KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 363/2012
af 23. februar 2012
om procedureregler for anerkendelse og inddragelse af anerkendelse af overvågningsorganer i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 995/2010 om fastsættelse af krav til virksomheder, der bringer træ og træprodukter i omsætning
(EØS-relevant tekst)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 995/2010 af 20. oktober 2010 om fastsættelse af krav til virksomheder, der bringer træ og træprodukter i omsætning (1), særlig artikel 8, stk. 7, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Forordning (EU) nr. 995/2010 tager navnlig sigte på at minimere risikoen for, at ulovligt træ og produkter heraf bringes i omsætning på det indre marked. Overvågningsorganer bør hjælpe virksomhederne med at opfylde kravene i denne forordning. Med henblik herpå bør de indføre en påpasselighedsordning, give virksomhederne ret til at anvende denne ordning og kontrollere, at ordningen anvendes korrekt.
(2)
Ved anerkendelse af et overvågningsorgan skal Kommissionen anvende en retfærdig, gennemsigtig og uafhængig procedure. Ansøgere bør derfor vurderes, efter at medlemsstatens kompetente myndigheder er blevet hørt, og der er indhentet fyldestgørende oplysninger om ansøger. Indhentningen af oplysninger kan om nødvendigt også omfatte besøg i ansøgerens lokaler.
(3)
Det er nødvendigt at angive fagviden og kapacitet, som et overvågningsorgan skal råde over for at kunne fastslå træets overensstemmelse med relevant lovgivning i hugstlandet og for at kunne foreslå foranstaltninger til at bedømme risikoen for, at ulovligt træ og produkter heraf bringes i omsætning. Hvis der ikke kan ses bort fra den fastslåede risiko, skal overvågningsorganet også kunne anbefale passende foranstaltninger for effektivt at minimere risikoen.
(4)
Det bør sikres, at overvågningsorganer varetager deres funktioner på gennemsigtig og uafhængig vis, at de undgår interessekonflikter, der kan opstå som følge af deres funktioner, og at de udbyder deres tjenester på en måde, der ikke medfører forskelsbehandling af virksomheder.
(5)
Kommissionen bør træffe afgørelse om inddragelse af anerkendelse efter en procedure, som er retfærdig, gennemsigtig og uafhængig. Inden Kommissionen træffer afgørelse, skal den høre medlemsstaternes kompetente myndigheder og indhente tilstrækkelig information, herunder gennemføre besøg på stedet, hvis det kræves. Det berørte overvågningsorgan skal have lejlighed til at fremkomme med bemærkninger, inden der træffes afgørelse.
(6)
Varetager et overvågningsorgan ikke længere funktionerne eller opfylder kravene i artikel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010, bør Kommissionen i overensstemmelse med proportionalitetsprincippet og på grundlag af omfanget af de fastslåede mangler kunne inddrage anerkendelsen midlertidigt og/eller betinget eller permanent.
(7)
Det er nødvendigt at sikre, at beskyttelsesniveauet for fysiske personer ved behandling af personoplysninger inden for denne forordnings anvendelsesområde, og navnlig ved behandling af personlysninger indeholdt i overvågningsorganers ansøgninger om anerkendelse, opfylder kravene i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (2) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3) -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
Definitioner
Ved anvendelsen af denne forordning gælder følgende definitioner og definitionerne i artikel 2 i forordning (EU) nr. 995/2010:
1) »berørte kompetente myndigheder«: medlemsstaternes kompetente myndigheder i den medlemsstat, hvor et overvågningsorgan eller et organ, der ansøger om anerkendelse som overvågningsorgan, er lovligt etableret eller udbyder tjenester eller påtænker at udbyde tjenester som defineret i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF (4)
2) »kvalifikationsbeviser«: eksamensbeviser, certifikater og andre beviser udfærdiget af en statslig myndighed, der er udpeget i medfør af den pågældende stats love og administrative bestemmelser, hvoraf det fremgår, at den pågældende har afsluttet en erhvervskompetencegivende uddannelse
3) »erhvervserfaring«: den faktiske og lovlige udøvelse af det pågældende erhverv.
Artikel 2
Ansøgning om anerkendelse
1. Enhver offentlig eller privat enhed, det være sig virksomhed, sammenslutning, firma, bedrift, myndighed eller institution, som er retsmæssigt etableret i Unionen, kan indgive ansøgning til Kommissionen om at blive anerkendt som overvågningsorgan.
Enheden skal indgive ansøgningen på et af Unionens officielle sprog sammen med de dokumenter, der er angivet i bilaget.
2. For at blive anerkendt som overvågningsorgan skal ansøgeren godtgøre, at den opfylder alle kravene i artikel 8, stk. 2, i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikel 5 til 8 i denne forordning.
3. Kommissionen bekræfter modtagelsen af ansøgningen inden for ti arbejdsdage og giver ansøger et referencenummer.
Den skal også give ansøger en vejledende tidsfrist for, hvornår den træffer afgørelse om ansøgningen. Kommissionen informerer ansøgeren, hver gang den ændrer den vejledende tidsfrist for at tilvejebringe yderligere oplysninger eller dokumenter med henblik på bedømmelse af ansøgningen.
4. Når tre måneder er forløbet efter modtagelsen af ansøgningen eller Kommissionens seneste skriftlige meddelelse til ansøger, idet den seneste dato er gældende, og Kommissionen endnu ikke har truffet en afgørelse om anerkendelse eller afvist ansøgningen, underretter Kommissionen skriftligt ansøger om, hvor langt den er med bedømmelsen af ansøgningen.
Ved behandling af en ansøgning kan første afsnit finde anvendelse mere end én gang.
5. Kommissionen sender en kopi af ansøgningen og dokumentation til de berørte kompetente myndigheder, som inden for en måned efter fremsendelsen kan fremkomme med bemærkninger til ansøgningen.
Artikel 3
Yderligere dokumentation og adgang til lokaler
1. På anmodning fra Kommissionen indgiver ansøger eller de berørte kompetente myndigheder supplerende oplysninger eller dokumenter inden for en af Kommissionen nærmere angivet tidsfrist.
2. Ansøger giver Kommissionen adgang til sine lokaler med henblik på kontrol af, at alle krav i artikel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikel 5 til 8 er opfyldt. Kommissionen underretter på forhånd ansøger om besøget. De berørte kompetente myndigheder kan deltage i besøget.
Ansøgeren tilbyder al den bistand, der er nødvendig for at lette sådanne besøg.
Artikel 4
Afgørelse om anerkendelse
Når Kommissionen har truffet afgørelse om at anerkende ansøger i henhold til artikel 8, stk. 3, i forordning (EU) nr. 995/2010, underretter den ansøger inden for ti arbejdsdage, efter at afgørelsen er truffet.
Kommissionen overgiver også straks ansøgeren et certifikat om anerkendelse og meddeler sin afgørelse til de kompetente myndigheder i alle medlemsstater i henhold til artikel 8, stk. 3, andet afsnit, i forordning (EU) nr. 995/2010 inden for den tidsfrist, der er fastsat i stk. 1.
Artikel 5
Juridisk person og retsmæssig etablering i Unionen
1. Er ansøger retsmæssigt etableret i mere end én medlemsstat, indgiver denne oplysninger om sit hjemsted, hovedkontor eller hovedvirksomhed i Unionen og om sine agenturer, filialer eller datterselskaber, der er etableret på en anden medlemsstats område. Ansøgeren skal også meddele, i hvilke medlemsstater vedkommende påtænker at levere tjenester.
2. En ansøger, der er eller er en del af en medlemsstats myndighed, skal ikke fremlægge bevis for, at vedkommende er en juridisk person og retsmæssigt etableret i Unionen.
Artikel 6
Relevant fagkundskab
1. For at sikre, at de funktioner, som et overvågningsorgan skal varetage, udføres på behørig vis i henhold til artikel 8, stk. 2, litra b), i forordning (EU) nr. 995/2010, skal det tekniske personale hos en ansøger som minimum opfylde følgende kriterier, som attesteres gennem kvalifikationsbeviser og erhvervserfaring:
a)
formel erhvervsuddannelse inden for et fagområde, der er relevant for et overvågningsorgans funktioner
b)
for ledende i faglige stillinger, mindst fem års erhvervserfaring i en funktion, som har at gøre med et overvågningsorgans funktioner.
Med henblik på første afsnit, litra a), betragtes fagområder inden for skovbrug, miljøbeskyttelse, retsvidenskab, driftsledelse, risikostyring, handel, bogføring, finanskontrol eller forsyningskædestyring som relevante fagområder.
2. Ansøger skal føre register med dokumentation af personalets arbejdsopgaver og ansvarsområder. Ansøger skal have indført procedurer for overvågning af sit personales resultater og faglige kompetence.
Artikel 7
Kapacitet til at varetage et overvågningsorgans opgaver
1. Ansøger godtgør, at samtlige følgende elementer findes:
a)
en organisationsstruktur, der sikrer, at opgaverne for et overvågningsorgan varetages på behørig vis
b)
en påpasselighedsordning, der skal stilles til rådighed for og anvendes af virksomhederne
c)
strategier og procedurer for evaluering og forbedring af påpasselighedsordningen
d)
procedurer og processer til kontrol af, at virksomhederne anvender overvågningsorganets påpasselighedsordning korrekt
e)
procedurer for korrigerende foranstaltninger, som skal træffes, hvis en virksomhed ikke anvender overvågningsorganets påpasselighedsordning korrekt.
2. Foruden kravene i stk. 1 skal ansøger påvise at være i besiddelse af den økonomiske og tekniske kapacitet til at udføre de funktioner, som et overvågningsorgan skal varetage.
Artikel 8
Fravær af interessekonflikter
1. En ansøgers organisationsstruktur skal være tilrettelagt på en sådan måde, at organet kan udøve sin virksomhed objektivt og uvildigt.
2. Ansøger skal fastslå, analysere og føre fortegnelse over interessekonflikter, der kan opstå som følge af dennes funktioner som overvågningsorgan, herunder alle konflikter, der opstår på grund af forholdet til berørte organer eller underkontrahenter.
3. Konstateres det, at der består en interessekonflikt, skal ansøger have indført skriftlige strategier og procedurer for at undgå interessekonflikter på organisationsniveau og for den enkelte. De skriftlige strategier og procedurer skal overholdes og gennemføres. Disse strategier og procedurer kan også omfatte kontrol af trejdepart.
Artikel 9
Information om senere ændringer
1. Overvågningsorganet informerer omgående Kommissionen, hvis en af følgende situationer indtræder, efter det er blevet anerkendt:
a)
en ændring, der er sket efter dets anerkendelse, og som vil kunne påvirke overvågningsorganets mulighed for at opfylde kravene i artikel 5 til 8
b)
overvågningsorganet etablerer ud over de organer, der er angivet i ansøgningen, agenturer, filialer eller datterselskaber i Unionen
c)
overvågningsorganet beslutter at udbyde tjenester i en anden medlemsstat end den, der angives i ansøgningen, eller i en medlemsstat, hvor den har angivet at være ophørt med at udbyde sine tjenester i henhold til litra d)
d)
overvågningsorganet ophører med at levere tjenester i en medlemsstat.
2. Kommissionen meddeler alle de oplysninger, der er indhentet i henhold til stk. 1, til de berørte kompetente myndigheder.
Artikel 10
Fornyet vurdering af afgørelsen om anerkendelse
1. Kommissionen kan når som helst tage en afgørelse om anerkendelse af et overvågningsorgan op til fornyet vurdering.
Kommissionen tager afgørelsen op til fornyet vurdering, når en af følgende situationer indtræder:
a)
hvis en berørt kompetent myndighed informerer Kommissionen om, at den har fastslået, at et overvågningsorgan ikke længere varetager funktionerne i artikel 8, stk. 1, i forordning (EU) nr. 995/2010 eller ikke længere opfylder kravene i artikel 8, stk. 2, i forordning (EU) nr. 995/2010 som angivet i artikel 5 til 8 i nærværende forordning
b)
hvis Kommissionen har relevante oplysninger, herunder begrundede betænkeligheder fra tredjeparter om, at overvågningsorganet ikke længere opfylder kravene i artikel 8, stk. 1 og 2, i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikel 5 til 8 i nærværende forordning
c)
hvis et overvågningsorgan har informeret Kommissionen om ændringer af den art, der angives i artikel 9, stk. 1, litra a), i nærværende forordning.
2. Indleder Kommissionen en fornyet vurdering, bistås den af en evalueringsgruppe, der gennemfører den fornyede undersøgelse og udfører kontroller.
3. Ansøger giver evalueringsgruppen adgang til sine lokaliteter med henblik på kontrol af, at alle kravene i artikel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010 og i artikel 5 til 8 i nærværende forordning er opfyldt. De berørte kompetente myndigheder kan deltage i besøget.
Ansøgeren tilbyder den hjælp, der er nødvendig for at lette udførelsen af sådanne besøg.
4. Evalueringsgruppen udarbejder en rapport over de fastslåede forhold. Dokumentation vedlægges som bilag til evalueringsrapporten.
Evalueringsrapporten skal indeholde en anbefaling om, hvorvidt anerkendelsen af overvågningsorganet skal inddrages.
Evalueringsgruppen forelægger evalueringsrapporten for de berørte kompetente myndigheder. Myndighederne kan inden for tre uger fremkomme med bemærkninger til rapporten.
Evalueringsgruppen skal give overvågningsorganet en sammenfatning af de fastslåede forhold og rapportens konklusioner. Organet kan inden for tre uger fra det tidspunkt, det modtager rapporten, komme med bemærkninger.
5. Evalueringsgruppen anbefaler i sin evalueringsrapport at inddrage anerkendelsen midlertidigt og/eller betinget eller permanent, hvis omfanget af de fastslåede mangler begrunder det, hvis det fastslås, at overvågningsorganet ikke længere varetager funktionerne eller opfylder kravene i henhold til artikel 8 i forordning (EU) nr. 995/2010.
Evalueringsgruppen kan i stedet for anbefale, at Kommissionen udfærdiger en meddelelse om udbedrende foranstaltninger eller en officiel advarsel, eller at Kommissionen ikke vedtager yderligere foranstaltninger.
Artikel 11
Afgørelse om inddragelse af anerkendelse
1. Kommissionen træffer under hensyntagen til den evalueringsrapport, der er nævnt i artikel 10, afgørelse om, hvorvidt anerkendelsen af et overvågningsorgan skal inddrages midlertidigt og/eller betinget eller permanent.
2. Kommissionen kan udfærdige en meddelelse om forbedrende foranstaltninger eller en officiel advarsel, hvis omfanget af de fastslåede mangler i henhold til artikel 8, stk. 6, i forordning (EU) nr. 995/2010 ikke fører til konstatering af, at overvågningsorganet ikke længere varetager funktionerne eller kravene i henhold til artikel 8, stk. 2, i den pågældende forordning.
3. En afgørelse om inddragelse af et overvågningsorgans anerkendelse såvel som en meddelelse eller advarsel i henhold til stk. 2 forkyndes for det berørte overvågningsorgan og meddeles de kompetente myndigheder i alle medlemsstater i henhold til artikel 8, stk. 6, i forordning (EU) nr. 995/2010 inden for ti arbejdsdage efter datoen for vedtagelsen heraf.
Artikel 12
Databeskyttelse
Denne forordning berører reglerne for behandling af personoplysninger i henhold til direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001.
Artikel 13
Afsluttende bestemmelser
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 23. februar 2012.
REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 363/2012 DELLA COMMISSIONE
del 23 febbraio 2012
sulle norme procedurali per il riconoscimento e la revoca del riconoscimento degli organismi di controllo come previsto nel regolamento (UE) n. 995/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce gli obblighi degli operatori che commercializzano legno e prodotti da esso derivati
(Testo rilevante ai fini del SEE)
LA COMMISSIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,
visto il regolamento (UE) n. 995/2010 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 20 ottobre 2010, che stabilisce gli obblighi degli operatori che commercializzano legno e prodotti da esso derivati (1), in particolare l’articolo 8, paragrafo 7,
considerando quanto segue:
(1)
Il regolamento (UE) n. 995/2010 è inteso, in particolare, a rendere minimi i rischi di commercializzazione nel mercato interno di legno illegale e prodotti da esso derivati. È opportuno che gli organismi di controllo aiutino gli operatori a rispettare i requisiti di detto regolamento. A tal fine, essi dovrebbero elaborare un sistema di dovuta diligenza, conferire agli operatori il diritto di usarlo e verificarne l’uso corretto.
(2)
Occorre che la Commissione applichi una procedura equa, trasparente e indipendente per il riconoscimento degli organismi di controllo. Pertanto i richiedenti dovrebbero essere valutati previa consultazione delle autorità competenti degli Stati membri e dopo aver raccolto informazioni sufficienti su di loro. Se necessario, per raccogliere le informazioni richieste possono essere condotte visite presso la sede del richiedente.
(3)
Occorre specificare le competenze e le capacità adeguate che gli organismi di controllo devono possedere per determinare che il legno risponde alla pertinente legislazione del paese di produzione e per proporre misure volte a valutare il rischio di commercializzare legno illegale e prodotti da esso derivati. Se il rischio individuato non è trascurabile, l’organismo di controllo dovrebbe anche essere in grado di proporre misure adeguate a ridurlo in maniera efficace.
(4)
Occorre garantire che gli organismi di controllo esercitino le proprie funzioni in modo trasparente e indipendente, evitando conflitti di interessi legati alle loro funzioni e offrendo servizi agli operatori in modo non discriminatorio.
(5)
È opportuno che la Commissione decida in merito a una revoca del riconoscimento seguendo una procedura equa, trasparente e indipendente. Prima di prendere una decisione, la Commissione dovrebbe consultare le autorità competenti degli Stati membri interessati e raccogliere informazioni sufficienti, anche svolgendo, se necessario, visite in loco. Occorre che l’organismo di controllo interessato abbia la possibilità di far pervenire i propri commenti prima che sia presa una decisione.
(6)
In base al principio della proporzionalità, è necessario che la Commissione possa revocare il riconoscimento in via temporanea e/o con riserva o in via permanente, secondo quanto ritenuto necessario in base al livello delle carenze rilevate, qualora un organismo di controllo non svolga più le funzioni o non risponda più ai requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010.
(7)
Occorre garantire che, nell’ambito dell’applicazione del presente regolamento, il livello di protezione delle persone in relazione al trattamento dei dati personali che li riguardano, in particolare per quanto riguarda il trattamento dei dati personali contenuti nelle domande di riconoscimento come organismo di controllo, sia conforme a quanto stabilito dalla direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 24 ottobre 1995, relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (2) e dal regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (3),
HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
Articolo 1
Definizioni
Ai fini del presente regolamento, oltre alle definizioni di cui all’articolo 2 del regolamento (UE) n. 995/2010, si intende per:
1)
«autorità competenti interessate», le autorità competenti degli Stati membri nei quali è stabilito legalmente un organismo di controllo o un organismo che chiede il riconoscimento in quanto organismo di controllo, o nei quali tale organismo fornisce i servizi o intende fornire i servizi definiti dalla direttiva 2006/123/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (4);
2)
«titoli», i diplomi, certificati e altri titoli rilasciati da un’autorità di un dato Stato designata in base a disposizioni legislative o amministrative di detto Stato, i quali certificano il completamento di una formazione per l’esercizio di una professione;
3)
«esperienza professionale», l’esercizio effettivo e legittimo della professione in questione.
Articolo 2
Domanda di riconoscimento
1. Qualsiasi entità pubblica o privata (società, ente, azienda, impresa, istituzione o autorità) legalmente stabilita nell’Unione, può inviare alla Commissione una domanda di riconoscimento in quanto organismo di controllo.
L’entità invia la domanda in una lingua ufficiale dell’Unione unitamente ai documenti elencati in allegato.
2. Per essere riconosciuto in quanto organismo di controllo, il richiedente è tenuto a dimostrare di rispondere ai requisiti di cui all’articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento.
3. La Commissione rilascia un’attestazione per l’avvenuto ricevimento della domanda e fornisce al richiedente un numero di riferimento entro 10 giorni lavorativi dalla data di ricevimento.
La Commissione comunica inoltre al richiedente un limite di tempo indicativo entro il quale prenderà una decisione in merito alla domanda. Essa informa il richiedente qualora, dovendo reperire informazioni aggiuntive o documenti utili ai fini della valutazione della domanda, sia necessario modificare il limite di tempo indicato.
4. Qualora la Commissione non adotti una decisione in merito al riconoscimento o al respingimento della domanda entro tre mesi dal ricevimento della stessa o, se posteriore, dalla sua ultima comunicazione scritta al richiedente, essa è tenuta ad informare per iscritto il richiedente in merito all’andamento della valutazione della sua domanda.
Il primo comma del presente paragrafo può applicarsi più di una volta al trattamento di una domanda.
5. La Commissione trasmette una copia della domanda e dei documenti giustificativi alle autorità competenti interessate, che possono esprimere commenti in merito entro un mese dalla data di trasmissione.
Articolo 3
Documenti aggiuntivi e accesso ai locali
1. Su richiesta della Commissione il richiedente o le autorità competenti interessate trasmettono eventuali informazioni o documenti aggiuntivi richiesti dalla Commissione entro un termine specifico.
2. Il richiedente deve consentire alla Commissione di accedere ai propri locali al fine di verificare che tutti i requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento siano rispettati. In caso di visita, la Commissione informa il richiedente in anticipo. Le autorità competenti possono partecipare alla visita.
Il richiedente deve offrire tutta l’assistenza necessaria per agevolare tali visite.
Articolo 4
Decisione di riconoscimento
Una volta adottata una decisione di riconoscimento ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 3, del regolamento (UE) n. 995/2010, la Commissione ne informa il richiedente entro 10 giorni lavorativi dalla data di adozione della decisione.
La Commissione rilascia inoltre tempestivamente al richiedente un certificato di riconoscimento e comunica la decisione presa alle autorità competenti di tutti gli Stati membri, come previsto dall’articolo 8, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento (UE) n. 995/2010 entro il termine di cui al primo comma.
Articolo 5
Personalità giuridica e domicilio legale nel territorio dell’Unione
1. Qualora il richiedente abbia domicilio legale in più di uno Stato membro, deve fornire informazioni in merito alla propria sede legale, amministrazione centrale o sede di attività principale all’interno dell’Unione, nonché alle proprie agenzie, filiali o succursali stabilite nel territorio di qualsiasi Stato membro. Il richiedente dichiara inoltre in quali Stati membri intende fornire i propri servizi.
2. Qualora il richiedente sia un’autorità di uno Stato membro, o faccia parte di una tale autorità, non è tenuto a dimostrare la propria personalità giuridica né il proprio domicilio legale all’interno dell’Unione.
Articolo 6
Esperienza adeguata
1. Al fine di assicurare il corretto esercizio delle funzioni di un organismo di controllo come richiesto ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 2, lettera b), del regolamento (UE) n. 995/2010, il personale tecnico competente del richiedente deve soddisfare almeno i seguenti requisiti, attestati da titoli ed esperienza professionale:
a)
formazione professionale formale in una disciplina pertinente alle funzioni di un organismo di controllo;
b)
per le posizioni tecniche di livello più elevato, almeno cinque anni di esperienza professionale con compiti pertinenti alle funzioni di un organismo di controllo.
Ai fini del primo comma, lettera a), sono considerate rilevanti le discipline legate a foreste, ambiente, diritto, gestione aziendale, gestione dei rischi, commercio, audit, controllo finanziario o gestione della catena di approvvigionamento.
2. Il richiedente deve possedere la documentazione attestante i compiti e le responsabilità del proprio personale. Il richiedente deve istituire procedure per la verifica del rendimento e della competenza tecnica del proprio personale.
Articolo 7
Capacità di svolgere le funzioni di organismo di controllo
1. Il richiedente deve dimostrare di disporre di quanto elencato di seguito:
a)
una struttura organizzativa che assicuri il corretto svolgimento delle funzioni di un organismo di controllo;
b)
un sistema di dovuta diligenza messo a disposizione di tutti gli operatori e da questi utilizzato;
c)
politiche e procedure che consentano di valutare e migliorare il sistema di dovuta diligenza;
d)
procedure e processi atti a verificare il corretto uso del sistema di dovuta diligenza da parte degli operatori;
e)
procedure che consentano di attuare azioni correttive nel caso in cui un operatore non usi in modo adeguato il sistema di dovuta diligenza.
2. In aggiunta ai requisiti di cui al paragrafo 1, il richiedente deve dimostrare di disporre delle capacità finanziarie e tecniche necessarie per esercitare le funzioni di organismo di controllo.
Articolo 8
Assenza di conflitto di interessi
1. Il richiedente deve essere organizzato in modo da salvaguardare l’obiettività e l’imparzialità delle sue attività.
2. Il richiedente è tenuto a individuare, analizzare e documentare i rischi di conflitto di interessi derivanti dall’esercizio delle proprie funzioni di organismo di controllo, compresi eventuali conflitti derivanti dai rapporti con organismi correlati o subappaltatori.
3. Qualora venga individuato il rischio di conflitto di interessi, il richiedente deve disporre di politiche e procedure atte a evitare tali conflitti a livello di organizzazione e di singolo individuo. Devono essere istituite e attuate politiche e procedure scritte. Tali politiche e procedure possono comprendere audit svolti da terzi.
Articolo 9
Informazioni relative a cambiamenti successivi
1. Un organismo di controllo è tenuto a informare tempestivamente la Commissione in presenza di una qualsiasi delle situazioni seguenti, verificatasi successivamente al riconoscimento dell’organismo stesso:
a)
una modifica che può influenzare la capacità di tale organismo di controllo di rispondere ai requisiti di cui agli articoli da 5 a 8, verificatasi dopo il riconoscimento dell’organismo;
b)
l’organismo di controllo istituisce agenzie, filiali o succursali nel territorio dell’Unione diverse da quelle dichiarate nella domanda;
c)
l’organismo di controllo decide di fornire servizi in uno Stato membro diverso da quello dichiarato nella domanda o in uno Stato membro nel quale ha dichiarato di avere cessato di fornire servizi in conformità alla lettera d);
d)
l’organismo di controllo cessa di fornire servizi in un qualsiasi Stato membro.
2. La Commissione comunica tutte le informazioni ottenute ai sensi del paragrafo 1 alle autorità competenti interessate.
Articolo 10
Riesame della decisione relativa al riconoscimento
1. La Commissione può riesaminare in qualsiasi momento la decisione relativa al riconoscimento di un organismo di controllo.
La Commissione svolge tale riesame nei seguenti casi:
a)
un’autorità competente interessata informa la Commissione di aver determinato che un organismo di controllo non svolge più le funzioni di cui all’articolo 8, paragrafo 1, del regolamento (UE) n. 995/2010, oppure che non risponde più ai requisiti stabiliti dall’articolo 8, paragrafo 2, del regolamento (UE) n. 995/2010, come specificato agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento;
b)
la Commissione è in possesso di informazioni rilevanti, comprese preoccupazioni motivate espresse da terzi, secondo le quali un organismo di controllo non risponde più ai requisiti di cui all’articolo 8, paragrafi 1 e 2, del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento;
c)
un organismo di controllo ha informato la Commissione dei cambiamenti di cui all’articolo 9, paragrafo 1, lettera a), del presente regolamento.
2. Qualora la Commissione dia inizio a un riesame, deve essere assistita da un apposito gruppo per svolgere il riesame stesso ed effettuare i controlli necessari.
3. Il richiedente deve consentire al gruppo incaricato del riesame di accedere ai propri locali al fine di verificare che tutti i requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010 e agli articoli da 5 a 8 del presente regolamento siano rispettati. Le autorità competenti possono partecipare alla visita.
Il richiedente deve offrire tutta l’assistenza necessaria per agevolare tali visite.
4. Il gruppo incaricato del riesame riporta le sue conclusioni in una relazione. A tale relazione sono allegate prove pertinenti.
La relazione comprende una raccomandazione in merito all’eventuale necessità di revocare il riconoscimento a un organismo di controllo.
Il gruppo incaricato del riesame trasmette la relazione alle autorità competenti interessate. Tali autorità dispongono di tre settimane dalla data di trasmissione della relazione per far pervenire i propri commenti.
Il gruppo incaricato del riesame fornisce all’organismo di controllo interessato una sintesi delle conclusioni della relazione. L’organismo dispone di tre settimane dalla data di trasmissione della sintesi per far pervenire i propri commenti al gruppo incaricato del riesame.
5. Il gruppo incaricato del riesame raccomanda, nella propria relazione, la revoca del riconoscimento in via temporanea e/o con riserva o in via permanente, secondo quanto ritenuto necessario in base al livello delle carenze rilevate, qualora stabilisca che un organismo di controllo non svolge più le funzioni o non risponde più ai requisiti di cui all’articolo 8 del regolamento (UE) n. 995/2010.
In alternativa, il gruppo incaricato del riesame può raccomandare alla Commissione di emettere una comunicazione concernente gli interventi correttivi oppure un avvertimento ufficiale, oppure può raccomandare alla Commissione di non intraprendere alcuna azione.
Articolo 11
Revoca della decisione di riconoscimento
1. La Commissione decide se revocare il riconoscimento di un organismo di controllo temporaneamente e/o con riserva, oppure permanentemente, tenendo conto della relazione di cui all’articolo 10.
2. La Commissione può emettere una comunicazione concernente gli interventi correttivi oppure un avvertimento ufficiale qualora il livello delle carenze rilevate non consenta di determinare, sulla base dell’articolo 8, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 995/2010, che l’organismo di controllo non svolge più le funzioni o non risponde più ai requisiti di cui all’articolo 8, paragrafo 2, di detto regolamento.
3. La decisione di revocare il riconoscimento di un organismo di controllo, così come una comunicazione o un avviso di cui al paragrafo 2, sono trasmessi all’organismo di controllo interessato e comunicati alle autorità competenti di tutti gli Stati membri ai sensi dell’articolo 8, paragrafo 6, del regolamento (UE) n. 995/2010 entro 10 giorni dalla sua adozione.
Articolo 12
Protezione dei dati
Il presente regolamento si applica senza pregiudizio delle norme relative al trattamento dei dati personali stabilite dalla direttiva 95/46/CE e dal regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 13
Disposizioni finali
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri.
Fatto a Bruxelles, il 23 febbraio 2012