РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1011/2014 НА КОМИСИЯТА
от 22 септември 2014 година
за определяне на подробни правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на образците за предоставяне на определена информация на Комисията и подробни правила за обмен на информация между бенефициерите и управляващите органи, сертифициращите органи, одитните органи и междинните звена
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 1303/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 17 декември 2013 г. за определяне на общоприложими разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд, Европейския земеделски фонд за развитие на селските райони и Европейския фонд за морско дело и рибарство и за определяне на общи разпоредби за Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд, Кохезионния фонд и Европейския фонд за морско дело и рибарство, и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1083/2006 на Съвета (1), и по-специално член 41, параграф 4, член 102, параграф 1, член 112, параграф 5, член 122, параграф 3, член 124, параграф 7, член 131, параграф 6 и член 137, параграф 3 от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 184/2014 на Комисията (2) се определят разпоредбите, необходими за подготовката на програмите. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове („ЕСИ фондовете“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби във връзка с прилагането на Регламент (ЕС) № 1303/2013. За да се даде възможност за един цялостен поглед и да се улесни достъпът до тези разпоредби, въпросните разпоредби следва да бъдат определени в един акт за изпълнение.
(2)
С цел да се гарантират съгласуваността и качеството на информацията, предоставяна от управляващия орган на Комисията, включително ясни изявления относно осъществимостта на инвестицията и икономическата жизнеспособност на големия проект, следва да бъде установен стандартен формат, с който да се определят единни изисквания към структурата и съдържанието на предоставяната информация във връзка с нотифицирането на Комисията за избраните големи проекти.
(3)
С цел да се гарантират по-голяма ефикасност и прозрачност при изпълнението на програмите, финансирани от европейските структурни и инвестиционни фондове, следва да бъдат установени образецът за предаване на финансови данни, образецът на заявления за плащане и, в съответствие с член 41, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, образецът, който да бъде използван при предоставянето на допълнителна информация за финансовите инструменти заедно със заявленията за плащане до Комисията, както и образецът за отчетите за оперативните програми.
(4)
За същата цел следва да бъдат установени образецът за описание на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и, в зависимост от случая, със сертифициращия орган, и образецът за доклад и становище на независимата одитна структура. С тези образци следва да се определят техническите характеристики на всяко поле в електронната система за обмен на данни. Тъй като тези образци ще послужат за основа при разработването на електронната система за обмен на данни, предвидена в член 74, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, с тях също така следва да се определи по какъв начин данните за допустимите разходи ще бъдат въвеждани в тази система за електронен обмен на информация.
(5)
Следва да бъдат установени подробни правила относно обхвата и характеристиките на системите, поддържащи електронния обмен на информация между бенефициерите и управляващия орган, сертифициращия орган, одитния орган и междинните звена, така че на държавите членки да се предостави правна сигурност по отношение на задълженията, които те трябва да изпълнят в нормативно установения срок, посочен в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(6)
За да се намали административната тежест за бенефициерите по ефективен, ефикасен и задоволителен за тях начин, като същевременно се гарантира ефикасният, ефективен и сигурен електронен обмен на информация, следва да бъдат уточнени някои основни изисквания и технически характеристики за системите, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
(7)
Следва да бъдат определени принципите и приложимите правила по отношение на предаването на документи и данни чрез системите, свързани с идентифицирането на страната, отговаряща за качването на документите и всяка тяхна актуализация, включително алтернативно решение, в случай че непреодолима сила попречи на използването на системите.
(8)
С настоящия регламент следва да се зачитат основните права и принципите, заложени в Хартата на основните права на Европейския съюз, и по-специално правото на защита на личните данни. Поради това настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с тези права и принципи. По отношение на личните данни, обработвани от държавите членки, се прилага Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (3). По отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Съюза и свободното движение на тези данни се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (4).
(9)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за координация на европейските структурни и инвестиционни фондове,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБРАЗЦИ И ФОРМАТ ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ ПРИ ПРЕДОСТАВЯНЕТО НА ОПРЕДЕЛЕНА ИНФОРМАЦИЯ НА КОМИСИЯТА
Член 1
Формат на нотификацията за избран голям проект
Нотификацията за избран голям проект от управляващия орган до Комисията в съответствие с член 102, параграф 1, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с формата, установен в приложение I към настоящия регламент.
Член 2
Образец за предаване на финансови данни
При подаването на финансови данни до Комисията за целите на мониторинга в съответствие с член 112 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 държавите членки използват образеца, установен в приложение II към настоящия регламент.
Член 3
Образец за описанието на действащите функции и процедури, свързани с управляващия орган и сертифициращия орган
1. Описанието на функциите и процедурите, свързани с управляващия орган и - в зависимост от случая - сертифициращия орган, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение III към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно описание на функциите и процедурите, посочени в параграф 1.
Член 4
Образец на доклад на независимата одитна структура
1. Одитният доклад на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение IV към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единен одитен доклад в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 5
Образец на становище на независимата одитна структура
1. Становището на независимата одитна структура по член 124, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение V към настоящия регламент.
2. Когато за няколко оперативни програми се прилага една обща система, може да се изготви единно становище в съответствие с предвиденото в параграф 1.
Член 6
Образец на заявлението за плащане, включващ допълнителна информация за финансовите инструменти
Заявлението за плащане, посочено в член 41, параграф 4 и член 131, параграф 6 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, се изготвя в съответствие с образеца, установен в приложение VI към настоящия регламент, и включва, ако е приложимо, допълнителна информация за финансовите инструменти.
Член 7
Образец за отчетите
Отчетите по член 137, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 1303/2013 се представят на Комисията в съответствие с образеца, установен в приложение VII към настоящия регламент.
ГЛАВА II
ПОДРОБНИ ПРАВИЛА ОТНОСНО ОБМЕНА НА ИНФОРМАЦИЯ МЕЖДУ БЕНЕФИЦИЕРИТЕ И УПРАВЛЯВАЩИТЕ ОРГАНИ, СЕРТИФИЦИРАЩИТЕ ОРГАНИ, ОДИТНИТЕ ОРГАНИ И МЕЖДИННИТЕ ЗВЕНА
Член 8
Определение и обхват на електронните системи за обмен на данни
1. Терминът „електронни системи за обмен на данни“, позоваване на който се съдържа в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, означава механизми и инструменти, позволяващи електронен обмен на документи и данни, включително аудио-визуални медийни носители, сканирани документи и електронни файлове.
Обменът на документи и данни включва информацията за постигнатия напредък, исканията за плащания и обмена на информация във връзка с проверките на управлението и одитите.
2. Електронните системи за обмен на данни дават възможност да се извършват административни проверки по отношение на всяко заявление за възстановяване, подадено от бенефициерите по силата на член 125, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и одитите да се основават на информацията и документите, достъпни чрез електронните системи за обмен на данни, когато такава информация и документи се обменят в електронен вид в съответствие с член 122, параграф 3 от посочения регламент. Документи на хартиен носител могат да бъдат изисквани от компетентните органи само в изключителни случаи, след извършен анализ на риска и само ако документите на хартиен носител са истинският източник на сканираните документи, качени в електронните системи за обмен на данни.
Член 9
Характеристики на електронните системи за обмен на данни
1. Електронните системи за обмен на данни гарантират сигурността, неприкосновеността и поверителността на данните, както и автентификацията на изпращача в съответствие с член 122, параграф 3, член 125, параграф 4, буква г) и параграф 8 и член 140 от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
Електронните системи за обмен на данни са достъпни и функционират по време на и извън стандартното работно време, с изключение на дейностите по техническа поддръжка.
2. Ако по своя собствена инициатива отделна държава членка наложи на бенефициерите задължителното използване на електронни системи за обмен на данни, тя гарантира, че техническите характеристики на тези системи няма да попречат на нормалното усвояване на фондовете, нито ще ограничат достъпа на отделни бенефициери.
Това изискване не се прилага за електронните системи за обмен на данни за бенефициерите, чието използване е било направено задължително от държава членка по време на предходния програмен период и които отговарят на другите изисквания, предвидени в настоящия регламент.
3. Електронните системи за обмен на данни притежават като минимум следните функционални характеристики:
а)
интерактивни и/или предварително попълнени от системата формуляри въз основа на данните, които се съхраняват по време на последователните етапи от процедурите;
б)
автоматични изчисления, ако е приложимо;
в)
вградени автоматични средства за контрол, които намаляват в рамките на възможното повторния обмен на документи или информация;
г)
генерирани от системата сигнали с цел уведомяване на бенефициера за това, че могат да бъдат изпълнени определени дейности;
д)
онлайн проследяване на статуса, позволяващо на бенефициера да следи текущото състояние на проекта;
е)
достъпност на всички предходни данни и документи, обработени чрез системата за електронен обмен на данни.
Член 10
Предаване на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни
1. Бенефициерите и органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, добавят документите и данните, за които отговарят, и всички техни актуализации в електронната система за обмен на данни в електронен формат, определен от държавата членка.
Държавата членка определя подробните условия за електронния обмен на данни в документа, в който се определят условията за предоставяне на подкрепа за всяка операция, посочена в член 125, параграф 3, буква в) от Регламент (ЕС) № 1303/2013.
2. Обменът на данни и трансакциите са придружени от електронен подпис, съвместим с един от трите вида електронни подписи, определени от Директива 1999/93/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5).
3. За дата на предаване на документите и данните от бенефициера на органите, посочени в член 122, параграф 3, първа алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, и обратно се счита датата на подаване по електронен път на информацията, която се съхранява в електронната система за обмен на данни.
4. Предоставянето на документи и данни чрез електронната система за обмен на данни става само чрез еднократно предаване, както е посочено в член 122, параграф 3, втора алинея от Регламент (ЕС) № 1303/2013, по отношение на същата операция за всички органи, изпълняващи една и съща програма.
Тези органи си сътрудничат на правно, организационно, семантично и техническо равнище, което гарантира ефикасната комуникация помежду им, както и обмена и повторната употреба на съответната информация и знания.
Тези разпоредби се прилагат, без да се засягат процедурите, които позволяват на бенефициера да актуализира грешни или остарели данни или нечетливи документи.
5. Електронните системи за обмен на данни са достъпни било пряко чрез интерактивен потребителски интерфейс (уеб приложение), било чрез технически интерфейс, който позволява автоматичното синхронизиране и предаване на данни между системите на бенефициерите и на държавите членки.
6. По време на обработката на информацията електронните системи за обработка на данни гарантират защитата на неприкосновеността на личния живот и личните данни за физическите лица и опазването на търговската тайна за юридическите лица в съответствие с Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (6), Директива 2009/136/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (7) и Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (8).
7. В случай на непреодолима сила, и по-специално в случай на неизправност на системата за електронен обмен на данни или липса на стабилна връзка за данни, съответният бенефициер може да предостави изискуемата информация на компетентните органи под формата и при използване на средствата, определени от държавата членка за подобни случаи. Веднага след като отпадне причината за непреодолимата сила, държавата членка гарантира, че съответните документи са включени в базата данни, свързана с електронната система за обмен на данни.
Чрез дерогация от параграф 3, за дата на предоставяне на изискуемата информация се счита датата на изпращане на документите в изискуемата форма.
8. Държавите членки гарантират, че всички бенефициери могат да използват електронните системи за обмен на данни, посочени в член 122, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 1303/2013, включително бенефициерите по текущи операции към датата, на която се въвеждат в редовна експлоатация електронните системи за обмен на данни, за които се прилага електронният обмен на данни.
Член 11
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 22 септември 2014 година.
A BIZOTTSÁG 1011/2014/EU VÉGREHAJTÁSI RENDELETE
(2014. szeptember 22.)
az 1303/2013/EU európai parlamenti és tanácsi rendeletnek meghatározott információk Bizottsághoz való benyújtására használt minták tekintetében való végrehajtására, valamint a kedvezményezettek és az irányító hatóságok, az igazoló hatóságok, az audithatóságok és a közreműködő szervezetek közötti információcserére vonatkozó részletes szabályok megállapításáról
AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG,
tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre,
tekintettel az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, az Európai Szociális Alapra, a Kohéziós Alapra, az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alapra és az Európai Tengerügyi és Halászati Alapra vonatkozó közös rendelkezések megállapításáról, az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, az Európai Szociális Alapra és a Kohéziós Alapra és az Európai Tengerügyi és Halászati Alapra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról és az 1083/2006/EK tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, 2013. december 17-i 1303/2013/EU európai parlamenti és tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 41. cikke (4) bekezdésére, 102. cikke (1) bekezdésére, 112. cikke (5) bekezdésére, 122. cikke (3) bekezdésére, 124. cikke (7) bekezdésére, 131. cikke (6) bekezdésére és 137. cikke (3) bekezdésére,
mivel:
(1)
A 184/2014/EU bizottsági végrehajtási rendelet (2) megállapítja a programok előkészítéséhez szükséges rendelkezéseket. Az európai strukturális és beruházási alapokból (a továbbiakban: esb-alapok) finanszírozott programok végrehajtásának biztosítása érdekében további rendelkezéseket szükséges meghatározni az 1303/2013/EU rendelet alkalmazását illetően. Az átfogó kép és az e rendelkezésekhez való hozzáférés elősegítése céljából e rendelkezéseket egyetlen végrehajtási aktusba kell foglalni.
(2)
Az irányító hatóság által a Bizottságnak benyújtott információk, köztük a beruházás megvalósíthatóságára és a nagyprojekt gazdasági életképességére vonatkozó egyértelmű kimutatások következetességének és minőségének biztosítása érdekében olyan szabványos formátumot kell kidolgozni, amely egységes követelményeket határoz meg a kiválasztott nagyprojektekkel kapcsolatos, a Bizottságnak bejelentendő információk szerkezetére és tartalmára vonatkozóan.
(3)
Annak érdekében, hogy az esb-alapok által finanszírozott programok végrehajtását hatékonyabbá és átláthatóbba lehessen tenni, ki kell dolgozni a pénzügyi adatok továbbítására vonatkozó mintát, a kifizetési kérelmek mintáját, az 1303/2013/EU rendelet 41. cikkének (4) bekezdése szerint a pénzügyi eszközökkel kapcsolatos, a Bizottsághoz benyújtott kifizetési kérelmekhez csatolt kiegészítő információk benyújtása során használandó mintát, valamint az operatív programok elszámolásaira vonatkozó mintát.
(4)
Ugyanebből a célból ki kell dolgozni az irányító hatóság és adott esetben az igazoló hatóság feladatainak és eljárásainak leírására vonatkozó mintát, valamint a független auditszervezet jelentésére és véleményére vonatkozó mintát is. E mintáknak meg kell határozniuk az elektronikus adatcsere-rendszer minden mezőjének technikai jellemzőit. Mivel e minták képezik majd az 1303/2013/EU rendelet 74. cikkének (4) bekezdésében említett elektronikus adatcsere-rendszer alapját, ezért azt is elő kell írniuk, hogyan kell majd bevinni az elszámolható kiadásokra vonatkozó adatokat ebbe az elektronikus információcserére szolgáló rendszerbe.
(5)
Részletes szabályokat kell megállapítani a kedvezményezettek és az irányító hatóság, az igazoló hatóság, az audithatóság és a közreműködő szervezetek közötti elektronikus információcserét támogató rendszerek hatókörére és jellemzőire vonatkozóan annak érdekében, hogy a tagállamok számára biztosítható legyen a jogbiztonság az 1303/2013/EU rendelet 122. cikkének (3) bekezdésében jogszabályilag előírt határidőig teljesítendő kötelezettségeiket illetően.
(6)
A kedvezményezettekre nehezedő adminisztratív terhek hatékony, eredményes és kielégítő csökkentése, illetve a hatékony, eredményes és biztonságos elektronikus információcsere biztosítása érdekében az 1303/2013/EU rendelet 122. cikkének (3) bekezdésében említett rendszerekre vonatkozóan bizonyos alapvető követelményeket és technikai jellemzőket meg kell határozni.
(7)
Alapelveket és alkalmazandó szabályokat kell megállapítani arra vonatkozóan, hogy hogyan kell a dokumentumok feltöltéséért és azok bármilyen frissítéséért felelős fél azonosításával kapcsolatos dokumentumokat és adatokat továbbítani a rendszereken keresztül, ideértve a rendszerek működését gátló vis maior esetek bekövetkeztekor alkalmazandó alternatív megoldásokat is.
(8)
Ez a rendelet tiszteletben tartja az alapvető jogokat és betartja az Európai Unió Alapjogi Chartája által megállapított alapelveket, különösképpen a személyes adatok védelméhez való jogot. E rendeletet tehát ezen jogokkal és alapelvekkel összhangban kell alkalmazni. A tagállamok által feldolgozott adatok tekintetében a 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (3) alkalmazandó. Az uniós intézmények és szervek által feldolgozott személyes adatok, valamint az ilyen adatok szabad áramlása tekintetében a 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (4) alkalmazandó.
(9)
Az e rendeletben előírt intézkedések összhangban állnak az európai strukturális és beruházási alapok koordinációs bizottságának véleményével,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
I. FEJEZET
MEGHATÁROZOTT INFORMÁCIÓK BIZOTTSÁGHOZ VALÓ BENYÚJTÁSÁHOZ HASZNÁLANDÓ MINTÁK ÉS FORMÁTUM
1. cikk
A kiválasztott nagyprojektről szóló értesítés formátuma
Az 1303/2013/EU rendelet 102. cikke (1) bekezdésének első albekezdése értelmében az irányító hatóság által a kiválasztott nagyprojektről a Bizottságnak küldött értesítést az e rendelet I. mellékletében megadott formátumban kell elkészíteni.
2. cikk
A pénzügyi adatok továbbítására vonatkozó minta
A tagállamoknak az 1303/2013/EU rendelet 112. cikke szerinti monitoring céljából a pénzügyi adatokat az e rendelet II. mellékletében meghatározott minta használatával kell továbbítaniuk a Bizottságnak.
3. cikk
Az irányító hatóság és az igazoló hatóság feladatainak és eljárásainak leírására vonatkozó minta
(1) Az irányító hatóság és adott esetben az igazoló hatóság feladatainak és eljárásainak leírását az e rendelet III. mellékletében foglalt minta alapján kell elkészíteni.
(2) Amennyiben több operatív programra egy közös rendszer vonatkozik, az (1) bekezdésben említett feladatokról és eljárásokról egyetlen leírás készíthető.
4. cikk
A független auditszervezet jelentésének mintája
(1) A független auditszervezet 1303/2013/EU rendelet 124. cikkének (2) bekezdésében említett auditjelentését az e rendelet IV. mellékletében szereplő mintával összhangban kell elkészíteni.
(2) Amennyiben több operatív programra egy közös rendszer vonatkozik, az (1) bekezdésben említett auditjelentésből egyetlen változat készíthető.
5. cikk
A független auditszervezet véleményének mintája
(1) A független auditszervezet 1303/2013/EU rendelet 124. cikkének (2) bekezdésében említett véleményét az e rendelet V. mellékletében szereplő mintával összhangban kell elkészíteni.
(2) Amennyiben több operatív programra egy közös rendszer vonatkozik, az (1) bekezdésben említett véleményből egyetlen változat készíthető.
6. cikk
A pénzügyi eszközökkel kapcsolatos kiegészítő információkat tartalmazó kifizetési kérelem mintája
Az 1303/2013/EU rendelet 41. cikkének (4) bekezdése és 131. cikkének (6) bekezdésében említett kifizetési kérelmet az e rendelet VI. mellékletében szereplő mintával összhangban kell elkészíteni, és a kérelemnek adott esetben kiegészítő információkat kell tartalmaznia a pénzügyi eszközökről.
7. cikk
Az elszámolásokra vonatkozó minta
Az 1303/2014/EU rendelet 137. cikkének (1) bekezdésében említett elszámolásokat az e rendelet VII. mellékletében meghatározott minta alapján elkészítve kell a Bizottsághoz benyújtani.
II. FEJEZET
A KEDVEZMÉNYEZETTEK ÉS AZ IRÁNYÍTÓ HATÓSÁGOK, AZ IGAZOLÓ HATÓSÁGOK, AZ AUDITHATÓSÁGOK ÉS A KÖZREMŰKÖDŐ SZERVEZETEK KÖZÖTTI INFORMÁCIÓCSERÉRE VONATKOZÓ RÉSZLETES SZABÁLYOK
8. cikk
Az elektronikus adatcsere-rendszerek meghatározása és hatóköre
(1) Az 1303/2013/EU rendelet 122. cikke (3) bekezdésének első albekezdésében említett elektronikus adatcsere-rendszerek olyan mechanizmusok és eszközök, amelyek lehetővé teszik dokumentumok és adatok, köztük az audiovizuális segédanyagok, a szkennelt dokumentumok és az elektronikus adatállományok elektronikus cseréjét.
A dokumentum- és adatcsere magában foglalja az eredményjelentések és a kifizetési kérelmek továbbítását, valamint az irányító hatósági ellenőrzésekkel és az auditokkal kapcsolatos információcserét.
(2) Az elektronikus adatcsere-rendszereknek lehetővé kell tenniük, hogy a kedvezményezettek minden egyes kifizetési kérelmének az 1303/2013/EU rendelet 125. cikke (5) bekezdése szerinti dokumentumalapú ellenőrzése és az auditok az elektronikus adatcsere-rendszereken keresztül elérhető információkra és dokumentumokra támaszkodjanak, amennyiben az ilyen információk és dokumentumok cseréje az említett rendelet 122. cikkének (3) bekezdése értelmében elektronikus formában történik. A felelős hatóságok papíralapú dokumentumokat kizárólag kivételes esetben, kockázatelemzést követően kérhetnek, és kizárólag akkor, ha a papíralapú dokumentumok az elektronikus adatcsere-rendszerbe feltöltött szkennelt dokumentumok eredeti, hiteles forrásai.
9. cikk
Az elektronikus adatcsere-rendszerek jellemzői
(1) Az elektronikus adatcsere-rendszerek az 1303/2013/EU rendelet 122. cikkének (3) bekezdése, 125. cikke (4) bekezdésének d) pontja, 125. cikkének (8) bekezdése és 140. cikke értelmében biztosítják az adatok biztonságát, sértetlenségét és bizalmas kezelését, valamint a küldő azonosítását.
Az elektronikus adatcsere-rendszereknek a műszaki karbantartás idejét kivéve munkaidőn belül és kívül egyaránt hozzáférhetőnek kell lenniük és üzemelniük kell.
(2) Amennyiben egy tagállam saját kezdeményezésére elektronikus adatcsere-rendszerek használatára kötelezi a kedvezményezetteket, gondoskodnia kell arról, hogy e rendszerek műszaki jellemzői nem akadályozzák az alapok zavartalan működését, és egyetlen kedvezményezett hozzáférését sem korlátozzák.
Ez a követelmény nem vonatkozik azokra a kedvezményezetteknek fenntartott elektronikus adatcsere-rendszerekre, amelyek használatát a tagállam egy korábbi programozási időszakban tette kötelezővé, és amelyek megfelelnek az e rendeletben foglalt egyéb követelményeknek.
(3) Az elektronikus adatcsere-rendszereket legalább az alábbi funkciókkal kell ellátni:
a)
interaktív formanyomtatványok és/vagy az eljárások egymást követő lépései során elmentett adatok alapján a rendszer által automatikusan előre kitöltött formanyomtatványok;
b)
adott esetben automatikus számítások;
c)
automatikus beágyazott ellenőrzések, amelyek a lehető legnagyobb mértékben csökkentik a dokumentum- vagy információcsere ismétlődését;
d)
rendszer által generált jelzések a kedvezményezett tájékoztatására, hogy bizonyos műveletek elvégezhetőek-e;
e)
online nyomon követés, amely lehetővé teszi, hogy a kedvezményezett ellenőrizze a projekt aktuális állapotát;
f)
az elektronikus adatcsere-rendszerben feldolgozott valamennyi korábbi adat és dokumentum hozzáférhetővé tétele.
10. cikk
Dokumentumok és adatok továbbítása az elektronikus adatcsere-rendszeren keresztül
(1) A kedvezményezetteknek és az 1303/2013/EU rendelet 122. cikke (3) bekezdésének első albekezdésében említett hatóságoknak a felelősségi körükbe tartozó dokumentumokat és adatokat, valamint azok frissítéseit a tagállam által meghatározott elektronikus formátumban kell bevinniük az elektronikus adatcsere-rendszerekbe.
A tagállam meghatározza az elektronikus adatcsere részletes feltételeit abban az 1303/2013/EU rendelet 125. cikke (3) bekezdésének c) pontjában említett dokumentumban, amely az egyes műveletekre vonatkozóan részletezi a támogatás feltételeit.
(2) Az adatcseréket és ügyleteket az 1999/93/EK európai parlamenti és tanácsi irányelvben (5) meghatározott három elektronikus aláírási típus egyikének megfelelő elektronikus aláírással kell ellátni.
(3) Az elektronikus adatcsere-rendszerekben tárolt információk elektronikus benyújtása időpontjának a kedvezményezettektől az 1303/2013/EU rendelet 122. cikke (3) bekezdése első albekezdésében említett hatóságok felé, valamint fordított irányban történő dokumentum- és adattovábbítás időpontját kell tekinteni.
(4) Az 1303/2013/EU rendelet 122. cikke (3) bekezdésének második albekezdése értelmében a dokumentumokat és az adatokat egy adott művelettel kapcsolatosan csak egyszer kell benyújtani az elektronikus adatcsere-rendszeren keresztül az ugyanazon programot végrehajtó összes hatóságnak.
E hatóságoknak jogi, szervezeti, szemantikai és műszaki szinten együtt kell működniük, és biztosítaniuk kell a hatékony kommunikációt, valamint az információk és az ismeretek cseréjét és újbóli felhasználását.
Ez a rendelkezés nem érinti azokat az eljárásokat, amelyek lehetővé teszik, hogy a kedvezményezett frissítse a hibás vagy elavult adatokat vagy az olvashatatlan dokumentumokat.
(5) Az elektronikus adatcsere-rendszerekhez való hozzáférést közvetlenül egy interaktív felhasználói felületen (azaz webalkalmazáson) vagy egy műszaki interfészen keresztül kell biztosítani, amely lehetővé teszi a kedvezményezettek és a tagállamok információs rendszerei közötti automatikus adatszinkronizálást és -továbbítást.
(6) Az adatok feldolgozásakor az elektronikus adatcsere-rendszereknek garantálniuk kell az egyének személyes adatainak és a jogi személyek üzleti titkainak védelmét a 2002/58/EK európai parlamenti és tanácsi irányelvvel (6), a 2009/136/EK európai parlamenti és tanácsi irányelvvel (7) és az 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi irányelvvel (8) összhangban.
(7) Vis maior és különösen az elektronikus adatcsere-rendszer nem megfelelő működése vagy a tartós adatkapcsolat hiánya esetében, az érintett kedvezményezett a szükséges információkat a tagállam által ilyen esetekre meghatározott formában és eszközökkel is benyújthatja az illetékes hatóságoknak. Amint a vis maior oka megszűnik, a tagállamnak gondoskodnia kell arról, hogy az érintett dokumentumok bekerüljenek az elektronikus adatcsere-rendszerekhez kapcsolódó adatbázisba.
A (3) bekezdés rendelkezéseitől eltérve, a szükséges információk benyújtása dátumának a dokumentumok előírt formában történő elküldésének napját kell tekinteni.
(8) A tagállamoknak gondoskodniuk kell arról, hogy az 1303/2013/EU rendelet 122. cikkének (3) bekezdésében említett elektronikus adatcsere-rendszereket valamennyi kedvezményezett használhassa, ideértve azokat a kedvezményezetteket is, akik az elektronikus adatcsere-rendszer üzembe helyezésének időpontjában olyan folyamatban lévő műveletekben vesznek részt, amelyeket érint az elektronikus adatcsere.
11. cikk
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő huszadik napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2014. szeptember 22-én.