EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EF) Nr. 390/2009
af 23. april 2009
om ændring af de fælles konsulære instrukser til de diplomatiske og konsulære repræsentationer med hensyn til indførelse af biometriske identifikatorer, herunder bestemmelser om organisering af modtagelsen og behandlingen af visumansøgninger
EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 62, nr. 2), litra b), nr. ii),
under henvisning til forslag fra Kommissionen,
under henvisning til udtalelse fra Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse (1)
efter proceduren i traktatens artikel 251 (2), og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
For at sikre den pålidelige kontrol og identifikation af ansøgere er det nødvendigt at behandle biometriske oplysninger i visuminformationssystemet (VIS), som er indført ved Rådets beslutning 2004/512/EF (3), og at skabe en juridisk ramme for indsamlingen af disse biometriske identifikatorer. Desuden kræver gennemførelsen af VIS nye former for organisering med henblik på modtagelse af visumansøgninger.
(2)
Integreringen af biometriske identifikatorer i VIS er et vigtigt skridt hen imod brugen af nye elementer, der etablerer en mere pålidelig forbindelse mellem indehaveren af visummet og passet med henblik på at undgå anvendelse af falsk identitet. Et af de grundlæggende krav ved udstedelsen af et visum bør derfor være, at ansøgeren skal give personligt fremmøde, i hvert fald i forbindelse med den første ansøgning, så de biometriske identifikatorer kan registreres i VIS.
(3)
Valget af biometriske identifikatorer er foretaget i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 767/2008 af 9. juli 2008 om visuminformationssystemet (VIS) og udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne om visa til kortvarigt ophold (VIS-forordningen) (4).
(4)
Denne forordning fastlægger standarderne for indsamling af disse biometriske identifikatorer ved henvisning til de relevante bestemmelser, som er fastsat af Organisationen for International Civil Luftfart (ICAO). Der er ikke behov for yderligere tekniske specifikationer for at sikre interoperabilitet.
(5)
Alle dokumenter, oplysninger eller biometriske identifikatorer, der modtages af en medlemsstat i forbindelse med en visumansøgning, betragtes som et konsulatsdokument som omhandlet i Wienerkonventionen om konsulære forbindelser af 24. april 1963 og behandles på passende måde.
(6)
For at lette registreringen af ansøgere og mindske omkostningerne for medlemsstaterne må der ud over de eksisterende rammer for repræsentation forudses andre organisatoriske muligheder. Først og fremmest bør der i de fælles konsulære instrukser til de diplomatiske og konsulære repræsentationer (5) tilføjes en særlig type af repræsentation, som er begrænset til indsamling af ansøgninger og registrering af biometriske identifikatorer.
(7)
Der bør indføres en række andre muligheder, såsom samhusning, fælles ansøgningscentre, honorære konsuler og samarbejde med eksterne tjenesteydere. Der bør fastlægges en passende retlig ramme for disse muligheder under særlig hensyntagen til databeskyttelsesspørgsmål. Medlemsstaterne bør på de betingelser, der er fastsat i denne retlige ramme, vælge, hvilken form for organisatorisk struktur de vil bruge i hvert tredjeland. Kommissionen bør offentliggøre oplysninger om disse strukturer.
(8)
Når medlemsstaterne organiserer samarbejdet, bør de sikre, at ansøgere henvises til den medlemsstat, der er ansvarlig for at behandle deres ansøgninger.
(9)
Det er nødvendigt at fastsætte bestemmelser om de situationer, hvor medlemsstaterne for at forenkle proceduren beslutter at samarbejde med en ekstern tjenesteyder om indsamling af ansøgninger. En sådan beslutning kan træffes, hvis samarbejdet med andre medlemsstater i form af begrænset repræsentation, samhusning eller et fælles ansøgningscenter under særlige omstændigheder eller af grunde, som har forbindelse med de lokale forhold, viser sig ikke at være hensigtsmæssigt for den pågældende medlemsstat. Sådanne ordninger bør indføres under overholdelse af de generelle principper for udstedelse af visum og under overholdelse af databeskyttelseskravene i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (6). Endvidere bør der tages hensyn til nødvendigheden af at undgå visumshopping ved indførelsen og gennemførelsen af sådanne ordninger.
(10)
Medlemsstaterne bør samarbejde med eksterne tjenesteydere på grundlag af en retsakt, der bør indeholde bestemmelser om disse tjenesteyderes præcise ansvar, om direkte og fuldstændig adgang til deres lokaler, om oplysninger til ansøgerne, fortrolighed og om omstændigheder, betingelser og procedurer for suspension eller ophør af kontrakten.
(11)
Ved at give medlemsstaterne mulighed for at samarbejde med en ekstern tjenesteyder om indsamling af ansøgninger og samtidig gennemføre et »one stop«-princip for indgivelse af ansøgninger indføres der med denne forordning en undtagelse fra den generelle regel om personligt fremmøde, jf. del III, punkt 4, i de fælles konsulære instrukser. Dette berører ikke muligheden for at indkalde ansøgeren til en personlig samtale og berører heller ikke fremtidige retsakter, der regulerer disse spørgsmål.
(12)
For at sikre, at databeskyttelseskravene er opfyldt, er den gruppe, som blev nedsat ved artikel 29 i direktiv 95/46/EF, blevet hørt.
(13)
Direktiv 95/46/EF finder anvendelse på medlemsstaterne med hensyn til behandlingen af personoplysninger i medfør af denne forordning.
(14)
Medlemsstaterne bør fortsat give alle kategorier af ansøgere adgang til at indgive ansøgninger direkte til deres diplomatiske eller konsulære repræsentationer.
(15)
For at forenkle proceduren i forbindelse med alle senere ansøgninger bør det være muligt at kopiere fingeraftryk fra den første indlæsning i VIS inden for en periode på 59 måneder. Når denne periode er udløbet, bør fingeraftrykkene indsamles igen.
(16)
På grund af kravet om indsamling af biometriske identifikatorer bør der ikke længere anvendes kommercielle foretagender, der fungerer som formidlere, såsom rejsebureauer, i forbindelse med den første ansøgning, men kun i forbindelse med senere ansøgninger.
(17)
De fælles konsulære instrukser bør derfor ændres i overensstemmelse hermed.
(18)
Kommissionen bør tre år efter idriftsættelsen af VIS og derefter hvert fjerde år fremlægge en rapport om gennemførelsen af forordningen.
(19)
Målene for denne forordning, nemlig at tilrettelægge modtagelsen og behandlingen af ansøgninger med henblik på indlæsning af biometriske oplysninger i VIS og at indføre fælles standarder og interoperable biometriske identifikatorer samt fælles regler for alle de medlemsstater, der deltager i Fællesskabets fælles visumpolitik, kan ikke i tilstrækkelig grad opfyldes af medlemsstaterne og kan derfor bedre nås på fællesskabsplan; Fællesskabet kan derfor træffe foranstaltninger i overensstemmelse med subsidiaritetsprincippet, jf. traktatens artikel 5. I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet, jf. nævnte artikel, går denne forordning ikke ud over, hvad der er nødvendigt for at nå disse mål.
(20)
I medfør af artikel 1 og 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, deltager Danmark ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Danmark. Inden seks måneder efter vedtagelsen af denne forordning til udbygning af Schengenreglerne efter bestemmelserne i tredje del, afsnit IV i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, træffer Danmark afgørelse om, hvorvidt det vil gennemføre denne forordning i sin nationale lovgivning, jf. artikel 5 i nævnte protokol.
(21)
For så vidt angår Island og Norge udgør denne forordning en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. aftalen indgået mellem Rådet for Den Europæiske Union og Republikken Island og Kongeriget Norge om disse to staters associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengen-reglerne (7), henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i Rådets afgørelse 1999/437/EF om visse gennemførelsesbestemmelser til nævnte aftale (8).
(22)
Denne forordning udgør en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, som Det Forenede Kongerige ikke deltager i, jf. Rådets afgørelse 2000/365/EF af 29. maj 2000 om anmodningen fra Det Forenede Kongerige Storbritannien og Nordirland om at deltage i visse bestemmelser i Schengenreglerne (9). Det Forenede Kongerige deltager derfor ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Det Forenede Kongerige.
(23)
Denne forordning udgør en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, som Irland ikke deltager i, jf. Rådets afgørelse 2002/192/EF af 28. februar 2002 om anmodningen fra Irland om at deltage i visse bestemmelser i Schengenreglerne (10). Irland deltager derfor ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Irland.
(24)
For så vidt angår Schweiz udgør denne forordning en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om Det Schweiziske Forbunds associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne (11), henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i afgørelse 1999/437/EF sammenholdt med artikel 3 i Rådets afgørelse 2008/146/EF (12).
(25)
For så vidt angår Liechtenstein udgør denne forordning en udvikling af bestemmelser i Schengenreglerne, jf. protokollen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund og Fyrstendømmet Liechtenstein om Fyrstendømmet Liechtensteins tiltrædelse af aftalen mellem Den Europæiske Union, Det Europæiske Fællesskab og Det Schweiziske Forbund om dette lands associering i gennemførelsen, anvendelsen og udviklingen af Schengenreglerne, henhørende under det område, der er nævnt i artikel 1, litra B, i afgørelse 1999/437/EF sammenholdt med artikel 3 i Rådets afgørelse 2008/261/EF (13).
(26)
For Cyperns vedkommende udgør denne forordning en retsakt, der bygger på Schengenreglerne eller på anden måde har tilknytning dertil, jf. artikel 3, stk. 2, i tiltrædelsesakten af 2003.
(27)
Denne forordning udgør en retsakt, der bygger på Schengenreglerne eller på anden måde har tilknytning dertil, jf. artikel 4, stk. 2, i tiltrædelsesakten af 2005 -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
Artikel 1
Ændringer til de fælles konsulære instrukser
I de fælles konsulære instrukser til de diplomatiske og konsulære repræsentationer foretages følgende ændringer:
1)
I del II foretages følgende ændringer:
a)
I punkt 1.2, litra b), tilføjes følgende afsnit:
»En medlemsstat kan også repræsentere en eller flere andre medlemsstater i begrænset omfang udelukkende i forbindelse med indsamling af ansøgninger og registrering af biometriske identifikatorer. De relevante bestemmelser i punkt 1.2, litra c) og e), finder anvendelse. Indsamlingen og fremsendelsen af dossierer og oplysninger til den repræsenterede medlemsstat sker under overholdelse af de relevante databeskyttelses- og sikkerhedsregler.
Den eller de repræsenterede medlemsstater sikrer, at oplysningerne krypteres i fuldt omfang, uanset om de overføres elektronisk eller fysisk via et elektronisk lagringsmedium fra myndighederne i den repræsenterende medlemsstat til myndighederne i den repræsenterede medlemsstat.
I tredjelande, der forbyder kryptering af oplysninger, som skal overføres elektronisk fra myndighederne i den repræsenterende medlemsstat til myndighederne i den eller de repræsenterede medlemsstater, tillader den eller de repræsenterede medlemsstater ikke, at den repræsenterende medlemsstat overfører oplysninger elektronisk.
I så fald sikrer den eller de repræsenterede medlemsstater, at de elektroniske oplysninger overføres fysisk i fuldt krypteret form via et elektronisk lagringsmedium fra myndighederne i den repræsenterende medlemsstat til myndighederne i den eller de repræsenterede medlemsstater af en konsulær medarbejder i en medlemsstat eller, hvor en sådan overførsel ville kræve, at der skulle træffes uforholdsmæssigt omfattende eller urimelige foranstaltninger, på en anden sikker måde, f.eks. ved hjælp af etablerede operatører med erfaring i transport af følsomme dokumenter og oplysninger i det pågældende tredjeland.
Under alle omstændigheder tilpasses sikkerhedsniveauet for overførslen i forhold til, hvor følsomme oplysningerne er.
Medlemsstaterne eller Fællesskabet bestræber sig på at nå til enighed med de pågældende tredjelande om at ophæve forbuddet mod kryptering af de oplysninger, der skal overføres elektronisk mellem myndighederne i de pågældende medlemsstater.«.
b)
Litra d) affattes således:
»d)
Repræsentation og begrænset repræsentation i forbindelse med udstedelse af ensartet visum, som omhandlet i litra a) og b), fremgår af oversigten over repræsentationer i forbindelse med udstedelse af ensartet visum i bilag 18.«
2)
I del III foretages følgende ændringer:
a)
Punkt 1 affattes således:
»1. Visumansøgninger
1.1. Skema til visumansøgning - antal skemaer
Ansøgere skal ligeledes udfylde ansøgningsskemaet for det ensartede visum. Ansøgninger om ensartet visum indgives ved hjælp af et harmoniseret ansøgningsskema, der er i overensstemmelse med modellen i bilag 16.
Visumansøgningen skal mindst udfyldes i ét eksemplar, som bl.a. kan anvendes til høring af de centrale myndigheder. Hvis det er fastsat i de nationale bestemmelser, kan medlemsstaterne kræve ansøgningen udfyldt i flere eksemplarer.
1.2. Biometriske identifikatorer
a) Medlemsstaterne indsamler ansøgerens biometriske identifikatorer, som omfatter ansigtsbilledet og ti fingeraftryk, i overensstemmelse med de beskyttelsesforanstaltninger, der er fastlagt i den europæiske konvention til beskyttelse af menneskerettigheder og de grundlæggende frihedsrettigheder, i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder og i FN's konvention om barnets rettigheder.
Ansøgeren skal give personligt fremmøde ved indgivelsen af den første ansøgning. På det tidspunkt indsamles følgende biometriske identifikatorer:
-
et fotografi, som scannes eller tages, når ansøgningen indgives, og
-
ti fingeraftryk, som optages fladt og indsamles digitalt.
Når fingeraftryk, der er indsamlet fra ansøgeren i forbindelse med en tidligere ansøgning, for første gang indlæses i visuminformationssystemet (VIS) mindre end 59 måneder før datoen for den nye ansøgning, kopieres de over i den senere ansøgning.
I tilfælde af rimelig tvivl om ansøgerens identitet indsamler den diplomatiske eller konsulære repræsentation dog fingeraftryk inden for ovennævnte periode.
Kan det endvidere på det tidspunkt, hvor ansøgningen indgives, ikke straks bekræftes, at fingeraftrykkene blev indsamlet inden for ovennævnte periode, kan ansøgeren anmode om, at de indsamles.
I overensstemmelse med artikel 9, nr. 5, i VIS-forordningen lagres det fotografi, der er vedlagt hver ansøgning, i VIS. Ansøgeren skal ikke give personligt fremmøde med henblik herpå.
De tekniske krav for fotografiet skal stemme overens med de internationale standarder, som er fastsat i ICAO-dokument 9303, del 1, 6. udgave.
Fingeraftryk skal optages i overensstemmelse med ICAO-standarderne og Kommissionens beslutning 2006/648/EF af 22. september 2006 om tekniske specifikationer for standarderne for biometriske identifikatorer i forbindelse med udviklingen af visuminformationssystemet (14).
De biometriske identifikatorer indsamles af kvalificerede og behørigt bemyndigede medarbejdere ved de diplomatiske eller konsulære repræsentationer og de myndigheder, der er ansvarlige for visumudstedelse ved grænserne. Under de diplomatiske eller konsulære repræsentationers tilsyn kan de biometriske identifikatorer også indsamles af en honorær konsuls kvalificerede og behørigt bemyndigede medarbejdere eller af en ekstern tjenesteyder som omhandlet i del VII, punkt 1.3 og 1.4.
Oplysningerne må kun registreres i VIS af behørigt bemyndigede konsulære medarbejdere i overensstemmelse med artikel 6, stk. 1, artikel 7 og artikel 9, stk. 5 og 6, i VIS-forordningen.
Medlemsstaterne sikrer, at alle søgekriterierne i henhold til artikel 15 i VIS-forordningen anvendes fuldt ud med henblik på at undgå afvisninger og identificeringer på forkert grundlag.
b) Undtagelser
Følgende ansøgere er fritaget fra kravet om at afgive fingeraftryk:
-
børn under 12 år
-
personer, for hvilke det er fysisk umuligt at optage fingeraftryk. Hvis det er muligt at optage fingeraftryk af mindre end ti fingre, skal det respektive antal fingeraftryk optages. Er dette kun midlertidigt umuligt, skal ansøgeren dog afgive fingeraftrykkene i forbindelse med den næste ansøgning. De diplomatiske eller konsulære repræsentationer og myndigheder, der er ansvarlige for visumudstedelse ved grænserne, skal kunne kræve en yderligere forklaring på, hvorfor det midlertidigt er umuligt. Medlemsstaterne sikrer, at der er vedtaget hensigtsmæssige procedurer med henblik på at sikre beskyttelse af ansøgerens værdighed i tilfælde af vanskeligheder med registreringen. Såfremt det er fysisk umuligt at optage fingeraftryk, må dette ikke have indflydelse på, om et visum tildeles eller nægtes
-
stats- og regeringschefer og medlemmer af den nationale regering med ledsagende ægtefæller samt medlemmer af deres officielle delegation, når de er indbudt af medlemsstaters regeringer eller af internationale organisationer i officielt øjemed
-
regenter og andre højtstående medlemmer af en kongefamilie, når de er indbudt af medlemsstaters regeringer eller af internationale organisationer i officielt øjemed.
I hvert af disse tilfælde registreres der et »ikke relevant« i VIS.
b)
Følgende punkt tilføjes:
»5. Personalets adfærd
Medlemsstaternes diplomatiske eller konsulære repræsentationer sikrer, at ansøgerne modtages høfligt.
Konsulære medarbejdere udviser under udførelsen af deres opgaver fuld respekt for den menneskelige værdighed. Alle foranstaltninger, der træffes, skal stå i forhold til de mål, der forfølges med foranstaltningerne.
Konsulære medarbejdere må under udførelsen af deres opgaver ikke diskriminere personer på grund af køn, race eller etnisk oprindelse, religion eller tro, handicap, alder eller seksuel orientering.«.
3)
Punkt 1 i del VII affattes således:
»1. Organisering af visumafdelinger
1.1. Organisering af modtagelsen og behandlingen af visumansøgninger
Hver medlemsstat er ansvarlig for organiseringen af modtagelsen og behandlingen af ansøgninger. Principielt indgives ansøgninger til en medlemsstats diplomatiske eller konsulære repræsentation.
Medlemsstaterne:
-
forsyner deres diplomatiske eller konsulære repræsentationer og de myndigheder, der er ansvarlige for visumudstedelse ved grænserne, samt deres honorære konsulers lokaler, når de honorære konsuler skal indsamle biometriske identifikatorer, med det nødvendige udstyr til indsamling af biometriske identifikatorer, jf. punkt 1.3, og/eller
-
samarbejder med en eller flere medlemsstater som led i det lokale konsulære samarbejde eller ved hjælp af andre passende kontakter i form af begrænset repræsentation, samhusning eller et fælles ansøgningscenter, jf. punkt 1.2.
Under særlige omstændigheder eller af grunde, som har forbindelse med de lokale forhold, som f.eks. hvor:
-
det store antal ansøgere ikke gør det muligt at organisere indsamlingen af ansøgninger og oplysninger inden for en rimelig frist og på anstændige vilkår, eller
-
det ikke er muligt at sikre en tilfredsstillende geografisk dækning af det pågældende tredjeland på anden måde
og når ovennævnte samarbejdsformer viser sig ikke at være hensigtsmæssige for den pågældende medlemsstat, kan en medlemsstat som en sidste udvej samarbejde med en ekstern tjenesteyder, jf. punkt 1.4.
Uden at det berører retten til at indkalde visumansøgeren til en personlig samtale, jf. punkt 4 i del III, må valget af organisering ikke føre til, at ansøgeren skal møde personligt frem på mere end et sted for at indgive sin ansøgning.
1.2. Former for samarbejde mellem medlemsstaterne
a)
Når der vælges samhusning, behandler medarbejderne fra en eller flere medlemsstaters diplomatiske og konsulære repræsentationer de ansøgninger (herunder biometriske identifikatorer), der indgives til dem, i en anden medlemsstats diplomatiske eller konsulære repræsentation og deler udstyr med den pågældende medlemsstat. De berørte medlemsstater aftaler varigheden af og betingelserne for opsigelse af samhusningen og aftaler, hvilken andel af visumgebyret, der tilkommer den medlemsstat, hvis diplomatiske eller konsulære repræsentation anvendes.
b)
Når der er oprettet »fælles ansøgningscentre«, er personale fra to eller flere medlemsstaters diplomatiske og konsulære repræsentationer samlet i én bygning for at tage imod de ansøgninger (inklusive biometriske identifikatorer), der sendes til dem. Ansøgerne henvises til den medlemsstat, der er ansvarlig for at behandle ansøgningen. Medlemsstaterne aftaler varigheden af og betingelserne for ophør af dette samarbejde samt fordelingen af omkostningerne mellem de deltagende medlemsstater. Én medlemsstat skal have ansvaret for kontrakter vedrørende logistik og diplomatiske forbindelser med værtslandet.
1.3. Anvendelse af honorære konsuler
Honorære konsuler kan også godkendes til at udføre nogle eller alle opgaver som omhandlet i punkt 1.5. Der træffes passende foranstaltninger til at garantere sikkerhed og databeskyttelse.
Hvis den honorære konsul ikke er embedsmand i en medlemsstat, skal udførelsen af disse opgaver opfylde kravene i bilag 19, undtagen bestemmelserne i punkt C, litra c), i nævnte bilag.
Hvis den honorære konsul er embedsmand i en medlemsstat, sikrer den pågældende medlemsstat, at der gælder krav svarende til dem, der ville gælde, hvis opgaverne blev udført af dens diplomatiske eller konsulære repræsentation.
1.4. Samarbejde med eksterne tjenesteydere
Medlemsstaterne bestræber sig på at samarbejde med en ekstern tjenesteyder i fællesskab med en eller flere medlemsstater med forbehold af regler om offentlige indkøb og konkurrence.
Samarbejde med en ekstern tjenesteyder skal bygge på en retsakt, der opfylder kravene i bilag 19.
Medlemsstaterne skal inden for rammerne af det lokale konsulære samarbejde udveksle oplysninger om udvælgelsen af de eksterne tjenesteydere og udarbejdelsen af bestemmelserne og betingelserne i deres respektive retsakter.
1.5. Former for samarbejde med eksterne tjenesteydere
En ekstern tjenesteyder kan udpeges til at udføre en eller flere af følgende opgaver:
a)
at formidle generelle oplysninger om visumkrav og ansøgningsskemaer
b)
at informere ansøgeren om de krævede bilag på grundlag af en checkliste
c)
at indsamle oplysninger og ansøgninger (herunder indsamling af biometriske identifikatorer) og fremsende ansøgningen til den diplomatiske eller konsulære repræsentation
d)
at modtage det gebyr, der skal opkræves
e)
at forvalte aftaler om personligt fremmøde hos den diplomatiske eller konsulære repræsentation eller den eksterne tjenesteyder
f)
at indsamle rejsedokumenterne (herunder underretning om afslag, hvis det er relevant) fra den diplomatiske eller konsulære repræsentation og sende dem tilbage til ansøgeren.
1.6. Medlemsstaternes forpligtelser
Når den eller de pågældende medlemsstater udvælger en ekstern tjenesteyder, skal de kontrollere selskabets solvens og pålidelighed (herunder de nødvendige licenser, registrering i handelsregistret, selskabsvedtægterne og aftaler med banker) og sikre, at der ikke er interessekonflikter.
Den eller de pågældende medlemsstater sørger for, at den eksterne tjenesteyder, der er valgt, opfylder de vilkår og betingelser, den er pålagt i den retsakt, der er omhandlet i punkt 1.4.
Den eller de pågældende medlemsstater er fortsat ansvarlige for, at databeskyttelsesreglerne overholdes ved behandlingen af oplysninger, og de er underlagt tilsyn i overensstemmelse med artikel 28 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (15).
Samarbejdet med en ekstern tjenesteyder begrænser eller udelukker ikke et ansvar, der måtte følge af den eller de pågældende medlemsstaters nationale lovgivning, for overtrædelser af forpligtelser vedrørende personoplysninger om ansøgere og behandlingen af visa. Denne bestemmelse berører ikke en eventuel sag, som kan anlægges direkte mod den eksterne tjenesteyder i henhold til det pågældende tredjelands nationale lovgivning.
Den eller de pågældende medlemsstater sikrer, at oplysningerne krypteres i fuldt omfang, uanset om de overføres elektronisk eller fysisk via et elektronisk lagringsmedium fra den eksterne tjenesteyder til myndighederne i den eller de pågældende medlemsstater.
I tredjelande, der forbyder kryptering af oplysninger, som skal overføres elektronisk fra den eksterne tjenesteyder til myndighederne i den eller de pågældende medlemsstater, tillader den eller de pågældende medlemsstater ikke, at den eksterne tjenesteyder overfører oplysninger elektronisk.
I så fald sikrer den eller de pågældende medlemsstater, at de elektroniske oplysninger overføres fysisk i fuldt krypteret form via et elektronisk lagringsmedium fra den eksterne tjenesteyder til myndighederne i den eller de pågældende medlemsstater af en konsulær medarbejder i en medlemsstat eller, hvor en sådan overførsel ville kræve, at der skulle træffes uforholdsmæssigt omfattende eller urimelige foranstaltninger, på en anden og sikker måde, f.eks. ved at anvende etablerede operatører med erfaring i transport af følsomme dokumenter og oplysninger i det pågældende tredjeland.
Under alle omstændigheder tilpasses sikkerhedsniveauet for overførslen i forhold til, hvor følsomme oplysningerne er.
Medlemsstaterne eller Fællesskabet bestræber sig på at nå til enighed med de pågældende tredjelande om at ophæve forbuddet mod kryptering af de oplysninger, der skal overføres elektronisk mellem myndighederne i den eller de pågældende medlemsstater.
Den eller de pågældende medlemsstater skal give de eksterne tjenesteyderne den nødvendige uddannelse, så de har den viden, som kræves for at give ansøgerne en passende betjening og tilstrækkelige oplysninger.
Den eller de pågældende medlemsstater giver i tilfælde af tvivl den diplomatiske eller konsulære repræsentation mulighed for at foretage kontrol af fingeraftryk, som er blevet optaget af den eksterne tjenesteyder.
Behandlingen af ansøgninger, eventuelle samtaler, godkendelsesproceduren og udskrift og påsætning af visummærkater udføres kun af den diplomatiske eller konsulære repræsentation.
Eksterne tjenesteydere har ikke adgang til VIS under nogen omstændigheder. Adgangen til VIS er udelukkende forbeholdt behørigt bemyndigede medarbejdere ved de diplomatiske eller konsulære repræsentationer.
Den eller de pågældende medlemsstater skal nøje overvåge gennemførelsen af den i punkt 1.4 omhandlede retsakt, herunder:
a)
de generelle oplysninger om visumkrav og ansøgningsskemaer, som den eksterne tjenesteyder giver visumansøgerne
b)
alle de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er nødvendige for at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, mod hændeligt tab, mod forringelse, ikke-autoriseret udbredelse eller adgang, navnlig hvis samarbejdet omfatter fremsendelse af filer og oplysninger til den eller de pågældende medlemsstaters diplomatiske eller konsulære repræsentation, samt mod enhver anden form for ulovlig behandling af personoplysninger
c)
indsamling og fremsendelse af biometriske identifikatorer
d)
de foranstaltninger, som træffes for at overholde databeskyttelsesreglerne.
Med henblik herpå foretager den eller de pågældende medlemsstaters diplomatiske eller konsulære repræsentation regelmæssigt uanmeldt kontrol i den eksterne tjenesteyders lokaler.
1.7. Servicegebyr
Eksterne tjenesteydere kan opkræve et servicegebyr ud over det gebyr, der skal opkræves ifølge bilag 12. Servicegebyret skal være afpasset efter de omkostninger, som den eksterne tjenesteyder har afholdt ved udførelsen af en eller flere af de opgaver, der er omhandlet i punkt 1.5.
Dette servicegebyr skal specificeres i den retsakt, der er omhandlet i punkt 1.4.
Som led i det lokale konsulære samarbejde skal medlemsstaterne sikre, at det servicegebyr, der opkræves af en ansøger, står i rimeligt forhold til de tjenester, som den eksterne tjenesteydere tilbyder, samt at det er tilpasset de lokale forhold. Endvidere tilstræber de at harmonisere det anvendte servicegebyr.
Servicegebyret må ikke overstige halvdelen af det visumgebyr, der er fastlagt i bilag 12, uanset eventuelle undtagelser fra visumgebyret i henhold til bilag 12.
Den eller de pågældende medlemsstater skal fortsat give alle kategorier af ansøgere adgang til at indgive ansøgninger direkte til deres diplomatiske eller konsulære repræsentationer.
1.8. Oplysninger
Medlemsstaternes diplomatiske og konsulære repræsentationer skal til brug for offentligheden opslå præcise oplysninger om, hvordan man bestiller tid og indgiver en ansøgning.
1.9. Fortsat service
Hvis samarbejdet med andre medlemsstater eller med enhver form for ekstern tjenesteyder ophører, skal medlemsstaterne sikre fortsat fuld service.
1.10. Afgørelse og offentliggørelse
Medlemsstaterne underretter Kommissionen om, hvordan de har til hensigt at organisere modtagelsen og behandlingen af ansøgninger i hver konsulær repræsentation. Kommissionen skal sørge for en passende offentliggørelse.
Medlemsstaterne forelægger Kommissionen et eksemplar af den retsakt, der er omhandlet i punkt 1.4.
4)
I punkt 5.2 i del VIII foretages følgende ændringer:
a)
Overskriften affattes således:
b)
Mellem overskriften og punkt 5.2, litra a), indsættes følgende punktum:
»I forbindelse med senere ansøgninger, jf. punkt 1.2 i del III, kan medlemsstaterne tillade deres diplomatiske eller konsulære repræsentationer at samarbejde med kommercielle foretagender, der fungerer som formidlere (f.eks. private administrative bureauer og transportselskaber eller rejsebureauer som f.eks. rejsearrangører og forhandlere).«
5)
Følgende bilag tilføjes:
»BILAG 19
Liste over minimumskrav, der skal indsættes i retsakten til brug ved samarbejde med eksterne tjenesteydere
A.
I forbindelse med udførelsen af opgaverne skal den eksterne tjenesteyder for så vidt angår databeskyttelse:
a)
til enhver tid forhindre, at oplysninger læses, kopieres, ændres eller slettes uden godkendelse, navnlig under fremsendelsen til den diplomatiske eller konsulære repræsentation for den eller de medlemsstater, der er ansvarlig(e) for behandlingen af en ansøgning
b)
efter den eller de pågældende medlemsstaters anvisninger fremsende oplysningerne
-
elektronisk, i krypteret form, eller
-
fysisk, på en sikret måde
c)
fremsende oplysningerne snarest muligt:
-
i tilfælde af fysisk fremsendte oplysninger, mindst én gang om ugen
-
i tilfælde af elektronisk fremsendte krypterede oplysninger, senest ved afslutningen af den dag, de er indsamlet
d)
slette oplysningerne omgående efter deres fremsendelse og sikre, at de eneste oplysninger, der må opbevares, er ansøgerens navn og kontaktoplysninger med henblik på tidsbestilling samt eventuelt pasnummeret, indtil passet returneres til ansøgeren
e)
sikre alle de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der er nødvendige for at beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, mod hændeligt tab, mod forringelse, ikke-autoriseret udbredelse eller adgang, navnlig hvis samarbejdet omfatter fremsendelse af filer og oplysninger til den eller de pågældende medlemsstaters diplomatiske eller konsulære repræsentation, samt mod enhver anden form for ulovlig behandling af personoplysninger
f)
udelukkende behandle oplysningerne med henblik på at behandle ansøgeres personoplysninger på den eller de pågældende medlemsstaters vegne
g)
anvende standarder for databeskyttelse, der mindst svarer til standarderne i direktiv 95/46/EF
h)
give ansøgere de fornødne oplysninger i henhold til artikel 37 i VIS-forordningen.
B.
I forbindelse med udførelsen af opgaverne skal den eksterne tjenesteyder for så vidt angår personalets adfærd:
a)
sikre, at personalet er tilstrækkeligt uddannet
b)
sikre, at medarbejderne ved udførelsen af deres opgaver:
-
modtager ansøgere høfligt
-
respekterer ansøgeres menneskelige værdighed og integritet
-
ikke diskriminerer på grund af personers køn, race eller etniske oprindelse, religion eller tro, handicap, alder eller seksuelle orientering, og
-
overholder reglerne om tavshedspligt, der også gælder, når medarbejderne ikke længere er ansat, eller efter at retsakten er blevet suspenderet eller bragt til ophør
c)
sørge for identifikation af de medarbejdere, der til enhver tid arbejder i virksomheden
d)
dokumentere, at medarbejderne ikke har straffeattester og har den fornødne ekspertise
C.
I forbindelse med kontrol af udførelsen af opgaverne skal den eksterne tjenesteyder:
a)
give medarbejdere, der er autoriseret af den eller de pågældende medlemsstater, adgang til virksomhedens lokaler til enhver tid uden forudgående anmeldelse, navnlig med henblik på inspektion
b)
sikre muligheden for fjernadgang til tidsbestillingssystemet med henblik på inspektion
c)
sikre brugen af relevante overvågningsmetoder (f.eks. prøveansøgere, WebCam)
d)
sikre adgang til dokumentation for overholdelse af regler om databeskyttelse, herunder rapporteringspligt, ekstern revision og regelmæssig stikprøvekontrol
e)
straks underrette den eller de pågældende medlemsstater om eventuelle brud på sikkerheden eller eventuelle klager fra ansøgerne om misbrug af eller uautoriseret adgang til oplysninger og føre samråd med den eller de pågældende medlemsstater med henblik på at finde en løsning og omgående give begrundede svar til de ansøgere, der har klaget.
D.
I forbindelse med generelle krav skal den eksterne tjenesteyder:
a)
handle efter anvisning fra den eller de medlemsstater, der er ansvarlig(e) for behandling af ansøgningen
b)
vedtage passende foranstaltninger mod korruption (f.eks. bestemmelser om aflønning af medarbejderne, samarbejde om at udpege medarbejdere til dette arbejde, tomandsregel, rotationsprincip)
c)
nøje overholde bestemmelserne i retsakten, der skal indeholde en bestemmelse om suspension og opsigelse, navnlig til brug ved overtrædelse af de fastsatte regler, samt en revisionsklausul for at sikre, at retsakten afspejler bedste praksis.«
Artikel 2
Rapportering
Kommissionen forelægger tre år efter idriftsættelsen af VIS og derefter hvert fjerde år Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om gennemførelsen af denne forordning, som omfatter gennemførelsen af indsamlingen og anvendelsen af biometriske identifikatorer, de valgte ICAO-standarders egnethed, overholdelsen af databeskyttelsesreglerne, erfaringen med eksterne tjenesteydere med særlig henvisning til indsamlingen af biometriske data, gennemførelsen af 59-måneders reglen for kopieringen af fingeraftryk samt organiseringen af modtagelsen og behandlingen af ansøgninger. Rapporten omfatter desuden på grundlag af artikel 17, stk. 12, 13 og14, og artikel 50, stk. 4, i VIS-forordningen de tilfælde, hvor fingeraftryk rent faktisk ikke kunne fremskaffes, eller hvor de ikke kræves af retlige grunde, sammenlignet med antallet af tilfælde, hvor fingeraftryk blev optaget. Rapporten omfatter oplysninger om tilfælde, hvor en person, der rent faktisk ikke kunne afgive fingeraftryk, blev nægtet visum. Rapporten ledsages i givet fald af relevante forslag til ændring af denne forordning.
Den første rapport skal også omhandle spørgsmålet om tilstrækkeligt pålidelige fingeraftryk af børn under 12 år med henblik på identifikation og kontrol og navnlig spørgsmålet om, hvordan fingeraftryk udvikler sig med alderen, på grundlag af resultaterne af en undersøgelse udført under Kommissionens ansvar.
Artikel 3
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab.
Udfærdiget i Strasbourg, den 23. april 2009.
РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 390/2009 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 23 април 2009 година
за изменение на Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби във връзка с въвеждането на биометрични данни и за включване на разпоредби относно организацията на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност, и по-специално член 62, параграф 2, буква б), подточка ii) от него,
като взеха предвид предложението на Комисията,
като взеха предвид становището на Европейския надзорен орган по защита на данните (1),
в съответствие с процедурата, предвидена в член 251 от Договора (2),
като имат предвид, че:
(1)
За да се гарантират надеждната проверка и установяването на самоличността на кандидатите, е необходимо да се обработват биометрични данни чрез визовата информационна система (ВИС), създадена с Решение 2004/512/ЕО на Съвета (3), и да се осигури правна рамка за събирането на тези биометрични идентификатори. Освен това въвеждането на ВИС изисква нова организация на приемането на заявления за издаване на визи.
(2)
Включването на биометрични идентификатори във ВИС е важна стъпка към използването на нови елементи, които установяват по-надеждна връзка между притежателя на виза и паспорта, с цел да се предотврати използването на фалшива самоличност. Затова личното явяване на кандидата - поне при подаване на първото заявление - следва да е едно от основните изисквания за издаване на виза с регистрация на биометричните идентификатори във ВИС.
(3)
Изборът на биометрични идентификатори се урежда в Регламент (ЕО) № 767/2008 на Европейския парламент и на Съвета от 9 юли 2008 г. относно Визовата информационна система (ВИС) и обмена на данни между държави-членки относно визите за краткосрочно пребиваване („Регламент за ВИС“) (4).
(4)
В настоящия регламент се определят стандартите за събиране на тези биометрични идентификатори, като се прави позоваване на съответните разпоредби, установени от Международната организация за гражданско въздухоплаване („ИКАО“). Не се изискват допълнителни технически спецификации, за да се осигури оперативна съвместимост.
(5)
Всички документи, данни или биометрични идентификатори, получени от държава-членка при процедура за кандидатстване за виза, се считат за консулски документи съгласно Виенската конвенция за консулските отношения от 24 април 1963 г. и се третират по съответен начин.
(6)
С цел да се улесни регистрацията на кандидатите и да се намалят разходите за държавите-членки, е необходимо да се предвидят нови организационни възможности в допълнение към съществуващите в рамките на представителството. На първо място, към Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби (5) следва да се добави специална форма на представителство, което да се ограничава до приемане на заявленията и въвеждане на биометричните идентификатори.
(7)
Следва да се въведат и други варианти, като съвместното използване на обекти, съвместни центрове за приемане на заявления, почетни консули и сътрудничество с външни доставчици на услуги. Следва да се създаде подходяща правна рамка за тези варианти, като се вземат под внимание по-специално въпросите, свързани със защитата на данните. В съответствие с условията, предвидени в настоящата правна рамка, държавите-членки следва да определят вида организационна структура, която ще използват във всяка трета държава. Комисията следва да публикува данните за тези структури.
(8)
При организиране на сътрудничество държавите-членки следва да направят необходимото кандидатите да бъдат насочени към държавата-членка, която отговаря за обработването на техните заявления.
(9)
Необходимо е да се предвидят разпоредби за ситуации, при които държавите-членки решават, с цел улесняване на процедурата, да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията. Такова решение може да бъде взето, ако при особени обстоятелства или поради свързани с местните условия причини сътрудничеството с други държави-членки под формата на ограничено представителство, съвместното използване на обекти или общ център за приемане на заявления се окаже нецелесъобразно за съответната държава-членка. Такива договорености следва да се установяват при спазване на общите принципи за издаване на визи, като се зачитат изискванията за защита на данните, уредени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (6). Освен това при установяването и изпълнението на такива договорености следва да се има предвид необходимостта от предотвратяване на практиката за търсене на по-изгодни варианти за получаване на виза (т.нар. „visa-shopping“).
(10)
Държавите-членки следва да си сътрудничат с външни доставчици на услуги на базата на правен акт, който следва да съдържа разпоредби относно точно определените им отговорности, относно прекия и пълен достъп до помещенията им, информацията относно кандидатите, поверителността и относно обстоятелствата, условията и процедурите за спиране или прекратяване на сътрудничеството.
(11)
Настоящият регламент, като позволява на държавите-членки да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията и същевременно въвежда принципа за „обслужване на едно гише“ при подаване на заявленията, създава дерогация от общото правило за лично явяване, както е предвидено в част III, точка 4 от Общите консулски инструкции. С това не се засяга възможността кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както и не се засягат бъдещите правни актове за уреждане на тези въпроси.
(12)
За да се гарантира спазването на изискванията за защита на данните, бяха проведени консултации с работната група, създадена съгласно член 29 от Директива 95/46/ЕО.
(13)
Директива 95/46/ЕО се прилага за държавите-членки във връзка с обработването на лични данни съгласно настоящия регламент.
(14)
Държавите-членки следва да запазят възможността всички кандидати да подават заявления директно в дипломатическите им мисии или консулските им служби.
(15)
С цел да се улесни процедурата при следващо кандидатстване, следва да се даде възможност за възпроизвеждане на пръстови отпечатъци, които вече са въведени във ВИС, в рамките на срок от 59 месеца. След изтичането на този срок пръстовите отпечатъци следва да бъдат снети отново.
(16)
Поради изискването за снемане на биометрични идентификатори следва да не се използват търговски посредници, като туристически агенции, при първото кандидатстване, а само за последващи такива.
(17)
Поради това Общите консулски инструкции следва да бъдат съответно изменени.
(18)
Три години след въвеждането в действие на ВИС и на всеки четири години след това Комисията следва да представя на Европейския парламент и на Съвета доклад за прилагането на настоящия регламент.
(19)
Доколкото целите на настоящия регламент, а именно организацията на приемането и обработването на заявления във връзка с въвеждането на биометрични данни във ВИС и въвеждането на общи стандарти и оперативно съвместими биометрични идентификатори, както и на общи правила за всички държави-членки, които участват в общата визова политика на Общността, не могат да бъдат постигнати от държавите-членки в достатъчна степен и следователно могат да бъдат по-добре постигнати на общностно равнище, Общността може да приеме мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, установен в член 5 от Договора. В съответствие с принципа на пропорционалност, посочен в същия член, настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигането на тези цели.
(20)
В съответствие с членове 1 и 2 от Протокола относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не участва в приемането на настоящия регламент, не е обвързана от него и не го прилага. Като се има предвид, че настоящият регламент развива достиженията на правото от Шенген съгласно разпоредбите в част трета, дял IV от Договора за създаване на Европейската общност, Дания решава, в съответствие с член 5 от посочения протокол, в срок шест месеца след деня на приемане на настоящия регламент, дали ще го прилага в националното си законодателство.
(21)
По отношение на Исландия и Норвегия настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено от Съвета на Европейския съюз, от една страна, и Република Исландия и Кралство Норвегия, от друга страна, за асоциирането на последните в процеса на изпълнение, прилагане и развитие на достиженията на правото от Шенген (7), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО на Съвета (8), относно определени договорености по прилагането на посоченото споразумение.
(22)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген, в което Обединеното кралство не участва в съответствие с Решение 2000/365/ЕО на Съвета от 29 май 2000 г. относно искането на Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (9). Следователно Обединеното кралство не участва в приемането му, не е обвързано от него и не го прилага.
(23)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген, в което Ирландия не участва съгласно Решение 2002/192/ЕО на Съвета от 28 февруари 2002 г. относно искането на Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (10). Следователно Ирландия не участва в приемането му, не е обвързана от него и не го прилага.
(24)
По отношение на Швейцария настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария за асоцииране на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген (11), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/146/ЕО (12) на Съвета.
(25)
По отношение на Лихтенщайн настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген по смисъла на Протокола между Европейския съюз, Европейската общност, Конфедерация Швейцария и Княжество Лихтенщайн относно присъединяването на Княжество Лихтенщайн към Споразумението между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария относно асоциирането на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген, които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/261/ЕО на Съвета (13).
(26)
По отношение на Кипър настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 3, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2003 г.
(27)
Настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 4, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2005 г.,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Изменения на Общите консулски инструкции
Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби се изменят, както следва:
1.
Част II се изменя, както следва:
а)
в точка 1.2, буква б) се добавят следните параграфи:
„Държава-членка може също така да представлява една или повече други държави-членки в ограничена степен, единствено за приемане на заявления и за въвеждане на биометрични идентификатори. Прилагат се съответните разпоредби от точка 1.2, букви в) и д). Приемането и предаването на досиета и данни на представляваната държава-членка се осъществяват при зачитане на съответните правила за защита на данните и на правилата за сигурност.
Представляваната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната държава-членка.
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и), представляваната(ите) държава(и)-членка(и) не допуска(т) представляващата държава-членка да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) представлявана(и) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например чрез използване на установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер във въпросната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път между органите на съответните държави-членки.“;
б)
буква г) се заменя със следното:
„г)
При издаване на единни визи съгласно букви а) и б) представителството и ограниченото представителство се отразяват в таблицата на представителството за издаване на единни визи, посочена в приложение 18.“
2.
Част III се изменя, както следва:
а)
точка 1 се заменя със следното:
„1. Заявления за издаване на визи
1.1. Заявления за издаване на визи - брой на заявления
От кандидатите се изисква също така да попълнят заявлението за издаване на единна виза. Заявлението за издаване на единна виза трябва да се подава, като се използва хармонизираният формуляр, образец на който е даден в приложение 16.
Попълва се най-малко едно копие от заявлението, за да може да се използва в хода на консултациите с централните органи. Държавите-членки могат, доколкото го изискват националните административни процедури, да поискат няколко копия от заявлението.
1.2. Биометрични идентификатори
а) Държавите-членки снемат биометрични идентификатори, които включват изображение на лицето и десет пръстови отпечатъка на кандидата, в съответствие с гаранциите, предвидени в Европейската конвенция за защита на правата на човека и основните свободи, в Хартата на основните права на Европейския съюз и в Конвенцията на Организацията на обединените нации за правата на детето.
Кандидатът е длъжен да се яви лично при подаване на първото си заявление. Тогава се снемат следните биометрични идентификатори:
-
снимка, сканирана или направена при подаване на заявлението, и
-
десет контролни пръстови отпечатъка, снети цифрово.
Когато пръстовите отпечатъци, снети от кандидата във връзка с предходно заявление, са били въведени за първи път във визовата информационна система (ВИС) преди по-малко от 59 месеца от датата на новото заявление, те се възпроизвеждат на последващото заявление.
В случай обаче на основателни съмнения относно самоличността на кандидата за виза дипломатическата мисия или консулската служба снема пръстови отпечатъци в рамките на посочения по-горе срок.
Освен това ако при подаване на заявлението не може да се установи незабавно, че пръстовите отпечатъци са снети в горепосочения срок, кандидатът може да поиска да му бъдат снети пръстовите отпечатъци.
В съответствие с член 9, параграф 5 от Регламента за ВИС снимката, приложена към всяко заявление, се въвежда във ВИС. От кандидата не се изисква да се явява лично за тази цел.
Техническите изисквания към снимката са в съответствие с международните стандарти, определени в документ на ИКАО 9303, част 1, 6-о издание.
Пръстовите отпечатъци се снемат в съответствие със стандартите на ИКАО и Решение 2006/648/ЕО на Комисията от 22 септември 2006 г. за определяне на техническите спецификации относно стандартите за биометрични характеристики, свързани с разработването на Визовата информационна система (14).
Биометричните идентификатори се снемат от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на дипломатическата мисия или консулската служба, отговаряща за издаването на визи на границата. Под наблюдението на дипломатическите мисии или консулските служби биометричните идентификатори могат също да се снемат и от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на почетния консул или на външния доставчик на услуги, посочен в част VII, точки 1.3 и 1.4.
Данните се въвеждат във ВИС единствено от надлежно упълномощени консулски служители в съответствие член 6, параграф 1, член 7 и член 9, параграфи 5 и 6 от Регламента за ВИС.
Държавите-членки гарантират, че се използват пълноценно всички критерии за търсене съгласно член 15 от регламента за ВИС, за да се избегне отказ погрешка или погрешно установяване на самоличност.
б) Изключения
Следните кандидати се освобождават от изискването за пръстови отпечатъци:
-
деца на възраст под 12 години,
-
лица, при които снемането на пръстови отпечатъци е физически невъзможно. Ако е възможно снемането на пръстови отпечатъци от по-малко от десет пръста, се снема съответният брой пръстови отпечатъци. Въпреки това, ако снемането е временно невъзможно, от кандидата се изисква да даде пръстови отпечатъци при следващото заявление. Дипломатическите мисии или консулските служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, имат право да поискат допълнително разяснение относно причините за временната невъзможност. Държавите-членки гарантират, че са налице подходящи процедури, предоставящи гаранции за зачитане на достойнството на заявителя в случай на затруднения при събиране на данни. Обстоятелството, че снемането на отпечатъци е физически невъзможно, не влияе върху издаването или отказа за издаване на виза,
-
държавните или правителствените ръководители и членовете на националното правителство и придружаващите ги съпруги(зи), както и членовете на официалната им делегация, по покана на правителства на държави-членки или по покана на международни организации с официална цел,
-
кралски особи и други високопоставени членове на кралското семейство по покана на правителства на държави-членки или международни организации с официална цел.
За всеки един от тези случаи във ВИС се въвежда записът „не се прилага“.
б)
добавя се следната точка:
„5. Поведение на служителите
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки гарантират, че кандидатите се приемат любезно.
При изпълнение на задълженията си консулските служители напълно зачитат човешкото достойнство. Предприеманите мерки са пропорционални на целите, които се преследват с тях.
При изпълнение на задачите си консулските служители не дискриминират никого на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация.“
3.
Част VII, точка 1 се изменя, както следва:
„1. Организация на секциите за издаване на визи
1.1. Организация на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
Всяка държава-членка отговаря за организацията на приемането и обработването на заявления. По принцип заявления се подават пред дипломатическа мисия или консулска служба на държава-членка.
Държавите-членки:
-
оборудват дипломатическите си мисии или консулски служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, с необходимите материали за снемане на биометрични идентификатори, както и офисите на почетните си консули, когато тези офиси служат за снемане на биометрични идентификатори в съответствие с точка 1.3, и/или
-
си сътрудничат с една или повече държави-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище или чрез други подходящи контакти под формата на ограничено представителство, съвместно използване на обекти или общ център за приемане на заявления в съответствие с точка 1.2.
При особени обстоятелства или поради причини, свързани с местните условия, като например:
-
големият брой кандидати не позволява приемането на заявления и събирането на данни да се организира в срок и при нормални условия, или
-
по никакъв друг начин не е възможно да се осигури добро териториално покритие на съответната трета държава,
и когато горепосочените форми на сътрудничество се окажат неподходящи за съответната държава-членка, държавата-членка може, в краен случай, да си сътрудничи с външен доставчик на услуги в съответствие с точка 1.4.
Без да се засяга правото кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както е предвидено в част III, точка 4, изборът на форма на организация не изисква за подаване на заявлението кандидатът да се явява лично на повече от едно място.
1.2. Форми на сътрудничество между държавите-членки
а)
Когато се избере „съвместно използване на обекти“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на една или повече държави-членки обработват заявленията (включително биометричните идентификатори), подадени до тях в дипломатическата мисия или консулската служба на друга държава-членка, и използват оборудването на тази друга държава-членка. Съответните държави-членки се договарят за времетраенето и условията за прекратяване на съвместното използване на обекти, както и за дела от визовата такса, която да се получава от държавата-членка, чиято дипломатическа мисия или консулска служба се използва.
б)
Когато се създават „общи центрове за приемане на заявления“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на две или повече държави-членки се помещават в една сграда, за да приемат подаваните до тях заявления (включително биометрични идентификатори). Кандидатите се насочват към държавата-членка, която отговаря за обработването на заявлението. Държавите-членки се договарят за времетраенето и за условията за прекратяване на това сътрудничество, както и за поделянето на разходите между участващите държави-членки. Една от държавите-членки отговаря за свързаните с логистиката договори и за дипломатическите отношения с държавата-домакин.
1.3. Изпълнение на някои функции от почетни консули
Почетните консули също могат да бъдат упълномощени да изпълняват някои или всички задачи, посочени в точка 1.5. Предприемат се подходящи мерки за гарантиране на сигурността и защитата на данните.
Ако почетният консул не е държавен служител на държава-членка, при изпълнението на тези задачи се спазват предвидените в приложение 19 изисквания, с изключение на разпоредбите в точка В, буква в) от същото приложение.
Ако почетният консул е държавен служител на държава-членка, съответната държава-членка гарантира, че се прилагат изисквания, сравними с изискванията, които биха се прилагали, ако задачите се изпълняваха от нейната дипломатическа мисия или консулска служба.
1.4. Сътрудничество с външни доставчици на услуги
Държавите-членки се стремят да си сътрудничат с един и същ външен доставчик на услуги съвместно с една или повече държави-членки, без да се засягат възлагането на обществени поръчки и правилата относно конкуренцията.
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги се основава на правен акт, в който са спазени предвидените в приложение 19 изисквания.
Държавите-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище обменят информация относно избора на външните доставчици на услуги и установяването на условията в съответните свои правни актове.
1.5. Видове сътрудничество с външни доставчици на услуги
На външен доставчик на услуги може да бъде възложено да изпълнява една или повече от следните задачи:
а)
да предоставя обща информация относно изискванията и заявленията за издаване на виза;
б)
да информира кандидатите относно необходимите придружаващи документи въз основа на списък;
в)
да събира данни и заявления (включително да снема биометрични идентификатори) и да предава заявленията на дипломатическата мисия или консулската служба;
г)
да събира таксата за услугата;
д)
да урежда срещи за лично явяване в дипломатическата мисия, консулската служба или при външния доставчик на услуги;
е)
да взема пътническите документи (включително уведомлението за отказ според случая) от дипломатическата мисия или консулската служба и да ги връща на кандидата.
1.6. Задължения на държавите-членки
При избора на външен доставчик на услуги съответната(ите) държава(и)-членка(и) надлежно проверява(т) платежоспособността и надеждността на дружеството (включително необходимите лицензи, търговска регистрация, дружествени устави, банкови договори) и гарантира(т), че няма конфликт на интереси.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че избраният външен доставчик на услуги спазва условията, определени в посочения в точка 1.4 правен акт.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) носи(ят) отговорност за спазването на правилата за защита на данните при обработването на данните и се контролира(т) в съответствие с разпоредбите на член 28 от Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (15).
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги не ограничава, нито изключва отговорност, която съгласно националното законодателство на съответната(ите) държава(и)-членка(и) произтича от нарушаване на задълженията във връзка с личните данни на кандидатите и обработването на заявленията за виза. Настоящата разпоредба не засяга исковете, които може да бъдат подадени пряко срещу външния доставчик на услуги съгласно националното законодателство на съответната трета държава.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и), държавата(ите)-членка(и) не допуска(т) външният доставчик на услуги да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например като се използват установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер в съответната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) осигурява(т) обучение на външния доставчик на услуги, което съответства на познанията, необходими за предоставяне на подходящи услуги, и достатъчно информация на кандидатите.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) в случай на съмнение предоставя(т) възможност за проверка в дипломатическата мисия или консулската служба на пръстови отпечатъци, които са снети от външен доставчик на услуги.
Разглеждането на заявленията, интервютата, когато се налагат такива, процесът на разрешаване и отпечатването и поставянето на визовите стикери се извършват единствено от дипломатическата мисия или консулската служба.
Външните доставчици на услуги нямат достъп до ВИС при каквито и да е обстоятелства. Достъпът до ВИС е запазен изключително и само за надлежно упълномощени служители на дипломатическите мисии или консулските служби.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) следи за изпълнението на правния акт, посочен в точка 1.4, включително:
а)
общата информация относно изискванията за издаване на виза и заявленията, предоставена от външния доставчик на услуги на кандидатите;
б)
всички технически и организационни мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничество включва предаване на досиета и данни на дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други незаконни форми на обработване на личните данни;
в)
снемането и предаването на биометрични идентификатори;
г)
предприетите мерки, за да се гарантира спазването на разпоредбите относно защитата на данните.
За тази цел дипломатическата мисия или консулска служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и) редовно провежда внезапни проверки в помещенията на външния доставчик на услуги.
1.7. Такса за услугата
Външните доставчици на услуги могат да събират такса за услугата в допълнение към таксата, определена в приложение 12. Таксата за услугата е пропорционална на разходите, направени от външния доставчик на услуги при изпълнение на една или повече от задачите, посочени в точка 1.5.
Тази такса за услугата се определя в правния акт, посочен в точка 1.4.
В рамките на консулското сътрудничество на местно равнище държавите-членки гарантират, че таксата за услугата, заплащана от кандидата, в пълна степен отразява услугите, предлагани от външния доставчик на услуги, и е съобразена с местните обстоятелства. Освен това те се стремят да хармонизират приложимата такса за услугата.
Таксата за услугата не надхвърля половината от размера на таксата за виза, определен в приложение 12, независимо от възможните случаи на освобождаване от плащане на такса за виза, предвидени в приложение 12.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) запазва(т) възможността всички кандидати да подават заявленията директно в дипломатическите ѝ(им) мисии или в консулските ѝ(им) служби.
1.8. Информация
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки излагат на видно място точна информация за обществеността относно начините за насрочване на среща и подаване на заявление.
1.9. Приемственост при предоставяне на услуги
В случай на прекратяване на сътрудничеството с други държави-членки или с външен доставчик на услуги държавите-членки осигуряват приемственост при предоставяне на пълния набор от услуги.
1.10. Решение и публикуване
Държавите-членки информират Комисията как възнамеряват да организират приемането и обработването на заявления във всяка една консулска служба. Комисията осигурява съответното публикуване.
Държавите-членки предоставят на Комисията копие от правния акт, посочен в точка 1.4.
4.
Част VIII, точка 5.2 се изменя, както следва:
а)
заглавието се заменя със следното:
б)
между заглавието и точка 5.2, буква а) се вмъква следното изречение:
„За последващи заявления по част III, точка 1.2 държавите-членки могат да разрешат на своите дипломатически мисии или консулски служби да сътрудничат с търговски посредници (например частни агенции с административни функции и транспортни или туристически агенции, такива като туроператори и дистрибутори).“
5.
Добавя се следното приложение:
„ПРИЛОЖЕНИЕ 19
Списък на минимални изисквания, които да се включат в правния акт в случай на сътрудничество с външни доставчици на услуги
А.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед защитата на данните външният доставчик на услуги:
а)
по всяко време предотвратява неразрешено четене, копиране, изменение или заличаване на данни, по-специално по време на предаването им в дипломатическата мисия или консулската служба на държавата(ите)-членка(и), която(които) е(са) отговорна(и) за обработването на заявлението;
б)
в съответствие с инструкциите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) предава данните:
-
по електронен път, криптирани, или
-
физически, по сигурен начин;
в)
предава данните във възможно най-кратък срок:
-
когато данните се предават физически - най-малко веднъж седмично,
-
когато криптирани данни се предават по електронен път - най-късно в края на деня, когато са събрани;
г)
заличава данните незабавно след тяхното предаване и гарантира, че единствените данни, които могат да бъдат запазени, са името и информацията за връзка на кандидата за целите на насрочване на среща, както и номерът на паспорта до връщането му на кандидата, когато е приложимо;
д)
осигурява техническите и организационните мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничеството включва предаване на досиета и данни до дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други неправомерни форми на обработване на личните данни;
е)
обработва данните единствено за целите на обработването на личните данни на кандидати за виза от името на съответната(ите) държава(и)-членка(и);
ж)
прилага стандарти за защита на данните, които са поне еквивалентни на посочените в Директива 95/46/ЕО;
з)
осигурява на кандидатите за виза изискваната информация съгласно член 37 от Регламента за ВИС.
Б.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед на поведението на служителите външният доставчик на услуги:
а)
гарантира, че служителите му са подходящо обучени;
б)
гарантира, че при изпълнение на задълженията си служителите му:
-
приемат любезно кандидатите за виза,
-
зачитат човешкото достойнство и интегритет на кандидатите,
-
не дискриминират лица на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация, и
-
спазват правилата за поверителност, които се прилагат също така и след напускане на работа от служителите или след спиране на действието или прекратяване на правния акт;
в)
осигурява възможност за идентифициране по всяко време на служителите, работещи в дружеството;
г)
доказва, че служителите са неосъждани и разполагат с необходимите знания и умения.
В.
Във връзка с проверката на осъществяването на дейността му външният доставчик на услуги:
а)
осигурява достъп до помещенията си по всяко време без предварително уведомяване на упълномощени от съответната(ите) държава(и)-членка(и) служители, по-специално за целите на извършване на проверки;
б)
осигурява възможност за отдалечен достъп до системата си за насрочване на срещи за целите на извършване на проверки;
в)
осигурява използването на подходящи методи за наблюдение (напр. пробни кандидати; уебкамера);
г)
осигурява достъп до доказателства за спазване на правилата за защита на данните, включително задължения за докладване, външни одити и редовни проверки на място;
д)
докладва незабавно на съответната(ите) държава(и)-членка(и) относно нарушения на сигурността или жалби от кандидатите, касаещи злоупотреба с данни или неразрешен достъп, координира действията си със съответната(ите) държава(и)-членка(и), за да намери решения, и своевременно дава обоснован отговор на подалите жалба кандидати.
Г.
Във връзка с общите изисквания външният доставчик на услуги:
а)
действа съобразно инструкциите на държавата(ите)-членка(и), отговорна(и) за обработването на заявленията;
б)
приема подходящи антикорупционни мерки (например разпоредби за възнаграждението на служителите; сътрудничество при подбора на служителите, които участват в изпълнението на задачата; правило за четирите очи; принцип на ротацията);
в)
спазва изцяло разпоредбите на правния акт, който съдържа клауза за спиране на действието или прекратяване, по-специално в случай на нарушение на установените правила, както и клауза за преразглеждане, с цел да се гарантира, че правният акт отразява най-добрите практики.“
Член 2
Докладване
Три години след като ВИС е въведена в действие и на всеки четири години след това Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно прилагането на настоящия регламент, включително прилагането на снемането и използването на биометрични идентификатори, оценката доколко е подходящ избраният стандарт на ИКАО, спазването на правилата за защита на данните, опита в работата с външни доставчици на услуги, по-специално при снемането на биометрични данни, прилагането на правилото за 59 месеца по отношение снемането на пръстови отпечатъци и организацията на приемането и обработването на заявления. Докладът също така включва, въз основа на член 17, параграфи 12, 13 и 14 и член 50, параграф 4 от Регламента за ВИС, случаите, в които пръстови отпечатъци не са могли фактически да бъдат предоставени или тяхното предоставяне не се е изисквало поради съображения от правен характер, в съотношение със случаите, в които са били снети пръстови отпечатъци. Докладът включва информация относно случаите на отказ на виза на лице, което не е могло фактически да предостави пръстови отпечатъци. Докладът се придружава, където е необходимо, от подходящи предложения за изменение на настоящия регламент.
В първия доклад също така се разглежда въпросът за достатъчната степен на надеждност на пръстовите отпечатъци за установяване и проверка на самоличността на деца под 12-годишна възраст, и по-специално как с възрастта се променят пръстовите отпечатъци, като за основа се използва проучване, проведено под ръководството на Комисията.
Член 3
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите-членки в съответствие с Договора за създаване на Европейската общност.
Съставено в Страсбург на 23 април 2009 година.