РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) 2015/212 НА КОМИСИЯТА
от 11 февруари 2015 година
за определяне на правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на техническите спецификации на системата за записване и съхранение на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита, включително данни за отделните участници в операциите, съфинансирани от ОП II
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграф 8, втора алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 463/2014 на Комисията (2) се определят разпоредби, необходими за подготовката на програми. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица („FEAD“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014.
(2)
За целите на член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се определят техническите спецификации на системата за записване и съхранение в компютъризирана форма на данни за всяка операция, които са необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(3)
Подробните технически спецификации на системата за записване и съхранение на данни следва да бъдат достатъчно документирани, за да се осигури одитна пътека на съответствието с правните изисквания.
(4)
Системата за записване и съхранение на данни следва също така да включва подходящи инструменти за търсене и функции за докладване, за да може лесно да се извлича и обединява информацията, съхранявана в нея, за целите на мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(5)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета, отговарящ за Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Общи разпоредби
Системата за записване и съхранение на данни за операциите, посочена в член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, е в съответствие с техническите спецификации, определени в членове 2-5.
Член 2
Защита и запазване на данни и документи, както и на тяхната цялост
1. Достъпът до системата се основава на предварително определени права за различните видове ползватели и се прекратява, когато повече не е необходим.
2. Системата регистрира информация за всеки запис, промяна и заличаване на документи и данни.
3. Системата не позволява промяна на съдържанието на документите с електронен подпис. Генерира се и се свързва с документа, носещ електронен подпис, времеви печат, който удостоверява депозирането на документа и който не може да се променя. Заличаването на такъв документ се регистрира съгласно параграф 2.
4. Данните редовно се подсигуряват в резервен обект. Резервният обект с точно копие на цялото съдържание на електронния архив трябва в случай на извънредна ситуация да бъде готов за незабавно използване.
5. Съоръжението за електронно съхранение се защитава срещу всяка опасност от загуба или промяна на неговата цялост. Тази защита включва физическа защита срещу неподходяща температура и нива на влажност, системи за откриване на пожар и на кражба, подходящи защитни системи срещу вирусни атаки, хакери и всякакъв друг неразрешен достъп.
6. Системата трябва да дава възможност за миграция на данни, формат и компютърни среда на интервали от време, достатъчни, за да се гарантира четливостта и достъпността на документи и данни до края на съответния период, посочен в член 51, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 3
Функции за търсене и докладване
Системата включва:
а)
подходящи инструменти за търсене, позволяващи лесно извличане на документи, данни и техните метаданни;
б)
функция за докладване, даваща възможност за генериране на доклади въз основа на предварително определени критерии, по-специално за данните, определени в Делегиран регламент (ЕС) № 532/2014 на Комисията (3);
в)
възможност за запазване, експортиране или отпечатване на докладите, посочени в буква б), или препратка към външно приложение, предлагащо тази възможност.
Член 4
Документация на системата
Управляващият орган предоставя подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, достъпна при поискване от съответните лица, отговорни за управлението на програмата, от Комисията и от Европейската сметна палата.
Документацията, посочена в първата алинея, представя доказателства за изпълнението на Регламент (ЕС) № 223/2014 в засегнатите държави членки.
Член 5
Сигурност на обмена на информация
Използваната система, се защищава чрез адекватни мерки за сигурност по отношение на класификацията на документите, защитата на информационните системи и личните данни. Тези мерки трябва да са в съответствие с международните стандарти и националните законодателни изисквания.
Мерките за сигурност, посочени в първата алинея, защитават мрежите и предавателните съоръжения, когато използваната система взаимодейства с други модули и системи.
Член 6
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 11 февруари 2015 година.
A BIZOTTSÁG (EU) 2015/212 VÉGREHAJTÁSI RENDELETE
(2015. február 11.)
a 223/2014/EU európai parlamenti és tanácsi rendelet alkalmazási szabályainak a monitoring, az értékelés, a pénzügyi irányítás, az ellenőrzés és az audit céljából szükséges adatok - beleértve az OP II által társfinanszírozott műveletek egyes résztvevőire vonatkozó adatokat is - rögzítésére és tárolására szolgáló rendszer műszaki specifikációjának megállapításáról
AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG,
tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre,
tekintettel a leginkább rászoruló személyeket támogató európai segítségnyújtási alapról szóló, 2014. március 11-i 223/2014/EU európai parlamenti és tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 32. cikke (8) bekezdése második albekezdésére,
mivel:
(1)
A 463/2014/EU bizottsági végrehajtási rendelet (2) megállapítja a programok előkészítéséhez szükséges rendelkezéseket. A leginkább rászoruló személyeket támogató európai segítségnyújtási alapból finanszírozott programok végrehajtásának biztosítása érdekében további rendelkezéseket szükséges meghatározni a 223/2014/EU rendelet alkalmazását illetően.
(2)
A 223/2014/EU rendelet 32. cikke (2) bekezdésének d) pontja alkalmazásában meg kell állapítani az egyes műveletekre vonatkozó, a monitoring, az értékelés, a pénzügyi irányítás, az ellenőrzés és az audit céljából szükséges adatok számítógépes formában történő rögzítésére és tárolására szolgáló rendszer műszaki specifikációját.
(3)
Az adatok rögzítésére és tárolására szolgáló rendszer részletes műszaki specifikációját megfelelően dokumentálni szükséges annak érdekében, hogy biztosítható legyen a jogi követelményeknek való megfelelés ellenőrzési nyomvonala.
(4)
Az adatok rögzítésére és tárolására szolgáló rendszernek emellett megfelelő keresőeszközökkel és jelentéstételi funkciókkal kell rendelkeznie ahhoz, hogy könnyen kinyerhetők és aggregálhatók legyenek a rendszerben a monitoring, az értékelés, a pénzügyi irányítás, az ellenőrzés és az audit céljából tárolt információk.
(5)
Az e rendeletben előírt intézkedések összhangban vannak a leginkább rászoruló személyeket támogató európai segítségnyújtási alappal foglalkozó bizottság véleményével,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
Általános rendelkezések
A 223/2014/EU rendelet 32. cikke (2) bekezdésének d) pontjában említett, adatok rögzítésére és tárolására szolgáló rendszernek meg kell felelnie a 2-5. cikkben foglalt műszaki specifikációnak.
2. cikk
Az adatok és dokumentumok, valamint sértetlenségük védelme és megőrzése
(1) A rendszerhez való hozzáférésnek a különböző felhasználókra előre meghatározott jogosultsági rendszeren kell alapulnia, és szükségtelenné válása esetén a felhasználó hozzáférését vissza kell vonni.
(2) A rendszernek naplóznia kell a dokumentumok és adatok rögzítését, módosítását vagy törlését.
(3) A rendszer nem teheti lehetővé az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok tartalmának módosítását. Az elektronikus aláírással ellátott dokumentumok hitelességét a dokumentumhoz kapcsolódó, megváltoztathatatlan időbélyegnek kell igazolnia. Az ilyen dokumentumok törlését a (2) bekezdéssel összhangban naplózni kell.
(4) Az adatokról rendszeres biztonsági másolatot kell készíteni. Biztosítani kell, hogy a fájlok elektronikus adatbázisában szereplő teljes tartalomról készült biztonsági másolat veszélyhelyzet esetén használható legyen.
(5) Az elektronikus adattárolót védelemmel kell ellátni bármely, az integritás elvesztését vagy módosulását előidéző veszéllyel szemben. Ennek a védelemnek magában kell foglalnia a nem megfelelő hőmérséklettel és páratartalommal szembeni fizikai védelmet, tűz- és lopásérzékelő rendszereket, valamint megfelelő védelmi rendszereket vírustámadással, hackerekkel és nem engedélyezett hozzáféréssel szemben.
(6) A rendszernek biztosítania kell az adatok, a formátum és a számítógépes környezet olyan megfelelő időközönként történő migrálását, amely a 223/2014/EU rendelet 51. cikkének (1) bekezdésében említett időszak végéig garantálja a dokumentumok olvashatóságát és elérhetőségét.
3. cikk
Keresési és jelentéstételi funkciók
Ez a rendszer a következőket tartalmazza:
a)
a dokumentumok, az adatok és metaadataik egyszerű kinyerését lehetővé tevő megfelelő keresőeszközök;
b)
előre meghatározott kritériumokon alapuló jelentések létrehozását lehetővé tévő jelentéstételi funkció, különösen az 532/2014/EU felhatalmazáson alapuló bizottsági rendeletben (3) meghatározott adatokkal kapcsolatban;
c)
a b) pontban említett jelentések mentését, exportálását és nyomtatását elősegítő lehetőség, vagy kapcsolat egy olyan külső alkalmazáshoz, amely biztosítja ezeket a lehetőségeket.
4. cikk
A rendszer dokumentációja
Az irányító hatóság részletes és aktualizált működési és műszaki dokumentációt biztosít a rendszer működését és jellemzőit illetően; e dokumentációnak a program igazgatásáért felelős egyes szervezetek, a Bizottság és az Európai Számvevőszék kérésére hozzáférhetőnek kell lennie.
Az első bekezdésben említett dokumentációnak igazolnia kell a 223/2014/EU rendeletnek az adott tagállamban történő végrehajtását.
5. cikk
Az információcsere biztonsága
A használt rendszert megfelelő biztonsági intézkedésekkel kell védeni a dokumentumok osztályozását, valamint az információs rendszerek és a személyes adatok védelemét illetően. Az intézkedéseknek meg kell felelniük a nemzetközi szabványoknak és a nemzeti jogi követelményeknek.
Az első bekezdésben említett biztonsági intézkedéseknek védelmet kell biztosítaniuk a hálózatok és átviteli eszközök számára abban az esetben, ha a rendszer más modulokkal és rendszerekkel is együttműködik.
6. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő huszadik napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2015. február 11-én.