērā Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 11. marta Regulu (ES) Nr. 223/2014 par Eiropas atbalsta fondu vistrūcīgākajām personām (1) un jo īpaši tās 32. panta 8. punkta otro daļu,
tā kā:
(1)
Komisijas Īstenošanas regulā (ES) Nr. 463/2014 (2) ir paredzēti programmu sagatavošanai nepieciešamie noteikumi. Lai nodrošinātu Eiropas Atbalsta fonda vistrūcīgākajām personām (FEAD) finansēto programmu īstenošanu, ir nepieciešams ieviest papildu noteikumus Regulas (ES) Nr. 223/2014 piemērošanai.
(2)
Regulas (ES) Nr. 223/2014 32. panta 2. punkta d) apakšpunkta nolūkā ir nepieciešams noteikt tehniskās specifikācijas sistēmai, kas paredzēta to datu reģistrēšanai un glabāšanai datorizētā veidā par katru darbību, kuri ir nepieciešami uzraudzībai, novērtēšanai, finanšu pārvaldībai, pārbaudei un revīzijai.
(3)
Sīki izstrādātajām datu reģistrēšanas un glabāšanas sistēmas tehniskajām specifikācijām vajadzētu būt pietiekami dokumentētām, lai nodrošinātu revīzijas liecības saistībā ar atbilstību tiesību aktu prasībām.
(4)
Datu reģistrēšanas un glabāšanas sistēmā būtu jāiekļauj arī pienācīgi meklēšanas rīki un ziņošanas funkcijas, lai būtu iespējams viegli iegūt un apkopot informāciju, kas tajā glabāta uzraudzīšanas, novērtēšanas, finanšu pārvaldības, pārbaudīšanas un revīzijas nolūkiem.
(5)
Šajā regulā paredzētie pasākumi ir saskaņā ar Eiropas Atbalsta fonda vistrūcīgākajām personām komitejas atzinumu,
IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU.
1. pants
Vispārīgi noteikumi
Regulas (ES) Nr. 223/2014 32. panta 2. punkta d) apakšpunktā minētā datu reģistrēšanas un glabāšanas sistēma atbilst 2.-5. pantā noteiktajām tehniskajām specifikācijām.
2. pants
Datu un dokumentu aizsardzība un saglabāšana, to integritāte
1. Piekļuve sistēmai ir iespējama, balstoties uz dažādiem lietotājiem iepriekš piešķirtām tiesībām, un tiek liegta, ja tā vairs nav nepieciešama.
2. Sistēmā tiek glabāti ieraksti par jebkādiem dokumentu un datu reģistrēšanas, grozīšanas vai dzēšanas gadījumiem.
3. Sistēma neļauj mainīt to dokumentu saturu, kuri ir elektroniski parakstīti. Laika zīmogu, ar ko apliecina pievienotā elektroniski parakstītā dokumenta iesniegšanu, izveido un piešķir konkrētam dokumentam, un to nevar mainīt. Tādu dokumentu dzēšanas gadījumi tiek reģistrēti saskaņā ar 2. punktu.
4. Dati regulāri tiek dublēti. Dublētu elektroniskās datnes reģistru ar visu tās saturu ir iespējams izmantot ārkārtas gadījumā.
5. Elektroniskā glabātava ir aizsargāta pret jebkādu zuduma risku vai integritātes izmaiņām. Šī aizsardzība ietver fizisku aizsardzību pret neatbilstošu temperatūru un mitruma līmeni, ugunsdrošības un zādzības signalizācijas sistēmas, pienācīgas aizsardzības sistēmas pret vīrusu uzbrukumiem, hakeriem un jebkādu citu nesankcionētu piekļuvi.
6. Sistēma nodrošina datu, formātu un datorvides migrāciju tik bieži, lai garantētu dokumentu un datu lasāmību un pieejamību līdz Regulas (ES) Nr. 223/2014 51. panta 1. punktā minētā attiecīgā perioda beigām.
3. pants
Meklēšanas un ziņošanas funkcijas
Sistēmā ietilpst:
a)
atbilstīgi meklēšanas rīki, kas ļauj viegli iegūt dokumentus, datus un to metadatus;
b)
ziņošanas funkcija, kas ļauj izveidot ziņojumus, pamatojoties uz iepriekš noteiktiem kritērijiem, jo īpaši saistībā ar Komisijas Deleģētajā regulā (ES) Nr. 532/2014 (3) noteiktajiem datiem;
c)
iespēja saglabāt, eksportēt vai izdrukāt b) punktā minētos ziņojumus, vai arī ir norādīta saite uz ārēju lietotni, kas tādu iespēju nodrošina.
4. pants
Sistēmas dokumentācija
Vadošā iestāde nodrošina sīki izstrādātu un atjauninātu sistēmas darbības un tās parametru funkcionālo un tehnisko dokumentāciju, kas pēc pieprasījuma ir pieejama attiecīgajām par programmas pārvaldību atbildīgajām struktūrām, Komisijai un Revīzijas palātai.
Pirmajā daļā minētā dokumentācija kalpo par pierādījumu Regulas (ES) Nr. 223/2014 īstenošanai attiecīgajā dalībvalstī.
5. pants
Informācijas apmaiņas drošums
Izmantoto sistēmu aizsargā ar pienācīgiem drošības pasākumiem, kas attiecas uz dokumentu klasifikāciju, informācijas sistēmu aizsardzību un personas datu aizsardzību. Šie pasākumi atbilst starptautiskajiem standartiem un valstu tiesību aktu prasībām.
Pirmajā daļā minētie drošības pasākumi aizsargā tīklus un pārsūtīšanas ierīces gadījumos, kad izmantotā sistēma mijiedarbojas ar citiem moduļiem un sistēmām.
6. pants
Stāšanās spēkā
Šī regula stājas spēkā divdesmitajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.
Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama visās dalībvalstīs.
Briselē, 2015. gada 11. februārī