ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
A BIZOTTSÁG 1042/2014/EU FELHATALMAZÁSON ALAPULÓ RENDELETE
(2014. július 25.)
az 514/2014/EU rendeletnek a felelős hatóságok kijelölése, azoknak az irányítás és kontroll területére vonatkozó feladatai, valamint az ellenőrző hatóságok jogállása és kötelezettségei tekintetében történő kiegészítéséről
AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG,
tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre,
tekintettel a Menekültügyi, Migrációs és Integrációs Alapra, valamint a rendőrségi együttműködés, a bűnmegelőzés és a bűnözés elleni küzdelem, valamint a válságkezelés pénzügyi támogatására szolgáló eszközre vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról szóló, 2014. április 16-i 514/2014/EU európai parlamenti és tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 26. cikke (4) bekezdésére és 29. cikke (1) bekezdésére,
mivel:
(1)
A 2007-2013. évi „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása” keretprogram szerinti előző alapok és a 2014-2020-ra vonatkozó keret szerinti specifikus rendeletek végrehajtása közötti folytonosság biztosítása érdekében az 514/2014/EU rendelet nagymértékben az előző alapokra vonatkozóan hatályban lévő szabályokra épül, de ugyanakkor figyelembe veszi a 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet (2) által a megosztott irányítás tekintetében bevezetett változásokat is.
(2)
Annak érdekében, hogy a nemzeti programokat végrehajtó testületek megfelelő kapacitással rendelkezzenek a feladataik hatékony ellátásához, valamint az 514/2014/EU rendelet 2. cikkének a) pontjában foglalt specifikus rendeletek célkitűzéseivel és prioritásaival összhangban szabályokat kell meghatározni e testületek kinevezése, a kinevezésük ellenőrzése és - amennyiben szükséges - megszüntetése céljából.
(3)
Annak érdekében, hogy a hatóságoknak biztosított feladatkör lehetővé tegye számukra a nemzeti program végrehajtását, azoknak az irányítás és kontroll területére vonatkozó feladatait megállapító szabályok lefektetésére van szükség, különös tekintettel azokra a feltételekre, amelyek szerint a hatóságok egyes feladataikat átruházhatják vagy kiszervezhetik.
(4)
A nemzeti programok keretében nyújtott uniós hozzájárulásra vonatkozó kiválasztási és az odaítélési eljárásnak összhangban kell állnia az átláthatóság, a megkülönböztetésmentesség és az egyenlő bánásmód elveivel. Ezért meg kell határozni azokat a feltételeket, amelyek mellett a tagállamoknak végre kell hajtaniuk a nemzeti programok szerinti intézkedéseket, különösen annak megállapítása érdekében, hogy a felelős hatóság milyen körülmények között hajthatja végre közvetlenül a projekteket.
(5)
Az ellenőrzéseknek valamennyi tagállamban hatékonynak kell lenniük, a megfelelő alkalmazási körrel kell rendelkezniük, és azokat a nemzetközi könyvvizsgálati standardokkal összhangban kell elvégezni. Ennek céljából világosan meg kell határozni az ellenőrző hatóságok jogállását és könyvvizsgálati standardjait.
(6)
Annak érdekében, hogy az ellenőrző hatóságok ellenőrzési tevékenységei támogathassák az általuk kibocsátott ellenőri véleményeket, az ellenőrzési tevékenységek különböző típusainak meghatározása szükséges.
(7)
Fontos, hogy az ellenőrző hatóság tevékenységének eredményeiről kellő időben és megfelelő módon jelentést tegyenek a kinevező hatóság, valamint az Európai Bizottság felé. Különösen fontos, hogy az éves kifizetési kérelem részeként benyújtott vezetői nyilatkozat és a végső ellenőrzési jelentések és a kontrollok éves összefoglalója jól tükrözze az ellenőrző hatóság munkáját és következtetéseit. Következésképpen az ellenőrző hatóságnak az ellenőrzési munkája részeként biztosítania kell, hogy az ellenőrző tevékenységével kapcsolatos információk megfelelően szerepelnek az említett dokumentumokban.
(8)
Az e rendeletben előírt intézkedések mielőbbi alkalmazása és a nemzeti programok jóváhagyásával és végrehajtásával kapcsolatos késedelmek elkerülése érdekében e rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.
(9)
Az 514/2014/EU rendelet az Egyesült Királyságra és Írországra vonatkozóan kötelező, ezért jelen rendelet is kötelező rájuk nézve.
(10)
Dániára nézve sem az 514/2014/EU rendelet, sem pedig jelen rendelet nem kötelező.
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. cikk
Fogalommeghatározások
E rendelet alkalmazásában az 514/2014/EU rendeletben szereplő fogalommeghatározásokat kell alkalmazni. E rendelet alkalmazásában továbbá:
a) „kijelölő hatóság”: az 514/2014/EU rendelet 26. cikkének (1) bekezdése szerinti valamely tagállam miniszteri szintű hatósága, amely a felelős hatóságot kijelöli;
b) „illetékes hatóságok”: az 514/2014/EU rendelet 25. cikkének (1) bekezdésében említett felelős hatóság, ellenőrző hatóság és - adott esetben - felhatalmazott hatóság;
c) „SFC2014”: a 802/2014/EU bizottsági végrehajtási rendelet (3) 2. cikke által létrehozott elektronikus adatcsererendszer;
d) „támogatási megállapodás”: megállapodás vagy bármely ezzel egyenértékű jogi eszköz, amelynek alapján a felelős hatóság a nemzeti program keretében megvalósuló projektek végrehajtása céljából támogatást nyújt a kedvezményezettnek.
II. FEJEZET
A FELELŐS HATÓSÁG
I. SZAKASZ
A felelős hatóság kijelölése
2. cikk
A felelős hatóság kijelölésére vonatkozó kritériumok és eljárás
(1) A felelős hatóságként kinevezésre kerülő testületnek olyan közigazgatási szervezettel és belsőkontroll-rendszerrel kell rendelkeznie, amely megfelel az e rendelet mellékletében szereplő kritériumoknak (a továbbiakban: kijelölési kritériumok). A kijelölési kritériumok kiterjednek az alábbiakra:
a)
belső környezet;
b)
kontrolltevékenységek;
c)
belső tájékoztatás és kommunikáció;
d)
belső ellenőrzés és jelentés.
A tagállamok további kijelölési kritériumokat állapíthatnak meg a felelős hatóság méretének, feladatkörének és más jellemzőinek figyelembevétele céljából.
(2) Az 514/2014/EU rendelet 26. cikkének (3) bekezdésében említett auditszervezet értékeli, hogy a leendő felelős hatóság megfelel-e a mellékletben foglalt kijelölési kritériumoknak, és az ellenőrzésre vonatkozó megállapításait, következtetéseit és véleményét egy ellenőrzési jelentésben dokumentálva megküldi a kijelölő hatóságnak.
(3) Amennyiben a kijelölő hatóság nem találja kielégítőnek a leendő felelős hatóság kijelölési kritériumoknak való megfelelőségét, konkrét utasításokat ad e szervezetnek a hiányosságok orvosolására, valamint határidőt állapít meg a követelményeknek való megfelelés teljesítésére, mely időponttól az érintett szerv felelős hatóságként nevezhető ki.
A megfelelésig a szerv ideiglenesen - legfeljebb 12 hónapra - kijelölhető felelős hatóságként. Ezen ideiglenes időszak hosszúsága arányos az azonosított hiányosságokkal.
(4) A felelős hatóság kijelölésekor a tagállam haladéktalanul értesíti a Bizottságot az SFC2014 útján. Ezen értesítéssel a tagállam a következő elemeket tartalmazó dokumentumokat nyújtja be:
a)
a főbb felelősségi köröknek a felelős hatóság szervezeti egységei közötti megosztása;
b)
adott esetben a felelős hatóság és a meghatalmazott hatóságok között kapcsolat, az átruházható tevékenységek, valamint az ezen átruházott tevékenységek felügyeletét célzó fő eljárások, továbbá
c)
a kedvezményezettek pénzügyi követeléseinek feldolgozására, valamint a kiadások engedélyezésére és elkönyvelésére irányuló fő eljárások összefoglalója.
3. cikk
A felelős hatóság felügyelete és a kijelölés felülvizsgálata
(1) A kijelölő hatóság felügyeli a felelős hatóságot, különösen az e rendelet 14. cikke (2) bekezdésében szereplő információk alapján, és köteles nyomon követni minden azonosított hiányosságot.
(2) A tagállamok biztosítják azon információ haladéktalan továbbítását a kijelölő hatóság felé, miszerint a felelős hatóság már nem felel meg a kijelölési kritériumoknak.
(3) Amennyiben a felelős hatóság már nem felel meg a kijelölési kritériumoknak vagy a belsőkontroll-rendszere oly mértékben hiányos, hogy az aláássa a feladatai teljesítéséhez szükséges képességét, a kijelölő hatóság próbaidőre bocsátja a felelős hatóságot. Ilyen esetben a kijelölő hatóság a hiányosságok megszüntetését célzó intézkedési tervet dolgoz ki a felelős hatóság számára, amelyet utóbbi a nem megfelelés vagy hiányosság súlyosságával arányos időszakon belül hajt végre. Ezen időszak nem haladja meg a 12 hónapot a próbaidő kezdetétől számítva.
(4) A kijelölő hatóság azonnal tájékoztatja a Bizottságot az általa a (3) bekezdéssel összhangban kidolgozott bármely intézkedési tervről, és folyamatos információval látja el a Bizottságot annak előrehaladásáról.
(5) Amennyiben a felelős hatóság megbízatása véget ér, a kijelölő hatóság mielőbb másik felelős hatóságot jelöl ki az 514/2014/EU rendelet 26. cikkével és a jelen rendelet 2. cikkével összhangban, ezáltal biztosítva a kedvezményezettek javára történő kifizetések zökkenőmentességét.
(6) Amennyiben a Bizottság úgy találja, hogy a tagállam nem készítette el a (3) bekezdés szerinti, a hiányosságok megszüntetését célzó intézkedési tervet, vagy a felelős hatóság annak ellenére megtartja megbízatását, hogy meghatározott határidőn belül nem hajtotta végre az intézkedési tervet, a Bizottság a fennmaradó hiányosságokat az 514/2014/EU rendelet 47. cikkében meghatározott megfelelőségi vizsgálati eljárásnak veti alá.
II. SZAKASZ
A felelős hatóság feladatai az irányítás és kontroll területén
4. cikk
A felelős hatóság feladatai
A felelős hatóság a nemzeti programot a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel összhangban irányítja és hajtja végre. Ennek során:
a)
konzultál a partnerekkel az 514/2014/EU rendelet 12. cikkének (1) bekezdése szerint;
b)
biztosítja az 514/2014/EU rendelet 12. cikke (4) bekezdésében említett monitoringbizottság megfelelő működését;
c)
javaslatot nyújt be a Bizottságnak az 514/2014/EU rendelet 14. cikkében foglalt nemzeti programra és annak bármely későbbi felülvizsgálatára vonatkozóan az SFC2014 alkalmazásával;
d)
meghatározza és létrehozza valamennyi tevékenység esetében a projektek és projektköltségek támogathatósági szabályait, az egyenlő bánásmód biztosítása és az összeférhetetlenség elkerülése mellett, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel összhangban;
e)
ajánlati és pályázati felhívásokat szervez és tesz közzé, majd azt követően megszervezi és meghirdeti a nemzeti program keretében finanszírozott projektek kiválasztását és odaítélését, az 514/2014/EU rendelet 2. cikkének a) pontjában hivatkozott specifikus rendeletek hatályával és célkitűzéseivel összhangban és a jelen rendelet 9. cikkében foglalt kritériumoknak megfelelően;
f)
biztosítja, hogy rendelkezésre álljanak olyan rendszerek, amelyek lehetővé teszik a közös és programspecifikus mutatók Bizottság felé történő jelentéséhez szükséges adatok gyűjtését, valamint a program és a projektek végrehajtására vonatkozó egyéb adatok továbbítását a Bizottság részére;
g)
fogadja a Bizottságtól érkező kifizetéseket, és kifizetéseket eszközöl a kedvezményezetteknek;
h)
biztosítja a specifikus rendeletek alapján és egyéb vonatkozó nemzeti és uniós pénzügyi eszközökből történő társfinanszírozások közti következetességet és kiegészítő jelleget;
i)
nyomon követi a projekteket és ellenőrzi, hogy a projektekkel kapcsolatban elszámolt kiadások ténylegesen felmerültek-e és összhangban állnak-e az uniós és nemzeti szabályokkal;
j)
gondoskodik egy olyan rendszerről, amely a nemzeti program keretében megvalósuló valamennyi projekt számviteli nyilvántartásait számítógépes formában rögzíti és tárolja, valamint biztosítja a pénzügyi irányításhoz, felügyelethez, ellenőrzéshez és értékeléshez szükséges végrehajtási adatok összegyűjtését;
k)
a nemzeti számviteli szabályok sérelme nélkül biztosítja, hogy a kedvezményezettek és a nemzeti program keretében finanszírozott projektek végrehajtásában közreműködő más szervezetek vagy külön elszámolási rendszert vagy a projekttel kapcsolatos valamennyi ügylet tekintetében megfelelő elszámolási szabályzatot alkalmazzanak;
l)
biztosítja a nemzeti program 514/2014/EU rendelet 56. cikkében és 57. cikkének (1) bekezdésében említett értékelésének megfelelő határidőn belül történő elvégzését;
m)
biztosítja, hogy a független értékelők megkapjanak a nemzeti program kezelésére vonatkozó minden olyan információt, amely az 514/2014/EU rendelet 56. cikkében és 57. cikkének (1) bekezdésében említett értékelés elvégzéséhez és az értékelő vélemény kialakításához szükséges;
n)
eljárásokat dolgoz ki annak érdekében, hogy a kiadásokra, határozatokra és ellenőrzési tevékenységekre vonatkozó minden dokumentum esetében biztosítsák az előírt ellenőrzési nyomvonalat, és azokat az 514/2014/EU rendelet 27. cikkének (5) bekezdése alapján elfogadott bizottsági végrehajtási rendeleteknek megfelelően tartsák nyilván;
o)
biztosítja, hogy az ellenőrző hatóság megkapjon az alkalmazott irányítási és ellenőrzési eljárásokra és a specifikus rendeletek keretében finanszírozott kiadásokra vonatkozó minden olyan információt, amely az 514/2014/EU rendelet 29. cikkében említett audit elvégzéséhez és az auditról szóló vélemény kialakításához szükséges;
p)
elkészíti az 514/2014/EU rendelet 54. cikkében említett végrehajtási jelentéseket és az 514/2014/EU rendelet 57. cikkének (1) bekezdésében említett értékelő jelentéseket, és azokat az SFC2014 útján benyújtja a Bizottságnak;
q)
az 514/2014/EU rendelet 44. cikkével összhangban elkészíti a kifizetés iránti kérelmet, és az SFC2014 útján benyújtja azt a Bizottságnak;
r)
tájékoztató és közzétételi tevékenységeket végez, és terjeszti a program eredményeit az 514/2014/EU rendelet 53. cikkével összhangban;
s)
igazgatási és helyszíni ellenőrzéseket végez az 514/2014/EU rendelet 27. cikkével összhangban;
t)
együttműködik a Bizottsággal és a többi tagállam felelős hatóságaival; továbbá
u)
reagál az ellenőrző hatóság megállapításaira a feltárt problémák orvosolásával vagy - amennyiben nem fogadja el az ellenőrző hatóság megállapításait - részletes indokolás benyújtásával.
5. cikk
Felhatalmazott hatóság
(1) A felelős hatóság az 514/2014/EU rendelet 25. cikke (1) bekezdése c) pontjának megfelelően egyes feladatait vagy valamennyi feladatát átruházhatja egy felhatalmazott hatóságra. A feladatátruházásnak minden esetben meg kell felelnie az eredményes pénzgazdálkodás elveinek, és összeegyeztethetőnek kell lennie a megkülönböztetésmentesség és az uniós finanszírozás láthatósága elveivel. Az átruházott feladatokkal kapcsolatosan összeférhetetlenség nem merülhet fel.
(2) A felelős hatóság által a felhatalmazott hatóságra átruházott feladatok hatályát és az azok teljesítése során alkalmazott részletes eljárásokat egy, a felelős hatóság és a felhatalmazott hatóság által aláírt dokumentumban rögzítik. E felhatalmazási okiratnak tartalmaznia kell legalább az alábbiakat:
a)
a vonatkozó specifikus rendelet;
b)
a felhatalmazott hatóságra átruházott feladat(ok);
c)
a felhatalmazott hatóság kötelezettsége annak ellenőrzésére, hogy a kedvezményezettek megfelelnek-e az uniós és nemzeti szabályoknak;
d)
a felhatalmazott hatóság kötelezettsége egy, a feladatainak megfelelő szervezeti struktúra, valamint irányítási és kontrollrendszer bevezetésére és fenntartására;
e)
a felhatalmazott hatóság által a felelős hatóság részére benyújtandó információk és igazoló dokumentumok, és az ehhez rendelkezésére álló határidő; továbbá
f)
a felelős hatóság mechanizmusa a felhatalmazott hatóság felügyeletére.
(3) Az 514/2014/EU rendelet 25. cikke (1) bekezdésének a) pontja értelmében a Bizottsággal való kommunikáció nem ruházható át. A felhatalmazott hatóság a felelős hatóság útján kommunikál a Bizottsággal.
(4) Amennyiben a felhatalmazott hatóság nem közigazgatási vagy a nemzeti jog alá tartozó, közfeladatot ellátó magánszerv, a felelős hatóság nem ruházhat át arra olyan végrehajtási hatáskört, amely nagymértékű, politikai döntéssel járó mérlegelést igényel.
(5) Az átruházott feladatokért továbbra is a felelős hatóság felelős. A felelős hatóság rendszeresen felülvizsgálja az átruházott feladatokat, és meggyőződik arról, hogy az elvégzett munka kielégítő és összhangban áll az uniós és nemzeti szabályokkal.
(6) Az átruházott feladatok tekintetében a jelen rendelet ugyanúgy alkalmazandó a felhatalmazott hatóságra is.
6. cikk
A feladatok kiszervezése
A felelős hatóság egyes feladatait kiszervezheti, mindazonáltal azokért továbbra is felelős.
A felelős hatóság rendszeresen felülvizsgálja a kiszervezett feladatokat, és meggyőződik arról, hogy az elvégzett munka kielégítő és összhangban áll az uniós és nemzeti szabályokkal.
III. SZAKASZ
A felelős hatóság állami beavatkozással kapcsolatos kötelessége
7. cikk
A felelős hatóság mint odaítélő szerv
(1) Főszabályként a felelős hatóság a nemzeti program keretében megvalósuló projektek számára ítél oda támogatásokat, nyílt ajánlattételi felhívások alapján.
(2) A felelős hatóság meghívásos ajánlattételi felhívások alapján is odaítélhet támogatásokat projektek részére.
A meghívásos ajánlattételi felhívások csak bizonyos kiválasztott szervezetek előtt nyitottak az adott projekt különleges jellege vagy az ajánlattételre felkért szervezetek műszaki vagy igazgatási jellegű szakértelme miatt.
A meghívásos ajánlattételi felhívások alkalmazásának indokait a felhívásban ismertetni kell.
(3) A felelős hatóság közvetlenül is odaítélhet támogatásokat, amennyiben a projekt különleges jellege vagy a vonatkozó szervezetek műszaki vagy igazgatási jellegű szakértelme miatt más lehetőség nem választható, például de jure vagy de facto monopóliumok esetén.
A közvetlen odaítélés alkalmazásának indokait az odaítélésről szóló határozatban ismertetni kell.
(4) Kellően indokolt esetekben - ideértve az olyan többéves projektek folytatását, amelyeket egy korábbi ajánlattételi felhívás keretében vagy vészhelyzetben választottak ki - ajánlattételi felhívás közzététele nélkül is nyújtható támogatás.
Az ajánlattételi felhívás közzététele nélküli támogatásnyújtás indokait az odaítélésről szóló határozatban ismertetni kell.
(5) Amennyiben a felelős hatóság jár el odaítélő szervként, sem a felelős hatóság, sem pedig a felhatalmazott hatóságok nem lehetnek az e cikkel összhangban odaítélt támogatás kedvezményezettjei.
(6) A felelős hatóság meghatározza, hogy ki ítéli oda a támogatásokat, valamint biztosítja az összeférhetetlenség elkerülését, különösen az olyan esetekben, amikor a pályázók nemzeti szervek.
8. cikk
Azon feltételek, amelyek mellett a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el
(1) A felelős hatóság úgy dönthet, hogy akár önállóan, akár bármely más nemzeti hatósággal társulva közvetlenül hajt végre projekteket, mivel az igazgatási hatáskörök, a műszaki szakértelem vagy a projekt jellege - például a de jure monopólium vagy a biztonsági követelmények - miatt más lehetőség nem kínálkozik a végrehajtásra. Ilyen esetben a felelős hatóság lesz a támogatás kedvezményezettje.
(2) A felelős hatóság arra vonatkozó indokait, hogy miért jár el végrehajtó szervként, illetve miért választ társult nemzeti hatóságokat az (1) bekezdésben foglaltak szerint, az 514/2014/EU rendelet 54. cikkében hivatkozott éves végrehajtási jelentésben be kell jelenteni a Bizottságnak.
(3) Amennyiben a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el a projektek végrehajtása során, be kell tartania az értékarányosság elvét és ki kell küszöbölnie az összeférhetetlenséget.
(4) A valamely projekt nemzeti program keretében történő társfinanszírozására vonatkozó igazgatási határozatnak magában kell foglalnia minden olyan információt, amely a társfinanszírozott termékek és szolgáltatások végrehajtásának nyomon követéséhez és a felmerült kiadások ellenőrzéséhez szükséges.
(5) Amennyiben a felelős hatóság nagy valószínűséggel rendszeresen jár el végrehajtó szervként:
a)
a felelős hatóság és az ellenőrző hatóság nem képezheti ugyanazon szerv részét, kivéve, ha az ellenőrző hatóság jelentést tesz egy külső szerv felé és biztosított az ellenőrzésének függetlensége; továbbá
b)
a felelős hatóság 4. cikkben említett feladatait ez nem érinti.
9. cikk
Kiválasztási és odaítélési eljárás
(1) A 7. cikk (1) bekezdésében említett ajánlattételi felhívásokat oly módon kell közzétenni, hogy biztosított legyen a nyílt verseny és megfelelő nyilvánosság a potenciális kedvezményezettek körében. A felhívások minden lényeges módosítását hasonlóképpen kell közzétenni.
A 7. cikk (1) és (2) bekezdése szerinti ajánlattételi felhívásokban fel kell tüntetni legalább a következőket:
a)
célkitűzések;
b)
kiválasztási és odaítélési kritériumok;
c)
az uniós és - adott esetben - nemzeti finanszírozás módozatai, ideértve adott esetben a magasabb társfinanszírozási arány alkalmazásának lehetőségét, az 514/2014/EU rendelet 16. cikkének (5) bekezdésével összhangban;
d)
az ajánlatok benyújtására vonatkozó rendelkezések és a benyújtás végső időpontja;
e)
a kiadások támogathatóságára vonatkozó szabályok;
f)
a projekt időtartama; továbbá
g)
a megőrzendő és bejelentendő pénzügyi és egyéb információk.
(2) Az odaítélési határozat meghozatala előtt a felelős hatóságnak meg kell győződnie arról, hogy a projektben érintett kedvezményezettek képesek megfelelni a kiválasztási és odaítélési kritériumoknak.
(3) A felelős hatóság meghatározza az ajánlatok átvételére vonatkozó eljárást. Az ajánlatokat alaki, műszaki és költségvetési elemzésnek és minőségi értékelésnek veti alá, az ajánlattételi felhívásban rögzített kritériumok alkalmazásával, átlátható és megkülönböztetésmentes módon. A felelős hatóság írásban rögzíti a többi ajánlat elutasításának indokait.
(4) Az odaítélési határozat tartalmazza legalább a kedvezményezettek nevét, a projekt lényeges elemeit és operatív célkitűzéseit, az uniós hozzájárulás maximális összegét, valamint az elszámolható költségek teljes összegének maximális társfinanszírozási arányát.
(5) A felelős hatóság valamennyi pályázót írásban értesíti a határozatáról. A sikertelen pályázókkal közli az ajánlatuk elutasításának indokait, a kiválasztási és odaítélési kritériumokra való hivatkozással.
10. cikk
A támogatásokat formalizáló dokumentumok, amennyiben a felelős hatóság odaítélő hatóságként jár el
(1) Amennyiben a felelős hatóság odaítélő hatóságként jár el, meghatározza a projektirányítási eljárásokat, amelyek előírják legalább az alábbiakat:
a)
a támogatási megállapodások aláírása a kedvezményezettekkel; valamint
b)
a támogatási megállapodások nyomon követése - ideértve azok módosításait is - adminisztratív eszközök, például levélváltás vagy írásbeli jelentések útján.
(2) A támogatási megállapodás magában foglalja vagy feltünteti az alábbiakat:
a)
az uniós hozzájárulás maximális összege;
b)
az uniós hozzájárulás maximális százalékaránya a vonatkozó specifikus rendelettel összhangban;
c)
a projekt részletes leírása és menetrendje;
d)
adott esetben minden olyan jelentős feladat, amelyeket a kedvezményezett alvállalkozásba kíván adni harmadik felek számára, a vonatkozó költségekkel együtt;
e)
a projektre vonatkozóan elfogadott előzetes költségvetés és finanszírozási terv, ideértve a kiadást és a bevételt, a meghatározott támogathatósági szabályokkal összhangban;
f)
a projekt lezárásakor az uniós hozzájárulás összegének kiszámításához alkalmazott módszer;
g)
menetrend és a megállapodás végrehajtási rendelkezései, ideértve a jelentéstételi kötelezettségre vonatkozó rendelkezéseket, a megállapodás módosításait és a megállapodás megszüntetését;
h)
a projekt operatív célkitűzései, köztük a számszerűsített célkitűzések és a bejelentendő mutatók;
i)
arra vonatkozó rendelkezés, miszerint a kedvezményezettnek kellő időben össze kell gyűjtenie a specifikus rendeletben meghatározott közös mutatókhoz szükséges adatokat, valamint minden más programspecifikus mutatót, és ezen adatokról legalább évente egyszer jelentést kell benyújtania;
j)
az elszámolható költségek meghatározása, ideértve adott esetben az egységre vetített költségskálát, az egyösszegű támogatásokat és az átalányfinanszírozást;
k)
számviteli követelmények és a támogatás kifizetésével kapcsolatos feltételek;
l)
az ellenőrzési nyomvonalra vonatkozó feltételek;
m)
az adatvédelemre vonatkozó rendelkezések; valamint
n)
a közzétételre vonatkozó rendelkezések.
(3) Főszabályként a támogatási megállapodást azt megelőzően alá kell írni, hogy a nemzeti program keretében finanszírozott bármely tevékenység elkezdődne.
(4) A támogatási megállapodás kifejezetten rendelkezik arról, hogy a Bizottság vagy képviselői és a Számvevőszék ellenőrzési hatáskört gyakorol a támogatások kedvezményezettjei, valamint a nemzeti program alapján uniós finanszírozásban részesülő kivitelezők és alvállalkozók felett, amelyet dokumentumok alapján és helyszíni ellenőrzések formájában végez el.
11. cikk
A támogatásokat formalizáló dokumentumok, amennyiben a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el
(1) Amennyiben a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el, meghatározza a projektirányítási eljárásokat, amelyek előírják legalább az alábbiakat:
a)
a projektek társfinanszírozására vonatkozó igazgatási határozat formalizálása; és
b)
az igazgatási határozat nyomon követése - ideértve annak módosításait is - adminisztratív eszközök, például levélváltás vagy írásbeli jelentések útján.
(2) Az igazgatási határozat magában foglalja vagy feltünteti az alábbiakat:
a)
az uniós hozzájárulás maximális összege;
b)
az uniós hozzájárulás maximális százalékaránya a vonatkozó specifikus rendelettel összhangban;
c)
a projekt részletes leírása és menetrendje;
d)
adott esetben minden olyan jelentős feladat, amelyeket a kedvezményezett alvállalkozásba kíván adni harmadik felek számára, a vonatkozó költségekkel együtt;
e)
a projektre vonatkozóan elfogadott előzetes költségvetés és finanszírozási terv, ideértve a kiadást és a bevételt, a meghatározott támogathatósági szabályokkal összhangban;
f)
a projekt lezárásakor az uniós hozzájárulás összegének kiszámításához alkalmazott módszer;
g)
a projekt operatív célkitűzései, köztük a számszerűsített célkitűzések és az alkalmazandó mutatók;
h)
arra vonatkozó rendelkezés, miszerint a felelős hatóságnak kellő időben össze kell gyűjtenie és legalább évente egyszer be kell jelentenie a specifikus rendeletben meghatározott közös mutatókhoz szükséges adatokat, valamint minden más programspecifikus mutatót;
i)
az elszámolható költségek meghatározása, ideértve adott esetben az egységre vetített költségskálát, az egyösszegű támogatásokat és az átalányfinanszírozást;
j)
számviteli követelmények és a támogatás kifizetésével kapcsolatos feltételek;
k)
ellenőrzési nyomvonalra vonatkozó feltételek;
l)
az adatvédelemre vonatkozó rendelkezések; valamint
m)
a közzétételre vonatkozó rendelkezések.
(3) Főszabályként az igazgatási határozatot azt megelőzően alá kell írni, hogy a nemzeti program keretében finanszírozott bármely tevékenység elkezdődne.
(4) Az igazgatási határozat kifejezetten rendelkezik arról, hogy a Bizottság vagy képviselői és a Számvevőszék ellenőrzési hatáskört gyakorol a támogatások kedvezményezettjei, valamint a nemzeti program alapján uniós finanszírozásban részesülő kivitelezők és alvállalkozók felett, amelyet dokumentumok alapján és helyszíni ellenőrzések formájában végez el.
III. FEJEZET
AZ ELLENŐRZŐ HATÓSÁG JOGÁLLÁSA ÉS AZ ELLENŐRZÉSSEL KAPCSOLATOS KÖTELEZETTSÉGEI
12. cikk
Az ellenőrző hatóság jogállása
(1) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 59. cikkének (5) bekezdése második albekezdése és az 514/2014/EU rendelet 25. cikke (1) bekezdésének b) pontja értelmében az ellenőrző hatóság a felelős hatóságtól függetlenül működik. A működés akkor tekinthető függetlennek, ha az ellenőrző hatóság és a felelős hatóság között nem áll fenn közvetlen hierarchikus kapcsolat, és az ellenőrző hatóság teljes körű autonómiával rendelkezik a véleményei és nyilatkozatai megfogalmazásában.
(2) Az ellenőrzési munkát minden esetben a nemzetközileg elfogadott könyvvizsgálati standardokkal összhangban kell elvégezni.
13. cikk
Az ellenőrzési feladatok kiszervezése
Az ellenőrző hatóság ellenőrzési feladatainak egy részét kiszervezheti valamely másik ellenőrzési szerv felé, amennyiben ez utóbbi szerv a működése szempontjából független a felelős hatóságtól. A kiszervezett feladatokért továbbra is az ellenőrző hatóság felelős.
A kiszervezett ellenőrzéseket a nemzetközileg elfogadott auditálási standardokkal összhangban hajtják végre, az ellenőrző hatóság szoros nyomon követése és felügyelete mellett.
14. cikk
Ellenőrzések
(1) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 59. cikke (5) bekezdésének második albekezdésében említett vélemény kinyilvánítása céljából az ellenőrző hatóság rendszer- és pénzügyi ellenőrzéseket végez.
(2) A rendszerellenőrzések során felülvizsgálják, hogy a felelős hatóság irányítási és kontrollrendszerei kellően hatékonyan működnek-e ahhoz, hogy ésszerűen biztosítható legyen az éves beszámolókban szereplő kiadások jogszerűsége és szabályszerűsége. Ezen ellenőrzések alapján az ellenőrző hatóság megállapítja, hogy a felelős hatóság továbbra is megfelel-e a mellékletben foglalt kijelölési kritériumoknak.
(3) A pénzügyi ellenőrzések célja, hogy ésszerű bizonyítékkal szolgáljanak arra nézve, hogy az éves beszámolók megbízható és valós képet adnak a felelős hatóság által bejelentett kiadásokról.
Annak megállapítása érdekében, hogy a beszámolók megbízható és valós képet nyújtanak-e, az ellenőrző hatóság ellenőrzi, hogy az adott pénzügyi évben a felelős hatóság által elkönyvelt kifizetett kiadások és kapott állami hozzájárulások valamennyi elemét pontosan rögzítették a számviteli rendszerben, és azok összhangban állnak a felelős hatóság által vezetett igazoló számviteli nyilvántartásokkal. Ezen elszámolások alapján az ellenőrző hatóság elvégzi különösen a következőket:
a)
ellenőrzi, hogy az éves mérlegre vonatkozóan a Bizottságnak benyújtott kifizetési kérelemben bejelentett elszámolható kiadások teljes összege megegyezik-e a felelős hatóság elszámolásaiban szereplő kiadásokkal, illetve amennyiben eltérések mutatkoznak, az elszámolásokban megfelelő magyarázattal szolgáltak-e az összeegyeztetett összegekre;
b)
ellenőrzi, hogy a visszavont és visszafizettetett összegek, a visszafizetendő összegek és a számviteli év végéig nem visszafizettethető összegek megegyeznek-e a felelős hatóság elszámolási rendszerében elkönyvelt összegekkel és azokat a felelős hatóság dokumentált határozatai igazolják-e;
c)
megbizonyosodik arról, hogy a felelős hatóság az 514/2014/EU rendelet 27. cikkének megfelelően elvégezte-e az igazgatási és helyszíni ellenőrzéseket.
Az a), b) és c) pontokban említett ellenőrzéseket minta alapján is el lehet végezni.
(4) Rendszer- és pénzügyi ellenőrzései részeként az ellenőrző hatóság megismétel néhány, a felelős hatóság által már elvégzett igazgatási és helyszíni ellenőrzést. Az ellenőrző hatóság a megismételt ellenőrzések mértékét kockázatértékelés alapján állapítja meg.
(5) Amennyiben az ellenőrző hatóság a rendszer- és pénzügyi ellenőrzései során lényeges hiányosságokat tár fel a felelős hatóság irányítási és kontrollrendszerében, az ellenőrző hatóság a következőket hajtja végre:
a)
értékeli ezen hiányosságok pénzügyi és működési kihatását;
b)
megfelelő ajánlásokat fogalmaz meg a felelős hatóság számára a szükséges korrekciós és megelőző intézkedésekre vonatkozóan;
c)
nyomon követi, hogy a felelős hatóság mennyiben hajtja végre ezen intézkedéseket, és felméri, hogy bevezetésre került-e az irányítási és kontrollrendszerek hatékony működésének visszaállítását célzó cselekvési terv.
(6) Az ellenőrző hatóság az (1), (2) és (3) bekezdésben említett ellenőrzési tevékenységeinek elvégzését követően jelentést tesz a megállapításairól a kijelölő hatóságnak, ideértve azt is, hogy a véleménye szerint a felelős hatóság továbbra is megfelel-e a kijelölési kritériumoknak.
(7) Az ellenőrző hatóság biztosítja, hogy a felelős hatóság az ellenőrző hatóság (1), (2) és (3) bekezdésben említett ellenőrzési tevékenységeivel kapcsolatos valamennyi információt megfelelően továbbítsa az Európai Bizottságnak.
IV. FEJEZET
ZÁRÓ RENDELKEZÉS
15. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó a tagállamokban a Szerződéseknek megfelelően.
Kelt Brüsszelben, 2014. július 25-én.