KOMMISSIONENS AFGØRELSE
af 13. november 2014
om det system for tidlig varsling, der skal anvendes af Kommissionens anvisningsberettigede og af forvaltningsorganerne
(2014/792/EU)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 56, stk. 1,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 215/2008 af 18. februar 2008 om finansforordningen for den 10. Europæiske Udviklingsfond (2), særlig artikel 17,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af forordning (EF) nr. 1073/1999 (3), særlig artikel 7, stk. 6, og artikel 11, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Kommissionen, der er ansvarlig for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget og af andre midler, der administreres af Unionen, under overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning som fastsat i artikel 30 til 33 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, er forpligtet til at bekæmpe svig og anden ulovlig virksomhed, der påvirker Unionens finansielle interesser. For at sikre at Kommissionens og forvaltningsorganernes anvisningsberettigede er fuldt informerede om trusler mod Unionens finansielle interesser, er det nødvendigt at fastlægge interne regler, der supplerer Kommissionens afgørelse C(2014)2784 (4).
(2)
For at bekæmpe svig og beskytte Unionens finansielle interesser anvender Kommissionen den centrale database om udelukkelser, som omhandlet i artikel 108 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008 af 17. december 2008 om den centrale database om udelukkelser (5), og systemet for tidlig varsling (herefter »varslingssystemet«), som omhandlet i afgørelse 2008/969/EF, Euratom af 16. december 2008 om det system for tidlig varsling, der skal anvendes af Kommissionens anvisningsberettigede og af forvaltningsorganerne (6). Indtil de lovgivende instanser vedtager ændringsforslaget til finansforordningen (7), er det nødvendigt at sikre, at varslingssystemet fortsat fungerer effektivt.
(3)
I overgangsperioden bør formålet med varslingssystemet forblive det samme i sin substans. Det bør sikre formidlingen inden for Kommissionen og i dens forvaltningsorganer af oplysninger, som udelukkende er til tjenestebrug, gennem registrering af varslinger om personer, der kan udgøre en trussel mod Unionens finansielle interesser og omdømme eller mod andre midler, der forvaltes af Unionen.
(4)
Da forvaltningsorganernes direktører ved delegation fra Kommissionen har status som anvisningsberettigede til at gennemføre aktionsbevillinger, bør de have adgang til varslingssystemet på samme måde som Kommissionens tjenestegrene med henblik på forvaltningen af administrations- og aktionsbevillingerne.
(5)
Da EU-delegationscheferne, der fungerer som Kommissionens anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med artikel 56, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, ved delegation fra Kommissionen er anvisningsberettigede til at gennemføre aktionsbevillinger, bør de have adgang til varslingssystemet på samme måde som Kommissionens tjenestegrene med henblik på forvaltningen af administrations- og aktionsbevillingerne.
(6)
I henhold til artikel 7, stk. 6, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 er Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) forpligtet til straks at informere Kommissionens berørte tjenestegrene om igangværende undersøgelser, hvis de viser, at det kan være hensigtsmæssigt at træffe forebyggende administrative foranstaltninger for at beskytte Unionens finansielle interesser. OLAF er også efter artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 forpligtet til at udarbejde en rapport om afslutningen af en undersøgelse og til at fremsætte henstillinger om eventuelle foranstaltninger, som institutionerne bør træffe. For at gøre det muligt for den ansvarlige anvisningsberettigede at anmode om en varsling, bør det fastlægges, hvilke oplysninger OLAF skal indgive til Kommissionen.
(7)
OLAF bør have adgang til varslingssystemet for at kunne udføre sine undersøgelser og andre aktiviteter vedrørende efterretning og forebyggelse af svig i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.
(8)
Af forenklingshensyn bør varslingssystemet gøres mindre komplekst, antallet af varslingskategorier bør reduceres, det bør præciseres, hvad de dækker over, og deres navn bør være indlysende.
(9)
Kontrolvarslinger baseret på oplysninger fra OLAF bør foreslås af den ansvarlige anvisningsberettigede efter høring af Generaldirektoratet for Budget og Den Juridiske Tjeneste og i tæt samarbejde med OLAF.
(10)
Udelukkelsesvarslinger bør foreslås Kommissionen af den ansvarlige anvisningsberettigede, og de bør vurderes centralt af Generaldirektoratet for Budget og Den Juridiske Tjeneste, når det er relevant. Hvis disse udelukkelsesvarslinger fremsættes på grundlag af oplysninger fra OLAF, bør de vurderes i tæt samarbejde med OLAF. Samme procedure bør anvendes, når den ansvarlige anvisningsberettigede påtænker foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder.
(11)
Den ansvarlige anvisningsberettigede bør, i tæt samarbejde med OLAF, træffe beslutning om de nødvendige konsekvenser for at beskytte Unionens finansielle interesser og bør underrette OLAF om sin beslutning.
(12)
Den ansvarlige anvisningsberettigede bør være ansvarlig for at anmode om registrering, ændring eller fornyelse og sletning af varslinger. For at sikre en tilstrækkelig kontrol bør disse anmodninger foretages på det hierarkiske niveau, der er fastlagt i Kommissionens afgørelse C(2014)2784.
(13)
Regnskabsføreren bør sørge for de rette tekniske foranstaltninger for en effektiv anvendelse af varslingssystemet gennem Kommissionens centrale regnskabssystem.
(14)
Alle Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganer vil have adgang til detaljerede oplysninger om udlæg eller indtægtsordrer gennem Kommissionens centrale regnskabssystem. W3a-varslinger (arrest) og W4-varslinger (indtægtsordre), som omhandlet i afgørelse 2008/969/EF, Euratom, bør ophæves. Disse enkeltoplysninger giver ikke systematisk belæg for en varsling. For at beslutte, om der er behov for en varsling, kræver det, at den ansvarlige anvisningsberettigede foretager en undersøgelse af alle sagens specifikke forhold.
(15)
I Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (8) fastsættes det, at Kommissionen ved sin behandling af personoplysninger skal overholde de i lovgivningen herom fastsatte krav samt kravene vedrørende overførsel af oplysninger, og at behandlingen af oplysninger skal forhåndskontrolleres af den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse efter anmeldelse fra Kommissionens databeskyttelsesansvarlige.
(16)
Der bør findes bestemmelser om beskyttelse af personoplysninger, som fastslår rettighederne for de personer, hvis data er eller kan blive registreret i varslingssystemet.
(17)
Visse rettigheder vedrørende databeskyttelse er genstand for undtagelser, som er fastsat i artikel 20 i forordning (EF) nr. 45/2001, og som bør undersøges i de enkelte tilfælde og anvendes midlertidigt. Den tjeneste, der er ansvarlig for anmodningen om registrering, ændring, herunder berigtigelse, og sletning af de pågældende informationer, bør træffe beslutning om anvendelsen af disse undtagelser.
(18)
En person, der er genstand for en eventuel udelukkelsesvarsling, bør have mulighed for skriftligt at give udtryk for sine synspunkter, før der foretages en anmodning om registrering af en varsling vedrørende denne person i varslingssystemet. Denne mulighed bør også være til stede, når den ansvarlige anvisningsberettigede påtænker foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder.
(19)
Denne mulighed bør undtagelsesvis udsættes, hvis der er vægtige legitime årsager til at bevare undersøgelsens eller nationale retssagers fortrolighed.
(20)
Afgørelse 2008/969/EF, Euratom bør finde anvendelse frem til den 1. juli 2015, for så vidt som det er nødvendigt at sikre overholdelsen af Rådets forordninger om restriktive foranstaltninger, der træffes på basis af artikel 215 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF), indtil det periodiserede regnskabsføringssystem (ABAC) kan tage højde for oplysningerne i tjenesten for udenrigspolitiske instrumenters relevante database. Dette tager form af registrering af en W5-varsling som omhandlet i afgørelse 2008/969/EF, Euratom.
(21)
Afgørelse 2008/969/EF, Euratom bør frem til den 1. juli 2015 finde anvendelse for W3a- og W4-varslinger, som indtil da vil blive ligestillet med kontrolvarslinger med henblik på anvendelse af afdeling 4 i denne afgørelse.
(22)
Gennemførelsen af denne afgørelse kræver regelmæssige vurderinger af varslingssystemets funktionsmåde og dets reelle bidrag til beskyttelsen af Unionens finansielle interesser -
VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
AFDELING 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand, anvendelsesområde og formål
1. Med denne afgørelse oprettes systemet for tidlig varsling (»varslingssystemet«), som skal anvendes af Kommissionens og forvaltningsorganernes anvisningsberettigede med henblik på gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget og af andre midler forvaltet af Unionen.
2. Varslingssystemet bidrager til at beskytte Unionens finansielle interesser og omdømme, bekæmpe svig og til en forsvarlig økonomisk forvaltning.
3. Formålet med varslingssystemet er:
a)
gennem registrering af varslinger at informere Kommissionens og forvaltningsorganernes ansvarlige anvisningsberettigede om, at en person kan udgøre en trussel mod Unionens finansielle interesser og omdømme eller for andre midler forvaltet af Unionen, og
b)
at sætte de ansvarlige anvisningsberettigede i stand til at foretage kontrol eller træffe hensigtsmæssige foranstaltninger, herunder de i afdeling 4 omhandlede, på grundlag af varslinger.
4. Oplysningerne bidrager til at sikre:
a)
forebyggelse af risici gennem kontrol foretaget på grundlag af tidlige oplysninger om en person, for hvem der foreligger mistanke eller konstateringer om en af følgende handlinger:
-
væsentlige fejl eller uregelmæssigheder
-
faglig uredelighed
-
grov misligholdelse af kontrakt eller
-
svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 (9)
b)
udelukkelse af en person i henhold til artikel 106, stk. 1, og 109, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (»finansforordningen«).
Artikel 2
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
a) »regnskabsfører«: Kommissionens regnskabsfører eller underordnede ansatte, som regnskabsføreren har delegeret visse opgaver til i henhold til artikel 69 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
b) »den ansvarlige anvisningsberettigede«: den ved delegation fra Kommissionen bemyndigede anvisningsberettigede efter artikel 65 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, som er ansvarlig i overensstemmelse med de interne regler for gennemførelse af Den Europæiske Unions almindelige budget (»budgettet«), herunder direktører i forvaltningsorganer, de ved subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede efter artikel 65 i finansforordningen, som varetager funktionen som direktør, og EU-delegationschefer, hvis de fungerer som de ved subdelegation fra Kommissionen bemyndigede anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 56, stk. 2, i finansforordningen
c) »den registrerede«: en identificerbar person, jf. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger
d) »konstateringer«: fastslåede kendsgerninger, der er afdækket i forbindelse med gennemførelsen af en retlig forpligtelse eller er registreret i forbindelse med revisioner eller undersøgelser foretaget af Revisionsretten, Kontoret for Bekæmpelse af Svig (OLAF), Den Interne Revisionstjeneste, eller enhver anden revision eller kontrol foretaget under den ansvarlige anvisningsberettigedes ansvar
e) »retlig forpligtelse«: en forpligtelse, som Kommissionen har indgået i henhold til afsnit V til VIII i del 1 og del 2 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
f) »person«: enhver fysisk eller juridisk person eller enhver sammenslutning, der ikke er en juridisk person, som anført nedenfor:
-
en modtager som defineret i artikel 2, litra i), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
-
en ansøger eller tilbudsgiver
-
en tilskudsansøger
-
en deltager i en priskonkurrence
-
en aflønnet ekstern ekspert som defineret i artikel 204 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
-
en person med beføjelse til at repræsentere, træffe beslutning om eller kontrollere en anden juridisk person som omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra b) og e), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
g) »faglig uredelighed«: overtrædelse af love eller bestemmelser eller etiske standarder vedrørende personens erhverv samt enhver uretmæssig adfærd, som påvirker personens troværdighed
h) »underleverandør«: en erhvervsdrivende, som foreslås af en ansøger eller tilbudsgiver eller af en kontrahent til at udføre dele af en kontrakt, og som den kontraherende myndighed ikke har nogen retlig forpligtelse overfor
i) »væsentlig fejl eller uregelmæssighed«: en væsentlig fejl eller uregelmæssighed som defineret i artikel 166, stk. 2, i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012
j) »kontaktperson for varslinger«: den person i den tjeneste, der er ansvarlig for anmodningen, som har ansvar for varslingssagen, indtil den lukkes.
Artikel 3
Varslingssystemets funktionsmåde
1. Regnskabsføreren sørger for alle de nødvendige tekniske foranstaltninger for varslingssystemets korrekte funktion og overvågning.
Regnskabsføreren registrerer, ændrer, fornyer eller sletter de varslinger i systemet, som den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om.
2. Regnskabsføreren træffer gennemførelsesforanstaltninger vedrørende tekniske aspekter og fastlægger de dertil knyttede procedurer, bl.a. vedrørende sikkerhed.
Regnskabsføreren underretter Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganer om disse foranstaltninger.
Artikel 4
Beføjelse til at anmode om registrering, ændring, fornyelse eller sletning af varslinger og proceduren herfor
1. Kun den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om registrering, ændring, fornyelse eller sletning af varslinger.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede retter anmodningen om registrering, ændring, fornyelse eller sletning af varslinger til regnskabsføreren. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal anvende formularen i bilaget til denne afgørelse.
3. Den i artikel 8 omhandlede kontaktperson for varslinger kontrollerer, at betingelserne i artikel 11 og 12 er opfyldt, inden anmodningen sendes til regnskabsføreren.
Artikel 5
Adgang til varslingssystemet
Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganerne har direkte adgang til oplysningerne i varslingssystemet via Kommissionens centrale regnskabssystem.
Kommissionens tjenestegrene eller forvaltningsorganer, der har ansvar for et lokalt system, kan anvende det centrale regnskabssystem til at få adgang til oplysningerne i varslingssystemet, forudsat at overensstemmelse mellem dataene i det lokale system og i det centrale regnskabssystem kan garanteres.
Artikel 6
Anvendelse af varslingssystemet
Oplysninger i varslingssystemet må udelukkende anvendes med henblik på gennemførelsen af budgettet eller andre former for midler, der forvaltes af Unionen. Dette påvirker ikke oplysninger i den centrale database om udelukkelser som omhandlet i artikel 1, stk. 2 og 3, i forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008 (10).
OLAF har ret til at anvende oplysningerne i varslingssystemet og databasen om udelukkelser i forbindelse med sine undersøgelser i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages OLAF, og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 (»OLAF-forordningen«) og i sine aktiviteter til bekæmpelse af svig, herunder risikoanalyse.
Artikel 7
Tidspunkt for konsultation af varslingssystemet
Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer, om der findes en varsling i varslingssystemet vedrørende en person i følgende tilfælde:
a)
før indgåelse af en specifik budgetmæssig forpligtelse
b)
før indgåelse af en samlet budgetmæssig forpligtelse, hvis personen er kendt på dette tidspunkt
c)
ved foreløbige budgetmæssige forpligtelser: før indgåelse af den retlige forpligtelse, der giver ret til efterfølgende betalinger, medmindre der er tale om udgifter til personaleforvaltning og godtgørelse af rejseudgifter i forbindelse med deltagelse i møder og konkurrencer
d)
ved indkøbs- og tilskudsprocedurer, priskonkurrencer og indkaldelser af interessetilkendegivelser: senest før afgørelsen om tildeling
e)
ved indkøb, hvor kontrahenten begrænser antallet af ansøgere, der opfordres til at indgive et tilbud: før udvælgelsen af ansøgere er afsluttet
f)
før enhver udbetaling, medmindre der er tale om udgifter til personaleforvaltning eller godtgørelse af rejseudgifter i forbindelse med deltagelse i møder og konkurrencer.
Artikel 8
Kontaktperson for varslinger
Kontaktpersonen for varslinger:
a)
forbereder anmodningen om registrering af en varsling
b)
videresender anmodningen og alle andre oplysninger relateret til varslingen til regnskabsføreren
c)
tilvejebringer de oplysninger, der sætter andre ansvarlige anvisningsberettigede i stand til at foretage kontrol eller træffe beslutning om konsekvenserne af varslingen, jf. afdeling 4.
AFDELING 2
OPLYSNINGER REGISTRERET I VARSLINGSSYSTEMET
Artikel 9
Kategorier af varslinger
1. Varslinger inddeles i følgende to kategorier:
a) »kontrolvarslinger«: hvor en person er genstand for mistanke eller konstateringer om svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, om væsentlige fejl eller uregelmæssigheder, faglig uredelighed eller grov misligholdelse af kontrakt
b) »udelukkelsesvarslinger«: hvor en person udelukkes i overensstemmelse med udelukkelseskriterierne i artikel 106, stk. 1, og 109, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
2. En person kan være genstand for forskellige varslinger, som er registreret af forskellige årsager.
Artikel 10
Oplysninger i varslingerne
Varslinger skal indeholde følgende oplysninger:
a)
identificering af personen
b)
type varsling
c)
varslingens varighed
d)
begrundelse for, at personen udgør en trussel mod Unionens finansielle interesser og omdømme eller for andre midler forvaltet af Unionen
e)
oplysninger vedrørende den kontradiktoriske procedure
f)
navn på den ansvarlige anvisningsberettigede
g)
navn på kontaktpersonen for varslinger, jf. artikel 8 i denne afgørelse.
Artikel 11
Kontrolvarslinger
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om en kontrolvarsling, hvis en af følgende betingelser er opfyldt:
a)
OLAF har i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 meddelt den ansvarlige anvisningsberettigede, at kontorets undersøgelser viser, at det kan være hensigtsmæssigt at træffe forebyggende foranstaltninger for at beskytte Unionens finansielle interesser
b)
Den Europæiske Revisionsret har videregivet oplysninger til Kommissionen, eller Den Interne Revisionstjeneste har videregivet oplysninger til den ansvarlige anvisningsberettigede om tegn på svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, eller væsentlige fejl eller uregelmæssigheder, faglig uredelighed eller grov misligholdelse af kontrakt i forbindelse med en person
c)
den ansvarlige anvisningsberettigede har foretaget revision eller kontrol, der viser tegn på svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, eller væsentlige fejl eller uregelmæssigheder, faglig uredelighed eller grov misligholdelse af kontrakt i forbindelse med en person, eller har modtaget oplysninger om en sådan revision eller kontrol.
2. En kontrolvarsling kan højst være af et års varighed. Den slettes, hvis der anmodes om en udelukkelsesvarsling, eller når der ikke længere er behov for kontrol.
3. Kontrolvarslingen slettes automatisk i slutningen af den periode, der er omhandlet i stk. 2.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om fornyelse af kontrolvarslingen, hvis OLAF meddeler, at kontoret endnu ikke er nået til en konklusion i den undersøgelse, der er omhandlet i stk. 1, men undersøgelsen begrunder en bevarelse af kontrolvarslingen. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan også anmode om en fornyelse af kontrolvarslingen, hvis betingelserne i stk. 1, litra b) og c), stadig er opfyldt.
5. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal begrunde, hvorfor fornyelsen er nødvendig for at beskytte Unionens finansielle interesser og omdømme.
6. En fornyelse behandles som en ny anmodning om en kontrolvarsling.
Artikel 12
Udelukkelsesvarslinger
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en udelukkelsesvarsling i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, og 109, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
2. En udelukkelsesvarsling slettes i slutningen af udelukkelsesperioden.
3. En udelukkelsesvarsling registreres automatisk i databasen om udelukkelser via varslingssystemet.
Artikel 13
Oplysninger fra OLAF
Når OLAF videregiver oplysninger i overensstemmelse med artikel 7, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 med henblik på at hjælpe den ansvarlige anvisningsberettigede med at træffe beslutning om at træffe forebyggende foranstaltninger for at beskytte Unionens finansielle interesser, eller i overensstemmelse med artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, skal disse oplysninger indeholde:
a)
den pågældende persons identitet
b)
en kort fremstilling af de relevante forhold og af de risici, der er afdækket i undersøgelsen. Fremstillingen skal være tilstrækkelig til at give personen mulighed for at blive hørt i henhold til artikel 16 i denne afgørelse.
c)
enhver anbefalet særlig forholdsregel vedrørende fortrolig behandling, navnlig i sager hvor undersøgelsesforanstaltningerne hører under nationale retsmyndigheders kompetence, eller, i tilfælde af en ekstern undersøgelse, hører under nationale myndigheders kompetence, jf. de nationale bestemmelser, der finder anvendelse på undersøgelser.
AFDELING 3
PROCEDUREBESTEMMELSER FOR REGISTRERING AF ANMODNINGER
Artikel 14
Forudgående høring af centrale tjenestegrene ved kontrolvarslinger
Før den ansvarlige anvisningsberettigede beslutter at anmode om registrering af en kontrolvarsling på grundlag af oplysninger indgivet af OLAF i overensstemmelse med artikel 7, stk. 6, og artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, skal den anvisningsberettigede høre Generaldirektoratet for Budget (central finanstjeneste) og om nødvendigt Den Juridiske Tjeneste, i tæt samarbejde med OLAF i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.
Artikel 15
De centrale tjenestegrenes vurdering af udelukkelsesvarslinger
Før den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en udelukkelsesvarsling i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra b) c), og e), og artikel 109, stk. 1, og der tages stilling til udelukkelsens passende varighed, skal der foretages en central vurdering af Generaldirektoratet for Budget og Den Juridiske Tjeneste. Når udelukkelsesvarslingen, som foreslås af den ansvarlige anvisningsberettigede, er baseret på oplysninger fra OLAF, skal denne vurdering gennemføres i tæt samarbejde med OLAF.
Artikel 16
Ret til at blive hørt
1. Registreringer af varslinger er undergivet følgende regler:
a)
Når den ansvarlige anvisningsberettigede har til hensigt at anmode om registrering af en udelukkelsesvarsling eller at træffe foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder, skal han først give den pågældende person mulighed for skriftligt at give udtryk for sine synspunkter. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal give vedkommende en frist på mindst 14 kalenderdage hertil. Samtidig skal den ansvarlige anvisningsberettigede meddele personen, at der i mangel af et svar vil blive registreret en varsling.
Den ansvarlige anvisningsberettigede skal, hvis det er relevant, give personen mulighed for at give udtryk for sine synspunkter på grundlag af oplysningerne fra OLAF.
b)
Hvis personen fremsætter bemærkninger, som ikke ændrer ved den ansvarlige anvisningsberettigedes vurdering, anmoder denne regnskabsføreren om at aktivere varslingen.
Hvis personen fremsætter bemærkninger, der efter den ansvarlige anvisningsberettigedes opfattelse gør varslingen uforholdsmæssig eller unødvendig, aktiveres den ikke, og den pågældende person underrettes herom.
Regnskabsføreren bekræfter om nødvendigt registreringen af varslingen i systemet over for den ansvarlige anvisningsberettigede.
c)
Den ansvarlige anvisningsberettigede underretter personen om aktiveringen af varslingen og dens varighed. Det er dog ikke nødvendigt at underrette personen, hvis vedkommende ikke har svaret på opfordringen til skriftligt at fremsætte bemærkninger.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra e), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, anmode om registrering af en udelukkelsesvarsling i afventning af en beslutning om udelukkelsens varighed, allerede før personen har fået mulighed for at give udtryk for sine synspunkter. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal give personen mulighed for at give udtryk for sine synspunkter vedrørende udelukkelsens varighed.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra a), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, anmode om registrering af en udelukkelsesvarsling, allerede før personen har fået mulighed for at give udryk for sine synspunkter, hvis den anvisningsberettigede råder over et officielt dokument, der fastslår situationen. Den ansvarlige anvisningsberettigede underretter personen om registreringen af udelukkelsesvarslingen.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan undtagelsesvis udsætte personens mulighed for skriftligt at give udtryk for sine synspunkter, før der anmodes om registrering af en udelukkelsesvarsling, eller før der træffes foranstaltninger, som kan skade den berørtes rettigheder, forudsat at der er vægtige legitime årsager til at bevare undersøgelsens eller nationale retssagers fortrolighed, og stadig registrere varslingen.
5. Når OLAF informerer den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 13, skal kontoret anføre, om undersøgelsens eller nationale retssagers fortrolighed skal bevares, og om personens mulighed for at give udtryk for sine synspunkter skal udsættes.
6. Personen skal have mulighed for at give udtryk for sine synspunkter, så snart årsagen til at beskytte undersøgelsen eller nationale retssagers fortrolighed ikke længere kan påberåbes.
Artikel 17
Databeskyttelse og de registreredes rettigheder
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal meddele de registrerede, at deres personoplysninger kan blive indført i varslingssystemet, og hvem disse oplysninger kan videregives til. Disse generelle oplysninger meddeles skriftligt, navnlig i indkaldelser af tilbud, indkaldelser af forslag, priskonkurrencer og, når der ikke foreligger indkaldelser, før tildelingen af kontrakter eller tilskud.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede, der anmoder om registrering af en varsling, varetager kontakten til den person, hvis personoplysninger indføres i varslingssystemet. Den anvisningsberettigede besvarer anmodninger fra den berørte person om at rette unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger og eventuelle andre anmodninger eller spørgsmål fra denne person.
3. En person kan også skriftligt anmode regnskabsføreren om oplysninger om, hvorvidt vedkommende er registreret i varslingssystemet.
Regnskabsføreren skal stille disse oplysninger til rådighed, medmindre den ansvarlige anvisningsberettigede, efter aftale med OLAF når det er nødvendigt, beslutter, at begrænsningerne i artikel 20, stk. 1, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse.
4. Slettede varslinger skal udelukkende være tilgængelige i revisions- og undersøgelsesøjemed og må ikke være synlige for brugerne af varslingssystemet.
Dog skal personoplysninger i varslinger, der vedrører fysiske personer, kun være tilgængelige i sådanne øjemed i fem år, efter at varslingen er slettet.
Artikel 18
Revurdering af varslinger
Hvis en person, for hvem der er registreret en varsling i systemet, fremlægger nye elementer, der viser, at registreringen ikke længere er begrundet, skal den ansvarlige anvisningsberettigede anmode om sletning af varslingen.
En person, for hvem der er registreret en udelukkelsesvarsling i systemet, kan klage til Ombudsmanden og begære domstolsprøvelse.
AFDELING 4
KONSEKVENSER AF VARSLINGER
Artikel 19
Almindelige regler vedrørende konsekvenserne
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder kontaktpersonen for varslinger om alle relevante oplysninger for at kunne træffe beslutning om konsekvenserne, jf. denne afdeling.
2. Hvis den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om registrering af en kontrolvarsling efter artikel 11 på grundlag af oplysninger fra OLAF, skal han følge proceduren i artikel 14 eller 15 i denne afgørelse og træffe beslutning om konsekvenserne i tæt samarbejde med OLAF i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.
3. I forbindelse med beslutningen om konsekvenser skal den ansvarlige anvisningsberettigede ved alle varslinger tage følgende kriterier i betragtning:
a)
risici for Unionens finansielle interesser og omdømme
b)
beløb og varighed af den retlige forpligtelse
c)
den hastende karakter af gennemførelsen af den retlige forpligtelse
d)
sagens faktiske omstændigheder
e)
alvoren af de faktiske omstændigheder og
f)
mulige konsekvenser for gennemførelsen af den retlige forpligtelse.
Ved udelukkelsesvarslinger skal den ansvarlige anvisningsberettigede også tage højde for karakteren og alvoren af årsagerne til udelukkelse og nødvendigheden af tjenestens kontinuitet.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal under alle omstændigheder skriftligt begrunde sin beslutning om konsekvenserne.
Artikel 20
Konsekvenser af kontrolvarslinger
1. Ved indkøbs- og tilskudsprocedurer eller priskonkurrencer kan kontrollen omfatte følgende:
a)
den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om yderligere støttedokumenter som fastsat i indkøbs- eller tilskudsproceduren eller priskonkurrencen
b)
for tilskudsprocedurer: en analyse af risiciene i forbindelse med forfinansiering.
2. Ved retlige forpligtelser kan kontrollen omfatte følgende:
a)
kontrol af, at aktionen er i overensstemmelse med den retlige forpligtelse, herunder overholdelse af frister og indhold af ydelsen
b)
for eksisterende tilskud: kontrol af omkostningernes tilskudsberettigelse eller gennemførelse af revision eller kontrol på stedet.
Artikel 21
Ret til at blive hørt efter en kontrolvarsling
Proceduren i artikel 15 og retten til at blive hørt som fastsat i artikel 16 i denne afgørelse finder også anvendelse, når en ansvarlig anvisningsberettiget efter en kontrolvarsling påtænker foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder.
Artikel 22
Konsekvenser af udelukkelsesvarslinger for procedurer og retlige forpligtelser
1. Ved indkøbs- og tilskudsprocedurer eller priskonkurrencer skal den ansvarlige anvisningsberettigede udelukke en person, der er genstand for en udelukkelsesvarsling, fra at deltage i indkøbs- eller tilskudsprocedurer, medmindre kriterierne i artikel 106, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 er opfyldt, hvis personen befinder sig i en monopolsituation.
2. Ved eksisterende retlige forpligtelser skal den ansvarlige anvisningsberettigede træffe beslutning om konsekvenserne, herunder følgende:
a)
fortsætte gennemførelsen af kontrakten eller tilskuddet og foretage den fornødne kontrol
b)
suspendere fristen for betalinger i overensstemmelse med artikel 92, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
c)
suspendere betalingerne i overensstemmelse med artikel 208 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012
d)
suspendere gennemførelsen af kontrakten eller tilskuddet i overensstemmelse med artikel 116 og 135, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
e)
ophæve den retlige forpligtelse, hvis den indeholder bestemmelser om ophævelse på grundlag af de oplysninger, som har givet anledning til registrering af varslingen.
3. Hvis personen er en underleverandør, skal den ansvarlige anvisningsberettigede kræve, at tilbudsgiveren eller kontrahenten erstatter underleverandøren.
Artikel 23
Udelukkelsesvarslingernes konsekvenser for budgettransaktioner
1. Ved udelukkelsesvarslinger skal den ansvarlige anvisningsberettigede, hvor det er relevant, bekræfte i regnskabssystemet, at betalingen bør foretages til trods for den eksisterende varsling.
2. Når der er registreret en udelukkelsesvarsling, foretages der ingen specifik budgetmæssig forpligtelse, der registreres ingen specifikke retlige forpligtelser i regnskabssystemet på basis af en samlet budgetmæssig forpligtelse, og der indgås ingen retlige forpligtelser på basis af en foreløbig forpligtelse, medmindre personen befinder sig i en monopolsituation i overensstemmelse med kriterierne i artikel 106, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
AFDELING 5
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 24
Ophævelse
Afgørelse 2008/969/EF, Euratom om det system for tidlig varsling, der skal anvendes af Kommissionens anvisningsberettigede og af forvaltningsorganerne, ophæves.
Artikel 25
Overgangsbestemmelser
1. Udelukkelsesvarslinger, som er registreret i henhold til afgørelse 2008/969/EF, Euratom, vil fortsat være aktive i hele deres varighed i overensstemmelse med afgørelsen.
2. W1-, W2- og W3b-varslinger, som er registreret i henhold til afgørelse 2008/969/EF, Euratom, skal betragtes som kontrolvarslinger efter denne afgørelse.
3. W3a- og W4-varslinger skal fortsat registreres frem til den 1. juli 2015 på de betingelser, der er fastsat i afgørelse 2008/969/EF, Euratom. For så vidt angår anvendelsen af afdeling 4, betragtes W3a- og W4-varslinger som kontrolvarslinger efter denne afgørelse. Afgørelse 2008/969/EF, Euratom finder fortsat anvendelse for W5b-varslinger frem til den 1. juli 2015.
Artikel 26
Offentliggørelse
Denne afgørelse offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.
Udfærdiget i Bruxelles, den 13. november 2014.
KOMISSION PÄÄTÖS,
annettu 13 päivänä marraskuuta 2014,
komission tulojen ja menojen hyväksyjien ja toimeenpanovirastojen käyttöön tarkoitetusta ennakkovaroitusjärjestelmästä
(2014/792/EU)
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon Euroopan atomienergiayhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (1) ja erityisesti sen 56 artiklan 1 kohdan,
ottaa huomioon kymmenenteen Euroopan kehitysrahastoon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 18 päivänä helmikuuta 2008 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 215/2008 (2) ja erityisesti sen 17 artiklan,
ottaa huomioon Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä asetuksen (EY) N:o 1073/1999 kumoamisesta 11 päivänä syyskuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 (3) ja erityisesti sen 7 artiklan 6 kohdan ja 11 artiklan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Komissio, joka vastaa Euroopan unionin yleisen talousarvion ja kaikkien muiden unionin hallinnoimien varojen toteutuksesta asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 30-33 artiklassa säädetyn moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti, on velvollinen suojaamaan unionin taloudellisia etuja petollisilta menettelyiltä ja muulta laittomalta toiminnalta. Sen varmistamiseksi, että komission ja toimeenpanovirastojen tulojen ja menojen hyväksyjät saavat kaikki tiedot unionin taloudellisiin etuihin kohdistuvista uhista, on tarpeen antaa sisäisiä sääntöjä komission päätöksen C(2014) 2784 (4) lisäksi.
(2)
Voidakseen torjua petoksia ja suojata unionin taloudellisia etuja komissio käyttää asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 108 artiklassa ja poissulkemisia koskevasta keskustietokannasta 17 päivänä joulukuuta 2008 annetussa komission asetuksessa (EY, Euratom) N:o 1302/2008 (5) tarkoitettua poissulkemisia koskevaa keskustietokantaa sekä komission tulojen ja menojen hyväksyjien ja toimeenpanovirastojen käyttöön tarkoitetusta ennakkovaroitusjärjestelmästä 16 päivänä joulukuuta 2008 tehdyssä päätöksessä 2008/969/EY, Euratom (6) tarkoitettua ennakkovaroitusjärjestelmää. Olisi varmistettava, että ennakkovaroitusjärjestelmä toimii tehokkaasti odotettaessa, että lainsäädäntövallan käyttäjä hyväksyy ehdotuksen (7) varainhoitoasetuksen muuttamiseksi.
(3)
Ennakkovaroitusjärjestelmän tarkoituksen olisi tällä välin säilyttävä olennaisilta osiltaan nykyisen kaltaisena. Ennakkovaroitusjärjestelmällä olisi varmistettava, että siihen kirjatut varoitukset tarjoavat komission ja sen toimeenpanovirastojen käyttöön jakelultaan rajoitetut tiedot sellaisista henkilöistä, jotka saattavat uhata unionin taloudellisia etuja ja mainetta tai mitä tahansa unionin hallinnoimia varoja.
(4)
Koska toimeenpanovirastojen johtajat käyttävät toimintamäärärahoja komission valtuuttamina tulojen ja menojen hyväksyjinä, heillä olisi oltava mahdollisuus käyttää ennakkovaroitusjärjestelmää hallinto- ja toimintamäärärahojen hallinnointia varten samoin edellytyksin kuin komission yksiköillä.
(5)
Koska asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 56 artiklan 2 kohdan mukaisesti komission edelleenvaltuuttamina tulojen ja menojen hyväksyjinä toimivat unionin edustustojen päälliköt käyttävät toimintamäärärahoja komission valtuuttamina tulojen ja menojen hyväksyjinä, heillä olisi oltava mahdollisuus käyttää ennakkovaroitusjärjestelmää hallinto- ja toimintamäärärahojen hallinnointia varten samoin edellytyksin kuin komission yksiköillä.
(6)
Euroopan petostentorjuntavirastolla (OLAF) on Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1073/1999 ja neuvoston asetuksen (Euratom) N:o 1074/1999 kumoamisesta 11 päivänä syyskuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 6 kohdan mukaan velvollisuus antaa asianomaisille komission yksiköille viipymättä tiedot käynnissä olevista tutkimuksista, jos niissä ilmenee, että voi olla aiheellista toteuttaa hallinnollisia turvaamistoimenpiteitä unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi. Lisäksi sillä on asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 11 artiklan mukaan velvollisuus laatia päätökseen saadusta tutkimuksesta kertomus ja antaa tarvittaessa suosituksia siitä, olisiko erityisesti toimielinten toteutettava toimenpiteitä. Jotta toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voisi pyytää varoituksen kirjaamista, on tarpeen säätää siitä, mitkä tiedot OLAFin on toimitettava komissiolle.
(7)
OLAFilla olisi oltava mahdollisuus käyttää ennakkovaroitusjärjestelmää hoitaessaan asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisia tutkinta-, tiedonhankinta- ja petostentorjuntatehtäviään.
(8)
Ennakkovaroitusjärjestelmän toimintaa olisi yksinkertaistettava, varoitusluokkien määrää vähennettävä ja niiden soveltamisalaa selkiytettävä, ja varoitusnimikkeistä olisi käytävä selkeästi ilmi, minkälaisesta varoituksesta on kysymys, jotta järjestelmää voitaisiin yksinkertaistaa.
(9)
OLAFin toimittamiin tietoihin perustuvien todentamisvaroitusten esittäjän olisi oltava toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä, joka ehdottaa kyseisiä varoituksia läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa neuvoteltuaan asiasta budjettipääosaston ja oikeudellisen yksikön kanssa.
(10)
Poissulkemisvaroitusten esittäjän olisi oltava komission toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä, ja budjettipääosaston ja tapauksen mukaan oikeudellisen yksikön olisi arvioitava kyseiset varoitukset keskitetysti. Jos poissulkemisvaroitus esitetään OLAFin toimittamien tietojen perusteella, se olisi arvioitava läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa. Tätä menettelyä olisi sovellettava myös silloin, kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo toteuttaa toimia, jotka voisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti.
(11)
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän olisi läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa päätettävä seurauksista, jotka ovat tarpeen unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi, ja ilmoitettava päätöksestään OLAFille.
(12)
Varoituksen kirjaamista, muuttamista, poistamista tai uusimista koskevan pyynnön esittämisen olisi oltava toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla. Jotta valvonta säilyisi riittävänä, tällaiset pyynnöt olisi tehtävä komission päätöksessä C(2014) 2784 säädetyllä hierarkiatasolla.
(13)
Tilinpitäjän olisi huolehdittava siitä, että komission keskuskirjanpitojärjestelmässä otetaan käyttöön asianmukaiset tekniset järjestelyt, joilla varmistetaan ennakkovaroitusjärjestelmän tehokas soveltaminen.
(14)
Kaikille komission yksiköille ja toimeenpanovirastoille annetaan yksityiskohtaiset tiedot perintä- ja takavarikkomääräyksistä komission keskuskirjanpitojärjestelmän kautta. Päätöksessä 2008/969/EY, Euratom säädetyt varoitukset W3a (takavarikkomääräys) ja W4 (perintämääräys) olisi poistettava käytöstä. Tieto tällaisesta määräyksestä ei yksinään ole järjestelmällisesti peruste varoitukselle. Varoituksen kirjaaminen edellyttää, että toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä arvioi kaikki tapaukseen liittyvät olosuhteet tehdäkseen päätöksen siitä, onko varoitus tarpeen.
(15)
Yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 (8) säädetään, että komission on henkilötietojen käsittelyssään noudatettava siinä säädettyjä käsittelyn laillisuutta ja tiedonsiirtoa koskevia vaatimuksia ja että Euroopan tietosuojavaltuutettu tekee kyseistä tietojenkäsittelyä koskevan ennakkotarkastuksen komission tietosuojavastaavan tekemän ilmoituksen perusteella.
(16)
Niiden henkilöiden oikeudet, joita koskevia tietoja on viety tai voidaan viedä ennakkovaroitusjärjestelmään, olisi vahvistettava tietosuojasäännöksissä.
(17)
Tietyistä tietosuojaa koskevista oikeuksista voidaan tehdä asetuksen (EY) N:o 45/2001 20 artiklassa säädettyjä poikkeuksia, joita on analysoitava tapauskohtaisesti ja joiden soveltamisen on oltava tilapäistä. Yksikön, jonka tehtävänä on pyytää asianomaisten tietojen kirjaamista tai muuttamista, joka kattaa myös niiden oikaisemisen, tai kyseisten tietojen poistamista, olisi päätettävä tällaisten poikkeusten soveltamisesta.
(18)
Mahdollisen poissulkemisvaroituksen kohteena olevalle henkilölle olisi annettava mahdollisuus esittää näkemyksensä kirjallisesti ennen kuin kyseistä henkilöä koskevan varoituksen kirjaamista ennakkovaroitusjärjestelmään pyydetään. Tällainen mahdollisuus olisi annettava myös silloin, kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo toteuttaa toimia, jotka voisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti.
(19)
Tätä mahdollisuutta olisi poikkeuksellisesti lykättävä tutkimuksen tai kansallisten oikeudenkäyntimenettelyjen luottamuksellisuuden säilyttämiseksi, jos tähän on huomattavan tärkeitä perusteltuja syitä.
(20)
Päätöksen 2008/969/EY, Euratom soveltamista olisi jatkettava 1 päivään heinäkuuta 2015 asti siltä osin kuin se on tarpeen Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen (SEUT) 215 artiklan nojalla rajoittavista toimenpiteistä annettujen neuvoston asetusten noudattamisen varmistamiseksi siihen asti, kun suoriteperusteisessa kirjanpitojärjestelmässä (ABAC) voidaan ottaa huomioon ulkopolitiikan välineistä vastaavan yksikön vastaavaan tietokantaan sisältyvät tiedot. Käytännössä tämä tarkoittaa päätöksen 2008/969/EY, Euratom mukaisen W5b-varoituksen kirjaamista.
(21)
Päätöstä 2008/969/EY, Euratom olisi sovellettava 1 päivään heinäkuuta 2015 asti W3a- ja W4-varoituksiin, jotka olisi kyseiseen ajankohtaan asti rinnastettava todentamisvaroituksiin tämän päätöksen 4 jaksoa sovellettaessa.
(22)
Tämän päätöksen täytäntöönpano edellyttää, että ennakkovaroitusjärjestelmän toimintaa ja sen tosiasiallista myötävaikutusta unionin taloudellisten etujen suojaamiseen arvioidaan säännöllisesti,
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
1 JAKSO
YLEISET SÄÄNNÖKSET
1 artikla
Sisältö, soveltamisala ja tavoite
1. Tällä päätöksellä perustetaan ennakkovaroitusjärjestelmä, joka on tarkoitettu komission ja toimeenpanovirastojen tulojen ja menojen hyväksyjien käyttöön silloin, kun he toteuttavat Euroopan unionin yleistä talousarviota ja mitä tahansa muita unionin hallinnoimia varoja.
2. Ennakkovaroitusjärjestelmällä edistetään unionin taloudellisten etujen ja julkisuuskuvan suojaamista, petosten torjuntaa ja moitteetonta varainhoitoa.
3. Ennakkovaroitusjärjestelmän tavoitteena on
a)
varoitusten kirjaamisen avulla tiedottaa komission ja toimeenpanovirastojen toimivaltaisille tulojen ja menojen hyväksyjille siitä, että henkilö saattaa muodostaa uhan unionin taloudellisille eduille ja julkisuuskuvalle tai unionin hallinnoimille varoille, ja
b)
antaa toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle mahdollisuus tehdä varoitusten perusteella tarkistuksia tai toteuttaa niiden perusteella tarvittavia toimenpiteitä, joihin kuuluvat myös 4 jaksossa tarkoitetut toimenpiteet.
4. Tiedoilla autetaan varmistamaan, että
a)
riskit ehkäistään tarkistuksin, jotka perustuvat varhaisessa vaiheessa saatuihin tietoihin henkilöistä, joiden osalta on epäilyjä tai havaintoja, jotka liittyvät mihin tahansa seuraavassa luetelluista toimista:
-
huomattava virhe tai sääntöjenvastaisuus,
-
ammatillinen virhe,
-
vakava sopimusrikkomus, tai
-
komission delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 (9) 141 artiklassa tarkoitettu petos, lahjonta tai mikä tahansa muu unionin taloudellisia etuja vahingoittava laiton toiminta;
b)
menettelyjen ulkopuolelle suljetaan unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012, jäljempänä ’varainhoitoasetus’, 106 artiklan 1 kohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut henkilöt.
2 artikla
Määritelmät
Tässä päätöksessä tarkoitetaan
a)
’tilinpitäjällä’ komission tilinpitäjää tai tilinpitäjän alaisuudessa toimivaa henkilöstön jäsentä, jolle tilinpitäjä on siirtänyt tiettyjä tehtäviä asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 69 artiklan mukaisesti;
b)
’toimivaltaisella tulojen ja menojen hyväksyjällä’ asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 65 artiklassa tarkoitettua komission valtuutettua tulojen ja menojen hyväksyjää, joka on sisäisten sääntöjen mukaisesti vastuussa Euroopan unionin yleisen talousarvion, jäljempänä ’talousarvio’, toteuttamisesta ja joka voi olla myös toimeenpanoviraston johtaja, edellä mainitun asetuksen 65 artiklassa tarkoitettu edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä, joka toimii johtajan tehtävässä, tai unionin edustuston päällikkö, joka toimii komission edelleenvaltuutettuna tulojen ja menojen hyväksyjänä edellä mainitun asetuksen 56 artiklan 2 kohdan mukaisesti;
c)
’rekisteröidyllä’ yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 tarkoitettua tunnistettavissa olevaa henkilöä;
d)
’havainnoilla’ tosiseikkoja, jotka on havaittu oikeudellisen sitoumuksen täytäntöönpanon aikana tai kirjattu tilintarkastustuomioistuimen, petostentorjuntaviraston (OLAF) tai sisäisen tarkastuksen toimialan tarkastuksissa tai tutkimuksissa tai missä tahansa muissa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla olleissa tarkastuksissa;
e)
’oikeudellisella sitoumuksella’ sitoumusta, jonka komissio on tehnyt asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 ensimmäisen osan V-VIII osaston ja toisen osan mukaisesti;
f)
’henkilöllä’ kaikkia seuraavassa lueteltuja luonnollisia henkilöitä ja oikeushenkilöitä sekä kaikkia oikeushenkilöllisyyttä vailla olevia yhteenliittymiä:
-
asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 2 artiklan i alakohdassa tarkoitetut varojen saajat,
-
ehdokkaat ja tarjoajat,
-
avustuksen hakijat,
-
kilpailujen osallistujat,
-
asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 204 artiklassa tarkoitetut palkatut ulkopuoliset asiantuntijat,
-
asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdan b ja e alakohdassa tarkoitetut henkilöt, jolla on valtuudet edustaa oikeushenkilöä, tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä;
g)
’ammatin harjoittamiseen liittyvällä virheellä’ lain, säännösten tai henkilön ammattialalla noudatettavan ammattietiikan rikkomista ja muita virheitä, joilla on vaikutusta kyseisen henkilön ammatilliseen uskottavuuteen;
h)
’alihankkijalla’ talouden toimijaa, jota ehdokas, tarjoaja tai toimeksisaaja esittää sopimuksen osan täytäntöönpanijaksi ilman, että hankintaviranomaisella on suoraa oikeudellista sitoumusta kyseisen toimijan kanssa;
i)
’huomattavalla virheellä tai sääntöjenvastaisuudella’ delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 166 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua huomattavaa virhettä tai sääntöjenvastaisuutta;
j)
’varoituksesta vastaavalla yhteyshenkilöllä’ pyynnön esittämisestä vastaavassa yksikössä olevaa henkilöä, joka on vastuussa varoituksesta sen poistamiseen asti.
3 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmän toiminta
1. Tilinpitäjä huolehtii asianmukaisista teknisistä järjestelyistä, joilla varmistetaan ennakkovaroitusjärjestelmän tehokas toiminta ja sen seuranta.
Tilinpitäjä vastaa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän pyytämien ennakkovaroitusten kirjaamisesta, muuttamisesta, uusimisesta ja poistamisesta.
2. Tilinpitäjä hyväksyy teknisiä näkökohtia koskevat täytäntöönpanotoimenpiteet ja määrittelee tekniseen toteutukseen liittyvät menettelyt, myös turvallisuuden osalta.
Tilinpitäjä ilmoittaa edellä tarkoitetuista toimenpiteistä komission yksiköille ja toimeenpanovirastoille.
4 artikla
Varoituksen pyytämis-, muuttamis-, uusimis- ja poistamisvaltuudet ja -menettely
1. Varoituksen kirjaamista, muuttamista, uusimista tai poistamista voi pyytää ainoastaan toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä.
2. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on osoitettava varoituksen kirjaamista, muuttamista, uusimista tai poistamista koskeva pyyntö tilinpitäjälle. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on tällöin käytettävä tämän päätöksen liitteessä esitettyä lomaketta.
3. Jäljempänä 8 artiklassa tarkoitettu varoituksesta vastaava yhteyshenkilö tarkistaa ennen pyynnön toimittamista tilinpitäjälle, että 11 ja 12 artiklassa säädetyt edellytykset täyttyvät.
5 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmän käyttöoikeus
Komission yksiköt ja toimeenpanovirastot saavat suoraan käyttöönsä ennakkovaroitusjärjestelmän sisältämät tiedot komission keskuskirjanpitojärjestelmän kautta.
Paikallisjärjestelmästä vastaavat komission yksiköt tai toimeenpanovirastot voivat käyttää keskuskirjanpitojärjestelmää ennakkovaroitusjärjestelmään tallennettujen tietojen saantiin edellyttäen, että paikallisjärjestelmän ja keskuskirjanpitojärjestelmän tiedot ovat yhteensopivia.
6 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmän käyttö
Ennakkovaroitusjärjestelmään tallennettuja tietoja saa käyttää ainoastaan talousarvion tai muiden unionin hallinnoimien varojen toteuttamiseen. Tämä säännös ei vaikuta komission asetuksen (EY, Euratom) N:o 1302/2008 (10) 1 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitetun poissulkemisia koskevan keskustietokannan sisältämiin tietoihin.
OLAF voi käyttää ennakkovaroitusjärjestelmässä ja poissulkemisia koskevassa tietokannassa olevia tietoja Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF) tutkimuksista sekä asetuksen (EY) N:o 1073/1999 kumoamisesta 11 päivänä syyskuuta 2013 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013, jäljempänä ’OLAF-asetus’, mukaisissa tutkimuksissaan sekä petostentorjuntatoimissaan, joihin kuuluvat myös riskianalyysit.
7 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmän käyttöajankohta
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkistaa, onko ennakkovaroitusjärjestelmässä henkilöä koskeva varoitus, seuraavissa vaiheissa:
a)
ennen yksittäisen talousarviositoumuksen tekemistä;
b)
ennen talousarvioon otettavan kokonaissitoumuksen tekemistä, jos henkilö on tiedossa jo tässä vaiheessa;
c)
alustavien talousarviositoumusten tapauksessa ennen sellaisen oikeudellisen sitoumuksen tekemistä, joka antaa oikeuden saada myöhemmin suoritettavia maksuja, ellei kyseessä ole henkilöstölle suoritettava maksu tai kokouksiin tai kilpailuihin osallistumisesta aiheutuneiden matkakulujen korvaaminen;
d)
hankintamenettelyjen, avustusten myöntämismenettelyjen, palkintokilpailujen ja kiinnostuksenilmaisupyyntöjen tapauksessa viimeistään ennen ratkaisupäätöksen tekemistä;
e)
sellaisten hankintojen tapauksessa, joissa hankintaviranomainen rajoittaa niiden ehdokkaiden määrää, joilta pyydetään tarjousta, ennen kuin ehdokkaat on valittu;
f)
ennen maksun suorittamista, ellei kyseessä ole henkilöstölle suoritettava maksu tai kokouksiin tai kilpailuihin osallistumisesta aiheutuneiden matkakulujen korvaaminen.
8 artikla
Varoituksesta vastaava yhteyshenkilö
Varoituksesta vastaava yhteyshenkilö
a)
laatii varoituksen kirjaamispyynnön;
b)
toimittaa pyynnön ja kaikki varoitukseen liittyvät muut tiedot tilinpitäjälle;
c)
antaa tiedot, joita muut toimivaltaiset tulojen ja menojen hyväksyjät tarvitsevat tarkistusten tekemiseksi ja 4 jaksossa tarkoitetuista seurauksista päättämiseksi.
2 JAKSO
ENNAKKOVAROITUSJÄRJESTELMÄÄN TALLENNETUT TIEDOT
9 artikla
Varoitusluokat
1. Ennakkovaroitusjärjestelmään sisältyvät varoitukset jaetaan seuraaviin kahteen luokkaan:
a)
”todentamisvaroitukset”, joita käytetään, kun henkilön osalta on epäilyjä tai havaintoja, jotka koskevat delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 141 artiklassa tarkoitettuja petoksia, lahjontaa tai muuta unionin taloudellisia etuja vahingoittavaa laitonta toimintaa tai huomattavia virheitä tai sääntöjenvastaisuuksia tai ammatillista virhettä tai vakavaa sopimusrikkomusta;
b)
”poissulkemisvaroitukset”, joita käytetään, kun henkilö on suljettu menettelyjen ulkopuolelle asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa säädettyjen poissulkemisperusteiden mukaisesti.
2. Henkilöstä on voitu kirjata eri varoituksia erilaisin perustein.
10 artikla
Ennakkovaroitusjärjestelmään kirjattujen varoitusten sisältämät tiedot
Ennakkovaroitusjärjestelmään sisältyvissä varoituksissa on oltava seuraavat tiedot:
a)
henkilön tunnistetiedot;
b)
varoitusluokka;
c)
varoituksen voimassaoloaika;
d)
perusteet sille, miksi henkilö muodostaa uhan unionin taloudellisille eduille, julkisuuskuvalle tai unionin hallinnoimille varoille;
e)
kuulemismenettelyyn liittyvät tiedot;
f)
toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän nimi;
g)
tämän päätöksen 8 artiklassa tarkoitetun varoituksesta vastaavan yhteyshenkilön nimi.
11 artikla
Todentamisvaroitukset
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää todentamisvaroituksen kirjaamista, jos jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:
a)
OLAF on asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisesti ilmoittanut toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle tutkimustensa osoittavan, että voi olla aiheellista toteuttaa toimenpiteitä unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi;
b)
Euroopan tilintarkastustuomioistuin on toimittanut komissiolle tai sisäisen tarkastuksen toimiala on toimittanut toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle tietoja, jotka osoittavat, että henkilöön liittyy delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 141 artiklassa tarkoitettu petos, lahjonta tai muu unionin taloudellisia etuja vahingoittava laiton toiminta tai huomattava virhe tai sääntöjenvastaisuus tai ammatillinen virhe tai vakava sopimusrikkomus;
c)
toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on tehnyt tarkistuksen tai tarkastuksen, joka osoittaa, että henkilöön liittyy delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 141 artiklassa tarkoitettu petos, lahjonta tai muu unionin taloudellisia etuja vahingoittava laiton toiminta tai huomattava virhe tai sääntöjenvastaisuus tai ammatillinen virhe tai vakava sopimusrikkomus, tai toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on saanut tietoja tällaisesta tarkistuksesta tai tarkastuksesta.
2. Todentamisvaroitus on voimassa enintään yhden vuoden ajan. Se on poistettava, jos pyydetään poissulkemisvaroitusta tai jos todentamistarvetta ei enää ole.
3. Todentamisvaroitus poistetaan 2 kohdassa tarkoitetun ajanjakson lopussa ilman eri toimenpiteitä.
4. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää todentamisvaroituksen uusimista, jos OLAF ilmoittaa sille, että todentamisvaroituksen säilyttäminen on 1 kohdassa tarkoitettujen tutkimusten mukaan perusteltua, vaikka niiden pohjalta ei ole vielä tehty päätelmiä. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää todentamisvaroituksen uusimista myös silloin, kun 1 kohdan b ja c alakohdassa asetetut edellytykset täyttyvät edelleen.
5. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on perusteltava, miksi uusiminen on tarpeen unionin taloudellisten etujen ja julkisuuskuvan suojaamiseksi.
6. Todentamisvaroituksen uusiminen rinnastetaan todentamisvaroitusta koskevaan uuteen pyyntöön.
12 artikla
Poissulkemisvaroitukset
1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pyydettävä poissulkemisvaroitusta asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa.
2. Poissulkemisvaroitus on poistettava poissulkemisjakson päättyessä.
3. Ennakkovaroitusjärjestelmään kirjattu poissulkemisvaroitus kirjautuu automaattisesti myös poissulkemisia koskevaan keskustietokantaan.
13 artikla
OLAFin toimittamat tiedot
Kun OLAF toimittaa tietoja asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 6 kohdan mukaisesti auttaakseen toimivaltaista tulojen ja menojen hyväksyjää päättämään turvaamistoimenpiteistä Euroopan unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi tai kun se toimittaa tietoja asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 11 artiklan mukaisesti, näiden tietojen on sisällettävä
a)
asianomaisen henkilöllisyys;
b)
yhteenveto tosiseikoista ja tutkimuksessa havaituista riskeistä; yhteenvedon on oltava niin kattava, että henkilöä voidaan tosiasiallisesti kuulla tämän päätöksen 16 artiklan mukaisesti;
c)
mahdolliset toimenpidesuositukset luottamuksellisuuden takaamiseksi erityisesti silloin, kun käytetään kansallisen oikeusviranomaisen toimivaltaan kuuluvia tutkintatoimenpiteitä tai, kun on kyse ulkoisista tutkimuksista, kansallisen viranomaisen toimivaltaan kuuluvia tutkintatoimenpiteitä tutkimuksiin sovellettavien kansallisten säännösten mukaisesti.
3 JAKSO
VAROITUKSEN KIRJAAMISMENETTELYÄ KOSKEVAT SÄÄNNÖKSET
14 artikla
Keskusyksiköiden kuuleminen todentamisvaroitusten tapauksessa
Ennen kuin toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päättää pyytää todentamisvaroituksen kirjaamista OLAFin asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 7 artiklan 6 kohdan ja 11 artiklan mukaisesti toimittamien tietojen perusteella, hänen on kuultava budjettipääosastoa (varainhoidosta vastaava keskusyksikkö) ja tarvittaessa oikeudellista yksikköä läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisesti.
15 artikla
Poissulkemisvaroitusten arviointi keskusyksiköissä
Ennen kuin toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista ja sen asianmukaisen keston määrittämästä 106 artiklan 1 kohdan b, c ja e alakohdassa ja 109 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa, budjettipääosasto ja oikeudellinen yksikkö tekevät tapauksesta keskitetyn arvioinnin. Kun toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän esittämä poissulkemisvaroitus perustuu OLAFin toimittamiin tietoihin, edellä mainittu arviointi on tehtävä läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa.
16 artikla
Oikeus tulla kuulluksi
1. Varoitusten kirjaamisessa noudatetaan seuraavia sääntöjä:
a)
Ennen kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista tai toteuttaa sellaisia toimia, jotka voisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti, hänen on annettava kyseiselle henkilölle tilaisuus esittää huomautuksensa kirjallisesti. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on annettava kyseiselle henkilölle vähintään 14 kalenteripäivää huomautusten esittämistä varten. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on samaan aikaan ilmoitettava kyseiselle henkilölle, että jollei vastausta saada, varoitus kirjataan.
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on annettava asianomaiselle henkilölle tarvittaessa mahdollisuus esittää näkemyksensä OLAFin toimittamien tietojen pohjalta.
b)
Jos henkilön toimittamat huomautukset eivät muuta toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän arviota, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää tilinpitäjää aktivoimaan varoituksen.
Jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä katsoo henkilön toimittamien huomautusten perusteella, että varoitus on suhteeton tai tarpeeton, varoitusta ei aktivoida ja henkilölle ilmoitetaan asiasta.
Tilinpitäjä antaa toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle vahvistuksen varoituksen kirjaamisesta ennakkovaroitusjärjestelmään.
c)
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä ilmoittaa asianomaiselle henkilölle varoituksen aktivoinnista ja sen voimassaoloajasta. Tätä ilmoitusta ei kuitenkaan tarvitse tehdä, jos kyseinen henkilö ei ole vastannut kehotukseen esittää huomautuksia kirjallisesti.
2. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi poissulkemisen kestosta tehtävää päätöstä odotettaessa pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa jo ennen kuin hän on antanut asianomaiselle henkilölle mahdollisuuden esittää näkemyksensä. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on annettava kyseiselle henkilölle mahdollisuus esittää näkemyksensä poissulkemisen kestosta.
3. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää poissulkemisvaroituksen kirjaamista asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa jo ennen kuin hän on antanut asianomaiselle henkilölle mahdollisuuden esittää näkemyksensä, jos hänellä on virallinen asiakirja, jossa tilanne on todettu. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on ilmoitettava kyseiselle henkilölle poissulkemisvaroituksen kirjaamisesta.
4. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi poikkeuksellisesti lykätä asianomaiselle henkilölle annettua mahdollisuutta esittää näkemyksensä kirjallisesti ennen poissulkemisvaroituksen kirjaamispyynnön esittämistä tai sellaisten toimenpiteiden toteuttamista, jotka voisivat vaikuttaa kyseisen henkilön oikeuksiin haitallisesti, jos tähän on huomattavan tärkeitä perusteltuja syitä, jotka liittyvät tutkimuksen tai kansallisten oikeudenkäyntimenettelyjen luottamuksellisuuden säilyttämiseen, ja kirjata varoituksen siitä huolimatta.
5. Kun OLAF antaa toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle tietoja 13 artiklan mukaisesti, se ilmoittaa samalla siitä, onko tutkimuksen tai kansallisen oikeudenkäyntimenettelyn luottamuksellisuus säilytettävä ja onko asianomaisen henkilön mahdollisuutta esittää näkemyksensä lykättävä.
6. Asianomaiselle henkilölle on annettava mahdollisuus esittää näkemyksensä heti, kun perusteita tutkimuksen tai kansallisen oikeuskäsittelyn suojaamiselle ei enää ole.
17 artikla
Tietosuoja ja rekisteröityjen oikeudet
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä ilmoittaa rekisteröidyille siitä, että rekisteröityjä koskevia tietoja voidaan viedä ennakkovaroitusjärjestelmään, ja siitä, kenelle näitä tietoja voidaan toimittaa. Nämä yleiset tiedot on annettava kirjallisesti erityisesti tarjouskilpailuissa, ehdotuspyynnöissä, palkintokilpailuissa ja tarjous- ja ehdotuspyyntöjen puuttuessa ennen sopimuksen tekemistä tai ennen avustuksen myöntämistä.
2. Varoituksen kirjaamista pyytävä toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä vastaa suhteista siihen henkilöön, jonka tiedot viedään ennakkovaroitusjärjestelmään. Hän vastaa kyseisen henkilön pyyntöihin korjata tai täydentää henkilötietoja sekä kaikkiin muihin kyseisen henkilön esittämiin pyyntöihin ja kysymyksiin.
3. Henkilö voi myös pyytää kirjallisesti tietoja tilinpitäjältä siitä, onko hänet kirjattu ennakkovaroitusjärjestelmään.
Tilinpitäjän on annettava nämä tiedot, ellei toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päätä tarvittaessa OLAFin suostumuksella, että asiassa sovelletaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 20 artiklan 1 kohdassa asetettuja rajoituksia.
4. Poistetut varoitukset ovat käytettävissä ainoastaan tarkastus- ja tutkintatarkoituksiin, eivätkä ne näy ennakkovaroitusjärjestelmän käyttäjille.
Luonnollisia henkilöitä koskeviin varoituksiin sisältyvät henkilötiedot ovat käytettävissä edellä mainittuihin tarkoituksiin ainoastaan viiden vuoden ajan varoituksen poistamisesta.
18 artikla
Varoituksen uudelleenarviointi
Jos henkilö, josta on kirjattu varoitus ennakkovaroitusjärjestelmään, antaa uusia tietoja, jotka osoittavat, että perusteita varoituksen kirjaamiselle ei enää ole, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pyydettävä varoituksen poistamista.
Henkilö, josta on kirjattu poissulkemisvaroitus ennakkovaroitusjärjestelmään, voi tehdä kantelun Euroopan oikeusasiamiehelle ja hakea muutosta tuomioistuimelta.
4 JAKSO
VAROITUKSEN SEURAUKSET
19 artikla
Seurauksia koskevat yleiset säännöt
1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pyydettävä varoituksesta vastaavalta yhteyshenkilöltä kaikki tarvittavat tiedot voidakseen päättää tässä jaksossa säädetyistä seurauksista.
2. Jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää OLAFin toimittamien tietojen perusteella todentamisvaroituksen kirjaamista 11 artiklan mukaisesti, hänen on noudatettava tämän päätöksen 14 tai 15 artiklassa säädettyä menettelyä ja päätettävä seurauksista läheisessä yhteistyössä OLAFin kanssa asetuksen (EU, Euratom) N:o 883/2013 mukaisesti.
3. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on seurauksista päättäessään otettava kaikkien varoitusten osalta huomioon seuraavat kriteerit:
a)
unionin taloudellisiin etuihin ja julkisuuskuvaan kohdistuvat riskit;
b)
oikeudellisen sitoumuksen määrä ja voimassaoloaika;
c)
oikeudellisen sitoumuksen täytäntöönpanon kiireellisyys;
d)
tosiseikkojen luonne;
e)
tosiseikkojen vakavuus; ja
f)
mahdolliset vaikutukset oikeudellisen sitoumuksen täytäntöönpanoon.
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on poissulkemisvaroitusten osalta otettava lisäksi huomioon poissulkemisperusteiden luonne ja vakavuus sekä tarve palvelun jatkuvuuteen.
4. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on aina perusteltava seurauksia koskeva päätöksensä kirjallisesti.
20 artikla
Todentamisvaroituksen seuraukset
1. Hankintamenettelyjen ja avustusten myöntämismenettelyjen tai palkintokilpailujen tapauksessa todentamisella voidaan tarkoittaa seuraavia toimenpiteitä:
a)
toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää tietojen tueksi lisäasiakirjoja hankintamenettelyn, avustuksen myöntämismenettelyn tai palkintokilpailun määräysten mukaisesti;
b)
avustuksen myöntämismenettelyn tapauksessa ennakkomaksuun liittyvän riskin analysointi.
2. Oikeudellisen sitoumuksen tapauksessa todentamisella voidaan tarkoittaa seuraavia toimenpiteitä:
a)
sen todentaminen, että toiminta vastaa oikeudellista sitoumusta, määräaikojen noudattaminen ja toimitusten sisältö mukaan luettuina;
b)
myönnettyjen avustusten tapauksessa kustannusten tukikelpoisuuden todentaminen ennen maksun suorittamista tai tarkastuksen tekeminen tai paikalla toimitettavien tarkastusten tekeminen.
21 artikla
Oikeus tulla kuulluksi todentamisvaroituksen kirjaamisen jälkeen
Tämän päätöksen 15 artiklassa säädettyä menettelyä ja 16 artiklassa säädettyä oikeutta tulla kuulluksi on sovellettava myös silloin kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä aikoo todentamisvaroituksen kirjaamisen jälkeen toteuttaa sellaisia toimenpiteitä, jotka saattaisivat vaikuttaa asianomaisen henkilön oikeuksiin haitallisesti.
22 artikla
Poissulkemisvaroitusten vaikutukset menettelyihin ja oikeudellisiin sitoumuksiin
1. Kun on kyse hankintamenettelyistä, avustusten myöntämismenettelyistä tai palkintokilpailuista, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on suljettava poissulkemisvaroituksen kohteena oleva henkilö hankintamenettelyjen tai avustusten myöntämismenettelyjen ulkopuolelle, paitsi jos kyseinen henkilö on monopoliasemassa ja asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 2 kohdassa säädetyt edellytykset täyttyvät.
2. Kun kyse on voimassa olevista oikeudellisista sitoumuksista, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on päätettävä seurauksista, ja se voi tällöin päättää muun muassa
a)
jatkaa sopimuksen tai avustuksen täytäntöönpanoa ja tehdä tarvittavat tarkistukset;
b)
lykätä maksun määräaikaa asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 92 artiklan 2 kohdan mukaisesti;
c)
keskeyttää maksut delegoidun asetuksen (EU) N:o 1268/2012 208 artiklan mukaisesti;
d)
keskeyttää sopimuksen tai avustuksen täytäntöönpanon asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 116 artiklan tai 135 artiklan 5 kohdan mukaisesti;
e)
purkaa oikeudellisen sitoumuksen, jos se voidaan sen ehtojen mukaan purkaa varoituksen kirjausperusteena olleiden tietojen perusteella.
3. Jos asianomainen henkilö on alihankkija, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on vaadittava, että tarjoaja tai ehdokas tai toimeksisaaja korvaa kyseisen alihankkijan toisella.
23 artikla
Poissulkemisvaroitusten vaikutukset talousarviotapahtumiin
1. Kun kyse on poissulkemisvaroituksesta, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä vahvistaa tarvittaessa kirjanpitojärjestelmässä, että maksu olisi suoritettava varoituksen olemassaolosta huolimatta.
2. Jos poissulkemisvaroitus kirjataan, mitään yksittäistä talousarviositoumusta ei tehdä, mitään kokonaissitoumukseen perustuvaa yksittäistä oikeudellista sitoumusta ei kirjata talousarviokirjanpitoon eikä mitään alustavaan sitoumukseen perustuvaa oikeudellista sitoumusta tehdä, paitsi jos asianomainen henkilö on asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 106 artiklan 2 kohdassa säädetyn mukaisesti monopoliasemassa.
5 JAKSO
LOPPUSÄÄNNÖKSET
24 artikla
Kumoaminen
Kumotaan komission tulojen ja menojen hyväksyjien ja toimeenpanovirastojen käyttöön tarkoitetusta ennakkovaroitusjärjestelmästä tehty päätös 2008/969/EY, Euratom.
25 artikla
Siirtymäsäännökset
1. Päätöksen 2008/969/EY, Euratom mukaisesti kirjatut poissulkemisvaroitukset säilyvät aktiivisina niiden mainitun päätöksen mukaisen voimassaoloajan päättymiseen asti.
2. Päätöksen 2008/969/EY, Euratom mukaisesti kirjatut W1-, W2- ja W3b-varoitukset katsotaan tämän päätöksen mukaisiksi todentamisvaroituksiksi.
3. W3a- ja W4-varoituksia kirjataan 1 päivään heinäkuuta 2015 asti päätöksessä 2008/969/EY, Euratom säädetyin edellytyksin. Sovellettaessa tämän päätöksen 4 jaksoa W3a- ja W4-varoitukset katsotaan tämän päätöksen mukaisiksi todentamisvaroituksiksi. Päätöstä 2008/969/EY, Euratom sovelletaan W5b-varoituksiin 1 päivään heinäkuuta 2015 saakka.
26 artikla
Julkaiseminen
Tämä päätös julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tehty Brysselissä 13 päivänä marraskuuta 2014.