KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) Nr. 802/2014
af 24. juli 2014
om fastsættelse af modeller for nationale programmer og vilkårene og betingelserne for det elektroniske dataudvekslingssystem mellem Kommissionen og medlemsstaterne i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 af 16. april 2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring (1), særlig artikel 14, stk. 4, og artikel 24, stk. 5, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Forordning (EU) nr. 514/2014 udgør sammen med de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 rammen for Unionens finansiering af støtte til udviklingen af et område med frihed, sikkerhed og retfærdighed.
(2)
I henhold til forordning (EU) nr. 514/2014 skal hver medlemsstat fremsætte forslag til et flerårigt nationalt program. For at sikre, at de oplysninger, Kommissionen modtager, er ensartede og sammenlignelige, er det nødvendigt at fastlægge en model, som det nationale program skal følge.
(3)
I henhold til artikel 24, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014 skal al officiel udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne og Kommissionen foregå ved brug af et elektronisk dataudvekslingssystem. Det er derfor nødvendigt at fastlægge de vilkår og betingelser, som det elektroniske dataudvekslingssystem skal overholde. Af hensyn til omkostningseffektiviteten og for at sikre den overordnede sammenhæng med alle øvrige EU-fonde med delt forvaltning er betingelserne og vilkårene for det elektroniske dataudvekslingssystem så vidt muligt de samme som dem, der er fastsat i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 184/2014 (2).
(4)
For at forbedre kvaliteten af de udvekslede oplysninger og gøre dataudvekslingssystemet enklere og mere nyttigt er det nødvendigt at fastsætte en række grundlæggende krav, hvad angår de udvekslede oplysningers form og omfang.
(5)
Der bør fastsættes principper og regler for identificering af den part, der er ansvarlig for at uploade dokumenter i det elektroniske dataudvekslingssystem og ajourføre disse dokumenter.
(6)
Der bør fastsættes tekniske specifikationer for et effektivt dataudvekslingssystem for derved at mindske medlemsstaternes og Kommissionens administrative byrde.
(7)
For at sikre, at både medlemsstaterne og Kommissionen fortsat kan udveksle data i tilfælde af force majeure, der forhindrer brugen af det elektroniske dataudvekslingssystem, er det nødvendigt at specificere alternative måder til at indkode og overføre oplysninger.
(8)
Medlemsstaterne og Kommissionen bør sikre, at dataudveksling gennem det elektroniske dataudvekslingssystem gennemføres på en sikker måde under hensyntagen til oplysningernes tilgængelighed, integritet, autenticitet, fortrolighed og uafviselighed. Der bør derfor fastlægges sikkerhedsregler.
(9)
Denne forordning overholder de grundlæggende rettigheder og de principper, som anerkendes i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, særlig retten til beskyttelsen af personoplysninger. Denne forordning bør derfor anvendes i overensstemmelse med disse rettigheder og principper. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (3) finder anvendelse for så vidt angår personoplysninger, der behandles af medlemsstaterne. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (4) finder anvendelse for så vidt angår behandlingen af personoplysninger i EU-institutioner og -organer og fri udveksling af sådanne oplysninger.
(10)
For at sikre en øjeblikkelig anvendelse af bestemmelserne i denne forordning og ikke forsinke godkendelsen af de nationale programmer bør forordningen træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
(11)
Det Forenede Kongerige og Irland er bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 og er følgelig bundet af nærværende forordning
(12)
Danmark er ikke bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 eller nærværende forordning.
(13)
Bestemmelserne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelsen fra udvalget vedrørende Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og Fonden For Intern Sikkerhed -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
Model for nationale programmer
Modellen for de nationale programmer er fastsat i bilaget.
Artikel 2
Oprettelse af et elektronisk dataudvekslingssystem
Kommissionen opretter et elektronisk dataudvekslingssystem til alle officielle udvekslinger af oplysninger mellem medlemsstaterne og Kommissionen (herefter benævnt »SFC2014«).
Artikel 3
Indhold af det elektroniske dataudvekslingssystem
1. SFC2014 skal mindst indeholde de oplysninger, der er specificeret i de modeller, formater og skabeloner, der er fastsat i henhold til nærværende forordnings artikel 1, jf. forordning (EU) nr. 514/2014 og de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014.
2. De oplysninger, der skal angives i de elektroniske formularer i SFC2014 (herefter benævnt »strukturerede data«) kan ikke erstattes af ikkestrukturerede data, herunder brug af hyperlinks eller andre typer af ikkestrukturerede data såsom vedhæftede dokumenter eller billeder. Når en medlemsstat sender de samme oplysninger i form af strukturerede data og ikkestrukturerede data benyttes de strukturerede data i tilfælde af uoverensstemmelser.
Artikel 4
Drift af SFC2014
1. Kommissionen og de kompetente myndigheder, der er omhandlet i artikel 25 i forordning (EU) nr. 514/2014, indlæser de oplysninger i SFC2014, der skal overføres, og som de er ansvarlige for, samt ajourfører disse.
2. Enhver overførsel af oplysninger til Kommissionen kontrolleres og fremsendes af en anden person end den person, som har indlæst dataene til overførslen. Denne adskillelse af opgaverne skal understøttes af SFC2014 eller medlemsstaternes IT-systemer for forvaltning og kontrol, der automatisk kobler sig til SFC2014.
3. Medlemsstaterne udpeger på nationalt eller regionalt plan eller på både nationalt og regionalt plan en eller flere personer som ansvarlig(e) for forvaltningen af adgangsrettighederne til SFC2014. De udfører følgende opgaver:
a)
identificerer brugere, der kræver adgang, idet det sikres, at disse brugere er ansat i organisationen
b)
informerer brugere om deres forpligtelser til at sikre systemets sikkerhed
c)
kontrollerer, at brugerne er berettigede til at have det krævede sæt af rettigheder i forhold til deres opgaver og hierarkiske position
d)
anmoder om, at adgangsrettighederne ophører, når disse adgangsrettigheder ikke længere er nødvendige eller berettigede
e)
rapporterer straks mistænkelige begivenheder, der kan skabe tvivl om systemets sikkerhed
f)
sikrer, at data til identifikation af brugerne til stadighed er pålidelige ved at rapportere enhver ændring
g)
tager de nødvendige forholdsregler i forhold til databeskyttelse og fortrolig behandling af forretningshemmeligheder i overensstemmelse med gældende EU-regler og nationale regler
h)
informerer Kommissionen om alle ændringer, der påvirker medlemsstatens myndigheders eller SFC2014-brugernes kapacitet til at udføre de opgaver, der henvises til i stk. 1, eller deres personlige kapacitet til at udføre de opgaver, der henvises til i litra a)-g).
4. Udvekslinger af data og transaktioner forsynes med en obligatorisk elektronisk signatur som omhandlet i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF (5). Medlemsstaterne og Kommissionen anerkender den elektroniske signatur, som anvendes i SFC2014 til udveksling af data, som antageligt bevis i retssager.
5. Ved behandlingen af oplysninger i SFC2014 skal beskyttelsen af personoplysninger for enkeltpersoner og fortroligheden af forretningshemmeligheder for juridiske enheder sikres i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2002/58/EF (6), Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/136/EF (7), direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001.
Artikel 5
Specifikationer for SFC2014
For at sikre en effektiv elektronisk udveksling af oplysninger gælder følgende specifikationer for SFC2014:
a)
interaktive formularer eller formularer, der er udfyldt af systemet på forhånd på baggrund af de data, der allerede er registreret i systemet
b)
automatiske udregninger, når de kan nedbringe brugernes registreringsarbejde
c)
automatiske indbyggede kontroller til at kontrollere de overførte datas indre sammenhæng og disse datas overensstemmelse med gældende regler
d)
systemskabte advarsler, der advarer brugerne af SFC2014 om, at visse aktioner kan eller ikke kan udføres
e)
onlinestatusopfølgning af, hvordan de registrerede oplysninger behandles i systemet
f)
adgang til historiske data vedrørende alle de oplysninger vedrørende et nationalt program, der er indlæst.
Artikel 6
Overførsel af data gennem SFC2014
1. SFC2014 er tilgængeligt for medlemsstaterne og Kommissionen enten direkte gennem en interaktiv brugergrænseflade (dvs. en webapplikation) eller gennem en teknisk grænseflade, der bruger forudbestemte protokoller (dvs. webtjenester), der giver mulighed for automatisk synkronisering og overførsel af data mellem medlemsstaternes informationssystemer og SFC2014.
2. Datoen for medlemsstatens elektroniske overførsel af oplysninger til Kommissionen eller omvendt vil blive anset for at være fremsendelsesdatoen for det pågældende dokument.
3. I tilfælde af force majeure, en fejlfunktion i SFC2014 eller mangel på forbindelse til SFC2014 i mere end én arbejdsdag i løbet af den sidste uge inden en lovhjemlet frist for fremlæggelse af oplysninger eller fem arbejdsdage på andre tidspunkter kan udveksling af oplysninger mellem medlemsstaterne og Kommissionen finde sted på papir ved brug af de modeller, formater og skabeloner, der er omhandlet i denne forordnings artikel 3, stk. 1.
Den pågældende part indlæser straks de oplysninger, der allerede er fremlagt på papir, i SFC2014, når fejlfunktionen i det elektroniske dataudvekslingssystem ophører, forbindelsen til systemet genetableres, eller grunden til force majeure ophører.
4. I de i stk. 3 omhandlede tilfælde vil poststemplets dato blive anset for at være det pågældende dokuments fremlæggelsesdato.
Artikel 7
Sikkerheden for data overført gennem SFC2014
1. Kommissionen etablerer en informationsteknologisk sikkerhedspolitik (herefter benævnt »SFC's IT-sikkerhedspolitik«) for SFC2014 for personale, der bruger SFC2014 i overensstemmelse med de relevante EU-regler, navnlig Kommissionens afgørelse C(2006) 3602 (8) og dens gennemførelsesbestemmelser. Kommissionen udpeger en eller flere personer med ansvar for at definere, vedligeholde og sikre den korrekte anvendelse af SFC2014's sikkerhedspolitik.
2. Medlemsstaterne og andre EU-institutioner end Kommissionen, der har modtaget adgangsrettigheder til SFC2014, overholder de IT-sikkerhedspolitiske vilkår og betingelser offentliggjort på SFC2014-portalen og de foranstaltninger, der er gennemført af Kommissionen i SFC2014, for at sikre overførslen af data, særlig i forbindelse med anvendelsen af den tekniske grænseflade, der er omhandlet i denne forordnings artikel 6, stk. 1.
3. Medlemsstaterne og Kommissionen gennemfører og sikrer effektiviteten af de sikkerhedsforanstaltninger, der vedtages for at beskytte de data, de har lagret og overført gennem SFC2014.
4. Medlemsstaterne vedtager nationale, regionale eller lokale informationssikkerhedspolitikker, der dækker adgang til SFC2014 og automatisk indlæsning af data i det og garanterer et minimumsæt af sikkerhedskrav. Disse nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker kan henvise til andre sikkerhedsdokumenter. Hver medlemsstat sikrer, at disse IT-sikkerhedspolitikker gælder for alle de myndigheder, der benytter SFC2014.
5. Disse nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker omfatter:
a)
de IT-sikkerhedsmæssige aspekter af det arbejde, der udføres af den eller de personer, der er ansvarlige for at forvalte de adgangsrettigheder, der er omhandlet i denne forordnings artikel 4, stk. 3, i tilfælde af at de anvendes direkte
b)
de IT-sikkerhedsmæssige foranstaltninger for disse nationale, regionale eller lokale computersystemer, der er koblet til SFC2014 via den tekniske grænseflade, der er omhandlet i denne forordnings artikel 6, stk. 1.
Med hensyn til første afsnit, litra b), er følgende aspekter omfattet, hvis det er relevant:
a)
fysisk sikkerhed
b)
datamedier og adgangskontrol
c)
lagringskontrol
d)
adgangs- og kodeordskontrol
e)
overvågning
f)
forbindelse til SFC2014
g)
kommunikationsinfrastruktur
h)
menneskelige ressourcer
i)
hændelsesstyring.
6. Disse nationale, regionale, eller lokale IT-sikkerhedspolitikker baseres på en risikovurdering, og de beskrevne foranstaltninger skal stå i et rimeligt forhold til de identificerede risici.
7. De dokumenter, hvori de nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker fastsættes, gøres tilgængelige for Kommissionen efter anmodning.
8. Medlemsstaterne udpeger en eller flere personer på nationalt eller regionalt plan med ansvar for at vedligeholde og sikre gennemførelsen af de nationale, regionale eller lokale IT-sikkerhedspolitikker. Den eller disse personer fungerer som kontaktperson med den eller de personer, der er udpeget af Kommissionen, jf. stk. 1.
9. Både SFC's IT-sikkerhedspolitik og de relevante nationale, regionale og lokale IT-sikkerhedspolitikker opdateres i tilfælde af teknologiske ændringer, identifikation af nye trusler eller andre relevante forhold. Under alle omstændigheder gennemgås de årligt for at sikre, at de fortsat udgør en passende løsning.
Artikel 8
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaterne.
Udfærdiget i Bruxelles, den 24. juli 2014.
KOMISSION TÄYTÄNTÖÖNPANOASETUS (EU) N:o 802/2014,
annettu 24 päivänä heinäkuuta 2014,
kansallisten ohjelmien mallien sekä komission ja jäsenvaltioiden välisen sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän ehtojen ja edellytysten vahvistamisesta turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahastoon sekä poliisiyhteistyön, rikollisuuden ehkäisemisen ja torjumisen sekä kriisinhallinnan rahoitusvälineeseen sovellettavista yleisistä säännöksistä annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 514/2014 mukaisesti
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahastoon sekä poliisiyhteistyön, rikollisuuden ehkäisemisen ja torjumisen sekä kriisinhallinnan rahoitusvälineeseen sovellettavista yleisistä säännöksistä 16 päivänä huhtikuuta 2014 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 514/2014 (1), ja erityisesti sen 14 artiklan 4 kohdan ja 24 artiklan 5 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Asetus (EU) N:o 514/2014 muodostaa yhdessä sen 2 artiklan a alakohdassa mainittujen erityisasetusten kanssa kehyksen rahoitukselle, jota unioni myöntää vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen kehittämisen tukemiseen.
(2)
Asetuksessa (EU) N:o 514/2014 edellytetään, että kukin jäsenvaltio ehdottaa monivuotista kansallista ohjelmaa. Sen varmistamiseksi, että komissiolle toimitetut tiedot ovat johdonmukaisia ja vertailukelpoisia, on tarpeen vahvistaa malli, jonka mukainen kansallisen ohjelman olisi oltava.
(3)
Asetuksen (EU) N:o 514/2014 24 artiklan 5 kohdan mukaisesti jäsenvaltioiden ja komission välinen virallinen tiedonvaihto olisi kokonaisuudessaan hoidettava käyttämällä sähköistä tiedonvaihtojärjestelmää. Sen vuoksi on tarpeen määrittää ehdot ja edellytykset, jotka kyseisen sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän olisi täytettävä. Jotta toimittaisiin kustannustehokkaasti ja varmistettaisiin yleinen johdonmukaisuus kaikkien yhteistyössä suoritettavan hallinnoinnin piiriin kuuluvien unionin rahastojen kesken, sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän ehdot ja edellytykset ovat mahdollisimman pitkälle samat kuin komission täytäntöönpanoasetuksessa (EU) N:o 184/2014 (2) säädetyt.
(4)
Jotta vaihdetut tiedot olisivat laadukkaampia ja tiedonvaihtojärjestelmästä tehtäisiin yksinkertaisempi ja hyödyllisempi, on tarpeen määrittää vaihdettavien tietojen muotoa ja laajuutta koskevat perusvaatimukset.
(5)
Olisi määritettävä periaatteet ja säännöt, jotka koskevat asiakirjojen tallentamisesta tiedonvaihtojärjestelmään ja niiden päivittämisestä vastaavan osapuolen määrittelyä.
(6)
Jäsenvaltioille ja komissiolle aiheutuvan hallinnollisen rasituksen vähentämiseksi olisi vahvistettava tehokasta sähköistä tiedonvaihtojärjestelmää koskevat tekniset ominaisuudet.
(7)
Sen varmistamiseksi, että sekä jäsenvaltiot että komissio voivat jatkaa tiedonvaihtoa tilanteissa, joissa ylivoimainen este estää sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän käytön, on tarpeen määrittää vaihtoehtoisia keinoja koodata ja siirtää tietoja.
(8)
Jäsenvaltioiden ja komission olisi varmistettava, että sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän kautta tapahtuva tietojen siirto suoritetaan suojatusti ottaen huomioon tietojen käytettävyys, eheys, autenttisuus, luottamuksellisuus ja kiistämättömyys. Sen vuoksi olisi määritettävä turvallisuutta koskevat säännöt.
(9)
Tässä asetuksessa kunnioitetaan perusoikeuksia ja noudatetaan Euroopan unionin perusoikeuskirjassa tunnustettuja periaatteita, erityisesti oikeutta henkilötietojen suojaan. Tätä asetusta olisi näin ollen sovellettava kyseisten oikeuksien ja periaatteiden mukaisesti. Jäsenvaltioiden suorittaman henkilötietojen käsittelyn osalta sovelletaan Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 95/46/EY (3). Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 45/2001 (4) sovelletaan, kun kyseessä ovat unionin toimielinten ja elinten suorittama henkilötietojen käsittely ja näiden tietojen vapaa liikkuvuus.
(10)
Tässä asetuksessa säädettyjen toimenpiteiden pikaisen soveltamisen varmistamiseksi ja kansallisten ohjelmien hyväksymisen viiveiden estämiseksi asetuksen olisi tultava voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
(11)
Asetus (EU) N:o 514/2014 sitoo Yhdistynyttä kuningaskuntaa ja Irlantia, ja tämän seurauksena niitä sitoo myös tämä asetus.
(12)
Asetus (EU) N:o 514/2014 ja tämä asetus eivät sido Tanskaa.
(13)
Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahaston sekä sisäisen turvallisuuden rahaston komitean lausunnon mukaiset,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Kansallisten ohjelmien mallit
Kansallisten ohjelmien malli esitetään liitteessä.
2 artikla
Sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän perustaminen
Komissio perustaa sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän, jota käytetään kaikessa virallisessa tiedonvaihdossa jäsenvaltioiden ja komission välillä, jäljempänä ’SFC2014-järjestelmä’.
3 artikla
Sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän sisältö
1. SFC2014-järjestelmässä on oltava vähintään ne tiedot, jotka on määritetty tämän asetuksen 1 artiklan mukaisesti vahvistetuissa malleissa, formaateissa ja lomakkeissa, jotka ovat asetuksen (EU) N:o 514/2014 ja sen 2 artiklan a alakohdassa tarkoitettujen erityisasetusten mukaisia.
2. SFC2014-järjestelmään upotetuissa sähköisissä lomakkeissa annettuja tietoja, jäljempänä ’rakenteellinen data’, ei saa korvata rakenteettomalla datalla, mukaan lukien hyperlinkkien käyttö tai muu rakenteeton data, kuten liiteasiakirjat tai -kuvat. Jos jäsenvaltio toimittaa samat tiedot sekä rakenteellisena datana että rakenteettomana datana, epäjohdonmukaisuuksien ilmetessä käytetään rakenteellista dataa.
4 artikla
SFC2014-järjestelmän toiminta
1. Komissio ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklassa tarkoitetut toimivaltaiset viranomaiset tallentavat SFC2014-järjestelmään tiedot, joiden toimittamisesta ne ovat vastuussa, sekä kyseisiin tietoihin mahdollisesti tehtävät päivitykset.
2. Kaikki komissiolle lähetettävät tiedot on tarkastettava ja toimitettava siten, että tarkastuksen ja toimituksen hoitaa eri henkilö kuin se, joka tallensi tiedot kyseistä tietolähetystä varten. SFC2014-järjestelmän tai SFC2014-järjestelmään automaattisesti liittyvien jäsenvaltion hallinto- ja valvontatietojärjestelmien on tuettava tätä tehtävien eriyttämistä.
3. Jäsenvaltioiden on nimitettävä kansallisella tai alueellisella tasolla tai sekä kansallisella että alueellisella tasolla yksi tai useampi SFC2014-järjestelmän käyttöoikeuksien hallinnoinnista vastaava henkilö. Näille henkilöille kuuluvat seuraavat tehtävät:
a)
käyttöoikeutta hakevien käyttäjien tunnistaminen sekä sen varmistaminen, että asianomaiset käyttäjät ovat kyseisen organisaation palveluksessa;
b)
tiedottaminen käyttäjille heille kuuluvista järjestelmän turvallisuuden ylläpitoa koskevista velvoitteista;
c)
sen tarkastaminen, ovatko käyttäjät oikeutettuja vaadittuun käyttöoikeustasoon ottaen huomioon heidän tehtävänsä ja heidän hierarkkinen asemansa;
d)
käyttöoikeuksien lakkauttamisen pyytäminen, kun kyseiset käyttöoikeudet eivät ole enää tarpeen tai aiheellisia;
e)
ripeä ilmoittaminen sellaisista epäilyttävistä tapauksista, jotka voivat vaarantaa järjestelmän turvallisuuden;
f)
käyttäjien tunnistetietojen jatkuvan oikeellisuuden varmistaminen ilmoittamalla mahdollisista muutoksista;
g)
tarvittavista tietosuojaa ja liikesalaisuuksia koskevista varotoimista huolehtiminen sovellettavien unionin ja kansallisten sääntöjen mukaisesti; sekä
h)
kaikkien sellaisten muutosten ilmoittaminen komissiolle, jotka vaikuttavat jäsenvaltioiden viranomaisten tai SFC2014-järjestelmän käyttäjien kykyyn hoitaa 1 kohdassa tarkoitetut tehtävät tai heidän henkilökohtaiseen kykyynsä hoitaa a-g alakohdassa tarkoitetut tehtävät.
4. Tiedonvaihdossa ja tapahtumissa on käytettävä sähköistä allekirjoitusta Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 1999/93/EY (5) tarkoitetulla tavalla. Jäsenvaltiot ja komissio hyväksyvät SFC2014-järjestelmässä käytetyn sähköisen allekirjoituksen oikeudellisen vaikutuksen ja hyväksyttävyyden todisteeksi oikeudellisissa menettelyissä.
5. SFC2014-järjestelmän kautta toimitettavien tietojen käsittelyssä kunnioitetaan Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2002/58/EY (6), Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2009/136/EY (7), direktiivin 95/46/EY ja asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti yksilöiden yksityisyyden ja henkilötietojen suojaa sekä oikeushenkilöiden kaupallisten tietojen luottamuksellisuutta.
5 artikla
SFC2014-järjestelmän ominaisuudet
Jotta taattaisiin sähköinen tiedonvaihto, SFC2014-järjestelmällä on oltava seuraavat ominaisuudet:
a)
vuorovaikutteiset lomakkeet tai lomakkeet, jotka järjestelmä esitäyttää järjestelmään jo aiemmin tallennettujen tietojen perusteella;
b)
automaattiset laskentatoiminnot, kun ne vähentävät käyttäjien koodaustyötä;
c)
automaattiset upotetut tarkistustoiminnot, joilla tarkistetaan, ovatko toimitetut tiedot keskenään johdonmukaisia ja vastaavatko tiedot sovellettavia sääntöjä;
d)
SFC2014-järjestelmän käyttäjille tarkoitetut järjestelmän luomat varoitukset siitä, että tiettyjä toimintoja on mahdollista tai mahdotonta suorittaa;
e)
järjestelmään syötettyjen tietojen käsittelyn tilan sähköinen seuranta; sekä
f)
historiatietojen saatavuus kaikista kansallisen ohjelman osalta tallennetuista tiedoista.
6 artikla
Tietojen toimittaminen SFC2014-järjestelmän kautta
1. Jäsenvaltioiden ja komission täytyy voida päästä SFC2014-järjestelmään joko suoraan interaktiivisen käyttöliittymän (verkkosovelluksen) kautta tai sellaisen ennalta määritettyjä protokollia (www-sovelluspalveluja) käyttävän teknisen käyttöliittymän kautta, joka mahdollistaa tietojen automaattisen synkronoinnin ja siirtämisen jäsenvaltioiden tietojärjestelmien ja SFC2014-järjestelmän välillä.
2. Sen päivän, jona jäsenvaltio toimittaa tiedot sähköisesti komissiolle tai päinvastoin, katsotaan olevan kyseisen asiakirjan toimituspäivä.
3. Jos ylivoimainen este, SFC2014-järjestelmän toimintahäiriö tai yhteyden puuttuminen SFC2014-järjestelmään kestää yli yhden työpäivän tietojen toimittamiselle asetettua lakisääteistä määräaikaa edeltävällä viimeisellä viikolla tai viisi päivää muina ajankohtina, jäsenvaltion ja komission välinen tiedonvaihto voidaan suorittaa paperimuodossa käyttämällä 3 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja malleja, formaatteja ja lomakkeita.
Kun sähköisen tiedonvaihtojärjestelmän häiriö päättyy, yhteys kyseiseen järjestelmään palautuu tai ylivoimainen este poistuu, kyseisen osapuolen on tallennettava viipymättä SFC2014-järjestelmään ne tiedot, jotka on jo lähetetty paperimuodossa.
4. Edellä 3 kohdassa tarkoitetuissa tapauksissa kyseisen asiakirjan toimituspäiväksi katsotaan postileiman päivä.
7 artikla
SFC2014-järjestelmän kautta toimitettujen tietojen turvallisuus
1. Komissio vahvistaa SFC2014-järjestelmälle tietotekniikkaa koskevan turvasäännöstön, jäljempänä ’SFC-tietoturvasäännöstö’, jota sovelletaan SFC2014-järjestelmää käyttävään henkilöstöön noudattaen asiaan liittyviä unionin sääntöjä, erityisesti komission päätöstä C(2006) 3602 (8) ja sen täytäntöönpanosääntöjä. Komissio nimeää yhden tai useamman henkilön, joka vastaa SFC2014-järjestelmän tietoturvasäännöstön määrittelystä, ylläpidosta sekä sen moitteettoman soveltamisen varmistamisesta.
2. SFC2014-järjestelmän käyttöoikeuden saaneiden jäsenvaltioiden sekä muiden Euroopan unionin toimielinten kuin komission on noudatettava SFC2014-portaalissa julkaistuja tietoturvaehtoja ja -edellytyksiä sekä tietojen toimittamisen varmistavia toimenpiteitä, joita komissio toteuttaa SFC2014-järjestelmässä ja varsinkin tämän asetuksen 6 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun teknisen käyttöliittymän käytön osalta.
3. Jäsenvaltiot ja komissio toteuttavat hyväksytyt turvallisuustoimenpiteet, joiden tarkoituksena on suojata tietoja, jotka ne ovat tallentaneet ja toimittaneet SFC2014-järjestelmän kautta, ja varmistavat kyseisten toimenpiteiden vaikuttavuuden.
4. Jäsenvaltioiden on otettava käyttöön kansalliset, alueelliset tai paikalliset tietotekniikkaa koskevat turvasäännöstöt, jotka koskevat pääsyä ja tietojen automaattista syöttämistä SFC2014-järjestelmään ja joilla varmistetaan tietoturvan vähimmäisvaatimukset. Kyseisissä kansallisissa, alueellisissa tai paikallisissa tietoturvasäännöstöissä voidaan viitata muihin turvallisuutta koskeviin asiakirjoihin. Kunkin jäsenvaltion on varmistettava, että kyseisiä tietoturvasäännöstöjä sovelletaan kaikkiin SFC2014-järjestelmää käyttäviin viranomaisiin.
5. Kyseisten kansallisten, alueellisten tai paikallisten tietoturvasäännöstöjen on sisällettävä
a)
tietoteknistä turvallisuutta koskevat näkökohdat työssä, jossa yksi tai useampi tämän asetuksen 4 artiklan 3 kohdassa tarkoitettu käyttöoikeuksien hallinnoinnista vastaava henkilö työskentelee suoraan SFC2014-järjestelmässä ja
b)
tietoturvallisuustoimenpiteet, jotka koskevat SFC2014-järjestelmään tämän asetuksen 6 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun teknisen käyttöliittymän kautta liitettyjä kansallisia, alueellisia tai paikallisia tietojärjestelmiä.
Ensimmäisen alakohdan b alakohtaa sovellettaessa on otettava tapauksen mukaan huomioon seuraavat tietoturvallisuutta koskevat näkökohdat:
a)
fyysinen turvallisuus;
b)
tietovälineiden ja käyttöoikeuksien valvonta;
c)
tietojen säilyttämisen valvonta;
d)
käyttöoikeuksien ja salasanojen valvonta;
e)
seuranta;
f)
liitäntä SFC2014-järjestelmään;
g)
tietoliikenneinfrastruktuuri;
h)
henkilöresurssit; sekä
i)
häiriönhallinta.
6. Kansallisten, alueellisten tai paikallisten tietoturvasäännöstöjen on perustuttava riskinarviointiin, ja niissä kuvattujen toimenpiteiden on oltava oikeassa suhteessa todettuihin riskeihin.
7. Kansallisia, alueellisia tai paikallisia tietoturvasäännöstöjä koskevat asiakirjat on asetettava pyynnöstä komission saataville.
8. Jäsenvaltioiden on nimettävä kansallisella tai alueellisella tasolla yksi tai useampi henkilö, joka vastaa kansallisten, alueellisten tai paikallisten tietoturvasäännöstöjen ylläpidosta ja niiden soveltamisen varmistamisesta. Kyseinen henkilö tai kyseiset henkilöt toimivat 1 kohdassa tarkoitettujen komission nimeämien henkilöiden yhteystahoina.
9. Sekä SFC-tietoturvasäännöstöä että asianomaisia kansallisia, alueellisia ja paikallisia tietoturvasäännöstöjä on päivitettävä, kun tapahtuu teknologisia muutoksia tai kun todetaan uusia uhkia tai muita asiaan liittyviä kehityssuuntauksia. Niitä on joka tapauksessa tarkasteltava uudelleen vuosittain, jotta voidaan olla varmoja, että ne ovat edelleen asianmukaisia.
8 artikla
Tämä asetus tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan jäsenvaltioissa perussopimusten mukaisesti.
Tehty Brysselissä 24 päivänä heinäkuuta 2014.