ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 363/2012 НА КОМИСИЯТА
от 23 февруари 2012 година
относно процедурните правила за признаването и оттеглянето на признаване на мониторингови организации, както е предвидено в Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 995/2010 на Европейския парламент и на Съвета от 20 октомври 2010 г. за определяне на задълженията на операторите, които пускат на пазара дървен материал и изделия от дървен материал (1), и по-специално член 8, параграф 7 от него,
като има предвид, че:
(1)
Регламент (ЕС) № 995/2010 има за цел по-специално да сведе до минимум риска от това на вътрешния пазар да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Мониторинговите организации следва да подкрепят операторите при съблюдаването на изискванията на този Регламент. За тази цел те следва да разработят система за дължима грижа (due diligence system), да предоставят на операторите правото да я използват и да следят за правилното ѝ използване.
(2)
Процедурата, по която Комисията признава мониторинговите организации, следва да бъде справедлива, прозрачна и независима. Поради това кандидатите следва да бъдат оценявани след консултации с компетентните органи на държавите-членки и след събиране на достатъчно информация за кандидата. При необходимост събирането на информация следва да включва посещения на помещения на кандидата.
(3)
Необходимо е да се уточнят подходящите експертни знания и капацитет, които мониторинговите организации следва да имат, за да се установи съответствието на дървения материал с приложимото законодателство в държавата, където се добива, и да се предложат мерки за оценяване на риска от това на пазара да бъде допуснат незаконен дървен материал и изделия, получени от такъв дървен материал. Когато установеният риск не е незначителен, мониторинговата организация следва също да може да предложи подходящи мерки за ефективното му намаляване до минимум.
(4)
Следва да се осигури, че мониторинговите организации изпълняват функциите си по прозрачен и независим начин, като не допускат каквито и да са конфликти на интереси, произтичащи от техните функции, и като предоставят услугите си на операторите по недискриминационен начин.
(5)
При вземане на решение за оттегляне на признаване, Комисията следва са спазва процедура, която е справедлива, прозрачна и независима. Преди да вземе решение, Комисията следва да се консултира със съответните компетентни органи на държавите-членки и да събере достатъчно информация, включително провеждане на посещения на място при необходимост. На заинтересованата мониторингова организация следва да се даде възможност да представи коментари, преди да бъде взето решение.
(6)
В съответствие с принципа на пропорционалност Комисията следва да може да оттегли признаването временно и/или условно, или постоянно, тъй като може да сметне според нивото на установените пропуски, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010.
(7)
Необходимо е да се осигури, че нивото на защита на лицата по отношение на обработката на техните лични данни при дейностите в обхвата на настоящия регламент, по-специално що се отнася до обработката на лични данни в заявките за признаване като мониторингова организация, съответства на изискванията, определени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни и за свободното движение на такива данни (2) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. за защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3),
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент освен определенията, установени в член 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, се прилагат следните определения:
1)
„съответни компетентни органи“ означава компетентните органи на държавите-членки, в които мониторинговата организация или кандидатът за признаване като мониторингова организация са законно установени или в които предоставят услуги, или възнамеряват да предоставят услуги по смисъла на Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (4);
2)
„официални документи за професионална квалификация“ означава дипломи, свидетелства и други документи, издадени от органи в отделните държави, определени съгласно законодателните или административните разпоредби на тези държави, с които се удостоверява успешно завършено професионално обучение;
3)
„професионален опит“ означава действително и законно упражняване на съответната професия.
Член 2
Заявка за признаване
1. Всеки публичен или частноправен субект - дружество, корпорация, фирма, предприятие, институция или орган - законово регистриран в държава-членка на ЕС, може да подаде до Комисията заявка да бъде признат като мониторингова организация.
Съответният субект следва да подаде заявката на някой от официалните езици на ЕС, заедно с документите, изброени в приложението.
2. За да бъде признат като мониторингова организация, кандидатът трябва да докаже, че отговаря на всички изисквания, посочени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент.
3. Комисията потвърждава получаването на заявката и в рамките на 10 работни дни от датата на получаване издава на кандидата референтен номер.
Тя посочва на кандидата също ориентировъчен срок, в рамките на който ще вземе решение във връзка със заявката. Комисията информира кандидата всеки път, когато променя ориентировъчния срок поради необходимостта от допълнителна информация или документи за оценката на заявката.
4. В случай че са изминали три месеца от получаването на заявка или от последното писмено съобщение на Комисията до кандидата, в зависимост от това кое събитие настъпи по-късно, а Комисията не е приела решение за признаване или отхвърляне на заявката, Комисията информира кандидата писмено за напредъка в оценяването на заявката.
Първа алинея може да се приложи повече от веднъж при разглеждането на една заявка.
5. Комисията предава копие на заявката и на удостоверителните документи на съответните компетентни органи, които могат да представят коментари по заявката в рамките на един месец от датата на предаване.
Член 3
Допълнителни документи и достъп до помещения
1. При поискване от страна на Комисията, кандидатът или съответните компетентни органи следва да предоставят всякаква допълнителна информация или документи, изискани от Комисията, в рамките на определен срок.
2. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на Комисията за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8. Комисията следва да информира предварително кандидата за посещението. Съответните компетентни органи могат да вземат участие в посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
Член 4
Решение за признаване
Когато Комисията приеме решение за признаване съгласно член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010, тя уведомява съответния кандидат в рамките на 10 работни дни от датата на приемане на това решение.
Комисията незабавно предоставя на кандидата сертификат за признаване и съобщава решението си на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с втора алинея от член 8, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 995/2010 в рамките на срока, посочен в първата алинея.
Член 5
Правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС
1. Когато кандидатът е законно установен в повече от една държава-членка, той следва да предостави информация за своето седалище, централна администрация или основно място на стопанска дейност в рамките на ЕС, както и за всички свои агенции, клонове или филиали, създадени на територията на която и да е държава-членка. Кандидатът следва също да декларира в кои държави-членки възнамерява да предоставя услуги.
2. От кандидат, който е орган или част от орган на държава-членка, не се изисква да доказва своята правосубектност и законосъобразно установяване в рамките на ЕС.
Член 6
Подходящи експертни умения
1. С цел да се осигури правилното изпълнение на функциите на мониторинговата организация съгласно изискванията на член 8, параграф 2, буква б) от Регламент (ЕС) № 995/2010, технически компетентният персонал на кандидата трябва да отговаря на следните минимално допустими критерии, удостоверени посредством официални документи за професионални квалификации и професионален опит:
а)
официално професионално обучение в областта на дисциплина, съответстваща на функциите на мониторинговата организация;
б)
за старши технически позиции, най-малко пет години професионален опит с функции, близки до тези в мониторингова организация.
За целите на буква а) от първа алинея, дисциплините, свързани с горско стопанство, околна среда, право, бизнес управление, управление на риска, търговия, одит, финансов контрол или управление на веригата за доставки, се считат за съответстващи дисциплини.
2. Кандидатът следва да поддържа архив, в който да документира задълженията и отговорностите на своя персонал. Кандидатът следва да разполага с процедури за мониторинг на изпълнението и на техническата компетентност на своя персонал.
Член 7
Капацитет за изпълнение на функции като мониторингова организация
1. Кандидатът трябва да докаже, че разполага с всяко едно от следните неща:
а)
организационна структура, която осигурява правилно изпълнение на функциите на мониторинговата организация;
б)
система за дължима грижа (due diligence system), която да бъде на разположение на операторите и да се използва от тях;
в)
правила и процедури, които позволяват оценяването и усъвършенстването на системата за дължима грижа;
г)
процедури и процеси за проверка на правилното използване от страна на операторите на тяхната система за дължима грижа;
д)
процедури за коригиращи действия, които да бъдат предприети в случай на невъзможност от страна на оператора да използва правилно своята система за дължима грижа.
2. В допълнение към изискванията на параграф 1, кандидатът трябва да докаже, че разполага с финансов и технически капацитет да изпълнява функциите на мониторингова организация.
Член 8
Отсъствие на конфликт на интереси
1. Кандидатът трябва да бъде организиран по начин, осигуряващ запазване на обективността и безпристрастността на неговата дейност.
2. Кандидатът трябва да идентифицира, анализира и поддържа архивни записи, в които да документира рисковете от конфликти на интереси, произтичащи като резултат от изпълняването на функциите като мониторингова организация, включително всякакви конфликти, произтичащи от негови взаимоотношения със свързани органи или подизпълнители.
3. При установяването на риск от конфликт на интереси, кандидатът трябва да разполага с писмени правила и процедури за недопускане на конфликти на интереси на организационно и индивидуално равнище. Писмените правила и процедури следва да се поддържат и прилагат. Тези правила и процедури могат да включват одиторски проверки от трета страна.
Член 9
Информация за последващи промени
1. Мониторинговата организация трябва незабавно да информира Комисията за всяка от следните ситуации, възникнали след нейното признаване:
а)
промяна, която може да засегне способността на тази мониторингова организация да спазва изискванията в членове 5-8 и която е възникнала след нейното признаване;
б)
създаване от страна на мониторинговата организация на агенции, клонове или филиали в рамките на ЕС, различни от тези, които е декларирала в своята заявка;
в)
решение от страна на мониторинговата организация да предоставя услуги в държава-членка, различна от тази, която е декларирала в своята заявка, или в държава-членка, за която е декларирала, че е спряла да предоставя своите услуги в съответствие с буква г);
г)
прекратяване от страна на мониторинговата организация на предоставянето на услуги в която и да е държава-членка.
2. Комисията следва да съобщава цялата информация, получена съгласно параграф 1, на съответните компетентни органи.
Член 10
Преразглеждане на решението за признаване
1. Комисията може да преразгледа решение за признаване на мониторингова организация по всяко време.
Комисията следва да извършва такова преразглеждане във всяка от следните ситуации:
а)
съответният компетентен орган информира Комисията, че е установил, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите, определени в член 8, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 995/2010, или че вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010, както е определено в членове 5-8 от настоящия регламент;
б)
Комисията разполага със съответната информация, включително при изразена основателна загриженост на трети лица, че мониторинговата организация вече не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграфи 1 и 2 от Регламент (ЕС) № 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент;
в)
мониторинговата организация е информирала Комисията за промените, посочени в член 9, параграф 1, буква а) от настоящия регламент.
2. Когато бъде предприето преразглеждане, Комисията се подпомага от проверяващ екип, за да проведе преразглеждането и да извърши проверките.
3. Кандидатът следва да предоставя достъп до своите помещения на проверяващия екип за проверка дали са изпълнени всички изисквания, посочени в член 8 от Регламент (ЕС) 995/2010 и в членове 5-8 от настоящия регламент. Съответните компетентни органи могат да вземат участие при посещението.
Кандидатът следва да оказва необходимото съдействие, за да улесни тези посещения.
4. Проверяващият екип следва да изготви доклад, в който да формулира своето заключение. Доказателствата в подкрепа на заключението се прилагат към доклада за преразглеждане.
Докладът за преразглеждане следва да включва препоръка относно това дали признаването на мониторинговата организация да бъде оттеглено.
Проверяващият екип следва да изпрати доклада за преразглеждане на съответните компетентни органи. Тези органи могат да представят коментари в рамките на три седмици от датата на предаване на доклада.
Проверяващият екип следва да предостави на съответната мониторингова организация обобщение на изводите и заключенията от доклада. Организацията може да представи коментари на проверяващия екип в рамките на три седмици от датата на предаване на обобщението.
5. Ако установи, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8 от Регламент (ЕС) № 995/2010, проверяващият екип следва в своя доклад за преразглеждане да препоръча оттегляне на признаването - временно и/или условно, или постоянно - в зависимост от нивото на установените пропуски.
Проверяващият екип може да препоръча вместо това Комисията да издаде искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, или Комисията да не предприема по-нататъшни действия.
Член 11
Решение за оттегляне на признаване
1. Комисията решава дали да оттегли признаването на мониторингова организация временно и/или условно, или постоянно, като взема предвид доклада за преразглеждане, посочен в член 10.
2. В съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, Комисията може да отправи искане за предприемане на коригиращи действия или официално предупреждение, когато нивото на установените пропуски не води до заключение, че мониторинговата организация вече не изпълнява функциите или не отговаря на изискванията, определени в член 8, параграф 2 от цитирания регламент.
3. За решение за оттегляне на признаване на мониторингова организация и искане, или предупреждение съгласно параграф 2 се уведомява съответната мониторингова организация и се съобщава на компетентните органи на всички държави-членки в съответствие с член 8, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 995/2010, в рамките на 10 работни дни от приемането им.
Член 12
Защита на данните
Настоящият регламент не засяга правилата относно обработката на лични данни, определени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 13
Заключителни разпоредби
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 февруари 2012 година.
ΚΑΤ’ ΕΞΟΥΣΙΟΔΌΤΗΣΗ ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΕ) αριθ. 363/2012 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ
της 23ης Φεβρουαρίου 2012
σχετικά με τους διαδικαστικούς κανόνες για την αναγνώριση και την ανάκληση της αναγνώρισης των οργανισμών παρακολούθησης που προβλέπονται στον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 995/2010 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου για τη θέσπιση των υποχρεώσεων των φορέων εκμετάλλευσης που διαθέτουν ξυλεία και προϊόντα ξυλείας στην αγορά
(Κείμενο που παρουσιάζει ενδιαφέρον για τον ΕΟΧ)
Η ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,
Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης,
Έχοντας υπόψη τον κανονισμό (ΕΕ) αριθ. 995/2010 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 20ής Οκτωβρίου 2010, για τη θέσπιση των υποχρεώσεων των φορέων εκμετάλλευσης που διαθέτουν ξυλεία και προϊόντα ξυλείας στην αγορά (1), και ιδίως το άρθρο 8 παράγραφος 7,
Εκτιμώντας τα ακόλουθα:
(1)
Ο κανονισμός (ΕΕ) αριθ. 995/2010 αποβλέπει, συγκεκριμένα, στην ελαχιστοποίηση της διάθεσης παράνομης ξυλείας και προϊόντων που παράγονται από τέτοια ξυλεία στην εσωτερική αγορά. Οι οργανισμοί παρακολούθησης θα πρέπει να επικουρούν τους φορείς εκμετάλλευσης στην τήρηση των απαιτήσεων του εν λόγω κανονισμού. Για τον σκοπό αυτό, θα πρέπει να αναπτύξουν ένα σύστημα δέουσας επιμέλειας, να χορηγούν στους φορείς εκμετάλλευσης το δικαίωμα να το χρησιμοποιούν και να επαληθεύουν την ορθή χρήση του.
(2)
Η διαδικασία με την οποία η Επιτροπή αναγνωρίζει τους οργανισμούς παρακολούθησης θα πρέπει να είναι δίκαιη, διαφανής και αμερόληπτη. Συνεπώς, οι υποψήφιοι θα πρέπει να αξιολογούνται αφού ζητηθεί η γνώμη των αρμόδιων αρχών των κρατών μελών και αφού συγκεντρωθούν επαρκείς πληροφορίες γι’ αυτούς. Όπου χρειάζεται, στη συλλογή στοιχείων θα πρέπει να περιλαμβάνονται επισκέψεις στους χώρους του υποψηφίου.
(3)
Είναι ανάγκη να διευκρινιστούν η εμπειρογνωμοσύνη και η ικανότητα που θα πρέπει να έχουν οι οργανισμοί παρακολούθησης προκειμένου να διαπιστώνουν τη συμμόρφωση της ξυλείας με τη σχετική νομοθεσία της χώρας συγκομιδής της και να προτείνουν μέτρα για την εκτίμηση του κινδύνου διάθεσης παράνομης ξυλείας και των προϊόντων που προέρχονται από παράνομη ξυλεία στην αγορά. Εάν ο προσδιοριζόμενος κίνδυνος δεν είναι αμελητέος, ο οργανισμός παρακολούθησης θα πρέπει επίσης να είναι σε θέση να προτείνει κατάλληλα μέτρα για την αποτελεσματική ελαχιστοποίησή του.
(4)
Θα πρέπει να εξασφαλιστεί ότι οι οργανισμοί παρακολούθησης ασκούν τα καθήκοντά τους με διαφάνεια και αμεροληψία, αποφεύγουν κάθε σύγκρουση συμφερόντων που προκύπτει από τα καθήκοντά τους και παρέχουν τις υπηρεσίες τους σε φορείς εκμετάλλευσης χωρίς διακρίσεις.
(5)
Η Επιτροπή θα πρέπει να αποφασίζει αν θα ανακαλέσει την αναγνώριση οργανισμού βάσει δίκαιης, διαφανούς και αμερόληπτης διαδικασίας. Προτού λάβει απόφαση, η Επιτροπή θα πρέπει να ζητεί τη γνώμη των οικείων αρμόδιων αρχών των κρατών μελών και να συγκεντρώνει επαρκείς πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων επιτόπιων επισκέψεων όπου χρειάζεται. Θα πρέπει να δίνεται στον ενδιαφερόμενο οργανισμό παρακολούθησης η δυνατότητα να υποβάλει σχόλια προτού ληφθεί η απόφαση.
(6)
Σύμφωνα με την αρχή της αναλογικότητας, όταν ένας οργανισμός παρακολούθησης δεν ανταποκρίνεται πλέον στα καθήκοντά του ή στις απαιτήσεις του άρθρου 8 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010, η Επιτροπή θα πρέπει να είναι σε θέση να ανακαλεί την αναγνώριση είτε προσωρινά και/ή υπό όρους, είτε μόνιμα, ανάλογα με το επίπεδο των ελλείψεων που θα διαπιστώνει.
(7)
Είναι ανάγκη να εξασφαλιστεί ότι το επίπεδο προστασίας των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα εντός του πεδίου εφαρμογής του παρόντος κανονισμού, ιδίως όσον αφορά την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται στις αιτήσεις αναγνώρισης οργανισμού παρακολούθησης, πληροί τις απαιτήσεις της οδηγίας 95/46/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 24ης Οκτωβρίου 1995, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και για την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (2) και είναι σύμφωνο με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 18ης Δεκεμβρίου 2000, σχετικά με την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα όργανα και τους οργανισμούς της Κοινότητας και σχετικά με την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών (3),
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΟΝ ΠΑΡΟΝΤΑ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:
Άρθρο 1
Ορισμοί
Για τους σκοπούς του παρόντος κανονισμού, πέραν των ορισμών του άρθρου 2 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 995/2010, ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:
1) «οικείες αρμόδιες αρχές»: οι αρμόδιες αρχές του κράτους μέλους στο οποίο είναι νόμιμα εγκατεστημένος ένας οργανισμός παρακολούθησης ή υποψήφιος για αναγνώριση οργανισμός παρακολούθησης ή στο οποίο παρέχει υπηρεσίες ή προτίθεται να παρέχει υπηρεσίες με την έννοια της οδηγίας 2006/123/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου (4)·
2) «επίσημοι τίτλοι σπουδών»: πτυχία, πιστοποιητικά και άλλα αποδεικτικά τα οποία εκδίδονται από αρχή κράτους, καθορίζονται από τις νομοθετικές ή διοικητικές διατάξεις του εν λόγω κράτους και πιστοποιούν επιτυχή ολοκλήρωση επαγγελματικής κατάρτισης·
3) «επαγγελματική πείρα»: η πραγματική και νόμιμη άσκηση του συγκεκριμένου επαγγέλματος.
Άρθρο 2
Αίτηση αναγνώρισης
1. Οποιαδήποτε νόμιμα εγκατεστημένη στην Ένωση οντότητα του δημόσιου ή του ιδιωτικού τομέα -εταιρεία, νομικό πρόσωπο, επιχείρηση κάθε είδους, ίδρυμα ή αρχή- μπορεί να υποβάλει στην Επιτροπή αίτηση για να αναγνωριστεί ως οργανισμός παρακολούθησης.
Η οντότητα υποβάλλει την αίτηση σε μία από τις επίσημες γλώσσες της Ένωσης, συνοδευόμενη από τα έγγραφα που απαριθμούνται στο παράρτημα.
2. Για να αναγνωριστεί ως οργανισμός παρακολούθησης, ένας υποψήφιος αποδεικνύει ότι πληροί όλες τις απαιτήσεις του άρθρου 8 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 και των άρθρων 5 έως 8 του παρόντος κανονισμού.
3. Η Επιτροπή γνωστοποιεί την παραλαβή της αίτησης και χορηγεί στον υποψήφιο αριθμό πρωτοκόλλου εντός 10 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία παραλαβής.
Παρέχει επίσης στον υποψήφιο ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα εντός του οποίου θα λάβει απόφαση για την αίτηση. Η Επιτροπή ενημερώνει τον υποψήφιο σε περίπτωση που αναθεωρήσει το ενδεικτικό χρονοδιάγραμμα προκειμένου να συγκεντρώσει πρόσθετες πληροφορίες ή έγγραφα για την αξιολόγηση της αίτησης.
4. Αν μετά την παρέλευση τριών μηνών από την παραλαβή της αίτησης ή της τελευταίας έγγραφης ανακοίνωσης προς υποψήφιο, ανάλογα με το ποια από τις δύο ημερομηνίες είναι μεταγενέστερη, η Επιτροπή δεν έχει εκδώσει απόφαση αναγνώρισης ή έχει απορρίψει την αίτηση, ενημερώνει εγγράφως τον υποψήφιο για την πρόοδο της αξιολόγησης της αίτησης.
Το πρώτο εδάφιο μπορεί να εφαρμοστεί περισσότερες από μία φορές στη διεκπεραίωση μιας αίτησης.
5. Η Επιτροπή διαβιβάζει αντίγραφο της αίτησης και των δικαιολογητικών στις οικείες αρμόδιες αρχές, οι οποίες μπορούν να υποβάλουν παρατηρήσεις σχετικά με την αίτηση εντός μηνός από την ημερομηνία διαβίβασης.
Άρθρο 3
Πρόσθετα έγγραφα και πρόσβαση στους χώρους
1. Κατόπιν αιτήματος της Επιτροπής, ένας υποψήφιος ή οι οικείες αρμόδιες αρχές διαβιβάζουν τυχόν πρόσθετα στοιχεία ή έγγραφα που απαιτούνται από την Επιτροπή εντός συγκεκριμένης προθεσμίας.
2. Ο υποψήφιος παρέχει στην Επιτροπή πρόσβαση στους χώρους του για να επαληθεύσει η τελευταία αν πληρούνται όλες οι απαιτήσεις του άρθρου 8 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 και των άρθρων 5 έως 8. Η Επιτροπή ενημερώνει εκ των προτέρων τον υποψήφιο για την επίσκεψη. Οι οικείες αρμόδιες αρχές μπορούν να συμμετάσχουν στην επίσκεψη.
Ο υποψήφιος προσφέρει την αναγκαία βοήθεια για να διευκολύνει τις επισκέψεις αυτές.
Άρθρο 4
Απόφαση αναγνώρισης
Όταν η Επιτροπή εκδίδει απόφαση αναγνώρισης δυνάμει του άρθρου 8 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010, κοινοποιεί την απόφαση στον υποψήφιο εντός 10 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία έκδοσής της.
Η Επιτροπή χορηγεί αμελλητί στον υποψήφιο πιστοποιητικό αναγνώρισης και ανακοινώνει την απόφασή της στις αρμόδιες αρχές όλων των κρατών μελών σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 3 δεύτερο εδάφιο του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 εντός της προθεσμίας που αναφέρεται στο πρώτο εδάφιο.
Άρθρο 5
Νομική προσωπικότητα και νόμιμη εγκατάσταση εντός της Ένωσης
1. Όταν ο υποψήφιος είναι νόμιμα εγκατεστημένος σε περισσότερα του ενός κράτη μέλη, παρέχει πληροφορίες για την έδρα του, την κεντρική διοίκηση ή τον κύριο τόπο της επιχειρηματικής του δραστηριότητας εντός της Ένωσης, καθώς και για όλα τα υποκαταστήματα, παραρτήματα ή θυγατρικές που διαθέτει στην επικράτεια κράτους μέλους. Ο υποψήφιος δηλώνει επίσης σε ποιο κράτος μέλος προτίθεται να παρέχει υπηρεσίες.
2. Ο υποψήφιος που είναι αρχή κράτους μέλους ή αποτελεί μέρος της δεν απαιτείται να αποδείξει τη νομική του προσωπικότητα ή τη νόμιμη εγκατάστασή του εντός της Ένωσης.
Άρθρο 6
Κατάλληλη εμπειρογνωμοσύνη
1. Για τη διασφάλιση της ορθής άσκησης των καθηκόντων του, όπως απαιτείται βάσει του άρθρου 8 παράγραφος 2 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010, ο υποψήφιος οργανισμός παρακολούθησης πρέπει να διαθέτει τεχνικά ικανό προσωπικό που πληροί τα ακόλουθα ελάχιστα κριτήρια και το αποδεικνύει με επίσημους τίτλους σπουδών και βεβαιώσεις επαγγελματικής πείρας:
α)
επίσημη επαγγελματική κατάρτιση σε επιστημονικό κλάδο σχετικό με τα καθήκοντα του οργανισμού παρακολούθησης·
β)
για τις ανώτερες θέσεις τεχνικού προσωπικού, τουλάχιστον πενταετή επαγγελματική πείρα σε θέση σχετική με τα καθήκοντα του οργανισμού παρακολούθησης.
Για τους σκοπούς του στοιχείου α) του πρώτου εδαφίου, επιστημονικοί κλάδοι σχετικοί με τα καθήκοντα του οργανισμού παρακολούθησης θεωρούνται η δασοκομία, το περιβάλλον, το δίκαιο, η διοίκηση επιχειρήσεων, η διαχείριση κινδύνων, το εμπόριο, η ελεγκτική, ο χρηματοοικονομικός έλεγχος και η διαχείριση αλυσίδας προμηθειών.
2. Ο υποψήφιος τηρεί αρχεία που τεκμηριώνουν τα καθήκοντα και τις αρμοδιότητες του προσωπικού του. Εφαρμόζει διαδικασίες για την παρακολούθηση των επιδόσεων και της τεχνικής ικανότητας του προσωπικού του.
Άρθρο 7
Ικανότητα άσκησης των καθηκόντων του οργανισμού παρακολούθησης
1. Ο υποψήφιος αποδεικνύει ότι διαθέτει όλα τα ακόλουθα:
α)
οργανωτική δομή που εγγυάται την ορθή άσκηση των καθηκόντων του οργανισμού παρακολούθησης·
β)
σύστημα δέουσας επιμέλειας προς διάθεση στους φορείς εκμετάλλευσης και χρήση από αυτούς·
γ)
πολιτικές και διαδικασίες που επιτρέπουν την αξιολόγηση και τη βελτίωση του συστήματος δέουσας επιμέλειας·
δ)
διαδικασίες και διεργασίες με τις οποίες θα επαληθεύεται η σωστή χρήση του οικείου συστήματος δέουσας επιμέλειας από τους φορείς εκμετάλλευσης·
ε)
διαδικασίες για τη λήψη διορθωτικών μέτρων σε περίπτωση αδυναμίας ενός φορέα εκμετάλλευσης να χρησιμοποιήσει σωστά το οικείο σύστημα δέουσας επιμέλειας.
2. Επιπλέον των απαιτήσεων της παραγράφου 1, ο υποψήφιος αποδεικνύει ότι έχει την οικονομική και τεχνική ικανότητα να ασκεί τα καθήκοντα του οργανισμού παρακολούθησης.
Άρθρο 8
Απουσία σύγκρουσης συμφερόντων
1. Ο υποψήφιος οργανώνεται κατά τρόπον ώστε να διασφαλίζει την αντικειμενικότητα και την αμεροληψία των δραστηριοτήτων του.
2. Ο υποψήφιος προσδιορίζει, αναλύει και τηρεί αρχεία που τεκμηριώνουν τους κινδύνους σύγκρουσης συμφερόντων οι οποίοι προκύπτουν από την άσκηση των καθηκόντων του οργανισμού παρακολούθησης, συμπεριλαμβανομένων τυχόν συγκρούσεων που απορρέουν από τις σχέσεις του υποψηφίου με συναφείς φορείς ή υπεργολάβους.
3. Όταν εντοπίζεται κίνδυνος σύγκρουσης συμφερόντων, ο υποψήφιος εφαρμόζει έγγραφες πολιτικές και διαδικασίες για να αποφύγει τη σύγκρουση συμφερόντων σε επίπεδο οργανισμού και ατομικό. Οι έγγραφες πολιτικές και διαδικασίες διατηρούνται και εφαρμόζονται, μπορούν δε να περιλαμβάνουν ελέγχους από τρίτους.
Άρθρο 9
Πληροφορίες για μετέπειτα αλλαγές
1. Ο οργανισμός παρακολούθησης ενημερώνει αμελλητί την Επιτροπή, εάν μετά την αναγνώρισή του προκύψει οποιαδήποτε από τις ακόλουθες καταστάσεις:
α)
αλλαγή που μπορεί να επηρεάσει την ικανότητά του να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις των άρθρων 5 έως 8 και η οποία επήλθε μετά την αναγνώρισή του·
β)
ίδρυση υποκαταστημάτων, παραρτημάτων ή θυγατρικών εταιρειών από τον οργανισμό παρακολούθησης εντός της Ένωσης, πλην αυτών που είχε δηλώσει στην αίτησή του·
γ)
ο οργανισμός παρακολούθησης αποφασίζει να παρέχει υπηρεσίες σε άλλα κράτη μέλη πλην αυτών που είχε δηλώσει στην αίτησή του ή σε κράτος μέλος στο οποίο είχε παύσει να παρέχει υπηρεσίες, όπως έχει δηλώσει σύμφωνα με το στοιχείο δ)·
δ)
ο οργανισμός παρακολούθησης παύει να παρέχει υπηρεσίες σε κάποιο κράτος μέλος.
2. Η Επιτροπή ανακοινώνει όλες τις πληροφορίες που λαμβάνει δυνάμει της παραγράφου 1 στις οικείες αρμόδιες αρχές.
Άρθρο 10
Επανεξέταση της απόφασης αναγνώρισης
1. Η Επιτροπή μπορεί να επανεξετάζει οποτεδήποτε μια απόφαση αναγνώρισης οργανισμού παρακολούθησης.
Η Επιτροπή διενεργεί την επανεξέταση αυτή σε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες περιπτώσεις:
α)
μια οικεία αρμόδια αρχή πληροφορεί την Επιτροπή ότι έχει διαπιστώσει ότι ένας οργανισμός παρακολούθησης δεν εκτελεί πλέον τα καθήκοντα που προβλέπει το άρθρο 8 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 ή δεν συμμορφώνεται πλέον με τις απαιτήσεις του άρθρου 8 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010, όπως εξειδικεύονται στα άρθρα 5 έως 8 του παρόντος κανονισμού·
β)
η Επιτροπή διαθέτει ουσιαστικές πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων βάσιμων ανησυχιών που έχουν εκφράσει τρίτα μέρη, σύμφωνα με τις οποίες ένας οργανισμός παρακολούθησης δεν συμμορφώνεται πλέον με τις απαιτήσεις του άρθρου 8 παράγραφοι 1 και 2 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 και των άρθρων 5 έως 8 του παρόντος κανονισμού·
γ)
ένας οργανισμός παρακολούθησης έχει ενημερώσει την Επιτροπή σχετικά με αλλαγές που αναφέρονται στο άρθρο 9 παράγραφος 1 στοιχείο α) του παρόντος κανονισμού.
2. Όταν η Επιτροπή κινεί διαδικασία επανεξέτασης, επικουρείται από ομάδα επανεξέτασης για τη διεξαγωγή της επανεξέτασης, καθώς και ελέγχων.
3. Ο υποψήφιος παρέχει στην ομάδα επανεξέτασης πρόσβαση στους χώρους του προκειμένου να επαληθεύσει η ομάδα αν πληρούνται όλες οι απαιτήσεις του άρθρου 8 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 και των άρθρων 5 έως 8 του παρόντος κανονισμού. Οι οικείες αρμόδιες αρχές μπορούν να συμμετάσχουν στην επίσκεψη.
Ο υποψήφιος προσφέρει την αναγκαία βοήθεια για να διευκολύνει τις επισκέψεις αυτές.
4. Η ομάδα επανεξέτασης συντάσσει έκθεση με τις διαπιστώσεις της. Στην έκθεση επανεξέτασης επισυνάπτονται δικαιολογητικά στοιχεία.
Η έκθεση επανεξέτασης περιλαμβάνει σύσταση σχετικά με το αν πρέπει να ανακληθεί ή όχι η αναγνώριση οργανισμού παρακολούθησης.
Η ομάδα επανεξέτασης διαβιβάζει την έκθεση επανεξέτασης στις οικείες αρμόδιες αρχές. Οι εν λόγω αρχές μπορούν να υποβάλλουν παρατηρήσεις εντός τριών εβδομάδων από την ημερομηνία διαβίβασης της έκθεσης.
Η ομάδα επανεξέτασης παρέχει στον ενδιαφερόμενο οργανισμό παρακολούθησης σύνοψη των διαπιστώσεων και των συμπερασμάτων της έκθεσης. Ο οργανισμός μπορεί να υποβάλλει παρατηρήσεις εντός τριών εβδομάδων από την ημερομηνία διαβίβασης της σύνοψης.
5. Εφόσον η ομάδα επανεξέτασης καταλήξει στο συμπέρασμα ότι ο οργανισμός παρακολούθησης δεν ανταποκρίνεται πλέον στα καθήκοντά του ή στις απαιτήσεις του άρθρου 8 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010, συνιστά στην έκθεση επανεξέτασης την ανάκληση της αναγνώρισης είτε προσωρινά και/ή υπό όρους, είτε μόνιμα, ανάλογα με το επίπεδο των ελλείψεων που έχει διαπιστώσει.
Η ομάδα επανεξέτασης μπορεί, αντ’ αυτού, να συστήσει στην Επιτροπή να εκδώσει ανακοίνωση διορθωτικών μέτρων ή να απευθύνει επίσημη προειδοποίηση ή να μην προβεί σε άλλη ενέργεια.
Άρθρο 11
Απόφαση για την ανάκληση αναγνώρισης
1. Η Επιτροπή αποφασίζει να ανακαλέσει την αναγνώριση οργανισμού παρακολούθησης είτε προσωρινά και/ή υπό όρους είτε μόνιμα, λαμβάνοντας υπόψη την έκθεση επανεξέτασης που αναφέρεται στο άρθρο 10.
2. Όταν από το επίπεδο των ελλείψεων που έχουν διαπιστωθεί δεν συνάγεται, σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010, ότι ο οργανισμός παρακολούθησης δεν ανταποκρίνεται πλέον στα καθήκοντά του ή στις απαιτήσεις του άρθρου 8 παράγραφος 2 του εν λόγω κανονισμού, η Επιτροπή μπορεί να εκδώσει ανακοίνωση διορθωτικών μέτρων ή να απευθύνει επίσημη προειδοποίηση.
3. Η απόφαση για την ανάκληση της αναγνώρισης οργανισμού παρακολούθησης, καθώς και η ανακοίνωση ή επίσημη προειδοποίηση δυνάμει της παραγράφου 2 κοινοποιούνται στον ενδιαφερόμενο οργανισμό παρακολούθησης και ανακοινώνονται στις αρμόδιες αρχές όλων των κρατών μελών σύμφωνα με το άρθρο 8 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΕ) αριθ. 995/2010 εντός 10 εργάσιμων ημερών από την έκδοσή τους.
Άρθρο 12
Προστασία των δεδομένων
Ο παρών κανονισμός δεν θίγει τους κανόνες για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που καθορίζονται στην οδηγία 95/46/ΕΚ και στον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001.
Άρθρο 13
Τελικές διατάξεις
Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την εικοστή ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης.
Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.
Βρυξέλλες, 23 Φεβρουαρίου 2012.