Kommissionens forordning (EF) nr. 438/2001
af 2. marts 2001
om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemerne for strukturfondenes interventioner
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 1260/1999 af 21. juni 1999 om vedtagelse af generelle bestemmelser for strukturfondene(1), særlig artikel 53, stk. 2,
efter høring af udvalget i traktatens artikel 147,
efter høring af Komitéen for Landbrugsstrukturerne og Udvikling af Landdistrikterne,
efter høring af Komitéen for Fiskeri- og Akvakulturstrukturer, og
ud fra følgende betragtninger:
(1) Ifølge artikel 38 i forordning (EF) nr. 1260/1999 skal medlemsstaterne træffe en række foranstaltninger for at sikre, at fællesskabsmidlerne anvendes effektivt og korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
(2) Det er derfor nødvendigt, at medlemsstaterne yder tilstrækkelig vejledning vedrørende organiseringen af de relevante funktioner hos betalings- og forvaltningsmyndighederne som omhandlet i henholdsvis artikel 32 og 34 i forordning (EF) nr. 1260/1999.
(3) Ifølge artikel 38 i forordning (EF) nr. 1260/1999 skal medlemsstaterne samarbejde med Kommissionen med henblik på at sikre, at de har velfungerende forvaltnings- og kontrolsystemer, og yde den al nødvendige bistand til at foretage kontrol, herunder stikprøvekontrol.
(4) For at harmonisere normerne for attestering af udgifter, for hvilke der anmodes om betalinger fra fondene i henhold til artikel 32, stk. 3 og 4, i forordning (EF) nr. 1260/1999, er det nødvendigt at fastsætte indholdet af sådanne attester og at specificere arten og kvaliteten af de oplysninger, de skal baseres på.
(5) For at Kommissionen kan udføre kontrollen efter artikel 38, stk. 2, i forordning (EF) nr. 1260/1999 skal medlemsstaterne efter anmodning give den de oplysninger, som forvaltningsmyndighederne behøver for at opfylde forvaltnings-, overvågnings- og evalueringskravene i nævnte forordning. Det er nødvendigt at fastsætte indholdet af disse oplysninger og formatet og midlerne for transmission af edb-filer, når oplysningerne fremsendes elektronisk i overensstemmelse med forordningens artikel 18, stk. 3, litra e). Kommissionen skal sikre, at edb-data og andre data forbliver fortrolige og sikre.
(6) Kommissionens forordning (EF) nr. 2064/97 af 15. oktober 1997 om gennemførelse af Rådets forordning (EØF) nr. 4253/88 om detaljerede ordninger for medlemsstaternes finanskontrol af aktioner, der medfinansieres af strukturfondene(2), ændret ved forordning (EF) nr. 2406/98(3), skal afløses af en anden retsforskrift. Dens bestemmelser skal imidlertid forsat anvendes for interventioner bevilget i programmeringsperiode 1994-1999 i medfør af Rådets forordning (EØF) nr. 2052/88(4), senest ændret ved forordning (EF) nr. 3193/94(5).
(7) Denne forordning berører ikke de bestemmelser om kontrol på stedet i forbindelse med statsstøtte, der er fastsat i artikel 22 i Rådets forordning (EF) nr. 659/1999 af 22. marts 1999 om fastlæggelse af regler for anvendelsen af EF-traktatens artikel 93(6).
(8) Denne forordning berører ikke bestemmelserne i Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 af 11. november 1996 om Kommissionens kontrol og inspektion på stedet med henblik på beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser mod svig og andre uregelmæssigheder(7).
(9) Bestemmelserne i Kommissionens forordning (EF) nr. 1681/94 af 11. juli 1994 om uregelmæssigheder og tilbagebetaling af beløb, der uberettiget er udbetalt inden for rammerne af finansieringen af strukturpolitikkerne, samt om oprettelse af et informationssystem på dette område(8) anvendes for støtte ydet ifølge forordning (EF) nr. 1260/1999, jf. denne forordnings artikel 54 og artikel 38, stk. 1, litra e).
(10) Denne forordning anvendes i overensstemmelse med princippet om subsidiaritet, som omhandlet i artikel 8, stk. 3, i forordning (EF) 1260/1999, og uden at det berører de institutionelle, retslige og finansielle systemers retsstilling i den pågældende medlemsstat, jf. nævnte forordnings artikel 34, stk. 1, sidste punktum.
(11) De i denne forordning fastsatte foranstaltninger er i overensstemmelse med udtalelse fra Komitéen for Udvikling og Omstilling i Regionerne -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
KAPITEL I
Anvendelsesområde
Artikel 1
I denne forordning fastsættes gennemførelsesbestemmelserne til forordning (EF) nr. 1260/1999 for så vidt angår forvaltnings- og kontrolsystemerne for strukturfondenes interventioner, som forvaltes af medlemsstaterne.
KAPITEL II
Forvaltnings- og kontrolsystemer
Artikel 2
1. Medlemsstaterne sørger for, at forvaltnings- og betalingsmyndighederne samt de formidlende organer modtager en tilstrækkelig vejledning om de forvaltnings- og kontrolsystemer, der er nødvendige for at sikre, at strukturfondene forvaltes økonomisk forsvarligt i overensstemmelse med almindeligt anerkendte principper og standarder og især, at ansøgningerne om fællesskabsstøtte er korrekte, i overensstemmelse med lovgivningen og støtteberettigede.
2. I denne forordning forstås ved "formidlende organer" offentlige eller private organer eller tjenester, der handler under forvaltnings- eller betalingsmyndigheders ansvar eller udfører opgaver på deres vegne i forhold til endelige støttemodtagere eller de organisationer eller virksomheder, der gennemfører operationerne.
Artikel 3
Forvaltnings- og betalingsmyndighedernes samt de formidlende organers forvaltnings- og kontrolsystemer skal, under hensyntagen til størrelsen af den forvaltede intervention, sikre:
a) en klar definition, en klar tildeling og, som er nødvendigt for at sikre forsvarlig økonomisk praksis, en tilstrækkelig adskillelse af funktionerne i den pågældende organisation
b) effektive systemer til sikring af, at funktionerne udføres på tilfredsstillende vis
c) for de formidlende organernes vedkommende, rapportering til den ansvarlige myndighed om udførelsen af deres opgaver og om, hvorledes de udføres.
Artikel 4
Forvaltnings- og kontrolsystemerne skal omfatte procedurer til kontrol af, om de medfinansierede produkter eller tjenester leveres og rigtigheden af de anmeldte udgifter, samt til sikring af, at betingelserne i den relevante kommissionsbeslutning i henhold til artikel 28 i forordning (EF) nr. 1260/1999 og de gældende nationale regler og fællesskabsregler, især om udgifternes berettigelse til støtte fra strukturfondene under den pågældende intervention, offentlige udbud, statsstøtte (herunder reglerne om kumulering af støtte), miljøbeskyttelse og lige muligheder overholdes.
Procedurerne skal sikre, at der udarbejdes registreringer om kontrollerne med de enkelte operationer på stedet. Registreringerne skal give oplysning om det udførte arbejde, resultaterne af kontrollen og de foranstaltninger, der er truffet med hensyn til behandlingen af uoverensstemmelser. Er den fysiske eller administrative kontrol ikke fuldstændig, men gennemføres på grundlag af stikprøver, skal det i registreringerne anføres, hvilke operationer der har været undersøgt, og der skal gøres rede for udvælgelsesmetoden.
Artikel 5
1. Medlemsstaterne skal senest tre måneder efter godkendelsen af interventionen eller efter denne forordnings ikrafttræden, afhængigt af hvilken af disse to frister der falder sidst, for hver intervention underrette Kommissionen om forvaltnings- og betalingsmyndighedernes og de formidlende organers organisation, om de hos disse myndigheder og organer indførte forvaltnings- og kontrolsystemer og om forbedringer, der planlægges på grundlag af den i artikel 2, stk. 1, nævnte vejledning.
2. Meddelelsen skal indeholde følgende oplysninger for hver forvaltnings- og betalingsmyndighed og for hvert formidlende organ:
a) de funktioner, de er tildelt
b) funktionernes fordeling mellem og inden for deres tjenestegrene, herunder mellem forvaltnings- og betalingsmyndigheden, hvor de er samme organ
c) procedurerne for modtagelse, kontrol og godkendelse af anmodninger om godtgørelse af udgifter samt for anordning, gennemførelse og bogføring af betalinger til støttemodtagerne, og
d) de bestemmelser, der gælder for revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne.
3. Når der anvendes et fælles system for flere interventioner, kan der fremlægges en beskrivelse af dette.
Artikel 6
Kommissionen sikrer sig i samarbejde med medlemsstaten, at forvaltnings- og kontrolsystemerne som omhandlet i artikel 5 opfylder kravene i forordning (EF) nr. 1260/1999 og nærværende forordning, og de giver meddelelse om, hvilke hindringer disse systemer eventuelt medfører for en gennemskuelig kontrol af fondenes virksomhed og for Kommissionens udførelse af sine opgaver efter traktatens artikel 274. Systemernes virkemåde tages regelmæssigt op til fornyet overvejelse.
Artikel 7
1. Medlemsstaternes forvaltnings- og kontrolsystemer skal sikre et tilstrækkeligt revisionsspor.
2. Et tilstrækkeligt revisionsspor er et revisionsspor, der tillader:
a) afstemning af de samlede beløb, der attesteres over for Kommissionen, med de enkelte udgiftskonteringer og de bilag, der opbevares på de forskellige administrationsniveauer og hos de endelige støttemodtagere, og, hvor sidstnævnte ikke er de endelige modtagere af midlerne, hos de organisationer eller virksomheder, der gennemfører operationer, og
b) kontrol af tildelingen og overførslerne af de disponible fællesskabsmidler og nationale midler.
Bilag I indeholder en vejledende beskrivelse af informationskravene til et tilstrækkeligt revisionsspor.
3. Forvaltningsmyndigheden sikrer sig følgende:
a) at der er procedurer til sikring af, at de dokumenter, der vedrører specifikke udgifter og betalinger under interventionen, og som er nødvendige til et tilstrækkeligt revisionsspor, opbevares i overensstemmelse med artikel 38, stk. 6, i forordning (EF) nr. 1260/1999 og bilag I til nærværende forordning
b) at det registreres, hvilket organ der opbevarer dem, og hvor dette organ har adresse, og
c) at disse dokumenter stilles til rådighed for personer og organer, der normalt har beføjelse til at undersøge disse dokumenter.
Disse personer og organer er følgende:
i) det personale hos forvaltnings- og betalingsmyndigheden og de formidlende organer, der behandler betalingsanmodningerne
ii) de tjenestegrene, der foretager revision af forvaltnings- og kontrolsystemerne
iii) den person eller afdeling hos betalingsmyndigheden, der skal attestere anmodninger om mellemliggende og endelige betalinger i henhold til artikel 32, stk. 3 og 4, i forordning (EF) nr. 1260/1999, og den person eller afdeling, der udsteder erklæringen i henhold til artikel 38, stk. 1, litra f)
iv) bemyndigede fra nationale kontrolinstitutioner og Det Europæiske Fællesskab.
De kan forlange at få uddrag eller kopier af de i dette stykke omhandlede dokumenter eller regnskaber stillet til rådighed.
Artikel 8
Forvaltnings- eller betalingsmyndigheden fører regnskab over beløb, der skal tilbagebetales af allerede udbetalte fællesskabsmidler, og sikrer, at beløbene tilbagebetales uden ubegrundet forsinkelse. Efter inddrivelsen tilbagebetaler betalingsmyndigheden de inddrevne uretmæssige betalinger sammen med de påløbne morarenter ved at fradrage de pågældende beløb i sin næste udgiftsanmeldelse og betalingsanmodning til Kommissionen eller, hvis dette ikke er tilstrækkeligt, ved at foretage en tilbagebetaling til Fællesskabet. Betalingsmyndigheden sender en gang om året som bilag til den fjerde kvartalsrapport om tilbagebetalinger efter forordning (EF) nr. 1681/94 Kommissionen en opgørelse over de beløb, der endnu ikke er tilbagebetalt pr. denne dato, klassificeret efter det år, tilbagebetalingsproceduren er indledt.
KAPITEL III
Udgiftsattestering
Artikel 9
1. De attester for mellemliggende og endelige udgiftsanmeldelser, der omhandles i artikel 32, stk. 3 og 4, i forordning (EF) nr. 1260/1999, udstedes i den i bilag II foreskrevne form af en person eller afdeling under betalingsmyndigheden, der fungerer uafhængigt af de afdelinger, der godkender betalingsanmodninger.
2. Inden attestering af en given udgiftsanmeldelse sikrer betalingsmyndigheden sig, at følgende betingelser er opfyldt:
a) Forvaltningsmyndigheden og de formidlende organer har overholdt forordning (EF) nr. 1260/1999, særlig artikel 38, stk. 1, litra c) og e), og artikel 32, stk. 3 og 4, samt betingelserne i Kommissionens beslutning i medfør af samme forordnings artikel 28.
b) Udgiftsanmeldelsen vedrører kun udgifter:
i) som inden for støtteberettigelsesperioden som fastsat i beslutningen faktisk er blevet afholdt af den endelige støttemodtager i form af betalinger, som defineret i nr. 1.2, 1.3 og 2 i regel 1 i bilaget til Kommissionens forordning (EF) nr. 1685/2000(9) og dokumenteret ved kvitterede fakturaer eller regnskabsbilag med tilsvarende dokumentationsværdi
ii) der er afholdt for operationer, som er udvalgt til finansiering under den pågældende intervention i overensstemmelse med udvælgelseskriterierne og -procedurerne for den, og som har været omfattet af fællesskabsregler i hele den periode, som udgifterne er afholdt i, og
iii) i forbindelse med foranstaltninger, for hvilke al statsstøtte officielt er godkendt af Kommissionen, hvor det er relevant.
3. Med henblik på altid før fremsendelsen af udgiftsanmeldelsen til Kommissionen at vurdere, om kontrolsystemet og revisionssporet er tilstrækkelige, sikrer forvaltningsmyndigheden, at betalingsmyndigheden holdes underrettet om de af denne og af de formidlende organer anvendte procedurer til:
a) kontrol af leveringen af de medfinansierede produkter eller tjenester og efterprøvelse af rigtigheden af de afholdte udgifter
b) sikring af overholdelsen af de gældende regler
c) opretholdelsen af revisionssporet.
4. Når forvaltningsmyndigheden og betalingsmyndigheden er eller tilhører samme organ, sikrer dette organ, at der anvendes procedurer, der sikrer kontrol af en standard svarende til det, der er omhandles i stk. 2 og 3.
KAPITEL IV
Stikprøvekontrol af operationerne
Artikel 10
1. Medlemsstaterne tilrettelægger kontrol af operationerne baseret på en passende stikprøve, der skal være egnet til:
a) at kontrollere de indførte forvaltnings- og kontrolsystemers effektivitet
b) selektivt på basis af risikoanalyse at kontrollere udgiftsanmeldelserne afgivet på de forskellige niveauer.
2. Den kontrol, der udføres inden afslutningen af hver enkelt intervention, skal omfatte mindst 5 % af de samlede støtteberettigede udgifter og være baseret på et repræsenativt udvalg af de godkendte operationer udvalgt under hensyn til kravene i stk. 3. Medlemsstaterne bestræber sig på at fordele kontrollen jævnt over den pågældende periode. De foretager en passende adskillelse af opgaverne i forbindelse med sådanne kontroller og opgaverne i forbindelse med gennemførelses- eller udbetalingsprocedurerne vedrørende operationerne.
3. Ved udvælgelsen af de stikprøver af operationer, der skal kontrolleres, tages der hensyn til:
a) at en passende blanding af operationstyper og -størrelser skal kontrolleres
b) de risikofaktorer, der måtte være påvist ved den nationale kontrol eller fællesskabskontrollen
c) operationernes koncentration på bestemte formidlende organer eller bestemte endelige støttemodtagere, således at de vigtigste formidlende organer og endelige støttemodtagere underkastes mindst en kontrol inden afslutningen af hver intervention.
Artikel 11
Ved kontrollen søger medlemsstaterne at efterprøve følgende:
a) forvaltnings- og kontrolsystemernes praktiske anvendelse og effektivitet
b) for et passende antal regnskabsposteringer, deres overensstemmelse med de bilag, som de formidlende organer, endelige støttemodtagere og de organer eller virksomheder, der gennemfører operationerne, ligger inde med
c) tilstedeværelsen af et tilstrækkeligt revisionsspor
d) for et passende antal udgiftsposter, at de pågældende udgifter med hensyn til art og afholdelsestidspunkt opfylder Fællesskabets bestemmelser og svarer til operationens godkendte specifikationer og de faktisk udførte arbejder
e) at operationens anvendelse eller påtænkte anvendelse er i overensstemmelse med den anvendelse, der er beskrevet i ansøgningen om Fællesskabets medfinansiering
f) at Fællesskabets finansielle bidrag ligger inden for de grænser, der er fastsat i artikel 29 i forordning (EF) nr. 1260/1999 og andre gældende fællesskabsbestemmelser, og at de er udbetalt til de endelige støttemodtagere uden fradrag eller uberettigede forsinkelser
g) at den korrekte nationale medfinansiering faktisk er stillet til rådighed
h) at de medfinansierede operationer er gennemført i overensstemmelse med Fællesskabets retsforskrifter og politikker som krævet efter artikel 12 i forordning (EF) nr. 1260/1999.
Artikel 12
Det skal ved kontrollen fastslås, om de konstaterede problemer er af systematisk art og indebærer en risiko for andre operationer, der gennemføres af samme endelige støttemodtager eller forvaltes af samme formidlende organ. Det skal også fastslås, hvad der er årsagerne til sådanne situationer, om der er behov for yderligere undersøgelser, og hvilke korigerende og forebyggende foranstaltninger der er nødvendige.
Artikel 13
Medlemsstaterne underretter senest den 30. juni hvert år og første gang senest den 30. juni 2001 Kommissionen om, hvorledes de har anvendt artikel 10 til 12 det foregående kalenderår, og fremsender desuden eventuelle nødvendige tilføjelser til eller ajourføringer af den beskrivelse af deres forvaltnings- og kontrolsystemer, de har fremsendt efter artikel 5.
Artikel 14
Dette kapitel finder tilsvarende anvendelse på beløb, der skal tilbagebetales, jf. artikel 8.
KAPITEL V
Erklæring ved interventionens afslutning
Artikel 15
Den person eller afdeling, der er udpeget til at udstede erklæringer om afslutning af interventionen, jf. artikel 38, stk. 1, litra f), i forordning (EF) nr. 1260/1999, er i sin funktion uafhængig i forhold til:
a) forvaltningsmyndigheden
b) den person eller afdeling i betalingsmyndigheden, der varetager udstedelsen af de attester, der omhandles i artikel 9, stk. 1
c) de formidlende organer.
Den skal udføre sin undersøgelse i overensstemmelse med internationalt anerkendte revisionsstandarder. Forvaltnings- og betalingsmyndighederne og de formidlende organer stiller alle nødvendige oplysninger til rådighed for den pågældende person eller afdeling, der også skal have adgang til de regnskaber og bilag, der er nødvendige til udfærdigelse af erklæringen.
Artikel 16
Erklæringerne baseres på en undersøgelse af forvaltnings- og kontrolsystemerne og resultaterne af allerede foretagne kontroller, samt om nødvendigt en yderligere stikprøvekontrol af transaktionerne. Den person eller afdeling, der udsteder erklæringen, foretager alle nødvendige undersøgelser for at få rimelig sikkerhed for, at den attesterede udgiftserklæring er rigtig, og at de transaktioner, der ligger til grund for den, er lovlige og retmæssige.
Erklæringerne udfærdiges efter den vejledende model i bilag III og ledsages af en rapport med alle de relevante oplysninger, der ligger til grund for erklæringerne, herunder et resumé af resultaterne af alle kontroller, der er udført af nationale organer og fællesskabsorganer, og som var til rådighed for udstederen af erklæringen.
Artikel 17
Hvis det på grund af betydelige svagheder i forvaltningen eller kontrollen eller de konstaterede uregelmæssigheders hyppighed ikke er muligt som helhed at give en positiv udtalelse om korrektheden af anmodningen om betaling af restbeløbet og om attesten vedrørende den endelige betaling, omtales disse forhold i erklæringen, og der gives et skøn over problemets omfang og finansielle virkninger.
I dette tilfælde kan Kommissionen anmode om, at der foretages endnu en kontrol med henblik på konstatering og rettelse af uregelmæssighederne inden for en bestemt frist.
KAPITEL VI
Form og indhold af regnskabsoplysninger, der skal opbevares og meddeles Kommissionen efter anmodning
Artikel 18
1. De i bilag I beskrevne regnskaber vedrørende operationerne skal så vidt muligt opbevares datamatisk. De skal stilles til rådighed for Kommissionen efter anmodning fra denne med henblik på gennemførelse af dokumentkontrol og kontrol på stedet, uden at dette dog berører pligten til at meddele ajourførte finansieringsplaner i overensstemmelse med artikel 18, stk. 3, litra c), i forordning (EF) nr. 1260/1999 og finansielle oplysninger i overensstemmelse med artikel 32 i samme forordning.
2. Kommissionen aftaler med hver medlemsstat, hvilket indhold de datamatiserede regnskaber, der skal stilles til rådighed i overensstemmelse med stk. 1, skal have, hvorledes de skal fremsendes, og hvor lang tid der kræves til udvikling af det nødvendige edb-system, jf. den aftale, der omhandles i artikel 18, stk. 3, litra e), i forordning (EF) 1260/1999. Omfanget af de oplysninger, der kan kræves, og de tekniske specifikationer, der foretrækkes til overførsel af datafiler til Kommissionen, angives i bilag IV og V.
3. Medlemsstaterne fremsender efter skriftlig anmodning fra Kommissionen de i stk. 1 nævnte oplysninger til denne senest ti arbejdsdage efter modtagelsen af anmodningen. En anden frist kan aftales mellem Kommissionen og medlemsstaten, især hvor oplysningerne ikke er til rådighed i datamatiseret form.
4. Kommissionen drager omsorg for, at de oplysninger, medlemsstaterne fremsender eller som Kommissionen indsamler under kontrolbesøg på stedet, opbevares fortroligt og sikkert i overensstemmelse med traktatens artikel 287 og Kommissionens regler om anvendelse af og adgang til information.
5. Under hensyn til de relevante nationale lovgivninger skal Kommissionens tjenestemænd have adgang til dokumenter, der er udarbejdet med henblik på eller efter kontrol i medfør af denne forordning, samt til opbevarede oplysninger, herunder i datamatiseret form.
KAPITEL VII
Almindelige og afsluttende bestemmelser
Artikel 19
Ved interventioner, hvor der er støttemodtagere i mere end én medlemsstat, skal de berørte medlemsstater indbyrdes aftale, hvorledes de kan træffe fælles foranstaltninger til at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning under hensyntagen til national lovgivning, og informere Kommissionen om de trufne foranstaltninger. Kommissionen og de berørte medlemsstater skal yde hinanden den nødvendige administrative bistand.
Artikel 20
Nærværende forordning berører hverken medlemsstaternes pligt ifølge forordning (EF) nr. 1260/1999 til at give Kommissionen de nødvendige oplysninger til, at den kan vurdere planerne, herunder oplysninger om foranstaltninger truffet til gennemførelse af artikel 34, stk. 1, i nævnte forordning, eller Kommissionens ret til at kræve yderligere oplysninger, før den træffer beslutning ifølge samme forordnings artikel 28.
Artikel 21
Denne forordning er ikke til hinder for, at medlemsstaterne anvender regler, der er strengere end foreskrevet i denne forordning.
Artikel 22
Forordning (EF) nr. 2064/97 ophæves.
Dens bestemmelser finder dog fortsat anvendelse på interventioner bevilget for programmeringsperioden 1994-1999 ifølge forordning (EØF) nr. 2052/88.
Artikel 23
Denne forordning træder i kraft på syvendedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 2. marts 2001.
32001R0438
L 063/21
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (EО) № 438/2001 НА КОМИСИЯТА
oт 2 март 2001 година
за определяне на подробни правила за прилагане на Регламент (EО) № 1260/1999 на Съвета по отношение на системите за управление и контрол на помощта, отпускана по структурните фондове
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Регламент (EО) № 1260/1999 на Съвета от 21 юни 1999 г. за определяне на общи разпоредби за структурните фондове (1), и по-специално член 53, параграф 2 от него,
след консултации с Комитета, създаден съгласно член 147 от Договора,
след консултации с Комитета по селскостопански структури и развитие на селските райони,
след консултации с Комитета по структури в рибарството и аквакултури
като има предвид, че:
(1)
Член 38 от Регламент (EО) № 1260/1999 изисква държавите-членки да предприемат определен брой мерки, които да осигурят ефективно и правилно използване на фондовете на Общността в съответствие с принципите на стабилното финансово управление.
(2)
За тази цел е необходимо държавите-членки да осигурят подходящи насоки относно организирането на съответните функции на управляващите и разплащателни органи, определени в членове 32 и 34 от Регламент (EО) № 1260/1999.
(3)
Член 38 от Регламент (EО) № 1260/1999 изисква държавите-членки да сътрудничат на Комисията, за да ѝ позволят да се увери в съществуването и доброто функциониране на техните системи за управление и контрол и да ѝ окажат цялата необходима помощ при осъществяването на проверки, включително проверки на извадки;
(4)
За да се хармонизират стандартите за удостоверяване на разходите, за които са поискани плащания от фондовете съгласно член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, трябва да бъде определено, както съдържанието на такива документи, така и вида и качеството на информацията, на която те се основават;
(5)
За да дадат възможност на Комисията да извърши проверките, предвидени в член 38, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, държавите-членки трябва да ѝ предоставят при поискване данните, изисквани от управляващите органи, за да изпълняват изискванията за управление, мониторинг и оценка, предвидени в настоящия регламент. Необходимо е да се определи съдържанието на тези данни, както и форматът и методите за предаване на компютърни файлове, когато данните се предоставят в електронна форма, в съответствие с член 18, параграф 3, буква д) от настоящия регламент. Комисията следва да осигури конфиденциалността и сигурността, както на компютърните, така и на останалите данни;
(6)
Регламент (ЕО) № 2064/97 на Комисията от 15 октомври 1997 г. относно установяване на подробни условия за прилагане на Регламент (EИО) № 4253/88 на Съвета по отношение на финансовия контрол, извършван от държавите-членки, на съвместно финансираните от структурните фондове операции (2), изменен с Регламент (ЕО) № 2406/98 (3), следва да бъде заменен. Независимо от това, разпоредбите на Регламент (ЕО) № 2064/97 трябва да продължат да се прилагат към помощта, отпускана за програмния период 1994-1999 г., съгласно Регламент (EИО) № 2052/88 на Съвета (4), последно изменен с Регламент (ЕО) № 3193/94 (5);
(7)
Настоящият регламент следва да се прилага, без да накърнява разпоредбите относно мониторинга на място в областта на държавните помощи, посочени в член 22 от Регламент (ЕО) № 659/1999 на Съвета от 22 март 1999 г., въвеждащ подробни правила за прилагането на член 93 от Договора за ЕО (6);
(8)
Настоящият регламент следва да се прилага, без да накърнява разпоредбите на Регламент (Евратом, EО) № 2185/96 на Съвета oт 11 ноември 1996 г. относно проверките и инспекциите на място, извършвани от Комисията с цел защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измама и други нередности (7);
(9)
Разпоредбите на Регламент (ЕО) № 1681/94 на Комисията от 11 юли 1994 г. относно нередностите и възстановяването на погрешно изплатени суми във връзка с финансирането на структурните политики и организирането на информационна система в тази област (8) се прилагат към помощта, отпускана съгласно Регламент (ЕО) № 1260/1999 съгласно член 54, втория параграф и член 38, параграф 1, буква д) от посочения регламент;
(10)
Настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с принципа на субсидиарността, посочен в член 8, параграф 3 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, без да се накърнява институционалната, правната и финансовата системи на съответната държава-членка, както е предвидено в последния параграф на член 34, параграф 1 oт лосочения регламент;
(11)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за развитие и преобразуване на регионите,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
Приложно поле
Член 1
Настоящият регламент определя подробни правила за прилагането на Регламент (EО) № 1260/1999 по отношение системите за управление и контрол на помощта, отпускана по структурните фондове и управлявана от държавите-членки.
ГЛАВА II
Системи за управление и контрол
Член 2
1. Всяка държава-членка гарантира, че управляващите и разплащателните органи, и междинните органи получават подходящи насоки относно организирането на системи за управление и контрол, необходими за осигуряване на стабилното финансово управление на структурните фондове, в съответствие с общоприетите принципи и стандарти, и по-специално осигурява достатъчна гаранция за точността, редовността и допустимостта на исканията за помощ от Общността.
2. За целите на настоящия регламент, „междинни органи“ означава всички публични или частни органи или служби, за чиито действия носят отговорност управляващите или разплащателните органи или които изпълняват задачи от тяхно име по отношение на крайните бенефициери или по отношение на органите и фирмите, осъществяващи операциите.
Член 3
Системите за управление и контрол на управляващите и разплащателните, и междинните органи, осигуряват с оглед на пропорционалността спрямо обема на управляваната помощ:
a)
ясно определяне, разпределение и, доколкото е необходимо за осигуряване на стабилна финансова практика, съответно разделяне на функциите в рамките на съответната организация;
б)
ефективни системи, които гарантират задоволителното изпълнение на функциите;
в)
в случай на междинни органи, отчитане пред органа, отговарящ за ефективното изпълнение на техните задачи и използваните методи.
Член 4
Системите за управление и контрол включват процедури за проверка на предаването на съвместно финансираните продукти и услуги и действителността на декларираните разходи, както и за осигуряване на спазването на условията от съответното решение на Комисията съгласно член 28 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, като са в сила националните правила и правилата на Общността, отнасящи се по-специално до допустимостта на разходите, които се покриват от структурните фондове в рамките на съответната помощ, обществените поръчки, държавните помощи, (включително правилата за натрупване на помощи), опазването на околната среда и равните възможности.
Процедурите изискват документиране на място на проверките на отделните операции. Документацията представя извършената работа, резултатите от проверката и взетите мерки по отношение на констатираните несъответствия. Ако физическите или административните проверки не са изчерпателни, а са извършени само върху извадки от операциите, в документацията се посочват избраните операции и се описва метода за получаване на извадките.
Член 5
1. Държавите-членки информират Комисията за всяка помощ в срок от три месеца след одобряването на помощта или влизането в сила на настоящия регламент, което настъпи по-късно за създаването на управляващите и разплащателните, и междинните органи на системите за управление и контрол, създадени в тези органи, както и за планираните подобрения в съответствие с насоките, формулирани в член 2, параграф 1.
2. Съобщението съдържа следната информация относно всеки управляващ, разплащателен и междинен орган:
a)
функциите, които са му възложени;
б)
разпределението на функциите между или вътре в неговите отдели, включително между управляващия и разплащателен орган, когато те принадлежат към една и съща инстанция;
в)
процедурите, чрез които се приемат, проверяват и одобряват исканията за възстановяване на разходи, както и чрез които се разрешават, изпълняват и осчетоводяват на плащанията на бенефициерите; и
г)
разпоредбите за одит на системите за управление и контрол.
3. Когато за няколко помощи се използва една обща система, може да бъде представено описание на тази обща система.
Член 6
Със съдействието на държавата-членка Комисията се уверява, че системите за управление и контрол, представени съгласно член 5, отговарят на стандартите, изисквани от Регламент (ЕО) № 1260/1999 и от настоящия регламент, и оповестява всички пречки, които те създават за прозрачността на проверките на работата на фондовете, както и за изпълнението на задълженията на Комисията, съгласно член 274 от Договора. Преразглеждането на работата на тези системи се извършва редовно.
Член 7
1. Системите за управление и контрол на държавите-членки осигуряват достатъчно проследяване на одита.
2. Проследяването на одита се счита за достатъчно, когато позволява:
a)
равнение на заверени обобщени отчети, представени на Комисията, с индивидуалните отчети за разходите и оправдателните документи, държани както на различни административни нива, така и от крайните бенефициери (включително в случаите, когато последните не са крайните получатели на помощта), органите или фирмите, осъществяващи операциите; и
б)
проверка на разпределението и превеждането на суми от наличните фондове на Общността и национални фондове.
Примерно описание на информацията, необходима за достатъчно проследяване на одита, се съдържа в приложение I.
3. Управляващият орган, се уверява в изпълнението на следните точки:
a)
че съществуват процедури, които гарантират, че документите, които се отнасят за извършени определени разходи и плащания, извършени по помощта, и необходими за достатъчно проследяване на одита, се държат в съответствие с изискванията на член 38, параграф 6 от Регламент (ЕО) № 1260/1999 и на приложение I към настоящия регламент;
б)
че са записани наименованието на органът, който ги държи, и неговото местонахождение
в)
че документите са предоставени на разположение за проверка от лицата и органите, които по принцип имат правото да проверяват такива документи.
Tези лица и органи са:
i)
персоналът на управляващия и на органа платец, както и на междинните органи, които обработват исканията за плащане;
ii)
службите, извършващи одита на системите за управление и контрол;
iii)
лицето или отдел от органа платец, които отговарят за заверката на междинните и окончателните искания за плащане съгласно член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, както и лицето или службата, които издават декларацията съгласно член 38, параграф 1, буква е); и
iv)
упълномощените длъжностни лица от националните одиторски институции и тези на Европейската общност.
Те могат да поискат да им бъдат предоставени извлечения или копия от документите или счетоводните записи, посочени в настоящия параграф.
Член 8
Управляващият или разплащателният орган води отчет на сумите, подлежащи на възстановяване чрез вече извършени плащания на помощ, отпусната от Общността, и се уверява, че сумите са възстановени без неоправдано закъснение. След възстановяването разплащателният орган, връща сумите от възстановените неправилни плащания заедно с лихвите, дължими за забава, чрез приспадане на въпросните суми от следващия си отчет за разходите и следващото искане за помощ, отправено до Комисията или, ако това се окаже недостатъчно, чрез връщане на средства на Общността. Разплащателният орган изпраща на Комисията веднъж годишно като приложение към доклада за четвъртото тримесечие относно възстановяванията на суми, извършени съгласно Регламент (ЕО) № 1681/94, отчет за сумите, чакащи възстановяване към тази дата, подредени по годината на започване на процедурите за възстановяване.
ГЛАВА III
Заверка на разходите
Член 9
1. Удостоверенията, отнасящи се до отчетите за междинните и окончателните разходи, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, се изготвят съгласно модела, описан в приложение II, от лице или служба от органа платец, който е функционално независим от всички служби, одобряващи исканията.
2. Преди заверяването на отчет за разходите разплащателният орган се уверява, че са изпълнени следните условия:
a)
управляващият орган и междинните органи са изпълнили изискванията на Регламент (ЕО) № 1260/1999, и по-специално на член 38, параграф 1, букви в) и д), и член 32, параграфи 3 и 4, както и условията на решението на Комисията съгласно член 28 от настоящия регламент;
б)
отчетът за разходите съдържа само разходи:
i)
които са били действително извършени през допустимия период, определен в решението под формата на разходите, извършени от крайните бенефициери, по смисъла на точки 1.2, 1.3 и 2 oт правило № 1 от приложението към Регламент (ЕО) № 1685/2000 на Комисията (9), и които могат да бъдат доказани чрез изплатени фактури или счетоводни документи с еквивалентна доказателствена стойност;
ii)
които са извършени във връзка с операции, избрани за финансиране по конкретната помощ, съгласно критериите и процедурите за за подбор, и които се подчиняват правилата на Общността през целия период, през който са извършени тези разходи; и
iii)
които се отнасят до мерки, за които всяка държавна помощ е официално одобрена от Комисията, когато е целесъобразно.
3. За да може ефективността на системите за контрол и проследяване на одита винаги да бъде взимана предвид преди представянето на отчета за разходи пред Комисията, управляващият орган гарантира, че разплащателният орган е информиран за процедурите, които управляващият орган, и междинните органи прилагат за да:
a)
проверят предаването на съвместно финансираните продукти и услуги и действителността на представените разходи;
б)
осигурят спазване на действащите правила; и
в)
поддържат проследяването на одита.
4. В случаите, когато управляващият орган и разплащателният орган, принадлежат към една и съща институция, тази институция гарантира, че се прилагат процедури, които предлагат стандарти за контрол, еквивалентни на описаните в параграфи 2 и 3.
ГЛАВА IV
Проверка на операциите чрез извадки
Член 10
1. Държавите-членки организират проверки на операциите на основата на подходящи извадки, като тези проверки имат за цел по-специално да:
а)
проверят ефективността на внедрените системи за управление и контрол;
б)
проверят избирателно на основата на анализ на риска декларациите за разходите, извършени на различни нива.
2. Проверките, извършени преди приключването на всяка помощ, обхващат поне 5 % от общите приемливи разходи и се основават на представителна извадка от одобрените операции, като вземат предвид разпоредбите на параграф 3. Държавите-членки се стараят да разпределят равномерно осъществяването на проверките за cъответния период. Tе осигуряват подходящо разделяне на задачите между тези проверки и процедурите за изпълнение и плащане, свързани с операциите.
3. При избора на извадка от операциите, които се проверяват, се взема предвид:
а)
необходимостта от проверка на операции от достатъчно разнообразни видове и големини;
б)
всички рискови фактори, установени при национални проверки или проверки на Общността;
в)
съсредоточаването на операциите в някои междинни органи или някои крайни бенефициери, така че основните междинни органи и крайни бенефициери да бъдат проверени поне веднъж преди приключването на всяка помощ.
Член 11
Чрез проверките държавите-членки се стремят да проверят следното:
a)
практическото прилагане и ефективността на системите за управление и контрол;
б)
по отношение на достатъчен брой счетоводни документи, съответствието между тези документи и оправдателните документи, съхранявани от междинните органи, крайните бенефициери и органите или фирмите, осъществяващи операциите;
в)
наличието на достатъчно проследяване на одита;
г)
за подходящ брой пера на разходи, че видът и датата на извършване на съответния разход съответства на разпоредбите на Общността и е в съответствие с одобрените за операцията спецификации и действително извършените дейности;
д)
че действителното или предвиденото предназначение на операцията съответства на целите, описани в заявлението до Общността за съвместно финансиране;
е)
че финансовото участие на Общността е в границите, определени в член 29 от Регламент (ЕО) № 1260/1999 или в други приложими разпоредби на Общността, и се изплаща действително на крайните бенефициери без удръжки или неоправдано закъснение;
ж)
че съответното национално участие в съвместното финансиране действително е било осъществено; и
з)
съвместно финансираните операции са били осъществени в съответствие с правилата и политиката на Общността, съгласно член 12 от Регламент (ЕО) № 1260/1999.
Член 12
Проверките установяват дали проблемите, които са срещани евентуално, са системни и създават риск за други операции, осъществявани от същия краен бенефициер, или управлявани от същия спомагателен орган. Tе определят също причините за такива ситуации, както и вида на евентуално необходимите допълнителни анализи, коригиращите и превантивни мерки.
Член 13
До 30 юни 2001 г.през първата година и не по-късно от 30 юни всяка година държавите-членки информират Комисията за прилагането на членове 10, 11 и 12 през предходната календарна година, като освен това допълват или актуализират описанието на своите системи за управление и контрол, съобщени съгласно член 5.
Член 14
Разпоредбите на настоящата глава се прилагат, mutatis mutandis, за подлежащите на възстановяване суми, посочени в член 8.
ГЛАВА V
Декларация при приключване на помощта
Член 15
Лицето или службата, определени да издават декларации за приключването на помощта съгласно член 38, параграф 1, буква е) от Регламент (ЕО) № 1260/1999, са независими при изпълнение на служебните си задължения от:
a)
определения управляващ орган;
б)
лицето или отделът на управляващият орган, които отговарят за съставянето на документите по член 9, параграф 1;
в)
междинните органи.
Лицето или определената служба провежда своята проверка съгласно международно приетите стандарти за одит. Управляващият и органа платеци, както и междинните органи, им предоставят всяка необходима информация и им осигуряват достъп до счетоводните данни и оправдателните документи, необходими за съставянето на декларацията.
Член 16
Декларациите се основават на разглеждане на системите за управление и контрол, на заключенията на вече извършените проверки и, ако е необходимо, на допълнителна проверка на извадки от сделките. Лицето или службата, които подават декларацията, правят всички необходими справки, за да се убедят, че завереният отчет за разходите е правилен и че основните транзакции са законни и редовни.
Декларациите се съставят на изготвят в съответствие с примерния модел, представен в приложение III, и се придружават от доклад, включващ цялата отнасяща се към въпроса информация, която доказва верността на декларацията, включително обобщение на заключенията на всички проверки, извършени от национални органи и органите на Общността, до които деклараторът е получил достъп.
Член 17
Ако наличието на съществени слабости в управлението и контрола или честото повтаряне на откритите нередности не позволяват изразяването нa изцяло категорична увереност за обосноваността на искането за изплащане на крайното салдо и на окончателното удостоверение за разходи, декларацията се позовава на тези обстоятелства и прави оценка на значимостта на проблема и неговото финансово въздействие.
В този случай Комисията може да поиска извършването на допълнителна проверка, целяща определянето и коригирането на нередностите в рамките на определен срок.
ГЛАВА VI
Форма и съдържание на счетоводната информация, която държавите-членки трябва да поддържат и предоставят на Комисията при поискване
Член 18
1. Счетоводните документи по операциите, посочени в приложение I, трябва, доколкото е възможно, да се съхраняват в електронен вид. Такива документи се предоставят на Комисията при конкретно поискване, за да осъществи документални проверки на място, без да се засягат изискванията за уведомяване на актуализациите на финансовите планове, предвидено в член 18, параграф 3, буква в) oт Регламент (ЕО) № 1260/1999, и на финансовата информация съгласно член 32 от настоящия регламент.
2. Комисията се споразумява с всяка държава-членка относно съдържанието на електронните записи, които трябва да ѝ бъдат предоставени съгласно параграф 1, начините за предаването им и продължителността на периода, необходим за разработването на всички компютърни системи, като взема предвид споразумението, посочено в член 18, параграф 3, буква д) от Регламент (ЕО) № 1260/1999. Обхватът на информацията, която може да бъде поискана, и предпочитаните технически спецификации за предаването на компютърните файлове на Комисията, са посочени в приложения IV и V.
3. При писмено искане от страна на Комисията държавите-членки ѝ предават записите, посочени в параграф 1, в срок от 10 работни дни от получаването на искането. Комисията и държавата-членка могат да се споразумеят за различен срок, по-специално в случаите, когато информацията не се съхранява в електронен вид.
4. Комисията гарантира конфиденциалността и сигурността на информацията, предадена от държавите-членки или събрана от нея по време на проверките на място, в съответствие с член 287 от Договора и правилата на Комисията относно използването и достъпа до информация.
5. При спазване на действащото национално законодателство, служителите на Комисията имат достъп до всички документи, изготвени във връзка с проверки, осъществявани съгласно настоящия регламент, или вследствие на такива проверки, както и до съхраняваните данни, включително тези, които се съхраняват в компютърните системи.
ГЛАВА VII
Общи и заключителни разпоредби
Член 19
В случай на форми на помощ, при които бенефициерите се намират в повече от една държава-членка, съответните държави-членки съгласуват помежду си необходимите общи мерки за осигуряване на стабилно финансово управление, като вземат предвид националните законодателства, и информират Комисията за съгласуваните мерки. Комисията и съответните държави-членки си оказват взаимно необходимата административна помощ.
Член 20
Разпоредбите на настоящия регламент не накърняват задължението на държавите-членки съгласно Регламент (ЕО) № 1260/1999 да предоставят на Комисията информация, достатъчна за оценяване на планове включително информация за мерките, предприети за прилагане на член 34, параграф 1 oт настоящия регламент, нито правото на Комисията да изисква допълнителна информация, преди да вземе своето решение съгласно член 28 oт настоящия регламент.
Член 21
Разпоредбите на настоящия регламент не препятстват държавите-членки да прилагат по-строги правила от предвидените в настоящия регламент.
Член 22
Регламент (EО) № 2064/97 се отменя.
Въпреки това неговите разпоредби продължават да се прилагат към помощта, отпускана за програмния период 1994-1999 г. съгласно Регламент (EИО) № 2052/88.
Член 23
Tози регламент влиза в сила на седмия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.
Tози регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 2 март 2001 година.