EUROPOLS STYRELSESRÅDS AFGØRELSE
af 4. juni 2009
om betingelser for databehandling på grundlag af Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 4
(2009/1010/RIA)
STYRELSESRÅDET HAR -
under henvisning til Rådets afgørelse 2009/371/RIA af 6. april 2009 om oprettelse af en europæisk politienhed (Europol) (1) (i det følgende benævnt »Europol-afgørelsen«), særlig artikel 10, stk. 4, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Styrelsesrådet fastlægger efter forslag fra direktøren og efter høring af Den Fælles Kontrolinstans betingelserne for databehandling med henblik på at afgøre, hvorvidt sådanne data er relevante for Europols opgaver og kan indgå i et af organisationens informationsbehandlingssystemer, navnlig hvad angår adgang til og anvendelse af dataene samt tidsfrister for opbevaring og sletning af dataene.
(2)
I forbindelse med vedtagelsen af denne afgørelse tager Styrelsesrådet hensyn til principperne i Europarådets konvention om beskyttelse af individet i forbindelse med automatisk behandling af personlige data af 28. januar 1981 og til anbefaling R(87)15, vedtaget den 17. september 1987 af Europarådets ministerudvalg, om anvendelse af personoplysninger inden for politisektoren.
(3)
Styrelsesrådets afgørelse forelægges Rådet til godkendelse -
VEDTAGET FØLGENDE AFGØRELSE:
Artikel 1
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
a) »personoplysninger«: alle oplysninger om en identificeret eller identificerbar person. Ved identificerbar person forstås en person, der direkte eller indirekte kan identificeres, bl.a. ved et identifikationsnummer eller et eller flere forhold, der er særlige for denne persons fysiske, fysiologiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet
b) »behandling af personoplysninger«: enhver operation eller række af operationer - med eller uden brug af elektronisk databehandling - som personoplysninger gøres til genstand for, f.eks. indsamling, registrering, systematisering, opbevaring, tilpasning eller ændring, udlæsning, søgning, brug, videregivelse ved transmission, formidling eller enhver anden form for overladelse, sammenstilling eller samkøring samt blokering, sletning eller tilintetgørelse
c) »informationsbehandlingssystemer«: Europols informationssystem, analyseregistre og andre systemer til behandling af personoplysninger, jf. Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 1
d) »Europols informationssystem«: det system, som beskrives i Europol-afgørelsens artikel 11, stk. 1
e) »analyseregister«: et register, der oprettes med henblik på analyse, jf. Europol-afgørelsens artikel 14
f) »EU-organer«: institutioner, organer, kontorer og agenturer, der er oprettet ved eller på grundlag af traktaten om Den Europæiske Union og traktaterne om oprettelse af De Europæiske Fællesskaber, jf. Europol-afgørelsens artikel 22, stk. 1
g) »tredjeparter«: tredjelande og organisationer som nævnt i Europol-afgørelsens artikel 23, stk. 1
h) »behørigt bemyndigede medlemmer af Europols personale«: ansatte ved Europol, der udpeges af Europols direktør til at behandle personoplysninger opbevaret i overensstemmelse med denne afgørelse.
Artikel 2
Anvendelsesområde
Denne afgørelse finder anvendelse på personoplysninger, der er videregivet til Europol, med henblik på at fastslå, om oplysningerne er relevante for organisationens opgaver og kan indgå i organisationens informationsbehandlingssystemer, med undtagelse af:
a)
personoplysninger, der er indlæst i Europols informationssystem i henhold til Europol-afgørelsens artikel 13, stk. 1
b)
personoplysninger, der er stillet til rådighed af en medlemsstat, et EU-organ eller en tredjepart til indlæsning i et specifikt analyseregister samt personoplysninger indlæst i et analyseregister i medfør af Europol-afgørelsens artikel 14
c)
personoplysninger, der er stillet til rådighed for Europol med henblik på indlæsning i et andet specifikt system til behandling af personoplysninger i medfør af Europol-afgørelsens artikel 10, stk. 1, sidste punktum.
Artikel 3
Adgang og anvendelse
1. Adgang til personoplysninger, som Europol behandler i henhold til denne afgørelse, begrænses til behørigt bemyndigede medlemmer af Europols personale.
2. Uanset artikel 17 i Europol-afgørelsen skal personoplysninger, som Europol behandler i henhold til denne afgørelse, kun anvendes til at afgøre, hvorvidt sådanne oplysninger er relevante for Europols opgaver og kan indgå i organisationens informationsbehandlingssystemer.
3. Afgør Europol, at disse data er relevante for organisationens opgaver og kan indgå i Europols informationssystem, foreslår Europol, at den medlemsstat, der har stillet de pågældende data til rådighed, indlæser disse i Europols informationssystem, jf. Europol-afgørelsens artikel 13, stk. 1. Hvis medlemsstaten ikke følger Europols forslag, finder Europol-afgørelsens artikel 5 anvendelse.
Artikel 4
Regler for beskyttelse af personoplysninger og om datasikkerhed
1. Når Europol behandler personoplysninger i henhold til denne afgørelse, skal den overholde de regler om beskyttelse af personoplysninger og om datasikkerhed, der er fastlagt i Europol-afgørelsen, navnlig artikel 18, artikel 27 og artikel 35 samt gennemførelsesbestemmelserne hertil.
2. Såfremt Europol beslutter at indlæse sådanne oplysninger i informationsbehandlingssystemerne eller at slette eller tilintetgøre dem, meddeler Europol dette til den pågældende medlemsstat, EU-organ eller tredjepart.
Artikel 5
Tidsfrister for opbevaring af personoplysninger
1. En afgørelse om anvendelsen af personoplysninger i overensstemmelse med artikel 3, stk. 2, træffes snarest muligt og under alle omstændigheder senest seks måneder efter, at Europol har modtaget sådanne oplysninger.
2. Træffes der ikke en sådan afgørelse inden udløbet af denne seksmåneders periode, slettes eller tilintetgøres de pågældende personoplysninger, meddeles dette til den pågældende medlemsstat, EU-organ eller tredjepart.
Artikel 6
Ansvar
Europol er ansvarlig for at sikre iagttagelsen af artikel 3, 4 og 5 i denne afgørelse.
Artikel 7
Ikrafttrædelse
Denne afgørelse træder i kraft på samme dag som den, hvor Europol-afgørelsen tages i anvendelse.
Haag, den 4. juni 2009.
Godkendt af Rådet den 30. november 2009.
РЕШЕНИЕ НА УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ
от 4 юни 2009 година
относно условията, свързани с обработката на данни въз основа на член 10, параграф 4 от Решението за Европол
(2009/1010/ПВР)
УПРАВИТЕЛНИЯТ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ,
като взе предвид Решението на Съвета за създаване на Европейска полицейска служба (Европол) от 6 април 2009 г. (1) (наричано по-нататък „Решението за Европол“), и по-специално член 10, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Задача на Управителния съвет, действайки по предложение на директора и след консултация със съвместния надзорен орган, е да определя условията за обработка на данните, за да определи дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в една от неговите системи за обработка на информация, по-конкретно що се отнася до достъпа до данните и използването им, както и до сроковете за съхранението и заличаването им.
(2)
Като приема настоящото решение Управителният съвет трябва да вземе предвид принципите на Конвенцията на Съвета на Европа за защита на лицата по отношение на автоматичната обработка на лични данни от 28 януари 1981 г. и Препоръка № R(87)15 на Комитета на министрите на Съвета на Европа от 17 септември 1987 г., уреждаща използването на лични данни в полицейския сектор.
(3)
Решението на Управителния съвет се представя на Съвета за одобрение,
ПРИЕ СЛЕДНОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
По смисъла на настоящото решение:
а)
„лични данни“ означава всяка информация за идентифицирано или подлежащо на идентифициране физическо лице: подлежащо на идентифициране физическо лице е лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко, по-специално чрез идентификационен номер или един или повече специфични признаци, отнасящи се до неговата физическа, физиологическа, психологическа, умствена, икономическа, културна или социална самоличност;
б)
„обработка на лични данни“ означава всяка операция или набор от операции, извършвани със или без автоматични средства по отношение на лични данни, като събиране, запис, организиране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друга форма на предоставяне на данните, актуализиране или комбиниране, блокиране, изтриване или унищожаване;
в)
„системи за обработка на информацията“ означава информационната система на Европол, аналитичните работни досиета и други системи за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1 от Решението за Европол;
г)
„информационна система на Европол“ означава системата, посочена в член 11, параграф 1 от Решението за Европол;
д)
„аналитично работно досие“ означава досие, открито за целите на анализа, както е посочено в член 14 от Решението за Европол;
е)
„органи на ЕС“ означава институции, органи, служби и агенции, създадени от или въз основа на Договора за Европейския съюз и договорите за създаване на Европейските общности, както е посочено в член 22, параграф 1 от Решението за Европол;
ж)
„трети страни“ означава трети държави и организации, както е посочено в член 23, параграф 1 от Решението за Европол;
з)
„надлежно упълномощени служители на Европол“ означава служителите на Европол, определени от директора да обработват лични данни в съответствие с настоящото решение.
Член 2
Обхват
Настоящото решение се прилага към личните данни, съобщени на Европол за целите на определяне дали тези данни са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация, с изключение на:
а)
личните данни, въведени в информационната система на Европол съгласно член 13, параграф 1 от Решението за Европол;
б)
личните данни, предложени от държава-членка, орган на ЕС или трета страна за включване в конкретно аналитично работно досие, както и личните данни, въведени в аналитично работно досие съгласно член 14 от Решението за Европол;
в)
личните данни, предоставени на Европол за включване в друга конкретна система за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1, последно изречение от Решението за Европол.
Член 3
Достъп и използване
1. Достъпът до лични данни, обработвани от Европол в съответствие с настоящото решение, се ограничава до надлежно упълномощените служители на Европол.
2. Без да се засяга член 17 от Решението за Европол, личните данни, обработвани от Европол съгласно настоящото решение, се използват само за целите на определяне дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация.
3. Когато Европол определи, че данните са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в информационната система на Европол, Европол предлага на държавата-членка, предоставила данните, да въведе данните в информационната система на Европол в съответствие с член 13, параграф 1 от Решението за Европол. Ако държавата-членка не изпълни предложението на Европол, се прилага член 5 от настоящото решение.
Член 4
Правила за защита на личните данни и сигурност на данните
1. При обработката на лични данни съгласно настоящото решение Европол трябва да прилага правилата за защита на личните данни и сигурност на данните, изложени в Решението за Европол, по-специално членове 18, 27 и 35, както и правилата, приети при тяхното прилагане.
2. В случай че Европол реши да включи такива данни в системите за обработка на информация или да ги заличи или унищожи, той информира предоставилата ги държава-членка, органа на ЕС или съответната трета страна.
Член 5
Срок за съхранение на лични данни
1. Решението за използване на личните данни в съответствие с член 3, параграф 2 се взема възможно най-скоро и във всички случаи не по-късно от шест месеца след като тези данни са били получени от Европол.
2. При липса на такова решение след изтичане на шестмесечния срок въпросните лични данни се заличават или унищожават, като предоставящата държава-членка, орган на ЕС или трета страна се уведомяват за това.
Член 6
Отговорност
Европол е отговорен за осигуряване на спазването на членове 3, 4 и 5 от настоящото решение.
Член 7
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в същия ден, в който е датата за прилагане на Решението за Европол.
Хага, 4 юни 2009 година.
Одобрено от Съвета на 30 ноември 2009 година.