РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА
от 17 март 2015 година
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взе предвид одобрението на Европейския парламент,
в съответствие със специална законодателна процедура,
като има предвид, че:
(1)
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (1) историческите архиви на Съюза се съхраняват и се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от 30 години.
(2)
Задължението за създаване на исторически архиви и за предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно, се прилага спрямо всяка от институциите, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 („институциите“), съгласно установените в него условия.
(3)
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се предвижда, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото, което тя смята за най-подходящо.
(4)
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция, където те се предоставят на разположение на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор между Европейските общности, представлявани от Комисията, и ЕУИ („договор за депозиране“).
(5)
Впоследствие Европейският икономически и социален комитет и Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на договора за депозиране. Европейската инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в ЕУИ по силата на отделно съглашение с него, което беше подписано на 1 юли 2005 г., и съгласно„Правилата за историческите архиви“, които бяха приети от управителния комитет на банката на 7 октомври 2005 г. (2)
(6)
Правителството на Италия предостави на ЕУИ безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на справки на място.
(7)
С депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ се цели да се осигури достъп до архивите от едно-единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се стимулира изследователската дейност във връзка с историята на европейската интеграция и европейските институции. ЕУИ е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в управлението на историческите архиви на Съюза, осигурява съвременни научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за съхранението на тези архиви и извършването на справки в тях, и е международно признат като център за тези архиви.
(8)
Продължаващото депозиране на историческите архиви на институциите в ЕУИ следва да бъде включено в законодателството на Съюза, с цел да бъде отразена ролята на ЕУИ като партньор на институциите в управлението на техните исторически архиви.
(9)
Настоящият регламент следва да се прилага по отношение на всички институции и не следва да променя нито тяхната отговорност да отворят своите исторически архиви за обществеността, нито факта, че всяка институция остава собственик на историческите си архиви.
(10)
Специфичното естество на дейностите на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ) обаче оправдава освобождаването им от предвиденото в настоящия регламент задължение да депозират историческите си архиви в ЕУИ. Съдът и ЕЦБ могат да депозират историческите си архиви в ЕУИ на доброволни начала.
(11)
Когато е възможно, институциите и ЕУИ следва да предоставят на обществеността достъп до историческите архиви в цифров вид с цел по-лесното извършване на справки по интернет.
(12)
Личните данни, които се съдържат в историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ, следва да бъдат обработвани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(13)
В съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 Комисията проведе консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните във връзка със законодателното предложение за настоящия регламент, като той представи становище на 10 октомври 2012 г. (4)
(14)
Подробните разпоредби за управлението на историческите архиви в ЕУИ, включително тяхното депозиране, достъпът до тях и предоставянето им на разположение на обществеността, както и за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ, следва да бъдат предвидени в рамково споразумение за партньорство.
(15)
Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза от страна на ЕУИ следва да се финансират от общия бюджет на Съюза и тези разходи следва да се поемат от всички депозиращи институции.
(16)
Следователно Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 следва да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се изменя, както следва:
1)
Член 8 се изменя, както следва:
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението.
Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи.“
;
б)
добавят се следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала.
4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ.
5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз.
6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище.
7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област.
8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там.
9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви.
10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (5). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал.
Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години.
11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент.
12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ.
2)
Член 9 се изменя, както следва
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи).“
;
б)
добавя се следният параграф:
„3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността.“
3)
Текстът в приложението се добавя като приложение към Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 17 март 2015 година.
PADOMES REGULA (ES) 2015/496
(2015. gada 17. marts),
ar ko groza Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 attiecībā uz iestāžu vēstures arhīvu deponēšanu Eiropas Universitātes institūtā Florencē
EIROPAS SAVIENĪBAS PADOME,
ņemot vērā Līgumu par Eiropas Savienības darbību un jo īpaši tā 352. pantu,
ņemot vērā Eiropas Komisijas priekšlikumu,
pēc leģislatīvā akta projekta nosūtīšanas valstu parlamentiem,
ņemot vērā Eiropas Parlamenta piekrišanu,
saskaņā ar īpašu likumdošanas procedūru,
tā kā:
(1)
Saskaņā ar Padomes Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 (1983. gada 1. februāris) par Eiropas Ekonomikas kopienas un Eiropas Atomenerģijas kopienas vēsturisko arhīva materiālu nodošanu atklātībai (1) Savienības vēstures arhīvi tiek glabāti un, ja iespējams, darīti pieejami sabiedrībai pēc tam, kad ir pagājis 30 gadu laikposms.
(2)
Pienākums izveidot vēstures arhīvus un, ja iespējams, darīt tos pieejamus sabiedrībai attiecas uz katru Regulā (EEK, Euratom) Nr. 354/83 minēto iestādi (“iestādes”) atbilstīgi tajā izklāstītajiem nosacījumiem.
(3)
Regulā (EEK, Euratom) Nr. 354/83 ir paredzēts, ka katra iestāde glabā savus vēstures arhīvus vietā, ko uzskata par vispiemērotāko.
(4)
Eiropas Parlaments, Padome un Komisija 1984. gadā nolēma, ka savus vēstures arhīvus deponēs Eiropas Universitātes institūtā (EUI) Florencē, kur tos arī darīs pieejamus sabiedrībai. Šajā nolūkā 1984. gada 17. decembrī tika parakstīts līgums starp Eiropas Kopienām, ko pārstāv Komisija, un EUI (“deponēšanas līgums”).
(5)
Vēlāk Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komiteja un Eiropas Revīzijas palāta piekrita ievērot deponēšanas līguma noteikumus. Eiropas Investīciju banka deponē savus vēstures arhīvus EUI, pamatojoties uz atsevišķu konvenciju ar EUI, ko parakstīja 2005. gada 1. jūlijā, un uz “Noteikumiem par vēsturiskajiem arhīviem”, ko 2005. gada 7. oktobrī pieņēma bankas Vadības komiteja (2).
(6)
Itālijas valdība ir piešķīrusi EUI piemērotas telpas, kas ir pieejamas pastāvīgi un bez maksas, lai nodrošinātu, ka deponētie arhīvi tiek glabāti un aizsargāti saskaņā ar atzītiem starptautiskiem standartiem, un lai nodrošinātu iespēju tos izmantot uz vietas.
(7)
Iestāžu vēstures arhīvu deponēšanas EUI mērķis ir nodrošināt piekļuvi šiem arhīviem vienuviet, veicināt to izmantošanu un sekmēt Eiropas integrācijas un Eiropas iestāžu vēstures izpēti. EUI ir plaši pazīstams akadēmisko pētījumu un mācību centrs, kas īpašu uzmanību pievērš Eiropai un Eiropas integrācijai. Tam ir gandrīz 30 gadu pieredze Savienības vēstures arhīvu pārvaldībā, jaunākās zinātniskās izpētes iekārtas un repozitoriji, kas īpaši sagatavoti minēto arhīvu glabāšanai un izmantošanai, un tas ir starptautiski pazīstams kā vieta, kur glabā minētos arhīvus.
(8)
Iestāžu vēstures arhīvu turpmāka deponēšana EUI būtu jāiekļauj Savienības tiesību aktos, lai atspoguļotu EUI kā iestāžu partnera lomu attiecībā uz to vēstures arhīvu pārvaldīšanu.
(9)
Šī regula būtu jāpiemēro visām iestādēm, un tai nebūtu jāskar iestāžu atbildība par savu vēstures arhīvu nodošanu atklātībai un katras iestādes īpašumtiesības uz saviem vēstures arhīviem.
(10)
Tomēr Eiropas Savienības Tiesas (EST) un Eiropas Centrālās bankas (ECB) īpašais darbības raksturs attaisno to atbrīvošanu no šajā regulā noteiktā pienākuma deponēt savus vēstures arhīvus EUI. EST un ECB var brīvprātīgi deponēt savus vēstures arhīvus EUI.
(11)
Iestādēm un EUI būtu, ja iespējams, jādara vēstures arhīvi pieejami sabiedrībai digitalizētā un digitālā formātā, lai atvieglotu iespēju tos izmantot internetā.
(12)
Savienības vēstures arhīvos, ko deponē EUI, esošie personas dati būtu jāapstrādā saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (EK) Nr. 45/2001 (2000. gada 18. decembris) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Kopienas iestādēs un struktūrās un par šādu datu brīvu apriti (3).
(13)
Saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 45/2001 Komisija apspriedās ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju attiecībā uz likumdošanas priekšlikumu, kura rezultāts ir šī regula, un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs par to 2012. gada 10. oktobrī sniedza atzinumu (4),
(14)
Sīki izstrādāti noteikumi par vēstures arhīvu pārvaldību EUI, tostarp to deponēšanu, piekļuvi un publisku izmantošanu, kā arī iestāžu un EUI savstarpējām lomām un pienākumiem, būtu jānosaka partnerattiecību pamatnolīgumā.
(15)
Izmaksas par Savienības vēstures arhīvu pārvaldību, ko veic EUI, būtu jāfinansē no Savienības vispārējā budžeta, un minētās izmaksas būtu jāsedz visām iestādēm, kas deponē materiālus.
(16)
Tādēļ būtu attiecīgi jāgroza Regula (EEK, Euratom) Nr. 354/83,
IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU.
1. pants
Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 groza šādi:
1)
regulas 8. pantu groza šādi:
a)
panta 1. punktu aizstāj ar šādu:
“1. Katra iestāde, kas nav Eiropas Savienības Tiesa (EST) un Eiropas Centrālā banka (ECB), deponē Eiropas Universitātes institūtā (EUI) Florencē dokumentus, kas ir daļa no tās vēstures arhīviem un ko tā saskaņā ar šo regulu ir nodevusi atklātībai. Deponēšana notiek saskaņā ar pielikumu.
Neatkarīgi no pirmās daļas iestādes, kas deponē materiālus, juridisku vai administratīvu iemeslu dēļ var nedeponēt EUI konkrētu dokumentu oriģinālus. Tādā gadījumā tās deponē šādu dokumentu mikroformu vai digitālu kopiju.”
;
b)
pievieno šādus punktus:
“3. EST un ECB var brīvprātīgi deponēt savus vēstures arhīvus EUI.
4. Iestādes, kas deponē materiālus, patur savu arhīvu īpašumtiesības, un tām ir ekskluzīva atbildība attiecībā uz EUI deponēto vai citādā veidā pieejamo dokumentu un lietu sastāvu.
5. Iestāžu vēsturisko arhīvu deponēšana EUI neietekmē arhīvu aizsardzību, kā noteikts Līgumam par Eiropas Savienību un Līgumam par Eiropas Savienības darbību pievienotā Protokola (Nr. 7) par privilēģijām un imunitāti Eiropas Savienībā 2. pantā.
6. EUI nodrošina deponēto arhīvu saglabāšanu un aizsardzību. Saglabāšana un aizsardzība atbilst atzītiem starptautiskiem standartiem attiecībā uz arhīvu fizisku aizsardzību un notiek, ievērojot vismaz tos tehniskos un drošības noteikumus, kas ir spēkā Itālijā attiecībā uz valsts arhīvu saglabāšanu un pārvaldību. Šajā nolūkā deponētie dokumenti ir jāuzglabā piemērotā repozitorijā.
7. EUI ir vienīgais atbildīgais par personālu, kas tiks pieņemts darbā pārvaldīt Savienības vēstures arhīvus, kas deponēti EUI. EUI nodrošina, lai personālam, kura uzdevums ir pārvaldīt vēstures arhīvus, būtu atbilstīga profesionālā kvalifikācija, kas nepieciešama darba veikšanai šajā jomā.
8. Katra iestāde, kas deponē materiālus, ir tiesīga saņemt informāciju par to, kā EUI pārvalda tās arhīvus, un pārbaudīt arhīvus, ko tā ir deponējusi EUI.
9. EUI dara pieejamus sabiedrībai vēstures arhīvus, ko tas saņem saskaņā ar 1. un 3. punktu. Iestādes arī var darīt pieejamas sabiedrībai to pašu vēstures arhīvu kopijas.
10. Izmaksas par Savienības vēstures arhīvu pārvaldību būtu jāfinansē no visu to iestāžu, kas tos deponējušas, iemaksām attiecīgā budžeta pozīcijā gada apropriāciju robežās, kuras budžeta lēmējinstitūcija ir darījusi pieejamas saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012 (2012. gada 25. oktobris) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam (5). Šādas finanšu iemaksas nesedz izmaksas, kas saistītas ar ēku un repozitoriju nodrošināšanu un pielāgošanu, lai izvietotu arhīvus un personālu.
Pirmajā daļā minēto iemaksu apjoms ir proporcionāls iestāžu, kuras deponē materiālus, attiecīgo štatu sarakstu apjomam. Katra iemaksa tiek pārrēķināta ik reizi, kad savus vēstures arhīvus EUI sāk deponēt papildu iestādes, vai vismaz reizi piecos gados.
11. EUI rīkojas kā apstrādātājs saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 45/2001 2. pantu, ņemot vērā to iestāžu norādījumus, kas ir deponējušas materiālus. EUI apstrādā jebkurus iestāžu vēstures arhīvos esošos personas datus saskaņā ar garantijām, kas noteiktas minētajā regulā.
12. Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam arī turpmāk ir uzraudzības pilnvaras attiecībā uz iestādēm saistībā ar to personas datu apstrādi, kuri ir vēstures arhīvos, kas deponēti EUI.
;
2)
regulas 9. pantu groza šādi:
a)
panta 1. punktu aizstāj ar šādu:
“1. Katra iestāde pieņem iekšējos noteikums šīs regulas piemērošanai. Tajos ietver noteikumus par vēstures arhīvu saglabāšanu un nodošanu atklātībai un par tajos esošo personas datu aizsardzību. Ja iespējams, iestādes savus arhīvus dara pieejamus sabiedrībai ar elektroniskiem saziņas līdzekļiem, tostarp digitalizētus un digitāla formāta arhīvus, un atvieglo iespēju tos izmantot internetā. Tās saglabā arī dokumentus, kas ir pieejami veidos, kuri atbilst īpašām vajadzībām (Braila rakstā, īpaši lielā drukā vai ierakstos).”
;
b)
pievieno šādu punktu:
“3. Komisija slēdz partnerattiecību pamatnolīgumu ar EUI to iestāžu vārdā, kas deponē materiālus. Minētajā partnerattiecību pamatnolīgumā iekļauj sīki izstrādātus noteikumus attiecībā uz iestāžu un EUI savstarpējām lomām un pienākumiem saistībā ar Savienības vēstures arhīvu pārvaldību, tostarp to deponēšanu, saglabāšanu, piekļuvi un publisku izmantošanu.”
;
3)
tekstu pielikumā pievieno Regulai (EEK, Euratom) Nr. 354/83 kā pielikumu.
2. pants
Šī regula stājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.
Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama visās dalībvalstīs.
Briselē, 2015. gada 17. martā