RÅDETS FORORDNING (EU) Nr. 1417/2013
af 17. december 2013
om fastsættelse af formen på de passérsedler, som udstedes af Den Europæiske Union
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til protokol (nr. 7) vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union, traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 6, stk. 1, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I artikel 6, stk. 1, i protokol (nr. 7) vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter (»protokollen«) fastsættes det, at Rådet bestemmer formen af de passérsedler, som medlemsstaternes myndigheder skal anerkende som gyldig rejselegitimation.
(2)
Der mindes om, at artikel 6, stk. 1, i protokollen finder anvendelse på Unionens institutioners medlemmer og ansatte, som er omfattet enten af vedtægten for tjenestemænd eller af ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union (1).
(3)
I artikel 23 i vedtægten for tjenestemænd og i artikel 11 og 81 i ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union fastsættes de betingelser, på hvilke der udstedes passérsedler til ansatte i Unionen.
(4)
I Unionens interesse og med henblik på at opfylde pligten til at udvise rettidig omhu kan de til passérsedlen knyttede rettigheder undtagelsesvis og i behørigt begrundede tilfælde udvides til at omfatte særlige ansøgere.
(5)
Under alle omstændigheder indrømmer en passérseddel ikke indehaveren privilegier eller immuniteter.
(6)
Passérsedlen skal anerkendes som gyldig rejselegitimation af medlemsstaternes myndigheder. Kommissionen bør udnytte den i artikel 6, stk. 2, i protokollen fastsatte mulighed for at indgå de nødvendige aftaler med tredjelande om anerkendelse af disse passérsedler som gyldig rejselegitimation ved passage af grænser og på tredjelandes område.
(7)
Udviklingen på EU-plan, navnlig oprettelsen af Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, har yderligere øget behovet for en sammenhængende strategi på internationalt plan og EU-plan.
(8)
Passérsedlens form bør opgraderes for at opnå bedre sikkerhedsstandarder og bidrage til at sikre en passende grad af beskyttelse mod forfalskning og efterligning. Passérsedlen bør indeholde fælles sikkerhedsstandarder og interoperable biometriske data, der gør det muligt at foretage en pålidelig identifikation af dokumentets retmæssige indehaver, og som bidrager væsentligt til beskyttelse mod dens misbrug.
(9)
Navnlig bør passérsedlens form overholde de sikkerhedsstandarder og tekniske specifikationer, som skal finde anvendelse på de nationale rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, jf. Rådets forordning (EF) nr. 2252/2004 (2). Dette vil muliggøre overholdelse af specifikationerne fra Organisationen for International Civil Luftfart (»ICAO«), navnlig specifikationerne i ICAO-dokument 9303 om maskinlæsbare rejsedokumenter, eftersom disse vil bidrage til at beskytte passérsedlen mod misbrug og til at opnå international anerkendelse af denne som gyldig rejselegitimation. Ligeledes bør Unionen deltage i ICAO's offentlige nøgleregister og iagttage de gældende ICAO-standarder og anbefalet praksis med henblik på at lette godkendelsen på verdensplan af passérsedler.
(10)
For at sikre ensartede betingelser for fremtidige sikkerhedsstandarder og tekniske specifikationer for pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, ligeledes finder anvendelse på Unionens passérsedler, hvor dette er relevant, bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser. Endvidere bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser til at fastlægge regler for Unionens institutioner, agenturer eller øvrige organer samt for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »institutionerne«) om sager om bortkomst, tyveri, udstedelse af kopier og tilbagelevering af passérsedler. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 (3).
(11)
Rådgivningsproceduren bør anvendes til vedtagelse af gennemførelsesretsakter med henblik på, såfremt relevant, at sikre overholdelse af fremtidige minimumssikkerhedsstandarder og tekniske specifikationer for pas og rejsedokumenter, som udstedes af medlemsstaterne i medfør af forordning (EF) nr. 2252/2004, og som kan hemmeligholdes for at modvirke efterligning og forfalskning. Rådgivningsproceduren bør også anvendes til vedtagelse af gennemførelsesretsakter om behandling af sager om bortkomst, tyveri, udstedelse af kopier og tilbagelevering af passérsedler ved institutionerne. I forbindelse med rådgivnings proceduren bør Kommissionen bistås af det udvalg, der er nedsat ved artikel 6 i Rådets forordning (EF) nr. 1683/95 (4).
(12)
Det bør påses, at der ikke lagres yderligere oplysninger i passérsedlens elektroniske komponent ud over dem, som er fastlagt i henhold til denne forordning og bilagene hertil.
(13)
Hver institution, der enkeltvis eller i fællesskab på grundlag af aftaler på tjenestegrensniveau har ansvar for behandlingen af sine egne eller andre ansattes personoplysninger, og Kommissionen som det i behandlingssammenhæng centrale punkt bør sikre overholdelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (5).
(14)
For at sikre, at personoplysninger ikke bliver tilgængelige for flere personer end nødvendigt, er det afgørende, at Kommissionen samordner gennemførelsen af denne forordning og udpeger en enkelt enhed med ansvar for fremstilling og personalisering af passérsedlen. Kommissionen bør være særlig opmærksom på at sikre sikker adgang for den hertil bemyndigede enkelte enhed til de i passérsedlen lagrede personlige oplysninger med henblik på fremstilling og personalisering og derved sikre et passende niveau for databeskyttelse.
(15)
Personlige oplysninger bør kun registreres eller opbevares af enheden, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, med henblik på hvilke de er indsamlet, og for at sikre, at de registrerede kan få adgang til deres personoplysninger, således at de kan udøve deres rettigheder. Personoplysninger bør automatisk slettes efter forløbet af en periode efter behandlingens afslutning. Denne periode bør begrundes.
(16)
Af hensyn til forebyggelse af forfalskning og misbrug af passersedlerne bør den enkelte enhed, som af Kommissionen er udpeget til at fremstille og personalisere passérsedlen, udvælges i overensstemmelse med de gældende regler for indgåelse af kontrakter, navnlig Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (6) og under behørig hensyntagen til de pågældende dokumenters følsomme karakter.
(17)
I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet går denne forordning ikke videre, end hvad der er nødvendigt for at nå de forfulgte mål, jf. artikel 5, stk. 4, andet afsnit, i traktaten om Den Europæiske Union.
(18)
Nærværende forordning bør træde i stedet for Rådets forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69 (7). Forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69 bør derfor efter en overgangsperiode ophæves med virkning fra den 25. november 2015.
(19)
Det er nødvendigt at fastsætte en overgangsperiode fra ikrafttrædelsen af denne forordning og indtil den 24. november 2015, hvor det stadig vil være muligt at udstede og anvende passérsedler i medfør af forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69. Denne overgangsordning bør imidlertid anvendes således, at der fra det tidspunkt, hvor udstedelsen af passérsedler i henhold til denne forordning påbegyndes, ikke længere udstedes passérsedler i henhold til forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69, og at passérsedler, der stadig er i omløb, systematisk erstattes indtil den 24. november 2015. Denne fremgangsmåde vil i videst muligt omfang begrænse den periode, hvor to former for passérsedler er i omløb samtidig -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
Anvendelsesområde
1. Passérsedlen indrømmes alene i Unionens interesse de i stk. 2 omhandlede medlemmer af Unionens institutioner og dens ansatte. Den udstedes til ansatte i overensstemmelse med betingelserne i artikel 23 i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og artikel 11 og artikel 81 i ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Passérsedlen kan alene i Unionens interesse undtagelsesvis og i behørigt begrundede tilfælde udstedes til særlige ansøgere, jf. bilag II.
2. Denne forordning finder anvendelse på Den Europæiske Unions institutioner, agenturer og øvrige organer samt på Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »institutionerne«).
Artikel 2
Procedure
1. Med henblik på anvendelsen af denne forordning kan hver institution indgå aftaler med andre institutioner med henblik på at skabe synergier og lette omkostningerne. Disse institutioner har ansvaret for behandlingen af ansattes eller de i artikel 1, stk. 1, i denne forordning omhandlede særlige ansøgeres personoplysninger. Sådanne oplysninger skal omfatte personoplysninger og biometriske data, der anvendes til entydigt at identificere den, der anmoder om passérsedlen, herunder ansigtsbillede og to fingeraftryk som biometriske data.
2. Med henblik på anvendelsen af denne forordning handler Kommissionen som centralt punkt med henblik på videresendelsen af de personoplysninger, som er behandlet af institutionerne, til den i stk. 3 omhandlede enhed.
3. Kommissionen udpeger en enhed med ansvar for udformning, fremstilling og personalisering af passérsedlen under hensyntagen til de pågældende dokumenters følsomme karakter. Kommissionen foretager udpegelsen i overensstemmelse med de gældende regler for indgåelse af kontrakter, navnlig i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 En eventuel overførsel af personoplysninger under proceduren bør ske i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001
4. Hver passérseddel forbliver Unionens ejendom.
Artikel 3
Sprogordning
Passérsedlen udstedes på alle EU-institutionernes officielle sprog som anført i bilag I. Fremstillingen af personoplysningerne skal tage hensyn til ICAO's anbefalinger.
Artikel 4
Gyldighed
1. En passérseddel udstedes for højst seks år og mindst tolv måneder med forbehold af betingelserne for tilbagelevering, der fastsættes i gennemførelsesretsakterne vedtaget i overensstemmelse med artikel 6, stk. 4, jf. dog artikel 5, stk. 2. Gyldighedsperioden tilpasses varigheden af mandatet for medlemmer af en institution, opholdets eller udstationeringens varighed for tjenestemænd eller kontraktens varighed for midlertidigt ansatte eller kontraktansatte.
2. Alle passérsedler, hvis gyldighed er udløbet, eller som mangler blanke sider til påføring af visum, tilbageleveres til den udstedende myndighed med henblik på formel annullering eller fornyelse. Passérsedlen tilbageleveres også, hvis indehaveren forlader sin stilling eller tjenesten. Dette stykke gælder ligeledes for særlige ansøgere, jf. artikel 1, stk. 1. Tilbageleverer den oprindelige indehaver sin passérseddel, skal et afhængigt familiemedlem under alle omstændigheder ligeledes tilbagelevere sin passérseddel.
Artikel 5
Personoplysninger - fysiske personers rettigheder
1. Personer, til hvem der udstedes en passérseddel, har ret til at kontrollere personoplysningerne på passérsedlen, jf. forordning (EF) nr. 45/2001 og til eventuelt at anmode om at få dem ændret eller fjernet.
2. Personer, for hvem det er fysisk umuligt at afgive fingeraftryk, er fritaget for denne forpligtelse. Såfremt det midlertidigt er umuligt at optage fingeraftryk af de foreskrevne fingre, er det tilladt at optage fingeraftryk af de andre fingre. Er det også midlertidigt umuligt at optage fingeraftryk af nogen andre fingre, kan der udstedes en midlertidig passérseddel med en gyldighed på 12 måneder eller derunder.
3. Passérsedlen må ikke indeholde andre maskinlæsbare oplysninger end oplysningerne i henhold til denne forordning.
4. Med henblik på denne forordning kan de biometriske data i passersedlen kun anvendes til at kontrollere:
-
dokumentets ægthed og
-
indehaverens identitet ved hjælp af sammenlignelige og direkte tilgængelige data.
5. Personoplysningerne sikres, bl.a. mod uautoriseret adgang, og oplysningernes integritet, ægthed og fortrolige karakter garanteres.
6. Kommissionen tillader kun tredjelandes adgang til fingeraftryk på lagringsmediet i passérsedlen i henhold til betingelserne i artikel 9 i forordning (EF) nr. 45/2001.
Artikel 6
Tekniske specifikationer og sikkerhedsstandarder
1. For at sikre et tilsvarende sikkerhedsniveau skal passérsedlen overholde minimumssikkerhedsstandarderne i forordning (EF) nr. 2252/2004, og i Kommissionens beslutning K(2005) 409 af 28. februar 2005 om fastsættelse af de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, Kommissionens beslutning K(2006) 2909 af 28. juni 2006 om fastsættelse af de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, og Kommissionens beslutning K(2008) 8657 af 22. december 2008 om fastsættelse af en certifikatpolitik som krævet i de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, og om ajourføring af henvisningerne til standarddokumenterne, Kommissionens beslutning K(2009) 7476 af 5. oktober om ændring af Kommissionens beslutning (K(2008) 8657 endelig) om fastsættelse af en certifikatpolitik som krævet i de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, Kommissionens afgørelse K(2011) 5499 af 4. august 2011 om ændring af Kommissionens beslutning K(2006) 2909 endelig om fastsættelse af de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, Kommissionens gennemførelsesafgørelse C(2013) 6181 af 30. september 2013 om ændring af Kommissionens beslutning K(2006) 2909 endelig om fastsættelse af tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder.
2. For at sikre, hvor det er hensigtsmæssigt, at passérsedlen overholder kommende minimumssikkerhedsstandarder, som vedtages efter forordning (EF) nr. 2252/2004, fastsætter Kommissionen ved hjælp af gennemførelsesretsakter tekniske specifikationer i overensstemmelse med internationale standarder, herunder navnlig ICAO's standarder og anbefalede praksis for passérsedler, med hensyn til følgende:
a)
yderligere sikkerhedselementer og -krav, herunder bedre standarder til sikring mod efterligning og forfalskning
b)
tekniske specifikationer for lagringsmediet for de biometriske data og deres sikkerhed, herunder forebyggelse af uautoriseret adgang og lettere godkendelse
c)
kvalitetskrav og fælles tekniske standarder for ansigtsbilledet og fingeraftrykkene.
Disse gennemførelsesretsakter vedtages efter rådgivningsproceduren i artikel 7, stk. 2.
3. Det kan efter rådgivningsproceduren i artikel 7, stk. 2, besluttes, at de specifikationer, der er nævnt i stk. 2 i denne artikel, er hemmelige og ikke må offentliggøres. I så fald meddeles de kun til den enkelte enhed, som er udpeget af Kommissionen i henhold til artikel 2, stk. 3, og på betingelse af, at denne enkelte enhed garanterer et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau.
4. Kommissionen fastsætter ved hjælp af gennemførelsesretsakter regler for institutioner vedrørende bortkomst, tyveri, udstedelse af kopier og tilbageleveringer af passérsedler. Disse gennemførelsesretsakter gælder for alle passérsedler. De vedtages efter rådgivningsproceduren i artikel 7, stk. 2.
Artikel 7
Udvalgsprocedure
1. Kommissionen bistås af det udvalg, der er nedsat ved artikel 6 i forordning (EF) nr. 1683/95. Dette udvalg er et udvalg som omhandlet i forordning (EU) nr. 182/2011.
2. Når der henvises til dette stykke, anvendes artikel 4 i forordning (EU) nr. 182/2011.
Artikel 8
Ophævelse og overgangsbestemmelser
1. Forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69 ophæves med virkning fra 25. november 2015. I tidsrummet fra 1. januar 2014 til den 24. november 2015 er forordning (EKSF, EØF, Euratom) fortsat gældende.
2. Enhver passérseddel, der er udstedt i overensstemmelse med forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69, ophører med at være gyldig med virkning fra den 25. november 2015.
Artikel 9
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på fjerdedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 17. december 2013.
NEUVOSTON ASETUS (EU) N:o 1417/2013,
annettu 17 päivänä joulukuuta 2013,
Euroopan unionin myöntämien kulkulupien muodosta
EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen, Euroopan unionin toiminnasta tehtyyn sopimukseen ja Euroopan atomienergiajärjestön perustamissopimukseen liitetyn pöytäkirjan N:o 7 Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista, ja erityisesti sen 6 artiklan ensimmäisen kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan N:o 7, jäljempänä ’pöytäkirja’, 6 artiklan ensimmäisessä kohdassa määrätään, että neuvosto päättää kulkulupien muodosta, jotka jäsenvaltioiden viranomaiset tunnustavat päteviksi matkustusasiakirjoiksi.
(2)
On muistettava, että pöytäkirjan 6 artiklan ensimmäistä kohtaa sovelletaan unionin toimielinten jäseniin ja unionin muuhun henkilöstöön, joihin sovelletaan joko Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavia henkilöstösääntöjä tai muuta henkilöstöä koskevia palvelussuhteen ehtoja (1).
(3)
Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen 23 artiklassa ja muuta henkilöstöä koskevien palvelussuhteen ehtojen 11 ja 81 artiklassa säädetään ehdot, joiden mukaisesti kulkulupa myönnetään unionin henkilöstöön kuuluville.
(4)
Unionin edun mukaisesti ja huolehtimisvelvollisuuden täyttämiseksi kulkuluvan myöntäminen voidaan poikkeuksellisissa tapauksissa ja asianmukaisesti perustelluista syistä laajentaa erityisiin hakijoihin.
(5)
Kulkulupa ei missään tapauksessa anna haltijalleen erioikeuksia ja vapauksia.
(6)
Jäsenvaltioiden viranomaisten tunnustavat kulkuluvan päteväksi matkustusasiakirjaksi. Komission olisi käytettävä pöytäkirjan 6 artiklan toisessa kohdassa määrättyä mahdollisuutta tehdä tarvittavia sopimuksia kolmansien maiden kanssa kulkulupien tunnustamiseksi päteviksi matkustusasiakirjoiksi rajanylitystä varten ja kolmansien maiden alueella.
(7)
Unionin kehittyminen, erityisesti Euroopan ulkosuhdehallinnon perustaminen, ovat edelleen korostaneet johdonmukaisen lähestymistavan tarvetta sekä kansainvälisellä että unionin tasolla.
(8)
Kulkuluvan muotoa olisi parannettava, jotta voidaan täyttää korkeammat turvallisuutta koskevat vaatimukset ja edistää asianmukaisen suojan tason varmistamista väärentämisen ja jäljentämisen estämiseksi. Kulkulupiin olisi sisällytettävä yhteiset turvallisuusstandardit ja yhteentoimivat biometriset tunnisteet, jotta voidaan luoda luotettava yhteys luvan oikean haltijan ja kulkuluvan välille, millä edistetään huomattavasti sen varmistamista, että kulkuluvat suojataan niiden vilpilliseltä käytöltä.
(9)
Kulkulupien muodon olisi oltava erityisesti niiden turvallisuusvaatimusten ja teknisten eritelmien mukainen, joita sovelletaan kansallisiin matkustusasiakirjoihin, joita jäsenvaltiot myöntävät neuvoston asetuksen (EY) 2252/2004 (2) mukaisesti. Tämä tekee mahdolliseksi noudattaa Kansainvälisen siviili-ilmailujärjestön (International Civil Aviation Organisation, jäljempänä ’ICAO’) määräyksiä, varsinkin niitä, jotka on esitetty koneellisesti luettavia matkustusasiakirjoja koskevassa ICAO:n asiakirjassa 9303, sillä ne edistävät kulkulupien suojaamista vilpillistä käyttöä vastaan ja niiden kansainvälistä tunnustamista päteviksi matkustusasiakirjoiksi. Unionin olisi niin ikään osallistuttava ICAO:n Public Key Directory -rekisteriin (PKD) noudattaen sovellettavia ICAO:n normeja ja suositeltuja käytäntöjä, jotta kulkulupien maailmanlaajuista todentamista voidaan helpottaa.
(10)
Komissiolle olisi siirrettävä täytäntöönpanovaltaa sen varmistamiseksi, että jäsenvaltioiden myöntämiin passeihin ja matkustusasiakirjoihin tulevaisuudessa sovellettavien turvallisuusvaatimusten ja teknisten eritelmien yhdenmukaisia edellytyksiä sovelletaan tarvittaessa yhtäläisesti myös unionin kulkulupiin. Lisäksi komissiolle olisi siirrettävä täytäntöönpanovaltaa sääntöjen vahvistamiseksi unionin toimielimille, virastoille tai muille elimille samoin kuin Euroopan ulkosuhdehallinnolle, jäljempänä ’toimielimet’, kulkuluvan mahdollisen katoamisen, varastamisen, kaksoiskappaleen myöntämisen ja kulkuluvan palauttamisen varalta. Tätä täytäntöönpanovaltaa olisi käytettävä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 182/2011 (3) mukaisesti.
(11)
Neuvoa-antavaa menettelyä olisi käytettävä sellaisten täytäntöönpanosäädösten hyväksymiseksi, joilla varmistetaan tarvittaessa niiden jäsenvaltioiden myöntämiä passeja ja matkustusasiakirjoja koskevien tulevien vähimmäisturvallisuusvaatimusten ja teknisten eritelmien noudattaminen, jotka on hyväksytty asetuksen (EY) N:o 2252/2004 mukaisesti ja jotka voivat olla salassa pidettäviä väärentämisen ja jäljentämisen riskin ehkäisemiseksi. Neuvoa-antavaa menettelyä olisi käytettävä myös täytäntöönpanosäädösten hyväksymiseksi kulkuluvan katoamista, varastamista, kaksoiskappaleen myöntämistä ja kulkuluvan palauttamista koskevien tapauksien käsittelemisestä toimielimissä. Neuvoa-antavan menettelyn mukaisesti neuvoston asetuksen (EY) N:o 1683/95 (4) 6 artiklalla perustetun komitean olisi avustettava komissiota tässä tehtävässä.
(12)
Olisi varmistettava, että kulkulupien sähköiseen tallennusvälineeseen ei tallenneta muita tietoja kuin ne, jotka perustuvat tähän asetukseen ja sen liitteisiin.
(13)
Kukin unionin toimielin on, yksin tai toimiessaan yhdessä yksiköiden välisten sopimusten pohjalta, vastuussa henkilöstönsä tai muiden toimihenkilöiden henkilötietojen käsittelystä, ja komission olisi toimiessaan keskitettynä yhteyspisteenä käsittelyä varten varmistettava Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 (5) noudattaminen.
(14)
Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei saateta useampien henkilöiden saataville kuin on välttämätöntä, on hyvin tärkeää, että komissio huolehtii tämän asetuksen täytäntöönpanon koordinoinnista ja nimeää yhden ainoan laitoksen, joka vastaa kulkulupien valmistamisesta ja yksilöimisestä. Komission olisi erityisesti kiinnitettävä huomiota suojatun pääsyn varmistamiseen henkilötietoihin, joita luvan saanut laitos on tallentanut kulkulupaan valmistus- ja yksilöintitarkoituksessa, ja huolehdittava riittävästä tietosuojan tasosta.
(15)
Henkilötiedot olisi säilytettävä rekisterissä tai laitoksen olisi säilytettävä ne vain niin kauan, kuin on tarpeen sitä tarkoitusta varten, johon ne on kerätty, ja sen varmistamiseksi, että rekisteröidyt voivat saada pääsyn henkilötietoihinsa käyttääkseen oikeuksiaan. Henkilötiedot olisi poistettava automaattisesti tietyn ajan kuluttua menettelyn päättymisestä. Tämän ajan olisi oltava oikeutettu ja perusteltu.
(16)
Komission kulkulupien valmistusta ja yksilöintiä varten nimeämä yksi ainoa laitos olisi kulkulupien jäljentämisen ja vilpillisen käytön ehkäisemiseksi valittava noudattaen julkisten hankintojen tekemiseen sovellettavia säännöksiä, erityisesti Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 966/2012 (6) säännöksiä sekä ottamalla asianmukaisesti huomioon valmistettavien asiakirjojen arkaluontoisuuden.
(17)
Suhteellisuusperiaatteen mukaisesti tässä asetuksessa ei ylitetä sitä, mikä on tarpeen Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 5 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan mukaisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
(18)
Tällä asetuksella olisi korvattava neuvoston asetus (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 (7). Asetus (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 olisi sen vuoksi siirtymäkauden jälkeen kumottava 25 päivästä marraskuuta 2015.
(19)
On tarpeen säätää siirtymäkausi, joka alkaa tämän asetuksen voimaantulosta ja päättyy 24 päivänä marraskuuta 2015 ja jonka aikana on edelleen mahdollista myöntää ja käyttää kulkulupia neuvoston asetuksen (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 nojalla. Tätä siirtymämahdollisuutta olisi kuitenkin sovellettava siten, että siitä alkaen, kun kulkulupia aletaan myöntää tämän asetuksen nojalla, niitä ei enää myönnetä asetuksen (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 nojalla, ja tällaisia edelleen käytössä olevia kulkulupia korvataan järjestelmällisesti 24 päivään marraskuuta 2015 asti. Tällä lähestymistavalla rajoitetaan mahdollisimman paljon ajanjaksoa, jona kummankin muotoisia kulkulupia on käytössä samanaikaisesti,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Soveltamisala
1. Kulkulupa myönnetään ainoastaan unionin edun vuoksi 2 kohdassa tarkoitettujen unionin toimielinten jäsenille ja unionin henkilöstöön kuuluville. Se annetaan henkilöstöön kuuluville Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen 23 artiklassa ja muuta henkilöstöä koskevien palvelusuhteen ehtojen 11 ja 81 artiklassa vahvistetuin edellytyksin. Kulkulupa voidaan, ainoastaan unionin edun vuoksi ja poikkeustapauksissa sekä asianmukaisesti perustelluista syistä, antaa erityisille hakijoille liitteen II mukaisesti.
2. Tätä asetusta sovelletaan Euroopan unionin toimielimiin, virastoihin ja muihin elimiin sekä Euroopan ulkosuhdehallintoon, jäljempänä ’toimielimet’.
2 artikla
Menettely
1. Tämän asetuksen soveltamiseksi kukin toimielin voi tehdä sopimuksia muiden toimielinten kanssa luodakseen yhteisvaikutusta ja vähentääkseen kustannuksia. Nämä toimielimet vastaavat 1 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun henkilöstön tai erityisten hakijoiden henkilötietojen käsittelystä. Tällaiset tiedot sisältävät kulkuluvan hakijan yksiselitteistä tunnistamista varten välttämättömät henkilötiedot ja biometriset tiedot, mukaan lukien biometrisinä tunnisteina kasvokuvan ja kaksi digitaalisessa muodossa olevaa sormenjälkeä.
2. Tätä asetusta sovellettaessa komissio toimii keskitettynä yhteyspisteenä, jotta toimielinten käsittelemät tiedot voidaan toimittaa 3 kohdassa tarkoitetulle laitokselle.
3. Komissio nimeää laitoksen, joka vastaa kulkulupien suunnittelusta, valmistamisesta ja yksilöimisestä, ottaen huomioon valmistettavien asiakirjojen arkaluonteisuuden. Komission on tällöin noudatettava julkisten hankintojen tekemiseen sovellettavia säännöksiä, erityisesti Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 966/2012 säännöksiä. Kaikki menettelyn aikana tehtävät henkilötietojen siirrot on suoritettava Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti.
4. Kaikki kulkuluvat ovat unionin omaisuutta.
3 artikla
Kielijärjestely
Kulkuluvat myönnetään kaikilla unionin toimielinten virallisilla kielillä siten kuin liitteessä I on esitetty. Tunnistamisen mahdollistavien henkilötietojen esittämisessä on otettava huomioon ICAO:n suositukset.
4 artikla
Voimassaolo
1. Kulkulupa myönnetään enintään kuudeksi vuodeksi ja vähintään 12 kuukaudeksi edellyttäen, ettei 6 artiklan 4 kohdan mukaisesti annettavissa täytäntöönpanosäädöksissä tarkemmin säädetyistä kulkuluvan palauttamista koskevista edellytyksistä muuta johdu, tämän kuitenkaan vaikuttamatta 5 artiklan 2 kohdan soveltamiseen. Kulkuluvan voimassaoloaikaa mukautetaan toimielimen jäsenen toimikauden pituuden, virkamiehen oleskelun tai lähettämisen keston taikka väliaikaisen tai sopimussuhteisen toimihenkilön sopimuksen keston mukaan.
2. Kaikki kulkuluvat, joiden voimassaolo on päättynyt tai joissa ei ole tyhjiä sivuja viisumin kiinnittämistä varten, on palautettava kulkuluvan myöntäneelle viranomaiselle virallista peruuttamista tai uusimista varten. Kulkulupa on myös palautettava, jos sen haltija jättää tehtävänsä tai lähtee yksiköstä. Tätä kohtaa sovelletaan myös 1 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuihin erityisiin hakijoihin. Kun alkuperäinen haltija palauttaa kulkulupansa, hänen huollettavanaan olevan perheenjäsenen on joka tapauksessa myös palautettava kulkulupansa.
5 artikla
Henkilötiedot - yksilön oikeudet
1. Henkilöillä, joille kulkulupa annetaan, on oikeus tarkistaa lupaan merkityt henkilötiedot Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti ja tarvittaessa pyytää näiden tietojen oikaisua tai poistamista.
2. Henkilöihin, joilta on fyysisesti mahdotonta ottaa sormenjäljet, ei sovelleta sormenjälkien antamista koskevaa vaatimusta. Jos sormenjälkien otto nimetyistä sormista on tilapäisesti mahdotonta, sormenjälkien otto muista sormista on sallittua. Jos sormenjälkien otto myös muista sormista on tilapäisesti mahdotonta, voidaan myöntää enintään 12 kuukautta voimassa oleva väliaikainen kulkulupa.
3. Kulkulupa ei saa sisältää tähän asetukseen perustuvien tietojen lisäksi muita koneellisesti luettavia tietoja.
4. Tämän asetuksen soveltamiseksi kulkulupien sisältämiä biometrisiä tunnisteita saa käyttää ainoastaan:
-
asiakirjan aitouden toteamiseksi;
-
kulkuluvan haltijan henkilöllisyyden todentamiseksi vertaamalla biometrisiä tunnisteita suoraan saatavilla oleviin tunnisteisiin.
5. Tallennetut henkilötiedot on suojattava erityisesti luvattomalta tietoihin pääsyltä, ja niiden koskemattomuus, aitous ja luottamuksellisuus on taattava.
6. Komissio myöntää kolmansille maille oikeuden käyttää kulkuluvan tallennusvälineessä olevia sormenjälkiä ainoastaan Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 9 artiklassa säädettyjen edellytysten mukaisesti.
6 artikla
Tekniset eritelmät ja turvallisuutta koskevat vaatimukset
1. Jotta voidaan varmistaa kulkulupien yhtäläinen turvallisuus, kulkuluvan on oltava asetuksessa (EY) N:o 2252/2004 ja jäsenvaltioiden myöntämien passien ja matkustusasiakirjojen turvatekijöitä ja biometriikkaa koskevien vaatimusten teknisistä eritelmistä 28 päivänä helmikuuta 2005 tehdyssä komission päätöksessä C(2005) 409, jäsenvaltioiden myöntämien passien ja matkustusasiakirjojen turvatekijöitä ja biometriikkaa koskevien vaatimusten teknisistä eritelmistä 28 päivänä kesäkuuta 2006 tehdyssä komission päätöksessä C(2006) 2090, jäsenvaltioiden myöntämien passien ja matkustusasiakirjojen turvatekijöitä ja biometriikkaa koskevien vaatimusten teknisissä eritelmissä tarkoitetusta varmennepolitiikasta sekä viiteasiakirjojen päivittämisestä 22 päivänä joulukuuta 2009 tehdyssä komission päätöksessä C(2008) 8657, jäsenvaltioiden myöntämien passien ja matkustusasiakirjojen turvatekijöitä ja biometriikkaa koskevien vaatimusten teknisissä eritelmissä tarkoitetusta varmennepolitiikasta tehdyn komission päätöksen (C(2008) 8657 lopullinen) muuttamisesta 5 päivänä lokakuuta 2009 tehdyssä komission päätöksessä C(2009) 7476, jäsenvaltioiden myöntämien passien ja matkustusasiakirjojen turvatekijöitä ja biometriikkaa koskevien vaatimusten teknisistä eritelmistä tehdyn komission päätöksen C(2006) 2909 lopullinen) muuttamisesta 4 päivänä elokuuta 2011 tehdyssä komission päätöksessä C(2011) 5499 sekä jäsenvaltioiden myöntämien passien ja matkustusasiakirjojen turvatekijöitä ja biometriikkaa koskevien vaatimusten teknisistä eritelmistä tehdyn komission päätöksen K(2006) 2909 lopullinen) muuttamisesta 30 päivänä syyskuuta 2013 annetussa komission täytäntöönpanopäätöksessä C(2013) 6181 säädettyjen turvallisuutta koskevien vähimmäisvaatimusten mukainen.
2. Jotta voidaan tarvittaessa varmistaa, että kulkulupa on asetuksen (EY) N:o 2252/2004 nojalla hyväksyttyjen tulevien turvallisuutta koskevien vähimmäisvaatimusten mukainen, komissio vahvistaa täytäntöönpanosäädöksillä teknisiä lisäeritelmiä kansainvälisten standardien, mukaan lukien erityisesti kulkulupia koskevat ICAO:n standardit ja suositellut menettelytavat, seuraavien seikkojen osalta:
a)
lisäturvaominaisuudet ja -vaatimukset, muukaan lukien tehostetut vaatimukset väärentämisen ja jäljentämisen estämiseksi;
b)
tekniset eritelmät biometristen tunnisteiden tallennusvälinettä ja näiden tunnisteiden suojaamista varten, luvattoman pääsyn estäminen ja helpotettu todentaminen mukaan luettuna;
c)
kasvokuvaa ja sormenjälkiä koskevat laatuvaatimukset ja yhteiset tekniset vaatimukset.
Nämä täytäntöönpanosäädökset hyväksytään 7 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua neuvoa-antavaa menettelyä noudattaen.
3. Jäljempänä 7 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua neuvoa-antavaa menettelyä noudattaen voidaan päättää, että tämän artiklan 2 kohdassa tarkoitetut eritelmät ovat salaisia eikä niitä saa julkaista. Tuolloin eritelmät annetaan ainoastaan komission 2 artiklan 3 kohdan mukaisesti nimeämän yhden ainoan laitoksen käyttöön edellyttäen, että tämä yksi ainoa laitos takaa suojelun asianmukaisen tason.
4. Komissio hyväksyy toimielimiä koskevia sääntöjä täytäntöönpanosäädöksillä kulkuluvan katoamisen, varastamisen, kaksoiskappaleen myöntämisen ja kulkuluvan palauttamisen varalta. Näitä täytäntöönpanosäädöksiä sovelletaan kaikkiin kulkulupiin. Ne hyväksytään 7 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua neuvoa-antavaa menettelyä noudattaen.
7 artikla
Komiteamenettely
1. Komissiota avustaa asetuksen (EY) N:o 1683/95 6 artiklalla perustettu komitea. Tämä komitea on asetuksessa (EU) N:o 182/2011 tarkoitettu komitea.
2. Kun viitataan tähän kohtaan, sovelletaan asetuksen (EU) N:o 182/2011 4 artiklaa.
8 artikla
Kumoaminen ja siirtymäsäännökset
1. Kumotaan asetus (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 25 päivästä marraskuuta 2015. Asetusta (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 sovelletaan edelleen 1 päivänä tammikuuta 2014 alkavana ja 24 päivänä marraskuuta 2015 päättyvänä aikana.
2. Kaikkien asetuksen (EHTY, ETY, Euratom) N:o 1826/69 nojalla myönnettyjen kulkulupien voimassaolo päättyy 25 päivänä marraskuuta 2015.
9 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan neljäntenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 17 päivänä joulukuuta 2013.