ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
KOMISIJAS DELEĢĒTĀ REGULA (ES) Nr. 1271/2013
(2013. gada 30. septembris)
par finanšu pamatregulu struktūrām, kas minētas Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 208. pantā
EIROPAS KOMISIJA,
ņemot vērā Līgumu par Eiropas Savienības darbību,
ņemot vērā Eiropas Parlamenta un Padomes 2012. gada 25. oktobra Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012 par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam, un par Padomes Regulas (EK, Euratom) Nr. 1605/2002 (1) atcelšanu un jo īpaši tās 208. pantu,
tā kā:
(1)
Komisijas Regula (EK, Euratom) Nr. 2343/2002 (2) par pamata Finanšu regulu struktūrām, ko izveidojušas Kopienas, ir pamatota ar Padomes Regulu (EK, Euratom) Nr. 1605/2002 (3). Regula (EK, Euratom) Nr. 1605/2002 ir aizstāta ar Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012. Tādēļ ir nepieciešams pārskatīt Regulu (EK, Euratom) Nr. 2343/2002. Skaidrības labad ir jāaizstāj Regula (EK, Euratom) Nr. 2343/2002.
(2)
Ir jāņem vērā Eiropas Parlamenta, Padomes un Eiropas Komisijas 2012. gada 19. jūlija kopīgais paziņojums par decentralizētajām aģentūrām.
(3)
Dažus noteikumus Regulā (EK, Euratom) Nr. 2343/2002 ir jāpārskata, lai ņemtu vērā pieredzi, kas gūta to piemērošanā.
(4)
Ar šo regulu būtu jānosaka vispārējie principi un pamatnoteikumi, ko piemēro struktūrām, kuras ir izveidotas saskaņā ar LESD un Euratom līgumu (turpmāk “Savienības struktūras”) un kuras saņem ieguldījumus no budžeta, neskarot dibināšanas aktu. Pamatojoties uz šo regulu, Savienības struktūrām būtu jāpieņem savi finanšu noteikumi, neatkāpjoties no šīs regulas, izņemot gadījumus, kad tas nepieciešams to īpašajām vajadzībām, un ar Komisijas iepriekšēju piekrišanu.
(5)
Tomēr Savienības struktūrām, kuras ir pilnībā pašfinansētas un kurām šo regulu nepiemēro, saskanības labad būtu attiecīgos gadījumos jāparedz līdzīgi noteikumi. Saskaņā ar Eiropas Parlamenta, Padomes un Komisijas 2012. gada 19. jūlija kopīgo paziņojumu šīm struktūrām vajadzētu Eiropas Parlamentam, Padomei un Komisijai iesniegt gada ziņojumus par sava budžeta izpildi un pienācīgi ņemt vērā to prasības un ieteikumus.
(6)
Savienības struktūrām būtu jāizveido un jāizpilda savs budžets saskaņā ar budžeta tiesību pieciem pamatprincipiem - vienotība, budžeta precizitāte, universālums, specifikācija un gada pārskats - un saskaņā ar līdzsvara, norēķinu vienības, pareizas finanšu pārvaldības un pārredzamības principiem.
(7)
Būtu jāuzsver Savienības ieguldījuma līdzsvarojošais raksturs. Savienības struktūras pozitīvā budžeta rezultāta daļa, kas pārsniedz Savienības ieguldījuma apmēru, kas iemaksāts gada laikā, būtu jāatmaksā Savienības budžetā.
(8)
Ja dibināšanas aktā ir paredzēts, ka ieņēmumus veido maksa un atlīdzība papildus Savienības ieguldījumam un ka ieņēmumus no maksas un atlīdzības piešķir konkrētiem izdevumu posteņiem, Savienības struktūrām vajadzētu būt iespējai atlikumu pārnest kā piešķirtos ieņēmumus.
(9)
Nepieciešams nodrošināt, ka maksu nosaka atbilstīgā līmenī, lai segtu izdevumus saistībā ar pakalpojumu sniegšanu un izvairītos no ievērojama pārpalikuma.
(10)
Budžeta izpildes uzdevumu deleģēšana Savienības struktūrām ir pienācīgi jāpamato, ņemot vērā attiecīgās Savienības struktūras uzdevumu veidu un specializāciju, vienlaikus nodrošinot pareizu finanšu pārvaldību un rentabilitāti. Deleģētajiem uzdevumiem vajadzētu būt saderīgiem ar dibināšanas aktu.
(11)
Savienības struktūrām būtu jāļauj saņemt ad hoc dotācijas tikai tad, ja tas ir skaidri noteikts attiecīgajos pamataktos un atļauts ar dibināšanas aktu.
(12)
Saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 50. pantu Savienības struktūrai līdz ar citām Savienības struktūrām un iestādēm jāpiedalās salīdzinošā novērtēšanā.
(13)
Ir jāparedz noteikumi par rīcības plānu, lai veiktu turpmākus pasākumus saistībā ar vispārējas periodiskas izvērtēšanas secinājumiem nolūkā nodrošināt to efektīvu īstenošanu.
(14)
Lai nodrošinātu saskaņotu plānošanu, Savienības struktūrai būtu jāizstrādā gada un daudzgadu plānošanas dokuments, ņemot vērā Komisijas pamatnostādnes.
(15)
Savienības struktūrai gada un daudzgadu plānošanas grafiks būtu jāsaskaņo ar budžeta procedūru, lai nodrošinātu tās efektivitāti un visu plānošanas dokumentu saskaņotību.
(16)
Ir nepieciešams precizēt pašreizējo iekšējās revīzijas un iekšējās kontroles funkciju sadalījumu un racionalizēt ziņošanas prasības. Iekšējās revīzijas funkcijas Savienības struktūras ietvaros būtu jāveic Komisijas iekšējam revidentam, kurš veiktu revīziju gadījumos, kad tas pamatots ar saistīto risku. Ir jāparedz noteikumi par iekšējās revīzijas struktūrvienību izveidi un darbību.
(17)
Būtu jāracionalizē ziņošanas pienākumi. Savienības struktūrām būtu jāsniedz konsolidēti gada darbības pārskati, kuros ietverta visaptveroša informācija par darba programmas īstenošanu, budžetu, personāla politikas plānu, pārvaldības un iekšējās kontroles sistēmām.
(18)
Lai uzlabotu Savienības struktūru rentabilitāti, nepieciešams paredzēt iespēju izmantot kopīgus pakalpojumus vai tos nodot citai Savienības struktūrai vai Komisijai. Rentabilitāti jo īpaši var uzlabot, atļaujot Savienības struktūras grāmatveža uzdevumus pilnībā vai daļēji uzticēt Komisijas grāmatvedim.
(19)
Kā paredzēts Regulā (ES, Euratom) Nr. 966/2012, iespēja saistības, kas ilgst vairākus gadus, sadalīt gada maksājumos būtu jāpieļauj tikai tad, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā vai pamataktā vai ja šīs saistības attiecas uz administratīviem izdevumiem.
(20)
Lai ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 noteikumiem saskaņotu noteikumus par piešķirtajiem ieņēmumiem, nepieciešams paredzēt noteikumus par piešķirto ieņēmumu (iekšējo un ārējo) diferenciāciju un pārnešanu.
(21)
Lai ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 noteikumiem saskaņotu noteikumus par rīcību ar procentiem, kas veidojas no Savienības ieguldījuma Savienības struktūrā, nepieciešams noteikt, ka budžetam nepienākas procenti.
(22)
Regulā (ES, Euratom) Nr. 966/2012 ir paredzēta iespēja īpašos gadījumos uzņemties juridiskas saistības pirms budžeta saistībām. Šāda iespēja būtu jāparedz arī Savienības struktūrām.
(23)
Lai nodrošinātu saskaņotību starp Regulu (EK, Euratom) Nr. 2343/2002 un Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012, nevajadzētu pieļaut īpašus noteikumus par publisko iepirkumu un dotācijām. Vienota noteikumu kopuma piemērošana ļauj vienkāršot Savienības struktūras darbu un izmantot Komisijas izstrādātās pamatnostādnes un modeļus.
(24)
Lai saskaņotu Regulas (EK, Euratom) Nr. 2343/2002 noteikumus ar Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012, Savienības struktūrām būtu jāparedz iespēja piešķirt godalgas.
(25)
Savienības struktūrām būtu jāizvirza prasība pieņemt noteikumus par interešu konfliktu novēršanu un pārvaldību, kuru mērķis būtu noteikt un pareizi pārvaldīt faktisku vai domājamu interešu konfliktu risku. Šādos noteikumos būtu jāņem vērā pamatnostādnes, ko Komisija izstrādājusi, ņemot vērā Eiropas Parlamenta, Padomes un Komisijas 2012. gada 19. jūlija kopīgo paziņojumu.
(26)
Lai nodrošinātu, ka visas Savienības struktūras un iestādes saskaņoti piemēro nesen pieņemtos noteikumus, ar Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012 būtu jāsaskaņo noteikumi par ēku politiku, tostarp paredzot iespēju Savienības iestādēm piesaistīt aizdevumus un tam piemērojamos nosacījumus.
(27)
Jāparedz pārejas noteikumi attiecībā uz plānošanu un ziņošanu, ņemot vērā to, ka Komisijai ir nepieciešams laiks, lai sadarbībā ar Savienības struktūrām izstrādātu attiecīgas pamatnostādnes.
(28)
Šai regulai būtu jāstājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī, lai būtu iespējams savlaicīgi, sākot ar 2014. gada 1. janvārī, pieņemt Savienības struktūru pārskatītos finanšu noteikumus nolūkā nākamās daudzgadu finanšu shēmas ietvaros nodrošināt saskaņotus noteikumus,
IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU.
I SADAĻA
VISPĀRĪGI NOTEIKUMI
1. pants
Priekšmets
Šajā regulā ir paredzēti pamata finanšu noteikumi, balstoties uz kuriem Savienības struktūra pieņem savus finanšu noteikumus. Savienības struktūras finanšu noteikumi neatkāpjas no šīs regulas, izņemot gadījumus, kad tas nepieciešams tās īpašajām vajadzībām, un ar Komisijas iepriekšēju piekrišanu.
2. pants
Definīcijas
Šajā regulā lieto šādas definīcijas:
-
“dibināšanas akts” ir Savienības tiesību akts, ar ko regulē Savienības struktūras izveides un darbības galvenos aspektus,
-
“Savienības struktūras budžets” ir instruments, ar kuru prognozē un apstiprina visus katram finanšu gadam nepieciešamos Savienības struktūras ieņēmumus un izdevumus,
-
“Savienības struktūra” ir jebkura struktūra, kas minēta Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 208. pantā,
-
“pārvaldes struktūrvienība” ir Savienības struktūras galvenā iekšējā struktūrvienība, kas atbild par lēmumu pieņemšanu finanšu un budžeta jautājumos, neatkarīgi no tās nosaukuma dibināšanas aktā,
-
“direktors” ir persona, kas atbild par pārvaldes struktūrvienības lēmumu īstenošanu un Savienības struktūras budžetu kā kredītrīkotājs, neatkarīgi no šīs personas nosaukuma dibināšanas aktā,
-
“izpildu struktūrvienība” ir Savienības struktūras iekšējā struktūrvienība, kas palīdz pārvaldes struktūrvienībai un kuras pienākumi un reglaments ir noteikti dibināšanas aktā.
3. pants
Laikposmi, datumi un termiņi
Ja vien nav paredzēts citādi, šajā regulā noteiktajiem termiņiem piemēro Padomes Regulu (EEK, Euratom) Nr. 1182/71 (4).
4. pants
Personas datu aizsardzība
Šī regula neskar Eiropas Parlamenta un Padomes Direktīvas 95/46/EK (5) un Eiropas Parlamenta un Padomes Regulas (EK) Nr. 45/2001 (6) prasības.
5. pants
Budžeta principu ievērošana
Savienības struktūras budžetu izveido un izpilda saskaņā ar vienotības, budžeta precizitātes, gada pārskata, līdzsvara, norēķinu vienības, universāluma, specifikācijas, pareizas finanšu pārvaldības, kas paredz lietderīgu un efektīvu iekšējo kontroli, un pārredzamības principiem, kā izklāstīts šajā regulā.
II SADAĻA
BUDŽETA PRINCIPI
1. NODAĻA
Vienotības un budžeta precizitātes principi
6. pants
Savienības struktūras budžeta piemērošanas joma
1. Savienības struktūras budžets ietver:
a)
pašu ieņēmumus, ko veido jebkāda maksa un atlīdzība, ko Savienības struktūra ir pilnvarota iekasēt atbilstīgi tai uzticētajiem uzdevumiem, kā arī jebkādus citus ieņēmumus;
b)
ieņēmumus, kurus veido jebkādas finanšu iemaksas, ko maksā dalībvalsts, kurā Savienības struktūra atrodas;
c)
Savienības ieguldījumu;
d)
ieņēmumus, kas piešķirti konkrētiem izdevumu posteņiem saskaņā ar 23. panta 1. punktu;
e)
Savienības struktūras izdevumus, tostarp administratīvos izdevumus.
2. Ieņēmumus, ko veido maksa un atlīdzība, piešķir tikai pienācīgi pamatotos izņēmuma gadījumos, kas paredzēti dibināšanas aktā.
3. Ja vienā vai vairākos dibināšanas aktos ir paredzēts, ka skaidri definētus uzdevumus finansē atsevišķi, vai ja Savienības struktūra izpilda uzdevumus, kas tai uzticēti saskaņā ar deleģēšanas nolīgumu, tā veido atsevišķus pārskatus par ieņēmumu un izdevumu operācijām. Savienības struktūra katru uzdevumu grupu skaidri norāda savā cilvēkresursu plānojumā, kas ietverts 32. pantā minētajā gada un daudzgadu plānošanas dokumentā.
7. pants
Ad hoc dotācijas
1. Savienības struktūras nevar saņemt ad hoc budžeta dotācijas, ja tas nav atļauts dibināšanas aktā un skaidri paredzēts pamataktā.
2. Ja Savienības struktūrai ir atļauts saņemt ad hoc dotācijas, ar šādām dotācijām finansētos uzdevumus iekļauj gada darba programmā, kas minēta 32. panta 3. punktā.
8. pants
Deleģēšanas nolīgumi
1. Komisija Savienības struktūrai neuztic budžeta izpildes uzdevumus, izņemot gadījumus, ja tas ir pienācīgi pamatots ar pasākuma īpašo raksturu un Savienības struktūras īpašo specializāciju.
2. Savienības struktūras izvēlē pienācīgi ņem vērā:
a)
minēto uzdevumu uzticēšanas rentabilitāti;
b)
ietekmi uz Savienības struktūras pārvaldības uzbūvi un uz tās finanšu resursiem un cilvēkresursiem.
3. Ja Komisija izņēmuma kārtā uztic uzdevumus Savienības struktūrai:
a)
uzticēto uzdevumu izpildei piešķirtajiem līdzekļiem Savienības struktūrai piemēro Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 60. pantu, bet nepiemēro tās 108. un 109. pantu;
b)
uzticētos uzdevumus tikai informācijas nolūkā vajadzētu norādīt Savienības struktūras gada darba programmā, kas minēta 32. panta 3. punktā.
4. Neskarot 2. punktu, pirms deleģēšanas nolīguma parakstīšanas kredītrīkotājs apspriežas ar pārvaldes struktūrvienību.
9. pants
Vienotības un budžeta precizitātes principu īpašie noteikumi
1. Ieņēmumus neiekasē un izdevumus neapmaksā, ja tie nav iegrāmatoti kādā no Savienības struktūras budžeta pozīcijām.
2. Nevar uzņemties saistības vai dot rīkojumus par izdevumiem, pārsniedzot Savienības struktūras budžetā piešķirtās apropriācijas.
3. Apropriāciju var iekļaut Savienības struktūras budžetā tikai tad, ja tā ir paredzēta izdevumu postenim, kurš tiek uzskatīts par nepieciešamu.
4. Savienības struktūrai nepienākas procenti, kas veidojas no priekšfinansējuma maksājuma, kas veikts no Savienības struktūras budžeta.
2. NODAĻA
Gada pārskata princips
10. pants
Definīcija
Apropriācijas, kuras iekļauj Savienības struktūras budžetā, ir piešķirtas finanšu gadam, kas ilgst no 1. janvāra līdz 31. decembrim.
11. pants
Apropriāciju veidi
1. Savienības struktūras budžetā iekļauj nediferencētas apropriācijas un, ja to nosaka darbības vajadzības, diferencētas apropriācijas. Diferencētas apropriācijas ietver saistību apropriācijas un maksājumu apropriācijas.
2. Saistību apropriācijas sedz finanšu gada laikā radušos juridisko saistību kopējās izmaksas.
3. Maksājumu apropriācijas sedz maksājumus, ko veic, lai pildītu finanšu gadā vai iepriekšējos finanšu gados radušās juridiskās saistības.
12. pants
Ieņēmumu un apropriāciju uzskaite
1. Savienības struktūras ieņēmumus, kas minēti 6. pantā, iegrāmato finanšu gada kontos, pamatojoties uz summām, kas iekasētas attiecīgā finanšu gada laikā.
2. Savienības struktūras ieņēmumi rada pamatu līdzvērtīga lieluma maksājumu apropriācijām.
3. Apropriācijas, kas piešķirtas finanšu gadam, izlieto tikai tādu izdevumu segšanai, par kuriem ir radītas saistības un kuri ir veikti minētajā finanšu gadā, tikai tādu summu segšanai, kuras maksājamas saskaņā ar iepriekšējos finanšu gados radītām saistībām.
4. Saistības iegrāmato kontos, pamatojoties uz juridiskajām saistībām, par kurām līgumi noslēgti līdz 31. decembrim.
5. Maksājumus iegrāmato finanšu gada kontos, pamatojoties uz maksājumiem, kurus grāmatvedis izdarījis līdz attiecīgā gada 31. decembrim.
13. pants
Apropriāciju saistības
Par apropriācijām, kas ir iekļautas Savienības struktūras budžetā, var radīt saistības no 1. janvāra, ja galīgajā variantā ir pieņemts Savienības struktūras budžets.
14. pants
Apropriāciju atcelšana un pārnešana
1. Apropriācijas, kas nav izlietotas līdz tā finanšu gada beigām, par kuru tās bijušas iekļautas, atceļ. Tomēr tās var pārnest - bet tikai uz nākamo finanšu gadu - ar lēmumu, kuru līdz 15. februārim pieņem pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūrvienība saskaņā ar šā panta 3. un 4. punktu, vai tās var pārnest automātiski saskaņā ar šā panta 5. punktu.
2. Apropriācijas, kas attiecas uz personāla izdevumiem, nevar pārnest.
3. Diferencētas saistību apropriācijas un nediferencētas apropriācijas, par kurām saistības vēl nav radītas līdz finanšu gada beigām, var pārnest attiecībā uz:
a)
summām, kas atbilst saistību apropriācijām;
b)
summām, kas atbilst nediferencētām apropriācijām, kuras attiecas uz ēku projektiem, par kurām lielākā daļa sagatavošanas posmu saistību radīšanas procedūrai ir pabeigti līdz 31. decembrim. Saistību radīšanas procedūras sagatavošanās posmu norāda noteikumos par katras Savienības struktūras finanšu regulas izpildes kārtību.
Par šādām summām var radīt saistības līdz nākamā gada 31. martam vai - attiecībā uz summām saistībā ar ēku projektiem - līdz nākamā gada 31. decembrim.
4. Ja maksājumu apropriācijas, kas attiecīgajām pozīcijām paredzētas nākamā finanšu gada budžetā, nav pietiekamas, lai segtu pieprasījumus, maksājumu apropriācijas var pārnest par summām, kas vajadzīgas, lai segtu esošās saistības vai tādas saistības, kuras skar pārnestas saistību apropriācijas.
Attiecīgā Savienības struktūra vispirms izlieto apropriācijas, kas piešķirtas kārtējam finanšu gadam, un neizmanto pārnestās apropriācijas, pirms šīs pirmās nav izlietotas.
5. Nediferencētās apropriācijas, kas atbilst saistībām, par kurām līgumi ir pienācīgi noslēgti līdz finanšu gada beigām, automātiski pārnes tikai uz nākamo finanšu gadu.
6. Pārnestās apropriācijas, par kurām nav radītas saistības līdz N+1 gada 31. martam, automātiski atceļ un iezīmē kontos.
15. pants
Piešķirto ieņēmumu pārnešanas noteikumi
Šīs regulas 23. pantā minētos piešķirtos ieņēmumus, kā arī no šādiem ieņēmumiem radušās neizmantotās apropriācijas, kas ir pieejamas 31. decembrī, pārnes saskaņā ar šādiem noteikumiem:
a)
ārējos piešķirtos ieņēmumus pārnes automātiski, un tos pilnībā izmanto līdz brīdim, kad ir pabeigtas visas operācijas saistībā ar programmu vai darbību, kurai tie ir piešķirti; ārējos piešķirtos ieņēmumus, kas saņemti programmas vai darbības pēdējā gadā, var izmantot secīgās programmas vai darbības pirmajā gadā;
b)
iekšējos piešķirtos ieņēmumus pārnes tikai par vienu gadu, izņemot 23. panta 3. punkta f) apakšpunktā noteiktos iekšējos piešķirtos ieņēmumus, kurus pārnes automātiski.
Ne vēlāk kā līdz N + 1 gada 1. jūnijam Savienības struktūra informē Komisiju par pārnesto piešķirto ieņēmumu īstenošanu.
16. pants
Apropriāciju atcelšana
Ja apropriācijas atceļ tādēļ, ka darbības, kuru izpildei tās iezīmētas, nav pilnīgi vai daļēji izpildītas finanšu gadā pēc tā gada, kurā apropriācijas iekļautas Savienības struktūras budžetā, attiecīgās apropriācijas anulē.
17. pants
Saistības
1. Katru gadu no 15. oktobra parasto administratīvo izdevumu saistības var uzņemties iepriekš no apropriācijām, kas paredzētas nākamajam finanšu gadam. Tādas saistības tomēr nevar pārsniegt vienu ceturtdaļu no apropriācijām attiecīgajai budžeta pozīcijai pašreizējam finanšu gadam, ko pieņēmusi pārvaldes struktūrvienība. Tās nevar attiecināt uz tāda veida jauniem izdevumiem, kas vēl nav principiāli apstiprināti pēdējā pienācīgi pieņemtajā Savienības struktūras budžetā.
2. Izdevumi, kas maksājami avansā, piemēram, nomas maksa, var būt par pamatu tam, ka maksājumus no 1. decembra un vēlāk sedz no budžeta apropriācijām nākamajam finanšu gadam. Šādā gadījumā netiek piemērots 1. punktā minētais ierobežojums.
18. pants
Noteikumi, ko piemēro Savienības struktūras budžeta novēlotas pieņemšanas gadījumā
1. Ja finanšu gada sākumā Savienības struktūras budžets nav pieņemts galīgajā variantā, piemēro 2.-6. punktā izklāstītos noteikumus.
2. Saistības un maksājumus var veikt, ievērojot 3. punktā noteiktos ierobežojumus.
3. Saistības par katru nodaļu var uzņemties ne vairāk kā vienas ceturtdaļas apmērā no kopējām apropriācijām, kas attiecīgajā nodaļā ir apstiprinātas par iepriekšējo finanšu gadu, plus vienas divpadsmitdaļas apmērā par katru aizritējušo mēnesi.
Nepārsniedz apropriāciju limitu, kas noteikts ieņēmumu un izdevumu tāmē.
Maksājumus par katru nodaļu ik mēnesi var izdarīt ne vairāk kā vienas divpadsmitdaļas apmērā no apropriācijām, kas attiecīgajai nodaļai bijušas apstiprinātas iepriekšējā finanšu gadā. Tomēr minētā summa nepārsniedz vienu divpadsmito daļu no apropriācijām, kas paredzētas tajā pašā ieņēmumu un izdevumu tāmes nodaļā.
4. Apropriācijas, kas attiecīgajā nodaļā ir apstiprinātas par iepriekšējo finanšu gadu, kā noteikts 2. un 3. punktā, saprot kā apropriācijas, par kurām ir balsots Savienības struktūras budžetā, tostarp budžeta grozījumos, un pēc tam, kad ir veikta korekcija pārvietojumiem, kuri izdarīti attiecīgajā finanšu gadā.
5. Ja tas vajadzīgs Savienības struktūras darbības nepārtrauktībai un pārvaldības vajadzībām, pārvaldes struktūrvienība pēc direktora pieprasījuma papildus summām, kas automātiski darītas pieejamas saskaņā ar 2. un 3. punktu, gan saistību, gan maksājumu daļā var apstiprināt izdevumus, kuri pārsniedz vienu provizorisko divpadsmitdaļu, bet kopā nepārsniedz četras provizoriskās divpadsmitdaļas, izņemot pienācīgi pamatotus gadījumus.
Papildu divpadsmitdaļas apstiprina pilnībā, un tās nav dalāmas.
6. Ja attiecīgajai nodaļai apstiprina četras divpadsmitdaļas, kas piešķirtas saskaņā ar 5. punktu, bet ar to nepietiek, lai segtu izdevumus, kas nepieciešami, lai izvairītos no pārtraukuma Savienības struktūras darbībā tajā jomā, uz kuru attiecas minētā nodaļa, izņēmuma kārtā var atļaut pārsniegt apropriācijas summu, kas iepriekšējā finanšu gadā iekļauta attiecīgajā Savienības struktūras budžeta nodaļā. Pārvaldes struktūrvienība pieņem lēmumu saskaņā ar 5. punktā noteiktajām procedūrām. Tomēr nekādā gadījumā nedrīkst pārsniegt tādu kopējo apropriāciju apjomu, kāds bija pieejams Savienības struktūras budžetā iepriekšējam finanšu gadam vai ierosinātajā Savienības struktūras budžeta projektā.
3. NODAĻA
Līdzsvara princips
19. pants
Definīcija un darbības joma
1. Ieņēmumi un maksājumu apropriācijas ir līdzsvarā.
2. Saistību apropriācijas nevar pārsniegt Savienības ieguldījuma summu plus pašu ieņēmumus un jebkādus citus ieņēmumus, kas minēti 6. pantā.
3. Attiecībā uz struktūrām, kuru ieņēmumus papildus Savienības ieguldījumam veido maksa un atlīdzība, maksa būtu jānosaka tādā līmenī, lai novērstu ievērojamu pārpalikuma veidošanos. Ja atkārtoti veidojas būtisks pozitīvs vai negatīvs budžeta rezultāts 97. panta nozīmē, pārskata maksu un atlīdzību līmeni.
4. Savienības struktūra nevar Savienības struktūras budžeta ietvaros piesaistīt aizņēmumus.
5. Savienības ieguldījums Savienības struktūrā attiecībā uz Savienības struktūras budžetu ir līdzsvarojošs ieguldījums, un to var sadalīt vairākos maksājumos.
6. Savienības struktūra īsteno naudas līdzekļu stingru vadību, pienācīgi ņemot vērā piešķirtos ieņēmumus, lai nodrošinātu, ka tās naudas līdzekļu atlikumi aprobežojas ar pienācīgi pamatotām prasībām. Savienības struktūra līdz ar saviem maksājumu pieprasījumiem iesniedz sīku un atjauninātu prognozi par tās faktiskajām naudas līdzekļu vajadzībām attiecīgajā gadā, tostarp informāciju par piešķirtajiem ieņēmumiem.
20. pants
Finanšu gada budžeta rezultāts
1. Ja budžeta rezultāts 97. panta nozīmē ir pozitīvs, to atmaksā Komisijai tādā apmērā, kas nepārsniedz attiecīgajā gadā veiktā ieguldījuma summu. To budžeta rezultāta daļu, par kuru ir pārsniegta attiecīgajā gadā veiktā Savienības ieguldījuma summa, iekļauj Savienības struktūras budžetā nākamajam finanšu gadam kā ieņēmumus.
Šā punkta pirmo daļu piemēro arī tad, ja Savienības struktūras ieņēmumus papildus Savienības ieguldījumam veido maksa un atlīdzība.
Starpību starp budžetā iekļauto ieguldījumu un Savienības struktūrai faktiski samaksāto ieguldījuma summu anulē.
Savienības struktūra ne vēlāk kā līdz N gada 31. janvārim sniedz aplēsi par budžeta rezultātu N-1 gadā, kas jāatmaksā budžetā vēlāk N gadā, lai papildinātu informāciju, kas jau ir pieejama par budžeta rezultātu N-2 gadā. Komisija pienācīgi ņem vērā šo informāciju, novērtējot Savienības struktūras finanšu vajadzības N+1 gadam.
2. Izņēmuma gadījumos, ja dibināšanas aktā ir paredzēts, ka ieņēmumus no maksas un atlīdzības piešķir konkrētiem izdevumu posteņiem, Savienības struktūra var maksas un atlīdzības atlikumu pārnest kā piešķirtos ieņēmumus par darbībām, kas ir saistītas ar to pakalpojumu sniegšanu, par ko pienākas maksa.
3. Ja budžeta rezultāts 97. panta nozīmē ir negatīvs, to iekļauj Savienības struktūras budžetā nākamajam finanšu gadam kā maksājumu apropriācijas vai, attiecīgā gadījumā, kompensē ar pozitīvu Savienības struktūras budžeta rezultātu turpmākajos finanšu gados.
4. Budžeta procedūras gaitā ieņēmumu vai maksājumu apropriācijas iekļauj Savienības struktūras budžetā, izmantojot grozījumu vēstules procedūru, kas noteikta Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 39. pantā, vai arī Savienības struktūras budžeta izpildes laikā izdarot budžeta grozījumus.
4. NODAĻA
Norēķinu vienības princips
21. pants
Euro izmantošana
Savienības struktūras budžetu izstrādā un izpilda euro un pārskatus veido euro. Tomēr, lai nodrošinātu naudas plūsmu, grāmatvedim un avansa kontu gadījumā avansu pārzinim ir atļauts veikt operācijas citās valūtās, kā noteikts katras Savienības struktūras finanšu noteikumos.
5. NODAĻA
Universāluma princips
22. pants
Definīcija un darbības joma
Neskarot 23. pantu, kopējie ieņēmumi sedz kopējās maksājumu apropriācijas. Neskarot 25. pantu, visus ieņēmumus un izdevumus iegrāmato pilnā apmērā, to starpā neizdarot nekādas korekcijas.
23. pants
Piešķirtie ieņēmumi
1. Lai finansētu konkrētus izdevumu posteņus, izmanto ārējos piešķirtos ieņēmumus un iekšējos piešķirtos ieņēmumus.
2. Ārējos piešķirtos ieņēmumus veido šādi ieņēmumi:
a)
dalībvalstu un trešo valstu, tostarp - abos gadījumos - to publiskā sektora aģentūru, vienību vai fizisku personu finanšu iemaksas Savienības struktūru noteiktās darbībās, ciktāl tas ir paredzēts nolīgumā, kas noslēgts starp Savienības struktūru un dalībvalstīm, trešām valstīm vai to attiecīgajām publiskā sektora aģentūrām, vienībām vai fiziskām personām;
b)
ieņēmumi, kas ir atvēlēti konkrētam mērķim, piemēram, ienākumi no fondiem, subsīdijas, dāvanas un novēlējumi;
c)
tādas trešo valstu vai dažādu struktūru, kas nav Savienības struktūras, finanšu iemaksas Savienības struktūras darbībās, kuras neaptver a) apakšpunkts;
-
ieņēmumi no ad hoc dotācijām, kas minētas 7. pantā,
-
ieņēmumi no deleģēšanas nolīgumiem, kas minēti 8. pantā;
d)
iekšējie piešķirtie ieņēmumi, kā minēts 3. punktā, ciktāl tie papildina pārējos šā punkta a) līdz c) apakšpunktā norādītos ieņēmumus;
e)
ieņēmumi no maksas un atlīdzības, kas minēti 6. panta 2. punktā.
3. Iekšējos piešķirtos ieņēmumus veido šādi ieņēmumi:
a)
ieņēmumi no preču piegādēm, pakalpojumu sniegšanas un darbu veikšanas trešām personām pēc to pieprasījuma, izņemot maksu un atlīdzību, kas minētas 6. panta 1. punkta a) apakšpunktā;
b)
ieņēmumi, ko gūst, pārdodot transportlīdzekļus, ierīces, iekārtas, materiālus un zinātniskiem un tehniskiem mērķiem paredzētu aparatūru, ko maina vai nodod atkritumos, kad to uzskaites vērtība ir pilnībā amortizēta;
c)
ieņēmumi no nepareizi samaksātu summu atmaksas saskaņā ar 62. pantu;
d)
ieņēmumi no preču piegādēm, pakalpojumu sniegšanas un darbu veikšanas Savienības iestādēm vai citām Savienības struktūrām;
e)
saņemtie apdrošināšanas maksājumi;
f)
ieņēmumi no izīrēšanas;
g)
ieņēmumi no publikāciju un filmu pārdošanas, tostarp arī elektroniskajos nesējos;
h)
ieņēmumi, ko gūst, attiecīgi atmaksājot nodokļus saskaņā ar 25. panta 3. punkta b) apakšpunktu.
4. Neskarot 23. panta 2. punkta e) apakšpunktu, ar attiecīgo dibināšanas aktu konkrētiem izdevumu posteņiem turklāt var piešķirt tajā minētos ieņēmumus. Ja vien attiecīgajā dibināšanas aktā nav norādīts citādi, šādi ieņēmumi veido iekšējos piešķirtos ieņēmumus.
5. Visi ieņēmumu posteņi 2. punkta a) līdz c) apakšpunkta un 3. punkta a) un d) apakšpunkta nozīmē ietver visus tiešos vai netiešos izdevumus, kas rodas saistībā ar attiecīgo darbību vai mērķi.
6. Savienības struktūras budžetā izveido pozīcijas, kurās kārto ārējos piešķirtos ieņēmumus un iekšējos piešķirtos ieņēmumus, un, ja iespējams, vienmēr norāda summas.
Piešķirtos ieņēmumus var iekļaut ieņēmumu un izdevumu tāmē tikai par tām summām, kuras ir droši zināmas tāmes sagatavošanas dienā.
24. pants
Ziedojumi
1. Direktors var pieņemt jebkādus ziedojumus Savienības struktūrai, piemēram, fondu līdzekļus, subsīdijas, dāvinājumus un novēlējumus.
2. Lai pieņemtu ziedojumus, kas var būt saistīti ar finansiāliem izdevumiem, nepieciešams, lai to vispirms būtu atļāvusi pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūra, pieņemot lēmumu divu mēnešu laikā no dienas, kad iesniegts šāds pieprasījums. Ja pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūrvienība lēmumu nepieņem minētajā termiņā, ziedojumu uzskata par pieņemtu.
25. pants
Noteikumi par ieturējumiem un valūtas kursa korekcijām
1. No maksājumu pieprasījumiem, kurus pēc tam iesniedz neto summas maksājumam, var veikt šādus ieturējumus:
a)
līgumsodi, kas piemēroti iepirkuma līgumu pusēm vai labuma guvējiem;
b)
atlaides, atmaksājumi un rabati, kas piemēroti atsevišķiem rēķiniem un izmaksu deklarācijām;
c)
korekcijas saistībā ar nepamatoti izmaksātām summām.
Pirmā daļas c) apakšpunktā minētās korekcijas var veikt ar tiešu ieturējumu no jauniem starpposma maksājumiem vai saldo maksājuma tam pašam saņēmējam saistībā ar to pašu nodaļu, pantu un finanšu gadu, uz kuriem attiecas pārmaksājums.
Pirmā daļas c) apakšpunktā minētajam ieturējumam piemēro Savienības grāmatvedības noteikumus.
2. Ja Savienības struktūrai piemēro Protokolu par privilēģijām un imunitāti Eiropas Savienībā, izmaksas par Savienības struktūrai piegādātām precēm vai sniegtiem pakalpojumiem, kurās ir iekļauti nodokļi, ko dalībvalstis atmaksā saskaņā ar minēto protokolu, sedz no Savienības struktūras budžeta, neietverot nodokļus.
3. Izmaksas par Savienības struktūrai piegādātām precēm vai sniegtiem pakalpojumiem, kurās ir iekļauti nodokļi, kurus trešās valstis atmaksā, pamatojoties uz attiecīgiem nolīgumiem, var segt no Savienības struktūras budžeta jebkurā no turpmāk norādītajiem apmēriem:
a)
neietverot nodokļus;
b)
ietverot nodokļus. Šādā gadījumā vēlāk atmaksātus nodokļus uzskata par iekšējiem piešķirtajiem ieņēmumiem.
4. Jebkādus valstu nodokļus, kurus Savienības struktūra pagaidu kārtā ir samaksājusi saskaņā ar 2. un 3. punktu, iekļauj pagaidu kontā, līdz attiecīgā dalībvalsts tos atmaksā.
5. Negatīvu budžeta rezultātu iekļauj Savienības struktūras budžetā kā izdevumus.
6. Korekcijas var izdarīt par atšķirībām, kas, izpildot Savienības struktūras budžetu, rodas valūtas apmaiņas rezultātā. Gada budžeta rezultātā iekļauj galīgos ienākumus vai zaudējumus.
6. NODAĻA
Specifikācijas princips
26. pants
Vispārīgi noteikumi
Apropriācijas iezīmē konkrētiem mērķiem, iedalot pa sadaļām un nodaļām. Nodaļas sīkāk iedala pantos un posteņos.
27. pants
Pārvietojumi
1. Direktors apropriācijas var pārvietot:
a)
no vienas sadaļas uz citu - nepārsniedzot 10 % no gada apropriācijām, kas paredzētas pozīcijā, no kuras veic pārvietošanu;
b)
no vienas nodaļas uz citu un no viena panta uz citu - bez ierobežojumiem.
2. Ja pārvietojums pārsniedz 1. punktā noteikto ierobežojumu, direktors var iesniegt pārvaldes struktūrvienībai vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūrai priekšlikumu par apropriāciju pārvietošanu no vienas sadaļas uz citu. Pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūra trīs nedēļu laikā var izteikt iebildumus pret šādu pārvietošanu. Pēc minētā termiņa pārvietojumu uzskata par pieņemtu.
3. Pārvietošanas priekšlikumiem un pārvietojumiem, ko veic saskaņā ar 1. un 2. punktu, pievieno attiecīgus sīki izstrādātus apliecinošus dokumentus, kuros norādīta apropriāciju izmantošana un pieprasījumu tāmes līdz finanšu gada beigām gan par kreditējamām pozīcijām, gan pozīcijām, no kurām apropriācijas pārvieto.
4. Direktors iespējami īsā laikā informē pārvaldes struktūrvienību par visiem veiktajiem pārvietojumiem. Direktors informē Eiropas Parlamentu un Padomi par visiem pārvietojumiem, kas veikti saskaņā ar 2. punktu.
28. pants
Īpaši noteikumi attiecībā uz pārvietojumiem
1. Apropriācijas var pārvietot tikai uz tām Savienības struktūras budžeta pozīcijām, kurām Savienības struktūras budžetā ir apstiprinātas apropriācijas vai pievienoti atgādinājumi pro memoria.
2. Apropriācijas, kas atbilst piešķirtajiem ieņēmumiem, var pārvietot vienīgi tad, ja šādus ieņēmumus izlieto tiem mērķiem, kuriem tie ir paredzēti.
7. NODAĻA
Pareizas finanšu pārvaldības princips
29. pants
Saimnieciskuma, lietderības un efektivitātes principi / pareizas finanšu pārvaldības princips
1. Apropriācijas izlieto saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principu, proti, ievērojot saimnieciskuma, lietderības un efektivitātes principus.
2. Saskaņā ar saimnieciskuma principu resursi, ko Savienības struktūra lieto savas darbības veikšanai, tiek darīti pieejami noteiktā laikā, pienācīgā apjomā un kvalitātē un par labāko cenu.
Lietderības princips ir saistīts ar labāko attiecību starp izmantotajiem resursiem un sasniegto rezultātu.
Efektivitātes princips ir saistīts ar konkrētu noteikto mērķu un paredzēto rezultātu sasniegšanu.
3. Savienības struktūra veic salīdzinošo novērtēšanu, kas minēta Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 50. pantā.
Salīdzinošā novērtēšana ietver šādus elementus:
-
Savienības struktūras horizontālo pakalpojumu lietderības pārskatīšana,
-
izmaksu un ieguvumu analīze attiecībā uz kopīgu pakalpojumu izmantošanu vai to pilnīgu nodošanu citai Savienības struktūrai vai Komisijai.
Veicot salīdzinošo novērtēšanu, kas minēta šā punkta pirmajā un otrajā daļā, Savienības struktūra veic vajadzīgos pasākumus, lai nepieļautu interešu konfliktu.
4. Visām darbības nozarēm, uz kurām attiecas Savienības struktūras budžets, nosaka konkrētus, izmērāmus, sasniedzamus, atbilstīgus mērķus ar noteiktiem termiņiem. Šo mērķu sasniegšanu uzrauga pēc izpildes rādītājiem, ko piemēro katrai darbībai, un direktors šo informāciju sniedz pārvaldes struktūrvienībai. Šo informāciju sniedz katru gadu, vēlākais, iekļaujot to Savienības struktūras budžeta projekta pavaddokumentos.
5. Lai uzlabotu lēmumu pieņemšanu, Savienības struktūra veic ex ante un ex post novērtējumu saskaņā ar Komisijas sniegtajām pamatnostādnēm. Šādu novērtēšanu piemēro visām programmām un darbībām, kas ir saistītas ar lieliem izdevumiem, un novērtējuma rezultātus iesniedz pārvaldes struktūrvienībai.
6. Direktors sagatavo rīcības plānu, lai veiktu turpmākus pasākumus attiecībā uz 5. punktā minētajiem novērtēšanas secinājumiem, un divas reizes gadā ziņo par paveikto Komisijai un regulāri - pārvaldes struktūrvienībai.
7. Pārvaldes struktūrvienība uzrauga 6. punktā minētā rīcības plāna īstenošanu.
30. pants
Budžeta izpildes iekšējā kontrole
1. Savienības struktūras budžetu izpilda saskaņā ar lietderīgu un efektīvu iekšējo kontroli.
2. Savienības struktūras budžeta izpildes nolūkā iekšējo kontroli definē kā procesu, kurš piemērojams visos pārvaldības līmeņos un kura uzdevums ir nodrošināt pamatotu pārliecību, ka tiek sasniegti šādi mērķi:
a)
darbību efektivitāte, lietderīgums un saimnieciskums;
b)
ziņojumu ticamība;
c)
aktīvu un informācijas aizsardzība;
d)
krāpšanas un pārkāpumu novēršana, atklāšana, labošana un turpmāki pasākumi;
e)
tādu risku pienācīga pārvaldība, kuri saistīti ar pamatā esošo darījumu likumību un pareizību, ņemot vērā programmu daudzgadu iezīmes, kā arī attiecīgo maksājumu veidu.
3. Efektīvas iekšējās kontroles pamatā ir starptautiskā paraugprakse, un tā jo īpaši ietver turpmāk minēto:
a)
uzdevumu nošķiršanu;
b)
atbilstīgu riska pārvaldības un kontroles stratēģiju, tostarp kontroli saņēmēju līmenī;
c)
interešu konfliktu novēršanu;
d)
pietiekamu revīzijas izsekojamību un datu integritāti datu sistēmās;
e)
darbības pārraudzības procedūras un turpmākos pasākumus saistībā ar konstatētajām iekšējās kontroles nepilnībām un izņēmumiem;
f)
iekšējās kontroles sistēmas pareizas darbības regulāru izvērtēšanu.
4. Lietderīgas iekšējās kontroles pamatā ir šādi elementi:
a)
atbilstīgas riska pārvaldības un kontroles stratēģijas īstenošana, ko attiecīgie kontroles ķēdē iesaistītie dalībnieki savstarpēji saskaņo;
b)
veiktās kontroles rezultātu pieejamība visiem attiecīgajiem kontroles ķēdē iesaistītajiem dalībniekiem;
c)
attiecīgā gadījumā paļaušanās uz neatkarīgu revidentu atzinumiem ar nosacījumu, ka veiktā darba kvalitāte ir pietiekama un pieņemama un ka tas ir veikts saskaņā ar pieņemtajiem standartiem;
d)
korekcijas pasākumu, tostarp, ja vajadzīgs, preventīvu sankciju savlaicīga piemērošana;
e)
vairākkārtējas kontroles izslēgšana;
f)
kontroles izmaksu un ieguvumu attiecības uzlabošana.
8. NODAĻA
Pārredzamības princips
31. pants
Pārskatu, budžetu un ziņojumu publicēšana
1. Savienības struktūras budžetu izveido un izpilda un pārskatus sniedz, ievērojot pārredzamības principu.
2. Savienības struktūras budžeta kopsavilkumu un jebkurus Savienības struktūras budžeta grozījumus, kas pieņemti galīgajā variantā, publicē Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī trīs mēnešu laikā pēc to pieņemšanas.
Kopsavilkumā norāda piecas galvenās ieņēmumu budžeta pozīcijas, piecas galvenās izdevumu budžeta pozīcijas Savienības struktūras administratīvajam un darbības budžetam, štatu sarakstu un tāmi par līgumdarbinieku skaitu, kas izteikts pilnslodzes ekvivalentos, kuriem budžetā paredzētas apropriācijas, un valstu norīkoto ekspertu skaitu. Tajā norāda arī rādītājus par iepriekšējo gadu.
3. Savienības struktūras budžetu, iekļaujot štatu sarakstu, un Savienības struktūras budžeta grozījumus, kas pieņemti galīgajā variantā, kā arī ziņas par līgumdarbinieku skaitu, kas izteikts pilnslodzes ekvivalentos, kuriem budžetā paredzētas apropriācijas, un valstu norīkoto ekspertu skaitu, informācijas nolūkā nosūta Eiropas Parlamentam un Padomei, Revīzijas palātai un Komisijai un publicē attiecīgās Savienības struktūras tīmekļa vietnē četru nedēļu laikā pēc to pieņemšanas.
4. Savienības struktūra ne vēlāk kā nākamā finanšu gada 30. jūnijā savā tīmekļa vietnē, izmantojot noteiktu standartformu un saskaņā ar Komisijas Deleģētās regulas (ES) Nr. 1268/2012 (7) 21. panta 2., 3. un 4. punktu, dara pieejamu informāciju par Savienības struktūras budžeta līdzekļu saņēmējiem, tostarp par ekspertiem, ar kuriem noslēgti līgumi saskaņā ar 89. pantu. Publicētajai informācijai ir jābūt viegli pieejamai, pārredzamai un visaptverošai. Informāciju dara pieejamu, pienācīgi ievērojot prasības attiecībā uz konfidencialitāti un drošību, jo īpaši attiecībā uz personas datu aizsardzību, kā noteikts Regulā (EK) Nr. 45/2001.
III SADAĻA
BUDŽETA IZVEIDE UN UZBŪVE
1. NODAĻA
Savienības struktūras budžeta izveide
32. pants
Gada un daudzgadu plānošana
1. Savienības struktūra izstrādā plānošanas dokumentu, kurā ietver daudzgadu un gada programmu, ņemot vērā Komisijas izstrādātās pamatnostādnes.
2. Daudzgadu programmā ietver:
-
vispārējo stratēģisko plānu, ietverot mērķus, paredzamos rezultātus un izpildes rādītājus,
-
resursu plānu, tostarp attiecībā uz daudzgadu budžetu un personālu.
Resursu plānā ziņošanas vajadzībām ietver kvalitātes un kvantitātes informāciju par cilvēkresursu un budžeta jautājumiem, jo īpaši:
-
par N-1 un N gadu: informāciju par ierēdņu, pagaidu darbinieku un līgumdarbinieku skaitu, kā noteikts Civildienesta noteikumos, kā arī par valstu norīkoto ekspertu skaitu,
-
par N-1 gadu: budžeta operāciju tāmi 97. panta nozīmē un informāciju par ieguldījumiem natūrā, ko uzņēmēja dalībvalsts piešķīrusi Savienības struktūrai,
-
par N+1 gadu: aplēsi par ierēdņu, pagaidu darbinieku un līgumdarbinieku skaitu, kā noteikts Civildienesta noteikumos,
-
par turpmākajiem gadiem: paredzamo budžetu un personālresursu plānu.
Komisija Savienības struktūrai nosūta tās attiecīgo dienestu atzinumu par cilvēkresursu plānu.
Ja Savienības struktūra Komisijas dienestu atzinumu ņem vērā nepilnīgi, tā Komisijai sniedz atbilstīgus paskaidrojumus.
Resursu plānu ik gadu atjaunina. Stratēģisko plānu atjaunina pēc vajadzības un jo īpaši, lai to saskaņotu ar dibināšanas aktā minētās vispārējās novērtēšanas rezultātiem.
3. Savienības struktūras gada darba programmā ietver sīki izklāstītus mērķus un gaidāmos rezultātus, tostarp izpildes rādītājus. Tajā bez tam iekļauj finansējamās(-o) darbības(-u) aprakstu un norādi par katrai darbībai piešķirtajiem finanšu un cilvēkresursiem. Gada darba programma ir saskanīga ar daudzgadu programmu, kas minēta 1. punktā.
Tajā skaidri norāda uzdevumus, kas Savienības struktūrai ir noteikti papildus, mainīti vai atsaukti salīdzinājumā ar iepriekšējo finanšu gadu.
4. Gada darba programmas būtiskus grozījumus pieņem, piemērojot tādu pašu procedūru kā sākotnējai darba programmai, saskaņā ar dibināšanas aktu un šīs regulas 33. pantu.
Pārvaldes struktūrvienība var Savienības struktūras kredītrīkotājam deleģēt pilnvaras pieņemt gada darba programmas nebūtiskus grozījumus.
33. pants
Budžeta izveide
1. Budžetu izveido saskaņā ar dibināšanas akta noteikumiem.
2. Savienības struktūra ne vēlāk kā katra gada 31. janvārī nosūta Komisijai provizorisku ieņēmumu un izdevumu tāmi un vispārējās pamatnostādnes, kas ir tāmes pamatā.
3. Savienības struktūra saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 37. pantu Komisijai, Eiropas Parlamentam un Padomei katru gadu iesniedz savu ieņēmumu un izdevumu tāmi, kā norādīts dibināšanas aktā.
4. Savienības struktūras ieņēmumu un izdevumu tāme ietver:
a)
štatu sarakstu, kurā noteikts pastāvīgo un pagaidu amatu skaits budžeta apropriāciju ietvaros, tos iedalot pēc pakāpēm un kategorijām;
b)
ja ir izmaiņas amatos esošo personu skaitā, pārskatu, kurā pamatots pieprasījums pēc jaunām amata vietām;
c)
izmaksāto un saņemto naudas līdzekļu ceturkšņa tāmi;
d)
informāciju visu iepriekš noteikto mērķu sasniegšanu attiecībā uz dažādajām darbībām. Novērtēšanas rezultātus ņem vērā un uz tiem atsaucas kā uz pierādījumiem par iespējamiem ieguvumiem no Savienības struktūras ierosinātā budžeta palielinājuma vai samazinājuma salīdzinājumā ar tās budžetu N gadam.
5. Savienības struktūra 32. pantā norādītā plānošanas dokumenta projektu nosūta Komisijai, Eiropas Parlamentam un Padomei ne vēlāk kā katra gada 31. janvārī, kā arī nosūta visas turpmākās šā dokumenta atjauninātās versijas.
6. Budžeta pieņemšanas procedūras ietvaros Komisija Eiropas Parlamentam un Padomei nosūta Savienības struktūras tāmju pārskatu un ierosina Savienības struktūrai piešķiramā ieguldījuma apmēru un darbinieku skaitu, kāds pēc tās ieskata struktūrai ir vajadzīgs. Komisija sagatavo Savienības struktūru štatu sarakstu projektus un aplēsi par līgumdarbinieku un valstu norīkoto ekspertu skaitu, kas izteikts pilnslodzes ekvivalentos, par kuriem tiek ierosinātas apropriācijas, tiklīdz Komisija ir sagatavojusi budžeta projektu.
7. Savienības struktūras štatu sarakstu un jebkādus turpmākus tā grozījumus pieņem Eiropas Parlaments un Padome saskaņā ar 38. panta 1. punktu. Štatu sarakstu publicē vispārējā budžeta III iedaļas “Komisija” pielikumā.
8. Savienības struktūras budžetu un štatu sarakstu līdz ar plānošanas dokumentu, kas minēts 32. pantā, pieņem pārvaldes struktūrvienība. Tie kļūst galīgi pēc budžeta pieņemšanas galīgajā variantā, kurā noteikta ieguldījuma summa un štatu saraksts, un nepieciešamības gadījumā Savienības struktūras budžetu un štatu sarakstu attiecīgi pielāgo.
9. Savienības struktūrai uzticot jaunus uzdevumus, Komisija, neskarot likumdošanas procedūras attiecībā uz grozījumiem dibināšanas aktā, Eiropas Parlamentam un Padomei iesniedz vajadzīgo informāciju, lai novērtētu jauno uzdevumu radīto ietekmi uz Savienības struktūras resursiem un vajadzības gadījumā pārskatītu tās finansējumu.
34. pants
Budžeta grozījumi
Jebkādas izmaiņas Savienības struktūras budžetā, ieskaitot štatu sarakstu, ir izdarāmas ar budžeta grozījumiem, ko pieņem saskaņā ar tādu pašu procedūru kā Savienības struktūras sākotnējo budžetu, atbilstoši dibināšanas akta noteikumiem un šīs regulas 33. pantam.
2. NODAĻA
Savienības struktūras budžeta uzbūve un izklāsts
35. pants
Savienības struktūras budžeta uzbūve
Savienības struktūras budžetā ietver ieņēmumu pārskatu un izdevumu pārskatu.
36. pants
Budžeta nomenklatūra
Ciktāl izdevumu pārskats ir pamatots ar Savienības struktūras darbību raksturu, tas ir jāizklāsta, pamatojoties uz nomenklatūru, kas paredz klasifikāciju pēc mērķa. Šādu nomenklatūru nosaka Savienības struktūra, un tajā skaidri nošķir administratīvās apropriācijas no darbības apropriācijām.
37. pants
Savienības struktūras budžeta izklāsts
Savienības struktūras budžetā norāda:
1)
ieņēmumu pārskatā:
a)
Savienības struktūras paredzamos ieņēmumus attiecīgajā finanšu gadā (“N gads”);
b)
paredzamos ieņēmumus iepriekšējā finanšu gadā un ieņēmumus N-2 gadā;
c)
attiecīgas piezīmes par katru ieņēmumu posteni;
2)
izdevumu pārskatā:
a)
saistību un maksājumu apropriācijas N gadā;
b)
saistību un maksājumu apropriācijas iepriekšējā finanšu gadā, kā arī radušās izdevumu saistības un izdarītos maksājumus N-2 gadā, šo otro rādītāju izsakot arī kā procentuālu daļu no Savienības struktūras budžeta N gadam;
c)
kopsavilkuma pārskatu par grafiku maksājumiem, kas jāizdara turpmākajos finanšu gados, lai izpildītu budžeta saistības, kas noslēgtas agrākos finanšu gados;
d)
attiecīgas piezīmes par katru apakšnodalījumu.
38. pants
Noteikumi par personāla štatu sarakstiem
1. 33. pantā minētajā štatu sarakstā norāda finanšu gadā atļauto amata vietu skaitu, iepriekšējā finanšu gadā atļauto amata vietu skaitu un reāli aizpildīto amata vietu skaitu. Tas veido absolūto limitu Savienības struktūrai. Nevienu nevar iecelt amatā, pārsniedzot šo limitu.
Tomēr pārvaldes struktūrvienība var grozīt štatu sarakstu līdz 10 % apmērā no atļautajām amata vietām, izņemot attiecībā uz AD 16, AD 15, AD 14 un AD 13 pakāpi, ievērojot šādus nosacījumus:
a)
netiek skarts personāla apropriāciju apjoms, kas atbilst visam finanšu gadam;
b)
netiek pārsniegts kopējā amata vietu skaita limits, kas atļauts štatu sarakstā;
c)
Savienības struktūra līdz ar citām Savienības struktūrām ir piedalījusies salīdzinošajā novērtēšanā, kura uzsākta ar Komisijas veikto personālresursu pārbaudi.
2. Atkāpjoties no 1. punkta otrās daļas, sekas, ko izraisa nepilnas slodzes darbinieku nodarbināšana, ko saskaņā ar Civildienesta noteikumiem atļāvusi iecēlējiestāde, var kompensēt, ieceļot amatā citus darbiniekus. Ja darbinieks pieprasa piešķirto atļauju izbeigt pirms tās termiņa beigām, Savienības struktūra veic atbilstīgus pasākumus, lai iespējami drīz panāktu, ka ievērots 1. punkta otrās daļas b) apakšpunktā minētais limits.
IV SADAĻA
SAVIENĪBAS STRUKTŪRAS BUDŽETA IZPILDE
1. NODAĻA
Vispārīgi noteikumi
39. pants
Budžeta izpilde saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principu
1. Direktors pilda kredītrīkotāja funkcijas. Direktors ir atbildīgs par budžeta ieņēmumu un izdevumu izpildi saskaņā ar Savienības struktūras finanšu noteikumiem un pareizas finanšu pārvaldības principu un apstiprināto apropriāciju robežās.
2. Neierobežojot kredītrīkotāja pienākumus attiecībā uz krāpšanas un pārkāpumu novēršanu un atklāšanu, Savienības struktūra piedalās Eiropas Biroja krāpšanas apkarošanai krāpšanas novēršanas pasākumos.
40. pants
Budžeta izpildes pilnvaru deleģēšana
1. Direktors budžeta izpildes pilnvaras var deleģēt tādam Savienības struktūras personālam, uz ko attiecas Civildienesta noteikumi, ievērojot nosacījumus, kas paredzēti pārvaldes struktūrvienības pieņemtajos Savienības struktūras finanšu noteikumos. Pilnvarotā persona var rīkoties tikai tai nepārprotami piešķirto pilnvaru robežās.
2. Deleģētā persona var sev piešķirtās pilnvaras deleģēt pastarpināti, kā paredzēts šīs regulas īstenošanas noteikumos, kas minēti 114. pantā. Katram tālākas deleģēšanas aktam nepieciešama direktora skaidra piekrišana.
41. pants
Interešu konflikts
1. Finanšu dalībnieki šīs sadaļas 2. nodaļas nozīmē un citas personas, kas iesaistītas budžeta izpildē un pārvaldībā, tostarp ar to saistītajās sagatavošanas darbībās, revīzijā vai kontrolē, neveic nekādas darbības, kas var radīt konfliktu starp viņu pašu un Savienības struktūras interesēm.
Ja šāds risks pastāv, attiecīgā persona atturas no šādas darbības veikšanas un nodod jautājumu kompetentajai iestādei, kas rakstveidā apstiprina, vai pastāv interešu konflikts. Ja tiek konstatēts interešu konflikts, attiecīgā persona pārtrauc visas darbības konkrētajā jomā. Kompetentā iestāde veic atbilstīgas turpmākas darbības.
2. Šā panta 1. punkta nozīmē interešu konflikts pastāv tad, ja finanšu dalībnieka vai citas personas, kā minēts 1. punktā, uzdevumu neatkarīgu un objektīvu izpildi nelabvēlīgi ietekmē iemesli, kas saistīti ar ģimeni, jūtu dzīvi, politisko piederību vai valstspiederību, mantiskajām vai kādām citām interesēm, kas attiecīgajai personai ir kopējas ar saņēmēju.
3. Kompetentā iestāde, kas minēta 1. punktā, ir attiecīgā darbinieka tiešais priekšnieks. Ja attiecīgais darbinieks ir direktors, kompetentā iestāde ir pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūrvienība.
4. Savienības struktūra pieņem noteikumus par interešu konfliktu novēršanu un pārvaldību.
42. pants
Savienības struktūras budžeta izpildes metode
1. Savienības struktūras budžetu struktūrvienībās, kas nodotas viņa pakļautībā, izpilda direktors.
2. Ja tas ir nepieciešams, tehniskās ekspertīzes uzdevumus un administratīvus, sagatavošanas vai papildu uzdevumus, kuros neietilpst valsts varas realizēšana vai lēmumu pieņemšana pēc saviem ieskatiem, ar līgumu var uzticēt ārējām privātā sektora vienībām vai struktūrām.
2. NODAĻA
Finanšu dalībnieki
1. iedaļa
Pienākumu nošķiršanas princips
43. pants
Pienākumu nošķiršana
Kredītrīkotāja un grāmatveža pienākumi ir nošķirti un savstarpēji izslēdzoši.
2. iedaļa
Kredītrīkotājs
44. pants
Kredītrīkotāja pilnvaras un pienākumi
1. Kredītrīkotājs ir atbildīgs par ieņēmumu un izdevumu izpildi saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principu, kā arī par to, lai nodrošinātu, ka tiek ievērotas prasības attiecībā uz likumību un pareizību.
2. Šā panta 1. punkta īstenošanai kredītrīkotājs saskaņā ar minimuma standartiem, ko pieņēmusi pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūra, pamatojoties uz līdzvērtīgiem standartiem, kādus Komisija noteikusi savām struktūrvienībām, un pienācīgi ņemot vērā riskus, kas ir saistīti ar pārvaldības apstākļiem un finansētās darbības raksturu, izveido organizatorisko struktūru un iekšējās kontroles sistēmas, kas ir piemērotas kredītrīkotāja pienākumu izpildei.
Šādas struktūras un sistēmu izveidē izmanto visaptverošu riska analīzi, kurā ņem vērā to radīto izmaksu lietderību.
Kredītrīkotājs var savās struktūrvienībās izveidot amatu specializēto zināšanu un konsultāciju sniegšanai, kas kredītrīkotājam palīdzētu kontrolēt ar viņa darbību saistītos riskus.
3. Lai izpildītu izdevumus, kredītrīkotājs uzņemas budžeta saistības un juridiskās saistības, apzina izdevumus un apstiprina maksājumus, un veic priekšdarbus, lai izpildītu apropriācijas.
4. Ieņēmumu izpilde izpaužas kā debitoru parādu tāmju sagatavošana, pienākošos atgūstamo prasījumu konstatēšana un iekasēšanas rīkojumu izdošana. Attiecīgos gadījumos tā ir saistīta ar konstatēto prasījumu atcelšanu.
5. Kredītrīkotājs apliecinošus dokumentus, kuri attiecas uz veiktajām darbībām, saglabā piecus gadus no dienas, kad pieņemts lēmums par Savienības struktūras budžeta izpildes apstiprināšanu. Ja iespējams, apliecinošos dokumentos iekļautos personas datus svītro, kad šie dati vairs nav vajadzīgi budžeta izpildes, kontroles un revīzijas nolūkos. Jebkurā gadījumā attiecībā uz informācijas plūsmas datu saglabāšanu piemēro Regulas (EK) Nr. 45/2001 37. panta 2. punktu.
45. pants
Ex ante kontrole
1. Katrai 44. pantā minētajai operācijai veic vismaz ex ante kontroli, pamatojoties uz dokumentu pārbaudi un jau veiktu kontroļu pieejamiem rezultātiem saistībā ar operācijas darbības un finanšu aspektiem.
Ex ante kontrole ietver operācijas uzsākšanu un operācijas pārbaudi.
2. Operācijas uzsākšana ietver visas 33. un 34. pantā minētās darbības, ar kurām sagatavo to aktu pieņemšanu, saskaņā ar kuriem kredītrīkotāji izpilda Savienības struktūras budžetu.
3. Operācijas ex ante pārbaude ietver visas ex ante pārbaudes, ko ieviesis kredītrīkotājs, lai pārbaudītu operācijas darbības un finansiālos aspektus.
4. Ar ex ante kontroli pārbauda saskaņotību starp pieprasītiem apliecinošiem dokumentiem un jebkuru citu pieejamo informāciju. Ex ante kontroļu biežumu un intensitāti nosaka atbildīgais kredītrīkotājs, ņemot vērā ar risku saistītos un izmaksu lietderības apsvērumus. Šaubu gadījumā par attiecīgā maksājuma apstiprināšanu atbildīgais kredītrīkotājs pieprasa papildu informāciju vai veic kontroli uz vietas, lai ex ante kontroles ietvaros iegūtu pamatotu pārliecību.
Ex ante kontroles mērķis ir pārliecināties, ka:
a)
izdevumi ir kārtībā un atbilst piemērojamiem noteikumiem;
b)
ir piemērots 29. pantā minētais pareizas finanšu pārvaldības princips.
Kontroles nolūkā kredītrīkotājs var par vienu operāciju uzskatīt vairākus līdzīgus individuālos darījumus, kas attiecas uz tādiem regulāriem izdevumiem kā algas, pensijas, komandējumu un ārstniecības izdevumu atmaksāšana.
5. Katrai atsevišķai operācijai pārbaudi veic tādi darbinieki, kuri nav uzsākuši operāciju. Darbinieki, kas veic pārbaudi, nav pakļauti darbiniekiem, kuri ir uzsākuši operāciju.
46. pants
Ex post kontrole
1. Kredītrīkotājs var ieviest ex post kontroles, lai pārbaudītu operācijas, kas jau ir apstiprinātas pēc ex ante kontroles. Šādas kontroles var organizēt izlases veidā atbilstoši riskam.
2. Ex post kontroli var veikt, pamatojoties uz dokumentiem, un attiecīgā gadījumā - uz vietas.
Ar ex post kontroli pārbauda, vai operācijas, kuras finansē no Savienības struktūras budžeta, ir pareizi īstenotas, jo īpaši - vai ir ievēroti kritēriji, kas noteikti 45. panta 4. punktā.
Kredītrīkotājs vismaz reizi gadā pārskata ex post kontroles rezultātus, lai konstatētu iespējamas sistēmiskas problēmas. Kredītrīkotājs veic pasākumus, lai novērstu šādas problēmas.
Riska analīzi, kas minēta šā panta 1. punktā, pārskata, ņemot vērā kontroles rezultātus un citu attiecīgo informāciju.
Daudzgadu programmu gadījumā kredītrīkotājs izveido daudzgadu kontroles stratēģiju, kurā precizē kontroles veidu un apmēru perioda laikā un veidu, kā rezultāti vērtējami gadu pēc gada, īstenojot ikgadējo ticamības nodrošināšanas procesu.
3. Ex ante kontroles veic tādi darbinieki, kuri nav atbildīgi par ex post kontrolēm. Darbinieki, kuri ir atbildīgi par ex post kontrolēm, nav pakļauti darbiniekiem, kuri ir atbildīgi par ex ante kontrolēm.
Ja kredītrīkotājs labuma guvēju finanšu revīzijas veic kā ex post kontroles, attiecīgajiem revīzijas noteikumiem jābūt skaidriem, konsekventiem un pārredzamiem un tajos jāievēro gan Savienības struktūras, gan revidējamo subjektu tiesības.
4. Darbiniekiem, kuri atbild par šā panta 3. punktā minēto finanšu operāciju pārvaldības kontroli, ir nepieciešamā profesionālā kvalifikācija. Šie darbinieki ievēro īpašu profesionālo standartu kodeksu, ko pieņēmusi Savienības struktūra un kas ir balstīts uz standartiem, kādus Komisija noteikusi savām struktūrvienībām.
47. pants
Konsolidētais gada darbības pārskats
1. Kredītrīkotājs ziņo pārvaldes struktūrvienībai par savu pienākumu izpildi, sniedzot konsolidētu gada darbības pārskatu, kas satur šādus elementus:
a)
informācija par:
-
struktūras gada darba programmas īstenošanu, budžeta izpildi un 38. pantā minētā personāla štatu saraksta īstenošanu,
-
pārvaldības un iekšējās kontroles sistēmām, ietverot arī kopsavilkumu par iekšējā revidenta veikto iekšējo revīziju skaitu un veidu, iekšējās revīzijas spējām, sniegtajiem ieteikumiem un pasākumiem, kas veikti saskaņā ar attiecīgajā un iepriekšējā gadā sniegtajiem ieteikumiem, kā minēts 82. un 83. pantā,
-
jebkādiem Revīzijas palātas apsvērumiem un darbībām, kas veiktas saskaņā ar šādiem apsvērumiem,
-
pārskatiem un pārskatu par budžeta un finanšu pārvaldību, neskarot 92., 96. un 97. pantu;
b)
kredītrīkotāja deklarācija, kurā norādīts, vai viņam ir pietiekama pārliecība, ka, ja vien atrunās attiecībā uz konkrētām ieņēmumu un izdevumu jomām nav norādīts citādi:
-
pārskatā ietvertā informācija patiesi un godīgi atspoguļo stāvokli,
-
resursi, kas piešķirti pārskatā aprakstītajām darbībām, ir izlietoti paredzētajam mērķim un saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principu,
-
ieviestās kontroles procedūras sniedz pietiekamas garantijas, ka pamatā esošie darījumi ir likumīgi un pareizi.
Konsolidētajā gada darbības pārskatā izklāsta operāciju rezultātus, atsaucoties uz noteiktajiem mērķiem, ar operācijām saistītos riskus, piešķirto resursu izlietojumu un iekšējās kontroles sistēmu lietderību un efektivitāti, tostarp vispārēju izvērtējumu par kontroļu radītajām izmaksām un ieguvumiem.
Konsolidēto gada pārskatu iesniedz pārvaldes struktūrvienībai novērtējumam.
2. Konsolidēto gada darbības pārskatu kopā ar savu novērtējumu pārvaldes struktūrvienība ik gadu ne vēlāk kā 1. jūlijā nosūta Revīzijas palātai, Komisijai, Eiropas Parlamentam un Padomei.
3. Pienācīgi pamatotos gadījumos dibināšanas aktā var izvirzīt papildu ziņošanas prasības, jo īpaši, ja tas nepieciešams struktūras darbības jomas rakstura dēļ.
48. pants
Savienības finansiālo interešu aizsardzība
1. Ja darbinieks, kas ir iesaistīts finanšu pārvaldībā un darījumu kontrolē, uzskata, ka lēmums, kuru viņa priekšnieks pieprasa viņam piemērot vai par kuru pieprasa, lai viņš tam piekristu, ir nelikumīgs vai neatbilst pareizas finanšu pārvaldības principiem vai dienesta noteikumiem, kas šim darbiniekam jāievēro, darbinieks par to rakstveidā informē direktoru, kurš darbiniekam sniedz rakstveida atbildi. Ja direktors nerīkojas vai apstiprina sākotnējo lēmumu vai norādījumu un darbinieks uzskata, ka šāds apstiprinājums nav atbilstošs, darbinieks par to rakstveidā informē 54. panta 5. punktā minēto komisiju un pārvaldes struktūrvienību.
2. Konstatējot nelikumīgas darbības, krāpšanu vai korupciju, kas var kaitēt Savienības interesēm, darbinieks par to informē iestādes un struktūras, kuras šādam nolūkam norādītas attiecīgos tiesību aktos. Līgumos ar ārējiem revidentiem, kas veic Savienības struktūras finanšu pārvaldības revīzijas, ārējiem revidentiem paredz pienākumu informēt kredītrīkotāju par visām aizdomām par nelikumīgām darbībām, krāpšanu vai korupciju, kas var kaitēt Savienības interesēm.
49. pants
Budžeta izpildes deleģēšana
Ja budžeta izpildes pilnvaras ir deleģētas vai pastarpināti deleģētas saskaņā ar 40. pantu, tieši vai pastarpināti deleģētajiem kredītrīkotājiem mutatis mutandis piemēro 44. panta 1., 2. un 3. punktu.
3. iedaļa
Grāmatvedis
50. pants
Grāmatveža pilnvaras un pienākumi
1. Pārvaldes struktūrvienība ieceļ grāmatvedi, uz kuru attiecas Civildienesta noteikumi un kurš savu pienākumu veikšanā ir pilnīgi neatkarīgs. Grāmatvedis Savienības struktūrā ir atbildīgs par:
a)
pienācīgu maksājumu veikšanu, ieņēmumu iekasēšanu un konstatēto debitoru parādu summu atgūšanu;
b)
pārskatu sagatavošanu un izklāstu saskaņā ar IX sadaļu;
c)
uzskaites kārtošanu saskaņā ar IX sadaļu;
d)
grāmatvedības noteikumu, kā arī kontu plāna izpildi saskaņā ar IX sadaļu, ievērojot noteikumus, ko pieņēmis Komisijas grāmatvedis;
e)
uzskaites sistēmu izveidi un apstiprināšanu un attiecīgā gadījumā to sistēmu apstiprināšanu, ko izveidojis kredītrīkotājs, lai sniegtu vai pamatotu uzskaites informāciju; šajā sakarā grāmatvedis ir pilnvarots jebkurā laikā pārbaudīt apstiprināšanas kritēriju ievērošanu;
f)
kases pārvaldību.
2. Divas vai vairākas Savienības struktūras var iecelt vienu un to pašu grāmatvedi.
Savienības struktūra turklāt var vienoties ar Komisiju, ka Komisijas grāmatvedis darbojas arī kā Savienības struktūras grāmatvedis.
Savienības struktūra var Komisijas grāmatvedim uzticēt arī daļu Savienības struktūras grāmatveža uzdevumu, ņemot vērā 29. pantā minēto izmaksu un ieguvumu analīzi.
Iepriekš minētajā gadījumā Savienības struktūra veic nepieciešamos pasākumus, lai novērstu jebkādu interešu konfliktu.
3. Grāmatvedis no kredītrīkotāja iegūst visu informāciju, kas nepieciešama, lai izveidotu pārskatus, kuros patiesi un godīgi atspoguļots Savienības struktūras finansiālais stāvoklis un budžeta izpilde. Kredītrīkotājs garantē minētās informācijas ticamību.
4. Pirms direktors pieņem pārskatus, grāmatvedis tos paraksta, apliecinot, ka grāmatvedim ir pietiekama pārliecība, ka pārskatos ir patiesi un godīgi atspoguļots Savienības struktūras finansiālais stāvoklis.
Punkta pirmajā daļā norādītajā nolūkā grāmatvedis pārbauda, vai pārskati ir sagatavoti saskaņā ar grāmatvedības noteikumiem, kas ir minēti Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 143. pantā, un pārskatos ir iekļauti visi ieņēmumi un izdevumi.
Kredītrīkotājs nosūta grāmatvedim visu informāciju, kas grāmatvedim ir vajadzīga pienākumu pildīšanai.
Kredītrīkotāji ir pilnībā atbildīgi par viņu pārvaldīto līdzekļu pareizu izmantošanu, par viņu kontrolē esošo izdevumu likumību un pareizību un par grāmatvedim nosūtītās informācijas pilnību un precizitāti.
5. Grāmatvedis ir pilnvarots pārbaudīt saņemto informāciju, kā arī veikt jebkādas turpmākas pārbaudes, ko viņš uzskata par vajadzīgām, lai parakstītu pārskatus.
Vajadzības gadījumā grāmatvedis pievieno atrunas, precīzi paskaidrojot šādu atrunu raksturu un jomu.
6. Ievērojot šā panta 7. punktu un 51. pantu, vienīgi grāmatvedis ir pilnvarots pārvaldīt naudas līdzekļus un to ekvivalentus. Grāmatvedis ir atbildīgs par to drošu glabāšanu.
7. Pildot savus pienākumus, grāmatvedis, ja tas nepieciešams viņa pienākumu izpildei, var deleģēt konkrētus uzdevumus saviem padotajiem, uz kuriem attiecas Civildienesta noteikumi.
8. Deleģēšanas dokumentā nosaka uzdevumus, ko uztic deleģētajām personām, kā arī viņu tiesības un pienākumus.
4. iedaļa
Avansu pārzinis
51. pants
Avansa konti
Ja tas nepieciešams nelielu summu apmaksai un tādu citu ieņēmumu iekasēšanai, kas minēti 6. pantā, var izveidot avansa kontus. Līdzekļus avansa kontiem piešķir grāmatvedis, un avansa kontus nodod grāmatveža ieceltu avansu pārziņu pārraudzībā.
Maksimālā summa, kādu avansa pārzinis var maksāt trešām personām par katru izdevumu vai ieņēmumu posteni, nedrīkst pārsniegt 60 000 euro apmēru, un katra Savienības struktūra šo summu nosaka katram izdevumu un ieņēmumu postenim. Maksājumus no avansa kontiem var veikt ar bankas pārskaitījumu, tostarp izmantojot 74. panta 1. punktā minēto tiešā debeta sistēmu, čeku vai citu maksājuma līdzekli atbilstoši grāmatveža dotajiem norādījumiem.
3. NODAĻA
Finanšu dalībnieku atbildība
1. iedaļa
Vispārīgi noteikumi
52. pants
Finanšu dalībniekiem piešķirtā deleģējuma atsaukšana un pilnvaru apturēšana
1. Iecēlējiestāde var jebkurā laikā uz laiku vai galīgi atsaukt savu kredītrīkotājam tieši vai pastarpināti piešķirto deleģējumu. Kredītrīkotājs var jebkurā brīdī atsaukt savu piekrišanu konkrētai pastarpinātai deleģēšanai.
2. Pārvaldes struktūrvienība var jebkurā laikā uz laiku vai galīgi apturēt grāmatveža vai avansa pārziņa vai abu pilnvaras. Tādā gadījumā pārvaldes struktūrvienība ieceļ pagaidu grāmatvedi.
3. Šā panta 1. un 2. punkts neskar disciplināro atbildību, pie kādas var saukt minētajos punktos minētos finanšu dalībniekus.
53. pants
Finanšu dalībnieku atbildība par nelikumīgu darbību, krāpšanu vai korupciju
1. Šīs regulas 52.-56. panta noteikumi neskar kriminālatbildību, pie kuras var saukt 52. pantā minētos finanšu darbiniekus saskaņā ar attiecīgās valsts tiesību aktiem un spēkā esošajiem noteikumiem par Savienības finansiālo interešu aizsardzību un cīņu pret korupciju, kurā iesaistīti Savienības vai dalībvalstu ierēdņi.
2. Neskarot šīs regulas 54., 55. un 56. pantu, katru kredītrīkotāju, grāmatvedi vai avansa pārzini sauc pie disciplināratbildības un tam nosaka zaudējumu atlīdzības pienākumu atbilstoši Civildienesta noteikumiem. Ja konstatētas nelikumīgas darbības, krāpšana vai korupcija, kas var kaitēt Savienības interesēm, jautājumu nodod iestādēm un struktūrām, kuras šādam nolūkam norīkotas ar spēkā esošajiem tiesību aktiem, jo īpaši Eiropas Birojam krāpšanas apkarošanai (OLAF).
2. iedaļa
Noteikumi par kredītrīkotājiem
54. pants
Noteikumi par kredītrīkotājiem
1. Kredītrīkotājam ir pienākums veikt zaudējumu atlīdzību atbilstoši Civildienesta noteikumiem.
2. Zaudējumu atlīdzības pienākumu piemēro jo īpaši tādos gadījumos, ja kredītrīkotājs tīši vai rupjas nolaidības dēļ:
a)
nosaka atgūstamos prasījumus vai izdod iekasēšanas rīkojumus, uzņemas izdevumu saistības vai izdod maksāšanas rīkojumu, neievērojot šo regulu un attiecīgā gadījumā noteikumus, ar ko īsteno Savienības struktūras finanšu regulu;
b)
neizstrādā dokumentu, ar kuru konstatē debitora parādu, neizdod iekasēšanas rīkojumu vai iekasēšanas rīkojumu vai maksājuma rīkojumu izdod novēloti, tādējādi radot iespēju trešām personām celt civiltiesiskus prasījumus pret Savienības struktūru.
3. Kredītrīkotājs, kam tieši vai pastarpināti deleģētas pilnvaras un kas uzskata, ka lēmums, kura pieņemšana ietilpst viņa pienākumos, ir nelikumīgs vai neatbilst pareizas finanšu pārvaldības principam, par to rakstveidā informē deleģētāju iestādi. Ja deleģētāja iestāde šādā gadījumā rakstveidā dod pamatotu norādījumu kredītrīkotājam, kam tieši vai pastarpināti deleģētas pilnvaras, pieņemt minēto lēmumu, minēto kredītrīkotāju nesauc pie atbildības.
4. Deleģēšanas gadījumā kredītrīkotājs aizvien atbild par ieviesto iekšējās pārvaldības un kontroles sistēmu lietderību un efektivitāti un par to, kāda persona ir izraudzīta par deleģēto kredītrīkotāju.
5. Specializētajai finanšu pārkāpumu komisijai, kuru Komisija ir izveidojusi vai kurā tā piedalās saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 73. panta 6. punktu, attiecībā uz Savienības struktūru ir tādas pašas pilnvaras kā attiecībā uz Komisijas struktūrvienībām, ja vien pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūra nenolemj izveidot funkcionāli neatkarīgu ekspertu komisiju vai piedalīties kopīgā komisijā, ko izveidojušas vairākas struktūras. Savienības struktūru iesniegto lietu izskatīšanai specializētajā finanšu pārkāpumu komisijā, kuru izveidojusi Komisija vai kurā tā piedalās, iekļauj vienu Savienības struktūras darbinieku.
Pamatojoties uz šā punkta pirmajā daļā minētās komisijas atzinumu, direktors izlemj, vai uzsākt procesu par disciplināro atbildību vai zaudējumu atlīdzību. Ja komisija konstatē sistēmiskas problēmas, tā kredītrīkotājam un Komisijas iekšējam revidentam iesniedz ziņojumu ar ieteikumiem. Ja atzinumā norādīts, ka pārkāpumos iesaistīts direktors, komisija šo atzinumu nosūta pārvaldes struktūrvienībai un Komisijas iekšējam revidentam. Direktors anonīmā veidā atsaucas uz komisijas atzinumiem savā gada darbības pārskatā un norāda veiktos turpmākos pasākumus.
6. Jebkuram darbiniekam var noteikt pienākumu pilnīgi vai daļēji atlīdzināt jebkurus zaudējumus, kas Savienības struktūrai radīti smaga pārkāpuma rezultātā, ko darbinieks ir nodarījis savu pienākumu izpildes gaitā vai to sakarā. Iecēlējiestāde pieņem pamatotu lēmumu pēc tam, kad ir izpildītas Civildienesta noteikumos paredzētās procesuālās prasības attiecībā uz disciplinārlietām.
3. iedaļa
Noteikumi par grāmatvežiem un avansa pārziņiem
55. pants
Noteikumi par grāmatvežiem
Grāmatvedi sauc pie disciplināras atbildības un tam piemēro zaudējumu atlīdzības pienākumu atbilstoši Civildienesta noteikumiem un saskaņā ar tajos paredzētajām procedūrām. Grāmatvedi jo īpaši var saukt pie atbildības par kādu no šādiem viņa pārkāpumiem:
a)
grāmatveža turējumā esošu līdzekļu, aktīvu un dokumentu nozaudēšana vai sabojāšana vai šādas nozaudēšanas vai sabojāšanas izraisīšana nolaidības dēļ;
b)
nepareizu izmaiņu veikšana bankas kontos vai pasta žiro kontos;
c)
summu iekasēšana vai samaksāšana, neievērojot attiecīgos iekasēšanas vai maksājumu rīkojumus;
d)
pienākošos ieņēmumu neiekasēšana.
56. pants
Noteikumi par avansa pārziņiem
Avansa pārzini sauc pie disciplinārās atbildības un tam piemēro zaudējumu atlīdzības pienākumu atbilstoši Civildienesta noteikumiem un saskaņā ar tajos paredzētajām procedūrām. Avansa pārzini var saukt pie atbildības jo īpaši par kādu no šādiem viņa pārkāpumiem:
a)
avansa pārziņa turējumā esošu līdzekļu, aktīvu un dokumentu nozaudēšana vai sabojāšana vai šādas nozaudēšanas vai sabojāšanas izraisīšana nolaidības dēļ;
b)
pienācīgu apliecinošu dokumentu neiesniegšana par izdarītajiem maksājumiem;
c)
maksājumu veikšana par labu personām, kam šādi maksājumi nepienākas;
d)
pienākošos ieņēmumu neiekasēšana.
4. NODAĻA
Ieņēmumu operācijas
57. pants
Maksājuma pieprasījums
Savienības struktūra saskaņā ar tādiem noteikumiem un tādos termiņos, par kādiem ir vienošanās ar Komisiju, iesniedz Komisijai maksājuma pieprasījumus par visu Savienības ieguldījumu vai tā daļu saskaņā ar 19. panta 6. punktu.
58. pants
Rīcība ar procentiem
Procentus, ko gūst no līdzekļiem, kurus Komisija iegulda Savienības struktūrā, neiemaksā budžetā.
59. pants
Debitoru parādu tāme
1. Ja kredītrīkotājam ir pietiekama un ticama informācija par pasākumu vai situāciju, kuras rezultātā Savienības struktūrai pienāktos naudas summa, kredītrīkotājs sagatavo debitoru parādu tāmi.
2. Kredītrīkotājs koriģē debitora parāda tāmi, tiklīdz viņam ir zināms par notikumiem, kas maina pasākumu vai situāciju, kas bija pamatā tāmes sagatavošanai.
Sagatavojot iekasēšanas rīkojumu par pasākumu vai situāciju, kas bija pamatā debitoru parādu tāmes sagatavošanai, kredītrīkotājs attiecīgi koriģē tajā norādītās summas.
Ja iekasēšanas rīkojums ir sagatavots par to pašu summu, kas norādīta sākotnējā debitoru parādu tāmē, minēto tāmi samazina līdz nullei.
60. pants
Debitoru parādu konstatēšana
1. Debitora parāda konstatēšana ir darbība, ar kuru kredītrīkotājs:
a)
pārliecinās par parāda esamību;
b)
nosaka vai pārbauda parāda īstumu un apjomu;
c)
pārbauda nosacījumus, saskaņā ar kuriem parāds jāatmaksā.
2. Jebkuru noteikta apmēra debitora parādu, kurš apzināts kā drošs un kura nomaksāšanai pienācis termiņš, konstatē iekasēšanas rīkojumā grāmatvedim, pēc tam nosūtot parādzīmi debitoram, un abus šos dokumentus sagatavo kredītrīkotājs.
3. Nepareizi samaksātās summas atgūst.
4. Par jebkuru parādu, kas nav atmaksāts parādzīmē noteiktajā termiņā, aprēķina procentus saskaņā ar Deleģēto regulu (ES) Nr. 1268/2012.
5. Pienācīgi pamatotos gadījumos dažus regulāros ieņēmumu posteņus var konstatēt provizoriski. Provizoriskie konstatējumi nosedz vairāku atsevišķu summu atgūšanu, kas līdz ar to nav jākonstatē atsevišķi. Kredītrīkotājs līdz finanšu gada beigām izlabo provizoriski konstatētās summas, lai nodrošinātu, ka tās atbilst faktiski konstatētajiem debitoru parādiem.
61. pants
Atgūšanas pilnvarojums
Atgūšanas pilnvarojums ir akts, ar kuru kredītrīkotājs, izdodot iekasēšanas rīkojumu, dod norādījumu grāmatvedim atgūt debitora parādu, ko konstatējis kredītrīkotājs.
62. pants
Atgūšanas noteikumi
1. Grāmatvedis veic atgūšanu, pamatojoties uz iekasēšanas rīkojumiem attiecībā uz debitoru parādiem, ko pienācīgi konstatējis kredītrīkotājs. Grāmatvedis ar pienācīgu rūpību cenšas nodrošināt, lai Savienības struktūra saņemtu savus ieņēmumus, un raugās, lai tiktu aizsargātas tās tiesības.
2. Ja atgūšana faktiski nav notikusi līdz parādzīmē norādītajam samaksas datumam, grāmatvedis par to informē kredītrīkotāju un nekavējoties uzsāk procedūru atgūšanas īstenošanai ar jebkādiem tiesību aktos pieļautiem līdzekļiem, tostarp attiecīgos gadījumos ar ieskaitu, un, ja tas nav iespējams, ar piespiedu atgūšanu.
3. Grāmatvedis atgūst summas, veicot pret debitoriem pastāvošo Savienības struktūras prasījumu ieskaitu ar līdzvērtīgiem prasījumiem, kādi šiem debitoriem ir pret Savienības struktūru. Šādiem prasījumiem jābūt drošiem, noteikta apjoma un ar pienākušu atmaksas termiņu.
4. Ja kredītrīkotājs gatavojas pilnā mērā vai daļēji atlaist konstatētu debitora parādu, viņš nodrošina, ka šāda atteikšanās ir pareiza un atbilst pareizas finanšu pārvaldības un proporcionalitātes principiem. Lēmumam par parāda atlaišanu ir jābūt pamatotam. Kredītrīkotājs lēmumu par parāda atlaišanu var deleģēt vienīgi attiecībā uz kredītsaistībām, kuras ir mazākas par 5 000 euro.
Lēmumā par parāda atlaišanu norāda, kāda darbība veikta, lai nodrošinātu atgūšanu, un tiesisko regulējumu un faktiskos apstākļus, ar ko tā ir pamatota.
5. Kredītrīkotājs pilnībā vai daļēji atceļ konstatētu debitora parādu, ja atklāta kļūda liecina, ka summa nav konstatēta pareizi. Tādu atcelšanu veic ar kredītrīkotāja lēmumu un attiecīgi pamato.
63. pants
Iekasēšanas procesuālās prasības
1. Faktiski atgūstot pienākošos summu, grāmatvedis to iegrāmato uzskaitē un par to informē kredītrīkotāju.
2. Par visām grāmatveža saņemtajām naudas līdzekļu iemaksām izraksta kvītis.
3. No tāda debitora veiktas daļējas atmaksas, kuram piemēroti vairāki iekasēšanas rīkojumi, vispirms sedz vecāko prasījumu, ja vien debitors nav noteicis citādi.
No jebkuriem daļējiem maksājumiem vispirms sedz procentus.
64. pants
Maksājuma termiņa pagarinājums
1. Grāmatvedis, sadarbojoties ar kredītrīkotāju, var piešķirt maksājuma termiņu pagarinājumu vienīgi pēc debitora rakstiska pieprasījuma, kurā pienācīgi norādīti iemesli, un ja ievēroti šādi divi nosacījumi:
a)
debitors apņemas par visu piešķirto termiņa pagarinājumu, sākot no termiņa, kas noteikts Deleģētās regulas (ES) Nr. 1268/2012 80. panta 3. punkta b) apakšpunktā, maksāt procentus pēc likmes, kas noteikta Deleģētās regulas (ES) Nr. 1268/2012 83. pantā;
b)
lai aizsargātu Savienības struktūras tiesības, debitors sniedz finansiālu garantiju, kas nosedz neatmaksāto parādu gan par pamatsummu, gan procentiem un ko pieņem Savienības struktūras grāmatvedis.
Šā punkta pirmās daļas b) apakšpunktā minēto garantiju var aizvietot ar solidāru trešās personas galvojumu, kuru apstiprina Savienības struktūras grāmatvedis.
2. Ārkārtas gadījumos pēc debitora pieprasījuma grāmatvedis var atteikties no prasības sniegt šā panta 1. punkta pirmās daļas b) apakšpunktā minēto garantiju, ja grāmatvedis novērtē, ka debitors vēlas un spēj veikt maksājumu pagarinātajā termiņā, taču nespēj sniegt šādu garantiju un atrodas sarežģītā situācijā.
65. pants
Atgūstamo prasījumu saraksts
1. Grāmatvedis izstrādā sarakstu par atgūstamajām summām. Savienības struktūras prasījumus sarakstā sagrupē atbilstoši iekasēšanas rīkojumu izdošanas datumiem. Grāmatvedis norāda arī lēmumus par atteikšanos vai daļēju atteikšanos atgūt konstatētu prasījumu summas. Sarakstu pievieno Savienības struktūras pārskatam par budžeta un finanšu pārvaldību.
2. Savienības struktūra izstrādā sarakstu par Savienības struktūras prasījumiem, tajā norādot debitoru vārdus vai nosaukumus un parāda summu, ja debitora pienākums veikt parāda atmaksu ir noteikts ar tiesas nolēmumu, kuram ir res judicata spēks, un ja atmaksa vai jebkāda nozīmīga atmaksa nav veikta viena gada laikā pēc tiesas nolēmuma pasludināšanas. Sarakstu publicē, pienācīgi ņemot vērā personas datu aizsardzību saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 45/2001 prasībām.
Attiecībā uz fizisko personu datiem publicēto informāciju dzēš, tiklīdz parāda summa ir pilnībā atmaksāta. Šo noteikumu piemēro arī attiecībā uz personas datiem saistībā ar juridiskajām personām, kuru oficiālajā nosaukumā ir norādīta viena vai vairākas fiziskās personas.
Lēmumu iekļaut debitoru Savienības struktūrai pienākošos prasījuma summu sarakstā pieņem saskaņā ar proporcionalitātes principu, jo īpaši ņemot vērā summas nozīmīgumu.
66. pants
Noilguma termiņš
Savienības prasījumiem pret trešām personām un trešo personu prasījumiem pret Savienības struktūru piemēro piecu gadu noilguma termiņu.
67. pants
Īpaši noteikumi par maksu un atlīdzību
Ja Savienības struktūra iekasē maksu un atlīdzību, kas minētas 6. panta 1. punkta a) apakšpunktā, katra finanšu gada sākumā sagatavo kopēju provizorisku tāmi par šādu maksu un atlīdzību.
Ja maksa un atlīdzība ir pilnībā noteikta tiesību aktos vai pārvaldes struktūrvienības lēmumos, kredītrīkotājs var neizdot iekasēšanas rīkojumu, bet sagatavo parādzīmi, tiklīdz ir konstatēts debitora parāds. Šādā gadījumā reģistrē visus Savienības struktūras prasījuma datus. Grāmatvedis sagatavo visu parādzīmju sarakstu un norāda parādzīmju skaitu un kopējo summu Savienības struktūras pārskatā par budžeta un finanšu pārvaldību.
Ja Savienības struktūra lieto atsevišķu faktūrrēķinu pārvaldības sistēmu, grāmatvedis regulāri vismaz reizi mēnesī iegrāmato saņemto maksas un atlīdzības summu.
Savienības struktūra sniedz pakalpojumus atbilstīgi tai uzticētajiem uzdevumiem tikai pēc tam, kad ir pilnībā samaksāta attiecīgā maksa vai atlīdzība. Tomēr izņēmuma apstākļos pakalpojumu var sniegt, pirms par to samaksāta attiecīgā atlīdzība vai maksa. Gadījumos, kad pakalpojums sniegts, iepriekš par to nesaņemot attiecīgo atlīdzību vai maksu, piemēro 60.-66. pantu.
5. NODAĻA
Izdevumu operācijas
68. pants
Finansēšanas lēmumi
1. Par katru izdevumu posteni uzņemas saistības, tās apstiprina, izdod maksājuma rīkojumu un samaksā.
2. Pirms katru izdevumu saistību uzņemšanās pieņem finansēšanas lēmumu.
3. Savienības struktūras gada darba programma ir līdzvērtīga finansēšanas lēmumam attiecībā uz darbībām, kuras tā aptver, ja tajā ir skaidri norādīti dati, kas noteikti 32. panta 3. punktā.
4. Administratīvās apropriācijas var īstenot bez iepriekšēja finansēšanas lēmuma.
69. pants
Saistību veidi
1. Budžeta saistību uzņemšanās ir darbība, ar kuru rezervē apropriāciju, kas nepieciešama, lai segtu turpmākus maksājumus, pildot juridiskas saistības.
2. Juridisku saistību uzņemšanās ir akts, ar kuru kredītrīkotājs noslēdz vai nodibina saistību, kas rada maksājumu.
3. Budžeta saistības klasificē kādā no šādām trim kategorijām:
a)
atsevišķas: budžeta saistība ir atsevišķa, ja ir zināms saņēmējs un izdevumu summa;
b)
vispārējas: budžeta saistība ir vispārēja, ja joprojām nav zināms vismaz viens no elementiem, kas nepieciešams, lai konstatētu atsevišķu saistību;
c)
provizoriskas: budžeta saistība ir provizoriska, ja ar to paredzēts segt parastos administratīvos izdevumus, bet vēl nav skaidri zināma summa vai finansējuma saņēmējs.
Provizorisku budžeta saistību izpilda, noslēdzot vienu vai vairākas atsevišķas juridiskas saistības, kas rada tiesības uz turpmākiem maksājumiem, vai arī izņēmuma gadījumos, kas attiecas uz personāla vadības izmaksām, tieši ar maksājumiem.
4. Budžeta saistības par darbībām, kas ilgst vairāk nekā vienu finanšu gadu, var sadalīt gada maksājumos, kas veicami vairāku gadu laikā, vienīgi tad, ja tā paredzēts dibināšanas aktā vai pamataktā vai ja tās attiecas uz administratīviem izdevumiem.
70. pants
Noteikumi par saistībām
1. Attiecībā uz pasākumiem, kas var būt par pamatu izdevumiem, ko maksā no Savienības struktūras budžeta, kredītrīkotājs uzņemas budžeta saistības pirms juridisku saistību noslēgšanas ar trešām pusēm.
2. Šā panta 1. punktā paredzēto pienākumu uzņemties budžeta saistības pirms juridisku saistību noslēgšanas nepiemēro juridiskajām saistībām, kas noslēgtas saistībā ar deklarāciju par krīzes situāciju darbības nepārtrauktības plāna ietvaros saskaņā ar Savienības struktūras pieņemto procedūru.
3. Vispārējās budžeta saistības sedz kopējās izmaksas par atbilstošām atsevišķām juridiskajām saistībām, kas noslēgtas līdz N+1 gada 31. decembrim.
Saskaņā ar 69. panta 4. punktu un 87. panta 2. punktu atsevišķās juridiskās saistības, kas attiecas uz atsevišķām vai provizoriskām budžeta saistībām, noslēdz līdz N gada 31. decembrim.
Šā punkta pirmajā un otrajā daļā minēto periodu beigās kredītrīkotājs atceļ šo budžeta saistību neizlietoto atlikumu.
Katras atsevišķās juridiskās saistības summu, kas pieņemta pēc vispārēju budžeta saistību uzņemšanās, kredītrīkotājs pirms parakstīšanas reģistrē budžeta kontos un iegrāmato budžeta vispārējās saistībās.
4. Budžeta un juridiskajām saistībām, kas noslēgtas par darbībām, kuras ilgst vairāk nekā vienu finanšu gadu, izņemot attiecībā uz personāla izdevumiem, saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principu nosaka galīgo izpildes termiņu.
Jebkuru šādu saistību daļu, kas nav izlietota sešus mēnešus pēc šā punkta pirmajā daļā minētā termiņa, atceļ saskaņā ar 16. pantu.
Tās budžeta saistību summas, kas atbilst juridiskajām saistībām, par kurām divu gadu laikā pēc juridisko saistību uzņemšanās nav veikts neviens maksājums 75. panta nozīmē, atceļ, izņemot, ja minētā summa saistīta ar lietas izskatīšanu tiesā vai arbitrāžas struktūrās vai ja pamataktā ir paredzēti īpaši noteikumi.
71. pants
Saistību pārbaudes
1. Pieņemot budžeta saistības, kredītrīkotājs nodrošina, ka:
a)
izdevumus sedz no Savienības struktūras budžeta pareizā posteņa;
b)
apropriācijas ir pieejamas;
c)
izdevumi atbilst piemērojamiem noteikumiem, jo īpaši dibināšanas aktā ietvertajiem noteikumiem, katras Savienības struktūras finanšu noteikumiem un visiem aktiem, kas pieņemti saskaņā ar tiem;
d)
ir ievērots pareizas finanšu pārvaldības princips.
2. Reģistrējot juridiskās saistības ar fizisku vai elektronisku parakstu, kredītrīkotājs nodrošina, ka:
a)
saistību sedz atbilstošas budžeta saistības;
b)
izdevumi ir likumīgi un pareizi un atbilst piemērojamiem noteikumiem, jo īpaši dibināšanas aktā ietvertajiem noteikumiem, katras Savienības struktūras finanšu noteikumiem un visiem aktiem, kas pieņemti saskaņā ar tiem;
c)
ir ievērots pareizas finanšu pārvaldības princips.
72. pants
Izdevumu apzināšana
Izdevumu apzināšana ir akts, ar kuru atbildīgais kredītrīkotājs:
a)
pārliecinās par kreditora prasījuma esamību;
b)
nosaka vai pārbauda prasījuma īstumu un apjomu;
c)
pārbauda nosacījumus, saskaņā ar kuriem ir jāizdara maksājums.
73. pants
“Nodošanas samaksai” apzināšana un materiālā forma
1. Jebkuru izdevumu apzināšanu pamato ar apliecinošiem dokumentiem, kuri apliecina kreditora prasījumu, ar pārskatu par faktiski sniegtajiem pakalpojumiem, faktiski izpildītajām piegādēm vai faktiski veiktajiem būvdarbiem, vai ar citiem dokumentiem, kuri pamato maksājumu, tostarp regulārus maksājumus par abonementiem vai mācību kursiem.
2. Kredītrīkotājs pirms lēmuma pieņemšanas par izdevumu apzināšanu personīgi pārbauda apliecinošos dokumentus vai uzņemas atbildību par to, ka tiek veikta to pārbaude.
3. Lēmumu par izdevumu apzināšanu pieņem, kredītrīkotājam parakstot vīzu “nodots samaksai”.
4. Ja izmanto sistēmu, kas nav datorsistēma, vīzu “nodots samaksai” sniedz, uzspiežot zīmogu, kurā iekļauts kredītrīkotāja paraksts.
Ja izmanto datorsistēmu, vīzu “nodots samaksai” sniedz, izmantojot kredītrīkotāja personisko paroli.
74. pants
Izdevumu apstiprināšana
1. Izdevumu apstiprināšana ir akts, ar kuru kredītrīkotājs, pārliecinājies, ka apropriācijas ir pieejamas, un izdodot maksājuma rīkojumu, uzdod grāmatvedim samaksāt izdevumu summu, ko kredītrīkotājs ir apzinājis.
Gadījumos, kad par sniegtajiem pakalpojumiem, tostarp nomas pakalpojumiem, vai piegādātajām precēm veic periodiskus maksājumus, un ņemot vērā kredītrīkotāja veiktu riska analīzi, kredītrīkotājs var likt piemērot tiešā debeta sistēmu.
2. Maksājuma rīkojumu datē un paraksta kredītrīkotājs, un pēc tam to nosūta grāmatvedim. Kredītrīkotājs glabā apliecinošos dokumentus saskaņā ar 44. panta 5. punktu.
3. Attiecīgos gadījumos maksājuma rīkojumam, kas nosūtīts grāmatvedim, pievieno dokumentu, kurš apliecina, ka preces ir iekļautas inventāra sarakstos, kas minēti 106. panta 1. punktā.
75. pants
Maksājumu veidi
1. Maksājumus veic, kad uzrādīts pierādījums, ka attiecīgā darbība ir īstenota saskaņā ar pamatakta vai līguma vai dotāciju nolīguma noteikumiem, un tie attiecas uz vienu vai vairākām šādām operācijām:
a)
visas pienākošās summas maksājums;
b)
tādas summas maksājums, kuras samaksa pienākas kā:
1)
priekšfinansējums, ko var sadalīt vairākos maksājumos, pēc līguma vai dotācijas nolīguma parakstīšanas vai arī pēc dotācijas lēmuma paziņošanas;
2)
viens vai vairāki starpposma maksājumi kā ekvivalents darbības daļējai izpildei;
3)
atlikušo pienākošos summu nomaksa, ja darbība ir pilnībā īstenota.
Priekšfinansējums nodrošina atbalstu. To var sadalīt vairākos maksājumos saskaņā ar pareizu finanšu pārvaldību.
Ar starpposma maksājumu, ko var veikt atkārtoti, var segt izdevumus par lēmuma vai nolīguma īstenošanu vai maksu par pakalpojumiem, piegādēm vai būvdarbiem, kas ir pabeigti un/vai piegādāti līguma izpildes starpposmos. Tajā var pilnīgi vai daļēji ieskaitīt priekšfinansējumu, neskarot pamatakta noteikumus.
Izdevumus slēdz, samaksājot atlikumu, kuru nevar atkārtot un kurā ieskaita visus iepriekš veiktos maksājumus, vai ar iekasēšanas rīkojumu.
2. Veicot katru maksājumu, budžeta uzskaitē nošķir dažādos maksājuma veidus, kas minēti šā panta 1. punktā.
76. pants
Maksājumi pieejamo līdzekļu robežās
Grāmatvedis izdevumu samaksu veic pieejamo līdzekļu robežās.
77. pants
Termiņi
Izdevumu samaksu veic, ievērojot termiņus, kas noteikti Regulā (ES, Euratom) Nr. 966/2012 un Deleģētajā regulā (ES) Nr. 1268/2012, un saskaņā ar minēto tiesību aktu noteikumiem.
6. NODAĻA
IT sistēmas
78. pants
Operāciju elektroniskā pārvaldība
Ja ieņēmumu un izdevumu operācijas pārvalda, izmantojot datorsistēmas, dokumentus var parakstīt, piemērojot datorizētu vai elektronisku procedūru.
79. pants
e-Pārvalde
Savienības struktūra nosaka un piemēro vienotus standartus elektroniskai informācijas apmaiņai ar trešām personām, kas piedalās iepirkuma un dotāciju procedūrās. Savienības struktūra jo īpaši dara visu iespējamo, lai izstrādātu un piemērotu risinājumus attiecībā uz datu iesniegšanu, uzglabāšanu un apstrādi dotāciju un iepirkuma procedūru gaitā, un šajā nolūkā pieteikumu iesniedzējiem, kandidātiem un pretendentiem izveido vienotu “elektroniskas datu apmaiņas telpu”.
80. pants
Laba pārvaldība
1. Kredītrīkotājs bez kavēšanās dara zināmu nepieciešamību iesniegt pierādījumus un/vai dokumentāciju, to formu un obligāto saturu, kā arī indikatīvu piešķiršanas procedūras pabeigšanas grafiku.
2. Ja pieteikuma iesniedzēja vai pretendenta acīmredzamas pārrakstīšanās kļūdas dēļ pieteikuma iesniedzējs vai pretendents nav iesniedzis pierādījumus vai sniedzis paziņojumu, novērtēšanas komiteja vai attiecīgā gadījumā kredītrīkotājs, izņemot pienācīgi pamatotus gadījumus, aicina pieteikuma iesniedzēju vai pretendentu iesniegt trūkstošo informāciju vai precizēt apliecinošos dokumentus. Šāda informācija vai precizējumi nevar būtiski mainīt priekšlikumu vai grozīt konkursa noteikumus.
81. pants
Norāde uz tiesiskās aizsardzības līdzekļiem
Ja kredītrīkotāja procesuāls akts nelabvēlīgi ietekmē pieteikuma iesniedzēja vai pretendenta, labuma guvēja vai līgumslēdzēja tiesības, tajā norāda pieejamos tiesiskās aizsardzības līdzekļus akta apstrīdēšanai vai pārsūdzēšanai administratīvā procesa vai tiesvedības ceļā.
Jo īpaši norāda tiesiskās aizsardzības raksturu, vienu vai vairākas iestādes, kurās tiesisko aizsardzību var īstenot, kā arī tam noteikto termiņu.
7. NODAĻA
Iekšējais revidents
82. pants
Iekšējā revidenta iecelšana, pilnvaras un pienākumi
1. Savienības struktūrā paredz iekšējās revīzijas amatpienākumus, ko pilda saskaņā ar attiecīgajiem starptautiskajiem standartiem.
2. Iekšējās revīzijas amatpienākumus veic Komisijas iekšējais revidents. Iekšējais revidents nevar būt ne Savienības struktūras, ne Komisijas kredītrīkotājs vai grāmatvedis.
3. Iekšējais revidents konsultē Savienības struktūru par risku pārvaldību, sniedzot neatkarīgus atzinumus par pārvaldības un kontroles sistēmu kvalitāti un ieteikumus, kā uzlabot operāciju izpildes nosacījumus un veicināt pareizu finanšu pārvaldību.
Iekšējais revidents jo īpaši atbild par:
a)
iekšējās pārvaldības sistēmu piemērotības un efektivitātes novērtējumu un struktūrvienību snieguma novērtējumu attiecībā uz programmu un darbību izpildi, ņemot vērā ar to saistītos riskus;
b)
to iekšējās kontroles un revīzijas sistēmu lietderības un efektivitātes novērtējumu, kuras piemēro visām Savienības struktūras budžeta izpildes operācijām.
4. Iekšējais revidents pilda savus pienākumus attiecībā uz visām Savienības struktūras veiktajām darbībām un tās struktūrvienībām. Iekšējam revidentam ir pilnīga un neierobežota piekļuve visai informācijai, kas nepieciešama viņa pienākumu izpildei.
5. Iekšējais revidents pieņem zināšanai kredītrīkotāja konsolidēto gada darbības pārskatu un visus pārējos informācijas materiālus.
6. Iekšējais revidents par saviem atzinumiem un ieteikumiem ziņo pārvaldes struktūrvienībai un direktoram.
Iekšējais revidents ziņo arī jebkurā no šādiem gadījumiem:
-
nav veikti pasākumi saistībā ar būtiskiem riskiem un ieteikumiem,
-
pastāv ievērojama kavēšanās iepriekšējos gados sniegto ieteikumu īstenošanā.
Pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūrvienība un direktors nodrošina revīzijas ieteikumu īstenošanas regulāru uzraudzību. Pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūrvienība pārbauda informāciju, kas minēta 47. panta 1. punkta a) apakšpunktā, un to, vai ieteikumi ir pilnībā un savlaicīgi īstenoti.
7. Savienības struktūra konfidenciālai saziņai ar iekšējo revidentu visām fiziskajām vai juridiskajām personām, kas ir iesaistītas izdevumu operācijās, dara zināmu iekšējā revidenta kontaktinformāciju.
8. Iekšējā revidenta ziņojumi un konstatējumi ir publiski pieejami tikai pēc tam, kad iekšējais revidents ir apstiprinājis pasākumus to īstenošanai.
83. pants
Iekšējā revidenta neatkarība
Iekšējā revidenta neatkarību, atbildību par rīcību savu pienākumu izpildē un tiesības celt prasību Eiropas Savienības Tiesā nosaka saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 100. pantu.
84. pants
Iekšējās revīzijas struktūrvienības izveide
1. Pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūrvienība, pienācīgi ņemot vērā izmaksu lietderību un pievienoto vērtību, var izveidot iekšējās revīzijas struktūrvienību, kas veic savus pienākumus saskaņā ar attiecīgajiem starptautiskajiem standartiem.
Iekšējās revīzijas struktūrvienības mērķi, pilnvaras un atbildību nosaka iekšējās revīzijas nolikumā un apstiprina pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūrvienība.
Iekšējās revīzijas struktūrvienības gada revīzijas plānu izstrādā iekšējās revīzijas struktūrvienības vadītājs, citastarp ņemot vērā direktora veikto Savienības iestādes riska novērtējumu.
To pārskata un apstiprina pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūrvienība.
Iekšējās revīzijas struktūrvienība par saviem atzinumiem un ieteikumiem ziņo pārvaldes struktūrvienībai un direktoram.
2. Ja atsevišķas Savienības struktūras iekšējās revīzijas struktūrvienība nav izmaksu ziņā lietderīga vai nespēj izpildīt starptautiskos standartus, Savienības struktūra var nolemt izmantot kopīgu iekšējās revīzijas struktūrvienību ar citām Savienības struktūrām, kas darbojas tajā pašā rīcībpolitikas jomā.
Šādos gadījumos pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, attiecīgo Savienības struktūru pārvaldes struktūrvienības vienojas par kopīgas iekšējās revīzijas struktūrvienības darbības praktisko kārtību.
3. Iekšējās revīzijas dalībnieki lietderīgi sadarbojas, savstarpēji apmainoties ar informāciju un revīzijas ziņojumiem un attiecīgā gadījumā izstrādājot kopīgus riska novērtējumus un veicot kopīgas revīzijas.
Pārvaldes struktūrvienība vai gadījumā, ja tas ir paredzēts dibināšanas aktā, izpildu struktūrvienība un direktors nodrošina iekšējās revīzijas struktūrvienības ieteikumu īstenošanas regulāru uzraudzību.
V SADAĻA
IEPIRKUMS
85. pants
Vispārīgi noteikumi
1. Attiecībā uz publisko iepirkumu piemēro Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 V sadaļu un Deleģēto regulu (ES) Nr. 1268/2012, ievērojot šīs regulas 86. pantu.
2. Savienības struktūrai pēc tās pieprasījuma var piešķirt līgumslēdzējas iestādes statusu attiecībā uz Komisijas vai starpiestāžu līgumu slēgšanas tiesību piešķiršanu un citu Savienības struktūru līgumu slēgšanas tiesību piešķiršanu.
3. Savienības struktūra piedalās centrālajā izslēgšanas datubāzē, kuru izveidojusi un pārvalda Komisija saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 108. pantu.
86. pants
Iepirkuma procedūras
1. Savienības struktūra var noslēgt līgumus ar Komisiju, starpiestāžu birojiem un Eiropas Savienības iestāžu Tulkošanas centru, kas izveidots ar Padomes Regulu (EK) Nr. 2965/94 (8), par preču piegādi, pakalpojumu sniegšanu vai Tulkošanas centra darbu veikšanu, neizmantojot publiskā iepirkuma procedūru.
2. Savienības struktūra var izmantot ar uzņemošās dalībvalsts līgumslēdzējām iestādēm kopīgas iepirkuma procedūras, lai nodrošinātu savas administratīvās vajadzības. Tādā gadījumā mutatis mutandis piemēro Deleģētās regulas (ES) Nr. 1268/2012 133. pantu.
VI SADAĻA
ĪPAŠI NOTEIKUMI PAR ADMINISTRATĪVAJĀM APROPRIĀCIJĀM
87. pants
Administratīvās apropriācijas
1. Administratīvās apropriācijas ir nediferencētas apropriācijas.
2. Administratīvos izdevumus, kuri jāveic saskaņā ar līgumiem, kuru darbības ilgums saskaņā ar vietējām paražām vai praksi attiecībā uz iekārtu piegādēm pārsniedz attiecīgo finanšu gadu, apmaksā no Savienības struktūras budžeta tam finanšu gadam, kurā šie izdevumi ir veikti.
3. Savienības struktūra līdz katra gada 1. jūnijam Eiropas Parlamentam un Padomei iesniedz darba dokumentu par savu ēku politiku, kurā iekļauta šāda informācija:
a)
attiecībā uz katru ēku - izdevumi un platība, ko sedz Savienības struktūras budžeta attiecīgo pozīciju apropriācijas;
b)
turpmākajos gados paredzamā platību un atrašanās vietu vispārējā plānojuma attīstība, ietverot ēku projektus, kas ir plānošanas posmā un jau ir identificēti;
c)
galīgie noteikumi un izmaksas, kā arī attiecīga informācija par jaunu ēku projektu īstenošanu, kas iepriekš iesniegta Eiropas Parlamentam un Padomei saskaņā ar 88. pantā noteikto procedūru un kas nav iekļauta iepriekšējā gada darba dokumentos.
88. pants
Ēku projekti
1. Saistībā ar ēku projektiem, kam var būt būtiska finansiāla ietekme uz Savienības struktūras budžetu, Savienības struktūra pēc iespējas agrāk informē Eiropas Parlamentu un Padomi par nepieciešamo apbūves platību un provizorisko plānošanu, ēku līgumu gadījumā to darot pirms vietējā tirgus izpētes, bet būvdarbu gadījumā - pirms uzaicinājuma iesniegt piedāvājumus.
2. Saistībā ar jebkuru ēku projektu, kam var būt būtiska finansiāla ietekme uz Savienības struktūras budžetu, Savienības struktūra pirms līgumu noslēgšanas iesniedz Eiropas Parlamentam un Padomei ēku projektu, tostarp detalizētu izmaksu novērtējumu un informāciju par finansējumu, kā arī sarakstu ar līgumu projektiem, kurus paredzēts izmantot, un lūdz šo iestāžu apstiprinājumu. Pēc Savienības struktūras pieprasījuma saistībā ar ēku projektu iesniegtos dokumentus uzskata par konfidenciāliem.
Izņemot nepārvaramas varas (force majeure) gadījumus, Eiropas Parlaments un Padome apspriež ēku projektu četru nedēļu laikā no dienas, kad abas iestādes to ir saņēmušas.
Ēku projektu uzskata par apstiprinātu, kad ir beidzies minētais četru nedēļu laikposms, ja vien tā laikā Eiropas Parlaments vai Padome nepieņem pretēju lēmumu attiecībā uz priekšlikumu.
Ja Eiropas Parlaments un/vai Padome minētajā četru nedēļu laikposmā pauž pienācīgi pamatotas bažas, minēto laikposmu var vienu reizi pagarināt par divām nedēļām.
Ja Eiropas Parlaments vai Padome pieņem pretēju lēmumu priekšlikumam par ēku projektu, Savienības struktūra savu priekšlikumu atsauc un var iesniegt jaunu priekšlikumu.
3. Nepārvaramas varas (force majeure) gadījumos šā panta 4. punktā paredzēto informāciju var iesniegt kopā ar ēku projektu. Eiropas Parlaments un Padome apspriež priekšlikumu par ēku projektu divu nedēļu laikā no dienas, kad abas iestādes to ir saņēmušas. Ēku projektu uzskata par apstiprinātu, kad ir beidzies minētais divu nedēļu laikposms, ja vien Eiropas Parlaments un/vai Padome šajā laikposmā nepieņem pretēju lēmumu attiecībā uz priekšlikumu.
4. Par tādiem ēku projektiem, kuriem var būt būtiska finansiāla ietekme uz Savienības struktūras budžetu, uzskata šādus darījumus:
a)
jebkāda zemes iegāde;
b)
ēku iegāde, pārdošana, strukturāla renovācija vai būvniecība vai jebkāds projekts, kurā apvienota šo elementu īstenošana vienā laikposmā par maksu, kas pārsniedz 3 000 000 euro;
c)
jebkurš jauns ēku līgums (tostarp par lietojumu, ilgtermiņa nomu un pastāvošo ēku līgumu atjaunošanu ar nelabvēlīgākiem nosacījumiem), uz kuru neattiecas šā punkta b) apakšpunkts, par ikgadējo maksu vismaz 750 000 euro;
d)
pastāvošo ēku līgumu pagarināšana vai atjaunošana (tostarp par lietojumu un ilgtermiņa nomu) ar tādiem pašiem vai labvēlīgākiem nosacījumiem par ikgadējo maksu vismaz 3 000 000 euro.
5. Neskarot 19. panta 4. punktu, ēkas iegādes projektu var finansēt, izmantojot aizņēmumu, ko iepriekš apstiprina Eiropas Parlaments un Padome.
Aizdevuma līgumus noslēdz un aizdevumus atmaksā saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principu un pienācīgi ievērojot Savienības vislabākās finansiālās intereses.
Ja Savienības struktūra ierosina finansēt iegādi ar aizdevumu, finansēšanas plānā, ko Savienības struktūra iesniedz līdz ar pieteikumu iepriekšēja apstiprinājuma saņemšanai, jo īpaši norāda finansējuma maksimālo apjomu, finansēšanas laikposmu, finansējuma veidu, nosacījumus un ietaupījumus salīdzinājumā ar citu veidu līgumu noteikumiem.
Eiropas Parlaments un Padome pieteikumu iepriekšēja apstiprinājuma saņemšanai apspriež četru nedēļu laikā no dienas, kad abas iestādes to ir saņēmušas, un šo laikposmu var pagarināt vienu reizi par divām nedēļām. Iegādi, ko finansē ar aizdevumu, uzskata par noraidītu, ja Eiropas Parlaments un Padome minētajā laikposmā to skaidri neapstiprina.
VII SADAĻA
EKSPERTI
89. pants
Atalgoti ārējie eksperti
Ekspertu atlasei mutatis mutandis piemēro Deleģētās regulas (ES) Nr. 1268/2012 287. pantu. Šādus ekspertus atalgo, pamatojoties uz iepriekš paziņotu fiksētu summu, un tos atlasa, pamatojoties uz to profesionālajām spējām. Atlasi veic, pamatojoties uz atlases kritērijiem, kuros ievēroti nediskriminēšanas, vienlīdzīgas attieksmes un interešu konflikta neesamības principi.
VIII SADAĻA
SAVIENĪBAS STRUKTŪRAS PIEŠĶIRTAS DOTĀCIJAS UN GODALGAS
90. pants
Dotācijas
Ja Savienība struktūra var piešķirt dotācijas saskaņā ar dibināšanas aktu vai pamatojoties uz Komisijas deleģējumu saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 58. panta 1. punkta c) apakšpunkta iv) punktu, piemēro minētās regulas un Deleģētās regulas (ES) Nr. 1268/2012 attiecīgos noteikumus.
91. pants
Godalgas
Ja Savienība struktūra var piešķirt godalgas saskaņā ar dibināšanas aktu vai pamatojoties uz Komisijas deleģējumu saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 58. panta 1. punkta c) apakšpunkta iv) punktu, piemēro minētās regulas un Deleģētās regulas (ES) Nr. 1268/2012 attiecīgos noteikumus.
IX SADAĻA
PĀRSKATU UN UZSKAITES IZKLĀSTS
1. NODAĻA
Pārskatu izklāsts
92. pants
Pārskatu uzbūve
Savienības struktūras pārskatos ietver:
a)
Savienības struktūras finanšu pārskatus;
b)
ziņojumus par Savienības struktūras budžeta izpildi.
93. pants
Pārskats par budžeta un finanšu pārvaldību
1. Katra Savienības struktūra sagatavo pārskatu par budžeta un finanšu pārvaldību attiecīgajā finanšu gadā.
2. Direktors līdz nākamā finanšu gada 31. martam pārskatu nosūta Eiropas Parlamentam, Padomei, Komisijai un Revīzijas palātai.
3. Šā panta 2. punktā minētajā pārskatā gan absolūtā, gan procentu izteiksmē sniedz vismaz pārskatu par apropriāciju īstenošanas proporcionālo apjomu, kā arī informācijas kopsavilkumu par apropriāciju pārvietojumiem starp dažādiem budžeta posteņiem.
94. pants
Noteikumi par pārskatiem
1. Savienības struktūras grāmatvedis piemēro noteikumus, ko pieņēmis Komisijas grāmatvedis, pamatojoties uz starptautiski atzītiem grāmatvedības standartiem publiskajam sektoram.
2. Savienības struktūras pārskatos, kas minēti 92. pantā, ievēro budžeta principus, kas izklāstīti no 5. līdz 31. pantam. Tajos sniedz patiesu un objektīvu priekšstatu par budžeta ieņēmumu un izdevumu operācijām.
95. pants
Grāmatvedības principi
Finanšu pārskatos, kas minēti 92. pantā, informāciju, tostarp par grāmatvedības politiku, sniedz tādā veidā, kas nodrošina, lai tā būtu būtiska, uzticama, salīdzināma un saprotama. Finanšu pārskatus sagatavo saskaņā ar vispārpieņemtiem grāmatvedības principiem, kā izklāstīts Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 143. pantā minētajos grāmatvedības noteikumos.
96. pants
Finanšu pārskati
1. Finanšu pārskatus izsaka euro, un tajos ietver:
a)
bilanci un pārskatu par finanšu rezultātiem, kurā uzrāda visus aktīvus un pasīvus, finansiālo situāciju un ekonomiskos rezultātus iepriekšējā gada 31. decembrī; tos izklāsta atbilstīgi Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 143. pantā minētajiem grāmatvedības noteikumiem;
b)
naudas plūsmas pārskatu, kurā uzrāda gada laikā iekasētās un izmaksātas summas, kā arī kases galīgo stāvokli;
c)
pārskatu par neto aktīvu izmaiņām, kurā sniedz pārskatu par rezervju un akumulēto rezultātu izmaiņām gada laikā.
2. Ar finanšu pārskatu piezīmēm papildina un komentē informāciju, kas ietverta 1. punktā minētajos pārskatos, un sniedz jebkādu papildu informāciju, kā paredzēts starptautiski atzītā grāmatvedības praksē, ja tāda informācija ir būtiska attiecībā uz Savienības struktūras darbībām.
97. pants
Budžeta izpildes ziņojumi
1. Budžeta izpildes ziņojumus izsaka euro. Tajos ietver:
a)
ziņojumus, kuros apkopo visas attiecīgā gada budžeta operācijas ieņēmumu un izdevumu izteiksmē;
b)
paskaidrojošas piezīmes, ar kurām papildina un komentē informāciju, kas ietverta ziņojumos.
2. Budžeta rezultātu veido starpība starp:
-
visiem attiecīgajā finanšu gadā iekasētajiem ieņēmumiem,
-
uz attiecīgā finanšu gada apropriāciju pamata veikto maksājumu apmēru, kam pieskaitīts tā paša finanšu gada pārnesto apropriāciju apjoms.
Šā punkta pirmajā daļā minēto starpību palielina vai samazina, no vienas puses, par tādu atceltu apropriāciju neto summu, kas pārnestas no iepriekšējiem finanšu gadiem, un, no otras puses, par:
-
maksājumiem, kas euro maiņas kursa izmaiņu dēļ pārsniedz nediferencētas apropriācijas, kuras ir pārnestas no iepriekšējā finanšu gada,
-
atlikumu, kas radies no realizētiem un nerealizētiem valūtas maiņas guvumiem un zaudējumiem attiecīgajā finanšu gadā.
3. Budžeta izpildes ziņojumu uzbūve ir tāda pati kā Savienības struktūras budžeta uzbūve.
98. pants
Provizoriskie pārskati
1. Savienības struktūras grāmatvedis līdz nākamā gada 1. martam Komisijas grāmatvedim un Revīzijas palātai nosūta provizoriskos pārskatus.
2. Savienības struktūras grāmatvedis līdz nākamā gada 1. martam Komisijas grāmatvedim nosūta arī pārskatu apkopojumu, ievērojot standartizētu formātu, ko šim apkopojumam konsolidācijas nolūkos ir noteicis Komisijas grāmatvedis.
99. pants
Galīgo pārskatu apstiprināšana
1. Revīzijas palāta saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 148. panta 1. punktu ne vēlāk kā līdz nākamā gada 1. jūnijam izsaka savus apsvērumus par Savienības struktūras provizoriskajiem pārskatiem.
2. Saņēmis Revīzijas palātas apsvērumus par Savienības struktūras provizoriskajiem pārskatiem, grāmatvedis saskaņā ar 50. pantu sagatavo Savienības struktūras galīgos pārskatus. Direktors tos nosūta pārvaldes struktūrvienībai, kas sniedz atzinumu par šiem pārskatiem.
3. Direktors ne vēlāk kā līdz nākamā finanšu gada 1. jūlijam Komisijas grāmatvedim, Revīzijas palātai, Eiropas Parlamentam un Padomei nosūta galīgos pārskatus līdz ar pārvaldes struktūrvienības atzinumu.
Savienības struktūras grāmatvedis līdz 1. jūlijam Komisijas grāmatvedim nosūta arī pārskatu apkopojumu, ievērojot standartizētu formātu, ko šim apkopojumam konsolidācijas nolūkos ir noteicis Komisijas grāmatvedis.
4. Savienības struktūras grāmatvedis vienlaicīgi ar galīgo pārskatu nosūtīšanu Revīzijas palātai nosūta arī apliecinājuma vēstuli par minētajiem galīgajiem pārskatiem, šīs vēstules kopiju nosūtot arī Komisijas grāmatvedim.
Galīgajiem pārskatiem pievieno grāmatveža apliecinājumu, ka finanšu pārskati ir sagatavoti saskaņā ar šo sadaļu un piemērojamiem grāmatvedības principiem, noteikumiem un metodēm.
Savienības struktūras galīgos pārskatus publicē Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī līdz nākamā gada 15. novembrim.
5. Direktors ne vēlāk kā līdz nākamā gada 30. septembrim Revīzijas palātai nosūta atbildi uz apsvērumiem, kas izteikti tās gada ziņojumā. Savienības struktūras atbildi vienlaicīgi nosūta arī Komisijai.
2. NODAĻA
Grāmatvedība un īpašuma uzskaite
1. iedaļa
Kopīgi noteikumi
100. pants
Grāmatvedības sistēma
1. Saskaņā ar Savienības struktūras grāmatvedības sistēmu budžeta un finanšu informāciju kārto tā, lai rādītājus varētu ievadīt, iekļaut lietās un reģistrēt.
2. Grāmatvedības sistēmu veido vispārējā uzskaite un budžeta uzskaite. Uzskaiti kārto euro, pamatojoties uz kalendāro gadu.
3. Kredītrīkotājs var veikt arī analītisko uzskaiti.
101. pants
Kopējas prasības iestāžu grāmatvedības sistēmai
Grāmatvedības noteikumus un saskaņotu kontu plānu, kas jāpiemēro Savienības struktūrai, pieņem Komisijas grāmatvedis saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 152. pantu.
2. iedaļa
Vispārējā uzskaite un budžeta uzskaite
102. pants
Vispārējā uzskaite
Vispārējā uzskaitē, izmantojot divkāršā ieraksta metodi, hronoloģiskā secībā iegrāmato visus notikumus un operācijas, kas iespaido Savienības struktūras ekonomisko un finanšu stāvokli un tās aktīvus un pasīvus.
103. pants
Iegrāmatošana vispārējā uzskaitē
1. Bilances un vispārējo kontu kustību iegrāmato norēķinu grāmatās.
2. Visus grāmatvedības ierakstus, ieskaitot kontu korekcijas, izdara, pamatojoties uz apliecinošiem dokumentiem, uz kuriem tajos ir norāde.
3. Grāmatvedības sistēma ir tāda, lai pastāvētu skaidra revīzijas izsekojamība par visiem uzskaites grāmatojumiem.
104. pants
Korekciju uzskaite
Savienības struktūras grāmatvedis pēc finanšu gada beigām līdz galīgo pārskatu sniegšanas dienai veic visas korekcijas, kas nav saistītas ar līdzekļu izmaksu vai iekasēšanu par attiecīgo gadu, bet ir nepieciešamas, lai sniegtu patiesus un godīgus pārskatus. Šādas korekcijas atbilst 101. pantā minētajiem grāmatvedības noteikumiem.
105. pants
Budžeta uzskaite
1. Budžeta uzskaitē iegrāmato Savienības struktūras budžeta izpildi.
2. Šā panta 1. punkta nolūkiem budžeta uzskaitē iegrāmato visas budžeta ieņēmumu un izdevumu operācijas, kas minētas IV sadaļā.
106. pants
Īpašuma uzskaite
1. Savienības struktūra, ievērojot paraugu, ko sastādījis Komisijas grāmatvedis, kārto inventāra sarakstus, kuros norādīts visu to materiālo, nemateriālo un finanšu aktīvu daudzums un vērtība, kas veido Savienības īpašumu.
Savienības struktūra pārbauda, vai ieraksti inventāra sarakstā atbilst faktiskajai situācijai.
2. Savienības struktūras materiālo aktīvu pārdošanu izsludina pienācīgā veidā.
X SADAĻA
ĀRĒJĀ REVĪZIJA, BUDŽETA IZPILDES APSTIPRINĀŠANA UN KRĀPŠANAS APKAROŠANA
107. pants
Ārējā revīzija
1. Neatkarīgs ārējais revidents pirms Savienības struktūras gada pārskatu konsolidācijas Savienības struktūras galīgajos pārskatos pārbauda, vai gada pārskati pareizi atspoguļo Savienības struktūras ienākumus, izdevumus un finanšu stāvokli.
Ja vien dibināšanas aktā nav noteikts citādi, Revīzijas palāta sagatavo īpašu gada ziņojumu par Savienības struktūru saskaņā ar LESD 287. panta 1. punkta prasībām.
Gatavojot ziņojumu, kas minēts šā punkta otrajā daļā, Revīzijas palāta ņem vērā neatkarīgā ārējā revidenta veikto revīziju, kas minēta šā punkta pirmajā daļā, un pasākumus, kas īstenoti saistībā ar neatkarīgā ārējā revidenta konstatējumiem.
2. Savienības struktūra nosūta Revīzijas palātai Savienības struktūras budžetu, kad tas ir pieņemts galīgajā variantā. Savienības struktūra, cik drīz vien iespējams, informē Revīzijas palātu par visiem lēmumiem un aktiem, kas pieņemti saskaņā ar 10., 14., 19. un 23. pantu.
3. Revīzijas palāta veic pārbaudes saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 158.-163. pantu.
108. pants
Budžeta izpildes apstiprināšanas procedūras termiņi
1. Eiropas Parlaments pēc Padomes ieteikuma direktoram sniedz apstiprinājumu par N gada budžeta izpildi līdz N+2 gada 15. maijam, ja vien dibināšanas aktā nav paredzēts citādi. Direktors informē pārvaldes struktūrvienību par Eiropas Parlamenta apsvērumiem, kuri iekļauti rezolūcijā, kas pievienota lēmumam par izpildes apstiprinājumu.
2. Ja nav iespējams ievērot šā panta 1. punktā noteikto termiņu, Eiropas Parlaments vai Padome informē direktoru par termiņa pagarināšanas iemesliem.
3. Ja Eiropas Parlaments atliek lēmumu par izpildes apstiprinājumu, direktors sadarbībā ar pārvaldes struktūrvienību veic vajadzīgos pasākumus, lai iespējami drīz novērstu šķēršļus šā lēmuma pieņemšanai vai sekmētu šo šķēršļu novēršanu.
109. pants
Budžeta izpildes apstiprināšanas procedūra
1. Lēmums par izpildes apstiprinājumu attiecas uz pārskatiem par visiem Savienības struktūras ieņēmumiem un izdevumiem, budžeta rezultātu un Savienības struktūras aktīviem un pasīviem, kas atspoguļoti finanšu pārskatā.
2. Nolūkā sniegt budžeta izpildes apstiprinājumu Eiropas Parlaments pārbauda Savienības struktūras pārskatus un finanšu pārskatus, to darot pēc tam, kad šādu pārbaudi veikusi Padome. Eiropas Parlaments turklāt pārbauda gada pārskatu, ko sagatavojusi Revīzijas palāta, līdz ar Savienības struktūras direktora atbildēm, jebkādiem atbilstošiem Revīzijas palātas īpašajiem ziņojumiem par attiecīgo finanšu gadu un Revīzijas palātas atzinumu par pārskatu ticamību un to pamatā esošo darījumu likumību un pareizību.
3. Direktors pēc Eiropas Parlamenta pieprasījuma tam tādā pašā veidā, kāds paredzēts Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 165. panta 3. punktā, iesniedz visu nepieciešamo informāciju, lai netraucēti piemērotu budžeta izpildes apstiprināšanas procedūru par attiecīgo finanšu gadu.
110. pants
Turpmākie pasākumi
1. Direktors veic atbilstīgus pasākumus saistībā ar apsvērumiem, kas pievienoti Eiropas Parlamenta lēmumam par budžeta izpildes apstiprinājumu, un piezīmēm, kas pievienotas Padomes pieņemtajam ieteikumam apstiprināt budžeta izpildi.
2. Pēc Eiropas Parlamenta vai Padomes pieprasījuma direktors iesniedz ziņojumu par pasākumiem, kas veikti saistībā ar minētajiem apsvērumiem un piezīmēm. Direktors ziņojuma kopiju iesniedz Komisijai un Revīzijas palātai.
111. pants
Pārbaudes uz vietas, ko veic Komisija, Revīzijas palāta un OLAF
1. Savienības struktūra Komisijas darbiniekiem un citām Komisijas pilnvarotām personām, kā arī Revīzijas palātai sniedz piekļuvi saviem objektiem un telpām un visiem datiem un informācijai, ieskaitot datus un informāciju elektroniskā formātā, kas nepieciešama revīzijas veikšanai.
2. Lai konstatētu, vai ir notikusi krāpšana, korupcija vai jebkāda cita nelikumīga darbība, kas ietekmē Savienības finansiālās intereses saistībā ar dotāciju vai līguma noslēgšanas tiesībām, kas piešķirtas saskaņā ar šo regulu, Eiropas Birojs krāpšanas apkarošanai (OLAF) var veikt izmeklēšanu, tostarp pārbaudes uz vietas un inspekcijas, saskaņā ar noteikumiem un procedūrām, kas paredzētas Eiropas Parlamenta un Padomes Regulā (ES, Euratom) Nr. 883/2013 (9) un Padomes Regulā (Euratom, EK) Nr. 2185/96 (10).
3. Neskarot šā panta 1. un 2. punktu, Savienības struktūras nolīgumos ar trešām valstīm un starptautiskām organizācijām, līgumos, dotāciju līgumos un publiskā iepirkuma dokumentos ietver noteikumus, kuros ir piešķirts skaidrs pilnvarojums Eiropas Revīzijas palātai un OLAF veikt šādas revīzijas un izmeklēšanu atbilstoši to attiecīgajai kompetencei.
XI SADAĻA
PĀREJAS UN NOBEIGUMA NOTEIKUMI
112. pants
Informācijas pieprasījumi no Eiropas Parlamenta un Padomes
Eiropas Parlamentam, Padomei un Komisijai ir tiesības no Savienības struktūras saņemt jebkādu nepieciešamu informāciju vai paskaidrojumus par to kompetences jomā esošajiem budžeta jautājumiem.
113. pants
Savienības struktūras jaunās finanšu regulas pieņemšana
Katra struktūra, kas minēta Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 208. pantā, pieņem jaunu finanšu regulu, kam jāstājas spēkā 2014. gada 1. janvārī, vai jebkurā gadījumā pieņem šādu regulu sešu mēnešu laikā no dienas, kad struktūra ir iekļauta minētās regulas 208. panta darbības jomā, tai piešķirot ieguldījumu no budžeta.
114. pants
Noteikumi Savienības struktūras finanšu regulas īstenošanai
Pārvaldes struktūrvienība pēc direktora priekšlikuma, ciktāl nepieciešams un ar Komisijas iepriekšēju piekrišanu, pieņem sīki izstrādātus noteikumus Savienības struktūras finanšu regulas īstenošanai.
115. pants
Atcelšana
Regulu (EK, Euratom) Nr. 2343/2002 atceļ no 2014. gada 1. janvāra. Tomēr minētās regulas 40. pantu turpina piemērot līdz 2014. gada 31. decembrim, un 27. panta 4. un 7. punktu turpina piemērot līdz 2015. gada 31. decembrim.
116. pants
Stāšanās spēkā
Šī regula stājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī. To piemēro no 2014. gada 1. janvāra. Tomēr 47. pantu un 82. panta 5. punktu piemēro no 2015. gada 1. janvāra un 32. pantu un 33. panta 5. un 8. punktu piemēro no 2016. gada 1. janvāra.
Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama visās dalībvalstīs.
Briselē, 2013. gada 30. septembrī