EUROPA-PARLAMENTETS, RÅDETS, KOMMISSIONENS, DOMSTOLENS, REVISIONSRETTENS, DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALGS OG REGIONSUDVALGETS AFGØRELSE
af 26. juni 2009
om organisationen og driften af Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer
(2009/496/EF, Euratom)
EUROPA-PARLAMENTET,
RÅDET,
KOMMISSIONEN,
DOMSTOLEN,
REVISIONSRETTEN,
DET EUROPÆISKE ØKONOMISKE OG SOCIALE UDVALG og
REGIONSUDVALGET HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Union,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Artikel 8 i afgørelse af 8. april 1965, truffet af repræsentanterne for medlemsstaternes regeringer vedrørende den foreløbige placering af visse af Fællesskabernes institutioner og tjenester (1), omhandler oprettelsen i Luxembourg af et Kontor for De Europæiske Fællesskabers Officielle Publikationer (i det følgende benævnt »kontoret«). Denne bestemmelse er senest gennemført ved afgørelse 2000/459/EF, EKSF, Euratom (2).
(2)
Kontoret er omfattet af de gældende regler og bestemmelser for De Europæiske Fællesskabers tjenestemænd og øvrige ansatte. Der bør tages hensyn til de nylige ændringer heraf.
(3)
Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (3) (i det følgende benævnt »finansforordningen«) indeholder særlige bestemmelser vedrørende driften af kontoret.
(4)
Publikationsvirksomheden har gennemgået en betydelig teknologisk udvikling, hvortil der bør tages hensyn i forbindelse med kontorets drift.
(5)
Af klarhedshensyn bør afgørelse 2000/459/EF, EKSF, Euratom ophæves og erstattes af nærværende afgørelse -
TRUFFET FØLGENDE AFGØRELSE:
Artikel 1
Publikationskontoret
1. Kontoret for Den Europæiske Unions Publikationer (i det følgende benævnt »kontoret«) er et interinstitutionelt kontor, som har til opgave på de bedst mulige betingelser at udgive De Europæiske Fællesskabers og Den Europæiske Unions institutioners publikationer.
I denne sammenhæng er kontoret dels institutionerne behjælpelig med at opfylde deres forpligtelse til at offentliggøre lovtekster, og dels deltager det i den tekniske tilrettelæggelse og gennemførelse af informations- og kommunikationspolitikken inden for dets kompetenceområde.
2. Kontoret ledes af en direktør efter de strategiske retningslinjer, som fastsættes af styrelsesudvalget. Med undtagelse af de bestemmelser, der kan henføres til kontorets interinstitutionelle opgaver, og som er fastsat i nærværende afgørelse, følger kontoret Kommissionens administrative og finansielle procedurer. Kommissionen tager under udarbejdelsen af disse procedurer hensyn til kontorets særlige karakter.
Artikel 2
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
1) »udgivelse«: enhver handling med henblik på tilrettelæggelse, kontrol og tildeling af internationale standardbognumre og/eller katalognumre, fremstilling, katalogisering, indeksering, distribution, salgsfremme, salg, oplagring og arkivering af publikationer af enhver art og udformning under anvendelse af alle nuværende og fremtidige metoder
2) »publikationer«: enhver tekst, der udgives i en hvilken som helst form og hvilket som helst format under et internationalt standardbognummer og/eller et katalognummer
3) »obligatoriske publikationer«: de publikationer, der udgives i medfør af traktaterne eller andre lovtekster
4) »ikke-obligatoriske publikationer«: enhver publikation, der udgives med henvisning til de enkelte institutioners beføjelser
5) »forvaltning af ophavsret«: bekræftelsen af, at de udgivende tjenestegrene har ophavsretten eller retten til at genbruge teksten, samt kontorets forvaltning heraf for de publikationer, hvis udgivelse er overdraget til kontoret
6) »nettoindtægter ved salg«: summen af de fakturerede beløb med fradrag af rabat og udgifter til administration, opkrævning og bankudgifter
7) »institutioner«: institutioner, organer og enheder, der er oprettet ved traktaterne eller på grundlag af disse.
Artikel 3
Kontorets beføjelser
1. Kontorets beføjelser omfatter følgende områder:
a)
udgivelse af Den Europæiske Unions Tidende (i det følgende benævnt EU-Tidende) og sikring af dens ægthed
b)
udgivelse af andre obligatoriske publikationer
c)
udgivelse eller fælles udgivelse af ikke-obligatoriske publikationer, som er overdraget til kontoret af de enkelte institutioner inden for deres beføjelser, især som led i deres kommunikationsaktiviteter
d)
udgivelse eller fælles udgivelse af publikationer på kontorets eget initiativ, herunder publikationer, der har til formål at udbrede kendskabet til dets arbejde; med henblik herpå kan kontoret benytte sig af tjenesteydelseskontrakter til udførelse af oversættelsesopgaver
e)
udvikling, vedligeholdelse og ajourføring af dets elektroniske udgivelsestjenester beregnet for offentligheden
f)
tilrådighedsstillelse for offentligheden af al lovgivning og andre officielle tekster
g)
opbevarelse og tilrådighedsstillelse for offentligheden af alle institutionernes publikationer i elektronisk form
h)
tildeling af internationale standardbognumre og/eller katalognumre til institutionernes publikationer
i)
forvaltning af rettigheder til reproduktion og oversættelse af institutionernes publikationer
j)
salgsfremme og salg af de publikationer og tjenester, som det tilbyder offentligheden.
2. Kontoret yder institutionerne rådgivning og bistand i forbindelse med:
a)
planlægning og tilrettelæggelse af deres publikationsprogrammer
b)
gennemførelse af deres udgivelsesprojekter uanset udgivelsesform
c)
layout og design af deres udgivelsesprojekter
d)
indhentelse af oplysninger om, hvordan udviklingen er på publikationsmarkedet i medlemsstaterne, og hvilke emner og titler der formodes at nå det største publikum
e)
fastsættelse af oplagstal og udarbejdelse af distributionsplaner
f)
prisfastsættelse for publikationer og salg heraf
g)
salgsfremme, distribution og evaluering af deres publikationer, som enten er gratis eller leveres mod betaling
h)
analyse, evaluering og opbygning af hjemmesider og internettjenester beregnet for offentligheden
i)
udarbejdelse af rammekontrakter vedrørende udgivelsesaktiviteter
j)
teknologisk overvågning af udgivelsessystemer.
Artikel 4
Institutionernes ansvar
1. Det er den enkelte institution, der alene afgør, om den vil offentliggøre sine egne publikationer.
2. Institutionerne udgiver deres obligatoriske publikationer med hjælp fra kontorets tjenestegrene.
3. Institutionerne kan udgive deres ikke-obligatoriske publikationer uden kontorets mellemkomst. I så fald anmoder institutionerne kontoret om de internationale standardbognumre og/eller katalognumre og overlader kontoret en elektronisk udgave af publikationen, uanset dens format, samt efter omstændighederne to papireksemplarer af publikationen.
4. Institutionerne forpligter sig til at sikre alle rettigheder vedrørende reproduktion, oversættelse og distribution af alle væsentlige dele af en publikation.
5. Institutionerne forpligter sig til at udarbejde en distributionsplan, der skal godkendes af kontoret, for deres publikationer.
6. Institutionerne kan indgå tjenesteydelsesaftaler med kontoret med henblik på at fastlægge detaljerne i deres samarbejde.
Artikel 5
Kontorets opgaver
1. I udførelsen af kontorets opgaver indgår bl.a. følgende:
a)
indsamling af de dokumenter, der skal udgives
b)
forberedelse, grafisk tilrettelæggelse, korrekturlæsning, layout og verifikation af tekster og øvrige elementer uanset format eller form under hensyntagen til dels institutionernes anvisninger og dels de typografiske og sproglige udformningsstandarder, som er aftalt med institutionerne
c)
indeksering og katalogisering af publikationer
d)
dokumentationsanalyse af tekster offentliggjort i EU-Tidende og andre officielle tekster
e)
konsolidering af lovtekster
f)
forvaltning, udvikling, ajourføring og distribution af den flersprogede tesaurus Eurovoc
g)
trykning, som foretages af kontorets leverandører
h)
tilsyn med udførelsen af arbejdet
i)
kvalitetskontrol
j)
godkendelse af kvalitet og kvantitet
k)
fysisk og elektronisk distribution af EU-Tidende, officielle tekster, som ikke offentliggøres i EU-Tidende, og andre ikke-obligatoriske publikationer
l)
oplagring
m)
fysisk og elektronisk arkivering
n)
genoptrykning af udgåede publikationer og trykning på bestilling
o)
udarbejdelse af et konsolideret katalog over institutionernes publikationer
p)
salg inklusive udstedelse af faktura, opkrævning og indbetaling af indtægter og administration af fordringer
q)
salgsfremme
r)
oprettelse, indkøb, forvaltning, ajourføring, tilsyn og kontrol af institutionernes mailinglister og oprettelse af målrettede mailinglister.
2. Inden for rammerne af sin egen kompetence eller på grundlag af institutionernes delegation af beføjelsen som anvisningsberettiget foretager kontoret følgende:
a)
indgåelse af offentlige kontrakter, inklusive indgåelse af juridiske forpligtelser
b)
finansiel opfølgning af kontrakter med leverandører
c)
afvikling af udgiftsforpligtelser, herunder godkendelse af kvalitet og kvantitet, og undertegnelse af en betalingsgodkendelse
d)
anvisning af udgifter
e)
forvaltning af indtægter.
Artikel 6
Styrelsesudvalg
1. Der nedsættes et styrelsesudvalg, hvori de underskrivende institutioner er repræsenterede. Styrelsesudvalget består af Domstolens justitssekretær, Rådets vicegeneralsekretær samt generalsekretærerne for de øvrige institutioner eller deres repræsentanter. Den Europæiske Centralbank deltager i styrelsesudvalgets arbejde som observatør.
2. Styrelsesudvalget udpeger en formand blandt sine medlemmer for en toårig periode.
3. Styrelsesudvalget træder sammen på formandens initiativ eller efter anmodning fra en institution og mindst fire gange om året.
4. Styrelsesudvalget vedtager sin forretningsorden, som offentliggøres i EU-Tidende.
5. Styrelsesudvalgets afgørelser træffes med simpelt flertal, såfremt intet andet er bestemt.
6. Institutioner, der har underskrevet nærværende afgørelse, har hver især én stemme i styrelsesudvalget.
Artikel 7
Styrelsesudvalgets opgaver og ansvar
1. Uanset bestemmelserne i artikel 6 træffer styrelsesudvalget følgende afgørelser med enstemmighed i institutionernes fælles interesse og inden for rammerne af kontorets beføjelser:
a)
Efter forslag fra direktøren vedtager det kontorets strategiske målsætninger og bestemmelserne vedrørende dets drift.
b)
Det fastsætter retningslinjerne for kontorets generelle politikker, bl.a. vedrørende salg, distribution og udgivelse, og tilser, at kontoret bidrager til tilrettelæggelsen og gennemførelsen af informations- og kommunikationspolitikkerne inden for dets kompetenceområder.
c)
Det vedtager på grundlag af et udkast udfærdiget af kontorets direktør en årsberetning til forelæggelse for institutionerne om strategiens gennemførelse og om de ydelser, som kontoret har leveret; det sender hvert år inden den 1. maj beretningen om det foregående regnskabsår til institutionerne.
d)
Inden for rammerne af budgetproceduren for kontorets driftsbudget godkender det overslaget over kontorets indtægter og udgifter.
e)
Det godkender kriterierne for kontorets omkostningsregnskab, som fastlægges af kontorets direktør.
f)
Det tilstiller institutionerne forslag til forbedring af kontorets drift.
2. Styrelsesudvalget følger de retningslinjer, der fastsættes af de interinstitutionelle organer, der tager sig af kommunikation og information, med henblik herpå. Styrelsesudvalgets formand er hvert år i kontakt med disse organer.
3. Det er styrelsesudvalgets formand, der i sin egenskab af repræsentant for det interinstitutionelle samarbejde optræder som kontaktperson i forhold til dechargemyndigheden, når der træffes strategiske beslutninger inden for kontorets kompetenceområder.
4. Styrelsesudvalgets formand og kontorets direktør fastlægger efter fælles aftale bestemmelser for gensidig orientering og kommunikation som grundlag for deres forbindelser. Denne aftale sendes som orientering til styrelsesudvalgets medlemmer.
Artikel 8
Kontorets direktør
Kontorets direktør er med referat til styrelsesudvalget og inden for rammerne af dettes beføjelser ansvarlig for kontorets drift. Med hensyn til anvendelsen af de administrative og finansielle procedurer handler han med referat til Kommissionen.
Artikel 9
Opgaver og ansvar for kontorets direktør
1. Kontorets direktør varetager styrelsesudvalgets sekretariatsfunktion og aflægger beretning til udvalget om udførelsen af sine opgaver i form af kvartalsrapporter.
2. Kontorets direktør forelægger styrelsesudvalget forslag til forbedring af kontorets drift.
3. Efter at have hørt styrelsesudvalget fastsætter kontorets direktør, hvilke ydelser kontoret kan udføre for institutionerne mod betaling og til hvilken tarif.
4. Kontorets direktør vedtager efter at have indhentet styrelsesudvalgets godkendelse, efter hvilke kriterier kontoret skal føre sit omkostningsregnskab. Han definerer efter aftale med Kommissionens regnskabsfører, hvilke bestemmelser der skal gælde for regnskabssamarbejdet mellem kontoret og institutionerne.
5. Som led i budgetproceduren for kontorets driftsbudget udarbejder kontorets direktør et udkast til indtægts- og udgiftsoverslag for kontoret. Disse forslag sendes efter at være blevet godkendt i styrelsesudvalget til Kommissionen.
6. Kontorets direktør beslutter, om og på hvilke vilkår publikationer fra tredjeparter kan udgives.
7. Kontorets direktør deltager i de interinstitutionelle informations- og kommunikationsaktiviteter, der ligger inden for kontorets kompetenceområde.
8. Med hensyn til udgivelsen af lovgivning og officielle dokumenter vedrørende lovgivningsproceduren, inklusive EU-Tidende, er det direktøren, der:
a)
foranlediger, at de kompetente myndigheder i hver institution træffer de principbeslutninger, der skal anvendes af alle
b)
fremsætter forslag til forbedring af opbygningen og udformningen af EU-Tidende og de officielle lovtekster
c)
fremsætter forslag til institutionerne om ensartet udformning af de tekster, der skal offentliggøres
d)
undersøger eventuelle vanskeligheder i forbindelse med det daglige arbejde og udsteder inden for kontorets rammer de nødvendige forskrifter og fremsætter over for institutionerne forslag til løsning af sådanne vanskeligheder.
9. Kontorets direktør udarbejder i overensstemmelse med finansforordningen en årsberetning, som dækker forvaltningen af de bevillinger, som det ved delegation har fået overdraget af Kommissionen og de øvrige institutioner i henhold til finansforordningen. Beretningen stiles til Kommissionen og de berørte institutioner og sendes til orientering til styrelsesudvalget.
10. Som led i overdragelsen af midler fra Kommissionen og gennemførelsen af budgettet aftales det efter fælles overenskomst, hvilke informations- og høringsbestemmelser der skal gælde for forholdet mellem medlemmet af Kommissionen med ansvar for forbindelserne til kontoret og kontorets direktør.
11. Kontorets direktør har ansvaret for gennemførelsen af de strategiske målsætninger, som styrelsesudvalget har fastsat, og for en forsvarlig forvaltning af kontoret og dets aktiviteter og for forvaltningen af dets budget.
12. Med henblik på de tilfælde, hvor kontorets direktør er fraværende eller ikke til rådighed, udpeges en stedfortræder efter de gældende regler på grundlag af lønklasse og anciennitet, medmindre styrelsesudvalget efter forslag fra dets formand eller kontorets direktør vedtager en anden rækkefølge.
13. I form af kvartalsrapporter underretter kontorets direktør institutionerne om ressourceplanlægningen og -forbruget samt om arbejdets forløb.
Artikel 10
Personale
1. Udnævnelse til stillingerne som generaldirektør og direktør foretages af Kommissionen på grundlag af en enstemmig positiv indstilling fra styrelsesudvalget. Generaldirektøren og direktørerne (lønklasse AD 16/AD 15/AD 14) er omfattet af Kommissionens bestemmelser om mobilitet og evaluering af seniormanagere. Når den normale mobilitetsfrist, jf. de gældende bestemmelser, nærmer sig for en tjenestemand i et sådant embede, underretter Kommissionen styrelsesudvalget, som kan afgive en enstemmig udtalelse herom.
2. De procedurer, der eventuelt skal gennemføres forud for udnævnelse af tjenestemænd og øvrige ansatte til stillingerne som generaldirektør (lønklasse AD 16/AD 15) og direktør (lønklasse AD 15/AD 14) i kontoret, herunder bl.a. udarbejdelse af stillingsopslag, gennemgang af ansøgninger og udnævnelse af udvælgelseskomitéer vedrørende sådanne stillinger, gennemføres i tæt samarbejde med styrelsesudvalget.
3. Hvad angår kontorets tjenestemænd og øvrige ansatte, udøves beføjelserne som ansættelsesmyndighed (AIPN) og som myndighed, der har kompetence til at indgå ansættelseskontrakter (AHCC), af Kommissionen. Kommissionen kan delegere visse af sine beføjelser inden for Kommissionen og til kontorets direktør. Hvis der gives delegation, sker det på samme betingelser som for Kommissionens generaldirektører.
4. Med forbehold af stk. 2 gælder de bestemmelser og procedurer, Kommissionen vedtager med henblik på gennemførelse af vedtægten for tjenestemænd og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i De Europæiske Fællesskaber, for tjenestemænd og øvrige ansatte, der gør tjeneste i kontoret, på samme vilkår som for Kommissionens tjenestemænd og øvrige ansatte med tjenestested i Luxembourg.
5. Ledige stillinger i kontoret bekendtgøres for personalet i alle institutioner, så snart ansættelsesmyndigheden eller myndigheden, der har kompetence til at indgå ansættelseskontrakter, har besluttet at besætte stillingen.
6. Kontorets direktør underretter en gang i kvartalet styrelsesudvalget om personaleforvaltningen.
Artikel 11
Finansielle aspekter
1. Bevillingerne til kontoret, som opføres samlet under en særlig budgetpost i budgetsektionen for Kommissionen, udspecificeres i et bilag til den pågældende sektion. Dette bilag har form af en oversigt over indtægter og udgifter, som er inddelt på samme måde som budgettets sektioner.
2. Stillingsfortegnelsen for kontoret er vedlagt som bilag til oversigten over Kommissionens personale.
3. Institutionerne er hver især anvisningsberettigede for bevillingerne til »publikationsudgifter« på deres budget.
4. De enkelte institutioner kan delegere beføjelsen som anvisningsberettiget til direktøren for kontoret, for så vidt angår forvaltningen af bevillinger under deres sektion, og fastsætter begrænsningerne og vilkårene for en sådan delegation i overensstemmelse med finansforordningen. Kontorets direktør underretter en gang i kvartalet styrelsesudvalget om delegationerne.
5. Kontorets budget- og finansforvaltning gennemføres under overholdelse af finansforordningen og dens gennemførelsesbestemmelser og den finansielle ramme, der er gældende i Kommissionen, hvilket også gælder bevillinger, der er modtaget ved delegation fra andre institutioner end Kommissionen.
6. Kontorets regnskab føres i overensstemmelse med de regnskabsbestemmelser og -metoder, som Kommissionens regnskabsfører har godkendt. Kontoret fører særskilt regnskab for salget af EU-Tidende og de øvrige publikationer. Nettoindtægten ved salg indbetales til institutionerne.
Artikel 12
Kontrol
1. Funktionen som intern revisor for kontoret varetages i overensstemmelse med finansforordningen af Kommissionens interne revisor. I lighed med, hvad der gælder for Kommissionens generaldirektorater og tjenestegrene, etablerer kontoret en intern revisionsenhed. Institutionerne kan anmode kontorets direktør om, at kontorets interne revisionsenhed inddrager specifikke revisioner i sit arbejdsprogram.
2. Kontoret besvarer alle spørgsmål, der ligger inden for dets beføjelser, fra Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF). Med henblik på at beskytte Den Europæiske Unions interesser indgår styrelsesudvalgets formand og OLAF's direktør en aftale om, hvordan den gensidige information skal foregå.
Artikel 13
Klager og anmodninger
1. Kontoret er ansvarlig for besvarelse af henvendelser fra Den Europæiske Ombudsmand og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, i det omfang de ligger inden for dets beføjelser.
2. Alle sagsanlæg inden for kontorets kompetenceområder rettes mod Kommissionen.
Artikel 14
Aktindsigt
1. Kontorets direktør træffer de beslutninger, der omhandles i artikel 7 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (4). Hvis der gives afslag, er det Kommissionens generalsekretær, der besvarer en fornyet begæring om aktindsigt.
2. Kontoret fører et dokumentregister, jf. artikel 11 i forordning (EF) nr. 1049/2001.
Artikel 15
Ophævelse
Afgørelse 2000/459/EF, EKSF, Euratom ophæves.
Henvisninger til den ophævede afgørelse gælder som henvisninger til nærværende afgørelse.
Artikel 16
Virkning
Denne afgørelse har virkning fra dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Udfærdiget i Bruxelles og Luxembourg, 26. juni 2009.
РЕШЕНИЕ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ, НА СЪВЕТА, НА КОМИСИЯТА, НА СЪДА, НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ, НА СМЕТНАТА ПАЛАТА, НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ИКОНОМИЧЕСКИ И СОЦИАЛЕН КОМИТЕТ И НА КОМИТЕТА НА РЕГИОНИТЕ
от 26 юни 2009 година
относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз
(2009/496/ЕО, Евратом)
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ,
СЪВЕТЪТ,
КОМИСИЯТА,
СЪДЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
СМЕТНАТА ПАЛАТА,
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ИКОНОМИЧЕСКИ И СОЦИАЛЕН КОМИТЕТ,
КОМИТЕТЪТ НА РЕГИОНИТЕ,
като взеха предвид Договора за Европейския съюз,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като имат предвид, че:
(1)
Член 8 от Решението на представителите на правителствата на държавите-членки от 8 април 1965 г. относно временното установяване на някои институции и някои служби на Общностите (1) предвижда установяването в Люксембург на Служба за официални публикации на Общностите (наричана по-долу „Службата“). Тази разпоредба беше последно приложена с Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом (2).
(2)
Правилата и разпоредбите, приложими за длъжностните лица и другите служители на Европейските общности, се прилагат и за Службата. Следва да бъдат взети предвид неотдавнашните им изменения.
(3)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (3) (наричан по-долу „Финансовият регламент“), предвижда специални разпоредби за функционирането на Службата.
(4)
В издателската област бе постигнат значителен технологичен напредък, който трябва да бъде отчетен при функционирането на Службата.
(5)
За повече яснота Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом следва да бъде отменено и заменено с настоящото решение,
РЕШИХА:
Член 1
Служба за публикации
1. Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-долу „Службата“) е междуинституционална служба, която има за задача да осигурява при най-добрите възможни условия издаването на публикациите на институциите на Европейските общности и на Европейския съюз.
За тази цел Службата, от една страна, позволява на институциите да изпълнят задълженията си за публикуване на законодателни актове и от друга страна, допринася за техническото разработване и изпълнение на политиките за информация и комуникация в областите от нейната компетентност.
2. Службата се управлява от нейния директор според стратегическите насоки, определени от управителния съвет. С изключение на специфичните разпоредби, свързани с междуинституционалното естество на Службата, предвидени в настоящото решение, тя прилага административните и финансовите процедури на Комисията. При изготвянето на тези процедури Комисията взема предвид специфичната същност на Службата.
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение:
1.
„издаване“ означава всяко действие, необходимо за разработване, проверка, регистриране по международни стандартни номера и/или каталожни номера, изготвяне, каталогизиране, класиране, разпространение, реклама, продажба, съхранение и архивиране на публикации във всички форми и представяне и посредством всички настоящи и бъдещи способи;
2.
„публикации“ означава всички публикувани текстове на всички видове носители и формати, които имат международен стандартен номер и/или каталожен номер;
3.
„задължителни публикации“ означава публикациите, издавани по силата на Договорите или други законодателни актове;
4.
„незадължителни публикации“ означава всички публикации, изготвени в рамките на прерогативите на всяка институция;
5.
„управление на авторските права“ означава, че службите автори запазват авторските си права и правото си на повторно използване, а управлението на тези права се осъществява от Службата по отношение на публикациите, чието издаване ѝ е поверено;
6.
„нетни доходи от продажбата“ означава общите фактурирани суми, намалени с предоставените търговски отстъпки и разходите за управление и инкасиране и банковите разходи;
7.
„институции“ означава институциите, органите и организациите, създадени с Договорите или въз основа на тях.
Член 3
Области на компетентност на Службата
1. Областите на компетентност на Службата са следните:
а)
издаване на Официален вестник на Европейския съюз (наричан по-долу „Официален вестник“) и гарантиране на неговата автентичност;
б)
издаване на други задължителни публикации;
в)
издаване или съвместно издаване на незадължителни публикации, поверени на Службата в рамките на прерогативите на всяка институция, а именно в контекста на комуникационните дейности на институциите;
г)
издаване или съвместно издаване на публикации по собствена инициатива, включително публикации, които имат за цел да осигурят рекламата на услугите, предлагани от Службата; в този контекст Службата може да си набавя преводи посредством договор за поръчка;
д)
разработването, поддръжката и актуализирането на услуги по електронно издаване, предназначено за обществеността;
е)
предоставянето на разположение на обществеността на цялото законодателство и на други официални текстове;
ж)
съхраняването и предлагането на разположение на обществеността в електронна форма на всички публикации на институциите;
з)
регистриране по международни стандартни номера и/или каталожни номера на публикациите на институциите;
и)
управлението на авторските права за препечатване и превод на публикациите на институциите;
й)
реклама и продажба на публикациите и услугите, които Службата предлага на обществеността.
2. Службата предоставя на институциите съвети и помощ, свързани със:
а)
програмирането и планирането на техните програми за публикации;
б)
осъществяването на техните издателски проекти, независимо от начина на издаване;
в)
оформлението и дизайна на издателските им проекти;
г)
информацията относно тенденциите на пазара за публикации в държавите-членки и относно темите и заглавията, които могат да представляват по-голям интерес за широката публика;
д)
определянето на тиражите и изготвянето на планове за разпространение;
е)
определянето на цените на публикациите и тяхната продажба;
ж)
рекламата, разпространението и оценката на безплатните и платените им публикации;
з)
анализа, оценката и създаването на интернет сайтове и интернет услуги, предназначени за обществеността;
и)
изготвянето на рамкови договори за издателска дейност;
й)
технологичния контрол на издателските системи.
Член 4
Отговорности на институциите
1. Решението за публикуване на текстове на всяка институция е от изключителната компетентност на съответната институция.
2. Институциите пристъпват към издаване на техните задължителни публикации, като използват услугите на Службата.
3. Институциите могат да пристъпят към издаване на техните незадължителни публикации и без участието на Службата. В такъв случай институциите искат от Службата международните стандартни номера и/или каталожните номера и поверяват на Службата електронна версия на публикацията, независимо от формàта, и когато е необходимо - два екземпляра на хартия на публикацията.
4. Институциите се ангажират да гарантират, че притежават всички права за препечатване, превод и разпространение на всички съставни елементи на дадена публикация.
5. Институциите се ангажират да изготвят план, съгласуван със Службата, за разпространение на своите публикации.
6. Институциите могат да сключат със Службата спогодби за услуги с цел определяне на условията на тяхното сътрудничество.
Член 5
Задачи на Службата
1. Изпълнението на задачите на Службата включва по-конкретно следните операции:
а)
прегрупиране на документите за издаване;
б)
подготовка, графично оформяне, корекция, оформление и проверка на текстовете и на други елементи, независимо от формàта или носителя, като се спазват, от една страна, указанията, дадени от институциите, и от друга страна, нормите за типографско и езиково представяне, установени съвместно с институциите;
в)
индексиране и каталогизиране на публикациите;
г)
документален анализ на текстовете, публикувани в Официален вестник, и на официални текстове, различни от тези, публикувани в Официален вестник;
д)
консолидиране на законодателни текстове;
е)
управление, разработване, актуализиране и разпространение на многоезиковия речник Eurovoc;
ж)
отпечатване чрез посредничеството на нейните доставчици;
з)
контрол над изпълнението на работата;
и)
контрол на качеството;
й)
качествено и количествено приемане;
к)
физическо и електронно разпространение на Официален вестник, на официални текстове, различни от тези, публикувани в Официален вестник, и на други незадължителни публикации;
л)
съхранение;
м)
физическо и електронно архивиране;
н)
нов тираж на изчерпаните публикации и отпечатване при поискване;
о)
изготвяне на консолидиран каталог на публикациите на институциите;
п)
продажба, включително издаване на фактури, инкасиране и плащане на средства, управление на вземанията;
р)
реклама;
с)
изготвяне, покупка, управление, актуализиране, проследяване и контрол на списъци с електрони адреси на институциите и изготвяне на целеви списъци с електронни адреси.
2. В рамките на собствената компетентност или въз основа на делегиране на правомощия на разпоредител с бюджетни кредити, предоставени от институциите, Службата извършва:
а)
възлагане на обществени поръчки, включително встъпване в правнообвързващи ангажименти;
б)
финансов надзор на договорите с доставчици;
в)
поемане на разходи, включително качествено и количествено приемане с подпис „прието за плащане“;
г)
разрешаване на разходи;
д)
приходни операции.
Член 6
Управителен съвет
1. Създава се управителен съвет, в рамките на който се представляват всички институции, подписали решението. Управителният съвет е съставен от секретаря на Съда на Европейските общности, заместник генералния секретар на Съвета, както и от генералните секретари на другите институции или от техни представители. Европейската централна банка участва в работата на управителния съвет като наблюдател.
2. Управителният съвет избира председател измежду членовете си за период от две години.
3. Управителният съвет се свиква по инициатива на своя председател или по искане на някоя от институциите поне четири пъти в годината.
4. Управителният съвет приема свой вътрешен правилник, който публикува в Официален вестник.
5. Решенията на управителния съвет, ако не е предвидено друго, се вземат с обикновено мнозинство.
6. Всяка институция, подписала настоящото решение, разполага с един глас в рамките на управителния съвет.
Член 7
Задачи и отговорности на управителния съвет
1. Чрез дерогация от разпоредбите на член 6 управителният съвет приема с единодушие, в общ интерес на институциите и в рамките на областите на компетентност на Службата, следните решения:
а)
по предложение на директора той приема стратегически цели и правила за функционирането на Службата;
б)
определя ръководните насоки на общите политики на Службата, по-специално по отношение на продажбата, разпространението и издаването, и гарантира, че Службата допринася за изготвянето и изпълнението на политиките за информация и комуникация в областите на нейната компетентност;
в)
въз основа на проект, изготвен от директора на Службата, приема годишния доклад за управлението, адресиран към институциите, имащ за цел изпълнението на стратегията и услугите, предоставяни от Службата. Преди 1 май всяка година предава на институциите отчет за предходната финансова година;
г)
одобрява предварителния разчет за приходите и разходите на Службата в рамките на бюджетната процедура, свързана с бюджета за функционирането на Службата;
д)
одобрява критериите за осчетоводяване на разходите на Службата, определени от директора ѝ;
е)
отправя до институциите предложения, които биха могли да улеснят доброто функциониране на Службата.
2. Управителният съвет взема предвид ориентацията, определена от междуинституционалните инстанции в областите на комуникация и информация за тази цел. Председателят на управителния съвет се среща ежегодно с тези инстанции.
3. Председателят на управителния съвет в качеството му на представител за междуинституционалното сътрудничество е лицето за контакт с органа, който взема решение за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за стратегическите решения в областите на компетентност на Службата.
4. Председателят на управителния съвет и директорът на Службата изготвят заедно правилата за взаимно уведомяване и комуникация, които формализират техните отношения. Това споразумение се изпраща на членовете на управителния съвет за информация.
Член 8
Директор на Службата
Директорът на Службата, под ръководството на управителния съвет и в рамките на неговата компетентност, отговаря за доброто функциониране на Службата. За прилагането на административните и финансовите процедури той действа под ръководството на Комисията.
Член 9
Задачи и отговорности на директора на Службата
1. Директорът на Службата осигурява секретариата на управителния съвет и отчита пред него изпълнението на функциите си с тримесечен доклад.
2. Директорът на Службата представя на управителния съвет всички предложения за доброто функциониране на Службата.
3. След консултация с управителния съвет за становище директорът на Службата определя същността и цените на услугите, които Службата предоставя на институциите срещу заплащане.
4. Директорът на Службата приема след одобрение от страна на управителния съвет критериите, според които се осчетоводяват разходите на Службата. Той определя начините за сътрудничество в областта на счетоводството между Службата и институциите със съгласието на счетоводителя на Комисията.
5. Директорът на Службата изготвя предварителния разчет за приходите и разходите на Службата в рамките на бюджетната процедура, свързана с бюджета за функционирането на Службата. След одобрение от страна на управителния съвет тези предложения се изпращат на Комисията.
6. Директорът на Службата решава дали и по какъв начин могат да бъдат извършени публикации, произтичащи от трети страни.
7. Директорът на Службата участва в междуинституционалните дейности във връзка с информацията и комуникацията в областите на компетентност на Службата.
8. По отношение на издаването на законодателство и на официални документи, свързани със законодателната процедура, включително Официален вестник, директорът на Службата:
а)
предлага на компетентните инстанции на всяка институция основните решения, които се прилагат съвместно;
б)
определя предложения за подобряване на структурата и представянето на Официален вестник и на официалните законодателни текстове;
в)
формулира предложения до институциите по отношение на хармонизирането на оформлението на текстовете за публикуване;
г)
прави преглед на трудностите, свързани с текущата дейност, и формулира в рамките на Службата необходимите указания и дава препоръки на институциите за преодоляване на тези трудности.
9. Директорът на Службата изготвя в съответствие с Финансовия регламент годишен доклад за дейността, който обхваща отпуснатите от Комисията и от други институции кредити по силата на Финансовия регламент. Докладът е адресиран до Комисията и съответните институции и за информация - до управителния съвет.
10. В рамките на отпускането на кредити от Комисията и изпълнението на бюджета условията за информиране и консултиране между члена на Комисията, който отговаря за отношенията със Службата, и директора на Службата се определят с общо съгласие.
11. Директорът на Службата отговаря за изпълнението на стратегическите цели, определени от управителния съвет, и за правилното управление на Службата, на нейните дейности, както и на управлението на бюджета ѝ.
12. Когато директорът на Службата отсъства или е възпрепятстван, се прилагат правилата за заместване въз основа на степента или на годините трудов стаж, освен ако управителният съвет по предложение на своя председател или на директора на Службата вземе друго решение.
13. Директорът на Службата уведомява институциите с тримесечен доклад за планирането и използването на ресурсите, както и за напредъка на работата.
Член 10
Персонал
1. Назначаването на длъжност генерален директор и директор се извършва от Комисията след единодушно положително становище от страна на управителния съвет. Правилата на Комисията по отношение на мобилността и оценката на висшето ръководство се прилагат за генералния директор и директорите (степен AD 16/AD 15/AD 14). При наближаване на срока за мобилност, предвиден по принцип в съответните правила за длъжностното лице, което заема такава длъжност, Комисията уведомява управителния съвет, който може да излезе с единодушно становище по случая.
2. Управителният съвет е тясно свързан с процедурите, които следва да се проведат, ако е необходимо, преди назначаването на длъжностни лица и други служители на Службата на длъжност генерален директор (степен AD 16/AD 15) и директори (степен AD 15/AD 14), а именно изготвяне на обява за работа, разглеждане на кандидатурите и определяне на жури за конкурс във връзка с този вид длъжности.
3. Правомощията на органа по назначаване и на органа за сключване на трудови договори по отношение на длъжностните лица и на другите служители на Службата се изпълняват от Комисията. Комисията може да делегира някои от своите правомощия в рамките на Комисията на директора на Службата. Делегирането се извършва при същите условия като за генералните дирекции на Комисията.
4. При условията на параграф 2 приетите от Комисията разпоредби и процедури за прилагането на Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители се прилагат за длъжностните лица и другите служители на Службата при същите условия като за длъжностните лица и другите служители на Комисията, които работят в Люксембург.
5. Длъжностните лица на всички институции се уведомяват за всички свободни работни места в рамките на Службата, след като органът по назначаване или органът за сключване на трудови договори решат да открият работното място.
6. На всеки три месеца директорът на Службата уведомява управителния съвет относно управлението на персонала.
Член 11
Финансови аспекти
1. Бюджетните кредити на Службата, чиято обща сума се вписва в отделна бюджетна позиция в раздела за бюджета на Комисията, са описани подробно в приложението към този раздел. Това приложение се представя под формата на отчет за приходите и разходите, като разпределението е същото като в раздела на бюджета.
2. Щатното разписание на Службата е посочено в приложението към щатното разписание на Комисията.
3. Всяка институция е разпоредител с бюджетни кредити за реда „разходи за публикуване“ от бюджета си.
4. Всяка институция може да делегира правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на Службата за управлението на кредити, вписани в раздела, и определя границите и условията на това делегиране в съответствие с Финансовия регламент. Директорът на Службата уведомява управителния съвет за това делегиране на всеки три месеца.
5. Бюджетното и финансовото управление на Службата се извършва в съответствие с Финансовия регламент и подробните правила за прилагането му и с финансовата рамка, която е в сила за Комисията, включително за кредитите, отпуснати от институции, различни от Комисията.
6. Счетоводството на Службата се изготвя в съответствие със счетоводните правила и методи, одобрени от счетоводителя на Комисията. Службата води отделно счетоводство за продажбата на Официален вестник и на публикациите. Нетните приходи от продажбите се изплащат на институциите.
Член 12
Проверка
1. Функцията на вътрешен одитор на Службата се упражнява от вътрешния одитор на Комисията в съответствие с Финансовия регламент. Службата изготвя вътрешен одит, който е аналогичен на предвидения в генералните дирекции и служби на Комисията начин. Институциите могат да поискат от директора на Службата да включи специфични одити в работната програма на вътрешния одит на Службата.
2. Службата отговаря на въпроси във връзка с нейните правомощия в рамките на мисията на Европейската служба с борба с измамите (OLAF). За да се гарантира закрилата на интересите на Европейския съюз, се изготвя споразумение, което обхваща начините за взаимно уведомяване между председателя на управителния съвет и директора на OLAF.
Член 13
Жалби и искания
1. Службата отговаря за отговорите на исканията на Европейския омбудсман и на Европейския надзорен орган за защита на личните данни в рамките на своите правомощия.
2. Правните искове в областите на правомощия на Службата се насочват срещу Комисията.
Член 14
Достъп на обществеността до документи
1. Директорът на Службата взема решенията, посочени в член 7 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (4). При отказ решенията по потвърдителни искания се взимат от генералния секретар на Комисията.
2. Службата разполага с регистър на документи в съответствие с член 11 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.
Член 15
Отмяна
Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом се отменя.
Позоваванията на отмененото решение се считат за позовавания на настоящото решение.
Член 16
Пораждане на действие
Настоящото решение поражда действие в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел и Люксембург на 26 юни 2009 година.