KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) 2015/212
af 11. februar 2015
om fastlæggelse af regler for anvendelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 for så vidt angår de tekniske specifikationer for systemet til registrering og lagring af data om hver enkelt operation, der er nødvendige i forbindelse med overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision, herunder data om individuelle deltagere i operationer, der medfinansieres af OP II
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 223/2014 af 11. marts 2014 om Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede (1), særlig artikel 32, stk. 8, andet afsnit, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Ved Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 463/2014 (2) fastsættes bestemmelser, der er nødvendige for udarbejdelsen af programmerne. For at sikre gennemførelsen af de programmer, der finansieres af Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede, er det nødvendigt at fastsætte nærmere bestemmelser for anvendelsen af forordning (EU) nr. 223/2014.
(2)
I forbindelse med anvendelsen af artikel 32, stk. 2, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014 er det nødvendigt at fastsætte tekniske specifikationer for systemet til registrering og lagring i elektronisk form af data om hver enkelt operation, der er nødvendige i forbindelse med overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision.
(3)
De detaljerede tekniske specifikationer for systemet til registrering og lagring af data bør være tilstrækkeligt dokumenteret til at sikre et revisionsspor i overensstemmelse med de lovgivningsmæssige krav.
(4)
Systemet til registrering og lagring af data bør også omfatte passende søgeværktøjer og rapporteringsfunktioner, således at man let kan hente og samle de deri opbevarede oplysninger med henblik på overvågning, evaluering, finansiel forvaltning, verificering og revision.
(5)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra Udvalget for Den Europæiske Fond for Bistand til de Socialt Dårligst Stillede -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
Generelle bestemmelser
Systemet til registrering og lagring af data om operationer, der er omhandlet i artikel 32, stk. 2, litra d), i forordning (EU) nr. 223/2014, skal være i overensstemmelse med de tekniske specifikationer, der er fastsat i artikel 2-5.
Artikel 2
Beskyttelse og opbevaring af data og dokumenter og deres integritet
1. Adgangen til systemet baseres på foruddefinerede rettigheder for forskellige typer brugere og fjernes, hvis den ikke længere er nødvendig.
2. Systemet opbevarer enhver registrering, ændring og sletning af dokumenter og oplysninger.
3. Systemet må ikke tillade ændring af indholdet af dokumenter med en elektronisk signatur. Der vil blive sat et tidsstempel, der ikke kan ændres, som er knyttet til dokumentet, og som attesterer indleveringen af dokumentet med elektronisk signatur. Sletning af sådanne dokumenter vil blive registreret i henhold til stk. 2.
4. Dataene skal være genstand for regelmæssig backup. Backupfilen med kopi af hele indholdet af den elektroniske fil skal være klar til brug i nødstilfælde.
5. Faciliteten for elektronisk lagring skal være beskyttet mod enhver risiko for tab eller ændring af dennes integritet. En sådan beskyttelse skal omfatte fysisk beskyttelse mod ukorrekt temperatur og luftfugtighed, systemer til sporing af brand og tyveri, passende beskyttelsessystemer mod virusangreb, hackere og anden uvedkommende adgang.
6. Systemet sørger for dataflytning og ajourføring af format og IT-miljø med intervaller, der er tilstrækkelige til at sikre læsbarheden af og adgangen til dokumenter og data indtil udgangen af den periode, der er nævnt i artikel 51, stk. 1, i forordning (EU) nr. 223/2014.
Artikel 3
Søge- og rapporteringsfunktioner
Systemet skal omfatte:
a)
passende søgeredskaber, der sikrer, at det er let at genfinde dokumenter, data og metadata
b)
en rapporteringsfunktion, der gør det muligt at generere rapporter på grundlag af foruddefinerede kriterier, især for de data, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 532/2014 (3)
c)
en mulighed for at gemme, eksportere eller udskrive de rapporter, der er nævnt i litra b), eller et link til en ekstern facilitet, der giver denne mulighed.
Artikel 4
Dokumentation for systemet
Forvaltningsmyndigheden giver detaljeret og opdateret funktionel og teknisk dokumentation vedrørende systemets drift og karakteristika, der på anmodning er tilgængelig for relevante enheder med ansvar for forvaltningen af programmet, og for Kommissionen og Den Europæiske Revisionsret.
Den dokumentation, der er omhandlet i stk. 1, udgør dokumentation for gennemførelsen af forordning (EU) nr. 223/2014 i den pågældende medlemsstat.
Artikel 5
Sikkerhed ved informationsudveksling
Det anvendte system skal være beskyttet af tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger med hensyn til klassificering af dokumenter og beskyttelse af informationssystemer og personoplysninger. Disse foranstaltninger skal være i overensstemmelse med internationale standarder og nationale retsforskrifter.
De sikkerhedsforanstaltninger, der er omhandlet i stk. 1, skal beskytte netværk og transmissionsfaciliteter i de tilfælde, hvor det anvendte system indgår i et samspil med andre moduler og systemer.
Artikel 6
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 11. februar 2015.
KOMISSION TÄYTÄNTÖÖNPANOASETUS (EU) 2015/212,
annettu 11 päivänä helmikuuta 2015,
Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 223/2014 soveltamista koskevista säännöistä siltä osin kuin on kyse sellaisen tietojärjestelmän teknisistä eritelmistä, jolla tallennetaan ja säilytetään seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten tarvittavat tiedot kustakin toimesta, myös tiedot toimenpideohjelmasta II osarahoitettujen toimien yksittäisistä osallistujista
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahastosta 11 päivänä maaliskuuta 2014 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 223/2014 (1) ja erityisesti sen 32 artiklan 8 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Komission täytäntöönpanoasetuksessa (EU) N:o 463/2014 (2) vahvistetaan ohjelmien valmisteluun tarvittavat säännökset. Vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahastosta rahoitettavien ohjelmien täytäntöönpanon varmistamiseksi on tarpeen vahvistaa lisäsäännöksiä asetuksen (EU) N:o 223/2014 soveltamisesta.
(2)
Asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 2 kohdan d alakohdan soveltamiseksi on tarpeen vahvistaa tekniset eritelmät järjestelmälle, jolla tallennetaan ja säilytetään kustakin toimesta seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten tarvittava data tietokoneistetusti.
(3)
Datan tallentamiseen ja säilyttämiseen tarkoitetun järjestelmän yksityiskohtaiset tekniset eritelmät olisi dokumentoitava riittävästi sen varmistamiseksi, että jäljitysketju on lakisääteisten vaatimusten mukainen.
(4)
Datan tallentamiseen ja säilyttämiseen tarkoitettuun järjestelmään olisi sisällyttävä myös asianmukaiset hakuvälineet ja raportointitoiminnot, jotta siinä seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten säilytettäviä tietoja voidaan helposti hakea ja yhdistellä.
(5)
Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat vähävaraisimmille suunnatun eurooppalaisen avun rahaston komitean lausunnon mukaiset,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Yleiset säännökset
Asetuksen (EU) N:o 223/2014 32 artiklan 2 kohdan d alakohdassa tarkoitetun toimia koskevan datan tallentamiseen ja säilyttämiseen tarkoitetun järjestelmän on oltava 2-5 artiklassa vahvistettujen teknisten eritelmien mukainen.
2 artikla
Datan ja asiakirjojen sekä niiden eheyden suojaaminen ja säilyttäminen
1. Pääsyn järjestelmään on perustuttava ennalta määriteltyihin erilaisiin käyttäjäoikeuksiin, ja pääsyoikeus on poistettava, kun se ei enää ole tarpeen.
2. Järjestelmän on säilytettävä lokitiedot asiakirjojen ja datan tallennuksista, muutoksista ja poistoista.
3. Järjestelmä ei saa mahdollistaa sellaisten asiakirjojen sisällön muuttamista, joissa on sähköinen allekirjoitus. Sähköisesti allekirjoitettuun asiakirjaan on liitettävä sen jättämisen varmentava aikaleima, joka ei saa olla muutettavissa. Tällaisten asiakirjojen poistamisesta on tehtävä lokimerkintä 2 kohdan mukaisesti.
4. Data on varmennustallennettava säännöllisesti. Varmuuskopion, jossa on toisinto sähköisen tiedostovaraston koko sisällöstä, on oltava välittömästi käyttövalmiina hätätilanteessa.
5. Sähköinen varasto on suojattava häviämisen tai eheyden rikkoutumisen varalta. Suojelun on sisällettävä fyysinen suojelu sopimattomalta lämpötilalta ja ilmankosteudelta, tulipalon ja varkauden havaitsemisjärjestelmät sekä riittävät suojausjärjestelmät virushyökkäyksiä, hakkereita ja muuta luvatonta pääsyä vastaan.
6. Järjestelmään on sisällyttävä datan, formaattien ja tietoteknisen ympäristön migraatio riittävän usein, jotta asiakirjojen ja datan luettavuus ja saatavuus voidaan taata asetuksen (EU) N:o 223/2014 51 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun asianomaisen ajanjakson loppuun asti.
3 artikla
Haku- ja raportointitoiminnot
Järjestelmässä on oltava
a)
asianmukaiset hakuvälineet, jotka mahdollistavat asiakirjojen, datan ja niiden metadatan helpon hakemisen;
b)
raportointitoiminto, joka mahdollistaa raporttien laatimisen ennalta määritettyjen perusteiden mukaan, erityisesti komission delegoidussa asetuksessa (EU) N:o 532/2014 (3) vahvistetun datan osalta;
c)
mahdollisuus b alakohdassa tarkoitettujen raporttien tallentamiseen, siirtämiseen tai tulostamiseen tai linkki ulkoiseen sovellukseen, jossa on nämä mahdollisuudet.
4 artikla
Järjestelmän dokumentointi
Hallintoviranomaisen on toimitettava yksityiskohtainen ja ajantasainen toimintaa ja ominaisuuksia koskeva tekninen dokumentaatio, joka on pyynnöstä ohjelman hallinnoinnista vastaavien yksiköiden, komission ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimen käytössä.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun dokumentaation on osoitettava, että asetus (EU) N:o 223/2014 on pantu täytäntöön kyseisessä jäsenvaltiossa.
5 artikla
Tietojen vaihdon turvallisuus
Käytetty järjestelmä on suojattava riittävin asiakirjaluokitusta, tietojärjestelmien suojaamista ja henkilötietojen suojaa koskevin turvatoimenpitein. Näiden toimenpiteiden on oltava kansainvälisten standardien ja kansallisten oikeudellisten vaatimusten mukaisia.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetuilla turvatoimenpiteillä on suojattava verkot ja siirtojärjestelmät, jos käytetty järjestelmä toimii vuorovaikutuksessa muiden moduulien ja järjestelmien kanssa.
6 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan kahdentenakymmenentenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 11 päivänä helmikuuta 2015.