Kommissionens forordning (EF) nr. 2909/2000
af 29. december 2000
om den regnskabsmæssige forvaltning af De Europæiske Fællesskabers ikke-finansielle anlægsaktiver
KOMMISSIONEN FOR DE EUROPÆISKE FÆLLESSKABER HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab,
under henvisning til finansforordningen af 21. december 1977(1), senest ændret ved Rådets forordning (EF, EKSF, Euratom) nr. 2673/1999(2) særlig artikel 65-72,
under henvisning til Kommissionens forordning (Euratom, EKSF, EF) nr. 3418/93 af 9. december 1993 om gennemførelsesbestemmelser til visse bestemmelser i finansforordningen af 21. december 1977(3), senest ændret ved afgørelse 2000/716/EF(4), særlig artikel 21,
efter høring af regnskabsførerne for Europa-Parlamentet, Rådet, Domstolen, Revisionsretten, Det Økonomiske og Sociale Udvalg, Regionsudvalget og Ombudsmanden -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
AFSNIT I
ANVENDELSESOMRÅDE
Artikel 1
Det saglige anvendelsesområde
1. Bestemmelserne i denne forordning finder anvendelse på regnskabsmæssige transaktioner vedrørende de materielle og immaterielle anlægsaktiver, der indgår i Fællesskabernes formue.
2. Alle materielle og immaterielle anlægsaktiver, som er bestemt til vedvarende anvendelse i forbindelse med Fællesskabernes aktiviteter, som omhandlet i artikel 65 i finansforordningen og i artikel 130 i forordning (Euratom, EKSF, EF) nr. 3418/93, og som skal opføres i formuefortegnelsen, udgør en del af Fællesskabernes formue og skal opføres på Fællesskabernes balance.
Artikel 2
Institutionelt anvendelsesområde
1. Bestemmelserne i denne forordning skal anvendes af regnskabsførerne for samtlige institutioner.
2. De pågældende institutioner er dem, der er omhandlet i finansforordningens artikel 12.
AFSNIT II
BALANCENS STRUKTUR
Artikel 3
Balancens struktur
De anlægsaktiver, der er omhandlet i denne forordning, opføres på balancens aktieside under rubrikken "Anlægsaktiver" på følgende måde:
- Immaterielle anlægsaktiver
- Materielle anlægsaktiver
- Grunde og bygninger
- Installationer, maskiner og driftsmateriel
- Inventar og rullende materiel
- Edb-materiel
- Finansiel leasing og lignende
- Andre materielle anlægsaktiver
- Materielle anlægsaktiver under udførelse, forskuds- og acontobetalinger på materielle anlægsaktiver
AFSNIT III
BESTEMMELSER VEDRØRENDE BALANCENS FORSKELLIGE POSTER
Kapitel 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 4
Finansiel leasing og lignende
1. Klassificeringen af de aktiver, der er genstand for leasingaftaler, som en del af anlægsaktiverne i den i denne forordning omhandlede forstand, er baseret på, i hvilket omfang udlejeren eller lejeren overtager risici og fordele i forbindelse med ejendomsretten til et lejet aktiv, og afhænger af de faktiske omstændigheder ved transaktionen frem for af aftalens form.
2. I denne forordning klassificeres en leasingaftale som en finansiel leasingaftale og lignende, hvis risici og fordele, som knytter sig til ejendomsretten til aktivet, i væsentlig grad overgår til lejeren.
3. Risici omfatter eventuelle tab, som skyldes underudnyttelse af kapacitet eller teknologisk forældelse, samt svingende rentabilitet, som skyldes udviklingen i de økonomiske konjunkturer. Fordele kan være repræsenteret ved forventningen om en rentabel udnyttelse i løbet af aktivets økonomiske levetid og om en gevinst, der skyldes en værdiforøgelse eller realisering af en restværdi.
4. Aktiver, der er genstand for finansiel leasing, hvor risici og fordele, som er knyttet til ejendomsretten til aktivet, ikke i væsentlig grad overgår til lejeren, samt aktiver, der udlejes i mere end fem år, skal opføres i bilaget til de finansielle oversigter i kapitlet vedrørende forpligtelser uden for balancen.
Artikel 5
Aktiver, der er tilknyttet et hovedaktiv
Aktiver, der ikke kan adskilles fra, eller som permanent er tilknyttet andet løsøre eller fast ejendom, øger værdien af eller anvendelsesperioden for det hovedaktiv, de er tilknyttet.
Artikel 6
Aktiver, der er en del af en helhed
Særskilte dele af udstyr eller af tekniske installationer anses som værende bestanddele af et hele, hvis de kun kan fungere sammen. I så fald behandles de som et enkelt aktiv.
Kapitel 2
Særlige bestemmelser
Artikel 7
Grunde og bygninger
1. Ejendomsret og andre tilknyttede rettigheder, som defineret i den nationale lovgivning i det land, hvor aktivet befinder sig, henføres under posten "Grunde og bygninger".
Ved "grunde" forstås:
- ikke-byggemodne grunde
- byggemodne grunde
- bebyggede grunde.
2. Ved "bygninger" forstås:
- ejendomme, som fuldt ud ejes af institutionerne
- ejendomme, hvor institutionerne deler ejendomsretten med andre medejere
- nagelfast tilbehør, jf. stk. 3.
3. Som nagelfast tilbehør anses ethvert løsøre, der er permanent og uadskilleligt fastgjort i en ejendom, som defineret i stk. 2, første og andet led.
Artikel 8
Installationer, maskiner og driftsmateriel
Begrebet "installationer og maskiner" dækker de forskellige anlæg, genstande, instrumenter og maskiner, som er nødvendige for Fællesskabets videnskabelige, tekniske og administrative aktiviteter. Begrebet "driftsmateriel" dækker alle instrumenter og redskaber, som sammen med udstyr tjener et særligt anvendelsesformål.
Artikel 9
Inventar og rullende materiel
Begrebet "inventar" dækker løsøre, såsom borde, stole, skabe og andre kontormøbler.
"Rullende materiel" omfatter køretøjer af enhver art.
Artikel 10
Edb-materiel
"Edb-materiel" omfatter særlige anlæg, maskiner og instrumenter ("hardware"), hvis anvendelse nødvendiggør edb-programmel ("software"), og som er bestemt til databehandling.
Artikel 11
Materielle anlægsaktiver under udførelse
Som "materielle anlægsaktiver under udførelse" betragtes materielle anlægsaktiver, der ikke er færdiggjort på datoen for regnskabsafslutningen. Et anlægsaktiv betragtes som færdiggjort på ibrugtagningstidspunktet.
Artikel 12
Immaterielle anlægsaktiver
1. Som "immaterielle anlægsaktiver" betragtes identificerbare, ikke-monetære aktiver uden fysisk substans.
For at kunne medtages på balancens aktieside må sådanne aktiver være under institutionens kontrol og skabe fremtidige økonomiske fordele for De Europæiske Fællesskaber.
2. Edb-programmel, der er omfattet af virksomhedslicens eller anskaffet i henhold til en storkundeaftale, betragtes som "immaterielle anlægsaktiver".
Programmel, der er udviklet inden for institutionerne, betragtes ikke som immaterielle anlægsaktiver.
Artikel 13
Andre materielle og immaterielle anlægsaktiver
Som "andre materielle anlægsaktiver" betragtes materielle anlægsaktiver i den i artikel 7-11 omhandlede forstand, som ikke henhører under de tidligere nævnte kategorier, såsom demonterbare reoler, skillevægge, dobbeltgulve og -lofter og kabler. Som "andre immaterielle anlægsaktiver" betragtes immaterielle anlægsaktiver i den i artikel 12 omhandlede forstand, som ikke henhører under den foregående kategori (edb-programmel).
Artikel 14
Forskuds- og acontobetalinger på anlægsaktiver
Som "forskud" og "acontobeløb" betragtes beløb, der er betalt, inden leverancen af en ordre er påbegyndt, samt beløb, der er betalt som følge af forelæggelse af bevis for, at en kontrakt eller en ordre er delvis opfyldt.
AFSNIT IV
REGLER FOR VÆRDIANSÆTTELSE
Kapitel 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 15
Værdiansættelse
1. Anlægsaktivernes elementer ansættes til anskaffelsesprisen, med undtagelse af aktiver produceret af De Europæiske Fællesskaber, som ansættes til kostprisen, jf. dog nedenstående stykker.
2. Anskaffelsesprisen eller kostprisen for elementer af anlægsaktiverne, med tidsbegrænset anvendelse, nedsættes ved anvendelse af værdikorrektioner, som beregnes således, at de systematisk nedskriver værdien af disse elementer i deres anvendelsesperiode.
3. Der foretages værdikorrektioner af anlægsaktivernes elementer, hvad enten deres anvendelse er tidsbegrænset eller ej, med henblik på at give disse elementer den lavere værdi, de skal tildeles på datoen for regnskabsslutningen, hvis værdiforringelsen forventes at blive permanent.
Nedskrivningen til en lavere værdi kan ikke fortsættes, hvis de årsager, der ligger til grund for værdikorrektionen, ikke længere eksisterer.
4. Værdien af anlægsaktivernes elementer skal opskrives, hvis en uafhængig sagkyndig fastslår, at deres værdi overstiger den bogførte værdi. Denne vurdering skal gælde permanent.
Artikel 16
Den bogførte værdi
Den bogførte værdi af et anlægsaktiv svarer til anskaffelsesprisen eller til kostprisen korrigeret med de varige opskrivninger, afskrivninger og nedskrivninger.
Artikel 17
Anvendelse af euro
1. Anlægsaktivernes elementer udtrykkes i euro.
2. Når anskaffelsesprisen betales i en anden valuta end euro, omregnes prisen til euro til den kurs, der er gældende på datoen for anskaffelsen.
3. Datoen for anskaffelse eller for registrering er den dato, hvor risikoen for aktivet overgår til De Europæiske Fællesskaber, hvilket normalt er den dato, hvor aktivet leveres, og fakturaen modtages; ved regnskabsårets afslutning reguleres eventuelle forskydninger mellem faktureringsdato, leveringsdato og datoen for overdragelse af ejendomsretten.
Artikel 18
Anskaffelsespris - aktiver erhvervet mod betaling
1. Anskaffelsesprisen fremkommer ved, at tillægsomkostninger og anskaffelsesomkostninger lægges til købsprisen.
2. Tillægsomkostningerne omfatter udgifter til befordring af aktivet til det første installationssted og udgifterne til installation, samling og sagkyndig bistand, der skal sikre, at det fungerer tilfredsstillende, medmindre sådanne udgifter er faktureret separat og til en fast pris. Tillægsomkostningerne omfatter også udgifter til forbedringer, som forlænger anlægsaktivets levetid og/eller forbedrer dets ydelse.
3. Anskaffelsesudgifter omfatter arkitekthonorarer i forbindelse med opførelse og indretning af bygninger eller dele af bygninger.
4. Følgende udgifter indgår ikke i anskaffelsesprisen:
a) moms og afgifter, der kan kræves tilbagebetalt af de offentlige myndigheder i henhold til protokollen om privilegier og immuniteter og andre tilsvarende aftaler (Wienerkonventionen, aftaler om hovedsæde mv.)
b) transportomkostninger, der er afholdt efter befordringen af aktivet til det første installationssted
c) udgifter til vedligeholdelse og service, ejerskifteafgifter, andre honorarer end honorarer til arkitekter, provisioner, notarudgifter, udgifter til kaution og til forlængelse af kaution.
d) renter på lån, der er optaget med henblik på at finansiere aktivet.
Artikel 19
Aktiver erhvervet vederlagsfrit
1. Aktiver, der er erhvervet vederlagsfrit, ansættes til markedsværdien. Dog ansættes kunstværker til forsikringsværdien eller til en af en sagkyndig fastsat værdi, eller i mangel af en sådan værdi, til en symbolsk værdi.
2. Markedsværdien svarer til den pris, som en eventuel køber ville være rede til at betale for et aktiv, under hensyntagen til dets tilstand og lokalisering og under forudsætning af, at det forsat anvendes.
3. Hvis markedsværdien af et aktiv ikke kan fastslås, anvendes inventarværdien for et lignende aktiv.
Artikel 20
Kostpris
1. Aktiver, der er produceret af Fællesskaberne, ansættes til kostprisen.
2. Kostprisen fremkommer ved til anskaffelsesprisen for råvarer og hjælpematerialer at lægge de omkostninger, der kan henføres direkte til det pågældende aktiv.
3. En rimelig del af de omkostninger, som kun indirekte kan henføres til det pågældende aktiv, lægges til kostprisen, for så vidt som disse omkostninger vedrører fremstillingsperioden.
Kapitel 2
Særlige bestemmelser
Artikel 21
Finansiel leasing
1. Aktiver, der er omfattet af aftaler om finansiel leasing, værdiansættes pr. den dato, hvor lejen træder i kraft, til den laveste af følgende to værdier:
- aktivets markedsværdi
- den ajourførte værdi af de forfaldne minimumsbetalinger.
2. De forfaldne minimumsbetalinger svarer til de samlede betalinger (bl.a. husleje og i givet fald udgiften til udnyttelse af købsoption), som institutionen skal foretage i kontraktens løbetid, med undtagelse af forvaltningsudgifter og skatter.
3. Den rentesats, der anvendes til beregning af den ajourførte værdi af de betalinger, der er omhandlet i stk. 2, er den sats, der er anført i kontrakten. Hvis der ikke udtrykkelig er anført en sats, beregnes kontraktens implicitte rentesats.
Artikel 22
Edb programmel
1. Købsprisen for edb-programmel, der er omfattet af en virksomhedslicens, hvorved institutionen er forpligtet til at betale et fast beløb, uanset antallet af brugere, svarer til det vederlag, der er ydet for at opnå denne rettighed.
2. Købsprisen for edb-programmel, der er omfattet af en storkundeaftale, hvorved institutionen er forpligtet til at betale en afgift pr. bruger, svarer til den samlede pris, der er betalt for alle brugere.
3. I overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 12 lægges nedenstående elementer til købsprisen med henblik på at fastslå anskaffelsesprisen:
a) omkostninger, der er direkte eller indirekte knyttet til anskaffelsen, og som er afholdt med henblik på forberedelse af programmellet, inden det tages i brug
b) udgifter til forbedring af eksisterende programmel, hvis de medfører en forbedring af det pågældende programmels levetid eller ydelse.
4. I anskaffelsesprisen medtages ikke:
a) udgifter til dataindlæsning, som er påløbet, efter at programmellet er taget i brug
b) vedligeholdelsesudgifter.
Artikel 23
Acontobeløb og forskud
Acontobeløb og forskud ansættes til deres nominelle værdi.
Artikel 24
Grunde og bygninger
En grund eller en bygning, der er overdraget med ophævelsesklausul, behøver ikke at blive værdiansat.
Kapitel 3
Erstatning af et aktiv med et andet og forbedringer
Artikel 25
Erstatning
Hvis et nyt aktiv erhverves enten i bytte for et tidligere aktiv, eller delvis i bytte for et tidligere aktiv og delvis mod betaling, udgår det tidligere aktiv af balancen, og det nye aktiv opføres på balancen med sin markedsværdi, som fastsættes efter bestemmelserne i artikel 19.
Artikel 26
Forbedringer
Forbedringer af aktiver, der er opført på balancen, øger disse aktivers regnskabsværdi. Værdiansættelsen af forbedringerne sker efter bestemmelserne i kapitel 1 og 2 i dette afsnit.
Kapitel 4
Afskrivninger
Artikel 27
Definition
1. Afskrivningen er det regnskabsmæssige overslag over den varige og principielt uigenkaldelige værdiforringelse, som anlægsaktivet undergår, og som bl.a. skyldes brugen af aktivet og den teknologiske udvikling. Afskrivningen består i, at aktivets værdi fordeles over dets sandsynlige levetid efter en forud fastsat plan.
2. Afskrivningen påbegyndes det år, hvor aktivet tages i brug og beregnes pr. hele år, uanset hvornår i løbet af året aktivet tages i brug.
3. Hvis et aktivs faktiske levetid overstiger afskrivningsperioden, forbliver aktivet opført på balancen ved udløbet af afskrivningsperioden, med en afskrivning svarende til 100 % af regnskabsværdien.
Artikel 28
Afskrivningsberettigede aktiver
1. Alle aktiver, der er opført på balancen, med undtagelse af grunde, aktiver under udførelse, udbetalte forskud og acontobeløb, som defineret i artikel 14 i denne forordning, og kunstværker som omhandlet i artikel 19, er genstand for afskrivning. Afskrivningen er specifik for det element af aktivet, den vedrører.
2. Elementer af aktivet, hvis tekniske eller juridiske karakteristika er identiske eller ensartede, kan dog gøres til genstand for en samlet afskrivning.
Artikel 29
Afskrivningsregler og -metoder
1. Kommissionens regnskabsfører er ansvarlig for at fastsætte regler og satser for afskrivning og for at fastlægge de øvrige kriterier og ordninger for anvendelse af principperne for afskrivning af Fællesskabernes aktiver.
2. Den anvendte afskrivningsmetode er lineær afskrivning, bortset fra undtagelser, der fastsættes af Kommissionens regnskabsfører.
Artikel 30
Afskrivningssatser
1. De afskrivningssatser, der finder anvendelse, er anført i bilag I, jf. dog senere tilpasninger, som i henhold til artikel 29, stk. 1, fastsættes af Kommissionens regnskabsfører.
2. For visse kategorier af aktiver i delegationer i tredjelande (herunder boliger) kan Kommissionens regnskabsfører fastsætte særlige satser.
Artikel 31
Afskrivninger af opskrevne aktiver
Hvis et aktiv er blevet opskrevet, jf. artikel 15, fortsætter afskrivningen over den resterende anvendelsesperiode på grundlag af den nye værdi.
Artikel 32
Erstatningsaktiver og forbedringer
1. Hvis et aktiv erstattes med et andet, skal der ved beregningen af afskrivningen tages hensyn til værdien af det nye aktiv, som fastsættes efter reglerne i artikel 25 pr. den dato, hvor det nye aktiv tages i brug.
2. Hvis et aktiv har været genstand for forbedringer, fortsætter afskrivningen over den resterende anvendelsesperiode på grundlag af den nye værdi.
Kapitel 5
Udtagning fra formuen
Artikel 33
Udtagning fra formuen
Når et aktiv udgår af Fællesskabernes formue på grund af salg, tredjemands overtagelse mod betaling, kassering, overdragelse uden vederlag, destruktion, tab, tyveri eller enhver anden årsag, medtages dets værdi og akkumulerede afskrivninger ikke længere på balancen.
AFSNIT V
BOGFØRING
Artikel 34
Tilgang til formuen
1. Aktiver erhvervet mod vederlag bogføres på balancens aktieside under rubrikken "Anlægsaktiver" med anskaffelsesprisen, idet der foretages en tilsvarende nedskrivning af de finansielle aktiver.
2. Aktiver erhvervet uden vederlag opføres med deres markedsværdi, dels på debetsiden under "Anlægsaktiver", dels på kreditsiden under "Egenkapital".
3. Aktiver produceret af Fællesskaberne opføres på balancens aktieside under rubrikken "Anlægsaktiver" med kostprisen og krediteres resultatopgørelsens post for "resultat af reguleringer - kapitaliseret produktion".
Artikel 35
Finansiel leasing
Værdien af aktiver omfattet af en aftale om finansiel leasing, beregnet efter reglerne i artikel 21, bogføres dels på aktiesiden under rubrikken "Anlægsaktiver", dels på passivsiden under rubrikken "Egenkapital", for så vidt angår den del, der er betalt, og under rubrikkerne "Kortfristet gæld" og "Langfristet gæld" for så vidt angår den del, der endnu ikke er betalt.
Artikel 36
Værdikorrektioner
1. Med henblik på opførelsen på balancen medtages værdikorrektioner, jf. artikel 15, som følge af afskrivninger, nedskrivninger og opskrivninger direkte i anlægsaktiverne.
2. Regnskabskontoplanen indeholder konti, der har til formål separat at vise afskrivninger, nedskrivninger og opskrivninger.
3. Afskrivninger og nedskrivninger debiteres resultatopgørelsen "resultat af reguleringer - afskrivninger/værdinedsættelser".
4. Opskrivninger bogføres på passivkontoen for "Opskrivningshenlæggelse".
Artikel 37
Udtagning fra formuen
Når et aktiv udgår af Fællesskabernes formue af en af de årsager, der er omhandlet i artikel 33, bogføres forskellen (positiv eller negativ) mellem dets regnskabsværdi og det efter udtagningen opnåede beløb på resultatopgørelsen under rubrikken "resultat af reguleringer - tilbagetrækninger af anlægsaktiver".
AFSNIT VI
FORVALTNINGSSYSTEMER
Artikel 38
Forvaltningssystemer
Systemerne til forvaltning af aktiver, der udgør en del af Fællesskabernes formue, skal være i stand til at give alle de oplysninger, der er nødvendige for at kunne identificere hvert enkelt aktiv. Desuden skal systemerne gøre det muligt at foretage regelmæssige inventaropgørelser til kontrol af bogføringen og at beregne afskrivninger og saldi for balancens konti.
AFSNIT VII
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER OG UNDTAGELSER
Artikel 39
Tilpasning
Kommissionen kan foretage de tilpasninger af denne forordning, som automatisk følger af ændringer af finansforordningen eller af forordning (Euratom, EKSF, EF) nr. 3418/93.
Artikel 40
Overensstemmelse
Regnskabsføreren for hver institution sørger for, at alle interne regler vedrørende forvaltning af inventar er i overensstemmelse med denne forordning.
Artikel 41
Ophævelse
Alle andre bestemmelser, som er i modstrid med denne forordning, ophæves. Det gælder bl. a. artikel 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 27, 28, 29, 55, 56, 57 i Kommissionens forordning om mængde- og værdifortegnelser og formueforvaltning, som godkendtes ved skriftlig procedure den 22. januar 1997.
Artikel 42
Undtagelser
Som en undtagelse fra artikel 18 bogføres ejendomme erhvervet før 1981 med anvendelse af omregningskursen for ecu fra januar 1981.
Artikel 43
Ikrafttrædelse
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 29. december 2000.