KOMMISSIONENS FORORDNING (EF) Nr. 792/2009
af 31. august 2009
om gennemførelsesbestemmelser for medlemsstaternes formidling til Kommissionen af oplysninger og dokumenter som led i gennemførelsen af de fælles markedsordninger, ordningen med direkte betalinger, fremme af landbrugsprodukter og ordningerne for fjernområderne og øerne i Det Ægæiske Hav
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 247/2006 af 30. januar 2006 om særlige foranstaltninger på landbrugsområdet i EU’s fjernområder (1), særlig artikel 25,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1405/2006 af 18. september 2006 om særlige foranstaltninger på landbrugsområdet til fordel for de mindre øer i Det Ægæiske Hav og om ændring af forordning (EF) nr. 1782/2003 (2), særlig artikel 14,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1234/2007 af 22. oktober 2007 om en fælles markedsordning for landbrugsprodukter og om særlige bestemmelser for visse landbrugsprodukter (fusionsmarkedsordningen) (3), særlig artikel 192, stk. 2, sammenholdt med artikel 4,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 3/2008 af 17. december 2007 om oplysningskampagner og salgsfremmende foranstaltninger for landbrugsprodukter på det indre marked og i tredjelande (4), særlig artikel 15,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 73/2009 af 19. januar 2009 om fælles regler for den fælles landbrugspolitiks ordninger for direkte støtte til landbrugere og om fastlæggelse af visse støtteordninger for landbrugere, om ændring af forordning (EF) nr. 1290/2005, (EF) nr. 247/2006, (EF) nr. 378/2007 og om ophævelse af forordning (EF) nr. 1782/2003 (5), særlig artikel 142, litra q), og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Som følge af den udbredte brug af ny informations- og kommunikationsteknologi i Kommissionen og medlemsstaterne - ikke mindst i kontakten med de nationale myndigheder med ansvar for gennemførelsen af den fælles landbrugspolitik - foreligger Kommissionens og medlemsstaternes dokumenter stadig oftere i elektronisk eller digitaliseret form.
(2)
Kommissionen har øget sine bestræbelser på at udvikle edb-systemer til elektronisk forvaltning af dokumenter og procedurer i sine interne arbejdsgange og i sine forbindelser med de myndigheder, der beskæftiger sig med den fælles landbrugspolitik. Sideløbende hermed har medlemsstaterne udviklet edb-systemer på nationalt plan for at kunne opfylde kravene til delt forvaltning af den fælles landbrugspolitik.
(3)
På denne baggrund og i betragtning af, at den fælles landbrugspolitik bør forvaltes ensartet af alle de involverede parter, bør der opstilles et regelsæt med fælles regler for de informationssystemer, der indføres til formidling af oplysninger og dokumenter til Kommissionen fra medlemsstaterne og de myndigheder og organer, disse har udpeget som led i den fælles landbrugspolitik.
(4)
For at disse mål kan gennemføres effektivt, bør anvendelsesområdet for dette regelsæt fastsættes nærmere, både hvad lovgivningen og de berørte aktører angår.
(5)
Hvad lovgivningen angår, pålægger forordning (EF) nr. 247/2006, (EF) nr. 1405/2006, (EF) nr. 1234/2007, (EF) nr. 3/2008 og (EF) nr. 73/2009 og de tilhørende gennemførelsesbestemmelser (i det følgende benævnt »landbrugsforordningerne«) medlemsstaterne en lang række forpligtelser til at sende Kommissionen de oplysninger og dokumenter, der behøves til gennemførelsen af disse forordninger. Disse forordninger bør derfor tages i betragtning under hensyntagen til deres særlige træk.
(6)
Hvad de berørte aktører angår, indebærer de rettigheder og forpligtelser, landbrugsforordningerne fastlægger for både Kommissionen og for medlemsstaterne og deres myndigheder og organer, at de enkeltpersoner og myndigheder, der har ansvaret for foranstaltningerne, identificeres nøjagtigt.
(7)
I landbrugsforordningerne hedder det generelt, at oplysninger bør fremsendes elektronisk eller gennem et informationssystem, men det anføres ikke nødvendigvis, hvilke principper der finder anvendelse. For at sikre kohærens og forsvarlig forvaltning og for at forenkle procedurerne for brugerne og for de myndigheder, der har ansvaret for systemerne, bør der derfor opstilles fælles principper for alle de informationssystemer, der indføres.
(8)
For at dokumenterne kan erkendes som gyldige til brug for Kommissionen og i medlemsstaterne, bør det være muligt at sikre dokumenternes og de tilhørende metadatas ægthed, integritet og læsbarhed gennem hele det tidsrum, de skal opbevares i.
(9)
For at kunne yde denne sikkerhed bør de myndigheder eller enkeltpersoner, der er bemyndiget til at sende meddelelser, altid identificeres i de pågældende informationssystemer, ud fra de beføjelser, de har fået tildelt. Ansvaret for identifikationsprocessen skal påhvile de myndigheder, der henvises til i de enkelte landbrugsforordninger. For at sikre forsvarlig forvaltning bør det imidlertid overlades medlemsstaterne og Kommissionen at fastsætte betingelserne for udpegning af bemyndigede personer gennem et enhedsforbindelsesorgan. Endvidere bør betingelserne for tildeling af adgangsrettigheder til Kommissionens informationssystemer fastsættes.
(10)
Da denne forordning omfatter et bredt spektrum af underretningsforpligtelser, vil medlemsstaternes myndigheder få informationssystemerne stillet til rådighed gradvis. Pligten til at formidle oplysninger via disse informationssystemer bør gælde fra tidspunktet for anvendelse af denne forordning som fastsat i de respektive bestemmelser i landbrugsforordningerne.
(11)
Dokumenterne skal forvaltes i overensstemmelse med reglerne om beskyttelse af personoplysninger. I dette øjemed bør de generelle regler i fællesskabslovgivningen, navnlig Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (6), Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/58/EF af 12. juli 2002 om behandling af personoplysninger og beskyttelse af privatlivets fred i den elektroniske kommunikationssektor (direktiv om databeskyttelse inden for elektronisk kommunikation) (7), Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (8) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (9), finde anvendelse.
(12)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra Forvaltningskomitéen for Direkte Betalinger og Forvaltningskomitéen for Den Fælles Markedsordning for Landbrugsprodukter -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
KAPITEL I
ANVENDELSESOMRÅDE OG DEFINITIONER
Artikel 1
Genstand og anvendelsesområde
Denne forordning fastsætter reglerne for formidling via informationssystemer af oplysninger og dokumenter (i det følgende »dokumenter«) til Kommissionen i overensstemmelse med medlemsstaternes underretningsforpligtelser i medfør af:
-
forordning (EF) nr. 247/2006 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 1405/2006 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 1234/2007 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 3/2008 og gennemførelsesbestemmelserne hertil
-
forordning (EF) nr. 73/2009 og gennemførelsesbestemmelserne hertil.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
a) »underretningspligt«: medlemsstaternes forpligtelse til at sende Kommissionen dokumenter, som fastsat i den i artikel 1 anførte fællesskabslovgivning
b) »kompetente myndigheder«: myndigheder og organer, der af medlemsstaterne er udpeget som ansvarlige for at opfylde underretningspligten
c) »myndighed med ansvar for informationssystemerne«: myndighed, afdeling, organ eller person i Kommissionen, der har ansvaret for at validere og anvende systemet, og som identificeres som sådan i det pågældende system
d) »metadata«: data, der beskriver konteksten for og indholdet og strukturen i dokumenterne og disses forvaltning over tid.
KAPITEL II
KOMMISSIONENS INFORMATIONSSYSTEMER, ADGANGSRETTIGHEDER OG DOKUMENTERNES ÆGTHED
Artikel 3
Kommissionens informationssystemer
Til opfyldelse af underretningspligten skal dokumenterne tilsendes Kommissionen gennem de informationssystemer, der stilles til rådighed for de kompetente myndigheder (i det følgende benævnt »informationssystemer«), fra den dato, hvor det ifølge den tilsvarende underretningspligt er obligatorisk at anvende disse systemer i overensstemmelse med nærværende forordning.
Artikel 4
Adgangsrettigheder og enhedsforbindelsesorgan
1. Medlemsstaternes kompetente myndigheder har ansvaret for at meddele adgangsrettigheder og godkende identiteten af personer, der er bemyndiget til at få adgang til informationssystemerne (i det følgende benævnt »brugerne«).
2. Med hensyn til adgang til systemerne skal hver medlemsstat:
a)
udpege et enhedsforbindelsesorgan med ansvar for:
i)
at validere, for hvert enkelt system, de af de kompetente myndigheder meddelte og opdaterede adgangsrettigheder og den godkendte identitet af de adgangsberettigede brugere
ii)
at give Kommissionen underretning om de kompetente myndigheder og adgangsberettigede brugere
b)
meddele Kommissionen identiteten af og kontaktoplysninger om det udpegede forbindelsesorgan.
Når adgangsrettighederne er valideret, aktiveres de af myndigheden med ansvar for informationssystemerne.
Artikel 5
Oprettelse og formidling af dokumenter
1. Dokumenterne oprettes og fremsendes efter de procedurer, der er etableret ved informationssystemerne, med anvendelse af modeller og metoder, der - under medlemsstatens kompetente myndigheds ansvar og i overensstemmelse med de af denne myndighed meddelte adgangsrettigheder - er stillet til rådighed for brugerne gennem de pågældende informationssystemer. Disse modeller og metoder tilpasses og stilles til rådighed efter underretning af brugerne af det pågældende system.
2. I tilfælde af force majeure eller ekstraordinære omstændigheder, herunder navnlig funktionsfejl i informationssystemet eller afbrydelser af forbindelsen, kan medlemsstaterne sende Kommissionen dokumenterne i papirform eller ad anden elektronisk vej. Fremsendelse af dokumenter i papirform eller ad anden elektronisk vej kan kun finde sted efter begrundet meddelelse til Kommissionen inden underretningsfristens udløb.
Artikel 6
Dokumenternes ægthed
Ægtheden af et dokument, der fremsendes gennem eller opbevares i et informationssystem i overensstemmelse med denne forordning, anerkendes, hvis den person, som har sendt dokumentet, er behørigt identificeret, og hvis dokumentet er oprettet og sendt i overensstemmelse med denne forordning.
KAPITEL III
INTEGRITET OG LÆSBARHED OVER TID OG BESKYTTELSE AF PERSONOPLYSNINGER
Artikel 7
Integritet og læsbarhed over tid
Informationssystemerne skal beskytte integriteten af fremsendte og opbevarede dokumenter.
Navnlig følgende skal sikres:
a)
de skal muliggøre entydig identifikation af hver enkelt bruger og omfatte effektive foranstaltninger til kontrol af adgangsrettigheder til beskyttelse mod ulovlig, ondsindet og uautoriseret adgang, fjernelse, ændring og flytning af dokumenter, datafiler, metadata og led i proceduren
b)
de skal udstyres med fysiske beskyttelsessystemer mod indtrængen og miljøhændelser og beskyttelsessoftware mod internetangreb
c)
de skal på forskellig måde forhindre uautoriserede ændringer og omfatte integritetssikrende mekanismer til kontrol af, om et dokument er blevet ændret i tidens løb
d)
de skal opbevare et revisionsspor for hvert væsentligt led i proceduren
e)
de skal beskytte de lagrede data i et miljø, som er sikkert i både fysisk og softwaremæssig henseende, jf. litra b)
f)
de skal omfatte pålidelige formatkonverterings- og migrationsprocedurer til sikring af, at dokumenterne er læsbare og tilgængelige i hele den påbudte opbevaringsperiode
g)
de skal indeholde tilstrækkeligt detaljeret og opdateret funktionel og teknisk dokumentation vedrørende systemets drift og karakteristika, der når som helst er tilgængelig for de organisatoriske enheder, der har ansvaret for de funktionelle og/eller tekniske specifikationer.
Artikel 8
Beskyttelse af personoplysninger
Bestemmelserne i denne forordning finder anvendelse med forbehold af forordning (EF) nr. 45/2001 og (EF) nr. 1049/2001, direktiv 95/46/EF og 2002/58/EF og bestemmelser vedtaget i medfør heraf.
KAPITEL IV
AFSLUTTENDE BESTEMMELSE
Artikel 9
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 31. august 2009.
РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 792/2009 НА КОМИСИЯТА
от 31 август 2009 година
за установяване на подробни правила за нотифицирането на Комисията от страна на държавите-членки на информацията и документите във връзка с прилагането на общата организация на пазарите, режима на директните плащания, насърчаването на продажбата на селскостопански продукти и правилата, приложими за най-отдалечените райони и малките острови в Егейско море
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 247/2006 на Съвета от 30 януари 2006 г. за определяне на специфични мерки за селското стопанство в най-отдалечените райони на Съюза (1), и по-специално член 25 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 1405/2006 на Съвета от 18 септември 2006 г. относно приемането на специфични мерки в областта на земеделието по отношение на малките острови в Егейско море и за изменение на Регламент (ЕО) № 1782/2003 (2), и по-специално член 14 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 1234/2007 на Съвета от 22 октомври 2007 г. за установяване на обща организация на селскостопанските пазари и относно специфични разпоредби за някои земеделски продукти („Общ регламент за ООП“) (3), и по-специално член 192, параграф 2 във връзка с член 4 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 3/2008 на Съвета от 17 декември 2007 г. относно действията за информиране и насърчаване, свързани със селскостопанските продукти на вътрешния пазар и в трети страни (4), и по-специално член 15 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 73/2009 на Съвета от 19 януари 2009 г. за установяване на общи правила за схеми за директно подпомагане в рамките на Общата селскостопанска политика и за установяване на някои схеми за подпомагане на земеделски стопани, за изменение на регламенти (ЕО) № 1290/2005, (ЕО) № 247/2006, (ЕО) № 378/2007 и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1782/2003 (5), и по-специално член 142, буква р) от него,
като има предвид, че:
(1)
Поради широкото използване на новите информационни и комуникационни технологии от страна на Комисията и държавите-членки - по-специално в общуването с компетентните национални органи, отговорни за прилагането на Общата селскостопанска политика (ОСП) - документите в притежание на Комисията и държавите-членки все по-често са в електронна или цифровизирана форма.
(2)
Комисията увеличи усилията си за разработване на компютърни системи, позволяващи електронното управляване на документи и процедури в рамките на вътрешната си дейност, както и в рамките на отношенията си с участващите в ОСП органи. Успоредно с това държавите-членки са разработили компютърни системи на национално равнище, за да отговорят на изискванията на съвместното управление на ОСП.
(3)
В този контекст и предвид необходимостта да се осигури единно и хармонизирано управление на ОСП от всички участници следва да се установи правна рамка и да се предвидят общи правила, приложими за информационните системи, създадени за изпращане на информация и документи от държавите-членки и назначените от тях в рамките на ОСП органи до Комисията.
(4)
С оглед ефективното постигане на тези цели следва да се определи обхватът на правната рамка, както по отношение на законодателството, така и по отношение на съответните участници.
(5)
Що се отнася до законодателството, регламенти (ЕО) № 247/2006, (ЕО) № 1405/2006, (ЕО) № 1234/2007, (ЕО) № 3/2008 и (ЕО) № 73/2009, както и разпоредбите им за прилагане (наричани по-долу „Регламенти за ОСП“) установяват широк обхват от задължения на държавите-членки с цел да нотифицират на Комисията необходимите за прилагането на тези разпоредби информация и документи. Поради това те следва да се вземат предвид в съответствие със специфичните им характеристики.
(6)
Що се отнася до участниците, правата и задълженията, установени с Регламентите за ОСП както за Комисията, така и за държавите-членки и компетентните им органи и институции, изискват точно определяне на съответните лица и органи, отговорни за предприетите действия и мерки.
(7)
Регламентите за ОСП обикновено предвиждат, че информацията трябва да се предава по електронен път или посредством информационна система, но не уточняват непременно кои принципи да се прилагат. Следователно, с цел осигуряването на съгласуваност и добро управление, както и опростяването на процедурите за ползвателите и отговорните за системите органи, е желателно да се установят общи принципи, приложими за всички въведени информационни системи.
(8)
За да се признават дадени документи за валидни за целите на Комисията и в държавите-членки, трябва да е възможно да се гарантират автентичността, целостта и четливостта във времето на тези документи и на съответните метаданни през целия период, за които те трябва да бъдат съхранявани.
(9)
За да се осигури тази гаранция, органите или лицата, оторизирани да изпращат съобщения, следва винаги да се идентифицират във въведените информационни системи въз основа на предоставените им правомощия. Процесът на идентифициране трябва да е под отговорността на компетентните органи, посочени в отделните регламенти за ОСП. В интереса на доброто управление обаче следва да се остави на държавите-членки и на Комисията да определят условията за назначаване на оторизирани лица и да предвидят това назначаване да се извърши от единен орган за връзка. Освен това следва да се определят условията за предоставяне на права за достъп до създадените от Комисията информационни системи.
(10)
Предвид широкия обхват от задължения за нотифициране, които се обхващат от настоящия регламент, информационните системи ще се предоставят постепенно на разположение на компетентните органи на държавите-членки. Задължението за нотифициране с помощта на тези информационни системи следва да е приложимо от момента, от който съответните разпоредби на регламентите за ОСП предвиждат прилагането на настоящия регламент.
(11)
Документите трябва да се управляват в съответствие с правилата за защита на личните данни. За тази цел следва да се прилагат общите правила, установени с общностното законодателство, по-специално с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (6), Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 12 юли 2002 г. относно обработката на лични данни и защита на правото на неприкосновеност на личния живот в сектора на електронните комуникации (Директива за правото на неприкосновеност на личния живот и електронни комуникации) (7), Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (8) и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (9).
(12)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Управителния комитет за директните плащания и на Управителния комитет за общата организация на селскостопанските пазари,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБХВАТ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Член 1
Предмет и обхват
С настоящия регламент се установяват правила, приложими за нотифицирането чрез информационни системи на информация и документи (наричани по-долу „документи“) в рамките на задълженията на държавите-членки да информират Комисията, въз основа на:
-
Регламент (ЕО) № 247/2006 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 1405/2006 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 1234/2007 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 3/2008 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 73/2009 и правилата за прилагането му.
Член 2
Определения
По смисъла на настоящия регламент:
а)
„задължениe за нотифициране“ означава задължението на държавите-членки да предоставят на Комисията документи, предвидени в посоченото в член 1 общностно законодателство;
б)
„компетентни органи“ означава органите, определени от държавите-членки като отговорни за изпълнение на задължението за нотифициране;
в)
„отговорен за информационните системи орган“ означава органът, отделът, институцията или лицето, отговарящи в Комисията за заверяването и използването на системата и идентифицирани като такива в съответната система;
г)
„метаданни“ означава данните, описващи контекста, съдържанието и структурата на документите и управляването им във времето.
ГЛАВА II
ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ НА КОМИСИЯТА, ПРАВА НА ДОСТЪП И АВТЕНТИЧНОСТ НА ДОКУМЕНТИ
Член 3
Информационни системи на Комисията
За изпълнение на задължението за нотифициране документите се нотифицират на Комисията чрез информационните системи, предоставени на разположение на компетентните органи (наричани по-долу „информационни системи“), от датата, предвидена в рамките на съответното задължение за нотифициране за задължително използване на такива системи в съответствие с настоящия регламент.
Член 4
Права на достъп и единен орган за връзка
1. Отговорност за предоставяне на права за достъп и удостоверяване на самоличността на тези, на които е разрешен достъп до информационните системи (наричани по-долу „ползватели“), носят компетентните органи на държавите-членки.
2. По отношение на достъпа до системите всяка държава-членка
а)
назначава единен орган за връзка, отговорен за:
i)
заверяване на правата на достъп, предоставени и актуализирани от компетентните органи, и на удостоверената самоличност на ползвателите, на които е разрешен достъп до системите - за всяка отделна система;
ii)
нотифициране на Комисията за компетентните органи и ползвателите с разрешен достъп до системите;
б)
уведомява Комисията за самоличността и данните за контакти на единния орган за връзка, назначен от нея.
След заверката на правата за достъп същите се активират от отговорния за информационните системи орган.
Член 5
Изготвяне и нотифициране на документи
1. Документите се изготвят и нотифицират съгласно установените с информационните системи процедури, като се използват образците или методите, предоставени на разположение на ползвателите чрез тези информационни системи, под отговорността на компетентния орган на държавата-членка и съгласно правата на достъп, предоставени от въпросните органи. Тези образци и модели се адаптират и предоставят на разположение на ползвателите на съответната система, след като те бъдат уведомени за това.
2. В случаи на непреодолима сила или извънредни обстоятелства, по-специално при неизправности в информационната система или липса на непрекъсната връзка, държавата-членка може да представя документите на Комисията на хартиен носител или чрез други подходящи електронни средства. Когато се представят документите на хартиен носител или чрез други електронни средства, се изпраща своевременно преди крайния срок на нотификацията обосновано предизвестие на Комисията.
Член 6
Автентичност на документите
Автентичността на документ, нотифициран или съхраняван посредством информационна система съгласно настоящия регламент, се признава, когато изпратилото документа лице е надлежно идентифицирано и документът е изготвен и нотифициран в съответствие с настоящия регламент.
ГЛАВА III
ЦЯЛОСТ И ЧЕТЛИВОСТ ВЪВ ВРЕМЕТО И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Член 7
Цялост и четливост във времето
Информационните системи опазват целостта на нотифицираните и съхраняваните документи.
По-специално те предоставят следните гаранции:
а)
позволяват всеки ползвател да бъде идентифициран недвусмислено и включват ефикасни мерки за контрол на правата на достъп, с цел защита от нелегален, злонамерен или неразрешен достъп, изтриване, изменяне или преместване на документи, файлове, метаданни и етапи от процедурите;
б)
оборудвани са със системи за физическа защита срещу намеса и екологични инциденти и със защита на компютърните програми срещу кибератаки;
в)
предотвратяват с различни средства неразрешените изменения и включват механизми за запазване на целостта, с които може да се провери дали даден документ е бил изменен с времето;
г)
съхраняват одитна следа (възможност за проследяване) за всеки съществен етап на процедурата;
д)
съхраняват данните в среда, която е сигурна както физически, така и по отношение на програмите, в съответствие с буква б);
е)
предоставят надеждни процедури за преобразуване на формата и миграция, за да се гарантира, че документите са четливи и достъпни през целия период, през който трябва да бъдат съхранени;
ж)
имат достатъчно подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, която по всяко време трябва да е достъпна за организационните структури, отговорни за функционалните и/или технически спецификации.
Член 8
Защита на личните данни
Разпоредбите на настоящия регламент се прилагат, без да се засягат регламенти (ЕО) № 45/2001 и (ЕО) № 1049/2001, директиви 95/46/ЕО и 2002/58/ЕО и разпоредбите, приети въз основа на тях.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 9
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на седмия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 31 август 2009 година.