KOMMISSIONENS BESLUTNING af 2. juli 1998 om fastsættelse af gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 888/98/EF om et fællesskabshandlingsprogram til forbedring af afgiftssystemerne i det indre marked (Fiscalis-programmet) (meddelt under nummer K(1998) 1819) (98/467/EF)
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets beslutning nr. 888/98/EF af 30. marts 1998 om et fællesskabshandlingsprogram til forbedring af afgiftssystemerne i det indre marked (Fiscalis-programmet) (1), særlig artikel 10, og
ud fra følgende betragtninger:
Der bør fastsættes en række procedurer for gennemførelsen af de udvekslinger, seminarer og multilaterale kontrolforanstaltninger, som er omhandlet i artikel 5 i nævnte beslutning;
programmet bør være til nytte for så mange embedsmænd som muligt;
planlægningen og gennemførelsen af udvekslingerne, seminarerne og de multilaterale kontrolforanstaltninger bør tilrettelægges således, at Fællesskabet får størst mulig nytte og udbytte heraf;
der bør vedtages visse finansielle bestemmelser for at sikre sund finansiel forvaltning og kontrol med udgifterne i forbindelse med udvekslingerne, seminarerne og de multilaterale kontrolforanstaltninger, som omhandlet i artikel 8 i nævnte beslutning;
der bør fastsættes visse procedurer for at sikre en stadig evaluering, som omhandlet i artikel 12 i nævnte beslutning;
de i denne beslutning fastlagte foranstaltninger er i overensstemmelse med udtalelse fra det udvalg, der er omhandlet i artikel 11 i beslutning nr. 888/98/EF -
VEDTAGET FØLGENDE BESLUTNING:
Artikel 1
Ved denne beslutning fastsættes visse gennemførelsesbestemmelser til beslutning nr. 888/98/EF om et fællesskabshandlingsprogram til forbedring af afgiftssystemerne i det indre marked (Fiscalis-programmet); bestemmelserne vedrører følgende:
- tilrettelæggelsen af udvekslingerne, seminarerne og de multilaterale kontrolforanstaltninger
- de finansielle procedurer for udbetaling og refusion af udgifter i forbindelse med udvekslinger, seminarer og multilaterale kontrolforanstaltninger
- procedurerne for den stadige evaluering af udvekslingerne, seminarerne og de multilaterale kontrolforanstaltninger.
Artikel 2
Den enkelte medlemsstat skal sikre, at dets repræsentant i det udvalg, der er omhandlet i artikel 11 i beslutning nr. 888/98/EF (i det følgende benævnt »Udvalget«), er ansvarlig for koordineringen af deres egen medlemsstats overholdelse af bestemmelserne i denne beslutning. Når en medlemsstat har to repræsentanter, er disse fælles om dette ansvar.
AFSNIT I
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 3
1. Medlemsstaterne sikrer, at deres embedsmænd regelmæssigt informeres om mulighederne under Fiscalis-programmet.
2. Medlemsstaterne sikrer, at alle deres embedsmænd, som udvælges til at deltage i udvekslingerne, seminarerne og de multilaterale kontrolforanstaltninger, i tilstrækkelig grad kan kommunikere på de sprog, der anvendes i forbindelse med disse aktiviteter.
3. Medlemsstaterne skal som en generel regel sikre, at Fællesskabet ikke kommer til at afholde udgifter til mere end
- en udveksling pr. embedsmand i løbet af programmets varighed
- en multilateral kontrol pr. embedsmand i et givet år, og
- to seminarer pr. embedsmand i løbet af et givet år.
Undtagelser fra denne generelle regel skal forinden anmeldes til Kommissionen. I mangel af en modsat opfattelse fra Kommissionen inden ti arbejdsdage efter modtagelsen af anmeldelsen, skal Fællesskabet afholde de udgifter, der er forbundet med den omhandlede aktivitet.
4. Medlemsstaterne skal udvælge de embedsmænd, der skal deltage i udvekslingerne, seminarerne og de multilaterale kontrolforanstaltninger, fra samtlige hensigtsmæssige fagområder inden for deres administration.
5. Medlemsstaterne skal sikre, at de embedsmænd, der udvælges til at deltage i udvekslingerne, seminarerne og de multilaterale kontrolforanstaltninger, er tilstrækkeligt kvalificerede, er grundigt forberedt forud for deltagelsen, samt at de møder op og deltager aktivt i de pågældende aktiviteter.
6. Medlemsstaterne meddeler hvert år Kommissionen, hvor mange embedsmænd i deres administration, de mener, er berettiget til at deltage i udvekslingerne, seminarerne og de multilaterale kontrolforanstaltninger. Sådanne kandidater skal svare til definitionen i artikel 2, litra c), i beslutning nr. 888/98/EF.
Artikel 4
1. De enkelte medlemsstater skal give Kommissionen meddelelse om pligter eller opgaver, som normalt udføres af medlemsstatens egne embedsmænd, men som ifølge den nationale retsorden ikke må overdrages til en embedsmand fra en anden medlemsstat i forbindelse med en udveksling eller en multilateral kontrol. Kommissionen skal ligeledes have tilsendt en nærmere beskrivelse af den specifikke udelukkelse. Kommissionen indsamler disse oplysninger og stiller dem til rådighed for samtlige medlemsstater.
2. De enkelte medlemsstater skal sikre, at embedsmændene fra de øvrige medlemsstater får overladt alle de pligter og opgaver, som det er hensigtsmæssig at lade dem udføre i forbindelse med en udveksling eller en multilateral kontrol for at opfylde målsætningerne for denne. De enkelte medlemsstater skal betragte alle sådanne pligter og opgaver, som udføres af egne embedsmænd i lignende stillinger, som værende principielt hensigtsmæssige at udføre for en embedsmand fra en anden medlemsstat, bortset fra sådanne som måtte være udelukket og meddelt Kommissionen i overensstemmelse med artikel 4, stk. 1.
Artikel 5
1. Fællesskabet afholder kun de rejse- og opholdsudgifter, der er forbundet med udvekslinger, seminarer og multilaterale kontrolforanstaltninger, som finder sted i andre medlemsstater end i den deltagende embedsmands egen. Rejse- og opholdsudgifter i forbindelse med udvekslinger, seminarer og multilaterale kontrolforanstaltninger, som finder sted i den deltagende embedsmands egen medlemsstat, afholdes af den pågældende medlemsstat.
2. Udvekslinger og seminarer skal som en generel regel gennemføres inden for samme kalenderår som det, hvori Fællesskabet afholder de dermed forbundne udgifter. Rejser til eller fra andre medlemsstater i forbindelse med en embedsmands deltagelse i multilaterale kontrolforanstaltninger skal afsluttes inden fem måneder efter, at Fællesskabet har truffet afgørelse om at afholde en del af udgifterne til den pågældende kontrolforanstaltning. Undtagelser fra denne generelle regel skal forinden anmeldes til Kommissionen. I mangel af en modsat opfattelse fra Kommissionen inden ti arbejdsdage efter modtagelsen af anmeldelsen, skal Fællesskabet afholde de udgifter, der er forbundet med den omhandlede aktivitet.
AFSNIT II
UDVEKSLINGER
Artikel 6
Medlemsstaterne sikrer, at der er en tilfredsstillende geografisk spredning i deres valg af medlemsstater, som kan modtage besøg af en af deres embedsmænd (»værtsland«). Som en generel regel skal hver enkelt medlemsstat sende mindst tre embedsmænd til hver af de øvrige medlemsstater i løbet af programmets varighed og skal sikre, at den gennemsnitlige varighed af alle de udvekslinger, hvorpå de sender deres embedsmænd i et givet år, ikke bliver mindre end to uger. Undtagelser fra denne generelle regel skal anmeldes til Kommissionen inden udgangen af august hvert år. I mangel af en modsat opfattelse fra Kommissionen inden ti arbejdsdage efter modtagelsen af anmeldelsen, skal Fællesskabet afholde de udgifter, der er forbundet med den omhandlede aktivitet.
Artikel 7
1. Medlemsstaterne udvælger hvert år, hvilke embedsmænd fra deres administration, som skal deltage i udvekslingerne (»udvekslingskandidater«), fastlægger et formål med og et specifikt arbejdsområde for den foreslåede udveksling og peger på mulige værtslande. Valget af antal af udvekslinger skal fastlægges i lyset af de maksimale rejse- og opholdsudgifter, som gælder efter artikel 10, stk. 1 og 2. De udvekslinger skal foretrækkes, hvor kombinationen af udvekslingskandidat, formål og arbejdsområde samt værtsland i bedst omfang svarer til, hvad er tilsigtet med programmet, jf. artikel 3 i beslutning nr. 888/98/EF.
2. Oprindelsesmedlemsstaten sikrer sig, at den enkelte udvekslingskandidat udfylder en forslagsformular for udvekslingen i overensstemmelse med Kommissionens model med angivelse af udvekslingens formål og kandidatens erhvervserfaring. Oprindelsesmedlemsstaten sikrer, at formålene og det specifikke arbejdsområde for udvekslingen drøftes og aftales med udvekslingskandidatens overordnede.
3. Oprindelsesmedlemsstaten sender for hver enkelt kandidat den udfyldte forslagsformular for udvekslingen til alle de værtsmedlemsstater, som er udvalgt som velegnede.
4. Senest to uger efter modtagelsen af forslagsformularen skal værtsmedlemsstaten som en generel regel over for oprindelsesmedlemsstaten bekræfte, at udvekslingen vil finde sted på grundlag af forslagsformularen. Navn og kontaktoplysninger for den embedsmand, som får til opgave at tilrettelægge udvekslingen (»værtsembedsmanden«) skal ligeledes meddeles oprindelsesmedlemsstaten. Hvis værtsmedlemsstaten ikke kan bekræfte udvekslingen inden for to uger, skal værtsmedlemsstaten underrette Kommissionen herom.
5. Begge medlemsstater sikrer, at udvekslingskandidaten og værtsembedsmanden forud for udvekslingen når til enighed om formålet og det specifikke arbejdsområde for udvekslingen: de opgaver, som værtsadministrationen skal overlade til udvekslingskandidaten; eventuelle sproglige eller specifikke faglige krav; tidspunktet for udvekslingen og andre relevante detaljer.
6. Værtsmedlemsstaten træffer samtlige nødvendige foranstaltninger for at sikre, at udvekslingskandidaten i såvel planlægningen som gennemførelsen af udvekslingen reelt inddrages i værtsadministrationens aktiviteter.
7. Værtsmedlemsstaten træffer samtlige nødvendige foranstaltninger for at sikre, at udvekslingskandidatens civilretlige ansvar i udførelsen af hans opgaver under udvekslingen behandles på samme måde som værtsmedlemsstatens egne embedsmænds ansvar. Oprindelsesmedlemsstaten og værtsmedlemsstaten træffer samtlige foranstaltninger, som de anser for nødvendige for at sikre, at udvekslingskandidaten under udvekslingen er bundet af samme regler for tavshedspligt som embedsmænd i værtsmedlemsstaten.
AFSNIT III
SEMINARER
Artikel 8
1. Der skal i ethvert givent år afholdes ikke mere end femten seminarer. Forslaget til seminarer kan forelægges af medlemsstaterne eller af Kommissionen. De seminarer skal foretrækkes, som i bedst omfang svarer til, hvad er tilsigtet med programmet, jf. artikel 3 i beslutning nr. 888/98/EF.
2. Seminarerne kan efter behov være af to til tre arbejdsdages varighed.
3. Rejse- og opholdsudgifter for to repræsentanter fra hver medlemsstat (dog bortset fra værtsmedlemsstaten) og ikke flere end fem eksterne eksperter afholdes af Fællesskabet for hvert seminar. Kommissionen og værtsmedlemsstaten kan indbyrdes aftale at tillade, at flere repræsentanter fra nogle eller alle medlemsstater deltager i seminaret, men udgifterne hertil afholdes ikke af Fællesskabet. Fællesskabet kan endvidere afholde rejse- og opholdsudgifter for en enkelt dag for en embedsmand fra højst fem medlemsstater, bortset fra værtsmedlemsstaten, med henblik på et forberedende møde for hvert enkelt seminar. Kommissionen og værtsmedlemsstaten skal være enige om behovet for et sådant møde.
4. Fællesskabet afholder andre udgifter i forbindelse med seminarernes tilrettelæggelse, som ikke dækkes af embedsmændenes rejse- og opholdsudgifter, efter aftale mellem Kommissionen og værtsmedlemsstaten i overensstemmelse med følgende afsnit. Kommissionen refunderer disse udgifter direkte. De finansielle kontrolprocedurer som fastlagt i bilag I til denne beslutning skal overholdes.
5. Stedet for seminarets afholdelse og eventuelt behov for levering af udstyr eller lokaler skal aftales mellem Kommissionen og værtsmedlemsstaten under hensyntagen til: adgangsforhold fra de øvrige medlemsstater; tilstedeværelsen af egnede faciliteter og omkostningsniveau; gældende satser for refusion af værtsmedlemsstatens opholdsudgifter.
6. Hvert seminar planlægges og gennemføres i fællesskab af Kommissionen og værtsmedlemsstaten for at sikre størst mulig aktiv deltagelse og engagement fra deltagernes side.
AFSNIT IV
MULTILATERALE KONTROLFORANSTALTNINGER
Artikel 9
1. Fællesskabet afholder som en generel regel kun rejse- og opholdsudgifter i forbindelse med højst to returrejser til en anden medlemsstat pr. embedsmand og pr. multilateral kontrolforanstaltning og i alt ti dages opholdsudgifter pr. embedsmand og pr. multilateral kontrolforanstaltning. Undtagelser fra denne generelle regel skal forinden anmeldes til Kommissionen. I mangel af en modsat opfattelse fra Kommissionen inden ti arbejdsdage efter modtagelsen af anmeldelsen, skal Fællesskabet afholde de udgifter, der er forbundet med den omhandlede aktivitet. Fællesskabet afholder således kun rejse- og opholdsudgifter for to embedsmænd pr. medlemsstat og pr. multilateral kontrolforanstaltning.
2. Antallet af multilaterale kontrolforanstaltninger, for hvilke rejse- og opholdsudgifter afholdes af Kommissionen, lægges fast i lyset af det samlede beløb for rejse- og opholdsudgifter efter artikel 10, stk. 1 og 2. De kontrolforanstaltninger skal foretrækkes, som i bedste omfang svarer til, hvad er tilsigtet med programmet, jf. artikel 3 i beslutning nr. 888/98/EF.
Ethvert forslag til multilateral kontrolforanstaltning vurderes i lyset af følgende oplysninger, som stilles til rådighed for Kommissionen og alle øvrige medlemsstater af den medlemsstat, der har foreslået:
- industrisektor og cirkastørrelse for den eller de afgiftspligtige personer, der skal kontrolleres
- begrundelsen for den multilaterale kontrolforanstaltning
- begrundelsen for Fællesskabets afholdelse af en del af udgifterne, idet der tages hensyn til det overordnede formål med programmet, jf. artikel 3 i beslutning nr. 888/98/EF
- samt alle andre relevante oplysninger.
Endvidere skal den medlemsstat, som har stillet forslaget, samtidigt over for alle de øvrige medlemsstater oplyse, hvor den eller de pågældende afgiftspligtige personer har eller muligvis kan have afgiftsmæssige forpligtelser samt nærmere fastlægge den eller de afgiftspligtige personer, der skal kontrolleres.
3. For hver af de multilaterale kontrolforanstaltninger, hvor det er aftalt, at Fællesskabet skal afholde en del af udgifterne, er det den medlemsstat, som har foreslået kontrolforanstaltningen, der er ansvarlig for planlægningen og gennemførelsen af den multilaterale kontrolforanstaltning i samordning med de øvrige deltagende medlemsstater. De multilaterale kontrolforanstaltninger kan i overensstemmelse med stk. l, som en generel regel ikke give anledning til mere end to rejser til en anden medlemsstat for de involverede embedsmænd.
AFSNIT V
FINANSIEL STYRING OG KONTROL
Artikel 10
1. Kommissionen fastsætter det maksimale beløb for de rejse- og opholdsudgifter, som Fællesskabet kan afholde for den enkelte medlemsstats embedsmænd i et givet år under hensyntagen til følgende:
- de godkendte årlige budgetbevillinger til Fiscalis-programmet
- de bevillinger, som er øremærket til andre Fiscalis-aktiviteter end udvekslinger, seminarer og multilaterale kontrolforanstaltninger
- de bevillinger, der er øremærket til refusion af udgifterne til embedsmænds og eksterne eksperters deltagelse i seminarer
- antal embedsmænd fra den enkelte medlemsstat, som er berettiget til at deltage i programaktiviteterne (i overensstemmelse med artikel 3, stk. 6)
- antal af medlemsstater
- den regulering, som finder sted i henhold til stk. 2, sammenholdt med den i stk. 10 angivne rapport samt
- antal afgiftspligtige personer, som foretager fællesskabsleverancer, i hver medlemsstat.
2. Det maksimale beløb, som i form af rejse- og opholdsudgifter i forbindelse med udvekslinger, seminarer og multilaterale kontrolforanstaltninger kan afholdes af Fællesskabet for den enkelte medlemsstat, kan reguleres i løbet af året. En sådan regulering skal begrundes i lyset af de rapporter om faktiske og forudsete udgifter som omhandlet i stk. 9.
3. Hvis det samlede udgiftsbeløb for en medlemsstats embedsmænd i forbindelse med udvekslinger, seminarer og multilaterale kontrolforanstaltninger i løbet af et givet år overstiger det maksimale beløb, der er fastsat for den pågældende medlemsstat i overensstemmelse med stk. 1 og 2, skal det overskydende udgiftsbeløb afholdes af den pågældende medlemsstat i overensstemmelse med artikel 8, stk. 3, litra a), i beslutning nr. 888/98/EF.
4. Medlemsstaterne sikrer, at de af deres embedsmænd, som deltager i udvekslingerne, seminarerne og de multilaterale kontrolforanstaltninger, er hensigtsmæssigt forsikret for alle eventuelle moralske, materielle eller fysiske skader, de måtte forvolde i løbet af deres rejse til eller fra, eller under deres ophold på det sted, hvor udvekslingen, seminaret eller den multilaterale kontrolforanstaltning finder sted. Navnlig skal en embedsmand, der anvender egen bil, forblive ansvarlig for eventuelle skader på bilen eller tredjemand i overensstemmelse med de gældende love, hvor en sådan ulykke opstår. Ingen moralske, materielle eller fysiske skader forvoldt af en embedsmand i løbet af sin rejse til eller fra, eller under sit ophold på det sted, hvor udvekslingen, seminaret eller den multilaterale kontrol finder sted, kan blive genstand for et krav over for Fællesskabet.
5. Medlemsstaterne skal på Fællesskabets vegne og inden for det maksimale beløb for rejse- og opholdsudgifter, som fastsat i henhold til stk. 1 og stk. 2, refundere de rejse- og opholdsudgifter, embedsmændene måtte have i løbet af udvekslingen, seminaret eller den multilaterale kontrol. Medlemsstaterne sikrer, at kun sådanne udgifter, som er afholdt i overensstemmelse med reglerne i bilag 1 til denne beslutning, refunderes.
6. Kommissionen skal herefter på Fællesskabets vegne refundere de af medlemsstaterne i henhold til stk. 5 afholdte udgifter. Maksimalt tres procent af det maksimale beløb, som Fællesskabet skal afholde for den enkelte medlemsstat, betales til den enkelte medlemsstat ved årets begyndelse. Om nødvendigt kan yderligere betalinger til medlemsstaterne ske efterfølgende. Disse efterfølgende betalinger kan tilbageholdes, indtil Kommissionen betragter samtlige bestemmelser i denne beslutning, navnlig stk. 9 og stk. 10 samt afsnit VI, for opfyldt.
7. Samtlige forskud fra Kommissionen til medlemsstaterne udbetales i den valuta, som anvendes for Fællesskabets budget i det pågældende år. Medlemsstaterne kan refundere udgifterne i enhver egnet fællesskabsvaluta, når blot de officielle omvekslingskurser fastsat af Kommissionen anvendes. Medlemsstaterne afholder samtlige omkostninger i forbindelse med valutaomveksling.
8. Medlemsstaterne skal opbevare al nødvendig dokumentation i fem år.
9. De enkelte medlemsstater tilsender før udgangen af august måned hvert år Kommissionen en rapport over faktiske og forudsete rejse- og opholdsudgifter i overensstemmelse med en kommissionsmodel.
10. De enkelte medlemsstater tilsender inden 20. februar hvert år Kommissionen en rapport over faktiske rejse- og opholdsudgifter i det foregående år i overensstemmelse med en kommissionsmodel.
11. Hvis dele af de betalinger, der er foretaget til en medlemsstat, i ganske særlige tilfælde ikke finder anvendelse, skal sådanne efter forudgående aftale med Kommissionen betragtes som en del af betalingen for det efterfølgende år. Det tilsvarende beløb fratrækkes således den første betaling i det efterfølgende år. Kommissionen kan alternativt tilbagesøge ubrugte midler fra medlemsstaterne.
AFSNIT VI
RAPPORTER OG EVALUERING
Artikel 11
1. Medlemsstaterne sikrer, at de i bilag II til denne beslutning angivne evalueringsskemaer udfyldes og kontrasigneres samt fremsendes til Kommissionen inden for den angivne tidsfrist:
- den udvekslede embedsmands evaluering af udvekslingen (inden to uger efter udvekslingens afslutning). Denne skal også fremsendes til værtsmedlemsstaten
- værtsembedsmandens evaluering af udvekslingen (inden to uger efter udvekslingens afslutning). Denne skal også fremsendes til oprindelsesmedlemsstaten
- den udvekslede embedsmands overordnedes evaluering af udvekslingen (inden seks måneder efter udvekslingens afslutning)
- hver deltagers evaluering af seminaret (før afrejsen fra seminaret)
- hver medlemsstats evaluering af seminaret (inden seks måneder efter seminarets afslutning)
- de implicerede medlemsstaters evaluering af hver multilateral kontrolforanstaltning (inden to måneder efter kontrolforanstaltningens afslutning).
2. Kommissionen og medlemsstaterne sikrer sig, at følgende rapporter udfyldes. Medlemsstaterne sikrer sig, at disse rapporter på mest hensigtsmæssig vis cirkulerer i deres administrations forskellige afdelinger:
- den udvekslede embedsmands rapport om udvekslingen
- en rapport om seminaret fra én seminardeltager pr. medlemsstat
- Kommissionens og værtsmedlemsstatens rapport om seminaret. Denne skal fremsendes til samtlige medlemsstater inden tre måneder efter seminarets afslutning og efterfølgende drøftes i Udvalget
- værtsmedlemsstatens rapport om hver multilateral kontrolforanstaltning. Denne skal fremsendes til Kommissionen inden otte måneder efter tidspunktet for beslutningen om Fællesskabets afholdelse af en del af omkostningerne ved den multilaterale kontrol. Kommissionen fremsender rapporten til samtlige medlemsstater, og den drøftes efterfølgende i Udvalget.
Artikel 12
Denne beslutning træder i kraft på dagen for offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskaber Tidende.
Den finder anvendelse fra den 1. januar 1998.
Artikel 13
Denne beslutning er rettet til medlemsstaterne.
Udfærdiget i Bruxelles, den 2. juli 1998.