РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА
от 17 март 2015 година
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взе предвид одобрението на Европейския парламент,
в съответствие със специална законодателна процедура,
като има предвид, че:
(1)
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (1) историческите архиви на Съюза се съхраняват и се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от 30 години.
(2)
Задължението за създаване на исторически архиви и за предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно, се прилага спрямо всяка от институциите, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 („институциите“), съгласно установените в него условия.
(3)
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се предвижда, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото, което тя смята за най-подходящо.
(4)
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция, където те се предоставят на разположение на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор между Европейските общности, представлявани от Комисията, и ЕУИ („договор за депозиране“).
(5)
Впоследствие Европейският икономически и социален комитет и Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на договора за депозиране. Европейската инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в ЕУИ по силата на отделно съглашение с него, което беше подписано на 1 юли 2005 г., и съгласно„Правилата за историческите архиви“, които бяха приети от управителния комитет на банката на 7 октомври 2005 г. (2)
(6)
Правителството на Италия предостави на ЕУИ безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на справки на място.
(7)
С депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ се цели да се осигури достъп до архивите от едно-единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се стимулира изследователската дейност във връзка с историята на европейската интеграция и европейските институции. ЕУИ е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в управлението на историческите архиви на Съюза, осигурява съвременни научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за съхранението на тези архиви и извършването на справки в тях, и е международно признат като център за тези архиви.
(8)
Продължаващото депозиране на историческите архиви на институциите в ЕУИ следва да бъде включено в законодателството на Съюза, с цел да бъде отразена ролята на ЕУИ като партньор на институциите в управлението на техните исторически архиви.
(9)
Настоящият регламент следва да се прилага по отношение на всички институции и не следва да променя нито тяхната отговорност да отворят своите исторически архиви за обществеността, нито факта, че всяка институция остава собственик на историческите си архиви.
(10)
Специфичното естество на дейностите на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ) обаче оправдава освобождаването им от предвиденото в настоящия регламент задължение да депозират историческите си архиви в ЕУИ. Съдът и ЕЦБ могат да депозират историческите си архиви в ЕУИ на доброволни начала.
(11)
Когато е възможно, институциите и ЕУИ следва да предоставят на обществеността достъп до историческите архиви в цифров вид с цел по-лесното извършване на справки по интернет.
(12)
Личните данни, които се съдържат в историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ, следва да бъдат обработвани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(13)
В съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 Комисията проведе консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните във връзка със законодателното предложение за настоящия регламент, като той представи становище на 10 октомври 2012 г. (4)
(14)
Подробните разпоредби за управлението на историческите архиви в ЕУИ, включително тяхното депозиране, достъпът до тях и предоставянето им на разположение на обществеността, както и за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ, следва да бъдат предвидени в рамково споразумение за партньорство.
(15)
Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза от страна на ЕУИ следва да се финансират от общия бюджет на Съюза и тези разходи следва да се поемат от всички депозиращи институции.
(16)
Следователно Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 следва да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се изменя, както следва:
1)
Член 8 се изменя, както следва:
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението.
Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи.“
;
б)
добавят се следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала.
4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ.
5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз.
6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище.
7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област.
8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там.
9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви.
10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (5). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал.
Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години.
11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент.
12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ.
2)
Член 9 се изменя, както следва
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи).“
;
б)
добавя се следният параграф:
„3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността.“
3)
Текстът в приложението се добавя като приложение към Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 17 март 2015 година.
A TANÁCS (EU) 2015/496 RENDELETE
(2015. március 17.)
a 354/83/EGK, Euratom rendeletnek az intézmények levéltári anyagainak a firenzei Európai Egyetemi Intézetben történő elhelyezése tekintetében történő módosításáról
AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,
tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre és különösen annak 352. cikkére,
tekintettel az Európai Bizottság javaslatára,
a jogalkotási aktus tervezete nemzeti parlamenteknek való továbbítását követően,
tekintettel az Európai Parlament egyetértésére,
különleges jogalkotási eljárás keretében,
mivel:
(1)
Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, 1983. február 1-jei 354/83/EGK, Euratom tanácsi rendelet (1) értelmében az Unió megőrzi levéltári anyagait, és ezeket 30 év elteltével lehetőség szerint hozzáférhetővé teszik a nyilvánosság számára.
(2)
A levéltárak létrehozására, illetve az azok nyilvánosság számára történő hozzáférhetővé tételére vonatkozó kötelezettség a 354/83/EGK, Euratom rendeletben említett valamennyi intézményre (a továbbiakban: az intézmények) az ott meghatározott feltételek mellett érvényes.
(3)
A 354/83/EGK, Euratom rendelet biztosítja, hogy az egyes intézmények a levéltári dokumentumaikat az általuk legmegfelelőbbnek ítélt helyen tarthatják.
(4)
Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság 1984-ben úgy határozott, hogy levéltári anyagait a firenzei Európai Egyetemi Intézetben (EUI) helyezi el, ahol hozzáférhetővé teszik őket a nyilvánosság számára. E célból 1984. december 17-én aláírták a Bizottság által képviselt Európai Közösségek és az EUI közötti szerződést (a továbbiakban: az elhelyezésről szóló szerződés).
(5)
A Európai Gazdasági és Szociális Bizottság és az Európai Számvevőszék azóta csatlakozott az elhelyezésről szóló szerződéshez. Az Európai Beruházási Bank az EUI-val kötött, 2005. július 1-jén aláírt külön megállapodás, valamint a bank Igazgatási Bizottsága által 2005. október 7-én elfogadott Levéltári szabályzat (2) alapján helyezi el levéltári anyagait az EUI-nál.
(6)
Az olasz kormány állandó jelleggel és ingyenesen megfelelő létesítményeket bocsátott az EUI rendelkezésére az elhelyezett levéltári anyagok - elismert nemzetközi standardoknak megfelelő - megőrzése és megóvása, valamint a helyszíni kutatás lehetőségének biztosítása érdekében.
(7)
Az intézmények levéltári anyagainak az EUI-ban történő elhelyezése azt a célt szolgálja, hogy egyetlen helyszínen biztosított legyen a levéltári anyagokba való betekintés, és hogy előmozdítsa a levéltári anyagokba való betekintést, valamint az európai integráció és az európai intézmények történetének kutatását. Az EUI a tudományos kutatás és az oktatás elismert központja, tevékenységének középpontjában Európa és az európai integráció áll. Csaknem 30 év tapasztalattal rendelkezik az Unió levéltári anyagainak kezelése terén, kifejezetten az e levéltári anyagok megőrzése és kutatása céljából épített, korszerű adattárolási és kutatási létesítményeket biztosít, továbbá e levéltári anyagok központjaként nemzetközi hírnévre tett szert.
(8)
Az EUI-nak az intézmények levéltári anyagainak kezelésében betöltött partneri szerepének kifejezése érdekében az intézmények levéltári anyagainak az EUI-nál való folyamatos elhelyezését uniós jogszabályban kell rögzíteni.
(9)
Ezt a rendeletet minden intézményre alkalmazni kell, és az nem módosíthatja sem az intézményeknek a levéltáruk nyilvánosság előtti megnyitásával kapcsolatos felelősségét, sem az egyes intézményeknek a saját levéltári anyagai feletti tulajdonjogát.
(10)
Az Európai Unió Bírósága (Bíróság) és az Európai Központi Bank (EKB) tevékenységének speciális jellege azonban indokolja, hogy az e rendeletben meghatározott rendelkezések értelmében mentesüljenek a levéltári anyagaik EUI-nál történő elhelyezésére vonatkozó kötelezettség alól. A Bíróság és az EKB önkéntes alapon elhelyezheti levéltári anyagait az EUI-nál.
(11)
Az intézményeknek és az EUI-nak a levéltári anyagokat - az anyagok interneten történő kutatását megkönnyítendő - lehetőség szerint digitalizált és digitális formátumban elérhetővé kell tennie a nyilvánosság számára,.
(12)
Az EUI-ban elhelyezett, az Unió levéltári anyagaiban foglalt személyes adatokat a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2000. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi (3) rendeletnek megfelelően kell feldolgozni.
(13)
A 45/2001/EK rendelettel összhangban a Bizottság egyeztetést folytatott az európai adatvédelmi biztossal az e rendelet megszületését eredményező jogalkotási javaslatról; a biztos 2012. október 10-én nyilvánított véleményt (4).
(14)
Az EUI-nál elhelyezett levéltári anyagok kezelésére - így azok elhelyezésére, az azokhoz való hozzáférésre és a nyilvánosság általi betekintésre, valamint az uniós intézmények és az EUI kölcsönös szerepére és feladatkörére - vonatkozó részletes rendelkezéseket partnerségi keretmegállapodásban kell rögzíteni.
(15)
Az uniós levéltári anyagok EUI általi kezelésének költségeit az Unió általános költségvetéséből kell finanszírozni, és e költségeket a levéltári anyagaikat elhelyező intézményeknek kell viselniük.
(16)
A 354/83/EGK, Euratom rendeletet ezért ennek megfelelően módosítani kell,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
A 354/83/EGK, Euratom rendelet a következőképpen módosul:
1.
A 8. cikk a következőképpen módosul:
a)
az (1) bekezdés helyébe a következő szöveg lép:
„(1) Az Európai Unió Bírósága (Bíróság) és az Európai Központi Bank (EKB) kivételével valamennyi intézmény a firenzei Európai Egyetemi Intézetben (EUI) helyezi el a levéltári anyagaik részét képező, és az általuk a nyilvánosság számára e rendeletnek megfelelően hozzáférhetővé tett dokumentumokat. Az elhelyezésre a mellékletnek megfelelően kerül sor.
Az első albekezdés ellenére a levéltári anyagaikat elhelyező intézmények jogi vagy igazgatási okokból egyes eredeti dokumentumokat kivonhatnak az EUI-nál elhelyezendő dokumentumok köréből. Ez esetben ezen dokumentumok mikrofilmmásolatát vagy digitális másolatát helyezik el.”
.
b)
a következő bekezdésekkel egészül ki:
„(3) Az EB és az EKB önkéntes alapon elhelyezheti levéltári anyagait az EUI-nál.
(4) A levéltári anyagaikat elhelyező intézmények megőrzik azok tulajdonjogát, és az EUI-nál elhelyezett vagy egyébként az EUI rendelkezésére bocsátott dokumentumok és akták összeállításáért fennálló kizárólagos felelősségük is fennmarad.
(5) Az intézmények levéltári anyagainak az EUI-nál történő elhelyezése nem érinti a levéltári anyagoknak az Európai Unióról szóló szerződéshez, illetve az Európai Unió működéséről szóló szerződéshez mellékelt, az Európai Unió kiváltságairól és mentességeiről szóló 7. jegyzőkönyv 2. cikke szerinti védelmét.
(6) Az EUI gondoskodik az elhelyezett levéltári anyagok megőrzéséről és megóvásáról. E megőrzés és megóvás során tiszteletben kell tartani a levéltári anyagok fizikai védelmére vonatkozó elismert nemzetközi standardokat, és legalább azokat a műszaki és biztonsági szabályokat, amelyek megfelelnek az állami levéltári anyagok megőrzésére és kezelésére Olaszországban alkalmazott szabályoknak. Ennek érdekében az elhelyezett dokumentumokat kifejezetten erre a célra épített irattárban őrzik meg.
(7) Az EUI-nál elhelyezett uniós levéltári anyagok kezelésével megbízott személyi állományért kizárólag az EUI felel. Az EUI biztosítja, hogy a levéltári anyagok kezelésével megbízott személyi állomány tagjai rendelkeznek az ehhez a munkakörhöz szükséges szakmai képesítésekkel.
(8) A levéltári anyagait elhelyező minden egyes intézmény jogosult tájékoztatást kapni azoknak az EUI általi kezeléséről, és megvizsgálni az ott elhelyezett levéltári anyagait.
(9) Az (1) és a (3) bekezdés alapján kapott levéltári anyagokat az EUI hozzáférhetővé teszi a nyilvánosság számára. Ugyanazon levéltári anyagnak egy másolatát az intézmények is hozzáférhetővé tehetik a nyilvánosság számára.
(10) Az uniós levéltári anyagok kezelésének költségeit a levéltári anyagaikat elhelyező intézményeknek a vonatkozó költségvetési tételhez való hozzájárulásai fedezik, az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló, 2012. október 25-i 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendeletnek (5) megfelelően a költségvetési hatóság által rendelkezésre bocsátott éves előirányzatok keretein belül. E pénzügyi hozzájárulások nem fedezhetik az épületeknek és az adattáraknak a levéltári anyagok és a személyi állomány befogadására való rendelkezésre bocsátását, illetve átalakítását.
Az első albekezdésben említett hozzájárulások mértéke a levéltári anyagaikat elhelyező intézmények létszámtervével arányos. Valahányszor újabb intézmények kezdik meg levéltári anyagaiknak az EUI-ban való elhelyezését, illetve legalább ötévente, a hozzájárulásokat újra kell számolni.
(11) Az EUI a 45/2001/EK rendelet 2. cikke szerinti feldolgozóként jár el, a levéltári anyagaikat elhelyező intézmények utasításai alapján. Az EUI az említett rendeletben meghatározott biztosítékoknak megfelelően dolgozza fel az intézmények levéltári anyagaiban foglalt személyes adatokat.
(12) Az EUI-nál elhelyezett levéltári anyagokban foglalt személyes adatok feldolgozása tekintetében továbbra is az európai adatvédelmi biztos rendelkezik az intézmények feletti felügyeleti jogkörökkel.
2.
A 9. cikk a következőképpen módosul:
a)
az (1) bekezdése helyébe a következő szöveg lép:
„(1) Valamennyi intézmény az e rendelet alkalmazására vonatkozó belső szabályokat fogad el. Ezek közé tartoznak a levéltári anyagok megőrzésére és a nyilvánosság számára történő megnyitására, valamint az azokban foglalt személyes adatok védelmére vonatkozó szabályok. Az intézmények levéltári anyagaikat lehetőség szerint elektronikus úton is hozzáférhetővé teszik a nyilvánosság számára - ideértve a digitalizált és a már digitális formátumban létrehozott levéltári anyagokat is -, valamint előmozdítják az azokba való internetes betekintést. Emellett megőrzik azokat a dokumentumokat is, amelyek különleges igényeket kielégítő formában (úgymint Braille-írással, nagy betűkkel szedve vagy hangfelvételen) is hozzáférhetők”
.
b)
a következő bekezdéssel egészül ki:
„(3) A levéltári anyagaikat elhelyező intézmények nevében a Bizottság partnerségi keretmegállapodást köt az EUI-val. A partnerségi keretmegállapodás részletes rendelkezéseket tartalmaz az uniós intézményeknek és az EUI-nak az elhelyezett levéltári anyagok kezelésére vonatkozó kölcsönös szerepéről és feladatköréről, ideértve az anyagok elhelyezését, megőrzését, az azokhoz való hozzáférést és a nyilvánosság általi betekintést.”
.
3.
Ezen rendelet mellékletének szövegét a 354/83/EGK, Euratom rendelet mellékleteként kell beilleszteni.
2. cikk
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2015. március 17-én.