ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
KOMISIJAS DELEĢĒTĀ REGULA (ES) Nr. 1042/2014
(2014. gada 25. jūlijs),
ar ko papildina Regulu (ES) Nr. 514/2014 attiecībā uz atbildīgo iestāžu izraudzīšanu un pienākumiem pārvaldības un kontroles jomā un attiecībā uz revīzijas iestāžu statusu un pienākumiem
EIROPAS KOMISIJA,
ņemot vērā Līgumu par Eiropas Savienības darbību,
ņemot vērā Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 16. aprīļa Regulu (ES) Nr. 514/2014, ar ko paredz vispārīgus noteikumus Patvēruma, migrācijas un integrācijas fondam un finansiālā atbalsta instrumentam policijas sadarbībai, noziedzības novēršanai un apkarošanai un krīžu pārvarēšanai (1), un jo īpaši tās 26. panta 4. punktu un 29. panta 1. punktu,
tā kā:
(1)
Lai nodrošinātu nepārtrauktību starp iepriekšējo fondu īstenošanu vispārīgās programmas “Solidaritāte un migrācijas plūsmu pārvaldība” laikposmam no 2007. līdz 2013. gadam ietvaros un konkrēto regulu laikposmam no 2014. līdz 2020. gadam ietvaros, Regula (ES) Nr. 514/2014 lielā mērā ir balstīta uz noteikumiem, kas bija spēkā attiecībā uz iepriekšējiem fondiem, ņemot vērā izmaiņas, kas dalītajā pārvaldībā ieviestas ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012 (2).
(2)
Lai nodrošinātu, ka valsts programmas īstenojošās struktūras spēj veikt savus uzdevumus efektīvi un saskaņā ar mērķiem un prioritātēm, kas paredzēti Regulas (ES) Nr. 514/2014 2. panta a) punktā minētajās konkrētajās regulās, būtu jāparedz noteikumi par to izraudzīšanu, izraudzīšanas pārraudzību un tās atcelšanu vajadzības gadījumā.
(3)
Lai nodrošinātu, ka atbildīgo iestāžu kompetencē ietilpstošie pienākumi ļauj tām īstenot valsts programmu, ir jāparedz noteikumi, kas nosaka atbildīgo iestāžu pienākumus attiecībā uz pārvaldību un kontroli, jo īpaši nosacījumi, ar kādiem tās var deleģēt daļu no saviem uzdevumiem vai to veikšanai izmantot ārpakalpojumus.
(4)
Atlases un piešķiršanas procedūrās Savienības finansējuma piešķiršanai saskaņā ar valsts programmu būtu jāievēro pārredzamības, nediskriminācijas un vienādas attieksmes principi. Tādēļ ir jāparedz nosacījumi, saskaņā ar kuriem dalībvalstīm būtu jāīsteno pasākumi saskaņā ar valsts programmu, un jo īpaši ir jāparedz nosacījumi, ar kādiem atbildīgā iestāde var īstenot projektus tieši.
(5)
Visās dalībvalstīs revīzijām vajadzētu būt efektīvām, to apmēram vajadzētu būt piemērotam un tās būtu jāveic saskaņā ar starptautiskajiem revīzijas standartiem. Šajā nolūkā revīzijas iestāžu statusam un revīzijas standartiem vajadzētu būt skaidri definētiem.
(6)
Lai nodrošinātu, ka revīzijas iestāžu revīzijas darbības ļauj tām pamatot savus revīzijas atzinumus, būtu jādefinē dažādi revīzijas darbību veidi.
(7)
Ir svarīgi, lai revīzijas iestādes darbības rezultāti tiek laikus un pienācīgi paziņoti izraudzītājai iestādei un Eiropas Komisijai. Jo īpaši ir svarīgi, lai pārvaldības deklarācija un galīgo revīzijas ziņojumu un veiktās kontroles gada kopsavilkums, ko nosūta kā daļu no gada maksājuma pieprasījuma, pienācīgi atspoguļotu revīzijas iestādes darba rezultātus un secinājumus. Tādēļ revīzijas iestādei, veicot revīzijas darbu, būtu jānodrošina, ka ar tās revīzijas darbībām saistītā informācija tiek piemēroti paziņota minētajos dokumentos.
(8)
Lai būtu iespējams nekavējoties piemērot šajā regulā paredzētos pasākumus un netiktu kavēta valsts programmu apstiprināšana un īstenošana, regulai būtu jāstājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.
(9)
Apvienotajai Karalistei un Īrijai ir saistoša Regula (ES) Nr. 514/2014, un tādējādi tām ir saistoša šī regula.
(10)
Dānijai nav saistoša ne Regula (ES) Nr. 514/2014, ne šī regula,
IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU.
I NODAĻA
VISPĀRĪGI NOTEIKUMI
1. pants
Definīcijas
Šajā regulā piemēro Regulā (ES) Nr. 514/2014 sniegtās definīcijas. Piemēro arī šādas definīcijas:
a)
“izraudzītāja iestāde” ir Regulas (ES) Nr. 514/2014 26. panta 1. punktā minētā dalībvalsts ministrijas līmeņa iestāde, kas izraugās atbildīgo iestādi;
b)
“kompetentā iestāde” ir atbildīgā iestāde, revīzijas iestāde un attiecīgā gadījumā deleģētā iestāde, kas minētas Regulas (ES) Nr. 514/2014 25. panta 1. punktā;
c)
“SFC2014” ir elektroniskā informācijas sistēma, kas izveidota ar Komisijas Īstenošanas regulas (ES) Nr. 802/2014 (3) 2. pantu;
d)
“dotācijas nolīgums” ir nolīgums vai līdzvērtīgas formas tiesisks instruments, uz kura pamata atbildīgā iestāde piešķir saņēmējam dotācijas projekta īstenošanai saskaņā ar valsts programmu.
II NODAĻA
ATBILDĪGĀ IESTĀDE
I IEDAĻA
Atbildīgās iestādes izraudzīšana
2. pants
Kritēriji un procedūra atbildīgās iestādes izraudzīšanai
1. Struktūrai, ko izraugās par atbildīgo iestādi, ir administratīva struktūra un iekšējās kontroles sistēma, kas atbilst šīs regulas pielikumā paredzētajiem kritērijiem (“izraudzīšanas kritēriji”). Izraudzīšanas kritēriji attiecas uz:
a)
iekšējo vidi;
b)
kontroles darbībām;
c)
iekšējo informāciju un saziņu;
d)
iekšējo uzraudzību un ziņošanu.
Dalībvalstis var paredzēt papildu izraudzīšanas kritērijus, lai ņemtu vērā atbildīgās iestādes lielumu, pienākumus un citus raksturlielumus.
2. Regulas (ES) Nr. 514/2014 26. panta 3. punktā minētā revīzijas struktūra novērtē, vai paredzamā atbildīgā iestāde atbilst pielikumā noteiktajiem izraudzīšanas kritērijiem, un dokumentē savus revīzijas konstatējumus, secinājumus un atzinumu izraudzītājai iestādei adresētā revīzijas ziņojumā.
3. Ja izraudzītāja iestāde uzskata, ka paredzamā atbildīgā iestāde neatbilst izraudzīšanas kritērijiem, tā šai struktūrai sniedz konkrētus norādījumus neatbilstību novēršanai un nosaka termiņu, līdz kuram šai struktūrai jāizpilda kritēriji, lai tā varētu tikt izraudzīta par atbildīgo iestādi.
Līdz kritēriju izpildei struktūru var izraudzīt par pagaidu atbildīgo iestādi uz laiku, kas nepārsniedz 12 mēnešus. Šā pagaidu perioda ilgums ir samērīgs ar konstatētajām neatbilstībām.
4. Kad atbildīgā iestāde ir izraudzīta, dalībvalsts nekavējoties ziņo Komisijai, izmantojot SFC2014. Ar minēto paziņojumu dalībvalsts nosūta dokumentus, kuros norādīta:
a)
galvenā pienākumu sadale starp atbildīgās iestādes organizatoriskajām vienībām;
b)
vajadzības gadījumā - tās attiecības ar deleģētajām iestādēm, deleģējamās darbības un galvenās procedūras šo deleģēto darbību pārraudzībai; un
c)
kopsavilkums par galvenajām procedūrām, ko piemēro saņēmēju finanšu prasījumu izskatīšanai un izdevumu apstiprināšanai un iegrāmatošanai.
3. pants
Atbildīgās iestādes pārraudzība un izraudzīšanas pārskatīšana
1. Izraudzītāja iestāde pārrauga atbildīgo iestādi, jo īpaši pamatojoties uz šīs regulas 14. panta 2. punktā minēto informāciju, un rīkojas attiecībā uz konstatētajiem trūkumiem.
2. Dalībvalstis nodrošina, ka informācija, kas liecina par to, ka atbildīgā iestāde vairs neatbilst izraudzīšanas kritērijiem, nekavējoties tiek nodota izraudzītājai iestādei.
3. Ja atbildīgā iestāde vairs neatbilst izraudzīšanas kritērijiem pilnībā vai tās iekšējās kontroles sistēma ir tik nepilnīga, ka tas ietekmē atbildīgās iestādes spēju veikt savus uzdevumus, izraudzītāja iestāde nosaka atbildīgajai iestādei pārbaudes laiku. Tādos gadījumos izraudzītāja iestāde sagatavo trūkumu novēršanas plānu, kas atbildīgajai iestādei ir jāīsteno laikposmā, kurš ir samērīgs ar to, cik nopietnas ir neatbilstības vai trūkumi. Šis laikposms nepārsniedz 12 mēnešus no pārbaudes laika sākuma.
4. Izraudzītāja iestāde nekavējoties informē Komisiju par jebkuriem trūkumu novēršanas plāniem, kas sagatavoti saskaņā ar 3. punktu, un turpmāk informē Komisiju par progresu.
5. Ja atbildīgās iestādes izraudzīšana ir atcelta, izraudzītāja iestāde nekavējoties izraugās citu atbildīgo iestādi saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 26. pantu un šīs regulas 2. pantu, lai nodrošinātu, ka maksājumi saņēmējiem netiek pārtraukti.
6. Ja Komisija konstatē, ka dalībvalsts nav izpildījusi savu pienākumu sagatavot trūkumu novēršanas plānu saskaņā ar 3. punktu vai ka atbildīgā iestāde joprojām ir izraudzīta, kaut arī tā noteiktajā termiņā nav īstenojusi trūkumu novēršanas plānu, Komisija risina atlikušos trūkumus, izmantojot Regulas (ES) Nr. 514/2014 47. pantā paredzēto atbilstības noskaidrošanas procedūru.
II IEDAĻA
Atbildīgās iestādes pienākumi attiecībā uz pārvaldību un kontroli
4. pants
Atbildīgās iestādes uzdevumi
Atbildīgā iestāde pārvalda un īsteno valsts programmu saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem. Tā:
a)
apspriežas ar partneriem saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 12. panta 1. punktu;
b)
nodrošina Regulas (ES) Nr. 514/2014 12. panta 4. punktā minētās uzraudzības komitejas pareizu darbību;
c)
izmantojot SFC2014, iesniedz Komisijai Regulas (ES) Nr. 514/2014 14. pantā minētās valsts programmas priekšlikumu un visus turpmākos grozījumus;
d)
saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem definē un nosaka projektu attiecināmības noteikumus un projektu izmaksas attiecībā uz visām darbībām, nodrošinot vienlīdzīgu attieksmi un izvairoties no interešu konfliktiem;
e)
saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 2. panta a) punktā minēto konkrēto regulu tvērumu un mērķiem un ar šīs regulas 9. pantā paredzētajiem kritērijiem organizē un publicē uzaicinājumus iesniegt piedāvājumus un priekšlikumus un organizē un publicē turpmāko projektu atlasi finansējuma piešķiršanai saskaņā ar valsts programmu;
f)
nodrošina, ka pastāv sistēmas to datu vākšanai, kas nepieciešami, lai ziņotu Komisijai par kopējiem un programmas īpašajiem rādītājiem, kā arī citu datu par programmas un projektu īstenošanu vākšanai;
g)
saņem maksājumus no Komisijas un veic maksājumus saņēmējiem;
h)
nodrošina līdzfinansējuma saskaņā ar konkrētajām regulām saderību un papildināmību ar līdzfinansējumu no citiem attiecīgajiem valstu un Savienības instrumentiem;
i)
uzrauga projektus un pārbauda, vai attiecībā uz projektiem deklarētie izdevumi faktiski ir radušies un atbilst Savienības un valsts noteikumiem;
j)
nodrošina, ka pastāv sistēma grāmatvedības dokumentācijas par katru saskaņā ar valsts programmu veiktu projektu datorizētai reģistrēšanai un uzglabāšanai un ka tiek vākti dati par īstenošanu, kas vajadzīgi finanšu pārvaldībai, uzraudzībai, kontrolei un izvērtēšanai;
k)
neskarot valsts grāmatvedības noteikumus, nodrošina, ka saņēmēji un citas struktūras, kas iesaistītas saskaņā ar valsts programmu finansēto projektu īstenošanā, vai nu uztur atsevišķu uzskaites sistēmu, vai visiem ar projektu saistītajiem darījumiem piešķir atbilstošu uzskaites kodu;
l)
nodrošina, ka Regulas (ES) Nr. 514/2014 56. pantā un 57. panta 1. punktā minētā valsts programmas izvērtēšana tiek veikta attiecīgajos termiņos;
m)
nodrošina, ka Regulas (ES) Nr. 514/2014 56. pantā un 57. panta 1. punktā minētās izvērtēšanas veikšanai un izvērtējuma atzinuma sagatavošanai neatkarīgi vērtētāji saņem visu nepieciešamo informāciju par valsts programmas pārvaldību;
n)
izstrādā procedūras, lai nodrošinātu, ka visiem dokumentiem, kas attiecas uz izdevumiem, lēmumiem un kontroles darbībām, ir nodrošināta nepieciešamā revīzijas izsekojamība un tie tiek glabāti saskaņā ar Komisijas īstenošanas regulām, kuras pieņemtas, pamatojoties uz Regulas (ES) Nr. 514/2014 27. panta 5. punktu;
o)
nodrošina, ka Regulas (ES) Nr. 514/2014 29. pantā minētās izvērtēšanas veikšanai un revīzijas atzinuma sagatavošanai revīzijas iestāde saņem visu nepieciešamo informāciju par piemērotajām pārvaldības un kontroles procedūrām un finansētajiem izdevumiem saskaņā ar konkrētajām regulām;
p)
sagatavo Regulas (ES) Nr. 514/2014 54. pantā minētos īstenošanas ziņojumus un Regulas (ES) Nr. 514/2014 57. panta 1. punktā minētos izvērtēšanas ziņojumus un iesniedz tos Komisijai, izmantojot SFC2014;
q)
sagatavo maksājuma pieprasījumu saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 44. pantu un iesniedz to Komisijai, izmantojot SFC2014;
r)
veic informēšanas un publicitātes darbības un izplata programmas rezultātus saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 53. pantu;
s)
veic administratīvu kontroli un pārbaudes uz vietas saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 27. pantu;
t)
sadarbojas ar Komisiju un atbildīgajām iestādēm citās dalībvalstīs; un
u)
reaģē uz revīzijas iestādes secinājumiem, vai nu novēršot konstatētos trūkumus, vai gadījumā, ja revīzijas iestādes secinājumi netiek akceptēti, sniedzot detalizētu pamatojumu.
5. pants
Deleģētā iestāde
1. Atbildīgā iestāde var deleģēt visus savus uzdevumus vai daļu no tiem deleģētajai iestādei saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 25. panta 1. punkta c) apakšpunktu. Uzdevumus deleģē saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem, nodrošinot nediskriminēšanas un Savienības finansējuma redzamības principa ievērošanu. Deleģētie uzdevumi nedrīkst radīt interešu konfliktus.
2. Uzdevumu, ko atbildīgā iestāde deleģējusi deleģētajai iestādei, apjomu un to veikšanas procedūru detalizētu aprakstu nosaka dokumentā, ko paraksta atbildīgā iestāde un deleģētā iestāde. Deleģēšanas dokumentā norāda vismaz:
a)
attiecīgo konkrēto regulu;
b)
deleģētajai iestādei deleģēto(-os) uzdevumu(-us);
c)
deleģētās iestādes pienākumu pārbaudīt saņēmēju atbilstību Savienības un valsts noteikumiem;
d)
deleģētās iestādes pienākumu ieviest un uzturēt tādu organizatorisko struktūru un pārvaldības un kontroles sistēmu, kas ir piemērota tās uzdevumiem;
e)
informāciju un apliecinošus dokumentus, kas deleģētajai iestādei ir jāiesniedz atbildīgajai iestādei, un termiņus, kas tai jāievēro; un
f)
mehānismu, ko atbildīgā iestāde izmanto deleģētās iestādes pārraudzībai.
3. Atbilstoši Regulas (ES) Nr. 514/2014 25. panta 1. punkta a) apakšpunktam saziņu ar Komisiju nedeleģē. Deleģētā iestāde sazinās ar Komisiju ar atbildīgās iestādes starpniecību.
4. Ja deleģētā iestāde nav valsts pārvaldes iestāde vai privāta struktūra, kas veic valsts pārvaldes uzdevumus un ko reglamentē valsts tiesību akti, atbildīgā iestāde nedeleģē tai izpildes pilnvaras, kuras lielā mērā ir saistītas ar tiesībām rīkoties pēc saviem ieskatiem saistībā ar politisku izvēli.
5. Atbildīgā iestāde paliek atbildīga par uzdevumiem, ko tā ir deleģējusi. Atbildīgā iestāde regulāri pārskata deleģētos uzdevumus, lai pārliecinātos, ka veiktais darbs ir apmierinošs un atbilst Savienības un valsts noteikumiem.
6. Attiecībā uz deleģētajiem uzdevumiem šo regulu analoģiski piemēro deleģētajai iestādei.
6. pants
Ārpakalpojumi uzdevumu veikšanai
Atbildīgā iestāde atsevišķu tās uzdevumu veikšanai var izmantot ārpakalpojumus. Tomēr tā joprojām uzņemas atbildību par šiem uzdevumiem.
Atbildīgā iestāde regulāri pārskata uzdevumus, kuru veikšanai izmantoti ārpakalpojumi, lai pārliecinātos, ka veiktais darbs ir apmierinošs un atbilst Savienības un valsts noteikumiem.
III IEDAĻA
Atbildīgās iestādes pienākumi attiecībā uz publiskā sektora līdzdalību
7. pants
Atbildīgās iestādes kā piešķīrējas struktūras loma
1. Parasti atbildīgā iestāde piešķir dotācijas projektiem saskaņā ar valsts programmu, izmantojot atklātus uzaicinājumus iesniegt priekšlikumus.
2. Atbildīgā iestāde var piešķirt dotācijas projektiem, izmantojot slēgtus uzaicinājumus iesniegt priekšlikumus.
Slēgti uzaicinājumi iesniegt priekšlikumus projekta specifikas vai to struktūru, kas ir aicinātas iesniegt priekšlikumus, tehniskās vai administratīvās kompetences dēļ ir pieejami tikai atsevišķām organizācijām.
Uzaicinājumā iesniegt priekšlikumus norāda slēgta uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus izmantošanas pamatojumu.
3. Atbildīgā iestāde var piešķirt dotācijas tieši, ja projekta specifikas vai attiecīgo struktūru tehniskās vai administratīvās kompetences dēļ nav citas iespējas, piemēram, de iure vai de facto monopolu gadījumā.
Piešķiršanas lēmumā norāda tiešās piešķiršanas izmantošanas pamatojumu.
4. Pienācīgi pamatotos gadījumos, tostarp, lai turpinātu daudzgadu projektus, kas tika atlasīti pēc iepriekšēja uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus, vai ārkārtas situācijās, dotācijas var piešķirt bez uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus.
Piešķiršanas lēmumā norāda pamatojumu tam, ka dotācija ir piešķirta bez uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus.
5. Ja atbildīgā iestāde darbojas kā piešķīrēja struktūra, tad ne atbildīgā iestāde, ne deleģētā iestāde nevar būt saskaņā ar šo pantu piešķirtas dotācijas saņēmēja.
6. Atbildīgā iestāde nosaka, kas piešķir dotācijas, un nodrošina, ka ir novērsti interešu konflikti, jo īpaši gadījumos, kad pieteikumu iesniedzēji ir valsts struktūras.
8. pants
Nosacījumi, saskaņā ar kuriem atbildīgā iestāde rīkojas kā izpildstruktūra
1. Atbildīgā iestāde var pieņemt lēmumu īstenot projektus tieši - atsevišķi vai sadarbībā ar kādu citu valsts iestādi - administratīvo pilnvaru vai tehniskās zinātības dēļ vai tādēļ, ka sakarā ar projekta raksturu citas īstenošanas iespējas nav, piemēram, de iure monopola gadījumā vai drošības prasību dēļ. Tādos gadījumos atbildīgā iestāde ir dotācijas saņēmēja.
2. Atbildīgās iestādes iemeslus rīkoties kā izpildstruktūrai un atlasīt valsts iestādes sadarbībai, kā minēts 1. punktā, paziņo Komisijai ikgadējā īstenošanas ziņojumā, kas minēts Regulas (ES) Nr. 514/2014 54. pantā.
3. Īstenojot projektus kā izpildstruktūra, atbildīgā iestāde ievēro cenas un vērtības vislabākās attiecības jeb izdevīguma principu un novērš interešu konfliktus.
4. Administratīvajā lēmumā līdzfinansēt projektu saskaņā ar valsts programmu ietver visu informāciju, kas nepieciešama līdzfinansēto produktu un pakalpojumu īstenošanas uzraudzībai un radušos izdevumu pārbaudei.
5. Ja paredzams, ka atbildīgā iestāde rīkosies kā izpildstruktūra regulāri:
a)
atbildīgā iestāde un revīzijas iestāde nedrīkst ietilpt tajā pašā struktūrā, izņemot gadījumus, kad revīzijas iestāde sniedz ziņojumus ārējai struktūrai un ir garantēta tās neatkarība revīzijas veikšanai; un
b)
atbildīgās iestādes uzdevumi, kas paredzēti 4. pantā, nedrīkst tikt ietekmēti.
9. pants
Atlases un piešķiršanas procedūra
1. Uzaicinājumus iesniegt priekšlikumus, kas minēti 7. panta 1. punktā, publisko tādā veidā, kas nodrošina atklātu konkurenci un pienācīgu publicitāti iespējamo saņēmēju vidū. Jebkādas būtiskas uzaicinājumu izmaiņas publisko tādā pašā veidā.
Uzaicinājumos iesniegt priekšlikumus, kas minēti 7. panta 1. un 2. punktā, norāda vismaz šādu informāciju:
a)
mērķus;
b)
atlases un piešķiršanas kritērijus;
c)
Savienības un - ja tāds ir - valsts finansējuma noteikumus, tostarp attiecīgā gadījumā iespēju iesniegt pieteikumu augstākai līdzfinansējuma likmei saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 16. panta 5. punktu;
d)
priekšlikumu iesniegšanas noteikumus un galīgo termiņu;
e)
izdevumu attiecināmības noteikumus;
f)
projekta ilgumu; un
g)
finanšu un citu informāciju, kas ir jāglabā un jāpaziņo.
2. Pirms piešķiršanas lēmuma pieņemšanas atbildīgā iestāde pārliecinās, ka saņēmēji projektā spēj izpildīt atlases un piešķiršanas kritērijus.
3. Atbildīgā iestāde nosaka priekšlikumu saņemšanas procedūras. Tā pārredzamā un nediskriminējošā veidā veic priekšlikumu formālo, tehnisko un budžeta analīzi un kvalitatīvo novērtējumu, piemērojot uzaicinājumā iesniegt priekšlikumus paredzētos kritērijus. Atbildīgā iestāde rakstveidā reģistrē iemeslus citu priekšlikumu noraidīšanai.
4. Piešķiršanas lēmumā norāda vismaz saņēmēju vārdu un uzvārdu vai nosaukumu, būtisko projekta informāciju un tā darbības mērķus, Savienības finansējuma maksimālo apmēru un kopējo attiecināmo izmaksu maksimālo līdzfinansējuma likmi.
5. Atbildīgā iestāde rakstveidā informē visus pieteikuma iesniedzējus par tās lēmumu. Neizraudzītajiem kandidātiem tā norāda noraidījuma iemeslus, atsaucoties uz atlases un piešķiršanas kritērijiem.
10. pants
Ar dotācijām saistītie dokumenti, ja atbildīgā iestāde darbojas kā piešķīrēja struktūra
1. Gadījumos, kad atbildīgā iestāde darbojas kā piešķīrēja struktūra, tā nosaka projektu pārvaldības procedūras, saskaņā ar kurām tiek prasīts vismaz:
a)
parakstīt dotāciju nolīgumus ar saņēmējiem; un
b)
administratīvā kārtā, piemēram, sarakstes vai rakstveida ziņojumu veidā, uzraudzīt dotāciju nolīgumus, tostarp jebkādus to grozījumus.
2. Dotāciju nolīgumos ietver vai norāda šādu informāciju:
a)
Savienības finansējuma maksimālo apmēru;
b)
Savienības finansējuma maksimālo procentuālo daļu saskaņā ar attiecīgo konkrēto regulu;
c)
projekta detalizētu aprakstu un īstenošanas grafiku;
d)
vajadzības gadījumā - svarīgus uzdevumus, ko saņēmējs paredz nodot izpildei trešām personām, un ar tiem saistītās izmaksas;
e)
apstiprināto projekta budžeta tāmi un finansēšanas plānu, tostarp izdevumus un ienākumus, saskaņā ar paredzētajiem attiecināmības noteikumiem;
f)
metodi, ko izmanto, lai aprēķinātu Savienības finansējuma apmēru pēc projekta pabeigšanas;
g)
nolīguma grafiku un īstenošanas noteikumus, tostarp noteikumus par ziņošanas pienākumiem, nolīguma grozījumiem un tā izbeigšanu;
h)
projekta darbības mērķus, tostarp kvantitatīvus mērķus un rādītājus, par kuriem jāziņo;
i)
noteikumu, kas nosaka, ka saņēmējam ir laikus jāvāc nepieciešamie dati par konkrētajā regulā paredzētajiem kopējiem rādītājiem un visiem konkrētās programmas rādītājiem un jāpaziņo šie dati vismaz vienreiz gadā;
j)
attiecināmo izmaksu definīciju, tostarp attiecīgā gadījumā tās metodes aprakstu, ko izmanto vienības izmaksu, vienreizēju maksājumu un vienotas likmes finansējumu aprēķināšanai;
k)
uzskaites prasības un nosacījumus saistībā ar dotācijas izmaksāšanu;
l)
nosacījumus attiecībā uz revīzijas izsekojamību;
m)
noteikumus attiecībā uz datu aizsardzību; un
n)
noteikumus attiecībā uz publicitāti.
3. Parasti dotācijas nolīgumu paraksta, pirms tiek sāktas projekta darbības, kuras attiecina uz valsts programmu.
4. Dotācijas nolīgumā skaidri norāda, ka Komisijai vai tās pārstāvjiem un Revīzijas palātai ir tiesības pārbaudīt visus dotāciju saņēmējus, līgumslēdzējus un apakšuzņēmējus, kuri saņem Savienības finansējumu saskaņā ar valsts programmu, un tie īstenos šīs tiesības, pārbaudot dokumentus un veicot pārbaudes uz vietas.
11. pants
Ar dotācijām saistītie dokumenti, ja atbildīgā iestāde darbojas kā izpildstruktūra
1. Gadījumos, kad atbildīgā iestāde darbojas kā izpildstruktūra, tā nosaka projektu pārvaldības procedūras, saskaņā ar kurām tiek prasīts vismaz:
a)
formalizēt administratīvo lēmumu līdzfinansēt projektus; un
b)
administratīvā kārtā, piemēram, sarakstes vai rakstveida ziņojumu veidā, uzraudzīt administratīvo lēmumu un jebkādus tā grozījumus.
2. Administratīvajā lēmumā ietver vai norāda šādu informāciju:
a)
Savienības finansējuma maksimālo apmēru;
b)
Savienības finansējuma maksimālo procentuālo daļu saskaņā ar attiecīgo konkrēto regulu;
c)
projekta detalizētu aprakstu un īstenošanas grafiku;
d)
vajadzības gadījumā - svarīgus uzdevumus, ko saņēmējs paredz nodot izpildei trešām personām, un ar tiem saistītās izmaksas;
e)
apstiprināto projekta budžeta tāmi un finansēšanas plānu, tostarp izdevumus un ienākumus, saskaņā ar paredzētajiem attiecināmības noteikumiem;
f)
metodi, ko izmanto, lai aprēķinātu Savienības finansējuma apmēru pēc projekta pabeigšanas;
g)
projekta darbības mērķus, tostarp kvantitatīvus mērķus un izmantojamos rādītājus;
h)
noteikumu, kas nosaka, ka atbildīgajai iestādei ir jāvāc nepieciešamie dati par konkrētajā regulā paredzētajiem kopējiem rādītājiem un visiem konkrētās programmas rādītājiem un jāpaziņo šie dati vismaz vienreiz gadā;
i)
attiecināmo izmaksu definīciju, tostarp attiecīgā gadījumā tās metodes aprakstu, ko izmanto vienības izmaksu, vienreizēju maksājumu un vienotas likmes finansējumu aprēķināšanai;
j)
uzskaites prasības un nosacījumus saistībā ar dotācijas izmaksāšanu;
k)
nosacījumus attiecībā uz revīzijas izsekojamību;
l)
noteikumus attiecībā uz datu aizsardzību; un
m)
noteikumus attiecībā uz publicitāti.
3. Parasti administratīvo lēmumu pieņem, pirms tiek sāktas projekta darbības, kuras attiecina uz valsts programmu.
4. Administratīvajā lēmumā skaidri norāda, ka Komisijai vai tās pārstāvjiem un Revīzijas palātai ir tiesības pārbaudīt visus dotāciju saņēmējus, līgumslēdzējus un apakšuzņēmējus, kuri saņem Savienības finansējumu saskaņā ar valsts programmu, un tie īstenos šīs tiesības, pārbaudot dokumentus un veicot pārbaudes uz vietas.
III NODAĻA
REVĪZIJAS IESTĀDES STATUSS UN PIENĀKUMI ATTIECĪBĀ UZ REVĪZIJĀM
12. pants
Revīzijas iestādes statuss
1. Saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 59. panta 5. punkta otro daļu un Regulas (ES) Nr. 514/2014 25. panta 1. punkta b) apakšpunktu revīzijas iestāde darbojas neatkarīgi no atbildīgās iestādes. Tiek uzskatīts, ka funkcionālā neatkarība pastāv tad, ja starp revīzijas iestādi un atbildīgo iestādi nav tiešu hierarhisku attiecību un revīzijas iestādei ir pilnīga autonomija attiecībā uz tās atzinumiem un paziņojumiem.
2. Visu revīzijas darbu veic saskaņā ar starptautiski atzītiem revīzijas standartiem.
13. pants
Ārpakalpojumi revīzijas darba veikšanai
Revīzijas iestāde daļai no veicamā revīzijas darba var izmantot ārpakalpojumus, uzticot to veikt citai revīzijas struktūrai, ja šī struktūra ir funkcionāli neatkarīga no atbildīgās iestādes. Revīzijas iestāde paliek atbildīga par darbu, kura veikšanai tā izmanto ārpakalpojumus.
Revīzijas, kuru veikšanai izmanto ārpakalpojumus, veic saskaņā ar starptautiski atzītiem revīzijas standartiem un ciešā revīzijas iestādes uzraudzībā un pārraudzībā.
14. pants
Revīzijas
1. Lai sniegtu Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 59. panta 5. punkta otrajā daļā minēto atzinumu, revīzijas iestāde veic sistēmas un finanšu revīzijas.
2. Sistēmas revīzijās pārbauda, vai atbildīgās iestādes pārvaldības un kontroles sistēmas ir efektīvi darbojušās, lai sniegtu pamatotu pārliecību par to, ka gada pārskatos iekļautie izdevumi ir likumīgi un pareizi.Pamatojoties uz šīm revīzijām, revīzijas iestāde nosaka, vai atbildīgā iestāde joprojām atbilst pielikumā paredzētajiem izraudzīšanas kritērijiem.
3. Finanšu revīzijas veic, lai sniegtu pamatotu pārliecību par to, ka gada pārskatos norādītā informācija par atbildīgās iestādes deklarētajiem izdevumiem ir patiesa un objektīva.
Lai noteiktu, vai pārskatos norādītā informācija ir patiesa un objektīva, revīzijas iestāde pārbauda, vai visi samaksātie izdevumu elementi un saņemtie un atbildīgās iestādes pārskatos iegrāmatotie publiskie ieguldījumi finanšu gadā ir pareizi iegrāmatoti grāmatvedības sistēmā un atbilst apliecinošajai grāmatvedības uzskaitei, ko uztur atbildīgā iestāde. Pamatojoties uz šiem pārskatiem, revīzijas iestāde jo īpaši veic šādas darbības:
a)
pārbauda, vai kopējais attiecināmo izdevumu apmērs, kas deklarēts Komisijai iesniegtajā gada atlikuma maksājuma pieprasījumā, atbilst izdevumiem atbildīgās iestādes pārskatos, un atšķirību gadījumā pārbauda, vai pārskatos sniegti pienācīgi paskaidrojumi par saskaņošanas summām;
b)
pārbauda, vai atsauktās un atgūtās summas, atgūstamās summas un neatgūstamās summas finanšu gada beigās atbilst atbildīgās iestādes grāmatvedības sistēmā ievadītajām summām un tās apliecina atbildīgās iestādes dokumentēti lēmumi;
c)
pārliecinās par to, vai atbildīgā iestāde ir veikusi administratīvu kontroli un pārbaudes uz vietas saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 27. pantu.
Pārbaudes, kas minētas a), b) un c) apakšpunktā, var veikt izlases veidā.
4. Sistēmas un finanšu revīziju ietvaros revīzijas iestāde atkārtoti veic dažas no atbildīgās iestādes veiktajām administratīvajām kontrolēm vai pārbaudēm uz vietas. Revīzijas iestāde nosaka atkārtota revīzijas darba apmēru, pamatojoties uz tās riska novērtējumu.
5. Ja revīzijas iestādes veiktajās sistēmas vai finanšu revīzijās tiek konstatētas būtiskas nepilnības attiecībā uz atbildīgās iestādes pārvaldības un kontroles sistēmu efektīvu darbību, revīzijas iestāde:
a)
novērtē šo nepilnību finansiālo un darbības ietekmi;
b)
sniedz atbildīgajai iestādei atbilstīgus ieteikumus korekcijas un novēršanas pasākumu veikšanai;
c)
uzrauga to, kā atbildīgā iestāde īsteno šos pasākumus, un novērtē, vai pastāv rīcības plāns pārvaldības un kontroles sistēmu efektīvas darbības atjaunošanai.
6. Pēc 1., 2. un 3. punktā minēto revīzijas darbību pabeigšanas revīzijas iestāde paziņo savus secinājumus izraudzītājai iestādei, tostarp norādot, vai revīzijas iestāde uzskata, ka atbildīgā iestāde joprojām atbilst izraudzīšanas kritērijiem.
7. Revīzijas iestāde nodrošina, ka atbildīgā iestāde visu informāciju, kas saistīta ar 1., 2. un 3. punktā minētajām revīzijas darbībām, pienācīgi paziņo Eiropas Komisijai.
IV NODAĻA
NOBEIGUMA NOTEIKUMS
15. pants
Stāšanās spēkā
Šī regula stājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.
Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama dalībvalstīs saskaņā ar Līgumiem.
Briselē, 2014. gada 25. jūlijā