Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001
af 30. maj 2001
om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter
EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Fællesskab, særlig artikel 255, stk. 2,
under henvisning til forslag fra Kommissionen(1),
i henhold til fremgangsmåden i traktatens artikel 251(2), og
ud fra følgende betragtninger:
(1) I traktaten om Den Europæiske Union fastslås princippet om åbenhed i artikel 1, stk. 2, hvori det hedder, at traktaten udgør en ny fase i processen hen imod en stadig snævrere union mellem de europæiske folk, hvor beslutningerne træffes så åbent som muligt og så tæt på borgerne som muligt.
(2) Åbenheden giver borgerne bedre mulighed for at deltage i beslutningsprocessen og sikrer forvaltningen en større legitimitet, effektivitet og gør den mere ansvarlig over for borgerne i et demokratisk system. Åbenhed bidrager til at styrke principperne om demokrati og respekt for de grundlæggende frihedsrettigheder som fastsat i artikel 6 i EU-traktaten og i Den Europæiske Unions Charter om grundlæggende rettigheder.
(3) I konklusionerne fra de Europæiske Råd i Birmingham, Edinburgh og København understreges det, at det er nødvendigt at sikre større åbenhed i det arbejde, der udføres af Unionens institutioner. Med denne forordning konsolideres de initiativer, institutionerne allerede har taget med henblik på at øge gennemsigtigheden i beslutningsprocessen.
(4) Formålet med nærværende forordning er at give retten til aktindsigt størst mulig virkning og at fastsætte de generelle principper herfor og begrænsninger heri i overensstemmelse med EF-traktatens artikel 255, stk. 2.
(5) Da spørgsmålet om aktindsigt ikke er genstand for bestemmelser i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Kul- og Stålfællesskab og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, bør Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen i overensstemmelse med erklæring nr. 41, der er knyttet til Amsterdam-traktatens slutakt, lade sig lede af denne forordning hvad angår dokumenter vedrørende aktiviteter, der henhører under disse to traktater.
(6) Adgangen til dokumenter bør udvides i de tilfælde, hvor institutionerne optræder som lovgivende myndighed, herunder i henhold til delegeret kompetence, uden at hensynet til institutionernes effektive beslutningsproces dog må tilsidesættes. Der bør i videst muligt omfang gives direkte adgang til sådanne dokumenter.
(7) I overensstemmelse med EU-traktatens artikel 28, stk. 1, og 41, stk. 1, gælder retten til aktindsigt også i forbindelse med dokumenter, der vedrører den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik samt politisamarbejdet og det retlige samarbejde i kriminalsager. Hver enkelt institution bør overholde sine sikkerhedsforskrifter.
(8) For at sikre, at denne forordning finder anvendelse fuldt ud på alle Unionens aktiviteter bør alle organer, der er oprettet af institutionerne, anvende de principper, der er fastsat heri.
(9) Visse dokumenter bør behandles efter en særlig procedure på grund af deres yderst følsomme indhold. Foranstaltninger til at informere Europa-Parlamentet om sådanne dokumenters indhold bør fastlægges ved interinstitutionel aftale.
(10) For at skabe større åbenhed i forbindelse med institutionernes arbejde bør Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen give aktindsigt ikke blot i dokumenter, institutionerne har udarbejdet, men også i dokumenter, de har modtaget. I denne forbindelse bemærkes det, at erklæring nr. 35, der er knyttet til Amsterdam-traktatens slutakt, fastslår, at en medlemsstat kan anmode Kommissionen eller Rådet om ikke at meddele tredjemand et dokument fra denne stat uden dens forudgående samtykke.
(11) Som udgangspunkt bør alle institutionernes dokumenter være offentligt tilgængelige. Visse offentlige og private interesser bør dog beskyttes gennem undtagelser. Institutionerne bør have mulighed for at beskytte deres interne konsultationer og drøftelser, når det er nødvendigt for at sætte dem i stand til at udføre deres opgaver. Ved vurderingen af undtagelserne bør institutionerne tage hensyn til de principper, der er fastlagt i Fællesskabets lovgivning om beskyttelse af personoplysninger inden for alle Unionens aktivitetsområder.
(12) Alle regler om aktindsigt i institutionernes dokumenter bør være i overensstemmelse med denne forordning.
(13) For at sikre, at retten til aktindsigt fuldt ud respekteres, bør der gælde en administrativ procedure med to faser med yderligere mulighed for domstolsprøvelse eller klage til Ombudsmanden.
(14) Hver institution bør træffe de nødvendige foranstaltninger til at informere offentligheden om de nye gældende bestemmelser og uddanne dens personale til at bistå borgerne, når de ønsker at udøve de rettigheder, der følger af denne forordning. For at gøre det lettere for borgerne at udøve deres rettigheder bør hver institution give adgang til et register over dokumenter.
(15) Selv om denne forordning hverken tilsigter eller medfører en ændring af national lovgivning om aktindsigt, er det dog klart, at medlemsstaterne, i kraft af princippet om loyalt samarbejde, der anvendes i forbindelserne mellem institutionerne og medlemsstaterne, bør sørge for ikke at hindre anvendelsen af denne forordning, og at de bør overholde institutionernes sikkerhedsforskrifter.
(16) Denne forordning berører ikke den eksisterende ret til aktindsigt for medlemsstater, dømmende myndigheder eller undersøgelsesorganer.
(17) I henhold til EF-traktaten indarbejder hver enkelt institution særlige bestemmelser vedrørende aktindsigt i institutionens dokumenter i sin forretningsorden. Rådets afgørelse 93/731/EF af 20. december 1993 om aktindsigt i Rådets dokumenter(3), Kommissionens afgørelse 94/90/EKSF, EF, Euratom af 8. februar 1994 om aktindsigt i Kommissionens dokumenter(4) og Europa-Parlamentets afgørelse 97/632/EF, EKSF, Euratom af 10. juli 1997 om aktindsigt i Europa-Parlamentets dokumenter(5) og reglerne vedrørende fortrolig behandling af Schengen-dokumenter bør derfor om nødvendigt ændres eller ophæves -
UDSTEDT FØLGENDE FORORDNING:
Artikel 1
Formål
Formålet med denne forordning er:
a) at fastlægge de principper, betingelser og begrænsninger af hensyn til offentlige og private interesser, der skal gælde for retten til aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (herefter "institutionerne") som fastlagt ved EF-traktatens artikel 255 med henblik på at sikre den videst mulige aktindsigt i dokumenter
b) at fastsætte bestemmelser med henblik på at lette udøvelsen af denne ret mest muligt, og
c) at fremme god forvaltningsskik med hensyn til aktindsigt.
Artikel 2
Personer, der har ret til aktindsigt, og anvendelsesområde
1. Enhver unionsborger og enhver fysisk eller juridisk person, der har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat, har ret til aktindsigt i institutionernes dokumenter med forbehold af de principper, betingelser og begrænsninger, der er fastsat i denne forordning.
2. Institutionerne kan med forbehold af de samme principper, betingelser og begrænsninger give aktindsigt i dokumenter til enhver fysisk eller juridisk person, der ikke har bopæl eller hjemsted i en medlemsstat.
3. Denne forordning finder anvendelse på alle dokumenter, som en institution er i besiddelse af, dvs. dokumenter, som den har udarbejdet eller modtaget, inden for alle Den Europæiske Unions aktivitetsområder.
4. Med forbehold af artikel 4 og 9 gives der offentligheden adgang til dokumenterne, enten efter skriftlig begæring eller direkte i elektronisk form eller gennem et register. Navnlig skal der i overensstemmelse med artikel 12 sikres direkte adgang til dokumenter, som er udarbejdet eller modtaget i forbindelse med en lovgivningsprocedure.
5. Følsomme dokumenter som defineret i artikel 9, stk. 1, behandles efter en særlig procedure i overensstemmelse med den nævnte artikel.
6. Denne forordning berører ikke den ret til aktindsigt, der kan følge af folkeretlige instrumenter eller retsakter vedtaget af institutionerne til gennemførelse heraf, i dokumenter, som institutionerne er i besiddelse af.
Artikel 3
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
a) "dokument": ethvert indhold uanset medium (skrevet på papir eller opbevaret elektronisk, lyd- eller billedoptagelser, audiovisuelle optagelser) vedrørende emner, der har at gøre med politikker, aktiviteter og beslutninger, der henhører under institutionens kompetenceområde
b) "tredjemand": enhver fysisk eller juridisk person eller enhed uden for den pågældende institution, herunder medlemsstaterne, andre institutioner og organer i eller uden for fællesskabsregi og tredjelande.
Artikel 4
Undtagelser
1. Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for:
a) beskyttelsen af offentlighedens interesser med hensyn til:
- offentlig sikkerhed
- forsvar og militære anliggender
- internationale forbindelser
- Fællesskabets eller en medlemsstats finanspolitik, valutapolitik eller økonomiske politik
b) privatlivets fred og den enkeltes integritet, navnlig i henhold til Fællesskabets lovgivning om beskyttelse af personoplysninger.
2. Institutionerne afslår at give aktindsigt i et dokument, hvis udbredelse ville være til skade for beskyttelsen af:
- en fysisk eller juridisk persons forretningsmæssige interesser, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder
- retslige procedurer og juridisk rådgivning
- formålet med inspektioner, undersøgelser og revision
medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelsen af dokumentet.
3. Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der er udarbejdet af en institution til internt brug eller modtaget af en institution, og som vedrører en sag, hvori der endnu ikke er truffet afgørelse af institutionen, hvis dokumentets udbredelse ville være til alvorlig skade for institutionens beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.
Der gives afslag på aktindsigt i dokumenter, der indeholder meningstilkendegivelser til internt brug som led i drøftelser og indledende konsultationer inden for den pågældende institution, selv efter at der er truffet afgørelse, hvis dokumentets udbredelse ville være til alvorlig skade for institutionens beslutningsproces, medmindre der er en mere tungtvejende offentlig interesse i udbredelse af dokumentet.
4. Med hensyn til dokumenter fra tredjemand rådfører institutionen sig med tredjemanden for at vurdere, om en undtagelse i henhold til stk. 1 eller 2 finder anvendelse, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres.
5. En medlemsstat kan anmode institutionen om ikke at give aktindsigt i et dokument, som hidrører fra denne medlemsstat uden dens forudgående samtykke.
6. Hvis kun dele af det ønskede dokument er omfattet af en undtagelse, skal den resterende del af dokumentet udleveres.
7. Undtagelserne som fastlagt i stk. 1-3 finder kun anvendelse i den periode, hvor beskyttelsen er begrundet i dokumentets indhold. Undtagelserne finder anvendelse i højst 30 år. Med hensyn til dokumenter, der er omfattet af undtagelserne vedrørende privatlivets fred eller forretningsmæssige interesser, og i tilfælde af følsomme dokumenter kan undtagelserne om nødvendigt finde anvendelse efter udløbet af dette tidsrum.
Artikel 5
Dokumenter i medlemsstaterne
Fremsættes der over for en medlemsstat begæring om aktindsigt i et dokument i dens besiddelse, som hidrører fra en institution, rådfører medlemsstaten sig, medmindre det er indlysende, at dokumentet skal eller ikke skal udleveres, med den pågældende institution for at træffe en afgørelse, som ikke bringer opfyldelsen af denne forordnings målsætning i fare.
Medlemsstaten kan i stedet henvise begæringen til institutionen.
Artikel 6
Begæringer
1. Begæring om aktindsigt skal indgives i skriftlig form, herunder elektronisk form, på et af de i EF-traktatens artikel 314 omhandlede sprog og være affattet tilstrækkelig præcist til, at institutionen kan identificere det ønskede dokument. Den, der fremsætter begæringen, er ikke forpligtet til at begrunde denne.
2. Er en begæring ikke tilstrækkelig præcis, anmoder institutionen den, der har fremsat begæringen, om at præcisere denne og bistår vedkommende hermed, f.eks. ved at give oplysninger om anvendelse af offentlige registre over dokumenter.
3. Vedrører en begæring et meget langt dokument eller et meget stort antal dokumenter, kan den pågældende institution sammen med den, der har fremsat begæringen, uformelt søge at nå frem til en rimelig løsning.
4. Institutionerne skal give borgerne oplysninger om og være dem behjælpelige med hensyn til, hvordan og hvor begæringer om aktindsigt kan indgives.
Artikel 7
Behandling af oprindelige begæringer
1. En begæring om aktindsigt i et dokument skal behandles straks. En bekræftelse af modtagelsen fremsendes til den, der har fremsat begæringen. Inden 15 arbejdsdage fra registreringen af begæringen skal institutionen enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til det ønskede dokument i overensstemmelse med artikel 10 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag, og oplyse vedkommende om retten til at genfremsætte begæringen i henhold til stk. 2 i denne artikel.
2. Giver institutionen den, der har fremsat begæringen, helt eller delvis afslag, kan vedkommende inden 15 arbejdsdage fra modtagelsen af institutionens svar genfremsætte begæringen over for institutionen med henblik på at få denne til at tage begæringen op til fornyet behandling.
3. I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører meget lange dokumenter eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med yderligere 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.
4. Har institutionen ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, kan den, der har fremsat begæringen, genfremsætte denne.
Artikel 8
Behandling af genfremsatte begæringer
1. En genfremsat begæring skal behandles straks. Inden 15 arbejdsdage fra registreringen af en sådan begæring skal institutionen enten meddele den, der har fremsat begæringen, aktindsigt og inden for samme periode give adgang til de ønskede dokumenter i overensstemmelse med artikel 10 eller skriftligt begrunde, hvorfor der gives helt eller delvist afslag. Afslår institutionen helt eller delvist begæringen om aktindsigt, oplyser den, den der har fremsat begæringen, om mulighederne for domstolsprøvelse af institutionens beslutning og/eller klage til Ombudsmanden efter reglerne i EF-traktatens artikel 230 og 195.
2. I undtagelsestilfælde, f.eks. hvis begæringen vedrører meget lange dokumenter eller hvis der er tale om et meget stort antal dokumenter, kan den i stk. 1 nævnte frist forlænges med 15 arbejdsdage, forudsat at den, der har fremsat begæringen, på forhånd underrettes herom og gives en nærmere begrundelse.
3. Har institutionen ikke afgivet svar inden for den fastsatte frist, anses dette for et afslag på begæringen, og den, der har fremsat begæringen, kan herefter iværksætte domstolsprøvelse af institutionens beslutning og/eller klage til Ombudsmanden efter reglerne i EF-traktaten.
Artikel 9
Behandling af følsomme dokumenter
1. Følsomme dokumenter er dokumenter, der hidrører fra institutionerne eller de af dem oprettede organer, medlemsstater, tredjelande eller internationale organisationer, og som er klassificeret "TRÈS SECRET/TOP" "SECRET", "SECRET" eller "CONFIDENTIEL" i overensstemmelse med de forskrifter, den pågældende institution har fastsat, som beskytter Den Europæiske Unions eller en eller flere medlemsstaters væsentlige interesser inden for de i artikel 4, stk. 1, litra a), anførte områder, navnlig offentlig sikkerhed, forsvar og militære anliggender.
2. Begæringer om aktindsigt i følsomme dokumenter efter de i artikel 7 og 8 foreskrevne procedurer kan kun behandles af de personer, der har ret til at gøre sig bekendt med de pågældende dokumenter. Disse personer vurderer ligeledes med forbehold af artikel 11, stk. 2, hvilke henvisninger der kan gives til følsomme dokumenter i det offentlige register.
3. Følsomme dokumenter indføres kun i registret eller gøres kun offentligt tilgængelige med samtykke fra den, fra hvem dokumentet hidrører.
4. Når en institution afslår at give aktindsigt i et følsomt dokument, skal afgørelsen begrundes på en sådan måde, at de i artikel 4 beskyttede interesser ikke lider skade.
5. Medlemsstaterne træffer passende foranstaltninger for at sikre, at principperne i denne artikel og i artikel 4 overholdes i forbindelse med behandlingen af begæringer om aktindsigt i følsomme dokumenter.
6. Institutionernes bestemmelser om følsomme dokumenter offentliggøres.
7. Kommissionen og Rådet informerer Europa-Parlamentet om følsomme dokumenter i overensstemmelse med aftale herom mellem institutionerne.
Artikel 10
Aktindsigt efter begæring
1. Den, der har fremsat begæringen, vælger, om aktindsigten skal udøves ved læsning på stedet eller ved udlevering af en kopi, herunder eventuelt en elektronisk kopi. Den, der har fremsat begæringen, kan pålægges at betale omkostningerne ved kopiering og fremsendelse af kopier. Gebyret må ikke overstige de faktiske omkostninger ved kopieringen og fremsendelsen. Læsning af dokumenter på stedet, kopier af mindre end 20 sider i A4-format og direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem registret er gratis.
2. Har den pågældende institution allerede gjort et dokument offentligt tilgængeligt, og kan den, der har fremsat begæringen, let få adgang hertil, kan institutionen opfylde sin forpligtelse til at give aktindsigt ved at oplyse vedkommende om, hvorledes denne kan få adgang til dokumentet.
3. Dokumenterne leveres i en eksisterende udgave og et eksisterende format (herunder i elektronisk form eller i et alternativt format såsom blindskrift, magnaprint eller bånd), idet der fuldt ud tages hensyn til, hvad den, der har fremsat begæringen, foretrækker.
Artikel 11
Registre
1. For at gøre borgernes udnyttelse af deres rettigheder i henhold til denne forordning effektiv giver hver institution adgang til et register over dokumenter. Der bør gives adgang til registret i elektronisk form. Henvisninger til dokumenterne indføres hurtigst muligt i registret.
2. Registret skal for hvert dokument indeholde et referencenummer (herunder i givet fald den interinstitutionelle reference), emne og/eller en kort beskrivelse af dokumentets indhold samt den dato, hvor dokumentet blev modtaget eller udarbejdet og indført i registret. Henvisninger indføres på en sådan måde, at de ikke hindrer beskyttelsen af de i artikel 4 omhandlede interesser.
3. Institutionerne træffer straks de nødvendige foranstaltninger med henblik på oprettelse af registret, der skal tages i brug senest den 3. juni 2002.
Artikel 12
Direkte adgang i elektronisk form eller gennem et register
1. Institutionerne skal i videst muligt omfang give offentligheden direkte adgang til dokumenter i elektronisk form eller gennem et register i overensstemmelse med den pågældende institutions regler.
2. Navnlig lovgivningsdokumenter, dvs. dokumenter, der er udarbejdet eller modtaget som led i procedurer vedrørende vedtagelse af retsakter, som er bindende i eller for medlemsstaterne, bør med forbehold af artikel 4 og 9 gøres direkte tilgængelige.
3. Om muligt bør andre dokumenter, navnlig dokumenter vedrørende udvikling af politik eller strategi, gøres direkte tilgængelige.
4. I de tilfælde, hvor der ikke gives direkte adgang gennem registret, skal registret i videst muligt omfang angive, hvor dokumentet findes.
Artikel 13
Offentliggørelse i De Europæiske Fællesskabers Tidende
1. Ud over de retsakter, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2, og Euratom-traktatens artikel 163, første afsnit, og med forbehold af denne forordnings artikel 4 og 9, offentliggøres følgende dokumenter i De Europæiske Fællesskabers Tidende:
a) forslag fra Kommissionen
b) de fælles holdninger, som Rådet har fastlagt efter procedurerne i EF-traktatens artikel 251 og 252 og begrundelserne herfor samt Europa-Parlamentets holdninger i disse procedurer
c) rammeafgørelser og afgørelser, der er nævnt i EU-traktatens artikel 34, stk. 2
d) de konventioner, der er udarbejdet af Rådet i henhold til EU-traktatens artikel 34, stk. 2
e) konventioner, der er undertegnet mellem medlemsstater i henhold til EF-traktatens artikel 293
f) de internationale aftaler, som Fællesskabet har indgået, eller som er indgået i henhold til EU-traktatens artikel 24.
2. Så vidt muligt offentliggøres følgende dokumenter i De Europæiske Fællesskabers Tidende:
a) de initiativer, som en medlemsstat forelægger Rådet i medfør af EF-traktatens artikel 67, stk. 1, eller EU-traktatens artikel 34, stk. 2
b) de fælles holdninger, der er omhandlet i EU-traktatens artikel 34, stk. 2
c) andre direktiver end dem, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1 og 2, andre beslutninger end dem, der er nævnt i EF-traktatens artikel 254, stk. 1, henstillinger og udtalelser.
3. Hver institution kan i sin forretningsorden fastsætte, hvilke yderligere dokumenter der skal offentliggøres i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Artikel 14
Information
1. Hver institution træffer de foranstaltninger, der er nødvendige for at informere borgerne om deres rettigheder i henhold til denne forordning.
2. Medlemsstaterne samarbejder med institutionerne om at informere borgerne.
Artikel 15
Institutionernes forvaltningsskik
1. Institutionerne skal udvikle god forvaltningsskik for at fremme udøvelsen af den ret til aktindsigt, der er garanteret ved denne forordning.
2. Institutionerne nedsætter et interinstitutionelt udvalg til at undersøge den bedste praksis, behandle eventuelle konflikter og drøfte den fremtidige udvikling vedrørende aktindsigt.
Artikel 16
Reproduktion af dokumenter
Denne forordning berører ikke eksisterende regler om ophavsret, som kan begrænse modtagerens ret til at reproducere eller gøre brug af frigivne dokumenter.
Artikel 17
Rapporter
1. Hvert år offentliggør hver institution en rapport for det foregående år med angivelse af antallet af tilfælde, hvor institutionen har afslået aktindsigt, begrundelserne for sådanne afslag, og antallet af følsomme dokumenter, der ikke er indført i registret.
2. Senest den 31. januar 2004 offentliggør Kommissionen en rapport om gennemførelsen af denne forordnings principper og fremsætter henstillinger, og om nødvendigt forslag til en revision af denne forordning og til et handlingsprogram for foranstaltninger, som institutionerne skal træffe.
Artikel 18
Gennemførelsesforanstaltninger
1. Hver institution fastsætter i sin forretningsorden de nødvendige bestemmelser til gennemførelse af denne forordning. Bestemmelserne træder i kraft den 3. december 2001.
2. Senest seks måneder efter denne forordnings ikrafttrædelse undersøger Kommissionen, om Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab(6) er i overensstemmelse med denne forordning for at sikre, at dokumenter bevares og arkiveres i videst mulig udstrækning.
3. Senest seks måneder efter denne forordnings ikrafttrædelse undersøger Kommissionen, om eksisterende bestemmelser om aktindsigt er i overensstemmelse med denne forordning.
Artikel 19
Ikrafttrædelse
Denne forordning træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i De Europæiske Fællesskabers Tidende.
Den anvendes fra den 3. december 2001.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 30. maj 2001.
32001R1049
L 145/43
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 1049/2001 НА EВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 30 май 2001 година
относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност, и по-специално член 255, параграф 2 от него,
като взеха предвид предложението на Комисията (1),
съгласно процедурата, посочена в член 251 от Договора (2),
като имат предвид, че:
(1)
Член 1, втора алинея от Договора за създаване на Европейския съюз е посветен на понятието за откритост, като посочва, че Договорът отбелязва нов етап в процеса на създаване на все по-тесен съюз между народите на Европа, в който решенията се вземат възможно най-открито и възможно най-близо до неговите граждани.
(2)
Откритостта дава възможност на гражданите да участват в процеса на вземане на решения и е гаранция за по-голяма законност, ефективност и отговорност на управление на гражданите в демократична система. Откритостта допринася за засилване на принципите на демокрация и за спазването на основните права, както е определено в член 6 от Договора за създаване на ЕС и в Хартата за основните права на Европейския съюз.
(3)
Заключенията от заседанията на Европейския съвет от Бирмингам, Единбург и Копенхаген подчертаха необходимостта от въвеждане на по-голяма прозрачност в работата на институциите на Съюза. Настоящият регламент консолидира вече предприетите от институциите инициативи за подобряване на прозрачността в процеса на вземане на решения.
(4)
Настоящият регламент цели да даде възможно най-голяма гласност на правото на публичен достъп до документите и да установи основните принципи и ограничения съгласно член 255, параграф 2 от Договора за ЕО.
(5)
Тъй като въпросът за достъпа до документи не се разглежда в Договора за създаване на Европейската общност за въглища и стомана и в Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, Европейският парламент, Съветът и Комисията следва, в съответствие с Декларация № 41 към Заключителния акт от Договора от Амстердам, да изготвят насоки от настоящия регламент по отношение на документи в областите, разглеждани в тези два договора.
(6)
По-широк достъп до документи следва да бъде предоставен в случаите, когато институциите функционират като законодатели, включително съгласно чужди пълномощия, като се следи за запазването на ефективността на процеса на вземане на решения от институциите. До тези документи следва да бъде осигурен пряк достъп във възможно най-голяма степен.
(7)
В съответствие с член 28, параграф 1 и член 41, параграф 1 от Договора за създаване на ЕС правото на достъп се прилага също така за документи, свързани с общата външна политика и политиката на сигурност и с полицейското и съдебното сътрудничество по наказателноправни въпроси. Всяка институция следва да спазва тези правила за сигурност.
(8)
С цел да се гарантира пълното прилагане на настоящия регламент във всички области на дейност на Съюза, всички създадени от институциите агенции следва да прилагат принципите, установени в настоящия регламент.
(9)
Някои документи, поради изключително чувствителния им характер, следва да бъдат обект на специална обработка. Договореностите за информиране на Европейския парламент за съдържанието на такива документи следва да се уреждат чрез споразумения между институциите.
(10)
За да се допринесе за по-голяма откритост в работата на институциите, Европейският парламент, Съветът и Комисията трябва да предоставят достъп не само до документите, изготвени от институциите, но и до получените от тях документи. В този контекст е препоръчително да се припомни, че Декларация № 35 към Заключителния акт на Договора от Амстердам предвижда, че една държава-членка може да изиска от Комисията или от Съвета да не предоставя на трети страни документ, издаден от тази държава, без предварителното ѝ съгласие.
(11)
По принцип до всички документи на институциите следва да бъде осигурен публичен достъп. Въпреки това следва да се защитават някои публични и частни интереси, като се използва режимът на изключенията. На институциите следва да бъде предоставена възможност да защитят своите вътрешни консултации и преговори, когато това е необходимо предвид запазване на възможност за изпълнение на задачите им. При оценка на изключенията институциите следва да отчитат принципите на законодателството на Общността по отношение на защитата на личните данни във всички области на дейност на Съюза.
(12)
Всички правила относно достъпа на документи до институциите следва да бъдат в съответствие с настоящия регламент.
(13)
С цел гарантиране на пълното спазване на правото на достъп следва да се предвиди прилагането на двуетапна административна процедура, съчетана с допълнителна възможност за обжалване пред съда или подаване на жалба пред омбудсмана.
(14)
Всяка институция следва да предприема необходимите мерки за информиране на обществеността за новите разпоредби, които са в сила, и да обучава своя персонал за подпомагане на гражданите при упражняването на техните права съгласно настоящия регламент. С цел да улесни гражданите при упражняването на правата си всяка институция следва да предостави достъп до регистър с документи.
(15)
Въпреки че настоящият регламент няма за предмет, нито цели изменение на националното законодателство в областта на достъпа до документи, очевидно е все пак, че по силата на принципа за лоялно сътрудничество в отношенията между държавите-членки и институциите държавите-членки следва да следят да не бъде засегнато правилното прилагане на настоящия регламент и следва да бъдат спазени правилата за сигурност на институциите.
(16)
Настоящият регламент не засяга съществуващите права на достъп до документи за държавите-членки, съдебните или следствените органи.
(17)
В съответствие с член 255, параграф 3 от Договора за ЕС всяка институция в своя процедурен правилник определя специални разпоредби относно достъпа до нейните документи. Решение 93/731/ЕО на Съвета от 20 декември 1993 г. относно публичния достъп до документи на Съвета (3), Решение 94/90/ЕОВС, ЕО, Евратом на Комисията от 8 февруари 1994 г. относно публичния достъп до документи на Комисията (4), Решение 97/632/ЕО, ЕОВС, Евратом на Европейския Парламент от 10 юли 1997 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент (5), както и правилата относно поверителния характер на Шенгенските документи следва, ако е уместно, да бъдат изменени или отменени,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Цел
Целта на настоящият регламент е:
а)
да определи принципите, условията и границите, на базата на съображения за обществен или частен интерес, които регулират правото на достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (наричани по-долу „институциите“), посочени в член 255 от Договора за ЕО, с цел гарантиране на възможно най-широк достъп до документите;
б)
да установи правилата, гарантиращи възможно най-лесно упражняване на това право; и
в)
да насърчава добрите административни практики относно достъпа до документи.
Член 2
Бенефициери и приложно поле
1. Всеки гражданин на Съюза и всяко физическо или юридическо лице, пребиваващо или чието седалище според учредителния акт е в държава-членка, има право на достъп до документите на институциите, при условие че са спазени принципите, условията и ограниченията, определени в настоящия регламент.
2. Институциите могат, при спазване на същите принципи, условия и ограничения, да разрешат достъп до документите на всяко физическо или юридическо лице, което не пребивава или няма седалище според учредителния акт в държава-членка.
3. Настоящият регламент се прилага за всички документи, държани от институцията, т.е. които са изготвени или получени от нея и са нейно притежание, във всички области на дейност на Европейския съюз.
4. Без да се засягат членове 4 и 9, документите се предоставят за достъп на обществеността било въз основа на писмено заявление, било пряко в електронна форма или чрез използването на регистър. По-конкретно документи, изготвени или получени в хода на законодателна процедура, са пряко достъпни в съответствие с член 12.
5. Документи, квалифицирани като чувствителни съгласно определението в член 9, параграф 1, са предмет на специална обработка в съответствие с този член.
6. Настоящият регламент не засяга правата на публичен достъп до документи, притежание на институциите, които евентуално са на базата на инструменти на международното право или актове на тези институции, към които се прилагат тези данни.
Член 3
Определения
По смисъла на настоящия регламент:
а)
„документ“ означава всякаква информация, която се съдържа на независимо какъв информационен носител (на хартиен носител или в електронна форма, звукозапис, видео- или аудио-визуален запис) и касаеща области, свързани с политиките, дейностите и решенията, които попадат в сферата на компетенциите на съответната институция;
б)
„трети страни“ е всяко физическо или юридическо лице или образувание, което се явява външно за съответната институция, включително държавите-членки, другите институции или органи на Общността или институции и органи извън Общността, както и трети страни.
Член 4
Изключения
1. Институциите отказват достъп до документи в случаите, когато оповестяването им засяга защитата на:
а)
обществения интерес по отношение на:
-
обществената сигурност,
-
отбраната и военните въпроси,
-
международните отношения,
-
финансовата, валутната или икономическата политика на Общността или на държава-членка;
б)
частния живот и личната неприкосновеност, и по-специално в съответствие със законодателството на Общността относно защитата на личните данни.
2. Институциите отказват достъп до документи в случаите, когато оповестяването би засегнало защитата на:
-
търговските интереси на физическо или юридическо лице, включително по отношение на интелектуалната собственост,
-
съдебните процедури и правни становища,
-
целите на дейности по инспектиране, разследване и одит,
освен ако по-висш обществен интерес не диктува оповестяването на посочения документ.
3. Достъпът до документ, изготвен от дадена институция за вътрешно ползване или получен от институция и третиращ въпрос, по който тя все още не е взела решение, се отказва в случаите, когато оповестяването на документа би засегнало сериозно процеса на вземане на решение на тази институция, освен ако по-висш обществен интерес не диктува оповестяването на посочения документ.
Достъпът до документ, съдържащ становища, които са за вътрешно ползване, като част от предварителни обсъждания и консултации на въпросната институция, се отказва, дори и след вземането на решение, когато разпространението на документа би засегнало сериозно процеса на вземане на решения от институцията, освен ако по-висш обществен интерес не диктува оповестяването на посочения документ.
4. По отношение на документи на трета страна институцията се консултира с третата страна, за да определи дали е приложимо някое от изключенията, предвидени в параграф 1 или 2, освен ако не става ясно, че документът се оповестява или не.
5. Една държава-членка може да поиска от институция да не оповестява документ, издаден от тази държава, без да има предварителното ѝ съгласие.
6. Ако само част от искания документ е обект на едно или няколко от горепосочените изключения, останалите части на документа се разпространяват.
7. Изключенията, както са установени в параграфи 1, 2 и 3, се прилагат само за периода, през който защитата по отношение на съдържанието на документа е обоснована. Изключенията могат да се прилагат за максимален период от тридесет години. В случаите на документи, които са предмет на изключение във връзка със защита на лична неприкосновеност или търговски интереси, и в случай на чувствителни документи може при необходимост този период да е по-голям от определения по-горе.
Член 5
Документи в държавите-членки
Когато държава-членка получи заявка за достъп до документ, който е нейно притежание и е оповестен от определена институция, държавата-членка се консултира със съответната институция преди вземане на решение, за да не застраши постигането на целите на настоящия регламент.
Вместо това държавата-членка може да предостави искането на самата институция.
Член 6
Заявления за достъп
1. Заявленията за достъп до документ се формулират в писмена форма, включително и с електронни средства, на един от езиците, посочени в член 314 от Договора за ЕС, и се изготвят достатъчно точно, за да могат институциите да идентифицират документа. Заявителят не е длъжен да мотивира заявката си.
2. Ако дадена заявка не е достатъчно точна, институцията приканва заявителя да внесе разяснения и му помага за това, като например му предоставя информация за употребата на публичните документални регистри.
3. В случай на заявление за много голям документ или за голям брой документи въпросната институция може да се съгласува неофициално със заявителя за намиране на справедливо решение.
4. Институциите предоставят информация и съдействие на гражданите за условията на подаване на заявления за достъп до документи.
Член 7
Обработване на първоначални заявления
1. Заявление за достъп до документ се разглеждат по най-бързия начин. Уведомление за получаване се изпраща на заявителя. В рамките на петнадесет работни дни от регистрацията на заявлението институцията или разрешава достъп до искания документ и го предоставя в същия срок, в съответствие с член 10, или в писмен отговор съобщава на заявителя мотивите за пълния или частичния отказ, като го информира и за правото му да представи потвърждение на заявката в съответствие с параграф 2 от настоящия член.
2. В случай на пълен или частичен отказ заявителят може в срок петнадесет работни дни след получаване на отговора на институцията да внесе потвърждение на заявлението с цел тя да преразгледа своята позиция по въпроса.
3. По изключение, например когато едно заявление се отнася до много голям документ или до голям брой документи, срокът, предвиден в параграф 1, може да бъде удължен с петнадесет работни дни, като предварително се нотифицира заявителят и като се предостави мотивирано описание на причините.
4. Липсата на отговор на институцията в съответния срок дава право на заявителя да депозира потвърждение на заявлението.
Член 8
Обработване на потвърдителни заявления
1. Потвърдителните заявления се разглеждат по най-бързия начин. В рамките на петнадесет работни дни от регистрирането на такова заявление институцията разрешава достъп до искания документ и го предоставя в същия срок, в съответствие с член 10, или в писмен отговор излага мотивите за пълния или частичния отказ на достъп. В случай на пълен или частичен отказ на достъп до документа институцията информира заявителя за начините на обжалване, на които има право, а именно обжалване пред съда и/или подаване на жалба до омбудсмана, съгласно условията, установени в членове 230 и 195 от Договора за създаване на ЕО.
2. По изключение, например при заявления, отнасящи се до твърде голям документ или до голям брой документи, срокът, предвиден в параграф 1, може да бъде удължен с петнадесет работни дни, като заявителят е нотифициран предварително за това и са предоставени подробно причините.
3. Липсата на отговор на институцията в рамките на съответния срок се счита за отрицателен отговор и дава право на заявителя да образува съдебно производство срещу институцията и/или да подаде жалба до омбудсмана съгласно прилаганите разпоредби от Договора за създаване на ЕО.
Член 9
Обработка на чувствителни документи
1. Чувствителни документи са документите, издадени от институции или създадени от тях агенции от държавите-членки, от трети страни или от международни организации, класифицирани като „TRÈS SECRET/TOP SECRET“, „SECRET“ или „CONFIDENTIEL“ в съответствие с правилата на съответната институция, които защитават основните интереси на Европейския съюз или на една или няколко от тези държави-членки в областите, уредени в член 4, параграф 1, буква а), конкретно по отношение на обществената сигурност, отбраната и военните въпроси.
2. Заявленията за достъп до чувствителните документи съгласно процедурите, предвидени в членове 7 и 8, се разглеждат предимно от оторизирани за запознаване с тези документи. Без да се засяга член 11, параграф 2, тези лица трябва също така да преценят позоваванията на тези чувствителни документи, които биха могли да фигурират в публичния регистър.
3. Чувствителните документи се вписват в регистъра или се предоставят, при условие че има съгласие на органа, който ги е издал.
4. Всяко решение на определена институция да откаже достъп до чувствителен документ се основава на мотиви, които не нарушават интересите, чиято защита е предвидена в член 4.
5. Държавите-членки предприемат необходимите мерки, за да гарантират, че когато обработват заявления за чувствителни документи, ще спазват принципите, оповестени в настоящия член и в член 4.
6. Правилата на институциите по отношение на чувствителните документи се оповестяват публично.
7. Комисията и Съветът информират Европейския парламент относно чувствителните документи в съответствие с разпоредбите, договорени между институциите.
Член 10
Достъп в резултат на заявление
1. Заявителят има достъп до документи като консултира документите на място или като получи копие, включително, когато е необходимо, електронно копие, в зависимост от предпочитанията на заявителя. Разходите за изпълнението и изпращането на копията може да бъдат за сметка на заявителя. Дължимата сума не може да надхвърля реалния разход за издаване и изпращане на копията. При консултация на място или когато броят на копията не надхвърля 20 страници формат А4, както и при директен достъп в електронен формат или в регистър е задължително достъпът да е безплатен.
2. Ако определен документ вече е бил издаден от съответната институция и е леснодостъпен за заявителя, институцията може да изпълни своето задължение и да разреши достъп до документа, като информира заявителя как да получи искания документ.
3. Документите се доставят в съществуващата версия и формат (включително електронна или в друг формат: брайлово писмо, едър шрифт или запис), като се отчита изцяло предпочитанието на заявителя.
Член 11
Регистри
1. За да могат гражданите ефективно да се ползват от правото си, произтичащо от настоящия регламент, всяка институция осигурява достъп до документалния си регистър. Достъпът до регистъра следва да бъде предоставен в електронен формат. Позоваванията на документите се вписват незабавно в регистъра.
2. За всеки документ регистърът съдържа референтен номер (когато е приложимо, включително и позоваване на междуинституционално ниво), като разглежданата тема и/или кратко описание на съдържанието на документа, както и датата, на която документът е получен или изготвен, също се вписват в регистъра. Позоваванията се изготвят по начин, който не предполага защита на интересите в член 4.
3. Институциите незабавно вземат необходимите мерки за съставяне на регистъра, който трябва да действа преди 3 юни 2002 г.
Член 12
Пряк достъп в електронен формат или чрез регистър
1. Институциите следва, доколкото е възможно, да правят документите пряко достъпни за обществото в електронен формат или чрез регистър в съответствие с правилата на въпросните институции.
2. По-конкретно, законодателните документи, т.е. документите, които са изготвени или получени по време на процедурите по приемане на актове, които са правно обвързващи във или за държавите-членки, следва съгласно членове 4 и 9 да бъдат пряко достъпни.
3. Когато е уместно, останалите документи, а именно документите, свързани с изграждането на политика или стратегия, следва да бъдат пряко достъпни.
4. Когато прекият достъп не се предоставя чрез регистър, регистърът максимално точно посочва къде се намира документът.
Член 13
Публикуване в Официален вестник
1. В Официален вестник се публикуват освен актовете, посочени в член 254, параграфи 1 и 2 от Договора за създаване на ЕО и в член 163, първи параграф от Договора за Евратом, при условията на членове 4 и 9 от настоящия регламент и следните документи:
а)
предложенията на Комисията;
б)
приетите от Съвета общи позиции в съответствие с процедурите, посочени в членове 251 и 252 от Договора за създаване на ЕО, както и мотивите, подчертаващи тези общи позиции, както и позициите на Европейския парламент в тези процедури;
в)
рамковите решения и решенията, посочени в член 34, параграф 2 от Договора за създаване на ЕС;
г)
конвенциите, изготвени от Съвет, в съответствие с член 34, параграф 2 от Договора за създаване на ЕС;
д)
конвенциите, подписани между държавите-членки на основата на член 293 от Договора за създаване на ЕО;
е)
сключените от Общността или съгласно член 24 от Договора за създаване на ЕС международни споразумения.
2. Доколкото е възможно, в Официален вестник се публикуват следните документи:
а)
инициативите, представени на Съвета или на държава-членка по силата на член 67, параграф 1 от Договора за създаване на ЕО или съгласно член 34, параграф 2 от Договора за ЕС;
б)
общите позиции, посочени в член 34, параграф 2 от Договора за ЕС;
в)
директиви, различни от тези, посочени в член 254, параграфи 1 и 2 от Договора за създаване на ЕО, решения, различни от тези, посочени в член 254, параграф 1 от Договора за ЕО, препоръки и становища.
3. Всяка институция е свободна да определи свой собствен процедурен правилник, като останалите документи се публикуват в Официален вестник.
Член 14
Информация
1. Всяка институция предприема исканите мерки да информира обществото за правата, от които то може да се ползва по силата на настоящия регламент.
2. Държавите-членки си сътрудничат с институциите при предоставянето на информация на гражданите си.
Член 15
Административна практика в институциите
1. Институциите разработват добри административни практики, за да се улесни упражняването на правото на достъп, гарантирано от настоящия регламент.
2. Институциите създават междуинституционален комитет, който да проучва най-добрите практики, разрешаване на евентуални спорове и обсъждане на бъдещо развитие в областта на публичния достъп до документи.
Член 16
Възпроизвеждане на документи
Настоящият регламент не засяга други действащи правила в областта на авторското право, които биха могли да ограничат правото на трети страни да възпроизвеждат или използват разпространените документи.
Член 17
Отчети
1. Всяка институция публикува годишен отчет за изтеклата година, в който се посочва броят на отказите за разрешаване на достъп от институциите и мотивите за тези откази, както и броят на чувствителни документи, които не са вписани в регистъра.
2. Най-късно до 31 януари 2004 г. Комисията публикува отчет за прилагането на принципите на настоящия регламент и формулира препоръки, включително и предложения за преразглеждането на настоящия регламент, ако е уместно, както и програма за действие, включваща мерките, които да се предприемат от институциите.
Член 18
Мерки за прилагане
1. Всяка институция адаптира своя процедурен правилник към разпоредбите на настоящия регламент. Адаптациите влизат в сила от 3 декември 2001 г.
2. В срок шест месеца от влизането в сила на настоящия регламент Комисията разглежда съвместимостта с настоящия регламент на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отварянето за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (6), с цел да се гарантират запазването и архивирането на документите във възможно най-голяма степен.
3. В срок шест месеца от влизането в сила на настоящия регламент Комисията разглежда съвместимостта на настоящия регламент с действащите правила относно достъпа до документи.
Член 19
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.
Той се прилага от 3 декември 2001 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 май 2001 година.