EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) Nr. 439/2010
af 19. maj 2010
om oprettelse af et europæisk asylstøttekontor
EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 74 og artikel 78, stk. 1 og 2,
under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen,
efter den almindelige lovgivningsprocedure (1), og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Formålet med Unionens politik vedrørende et fælles europæisk asylsystem er ifølge Haagprogrammet at oprette et fælles asylområde ved at indføre en effektiv harmoniseret procedure i overensstemmelse med EU's værdier og humanitære tradition.
(2)
Takket være indførelsen af fælles minimumsstandarder er der de senere år gjort store fremskridt hen imod indførelsen af det fælles europæiske asylsystem. Der er imidlertid fortsat store forskelle mellem medlemsstaterne, når det drejer sig om indrømmelse af international beskyttelse og de former, denne beskyttelse antager. Disse forskelle bør mindskes.
(3)
Kommissionen meddelte i sin strategiske plan på asylområdet, der blev vedtaget i juni 2008, at den havde til hensigt at udvikle det fælles europæiske asylsystem ved at foreslå en revision af de eksisterende retlige instrumenter med henblik på større harmonisering af de gældende standarder og ved at øge støtten til det praktiske samarbejde mellem medlemsstaterne, navnlig ved et lovgivningsforslag om oprettelse af et europæisk asylstøttekontor (støttekontoret) for at øge samordningen af det operationelle samarbejde mellem medlemsstaterne, så der sikres en effektiv gennemførelse af de fælles regler.
(4)
I den europæiske pagt om indvandring og asyl, der blev vedtaget i september 2008, bekræftede Det Europæiske Råd højtideligt, at enhver udlænding, der er udsat for forfølgelse, har ret til hjælp og beskyttelse på Den Europæiske Unions område i medfør af Genèvekonventionen af 28. juli 1951 om flygtninges retsstilling, som ændret ved New York-protokollen af 31. januar 1967, og andre relevante traktater. Der var endvidere udtrykkelig enighed om, at et europæisk støttekontor skulle oprettes i 2009.
(5)
Formålet med det praktiske samarbejde på asylområdet er inden for en europæisk retlig ramme at forbedre konvergensen og sikre fortsat kvalitet i medlemsstaternes beslutningsprocedurer på dette område. Der er i de senere år allerede blevet iværksat et betydeligt antal praktiske samarbejdsforanstaltninger, navnlig vedtagelsen af en fælles tilgang for så vidt angår oplysninger om oprindelseslande og indførelse af et fælles europæisk uddannelsesprogram på asylområdet.
(6)
Støttekontoret bør oprettes for at styrke og udvikle disse samarbejdsforanstaltninger. Støttekontoret bør tage behørigt hensyn til resultaterne af disse samarbejdsforanstaltninger og de indhøstede erfaringer.
(7)
Når nogle medlemsstaters asyl- og modtagelsessystemer er udsat for et særligt og uforholdsmæssigt stort pres, navnlig som følge af disse landes geografiske placering eller befolkningsmæssige situation, bør støttekontoret støtte udviklingen af solidaritet inden for Unionen med henblik på at gøre det nemmere at flytte de personer, der nyder international beskyttelse, mellem medlemsstater, samtidig med at det sikres, at asyl- og modtagelsessystemerne ikke misbruges.
(8)
Støttekontoret bør for at kunne opfylde sit mandat bedst muligt være uafhængigt rent teknisk og bør have juridisk, administrativ og økonomisk selvstændighed. Med henblik herpå bør støttekontoret være et EU-organ, der har status som juridisk person, og som udøver de gennemførelsesbeføjelser, der tillægges det ved denne forordning.
(9)
Støttekontoret bør arbejde tæt sammen med medlemsstaternes asylmyndigheder, med nationale indvandrings- og asyltjenester og andre tjenester og trække på disses kapacitet og ekspertise samt med Kommissionen. Medlemsstaterne bør samarbejde med støttekontoret for at sikre, at det er i stand til at opfylde sit mandat.
(10)
Støttekontoret bør også handle i tæt samarbejde med FN's Flygtningehøjkommissariat (UNHCR) og, når det er hensigtsmæssigt, med relevante internationale organisationer for at drage nytte af disses ekspertise og støtte. Med henblik herpå bør UNHCR's og de øvrige relevante internationale organisationers roller anerkendes fuldt ud, og disse organisationer bør inddrages fuldt ud i støttekontorets arbejde. Økonomiske midler, som støttekontoret stiller til rådighed for UNHCR i henhold til denne forordning, bør ikke resultere i, at UNHCR's aktiviteter dobbeltfinansieres med midler fra andre internationale eller nationale kilder.
(11)
For at støttekontoret kan opfylde sin funktion, og for så vidt det er nødvendigt for udførelsen af dets opgaver, bør det desuden samarbejde med andre EU-organer, navnlig Det Europæiske Agentur for Forvaltning af det Operative Samarbejde ved EU-medlemsstaternes Ydre Grænser (Frontex), der blev oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2007/2004 (2), og Den Europæiske Unions Agentur for Grundlæggende Rettigheder, der blev oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 168/2007 (3).
(12)
Støttekontoret bør samarbejde med Det Europæiske Migrationsnetværk, der blev oprettet ved Rådets afgørelse 2008/381/EF (4), for at undgå, at aktiviteterne overlapper hinanden. Støttekontoret bør også opretholde en tæt dialog med civilsamfundet med henblik på udveksling af oplysninger og samling af viden på asylområdet.
(13)
Støttekontoret bør være et europæisk ekspertisecenter på asylområdet, som har ansvaret for at lette, koordinere og styrke det praktiske samarbejde mellem medlemsstaterne om de mange aspekter af asyl, for at sætte medlemsstaterne bedre i stand til at give international beskyttelse til dem, der er berettiget hertil, og samtidig, hvor det er relevant, behandle dem, der ikke opfylder kravene til international beskyttelse, på en retfærdig og effektiv måde. Støttekontorets mandat bør koncentreres om tre store opgaver, nemlig at bidrage til gennemførelsen af det fælles europæiske asylsystem, at støtte det praktiske samarbejde mellem medlemsstaterne på asylområdet og at støtte de medlemsstater, der er udsat for et særligt pres.
(14)
Støttekontoret bør ikke have direkte eller indirekte beføjelser i forbindelse med de beslutninger, som medlemsstaternes asylmyndigheder træffer angående individuelle ansøgninger om international beskyttelse.
(15)
For at yde og/eller koordinere hurtig og effektiv operationel støtte til medlemsstater, der er udsat for et særligt pres på deres asyl- og modtagelsessystemer, bør støttekontoret på anmodning af de berørte medlemsstater koordinere foranstaltninger til støtte for disse medlemsstater, f.eks. ved at indsætte asylstøttehold bestående af eksperter på asylområdet i disse medlemsstater. Disse hold bør navnlig yde ekspertise med hensyn til tolketjenester, oplysninger om oprindelseslande og viden om behandling og forvaltning af asylsager. Ordningen med asylstøttehold bør være omfattet af denne forordning for at sikre en effektiv indsættelse af holdene.
(16)
Støttekontoret bør opfylde sin funktion på en sådan måde, at det kan tjene som referencegrundlag i kraft af sin uafhængighed, den videnskabelige og tekniske kvalitet af den bistand, det yder, og de oplysninger, det videregiver, gennemsigtigheden af dets procedurer og virkemåde, og dets omhu ved udførelsen af de opgaver, det er pålagt.
(17)
Kommissionen og medlemsstaterne bør være repræsenteret i støttekontorets bestyrelse, så de effektivt kan føre kontrol med dets virksomhed. Bestyrelsen bør om muligt bestå af de operative chefer for medlemsstaternes asylmyndigheder eller deres repræsentanter. Den bør have de nødvendige beføjelser, navnlig til at fastlægge budgettet, kontrollere dets gennemførelse, vedtage passende finansielle bestemmelser, fastlægge gennemsigtige arbejdsprocedurer for støttekontorets beslutningstagning, vedtage årsrapporten om situationen på asylområdet i Unionen og tekniske dokumenter om gennemførelsen af Unionens instrumenter på asylområdet og udnævne en administrerende direktør samt, hvor det er hensigtsmæssigt, udpege et forretningsudvalg. I betragtning af UNHCR's ekspertise på asylområdet bør organisationen have et medlem af bestyrelsen uden stemmeret, så den inddrages fuldt ud i støttekontorets arbejde.
(18)
I betragtning af karakteren af støttekontorets opgaver og den administrerende direktørs rolle og med henblik på at gøre det muligt for Europa-Parlamentet at vedtage en udtalelse om den valgte kandidat inden dennes udnævnelse samt inden en eventuel forlængelse af den pågældendes embedsperiode, bør den administrerende direktør opfordres til at fremkomme med en udtalelse til og besvare spørgsmål fra Europa-Parlamentets kompetente udvalg. Den administrerende direktør bør også forelægge Europa-Parlamentet årsrapporten. Derudover bør Europa-Parlamentet have mulighed for at opfordre den administrerende direktør til at aflægge rapport om, hvorledes udførelsen af dennes opgaver forløber.
(19)
For at sikre støttekontorets fulde selvstændighed og uafhængighed bør det have sit eget budget, der hovedsagelig består af et bidrag fra Unionen. Finansieringen af støttekontoret bør finde sted på grundlag af en aftale med budgetmyndigheden som fastlagt i punkt 47 i den interinstitutionelle aftale af 17. maj 2006 mellem Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen om budgetdisciplin og forsvarlig økonomisk forvaltning (5). Unionens budgetprocedure bør gælde for så vidt angår Unionens bidrag og ethvert tilskud, der ydes over Den Europæiske Unions almindelige budget. Revisionen af regnskaberne bør foretages af Revisionsretten.
(20)
Støttekontoret bør desuden samarbejde med myndigheder i tredjelande og internationale organisationer, der er kompetente på områder, der falder inden for denne forordnings anvendelsesområde, og tredjelande inden for rammerne af samarbejdsaftaler indgået i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF).
(21)
I medfør af artikel 3 i protokollen om Det Forenede Kongeriges og Irlands stilling for så vidt angår området med frihed, sikkerhed og retfærdighed, der er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union (TEU) og til TEUF, har Det Forenede Kongerige og Irland ved skrivelser af 18. maj 2009 meddelt, at de ønsker at deltage i vedtagelsen og anvendelsen af denne forordning.
(22)
I medfør af artikel 1 og 2 i protokollen om Danmarks stilling, der er knyttet som bilag til TEU og til TEUF, deltager Danmark ikke i vedtagelsen af denne forordning, som ikke er bindende for og ikke finder anvendelse i Danmark.
(23)
Eftersom Danmark som medlemsstat hidtil har bidraget til det praktiske samarbejde mellem medlemsstaterne på asylområdet, bør støttekontoret fremme det operationelle samarbejde med Danmark. Med henblik herpå bør en dansk repræsentant inviteres til at deltage i alle møder i bestyrelsen, der også bør kunne beslutte at invitere danske observatører til arbejdsgruppernes møder, hvor det er relevant.
(24)
For at støttekontoret kan opfylde sin funktion, bør det være åbent for deltagelse af lande, som har indgået aftaler med Unionen, i henhold til hvilke de har indført og anvender EU-retten på de områder, der er omfattet af denne forordning, navnlig Island, Liechtenstein, Norge og Schweiz. Støttekontoret bør desuden, efter aftale med Kommissionen, have mulighed for i overensstemmelse med TEUF at indgå samarbejdsaftaler med andre lande end dem, der har indgået aftaler med Unionen, i henhold til hvilke de har indført og anvender EU-retten. Støttekontoret bør dog under ingen omstændigheder udforme en selvstændig udenrigspolitik.
(25)
Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (6) (Finansforordningen), navnlig artikel 185, bør finde anvendelse på støttekontoret.
(26)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 af 25. maj 1999 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (7), bør finde ubegrænset anvendelse på støttekontoret, som bør tiltræde den interinstitutionelle aftale af 25. maj 1999 mellem Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Kommissionen for De Europæiske Fællesskaber om de interne undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) (8).
(27)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1049/2001 af 30. maj 2001 om aktindsigt i Europa-Parlamentets, Rådets og Kommissionens dokumenter (9) bør finde anvendelse på støttekontoret.
(28)
Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (10) bør finde anvendelse på støttekontorets behandling af personoplysninger.
(29)
De nødvendige bestemmelser vedrørende lokaler til støttekontoret i den medlemsstat, hvor støttekontoret skal have sit hovedsæde, samt de særlige regler, der skal gælde for støttekontorets samlede personale og deres familiemedlemmer, bør fastlægges i en aftale vedrørende hovedsædet. Endvidere bør værtsmedlemsstaten sikre de bedst mulige vilkår for, at støttekontoret kan fungere efter hensigten, herunder med hensyn til børns skolegang og transport, så støttekontoret kan tiltrække højt kvalificerede medarbejdere fra så stort et geografisk område som muligt.
(30)
Målene for denne forordning, nemlig at forbedre gennemførelsen af det fælles europæiske asylsystem, at lette, koordinere og styrke det praktiske samarbejde mellem medlemsstaterne på asylområdet og at yde og/eller koordinere operationel støtte til medlemsstater, der er udsat for et særligt pres på deres asyl- og modtagelsessystemer, kan ikke i tilstrækkelig grad opfyldes af medlemsstaterne og kan derfor på grund af handlingens omfang og virkninger bedre nås på EU-plan; Unionen kan derfor træffe foranstaltninger i overensstemmelse med nærhedsprincippet, jf. artikel 5 i TEU. I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet, jf. nævnte artikel, går denne forordning ikke ud over, hvad der er nødvendigt for at nå disse mål.
(31)
Denne forordning respekterer grundlæggende rettigheder og overholder de principper, som navnlig anerkendes i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, og bør anvendes i overensstemmelse med retten til asyl, der anerkendes i charterets artikel 18 -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
OPRETTELSE AF DET EUROPÆISKE ASYLSTØTTEKONTOR OG STØTTEKONTORETS FUNKTION
Artikel 1
Oprettelse af Det Europæiske Asylstøttekontor
Der oprettes et europæisk asylstøttekontor (støttekontoret) for at bidrage til gennemførelsen af det fælles europæiske asylsystem, styrke det praktiske samarbejde mellem medlemsstaterne på asylområdet og yde og/eller koordinere operationel støtte til medlemsstater, der er udsat for et særligt pres på deres asyl- og modtagelsessystemer.
Artikel 2
Støttekontorets funktion
1. Støttekontoret letter, koordinerer og styrker det praktiske samarbejde mellem medlemsstaterne om de mange aspekter af asyl og bidrager til en bedre gennemførelse af det fælles europæiske asylsystem. I den forbindelse skal støttekontoret inddrages fuldt ud i den eksterne dimension af det fælles europæiske asylsystem.
2. Støttekontoret yder effektiv operationel støtte til medlemsstater, der er udsat for et særligt pres på deres asyl- og modtagelsessystemer, ved at trække på alle de nyttige ressourcer, som det har til rådighed, herunder f.eks. koordinering af ressourcer som tilvejebringes af medlemsstaterne på de betingelser, der er fastsat i denne forordning.
3. Støttekontoret yder videnskabelig og teknisk bistand til Unionens politik og lovgivning på alle de områder, der har direkte eller indirekte indflydelse på asylspørgsmål, så det fuldt ud kan støtte det praktiske samarbejde på asylområdet og udføre sine opgaver effektivt. Det udgør en uafhængig informationskilde vedrørende alle spørgsmål på disse områder.
4. Støttekontoret opfylder sin funktion på en sådan måde, at det kan tjene som referencegrundlag i kraft af sin uafhængighed, den videnskabelige og tekniske kvalitet af den bistand, det yder, og de oplysninger, det videregiver, den gennemsigtighed, der er forbundet med dets procedurer og virkemåde, dets omhu ved udførelsen af de opgaver, det er pålagt, og den it-støtte, der er nødvendig for udøvelsen af dets mandat.
5. Støttekontoret arbejder tæt sammen med medlemsstaternes asylmyndigheder, med nationale indvandrings- og asyltjenester og andre nationale tjenester samt med Kommissionen. Støttekontoret udfører sine opgaver, uden at det berører de opgaver, andre relevante EU-organer er pålagt, og arbejder tæt sammen med disse organer og med UNHCR.
6. Støttekontoret har ingen beføjelser i forbindelse med de beslutninger, som medlemsstaternes asylmyndigheder træffer angående individuelle ansøgninger om international beskyttelse.
KAPITEL 2
STØTTEKONTORETS OPGAVER
AFDELING 1
Støtte til det praktiske samarbejde på asylområdet
Artikel 3
Bedste praksis
Støttekontoret tilrettelægger, fremmer og koordinerer aktiviteter, der muliggør udveksling af oplysninger og identifikation og samling af bedste praksis mellem medlemsstaterne på asylområdet.
Artikel 4
Oplysninger om oprindelseslande
Støttekontoret tilrettelægger, fremmer og koordinerer aktiviteter vedrørende oplysninger om oprindelseslande, navnlig følgende:
a)
indsamling af relevante, pålidelige, præcise og ajourførte oplysninger om oprindelseslande for personer, der ansøger om international beskyttelse, på en gennemsigtig og upartisk måde, ved brug af alle relevante informationskilder, herunder oplysninger, der er indsamlet fra statslige, ikke-statslige og internationale organisationer og EU-institutioner og -organer
b)
udarbejdelse af rapporter om oprindelseslande på grundlag af oplysninger indsamlet i overensstemmelse med litra a)
c)
forvaltning og yderligere udvikling af en portal til indsamling af oplysninger om oprindelseslande og vedligeholdelsen heraf med henblik på at sikre gennemsigtighed i overensstemmelse med de nødvendige regler for adgang til disse oplysninger i henhold til artikel 42
d)
udarbejdelse af et fælles format og en fælles metode til præsentation, kontrol og anvendelse af oplysninger om oprindelseslande
e)
analyse af oplysninger om oprindelseslande på en gennemsigtig måde for at fremme konvergens i vurderingskriterierne og om nødvendigt gøre brug af resultaterne af møder i en eller flere arbejdsgrupper. Denne analyse har ikke til formål at give medlemsstaterne instruktioner med hensyn til indrømmelse af international beskyttelse eller afslag på ansøgninger herom.
Artikel 5
Støtte til flytning inden for Unionen af personer, der nyder international beskyttelse
Når nogle medlemsstaters asyl- og modtagelsessystemer er udsat for et særligt og uforholdsmæssigt stort pres, navnlig som følge af disse landes geografiske placering eller befolkningsmæssige situation, fremmer, letter og koordinerer støttekontoret udvekslingen af oplysninger og andre aktiviteter i forbindelse med flytning inden for Unionen. Flytning inden for Unionen sker alene på basis af aftaler mellem medlemsstater og med samtykke fra den pågældende person, der nyder international beskyttelse, og om nødvendigt i samråd med UNHCR.
Artikel 6
Støtte til uddannelse
1. Støttekontoret fastlægger og udvikler uddannelse, der er tilgængelig for medlemmerne af alle nationale administrationer, domstole og retsinstanser samt nationale tjenester med ansvar for asylspørgsmål i medlemsstaterne. Deltagelse i uddannelse berører ikke nationale systemer og procedurer.
Støttekontoret udvikler sådan uddannelse i tæt samarbejde med medlemsstaternes asylmyndigheder og udnytter, hvor det er relevant, den ekspertise, som akademiske institutioner og andre relevante organisationer har.
2. Støttekontoret forvalter og udvikler et europæisk uddannelsesprogram på asylområdet under hensyntagen til Unionens eksisterende samarbejde på dette område.
3. Den uddannelse, støttekontoret tilbyder, kan være generel, specifik eller temabaseret og kan omfatte metoder til »uddannelse af undervisere« (train-the-trainers-methodology).
4. Specifikke eller tematiske uddannelsesaktiviteter, der vedrører viden og færdigheder inden for asylspørgsmål, omfatter og er ikke begrænset til følgende:
a)
internationale menneskerettigheder og gældende EU-ret på asylområdet, herunder særlige retlige emner og spørgsmål vedrørende retspraksis
b)
spørgsmål vedrørende behandlingen af asylansøgninger fra mindreårige og sårbare personer med særlige behov
c)
interviewteknikker
d)
anvendelse af lægerapporter og juridiske ekspertudtalelser i asylprocedurer
e)
spørgsmål i forbindelse med fremskaffelse og anvendelse af oplysninger om oprindelseslande
f)
modtagelsesforhold, med særlig vægt på sårbare grupper og torturofre.
5. Tilbudte uddannelsesaktiviteter skal være af høj kvalitet og fastlægge en række nøgleprincipper og bedste praksis med henblik på større konvergens i de administrative metoder og afgørelser og retlig praksis under behørig hensyntagen til de nationale domstoles og retsinstansers uafhængighed.
6. Støttekontoret giver de eksperter, som er en del af asylindsatspuljen, jf. artikel 15, den specialuddannelse, der er relevant for deres opgaver og funktioner, og afholder regelmæssige øvelser med de pågældende eksperter i overensstemmelse med den tidsplan for specialuddannelse og øvelser, som er omhandlet i støttekontorets årlige arbejdsprogram.
7. Støttekontoret kan i samarbejde med medlemsstaterne tilrettelægge uddannelsesaktiviteter på disses områder.
Artikel 7
Støtte til de eksterne dimensioner af det fælles europæiske asylsystem
Støttekontoret koordinerer efter aftale med Kommissionen udvekslingen af oplysninger og andre foranstaltninger i forbindelse med spørgsmål i tilknytning til gennemførelsen af instrumenter og mekanismer vedrørende den eksterne dimension af det fælles europæiske asylsystem.
Støttekontoret koordinerer udvekslingen af oplysninger og andre foranstaltninger i forbindelse med genbosætning, som medlemsstater træffer med henblik på at imødekomme flygtninges behov for international beskyttelse i tredjelande og udvise solidaritet med deres værtslande.
Støttekontoret kan inden for rammerne af sit mandat og i overensstemmelse med artikel 49 samarbejde med kompetente myndigheder i tredjelande om tekniske spørgsmål, navnlig med henblik på at fremme og bistå kapacitetsopbygning i tredjelandenes egne asyl- og modtagelsessystemer og gennemføre regionale beskyttelsesprogrammer, samt andre foranstaltninger, der er relevante for varige løsninger.
AFDELING 2
Støtte til medlemsstater, der er udsat for et særligt pres
Artikel 8
Særligt pres på asyl- og modtagelsessystemet
Støttekontoret koordinerer og støtter fælles foranstaltninger til fordel for asyl- og modtagelsessystemer i medlemsstater, der er udsat for et særligt pres, som stiller usædvanligt store og presserende krav til deres modtagelsesfaciliteter og asylsystemer. Et sådant pres kan være kendetegnet ved pludselig tilstrømning af et stort antal tredjelandsstatsborgere, som kan have behov for international beskyttelse, og kan opstå som følge af medlemsstatens geografiske placering eller befolkningsmæssige situation.
Artikel 9
Indsamling og analyse af oplysninger
1. For at kunne evaluere behovene i de medlemsstater, der er udsat for et særligt pres, indsamler støttekontoret, navnlig på grundlag af oplysninger fra medlemsstaterne, UNHCR og eventuelt andre relevante organisationer, oplysninger, der er relevante for identifikation, forberedelse og fastlæggelse af nødforanstaltninger, jf. artikel 10, med henblik på at klare dette pres.
2. På grundlag af data fra de medlemsstater, der er udsat for et særligt pres, identificerer, indsamler og analyserer støttekontoret systematisk oplysninger vedrørende de til rådighed stående strukturer og personaleressourcer, navnlig for så vidt angår oversættelse og tolkning, oplysninger om oprindelseslande og om bistand til behandlingen og forvaltningen af asylsager samt kapaciteten til at modtage asylansøgere i de medlemsstater, der er udsat for et særligt pres, med henblik på at fremme en hurtig og pålidelig gensidig informering af de forskellige medlemsstaters asylmyndigheder.
3. Støttekontoret analyserer data i tilfælde af en pludselig tilstrømning af et stort antal tredjelandsstatsborgere, som kan forårsage et særligt pres på asyl- og modtagelsessystemer, og sikrer hurtig udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne og Kommissionen. Støttekontoret gør brug af eksisterende systemer og mekanismer til tidlig varsling og etablerer om nødvendigt et system til tidlig varsling til eget formål.
Artikel 10
Støtteforanstaltninger til medlemsstaterne
På anmodning af de berørte medlemsstater koordinerer støttekontoret foranstaltninger til støtte for medlemsstater, der er udsat for et særligt pres på deres asyl- og modtagelsessystemer, herunder følgende:
a)
foranstaltninger til støtte for medlemsstater, der er udsat for et særligt pres, for at lette den første gennemgang af de asylansøgninger, der behandles af de kompetente nationale myndigheder
b)
foranstaltninger, der skal sikre, at de medlemsstater, der er udsat for et særligt pres, hurtigt kan stille passende modtagelsesfaciliteter til rådighed, navnlig nødindlogering, transport og lægehjælp
c)
de asylstøttehold, hvis virkemåde er fastsat i kapitel 3.
AFDELING 3
Bidrag til gennemførelsen af det fælles europæiske asylsystem
Artikel 11
Indsamling og udveksling af oplysninger
1. Støttekontoret tilrettelægger, koordinerer og fremmer udvekslingen af oplysninger mellem medlemsstaternes asylmyndigheder indbyrdes og mellem Kommissionen og medlemsstaternes asylmyndigheder om gennemførelsen af alle relevante instrumenter, der henhører under gældende EU-ret på asylområdet. Støttekontoret kan med henblik herpå oprette databaser over faktuelle og retlige oplysninger samt retspraksis vedrørende nationale, EU- og internationale instrumenter på asylområdet, idet der bl.a. gøres brug af eksisterende ordninger. Med forbehold af støttekontorets aktiviteter i medfør af artikel 15 og 16 vil ingen personoplysninger blive lagret i sådanne databaser, medmindre støttekontoret har indhentet sådanne oplysninger fra offentligt tilgængelige dokumenter.
2. Støttekontoret indsamler navnlig oplysninger om følgende:
a)
nationale administrationers og myndigheders behandling af ansøgninger om international beskyttelse
b)
national ret på asylområdet og udviklingen heraf, herunder retspraksis.
Artikel 12
Støttekontorets rapporter og andre dokumenter
1. Støttekontoret udarbejder hvert år en rapport om situationen på asylområdet i Unionen, idet der tages behørigt hensyn til allerede foreliggende oplysninger fra andre relevante kilder. I rapporten evaluerer støttekontoret bl.a. resultaterne af de foranstaltninger, der er gennemført i henhold til denne forordning, og foretager en samlet sammenlignende analyse af dem for at forbedre kvaliteten og effektiviteten af og sammenhængen i det fælles europæiske asylsystem.
2. Støttekontoret kan i overensstemmelse med sit arbejdsprogram eller på anmodning af bestyrelsen eller Kommissionen, i tæt samråd med sine arbejdsgrupper og Kommissionen, vedtage tekniske dokumenter om gennemførelsen af EU-instrumenter på asylområdet, herunder retningslinjer og operationelle vejledninger, idet der tages behørigt hensyn til de synspunkter, som medlemsstaterne eller Europa-Parlamentet har givet udtryk for. Når sådanne tekniske dokumenter refererer til spørgsmål vedrørende international flygtningeret, tages der behørigt hensyn til UNHCR's relevante retningslinjer. Dokumenterne har ikke til formål at give medlemsstaterne instruktioner med hensyn til indrømmelse af international beskyttelse eller afslag på ansøgninger herom.
KAPITEL 3
ASYLSTØTTEHOLD
Artikel 13
Koordinering
1. En medlemsstat eller medlemsstater, der er udsat for et særligt pres, kan anmode støttekontoret om indsættelse af et asylstøttehold. Den eller de anmodende medlemsstater giver især en beskrivelse af situationen, angiver formålene med anmodningen om indsættelse og præciserer de forventede behov i forbindelse med indsættelsen, jf. artikel 18, stk. 1.
2. Som svar på en sådan anmodning kan støttekontoret koordinere den nødvendige tekniske og operationelle bistand til den eller de anmodende medlemsstater og indsættelsen af et asylstøttehold i et begrænset tidsrum på denne medlemsstats eller disse medlemsstaters område i henhold til en operationsplan, jf. artikel 18.
Artikel 14
Teknisk bistand
Asylstøtteholdene yder ekspertise som fastsat i den operationsplan, der er omhandlet i artikel 18, navnlig med hensyn til tolketjenester, oplysninger om oprindelseslande og viden om behandlingen og forvaltningen af asylsager inden for rammerne af de foranstaltninger til støtte for medlemsstaterne, der er omhandlet i artikel 10.
Artikel 15
Asylindsatspulje
1. Støttekontorets bestyrelse træffer på forslag af den administrerende direktør og med tre fjerdedeles flertal blandt de stemmeberettigede medlemmer afgørelse om profilerne for og det samlede antal af de eksperter, der skal stilles til rådighed for asylstøtteholdene (i det følgende benævnt »asylindsatspuljen«). Som led i asylindsatspuljen opretter støttekontoret en tolkeliste. Samme procedure anvendes ved alle senere ændringer af profilerne for og det samlede antal af eksperter i asylindsatspuljen.
2. Medlemsstaterne bidrager til asylindsatspuljen gennem en national ekspertpulje etableret i overensstemmelse med de forskellige profiler, der er defineret, og foreslår eksperter, der svarer til de ønskede profiler.
Medlemsstaterne bistår støttekontoret med at udpege tolke til tolkelisten.
Medlemsstaterne kan vælge at indsætte tolke eller at stille dem til rådighed via videokonference.
Artikel 16
Indsættelse af asylstøttehold
1. Oprindelsesmedlemsstatens autonomi med hensyn til udvælgelse af antallet af og profilerne for eksperterne (den nationale pulje) samt varigheden af deres indsættelse bevares. Medlemsstaterne stiller disse eksperter til rådighed efter anmodning fra støttekontoret, medmindre de står i en situation, der i væsentlig grad berører udførelsen af nationale opgaver, f.eks. en situation med utilstrækkeligt personale til at gennemføre procedurerne for fastlæggelse af status for personer, der ansøger om international beskyttelse. Medlemsstaterne meddeler på anmodning af støttekontoret hurtigst muligt antal, navne og profiler for de eksperter fra deres nationale pulje, som så hurtigt som muligt kan stilles til rådighed med henblik på at tilslutte sig et asylstøttehold.
2. Ved fastlæggelsen af sammensætningen af et asylstøttehold tager den administrerende direktør hensyn til den særlige situation, som den medlemsstat, der har anmodet om bistand, står i. Asylstøtteholdet sammensættes i overensstemmelse med den operationsplan, der er omhandlet i artikel 18.
Artikel 17
Procedure for beslutningstagning om indsættelse af asylstøttehold
1. Om nødvendigt kan den administrerende direktør udsende eksperter fra støttekontoret for at vurdere situationen i den medlemsstat, der anmoder om bistand.
2. Den administrerende direktør underretter straks bestyrelsen om enhver anmodning om indsættelse af asylstøttehold.
3. Den administrerende direktør træffer beslutning om anmodningen om indsættelse af asylstøttehold hurtigst muligt og senest fem arbejdsdage fra datoen for modtagelsen af anmodningen. Den administrerende direktør underretter samtidig skriftligt den medlemsstat, der har anmodet om bistand, og bestyrelsen om beslutningen og anfører de vigtigste grunde for beslutningen.
4. Hvis den administrerende direktør beslutter at indsætte et eller flere asylstøttehold, udarbejder støttekontoret og den medlemsstat, der har anmodet om bistand, straks en operationsplan i henhold til artikel 18.
5. Så snart operationsplanen er godkendt, underretter den administrerende direktør de medlemsstater, hvis eksperter skal indgå i asylstøtteholdene, om det nødvendige antal og de ønskede profiler. Disse oplysninger sendes skriftligt til de nationale kontaktpunkter, der er omhandlet i artikel 19, og angiver den dato, hvor indsættelsen skal finde sted. Der fremsendes også en kopi af operationsplanen til dem.
6. Hvis den administrerende direktør er fraværende eller forhindret, træffes beslutningerne om indsættelsen af asylstøtteholdene af den stedfortrædende kontorchef.
Artikel 18
Operationsplan
1. Den administrerende direktør og den medlemsstat, der har anmodet om bistand, fastlægger en operationsplan, som fastsætter de detaljerede betingelser for indsættelsen af asylstøtteholdene. Operationsplanen skal indeholde følgende:
a)
en beskrivelse af situationen inkl. modus operandi og formålene med indsættelsen, herunder det operationelle mål
b)
den forventede varighed af indsættelsen af holdene
c)
det geografiske ansvarsområde i den anmodende medlemsstat, hvor holdene vil blive sat ind
d)
en beskrivelse af opgaver og særlige instrukser for medlemmerne af holdene, herunder om hvilke databaser, de har tilladelse til at foretage søgninger i, samt hvilket udstyr, de må bære i den anmodende medlemsstat, og
e)
sammensætningen af holdene.
2. Alle ændringer eller tilpasninger af operationsplanen skal godkendes af både den administrerende direktør og den anmodende medlemsstat. Støttekontoret sender straks en kopi af den ændrede eller tilpassede operationsplan til de deltagende medlemsstater.
Artikel 19
Nationale kontaktpunkter
Hver medlemsstat udpeger et nationalt kontaktpunkt med henblik på kommunikation med støttekontoret om alle spørgsmål vedrørende asylstøtteholdene.
Artikel 20
Kontaktpunkt på EU-plan
1. Den administrerende direktør udpeger en eller flere af støttekontorets eksperter som kontaktpunkt på EU-plan med ansvar for koordineringen. Den administrerende direktør underretter værtsmedlemsstaten om udpegelsen.
2. Kontaktpunktet på EU-plan tager sig på vegne af støttekontoret af alle spørgsmål vedrørende indsættelsen af asylstøttehold. Kontaktpunktet på EU-plan skal navnlig:
a)
fungere som forbindelsesled mellem støttekontoret og værtsmedlemsstaten
b)
fungere som forbindelsesled mellem støttekontoret og medlemmerne af asylstøtteholdene og yde bistand på vegne af støttekontoret i alle spørgsmål vedrørende betingelserne for indsættelse af disse hold
c)
overvåge, at operationsplanen gennemføres korrekt, og
d)
aflægge rapport til støttekontoret om alle spørgsmål vedrørende indsættelsen af asylstøttehold.
3. Den administrerende direktør kan bemyndige kontaktpunktet på EU-plan til at bistå med at løse eventuel uenighed om gennemførelsen af operationsplanen og indsættelsen af asylstøttehold.
4. Kontaktpunktet på EU-plan tager ved varetagelsen af sine opgaver kun imod instruktioner fra støttekontoret.
Artikel 21
Civilretligt ansvar
1. Når medlemmer af et asylstøttehold udfører opgaver i en værtsmedlemsstat, er denne medlemsstat ansvarlig for den skade, de måtte forvolde under udførelsen af deres opgaver, i overensstemmelse med dens nationale lovgivning.
2. Hvis skaden er forvoldt ved grov uagtsomhed eller forsætligt, kan værtsmedlemsstaten henvende sig til oprindelsesmedlemsstaten for at få beløb, den har udbetalt til skadelidte eller disses retssuccessorer, godtgjort af oprindelsesmedlemsstaten.
3. Med forbehold af eventuelle rettigheder over for tredjemand frafalder hver medlemsstat alle sine krav mod værtsmedlemsstaten eller en anden medlemsstat for skade, den har lidt, undtagen i tilfælde af grov uagtsomhed eller forsæt.
4. Tvister mellem medlemsstater om anvendelsen af denne artikels stk. 2 og 3, som ikke kan løses ved forhandlinger mellem dem, indbringes af dem for Domstolen i overensstemmelse med artikel 273 i TEUF.
5. Med forbehold af eventuelle rettigheder over for tredjemand afholder støttekontoret udgifter i forbindelse med skader på støttekontorets udstyr under indsættelsen, undtagen i tilfælde af grov uagtsomhed eller forsæt.
Artikel 22
Strafferetligt ansvar
Under indsættelsen af et asylstøttehold sidestilles medlemmerne af et asylstøttehold med embedsmænd fra værtsmedlemsstaten for så vidt angår eventuelle strafbare handlinger, der begås mod eller af dem.
Artikel 23
Omkostninger
Stiller medlemsstaterne deres eksperter til rådighed til at indgå i asylstøttehold, dækker støttekontoret fuldt ud omkostninger vedrørende følgende:
a)
rejser fra oprindelsesmedlemsstaten til værtsmedlemsstaten og fra værtsmedlemsstaten til oprindelsesmedlemsstaten
b)
vaccinationer
c)
særlige forsikringsbehov
d)
sundhedsydelser
e)
dagpenge, herunder til indkvartering
f)
støttekontorets tekniske udstyr, og
g)
eksperthonorarer.
KAPITEL 4
STØTTEKONTORETS STRUKTUR
Artikel 24
Støttekontorets administrative og ledelsesmæssige struktur
Støttekontorets administrative og ledelsesmæssige struktur består af:
a)
en bestyrelse
b)
en administrerende direktør og støttekontorets personale.
Støttekontorets administrative og ledelsesmæssige struktur kan bestå af et forretningsudvalg, hvis et sådant udvalg nedsættes i henhold til artikel 29, stk. 2.
Artikel 25
Bestyrelsens sammensætning
1. Bestyrelsen består af et medlem udpeget af hver af de medlemsstater, der er bundet af denne forordning, og to medlemmer udpeget af Kommissionen.
2. Hvert bestyrelsesmedlem kan repræsenteres eller ledsages af en suppleant; når suppleanten ledsager et medlem, deltager den pågældende uden at have stemmeret.
3. Medlemmerne af bestyrelsen udpeges på grundlag af deres erfaring, faglige ansvarlighed og kompetence på højt niveau på asylområdet.
4. En repræsentant for UNHCR er medlem af bestyrelsen uden stemmeret.
5. Bestyrelsens medlemmer udnævnes for tre år. Mandatet kan forlænges. Ved udløbet af deres mandat og ved udtræden fortsætter medlemmerne deres hverv, indtil der er truffet foranstaltning til genudnævnelse eller afløsning.
Artikel 26
Bestyrelsens formandskab
1. Bestyrelsen vælger blandt sine stemmeberettigede medlemmer en formand og en næstformand. Næstformanden afløser automatisk formanden, når denne er forhindret i at udføre sit hverv.
2. Formanden og næstformanden vælges for tre år, og mandatet kan forlænges én gang. Hvis en formand eller næstformand ophører med at være medlem af bestyrelsen under deres mandatperiode som formand eller næstformand, ophører mandatperioden dog automatisk samtidig.
Artikel 27
Bestyrelsesmøder
1. Bestyrelsen indkaldes til møde af formanden. Den administrerende direktør deltager i møderne. Repræsentanten for UNHCR deltager ikke i mødet, når bestyrelsen varetager funktionerne i artikel 29, stk. 1, litra b), h), i), j) og m), og artikel 29, stk. 2, samt når bestyrelsen beslutter at stille økonomiske midler til rådighed til finansiering af aktiviteter, der gør det muligt for støttekontoret at drage nytte af UNHCR's ekspertise på asylområdet, jf. artikel 50.
2. Bestyrelsen afholder mindst to ordinære møder om året. Den træder desuden sammen på formandens initiativ eller efter anmodning fra en tredjedel af medlemmerne.
3. Bestyrelsen kan invitere enhver, hvis udtalelser kan være af interesse, til at deltage i sine møder som observatør.
Danmark inviteres til at deltage i bestyrelsens møder.
4. Bestyrelsens medlemmer kan med forbehold af forretningsordenens bestemmelser bistås af rådgivere eller eksperter.
5. Bestyrelsens sekretariatsopgaver varetages af støttekontoret.
Artikel 28
Afstemningsregler
1. Medmindre andet er fastsat, træffer bestyrelsen beslutning med absolut flertal af sine stemmeberettigede medlemmer. Hvert stemmeberettiget medlem har én stemme. Hvis et medlem ikke er til stede, har medlemmets suppleant stemmeretten.
2. Den administrerende direktør deltager ikke i afstemningen.
3. Formanden deltager i afstemningen.
4. Medlemsstater, der ikke deltager fuldt ud i gældende EU-ret på asylområdet, deltager ikke i afstemningen, når bestyrelsen skal træffe afgørelse inden for rammerne af artikel 29, stk. 1, litra e), og det berørte tekniske dokument udelukkende vedrører et EU-instrument på asylområdet, der ikke er bindende for dem.
5. I bestyrelsens forretningsorden fastlægges mere detaljerede afstemningsregler, herunder regler for, hvornår et medlem kan handle på et andet medlems vegne, samt om nødvendigt regler om beslutningsdygtighed.
Artikel 29
Bestyrelsens opgaver
1. Bestyrelsen sikrer, at støttekontoret udfører de opgaver, det har fået overdraget. Den er støttekontorets planlægnings- og overvågningsorgan. Den har navnlig til opgave:
a)
med et flertal på tre fjerdedele af sine stemmeberettigede medlemmer og efter udtalelse fra Kommissionen at vedtage forretningsordenen
b)
at udnævne den administrerende direktør i overensstemmelse med artikel 30, at udøve disciplinærmyndighed over den administrerende direktør og om nødvendigt suspendere eller afskedige den pågældende
c)
at vedtage en almindelig årsrapport om støttekontorets virksomhed og sende den senest den 15. juni i det følgende år til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten. Den almindelige årsrapport offentliggøres
d)
at vedtage en årsrapport om situationen på asylområdet i Unionen, jf. artikel 12, stk. 1. Rapporten forelægges Europa-Parlamentet. Rådet og Kommissionen kan anmode om ligeledes at få forelagt rapporten
e)
at vedtage de tekniske dokumenter, der er omhandlet i artikel 12, stk. 2
f)
hvert år senest den 30. september på grundlag af et forslag fra den administrerende direktør og efter at have modtaget Kommissionens udtalelse med et flertal på tre fjerdedele af sine stemmeberettigede medlemmer at vedtage støttekontorets arbejdsprogram for det følgende år og sende det til Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen. Dette arbejdsprogram vedtages i overensstemmelse med Unionens årlige budgetprocedure og Unionens lovgivningsprogram på asylområdet
g)
at udøve sine funktioner i tilknytning til støttekontorets budget, jf. kapitel 5
h)
at vedtage de nærmere regler for anvendelse af forordning (EF) nr. 1049/2001, jf. artikel 42 i nærværende forordning
i)
at vedtage støttekontorets personalepolitik under overholdelse af bestemmelserne i artikel 38
j)
efter at have anmodet om en udtalelse fra Kommissionen at vedtage en flerårig plan for personalepolitikken
k)
at træffe alle beslutninger med henblik på gennemførelsen af støttekontorets mandat som defineret i denne forordning
l)
at træffe alle beslutninger vedrørende indførelsen og om nødvendigt udviklingen af de informationssystemer, der er fastsat i denne forordning, bl.a. den informationsportal, der er omhandlet i artikel 4, litra c), og
m)
at træffe alle beslutninger vedrørende etableringen og om nødvendigt ændringer i støttekontorets interne arbejdsstrukturer.
2. Bestyrelsen kan nedsætte et forretningsudvalg til at bistå bestyrelsen og den administrerende direktør med forberedelsen af beslutninger, arbejdsprogrammer og aktiviteter, som skal vedtages af bestyrelsen, og, hvis det er nødvendigt i hastende tilfælde, til at træffe visse midlertidige afgørelser på bestyrelsens vegne.
Et sådant forretningsudvalg skal bestå af otte medlemmer, der udpeges blandt medlemmerne af bestyrelsen, heriblandt et af Kommissionens medlemmer i bestyrelsen. Varigheden af mandatet for forretningsudvalgets medlemmer er den samme som for medlemmerne af bestyrelsen.
Repræsentanter for UNHCR eller enhver anden person, hvis udtalelser kan være af interesse, kan på forretningsudvalgets anmodning deltage i forretningsudvalgets møder uden stemmeret.
Støttekontoret fastsætter forretningsudvalgets procedurer i støttekontorets forretningsorden og offentliggøre disse procedurer.
Artikel 30
Udnævnelse af den administrerende direktør
1. Den administrerende direktør udnævnes af bestyrelsen for en periode på fem år blandt de egnede kandidater, der er identificeret ved en almindelig udvælgelsesprøve organiseret af Kommissionen. Denne udvælgelsesprocedure gør det muligt at bekendtgøre en indkaldelse af interessetilkendegivelser i Den Europæiske Unions Tidende og andre steder. Bestyrelsen kan kræve en ny procedure, hvis den ikke finder nogen af kandidaterne på den første liste tilstrækkeligt egnede. Den administrerende direktør udnævnes på grundlag af dennes personlige kvalifikationer og erfaringer på asylområdet samt dennes administrative og ledelsesmæssige kompetencer. Før udnævnelsen opfordres den kandidat, bestyrelsen har valgt, til at fremkomme med en udtalelse til Europa-Parlamentets kompetente udvalg og besvare spørgsmål fra udvalgsmedlemmerne.
Efter denne udtalelse kan Europa-Parlamentet vedtage en udtalelse, hvori der redegøres for dets syn på den valgte kandidat. Bestyrelsen underretter Europa-Parlamentet om, på hvilken måde der er taget hensyn til denne udtalelse. Udtalelsen behandles som personlig og fortrolig, indtil kandidaten er udnævnt.
Inden for de sidste ni måneder af den administrerende direktørs femårige periode foretager Kommissionen en evaluering, hvor den navnlig undersøger:
-
den administrerende direktørs arbejde og
-
støttekontorets opgaver og behov i de følgende år.
2. Bestyrelsen kan under hensyntagen til den nævnte evaluering forlænge den administrerende direktørs embedsperiode én gang med højst tre år, men kun i de tilfælde, hvor en sådan forlængelse er begrundet i støttekontorets funktion og behov.
3. Bestyrelsen underretter Europa-Parlamentet, hvis den har til hensigt at forlænge den administrerende direktørs embedsperiode. Inden for en måned inden forlængelsen af embedsperioden skal den administrerende direktør opfordres til at fremkomme med en udtalelse til Europa-Parlamentets kompetente udvalg og besvare spørgsmål fra udvalgsmedlemmerne.
Artikel 31
Den administrerende direktørs opgaver
1. Støttekontoret ledes af den administrerende direktør, som varetager sit hverv i uafhængighed. Den administrerende direktør er ansvarlig for sine aktiviteter over for bestyrelsen.
2. Med forbehold af Kommissionens, bestyrelsens eller, hvis det oprettes, forretningsudvalgets beføjelser må den administrerende direktør hverken søge eller modtage instruktioner fra nogen regering eller noget andet organ.
3. Den administrerende direktør aflægger på opfordring rapport til Europa-Parlamentet om udførelsen af sine opgaver. Rådet kan opfordre den administrerende direktør til at aflægge rapport om udførelsen af sine opgaver.
4. Den administrerende direktør er støttekontorets repræsentant i retlig henseende.
5. Den administrerende direktør kan bistås af en eller flere kontorchefer. Hvis den administrerende direktør er fraværende eller forhindret, træder en af kontorcheferne i dennes sted.
6. Den administrerende direktør er ansvarlig for den administrative ledelse af støttekontoret og gennemførelsen af de opgaver, der tillægges det ved denne forordning. Den administrerende direktør er navnlig ansvarlig for
a)
den daglige administration af støttekontoret
b)
at udarbejde forslag til støttekontorets arbejdsprogrammer, efter at Kommissionen har afgivet udtalelse
c)
at gennemføre arbejdsprogrammerne og de beslutninger, der træffes af bestyrelsen
d)
at udarbejde de rapporter om oprindelseslande, der er nævnt i artikel 4, litra b)
e)
at udarbejde et udkast til finansforordningen for støttekontoret, der vedtages af bestyrelsen, jf. artikel 37, samt gennemførelsesbestemmelser hertil
f)
at udarbejde et udkast til overslag over støttekontorets indtægter og udgifter samt gennemførelse af dets budget
g)
at udøve de i artikel 38 nævnte beføjelser over for støttekontorets personale
h)
at træffe alle beslutninger vedrørende forvaltningen af de informationssystemer, der er fastsat i denne forordning, bl.a. den informationsportal, der er omhandlet i artikel 4, litra c)
i)
at træffe alle beslutninger vedrørende forvaltningen af støttekontorets interne strukturer og
j)
at koordinere og lede det rådgivende forum, jf. artikel 51. Til dette formål skal den administrerende direktør i samråd med relevante civilsamfundsorganisationer først vedtage en plan for oprettelse af det rådgivende forum. Når det formelt er oprettet, skal den administrerende direktør i samråd med det rådgivende forum vedtage en operationel plan, der omfatter regler for hyppigheden og karakteren af konsultation samt de organisatoriske mekanismer for gennemførelse af artikel 51. Der skal også vedtages gennemsigtige kriterier for løbende deltagelse i det rådgivende forum.
Artikel 32
Arbejdsgrupper
1. Støttekontoret kan inden for rammerne af sit mandat, således som det er fastsat i denne forordning, oprette arbejdsgrupper bestående af eksperter fra de kompetente myndigheder i medlemsstaterne på asylområdet, herunder dommere. Støttekontoret skal oprette arbejdsgrupper med henblik på anvendelse af artikel 4, litra e), og artikel 12, stk. 2. Suppleanter, som udpeges samtidig med eksperterne, kan træde i stedet for disse.
2. Kommissionen deltager altid i arbejdsgrupperne. UNHCR's repræsentanter kan helt eller delvis deltage i møderne i støttekontorets arbejdsgrupper afhængig af arten af de spørgsmål, der behandles.
3. Arbejdsgrupperne kan indkalde alle, hvis udtalelser kan være af interesse, til at deltage i møderne, bl.a. repræsentanter for civilsamfundet, der er aktive på asylområdet.
KAPITEL 5
FINANSIELLE BESTEMMELSER
Artikel 33
Budget
1. Der udarbejdes for hvert regnskabsår, der svarer til kalenderåret, overslag over alle støttekontorets indtægter og udgifter, som opføres på støttekontorets budget.
2. Der skal være ligevægt mellem indtægter og udgifter på støttekontorets budget.
3. Med forbehold af andre indtægter omfatter støttekontorets indtægter:
a)
et bidrag fra Unionen, der opføres på Den Europæiske Unions almindelige budget
b)
eventuelle frivillige bidrag fra medlemsstaterne
c)
beløb, der opkræves for publikationer og andre ydelser leveret af støttekontoret
d)
bidrag fra de associerede lande.
4. Støttekontorets udgifter omfatter bl.a. vederlag til personale, administrations- og infrastrukturudgifter samt driftsomkostninger.
Artikel 34
Opstilling af budgettet
1. Hvert år opstiller den administrerende direktør et udkast til overslag over støttekontorets indtægter og udgifter for det følgende regnskabsår, der omfatter stillingsfortegnelsen, og sender det til bestyrelsen.
2. Bestyrelsen opstiller på grundlag af udkastet et foreløbigt udkast til overslag over støttekontorets indtægter og udgifter for det følgende regnskabsår.
3. Det foreløbige udkast til overslag over støttekontorets indtægter og udgifter sendes senest den 10. februar hvert år til Kommissionen. Bestyrelsen sender senest den 31. marts det endelige udkast til overslag, der skal omfatte et udkast til stillingsfortegnelse, til Kommissionen.
4. Kommissionen sender overslaget til Europa-Parlamentet og Rådet (budgetmyndigheden) sammen med forslaget til Den Europæiske Unions almindelige budget.
5. På grundlag af overslaget opfører Kommissionen de beløb, som den anser for nødvendige på baggrund af stillingsfortegnelsen, og det tilskud, der skal ydes over det almindelige budget, i forslaget til Den Europæiske Unions almindelige budget, som forelægges for budgetmyndigheden i overensstemmelse med artikel 313 og 314 i TEUF.
6. Budgetmyndigheden fastsætter bevillingerne i form af tilskud til støttekontoret.
7. Budgetmyndigheden vedtager støttekontorets stillingsfortegnelse.
8. Støttekontorets budget vedtages af bestyrelsen. Det bliver endeligt efter den endelige vedtagelse af Den Europæiske Unions almindelige budget. Om nødvendigt tilpasses det i overensstemmelse hermed.
9. Bestyrelsen underretter snarest muligt budgetmyndigheden om eventuelle projekter, som den har til hensigt at gennemføre, og som kan få væsentlige finansielle følger for finansieringen af budgettet, navnlig projekter, som vedrører fast ejendom, såsom leje eller køb af bygninger. Den underretter Kommissionen herom.
10. Når en af budgetmyndighedens parter har meddelt, at den agter at fremsætte en udtalelse, sender den udtalelsen til bestyrelsen inden for seks uger fra underretningen om projektet.
Artikel 35
Gennemførelse af budgettet
1. Den administrerende direktør gennemfører støttekontorets budget.
2. Den administrerende direktør sender hvert år budgetmyndigheden alle relevante oplysninger om resultaterne af evalueringsprocedurerne.
Artikel 36
Regnskabsaflæggelse og decharge
1. Støttekontorets regnskabsfører sender senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår det foreløbige årsregnskab ledsaget af en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret til Kommissionens regnskabsfører. Kommissionens regnskabsfører konsoliderer de foreløbige årsregnskaber for institutionerne og de decentraliserede organer i henhold til artikel 128 i Finansforordningen.
2. Senest den 31. marts efter det afsluttede regnskabsår sender Kommissionens regnskabsfører støttekontorets foreløbige årsregnskab ledsaget af beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret til Revisionsretten. Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret sendes tillige til Europa-Parlamentet og Rådet.
3. Ved modtagelsen af Revisionsrettens bemærkninger til støttekontorets foreløbige årsregnskab opstiller den administrerende direktør i henhold til artikel 129 i Finansforordningen på eget ansvar støttekontorets endelige årsregnskab og sender det til bestyrelsen med henblik på udtalelse.
4. Bestyrelsen afgiver udtalelse om støttekontorets endelige årsregnskab.
5. Den administrerende direktør sender senest den 1. juli efter det afsluttede regnskabsår det endelige årsregnskab ledsaget af bestyrelsens udtalelse til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten.
6. Det endelige årsregnskab offentliggøres.
7. Den administrerende direktør sender senest den 30. september Revisionsretten et svar på dennes bemærkninger. Dette svar sendes ligeledes til bestyrelsen.
8. På Europa-Parlamentets anmodning forelægger den administrerende direktør det alle de oplysninger, der er nødvendige for, at dechargeproceduren vedrørende det pågældende regnskabsår kan forløbe tilfredsstillende, jf. Finansforordningens artikel 146, stk. 3.
9. Efter henstilling fra Rådet, der træffer afgørelse med kvalificeret flertal, meddeler Europa-Parlamentet inden den 15. maj i år n + 2 den administrerende direktør decharge for gennemførelsen af budgettet for regnskabsår n.
Artikel 37
Finansforordning
Finansforordningen for støttekontoret vedtages af bestyrelsen efter høring af Kommissionen. Den må kun afvige fra Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 19. november 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (11), hvis det er nødvendigt på grund af de særlige forhold, der karakteriserer støttekontorets drift, og Kommissionen på forhånd har givet sit samtykke.
KAPITEL 6
BESTEMMELSER VEDRØRENDE PERSONALE
Artikel 38
Personale
1. Vedtægten for tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte ved De Europæiske Fællesskaber, som er fastlagt i forordning (EØF, Euratom, EKSF) nr. 259/68 (12) (vedtægten), og de regler, som EU-institutionerne sammen har vedtaget om anvendelsen af denne vedtægt og disse ansættelsesvilkår, finder anvendelse på støttekontorets personale, herunder den administrerende direktør.
2. Bestyrelsen vedtager i samråd med Kommissionen de nødvendige gennemførelsesbestemmelser, der er omhandlet i artikel 110 i vedtægten.
3. Støttekontoret udøver over for sine ansatte de beføjelser, som vedtægten tillægger ansættelsesmyndigheden, og de beføjelser, som ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte tillægger den myndighed, der er beføjet til at indgå kontrakter.
4. Bestyrelsen vedtager bestemmelser, der gør det muligt at ansætte nationale eksperter, som medlemsstaterne udsender til støttekontoret.
Artikel 39
Privilegier og immuniteter
Protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter gælder for støttekontoret.
KAPITEL 7
GENERELLE BESTEMMELSER
Artikel 40
Retlig status
1. Støttekontoret er et EU-organ. Det har status som juridisk person.
2. Støttekontoret har i hver medlemsstat den mest vidtgående rets- og handleevne, som vedkommende stats lovgivning tillægger juridiske personer. Det kan i særdeleshed erhverve og afhænde fast ejendom og løsøre og optræde som part i retssager.
3. Støttekontoret repræsenteres af sin administrerende direktør.
Artikel 41
Sprogordning
1. Bestemmelserne i forordning nr. 1 af 15. april 1958 om den ordning, der gælder for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab på det sproglige område (13), finder anvendelse på støttekontoret.
2. Med forbehold af afgørelser, der træffes på grundlag af artikel 342 i TEUF, udarbejdes den almindelige årsberetning om støttekontorets virksomhed og dets årlige arbejdsprogram, jf. artikel 29, stk. 1, litra c) og f), på alle EU-institutionernes officielle sprog.
3. De oversættelsesopgaver, der er påkrævet i forbindelse med støttekontorets virksomhed, udføres af Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer.
Artikel 42
Aktindsigt
1. Forordning (EF) nr. 1049/2001 finder anvendelse på støttekontorets dokumenter.
2. Bestyrelsen vedtager senest seks måneder efter sit første møde de nærmere regler for anvendelse af forordning (EF) nr. 1049/2001.
3. Der kan i henhold til artikel 8 i forordning (EF) nr. 1049/2001 klages til ombudsmanden over de beslutninger, som støttekontoret træffer, eller de kan indbringes for Den Europæiske Unions Domstol, på de i henholdsvis artikel 228 og 263 i TEUF fastsatte betingelser.
4. Støttekontorets behandling af personoplysninger er omfattet af forordning (EF) nr. 45/2001.
Artikel 43
Regler for sikkerhedsbeskyttelse af klassificerede informationer og ikke-klassificerede følsomme informationer
1. Støttekontoret anvender sikkerhedsprincipperne i Kommissionens afgørelse 2001/844/EF, EKSF, Euratom af 29. november 2001 om ændring af dens forretningsorden (14), bl.a. bestemmelserne om udveksling, behandling og opbevaring af klassificerede informationer.
2. Støttekontoret anvender desuden sikkerhedsprincipperne for behandling af ikke-klassificerede følsomme informationer, således som Kommissionen har vedtaget og gennemført dem.
Artikel 44
Bekæmpelse af svig
1. Forordning (EF) nr. 1073/1999 finder ubegrænset anvendelse med henblik på bekæmpelse af svig, korruption og andre retsstridige handlinger.
2. Støttekontoret tiltræder den interinstitutionelle aftale af 25. maj 1999 og indfører straks passende bestemmelser, som finder anvendelse på hele støttekontorets personale.
3. I finansieringsafgørelserne samt enhver aftale eller ethvert instrument til gennemførelse heraf fastsættes det udtrykkeligt, at Revisionsretten og OLAF om nødvendigt kan foretage kontrol på stedet hos modtagerne af midler fra støttekontoret og de organer, der er ansvarlige for fordeling heraf.
Artikel 45
Ansvarsordning
1. Støttekontorets ansvar i kontraktforhold bestemmes efter den lovgivning, der finder anvendelse på den pågældende kontrakt.
2. Den Europæiske Unions Domstol har kompetence til at træffe afgørelse i henhold til en voldgiftsbestemmelse i en af støttekontoret indgået aftale.
3. For så vidt angår ansvar uden for kontraktforhold, skal støttekontoret i overensstemmelse med de almindelige retsgrundsætninger, der er fælles for medlemsstaternes retssystemer, erstatte skader forvoldt af dets afdelinger eller af dets ansatte under udførelsen af deres hverv.
4. Den Europæiske Unions Domstol har kompetence til at afgøre tvister vedrørende de i stk. 3 omhandlede skadeserstatninger.
5. De ansattes personlige ansvar over for støttekontoret fastsættes i den vedtægt, der gælder for dem.
Artikel 46
Evaluering og revision
1. Senest 19. juni 2014 lader støttekontoret foretage en uafhængig ekstern evaluering af sine resultater på grundlag af det mandat, bestyrelsen har givet det efter aftale med Kommissionen. Evalueringen omfatter støttekontorets indvirkning på det praktiske samarbejde på asylområdet og det fælles europæiske asylsystem. Evalueringen skal inden for rammerne af det fastlagte mandat tage behørigt hensyn til de fremskridt, der er gjort, herunder vurdere, om der kræves yderligere foranstaltninger for at sikre effektiv fordeling af ansvar og solidaritet med medlemsstater, der er udsat for et særligt pres. Evalueringen ser især nærmere på et eventuelt behov for at ændre støttekontorets mandat, herunder de finansielle følger af en eventuel ændring, og undersøger endvidere om forvaltningsstrukturen er hensigtsmæssig for udførelsen af støttekontorets opgaver. Evalueringen tager hensyn til de berørte parters synspunkter, både på EU-plan og på nationalt plan.
2. Bestyrelsen træffer efter aftale med Kommissionen afgørelse om tidsplanen for fremtidige evalueringer under hensyntagen til resultaterne af den evaluering, der er nævnt i stk. 1.
Artikel 47
Administrativ kontrol
Støttekontorets virke er underlagt ombudsmandens kontrol i overensstemmelse med artikel 228 i TEUF.
Artikel 48
Samarbejde med Danmark
Støttekontoret skal fremme operationelt samarbejde med Danmark, herunder udveksling af oplysninger og bedste praksis i spørgsmål, der er omfattet af dets aktiviteter.
Artikel 49
Samarbejde med tredjelande og associerede lande
1. Island, Liechtenstein, Norge og Schweiz kan deltage i støttekontorets arbejde som observatører. Der fastlægges nærmere ordninger vedrørende navnlig karakteren, omfanget og udformningen af disse landes deltagelse i støttekontorets arbejde. Disse ordninger omfatter bl.a. bestemmelser om deltagelse i initiativer, der iværksættes af støttekontoret, og om finansielle bidrag og personale. Hvad angår personaleanliggender skal disse ordninger under alle omstændigheder være i overensstemmelse med vedtægten.
2. I forbindelse med spørgsmål, der henhører under støttekontorets aktiviteter, og i det omfang, det er nødvendigt for opfyldelsen af dets opgaver, fremmer støttekontoret, efter aftale med Kommissionen og inden for rammerne af sit mandat det operationelle samarbejde mellem medlemsstaterne og andre tredjelande end dem, der er omhandlet i stk. 1, inden for rammerne af Unionens politik for forbindelser med tredjelande og kan tillige i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i TEUF samarbejde om tekniske aspekter med de kompetente myndigheder i tredjelande på de områder, der er omfattet af denne forordning inden for rammerne af samarbejdsaftaler indgået med disse myndigheder.
Artikel 50
Samarbejde med UNHCR
Støttekontoret samarbejder med UNHCR på de områder, der er omfattet af denne forordning, inden for rammerne af de samarbejdsaftaler, der indgås med UNHCR. Fra støttekontorets side træffer bestyrelsen beslutning om samarbejdsaftaler, herunder deres budgetmæssige følger.
Herudover kan bestyrelsen beslutte, at støttekontoret kan stille økonomiske midler til rådighed for at dække UNHCR's udgifter til aktiviteter, der ikke fremgår af samarbejdsaftalerne. Aktiviteterne skal indgå i de særlige samarbejdsrelationer mellem støttekontoret og UNHCR som fastsat i denne artikel og i artikel 2, stk. 5, artikel 9, stk. 1, artikel 25, stk. 4, og artikel 32, stk. 2. I medfør af artikel 75 i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 finder de relevante bestemmelser i Finansforordningen samt gennemførelsesbestemmelserne hertil anvendelse.
Artikel 51
Det rådgivende forum
1. Støttekontoret opretholder en dialog med relevante civilsamfundsorganisationer og relevante kompetente organer, der er aktive inden for asylpolitik på lokalt, regionalt, nationalt, europæisk eller internationalt plan, og opretter med henblik herpå et rådgivende forum.
2. Det rådgivende forum udgør et middel til udveksling af oplysninger og samling af viden. Det sikrer en tæt dialog mellem støttekontoret og de relevante berørte parter.
3. Det rådgivende forum er åbent for alle relevante berørte parter, jf. stk. 1. Støttekontoret henvender sig til det rådgivende forums medlemmer, hvis der er et særligt behov i tilknytning til de områder, der er fastslået som prioriterede arbejdsområder for støttekontoret.
UNHCR er fast medlem af det rådgivende forum.
4. Støttekontoret anmoder navnlig det rådgivende forum om:
a)
at fremsætte forslag til bestyrelsen vedrørende det årlige arbejdsprogram, der skal vedtages i henhold til artikel 29, stk. 1, litra f)
b)
at give bestyrelsen tilbagemeldinger og foreslå foranstaltninger til opfølgning af den årsrapport, der er omhandlet i artikel 29, stk. 1, litra c), og årsrapporten om situationen på asylområdet i Unionen, der er omhandlet i artikel 12, stk. 1, og
c)
at underrette den administrerende direktør og bestyrelsen om konklusionerne og henstillingerne fra konferencer, seminarer og møder, der vedrører støttekontorets arbejde.
5. Det rådgivende forum mødes mindst en gang om året.
Artikel 52
Samarbejde med Frontex, Den Europæiske Unions Agentur for Grundlæggende Rettigheder, andre EU-organer samt internationale organisationer
Støttekontoret samarbejder med de EU-organer, hvis virksomhed har tilknytning til dets aktivitetsområde, navnlig med Frontex og Den Europæiske Unions Agentur for Grundlæggende Rettigheder samt internationale organisationer med kompetence på de områder, der er omfattet af denne forordning, inden for rammerne af samarbejdsaftaler, der indgås med disse organer i overensstemmelse med TEUF og bestemmelserne vedrørende disse organers kompetence.
Samarbejdet skal skabe synergi mellem de berørte organer og undgå overlapninger af det arbejde, der udføres i henhold til disse forskellige organers mandater.
Artikel 53
Aftale vedrørende hovedsædet og vilkår
De nødvendige dispositioner for at tilvejebringe lokaler til støttekontoret i værtsmedlemsstaten og de faciliteter, som denne medlemsstat skal stille til rådighed, samt de særlige regler, der skal gælde i værtsmedlemsstaten for den administrerende direktør, bestyrelsesmedlemmerne, støttekontorets personale og de pågældendes familiemedlemmer, fastlægges i en aftale vedrørende hovedsædet mellem støttekontoret og værtsmedlemsstaten, der indgås, efter at bestyrelsen har godkendt den. Værtsmedlemsstaten sikrer de bedst mulige vilkår for, at støttekontoret kan fungere efter hensigten, herunder tilbud om skoleundervisning på flere sprog med et europæisk indhold og hensigtsmæssige transportforbindelser.
Artikel 54
Påbegyndelse af støttekontorets virksomhed
Støttekontoret skal være fuldt operationelt senest den 19. juni 2011.
Kommissionen har ansvaret for støttekontorets oprettelse og indledende drift, indtil det har operationel kapacitet til at gennemføre sit eget budget.
Med henblik herpå:
-
kan en tjenestemand i Kommissionen fungere som midlertidig direktør og varetage den administrerende direktørs opgaver, indtil den administrerende direktør indtræder i sit embede, efter at bestyrelsen har udnævnt den pågældende i henhold til artikel 30
-
kan Kommissionens tjenestemænd under den midlertidige direktørs eller den administrerende direktørs ansvar udføre de opgaver, der er pålagt støttekontoret.
Den midlertidige direktør kan anvise alle betalinger, der er omfattet af støttekontorets bevillinger, når bestyrelsen har godkendt dem, og kan indgå kontrakter, herunder ansættelseskontrakter, når støttekontorets stillingsfortegnelse er vedtaget.
Artikel 55
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaterne.
Udfærdiget i Strasbourg, den 19. maj 2010.
REGOLAMENTO (UE) N. 439/2010 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO
del 19 maggio 2010
che istituisce l'Ufficio europeo di sostegno per l'asilo
IL PARLAMENTO EUROPEO E IL CONSIGLIO DELL'UNIONE EUROPEA,
visto il trattato sul funzionamento dell'Unione europea, in particolare l’articolo 74 e l’articolo 78, paragrafi 1 e 2,
vista la proposta della Commissione europea,
deliberando secondo la procedura legislativa ordinaria (1),
considerando quanto segue:
(1)
La politica dell'Unione relativa al sistema europeo comune di asilo (CEAS) è volta, ai sensi del programma dell’Aia, a creare uno spazio comune di asilo attraverso l'istituzione di un'efficace procedura armonizzata, conforme ai valori e alla tradizione umanitaria dell'Unione europea.
(2)
Sono stati compiuti molti progressi negli ultimi anni verso la creazione del CEAS, grazie all’introduzione di norme minime comuni. Permangono tuttavia forti divergenze tra gli Stati membri per quanto riguarda la concessione della protezione internazionale e le forme che essa assume. È opportuno ridurre tali divergenze.
(3)
Nel piano strategico sull’asilo, adottato nel giugno 2008, la Commissione ha annunciato la sua intenzione di sviluppare il CEAS, proponendo una revisione degli strumenti giuridici esistenti per armonizzare maggiormente le norme applicabili e rafforzando il sostegno alla cooperazione pratica fra gli Stati membri, in particolare tramite una proposta legislativa diretta all'istituzione di un Ufficio europeo di sostegno per l’asilo («l'Ufficio di sostegno»), al fine di intensificare il coordinamento della cooperazione operativa fra gli Stati membri, in modo da attuare efficacemente le norme comuni.
(4)
Nel patto europeo sull'immigrazione e l'asilo, adottato nel settembre 2008, il Consiglio europeo ha ribadito solennemente che ogni straniero perseguitato ha il diritto di ottenere assistenza e protezione nel territorio dell’Unione europea in applicazione della Convenzione di Ginevra del 28 luglio 1951 relativa allo status dei rifugiati, modificata dal Protocollo di New York del 31 gennaio 1967, e degli altri trattati ad essa correlati. È stato inoltre espressamente convenuto di istituire un Ufficio europeo di sostegno nel 2009.
(5)
La cooperazione pratica in materia di asilo è volta a migliorare la convergenza e a garantire la qualità costante del processo decisionale degli Stati membri in materia, nell'ambito di un quadro legislativo europeo. Negli ultimi anni sono state già intraprese numerose misure di cooperazione pratica, in particolare l'adozione di un approccio comune sulle informazioni sui paesi di origine a l'istituzione di un curriculum europeo comune in materia di asilo.
(6)
È opportuno istituire l'Ufficio di sostegno per rafforzare e sviluppare tali misure di cooperazione. L'Ufficio di sostegno dovrebbe tenere in debita considerazione le misure di cooperazione e gli insegnamenti da esse tratti.
(7)
Per gli Stati membri il cui sistema di asilo e accoglienza subisca pressioni specifiche e sproporzionate dovute specialmente alla loro situazione geografica o demografica, l'Ufficio di sostegno dovrebbe sostenere lo sviluppo della solidarietà all'interno dell'Unione per favorire una migliore ricollocazione dei beneficiari di protezione internazionale fra gli Stati membri, garantendo al tempo stesso che i sistemi di asilo e accoglienza non siano oggetto d'abuso.
(8)
Per assolvere il proprio mandato in modo ottimale, occorre che l’Ufficio di sostegno sia indipendente per quanto riguarda le questioni tecniche e possieda autonomia giuridica, amministrativa e finanziaria. A questo fine l'Ufficio di sostegno dovrebbe essere un organismo dell'Unione dotato di personalità giuridica ed esercitare le competenze d’esecuzione conferitegli dal presente regolamento.
(9)
È opportuno che l’Ufficio di sostegno cooperi strettamente con le autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo, con i servizi nazionali responsabili per l'immigrazione e l'asilo e con altri servizi, avvalendosi delle loro capacità e della loro competenza, così come con la Commissione. È inoltre necessario che gli Stati membri cooperino con l’Ufficio di sostegno per garantire che sia in grado di svolgere il proprio mandato.
(10)
Occorre che l’Ufficio di sostegno agisca altresì in stretta cooperazione con l’Alto Commissariato delle Nazioni Unite per i rifugiati (UNHCR) e, se opportuno, con le pertinenti organizzazioni internazionali, per beneficiare della loro competenza e del loro sostegno. A tal fine il ruolo dell'UNHCR e delle altre pertinenti organizzazioni internazionali dovrebbe essere pienamente riconosciuto e dette organizzazioni dovrebbero essere pienamente coinvolte nei lavori dell'Ufficio di sostegno. Le risorse finanziarie messe dall’Ufficio di sostegno a disposizione dell’UNHCR in conformità del presente regolamento non dovrebbero dar luogo a duplicazioni di finanziamenti delle attività dell’UNHCR con altre fonti internazionali o nazionali.
(11)
Inoltre, per conseguire la propria finalità e nella misura necessaria all’espletamento dei suoi compiti, l’Ufficio di sostegno dovrebbe cooperare con altri organismi dell'Unione, in particolare con l’Agenzia europea per la gestione della cooperazione operativa alle frontiere esterne degli Stati membri dell'Unione europea (Frontex), istituita dal regolamento (CE) del Consiglio n. 2007/2004 (2), e con l’Agenzia dell’Unione europea per i diritti fondamentali (FRA), istituita dal regolamento (CE) del Consiglio n. 168/2007 (3).
(12)
L’Ufficio di sostegno dovrebbe cooperare con la rete europea sulle migrazioni, istituita dalla decisione 2008/381/CE del Consiglio (4) onde evitare duplicazioni delle attività. L’Ufficio di sostegno dovrebbe inoltre mantenere uno stretto dialogo con le organizzazioni della società civile per scambiare informazioni e mettere in comune conoscenze in materia di asilo.
(13)
L’Ufficio di sostegno dovrebbe essere un centro europeo specializzato in materia di asilo con il compito di facilitare, coordinare e rafforzare la cooperazione pratica fra gli Stati membri nei molteplici aspetti di tale settore, in modo che gli Stati membri siano maggiormente in grado di offrire protezione internazionale a coloro che ne hanno diritto, riservando al tempo stesso un trattamento equo ed efficace a quanti non soddisfano le condizioni per beneficiare della protezione internazionale, ove opportuno. Il mandato dell'Ufficio di sostegno dovrebbe articolarsi intorno a tre compiti principali, ossia il contributo all’attuazione del sistema europeo comune di asilo, il sostegno alla cooperazione pratica tra gli Stati membri in materia di asilo e il sostegno agli Stati membri che sono sottoposti a una pressione particolare.
(14)
È opportuno che l’Ufficio di sostegno non abbia alcun potere, diretto o indiretto, in relazione al processo decisionale delle autorità degli Stati membri responsabili per l'asilo per quanto riguarda le singole domande di protezione internazionale.
(15)
Onde fornire e/o coordinare un rapido ed efficace sostegno operativo agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza siano sottoposti a una pressione particolare o coordinare la prestazione di tale sostegno, su richiesta degli Stati membri interessati l’Ufficio di sostegno dovrebbe coordinare le azioni di sostegno a tali Stati membri, tra l’altro attraverso l’invio nei loro territori di squadre di sostegno per l’asilo composte da esperti del settore. Tali squadre di sostegno dovrebbero, in particolare, mettere a disposizione la propria competenza in materia di interpretazione, informazioni sui paesi di origine e conoscenza del trattamento e della gestione dei singoli casi. Per garantire l’efficacia del loro intervento è opportuno che il regime delle squadre di sostegno per l’asilo sia disciplinato dal presente regolamento.
(16)
È necessario che l’Ufficio di sostegno persegua il suo scopo in condizioni che gli permettano di svolgere un ruolo di riferimento grazie all’indipendenza e alla qualità scientifica e tecnica dell’assistenza fornita e delle informazioni diffuse, alla trasparenza delle sue procedure e delle modalità di funzionamento, e alla diligenza nell’espletare i compiti attribuitigli.
(17)
La Commissione e gli Stati membri dovrebbero essere rappresentati nel consiglio di amministrazione dell'Ufficio di sostegno al fine di controllarne in maniera efficace il funzionamento. Il consiglio di amministrazione dovrebbe essere composto, ove possibile, dai responsabili operativi delle amministrazioni degli Stati membri competenti in materia di asilo o dei relativi rappresentanti. Esso dovrebbe godere dei necessari poteri, segnatamente per stabilire il bilancio, verificarne l'esecuzione, adottare l'opportuna normativa finanziaria, stabilire procedure di lavoro trasparenti per l'iter decisionale dell'Ufficio di sostegno, adottare la relazione annuale sulla situazione riguardante l’asilo nell’Unione e i documenti tecnici riguardanti l'attuazione degli strumenti dell'Unione in materia di asilo, nominare un direttore esecutivo e, se del caso, un comitato esecutivo. Ai fini della piena partecipazione dell’UNHCR ai lavori dell’Ufficio di sostegno e tenuto conto della sua competenza in materia di asilo, l’UNHCR dovrebbe essere rappresentato da un membro del consiglio di amministrazione senza diritto di voto.
(18)
Tenuto conto della natura dei compiti dell'Ufficio di sostegno e del ruolo del direttore esecutivo e al fine di consentire al Parlamento europeo di adottare un parere sul candidato scelto prima della sua nomina nonché di un’eventuale proroga del suo mandato, è opportuno invitare il direttore esecutivo a fare una dichiarazione e a rispondere alle domande della commissione o delle commissioni competenti del Parlamento europeo. Il direttore generale dovrebbe altresì presentare la relazione annuale al Parlamento europeo. Inoltre, il Parlamento europeo dovrebbe poter invitare il direttore esecutivo a presentare una relazione sull'esercizio delle sue funzioni.
(19)
Per garantirne la sua piena autonomia e indipendenza è opportuno che l’Ufficio di sostegno sia dotato di un bilancio autonomo alimentato essenzialmente da un contributo dell'Unione. Il finanziamento dell'Ufficio di sostegno dovrebbe essere subordinato a un accordo dell'autorità di bilancio, secondo quanto indicato al punto 47 dell'accordo interistituzionale del 17 maggio 2006 tra il Parlamento europeo, il Consiglio e la Commissione sulla disciplina di bilancio e la sana gestione finanziaria (5). La procedura di bilancio dell'Unione dovrebbe applicarsi al contributo dell'Unione e a qualsiasi sovvenzione a carico del bilancio generale dell'Unione europea. Alla revisione contabile dovrebbe provvedere la Corte dei conti.
(20)
L’Ufficio di sostegno dovrebbe cooperare con le autorità dei paesi terzi e con le organizzazioni internazionali competenti nei settori ricompresi nell'ambito di applicazione del presente regolamento e con paesi terzi nell'ambito di accordi operativi conclusi conformemente alle pertinenti disposizioni del trattato sul funzionamento dell'Unione europea (TFUE).
(21)
A norma dell'articolo 3 del protocollo sulla posizione del Regno Unito e dell'Irlanda rispetto allo spazio di libertà, sicurezza e giustizia allegato al trattato sull’Unione europea (TUE) e al TFUE, tali Stati membri hanno notificato, con lettera del 18 maggio 2009, che desiderano partecipare all'adozione e all'applicazione del presente regolamento.
(22)
A norma degli articoli 1 e 2 del protocollo sulla posizione della Danimarca allegato al TUE e al TFUE, tale Stato membro non partecipa all'adozione del presente regolamento e non sarà vincolata dallo stesso, né soggetta alla sua applicazione.
(23)
Tenuto conto che la Danimarca, in quanto Stato membro, ha finora contribuito alla cooperazione pratica tra gli Stati membri in materia di asilo, l’Ufficio di sostegno dovrebbe agevolare la cooperazione operativa con questo paese. A tal fine, è opportuno invitare un rappresentante danese a partecipare a tutte le riunioni del consiglio di amministrazione, che dovrebbe altresì poter decidere di invitare osservatori danesi alle riunioni dei gruppi di lavoro, ove opportuno.
(24)
Per espletare i propri compiti, l’Ufficio di sostegno dovrebbe essere aperto alla partecipazione dei paesi che hanno concluso con l'Unione accordi in virtù dei quali hanno adottato e applicano il diritto dell'Unione nei settori disciplinati dal presente regolamento, in particolare Islanda, Liechtenstein, Norvegia e Svizzera. In accordo con la Commissione, l’Ufficio di sostegno dovrebbe anche poter stipulare accordi operativi, conformemente alle disposizioni del TFUE, con paesi che non abbiano concluso con l'Unione accordi in virtù dei quali hanno adottato e applicano il diritto dell'Unione. L’Ufficio di sostegno non dovrebbe, tuttavia, in nessun caso, sviluppare una politica esterna autonoma.
(25)
All’Ufficio di sostegno dovrebbe applicarsi il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (6) (regolamento finanziario), in particolare l'articolo 185.
(26)
Il regolamento (CE) n. 1073/1999 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 maggio 1999, relativo alle indagini svolte dall’Ufficio per la lotta antifrode (OLAF) (7), dovrebbe applicarsi senza restrizioni all’Ufficio di sostegno, che dovrebbe aderire all’accordo interistituzionale del 25 maggio 1999 tra il Parlamento europeo, il Consiglio dell’Unione europea e la Commissione delle Comunità europee relativo alle indagini interne svolte dall’Ufficio europeo per la lotta antifrode (8) (l'accordo interistituzionale del 25 maggio 1999).
(27)
All’Ufficio di sostegno dovrebbe applicarsi il regolamento (CE) n. 1049/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 30 maggio 2001, relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione (9).
(28)
Al trattamento dei dati personali da parte dell'Ufficio di sostegno dovrebbe applicarsi il regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 18 dicembre 2000, concernente la tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati (10).
(29)
È opportuno che le necessarie disposizioni riguardanti l'insediamento dell'Ufficio di sostegno nello Stato membro in cui deve avere la sede e le specifiche norme applicabili all'insieme del personale dell'Ufficio di sostegno e ai familiari siano stabilite in un accordo di sede. È inoltre necessario che lo Stato membro ospitante garantisca le migliori condizioni possibili per il buon funzionamento dell'Ufficio di sostegno, anche per quanto riguarda la scolarizzazione dei bambini e i trasporti, in modo da attirare risorse umane di elevata qualità su una base geografica più ampia possibile.
(30)
Poiché gli obiettivi del presente regolamento, ossia migliorare l’attuazione del sistema europeo comune di asilo, facilitare, coordinare e rafforzare la cooperazione pratica in materia di asilo fra gli Stati membri, fornire un sostegno operativo agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza sono sottoposti a una pressione particolare o coordinare la prestazione di tale sostegno, non possono essere realizzati in misura sufficiente dagli Stati membri e possono dunque, in ragione delle dimensioni e degli effetti dell'intervento, essere realizzati meglio a livello dell'Unione, l'Unione può intervenire in base al principio di sussidiarietà sancito dall'articolo 5 del TUE. Il presente regolamento si limita a quanto è necessario per conseguire tali obiettivi in ottemperanza al principio di proporzionalità enunciato nello stesso articolo.
(31)
Il presente regolamento rispetta i diritti fondamentali ed osserva i principi sanciti segnatamente dalla Carta dei diritti fondamentali dell'Unione europea e dovrebbe essere applicato conformemente al diritto di asilo riconosciuto all’articolo 18 della stessa,
HANNO ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:
CAPO 1
ISTITUZIONE E FINALITÀ DELL’UFFICIO EUROPEO DI SOSTEGNO PER L’ASILO
Articolo 1
Istituzione dell’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo
È istituito l’Ufficio europeo di sostegno per l’asilo («l'Ufficio di sostegno») al fine di contribuire a una migliore attuazione del sistema europeo comune di asilo («il CEAS»), a rafforzare la cooperazione pratica in materia di asilo fra gli Stati membri e a fornire o coordinare il sostegno operativo agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza sono sottoposti a una pressione particolare.
Articolo 2
Finalità dell’Ufficio di sostegno
1. L’Ufficio di sostegno facilita, coordina e rafforza la cooperazione pratica in materia di asilo fra gli Stati membri nei suoi molteplici aspetti e contribuisce a una migliore attuazione del sistema europeo comune di asilo. A questo riguardo, l'Ufficio di sostegno partecipa a pieno titolo alla dimensione esterna di tale sistema.
2. L'Ufficio di sostegno fornisce un sostegno operativo efficace agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza sono sottoposti ad una pressione particolare, facendo appello a tutte le risorse utili a sua disposizione, che possono includere il coordinamento delle risorse fornite dagli Stati membri alle condizioni previste dal presente regolamento.
3. L’Ufficio di sostegno presta assistenza scientifica e tecnica in relazione alle politiche e alla legislazione dell'Unione in tutti i settori che hanno ripercussioni dirette o indirette sull’asilo, così da apportare pieno sostegno alla cooperazione pratica nel settore e svolgere i suoi compiti in modo efficace. È una fonte indipendente di informazioni su tutte le questioni rientranti in tali ambiti.
4. L’Ufficio di sostegno persegue la sua finalità in condizioni che gli consentono di svolgere un ruolo di riferimento grazie all’indipendenza e alla qualità scientifica e tecnica dell’assistenza prestata e delle informazioni diffuse, alla trasparenza delle sue procedure e delle modalità di funzionamento, alla diligenza nell’espletare i compiti attribuitigli e al supporto informatico necessario allo svolgimento del suo mandato.
5. L’Ufficio di sostegno lavora a stretto contatto con le autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo, con i servizi nazionali responsabili per l'immigrazione e l'asilo e con altri servizi nazionali, così come con la Commissione. L’Ufficio di sostegno svolge i propri compiti fermi restando quelli conferiti ad altri organismi pertinenti dell'Unione e lavora in stretta cooperazione con detti organismi e con l’UNHCR.
6. L’Ufficio di sostegno non ha alcun potere in relazione al processo decisionale delle autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo per quanto riguarda le singole domande di protezione internazionale.
CAPO 2
COMPITI DELL’UFFICIO DI SOSTEGNO
SEZIONE 1
Sostegno alla cooperazione pratica in materia di asilo
Articolo 3
Migliori prassi
L'Ufficio di sostegno organizza, promuove e coordina attività che consentano lo scambio di informazioni e l'individuazione e la condivisione delle migliori prassi fra gli Stati membri in materia di asilo.
Articolo 4
Informazioni sui paesi di origine
L'Ufficio di sostegno organizza, promuove e coordina attività relative alle informazioni sui paesi di origine, in particolare:
a)
la raccolta, secondo modalità trasparenti e imparziali, d'informazioni pertinenti, affidabili, accurate e aggiornate sui paesi di origine delle persone che fanno domanda di protezione internazionale, avvalendosi di ogni fonte pertinente, comprese le informazioni raccolte da organizzazioni governative e non governative e da organizzazioni internazionali, nonché da istituzioni e organismi dell'Unione;
b)
l'elaborazione di relazioni sui paesi di origine, sulla base delle informazioni raccolte in conformità alla lettera a);
c)
la creazione e l'ulteriore sviluppo di un portale che raccolga le informazioni sui paesi di origine al fine di garantire la trasparenza in conformità delle regole necessarie per l'accesso a tali informazioni ai sensi dell'articolo 42;
d)
l'elaborazione di un formato e di una metodologia comuni per la presentazione, la verifica e l'utilizzo delle informazioni sui paesi di origine;
e)
l'analisi delle informazioni sui paesi di origine, condotta secondo modalità trasparenti nell'intento di promuovere la convergenza tra criteri di valutazione e, se del caso, utilizzando i risultati delle riunioni di uno o più gruppi di lavoro. Tale analisi non è volta a impartire istruzioni agli Stati membri sull'accoglimento o sulla reiezione delle domande di protezione internazionale.
Articolo 5
Sostegno alla ricollocazione all'interno dell'Unione dei beneficiari di protezione internazionale
Per gli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza siano sottoposti a pressioni specifiche e sproporzionate, dovute specialmente alla loro situazione geografica o demografica, l'Ufficio di sostegno promuove, agevola e coordina gli scambi di informazioni e altre attività connesse alla ricollocazione all'interno dell'Unione. La ricollocazione all'interno dell'Unione è effettuata solo su base concordata tra gli Stati membri e con il consenso del beneficiario della protezione internazionale, nonché, se del caso, in consultazione con l'UNHCR.
Articolo 6
Sostegno alla formazione
1. L'Ufficio di sostegno organizza e sviluppa la formazione destinata ai membri di tutte le amministrazioni e di tutti gli organismi giurisdizionali nazionali, e a qualsiasi tipo di servizio nazionale responsabile in materia di asilo negli Stati membri. La partecipazione alla formazione fa salvi i sistemi e le procedure nazionali.
L'Ufficio di sostegno organizza tale formazione in stretta cooperazione con le autorità degli Stati membri responsabili per l'asilo e si avvale, ove necessario, della competenza di istituzioni accademiche e di altre organizzazioni pertinenti.
2. L'Ufficio di sostegno gestisce ed elabora un curriculum europeo in materia di asilo tenuto conto della cooperazione dell'Unione esistente in tale settore.
3. La formazione proposta dall'Ufficio di sostegno può essere generica, specifica o tematica e può includere la metodologia «formazione dei formatori».
4. La formazione specifica o tematica sulle conoscenze e competenze in materia di asilo includono e non si limitano a, in particolare:
a)
i diritti umani internazionali e l'acquis dell'Unione in materia di asilo, comprese specifiche problematiche giuridiche o giurisprudenziali;
b)
le problematiche attinenti al trattamento delle domande di asilo di minori e di persone vulnerabili con esigenze particolari;
c)
le tecniche di intervista;
d)
l'utilizzo delle perizie mediche e legali nelle procedure di asilo;
e)
le problematiche attinenti alla produzione e all'utilizzo delle informazioni sui paesi di origine;
f)
le condizioni di accoglienza, compresa una speciale attenzione per i gruppi vulnerabili e le vittime di tortura.
5. Le azioni proposte sono di alta qualità e definiscono principi chiave e migliori prassi ai fini di una maggiore convergenza delle prassi e delle decisioni amministrative e della prassi giuridica, nel pieno rispetto dell'indipendenza degli organi giudiziari nazionali.
6. Per gli esperti che fanno parte del gruppo d'intervento in materia di asilo di cui all'articolo 15, l'Ufficio di sostegno offre una formazione specializzata attinente ai loro compiti e alle loro funzioni e organizza esercitazioni periodiche secondo un calendario di formazione specializzata ed esercitazioni indicato nel suo programma di lavoro annuale.
7. L'Ufficio di sostegno può organizzare attività di formazione in cooperazione con gli Stati membri sul loro territorio.
Articolo 7
Sostegno alla dimensione esterna del sistema europeo comune di asilo
In accordo con la Commissione, l'Ufficio di sostegno coordina gli scambi di informazioni e le altre azioni intraprese relativamente alle questioni attinenti all'attuazione degli strumenti e dei meccanismi relativi alla dimensione esterna del sistema europeo comune di asilo.
L'Ufficio di sostegno coordina gli scambi di informazioni e altre azioni relativamente al reinsediamento intraprese dagli Stati membri con l'obiettivo di far fronte alle esigenze di protezione internazionale dei rifugiati nei paesi terzi e di dar prova di solidarietà ai paesi di accoglienza.
Nell'ambito del suo mandato e conformemente all'articolo 49, l'Ufficio di sostegno può cooperare con le autorità competenti dei paesi terzi su aspetti tecnici, in particolare nell'intento di promuovere ed assistere il rafforzamento delle capacità nell'ambito dei sistemi di asilo ed accoglienza di tali paesi terzi, nonché di attuare programmi di protezione regionale e altre azioni pertinenti in grado di fornire soluzioni durature.
SEZIONE 2
Sostegno agli stati membri sottoposti ad una pressione particolare
Articolo 8
Pressione particolare sui sistemi di asilo e accoglienza
L'Ufficio di sostegno coordina e appoggia ogni azione comune volta ad assistere i sistemi di asilo e accoglienza degli Stati membri sottoposti ad una pressione particolare che comporta un onere eccezionale ed urgente per le loro strutture di accoglienza e per i loro sistemi di asilo. Tale pressione può derivare dall'arrivo improvviso di un vasto numero di cittadini di paesi terzi che possono aver bisogno di protezione internazionale e dalla situazione geografica o demografica dello Stato membro.
Articolo 9
Raccolta e analisi di informazioni
1. Onde poter valutare le esigenze degli Stati membri sottoposti a una pressione particolare, l'Ufficio di sostegno raccoglie, in particolare sulla base delle informazioni fornite dagli Stati membri, dall'UNHCR e, se del caso, da altre organizzazioni pertinenti, ogni informazione utile a individuare, preparare e definire le misure d'urgenza di cui all'articolo 10 per fronteggiare tale pressione.
2. L'Ufficio di sostegno individua, raccoglie ed esamina sistematicamente, in base ai dati forniti dagli Stati membri sottoposti a una pressione particolare, informazioni sulle strutture e il personale disponibili, segnatamente in materia di traduzione ed interpretazione, informazioni sui paesi di origine e sull'assistenza nel trattamento e nella gestione dei singoli casi, nonché la capacità di accoglienza nei suddetti Stati membri sottoposti ad una pressione particolare, per favorire un rapido ed affidabile scambio di informazioni fra le varie autorità degli Stati membri responsabili per l'asilo.
3. L'Ufficio di sostegno analizza i dati relativi ad ogni arrivo improvviso di un vasto numero di cittadini di paesi terzi che possa determinare una pressione particolare sui sistemi di asilo e accoglienza ed assicura un rapido scambio di informazioni pertinenti tra gli Stati membri e la Commissione. L'Ufficio di sostegno utilizza i sistemi e i meccanismi di allarme rapido esistenti e, se del caso, istituisce un sistema di allarme rapido per fini propri.
Articolo 10
Azioni di sostegno agli Stati membri
Su richiesta degli Stati membri interessati, l'Ufficio di sostegno coordina le azioni di sostegno agli Stati membri i cui sistemi di asilo e accoglienza sono sottoposti a una particolare pressione, in particolare coordinando:
a)
le azioni a vantaggio degli Stati membri sottoposti a una particolare pressione per rendere più agevole l'inizio dell'esame delle domande di asilo da parte delle autorità nazionali competenti;
b)
le azioni dirette ad assicurare che gli Stati membri sottoposti a una particolare pressione possano mettere a disposizione adeguate strutture di accoglienza, in particolare alloggi d'emergenza, mezzi di trasporto e assistenza medica;
c)
le squadre di sostegno per l'asilo, le cui modalità di funzionamento sono stabilite al capo 3.
SEZIONE 3
Contributo all’attuazione del sistema europeo comune di asilo
Articolo 11
Raccolta e scambio di informazioni
1. L'Ufficio di sostegno organizza, coordina e promuove lo scambio di informazioni fra le autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo e fra la Commissione e le autorità degli Stati membri responsabili per l’asilo per quanto riguarda l'attuazione dell'insieme degli strumenti rientranti nell'acquis dell'Unione in materia di asilo. A tal fine l'Ufficio di sostegno può creare banche dati fattuali, giuridiche e giurisprudenziali riguardanti gli strumenti relativi all'asilo a livello nazionale, dell'Unione e internazionale, utilizzando, fra l'altro, i dispositivi esistenti. Fatte salve le attività dell'Ufficio di sostegno ai sensi degli articoli 15 e 16, in tali banche dati non vengono memorizzati dati personali, a meno che l'Ufficio di sostegno non li abbia tratti da documenti accessibili al pubblico.
2. L'Ufficio di sostegno raccoglie in particolare informazioni:
a)
sul trattamento delle domande di protezione internazionale presso le amministrazioni e autorità nazionali;
b)
sul diritto e gli sviluppi giuridici nazionali in materia di asilo, compresa la giurisprudenza.
Articolo 12
Relazioni e altri documenti dell'Ufficio di sostegno
1. L'Ufficio di sostegno elabora una relazione annuale sulla situazione riguardante l'asilo nell'Unione, tenendo in debita considerazione le informazioni già rese disponibili da altre fonti pertinenti. In tale relazione l'Ufficio di sostegno valuta i risultati delle azioni svolte ai sensi del presente regolamento e ne fa un'analisi comparativa globale al fine di rafforzare la qualità, la coerenza e l'efficacia del sistema europeo comune di asilo.
2. In conformità del suo programma di lavoro o su richiesta del consiglio di amministrazione o della Commissione, tenendo in debita considerazione i pareri espressi dagli Stati membri o dal Parlamento europeo e operando in stretta consultazione con i suoi gruppi di lavoro e la Commissione, l'Ufficio di sostegno può adottare documenti tecnici riguardanti l'attuazione degli strumenti dell'Unione in materia di asilo, quali in particolare orientamenti e manuali operativi. Quando tali documenti tecnici fanno riferimento ad elementi del diritto internazionale dei rifugiati, si tiene debito conto dei pertinenti orientamenti dell'UNHCR. Tali documenti non hanno l'intento di dare istruzioni agli Stati membri sull'accoglimento o sulla reiezione delle domande di protezione internazionale.
CAPO 3
SQUADRE DI SOSTEGNO PER L'ASILO
Articolo 13
Coordinamento
1. Lo Stato membro o gli Stati membri sottoposti a una particolare pressione possono chiedere che l'Ufficio di sostegno provveda all'invio di una squadra di sostegno per l'asilo. Lo Stato membro o gli Stati membri richiedenti forniscono, in particolare, una descrizione della situazione, indicano gli obiettivi della richiesta di invio e specificano il proprio previsto fabbisogno, in conformità dell'articolo 18, paragrafo 1.
2. In risposta a tale richiesta, l'Ufficio di sostegno può coordinare l'assistenza operativa e tecnica necessaria per lo Stato membro o gli Stati membri richiedenti e per l'invio, per un periodo di tempo limitato, di una squadra di sostegno per l'asilo sul territorio di tale Stato membro o di tali Stati membri sulla base del piano operativo di cui all'articolo 18.
Articolo 14
Assistenza tecnica
Le squadre di sostegno per l’asilo apportano la propria competenza, come convenuto nel piano operativo di cui all'articolo 18, in particolare in relazione ai servizi di interpretazione, alle informazioni sui paesi d’origine e alla conoscenza del trattamento e della gestione dei fascicoli di asilo, nel quadro delle azioni di sostegno agli Stati membri di cui all’articolo 10.
Articolo 15
Gruppo d'intervento in materia di asilo
1. Su proposta del direttore esecutivo, il consiglio di amministrazione decide a maggioranza dei tre quarti dei suoi membri aventi diritto di voto sui profili e sul numero totale di esperti da mettere a disposizione per la costituzione delle squadre di sostegno per l’asilo (gruppo d'intervento in materia di asilo). Nell'ambito del gruppo d'intervento in materia di asilo, l'Ufficio di sostegno stabilisce un elenco di interpreti. La stessa procedura si applica per eventuali successive modifiche dei profili e del numero totale degli esperti del gruppo.
2. Gli Stati membri contribuiscono al gruppo d'intervento in materia di asilo tramite un gruppo di esperti nazionali costituito in base ai diversi profili, designando gli esperti corrispondenti ai profili richiesti.
Gli Stati membri assistono l'Ufficio di sostegno nell'individuazione degli interpreti da inserire nell'elenco di interpreti.
Gli Stati membri possono scegliere di inviare interpreti o di metterli a disposizione tramite videoconferenza.
Articolo 16
Invio delle squadre di sostegno per l'asilo
1. Lo Stato membro di origine conserva la propria autonomia per quanto riguarda la selezione del numero e dei profili degli esperti (gruppo nazionale) e la durata della missione. Gli Stati membri mettono a disposizione tali esperti su richiesta dell’Ufficio di sostegno, a meno che si trovino a far fronte a una situazione che incida in misura sostanziale sull’adempimento dei compiti nazionali, come per esempio nel caso di una carenza d'organico per l'espletamento delle procedure di determinazione dello status delle persone che chiedono la protezione internazionale. Gli Stati membri comunicano quanto prima, su richiesta dell’Ufficio di sostegno, il numero, i nomi e i profili degli esperti del loro gruppo nazionale che possono mettere a disposizione entro il più breve tempo possibile per far parte di una squadra di sostegno.
2. Nel determinare la composizione di una squadra di sostegno per l’asilo, il direttore esecutivo tiene conto delle circostanze particolari in cui versa lo Stato membro richiedente. La squadra di sostegno è costituita secondo il piano operativo elaborato a norma dell’articolo 18.
Articolo 17
Procedura di decisione dell'invio
1. Se necessario, il direttore esecutivo può inviare esperti dell’Ufficio di sostegno per valutare la situazione dello Stato membro richiedente.
2. Il direttore esecutivo informa immediatamente il consiglio di amministrazione di ogni richiesta di invio delle squadre di sostegno.
3. Il direttore esecutivo decide in merito alla richiesta di invio delle squadre di sostegno per l'asilo quanto prima e al più tardi entro cinque giorni lavorativi dalla data di ricevimento della richiesta. Il direttore esecutivo comunica per iscritto la decisione contemporaneamente allo Stato membro richiedente e al consiglio di amministrazione, precisandone le motivazioni principali.
4. Se il direttore esecutivo decide di inviare una o più squadre di sostegno per l’asilo, l’Ufficio di sostegno e lo Stato membro richiedente elaborano immediatamente un piano operativo a norma dell’articolo 18.
5. Subito dopo l’approvazione del piano operativo, il direttore esecutivo informa gli Stati membri in merito al numero e ai profili richiesti degli esperti che parteciperanno alle squadre di sostegno. Queste informazioni sono fornite per iscritto ai referenti nazionali di cui all’articolo 19 e menzionano la data di invio prevista. Agli stessi viene trasmessa anche una copia del piano operativo.
6. In caso di assenza o di impedimento del direttore esecutivo, le decisioni relative all’invio delle squadre di sostegno per l’asilo sono prese dal capo unità che lo sostituisce.
Articolo 18
Piano operativo
1. Il direttore esecutivo e lo Stato membro richiedente concordano un piano operativo che definisca nel dettaglio le condizioni per l’invio delle squadre di sostegno per l’asilo. Il piano operativo include:
a)
una descrizione della situazione, con modus operandi e obiettivi dell’invio, obiettivi operativi compresi;
b)
la durata prevista della missione delle squadre di sostegno;
c)
l’area geografica di competenza nello Stato membro richiedente in cui le squadre di sostegno saranno inviate;
d)
una descrizione dei compiti e le istruzioni specifiche per i membri delle squadre di sostegno, anche in merito alle banche dati che sono autorizzati a consultare e all'equipaggiamento che possono utilizzare nello Stato membro richiedente; e
e)
la composizione delle squadre di sostegno.
2. Per qualsiasi modifica o adattamento del piano operativo è necessario il consenso congiunto del direttore esecutivo e dello Stato membro richiedente. L’Ufficio di sostegno trasmette immediatamente agli Stati membri partecipanti una copia del piano operativo modificato o adattato.
Articolo 19
Referente nazionale
Ciascuno Stato membro designa un referente nazionale incaricato di comunicare con l’Ufficio di sostegno per tutte le questioni relative alle squadre di sostegno per l’asilo.
Articolo 20
Referente dell'Unione
1. Il direttore esecutivo designa uno o più esperti dell’Ufficio di sostegno quali referenti dell'Unione incaricati del coordinamento e ne informa lo Stato membro ospitante.
2. Il referente dell'Unione agisce a nome dell’Ufficio di sostegno per tutti gli aspetti relativi all’invio delle squadre di sostegno per l’asilo, In particolare, il referente dell'Unione:
a)
funge da interfaccia tra l’Ufficio di sostegno e lo Stato membro ospitante;
b)
funge da interfaccia tra l’Ufficio di sostegno e i membri delle squadre di sostegno per l'asilo, fornendo assistenza, per conto dell’Ufficio di sostegno, su tutte le questioni connesse con le condizioni dell'invio di tali squadre;
c)
controlla la corretta attuazione del piano operativo; e
d)
riferisce all’Ufficio di sostegno su tutti gli aspetti dell’invio delle squadre di sostegno per l'asilo.
3. Il direttore esecutivo può autorizzare i referenti dell'Unione a contribuire alla risoluzione di qualsiasi controversia sull’attuazione del piano operativo e sull’invio delle squadre di sostegno per l’asilo.
4. Nell’esecuzione dei suoi compiti, il referente dell'Unione riceve istruzioni soltanto dall’Ufficio di sostegno.
Articolo 21
Responsabilità civile
1. Quando i membri di una squadra di sostegno per l’asilo operano in uno Stato membro ospitante, tale Stato membro è responsabile dei danni eventuali da loro causati durante le loro operazioni, conformemente alla sua legislazione nazionale.
2. Ove tali danni siano causati da negligenza grave o comportamento doloso, lo Stato membro ospitante può rivolgersi allo Stato membro di origine per ottenere da quest’ultimo il rimborso di eventuali risarcimenti erogati alle vittime o agli aventi diritto.
3. Fatto salvo l’esercizio dei suoi diritti nei confronti di terzi, ciascuno Stato membro rinuncia a chiedere allo Stato membro di origine o a qualsiasi altro Stato membro il risarcimento dei danni subiti, a meno che il danno non sia dovuto a negligenza grave o comportamento doloso.
4. Eventuali controversie tra Stati membri sull’applicazione dei paragrafi 2 e 3 del presente articolo che tali Stati non possano risolvere mediante negoziati sono da essi deferite alla Corte di giustizia ai sensi dell’articolo 273 del TFUE.
5. Fatto salvo l'esercizio dei suoi diritti nei confronti di terzi, l'Ufficio di sostegno sostiene le spese connesse con i danni causati all'equipaggiamento dell'Ufficio di sostegno durante la missione, a meno che il danno non sia dovuto a negligenza grave o comportamento doloso.
Articolo 22
Responsabilità penale
Durante la missione di una squadra di sostegno per l’asilo, i membri della squadra di sostegno per l’asilo sono assimilati ai funzionari dello Stato membro ospitante per quanto riguarda i reati che commettano o di cui siano vittime.
Articolo 23
Costi
Quando gli Stati membri mettono a disposizione i loro esperti per l’invio delle squadre di sostegno per l’asilo, l’Ufficio di sostegno copre i seguenti costi:
a)
viaggio dallo Stato membro di origine allo Stato membro ospitante e dallo Stato membro ospitante allo Stato membro di origine;
b)
vaccinazione;
c)
assicurazioni specifiche richieste;
d)
assistenza sanitaria;
e)
diaria, compreso l'alloggio;
f)
attrezzature tecniche dell’Ufficio di sostegno; e
g)
onorari degli esperti.
CAPO 4
ORGANIZZAZIONE DELL’UFFICIO DI SOSTEGNO
Articolo 24
Struttura amministrativa e di gestione dell’Ufficio di sostegno
La struttura amministrativa e di gestione dell’Ufficio di sostegno comprende:
a)
un consiglio di amministrazione;
b)
un direttore esecutivo e il personale dell’Ufficio di sostegno.
La struttura amministrativa e di gestione dell’Ufficio di sostegno può comprendere un comitato esecutivo, se istituito in conformità dell'articolo 29, paragrafo 2.
Articolo 25
Composizione del consiglio di amministrazione
1. Il consiglio di amministrazione si compone di un membro nominato da ciascuno Stato membro vincolato dal presente regolamento e di due membri nominati dalla Commissione.
2. Ogni membro del consiglio di amministrazione può essere rappresentato o accompagnato da un supplente. Quando accompagna un membro del consiglio di amministrazione, il supplente assiste senza diritto di voto.
3. I membri del consiglio di amministrazione sono nominati in base all'esperienza, alla responsabilità professionale e all'alto livello di competenza nel settore dell’asilo.
4. Un rappresentante dell'UNHCR è membro del consiglio di amministrazione senza diritto di voto.
5. Il mandato dei membri del consiglio di amministrazione è di tre anni. Tale mandato è rinnovabile. Allo scadere del mandato o in caso di dimissioni i membri restano in carica fino al rinnovo del mandato o fino alla loro sostituzione.
Articolo 26
Presidenza del consiglio di amministrazione
1. Il consiglio di amministrazione elegge un presidente e un vicepresidente scegliendoli tra i suoi membri con diritto di voto. Il vicepresidente sostituisce ex officio il presidente quando quest’ultimo è impossibilitato a svolgere le proprie funzioni.
2. Il presidente e il vicepresidente hanno un mandato di tre anni rinnovabile un’unica volta. Tuttavia, se cessano di far parte del consiglio di amministrazione in un qualsiasi momento del mandato da presidente o vicepresidente, questo termina automaticamente alla stessa data.
Articolo 27
Riunioni del consiglio di amministrazione
1. Le riunioni del consiglio di amministrazione vengono indette dal presidente. Il direttore esecutivo partecipa alle riunioni. Il rappresentante dell'UNHCR non partecipa alle riunioni quando il consiglio di amministrazione svolge le funzioni di cui all'articolo 29, paragrafo 1, lettere b), h), i), j) e m), e all'articolo 29, paragrafo 2, e quando il consiglio di amministrazione mette a disposizione risorse finanziarie per finanziare azioni che consentono all'Ufficio di sostegno di beneficiare dell'esperienza e della competenza in materia di asilo dell'UNHCR come previsto all'articolo 50.
2. Il consiglio di amministrazione tiene almeno due riunioni ordinarie all'anno. Si riunisce inoltre su istanza del presidente o su richiesta di almeno un terzo dei suoi membri.
3. Il consiglio di amministrazione può invitare a partecipare alle sue riunioni, in veste di osservatore, ogni persona il cui parere possa essere rilevante.
La Danimarca è invitata a partecipare alle riunioni del consiglio di amministrazione.
4. I membri del consiglio di amministrazione, fatte salve le disposizioni del suo regolamento interno, possono farsi assistere da consulenti o esperti.
5. L'Ufficio di sostegno provvede alle funzioni di segreteria del consiglio di amministrazione.
Articolo 28
Modalità di votazione
1. Salvo disposizioni contrarie, il consiglio di amministrazione decide a maggioranza assoluta dei membri aventi diritto di voto. Ogni membro avente tale diritto dispone di un voto. In assenza di un membro, il supplente è abilitato a esercitare il suo diritto di voto.
2. Il direttore esecutivo non partecipa al voto.
3. Il presidente partecipa al voto.
4. Gli Stati membri che non partecipano all’integralità dell’acquis dell'Unione in materia di asilo non prendono parte al voto qualora il consiglio di amministrazione debba prendere decisioni di cui all'articolo 29, paragrafo 1, lettera e), e il documento tecnico in questione riguardi esclusivamente uno strumento dell'Unione in materia di asilo da cui non sono vincolati.
5. Il regolamento interno del consiglio di amministrazione stabilisce le regole dettagliate concernenti la votazione, in particolare le circostanze in cui un membro può agire per conto di un altro, e i requisiti di quorum, ove necessario.
Articolo 29
Funzioni del consiglio di amministrazione
1. Il consiglio di amministrazione provvede affinché l’Ufficio di sostegno esegua i compiti ad esso affidati. È l’organo di programmazione e di controllo dell’Ufficio di sostegno e svolge in particolare le seguenti mansioni:
a)
adotta il proprio regolamento interno, a maggioranza dei tre quarti dei membri aventi diritto di voto e previo parere della Commissione;
b)
nomina il direttore esecutivo in conformità dell’articolo 30, esercita potere disciplinare nei confronti di quest’ultimo e, se necessario, lo sospende o lo revoca;
c)
adotta una relazione generale annuale sulle attività dell’Ufficio di sostegno e la trasmette, entro il 15 giugno dell’anno successivo, al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti. La relazione generale annuale è pubblica;
d)
adotta una relazione annuale sulla situazione riguardante l'asilo nell'Unione in conformità dell'articolo 12, paragrafo 1. Tale relazione è presentata al Parlamento europeo. Il Consiglio e la Commissione possono chiedere che la relazione sia presentata anche a loro;
e)
adotta i documenti tecnici di cui all'articolo 12, paragrafo 2;
f)
entro il 30 settembre di ogni anno, in base a un progetto presentato dal direttore esecutivo e previo parere della Commissione, adotta a maggioranza di tre quarti dei suoi membri aventi diritto di voto il programma di lavoro dell'Ufficio di sostegno per l'anno successivo e lo trasmette al Parlamento europeo, al Consiglio e alla Commissione. Tale programma di lavoro è adottato secondo la procedura annuale di bilancio dell'Unione e il programma di lavoro legislativo dell'Unione nell'ambito dell’asilo;
g)
svolge le sue funzioni riguardanti il bilancio dell'Ufficio di sostegno a norma del capo 5;
h)
stabilisce le modalità pratiche di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001 conformemente all’articolo 42 del presente regolamento;
i)
adotta la politica relativa al personale dell'Ufficio di sostegno conformemente all’articolo 38;
j)
adotta, dopo aver chiesto il parere della Commissione, il piano pluriennale in materia di politica del personale;
k)
prende tutte le decisioni ai fini dell’attuazione del mandato dell’Ufficio di sostegno quale definito dal presente regolamento;
l)
prende tutte le decisioni relative alla creazione e, se necessario, allo sviluppo dei sistemi informativi previsti dal presente regolamento, fra cui il portale di informazioni di cui all’articolo 4, lettera c); e
m)
prende ogni decisione relativa alla creazione e, se necessario, alla modifica delle strutture interne dell’Ufficio di sostegno.
2. Il consiglio di amministrazione può istituire un comitato esecutivo per assistere il consiglio stesso e il direttore esecutivo nel predisporre decisioni, programmi di lavoro e attività che dovranno essere adottati dal consiglio di amministrazione e quando necessario, in considerazione dell'urgenza, per prendere decisioni provvisorie a nome del consiglio di amministrazione.
Tale comitato esecutivo è composto di otto membri nominati fra i membri del consiglio di amministrazione tra i quali figura uno dei membri della Commissione all'interno del consiglio di amministrazione. Il mandato dei membri del comitato esecutivo è di durata pari al mandato dei membri del consiglio di amministrazione.
Su richiesta del comitato esecutivo, i rappresentanti dell'UNHCR o qualsiasi altra persona il cui parere possa essere rilevante possono partecipare alle riunioni del comitato esecutivo senza diritto di voto.
L'Ufficio di sostegno stabilisce le modalità di funzionamento del comitato esecutivo nel regolamento interno dell'Ufficio di sostegno e le rende pubbliche.
Articolo 30
Nomina del direttore esecutivo
1. Il direttore esecutivo è nominato dal consiglio di amministrazione, per un periodo di cinque anni, tra i candidati idonei selezionati tramite un concorso generale organizzato dalla Commissione. La procedura di selezione prevede la pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea e in altri strumenti d'informazione di un invito a manifestare interesse. Il consiglio di amministrazione può richiedere l'organizzazione di una nuova procedura se non ritiene soddisfacente l'idoneità dei candidati inclusi nel primo elenco. Il direttore esecutivo è nominato in base ai suoi meriti personali, alla sua esperienza in materia di asilo e alle sue capacità di direzione e gestione. Prima della nomina, il candidato prescelto dal consiglio di amministrazione è invitato a rendere una dichiarazione dinanzi alla o alle commissioni competenti del Parlamento europeo e a rispondere alle domande dei membri di tali commissioni.
Dopo detta dichiarazione il Parlamento europeo può adottare un parere nel quale espone la sua opinione sul candidato selezionato. Il consiglio di amministrazione informa il Parlamento europeo sul modo in cui tale parere è stato preso in considerazione. Il parere è trattato in modo personale e riservato fino alla nomina del candidato.
Nel corso degli ultimi nove mesi del mandato quinquennale del direttore esecutivo, la Commissione procede a una valutazione che riguarda in particolare:
-
i risultati ottenuti dal direttore esecutivo; nonché
-
i compiti e le necessità dell’Ufficio di sostegno per gli anni successivi.
2. Il consiglio di amministrazione, tenuto conto di tale valutazione, può prorogare una volta il mandato del direttore esecutivo per un massimo di tre anni, ma solo quando tale proroga sia giustificata dai compiti e dalle necessità dell’Ufficio di sostegno.
3. Il consiglio di amministrazione informa il Parlamento europeo dell'intenzione di prorogare il mandato del direttore esecutivo. Nel mese precedente tale proroga, il direttore esecutivo è invitato a rendere una dichiarazione dinanzi alla o alle commissioni competenti del Parlamento europeo e a rispondere alle domande dei membri di tali commissioni.
Articolo 31
Funzioni del direttore esecutivo
1. L'Ufficio di sostegno è diretto dal suo direttore esecutivo, che è indipendente nell'espletamento delle sue funzioni. Il direttore esecutivo risponde delle sue attività al consiglio di amministrazione.
2. Fatte salve le competenze della Commissione, del consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo, se istituito, il direttore esecutivo non sollecita né accetta istruzioni da alcun governo o altro organismo.
3. Su richiesta, il direttore esecutivo riferisce al Parlamento europeo sull'esercizio delle sue funzioni. Il Consiglio può invitare il direttore esecutivo a presentare una relazione sull'esercizio delle sue funzioni.
4. Il direttore esecutivo è il rappresentante legale dell’Ufficio di sostegno.
5. Il direttore esecutivo può essere assistito da uno o più capi unità. In caso di sua assenza o di impedimento, un capo unità lo sostituisce.
6. Il direttore esecutivo è responsabile della gestione amministrativa dell'Ufficio di sostegno e dell'espletamento delle funzioni affidategli dal presente regolamento. In particolare il direttore esecutivo è responsabile per:
a)
la gestione corrente dell’Ufficio di sostegno;
b)
l'elaborazione di programmi di lavoro per l’Ufficio di sostegno, previo parere della Commissione;
c)
l'attuazione delle decisioni e dei programmi di lavoro adottati dal consiglio di amministrazione;
d)
l'elaborazione delle relazioni sui paesi d’origine di cui all’articolo 4, lettera b);
e)
la predisposizione del progetto di regolamento finanziario dell’Ufficio di sostegno, al fine della sua adozione da parte del consiglio di amministrazione ai sensi dell’articolo 37, e delle sue misure d’esecuzione;
f)
la predisposizione del progetto di stato di previsione delle entrate e delle spese dell’Ufficio di sostegno e dell’esecuzione del bilancio;
g)
l'esercizio delle competenze di cui all’articolo 38 nei confronti del personale dell’Ufficio di sostegno;
h)
l'adozione di tutte le decisioni relative alla gestione dei sistemi informativi previsti dal presente regolamento, fra cui il portale d’informazioni di cui all’articolo 4, lettera c);
i)
l'adozione di ogni decisione riguardante la gestione delle strutture amministrative interne dell’Ufficio di sostegno; e
j)
il coordinamento e il funzionamento del forum consultivo di cui all'articolo 51. A tal fine il direttore esecutivo, in consultazione con le pertinenti organizzazioni della società civile, adotta innanzi tutto un piano per l'insediamento del forum consultivo. Una volta formalmente insediato, il direttore esecutivo, in consultazione con il forum consultivo, adotta un piano operativo che comprende norme sulla frequenza e la natura della consultazione e i meccanismi organizzativi per l'attuazione dell'articolo 51. Sono inoltre convenuti criteri trasparenti per la partecipazione continuativa al forum consultivo.
Articolo 32
Gruppi di lavoro
1. Nell’ambito del suo mandato, quale definito nel presente regolamento, l’Ufficio di sostegno può costituire gruppi di lavoro composti da esperti delle autorità competenti degli Stati membri attive nel settore dell’asilo, compresi gli organismi giudiziari. L'Ufficio di sostegno costituisce gruppi di lavoro ai fini dell'articolo 4, lettera e), e dell'articolo 12, paragrafo 2. Gli esperti possono essere sostituiti da supplenti, nominati contestualmente.
2. La Commissione partecipa di diritto ai gruppi di lavoro. I rappresentanti dell’UNHCR possono presenziare alle riunioni dei gruppi di lavoro dell’Ufficio di sostegno, integralmente o in parte a seconda del carattere delle questioni affrontate.
3. I gruppi di lavoro possono invitare a partecipare alle riunioni ogni persona il cui parere possa essere rilevante, in particolare rappresentanti delle organizzazioni della società civile operanti nel settore dell’asilo.
CAPO 5
DISPOSIZIONI FINANZIARIE
Articolo 33
Bilancio
1. Tutte le entrate e le spese dell'Ufficio di sostegno sono oggetto di previsioni per ciascun esercizio finanziario, che coincide con l'anno civile, e sono iscritte nel bilancio dell'Ufficio di sostegno.
2. Le entrate e le spese iscritte nel bilancio dell'Ufficio di sostegno devono essere in pareggio.
3. Fatte salve altre risorse, le entrate dell’Ufficio di sostegno comprendono:
a)
un contributo dell'Unione iscritto al bilancio generale dell'Unione europea;
b)
eventuali contributi volontari degli Stati membri;
c)
i diritti percepiti per pubblicazioni o qualsiasi altro servizio fornito dall’Ufficio di sostegno;
d)
un contributo dei paesi associati.
4. Le spese dell'Ufficio di sostegno comprendono le retribuzioni del personale, le spese amministrative e di infrastruttura, le spese di esercizio.
Articolo 34
Stesura del bilancio
1. Ogni anno il direttore esecutivo predispone un progetto di stato di previsione delle entrate e delle spese dell’Ufficio di sostegno insieme per l’esercizio finanziario successivo, che comprende la tabella dell’organico, e lo trasmette al consiglio di amministrazione.
2. Sulla base di tale progetto, il consiglio di amministrazione prepara uno stato di previsione provvisorio delle entrate e delle spese dell’Ufficio di sostegno per l’esercizio finanziario successivo.
3. Il progetto di stato di previsione provvisorio delle entrate e delle spese dell’Ufficio di sostegno è trasmesso alla Commissione entro il 10 febbraio di ogni anno. Entro il 31 marzo il consiglio di amministrazione invia alla Commissione lo stato di previsione definitivo, che include un progetto di tabella dell’organico.
4. La Commissione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio («l'autorità di bilancio») lo stato di previsione con il progetto di bilancio generale dell'Unione europea.
5. Sulla base di tale stato di previsione, la Commissione inserisce nel progetto di bilancio generale dell'Unione europea le previsioni ritenute necessarie per la tabella dell'organico nonché l'importo della sovvenzione da iscrivere al bilancio generale, che sottopone all'autorità di bilancio a norma degli articoli 313 e 314 del TFUE.
6. L'autorità di bilancio autorizza gli stanziamenti a titolo della sovvenzione destinata all'Ufficio di sostegno.
7. L'autorità di bilancio adotta la tabella dell'organico dell’Ufficio di sostegno.
8. Il consiglio di amministrazione adotta il bilancio dell'Ufficio di sostegno. Esso diventa definitivo dopo l’adozione definitiva del bilancio generale dell’Unione europea. Se del caso, si procede agli opportuni adeguamenti.
9. Il consiglio di amministrazione comunica al più presto all’autorità di bilancio l’intenzione di realizzare qualsiasi progetto che possa avere incidenze finanziarie significative per il finanziamento del bilancio, in particolare i progetti di natura immobiliare, quali la locazione o l’acquisto di edifici. Esso ne informa la Commissione.
10. Nel caso in cui un ramo dell'autorità di bilancio abbia comunicato l’intenzione di esprimere un parere, esso trasmette tale parere al consiglio di amministrazione entro un termine di sei settimane a decorrere dalla data di notifica del progetto.
Articolo 35
Esecuzione del bilancio
1. Il direttore esecutivo è responsabile dell'esecuzione del bilancio dell'Ufficio di sostegno.
2. Il direttore esecutivo trasmette ogni anno all’autorità di bilancio qualsiasi informazione rilevante in relazione ai risultati delle procedure di valutazione.
Articolo 36
Rendicontazione e discarico
1. Entro il 1o marzo successivo a ciascun anno finanziario, il contabile dell'Ufficio di sostegno comunica al contabile della Commissione il rendiconto provvisorio, corredato della relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio chiuso. Il contabile della Commissione consolida il rendiconto provvisorio delle istituzioni e degli organismi decentrati ai sensi dell'articolo 128 del regolamento finanziario.
2. Entro il 31 marzo successivo a ciascun anno finanziario, il contabile della Commissione trasmette alla Corte dei conti il rendiconto provvisorio dell'Ufficio di sostegno corredato della relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio chiuso. La relazione sulla gestione finanziaria e di bilancio dell'esercizio chiuso è trasmessa anche al Parlamento europeo e al Consiglio.
3. Al ricevimento delle osservazioni formulate dalla Corte dei conti sul rendiconto provvisorio dell'Ufficio di sostegno, ai sensi dell'articolo 129 del regolamento finanziario il direttore esecutivo redige il rendiconto definitivo dell'Ufficio di sostegno, sotto la propria responsabilità, e lo trasmette al consiglio di amministrazione per un parere.
4. Il consiglio d'amministrazione esprime un parere sul rendiconto definitivo dell'Ufficio di sostegno.
5. Entro il 1o luglio successivo a ciascun anno finanziario, il direttore esecutivo trasmette il rendiconto definitivo corredato del parere del consiglio d'amministrazione al Parlamento europeo, al Consiglio, alla Commissione e alla Corte dei conti.
6. Il rendiconto definitivo è pubblicato.
7. Entro il 30 settembre, il direttore esecutivo invia alla Corte dei conti una risposta alle osservazioni di quest’ultima. Invia inoltre tale risposta al Consiglio di amministrazione.
8. Il direttore esecutivo presenta al Parlamento europeo, su richiesta dello stesso e a norma dall'articolo 146, paragrafo 3, del regolamento finanziario, tutte le informazioni necessarie al corretto svolgimento della procedura di discarico per l'esercizio in causa.
9. Il Parlamento europeo, su raccomandazione del Consiglio che delibera a maggioranza qualificata, dà atto al direttore esecutivo, entro il 15 maggio dell'anno N + 2, dell'esecuzione del bilancio dell'esercizio N.
Articolo 37
Regolamento finanziario
Il regolamento finanziario applicabile all'Ufficio di sostegno è adottato dal consiglio di amministrazione, previa consultazione della Commissione. Esso non si discosta dal regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002 della Commissione, del 19 novembre 2002, che reca regolamento finanziario quadro degli organismi di cui all'articolo 185 del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (11), solo per esigenze specifiche di funzionamento dell’Ufficio di sostegno e previo accordo della Commissione.
CAPO 6
DISPOSIZIONI RELATIVE AL PERSONALE
Articolo 38
Personale
1. Al personale dell'Ufficio di sostegno e al suo direttore esecutivo si applicano lo statuto dei funzionari dell'Unione europea e il regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea di cui al regolamento (CEE, Euratom, CECA) n. 259/68 (12) («lo statuto») e le norme adottate congiuntamente dalle istituzioni dell'Unione per l'applicazione di detto statuto e regime.
2. Il consiglio di amministrazione, di concerto con la Commissione, adotta le necessarie disposizioni di esecuzione secondo le modalità di cui all’articolo 110 dello statuto.
3. Nei confronti del proprio personale, l’Ufficio di sostegno esercita i poteri conferiti all’autorità investita del potere di nomina dallo statuto e all'autorità abilitata a stipulare contratti dal regime applicabile agli altri agenti.
4. Il consiglio d'amministrazione adotta disposizioni che consentano di ricorrere a esperti nazionali distaccati dagli Stati membri presso l'Ufficio di sostegno.
Articolo 39
Privilegi e immunità
All'Ufficio di sostegno si applica il protocollo sui privilegi e sulle immunità dell'Unione europea.
CAPO 7
DISPOSIZIONI GENERALI
Articolo 40
Status giuridico
1. L’Ufficio di sostegno è un organo dell'Unione. Esso ha personalità giuridica.
2. L'Ufficio di sostegno gode in tutti gli Stati membri della più ampia capacità giuridica riconosciuta alle persone giuridiche dalle legislazioni nazionali. Può in particolare acquisire o alienare beni mobili e immobili e stare in giudizio.
3. L’Ufficio di sostegno è rappresentato dal direttore esecutivo.
Articolo 41
Regime linguistico
1. All’Ufficio di sostegno si applicano le disposizioni previste dal regolamento n. 1 del 15 aprile 1958 che stabilisce il regime linguistico della Comunità economica europea (13).
2. Fatte salve le decisioni prese in base all'articolo 342 del TFUE, la relazione generale annuale sulle attività dell'Ufficio di sostegno e il programma di lavoro annuale di cui all'articolo 29, paragrafo 1, lettere c) ed f), sono redatti in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione europea.
3. I servizi di traduzione necessari per il funzionamento dell'Ufficio di sostegno sono forniti dal centro di traduzione degli organismi dell'Unione europea.
Articolo 42
Accesso ai documenti
1. Ai documenti in possesso dell'Ufficio di sostegno si applica il regolamento (CE) n. 1049/2001.
2. Entro sei mesi dalla data della sua prima riunione, il consiglio di amministrazione adotta le modalità di applicazione del regolamento (CE) n. 1049/2001.
3. Le decisioni adottate dall'Ufficio di sostegno ai sensi dell'articolo 8 del regolamento (CE) n. 1049/2001 possono costituire oggetto di denuncia presso il Mediatore o di un ricorso dinanzi alla Corte di giustizia dell'Unione europea, alle condizioni di cui, rispettivamente, agli articoli 228 e 263 del TFUE.
4. Il trattamento di dati personali da parte dell'Ufficio di sostegno è soggetto al regolamento (CE) n. 45/2001.
Articolo 43
Regime di sicurezza in materia di protezione delle informazioni classificate e delle informazioni sensibili non classificate
1. L'Ufficio di sostegno applica i principi in materia di sicurezza di cui alla decisione 2001/844/CE, CECA, Euratom della Commissione, del 29 novembre 2001, che modifica il regolamento interno della Commissione (14), in particolare le disposizioni relative allo scambio, al trattamento e all'archiviazione delle informazioni classificate.
2. L'Ufficio di sostegno applica altresì i principi di sicurezza relativi al trattamento delle informazioni sensibili non classificate adottati e applicati dalla Commissione.
Articolo 44
Lotta antifrode
1. Per la lotta alle frodi, alla corruzione e ad altre attività illecite, si applica senza restrizioni il regolamento (CE) n. 1073/1999.
2. L'Ufficio di sostegno aderisce all'accordo interistituzionale del 25 maggio 1999 ed emana prontamente le opportune disposizioni applicabili a tutti i dipendenti dell'Ufficio di sostegno.
3. Le decisioni in materia di finanziamento, nonché gli accordi e gli strumenti di esecuzione che ne conseguono, prevedono esplicitamente la possibilità che la Corte dei conti e l’OLAF effettuino, se del caso, controlli in loco presso i beneficiari delle risorse dell’Ufficio di sostegno e gli agenti responsabili della loro allocazione.
Articolo 45
Regime di responsabilità
1. La responsabilità contrattuale dell'Ufficio di sostegno è disciplinata dalla normativa applicabile al contratto di cui trattasi.
2. La Corte di giustizia dell'Unione europea è competente a giudicare in virtù di clausole compromissorie contenute in un contratto concluso dall'Ufficio di sostegno.
3. In materia di responsabilità extracontrattuale l'Ufficio di sostegno risarcisce, secondo i principi generali comuni agli ordinamenti degli Stati membri, i danni causati dai suoi servizi o dai suoi agenti nell’esercizio delle loro funzioni.
4. La Corte di giustizia dell'Unione europea è competente a pronunciarsi in merito alle controversie relative al risarcimento dei danni di cui al paragrafo 3.
5. La responsabilità individuale del personale verso l’Ufficio di sostegno è disciplinata dalle disposizioni dello statuto.
Articolo 46
Valutazione e revisione
1. Entro 19 giugno 2014, l'Ufficio di sostegno commissiona una valutazione, esterna e indipendente, dei propri risultati sulla base di un mandato conferito dal consiglio di amministrazione di concerto con la Commissione. Tale valutazione concerne l'impatto dell'Ufficio di sostegno sulla cooperazione pratica in materia di asilo e sul sistema europeo comune di asilo. La valutazione tiene debitamente conto dei progressi conseguiti, nell'ambito del suo mandato, in particolare valutando se sono necessarie misure supplementari per assicurare un'effettiva solidarietà e condivisione di responsabilità con gli Stati membri soggetti a una pressione particolare. Essa affronta in particolare l'eventuale necessità di modificare il mandato dell'Ufficio di sostegno, con le conseguenze finanziarie di tale modifica, ed esamina altresì l'adeguatezza della struttura di gestione all'adempimento dei compiti dell'Ufficio di sostegno. La valutazione tiene conto dei pareri delle parti interessate sia a livello dell'Unione sia a livello nazionale.
2. Il consiglio di amministrazione, di concerto con la Commissione, decide le scadenze delle valutazioni future, tenendo conto dei risultati della valutazione di cui al paragrafo 1.
Articolo 47
Controlli amministrativi
Le attività dell'Ufficio di sostegno sono sottoposte al controllo del Mediatore, ai sensi dell'articolo 228 del TFUE.
Articolo 48
Cooperazione con la Danimarca
L'Ufficio di sostegno agevola la cooperazione operativa con la Danimarca, incluso lo scambio di informazioni e di migliori prassi su questioni che rientrano nelle sue attività.
Articolo 49
Cooperazione con paesi terzi e associati
1. L'Ufficio di sostegno è aperto alla partecipazione dell'Islanda, del Liechtenstein, della Norvegia e della Svizzera in veste di osservatori. Vengono presi accordi per specificare in particolare la natura, la portata e le modalità di partecipazione di tali paesi ai lavori dell'Ufficio di sostegno, comprese disposizioni relative alla partecipazione alle iniziative dell'Ufficio di sostegno, ai contributi finanziari e al personale. In materia di personale, tali accordi rispettano in ogni caso lo statuto.
2. Per le questioni che rientrano nelle sue attività, nella misura necessaria all'espletamento dei suoi compiti, in accordo con la Commissione e nell'ambito del suo mandato, l'Ufficio di sostegno agevola la cooperazione operativa fra gli Stati membri e i paesi terzi diversi da quelli di cui al paragrafo 1 nel quadro della politica dell'Unione in materia di relazioni esterne e può altresì cooperare con le autorità competenti di paesi terzi, su aspetti tecnici dei settori disciplinati dal presente regolamento, nell'ambito di accordi operativi conclusi con tali autorità, conformemente alle disposizioni pertinenti del TFUE.
Articolo 50
Cooperazione con l'UNHCR
L'Ufficio di sostegno coopera con l'UNHCR nei settori disciplinati dal presente regolamento, nel quadro di accordi operativi conclusi con tale organizzazione. Per l'Ufficio di sostegno, il consiglio di amministrazione decide gli accordi operativi, incluse le implicazioni finanziarie.
Il consiglio di amministrazione può inoltre decidere che l'Ufficio di sostegno può mettere a disposizioni risorse finanziarie per coprire spese dell'UNHCR per attività non previste negli accordi operativi. Tali risorse rientrano nell'ambito delle relazioni privilegiate di cooperazione fra l'Ufficio di sostegno e l'UNHCR, quali definite al presente articolo così come all'articolo 2, paragrafo 5, all'articolo 5, all'articolo 9, paragrafo 1, all'articolo 25, paragrafo 4, e all'articolo 32, paragrafo 2. Conformemente all'articolo 75 del regolamento (CE, Euratom) n. 2343/2002, si applicano le disposizioni pertinenti del regolamento finanziario nonché delle sue modalità di esecuzione.
Articolo 51
Forum consultivo
1. L'Ufficio di sostegno mantiene uno stretto dialogo con le pertinenti organizzazioni della società civile e i relativi organismi competenti che operano nel settore della politica di asilo a livello locale, regionale, nazionale, europeo o internazionale e istituisce a tal fine un forum consultivo.
2. Il forum consultivo costituisce un meccanismo di scambio di informazioni e di condivisione di conoscenze. Esso assicura uno stretto dialogo tra l’Ufficio di sostegno e le parti interessate.
3. Il forum consultivo è aperto a tutte le pertinenti parti interessate di cui al paragrafo 1. L'Ufficio di sostegno si rivolge ai membri del forum consultivo in funzione delle esigenze specifiche riguardanti settori individuati come prioritari per l'attività dell'Ufficio di sostegno.
L’UNHCR è membro di diritto del forum consultivo.
4. L'Ufficio di sostegno invita il forum consultivo in particolare a:
a)
formulare proposte al consiglio di amministrazione sul programma di lavoro annuale da adottare a norma dell’articolo 29, paragrafo 1, lettera f);
b)
fornire un riscontro al consiglio d'amministrazione e proporre il seguito da dare alla relazione annuale di cui all'articolo 29, paragrafo 1, lettera c), e alla relazione annuale sulla situazione riguardante l'asilo nell'Unione di cui all’articolo 12, paragrafo 1; e
c)
comunicare al direttore esecutivo e al consiglio d'amministrazione i risultati e le raccomandazioni delle conferenze, dei seminari e delle riunioni pertinenti per i lavori dell'Ufficio di sostegno.
5. Il forum consultivo si riunisce almeno una volta all’anno.
Articolo 52
Cooperazione con Frontex, FRA, altri organismi dell'Unione e con le organizzazioni internazionali
L'Ufficio di sostegno coopera con gli organismi dell'Unione che svolgono attività legate al suo settore di competenza, in particolare con Frontex e con FRA, così come con organizzazioni internazionali nei settori disciplinati dal presente regolamento, nell'ambito di accordi operativi conclusi con tali organismi conformemente alle disposizioni del TFUE e alle disposizioni relative alla competenza di tali organismi.
La cooperazione consente di creare sinergie fra i diversi organismi interessati e di evitare duplicazioni nei lavori svolti nell'ambito dei loro mandati.
Articolo 53
Accordo di sede e condizioni operative
Le necessarie disposizioni relative all'insediamento dell'Ufficio di sostegno nello Stato membro ospitante e alle strutture che questo deve mettere a disposizione nonché le norme specifiche applicabili in tale Stato membro al direttore esecutivo dell'Ufficio di sostegno, ai membri del consiglio d'amministrazione, al personale dell'Ufficio di sostegno e ai familiari sono fissate in un accordo di sede concluso, previa approvazione del consiglio d'amministrazione, fra l'Ufficio di sostegno e lo Stato membro ospitante. Lo Stato membro ospitante garantisce le migliori condizioni possibili per il buon funzionamento dell'Ufficio di sostegno, offrendo anche una scolarizzazione multilingue e a orientamento europeo, e adeguati collegamenti di trasporto.
Articolo 54
Inizio delle attività dell'Ufficio di sostegno
L'Ufficio di sostegno diventa pienamente operativo entro 19 giugno 2011.
La Commissione è responsabile dell'istituzione e del funzionamento iniziale dell'Ufficio di sostegno finché questo non abbia la capacità operativa di eseguire il proprio bilancio.
A tale scopo,
-
fino a quando il direttore esecutivo non assumerà le proprie funzioni dopo la nomina da parte del consiglio d'amministrazione ai sensi dell'articolo 30, un funzionario della Commissione può farne le veci in qualità di direttore ad interim ed esercitare le funzioni assegnate al direttore esecutivo;
-
funzionari della Commissione possono svolgere, sotto la responsabilità del direttore ad interim o del direttore esecutivo, i compiti assegnati all'Ufficio di sostegno.
Il direttore ad interim può autorizzare tutti i pagamenti coperti dagli stanziamenti previsti nel bilancio dell'Ufficio di sostegno, previa approvazione del consiglio d'amministrazione, e può concludere contratti, anche relativi al personale, in seguito all'adozione della tabella dell'organico.
Articolo 55
Entrata in vigore
Il presente regolamento entra in vigore il ventesimo giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.
Il presente regolamento è obbligatorio in tutti i suoi elementi e direttamente applicabile in ciascuno degli Stati membri conformemente ai trattati.
Fatto a Strasburgo, addì 19 maggio 2010.