ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
A BIZOTTSÁG 1271/2013/EU FELHATALMAZÁSON ALAPULÓ RENDELETE
(2013. szeptember 30.)
a 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet 208. cikkében említett szervekre vonatkozó pénzügyi keretszabályzatról
AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG,
tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre,
tekintettel az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról és az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, 2012. október 25-i 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 208. cikkére,
mivel:
(1)
A Közösségek által létrehozott szervekre vonatkozó költségvetési keretrendeletről szóló 2343/2002/EK, Euratom bizottsági rendelet (2) az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendeleten (3) alapult. Az 1605/2002/EK, Euratom rendelet helyébe a 966/2012/EU, Euratom rendelet lépett. Ezért felül kell vizsgálni a 2343/2002/EK, Euratom rendeletet. Az áttekinthetőség érdekében a 2343/2002/EK, Euratom rendelet helyébe új rendeletnek kell lépnie.
(2)
Figyelembe kell venni az Európai Unió Tanácsának, az Európai Parlamentnek és az Európai Bizottságnak a decentralizált ügynökségekről szóló 2012. július 19-i közös nyilatkozatát.
(3)
A 2343/2002/EK, Euratom rendelet egyes rendelkezéseit az alkalmazásuk során nyert tapasztalatok figyelembevétele érdekében felül kell vizsgálni.
(4)
E rendeletnek meg kell állapítania azon átfogó elveket és alapvető szabályokat, amelyeket az EUMSZ és az Euratom-Szerződés alapján létrehozott - a költségvetésből hozzájárulásokban részesülő - szervekre (a továbbiakban: uniós szervek) kell alkalmazni, létesítő okiratuk sérelme nélkül. E rendelet alapján az uniós szerveknek el kell elfogadniuk saját pénzügyi szabályaikat, amelyek csak akkor térhetnek el a rendelettől, ha azt sajátos szükségleteik megkövetelik, valamint a Bizottság előzetesen jóváhagyását adta.
(5)
Mindazonáltal az e rendelet hatálya alá nem tartozó, teljes mértékben önfinanszírozó uniós szerveknek a következetesség érdekében - adott esetben - hasonló szabályokat kell elfogadniuk. Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság 2012. július 19-i közös nyilatkozatával összhangban, a fenti szerveknek éves jelentést kell benyújtaniuk az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak és a Bizottságnak költségvetésük végrehajtásáról, valamint figyelembe kell venniük a fentiek kéréseit és ajánlásait.
(6)
Az uniós szerveknek a költségvetési jog öt alapvető elvével - egységesség, teljesség, globális fedezet, egyediség, évenkéntiség -, valamint az egyensúly, az elszámolási egység, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és az átláthatóság elvével összhangban kell megállapítaniuk és végrehajtaniuk költségvetésüket.
(7)
Hangsúlyozni kell az uniós hozzájárulás kiegyenlítő jellegét. Az uniós szerv többletet mutató költségvetési eredményének az év folyamán fizetett uniós hozzájárulás összegét meghaladó részét vissza kell téríteni az uniós költségvetésbe.
(8)
Amennyiben a létesítő okirat azt írja elő, hogy a bevétel az uniós hozzájárulás mellett díjakból és illetékekből áll, és hogy a díjakból és illetékekből származó bevételeket adott kiadási tételekhez rendeleik, az uniós szervek számára lehetővé kell tenni az egyenleg címzett bevételek formájában történő továbbvitelét.
(9)
Biztosítani kell, hogy a díjakat megfelelő szinten állapítsák meg a szolgáltatásnyújtás költségeinek fedezéséhez, jelentős többletek elkerülésével.
(10)
A költségvetés-végrehajtási feladatok uniós szervekre történő átruházását a feladatok jellemzőinek és az uniós szerv külön szakértelmének kellően indokolnia kell, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és a költséghatékonyság fenntartásával. Az átruházott feladatoknak összeférhetőnek kell lenniük a létesítő okirattal.
(11)
Az uniós szervek csak akkor részesülhetnek ad hoc vissza nem térítendő támogatásban, ha erről a vonatkozó alap-jogiaktusok kimondottan rendelkeznek, valamint a létesítő okirat engedélyezi.
(12)
A 966/2012/EU, Euratom rendelet 50. cikke alapján az uniós szervnek - az Unió más intézményeivel és szerveivel - teljesítményértékelésben kell részt vennie.
(13)
Szabályokat kell megállapítani az átfogó időszaki értékelések következtetéseinek nyomon követését célzó cselekvési tervre voantkozóan, a következtetések hatékony végrehajtásának biztosítása érdekében.
(14)
A következetes programozás biztosítása céljából az uniós szervnek - a Bizottság iránymutatásainak figyelembevételével - az éves és többéves programozást tartalmazó dokumentumot kell összeállítania.
(15)
Az az összes programozási dokumentum hatékonyságának és következetességének biztosítása érdekében az uniós szervnek a költségvetési eljáráshoz kell igazítania az éves és többéves programozás időbeni ütemezését.
(16)
Pontosítani kell a belső ellenőrzés és belső kontroll feladatköreinek jelenlegi felépítését, valamint ésszerűsíteni kell a jelentéstételi követelményeket. Az uniós szerven belül a belső ellenőrzési feladatkört a Bizottság belső ellenőrének kell ellátnia, aki akkor végez ellenőrzéseket, ha ezt a kapcsolódó kockázatok indokolják. Szabályokat kell előírni a belső ellenőrzési részlegek létrehozására és működésére vonatkozóan.
(17)
A jelentéstételi kötelezettségeket ésszerűsíteni kell. Az uniós szerveknek összevont éves tevékenységi jelentést kell rendelkezésre bocsátaniuk, amely átfogó információkat tartalmaz a munkaprogram, a költségvetés, a személyzetpolitikai terv végrehajtásáról, a szerv irányításáról, valamint a belsőkontroll-rendszerekről.
(18)
Az uniós szervek költséghatékonyságának javítása érdekében fontos rendelkezni a szolgálatok megosztásának vagy azok más uniós szervek vagy a Bizottságra történő átruházásának lehetőségéről. A költséghatékonyság különösen javítható annak lehetővé tételével, hogy a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjét bízzák meg az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselőinek valamennyi feladatával vagy feladatai egy részével.
(19)
A 966/2012/EU, Euratom rendeletben foglaltak szerint a több évre kiterjedő kötelezettségeket kizárólag akkor lehet éves részletekre lebontani, ha a létesítő okirat vagy az alap-jogiaktus így rendelkezik, vagy azok igazgatási kiadásokra vonatkoznak.
(20)
A címzett bevételekre vonatkozó szabályoknak a 966/2012/EU, Euratom rendeletben foglalt szabályokkal való összehangolása céljából szabályokat kell előírni a címzett bevételek differenciálására (belső és külső), valamint átvitelükre vonatkozóan.
(21)
Az Unió uniós szervnek nyújtott hozzájárulásából származó kamatra vonatkozó szabályoknak a 966/2012/EU, Euratom rendeletben foglalt szabályokkal való összehangolása céljából rendelkezni kell arról, hogy a kamat nem a költségvetést illeti meg.
(22)
A 966/2012/EU, Euratom rendelet lehetőséget biztosít arra, hogy különleges esetekben költségvetési kötelezettséget megelőzően vállalható jogi kötelezettség. E lehetőséget az uniós szervek számára is biztosítani kell.
(23)
A 2343/2002/EK, Euratom rendelet és a 966/2012/EU, Euratom rendelet közötti következetesség biztosítása érdekében nem engedélyezhetők közbeszerzésre és vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó külön rendelkezések. Egyetlen szabálysor alkalmazása biztosítja az uniós szerv tevékenységének egyszerűsítését, és lehetővé teszi a Bizottság által kidolgozott iránymutatások és minták alkalmazását.
(24)
A 2343/2002/EK, Euratom rendelet rendelkezéseinek a 966/2012/EU, Euratom rendelettel való összehangolása érdekében be kell vezetni annak lehetőségét, hogy az uniós szerv pénzdíjakat ítélhet oda.
(25)
Az összeférhetetlenség valós vagy vélt kokcázatának feltárása és megfelelő kezelése érdekében az uniós szervek számára elő kell írni, hogy szabályokat fogadjanak el az összeférhetetlenség megelőzéséről és kezeléséről. Az ilyen szabályoknak figyelembe kell venniük az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság 2012. július 19-i közös nyilatkozatát követően a Bizottság által kidolgozott iránymutatásokat.
(26)
Az inagatlanpolitikára vonatkozó rendelkezéseket - ideértve az uniós szervek azon lehetőségének bevezetését, hogy hitelt vegyenek fel, valamint ennek feltételeit - össze kell hangolni a 966/2012/EU, Euratom rendelettel annak biztosítása érdekében, hogy az újonnan bevezetett szabályokat valamennyi uniós szerv és intézmény következetesen alkalmazza.
(27)
Rendelkezni kell a programozás és a jelentéstétel átmeneti rendelkezéseiről, mivel a Bizottságnak időre van szüksége ahhoz, hogy az uniós szervekkel együttműködésben megfelelő iránymutatásokat dolgozzon ki.
(28)
E rendeletnek az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon kell hatályba lépnie, hogy az uniós szervek felülvizsgált pénzügyi szabályzatait 2014. január 1-jétől időben elfogadhassák a következő többéves pénzügyi keretre vonatkozó következetes szabályok biztosítása érdekében,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
I. CÍM
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. cikk
Tárgy
E rendelet meghatározza azon alapvető fontosságú pénzügyi szabályokat, amelyek alapján az uniós szerv saját pénzügyi szabályait elfogadja. Az uniós szerv pénzügyi szabályai csak akkor térhetnek el e rendelettől, ha sajátos szükségleteik megkövetelik, valamint a Bizottság előzetesen jóváhagyását adta.
2. cikk
Fogalommeghatározások
E rendelet alkalmazásában az alábbi fogalommeghatározások alkalmazandók:
- „létesítő okirat”: az uniós szerv létrehozásának és működésének legfőbb szempontjait szabályozó uniós jogi aktus,
- „az uniós szerv költségvetése”: az az eszköz, amely minden pénzügyi évre előre jelzi és engedélyezi az uniós szerv számára szükségesnek tartott összes bevételt és kiadást,
- „uniós szerv”: a 966/2012/EU, Euratom rendelet 208. cikkében említett szervek bármelyike,
- „igazgatótanács”: az uniós szerv azon legfőbb belső szerve, amely felelős a pénzügyi és költségvetési döntések meghozataláért, függetlenül attól, hogy a létesítő okiratban milyen nevet adtak ennek a szervnek,
- „igazgató”: az igazgatótanács határozatainak végrehajtásáért és engedélyezésre jogosult tisztviselőként az uniós szerv költségvetésének végrehajtásáért felelős személy, függetlenül attól, hogy a létesítő okirat milyen címmel illeti az adott személyt,
- „ügyvezető testület”: az unós szerv azon belső testü4lete, amely az igazgatótanácsot segíti, és amelynek a feladatköreit és eljárási szabályzatát a létesítő okirat határozza meg.
3. cikk
Időtartamok, időpontok és határidők
Eltérő rendelkezés hiányában az 1182/71/EGK, Euratom tanácsi rendeletet (4) kell alkalmazni az e rendeletben meghatározott határidőkre.
4. cikk
A személyes adatok védelme
E rendelet nem sérti a 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (5), valamint a 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (6) követelményeit.
5. cikk
A költségvetési alapelvek tiszteletben tartása
Az uniós szerv költségvetését az egységesség, a teljesség, az évenkéntiség, az egyensúly, az elszámolási egység, a globális fedezet, az egyediség, a hatékony és eredményes belső kontrollt igénylő hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és az átláthatóság e rendeletben megállapított elveivel összhangban kell elkészíteni és végrehajtani.
II. CÍM
KÖLTSÉGVETÉSI ALAPELVEK
1. FEJEZET
Az egységesség és a teljesség elve
6. cikk
Az uniós szerv költségvetésének hatálya
(1) Az uniós szerv költségvetése az alábbiakat foglalja magában:
a)
saját bevételek, amelyek azon díjakból és illetékekből állnak, amelyek beszedésére a rábízott feladatok alapján az uniós szerv jogosult, valamint esetleges egyéb bevételek;
b)
a fogadó tagállamok esetleges pénzügyi hozzájárulásaiból származó bevételek;
c)
az Unió által nyújtott támogatás;
d)
a 23. cikk (1) bekezdésével összhangban meghatározott kiadási tételekhez rendelt bevételek;
e)
az uniós szerv kiadásai, beleértve az igazgatási kiadásokat.
(2) A díjakból és illetékekből álló bevételeket csak a létesítő okiratban előírt kivételes és kellően indokolt esetekben lehet meghatározott kiadási tételekhez rendelni.
(3) Ha egy vagy több létesítő okirat világosan meghatározott feladatokra külön finanszírozást ír elő, vagy ha az uniós szerv hatáskör-átruházási megállapodás útján rábízott feladatokat hajt végre, külön számlákat kell vezetnie a bevételi és kiadási műveletekről. Az uniós szervnek minden egyes feladatcsoportot egyértelműen azonosítania kell a 32. cikkben említett éves és többéves programozási dokumentumban foglalt humánerőforrás-programozásában.
7. cikk
Ad hoc vissza nem térítendő támogatások
(1) Az uniós szervek csak akkor részesülhetnek a költségvetésből ad hoc vissza nem térítendő támogatásban, ha az létesítő okiratuk engedélyezi, és azt az alap-jogiaktus kimondottan előírja.
(2) Ha az uniós szerv számára ad hoc vissza nem térítendő támogatást engedélyeztek, az e támogatások által finanszírozott feladatokat fel kell tüntetni a 32. cikk (3) bekezdésében említett éves munkaprogramban.
8. cikk
Hatáskör-átruházási megállapodások
(1) A Bizottság csak akkor bízhatja meg az uniós szervet költségvetés-végrehajtási feladatokkal, ha azt a fellépés különleges jellege és az uniós szerv különleges szakértelme kellően indokolja.
(2) Az uniós szerv kiválasztásakor megfelelően figyelembe kell venni:
a)
a feladatok átruházásából eredő költséghatékonyságot;
b)
az adott szerv irányítási szerkezetére, valamint pénzügyi és emberi erőforrásaira gyakorolt hatást.
(3) Amikor a Bizottság kivételesen feladatokat ruház az uniós szervre:
a)
az uniós szervre a 966/2012/EU, Euratom rendelet 60. cikkét kell alkalmazni a fenti feladatokra elkülönített pénzösszegek tekintetében, és nem kell alkalmazni e rendelet 108. és 109. cikkét;
b)
az uniós szervre bízott feladatokat - mindössze tájékoztatás céljából - meg kell említeni az uniós szerv 32. cikk (3) bekezdésében említett éves munkaprogramjában.
(4) A (2) bekezdés sérelme nélkül, az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek a hatáskör-átruházási megállapodás aláírása előtt konzultálnia kell az igazgatótanáccsal.
9. cikk
Az egységesség és a teljesség elvére vonatkozó szabályok
(1) Bevétel nem szedhető be, és kiadás nem teljesíthető mindaddig, amíg az uniós szerv költségvetésének egy tételére nem könyvelték le.
(2) Az uniós szerv költségvetése által engedélyezett előirányzatot meghaladó kiadás nem teljesíthető és nem engedélyezhető.
(3) Az uniós szerv költségvetésében csak akkor szerepelhet előirányzat, ha az egy szükségesnek ítélt kiadási tételhez kapcsolódik.
(4) Az uniós szerv költségvetéséből teljesített előfinanszírozási kifizetésekből származó kamatok nem az uniós szervet illetik meg.
2. FEJEZET
Az évenkéntiség elve
10. cikk
Meghatározás
Az uniós szerv költségvetésében szereplő előirányzatokat egy pénzügyi évre engedélyezik, amely január 1-jétől december 31-ig tart.
11. cikk
Az előirányzatok típusai
(1) A költségvetés nem differenciált előirányzatokat és - amennyiben a működés igények szükségessé teszik - differenciált előirányzatokat tartalmaz. A differenciált előirányzatok kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzatokból állnak.
(2) A kötelezettségvállalási előirányzatok a pénzügyi évben tett jogi kötelezettségvállalások összes költségét fedezik.
(3) A kifizetési előirányzatok a pénzügyi évben vagy a korábbi pénzügyi években vállalt jogi kötelezettségek teljesítésére szolgáló kifizetéseket fedezik.
12. cikk
A bevételek és az előirányzatok számvitele
(1) Az uniós szerv 6. cikkben említett bevételeit az adott pénzügyi év során beszedett összegek alapján kell a pénzügyi év könyvelésében feltüntetni.
(2) Az uniós szerv bevételei azonos összegű kifizetési előirányzatokat fedeznek.
(3) Az egy adott pénzügyi évre engedélyezett előirányzatok kizárólag arra használhatók fel, hogy az adott pénzügyi évre vállalt és kifizetett kiadásokat és az előző pénzügyi évek kötelezettségvállalásaival szemben esedékes összegeket fedezzék.
(4) A kötelezettségvállalásokat a december 31-ig vállalt jogi kötelezettségek alapján kell elszámolni.
(5) A kifizetéseket a számvitelért felelős tisztviselő által az adott év december 31-éig teljesített kifizetések alapján kell elszámolni a pénzügyi évre.
13. cikk
Kötelezettségvállalás az előirányzatokra
Az uniós szerv költségvetésébe felvett előirányzatokat január 1-jei hatállyal lehet lekötni, amint az uniós szerv költségvetését véglegesen elfogadták.
14. cikk
Előirányzatok megszüntetése és átvitele
(1) Meg kell szüntetni azokat az előirányzatokat, amelyeket nem használtak fel azon pénzügyi év végéig, amelyben szerepeltették őket. Kizárólag a következő pénzügyi évre azonban átvihetőek, egy, az igazgatótanács, vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület által február 15-ig meghozott határozattal a (3) és (4) bekezdéssel összhangban, vagy átvihetőek automatikusan az (5) bekezdéssel összhangban.
(2) A személyzeti kiadásokra vonatkozó előirányzatok nem vihetők át.
(3) A differenciált kötelezettségvállalási előirányzatok és azon nem differenciált előirányzatok, amelyeket a pénzügyi év végéig még nem kötöttek le, a következő összegek tekintetében átvihetőek:
a)
a kötelezettségvállalási előirányzatoknak megfelelő összegek;
b)
az ingatlanprojektekkel kapcsolatos, nem differenciált előirányzatoknak megfelelő összegek, amelyekre vonatkozóan a kötelezettségvállalási eljárás előkészítő szakaszainak legnagyobb része december 31-ig lezajlott. A kötelezettségvállalási eljárás előkészítő szakaszát meg kell határozni minden egyes uniós szerv pénzügyi szabályzatát végrehajtó szabályokban.
Az ilyen összegeket a következő év március 31-éig, ingatlanprojektekkel kapcsolatos összegek esetén pedig a következő év december 31-éig le lehet kötni.
(4) A kifizetési előirányzatok átvihetők azon összegek tekintetében, amelyek a meglévő kötelezettségvállalások vagy az áthozott kötelezettségvállalási előirányzatokhoz kapcsolódó kötelezettségvállalások fedezéséhez szükségesek, amennyiben a következő évi költségvetésben a vonatkozó sorokon meghatározott kifizetési előirányzatok nem fedezik a szükségleteket.
Az érintett uniós szerv először a folyó költségvetési évre engedélyezett előirányzatokat használja fel, és az áthozott előirányzatokat nem használja fel addig, amíg az előbbieket ki nem meríti.
(5) A pénzügyi év végéig szabályszerűen vállalt kötelezettségeknek megfelelő nem differenciált előirányzatokat automatikusan csak a következő pénzügyi évre lehet átvinni.
(6) Automatikusan meg kell szüntetni, és az elszámolásban meg kell jelölni azon átvitt előirányzatokat, amelyeket az N+1. év március 31-éig nem kötnek le.
15. cikk
A címzett bevételek átvitelének szabályai
A 23. cikkben említett címzett bevételek, valamint az e bevételekből eredő, fel nem használt és december 31-én rendelkezésre álló előirányzatok átvitelekor be kell tartani a következő szabályokat:
a)
a külső címzett bevételeket automatikusan át kell vinni, és teljes mértékben fel kell használni az adott programhoz vagy fellépéshez kapcsolódó műveletek lezárásáig; a program vagy fellépés utolsó évében kapott külső címzett bevételek felhasználhatók a következő program vagy fellépés első évében;
b)
a belső címzett bevételeket csak egy évre lehet átvinni, kivéve a 23. cikk (3) bekezdésének f) pontjában meghatározott belső címzett bevételt, amelyet automatikusan át kell vinni a következő évre.
Az uniós szervnek legkésőbb az N+1. év június 1-jéig tájékoztatnia kell a Bizottságot az átvitt címzett bevétel végrehajtásáról.
16. cikk
Előirányzatok visszavonása
Amennyiben a kötelezettségvállalásokat az előirányzatoknak az uniós szerv költségvetésében történő megjelenítését követő bármely pénzügyi évben visszavonják azon fellépések megvalósításának teljes vagy részleges elmaradása miatt, amelyekre azokat előirányozták, az érintett előirányzatokat törölni kell.
17. cikk
Kötelezettségvállalások
(1) A rendszeres igazgatási kiadásokat minden év október 15-től előre le lehet kötni a következő pénzügyi évre meghatározott előirányzatok terhére. E kötelezettségvállalások azonban nem haladhatják meg a szóban forgó költségvetési sor igazgatótanács által folyó pénzügyi évre meghatározott előirányzatainak egynegyedét. A kötelezettségvállalások nem vonatkozhatnak olyan új típusú kiadásokra, amelyeket az uniós szerv előző, szabályszerűen elfogadott költségvetésében elvben még nem hagytak jóvá.
(2) Az előre fizetendő kiadások - például bérleti díjak - december 1-jétől a következő pénzügyi év előirányzatainak terhére kifizethetők. Ebben az esetben az (1) bekezdésben említett határt nem kell alkalmazni.
18. cikk
Az uniós szerv költségvetésének kései elfogadása esetén alkalmazandó szabályok
(1) Ha az uniós szerv költségvetését a pénzügyi év kezdetén még nem fogadták el véglegesen, úgy a (2)-(6) bekezdésben meghatározott szabályokat kell alkalmazni.
(2) Kötelezettségek és kifizetések a (3) bekezdésében megállapított kereteken belül vállalhatók.
(3) Kötelezettségeket alcímenként az előző pénzügyi év megfelelő alcímében lévő összes jóváhagyott előirányzat legfeljebb egynegyedére lehet vállalni, plusz minden eltelt hónap után egy tizenkettedre.
A bevételi- és kiadásikimutatás-tervezetben meghatározott előirányzatok felső korlátja nem léphető túl.
Kifizetéseket havonta alcímenként a megelőző pénzügyi év megfelelő alcímében lévő engedélyezett előirányzatok legfeljebb egy tizenkettedére lehet vállalni. Ennek során azonban nem lehet túllépni a bevételi- és kiadásikimutatás-tervezet ugyanazon alcímében meghatározott előirányzatok egy tizenketted részét.
(4) A (2) és (3) bekezdésben meghatározott, a megelőző pénzügyi év megfelelő alcímében lévő engedélyezett előirányzatokat az uniós szerv költségvetésének megszavazott - a költségvetés-módosításokat és az említett pénzügyi évben végzett átcsoportosításokkal járó kiigazítást is tartalmazó - előirányzataiként tekintendők.
(5) Ha az uniós szerv fellépésének folytonossága és az irányítási követelmények megkívánják, az igazgató kérésére az igazgatótanács mind a kötelezettségvállalásokra, mind a kifizetésekre vonatkozóan egy ideiglenes tizenkettedre engedélyezhet többletkiadásokat, de ezek - a kellően indokolt eseteket kivéve - nem haladhatják meg négy ideiglenes tizenketted összegét, azokon felül, amelyek az (2) és a (3) bekezdéssel összhangban automatikusan rendelkezésre állnak.
A további tizenkettedeket egyben kell engedélyezni, és azok nem oszthatók fel.
(6) Ha egy adott alcím esetében az (5) bekezdéssel összhangban engedélyezett négy ideiglenes tizenketted nem elegendő ahhoz, hogy az uniós szerv szóban forgó alcímben foglalt területen folytatott tevékenysége megszakadásának elkerüléséhez szükséges kiadásokat fedezze, úgy kivételesen engedélyezhető az uniós szerv előző pénzügyi évi költségvetésének megfelelő alcímében szereplő előirányzatok összegének túllépése. Az igazgatótanács az (5) bekezdésben megállapított eljárásokkal összhangban jár el. Az uniós szerv előző pénzügyi évi költségvetésében rendelkezésre álló vagy az uniós szerv költségvetési tervezetben javasolt összes előirányzat teljes összegét azonban semmilyen körülmények között nem lehet túllépni.
3. FEJEZET
Az egyensúly elve
19. cikk
Fogalommeghatározás és hatály
(1) A bevételeknek és a kifizetési kötelezettségvállalásoknak egyensúlyban kell lenniük.
(2) A kötelezettségvállalási előirányzatok nem léphetik túl az unós hozzájárulás, valamint a saját bevételek és a 6. cikkben említett egyéb bevételek összegét.
(3) Azon hatóságok esetében, amelyek bevételei az uniós hozzájárulás mellett díjakból és illetékekből állnak, a díjakat olyan szintjen kell megállapítani, hogy elkerülhető legyen a jelentős túlfizetés. Ha a 97. cikk értelmében vett többletet vagy hiányt mutató költségvetési eredmény rendszeresen ismétlődik, a díjak és illetékek szintjét felül kell vizsgálni.
(4) Az uniós szerv nem vehet fel kölcsönt az uniós szerv költségvetésének keretén belül.
(5) Az Unió uniós szervnek nyújtott hozzájárulása az uniós szerv költségvetése tekintetében kiegyenlítő hozzájárulás, és több kifizetésre lehet bontani.
(6) Az uniós szervnek szigorú készpénzgazdálkodást kell folytatnia a címzett bevételek megfelelő figyelembevételével annak érdekében, hogy készpénzegyenlege kellően indokolt igényekre korlátozódjon. Kifizetési kérelmeivel együtt, az egész év folyamán, részletes és frissített előrejelzéseket kell benyújtania valóspénzeszköz-igényeiről, ideértve a címzett bevételre vonatkozó tájékoztatást.
20. cikk
A pénzügyi évből származó költségvetési eredmény
(1) Amennyiben a 97. cikk szerinti költségvetési eredmény pozitív, azt az év során kifizetett hozzájárulás összegének erejéig vissza kell fizetni a Bizottságnak. Az uniós szerv következő évi költségvetésében bevételként kell feltüntetni a költségvetési eredmény azon részét, amely túllépi az év során kifizetett uniós hozzájárulás összegét.
Az első albekezdést akkor is alkalmazni kell, ha az uniós szerv bevétele az uniós hozzájárulás mellett díjakból és illetékekből áll.
A költségvetésben szereplő és az uniós szervnek ténylegesen kifizetett hozzájárulás különbözetét törölni kell.
Az N-2. év költségvetési eredményére vonatkozóan már rendelkezésre álló információ kiegészítése céljából az uniós szerv legkésőbb az N. év január 31-ig elkészíti az N-1. év költségvetési eredményének becslését, amelyet az N. év folyamán vissza kell forgatni a költségvetésbe. Ezen információt a Bizottságnak kellőképpen figyelembe kell vennie az uniós szerv N+1. évre vonatkozó pénzügyi igényeinek felmérésekor.
(2) Kivételes esetekben, amikor a létesítő okirat előírja, hogy a díjakból és illetékekből származó bevételeket adott kiadási tételekhez rendelik, az uniós szerv címzett bevételként átviheti a díjak és illetékek egyenlegét azon szolgáltatások nyújtásához kapcsolódó tevékenységekre, amelyekre a díjak vonatkoznak.
(3) Amennyiben a 97. cikk szerinti költségvetési eredmény hiányt mutat, azt kifizetési előirányzatként kell feltüntetni az uniós szerv következő pénzügyi évi költségvetésében, vagy adott esetben a következő pénzügyi években az uniós szerv többletet mutató költségvetési eredményével kell ellensúlyozni.
(4) A bevételeket és kifizetési előirányzatokat a költségvetési eljárás során a 966/2012/EU, Euratom rendelet 39. cikkében előírt módosító indítvány szerinti eljárás alkalmazásával, vagy a költségvetés végrehajtása során költségvetés-módosítással kell feltüntetni.
4. FEJEZET
Az elszámolási egység elve
21. cikk
Az euro használata
Az uniós szerv költségvetését euróban kell kidolgozni és végrehajtani, és az elszámolás is euróban történik. Mindazonáltal, pénzforgalmi célokból a számvitelért felelős tisztviselő és előlegszámlák esetében az előlegszámla-kezelők felhatalmazást kapnak arra, hogy - az egyes uniós szervek pénzügyi szabályaiban megállapítottak szerint - a műveleteket egyéb pénznemben hajtsák végre.
5. FEJEZET
A globális fedezet elve
22. cikk
Fogalommeghatározás és hatály
A 23. cikk sérelme nélkül, az összes bevételnek fedeznie kell az összes kifizetési előirányzatot. A 25. cikk sérelme nélkül, minden bevételt és kiadást teljes egészében, egymással szembeni kiigazítás nélkül kell feltüntetni.
23. cikk
Címzett bevétel
(1) A külső címzett bevételeket és a belső címzett bevételeket meghatározott kiadási tételek finanszírozására kell felhasználni.
(2) A külső címzett bevételek közé a következők tartoznak:
a)
a tagállamok, harmadik országok - beleértve mindkét esetben állami szerveiket -, valamint szervezetek vagy természetes személyek által az uniós szervek egyes tevékenységeihez nyújtott pénzügyi hozzájárulások, amennyiben ezt az uniós szerv és az érintett tagállamok, harmadik országok vagy állami szervek, szervezetek vagy természetes személyek között létrejött megállapodás előírja;
b)
meghatározott rendeltetésű bevételek, úgymint alapítványoktól, támogatásokból, ajándékokból és hagyatékokból származó jövedelem;
c)
harmadik országok vagy különféle nem uniós szervek a) pont alá nem tartozó pénzügyi hozzájárulásai az uniós szervek tevékenységeihez;
-
a 7. cikkben említett ad hoc vissza nem térítendő támogatásokból származó bevétel,
-
a 8. cikkben említett hatáskör-átruházási megállapodásokból származó bevétel;
d)
a (3) bekezdésben említett belső címzett bevétel, amennyiben az kiegészíti az e bekezdés a)-c) pontjában említett egyéb bevételt;
e)
a 6. cikk (2) bekezdésében említett díjakból és illetékekből származó bevétel.
(3) A belső címzett bevételek közé a következők tartoznak:
a)
a harmadik felek által rendelt áruk, szolgáltatások és munkavégzés ellenében kapott bevételek, a 6. cikk (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott díjak és illetékek kivételével;
b)
olyan járművek, berendezések, felszerelések, anyagok és tudományos és technikai készülékek értékesítéséből származó bevételek, amelyeket lecserélnek vagy leselejteznek, miután könyv szerinti értéküket nullára leírták;
c)
a jogtalanul kifizetett összegeknek a 62. cikkel összhangban történő visszafizetéséből származó bevételek;
d)
áru, szolgáltatás vagy munkavégzés uniós intézmények vagy más uniós szervek részére történő biztosításából származó bevételek;
e)
befolyt biztosítási díjak;
f)
bérleti jogviszonyból származó bevételek;
g)
kiadványok és filmek - ideértve az elektronikus adathordozón tároltakat is - értékesítéséből származó bevételek;
h)
későbbi adó-visszatérítések nyomán keletkező bevétel a 25. cikk (3) bekezdésének b) pontja értelmében.
(4) A 23. cikk (2) bekezdése e) pontjának sérelme nélkül, a vonatkozó létesítő okirat meghatározott kiadási tételekhez is hozzárendelheti az általa előírt bevételt. Ha erről a vonatkozó létesítő okirat másképp nem rendelkezik, e bevétel belső címzett bevételt képez.
(5) A (2) bekezdés a)-c) pontja és a (3) bekezdés a) és d) pontja szerinti összes bevételi tétel fedezi az adott tevékenység vagy cél miatt felmerült összes közvetlen vagy közvetett kiadást.
(6) Az uniós szerv költségvetése tartalmaz olyan sorokat, amelyeken a külső címzett bevételek és a belső címzett bevételek szerepelnek, és amennyiben lehetséges, feltünteti a megfelelő összegeket.
A bevételi- és kiadásikimutatás-tervezet csak azon összegek erejéig tartalmazhat címzett bevételeket, amelyek a tervezet megállapítása idején biztosak.
24. cikk
Adományok
(1) Az igazgató bármely, az uniós szervnek tett adományt elfogadhat, úgymint alapítványokat, támogatásokat, ajándékokat és hagyatékokat.
(2) Az olyan adományok elfogadásához, amelyek pénzügyi költségeket vonhatnak maguk után, az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület előzetes engedélye szükséges, amely döntését a kérelem benyújtásának napját követő két hónapon belül hozza meg. Ha az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület a megadott időtartamon belül nem hoz döntést, úgy az adományt elfogadottnak kell tekinteni.
25. cikk
A levonások és árfolyam-kiigazítások szabályai
(1) Az alábbi levonásokra kerülhet sor a kifizetési kérelmekből, amelyeket azután a nettó összeggel kell elszámolni:
a)
a közbeszerzési szerződésekben részt vevő felekre és a kedvezményezettekre kirótt büntetések;
b)
az egyedi számlákkal és a költségkimutatásokkal kapcsolatos engedmények, visszatérítések és egyéb levonások;
c)
a jogtalanul kifizetett összegek miatti kiigazítások.
Az első albekezdés c) pontjában említett kiigazítások történhetnek közvetlen levonással ugyanazon kedvezményezett részére teljesített új időközi vagy egyenlegkifizetésből azon alcím, jogcímcsoport és pénzügyi év alapján, amely tekintetében a többletkifizetésre sor került.
Az első albekezdés c) pontjában említett levonásokra az uniós számviteli szabályokat kell alkalmazni.
(2) Az uniós szerv számára értékesített termékeknek és nyújtott szolgáltatásoknak az Európai Unió kiváltságairól és mentességeiről szóló jegyzőkönyv értelmében - feltéve, hogy az alkalmazandó az uniós szervre - a tagállamok által visszatérített adókat magában foglaló költségei az adó nélküli összeggel terhelik meg az uniós szerv költségvetést.
(3) Az uniós szerv számára értékesített termékeknek és nyújtott szolgáltatásoknak a vonatkozó megállapodások alapján harmadik országok által visszatérített adókat magában foglaló költségei:
a)
az adó nélküli összeggel;
b)
az adót magában foglaló összeggel terhelhetik meg az uniós szerv költségvetését. Ilyen esetben a későbbi adó-visszatérítéseket belső címzett bevételként kell kezelni.
(4) Minden olyan nemzeti adó, amelyet az uniós szerv a (2) és (3) bekezdés értelmében átmenetileg visel, függő számlára kerül, amíg azokat az érintett állam vissza nem téríti.
(5) A hiányt mutató költségvetési eredményt kiadásként tüntetik fel az uniós szerv költségvetésében.
(6) Az uniós szerv költségvetésének végrehajtása során felmerülő árfolyamkülönbségek tekintetében az uniós szerv költségvetésében kiigazítások hajthatók végre. A végleges nyereségét vagy veszteségét bele kell foglalni az évi költségvetési eredménybe.
6. FEJEZET
Az egyediség elve
26. cikk
Általános rendelkezések
Az előirányzatokat meghatározott célokhoz kell rendelni, cím és alcím szerint. Az alcímeket jogcímcsoportokra és jogcímekre kell tovább bontani.
27. cikk
Átcsoportosítások
(1) Az igazgató előirányzatokat csoportosíthat át:
a)
egyik címből a másikba azon éves előirányzatok 10 %-át meg nem haladó mértékig, amelyek azon a soron szerepelnek, amelyről az átcsoportosítás történik;
b)
korlátozás nélkül egyik alcímből a másikba és egyik jogcímcsoportból a másikba.
(2) Az (1) bekezdésben említett korláton túl az igazgató javasolhatja az igazgatótanácsnak vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testületnek az előirányzatok egyik címből a másikba történő átcsoportosítását. Az igazgatótanácsnak vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testületnek három hét áll rendelkezésére, hogy elutasítsa ezen átcsoportosításokat. A fenti határidő lejárta után azokat elfogadottnak kell tekinteni.
(3) Az átcsoportosítási javaslatokat, valamint az (1) és (2) bekezdés szerint elvégzett átcsoportosításokat megfelelő és részletes bizonylatok kísérik, amelyek bemutatják az előirányzatok végrehajtását és a pénzügyi év végéig várható igényeket mind a jóváírandó megnevezésekre, mind pedig azokra, amelyekből az előirányzatokat kiveszik.
(4) Az igazgató a lehető leghamarabb tájékoztatja az igazgatótanácsot az összes végrehajtott átcsoportosításról. Az igazgató tájékoztatja az Európai Parlamentet és a Tanácsot a (2) bekezdés alapján végrehajtott valamennyi átcsoportosításról.
28. cikk
Az átcsoportosításokra vonatkozó egyedi szabályok
(1) Az előirányzatokat kizárólag az uniós szerv költségvetésének azon soraira lehet átcsoportosítani, amelyekre az uniós szerv költségvetése engedélyezett előirányzatokat, vagy amelyeknél a pro memoria bejegyzés szerepel.
(2) A címzett bevételeknek megfelelő előirányzatokat kizárólag akkor lehet átcsoportosítani, ha e bevételek megőrzik célhoz kötöttségüket.
7. FEJEZET
A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve
29. cikk
A gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség elve/A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve
(1) A gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség elve/A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve
(2) A gazdaságosság elve megköveteli, hogy az uniós szerv által a tevékenységeihez felhasznált források a megfelelő időben, a megfelelő mennyiségben és minőségben, illetve a legjobb áron álljanak rendelkezésre.
A hatékonyság elve az igénybe vett források és az elért eredmények közötti legjobb kapcsolatra vonatkozik.
Az eredményesség elve az egyes kitűzött célok megvalósítására és a tervezett eredmények elérésére vonatkozik.
(3) Az uniós szerv elvégzi a 966/2012/EU, Euratom rendelet 50. cikkében említett teljesítményértékelést.
A teljesítményértékelés az alábbiakat foglalja magában:
-
az uniós szerv horizontális szolgálatai hatékonyságának felülvizsgálata,
-
a szolgálatok megosztásának vagy teljes egészében más uniós szerv vagy a Bizottság számára történő átadásának költség-haszon elemzése.
Az első és második albekezdésben említett teljesítményértékelés elvégzésekor az uniós szervnek meg kell tennie a szükséges intézkedéseket az összeférhetetlenség elkerülése érdekében.
(4) Az uniós szerv költségvetésében foglalt minden tevékenységi ágra meghatározott, mérhető, elérhető, releváns és időzített célokat kell megszabni. E célok elérését minden tevékenységre vonatkozóan teljesítménymutatókkal kell ellenőrizni, és erről az igazgató tájékoztatja az igazgatótanácsot. Ezen információkat évente kell biztosítani, legkésőbb az uniós szerv költségvetési tervezetének mellékleteiben.
(5) A döntéshozatal javítása érdekében az uniós szerv előzetes és utólagos értékeléseket készít a Bizottság által nyújtott útmutatással összhangban. Ezen értékeléseket minden olyan tevékenységre és programra alkalmazni kell, amelyek jelentős kiadással járnak, és az értékelési eredményeket meg kell küldeni az igazgatótanácsnak.
(6) Az igazgató cselekvési tervet készít az (5) bekezdésben említett értékelések megállapításainak nyomon követésére, és arról a Bizottságnak évente kétszer, az igazgatótanácsnak pedig rendszeresen jelentést tesz.
(7) Az igazgatótanács ellenőrzi a (6) bekezdésben említett cselekvési terv végrehajtását.
30. cikk
A költségvetés végrehajtásának belső kontrollja
(1) Az uniós szerv költségvetését hatékony és eredményes belső kontrollal összhangban kell végrehajtani.
(2) Az uniós szerv költségvetése végrehajtásának alkalmazásában a belső kontroll az irányítás minden szintjén alkalmazandó folyamat, amelynek célja a következő célkitűzések elérésének ésszerű biztosítása:
a)
a műveletek hatékonysága, eredményessége és gazdaságossága;
b)
a jelentéstétel megbízhatósága;
c)
az eszközök és információk védelme;
d)
a csalás és a szabálytalanságok megelőzése, felderítése, korrekciója, és nyomon követése;
e)
az alapul szolgáló ügyletek jogszerűségéhez és szabályszerűségéhez kapcsolódó kockázat megfelelő kezelése, figyelembe véve a programok többéves jellegét, valamint az érintett kifizetések jellegét.
(3) Az eredményes belső kontroll a legjobb nemzetközi gyakorlatokra épül és különösen a következőket tartalmazza:
a)
a feladatok elkülönítése;
b)
megfelelő kockázatkezelési és kontrollstratégia, beleértve a végső kedvezményezett szintjén lefolytatott kontrollokat;
c)
az összeférhetetlenség elkerülése;
d)
megfelelő ellenőrzési nyomvonalak, megbízható adatok az adatrendszerekben;
e)
a teljesítmény felügyeletére és a belső kontroll azonosított gyenge pontjainak és kivételeinek nyomon követésére szolgáló eljárások;
f)
a belsőkontroll-rendszer hatékony és eredményes működésének időszakos értékelése.
(4) A hatékony belső kontroll a következő elemekre épül:
a)
az ellenőrzési lánc valamennyi érintett résztvevőjével egyeztetett megfelelő kockázatkezelési és kontrollstratégia végrehajtása;
b)
a kontroll eredményeinek hozzáférhetősége az ellenőrzési lánc valamennyi érintett szereplője számára;
c)
adott esetben független ellenőri vélemények igénybevétele, feltéve, hogy az alapul szolgáló munka minősége megfelelő és elfogadható, és azt az elfogadott standardoknak megfelelően teljesítették;
d)
a korrekciós intézkedések időben történő alkalmazása, adott esetben beleértve a visszatartó erejű szankciókat;
e)
a többszörös kontroll megszüntetése;
f)
a kontrollok költség-haszon arányának javítása.
8. FEJEZET
Az átláthatóság elve
31. cikk
A beszámolók, a költségvetés és a jelentések közzététele
(1) Az uniós szerv költségvetésének megállapítása és végrehajtása, valamint a beszámolók benyújtása az átláthatóság elvével összhangban történik.
(2) Az uniós szerv költségvetésének és az uniós szerv költségvetés-módosításainak - végleges elfogadásuk szerinti - összefoglalását az elfogadásuktól számított három hónapon belül ki kell hirdetni az Európai Unió Hivatalos Lapjában.
Az összefoglaló tartalmazza az öt fő bevételi és az öt fő kiadási tételt az igazgatási és a működési költségvetésre vonatkozóan, valamint azon szerződéses alkalmazottak létszámtervét és teljes munkaidős egyenértékben kifejezett számának becslését, amelyekre előirányzatokat állítottak be az uniós szerv költségvetésébe, továbbá a kirendelt nemzeti szakértők létszámtervét és számának becslését. Tartalmazza továbbá az előző évre vonatkozó számadatokat.
(3) Az uniós szerv költségvetését, amely tartalmazza a véglegesen elfogadott létszámtervet és az uniós szerv költségvetés-módosításait, valamint tájékoztató jelleggel azon szerződéses alkalmazottak teljes munkaidős egyenértékben kifejezett számát, amelyekre előirányzatokat állítottak be a költségvetésbe, továbbá a kirendelt nemzeti szakértők számát tájékoztatásul megküldik az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak, a Számvevőszéknek és a Bizottságnak, és elfogadása után négy héten belül közzéteszik az érintett uniós szerv internetes oldalán.
(4) Az uniós szerv internetes oldalán legkésőbb a következő pénzügyi év június 30-áig rendelkezésre bocsátja az uniós szerv költségvetéséből származó finanszírozás végső kedvezményezettjeire vonatkozó információkat, ideértve a 89. cikk alapján megbízott szakértőket is, az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló bizottsági rendelet (7) 21. cikkének (2), (3) és (4) bekezdésével összhangban, egységes minta szerint. A közzétett információknak könnyen elérhetőnek, átláthatónak és átfogónak kell lenniük. Ezen információk rendelkezésre bocsátása a bizalmas kezelésre és a biztonságra vonatkozó követelmények kellő figyelembevételével történik, különös tekintettel a személyes adatok 45/2001/EK rendeletben meghatározott védelmére.
III. CÍM
A KÖLTSÉGVETÉS MEGÁLLAPÍTÁSA ÉS SZERKEZETE
1. FEJEZET
Az uniós szerv költségvetésének megállapítása
32. cikk
Éves és többéves programozás
(1) Az uniós szervnek - a Bizottság iránymutatásainak figyelembevételével - éves és többéves programozást tartalmazó dokumentumot kell összeállítania
(2) A többéves program tartalmazza az alábbiakat:
-
átfogó stratégiai programozás, amely tartalmazza a célkitűzéseket, várt eredményeket és teljesítménymutatókat is,
-
erőforrás-programozás, amely tartalmazza a többéves költségvetést és a személyzetet is.
Az erőforrás-programozás jelentéstételi célokból minőségi és mennyiségi információkat foglal magában a humán erőforrásról és költségvetési kérdésekről, különösen az alábbiakat:
-
az N-1. évre és az N. évre a személyzeti szabályzat szerint meghatározott tisztviselők, ideiglenes alkalmazottak és szerződéses alkalmazottak, valamint a kirendelt nemzeti szakértők számát,
-
az N-1. évre a 97. cikk szerinti költségvetési műveletek becslését, valamint tájékoztatást az uniós szervet befogadó tagállam által az uniós szervnek nyújtott természetbeni hozzájárulásról,
-
az N+1. évre a személyzeti szabályzat szerint meghatározott tisztviselők, ideiglenes alkalmazottak és szerződéses alkalmazottak számának becslését,
-
az elkövetkező évekre vonatkozó irányadó költségvetést és humánerőforrás-programozást.
A Bizottság megküldi az uniós szervnek kapcsolódó szolgálatai véleményét a humánerőforrás-programozás tervezetével kapcsolatban.
Amennyiben az uniós szerv nem veszi teljes mértékben figyelembe a bizottsági szolgálatok véleményét, arról megfelelő magyarázatot bocsát a Bizottság rendelkezésére.
Az erőforrás-programozást évente naprakésszé teszik. A stratégiai programozást adott esetben és különösen a létesítő okiratban említett átfogó értékelések eredményeinek megválaszolása céljából teszik naprakésszé.
(3) Az uniós szerv éves munkaprogramja tartalmazza a célkitűzések részletes leírását és a várt eredményeket, ideértve a teljesítménymutatókat is. Tartalmazza továbbá a finanszírozandó fellépés(ek) leírását és az egyes fellépésekre előirányzott összegek és humán-erőforrás megjelölését. Az éves munkaprogram összhangban van az (1) bekezdésben említett többéves munkaprogrammal.
Egyértelműen feltünteti, hogy az uniós szerv feladatköre az előző költségvetési évhez képest milyen feladatokkal bővült, mely feladatok változtak, és mely feladatokat törölték.
(4) Az éves munkaprogram valamennyi lényegi módosítását az eredeti éves munkaprogramra vonatkozóval azonos eljárás szerint kell elfogadni, a létesítő okirat és e rendelet 33. cikkének rendelkezéseivel összhangban.
Az igazgatótanács felruházhatja az uniós szerv engedélyezésre jogosult tisztviselőjét az éves munkaprogram nem lényegi módosításainak elfogadására vonatkozó hatáskörrel.
33. cikk
A költségvetés megállapítása
(1) A költségvetést a létesítő okirat rendelkezéseivel összhangban kell elkészíteni.
(2) Az uniós szerv minden évben legkésőbb január 31-ig megküldi a Bizottságnak a bevételeire és kiadásaira vonatkozó becslés előzetes tervét és a becslést alátámasztó általános iránymutatásokat.
(3) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 37. cikkének megfelelően, az uniós szerv - létesítő okiratával összhangban - minden évben elküldi a Bizottságnak, az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak a bevételeire és kiadásaira vonatkozó tervezett összegeket.
(4) Az uniós szerv becsült bevételei és kiadásai a következőket tartalmazzák:
a)
létszámterv, amely besorolási fokozat és osztály szerint megállapítja a költségvetési előirányzatok keretein belül engedélyezett állandó és átmeneti álláshelyek számát;
b)
a személyi állomány változásakor nyilatkozat, amely indokolja az új álláshelyek iránti igényeket;
c)
a készpénzkifizetések és -bevételek negyedéves becslése;
d)
információ a különböző tevékenységek tekintetében az előzetesen kitűzött célkitűzések eléréséről. Az értékelés eredményeit meg kell vizsgálni, és azokra hivatkozva kell igazolni az uniós szerv költségvetésének n. évi költségvetéshez képesti növeléséből vagy csökkentéséből fakadóan várható előnyöket.
(5) Az uniós szerv legkésőbb minden év január 31-éig megküldi a Bizottságnak, az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak a 32. cikkben említett programozási dokumentum tervezetét, valamint e dokumentum később naprakésszé tett változatait.
(6) A költségvetés elfogadási eljárásának részeként a Bizottság elküldi az uniós szerv előzetes kimutatását az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak, valamint javaslatot tesz az uniós szervnek nyújtandó hozzájárulás összegére és az uniós szerv személyzetének a Bizottság által szükségesnek ítélt létszámára. A Bizottság - amint megállapította a költsgévetés-tervezetet - rendelkezésre bocsátja az uniós szervek létszámtervének tervezetét, valamint azon szerződéses alkalmazottak és kirendelt nemzeti szakértők teljes munkaidős egyenértékben kifejezett számának becslését, amelyekre előirányzatokat állítottak be a költségvetésbe.
(7) Az Európai Parlament és a Tanács a 38. cikk (1) bekezdésével összhangban elfogadja az uniós szerv létszámtervét, és annak minden későbbi módosítását. A létszámtervet a költségvetés III. szakaszának - Bizottság - mellékletében kell közzétenni.
(8) Az uniós szerv költségvetését és létszámtervét, továbbá a 32. cikkben említett programozási dokumentumot az igazgatótanács fogadja el. Ezek akkor válnak véglegessé, amikor a költségvetés végső elfogadása megtörtént, amely meghatározza a hozzájárulás összegét és a létszámtervet. Az uniós szerv költségvetését és a létszámtervet szükség esetén ennek megfelelően ki kell igazítani.
(9) Az uniós szerv új feladatokkal történő megbízásakor a Bizottság - az uniós szerv létesítő okiratának módosítására vonatkozó jogalkotási eljárások sérelme nélkül - az Európai Parlament és a Tanács rendelkezésére bocsátja a szükséges információkat ahhoz, hogy utóbbiak értékelhessék az új feladatok uniós szerv erőforrásaira gyakorolt hatását, és szükség esetén felülvizsgálhassák az uniós szerv finanszírozását.
34. cikk
Költségvetés-módosítások
Az uniós szerv költségvetésének bármely módosítása - beleértve a létszámtervet is - az uniós szerv eredeti költségvetésével azonos eljárás szerint elfogadott költségvetés-módosítással történik, a létesítő okirat rendelkezéseivel és e rendelet 33. cikkével összhangban.
2. FEJEZET
Az uniós szerv költségvetésének szerkezete és tartalma
35. cikk
Az uniós szerv költségvetésének szerkezete
Az uniós szerv költségvetése magában foglalja a bevételek és a kiadások kimutatását.
36. cikk
Költségvetési nómenklatúra
Amennyiben az uniós szerv tevékenységeinek jellege indokolja, úgy a kiadásokról készült kimutatást a cél szerinti besorolással készült nómenklatúra alapján kell elkészíteni. A fenti nómenklatúrát az uniós szerv határozza meg, és világosan különbséget tesz az igazgatási és a működési előirányzatok között.
37. cikk
Az uniós szerv költségvetésének tartalma
Az uniós szerv költségvetése a következőket foglalja magában:
(1)
A bevételi kimutatásban:
a)
az uniós szerv adott pénzügyi évre (N. évre) vonatkozó becsült bevételei;
b)
a becsült bevételek az előző pénzügyi évre és az N-2. évi bevételek;
c)
megfelelő megjegyzések minden bevételi tételhez;
(2)
A kiadási kimutatásban:
a)
az N. évre vonatkozó kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzatok;
b)
az előző pénzügyi évre vonatkozó kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzatok, és az N-2. évben vállalt és kifizetett kiadások - ez utóbbi az uniós szerv N. évi költségvetésének százalékában is kifejezve;
c)
a következő pénzügyi években esedékes kifizetések ütemtervének összefoglaló kimutatása a korábbi pénzügyi években vállalat költségvetési kötelezettségek teljesítésére;
d)
megfelelő megjegyzések minden alfejezet tekintetében.
38. cikk
A személyzeti létszámtervre vonatkozó szabályok
(1) A 33. cikkben említett létszámterv a pénzügyi évre jóváhagyott álláshelyek száma mellett feltünteti az előző évre jóváhagyott számot és a ténylegesen betöltött álláshelyek számát is. A létszámterv az uniós szervre vonatkozóan abszolút határt szab. A megállapított határon túl további kinevezés nem történhet.
Az AD 16, AD 15, AD 14 és AD 13 besorolási osztály kivételével azonban, az igazgatótanács a jóváhagyott álláshelyek 10 %-ának erejéig módosíthatja a létszámtervet, figyelembe véve az alábbi feltételeket:
a)
ez nem befolyásolja a teljes pénzügyi évre vonatkozó személyzeti előirányzat mértékét;
b)
a létszámterv által jóváhagyott álláshelyek teljes számára vonatkozó határ túllépésére nem kerül sor;
c)
az uniós szerv - egyéb uniós szervekkel - a Bizottság személyzeti átvilágításában kezdeményezettek szerint teljesítményértékelésben vett részt.
(2) Az (1) bekezdés második albekezdésétől eltérve a kinevező hatóság által a személyzeti szabályzattal összhangban engedélyezett részmunkaidős munka hatásait más kinevezések ellensúlyozhatják. Ha valamely alkalmazott az érvényességi időszak lejárata előtt kéri a jóváhagyás visszavonását, az uniós szerv a lehető leghamarabb megfelelő intézkedéseket hoz az (1) bekezdés második albekezdésének b) pontjában meghatározott határ betartása érdekében.
IV. CÍM
AZ UNIÓS SZERV KÖLTSÉGVETÉSÉNEK VÉGREHAJTÁSA
1. FEJEZET
Általános rendelkezések
39. cikk
A költségvetés végrehajtása a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban
(1) Az igazgató látja el az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatait. Az igazgató a költségvetési bevételeket és kiadásokat az uniós szerv pénzügyi szabályaival és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban, saját felelősségére és az engedélyezett előirányzatok határain belül hajtja végre.
(2) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő által a csalás és szabálytalanságok megelőzése és felderítése tekintetében viselt kötelezettségek sérelme nélkül, az uniós szerv részt vesz az Európai Csalás Elleni Hivatal csalásmegelőzési tevékenységeiben.
40. cikk
A költségvetés-végrehajtási hatáskörének átruházása
(1) Az igazgató költségvetés-végrehajtási hatásköröket ruházhat át a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozó személyzetre, az uniós szerv igazgatótanács által elfogadott pénzügyi szabályokban megállapított feltételekkel összhangban. A felhatalmazottak csak a kifejezetten rájuk ruházott hatáskörön belül járhatnak el.
(2) A felhatalmazottak átruházhatják szerzett hatáskörüket az e rendelet végrehajtására vonatkozó, a 114. cikkben említett szabályoknak megfelelően. A hatáskörök további átruházásához minden esetben az igazgató kifejezett hozzájárulására van szükség.
41. cikk
Összeférhetetlenség
(1) Az e cím 2. fejezetének értelmében vett pénzügyi szereplők, valamint a költségvetés végrehajtásában és irányításában - beleértve az ezt előkészítő tevékenységeket is -, ellenőrzésében vagy kontrolljában érintett egyéb személyek nem járhatnak el oly módon, hogy saját érdekeik ütközzenek az uniós szerv érdekeivel.
Amennyiben ennek veszélye fennáll, az érintett személynek tartózkodnia kell az ilyen fellépéstől, és az üggyel az illetékes hatósághoz kell fordulnia, aki írásban megerősíti, hogy fennáll-e összeférhetetlenség. Amennyiben bebizonyosodik, hogy összeférhetetlenség áll fenn, az érintett személy befejezi tevékenységét az adott ügyben. Az illetékes hatóság teszi meg a további megfelelő intézkedéseket.
(2) Az (1) bekezdés alkalmazásában összeférhetetlenség akkor áll fenn, ha az (1) bekezdésben említett pénzügyi szereplő vagy egyéb személy funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlása családi vagy érzelmi okok, politikai vagy nemzeti hovatartozással kapcsolatos okok, továbbá gazdasági érdek vagy bármely más, a végső kedvezményezettel közös érdek miatt veszélybe kerül.
(3) Az (1) bekezdésben említett illetékes hatóság a személyzet érintett tagjának közvetlen felettese. Amennyiben a személyzet érintett tagja az igazgató, az illetékes hatóság az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület.
(4) Az uniós szerv szabályokat fogad el az összeférhetetlenség megelőzéséről és kezeléséről.
42. cikk
Az uniós szerv költségvetésének végrehajtási módja
(1) Az uniós szerv költségvetését az igazgató a neki alárendelt szervezeti egységekben hajtja végre.
(2) A műszaki ismereteket igénylő feladatokkal és az adminisztrációs, előkészítési vagy kisegítő feladatokkal, amelyek nem igénylik sem a hatósági jogkör, sem a mérlegelési jogkör gyakorlását, szerződéssel meg lehet bízni magánjog hatálya alá tartozó, külső intézményeket vagy szerveket, amennyiben ez szükségesnek bizonyul.
2. FEJEZET
Pénzügyi szereplők
1. szakasz
A feladatok elkülönítésének elve
43. cikk
A feladatok elkülönítése
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő és a számvitelért felelős tisztviselő feladatait el kell különíteni; e feladatok kölcsönösen kizárják egymást.
2. szakasz
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő
44. cikk
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő jogköre és feladatai
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő felel a bevételek és a kiadások hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban történő végrehajtásáért, valamint a jogszerűség és a szabályosság követelményei érvényesülésének biztosításáért.
(2) Az (1) bekezdés alkalmazásában, az engedélyezésre jogosult tisztviselő - az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület által - a Bizottság által saját szervezeti egységeire vonatkozóan megállapított egyenértékű standardok alapján - elfogadott minimumszabványokkal összhangban, és kellő tekintettel az irányítási környezettel és a finanszírozott fellépés természetével kapcsolatos kockázatokra, kialakítja a feladatainak ellátásához szükséges szervezeti struktúrákat és belsőkontroll-rendszereket.
E struktúrák és rendszerek létrehozását átfogó kockázatelemzés támogatja, amely figyelembe veszi a költséghatékonyságukat is.
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő szervezeti egységén belül szakértői és tanácsadói feladatkört alakíthat ki a tevékenységével összefüggő kockázatok ellenőrzésének támogatására.
(3) A kiadások végrehajtása érdekében az engedélyezésre jogosult tisztviselő költségvetési és jogi kötelezettségeket vállal, érvényesíti a kiadásokat, illetve engedélyezi a kifizetéseket és megteszi az előirányzatok végrehajtásához szükséges előzetes intézkedéseket.
(4) A bevételek végrehajtása a követelések megbecslésének elkészítését, a visszafizettetendő jogosultságok megállapítását és a beszedési megbízások kibocsátását foglalja magában. A bevételek végrehajtása adott esetben magában foglalja a megállapított jogosultságokról történő lemondást is.
(5) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő az uniós szerv költségvetésének végrehajtására vonatkozó felelősség alól mentesítő határozat dátumától számított öt évig megőrzi a végrehajtott műveletekkel kapcsolatos bizonylatokat. A kapcsolódó bizonylatokban foglalt személyes adatokat lehetőség szerint törölni kell, amennyiben ezek az adatok a költségvetés végrehajtására vonatkozó felelősség alóli mentesítéshez, a kontrollhoz, illetve az ellenőrzéshez nem szükségesek. A forgalmi adatok megőrzése tekintetében minden esetben a 45/2001/EK rendelet 37. cikkének (2) bekezdése alkalmazandó.
45. cikk
Előzetes kontrollok
(1) A 44. cikkben említett minden egyes művelet esetében legalább előzetes kontrollt kell végezni a dokumentumok áttekintése és a már végrehajtott, a művelet operatív és pénzügyi oldalával kapcsolatos kontrollok rendelkezésre álló eredményei alapján.
Az előzetes kontroll kiterjed a művelet kezdeményezésére és ellenőrzésére.
(2) A művelet kezdeményezése minden olyan műveletet magában foglal, amely előkészíti az uniós szerv költségvetésnek a 33. és 34. cikkben említett engedélyezésre jogosult tisztviselők általi végrehajtására vonatkozó jogi aktusok elfogadását.
(3) Egy művelet előzetes vizsgálatának fogalma minden olyan előzetes ellenőrzést magában foglal, amelyet az engedélyezésre jogosult tisztviselő foganatosít az operatív és pénzügyi szempontok ellenőrzésére.
(4) Az előzetes kontrollok során meg kell vizsgálni a kért bizonylatok közötti megfelelést és minden egyéb rendelkezésre álló információt. Az előzetes kontrollok gyakoriságát és intenzitásának fokát az illetékes ellenőrzésre jogosult tisztviselő határozza meg a kockázattal és költséghatékonysággal kapcsolatos megfontolások figyelembevételével. Kétség esetén a szóban forgó kifizetés érvényesítéséért felelős engedélyezésre jogosult tisztviselő kiegészítő információkat kér, vagy helyszíni ellenőrzést végez annak érdekében, hogy az előzetes kontroll részeként ésszerű bizonyosságot szerezzen.
Az előzetes kontroll célja különösen a következők megállapítása:
a)
a kiadások rendben vannak, és megfelelnek az alkalmazandó rendelkezéseknek;
b)
alkalmazzák a 29. cikkben meghatározott, hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvét.
A kontrollok céljából a javadalmazásokkal, nyugdíjakkal és a kiküldetési és egészségügyi költségtérítésekkel kapcsolatos rendszeres kiadások egymáshoz hasonló külön műveleteinek sorozatát az engedélyezésre jogosult tisztviselő egyetlen műveletnek tekintheti.
(5) Egy adott tranzakció esetében az ellenőrzést a műveletet kezdeményezőktől eltérő személyzetnek kell végeznie. Az ellenőrzést végző személyzet nem lehet alárendeltje a műveletet kezdeményező személyzetnek.
46. cikk
Utólagos kontrollok
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő az előzetes kontrollt követően már jóváhagyott műveletek ellenőrzése céljából utólagos kontrollt rendelhet el. Ilyen kontrollra a kockázatok alapján végzett mintavételi eljárás szerint kerülhet sor.
(2) Az utólagos kontroll elvégezhető dokumentumalapú ellenőrzéssel vagy adott esetben helyszíni ellenőrzéssel.
Az utólagos kontroll során ellenőrizni kell, hogy az uniós szerv költségvetéséből finanszírozott műveleteket megfelelően hajtották-e végre és különösen azt, hogy teljesültek-e a 45. cikk (4) bekezdésében említett feltételek.
Az utólagos kontroll eredményét az engedélyezésre jogosult tisztviselő a potenciálisan rendszerszintű problémák azonosítása céljából legalább évente áttekinti. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő intézkedéseket hoz a fenti kérdések megoldására.
Az (1) bekezdésben említett kockázatelemzést a kontrollok és egyéb vonatkozó információk fényében kell felülvizsgálni.
Többéves programok esetében az engedélyezésre jogosult tisztviselő többéves kontrollstratégiát készít, amelyben meghatározza az időszak alatt elvégzendő ellenőrzések jellegét és mértékét, valamint azt, hogyan kell az eredményeket az éves megbízhatósági folyamat érdekében évente mérni.
(3) Az előzetes kontrollt az utólagos kontrollért nem felelős személyzet végzi. Az utólagos kontrollért felelős személyzet nem lehet alárendeltje az előzetes kontrollt végző személyzetnek.
Amennyiben az engedélyezésre jogosult tisztviselő utólagos kontroll formájában végzi el a kedvezményezettek pénzügyi ellenőrzését, az ellenőrzésre vonatkozó szabályoknak egyértelműnek, következetesnek és átláthatónak kell lenniük, és tiszteletben kell tartaniuk az uniós szerv és az ellenőrzött felek jogait is.
(4) A (3) bekezdésben említett pénzügyi műveletek irányításának kontrolljáért felelős személyzetnek rendelkeznie kell a szükséges szakmai ismeretekkel. Figyelembe kell venniük az uniós szerv által elfogadott és a Bizottság által saját szervezeti egységei számára megállapított szabványokon alapuló, szakmai normák egyedi kódexét.
47. cikk
Összevont éves tevékenységi jelentés
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatai elvégzéséről összevont éves tevékenységi jelentés formájában jelentést tesz az igazgatótanácsnak; az összevont éves jelentés az alábbiakat tartalmazza:
a)
információk a következőkről:
-
a szerv éves munkaprogramjának és költségvetésének végrehajtása, valamint a 38. cikkben említett személyzeti erőforrások,
-
irányítási és belsőkontroll-rendszerek, benne összefoglaló a belső ellenőr által végrehajtott belső ellenőrzések számáról és típusáról, a belső ellenőrzési részlegről, az elkészített ajánlásokról és az azok nyomán hozott intézkedésekről, valamint az előző évekre vonatkozó ajánlásokról, a 82. és 83. cikkben említettek szerint,
-
a Számvevőszék észrevételei és az ezen észrevételekkel kapcsolatban hozott intézkedések,
-
az elszámolás, valamint a költségvetési és pénzgazdálkodásáról szóló jelentés, a 92., 96. és 97. cikk sérelme nélkül;
b)
az engedélyezésre jogosult tisztviselő nyilatkozata arról, hogy - kivéve, ha a bevételek és kiadások meghatározott körével kapcsolatban tett fenntartások ezzel ellentétes közleményt tartalmaznak - kellő mértékben megbizonyosodott az alábbiakról:
-
a jelentésben foglalt információk megbízható és valós képet adnak,
-
a jelentésben bemutatott tevékenységekhez rendelt forrásokat az eredetileg tervezett célra és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban használták fel,
-
a bevezetett kontrolleljárások szükséges mértékben garantálják a mögöttes tranzakciók jogszerűségét és szabályosságát.
Az összevont éves tevékenységi jelentésben be kell számolni a műveleteknek a kitűzött célokhoz viszonyított eredményéről, a műveletekhez kapcsolódó kockázatokról, a rendelkezésre álló források felhasználásáról, valamint a belsőkontroll-rendszerek hatékonyságáról és eredményességéről, beleértve a kontrollok költséghatékonyságának átfogó értékelését is.
Az összevont éves jelentést értékelés céljából be kell nyújtani az igazgatótanácsnak.
(2) Minden év legkésőbb július 1-jéig az igazgatótanács megküldi az éves összevont jelentést és annak értékelését a Számvevőszéknek, a Bizottságnak, az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak.
(3) A létesítő okirat kellően indokolt esetekben további jelentéstételi követelményeket írhat elő, különösen akkor, ha ezt a szerv működési területének jellege megköveteli.
48. cikk
Az Unió pénzügyi érdekeinek védelme
(1) Ha a személyzet bármely, a tranzakciók pénzügyi irányításában és kontrolljában részt vevő tagja úgy véli, hogy egy határozat, amelynek alkalmazását vagy jóváhagyását felettese kérte tőle, szabálytalan vagy ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel, illetve a személyzet adott tagja által betartandó szakmai szabályokkal, írásban megfelelően tájékoztatja az igazgatót, aki írásban válaszol. Amennyiben az igazgató nem tesz lépéseket, vagy megerősíti az eredeti határozatot vagy utasítást, és a személyzet tagja úgy véli, hogy ez a megerősítés nem ésszerű válasz az aggodalmaira, a személyzet tagja írásban tájékoztatja az 54. cikk (5) bekezdésében említett megfelelő testületet és az igazgatótanácsot.
(2) Bármely, az Unió érdekeit esetlegesen sértő jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció esetén a személyzet tagja tájékoztatja az alkalmazandó jogszabályok által kijelölt hatóságokat és szerveket. Az uniós szerv pénzgazdálkodását ellenőrző külső ellenőrökkel kötött szerződések kötelezik a külső ellenőrt arra, hogy tájékoztassa az engedélyezésre jogosult tisztviselőt, amennyiben az Unió érdekeit esetlegesen sértő jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció gyanúja merül fel.
49. cikk
A költségvetés végrehajtásának átruházása
Amennyiben a 40. cikkel összhangban a költségvetés végrehajtásával kapcsolatosan megbízásra vagy közvetett megbízásra kerül sor, úgy a megbízott vagy közvetve megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselőre a 44. cikk (1), (2) és (3) bekezdését kell értelemszerűen alkalmazni.
3. szakasz
A számvitelért felelős tisztviselő
50. cikk
A számvitelért felelős tisztviselő jogköre és feladatai
(1) Az igazgatótanács kinevez egy, a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozó számvitelért felelős tisztviselőt, aki feladatai ellátását illetően teljesen független. Az uniós szervnél a számvitelért felelős tisztviselő felel a következőkért:
a)
a kifizetések megfelelő végrehajtásáért, a bevételek beszedése és a megállapított követelések visszafizettetése;
b)
a beszámolók elkészítése és bemutatása a IX. címmel összhangban;
c)
könyvvezetés a IX. címmel összhangban;
d)
a számviteli szabályok, valamint a számlatükör IX. címmel összhangban történő végrehajtása, a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által elfogadott rendelkezésekkel összhangban;
e)
a számviteli rendszerek kialakítása és jóváhagyása, és adott esetben az engedélyezésre jogosult tisztviselő által a számviteli információk szolgáltatására vagy igazolására kialakított rendszerek jóváhagyása; ezzel összefüggésben a számvitelért felelős tisztviselő bármikor jogosult a jóváhagyási kritériumok betartásának ellenőrzésére;
f)
készpénzgazdálkodás.
(2) Két vagy több uniós szerv ugyanazt a számvitelért felelős tisztviselőt is kinevezheti.
Az uniós szervek arról is megállapodhatnak a Bizottsággal, hogy a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője járjon el az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselőjeként is.
Az uniós szervek az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője feladatainak bizonyos részével is megbízhatják a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjét, figyelembe véve a 29. cikkben említett költség-haszon elemzést.
Az első albekezdésben említett esetben szükséges intézkedéseket tesznek az összeférhetetlenség elkerülésére.
(3) A számvitelért felelős tisztviselő megkapja az engedélyezésre jogosult tisztviselőtől az elszámolások elkészítéséhez szükséges összes olyan információt, amely az uniós szerv pénzügyi helyzetéről és költségvetésének végrehajtásáról megbízható és valós képet ad. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő garantálja ezen információk megbízhatóságát.
(4) Mielőtt az igazgató elfogadja a beszámolót, a számvitelért felelős tisztviselő záradékkal látja el azt, tanúsítva, hogy megfelelő bizonyossággal rendelkezik arról, hogy a beszámoló megbízható és valós képet ad az uniós szerv pénzügyi helyzetéről.
Az első albekezdés alkalmazásában a számvitelért felelős tisztviselő megbizonyosodik arról, hogy az elszámolások a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében említett számviteli szabályokkal összhangban készültek, és hogy az elszámolásokban valamennyi bevétel és kiadás szerepel.
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő minden olyan információt továbbít, amelyre a számvitelért felelős tisztviselőnek feladatai elvégzéséhez szüksége van.
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő továbbra is teljes mértékben felel az általa irányított források megfelelő felhasználásáért, az ellenőrzése alatt álló kiadások jogszerűségéért és szabályszerűségéért, valamint a számvitelért felelős tisztviselőnek továbbított információk hiánytalanságáért és pontosságáért.
(5) A számvitelért felelős tisztviselő jogosult vizsgálni a kapott információt, valamint további, a beszámoló aláírásával való ellátás céljából szükségesnek ítélt vizsgálatokat végezni.
A számvitelért felelős tisztviselő szükség esetén fenntartásokkal él, amelyekben pontosan megmagyarázza azok jellegét és hatályát.
(6) E cikk (7) bekezdésére és az 51. cikkre is figyelemmel, kizárólag a számvitelért felelős tisztviselő rendelkezik felhatalmazással arra, hogy készpénzt és pénzeszköz-egyenértékeseket kezeljen. A számvitelért felelős tisztviselő felel ezek megóvásáért.
(7) Amennyiben ez feladatai ellátásához elengedhetetlen, a számvitelért felelős tisztviselő feladatainak végzése során bizonyos feladatokat átruházhat a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozó beosztottjaira.
(8) A felhatalmazó jogi aktus állapítja meg a felhatalmazottakra bízott feladatokat, és azok jogait és kötelezettségeit.
4. szakasz
Az előlegelszámoló tisztviselő
51. cikk
Előlegszámlák
Amennyiben a kis összegek kifizetése és a 6. cikkben említett egyéb bevételek beszedése céljából elengedhetetlennek bizonyul, előlegszámlákat lehet létrehozni. Az előlegszámlákat a számvitelért felelős tisztviselő bocsátja rendelkezésre, és azokat az általa kijelölt előlegszámla-kezelők felelősségi körébe kell rendelni.
Az előlegszámla-kezelő által harmadik felek számára kifizethető kiadási vagy bevételi tételek maximális összege nem haladhatja meg a 60 000 EUR-t, és azt minden uniós szerv minden egyes kiadási és bevételi tételre vonatkozóan meghatározza. Az előlegszámlákról történő kifizetések történhetnek banki átutalással - beleértve a 74. cikk (1) bekezdésében említett közvetlen követelés-elszámolási rendszert -, csekkel vagy egyéb fizetési mód igénybevételével, a számvitelért felelős tisztviselő által megállapított szabályokkal összhangban.
3. FEJEZET
A pénzügyi szereplők felelőssége
1. szakasz
Általános szabályok
52. cikk
A pénzügyi szereplőknek adott felhatalmazás visszavonása és felmentésük a feladatvégzés alól
(1) A kinevező hatóság bármikor átmenetileg vagy végleg visszavonhatja a megbízott vagy közvetve megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselők megbízását, illetve továbbadott megbízását. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő bármikor visszavonhatja hozzájárulását egy bizonyos továbbadott felhatalmazáshoz.
(2) Az igazgatótanács bármikor átmenetileg vagy végleg felmentheti a számvitelért felelős tisztviselőt, vagy az előlegszámla-kezelőt, vagy mindegyikőjüket a feladataik ellátása alól. Ilyen esetben az igazgatótanács ideiglenes számvitelért felelős tisztviselőt nevez ki.
(3) Az (1) és (2) bekezdés nem érinti az azokban említett pénzügyi szereplők tekintetében folyó esetleges fegyelmi eljárásokat.
53. cikk
A pénzügyi szereplők jogellenes tevékenységekkel, csalással és korrupcióval kapcsolatos felelőssége
(1) Az 52-56. cikk nem érinti a 52. cikkben említett pénzügyi szereplőknek az alkalmazandó nemzeti jog, és az Unió pénzügyi érdekeinek védelmére, valamint az Unió vagy a tagállamok tisztviselőit érintő korrupció elleni küzdelemre vonatkozó hatályos rendelkezésekben előírtak szerinti esetleges büntetőjogi felelősségét.
(2) A 54., 55. és 56. cikk sérelme nélkül, minden engedélyezésre jogosult tisztviselő, számvitelért felelős tisztviselő és előlegszámla-kezelő fegyelmi eljárás alá vonható és kártérítés megfizetésére kötelezhető a személyzeti szabályzatban megállapítottak szerint. Olyan jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció esetén, amely sértheti az Unió érdekeit, az ügyet az alkalmazandó jogszabályok által kijelölt hatóságok és szervek - különösen az Európai Csalás Elleni Hivatal - elé kell terjeszteni.
2. szakasz
Az engedélyezésre jogosult tisztviselőkre alkalmazandó szabályok
54. cikk
Az engedélyezésre jogosult tisztviselőkre alkalmazandó szabályok
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő kártérítés megfizetésére kötelezhető a személyzeti szabályzatban megállapítottak szerint.
(2) A kártérítési kötelezettség különösen akkor áll fenn, ha az engedélyezésre jogosult tisztviselő szándékosan vagy súlyos gondatlanságból:
a)
dönt a beszedendő jogosultságok megállapításáról vagy beszedési megbízásokat bocsát ki, kiadásokra kötelezettséget vállal, vagy fizetési megbízást ír alá anélkül, hogy e rendeletnek vagy adott esetben az uniós szerv pénzügyi szabályzatát végrehajtó szabályoknak megfelelne;
b)
elmulasztja egy esedékessé váló követelést megállapító dokumentum kiállítását, elmulasztja beszedési megbízás kiállítását vagy azt későn állítja ki, vagy későn állít ki fizetési megbízást, amelynek következtében az uniós szervnek polgári jogi felelőssége keletkezik harmadik felekkel szemben.
(3) Amennyiben a megbízott vagy közvetve megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselő megállapítja, hogy a felelősségi körébe tartozó határozat szabálytalan vagy ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével, úgy írásban tájékoztatja a felhatalmazó hatóságot. Amennyiben a felhatalmazó hatóság ezt követően a határozat meghozatalára vonatkozó, indokolással ellátott, írásos utasítást ad a megbízott vagy közvetve megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselőnek, úgy az engedélyezésre jogosult tisztviselőt nem terheli felelősség.
(4) Felhatalmazás esetén az engedélyezésre jogosult tisztviselő továbbra is felelős a kialakított belső irányítási és kontrollrendszerek hatékonyságáért és eredményességéért, valamint a megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselő kiválasztásáért.
(5) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 73. cikkének (6) bekezdésével összhangban, a pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló szakosított testület, amelyet a Bizottság hoz létre vagy amelyben a Bizottság részt vesz, ugyanazon jogokat gyakorolja az uniós szerv tekintetében, mint a Bizottság szervezeti egységei tekintetében, kivéve, ha az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület önálló testület létrehozása vagy több szerv által létrehozott közös testületben való részvétel mellett dönt. Az uniós szervek által benyújtott esetekben a pénzügyi szabálytalanságok megállapítására létrehozott szakosított testület - amelyet a Bizottság hoz létre vagy amelyben a Bizottság részt vesz - egy tagja valamely uniós szerv alkalmazottja.
Az első albekezdésben említett testület véleménye alapján az igazgató dönti el, hogy kezdeményezzen-e fegyelmi eljárást vagy kártérítés fizetésére irányuló eljárást. Ha a testület rendszerbeli problémákat észlel, ajánlásokat tartalmazó jelentést küld az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek és a Bizottság belső ellenőrének. Ha a véleménye az igazgatót is érinti, a testület az ügyet megküldi az igazgatótanácsnak és a Bizottság belső ellenőrének. Az igazgató éves tevékenységi jelentésében név nélkül hivatkozik a testület véleményére, és ismerteti a meghozott nyomon követő intézkedéseket.
(6) A személyzet bármely tagja kötelezhető, hogy teljesen vagy részben jóvátegye azon kárt, amelyet az uniós szervnek a feladatai teljesítése során vagy azzal kapcsolatban elkövetett súlyos kötelességszegés miatt okozott. A kinevező hatóság a személyzeti szabályzatban a fegyelmi ügyekre megállapított alakszerűségek elvégzése után indokolt döntést hoz.
3. szakasz
A számvitelért felelős tisztviselőkre és az előlegszámla-kezelőkre alkalmazandó szabályok
55. cikk
A számvitelért felelős tisztviselőkre alkalmazandó szabályok
A számvitelért felelős tisztviselőt fegyelmi felelősség és kártérítési kötelezettség terheli a személyzeti szabályzatnak megfelelően és az abban foglalt eljárásokkal összhangban. A számvitelért felelős tisztviselő különösen felelőssé tehető az általa elkövetett kötelezettségszegés következő formáiért:
a)
a rábízott források, vagyontárgyak vagy dokumentumok elvesztése vagy megrongálása, illetve az elvesztés vagy megrongálódás gondatlan előidézése;
b)
bankszámlák vagy postai elszámolási számlák jogosulatlan megváltoztatása;
c)
olyan összegek visszafizettetése vagy kifizetése, amelyek nincsenek összhangban a megfelelő beszedési, illetve fizetési megbízásokkal;
d)
esedékes bevételek beszedésének elmulasztása.
56. cikk
Az előlegszámla-kezelőkre alkalmazandó szabályok
Az előlegszámla-kezelőt fegyelmi felelősség és kártérítési kötelezettség terheli a személyzeti szabályzatnak megfelelően és az abban foglalt eljárásokkal összhangban. Az előlegszámla-kezelő különösen felelőssé tehető az általa elkövetett kötelezettségszegés következő formáiért:
a)
a rábízott források, vagyontárgyak vagy dokumentumok elvesztése vagy megrongálása, illetve az elvesztés vagy megrongálódás gondatlan előidézése;
b)
az általa eszközölt kifizetésekről megfelelő bizonylatok felmutatásának elmulasztása;
c)
a jogosultaktól eltérő személyek részére kifizetések teljesítése;
d)
esedékes bevételek beszedésének elmulasztása.
4. FEJEZET
Bevételi műveletek
57. cikk
Fizetési kérelem
A 19. cikk (6) bekezdése alapján az uniós szerv az uniós hozzájárulás egészére vagy egy részére fizetési kérelmet nyújt be a Bizottságnak olyan feltételek mellett és időközönként, amelyekben a Bizottsággal megállapodott.
58. cikk
A kamatok kezelése
A Bizottság által hozzájárulás formájában az uniós szervnek kifizetett összegekből származó kamatot nem kell a költségvetésbe befizetni.
59. cikk
A követelések becsült összege
(1) Amennyiben az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek elegendő és megbízható információ áll rendelkezésére valamely olyan intézkedésről vagy helyzetről, amely az Uniónak fizetendő összeget eredményezhet, az engedélyezésre jogosult tisztviselő megbecsüli a követelés összegét.
(2) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő, amint a becslést eredményező intézkedést vagy helyzetet módosító eseményről szerez tudomást, kiigazítja a követelés becsült összegét.
Amennyiben egy korábban a követelések megbecslését eredményező intézkedés vagy helyzet kapcsán állítottak ki beszedési megbízást, az engedélyezésre jogosult tisztviselő ennek megfelelően kiigazítja a becslést.
Amennyiben a beszedési megbízás összege megegyezik a követelés eredetileg becsült összegével, a becslést nullára kell csökkenteni.
60. cikk
A követelések megállapítása
(1) A követelés megállapítása olyan eljárás, amellyel az engedélyezésre jogosult tisztviselő:
a)
ellenőrzi, hogy az adós tartozása fennáll;
b)
megállapítja vagy ellenőrzi a tartozás valódiságát és összegét;
c)
ellenőrzi azon feltételeket, amelyek mellett a tartozás esedékes.
(2) Bármely nem vitatott, határozott összegű és esedékes követelést a számvitelért felelős tisztviselőnek szóló beszedési megbízás állapít meg, amelyet az adósnak megküldött terhelési értesítés követ - mindkét okmányt az engedélyezésre jogosult tisztviselő készíti el.
(3) A jogalap nélkül kifizetett összegeket vissza kell fizettetni.
(4) A terhelési értesítésben megállapított esedékességkor vissza nem fizetett követelés az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendeletrészletes végrehajtási szabályaival összhangban kamatozik.
(5) Kellően indokolt esetekben ideiglenesen meg lehet állapítani bizonyos rendszeres bevételi tételeket. Az ideiglenes megállapítás több, meghatározott összeg beszedésére vonatkozik, amelyeket ezért nem kell egyedileg megállapítani. A pénzügyi év vége előtt az engedélyezésre jogosult tisztviselő módosítja az ideiglenesen megállapított összegeket, hogy azok megfeleljenek a ténylegesen megállapított követeléseknek.
61. cikk
A visszafizettetés engedélyezése
A visszafizettetés engedélyezése olyan eljárás, amellyel az engedélyezésre jogosult tisztviselő visszafizetési felszólítás kiállításával utasítja a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy fizettesse vissza az engedélyezésre jogosult tisztviselő által megállapított követelést.
62. cikk
A visszafizettetésre vonatkozó szabályok
(1) A számvitelért felelős tisztviselő az engedélyezésre jogosult tisztviselő által szabályszerűen kiállított visszafizetési felszólítás szerint jár el. A számvitelért felelős tisztviselőnek kellő körültekintéssel kell eljárnia annak biztosítására, hogy az uniós szerv megkapja bevételeit, és gondoskodnia kell az uniós szerv jogainak védelméről.
(2) Amennyiben a terhelési értesítésben megállapított esedékességi napon tényleges beszedés nem történt, úgy a számvitelért felelős tisztviselő tájékoztatja az engedélyezésre jogosult tisztviselőt, és azonnal megkezdi a visszafizettetés foganatosítását a rendelkezésére álló jogi eszközökkel, beleértve, adott esetben, a beszámítást és, ha ez nem lehetséges, a végrehajtást.
(3) A számvitelért felelős tisztviselő úgy fizetteti vissza az összegeket, hogy ellentételezi azon egyenértékű követelésekkel, amelyek az Unió oldalán az olyan adósokkal szemben állnak fenn, akiknek viszont az Unióval szemben vannak követeléseik. Az ilyen követeléseknek nem vitatottnak, határozott összegűnek és esedékesnek kell lenniük.
(4) Amennyiben az engedélyezésre jogosult tisztviselő egy megállapított követelés visszafizettetésétől való teljes vagy részleges elállást tervezi, biztosítja, hogy a lemondás szabályos és összhangban van a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás, valamint az arányosság elvével. A lemondó határozatot meg kell indokolni. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő e lemondó határozatot csak abban az esetben ruházhatja át, amennyiben a követelések összege nem haladja meg az 5 000 EUR-t.
A lemondó határozat megállapítja, milyen lépések történtek a visszafizettetés biztosítására, és megadja az alapjául szolgáló jogi és ténybeli indokokat.
(5) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő a megállapított követeléseket részben vagy egészben törölheti, ha bebizonyosodik, hogy a követelést nem szabályszerűen állapították meg. Az ilyen törlés az engedélyezésre jogosult tisztviselő döntése, amelyet kellően indokolni kell.
63. cikk
Beszedési alakiságok
(1) Az esedékes összeg tényleges beszedését a számvitelért felelős tisztviselő könyveli le, és arról tájékoztatja az engedélyezésre jogosult tisztviselőt.
(2) A számvitelért felelős tisztviselőnek történt valamennyi készpénzfizetésről elismervényt kell kiállítani.
(3) Több beszedési megbízás alanyát képező adós részteljesítését először a legrégebbi követeléssel kell szembeállítani, kivéve, ha az adós másképp rendelkezik.
A részleges fizetés először a kamatot fedezi.
64. cikk
A fizetési határidő meghosszabbítása
(1) A számvitelért felelős tisztviselő az engedélyezésre jogosult tisztviselővel együttműködésben, az adós kellően indokolt, írásbeli kérésére meghosszabbíthatja a fizetési határidőt az alábbi két feltétel teljesülése esetén:
a)
az adós vállalja, hogy az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 83. cikkében meghatározott mértékű kamatot fizet az engedélyezett határidő-meghosszabbítás teljes idejére, amely az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 80. cikke (3) bekezdésének b) pontjában meghatározott határidő napján kezdődik;
b)
az uniós szerv jogainak védelme érdekében az adós olyan pénzügyi biztosítékot nyújt, amely fedezi a tartozás hátralékos összegét mind a tőke, mind pedig a kamatok vonatkozásában, és amelyet az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője elfogad.
Az első albekezdés b) pontjában említett biztosíték az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője által jóváhagyott, harmadik fél által nyújtott, egyetemleges felelősségen alapuló kezességgel is helyettesíthető.
(2) Rendkívüli körülmények esetén és az adós kérésére a számvitelért felelős tisztviselő eltekinthet az első bekezdés első albekezdése b) pontjában említett biztosíték megkövetelésétől, amennyiben úgy értékeli, hogy az adós hajlandó és képes teljesíteni a fizetést a póthatáridőig, ám ilyen biztosítékot nem tud nyújtani, és nehéz helyzetben van.
65. cikk
A jogosultságok jegyzéke
(1) A számvitelért felelős tisztviselő jegyzéket vezet az esedékes beszedendő összegekről. Az uniós szervet megillető összegeket a jegyzékben a beszedési megbízás kibocsátásának időpontja szerint csoportosítja. A számvitelért felelős tisztviselő azt is fel kell tüntetnie azon döntéseket is, ha lemond vagy részben lemond a megállapított összegek beszedéséről. A jegyzéket csatolják az uniós szerv költségvetési és pénzgazdálkodásáról szóló jelentéséhez.
(2) Az uniós szerv összeállítja az uniós szervet megillető összegek - az adósok nevét és a kötelezettség összegét tartalmazó - jegyzékét, amelyek esetében az adóst jogerős bírósági határozat kötelezi visszafizetésre, és amelyek esetében kihirdetésüket követő egy éven belül nem történt jelentősebb visszafizetés. E jegyzéket a személyes adatok 45/2001/EK rendelet szerinti védelmének figyelembevételével közzé kell tenni.
Természetes személyek közzétett személyes adatait a követelés maradéktalan kifizetését követően késedelem nélkül el kell távolítani. Ugyanez vonatkozik olyan jogi személyek személyes adataira, amelyek hivatalos nevében természetes személy vagy személyek neve szerepel.
Az adósnak az uniós szerv adóslistájára történő felvételéről szóló döntés során érvényesülnie kell az arányosság elvének, és figyelembe kell venni különösen az összeg jelentőségét.
66. cikk
Elévülési idő
Az uniós szerv harmadik felekkel szembeni, valamint harmadik felek uniós szervvel szembeni jogosultságaira ötéves elévülési időszak vonatkozik.
67. cikk
A díjakra és illetékekre vonatkozó egyedi rendelkezések
Amennyiben az uniós szerv a 6. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett díjakat és illetékeket szed be, úgy minden pénzügyi év elején átfogó ideiglenes becslés készül e díjakról és illetékekről.
Amennyiben e díjakat és illetékeket teljes egészében jogszabály vagy az igazgatótanács határozata állapítja meg, az engedélyezésre jogosult tisztviselő eltekinthet a beszedési megbízás kiállításától, és a követelés összegének megállapítását követően közvetlenül terhelési értesítést is kiállíthat. Ez esetben az uniós szerv követelésének minden részletét rögzíteni kell. A számvitelért felelős tisztviselő összeállítja a terhelési értesítések jegyzékét, valamint feltünteti a terhelési értesítések számát és teljes összegét az uniós szerv költségvetési és pénzgazdálkodásáról szóló jelentésében.
Ha az uniós szerv külön számlázási rendszert használ, a számvitelért felelős tisztviselő köteles a beszedett díjak és illetékek felhalmozódott összegét rendszeresen, de legalább havonta bevezetni az elszámolásba.
Az uniós szerv a ráruházott feladatok alapján csak akkor nyújtja szolgáltatásait, ha a megfelelő díjakat és illetékeket teljes összegben kifizették számára. Kivételes körülmények között azonban a megfelelő illeték vagy díj előzetes kifizetése nélkül is lehet szolgáltatást nyújtani. Amennyiben a megfelelő illeték vagy díj előzetes kifizetése nélkül nyújtottak szolgáltatást, úgy a 60-66. cikket kell alkalmazni.
5. FEJEZET
Kiadási műveletek
68. cikk
Finanszírozási határozat
(1) Minden kiadási tételre kötelezettséget kell vállalni, továbbá azt meg kell erősíteni engedélyezni kell, és ki kell fizetni.
(2) A kiadásokra történő valamennyi kötelezettségvállalást finanszírozási határozatnak kell megelőznie.
(3) Az uniós szerv éves munkaprogramja megfelel az általa végzett tevékenységekre vonatkozó pénzügyi döntésnek, feltéve, hogy a 32. cikk (3) bekezdésében meghatározott elemeket egyértelműen meghatározták.
(4) Az igazgatási előirányzatokat előzetes finanszírozási határozat nélkül is végre lehet hajtani.
69. cikk
A kötelezettségvállalások típusai
(1) A költségvetési kötelezettségvállalás az a művelet, amely során előjegyzik a jogi kötelezettségvállalások teljesítéséből adódó, elkövetkező kifizetések fedezetéhez szükséges előirányzatot.
(2) A jogi kötelezettségvállalás az az aktus, amellyel az engedélyezésre jogosult tisztviselő vállal vagy megállapít egy kötelezettséget, amely költséget eredményez.
(3) A költségvetési kötelezettségvállalások az alábbi három kategória valamelyikébe esnek:
a)
egyedi: a költségvetési kötelezettségvállalás egyedi, ha a végső kedvezményezett és a kiadás összege ismert;
b)
globális: a költségvetési kötelezettségvállalás globális, ha az egyedi kötelezettségvállalás meghatározásához szükséges tényezők közül legalább egy még nem ismert;
c)
ideiglenes: a költségvetési kötelezettségvállalás ideiglenes, ha rendszeres igazgatási kiadásokra szolgál, illetve ha vagy az összeg, vagy a végső kedvezményezettek nem ismertek véglegesen.
Az ideiglenes költségvetési kötelezettségvállalást egy vagy több, későbbi fizetési igényt eredményező egyedi jogi kötelezettségvállalással, vagy a személyzeti kiadásokkal kapcsolatos kivételes esetekben közvetlenül kifizetéssel kell teljesíteni.
(4) Az egy pénzügyi évet meghaladó fellépésekre vállalt költségvetési kötelezettségeket kizárólag akkor lehet több éven keresztül éves részletekre lebontani, ha a létesítő okirat vagy alap-jogiaktus így rendelkezik, vagy azok igazgatási kiadásokra vonatkoznak.
70. cikk
A kötelezettségvállalásokra alkalmazandó szabályok
(1) Bármely olyan intézkedés tekintetében, amely az uniós szerv költségvetését terhelő kiadásokat idézhet elő, az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek költségvetési kötelezettséget kell vállalnia, mielőtt jogi kötelezettséget vállal harmadik felekkel.
(2) A költségvetési kötelezettségvállalás jogi kötelezettségvállalást megelőző, (1) bekezdésben előírt kötelezettsége nem alkalmazandó az üzletmenet-folytonossági terv keretében kihirdetett válsághelyzetben, az uniós szerv által elfogadott eljárásokkal összhangban vállalt jogi kötelezettségekre.
(3) A globális költségvetési kötelezettségvállalások fedezik az N+1. év december 31-éig megkötött megfelelő egyedi jogi kötelezettségvállalások összes költségét.
A 69. cikk (4) bekezdésére és a 87. cikk (2) bekezdésére is figyelemmel, az egyedi vagy ideiglenes költségvetési kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó egyedi jogi kötelezettségvállalásokat az N. év december 31-éig kell megkötni.
Az első és második albekezdésben említett időszakok végén az ilyen költségvetési kötelezettségvállalások fel nem használt egyenlegét az engedélyezésre jogosult tisztviselő visszavonja.
A globális költségvetési kötelezettségvállalást követően jóváhagyott minden egyedi jogi kötelezettségvállalás összegét az engedélyezésre jogosult tisztviselő aláírás előtt rávezeti a költségvetési számlákra, és lekönyveli a globális költségvetési kötelezettségvállalásokra.
(4) Az egy pénzügyi évet meghaladó fellépésekre tett költségvetési és jogi kötelezettségvállalásoknak, a személyzeti kiadások kivételével, megszabott végső végrehajtási határidővel kell rendelkezniük a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban.
E kötelezettségvállalások bármely részét, amelyet az e bekezdés első albekezdésében említett határidő után hat hónappal nem teljesítettek, a 16. cikkel összhangban vissza kell vonni.
A költségvetési kötelezettségvállalás azon összegét, amely olyan jogi kötelezettségvállalásnak felel meg, amely tekintetében a jogi kötelezettségvállalás aláírását követő két éven belül nem történt a 75. cikk értelmében vett kifizetés, vissza kell vonni, kivéve, ha ez az összeg a bíróság vagy választott bírósági testület előtt lévő, jogvita tárgyát képező esetekhez kapcsolódik, vagy ha az alap-jogiaktusok különleges rendelkezéseket tartalmaznak.
71. cikk
A kötelezettségvállalásokra alkalmazandó vizsgálatok
(1) Költségvetési kötelezettségvállalás jóváhagyásakor az engedélyezésre jogosult tisztviselő biztosítja, hogy:
a)
a kiadást az uniós szerv költségvetésének megfelelő tételére terheljék;
b)
az előirányzatok rendelkezésre álljanak;
c)
a kiadás megfeleljen az alkalmazandó rendelkezéseknek, különösen a létesítő okirat rendelkezéseinek, az egyes uniós szervek pénzügyi szabályainak és az ezek szerint elfogadott minden jogi aktusnak;
d)
tiszteletben tartsák a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvét.
(2) Jogi kötelezettségvállalás fizikai vagy elektronikus aláírással történő nyilvántartásba vételekor az engedélyezésre jogosult tisztviselő biztosítja, hogy:
a)
a kötelezettségvállalást fedezze a vonatkozó költségvetési kötelezettségvállalás;
b)
a kiadás jogszerű és rendszeres legyen, valamint megfeleljen az alkalmazandó rendelkezéseknek, különösen a létesítő okirat rendelkezéseinek, az egyes uniós szervek pénzügyi szabályainak és az ezek szerint elfogadott minden jogi aktusnak;
c)
tiszteletben tartsák a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvét.
72. cikk
A kiadások jóváhagyása
A kiadások jóváhagyása az a művelet, amelynek során az engedélyezésre jogosult tisztviselő:
a)
ellenőrzi, hogy a hitelező jogosult a követelésre;
b)
megállapítja vagy ellenőrzi a követelés valódiságát és összegét;
c)
ellenőrzi a követelés esedékességének feltételeit.
73. cikk
Jóváhagyás és a „kifizethető” jelzéssel való ellátás lehetséges formája
(1) A kiadások jóváhagyása olyan bizonylatokon alapul, amelyek tanúsítják a kötelezettségek jogosságát a tényleges szolgáltatásnyújtás, a tényleges árubeszerzés, illetve az építési beruházás tényleges megvalósulásának igazolása, vagy a kifizetést, például előfizetéseket vagy képzések díjainak befizetését igazoló egyéb okmányok alapján.
(2) Mielőtt az engedélyezésre jogosult tisztviselő döntést hozna a kiadás jóváhagyásáról, személyesen ellenőrzi a bizonylatokat, vagy saját hatáskörében meggyőződik arról, hogy az ellenőrzés megtörtént.
(3) A jóváhagyási döntés azáltal jut kifejezésre, hogy az engedélyezésre jogosult tisztviselő az aláírását is tartalmazó „kifizethető” jelzéssel látja el az utalványt.
(4) Számítógéppel nem támogatott rendszerben a „kifizethető” jelzés bélyegző formájában jelenik meg, amely az engedélyezésre jogosult tisztviselő aláírását tartalmazza.
Számítógépes rendszer esetében a „kifizethető” megjelölés az engedélyezésre jogosult tisztviselő személyes jelszavával való elektronikus érvényesítés formájában történik.
74. cikk
A kiadások engedélyezése
(1) A kiadások engedélyezése az a művelet, amelynek során az engedélyezésre jogosult tisztviselő az előirányzatok rendelkezésre állásának ellenőrzése után fizetési megbízás kibocsátásával utasítja a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy fizesse ki az engedélyezésre jogosult tisztviselő által megerősített kiadási összeget.
Amennyiben az igénybevett szolgáltatások - beleértve a bérleti szolgáltatásokat is - vagy az áruszállítások kifizetése időszakos fizetéssel történik, az engedélyezésre jogosult tisztviselő kockázatértékelést követően elrendelheti közvetlen követeléselszámolási rendszer alkalmazását.
(2) A fizetési megbízást az engedélyezésre jogosult tisztviselő keltezéssel és aláírással látja el, majd megküldi a számvitelért felelős tisztviselőnek. A bizonylatokat az engedélyezésre jogosult tisztviselő a 44. cikk (5) bekezdésének megfelelően megőrzi.
(3) Adott esetben a számvitelért felelős tisztviselőnek megküldött fizetési megbízást olyan okmány kíséri, amely igazolja, hogy a javakat a 106. cikk (1) bekezdésében említett leltárba vették.
75. cikk
A kifizetések típusai
(1) A kifizetés annak igazolásától függ, hogy a vonatkozó fellépést az alap-jogiaktus, illetve a szerződés vagy támogatási megállapodás rendelkezéseivel összhangban végrehajtották, és a következő műveletek egyikére vonatkozik:
a)
a teljes esedékes összeg kifizetése;
b)
az esedékes összeg kifizetése az alábbi módok valamelyikével:
1.
előfinanszírozás, amelyet a szerződés vagy a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás aláírását vagy a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozat kiértesítését követően több kifizetésre lehet bontani;
2.
egy vagy több időközi kifizetés a tevékenység részleges végrehajtásának ellentételezéseként;
3.
az esedékes összegek fennmaradó részének kifizetése, amennyiben a tevékenység teljes egészében végrehajtásra került.
Az előfinanszírozás induló forrást biztosít. A hatékony és eredményes pénzgazdálkodásnak megfelelően az előfinanszírozást több kifizetésre lehet bontani.
A megismételhető időközi kifizetés célja a határozat vagy megállapodás végrehajtása során felmerült költségek megtérítése, illetve a szerződés időközi szakaszaiban befejezett vagy nyújtott szolgáltatások, áruszállítás vagy építési beruházás kifizetése. Az alap-jogiaktus rendelkezéseinek sérelme nélkül, az időközi kifizetés részben vagy egészben kimerítheti az előfinanszírozás összegét.
A kiadások lezárására egyenlegkifizetés - az egyenlegkifizetés nem megismételhető, és keretében valamennyi korábbi kifizetés elszámolásra kerül - vagy visszafizetési felszólítás formájában kerül sor.
(2) A költségvetési számvitelben a kifizetések (1) bekezdésben említett különböző típusait az egyes kifizetések teljesítésekor kell megkülönböztetni.
76. cikk
A kifizetések rendelkezésre álló forrásokra történő korlátozása
A kiadásokat a számvitelért felelős tisztviselő a rendelkezésre álló források keretein belül teljesíti.
77. cikk
Határidők
A kiadások kifizetését a 966/2012/EU, Euratom rendeletben és az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendeletben meghatározott határidőkön belül és annak rendelkezéseivel összhangban kell végrehajtani.
6. FEJEZET
Informatikai rendszerek
78. cikk
A műveletek elektronikus irányítása
Amennyiben a bevételi és kiadási műveletek kezelése számítógépes rendszerrel történik, úgy a dokumentumok számítógépes vagy elektronikus eljárással aláírhatók.
79. cikk
e-kormányzat
Az uniós szerv egységes szabványokat állapít meg és alkalmaz a közbeszerzési és vissza nem térítendő támogatásokkal kapcsolatos eljárásokban részt vevő harmadik felekkel elektronikus úton folytatott információcsere vonatkozásában. A lehető legnagyobb mértékben egységes szabványokat dolgoznak ki és alkalmaznak a közbeszerzési és vissza nem térítendő támogatásokkal kapcsolatos eljárások során benyújtott adatok benyújtására, tárolására és feldolgozására, és ebből a célból egységes „elektronikus adatcsereközpontot” alakítanak ki a pályázók, a részvételre jelentkezők és az ajánlattevők számára.
80. cikk
Jó igazgatás
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő késedelem nélkül tudomásra hozza bizonyítékok és/vagy dokumentumok benyújtásának szükségességét, azok formáját és megkívánt tartalmát, valamint adott esetben az odaítélési eljárás lezárásának tervezett menetrendjét.
(2) Amennyiben a pályázó vagy az ajánlattevő nyilvánvaló eljárási hibája miatt a pályázó vagy az ajánlattevő elmulasztja a bizonyítékok benyújtását, vagy nem tesz nyilatkozatokat, az értékelő bizottság vagy adott esetben az engedélyezésre jogosult tisztviselő - a megfelelően indokolt esetek kivételével - felkéri a pályázót vagy az ajánlattevőt a hiányzó információk rendelkezésre bocsátására vagy az igazoló dokumentumok tisztázására. Az ilyen információk vagy pontosítások nem járhatnak az ajánlat lényeges megváltozásával vagy a pályázati feltételek módosulásával.
81. cikk
Jogorvoslati eszközök feltüntetése
Amennyiben egy engedélyezésre jogosult tisztviselő eljárási intézkedése hátrányosan befolyásolja a pályázó vagy ajánlattevő, kedvezményezett vagy szerződő fél jogait, az intézkedés során jelezni kell az intézkedés megtámadására rendelkezésre álló közigazgatási és/vagy bírósági jogorvoslati eszközöket.
Különösen a jogorvoslat jellegét, az annak tárgyában illetékes szervet vagy szerveket, valamint az annak gyakorlására megállapított határidőket kell jelezni.
7. FEJEZET
A belső ellenőr
82. cikk
A belső ellenőr kinevezése, jogköre és feladatai
(1) Az uniós szervnek belső ellenőri funkcióval kell rendelkeznie, amelyet a vonatkozó nemzetközi szabványoknak megfelelően kell ellátni.
(2) A belső ellenőri funkciót a Bizottság belső ellenőre látja el. A belső ellenőr nem lehet sem az uniós szerv sem a Bizottság engedélyezésre jogosult tisztviselője vagy számvitelért felelős tisztviselője.
(3) A belső ellenőr az irányítási és kontrollrendszerek minőségéről szóló független vélemények megalkotásával és a műveletek végrehajtási feltételeinek javítására és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás támogatására vonatkozó ajánlások megtételével tanácsot ad az uniós szervnek a kockázatkezeléssel kapcsolatban.
A belső ellenőr felelős különösen:
a)
a belső irányítási rendszer alkalmasságának és hatékonyságának, valamint a szervezeti egységek szakpolitikák és fellépések végrehajtása során mutatott teljesítményének az ezekhez kapcsolódó kockázatok figyelembevételével történő felméréséért;
b)
az uniós szerv költségvetésének végrehajtására vonatkozó összes műveletre alkalmazandó belső kontroll- és ellenőrzési rendszerek hatékonyságának és eredményességének értékeléséért.
(4) A belső ellenőr feladatait az uniós szerv minden tevékenységével és szervezeti egységével kapcsolatban ellátja. A belső ellenőr teljes és korlátlan hozzáféréssel rendelkezik a feladatai ellátásához szükséges információkhoz.
(5) A belső ellenőr tudomásul veszi az engedélyezésre jogosult tisztviselő összevont éves tevékenységi jelentését és minden egyéb meghatározott információt.
(6) A belső ellenőr megállapításairól és ajánlásairól jelentést tesz az igazgatótanácsnak és az igazgatónak.
A belső ellenőr az alábbi esetekben is jelentést tesz:
-
nem foglalkoztak kritikus kockázatokkal és ajánlásokkal,
-
jelentős késedelem mutatkozik a korábbi években tett ajánlások végrehajtásában.
Az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület és az igazgató biztosítja az ellenőrzés nyomán tett ajánlások végrehajtásának rendszeres ellenőrzését. Az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület megvizsgálja a 47. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett információkat, és azt, hogy teljes mértékben és időben végrehajtották-e az ajánlásokat.
(7) Az uniós szervnek a belső ellenőr elérhetőségeit a kiadási műveletekben érintett bármely természetes vagy jogi személy rendelkezésére kell bocsátania, hogy azok bizalmasan felvehessék a belső ellenőrrel a kapcsolatot.
(8) A belső ellenőr jelentései és megállapításai csak azt követően tehetők nyilvánosan hozzáférhetővé, hogy a belső ellenőr jóváhagyta a végrehajtásukra tett intézkedést.
83. cikk
A belső ellenőr függetlensége
A 966/2012/EU, Euratom rendelet 100. cikkével összhangban kell meghatározni a belső ellenőr függetlenségét, a feladatai ellátása során tett fellépésért való felelősségét, valamint azon jogát, hogy keresetet nyújtson be az Európai Unió Bíróságánál.
84. cikk
A belső ellenőrzési részleg létrehozása
(1) Az igazgatótanács - vagy amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület - a költséghatékonyságra és a hozzáadott értékre kellő tekintettel - belső ellenőrzési részleget hozhat létre, amely a vonatkozó nemzetközi standaroknak megfelelően látja el feladatait.
A belső ellenőrzési részleg célját, hatáskörét és felelősségi körét belső ellenőrzési charta határozza meg, és azokat az igazgatótanácsnak vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testületnek jóvá kell hagynia.
A belső ellenőrzési részleg éves ellenőrzési tervét a belső ellenőrzési részleg vezetője állítja össze, figyelembe véve többek között az igazgató uniós szerven belüli kockázatról készített értékelését.
Az éves ellenőrzési tervet az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület vizsgálja felül és hagyja jóvá.
A belső ellenőrzési részleg megállapításairól és ajánlásairól jelentést tesz az igazgatótanácsnak és az igazgatónak.
(2) Amennyiben egyetlen uniós szerv belső ellenőrzési részlege nem költséghatékony és nem képes megfelelni a nemzetközi standardoknak, az uniós szerv dönthet úgy, hogy belső ellenőrzési részlegét megosztja az ugyanazon szakpolitikai területen működő más uniós szervekkel.
Ilyen esetekben az érintett uniós szervek igazgatótanácsa vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testülete megállapodik a megosztott belső ellenőrzési részleg részletes gyakorlati szabályaiban.
(3) A belső ellenőrzési szereplők hatékonyan együttműködnek egymással az információk és ellenőrzési jelentések megosztása, valamint adott esetben közös kockázatelemzések és közös ellenőrzések végzése révén.
Az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület és az igazgató biztosítja a belső ellenőrzési részleg által tett ajánlások végrehajtásának rendszeres ellenőrzését.
V. CÍM
KÖZBESZERZÉS
85. cikk
Általános rendelkezések
(1) A közbeszerzés tekintetében a 966/2012/EU, Euratom rendelet V. címe és az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet alkalmazandó, a 86. cikkre is figyelemmel.
(2) Kérésére az uniós szerv ajánlatkérőként bevonható a bizottsági vagy intézményközi szerződések, valamint más uniós szervek szerződésének odaítélési eljárásába.
(3) Az uniós szerv részt vesz a kizárt pályázóknak a Bizottság által a 966/2012/EU, Euratom rendelet 108. cikke alapján létrehozott és működtetett adatbázisában.
86. cikk
Közbeszerzési eljárások
(1) Az uniós szerv jogosult a Bizottsággal, az intézményközi hivatalokkal és az Európai Unió Szervei Fordítóközpontjának létrehozásáról szóló 2965/94/EK tanácsi rendelettel (8) létrehozott Fordítóközponttal közbeszerzési eljárás igénybevétele nélkül áruszállítási, szolgáltatási, illetve a Fordítóközpont esetében munkavégzési szerződést kötni.
(2) Az uniós szerv adminisztratív igényeinek fedezésére a fogadó tagállam ajánlatkérő hatóságaival közös közbeszerzési eljárásban vehet részt. Ebben az esetben az 1268/2012/EU, Euratom felhatalmazáson alapuló rendelet 133. cikkét értelemszerűen kell alkalmazni.
VI. CÍM
AZ IGAZGATÁSI ELŐIRÁNYZATOKRA VONATKOZÓ KÜLÖNÖS RENDELKEZÉSEK
87. cikk
Igazgatási előirányzatok
(1) Az igazgatási előirányzatok nem differenciált előirányzatok.
(2) A pénzügyi évet - akár a helyi gyakorlattal összhangban, akár a berendezések beszerzése kapcsán - meghaladó időszakra kiterjedő szerződésekből eredő igazgatási kiadásokat az uniós szerv azon pénzügyi évi költségvetésében kell elszámolni, amelyben azokat teljesítik.
(3) Az uniós szerv minden év július 1-jéig ingatlanpolitikájáról szóló munkadokumentumot nyújt be az Európai Parlamenthez és a Tanácshoz, amely tartalmazza a következő információkat:
a)
az uniós szerv költségvetésének vonatkozó soraiban található előirányzatok által lefedett kiadások és összterület valamennyi épület esetében;
b)
a területre és a helyszínekre vonatkozó általános programozás várható alakulása az elkövetkezendő években, a már meghatározott, tervezés alatt álló ingatlanprojekt bemutatásával;
c)
a 88. cikkben meghatározott eljárásnak megfelelően az Európai Parlamenthez és a Tanácshoz korábban benyújtott, az előző év munkadokumentumaiban nem szereplő új ingatlanprojektek végbehajtásával kapcsolatos végleges feltételek és költségek, valamint lényeges információk.
88. cikk
Ingatlanprojektek
(1) Az uniós szerv költségvetésére várhatóan jelentős pénzügyi kihatással lévő ingatlanprojektek esetében az uniós szerv a lehető leghamarabb - ingatlanszerződések esetében a helyi piac felmérése előtt, építési munkálatok esetében pedig az ajánlati felhívás megjelenése előtt - tájékoztatja az Európai Parlamentet és a Tanácsot a szükséges építési területről és az előzetes tervezésről.
(2) Az uniós szerv költségvetésére várhatóan jelentős pénzügyi kihatással lévő ingatlanprojektek esetében az uniós szerv a szerződések megkötése előtt előterjeszti az ingatlanprojektet, részletezve annak becsült költségeit és finanszírozását, valamint közölve a tervek szerint alkalmazásra kerülő szerződéstervezetek listáját, és kérik az Európai Parlament és a Tanács jóváhagyását. Az uniós szerv kérésére az ingatlanprojekttel kapcsolatban benyújtott dokumentumokat bizalmasan kezelik.
A vis maior eseteket kivéve az Európai Parlament és a Tanács az ingatlanprojektre vonatkozó javaslatot az attól az időponttól számított négy héten belül vitatja meg, amikor a két intézmény azt megkapta.
A négyhetes időszak leteltével az ingatlanprojektre vonatkozó javaslatot jóváhagyottnak kell tekinteni, amennyiben az Európai Parlament vagy a Tanács ezen időszak alatt nem hoz ellenkező értelmű döntést.
Amennyiben az Európai Parlament és/vagy a Tanács a négyhetes időszak alatt kellően megalapozott aggályokat fogalmaz meg, az időszakot - egy alkalommal - további két héttel meghosszabbítják.
Amennyiben az Európai Parlament vagy a Tanács az ingatlanprojektre vonatkozó javaslat ellen dönt, az uniós szerv visszavonja a javaslatát, de újabbat nyújthat be.
(3) Vis maior esetén a (4) bekezdésben meghatározott információkat az ingatlanprojekttel együtt is be lehet nyújtani. Az Európai Parlament és a Tanács az ingatlanprojektre vonatkozó javaslatot az attól az időponttól számított két héten belül vitatja meg, amikor a két intézmény azt megkapta. A kéthetes időszak leteltével az ingatlanprojektre vonatkozó javaslatot jóváhagyottnak kell tekinteni, amennyiben az Európai Parlament és/vagy a Tanács ezen időszak alatt nem hoz ellenkező értelmű döntést.
(4) Az uniós szerv költségvetése szempontjából jelentős pénzügyi hatással járó ingatlanprojektek a következők:
a)
minden telekvásárlás;
b)
a 3 000 000 EUR-t meghaladó összegű épületvásárlások és -eladások, szerkezeti felújítások és építkezések vagy ezek egyidejű ötvözésével megvalósuló projektek;
c)
minden, a b) pont alá nem tartozó, évente legalább 750 000 EUR-s kiadással járó új ingatlanszerződés (beleértve a haszonélvezeti jogot, a hosszú távú bérletet és a meglévő ingatlanszerződések kedvezőtlenebb feltételek melletti megújítását is);
d)
meglévő ingatlanszerződések (köztük a haszonélvezeti jog és a hosszú távú bérlet) évente legalább 3 000 000 EUR-s kiadással járó, azonos vagy kedvezőbb feltételek melletti meghosszabbítása vagy megújítása.
(5) A 19. cikk (4) bekezdésének sérelme nélkül, az ingatlanvásárlási projektek az Európai Parlament és a Tanács előzetes jóváhagyásának függvényében kölcsönből is finanszírozhatók.
A kölcsönt a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban és az Unió pénzügyi érdekeinek kellő tiszteletben tartása mellett kell felvenni és visszafizetni.
Amennyiben az uniós szerv a vásárlást kölcsönből javasolja finanszírozni, az uniós szerv által az előzetes jóváhagyás iránti kérelemmel együtt benyújtandó pénzügyi tervnek tartalmaznia kell különösen a maximális finanszírozási szintet, a finanszírozási időszakot, a finanszírozás módját, a finanszírozás feltételeit és a más típusú szerződéses megállapodásokhoz képest elérhető megtakarításokat.
Az Európai Parlament és a Tanács az előzetes jóváhagyás iránti kérelmet a kérelem ezen intézményekhez való beérkezését követő négy héten belül megvitatja; ez az időtartam - egy alkalommal - két héttel meghosszabbítható. A kölcsön révén történő vásárlást elutasítottnak kell tekinteni, ha ahhoz az Európai Parlament és a Tanács az említett határidőn belül nem adta kifejezett jóváhagyását.
VII. CÍM
SZAKÉRTŐK
89. cikk
Javadalmazott külső szakértők
Az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló határozat 287. cikke értelemszerűen alkalmazandó a szakértők kiválasztására. E szakértők javadalmazása előre bejelentett fix összeg alapján történik, kiválasztásuk alapját pedig szakmai kompetenciájuk jelenti. A kiválasztás a megkülönböztetés-mentesség, az egyenlő bánásmód és az összeférhetetlenség tilalma alapelvével összhangban lévő kiválasztási kritériumok alapján történik.
VIII. CÍM
AZ UNIÓS SZERV ÁLTAL NYÚJTOTT VISSZA NEM TÉRÍTENDŐ TÁMOGATÁSOK ÉS PÉNZDÍJAK
90. cikk
Vissza nem térítendő támogatások
Amennyiben az uniós szerv a létesítő okirattal összhangban vagy a 966/2012/EU, Euratom rendelet 58. cikke (1) bekezdése c) pontjának iv. alpontja alapján a Bizottság általi hatáskör-átruházással vissza nem térítendő támogatások odaítélésére jogosult, a fenti rendelet és az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni.
91. cikk
Pénzdíjak
Amennyiben az uniós szerv a létesítő okirattal összhangban vagy a 966/2012/EU, Euratom rendelet 58. cikke (1) bekezdése c) pontjának iv. alpontja alapján a Bizottság általi hatáskör-átruházással pénzdíjak odaítélésére jogosult, a fenti rendelet és az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni.
IX. CÍM
A BESZÁMOLÓK TARTALMA ÉS A KÖNYVVEZETÉS
1. FEJEZET
A beszámolók tartalma
92. cikk
A beszámolók szerkezete
Az uniós szerv beszámlói az alábbiakat foglalják magukban:
a)
az uniós szerv pénzügyi kimutatásait;
b)
az uniós szerv költségvetésének végrehajtásáról készült jelentéseket.
93. cikk
Jelentés a költségvetési és pénzgazdálkodásról
(1) Minden uniós szerv jelentést készít a pénzügyi év költségvetési és pénzgazdálkodásáról.
(2) Az igazgató a pénzügyi évet követő év március 31-ig megküldi a jelentést az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak, a Bizottságnak és a Számvevőszéknek.
(3) A (2) bekezdésben említett jelentés mind abszolút értékben, mind százalékos arányban kifejezve információval szolgál legalább az előirányzatok végrehajtási arányáról, és összefoglaló adatokat tartalmaz az előirányzatok különböző költségvetési jogcímek közötti átcsoportosításáról.
94. cikk
A beszámolókra vonatkozó szabályok
(1) Az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által - a közszféra tekintetében nemzetközileg elfogadott számviteli standardok alapján - elfogadott szabályokat alkalmazza.
(2) Az uniós szerv 92. cikkben említett beszámolójának tiszteletben kell tartania az 5-31. cikkben megállapított költségvetési alapelveket. Megbízható és valós képet nyújtanak a költségvetési bevételi és kiadási műveletekről.
95. cikk
Számviteli alapelvek
A 92. cikkben említett pénzügyi kimutatások az információkat - beleértve a számviteli politikát - releváns, megbízható, összehasonlítható és érthető módon mutatják be. A pénzügyi kimutatásokat a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében említett számviteli szabályokban meghatározott általánosan elfogadott számviteli alapelvekkel összhangban kell elkészíteni.
96. cikk
Pénzügyi kimutatások
(1) A pénzügyi kimutatás euróban készül, és a következőket tartalmazza:
a)
a mérleg és az eredmény-kimutatás, amelyek az összes eszközt és forrást, a pénzügyi helyzetet, valamint az előző év december 31-i gazdasági eredményt mutatják; összeállításuk a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében említett számviteli szabályokkal összhangban történik;
b)
az év folyamán beszedett és kifizetett összegeket, valamint a végleges pénzügyi helyzetet feltüntető cash flow-kimutatás;
c)
a nettó eszközök változásait feltüntető kimutatás, amely áttekintést nyújt az év során a tartalékokban és a felhalmozott eredményekben bekövetkezett mozgásokról.
(2) A pénzügyi kimutatásokhoz fűzött megjegyzések kiegészítik és magyarázattal látják el az (1) bekezdésben említett kimutatásokban feltüntetett információkat, és tartalmazzák a nemzetközileg elfogadott számviteli gyakorlat által előírt kiegészítő információkat, amennyiben ezen információk az uniós szerv tevékenységei szempontjából relevánsak.
97. cikk
Költségvetés-végrehajtási jelentések
(1) A költségvetés-végrehajtási jelentések euróban készülnek. Ezek a következőkből állnak:
a)
jelentések, amelyek aggregálják az adott évi összes költségvetési bevételi és kiadási műveletet;
b)
magyarázó megjegyzések, amelyek kiegészítik és magyarázattal látják el a jelentésben megadott információkat.
(2) A költségvetési eredmény az alábbiak különbözetéből áll:
-
az adott pénzügyi év tekintetében beszedett valamennyi bevétel,
-
az adott pénzügyi év előirányzatainak terhére kifizetett összegek, növelve az adott pénzügyi évre átvitt előirányzatok összegével.
Az első albekezdésben említett különbözetet növelni vagy csökkenteni lehet egyrészről a megelőző pénzügyi évekről átvitt előirányzatok nettó összegével, amelyeket töröltek, másrészről a következőkkel:
-
az euro-árfolyamok változása eredményeként a megelőző évről átvitt nem differenciált előirányzatokat meghaladó kifizetések,
-
a pénzügyi év során a realizált és nem realizált árfolyamnyereségekből és -veszteségekből származó egyenleg.
(3) A költségvetés végrehajtásáról szóló jelentések az uniós szerv költségvetésével azonos szerkezetben készülnek.
98. cikk
Előzetes beszámolók
(1) Az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője a következő év március 1. napjáig megküldi a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének és a Számvevőszéknek az előzetes beszámolót.
(2) Az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője konszolidációs célból a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által rögzített standardizált formában ugyancsak a következő év március 1. napjáig jelentéscsomagot küld a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének.
99. cikk
A végleges beszámoló jóváhagyása
(1) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 148. cikkének (1) bekezdésével összhangban a Számvevőszék legkésőbb a következő év június 1-jéig megteszi az uniós szerv előzetes beszámolójára vonatkozó észrevételeit.
(2) Amint az uniós szerv kézhez kapja a Számvevőszéknek az előzetes beszámolóra vonatkozó észrevételeit, a számvitelért felelős tisztviselő az 50. cikkel összhangban összeállítja az uniós szerv végleges beszámolóját. Az igazgató elküldi a beszámolót az igazgatótanácsnak, amely véleményezi azt.
(3) A számvitelért felelős tisztviselő a végleges beszámolót az igazgatótanács véleményével együtt a következő pénzügyi év július 1-jéig megküldi a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének, a Számvevőszéknek, az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak.
Az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője konszolidációs célból a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által rögzített standardizált formában ugyancsak a következő év július 1-jéig jelentéscsomagot küld a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének.
(4) Az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője a végleges beszámolók továbbításával egyidejűleg az e végleges beszámolókra vonatkozó teljességi nyilatkozatot is megküldik a Számvevőszéknek, egy másolati példányt pedig a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének.
A végleges beszámolóhoz a számvitelért felelős tisztviselő által kiállított nyilatkozatot kell csatolni, amelyben a tisztviselő kijelenti, hogy a végleges beszámoló e címmel, valamint az alkalmazandó számviteli alapelvekkel, szabályokkal és módszerekkel összhangban készült.
Az uniós szerv végleges beszámolóját a következő év november 15-éig ki kell hirdetni az Európai Unió Hivatalos Lapjában.
(5) Az igazgató legkésőbb a következő év szeptember 30-ig választ küld a Számvevőszék éves jelentésében megfogalmazott észrevételekre. Az uniós szerv egyúttal a Bizottságnak is megküldi válaszait.
2. FEJEZET
Számvitel és vagyonleltár
1. szakasz
Közös rendelkezések
100. cikk
A számviteli rendszer
(1) Az uniós szerv számviteli rendszere a költségvetési és pénzügyi információk olyan formában történő szervezését szolgálja, amely lehetővé teszi a számadatok bevitelét, iktatását és nyilvántartását.
(2) A számviteli rendszer általános számlákból és költségvetési számlákból áll. A számlákat euróban vezetik, az elszámolási időszak pedig a naptári év.
(3) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő vezethet analitikus nyilvántartást is.
101. cikk
Az intézmények számviteli rendszerére vonatkozó közös követelmények
Az uniós szerv által alkalmazandó számviteli szabályokat és a harmonizált számlatükröt a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője fogadja el a 966/2012/EK, Euratom rendelet 152. cikkével összhangban.
2. szakasz
Általános és költségvetési elszámolások
102. cikk
Az általános elszámolások
Az általános elszámolások időrendi sorrendben, a kettős könyvvitel módszerével tartanak nyilván minden olyan eseményt és műveletet, amelyek kihatással vannak az uniós szerv gazdasági és pénzügyi helyzetére, valamint eszközeire és forrásaira.
103. cikk
Könyvviteli bejegyzések az általános elszámolásokban
(1) Az általános elszámolások egyenlegei és az ott történő mozgások a könyvekben jelennek meg.
(2) Minden könyvelési tétel - az elszámolások kiigazítását is beleértve - bizonylatokon alapul, amelyekre a tételekben hivatkozás történik.
(3) A számviteli rendszernek olyannak kell lennie, hogy minden könyvelési tételnek egyértelmű ellenőrzési nyoma maradjon.
104. cikk
Számviteli kiigazítások
A pénzügyi év zárása után és a végső elszámolások bemutatásának időpontjáig az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője bármely olyan, az adott évre vonatkozó kifizetéseket vagy beszedéseket nem érintő kiigazítást elvégezhet, amely az elszámolások megbízható és valós bemutatásához szükséges. E kiigazításoknak összhangban kell állniuk a 101. cikkben említett számviteli szabályokkal.
105. cikk
Költségvetési számvitel
(1) A költségvetési elszámolások részletesen nyilvántartják az uniós szerv költségvetésének végrehajtását.
(2) Az (1) bekezdés alkalmazásában a költségvetési elszámolások rögzítenek minden, a IV. címében előírt költségvetési bevételi és kiadási műveletet.
106. cikk
Vagyonleltár
(1) Az uniós szerv leltárt vezet, amely bemutatja az uniós szerv minden tárgyi eszközének, immateriális javának és befektetett pénzügyi eszközének mennyiségét és értékét, a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által elkészített mintával összhangban.
Az uniós szerv megvizsgálja, hogy a leltárban szereplő bejegyzések megfelelnek-e a tényleges helyzetnek.
(2) Az uniós szerv ingóságainak értékesítését megfelelő módon közzé kell tenni.
X. CÍM
KÜLSŐ ELLENŐRZÉS, MENTESÍTÉS ÉS CSALÁS ELLENI KÜZDELEM
107. cikk
Külső ellenőrzés
(1) Az uniós szerv végleges beszámolójában való konszolidálás előtt független külső ellenőr ellenőrzi, hogy az uniós szerv éves beszámolói megfelelően tükrözik-e az uniós szerv bevételeit, kiadásait és pénzügyi helyzetét.
Amennyiben a létesítő okirat másként nem rendelkezik, a Számvevőszék az EUMSZ 287. cikkének (1) bekezdésében foglalt előírásokkal összhangban különjelentést készít az uniós szervről.
A második albekezdésben említett jelentés elkészítésekor a Számvevőszék figyelembe veszi az első albekezdésben említett független külső ellenőr által végzett ellenőrzési tevékenységet és az ellenőr észrevételei nyomán tett intézkedéseket.
(2) Az uniós szerv költségvetését véglegesen elfogadott formában megküldi a Számvevőszéknek. A lehető leghamarabb tájékoztatja a Számvevőszéket a 10., 14., 19. és 23. cikk szerint elfogadott valamennyi döntésről és intézkedésről.
(3) A Számvevőszék által végzett ellenőrzést a 966/2012/EK, Euratom rendelet 158-163. cikke szabályozza.
108. cikk
A mentesítési eljárás ütemterve
(1) Az Európai Parlament a Tanács ajánlása alapján - hacsak a létesítő okirat másképp nem rendelkezik - az N+2. év május 15. napjáig mentesíti az igazgatót az N. évi költségvetés végrehajtása tekintetében. Az igazgató tájékoztatja az igazgatótanácsot az Európai Parlament mentesítő határozathoz kapcsolódó állásfoglalásban foglalt észrevételeiről.
(2) Amennyiben az (1) bekezdésben előírt időpont nem tartható, úgy az Európai Parlament vagy a Tanács tájékoztatja az igazgatót a halasztás okairól.
(3) Amennyiben az Európai Parlament elhalasztja a mentesítő döntés meghozatalát, úgy az igazgató - az igazgatótanáccsal együtt - minden erőfeszítést megtesz a határozat útjában álló akadályok elmozdítását vagy elmozdításának elősegítését szolgáló intézkedések mielőbbi meghozatala érdekében.
109. cikk
A mentesítési eljárás
(1) A mentesítő határozat kiterjed az uniós szerv bevételeinek és kiadásainak elszámolásaira, a költségvetési eredményre, valamint az uniós szerv pénzügyi kimutatásban feltüntetett eszközeire és forrásaira.
(2) A mentesítés megadásának céljából az Európai Parlament - a Tanács után - megvizsgálja az uniós szerv elszámolásait és pénzügyi kimutatásait. Megvizsgálja továbbá a Számvevőszék által készített éves jelentést, az uniós szerv igazgatójának válaszaival együtt, a Számvevőszék bármely releváns, az adott pénzügyi évre vonatkozó különjelentését, valamint a Számvevőszéknek az elszámolások megbízhatóságát, illetve az alapjául szolgáló műveletek jogszerűségét és szabályszerűségét igazoló nyilatkozatát.
(3) Az igazgató - a 966/2012/EU, Euratom rendelet 165. cikkének (3) bekezdésében előírt módon - az Európai Parlament kérésére benyújt a Parlamentnek minden, a mentesítési eljárás adott pénzügyi évre történő szabályszerű alkalmazásához szükséges információt.
110. cikk
Nyomonkövetési intézkedések
(1) Az igazgató megteszi a megfelelő lépéseket annak érdekében, hogy eleget tegyen az Európai Parlament mentesítő határozatához kapcsolódó észrevételeknek és a Tanács által elfogadott, a mentesítésre vonatkozó javaslathoz kapcsolódó megjegyzéseknek.
(2) Az Európai Parlament vagy a Tanács kérésére az igazgató jelentést tesz az ezen észrevételek és megjegyzések figyelembevételével hozott intézkedésekről. Az igazgató ennek egy példányát megküldi a Bizottságnak és a Számvevőszéknek.
111. cikk
A Bizottság, a Számvevőszék és az OLAF által folytatott helyszíni ellenőrzések
(1) Az uniós szerv a Bizottság munkatársai és a Bizottság által feljogosított más személyek, valamint a Számvevőszék számára hozzáférést biztosít telephelyeihez és helyiségeihez, valamint minden olyan adathoz és információhoz, ideértve az elektronikus formátumúakat is, amelyek az általuk végzett ellenőrzések lefolytatásához szükségesek.
(2) Az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) - a 883/2013/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet (9) és a 2185/96/Euratom, EK tanácsi rendeletben (10) előírt rendelkezéseknek és eljárásoknak megfelelően - helyszíni ellenőrzéseket és vizsgálatokat végezhet annak megállapítására, hogy a rendelet alapján odaítélt támogatással vagy szerződéssel összefüggésben történt-e az Unió pénzügyi érdekeit sértő csalás, korrupció vagy más jogellenes cselekmény
(3) Az (1) és (2) bekezdés sérelme nélkül, az uniós szerv által harmadik országokkal és nemzetközi szervezetekkel kötött megállapodásokban, szerződésekben, támogatásokban és közbeszerzésekben az Európai Számvevőszéket és az OLAF-ot rendelkezés útján kifejezetten fel kell hatalmazni arra, hogy saját hatáskörüknek megfelelően ilyen ellenőrzéseket és vizsgálatokat végezzenek.
XI. CÍM
ÁTMENETI ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
112. cikk
Az Európai Parlament és a Tanács információkérése
Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság jogosult megkapni az uniós szervtől minden olyan információt vagy magyarázatot, amely hatáskörében a költségvetési ügyekkel kapcsolatban szükséges.
113. cikk
Az uniós szerv új pénzügyi szabályzatának elfogadása
A 966/2012/EU, Euratom rendelet 208. cikkében említett minden egyes szerv új pénzügyi szabályzatot fogad el, amely 2014. január 1-jén, de minden esetben legkésőbb hat hónappal azután lép hatályba, hogy a költségvetést terhelő támogatásnyújtást követően a szerv a fenti rendelet 208. cikkének hatálya alá kerül.
114. cikk
Az uniós szerv új pénzügyi szabályzatát végrehajtó szabályok
Az igazgatótanács - amennyiben szükséges és a Bizottság előzetes hozzájárulásával - az igazgató javaslatára az uniós szerv pénzügyi szabályzatához részletes végrehajtási szabályokat fogad el.
115. cikk
Hatályvesztés
A 2343/2002/EK, Euratom rendelet 2014. január 1-jével hatályát veszti. A 40. cikket azonban 2014. december 31-ig, a 27. cikk (4) és (7) bekezdését pedig 2015. december 31-ig továbbra is alkalmazni kell.
116. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba. Ezt a rendeletet 2014. január 1-jétől kell alkalmazni. A 47. cikket és a 82. cikk (5) bekezdését azonban 2015. január 1-jétől, a 32. cikket és a 33. cikk (5) és (8) bekezdését pedig 2016. január 1-jétől kell alkalmazni.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2013. szeptember 30-án.