KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1398/2014
af 24. oktober 2014
om fastsættelse af fælles regler for kandidater og EU-bistandsfrivillige
(EØS-relevant tekst)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 375/2014 af 3. april 2014 om oprettelse af det frivillige europæiske korps for humanitær bistand (»initiativet EU-bistandsfrivillige«) (1), særlig artikel 9, stk. 2, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I henhold til forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter Kommissionen regler og procedurer, der omfatter de nødvendige betingelser, ordninger og krav, som sende- og værtsorganisationer skal anvende i forbindelse med udpegning, udvælgelse, forberedelse, organisering og udsendelse af kandidater og EU-bistandsfrivillige til støtte for humanitære bistandsaktioner i tredjelande. Forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter, at disse regler vedtages ved delegerede retsakter, og at procedurerne vedtages ved gennemførelsesretsakter.
(2)
Alle med interesse i initiativet EU-bistandsfrivillige, herunder de frivillige selv og sende- og værtsorganisationerne, bør tilskyndes til at tage initiativets væsen til sig og dele det med andre.
(3)
Den kompetenceramme, der skal anvendes i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige, skal fastlægge de tværfaglige færdigheder, der er påkrævet i mange dele af den frivillige sektor og i mange erhvervssektorer, samt de specifikke færdigheder, som er nødvendige i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige og for at kunne arbejde med humanitær bistand. Rammen bør også indeholde en ikke-udtømmende liste over tekniske færdigheder. Dette bør bidrage til at sikre en effektiv og behovsbaseret udvælgelse og forberedelse af kandidater på grundlag af en fælles kompetenceramme.
(4)
For at de EU-bistandsfrivilliges kompetencer, læringsbehov og læringsresultater kan dokumenteres og vurderes, bør de frivillige følge en brugervenlig lærings- og udviklingsplan gennem hele deres deltagelse i initiativet. Planens udformning baseres på erfaringerne fra initiativerne ungdomspasset (2) og Europass (3).
(5)
Deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige kan forbedre de frivilliges jobmuligheder som følge af den viden og de færdigheder og kompetencer, som de opnår. Deltagelsen er også udtryk for medfølelse med personer i nød og vilje til på en synlig måde at udbrede en følelse af europæisk medborgerskab. Specifikke bestemmelser bør derfor i videst muligt omfang lette valideringen af den ikkeformelle og uformelle læring, som EU-bistandsfrivillige opnår, i overensstemmelse med Rådets henstilling af 20. december 2012 om validering af ikkeformel og uformel læring (4).
(6)
De fælles regler, der regulerer partnerskaber mellem sende- og værtsorganisationer, er relevante for både den humanitære sektor og frivillige organisationer. De støtter målet om at opbygge partnerskaber mellem gennemførelsesorganisationer og afspejler disse organisationers gensidige ansvar, både for opnåelsen af målene for initiativet EU-bistandsfrivillige og for de EU-bistandsfrivillige som enkeltpersoner. Det er nødvendigt at fastlægge de principper, som partnerskabet bygger på, og partnerskabsaftalen bør opfylde minimumskravene, så partnerne bliver i stand til at ansøge om og forvalte projekter, der involverer udsendelse af EU-bistandsfrivillige i tredjelande.
(7)
Principperne vedrørende lige muligheder og ikke-forskelsbehandling er forankret i national lovgivning og i EU-lovgivningen, og sende- og værtsorganisationer bør altid overholde og fremme disse principper. Der indføres dog kontekstbestemte undtagelser, hvor det er nødvendigt, vedrørende fastlæggelsen af de EU-bistandsfrivilliges rolle og profil.
(8)
Overholdelsen af relevant national ret og EU-ret samt værtslandets ret er altafgørende. Dette ansvar påhviler sende- og værtsorganisationerne, som også har pligt til at oplyse EU-bistandsfrivillige om deres rettigheder og retlige forpligtelser i henhold til lovgivningen og deres ret til forsikringsdækning. En forudsætning for de frivilliges udsendelse er, at de har en klar retlig status, og deres status bør derfor fastlægges i en kontrakt om udsendelse, som indgås mellem sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivillige. Der bør rettes særlig opmærksomhed på persondatabeskyttelse, behovet for at udvise integritet i overensstemmelse med en adfærdskodeks og for at beskytte børn og sårbare voksne, bl.a. ved at fastsætte et princip om nultolerance over for seksuelt misbrug.
(9)
For at sikre en rettidig gennemførelse af initiativet EU-bistandsfrivillige er det nødvendigt, at denne forordning træder i kraft hurtigst muligt, da den fastsætter de bestemmelser, på grundlag af hvilke gennemførelsesorganisationerne udsender EU-bistandsfrivillige i tredjelande -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand
Denne forordning fastsætter fælles regler vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige for så vidt angår følgende punkter opstillet i artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014:
a)
en kompetenceramme, der skal bruges til udpegning, udvælgelse og forberedelse af frivillige, der skal udsendes som junior- eller seniormedarbejdere
b)
bestemmelser, der skal sikre lige muligheder og ikke-forskelsbehandling i udpegnings- og udvælgelsesprocessen
c)
bestemmelser til sikring af sende- og værtsorganisationernes overholdelse af den relevante nationale ret og EU-ret samt værtslandets ret
d)
regler vedrørende partnerskaber mellem sende- og værtsorganisationer samt
e)
bestemmelser om anerkendelse af kvalifikationer og kompetencer, som EU-bistandsfrivillige har opnået, i overensstemmelse med eksisterende relevante EU-initiativer.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning finder definitionerne i artikel 3 i forordning (EU) nr. 375/2014 og definitionerne i Kommissionens gennemførelsesforordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 3, i forordning (EU) nr. 375/2014, anvendelse. Derudover forstås ved:
a) »kompetencer«: en kombination af viden, færdigheder og holdninger, der er bestemt af konteksten, og som sætter EU-bistandsfrivillige i stand til at bidrage til behovsbaseret humanitær bistand, jf. definitionen i den europæiske referenceramme for nøglekompetencer for livslang læring (5)
b) »tværfaglige kompetencer«: kompetencer, der er påkrævet i mange dele af den frivillige sektor og i mange erhvervssektorer, og som ikke er specifikt kendetegnende for humanitær bistand
c) »specifikke kompetencer«: kompetencer, der er påkrævet i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige og humanitær bistand i bredere forstand
d) »tekniske kompetencer«: kompetencer, der er et resultat af specialviden, som er relevant i forbindelse med humanitær bistand
e) »læringsresultater«: en opgørelse over, hvad en studerende ved, forstår og er i stand til at udføre efter en afsluttet læringsproces, jf. den europæiske referenceramme for kvalifikationer (6). De udtrykkes i form af viden, færdigheder og kompetencer.
KAPITEL 2
KOMPETENCERAMME
Artikel 3
Kompetenceramme
1. Den kompetenceramme, der skal anvendes i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige, har tre dimensioner:
a)
tværfaglige kompetencer
b)
specifikke kompetencer og
c)
tekniske kompetencer.
2. Kompetencerammen tilpasses efter:
a)
juniormedarbejdere, især nyuddannede med under fem års erhvervserfaring og under fem års erfaring med humanitært arbejde og
b)
seniormedarbejdere med mindst fem års erhvervserfaring i stillinger med ledelsesansvar eller som ekspert.
3. Kompetencerammen skal både fremme den løbende personlige udvikling, som EU-bistandsfrivillige gennemgår i de forskellige faser af deres deltagelse i initiativet, og måle deres fremskridt. Færdighedsniveauerne inden for de enkelte kompetencer vurderes i overensstemmelse med fremgangsmåden i den europæiske referenceramme for kvalifikationer og efter følgende skala:
a)
niveau 4: særdeles gode færdigheder
b)
niveau 3: tilfredsstillende færdigheder
c)
niveau 2: færdigheder, der kræver videreudvikling
d)
niveau 1: ringe færdigheder.
4. I bilaget findes definitioner af de vigtigste kompetencer, der anvendes.
Artikel 4
Lærings- og udviklingsplan
1. Af en lærings- og udviklingsplan skal det fremgå, hvilke læringsresultater de EU-bistandsfrivillige forventes at opnå, og planen skal indeholde oplysninger om de EU-bistandsfrivilliges forventede kompetencer, læringsbehov og resultater i de forskellige faser af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
2. Følgende oplysninger skal indgå i lærings- og udviklingsplanen:
a)
grundlæggende oplysninger om den EU-bistandsfrivillige
b)
grundlæggende oplysninger om udstationeringen som frivillig og en beskrivelse af de opgaver, der skal udføres
c)
de kompetencer, der er fastsat i kompetencerammen, og en vurdering af den frivilliges indsats og læringsresultater i forhold til disse kompetencer
d)
læringsbehov og planlagte udviklingsaktiviteter, hvis det er relevant
e)
kurser, som den frivillige har deltaget i under uddannelsen eller udstationeringen samt
f)
andre relevante oplysninger.
3. Anvendelsen af de forskellige elementer i lærings- og udviklingsplanen afhænger af den EU-bistandsfrivilliges personlige behov og ønsker og ajourføres regelmæssigt, bl.a. i følgende faser:
a)
udvælgelse
b)
uddannelse, herunder praktikforløb, hvis det er relevant
c)
udstationering samt
d)
rapportering efter udsendelse, hvis det er relevant.
KAPITEL 3
ANERKENDELSE AF DE FÆRDIGHEDER OG KOMPETENCER, SOM EU-BISTANDSFRIVILLIGE HAR OPNÅET
Artikel 5
Vurdering og dokumentation
1. Vurderingen og dokumentationen af de kompetencer, som EU-bistandsfrivillige har opnået i løbet af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige, støtter:
a)
den faglige anerkendelse af de opnåede kompetencer, som vil være nyttig i jobsammenhæng, og som vil forbedre den frivilliges ansættelsesmuligheder og
b)
den sociale anerkendelse af den frivilliges bidrag til at formidle Unionens værdier med hensyn til solidaritet med mennesker i nød og synligt udbrede en følelse af europæisk medborgerskab.
2. Omfanget og gennemførelsen af vurderingen og dokumentationen tilpasses efter junior- eller seniormedarbejdere og er afhængig af den EU-bistandsfrivilliges personlige behov og ønsker.
3. Vurderingen og dokumentationen af læringserfaring skal afspejle den løbende udviklingsproces, som EU-bistandsfrivillige gennemgår, og dermed anerkende og støtte læring og udvikling gennem de forskellige faser af den frivilliges deltagelse i initiativet. Vurderingen og dokumentationen foregår på grundlag af den lærings- og udviklingsplan, der er omhandlet i artikel 4.
4. Sende- og værtsorganisationer udviser et vedvarende engagement i vurderingen og dokumentationen af EU-bistandsfrivilliges læringserfaringer for at fremme den faglige og sociale anerkendelse.
5. Kommissionen og EU-medlemsstaterne forsyner de kompetente nationale myndigheder, der er ansvarlige for valideringen af ikkeformel og uformel læring, med relevante oplysninger om initiativet EU-bistandsfrivillige og om vurderings- og dokumentationsprocessen for at lette den formelle validering af de EU-bistandsfrivilliges læringserfaringer i deres hjemlande, hvis det er relevant.
Artikel 6
Faglig anerkendelse
1. EU-bistandsfrivillige modtager efter anmodning et bevis for gennemført deltagelse i initiativet. Beviset udstedes af Kommissionen og omfatter som minimum følgende oplysninger:
a)
udsendelsesperioden
b)
navnene på og oplysninger om sende- og værtsorganisationerne
c)
navnene på den frivilliges mentor og daglige chef og disses kontaktoplysninger
d)
navnene på og oplysninger om de personer i sende- og værtsorganisationerne, som er villige til at udfærdige en anbefaling til den frivillige
e)
den EU-bistandsfrivilliges primære opgaver og ansvar
f)
en beskrivelse af den EU-bistandsfrivilliges vigtigste resultater i løbet af udsendelsen
g)
en beskrivelse af de læringsresultater, som den EU-bistandsfrivillige har opnået i de forskellige faser at sin deltagelse i initiativet, vurderet i henhold til artikel 3, stk. 3.
2. En kopi af lærings- og udviklingsplanen kan efter anmodning fra den EU-bistandsfrivillige vedlægges som bilag til beviset.
Artikel 7
Social anerkendelse
1. Social anerkendelse fremmes gennem de aktiviteter, der er beskrevet i kommunikationsplanen som omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014. EU-bistandsfrivillige skal have mulighed for at deltage i eksternt kommunikationsarbejde, der har til formål at udbrede kendskabet til initiativet og de frivilliges engagement.
2. Hvis det er relevant, afholder Kommissionen arrangementer på højt niveau for at øge offentlighedens kendskab til initiativet og gøre det mere synligt.
3. Sendeorganisationerne formidler oplysninger om og fremmer deltagelse i netværket for initiativet for EU-bistandsfrivillige, og fremhæver de muligheder, som det giver frivillige, for også efter deres udsendelse at beskæftige sig med spørgsmål vedrørende humanitær bistand og aktivt europæisk medborgerskab.
4. Sende- og værtsorganisationerne gør de EU-bistandsfrivillige opmærksomme på muligheder for fortsat at beskæftige sig med spørgsmål vedrørende humanitær bistand og aktivt europæisk medborgerskab. De tilskynder navnlig EU-bistandsfrivillige til at deltage i konferencer og workshopper på EU-niveau og nationalt niveau for at dele deres erfaringer med relevante interessenter.
KAPITEL 4
REGLER VEDRØRENDE PARTNERSKABER MELLEM SENDE- OG VÆRTSORGANISATIONER
Artikel 8
Et partnerskabs formål og medlemmer
1. Partnerskabet mellem sende- og værtsorganisationer fastsætter ordninger mellem partnere, som ansøger om og forvalter projekter, der omfatter udsendelse af EU-bistandsfrivillige i tredjelande, og som kan omfatte aktiviteter vedrørende kapacitetsopbygning og/eller teknisk bistand.
2. Medlemmerne af partnerskabet er sendeorganisationer, der opfylder kravene i artikel 10, stk. 3, i forordning (EU) nr. 375/2014, og værtsorganisationer, der opfylder kravene i artikel 10, stk. 4, i forordning (EU) nr. 375/2014.
3. Ved indgåelsen af et partnerskab kan sende- og værtsorganisationerne inddrage andre organisationer, der er specialiserede i områder med relevans for formålet med aktionerne i projekterne omhandlet i stk. 1, som partnere, så de kan bidrage med deres særlige ekspertise.
4. Hvis projekterne omfatter aktiviteter, der vedrører kapacitetsopbygning og/eller teknisk bistand, betragtes sende- og værtsorganisationer, som allerede har gennemgået en certificeringsproces i overensstemmelse med Kommissionens gennemførelsesforordning, som skal vedtages efter artikel 10, stk. 1, i forordning (EU) nr. 375/2014, men endnu ikke har fået tildelt en certificering, ligeledes som kvalificerede partnere, såfremt de har indført en behovsbaseret strategi for kapacitetsopbygning og/eller teknisk bistand.
5. Hvis projekterne har til formål at støtte katastrofeberedskabsaktioner, kan partnerskabet bestå af sendeorganisationer alene.
Artikel 9
Partnerskabsprincipper
Aktiviteterne inden for rammerne af initiativet EU-bistandsfrivillige skal fremme tværnationale partnerskaber mellem sende- og værtsorganisationer på grundlag af følgende principper:
a)
lighed
b)
fælles værdier og en fælles vision
c)
gennemsigtighed
d)
ansvarlighed, ansvarsfuldhed og pålidelighed
e)
gensidig tillid og respekt
f)
komplementaritet, der bygger på den humanitære og frivillige sektors mangfoldighed, med stort fokus på lokal kapacitetsopbygning
g)
fleksibilitet og tilpasningsdygtighed samt
h)
gensidighed i fordelingen af ressourcer og fastsættelsen af mål.
Artikel 10
Partnerskabsaftale og fælles regler
1. Før sende- og værtsorganisationer indgår et partnerskab, foretager værtsorganisationerne, eventuelt i samarbejde med sendeorganisationerne, en behovsvurdering under hensyntagen til Kommissionens vurdering af de humanitære bistandsbehov.
2. Behovsvurderingen skal som minimum omfatte:
a)
en sårbarheds- og risikovurdering af udsendelseslandet, inklusive en vurdering af sikkerheden samt rejse- og sundhedsrisici med relevans for EU-bistandsfrivillige
b)
en vurdering af værtsorganisationens aktuelle kapacitet til at være vært for en EU-bistandsfrivillig
c)
en analyse af de kompetencer og den kapacitet, som værtsorganisationen og lokalsamfundet i øjeblikket mangler, og som fastslår behovene og undersøger, hvordan de bedst kan opfyldes
d)
en analyse af den forventede merværdi, som den EU-bistandsfrivillige kan bidrage med, og, hvis det er relevant, som kan opnås via den planlagte kapacitetsopbygningsstøtte til værtsorganisationen og lokalsamfundet.
3. Alle partnere undertegner en partnerskabsaftale for at sikre overholdelsen af følgende minimumsstandarder for partnerskaber:
a)
partnerskabet skal bygge på en aftale om fælles værdier og en fælles vision, navnlig hvad angår frivilligt arbejde og humanitær bistand
b)
den merværdi, som den enkelte partner kan bidrage med, og deres respektive roller skal klart fastlægges
c)
alle partnere skal være enige om partnerskabets fælles målsætninger og den måde, hvorpå partnerskabet skal forvaltes, navnlig:
i)
beslutningsprocedurer og arbejdsmetoder
ii)
økonomiske ordninger og økonomistyring
iii)
kommunikationskanaler mellem alle interessenter; hyppighed med hensyn til møder og sendeorganisationernes besøg på stedet
iv)
arbejdsplan og -aktiviteter, herunder tidsplaner
v)
opgavefordeling i henhold til initiativets kommunikationsplan
vi)
overvågning og evaluering af partnerskabet
vii)
regnskabsførelse og dokumentation
viii)
uddybelse og afslutning af den behovsvurdering, der er omhandlet i stk. 1
ix)
fælles udformning og evaluering af de EU-bistandsfrivilliges tildelte opgaver
x)
kandidaternes og de EU-bistandsfrivilliges roller og ansvar i løbet af de forskellige faser af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige
xi)
procedurer for behandling af klager (både dem, der fremsættes inden for partnerskabet, og dem, der fremsættes af eksterne parter vedrørende partnerskabets arbejde) samt for løsning af konflikter mellem partnerne
xii)
politikker og procedurer for, hvordan en partner forlader partnerskabet
xiii)
økonomiske virkninger samt
xiv)
kontraktlige konsekvenser (bl.a. for EU-bistandsfrivillige og de berørte samfund)
d)
hvis det er relevant, udarbejdes der en behovsbaseret strategi for kapacitetsopbygning og/eller teknisk bistand mellem partnerne, og der afsættes et særligt budget til denne strategi
e)
partnerne bidrager til læringsaktiviteter og forpligter sig til at gennemføre tiltag vedrørende kommunikation og synlighed i overensstemmelse med den kommunikationsplan, der er omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014.
KAPITEL 5
LIGE MULIGHEDER OG IKKE-FORSKELSBEHANDLING
Artikel 11
Generelt princip
1. Initiativet EU-bistandsfrivillige skal være åbent for alle kandidater, der opfylder kravene, uanset nationalitet, køn, race, etnisk oprindelse, alder, social baggrund, religion eller tro, civilstand eller seksuel orientering, og uanset om de har et handicap.
2. Sende- og værtsorganisationerne skal overholde principperne om ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling. Disse principper skal være fuldt integrerede i proceduren for, hvordan organisationerne finder frem til, udvælger, rekrutterer og forbereder frivillige, samt i resultatstyringspolitikken og den praktiske resultatstyring.
Artikel 12
Ligebehandling, lige muligheder og ikke-diskrimination
1. Sendeorganisationerne skal have fastsat en principerklæring og en politik, der sikrer, at praksis på arbejdspladsen afspejler principperne om ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling og fremmer en inklusiv organisationskultur.
2. Den politik for ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling, der er omhandlet i stk. 1, skal som minimum:
a)
være i overensstemmelse med relevant EU-ret og national ret og forsøge at undgå eller rette op på og fjerne diskriminerende politikker og praksis, herunder alle former for beskæftigelseshindringer for alle de grupper, der er omhandlet i lovgivningen og/eller har tilbøjelighed til at blive udsat for fordomme, når de søger job, og som derfor risikerer at blive underrepræsenteret
b)
dække, men ikke være begrænset til, alle aspekter af den frivilliges erfaring, herunder individuelle adfærdsnormer, oplysninger om udstationering, rekruttering og udvælgelse, uddannelse og udvikling, resultatstyring samt arbejdsbetingelser, herunder løn og afskedigelsesprocedurer
c)
indeholde en klar beskrivelse af de roller og det ansvar, som påhviler alle medarbejdere og frivillige, den øverste ledelse og ledelsesteams, personaleafdelinger og andre interessenter, som organisationen har registreret
d)
regelmæssigt kontrolleres og revideres for at sikre, at den fortsat er i overensstemmelse med den relevante lovgivning, og at den gennemføres korrekt og effektivt.
3. Værtsorganisationen bekræfter skriftligt over for sendeorganisationen princippet om og politikken for ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling og anbefaler sendeorganisationen at indføre eventuelle nødvendige undtagelser i forbindelse med fastlæggelsen af EU-bistandsmodtagerens rolle og profil som følge af det specifikke indhold i dennes arbejde.
4. Sendeorganisationen støtter værtsorganisationen i forbindelse med gennemførelsen af politikken for ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling og hjælper undtagelsesvist værtsorganisationerne med at foretage kontekstbestemte justeringer af disse principper, hvis det er nødvendigt.
5. Hvis det er muligt, tilbyder sendeorganisationen regelmæssigt relevant uddannelse og orientering om politikken og dens principper til alle ansatte for at sikre, at alle interessenter forstår, støtter og gennemfører politikken.
KAPITEL 6
OVERHOLDELSE AF NATIONAL RET, EU-RET OG VÆRTSLANDETS RET
Artikel 13
Almindelige bestemmelser
1. Sende- og værtsorganisationerne sikrer overholdelsen af relevant national ret og EU-ret samt værtslandets ret, herunder:
a)
forordning (EU) nr. 375/2014, bl.a. de generelle principper i artikel 5
b)
lovgivning vedrørende EU-bistandsfrivilliges retlige status
c)
gældende lovgivning om de frivilliges arbejdsvilkår, sundhed og sikkerhed
d)
lovgivning om ligebehandling og ikke-forskelsbehandling samt
e)
lovgivning om beskyttelse af personoplysninger.
2. Sende- og værtsorganisationerne underretter de EU-bistandsfrivillige om deres rettigheder og retlige forpligtelser i medfør af den lovgivning, der er omhandlet i stk. 1, og om deres ret til forsikringsdækning som fastsat i Kommissionens gennemførelsesforordning, der skal vedtages efter artikel 9, stk. 3, i forordning (EU) nr. 375/2014.
Artikel 14
EU-bistandsfrivilliges retlige status
1. Sendeorganisationen skal overholde den lovgivning, der finder anvendelse på EU-bistandsfrivilliges retlige status. Den skal således forberede en kontrakt om udsendelse som omhandlet i artikel 14, stk. 5, i forordning (EU) nr. 375/2014, der skal undertegnes af organisationen selv og af den EU-bistandsfrivillige. Kontrakten skal indeholde en henvisning til gældende lovgivning, og det skal fremgå, hvem der har kompetence i forbindelse med kontrakten.
2. Sendeorganisationen sørger for, at værtsorganisationen overholder kontrakten, og er ansvarlig for værtsorganisationens overtrædelse af bestemmelserne i kontrakten om udsendelse.
Artikel 15
Pligt til at oplyse den EU-bistandsfrivillige om beskatningsregler
1. Forud for udsendelsen underretter sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige om alle beskatningsregler, der finder anvendelse på betaling af underhold i det land, hvor sendeorganisationen har hjemsted, og i udsendelseslandet, såfremt det er relevant.
2. Hvis en EU-bistandsfrivillig ikke har bopæl i det land, hvor sendeorganisationen har hjemsted, underretter sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige om dennes pligt til at gøre sig bekendt med vedkommendes eget bopælslands beskatningsregler, som finder anvendelse på den pågældendes specifikke situation.
Artikel 16
Databeskyttelse
1. Sende- og værtsorganisationers behandling af personoplysninger skal være i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (7) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (8), hvor det er relevant.
2. Sende- og værtsorganisationerne sørger for, at misbrug og fejlagtig anvendelse af personoplysninger forhindres under enhver behandling af oplysninger, herunder indsamling, brug, videregivelse og sletning af alle personoplysninger om kandidater og EU-bistandsfrivillige. Dette gælder alle handlinger, der vedrører kandidater og EU-bistandsfrivillige, navnlig:
a)
rekruttering og udvælgelse (herunder ansøgningsskemaer, noter taget i forbindelse med samtaler samt selvevalueringsspørgeskemaer) og
b)
forberedelse og forvaltning i tilknytning til EU-bistandsfrivillige (herunder lærings- og udviklingsplaner, resultatevaluering og optegnelser over mentorstøtte, lægeundersøgelser og eventuelle disciplinærspørgsmål).
3. Sende- og værtsorganisationerne sørger for, at kun relevante data behandles, og at alle personoplysninger såsom navn, alder, adresse og fødselsdato, herunder følsomme oplysninger, samt oplysninger om deres rekruttering, ansættelse og resultater:
a)
indsamles retmæssigt og på passende vis til et legitimt formål
b)
behandles ordentligt og retmæssigt
c)
rettes eller ajourføres, hvis det er nødvendigt
d)
alene tilgås af bemyndigede medarbejdere
e)
efter anmodning gøres tilgængelige for den pågældende kandidat eller EU-bistandsfrivillige
f)
opbevares sikkert og
g)
ikke opbevares længere end nødvendigt.
4. Når sende- og værtsorganisationer behandler oplysninger som omhandlet i stk. 3, anmoder de om den EU-bistandsfrivilliges udtrykkelige samtykke.
5. Sende- og værtsorganisationerne underretter kandidaten eller den EU-bistandsfrivillige om deres ret til persondatabeskyttelse, deres ret til at klage og til at anvende og få adgang til deres egne oplysninger samt deres ret til vide, hvilke enheder der vil have adgang til deres personoplysninger, og hvilken type oplysninger de enkelte enheder vil have adgang til.
Artikel 17
Integritet og adfærdskodeks
1. Sende- og værtsorganisationerne vedtager en integritetspolitik, der skal forebygge korruption og bestikkelse, og en adfærdskodeks, der er baseret på sendeorganisationens personalepolitik og skal være egnet til og finde anvendelse på EU-bistandsfrivillige, med vejledning om den forventede adfærd, anstændighed og integritet, der er påkrævet under deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
2. Adfærdskodeksen er bindende for de EU-bistandsfrivillige og skal som minimum omfatte følgende krav:
a)
ønske om at tage initiativet EU-bistandsfrivilliges væsen til sig og bidrage til dets formål
b)
respekt for andre mennesker og deres værdighed og overholdelse af princippet om ikke-forskelsbehandling
c)
overholdelse af de humanitære bistandsprincipper som omhandlet i artikel 5, stk. 1, i forordning (EU) nr. 375/2014
d)
forpligtelse til at beskytte børn og sårbare voksne, bl.a. gennem nultolerance over for seksuelt misbrug
e)
nultolerance over for brug af lægemidler, der er ulovlige i udsendelseslandet
f)
overholdelse af lokal lovgivning
g)
integritet og afstandtagen fra svig og korruption
h)
fastholdelse af høje standarder for personlig og professionel adfærd
i)
overholdelse af sikkerheds- og sundhedsprocedurer
j)
pligt til at anmelde overtrædelser og bestemmelser om whistleblowing
k)
regler for kontakt med medier og om informationsstyring samt
l)
regler, der forbyder misbrug af organisationens udstyr.
3. Ethvert brud på adfærdskodeksen begået af en EU-bistandsfrivillig håndteres i overensstemmelse med sendeorganisationens personalepolitik.
4. Hvis bruddet anses for at udgøre grov forsømmelse, skal den EU-bistandsfrivillige sendes hjem før tid, og den frivilliges adfærd skal om nødvendigt anmeldes til relevante erhvervsorganisationer eller retlige organisationer eller myndigheder.
Artikel 18
Beskyttelse af børn og sårbare voksne, herunder nultolerance over for seksuelt misbrug
1. Sende- og værtsorganisationerne forpligter sig til at følge en nultolerancepolitik over for enhver form for misbrug af børn og/eller sårbare voksne, herunder seksuelt misbrug. De skal kunne anmelde misbrug, håndtere episoder hurtigt og ordentligt, støtte ofrene, forhindre forfølgelse af whistleblowers og drage gerningsmændene til ansvar.
2. Sende- og værtsorganisationerne forebygger misbrug gennem den procedure, der anvendes til at udvælge EU-bistandsfrivillige, samt introduktions- og uddannelsesforløbet ved at skabe en åben og bevidsthedsskabende kultur omkring spørgsmålet og ved at tildele klare ledelses- og kontrolansvar.
3. Sendeorganisationerne foretager alle lovbestemte obligatoriske kontroller med henblik på godkendelse af kandidater til at arbejde med disse målgrupper.
4. Sende- og værtsorganisationerne oplyser kandidater eller EU-bistandsfrivillige om risiciene og om anbefalede forebyggende foranstaltninger for at sikre, at misbrug ikke opstår.
KAPITEL 7
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 19
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 24. oktober 2014.
KOMISSION DELEGOITU ASETUS (EU) N:o 1398/2014,
annettu 24 päivänä lokakuuta 2014,
vapaaehtoisehdokkaita ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia koskevista säännöistä
(ETA:n kannalta merkityksellinen teksti)
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon Euroopan humanitaarisen avun vapaaehtoisjoukkojen perustamisesta (”EU:n vapaaehtoisapua koskeva aloite”) 3 päivänä huhtikuuta 2014 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 375/2014 (1) ja erityisesti sen 9 artiklan 2 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Asetuksen (EU) N:o 375/2014 mukaisesti komission olisi vahvistettava säännöt ja menettelyt, jotka kattavat ne tarvittavat edellytykset, järjestelyt ja vaatimukset, joita lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on sovellettava vapaaehtoisehdokkaita ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia määrittäessään, valitessaan, valmentaessaan, johtaessaan ja kenttätyöhön lähettäessään humanitaarisen avun operaatioiden tukemiseksi kolmansissa maissa. Asetuksessa (EU) N:o 375/2014 säädetään, että nämä säännöt annetaan delegoiduilla säädöksillä ja menettelyt hyväksytään täytäntöönpanosäädöksillä.
(2)
Kaikkia EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen sidosryhmiä, mukaan lukien itse vapaaehtoiset sekä lähettävät ja vastaanottavat järjestöt, olisi kannustettava identifioitumaan aloitteeseen.
(3)
EU:n vapaaehtoisapua koskevassa aloitteessa käytettävässä osaamiskehyksessä olisi määriteltävä monialaiset taidot, joita vaaditaan monilla vapaaehtoistyön ja työelämän aloilla, ja määriteltävä erityistaidot, joita EU:n vapaaehtoisapua koskevassa aloitteessa ja humanitaarisen avun alalla työskentelyssä tarvitaan. Lisäksi siinä olisi esitettävä teknisiä taitoja koskeva luettelo, joka ei ole tyhjentävä. Tämän pitäisi auttaa varmistamaan tehokas ja tarpeisiin perustuva vapaaehtoisehdokkaiden valinta ja valmentaminen yhteisen osaamiskehyksen mukaisesti.
(4)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten taitojen, koulutustarpeiden ja oppimistulosten dokumentoimiseksi ja arvioimiseksi heidän olisi noudatettava helppokäyttöistä oppimis- ja kehityssuunnitelmaa koko sen ajan, kun he osallistuvat aloitteeseen. Suunnitelman malli perustuu kokemuksiin Youth Pass (2) ja Europass (3) -aloitteista.
(5)
Osallistuminen EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen voi parantaa vapaaehtoisten työllistettävyyttä heidän hankkimiensa tietojen, taitojen ja pätevyyden ansiosta. Se myös osoittaa heidän solidaarisuuttaan apua tarvitsevia ihmisiä kohtaan sekä heidän sitoutumistaan Euroopan kansalaisuuden tunteen näkyvään edistämiseen. Tämän vuoksi olisi helpotettava mahdollisuuksien mukaan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten epävirallisen ja arkioppimisen validointia epävirallisen ja arkioppimisen validoinnista 20 päivänä joulukuuta 2012 annetun neuvoston suosituksen (4) mukaisesti.
(6)
Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen kumppanuuksia koskevat säännöt ovat tärkeitä sekä humanitaarisen avun sektorille että vapaaehtoistoiminnan järjestöille. Säännöt tukevat täytäntöönpanosta vastaavien järjestöjen välisten kumppanuuksien kehittämistä koskevaa tavoitetta ja kuvastavat sitä, miten nämä järjestöt ovat yhteisesti vastuussa sekä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen tavoitteiden saavuttamisesta että EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisista yksilöinä. Kumppanuuden perusperiaatteet on määriteltävä, ja kumppanuussopimuksen olisi täytettävä vähimmäisvaatimukset, jotta kumppanit voisivat hakea mukaan hankkeisiin, joihin liittyy EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten lähettämistä kolmansiin maihin, ja johtaa tällaisia hankkeita.
(7)
Yhtäläisiä mahdollisuuksia ja syrjimättömyyttä koskevat periaatteet on kirjattu kansalliseen ja unionin lainsäädäntöön, ja lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen olisi aina noudatettava ja edistettävä niitä. EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten roolin ja profiilin määritelmää koskeviin tilannekohtaisiin poikkeuksiin varaudutaan kuitenkin tarvittaessa.
(8)
Asiaa koskevan kansallisen ja unionin oikeuden sekä vastaanottavan maan oikeuden noudattaminen on ensiarvoisen tärkeää. Tästä vastaavat lähettävät ja vastaanottavat järjestöt, jotka ovat myös velvollisia kertomaan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille näiden oikeuksista ja lakisääteisistä velvoitteista, jotka johtuvat kyseisestä lainsäädännöstä, ja heidän oikeudestaan vakuutusturvaan. Vapaaehtoisten lähettämisen edellytys on se, että heillä on selkeä oikeudellinen asema, joten se olisi määriteltävä lähettävän järjestön ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen välisessä vapaaehtoistoimintasopimuksessa. Erityistä huomiota olisi kiinnitettävä myös henkilötietojen suojaan, lahjomattomuuteen ja menettelysääntöjen mukaiseen toimintaan sekä lasten ja haavoittuvassa asemassa olevien aikuisten suojelemiseen, muun muassa soveltamalla seksuaaliseen hyväksikäyttöön nollatoleranssin periaatetta.
(9)
Jotta EU:n vapaaehtoisapua koskeva aloite voitaisiin panna täytäntöön nopeasti, tämän asetuksen on tultava voimaan kiireellisenä, koska siinä annetaan säännökset, joiden perusteella täytäntöönpanosta vastaavat järjestöt voivat lähettää EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia kolmansiin maihin,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 LUKU
YLEISET SÄÄNNÖKSET
1 artikla
Kohde
Tässä asetuksessa vahvistetaan vapaaehtoisehdokkaita ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia koskevat säännöt, jotka koskevat seuraavia asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 2 kohdassa lueteltuja asioita:
a)
osaamiskehys, jota käytetään vapaaehtoisten määrittämisessä, valitsemisessa ja valmentamisessa toimimaan alemman tai ylemmän osaamistason ammattilaisina;
b)
säännökset, joilla varmistetaan yhtäläiset mahdollisuudet ja syrjimättömyys määrittämis- ja valitsemisprosessissa;
c)
säännökset, joilla varmistetaan, että lähettävät ja vastaanottavat järjestöt noudattavat asiaankuuluvaa kansallista ja unionin oikeutta sekä vastaanottavan maan oikeutta;
d)
säännöt lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen välisistä kumppanuuksista; sekä
e)
säännökset, jotka koskevat EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten hankkimien taitojen ja osaamisen tunnustamista olemassa olevien asiaan liittyvien unionin aloitteiden mukaisesti.
2 artikla
Määritelmät
Tätä asetusta sovellettaessa sovelletaan asetuksen (EU) N:o 375/2014 3 artiklassa esitettyjä määritelmiä sekä asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 3 kohdan nojalla annettavassa komission täytäntöönpanoasetuksessa esitettyjä määritelmiä. Lisäksi tässä asetuksessa tarkoitetaan
a)
’taidoilla’ elinikäisen oppimisen avaintaidoista annetussa suosituksessa (5) esitetyn määritelmän mukaisesti asiayhteyteen sopivaa tietojen, taitojen ja asenteiden kokonaisuutta, jonka ansiosta EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiset voivat osallistua tarveperusteisen humanitaarisen avun toimittamiseen;
b)
’monialaisilla taidoilla’ monilla vapaaehtoistyön ja työelämän aloilla vaadittavia taitoja, jotka eivät rajoitu pelkästään humanitaariseen apuun;
c)
’erityistaidoilla’ taitoja, jotka on hankittu EU:n vapaaehtoisapua koskevaa aloitetta ja laajemmin humanitaarista apua varten;
d)
’teknisillä taidoilla’ taitoja, jotka johtuvat humanitaarisen avun yhteydessä hyödyllisestä erityistietämyksestä;
e)
’oppimistuloksilla’ eurooppalaisen tutkintojen viitekehyksen (6) määritelmän mukaisesti toteamusta siitä, mitä oppija tietää ja ymmärtää ja pystyy tekemään oppimisprosessin päätteeksi. Oppimistulokset määritellään tietoina, taitoina ja pätevyyksinä.
2 LUKU
OSAAMISKEHYS
3 artikla
Osaamiskehys
1. EU:n vapaaehtoisapua koskevassa aloitteessa käytettävässä osaamiskehyksessä on kolme ulottuvuutta:
a)
monialaiset taidot;
b)
erityistaidot; sekä
c)
tekniset taidot.
2. Osaamiskehys on laadittava erikseen
a)
alemman osaamistason ammattilaisille, etenkin vastavalmistuneille, joilla on vähemmän kuin viisi vuotta työkokemusta ja vähemmän kuin viisi vuotta kokemusta humanitaarisen avun alalta; sekä
b)
ylemmän osaamistason ammattilaisille, joilla on vähintään viiden vuoden työkokemus johto- tai asiantuntijatehtävistä.
3. Osaamiskehyksellä sekä edistetään EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten jatkuvaa henkilökohtaista kehitystä kaikissa eri vaiheissa heidän osallistuessaan aloitteeseen että mitataan heidän edistymistään. Kunkin taidon tasoa on arvioitava eurooppalaisen tutkintojen viitekehyksen mukaisesti ja seuraavalla asteikolla:
a)
Taso 4: erinomaiset taidot;
b)
Taso 3: hyvät taidot;
c)
Taso 2: taidot, joissa kehittämistä;
d)
Taso 1: heikot taidot.
4. Keskeiset taidot on määritelty liitteessä.
4 artikla
Oppimis- ja kehityssuunnitelma
1. Oppimis- ja kehityssuunnitelmassa todetaan ne oppimistulokset, jotka EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten odotetaan saavuttavan ja annetaan tietoa EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisilta odotettavista taidoista, heidän oppimistarpeistaan ja saavutuksistaan kaikissa eri vaiheissa heidän osallistuessaan aloitteeseen.
2. Oppimis- ja kehityssuunnitelmaan sisällytetään seuraavat tiedot:
a)
perustiedot vapaaehtoisesta;
b)
perustiedot vapaaehtoistehtävästä ja kuvaus vapaaehtoiselle annetuista tehtävistä;
c)
osaamiskehyksessä määritellyt taidot ja arvio vapaaehtoisen suorituksesta ja oppimistuloksista näissä taidoissa;
d)
oppimistarpeet ja suunnitellut kehittämistoimet, jos tarpeen;
e)
kurssit, joihin henkilö on osallistunut koulutuksen tai vapaaehtoistehtävän aikana; sekä
f)
muut hyödylliset tiedot.
3. Oppimis- ja kehityssuunnitelman eri osien käyttö riippuu EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen yksilöllisistä tarpeista ja toiveista, ja suunnitelmaa päivitetään säännöllisesti muun muassa seuraavissa vaiheissa:
a)
valinta;
b)
koulutus, mukaan lukien mahdollinen harjoittelu;
c)
paikan päälle lähettäminen; sekä
d)
mahdollinen jälkiarviointi.
3 LUKU
EU:N VAPAAEHTOISAPUA KOSKEVAN ALOITTEEN VAPAAEHTOISTEN HANKKIMIEN TAITOJEN JA OSAAMISEN TUNNUSTAMINEN
5 artikla
Arviointi- ja dokumentointiprosessi
1. EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten aloitteeseen osallistumisen aikana hankkimien taitojen ja osaamisen arvioinnilla ja dokumentoinnilla tuetaan
a)
hankittujen työelämässä käyttökelpoisten ja vapaaehtoisen työllistettävyyttä parantavien taitojen ammatillista tunnustamista; sekä
b)
sen panoksen sosiaalista tunnustamista, jonka vapaaehtoinen on antanut EU:n arvojen, kuten apua tarvitsevia ihmisiä kohtaan osoitetun solidaarisuuden, esiin tuomiseen ja Euroopan kansalaisuuden tunteen näkyvään edistämiseen.
2. Arvioinnin ja dokumentoinnin laajuutta ja menettelyä mukautetaan siten, että se sopii alemman tai ylemmän osaamistason ammattilaisiin ja riippuu EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen yksilöllisistä tarpeista ja toiveista.
3. EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten jatkuva kehitysprosessi heijastuu oppimiskokemusten arvioinnissa ja dokumentoinnissa, joiden myötä tunnustetaan vapaaehtoisen oppiminen ja kehitys aloitteeseen osallistumisen kaikissa eri vaiheissa ja tuetaan niitä. Arviointi ja dokumentointi toteutetaan 4 artiklassa tarkoitetun oppimis- ja kehityssuunnitelman perusteella.
4. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on osoitettava jatkuvaa sitoutumista EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten oppimiskokemusten arvioimiseen ja dokumentointiin ammatillisen ja sosiaalisen tunnustuksen helpottamiseksi.
5. Komissio ja EU:n jäsenvaltiot antavat epävirallisen ja arkioppimisen validoinnista vastaaville kansallisille viranomaisille tarvittavat tiedot EU:n vapaaehtoisapua koskevasta aloitteesta ja arviointi- ja dokumentointimenettelystä helpottaakseen EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten oppimiskokemusten mahdollista virallista validointia heidän kotimaissaan.
6 artikla
Ammatillinen tunnustaminen
1. EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiset saavat pyynnöstä todistuksen aloitteeseen osallistumisesta osallistumisen päätyttyä. Sen myöntää komissio, ja siihen sisältyvät vähintään seuraavat tiedot:
a)
tehtävän aloittamis- ja päättymispäivä;
b)
lähettävän ja vastaanottavan järjestön nimet ja yhteystiedot;
c)
vapaaehtoisen ohjaajan ja esimiehen nimet ja yhteystiedot;
d)
sellaisten lähettävässä ja vastaanottavassa järjestössä toimivien henkilöiden nimet ja yhteystiedot, jotka voivat antaa vapaaehtoista koskevia suosituksia;
e)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen päätehtävät ja vastuualueet;
f)
kuvaus EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen keskeisistä saavutuksista tehtävässään;
g)
tämän asetuksen 3 artiklan 3 kohdan mukaiseen arviointiin perustuva kuvaus EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen oppimistuloksista kaikissa eri vaiheissa hänen osallistuessaan aloitteeseen.
2. EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen pyynnöstä todistukseen voidaan liittää jäljennös oppimis- ja kehityssuunnitelmasta.
7 artikla
Sosiaalinen tunnustaminen
1. Sosiaalista tunnustamista edistetään asetuksen (EU) N:o 375/2014 17 artiklassa tarkoitetussa viestintäohjelmassa esitetyillä toimilla. EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisilla on oltava tilaisuus osallistua ulkoiseen viestintään, jonka tarkoituksena on tuoda aloitteelle ja vapaaehtoisten sitoutumiselle näkyvyyttä.
2. Komissio järjestää tarvittaessa korkean tason tilaisuuksia aloitteesta tiedottamiseksi ja sen näkyvyyden parantamiseksi.
3. Lähettävien järjestöjen on jaettava tietoa EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen verkostosta ja edistettävä sitoutumista siihen tuoden esiin, mitä mahdollisuuksia se tarjoaa vapaaehtoisille pysyä tekemisissä humanitaariseen apuun ja aktiiviseen Euroopan kansalaisuuteen liittyvien asioiden kanssa sen jälkeenkin, kun vapaaehtoistehtävä on päättynyt.
4. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on saatettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten tietoon mahdollisuudet pysyä tekemisissä humanitaariseen apuun ja aktiiviseen Euroopan kansalaisuuteen liittyvien asioiden kanssa. Niiden on erityisesti kannustettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia osallistumaan EU:n ja kansallisella tasolla järjestettäviin konferensseihin ja työpajoihin jakaakseen kokemuksiaan asiaan liittyvien sidosryhmien kanssa.
4 LUKU
LÄHETTÄVIEN JA VASTAANOTTAVIEN JÄRJESTÖJEN VÄLISIÄ KUMPPANUUKSIA KOSKEVAT SÄÄNNÖT
8 artikla
Kumppanuuden tavoite ja jäsenet
1. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen kumppanuuksissa määritellään järjestelyt kumppaneiden kesken, jotka hakevat mukaan sellaisiin hankkeisiin ja johtavat sellaisia hankkeita, joihin liittyy EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten lähettämistä kolmansiin maihin ja joihin voi sisältyä myös valmiuksien kehittämiseen ja/tai tekniseen apuun liittyvää toimintaa.
2. Kumppanuuden jäseniä ovat asetuksen (EU) N:o 375/2014 10 artiklan 3 kohdan mukaiset lähettävät järjestöt ja asetuksen (EU) N:o 375/2014 10 artiklan 4 kohdan mukaiset vastaanottavat järjestöt.
3. Kumppanuutta muodostaessaan lähettävät ja vastaanottavat järjestöt voivat ottaa kumppaneiksi muita järjestöjä, jotka ovat erikoistuneet edellä 1 kohdassa tarkoitettujen hankkeiden tavoitteiden tai hankkeisiin kuuluvan toiminnan kannalta tärkeisiin aloihin antaakseen niihin oman erityisasiantuntemuksensa.
4. Jos hankkeisiin kuuluu valmiuksien kehittämiseen ja/tai tekniseen apuun liittyvää toimintaa, kumppaneiksi voidaan valita myös asetuksen (EU) N:o 375/2014 10 artiklan 1 kohdan nojalla annettavan komission täytäntöönpanoasetuksen mukaisen sertifiointiprosessin jo läpikäyneitä lähettäviä ja vastaanottavia järjestöjä, joita ei ole vielä sertifioitu, jos niillä on tarpeisiin perustuva valmiuksien kehittämisen ja/tai teknisen avun strategia.
5. Kumppanuuden voivat muodostaa ainoastaan lähettävät järjestöt, jos hankkeilla tuetaan hätäaputoimia.
9 artikla
Kumppanuuden periaatteet
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen toimilla edistetään monikansallisia kumppanuuksia lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen välillä seuraavien periaatteiden pohjalta:
a)
tasa-arvo;
b)
yhteiset arvot ja yhteinen näkemys;
c)
avoimuus;
d)
vastuu, vastuuvelvollisuus ja luotettavuus;
e)
keskinäinen luottamus ja kunnioitus;
f)
täydentävyys, jossa hyödynnetään humanitaarisen ja vapaaehtoisyhteisön monimuotoisuutta painottaen voimakkaasti paikallisten valmiuksien kehittämistä;
g)
joustavuus ja mukautumiskyky; sekä
h)
vastavuoroisuus resurssien kohdentamisessa ja tavoitteiden asettelussa.
10 artikla
Kumppanuussopimus ja säännöt
1. Ennen kuin lähettävät ja vastaanottavat järjestöt ryhtyvät kumppaneiksi, vastaanottavien järjestöjen on tehtävä tarvearviointi tarvittaessa yhteistyössä lähettävien järjestöjen kanssa ottaen huomioon komission arvion humanitaarisen avun tarpeista.
2. Tarvearviointiin on sisällyttävä vähintään seuraavat:
a)
kohdemaan haavoittuvuuden ja riskien arviointi, mukaan lukien EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia koskevien turvallisuus-, matkustus- ja terveysriskien arviointi;
b)
arvio vastaanottavan järjestön senhetkisestä valmiudesta vastaanottaa EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen;
c)
analyysi taidoista ja valmiuksista, joita vastaanottavalta järjestöltä ja paikallisyhteisöltä sillä hetkellä puuttuu; analyysissä on yksilöitävä tarpeet ja analysoitava sitä, miten ne voidaan parhaiten täyttää;
d)
analyysi EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselta odotettavasta lisäarvosta ja tarvittaessa suunnitellusta tuesta vastaanottavan järjestön ja paikallisyhteisön valmiuksien kehittämiselle.
3. Kaikki kumppanit allekirjoittavat kumppanuussopimuksen, jolla varmistetaan seuraavien kumppanuutta koskevien vähimmäissääntöjen noudattaminen:
a)
kumppanuuksien on perustuttava yhteisymmärrykseen yhteisistä arvoista ja yhteisestä näkemyksestä etenkin vapaaehtoistyöhön ja humanitaariseen apuun liittyen;
b)
jokaisen kumppanin ja niiden roolien lisäarvo on määriteltävä selkeästi;
c)
kaikkien kumppaneiden on oltava samaa mieltä kumppanuuden yhteisistä tavoitteista ja tavoista, joilla kumppanuutta hallinnoidaan, ja erityisesti:
i)
päätöksentekomenettelyistä ja toimintatavoista;
ii)
rahoitusjärjestelyistä ja johtamisesta;
iii)
sidosryhmien välisistä viestintäkanavista; kokousten ja lähettävien järjestöjen kenttäkäyntien tiheydestä;
iv)
toimintasuunnitelmasta ja toimista, mukaan lukien aikataulu;
v)
aloitteen viestintäohjelman mukaisesta tehtävänjaosta;
vi)
kumppanuuden valvonnasta ja arvioinnista;
vii)
kirjanpidosta ja dokumentoinnista;
viii)
1 kohdassa tarkoitetun tarvearvioinnin tarkentamisesta ja päätökseen saattamisesta;
ix)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten tehtävänkuvausten laatimisesta ja suoritusten arvioinnista yhdessä;
x)
vapaaehtoisehdokkaita ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia koskevista tehtävistä ja vastuualueista kaikissa eri vaiheissa heidän osallistuessaan aloitteeseen;
xi)
(sekä kumppanuuden sisäisten että toimintaan osallistuvien ulkopuolisten osapuolten) valitusten käsittelystä ja kumppaneiden välisten riitojen ratkaisemisesta;
xii)
kumppanuudesta vetäytymistä koskevista periaatteista ja menettelyistä;
xiii)
rahoitusvaikutuksista; sekä
xiv)
sopimusvaikutuksista (myös EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten ja kyseisten yhteisöjen suhteen);
d)
tarvittaessa on laadittava tarpeisiin perustuva strategia valmiuksien kehittämistä ja/tai kumppaneiden välistä teknistä apua varten, ja siihen on kohdennettava määräraha;
e)
kumppaneiden on edistettävä koulutusta ja sitouduttava toteuttamaan viestintään ja näkyvyyteen liittyviä toimia asetuksen (EU) N:o 375/2014 17 artiklassa tarkoitetun viestintäohjelman mukaisesti.
5 LUKU
YHTÄLÄISET MAHDOLLISUUDET JA SYRJIMÄTTÖMYYS
11 artikla
Yleisperiaate
1. EU:n vapaaehtoisapua koskeva aloite on avoinna kaikille kelpoisuusehdot täyttäville hakijoille riippumatta heidän kansallisuudestaan, sukupuolestaan, rodustaan, etnisestä alkuperästään, iästään, sosiaalisesta taustastaan, uskonnostaan tai vakaumuksestaan, siviilisäädystään tai sukupuolisesta suuntautumisestaan ja siitä, onko heillä jokin toimintarajoite.
2. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on sitouduttava tasapuolisen kohtelun, tasapuolisten mahdollisuuksien ja syrjimättömyyden periaatteisiin. Nämä periaatteet on sisällytettävä täysimääräisesti vapaaehtoisten määrittämisen, valinnan, rekrytoinnin ja valmentamisen menettelyyn sekä työtä koskeviin johtamisperiaatteisiin ja -käytäntöihin.
12 artikla
Tasapuolinen kohtelu, tasapuoliset mahdollisuudet ja syrjimättömyys
1. Lähettävällä järjestöllä on oltava periaatelausuma ja toimintapolitiikka, joilla varmistetaan, että käytännöt työpaikalla ovat tasapuolisen kohtelun, tasapuolisten mahdollisuuksien ja syrjimättömyyden periaatteiden mukaisia ja edistävät osallistavaa organisaatiokulttuuria.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetun tasapuolisen kohtelun, tasapuolisten mahdollisuuksien ja syrjimättömyyden toimintapolitiikan vähimmäisvaatimuksia ovat seuraavat:
a)
se on asiaa koskevan unionin ja kansallisen lainsäädännön mukainen, ja sillä pyritään välttämään tai korjaamaan ja poistamaan syrjiviä periaatteita ja käytäntöjä, mukaan lukien esteet kaikkien kyseisessä lainsäädännössä yksilöityjen ja/tai sellaisten ryhmien työllistymiselle, joilla tiedetään olevan riski kohdata ennakkoluuloja työtä hakiessaan ja siten aliedustuksen riski;
b)
se kattaa kaikki vapaaehtoiskokemukseen liittyvät näkökohdat, kuten yksilölliset käyttäytymissäännöt, vapaaehtoistehtävistä ilmoittamisen, rekrytoinnin ja valinnan, koulutuksen ja kehityksen, työn johtamisen sekä työehdot mukaan lukien palkkaus ja erottamismenettelyt, näihin kuitenkaan rajoittumatta;
c)
siinä todetaan selvästi koko henkilöstön ja vapaaehtoisten, ylemmän johdon ja johtoryhmien, henkilöstöosastojen ja muiden järjestön yksilöimien sidosryhmien roolit ja vastuualueet;
d)
sitä seurataan ja tarkistetaan säännöllisesti, jotta se voidaan pitää asiaa koskevan lainsäädännön mukaisena ja sitä sovelletaan oikein ja tosiasiallisesti.
3. Vastaanottavan järjestön on annettava lähettävälle järjestölle kirjallinen vahvistus tasapuolisen kohtelun, tasapuolisten mahdollisuuksien ja syrjimättömyyden periaatteelle ja toimintapolitiikalle ja ilmoitettava lähettävälle järjestölle mahdollisista poikkeuksista, joita EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen roolin ja profiilin määritelmään on tehtävä toimintaolosuhteiden vuoksi.
4. Lähettävän järjestön on tuettava vastaanottavaa järjestöä tasapuolisen kohtelun, tasapuolisten mahdollisuuksien ja syrjimättömyyden toimintapolitiikan täytäntöönpanossa ja tuettava sitä poikkeustapauksessa tarvittavassa kyseisten periaatteiden mukauttamisessa olosuhteisiin.
5. Jos mahdollista, lähettävän järjestön on annettava säännöllisesti asianmukaista koulutusta ja tietoa toimintapolitiikasta ja sen periaatteista koko henkilöstölle varmistaakseen, että kaikki sidosryhmät ymmärtävät, tukevat ja soveltavat toimintapolitiikkaa.
6 LUKU
KANSALLISEN SEKÄ UNIONIN OIKEUDEN SEKÄ VASTAANOTTAVAN MAAN OIKEUDEN NOUDATTAMINEN
13 artikla
Yleiset säännökset
1. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on huolehdittava siitä, että asiaankuuluvaa kansallista ja unionin oikeutta sekä vastaanottavan maan oikeutta noudatetaan; tämä koskee muun muassa seuraavia säädöksiä:
a)
asetus (EU) N:o 375/2014, mukaan lukien 5 artiklassa tarkoitetut yleiset periaatteet;
b)
lainsäädäntö, jota sovelletaan EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten oikeudelliseen asemaan;
c)
vapaaehtoisten työoloja, työterveyttä ja -turvallisuutta koskeva sovellettava lainsäädäntö;
d)
tasapuolista kohtelua ja syrjimättömyyttä koskeva lainsäädäntö; sekä
e)
henkilötietojen suojaa koskeva lainsäädäntö.
2. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on kerrottava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille näiden edellä 1 kohdassa tarkoitetusta lainsäädännöstä johtuvista oikeuksista ja velvollisuuksista ja heidän oikeudestaan asetuksen (EU) N:o 375/2014 9 artiklan 3 kohdan nojalla annettavassa komission täytäntöönpanoasetuksessa tarkoitettuun vakuutussuojaan.
14 artikla
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen oikeudellinen asema
1. Lähettävän järjestön on noudatettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen oikeudelliseen asemaan sovellettavaa lainsäädäntöä. Sen on tämän vuoksi laadittava asetuksen (EU) N:o 375/2014 14 artiklan 5 kohdassa tarkoitettu vapaaehtoistoimintasopimus, jonka allekirjoittavat lähettävä järjestö ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen. Sopimuksessa on mainittava sopimukseen sovellettava lainsäädäntö ja sopimuksen oikeuspaikka.
2. Lähettävän järjestön on huolehdittava siitä, että vastaanottava järjestö noudattaa sopimusta, sekä vastattava siitä, jos vastaanottava järjestö rikkoo vapaaehtoistoimintasopimuksen ehtoja.
15 artikla
Velvoite tiedottaa EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle verosäännöistä
1. Lähettävän järjestön on tiedotettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle ennen tämän lähettämistä mahdollisista verosäännöistä, joita sovelletaan oleskelukorvauksiin lähettävän järjestön sijoittautumismaassa ja tarvittaessa kohdemaassa.
2. Jos EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoinen ei oleskele lähettävän järjestön sijoittautumismaassa, lähettävän järjestön on tiedotettava EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle tämän velvollisuudesta tutustua hänen tapauksessaan sovellettaviin oleskelumaansa verosääntöihin.
16 artikla
Tietosuoja
1. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä on noudatettava soveltuvin osin Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 95/46/EY (7) ja Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EY) N:o 45/2001 (8).
2. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on huolehdittava siitä, että henkilötietojen väärinkäyttö estetään vapaaehtoisehdokkaiden ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten henkilötietojen kaikenlaisen käsittelyn, mukaan lukien kerääminen, käyttö, luovuttaminen ja tuhoaminen, yhteydessä. Tämä koskee kaikkia toimia, jotka liittyvät vapaaehtoisehdokkaisiin ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisiin, ja etenkin
a)
rekrytointiin ja valintaan (mukaan lukien hakulomakkeet, haastattelumuistiinpanot ja itsearviointilomakkeet); sekä
b)
EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten valmentamiseen ja johtamiseen (mukaan lukien oppimis- ja kehityssuunnitelmat, suoritusten tarkastelu ja tiedot ohjaajan antamasta tuesta, lääkärintarkastukset tai mahdolliset kurinpidolliset toimet).
3. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on varmistettava, että ainoastaan tarpeellisia tietoja käsitellään ja että henkilötietoja, kuten nimi, ikä, osoite ja syntymäaika, mukaan lukien arkaluonteiset tiedot, sekä rekrytointiin, työsuhteeseen ja suoritukseen liittyviä tietoja
a)
kerätään perusteltavissa olevaa tarkoitusta varten lainmukaisesti ja asianmukaisesti;
b)
käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti;
c)
tarvittaessa korjataan tai päivitetään;
d)
pääsee käsittelemään ainoastaan siihen luvan saanut henkilöstö;
e)
voidaan pyynnöstä luovuttaa kyseiselle vapaaehtoisehdokkaalle ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle;
f)
säilytetään turvallisesti; sekä
g)
ei säilytetä pidempään kuin on tarpeen.
4. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on pyydettävä EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselta nimenomainen suostumus 3 kohdassa tarkoitettujen tietojen käsittelemiseen.
5. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on kerrottava vapaaehtoisehdokkaalle tai EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoiselle hänen oikeudestaan henkilötietojen suojaan, valitusoikeudestaan, oikeudestaan käyttää ja saada tietoonsa itseään koskevia tietoja sekä oikeudestaan tietää, millä yksiköillä on pääsy hänen henkilötietoihinsa ja minkälaisiin tietoihin kullakin yksiköllä on pääsy.
17 artikla
Lahjomattomuus ja menettelysäännöt
1. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on sovittava lahjomattomuusperiaatteista, joilla ehkäistään korruptiota ja lahjontaa, sekä lähettävän järjestön johtamisperiaatteisiin perustuvista menettelysäännöistä, jotka soveltuvat EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisiin ja joita sovelletaan heihin ja jotka sisältävät ohjeet siitä, minkälaista käytöstä heiltä odotetaan ja minkälaista kunniallisuutta ja lahjomattomuutta heiltä vaaditaan kaikissa vaiheissa heidän osallistuessaan EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen.
2. Menettelysäännöt sitovat EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisia, ja niihin on sisällyttävä vähintään seuraavat vaatimukset:
a)
sitoutuminen EU:n vapaaehtoisapua koskevaan aloitteeseen liittyvän identiteetin kehittämiseen ja aloitteen tavoitteiden edistämiseen;
b)
kunnioitus toisia ihmisiä ja heidän ihmisarvoaan kohtaan sekä syrjimättömyyden periaatteen noudattaminen;
c)
asetuksen (EU) N:o 375/2014 5 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen humanitaarisen avun periaatteiden kunnioittaminen;
d)
sitoutuminen lasten ja haavoittuvassa asemassa olevien aikuisten suojelemiseen, muun muassa soveltamalla seksuaaliseen hyväksikäyttöön nollatoleranssin periaatetta;
e)
nollatoleranssi kohdemaassa laittomien huumausaineiden käyttöön;
f)
paikallisten lakien noudattaminen;
g)
lahjomattomuus sekä petosten ja korruption vastaisuus;
h)
korkean tason ylläpito henkilökohtaisessa ja ammatillisessa toiminnassa;
i)
yleistä turvallisuutta sekä työterveyttä ja -turvallisuutta koskevien menettelyjen noudattaminen;
j)
velvollisuus ilmoittaa rikkomuksista ja ilmiantamista koskevat säännöt;
k)
säännöt yhteyksistä mediaan ja tietojen hallinnoinnista; sekä
l)
järjestön varusteiden väärinkäytön kielto.
3. EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten mahdolliset menettelysääntöjen rikkomiset on käsiteltävä lähettävän järjestön johtamisperiaatteiden mukaisesti.
4. Jos rikkomus katsotaan törkeäksi väärinkäytökseksi, se johtaa EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisen varhennettuun palauttamiseen ja tarvittaessa rikkomuksesta ilmoitetaan asianmukaisille ammatillisille tai oikeudellisille organisaatioille tai viranomaisille.
18 artikla
Lasten ja haavoittuvassa asemassa olevien aikuisten suojelu sekä seksuaalisen hyväksikäytön nollatoleranssi
1. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on sitouduttava nollatoleranssiin kaikenlaista lasten ja/tai haavoittuvassa asemassa olevien aikuisten kaltoinkohtelua kohtaan, mukaan lukien seksuaalinen hyväksikäyttö. Niiden on kyettävä ilmoittamaan kaltoinkohtelusta, käsittelemään tapaukset nopeasti ja asianmukaisesti, tukemaan uhreja, ehkäisemään ilmiantajien joutuminen uhriksi ja saattamaan tekijät vastuuseen.
2. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on ehkäistävä kaltoinkohtelua EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisten valintaprosessin sekä heidän perehdyttämisensä ja kouluttamisensa yhteydessä luomalla aiheeseen liittyvää avoimuuden ja tietoisuuden kulttuuria sekä määrittämällä johtamis- ja valvontavastuut selkeästi.
3. Lähettävän järjestön on suoritettava kaikki lakisääteiset tarkastukset varmistaakseen, että vapaaehtoisehdokas voi työskennellä kyseisten kohderyhmien parissa.
4. Lähettävien ja vastaanottavien järjestöjen on kerrottava vapaaehtoisehdokkaille ja EU:n vapaaehtoisapua koskevan aloitteen vapaaehtoisille riskeistä ja suositelluista ehkäisevistä toimenpiteistä sen varmistamiseksi, ettei kaltoinkohtelua tapahdu.
7 LUKU
LOPPUSÄÄNNÖKSET
19 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan kolmantena päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 24 päivänä lokakuuta 2014.