РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 5 юни 2014 година
относно защитата на личните данни в Европейския портал за електронно правосъдие
(2014/333/ЕС)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
след консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните,
като има предвид, че:
(1)
В съобщението си от май 2008 г. (1) Комисията заяви, че ще проектира и създаде Европейски портал за електронно правосъдие (оттук нататък „порталът“), който ще се управлява в тясно сътрудничество с държавите членки.
(2)
Многогодишният план за действие в областта на европейското електронно правосъдие за периода 2009-2013 г. (2) от 8 ноември 2008 г. възложи на Европейската комисия създаването на портала. Порталът стартира на 16 юли 2010 г. Приемането на настоящото решение се налага в този момент, тъй като едва сега порталът е готов за първото свързване на националните регистри, включващо обработка на лични данни.
(3)
Порталът има за цел да допринесе за създаването на европейското съдебно пространство чрез улесняване и подобряване на достъпа до правосъдие, както и чрез използване на информационните и комуникационните технологии за улесняване на трансграничните електронни съдебни производства и на съдебното сътрудничество.
(4)
Институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз, както и държавите членки, когато прилагат правото на Съюза, трябва да зачитат основните права и да спазват принципите, признати от Хартата на основните права на Европейския съюз, и по-специално правото на защита на личните данни, посочено в член 8 от тази Харта.
(5)
Тъй като различните задачи и функции на Комисията и на държавите членки, които са свързани с портала, ще доведат до различни отговорности и задължения по отношение на защитата на данни, е от съществено значение те да бъдат ясно определени.
(6)
В съответствие със специфичния характер на дейностите, свързани с портала за електронно правосъдие, разработени в сътрудничество между Комисията и държавите членки, ролята на Комисията при обработването на лични данни чрез портала е ограничена. Следва да се поясни, че Комисията не носи отговорност за портала е ограничена. Следва да се поясни, че Комисията не носи отговорност за съдържанието на взаимосвързаните национални бази данни, достъпни посредством портала.
(7)
Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (3) се прилага към обработването на лични данни от Комисията в портала. В този контекст Комисията отговаря по-конкретно за предоставянето на ИТ инфраструктура за функционирането на портала, както и за взаимното свързване на националните бази данни.
(8)
Съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001 целите на обработването на личните данни следва да бъдат изрично посочени. Поради това обработването на лични данни от Комисията в портала следва да се осъществява само ако е насочено към осигуряване на достъп до взаимосвързани национални бази данни, притежаващи лични данни, предоставяне на интерактивни услуги, позволяващи на потребителите да общуват пряко с компетентните органи на друга държава членка, предоставяне на достъп до публична информация, насочена към регистрираните потребители, или предоставяне на данни за контакт.
(9)
Комисията трябва да въведе технологии в системата, които да отразяват концепцията за „защита на данните още при проектирането“. За прилагането на тази концепция оценката на въздействието върху защитата на данните и неприкосновеността на личния живот трябва да се извърши още по време на програмирането на функцията, свързана с обработката на лични данни чрез портала, както и програмирането на други функционални възможности. Тази оценка ще определи потенциалните рискове за защитата на данните. В нея също така ще се определят подходящите мерки и механизми, които да бъдат включени в системата, за да се защитят личните данни.
(10)
Комисията следва да извършва непрекъснати и подходящи оценки на сигурността, доколкото се извършва работа, свързана с взаимното свързване на националните бази данни.
(11)
Чрез портала може да бъде получен достъп само до публично достъпната информация във взаимосвързаните национални бази данни. Посредством портала не трябва да се дава възможност за комбиниране на информация от различни взаимосвързани национални бази данни за различни цели,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Предмет
Настоящото решение определя функциите и отговорностите на Европейската комисия относно изискванията за защита на данните при обработването на лични данни в Европейския портал за електронно правосъдие (наричан по-долу „порталът“).
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение се прилагат определенията, посочени в Регламент (ЕО) № 45/2001. В допълнение се прилагат и следните определения:
а)
„участник в европейското електронно правосъдие“ означава всеки представител на държава членка или на организация партньор в европейското електронно правосъдие, който е получил разрешение да изменя (части от) съдържанието на портала;
б)
„взаимосвързани национални бази данни“ означава управлявани от държавите членки и други органи, като например професионални сдружения и организации с нестопанска цел, бази данни, съдържащи публично достъпна информация, които са свързани чрез портала по такъв начин, че чрез него се осигурява достъп до информацията, която е на разположение на национално равнище;
в)
„публично достъпна информация“ означава информация, достъпна за обществеността чрез интернет;
г)
„регистриран потребител“ означава потребител на портала, който се е регистрирал в него посредством Системата на Европейската комисия за автентификация (ECAS) като „участник в европейското електронно правосъдие“.
Член 3
Обработка на данните
Комисията обработва лични данни в портала само доколкото това е необходимо за целите на:
а)
предоставяне на достъп до взаимосвързани национални бази данни, притежаващи лични данни;
б)
предоставяне на интерактивни услуги, които позволяват на регистрираните потребители да се свържат пряко с компетентните органи в друга държава членка;
в)
предоставяне на достъп до публична информация, насочена към регистрираните потребители;
г)
предоставяне на информация за контакт.
Член 4
Отговорности на администратора на лични данни
1. Комисията изпълнява функциите на администратор на лични данни по смисъла на член 2, буква г) от Регламент (ЕО) № 45/2001, в съответствие със съответните си отговорности в рамките на портала, както е посочено в настоящия член.
2. Комисията осигурява достъпността, поддръжката и сигурността на инфраструктурата на информационните технологии на портала.
3. Комисията отговаря за следните операции по обработване:
а)
организация;
б)
разкриване чрез предаване;
в)
разпространяване или друга форма на предоставяне на данните;
г)
подравняване или комбиниране на личните данни, извлечени от взаимосвързани национални бази данни, или на лични данни на регистрирани потребители.
4. Комисията определя необходимите политики и прилага подходящите технически решения, за да изпълни отговорностите си на администратор на данни.
5. Комисията изпълнява техническите мерки, необходими за гарантиране на сигурността на личните данни при преминаването им и по време на представянето им в портала, и по-специално на поверителността и целостта на всяко предаване от и към портала.
6. Комисията не носи отговорност за аспекти, свързани със защитата на данните, отнасящи се до:
а)
първоначалното събиране и съхранение на данни, извлечени от взаимосвързаните национални бази данни;
б)
всяко решение, взето от държавите членки да направят тези данни достъпни чрез портала;
в)
съдържанието на всички данни, извлечени от взаимосвързаните национални бази данни, достъпни посредством портала.
7. Задълженията на Комисията не засягат отговорностите на държавите членки и другите органи по отношение на съдържанието и функционирането на взаимосвързаните национални бази данни, управлявани от тях.
Член 5
Задължения за предоставяне на информация
1. Комисията предоставя на субектите на данни информацията, посочена в членове 11 и 12 от Регламент (ЕО) № 45/2001 по отношение на информацията, за която Комисията носи отговорност съгласно настоящото решение.
2. Независимо от задълженията на държавите членки и другите органи, управляващи взаимосвързаните национални бази данни, към субектите на данните Комисията също предоставя на тези субекти информация относно това към кого могат да се обърнат за ефективното упражняване на правата си на информация, достъп, коригиране и възражение съгласно приложимото законодателство за защита на данните. Комисията се позовава на конкретни декларации за поверителност на държавите членки и другите органи.
3. Комисията също предоставя на разположение в портала:
а)
превод на езиците на портала на декларациите за поверителност на държавите членки, посочени в параграф 2;
б)
ясна и разбираема изчерпателна декларация за поверителност във връзка с портала в съответствие с членове 11 и 12 от Регламент (EО) № 45/2001.
Член 6
Съхраняване на лични данни
1. По отношение на обмена на информация между взаимосвързаните национални бази данни, лични данни, свързани със субектите на данните, не се съхраняват в портала. Всички такива данни се съхраняват в националните бази данни, управлявани от държавите членки или от други органи.
2. Личните данни, отнасящи се до или предоставени от потребители на портала, не се съхраняват в портала, освен в случаите, когато те вече са се записали като регистрирани потребители. Личните данни на регистрираните потребители се съхраняват, докато те отправят искане за заличаване на регистрацията си. В съответствие с член 3 личните данни на участниците в европейското електронно правосъдие или звената за контакт ще бъдат съхранявани само докато тези лица изпълняват своята функция.
Член 7
Дата на влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила на 20-ия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел на 5 юни 2014 година.
ROZHODNUTÍ KOMISE
ze dne 5. června 2014
o ochraně osobních údajů v portálu evropské e-justice
(2014/333/EU)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
po konzultaci s evropským inspektorem ochrany údajů,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Ve svém sdělení z května 2008 (1) Komise uvedla, že bude pracovat na konceptu a zprovoznění portálu evropské e-justice (dále jen „portál“), jehož řízení se ujme v úzké spolupráci s členskými státy.
(2)
Víceletý akční plán v oblasti evropské e-justice na období let 2009-2013 (2) ze dne 8. listopadu 2008 pověřil realizací portálu Evropskou komisi. Portál byl spuštěn dne 16. července 2010. Vzhledem k tomu, že portál je teprve nyní připraven na první propojení vnitrostátních rejstříků, jež obnáší zpracování osobních údajů, stalo se přijetí tohoto rozhodnutí nezbytným až za současné situace.
(3)
Cílem portálu je přispět k realizaci evropského soudního prostoru, a to usnadněním a podporou přístupu ke spravedlnosti a posílení informačních a komunikačních technologií, jež mají usnadnit přeshraniční elektronické soudní řízení a justiční spolupráci.
(4)
Orgány, subjekty, úřady a agentury Evropské unie stejně jako členské státy musí při provádění právních předpisů Unie ctít základní práva a dodržovat zásady uznané Listinou základních práv Evropské unie, zejména právo na ochranu osobních údajů stanovené v článku 8 uvedené listiny.
(5)
Vzhledem k tomu, že řada rozmanitých úkolů a funkcí Komise a členských států týkající se portálu obnáší rozličné povinnosti a závazky, pokud jde o ochranu údajů, je nezbytné, aby tyto byly jasně vymezeny.
(6)
S ohledem na zvláštní povahu činností souvisejících s portálem e-justice, vytvořených na základě spolupráce mezi Komisí a členskými státy, je úloha Komise při zpracování osobních údajů prostřednictvím portálu omezená. Je třeba upřesnit, že Komise nenese žádnou odpovědnost za obsah vzájemně propojených vnitrostátních databází, který je prostřednictvím portálu dostupný.
(7)
Zpracovávání osobních údajů Komisí v rámci portálu se řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (3). V této souvislosti je Komise zejména odpovědná za poskytování infrastruktury IT pro funkce portálu, včetně propojení vnitrostátních databází.
(8)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 by mělo být výslovně uvedeno, pro jaké účely se osobní údaje zpracovávají. Komise by tudíž měla osobní údaje v rámci portálu zpracovávat pouze za účelem poskytnutí přístupu k vzájemně propojeným vnitrostátním databázím s osobními údaji, poskytnutí interaktivních služeb umožňujícím uživatelům komunikovat přímo s příslušnými orgány v jiném členském státě, poskytnutí přístupu k veřejným informacím pro registrované uživatele nebo poskytnutí kontaktních údajů.
(9)
Komise by se měla opřít o systémové technologie, které zohledňují koncepci „ochrany údajů již od návrhu“. Při uplatňování této koncepce by mělo být při návrhu funkce spojené se zpracováním osobních údajů prostřednictvím portálu, jakož i jiných funkcí portálu, provedeno posouzení dopadů na ochranu soukromí a osobních údajů. Toto posouzení určí potenciální rizika v souvislosti s ochranou údajů. Rovněž uvede vhodná opatření a záruky, které mají být začleněny do systému ochrany osobních údajů.
(10)
Při provádění činností souvisejících s propojením vnitrostátních databází by Komise měla nepřetržitě a náležitě posuzovat bezpečnost.
(11)
Prostřednictvím portálu mohou být dostupné pouze informace, které jsou v propojených vnitrostátních databázích veřejně přístupné. Portál by neměl umožňovat, aby byly pro různé účely kombinovány údaje z různých vzájemně propojených vnitrostátních databází,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Předmět
Toto rozhodnutí stanoví funkce a povinnosti Evropské komise v souvislosti s požadavky na ochranu údajů při zpracovávání osobních údajů v rámci evropského portálu e-justice (dále jen „portál“).
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se použijí definice stanovené nařízením (ES) č. 45/2001. Vedle toho se rozumí:
a)
„účastníkem evropské e-justice“ každý zástupce členského státu nebo partnerské organizace evropské e-justice, jemuž bylo uděleno povolení měnit obsah portálu (jeho částí);
b)
„vzájemně propojenými vnitrostátními databázemi“ databáze, které obsahují veřejně přístupné informace, provozované členskými státy a jinými subjekty, jako jsou profesní sdružení a neziskové organizace, které jsou propojeny prostřednictvím portálu tak, že informace přístupné na vnitrostátní úrovni jsou dostupné přes portál;
c)
„veřejně přístupnými informacemi“ informace, které jsou přístupné veřejnosti prostřednictvím internetu;
d)
„registrovaným uživatelem“ uživatel portálu, který se v portálu registroval prostřednictvím ověřovací služby Evropské komise (ECAS), např. jako „účastník evropské e-justice“.
Článek 3
Zpracovávání údajů
Komise zpracovává osobní údaje v rámci portálu pouze v rozsahu nezbytném pro účely:
a)
poskytnutí přístupu k vzájemně propojeným vnitrostátním databázím obsahujícím osobní údaje;
b)
poskytnutí interaktivních služeb, které registrovaným uživatelům umožní přímo komunikovat s příslušnými orgány v jiném členském státě;
c)
zajištění přístupu k veřejně dostupným informacím pro registrované uživatele;
d)
poskytnutí kontaktních údajů.
Článek 4
Povinnosti správce údajů
1. Komise vykonává své povinnosti správce údajů podle čl. 2 písm. d) nařízení (ES) č. 45/2001 v souladu se svými příslušnými povinnostmi v rámci portálu, jak je uvedeno v tomto článku.
2. Komise zajistí dostupnost, údržbu a bezpečnost infrastruktury IT portálu.
3. Komise odpovídá za tyto úkony související se zpracováním osobních údajů:
a)
uspořádávání;
b)
sdělení prostřednictvím přenosu;
c)
šíření nebo jakékoli jiné zpřístupnění;
d)
srovnávání či kombinování osobních údajů z propojených vnitrostátních databází nebo osobních údajů týkajících se registrovaných uživatelů.
4. Za účelem plnění svých povinností jakožto správce údajů Komise vymezí potřebné politiky a uplatní vhodná technická řešení.
5. Komise provádí technická opatření nutná k zajištění bezpečnosti při přenosu osobních údajů a jejich zobrazení na portálu, zejména důvěrnosti a integrity při jakémkoli jejich přenosu do portálu a z něj.
6. Komise nenese odpovědnost za žádný z aspektů ochrany údajů, které se týkají:
a)
počátečního shromažďování a uchovávání údajů z propojených vnitrostátních databází;
b)
jakýchkoli rozhodnutí přijatých členskými státy o zpřístupnění takových údajů prostřednictvím portálu;
c)
obsahu jakéhokoli údaje z vzájemně propojených vnitrostátních databází, který je dostupný prostřednictvím portálu.
7. Povinnostmi Komise není dotčena odpovědnost členských států a jiných subjektů za obsah a provoz propojených vnitrostátních databází, které spravují.
Článek 5
Informační povinnosti
1. Komise poskytne subjektům údajů informace uvedené v článcích 11 a 12 nařízení (ES) č. 45/2001, pokud jde o poskytování informací, za něž Komise podle tohoto rozhodnutí odpovídá.
2. Aniž jsou dotčeny její povinnosti vůči subjektům údajů členských států a jiných subjektů působících v rámci propojených vnitrostátních databází, Komise rovněž informuje subjekty údajů o tom, na koho se obrátit, aby mohly účinně využít svého práva na informace, na přístup, na opravu a na námitku podle příslušných právních předpisů na ochranu údajů. Komise odkáže na prohlášení o ochraně osobních údajů členských států a jiných orgánů.
3. Komise na portálu rovněž zpřístupní:
a)
překlady prohlášení členských států o ochraně osobních údajů, jak je uvedeno v odstavci 2, do příslušných jazyků portálu;
b)
ucelené prohlášení o ochraně osobních údajů týkající se portálu v souladu s články 11 a 12 nařízení (ES) č. 45/2001 v jasné a srozumitelné podobě.
Článek 6
Uchovávání osobních údajů
1. Pokud jde o výměnu informací z propojených vnitrostátních databází, žádné osobní údaje týkající se subjektů údajů nesmějí být na portálu uchovávány. Veškeré takové údaje se uchovávají ve vnitrostátních databázích provozovaných členskými státy nebo jinými subjekty.
2. Osobní údaje týkající se uživatelů portálu nebo osobní údaje jimi poskytované nesmějí být na portálu uchovávány, kromě případů, kdy se tito uživatelé přihlásili jako registrovaní uživatelé. Osobní údaje registrovaných uživatelů se uchovávají tak dlouho, dokud registrovaný uživatel nepožádá o zrušení své registrace. V souladu s článkem 3 se osobní údaje týkající se účastníků nebo kontaktních osob evropské e-justice uchovávají pouze po dobu, po kterou tyto osoby vykonávají svou funkci.
Článek 7
Datum použitelnosti
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost dvacátým dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 5. června 2014.