KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1268/2012
af 29. oktober 2012
om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 og 209, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2) er blevet ændret væsentligt og erstattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (i det følgende benævnt »finansforordningen«). Det er derfor nødvendigt at tilpasse Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (3) til finansforordningen. Af klarhedshensyn er det nødvendigt at erstatte forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 med en ny forordning.
(2)
I henhold til artikel 290 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (i det følgende benævnt »TEUF«) kan Kommissionen i en lovgivningsmæssig retsakt kun få delegeret beføjelse til at vedtage ikke-lovgivningsmæssige retsakter, der udbygger eller ændrer visse ikke-væsentlige bestemmelser i den lovgivningsmæssige retsakt. Visse af de bestemmelser, der er fastlagt i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002, er derfor blevet indarbejdet i finansforordningen. De pågældende bestemmelser skal således ikke medtages i nærværende forordning.
(3)
Kommissionen har under sit forberedende arbejde gennemført passende høringer, herunder på ekspertniveau, og sørget for samtidig, rettidig og hensigtsmæssig fremsendelse af relevante dokumenter til Europa-Parlamentet og Rådet.
(4)
Med hensyn til budgetprincipperne og især princippet om enhed gør forenklingen af reglerne om renter af forfinansiering og inddrivelse af disse renter og især ophævelsen af tilskudsmodtagernes forpligtelse til at forrente forfinansiering bestemmelserne om anvendelsesområdet og betingelserne for inddrivelse af renter overflødige. Når en sådan forpligtelse stadig skal pålægges enheder, som har fået overdraget budgetgennemførelsesopgaver, bør reglerne for identifikation, anvendelse og bogføring af renterne medtages i delegationsaftalerne med de pågældende enheder. I de tilfælde, hvor renter af forfinansiering skal betales til Unionen på grundlag af de pågældende aftaler, bør renterne indbetales til budgettet som formålsbestemte indtægter.
(5)
Med hensyn til princippet om etårighed bør der ske en afklaring af, hvad der forstås ved regnskabsårets bevillinger og ved forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen, hvor der, hvis de forberedende etaper er afsluttet pr. 31. december, er mulighed for fremførsel af forpligtelsesbevillinger.
(6)
Med hensyn til princippet om én regningsenhed bør der ske en præcisering af de kurser, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og de andre valutaer i forbindelse med likviditetsstyring og regnskabsføring. Desuden bør bogføringen af resultaterne af sådanne valutaomregningstransaktioner gøres endnu mere gennemsigtig. Efter indførelsen af euroen bør Kommissionens forpligtelse til at give medlemsstaterne oplysninger om overførsler af likvide midler mellem forskellige valutaer afskaffes.
(7)
Med hensyn til undtagelser fra princippet om bruttoopgørelse bør der ske en præcisering af den budgetmæssige behandling af formålsbestemte indtægter, og især af medlemsstaters eller tredjelandes bidrag til visse EU-programmer, samt af de grænser, der gælder for modregning mellem udgifter og indtægter. I betragtning af den nuværende praksis er det af hensyn til retssikkerheden specielt nødvendigt at præcisere, at formålsbestemte indtægter som hovedregel automatisk skal generere forpligtelses- og betalingsbevillinger, så snart institutionen har modtaget indtægten. Det er også nødvendigt at præcisere de tilfælde, hvor formålsbestemte indtægter undtagelsesvis kan stilles til rådighed, inden institutionen rent faktisk har modtaget indtægterne.
(8)
Med hensyn til princippet om specificering bør det nøje angives, hvordan man beregner de procentdele af bevillingerne, som institutionerne er bemyndiget til selv at overføre. Europa-Parlamentet og Rådet bør informeres fuldt ud gennem en detaljeret begrundelse for de overførselsanmodninger, som skal forelægges for dem.
(9)
Med hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning bør det fastsættes, hvilke mål der er for forudgående evaluering, midtvejsevaluering og efterfølgende evaluering af programmer og foranstaltninger, og hvilke minimumskrav der er med hensyn til hyppigheden af disse former for kontrol, samt hvilke oplysninger der bør gives i finansieringsoversigten til lovgivningsforslag.
(10)
Med hensyn til princippet om gennemsigtighed øger offentliggørelsen af oplysninger med angivelse af navnet på de pågældende modtagere og de nøjagtige beløb, de har modtaget, åbenheden om anvendelsen af de pågældende midler. Når sådanne oplysninger stilles til rådighed for borgerne, øges den offentlige kontrol af de omhandlede midlers anvendelse, hvilket medvirker til den bedst mulige anvendelse af offentlige midler. Samtidig er offentliggørelsen af sådanne oplysninger underlagt reglerne om beskyttelse af personoplysninger, når modtagerne er fysiske personer. Personoplysninger bør derfor kun offentliggøres, hvis det er nødvendigt og står i et rimeligt forhold til det tilstræbte legitime mål.
(11)
Oplysningerne om anvendelsen af EU-midler bør offentliggøres på et websted tilhørende institutionerne og bør mindst omfatte navn, lokalitet, beløb og formålet med midlerne. I forbindelse med oplysningerne bør der tages hensyn til kriterierne i finansforordningens artikel 35, stk. 3, navnlig tildelingens art og størrelse.
(12)
Navnet på og lokaliteten for modtagere af EU-midler bør offentliggøres for priser, tilskud og kontrakter, som tildeles, efter at en offentlig procedure er blevet åbnet for konkurrence, som det specielt er tilfældet med projektkonkurrencer, indkaldelser af forslag og udbud, under overholdelse af principperne i TEUF og navnlig principperne om gennemsigtighed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling. Desuden bør offentliggørelsen gøre det lettere for ansøgere, hvis bidrag til konkurrencen er blevet afvist, at kontrollere, hvordan de offentlige udvælgelsesprocedurer er forløbet.
(13)
Personoplysninger vedrørende fysiske personer bør kun offentliggøres i den periode, hvor midlerne anvendes af modtageren, og oplysningerne bør derfor fjernes efter to år. Det samme bør gælde personoplysninger om juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
(14)
I de fleste af de tilfælde, som er omfattet af denne forordning, vedrører offentliggørelsen juridiske personer.
(15)
Når der er tale om fysiske personer, bør offentliggørelse kun komme på tale, når princippet om et rimeligt forhold mellem det tildelte beløbs størrelse og behovet for at kontrollere, at midlerne anvendes bedst muligt, er overholdt. Med hensyn til fysiske personer skal offentliggørelsen af regionen på NUTS 2-niveau ske i overensstemmelse med målet om offentliggørelse af modtagerne, sikre ligebehandling af medlemsstater af forskellig størrelse og respektere modtagernes ret til privatlivets fred og navnlig beskyttelsen af deres personoplysninger.
(16)
Oplysninger om stipendier og anden direkte støtte til fysiske personer med særligt stort behov bør fritages fra offentliggørelse.
(17)
For at sikre, at princippet om ligebehandling mellem modtagerne overholdes, bør offentliggørelsen af oplysninger vedrørende fysiske personer også ske i overensstemmelse med medlemsstaternes pligt til at sikre stor åbenhed omkring kontrakter over det beløb, som er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (4).
(18)
Modtagerens navn og lokalitet og beløbet og formålet med midlerne bør ikke offentliggøres, hvis det risikerer at bringe modtagerens integritet, der er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, i fare, eller ville skade modtagerens legitime kommercielle interesser.
(19)
Kontoplanen bør give den klarhed og gennemsigtighed, som er nødvendig for budgetprocessen.
(20)
De handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, bør også defineres.
(21)
Med hensyn til indirekte forvaltning bør rammerne for delegation af beføjelser og indholdet i delegationsaftalen fastlægges. En enhed eller person, som får pålagt budgetgennemførelsesopgaver, bør garantere et niveau af beskyttelse af Unionens finansielle interesser, som svarer til det niveau, der kræves i henhold til finansforordningen. Betingelserne for, at Kommissionen kan acceptere, at disse enheders eller personers systemer, regler og procedurer svarer til dens egne, bør fastlægges for at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af EU-midler i de bemyndigede enheder.
(22)
Forvaltningsorganerne, som Kommissionen bevarer kontrollen over, bør for så vidt angår gennemførelsen af Unionens budget tildeles status som den pågældende institutions ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.
(23)
I tilfælde af indirekte forvaltning med internationale organisationer bør de organisationer, som kan varetage denne form for forvaltning, identificeres.
(24)
Når budgetgennemførelsesopgaver overdrages til offentlige organer eller privatretlige organer, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, bør betingelserne for, hvordan de udpeges, fastsættes.
(25)
I forbindelse med indirekte forvaltning er det nødvendigt at fastsætte detaljerede regler for procedurerne for gennemgang og godkendelse af regnskaberne og udelukkelse af udbetalinger, der er foretaget i strid med de gældende regler, fra Unionens udgiftsfinansiering.
(26)
Privatretlige enheder, der udfører forberedelses- eller støttearbejde for Kommissionens regning, bør udvælges efter udbudsprocedurerne.
(27)
Med hensyn til de finansielle aktørers rolle medfører reformen af den finansielle forvaltning og afskaffelsen af den centrale forudgående kontrol, at de anvisningsberettigede pålægges et større ansvar for alle indtægts- og udgiftstransaktioner, bl.a. i forbindelse med interne kontrolsystemer. Europa-Parlamentet og Rådet bør fremover underrettes om udnævnelse og fratræden af en ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget. Opgaverne, ansvarsområderne og principperne for de procedurer, som skal overholdes, bør også fastlægges. Internaliseringen af den forudgående kontrol forudsætter specielt, at der sondres klart mellem opgaver vedrørende indledning af transaktioner i forbindelse med gennemførelsen af budgettet og efterprøvning af sådanne transaktioner. Desuden bør hver institution vedtage en kodeks af faglige standarder, der skal gælde for ansatte med ansvar for den forudgående og efterfølgende kontrol. Det bør også fastsættes, at der gøres rede for de ansvarsområder, som varetages, i en årlig rapport til den institution, som bl.a. har ansvaret for den efterfølgende kontrol. Bilagene vedrørende de gennemførte transaktioner bør opbevares. Endelig bør der udarbejdes en særlig rapport til institutionen og en meddelelse til Europa-Parlamentet og Rådet om alle de forskellige former for udbud med forhandling med henblik på tildeling af offentlige kontrakter, da disse kontrakter udgør undtagelser fra de sædvanlige tildelingsprocedurer.
(28)
Forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 bør tilpasses for at tage hensyn til delegationschefens dobbeltrolle som anvisningsberettiget ved subdelegation for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »EU-Udenrigstjenesten«) og, for så vidt angår aktionsbevillinger, for Kommissionen.
(29)
For at afklare ansvarsområderne er det endvidere nødvendigt nøjagtigt at fastlægge regnskabsførerens opgaver og ansvar for så vidt angår regnskabssystemer, likviditetsstyring og forvaltning af bankkonti samt databasen vedrørende tredjemand. Også reglerne for regnskabsførerens fratræden bør fastlægges.
(30)
Betingelserne for anvendelse af forskudskonti, en forvaltningsform, der udgør en undtagelse fra de almindelige budgetprocedurer, bør fastlægges, og forskudsbestyrernes opgaver og ansvar samt den anvisningsberettigedes og regnskabsførerens ansvar for kontrol med forskudskontiene bør præciseres. Europa-Parlamentet og Rådet bør underrettes om enhver udnævnelse og fratræden. Af effektivitetshensyn bør der kun oprettes én forskudskonto i delegationerne for bevillinger fra både Kommissionens og EU-Udenrigstjenestens sektioner i budgettet. Det har vist sig at være nødvendigt at indføre muligheden for at anvende betalingskort, der er knyttet til forskudskonti, for at lette betalingerne, især i Unionens delegationer og repræsentationer, og for at undgå risiciene i forbindelse med håndtering af kontanter.
(31)
Når hver enkelt finansiel aktørs opgaver og ansvar er defineret, kan disse kun drages til ansvar på de betingelser, der er fastsat i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som er oprettet i hver institution, har vist sig at være en effektiv mekanisme til at afgøre, om der foreligger økonomiske uregelmæssigheder, og den bør derfor bibeholdes. Der bør fastlægges en procedure, som gør det muligt for en anvisningsberettiget at anmode om bekræftelse af en instruks, som den anvisningsberettigede betragter som uregelmæssig eller stridende mod princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og således blive fritaget for ansvar.
(32)
For indtægternes vedkommende bør der, bortset fra særtilfældet egne indtægter, som henhører under Rådets afgørelse 2007/436/EF, Euratom af 7. juni 2007 om ordningen for De Europæiske Fællesskabers egne indtægter (5), ske en præcisering af de opgaver og den kontrol, der påhviler de anvisningsberettigede i de forskellige faser af proceduren: udarbejdelse af overslaget over fordringer, indtægtsordre, fremsendelse af debetnotaen, hvori debitor informeres om fastlæggelsen af fordringen, beregning af eventuelle morarenter og om nødvendigt beslutningen om at give afkald på en fordring på grundlag af kriterier, der sikrer en forsvarlig økonomisk forvaltning, med henblik på at sikre en effektiv inddrivelse af indtægter.
(33)
Det er nødvendigt at præcisere regnskabsførerens rolle i forbindelse med inddrivelsen af indtægter og henstand med betaling af udgifter. Regnskabsføreren bør også have en vis fleksibilitet ved inddrivelsen af betalinger, såsom muligheden for at modregne gæld direkte eller for under særlige omstændigheder at fravige kravet om, at der skal stilles garanti for betaling af gæld, når debitor er villig og i stand til at foretage betalingen inden henstandsperiodens udløb, men ikke kan stille en sådan garanti, under behørig hensyntagen til proportionalitetsprincippet.
(34)
For at sikre, at aktiverne forvaltes korrekt, samtidig med at de giver et afkast, bør foreløbigt inkasserede beløb, såsom bøder inden for konkurrencepolitikken, som anfægtes, investeres i finansielle aktiver, og tildelingen af renteafkastet af de pågældende investeringer bør fastlægges.
(35)
For at sikre, at Kommissionen har alle de oplysninger, som er nødvendige i forbindelse med vedtagelsen af finansieringsafgørelser, er det nødvendigt at fastlægge mindstekravene til indholdet af finansieringsafgørelser vedrørende tilskud, indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter.
(36)
Med hensyn til udgifter bør sammenhængen mellem finansieringsafgørelser, samlede forpligtelser og specifikke forpligtelser og karakteristiske træk ved disse forskellige faser defineres med henblik på at fastlægge en klar ramme for de forskellige faser i budgetgennemførelsen.
(37)
Det er nødvendigt at præcisere forholdet mellem fastsættelses-, anvisnings- og betalingstransaktionerne og den kontrol, som den anvisningsberettigede skal foretage ved fastsættelsen af udgifter, med påtegningen »kan betales«. De bilag, der skal fremlægges til støtte for betalinger, bør præciseres, og der bør fastlægges regler for afslutning af forfinansiering og mellemliggende betalinger.
(38)
Der bør fastlægges detaljerede regler for anvendelsen af frister for fastsættelses- og betalingstransaktioner under hensyntagen til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/7/EU af 16. februar 2011 om bekæmpelse af forsinket betaling i handelstransaktioner (6) for at sikre, at betalingerne til modtagerne ikke forsinkes urimeligt.
(39)
Med hensyn til intern revision bør der fastsættes regler for udpegelse af den interne revisor, og dennes uafhængighed bør sikres inden for den institution, der har udnævnt ham, og over for hvilken han skal redegøre for sit arbejde. Europa-Parlamentet og Rådet bør underrettes om enhver udnævnelse og fratræden for at sikre åbenhed over for Europa-Parlamentet og Rådet.
(40)
Reglerne for offentlige kontrakter bør være baseret på direktiv 2004/18/EF. Det er nødvendigt at definere de forskellige typer udbudsprocedurer og at fastlægge de regler, der gælder for annoncering og offentliggørelse, betingelserne for anvendelse af en bestemt type procedure og de vigtigste karakteristika ved de eksisterende procedurer, en nærmere beskrivelse af udvælgelses- og tildelingskriterierne, reglerne for adgang til udbudsdokumenter og for kommunikation med tilbudsgivere eller ansøgere og i de tilfælde, hvor Kommissionen indgår kontrakter for egen regning, de forskellige beløbsgrænser, der gælder, og reglerne for værdiansættelse af de kontrakter, der skal indgås.
(41)
Procedurerne for tildeling af kontrakter har til formål at opfylde institutionernes behov på de bedst mulige betingelser under overholdelse af principperne om lige adgang til offentlige indkøbskontrakter og om gennemsigtighed og ikke-forskelsbehandling. For at skabe større gennemsigtighed og sikre ligebehandling af ansøgerne og tilbudsgiverne, og for at understrege, at de anvisningsberettigede har det fulde ansvar for det endelige valg, bør procedurerne for åbning og evaluering af bud og ansøgninger om deltagelse fastlægges, lige fra udpegelsen af et udvalg til tildelingsafgørelsen, som bør være begrundet og dokumenteret, og som i sidste instans træffes af den ordregivende myndighed.
(42)
Ud fra tidligere erfaringer er det nødvendigt at fastlægge en ny udbudsprocedure for kontrakter med mellemstor værdi. Det bør være tilladt at anvende »leverandørlisten« på samme vilkår som den eksisterende »indkaldelse af interessetilkendegivelser«, da denne liste mindsker den administrative byrde for de potentielle tilbudsgivere.
(43)
For at beskytte Unionens finansielle interesser under gennemførelsen af kontrakten bør der gives mulighed for at kræve, at de enheder, som stiller finansiel kapacitet til rådighed i forbindelse med offentlige indkøb, hæfter solidarisk for gennemførelsen af den tilsvarende kontrakt.
(44)
For at beskytte Unionens finansielle interesser og sikre kontrol med gennemførelsen af kontrakten bør der gives mulighed for at kræve, at kontrahenten selv direkte udfører visse kritiske opgaver.
(45)
For at garantere, at en kontrakt gennemføres efter den højeste faglige standard, bør der gives mulighed for at afvise de tilbudsgivere, som har potentielle interessekonflikter.
(46)
Da der ikke længere automatisk kræves finansielle garantier, er det nødvendigt at fastlægge kriterierne for, at der kan kræves sådanne garantier.
(47)
Anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud bør præciseres, specielt med hensyn til den type foranstaltninger eller organer af generel interesse for Unionen, som er berettiget til tilskud, samt med hensyn til de typer retlige forpligtelser, som kan anvendes til at dække tilskud. For disse retlige forpligtelser bør kriterierne for, om der skal vælges en aftale eller en afgørelse, deres minimumsindhold og muligheden for specifikke tilskudsaftaler eller -afgørelser inden for rammepartnerskabsaftaler præciseres for at sikre ligebehandling og undgå, at adgangen til EU-midler begrænses.
(48)
Anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud bør også tage hensyn til, at der i finansforordningen er indført dels specifikke afsnit om priser og finansielle instrumenter, dels væsentlige regler for tilskud, støtteberettigede omkostninger, afskaffelse af princippet om degressiv tildeling, anvendelse af forenklede former for tilskud (faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger og finansiering efter takst) og afskaffelse af kravet om, at der obligatorisk skal stilles forfinansieringsgarantier.
(49)
Fremskridtene hen imod elektronisk udveksling af oplysninger og elektronisk indsendelse af dokumenter, som udgør en vigtig forenklingsforanstaltning, bør ledsages af klare betingelser for accept af de systemer, som skal anvendes, for at etablere et retligt forsvarligt miljø.
(50)
Princippet om forbud mod fortjeneste og samfinansieringsprincippet bør revideres i overensstemmelse med de præciseringer og forenklingsforanstaltninger, som er indført i finansforordningen. Af klarhedshensyn bør der især fastsættes detaljerede regler for de typer indtægter, som skal tages i betragtning i forbindelse med princippet om forbud mod fortjeneste, og de forskellige former for ekstern samfinansiering og samfinansiering i form af naturalydelser.
(51)
Med hensyn til princippet om gennemsigtighed bør det være tilladt at vedtage og offentliggøre flerårige arbejdsprogrammer, da de har en merværdi for ansøgerne, som lettere kan tage højde for og bedre kan forberede sig på indkaldelser af forslag. I den forbindelse bør betingelserne for, at arbejdsprogrammer kan betragtes som finansieringsafgørelser, præciseres. For at sikre gennemsigtighed bør der også offentliggøres indkaldelser af forslag, undtagen i hastetilfælde, eller når foranstaltningen kun kan gennemføres af én enhed. Minimumsindholdet af de offentliggjorte indkaldelser af forslag bør også præciseres.
(52)
Da betingelserne for støtteberettigelse for moms betalt af tilskudsmodtagerne ofte medfører fejl og uoverensstemmelser, bør det sikres, at begreberne moms, der ikke kan godtgøres, og ikke-afgiftspligtige personer, jf. artikel 13, stk. 1, i Rådets direktiv 2006/112/EF af 28. november 2006 om det fælles merværdiafgiftssystem (7), forstås og anvendes konsekvent under henvisning til de aktiviteter, som disse begreber omfatter.
(53)
For at sikre gennemsigtighed, ligebehandling af ansøgerne og forbedring af de anvisningsberettigedes ansvarlighed er det nødvendigt at fastlægge tildelingsproceduren, fra ansøgningen om tilskuddet, i forbindelse med hvilken Kommissionen bør have givet ansøgerne et minimum af oplysninger, til evalueringen heraf i lyset af på forhånd fastsatte støtteberettigelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, inden den ansvarlige anvisningsberettigede træffer sin endelige, behørigt dokumenterede afgørelse. Der bør fastlægges detaljerede regler om sammensætningen af og opgaverne for det udvalg, som skal vurdere forslagene på grundlag af udvælgelses- og tildelingskriterierne, og mulighederne for at kontakte ansøgerne under tildelingsproceduren eller for at opfordre dem til at tilpasse deres forslag. Disse muligheder bør på behørig vis afspejle de krav til god forvaltning, som er blevet indført i finansforordningen, og bør omfatte betingelserne for, at forslag kan justeres inden underskrivelsen af tilskudsaftalerne eller meddelelsen af tilskudsafgørelserne, samtidig med at det sikres, at ansøgerne behandles ens, og at princippet om, at initiativet til handlingerne udelukkende ligger hos ansøgerne, overholdes.
(54)
Da anvendelsen af faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger og finansiering efter takst udvides og gøres lettere i henhold til finansforordningen, bør definitionerne af disse forenklede former for tilskud præciseres. Det er specielt nødvendigt at præcisere, at de ligesom andre former for tilskud skal dække kategorier af støtteberettigede omkostninger, og at angive, at deres beløb ikke nødvendigvis bør fastsættes på forhånd, hvilket er særlig relevant, når de fastlægges på grundlag af tilskudsmodtagerens sædvanlige praksis for omkostningsberegning. Der er også behov for at sikre stabilitet i reglerne for finansiering under et specifikt program. Til det formål bør det være tilladt at anvende den forenklede form for tilskud i hele programmets varighed. Af statistiske og metodemæssige hensyn og med henblik på forebyggelse og opdagelse af svig bør der sikres adgang til generelle regnskabsoplysninger fra en tilskudsmodtager, selv når de pågældende finansieres via faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger eller finansiering efter takst. Denne kontrol bør dog ikke bruges til at sætte spørgsmålstegn ved enhedsværdierne for de faste beløb, den godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger eller den finansiering efter takst, som allerede er aftalt.
(55)
En forsvarlig økonomisk forvaltning kræver, at Kommissionen opnår passende garantier. I ansøgningsfasen bør der foretages finansielle revisioner i forbindelse med ansøgninger, som vedrører større beløb, ved udbetalingen af forfinansiering bør der, når risiciene efter den anvisningsberettigedes vurdering retfærdiggøre det, kræves finansielle forhåndsgarantier, og i fasen med mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen bør der forelægges attester udarbejdet af revisorer i forbindelse med de betalingsanmodninger, som vedrører de største beløb, og hvor risikoen er størst.
(56)
Betingelserne og procedurerne for suspension og reduktion af tilskud bør præciseres for at definere grundene til suspension eller reduktion bedre, give tilskudsmodtagerne passende information og sikre, at tilskudsmodtagerne har mulighed for at udøve deres ret til et forsvar på alle stadier.
(57)
En forsvarlig forvaltning af EU-midler betyder også, at tilskudsmodtagerne selv skal bruge EU-tilskuddene på en sparsommelig og produktiv måde. Specielt bør omkostningerne til kontrakter, som tilskudsmodtagerne indgår med henblik på gennemførelsen af foranstaltningen, være støtteberettigede, forudsat at disse kontrakter som led i gennemførelsen tildeles til det økonomisk mest fordelagtige bud.
(58)
Da begrænsningerne i anvendelsen af økonomisk støtte til tredjemand opblødes i finansforordningen, er det nødvendigt at fastlægge de minimumsbestemmelser, som skal fastsættes i tilskudsaftalen eller indsættes i tilskudsafgørelsen, for klart at sondre mellem en tilskudsmodtagers tildeling af økonomisk støtte til tredjemand og en befuldmægtigets gennemførelse af budgetopgaver ved indirekte forvaltning.
(59)
Beføjelserne til at pålægge tilskudsmodtagere sanktioner bør bringes i overensstemmelse med dem, som gælder i forbindelse med offentlige indkøb, da de er af samme art og bør være underlagt de samme regler med hensyn til effektivitet og proportionalitet.
(60)
Priser bør være underlagt principperne om gennemsigtighed og ligebehandling på samme måde som tilskud. I den forbindelse bør der også fastlægges minimumskarakteristika for arbejdsprogrammer og for projektkonkurrencer under hensyntagen til de tilsvarende krav for tilskud. Navnlig bør betingelserne for, at arbejdsprogrammer kan betragtes som finansieringsafgørelser, og minimumsindholdet i reglerne for priskonkurrencer, herunder betingelserne for udbetalingen af prisen til vinderne i tilfælde af tildeling, og passende publikationsmåder præciseres.
(61)
Overholdelsen af principperne om gennemsigtighed og ligebehandling kræver også, at der fastlægges en klart defineret tildelingsprocedure, fra indsendelsen af bidragene til information af ansøgere og underretning af den vindende deltager. Denne procedure bør omfatte en vurdering af bidragene foretaget af et ekspertpanel, som er udpeget af den ansvarlige anvisningsberettigede, på grundlag af de tildelingskriterier, som er fastsat i konkurrencereglerne, for at sikre kompetence og neutralitet ved vurderingen af bidragene. På grundlag af deres henstillinger bør den ansvarlige anvisningsberettigede træffe den endelige afgørelse om tildeling af prisen, da ansvaret for budgetgennemførelsen altid påhviler Kommissionen.
(62)
For at sikre en harmoniseret gennemførelse af de forskellige finansielle instrumenter inden for Kommissionen bør den generelle ramme, som indgår i finansforordningens afsnit VIII, suppleres med detaljerede regler for forvaltningen af finansielle instrumenter, herunder bestemmelser om udvælgelse af bemyndigede enheder, delegationsaftalernes indhold og forvaltningsomkostninger og -gebyrer, og for forvaltningskonti.
(63)
Der bør fastlægges regler for udvælgelse af finansielle formidlere og endelige modtagere, navnlig når de finansielle instrumenter forvaltes direkte i særlige tilfælde, enten gennem særlige investeringsmekanismer eller gennem andre gennemførelsesmekanismer, således at det sikres, at EU-midlerne anvendes på en produktiv måde.
(64)
Betingelserne for anvendelsen af finansielle instrumenter skal fastsættes, herunder løftestangseffekten og rammerne for overvågning. Det bør også sikres, at finansielle instrumenter gennemføres på grundlag af en solid forudgående evaluering, som gør det muligt for Kommissionen at udforme dem specifikt til at imødegå markedssvigt og suboptimale investeringsforhold.
(65)
Med hensyn til regnskabsføring og regnskabsaflæggelse er de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, som skal danne grundlag for opstillingen af årsregnskabet, defineret i Unionens regnskabsregler. Disse regnskabsregler præciserer også betingelserne for bogføring af en transaktion og reglerne for værdiansættelse af aktiver og passiver og for henlæggelser for at sikre, at oplysningerne er korrekt udformet, fuldstændige og nøjagtige.
(66)
Med hensyn til regnskaberne bør det præciseres, at regnskabsføreren for hver institution skal fremlægge dokumentation for organisationen på regnskabsområdet og regnskabsprocedurerne i den pågældende institution, og der bør opstilles betingelser for it-regnskabssystemer, specielt for at garantere adgangssikkerhed og revisionsspor i forbindelse med ændringer af systemerne.
(67)
Med hensyn til regnskabsføring bør principperne for føring af regnskabsbøger, for den generelle kontooversigt, for regelmæssig afstemning af saldiene i denne oversigt og for formuefortegnelsen præciseres, ligesom de elementer, der indgår i den regnskabskontoplan, som vedtages af Kommissionens regnskabsfører, bør defineres. Der bør ske en præcisering af de regler, der gælder for registrering af transaktioner, navnlig dobbelt bogholderimetoden, reglerne for omregning af transaktioner, der ikke er udtrykt i euro, og reglerne for bilag vedrørende regnskabsposteringer. Desuden bør bogføringstransaktionernes indhold præciseres.
(68)
Det er nødvendigt at fastlægge reglerne for formuefortegnelsen og præcisere regnskabsførernes og de anvisningsberettigedes respektive ansvarsområder på dette område og reglerne for salg af aktiver opført i fortegnelsen med henblik på en effektiv forvaltning af aktiver.
(69)
Med hensyn til foranstaltninger udadtil bør denne forordning ligesom finansforordningen indeholde undtagelser, som afspejler de særlige konkrete forhold i denne sektor, navnlig for så vidt angår offentlige indkøb og tildeling af tilskud, især fordi disse procedurer gennemføres af myndighederne i tredjelande, der modtager finansiel støtte fra Unionen. Med hensyn til offentlige indkøb bør disse forskelle især vedrøre typerne af procedurer og de grænser, fra hvilke de anvendes. Med hensyn til tilskud bør fuld finansiering tillades i visse tilfælde, især for at tage hensyn til tilskudsmodtagernes nedsatte samfinansieringskapacitet.
(70)
Der bør fastsættes detaljerede bestemmelser om anvendelsen af budgetstøtte, som præciserer betingelserne for, at budgetstøtte kan anvendes, og partnerens pligt til at give Kommissionen rettidige og pålidelige oplysninger, så den kan vurdere, om betingelserne er overholdt.
(71)
Med hensyn til EU-trustfonde er det nødvendigt at fastsætte principperne for Unionens bidrag til EU-trustfonde og for bidragene fra andre donorer, at fastlægge regnskabs- og rapporteringsreglerne for EU-trustfonde, især for renter af trustfondens bankkonto, at præcisere de finansielle aktørers og trustfondens bestyrelses respektive ansvarsområder og at definere forpligtelserne vedrørende ekstern revision. Det er også nødvendigt at sikre en retfærdig repræsentation af de deltagende donorer i trustfondens bestyrelse og at sikre, at der kræves positiv stemmeafgivelse fra Kommissionen vedrørende anvendelsen af midlerne.
(72)
For at forenkle udbudsprocedurerne i forbindelse med foranstaltninger udadtil er visse beløbsgrænser blevet ændret, og andre beløbsgrænser og forvaltningsprocedurer, som kommer fra de fælles bestemmelser, er blevet tilføjet og tilpasset.
(73)
Med hensyn til tilskud bør betingelserne for at fravige princippet om samfinansiering bringes i overensstemmelse med finansforordningen.
(74)
For at sikre en forsvarlig forvaltning af Unionens bevillinger bør det endvidere præciseres, hvilke forhåndsbetingelser og regler der skal medtages i aftalerne, når forvaltningen af bevillinger decentraliseres, eller hvis der anvendes forskudskonti.
(75)
Det er hensigtsmæssigt at definere de europæiske kontorer og fastsætte specifikke regler for Publikationskontoret og bestemmelser, som bemyndiger Kommissionens regnskabsfører til at delegere nogle af sine opgaver til ansatte i disse kontorer. Desuden bør funktionsvilkårene for de bankkonti, som europæiske kontorer kan bemyndiges til at åbne i Kommissionens navn, præciseres.
(76)
I analogi med offentliggørelsen af oplysninger om modtagere af EU-midler bør listen over de eksperter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 204, og som udvælges gennem en interessetilkendegivelse, og genstanden for deres opgaver offentliggøres. Deres aflønning bør også offentliggøres, når den overstiger 15 000 EUR.
(77)
Den nye procedure, som er indført i finansforordningens artikel 203, bør suppleres, specielt med hensyn til den type omkostninger, som skal medregnes i de deri fastsatte beløbsgrænser. Der bør indføres detaljerede regler om ejendomsprojekter i Unionens delegationer i betragtning af deres særlige karakteristika, især i hastetilfælde. Det bør fastsættes, at beboelsesejendomme, især i delegationerne, som skal lejes eller købes inden for kort tid, bør udelukkes fra proceduren i finansforordningens artikel 203. Erhvervelse af jord gratis eller for et symbolsk beløb bør ikke falde ind under proceduren i finansforordningens artikel 203, da en sådan erhvervelse ikke i sig selv udgør en yderligere byrde for budgettet.
(78)
For at sikre overensstemmelse med finansforordningens bestemmelser bør der fastlægges en række overgangsbestemmelser. For at sikre overensstemmelse med det sektorspecifikke retsgrundlag bør anvendelsen af bestemmelserne om forvaltningsmetoder og finansielle instrumenter desuden udsættes til den 1. januar 2014 -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
FØRSTE DEL
FÆLLES BESTEMMELSER
AFSNIT I
EMNE
Artikel 1
Emne
Denne forordning fastsætter regler for anvendelsen af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (i det følgende benævnt »finansforordningen«).
AFSNIT II
BUDGETPRINCIPPER
KAPITEL 1
Principperne om enhed og et realistisk budget
Artikel 2
Bogføring af renter fra forfinansieringer
(Finansforordningens artikel 8, stk. 4)
Når der skal betales renter til budgettet, fastsættes det i den aftale, som indgås med de enheder eller personer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. ii)-viii), at forfinansieringerne skal indbetales på bankkonti eller underkonti, der gør det muligt at identificere midlerne og de tilhørende renter. Er dette ikke muligt, skal modtagernes eller formidlernes regnskabspraksis gøre det muligt at identificere de midler, som Unionen har indbetalt, og de renter eller andre fordele, som disse midler har givet anledning til.
Bestemmelserne i denne forordning vedrørende renter af forfinansieringer berører ikke bogføringen af forfinansieringer som aktiver i årsregnskabet i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i finansforordningens artikel 143.
KAPITEL 2
Princippet om etårighed
Artikel 3
Bevillinger for regnskabsåret
(Finansforordningens artikel 11, stk. 3)
De forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger, der godkendes for regnskabsåret, består af:
a)
de bevillinger, der er opført på budgettet, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget
b)
fremførte bevillinger
c)
genopførte bevillinger, jf. finansforordningens artikel 178 og 182
d)
bevillinger, der hidrører fra forfinansieringer, som er blevet tilbagebetalt, jf. finansforordningens artikel 177, stk. 3
e)
bevillinger, der er opført som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter i løbet af regnskabsåret eller i tidligere regnskabsår, og som ikke er anvendt.
Artikel 4
Annullering og fremførsel af bevillinger
(Finansforordningens artikel 13, stk. 2)
1. De forpligtelsesbevillinger og de ikke-opdelte bevillinger vedrørende ejendomsprojekter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), kan kun fremføres, hvis der ikke har kunnet indgås forpligtelser inden den 31. december i regnskabsåret af årsager, som ikke kan tilskrives den anvisningsberettigede, og hvis de forberedende etaper er så fremskredne, at det med rimelighed kan formodes, at forpligtelsen vil kunne indgås senest den 31. marts i det følgende år eller den 31. december for ejendomsprojekter.
2. De forberedende etaper, der er omhandlet i finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), og som bør være afsluttet pr. 31. december i regnskabsåret med henblik på en fremførsel til det følgende regnskabsår, omfatter navnlig:
a)
for så vidt angår samlede forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 85, vedtagelse af en finansieringsafgørelse eller afslutning inden denne dato af høringen af de berørte tjenestegrene i hver institution med henblik på vedtagelse af afgørelsen
b)
for så vidt angår specifikke forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 85, afslutning af udvælgelsen af mulige kontrahenter, modtagere, prisvindere eller bemyndigede.
3. Bevillinger, der er fremført i overensstemmelse med finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), og for hvilke der ikke er indgået forpligtelser pr. 31. marts i det følgende regnskabsår eller frem til den 31. december i det følgende regnskabsår for beløb vedrørende ejendomsprojekter, annulleres automatisk.
Kommissionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om de bevillinger, som annulleres på denne måde, inden for en måned fra annulleringen i henhold til første afsnit.
4. Bevillinger, der er fremført i henhold til finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra b), kan udnyttes indtil den 31. december i det følgende regnskabsår.
5. Bevillinger, der er fremført i henhold til stk. 1-4, skal fremgå af regnskaberne.
KAPITEL 3
Princippet om én regningsenhed
Artikel 5
Omregningskursen mellem euroen og andre valutaer
(Finansforordningens artikel 19)
1. Ved omregninger, som foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede, anvendes den daglige vekselkurs for euroen, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-udgaven, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af de sektorspecifikke forordninger.
Når omregningen mellem euroen og en anden valuta skal foretages af kontrahenter eller modtagere, finder de særlige regler for omregning, som er fastsat i indkøbskontrakter, tilskudsaftaler eller finansieringsaftaler, anvendelse.
2. For at undgå, at valutaomregninger får væsentlig indvirkning på niveauet for Unionens samfinansiering eller negativ indvirkning på Unionens budget, fastsættes der i givet fald i de særlige regler for omregning, der er omhandlet i stk. 1, en omregningskurs mellem euroen og andre valutaer, som beregnes ved hjælp af gennemsnittet for den daglige vekselkurs i en given periode.
3. Hvis der ikke for den pågældende valutas vedkommende offentliggøres en daglig vekselkurs for euroen i Den Europæiske Unions Tidende, anvender den ansvarlige anvisningsberettigede den regnskabskurs, der er omhandlet i stk. 4.
4. Med henblik på den regnskabsføring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 151-156, og med forbehold af bestemmelserne i artikel 240 i nærværende forordning foretages omregningen mellem euroen og en anden valuta ved anvendelse af den månedlige regnskabskurs for euroen. Denne regnskabsvekselkurs fastsættes af Kommissionens regnskabsfører under anvendelse af de informationskilder, han anser for troværdige, på grundlag af vekselkursen den næstsidste arbejdsdag i den måned, der går forud for den måned, for hvilken kursen fastsættes.
5. Resultaterne af de valutatransaktioner, der er omhandlet i stk. 4 i denne artikel, opføres under en særskilt post i de respektive institutioners regnskaber.
Første afsnit i dette stykke finder tilsvarende anvendelse på de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208.
Artikel 6
Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer
(Finansforordningens artikel 19)
1. Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer, er, hvis omregningen foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede, den kurs, der er gældende den dag, hvor betalingsordren eller indtægtsordren udfærdiges af den anvisningsberettigede tjenestegren, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorspecifikke forordninger eller af specifikke indkøbskontrakter, tilskudsaftaler eller tilskudsafgørelser og finansieringsaftaler.
2. I forbindelse med forskudskonti i euro er datoen for bankens betaling afgørende for, hvilken kurs der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer.
3. I forbindelse med regularisering af forskudskonti i nationale valutaer som omhandlet i finansforordningens artikel 19 er den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer, kursen for den måned, hvor udgiften afholdes over forskudskontoen.
4. I forbindelse med godtgørelse af faste udgifter eller udgifter, der følger af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union (i det følgende benævnt »vedtægten«), for hvilke der er fastsat et maksimumsbeløb, og som betales i en anden valuta end euroen, anvendes den kurs, der er gældende, når fordringen opstår.
KAPITEL 4
Princippet om bruttoopgørelse
Artikel 7
Strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter og af de tilsvarende bevillinger
(Finansforordningens artikel 21)
1. Uden at dette berører artikel 9 og 10, omfatter strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter følgende:
a)
i oversigten over indtægter i hver institutions sektion oprettes en budgetpost, hvor indtægterne opføres
b)
i oversigten over udgifter anføres det i budgetanmærkningerne, herunder de generelle anmærkninger, under hvilke poster bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter vil kunne opføres.
I det i første afsnit, litra a), omhandlede tilfælde anføres der et pro memoria (p.m.) under posten, og de anslåede indtægter anføres til orientering i anmærkningerne.
2. Bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter stilles automatisk til rådighed for både forpligtelsesbevillingers og betalingsbevillingers vedkommende, når institutionen har modtaget indtægten, undtagen i følgende tilfælde:
a)
i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 181, stk. 2, og artikel 183, stk. 2
b)
i det tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra b), for medlemsstater, hvor bidragsaftalen er udtrykt i euro.
I det tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra b), kan forpligtelsesbevillingerne opføres, når medlemsstaten har underskrevet bidragsaftalen.
Artikel 8
Medlemsstaternes bidrag til forskningsprogrammer
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra a))
1. Med hensyn til medlemsstaternes bidrag til finansiering af visse supplerende forskningsprogrammer, der er omhandlet i artikel 5 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000 (8), betales:
a)
syv tolvtedele af det beløb, der er opført på budgettet, senest den 31. januar i det løbende regnskabsår
b)
de resterende fem tolvtedele senest den 15. juli i det løbende regnskabsår.
2. Hvis budgettet ikke er endeligt vedtaget inden regnskabsårets begyndelse, betales de bidrag, der er omhandlet i stk. 1, på grundlag af det beløb, der er opført på budgettet for det foregående regnskabsår.
3. Alle bidrag eller supplerende betalinger fra medlemsstaterne til budgettet skal opføres på Kommissionens konto eller konti inden for 30 kalenderdage efter anmodningen om indbetaling.
4. De foretagne betalinger opføres på den konto, der er omhandlet i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000, og er underlagt de betingelser, der er fastsat i den nævnte forordning.
Artikel 9
Formålsbestemte indtægter, som følger af EFTA-staternes deltagelse i visse EU-programmer
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra e))
1. Budgetstrukturen for opførelse af bidragene fra Den Europæiske Frihandelsorganisations medlemsstater (i det følgende benævnt »EFTA-staterne«) til visse EU-programmer omfatter følgende:
a)
i oversigten over indtægter oprettes en post med et pro memoria (p.m.), på hvilken EFTA-staternes samlede bidrag i det pågældende regnskabsår opføres
b)
i oversigten over udgifter:
i)
angives i anmærkningerne til den enkelte post for EU-aktiviteter, som EFTA-staterne deltager i, det anslåede bidrags størrelse »til orientering«
ii)
indgår et bilag, der udgør en integrerende del af budgettet, med samtlige poster for de EU-aktiviteter, som EFTA-staterne deltager i.
I forbindelse med første afsnit, litra a), anføres det anslåede beløb i anmærkningerne til budgettet.
Det bilag, der er omhandlet i første afsnit, litra b), nr. ii), afspejler og indgår i strukturen for opførelse af de bevillinger, der svarer til sådanne bidrag, jf. stk. 2, samt for afholdelse af udgifterne.
2. I henhold til artikel 82 i aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (i det følgende benævnt »EØS-aftalen«) skal de beløb, der svarer til EFTA-staternes årlige bidrag, således som de er bekræftet over for Kommissionen af Det Blandede EØS-udvalg i henhold til artikel 1, stk. 5, i protokol 32, der er knyttet som bilag til EØS-aftalen, fra regnskabsårets begyndelse opføres som henholdsvis forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger.
3. Hvis der i løbet af regnskabsåret sker en forøgelse af bevillingerne til budgetposter, som EFTA-staterne bidrager til, og EFTA-staterne ikke i løbet af regnskabsåret kan tilpasse deres bidrag tilsvarende for at respektere den »proportionalitetsfaktor«, der er omhandlet i artikel 82 i EØS-aftalen, kan Kommissionen af sine likvide midler midlertidigt og ekstraordinært forfinansiere EFTA-staternes andel. Når en sådan forøgelse af bevillingerne har fundet sted, indkalder Kommissionen snarest de tilsvarende bidrag fra EFTA-staterne. Kommissionen underretter hvert år Europa-Parlamentet og Rådet om de således trufne afgørelser.
Forfinansieringen afregnes hurtigst muligt i forbindelse med opstillingen af budgettet for det følgende regnskabsår.
4. I henhold til finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra e), er EFTA-staternes finansielle bidrag eksterne formålsbestemte indtægter. Regnskabsføreren træffer passende foranstaltninger til at sikre, at anvendelsen af både indtægterne fra disse bidrag og de tilsvarende bevillinger kan følges separat.
I den i finansforordningens artikel 150, stk. 2, omhandlede beretning redegør Kommissionen særskilt for gennemførelsen af de bevillinger, der svarer til EFTA-staternes bidrag, for såvel indtægters som udgifters vedkommende.
Artikel 10
Indtægter fra sanktioner, der pålægges medlemsstater, der anses for at have uforholdsmæssigt store underskud
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra c))
Budgetstrukturen for opførelse af indtægterne fra de sanktioner, der er omhandlet i afsnit 4 i Rådets forordning (EF) nr. 1467/97 (9), er som følger:
a)
i oversigten over indtægter oprettes en post med et pro memoria (p.m.), på hvilken renter af disse beløb opføres
b)
opførelsen af disse beløb i oversigten over indtægter giver anledning til, at der samtidig i oversigten over udgifter opføres forpligtelses- og betalingsbevillinger, jf. dog finansforordningens artikel 77.
De bevillinger, der er omhandlet i første afsnit, litra b), gennemføres i henhold til finansforordningens artikel 20.
Artikel 11
Forpligtelser, som følger af modtagelsen af donationer til Unionen
(Finansforordningens artikel 22)
Med henblik på Europa-Parlamentets og Rådets godkendelse, jf. finansforordningens artikel 22, stk. 2, vurderer og forklarer Kommissionen forpligtelserne, herunder de følgeomkostninger, som er forbundet med modtagelsen af donationer til Unionen.
Artikel 12
Konti for afgifter, der skal refunderes
(Finansforordningens artikel 23, stk. 3)
Afgifter, som Unionen har afholdt i henhold til finansforordningens artikel 23, stk. 2 og stk. 3, litra a), opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af de berørte stater.
KAPITEL 5
Princippet om specificering
Artikel 13
Regler for beregning af procentsatser for overførsler foretaget af andre institutioner end Kommissionen
(Finansforordningens artikel 25)
1. Beregningen af de procentsatser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 25, foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel og under henvisning til de bevillinger, som er opført på budgettet, herunder ændringsbudgetterne.
2. Det beløb, som skal tages i betragtning, er summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra overførslen sker, korrigeret med de tidligere overførsler.
Det beløb, der svarer til de overførsler, som den pågældende institution kan foretage selvstændigt uden en afgørelse fra Europa-Parlamentet og Rådet, tages ikke i betragtning.
Artikel 14
Regler for beregning af procentsatser for overførsler foretaget af Kommissionen
(Finansforordningens artikel 26)
1. Beregningen af de procentsatser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 26, stk. 1, foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel og under henvisning til de bevillinger, som er opført på budgettet, herunder ændringsbudgetterne.
2. Det beløb, som skal tages i betragtning, er summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra eller hvortil overførslen sker, korrigeret med de tidligere overførsler.
Det beløb, der svarer til de overførsler, som Kommissionen kan foretage selvstændigt uden en afgørelse fra Europa-Parlamentet og Rådet, tages ikke i betragtning.
Artikel 15
Administrationsudgifter
(Finansforordningens artikel 26)
De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 26, stk. 1, første afsnit, litra b), omfatter for hvert politikområde de kategorier, der er omhandlet i finansforordningens artikel 44, stk. 3.
Artikel 16
Begrundelser for anmodninger om bevillingsoverførsler
(Finansforordningens artikel 25 og 26)
Forslag om overførsler og alle oplysninger bestemt for Europa-Parlamentet og Rådet vedrørende overførsler, der foretages i henhold til finansforordningens artikel 25 og 26, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, der viser anvendelsen af bevillingerne og overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne skal overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne skal overføres.
Artikel 17
Begrundelser for anmodninger om overførsler fra nødhjælpsreserven
(Finansforordningens artikel 29)
Forslag om overførsler, der skal gøre det muligt at anvende den i finansforordningens artikel 29 omhandlede nødhjælpsreserve, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, som viser:
a)
for så vidt angår den post, hvortil overførslen skal foretages, de senest foreliggende oplysninger om anvendelsen af bevillingerne samt et overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang
b)
for så vidt angår alle poster vedrørende foranstaltninger udadtil, anvendelsen af bevillingerne indtil udgangen af den måned, der går forud for anmodningen om overførsel, samt et overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang, ledsaget af en sammenligning med det oprindelige overslag
c)
en analyse af mulighederne for at reallokere bevillingerne.
KAPITEL 6
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
Artikel 18
Evaluering
(Finansforordningens artikel 30)
1. For alle forslag til programmer eller aktiviteter, som medfører budgetudgifter, foretages der en forudgående evaluering, som omfatter:
a)
de behov, der skal dækkes på kort eller lang sigt
b)
EU-interventionens merværdi
c)
de politiske og forvaltningsmæssige mål, som skal nås, herunder de foranstaltninger, som er nødvendige for at beskytte Unionens finansielle interesser gennem forebyggelse, afsløring og efterforskning af svig samt erstatning og sanktioner
d)
de politikløsninger, der er til rådighed, herunder de risici, som er forbundet med dem
e)
de forventede resultater og virkninger, særlig økonomiske, sociale og miljømæssige virkninger, og de indikatorer og evalueringsordninger, der er nødvendige for at måle dem
f)
den mest hensigtsmæssige metode til gennemførelse af den eller de foretrukne løsninger
g)
den interne sammenhæng i det foreslåede program eller den foreslåede aktivitet og forholdet til andre relevante instrumenter
h)
omfanget af bevillinger, menneskelige ressourcer og andre administrative ressourcer, der skal tildeles under hensyn til princippet om omkostningseffektivitet
i)
erfaringerne fra lignende allerede gennemførte foranstaltninger.
2. Forslaget skal indeholde oplysninger om ordninger for kontrol, rapportering og evaluering under hensyntagen til de respektive ansvarsområder på alle de myndighedsniveauer, som skal deltage i gennemførelsen af det foreslåede program eller den foreslåede aktivitet.
3. Alle programmer eller aktiviteter, herunder pilotprojekter og forberedende foranstaltninger, hvor de anvendte ressourcer overstiger 5 000 000 EUR, gøres til genstand for en midtvejsevaluering og/eller en efterfølgende evaluering af de anvendte menneskelige og finansielle ressourcer og af de opnåede resultater for at kontrollere, at disse er i overensstemmelse med de fastsatte mål, på følgende betingelser:
a)
der foretages en periodisk evaluering af de resultater, der opnås under gennemførelsen af et flerårigt program, efter en tidsplan, der gør det muligt at tage hensyn til konklusionerne af denne evaluering i forbindelse med enhver afgørelse om videreførelse, ændring eller afbrydelse af det pågældende program
b)
for så vidt angår aktiviteter, der finansieres på årsbasis, evalueres resultaterne mindst én gang hvert sjette år.
Første afsnit, litra a) og b), finder ikke anvendelse på de enkelte projekter eller foranstaltninger, der gennemføres inden for rammerne af de aktiviteter, for hvilke forpligtelsen kan opfyldes gennem de afsluttende rapporter, som fremsendes af de organer, der har gennemført foranstaltningen.
4. De evalueringer, der er omhandlet i stk. 1 og 3, skal stå i rimeligt forhold til de ressourcer, der anvendes til de pågældende programmer og aktiviteter, og disses virkninger.
Artikel 19
Finansieringsoversigt
(Finansforordningens artikel 31)
Finansieringsoversigten indeholder finansielle og økonomiske oplysninger, således at lovgivningsmyndigheden kan vurdere, om en handling fra Unionens side er nødvendig. Finansieringsoversigten skal indeholde relevante oplysninger om sammenhængen med Unionens andre aktiviteter og eventuelle synergieffekter.
Når der er tale om flerårige foranstaltninger, skal finansieringsoversigten indeholde den forventede tidsplan for de årlige bevillings- og personalebehov, herunder eksternt personale, og en evaluering af deres finansielle virkninger på mellemlang sigt.
KAPITEL 7
Princippet om gennemsigtighed
Artikel 20
Foreløbig offentliggørelse af budgettet
(Finansforordningens artikel 34)
Snarest muligt og senest fire uger efter den endelige vedtagelse af budgettet offentliggøres på Kommissionens initiativ de endelige detaljerede budgettal på institutionernes hjemmeside på alle sprog under afventning af den endelige offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Artikel 21
Offentliggørelse af oplysninger om værdien og modtagerne af EU-midler
(Finansforordningens artikel 35)
1. Oplysningerne om modtagerne af EU-midler, der tildeles under direkte forvaltning, offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside senest den 30. juni i det år, der følger efter det regnskabsår, hvor midlerne blev tildelt.
Ud over den offentliggørelse, der er omhandlet i første afsnit, kan oplysningerne også offentliggøres på anden passende måde i henhold til en standardopstilling.
2. Følgende oplysninger offentliggøres, medmindre andet er fastsat i denne forordning og i de sektorspecifikke regler, under hensyntagen til kriterierne i finansforordningens artikel 35, stk. 3:
a)
modtagerens navn
b)
modtagerens lokalitet
c)
det tildelte beløb
d)
foranstaltningens art og formål.
I litra b) forstås ved »lokalitet«:
i)
modtagerens adresse, når der er tale om en juridisk person
ii)
regionen på NUTS 2-niveau, når modtageren er en fysisk person.
Med hensyn til oplysninger om fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger to år efter afslutningen af det regnskabsår, hvor midlerne blev tildelt. Det samme gælder personoplysninger om juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
3. De oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, offentliggøres kun i forbindelse med priser, tilskud og kontrakter, som er tildelt på grundlag af konkurrencer eller tilksudsprocedurer eller offentlige udbudsprocedurer. Oplysningerne offentliggøres ikke for:
a)
stipendier udbetalt til fysiske personer og anden direkte støtte til fysiske personer med særligt stort behov, jf. finansforordningens artikel 125, stk. 4, litra c)
b)
kontrakter under det beløb, der er omhandlet i artikel 137, stk. 2, i nærværende forordning.
4. Oplysningerne offentliggøres ikke, hvis en sådan offentliggørelse risikerer at udgøre en trussel mod de pågældende personers rettigheder og frihedsrettigheder, som er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, eller at skade modtagernes kommercielle interesser.
Artikel 22
Link til offentliggørelsen af oplysninger om modtagere af EU-midler, som er tildelt under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 35)
Når forvaltningen af EU-midler er delegeret til de myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), fastsættes det i delegationsaftalerne, at de oplysninger, der er omhandlet i artikel 21, stk. 2 og 3, skal offentliggøres af de bemyndigede myndigheder og organer på deres hjemmeside i henhold til en standardopstilling.
EU-institutionernes hjemmeside skal mindst indeholde en henvisning til den hjemmeside, hvor oplysningerne kan findes, hvis de ikke offentliggøres direkte på det særlige sted herfor på EU-institutionernes hjemmeside.
Ud over den offentliggørelse, der er omhandlet i stk. 1, kan oplysningerne også offentliggøres på anden passende måde i henhold til en standardopstilling.
Artikel 21, stk. 2-4, finder anvendelse på offentliggørelse af oplysninger i henhold til stk. 1 i nærværende artikel.
AFSNIT III
BUDGETTETS FASTLÆGGELSE OG STRUKTUR
Artikel 23
Finansiel programmering
(Finansforordningens artikel 38)
Den finansielle programmering, der er omhandlet i finansforordningens artikel 38, struktureres efter udgiftskategori, politikområde og budgetpost. Den fuldstændige finansielle programmering omfatter samtlige udgiftskategorier bortset fra landbrug, samhørighedspolitik og administration, for hvilke der kun forelægges oversigtsoplysninger.
Artikel 24
Forslag til ændringsbudgetter
(Finansforordningens artikel 41, stk. 1)
Forslag til ændringsbudgetter ledsages af begrundelser og af de oplysninger om budgetgennemførelsen i det foregående og løbende regnskabsår, som foreligger ved udarbejdelsen af forslagene.
Artikel 25
Kontoplan
(Finansforordningens artikel 44)
Kontoplanen skal overholde principperne om specificering, gennemsigtighed og forsvarlig økonomisk forvaltning. Den skal sikre den klarhed og gennemsigtighed, som er nødvendig for budgetprocessen, gøre det lettere at identificere de vigtigste formål, som er afspejlet i de relevante retsgrundlag, muliggøre valg vedrørende politiske prioriteter og muliggøre en produktiv og effektiv gennemførelse.
Artikel 26
Faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra a), nr. v))
Ved fastlæggelsen af budgettet fastsættes de faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår på følgende måde:
a)
for så vidt angår forpligtelser: forpligtelser bogført i løbet af regnskabsåret på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 3
b)
for så vidt angår betalinger: betalinger foretaget i løbet af regnskabsåret, dvs. betalinger, hvor der er sendt betalingsinstruks til banken, på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 3.
Artikel 27
Budgetanmærkninger
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra a), nr. vi))
Budgetanmærkningerne skal navnlig omfatte:
a)
henvisninger til basisretsakten, når en sådan foreligger
b)
de nødvendige forklaringer vedrørende bevillingernes art og formål.
Artikel 28
Stillingsfortegnelse
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra c), nr. i))
Personalet ved Forsyningsagenturet opføres separat i Kommissionens stillingsfortegnelse.
AFSNIT IV
GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 29
Information om overførsel af personoplysninger til revisionsformål
(Finansforordningens artikel 53)
I forbindelse med tilskud, indkøb eller priser, der gennemføres ved direkte forvaltning, informeres potentielle modtagere, ansøgere, tilbudsgivere og deltagere i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (10) om, at deres personoplysninger af hensyn til beskyttelsen af Unionens finansielle interesser kan overføres til interne revisionstjenester, til Den Europæiske Revisionsret, til Den Særlige Instans for Økonomiske Uregelmæssigheder eller til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (i det følgende benævnt »OLAF«) og mellem de anvisningsberettigede i Kommissionen og forvaltningsorganerne.
Artikel 30
Forberedende foranstaltninger inden for den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik
(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra c))
Finansieringen af foranstaltninger, som Rådet har godkendt med henblik på forberedelse af Unionens krisestyringsoperationer i henhold til afsnit V i traktaten om Den Europæiske Union, omfatter marginalomkostninger i forbindelse med en specifik deployering på stedet af en mission eller et hold, som bl.a. involverer personale fra EU-institutionerne, herunder højrisikoforsikring, rejse- og indkvarteringsudgifter og dagpenge.
Artikel 31
Kommissionens særlige beføjelser i henhold til traktaterne
(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra d))
1. Følgende artikler i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (i det følgende benævnt »TEUF«) tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:
a)
artikel 154 (dialog mellem arbejdsmarkedets parter)
b)
artikel 156 (undersøgelser, udtalelser, samråd på det sociale område)
c)
artikel 159 og 161 (særberetninger på det sociale område)
d)
artikel 168, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for sundhedsbeskyttelse)
e)
artikel 171, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen for så vidt angår transeuropæiske net)
f)
artikel 173, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen på industriområdet)
g)
artikel 175, stk. 2 (rapport om fremskridtene i forbindelse med virkeliggørelsen af den økonomiske, sociale og territoriale samhørighed)
h)
artikel 181, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for forskning og teknologisk udvikling)
i)
artikel 190 (rapport om forskning og teknologisk udvikling)
j)
artikel 210, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen af politikkerne vedrørende udviklingssamarbejde)
k)
artikel 214, stk. 6 (initiativer til fremme af samordningen inden for humanitære bistandsforanstaltninger).
2. Følgende artikler i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab (i det følgende benævnt »Euratomtraktaten«) tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:
a)
artikel 70 (finansiel medvirken i prospekteringsvirksomhed på medlemsstaternes områder inden for rammerne af budgettet)
b)
artikel 77-85.
3. I forbindelse med opstillingen af budgetforslaget vil de i stk. 1 og 2 angivne lister eventuelt kunne suppleres med angivelse af de pågældende artikler og beløb.
Artikel 32
Handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, og procedure
(Finansforordningens artikel 57)
1. Handlinger, der kan medføre en interessekonflikt i den betydning, hvori udtrykket anvendes i finansforordningens artikel 57, stk. 2, kan, uden at dette berører deres klassificering som ulovlige aktiviteter i henhold til artikel 141, blandt andet bestå i:
a)
at tildele sig selv eller andre uberettigede direkte eller indirekte fordele
b)
at nægte at indrømme en modtager de rettigheder eller fordele, den pågældende har krav på
c)
at udføre handlinger, der er uberettigede eller udtryk for misbrug, eller at undlade at udføre nødvendige handlinger.
Andre handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, er handlinger, der kan påvirke den upartiske og objektive udførelse af en persons opgaver, såsom deltagelse i et evalueringsudvalg i forbindelse med en offentlig indkøbsprocedure eller en tilskudsprocedure, hvor den pågældende direkte eller indirekte kan få økonomisk fordel af resultatet af disse procedurer.
2. Det antages, at der foreligger en interessekonflikt, hvis en ansøger eller tilbudsgiver er en ansat, der er omfattet af vedtægten, medmindre hans overordnede på forhånd har givet tilladelse til, at han deltager i proceduren.
3. I tilfælde af interessekonflikt træffer den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede passende foranstaltninger for at undgå, at vedkommende uretmæssigt påvirker den pågældende proces eller procedure.
KAPITEL 2
Gennemførelsesmetoder
Afdeling 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 33
Forvaltningsmetode
(Finansforordningens artikel 58)
Kommissionens regnskabssystem angiver forvaltningsmetoden og under hver forvaltningsmetode den type enhed eller person som omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), der har fået overdraget budgetgennemførelsesopgaver.
Med hensyn til direkte forvaltning varetaget af Kommissionen i henhold til finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a), skal der i regnskabssystemet sondres mellem forvaltning varetaget af:
a)
Kommissionens tjenestegrene
b)
forvaltningsorganer
c)
lederne af EU-delegationer
d)
trustfonde som omhandlet i finansforordningens artikel 187.
Afdeling 2
Direkte forvaltning
Artikel 34
Direkte forvaltning
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a))
Når Kommissionen gennemfører budgettet direkte i sine tjenestegrene, udføres gennemførelsesopgaverne af finansielle aktører som omhandlet i finansforordningens artikel 64-75 og på de i nærværende forordning fastsatte betingelser.
Artikel 35
Udøvelse af beføjelser, der er delegeret til forvaltningsorganer
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a), og artikel 62)
1. Afgørelsen om delegation af beføjelser til forvaltningsorganer bemyndiger disse til i deres egenskab af anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation at gennemføre bevillinger vedrørende det EU-program, hvis forvaltning de har fået overdraget.
2. Kommissionens fuldmagtsdokument skal mindst indeholde de bestemmelser, der er omhandlet i artikel 40, litra a)-d) og litra h). Direktøren accepterer ved en formel skriftlig godkendelse dokumentet på vegne af det pågældende forvaltningsorgan.
Artikel 36
Overholdelse af udbudsreglerne
(Finansforordningens artikel 63)
Når Kommissionen overdrager opgaver til privatretlige organer efter finansforordningens artikel 63, stk. 2, indgår den en aftale i overensstemmelse med finansforordningens første del, afsnit V, og anden del, afsnit IV, kapitel III.
Afdeling 3
Delt forvaltning med medlemsstaterne
Artikel 37
Specifikke bestemmelser for delt forvaltning med medlemsstaterne - foranstaltninger til fremme af bedste praksis
(Finansforordningens artikel 59)
Kommissionen udarbejder en fortegnelse over organer, der er ansvarlige for forvaltnings-, certificerings- og revisionsaktiviteter i henhold til de sektorspecifikke forordninger.
For at fremme bedste praksis i forbindelse med gennemførelsen af strukturfondene, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne, Den Europæiske Garantifond for Landbruget og Den Europæiske Fiskerifond kan Kommissionen til orientering stille en metodevejledning, som beskriver dens egen kontrolstrategi og -metode, herunder tjeklister, og giver eksempler på bedste praksis, til rådighed for de organer, der er ansvarlige for forvaltnings- og kontrolaktiviteterne. Denne vejledning opdateres, når det er nødvendigt.
Afdeling 4
Indirekte forvaltning
Artikel 38
Sidestilling af systemer, regler og procedurer under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 60)
1. Kommissionen kan acceptere, at udbudsregler og -procedurer sidestilles med dens egne regler, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
de overholder princippet om bred konkurrence blandt tilbudsgiverne for at finde det økonomisk mest fordelagtige bud, og udbud med forhandling begrænses til rimelige beløb eller til behørigt begrundede tilfælde
b)
de sikrer gennemsigtighed gennem hensigtsmæssig forudgående offentliggørelse, navnlig af udbud, og hensigtsmæssig efterfølgende offentliggørelse af kontrahenter
c)
de sikrer ligebehandling, proportionalitet og ikke-forskelsbehandling
d)
de forhindrer interessekonflikter under hele udbudsproceduren.
Medlemsstaternes eller tredjelandes nationale lovgivning om gennemførelse af direktiv 2004/18/EF anses for at svare til de regler, som institutionerne anvender i overensstemmelse med finansforordningen.
2. Kommissionen kan acceptere, at tilskudsregler og -procedurer sidestilles med dens egne regler, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
de overholder principperne om proportionalitet, forsvarlig økonomisk forvaltning, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling
b)
de sikrer gennemsigtighed gennem hensigtsmæssig offentliggørelse af indkaldelser af forslag, idet direkte tildelingsprocedurer begrænses til rimelige beløb eller til behørigt begrundede tilfælde, og en passende efterfølgende offentliggørelse af oplysninger om modtagerne under hensyntagen til proportionalitetsprincippet
c)
de forhindrer interessekonflikter under hele tilskudsproceduren
d)
de fastsætter, at tilskud ikke kan kumuleres eller ydes med tilbagevirkende kraft, at de generelt skal omfatte samfinansiering, og at de ikke må have til formål eller bevirke, at modtageren opnår en fortjeneste.
3. Kommissionen kan acceptere, at de regnskabssystemer og de interne kontrolsystemer, som anvendes af enheder eller personer, der skal have overdraget budgetforvaltningsopgaver på vegne af Kommissionen, sikrer en tilsvarende beskyttelse af Unionens finansielle interesser og giver rimelig sikkerhed for, at de forvaltningsmæssige mål nås, hvis de overholder principperne i finansforordningens artikel 32.
Artikel 39
Forudgående vurdering af regler og procedurer, der anvendes af enheder og personer under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 61, stk. 1)
Med henblik på den forudgående vurdering som omhandlet i finansforordningens artikel 61, stk. 1, kan den ansvarlige anvisningsberettigede basere sig på en forudgående vurdering foretaget af en anden anvisningsberettiget, forudsat at deres konklusioner er relevante for de specifikke risici, der er forbundet med de opgaver, der skal overdrages, navnlig karakteren af opgaverne og de pågældende beløb.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan basere sig på en forudgående vurdering foretaget af andre donorer, for så vidt som denne vurdering blev foretaget i overensstemmelse med betingelser, der svarer til betingelserne for indirekte forvaltning i finansforordningens artikel 60.
Artikel 40
Indholdet i den aftale, hvorved budgetgennemførelsesopgaver overdrages til enheder eller personer
(Finansforordningens artikel 61, stk. 3)
Delegationsaftalerne skal omfatte detaljerede regler, som sikrer beskyttelsen af Unionens finansielle interesser og gennemsigtighed i de udførte transaktioner. De skal mindst omfatte følgende:
a)
en klar fastlæggelse og afgrænsning af de tildelte opgaver, navnlig vedrørende ændring af de overdragne opgaver, afkald på fordringer og anvendelse af tilbagebetalte eller uudnyttede midler
b)
betingelserne og de nærmere regler for udførelsen af opgaverne, ansvarsfordelingen og tilrettelæggelsen af den kontrol, der skal udføres, herunder evaluering af programmerne
c)
betingelserne for betaling af Unionens bidrag, herunder godtgørelse af udgifter afholdt i tilknytning til gennemførelsen samt vederlag til den bemyndigede enhed, tillige med regler om, hvilke bilag der kræves for betaling
d)
reglerne for, hvordan der over for Kommissionen redegøres for udførelsen af opgaverne, de forventede resultater, eventuelle uregelmæssigheder og de trufne foranstaltninger, betingelserne for suspension eller afbrydelse af betalinger samt betingelserne for gennemførelsens ophør
e)
datoen for, hvornår individuelle kontrakter og aftaler, der gennemfører delegationsaftalen, skal være indgået, idet den fastsatte frist skal være forenelig med arten af de overdragne opgaver
f)
udelukkelsesregler, der sætter enheden eller personen i stand til at udelukke enheder, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a), b) og e), og artikel 107, litra a) og b), fra deltagelsen i udbudsprocedurer, tilskudsprocedurer eller procedurer for tildeling af priser eller fra tildelingen af indkøbskontrakter, tilskud eller priser
g)
de nærmere regler for Kommissionens kontrol samt bestemmelser, der giver Kommissionen, OLAF og Revisionsretten adgang til de oplysninger, der er nødvendige for, at de kan udføre deres opgaver, samt beføjelser til at foretage revisioner og undersøgelser, herunder kontrol på stedet
h)
bestemmelser vedrørende:
i)
et tilsagn fra den bemyndigede enhed om omgående at underrette Kommissionen om ethvert tilfælde af svig vedrørende forvaltningen af EU-midlerne og de trufne foranstaltninger
ii)
udpegelsen af et kontaktpunkt med behørige beføjelser til at samarbejde direkte med OLAF for at lette sidstnævntes operationelle aktiviteter
i)
betingelserne for anvendelse af bankkonti og af de påløbne renter, jf. finansforordningens artikel 8, stk. 4
j)
bestemmelser, der sikrer synligheden af Unionens indsats i forhold til organets andre aktiviteter.
Artikel 41
Forvaltningserklæring og overensstemmelseserklæring
(Finansforordningens artikel 60, stk. 5)
Når foranstaltninger afsluttes inden udgangen af det pågældende regnskabsår, kan den endelige rapport fra den bemyndigede enhed eller person om den pågældende foranstaltning erstatte den forvaltningserklæring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5, litra b), forudsat at den fremsendes inden den 15. februar i det år, der følger efter det pågældende regnskabsår.
Når internationale organisationer og tredjelande gennemfører foranstaltninger, der ikke er flerårige, men er begrænset til 18 måneder, kan den overensstemmelseserklæring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5, indgå i den endelige rapport.
Artikel 42
Procedurer for gennemgang og godkendelse af regnskaberne og udelukkelse af udbetalinger, der er foretaget i strid med de regler, som gælder under indirekte forvaltning, fra Unionens udgiftsfinansiering
(Finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c))
1. Uden at dette berører de særlige bestemmelser i de sektorspecifikke regler, omfatter procedurerne i finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c):
a)
Kommissionens skrivebordskontrol og eventuelt kontrol på stedet
b)
Kommissionens fastlæggelse af det udgiftsbeløb, der anerkendes som godkendt, om nødvendigt inden for rammerne af en kontradiktorisk procedure med myndighederne og organerne, og efter at disse myndigheder og organer er blevet underrettet
c)
i givet fald Kommissionens beregning af finansielle korrektioner
d)
Kommissionens opkrævning eller tilbagebetaling af den saldo, der fremkommer som forskellen mellem de godkendte udgifter og de beløb, der allerede er udbetalt til myndigheder eller organer.
I forbindelse med første afsnit, litra d), inddriver Kommissionen fortrinsvis de skyldige beløb gennem modregning, jf. artikel 87.
2. Når budgetgennemførelsesopgaver er overdraget til en enhed, som gennemfører en multidonorforanstaltning, består procedurerne i finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c), i en kontrol af, at enheden har anvendt et beløb svarende til det, der er udbetalt af Kommissionen til den pågældende foranstaltning, til foranstaltningen, og at udgifterne er afholdt i overensstemmelse med de forpligtelser, som er fastlagt i den aftale, der er indgået med enheden.
I denne forordning forstås ved multidonorforanstaltning enhver foranstaltning, hvor EU-midler samles i en pulje med mindst én anden donor.
Artikel 43
Specifikke bestemmelser om indirekte forvaltning med internationale organisationer
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c) nr. ii), og artikel 188)
1. De internationale organisationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. ii), er:
a)
internationale offentligretlige organisationer, der er oprettet ved mellemstatslige aftaler, og særagenturer, som disse har oprettet
b)
Den Internationale Røde Kors Komité
c)
Den Internationale Sammenslutning af Røde Kors og Røde Halvmåne Selskaber
d)
andre non-profit-organisationer, der ved en afgørelse truffet af Kommissionen sidestilles med internationale organisationer.
2. Når Kommissionen gennemfører budgettet ved indirekte forvaltning med internationale organisationer, finder de kontrolaftaler, der indgås med dem, anvendelse.
Artikel 44
Udpegelse af offentligretlige organer eller privatretlige organer, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. v) og vi))
1. De offentligretlige organer eller privatretlige organer, der får overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, henhører under lovgivningen i den medlemsstat eller det land, hvor de er oprettet.
2. Hvis der er tale om netværksforvaltning, der indebærer, at den pågældende medlemsstat eller det pågældende land udpeger mindst ét organ eller én enhed, skal medlemsstaten eller landet foretage udpegelsen i henhold til basisretsakten.
I alle andre tilfælde udpeger Kommissionen disse organer eller enheder i forståelse med de berørte medlemsstater eller lande.
KAPITEL 3
Finansielle aktører
Afdeling 1
De finansielle aktørers rettigheder og forpligtelser
Artikel 45
De finansielle aktørers rettigheder og forpligtelser
(Finansforordningens artikel 64)
1. Hver institution giver hver enkelt finansiel aktør de ressourcer, der er nødvendige for, at han kan udføre sine funktioner, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og forpligtelser.
2. EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, er underlagt den detaljerede beskrivelse, som Kommissionen har stillet til rådighed, ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
Afdeling 2
Den anvisningsberettigede
Artikel 46
Bistand til de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede
(Finansforordningens artikel 65)
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan under udførelsen af sine funktioner bistås af ansatte, der under hans ansvar pålægges at gennemføre visse transaktioner, som er nødvendige for budgettets gennemførelse og for udarbejdelsen af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger. For at forebygge enhver interessekonflikt er de ansatte, der bistår de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, underlagt de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, kan ved udførelsen af deres funktioner bistås af ansatte ved Kommissionen.
Artikel 47
Interne regler vedrørende delegation
(Finansforordningens artikel 65)
I overensstemmelse med finansforordningen og nærværende forordning fastsætter hver institution i sine interne regler de foranstaltninger til forvaltning af bevillingerne, som den finder nødvendige med henblik på en korrekt gennemførelse af sin egen sektion i budgettet.
EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, er underlagt Kommissionens interne regler ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
Artikel 48
De anvisningsberettigedes opbevaring af bilag
(Finansforordningens artikel 66, stk. 2)
Den anvisningsberettigede etablerer papirbaserede eller elektroniske systemer til opbevaring af originale bilag knyttet til og affødt af budgetgennemførelsen og budgetgennemførelsesforanstaltningerne. Systemerne skal omfatte:
a)
nummerering af bilagene
b)
datering af bilagene
c)
føring af registre, eventuelt ved hjælp af it, der muliggør præcis lokalisering af bilagene
d)
opbevaring af disse bilag i en periode af mindst fem år regnet fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det budgetår, som bilagene vedrører
e)
opbevaring af dokumenter vedrørende forfinansieringsgarantier til fordel for institutionen og føring af en logbog, der muliggør et passende tilsyn med de nævnte garantier.
Bilag vedrørende foranstaltninger, som ikke er endeligt afsluttet, opbevares ud over den periode, der er omhandlet i stk. 1, litra d), nemlig indtil udgangen af året efter det år, hvor foranstaltningerne afsluttes.
Personoplysninger i bilag skal om muligt slettes, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, kontrol og revision. Artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse på opbevaring af trafikdata.
Artikel 49
Forudgående og efterfølgende kontrol
(Finansforordningens artikel 66, stk. 5 og 6)
1. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, der udføres af de i artikel 46 omhandlede ansatte, og som går forud for de ansvarlige anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af budgettet.
2. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.
3. Den forudgående kontrol skal efterprøve overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger.
Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er bl.a. at fastslå:
a)
at udgifter og indtægter er forskriftsmæssige og i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i budgettet og i de relevante forordninger og i alle retsakter vedtaget til gennemførelse af traktaterne eller forordninger, og i givet fald i overensstemmelse med kontraktvilkårene
b)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, der er omhandlet i finansforordningens første del, afsnit II, kapitel 7, er overholdt.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den ansvarlige anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
4. Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
Den efterfølgende kontrol skal sikre, at de transaktioner, der finansieres over budgettet, er korrekt gennemført, og navnlig at de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt.
Resultatet af den efterfølgende kontrol gennemgås mindst én gang om året af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede for at fastslå eventuelle systemiske problemer. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede træffer forholdsregler for at afhjælpe sådanne problemer.
Den risikoanalyse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 6, revideres i lyset af kontrolresultaterne og andre relevante oplysninger.
For så vidt angår flerårige programmer, fastlægger den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en flerårig kontrolstrategi med nærmere angivelse af kontrollens art og omfang i løbet af perioden og af metoden til måling af resultaterne år for år med henblik på den årlige proces for opnåelse af sikkerhed.
Artikel 50
Kodeks af faglige standarder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 5)
1. De ansatte, der af den ansvarlige anvisningsberettigede udpeges til at kontrollere de finansielle transaktioner, udvælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kompetence, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller en passende faglig erfaring, eller efter et relevant uddannelsesprogram.
2. Hver institution vedtager en kodeks af faglige standarder, som hvad angår intern kontrol fastslår:
a)
hvilket niveau af teknisk og finansiel kompetence der kræves af de i stk. 1 omhandlede ansatte
b)
disse ansattes forpligtelse til videreuddannelse
c)
deres funktion, rolle og opgaver
d)
hvilke adfærdsregler, særlig med hensyn til etik og integritet, de ansatte skal overholde, og hvilke rettigheder de har.
3. EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, er underlagt Kommissionens kodeks af faglige standarder, jf. stk. 2 i nærværende artikel, ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
4. Hver institution etablerer de strukturer, der er nødvendige med henblik på formidling til de anvisningsberettigede tjenestegrene og regelmæssig ajourføring af relevante oplysninger vedrørende de kontrolstandarder og de metoder og teknikker, der findes på området.
Artikel 51
Manglende reaktion fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede
(Finansforordningens artikel 66, stk. 8)
Ved manglende reaktion fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede som omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 8, forstås, at der inden for en efter omstændighederne rimelig frist, som under alle omstændigheder ikke må overstige en måned, ikke er afgivet noget svar.
Artikel 52
Overførsel af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger til regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 66)
Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede sender under overholdelse af de regler, som regnskabsføreren har vedtaget, regnskabsføreren de finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger, der er nødvendige for udøvelsen af regnskabsførerens funktioner.
Regnskabsføreren skal regelmæssigt og mindst i forbindelse med regnskabsafslutningen fra den anvisningsberettigede have meddelelse om relevante finansielle data vedrørende forvaltningskonti, så anvendelsen af EU-midlerne kan afspejles i Unionens regnskaber.
Artikel 53
Rapport om udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 66)
De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede registrerer for hvert regnskabsår de kontrakter, der er indgået efter udbud med forhandling som omhandlet i artikel 134, stk. 1, litra a)-g), artikel 135, stk. 1, litra a)-d), og artikel 266, 268 og 270 i denne forordning. Hvis andelen af udbud med forhandling set i forhold til antallet af kontrakter indgået af samme ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede er steget væsentligt i forhold til tidligere regnskabsår, eller hvis denne andel er betydeligt større end det gennemsnit, der er registreret i institutionen, aflægger den ansvarlige anvisningsberettigede rapport til den pågældende institution og redegør for, hvilke foranstaltninger der i givet fald er truffet for at ændre på denne tendens. Hver institution fremsender en rapport vedrørende udbud med forhandling til Europa-Parlamentet og Rådet. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
Afdeling 3
Regnskabsføreren
Artikel 54
Udnævnelse af regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 68)
1. Hver institution udnævner en regnskabsfører blandt tjenestemænd omfattet af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union.
Regnskabsføreren udvælges af institutionen på grundlag af sine særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller tilsvarende faglig erfaring.
2. To eller flere institutioner kan udnævne den samme regnskabsfører.
I så fald træffer de de nødvendige forholdsregler for at undgå enhver interessekonflikt.
Artikel 55
Regnskabsførerens fratræden
(Finansforordningens artikel 68)
1. Hvis regnskabsføreren fratræder sit hverv, opstilles der snarest muligt en generel kontooversigt.
2. Den generelle kontooversigt, ledsaget af en afleveringsrapport, sendes af den fratrædende regnskabsfører eller, hvis dette ikke er muligt, af en tjenestemand i hans tjenestegren, til den nye regnskabsfører.
Den nye regnskabsfører godkender den generelle kontooversigt med sin underskrift senest en måned efter fremsendelsen, og han kan fremsætte forbehold.
Afleveringsrapporten skal også indeholde resultatet af den generelle kontooversigt og eventuelle forbehold.
3. Hver institution og hvert af de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, underretter inden for to uger Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionens regnskabsfører, når dens regnskabsfører udnævnes eller fratræder.
Artikel 56
Godkendelse af regnskabssystemer og fortegnelsessystemer
(Finansforordningens artikel 68)
Den ansvarlige anvisningsberettigede skal meddele regnskabsføreren alle udviklinger i eller betydelige ændringer af et finansielt forvaltningssystem, et opgørelsessystem eller et system til værdiansættelse af aktiver og passiver, hvis det bidrager med data til institutionens regnskaber eller anvendes til støtte for sådanne data, således at regnskabsføreren kan kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt.
Regnskabsføreren kan til enhver tid på ny undersøge et finansielt forvaltningssystem, der allerede er godkendt. Hvis det finansielle forvaltningssystem, som den anvisningsberettigede har oprettet, ikke eller ikke længere er godkendt af regnskabsføreren, udarbejder den ansvarlige anvisningsberettigede en handlingsplan for i rette tid at afhjælpe de svagheder, som lå til grund for den manglende godkendelse.
Den ansvarlige anvisningsberettigede bærer ansvaret for, at de oplysninger, der sendes til regnskabsføreren, er fyldestgørende.
Artikel 57
Likviditetsstyring
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren skal sikre, at hans institution råder over tilstrækkelige midler til at dække de likviditetsbehov, der følger af gennemførelsen af budgettet.
2. Med henblik på stk. 1 etablerer regnskabsføreren systemer til likviditetsstyring, som gør det muligt for ham at udarbejde overslag over likviditetsbehovet.
3. Kommissionens regnskabsfører fordeler de disponible midler i overensstemmelse med bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000.
Artikel 58
Forvaltning af bankkonti
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren kan, til brug for likviditetsstyringen, i institutionens navn åbne konti eller lade konti åbne i nationale pengeinstitutter eller centralbanker. Regnskabsføreren kan i behørigt begrundede tilfælde åbne konti i andre valutaer end euro.
2. Regnskabsføreren er ansvarlig for at lukke konti som omhandlet i stk. 1, eller for at sikre sig, at sådanne konti lukkes.
3. Regnskabsføreren opstiller funktionsvilkårene for konti som omhandlet i stk. 1, der er åbnet i pengeinstitutter, i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, effektivitet og udbudsprocedurer.
4. Mindst hvert femte år iværksætter regnskabsføreren en ny udbudsprocedure blandt de pengeinstitutter, hvor der kan åbnes konti i overensstemmelse med stk. 1.
Når de lokale betingelser for bankvirksomhed giver mulighed for det, underkastes forskudskonti i pengeinstitutter beliggende uden for Unionen regelmæssigt en konkurrencemæssig undersøgelse. En sådan undersøgelse foretages mindst hvert femte år på initiativ fra indehaveren af forskudskontoen, hvorefter denne til regnskabsføreren fremsender et begrundet forslag til udvælgelse af en bank for en periode, der ikke overstiger fem år.
5. Regnskabsføreren sikrer, at funktionsvilkårene for de konti, der er åbnet i pengeinstitutter i overensstemmelse med stk. 1, nøje overholdes.
For så vidt angår forskudskonti åbnet i pengeinstitutter beliggende uden for Unionen, er indehaveren af forskudskontoen ansvarlig herfor under hensyntagen til den gældende lovgivning i det land, hvor indehaveren udøver sit hverv.
6. Kommissionens regnskabsfører underretter regnskabsførerne for de øvrige institutioner og for de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, om de funktionsvilkår, som gælder for konti, der åbnes i pengeinstitutter. Regnskabsførerne for de øvrige institutioner og for de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, harmoniserer funktionsvilkårene for de konti, de åbner, med disse funktionsvilkår.
Artikel 59
Underskrifter i forbindelse med konti
(Finansforordningens artikel 68)
I vilkårene for åbning, funktion og anvendelse af konti fastsættes det alt efter kravene til den interne kontrol, at checks, bankoverførsler og alle andre banktransaktioner skal underskrives af én eller flere behørigt bemyndigede ansatte. Manuelle instrukser underskrives af mindst to behørigt bemyndigede ansatte eller af den anvisningsberettigede personligt.
Med henblik på stk. 1 meddeler regnskabsføreren for hver institution alle de pengeinstitutter, hvori den pågældende institution har åbnet konti, navnene på og underskriftsprøver for de bemyndigede ansatte.
Artikel 60
Forvaltning af saldi
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren skal sikre, at saldoen på de bankkonti, der er omhandlet i artikel 58, ikke afviger væsentligt fra de likviditetsoverslag, der er omhandlet i artikel 57, stk. 2, og under alle omstændigheder:
a)
at der ikke forekommer nogen debetsaldo på disse konti
b)
at saldoen på konti, der føres i andre valutaer, regelmæssigt omregnes til euro.
2. Regnskabsføreren må ikke opretholde saldi på konti i udenlandsk valuta, som kan påføre institutionen uforholdsmæssigt store tab, der skyldes udsving i omvekslingskursen.
Artikel 61
Overførsel og omregning
(Finansforordningens artikel 68)
Regnskabsføreren foretager overførsler mellem konti, som vedkommende har oprettet i institutionens navn i pengeinstitutter, og foretager valutaomregning, jf. dog artikel 69.
Artikel 62
Betalingsmetoder
(Finansforordningens artikel 68)
Betalinger foretages ved bankoverførsel, pr. check eller via forskudskonti med betalingskort, jf. artikel 67, stk. 4.
Artikel 63
Register over juridiske enheder
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren kan kun foretage betalinger ved bankoverførsel, hvis bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren og oplysninger, som bekræfter betalingsmodtagerens identitet, samt eventuelle ændringer i disse oplysninger på forhånd er registreret af institutionen i et fælles register.
Enhver registrering i dette register af de juridiske oplysninger og bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren og enhver ændring af disse oplysninger sker på grundlag af et bilag, hvis form fastlægges af regnskabsføreren.
2. I forbindelse med en betaling ved bankoverførsel kan de anvisningsberettigede kun forpligte deres institution over for tredjemand, hvis denne har fremlagt den dokumentation, der er nødvendig for, at han kan registreres i registeret.
De anvisningsberettigede underretter regnskabsføreren om eventuelle ændringer af de juridiske oplysninger og de bankoplysninger, som betalingsmodtageren har meddelt dem, og kontrollerer, at disse oplysninger er gyldige, inden der foretages en betaling.
Specifikke forpligtelser vedrørende førtiltrædelsesstøtte kan indgås med de offentlige myndigheder i de lande, der ansøger om optagelse i Den Europæiske Union, uden forudgående registrering i registre vedrørende tredjemand. I så fald sørger den anvisningsberettigede for, at registreringen sker hurtigst muligt. Det skal fastsættes i kontrakten, at meddelelsen af bankoplysninger vedrørende betalingsmodtageren til Kommissionen er en forudsætning for den første betaling.
Artikel 64
Regnskabsførerens opbevaring af bilag
(Finansforordningens artikel 68)
Bilag vedrørende bogføringen og vedrørende udfærdigelsen af det årsregnskab, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, opbevares i fem år fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det budgetår, som bilagene vedrører.
Dog opbevares bilag vedrørende transaktioner, som ikke er endeligt afsluttet, ud over denne periode, nemlig indtil udgangen af året efter, at transaktionerne er afsluttet. Artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse på opbevaring af trafikdata.
Hver institution fastsætter, i hvilken tjenestegren bilagene skal opbevares.
Artikel 65
Personer, der er bemyndiget til at administrere konti
(Finansforordningens artikel 69)
Hver institution fastlægger de betingelser, hvorunder ansatte, som den har bemyndiget til at administrere konti i de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, kan meddele lokale pengeinstitutter deres navne og underskriftprøver.
Afdeling 4
Forskudsbestyreren
Artikel 66
Betingelser for anvendelse af forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
1. Når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, fordi der er tale om mindre beløb, kan der oprettes forskudskonti til betaling af sådanne udgifter.
2. Forskudsbestyreren er bemyndiget til foreløbigt at fastsætte og betale udgifterne på grundlag af detaljerede bestemmelser, som er fastsat i instrukserne fra den ansvarlige anvisningsberettigede. I disse instrukser angives reglerne og betingelserne for gennemførelse af den foreløbige fastsættelse af udgifter og de foreløbige betalinger og i givet fald betingelserne for underskrivelse af retlige forpligtelser som omhandlet i artikel 97, stk. 1, litra e).
3. Oprettelsen af en forskudskonto og udpegelsen af en forskudsbestyrer sker ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede. I afgørelsen fastsættes forskudsbestyrerens og den anvisningsberettigedes respektive ansvar og forpligtelser.
Ændringer i funktionsvilkårene for en forskudskonto sker ligeledes ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede.
4. I Unionens delegationer oprettes der forskudskonti til betaling af udgifter fra både Kommissionens sektion i budgettet og sektionen i budgettet for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »EU-Udenrigstjenesten«), idet det sikres, at udgifterne fuldt ud kan spores.
Artikel 67
Betingelser for oprettelse og betaling
(Finansforordningens artikel 70)
1. Afgørelsen om oprettelse af en forskudskonto og om udpegelse af en forskudsbestyrer samt afgørelsen om ændring af funktionsvilkårene for en forskudskonto fastslår navnlig:
a)
maksimumsbeløbet for det oprindeligt tildelte forskud og formålet hermed
b)
om der skal åbnes en bankkonto eller en postgirokonto i institutionens navn
c)
arten af og maksimumsbeløbet for hver udgift, som forskudsbestyreren kan betale til tredjemand, eller som kan opkræves fra tredjemand
d)
hyppigheden af og reglerne for udfærdigelse af bilag samt fremsendelsen af disse bilag til den anvisningsberettigede med henblik på regulering
e)
den procedure, som skal anvendes, hvis der skal overføres nye midler til forskudskontoen
f)
at transaktionerne over forskudskontoen reguleres af den anvisningsberettigede senest ved udgangen af den følgende måned for at sikre afstemningen mellem den regnskabsmæssige saldo og banksaldoen
g)
gyldighedsperioden for den bemyndigelse, som regnskabsføreren giver forskudsbestyreren
h)
den udpegede forskudsbestyrers identitet.
2. I forslag til afgørelser om oprettelse af forskudskonti skal den anvisningsberettigede drage omsorg for:
a)
i første række at anvende budgetprocedurer, hvis der er adgang til det centrale it-regnskabssystem
b)
kun at anvende forskudskonti i tilfælde, hvor det er berettiget.
Det maksimumsbeløb, som forskudsbestyreren kan betale, når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, kan ikke overstige 60 000 EUR for hver udgift.
3. Betalinger til tredjemand foretages af forskudsbestyreren på grundlag af og inden for rammerne af:
a)
forudgående budgetmæssige og retlige forpligtelser, der er underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede
b)
den positive restsaldo på forskudskontoen, som kontantbeløb eller som bankindestående.
4. Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, der er omhandlet i finansforordningens artikel 89, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler, herunder betalingskort, i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.
5. Efter betalingerne følger formelle afgørelser om endelig fastsættelse og/eller betalingsordrer, underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Artikel 68
Valg af forskudsbestyrere
(Finansforordningens artikel 70)
Forskudsbestyrerne vælges blandt tjenestemænd eller om nødvendigt og kun i behørigt begrundede tilfælde blandt andre ansatte. Forskudsbestyrerne vælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller relevant faglig erfaring, eller efter et passende uddannelsesprogram.
Artikel 69
Tilførsel af midler til forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
1. Regnskabsføreren foretager betalinger for at tilføre forskudskontiene midler og fører tilsyn med kontiene med hensyn til åbning af bankkonti og delegation af underskriftbeføjelser samt kontrol på stedet og i det centrale regnskab. Regnskabsføreren overfører midler til forskudskontiene. Forskuddene indbetales på den bankkonto, der er åbnet med henblik på forskuddet.
Forskudskontiene kan også tilføres midler direkte i form af forskellige lokale indtægter hidrørende fra bl.a.:
a)
salg af materiel
b)
publikationer
c)
diverse tilbagebetalinger
d)
renter.
Reguleringen af udgifter og diverse eller formålsbestemte indtægter sker i henhold til den afgørelse om oprettelse af forskudskonti, der er omhandlet i artikel 67, og i henhold til finansforordningens bestemmelser. Den anvisningsberettigede fratrækker de pågældende beløb ved senere overførsel af midler til de samme forskudskonti.
2. For at undgå kurstab kan forskudsbestyreren foretage overførsler mellem de forskellige bankkonti, der vedrører det samme forskud.
Artikel 70
Tjek foretaget af anvisningsberettigede og regnskabsførere
(Finansforordningens artikel 70)
1. Forskudsbestyreren fører regnskab over de midler, han har til rådighed som kontantbeholdning eller som bankindestående, og over de betalte udgifter og inkasserede indtægter, i overensstemmelse med regnskabsførerens instrukser. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan når som helst få adgang til opgørelserne i dette regnskab, og der udarbejdes mindst én gang om måneden en oversigt over de gennemførte transaktioner, som forskudsbestyreren i den følgende måned sender til den ansvarlige anvisningsberettigede med tilhørende bilag med henblik på regulering af de transaktioner, der er foretaget over forskudskontoen.
2. Regnskabsføreren foretager selv eller lader en ansat fra hans egen tjenestegren eller fra den anvisningsberettigede tjenestegren, der er specielt befuldmægtiget hertil, foretage tjek, som hovedregel på stedet og uanmeldt, af, at de midler, som er betroet forskudsbestyrerne, er til stede, at regnskabet er ført korrekt, og at reguleringen af transaktionerne på forskudskontoen er sket inden for de fastsatte frister. Regnskabsføreren meddeler den ansvarlige anvisningsberettigede resultaterne af disse tjek.
Artikel 71
Udbudsprocedure
(Finansforordningens artikel 70)
Betalinger over forskudskonti kan inden for de grænser, der er fastsat i artikel 137, stk. 3, bestå i, at udgifter blot betales i henhold til faktura, uden forudgående antagelse af bud.
Artikel 72
Oprettelse af forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
Til betaling af visse kategorier af udgifter kan der i hver lokal enhed uden for Unionen oprettes en eller flere forskudskonti i henhold til finansforordningens artikel 70. Ved lokale enheder forstås især Unionens delegationer, kontorer eller afdelinger i tredjelande.
I afgørelsen om oprettelse af en sådan forskudskonto fastsættes funktionsvilkårene for kontoen på grundlag af de særlige behov i hver enkelt lokal enhed og under overholdelse af finansforordningens artikel 70.
Artikel 73
Forskudsbestyrere og personer, der er bemyndiget til at administrere konti i Unionens delegationer
(Finansforordningens artikel 70)
Under særlige omstændigheder kan ansatte i Kommissionen af hensyn til driftens kontinuitet udføre de funktioner, som påhviler EU-Udenrigstjenestens forskudsbestyrer i Unionens delegationer. På de samme vilkår kan ansatte i EU-Udenrigstjenesten udpeges som forskudsbestyrere for Kommissionen i Unionens delegationer.
I Unionens delegationer gælder reglerne og betingelserne i stk. 1 for udpegelsen af de personer, som regnskabsføreren bemyndiger til at udføre banktransaktioner.
KAPITEL 4
De finansielle aktørers ansvar
Afdeling 1
Generelle bestemmelser
Artikel 74
Ansvarlige instanser i forbindelse med svig
(Finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2)
Ved de myndigheder og instanser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2, forstås de instanser, der er udpeget i vedtægten og i EU-institutionernes afgørelser om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med forebyggelse af svig, korruption og alle andre ulovlige aktiviteter til skade for Unionens interesser.
Afdeling 2
Bestemmelser for anvisningsberettigede, der er bemyndiget ved delegation eller subdelegation
Artikel 75
Økonomiske uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 6)
Den instans for økonomiske uregelmæssigheder, der er omhandlet i artikel 29 (i det følgende benævnt »instansen«), er kompetent vedrørende enhver overtrædelse af en bestemmelse i finansforordningen eller af en anden bestemmelse vedrørende den finansielle forvaltning eller tjek af transaktioner, der følger af en ansats handling eller undladelse, uden at dette dog berører de beføjelser, der tilkommer OLAF.
Artikel 76
Instansen for økonomiske uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 6)
1. Ansættelsesmyndigheden henviser tilfælde af økonomiske uregelmæssigheder, jf. artikel 75 i nærværende forordning, til instansen med henblik på udtalelse, jf. finansforordningens artikel 73, stk. 6, andet afsnit.
Når EU-delegationscheferne fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i henhold til finansforordningens artikel 56, stk. 2, kan den ansvarlige anvisningsberettigede henvende sig direkte til instansen for at få en udtalelse om tilfælde af finansielle uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75 i nærværende forordning.
En ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget kan henvise en sag til instansen, hvis han mener, at der foreligger en økonomisk uregelmæssighed. Instansen afgiver en udtalelse, hvori den vurderer, om der er tale om uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75, hvor grove uregelmæssighederne er, og deres eventuelle konsekvenser. Hvis instansen på grundlag af sin analyse finder, at den sag, som er blevet henvist til den, henhører under OLAF's kompetence, videresender den straks sagen til ansættelsesmyndigheden og underretter øjeblikkeligt OLAF herom.
Når instansen underrettes direkte af en ansat i henhold til finansforordningens artikel 66, stk. 8, videresender den sagen til ansættelsesmyndigheden og underretter den pågældende ansatte herom. Ansættelsesmyndigheden kan anmode instansen om en udtalelse om sagen.
2. Institutionen eller, når der er tale om en fælles instans, de deltagende institutioner fastsætter, under hensyn til deres interne organisation, de nærmere regler for arbejdet i instansen og dens sammensætning, som skal omfatte en ekstern deltager, der har de nødvendige kvalifikationer og den nødvendige ekspertise.
Artikel 77
Bekræftelse af instrukser
(Finansforordningens artikel 73, stk. 3)
1. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig fordi instruksen ikke kan gennemføres med de tildelte ressourcer, skal han give den myndighed, af hvilken han er bemyndiget ved delegation eller subdelegation, skriftlig meddelelse herom. Hvis instruksen bekræftes skriftligt, og hvis bekræftelsen sker rettidigt og er tilstrækkelig præcis, således at den udtrykkeligt henviser til de punkter, som den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede har anfægtet, drages den anvisningsberettigede ikke til ansvar. Han skal følge instruksen, medmindre den er klart ulovlig eller strider mod de sikkerhedsforskrifter, der finder anvendelse.
2. Stk. 1 finder ligeledes anvendelse, når en anvisningsberettiget under gennemførelsen af en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, konstaterer, at omstændigheder ved sagen kan forårsage en uregelmæssig situation.
Enhver instruks, som bekræftes under de omstændigheder, der er beskrevet i finansforordningens artikel 73, stk. 3, skal registreres af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og anføres i hans årsberetning.
KAPITEL 5
Forvaltning af indtægter
Afdeling 1
Egne indtægter
Artikel 78
Regler for egne indtægter
(Finansforordningens artikel 76)
Den anvisningsberettigede opstiller en tidsplan for, hvornår de egne indtægter, der er omhandlet i afgørelsen om ordningen for Unionens egne indtægter, forventes overdraget til Kommissionen.
Fastlæggelsen og opkrævningen af egne indtægter sker i henhold til de regler, der er fastlagt i henhold til den i stk. 1 omhandlede afgørelse.
Afdeling 2
Overslag over fordringer
Artikel 79
Overslag over fordringer
(Finansforordningens artikel 77)
1. Overslag over fordringer angiver indtægtens art og kontering samt, så vidt muligt, debitors identitet og det anslåede beløb.
Ved udarbejdelsen af et overslag over fordringer kontrollerer den ansvarlige anvisningsberettigede især:
a)
at konteringen er korrekt
b)
overslagets formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser og med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
2. Et overslag over fordringer bevirker ikke, at der stilles forpligtelsesbevillinger til rådighed, jf. dog finansforordningens artikel 181, stk. 2, og artikel 183, stk. 2, og nærværende forordnings artikel 7, stk. 2. I de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, kan bevillingerne først stilles til rådighed, efter at Unionen rent faktisk har inkasseret de skyldige beløb.
Afdeling 3
Fastlæggelse af fordringer
Artikel 80
Procedure
(Finansforordningens artikel 78)
1. Den anvisningsberettigedes fastlæggelse af en fordring udgør en anerkendelse af Unionens rettigheder over for en debitor samt af grundlaget for at kræve, at den pågældende debitor betaler sin gæld.
2. Indtægtsordren er den transaktion, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede giver regnskabsføreren instruks om at inddrive den fastlagte fordring.
3. Debetnotaen er en underretning af debitor om følgende:
a)
Unionen har fastlagt fordringen
b)
hvis gælden betales inden fristens udløb, beregnes der ikke morarenter
c)
hvis betaling ikke har fundet sted inden for den frist, der er omhandlet i litra b), er gælden rentebærende med den rentesats, der er omhandlet i artikel 83, jf. dog eventuelle specifikke forskrifter
d)
hvis betaling ikke har fundet sted inden for den frist, der er omhandlet i litra b), foretager institutionen inddrivelsen enten ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet
e)
efter at have underrettet debitor om grundene til og datoen for inddrivelsen ved modregning kan regnskabsføreren foretage inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i litra b), hvis det er nødvendigt for at beskytte Unionens finansielle interesser, når han har berettigede grunde til at mene, at det beløb, som skyldes til Kommissionen, ellers ville være tabt
f)
hvis det, efter at alle de foranstaltninger, som er anført i litra a)-e) i dette afsnit, er truffet, ikke har været muligt at inddrive det fulde beløb, foretager institutionen inddrivelsen ved tvangsfuldbyrdelse af den afgørelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 79, stk. 2, eller gennem domstolene.
Den anvisningsberettigede printer debetnotaen ud og sender den til debitor. Regnskabsføreren informeres om fremsendelsen gennem det finansielle informationssystem.
Artikel 81
Fastlæggelse af fordringer
(Finansforordningens artikel 78)
Ved fastlæggelsen af en fordring sikrer den ansvarlige anvisningsberettigede sig:
a)
at fordringen er sikker i den forstand, at den ikke er undergivet nogen betingelse
b)
at fordringen er opgjort og beløbet nøjagtigt fastsat
c)
at fordringen er forfalden og ikke undergivet nogen frist
d)
at debitors identitet er korrekt
e)
at konteringen af de beløb, der skal inddrives, er korrekt
f)
at bilagene er formelt korrekte, og
g)
at der er overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig på grundlag af kriterierne i artikel 91, stk. 1, litra a).
Artikel 82
Bilag til støtte for fastlæggelsen af fordringer
(Finansforordningens artikel 78)
1. Fastlæggelsen af en fordring skal være baseret på bilag, der bekræfter Unionens rettigheder.
2. Inden fastlæggelsen af en fordring kontrollerer den kompetente anvisnings-berettigede selv disse bilag eller overvåger på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget.
3. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48.
Artikel 83
Morarenter
(Finansforordningens artikel 78)
1. Enhver fordring, som ikke er indfriet inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), er rentebærende efter stk. 2 og 3 i denne artikel, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorspecifikke forordninger.
2. Rentesatsen for fordringer, som ikke er indfriet inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), er den sats, som Den Europæiske Centralbank anvender på sine vigtigste refinansieringstransaktioner den første kalenderdag i den måned, hvor fristen udløber, og som offentligøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-udgaven, forhøjet med:
a)
otte procentpoint, når baggrunden for fordringen er en offentlig vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakt som omhandlet i afsnit V
b)
tre og et halvt procentpoint i alle andre tilfælde.
3. Rentebeløbet beregnes fra den kalenderdag, der følger efter udløbet af den frist, som er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), og som er anført i debetnotaen, til den kalenderdag, hvor hele gælden er indfriet.
Den indtægtsordre, der tilsvarer beløbet af morarenterne, udstedes, når disse renter rent faktisk inkasseres.
4. I tilfælde af bøder, hvor debitor i stedet for betaling stiller en finansiel garanti, der er godkendt af regnskabsføreren, er den rentesats, der finder anvendelse fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), den i stk. 2 i denne artikel omhandlede sats gældende den første dag i den måned, hvor afgørelsen om bødepålæg blev vedtaget, kun forhøjet med halvandet procentpoint.
Afdeling 4
Anvisning af indtægter
Artikel 84
Udstedelse af indtægtsordren
(Finansforordningens artikel 79)
1. I indtægtsorden anføres:
a)
det regnskabsår, under hvilket betalingen konteres
b)
henvisninger til den retsakt eller den retlige forpligtelse, som har udløst fordringen og danner grundlag for opkrævningen
c)
den pågældende artikel i budgettet og eventuelt enhver anden relevant underinddeling, herunder i givet fald henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse
d)
det beløb, der skal betales, udtrykt i euro
e)
debitors navn og adresse
f)
den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b)
g)
mulighederne for inddrivelse, herunder specielt inddrivelse ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet.
2. Indtægtsordren dateres og underskrives af den ansvarlige anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.
3. Regnskabsføreren for hver institution fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. Unionens fordringer skal samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Denne oversigt overføres til Kommissionens regnskabsfører.
Kommissionens regnskabsfører udarbejder en konsolideret oversigt, som viser det skyldige beløb for hver institution, opdelt efter datoen for udstedelse af indtægtsordren. Oversigten føjes til Kommissionens beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
4. For at styrke beskyttelsen af Unionens finansielle interesser udarbejder Kommissionen en oversigt over Unionens fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at betale, og når der ikke er foretaget nogen betaling eller ikke er foretaget nogen betaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under behørig hensyntagen til beskyttelsen af personoplysninger i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til personoplysninger vedrørende fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger, når gælden er betalt i sin helhed. Det samme gælder personoplysninger vedrørende juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
Afgørelsen om at opføre debitor i oversigten over Unionens fordringer træffes under overholdelse af proportionalitetsprincippet og tager navnlig hensyn til beløbets størrelse.
Artikel 85
Afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, til fordel for andre institutioner
(Finansforordningens artikel 79, stk. 2)
1. De særlige omstændigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 79, stk. 2, foreligger, når den pågældende institution har udtømt mulighederne for at opnå en frivillig betaling og for at inddrive gælden ved modregning efter finansforordningens artikel 80, stk. 1, og gælden udgør et betydeligt beløb.
2. I det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, kan de pågældende institutioner, når der er tale om andre institutioner end dem, der er omhandlet i artikel 299 i TEUF, anmode Kommissionen om at vedtage en afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes.
3. Under alle omstændigheder skal det i den afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, præciseres, at de krævede beløb skal opføres i den sektion i budgettet, som svarer til den pågældende institution, der fungerer som anvisningsberettiget. Indtægterne opføres som ordinære indtægter, medmindre de falder ind under de særlige tilfælde af formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, stk. 3.
4. Den anmodende institution underretter Kommissionen om enhver begivenhed, som kan påvirke inddrivelsen, og indtræder i sagen til støtte for Kommissionen, hvis den afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, påklages.
5. Kommissionen og den pågældende institution fastlægger de praktiske foranstaltninger for gennemførelsen af denne artikel.
Afdeling 5
Inddrivelse
Artikel 86
Formaliteter ved inddrivelse
(Finansforordningens artikel 80)
1. Ved inddrivelsen af en fordring bogfører regnskabsføreren beløbet i regnskaberne, og den ansvarlige anvisningsberettigede underrettes herom.
2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsføreren eller forskudsbestyreren skal der udstedes en kvittering.
3. Delvis betaling fra en debitor, til hvem der er udstedt flere indtægtsordrer, dækker først den ældste fordring, medmindre andet specificeres af debitor.
Enhver delvis betaling dækker først renterne.
Artikel 87
Inddrivelse ved modregning
(Finansforordningens artikel 80)
1. Når debitor har en fordring på Unionen, som er sikker, jf. artikel 81, litra a), opgjort og forfalden til betaling, og som vedrører et beløb, der er fastlagt ved en betalingsordre, inddriver regnskabsføreren efter udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), fastlagte fordringer ved modregning.
I undtagelsestilfælde foretager regnskabsføreren inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), hvis det er nødvendigt for at beskytte Unionens finansielle interesser, når han har berettigede grunde til at mene, at det beløb, som skyldes til Unionen, ellers ville være tabt.
Regnskabsføreren foretager også inddrivelse ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), når debitor samtykker.
2. Inden regnskabsføreren foretager en inddrivelse efter stk. 1, hører han den ansvarlige anvisningsberettigede og underretter de pågældende debitorer.
Når debitor er en national myndighed eller en af dens administrative enheder, underretter regnskabsføreren mindst 10 arbejdsdage i forvejen også den pågældende medlemsstat om, at han har til hensigt at foretage inddrivelse ved modregning. Efter aftale med den pågældende medlemsstat eller administrative enhed kan regnskabsføreren dog foretage inddrivelsen ved modregning inden fristens udløb.
3. Den modregning, der er omhandlet i stk. 1, har samme virkning som en betaling og frigør Unionen for gældsbeløbet og i givet fald for de skyldige renter.
Artikel 88
Inddrivelsesprocedure ved manglende frivillig betaling
(Finansforordningens artikel 79 og 80)
1. Hvis det fulde beløb ikke har kunnet inddrives ved udløbet af den frist, som er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), og som er anført i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den ansvarlige anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af alle til rådighed stående retsmidler, herunder ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet, jf. dog artikel 87.
2. Hvis der ikke er mulighed for at foretage inddrivelsen på den måde, der er omhandlet i stk. 1 i denne artikel, og hvis debitor ikke har betalt efter det af regnskabsføreren fremsendte påkrav om betaling, iværksætter regnskabsføreren tvangsfuldbyrdelse af en afgørelse om inddrivelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 79, stk. 2, eller gennem domstolene, jf. dog artikel 87.
Artikel 89
Henstand med betaling
(Finansforordningens artikel 80)
Regnskabsføreren kan i samarbejde med den ansvarlige anvisningsberettigede kun give henstand med betaling efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, hvis følgende to betingelser begge er opfyldt:
a)
debitor forpligter sig til at betale renter til den i artikel 83 anførte sats i hele henstandsperioden regnet fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b)
b)
debitor stiller, for at beskytte Unionens rettigheder, en finansiel garanti for både hovedstol og rente af endnu ikke inddrevet gæld, som godkendes af institutionens regnskabsfører.
Den i stk. 1, litra b), omhandlede garanti kan erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand og godkendt af institutionens regnskabsfører.
Under særlige omstændigheder kan regnskabsføreren på anmodning af debitor fravige kravet om garanti i stk. 1, litra b), når han vurderer, at debitor vil og kan foretage betalingen i henstandsperioden, men ikke kan stille en sådan garanti og befinder sig i en vanskelig situation.
Artikel 90
Inddrivelse af bøder eller andre sanktioner
(Finansforordningens artikel 80 og 83)
1. Når en afgørelse om pålæggelse af en bøde eller en anden sanktion, som Kommissionen har truffet i henhold til TEUF eller Euratomtraktaten, indbringes for Den Europæiske Unions Domstol, indbetaler debitor, indtil alle retsmidler er udtømt, enten midlertidigt de pågældende beløb på den bankkonto, som regnskabsføreren har angivet, eller stiller en finansiel garanti, som kan accepteres af regnskabsføreren. Garantien skal være uafhængig af forpligtelsen til at betale bøden, tvangsbøden eller sanktionen og skal kunne tvangsfuldbyrdes ved første påkrav. Den skal dække fordringens hovedstol og de skyldige renter, jf. artikel 83, stk. 4.
2. Kommissionen sikrer de foreløbigt inkasserede beløb ved at investere dem i finansielle aktiver og dermed garantere pengenes sikkerhed og likviditet, samtidigt med at den sigter mod at opnå et positivt afkast.
3. Når alle retsmidler er udtømt, og når bøden eller sanktionen er blevet bekræftet, træffes en af følgende foranstaltninger:
a)
de foreløbigt opkrævede beløb og renterne og andre former for afkast heraf opføres på budgettet i overensstemmelse med finansforordningens artikel 83 senest i løbet af regnskabsåret efter det år, hvor alle retsmidler er udtømt
b)
når der er stillet en finansiel garanti, bør sidstnævnte indfris og det tilsvarende beløb opføres på budgettet.
Når beløbet for bøden eller tvangsbøden er forhøjet af Domstolen, finder litra a) og b) i første stykke anvendelse op til de beløb, der er angivet i Kommissionens afgørelse, og regnskabsføreren inddriver det beløb, der svarer til forhøjelsen, og dette opføres på budgettet.
4. Når alle retsmidler er udtømt, og hvis bøden eller tvangsbøden er annulleret eller reduceret, træffes en af følgende foranstaltninger:
a)
de uberettiget inddrevne beløb tilbagebetales med renter til den pågældende tredjemand. I tilfælde, hvor det samlede afkast for den pågældende periode har været negativt, tilbagebetales den nominelle værdi af det uberettiget inddrevne beløb
b)
når der er stillet en finansiel garanti, frigøres denne.
Artikel 91
Afkald på at inddrive en fastlagt fordring
(Finansforordningens artikel 80)
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan kun helt eller delvis give afkald på at inddrive en fastlagt fordring i følgende tilfælde:
a)
de forventede omkostninger ved inddrivelsen ville overstige det beløb, der skal inddrives, og afkaldet vil ikke skade Unionens image
b)
det er umuligt at inddrive fordringen på grund af fordringens alder, eller fordi debitor er insolvent
c)
når inddrivelsen er i strid med proportionalitetsprincippet.
2. I det i stk. 1, litra c), omhandlede tilfælde overholder den ansvarlige anvisningsberettigede de procedurer, der på forhånd er fastsat af hver institution, og anvender følgende kriterier, som er obligatoriske og finder anvendelse under alle omstændigheder:
a)
de faktiske omstændigheder henset til grovheden af den uregelmæssighed, der har givet anledning til fastlæggelsen af fordringen (svig, gentagelse, forsæt, omhu, god tro, åbenlys fejl)
b)
den indvirkning, som afkald på inddrivelse vil få på Unionens funktion og på dens finansielle interesser (beløbets størrelse, risiko for at skabe præcedens, underminering af regler).
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan alt efter sagens omstændigheder også tage hensyn til følgende kriterier:
a)
en eventuel konkurrenceforvridning, som afkaldet måtte medføre
b)
den økonomiske og sociale skade, som en fuldstændig inddrivelse af fordringen ville medføre.
3. Afkald på at inddrive en fordring, jf. finansforordningens artikel 80, stk. 2, skal være begrundet og indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, afkaldet hviler på. Den ansvarlige anvisningsberettigede giver afkald på inddrivelse i overensstemmelse med artikel 84.
4. Institutionen kan ikke delegere afkaldet på at inddrive en fastlagt fordring i følgende tilfælde:
a)
når det beløb, der skal gives afkald på, er på 1 000 000 EUR eller derover
b)
når det beløb, der skal gives afkald på, er på 100 000 EUR eller derover, når det udgør 25 % eller mere af den fastlagte fordring.
For fordringer, som ligger under beløbsgrænserne i første afsnit, fastsætter hver institution i sine interne regler betingelserne og vilkårene for delegation af beføjelsen til at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring.
5. Hver institution sender hvert år Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om de tilfælde, hvor der i henhold til stk. 1-4 i denne artikel er givet afkald på at inddrive fordringer på 100 000 EUR og derover. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
Artikel 92
Annullering af en fastlagt fordring
(Finansforordningens artikel 80)
1. I tilfælde af en fejl annullerer den ansvarlige anvisningsberettigede helt eller delvis den fastlagte fordring i overensstemmelse med artikel 82 og 84 med en behørig begrundelse.
2. Hver institution fastsætter i sine interne regler betingelserne og vilkårene for delegation af beføjelsen til at annullere en fastlagt fordring.
Artikel 93
Regler for forældelsesfrister
(Finansforordningens artikel 81)
1. Forældelsesfristen for Unionens fordringer over for tredjemand begynder at løbe ved udløbet af den frist, som er meddelt debitor i debetnotaen, jf. artikel 80, stk. 3, litra b).
Forældelsesfristen for tredjemands fordringer over for Unionen begynder at løbe fra den dato, hvor den pågældende tredjemands fordring forfalder til betaling i overensstemmelse med den tilsvarende retlige forpligtelse.
2. Forældelsesfristen for Unionens fordringer over for tredjemand afbrydes af enhver handling, som er foretaget af en institution eller af en medlemsstat, der handler på anmodning af en institution, og som den pågældende tredjemand er blevet underrettet om, og som sigter mod at inddrive gælden.
Forældelsesfristen for tredjemands fordringer over for Unionen afbrydes af enhver handling, som Unionen underrettes om af sine kreditorer eller på vegne af sine kreditorer, og som sigter mod at inddrive gælden.
3. En ny forældelsesfrist på fem år begynder at løbe fra dagen efter de afbrydelser, der er omhandlet i stk. 2.
4. Enhver retssag vedrørende en fordring som omhandlet i stk. 1, herunder retssager, der anlægges ved en domstol, som senere erklærer sig inkompetent, afbryder forældelsesfristen. Den nye femårige forældelsesfrist begynder først at løbe, når der afsiges en retskraftig dom, eller der indgås et udenretsligt forlig mellem de samme parter i samme retssag.
5. Når regnskabsføreren giver debitor henstand med betalingen efter artikel 89, betragtes det som en afbrydelse af forældelsesfristen. Den nye femårige forældelsesfrist begynder at løbe fra dagen efter henstandsperiodens udløb.
6. Fordringer inddrives ikke efter udløbet af forældelsesfristen, jf. stk. 1-5.
KAPITEL 6
Forvaltning af udgifter
Artikel 94
Finansieringsafgørelse
(Finansforordningens artikel 84)
1. Finansieringsafgørelsen angiver de vigtigste elementer i en foranstaltning, der medfører en udgift, som afholdes over budgettet.
2. Finansieringsafgørelsen indeholder navnlig følgende:
a)
i forbindelse med tilskud:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
prioriteterne for året, de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater med de godkendte bevillinger for regnskabsåret
iii)
de vigtigste støtteberettigelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, som skal anvendes ved udvælgelsen af forslag
iv)
den maksimale samfinansieringssats og, hvis der anvendes forskellige satser, de kriterier, som gælder for hver sats
v)
tidsplanen og det vejledende beløb for indkaldelserne af forslag
b)
i forbindelse med indkøb:
i)
den samlede budgetbevilling, som er afsat til indkøb i det pågældende år
ii)
det vejledende antal og arten af planlagte kontrakter og om muligt generelle oplysninger om, hvad de drejer sig om
iii)
den vejledende tidsramme for iværksættelsen af udbudsprocedurerne
c)
i forbindelse med trustfonde som omhandlet i finansforordningens artikel 187:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de bevillinger, der øremærkes til trustfonden for regnskabsåret, samt de planlægte beløb over trustfondens levetid
iii)
trustfondens formål og levetid
iv)
trustfondens forvaltningsregler
v)
muligheden for at overdrage budgetgennemførelsesopgaver til de enheder og personer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 187, stk. 2
d)
i forbindelse med priser:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater
iii)
de væsentlige betingelser for deltagelse og tildelingskriterierne
iv)
tidsplanen for konkurrencen og prisens eller prisernes størrelse
e)
i forbindelse med finansielle instrumenter:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater
iii)
det beløb, som er afsat til det finansielle instrument
iv)
den vejledende tidsplan.
3. Når det arbejdsprogram, der er omhandlet i finansforordningens artikel 128, indeholder de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra a), i nærværende artikel, for de tilskud, som finansieres over regnskabsårets godkendte bevillinger, anses afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet for at udgøre finansieringsafgørelsen for de pågældende tilskud.
Med hensyn til indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter, hvor gennemførelsen af de tilsvarende godkendte bevillinger for regnskabsåret er fastlagt i et arbejdsprogram, som indeholder de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra b), c), d) og e), i denne artikel, anses afgørelsen om vedtagelse af dette arbejdsprogram også for at udgøre finansieringsafgørelsen for de pågældende indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter.
Hvis arbejdsprogrammet ikke indeholder disse oplysninger for en eller flere foranstaltninger, skal det ændres, så det kommer til at indeholde oplysningerne, eller der skal vedtages en specifik finansieringsafgørelse for de pågældende foranstaltninger.
4. Enhver væsentlig ændring af en finansieringsafgørelse, som allerede er vedtaget, følger samme procedure som den oprindelige afgørelse, jf. dog eventuelle specifikke bestemmelser i en basisretsakt.
Afdeling 1
Indgåelse af udgiftsforpligtelser
Artikel 95
Samlede og foreløbige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 85)
1. Den samlede budgetmæssige forpligtelse gennemføres enten gennem indgåelse af en finansieringsaftale, hvori det fastslås, at der senere skal indgås en eller flere retlige forpligtelser, eller gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser.
Finansieringsaftaler inden for direkte finansiel bistand til tredjelande, herunder budgetstøtte, som udgør retlige forpligtelser, kan give anledning til betalinger, uden at der indgås andre retlige forpligtelser.
2. Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse gennemføres enten gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser, der giver ret til senere betalinger, eller, når der er tale om udgifter til personaleforvaltning eller kommunikationsudgifter, som institutionerne afholder i forbindelse med dækning af begivenheder i Unionen, gennem direkte betalinger.
Artikel 96
Vedtagelse af en samlet forpligtelse
(Finansforordningens artikel 85)
1. Den samlede forpligtelse indgås på grundlag af en finansieringsafgørelse.
Den indgås senest inden afgørelsen om udvælgelse af modtagerne og, når anvendelsen af de pågældende bevillinger omfatter vedtagelse af et arbejdsprogram som omhandlet i artikel 188, tidligst efter vedtagelsen af dette.
2. Når den samlede forpligtelse gennemføres ved indgåelsen af en finansieringsaftale, finder stk. 1, andet afsnit, ikke anvendelse.
Artikel 97
Reglen om én enkelt underskrift
(Finansforordningens artikel 85)
1. Reglen om, at den samme person skal underskrive den budgetmæssige forpligtelse og den tilsvarende retlige forpligtelse, kan kun fraviges i følgende tilfælde:
a)
når der er tale om foreløbige forpligtelser
b)
når samlede forpligtelser vedrører finansieringsaftaler med tredjelande
c)
når institutionens afgørelse udgør den retlige forpligtelse
d)
når den samlede forpligtelse gennemføres gennem flere retlige forpligtelser, som forskellige anvisningsberettigede er ansvarlige for
e)
når retlige forpligtelser i forbindelse med forskudskonti vedrørende foranstaltninger udadtil skal underskrives af ansatte henhørende under de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, efter instruks fra den ansvarlige anvisningsberettigede, som imidlertid fortsat er fuldt ansvarlig for den underliggende transaktion
f)
når en institution har delegeret beføjelser som anvisningsberettiget til direktøren for et interinstitutionelt europæisk kontor efter finansforordningens artikel 199, stk. 1.
2. Hvis den ansvarlige anvisningsberettigede, der har underskrevet den budgetmæssige forpligtelse, er forhindret i en periode, hvis varighed er uforenelig med de frister, der gælder for indgåelse af den retlige forpligtelse, indgås den retlige forpligtelse af den ansatte, der er udpeget som stedfortræder efter de herfor gældende regler vedtaget af den enkelte institution, forudsat at den pågældende ansatte er anvisningsberettiget i henhold til finansforordningens artikel 65, stk. 3.
Artikel 98
Administrationsudgifter, som er dækket af foreløbige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 85)
Som løbende administrationsudgifter, der kan medføre foreløbige forpligtelser, betragtes bl.a. følgende:
a)
udgifter til vedtægtsomfattet og ikke-vedtægtsomfattet personale, udgifter til andre menneskelige ressourcer og pensioner samt aflønning af eksperter
b)
udgifter vedrørende medlemmer af institutionen
c)
udgifter til uddannelse
d)
udgifter til udvælgelsesprøver, udvælgelse og ansættelse
e)
udgifter til tjenesterejser
f)
repræsentationsudgifter
g)
mødeudgifter
h)
freelancetolke og -oversættere
i)
udveksling af tjenestemænd
j)
repetitive lejemål vedrørende løsøre og fast ejendom eller repetitive betalinger vedrørende ejendomskontrakter som omhandlet i nærværende forordnings artikel 121 eller ratebetalinger på lån i medfør af finansforordningens artikel 203, stk. 8
k)
diverse forsikringer
l)
rengøring, vedligeholdelse og sikkerhed
m)
udgifter på det sociale område og til sygesikring
n)
brug af telekommunikationstjenester
o)
finansieringsudgifter
p)
udgifter i forbindelse med retstvister
q)
erstatninger, herunder renter
r)
arbejdsudstyr
s)
vand, gas og elektricitet
t)
udgivelser på papir eller elektronisk
u)
kommunikationsudgifter vedrørende institutionernes dækning af begivenheder i Unionen.
Artikel 99
Bogføring af specifikke retlige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 86)
Når der er tale om en samlet budgetmæssig forpligtelse efterfulgt af en eller flere specifikke retlige forpligtelser, bogfører den ansvarlige anvisningsberettigede beløbene for den eller de på hinanden følgende specifikke retlige forpligtelser i det centrale regnskab.
Bogføringerne omfatter referencerne for den samlede forpligtelse, som beløbene konteres under.
Den ansvarlige anvisningsberettigede foretager først bogføringen og underskriver dernæst den tilsvarende specifikke retlige forpligtelse, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 86, stk. 4, fjerde afsnit.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer i alle tilfælde, at det samlede beløb ikke overstiger beløbet for den samlede forpligtelse, der dækker dem.
Afdeling 2
Fastsættelse af udgifter
Artikel 100
Fastsættelse af udgifter og godkendelse af betaling
(Finansforordningens artikel 88)
1. Enhver fastsættelse af en udgift skal støttes på bilag som omhandlet i artikel 110, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af en konstatering af de tjenesteydelser, som rent faktisk er leveret, de varer, som rent faktisk er leveret, eller de bygge- og anlægsarbejder, som rent faktisk er udført, eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger til betaling, herunder tilbagevendende betalinger af abonnementer og efteruddannelseskurser.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer selv bilagene eller sikrer på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget, inden han træffer afgørelse om fastsættelse af udgiften.
3. Afgørelsen om fastsættelse kommer til udtryk ved, at den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget ved en formel afgørelse truffet af den anvisningsberettigede og på dennes ansvar i overensstemmelse med finansforordningens artikel 65, stk. 5, underskriver med påtegningen »kan betales«. Sådanne afgørelser om bemyndigelse opbevares som dokumentation.
Artikel 101
Overensstemmelsesattestering for forfinansieringsbetalinger
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår forfinansieringsbetalinger, attesterer den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er formelt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede, med påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, at de betingelser, som er fastsat i den retlige forpligtelse for betaling af forfinansieringen, er opfyldt.
Artikel 102
Godkendelse af betaling af mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende indkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende indkøbskontrakter, attesterer påtegningen »kan betales«:
a)
at en faktura udstedt af kontrahenten er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret
b)
at selve fakturaen eller et internt dokument, der ledsager den modtagne faktura, har fået påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« og er underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede eller af en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede
c)
at alle aspekter af fakturaen er kontrolleret af den ansvarlige anvisningsberettigede eller under hans ansvar, især for at fastslå det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.
Med påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, jf. stk. 1, litra b), attesteres det, at de tjenesteydelser, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at de varer, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at de bygge- og anlægsarbejder, der er omhandlet i kontrakten, er udført. For varer og bygge- og anlægsarbejder udsteder den teknisk kompetente tjenestemand eller anden ansatte først en attest vedrørende foreløbig godkendelse og senere, efter udløbet af den garantiperiode, der er fastsat i kontrakten, en attest vedrørende endelig godkendelse. Disse to attester svarer tilsammen til påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«.
For tilbagevendende betalinger, herunder betaling af abonnementer og efteruddannelseskurser, attesterer påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, at kreditors fordring er i overensstemmelse med de relevante dokumenter, der berettiger til betaling.
Artikel 103
Godkendelse af betaling af mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende tilskud
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende tilskud, attesterer påtegningen »kan betales«:
a)
at en betalingsanmodning udstedt af tilskudsmodtageren er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret
b)
at selve betalingsanmodningen eller et internt dokument, der ledsager den modtagne udgiftsopgørelse, har fået påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« og er underskrevet af en teknisk kompetent tjenestemand eller anden ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede
c)
at alle aspekter af betalingsanmodningen er kontrolleret af den ansvarlige anvisningsberettigede eller under hans ansvar, især for at fastslå det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.
Ved den påtegning, der er omhandlet i stk. 1, litra b), attesterer den teknisk kompetente tjenestemand eller anden ansatte, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede, at den foranstaltning eller det arbejdsprogram, som tilskudsmodtageren har gennemført, i alle henseender er i overensstemmelse med tilskudsaftalen eller -afgørelsen, herunder i givet fald, at de omkostninger, som tilskudsmodtageren har angivet, er støtteberettigede.
Artikel 104
Godkendelse af betaling af personaleudgifter
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår betalinger vedrørende personaleudgifter, attesterer påtegningen »kan betales«, at følgende bilag eksisterer:
a)
for det månedlige vederlag:
i)
den fuldstændige liste over personalet med angivelse af alle dele af vederlaget
ii)
en formular (skema med personlige oplysninger), som er udarbejdet på grundlag af de afgørelser, der er truffet i hvert enkelt tilfælde, og som i givet fald viser enhver ændring af en del af vederlaget
iii)
hvis det drejer sig om ansættelser eller udnævnelser, en bekræftet kopi af den afgørelse om ansættelse eller udnævnelse, som ledsager fastsættelsen af det første vederlag
b)
for øvrige vederlag, såsom vederlag til time- eller daglønnet personale: en af den dertil bemyndigede ansatte underskrevet opgørelse, som angiver antallet af udførte arbejdsdage og -timer
c)
for overarbejde: en af den dertil bemyndigede ansatte underskrevet opgørelse, som attesterer det udførte overarbejde
d)
for udgifter i forbindelse med tjenesterejser:
i)
tjenesterejseordren, underskrevet af den kompetente myndighed
ii)
afregningen for udgifterne til tjenesterejsen, underskrevet af den ansatte, der har foretaget tjenesterejsen, og af den myndighed, der har fået delegeret beføjelse hertil, hvis udgifterne til tjenesterejsen afviger fra tjenesterejseordren
e)
for visse andre administrationsudgifter vedrørende personalet, herunder abonnementer eller efteruddannelseskurser, som i henhold til kontrakten skal betales på forhånd: bilag, som refererer til den afgørelse, der danner grundlag for udgiften, og som indeholder alle elementer i beregningen.
I den afregning for udgifter til tjenesterejser, der er omhandlet i stk. 1, litra d, nr. ii), angives tjenesterejsens mål, dato og tidspunkt for afgang og ankomst til målet, befordringsudgifter, opholdsudgifter og øvrige behørigt godkendte udgifter i henhold til bilag.
Artikel 105
Den konkrete udformning af påtegningen »kan betales«
(Finansforordningens artikel 88)
I et system, hvor der ikke anvendes it, påføres påtegningen »kan betales« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den ansvarlige anvisningsberettigede eller fra en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 100. I et system, hvor der anvendes it, påføres påtegnelsen »kan betales« ved anvendelse af en elektronisk sikret validering foretaget af den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Artikel 106
Den konkrete udformning af påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«
(Finansforordningens artikel 88)
I et system, hvor der ikke anvendes it, påføres påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den ansvarlige anvisningsberettigede eller fra en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 101. I et system, hvor der anvendes it, påføres påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« ved anvendelse af en elektronisk sikret validering foretaget af den teknisk kompetente ansatte, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Afdeling 3
Anvisning af udgifter
Artikel 107
Den anvisningsberettigedes kontrol af betalinger
(Finansforordningens artikel 89)
Ved udstedelsen af betalingsordren sikrer den ansvarlige anvisningsberettigede sig:
a)
at betalingsordren er behørigt udstedt, hvilket forudsætter, at der foreligger en tilsvarende afgørelse om fastsættelse i form af påtegningen »kan betales«, at betalingsmodtagerens identitet er korrekt, og at fordringen er forfalden til betaling
b)
at der er overensstemmelse mellem betalingsordren og den tilsvarende budgetforpligtelse
c)
at konteringen er korrekt
d)
at bevillingerne er til stede.
Artikel 108
Betalingsordrers obligatoriske angivelser og fremsendelse til regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 89)
1. Betalingsordren omfatter:
a)
angivelse af det regnskabsår, under hvilket betalingen opføres
b)
angivelse af den pågældende artikel i budgettet og enhver anden fornøden underopdeling
c)
henvisning til den retlige forpligtelse, som danner grundlag for betalingen
d)
henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse
e)
det beløb, der skal betales, udtrykt i euro
f)
modtagerens navn, adresse og bankoplysninger
g)
genstanden for udgiften
h)
betalingsmåden
i)
opførelse af aktiverne i de relevante fortegnelser i overensstemmelse med artikel 248.
2. Betalingsordren dateres og underskrives af den ansvarlige anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.
Afdeling 4
Betaling af udgifter
Artikel 109
Betalingstyper
(Finansforordningens artikel 90)
1. Forfinansiering stiller likvide midler til rådighed. Forfinansieringen kan opdeles i flere betalinger i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
2. En mellemliggende betaling, som kan gentages, kan dække udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af afgørelsen eller aftalen, eller bruges til at betale for tjenesteydelser, varer eller bygge- og anlægsarbejder, som afsluttes og/eller leveres i mellemliggende faser af aftalen. Den kan helt eller delvis afslutte forfinansieringen, jf. dog bestemmelserne i basisretsakten.
3. Afslutningen af udgiften tager form enten af betaling af saldoen, som ikke kan gentages, og som afslutter alle tidligere udgifter, eller af en indtægtsordre.
Artikel 110
Bilag
(Finansforordningens artikel 90)
1. Forfinansiering, eventuelt opdelt i flere betalinger, udbetales enten på grundlag af kontrakten, afgørelsen, aftalen eller basisretsakten eller på grundlag af bilag, der gør det muligt at kontrollere, at betingelserne i den pågældende kontrakt, afgørelse eller aftale overholdes. Hvis en betalingsdato for forfinansiering er fastsat i disse instrumenter, er betalingen af det skyldige beløb ikke betinget af yderligere anmodninger.
2. Mellemliggende betalinger og betaling af saldoen støttes af bilag, der gør det muligt at kontrollere, at den finansierede foranstaltning er gennemført i overensstemmelse med basisretsakten eller afgørelsen eller i overensstemmelse med betingelserne i kontrakten eller aftalen.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede definerer under overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning arten af de i denne artikel omhandlede bilag i overensstemmelse med basisretsakten, afgørelserne, kontrakterne og aftalerne. Foreløbige og endelige tekniske og finansielle rapporter om gennemførelsen udgør bilag som omhandlet i stk. 2.
4. Bilagene opbevares af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48.
Afdeling 5
Tidsfrister i forbindelse med forvaltning af udgifter
Artikel 111
Betalingsfrister og morarenter
(Finansforordningens artikel 92)
1. Fristen for gennemførelse af betalinger omfatter fastsættelse, anvisning og betaling af udgifter.
Den begynder at løbe fra den dag, hvor en betalingsanmodning modtages.
En betalingsanmodning registreres hurtigst muligt af den ansvarlige anvisningsberettigedes bemyndigede tjeneste og anses for at være modtaget på den dag, den registreres.
Som betalingsdato betragtes den dato, hvor institutionens konto debiteres.
2. En betalingsanmodning skal omfatte følgende væsentlige elementer:
a)
identifikation af kreditor
b)
beløb
c)
valuta
d)
dato.
Når mindst ét væsentligt element mangler, afvises betalingsanmodningen.
Kreditor underrettes skriftligt om afvisningen og grundene til denne hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 30 kalenderdage fra den dato, hvor betalingsanmodningen blev modtaget.
3. I tilfælde af suspension som omhandlet i finansforordningens artikel 92, stk. 2, begynder den resterende betalingsfrist at løbe igen fra den dato, hvor de oplysninger eller reviderede dokumenter, der er anmodet om, modtages, eller hvor den nødvendige yderligere efterprøvning, herunder kontrol på stedet, foretages.
4. Efter udløbet af de frister, der er fastsat i finansforordningens artikel 92, stk. 1, er kreditor berettiget til renter på følgende betingelser:
a)
rentesatserne er de satser, der er omhandlet i artikel 83, stk. 2, i nærværende forordning
b)
renterne skal betales for den periode, der går fra kalenderdagen efter udløbet af den frist for betaling, som er fastsat i finansforordningens artikel 92, stk. 1, og indtil betalingsdatoen.
Når de renter, som er beregnet efter bestemmelserne i første afsnit, er lavere end eller lig med 200 EUR, udbetales de dog kun til kreditor, når der indgives en anmodning herom inden for en frist på to måneder efter modtagelsen af den forsinkede betaling.
5. Hver institution forelægger Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om overholdelsen af de frister og om suspensionen af de frister, der er fastsat i finansforordningens artikel 92. Kommissionens rapport vedlægges som bilag til sammenfatningen af de årsberetninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
KAPITEL 7
It-systemer
Artikel 112
Beskrivelse af it-systemer
(Finansforordningens artikel 93)
Hvis der anvendes it-systemer og -undersystemer til behandling af budgetgennemførelsestransaktioner, kræves en fuldstændig og ajourført beskrivelse af hvert enkelt system og undersystem.
Hver beskrivelse skal definere indholdet af alle datafelter og præcisere, hvordan systemet behandler hver enkelt transaktion. Det beskrives detaljeret, hvordan systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver transaktion.
Artikel 113
Regelmæssige sikkerhedskopier
(Finansforordningens artikel 93)
Der tages regelmæssigt sikkerhedskopier af oplysningerne i it-systemer og -undersystemer, og oplysningerne opbevares på et sikkert sted.
KAPITEL 8
Den interne revisor
Artikel 114
Udpegelse af den interne revisor
(Finansforordningens artikel 98)
1. Hver institution udpeger sin interne revisor efter nærmere regler, der er tilpasset dens særlige omstændigheder og behov. Institutionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om udpegelsen af den interne revisor.
2. Hver institution fastsætter på grundlag af sine særlige omstændigheder og behov omfanget af den interne revisors opgaver og fastlægger detaljeret målsætningerne og procedurerne for udøvelsen af den interne revisionsfunktion under overholdelse af de gældende internationale standarder for intern revision.
3. Som intern revisor kan den enkelte institution udpege en tjenestemand eller anden ansat, der er omfattet af vedtægten og er statsborger i en af medlemsstaterne, på grundlag af vedkommendes særlige kompetence.
4. Når flere institutioner udpeger den samme interne revisor, træffer de de forholdsregler, der er nødvendige for, at han kan drages til ansvar for sine handlinger på de betingelser, der er fastsat i artikel 119.
5. Når den interne revisor ophører med sine funktioner, underretter institutionen Europa-Parlamentet og Rådet herom.
Artikel 115
Den interne revisors ressourcer
(Finansforordningens artikel 99)
Hver institution giver den interne revisor de ressourcer, der er nødvendige for, at han kan udføre sin revisionsfunktion korrekt, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og forpligtelser.
Artikel 116
Arbejdsprogram
(Finansforordningens artikel 99)
1. Den interne revisor vedtager sit arbejdsprogram og forelægger det for institutionen.
2. Institutionen kan anmode den interne revisor om at foretage revisioner, som ikke indgår i det arbejdsprogram, der er omhandlet i stk. 1.
Artikel 117
Beretninger fra den interne revisor
(Finansforordningens artikel 99)
1. Den interne revisor forelægger institutionen den i finansforordningens artikel 99, stk. 3 omhandlede årlige interne revisionsberetning, der angiver antallet og de typer af interne revisioner, der er foretaget, de vigtigste henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.
I årsberetningen anføres ligeledes de systemiske problemer, som er konstateret af den særlige instans, der er oprettet i henhold til finansforordningens artikel 73, stk. 6.
2. Hver institution undersøger, om henstillingerne i den interne revisors beretninger er egnet til udveksling af god praksis med de øvrige institutioner.
3. Den interne revisor skal under udarbejdelsen af sin beretning være særlig opmærksom på den generelle overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og skal sikre, at der er truffet passende foranstaltninger for kontinuerligt at forbedre anvendelsen af princippet.
Artikel 118
Uafhængighed
(Finansforordningens artikel 100)
Den interne revisor foretager sin revision i fuldstændig uafhængighed. Han kan hverken modtage instrukser eller pålægges begrænsninger for så vidt angår udøvelsen af de funktioner, som han ved sin udnævnelse får overdraget i medfør af finansforordningens bestemmelser.
Artikel 119
Den interne revisors ansvar
(Finansforordningens artikel 100)
Den interne revisor kan i sin egenskab af tjenestemand eller øvrig ansat omfattet af vedtægten kun drages til ansvar for sine handlinger af institutionen selv på de betingelser, der er anført i denne artikel.
Institutionen træffer en begrundet afgørelse om indledning af en undersøgelse. Afgørelsen meddeles den pågældende. Institutionen kan under sit eget direkte ansvar pålægge én eller flere tjenestemænd i samme eller højere lønklasse som den pågældende at lede undersøgelsen. I løbet af undersøgelsen skal den pågældende høres.
Undersøgelsesrapporten forelægges den pågældende, og denne høres derefter af institutionen vedrørende rapporten.
På grundlag af rapporten og høringen vedtager institutionen enten en begrundet afgørelse om afslutning af proceduren eller en begrundet afgørelse i overensstemmelse med vedtægtens artikel 22 og 86 og bilag IX. Afgørelser om disciplinære foranstaltninger eller økonomiske sanktioner meddeles den pågældende og, til orientering, de øvrige institutioner samt Revisionsretten.
Den pågældende kan på de i vedtægten fastsatte betingelser indbringe ovennævnte afgørelser for Den Europæiske Unions Domstol.
Artikel 120
Indbringelse af sager for Den Europæiske Unions Domstol
(Finansforordningens artikel 100)
Uden at klageadgangen i henhold til vedtægten i øvrigt berøres, kan den interne revisor indbringe en sag direkte for Den Europæiske Unions Domstol vedrørende enhver akt i forbindelse med udøvelsen af hans funktion som intern revisor. Sagen skal indbringes for Domstolen senest tre måneder efter meddelelsen af den pågældende akt.
Sådanne sager behandles og pådømmes i henhold til artikel 91, stk. 5, i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union.
AFSNIT V
INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Afdeling 1
Anvendelsesområde og tildelingsprincipper
Artikel 121
Definitioner og anvendelsesområde
(Finansforordningens artikel 101)
1. Ejendomskontrakter vedrører køb, langtidslejemål, brugsret samt leasing eller leje med eller uden forkøbsret af byggegrunde, eksisterende bygninger eller andre former for fast ejendom.
2. Vareindkøbskontrakter vedrører køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer. En kontrakt, der vedrører levering af varer og sekundært montering og installation, betragtes som en vareindkøbskontrakt.
3. Bygge- og anlægskontrakter vedrører udførelse eller både projektering og udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller arbejder vedrørende en af de aktiviteter, der er omhandlet i bilag I til direktiv 2004/18/EF, eller udførelse ved et hvilket som helst middel af et bygge- og anlægsarbejde, der svarer til behov præciseret af den ordregivende myndighed. Ved »bygge- og anlægsarbejde« forstås resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion.
4. Tjenesteydelseskontrakter vedrører alle de intellektuelle og ikke-intellektuelle tjenesteydelser, der ikke er omfattet af vareindkøbskontrakter, bygge- og anlægskontrakter og ejendomskontrakter.
En kontrakt, der omfatter mindst to typer indkøb (bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser eller varer), tildeles i overensstemmelse med de bestemmelser, der finder anvendelse på den indkøbstype, som kendetegner den pågældende kontrakts primære genstand.
I forbindelse med blandede kontrakter, som består af tjenesteydelser og varer, fastsættes den primære genstand ved en sammenligning af værdierne af de pågældende tjenesteydelser eller varer.
Alle henvisninger til nomenklaturer i forbindelse med offentlige indkøbskontrakter er baseret på »det fælles glossar for offentlige kontrakter« (Common Procurement Vocabulary - CPV), som er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2195/2002 (11).
5. Udtrykkene »entreprenør«, »leverandør« og »tjenesteyder« omfatter enhver fysisk eller juridisk person eller offentlig enhed eller sammenslutning af sådanne personer og/eller enheder, der tilbyder udførelse af bygge- og/eller anlægsarbejder eller levering af varer eller tjenesteydelser på markedet. Ved »økonomisk aktør« forstås »entreprenører«, »leverandører« og »tjenesteydere«. Ved »tilbudsgiver« forstås økonomiske aktører, som har afgivet et bud. Ved »ansøgere« forstås dem, der har anmodet om at kunne deltage i et begrænset udbud, en konkurrencepræget dialog eller et udbud med forhandling. Ved »leverandører« forstås økonomiske aktører, der er opført på en leverandørliste i overensstemmelse med artikel 136, stk. 1, litra b).
Sammenslutninger af økonomiske aktører kan afgive bud eller indgive ansøgning. I forbindelse med afgivelsen af et bud eller indgivelsen af en ansøgning om deltagelse kan de ordregivende myndigheder ikke kræve, at sammenslutninger af økonomiske aktører har en bestemt juridisk form, men den valgte sammenslutning kan pålægges at antage en bestemt juridisk form, når den har fået tildelt kontrakten, hvis denne omdannelse er nødvendig for, at kontrakten kan gennemføres korrekt.
6. EU-institutionernes tjenestegrene betragtes som ordregivende myndigheder, undtagen når de indbyrdes indgår administrative aftaler om levering af tjenesteydelser, levering af varer, udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller gennemførelse af ejendomskontrakter.
7. Ved teknisk bistand forstås den støtte og de kapacitetsopbygningsaktiviteter, som er nødvendige for gennemførelsen af et program eller en foranstaltning, navnlig aktiviteter vedrørende forberedelse, forvaltning, overvågning, evaluering, revision og kontrol.
8. Al kontakt med kontrahenterne, herunder indgåelsen af kontrakter og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske udvekslingssystemer, som er oprettet af den ordregivende myndighed.
9. Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
kun bemyndigede personer kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
kun bemyndigede personer kan elektronisk underskrive eller fremsende et dokument gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske fremsendelse skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
det skal sikres, at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
10. Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for fuldstændig ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som en original, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i stk. 9, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
Artikel 122
Rammekontrakter og specifikke kontrakter
(Finansforordningens artikel 101)
1. Rammekontrakter kan højst have en varighed på fire år undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor navnlig rammekontraktens genstand gør det berettiget.
Specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, indgås udelukkende mellem de ordregivende myndigheder og de kontrahenter, som er part i rammekontrakten, på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.
Ved tildelingen af specifikke kontrakter må parterne ikke foretage væsentlige ændringer i rammekontrakten.
2. Når en rammekontrakt indgås med en enkelt økonomisk aktør, tildeles specifikke kontakter på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.
I behørigt begrundede tilfælde kan de ordregivende myndigheder skriftligt konsultere kontrahenten og om nødvendigt anmode ham om at komplettere sit bud.
3. Når en rammekontrakt indgås med flere økonomiske aktører, skal der være mindst tre aktører, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal økonomiske aktører, der opfylder udvælgelseskriterierne, eller et tilstrækkeligt antal antagelige bud, der opfylder tildelingskriterierne.
En rammekontrakt med flere økonomiske aktører kan have form af adskilte kontrakter, som indeholder identiske vilkår.
Tildeling af specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, som er indgået med flere økonomiske aktører, sker efter følgende regler:
a)
ved rammekontrakter uden iværksættelse af fornyet konkurrence, ved anvendelse af de vilkår, der er fastlagt i rammekontrakten
b)
ved rammekontrakter med iværksættelse af fornyet konkurrence, efter at parterne igen har været i konkurrence på grundlag af de samme vilkår, der om nødvendigt præciseres, og i givet fald på andre vilkår, der anføres i udbudsbetingelserne for rammekontrakten.
For hver specifik kontrakt, som skal tildeles på de betingelser, der er fastsat i tredje afsnit, litra b), konsulterer de ordregivende myndigheder skriftligt rammekontraktens kontrahenter og fastsætter en tilstrækkelig lang frist for indgivelse af bud. Buddene indgives skriftligt. De ordregivende myndigheder tildeler hver specifik kontrakt til den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste bud på grundlag af de tildelingskriterier, der er fastsat i udbudsbetingelserne i rammekontrakten.
4. I de sektorer, hvor prisudviklingen og den teknologiske udvikling går hurtigt, skal rammekontrakter uden iværksættelse af fornyet konkurrence indeholde en bestemmelse om enten midtvejsrevision eller et benchmarkingsystem. Efter midtvejsrevisionen må den ordregivende myndighed, hvis de betingelser, som oprindelig blev fastsat, ikke længere passer til prisudviklingen eller den teknologiske udvikling, ikke anvende den pågældende rammekontrakt og skal træffe passende foranstaltninger med henblik på at bringe den til ophør.
5. Kun i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, skal der på forhånd være indgået en budgetforpligtelse.
Afdeling 2
Offentliggørelse
Artikel 123
Offentliggørelse af kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 103)
1. I forbindelse med kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal der offentliggøres en udbudsbekendtgørelse, jf. dog artikel 134, og en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. En forhåndsmeddelelse er kun obligatorisk, når den ordregivende myndighed agter at benytte sig af muligheden for at forkorte fristerne for modtagelse af bud i overensstemmelse med artikel 152, stk. 4.
2. En forhåndsmeddelelse er den meddelelse, hvori de ordregivende myndigheder til orientering oplyser den forventede samlede værdi af og genstanden for de kontrakter og rammekontrakter, som de agter at tildele i løbet af regnskabsåret, med undtagelse af kontrakter, der tildeles ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.
Forhåndsmeddelelsen offentliggøres enten af Den Europæiske Unions Publikationskontor (i det følgende benævnt »Publikationskontoret«) eller af de ordregivende myndigheder selv i deres køberprofil.
Den obligatoriske forhåndsmeddelelse sendes til Publikationskontoret eller offentliggøres i køberprofilen hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest den 31. marts i hvert regnskabsår.
De ordregivende myndigheder, der offentliggør forhåndsmeddelelsen i deres køberprofil, sender elektronisk i det format og efter de fremsendelsesregler, der er omhandlet i punkt 3 i bilag VIII til direktiv 2004/18/EF, en meddelelse til Publikationskontoret om, at der offentliggøres en forhåndsmeddelelse i en køberprofil.
3. Udbudsbekendtgørelsen gør det muligt for de ordregivende myndigheder at tilkendegive, at de agter at indlede en procedure for tildeling af en kontrakt eller en rammekontrakt eller iværksætte et dynamisk indkøbssystem i overensstemmelse med artikel 131. Uden at dette berører kontrakter, som er indgået efter et udbud med forhandling, jf. artikel 134, er en udbudsbekendtgørelse obligatorisk for kontrakter, hvis anslåede værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1.
Den er ikke obligatorisk i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter.
Er der tale om et offentligt udbud, angives i udbudsbekendtgørelsen dato, klokkeslæt og i givet fald sted for åbningsudvalgets møde, som tilbudsgiverne kan deltage i.
De ordregivende myndigheder præciserer, om de tillader alternative bud, og de minimale kapacitetsniveauer, som de kræver, hvis de benytter sig af muligheden i artikel 146, stk. 2, andet afsnit. De anfører de udvælgelseskriterier som omhandlet i artikel 146, som de har til hensigt at anvende, det mindste antal ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud, og eventuelt det største antal ansøgere, samt de objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som de har til hensigt at anvende for at begrænse antallet af ansøgere, jf. artikel 128, stk. 1, andet afsnit.
Når der er fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsdokumenterne, bl.a. i de dynamiske indkøbssystemer, der er omhandlet i artikel 131, anføres den internetadresse, der giver adgang til dokumenterne, i udbudsbekendtgørelsen.
Ordregivende myndigheder, der ønsker at afholde en projektkonkurrence, offentliggør en meddelelse herom.
De ordregivende myndigheder præciserer i givet fald i udbudsbekendtgørelsen, at udbudsproceduren er en interinstitutionel udbudsprocedure. I så fald skal udbudsbekendtgørelsen angive de institutioner, de forvaltningsorganer og de organer som omhandlet i finansforordningens artikel 208, som deltager i udbudsproceduren, den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren, og det samlede omfang af kontrakterne for alle de pågældende institutioner, forvaltningsorganer eller organer.
4. Resultaterne af proceduren for tildeling af kontrakter, rammekontrakter eller kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, meddeles i en særlig bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. For kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er en sådan bekendtgørelse obligatorisk. Den er ikke obligatorisk i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter.
Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes til Publikationskontoret senest 48 kalenderdage efter det tidspunkt, hvor kontrakten eller rammekontrakten underskrives. Bekendtgørelser vedrørende kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, kan dog samles kvartalsvis. I så fald sendes de til Publikationskontoret senest 48 dage efter udgangen af hvert kvartal.
De ordregivende myndigheder, der afholder en projektkonkurrence, sender Publikationskontoret en meddelelse om resultaterne heraf.
Ved interinstitutionelle procedurer fremsendes bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt af den ordregivende myndighed, der er ansvarlig for proceduren.
Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes også til Publikationskontoret i forbindelse med en kontrakt eller en rammekontrakt, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, og som tildeles efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, tidligt nok til, at offentliggørelsen kan ske, inden kontrakten underskrives, i henhold til de betingelser, der er fastsat i artikel 171, stk. 1.
Uden at dette berører artikel 21, offentliggøres oplysninger om værdien af og kontrahenterne for specifikke kontrakter baseret på en rammekontrakt i løbet af et regnskabsår på den ordregivende myndigheds hjemmeside senest den 30. juni efter afslutningen af det pågældende regnskabsår, hvis de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, overskrides som følge af indgåelsen af en specifik kontrakt eller på grund af det samlede beløb for de specifikke kontrakter.
5. Bekendtgørelserne udformes i overensstemmelse med de standardformularer, som Kommissionen har vedtaget i henhold til direktiv 2004/18/EF.
Artikel 124
Offentliggørelse af kontrakter, der ikke er omfattet af direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 103)
1. Kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal offentliggøres på en sådan måde, at der sikres fri konkurrence og upartiskhed under udbudsproceduren. Dette indebærer følgende:
a)
en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 123, stk. 3, eller en meddelelse om indkaldelse af interessetilkendegivelser, når der er tale om kontrakter med en lignende genstand, hvis værdi ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 1
b)
passende forudgående offentliggørelse på internettet, når der er tale om kontrakter, hvis værdi ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 2.
2. I forbindelse med ejendomskontrakter og kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 134, stk. 1, litra j), i denne forordning, offentliggøres der kun en gang om året en liste over kontrahenter med angivelse af genstanden for og værdien af den tildelte kontrakt. Denne liste sendes til Europa-Parlamentet og Rådet. I Kommissionens tilfælde vedlægges den som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
3. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 1, og som ikke har været genstand for en individuel bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt, sendes til Publikationskontoret. Den årlige liste over kontrahenter fremsendes senest den 30. juni i det efterfølgende regnskabsår.
4. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over det beløb, der er angivet i stk. 137, stk. 2, offentliggøres på institutionens hjemmeside senest den 30. juni i det følgende regnskabsår.
Artikel 125
Offentliggørelse af meddelelser og bekendtgørelser
(Finansforordningens artikel 103)
1. Publikationskontoret offentliggør i Den Europæiske Unions Tidende de meddelelser og bekendtgørelser, der er omhandlet i artikel 123 og 124, senest 12 kalenderdage efter afsendelsen.
Fristen i første afsnit nedsættes til fem kalenderdage i forbindelse med de hasteprocedurer, der er omhandlet i artikel 154.
2. De ordregivende myndigheder skal kunne dokumentere afsendelsesdatoen.
Artikel 126
Andre former for offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 103)
Ud over offentliggørelse som omhandlet i artikel 123, 124 og 125 kan kontrakter offentliggøres på enhver anden måde, herunder i elektronisk form. Der skal i sådanne offentliggørelser henvises til den meddelelse eller bekendtgørelse, der eventuelt er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende, jf. artikel 125, og offentliggørelsen må ikke ligge forud for offentliggørelsen af meddelelsen eller bekendtgørelsen, der er den eneste autentiske.
En sådan offentliggørelse må ikke indebære nogen forskelsbehandling mellem ansøgere eller tilbudsgivere eller indeholde andre oplysninger end dem, der er indeholdt i ovennævnte udbudsbekendtgørelse, hvis en sådan er offentliggjort.
Afdeling 3
Udbudsprocedurer
Artikel 127
De forskellige former for udbudsprocedurer
(Finansforordningens artikel 104)
1. Kontrakterne tildeles ved offentligt udbud, begrænset udbud eller udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse eller ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, eventuelt efter en projektkonkurrence.
2. Udbudsprocedurer er offentlige, hvis alle interesserede økonomiske aktører kan afgive bud. Det gælder også for dynamiske indkøbssystemer, jf. artikel 131.
Udbudsprocedurer er begrænsede, hvis alle økonomiske aktører kan anmode om at deltage, men kun ansøgere, som opfylder de udvælgelseskriterier, der er omhandlet i artikel 146, og som samtidigt og skriftligt opfordres hertil af de ordregivende myndigheder, kan afgive bud eller foreslå en løsning som led i den konkurrenceprægede dialog, der er omhandlet i artikel 132.
Udvælgelsesfasen kan enten gennemføres for hver enkelt kontrakt, også når der er tale om en konkurrencepræget dialog, eller med henblik på opstilling af en liste over potentielle ansøgere efter proceduren i artikel 136, stk. 1, litra a).
3. Ved udbud med forhandling vælger de ordregivende myndigheder selv, hvilke tilbudsgivere de vil henvende sig til blandt dem, der opfylder udvælgelseskriterierne i artikel 146, og de forhandler om betingelserne i deres bud med én eller flere af disse.
Ved udbud med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, jf. artikel 135, opfordrer de ordregivende myndigheder samtidigt og skriftligt de udvalgte ansøgere til at forhandle.
4. Projektkonkurrencer er procedurer, hvorved den ordregivende myndighed, navnlig inden for arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling, kan skaffe sig en plan eller et projekt, der foreslås af et udvælgelsesudvalg efter udskrivning af en konkurrence med eller uden tildeling af priser.
Artikel 128
Antallet af ansøgere ved begrænset udbud eller udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 104)
1. Ved begrænset udbud og de procedurer, der er omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra a) og b), må antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, ikke være mindre end fem, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne.
Den ordregivende myndighed kan desuden fastsætte det største antal ansøgere, afhængigt af kontraktgenstanden og på grundlag af objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier. I så fald meddeles det største og det mindste antal ansøgere og kriterierne i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser, jf. artikel 123 og 124.
Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.
2. Ved udbud med forhandling og efter konkurrencepræget dialog må antallet af ansøgere, der opfordres til at forhandle eller byde, ikke være mindre end tre, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne.
Antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, skal være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.
Bestemmelserne i første og andet afsnit gælder ikke for:
a)
kontrakter med meget lav værdi, jf. artikel 137, stk. 2
b)
kontrakter om juridiske tjenesteydelser i henhold til CPV-nomenklaturen
c)
kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 134, stk. 1, litra j).
3. Hvis antallet af ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne og minimumskravene, er lavere end det mindste antal, som er fastsat i stk. 1 og 2, kan den ordregivende myndighed gå videre med proceduren ved at opfordre den eller de ansøgere, der er i besiddelse af den krævede kapacitet, til at deltage. Den må dog ikke lade proceduren omfatte andre økonomiske aktører, som oprindeligt ikke var opfordret til at deltage i proceduren, eller ansøgere, som ikke er i besiddelse af den krævede kapacitet.
Artikel 129
Udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 104)
De ordregivende myndigheder forhandler med tilbudsgiverne om de afgivne bud med henblik på at tilpasse dem til de krav, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, jf. artikel 123, eller i udbudsbetingelserne og eventuelle supplerende dokumenter, med det formål at finde frem til det økonomisk mest fordelagtige bud.
De ordregivende myndigheder sikrer, at der ikke sker forskelsbehandling af tilbudsgiverne under forhandlingerne.
Når de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakter under anvendelse af udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, jf. artikel 135, kan de fastsætte, at udbuddet med forhandling skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at reducere antallet af bud, som der skal forhandles om, under anvendelse af de tildelingskriterier, der er anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne. Muligheden for at gøre brug af denne fremgangsmåde skal være anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne.
Artikel 130
Projektkonkurrencer
(Finansforordningens artikel 104)
1. Reglerne for afholdelse af projektkonkurrencer meddeles dem, der har tilkendegivet, at de er interesserede i at deltage i konkurrencen.
Antallet af ansøgere, der opfordres til at deltage, skal sikre reel konkurrence.
2. Udvælgelsesudvalget udpeges af den ansvarlige anvisningsberettigede. Udvælgelsesudvalget består udelukkende af fysiske personer, der er uafhængige af deltagerne i projektkonkurrencen. Hvis der kræves bestemte faglige kvalifikationer for at deltage i en projektkonkurrence, skal mindst en tredjedel af udvælgelsesudvalgets medlemmer have samme eller tilsvarende kvalifikationer.
Udvælgelsesudvalget afgiver sine udtalelser i fuld uafhængighed. Dets udtalelser vedtages på grundlag af de projekter, der forelægges anonymt af ansøgerne, og alene ud fra de kriterier, der er fastsat i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen.
3. Udvælgelsesudvalget anfører i en rapport, der underskrives af medlemmerne, de projekter, som den foreslår på grundlag af hvert enkelt projekts fordele, og knytter hertil sine bemærkninger.
Ansøgerne forbliver anonyme, indtil udvælgelsesudvalget har afgivet udtalelse.
Udvælgelsesudvalget kan anmode ansøgerne om at besvare de spørgsmål, som er anført i rapporten, for at klarlægge et projekt. Der udarbejdes en fuldstændig rapport over den dialog, som følger heraf.
4. Den ordregivende myndighed træffer derefter en afgørelse, hvori navn og adresse på den udvalgte ansøger anføres sammen med begrundelsen for valget set i lyset af de kriterier, der var meddelt i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen, specielt hvis den ikke følger forslagene i udvælgelsesudvalgets udtalelse.
Artikel 131
Dynamisk indkøbssystem
(Finansforordningens artikel 104)
1. Et dynamisk indkøbssystem er en fuldt elektronisk proces for almindelige indkøb, der under hele sin varighed er åben for enhver økonomisk aktør, som opfylder udvælgelseskriterierne og har afgivet et vejledende bud, der er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter. De vejledende bud kan til enhver tid forbedres, forudsat at de stadig er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne.
2. Med henblik på indførelsen af det dynamiske indkøbssystem offentliggør de ordregivende myndigheder en udbudsbekendtgørelse, hvori det præciseres, at der anvendes et dynamisk indkøbssystem, og som indeholder en henvisning til den internetadresse, der giver fri, direkte og fuld adgang til udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og indtil systemets udløb.
De præciserer i udbudsbetingelserne blandt andet, hvilken art indkøb der er omfattet af systemet, og anfører alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.
3. De ordregivende myndigheder giver under hele det dynamiske indkøbssystems varighed enhver økonomisk aktør mulighed for at afgive et vejledende bud med henblik på at blive optaget i systemet på de betingelser, der er omhandlet i stk. 1. De afslutter evalueringen senest 15 dage efter, at det vejledende bud er afgivet. De kan dog forlænge evalueringsperioden, forudsat at der ikke i mellemtiden iværksættes noget udbud.
Den ordregivende myndighed underretter snarest muligt tilbudsgiverne om, at de er optaget i det dynamiske indkøbssystem, eller at deres bud er blevet afvist.
4. Hver specifik kontrakt skal udbydes. Inden udbuddet iværksættes, offentliggør de ordregivende myndigheder en forenklet udbudsbekendtgørelse, hvori alle de interesserede økonomiske aktører opfordres til at afgive et vejledende bud inden for en frist på mindst 15 dage fra datoen for afsendelsen af den forenklede udbudsbekendtgørelse. De ordregivende myndigheder iværksætter først et udbud, når de har afsluttet evalueringen af alle de vejledende bud, der er modtaget inden for denne frist.
De ordregivende myndigheder opfordrer alle de tilbudsgivere, der er optaget i systemet, til at afgive et bud inden for en rimelig frist. De tildeler kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, på grundlag af de tildelingskriterier, som er angivet i den udbudsbekendtgørelse, der anvendes ved indførelsen af det dynamiske indkøbssystem. Disse kriterier kan eventuelt præciseres i opfordringen til at afgive bud.
5. Varigheden af et dynamisk indkøbssystem må ikke overstige fire år undtagen i særlige behørigt begrundede tilfælde.
De ordregivende myndigheder må ikke anvende dette system på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen.
Der må ikke pålægges interesserede økonomiske aktører eller parterne i systemet noget administrationsgebyr.
Artikel 132
Konkurrencepræget dialog
(Finansforordningens artikel 104)
1. I tilfælde af særligt komplekse kontrakter kan den ordregivende myndighed, hvis den mener, at direkte anvendelse af et offentligt udbud eller de eksisterende betingelser for begrænset udbud ikke gør det muligt at tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige bud, gøre brug af konkurrencepræget dialog som omhandlet i artikel 29 i direktiv 2004/18/EF.
En kontrakt betragtes som særligt kompleks, når den ordregivende myndighed ikke er i stand til objektivt at præcisere de tekniske midler, der kan opfylde deres behov og formål, eller præcisere de retlige eller finansielle forhold i forbindelse med projektet.
2. De ordregivende myndigheder offentliggør en udbudsbekendtgørelse, hvori de meddeler deres behov og krav, som de definerer i udbudsbekendtgørelsen og/eller i et beskrivende dokument.
3. De ordregivende myndigheder indleder med de ansøgere, som opfylder de i artikel 146 omhandlede udvælgelseskriterier, en dialog med henblik på at indkredse og fastslå, hvordan deres behov bedst kan opfyldes.
Under dialogen sikrer de ordregivende myndigheder, at alle tilbudsgivere behandles ens, og at de foreslåede løsninger og andre oplysninger, som en ansøger, der deltager i dialogen, har meddelt, behandles fortroligt, medmindre ansøgeren samtykker i, at de videregives.
De ordregivende myndigheder kan bestemme, at udbuddet skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at begrænse antallet af løsninger, der skal diskuteres under dialogen, på grundlag af de tildelingskriterier, der er indeholdt i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument, hvis denne mulighed er anført i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument.
4. Efter at have underrettet deltagerne om, at dialogen er afsluttet, opfordrer de ordregivende myndigheder dem til at afgive deres endelige bud på grundlag af den eller de løsninger, der er forelagt og præciseret under dialogen. Disse bud skal indeholde alle de elementer, der er nødvendige for projektets udførelse.
På den ordregivende myndigheds anmodning kan disse bud afklares, præciseres og tilpasses, uden at dette dog må medføre, at der ændres ved grundlæggende elementer i buddet eller udbuddet, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.
På anmodning af den ordregivende myndighed kan den tilbudsgiver, hvis bud er valgt som det økonomisk mest fordelagtige, blive bedt om at præcisere visse aspekter af buddet eller bekræfte forpligtelser, som er indeholdt i buddet, forudsat at dette ikke bevirker, at væsentlige aspekter af buddet eller udbuddet ændres, og at det ikke fører til konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.
5. De ordregivende myndigheder kan træffe bestemmelse om priser eller betalinger til deltagerne i dialogen.
Artikel 133
Fælles udbudsprocedurer
(Finansforordningens artikel 104)
I forbindelse med en fælles udbudsprocedure mellem en institution og den ordregivende myndighed fra en eller flere medlemsstater, EFTA-stater eller kandidatlande finder de procedureregler, som gælder for institutionen, anvendelse.
Når den andel af kontraktens samlede anslåede værdi, som vedrører eller forvaltes af en medlemsstats ordregivende myndighed, udgør 50 % eller derover, eller i andre behørigt begrundede tilfælde kan institutionen beslutte, at de procedureregler, som gælder for den ordregivende myndighed fra en medlemsstat, finder anvendelse, forudsat at de kan anses for at svare til institutionens procedureregler.
Institutionen og den ordregivende myndighed fra medlemsstater, EFTA-stater eller kandidatlande, som deltager i den fælles udbudsprocedure, fastlægger navnlig de praktiske bestemmelser for evaluering af ansøgningerne om deltagelse eller buddene, tildeling af kontrakten, hvilken lovgivning der finder anvendelse på kontrakten, og hvilken domstol der er kompetent til at behandle tvister.
Artikel 134
Tilfælde, hvor man kan anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
(Finansforordningens artikel 104)
1. De ordregivende myndigheder kan uanset kontraktens anslåede værdi anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:
a)
når der enten slet ikke er afgivet bud eller ikke er afgivet egnede bud, eller der ikke er modtaget nogen ansøgninger om deltagelse i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud efter afslutningen af det oprindelige udbud, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår som anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, ikke ændres væsentligt
b)
når gennemførelsen af kontrakten af tekniske eller kunstneriske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt økonomisk aktør
c)
i det omfang det er strengt nødvendigt, når tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives den ordregivende myndighed, gør det umuligt at overholde de tidsfrister, der gælder for de andre former for udbud, jf. artikel 152, 153 og 154
d)
når en tjenesteydelseskontrakt er et led i en projektkonkurrence og i henhold til de herfor gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen; i sidstnævnte tilfælde skal alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne
e)
ved supplerende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, som ikke indgår i det oprindeligt planlagte projekt eller den oprindelige kontrakt, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejderne, jf. dog stk. 2
f)
ved nye tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der er en gentagelse af tilsvarende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og som overdrages til den økonomiske aktør, der fik tildelt den oprindelige kontrakt af den samme ordregivende myndighed, forudsat at disse tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder er i overensstemmelse med det oprindelige projekt, og at dette projekt er omfattet af en første kontrakt, som er tildelt efter et offentligt eller begrænset udbud, jf. dog stk. 3
g)
for så vidt angår vareindkøbskontrakter:
i)
ved supplerende leverancer til delvis fornyelse af sædvanlige leverancer eller installationer eller til udvidelse af allerede foretagne leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr, som på grund af en forskel i teknisk beskaffenhed ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse; løbetiden for disse kontrakter må ikke overstige tre år
ii)
når de pågældende varer alene er fremstillet med henblik på forskning, forsøg, undersøgelse eller udvikling, bortset fra prøvekørsel til påvisning af en vares handelsmæssige levedygtighed og serieproduktion til dækning af forsknings- og udviklingsomkostninger
iii)
når der er tale om varer, der noteres og købes på en varebørs
iv)
ved køb på særligt fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning
h)
ved ejendomskontrakter, efter undersøgelse af det lokale marked
i)
ved kontrakter om juridiske tjenesteydelser i henhold til CPV-nomenklaturen, forudsat at de offentliggøres på passende vis
j)
ved kontrakter, som institutionen eller de myndigheder, som denne har bemyndiget, har erklæret hemmelige, og ved kontrakter, hvis udførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med de gældende administrative bestemmelser, eller når beskyttelsen af Unionens væsentlige interesser kræver det.
2. Ved supplerende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, jf. stk. 1, litra e), kan de ordregivende myndigheder anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, forudsat at kontrakten tildeles den kontrahent, som udfører den oprindelige kontrakt, i følgende tilfælde:
a)
når sådanne supplerende kontrakter ikke teknisk eller økonomisk kan adskilles fra den oprindelige kontrakt uden væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed
b)
når sådanne tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder til trods for, at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse.
Den samlede anslåede værdi af de supplerende kontrakter må ikke overstige 50 % af den oprindelige kontrakts værdi.
3. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra f), i denne artikel, skal muligheden for at anvende et udbud med forhandling angives allerede i forbindelse med det oprindelige udbud, og den samlede anslåede værdi af de efterfølgende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder skal tages i betragtning i forbindelse med de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1. Denne procedure må kun bruges under gennemførelsen af den oprindelige kontrakt og senest i de tre år, som følger efter underskrivelsen af kontrakten.
Artikel 135
Tilfælde, hvor man kan anvende udbud med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
(Finansforordningens artikel 104)
1. De ordregivende myndigheder kan uanset kontraktens anslåede værdi anvende udbud med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:
a)
når der som svar på et offentligt eller begrænset udbud eller en konkurrencepræget dialog, som er afsluttet, er afgivet bud, som ikke er forskriftsmæssige eller er uantagelige, navnlig i forhold til udvælgelses- eller tildelingskriterierne, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår, som er anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, ikke ændres væsentligt, jf. dog stk. 2 i denne artikel
b)
i undtagelsestilfælde, når det drejer sig om bygge- og anlægsarbejder, vareindkøb eller tjenesteydelser, hvor ydelsernes art eller de dermed forbundne risici medfører, at tilbudsgiveren ikke på forhånd kan fastsætte en samlet pris
c)
når den tjenesteydelse, der skal leveres, specielt inden for områderne finansielle tjenesteydelser og intellektuelle tjenesteydelser, er af en sådan art, at kontrakten ikke kan specificeres tilstrækkelig nøjagtigt til, at den kan tildeles ved at vælge det bedste bud i henhold til reglerne for offentlige eller begrænsede udbud
d)
ved kontrakter om bygge- og anlægsarbejder, når de pågældende byge- og anlægsarbejder udelukkende udføres med henblik på forsøg, forskning eller videreudvikling, og ikke for at sikre rentabilitet eller dække forsknings- og udviklingsomkostninger
e)
ved kontrakter vedrørende de tjenesteydelser, der er omhandlet i bilag II B til direktiv 2004/18/EF, jf. dog bestemmelserne i artikel 134, stk. 1, litra i) og j), og stk. 2, i denne forordning
f)
ved tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, bortset fra dem, hvis udbytte tilhører den ordregivende myndighed til brug for egen virksomhed, hvis tjenesteydelsen i fuldt omfang betales af den ordregivende myndighed
g)
ved tjenesteydelseskontrakter vedrørende radio- og tv-selskabers indkøb, udvikling, produktion eller samproduktion af programmateriale, der er beregnet til udsendelse, og kontrakter om sendetid.
2. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a), kan de ordregivende myndigheder undlade at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, hvis udbuddet med forhandling omfatter alle de tilbudsgivere og kun de tilbudsgivere, der opfylder udvælgelseskriterierne, og som under det forudgående udbud har afgivet bud, der opfylder udbudsprocedurens formelle krav.
Artikel 136
Udbud efter indkaldelse af interessetilkendegivelser
(Finansforordningens artikel 104)
1. For kontrakter, hvis værdi ikke ligger over det beløb, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, jf. dog artikel 134 og 135, kan de ordregivende myndigheder iværksætte en indkaldelse af interessetilkendegivelser med henblik på et af følgende to formål:
a)
forhåndsudvælgelse af ansøgere, der opfordres til at afgive bud i forbindelse med fremtidige begrænsede udbud
b)
opstilling af en liste over leverandører, der skal opfordres til at indgive ansøgninger om deltagelse eller bud.
2. En liste opstillet på grundlag af en indkaldelse af interessetilkendegivelser er gyldig i følgende tidsrum:
a)
højst tre år fra det tidspunkt, hvor Publikationskontoret får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 124, stk. 1, litra a), i det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a), i denne artikel
b)
højst fem år fra det tidspunkt, hvor Publikationskontoret får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 124, stk. 1, litra a), i tilfælde af en leverandørliste som omhandlet i stk. 1, litra b), i denne artikel.
Den liste, der er omhandlet i første afsnit, kan omfatte dellister.
Enhver interesseret person kan indgive en ansøgning når som helst i listens gyldighedsperiode, undtagen i de sidste tre måneder af denne periode.
3. Når en kontrakt skal tildeles, opfordrer den ordregivende myndighed alle ansøgere eller leverandører, som er opført på den relevante liste eller delliste, til:
a)
enten at afgive bud i det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a)
b)
eller, når der er tale om den liste, der er omhandlet i stk. 1, litra b), at afgive et af følgende:
i)
bud inklusive dokumenter vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne
ii)
dokumenter vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne og, i en anden fase, bud for dem, der opfylder disse kriterier.
Artikel 137
Kontrakter med lav værdi
(Finansforordningens artikel 104)
1. Kontrakter med lav værdi, der ikke overstiger 60 000 EUR, kan tildeles ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse med høring af mindst tre ansøgere.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af ansøgerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten tildeles, forudsat at tildelingskriterierne er overholdt.
2. Kontrakter med meget lav værdi, der ikke overstiger 15 000 EUR, kan tildeles efter indhentning af blot ét bud efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.
3. Ved betaling af beløb, der ikke overstiger 1 000 EUR, kan man blot betale forelagte fakturaer uden forudgående accept af et bud.
Artikel 138
Udbudsdokumenter
(Finansforordningens artikel 105)
1. Udbudsdokumenterne består som et minimum af:
a)
opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen efter proceduren i artikel 132
b)
de dertil knyttede udbudsbetingelser eller, når der er tale om en konkurrencepræget dialog, jf. artikel 132, et dokument, der beskriver den ordregivende myndigheds behov og krav, eller en henvisning til den internetadresse, hvor udbudsbetingelserne eller dokumentet kan findes
c)
udkastet til kontrakt, som er baseret på standardkontrakten.
Litra c) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
Udbudsdokumenterne indeholder en henvisning til den offentliggørelse, der har fundet sted i henhold til artikel 123-126.
2. Opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen angiver mindst:
a)
de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, bl.a. sidste afleveringsfrist (dato og klokkeslæt), et eventuelt krav om anvendelse af en standardformular, de dokumenter, der skal vedlægges, herunder den dokumentation for den økonomiske, finansielle, faglige og tekniske kapacitet, der er omhandlet i artikel 146, hvis denne dokumentation ikke er præciseret i udbudsbekendtgørelsen, og den adresse, hvortil buddene skal sendes
b)
at afgivelse af et bud er ensbetydende med accept af de udbudsbetingelser, der er omhandlet i stk. 1, og at tilbudsgiveren i tilfælde af, at han får tildelt kontrakten, er bundet af det afgivne bud under kontraktens gennemførelse
c)
buddenes gyldighedsperiode, hvori tilbudsgiveren skal stå ved alle betingelserne i sit bud
d)
at enhver kontakt mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiveren er forbudt under udbudsproceduren og kun undtagelsesvis er tilladt på de betingelser, der er fastsat i artikel 160, idet de nøjagtige betingelser for aflæggelse af besøg på stedet angives, hvis der skal aflægges et sådant besøg
e)
ved konkurrencepræget dialog den dato og den adresse, der er fastsat for høringsfasens start.
3. Udbudsbetingelserne angiver mindst:
a)
de udelukkelses- og udvælgelseskriterier, der gælder for kontrakten, undtagen i en konkurrencepræget dialog, i et begrænset udbud og i et udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i henhold til artikel 135; i disse tilfælde angives de pågældende kriterier udelukkende i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser
b)
tildelingskriterierne og deres relative vægtning eller i givet fald den prioriterede rækkefølge, hvis dette ikke er angivet i udbudsbekendtgørelsen
c)
de tekniske specifikationer, der er omhandlet i artikel 139
d)
de mindstekrav, som de alternative bud skal opfylde i forbindelse med de i artikel 149, stk. 2, omhandlede procedurer, hvor kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, når den ordregivende myndighed i udbudsbekendtgørelsen har meddelt, at alternative bud er tilladt
e)
at protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter eller i givet fald Wienerkonventionen om diplomatiske forbindelser eller Wienerkonventionen om konsulære forbindelser finder anvendelse
f)
beviserne i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud, jf. artikel 172
g)
i de dynamiske indkøbssystemer, der er omhandlet i artikel 131, hvilken art indkøb der er tale om, samt alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.
4. Standardkontrakten indeholder navnlig oplysninger om:
a)
den konventionalbod, der finder anvendelse, hvis kontrakten misligholdes
b)
de oplysninger, som fakturaerne eller de dertil knyttede bilag skal indeholde i overensstemmelse med artikel 102
c)
at EU-lovgivningen, når institutionerne er de ordregivende myndigheder, er den lovgivning, som kontrakten er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i kontrakten
d)
den domstol, der er kompetent til at behandle tvister.
I forbindelse med første afsnit, litra c), i dette stykke kan udkastet til kontrakt henvise udelukkende til national lovgivning, når der er tale om de kontrakter, der er omhandlet i artikel 121, stk. 1.
5. De ordregivende myndigheder kan kræve oplyst, hvor stor en del af kontrakten tilbudsgiveren eventuelt agter at give i underentreprise, og hvem underleverandørerne er. Ud over de oplysninger, der er omhandlet i artikel 143, kan den ordregivende myndighed også kræve, at ansøgeren eller tilbudsgiveren fremlægger oplysninger om den påtænkte underleverandørs finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, jf. artikel 146, 147 og 148, især når underentreprisen udgør en væsentlig del af kontrakten.
Artikel 139
Tekniske specifikationer
(Finansforordningens artikel 105)
1. De tekniske specifikationer skal sikre ansøgerne og tilbudsgiverne lige adgang og må ikke i urimelig grad hindre, at offentlige indkøbskontrakter åbnes for konkurrence.
De definerer de karakteristika, som kræves af en vare, en tjenesteydelse, et materiale eller bygge- og anlægsarbejder set i lyset af den brug, som den ordregivende myndighed agter at gøre heraf.
2. De i stk. 1, omhandlede karakteristika omfatter:
a)
kvalitetsniveauer
b)
overholdelse af miljøkrav
c)
når det er muligt, kriterier vedrørende adgangsmuligheder for handicappede eller udformning for alle brugere
d)
niveauer og procedurer for vurdering af overholdelsen af standarder
e)
brugsegnethed
f)
sikkerhed og dimensioner, herunder, for vareindkøbskontrakter, handelsbetegnelser og brugervejledninger, samt, for alle kontrakter, terminologi, symboler, afprøvning og afprøvningsmetoder, emballage, mærkning og etikettering og produktionsprocesser og -metoder
g)
for bygge- og anlægskontrakter, procedurer til kvalitetssikring samt regler for udformning og beregning, afprøvning, kontrol og godkendelse af bygge- og anlægsarbejder samt konstruktionsteknik og -metoder og alle andre tekniske forhold, som den ordregivende myndighed ved almindelige eller særlige bestemmelser kan fastsætte vedrørende de færdige arbejder og de materialer og dele, der indgår heri.
3. De tekniske specifikationer formuleres på en af følgende måder:
a)
under henvisning til europæiske standarder, europæiske tekniske godkendelser eller fælles tekniske specifikationer, hvis sådanne findes, eller til internationale standarder eller andre tekniske referencesystemer, der er opstillet af europæiske standardiseringsorganer eller eventuelt af tilsvarende nationale organer; hver henvisning skal efterfølges af udtrykket »eller tilsvarende«
b)
under angivelse af krav med hensyn til ydeevne eller funktion, som kan omfatte miljøegenskaber og skal være tilstrækkelig præcise til, at tilbudsgiverne kan afgøre, hvad kontrakten drejer sig om, og til, at de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakten
c)
ved en kombination af begge dele.
4. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at henvise til de specifikationer, der er omhandlet i stk. 3, litra a), kan de ikke afvise et bud med den begrundelse, at det ikke er i overensstemmelse med nævnte specifikationer, når tilbudsgiveren eller ansøgeren på en for den ordregivende myndighed tilfredsstillende måde ved hjælp af ethvert relevant middel beviser, at han opfylder krav svarende til de stillede.
En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.
5. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at fastsætte præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktion, jf. stk. 3, litra b), kan de ikke afvise et bud, der er i overensstemmelse med en national standard, der gennemfører en europæisk standard, en europæisk teknisk godkendelse, fælles tekniske specifikationer, internationale standarder eller andre tekniske referencesystemer, der er udformet af et europæisk standardiseringsorgan, hvis de nævnte specifikationer vedrører kravene med hensyn til ydeevne eller funktion.
Tilbudsgiveren skal på en passende måde godtgøre til den ordregivende myndigheds tilfredshed, at hans bud opfylder den ordregivende myndigheds krav med hensyn til ydeevne og funktion. En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.
6. Når de ordregivende myndigheder fastsætter miljøegenskaber i form af krav med hensyn til ydeevne og funktion, kan de anvende detaljerede specifikationer eller om nødvendigt dele heraf som fastlagt i de europæiske, multinationale eller nationale miljømærker eller ethvert andet miljømærke, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:
a)
de anvendte specifikationer er egnede til at definere egenskaberne ved de varer eller tjenesteydelser, som kontrakten vedrører
b)
kravene til mærket er fastlagt på grundlag af videnskabelig information
c)
miljømærkerne vedtages gennem en proces, i hvilken alle interessenter, såsom statslige institutioner, forbrugere, producenter, detailhandlere og miljøorganisationer, kan deltage
d)
miljømærkerne er tilgængelige for alle interesserede parter.
7. De ordregivende myndigheder kan angive, at de varer eller tjenesteydelser, der er forsynet med et miljømærke, anses for at opfylde de tekniske specifikationer, der er fastlagt i udbudsbetingelserne. De accepterer enhver anden passende dokumentation, såsom teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ. I forbindelse med stk. 4, 5 og 6 forstås ved anerkendt organ et prøvnings- og kalibreringslaboratorium eller et inspektions- og certificeringsorgan, som opfylder gældende europæiske standarder.
8. De tekniske specifikationer må ikke, bortset fra i undtagelsestilfælde, hvor kontraktens genstand berettiger til det, henvise til et bestemt fabrikat, en bestemt oprindelse eller en bestemt fremstillingsproces, eller til varemærker, patenter, typer eller en bestemt oprindelse eller produktion på en måde, der kunne favorisere eller udelukke visse produkter eller økonomiske aktører.
Når det er umuligt at give en tilstrækkelig præcis og forståelig beskrivelse af kontraktens genstand, skal en sådan henvisning ledsages af udtrykket »eller tilsvarende«.
Artikel 140
Prisændringer
(Finansforordningens artikel 105)
1. Det skal af udbudsdokumenterne klart fremgå, om buddet skal være til fast pris uden mulighed for revision.
2. I modsat fald angives det i udbudsdokumenterne, hvilke betingelser og/eller fremgangsmåder der gælder for revision af prisen i løbet af kontraktperioden. Den ordregivende myndighed tager i den forbindelse navnlig hensyn til:
a)
udbudsprocedurens genstand og den økonomiske situation, hvori den skal gennemføres
b)
arbejdsopgavernes og kontraktens art og varighed
c)
sine økonomiske interesser.
Artikel 141
Ulovlige aktiviteter, som medfører udelukkelse
(Finansforordningens artikel 106)
De tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra e), omfatter alle ulovlige aktiviteter, der skader Unionens finansielle interesser, og navnlig følgende:
a)
tilfælde af svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. juli 1995 (12)
b)
tilfælde af bestikkelse som omhandlet i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, der involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. maj 1997 (13)
c)
tilfælde af deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA (14)
d)
tilfælde af hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF (15)
e)
tilfælde af terrorhandlinger, strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet og anstiftelse af, medvirken til og forsøg på at begå en sådan handling som defineret i artikel 1, 3 og 4 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA (16).
Artikel 142
Anvendelse af udelukkelseskriterierne og udelukkelsens varighed
(Finansforordningens artikel 106, 107, 108 og 109)
1. For at fastlægge varigheden af udelukkelsen og for at sikre, at proportionalitetsprincippet overholdes, skal den ansvarlige institution især tage hensyn til, hvor alvorlige forholdene er, herunder deres indvirkning på Unionens finansielle interesser og image og hvor lang tid, der er gået, forseelsens varighed og eventuelle gentagelser, den pågældende enheds forsæt eller grad af uagtsomhed og de foranstaltninger, som den pågældende enhed har truffet for at rette op på situationen.
Ved fastlæggelsen af udelukkelsesperioden giver den ansvarlige institution den pågældende ansøger eller tilbudsgiver lejlighed til at give udtryk for sine synspunkter.
Når de myndigheder eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, har fastlagt varigheden af udelukkelsesperioden efter gældende lov, anvender Kommissionen denne varighed op til den maksimale periode, der er fastsat i finansforordningens artikel 106, stk. 4. Perioden i finansforordningens artikel 106, stk. 4, fastsættes til højst fem år, regnet fra følgende datoer:
a)
fra datoen for den retskraftige dom i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra b) og e)
b)
fra den dato, hvor overtrædelsen blev begået eller, i tilfælde af fortsatte eller gentagne overtrædelser, den dato, hvor overtrædelsen ophørte, i de tilfælde, der er anført i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra c), hvor forseelsen vedrører kontrakter med den pågældende institution.
I forbindelse med tredje afsnit, litra b), regnes perioden fra den dato, hvor afgørelsen er truffet, hvis en alvorlig forseelse i forbindelse med udøvelsen af et erhverv konstateres i form af en afgørelse truffet af en offentlig myndighed eller en international organisation.
Denne udelukkelsesperiode kan forlænges til 10 år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den dato, der er omhandlet i tredje afsnit, litra a) og b), jf. dog stk. 1.
2. Ansøgere og tilbudsgivere udelukkes fra en udbuds- eller tilskudsprocedure, så længe de befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a) og d).
Artikel 143
Bevismidler
(Finansforordningens artikel 106 og 107)
1. Ansøgere og tilbudsgivere skal fremlægge en behørigt underskrevet og dateret erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
Når der er tale om begrænsede udbud, konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, hvor den ordregivende myndighed begrænser antallet af ansøgere, der skal opfordres til at forhandle eller afgive bud, skal alle ansøgere dog fremlægge de attester, der er omhandlet i stk. 3.
Den ordregivende myndighed kan på grundlag af en risikovurdering undlade at kræve den i første afsnit nævnte erklæring for de kontrakter, der er omhandlet i artikel 137, stk. 2. Den ordregivende myndighed kan dog undlade at kræve den pågældende erklæring for kontrakter i henhold til artikel 265, stk. 1, artikel 267, stk. 1, og artikel 269, stk. 1, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR.
2. Den tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, skal inden for en frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed, inden underskrivelsen af kontrakten fremlægge de i stk. 3 i denne artikel omhandlede bevismidler til bekræftelse af den i stk. 1 i denne artikel nævnte erklæring i følgende tilfælde:
a)
i forbindelse med kontrakter, som institutionerne indgår for egen regning, og hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1
b)
i forbindelse med kontrakter vedrørende foranstaltninger udadtil, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 265, stk. 1, litra a), artikel 267, stk. 1, litra a), eller artikel 269, stk. 1, litra a).
I forbindelse med kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er omhandlet i første afsnit, litra a) og b), i dette stykke, kan den ordregivende myndighed, når den er i tvivl om, hvorvidt den tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, befinder sig i en af udelukkelsessituationerne, kræve, at han fremlægger de i stk. 3 nævnte bevismidler.
3. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at den ansøger eller tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a), b) eller e), fremlæggelse af en straffeattest af nyere dato eller eventuelt et tilsvarende dokument, som for nylig er udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller det seneste opholdsland, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a) eller d), en attest af nyere dato udstedt af den kompetente myndighed i den pågældende stat.
Når det dokument eller den attest, der er omhandlet i stk. 1 i denne artikel, ikke udstedes af det pågældende land, og i de andre tilfælde af udelukkelse, der er omhandlet i i artikel 106, kan dokumentet eller attesten erstattes af en edsvoren erklæring eller eventuelt af en højtidelig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller det seneste opholdsland.
4. I overensstemmelse med den nationale lovgivning i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret, vedrører de i stk. 1 og 3 nævnte dokumenter juridiske og/eller fysiske personer, herunder, hvis den ordregivende myndighed finder det nødvendigt, virksomhedsledere eller enhver anden person, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af ansøgeren eller tilbudsgiveren.
5. De ordregivende myndigheder kan, hvis de er i tvivl om, hvorvidt ansøgerne eller tilbudsgiverne befinder sig i en af udelukkelsessituationerne, selv henvende sig til de kompetente myndigheder, der er omhandlet i stk. 3, for at indhente de oplysninger om den pågældende situation, som de finder nødvendige.
6. Den ordregivende myndighed kan undlade at kræve, at en ansøger eller tilbudsgiver fremlægger den dokumentation, der er omhandlet i stk. 3, hvis en sådan dokumentation allerede er forelagt for den i forbindelse med en anden udbudsprocedure, forudsat at datoen for udstedelsen af dokumenterne ikke overstiger ét år, og at de stadig er gyldige.
I så fald skal ansøgeren eller tilbudsgiveren erklære på tro og love, at dokumentationen allerede er fremlagt i forbindelse med en tidligere udbudsprocedure, og bekræfte, at der ikke er sket ændringer i hans situation.
7. Ansøgeren eller tilbudsgiveren fremlægger på anmodning af den ordregivende myndighed en erklæring på tro og love fra den påtænkte underleverandør om, at denne ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
Er der tvivl om denne erklæring på tro og love, kan den ordregivende myndighed kræve de bevismidler, der er omhandlet i stk. 3 og 4. Stk. 5 finder i givet fald anvendelse.
Artikel 144
Central database
(Finansforordningens artikel 108)
1. De institutioner, forvaltningsorganer og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 1, sender i det format, som er fastlagt af Kommissionen, Kommissionen oplysninger, som gør det muligt at identificere de tredjeparter, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, artikel 107, artikel 109, stk. 1, litra b), og artikel 109, stk. 2, litra a), samt grundene til udelukkelsen og udelukkelsesperiodens varighed.
De fremsender også oplysninger om personer, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af tredjeparter, som er retlige enheder, når disse personer har befundet sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, artikel 107, artikel 109, stk. 1, litra b), og artikel 109, stk. 2, litra a).
De myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, sender i det format, som er fastlagt af Kommissionen, Kommissionen oplysninger, som gør det muligt at identificere de tredjeparter, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra e), når deres adfærd har skadet Unionens finansielle interesser, og personer, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af tredjeparter, som er retlige enheder, såsom:
a)
dommens art
b)
i givet fald varigheden af perioden for udelukkelse fra udbudsprocedurer.
2. De institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i stk. 1, udpeger de personer, som er bemyndiget til at videregive oplysninger i databasen til Kommissionen og modtage sådanne oplysninger fra Kommissionen.
Med hensyn til de institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 1, sender de udpegede personer hurtigst muligt oplysningerne til Kommissionens regnskabsfører og anmoder i givet fald om registrering, ændring eller sletning af data i databasen.
Med hensyn til de myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2, sender de udpegede personer de nødvendige oplysninger til den anvisningsberettigede i Kommissionen, som er ansvarlig for det pågældende program eller den pågældende foranstaltning, senest tre måneder efter afsigelsen af den relevante dom.
Kommissionens regnskabsfører registrerer, ændrer eller sletter data i databasen. Han giver hver måned de udpegede personer de validerede data, som databasen indeholder, via en sikker protokol.
3. De institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i stk. 1, bekræfter over for Kommissionen, at de oplysninger, de har videregivet, er fastlagt og fremsendt i overensstemmelse med de principper, som er fastsat i forordning (EF) nr. 45/2001 og i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (17) om beskyttelse af personoplysninger.
De skal navnlig på forhånd underrette alle tredjeparter eller personer som omhandlet i stk. 1 om, at deres data kan blive registreret i databasen og videregivet af Kommissionen til de udpegede personer, der er omhandlet i stk. 2. De opdaterer i givet fald de fremsendte oplysninger, når der er sket en berigtigelse, sletning eller ændring af data.
Enhver part, der er opført i databasen, har efter anmodning til Kommissionens regnskabsfører ret til at blive informeret om de lagrede data vedrørende den pågældende.
4. Medlemsstaterne træffer passende foranstaltninger til at bistå Kommissionen med henblik på at forvalte databasen effektivt i henhold til direktiv 95/46/EF.
Der fastsættes passende bestemmelser i aftalerne med myndighederne i tredjelande og alle de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, med henblik på at sikre, at disse bestemmelser og principperne for beskyttelse af personoplysninger overholdes.
Artikel 145
Administrative og økonomiske sanktioner
(Finansforordningens artikel 109 og 131)
1. Ansøgere, tilbudsgivere og kontrahenter, der har afgivet urigtige erklæringer, begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldig i uregelmæssigheder eller svig, eller som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan, uden at det berører muligheden for at anvende de i kontrakten fastsatte sanktioner, udelukkes fra alle kontrakter og tilskud finansieret over Unionens budget i en periode på højst fem år regnet fra den dato, hvor forseelsen er konstateret og bekræftet gennem en kontradiktorisk dialog med ansøgeren, tilbudsgiven eller kontrahenten.
Denne periode kan forlænges til 10 år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den dato, der er omhandlet i første afsnit.
2. Tilbudsgivere og ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldig i uregelmæssigheder eller svig, kan desuden pålægges økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den samlede anslåede værdi af den kontrakt, der skal tildeles.
Kontrahenter, som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan pålægges økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den pågældende kontrakts samlede værdi.
Denne sats kan forhøjes til 4-20 % i tilfælde af gentagen misligholdelse inden for de første fem år efter den dato, som er omhandlet i stk. 1, første afsnit.
3. Institutionen fastsætter de administrative eller økonomiske sanktioner, idet der navnlig tages hensyn til de elementer, der er omhandlet i artikel 142, stk. 1.
Artikel 146
Udvælgelseskriterier
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. De ordregivende myndigheder opstiller klare og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier.
2. I forbindelse med enhver udbudsprocedure anvendes udvælgelseskriterierne til at vurdere ansøgerens eller tilbudsgiverens finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet.
Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimale kapacitetsniveauer, hvorunder ansøgere ikke kan udvælges.
3. Enhver tilbudsgiver eller ansøger kan blive anmodet om at dokumentere, at han i henhold til national ret har tilladelse til at opfylde kontrakten, dokumenteret ved optagelse i handels- eller erhvervsregisteret eller en edsvoren erklæring eller attest, medlemskab af en bestemt organisation, udtrykkelig tilladelse eller optagelse i momsregistreret.
4. De ordregivende myndigheder anfører i udbudsbekendtgørelsen, indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller opfordringen til at afgive bud, hvilke former for dokumentation de har valgt at acceptere som bevis for tilbudsgiveres eller ansøgeres retlige status og retsevne.
5. Omfanget af de oplysninger, som den ordregivende myndighed udbeder sig som bevis for ansøgerens eller tilbudsgiverens finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet og de minimale kapacitetsniveauer, som kræves i henhold til stk. 2, må ikke gå videre end kontraktens genstand, idet der skal tages hensyn til de økonomiske aktørers legitime interesser, navnlig for så vidt angår beskyttelse af virksomhedens tekniske og handelsmæssige hemmeligheder.
6. Den ordregivende myndighed kan afhængigt af sin risikovurdering beslutte ikke at kræve dokumentation for ansøgernes eller tilbudsgivernes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet i forbindelse med følgende kontrakter:
a)
kontrakter, som institutionerne indgår for egen regning, og hvis værdi ikke overstiger den værdi, der er fastsat i artikel 137, stk. 1
b)
kontrakter i forbindelse med foranstaltninger udadtil, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 265, stk. 1, litra a), artikel 267, stk. 1, litra a), og artikel 269, stk. 1, litra a).
Når den ordregivende myndighed beslutter ikke at kræve dokumentation for ansøgernes og tilbudsgivernes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, udbetales der ikke forfinansiering, medmindre der stilles en finansiel garanti på et tilsvarende beløb.
Artikel 147
Økonomisk og finansiel kapacitet
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. Bevis for den økonomiske og finansielle kapacitet kan navnlig bestå i et eller flere af følgende dokumenter:
a)
relevante erklæringer fra en bank eller i givet fald bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring
b)
årsregnskaber for højst de seneste tre afsluttede regnskabsår
c)
en erklæring om virksomhedens samlede omsætning og omsætningen vedrørende de bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, som kontrakten vedrører, i en periode, som ikke må overstige de seneste tre disponible regnskabsår.
2. Den ordregivende myndighed kan undlade at kræve, at en ansøger eller tilbudsgiver fremlægger den dokumentation, der er omhandlet i stk. 1, hvis en sådan dokumentation allerede er fremlagt i forbindelse med en anden udbudsprocedure, forudsat at dokumentationen fortsat overholder stk. 1.
Hvis tilbudsgiveren eller ansøgeren af en særlig grund, som den ordregivende myndighed anser for gyldig, ikke er i stand til at fremlægge den af den ordregivende myndighed krævede dokumentation, kan han bevise sin økonomiske og finansielle kapacitet ved ethvert andet middel, som den ordregivende myndighed finder egnet.
3. En økonomisk aktør kan i givet fald for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders kapacitet uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem den økonomiske aktør selv og disse enheder. Vedkommende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer til at opfylde kontrakten, f.eks. ved at fremlægge et tilsagn fra disse enheder om, at de er villige til at stille disse ressourcer til rådighed for vedkommende.
Den ordregivende myndighed kan kræve, at den økonomiske aktør og de enheder, der er omhandlet i første afsnit, hæfter solidarisk for gennemførelsen af kontrakten.
En sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 5, kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres kapacitet eller andre enheders deltageres kapacitet.
Artikel 148
Teknisk og faglig kapacitet
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. De økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet vurderes og kontrolleres i henhold til stk. 2 og 3. Ved udbudsprocdurer vedrørende varer, der kræver montering eller installation, tjenesteydelser og/eller bygge- og anlægsarbejder, vurderes denne kapacitet bl.a. under hensyn til de økonomiske aktørers faglige viden, effektivitet, erfaring og pålidelighed.
2. De økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet kan, afhængigt af arten, mængden eller omfanget af og formålet med de varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der skal leveres eller udføres, dokumenteres ved et eller flere af følgende dokumenter:
a)
eksamens- og kvalifikationsbeviser for tjenesteyderen eller entreprenøren og/eller virksomhedens ledere og især for den eller de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne eller bygge- og anlægsarbejderne
b)
en liste over:
i)
de betydeligste tjenesteydelser eller vareleverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og dato samt de offentlige eller private modtagere
ii)
de bygge- og anlægsarbejder, der er udført i løbet af de sidste fem år, med angivelse af beløb, dato og sted
c)
en beskrivelse af det tekniske udstyr, det værktøj og de faciliteter, der skal anvendes til at opfylde en tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt
d)
en beskrivelse af det tekniske udstyr og de foranstaltninger, der anvendes for at sikre varernes og tjenesteydelsernes kvalitet, samt en beskrivelse af virksomhedens undersøgelses- og forskningsfaciliteter
e)
angivelse af de teknikere eller tekniske organer, tilbudsgiver disponerer over, især dem, der har ansvaret for kvalitetskontrollen, uanset om de hører til virksomheden eller ej
f)
for så vidt angår levering af varer, fremlæggelse af prøver, beskrivelser og/eller autentiske fotografier og/eller attester udstedt af officielle kvalitetskontrolinstitutter eller -tjenester, hvis kompetence er anerkendt, og som attesterer, at varerne er i overensstemmelse med de gældende specifikationer eller standarder
g)
en erklæring om tjenesteyderens eller entreprenørens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere i de sidste tre år
h)
oplysning om, hvor stor en del af kontrakten tjenesteyderen eventuelt agter at give i underentreprise
i)
angivelse, men udelukkende i relevante tilfælde, af de miljøstyringsforanstaltninger, som den økonomiske aktør kan anvende ved opfyldelsen af kontrakten, når der er tale om offentlige bygge- og anlægskontrakter og offentlige tjenesteydelseskontrakter.
Hvis modtageren af de tjenesteydelser eller varer, som er omhandlet i første afsnit, litra b), nr. i), er en ordregivende myndighed, fremlægges dokumentationen for udførelsen i form af attester udstedt eller medunderskrevet af den kompetente myndighed.
I forbindelse med første afsnit, litra b), nr. ii), skal listen over de væsentligste bygge- og anlægsarbejder, der er udført, ledsages af attester for tilfredsstillende udførelse, hvori det skal præciseres, om bygge- og anlægsarbejderne er blevet udført fagligt korrekt og i overensstemmelse med kontraktvilkårene.
3. Hvis de tjenesteydelser eller vareleverancer, der skal leveres, er komplekse, eller hvis de undtagelsesvis skal tjene et særligt formål, kan den tekniske og faglige kapacitet dokumenteres ved en kontrol foretaget af den ordregivende myndighed eller på dennes vegne af et kompetent officielt organ i det land, hvor tjenesteyderen eller leverandøren er etableret, med forbehold af dette organs samtykke. Denne kontrol vedrører tjenesteyderens tekniske kapacitet eller leverandørens produktionskapacitet og om nødvendigt hans undersøgelses- og forskningsfaciliteter og de foranstaltninger, han har truffet til kontrol af kvaliteten.
4. Hvis de ordregivende myndigheder kræver, at der fremlægges attester udstedt af uafhængige organer til attestering af, at den økonomiske aktør overholder bestemte kvalitetssikringsstandarder, henviser de til kvalitetssikringssystemer, der bygger på de europæiske standarder på området og er certificeret af godkendte organer. De ordregivende myndigheder skal dog ligeledes acceptere andre former for dokumentation for tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger fra økonomiske aktører, der ikke har adgang til at få udstedt sådanne certifikater eller ikke har mulighed for at få dem udstedt inden for den gældende frist.
5. Hvis de ordregivende myndigheder kræver fremlæggelse af attester udstedt af uafhængige organer til bekræftelse af, at den økonomiske aktør opfylder bestemte miljøledelsessystemer eller -standarder, henviser de til EU-ordningen for miljøledelse og miljørevision eller til andre anerkendte miljøledelsessystemer i henhold til artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1221/2009 (18) eller andre miljøledelsesstandarder, der er baseret på de relevante europæiske eller internationale standarder udstedt af godkendte organer. De anerkender tilsvarende attester fra organer i andre medlemsstater. De accepterer ligeledes andre former for dokumentation for tilsvarende miljøledelsesforanstaltninger, der forelægges af økonomiske aktører.
6. En økonomisk aktør kan i givet fald og for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders kapacitet uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem den økonomiske aktør selv og disse enheder. Vedkommende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer til at opfylde kontrakten, f.eks. ved at forelægge et tilsagn fra disse enheder om, at de er villige til at stille disse ressourcer til rådighed for vedkommende.
En sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 5, kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres kapacitet eller andre enheders deltageres kapacitet.
7. I forbindelse med bygge- og anlægskontrakter, tjenesteydelseskontrakter og monterings- og installationsarbejde som led i en kontrakt om vareleverancer kan den ordregivende myndighed kræve, at visse centrale opgaver udføres direkte af tilbudsgiveren selv eller, hvis et bud indgives af en sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 6, af en deltager i sammenslutningen.
8. Den ordregivende myndighed kan konkludere, at økonomiske aktører ikke vil gennemføre kontrakten i overensstemmelse med en passende kvalitetsstandard, hvis den ordregivende myndighed fastslår, at de har modstridende interesser, som kan påvirke kontraktens opfyldelse i negativ retning.
Artikel 149
Bestemmelser og kriterier for tildeling af kontrakter
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. En kontrakt kan tildeles på følgende to måder, jf. dog finansforordningens artikel 107:
a)
enten vælges det billigste bud blandt de bud, der er forskriftsmæssige og opfylder udbudsbetingelserne
b)
eller også vælges det økonomisk mest fordelagtige bud.
2. For at bestemme, hvilket bud der er det økonomisk mest fordelagtige, tager den ordregivende myndighed hensyn til den anførte pris og andre kvalitetskriterier, der er begrundet i kontraktens genstand, som f.eks. teknisk værdi, æstetiske og funktionelle kvaliteter, miljømæssige karakteristika, driftsomkostninger, rentabilitet, færdiggørelses- eller leveringsfrist, kundeservice og teknisk assistance. Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimumsniveauer for kvaliteten. Bud, som ligger under disse kvalitetsniveauer, afvises.
3. Den ordregivende myndighed skal i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne eller i det beskrivende dokument angive den vægtning af hvert af de kriterier, der anvendes ved bestemmelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud. Denne vægtning kan angives som en ramme med et passende maksimalt udsving.
Den relative vægtning af priskriteriet i forhold til andre kriterier må ikke føre til, at priskriteriet neutraliseres ved valget af kontrahenten, uden at dette dog berører de tariffer, som institutionen har fastsat for vederlag for visse tjenesteydelser, såsom tjenesteydelser fra evalueringseksperter.
Hvis det i særlige undtagelsestilfælde ikke er teknisk muligt at foretage en sådan vægtning, f.eks. på grund af kontraktgenstanden, kan den ordregivende myndighed nøjes med at angive de anvendte kriterier i prioriteret rækkefølge.
Artikel 150
Anvendelse af elektroniske auktioner
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. De ordregivende myndigheder anvender elektroniske auktioner, hvor nye og lavere priser og/eller nye værdier for visse elementer i tilbuddene præsenteres.
I forbindelse med første afsnit anvender de ordregivende myndigheder en gentagen elektronisk proces (elektronisk auktion), som gennemføres efter den første fuldstændige evaluering af buddene, således at disse kan klassificeres på grundlag af automatisk behandling.
2. Ved offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling i de i artikel 135, stk. 1, litra a), omhandlede tilfælde kan de ordregivende myndigheder beslutte, at der anvendes elektronisk auktion inden tildelingen af en offentlig kontrakt, når udbudsbetingelserne kan fastsættes nøjagtigt.
Elektronisk auktion kan anvendes på samme betingelser ved fornyet konkurrence mellem parterne i en rammekontrakt, jf. artikel 122, stk. 3, litra b), og ved udbud af kontrakter, som skal tildeles inden for det dynamiske indkøbssystem, der er omhandlet i artikel 131.
Den elektroniske auktion vedrører enten priserne alene, når kontrakten tildeles på grundlag af den laveste pris, eller priserne og/eller værdierne for de elementer i buddene, der er anført i udbudsbetingelserne, når kontrakten tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud.
3. De ordregivende myndigheder, der beslutter at holde en elektronisk auktion, anfører dette i udbudsbekendtgørelsen.
Udbudsbetingelserne indeholder blandt andet følgende oplysninger:
a)
de elementer, hvis værdier der holdes elektronisk auktion over, for så vidt som disse elementer er kvantificerbare og kan udtrykkes i tal eller procentdele
b)
eventuelle grænser for de værdier, som kan fremlægges, således som de fremgår af specifikationerne af kontraktens genstand
c)
de oplysninger, der vil blive stillet til rådighed for tilbudsgiverne under den elektroniske auktion, og på hvilket tidspunkt de i givet fald stilles til rådighed
d)
de oplysninger, der er relevante for afviklingen af den elektroniske auktion
e)
de betingelser, på hvilke tilbudsgiverne kan byde, og især de mindste udsving mellem buddene, som i givet fald kræves for at byde
f)
de relevante oplysninger om det elektroniske udstyr, der anvendes, og om betingelser og tekniske specifikationer for tilslutning.
4. Før de ordregivende myndigheder afholder en elektronisk auktion, foretager de en første fuldstændig evaluering af buddene efter de tildelingskriterier og den vægtning heraf, der er fastlagt.
Alle de tilbudsgivere, der har afgivet antagelige bud, opfordres samtidig elektronisk til at fremlægge nye priser og/eller nye værdier; opfordringen indeholder alle de oplysninger, der er relevante for den individuelle tilslutning til det anvendte elektroniske udstyr og præciserer begyndelsesdatoen og -tidspunktet for auktionen. Den elektroniske auktion kan finde sted i flere på hinanden følgende faser. Den elektroniske auktion kan tidligst indledes to arbejdsdage efter afsendelsen af opfordringen til at afgive tilbud.
5. Når kontrakten skal tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud, ledsages opfordringen af resultatet af den fuldstændige evaluering af det relevante bud udført i overensstemmelse med den vægtning, der er omhandlet i artikel 149, stk. 3, første afsnit.
Opfordringen skal ligeledes indeholde den matematiske formel, der ved elektronisk auktion bestemmer den automatiske omklassificering på grundlag af de nye priser og/eller nye værdier. Denne formel indarbejder vægtningen af alle de kriterier, der er fastsat med henblik på at afgøre, hvilket bud der er det økonomisk mest fordelagtige, således som angivet i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne. Med henblik herpå skal eventuelle rammer for vægtningens udsving imidlertid forudgående udtrykkes ved en bestemt værdi.
Hvis varianter er tilladt, skal en formel angives særskilt for hver variant.
6. Under hver fase af en elektronisk auktion giver de ordregivende myndigheder omgående alle tilbudsgiverne i det mindste de oplysninger, der giver dem mulighed for på et hvilket som helst tidspunkt at kende deres respektive klassificering. De kan ligeledes give andre oplysninger om andre afgivne priser eller værdier, hvis dette er angivet i udbudsbetingelserne. De kan også på et hvilket som helst tidspunkt give meddelelse om antallet af deltagere i den pågældende fase af auktionen. De må imidlertid under ingen omstændigheder give oplysning om tilbudsgivernes identitet under afviklingen af auktionens forskellige faser.
7. De ordregivende myndigheder afslutter en elektronisk auktion på en eller flere af følgende måder:
a)
i opfordringen til at deltage i auktionen angiver de den dato og det tidspunkt, der er fastsat på forhånd
b)
når de ikke modtager flere nye priser eller nye værdier, der opfylder kravene om mindsteudsving
c)
når det antal auktionsfaser, der er fastsat i opfordringen til at deltage i auktionen, er gennemført.
I forbindelse med første afsnit, litra b), præciserer de ordregivende myndigheder i opfordringen til at deltage i auktionen den frist, de vil overholde fra modtagelsen af den sidst afgivne pris eller værdi, inden de afslutter den elektroniske auktion.
Når de ordregivende myndigheder har besluttet, at en elektronisk auktion skal afsluttes i overensstemmelse med første afsnit, litra c), eventuelt kombineret med fremgangsmåden i første afsnit, litra b), indeholder opfordringen til at deltage i auktionen tidsplanen for hver auktionsfase.
8. Efter afslutningen af en elektronisk auktion tildeler de ordregivende myndigheder i overensstemmelse med artikel 149 kontrakten på baggrund af resultaterne af den elektroniske auktion.
De ordregivende myndigheder må ikke misbruge en elektronisk auktion eller anvende den på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen, eller på en måde, der kan ændre kontraktens genstand, således som den er udbudt ved offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og fastlagt i udbudsbetingelserne.
Artikel 151
Unormalt lave bud
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. Hvis bud vedrørende en bestemt kontrakt forekommer at være unormalt lave, skal den ordregivende myndighed, inden den alene på dette grundlag afviser sådanne bud, skriftligt anmode om de oplysninger om det pågældende buds sammensætning, som den anser for relevante, og efter høring af parterne kontrollere buddets sammensætning under hensyntagen til de fremsatte begrundelser. Disse oplysninger kan navnlig vedrøre overholdelsen af bestemmelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt, der gælder på det sted, hvor bygge- og anlægsarbejderne, tjenesteydelsen eller varerne skal leveres.
Den ordregivende myndighed kan navnlig tage hensyn til begrundelser vedrørende:
a)
besparelser i forbindelse med produktionsmetoden, den måde tjenesteydelserne udføres på eller byggemetoden
b)
de valgte tekniske løsninger eller de usædvanligt gunstige betingelser, tilbudsgiveren arbejder under
c)
buddets originalitet.
2. Hvis en ordregivende myndighed fastslår, at et unormalt lavt bud skyldes ydelse af statsstøtte, kan den ikke afvise det pågældende bud med denne ene begrundelse, medmindre tilbudsgiveren er ude af stand til inden for en rimelig frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed, at dokumentere, at der er tale om en støtte, hvis udbetaling er endelig, og som er ydet efter de procedurer og beslutninger, der er fastsat i EU-lovgivningen om statsstøtte.
Artikel 152
Tidsfrister for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. De ordregivende myndigheder fastlægger i kalenderdage faste og præklusive frister for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse. Fristerne skal være tilstrækkelig lange til, at de interesserede har rimelig tid til at udarbejde og afgive deres bud, idet der bl.a. skal tages hensyn til kontraktens kompleksitet og til, om det er nødvendigt med en besigtigelse på stedet eller gennemsyn på stedet af bilagsmaterialet til udbudsbetingelserne.
2. Ved offentlige udbud vedrørende kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af bud mindst 52 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
3. Ved begrænsede udbud, ved anvendelse af konkurrencepræget dialog, jf. artikel 132, og ved udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse med henblik på kontrakter, hvis værdi overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 37 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
Ved begrænsede udbud med henblik på kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af bud mindst 40 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.
Ved udbud efter indkaldelse af interessetilkendegivelser som omhandlet i artikel 136, stk. 1, er fristen dog:
a)
mindst 21 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud, når der er tale om den procedure, der er omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra a), og stk. 3, litra b), nr. i)
b)
mindst 10 dage for modtagelse af ansøgninger om deltagelse og mindst 21 dage for modtagelse af bud, når der er tale om den procedure i to faser, der er omhandlet i artikel 136, stk. 3, litra b), nr. ii).
4. Hvis de ordregivende myndigheder i overensstemmelse med artikel 123, stk. 2, har fremsendt en forhåndsmeddelelse til offentliggørelse eller selv har offentliggjort en forhåndsmeddelelse i deres køberprofil for kontrakter, der overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, kan fristen for modtagelse af bud som udgangspunkt forkortes til 36 dage, men kan under ingen omstændigheder være under 22 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller opfordringen til at afgive bud.
Den forkortelse af fristen, der er omhandlet i første afsnit, er kun mulig, hvis forhåndsmeddelelsen opfylder følgende betingelser:
a)
den indeholder alle de oplysninger, der kræves i udbudsbekendtgørelsen, i det omfang disse oplysninger foreligger ved offentliggørelsen af meddelelsen
b)
den er blevet sendt til offentliggørelse mindst 52 dage og højst 12 måneder inden afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
5. Fristerne for modtagelse af bud kan forkortes med fem dage, hvis der allerede fra det tidspunkt, hvor udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser offentliggøres, er fri og direkte elektronisk adgang til hele udbudsmaterialet.
Artikel 153
Frister for adgang til udbudsdokumenterne
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes udbudsbetingelserne eller beskrivende dokumenter i den procedure, der er omhandlet i artikel 132, og supplerende dokumenter senest fem arbejdsdage efter, at der er modtaget anmodning herom, til alle økonomiske aktører, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at deltage i en dialog eller afgive et bud, jf. dog stk. 4. De ordregivende myndigheder er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om dokumenter, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.
2. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes de supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne eller de beskrivende dokumenter eller supplerende dokumenter samtidigt til alle økonomiske aktører, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at deltage i en dialog eller afgive et bud, så hurtigt som muligt og senest seks kalenderdage inden udløbet af fristen for modtagelse af bud eller, for anmodninger om oplysninger, der er modtaget mindre end otte kalenderdage inden udløbet af fristen for modtagelse af bud, så hurtigt som muligt efter modtagelsen af anmodningen. De ordregivende myndigheder er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om supplerende oplysninger, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.
3. Hvis udbudsbetingelserne og de supplerende dokumenter eller oplysninger, uanset af hvilken grund, ikke kan fremsendes inden for de i stk. 1 og 2 i denne artikel fastsatte frister, eller hvis der kun kan afgives bud efter besigtigelse på stedet eller efter gennemsyn på stedet af bilagsmaterialet til udbudsbetingelserne, skal de frister for modtagelse af bud, der er omhandlet i artikel 152, forlænges, så samtlige økonomiske aktører kan få kendskab til alle oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af buddene. Denne forlængelse offentliggøres på passende måde efter bestemmelserne i artikel 123-126.
4. Ved offentlige udbud, herunder i dynamiske indkøbssystemer som omhandlet i artikel 131, finder stk. 1 i denne artikel ikke anvendelse, hvis der er fri, fuld og direkte elektronisk adgang til alle udbudsdokumenterne og de supplerende dokumenter. I så fald skal den udbudsbekendtgørelse, der er omhandlet i artikel 123, stk. 3, angive den internetadresse, der giver adgang til disse dokumenter.
Artikel 154
Frister i hastetilfælde
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Når det i behørigt begrundede hastetilfælde er umuligt at overholde de mindstefrister, der er fastsat i artikel 152, stk. 3, i forbindelse med begrænsede udbud og udbud med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, kan de ordregivende myndigheder fastsætte følgende frister angivet i kalenderdage:
a)
en frist for modtagelse af ansøgninger om deltagelse, som ikke kan være mindre end 15 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller 10 dage, hvis udbudsbekendtgørelsen sendes til Publikationskontoret ad elektronisk vej
b)
en frist for modtagelse af bud, som ikke kan være mindre end 10 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.
2. I forbindelse med begrænsede udbud og hastende udbud med forhandling meddeles eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne alle ansøgere eller tilbudsgivere senest fire kalenderdage inden udløbet af den frist, der er fastsat for modtagelse af bud, forudsat at der er anmodet om oplysningerne rettidigt.
Artikel 155
Bestemmelser om kommunikation
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Reglerne for afgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse fastlægges af den ordregivende myndighed, som kan vælge én kommunikationsform. Bud og ansøgninger om deltagelse kan indgives pr. brev eller sendes elektronisk. Desuden kan ansøgninger om deltagelse sendes pr. fax.
Det valgte kommunikationsmiddel skal være alment tilgængeligt og må ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
at hvert bud indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
at dataintegriteten sikres
c)
at buddenes og deltagelsesansøgningernes fortrolighed bevares, og at den ordregivende myndighed først får kendskab til buddene og deltagelsesansøgningerne efter udløbet af den frist, der er fastsat for afgivelse af bud
d)
at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Hvis det er nødvendigt af hensyn til sikring af retlige beviser, kan de ordregivende myndigheder kræve, at ansøgninger om deltagelse, som sendes pr. fax, bekræftes pr. brev eller elektronisk snarest muligt og under alle omstændigheder inden udløbet af den frist, som er fastsat i artikel 152.
2. Når den ordregivende myndighed tillader elektronisk indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, skal de anvendte redskaber og deres tekniske karakteristika være ikke-diskriminerende, almindeligt tilgængelige og kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi og må ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.
3. Undtagen for kontrakter, hvis værdi ligger under den beløbsgrænse, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal systemerne for elektronisk modtagelse af ansøgninger om deltagelse ved tekniske midler og passende procedurer garantere følgende:
a)
den økonomiske aktør kan autentificeres med sikkerhed
b)
det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse kan fastslås med sikkerhed
c)
det kan med rimelighed sikres, at ingen kan få adgang til oplysninger, som er fremsendt i overensstemmelse med disse krav, før udløbet af de fastsatte frister
d)
det kan ved overtrædelse af dette forbud med rimelighed sikres, at overtrædelsen klart kan spores
e)
kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af de modtagne oplysninger
f)
i udbudsprocedurens forskellige faser må kun bemyndigede personer, der optræder sammen, få adgang til alle eller en del af de indsendte oplysninger
g)
de bemyndigede personer, der optræder sammen, kan kun få adgang til de indsendte oplysninger efter den anførte dato
h)
oplysninger, som er modtaget og åbnet i overensstemmelse med disse krav, er kun tilgængelige for personer, der er bemyndiget til at få kendskab hertil.
4. Når den ordregivende myndighed tillader elektronisk indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, anses de elektroniske dokumenter, som indgives ved hjælp af sådanne systemer, for at være originaler og for at være underskrevet af en bemyndiget repræsentant for den økonomiske aktør.
5. Når buddene eller ansøgningerne indgives pr. brev, kan tilbudsgiverne eller ansøgerne indgive deres bud eller ansøgninger om deltagelse:
a)
pr. post eller med kurertjeneste, i hvilke tilfælde det i udbudsdokumenterne præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel eller datoen for beviset for aflevering
b)
ved aflevering i institutionens lokaler, enten af tilbudsgiveren eller ansøgeren selv eller af dennes befuldmægtigede; i så fald skal det i udbudsdokumenterne ud over de oplysninger, der er omhandlet i artikel 138, stk. 2, litra a), angives, hvilken tjenestegren buddene eller ansøgningerne om deltagelse skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.
6. For at sikre fortroligheden og undgå problemer i de tilfælde, hvor bud sendes pr. brev, skal udbudsbekendtgørelsen indeholde følgende passus:
Buddet skal fremsendes i dobbelt kuvert. På den inderste kuvert anføres, foruden adressen på den tjenestegren, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, påtegningen Appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier (Udbud - Må ikke åbnes af den interne post). Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de forsegles med tape, og afsenderen skal sætte sin underskrift på tværs af tapen.
Artikel 156
Tilbudsgaranti
(Finansforordningens artikel 111, stk. 3)
Den ordregivende myndighed kan kræve en tilbudsgaranti i henhold til artikel 163 svarende til 1-2 % af kontraktens samlede værdi.
Tilbudsgarantien frigøres ved tildelingen af kontrakten. Garantien aktiveres, hvis der ikke er afgivet bud ved udløbet af den herfor fastsatte frist, eller hvis buddet senere trækkes tilbage.
Artikel 157
Åbning af bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 4)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der overholder bestemmelserne i artikel 155, åbnes.
2. For alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er fastsat i artikel 137, stk. 1, udpeger den ansvarlige anvisningsberettigede et særligt udvalg til at åbne buddene.
Åbningsudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i den pågældende institution, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den ansvarlige anvisningsberettigede. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57. I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72 i nærværende forordning, eller som er isoleret i en medlemsstat, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Når der er tale om en udbudsprocedure, der iværksættes på et interinstitutionelt grundlag, udpeges åbningsudvalget af den ansvarlige anvisningsberettigede fra den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren. Åbningsudvalgets sammensætning skal så vidt muligt afspejle, at udbudsproceduren er af interinstitutionel art.
3. Hvis buddene sendes pr. brev, skal et eller flere medlemmer af åbningsudvalget parafere de dokumenter, der beviser datoen og klokkeslættet for afsendelsen af hvert enkelt bud.
De skal også parafere:
a)
enten hver side i hvert enkelt bud
b)
eller omslaget og siderne med finansielle oplysninger for hvert bud; en tjenestegren, der er uafhængig af den anvisningsberettigede tjenestegren, sikrer det oprindelige buds integritet ved anvendelse af enhver egnet teknik, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i stk. 2, andet afsnit.
Ved tildeling af kontrakter i overensstemmelse med artikel 149, stk. 1, litra a), offentliggøres de priser, som er angivet i de bud, der opfylder betingelserne.
Udvalgets medlemmer underskriver protokollen om åbning af buddene. I protokollen angives det, hvilke bud der opfylder henholdsvis ikke opfylder betingelserne i artikel 155, og der gives en begrundelse for de tilfælde, hvor et bud afvises, fordi det ikke opfylder betingelserne med hensyn til metoderne for indgivelse af bud som omhandlet i artikel 155. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan identificeres tilstrækkeligt.
Artikel 158
Evalueringsudvalg for bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 5)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige i forhold til artikel 155, vurderes og rangordnes af et evalueringsudvalg, som er nedsat for hver af de to faser, på grundlag af henholdsvis de udelukkelses- og udvælgelseskriterier og de tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd.
Udvalget udpeges af den ansvarlige anvisningsberettigede og skal afgive rådgivende udtalelse om alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er fastsat i artikel 137, stk. 1.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan dog beslutte, at evalueringsudvalget kun skal evaluere og rangordne buddene på grundlag af tildelingskriterierne, og at udelukkelses- og udvælgelseskriterierne skal evalueres på anden passende måde, som sikrer, at der ikke er interessekonflikter.
2. Evalueringsudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den ansvarlige anvisningsberettigede. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse personer overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, eller som er isoleret i en medlemsstat, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Evalueringsudvalget kan bestå af de samme medlemmer som det udvalg, der åbner buddene.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse eksperter overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
Når der er tale om en udbudsprocedure, der iværksættes på et interinstitutionelt grundlag, udpeges evalueringsudvalget af den ansvarlige anvisningsberettigede fra den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren. Evalueringsudvalgets sammensætning skal så vidt muligt afspejle, at udbudsproceduren er af interinstitutionel art.
3. Ansøgninger om deltagelse og bud afvises, hvis de ikke opfylder alle de væsentlige krav, der er fastsat i udbudsdokumenterne.
Udvalget eller den ordregivende myndighed kan imidlertid anmode ansøgere eller tilbudsgivere om at supplere eller præcisere den fremlagte dokumentation vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne inden for en frist, som de fastsætter.
Ansøgninger om deltagelse og bud, som ikke er udelukket, og som opfylder udvælgelseskriterierne, anses for antagelige.
4. I tilfælde af unormalt lave bud som omhandlet i artikel 151 udbeder evalueringsudvalget sig nærmere oplysninger om buddets sammensætning.
Artikel 159
Resultatet af evalueringen
(Finansforordningens artikel 112)
1. Der udarbejdes en dateret protokol om evalueringen og rangordningen af de ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige.
Protokollen underskrives af alle medlemmerne af evalueringsudvalget. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan identificeres tilstrækkeligt.
Hvis evalueringsudvalget ikke fik pålagt ansvaret for at efterprøve buddene på grundlag af udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, underskrives protokollen også af de personer, som den ansvarlige anvisningsberettigede pålagde denne opgave. Protokollen opbevares som dokumentation.
2. Den i stk. 1 omhandlede protokol skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
navn og adresse på den ordregivende myndighed og genstanden for og værdien af kontrakten, rammekontrakten eller det dynamiske indkøbssystem
b)
navnene på de afviste ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for, at de er blevet afvist
c)
navnene på de ansøgere eller tilbudsgivere, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt
d)
begrundelsen for afvisning af bud, der anses for at være unormalt lave
e)
navnene på de foreslåede ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt samt, hvis det er oplyst, oplysning om, hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise.
3. Den ordregivende myndighed træffer derefter sin afgørelse, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
navn og adresse på den ordregivende myndighed og genstanden for og værdien af kontrakten eller genstanden for og den maksimale værdi af rammekontrakten eller det dynamiske indkøbssystem
b)
navnene på de afviste ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for, at de er blevet afvist
c)
navnene på de ansøgere eller tilbudsgivere, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt
d)
begrundelsen for afvisning af bud, der anses for at være unormalt lave
e)
navnene på de valgte ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet valgt, set i lyset af de på forhånd meddelte udvælgelses- og tildelingskriterier, samt, hvis det er oplyst, oplysning om, hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise
f)
i forbindelse med udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog, oplysning om de omstændigheder, som er omhandlet i artikel 132, 134, 135, 266, 268, 270 og 271, og som begrunder anvendelsen heraf
g)
eventuelt begrundelsen for, at den ordregivende myndighed har besluttet ikke at tildele en kontrakt.
Når den interinstitutionelle udbudsprocedure anvendes, træffes afgørelsen i første afsnit af den ordregivende myndighed, som er ansvarlig for udbudsproceduren.
Artikel 160
Kontakt mellem ordregivende myndigheder og tilbudsgivere
(Finansforordningens artikel 112)
1. Kontakt mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiverne under udbudsproceduren er undtagelsesvis tilladt på de betingelser, der er anført i stk. 2 og 3.
2. Inden udløbet af fristen for indgivelse af bud kan den ordregivende myndighed for så vidt angår de supplerende dokumenter og oplysninger, der er omhandlet i artikel 153:
a)
på tilbudsgivernes foranledning give supplerende oplysninger, som udelukkende har til formål at præcisere, hvad kontrakten drejer sig om; disse oplysninger skal på samme dato meddeles alle de tilbudsgivere, der har udbedt sig udbudsbetingelserne
b)
på egen foranledning, hvis den bliver opmærksom på fejl, unøjagtigheder, udeladelser eller andre former for materielle mangler i udformningen af udbudsbekendtgørelsen, opfordringen til at afgive bud eller udbudsbetingelserne, underrette alle de interesserede parter herom, forudsat at det sker på samme dato og på nøjagtig de samme vilkår, som gælder for den oprindelige indkaldelse af bud.
3. Hvis der efter åbningen af buddene er behov for yderligere præciseringer i forbindelse med et bud, eller hvis indlysende materielle fejl i buddet skal rettes, kan den ordregivende myndighed kontakte tilbudsgiveren, men denne kontakt må ikke føre til en ændring af vilkårene i buddet.
4. I alle tilfælde, hvor der har været en sådan kontakt, og i de behørigt begrundede tilfælde, hvor der ikke har været en sådan kontakt, jf. finansforordningens artikel 96, registreres dette i udbudsprotokollen.
Artikel 161
Information til ansøgere og tilbudsgivere
(Finansforordningens artikel 113, 114, og 118)
1. De ordregivende myndigheder underretter hurtigst muligt ansøgere og tilbudsgivere om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten eller rammekontrakten eller med hensyn til optagelse i et dynamisk indkøbssystem, herunder bl.a. begrundelsen for, at de har besluttet ikke at tildele en kontrakt eller en rammekontrakt eller iværksætte et dynamisk indkøbssystem, efter at der har været indkaldt bud, eller for, at de har besluttet at lade proceduren gå om.
2. Senest 15 kalenderdage efter modtagelsen af en skriftlig anmodning herom meddeler den ordregivende myndighed de oplysninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 113, stk. 2.
3. I forbindelse med kontrakter, som EU-institutionerne indgår for egen regning, hvis værdi er lig med eller overstiger de i artikel 170, stk. 1, omhandlede beløbsgrænser, og som ikke er udelukket fra anvendelsesområdet for direktiv 2004/18/EF, giver den ordregivende myndighed samtidig og enkeltvis alle tilbudsgivere eller ansøgere, hvis bud eller ansøgning er blevet afvist, elektronisk meddelelse om, at deres bud eller ansøgning ikke er blevet udvalgt, i en af følgende faser:
a)
kort tid efter, at der er truffet afgørelse på grundlag af udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, og før der træffes afgørelse om tildeling, i udbudsprocedurer i to særskilte faser
b)
i forbindelse med afgørelser om tildeling og afgørelser om at afvise bud, hurtigst muligt efter, at der er truffet afgørelse om tildeling og senest den følgende uge.
I hvert enkelt tilfælde angiver den ordregivende myndighed grundene til, at buddet eller ansøgningen er blevet afvist, og de retsmidler, der er til rådighed.
Tilbudsgivere og ansøgere, hvis bud eller ansøgning er blevet afvist, kan ved at indsende en skriftlig anmodning pr. brev, fax eller elektronisk post få supplerende oplysninger om årsagen hertil, og alle udvalgte tilbudsgivere, hvis bud ikke er blevet udelukket, kan få oplysninger om de kvaliteter og relative fordele, der kendetegner det valgte bud, jf. dog finansforordningens artikel 113, stk. 2, andet afsnit. De ordregivende myndigheder svarer inden for højst 15 kalenderdage fra modtagelsen af anmodningen.
Artikel 162
Underskrivelse af kontrakten
(Finansforordningens artikel 113 og 118)
Gennemførelsen af kontrakten må ikke begynde, før kontrakten er underskrevet.
Afdeling 4
Garantier og korrigerende foranstaltninger
Artikel 163
Garantier
(Finansforordningens artikel 115)
1. Hvis der af kontrahenten kræves en forhåndsgaranti, skal denne dække et beløb og en periode, der er tilstrækkelig til, at garantien kan aktiveres.
2. Garantien stilles af en godkendt bank eller et godkendt pengeinstitut. Den kan med den ordregivende myndigheds accept erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand.
Garantien stilles i euro.
Garantien skal sikre, at banken, pengeinstituttet eller tredjemand indtræder som uigenkaldelig selvskyldnerkautionist eller hæfter umiddelbart for kontrahentens forpligtelser.
Artikel 164
Opfyldelsesgaranti
(Finansforordningens artikel 115)
1. For at sikre, at bygge- og anlægsarbejderne, varerne eller tjenesteydelserne er leveret fuldt ud, kan den anvisningsberettigede, når den endelige aflevering i henhold til kontraktens bestemmelser ikke kan foretages ved den endelige betaling, i det enkelte tilfælde kræve en opfyldelsesgaranti på grundlag af en foreløbig risikoanalyse.
2. En garanti svarende til 10 % af kontraktens samlede værdi kan oprettes efterhånden ved tilbageholdelse i de foretagne udbetalinger.
Der kan i stedet i forbindelse med den endelige betaling tilbageholdes et beløb, der tjener som garanti indtil den endelige aflevering af tjenesteydelserne, varerne eller bygge- og anlægsarbejderne. Beløbet fastlægges af den anvisningsberettigede og skal stå i et rimeligt forhold til de risici, som er identificeret i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten, under hensyntagen til genstanden for kontrakten og de sædvanlige forretningsbetingelser, der gælder for sektoren.
Betingelserne for en sådan garanti skal anføres i udbudsdokumenterne.
3. Efter endelig aflevering af bygge- og anlægsarbejderne, tjenesteydelserne eller varerne frigøres garantierne i henhold til kontraktens bestemmelser.
Artikel 165
Garanti i forbindelse med forfinansiering
(Finansforordningens artikel 115)
1. Når den ordregivende myndighed har fastslået behovet for forfinansiering, vurderer den risiciene i forbindelse med forfinansieringsbetalinger, inden den iværksætter udbudsproceduren, især under hensyntagen til følgende kriterier:
a)
kontraktens anslåede værdi
b)
genstanden for kontrakten
c)
kontraktens varighed og gennemførelseshastighed
d)
markedets struktur.
2. Ved udbetaling af forfinansiering i det tilfælde, der er omhandlet i artikel 146, stk. 6, andet afsnit, eller når den anvisningsberettigede beslutter det i medfør af stk. 1 i denne artikel, skal der som modydelse stilles en garanti.
Der kræves ikke garanti for kontrakter med lav værdi, jf. artikel 137, stk. 1.
Garantien frigives i takt med, at forfinansieringen afvikles ved modregning i mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen til kontrahenten på de betingelser, der er fastsat i kontrakten.
Artikel 166
Suspension i tilfælde af fejl eller uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 116)
1. Formålet med eventuelt at suspendere en kontrakt i henhold til finansforordningens artikel 116 er at undersøge, om formodede væsentlige fejl, uregelmæssigheder eller svig virkelig er begået. Hvis formodningen viser sig at være ubegrundet, genoptages gennemførelsen af kontrakten hurtigst muligt.
2. Som væsentlig fejl eller uregelmæssighed betragtes enhver overtrædelse af en kontraktbestemmelse eller regel, som skyldes en handling eller udeladelse, der er eller kan være til skade for Unionens budget.
KAPITEL 2
Bestemmelser vedrørende kontrakter indgået af EU-institutionerne for egen regning
Artikel 167
Beløbsgrænser
(Finansforordningens artikel 117 og 118)
Det påhviler den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede i hver institution at vurdere, om de beløbsgrænser, som er omhandlet i finansforordningens artikel 118, er nået.
Artikel 168
Særskilte kontrakter og kontrakter opdelt i partier
(Finansforordningens artikel 104 og 118)
1. En kontrakts anslåede værdi må ikke fastsættes med den hensigt at omgå de forpligtelser, der er fastsat i denne forordning. En kontrakt må heller ikke opdeles med dette formål.
Når det er hensigtsmæssigt, teknisk muligt og omkostningseffektivt, skal kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, tildeles samtidig i form af adskilte partier.
2. Når genstanden for en vareindkøbs-, tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt er opdelt i flere partier, som er genstand for hver sin kontrakt, skal den samlede værdi af alle partier tages i betragtning ved den samlede vurdering af, om kontraktens værdi ligger under eller over den relevante beløbsgrænse.
Hvis alle partiernes samlede værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, finder bestemmelserne i finansforordningens artikel 97, stk. 1, og artikel 104, stk. 1 og 2, anvendelse på hvert enkelt parti.
3. Når en kontrakt skal tildeles i form af adskilte partier, evalueres buddene enkeltvis for hvert parti. Hvis flere partier tildeles den samme tilbudsgiver, kan der indgås én kontrakt, som dækker disse partier.
Artikel 169
Bestemmelser om vurdering af værdien af visse kontrakter
(Finansforordningens artikel 118)
1. Ved beregningen af en kontrakts anslåede værdi medregner den ordregivende myndighed tilbudsgiverens samlede anslåede vederlag.
Når en kontrakt indeholder optioner eller mulighed for fornyelse, er grundlaget for beregningen det højest tilladte beløb, inklusive udnyttelse af optionsretten og fornyelse.
Dette skøn foretages på tidspunktet for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller, hvis der ikke kræves en sådan offentliggørelse, på det tidspunkt, hvor den ordregivende myndighed indleder tildelingsproceduren.
2. I forbindelse med rammekontrakter og dynamiske indkøbssystemer tages der hensyn til den anslåede maksimumsværdi af alle de kontrakter, der forventes tildelt inden for rammekontraktens eller det dynamiske indkøbssystems løbetid.
3. Når det drejer sig om tjenesteydelseskontrakter, tages der hensyn til følgende:
a)
for så vidt angår forsikringer: den præmie, der skal betales, og andre former for vederlag
b)
for så vidt angår banktjenesteydelser og andre finansielle tjenesteydelser: honorarer, provisioner, renter og andre former for vederlag
c)
for så vidt angår kontrakter, der indebærer projektering: honorarer, provisioner og andre former for vederlag.
4. Ved tjenesteydelseskontrakter, hvori der ikke er angivet en samlet værdi, eller indkøbskontrakter om leasing eller leje af varer beregnes kontraktens anslåede værdi:
a)
når der er tale om tidsbegrænsede kontrakter:
i)
på grundlag af den samlede værdi for hele kontraktperioden, forudsat at denne ikke overstiger henholdsvis 48 måneder for tjenesteydelser eller 12 måneder for vareindkøb
ii)
på grundlag af den samlede værdi inklusive varernes anslåede restværdi, når det drejer sig om indkøbskontrakter med en varighed på over 12 måneder
b)
når der er tale om tidsubegrænsede kontrakter eller, for tjenesteydelsers vedkommende, kontrakter med en løbetid på over 48 måneder, på grundlag af den månedlige værdi multipliceret med 48.
5. For tjenesteydelses- og vareindkøbskontrakter, der tildeles med regelmæssige mellemrum, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum, sker beregningen på grundlag af:
a)
enten den samlede faktiske værdi af en serie lignende kontrakter, der er tildelt i løbet af de foregående 12 måneder eller det foregående regnskabsår for samme kategori af tjenesteydelser eller varer, så vidt muligt korrigeret under hensyntagen til eventuelle ændringer i mængde eller værdi i løbet af de 12 måneder, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt
b)
eller den samlede anslåede værdi af de successive kontrakter, som tildeles i løbet af de 12 måneder, der følger efter den første tjenesteydelse eller vareleverance, eller i løbet af kontraktperioden, hvis denne er på over 12 måneder.
6. Ved bygge- og anlægskontrakter skal der foruden værdien af bygge- og anlægsarbejderne tages hensyn til den samlede anslåede værdi af de til arbejdets udførelse nødvendige materialer, som den ordregivende myndighed stiller til rådighed for kontrahenten.
Artikel 170
Beløbsgrænser for anvendelse af fremgangsmåderne i direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 118)
1. De beløbsgrænser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 118, er de beløbsgrænser, som er fastsat i direktiv 2004/18/EF for henholdsvis vareindkøbs-, tjenesteydelses- og bygge- og anlægskontrakter.
2. De tidsfrister, der er omhandlet i finansforordningens artikel 118, præciseres i artikel 152, 153 og 154.
Artikel 171
Standstill-periode før underskrivelse af kontrakten
(Finansforordningens artikel 118)
1. Den ordregivende myndighed underskriver først kontrakten eller rammekontrakten, som er omfattet af direktiv 2004/18/EF, med den valgte tilbudsgiver efter udløbet af en frist på 14 kalenderdage.
Fristen løber fra en af følgende datoer:
a)
fra dagen efter den dag, hvor der samtidig blev sendt meddelelse til de valgte og de afviste tilbudsgivere
b)
når kontrakten eller rammekontrakten tildeles efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt, jf. artikel 123, blev offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende.
Når der anvendes fax eller elektroniske midler til afsendelsen som omhandlet i andet afsnit, litra a), er standstill-perioden 10 kalenderdage.
I givet fald kan den ordregivende myndighed suspendere underskrivelsen af kontrakten med henblik på supplerende undersøgelser, hvis de anmodninger eller kommentarer, som afviste eller forbigåede tilbudsgivere eller ansøgere fremsætter, eller enhver anden relevant oplysning, som modtages, taler herfor. Anmodningerne, kommentarerne eller oplysningerne skal være modtaget i løbet af fristen i første afsnit. I tilfælde af suspension informeres alle ansøgere eller tilbudsgivere herom senest tre arbejdsdage efter beslutningen om suspension.
Undtagen i de i stk. 2 nævnte tilfælde er enhver kontrakt, som er indgået inden udløbet af fristen i første afsnit, ugyldig.
Hvis kontrakten eller rammekontrakten ikke kan tildeles den tilbudsgiver, som det var påtænkt at vælge, kan den ordregivende myndighed tildele den til den næstbedste tilbudsgiver.
2. Fristen i stk. 1 finder ikke anvendelse i følgende tilfælde:
a)
ved offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, hvor kun én tilbudsgiver har afgivet bud
b)
ved specifikke kontrakter baseret på en rammekontrakt
c)
ved udbud med forhandling, jf. artikel 134, stk. 1, litra c), litra g), nr. iii), samt litra h) og litra j).
Artikel 172
Beviser i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud
(Finansforordningens artikel 119)
Det anføres i udbudsbetingelserne, at tilbudsgiverne skal angive, i hvilken stat de har hjemsted eller bopæl, og forelægge dokumentation herfor som krævet i henhold til lovgivningen i den pågældende stat.
AFSNIT VI
TILSKUD
KAPITEL 1
Anvendelsesområde og former for tilskud
Artikel 173
Kontingenter
(Finansforordningens artikel 121)
De kontingenter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 121, stk. 2, litra d), er beløb, der betales til organisationer, som Unionen er medlem af, i henhold til de budgetbeslutninger og de betalingsbetingelser, som den pågældende organisation har fastlagt.
Artikel 174
Aftaler og afgørelser om tilskud
(Finansforordningens artikel 121, stk. 1)
1. Tilskud er omfattet af en afgørelse eller af en skriftlig aftale.
2. Ved fastlæggelsen af, hvilket instrument der skal anvendes, tages der hensyn til følgende:
a)
modtagerens geografiske placering, i eller uden for Unionen
b)
kompleksiteten og standardiseringen af indholdet i de finansierede foranstaltninger eller arbejdsprogrammer.
Artikel 175
Udgifter til institutionernes medlemmer
(Finansforordningens artikel 121)
Udgifter til institutionernes medlemmer, jf. finansforordningens artikel 121, stk. 2, litra a), omfatter bidrag til sammenslutninger af nuværende og tidligere medlemmer af Europa-Parlamentet. Disse bidrag gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets interne administrative regler.
Artikel 176
Foranstaltninger, hvortil der kan ydes tilskud
(Finansforordningens artikel 121)
For at der skal kunne ydes tilskud efter finansforordningens artikel 121, skal der være tale om en klart identificeret foranstaltning.
En foranstaltning må ikke opdeles med den hensigt at omgå de finansieringsregler, der er fastsat i denne forordning.
Artikel 177
Organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel interesse for Unionen
(Finansforordningens artikel 121)
Som organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel interesse for Unionen, betragtes:
a)
organisationer, der beskæftiger sig med almen eller faglig uddannelse, informationsvirksomhed, innovation eller forskning og studier vedrørende europæisk politik eller aktiviteter, som bidrager til fremme af medborgerskab eller menneskerettigheder, og europæiske standardiseringsorganer
b)
enheder, som repræsenterer organer, der arbejder uden fortjeneste for øje, og som i medlemsstaterne eller i kandidatlandene eller potentielle kandidatlande fremmer principper og politikker, der ligger inden for rammerne af traktaternes mål.
Artikel 178
Partnerskaber
(Finansforordningens artikel 121)
1. De individuelle tilskud til foranstaltninger og driftstilskud kan indgå i et rammepartnerskab.
2. Et rammepartnerskab kan etableres som et langsigtet samarbejde mellem Kommissionen og modtagerne af tilskud. Det kan tage form af en rammepartnerskabsaftale eller en rammepartnerskabsafgørelse.
I rammepartnerskabsaftalen eller -afgørelsen fastsættes de fælles mål, arten af de foranstaltninger, der tænkes gennemført punktvist eller som led i et godkendt årligt arbejdsprogram, proceduren for tildeling af individuelle tilskud under overholdelse af de principper og procedureregler, der er fastsat i dette afsnit, samt de generelle rettigheder og forpligtelser, der påhviler hver af parterne i forbindelse med de individuelle aftaler eller afgørelser.
Partnerskabet kan højst vare fire år, undtagen i særlige tilfælde, der er begrundet i rammepartnerskabets genstand.
De anvisningsberettigede må ikke misbruge rammepartnerskabsaftaler eller -afgørelser eller bruge dem på en sådan måde, at deres formål eller virkning bliver at begrænse gennemsigtigheden og hindre ligebehandling af ansøgerne.
3. Rammepartnerskaber sidestilles med tilskud, for så vidt angår programmering, forudgående offentliggørelse og tildeling.
4. De individuelle tilskud på grundlag af rammepartnerskabsaftalerne eller -afgørelserne tildeles efter de procedurer, der er fastsat i de pågældende aftaler eller afgørelser, under overholdelse af dette afsnit.
De offentliggøres efterfølgende efter reglerne i artikel 191.
Artikel 179
Elektroniske udvekslingssystemer
(Finansforordningens artikel 121, stk. 1)
1. Al kontakt med tilskudsmodtagerne, herunder indgåelsen af tilskudsaftaler, meddelelse af tilskudsafgørelser og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske systemer, som er oprettet af Kommissionen.
2. Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
kun bemyndigede personer kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
kun bemyndigede personer kan underskrive eller fremsende et dokument elektronisk gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske transaktion skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
personoplysninger skal beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
3. Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for fuldstændig ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som en original, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i stk. 2, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
Artikel 180
Indholdet af tilskudsaftaler og -afgørelser
(Finansforordningens artikel 122)
1. I tilskudsaftalen fastsættes som minimum:
a)
aftalens genstand
b)
hvem modtageren er
c)
aftalens løbetid, dvs.:
i)
datoen for dens ikrafttræden
ii)
begyndelsesdatoen for og varighed af den foranstaltning eller det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud
d)
den maksimale EU-finansiering udtrykt i euro og tilskuddets form, i givet fald suppleret med:
i)
de samlede anslåede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller arbejdsprogrammet og finansieringssatsen for de støtteberettigede omkostninger
ii)
de enhedsomkostninger, det faste beløb eller den finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, litra b), c) og d), når disse er fastlagt
iii)
en kombination af elementerne i nr. i) og ii) i dette litra
e)
en beskrivelse af foranstaltningen eller, når der er tale om driftstilskud, af det arbejdsprogram, som den anvisningsberettigede har godkendt for regnskabsåret, sammen med en beskrivelse af de forventede resultater af gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet
f)
de generelle betingelser, der gælder for alle aftaler af denne type, såsom tilskudsmodtagerens accept af den kontrol og revision, der udføres af Kommissionen, OLAF og Revisionsretten
g)
det samlede anslåede budget for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet
h)
når gennemførelsen af foranstaltningen kræver indgåelse af aftaler, de principper, der er omhandlet i artikel 209, eller de regler for indgåelse af aftaler, som tilskudsmodtageren skal overholde
i)
tilskudsmodtagerens forpligtelser, navnlig vedrørende:
i)
forsvarlig økonomisk forvaltning og indgivelse af aktivitetsrapporter og finansielle rapporter; i givet fald skal der fastlægges interimsmål, og rapporterne skal indsendes, når disse mål er nået
ii)
når der er tale om en aftale mellem Kommissionen og et antal tilskudsmodtagere, koordinatorens eventuelle specifikke forpligtelser og de øvrige tilskudsmodtageres specifikke forpligtelser over for koordinatoren samt tilskudsmodtagernes finansielle ansvar for de beløb, som skyldes til Kommissionen
j)
nærmere regler og frister for Kommissionens godkendelse af sådanne rapporter og udbetaling af midler
k)
i givet fald oplysninger om de støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller det godkendte arbejdsprogram eller de enhedsomkostninger, de faste beløb eller den finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123
l)
bestemmelser om synligheden af Unionens finansielle støtte, undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor en sådan synlighed ikke er mulig eller hensigtsmæssig.
I de generelle betingelser, der er omhandlet i første afsnit, litra f), skal det mindst:
i)
anføres, at EU-lovgivningen er den lovgivning, som tilskudsaftalen er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i tilskudsaftalen. Der kan afviges herfra i aftaler indgået med internationale organisationer
ii)
præciseres, hvilken domstol eller voldgiftsret der er kompetent til at behandle tvister.
2. Tilskudsaftalen kan indeholde nærmere bestemmelser om og frister for suspension eller ophør i overensstemmelse med finansforordningens artikel 135.
3. I de tilfælde, der er omhandlet i artikel 178, skal rammepartnerskabsafgørelsen eller rammepartnerskabsaftalen præcisere de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, første afsnit, litra a) og b), litra c), nr. i), litra f), litra h)-j) og litra l), i denne artikel.
Den individuelle tilskudsafgørelse eller -aftale skal indeholde de oplysninger, der er anført i stk. 1, første afsnit, litra a)-e), g) og k), og om nødvendigt i stk. 1, første afsnit, litra i).
4. Tilskudsaftaler kan kun ændres skriftligt. Sådanne ændringer, herunder ændringer, der sigter mod at tilføje eller fjerne en tilskudsmodtager, må ikke tilsigte eller medføre ændringer af aftalen, der kan skabe tvivl om tilskudsafgørelsen eller indebære tilsidesættelse af princippet om ligebehandling af ansøgere.
5. Stk. 1, 2, 3 og 4 finder tilsvarende anvendelse på tilskudsafgørelser.
En del af de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, kan gives i indkaldelsen af forslag eller et andet dertil knyttet dokument i stedet for i tilskudsafgørelsen.
Artikel 181
Tilskudsformer
(Finansforordningens artikel 123)
1. Tilskud i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), beregnes på grundlag af de støtteberettigede omkostninger, som tilskudsmodtageren rent faktisk har afholdt, og som er anført i et foreløbigt budgetoverslag, der er indsendt sammen med forslaget og indgår i tilskudsafgørelsen eller -aftalen.
2. Enhedsomkostninger som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra b), dækker alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd med henvisning til et beløb pr. enhed.
3. Faste beløb som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra c), dækker generelt alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd.
4. Finansiering efter takst som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra d), dækker specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd, ved anvendelse af en procentsats.
Artikel 182
Faste beløb, enhedsomkostninger og finansiering efter takst
(Finansforordningens artikel 124)
1. Den tilladelse til at anvende faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 124, stk. 1, gælder i hele programmets varighed. Denne tilladelse kan tages op til fornyet vurdering, hvis væsentlige ændringer er nødvendige. Data og beløb vurderes regelmæssigt, og i givet fald tilpasses de faste beløb, enhedsomkostningerne eller finansieringen efter takst.
Ved aftaler mellem Kommissionen og flere modtagere finder det maksimumsbeløb, der er omhandlet i finansforordningens artikel 124, stk. 1, andet afsnit, anvendelse på de enkelte modtagere.
2. Tilskudsafgørelsen eller -aftalen indeholder alle de bestemmelser, som er nødvendige for at kontrollere, at betingelserne for udbetaling af tilskuddet på grundlag af faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst er overholdt.
3. Udbetaling af tilskuddet på grundlag af faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst berører ikke retten til adgang til tilskudsmodtagernes lovpligtige registre til de formål, der er omhandlet i stk. 1, første afsnit, og finansforordningens artikel 137, stk. 2.
4. Når en efterfølgende kontrol viser, at den udløsende begivenhed ikke har fundet sted, og at der uberettiget er foretaget en udbetaling til tilskudsmodtageren i forbindelse med et tilskud baseret på faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst, har Kommissionen ret til at inddrive et beløb, der højst kan svare til tilskuddet, uden at dette berører retten til at pålægge økonomiske sanktioner som omhandlet i finansforordningens artikel 109.
KAPITEL 2
Principper
Artikel 183
Princippet om samfinansiering
(Finansforordningens artikel 125, stk. 3)
1. I henhold til princippet om samfinansiering må de midler, der er nødvendige for at gennemføre foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, ikke udelukkende tilføres ved hjælp af Unionens bidrag.
Samfinansiering kan have form af tilskudsmodtagerens egne midler, indtægter fra foranstaltningen eller arbejdsprogrammet eller finansielle bidrag eller bidrag i form af naturalydelser fra tredjemand.
2. Ved bidrag i form af naturalydelser forstås ikke-finansielle ressourcer, som tredjemand stiller gratis til rådighed for tilskudsmodtageren.
Artikel 184
Princippet om forbud mod fortjeneste
(Finansforordningens artikel 125, stk. 5)
Finansielle bidrag fra tredjemand, som tilskudsmodtageren kan bruge til at dække andre omkostninger end dem, der er støtteberettigede i forbindelse med EU-tilskuddet, eller som ikke skal tilbagebetales til den pågældende tredjemand, hvis de ikke er brugt ved afslutningen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, betragtes ikke som finansielle bidrag, som donorer har øremærket specifikt til finansiering af de støtteberettigede omkostninger som omhandlet i finansforordningens artikel 125, stk. 5.
Artikel 185
Tilskud med lav værdi
(Finansforordningens artikel 125, stk. 4)
Som tilskud med lav værdi betragtes tilskud, der er mindre end eller lig med 60 000 EUR.
Artikel 186
Teknisk bistand
(Finansforordningens artikel 101 og 125)
Ved teknisk bistand forstås de støtte- og kapacitetsopbygningsaktiviteter, som er nødvendige for gennemførelsen af et program eller en foranstaltning, navnlig aktiviteter vedrørende forberedelse, forvaltning, overvågning, evaluering, revision og kontrol.
Artikel 187
Støtteberettigede omkostninger
(Finansforordningens artikel 126, stk. 3, litra c))
Moms anses for ikke at kunne kræves godtgjort i henhold til den nationale momslovgivning, hvis den i henhold til den nationale lovgivning vedrører følgende aktiviteter:
a)
fritagne aktiviteter uden fradragsret
b)
aktiviteter, som falder uden for anvendelsesområdet for moms
c)
aktiviteter som omhandlet i litra a) eller b), for hvilke momsen ikke kan fratrækkes, men refunderes ved hjælp af specifikke refusionsordninger eller godtgørelsesfonde, som ikke er omhandlet i direktiv 2006/112/EF, selv om den pågældende ordning eller fond er oprettet i henhold til national momslovgivning.
Moms vedrørende de aktiviteter, som er anført i artikel 13, stk. 2, i direktiv 2006/112/EF, anses for at være betalt af en tilskudsmodtager, som ikke er en ikke-afgiftspligtig person som omhandlet i direktivets artikel 13, stk. 1, første afsnit, uanset om den pågældende medlemsstat betragter disse aktiviteter som aktiviteter, der udøves af offentligretlige organer, som optræder i deres egenskab af offentlig myndighed.
Artikel 188
Programmering
(Finansforordningens artikel 128)
1. Hver ansvarlig anvisningsberettiget udarbejder et årligt eller flerårigt arbejdsprogram for tilskud. Arbejdsprogrammet vedtages af institutionen og offentliggøres på den pågældende institutions hjemmeside om tilskud hurtigst muligt og senest den 31. marts i gennemførelsesåret.
I arbejdsprogrammet anføres den periode, det omfatter, basisretsakten, hvis en sådan findes, de mål, der forfølges, de forventede resultater, den vejledende tidsplan for indkaldelser af forslag med det vejledende beløb og den maksimale samfinansieringssats.
Arbejdsprogrammet skal desuden indeholde de oplysninger, som er anført i artikel 94, for at afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet kan betragtes som finansieringsafgørelsen for tilskuddene for det pågældende år.
2. Enhver væsentlig ændring af arbejdsprogrammet skal også vedtages og offentliggøres som fastsat i stk. 1.
Artikel 189
Indholdet af indkaldelser af forslag
(Finansforordningens artikel 128)
1. Indkaldelser af forslag skal angive:
a)
de mål, der forfølges
b)
de kriterier for støtteberettigelse, udelukkelse, udvælgelse og tildeling, som er fastsat i finansforordningens artikel 131 og 132, samt den relevante dokumentation
c)
de nærmere regler for Unionens finansiering
d)
de nærmere regler og fristen for indsendelse af forslag og den planlagte dato, hvor alle ansøgere skal være informeret om resultatet af evalueringen af deres ansøgninger, og den vejledende dato for underskrivelse af tilskudsaftaler eller meddelelse af tilskudsafgørelser.
2. Indkaldelser af forslag offentliggøres på EU-institutioners hjemmeside, og ud over offentliggørelsen på hjemmesiden offentliggøres de på enhver anden hensigtsmæssig måde, herunder i Den Europæiske Unions Tidende, når det er nødvendigt for at informere potentielle tilskudsmodtagere yderligere. De kan offentliggøres fra vedtagelsen af den finansieringsafgørelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 84, herunder i løbet af det år, som går forud for gennemførelsen af budgettet. Enhver ændring af indholdet i indkaldelserne af forslag skal offentliggøres på de samme betingelser som indkaldelserne af forslag.
Artikel 190
Undtagelsestilfælde, hvor der ikke indkaldes forslag
(Finansforordningens artikel 128)
1. Tilskud kan kun tildeles uden indkaldelse af forslag i følgende tilfælde:
a)
som led i humanitær bistand og civilbeskyttelsesforanstaltninger eller bistand i krisesituationer som omhandlet i stk. 2
b)
i andre behørigt begrundede hastetilfælde
c)
til organer, der retligt eller faktisk indtager en monopolstilling, behørigt begrundet i tilskudsafgørelsen
d)
til organer, der i en basisretsakt som omhandlet i finansforordningens artikel 54 udtrykkeligt nævnes som modtagere af tilskud, eller til organer udpeget af medlemsstaterne, på deres ansvar, når disse medlemsstater i basisretsakten er identificeret som modtagere af tilskud
e)
når det drejer sig om forskning og teknologisk udvikling, til de organer, som er anført i det arbejdsprogram, der er omhandlet i finansforordningens artikel 128, når basisretsakten udtrykkeligt giver denne mulighed, og på betingelse af, at projektet ikke falder inden for anvendelsesområdet for en indkaldelse af forslag
f)
når det drejer sig om foranstaltninger med særlige karakteristika, som kræver en særlig form for organ på grund af dets tekniske kompetence, dets høje specialiseringsgrad eller dets administrative kompetence, på betingelse af, at de pågældende foranstaltninger ikke falder inden for anvendelsesområdet for en indkaldelse af forslag.
De tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra f), skal begrundes behørigt i tilskudsafgørelsen.
2. Ved krisesituationer i tredjelande forstås situationer, hvor der er umiddelbar eller overhængende fare, der truer med at udvikle sig til væbnet konflikt eller med at destabilisere landet. Ved krisesituationer forstås endvidere situationer, som er forårsaget af naturkatastrofer, menneskeskabte kriser såsom krige og andre konflikter eller usædvanlige omstændigheder, der har lignende virkninger, bl.a. i forbindelse med klimaændringer, miljøskader, manglende adgang til energi og naturressourcer eller ekstrem fattigdom.
Artikel 191
Efterfølgende offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 128)
1. Oplysninger om tilskud, som tildeles i løbet af et regnskabsår, offentliggøres i overensstemmelse med artikel 21.
2. Efter den offentliggørelse, som er omhandlet stk. 1, sender Kommissionen på anmodning af Europa-Parlamentet og Rådet disse en rapport om:
a)
antallet af ansøgere i det forløbne år
b)
antallet og procentdelen af accepterede ansøgninger pr. indkaldelse af forslag
c)
procedurens gennemsnitlige varighed fra datoen for afslutningen af indkaldelsen af forslag til tildelingen af tilskud
d)
antallet af tilskud og tilskuddenes størrelse, når forpligtelsen til efterfølgende offentliggørelse blev fraveget i det forløbne år i overensstemmelse med artikel 21, stk. 4.
Artikel 192
Information til ansøgerne
(Finansforordningens artikel 128)
Kommissionen giver ansøgerne information og rådgivning på følgende måder:
a)
den fastsætter fælles standarder for ansøgningsskemaer for tilskud af samme art og overvåger ansøgningsskemaernes størrelse og læsbarhed
b)
den giver potentielle ansøgere information, navnlig via seminarer og tilvejebringelse af håndbøger
c)
den opbevarer faste data for modtagerne i databasen over juridiske enheder, jf. artikel 63.
Artikel 193
Finansiering med midler fra flere særskilte budgetposter
(Finansforordningens artikel 129)
En foranstaltning kan finansieres af forskellige ansvarlige anvisningsberettigede i fællesskab med midler fra flere særskilte budgetposter.
Artikel 194
Tilbagevirkende kraft af finansiering i særligt hastende tilfælde og i forbindelse med konfliktforebyggelse
(Finansforordningens artikel 130)
Inden for anvendelsesområdet for finansforordningens artikel 130, stk. 1, er udgifter, som en tilskudsmodtager har afholdt inden den dato, hvor han har indgivet sin ansøgning, berettiget til EU-finansiering, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
årsagerne til en sådan undtagelse er behørigt begrundet i finansieringsafgørelsen
b)
i finansieringsafgørelsen og tilskudsaftalen eller -afgørelsen fastsættes datoen for støtteberettigelse udtrykkeligt til en dato, som ligger før datoen for indgivelsen af ansøgningen.
Artikel 195
Indgivelse af ansøgninger om tilskud
(Finansforordningens artikel 131)
1. Reglerne for indgivelse af ansøgninger om tilskud fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede, som kan vælge kommunikationsformen. Ansøgninger om tilskud kan indgives pr. brev eller elektronisk.
Det valgte kommunikationsmiddel skal være ikke-diskriminerende og må ikke begrænse ansøgernes adgang til tildelingsproceduren.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
hvert bud indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
dataintegriteten skal sikres
c)
forslagenes fortrolighed skal bevares
d)
personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til tredje afsnit, litra c), gennemgår den ansvarlige anvisningsberettigede først ansøgningerne efter udløbet af fristen for indgivelse af ansøgninger.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan kræve, at ansøgninger, der er indgivet elektronisk, forsynes med en avanceret elektronisk signatur, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF (19).
2. Når den ansvarlige anvisningsberettigede tillader elektronisk indgivelse af ansøgninger, skal de anvendte redskaber og deres tekniske karakteristika være ikke-diskriminerende, almindeligt tilgængelige og kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi. Oplysninger vedrørende de specifikationer, der er nødvendige for indgivelse af ansøgninger, herunder kryptering, stilles til rådighed for ansøgerne.
Endvidere skal systemerne for elektronisk modtagelse af ansøgninger garantere sikkerhed og fortrolighed. De skal også garantere, at det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af ansøgningerne kan fastlægges præcist.
3. Når ansøgningerne indgives pr. brev, kan ansøgerne indgive deres ansøgninger på en af følgende måder:
a)
pr. post eller med kurertjeneste, i hvilke tilfælde det i indkaldelsen af forslag præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel eller datoen for beviset for aflevering
b)
ved aflevering i institutionens lokaler, enten af ansøgeren selv eller af dennes befuldmægtigede; i så fald angives det i indkaldelsen af forslag, hvilken tjenestegren buddene skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.
KAPITEL 3
Tildelingsprocedure
Artikel 196
Indholdet af ansøgninger om tilskud
(Finansforordningens artikel 131)
1. Ansøgninger indgives på det skema, der er fastlagt i henhold til de fælles standarder, som er fastsat i medfør af artikel 192, litra a), og som stilles til rådighed af de ansvarlige anvisningsberettigede, og i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat i basisretsakten og indkaldelsen af forslag.
Den dokumentation, der er omhandlet i finansforordningens artikel 131, stk. 3, andet afsnit, kan specielt bestå af driftsregnskabet og balancen for det seneste regnskabsår, for hvilket regnskabet er afsluttet.
2. I det anslåede budget for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, der vedlægges ansøgningen, skal der være ligevægt mellem udgifter og indtægter, med forbehold af hensættelser for uforudsete udgifter eller mulige udsving i valutakurserne, som kan tillades i behørigt begrundede tilfælde, og de anslåede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller arbejdsprogrammet skal angives.
3. Når ansøgningen vedrører tilskud til en foranstaltning, hvor beløbet overstiger 750 000 EUR, eller driftstilskud, som overstiger 100 000 EUR, skal der fremlægges en revisionsrapport udarbejdet af en autoriseret ekstern revisor. Heri godkendes regnskabet for det seneste disponible regnskabsår.
Første afsnit i dette stykke finder kun anvendelse i forbindelse med den første ansøgning, som en bestemt tilskudsmodtager indgiver til en ansvarlig anvisningsberettiget i løbet af ét og samme regnskabsår.
Når det drejer sig om aftaler mellem Kommissionen og flere tilskudsmodtagere, gælder de beløbsgrænser, som er fastsat i første afsnit, for hver enkelt tilskudsmodtager.
Når det drejer sig om de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 178, skal den revisionsrapport, der er omhandlet i første afsnit af dette stykke, som skal omfatte de to seneste disponible regnskabsår, være fremlagt inden underskrivelsen af rammepartnerskabsaftalen eller meddelelsen af rammepartnerskabsafgørelsen.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan afhængigt af en risikovurdering undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge den i første afsnit nævnte revisionsrapport opfyldt for uddannelsesinstitutioner og, når der er tale om aftaler med flere tilskudsmodtagere, for tilskudsmodtagere, mellem hvilke der består et solidarisk og fælles ansvar, eller som ikke har noget finansielt ansvar.
Første afsnit i dette stykke finder ikke anvendelse på offentlige organer og de internationale organisationer, der er omhandlet i artikel 43.
4. Ansøgeren skal angive kilderne til og størrelsen af de EU-midler, som den pågældende i samme regnskabsår har modtaget eller ansøgt om til den samme foranstaltning eller en del af foranstaltningen eller til driften, samt alle andre midler, som ansøgeren har modtaget eller ansøgt om til den samme foranstaltning.
Artikel 197
Bevis for, at der ikke foreligger en udelukkelsessituation
(Finansforordningens artikel 131)
Ansøgerne skal afgive en erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 131, stk. 4, litra a) og b). Den ansvarlige anvisningsberettigede kan på grundlag af en risikovurdering kræve, at valgte ansøgere tilvejebringer den dokumentation, der er omhandlet i artikel 143. Når den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om det, skal de valgte ansøgere fremlægge denne dokumentation, medmindre den ansvarlige anvisningsberettigede anerkender, at dette er fysisk umuligt, eller sådan dokumentation allerede er fremlagt i forbindelse med en anden tilskuds- eller udbudsprocedure, forudsat at dokumenterne ikke er mere end et år gamle at regne fra udstedelsesdatoen.
Artikel 198
Ansøgere, der ikke er juridiske personer
(Finansforordningens artikel 131)
Når en ansøgning om tilskud indgives af en ansøger, der ikke er en juridisk person, jf. finansforordningens artikel 131, stk. 2), skal denne ansøgers repræsentanter bevise, at de har beføjelser til at påtage sig retlige forpligtelser på ansøgerens vegne, og at ansøgeren har en finansiel og operationel kapacitet, der svarer til juridiske personers.
Artikel 199
Enheder, der tilsammen udgør én ansøger
(Finansforordningens artikel 131)
Når flere enheder opfylder kriterierne for at ansøge om tilskud og tilsammen udgør én enhed, kan den ansvarlige anvisningsberettigede behandle den pågældende enhed som én ansøger, forudsat at de enheder, som deltager i den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram som en del af ansøgeren, identificeres i ansøgningen.
Artikel 200
Økonomiske og administrative sanktioner
(Finansforordningens artikel 131)
Ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldige i uregelmæssigheder eller svig, kan pålægges økonomiske og/eller administrative sanktioner på de betingelser, der er fastsat i artikel 145.
Modtagere, som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan også pålægges sådanne økonomiske og/eller administrative sanktioner.
Artikel 201
Kriterier for støtteberettigelse
(Finansforordningens artikel 131)
1. Kriterierne for støtteberettigelse offentliggøres i indkaldelsen af forslag.
2. I kriterierne for støtteberettigelse fastsættes betingelserne for deltagelse i en indkaldelse af forslag. Disse kriterier fastsættes under hensyntagen til målene for foranstaltningen og skal overholde principperne om gennemsigtighed og ikke-forskelsbehandling.
Artikel 202
Udvælgelseskriterier
(Finansforordningens artikel 132, stk. 1)
1. Udvælgelseskriterierne, der offentliggøres i indkaldelsen af forslag, gør det muligt at vurdere ansøgerens finansielle og tekniske kapacitet til at gennemføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram.
2. Ansøgeren skal råde over stabile finansieringskilder, som er tilstrækkelige til, at han kan opretholde sine aktiviteter i hele den periode, hvor foranstaltningen gennemføres, eller i hele det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud, og til, at han kan deltage i finansieringen heraf. Han skal råde over de faglige kompetencer og kvalifikationer, der er nødvendige for, at han kan fuldføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram, medmindre andet udtrykkeligt er fastsat i basisretsakten.
3. Den finansielle og tekniske kapacitet kontrolleres især på grundlag af en analyse af den i artikel 196 nævnte dokumentation, som den ansvarlige anvisningsberettigede har anmodet om i indkaldelsen af forslag.
Er der ikke i indkaldelsen af forslag anmodet om dokumentation, og er den ansvarlige anvisningsberettigede i tvivl om ansøgernes finansielle og tekniske kapacitet, skal han anmode dem om at fremlægge alle relevante dokumenter.
I forbindelse med de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 178, foretages denne kontrol inden underskrivelsen af rammepartnerskabsaftalen eller meddelelsen af rammepartnerskabsafgørelsen.
Artikel 203
Tildelingskriterier
(Finansforordningens artikel 132, stk. 2)
1. Tildelingskriterierne offentliggøres i indkaldelsen af forslag.
2. Tildelingskriterierne udformes således, at de gør det muligt at yde tilskud enten til de foranstaltninger, der maksimerer den samlede effektivitet af det EU-program, som de sikrer gennemførelsen af, eller til organer, hvis arbejdsprogram sigter mod samme mål. Kriterierne fastsættes desuden på en sådan måde, at de sikrer en forsvarlig forvaltning af Unionens midler.
Tildelingskriterierne skal anvendes på en sådan måde, at det er muligt at udvælge foranstaltninger eller arbejdsprogrammer, der sikrer overholdelsen af Kommissionens mål og prioriteter og garanterer, at Unionens bidrag til finansieringen er synligt.
3. Tildelingskriterierne defineres på en sådan måde, at det senere er muligt at foretage en evaluering.
Artikel 204
Evaluering af ansøgninger og tildeling af tilskud
(Finansforordningens artikel 133)
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede udpeger et udvalg til evaluering af forslagene, medmindre Kommissionen træffer anden beslutning i forbindelse med et specifikt sektorprogram.
Udvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i nærværende forordnings artikel 72, samt i de bemyndigede organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 and 208, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse eksperter overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal i givet fald opdele processen i flere faser. Reglerne for processen skal meddeles i indkaldelsen af forslag.
Når en indkaldelse af forslag fastsætter, at forslag indgives i to faser, anmodes kun de ansøgere, hvis forslag opfylder evalueringskriterierne for første fase, om at indgive et komplet forslag i anden fase.
Når en indkaldelse af forslag fastsætter, at evalueringen foregår i to faser, går kun forslag, der godkendes i første fase på grundlag af en evaluering i forhold til et begrænset sæt kriterier, videre til evalueringen i anden fase.
De ansøgere, hvis forslag afvises i en hvilken som helst fase, underrettes i overensstemmelse med finansforordningens artikel 133, stk. 3.
Hver af de efterfølgende faser i proceduren skal være klart adskilt fra den foregående fase.
De samme dokumenter og oplysninger kræves kun fremlagt én gang i den samme procedure.
3. Evalueringsudvalget eller i givet fald den ansvarlige anvisningsberettigede kan opfordre en ansøger til at fremsende supplerende oplysninger eller præcisere de bilag, som er fremlagt i forbindelse med ansøgningen, forudsat at disse oplysninger eller præciseringer ikke i væsentlig grad ændrer forslaget. I tilfælde af indlysende materielle fejl kan evalueringsudvalget eller den anvisningsberettigede kun undlade at gøre dette i behørigt begrundede tilfælde, jf. finansforordningens artikel 96. Den anvisningsberettigede fører passende registre over kontakterne med ansøgerne under proceduren.
4. Når evalueringsudvalget har afsluttet sit arbejde, underskriver dets medlemmer en protokol herom, hvori alle de gennemgåede forslag opregnes, deres kvaliteter vurderes, og det angives, hvilke forslag der vil kunne modtage tilskud. Protokollerne kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan autentificeres tilstrækkeligt.
I protokollen opstilles eventuelt en rangordning af de gennemgåede forslag, og der opstilles anbefalinger for det maksimale beløb til tildeling og eventuelle ikke-materielle tilpasninger af tilskudsansøgningen.
Protokollen opbevares som dokumentation.
5. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan opfordre en ansøger til at tilpasse forslaget i lyset af evalueringsudvalgets anbefalinger. Den ansvarlige anvisningsberettigede fører passende registre over kontakterne med ansøgerne under proceduren.
Den ansvarlige anvisningsberettigede træffer efter evalueringen sin afgørelse, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
hvad afgørelsen drejer sig om, og det samlede beløb, som denne vedrører
b)
de valgte ansøgeres navne, foranstaltningernes betegnelser, de tildelte beløb og en begrundelse for dette valg, også i tilfælde af, at det afviger fra evalueringsudvalgets udtalelse
c)
navnene på eventuelle afviste ansøgere og grundene til, at de er blevet afvist.
6. Stk. 1, 2 og 4 i denne artikel er ikke obligatoriske for tildeling af tilskud i henhold til nærværende forordnings artikel 190 og finansforordningens artikel 125, stk. 7.
Artikel 205
Information til ansøgerne
(Finansforordningens artikel 133)
Afviste ansøgere informeres om resultatet af evalueringen af deres ansøgning hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 15 kalenderdage efter, at oplysningerne er sendt til de valgte ansøgere.
KAPITEL 4
Betaling og kontrol
Artikel 206
Forfinansieringsgaranti
(Finansforordningens artikel 134)
1. For at formindske de finansielle risici i forbindelse med udbetaling af forfinansiering kan den ansvarlige anvisningsberettigede på grundlag af en risikovurdering kræve, at tilskudsmodtageren stiller en forhåndsgaranti på op til samme beløb som forfinansieringen, undtagen for tilskud med meget lav værdi, eller opdele betalingen i flere trancher.
2. Når der kræves en garanti, skal den vurderes og accepteres af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Garantien skal dække en periode, der er tilstrækkelig lang til, at garantien kan aktiveres.
3. Garantien skal stilles af en bank eller et pengeinstitut, der er godkendt og etableret i en af medlemsstaterne. Når tilskudsmodtageren er etableret i et tredjeland, kan den ansvarlige anvisningsberettigede acceptere, at en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i dette land, stiller en sådan garanti, hvis han mener, at denne garanti giver den samme sikkerhed og har de samme karakteristika som garantier stillet af en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i en medlemsstat.
Den garanti, der er omhandlet i første afsnit, kan på anmodning af tilskudsmodtageren erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af en tredjemand eller af en garanti med uigenkaldelig og ubetinget solidarisk hæftelse stillet af flere tilskudsmodtagere, der er part i samme tilskudsaftale eller -afgørelse, efter at den ansvarlige anvisningsberettigede har givet sin accept.
Garantien stilles i euro.
Den sikrer, at banken eller pengeinstituttet, tredjemand eller de øvrige tilskudsmodtagere indtræder som uigenkaldelige selvskyldnerkautionister eller hæfter umiddelbart for tilskudsmodtagerens forpligtelser.
4. Garantien frigøres i takt med, at forfinansieringen afsluttes ved modregning i mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen til tilskudsmodtageren, på de betingelser, der er fastsat i tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
Artikel 207
Bilag vedrørende betalingsanmodninger
(Finansforordningens artikel 135)
1. For hvert tilskud kan forfinansieringen opdeles i flere trancher i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
Udbetaling af hele den nye forfinansieringsbetaling forudsætter, at den foregående forfinansiering er udnyttet med mindst 70 % af dens samlede beløb.
Hvis den foregående forfinansiering er udnyttet med under 70 %, nedsættes den nye udbetaling af forfinansiering med den ikke udnyttede del af den foregående forfinansiering.
Ved anmodning om en ny udbetaling fremlægger tilskudsmodtageren en opgørelse over de udgifter, han har afholdt.
2. Tilskudsmodtageren erklærer på tro og love, at oplysningerne i hans betalingsanmodninger er fuldstændige, troværdige og retvisende, jf. dog artikel 110. Han erklærer også, at de afholdte omkostninger kan betragtes som støtteberettigede i henhold til tilskudsaftalen eller -afgørelsen, og at betalingsanmodningerne er underbygget af passende bilag, som kan kontrolleres.
3. I forbindelse med enhver udbetaling kan den ansvarlige anvisningsberettigede på grundlag af en risikovurdering kræve en attest for årsregnskaberne for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet og de underliggende regnskaber, udarbejdet af en autoriseret ekstern revisor eller, når der er tale om offentlige organer, af en kompetent uafhængig offentligt ansat. Attesten skal vedlægges som bilag til betalingsanmodningen. Attesten skal i overensstemmelse med en metode, som den ansvarlige anvisningsberettigede har godkendt, og på grundlag af vedtagne procedurer i overensstemmelse med internationale standarder attestere, at de omkostninger, som tilskudsmodtageren har opført i de årsregnskaber, som betalingsanmodningen er baseret på, er reelle, registreret korrekt og støtteberettigede i henhold til tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
I konkrete og behørigt begrundede tilfælde kan den ansvarlige anvisningsberettigede anmode om attesten i form af en udtalelse eller et andet format i overensstemmelse med internationale standarder.
Attesten for årsregnskaberne og de underliggende regnskaber er obligatorisk for mellemliggende betalinger og for betaling af saldoen i følgende tilfælde:
a)
tilskud til et foranstaltning, for hvilken det tilskud, som er tildelt i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), er på 750 000 EUR eller derover, når de kumulerede beløb for betalingsanmodningerne i den form er på mindst 325 000 EUR
b)
driftstilskud, for hvilke det beløb, som er tildelt i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), er på 100 000 EUR eller derover.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan desuden på grundlag af en risikovurdering undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge en sådan attest om årsregnskaberne og de underliggende regnskaber opfyldt, når der er tale om:
a)
offentlige organer og de i artikel 43 omhandlede internationale organisationer
b)
modtagere af tilskud i forbindelse med humanitær bistand, civilbeskyttelsesindsats og kriseforvaltning, medmindre der er tale om betaling af saldoen
c)
når der er tale om betaling af saldoen, modtagere af tilskud i forbindelse med humanitær bistand, når disse har underskrevet en rammepartnerskabsaftale eller fået meddelt en rammepartnerskabsafgørelse, jf. artikel 178, og der er indført et kontrolsystem, som giver tilsvarende garantier for disse betalinger
d)
modtagere af flere tilskud, som har fremlagt en uafhængig attestering, der giver tilsvarende garantier for kontrolsystemerne og den metode, som de har brugt til at udarbejde deres krav.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan også undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge en attest om årsregnskaberne og de underliggende regnskaber opfyldt, når en revision, som giver tilsvarende sikkerhed for de angivne udgifter, er blevet eller vil blive foretaget direkte af Kommissionens egne ansatte eller et organ, som er bemyndiget til at gøre dette på Kommissionens vegne.
Ved aftaler mellem Kommissionen og flere tilskudsmodtagere finder beløbsgrænserne i tredje afsnit, litra a) og b), anvendelse på de enkelte tilskudsmodtagere.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan på grundlag af en risikovurdering anmode om en operationel kontrolrapport, som er udarbejdet af en uafhængig tredjemand, der er godkendt af den ansvarlige anvisningsberettigede, til støtte for betalinger. Når den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en kontrolrapport, skal denne vedlægges som bilag til betalingsanmodningen, og de dermed forbundne omkostninger er støtteberettigede på samme betingelser som omkostningerne vedrørende revisionspåtegninger, jf. finansforordningens artikel 126. Kontrolrapporten skal fastslå, at den operationelle kontrol er udført i overensstemmelse med en metode, som er godkendt af den ansvarlige anvisningsberettigede, og om foranstaltningen eller arbejdsprogrammet rent faktisk blev gennemført i overensstemmelse med de betingelser, som er fastsat i tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
Artikel 208
Suspension og reduktion af tilskud
(Finansforordningens artikel 135)
1. Gennemførelsen af tilskudsaftalen eller -afgørelsen, en tilskudsmodtagers deltagelse i gennemførelsen heraf eller betalinger kan suspenderes for at undersøge, om formodede væsentlige fejl eller uregelmæssigheder eller svig eller misligholdelse rent faktisk er begået. Hvis formodningen viser sig ubegrundet, genoptages gennemførelsen så hurtigt som muligt.
2. Hvis den godkendte foranstaltning eller det godkendte arbejdsprogram ikke gennemføres eller ikke gennemføres korrekt, fuldt ud og til tiden, reducerer eller inddriver den anvisningsberettigede tilskuddet forholdsmæssigt afhængigt af fasen i proceduren, forudsat at tilskudsmodtageren har fået mulighed for at fremsætte bemærkninger.
KAPITEL 5
Gennemførelse
Artikel 209
Kontrakter som led i gennemførelsen
(Finansforordningens artikel 137)
1. Uden at dette berører anvendelsen af direktiv 2004/18/EF, skal tilskudsmodtagen, hvis gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet kræver, at der indgås en indkøbskontrakt, tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige bud eller i givet fald til det laveste bud, idet interessekonflikter undgås.
2. Hvis gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet kræver, at der indgås en indkøbskontrakt med en værdi på over 60 000 EUR, kan den ansvarlige anvisningsberettigede kræve, at tilskudsmodtagen overholder særlige regler ud over de i stk. 1 anførte regler.
Disse særlige regler skal være baseret på regler i finansforordningen og fastlægges under hensyntagen til værdien af de pågældende kontrakter, EU-bidragets relative størrelse i forhold til de samlede omkostninger til foranstaltningen og risikoen. De særlige regler medtages i tilskudsafgørelsen eller -aftalen.
Artikel 210
Finansiel støtte til tredjemand
(Finansforordningens artikel 137)
Hvis de mål eller resultater, som skal nås, er fastsat tilstrækkelig præcist i de betingelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 137, stk. 1, kan skønsmargenen kun anses for at være fjernet, hvis tilskudsafgørelsen eller -aftalen også præciserer følgende:
a)
maksimumsbeløbet for den finansielle støtte, som kan betales til tredjemand, som ikke kan overstige 60 000 EUR, undtagen når den finansielle støtte er hovedformålet med foranstaltningen, og kriterierne for fastsættelse af det præcise beløb
b)
de forskellige former for aktiviteter, som der kan ydes en sådan finansiel støtte til, på grundlag af en fast liste
c)
en definition af de personer eller kategorier af personer, som kan modtage en sådan finansiel støtte, og kriterierne for tildeling af støtten.
AFSNIT VII
PRISER
Artikel 211
Programmering
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. Hver ansvarlig anvisningsberettiget udarbejder et årligt eller flerårigt arbejdsprogram for priser. Arbejdsprogrammet vedtages af institutionen og offentliggøres på den pågældende institutions hjemmeside hurtigst muligt og senest den 31. marts i gennemførelsesåret.
I arbejdsprogrammet anføres den periode, det omfatter, basisretsakten, hvis en sådan findes, de mål, der forfølges, de forventede resultater og den vejledende tidsplan for konkurrencerne med det vejledende beløb for priserne.
Arbejdsprogrammet skal desuden indeholde de oplysninger, som er anført i artikel 94, for at afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet kan betragtes som finansieringsafgørelsen for priserne for det pågældende år.
2. Enhver væsentlig ændring af arbejdsprogrammet skal også vedtages og offentliggøres som fastsat i stk. 1.
Artikel 212
Konkurrenceregler
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. I konkurrencereglerne fastlægges følgende:
a)
betingelserne for deltagelse, som mindst skal:
i)
fastsætte kriterierne for deltagelse
ii)
om nødvendigt fastsætte de nærmere regler og fristen for registrering af deltagere og for indgivelse af bidrag på de betingelser, som er fastsat i stk. 2
iii)
indeholde bestemmelser om udelukkelse af deltagere, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, 108 og 109
iv)
fastsætte, at deltagerne bærer det fulde ansvar i tilfælde af krav vedrørende de aktiviteter, der gennemføres som led i konkurrencen
v)
fastsætte, at vinderne skal acceptere Kommissionens, OLAF's og Revisionsrettens kontrol og revision og de offentliggørelsesforpligtelser, som er fastlagt i reglerne for konkurrencen
vi)
anføre, at EU-lovgivningen er den lovgivning, som konkurrencen er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i konkurrencereglerne
vii)
præcisere, hvilken domstol eller voldgiftsret der er kompetent til at behandle tvister
viii)
angive, at deltagere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået uregelmæssigheder eller svig, kan pålægges økonomiske og/eller administrative sanktioner, der står i forhold til værdien af de pågældende priser, på de betingelser, der er fastsat i artikel 145
b)
tildelingskriterierne, som skal gøre det muligt at vurdere bidragenes kvalitet med hensyn til de forfulgte mål og de forventede resultater og objektivt at afgøre, om bidragene kan betragtes som vindere
c)
prisens eller prisernes størrelse
d)
de nærmere regler for udbetaling af priserne til vinderne efter tildelingen.
I forbindelse med første afsnit, litra a), nr. i), kan modtagere af EU-tilskud deltage, medmindre andet er anført i konkurrencereglerne.
I forbindelse med første afsnit, litra a), nr. vi), kan der gøres en undtagelse i tilfælde af, at internationale organisationer deltager.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede vælger kommunikationsmidler til indgivelse af bidrag, som er ikke-diskriminerende, og som på ingen måde begrænser deltagernes adgang til konkurrencen.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
at hvert bidrag indeholder alle oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
at dataintegriteten sikres
c)
at bidragenes fortrolighed sikres
d)
at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
3. Konkurrencereglerne kan fastsætte betingelserne for aflysning af konkurrencen, navnlig når dens mål ikke kan opfyldes, eller når en juridisk eller fysisk person, som ikke opfylder betingelserne for deltagelse, ville kunne betragtes som vinderen.
4. Konkurrencereglerne offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside. Ud over offentliggørelse på hjemmesiden kan konkurrencereglerne også offentliggøres på enhver anden hensigtsmæssig måde, herunder i Den Europæiske Unions Tidende, når det er nødvendigt for at informere potentielle deltagere yderligere. De kan offentliggøres fra vedtagelsen af den finansieringsafgørelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 84, herunder i løbet af det år, som går forud for gennemførelsen af budgettet. Enhver ændring af indholdet i konkurrencereglerne skal også offentliggøres på de samme betingelser.
Artikel 213
Efterfølgende offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. Oplysninger om priser, som tildeles i løbet af et regnskabsår, offentliggøres årligt i overensstemmelse med artikel 21.
2. Efter den offentliggørelse, der er omhandlet i stk. 1, sender Kommissionen på anmodning af Europa-Parlamentet og Rådet disse en rapport om:
a)
antallet af deltagere i det forløbne år
b)
antallet af deltagere og procentdelen af valgte bidrag pr. konkurrence
c)
en liste over de eksperter, som har deltaget i panelet i det seneste år, sammen med oplysninger om, hvilken procedure der er anvendt ved udvælgelsen af eksperterne.
Artikel 214
Vurdering
(Finansforordningens artikel 138, stk. 3)
1. Med henblik på at vurdere bidragene udpeger den ansvarlige anvisningsberettigede et panel bestående af mindst tre eksperter, som kan være eksterne eksperter eller personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, undtagen i repræsentationerne eller de lokale organer, der er omhandlet i nærværnede forordnings artikel 72, og de bemyndigede organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, hvis der ikke findes særskilte afdelinger.
De eksperter, der er omhandlet i første afsnit, skal opfylde kravene om interessekonflikter i finansforordningens artikel 57.
Eksterne eksperter skal erklære, at de ikke befinder sig i en interessekonflikt på tidspunktet for udpegelsen, og at de forpligter sig til at underrette den anvisningsberettigede, hvis der opstår en interessekonflikt under vurderingsproceduren.
2. Når medlemmerne af panelet har afsluttet deres arbejde, underskriver de en protokol herom, hvori alle de gennemgåede bidrag opregnes, deres kvaliteter vurderes og det angives, til hvilke bidrag der kan tildeles priser. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan autentificeres tilstrækkeligt.
Den protokol, der er omhandlet i første afsnit, opbevares som dokumentation.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede afgør derefter, om priserne skal uddeles. I afgørelsen anføres desuden følgende:
a)
formålet med og det samlede beløb for eventuelt tildelte priser
b)
navnene på eventuelle vindende deltagere, det beløb, som er tildelt hver af de vindende deltagere, og grundene til valget
c)
navnene på eventuelle afviste deltagere og grundene til, at de er blevet afvist.
Artikel 215
Information og underretning
(Finansforordningens artikel 138, stk. 3)
1. Deltagerne informeres om resultatet af vurderingen af deres bidrag hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 15 kalenderdage efter, at den anvisningsberettigede har truffet tildelingsafgørelsen.
2. Den vindende deltager underrettes om afgørelsen om tildeling af prisen, som udgør den retlige forpligtelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 86.
AFSNIT VIII
FINANSIELLE INSTRUMENTER
Artikel 216
Udvælgelsen af enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
1. Med henblik på gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning skal Kommissionen indhente beviser for, at den bemyndigede enhed opfylder kravene i finansforordningens artikel 60, stk. 2. Når disse beviser er indhentet, er de gyldige for den pågældende enheds eventuelle fremtidige gennemførelse af finansielle instrumenter, medmindre der er foretaget væsentlige ændringer i de bemyndigede enheders systemer, regler og procedurer, som er omfattet af disse krav.
2. Med henblik på udvælgelsen af enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter i henhold til finansforordningens artikel 61, stk. 2, offentliggør Kommissionen en indkaldelse til potentielle bemyndigede enheder. Indkaldelsen skal omfatte udvælgelses- og tildelingskriterierne.
Den indkaldelse, der er omhandlet i første afsnit, skal også angive, om den bemyndigede enhed skal anvende sine egne finansielle midler til det specifikke finansielle instrumenter eller dele risikoen. Når dette angives, og når det er nødvendigt at undgå en eventuel interessekonflikt, anføres det også i indkaldelsen, at den bemyndigede enhed skal foreslå foranstaltninger vedrørende afpasning af interesser, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 2. Foranstaltningerne vedrørende afpasning af interesser skal medtages i aftalen om det specifikke finansielle instrument.
Kommissionen indleder en dialog med de enheder, som opfylder udvælgelseskriterierne, på en gennemsigtig og objektiv måde, idet interessekonflikter udngås. Efter dialogen underskriver Kommissionen delegationsaftaler med den eller de enheder, som har indgivet de økonomisk mest fordelagtige forslag, som i givet fald omfatter deres bidrag med egne finansielle midler eller risikodeling.
3. Kommissionen kan indlede direkte forhandlinger med potentielle bemyndigede enheder, inden den underskriver delegationsaftaler, når den bemyndigede enhed er identificeret i den relevante basisretsakt eller anført i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iii), eller i behørigt begrundede og tilstrækkelig dokumenterede undtagelsestilfælde, navnlig når:
a)
der ikke blev indgivet egnede forslag efter en indkaldelse til potentielle bemyndigede enheder
b)
finansielle instrumenter med særlige karakteristika kræver en særlig type bemyndiget enhed på grund af dennes tekniske kompetence, dens høje specialiseringsgrad eller dens administrative beføjelser
c)
tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives Unionen, gør det umuligt at overholde proceduren i stk. 2.
Artikel 217
Indholdet af delegationsaftaler med enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
Ud over kravene i artikel 40 skal delegationsaftaler med enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter, omfatte passende regler for at sikre, at principperne og betingelserne i finansforordningens artikel 140 overholdes. Delegationsaftalerne skal navnlig indeholde:
a)
en beskrivelse af det finansielle instrument, herunder dets investeringsstrategi eller -politik, de typer støtte, der ydes, kriterierne for støtteberettigelse for finansielle formidlere og slutmodtagere samt yderligere operative krav, der gennemfører politikmålene for instrumentet
b)
kravene til et målinterval af værdier for løftestangseffekten
c)
en definition af ikke-støtteberettigede aktiviteter og udelukkelseskriterier
d)
bestemmelser, som sikrer afpasning af interesser og imødegår mulige interessekonflikter
e)
bestemmelser om udvælgelse af finansielle formidlere, jf. finansforordningens artikel 139, stk. 4, andet afsnit, og i givet fald om oprettelse af særlige investeringsmekanismer
f)
bestemmelser om det ansvar, som påhviler den bemyndigede enhed og andre enheder, der deltager i gennemførelsen af det finansielle instrument
g)
bestemmelser om bilæggelse af tvister
h)
bestemmelser om styring af det finansielle instrument
i)
bestemmelser om anvendelse og genanvendelse af Unionens bidrag i overensstemmelse med finansforordningens artikel 140, stk. 6
j)
bestemmelser om forvaltning af bidragene fra Unionen og af forvaltningskonti, herunder modpartsrisici, acceptable likviditetstransaktioner, de berørte parters ansvar, korrektionsforanstaltninger i tilfælde af for store saldi på forvaltningskonti, opbevaring af dokumentation og rapportering
k)
bestemmelser om aflønning af den bemyndigede enhed, herunder satser for forvaltningsgebyrer, og beregning og betaling af forvaltningsomkostninger og -gebyrer til de bemyndigede enheder i henhold til artikel 218
l)
i givet fald bestemmelser om rammebetingelser for bidragene fra de fonde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 175, navnlig Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Den Europæiske Socialfond, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne og den kommende Fiskerifond (i det følgende benævnt »FSR-fondene«)
m)
bestemmelser om varigheden, muligheden for forlængelse og afslutningen af det finansielle instrument, herunder betingelserne for afslutning før aftalt tid og i givet fald exitstrategier
n)
bestemmelser om overvågning af gennemførelsen af støtte til finansielle formidlere og slutmodtagere, herunder de finansielle formidleres rapportering
o)
i givet fald typen og arten af eventuelle dækningstransaktioner, jf. artikel 219.
Artikel 218
Forvaltningsomkostninger og -gebyrer til bemyndigede enheder
(Finansforordningens artikel 139)
1. Kommissionen aflønner de bemyndigede enheder for gennemførelsen af et finansielt instrument gennem resultatbaserede gebyrer, godtgørelse af ekstraordinære udgifter og, når den bemyndigede enhed varetager likviditetsstyringen for det finansielle instrument, likviditetsstyringsgebyrer.
2. De resultatbaserede gebyrer omfatter administrationsgebyrer, som aflønner den bemyndigede enhed for det arbejde, den udfører i forbindelse med gennemførelsen af et finansielt instrument. I givet fald kan de også omfatte politikrelaterede incitamenter for at fremme opfyldelsen af politikmålene eller incitamenter vedrørende det finansielle instruments økonomiske resultater.
Artikel 219
Særlige regler for forvaltningskonti ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
1. Enheder, der har fået overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter, kan åbne forvaltningskonti som omhandlet i finansforordningens artikel 68, stk. 7, i deres eget navn og udelukkende på Kommissionens vegne. De bemyndigede enheder sender den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen de tilsvarende kontoudtog.
2. Forvaltningskontiene skal have en passende likviditet, og aktiverne på disse forvaltningskonti skal forvaltes i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning under overholdelse af passende tilsynsregler i overensstemmelse med finansforordningens artikel 140, stk. 7.
3. I forbindelse med gennemførelsen af finansielle instrumenter må de bemyndigede enheder ikke foretage dækningstransaktioner i spekulationsøjemed. Eventuelle dækningstransaktioners type og art skal på forhånd godkendes af Kommissionen og medtages i de delegationsaftaler, der er omhandlet i artikel 217.
Artikel 220
Finansielle instrumenter, som gennemføres direkte
(Finansforordningens artikel 139)
1. I undtagelsestilfælde kan finansielle instrumenter i medfør af finansforordningens artikel 139, stk. 4, gennemføres direkte på følgende måder:
a)
gennem en særlig investeringsmekanisme, som Kommissionen deltager i sammen med andre offentlige eller private investorer med henblik på at øge løftestangseffekten af Unionens bidrag
b)
gennem lån, garantier, kapitalandele og andre risikodelingsinstrumenter end investeringer i særlige investeringsmekanismer, som stilles til rådighed for slutmodtagerne direkte eller gennem finansielle formidlere.
2. I forbindelse med gennemførelsen af finansielle instrumenter må Kommissionen ikke foretage dækningstransaktioner i spekulationsøjemed. Eventuelle dækningstransaktioners type og art skal på forhånd godkendes af Kommissionen og medtages i aftalerne med de enheder, der gennemfører det finansielle instrument.
Artikel 221
Udvælgelse af finansielle formidlere, forvaltere af særlige investeringsmekanismer og slutmodtagere
(Finansforordningens artikel 139)
1. Når Kommissionen gennemfører finansielle instrumenter direkte eller indirekte gennem særlige investeringsmekanismer, skal disse mekanismer oprettes i henhold til en medlemsstats lovgivning. De kan også oprettes i henhold til lovgivningen i et land, som ikke er en medlemsstat, når det drejer sig om foranstaltninger udadtil. Forvalterne af disse mekanismer skal ved lov eller kontrakt være forpligtet til at handle med den omhu, som kræves af en professionel forvalter, og i god tro.
2. Forvalterne af de særlige investeringsmekanismer som omhandlet i stk. 1 og finansielle formidlere eller slutbrugere af de finansielle instrumenter udvælges under hensyntagen til arten af det finansielle instrument, som skal gennemføres, de pågældende enheders erfaring og operationelle og finansielle kapacitet og/eller slutmodtagernes projekters økonomiske levedygtighed. Valget skal være gennemsigtigt og objektivt begrundet og må ikke give anledning til interessekonflikter.
3. Der ydes ikke finansiel støtte til forvaltere af særlige investeringsmekanismer, finansielle formidlere og slutmodtagere, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, 108 og 109.
Artikel 222
Betingelser for anvendelse af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter skal rette op på markedsfejl eller -svigt eller suboptimale investeringsforhold og kun yde støtte til slutmodtagere, som anses for at være potentielt økonomisk levedygtige på tidspunktet for Unionens støtte gennem et finansielt instrument.
2. Finansielle instrumenter skal yde støtte til slutmodtagere på en proportional måde. Specielt skal fortrinsbehandling af investorer, som bidrager med saminvestering eller risikodeling, være begrundet, stå i et rimeligt forhold til de risici, som investorerne i et finansielt instrument tager, og være begrænset til det minimum, som er nødvendigt for at sikre deres investering eller risikodeling.
Artikel 223
Løftestangseffekt
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter skal sigte mod at give Unionens bidrag en løftestangseffekt ved at mobilisere en samlet investering, som er større end Unionens bidrag.
EU-midlernes løftstangseffekt svarer til det beløb, der udbetales til de støtteberettigede slutmodtagere, divideret med det beløb, som Unionens bidrag udgør.
2. Målintervallet af værdier for løftstangseffekten baseres på en forudgående vurdering for det tilsvarende finansielle instrument.
Artikel 224
Forudgående vurdering af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter baseres på forudgående vurderinger, som identificerer markedsfejl eller -svigt eller suboptimale investeringsforhold og evaluerer investeringsbehovene i lyset af politikmålene.
2. Den forudgående vurdering skal vise, at de identificerede markedsbehov ikke kan opfyldes på passende vis og i rette tid gennem enten markedsbaserede aktiviteter eller andre typer tiltag fra Unionens side end finansiering via et finansielt instrument, såsom regulering, liberalisering, reform eller andre politiktiltag. Den skal evaluere sandsynligheden af og de mulige omkostninger ved markedsforvridninger og fortrængning af privat finansiering gennem det finansielle instrument og skal pege på, hvordan man kan mindske de negative virkninger af sådanne forvridninger.
3. Den forudgående vurdering skal i overensstemmelse med subsidiaritetsprincippet vise, at et finansielt instrument på unionsniveau opfylder konstaterede markedsbehov mere effektivt end tilsvarende finansielle instrumenter på nationalt eller regionalt plan, herunder de instrumenter, som finansieres af FSR-fondene. Ved vurderingen af værdien af Unionens bidrag tages der hensyn til faktorer såsom vanskelig adgang til finansiering på nationalt plan, navnlig for grænseoverskridende projekter, stordriftsfordele eller stærke demonstrationseffekter i forbindelse med udbredelse af bedste praksis til medlemsstaterne.
4. Den forudgående vurdering skal fastslå, hvordan det finansielle instrument kan gennemføres mest effektivt.
5. Den forudgående vurdering skal også påvise, at det planlagte finansielle instrument er foreneligt med:
a)
nye og eksisterende finansielle instrumenter, således at man undgår uønsket overlapning og opnår synergieffekter og stordriftsfordele
b)
finansielle instrumenter og andre former for offentlig intervention, som vedrører den samme markedssituation, for at undgå uoverensstemmelser og undersøge potentielle synergieffekter.
6. Den forudgående vurdering skal bedømme den planlagte interventions proportionalitet med hensyn til den konstaterede finansieringskløfts størrelse og det planlagte finansielle instruments forventede løftestangseffekt og undersøge yderligere kvalitative virkninger, såsom udbredelse af bedste praksis, effektiv fremme af Unionens politikmål i hele gennemførelseskæden eller adgang til specifik ekspertise hos de aktører, der deltager i gennemførelseskæden.
7. Den forudgående vurdering skal fastsætte et sæt hensigtsmæssige resultatindikatorer for det foreslåede finansielle instrument og præcisere det forventede output og de forventede resultater og virkninger.
8. Der foretages kun en særskilt forudgående vurdering af finansielle instrumenter, når en vurdering, som fuldt ud overholder kriterierne i stk. 1-7, ikke indgår i den forudgående vurdering eller en konsekvensanalyse af et program eller en aktivitet, som er omfattet af en basisretsakt.
Artikel 225
Overvågning af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. For at sikre en harmoniseret overvågning af finansielle instrumenter, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 12, indfører den ansvarlige anvisningsberettigede et overvågningssystem, som skal medvirke til at give rimelig sikkerhed for, at Unionens midler anvendes i overensstemmelse med finansforordningens artikel 32, stk. 2.
2. Overvågningssystemet bruges til at vurdere fremskridtene med gennemførelsen hen imod opfyldelse af politikmålene, som afspejles i de relevante output- og resultatindikatorer, der er fastsat i overenssstemmelse med den forudgående vurdering, og til at analysere, om gennemførelsen overholder de fastsatte krav, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 2, og udgør grundlaget for Kommissionens rapportering i henhold til finansforordningens artikel 38, stk. 5, og artikel 140, stk. 8.
3. I tilfælde af indirekte forvaltning bygger Kommissionens overvågning på de bemyndigede enheders rapporter og regnskaber og på de foreliggende revisioner og den kontrol, som er foretaget af den bemyndigede enhed, under hensyntagen til den bemyndigede enheds forvaltningserklæring og udtalelsen fra det uafhængige revisionsorgan, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5. Kommissionen gennemgår oplysningerne fra de bemyndigede enheder og kan foretage kontrol, bl.a. på stikprøvebasis, på passende gennemførelsesniveauer op til slutmodtagerne.
Den bemyndigede enheds overvågning bygger på de finansielle formidleres rapporter og regnskaber og på de foreliggende revisioner og den kontrol, som er foretaget af den finansielle formidler, under hensyntagen til den finansielle formidlers forvaltningserklæring og udtalelsen fra uafhængige revisorer.
Når der ikke er nogen finansielle formidlere, overvåger den bemyndigede enhed direkte anvendelsen af det finansielle instrument på grundlag af slutmodtagernes rapporter og regnskaber.
Den bemyndigede enhed gennemgår, i givet fald på stikprøvebasis, oplysningerne fra de finansielle formidlere eller slutmodtagerne og gennemfører kontrol i overensstemmelse med den aftale, der er omhandlet i artikel 217.
4. I tilfælde af direkte forvaltning bygger Kommissionens overvågning på de finansielle formidleres og slutmodtagernes rapporter og regnskaber, idet der føres den nødvendige kontrol. Bestemmelserne i stk. 3 finder tilsvarende anvendelse på direkte forvaltning.
5. Aftalerne om gennemførelse af de finansielle instrumenter skal indeholde de bestemmelser, som er nødvendige for anvendelsen af stk. 1-4.
Artikel 226
Behandling af bidrag fra FSR-fondene
(Finansforordningens artikel 140)
1. Der føres særskilte regnskaber for bidrag fra FSR-fondene til finansielle instrumenter, som er oprettet i henhold til finansforordningens afsnit VIII, og som modtager støtte fra FSR-fondene i henhold til de sektorspecifikke regler.
2. Bidrag fra FSR-fondene anbringes på særskilte konti og anvendes i overensstemmelse med målene for de respektive FSR-fonde til foranstaltninger og slutmodtagere, der er forenelige med det eller de programmer, som bidragene kommer fra.
3. Med hensyn til bidrag fra FSR-fondene til finansielle instrumenter, som er oprettet i henhold til finansforordningens afsnit VIII, gælder de sektorspecifikke regler.
AFSNIT IX
REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING
KAPITEL 1
Regnskabsaflæggelse
Artikel 227
Beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret
(Finansforordningens artikel 142)
Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret skal indeholde en nøjagtig redegørelse for:
a)
hvordan de mål, der er opstillet for regnskabsåret, er virkeliggjort i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
b)
hvordan den finansielle situation er, og hvilke begivenheder der har haft væsentlig indflydelse på regnskabsårets aktiviteter.
Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning skal være adskilt fra beretningerne om gennemførelsen af budgettet.
Artikel 228
Fravigelse af regnskabsprincipperne
(Finansforordningens artikel 144)
Hvis regnskabsførerne i særlige tilfælde finder, at der er grund til at fravige indholdet i et af de regnskabsprincipper, som er angivet i Unionens regnskabsregler, begrundes og nævnes fravigelsen i de noter til årsregnskabet, der er omhandlet i artikel 232.
Artikel 229
Bilag
(Finansforordningens artikel 144)
1. Hver postering skal være baseret på daterede og nummererede bilag, der er udformet på papir eller et andet medium, som sikrer, at bilaget er troværdigt, og at dets indhold bevares i den periode, der er fastsat i artikel 48.
2. Transaktioner af samme art, der er gennemført på samme sted og i løbet af samme dag, kan dokumenteres ved ét sammenfattende bilag.
Artikel 230
Resultatopgørelsen
(Finansforordningens artikel 145)
Resultatopgørelsen viser regnskabsårets indtægter og udgifter klassificeret efter art.
Artikel 231
Pengestrømsopgørelsen
(Finansforordningens artikel 145)
Pengestrømsopgørelsen viser pengestrømme i regnskabsåret med angivelse af udviklingen i likviditeten mellem årets begyndelse og årets udgang.
Likviditeten udgøres af:
a)
den likvide beholdning
b)
indeståender på anfordringskonti i banker
c)
andre disponible aktiver, der hurtigt kan omsættes til kontanter, og hvis værdi er stabil.
Artikel 232
Noter til årsregnskabet
(Finansforordningens artikel 145)
De noter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 145, er en integreret del af årsregnskabet. Noterne indeholder mindst følgende oplysninger:
a)
regnskabsprincipperne, -reglerne og -metoderne
b)
forklarende noter med yderligere oplysninger, der ikke findes i selve årsregnskabet, men som er nødvendige for at give et retvisende billede.
Artikel 233
Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen
(Finansforordningens artikel 146)
1. Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen omfatter:
a)
oplysninger om indtægter, herunder:
i)
ændringer i overslagene over budgettets indtægter
ii)
gennemførelsen af budgettets indtægter
iii)
de fastlagte fordringer
b)
oplysninger, der viser udviklingen i de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
c)
oplysninger, der viser udnyttelsen af de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
d)
oplysninger, der viser de udestående forpligtelser, de forpligtelser, som er fremført fra det foregående regnskabsår, og de forpligtelser, som er indgået i regnskabsåret.
2. For så vidt angår oplysningerne om indtægter, vedlægges desuden en opgørelse, der viser fordelingen på medlemsstater af de fordringer vedrørende egne indtægter, for hvilke der er udstedt indtægtsordre, men som ved regnskabsårets udløb endnu ikke er inkasseret.
Artikel 234
Bestemmelser om fremsendelse af regnskaber
(Finansforordningens artikel 148)
De foreløbige regnskaber og de endelige regnskaber, der er omhandlet i finansforordningens artikel 147 og 148, kan fremsendes elektronisk.
KAPITEL 2
Regnskabsføring
Afdeling 1
Organisation på regnskabsområdet
Artikel 235
Organisation på regnskabsområdet
(Finansforordningens artikel 151)
1. Regnskabsføreren for hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, udarbejder og ajourfører dokumentationsmateriale, der beskriver organisation og procedurer på regnskabsområdet for hans egen institution eller hans eget organ.
2. Budgetindtægter og -udgifter registreres i det it-system, der er omhandlet i artikel 236, efter transaktionens økonomiske beskaffenhed enten som løbende indtægter eller udgifter eller som kapital.
Artikel 236
It-systemer
(Finansforordningens artikel 151)
1. Regnskabet føres ved hjælp af et integreret it-system.
2. Regnskabsføring ved hjælp af it-systemer og -undersystemer kræver en fuldstændig beskrivelse af de anvendte systemer og undersystemer.
Beskrivelsen definerer indholdet af alle datafelter og præciserer, hvordan systemet behandler de enkelte transaktioner. Den angiver, hvordan systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver enkelt transaktion og for enhver ændring af it-systemerne og -undersystemerne, så det når som helst er muligt at fastslå ændringens art og den person, som har foretaget den.
Beskrivelserne af it-regnskabssystemer og -undersystemer skal angive eventuelle sammenkoblinger mellem disse systemer og det centrale regnskabssystem, bl.a. med hensyn til dataoverførsel og saldoafstemning.
3. Adgangen til it-systemerne og -undersystemerne er begrænset til personerne på en liste over godkendte brugere, der opstilles og ajourføres af hver enkelt institution.
Afdeling 2
Regnskabsbøger
Artikel 237
Regnskabsbøger
(Finansforordningens artikel 154)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, fører en dagbog, en hovedbog og delbøger for i det mindste debitorer, kreditorer og anlægsaktiver, medmindre det ikke er rimeligt ud fra cost-benefit-hensyn.
Regnskabsbøgerne består af elektroniske dokumenter, som er identificeret af regnskabsføreren, og hvis bevismæssige værdi er sikret.
Posteringerne i dagbogen overføres til hovedbogen efter den regnskabskontoplan, der er omhandlet i artikel 212.
Dagbogen og hovedbogen kan opdeles i lige så mange hjælpebøger, som der er behov for.
Posteringerne i hjælpebøgerne centraliseres mindst en gang om måneden i dagbogen og hovedbogen.
Artikel 238
Generel kontooversigt
(Finansforordningens artikel 154)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, opstiller en generel kontooversigt over alle konti i det almindelige regnskab, herunder de konti, hvor saldo er opgjort i løbet af regnskabsåret, med angivelse for hver af dem af:
a)
kontonummer
b)
betegnelse
c)
samlet beløb i debet
d)
samlet beløb i kredit
e)
saldo.
Artikel 239
Regnskabsafstemninger
(Finansforordningens artikel 154)
1. Oplysningerne i hovedbogen opbevares og organiseres på en sådan måde, at de kan afstemmes med indholdet af hver enkelt konto i den generelle kontooversigt.
2. Når det drejer sig om fortegnelsen over anlægsaktiver, finder artikel 246-253 anvendelse.
Afdeling 3
Registrering
Artikel 240
Regnskabsposteringer
(Finansforordningens artikel 154)
1. Posteringerne foretages efter det dobbelte bogholderis metode, hvilket betyder, at enhver bevægelse eller ændring, der registreres i regnskabet, repræsenteres ved en dobbeltpostering, der indebærer, at samme beløb debiteres henholdsvis krediteres de relevante konti, der berøres af posteringen.
2. Modværdien i euro af en transaktion udtrykt i en anden valuta end euro beregnes og bogføres til denne modværdi.
Transaktioner i udenlandske valutaer på justerbare konti justeres i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning.
Denne justering sker på grundlag af kurser beregnet i overensstemmelse med artikel 6.
Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og en anden valuta med henblik på opstilling af balancen pr. 31. december i år N, er kursen den sidste arbejdsdag i år N.
3. I Unionens regnskabsregler, som fastsættes efter finansforordningens artikel 152, præciseres de regler for omregning og omvurdering, som er nødvendige med henblik på regnskabsføring efter periodiseringsprincippet.
Artikel 241
Bogføringstransaktioner
(Finansforordningens artikel 154)
Hver bogføringstransaktion skal præcisere oplysningens oprindelse, indhold og postering samt referencerne på relevante bilag.
Artikel 242
Registrering i dagbogen
(Finansforordningens artikel 154)
Regnskabstransaktionerne registreres i dagbogen efter en af følgende metoder, der ikke udelukker hinanden:
a)
dag for dag, transaktion for transaktion
b)
ved en månedlig sammenfatning af transaktionernes samlede beløb, forudsat at alle bilag opbevares, så de enkelte transaktioner dag for dag kan verificeres.
Artikel 243
Validering af registreringer
(Finansforordningens artikel 154)
1. Registreringerne i dagbogen og i delbøgerne gøres definitive gennem en valideringsprocedure, der forbyder ændring eller sletning af oplysninger.
2. En afslutningsprocedure, der fastfryser transaktionernes kronologi og sikrer, at oplysningerne ikke ændres, gennemføres inden aflæggelsen af det endelige årsregnskab.
Afdeling 4
Afstemning og kontrol
Artikel 244
Afstemning af konti
(Finansforordningens artikel 154)
1. Saldiene for kontiene i den generelle kontooversigt afstemmes jævnligt, og i det mindste i forbindelse med den årlige regnskabsafslutning, med oplysningerne i de forvaltningssystemer, som de anvisningsberettigede anvender i forbindelse med forvaltningen af aktiver og det daglige input i regnskabssystemet.
2. Regnskabsføreren tjekker jævnligt og i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning, at banksaldiene stemmer overens med de virkelige forhold, bl.a. gennem:
a)
afstemning af bankindeståender med kontoudtog fra pengeinstitutterne
b)
afstemning af kassebeholdningen med oplysningerne i kassebogen.
For så vidt angår konti for anlægsaktiver foretages denne kontrol i overensstemmelse med artikel 250.
3. Mellemregningskonti mellem institutionerne afstemmes månedligt.
4. Interimskonti åbnes og gennemgås årligt af regnskabsføreren. Den anvisningsberettigede er ansvarlig for disse konti og afslutter dem hurtigst muligt.
Afdeling 5
Bevillingsregnskabet
Artikel 245
Føring af bevillingsregnskabet og dettes indhold
(Finansforordningens artikel 156)
1. Bevillingsregnskabet skal for hver underinddeling i budgettet vise:
a)
for så vidt angår udgifter:
i)
de bevillinger, der er godkendt i det oprindelige budget, de bevillinger, der er opført i ændringsbudgetter, fremførte bevillinger, de bevillinger, der er til rådighed som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter, de bevillinger, der er fremkommet ved overførsel, og de samlede bevillinger, der således er til rådighed
ii)
de indgåede forpligtelser og udførte betalinger i regnskabsåret
b)
for så vidt angår indtægter:
i)
de overslag, der er opført i det oprindelige budget, de overslag, der er opført i ændringsbudgetter, formålsbestemte indtægter og det samlede beløb for de således anslåede indtægter
ii)
de fastlagte fordringer og inkasserede beløb i regnskabsåret
c)
en opgørelse over uindfriede forpligtelser og udestående fordringer, som er fremført fra tidligere regnskabsår.
De i første afsnit, litra a), omhandlede forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger registreres og vises særskilt.
Endvidere anføres i bevillingsregnskabet de samlede foreløbige forpligtelser vedrørende Den Europæiske Garantifond for Landbruget (i det følgende benævnt »EGFL«) og de tilsvarende betalinger.
Disse forpligtelser anføres over for de samlede bevillinger til EGFL.
2. Bevillingsregnskabet viser særskilt:
a)
udnyttelsen af fremførte bevillinger og regnskabsårets bevillinger
b)
afviklingen af uindfriede forpligtelser.
For indtægternes vedkommende vises de udestående fordringer fra tidligere regnskabsår særskilt.
3. Bevillingsregnskabet kan organiseres på en sådan måde, at der udvikles et omkostningsregnskabssystem.
4. Bevillingsregnskabet føres ved hjælp af it-systemer, bøger eller kartotekskort.
KAPITEL 3
Formuefortegnelse
Artikel 246
Formuefortegnelse
(Finansforordningens artikel 157)
Formuefortegnelsessystemet oprettes af den anvisningsberettigede med tenisk bistand fra regnskabsføreren. Systemet skal levere alle de oplysninger, der er nødvendige for regnskabsføringen og for beskyttelse af aktiverne.
Artikel 247
Beskyttelse af aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, fastlægger sine egne regler for beskyttelse af de aktiver, der er opført på deres respektive balance, og udpeger de tjenestegrene, der har ansvaret for formuefortegnelsen.
Artikel 248
Opførelse af aktiver i fortegnelsen
(Finansforordningens artikel 157)
Alle aktiver, som anskaffes, opføres i formuefortegnelsen og registreres i kontiene over anlægsaktiver, hvis anvendelsesperioden er over et år, hvis der ikke er tale om forbrugsgoder, og hvis anskaffelsesprisen eller kostprisen er højere end den pris, som er anført i Unionens regnskabsregler, der er fastsat efter finansforordningens artikel 152.
Artikel 249
Oplysninger om aktiver i fortegnelsen
(Finansforordningens artikel 157)
Formuefortegnelsen indeholder en passende beskrivelse af hvert aktiv og angiver, hvor aktivet befinder sig, eller, for løsøre, den ansvarlige tjenestegren eller person, anskaffelsestidspunkt og enhedspris.
Artikel 250
Tjek af fortegnelsen over løsøre
(Finansforordningens artikel 157)
De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, tjekker fortegnelsen for at sikre sig, at hvert enkelt aktiv rent faktisk eksisterer og stemmer overens med den tilsvarende post i fortegnelsen. Tjekket udføres som led i et årligt kontrolprogram, undtagen for så vidt angår materielle anlægsaktiver og immaterielle aktiver, som tjekkes mindst hvert tredje år.
Artikel 251
Salg af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Medlemmerne af og tjenestemænd, ansatte eller andet personale ved de institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, kan ikke erhverve aktiver, der sælges af disse institutioner og organer, undtagen når salget foregår på en offentlig auktion.
Artikel 252
Procedure for salg af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
1. Salg af materielle aktiver offentliggøres ved passende lokal annoncering, når købsværdien pr. enhed af disse aktiver er på 8 100 EUR eller derover. Der skal gå mindst 14 kalenderdage mellem den sidste annoncering og salgsaftalens indgåelse.
Det salg, der er omhandlet i første afsnit, bekendtgøres i Den Europæiske Unions Tidende, når købsværdien pr. enhed er på 391 100 EUR eller derover. Passende annoncering kan også finde sted i medlemsstaternes presse. Der skal gå mindst en måned mellem tidspunktet for offentliggørelsen af meddelelsen i Den Europæiske Unions Tidende og salgsaftalens indgåelse.
2. De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, kan undlade annoncering, når omkostningerne ved annoncering overstiger det forventede afkast af transaktionen.
3. De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, bestræber sig altid på at opnå den bedste salgspris for materielle aktiver.
4. Stk. 1, 2 og 3 finder ikke anvendelse på salg mellem Unionens institutioner og deres organer som omhandlet i finansforordningens artikel 208.
Artikel 253
Procedure for overdragelse af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Hvis aktiver opført i fortegnelserne, herunder bygninger, sælges, gives væk, kasseres, udlejes eller forsvinder som følge af tab, tyveri eller af en hvilken som helst anden årsag, udfærdiger den anvisningsberettigede en erklæring eller rapport.
Erklæringen eller rapporten skal særlig fastlægge den eventuelle erstatningspligt for en tjenestemand eller anden ansat ved Unionen eller en anden person.
Hvis fast ejendom eller større anlæg stilles gratis til rådighed, skal der udfærdiges en kontrakt, og sagen skal indgå i en årlig rapport, som sendes til Europa-Parlamentet og Rådet i forbindelse med forelæggelsen af budgetforslaget.
Medlemmerne af og tjenestemænd eller øvrige ansatte og andet personale ved de institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, må ikke modtage aktiver i fortegnelsen, når sådanne gives væk eller kasseres.
Artikel 254
Fortegnelser og annoncering af salg i Unionens delegationer
(Finansforordningens artikel 157)
1. De faste fortegnelser over løsøre, der tilhører Unionen, skal for Unionens delegationers vedkommende føres lokalt. De skal regelmæssigt sendes til de centrale tjenestegrene efter nærmere regler fastsat af hver institution.
Løsøre under transport til Unionens delegationer opføres i en foreløbig fortegnelse, indtil de registreres i de faste fortegnelser.
2. Annoncering af salg af Unionens delegationers løsøre sker i overensstemmelse med lokal sædvane.
ANDEN DEL
SÆRLIGE BESTEMMELSER
AFSNIT I
FORSKNING
Artikel 255
Former for transaktioner
(Finansforordningens artikel 181)
1. Direkte foranstaltninger gennemføres på anlæggene under Det Fælles Forskningscenter (i det følgende benævnt »FFC«) og finansieres i princippet fuldt ud over budgettet. Direkte foranstaltninger består af:
a)
forskningsprogrammer
b)
aktiviteter vedrørende sonderende forskning
c)
videnskabelige og tekniske støtteaktiviteter af institutionel art.
2. FFC kan deltage i indirekte foranstaltninger på de betingelser, som er fastsat i finansforordningens artikel 183.
3. Det overslag over fordringen, der er omhandlet i finansforordningens artikel 181, stk. 2, meddeles regnskabsføreren med henblik på registrering.
Artikel 256
Yderligere regler for FFC
(Finansforordningens artikel 183)
1. De aktiviteter, som FFC gennemfører på et konkurrencemæssigt grundlag, består af:
a)
aktiviteter, som gennemføres efter tilskuds- og udbudsprocedurer
b)
aktiviteter for tredjemands regning
c)
aktiviteter, som gennemføres inden for rammerne af en administrativ aftale med andre institutioner eller andre af Kommissionens tjenestegrene om tilvejebringelse af videnskabelige og tekniske hjælpefunktioner.
2. Når aktiviteter, som FFC gennemfører for tredjemands regning, indebærer offentlige indkøb, skal udbudsproceduren overholde principperne om gennemsigtighed og ligebehandling.
3. De overslag over fordringer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 183, stk. 2, meddeles regnskabsføreren med henblik på registrering.
AFSNIT II
FORANSTALTNINGER UDADTIL
KAPITEL I
Almindelige bestemmelser
Artikel 257
Foranstaltninger, der kan finansieres
(Finansforordningens artikel 184)
Bevillingerne vedrørende de foranstaltninger, der er omhandlet i afsnit IV, kapitel 1, i finansforordningens anden del, kan bl.a. anvendes til finansiering af indkøbskontrakter, tilskud, herunder rentegodtgørelser, speciallån, lånegarantier og finansiel bistand, budgetstøtte og andre specifikke former for budgettilskud.
KAPITEL II
Budgetstøtte og multidonortrustfonde
Artikel 258
Anvendelse af budgetstøtte
(Finansforordningens artikel 186)
1. Når den pågældende basisretsakt tillader det, kan Kommissionen i et tredjeland anvende sektorbestemt eller generel budgetstøtte, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
partnerlandets forvaltning af de offentlige finanser er tilstrækkelig gennemsigtig, pålidelig og effektiv
b)
partnerlandet har indført tilstrækkelig troværdige og relevante sektorpolitikker eller nationale politikker, og
c)
partnerlandet har indført stabilitetsorienterede makroøkonomiske politikker.
2. De aftaler, som indgås med partnerlandet, skal indeholde en forpligtelse for landet til at give Kommissionen pålidelige og rettidige oplysninger, som gør det muligt for Kommissionen at vurdere, om betingelserne i stk. 1 er opfyldt.
Artikel 259
EU-trustfonde for foranstaltninger udadtil
(Finansforordningens artikel 187)
Bidrag fra andre donorer bogføres, når de indbetales på den specifikke bankkonto for trustfonden, med det beløb i euro, som er resultatet af omregningen ved modtagelsen af bidragene på den specifikke bankkonto.
Unionens bidrag overføres rettidigt for at dække trustfondens retlige forpligtelser under behørig hensyntagen til de disponible midler, som stammer fra de andre donorer.
Renter, som er påløbet på trustfondens specifikke bankkonto, investeres i trustfonden, medmindre andet er fastsat i retsakten om oprettelse af trustfonden.
Alle transaktioner, som i løbet af regnskabsåret foretages på den bankkonto, der er omhandlet i tredje afsnit, dokumenteres fyldestgørende i trustfondens regnskaber.
Regnskabsføreren opstiller regnskaberne for de transaktioner, som hver trustfond udfører, to gange om året.
Trustfondene underkastes hvert år en uafhængig ekstern revision.
Trustfondens bestyrelse godkender den årsberetning for trustfonden, som den anvisningsberettigede udfærdiger, sammen med det årsregnskab, som regnskabsføreren udarbejder. Disse beretninger vedlægges som bilag til den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes årsberetning og forelægges Europa-Parlamentet og Rådet som led i Kommissionens dechargeprocedure.
Reglerne for bestyrelsens sammensætning og vedtægterne fastlægges i den retsakt om oprettelse af trustfonden, som Kommissionen vedtager, og som donorerne tilslutter sig. Disse regler sikrer en rimelig repræsentation af donorerne og omfatter et krav om positiv stemmeafgivelse fra Kommissionen i forbindelse med den endelige afgørelse om anvendelsen af midlerne.
KAPITEL III
Offentlige indkøb
Artikel 260
Leje af bygninger
(Finansforordningens artikel 190)
De eneste ejendomskontrakter, der kan finansieres over aktionsbevillingerne til foranstaltninger udadtil, er kontrakter om leje af bygninger, der allerede er opført ved lejekontraktens underskrivelse. Disse kontrakter offentliggøres efter bestemmelserne i artikel 124.
Artikel 261
Definitioner
(Finansforordningens artikel 190)
1. Tjenesteydelseskontrakter omfatter kontrakter om undersøgelser og om teknisk bistand.
Der foreligger en kontrakt om undersøgelser, hvis den tjenesteydelseskontrakt, der er indgået mellem en tjenesteyder og den ordregivende myndighed, bl.a. vedrører undersøgelser til identifikation og forberedelse af projekterne, feasibility-undersøgelser, økonomiske undersøgelser og markedsundersøgelser, tekniske undersøgelser, evalueringer og revision.
Der foreligger en kontrakt om teknisk bistand, hvis tjenesteyderen skal optræde som konsulent, og hvis han skal lede eller tilse et projekt og stille eksperter til rådighed efter nærmere bestemmelser i kontrakten.
2. Har et tredjeland i sin offentlige tjeneste eller i enheder med offentlig deltagelse kvalificeret forvaltningspersonale til rådighed, kan kontrakterne gennemføres direkte af disse offentlige tjenester og enheder.
Artikel 262
Særlige bestemmelser om beløbsgrænser og nærmere regler for indgåelse af indkøbskontrakter med tredjelande
(Finansforordningens artikel 190)
1. Artikel 123-126, undtagen, for så vidt angår definitionerne, artikel 127, stk. 3 og 4, artikel 128, artikel 134-137, artikel 139, stk. 3-6, artikel 148, stk. 4, artikel 151, stk. 2, artikel 152-158, artikel 160 og artikel 164 i denne forordning finder ikke anvendelse på indkøbskontrakter, som indgås af de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, eller som indgås på disses vegne.
Kommissionen træffer afgørelse om gennemførelsen af bestemmelserne om indkøb i dette kapitel, herunder hensigtsmæssig kontrol, der iværksættes af den ansvarlige anvisningsberettigede, når Kommissionen ikke er den ordregivende myndighed.
2. Ved manglende overholdelse af de procedurer, der er omhandlet i stk. 1, kan udgifterne til de pågældende foranstaltninger ikke finansieres af Unionen.
3. Dette kapitel finder ikke anvendelse på de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, litra b), når Kommissionen efter kontrol i henhold til finansforordningens artikel 61 har bemyndiget dem til at anvende deres egne udbudsprocedurer.
Artikel 263
Offentliggørelse og ikke-forskelsbehandling
(Finansforordningens artikel 190 og 191)
1. Kommissionen træffer de nødvendige gennemførelsesforanstaltninger for at sikre den bredest mulige deltagelse på lige vilkår i udbudsprocedurer vedrørende kontrakter finansieret af Unionen. I den forbindelse skal det især sikres:
a)
at forhåndsmeddelelser, udbudsbekendtgørelser og bekendtgørelser om indgåelse af kontrakt offentliggøres på passende måde og inden for en rimelig frist
b)
at enhver forskelsbehandling eller teknisk specifikation, der kan hindre bred deltagelse på lige vilkår for alle fysiske og juridiske personer som omhandlet i finansforordningens artikel 182, fjernes.
2. Artikel 265, stk. 5, artikel 267, stk. 3, og artikel 269, stk. 4, berører ikke anvendelsen af e-indkøb.
Artikel 264
Offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 190)
1. Forhåndsmeddelelsen i forbindelse med internationale udbud sendes til Publikationskontoret så hurtigt som muligt, når det drejer sig om vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakter, og så hurtigt som muligt efter afgørelsen om godkendelse af programmet, når det drejer sig om bygge- og anlægskontrakter.
2. I forbindelse med dette kapitel offentliggøres udbudsbekendtgørelsen:
a)
som minimum i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet, når det drejer sig om internationale udbud
b)
som minimum i modtagerlandets statstidende eller et tilsvarende medie, når det drejer sig om lokale udbud.
Når udbudsbekendtgørelsen også offentliggøres lokalt, skal den være identisk med og offentliggøres samtidig med den, der offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet. Kommissionen sørger for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet. Hvis udbudsbekendtgørelsen offentliggøres lokalt, kan dette gøres af de enheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, litra b).
3. Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes, når kontrakten er underskrevet, undtagen når kontrakten, hvis det stadig er nødvendigt, er erklæret hemmelig, eller når gennemførelsen af kontrakten skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Den Europæiske Unions eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det, og når det ikke anses for at være hensigtsmæssigt at offentliggøre bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt.
Artikel 265
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af tjenesteydelseskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes på følgende måde for tjenesteydelseskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover:
i)
internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
ii)
internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 3 i denne artikel, eller en rammekontrakt.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
Ved betaling af beløb, der ligger under eller er lig med 2 500 EUR, kan man blot betale forelagte fakturaer uden forudgående accept af et bud.
2. Ved internationalt begrænset udbud i henhold til stk. 1, litra a), skal det i udbudsbekendtgørelsen oplyses, hvor mange ansøgere der vil blive opfordret til at afgive bud. For tjenesteydelseskontrakter skal mindst fire ansøgere opfordres til at afgive bud. Antallet af ansøgere, der får mulighed for at afgive bud, skal være tilstrækkeligt til at sikre reel konkurrence.
Listen over udvalgte ansøgere offentliggøres på Kommissionens hjemmeside.
Hvis antallet af ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne eller kriterierne med hensyn til minimale kapacitetsniveauer, er mindre end minimumsantallet, kan den ordregivende myndighed nøjes med at opfordre de ansøgere, som opfylder kriterierne for afgivelse af bud, til at afgive bud.
3. I forbindelse med udbud med forhandling i henhold til stk. 1, litra b), udarbejder den ordregivende myndighed en liste med mindst tre tilbudsgivere efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Tilbudsgivere i forbindelse med udbud med forhandling på konkurrencevilkår kan vælges fra en behørigt offentliggjort liste over leverandører som omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra b). Listen udarbejdes efter en indkaldelse af interessetilkendegivelser og er gyldig i højst fem år fra offentliggørelsesdatoen. Listen kan omfatte dellister. Enhver interesseret person kan indgive en ansøgning når som helst i listens gyldighedsperiode, undtagen i de sidste tre måneder af denne periode. Når en kontrakt skal tildeles, opfordrer den ordregivende myndighed alle leverandører, som er opført på den relevante liste eller delliste, til at afgive et bud.
Åbningen og evalueringen af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af tilbudsgiverne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
4. Når der er tale om juridiske tjenesteydelser i overensstemmelse med CPV-nomenklaturen, kan de ordregivende myndigheder anvende udbud med forhandling på konkurrencevilkår uanset kontraktens anslåede værdi.
5. Buddene sendes i en pakke eller ydre konvolut, der indeholder to særskilte forseglede konvolutter med påskrifterne, henholdsvis: Konvolut A - Teknisk bud og Konvolut B - Finansielt bud. På den ydre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
Hvis det i udbudsdokumenterne er fastsat, at der kan afholdes interviews, kan evalueringsudvalget interviewe de vigtigste medlemmer af det eksperthold, som foreslås i de teknisk set antagelige bud, efter at udvalget har nedfældet sine foreløbige konklusioner på skrift, men inden den tekniske evaluering af buddene er endeligt afsluttet. I så fald interviewer evalueringsudvalget eksperterne med så korte tidsintervaller, at der kan foretages en sammenligning, og helst samlet, hvis de udgør et hold. Interviewene forløber efter et skema, som evalueringsudvalget i forvejen har fastlagt, og som anvendes på de forskellige indkaldte eksperter eller eksperthold. Datoen og tidspunktet for interviewet skal meddeles tilbudsgiverne mindst 10 kalenderdage i forvejen. I tilfælde af force majeure, der forhindrer tilbudsgiveren i at være til stede ved interviewene, meddeles tilbudsgiveren en ny dato og et nyt tidspunkt.
6. Det økonomisk mest fordelagtige bud findes ved anvendelse af kriterierne for tildeling af kontrakter.
Ved udvælgelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud vægtes buddenes tekniske kvalitet og pris efter fordelingsnøglen 80/20. Til dette formål:
a)
multipliceres det antal point, der tildeles de tekniske bud, med en koefficient på 0,80
b)
multipliceres det antal point, der tildeles de finansielle bud, med en koefficient på 0,20.
Artikel 266
Udbud med forhandling ved tjenesteydelseskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Ved tjenesteydelseskontrakter kan de ordregivende myndigheder benytte udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristen for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 104, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når leveringen af tjenesteydelserne overdrages til offentlige organer eller til institutioner eller foreninger, der arbejder uden fortjeneste for øje, og det drejer sig om foranstaltninger, der er af institutionel karakter, eller som går ud på at yde social bistand til visse befolkningsgrupper
c)
når det drejer sig om ydelser til fortsættelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser på de i stk. 2 omhandlede betingelser
d)
når udbudsproceduren eller forsøget på at anvende en rammekontrakt ikke har givet resultat, dvs. at alle indkomne bud har været uantagelige med hensyn til kvalitet og/eller pris, i hvilket tilfælde den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet kan indlede forhandlinger med en eller flere af tilbudsgiverne efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt
e)
når den pågældende kontrakt indgås efter en projektkonkurrence og i henhold til de gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen, i hvilket tilfælde alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne
f)
når tjenesteydelser af tekniske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt tjenesteyder
g)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
h)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I forbindelse med første afsnit, litra a), i dette stykke sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Aktiviteter af interinstitutionel karakter som omhandlet i første afsnit, litra b), omfatter tjenesteydelser, som er direkte knyttet til offentligretlige organers vedtægtsmæssige opgaver.
2. Ved tjenesteydelser til udvidelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser som omhandlet i stk. 1, litra c), forstås:
a)
supplerende tjenesteydelser, der ikke figurerer i hovedkontrakten, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for kontraktens gennemførelse, forudsat at den supplerende tjenesteydelse ikke teknisk og økonomisk kan adskilles fra hovedkontrakten, uden at det medfører væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed, og forudsat, at den samlede værdi af de supplerende tjenesteydelser ikke overstiger 50 % af hovedkontraktens værdi
b)
supplerende tjenesteydelser, der er en gentagelse af lignende tjenesteydelser, som er overdraget til tjenesteyderen ved den første kontrakt, forudsat at:
i)
der i forbindelse med den første tjenesteydelse blev offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, og at muligheden for at benytte udbud med forhandling i forbindelse med nye tjenesteydelser vedrørende samme projekt og de anslåede omkostninger var klart angivet i den udbudsbekendtgørelse, som blev offentliggjort i forbindelse med den første tjenesteydelse
ii)
udvidelsen af kontrakten har en værdi og en løbetid, der ikke overstiger den oprindelige kontrakts værdi og løbetid.
Artikel 267
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af vareindkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes således for vareindkøbskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover: internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: en rammekontrakt eller:
i)
kontrakter til en værdi af 100 000 EUR eller derover, men under 300 000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra b)
ii)
kontrakter til en værdi af under 100 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2.
c)
betaling af beløb, der ligger under eller er lig med 2 500 EUR, kan blot bestå i betaling mod faktura uden forudgående accept af et bud.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
2. I forbindelse med udbud med forhandling i henhold til stk. 1, litra b), nr. ii), i denne artikel udarbejder den ordregivende myndighed en liste med mindst tre tjenesteydere efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Åbningen og evaluering af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af leverandørerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
3. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en ydre pakke eller konvolut. På den indre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner evalueringsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har tilbudt, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevante.
4. Ved vareindkøbskontrakter uden eftersalgsservice er prisen det eneste tildelingskriterium.
I tilfælde, hvor forslagene om eftersalgsservice eller uddannelse er af særlig betydning, vælges enten det laveste bud eller det økonomisk mest fordelagtige bud under hensyn til den faglige kvalitet af den tilbudte service og den tilbudte pris.
Artikel 268
Udbud med forhandling ved vareindkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Vareindkøbskontrakter kan indgås ved udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristerne for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 111, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når varernes art eller særlige karakter gør det berettiget, f.eks. når kontrakten udelukkende kan gennemføres af indehavere af patenter eller af licensaftaler om udnyttelsen heraf
c)
ved supplerende leverancer fra den oprindelige leverandør til delvis erstatning for normale leverancer eller installationer eller til udvidelse af de eksisterende leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr med andre tekniske egenskaber, der ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske problemer ved drift og vedligeholdelse
d)
når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at ingen af de indkomne bud har været antagelige med hensyn til kvalitet eller pris
e)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
f)
når det drejer sig om varer, der noteres og købes på en varebørs
g)
når det drejer sig om kontrakter vedrørende køb på særlig fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning
h)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I de tilfælde, der er omhandlet i litra d) i første afsnit, kan den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.
2. I forbindelse med stk. 1, litra a), i denne artikel sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Artikel 269
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af bygge- og anlægskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes på følgende måde for bygge- og anlægskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 5 000 000 EUR eller derover på en af følgende måder:
i)
internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
ii)
under hensyntagen til visse bygge- og anlægsarbejders særlige karakter, internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover, men under 5 000 000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra b)
c)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2 i denne artikel.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
2. Ved udbud med forhandling som omhandlet i stk. 1, litra c), i denne artikel udarbejder den ordregivende myndighed en liste på mindst tre kontrahenter efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Åbningen og vurderingen af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af kontrahenterne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
3. Udvælgelseskriterierne vedrører tilbudsgiverens evne til at udføre tilsvarende kontrakter, dokumenteret bl.a. ved henvisning til bygge- og anlægsarbejder udført de seneste år. Når udvælgelsen foretages, er buddets pris det eneste kriterium for tildeling af kontrakten, idet ikke-forskriftsmæssige bud allerede er blevet elimineret.
4. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en pakke eller ydre konvolut. På den indre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner evalueringsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har tilbudt, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevante.
Artikel 270
Udbud med forhandling ved bygge- og anlægskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Bygge- og anlægskontrakter kan indgås ved udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristerne for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 111, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når supplerende bygge- og anlægsarbejder, som ikke er omfattet af den oprindeligt indgåede kontrakt, på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af de pågældende bygge- og anlægsarbejder, på de i stk. 2 omhandlede betingelser
c)
når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at ingen af de indkomne bud har været antagelige med hensyn til kvalitet eller pris
d)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
e)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I forbindelse med første afsnit, litra a), i dette stykke sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
I de tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra c), kan den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.
2. De supplerende bygge- og anlægsarbejder, der er omhandlet i stk. 1, litra b), tildeles den entreprenør, der allerede udfører de pågældende bygge- og anlægsarbejder, når:
a)
disse bygge- og anlægsarbejder hverken teknisk eller økonomisk kan adskilles fra hovedkontrakten, uden at det medfører væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed
b)
disse bygge- og anlægsarbejder til trods for, at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse
c)
den samlede værdi af sådanne kontrakter om supplerende bygge- og anlægsarbejder ikke overstiger 50 % af hovedkontraktens værdi.
Artikel 271
Anvendelse af udbud med forhandling ved ejendomskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
Ejendomskontrakter, jf. artikel 260, kan indgås ved udbud med forhandling efter undersøgelse af det lokale marked.
Artikel 272
Valg af udbudsprocedure ved blandede kontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
Ved kontrakter, der vedrører både levering af tjenesteydelser og levering af varer eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder, fastsætter den ordregivende myndighed, forudsat at Kommissionen har givet sit samtykke, hvis den ikke selv er den ordregivende myndighed, de beløbsgrænser og procedurer, der skal anvendes, under hensyntagen til, hvad der er kontraktens fremherskende aspekt, hvilket vurderes ud fra kontraktens forskellige komponenters relative værdi og funktionelle betydning.
Artikel 273
Udbudsdokumenter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, udarbejdes efter bedste internationale praksis og i overensstemmelse med bestemmelserne i nærværende kapitel om offentliggørelse og kontakter mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiverne.
2. I forbindelse med tjenesteydelseskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
kontraktens art
ii)
tildelingskriterierne og deres vægtning
iii)
om der kan afholdes interviews, og eventuelt tidsplanen herfor
iv)
om der kan antages alternative bud
v)
den andel, der eventuelt kan gives i underentreprise
vi)
det maksimale budget, der er til rådighed for kontrakten
vii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
en begrænset liste over udvalgte ansøgere (med angivelse af forbuddet mod at indgå indbyrdes aftaler)
c)
de almindelige betingelser for tjenesteydelseskontrakter
d)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
e)
en opgavebeskrivelse med angivelse af den forventede tidsplan for projektet og de forventede datoer, fra hvilke de vigtigste eksperter skal stå til rådighed
f)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren)
g)
budformular
h)
kontraktformular
i)
i givet fald, formular til garanti fra bank eller lignende institution for betaling af forfinansiering.
Litra h) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
3. I forbindelse med vareindkøbskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
udvælgelses- og tildelingskriterierne
ii)
om der kan antages alternative bud
iii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
de almindelige betingelser for vareindkøbskontrakter
c)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
d)
tekniske bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for kontraktens gennemførelse
e)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren) og nærmere oplysninger om priserne
f)
budformular
g)
kontraktformular
h)
i givet fald formular til garanti fra bank eller lignende institution i forbindelse med:
i)
buddet
ii)
udbetaling af forfinansiering
iii)
korrekt gennemførelse.
Litra g) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
4. I forbindelse med bygge- og anlægskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
kriterierne for udvælgelse og tildeling af kontrakter
ii)
om der kan antages alternative bud
iii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
de almindelige betingelser for bygge- og anlægskontrakter
c)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
d)
tekniske bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for kontraktens gennemførelse
e)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren) og enhedspriser
f)
budformular
g)
kontraktformular
h)
i givet fald formular til garanti fra bank eller lignende institution i forbindelse med:
i)
buddet
ii)
udbetaling af forfinansiering
iii)
korrekt gennemførelse.
Litra g) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
5. I tilfælde af regelkonflikt mellem de særlige betingelser, der er omhandlet i stk. 2, litra d), stk. 3, litra c), og stk. 4, litra c), finder de særlige betingelser anvendelse.
6. Hvis de ordregivende myndigheder kræver, at der fremlægges attester udstedt af uafhængige organer til attestering af, at den økonomiske aktør overholder bestemte kvalitetsstandarder, henviser de til kvalitetssikringssystemer, der bygger på de relevante europæiske eller i givet fald internationale standarder, der er certificeret af organer, som opfylder de europæiske eller internationale standarder for certificering. De accepterer ligeledes andre former for dokumentation for tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger, der forelægges af økonomiske aktører.
Artikel 274
Garantier
(Finansforordningens artikel 190)
1. Uanset artikel 163 udtrykkes forhåndsgarantier i euro eller i den valuta, der anvendes i den pågældende kontrakt.
2. Den ordregivende myndighed kan i forbindelse med indkøbskontrakter og bygge- og anlægskontrakter kræve, at der stilles en garanti for buddet som omhandlet i dette kapitel svarende til 1-2 % af kontraktens samlede værdi. Den skal være i overensstemmelse med artikel 163. Den frigives, når kontrakten underskrives. Den aktiveres, hvis et bud, som er indgivet inden udløbet af fristen for indgivelse, senere trækkes tilbage.
3. Den ordregivende myndighed kan kræve en opfyldelsesgaranti for et beløb, der er fastsat i udbudsdokumenterne, og som svarer til mellem 5 og 10 % af kontraktens samlede værdi, når der er tale om vareindkøbskontrakter og bygge- og anlægskontrakter. Denne garanti fastsættes på grundlag af objektive kriterier, såsom kontraktens art og værdi.
Der skal dog kræves en opfyldelsesgaranti, når følgende beløbsgrænser overskrides:
a)
345 000 EUR for bygge- og anlægskontrakter
b)
150 000 EUR for vareindkøbskontrakter.
Garantien udløber tidligst ved den endelige aflevering af varerne eller bygge- og anlægsarbejderne. Hvis kontrakten ikke gennemføres korrekt, aktiveres hele garantien.
Artikel 275
Frister for procedurerne
(Finansforordningens artikel 190)
1. Buddene skal være den ordregivende myndighed i hænde senest på det tidspunkt, der er angivet i opfordringen til af afgive bud. Fristerne for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse, som fastsættes af de ordregivende myndigheder, skal være lange nok til, at interesserede får et passende langt tidsrum til at udarbejde og afgive deres bud.
I forbindelse med tjenesteydelseskontrakter skal tidsrummet mellem datoen for afsendelse af brevet med opfordringen til at afgive bud og fristen for modtagelse af bud være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
2. Tilbudsgiverne kan indsende skriftlige spørgsmål før udløbet af fristen for modtagelse af bud. Den ordregivende myndighed giver svar på tilbudsgivernes spørgsmål før udløbet af fristen for modtagelse af bud.
3. I forbindelse med internationale begrænsede udbud er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 30 dage regnet fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen. Tidsrummet mellem datoen for afsendelsen af brevet med opfordringen til at afgive bud og fristen for modtagelse af bud skal være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
4. I forbindelse med internationale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen, mindst:
a)
90 dage for bygge- og anlægskontrakter
b)
60 dage for vareindkøbskontrakter.
Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
5. I forbindelse med lokale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, mindst:
a)
60 dage for bygge- og anlægskontrakter
b)
30 dage for vareindkøbskontrakter.
Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
6. I forbindelse med udbud med forhandling på konkurrencevilkår i henhold til artikel 265, stk. 1, litra b), artikel 267, stk. 1, litra c), og artikel 269, stk. 1, litra c), har ansøgerne en frist til at afgive bud på mindst 30 dage regnet fra datoen for afsendelsen af brevet med opfordringen til at afgive bud.
7. De frister, der er angivet i stk. 1-6, fastsættes i kalenderdage.
Artikel 276
Evalueringsudvalg
(Finansforordningens artikel 190)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige, evalueres og rangordnes af et evalueringsudvalg på grundlag af de udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd. Dette udvalg er sammensat af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre, med den nødvendige tekniske og administrative viden til at vurdere buddene.
2. Hvis Kommissionen ikke er den ordregivende myndighed, kan den anmode om at modtage en kopi af udbudsdokumenterne, buddene, evalueringen af buddene og de underskrevne kontrakter. Den kan også deltage som observatør i åbningen og evalueringen af buddene.
3. Bud, som ikke indeholder alle de væsentlige elementer, der kræves i udbudsdokumenterne, eller som ikke opfylder de særlige krav, der er fastsat deri, udelukkes.
Evalueringsudvalget eller den ordregivende myndighed kan dog anmode ansøgere eller tilbudsgivere om at supplere eller præcisere den fremlagte dokumentation med tilknytning til udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterierne inden for den frist, som de fastsætter, og under hensyntagen til princippet om ligebehandling.
4. Evalueringsudvalget kræver i forbindelse med unormalt lave bud som omhandlet i artikel 151 de nødvendige nærmere oplysninger om buddets sammensætning.
5. Forpligtelsen til at nedsætte et evalueringsudvalg kan fraviges i forbindelse med procedurer, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR.
KAPITEL IV
Tilskud
Artikel 277
Fuldstændig finansiering
(Finansforordningens artikel 192)
Når der afviges fra forpligtelsen til samfinansiering, skal der gives en begrundelse herfor i tildelingsafgørelsen.
AFSNIT III
EUROPÆISKE KONTORER
Artikel 278
De europæiske kontorer og oprettelse af yderligere kontorer
(Finansforordningens artikel 195)
De kontorer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 195, er:
a)
Publikationskontoret
b)
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig
c)
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor og Den Europæiske Forvaltningsskole, som administrativt er tilknyttet dette kontor
d)
Kontoret for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder
e)
Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Bruxelles og Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Luxembourg.
En eller flere institutioner kan oprette yderligere kontorer, forudsat at dette kan begrundes ved en cost-benefit-undersøgelse, og at synligheden af Unionens indsats garanteres.
Artikel 279
Institutionernes delegationer til de interinstitutionelle europæiske kontorer
(Finansforordningens artikel 195 og 199)
Hver institution er ansvarlig for budgetforpligtelserne. Institutionerne kan delegere alle senere handlinger til direktøren for det pågældende interinstitutionelle europæiske kontor, navnlig retlige forpligtelser, fastsættelse af udgifter, anvisning af betalinger og modtagelse af indtægter, og fastsætter grænserne og betingelserne for denne delegation af beføjelser.
Artikel 280
Særlige regler for Publikationskontoret
(Finansforordningens artikel 195 og 199)
Med hensyn til Publikationskontoret fastlægger hver enkelt institution sin publikationspolitik. Nettoprovenuet fra salg af publikationer genanvendes som formålsbestemte indtægter af den institution, der er ophavsmand til de pågældende publikationer, i overensstemmelse med finansforordningens artikel 21.
Artikel 281
Regnskabsførerens delegation af visse funktioner
(Finansforordningens artikel 196)
Kommissionens regnskabsfører kan på forslag af det pågældende kontors styrelsesudvalg delegere nogle af sine beføjelser vedrørende inkassering af indtægter og betaling af udgifter, der udføres direkte af kontoret, til en af kontorets ansatte.
Artikel 282
Likviditet - bankkonti
(Finansforordningens artikel 196)
Til dækning af et interinstitutionelt kontors likviditetsbehov kan Kommissionen på forslag af styrelsesudvalget åbne bank- og postgirokonti i kontorets navn. Ved regnskabsårets udløb afstemmes og reguleres den årlige kassesaldo mellem det pågældende kontor og Kommissionen.
AFSNIT IV
ADMINISTRATIONSBEVILLINGER
Artikel 283
Almindelige bestemmelser
(Finansforordningens artikel 201)
De administrationsbevillinger, der er omfattet af dette afsnit, er fastsat i finansforordningens artikel 41.
Budgetforpligtelser, der svarer til administrationsbevillinger, hvis art er fælles for flere afsnit, og som forvaltes samlet, kan opføres samlet i budgetregnskabet i overensstemmelse med den klassifikation efter art, der er omhandlet i artikel 25.
De hertil svarende udgifter konteres på budgetposterne for hvert afsnit efter samme fordeling som bevillingerne.
Artikel 284
Lejegarantier
(Finansforordningens artikel 201)
Lejegarantier, som stilles af institutionerne, ydes som bankgaranti eller indskud på en spærret bankkonto i institutionens og udlejers navn og udtrykt i euro, undtagen i behørigt begrundede tilfælde.
Når det i forbindelse med transaktioner i tredjelande ikke er muligt at anvende nogen af disse former for lejegarantier, kan den ansvarlige anvisningsberettigede acceptere andre former, hvis de sikrer en tilsvarende beskyttelse af Unionens finansielle interesser.
Artikel 285
Udbetaling af forskud til personalet og til institutionernes medlemmer
(Finansforordningens artikel 201)
Der kan på de betingelser, der er fastsat i vedtægten, udbetales forskud til personalet og til institutionernes medlemmer.
Artikel 286
Ejendomme
(Finansforordningens artikel 203)
1. De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 203, stk. 3, litra a), omfatter omkostningerne til indretning af bygningen. De omfatter ikke forbrugsafgifter.
2. Den procedure for tidlig underretning, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 4, og den forhåndsgodkendelseprocedure, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 5, finder ikke anvendelse på erhvervelse af jord gratis eller for et symbolsk beløb.
3. Den procedure for tidlig underretning og forhåndsgodkendelse, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 3-7, finder ikke anvendelse på beboelsesejendomme. Europa-Parlamentet og Rådet kan anmode den ansvarlige institution om alle oplysninger vedrørende beboelsesejendomme.
4. Under særlige eller hastende politiske omstændigheder kan den tidlige underretning i henhold til finansforordningens artikel 203, stk. 4, om ejendomsprojekter, der vedrører Unionens delegationer eller kontorer i tredjelande, fremsendes sammen med ejendomsprojektet i henhold til finansforordningens artikel 203, stk. 5. I sådanne tilfælde gennemføres procedurerne for tidlig underretning og forhåndsgodkendelse ved først givne lejlighed.
5. Forhåndsgodkendelsesproceduren i finansforordningens artikel 203, stk. 5 og 6, finder ikke anvendelse på forberedende kontrakter eller undersøgelser, som er nødvendige for at vurdere de specifikke omkostninger og finansieringen af ejendomsprojektet.
6. De beløbsgrænser på 750 000 EUR eller 3 000 000 EUR, der er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 7, nr. ii), iii) og iv), inkluderer omkostningerne ved indretning af bygningen. Hvad angår lejekontrakter og kontrakter om brugsretter, omfatter disse beløbsgrænser indretningen af bygningen, men ikke de andre forbrugsafgifter.
7. Et år efter finansforordningens ikrafttræden aflægger Kommissionen beretning om anvendelsen af de procedurer, der er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 3-8.
AFSNIT V
EKSPERTER
Artikel 287
Aflønnede eksterne eksperter
(Finansforordningens artikel 204)
1. For beløb under de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, kan aflønnede eksterne eksperter udvælges på grundlag af den procedure, der er fastsat i stk. 2.
2. En indkaldelse af interessetilkendegivelser offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende eller, når det er nødvendigt at sikre, at man når ud til de potentielle ansøgere, på den pågældende institutions hjemmeside.
Indkaldelsen af interessetilkendegivelser skal omfatte en beskrivelse af opgaverne, deres varighed og de betingelser, der er fastsat for aflønningen. Disse betingelser kan være baseret på enhedspriser.
Der udarbejdes en liste over eksperter efter indkaldelsen af interessetilkendegivelser. Den er gyldig i højst fem år fra offentliggørelsen eller i den periode, hvor et flerårigt program i tilknytning til opgaverne løber.
3. Enhver interesseret fysisk person kan indgive en ansøgning når som helst i gyldighedsperioden med undtagelse af de sidste tre måneder af denne periode. Aflønnede eksterne eksperter udvælges ikke til at udføre de opgaver, der er omhandlet i finansforordningens artikel 204, hvis de befinder sig i en af de udelukkelsessituationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
4. Al kontakt med de udvalgte eksperter, herunder indgåelsen af kontrakter og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske systemer, som er oprettet af institutionen.
Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
det er kun bemyndigede personer, som kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
det er kun bemyndigede personer, der kan underskrive eller fremsende et dokument elektronisk gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske transaktion skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
det skal sikres, at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som det originale dokument, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i andet afsnit, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
5. Listen over eksperter og genstanden for opgaverne offentliggøres en gang om året. Aflønningen offentliggøres, hvis den overstiger 15 000 EUR for den udførte opgave.
6. Stk. 5 finder ikke anvendelse, hvis en sådan offentliggørelse risikerer at udgøre en trussel mod de pågældende personers rettigheder og frihedsrettigheder, som er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, eller at skade eksperternes kommercielle interesser.
TREDJE DEL
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 288
Overgangsbestemmelser
Artikel 35-43 i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 finder fortsat anvendelse på forpligtelser indgået frem til den 31. december 2013. Artikel 33-44 i nærværende forordning finder kun anvendelse på forpligtelser, som indgås fra og med den 1. januar 2014.
Afsnit VI i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 kan fortsat finde anvendelse på tilskudsaftaler, som er underskrevet, og tilskudsafgørelser, som er meddelt senest den 31. december 2013 inden for rammerne af samlede forpligtelser over budgettet for 2012 eller tidligere år, hvis den ansvarlige anvisningsberettigede beslutter det, under hensyntagen til principperne om ligebehandling og gennemsigtighed.
Artikel 289
Ophævelse
Forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 ophæves.
Henvisninger til den ophævede forordning betragtes som henvisninger til nærværende forordning og læses i overensstemmelse med den i bilaget anførte sammenligningstabel.
Artikel 290
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Den anvendes fra den 1. januar 2013.
Artikel 216-226 anvendes dog fra den 1. januar 2014.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 29. oktober 2012.
KOMISSION DELEGOITU ASETUS (EU) N:o 1268/2012,
annettu 29 päivänä lokakuuta 2012,
unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 soveltamissäännöistä
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä ja neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 kumoamisesta 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU; Euratom) N:o 966/2012 (1) 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 ja 209 artiklan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta 25 päivänä kesäkuuta 2002 annettuun neuvoston asetukseen N:o 1605/2002 (2) on tehty huomattavia muutoksia asetuksella (EU; Euratom) N:o 966/2012, jäljempänä ’varainhoitoasetus’. Sen vuoksi Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavasta varainhoitoasetuksesta annetun neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002 soveltamissäännöistä 23 päivänä joulukuuta 2002 annettu komission asetus (EY, Euratom) N:o 2342/2002 (3) olisi yhdenmukaistettava varainhoitoasetuksen kanssa. Selvyyden vuoksi asetus (EY, Euratom) N:o 2342/2002 on syytä korvata uudella asetuksella.
(2)
Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen, jäljempänä ’SEUT-sopimuksen’, 290 artiklan mukaan lainsäätämisjärjestyksessä hyväksyttävässä säädöksessä voidaan siirtää komissiolle valta antaa muita kuin lainsäätämisjärjestyksessä hyväksyttäviä säädöksiä, joilla täydennetään tai muutetaan lainsäätämisjärjestyksessä hyväksytyn säädöksen tiettyjä, muita kuin sen keskeisiä osia. Sen vuoksi joitakin asetukseen (EY, Euratom) N:o 2342/2002 sisältyviä säännöksiä on otettu varainhoitoasetukseen eikä niitä siis pitäisi sisällyttää tähän asetukseen.
(3)
Ehdotuksen valmistelujen yhteydessä komissio on toteuttanut asianmukaiset kuulemiset, myös asiantuntijatasolla, ja huolehtinut siitä, että tarvittavat asiakirjat on toimitettu Euroopan parlamentille ja neuvostolle yhtäaikaisesti, hyvissä ajoin ja asianmukaisesti.
(4)
Budjettiperiaatteiden ja erityisesti yhtenäisyysperiaatteen osalta ennakkomaksuista kertyviin korkotuottoihin ja niiden perimiseen sovellettavien sääntöjen yksinkertaistaminen, erityisesti luopuminen sen edellyttämisestä, että avustuksen saajat kerryttävät tällaista korkoa, merkitsee sitä, että säännökset korkotuoton perimisen laajuudesta ja edellytyksistä ovat vanhentuneet. Siltä osin kuin tätä vaatimusta sovellettaisiin edelleen yhteisöihin, joille talousarvion toteuttamistehtäviä on siirretty, näiden yhteisöjen kanssa tehtyihin valtuutussopimuksiin olisi sisällytettävä säännöt kertyneen korkotuoton yksilöinnistä, käytöstä ja kirjanpidosta. Silloin kun ennakkomaksuista kertyneet korkotuotot on maksettava unionille tällaisten sopimusten perusteella, ne olisi otettava talousarvioon käyttötarkoitukseensa sidottuina tuloina.
(5)
Vuotuisperiaatteen osalta olisi selkeytettävä varainhoitovuoden määrärahojen käsitettä sekä sitoumusten edellyttämiä alustavia muodollisuuksia; jos nämä muodollisuudet saadaan päätökseen 31 päivään joulukuuta mennessä, maksusitoumusmäärärahat on mahdollista siirtää seuraavalle vuodelle.
(6)
Laskentayksikön periaatteen osalta olisi säädettävä tarkemmin, mitä kursseja on käytettävä kassanhallinnan ja kirjanpidon tarpeisiin toteutettaessa euron ja muiden valuuttojen välisiä muuntotoimenpiteitä. Lisäksi olisi edelleen lisättävä tällaisten muuntotoimenpiteiden tuloksia koskevan kirjanpidon avoimuutta. Euron käyttöönoton tuloksena olisi poistettava komission velvollisuus antaa jäsenvaltioille tietoja eri valuuttojen välillä tekemistään siirroista.
(7)
Yleiskatteisuusperiaatteeseen tehtävien poikkeuksien osalta olisi tärkeätä täsmentää toisaalta, miten käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja ja erityisesti tiettyihin unionin ohjelmiin osoitettuja jäsenvaltioiden tai kolmansien maiden rahoitusosuuksia on käsiteltävä talousarviossa, ja toisaalta, mitä rajoituksia asetetaan menojen ja tulojen välisille vähennyksille. Nykykäytännön huomioon ottaen on oikeusvarmuuden vuoksi tarpeen selventää erityisesti, että käyttötarkoitukseensa sidotut tulot aiheuttavat maksusitoumus- ja maksumäärärahoja pääsääntöisesti ilman eri toimenpiteitä heti, kun toimielin on vastaanottanut tulon. Lisäksi on tarpeen yksilöidä ne tapaukset, joissa käyttötarkoitukseensa sidotut tulot voidaan asettaa käyttöön jo ennen kuin toimielin on tosiasiallisesti vastaanottanut tulon.
(8)
Erittelyperiaatteen osalta olisi määriteltävä tarkkaan, miten määrärahoista lasketaan se prosenttiosuus, jonka toimielimet voivat siirtää itsenäisesti. Euroopan parlamentin ja neuvoston olisi saatava asiasta tieto niille toimitettavien määrärahasiirtoesitysten yksityiskohtaisissa perusteluissa.
(9)
Moitteettoman varainhoidon periaatteen osalta olisi täsmennettävä ohjelmien ja toimintojen ennakko-, väli- ja jälkiarviointien tavoitteet ja se, kuinka usein arviointeja on vähintään suoritettava, sekä tiedot, jotka lainsäädäntöesitykseen liitettävässä rahoitusselvityksessä on esitettävä.
(10)
Avoimuusperiaatteen osalta tietojen julkistaminen asianomaisten saajien nimistä ja näiden saamien avustusten tarkoista määristä lisää näiden varojen käyttöä koskevaa avoimuutta. Tällaisilla kansalaisten saataville annetuilla tiedoilla parannetaan näiden varojen käytön julkista valvontaa ja myötävaikutetaan julkisten varojen optimaaliseen käyttöön. Toisaalta tällaisessa julkistamisessa on noudatettava tietosuojasääntöjä, jos saajat ovat luonnollisia henkilöitä. Siksi henkilötietoja olisi julkistettava ainoastaan silloin, kun se on tarpeen ja oikeassa suhteessa tavoiteltuun päämäärään.
(11)
Tiedot unionin varojen käytöstä olisi julkaistava toimielinten internetsivustolla, ja niissä olisi mainittava ainakin saajan nimi ja sijainti sekä varojen määrä ja käyttötarkoitus. Tietoja julkaistaessa olisi otettava huomioon varainhoitoasetuksen 35 artiklan 3 kohdassa säädetyt perusteet, erityisesti myönnettyjen varojen tyyppi ja merkitys.
(12)
Unionin varojen saajien nimi ja sijainti olisi julkaistava, kun on kyse palkinnoista, avustuksista tai hankintasopimuksista, jotka myönnetään julkisen tarjouskilpailun avaamisen jälkeen ja erityisesti suunnittelukilpailun, ehdotuspyynnön ja tarjouspyynnön yhteydessä, noudattaen SEUT-sopimuksessa määrättyjä periaatteita, erityisesti avoimuuden, oikeasuhteisuuden, tasapuolisen kohtelun ja syrjimättömyyden periaatteita. Lisäksi julkaisemisella olisi edistettävä hylättyjen osallistujien mahdollisuuksia valvoa julkisia valintamenettelyjä.
(13)
Luonnollisia henkilöitä koskevia henkilötietoja ei saisi pitää julkisina kauemmin kuin saaja käyttää hänelle myönnettyjä varoja, joten tiedot olisi poistettava kahden vuoden kuluttua. Samalla tavalla olisi poistettava sellaisia oikeushenkilöitä koskevat henkilötiedot, joiden virallisessa nimessä yksilöidään yksi tai useampi luonnollinen henkilö.
(14)
Useimmissa tämän asetuksen kattamissa tapauksissa julkaiseminen koskee oikeushenkilöitä.
(15)
Silloin kun on kyse luonnollisista henkilöistä, julkaisemisessa olisi noudatettava suhteellisuusperiaatetta ottaen huomioon myönnettyjen varojen määrä ja tarve valvoa varojen käytön asianmukaisuutta. Luonnollisia henkilöitä koskevien tietojen julkaiseminen NUTS 2 -alueen tasolla on yhdenmukaista saajien nimien julkaisemistavoitteen kanssa, varmistaa erikokoisten jäsenvaltioiden tasapuolisen kohtelun ja kunnioittaa saajan oikeutta yksityisyyden ja erityisesti henkilötietojen suojaan.
(16)
Apurahoja ja tukea eniten tarvitseville henkilöille maksettua muuta suoraa tukea koskevia tietoja ei pitäisi julkaista.
(17)
Saajien tasapuolisen kohtelun periaatteen noudattamiseksi olisi huolehdittava myös luonnollisia henkilöitä koskevien tietojen julkaisemisesta sen vaatimuksen mukaisesti, että jäsenvaltioiden on tiedotettava laajasti hankinnoista, joiden arvo ylittää julkisia rakennusurakoita sekä julkisia tavara- ja palveluhankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteensovittamisesta 31 päivänä maaliskuuta 2004 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 2004/18/EY (4) säädetyt kynnysarvot.
(18)
Saajan nimeä ja sijaintia tai myönnettyjen varojen määrää ja käyttötarkoitusta ei pitäisi julkaista, jos tämä olisi omiaan vaarantamaan hänen henkilökohtaisen koskemattomuutensa, joka suojataan Euroopan unionin perusoikeuskirjassa, tai vahingoittamaan hänen oikeutettua taloudellista etuaan.
(19)
Talousarviomenettelyä varten tarvittava selkeys ja avoimuus olisi varmistettava budjettinimikkeistön avulla.
(20)
Olisi määriteltävä toimet, jotka saattavat johtaa eturistiriitaan.
(21)
Välillisen hallinnoinnin osalta olisi täsmennettävä puitteet toimivaltuuksien siirtämiselle ja valtuutussopimuksen sisältö. Yhteisöjen tai henkilöiden, joille on siirretty talousarvion toteuttamistehtäviä, olisi taattava vastaavan tasoinen unionin taloudellisten etujen suoja kuin se, jota edellytetään varainhoitoasetuksessa. Olisi vahvistettava edellytykset, joilla komissio voi hyväksyä sen, että näiden yhteisöjen ja henkilöiden järjestelmät, säännöt ja menettelyt vastaavat komission omia, jotta voidaan varmistaa, että yhteisöt, joille tehtäviä on siirretty, hoitavat unionin varoja moitteettomasti.
(22)
Toimeenpanovirastot, joiden valvonta jää komissiolle, olisi tunnustettava komission valtuuttamiksi tulojen ja menojen hyväksyjiksi unionin talousarvion toteuttamisessa.
(23)
Yhteistyössä kansainvälisten järjestöjen kanssa toteutettavan välillisen hallinnoinnin osalta olisi yksilöitävä järjestöt, jotka voivat osallistua tämäntyyppiseen hallinnointiin.
(24)
Kun talousarvion toteuttamistehtäviä siirretään julkisoikeudellisille elimille tai julkisen palvelun tehtäviä hoitaville yksityisoikeudellisille elimille, olisi täsmennettävä niiden nimeämisen edellytykset.
(25)
Välillisen hallinnoinnin osalta on tarpeen vahvistaa yksityiskohtaiset säännöt, jotka koskevat tilien tarkastamis- ja hyväksyntämenettelyjä ja menettelyä välillisessä hallinnoinnissa sovellettavien sääntöjen vastaisesti suoritettujen maksujen sulkemiseksi unionin rahoituksen ulkopuolelle.
(26)
Valmistelu- tai lisätoimia komission lukuun suorittavat yksityiset yhteisöt olisi valittava julkisia hankintoja koskevien menettelyjen mukaisesti.
(27)
Taloushallinnon toimijoiden osalta taloushallinnon uudistus ja siihen liittyvä keskitettyjen ennakkotarkastusten poistaminen lisää tulojen ja menojen hyväksyjien vastuuta kaikissa tulo- ja menotapahtumissa, myös sisäisen valvonnan järjestelmiin liittyvissä asioissa. Euroopan parlamentille ja neuvostolle olisi ilmoitettava vastaisuudessa valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien nimityksistä ja palvelussuhteen päättymisistä. Heidän tehtävänsä ja vastuualueensa sekä menettelyissä noudatettavat periaatteet olisi lisäksi määriteltävä. Ennakkotarkastusten siirtäminen yksiköiden sisälle edellyttää erityisesti talousarvion toteuttamistoimiin liittyvien valmistelu- ja tarkastustehtävien selkeää erottamista toisistaan. Kunkin toimielimen on lisäksi laadittava johtosääntö, jota sovelletaan ennakko- ja jälkitarkastuksista vastaaviin henkilöihin. On myös syytä säätää, että tehtävien hoidosta raportoidaan vuosikertomuksessa toimielimelle, joka vastaa muun muassa jälkitarkastuksista. Tapahtumiin liittyvät tositteet olisi säilytettävä. Koska julkisten hankintojen tekeminen neuvottelumenettelyssä poikkeaa tavanomaisesta hankintamenettelystä, niistä olisi aina laadittava toimielimelle erillinen selvitys, joka toimitetaan myös Euroopan parlamentille ja neuvostolle.
(28)
Asetus (EY, Euratom) N:o 2342/2002 olisi mukautettava, jotta voidaan ottaa huomioon edustuston päälliköiden kaksoisrooli toisaalta Euroopan ulkosuhdehallinnon, jäljempänä ’EUH’, edelleenvaltuutettuna tulojen ja menojen hyväksyjänä ja toisaalta komission edelleenvaltuutettuna tulojen ja menojen hyväksyjänä toimintamäärärahojen osalta.
(29)
Tehtävien selkeyttämiseksi on tärkeää myös määritellä tarkkaan tilinpitäjän tehtävät ja vastuualueet kirjanpitojärjestelmissä, kassanhallinnassa sekä pankkitilien ja saajarekisterin hoidossa. Myös tilinpitäjän palvelussuhteen päättymisestä olisi annettava tarkempia säännöksiä.
(30)
Tavanomaisista talousarviomenettelyistä poikkeavien hallinnointijärjestelmien eli ennakkotilien käyttämisedellytyksistä olisi annettava säännöt ja säädettävä ennakoiden hoitajien lisäksi myös tulojen ja menojen hyväksyjien sekä tilinpitäjien tehtävistä ja vastuualueista ennakkotilien valvonnassa. Euroopan parlamentille ja neuvostolle olisi toimitettava tiedot kaikista tehtävään nimityksistä ja palvelussuhteen päättymisistä. Tehokkuussyistä edustustoihin olisi perustettava ainoastaan yksi yhteinen ennakkotili sekä komissiota koskevaan että EUH:ta koskevaan talousarvion pääluokkaan kuuluvia määrärahoja varten. On osoittautunut välttämättömäksi sallia ennakkotileihin liittyvien pankkikorttien käyttö maksujen helpottamiseksi erityisesti unionin edustustoissa, sillä näin vältetään käteisvarojen käsittelyyn liittyvät riskit.
(31)
Kun kunkin taloushallinnon toimijan tehtävät ja vastuualueet on määritelty, heidät voidaan saattaa vastuuseen ainoastaan Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen ja unionin muuhun henkilöstöön sovellettavien palvelussuhteen ehtojen mukaisin edellytyksin. Tutkintaelimen perustaminen kuhunkin toimielimeen on osoittautunut tehokkaaksi keinoksi selvittää, onko tapahtunut taloudellisia väärinkäytöksiä; sen vuoksi tämä järjestely olisi säilytettävä. Olisi säädettävä menettelystä, jolla tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää vahvistusta toimeksiantoon, jota hän pitää sääntöjen tai moitteettoman varainhoidon periaatteen vastaisena, ja vapautua näin vastuustaan.
(32)
Tulojen osalta, lukuun ottamatta Euroopan yhteisöjen omien varojen järjestelmästä 7 päivänä kesäkuuta 2007 tehdyn neuvoston päätöksen 2007/436/EY, Euratom (5) soveltamisalaan kuuluvia omia varoja, olisi täsmennettävä tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla olevat tehtävät ja tarkastukset menettelyn eri vaiheissa: saamisennusteen ja perintämääräyksen laatiminen, velalliselle osoitetun veloitusilmoituksen lähettäminen vahvistetuista saamisista, mahdollisten viivästyskorkojen laskeminen ja tarvittaessa päätös luopua saamisen perinnästä perusteilla, jotka takaavat moitteettoman varainhoidon periaatteen noudattamisen siten, että tulot voidaan kantaa tehokkaasti.
(33)
Olisi täsmennettävä tilinpitäjän asema tulojen kannossa ja maksuaikojen pidentämisessä. Tilinpitäjän olisi suhteellisuusperiaate huomioon ottaen myös voitava toimia joustavasti maksujen perinnässä esimerkiksi kuittaamalla velka suoraan tai poikkeustapauksissa luopumalla vaatimasta vakuutta velan maksamisesta, jos velallinen haluaa suorittaa maksun ja kykenee suorittamaan sen lisäajan kuluessa, mutta ei kykene antamaan tällaista vakuutta.
(34)
Varainhoidon turvaamiseksi ja tuoton saamiseksi varoille olisi sijoitettava alustavasti maksetut määrät, kuten riitautetut kilpailusakot, rahoitusomaisuuteen, ja näistä sijoituksista saadun koron sitomisesta käyttötarkoitukseensa olisi päätettävä.
(35)
Sen varmistamiseksi, että komissiolla on kaikki rahoituspäätösten antamiseksi tarvittavat tiedot, olisi säädettävä vähimmäisvaatimuksista, joita sovelletaan avustuksia, julkisia hankintoja, erityisrahastoja, palkintoja ja rahoitusvälineitä koskevien rahoituspäätösten sisältöön.
(36)
Menojen osalta olisi määritettävä rahoituspäätöksen, kokonaissitoumuksen ja yksittäisen sitoumuksen nivoutuminen toisiinsa sekä näiden vaiheiden erityispiirteet, jotta voidaan vahvistaa selkeät puitteet talousarvion toteuttamisen eri vaiheita varten.
(37)
Olisi selkeytettävä, miten tulojen ja menojen hyväksyjän tehtäviin menojen maksatusmenettelyssä kuuluvat vahvistamis-, hyväksymis-, maksamis- ja tarkastustehtävät nivotaan toisiinsa hyväksymismerkinnän välityksellä. Olisi mainittava tositteet, jotka on esitettävä maksujen tueksi ja annettava säännöt ennakko- ja välimaksujen vähentämisestä.
(38)
Menojen vahvistamis- ja maksamistoimia koskevien määräaikojen soveltamisesta olisi laadittava yksityiskohtaiset säännöt sen varmistamiseksi, että saajille suoritetaan heille kuuluvat maksut ilman aiheetonta viivytystä, ottaen huomioon kaupallisissa toimissa tapahtuvien maksuviivästysten torjumisesta 16 päivänä helmikuuta 2011 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2011/7/EU (6) säännökset.
(39)
Sisäisen tarkastuksen osalta olisi laadittava sisäisen tarkastajan nimeämistä koskevat yksityiskohtaiset säännöt ja taattava, että hän voi toimia riippumattomasti toimielimessä, johon hänet on nimitetty ja jolle hänen on annettava kertomus tehtävänsä hoidosta. Euroopan parlamentille ja neuvostolle olisi toimitettava tiedot kaikista tehtävään nimityksistä ja palvelussuhteen päättymisistä avoimuuden varmistamiseksi.
(40)
Julkisia hankintoja koskevien sääntöjen olisi perustuttava direktiiviin 2004/18/EY. On määriteltävä erityyppiset hankintamenettelyt, niihin sovellettavat tiedotus- ja julkaisutoimenpiteet, tietyn menettelyn käytön edellytykset sekä menettelyjen keskeiset piirteet, valinta- ja ratkaisuperusteet, säännöt, jotka koskevat tarjouspyyntöasiakirjoihin tutustumista ja yhteydenpitoa tarjoajien tai ehdokkaiden kanssa, sekä kynnysarvot ja säännöt, joita sovelletaan hankintojen arvon arviointiin silloin kun komissio tekee hankintoja omaan lukuunsa.
(41)
Hankintamenettelyjen tarkoituksena on täyttää mahdollisimman hyvin edellytyksin toimielinten tarpeet tarjoamalla tasapuolinen pääsy julkisten hankintojen markkinoille ja noudattamalla avoimuuden ja syrjimättömyyden periaatteita. Avoimuuden takaamiseksi ja ehdokkaiden ja tarjoajien tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi ja jotta tulojen ja menojen hyväksyjillä olisi täysi vastuu lopullisesta valinnasta, on säädettävä tarjousten ja osallistumishakemusten avaamis- ja arviointimenettelystä, sitä varten nimitettävästä komiteasta sekä hankintaviranomaisen tekemästä lopullisesta ratkaisupäätöksestä perusteluineen ja liitteineen.
(42)
Aiempien kokemusten perusteella on laadittava uusi hankintamenettely, joka koskee arvoltaan keskisuuria hankintoja. Myyjien luetteloa on voitava hyödyntää samoin edellytyksin kuin tällä hetkellä sovellettavaa kiinnostuksenilmaisupyyntöä, sillä luettelosta aiheutuu mahdollisille tarjoajille vähemmän hallinnollisia rasitteita.
(43)
Jotta voitaisiin suojella unionin taloudellisia etuja hankintasopimuksen toteuttamisen aikana, on säädettävä mahdollisuudesta vaatia, että yhteisöt, jotka hankinnan yhteydessä osoittavat taloudelliset edellytykset, ovat yhteisesti vastuussa kyseisen hankintasopimuksen toteuttamisesta.
(44)
Unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi ja hankintasopimuksen toteuttamisen valvomiseksi on säädettävä mahdollisuudesta vaatia, että toimeksisaaja hoitaa itse eräät keskeiset tehtävät.
(45)
Jotta voidaan varmistaa hankintasopimuksen toteuttaminen korkeimpien ammatillisten vaatimusten mukaisesti, on säädettävä mahdollisuudesta hylätä tarjoajat, joilla voi olla eturistiriitoja.
(46)
Koska vakuutta ei enää vaadita automaattisesti, on säädettävä edellytykset vakuuden vaatimiselle.
(47)
Avustuksia koskevan osaston soveltamisalaa olisi selkeytettävä. Erityisesti tämä koskee sitä, millaisille yleistä eurooppalaista etua edistäville toimille tai elimille avustuksia voidaan myöntää ja millaisia oikeudellisia sitoumuksia avustusten osalta voidaan tehdä. Oikeudellisten sitoumusten osalta olisi lisäksi määritettävä, millaisin perustein valitaan joko sopimus tai päätös, mitä seikkoja niissä olisi vähintään mainittava ja voidaanko puitekumppanuuksien yhteydessä tehdä erityisiä avustussopimuksia tai -päätöksiä. Näin voidaan varmistaa tasapuolinen kohtelu ja välttää rajoittamasta mahdollisuuksia saada unionin rahoitusta.
(48)
Avustuksia koskevan osaston soveltamisalassa olisi lisäksi otettava huomioon se, että varainhoitoasetukseen on sisällytetty toisaalta omat osastot palkinnoista ja rahoitusvälineistä ja toisaalta keskeiset säännöt, jotka koskevat avustuksia, avustuskelpoisia kustannuksia, avustusten asteittaisen alenemisen periaatteen poistamista, yksinkertaistettujen avustusten käyttöä (kertakorvaukset, yksikkökustannukset ja kiinteämääräinen rahoitus) ja ennakkomaksuvakuuksien antamista koskevan velvoitteen poistamista.
(49)
Siirtyminen sähköiseen tietojenvaihtoon ja asiakirjojen toimittamiseen sähköisesti yksinkertaistaa huomattavasti menettelyjä. Jotta kuitenkin voidaan samalla turvata asianmukainen oikeudellinen toimintaympäristö, on määritettävä selkeät edellytykset käytettävien järjestelmien hyväksymiselle.
(50)
Voiton tavoittelun kieltoa ja yhteisrahoitusperiaatetta olisi tarkistettava varainhoitoasetukseen sisältyvien selkeyttämistä ja yksinkertaistamista koskevien säännösten pohjalta. Selkeyden vuoksi olisi erityisesti laadittava yksityiskohtaiset säännöt siitä, millaiset tulot kuuluvat jatkossakin voiton tavoittelua koskevan kiellon soveltamisalaan ja millaiset ulkoiset rahoitusosuudet ja luontoissuoritukset ovat mahdollisia.
(51)
Avoimuusperiaatteen osalta olisi sallittava monivuotisten työohjelmien hyväksyminen ja julkaiseminen, sillä niillä saadaan aikaan lisäarvoa hakijoille: nämä voivat niiden avulla paremmin ennakoida ehdotuspyyntöjä ja valmistautua niihin. Tältä osin olisi määritettävä edellytykset, joiden mukaisesti työohjelmat voidaan katsoa rahoituspäätöksiksi. Avoimuuden turvaamiseksi on lisäksi tarpeen julkaista ehdotuspyynnöt lukuun ottamatta kiireellisiä tapauksia tai tilanteita, joissa toimen voi toteuttaa vain tietty yhteisö. Lisäksi olisi vahvistettava ne seikat, joita julkaistavissa ehdotuspyynnöissä olisi ainakin esitettävä.
(52)
Koska edunsaajien maksamaan arvonlisäveroon sovellettavien avustuskelpoisuuden perusteiden yhteydessä esiintyy usein virheitä ja ristiriitaisuuksia, on varmistettava, että yhteisestä arvonlisäverojärjestelmästä 28 päivänä marraskuuta 2006 annetun neuvoston direktiivin 2006/112/EY (7) 13 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja käsitteitä, jotka koskevat arvonlisäveroa, jota ei voida periä takaisin, ja verovelvollisuudesta vapautettuja henkilöitä, tulkitaan ja sovelletaan johdonmukaisesti niiden soveltamisalaan kuuluvien toimintojen yhteydessä.
(53)
Avoimuuden ja hakijoiden tasapuolisen kohtelun varmistamiseksi sekä tulojen ja menojen hyväksyjien vastuuvelvollisuuden tehostamiseksi olisi säädettävä avustusten myöntämismenettelystä, joka kattaa vaiheet avustushakemuksen esittämisestä, jota varten komission on annettava hakijoille tietyt vähimmäistiedot, ja sen arvioinnista etukäteen määritettyjen kelpoisuus-, valinta- ja ratkaisuperusteiden perusteella aina toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän lopulliseen päätökseen, joka on asianmukaisesti dokumentoitava. Olisi laadittava yksityiskohtaiset säännöt, jotka koskevat valinta- ja ratkaisuperusteiden mukaisesti tapahtuvaa ehdotusten arviointia varten perustettavan komitean kokoonpanoa ja tehtäviä sekä mahdollisuutta ottaa hakijoihin yhteyttä ratkaisumenettelyn aikana tai pyytää hakijoita tekemään muutoksia ehdotuksiinsa. Tämän mahdollisuuden osalta olisi otettava asianmukaisesti huomioon varainhoitoasetukseen sisällytetyt hyvää hallintotapaa koskevat vaatimukset sekä edellytykset, joiden mukaisesti ehdotuksia voidaan muuttaa ennen avustussopimusten allekirjoittamista tai avustuspäätösten tiedoksiantoa siten, että samalla varmistetaan hakijoiden tasapuolinen kohtelu ja noudatetaan periaatetta, jonka mukaan vain hakijat voivat tehdä aloitteita toimien osalta.
(54)
Koska varainhoitoasetuksessa on helpotettu ja laajennettu kertakorvausten, yksikkökustannusten ja kiinteämääräisen rahoituksen käyttöä, kyseisten yksinkertaistettujen avustusten määritelmiä olisi selkeytettävä. Erityisesti olisi todettava, että muiden avustusten tavoin niillä on tarkoitus kattaa tiettyjä avustuskelpoisia kustannuksia ja ettei niiden määriä tarvitse välttämättä vahvistaa etukäteen. Tämä on erityisen tärkeää silloin kun kyseiset avustukset määräytyvät edunsaajan tavanomaisen kustannuslaskentakäytännön perusteella. Lisäksi on varmistettava, että tietyn ohjelman rahoitussäännöt pysyvät vakaina. Sen vuoksi olisi voitava käyttää yksinkertaistettuja avustuksia ohjelman koko voimassaoloajan. Tilastollisista ja menettelyihin liittyvistä syistä sekä petosten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi olisi oltava mahdollista tutustua edunsaajan yleisiin kirjanpitotietoihin, myös silloin kun rahoitus toteutetaan kertakorvausten, yksikkökustannusten tai kiinteämääräisen rahoituksen muodossa. Tarkistusten yhteydessä ei kuitenkaan pitäisi kyseenalaistaa aiemmin sovittuja kertakorvausten, yksikkökustannusten tai kiinteämääräisen rahoituksen yksikköarvoja.
(55)
Moitteeton varainhoito edellyttää, että komissio saa takeita, joita hankitaan avustushakemusten esittämisvaiheessa merkittävimpien avustusten osalta toimitettavilla tarkastuksilla, ennakkomaksujen suoritusvaiheessa vaatimalla etukäteen vakuuksia, jos tämä on perusteltua tulojen ja menojen hyväksyjän suorittaman riskinarvioinnin pohjalta, ja väli- tai loppumaksun vaiheessa vaatimalla tarkastajien antamia todistuksia niistä maksupyynnöistä, joiden kattamat määrät ovat suurimmat ja joihin liittyy eniten riskejä.
(56)
Avustusten keskeyttämiseen ja vähentämiseen sovellettavia edellytyksiä ja menettelyjä olisi selkeytettävä, jotta voidaan paremmin määritellä keskeyttämisen ja vähentämisen perusteet, antaa edunsaajille riittävästi tietoja ja varmistaa, että edunsaajat voivat milloin tahansa käyttää oikeuttaan puolustautua.
(57)
Unionin varojen moitteeton hoito tarkoittaa myös sitä, että avustusten saajat käyttävät unionin myöntämiä avustuksia taloudellisesti ja tehokkaasti. Erityisesti edunsaajien toimen täytäntöönpanoa varten tekemistä sopimuksista aiheutuvien kustannusten olisi oltava avustuskelpoisia edellyttäen, että täytäntöönpanosopimukset on tehty kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen pohjalta.
(58)
Koska varainhoitoasetuksessa on lievennetty rajoituksia, jotka koskevat rahoitustuen myöntämistä kolmansille osapuolille, on säädettävä vähimmäisvaatimuksista, joista sovitaan avustussopimuksessa tai jotka sisällytetään avustuspäätökseen, jotta voidaan selkeästi erottaa edunsaajan kolmansille osapuolille myöntämä rahoitustuki siitä, että valtuutuksen saaja hoitaa talousarvion toteuttamistehtäviä välillisen hallinnoinnin yhteydessä.
(59)
Avustuksen saajille määrättäviä seuraamuksia koskevat valtuudet olisi yhdenmukaistettava hankintojen yhteydessä myönnettävien valtuuksien kanssa, sillä ne ovat luonteeltaan samantyyppisiä ja niihin olisi sovellettava samoja tehokkuutta ja oikeasuhteisuutta koskevia sääntöjä.
(60)
Palkintoihin olisi sovellettava avoimuuden ja tasapuolisen kohtelun periaatteita samalla tavoin kuin avustuksiin. Samalla olisi vahvistettava työohjelmien ja suunnittelukilpailujen vähimmäisvaatimukset ottaen huomioon vastaavat avustuksia koskevat vaatimukset. Erityisesti olisi määritettävä edellytykset, joiden mukaisesti työohjelmat voidaan katsoa rahoituspäätöksiksi, sekä suunnittelukilpailuihin sovellettavat vähimmäissäännöt ja erityisesti edellytykset palkinnon maksamiseksi voittajille, jos voittajat on valittu, sekä asianmukaiset julkistamistavat.
(61)
Avoimuusperiaatteen ja tasapuolisen kohtelun periaatteen mukaisesti on lisäksi määritettävä selkeästi ratkaisumenettely, joka kattaa niin kilpailuvastausten jättämisen, hakijoille annettavat tiedot kuin voittajalle ilmoittamisen. Menettelyyn kuuluu vastausten arviointi, jonka toteuttaa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän nimeämä asiantuntijaryhmä kilpailun säännöissä esitettyjen ratkaisuperusteiden nojalla. Näin varmistetaan, että vastaukset arvioidaan ammattimaisesti ja puolueettomasti. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän olisi tehtävä asiantuntijoiden suositusten pohjalta lopullinen päätös palkinnon myöntämisestä, sillä komissio on aina vastuussa talousarvion täytäntöönpanosta.
(62)
Jotta voidaan varmistaa rahoitusvälineiden yhdenmukainen täytäntöönpano komissiossa, varainhoitoasetuksen VIII osastoon sisältyvää yleistä kehystä olisi täydennettävä yksityiskohtaisilla säännöillä, jotka koskevat rahoitusvälineiden hallinnointia, täytäntöönpanotehtäviä hoitavien yhteisöjen valintaa, valtuutussopimusten sisältöä, hallinnointikustannuksia ja -palkkioita ja varainhoitotilejä.
(63)
Rahoituksen välittäjien ja varojen lopullisten saajien valintaan sovellettavat säännöt olisi määritettävä erityisesti silloin kun rahoitusvälineitä hallinnoidaan suoraan poikkeustapauksissa joko erityisten sijoitusvälineiden tai muiden välineiden kautta. Näin varmistetaan, että unionin varoja käytetään tehokkaasti.
(64)
On määritettävä rahoitusvälineiden käytön edellytykset, niiden vipuvaikutus ja rahoitusvälineiden seurantajärjestelmä. Lisäksi on varmistettava, että ennen rahoitusvälineiden täytäntöönpanoa suoritetaan perusteellinen ennakkoarviointi, jonka pohjalta komissio voi suunnitella välineet niin, että niitä voidaan käyttää markkinahäiriöiden yhteydessä ja optimaalista heikommissa investointitilanteissa.
(65)
Kirjanpidon ja tilinpäätösten osalta voidaan todeta, että yleisesti hyväksytyt kirjanpitoperiaatteet, joiden perusteella tilinpäätös on laadittava, määritellään unionin kirjanpitosäännöissä. Kyseisissä säännöissä määritellään myös edellytykset, joiden on täytyttävä, jotta tapahtuma voidaan viedä kirjanpitoon, sekä säännöt varojen ja velkojen arvostusta varten sekä varausten perustamista varten, jotta voidaan varmistaa täydellisten ja tarkkojen tietojen esittäminen asianmukaisella tavalla.
(66)
Kirjanpidon osalta olisi täsmennettävä, että kunkin toimielimen tilinpitäjän on dokumentoitava oman toimielimensä kirjanpidon järjestäminen ja siihen liittyvät menettelyt ja määriteltävä edellytykset, jotka kirjanpidossa käytettävien tietojenkäsittelyjärjestelmien on täytettävä varsinkin käyttöoikeuksien valvomiseksi ja kirjausketjun varmistamiseksi, kun järjestelmiin tehdään muutoksia.
(67)
Kirjanpidon järjestämisen osalta on tärkeä täsmentää periaatteet, joita sovelletaan kirjanpitokirjoihin, koetaseeseen ja sen saldojen säännölliseen täsmäyttämiseen sekä inventaariin, ja määriteltävä komission tilinpitäjän vahvistaman tililuettelon osat. Tapahtumien kirjaukseen ja erityisesti kahdenkertaiseen kirjanpitoon sovellettavat säännöt, muiden kuin euromääräisten tapahtumien muuntamista euroiksi koskevat säännöt ja kirjausten tueksi esitettävät tositteet olisi täsmennettävä. Myös talousarviokirjanpitoon tehtävien kirjausten sisältö olisi täsmennettävä.
(68)
Olisi määriteltävä omaisuusluetteloa koskevat säännöt, selkeytettävä tilinpitäjien ja tulojen ja menojen hyväksyjien vastuualueiden jakautuminen ja annettava säännöt, joita sovelletaan omaisuusluetteloon merkityn omaisuuden jälleenmyynnissä, omaisuuden tehokkaan hallinnoinnin varmistamiseksi.
(69)
Ulkoisten toimien osalta tässä asetuksessa olisi varainhoitoasetuksen mukaisesti säädettävä poikkeuksista, joissa otetaan huomioon alan toiminnan erityispiirteet lähinnä hankintoja ja avustusten myöntämistä koskevissa kysymyksissä, erityisesti koska kyseisistä menettelyistä vastaavat unionilta rahoitusta saavien kolmansien maiden viranomaiset. Hankintojen osalta erot koskevat lähinnä erilaisia menettelyjä ja sovellettavia kynnysarvoja. Avustusten osalta olisi eräissä tapauksissa sallittava täysimääräinen rahoittaminen. Tämä koskee lähinnä tapauksia, joissa edunsaajilla on tavallista heikommat yhteisrahoitusvalmiudet.
(70)
Olisi vahvistettava yksityiskohtaiset säännökset, jotka koskevat budjettituen käyttöä ja sen edellytyksiä sekä kumppanin velvollisuutta toimittaa komissiolle ajallaan luotettavia tietoja, joiden pohjalta kyseisten edellytysten täyttymistä voidaan arvioida.
(71)
Olisi täsmennettävä periaatteet, joita sovelletaan unionin ja muiden rahoittajien unionin erityisrahastoihin osoittamiin rahoitusosuuksiin, vahvistettava erityisrahastojen kirjanpito- ja raportointisäännöt erityisesti rahaston tilille kertyvän koron osalta, selvennettävä vastuunjakoa eri toimijoiden ja erityisrahaston hallituksen välillä sekä määritettävä ulkoista tarkastusta koskevat velvoitteet. Lisäksi olisi huolehdittava, että rahoittajilla on tasapuolinen edustus erityisrahaston hallituksessa ja että varojen käyttöä koskevan lopullisen päätöksen tekeminen edellyttää komission hyväksyntää.
(72)
Ulkoisiin toimiin liittyvien hankintamenettelyjen yksinkertaistamiseksi on muutettu joitakin kynnysarvoja, ja yhteisten säännösten perusteella on lisätty tai mukautettu muita kynnysarvoja ja hallintomenettelyjä.
(73)
Avustusten osalta yhteisrahoitusperiaatteesta poikkeamisen edellytyksiä olisi yksinkertaistettava varainhoitoasetuksen mukaisesti.
(74)
Unionin määrärahojen moitteettoman hallinnoinnin turvaamiseksi olisi säädettävä tarkemmin myös ennakkoedellytyksistä ja määräyksistä, joita on sisällytettävä sopimuksiin, kun määrärahoja hallinnoidaan hajautetusti tai jos käytetään ennakkotilejä.
(75)
On aiheellista määritellä unionin virastot ja antaa julkaisutoimistoon sovellettavat yksityiskohtaiset säännöt sekä säännökset, joilla valtuutetaan komission tilinpitäjä siirtämään osa tehtävistään näiden virastojen henkilöstölle. Olisi myös täsmennettävä, miten hoidetaan pankkitilejä, joita unionin virastot voivat avata komission nimissä.
(76)
Luettelo varainhoitoasetuksen 204 artiklassa tarkoitetuista asiantuntijoista, jotka valitaan kiinnostuksenilmaisupyynnön perusteella, ja tiedot heidän tehtävistään olisi julkaistava samalla tavalla kuin unionin varojen saajia koskevat tiedot. Myös asiantuntijoille maksetut korvaukset olisi julkistettava, jos ne ovat enemmän kuin 15 000 euroa.
(77)
Varainhoitoasetuksen 203 artiklalla käyttöön otettua uutta menettelyä olisi täydennettävä erityisesti siinä vahvistettuihin kynnysarvoihin sisältyvien kustannuslajien osalta. Unionin edustustojen kiinteistöhankkeista olisi laadittava yksityiskohtaiset säännöt, koska niissä on etenkin kiireellisissä tapauksissa erityispiirteitä. Koska edustustojen asuinkiinteistöt joudutaan vuokraamaan tai hankkimaan lyhyen ajan kuluessa, on aiheellista säätää, että niihin ei sovelleta varainhoitoasetuksen 203 artiklassa säädettyä menettelyä. Koska veloituksetta tai symboliseen hintaan tapahtuva maan hankinta ei aiheuta lisämenoja talousarvioon, siihen ei tulisi soveltaa varainhoitoasetuksen 203 artiklassa säädettyä menettelyä.
(78)
Jotta varmistettaisiin johdonmukaisuus suhteessa varainhoitoasetuksen säännöksiin, olisi annettava siirtymäsäännöksiä. Jotta varmistettaisiin johdonmukaisuus suhteessa alakohtaiseen oikeusperustaan, on lisäksi aiheellista lykätä hallintotapoja ja rahoitusvälineitä koskevien säännösten soveltamista 1 päivään tammikuuta 2014,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
ENSIMMÄINEN OSA
YHTEISET SÄÄNNÖKSET
I OSASTO
SISÄLTÖ
1 artikla
Sisältö
Tässä asetuksessa vahvistetaan asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012, jäljempänä ’varainhoitoasetus’, soveltamissäännöt.
II OSASTO
BUDJETTIPERIAATTEET
1 LUKU
Yhtenäisyyden ja talousarvion totuudenmukaisuuden periaatteet
2 artikla
Ennakkomaksuista kertyviä korkotuottoja koskeva kirjanpito
(Varainhoitoasetuksen 8 artiklan 4 kohta)
Kun talousarvioon on maksettava korkoa, varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdan ii-viii alakohdassa tarkoitettujen yhteisöjen tai henkilöiden kanssa tehdyissä sopimuksissa määrätään, että ennakkomaksut maksetaan tileille tai alatileille, joilta varat ja niiden tuottamat korot voidaan eritellä. Jos tällaisia tilejä ei ole, unionin maksamat varat sekä niiden tuottamat korot tai muut edut on voitava eritellä saajan tai rahoituksen välittäjän kirjanpitomenetelmien avulla.
Ennakkomaksuista kertynyttä korkotuottoa koskevat tämän asetuksen säännökset eivät rajoita ennakkomaksujen kirjaamista tilinpäätöslaskelmien vastaavaa-puolelle varainhoitoasetuksen 143 artiklassa tarkoitetuissa kirjanpitosäännöissä vahvistetulla tavalla.
2 LUKU
Vuotuisperiaate
3 artikla
Varainhoitovuoden määrärahat
(Varainhoitoasetuksen 11 artiklan 3 kohta)
Varainhoitovuodeksi hyväksytyt maksusitoumusmäärärahat ja maksumäärärahat muodostuvat seuraavista eristä:
a)
talousarvioon otetut määrärahat, mukaan lukien lisätalousarviot;
b)
edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt määrärahat;
c)
varainhoitoasetuksen 178 ja 182 artiklan mukaisesti uudelleen käyttöön otetut määrärahat;
d)
varainhoitoasetuksen 177 artiklan 3 kohdan mukaisesti takaisin maksetuista ennakkomaksuista peräisin olevat määrärahat;
e)
määrärahat, jotka on otettu talousarvioon varainhoitovuoden kuluessa tai aiempien varainhoitovuosien kuluessa kannettujen ja käyttämättä jääneiden käyttötarkoitukseensa sidottujen tulojen perusteella.
4 artikla
Määrärahojen peruuttaminen tai siirtäminen varainhoitovuodelta toiselle
(Varainhoitoasetuksen 13 artiklan 2 kohta)
1. Maksusitoumusmäärärahoja ja varainhoitoasetuksen 13 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitettuja kiinteistöhankkeisiin liittyviä jaksottamattomia määrärahoja voidaan siirtää seuraavalle varainhoitovuodelle ainoastaan silloin kun sitoumuksia ei ole voitu tehdä varainhoitovuoden 31 päivään joulukuuta mennessä syistä, joihin tulojen ja menojen hyväksyjä ei ole voinut vaikuttaa, ja kun alustavat muodollisuudet ovat edenneet jo niin pitkälle, että sitoumus katsotaan voitavan tehdä viimeistään seuraavan vuoden 31 päivänä maaliskuuta tai kiinteistöhankkeiden osalta viimeistään 31 päivänä joulukuuta.
2. Varainhoitoasetuksen 13 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetut alustavat muodollisuudet, jotka on saatava päätökseen varainhoitovuoden 31 päivään joulukuuta mennessä, jotta määrärahat voidaan siirtää seuraavalle varainhoitovuodelle, ovat erityisesti seuraavat:
a)
varainhoitoasetuksen 85 artiklassa tarkoitetuista kokonaissitoumuksista rahoituspäätös tai edellä mainittuun päivämäärään mennessä loppuun saatettu kunkin toimielimen sisäinen lausuntokierros, jonka päämääränä on saada kyseinen päätös hyväksyttyä,
b)
varainhoitoasetuksen 85 artiklassa tarkoitetuista yksittäisistä sitoumuksista mahdollisten toimeksisaajien, edunsaajien, palkinnonsaajien tai valtuutuksen saajien lopullinen valinta.
3. Määrärahat, jotka on siirretty seuraavalle varainhoitovuodelle varainhoitoasetuksen 13 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukaisesti ja joita ei ole sidottu seuraavan varainhoitovuoden 31 päivään maaliskuuta mennessä tai, jos määrärahat liittyvät kiinteistöhankkeisiin, seuraavan vuoden 31 päivään joulukuuta mennessä, peruuntuvat ilman eri toimenpiteitä.
Komissio toimittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle tiedot tällä tavoin peruuntuneista määrärahoista kuukauden kuluessa ensimmäisen alakohdan mukaisesta peruuntumisesta.
4. Määrärahoja, jotka on siirretty seuraavalle varainhoitovuodelle varainhoitoasetuksen 13 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukaisesti, voidaan käyttää seuraavan varainhoitovuoden 31 päivään joulukuuta saakka.
5. Määrärahat, jotka siirretään seuraavalle varainhoitovuodelle 1-4 kohdan mukaisesti, on eriteltävä kirjanpidossa.
3 LUKU
Laskentayksikön periaate
5 artikla
Euron ja muiden valuuttojen väliset muuntokurssit
(Varainhoitoasetuksen 19 artikla)
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä muuntaa euron muiksi valuutoiksi Euroopan unionin virallisen lehden C-sarjassa julkaistavan euron päivittäisen kurssin perusteella, sanotun kuitenkaan rajoittamatta alakohtaisten säädösten soveltamisesta johtuvia erityissäännöksiä.
Kun euron ja jonkin muun valuutan välisen muuntamisen toteuttaa toimeksisaaja tai edunsaaja, sovelletaan hankinta-, avustus- tai rahoitussopimusten määräyksiä muuntamista koskevista erityisjärjestelyistä.
2. Sen estämiseksi, että valuuttojen muuntamisella olisi merkittävä vaikutus unionin yhteisrahoituksen tasoon tai haitallinen vaikutus unionin talousarvioon, edellä 1 kohdassa tarkoitetuissa muuntamista koskevissa erityissäännöksissä on tarvittaessa säädettävä euron ja muiden valuuttojen välisen muuntokurssin laskemisesta tietyn ajanjakson päivittäisten valuuttakurssien keskiarvon perusteella.
3. Jos euron päivittäistä kurssia tiettyyn valuuttaan nähden ei ole julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä käyttää 4 kohdassa tarkoitettua laskennallista kurssia.
4. Jollei tämän asetuksen 240 artiklan säännöksistä muuta johdu, euro muunnetaan muiksi valuutoiksi varainhoitoasetuksen 151-156 artiklassa säädetyn kirjanpidon tarpeita varten euron kuukausittaisen laskennallisen kurssin avulla. Laskennallisen kurssin vahvistaa komission tilinpitäjä käyttämällä luotettaviksi katsomiaan tietolähteitä; kurssi määräytyy vahvistamiskuukautta edeltävän kuukauden toiseksi viimeisen arkipäivän valuuttakurssin perusteella.
5. Tämän artiklan 4 kohdassa tarkoitettujen valuuttaoperaatioiden tulokset esitetään asianomaisen toimielimen kirjanpidossa erillisessä otsakkeessa.
Tämän kohdan ensimmäistä alakohtaa sovelletaan varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitettuihin elimiin soveltuvin osin.
6 artikla
Euron ja muiden valuuttojen välisissä muuntotoimenpiteissä käytettävä kurssi
(Varainhoitoasetuksen 19 artikla)
1. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän toteuttamissa, euron ja muiden valuuttojen välisissä muuntotoimenpiteissä käytetään sen päivän kurssia, jona tulojen ja menojen hyväksymisestä vastaava yksikkö tekee maksu- tai perintämääräyksen, sanotun kuitenkaan rajoittamatta alakohtaisten säädösten soveltamisesta tai hankintasopimuksista, avustussopimuksista, avustuspäätöksistä tai rahoitussopimuksista johtuvia erityissäännöksiä tai -määräyksiä.
2. Kun on kyse euromääräisistä ennakkotileistä, euron ja muiden valuuttojen välisissä muuntotoimenpiteissä käytettävä kurssi määräytyy pankin maksupäivän perusteella.
3. Varainhoitoasetuksen 19 artiklassa tarkoitettujen kansallisen valuutan määräisten ennakkotilien selvittämisen yhteydessä euron ja muiden valuuttojen välisissä muuntotoimenpiteissä käytettävä kurssi määräytyy tililtä maksetun menon suorituskuukauden perusteella.
4. Kun on kyse kiinteämääräisistä menoista tai sellaisista menoista, jotka aiheutuvat Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavista henkilöstösäännöistä ja unionin muuta henkilöstöä koskevista palvelussuhteen ehdoista, jäljempänä ’henkilöstösäännöt’, joille on vahvistettu enimmäismäärä ja jotka maksetaan muuna valuuttana kuin euroina, käytetään kurssia, joka on voimassa saamisen syntyessä.
4 LUKU
Yleiskatteisuusperiaate
7 artikla
Käyttötarkoitukseensa sidottujen tulojen esittäminen talousarviossa ja niitä vastaavien määrärahojen ottaminen talousarvioon
(Varainhoitoasetuksen 21 artikla)
1. Rajoittamatta 9 ja 10 artiklan soveltamista, käyttötarkoitukseensa sidotut tulot esitetään talousarviossa seuraavasti:
a)
kunkin toimielimen pääluokkaa koskevassa tulotaulukossa on budjettikohta kyseisiä tuloja varten;
b)
menotaulukon selvitysosissa ja yleisissä huomautuksissa mainitaan budjettikohdat, joihin voidaan ottaa käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja vastaavat määrärahat.
Ensimmäisen alakohdan a alakohdassa tarkoitetussa tapauksessa budjettikohta varustetaan merkinnällä ”pro memoria”, ja arvio tuloista mainitaan budjettikohdan selvitysosassa.
2. Käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja vastaavat määrärahat saadaan käyttöön ilman eri toimenpiteitä sekä maksusitoumusmäärärahoina että maksumäärärahoina sen jälkeen kun toimielin on kantanut tulon, lukuun ottamatta seuraavia tapauksia:
a)
tapaukset, joista säädetään varainhoitoasetuksen 181 artiklan 2 kohdassa ja 183 artiklan 2 kohdassa;
b)
jäsenvaltioiden osalta tapaus, josta säädetään varainhoitoasetuksen 21 artiklan 2 kohdan b alakohdassa, kun rahoitusosuuden määrä on ilmaistu rahoitussopimuksessa euroina.
Ensimmäisen alakohdan b alakohdassa tarkoitetussa tapauksessa maksusitoumusmäärärahat voidaan asettaa käyttöön silloin, kun jäsenvaltio allekirjoittaa rahoitussopimuksen.
8 artikla
Jäsenvaltioiden rahoitusosuudet tutkimusohjelmiin
(Varainhoitoasetuksen 21 artiklan 2 kohdan a alakohta)
1. Tutkimustoimintaa täydentäviä ohjelmia koskevista jäsenvaltioiden rahoitusosuuksista, joista säädetään neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1150/2000 (8) 5 artiklassa, maksetaan:
a)
seitsemän kahdestoistaosaa talousarviossa olevasta summasta viimeistään kuluvan varainhoitovuoden 31 päivänä tammikuuta;
b)
loput viisi kahdestoistaosaa viimeistään kuluvan varainhoitovuoden 15 päivänä heinäkuuta.
2. Jos talousarviota ei ole lopullisesti hyväksytty ennen varainhoitovuoden alkua, 1 kohdassa säädetyt rahoitusosuudet määräytyvät edellisen varainhoitovuoden talousarvioon otettujen määrien perusteella.
3. Kaikki rahoitusosuudet tai lisämaksut, jotka jäsenvaltioiden on maksettava talousarvioon, on tuloutettava komission tilille tai tileille 30 kalenteripäivän kuluessa maksuvaatimuksen esittämisestä.
4. Maksusuoritukset kirjataan asetuksessa (EY, Euratom) N:o 1150/2000 säädetylle tilille, ja niitä koskevat mainitussa asetuksessa säädetyt edellytykset.
9 artikla
Käyttötarkoitukseensa sidotut tulot, jotka saadaan EFTA-valtioiden osallistumisesta tiettyihin unionin ohjelmiin
(Varainhoitoasetuksen 21 artiklan 2 kohdan e alakohta)
1. Euroopan vapaakauppaliiton jäsenvaltioiden, jäljempänä ’EFTA-valtiot’, osallistuminen tiettyihin unionin ohjelmiin esitetään talousarviossa seuraavasti:
a)
tulotaulukkoon lisätään pro memoria -merkinnällä varustettu budjettikohta, johon otetaan EFTA-valtioiden rahoitusosuuden kokonaismäärä kyseisenä varainhoitovuotena;
b)
menotaulukossa esitetään
i)
EFTA-valtioiden osallistuessa unionin toiminnan rahoittamiseen rahoitusosuuden määrä merkitään ”tiedoksi” kyseistä toimintaa koskevan budjettikohdan selvitysosaan;
ii)
talousarvioon laaditaan liite, joka on olennainen osa talousarviota ja johon merkitään kaikkia niitä unionin toimintoja koskevat budjettikohdat, joihin EFTA-valtiot osallistuvat.
Arvio ensimmäisen alakohdan a alakohdassa tarkoitetusta määrästä esitetään talousarvion selvitysosissa.
Ensimmäisen alakohdan b alakohdan ii alakohdassa tarkoitetussa liitteessä esitetään, miten rahoitusosuuksia vastaavat määrärahat on otettu 2 kohdan mukaisesti talousarvioon ja miten menot suoritetaan.
2. Euroopan talousalueesta tehdyn sopimuksen, jäljempänä ’ETA-sopimus’, 82 artiklan nojalla EFTA-valtioiden vuosittaisia rahoitusosuuksia, sellaisina kuin Euroopan talousalueen sekakomitea on ne vahvistanut komissiolle ETA-sopimukseen liitetyssä pöytäkirjassa N:o 32 olevan 1 artiklan 5 kohdan mukaisesti, vastaavat maksusitoumuksiin ja maksumääräyksiin käytettävät määrärahat otetaan talousarvioon kokonaisuudessaan heti varainhoitovuoden alussa.
3. Jos EFTA-valtioiden osaltaan rahoittamien budjettikohtien määrärahoja lisätään varainhoitovuoden aikana ilman, että EFTA-valtiot voivat kyseisen varainhoitovuoden aikana muuttaa vastaavasti rahoitusosuuksiaan ETA-sopimuksen 82 artiklassa määrätyn kertoimen mukaisesti, komissio voi varmistaa EFTA-valtioiden osuutta koskevan ennakkorahoituksen väliaikaisesti ja poikkeuksellisesti kassavaroistaan. Määrärahalisäyksen jälkeen komissio pyytää sitä vastaavat EFTA-valtioiden rahoitusosuudet maksettavaksi mahdollisimman pian. Komissio toimittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle joka vuosi tiedon tällaisista päätöksistä.
Ennakkorahoituksen aiheuttama tilanne korjataan mahdollisimman pian seuraavan varainhoitovuoden talousarvion puitteissa.
4. Varainhoitoasetuksen 21 artiklan 2 kohdan e alakohdan mukaisesti EFTA-valtioiden rahoitusosuudet ovat ulkoisia käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja. Tilinpitäjä huolehtii asianmukaisesti siitä, että rahoitusosuuksista peräisin olevien tulojen ja niitä vastaavien määrärahojen käyttöä seurataan erikseen.
Komissio esittää varainhoitoasetuksen 150 artiklan 2 kohdassa säädetyssä kertomuksessaan erillisen selvityksen siitä, miten EFTA-valtioiden rahoitusosuus on toteutunut tuloina ja menoina.
10 artikla
Tuotto, joka saadaan liiallisten alijäämien vuoksi jäsenvaltioille langetetuista seuraamuksista
(Varainhoitoasetuksen 21 artiklan 2 kohdan c alakohta)
Neuvoston asetuksen (EY) N:o 1467/97 (9) 4 jaksossa tarkoitetuista seuraamuksista kertyvä tuotto otetaan talousarvioon seuraavasti:
a)
tulotaulukkoon lisätään ”pro memoria” -merkinnällä varustettu budjettikohta, johon merkitään kyseisistä rahamääristä kertyvät korot;
b)
rajoittamatta varainhoitoasetuksen 77 artiklan soveltamista näitä tulotaulukkoon otettuja rahamääriä koskevat maksusitoumusmäärärahat ja maksumäärärahat otetaan samanaikaisesti tiettyyn menotaulukon budjettikohtaan.
Ensimmäisen alakohdan b alakohdassa tarkoitetut määrärahat käytetään varainhoitoasetuksen 20 artiklan mukaisesti.
11 artikla
Unionille annettujen lahjoitusten vastaanottamisesta aiheutuvat kulut
(Varainhoitoasetuksen 22 artikla)
Varainhoitoasetuksen 22 artiklan 2 kohdassa tarkoitettua Euroopan parlamentilta ja neuvostolta pyydettävää lupaa varten komissio antaa arvion ja asianmukaisen selvityksen unionille annettujen lahjoitusten vastaanottamiseen liittyvistä rahoituskuluista, mukaan lukien jatkokustannukset.
12 artikla
Verosaamisia koskeva tili
(Varainhoitoasetuksen 23 artiklan 3 kohta)
Verot, jotka unioni on maksanut varainhoitoasetuksen 23 artiklan 2 kohdan ja 23 artiklan 3 a kohdan mukaisesti, kirjataan aputilille, kunnes asianomaiset valtiot ovat ne hyvittäneet.
5 LUKU
Erittelyperiaate
13 artikla
Muiden toimielinten kuin komission määrärahasiirtojen prosenttiosuuksien laskentasäännöt
(Varainhoitoasetuksen 25 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 25 artiklassa tarkoitetut prosenttiosuudet lasketaan talousarvioon ja lisätalousarvioihin otettujen määrärahojen perusteella, kun määrärahasiirtopyyntö esitetään.
2. Laskennassa otetaan huomioon kaikki määrärahasiirrot, joilla on määrä siirtää määrärahoja siitä budjettikohdasta tai siihen budjettikohtaan, josta määrärahat siirretään, sekä kyseistä budjettikohtaa koskevat aiemmat määrärahasiirrot.
Huomioon ei oteta sellaisia määrärahasiirtoja vastaavaa määrää, jotka asianomainen toimielin voi tehdä itse ilman Euroopan parlamentin ja neuvoston eri päätöstä.
14 artikla
Komission määrärahasiirtojen prosenttiosuuksien laskentasäännöt
(Varainhoitoasetuksen 26 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 26 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut prosenttiosuudet lasketaan talousarvioon ja lisätalousarvioihin otettujen määrärahojen perusteella, kun määrärahasiirtopyyntö esitetään.
2. Laskennassa otetaan huomioon kaikki määrärahasiirrot, joilla on määrä siirtää määrärahoja siitä budjettikohdasta tai siihen budjettikohtaan, josta tai johon määrärahoja siirretään, sekä kyseistä budjettikohtaa koskevat aiemmat määrärahasiirrot.
Huomioon ei oteta sellaisia määrärahasiirtoja vastaavaa määrää, jotka komissio voi tehdä itse ilman Euroopan parlamentin ja neuvoston eri päätöstä.
15 artikla
Hallintomenot
(Varainhoitoasetuksen 26 artikla)
Varainhoitoasetuksen 26 artiklan 1 kohdan ensimmäisen alakohdan b alakohdassa tarkoitetut menot kattavat kustakin toimintalohkosta varainhoitoasetuksen 44 artiklan 3 kohdassa tarkoitetut menoerät.
16 artikla
Määrärahasiirtopyyntöjen perusteleminen
(Varainhoitoasetuksen 25 ja 26 artikla)
Määrärahasiirtoesityksiin ja kaikkiin tietoihin, jotka Euroopan parlamentille ja neuvostolle toimitetaan varainhoitoasetuksen 25 ja 26 artiklan mukaisesti tehdyistä määrärahasiirroista, on liitettävä mukaan riittävät ja yksityiskohtaiset perustelut, joista käy ilmi määrärahojen toteutuminen sekä arvio loppuvuoden tarpeesta; perustelut on annettava sekä budjettikohdista, joihin määrärahoja siirretään, että budjettikohdista, joista määrärahoja otetaan.
17 artikla
Hätäapuvaraukseen liittyvien määrärahasiirtopyyntöjen perusteleminen
(Varainhoitoasetuksen 29 artikla)
Jos määrärahasiirtoesitys koskee varainhoitoasetuksen 29 artiklassa tarkoitetun hätäapuvarauksen käyttöön ottamista, siihen on liitettävä riittävät ja yksityiskohtaiset perustelut, joista käyvät ilmi seuraavat seikat:
a)
budjettikohdasta, johon määrärahoja siirretään, esitetään mahdollisimman tuoreet tiedot määrärahojen toteutumisesta ja arvio loppuvuoden tarpeesta;
b)
ulkoisia toimia koskevista budjettikohdista esitetään määrärahojen käyttö siirtoesitystä edeltävän kuukauden loppuun mennessä, arvio loppuvuoden tarpeesta sekä loppuvuoden tarvearvion ja alkuperäisen arvion välinen vertailu;
c)
selvitys mahdollisuudesta kohdentaa määrärahoja uudelleen.
6 LUKU
Moitteettoman varainhoidon periaate
18 artikla
Arviointi
(Varainhoitoasetuksen 30 artikla)
1. Kaikista ohjelmia ja toimintoja koskevista ehdotuksista, jotka aiheuttavat menoja talousarviossa, tehdään ennakkoarviointi. Siinä tarkennetaan:
a)
tarve, joka toiminnalla täytetään lyhyellä ja pitkällä aikavälillä;
b)
unionin osallistumisesta saatava lisäarvo;
c)
toimintapolitiikan ja hallinnon tavoitteet, joihin kuuluvat sellaiset unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi tarvittavat toimenpiteet, jotka liittyvät petosten ehkäisemiseen, paljastamiseen, tutkintaan, vahingonkorvauksiin ja seuraamuksiin;
d)
käytettävissä olevat toimintavaihtoehdot ja niihin liittyvät riskit;
e)
odotettavissa olevat tulokset ja vaikutukset, erityisesti taloudelliset ja sosiaaliset vaikutukset sekä ympäristövaikutukset, ja niiden mittaamiseen tarvittavat indikaattorit ja arviointijärjestelyt;
f)
tarkoituksenmukaisin menettely valitun vaihtoehdon tai valittujen vaihtoehtojen toteuttamiseksi;
g)
ehdotetun ohjelman tai toiminnan sisäinen johdonmukaisuus ja nivoutuminen muihin asiaan liittyviin välineisiin;
h)
toimintaa varten osoitettavien määrärahojen, henkilöstön ja muiden hallintomenojen määrä kustannustehokkuusperiaatteen mukaisesti;
i)
vastaavista hankkeista aiemmin saadut kokemukset.
2. Ehdotuksissa on esitettävä seuranta-, raportointi- ja arviointijärjestelyt, joissa on otettu asianmukaisesti huomioon kaikkien ehdotetun ohjelman tai toiminnan toteuttamiseen osallistuvien hallintotasojen vastuualueet.
3. Kaikista sellaisista ohjelmista ja toiminnoista, pilottihankkeet ja valmistelutoimet mukaan luettuina, joihin osoitetut varat ylittävät 5 000 000 euroa, laaditaan väli- ja/tai jälkiarviointi, jossa tarkastellaan niihin osoitettuja taloudellisia resursseja ja henkilöstöresursseja sekä saavutettuja tuloksia; tarkoituksena on seuraavien edellytysten mukaisesti varmistaa, että toimet vastaavat niille asetettuja tavoitteita:
a)
monivuotisen ohjelman toteuttamisaikana saavutettuja tuloksia arvioidaan säännöllisesti sellaisen aikataulun mukaan, että arviointitulokset voidaan ottaa huomioon, kun tehdään päätöstä ohjelman jatkamisesta, muuttamisesta tai keskeyttämisestä;
b)
vuosi kerrallaan rahoitettavan toiminnan tuloksia arvioidaan vähintään kerran kuudessa vuodessa.
Ensimmäisen alakohdan a ja b alakohdassa säädetty vaatimus ei koske erikseen jokaista asianomaisen toiminnan osana toteutettavaa hanketta tai tointa, joiden osalta tämä vaatimus voidaan täyttää myös siten, että toimen toteuttaneet elimet antavat loppukertomuksen.
4. Edellä 1 ja 3 kohdassa tarkoitettujen arviointien on oltava oikeassa suhteessa asianomaista ohjelmaa tai toimintaa varten osoitettuihin varoihin sekä ohjelman tai toiminnan vaikutukseen.
19 artikla
Rahoitusselvitys
(Varainhoitoasetuksen 31 artikla)
Rahoitusselvityksessä esitetään ne taloudelliset tiedot, joiden perusteella lainsäätäjä voi arvioida, onko kyseiselle unionin toiminnalle tarvetta. Rahoitusselvityksessä on annettava tietoja siitä, miten ehdotus nivoutuu unionin muihin toimintoihin, sekä mahdollisista yhteisvaikutuksista.
Monivuotisten toimintojen rahoitusselvityksiin sisällytetään ennakkoarvio vuosittaisista määräraha- ja henkilöstötarpeista ulkopuolinen henkilöstö mukaan luettuna sekä arvio toimintojen vaikutuksista rahoitukseen keskipitkällä aikavälillä.
7 LUKU
Avoimuusperiaate
20 artikla
Talousarvion alustava julkaiseminen
(Varainhoitoasetuksen 34 artikla)
Ennen kuin talousarvio julkaistaan virallisesti Euroopan unionin virallisessa lehdessä, talousarvion lopulliset yksityiskohtaiset numerotiedot julkaistaan komission aloitteesta kaikilla kielillä toimielinten internetsivustolla mahdollisimman pian talousarvion lopullisen hyväksymisen jälkeen ja viimeistään neljän viikon kuluttua siitä.
21 artikla
Unionin varojen määriä ja saajia koskevien tietojen julkaiseminen
(Varainhoitoasetuksen 35 artikla)
1. Suoran hallinnoinnin nojalla myönnettyjen unionin varojen saajia koskevat tiedot julkaistaan unionin toimielinten internetsivuilla viimeistään kyseisten varojen myöntämisvuotta seuraavan varainhoitovuoden 30 päivänä kesäkuuta.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun julkaisemisen lisäksi kyseiset tiedot voidaan julkaista vakiomuotoisina myös muulla soveltuvalla tavalla.
2. Jollei tässä asetuksessa tai alakohtaisissa säännöissä toisin säädetä tai määrätä, on julkaistava seuraavat tiedot, ottaen huomioon varainhoitoasetuksen 35 artiklan 3 kohdassa esitetyt perusteet:
a)
saajan nimi;
b)
saajan sijainti;
c)
myönnettyjen varojen määrä;
d)
toimenpiteen luonne ja tarkoitus.
Edellä b alakohdassa olevalla ilmaisulla ’sijainti’ tarkoitetaan
i)
osoitetta, jos saaja on oikeushenkilö;
ii)
NUTS 2 -tason aluetta, jos saaja on luonnollinen henkilö.
Luonnollisista henkilöistä julkaistut henkilötiedot poistetaan kahden vuoden kuluttua sen varainhoitovuoden päättymisestä, jona varat myönnettiin. Samalla tavalla poistetaan sellaisia oikeushenkilöitä koskevat henkilötiedot, joiden virallisessa nimessä yksilöidään yksi tai useampi luonnollinen henkilö.
3. Edellä 2 kohdassa tarkoitetut tiedot saadaan julkaista ainoastaan sellaisten palkintojen, avustusten tai sopimusten osalta, jotka on myönnetty kilpailun, avustusten myöntämismenettelyn tai julkisen hankintamenettelyn tuloksena. Seuraavia tietoja ei julkaista:
a)
luonnollisille henkilöille maksetut apurahat ja muu varainhoitoasetuksen 125 artiklan 4 kohdan c alakohdassa tarkoitettu suora tuki, joka on myönnetty sitä eniten tarvitseville luonnollisille henkilöille;
b)
sopimukset, joiden arvo alittaa tämän asetuksen 137 artiklan 2 kohdassa tarkoitetun määrän.
4. Julkaisemisesta luovutaan, jos se saattaisi uhata asianomaisten henkilöiden oikeuksia ja vapauksia, sellaisina kuin ne ovat suojattuina Euroopan unionin perusoikeuskirjassa, tai jos se saattaisi vahingoittaa saajien kaupallisia etuja.
22 artikla
Linkki välillisen hallinnoinnin nojalla myönnettyjen unionin varojen saajista julkaistuihin tietoihin
(Varainhoitoasetuksen 35 artikla)
Kun unionin varojen hallinnointi siirretään varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetuille viranomaisille ja elimille, valtuutussopimuksissa on edellytettävä, että viranomaiset ja elimet, joille tehtäviä siirretään, julkaisevat 21 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitetut tiedot vakiomuotoisina omilla internetsivuillaan.
Unionin toimielinten internetsivuilla on oltava vähintään viittaus niiden internetsivujen osoitteeseen, joilla kyseiset tiedot ovat saatavilla, ellei niitä julkaista suoraan unionin toimielinten internetsivuilla omassa osiossaan.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun julkaisemisen lisäksi kyseiset tiedot voidaan julkaista vakiomuotoisina myös muulla soveltuvalla tavalla.
Ensimmäisessä kohdassa tarkoitettuun julkaisemiseen sovelletaan 21 artiklan 2-4 kohtaa.
III OSASTO
TALOUSARVION LAATIMINEN JA RAKENNE
23 artikla
Rahoitussuunnitelma
(Varainhoitoasetuksen 38 artikla)
Varainhoitoasetuksen 38 artiklassa tarkoitettu rahoitussuunnitelma esitetään menolajeittain, toimintalohkoittain ja budjettikohdittain. Kokonaisrahoitussuunnitelma kattaa kaikki menolajit lukuun ottamatta maataloutta, koheesiopolitiikkaa ja hallintoa, joiden osalta esitetään ainoastaan yhteenveto.
24 artikla
Lisätalousarvioesitykset
(Varainhoitoasetuksen 41 artiklan 1 kohta)
Lisätalousarvioesityksiin liitetään perustelut ja laadinnan aikana käytettävissä olevat tiedot edellisen ja kuluvan varainhoitovuoden talousarvion toteuttamisesta.
25 artikla
Budjettinimikkeistö
(Varainhoitoasetuksen 44 artikla)
Budjettinimikkeistön on oltava erittelyperiaatteen, avoimuusperiaatteen ja moitteettoman varainhoidon periaatteen mukainen. Sen avulla varmistetaan talousarviomenettelyä varten tarvittava selkeys ja avoimuus, helpotetaan keskeisten tavoitteiden johtamista asianomaisista oikeusperustoista sekä mahdollistetaan poliittisia painopisteitä koskevat valinnat ja tehokas ja vaikuttava täytäntöönpano.
26 artikla
Viimeksi päättyneen varainhoitovuoden toteutuneet menot
(Varainhoitoasetuksen 49 artiklan 1 kohdan a alakohdan v alakohta)
Viimeksi päättyneen varainhoitovuoden toteutuneet menot määritetään talousarvion laatimista varten seuraavasti:
a)
maksusitoumuksina: varainhoitovuoden aikana kirjanpitoon viedyt maksusitoumukset, jotka rahoitetaan saman varainhoitovuoden määrärahoista, sellaisina kuin ne määritellään 3 artiklassa;
b)
maksuina: varainhoitovuoden aikana suoritetut maksut eli maksut, joiden suorittamista koskeva määräys on toimitettu pankille ja jotka katetaan saman varainhoitovuoden määrärahoista, sellaisina kuin ne määritellään 3 artiklassa.
27 artikla
Talousarvion selvitysosat
(Varainhoitoasetuksen 49 artiklan 1 kohdan a alakohdan vi alakohta)
Talousarvion selvitysosissa ilmoitetaan seuraavat tiedot:
a)
perussäädös, jos sellainen on olemassa,
b)
riittävä selvitys määrärahojen luonteesta ja käyttötarkoituksesta.
28 artikla
Henkilöstötaulukko
(Varainhoitoasetuksen 49 artiklan 1 kohdan c alakohdan i alakohta)
Hankintakeskuksen henkilöstö esitetään erikseen komission henkilöstötaulukon yhteydessä.
IV OSASTO
TALOUSARVION TOTEUTTAMINEN
1 LUKU
Yleiset säännökset
29 artikla
Tiedot henkilötietojen luovuttamisesta tarkastuksia varten
(Varainhoitoasetuksen 53 artikla)
Kaikissa sellaisissa ehdotus- ja tarjouspyynnöissä, jotka liittyvät suoran hallinnoinnin piiriin kuuluviin avustuksiin, hankintoihin tai palkintoihin, mahdollisille edunsaajille, ehdokkaille, tarjoajille ja osallistujille on Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 (10) mukaisesti ilmoitettava, että niiden henkilötietoja voidaan unionin taloudellisten etujen suojaamistarkoituksessa luovuttaa sisäisen tarkastuksen yksiköille, Euroopan tilintarkastustuomioistuimelle, taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelimelle tai Euroopan petostentorjuntavirastolle, jäljempänä ’OLAF’, sekä siirtää komission ja toimeenpanovirastojen tulojen ja menojen hyväksyjien välillä.
30 artikla
Yhteistä ulko- ja turvallisuuspolitiikkaa koskevat valmistelevat toimenpiteet
(Varainhoitoasetuksen 54 artiklan 2 kohdan c alakohta)
Sellaisten toimenpiteiden rahoittamiseen, jotka on neuvostossa hyväksytty Euroopan unionista tehdyn sopimuksen V osaston mukaisten unionin kriisinhallintaoperaatioiden valmistelemiseksi, kuuluvat lisäkustannukset, jotka aiheutuvat suoraan sellaisen operaation tai ryhmän sijoittamisesta kentälle, jossa on mukana unionin toimielinten henkilöstöä, mukaan lukien toiminnan riskialttiilla alueella kattava vakuutus sekä matka- ja majoituskulut ja päivärahat.
31 artikla
Perussopimusten mukaiset komission erityiset toimivaltuudet
(Varainhoitoasetuksen 54 artiklan 2 kohdan d alakohta)
1. Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen, jäljempänä ’SEUT-sopimus’, artiklat, joissa komissiolle myönnetään suoraan erityiset toimivaltuudet, ovat seuraavat:
a)
154 artikla (työmarkkinaosapuolten vuoropuhelu);
b)
156 artikla (sosiaalipoliittiset tutkimukset, lausunnot ja neuvottelut);
c)
159 ja 161 artikla (sosiaalipoliittiset erityiskertomukset);
d)
168 artiklan 2 kohta (aloitteet terveydensuojelua koskevan yhteensovittamisen edistämiseksi);
e)
171 artiklan 2 kohta (aloitteet Euroopan laajuisia verkkoja koskevan yhteensovittamisen edistämiseksi);
f)
173 artiklan 2 kohta (aloitteet teollisuusasioita koskevan yhteensovittamisen edistämiseksi);
g)
175 artiklan toinen kohta (kertomus taloudellisen, sosiaalisen ja alueellisen yhteenkuuluvuuden toteuttamisessa saavutetusta edistymisestä);
h)
181 artiklan 2 kohta (aloitteet tutkimusta ja teknologian kehittämistä koskevan yhteensovittamisen edistämiseksi);
i)
190 artikla (kertomus tutkimuksesta ja teknologian kehittämisestä);
j)
210 artiklan 2 kohta (aloitteet kehitysyhteistyöpolitiikkoja koskevan yhteensovittamisen edistämiseksi).
k)
214 artiklan 6 kohta (aloitteet humanitaarisen avun toimia koskevan yhteensovittamisen edistämiseksi);
2. Euroopan atomienergiayhteisön perustamisesta tehdyn sopimuksen, jäljempänä ’Euratomin perustamissopimus’, artiklat, joissa komissiolle myönnetään suoraan erityiset toimivaltuudet, ovat seuraavat:
a)
70 artikla (talousarvion rajoissa oleva taloudellinen tuki jäsenvaltioiden alueella toteutettavaan malminetsintätoimintaan);
b)
77-85 artikla.
3. Edellä 1 ja 2 kohdassa esitettyjä luetteloita voidaan täydentää talousarvioesityksen yhteydessä ilmoittamalla kyseeseen tulevat artiklat ja rahamäärät.
32 artikla
Toimet, jotka saattavat johtaa etu- tai menettelyristiriitaan
(Varainhoitoasetuksen 57 artikla)
1. Muun muassa seuraavanlaiset toimet saattavat johtaa varainhoitoasetuksen 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuun eturistiriitaan, sanotun kuitenkaan rajoittamatta niiden määrittelemistä laittomaksi toiminnaksi 141 artiklan nojalla:
a)
myönnetään itselle tai jollekin toiselle perusteettomia suoria tai välillisiä etuuksia;
b)
kieltäydytään myöntämästä edunsaajalle oikeuksia tai etuuksia, joihin tällä on oikeus;
c)
toimitaan asiattomasti tai väärin tai jätetään toteuttamatta pakollisia toimia.
Myös sellaiset toimet saattavat johtaa eturistiriitaan, jotka heikentävät henkilön edellytyksiä hoitaa tehtäviään riippumattomasti ja puolueettomasti, kuten henkilön osallistuminen julkisen hankintamenettelyn tai avustusmenettelyn arviointikomitean toimintaan, silloin kun hän voi saada suoraa tai välillistä taloudellista hyötyä näiden menettelyjen tuloksesta.
2. Eturistiriidan oletetaan syntyvän, jos hakija, ehdokas tai tarjoaja on henkilöstösääntöjen alaisen henkilöstön jäsen, ellei hän ole saanut etukäteen esimieheltään lupaa osallistua menettelyyn.
3. Eturistiriidan syntyessä valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä toteuttaa tarvittavat toimenpiteet, joilla estetään asianomaista henkilöä vaikuttamasta sopimattomasti kyseiseen menettelyyn.
2 LUKU
Toteuttamistavat
1 jakso
Yleiset säännökset
33 artikla
Hallinnointitapa
(Varainhoitoasetuksen 58 artikla)
Komission kirjanpitojärjestelmässä on ilmoitettava hallinnointitapa ja kunkin hallinnointitavan osalta se, minkä tyyppisille varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetuille yhteisöille tai henkilöille talousarvion toteuttamistehtäviä on siirretty.
Kun on kyse varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetusta komission toteuttamasta suorasta hallinnoinnista, kirjanpitojärjestelmässä on eriteltävä seuraavat toteuttamisesta vastaavat tahot:
a)
komission yksiköt;
b)
toimeenpanovirastot;
c)
unionin edustustojen päälliköt;
d)
varainhoitoasetuksen 187 artiklassa tarkoitetut erityisrahastot.
2 jakso
Suora hallinnointi
34 artikla
Suora hallinnointi
(Varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan a alakohta)
Kun komissio toteuttaa talousarviota suoraan omissa yksiköissään, toteuttamistehtävistä vastaavat varainhoitoasetuksen 64-75 artiklassa tarkoitetut taloushallinnon toimijat tässä asetuksessa säädettyjen edellytysten mukaisesti.
35 artikla
Toimivallan siirtäminen toimeenpanovirastoille
(Varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan a alakohta ja 62 artikla)
1. Päätöksissä, joissa toimivaltaa siirretään toimeenpanovirastoille, nämä virastot valtuutetaan käyttämään tulojen ja menojen hyväksyjinä niille hallinnoitavaksi siirrettyyn unionin ohjelmaan kuuluvia määrärahoja.
2. Komission valtuutusasiakirjassa on oltava vähintään 40 artiklan a-d ja h alakohdassa säädetyt määräykset. Asianomaisen toimeenpanoviraston johtaja hyväksyy kirjallisesti valtuusasiakirjan viraston nimissä.
36 artikla
Hankintasääntöjen noudattaminen
(Varainhoitoasetuksen 63 artikla)
Siirtäessään varainhoitoasetuksen 63 artiklan 2 kohdan mukaisesti tehtäviä yksityisille yhteisöille komissio tekee hankintasopimuksen varainhoitoasetuksen ensimmäisen osan V osaston ja toisen osan IV osaston III luvun mukaisesti.
3 jakso
Hallinnointi yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa
37 artikla
Jäsenvaltioiden kanssa yhteistyössä toteutettavaa hallinnointia koskevat erityissäännökset - toimenpiteet parhaiden käytänteiden edistämiseksi
(Varainhoitoasetuksen 59 artikla)
Komissio laatii rekisterin elimistä, jotka ovat alakohtaisten säädösten mukaan vastuussa hallinnoinnista, todistusten myöntämisestä ja tarkastustoiminnasta.
Edistääkseen parhaiden käytänteiden noudattamista rakennerahastojen, koheesiorahaston, Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahaston, Euroopan maatalouden tukirahaston ja Euroopan kalatalousrahaston määrärahojen toteuttamisessa komissio voi antaa hallinnoinnista ja valvonnasta vastaavien elinten käyttöön tiedotustarkoituksessa menetelmäoppaan, jossa se esittää valvontastrategiansa ja -lähestymistapansa ja joka sisältää myös tarkistuslistoja sekä esimerkkejä parhaista käytänteistä. Tätä opasta päivitetään aina tarpeen mukaan.
4 jakso
Välillinen hallinnointi
38 artikla
Järjestelmien, sääntöjen ja menettelyjen vastaavuus välillisessä hallinnoinnissa
(Varainhoitoasetuksen 60 artikla)
1. Komissio voi hyväksyä hankintasäännöt ja -menettelyt omia hankintasääntöjään ja -menettelyjään vastaaviksi, jos seuraavat edellytykset täyttyvät:
a)
ne ovat kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen saamiseksi toteutettavaan tarjoajien laajaan kilpailuttamiseen perustuvan periaatteen mukaisia, ja neuvottelumenettelyjä käytetään vain kun on kyse kohtuullisista määristä tai kun niiden käyttö on asianmukaisesti perusteltua;
b)
niillä varmistetaan avoimuus huolehtimalla tietojen, etenkin tarjouspyyntöjen, riittävästä julkistamisesta ennakkoon sekä toimeksisaajien riittävästä julkistamisesta jälkikäteen;
c)
niillä varmistetaan tasapuolinen kohtelu, oikeasuhteisuus ja syrjimättömyys;
d)
niillä estetään eturistiriidat hankintamenettelyn kaikissa vaiheissa.
Lainsäädännön, jonka jäsenvaltiot tai kolmannet maat ovat antaneet direktiivin 2004/18/EY saattamiseksi osaksi kansallista lainsäädäntöä, katsotaan vastaavan toimielinten varainhoitoasetuksen mukaisesti soveltamia sääntöjä.
2. Komissio voi hyväksyä avustuksia koskevat säännöt ja menettelyt omia avustuksiin soveltamiaan sääntöjä ja menettelyjä vastaaviksi, jos seuraavat edellytykset täyttyvät:
a)
ne ovat suhteellisuusperiaatteen, moitteettoman varainhoidon periaatteen, tasapuolisen kohtelun periaatteen ja syrjimättömyyden periaatteen mukaisia;
b)
niillä varmistetaan avoimuus huolehtimalla ehdotuspyyntöjen riittävästä julkistamisesta, käyttämällä suoria myöntämismenettelyjä vain silloin kun on kyse kohtuullisista määristä tai kun niiden käyttö on asianmukaisesti perusteltua ja huolehtimalla edunsaajien riittävästä julkistamisesta jälkikäteen suhteellisuusperiaatetta noudattaen;
c)
niillä estetään eturistiriidat avustusten myöntämismenettelyn kaikissa vaiheissa;
d)
niiden mukaan avustukset eivät saa olla päällekkäisiä, niitä ei saa myöntää takautuvasti, niihin on pääsääntöisesti liityttävä rahoitusta myös muista lähteistä eikä niiden tarkoituksena tai tuloksena saa olla voiton tuottaminen edunsaajalle.
3. Komissio voi hyväksyä, että sellaisten yhteisöjen ja henkilöiden käyttämät kirjanpidon ja sisäisen valvonnan järjestelmät, joille komission lukuun hoidettavia talousarvion toteuttamistehtäviä on tarkoitus siirtää, tarjoavat vastaavantasoisen, unionin taloudelliset edut varmistavan suojan ja vastaavantasoisen, kohtuullisen varmuuden siitä, että hallintotavoitteet saavutetaan, jos kyseiset järjestelmät ovat varainhoitoasetuksen 32 artiklassa säädettyjen periaatteiden mukaisia.
39 artikla
Muiden yhteisöjen ja henkilöiden sääntöjen ja menettelyjen ennakkoarviointi välillisessä hallinnoinnissa
(Varainhoitoasetuksen 61 artiklan 1 kohta)
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi varainhoitoasetuksen 61 artiklan 1 kohdan mukaista ennakkoarviointia tehdessään perustaa arviointinsa toisen tulojen ja menojen hyväksyjän tekemään ennakkoarviointiin sillä edellytyksellä, että näiden ennakkoarviointien päätelmillä on merkitystä siirrettäviin tehtäviin liittyvien riskien kannalta, etenkin siltä osin kuin on kyse tehtävien luonteesta ja niihin liittyvistä määristä.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi perustaa ennakkoarviointinsa muiden rahoittajien tekemään ennakkoarviointiin, jos kyseinen ennakkoarviointi koskee edellytyksiä, jotka vastaavat varainhoitoasetuksen 60 artiklassa säädettyjä välilliseen hallinnointiin sovellettavia edellytyksiä.
40 artikla
Talousarvion toteuttamistehtäviä muille yhteisöille ja henkilöille siirtävän sopimuksen sisältö
(Varainhoitoasetuksen 61 artiklan 3 kohta)
Valtuutussopimuksissa on määrättävä yksityiskohtaisista järjestelyistä, joilla varmistetaan unionin taloudellisten etujen suoja ja toteutettavien toimien avoimuus. Kyseisten sopimusten on sisällettävä ainakin seuraavat:
a)
tehtävien selkeä määrittely ja niiden rajaaminen etenkin siltä osin kuin on kyse siirrettyjen tehtävien muuttamisesta, velkojen perimisestä luopumisesta ja takaisinmaksettujen tai käyttämättä jääneiden varojen käytöstä;
b)
tehtävien toteuttamisedellytykset ja -järjestelyt, vastuualueet sekä toimitettavien tarkastusten, myös ohjelmien arvioinnin, järjestäminen;
c)
edellytykset unionin rahoitusosuuden maksamiselle, myös täytäntöönpanosta aiheutuneiden kustannusten korvaamiselle sekä korvauksille, jotka maksetaan yhteisölle, jolle tehtäviä on siirretty, ja säännöt siitä, mitä asiakirjoja maksujen perusteiksi on esitettävä;
d)
säännöt siitä, miten komissiolle raportoidaan tehtävien hoidosta, odotetuista tuloksista, havaituista sääntöjenvastaisuuksista ja niiden osalta toteutetuista toimenpiteistä, edellytyksistä, joiden täyttyessä maksut voidaan keskeyttää tai niitä voidaan lykätä, sekä edellytyksistä, joiden täyttyessä tehtävien hoitaminen päättyy;
e)
päivämäärä, johon mennessä valtuutussopimuksen täytäntöönpanemiseksi tarvittavat yksittäiset hankinta- ja avustussopimukset on tehtävä ja jonka on oltava oikeassa suhteessa siirrettyjen tehtävien luonteeseen;
f)
poissulkemista koskevat säännöt, joiden nojalla yhteisö tai henkilö voi sulkea sellaiset yhteisöt, jotka ovat jossakin varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan a, b tai e alakohdassa tai 107 artiklan a tai b alakohdassa tarkoitetuista tilanteista, hankintamenettelyjen sekä avustusten ja palkintojen myöntämismenettelyjen ulkopuolelle tai estää hankintasopimuksen tekemisen tällaisen yhteisön kanssa taikka avustuksen tai palkinnon myöntämisen sille;
g)
komission toimittamia tarkastuksia koskevat yksityiskohtaiset järjestelyt sekä määräykset, joiden nojalla komissio, OLAF ja tilintarkastustuomioistuin voivat tutustua tehtäviensä hoitamiseksi tarvitsemiinsa tietoihin sekä toimittaa tarkastuksia ja tutkimuksia, myös paikalla;
h)
seuraavat järjestelyt:
i)
yhteisön, jolle tehtäviä on siirretty, antama sitoumus, jonka mukaan se ilmoittaa komissiolle viipymättä kaikista unionin varojen hoitoon liittyvistä petoksista ja niiden osalta toteutetuista toimenpiteistä;
ii)
sellaisen yhteystahon nimeäminen, jolla on asianmukaiset valtuudet tehdä suoraan yhteistyötä OLAFin kanssa tämän operatiivisen toiminnan helpottamiseksi;
i)
edellytykset pankkitilien käytölle ja varainhoitoasetuksen 8 artiklan 4 kohdan mukaiselle korkotuoton käytölle;
j)
määräykset tai säännökset, joilla varmistetaan, että unionin toiminta erottuu asianomaisen elimen muista toiminnoista.
41 artikla
Johdon vahvistuslausuma ja vaatimusten täyttymistä koskeva selvitys
(Varainhoitoasetuksen 60 artiklan 5 kohta)
Jos toimi päättyy ennen asianomaisen varainhoitovuoden päättymistä, varainhoitoasetuksen 60 artiklan 5 kohdan b alakohdassa tarkoitettu johdon vahvistuslausuma voidaan korvata toimesta vastaavan yhteisön tai henkilön loppuraportilla, jos kyseinen raportti toimitetaan ennen asianomaista varainhoitovuotta seuraavan varainhoitovuoden helmikuun 15 päivää.
Silloin kun kansainväliset järjestöt ja kolmannet maat toteuttavat toimia, jotka eivät ole monivuotisia ja joiden kesto on enintään 18 kuukautta, varainhoitoasetuksen 60 artiklan 5 kohdassa tarkoitettu vaatimusten täyttymistä koskeva selvitys voidaan sisällyttää loppuraporttiin.
42 artikla
Tilien tarkastamis- ja hyväksymismenettelyt ja menettely välillisessä hallinnoinnissa sovellettavien sääntöjen vastaisesti aiheutuneiden menojen sulkemiseksi unionin rahoituksen ulkopuolelle
(Varainhoitoasetuksen 60 artiklan 6 kohdan b ja c alakohta)
1. Varainhoitoasetuksen 60 artiklan 6 kohdan b ja c alakohdassa tarkoitetut menettelyt käsittävät seuraavat toimet, sanotun kuitenkaan rajoittamatta alakohtaisiin sääntöihin sisältyviä erityissäännöksiä:
a)
komissio toimittaa tarkastuksia asiakirjojen perusteella ja tarvittaessa paikalla;
b)
komissio määrittää hyväksyttäväksi katsottavat menot, tarvittaessa viranomaisten ja elinten kanssa järjestettävän kuulemismenettelyn jälkeen ja ilmoitettuaan asiasta ensin asianomaisille viranomaisille ja elimille;
c)
komissio laskee tarvittaessa rahoituskorjaukset;
d)
komissio perii takaisin tai maksaa hyväksyttyjen menojen sekä viranomaisille ja elimille jo maksettujen varojen välisen erotuksen;
ensimmäisen alakohdan d alakohdan osalta komissio suorittaa takaisinperinnän mieluiten kuittaamalla 87 artiklassa säädetyin edellytyksin.
2. Kun talousarvion toteuttamistehtäviä siirretään usean rahoittajan rahoittamaa toimea toteuttavalle yhteisölle, varainhoitoasetuksen 60 artiklan 6 kohdan b ja c alakohdassa tarkoitetut menettelyt koostuvat sen tarkastamisesta, että yhteisö on käyttänyt toimeen komission kyseistä toimea varten maksamaa määrää vastaavan määrän ja että menot ovat yhteisön kanssa allekirjoitettuun sopimukseen sisältyvien velvoitteiden mukaiset.
Usean rahoittajan toimella tarkoitetaan tässä asetuksessa mitä tahansa sellaista tointa, jossa unionin varoja yhdistetään ainakin yhden toisen rahoittajan varoihin.
43 artikla
Välillistä hallinnointia yhteistyössä kansainvälisten järjestöjen kanssa koskevat erityissäännökset
(Varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdan ii alakohta ja 188 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdan ii alakohdassa tarkoitetut kansainväliset järjestöt ovat seuraavat:
a)
hallitustenvälisillä sopimuksilla perustetut kansainväliset julkisoikeudelliset järjestöt sekä niiden perustamat erityisjärjestöt;
b)
Punaisen Ristin kansainvälinen komitea;
c)
Punaisen Ristin ja Punaisen Puolikuun yhdistysten kansainvälinen liitto;
d)
muut voittoa tavoittelemattomat järjestöt, jotka on rinnastettu kansainvälisiin järjestöihin komission päätöksellä.
2. Kun komissio toteuttaa talousarviota yhteistyössä kansainvälisten järjestöjen kanssa välillisesti hallinnoiden, sovelletaan asianomaisten järjestöjen kanssa tehtyjä tarkastussopimuksia.
44 artikla
Julkisoikeudellisten elinten tai julkisen palvelun tehtäviä hoitavien yksityisoikeudellisten elinten nimeäminen
(Varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdan v ja vi alakohta)
1. Julkisoikeudellisiin elimiin ja julkisen palvelun tehtäviä hoitaviin yksityisoikeudellisiin elimiin sovelletaan sen jäsenvaltion tai maan lakeja, jossa ne on perustettu.
2. Jos hallinnointi suoritetaan verkostona, joka edellyttää ainakin yhden elimen tai yhteisön nimeämistä verkostoon osallistuvaa jäsenvaltiota tai maata kohden, nimeämisen suorittaa asianomainen jäsenvaltio tai maa perussäädöksen mukaisesti.
Kaikissa muissa tapauksissa komissio nimeää kyseiset elimet tai yhteisöt asianomaisten jäsenvaltioiden tai maiden suostumuksella.
3 LUKU
Taloushallinnon toimijat
1 jakso
Taloushallinnon toimijoiden oikeudet ja velvollisuudet
45 artikla
Taloushallinnon toimijoiden oikeudet ja velvollisuudet
(Varainhoitoasetuksen 64 artikla)
1. Kukin toimielin antaa kullekin taloushallinnon toimijalle hänen tehtävänsä hoidossa tarvittavat voimavarat sekä toimenkuvauksen, jossa esitetään yksityiskohtaisesti hänen tehtävänsä, oikeutensa ja velvollisuutensa.
2. Edelleenvaltuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä varainhoitoasetuksen 56 artiklan 2 kohdan mukaisesti toimivien unionin edustustojen päälliköiden on heille edelleenvaltuutuksella siirrettyjä varainhoidon tehtäviä hoitaessaan noudatettava komission antamaa toimenkuvausta.
2 jakso
Tulojen ja menojen hyväksyjä
46 artikla
Valtuutettujen ja edelleenvaltuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien avustaminen
(Varainhoitoasetuksen 65 artikla)
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi käyttää tehtävänsä hoidossa apunaan henkilöstöä, jonka tehtävänä on suorittaa hänen vastuullaan tiettyjä talousarvion toteuttamisessa sekä taloutta ja hallintoa koskevien tietojen tuottamisessa tarvittavia toimia. Eturistiriitojen välttämiseksi valtuutettujen tai edelleenvaltuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien apuna toimivan henkilöstön on noudatettava varainhoitoasetuksen 57 artiklassa tarkoitettuja velvollisuuksia.
Edelleenvaltuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä varainhoitoasetuksen 56 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan mukaisesti toimivat unionin edustustojen päälliköt voivat käyttää tehtävänsä hoidossa apuna komission henkilöstöä.
47 artikla
Valtuuttamista koskevat sisäiset säännökset
(Varainhoitoasetuksen 65 artikla)
Kukin toimielin vahvistaa omissa sisäisissä säännöissään varainhoitoasetuksen ja tämän asetuksen säännösten mukaisesti talousarvion oman pääluokkansa moitteetonta toteuttamista varten tarpeellisiksi katsomansa määrärahojen hallintotoimenpiteet.
Edelleenvaltuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä varainhoitoasetuksen 56 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan mukaisesti toimivien unionin edustustojen päälliköiden on heille edelleenvaltuutuksella siirrettyjä varainhoidon tehtäviä hoitaessaan noudatettava komission antamia sisäisiä sääntöjä.
48 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjien säilyttämät tositteet
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 2 kohta)
Tulojen ja menojen hyväksyjä luo paperiasiakirjoihin perustuvia tai sähköisiä järjestelmiä talousarvion toteuttamiseen ja talousarvion toteuttamistoimiin liittyvien tai niistä tuloksena olevien alkuperäisten tositteiden säilyttämistä varten. Järjestelmässä huolehditaan, että
a)
tositteet numeroidaan;
b)
tositteet päivätään;
c)
tositteet luetteloidaan, mahdollisesti sähköisesti, siten että voidaan selvittää niiden tarkka sijainti;
d)
varainhoitovuoden tositteet säilytetään vähintään viiden vuoden ajan siitä päivästä, jona Euroopan parlamentti on myöntänyt kyseistä varainhoitovuotta koskevan vastuuvapauden;
e)
toimielimen vaatimia ennakkomaksuvakuuksia koskevat asiakirjat säilytetään, ja perustetaan tapahtumarekisteri, jonka avulla voidaan järjestää kyseisten vakuuksien riittävä seuranta.
Tositteet, jotka koskevat vielä keskeneräisiä toimenpiteitä, säilytetään ensimmäisen kohdan d alakohdassa säädettyä määräaikaa kauemmin, toimenpiteiden päättymistä seuraavan vuoden loppuun saakka.
Tositteissa olevat henkilötiedot on mahdollisuuksien mukaan poistettava, kun kyseisiä tietoja ei tarvita talousarviota koskevassa vastuuvapausmenettelyssä eikä valvonnassa tai tarkastuksissa. Teleliikennetietojen säilyttämisen osalta sovelletaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 37 artiklan 2 kohdan säännöksiä.
49 artikla
Ennakko- ja jälkitarkastukset
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 5 ja 6 kohta)
1. Tapahtuman luomisella tarkoitetaan kaikkia 46 artiklassa tarkoitettujen henkilöiden tavanomaisesti toteuttamia toimenpiteitä, joilla valmistellaan toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla olevaa talousarvion toimeenpanoa.
2. Tapahtuman ennakkotarkastuksella tarkoitetaan kaikkia ennakkotarkastuksia, jotka toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on ottanut käyttöön tapahtuman toiminnallisten ja taloudellisten näkökohtien tarkastamiseksi.
3. Ennakkotarkastuksissa tarkistetaan vaadittujen tositteiden ja muiden käytettävissä olevien tietojen yhdenmukaisuus.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päättää ennakkotarkastusten suorittamistiheydestä ja perusteellisuudesta ottaen huomioon riskit ja kustannustehokkuuden. Maksun vahvistamisesta vastuussa oleva tulojen ja menojen hyväksyjä pyytää epäselvissä tapauksissa lisätietoja tai suorittaa tarkastuksen paikalla saadakseen ennakkotarkastuksen yhteydessä kohtuullisen varmuuden.
Ennakkotarkastusten tavoitteena on varmistaa, että
a)
meno ja tulo ovat asianmukaiset ja asiaan sovellettavien säännösten mukaiset, erityisesti talousarvion ja asiaankuuluvan lainsäädännön sekä perussopimusten ja asetusten soveltamiseksi annettujen säädösten ja mahdollisten sopimusehtojen mukaiset;
b)
varainhoitoasetuksen ensimmäisen osan II osaston 7 luvussa tarkoitettua moitteettoman varainhoidon periaatetta noudatetaan.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi tarkastuksissa katsoa, että joukko samankaltaisia yksittäisiä maksutapahtumia, jotka koskevat henkilöstön palkkoihin tai eläkkeisiin taikka virkamatka- tai sairauskulukorvauksiin liittyviä toistuvia menoja, muodostaa yhden tapahtuman.
4. Jälkitarkastukset voidaan toteuttaa asiakirjojen pohjalta ja tarvittaessa paikalla.
Jälkitarkastuksissa varmistetaan, että talousarviosta rahoitettavat toimet toteutetaan asianmukaisesti ja erityisesti että 3 kohdassa tarkoitettuja kriteereitä noudatetaan.
Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä tarkistaa jälkitarkastusten tulokset vähintään kerran vuodessa havaitakseen mahdolliset järjestelmään liittyvät ongelmat. Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä toteuttaa tarvittavat toimenpiteet ongelmien korjaamiseksi.
Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 6 kohdassa tarkoitettua riskianalyysia tarkistetaan tarkastustulosten ja muiden keskeisten tietojen pohjalta.
Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä laatii monivuotisten ohjelmien osalta monivuotisen tarkastusstrategian, jossa määritellään tarkastusten luonne ja laajuus ja se, miten tuloksia mitataan vuosikohtaisesti varmuuden hankkimiseksi vuosittain.
50 artikla
Johtosääntö
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 7 kohta ja 73 artiklan 5 kohta)
1. Henkilöt, jotka toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä nimeää taloustapahtumien valvojiksi, valitaan todistuksin tai riittävällä työkokemuksella vahvistetun erityispätevyyden perusteella tai soveltuvan koulutusohjelman pohjalta.
2. Kukin toimielin vahvistaa johtosäännön, jossa määritellään sisäisen valvonnan alalla
a)
edellä 1 kohdassa tarkoitetuilta henkilöiltä vaadittava tekninen osaaminen ja talousasioiden tuntemus;
b)
kyseisten henkilöiden jatkokoulutusvaatimus;
c)
heidän vastuualueensa, asemansa ja tehtävänsä;
d)
käytännesäännöt, joita heidän on noudatettava, varsinkin eettiset normit ja luotettavuuden vaatimus, sekä heidän oikeutensa.
3. Edelleenvaltuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä varainhoitoasetuksen 56 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan mukaisesti toimivien unionin edustustojen päälliköiden on heille edelleenvaltuutuksella siirrettyjä varainhoidon tehtäviä hoitaessaan noudatettava tämän artiklan 2 kohdassa tarkoitettua komission johtosääntöä.
4. Kukin toimielin ottaa käyttöön riittävät rakenteet tietojen jakamiseksi tuloja ja menoja hyväksyville yksiköille valvontaa koskevista säännöistä sekä sitä varten käytettävistä menetelmistä ja tekniikoista ja tietojen saattamiseksi säännöllisesti ajan tasalle.
51 artikla
Valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän pidättäytyminen toimenpiteistä
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 8 kohta)
Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 8 kohdassa tarkoitettu valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän pidättäytyminen toimenpiteistä tarkoittaa, ettei tämä puutu asiaan siihen liittyvien seikkojen kannalta tarkoituksenmukaisessa määräajassa tai viimeistään yhden kuukauden kuluessa.
52 artikla
Taloutta ja hallintoa koskevien tietojen toimittaminen tilinpitäjälle
(Varainhoitoasetuksen 66 artikla)
Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä toimittaa tilinpitäjälle tämän vahvistamien sääntöjen mukaisesti tämän tehtävien hoitamiseen tarvittavat taloutta ja hallintoa koskevat tiedot.
Tulojen ja menojen hyväksyjä ilmoittaa tilinpitäjälle säännöllisesti ja ainakin tilinpäätöstä varten varainhoitotilejä koskevat keskeiset tiedot, jotta unionin kirjanpito vastaisi unionin varojen käyttöä.
53 artikla
Neuvottelumenettelyistä raportoiminen
(Varainhoitoasetuksen 66 artikla)
Valtuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät luetteloivat kunakin varainhoitovuonna hankinnat, jotka tehdään tämän asetuksen 134 artiklan 1 kohdan a-g alakohdassa, 135 artiklan 1 kohdan a-d alakohdassa sekä 266, 268 ja 270 artiklassa tarkoitetuilla neuvottelumenettelyillä. Jos neuvottelumenettelyjen osuus valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän tekemistä hankinnoista on kasvanut huomattavasti aiempiin varainhoitovuosiin verrattuna tai jos neuvottelumenettelyillä tehtyjen hankintojen osuus on merkittävästi suurempi kuin keskimäärin koko toimielimen tasolla, toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on raportoitava asiasta kyseiselle toimielimelle ja esitettävä mahdolliset toimenpiteet, jotka on toteutettu tilanteen korjaamiseksi. Kukin toimielin toimittaa neuvottelumenettelyistä kertomuksen Euroopan parlamentille ja neuvostolle. Komission kertomus esitetään varainhoitoasetuksen 66 artiklan 9 kohdassa tarkoitetun vuotuisia toimintakertomuksia koskevan yhteenvedon liitteenä.
3 jakso
Tilinpitäjä
54 artikla
Tilinpitäjän nimeäminen
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
1. Kukin toimielin nimeää tilinpitäjän Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen piiriin kuuluvista virkamiehistä.
Toimielin valitsee tilinpitäjän tämän erityisosaamisen perusteella, joka osoitetaan todistuksin tai vastaavalla työkokemuksella.
2. Vähintään kaksi toimielintä tai elintä voi nimetä saman tilinpitäjän.
Siinä tapauksessa ne huolehtivat tarvittavista järjestelyistä eturistiriitojen välttämiseksi.
55 artikla
Tilinpitäjän palvelussuhteen päättyminen
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
1. Tilinpitäjän luopuessa tehtävästään tilitapahtumista laaditaan viipymättä koetase.
2. Tilinpitäjä, joka luopuu tehtävästään, tai jos tämä ei ole mahdollista, joku hänen yksikkönsä virkamiehistä, toimittaa koetaseen ja sen luovuttamisesta laadittavan kertomuksen uudelle tilinpitäjälle.
Uuden tilinpitäjän on kuukauden kuluessa koetaseen toimittamisesta hyväksyttävä se allekirjoituksellaan; hän voi esittää varaumia.
Koetaseen luovuttamisesta laadittavassa kertomuksessa on esitettävä myös koetaseen tulos ja mahdolliset varaumat.
3. Kukin toimielin tai varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitettu elin ilmoittaa Euroopan parlamentille, neuvostolle ja komission tilinpitäjälle kahden viikon kuluessa tilinpitäjän nimityksestä ja palvelussuhteen päättymisestä.
56 artikla
Kirjanpitojärjestelmien ja omaisuuden luettelointijärjestelmien hyväksyminen
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä ilmoittaa tilinpitäjälle merkittävistä muutoksista sellaisessa taloushallintojärjestelmässä, omaisuuden luettelointijärjestelmässä tai varojen ja velkojen arvostusjärjestelmässä, josta toimitetaan tietoja toimielimen kirjanpitoon tai jota käytetään sen sisältämien tietojen perustelemiseen, jotta tilinpitäjä voi tarkistaa, että hyväksymisperusteita on noudatettu.
Tilinpitäjä voi milloin tahansa tarkastella uudelleen jo hyväksyttyä taloushallintojärjestelmää. Jos tilinpitäjä ei hyväksy tai ei enää hyväksy tulojen ja menojen hyväksyjän perustamaa taloushallintojärjestelmää, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä laatii toimintasuunnitelman, jonka avulla järjestelmän hylkäämisen perusteena olleet puutteet korjataan määräajassa.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä vastaa tilinpitäjälle toimitettujen tietojen täydellisyydestä.
57 artikla
Kassanhallinta
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
1. Tilinpitäjä huolehtii siitä, että hänen toimielimellään on käytettävissään riittävästi varoja kattamaan talousarvion toteuttamisesta aiheutuvat kassatarpeet.
2. Edellä 1 kohdan soveltamiseksi tilinpitäjä kehittää kassanhallintajärjestelmiä laatiakseen kassaennusteita.
3. Komission tilinpitäjä jakaa käytettävissä olevat varat asetuksen (EY, Euratom) N:o 1150/2000 mukaisesti.
58 artikla
Pankkitilien hallinnointi
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
1. Tilinpitäjä voi avata tai antaa muiden tehtäväksi avata toimielimen nimissä tilejä rahoituslaitoksissa tai kansallisissa keskuspankeissa kassanhallinnan tarpeisiin. Perustelluissa tapauksissa tilinpitäjä saa poikkeuksellisesti avata muun valuutan kuin euron määräisiä tilejä.
2. Tilinpitäjä sulkee 1 kohdassa tarkoitetut tilit tai varmistaa, että ne suljetaan.
3. Tilinpitäjä määrittää 1 kohdassa tarkoitettujen rahoituslaitoksiin avattujen tilien hoitoehdot moitteetonta varainhoitoa, tehokkuutta ja kilpailuttamista koskevien periaatteiden mukaisesti.
4. Vähintään viiden vuoden välein tilinpitäjä kilpailuttaa rahoituslaitoksia, joissa tilejä voidaan avata 1 kohdan mukaisesti.
Jos se on paikallisten pankkitoimintaolosuhteiden nojalla mahdollista, unionin ulkopuolella sijaitseviin rahoituslaitoksiin avatut ennakkotilit kilpailutetaan säännöllisesti. Kilpailuttaminen toteutetaan vähintään viiden vuoden välein ennakkotilin haltijan aloitteesta, minkä jälkeen tilin haltija esittää tilinpitäjälle perustellun ehdotuksen siitä, mikä pankki valitaan enintään viideksi vuodeksi.
5. Tilinpitäjä huolehtii siitä, että rahoituslaitoksissa 1 kohdan mukaisesti avattujen tilien hoitoehtoja noudatetaan tarkoin.
Unionin ulkopuolella sijaitseviin rahoituslaitoksiin avattujen ennakkotilien osalta tästä velvollisuudesta huolehtii ennakkotilin haltija ottaen huomioon sen maan lainsäädännön, jossa hän hoitaa tehtäväänsä.
6. Komission tilinpitäjä ilmoittaa muiden toimielinten sekä varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitettujen elinten tilinpitäjille rahoituslaitoksiin avattavien tilien hoitoehdot. Muiden toimielinten sekä varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitettujen elinten tilinpitäjät varmistavat, että niiden avaamien tilien hoitoehdot vastaavat kyseisiä ehtoja.
59 artikla
Tilien allekirjoitukset
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
Tilien avaus-, hoito- ja käyttöehdoissa on mainittava sisäisen valvonnan tarpeiden mukaisesti, että sekkeihin, siirtomääräyksiin ja muihin pankkitapahtumiin tarvitaan allekirjoitus yhdeltä tai useammalta asianmukaisesti valtuutetulta henkilöstön jäseneltä. Muuten kuin sähköisesti annetuissa ohjeissa on oltava vähintään kahden asianmukaisesti valtuutetun henkilöstön jäsenen allekirjoitus tai tilinpitäjän omakätinen allekirjoitus.
Ensimmäisen alakohdan soveltamiseksi kunkin toimielimen tilinpitäjä toimittaa valtuutettujen henkilöstön jäsenten nimet ja nimikirjoitusnäytteet kaikille rahoituslaitoksille, joissa kyseinen toimielin on avannut tilejä.
60 artikla
Tilien hoitaminen
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
1. Tilinpitäjä varmistaa, että 58 artiklassa säädettyjen pankkitilien saldo ei poikkea merkittävästi 57 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuista kassaennusteista ja huolehtii aina, että
a)
tilejä ei ylitetä;
b)
valuuttatilien saldo muunnetaan säännöllisesti euroiksi.
2. Tilinpitäjä ei saa pitää valuuttatileillä summia, joista toimielimelle voi aiheutua mittavia valuuttakurssitappioita.
61 artikla
Tilisiirrot ja valuuttojen muuntaminen
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
Tilinpitäjä tekee tilisiirtoja rahoituslaitoksiin toimielimen nimissä avaamiensa tilien välillä ja muuntaa valuuttoja, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 69 artiklan soveltamista.
62 artikla
Maksutavat
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
Maksut suoritetaan tilisiirtona tai sekillä tai ennakkotileiltä pankkikortilla 67 artiklan 4 kohdan mukaisesti.
63 artikla
Oikeushenkilörekisterit
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
1. Tilinpitäjä voi suorittaa maksut tilisiirtona vain jos maksun saajan pankkiyhteys- ja tunnistetiedot ja niiden mahdolliset muutokset on syötetty ennalta toimielimen yhteisrekisteriin.
Maksun saajan oikeudelliset tiedot ja pankkiyhteystiedot sekä niiden muutokset merkitään rekisteriin asiakirjatodisteen perusteella; sen muodon määrittelee tilinpitäjä.
2. Tulojen ja menojen hyväksyjät voivat tehdä toimielimensä puolesta sitoumuksen maksun suorittamisesta tilisiirtona kolmannelle osapuolelle ainoastaan, jos tämä toimittaa saajarekisteriin tarvittavat tiedot.
Tulojen ja menojen hyväksyjät ilmoittavat tilinpitäjälle kaikki saajan ilmoittamat oikeudellisten tietojen ja pankkiyhteystietojen muutokset ja tarkistavat ennen maksun suorittamista, että nämä tiedot ovat voimassa.
Kun kyseessä on liittymistä edeltävä tuki, Euroopan unionin ehdokasmaiden viranomaisten kanssa voidaan tehdä yksittäisiä sitoumuksia, vaikka saajan tietoja ei vielä ole merkitty saajarekisteriin. Tässä tapauksessa tulojen ja menojen hyväksyjä pyrkii kaikin tavoin saamaan tiedot rekisteriin mahdollisimman nopeasti. Sopimusten mukaan ensimmäisen maksun suorittaminen edellyttää saajan pankkiyhteystietojen toimittamista komissioon.
64 artikla
Tilinpitäjän säilyttämät tositteet
(Varainhoitoasetuksen 68 artikla)
Kirjanpitoa ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettua tilinpäätöstä koskevat tositteet säilytetään vähintään viisi vuotta sen jälkeen kun Euroopan parlamentti on myöntänyt vastuuvapauden sen varainhoitovuoden osalta, johon tositteet liittyvät.
Tositteet, jotka koskevat vielä keskeneräisiä toimenpiteitä, säilytetään tätä määräaikaa kauemmin, toimenpiteiden päättymistä seuraavan vuoden loppuun saakka. Teleliikennetietojen säilyttämisen osalta sovelletaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 37 artiklan 2 kohdan säännöksiä.
Kukin toimielin päättää, missä yksikössä tositteita säilytetään.
65 artikla
Tilien käyttöoikeuksien haltijat
(Varainhoitoasetuksen 69 artikla)
Kukin toimielin määrittää edellytykset, joilla sen nimeämät ja 72 artiklassa tarkoitettujen paikallisyksiköiden tilejä käyttämään valtuuttamat henkilöstön jäsenet saavat antaa nimensä ja nimikirjoitusnäytteensä tiedoksi paikallisille rahoituslaitoksille.
4 jakso
Ennakoiden hoitaja
66 artikla
Ennakkotilien käyttöedellytykset
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
1. Jos maksuja on käytännössä mahdotonta maksaa talousarviosta tai niiden maksaminen talousarviosta ei ole tarkoituksenmukaista sen vuoksi, että maksettavat määrät ovat vähäisiä, niiden maksamiseksi voidaan perustaa ennakkotilejä.
2. Ennakoiden hoitaja voi väliaikaisesti vahvistaa ja maksaa menot toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän antamassa ohjeessa esitetyn yksityiskohtaisen kehyksen perusteella. Kyseisessä ohjeessa annetaan menojen väliaikaista vahvistamista ja maksamista koskevat säännöt ja edellytykset ja tarvittaessa ehdot 97 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitettujen oikeudellisten sitoumusten allekirjoittamiselle.
3. Päätöksen ennakkotilin perustamisesta ja ennakoiden hoitajan nimeämisestä antaa tilinpitäjä toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti perustellun ehdotuksen perusteella. Päätöksessä esitetään ennakoiden hoitajan ja tulojen ja menojen hyväksyjän vastuualueet ja velvollisuudet.
Myös ennakkotilin hoitoehtojen muuttamispäätöksen tekee tilinpitäjä toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti perustellun ehdotuksen perusteella.
4. Unionin edustustoissa perustetaan ennakkotilejä sekä komissiota koskevaan talousarvion pääluokkaan että Euroopan ulkosuhdehallintoa, jäljempänä ’EUH’, koskevaan talousarvion pääluokkaan kuuluvien menojen suorittamiseksi ja menojen täyden jäljitettävyyden varmistamiseksi.
67 artikla
Perustamis- ja maksuedellytykset
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
1. Ennakkotilin perustamista ja ennakoiden hoitajan nimeämistä koskevassa päätöksessä sekä ennakkotilin hoitoehtojen muuttamista koskevassa päätöksessä mainitaan erityisesti
a)
myönnettävän ensimmäisen ennakon käyttötarkoitus ja enimmäismäärä;
b)
se, aiotaanko toimielimen nimissä avata pankkitili tai postisiirtotili;
c)
kunkin sellaisen menoerän laji ja enimmäismäärä, jonka ennakoiden hoitaja voi suorittaa kolmansille tai periä niiltä;
d)
tositteiden esittämistä koskevat määräajat ja yksityiskohtaiset säännöt sekä järjestelyt tositteiden toimittamiseksi tulojen ja menojen hyväksyjälle lopullista kirjausta varten;
e)
menettelyt ennakon täydentämiseksi, jos se on tarpeen;
f)
se, että tulojen ja menojen hyväksyjä kirjaa ennakkotililtä maksetut suoritukset lopullisesti viimeistään seuraavan kuukauden lopussa, jotta kirjanpitosaldo ja pankkisaldo voidaan täsmäyttää;
g)
tilinpitäjän ennakoiden hoitajalle antaman luvan voimassaoloaika;
h)
ennakoiden hoitajan nimi.
2. Tehtäessä ennakkotilin perustamista koskevia päätösehdotuksia toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä huolehtii siitä, että
a)
maksut suoritetaan ensisijaisesti talousarviosta, jos tämä on mahdollista kirjanpidon keskitetyn tietojenkäsittelyjärjestelmän kautta;
b)
ennakkotilejä käytetään ainoastaan perustelluissa tapauksissa.
Menon enimmäismäärä, jonka ennakoiden hoitaja voi maksaa, jos maksuja maksettaessa on käytännössä mahdotonta noudattaa talousarviosta suoritettaviin maksuihin sovellettavaa menettelyä tai niiden maksaminen talousarviosta ei ole tarkoituksenmukaista, saa olla enintään 60 000 euroa.
3. Ennakoiden hoitaja voi suorittaa maksuja kolmansille seuraavin perustein ja rajoituksin:
a)
toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on ensin allekirjoittanut talousarviositoumuksen ja oikeudellisen sitoumuksen;
b)
ennakkotilin saldo kassassa tai pankissa on positiivinen.
4. Ennakkotileiltä suoritettavat maksut voidaan suorittaa tilisiirtona, mukaan lukien varainhoitoasetuksen 89 artiklassa tarkoitettu suoraveloitus, sekillä tai muilla maksutavoilla, myös pankkikortilla, tilinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.
5. Maksusuorituksen jälkeen annetaan lopullinen virallinen vahvistuspäätös ja/tai maksumääräys, jonka toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä allekirjoittaa.
68 artikla
Ennakoiden hoitajien valinta
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
Ennakoiden hoitajat valitaan virkamiehistä tai, ainoastaan asianmukaisesti perustelluista syistä, tarvittaessa muusta henkilöstöstä. Ennakoiden hoitajat valitaan todistuksin tai riittävällä työkokemuksella vahvistetun erityispätevyyden perusteella tai soveltuvan koulutusohjelman pohjalta.
69 artikla
Ennakkotilien rahoittaminen
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
1. Tilinpitäjä suorittaa maksuja varojen siirtämiseksi ennakkotileille ja huolehtii seurannasta niin pankkitilien avaamisen, allekirjoitusvaltuuksien kuin paikalla toimitettavien ja keskuskirjanpidon tarkastusten osalta. Tilinpitäjä siirtää varoja ennakkotileille. Ennakot maksetaan niitä varten avatulle pankkitilille.
Ennakkotilejä voidaan rahoittaa myös suoraan erilaisilla paikallisilla tuloilla, joita saadaan muun muassa:
a)
tarvikkeiden myynnistä;
b)
julkaisuista;
c)
erilaisista korvauksista; ja
d)
korkotuotoista.
Lopulliset kirjaukset menoiksi tai sekalaisiksi tai käyttötarkoitukseensa sidotuiksi tuloiksi tehdään 67 artiklassa tarkoitetun perustamispäätöksen ja varainhoitoasetuksen säännösten mukaisesti. Tulojen ja menojen hyväksyjä vähentää kyseiset määrät siirtäessään myöhemmin varoja samoille ennakkotileille.
2. Kurssitappioiden välttämiseksi ennakoiden hoitaja voi siirtää varoja samaan ennakkotiliin kuuluvien eri pankkitilien välillä.
70 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjien ja tilinpitäjien suorittamat tarkastukset
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
1. Ennakoiden hoitaja pitää tilinpitäjän laatimien sääntöjen ja ohjeiden mukaisesti kirjaa hallussaan olevista käteis- ja tilivaroista sekä maksusuorituksista ja kertyneistä tuloista. Toimivaltaisella tulojen ja menojen hyväksyjällä on milloin tahansa oikeus saada kyseisen kirjanpidon tilitiedot käyttöönsä, ja tapahtumista laaditaan vähintään kuukausittain luettelo, jonka ennakoiden hoitaja lähettää seuraavassa kuussa tositteiden kera toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle ennakkotililtä suoritettujen maksujen lopullista kirjaamista varten.
2. Tilinpitäjä tarkastaa itse tai antaa tähän tarkoitukseen valtuutetun henkilöstön jäsenen, joka kuuluu hänen omaan yksikköönsä tai tuloja ja menoja hyväksyvään yksikköön, tehtäväksi tarkastaa, pääsääntöisesti paikalla ja ilman ennakkoilmoitusta, että ennakoiden hoitajalle uskotut varat ovat tallessa, että kirjanpito on asianmukainen ja että ennakkotileiltä maksetut suoritukset on kirjattu lopullisesti määräajassa. Tilinpitäjä toimittaa kyseisten tarkastusten tulokset toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle.
71 artikla
Hankintamenettelyt
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
Ennakkotileiltä suoritettavat maksut voidaan maksaa 137 artiklan 3 kohdassa tarkoitetuin rajoituksin pelkän laskun perusteella ilman edeltävän tarjouksen hyväksymistä.
72 artikla
Ennakkotilien perustaminen
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
Varainhoitoasetuksen 70 artiklan mukaisesti jokaiseen unionin ulkopuoliseen paikallisyksikköön voidaan perustaa yksi tai useampi ennakkotili tietyntyyppisten menojen maksamiseksi. Paikallisyksiköllä tarkoitetaan esimerkiksi unionin edustustoa, toimistoa tai sivutoimipistettä kolmannessa maassa.
Ennakkotilien hoitoehdot määritetään kunkin paikallisyksikön erityistarpeiden mukaisesti tilien perustamispäätöksissä varainhoitoasetuksen 70 artiklan säännöksiä noudattaen.
73 artikla
Ennakoiden hoitajat ja unionin edustustojen tilejä hoitamaan valtuutetut henkilöt
(Varainhoitoasetuksen 70 artikla)
Poikkeustapauksissa ja toiminnan jatkuvuuden varmistamiseksi EUH:n ennakoiden hoitajien tehtäviä unionin edustustoissa voivat hoitaa komission henkilöstön jäsenet. Komission ennakoiden hoitajiksi unionin edustustoissa voidaan nimetä samoin edellytyksin EUH:n henkilöstön jäseniä.
Ensimmäisessä kohdassa säädettyjä sääntöjä ja edellytyksiä sovelletaan unionin edustustoissa henkilöihin, jotka tilinpitäjä on valtuuttanut toteuttamaan pankkitoimia.
4 LUKU
Taloushallinnon toimijoiden vastuu
1 jakso
Yleiset säännöt
74 artikla
Petostentorjunnassa toimivaltaiset elimet
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 8 kohta ja 72 artiklan 2 kohta)
Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 8 kohdassa ja 72 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut viranomaiset ja elimet ovat henkilöstösäännöissä nimetyt elimet sekä elimet, jotka on nimetty unionin toimielinten päätöksissä petosten, lahjonnan tai muun unionin etuja vahingoittavan laittoman toiminnan torjuntaan liittyvien sisäisten tutkimusten edellytyksistä ja menettelyistä.
2 jakso
Valtuutettuihin ja edelleenvaltuutettuihin tulojen ja menojen hyväksyjiin sovellettavat säännöt
75 artikla
Taloudelliset väärinkäytökset
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 7 kohta ja 73 artiklan 6 kohta)
Edellä 29 artiklassa tarkoitettu taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelin, jäljempänä ’tutkintaelin’, on toimivaltainen tutkimaan varainhoitoasetuksen tai muiden taloushallintoa tai toimenpiteiden valvontaa koskevien säännösten rikkomistapauksia, jotka johtuvat henkilöstön jäsenen teosta tai laiminlyönnistä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta OLAFin toimivaltaa.
76 artikla
Taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelin
(Varainhoitoasetuksen 66 artiklan 7 kohta ja 73 artiklan 6 kohta)
1. Nimittävä viranomainen pyytää tutkintaelimeltä varainhoitoasetuksen 73 artiklan 6 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetun lausunnon tämän asetuksen 75 artiklassa tarkoitetuista taloudellisista väärinkäytöksistä.
Kun unionin edustustojen päälliköt toimivat edelleenvaltuutettuina tulojen ja menojen hyväksyjinä varainhoitoasetuksen 56 artiklan 2 kohdan mukaisesti, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää suoraan tutkintaelimeltä lausuntoa tämän asetuksen 75 artiklassa tarkoitetuista taloudellisista väärinkäytöksistä.
Jos valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä katsoo, että on tapahtunut taloudellinen väärinkäytös, hän voi saattaa asian tutkintaelimen käsiteltäväksi. Tutkintaelin antaa lausunnon, jossa arvioidaan, onko tapahtunut 75 artiklassa tarkoitettu väärinkäytös, miten vakava väärinkäytös on ja mitkä ovat sen mahdolliset seuraukset. Kun tutkintaelin katsoo tarkastelunsa perusteella, että sen käsiteltäväksi annettu asia kuuluu OLAFin toimivaltaan, se palauttaa asian viipymättä nimittävälle viranomaiselle ja ilmoittaa tästä välittömästi OLAFille.
Jos tutkintaelin saa varainhoitoasetuksen 66 artiklan 8 kohdan mukaisesti ilmoituksen suoraan henkilöstön jäseneltä, se siirtää asian nimittävän viranomaisen käsiteltäväksi ja ilmoittaa tästä ilmoituksen tehneelle henkilölle. Nimittävä viranomainen voi pyytää tutkintaelimeltä lausuntoa asiasta.
2. Toimielin vahvistaa tai, jos on kyseessä yhteinen tutkintaelin, sen perustamiseen osallistuneet toimielimet vahvistavat sisäisen organisaationsa mukaisesti tutkintaelimen toimintaa koskevat yksityiskohtaiset säännöt sekä sen kokoonpanon; tutkintaelimeen kuuluu yksi ulkopuolinen jäsen, jolla on riittävä pätevyys ja asiantuntemus.
77 artikla
Toimeksiantojen vahvistaminen
(Varainhoitoasetuksen 73 artiklan 3 kohta)
1. Jos tulojen ja menojen hyväksyjä katsoo, että hänelle osoitettuun toimeksiantoon liittyy sääntöjenvastaisuuksia tai että toimeksianto on moitteettoman varainhoidon periaatteen vastainen esimerkiksi sen vuoksi, että sitä ei voida toteuttaa hänelle osoitetuilla varoilla, hänen on ilmoitettava tästä kirjallisesti valtuutuksen tai edelleenvaltuutuksen antajalle. Jos valtuutuksen antaja vahvistaa toimeksiannon kirjallisesti ja hyvissä ajoin ja jos toimeksiannossa mainitaan riittävän selvästi seikat, joiden perusteella valtuutettu tai edelleenvaltuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä ei katso voivansa toimeksiantoa suorittaa, tämä vapautuu vastuustaan. Hän suorittaa toimeksiannon, paitsi jos se on selvästi laiton tai asiaan sovellettavien turvallisuussääntöjen vastainen.
2. Edellä olevan 1 kohdan säännöksiä sovelletaan myös, kun tulojen ja menojen hyväksyjä saa hänelle osoitetun toimeksiannon kuluessa tietää, että asiaan liittyvät seikat ovat johtamassa sääntöjenvastaisuuteen.
Valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän on pidettävä kirjaa varainhoitoasetuksen 73 artiklan 3 kohdassa esitettyjen edellytysten mukaisesti vahvistetuista toimeksiannoista ja mainittava ne vuotuisessa toimintakertomuksessaan.
5 LUKU
Tulotapahtumat
1 jakso
Omat varat
78 artikla
Omiin varoihin sovellettavat säännöt
(Varainhoitoasetuksen 76 artikla)
Tulojen ja menojen hyväksyjä laatii ennakkoarvion komission käyttöön asetettavista omista varoista, jotka määritellään unionin omien varojen järjestelmästä annetussa päätöksessä.
Omat varat todetaan ja kannetaan ensimmäisessä kohdassa tarkoitetun päätöksen soveltamisesta annettujen säännösten mukaisesti.
2 jakso
Saamisennuste
79 artikla
Saamisennuste
(Varainhoitoasetuksen 77 artikla)
1. Saamisennusteessa mainitaan tulon laji ja kohta, johon tulo kirjataan talousarviossa, sekä mahdollisuuksien mukaan velallisen nimi ja arvio saamisen määrästä.
Saamisennustetta laatiessaan toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkistaa erityisesti, että
a)
talousarvioon tehty kirjaus on oikein;
b)
saamisennuste on asianmukainen sekä asiaan sovellettavien säännösten ja moitteettoman varainhoidon periaatteen mukainen.
2. Jollei varainhoitoasetuksen 181 artiklan 2 kohdasta ja 183 artiklan 2 kohdasta sekä tämän asetuksen 7 artiklan 2 kohdasta muuta johdu, saamisennuste ei aiheuta maksusitoumusmäärärahoja. Varainhoitoasetuksen 21 artiklassa tarkoitetuissa tapauksissa määrärahoja voi syntyä ainoastaan sen jälkeen kun unioni on saanut perittyä erääntyneet saamiset.
3 jakso
Saamisen vahvistaminen
80 artikla
Menettely
(Varainhoitoasetuksen 78 artikla)
1. Saamisen vahvistaminen on toimi, jolla toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä toteaa, että unionilla on saaminen velalliselta, ja laatii määräyksen, jolla velallista vaaditaan maksamaan velkansa.
2. Perintämääräys on toimenpide, jolla toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä antaa tilinpitäjälle ohjeen periä vahvistettu saaminen.
3. Veloitusilmoituksella velalliselle ilmoitetaan, että
a)
unioni on vahvistanut saamisen;
b)
jos maksu suoritetaan eräpäivään mennessä, viivästyskorkoa ei peritä;
c)
jos maksua ei suoriteta b alakohdassa tarkoitettuun eräpäivään mennessä, velasta peritään 83 artiklassa tarkoitetun korkokannan mukaista korkoa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta asiaan sovellettavia erityissäännöksiä;
d)
jos maksua ei suoriteta b alakohdassa tarkoitettuun eräpäivään mennessä, toimielin suorittaa perinnän joko kuittaamalla tai etukäteen annetuista vakuuksista;
e)
tilinpitäjä voi ilmoitettuaan velalliselle kuittauksen syyn ja toteutusajankohdan periä saamisen kuittaamalla ennen b alakohdassa tarkoitettua eräpäivää, jos tämä on tarpeen unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi ja jos hänellä on perustellut syyt olettaa, että komission saaminen muuten menetetään;
f)
jos perintää ei ole saatu kokonaan suoritettua tämän alakohdan a-e alakohdassa tarkoitetuilla tavoilla, toimielin suorittaa perinnän täytäntöönpanokelpoisella päätöksellä joko varainhoitoasetuksen 79 artiklan 2 kohdan mukaisesti tai oikeusteitse.
Tulojen ja menojen hyväksyjä tulostaa veloitusilmoituksen ja lähettää sen velalliselle. Tilinpitäjälle ilmoitetaan asiasta varainhoidon tietojärjestelmän kautta.
81 artikla
Saamisen vahvistaminen
(Varainhoitoasetuksen 78 artikla)
Saamisen vahvistamiseksi toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä varmistaa, että
a)
saaminen on selvä eli sen osalta ei ole asetettu mitään ehtoja;
b)
saaminen on likvidi eli sen määrä on määriteltävä rahassa ja tarkasti;
c)
saaminen on erääntynyt eikä sille ole annettu maksuaikaa;
d)
velallisen nimi on oikein;
e)
perittävä määrä on kirjattu oikeaan budjettikohtaan;
f)
tositteet ovat asianmukaiset; ja
g)
moitteettoman varainhoidon periaatetta, erityisesti 91 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettuja perusteita, on noudatettu.
82 artikla
Saamisen vahvistamisen tueksi esitettävät tositteet
(Varainhoitoasetuksen 78 artikla)
1. Saamisen vahvistaminen perustuu tositteisiin, jotka osoittavat, että unionilla on oikeus saamiseen.
2. Ennen saamisen vahvistamista toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkastaa henkilökohtaisesti tositteet tai varmistaa omalla vastuullaan, että tarkastus on tehty.
3. Tulojen ja menojen hyväksyjä säilyttää tositteet 48 artiklan mukaisesti.
83 artikla
Viivästyskorko
(Varainhoitoasetuksen 78 artikla)
1. Jos saamista ei ole maksettu 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettuun eräpäivään mennessä, saamisesta peritään korkoa tämän artiklan 2 ja 3 kohdan mukaisesti, sanotun kuitenkaan rajoittamatta alakohtaisten säädösten soveltamisesta johtuvia erityissäännöksiä.
2. Korkokantana saamisiin, joita ei ole maksettu 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettuun eräpäivään mennessä, käytetään Euroopan unionin virallisen lehden C-sarjassa erääntymiskuukauden ensimmäisenä kalenteripäivänä julkaistua Euroopan keskuspankin perusrahoitusoperaatioihinsa soveltamaa korkoa korotettuna
a)
kahdeksalla prosenttiyksiköllä silloin kun saaminen on aiheutunut V osastossa tarkoitetuista julkisista tavara- ja palveluhankinnoista;
b)
kolmella ja puolella prosenttiyksiköllä muissa tapauksissa.
3. Korkoa kertyy 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettua ja veloitusilmoituksessa vahvistettua eräpäivää seuraavasta kalenteripäivästä alkaen siihen kalenteripäivään, jona velka maksetaan kokonaisuudessaan takaisin.
Viivästyskorkoa koskeva perintämääräys annetaan siinä vaiheessa, kun korko todellisuudessa maksetaan.
4. Kun on kyse sakoista ja kun velallinen antaa vakuuden, jonka tilinpitäjä hyväksyy maksusuorituksen sijasta, 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitetusta eräpäivästä laskettavan koron korkokantana käytetään tämän artiklan 2 kohdassa tarkoitettua, sen kuukauden ensimmäisenä päivänä voimassa olevaa korkoa, jona sakkoa koskeva päätös on annettu, korotettuna ainoastaan yhdellä ja puolella prosenttiyksiköllä.
4 jakso
Perinnän hyväksyminen
84 artikla
Perintämääräyksen laatiminen
(Varainhoitoasetuksen 79 artikla)
1. Perintämääräyksessä esitetään
a)
varainhoitovuosi, jolle meno kirjataan;
b)
tiedot asiakirjasta tai oikeudellisesta sitoumuksesta, johon saaminen perustuu ja jonka nojalla perintäoikeus on syntynyt;
c)
talousarvion momentti ja muut tarvittavat alajaottelut, myös mahdolliset viittaukset asianomaiseen talousarviositoumukseen;
d)
perittävä määrä euroina;
e)
velallisen nimi ja osoite;
f)
80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettu määräaika;
g)
kysymykseen tuleva perintätapa, varsinkin periminen kuittaamalla tai periminen etukäteen annetuista vakuuksista.
2. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päivää ja allekirjoittaa perintämääräyksen ja toimittaa sen tilinpitäjälle.
3. Kunkin toimielimen tilinpitäjä pitää perittävistä määristä luetteloa. Unionin saamiset on ryhmiteltävä luettelossa perintämääräyksen antamisajankohdan mukaan. Hän toimittaa luettelon komission tilinpitäjälle.
Komission tilinpitäjä laatii koonnetun luettelon, jossa perittävät määrät on eritelty toimielimen ja perintämääräyksen antamisajankohdan mukaan. Luettelo lisätään liitteeksi talousarvio- ja varainhallintoa koskevaan komission selvitykseen.
4. Unionin taloudellisten etujen suojan vahvistamiseksi komissio laatii unionin saamisista luettelon, jossa ilmoitetaan niiden velallisten nimet ja velkamäärät, jotka on määrätty maksamaan velkansa takaisin tuomioistuimen lainvoimaisella päätöksellä ja jotka eivät ole suorittaneet takaisinmaksua lainkaan tai eivät ole maksaneet takaisin huomattavaa osaa velasta vuoden kuluessa kyseisen päätöksen tekemisestä. Luettelo julkaistaan noudattaen asetuksessa (EY) N:o 45/2001 säädettyjä henkilötietojen suojaa koskevia vaatimuksia.
Luonnollisista henkilöistä julkaistut henkilötiedot poistetaan luettelosta, kun velka on maksettu takaisin kokonaan. Samalla tavalla poistetaan sellaisia oikeushenkilöitä koskevat henkilötiedot, joiden virallisessa nimessä yksilöidään yksi tai useampi luonnollinen henkilö.
Päätöksessä velallisen ottamisesta luetteloon unionin saamisista noudatetaan suhteellisuusperiaatetta ja otetaan huomioon erityisesti saamisen määrä.
85 artikla
Muun toimielimen hyväksi annettu täytäntöönpanokelpoinen päätös
(Varainhoitoasetuksen 79 artiklan 2 kohta)
1. Varainhoitoasetuksen 79 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut poikkeusolosuhteet vallitsevat, kun asianomainen toimielin on käyttänyt kaikki varainhoitoasetuksen 80 artiklan 1 kohdassa säädetyt mahdollisuudet saada maksu suoritetuksi vapaaehtoisesti tai periä velka kuittaamalla ja kun velan määrä on huomattava.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetussa tapauksessa asianomainen toimielin, lukuun ottamatta SEUT-sopimuksen 299 artiklassa mainittuja toimielimiä, voi pyytää komissiota antamaan täytäntöönpanokelpoisen päätöksen.
3. Kaikissa tapauksissa täytäntöönpanokelpoisessa päätöksessä on täsmennettävä, että vaaditut määrät otetaan asianomaista toimielintä koskevaan talousarvion osaan; tämä toimielin toimii tulojen ja menojen hyväksyjänä. Tulot otetaan talousarvioon yleisinä tuloina, elleivät ne kuulu varainhoitoasetuksen 21 artiklan 3 kohdassa säädettyihin, käyttötarkoitukseensa sidottuja tuloja koskeviin erityistapauksiin.
4. Pyynnön esittävä toimielin ilmoittaa komissiolle tapahtumista, jotka ovat omiaan muuttamaan perittävää määrää, ja tukee komission vaatimuksia, jos täytäntöönpanokelpoiseen päätökseen haetaan muutosta.
5. Komissio ja asianomainen toimielin sopivat tämän artiklan täytäntöönpanoa koskevista käytännön järjestelyistä.
5 jakso
Perintä
86 artikla
Saamisten perintämuodollisuudet
(Varainhoitoasetuksen 80 artikla)
1. Perittyään saamisen tilinpitäjä vie sen kirjanpitoon ja antaa sen tiedoksi toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle.
2. Kaikista tilinpitäjän tai ennakoiden hoitajan kassaan suoritetuista käteismaksuista on annettava kuitti.
3. Jos velalliseen kohdistuu useita perintämääräyksiä, kuitataan velallisen suorittamalla osittaisella takaisinmaksulla ensin vanhin saaminen, ellei velallinen toisin määrää.
Osasuorituksilla katetaan ensin viivästyskorot.
87 artikla
Periminen kuittaamalla
(Varainhoitoasetuksen 80 artikla)
1. Jos velallisella on 81 artiklan a alakohdassa tarkoitetulla tavalla selvä, rahassa määritelty ja erääntynyt saaminen unionilta ja tämä rahasumma on vahvistettu maksumääräyksellä, tilinpitäjä suorittaa vahvistetun saamisen perinnän kuittaamalla 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitetun eräpäivän jälkeen.
Poikkeustapauksissa tilinpitäjä suorittaa perinnän kuittaamalla ennen 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettua eräpäivää, jos tämä on tarpeen unionin taloudellisten etujen suojaamiseksi ja jos tilinpitäjällä on perustellut syyt olettaa, että unionin saaminen muuten menetetään.
Tilinpitäjä suorittaa perinnän kuittaamalla ennen 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettua eräpäivää myös, jos velallinen hyväksyy tämän.
2. Ennen 1 kohdassa tarkoitetun perimisen toimittamista tilinpitäjä neuvottelee asiasta toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän kanssa ja ilmoittaa siitä asianomaisille velallisille.
Kun velallinen on kansallinen viranomainen tai sen hallinnollinen yksikkö, tilinpitäjän on ilmoitettava asianomaiselle jäsenvaltiolle aikomuksestaan toimittaa perintä kuittaamalla viimeistään 10 työpäivää ennen sen tekemistä. Tilinpitäjä voi kuitenkin toimittaa perinnän kuittaamalla ennen tämän määräajan päättymistä, jos asianomainen jäsenvaltio tai hallinnollinen yksikkö hyväksyy sen.
3. Edellä 1 kohdassa tarkoitetulla kuittaamisella on sama vaikutus kuin maksulla, ja se vapauttaa unionin koko velkasummasta ja mahdollisesti erääntyneestä korosta.
88 artikla
Perintämenettely silloin, kun maksua ei suoriteta vapaaehtoisesti
(Varainhoitoasetuksen 79 ja 80 artikla)
1. Rajoittamatta 87 artiklan soveltamista, jos saamista ei ole saatu kokonaan perittyä 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitettuun ja veloitusilmoituksessa vahvistettuun eräpäivään mennessä, tilinpitäjä ilmoittaa siitä toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle ja aloittaa viipymättä menettelyn saamisen perimiseksi lainmukaisin keinoin, soveltuvin osin myös perimällä saamisen etukäteen annetuista vakuuksista.
2. Rajoittamatta 87 artiklan soveltamista, kun tämän artiklan 1 kohdassa tarkoitettu perintätapa ei ole mahdollinen eikä velallinen ole suorittanut maksua tilinpitäjän lähettämän maksukehotuksen jälkeen, tämä toimittaa perinnän täytäntöönpanokelpoisella päätöksellä varainhoitoasetuksen 79 artiklan 2 kohdan mukaisesti tai oikeusteitse.
89 artikla
Maksuaikojen myöntäminen
(Varainhoitoasetuksen 80 artikla)
Tilinpitäjä voi yhdessä toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän kanssa myöntää lisää maksuaikaa ainoastaan velallisen asianmukaisesti perustellusta kirjallisesta hakemuksesta ja kahdella seuraavalla ehdolla:
a)
velallinen sitoutuu maksamaan 83 artiklassa säädettyä korkoa koko myönnettävältä lisäajalta 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitetusta eräpäivästä lukien;
b)
velallinen toimittaa unionin etujen turvaamiseksi toimielimen tilinpitäjän hyväksymän vakuuden, joka kattaa sekä maksamattoman velan pääoman että sen korot.
Ensimmäisen kohdan b alakohdassa tarkoitetun vakuuden sijasta voidaan antaa toimielimen tilinpitäjän hyväksymän kolmannen omavelkainen takaus.
Poikkeustapauksissa tilinpitäjä voi velallisen pyynnöstä päättää olla vaatimatta ensimmäisen kohdan b alakohdassa tarkoitettua vakuutta, jos hän toteaa arvioinnin perusteella, että velallinen haluaa suorittaa maksun ja kykenee suorittamaan sen lisäajan kuluessa, mutta ei kykene antamaan tällaista vakuutta ja on vaikeassa asemassa.
90 artikla
Sakkojen tai muiden seuraamusmaksujen perintä
(Varainhoitoasetuksen 80 ja 83 artikla)
1. Jos Euroopan unionin tuomioistuimessa nostetaan kanne sellaista komission päätöstä vastaan, jossa määrätään Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen tai Euratomin perustamissopimuksen nojalla sakosta tai muista seuraamusmaksuista, velallinen joko maksaa asianomaiset saamiset alustavasti tilinpitäjän ilmoittamalle pankkitilille tai antaa tilinpitäjän hyväksymän vakuuden, ja nämä toimenpiteet ovat voimassa, kunnes kaikki muutoksenhakukeinot on käytetty. Vakuus on riippumaton velvollisuudesta maksaa sakko, uhkasakko tai muu seuraamusmaksu, ja se on täytäntöönpanokelpoinen ensimmäisestä vaatimuksesta. Se kattaa saamiset sekä velan pääomasta että 83 artiklan 4 kohdassa tarkoitetusta erääntyneestä korosta.
2. Komissio turvaa alustavasti maksetut määrät sijoittamalla ne rahoitusomaisuuteen; näin varmistetaan varojen suoja ja likviditeetti sekä pyritään saamaan varoille positiivista tuottoa.
3. Kun kaikki muutoksenhakukeinot on käytetty ja kun sakko tai seuraamusmaksu on vahvistettu, voidaan toteuttaa mikä tahansa seuraavista toimenpiteistä:
a)
alustavasti perityt määrät ja niistä kertynyt korko sekä muut niistä saadut määrät otetaan talousarvioon varainhoitoasetuksen 83 artiklan mukaisesti viimeistään sitä vuotta seuraavana varainhoitovuonna, jona kaikki muutoksenhakukeinot on käytetty;
b)
jos on annettu vakuus, se pannaan täytäntöön ja vastaavat määrät otetaan talousarvioon.
Jos tuomioistuin on korottanut sakon tai seuraamusmaksun määrää, ensimmäisen alakohdan a ja b alakohtaa sovelletaan vain komission päätöksessä säädettyihin määriin asti ja tilinpitäjä perii korotusta vastaavan määrän, joka otetaan talousarvioon.
4. Kun kaikki muutoksenhakukeinot on käytetty ja kun sakko tai seuraamusmaksu on peruutettu tai sitä on pienennetty, voidaan toteuttaa mikä tahansa seuraavista toimenpiteistä:
a)
aiheettomasti perityt määrät ja niistä kertynyt korko maksetaan takaisin kyseiselle kolmannelle. Jos kokonaistuotto asianomaiselta ajanjaksolta on negatiivinen, maksetaan takaisin aiheettomasti perittyjen määrien nimellisarvo;
b)
jos on annettu vakuus, se vapautetaan.
91 artikla
Vahvistetun saamisen perinnästä luopuminen
(Varainhoitoasetuksen 80 artikla)
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi luopua vahvistetun saamisen perinnästä kokonaan tai osittain vain seuraavissa tapauksissa:
a)
arvio perintäkuluista on suurempi kuin perittävä saaminen ja perinnästä luopuminen ei vahingoita unionin julkisuuskuvaa;
b)
saamista ei voida periä, koska se on vanhentunut tai velallinen on maksukyvytön;
c)
periminen on vastoin suhteellisuusperiaatetta.
2. Edellä 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä huomioi kussakin toimielimessä ennalta määritellyt menettelyt ja seuraavat pakolliset ja kaikissa tilanteissa sovellettavat perusteet:
a)
asian luonne saamisen aiheuttaneen sääntöjenvastaisuuden vakavuuden kannalta (petos, teon toistuvuus, teon tahallisuus, huolellisuus, vilpitön mieli, ilmeinen virhe);
b)
saamisen perinnästä luopumisen vaikutus unionin toimintaan ja sen taloudellisiin etuihin (saamisen määrä, ennakkotapauksen riski, sääntöjen kunnioituksen väheneminen);
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä saattaa yksittäistapauksissa joutua ottamaan huomioon myös seuraavat lisäperusteet:
a)
saamisen perinnästä luopuminen aiheuttaa kilpailun vääristymistä;
b)
saamisen perintä sen kokonaismäärän suuruisena aiheuttaa taloudellisia ja sosiaalisia ongelmia.
3. Varainhoitoasetuksen 80 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu luopumispäätös on perusteltava, ja siinä on mainittava perinnän suorittamiseksi toteutetut toimet sekä ne oikeudelliset seikat ja muut tosiseikat, jotka tukevat luopumista. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä luopuu perinnästä 84 artiklan mukaisesti.
4. Toimielin ei voi delegoida vahvistetun saamisen perinnästä luopumispäätöstä seuraavissa tapauksissa:
a)
määrä, jonka perimisestä luovutaan, on miljoona euroa tai enemmän;
b)
määrä, jonka perimisestä luovutaan, on 100 000 euroa tai enemmän, jos tämä summa on vähintään 25 prosenttia vahvistetun saamisen määrästä.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettuja määriä pienempien määrien osalta kukin toimielin vahvistaa omissa sisäisissä säännöissään edellytykset ja menettelytavat, joiden mukaisesti valtuudet vahvistetun saamisen perinnästä luopumiseen voidaan siirtää.
5. Kukin toimielin lähettää Euroopan parlamentille ja neuvostolle vuosittain kertomuksen tämän artiklan 1-4 kohdassa tarkoitetuista tapauksista, joissa saamisen perinnästä on luovuttu, kun saamisen määrä on 100 000 euroa tai enemmän. Komission kertomus esitetään varainhoitoasetuksen 66 artiklan 9 kohdassa tarkoitetun vuotuisia toimintakertomuksia koskevan yhteenvedon liitteenä.
92 artikla
Vahvistetun saamisen peruuttaminen
(Varainhoitoasetuksen 80 artikla)
1. Jos ilmenee virhe, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä peruuttaa vahvistetun saamisen 82 ja 84 artiklan mukaisesti joko kokonaan tai osittain ja esittää riittävät perustelut.
2. Kukin toimielin vahvistaa omissa sisäisissä säännöissään edellytykset ja menettelytavat, joiden mukaisesti valtuudet vahvistetun saamisen peruuttamiseen voidaan siirtää.
93 artikla
Vanhentumissäännöt
(Varainhoitoasetuksen 81 artikla)
1. Vanhentumisaika, jota sovelletaan unionin saamisiin kolmansilta, alkaa päivästä, jona velalliselle 80 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitetulla veloitusilmoituksella ilmoitettu määräaika päättyy.
Vanhentumisaika, jota sovelletaan kolmansien saamisiin unionilta, alkaa päivästä, jona kolmannen saaminen erääntyy maksettavaksi sitä koskevan oikeudellisen sitoumuksen mukaisesti.
2. Kolmansien saamisiin unionilta sovellettavan vanhentumisajan keskeyttää toimielimen tai sen pyynnöstä toimivan jäsenvaltion toteuttama perintätoimi, joka on annettu tiedoksi asianomaisille kolmansille.
Kolmansien saamisiin unionilta sovellettavan vanhentumisajan keskeyttää velkojien toteuttama tai velkojien puolesta toteutettu perintätoimi, joka on annettu tiedoksi unionille.
3. Uusi viiden vuoden vanhentumisaika alkaa 2 kohdassa tarkoitettua keskeytystä seuraavasta päivästä.
4. Vanhentumisajan keskeyttää 1 kohdassa tarkoitettua saamista koskevan kanteen nostaminen, myös silloin kun tuomioistuin, jossa kanne on nostettu, ilmoittaa myöhemmin, että sillä ei ole asiassa toimivaltaa. Uusi viiden vuoden vanhentumisaika alkaa vasta, kun asiassa on annettu lainvoimainen tuomio tai kun saman asian samat osapuolet ovat sopineet asian tuomioistuimen ulkopuolella.
5. Vanhentumisajan keskeyttämiseksi katsotaan se, että tilinpitäjä myöntää velalliselle lisää maksuaikaa 89 artiklan mukaisesti. Uusi viiden vuoden vanhentumisaika alkaa sitä päivää seuraavasta päivästä, jona myönnetty lisäaika päättyy.
6. Saamisia ei peritä sen jälkeen, kun vanhentumisaika on päättynyt 1-5 kohdan nojalla.
6 LUKU
Menotapahtumat
94 artikla
Rahoituspäätös
(Varainhoitoasetuksen 84 artikla)
1. Rahoituspäätöksessä määritetään talousarviosta rahoitettavia menoja aiheuttavan toiminnan keskeiset osat.
2. Rahoituspäätöksessä esitetään erityisesti seuraavat tiedot:
a)
avustuksista:
i)
viittaus perussäädökseen ja budjettikohtaan;
ii)
ohjelmavuoden painopisteet, tavoitteet ja odotettavissa olevat tulokset sekä varainhoitovuodeksi hyväksytyt määrärahat;
iii)
hankkeita valittaessa sovellettavat keskeiset kelpoisuusehdot sekä valinta- ja ratkaisuperusteet;
iv)
suurin sallittu yhteisrahoitusosuus, ja jos sen suuruus vaihtelee, perusteet, joiden mukaan osuuden suuruusluokka määräytyy;
v)
ehdotuspyyntöjen aikataulu ja alustava arvo;
b)
julkisista hankinnoista:
i)
hankinnoille varainhoitovuodeksi varatut kokonaismäärärahat;
ii)
hankintasopimusten alustava määrä ja luonne ja mahdollisuuksien mukaan yleiskuvaus sopimusten kohteena olevista hankinnoista;
iii)
alustava aikataulu hankintamenettelyjen aloittamiselle;
c)
varainhoitoasetuksen 187 artiklassa tarkoitetuista erityisrahastoista:
i)
viittaus perussäädökseen ja budjettikohtaan;
ii)
erityisrahastolle varainhoitovuotta varten vahvistetut määrärahat ja rahaston kokonaismäärärahat;
iii)
erityisrahaston tavoitteet ja sen voimassaoloaika;
iv)
erityisrahaston hallintosäännöt;
v)
mahdollisuus siirtää talousarvion toteuttamistehtäviä varainhoitoasetuksen 187 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuille yhteisöille ja henkilöille;
d)
palkinnoista:
i)
viittaus perussäädökseen ja budjettikohtaan;
ii)
tavoitteet ja odotettavissa olevat tulokset;
iii)
keskeiset osallistumisedellytykset ja ratkaisuperusteet;
iv)
kilpailuaikataulu ja palkinnon tai palkintojen suuruus;
e)
rahoitusvälineistä:
i)
viittaus perussäädökseen ja budjettikohtaan;
ii)
tavoitteet ja odotettavissa olevat tulokset;
iii)
rahoitusvälineelle osoitettu määrä;
iv)
alustava toteutusaikataulu.
3. Jos varainhoitoasetuksen 128 artiklassa tarkoitettu työohjelma sisältää tämän artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetut tiedot avustuksista, jotka rahoitetaan varainhoitovuodeksi hyväksytyistä määrärahoista, päätös työohjelman hyväksymisestä katsotaan näiden avustusten rahoituspäätökseksi.
Kun hankintasopimuksia, erityisrahastoja, palkintoja ja rahoitusvälineitä koskevien varainhoitovuoden määrärahojen toteuttamisesta määrätään työohjelmassa, joka sisältää tämän artiklan 2 kohdan b, c, d ja e alakohdassa tarkoitetut tiedot, päätös työohjelman hyväksymisestä katsotaan asianomaisia hankintasopimuksia, erityisrahastoja, palkintoja ja rahoitusvälineitä koskevaksi rahoituspäätökseksi.
Jos työohjelma ei sisällä näitä tietoja yhden tai useamman muun toimen osalta, sitä on tarkistettava vastaavasti tai on annettava asianomaisia toimia koskeva erillinen rahoituspäätös.
4. Jos jo hyväksyttyyn rahoituspäätökseen tehdään olennaisia muutoksia, niiden hyväksymisessä on noudatettava alkuperäisen päätöksen hyväksymismenettelyä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta perussäädöksen erityissäännösten soveltamista.
1 jakso
Menoihin sitoutuminen
95 artikla
Kokonaissitoumukset ja alustavat sitoumukset
(Varainhoitoasetuksen 85 artikla)
1. Talousarviota koskeva kokonaissitoumus pannaan täytäntöön joko rahoitussopimuksella, jossa määrätään, että myöhemmin tehdään useita oikeudellisia sitoumuksia, tai yhdellä tai useammalla oikeudellisella sitoumuksella.
Kolmansille maille myönnettävää suoraa taloudellista apua, budjettituki mukaan luettuna, koskevat rahoitussopimukset, jotka ovat oikeudellisia sitoumuksia, voivat aiheuttaa maksuja ilman, että tehdään muita oikeudellisia sitoumuksia.
2. Alustava talousarviositoumus pannaan täytäntöön joko yhdellä tai useammalla oikeudellisella sitoumuksella, jotka antavat oikeuden suorittaa maksuja, tai, kun on kyse henkilöstöhallintomenoista tai unionin ajankohtaisaiheita koskevista toimielinten tiedotusmenoista, suoraan maksuina.
96 artikla
Kokonaissitoumuksen hyväksyminen
(Varainhoitoasetuksen 85 artikla)
1. Kokonaissitoumus tehdään rahoituspäätöksen perusteella.
Se tehdään viimeistään ennen saajien valintapäätöstä tai, jos sitä koskevien määrärahojen täytäntöönpano edellyttää 188 artiklassa tarkoitetun työohjelman laatimista, aikaisintaan työohjelman hyväksymisen jälkeen.
2. Edellä olevan 1 kohdan toista alakohtaa ei sovelleta, kun kokonaissitoumus pannaan täytäntöön rahoitussopimuksella.
97 artikla
Saman allekirjoittajan vaatimus
(Varainhoitoasetuksen 85 artikla)
1. Säännöstä, jonka mukaan talousarviositoumuksella ja sitä vastaavalla oikeudellisella sitoumuksella on oltava sama allekirjoittaja, voidaan poiketa ainoastaan seuraavissa tapauksissa:
a)
kyseessä ovat alustavat sitoumukset;
b)
kokonaissitoumukset koskevat kolmansien maiden kanssa tehtyjä rahoitussopimuksia;
c)
oikeudellisena sitoumuksena on toimielimen päätös;
d)
kokonaissitoumus pannaan täytäntöön usealla oikeudellisella sitoumuksella ja vastuu niistä on eri tulojen ja menojen hyväksyjillä;
e)
ulkoisia toimia varten avattuihin ennakkotileihin liittyvien oikeudellisten sitoumusten allekirjoittajina ovat 72 artiklassa tarkoitettuihin paikallisyksiköihin kuuluvat henkilöstön jäsenet toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän määräyksestä; tämä vastaa kuitenkin täysin sitoumuksen perustana olevasta tapahtumasta;
f)
jokin toimielin on valtuuttanut varainhoitoasetuksen 199 artiklan 1 kohdan nojalla toimielinten yhteisen unionin viraston johtajan toimimaan tulojen ja menojen hyväksyjänä.
2. Jos talousarviositoumuksen allekirjoittanut toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä ei ole käytettävissä ja tämän tilanteen vuoksi ei voida noudattaa oikeudellisen sitoumuksen tekemiselle asetettua määräaikaa, oikeudellisen sitoumuksen tekee henkilö, joka nimetään kunkin toimielimen vahvistamien sijaisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti, edellyttäen, että hän voi varainhoitoasetuksen 65 artiklan 3 kohdan mukaisesti toimia tulojen ja menojen hyväksyjänä.
98 artikla
Alustavilla sitoumuksilla katettavat hallintomenot
(Varainhoitoasetuksen 85 artikla)
Juoksevia hallintomenoja, joita voidaan kattaa alustavilla sitoumuksilla, ovat erityisesti seuraavat:
a)
henkilöstösääntöjen alaisen ja niiden ulkopuolisen henkilöstön menot, muuta henkilöstöä koskevat menot sekä eläkemenot ja asiantuntijoiden palkkiot;
b)
toimielinten jäseniin liittyvät menot;
c)
koulutusmenot;
d)
kilpailuista, henkilöiden valinnasta ja palvelukseenotosta aiheutuvat menot;
e)
virkamatkakulut;
f)
edustuskulut;
g)
kokouskulut;
h)
freelancetulkit ja -kääntäjät;
i)
virkamiesvaihto;
j)
irtaimistojen ja kiinteistöjen toistuvaisvuokrat tai tämän asetuksen 121 artiklassa tarkoitettuun kiinteistöhankintasopimukseen liittyvät toistuvat maksut tai varainhoitoasetuksen 203 artiklan 8 kohtaan perustuvat lainan takaisinmaksuerät;
k)
erilaiset vakuutukset;
l)
siivous, kunnossapito ja turvallisuus;
m)
sosiaali- ja terveyspalvelujen menot;
n)
tietoliikennepalvelujen käyttö;
o)
rahoituskulut;
p)
riita-asioiden käsittelykulut;
q)
vahingonkorvaukset, korko mukaan luettuna;
r)
työvälineet;
s)
vesi, kaasu ja sähkö;
t)
painetut tai sähköiset kausijulkaisut;
u)
unionin ajankohtaisaiheita koskevat toimielinten tiedotustoimet.
99 artikla
Yksittäisten oikeudellisten sitoumusten kirjaaminen
(Varainhoitoasetuksen 86 artikla)
Siinä tapauksessa, että talousarvioon tehdyn kokonaissitoumuksen jälkeen tehdään yksittäisiä oikeudellisia sitoumuksia, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä vie keskuskirjanpitoon näiden yksittäisten oikeudellisten sitoumusten rahamäärät.
Näissä kirjauksissa mainitaan tiedot kokonaissitoumuksesta, josta ne veloitetaan.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tekee kirjauksen ennen vastaavan yksittäisen oikeudellisen sitoumuksen allekirjoittamista lukuun ottamatta varainhoitoasetuksen 86 artiklan 4 kohdan neljännessä alakohdassa tarkoitettuja tapauksia.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä varmistaa kaikissa tapauksissa, ettei näiden oikeudellisten sitoumusten yhteenlaskettu määrä ylitä sen kokonaissitoumuksen määrää, josta ne katetaan.
2 jakso
Menojen vahvistaminen
100 artikla
Menojen vahvistaminen ja hyväksymismerkintä
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
1. Meno voidaan vahvistaa vain, jos tueksi esitetään 110 artiklassa tarkoitetut tositteet, joista käy ilmi, että velkojalla on oikeus saamiseen ja että palvelut tai tavarahankinnat on toimitettu taikka urakat suoritettu, tai muut maksun aiheelliseksi osoittavat asiakirjat muun muassa silloin kun on kyse toistuvista tilaus- tai kurssimaksuista.
2. Ennen menojen vahvistuspäätöstä toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tarkastaa henkilökohtaisesti tositteet tai varmistaa omalla vastuullaan, että tarkastus on tehty.
3. Menojen vahvistuspäätös osoitetaan toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän tai tämän muodollisella päätöksellä ja varainhoitoasetuksen 65 artiklan 5 kohdan mukaisesti omalla vastuullaan asianmukaisesti valtuuttaman, pätevyysvaatimukset täyttävän henkilöstön jäsenen allekirjoittamalla hyväksymismerkinnällä (”bon à payer”). Valtuutuspäätökset säilytetään myöhempää käyttöä varten.
101 artikla
Ennakkomaksuja koskeva tarkastusmerkintä
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tai tämän asianmukaisesti valtuuttama, pätevyysvaatimukset täyttävä henkilöstön jäsen vahvistaa tarkastusmerkinnällä (”conforme aux faits”), että oikeudellisessa sitoumuksessa asetetut ennakkomaksun suorittamisen ehdot täyttyvät.
102 artikla
Hyväksymismerkintä julkisia hankintoja koskevissa väli- ja loppumaksuissa
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
Julkisia hankintoja koskevissa väli- ja loppumaksuissa hyväksymismerkinnällä vahvistetaan, että
a)
toimeksisaajan laatima lasku on saapunut toimielimeen ja se on kirjattu virallisesti saapuneeksi;
b)
laskussa tai sen liitteenä olevassa sisäisessä asiakirjassa on tarkastusmerkintä, jossa on toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän tai tämän asianmukaisesti valtuuttaman, pätevyysvaatimukset täyttävän henkilöstön jäsenen allekirjoitus;
c)
toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on tarkastanut tai hänen vastuullaan on tarkastettu kaikki laskun tiedot etenkin maksun suuruuden määrittämistä ja maksuvelvoitteesta vapautumista varten.
Ensimmäisen kohdan b alakohdassa tarkoitetulla tarkastusmerkinnällä vahvistetaan, että sopimuksenmukaiset palvelut tai tavarat on toimitettu taikka urakat suoritettu. Pätevyysvaatimukset täyttävä virkamies tai toimihenkilö laatii tavaroista ja urakoista alustavan vastaanottotodistuksen ja sopimuksessa määrätyn takuuajan päätyttyä lopullisen vastaanottotodistuksen. Nämä todistukset vastaavat tarkastusmerkintää.
Kun on kyse tilaus- ja kurssimaksujen kaltaisista toistuvista maksuista, tarkastusmerkinnällä vahvistetaan, että velkojan saaminen vastaa maksun perusteena olevia tositteita.
103 artikla
Hyväksymismerkintä avustuksia koskevissa väli- ja loppumaksuissa
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
Avustuksia koskevissa väli- ja loppumaksuissa hyväksymismerkinnällä vahvistetaan, että
a)
edunsaajan laatima maksupyyntö on saapunut toimielimeen ja se on kirjattu virallisesti saapuneeksi;
b)
maksupyynnössä tai kustannuserittelyn liitteenä olevassa sisäisessä asiakirjassa on asianmukainen tarkastusmerkintä, jossa on toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti valtuuttaman, pätevyysvaatimukset täyttävän virkamiehen tai toimihenkilön allekirjoitus.
c)
toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on tarkastanut tai hänen vastuullaan on tarkastettu kaikki maksupyynnön tiedot etenkin maksun suuruuden määrittämistä ja maksuvelvoitteesta vapautumista varten.
Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti valtuuttama, pätevyysvaatimukset täyttävä virkamies tai toimihenkilö vahvistaa ensimmäisen kohdan b alakohdassa tarkoitetulla tarkastusmerkinnällä, että edunsaajan toteuttama toimi tai työohjelma on täysin avustussopimuksen tai -päätöksen mukainen, myös tarvittaessa, että edunsaajan ilmoittamat kustannukset ovat avustuskelpoisia.
104 artikla
Hyväksymismerkintä henkilöstömenoissa
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
Henkilöstömenoja koskevien maksujen hyväksymismerkinnällä vahvistetaan, että seuraavat tositteet ovat olemassa:
a)
kuukausipalkan osalta:
i)
täydellinen henkilöstöluettelo, jossa yksilöidään kaikki palkkaukseen vaikuttavat tekijät;
ii)
jokaisessa tapauksessa erikseen tehtävään päätökseen perustuva lomake (henkilötietolomake), josta ilmenevät kaikki palkkaukseen tehdyt muutokset;
iii)
palvelukseenotto- tai nimitysasioissa ensimmäisen palkanmaksun liitteenä esitetään oikeaksi todistettu jäljennös palvelukseenotto- tai nimityspäätöksestä;
b)
muun palkkauksen, kuten tunti- tai päiväpalkan osalta: valtuutetun henkilöstön jäsenen allekirjoittama selvitys työpäivistä ja -tunneista;
c)
ylityötuntien osalta: valtuutetun henkilöstön jäsenen allekirjoittama selvitys, jossa vahvistetaan tehdyt ylityötunnit;
d)
virkamatkakulujen osalta:
i)
toimivaltaisen virkamiehen allekirjoittama matkamääräys;
ii)
virkamatkan tehneen henkilöstön jäsenen, ja jos virkamatkakulut poikkeavat matkamääräyksestä, asianmukaiset valtuudet omaavan esimiehen allekirjoittama virkamatkakululaskelma;
e)
eräiden muiden henkilöstöön liittyvien hallintomenojen osalta, kuten tilaus- ja kurssimaksujen, jotka on sopimuksen nojalla maksettava ennakkoon: asiakirjat, jotka viittaavat menon perustana olevaan päätökseen ja joista käyvät ilmi kaikki laskelmaan vaikuttavat tekijät.
Edellä ensimmäisen kohdan d alakohdan ii alakohdassa tarkoitetussa virkamatkakululaskelmassa on esitettävä seuraavat tiedot: matkan kohde, lähtöpäivä ja -aika sekä kohteeseen saapumispäivä ja -aika, matkustamiskustannukset, oleskelukulut ja muut tositteiden perusteella hyväksyttävät kulut.
105 artikla
Hyväksymismerkinnän tekeminen
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
Muussa kuin tietojenkäsittelyjärjestelmässä hyväksymismerkintä tehdään varustamalla asiakirja toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän tai tämän 100 artiklan säännösten mukaisesti valtuuttaman, pätevyysvaatimukset täyttävän henkilöstön jäsenen allekirjoituksen sisältävällä leimalla. Tietojenkäsittelyjärjestelmässä toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tai tämän asianmukaisesti valtuuttama, pätevyysvaatimukset täyttävä henkilöstön jäsen tekee hyväksymismerkinnän sähköisellä varmennuksella.
106 artikla
Tarkastusmerkinnän tekeminen
(Varainhoitoasetuksen 88 artikla)
Muussa kuin tietojenkäsittelyjärjestelmässä tarkastusmerkintä tehdään varustamalla asiakirja toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän tai tämän 101 artiklan säännösten mukaisesti valtuuttaman, pätevyysvaatimukset täyttävän henkilöstön jäsenen allekirjoituksen sisältävällä leimalla. Tietojenkäsittelyjärjestelmässä toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän asianmukaisesti valtuuttama, pätevyysvaatimukset täyttävä henkilöstön jäsen voi tehdä tarkastusmerkinnän sähköisellä varmennuksella.
3 jakso
Menojen hyväksyminen
107 artikla
Tulojen ja menojen hyväksyjän tekemät maksujen tarkastukset
(Varainhoitoasetuksen 89 artikla)
Maksumääräystä laatiessaan toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä varmistaa, että
a)
maksumääräys on annettu asianmukaisesti eli sitä ennen on annettu hyväksymismerkinnällä osoitettu vahvistuspäätös, saajan nimi on oikein ja saaminen on erääntynyt;
b)
maksumääräys vastaa talousarviositoumusta, josta se veloitetaan;
c)
talousarvioon tehty kirjaus on oikein;
d)
määrärahat ovat käytettävissä.
108 artikla
Maksumääräysten pakolliset maininnat ja maksumääräysten toimittaminen tilinpitäjälle
(Varainhoitoasetuksen 89 artikla)
1. Maksumääräyksessä on mainittava
a)
varainhoitovuosi, jolle meno kirjataan;
b)
talousarvion momentti ja muut tarvittavat alajaottelut;
c)
oikeudellinen sitoumus, jonka perusteella oikeus maksun saamiseen on syntynyt;
d)
talousarviositoumus, josta maksu veloitetaan;
e)
maksettava määrä euroina;
f)
saajan nimi, osoite ja pankkiyhteystiedot;
g)
menon käyttötarkoitus;
h)
maksutapa;
i)
omaisuuserien merkitseminen omaisuusluetteloon 248 artiklan mukaisesti.
2. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päivää ja allekirjoittaa maksumääräyksen sekä toimittaa sen tilinpitäjälle.
4 jakso
Menojen maksaminen
109 artikla
Maksutyypit
(Varainhoitoasetuksen 90 artikla)
1. Ennakkomaksulla annetaan käyttöön käteisvaroja. Se voidaan jakaa useaan maksuerään moitteettoman varainhoidon periaatetta noudattaen.
2. Välimaksu voidaan maksaa useampaan kertaan, ja sillä voidaan korvata päätöksen tai sopimuksen täytäntöönpanosta johtuvia menoja tai sopimuksen eri vaiheissa toimitettuja palveluja tai tavaroita tai suoritettuja urakoita. Siitä voidaan vähentää ennakkomaksu kokonaan tai osittain, sanotun kuitenkaan rajoittamatta perussäädöksen säännösten soveltamista.
3. Meno selvitetään lopullisesti joko loppumaksulla, jota ei voida maksaa useampaan kertaan ja josta vähennetään sitä ennen suoritetut maksut, tai perintämääräyksellä.
110 artikla
Asiakirjatodisteet
(Varainhoitoasetuksen 90 artikla)
1. Ennakkomaksut, myös ennakkomaksujen eri maksuerät, maksetaan hankinta- tai avustussopimuksen, päätöksen tai perussäädöksen perusteella taikka sellaisten asiakirjatodisteiden perusteella, joista voidaan tarkistaa, että asianomaista hankinta- tai avustussopimusta tai päätöstä on noudatettu. Jos näissä asiakirjoissa on määritetty ennakkomaksun ajankohta, maksettavaksi erääntyneen määrän maksaminen ei riipu saajan esittämästä maksupyynnöstä.
2. Väli- ja loppumaksut perustuvat asiakirjatodisteisiin, joiden perusteella voidaan tarkistaa, että rahoitetut toimenpiteet on toteutettu perussäädöksen tai päätöksen mukaisesti taikka hankinta- tai avustussopimuksen mukaisesti.
3. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä määrittelee 1 kohdassa tarkoitettujen asiakirjojen luonteen moitteettoman varainhoidon periaatetta noudattaen perussäädöksen, päätösten sekä hankinta- ja avustussopimusten mukaisesti. Edellä 2 kohdassa tarkoitettuja asiakirjatodisteita ovat väli- ja loppukertomukset toiminnasta ja taloudenhoidosta.
4. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä säilyttää nämä asiakirjat 48 artiklan mukaisesti.
5 jakso
Menotapahtumia koskevat määräajat
111 artikla
Maksuajat ja viivästyskorot
(Varainhoitoasetuksen 92 artikla)
1. Maksuajan katsotaan sisältävän maksujen vahvistamisen, hyväksymisen ja suorittamisen.
Maksuaika alkaa päivästä, jona maksupyyntö on vastaanotettu.
Maksupyyntö kirjataan viipymättä toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän valtuuttamassa yksikössä; maksupyyntö katsotaan vastaanotetuksi kirjaamispäivänä.
Maksupäiväksi katsotaan se päivä, jona toimielimen tiliä veloitetaan.
2. Maksupyynnössä on esitettävä seuraavat keskeiset tiedot:
a)
velkojan tunnistetiedot;
b)
määrä;
c)
valuutta;
d)
päivämäärä.
Jos yksikin keskeinen tieto puuttuu, maksupyyntö hylätään.
Velkojalle ilmoitetaan kirjallisesti hylkäämisestä ja sen syistä mahdollisimman pian ja viimeistään 30 kalenteripäivän kuluessa päivästä, jona maksupyyntö on vastaanotettu.
3. Varainhoitoasetuksen 92 artiklan 2 kohdan mukaisessa lykkäämistapauksessa jäljellä oleva maksuaika alkaa uudestaan päivästä, jona pyydetyt tiedot tai tarkistetut asiakirjat vastaanotetaan tai tarvittava lisätarkastus, myös paikalla tehtävä tarkastus, tehdään.
4. Varainhoitoasetuksen 92 artiklan 1 kohdassa säädettyjen määräaikojen päätyttyä velkojalla on oikeus viivästyskorkoon seuraavin ehdoin:
a)
korkokantana käytetään tämän asetuksen 83 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja korkoja;
b)
korkoa maksetaan varainhoitoasetuksen 92 artiklan 1 kohdan mukaisen maksuajan päättymistä seuraavasta kalenteripäivästä maksun suorittamisajankohtaan.
Kun ensimmäisen alakohdan säännösten mukaisesti laskettu korko on enintään 200 euroa, se maksetaan velkojalle kuitenkin vain pyynnöstä, joka on esitetty kahden kuukauden kuluessa myöhästyneen maksun saamisesta.
5. Kukin toimielin toimittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle kertomuksen varainhoitoasetuksen 92 artiklassa säädettyjen määräaikojen noudattamisesta ja lykkäämisestä. Komission kertomus liitetään varainhoitoasetuksen 66 artiklan 9 kohdassa tarkoitetuista vuotuisista toimintakertomuksista laadittuun yhteenvetoon.
7 LUKU
Tietojenkäsittelyjärjestelmät
112 artikla
Tietojenkäsittelyjärjestelmien kuvaus
(Varainhoitoasetuksen 93 artikla)
Kaikista talousarvion toteuttamistoimenpiteiden käsittelyssä käytettävistä tietojenkäsittelyjärjestelmistä ja niiden osajärjestelmistä on annettava täydellinen ja ajantasainen kuvaus.
Kuvauksessa määritellään, mitä kukin tietue sisältää, ja esitetään tarkasti, miten yksittäiset tapahtumat järjestelmässä käsitellään. Kuvauksessa esitetään myös yksityiskohtaisesti, miten järjestelmässä taataan, että jokaista tapahtumaa voidaan seurata kirjausketjun loppuun saakka.
113 artikla
Tietojen säännöllinen tallentaminen
(Varainhoitoasetuksen 93 artikla)
Tietojenkäsittelyjärjestelmien ja niiden osajärjestelmien tiedot tallennetaan säännöllisesti ja säilytetään turvallisessa paikassa.
8 LUKU
Sisäinen tarkastaja
114 artikla
Sisäisen tarkastajan nimeäminen
(Varainhoitoasetuksen 98 artikla)
1. Kukin toimielin nimeää sisäisen tarkastajan omiin erityispiirteisiinsä ja tarpeisiinsa muokattujen yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti. Toimielin ilmoittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle sisäisen tarkastajan nimityksestä.
2. Kukin toimielin määrittelee omien erityispiirteidensä ja tarpeidensa mukaan sisäisen tarkastajan tehtäväkentän ja vahvistaa sisäisen tarkastuksen tehtävän yksityiskohtaiset tavoitteet ja menettelyt noudattaen sisäistä tarkastusta koskevia kansainvälisiä standardeja.
3. Toimielin voi nimetä sisäiseksi tarkastajaksi erityisosaamisen perusteella jäsenvaltioiden kansalaisten keskuudesta valitun, henkilöstösääntöjen alaisen virkamiehen tai muun toimihenkilön.
4. Jos useampi toimielin nimeää yhteisen sisäisen tarkastajan, ne ryhtyvät tarvittaviin järjestelyihin, jotta hänet voidaan saattaa vastuuseen 119 artiklassa tarkoitetuin edellytyksin.
5. Kun sisäisen tarkastajan palvelussuhde päättyy, toimielin ilmoittaa siitä Euroopan parlamentille ja neuvostolle.
115 artikla
Sisäisen tarkastajan resurssit
(Varainhoitoasetuksen 99 artikla)
Toimielin antaa sisäiselle tarkastajalle hänen tarkastustehtävänsä hoidossa tarvittavat resurssit sekä toimenkuvauksen, jossa esitetään yksityiskohtaisesti hänen tehtävänsä, oikeutensa ja velvollisuutensa.
116 artikla
Toimintasuunnitelma
(Varainhoitoasetuksen 99 artikla)
1. Sisäinen tarkastaja laatii toimintasuunnitelmansa ja toimittaa sen toimielimelle.
2. Toimielin voi pyytää sisäistä tarkastajaa toimittamaan tarkastuksia, joita ei ole esitetty 1 kohdassa tarkoitetussa toimintasuunnitelmassa.
117 artikla
Sisäisen tarkastajan kertomukset
(Varainhoitoasetuksen 99 artikla)
1. Sisäinen tarkastaja esittää toimielimelle varainhoitoasetuksen 99 artiklan 3 kohdassa säädetyn sisäistä tarkastusta koskevan vuosikertomuksen, jossa ilmoitetaan tehtyjen sisäisten tarkastusten lukumäärä ja tyyppi, tärkeimmät suositukset ja näiden suositusten johdosta toteutetut jatkotoimet.
Vuosikertomuksessa mainitaan myös varainhoitoasetuksen 73 artiklan 6 kohdan mukaisesti perustetun erityisen tutkintaelimen havaitsemat järjestelmäongelmat.
2. Kukin toimielin tutkii, voidaanko toimielimen oman sisäisen tarkastajan kertomuksissa esitettyjen suositusten perusteella ehdottaa hyviä toimintatapoja muille toimielimille.
3. Sisäisen tarkastajan on kertomusta laatiessaan keskityttävä erityisesti siihen, miten moitteettoman varainhoidon periaatetta on yleisesti noudatettu, sekä varmistettava, että on toteutettu aiheelliset toimenpiteet kyseisen periaatteen noudattamisen jatkuvaksi parantamiseksi ja kehittämiseksi.
118 artikla
Riippumattomuus
(Varainhoitoasetuksen 100 artikla)
Sisäinen tarkastaja toimittaa tarkastuksensa täysin itsenäisesti. Hoitaessaan tehtäviä, jotka hänelle osoitetaan nimityksen myötä varainhoitoasetuksen säännösten mukaisesti, hän ei saa ottaa vastaan ohjeita eikä hänelle saa asettaa rajoituksia.
119 artikla
Sisäisen tarkastajan vastuu
(Varainhoitoasetuksen 100 artikla)
Sisäinen tarkastaja voidaan saattaa henkilöstösääntöjen alaisena virkamiehenä tai muuna toimihenkilönä vastuuseen toimistaan ainoastaan toimielimen itsensä toimesta tässä artiklassa mainituin edellytyksin.
Toimielin tekee tutkinnan aloittamisesta perustellun päätöksen. Tämä päätös annetaan tiedoksi asianomaiselle. Toimielin voi omalla vastuullaan antaa tutkinnan suorittamisen tehtäväksi yhdelle tai useammalle virkamiehelle, joka kuuluu tai jotka kuuluvat samaan tai ylempään palkkaluokkaan kuin kyseinen henkilöstön jäsen. Asianomaista on kuultava tutkinnan aikana.
Tutkintakertomus annetaan tiedoksi asianomaiselle, jonka jälkeen toimielin kuulee häntä kertomuksen johdosta.
Kertomuksen ja kuulemisen perusteella toimielin tekee joko perustellun päätöksen menettelyn lopettamisesta tai henkilöstösääntöjen 22 ja 86 artiklan sekä liitteen IX mukaisen perustellun päätöksen. Kurinpitoseuraamuksia tai taloudellisia seuraamuksia koskevat päätökset annetaan tiedoksi asianomaiselle ja toimitetaan muille toimielimille ja tilintarkastustuomioistuimelle.
Asianomainen voi hakea kyseisiin päätöksiin muutosta Euroopan unionin tuomioistuimelta henkilöstösäännöissä säädetyin edellytyksin.
120 artikla
Muutoksenhaku Euroopan unionin tuomioistuimessa
(Varainhoitoasetuksen 100 artikla)
Rajoittamatta henkilöstösäännöissä säädettyjen muutoksenhakukeinojen käyttämistä, sisäinen tarkastaja voi hakea suoraan Euroopan unionin tuomioistuimelta muutosta mihin tahansa sisäisen tarkastuksen suorittamista koskevaan päätökseen. Muutosta on haettava tuomioistuimelta kolmen kuukauden kuluessa kalenteripäivästä, jona päätös on annettu tiedoksi.
Muutoksenhakuasia tutkitaan ja asia ratkaistaan Euroopan unionin virkamiehiin sovellettavien henkilöstösääntöjen 91 artiklan 5 kohdan mukaisesti.
V OSASTO
JULKISET HANKINNAT
1 LUKU
Yleiset säännökset
1 jakso
Soveltamisala ja tarjouskilpailujen ratkaisuperiaatteet
121 artikla
Määritelmät ja soveltamisala
(Varainhoitoasetuksen 101 artikla)
1. Kiinteistöhankintasopimuksen tarkoituksena on tontin, rakennuksen tai muun kiinteän omaisuuden osto, vuokraaminen, pitkäaikainen vuokraaminen, leasingvuokraaminen, käyttöoikeuden hankkiminen tai osamaksulla hankkiminen osto-optioin tai ilman niitä.
2. Tavarahankintasopimuksen tarkoituksena on tavaroiden osto, vuokraaminen, leasingvuokraaminen tai osamaksulla hankkiminen osto-optioin tai ilman niitä. Hankintasopimus, jonka tarkoituksena on tuotteiden toimittaminen ja johon tämän ohella kuuluu kokoamis- ja asennustöitä, katsotaan tavarahankintasopimukseksi.
3. Urakkasopimuksen tarkoituksena on direktiivin 2004/18/EY liitteessä I mainittuun toimintaan liittyvien rakennus- tai muiden urakoiden toteuttaminen tai niiden suunnittelu ja toteuttaminen tai hankintaviranomaisen asettamat vaatimukset täyttävän rakennusurakan toteuttaminen toteuttamistavasta riippumatta. Rakennusurakka on sellainen talon- tai maanrakennustöiden kokonaistulos, joka itsessään on tarkoitettu täyttämään taloudellinen tai tekninen tarkoitus.
4. Palveluhankintasopimus koskee henkisiä suorituksia tai muita palveluja, jotka eivät kuulu tavarahankinta-, urakka- tai kiinteistöhankintasopimusten piiriin.
Hankintasopimus, joka koskee kahden- tai useammantyyppisiä hankintoja (rakennusurakoita, palveluja tai tavaroita), on tehtävä sentyyppiseen hankintaan sovellettavien säännösten mukaisesti, joka on luonteenomainen kyseisen hankintasopimuksen pääkohteelle.
Jos on kyse sekamuotoisista hankintasopimuksista, jotka koskevat palveluja ja tavaroita, niiden pääkohde on määritettävä vertaamalla kyseisten palvelujen tai tavaroiden arvoja.
Jos julkisen hankinnan yhteydessä viitataan nimikkeistöihin, viittaukset on tehtävä käyttämällä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 2195/2002 (11) vahvistettua yhteistä hankintanimikkeistöä (CPV).
5. ’Urakoitsijalla’, ’tavarantoimittajalla’ ja ’palveluntarjoajalla’ tarkoitetaan luonnollista henkilöä tai oikeushenkilöä tai julkista yksikköä taikka tällaisten henkilöiden ja/tai yksiköiden ryhmittymää, joka tarjoaa rakennus- ja/tai työurakoiden toteuttamista, tuotteita tai palveluja. Käsite ’taloudellinen toimija’ kattaa urakoitsijat, tavarantoimittajat ja palveluntarjoajat. ’Tarjoajalla’ tarkoitetaan taloudellista toimijaa, joka on jättänyt tarjouksen. ’Ehdokas’ on se, joka on pyytänyt kutsua osallistua rajoitettuun menettelyyn, kilpailulliseen neuvottelumenettelyyn tai neuvottelumenettelyyn. ’Myyjällä’ tarkoitetaan taloudellista toimijaa, joka on rekisteröity myyjäluetteloon 136 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaisesti.
Taloudelliset toimijat saavat tehdä tarjouksia tai ilmoittautua ehdokkaiksi ryhmittyminä. Hankintaviranomaiset eivät voi edellyttää taloudellisten toimijoiden ryhmittymiltä tiettyä oikeudellista muotoa tarjouksen tai osallistumishakemuksen tekemistä varten, mutta sopimuspuoleksi valitulta ryhmittymältä voidaan edellyttää tiettyä oikeudellista muotoa sopimuksen teon jälkeen, jos tämä on tarpeen hankintasopimuksen asianmukaiseksi toteuttamiseksi.
6. Hankintaviranomaisiksi katsotaan unionin toimielinten yksiköt lukuun ottamatta tapauksia, joissa nämä sopivat keskenään hallinnollisista järjestelyistä palveluiden tarjoamista, tuotteiden toimittamista, urakoiden suorittamista tai kiinteistöhankintasopimusten täytäntöönpanoa varten.
7. Teknisellä avulla tarkoitetaan ohjelman tai toimen toteuttamiseksi tarvittavaa tukea ja valmiuksien kehittämistä, erityisesti valmistelua, hallinnointia, seurantaa, arviointia, tarkastuksia ja valvontaa.
8. Yhteydenpito toimeksisaajiin, esimerkiksi sopimusten tekeminen ja mahdolliset sopimusmuutokset, tapahtuu hankintaviranomaisen perustamien sähköisten tietojenvaihtojärjestelmien kautta.
9. Järjestelmien on täytettävä seuraavat vaatimukset:
a)
vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy järjestelmään ja sen kautta lähetettyihin asiakirjoihin;
b)
vain valtuutetut henkilöt voivat sähköisesti allekirjoittaa tai siirtää asiakirjan järjestelmän kautta;
c)
valtuutetut henkilöt on tunnistettava vakiintunein keinoin järjestelmän kautta;
d)
sähköisen tapahtuman aika ja päivämäärä on ilmoitettava tarkasti;
e)
asiakirjojen eheyden on säilyttävä;
f)
asiakirjojen saatavuuden on säilyttävä;
g)
tarvittaessa asiakirjojen luottamuksellisuuden on säilyttävä;
h)
henkilötietojen suoja on varmistettava asetuksen (EY) N:o 45/2001 vaatimusten mukaisesti.
10. Tällaisen järjestelmän kautta lähetettyihin tai vastaanotettuihin tietoihin liitetään oikeusolettama, jonka mukaan tiedot ovat eheät ja järjestelmässä ilmoitettu tietojen lähetys- tai vastaanottopäivä ja -aika pitävät paikkansa.
Järjestelmän kautta lähetetyn tai tiedoksiannetun asiakirjan katsotaan vastaavan paperiasiakirjaa, se on hyväksyttävä todisteeksi oikeudellisissa menettelyissä, se katsotaan alkuperäiseksi asiakirjaksi ja siihen liitetään oikeusolettama, jonka mukaan se on aito ja eheä edellyttäen, että se ei sisällä dynaamisia piirteitä, jotka voisivat automaattisesti muuttaa sitä.
Edellä 9 kohdan b alakohdassa tarkoitetuilla sähköisillä allekirjoituksilla on samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetuilla allekirjoituksilla.
122 artikla
Puitesopimukset ja erillissopimukset
(Varainhoitoasetuksen 101 artikla)
1. Puitesopimuksen kesto voi olla enintään neljä vuotta, paitsi puitesopimuksen kohteen kannalta asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa.
Puitesopimuksiin perustuvat erillissopimukset tehdään kyseisissä puitesopimuksissa vahvistettujen ehtojen mukaisesti ja pelkästään puitesopimuksen hankintaviranomaisten ja toimeksisaajien kesken.
Erillissopimuksia tehtäessä sopimuspuolet eivät saa tehdä huomattavia muutoksia puitesopimukseen.
2. Jos puitesopimus tehdään yhden ainoan taloudellisen toimijan kanssa, erillissopimukset tehdään puitesopimuksessa vahvistettujen ehtojen mukaisesti.
Hankintaviranomaiset voivat asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa kuulla toimeksisaajaa kirjallisesti ja tarvittaessa pyytää tätä täydentämään tarjoustaan.
3. Jos puitesopimus on määrä tehdä usean taloudellisen toimijan kanssa, se on tehtävä vähintään kolmen toimijan kanssa, edellyttäen että valintaperusteet täyttäviä taloudellisia toimijoita tai ratkaisuperusteet täyttäviä tarjouksia on riittävä määrä.
Usean taloudellisen toimijan kanssa tehtävä puitesopimus voidaan tehdä useana erillisenä mutta samoin ehdoin tehtävänä sopimuksena.
Useiden taloudellisten toimijoiden kanssa tehtyihin puitesopimuksiin perustuvat erillissopimukset tehdään seuraavien sääntöjen mukaan:
a)
jos puitesopimukseen ei liity uudelleen kilpailuttamista, soveltamalla puitesopimuksessa vahvistettuja ehtoja;
b)
jos puitesopimukseen liittyy uudelleen kilpailuttamista, sen jälkeen kun sopimuspuolia on uudelleen kilpailutettu samoin ehdoin, jotka määritellään tarvittaessa yksityiskohtaisemmin, ja tarvittaessa lisäksi puitesopimuksen tarjouseritelmässä esitetyin muin ehdoin.
Hankintaviranomaiset kuulevat kirjallisesti kutakin kolmannen alakohdan b alakohdan sääntöjen mukaisesti tehtävää erillissopimusta varten puitesopimuksen toimeksisaajia ja vahvistavat niille riittävän määräajan tarjousten tekemiseen. Tarjoukset on tehtävä kirjallisesti. Hankintaviranomaiset tekevät kunkin erillissopimuksen sen tarjoajan kanssa, joka on esittänyt puitesopimuksen tarjouseritelmässä esitettyjen ratkaisuperusteiden perusteella parhaan tarjouksen.
4. Aloilla, joilla hintojen ja tekniikan kehitys on nopeaa, puitesopimuksissa, joihin ei liity uudelleen kilpailuttamista, on oltava lauseke joko väliarvioinnista tai vertailuanalyysista. Jos alkuperäiset sopimusehdot eivät väliarvioinnin jälkeen enää vastaa hintojen tai tekniikan kehitystä, hankintaviranomainen ei saa käyttää asianomaista puitesopimusta, vaan sen on toteutettava tarvittavat toimenpiteet sopimuksen purkamiseksi.
5. Määrärahoja voidaan sitoa ennalta ainoastaan puitesopimusten perusteella tehtyjä erillissopimuksia varten.
2 jakso
Julkaiseminen
123 artikla
Direktiivin 2004/18/EY soveltamisalaan kuuluvista hankintasopimuksista tiedottaminen
(Varainhoitoasetuksen 103 artikla)
1. Hankintasopimuksista, joiden arvo on vähintään 170 artiklan 1 kohdassa säädetty kynnysarvo, julkaistaan hankintailmoitus, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 134 artiklan soveltamista, ja ratkaisuilmoitus. Ennakkoilmoitus on pakollinen vain silloin, kun hankintaviranomainen aikoo lyhentää tarjousten vastaanottamisen määräaikoja 152 artiklan 4 kohdan mukaisesti.
2. Ennakkoilmoitus on ilmoitus, jolla hankintaviranomaiset julkistavat ohjeellisesti varainhoitovuoden aikana tehtävien hankintasopimusten ja puitesopimusten arvioidun kokonaisarvon ja kohteet lukuun ottamatta hankintasopimuksia, joissa käytetään neuvottelumenettelyä ilman hankintailmoituksen julkaisemista etukäteen.
Ennakkoilmoituksen julkaisee joko Euroopan unionin julkaisutoimisto, jäljempänä ’julkaisutoimisto’, tai sen julkaisevat hankintaviranomaiset itse hankkijaprofiilin yhteydessä.
Pakollinen ennakkoilmoitus toimitetaan julkaisutoimistolle tai julkaistaan hankkijaprofiilin yhteydessä mahdollisimman pian ja joka tapauksessa viimeistään kunkin varainhoitovuoden maaliskuun 31 päivänä.
Hankintaviranomaisten, jotka julkaisevat ennakkoilmoituksen hankkijaprofiilin yhteydessä, on lähetettävä julkaisutoimistolle sähköisesti direktiivin 2004/18/EY liitteessä VIII olevan 3 kohdan mukaisessa muodossa ja sen mukaista toimitustapaa noudattaen ilmoitus siitä, että hankkijaprofiilin yhteydessä on julkaistu ennakkoilmoitus.
3. Hankintailmoituksella hankintaviranomaiset tiedottavat aikomuksestaan käynnistää hankinta- tai puitesopimuksen tekemistä koskeva menettely taikka ottaa käyttöön 131 artiklan mukaisesti dynaaminen hankintajärjestelmä. Hankintailmoitus on pakollinen sellaisten hankintasopimusten osalta, joiden arvioitu arvo on yhtä suuri tai suurempi kuin 170 artiklan 1 kohdassa vahvistetut kynnysarvot, sanotun kuitenkaan rajoittamatta hankintasopimuksen tekemistä 134 artiklassa tarkoitetun neuvottelumenettelyn tuloksena.
Hankintailmoitusta ei tarvitse tehdä puitesopimukseen perustuvista erillissopimuksista.
Avoimessa menettelyssä hankintailmoituksessa ilmoitetaan tarjousten avaamista varten nimitetyn lautakunnan kokouksen päivämäärä, kellonaika ja tarvittaessa paikka; tarjoajat voivat osallistua kyseiseen kokoukseen.
Jos hankintaviranomaiset käyttävät 146 artiklan 2 kohdan toisessa alakohdassa säädettyä mahdollisuutta, niiden on täsmennettävä, onko erilaisten vaihtoehtojen tarjoaminen mahdollista ja mitkä ovat suorituskykyä koskevat vähimmäisvaatimukset. Hankintaviranomaiset ilmoittavat 146 artiklassa tarkoitetut valintaperusteet, joita ne aikovat soveltaa, niiden ehdokkaiden vähimmäismäärän ja tarvittaessa myös enimmäismäärän, jotka ne aikovat kutsua tarjouskilpailuun, sekä objektiiviset ja syrjimättömät perusteet, joita ne aikovat soveltaa hakijoiden määrän rajoittamiseksi 128 artiklan 1 kohdan toisen alakohdan mukaisesti.
Jos kaikki tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla vapaasti, suoraan ja kokonaisuudessaan sähköisesti erityisesti 131 artiklassa tarkoitetuissa dynaamisissa hankintajärjestelmissä, hankintailmoituksessa on mainittava internetsivusto, jossa asiakirjoihin voi tutustua.
Halutessaan järjestää suunnittelukilpailun hankintaviranomaiset tiedottavat aikomuksestaan ilmoituksella.
Hankintaviranomainen ilmoittaa tarvittaessa hankintailmoituksessa, että hankintamenettely on toimielinten yhteinen. Tällöin hankintailmoituksessa on ilmoitettava hankintamenettelyyn osallistuvat toimielimet, toimeenpanovirastot ja varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitetut elimet, hankintamenettelystä vastaava toimielin ja kaikkien näiden toimielinten, toimeenpanovirastojen ja elinten hankintojen kokonaismäärä.
4. Hankintasopimuksia, puitesopimuksia tai dynaamiseen hankintajärjestelmään perustuvia hankintasopimuksia koskevan menettelyn tulokset ilmoitetaan ratkaisuilmoituksessa. Ratkaisuilmoitus on pakollinen hankinnoissa, joiden arvo on yhtä suuri tai suurempi kuin 170 artiklan 1 kohdassa vahvistetut kynnysarvot. Ratkaisuilmoitusta ei tarvitse tehdä puitesopimukseen perustuvista erillissopimuksista.
Ratkaisuilmoitus on toimitettava julkaisutoimistolle viimeistään 48 kalenteripäivää hankinta- tai puitesopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Dynaamiseen hankintajärjestelmään perustuviin hankintasopimuksiin liittyvät ilmoitukset voidaan kuitenkin yhdistää yhdeksi ryhmäksi neljännesvuosittain. Ilmoitukset on tällöin lähetettävä julkaisutoimistolle viimeistään 48 kalenteripäivää kunkin neljännesvuoden päättymisen jälkeen.
Suunnittelukilpailun järjestäneet hankintaviranomaiset lähettävät julkaisutoimistolle kilpailun tuloksia koskevan ilmoituksen.
Kun on kyse toimielinten yhteisestä menettelystä, ratkaisuilmoituksen lähettää menettelystä vastaava hankintaviranomainen.
Ratkaisuilmoitus on toimitettava julkaisutoimistolle myös silloin, kun hankintasopimuksen tai puitesopimuksen arvo on yhtä suuri tai suurempi kuin 170 artiklan 1 kohdassa vahvistetut kynnysarvot ja se on tehty neuvottelumenettelyssä julkaisematta etukäteen hankintailmoitusta, riittävän ajoissa, jotta ratkaisuilmoitus voidaan julkaista ennen sopimuksen allekirjoittamista 171 artiklan 1 kohdassa säädettyjen edellytysten mukaisesti.
Hankintaviranomaisen on julkaistava internetsivustollaan tiedot varainhoitovuoden aikana tehtyjen, puitesopimukseen perustuvien erillissopimusten arvosta ja toimeksisaajista kyseisen varainhoitovuoden päättymistä seuraavan kesäkuun 30 päivään mennessä, jos tehty erillissopimus tai tehtyjen erillissopimusten yhteisarvo ylittää 170 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut kynnysarvot, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 21 artiklan soveltamista.
5. Ilmoitukset laaditaan niiden vakiolomakkeiden mukaisesti, jotka komissio on hyväksynyt direktiivin 2004/18/EY nojalla.
124 artikla
Direktiivin 2004/18/EY soveltamisalaan kuulumattomista hankintasopimuksista tiedottaminen
(Varainhoitoasetuksen 103 artikla)
1. Jäljempänä 170 artiklan 1 kohdassa säädetyt kynnysarvot alittavista hankintasopimuksista on julkaistava asianmukaiset ilmoitukset, jotta niistä syntyy kilpailua ja jotta hankintamenettelyt ovat puolueettomia. Tällaisista hankinnoista julkaistaan
a)
edellä 123 artiklan 3 kohdassa tarkoitettu hankintailmoitus tai kiinnostuksenilmaisupyyntö sellaisten hankintasopimusten osalta, joilla on samanlainen kohde ja joiden arvo on suurempi kuin 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu arvo;
b)
etukäteen internetissä asianmukaisesti julkaistavat tiedot sellaisten hankintasopimusten osalta, joiden arvo on suurempi kuin 137 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu arvo.
2. Kiinteistöhankinnoista ja tämän asetuksen 134 artiklan 1 kohdan j alakohdassa tarkoitetuista salaisiksi julistetuista hankinnoista julkaistaan vuosittain erikseen vain toimeksisaajaluettelo, jossa esitetään hankinnan kohde ja arvo. Luettelo toimitetaan Euroopan parlamentille ja neuvostolle. Komission tapauksessa luettelo liitetään varainhoitoasetuksen 66 artiklan 9 kohdassa tarkoitettuun vuotuisia toimintakertomuksia koskevaan yhteenvetoon.
3. Tiedot hankinnoista, joiden arvo on suurempi kuin 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu arvo ja joista ei ole julkaistu erillistä ratkaisuilmoitusta, toimitetaan julkaisutoimistolle. Vuotuinen toimeksisaajaluettelo toimitetaan viimeistään seuraavan varainhoitovuoden kesäkuun 30 päivänä.
4. Tiedot hankinnoista, joiden arvo on suurempi kuin 137 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu arvo, julkaistaan toimielimen internetsivustolla viimeistään seuraavan varainhoitovuoden kesäkuun 30 päivänä.
125 artikla
Ilmoitusten julkaiseminen
(Varainhoitoasetuksen 103 artikla)
1. Julkaisutoimisto julkaisee 123 ja 124 artiklassa tarkoitetut ilmoitukset Euroopan unionin virallisessa lehdessä viimeistään 12 kalenteripäivän kuluttua niiden lähettämisestä.
Jäljempänä 154 artiklassa tarkoitettujen nopeutettujen menettelyjen yhteydessä ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettu määräaika on viisi kalenteripäivää.
2. Hankintaviranomaisten on pystyttävä osoittamaan, minä päivänä ilmoitukset on lähetetty.
126 artikla
Muut tiedotustavat
(Varainhoitoasetuksen 103 artikla)
Edellä 123, 124 ja 125 artiklassa säädettyjen tiedotustoimenpiteiden lisäksi hankinnasta voidaan tiedottaa myös muulla tavoin, erityisesti sähköisesti. Tällaisessa tiedottamisessa viitataan 125 artiklassa tarkoitettuun, Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistuun ilmoitukseen, jos sellainen on olemassa, eikä sähköistä ilmoitusta saa julkaista ennen kyseistä ilmoitusta, joka on ainoa todistusvoimainen ilmoitus.
Tämä tiedottaminen ei saa saattaa ehdokkaita tai tarjoajia eriarvoiseen asemaan, ja se saa sisältää ainoastaan tiedot, jotka sisältyvät hankintailmoitukseen, jos sellainen on julkaistu.
3 jakso
Hankintamenettelyt
127 artikla
Hankintamenettelytavat
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Hankinta voidaan tehdä joko avoimen tai rajoitetun tarjouskilpailun, hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeisen neuvottelumenettelyn tai ilman etukäteen julkaistavaa hankintailmoitusta järjestettävän neuvottelumenettelyn taikka tarvittaessa suunnittelukilpailun perusteella.
2. Hankintamenettelyt ovat avoimet, kun kaikki hankinnasta kiinnostuneet taloudelliset toimijat voivat tehdä tarjouksen. Tämä koskee myös 131 artiklassa tarkoitettuja dynaamisia hankintajärjestelmiä.
Hankintamenettelyt ovat rajoitetut, kun kaikki taloudelliset toimijat voivat pyytää saada osallistua kilpailuun ja kun ainoastaan 146 artiklassa tarkoitetut valintaperusteet täyttävät ehdokkaat, joille hankintaviranomainen on lähettänyt samanaikaisesti kirjallisen kutsun, voivat tehdä tarjouksen tai, kun on kyse 132 artiklassa tarkoitetusta kilpailullisesta neuvottelumenettelystä, esittää ratkaisun.
Toimeksisaajat voidaan valita kunkin hankinnan osalta erikseen, myös kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä, tai mahdollisista ehdokkaista voidaan laatia luettelo 136 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetussa menettelyssä.
3. Jos käytetään neuvottelumenettelyä, hankintaviranomainen ottaa yhteyttä valitsemiinsa ehdokkaisiin, jotka täyttävät 146 artiklassa tarkoitetut valintaperusteet, ja neuvottelee tarjousten ehdoista yhden tai useamman tällaisen ehdokkaan kanssa.
Jos käytetään 135 artiklassa tarkoitettua neuvottelumenettelyä, josta julkaistaan hankintailmoitus, hankintaviranomainen lähettää samanaikaisesti kirjallisen kutsun kaikille neuvotteluihin valituille ehdokkaille.
4. Suunnittelukilpailu on menettely, jolla hankintaviranomainen voi hankkia lähinnä arkkitehtuurin tai maanrakennuksen taikka tietojenkäsittelyn alaan liittyvän suunnitelman tai ehdotuksen; suunnittelukilpailun voittajaehdokkaan esittää tarjouskilpailun perusteella tuomaristo, joka voi jakaa palkintoja.
128 artikla
Ehdokkaiden lukumäärä rajoitetussa menettelyssä tai neuvottelumenettelyssä
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Kun käytetään rajoitettua menettelyä tai 136 artiklan 1 kohdan a tai b alakohdassa tarkoitettuja menettelyjä, on pyydettävä tarjous vähintään viideltä ehdokkaalta, jos valintaperusteet täyttäviä ehdokkaita on riittävästi.
Hankintaviranomainen voi myös päättää hankinnan kohteen perusteella ja objektiivisten ja syrjimättömien valintaperusteiden nojalla ehdokkaiden enimmäismäärän. Tällöin 123 ja 124 artiklassa tarkoitetussa hankintailmoituksessa tai kiinnostuksenilmaisupyynnössä on ilmoitettava hintarajat ja valintaperusteet.
Todellisen kilpailun aikaansaamiseksi on kuitenkin annettava riittävän monelle ehdokkaalle mahdollisuus esittää tarjous.
2. Neuvottelumenettelyssä neuvotteluihin on kutsuttava vähintään kolme ehdokasta, ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn jälkeen tarjous on pyydettävä vähintään kolmelta ehdokkaalta, jos valintaperusteet täyttäviä ehdokkaita on riittävästi.
Mahdollisuus tarjouksen esittämiseen on annettava riittävän monelle ehdokkaalle todellisen kilpailun aikaansaamiseksi.
Ensimmäisen ja toisen alakohdan säännöksiä ei sovelleta
a)
137 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuihin hankintoihin, joiden arvo on hyvin vähäinen;
b)
yhteisen hankintanimikkeistön mukaisia oikeudellisia palveluja koskeviin hankintoihin;
c)
134 artiklan 1 kohdan j alakohdassa tarkoitettuihin salaisiksi julistettuihin hankintoihin.
3. Jos valintaperusteet ja vähimmäisvaatimukset täyttävien ehdokkaiden määrä alittaa 1 ja 2 kohdassa säädetyn vähimmäismäärän, hankintaviranomainen voi jatkaa tarjouskilpailumenettelyä kutsumalla siihen yhden tai useamman vaaditut edellytykset täyttävän ehdokkaan. Tähän jatkettuun menettelyyn eivät kuitenkaan voi osallistua muut taloudelliset toimijat, joita ei alun perin pyydetty osallistumaan, eivätkä ehdokkaat, jotka eivät täytä vaadittuja edellytyksiä.
129 artikla
Neuvottelumenettelyjen kulku
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
Hankintaviranomaiset neuvottelevat tarjoajien kanssa näiden esittämistä tarjouksista niiden muokkaamiseksi 123 artiklassa tarkoitetussa hankintailmoituksessa tai tarjouseritelmässä ja mahdollisissa muissa asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukaisiksi ja kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen löytämiseksi.
Hankintaviranomaiset kohtelevat neuvottelujen aikana kaikkia tarjoajia tasapuolisesti.
Jos hankintaviranomaiset voivat tehdä hankintasopimuksia 135 artiklan mukaisesti käyttämällä neuvottelumenettelyä hankintailmoituksen julkaistuaan, ne voivat määrätä, että neuvottelumenettely tapahtuu vaiheittain neuvoteltavien tarjousten määrän rajoittamiseksi soveltamalla hankintailmoituksessa tai tarjouseritelmässä ilmoitettuja ratkaisuperusteita. Tällaisen mahdollisuuden käyttämisestä on ilmoitettava hankintailmoituksessa tai tarjouseritelmässä.
130 artikla
Suunnittelukilpailu
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Suunnittelukilpailun järjestämistä koskevat säännöt toimitetaan kaikille niille, jotka ovat ilmaisseet kiinnostuksensa osallistumiseen.
Suunnittelukilpailuun on kutsuttava riittävän monta ehdokasta todellisen kilpailun aikaansaamiseksi.
2. Tuomariston nimittää toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä. Siihen saa kuulua vain luonnollisia henkilöitä, joiden on oltava riippumattomia suunnittelukilpailun osanottajista. Jos suunnittelukilpailun osanottajilta vaaditaan erityistä ammattipätevyyttä, vähintään kolmasosalla tuomariston jäsenistä on oltava sama tai vastaava pätevyys.
Tuomaristo antaa lausuntonsa itsenäisesti sille nimettömästi esitettyjen ehdotusten perusteella ja yksinomaan suunnittelukilpailuilmoituksessa esitetyillä perusteilla.
3. Tuomaristo kirjaa arvosteluunsa, jonka kaikki sen jäsenet allekirjoittavat, ratkaisuesityksensä, joka perustuu kunkin ehdotuksen ansioihin, ja huomautuksensa.
Ehdotukset pysyvät nimettöminä tuomariston lausunnon antamiseen saakka.
Tuomaristo voi pyytää ehdokkaita vastaamaan arvosteluun kirjattuihin kysymyksiin ehdotuksen selkeyttämiseksi. Tämän seurauksena käytävästä vuoropuhelusta laaditaan pöytäkirja.
4. Tämän jälkeen hankintaviranomainen tekee päätöksen, jossa esitetään valitun ehdokkaan nimi ja osoite ja syyt tämän valintaan suunnittelukilpailuilmoituksessa esitettyjen perusteiden kannalta varsinkin, jos sen päätös poikkeaa tuomariston lausunnossa esitetyistä ehdotuksista.
131 artikla
Dynaaminen hankintajärjestelmä
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Dynaaminen hankintajärjestelmä on tavanomaisiin ostoihin käytettävä kokonaan sähköinen hankintajärjestelmä, ja jokainen valintaperusteet täyttävä taloudellinen toimija voi koko sen keston ajan liittyä siihen tehtyään alustavan tarjouksen, joka on tarjouseritelmän ja mahdollisten täydentävien asiakirjojen mukainen. Alustavaa tarjousta parempi tarjous voidaan esittää missä tahansa vaiheessa edellyttäen, että tarjous on edelleen tarjouseritelmän mukainen.
2. Dynaamisen hankintajärjestelmän toteuttamiseksi hankintaviranomaiset julkaisevat hankintailmoituksen, jossa täsmennetään, että kyseessä on dynaaminen hankintajärjestelmä, ja jossa ilmoitetaan internetsivusto, jolle tarjouseritelmä ja mahdolliset täydentävät asiakirjat asetetaan saataville vapaasti, suoraan ja kokonaisuudessaan ilmoituksen julkaisemispäivästä alkaen ja järjestelmän käytön päättymiseen saakka.
Tarjouseritelmässä ilmoitetaan muun muassa järjestelmän kohteena olevien suunniteltujen hankintojen laatu ja kaikki tarvittavat tiedot hankintajärjestelmästä ja käytettävästä sähköisestä järjestelmästä sekä viestintäyhteyttä koskevista järjestelyistä ja teknisistä eritelmistä.
3. Hankintaviranomaisten on dynaamisen hankintajärjestelmän koko keston ajan annettava kaikille taloudellisille toimijoille mahdollisuus esittää alustava tarjous ja tulla hyväksytyksi järjestelmään 1 kohdassa tarkoitettujen edellytysten mukaisesti. Hankintaviranomaiset arvioivat alustavan tarjouksen 15 päivän kuluessa sen esittämisestä. Ne voivat kuitenkin pidentää arviointiaikaa, jos hankintaa ei kilpailuteta sen aikana.
Hankintaviranomainen ilmoittaa mahdollisimman pian tarjoajalle tämän hyväksymisestä dynaamiseen hankintajärjestelmään tai tämän tekemän tarjouksen hylkäämisestä.
4. Jokainen erillinen hankinta on kilpailutettava. Ennen kilpailuttamista hankintaviranomaiset julkaisevat lyhennetyn hankintailmoituksen, jossa kaikkia asiasta kiinnostuneita taloudellisia toimijoita kehotetaan tekemään alustava tarjous määräajassa, joka voi päättyä aikaisintaan 15 päivän kuluttua lyhennetyn hankintailmoituksen lähettämispäivästä. Hankintaviranomaiset kilpailuttavat hankinnan vasta arvioituaan kaikki mainitun määräajan kuluessa tehdyt alustavat tarjoukset.
Hankintaviranomaiset kehottavat sen jälkeen kaikkia järjestelmään hyväksyttyjä tarjoajia tekemään tarjouksen kohtuullisessa määräajassa. Hankintaviranomaiset tekevät hankintasopimuksen sen tarjoajan kanssa, joka on esittänyt kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen dynaamisen hankintajärjestelmän toteuttamiseksi käytetyssä hankintailmoituksessa mainittujen ratkaisuperusteiden perusteella arvioituna. Nämä perusteet voidaan tarvittaessa määritellä yksityiskohtaisemmin tarjouspyynnössä.
5. Dynaamisen hankintajärjestelmän kesto voi olla enintään neljä vuotta, paitsi asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa.
Hankintaviranomaiset eivät saa käyttää tätä järjestelmää estääkseen, rajoittaakseen tai vääristääkseen kilpailua.
Asianomaisilta taloudellisilta toimijoilta tai järjestelmään osallistuvilta ei saa laskuttaa käsittelymaksuja.
132 artikla
Kilpailullinen neuvottelumenettely
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Jos hankintasopimus on erityisen monimutkainen, hankintaviranomainen voi noudattaa direktiivin 2004/18/EY 29 artiklassa tarkoitettua kilpailullista neuvottelumenettelyä todettuaan, että avoimen menettelyn tai rajoitettua menettelyä koskevien nykyisten sääntöjen suora käyttö ei mahdollista sopimuksen tekemistä sen tarjoajan kanssa, joka on tehnyt kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen.
Hankintasopimuksen katsotaan olevan erityisen monimutkainen, jos hankintaviranomainen ei kykene objektiivisesti määrittelemään teknisiä keinoja, joilla tarpeet voidaan täyttää tai tavoitteet voidaan saavuttaa, tai ei kykene erittelemään hankkeen oikeudellista tai taloudellista perustaa.
2. Hankintaviranomaiset julkaisevat hankintailmoituksen, jossa ne tiedottavat tarpeistaan ja vaatimuksistaan, jotka määritellään kyseisessä ilmoituksessa ja/tai hankekuvauksessa.
3. Hankintaviranomaiset aloittavat 146 artiklan mukaiset valintaperusteet täyttävien ehdokkaiden kanssa neuvottelun, jonka tarkoituksena on kartoittaa ja määritellä hankintaviranomaisten tarpeiden kannalta parhaat keinot.
Hankintaviranomaiset varmistavat neuvottelun aikana kaikkien tarjoajien tasapuolisen kohtelun ja sen, ettei neuvotteluun osallistuvan ehdokkaan ehdottamia ratkaisuja tai ehdokkaan antamia muita tietoja luovuteta ilman ehdokkaan suostumusta muille osapuolille.
Hankintaviranomaiset voivat määrätä, että menettely tapahtuu vaiheittain siten, että neuvoteltavien ratkaisujen määrää rajoitetaan neuvottelun aikana soveltamalla hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa ilmoitettuja ratkaisuperusteita; tämän mahdollisuuden käyttö edellyttää, että siitä on ilmoitettu hankintailmoituksessa tai hankekuvauksessa.
4. Ilmoitettuaan osallistujille neuvottelun päättymisestä hankintaviranomaiset kehottavat niitä tekemään lopullisen tarjouksen neuvottelun aikana esitetyn ja määritetyn ratkaisun tai esitettyjen ja määritettyjen ratkaisujen perusteella. Lopullisissa tarjouksissa on oltava kaikki hankkeen toteuttamiseksi vaaditut ja tarpeelliset osat.
Tarjouksia voidaan hankintaviranomaisen pyynnöstä selkeyttää, täsmentää ja viimeistellä muuttamatta kuitenkaan tarjouksen tai tarjouspyynnön perusosia, joiden muuttamisella olisi todennäköisesti kilpailua vääristävä tai syrjivä vaikutus.
Tarjoaja, jonka on katsottu tehneen kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen, voi hankintaviranomaisen pyynnöstä joutua täsmentämään tarjoukseensa liittyviä näkökohtia tai vahvistamaan tarjouksessa olevat sitoumukset edellyttäen, että tämä ei muuta tarjouksen tai tarjouskilpailun olennaisia osia eikä aiheuta kilpailun vääristymisen tai syrjinnän vaaraa.
5. Hankintaviranomaiset voivat myöntää neuvotteluun osallistuville palkkioita tai muita maksuja.
133 artikla
Yhteisesti toteutettavat hankintamenettelyt
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
Kun toimielin toteuttaa hankintamenettelyn yhdessä yhden tai useamman jäsenvaltion, EFTA-valtion tai unionin ehdokasmaan hankintaviranomaisen kanssa, noudatetaan kyseiseen toimielimeen sovellettavia menettelysäännöksiä.
Kun jäsenvaltion hankintaviranomaiselle kuuluva tai sen hallinnoima osuus hankintasopimuksen arvioidusta kokonaisarvosta on vähintään 50 prosenttia, tai muissa asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, toimielin voi päättää, että noudatetaan jäsenvaltion hankintaviranomaiseen sovellettavia menettelysääntöjä, jos niiden voidaan katsoa vastaavan toimielimeen sovellettavia säännöksiä.
Toimielin ja jäsenvaltion, EFTA-valtion tai unionin ehdokasmaan hankintaviranomainen, joita yhteinen hankintamenettely koskee, sopivat etenkin yksityiskohtaisista käytännön säännöistä, jotka koskevat osallistumishakemusten tai tarjousten arviointia, hankintasopimuksen tekemistä, hankintasopimukseen sovellettavaa lakia ja riita-asioissa toimivaltaista tuomioistuinta.
134 artikla
Tilanteet, joissa käytetään neuvottelumenettelyä ilman etukäteen julkaistavaa hankintailmoitusta
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Riippumatta siitä, mikä on hankinnan arvioitu arvo, hankintaviranomaiset voivat käyttää neuvottelumenettelyä julkaisematta etukäteen hankintailmoitusta seuraavissa tapauksissa:
a)
avoimella tai rajoitetulla menettelyllä ei ole saatu alkuperäisen menettelyn päätyttyä lainkaan tarjouksia tai tehdyt tarjoukset eivät vastaa tarjouspyyntöä taikka yhtään osallistumishakemusta ei ole jätetty edellyttäen, ettei 138 artiklassa tarkoitetuissa tarjouspyyntöasiakirjoissa eriteltyjä alkuperäisiä sopimusehtoja olennaisesti muuteta;
b)
teknisistä tai taiteellisista taikka yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä syistä hankintasopimus on tehtävä tietyn taloudellisen toimijan kanssa;
c)
siltä osin kuin se on ehdottoman välttämätöntä, kun muille menettelyille 152, 153 ja 154 artiklassa asetettuja määräaikoja ei voida noudattaa, koska asia on äärimmäisen kiireellinen hankintaviranomaisesta riippumattomista, ennalta arvaamattomista syistä;
d)
kun palveluhankintasopimus tehdään suunnittelukilpailun perusteella, ja se on asiaan sovellettavien sääntöjen mukaan tehtävä suunnittelukilpailun voittajan kanssa, tai jos voitto on jaettu, voittajista yhden kanssa. Jälkimmäisessä tapauksessa kaikki suunnittelukilpailun voittajat kutsutaan osallistumaan neuvotteluihin;
e)
kun on kyse lisäpalveluista ja -urakoista, jotka eivät sisälly hankkeen alkuperäisiin suunnitelmiin eivätkä alkuperäiseen sopimukseen mutta joista on tullut ennalta arvaamattomasta syystä välttämättömiä palvelun tai urakan toteuttamiselle, 2 kohdassa tarkoitetuin edellytyksin;
f)
kun kyseessä ovat uudet palvelut tai urakat, jotka ovat samanlaisen, saman hankintaviranomaisen alkuperäisen hankinnan toteuttajaksi valitulle taloudelliselle toimijalle antaman palvelun tai urakan toistamista, jos nämä uudet palvelut tai urakat ovat samanlaisia kuin perushanke ja perushankkeesta on tehty alkuperäinen hankintasopimus avoimia tai rajoitettuja menettelyjä noudattaen, edellyttäen että 3 kohdassa säädetyt edellytykset täyttyvät;
g)
tavarahankintasopimuksiin, kun:
i)
tarvitaan lisätoimituksia joko tavanomaisten toimitusten tai laitteistojen osittaiseksi korvaamiseksi tai aiempien toimitusten tai laitteistojen laajentamiseksi, jos hankintaviranomainen joutuisi tavarantoimittajan vaihtamisen vuoksi hankkimaan teknisiltä ominaisuuksiltaan poikkeavaa materiaalia, mikä johtaisi yhteensopimattomuuteen tai suhteettomiin teknisiin vaikeuksiin käytössä ja kunnossapidossa; tällainen hankintasopimus voi olla voimassa enintään kolmen vuoden ajan;
ii)
hankittavat tuotteet valmistetaan vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten eikä tuotteen kaupallisen kannattavuuden testaamiseksi tai joukkotuotantoon, jonka tavoitteena on tutkimus- ja kehityskustannusten korvaaminen;
iii)
kyse on raaka-ainemarkkinoilla noteeratuista ja sieltä hankituista tavaroista;
iv)
tavarat on hankittu erityisen edullisin ehdoin joko liiketoimintansa lopettavalta tavarantoimittajalta tai konkurssipesän pesänhoitajalta tai selvittäjältä taikka velkojien kanssa tehdyn akordin tai muun vastaavan kansallisessa lainsäädännössä säännellyn menettelyn tuloksena;
h)
kiinteistöhankintasopimuksiin, kun paikalliset kiinteistömarkkinat on kartoitettu;
i)
yhteisen hankintanimikkeistön mukaisia oikeudellisia palveluja koskeviin hankintoihin edellyttäen, että tällaisista hankinnoista ilmoitetaan asianmukaisesti;
j)
toimielimen tai sen valtuuttamien viranomaisten salaisiksi julistamiin hankintasopimuksiin tai hankintasopimuksiin, joiden täyttäminen edellyttää voimassa olevien hallinnollisten määräysten mukaisesti tai unionin olennaisten etujen suojaamiseksi erityisiä turvatoimenpiteitä.
2. Edellä 1 kohdan e alakohdassa tarkoitettujen lisäpalvelujen ja -urakoiden osalta hankintaviranomaiset voivat käyttää neuvottelumenettelyä julkaisematta etukäteen hankintailmoitusta edellyttäen, että lisäsuoritukset tilataan alkuperäiseltä toimeksisaajalta:
a)
kun lisähankintoja ei voida erottaa teknisesti tai taloudellisesti päähankinnasta aiheuttamatta hankintaviranomaiselle huomattavaa haittaa;
b)
kun lisähankinnat voidaan erottaa alkuperäisen hankinnan toteuttamisesta mutta ne ovat ehdottoman välttämättömiä tämän loppuunsaattamiseksi.
Lisähankintojen yhteenlaskettu arvo saa olla enintään 50 prosenttia alkuperäisen hankinnan arvosta.
3. Tämän artiklan 1 kohdan f alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa mahdollisuus käyttää neuvottelumenettelyä ilmoitetaan jo alkuperäisen tarjouskilpailun yhteydessä, ja lisäpalveluiden tai -urakoiden arvioitu kokonaisarvo otetaan huomioon 170 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja kynnysarvoja laskettaessa. Tätä menettelyä voidaan käyttää ainoastaan alkuperäisen hankintasopimuksen täytäntöönpanon aikana ja enintään kolmen vuoden ajan kyseisen sopimuksen allekirjoittamisesta.
135 artikla
Tilanteet, joissa käytetään neuvottelumenettelyä hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Riippumatta siitä, mikä on hankinnan arvioitu arvo, hankintaviranomaiset voivat käyttää neuvottelumenettelyä hankintailmoituksen julkaistuaan seuraavissa tapauksissa:
a)
kun päättyneellä avoimella tai rajoitetulla menettelyllä taikka kilpailullisella neuvottelumenettelyllä on saatu sääntöjenvastaisia tarjouksia tai sellaisia tarjouksia, joita ei voida etenkään valinta- ja ratkaisuperusteiden nojalla hyväksyä, eikä 138 artiklassa tarkoitetuissa tarjouspyyntöasiakirjoissa eriteltyjä alkuperäisiä sopimusehtoja olennaisesti muuteta, sanotun kuitenkaan rajoittamatta tämän artiklan 2 kohdan soveltamista;
b)
poikkeustapauksissa, kun tarjoaja ei voi urakan, tavaroiden tai palveluiden luonteen tai asiaan liittyvien riskien vuoksi ilmoittaa kokonaishintaa ennakkoon;
c)
kun erityisesti rahoituspalvelujen ja henkisten suoritusten alalla hankittavien palvelujen luonteen vuoksi tarjouseritelmiä ei voida laatia niin tarkasti, että hankinta voitaisiin tehdä valitsemalla paras tarjous avoimen tai rajoitetun menettelyn sääntöjä noudattaen;
d)
kun urakkasopimukseen kuuluvat työt tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai kehittämistä varten eikä niillä pyritä taloudelliseen kannattavuuteen tai tutkimus- ja kehityskustannusten kattamiseen;
e)
kun on kyse direktiivin 2004/18/EY liitteessä II B tarkoitetuista palveluhankinnoista, jollei tämän asetuksen 134 artiklan 1 kohdan i ja j alakohdan tai toisen kohdan säännöksistä muuta johdu;
f)
kun on kyse muista tutkimus- ja kehityspalveluista kuin niistä, joiden hyöty koituu yksinomaan hankintaviranomaiselle sen omassa toiminnassa käytettäväksi edellyttäen, että hankintaviranomainen korvaa suoritetun palvelun kokonaan;
g)
kun on kyse radio- ja televisiotoiminnan harjoittajien lähetystoimintaan tarkoitettujen ohjelmien ostoa, suunnittelua, tuotantoa tai yhteistuotantoa koskevista palveluhankintasopimuksista ja lähetysaikaa koskevista sopimuksista.
2. Edellä 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa hankintaviranomaisen ei tarvitse julkaista hankintailmoitusta, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne ja vain ne tarjoajat, jotka täyttävät valintaperusteet ja jotka ovat aiemman menettelyn yhteydessä tehneet hankintamenettelyn muotovaatimukset täyttävän tarjouksen.
136 artikla
Menettely kiinnostuksenilmaisupyynnön julkaisemisen jälkeen
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Jos hankinnan arvo ei ylitä 170 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua arvoa, ja rajoittamatta 134 ja 135 artiklan soveltamista, hankintaviranomaiset voivat käyttää kiinnostuksenilmaisupyyntöä jompaankumpaan seuraavista tarkoituksista:
a)
esikarsintaan sellaisten ehdokkaiden valitsemiseksi, joita kehotetaan esittämään tarjous rajoitetuissa tarjouskilpailuissa;
b)
luettelon laatimiseksi myyjistä, joita kehotetaan esittämään osallistumishakemus tai tarjous.
2. Kiinnostuksenilmaisupyynnön perusteella laadittava luettelo on voimassa seuraavasti:
a)
enintään kolmen vuoden ajan siitä päivästä, jona 124 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettu ilmoitus on lähetetty julkaisutoimistoon tämän artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa;
b)
enintään viiden vuoden ajan siitä päivästä, jona 124 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettu ilmoitus on lähetetty julkaisutoimistoon, kun on kyse tämän artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetusta myyjien luettelosta.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettu luettelo voi käsittää useampia osia.
Asiasta kiinnostuneet voivat ilmoittautua ehdokkaiksi milloin tahansa luettelon voimassaoloaikana lukuun ottamatta sen kolmea viimeistä voimassaolokuukautta.
3. Hankinnan yhteydessä hankintaviranomainen pyytää kaikkia luetteloon tai sen osaan merkittyjä ehdokkaita tai myyjiä joko
a)
esittämään 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa tarjouksen; tai
b)
esittämään 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetun luettelon tapauksessa jommankumman seuraavista:
i)
tarjouksen, joka sisältää poissulkemis- ja valintaperusteita koskevat asiakirjat; tai
ii)
poissulkemis- ja valintaperusteita koskevat asiakirjat, minkä jälkeen nämä perusteet täyttäviä ehdokkaita pyydetään esittämään tarjous.
137 artikla
Vähäiset hankinnat
(Varainhoitoasetuksen 104 artikla)
1. Vähäisiin hankintoihin, joiden arvo on enintään 60 000 euroa, voidaan soveltaa neuvottelumenettelyä julkaisematta hankintailmoitusta etukäteen, jos neuvotteluja käydään vähintään kolmen ehdokkaan kanssa.
Jos hankintaviranomainen saa ehdokkaiden kanssa neuvoteltuaan ainoastaan yhden hallinnollisesti ja teknisesti pätevän tarjouksen, hankinta voidaan tehdä tämän tarjouksen perusteella edellyttäen, että tarjous täyttää ratkaisuperusteet.
2. Hankinnat, joiden arvo on hyvin vähäinen ja enintään 15 000 euroa, voidaan tehdä yhden tarjouksen perusteella neuvottelumenettelyllä julkaisematta hankintailmoitusta etukäteen.
3. Enintään 1 000 euron menojen kattamiseksi suoritettavat maksut voidaan maksaa pelkän laskun perusteella ilman tarjouksen hyväksymistä ennakkoon.
138 artikla
Tarjouspyyntöasiakirjat
(Varainhoitoasetuksen 105 artikla)
1. Tarjouspyyntöasiakirjoissa on oltava ainakin
a)
tarjous- tai neuvottelupyyntö taikka pyyntö osallistua 132 artiklassa tarkoitettuun menettelyyn sisältyvään neuvotteluun;
b)
edellisiin liittyvä tarjouseritelmä tai 132 artiklassa tarkoitetun kilpailullisen neuvottelumenettelyn tapauksessa asiakirja, jossa selostetaan hankintaviranomaisen tarpeet ja vaatimukset, taikka maininta internetsivustosta, jolle tarjouseritelmä tai asiakirja asetetaan saataville;
c)
mallisopimukseen perustuva sopimusluonnos.
Ensimmäisen alakohdan c alakohtaa ei sovelleta silloin, kun mallisopimusta ei asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa voida käyttää.
Tarjouspyyntöasiakirjoissa on viitattava tiedotustoimenpiteisiin, jotka on toteutettu 123-126 artiklan mukaisesti.
2. Tarjous- tai neuvottelupyynnössä taikka neuvotteluun osallistumista koskevassa pyynnössä on ainakin
a)
annettava yksityiskohtaiset määräykset tarjousten toimittamisesta ja niiden esittämisestä, kuten määräpäivä ja kellonaika sekä selvitys siitä, vaaditaanko vakiomuotoisen vastauslomakkeen täyttämistä, tiedot tarjoukseen liitettävistä asiakirjoista, myös 146 artiklassa tarkoitetuista vakavaraisuudesta, luottokelpoisuudesta, teknisestä suorituskyvystä ja ammatillisesta pätevyydestä annettavista todisteista, jos näitä tietoja ei ilmoiteta tarkemmin hankintailmoituksessa, sekä osoite, johon tarjoukset on lähetettävä;
b)
todettava, että tarjouksen tekeminen merkitsee 1 kohdassa tarkoitetun, kyseiseen tarjoukseen sovellettavan tarjouseritelmän hyväksymistä ja että tarjouksen tekeminen sitoo tarjouskilpailun voittanutta tarjoajaa sopimuksen täytäntöönpanon ajan;
c)
ilmoitettava määräaika, jonka tarjous on voimassa ja jonka ajan tarjoajan on säilytettävä tarjouksensa ehdot muuttamattomina;
d)
kiellettävä kaikki yhteydenotot hankintaviranomaisen ja tarjoajan välillä menettelyn aikana, lukuun ottamatta 160 artiklassa säädettyjä poikkeustapauksia, ja määrättävä tarkastuskäyntien tapauksessa kyseisiä käyntejä koskevista järjestelyistä;
e)
ilmoitettava kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä kuulemisvaiheen alkamispäivä ja osoite, jossa kuuleminen järjestetään.
3. Tarjouseritelmässä on ainakin
a)
esitettävä hankintaan sovellettavat poissulkemis- ja valintaperusteet, paitsi kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä, rajoitetussa menettelyssä tai 135 artiklassa tarkoitetussa hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen aloitettavassa neuvottelumenettelyssä; tällöin kyseiset perusteet esitetään yksinomaan hankintailmoituksessa tai kiinnostuksenilmaisupyynnössä;
b)
esitettävä ratkaisuperusteet ja niiden painotus tai tarvittaessa perusteiden merkitys alenevassa tärkeysjärjestyksessä, jos näitä tietoja ei ole esitetty hankintailmoituksessa;
c)
esitettävä 139 artiklassa tarkoitetut tekniset eritelmät;
d)
ilmoitettava, mitkä vähimmäisvaatimukset vaihtoehtojen on täytettävä käytettäessä 149 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja menettelyjä kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen valitsemiseksi, jos hankintaviranomainen on maininnut hankintailmoituksessa, että vaihtoehdot ovat sallittuja;
e)
mainittava, että sovelletaan Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehtyä pöytäkirjaa tai tarvittaessa diplomaattisia suhteita koskevaa Wienin yleissopimusta tai konsulisuhteita koskevaa Wienin yleissopimusta;
f)
esitettävä todistukset hankintamarkkinoille pääsystä 172 artiklassa säädetyin edellytyksin;
g)
kuvailtava 131 artiklassa tarkoitetuissa dynaamisissa hankintajärjestelmissä suunniteltujen hankintojen luonne sekä ilmoitettava kaikki tarvittavat tiedot hankintajärjestelmästä ja käytettävästä sähköisestä järjestelmästä sekä viestintäyhteyttä koskevista järjestelyistä ja teknisistä eritelmistä.
4. Mallisopimuksessa on erityisesti
a)
ilmoitettava sopimusehtojen rikkomisesta johtuvat seuraamukset;
b)
ilmoitettava, minkä tietojen on 102 artiklan mukaisesti käytävä ilmi laskuista tai asianomaisista asiakirjoista;
c)
todettava, että kun hankintaviranomaisena ovat toimielimet, hankintasopimukseen sovelletaan unionin lainsäädäntöä ja tarvittaessa täydentävästi hankintasopimuksessa määrättyä kansallista lainsäädäntöä;
d)
mainittava riita-asioissa toimivaltainen tuomioistuin.
Sopimusluonnoksessa voidaan viitata yksinomaan kansalliseen lainsäädäntöön, kun tämän kohdan ensimmäisen alakohdan c alakohtaa sovelletaan 121 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuun sopimukseen.
5. Hankintaviranomainen voi edellyttää, että tarjoaja ilmoittaa, minkä osan hankinnasta se aikoo teettää alihankintana, ja nimeää alihankkijat. Hankintaviranomainen voi 143 artiklassa tarkoitettujen tietojen lisäksi edellyttää, että ehdokas tai tarjoaja toimittaa sille tiedot suunnitellun alihankkijan 146, 147 ja 148 artiklassa tarkoitetuista vakavaraisuudesta, luottokelpoisuudesta, teknisestä suorituskyvystä ja ammatillisesta pätevyydestä, erityisesti kun alihankintojen osuus hankinnasta on suuri.
139 artikla
Tekniset eritelmät
(Varainhoitoasetuksen 105 artikla)
1. Teknisten eritelmien on taattava ehdokkaille ja tarjoajille yhtäläiset mahdollisuudet esittää tarjous, eivätkä ne saa perusteettomasti haitata julkisten hankintojen avaamista kilpailulle.
Niissä määritellään tavaralta, palvelulta tai materiaalilta taikka urakalta vaadittavat ominaisuudet hankintaviranomaisen niille varaaman käyttötarkoituksen perusteella.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettuihin ominaisuuksiin kuuluu
a)
laatutaso;
b)
ympäristötehokkuus;
c)
aina kun mahdollista, vammaiskäytön edellytykset tai kaikkien käyttäjien vaatimukset täyttävä suunnittelu;
d)
vaatimustenmukaisuuden arviointitasot ja -menettelyt;
e)
käyttökelpoisuus;
f)
turvallisuus tai mitat, myös tavarahankinnoissa sovellettavat myyntinimeä ja käyttöohjeita koskevat säännöt, sekä kaikkien hankintojen osalta nimikkeistö, symbolit, testaus ja testausmenetelmät, pakkaukset, pakkausmerkinnät ja tunnisteet, tuotantoprosessit ja -menetelmät;
g)
urakoissa laadunvarmistusmenettelyt sekä urakoiden suunnittelu- ja kustannuslaskentasäännöt, testiolosuhteet ja töiden tarkastus- ja vastaanottoedellytykset, rakennustekniikat ja -menetelmät ja kaikki muut tekniset edellytykset, jotka hankintaviranomainen voi yleisten tai erityisten määräysten nojalla asettaa valmiille työlle ja siihen kuuluville materiaaleille tai osille.
3. Tekniset eritelmät esitetään seuraavasti:
a)
viittaamalla eurooppalaisiin standardeihin, eurooppalaisiin teknisiin hyväksyntöihin, yhteisiin teknisiin eritelmiin, jos tällaisia on, kansainvälisiin standardeihin tai muihin eurooppalaisten standardointielinten perustamiin teknisiin viitejärjestelmiin tai niiden puuttuessa vastaaviin kansallisiin järjestelmiin. Jokaisessa viittauksessa on oltava maininta ”tai vastaava”; tai
b)
käyttämällä perusteena suorituskykyä tai toiminnallisia vaatimuksia, mahdolliset ympäristönsuojelunäkökohdat mukaan luettuina, joiden on oltava riittävän täsmällisiä, jotta tarjoajat pystyvät niiden perusteella selvittämään hankintasopimuksen kohteen ja hankintaviranomaiset pystyvät tekemään kyseisen hankintasopimuksen; tai
c)
edellä mainittujen kahden menettelytavan yhdistelmänä.
4. Käyttäessään mahdollisuutta viitata 3 kohdan a alakohdassa tarkoitettuihin eritelmiin hankintaviranomainen ei kuitenkaan saa hylätä tarjousta sillä perusteella, että se ei ole mainittujen eritelmien mukainen, jos tarjoaja tai ehdokas osoittaa millä tahansa hankintaviranomaista tyydyttävällä tarkoitukseen soveltuvalla tavalla, että tarjous täyttää asetetut vaatimukset vastaavalla tavalla.
Tarkoitukseen soveltuvia keinoja voivat olla valmistajan tekniset asiakirjat tai jonkin tunnustetun laitoksen laatima testausselostus.
5. Käyttäessään 3 kohdan b alakohdassa säädettyä mahdollisuutta vaatia suorituskykyyn tai toiminnallisiin vaatimuksiin perustuvien eritelmien noudattamista hankintaviranomainen ei voi hylätä tarjousta, joka on eurooppalaisen standardin täytäntöönpanemiseksi annetun kansallisen standardin, eurooppalaisen teknisen hyväksynnän, yhteisen teknisen eritelmän, kansainvälisen standardin tai eurooppalaisten standardointielinten tuottamien teknisten viitejärjestelmien mukainen, jos kyseiset eritelmät koskevat vaadittua suorituskykyä tai toiminnallisia vaatimuksia.
Tarjoajan on osoitettava tarjouksessaan hankintaviranomaisen kannalta riittävällä tavalla ja tarkoitukseen soveltuvin keinoin, että tarjous täyttää hankintaviranomaisen asettamat suorituskykyä koskevat tai toiminnalliset vaatimukset. Tarkoitukseen soveltuvia keinoja voivat olla valmistajan tekniset asiakirjat tai jonkin tunnustetun laitoksen laatima testausselostus.
6. Asettaessaan suorituskykyyn tai toiminnallisiin vaatimuksiin liittyviä ympäristönsuojeluvaatimuksia hankintaviranomaiset voivat käyttää eurooppalaisissa, monikansallisissa, kansallisissa tai muissa ympäristömerkeissä määriteltyjä yksityiskohtaisia eritelmiä tai tarvittaessa niiden osia, jos
a)
eritelmät soveltuvat hankintasopimuksen kohteena olevien tavaroiden tai palvelujen ominaisuuksien määrittämiseen;
b)
merkkiä koskevat vaatimukset kehitetään tieteellisen tiedon pohjalta;
c)
ympäristömerkit hyväksytään menettelyssä, johon kaikki asianomaiset osapuolet, kuten viranomaiset, kuluttajat, valmistajat, vähittäiskaupan edustajat ja ympäristöjärjestöt, voivat osallistua;
d)
ympäristömerkit ovat kaikkien asiasta kiinnostuneiden osapuolten saatavilla.
7. Hankintaviranomaiset voivat ilmoittaa, että ympäristömerkillä varustettujen tuotteiden tai palvelujen oletetaan täyttävän hankinta-asiakirjoissa määritellyt tekniset eritelmät. Niiden on hyväksyttävä myös muut asianmukaiset todistuskeinot, kuten valmistajan tekniset asiakirjat tai jonkin tunnustetun laitoksen laatima testausselostus. Edellä 4, 5 ja 6 kohdassa tarkoitetaan tunnustetuilla laitoksilla testaus- ja kalibrointilaboratorioita sekä tarkastus- ja sertifiointielimiä, jotka noudattavat sovellettavia eurooppalaisia standardeja.
8. Hankinnan kohteen vuoksi perusteltuja poikkeustapauksia lukuun ottamatta teknisissä eritelmissä ei saa erikseen mainita merkkiä, alkuperää tai prosessia eikä viitata tavaramerkkiin, patenttiin, tyyppiin, alkuperänimitykseen tai valmistusmenetelmään, koska siten voitaisiin suosia joitakin tuotteita tai taloudellisia toimijoita ja sulkea toisia hankinnan ulkopuolelle.
Jos hankinnan kohde on mahdotonta määritellä riittävän tarkasti ja kaikille osapuolille täysin selvällä tavalla, mainintaan tai viittaukseen liitetään ilmaisu ”tai vastaava”.
140 artikla
Hintojen tarkistaminen
(Varainhoitoasetuksen 105 artikla)
1. Tarjouspyyntöasiakirjoissa on selvästi ilmoitettava, onko tarjouksen hinnan oltava kiinteä ja muuttumaton.
2. Muussa tapauksessa asiakirjoissa on ilmoitettava edellytykset ja/tai menetelmät, joilla hintaa voidaan tarkistaa sopimuksen voimassaoloaikana. Tällöin hankintaviranomaisen on otettava huomioon muun muassa
a)
hankinnan kohde ja taloudellinen tilanne, jossa sopimus tehdään;
b)
tehtävien ja sopimuksen luonne ja kesto;
c)
omat taloudelliset etunsa.
141 artikla
Poissulkemiseen johtava laiton toiminta
(Varainhoitoasetuksen 106 artikla)
Varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitetaan kaikkea unionin taloudellisia etuja vahingoittavaa laitonta toimintaa ja erityisesti seuraavia tapauksia:
a)
26 päivänä heinäkuuta 1995 annetulla neuvoston säädöksellä (12) tehdyn Euroopan yhteisöjen taloudellisten etujen suojaamista koskevan yleissopimuksen 1 artiklassa tarkoitetut petokset;
b)
sellaisen lahjonnan, jossa on osallisina Euroopan yhteisöjen virkamiehiä tai Euroopan unionin jäsenvaltioiden virkamiehiä, torjumista koskevan, 26 päivänä toukokuuta 1997 annetulla neuvoston säädöksellä (13) tehdyn yleissopimuksen 3 artiklassa tarkoitetut lahjontatapaukset;
c)
rikollisjärjestöön osallistuminen, sellaisena kuin se määritellään neuvoston puitepäätöksen 2008/841/YOS (14) 2 artiklassa;
d)
rahanpesutapaukset, sellaisina kuin ne määritellään Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 2005/60/EY (15) 1 artiklassa;
e)
neuvoston puitepäätöksen 2002/475/YOS (16) 1, 3 ja 4 artiklassa tarkoitetut terrorismirikokset, terroritoimintaan liittyvät rikokset sekä kyseisiin rikoksiin yllyttäminen, niissä avunanto tai niiden yritys.
142 artikla
Poissulkemisperusteiden soveltaminen ja poissulkemisen kesto
(Varainhoitoasetuksen 106, 107, 108 ja 109 artikla)
1. Asiasta vastaavan toimielimen on suhteellisuusperiaatetta noudattaakseen otettava poissulkemisen kestoa määrittäessään huomioon erityisesti tosiseikkojen vakavuus ja vaikutus unionin taloudellisiin etuihin ja julkisuuskuvaan, rikollisesta teosta kulunut aika, sen kesto ja mahdollinen toistuminen, sen tahallisuus tai tuottamuksellisuuden aste sekä toimenpiteet, jotka asianomainen yhteisö on toteuttanut tilanteen korjaamiseksi.
Poissulkemisen kestoa määrittäessään asiasta vastaava toimielin antaa asianomaiselle ehdokkaalle tai tarjoajalle mahdollisuuden ilmaista kantansa.
Jos sovellettavan lainsäädännön mukaan poissulkemisen keston määrittävät varainhoitoasetuksen 108 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitetut viranomaiset tai elimet, komissio soveltaa kyseistä kestoa enintään varainhoitoasetuksen 106 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun enimmäiskeston ajan. Varainhoitoasetuksen 106 artiklan 4 kohdassa tarkoitetuksi enimmäiskestoksi asetetaan viisi vuotta, ja kyseinen määräaika lasketaan seuraavista ajankohdista:
a)
varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan b ja e alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa lainvoimaisen tuomion antamispäivästä;
b)
varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa, kun rikkominen liittyy asianomaisen toimielimen kanssa tehtyyn hankintasopimukseen, rikkomisen tapahtumispäivästä tai, jos on kyse jatkuvasta tai toistuvasta rikkomisesta, sen päättymispäivästä.
Kolmannen alakohdan b alakohdassa, jos vakava ammatillinen virhe on todettu viranomaisen tai kansainvälisen järjestön päätöksessä, määräaika lasketaan päätöksen päivämäärästä.
Jos rikollinen teko toistuu kolmannen alakohdan a tai b alakohdassa tarkoitettua päivää seuraavien viiden vuoden aikana, poissulkemisen kesto voidaan pidentää kymmeneen vuoteen, jollei 1 kohdasta muuta johdu.
2. Ehdokas tai tarjoaja ei saa osallistua hankinta- tai avustusmenettelyyn niin kauan, kuin se on jossakin varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan a tai d alakohdassa tarkoitetuista tilanteista.
143 artikla
Todisteet
(Varainhoitoasetuksen 106 ja 107 artikla)
1. Ehdokkaiden ja tarjoajien on annettava asianmukaisesti allekirjoitettu ja päivätty kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus, jonka mukaan niitä ei koske mikään varainhoitoasetuksen 106 tai 107 artiklassa tarkoitetuista tilanteista.
Kun sovelletaan rajoitettua menettelyä, kilpailullista neuvottelumenettelyä tai hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen järjestettävää neuvottelumenettelyä ja kun hankintaviranomainen rajoittaa niiden ehdokkaiden määrää, jotka kutsutaan neuvotteluihin tai joilta pyydetään tarjous, kaikkien ehdokkaiden on kuitenkin toimitettava 3 kohdassa tarkoitetut todisteet.
Hankintaviranomainen voi riskinarviointinsa perusteella päättää olla edellyttämättä ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettua vakuutusta 137 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen hankintojen osalta. Kun on kyse 265 artiklan 1 kohdassa, 267 artiklan 1 kohdassa tai 269 artiklan 1 kohdassa tarkoitetusta hankinnasta, hankintaviranomainen voi olla edellyttämättä kyseistä vakuutusta enintään 20 000 euron arvoisten hankintojen osalta.
2. Tarjoajan, jonka kanssa hankintasopimus aiotaan tehdä, on toimitettava hankintaviranomaiselle tämän asettamaan määräaikaan mennessä ja ennen sopimuksen allekirjoittamista tämän artiklan 3 kohdassa tarkoitetut todisteet tämän artiklan 1 kohdassa tarkoitetun vakuutuksen tueksi, kun kyse on
a)
toimielinten omaan lukuunsa tekemistä hankinnoista, joiden arvo on suurempi tai yhtä suuri kuin 170 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut kynnysarvot;
b)
ulkoisten toimien alalla tehtävistä hankinnoista, joiden arvo on suurempi tai yhtä suuri kuin 265 artiklan 1 kohdan a alakohdassa, 267 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tai 269 artiklan 1 kohdan a alakohdassa säädetyt kynnysarvot.
Jos hankintaviranomainen epäilee, että tarjoaja, jonka kanssa sopimus aiotaan tehdä, on jossakin poissulkemista edellyttävistä tilanteista, se voi edellyttää, että kyseinen tarjoaja toimittaa 3 kohdassa tarkoitetut todisteet, vaikka sopimuksen arvo olisi pienempi kuin tämän kohdan ensimmäisen alakohdan a ja b alakohdassa tarkoitetut kynnysarvot.
3. Hankintaviranomainen hyväksyy riittäväksi todisteeksi siitä, ettei ehdokas tai tarjoaja, jonka kanssa sopimus aiotaan tehdä, ole missään varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan a, b tai e alakohdassa tarkoitetuista tilanteista, äskettäin annetun rikosrekisteriotteen tai, jollei sellaista ole, asianomaisen koti- tai alkuperämaan oikeus- tai hallintoviranomaisen äskettäin antaman vastaavan asiakirjan, joka osoittaa, että asetetut vaatimukset täyttyvät. Hankintaviranomainen hyväksyy riittäväksi todisteeksi siitä, ettei ehdokas tai tarjoaja ole varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan a tai d alakohdassa tarkoitetussa tilanteessa, kyseisen valtion toimivaltaisen viranomaisen äskettäin antaman todistuksen.
Jos kyseisessä valtiossa ei anneta tämän artiklan 1 kohdassa tarkoitettua asiakirjaa tai todistusta tai on kyse muista varainhoitoasetuksen 106 artiklassa tarkoitetuista poissulkemista edellyttävistä tilanteista, sen sijasta voidaan hyväksyä valaehtoinen vakuutus tai sen puuttuessa virallinen vakuutus, jonka asianomainen antaa koti- tai alkuperämaansa oikeus- tai hallintoviranomaiselle, notaarille tai asiassa toimivaltaiselle toimialaansa edustavalle järjestölle.
4. Edellä 1 ja 3 kohdassa tarkoitetut asiakirjat voivat ehdokkaan tai tarjoajan sijoittautumismaan kansallisesta lainsäädännöstä riippuen koskea oikeushenkilöitä ja/tai luonnollisia henkilöitä sekä, jos hankintaviranomainen katsoo sen tarpeelliseksi, yritysjohtajia tai muita henkilöitä, joilla on valtuudet edustaa ehdokasta tai tarjoajaa, tehdä päätöksiä sen puolesta tai valvoa sitä.
5. Epäillessään ehdokkaan tai tarjoajan olevan poissulkemista edellyttävässä tilanteessa hankintaviranomaiset voivat kääntyä 3 kohdassa tarkoitettujen toimivaltaisten viranomaisten puoleen saadakseen tarpeellisiksi katsomansa tiedot kyseisestä tilanteesta.
6. Hankintaviranomainen voi päättää olla vaatimatta ehdokkaalta tai tarjoajalta 3 kohdassa tarkoitettuja asiakirjatodisteita, jos tällaiset todisteet on jo toimitettu sille muun hankintamenettelyn yhteydessä ja jos asiakirjojen antamisesta on kulunut enintään vuosi ja ne ovat edelleen voimassa.
Tällöin ehdokkaan tai tarjoajan on annettava kunnian ja omantunnon kautta vakuutus, jonka mukaan asiakirjatodisteet on jo toimitettu aiemman hankintamenettelyn yhteydessä, ja vahvistettava, että hänen tilanteensa ei ole muuttunut.
7. Ehdokkaan tai tarjoajan on hankintaviranomaisen sitä pyytäessä toimitettava hankintaviranomaiselle suunnitellun alihankkijan kunnian ja omantunnon kautta antama vakuutus, jonka mukaan tämä ei ole missään varainhoitoasetuksen 106 ja 107 artiklassa tarkoitetuista tilanteista.
Jos hankintaviranomainen epäilee tätä vakuutusta, sen on pyydettävä 3 ja 4 kohdassa tarkoitetut todisteet. Edellä olevaa 5 kohtaa sovelletaan soveltuvin osin.
144 artikla
Keskustietokanta
(Varainhoitoasetuksen 108 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 108 artiklan 1 kohdassa tarkoitettujen toimielinten, toimeenpanovirastojen ja elinten on toimitettava komissiolle tämän vahvistamassa muodossa tiedot sellaisista kolmansista osapuolista, jotka ovat jossakin varainhoitoasetuksen 106 artiklassa, 107 artiklassa, 109 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tai 109 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetuista tilanteista, sekä tiedot poissulkemisen perusteista ja sen kestosta.
Lisäksi niiden on toimitettava tiedot sellaisista henkilöistä, joilla on valtuudet edustaa kolmansia osapuolia, jotka ovat oikeushenkilöitä, tai tehdä päätöksiä niiden puolesta tai valvoa niitä, jos tällaiset henkilöt ovat jossakin varainhoitoasetuksen 106 artiklassa, 107 artiklassa, 109 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tai 109 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitetuista tilanteista.
Varainhoitoasetuksen 108 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitettujen viranomaisten ja elinten on toimitettava komissiolle tämän vahvistamassa muodossa seuraavat tiedot kolmansista osapuolista, jotka ovat jossakin varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitetuista tilanteista, jos niiden toiminta on vahingoittanut unionin taloudellisia etuja, sekä henkilöistä, joilla on valtuudet edustaa kolmansia osapuolia, jotka ovat oikeushenkilöitä, tai tehdä päätöksiä niiden puolesta tai valvoa niitä:
a)
tiedot tuomion luonteesta;
b)
soveltuvin osin tiedot hankintamenettelyistä poissulkemisen kestosta.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettujen toimielinten, virastojen, viranomaisten ja elinten on nimettävä henkilöt, joilla on valtuudet toimittaa komissiolle ja vastaanottaa komissiolta tietokannan tietoja.
Kun on kyse varainhoitoasetuksen 108 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuista toimielimistä, virastoista, viranomaisista ja elimistä, nimetyt henkilöt toimittavat tiedot komission tilinpitäjälle viipymättä ja pyytävät tietojen tallentamista tietokantaan, tietokantaan jo sisältyvien tietojen muuttamista tai tietojen poistamista tietokannasta aina kulloisenkin tapauksen mukaan.
Kun on kyse varainhoitoasetuksen 108 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuista viranomaisista ja elimistä, nimetyt henkilöt toimittavat tarvittavat tiedot ohjelmasta tai toimesta vastaavalle komission tulojen ja menojen hyväksyjälle kolmen kuukauden kuluessa asianomaisen tuomion antamisesta.
Komission tilinpitäjä tallentaa tiedot tietokantaan, muuttaa tietokantaan sisältyviä tietoja tai poistaa tietoja tietokannasta. Tilinpitäjä toimittaa nimetyille henkilöille tietokantaan tallennettuja validoituja tietoja kuukausittain käyttäen suojattua yhteyttä.
3. Edellä 1 kohdassa tarkoitettujen toimielinten, virastojen, viranomaisten ja elinten on vahvistettava komissiolle, että niiden toimittamat tiedot on hankittu ja luovutettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 ja Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 95/46/EY (17) säädettyjä henkilötietojen suojaamista koskevia periaatteita noudattaen.
Niiden on erityisesti ilmoitettava etukäteen kaikille 1 kohdassa tarkoitetuille kolmansille osapuolille ja henkilöille, että näiden tiedot saatetaan tallentaa tietokantaan ja että komissio voi toimittaa ne 2 kohdassa tarkoitetuille nimetyille henkilöille. Niiden on tarvittaessa päivitettävä toimittamiaan tietoja, jos niitä on oikaistu tai muutettu tai ne on poistettu.
Kaikilla asianomaisilla, joiden tietoja on tallennettu tietokantaan, on oikeus komission tilinpitäjälle esitetystä pyynnöstä saada tiedot tietokantaan tallennetuista itseään koskevista tiedoista.
4. Jäsenvaltioiden on direktiivin 95/46/EY säännöksiä noudattaen toteutettava asianmukaiset toimenpiteet auttaakseen komissiota hallinnoimaan tietokantaa tehokkaasti.
Varainhoitoasetuksen 108 artiklan 2 ja 3 kohdassa tarkoitettujen kolmansien maiden viranomaisten sekä kaikkien kyseisissä kohdissa tarkoitettujen elinten kanssa tehtäviin sopimuksiin on sisällytettävä asianmukaiset yksityiskohtaiset määräykset sen varmistamiseksi, että näitä säännöksiä ja henkilötietojen suojaamista koskevia periaatteita noudatetaan.
145 artikla
Hallinnolliset ja taloudelliset seuraamukset
(Varainhoitoasetuksen 109 ja 131 artikla)
1. Rajoittamatta sopimukseen perustuvia seuraamuksia sellainen ehdokas, tarjoaja tai toimeksisaaja, joka on antanut vääriä tietoja, tehnyt vakavan virheen tai sääntöjenvastaisuuden tai syyllistynyt petokseen tai jonka on todettu rikkoneen vakavasti sopimusvelvoitteitaan, voidaan sulkea kaikkien unionin talousarviosta rahoitettavia hankintoja ja avustuksia koskevien menettelyjen ulkopuolelle enintään viiden vuoden ajaksi siitä päivästä, jona rikkominen on todettu, kun se on vahvistettu ehdokkaan, tarjoajan tai toimeksisaajan saatua esittää vastineensa.
Jos rikkominen toistuu ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettua päivää seuraavien viiden vuoden aikana, poissulkemisen kesto voidaan pidentää kymmeneen vuoteen.
2. Sellaiselle tarjoajalle tai ehdokkaalle, joka on antanut vääriä tietoja, tehnyt vakavan virheen tai sääntöjenvastaisuuden tai syyllistynyt petokseen, voidaan lisäksi määrätä taloudellisia seuraamuksia, joiden määrä on 2-10 prosenttia menettelyn kohteena olevan sopimuksen arvioidusta kokonaisarvosta.
Sellaisille toimeksisaajille, joiden on todettu vakavasti rikkoneen sopimusvelvoitteitaan, voidaan määrätä taloudellisia seuraamuksia, joiden määrä on 2-10 prosenttia kyseisen sopimuksen kokonaisarvosta.
Jos rikkominen toistuu 1 kohdan ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettua päivää seuraavien viiden vuoden aikana, seuraamusten määräksi voidaan määrätä 4-20 prosenttia.
3. Toimielin määrää hallinnollisista tai taloudellisista seuraamuksista ottaen huomioon erityisesti 142 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut näkökohdat.
146 artikla
Valintaperusteet
(Varainhoitoasetuksen 110 artiklan 1 kohta)
1. Hankintaviranomaisen on vahvistettava selkeät ja syrjimättömät valintaperusteet.
2. Kaikissa hankintamenettelyissä on sovellettava valintaperusteita ehdokkaan tai tarjoajan vakavaraisuuden, luottokelpoisuuden, teknisen suorituskyvyn ja ammatillisen pätevyyden arvioimiseksi.
Hankintaviranomainen voi asettaa näitä ominaisuuksia koskevat vähimmäisvaatimukset, jotka ehdokkaan on täytettävä voidakseen osallistua menettelyyn.
3. Tarjoajaa tai ehdokasta voidaan pyytää osoittamaan, että sillä on kansallisen lainsäädännön mukaiset valtuudet täyttää hankintasopimus, mistä voi olla osoituksena kuuluminen elinkeino- tai ammattirekisteriin, kunnian ja omantunnon kautta annettu vakuutus, todistus, tietyn järjestön jäsenyys, nimenomainen lupa tai arvonlisäverorekisteriin kuuluminen.
4. Hankintaviranomaisen on ilmoitettava hankintailmoituksessa, kiinnostuksenilmaisupyynnössä tai tarjouspyynnössä, minkä todisteiden perusteella tarjoajien tai ehdokkaiden toiminnan oikeudellista muotoa ja oikeustoimikelpoisuutta arvioidaan.
5. Hankintaviranomaisen pyytämät tiedot ehdokkaan tai tarjoajan vakavaraisuudesta ja luottokelpoisuudesta, teknisestä suorituskyvystä ja ammatillisesta pätevyydestä sekä 2 kohdan mukaiset suorituskykyä koskevat vähimmäisvaatimukset on suhteutettava hankinnan kohteeseen, ja tällöin on otettava huomioon taloudellisten toimijoiden oikeutettu tarve suojella muun muassa yrityksen teknisiä ja liikesalaisuuksia.
6. Hankintaviranomainen voi riskinarviointinsa perusteella päättää olla edellyttämättä ehdokkailta tai tarjoajilta todisteita näiden vakavaraisuudesta ja luottokelpoisuudesta, teknisestä suorituskyvystä ja ammatillisesta pätevyydestä, kun on kyse
a)
toimielinten omaan lukuunsa tekemistä hankinnoista, joiden arvo on pienempi tai yhtä suuri kuin 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu arvo;
b)
ulkoisten toimien alalla tehtävistä hankinnoista, joiden arvo on pienempi kuin 265 artiklan 1 kohdan a alakohdassa, 267 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tai 269 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetut kynnysarvot.
Jos hankintaviranomainen päättää olla edellyttämättä ehdokkailta tai tarjoajilta todisteita näiden vakavaraisuudesta ja luottokelpoisuudesta, teknisestä suorituskyvystä ja ammatillisesta pätevyydestä, ennakkomaksua ei suoriteta, ellei ole annettu sen suuruista vakuutta.
147 artikla
Vakavaraisuus ja luottokelpoisuus
(Varainhoitoasetuksen 110 artiklan 1 kohta)
1. Luottokelpoisuus ja vakavaraisuus voidaan erityisesti osoittaa toimittamalla vähintään yksi seuraavista asiakirjoista:
a)
pankkien antamat asianmukaiset lausunnot tai tarvittaessa todiste asianmukaisesta ammatinharjoittajan vastuuvakuutuksesta;
b)
tilinpäätöslaskelmat enintään kolmelta viimeksi päättyneeltä tilikaudelta;
c)
kokonaisliikevaihtoa ja sopimuksen kohteena olevaan urakkaan tai tavara- tai palveluhankintaan liittyvistä liiketoimista kertynyttä liikevaihtoa koskeva selvitys enintään kolmelta viimeksi kuluneelta saatavilla olevalta tilikaudelta.
2. Hankintaviranomainen voi päättää olla vaatimatta ehdokkaalta tai tarjoajalta 1 kohdassa tarkoitettuja asiakirjatodisteita, jos tällaiset todisteet on jo toimitettu sille muun hankintamenettelyn yhteydessä ja jos ne täyttävät edelleen 1 kohdassa asetetut vaatimukset.
Jos tarjoaja tai ehdokas ei voi poikkeuksellisesta, hankintaviranomaisen perusteltuna pitämästä syystä toimittaa vaadittuja asiakirjoja, sen vakavaraisuus ja luottokelpoisuus voidaan osoittaa jollakin muulla hankintaviranomaisen asiamukaiseksi katsomalla tavalla.
3. Taloudellinen toimija voi asianmukaisissa tapauksissa käyttää tiettyä hankintasopimusta varten muiden yhteisöjen voimavaroja riippumatta sen ja näiden yhteisöjen välisten yhteyksien oikeudellisesta luonteesta. Sen on tällöin osoitettava hankintaviranomaiselle, että sillä on saatavillaan sopimuksen toteuttamiseksi tarvittavat resurssit, esimerkiksi esittämällä kyseisiltä yhteisöiltä saamansa sitoumuksen, jonka mukaan se saa niiltä tarvittavat resurssit.
Hankintaviranomainen voi vaatia, että taloudellinen toimija ja ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetut yhteisöt ovat yhteisesti vastuussa sopimuksen täytäntöönpanosta.
Samoin edellytyksin 121 artiklan 5 kohdassa tarkoitettu taloudellisten toimijoiden ryhmittymä voi käyttää hyväksi ryhmittymään kuuluvien toimijoiden tai muiden yhteisöjen voimavaroja.
148 artikla
Tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys
(Varainhoitoasetuksen 110 artiklan 1 kohta)
1. Taloudellisten toimijoiden tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys arvioidaan ja tarkistetaan 2 ja 3 kohdan mukaisesti. Kokoamis- ja asennustyötä edellyttäviä tavarahankintoja, palveluja ja/tai urakoita koskevissa hankintamenettelyissä suorituskyky ja pätevyys arvioidaan ottaen huomioon erityisesti taitotieto, tehokkuus, kokemus ja luotettavuus.
2. Taloudellisten toimijoiden tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys voidaan osoittaa tavaroiden, palvelujen tai urakan luonteen, määrän, laajuuden tai tarkoituksen mukaan toimittamalla vähintään yksi seuraavista asiakirjoista:
a)
todistukset palveluntarjoajan tai urakoitsijan ja/tai yrityksen johtohenkilöiden sekä erityisesti palvelun tai urakan suorittamisesta vastaavan henkilön tai vastaavien henkilöiden koulutuksesta ja ammatillisesta pätevyydestä;
b)
luettelo
i)
tärkeimmistä palveluista ja tavaratoimituksista viimeksi kuluneilta kolmelta vuodelta sekä tiedot niiden arvosta, ajankohdasta sekä julkisella tai yksityisellä sektorilla toimivasta tilaajasta;
ii)
urakoista viimeksi kuluneilta viideltä vuodelta sekä tiedot niiden arvosta, ajankohdasta ja toteutuspaikasta;
c)
selvitys palveluiden tai urakoiden suorittamisessa käytettävistä teknisistä välineistä, laitteista ja kalustosta;
d)
selvitys tavaroiden ja palveluiden laadun varmistamiseksi käytettävistä teknisistä välineistä ja toimenpiteistä sekä yrityksen tutkimuskapasiteetista;
e)
selvitys yrityksen omista tai sen ulkopuolisista teknisistä asiantuntijoista tai teknisistä toimielimistä, erityisesti niistä, jotka vastaavat laadunvalvonnasta;
f)
tavarahankintojen osalta: näytteet, selostukset ja/tai alkuperäiset valokuvat ja/tai virallisten laadunvalvontaelinten tai toimivaltaisiksi tunnustettujen laitosten antamat todistukset, joista käy ilmi, että tavarat on todettu voimassa olevien eritelmien tai standardien mukaisiksi;
g)
selvitys palveluntarjoajan tai urakoitsijan keskimääräisestä vuosittaisesta työvoimasta ja johtohenkilöiden lukumäärästä kolmelta viimeksi kuluneelta vuodelta;
h)
selvitys siitä, miltä osin palveluntarjoaja aikoo teettää palvelut alihankintana;
i)
julkisten urakka- ja palveluhankintasopimusten osalta ja yksinomaan aiheellisissa tapauksissa selvitys ympäristönhoitotoimenpiteistä, jotka taloudellinen toimija voi toteuttaa sopimuksen täyttämisen yhteydessä.
Jos ensimmäisen alakohdan b alakohdan i alakohdassa tarkoitetut palvelut ja tavaratoimitukset on tilannut hankintaviranomainen, hankinnan toteuttamisesta on toimitettava toimivaltaisen viranomaisen antamat tai vahvistamat todistukset.
Ensimmäisen alakohdan b alakohdan ii alakohdan osalta merkittävimpiä urakoita koskevaan luetteloon liitetään todistukset siitä, että urakat on suoritettu asianmukaisesti, ja niissä on erikseen mainittava, toteutettiinko urakat ammattialan sääntöjen mukaan ja saatettiinko ne asianmukaisesti päätökseen.
3. Jos palvelu- tai tavaratoimitukset ovat monitahoisia tai palvelut tai tavarat hankitaan poikkeuksellisesti vain tiettyä tarkoitusta varten, tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys voidaan osoittaa tarkastuksella, jonka toimittaa hankintaviranomainen tai tämän puolesta palveluntarjoajan tai tavarantoimittajan sijoittautumisvaltion toimivaltainen virallinen elin suostumuksellaan. Tarkastus koskee tavarantoimittajan teknistä suorituskykyä ja tuotantovalmiuksia ja tarvittaessa tavarantoimittajan tutkimuskapasiteettia sekä laadunvalvontatoimenpiteitä.
4. Jos hankintaviranomaiset vaativat esitettäviksi riippumattomien laitosten antamia sertifikaatteja siitä, että taloudellinen toimija täyttää tiettyjen laadunvarmistusstandardien vaatimukset, niissä on viitattava alan eurooppalaisiin standardisarjoihin perustuviin laadunvarmistusjärjestelmiin, jotka akkreditoidut laitokset ovat sertifioineet. Hankintaviranomaisten on kuitenkin hyväksyttävä myös muut taloudellisten toimijoiden toimittamat todisteet vastaavien laadunvarmistustoimenpiteiden toteuttamisesta, jos taloudellisten toimijoiden saatavilla ei ole tällaisia sertifikaatteja tai ne eivät voi saada niitä asetettujen määräaikojen kuluessa.
5. Jos hankintaviranomaiset vaativat esitettäviksi riippumattomien laitosten antamia sertifikaatteja siitä, että taloudellinen toimija täyttää tiettyjen ympäristöasioiden hallintaa koskevien järjestelmien tai standardien vaatimukset, niissä on viitattava Euroopan unionin ympäristöasioiden hallinta- ja auditointijärjestelmään (EMAS) tai muihin Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 1221/2009 (18) 45 artiklan mukaisesti tunnustettuihin ympäristöjärjestelmiin taikka muihin, alan eurooppalaisiin tai kansainvälisiin standardeihin perustuviin ympäristöasioiden hallintaa koskeviin järjestelmiin, jotka akkreditoidut laitokset ovat sertifioineet. Hankintaviranomaisten on tunnustettava muissa jäsenvaltioissa sijaitsevien laitosten antamat vastaavat sertifikaatit. Niiden on hyväksyttävä myös muut taloudellisten toimijoiden toimittamat todistukset vastaavien ympäristöasioiden hallintaa koskevien toimenpiteiden toteuttamisesta.
6. Taloudellinen toimija voi asianmukaisissa tapauksissa käyttää tiettyä hankintasopimusta varten muiden yhteisöjen voimavaroja riippumatta sen ja näiden yhteisöjen välisten yhteyksien oikeudellisesta luonteesta. Sen on tällöin osoitettava hankintaviranomaiselle, että sillä on saatavillaan sopimuksen toteuttamiseksi tarvittavat resurssit, esimerkiksi esittämällä kyseisiltä yhteisöiltä saamansa sitoumuksen, jonka mukaan se saa niiltä tarvittavat resurssit.
Samoin edellytyksin 121 artiklan 5 kohdassa tarkoitettu taloudellisten toimijoiden ryhmittymä voi käyttää hyväksi ryhmittymään kuuluvien toimijoiden tai muiden yhteisöjen voimavaroja.
7. Kun kyse on urakka- ja palveluhankintasopimuksista sekä tavarahankintasopimuksiin liittyvistä kokoamis- ja asennustöistä, hankintaviranomainen voi vaatia, että tarjoaja toteuttaa tietyt kriittiset tehtävät itse tai, jos tarjoajana on 121 artiklan 6 kohdassa tarkoitettu taloudellisten toimijoiden ryhmittymä, että ne toteuttaa jokin ryhmittymään osallistuvista toimijoista.
8. Hankintaviranomaiset voivat päätellä, etteivät taloudelliset toimijat toteuta hankintasopimusta asianmukaisia laatuvaatimuksia noudattaen, jos hankintaviranomainen toteaa, että toimijoilla on eturistiriitoja, jotka voivat vaikuttaa kielteisesti hankintasopimuksen toteuttamiseen.
149 artikla
Ratkaisutavat ja -perusteet
(Varainhoitoasetuksen 110 artiklan 2 kohta)
1. Hankintojen tekemisessä noudatetaan jompaakumpaa seuraavista menettelyistä, sanotun kuitenkaan rajoittamatta varainhoitoasetuksen 107 artiklan soveltamista:
a)
valitaan tarjouskilpailuun lähetetyistä sääntöjenmukaisista ja asetetut edellytykset täyttävistä tarjouksista hinnaltaan halvin;
b)
valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
2. Määritellessään kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta hankintaviranomainen ottaa huomioon tarjouksen mukaisen hinnan ja muut hankinnan kohteen mukaan määritellyt laadulliset perusteet, kuten tekniset ansiot, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet, ympäristönäkökohdat, käyttökustannukset, kannattavuuden, toteuttamis- tai toimitusajan sekä huoltopalvelut ja teknisen tuen. Hankintaviranomainen voi vahvistaa laatua koskevat vähimmäisvaatimukset. Tarjoukset, jotka eivät täytä näitä vaatimuksia, hylätään.
3. Hankintaviranomainen täsmentää kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen määrittämiseksi valittujen perusteiden suhteellisen painotuksen hankintailmoituksessa tai tarjouseritelmässä taikka hankekuvauksessa. Painotus voidaan ilmaista määrittämällä asteikko, jonka vaihteluväli on tarkoituksenmukainen.
Hintakriteerin suhteellinen painotus muihin perusteisiin nähden ei saa aiheuttaa hintakriteerin vaikutuksen häviämistä tarjouskilpailun voittajan valinnassa, sanotun kuitenkaan rajoittamatta kyseisen toimielimen tietyille palveluille vahvistamien, esimerkiksi arvioijina toimineita asiantuntijoita varten laadittujen, korvaustaulukoiden soveltamista.
Jos poikkeustapauksissa painottaminen ei ole teknisesti mahdollista etenkin hankinnan kohteeseen liittyvistä syistä, hankintaviranomainen ilmoittaa ainoastaan sovellettavien arviointiperusteiden tärkeysjärjestyksen.
150 artikla
Sähköisen huutokaupan käyttäminen
(Varainhoitoasetuksen 110 artiklan 2 kohta)
1. Hankintaviranomaiset voivat käyttää sähköisiä huutokauppoja, joiden kuluessa esitetään uusia alennettuja hintoja ja/tai tarjousten sisältämiä tiettyjä tekijöitä koskevia uusia arvoja.
Ensimmäisen alakohdan osalta hankintaviranomaisten on käytettävä toistuvaa sähköistä menettelyä (sähköistä huutokauppaa), joka toteutetaan sen jälkeen, kun tarjouksille on tehty alustava kokonaisarviointi, ja joka mahdollistaa tarjousten luokittelun automaattisia arviointimenetelmiä käyttäen.
2. Sovellettaessa avoimia tai rajoitettuja menettelyjä tai neuvottelumenettelyjä 135 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetussa tapauksessa hankintaviranomaiset voivat päättää, että ennen hankintasopimuksen tekemistä käydään sähköinen huutokauppa, jos tarjouseritelmät voidaan laatia tarkasti.
Sähköistä huutokauppaa voidaan käyttää samoin ehdoin silloin, kun kilpailutetaan uudelleen 122 artiklan 3 kohdan b alakohdassa tarkoitetun puitesopimuksen osapuolia tai kun kilpailutetaan hankintasopimuksia 131 artiklassa tarkoitetussa dynaamisessa hankintajärjestelmässä.
Sähköinen huutokauppa koskee joko ainoastaan hintoja, jos hankintasopimus tehdään alhaisimpaan hintaan, tai hintoja ja/tai tarjouseritelmässä ilmoitettujen tarjoukseen sisältyvien tekijöiden arvoja, jos hankintasopimus tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella.
3. Jos hankintaviranomaiset päättävät järjestää sähköisen huutokaupan, niiden on ilmoitettava asiasta hankintailmoituksessa.
Tarjouseritelmässä on oltava muun muassa seuraavat tiedot:
a)
tekijät, joiden arvot ovat sähköisen huutokaupan kohteena, siltä osin kuin nämä tekijät ovat määrällisesti ilmaistavissa lukuina tai prosenttimäärinä;
b)
niiden arvojen mahdolliset rajat, jotka voidaan esittää, sellaisina kuin ne ovat hankintasopimuksen kohdetta koskevien eritelmien perusteella;
c)
tiedot, jotka annetaan tarjoajien käyttöön sähköisen huutokaupan aikana, sekä tarvittaessa tietojen antamisen ajankohta;
d)
tarvittavat tiedot sähköisen huutokaupan kulusta;
e)
edellytykset, joiden mukaisesti tarjoajat voivat tehdä tarjouksen, ja erityisesti tarjouksen tekemiseen tarvittaessa vaadittavat tarjousten väliset vähimmäiserot;
f)
tarvittavat tiedot käytettävästä sähköisestä järjestelmästä sekä viestintäyhteyttä koskevista järjestelyistä ja teknisistä eritelmistä.
4. Ennen sähköisen huutokaupan toteuttamista hankintaviranomaiset suorittavat tarjousten alustavan kokonaisarvioinnin ratkaisuperusteiden ja niille vahvistetun painotuksen mukaisesti.
Kaikkia hyväksyttävän tarjouksen tehneitä tarjoajia on pyydettävä samanaikaisesti sähköisellä viestintäkeinolla esittämään uusia hintoja ja/tai uusia arvoja; pyynnön on sisällettävä kaikki tarvittavat tiedot käytettäviin sähköisiin laitteisiin muodostettavasta yksilöllisestä yhteydestä sekä täsmälliset tiedot sähköisen huutokaupan alkamispäivästä ja -ajankohdasta. Sähköinen huutokauppa voidaan käydä useissa peräkkäisissä vaiheissa. Sähköinen huutokauppa voi alkaa aikaisintaan kahden arkipäivän kuluttua kutsujen lähettämispäivästä.
5. Kun sopimus tehdään kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella, tarjouspyyntöön on liitettävä asianomaista tarjousta koskevan, 149 artiklan 3 kohdan ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun painotuksen mukaisesti tehdyn kokonaisarvioinnin tulokset.
Tarjouspyynnössä on ilmoitettava myös sähköisessä huutokaupassa käytettävä matemaattinen kaava, jonka mukaan uusi järjestys määräytyy esitettyjen uusien hintojen ja/tai uusien arvojen perusteella ilman eri toimenpidettä. Kaava sisältää kaikkien kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen määrittämiseksi valittujen perusteiden suhteellisen painotuksen, joka on ilmoitettu hankintailmoituksessa tai tarjouseritelmässä. Tätä varten mahdolliset hintahaarukat on kuitenkin esitettävä ennalta määrättynä arvona.
Jos hyväksytään vaihtoehtoja, kullekin vaihtoehdolle on määriteltävä erillinen kaava.
6. Sähköisen huutokaupan jokaisessa vaiheessa hankintaviranomaiset toimittavat välittömästi kaikille tarjoajille vähintään ne tiedot, joiden perusteella nämä voivat milloin hyvänsä tarkistaa keskinäisen järjestyksensä. Hankintaviranomaiset voivat myös toimittaa muita tietoja muista esitetyistä hinnoista tai arvoista, edellyttäen että tästä ilmoitetaan tarjouseritelmässä. Ne voivat myös milloin tahansa ilmoittaa huutokaupan kulloiseenkin vaiheeseen osallistuvien lukumäärän. Ne eivät kuitenkaan saa missään tapauksessa paljastaa tarjoajien henkilöllisyyttä sähköisen huutokaupan eri vaiheiden aikana.
7. Hankintaviranomaiset lopettavat sähköisen huutokaupan käyttäen yhtä tai useampaa seuraavista menettelyistä:
a)
huutokauppaan osallistumista koskevassa kutsussa ilmoitetaan etukäteen vahvistettu päivämäärä ja ajankohta;
b)
kun hankintaviranomaisille ei enää tarjota uusia hintoja tai arvoja, jotka vastaavat vähimmäiseroja koskevia vaatimuksia;
c)
kun huutokauppaan osallistumista koskevassa kutsussa vahvistettu huutokaupan eri vaiheiden määrä on täyttynyt.
Ensimmäisen alakohdan b alakohdan osalta hankintaviranomaiset täsmentävät huutokauppaan osallistumista koskevassa kutsussa määräajan, jota noudatetaan viimeisen tarjouksen vastaanoton jälkeen ennen sähköisen huutokaupan lopettamista.
Jos hankintaviranomaiset ovat päättäneet lopettaa sähköisen huutokaupan ensimmäisen alakohdan c alakohdan mukaisesti soveltaen tarvittaessa lisäksi ensimmäisen alakohdan b alakohdassa tarkoitettuja järjestelyjä, huutokauppaan osallistumista koskevassa kutsussa ilmoitetaan huutokaupan kunkin vaiheen aikataulu.
8. Lopetettuaan sähköisen huutokaupan hankintaviranomaiset tekevät hankintasopimuksen 149 artiklan mukaisesti sähköisen huutokaupan tulosten perusteella.
Hankintaviranomaiset eivät saa käyttää sähköistä huutokauppaa väärin eivätkä siten, että sillä estetään, rajoitetaan tai vääristetään kilpailua taikka muutetaan hankintasopimuksen kohdetta siitä, jollaisena se on kilpailutettu julkaistussa hankintailmoituksessa ja määritelty tarjouseritelmässä.
151 artikla
Hinnaltaan poikkeuksellisen alhaiset tarjoukset
(Varainhoitoasetuksen 110 artiklan 2 kohta)
1. Jos tarjoushinnat vaikuttavat tietyn hankinnan yhteydessä poikkeuksellisen alhaisilta, hankintaviranomaisen on ennen tällaisten tarjousten hylkäämistä tähän syyhyn vedoten pyydettävä kirjallisesti täsmennyksiä olennaisiksi katsomistaan tarjouksen osista ja tarkastettava niiden sisältö saamansa selvityksen perusteella ja asianomaisia kuultuaan. Tällaiset täsmennykset voivat koskea erityisesti urakan suorituspaikassa tai palvelun tai tavaran toimituspaikassa voimassa olevien työsuojelua ja työoloja koskevien säännösten noudattamista.
Hankintaviranomainen voi ottaa huomioon erityisesti selvitykset, jotka liittyvät
a)
valmistusmenetelmän, palvelun suorittamisen tai rakennusmenetelmän taloudellisuuteen;
b)
teknisiin ratkaisuihin tai tarjoajan kannalta poikkeuksellisen edullisiin olosuhteisiin;
c)
tarjoajan esittämän tarjouksen omintakeisuuteen.
2. Jos hankintaviranomainen toteaa tarjouksen olevan hinnaltaan poikkeuksellisen alhainen tarjoajan saaman valtionavun takia, se voi hylätä tarjouksen tähän syyhyn vedoten vain, jos tarjoaja ei voi osoittaa hankintaviranomaisen asettaman kohtuullisen määräajan kuluessa, että kyseinen apu on myönnetty lopullisesti ja valtionapua koskevassa unionin lainsäädännössä esitettyjen menettelyjen ja päätösten mukaisesti.
152 artikla
Tarjousten ja osallistumishakemusten vastaanottamiselle asetetut määräajat
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 1 kohta)
1. Hankintaviranomaisten on asetettava tarjousten ja osallistumishakemusten vastaanottamiselle kalenteripäivissä ilmaistu määräaika, jota ei voida jatkaa. Määräajan on oltava riittävän pitkä, jotta asianomaisille jää kohtuullisesti ja asianmukaisesti aikaa tarjousten laatimiseen ja jättämiseen, kun otetaan huomioon esimerkiksi hankinnan monitahoisuus tai se, että tarjousten tekeminen edellyttää paikalla käyntiä tai tarjouseritelmään liittyviin asiakirjoihin tutustumista paikalla.
2. Avoimissa menettelyissä, jotka koskevat vähintään 170 artiklan 1 kohdassa säädettyjen kynnysarvojen suuruisia hankintoja, tarjousten tekemisen määräaika on vähintään 52 päivää hankintailmoituksen lähetyspäivästä.
3. Rajoitetussa menettelyssä, 132 artiklassa tarkoitettua kilpailullista neuvottelumenettelyä käytettäessä ja 170 artiklan 1 kohdassa vahvistetut kynnysarvot ylittäviä hankintoja koskevassa neuvottelumenettelyssä, jonka yhteydessä julkaistaan hankintailmoitus, vähimmäismääräaika osallistumishakemusten vastaanottamiselle on 37 päivää hankintailmoituksen lähetyspäivästä.
Rajoitetuissa menettelyissä, jotka koskevat vähintään 170 artiklan 1 kohdassa säädettyjen kynnysarvojen suuruisia hankintoja, tarjousten tekemisen määräaika on vähintään 40 päivää tarjouspyynnön lähetyspäivästä.
Edellä 136 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa menettelyissä, joita edeltää kiinnostuksenilmaisupyyntö, tarjousten tekemisen määräaika on kuitenkin
a)
vähintään 21 päivää tarjouspyynnön lähetyspäivästä 136 artiklan 1 kohdan a alakohdassa ja 136 artiklan 3 kohdan b alakohdan i alakohdassa tarkoitetussa menettelyssä;
b)
vähintään 10 päivää osallistumishakemusten vastaanottamiselle ja vähintään 21 päivää tarjousten vastaanottamiselle 136 artiklan 3 kohdan b alakohdan ii alakohdassa tarkoitetussa kaksivaiheisessa menettelyssä.
4. Jos hankintaviranomaiset ovat 123 artiklan 2 kohdan mukaisesti lähettäneet julkaistavaksi arvoltaan 170 artiklan 1 kohdassa säädetyt kynnysarvot ylittävää hankintaa koskevan ennakkoilmoituksen tai julkaisseet itse ennakkoilmoituksen hankkijaprofiilissa, tarjousten tekemisen määräaika voidaan yleensä lyhentää 36 päivään mutta se ei missään tapauksessa saa olla alle 22 päivää hankintailmoituksen tai tarjouspyynnön lähetyspäivästä.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettu tarjousten tekemiselle asetetun määräajan lyhentäminen on mahdollinen vain, jos hankintaa koskeva ennakkoilmoitus täyttää seuraavat edellytykset:
a)
ennakkoilmoitus sisältää kaikki hankintailmoitusta varten vaadittavat tiedot, jos nämä ovat saatavilla ilmoituksen julkaisemishetkellä;
b)
ennakkoilmoitus on lähetetty julkaistavaksi vähintään 52 päivää ja enintään 12 kuukautta ennen hankintailmoituksen lähettämistä.
5. Tarjousten vastaanottamiselle asetettuja määräaikoja voidaan lyhentää viidellä päivällä, jos kaikki tarjouspyyntöasiakirjat asetetaan heti hankintailmoituksen tai kiinnostuksenilmaisupyynnön julkaisupäivänä sähköisessä muodossa vapaasti ja suoraan kaikkien saataville.
153 artikla
Tarjouspyyntöasiakirjojen saatavuutta koskevat määräajat
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 1 kohta)
1. Jos tarjouseritelmä tai 132 artiklassa tarkoitetussa menettelyssä hankekuvaukset ja täydentävät asiakirjat on tilattu riittävän ajoissa ennen tarjousten jättämiselle asetetun määräajan päättymistä, ne on toimitettava viiden arkipäivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta kaikille taloudellisille toimijoille, jotka ovat tilanneet tarjouseritelmän tai ilmoittaneet kiinnostuksensa neuvotteluun osallistumiseen tai tarjouksen esittämiseen, jollei 4 kohdan säännöksistä muuta johdu. Jos asiakirjat on tilattu vähemmän kuin viisi arkipäivää ennen tarjousten esittämiselle asetettua määräaikaa, hankintaviranomaisten ei tarvitse vastata pyyntöön.
2. Jos tarjouseritelmään, hankekuvauksiin ja täydentäviin asiakirjoihin liittyvät lisätiedot pyydetään riittävän ajoissa ennen tarjousten jättämiselle asetetun määräajan päättymistä, ne on toimitettava mahdollisimman pian ja viimeistään kuusi kalenteripäivää ennen tarjousten esittämiselle asetetun määräajan päättymistä samanaikaisesti kaikille taloudellisille toimijoille, jotka ovat tilanneet tarjouseritelmän tai ilmoittaneet kiinnostuksensa neuvotteluun osallistumiseen tai tarjouksen esittämiseen; alle kahdeksan kalenteripäivää ennen tarjousten esittämiselle asetetun määräajan päättymistä saatuihin tietopyyntöihin on vastattava mahdollisimman nopeasti pyynnön vastaanottamisen jälkeen. Jos lisätietopyyntö on esitetty vähemmän kuin viisi arkipäivää ennen tarjousten esittämiselle asetettua määräaikaa, hankintaviranomaisten ei tarvitse vastata pyyntöön.
3. Jos tarjouseritelmää, täydentäviä asiakirjoja tai lisätietoja ei jostakin syystä voida toimittaa tämän artiklan 1 ja 2 kohdassa säädettyjen määräaikojen kuluessa tai jos tarjousten tekeminen edellyttää käyntiä kohteessa tai tarjouseritelmään liittyviin asiakirjoihin tutustumista kohteessa, 152 artiklassa tarkoitettua tarjousten tekemiselle asetettua määräaikaa pidennetään, jotta kaikki taloudelliset toimijat voivat tutustua kaikkiin tarjousten laatimisessa tarvittaviin tietoihin. Määräajan pidentämisestä julkaistaan asianmukainen ilmoitus 123-126 artiklassa säädettyjen yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti.
4. Jos kaikki tarjouspyyntöasiakirjat ja täydentävät asiakirjat ovat avoimessa menettelyssä, mukaan lukien 131 artiklassa tarkoitetut dynaamiset hankintajärjestelmät, saatavilla vapaasti, kokonaisuudessaan ja suoraan sähköisesti, tämän artiklan 1 kohtaa ei sovelleta. Edellä 123 artiklan 3 kohdassa tarkoitetussa hankintailmoituksessa on mainittava internetsivusto, jolle asiakirjat asetetaan saataville.
154 artikla
Määräajat kiireellisissä tapauksissa
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 1 kohta)
1. Jos 152 artiklan 3 kohdassa säädettyjä vähimmäismääräaikoja ei perustellun kiireen vuoksi kyetä noudattamaan, hankintaviranomainen voi asettaa seuraavat kalenteripäivinä ilmaistut määräajat rajoitettujen menettelyjen ja hankintailmoituksella julkaistujen neuvottelumenettelyjen osalta:
a)
osallistumishakemusten jättämiselle vähintään 15 päivää hankintailmoituksen lähetyspäivästä tai vähintään 10 päivää, jos ilmoitus lähetetään sähköisesti julkaisutoimistolle;
b)
tarjousten vastaanottamiselle vähintään 10 päivää tarjouspyynnön lähetyspäivästä.
2. Rajoitetuissa menettelyissä ja nopeutetuissa neuvottelumenettelyissä tarjouseritelmään liittyvät lisätiedot on toimitettava kaikille ehdokkaille tai tarjoajille viimeistään neljä kalenteripäivää ennen tarjousten vastaanottamiselle asetetun määräajan päättymistä, jos lisätietoja on pyydetty ajoissa.
155 artikla
Tiedonvälitystavat
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 1 kohta)
1. Tarjousten ja osallistumishakemusten jättämistä koskevat säännöt määrittää hankintaviranomainen, joka voi valita yhden yksinomaisen toimitustavan. Tarjoukset ja osallistumishakemukset voidaan jättää kirjeitse tai sähköisesti. Osallistumishakemukset voidaan jättää myös faksilla.
Valittujen viestintävälineiden on oltava yleisesti käytettävissä, eivätkä ne saa rajoittaa taloudellisten toimijoiden mahdollisuutta osallistua hankintamenettelyyn.
Valituilla toimitustavoilla on voitava varmistaa, että seuraavat edellytykset täyttyvät:
a)
jokaisessa tarjouksessa tai hakemuksessa on kaikki sen arvioimiseksi tarvittavat tiedot;
b)
tietojen eheys säilyy;
c)
tarjousten ja osallistumishakemusten luottamuksellisuus säilyy, eikä hankintaviranomainen tutustu tarjouksiin tai osallistumishakemuksiin ennen kuin niiden jättämisen määräaika on päättynyt;
d)
henkilötietojen suoja varmistetaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 vaatimusten mukaisesti.
Hankintaviranomaiset voivat vaatia, että faksilla lähetetyt osallistumishakemukset on vahvistettava mahdollisimman pian ja joka tapauksessa 152 artiklassa säädettyyn määräaikaan mennessä kirjeitse tai sähköisesti, jos tämä on todistusvoimaisuuden kannalta tarpeen.
2. Kun hankintaviranomainen sallii tarjousten ja osallistumishakemusten toimittamisen sähköisesti, käytettävien välineiden ja niiden teknisten vaatimusten on oltava syrjimättömiä, ja kyseisten välineiden on oltava yleisesti saatavilla ja yhteentoimivia yleisesti käytössä olevien tieto- ja viestintäteknologian tuotteiden kanssa, eivätkä ne saa rajoittaa taloudellisten toimijoiden mahdollisuutta osallistua hankintamenettelyyn.
3. Lukuun ottamatta hankintoja, joiden arvo on pienempi kuin 170 artiklan 1 kohdassa säädetty kynnysarvo, tarjousten ja osallistumishakemusten sähköiseen vastaanottamiseen käytettävien laitteiden avulla on voitava teknisin keinoin ja asianmukaisin menettelyin varmistaa, että
a)
taloudellinen toimija voidaan todentaa varmuudella;
b)
tarjousten ja osallistumishakemusten täsmällinen jättöpäivämäärä ja -aika ovat tarkasti määritettävissä;
c)
voidaan kohtuudella varmistaa, että näiden vaatimusten nojalla toimitettuihin tietoihin ei ole pääsyä ennen vahvistettuja määräaikoja;
d)
jos tätä pääsyn estämistä koskevaa kieltoa rikotaan, voidaan kohtuudella varmistaa, että rikkominen on selkeästi havaittavissa;
e)
ainoastaan valtuutetut henkilöt voivat vahvistaa tai muuttaa toimitettujen tietojen avaamista koskevia päivämääriä;
f)
valtuutetut henkilöt voivat ainoastaan samanaikaisesti toimimalla sallia pääsyn kaikkiin toimitettuihin tietoihin tai osaan niistä hankintamenettelyn eri vaiheissa;
g)
valtuutetut henkilöt voivat samanaikaisesti toimimalla sallia pääsyn toimitettuihin tietoihin vasta määrätyn päivämäärän jälkeen;
h)
näiden vaatimusten mukaisesti vastaanotettuihin ja avattuihin tietoihin on pääsy ainoastaan niihin perehtymiseen valtuutetuilla henkilöillä.
4. Kun hankintaviranomainen sallii tarjousten ja osallistumishakemusten toimittamisen sähköisesti, tällaisten järjestelmien välityksellä toimitetut sähköiset asiakirjat katsotaan alkuperäisiksi ja taloudellisen toimijan valtuutetun edustajan katsotaan allekirjoittaneen ne.
5. Kun tarjoukset tai osallistumishakemukset toimitetaan kirjeitse, tarjoaja tai ehdokas voi jättää tarjouksen tai osallistumishakemuksen
a)
joko postitse tai lähettipalvelua käyttäen, jolloin tarjouspyyntöasiakirjoissa on täsmennettävä, että lähetyspäiväksi katsotaan postileiman tai lähetystodistuksen päivämäärä; tai
b)
asianomaisen toimielimen yksikköön henkilökohtaisesti tai edustajaa käyttäen, jolloin tarjouspyyntöasiakirjoissa on täsmennettävä 138 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitettujen tietojen lisäksi yksikkö, jolle tarjous tai osallistumishakemus toimitetaan päivättyä ja allekirjoitettua kuittia vastaan.
6. Kirjeitse toimitettujen tarjousten luottamuksellisuuden säilyttämiseksi ja ongelmien välttämiseksi tarjouspyynnössä on oltava seuraava maininta:
Lähetys toimitetaan kahdessa sisäkkäisessä kirjekuoressa. Molemmat kirjekuoret on suljettava, ja sisempään kirjekuoreen on merkittävä tilaajayksikön nimen lisäksi maininta ”appel d' offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier” (tarjouspyyntö - ei saa avata sisäisessä postinjakelussa). Käytettäessä itseliimautuvia kirjekuoria ne on suljettava teipillä, jonka poikki lähettäjän on kirjoitettava nimikirjoituksensa.
156 artikla
Tarjousvakuus
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 3 kohta)
Hankintaviranomainen voi vaatia 163 artiklan säännösten mukaisen tarjousvakuuden, jonka arvo on 1-2 prosenttia sopimuksen kokonaisarvosta.
Vakuus vapautetaan tarjouskilpailun ratkettua. Vakuus pidätetään, jos määräpäivään mennessä ei ole jätetty tarjousta tai jos tarjous vedetään myöhemmin takaisin.
157 artikla
Tarjousten ja osallistumishakemusten avaaminen
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 4 kohta)
1. Kaikki 155 artiklan säännösten mukaiset osallistumishakemukset ja tarjoukset avataan.
2. Jos hankinnan arvo on suurempi kuin 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu kynnysarvo, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä nimittää tarjousten avaamista varten lautakunnan.
Tarjousten avaamisesta vastaavassa lautakunnassa on oltava vähintään kolme henkilöä vähintään kahdesta toisistaan hierarkkisesti riippumattomasta asianomaisen toimielimen organisaatioyksiköstä; kyseisistä henkilöistä vähintään yhden on oltava riippumaton toimivaltaisesta tulojen ja menojen hyväksyjästä. Eturistiriitojen välttämiseksi kyseisiin henkilöihin sovelletaan varainhoitoasetuksen 57 artiklassa tarkoitettuja vaatimuksia. Jos edustustoissa tai tämän asetuksen 72 artiklassa tarkoitetuissa tai jäsenvaltioissa yksittäin sijaitsevissa paikallisyksiköissä ei ole erillisiä yksiköitä, niihin ei sovelleta toisistaan hierarkkisesti riippumattomia organisaatioyksiköitä koskevaa vaatimusta.
Kun on kyse toimielinten yhteisestä hankintamenettelystä, tarjousten avaamisesta vastaavan lautakunnan nimittää hankintamenettelystä vastaavan toimielimen toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä. Tarjousten avaamisesta vastaavan lautakunnan kokoonpanon on mahdollisuuksien mukaan vastattava hankintamenettelyn toimielintenvälistä luonnetta.
3. Jos tarjoukset on toimitettu kirjeitse, tarjousten avaamista varten nimitetyn lautakunnan jäsenistä vähintään yhden on merkittävä nimikirjaimensa kunkin tarjouksen lähetyspäivän ja -ajan osoittaviin asiakirjoihin.
He merkitsevät nimikirjaimensa myös
a)
jokaisen tarjouksen jokaiselle sivulle; tai
b)
jokaisen tarjouksen kansilehdelle ja tarjoukseen sisältyvän rahoitusselvityksen jokaiselle sivulle; alkuperäisen tarjouksen eheys varmistetaan tulojen ja menojen hyväksymisestä vastaavasta yksiköstä riippumattoman yksikön käyttämällä asianmukaisella teknisellä menetelmällä, paitsi 2 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa.
Kun hankinta tehdään tarjouspyynnöllä 149 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti, vaatimukset täyttäviin tarjouksiin sisältyvät hinnat julkistetaan.
Lautakunnan jäsenet allekirjoittavat pöytäkirjan vastaanotettujen tarjousten avaamisesta; pöytäkirjassa eritellään erikseen tarjoukset, jotka ovat 155 artiklassa asetettujen vaatimusten mukaisia, ja tarjoukset, jotka eivät ole kyseisten vaatimusten mukaisia, sekä perustellaan jälkimmäisten tarjousten hylkääminen 155 artiklassa tarkoitettuihin tarjousten jättämistä koskeviin sääntöihin vedoten. Kyseinen pöytäkirja voidaan allekirjoittaa sähköisessä järjestelmässä, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan todentaa riittävästi.
158 artikla
Tarjousten ja osallistumishakemusten arviointikomitea
(Varainhoitoasetuksen 111 artiklan 5 kohta)
1. Kaikki osallistumishakemukset ja tarjoukset, jotka täyttävät 155 artiklassa asetetut vaatimukset, on arvioitava ja asetettava paremmuusjärjestykseen arviointikomiteassa, joka muodostetaan näitä molempia vaiheita varten ja joka arvioi hakemukset ja tarjoukset etukäteen ilmoitettujen poissulkemis- ja valintaperusteiden perusteella ja asettaa ne paremmuusjärjestykseen niin ikään etukäteen ilmoitettujen ratkaisuperusteiden perusteella.
Mainitun komitean nimittää toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä, ja komitea antaa neuvoa-antavan lausunnon 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun kynnysarvon ylittävistä hankinnoista.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi kuitenkin päättää, että arviointikomitea suorittaa tarjousten arvioinnin ja paremmuusjärjestykseen asettamisen ainoastaan ratkaisuperusteiden perusteella ja että poissulkemis- ja valintaperusteisiin perustuva arviointi toteutetaan muulla asianmukaisella tavalla siten, että vältetään eturistiriidat.
2. Arviointikomiteassa on oltava vähintään kolme henkilöä vähintään kahdesta toisistaan hierarkkisesti riippumattomasta toimielimen tai varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitetun elimen organisaatioyksiköstä; kyseisistä henkilöistä vähintään yhden on oltava riippumaton toimivaltaisesta tulojen ja menojen hyväksyjästä. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä varmistaa, että nämä henkilöt noudattavat varainhoitoasetuksen 57 artiklassa säädettyjä vaatimuksia.
Jos edustustoissa ja 72 artiklassa tarkoitetuissa tai jäsenvaltioissa yksittäin sijaitsevissa paikallisyksiköissä ei ole erillisiä yksiköitä, niihin ei sovelleta toisistaan hierarkkisesti riippumattomia organisaatioyksiköitä koskevaa vaatimusta.
Arviointikomitean kokoonpano voi olla sama kuin tarjousten avaamista varten nimitetyn lautakunnan.
Ulkopuoliset asiantuntijat voivat avustaa komiteaa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän päätöksellä. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä varmistaa, että asiantuntijat noudattavat varainhoitoasetuksen 57 artiklassa säädettyjä vaatimuksia.
Kun on kyse toimielinten yhteisestä hankintamenettelystä, arviointikomitean nimittää hankintamenettelystä vastaavan toimielimen toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä. Arviointikomitean kokoonpanon on mahdollisuuksien mukaan vastattava hankintamenettelyn toimielintenvälistä luonnetta.
3. Osallistumishakemukset ja tarjoukset, joista puuttuu tarjouspyyntöasiakirjoissa vaadittuja olennaisia osia, hylätään.
Arviointikomitea tai hankintaviranomainen voi kuitenkin pyytää ehdokasta tai tarjoajaa täydentämään tai selventämään hakemustaan poissulkemis- ja valintaperusteisiin liittyvien todisteiden osalta komitean tai viranomaisen esittämässä määräajassa.
Hyväksyttäviksi katsotaan osallistumishakemukset ja tarjoukset, joita ei ole poissuljettu ja jotka täyttävät valintaperusteet.
4. Edellä 151 artiklassa tarkoitettujen hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisten tarjousten osalta arviointikomitea pyytää täsmennyksiä olennaisiksi katsomistaan tarjouksen osista.
159 artikla
Arvioinnin tulos
(Varainhoitoasetuksen 112 artikla)
1. Vaatimukset täyttävien osallistumishakemusten ja tarjousten arvioinnista ja paremmuusjärjestykseen asettamisesta laaditaan pöytäkirja, joka päivätään.
Pöytäkirjan allekirjoittavat kaikki arviointikomitean jäsenet. Kyseinen pöytäkirja voidaan allekirjoittaa sähköisessä järjestelmässä, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan todentaa riittävästi.
Jos arviointikomitealle ei ole annettu tehtäväksi tarkastaa tarjouksia poissulkemis- ja valintaperusteiden kannalta, pöytäkirjan allekirjoittavat myös henkilöt, joille toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on antanut tämän tehtäväksi. Pöytäkirja säilytetään myöhempää käyttöä varten.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetussa pöytäkirjassa on oltava ainakin
a)
hankintaviranomaisen nimi ja osoite sekä hankinnan, puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kohde ja arvo;
b)
hylättyjen ehdokkaiden tai tarjoajien nimet sekä hylkäämisen perusteet;
c)
arvioitaviksi valittujen ehdokkaiden tai tarjoajien nimet sekä valinnan perusteet;
d)
poikkeuksellisen alhaisiksi katsottujen tarjousten hylkäämisen perusteet;
e)
komitean esittämien ehdokkaiden tai toimeksisaajaehdokkaan nimi, ratkaisun perustelut ja, jos tiedossa, se osuus hankinnasta tai puitesopimuksesta, jonka toimeksisaaja aikoo teettää alihankintana.
3. Tämän jälkeen hankintaviranomainen tekee päätöksensä, jossa mainitaan ainakin
a)
hankintaviranomaisen nimi ja osoite sekä hankinnan kohde ja arvo tai puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän kohde ja enimmäisarvo;
b)
hylättyjen ehdokkaiden tai tarjoajien nimet sekä hylkäämisen perusteet;
c)
arvioitaviksi valittujen ehdokkaiden tai tarjoajien nimet sekä valinnan perusteet;
d)
poikkeuksellisen alhaisiksi katsottujen tarjousten hylkäämisen perusteet;
e)
valittujen ehdokkaiden tai valitun toimeksisaajan nimi, ratkaisun perustelut etukäteen ilmoitettujen valinta- ja ratkaisuperusteiden kannalta ja, jos tiedossa, se osuus hankinnasta tai puitesopimuksesta, jonka toimeksisaaja aikoo teettää alihankintana;
f)
neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn osalta on esitettävä ne 132, 134, 135, 266, 268, 270 ja 271 artiklassa tarkoitetut olosuhteet, joiden perusteella kyseiseen menettelyyn on päädytty;
g)
tarvittaessa seikat, joiden perusteella hankintaviranomainen on päättänyt luopua tarjouskilpailun kohteena olleen hankinnan tekemisestä.
Kun on kyse toimielinten yhteisestä hankintamenettelystä, ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun päätöksen tekee hankintamenettelystä vastaava hankintaviranomainen.
160 artikla
Yhteydenotot hankintaviranomaisen ja tarjoajien välillä
(Varainhoitoasetuksen 112 artikla)
1. Yhteydenotot hankintaviranomaisen ja tarjoajien välillä hankintamenettelyn aikana sallitaan ainoastaan 2 ja 3 kohdassa säädetyissä poikkeustapauksissa.
2. Ennen tarjouksen tekemiselle asetetun määräajan päättymistä, kun on kyse 153 artiklassa tarkoitetuista täydentävistä asiakirjoista ja lisätiedoista, hankintaviranomainen voi
a)
tarjoajan aloitteesta antaa sellaisia lisätietoja, joiden tarkoituksena on ainoastaan selventää hankinnan luonnetta; tiedot toimitetaan samaan aikaan myös kaikille muille tarjouseritelmän pyytäneille tarjoajille;
b)
omasta aloitteestaan, jos se havaitsee hankintailmoituksessa, tarjouspyynnössä tai tarjouseritelmässä virheen, epätäsmällisyyden, puutteen tai kirjoitusvirheen, ilmoittaa siitä samaan aikaan kaikille asianomaisille alkuperäistä tarjouspyyntöä koskevia ehtoja täysin vastaavien ehtojen mukaisesti.
3. Tarjousten avaamisen jälkeen hankintaviranomainen voi ottaa yhteyden tarjoajaan, jos tarjousta on selvennettävä tai jos siinä olevia ilmeisiä kirjoitusvirheitä on korjattava; yhteydenotto ei kuitenkaan saa johtaa tarjousehtojen muuttamiseen.
4. Tiedot jokaisesta yhteydenotosta sekä tiedot varainhoitoasetuksen 96 artiklassa tarkoitetuista asianmukaisesti perustelluista tapauksista, joissa yhteyttä ei ole otettu, on säilytettävä hankinta-asiakirjojen yhteydessä.
161 artikla
Ehdokkaille ja tarjoajille suunnattu tiedotus
(Varainhoitoasetuksen 113, 114 ja 118 artikla)
1. Hankintaviranomaiset tiedottavat ehdokkaille ja tarjoajille viipymättä hankinta- tai puitesopimusta koskevan tarjouskilpailun ratkaisua tai dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevista päätöksistään sekä perusteista päätökselleen luopua tarjouskilpailun kohteena olleen hankinta- tai puitesopimuksen tekemisestä tai dynaamisen hankintajärjestelmän käyttöönotosta tai aloittaa menettely uudelleen.
2. Hankintaviranomaisen on viimeistään 15 kalenteripäivän kuluessa asiaa koskevan kirjallisen pyynnön vastaanottamisesta toimitettava pyynnön esittäneelle varainhoitoasetuksen 113 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut tiedot.
3. Sellaisten, unionin toimielinten omaan lukuunsa tekemien hankintojen osalta, joiden arvo on vähintään jokin 170 artiklan 1 kohdassa vahvistetuista kynnysarvoista ja jotka eivät jää direktiivin 2004/18/EY soveltamisalan ulkopuolelle, hankintaviranomainen ilmoittaa samanaikaisesti ja henkilökohtaisesti jokaiselle hylätylle tarjoajalle ja ehdokkaalle sähköisesti, ettei näiden hakemusta tai tarjousta ole hyväksytty, jommassakummassa seuraavista vaiheista:
a)
viipymättä sen jälkeen, kun poissulkemis- ja valintaperusteisiin perustuvat päätökset on tehty, ja ennen ratkaisupäätöstä, kun kyse on kahdessa erillisessä vaiheessa toteutettavasta hankintamenettelystä;
b)
ratkaisupäätösten ja tarjousten hylkäämispäätösten osalta mahdollisimman pian ratkaisupäätöksen tekemisen jälkeen ja viimeistään seuraavalla viikolla.
Hankintaviranomaisen on kussakin tapauksessa ilmoitettava tarjouksen tai hakemuksen hylkäämisen syyt ja käytettävissä olevat muutoksenhakukeinot.
Hylätyt tarjoajat ja ehdokkaat voivat pyytää lisätietoja hylkäämisen syistä kirjeitse, faksilla tai sähköpostitse, ja kaikki tarjoajat, joiden tarjouksia ei ole hylätty, voivat pyytää tietoja valitun tarjouksen ominaispiirteistä ja siihen liittyvistä eduista, ja heille voidaan ilmoittaa tarjouskilpailun voittajan nimi, sanotun kuitenkaan rajoittamatta varainhoitoasetuksen 113 artiklan 2 kohdan toisen alakohdan säännösten soveltamista. Hankintaviranomaisen on annettava tiedot enintään 15 kalenteripäivän kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.
162 artikla
Sopimuksen allekirjoittaminen
(Varainhoitoasetuksen 113 ja 118 artikla)
Hankintasopimuksen täyttämistä ei saa aloittaa ennen kuin sopimus on allekirjoitettu.
4 jakso
Vakuudet ja korjaavat toimet
163 artikla
Vakuudet
(Varainhoitoasetuksen 115 artikla)
1. Jos toimeksisaajalta vaaditaan etukäteen vakuus, sen määrän ja voimassaoloajan on oltava riittävät.
2. Vakuus on hankittava pankilta tai hyväksytyltä rahoituslaitokselta. Sen sijasta voidaan antaa kolmannen osapuolen omavelkainen takaus, jos hankintaviranomainen hyväksyy tämän.
Vakuus annetaan euromääräisenä.
Sen tarkoituksena on saada pankki tai rahoituslaitos tai kolmas osapuoli vastaamaan peruuttamattomasti ja ensimmäisestä vaatimuksesta toimeksisaajan velvoitteista.
164 artikla
Suoritustakuu
(Varainhoitoasetuksen 115 artikla)
1. Tulojen ja menojen hyväksyjä voi vaatia alustavan riskinarvioinnin pohjalta tapauskohtaisesti suoritustakuun varmistaakseen, että urakka on suoritettu tai tavarat tai palvelut on toimitettu kokonaisuudessaan, jos urakoita, tavaroita tai palveluja ei voida sopimusehtojen mukaisesti lopullisesti hyväksyä lopullisen maksun yhteydessä.
2. Voidaan myös antaa vakuus, joka kattaa 10 prosenttia hankinnan kokonaisarvosta ja joka toteutetaan pidätyksinä erääntyvistä maksuista.
Suoritustakuu voidaan myös pidättää lopullisesta maksusta vakuutena, kunnes palvelut, tavarat tai urakat on lopullisesti hyväksytty. Tulojen ja menojen hyväksyjä päättää pidätettävän määrän, jonka on oltava oikeassa suhteessa sopimuksen täytäntöönpanoon liittyviin riskeihin, ottaen huomioon sopimuksen kohde sekä alalla yleisesti sovellettavat kaupalliset ehdot.
Tällaista vakuutta koskevat ehdot on esitettävä tarjouspyyntöasiakirjoissa.
3. Kun urakat, tavarat tai palvelut on lopullisesti hyväksytty, vakuudet vapautetaan sopimusehtojen mukaisesti.
165 artikla
Ennakkomaksutakuu
(Varainhoitoasetuksen 115 artikla)
1. Katsoessaan ennakkomaksut tarpeelliseksi hankintaviranomainen arvioi ennakkomaksujen suorittamiseen liittyvät riskit ennen hankintamenettelyn käynnistämistä ottaen huomioon erityisesti seuraavat kriteerit:
a)
hankinnan arvioitu arvo;
b)
hankinnan kohde;
c)
hankinnan kesto ja toteutusnopeus;
d)
markkinoiden rakenne.
2. Vakuus on vaadittava ennakkomaksujen maksamista varten 146 artiklan 6 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa, tai jos tulojen ja menojen hyväksyjä päättää vaatia vakuuden tämän artiklan 1 kohdan mukaisesti.
Vakuutta ei vaadita, kun on kyse 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuista vähäisistä hankinnoista.
Vakuus vapautetaan sitä mukaa kuin ennakkomaksu vähennetään toimeksisaajalle sopimusehtojen mukaisesti suoritetuista väli- tai loppumaksuista.
166 artikla
Sopimuksen täytäntöönpanon keskeyttäminen virheiden tai sääntöjenvastaisuuksien vuoksi
(Varainhoitoasetuksen 116 artikla)
1. Sopimuksen täytäntöönpano voidaan keskeyttää varainhoitoasetuksen 116 artiklan mukaisesti sen selvittämiseksi, ovatko oletetut huomattavat virheet tai sääntöjenvastaisuudet tai petokset todella tapahtuneet. Jos niitä ei voida näyttää toteen, sopimuksen täytäntöönpanoa jatketaan mahdollisimman pian.
2. Huomattavalla virheellä tai sääntöjenvastaisuudella tarkoitetaan mitä tahansa sopimusmääräyksen tai lainsäädännön rikkomista, joka on seurausta sellaisesta toimesta tai laiminlyönnistä, josta on tai voi olla haittaa unionin talousarviolle.
2 LUKU
Unionin toimielinten omaan lukuunsa tekemiin hankintoihin sovellettavat säännökset
167 artikla
Riittävän tason määrittely kynnysarvojen laskemista varten
(Varainhoitoasetuksen 117 ja 118 artikla)
Sen arvioinnista, onko varainhoitoasetuksen 118 artiklassa tarkoitetut kynnysarvot saavutettu, vastaavat kunkin toimielimen valtuutetut tai edelleenvaltuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät.
168 artikla
Erilliset hankinnat ja hankintojen jakaminen eriin
(Varainhoitoasetuksen 104 ja 118 artikla)
1. Hankinnan ennakoitua arvoa määritettäessä ei saa pyrkiä välttämään tässä asetuksessa määriteltyjä velvoitteita, eikä hankintaa saa jakaa osiin samassa tarkoituksessa.
Hankinnat, joiden arvo on vähintään yhtä suuri kuin 170 artiklan 1 kohdassa säädetyt kynnysarvot, on tehtävä samanaikaisesti erillisinä hankintaerinä, aina kun tämä on tarkoituksenmukaista, teknisesti toteutettavissa ja kustannustehokasta.
2. Jos tavara- tai palveluhankintojen tai urakoiden kohde on jaettu useisiin eriin, joista jokaisesta tehdään erillinen sopimus, kaikkien erien yhteenlaskettu arvo on otettava huomioon koko hankintaan sovellettavaa kynnysarvoa koskevassa kokonaisarvioinnissa.
Jos kaikkien erien yhteenlaskettu arvo on vähintään jokin 170 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuista kynnysarvoista, varainhoitoasetuksen 97 artiklan 1 kohdan sekä 104 artiklan 1 ja 2 kohdan säännöksiä sovelletaan kaikkiin hankinnan eriin.
3. Jos hankinta tehdään erillisinä hankintaerinä, tarjoukset on arvioitava erikseen kunkin erän osalta. Jos useista hankintaeristä tehdään sopimus saman tarjoajan kanssa, voidaan allekirjoittaa yksi kyseiset erät kattava hankintasopimus.
169 artikla
Eräiden hankintojen arvon arviointia koskevat säännöt
(Varainhoitoasetuksen 118 artikla)
1. Hankintasopimuksen ennakoitua arvoa laskettaessa hankintaviranomaisen on sisällytettävä laskelmiin arvio toimeksisaajalle maksettavasta kokonaiskorvauksesta.
Jos hankintasopimukseen sisältyy optioehtoja tai sopimuksen uusimista koskevia ehtoja, sopimuksen arvon määritysperusteena on käytettävä suurinta sallittua kokonaisarvoa, kun optioehdot tai uusimista koskevat ehdot käytetään.
Kyseinen arviointi on laadittava hankintailmoituksen lähettämisen aikaan tai, jos hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, hankintaviranomaisen aloittaessa hankintamenettelyn.
2. Puitesopimusten ja dynaamisten hankintajärjestelmien osalta on otettava huomioon kaikkien niiden hankintojen enimmäisarvo, jotka aiotaan tehdä puitesopimuksen tai dynaamisen hankintajärjestelmän koko voimassaolon aikana.
3. Palveluhankintojen arvoa laskettaessa otetaan huomioon
a)
vakuutuspalvelujen tapauksessa kyseisistä palveluista suoritettavat vakuutusmaksut ja muut korvaukset;
b)
pankki- ja rahoituspalvelujen tapauksessa kyseisistä palveluista suoritettavat maksut, palkkiot, korot ja muut korvaukset;
c)
suunnittelua koskevien hankintasopimusten tapauksessa niistä suoritettavat maksut, palkkiot ja muunlaiset korvaukset.
4. Jos kyseessä on palveluhankintasopimus, josta ei käy ilmi kokonaishintaa, tai tavarahankintasopimus, joka koskee tavaroiden vuokraamista, leasingvuokraamista tai osamaksulla hankkimista, sopimuksen arvon määritysperusteena käytetään
a)
kun hankintasopimus on määräaikainen:
i)
enintään 48 kuukautta voimassa olevien palveluhankintasopimusten tai enintään 12 kuukautta voimassa olevien tavarahankintasopimusten kokonaisarvoa,
ii)
yli 12 kuukautta voimassa olevien tavarahankintasopimusten kokonaisarvoa, johon sisältyy arvioitu jäännösarvo;
b)
toistaiseksi tehtyjen tai yli 48 kuukautta voimassa olevien palveluhankintasopimusten kuukausiarvoa kerrottuna 48:lla.
5. Säännöllisesti toistuvien tai määräajoin uudistettavien palvelu- tai tavarahankintasopimusten arvon määritysperusteena käytetään
a)
edellisen varainhoitovuoden tai edellisten 12 kuukauden aikana tehtyjen samanlaisia palveluja tai tavaroita koskevien vastaavanlaisten sopimusten todellista kokonaisarvoa, mahdollisuuksien mukaan oikaistuna ensimmäisen sopimuksen alkamista seuraavien 12 kuukauden aikana odotettavissa olevien määrän tai arvon muutosten mukaisesti;
b)
tai niiden sopimusten arvioitua kokonaisarvoa, jotka tehdään ensimmäistä palvelu- tai tavaratoimitusta seuraavien 12 kuukauden aikana tai sopimuskauden aikana, jos se on pitempi kuin 12 kuukautta.
6. Urakan arvon määritysperusteina otetaan töiden lisäksi huomioon myös niiden tavarahankintojen arvioitu kokonaisarvo, jotka ovat tarpeen kyseisen urakan toteuttamiseksi ja jotka hankintaviranomainen asettaa toimeksisaajan käyttöön.
170 artikla
Kynnysarvot direktiivin 2004/18/EY mukaisten menettelyjen soveltamista varten
(Varainhoitoasetuksen 118 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 118 artiklassa tarkoitetut kynnysarvot ovat direktiivissä 2004/18/EY tavara-, palvelu- ja urakkahankintojen osalta vahvistetut kynnysarvot.
2. Varainhoitoasetuksen 118 artiklassa tarkoitetut määräajat vahvistetaan 152, 153 ja 154 artiklassa.
171 artikla
Sopimuksen allekirjoittamista edeltävä odotusaika
(Varainhoitoasetuksen 118 artikla)
1. Hankintaviranomainen voi allekirjoittaa direktiivin 2004/18/EY soveltamisalaan kuuluvan hankintasopimuksen tai puitesopimuksen tarjouskilpailun voittajan kanssa aikaisintaan 14 kalenteripäivän kuluttua.
Tämä ajanjakso alkaa jompanakumpana seuraavista ajankohdista:
a)
seuraavana päivänä sen jälkeen, kun valituille ja hylätyille tarjoajille on ilmoitettu samanaikaisesti;
b)
seuraavana päivänä sen jälkeen, kun 123 artiklassa tarkoitettu ratkaisuilmoitus on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä, jos hankintasopimus tai puitesopimus on tehty neuvottelumenettelyssä julkaisematta etukäteen hankintailmoitusta.
Jos toisen alakohdan a alakohdassa tarkoitettu ilmoitus on lähetetty faksilla tai sähköisesti, odotusaika on 10 kalenteripäivää.
Hankintaviranomainen voi tarvittaessa lykätä sopimuksen allekirjoittamista lisätutkimusten ajaksi, jos tämä on perusteltua hylättyjen tai vahinkoa kärsineiden ehdokkaiden tai tarjoajien toimittamien pyyntöjen tai huomautusten taikka muiden merkityksellisten tietojen perusteella. Näiden pyyntöjen, huomautusten ja tietojen on saavuttava ensimmäisessä alakohdassa vahvistetun ajanjakson aikana. Kaikille ehdokkaille ja tarjoajille on ilmoitettava allekirjoittamisen lykkäämisestä kolmen arkipäivän kuluessa lykkäämispäätöksestä.
Ennen ensimmäisessä alakohdassa vahvistetun ajanjakson päättymistä allekirjoitettu sopimus on mitätön lukuun ottamatta 2 kohdassa tarkoitettuja tapauksia.
Jos hankintasopimusta tai puitesopimusta ei voida tehdä tarjouskilpailun voittajan kanssa, hankintaviranomainen voi tehdä sen seuraavaksi parhaan tarjouksen tekijän kanssa.
2. Edellä 1 kohdassa vahvistettua ajanjaksoa ei sovelleta seuraaviin tapauksiin:
a)
avoimet tai rajoitetut menettelyt taikka hankintailmoituksen julkaisemisen jälkeen järjestettävät neuvottelumenettelyt, kun on tehty ainoastaan yksi tarjous;
b)
puitesopimukseen perustuvat erillissopimukset;
c)
edellä 134 artiklan 1 kohdan c alakohdassa, 134 artiklan 1 kohdan g alakohdan iii alakohdassa, 134 artiklan 1 kohdan h alakohdassa ja 134 artiklan 1 kohdan j alakohdassa tarkoitetut neuvottelumenettelyt.
172 artikla
Hankintamarkkinoille pääsyä koskevat todisteet
(Varainhoitoasetuksen 119 artikla)
Tarjouseritelmässä on määrättävä, että tarjoajien on ilmoitettava valtio, jossa niillä on päätoimipaikka tai kotipaikka, ja esitettävä siitä kansallisen lakinsa mukaiset todisteet.
VI OSASTO
AVUSTUKSET
1 LUKU
Avustusten soveltamisala ja muoto
173 artikla
Jäsenmaksut
(Varainhoitoasetuksen 121 artikla)
Varainhoitoasetuksen 121 artiklan 2 kohdan d alakohdassa tarkoitetut jäsenmaksut ovat elimille, joiden jäsen unioni on, näiden elinten tekemien talousarviopäätösten ja vahvistamien maksuehtojen mukaisesti suoritettuja maksuja.
174 artikla
Avustussopimukset ja -päätökset
(Varainhoitoasetuksen 121 artiklan 1 kohta)
1. Avustuksista tehdään päätös tai kirjallinen sopimus.
2. Seuraavat näkökohdat otetaan huomioon päätettäessä, minkälaista välinettä käytetään:
a)
edunsaajan sijainti Euroopan unionissa tai sen ulkopuolella;
b)
rahoitettavien toimien tai työohjelmien sisällön monitahoisuus ja yhdenmukaisuus.
175 artikla
Toimielinten jäsenistä aiheutuvat menot
(Varainhoitoasetuksen 121 artikla)
Varainhoitoasetuksen 121 artiklan 2 kohdan a alakohdassa tarkoitettuihin toimielinten jäsenistä aiheutuviin menoihin sisältyvät Euroopan parlamentin nykyisten ja entisten jäsenten järjestöille myönnettävät avustukset. Tällaiset avustukset toteutetaan Euroopan parlamentin sisäisten hallintosääntöjen mukaisesti.
176 artikla
Toimet, joille voidaan myöntää avustusta
(Varainhoitoasetuksen 121 artikla)
Jotta toimelle voitaisiin myöntää varainhoitoasetuksen 121 artiklassa tarkoitettu avustus, sen on oltava selkeästi yksilöity.
Mitään toimea ei saa jakaa osiin tässä asetuksessa määriteltyjen rahoitussääntöjen kiertämiseksi.
177 artikla
Unionin yleisen edun mukaista tavoitetta edistävät elimet
(Varainhoitoasetuksen 121 artikla)
Unionin yleisen edun mukaista tavoitetta edistävä elin voi olla
a)
elin, joka toimii eurooppalaisia politiikkoja koskevan koulutuksen, tiedotuksen, innovoinnin tai tutkimuksen alalla tai on mukana kansalaisuutta tai ihmisoikeuksia edistävässä toiminnassa, tai eurooppalainen standardointielin;
b)
yhteisö, joka edustaa jäsenvaltioissa, ehdokasmaissa tai mahdollisissa ehdokasmaissa toimivia voittoa tavoittelemattomia yhteisöjä ja joka edistää perussopimusten tavoitteiden mukaisia periaatteita ja politiikkoja.
178 artikla
Kumppanuudet
(Varainhoitoasetuksen 121 artikla)
1. Toimia varten myönnettävät erillisavustukset sekä toiminta-avustukset voivat kuulua puitekumppanuuden piiriin.
2. Puitekumppanuus voidaan perustaa pitkäaikaisen yhteistyömekanismin luomiseksi komission ja avustuksen saajien välille. Se voi perustua joko puitekumppanuussopimukseen tai puitekumppanuuspäätökseen.
Puitekumppanuussopimuksessa tai -päätöksessä esitetään yhteiset tavoitteet, erilliset tai hyväksyttyyn vuotuiseen työohjelmaan kuuluvat toimenpide-ehdotukset ja tämän osaston periaatteiden ja menettelysääntöjen mukainen erillisavustusten myöntämismenettely sekä erillissopimusten tai -päätösten mukaiset kunkin osapuolen yleiset oikeudet ja velvollisuudet.
Puitekumppanuuden kesto voi olla enintään neljä vuotta paitsi poikkeustapauksissa, joissa se on puitekumppanuuden kohteen kannalta perusteltua.
Tulojen ja menojen hyväksyjät eivät saa käyttää puitekumppanuussopimuksia tai -päätöksiä väärin tai niin, että niiden tarkoituksena tai tuloksena on avoimuuden ja hakijoiden tasapuolisen kohtelun periaatteiden rikkominen.
3. Puitekumppanuudet rinnastetaan ohjelmatyön, ennalta julkistamisen ja myöntämismenettelyn osalta avustuksiin.
4. Puitekumppanuussopimuksiin ja -päätöksiin perustuvat erillisavustukset myönnetään kyseisissä sopimuksissa määrättyjen tai kyseisissä päätöksissä säädettyjen menettelyjen mukaisesti ja tämän osaston säännöksiä noudattaen.
Niiden osalta noudatetaan 191 artiklassa säädettyjä jälki-ilmoitusmenettelyjä.
179 artikla
Sähköiset tietojenvaihtojärjestelmät
(Varainhoitoasetuksen 121 artiklan 1 kohta)
1. Kaikki yhteydenpito edunsaajiin, esimerkiksi avustussopimusten tekeminen, avustuspäätöksistä ilmoittaminen ja sopimuksiin mahdollisesti tehtävät muutokset, voidaan toteuttaa komission perustamien sähköisten tietojenvaihtojärjestelmien kautta.
2. Järjestelmien on täytettävä seuraavat vaatimukset:
a)
vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy järjestelmään ja sen kautta lähetettyihin asiakirjoihin;
b)
vain valtuutetut henkilöt voivat sähköisesti allekirjoittaa tai siirtää asiakirjan järjestelmän kautta;
c)
valtuutetut henkilöt on tunnistettava vakiintunein keinoin järjestelmän kautta;
d)
sähköisen tapahtuman aika ja päivämäärä on ilmoitettava tarkasti;
e)
asiakirjojen eheyden on säilyttävä;
f)
asiakirjojen saatavuuden on säilyttävä;
g)
tarvittaessa asiakirjojen luottamuksellisuuden on säilyttävä;
h)
henkilötietojen suoja on varmistettava asetuksen (EY) N:o 45/2001 vaatimusten mukaisesti.
3. Tällaisen järjestelmän kautta lähetettyihin tai vastaanotettuihin tietoihin liitetään oikeusolettama, jonka mukaan tiedot ovat eheät ja järjestelmässä ilmoitettu tietojen lähetys- tai vastaanottopäivä ja -aika pitävät paikkansa.
Järjestelmän kautta lähetetyn tai tiedoksiannetun asiakirjan katsotaan vastaavan paperiasiakirjaa, se on hyväksyttävä todisteeksi oikeudellisissa menettelyissä, se katsotaan alkuperäiseksi asiakirjaksi ja siihen liitetään oikeusolettama, jonka mukaan se on aito ja eheä edellyttäen, että se ei sisällä dynaamisia piirteitä, jotka voisivat automaattisesti muuttaa sitä.
Edellä 2 kohdan b alakohdassa tarkoitetuilla sähköisillä allekirjoituksilla on samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetuilla allekirjoituksilla.
180 artikla
Avustussopimusten ja -päätösten sisältö
(Varainhoitoasetuksen 122 artikla)
1. Avustussopimuksessa on määriteltävä vähintään seuraavat:
a)
sopimuksen kohde;
b)
avustuksen saaja;
c)
sopimuksen kesto eli:
i)
sopimuksen voimaantulopäivä;
ii)
avustettavan toimen tai tilikauden alkamispäivä ja kesto;
d)
unionin rahoituksen enimmäismäärä euroina ja avustuksen muoto täydennettynä tarvittaessa seuraavalla:
i)
toimen tai työohjelman arvioidut avustuskelpoiset kokonaiskustannukset sekä näiden kustannusten rahoitusosuus;
ii)
varainhoitoasetuksen 123 artiklan b alakohdassa tarkoitetut yksikkökustannukset, c alakohdassa tarkoitettu kertakorvaus ja d alakohdassa tarkoitettu kiinteämääräinen rahoitus, jos niitä käytetään;
iii)
tämän alakohdan i ja ii kohdassa tarkoitettujen osien yhdistelmä;
e)
toimen kuvaus tai toiminta-avustusta varten työohjelman kuvaus, jonka tulojen ja menojen hyväksyjä on hyväksynyt tilikaudelle, sekä toimen tai työohjelman toteuttamisesta odotettavissa olevien tulosten kuvaus;
f)
yleiset ehdot, joita sovelletaan kaikkiin tämäntyyppisiin sopimuksiin, kuten se, että avustuksen saaja hyväksyy komission, OLAFin ja tilintarkastustuomioistuimen tarkastukset;
g)
toimen tai työohjelman arvioitu kokonaisbudjetti;
h)
jäljempänä 209 artiklassa tarkoitetut periaatteet tai hankintasäännöt, joita avustuksen saajan on noudatettava silloin kun toimen toteuttaminen edellyttää julkisia hankintoja;
i)
avustuksen saajan velvoitteet, erityisesti:
i)
moitteettoman varainhoidon sekä toteutusta ja taloutta koskevien selvitysten toimittamisen osalta; tarvittaessa sovitaan välitavoitteista, joiden saavuttamisen jälkeen tällaiset selvitykset tulevat toimitettaviksi;
ii)
komission ja usean avustuksen saajan välisen sopimuksen osalta mahdollisen koordinaattorin erityiset velvoitteet sekä muiden avustuksen saajien velvoitteet koordinaattoria kohtaan sekä avustuksen saajien taloudellinen vastuu komission saamisten osalta;
j)
näiden asiakirjojen hyväksymistä ja maksujen suorittamista koskeva komission menettely ja aikataulu;
k)
tarvittaessa yksityiskohtainen selvitys toimen tai hyväksytyn työohjelman avustuskelpoisista kustannuksista tai varainhoitoasetuksen 123 artiklassa tarkoitetuista yksikkökustannuksista, kertakorvauksista tai kiinteämääräisestä rahoituksesta;
l)
unionin rahoituksen näkyvyyttä koskevat säännökset lukuun ottamatta asianmukaisesti perusteltuja tapauksia, joissa julkistaminen ei ole mahdollista tai tarkoituksenmukaista.
Ensimmäisen alakohdan f alakohdassa tarkoitetuissa yleisissä ehdoissa on ainakin:
i)
todettava, että avustussopimukseen sovelletaan unionin lainsäädäntöä ja tarvittaessa täydentävästi sopimuksessa määrättyä kansallista lainsäädäntöä. Tästä voidaan poiketa kansainvälisten järjestöjen kanssa tehtävissä sopimuksissa;
ii)
mainittava riita-asioissa toimivaltainen tuomioistuin tai välitystuomioistuin.
2. Avustussopimuksessa voidaan määrätä avustuksen täytäntöönpanon keskeyttämistä tai sopimuksen purkamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä ja määräajoista varainhoitoasetuksen 135 artiklan mukaisesti.
3. Edellä 178 artiklassa tarkoitetuissa tapauksissa tämän artiklan 1 kohdan ensimmäisen alakohdan a ja b alakohdassa, c alakohdan i alakohdassa, f alakohdassa, h-j alakohdassa ja l alakohdassa tarkoitetut tiedot annetaan puitekumppanuuspäätöksessä tai -sopimuksessa.
Erillispäätös tai -sopimus sisältää 1 kohdan ensimmäisen alakohdan a-e, g, k ja tarvittaessa i alakohdassa tarkoitetut tiedot.
4. Avustussopimuksia voidaan muuttaa ainoastaan kirjallisesti. Muutosten, mukaan lukien avustuksen saajan lisääminen tai poistaminen, tarkoituksena tai vaikutuksena ei saa olla avustussopimusten muuttaminen niin, että avustusten myöntämisestä annettu päätös tulee kyseenalaiseksi, eikä avustuksen saajien asettaminen eriarvoiseen asemaan.
5. Mitä 1, 2, 3 ja 4 kohdassa säädetään, sovelletaan avustuspäätöksiin soveltuvin osin.
Osa 1 kohdassa tarkoitetuista tiedoista voidaan antaa avustuspäätöksen sijasta ehdotuspyynnössä tai siihen liittyvässä asiakirjassa.
181 artikla
Avustusmuodot
(Varainhoitoasetuksen 123 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 123 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettujen avustusten määrän laskentaperusteena ovat avustuskelpoiset kustannukset, jotka avustuksen saajalle ovat tosiasiallisesti aiheutuneet ja joita koskeva alustava kustannusarvio on esitetty ehdotuksen yhteydessä ja sisällytetty avustuspäätökseen tai -sopimukseen.
2. Varainhoitoasetuksen 123 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetut yksikkökustannukset kattavat joko kaikki tai tietyt avustuskelpoiset kustannuserät, jotka on selkeästi yksilöity ennalta soveltamalla kiinteää määrää yksikköä kohti.
3. Varainhoitoasetuksen 123 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetut kertakorvaukset kattavat yleisesti kaikki tai eräät avustuskelpoiset kustannuserät, jotka on selkeästi yksilöity etukäteen.
4. Varainhoitoasetuksen 123 artiklan 1 kohdan d alakohdassa tarkoitettu kiinteämääräinen rahoitus kattaa tietyt avustuskelpoiset kustannuserät, jotka on selkeästi yksilöity ennalta soveltamalla tiettyä prosenttiosuutta.
182 artikla
Kertakorvaukset, yksikkökustannukset ja kiinteämääräinen rahoitus
(Varainhoitoasetuksen 124 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 124 artiklan 1 kohdassa tarkoitettu kertakorvausten, yksikkökustannusten tai kiinteämääräisen rahoituksen käyttö hyväksytään ohjelman voimassaoloajaksi. Hyväksyntää voidaan tarkastella uudelleen, jos merkittävät muutokset ovat tarpeen. Tietoja ja määriä on arvioitava säännöllisesti, ja kertakorvauksia, yksikkökustannuksia sekä kiinteämääräistä rahoitusta on tarvittaessa mukautettava.
Varainhoitoasetuksen 124 artiklan 1 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitettua enimmäismäärää sovelletaan saajakohtaisesti avustussopimuksissa, joissa komissio myöntää avustuksen useammalle kuin yhdelle saajalle.
2. Avustussopimuksessa tai -päätöksessä on annettava kaikki tarvittavat määräykset tai säännökset sen varmistamiseksi, että kertakorvausten, yksikkökustannusten tai kiinteämääräisen rahoituksen maksamisen edellytykset ovat täyttyneet.
3. Avustuksen maksaminen kertakorvausten, yksikkökustannusten tai kiinteämääräisen rahoituksen muodossa ei rajoita oikeutta tutustua avustuksen saajan lakisääteiseen kirjanpitoon 1 kohdan ensimmäisessä alakohdassa ja varainhoitoasetuksen 137 artiklan 2 kohdassa säädettyä tarkoitusta varten.
4. Jos jälkitarkastuksessa ilmenee, että maksun perusteena oleva tapahtuma ei ole toteutunut, vaan avustuksen saajalle on suoritettu kertakorvaukseen, yksikkökustannuksiin tai kiinteämääräiseen rahoitukseen perustuva maksu perusteettomasti, komissio voi periä takaisin enintään avustuksen määrän, sanotun kuitenkaan rajoittamatta varainhoitoasetuksen 109 artiklassa tarkoitettujen seuraamusten soveltamista.
2 LUKU
Periaatteet
183 artikla
Yhteisrahoitusperiaate
(Varainhoitoasetuksen 125 artiklan 3 kohta)
1. Yhteisrahoitusperiaatteen mukaisesti toimen tai työohjelman toteuttamiseksi tarvittavia varoja ei kateta kokonaan unionin rahoitusosuudesta.
Yhteisrahoitus voi olla peräisin avustuksen saajan omista varoista, toimen tai työohjelman tuottamasta tulosta tai kolmansien osapuolten rahoitusosuuksista tai luontoissuorituksista.
2. Luontoissuoritukset ovat muita kuin taloudellisia resursseja, jotka kolmannet osapuolet asettavat maksutta avustuksen saajan käyttöön.
184 artikla
Voiton tuottamisen kieltävä periaate
(Varainhoitoasetuksen 125 artiklan 5 kohta)
Kolmansien osapuolten rahoitusosuudet, joilla avustuksen saaja voi kattaa muita kuin unionin avustuksen osalta avustuskelpoisia kustannuksia tai joita ei tarvitse palauttaa kolmannelle osapuolelle, jos niitä jää käyttämättä toimen tai työohjelman loppuessa, ei katsota varainhoitoasetuksen 125 artiklan 5 kohdassa tarkoitetuiksi rahoittajien avustuskelpoisten kustannusten rahoittamiseen nimenomaisesti osoittamiksi rahoitusosuuksiksi.
185 artikla
Vähäiset avustukset
(Varainhoitoasetuksen 125 artiklan 4 kohta)
Vähäisinä avustuksina pidetään avustuksia, joiden arvo on enintään 60 000 euroa.
186 artikla
Tekninen apu
(Varainhoitoasetuksen 101 ja 125 artikla)
Teknisellä avulla tarkoitetaan ohjelman tai toimen toteuttamiseksi tarvittavaa tukea ja valmiuksien kehittämistä, erityisesti valmistelua, hallinnointia, seurantaa, arviointia, tarkastuksia ja valvontaa.
187 artikla
Avustuskelpoiset kustannukset
(Varainhoitoasetuksen 126 artiklan 3 kohdan c alakohta)
Arvonlisävero katsotaan sellaiseksi, ettei sitä voida periä takaisin kansallisen arvonlisäverolainsäädännön mukaisesti, jos se perustuu kansallisen lainsäädännön mukaan johonkin seuraavista toiminnoista:
a)
arvonlisäverosta vapautettu toiminta ilman vähennysoikeutta;
b)
arvonlisäveron soveltamisalan ulkopuolelle jäävä toiminta;
c)
edellä a tai b alakohdassa tarkoitettu toiminta, jonka osalta arvonlisäveroa ei voida vähentää, vaan se palautetaan erityisen palautusjärjestelmän tai korvausrahaston kautta, joista ei säädetä direktiivissä 2006/112/EY, vaikka kyseinen järjestelmä tai rahasto perustuisi kansalliseen arvonlisäverolainsäädäntöön.
Arvonlisävero, joka liittyy direktiivin 2006/112/EY 13 artiklan 2 kohdassa lueteltuihin toimintoihin, katsotaan sellaisen edunsaajan maksamaksi, joka ei ole kyseisen direktiivin 13 artiklan 1 kohdan ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettu verovelvollisuudesta vapautettu henkilö, riippumatta siitä, katsooko asianomainen jäsenvaltio, että kyseessä on toiminta, jota julkisoikeudelliset yhteisöt harjoittavat viranomaisen ominaisuudessa.
188 artikla
Ohjelmasuunnittelu
(Varainhoitoasetuksen 128 artikla)
1. Kukin toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä laatii avustuksia koskevan vuotuisen tai monivuotisen työohjelman. Toimielin hyväksyy tämän työohjelman, ja se julkaistaan asianomaisen toimielimen avustuksia koskevalla internetsivustolla mahdollisimman pian ja viimeistään toteuttamisvuoden maaliskuun 31 päivänä.
Työohjelmassa on mainittava sen kesto, mahdollinen perussäädös, tavoitteet, odotettavissa olevat tulokset, ehdotuspyyntöjen alustava aikataulu ja niiden alustava arvo sekä yhteisrahoituksen enimmäismäärä.
Lisäksi työohjelmassa on esitettävä 94 artiklassa tarkoitetut tiedot, jotta työohjelman hyväksymispäätös voidaan katsoa kyseisen vuoden avustusten osalta rahoituspäätökseksi.
2. Jos työohjelmaan tehdään suuria muutoksia, ne on hyväksyttävä ja julkaistava erikseen 1 kohdassa säädettyjen sääntöjen mukaisesti.
189 artikla
Ehdotuspyyntöjen sisältö
(Varainhoitoasetuksen 128 artikla)
1. Ehdotuspyynnössä on esitettävä
a)
tavoitteet;
b)
varainhoitoasetuksen 131 ja 132 artiklassa tarkoitetut kelpoisuus-, poissulkemis-, valinta- ja ratkaisuperusteet sekä asiaankuuluvat asiakirjatodisteet;
c)
unionin rahoitusta koskevat yksityiskohtaiset säännöt;
d)
ehdotusten toimittamista koskevat yksityiskohtaiset säännöt ja määräaika sekä päivämäärä, johon mennessä kaikille hakijoille on ilmoitettava hakemuksen arvioinnin tuloksesta, sekä avustussopimusten allekirjoittamisen tai avustuspäätösten tiedoksiantamisen arvioitu päivämäärä.
2. Ehdotuspyynnöt julkaistaan unionin toimielinten internetsivustolla ja lisäksi muussa soveltuvassa muodossa, kuten Euroopan unionin virallisessa lehdessä, jos on tarpeen lisätä näkyvyyttä avustusten mahdollisten saajien keskuudessa. Ne voidaan julkaista varainhoitoasetuksen 84 artiklassa tarkoitetun rahoituspäätöksen antamisesta lähtien, myös talousarvion toteuttamista edeltävänä vuonna. Kaikki muutokset ehdotuspyyntöjen sisältöön julkaistaan samalla tavoin kuin itse ehdotuspyynnöt.
190 artikla
Ehdotuspyyntöjen osalta sovellettavat poikkeukset
(Varainhoitoasetuksen 128 artikla)
1. Avustuksia voidaan myöntää ilman eri ehdotuspyyntöä ainoastaan seuraavissa tapauksissa:
a)
humanitaariseen apuun, pelastuspalveluoperaatioihin tai 2 kohdassa tarkoitettuun kriisinhallinta-apuun;
b)
muissa riittävästi perustelluissa poikkeuksellisen kiireellisissä tapauksissa;
c)
elimille, joilla on lakisääteinen tai käytännössä vallitseva monopoli, joka on riittävästi perusteltu myöntämispäätöksessä;
d)
varainhoitoasetuksen 54 artiklassa tarkoitetulla perussäädöksellä avustuskelpoisiksi määritellyille elimille tai jäsenvaltioiden omalla vastuullaan nimeämille elimille, kun kyseiset jäsenvaltiot määritellään avustuskelpoisiksi perussäädöksessä;
e)
kun on kyse tutkimuksesta ja teknologian kehittämisestä, varainhoitoasetuksen 128 artiklassa tarkoitetussa työohjelmassa mainituille elimille, jos tästä mahdollisuudesta säädetään erikseen perussäädöksessä eikä hanke kuulu ehdotuspyynnön soveltamisalaan;
f)
hankkeille, jotka niiden erityispiirteiden vuoksi voi toteuttaa vain tietyntyyppinen elin, jolla on tarvittavat tekniset valmiudet, erityisosaaminen tai hallintovalta, jos hanke ei kuulu ehdotuspyynnön soveltamisalaan.
Ensimmäisen alakohdan f alakohdassa tarkoitetut tapaukset on perusteltava riittävästi myöntämispäätöksessä.
2. Kolmansien maiden kriisitilanne on tilanne, jossa on välitön vaara, joka uhkaa kärjistyä aseelliseksi selkkaukseksi tai horjuttaa maan vakautta. Kriisitilanteen voi synnyttää myös luonnononnettomuus, ihmisen aiheuttama kriisi, kuten sota tai muu selkkaus, tai vaikutuksiltaan vastaavat erityisolosuhteet, jotka liittyvät esimerkiksi ilmastonmuutokseen, ympäristön pilaantumiseen, energian ja luonnonvarojen saannin estymiseen tai äärimmäiseen köyhyyteen.
191 artikla
Tietojen julkaiseminen jälkikäteen
(Varainhoitoasetuksen 128 artikla)
1. Tiedot kaikista varainhoitovuoden aikana myönnetyistä avustuksista julkaistaan 21 artiklan mukaisesti.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetun julkaisemisen jälkeen komissio toimittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle niiden pyynnöstä selvityksen, josta käy ilmi
a)
hakijoiden määrä edellisen vuoden aikana;
b)
kunkin ehdotuspyynnön perusteella hyväksyttyjen hakemusten määrä ja prosenttiosuus suhteessa hakemusten kokonaismäärään;
c)
menettelyn keskimääräinen kesto ehdotuspyynnön päättymispäivästä avustuksen myöntämiseen;
d)
sellaisten avustusten lukumäärä ja summa, joiden osalta on edellisen vuoden aikana luovuttu jälki-ilmoitusta koskevasta velvollisuudesta 21 artiklan 4 kohdan mukaisesti.
192 artikla
Hakijoille ilmoittaminen
(Varainhoitoasetuksen 128 artikla)
Komissio antaa hakijoille tietoja ja neuvontaa seuraavasti:
a)
se vahvistaa yhteiset vaatimukset samantyyppisiä avustuksia koskevia hakulomakkeita varten ja valvoo niiden laajuutta ja luettavuutta;
b)
se toimittaa tietoja mahdollisille hakijoille erityisesti järjestämällä seminaareja ja antamalla hakijoiden käyttöön käsikirjoja;
c)
se säilyttää 63 artiklassa tarkoitetussa oikeushenkilörekisterissä avustusten saajia koskevia pysyviä tietoja.
193 artikla
Rahoitus eri budjettikohdista
(Varainhoitoasetuksen 129 artikla)
Toimi voidaan rahoittaa useammasta kuin yhdestä budjettikohdasta useiden tulojen ja menojen hyväksyjien yhteistyönä.
194 artikla
Taannehtivuus äärimmäisen kiireellisissä tapauksissa ja konfliktien estämiseksi
(Varainhoitoasetuksen 130 artikla)
Varainhoitoasetuksen 130 artiklan 1 kohdan soveltamisalaan kuuluvissa tapauksissa avustuksen saajalle ennen hakemuksen jättämispäivää aiheutuneisiin menoihin voidaan myöntää unionin rahoitusta seuraavin edellytyksin:
a)
tällaisen poikkeuksen syyt on perusteltu riittävästi rahoituspäätöksessä;
b)
rahoituspäätöksessä ja avustussopimuksessa tai -päätöksessä vahvistetaan menojen tukikelpoisuuspäiväksi nimenomaisesti hakemuksen jättämispäivää aikaisempi päivämäärä.
195 artikla
Avustushakemusten jättäminen
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
1. Avustushakemusten jättämistä koskevista järjestelyistä päättää toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä, joka voi valita sovellettavan toimitustavan. Avustushakemukset voidaan toimittaa joko kirjeitse tai sähköisesti.
Valittujen toimitustapojen on oltava syrjimättömiä, eivätkä ne saa rajoittaa hakijoiden pääsyä ratkaisumenettelyyn.
Valituilla toimitustavoilla on voitava varmistaa, että seuraavat edellytykset täyttyvät:
a)
jokaisessa hakemuksessa on kaikki sen arvioimiseksi tarvittavat tiedot;
b)
tietojen eheyden on säilyttävä;
c)
ehdotusten luottamuksellisuuden on säilyttävä;
d)
henkilötietojen suoja varmistetaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 vaatimusten mukaisesti.
Kolmannen alakohdan c alakohtaa sovellettaessa toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tutustuu hakemusten sisältöön vasta sen jälkeen, kun hakemusten toimittamiselle asetettu määräaika on päättynyt.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi vaatia, että sähköisesti toimitetuissa hakemuksissa on oltava Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 1999/93/EY (19) tarkoitettu kehittynyt sähköinen allekirjoitus.
2. Kun toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä sallii hakemusten toimittamisen sähköisesti, käytettävien välineiden ja niiden teknisten vaatimusten on oltava syrjimättömiä, ja kyseisten välineiden on oltava yleisesti saatavilla ja yhteentoimivia yleisesti käytössä olevien tieto- ja viestintäteknologian tuotteiden kanssa. Hakemusten toimittamiseen tarvittavat tekniset tiedot, mukaan lukien salausta koskevat tiedot, on asetettava hakijoiden saataville.
Lisäksi sähköisten hakemusten vastaanottamisessa käytettävien välineiden on oltava sellaiset, että ne takaavat tietoturvan ja luottamuksellisuuden. Lisäksi niiden avulla on voitava määrittää täsmällisesti hakemusten vastaanottoaika ja -päivä.
3. Kun hakemukset toimitetaan kirjeitse, hakija voi toimittaa hakemuksensa jollakin seuraavista tavoista:
a)
postitse tai lähettipalvelua käyttäen, jolloin ehdotuspyynnössä on täsmennettävä, että toimituspäiväksi katsotaan postileiman tai lähetystodistuksen päiväys;
b)
asianomaisen toimielimen toimitiloihin joko henkilökohtaisesti tai edustajan välityksellä, jolloin ehdotuspyynnössä on täsmennettävä yksikkö, jolle hakemukset toimitetaan päivättyä ja allekirjoitettua kuittia vastaan.
3 LUKU
Myöntämismenettely
196 artikla
Avustushakemusten sisältö
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
1. Hakemukset tehdään 192 artiklan a alakohdan nojalla vahvistettujen yhteisten vaatimusten mukaisesti laaditulle lomakkeelle, jonka toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä asettaa saataville, ja niiden osalta noudatetaan perussäädöksessä ja ehdotuspyynnössä asetettuja vaatimuksia.
Varainhoitoasetuksen 131 artiklan 3 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitettuihin asiakirjatodisteisiin voivat kuulua erityisesti tulostili ja tase viimeksi päättyneeltä tilikaudelta.
2. Hakemukseen liitetyssä toimen tai työohjelman budjettiarviossa menojen ja tulojen on oltava tasapainossa lukuun ottamatta asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa hyväksyttäviä ennakoimattomia menoja ja mahdollisia valuuttakurssivaihteluja varten varattuja määriä, ja siinä on mainittava toimen tai työohjelman arvioidut avustuskelpoiset kustannukset.
3. Jos haettu avustus toimea varten on yli 750 000 euroa tai haettu toiminta-avustus on yli 100 000 euroa, hakijan on toimitettava ulkopuolisen hyväksytyn tilintarkastajan laatima tilintarkastuskertomus. Kertomuksessa hyväksytään tilit viimeisimmältä tilikaudelta, jolta ne ovat käytettävissä.
Tämän kohdan ensimmäisen alakohdan säännöstä sovelletaan ainoastaan ensimmäiseen hakemuksista, joita sama avustuksen saaja tekee toimivaltaiselle tulojen ja menojen hyväksyjälle saman varainhoitovuoden aikana.
Ensimmäisessä alakohdassa mainittuja kynnysarvoja sovelletaan saajakohtaisesti avustussopimuksissa, joissa komissio myöntää avustuksen useammalle kuin yhdelle saajalle.
Kun on kyse 178 artiklassa tarkoitetuista kumppanuuksista, puitekumppanuussopimus voidaan allekirjoittaa tai puitekumppanuuspäätös voidaan antaa tiedoksi vasta kun on esitetty tämän kohdan ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettu tilintarkastuskertomus kahdelta viimeisimmältä tilikaudelta, joilta kertomus on käytettävissä.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi riskinarviointinsa perusteella myöntää poikkeuksen ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetusta tilintarkastuskertomuksen vaatimuksesta oppilaitoksille sekä sellaisille avustuksen saajille, jotka ovat yhteisvastuussa useita saajia kattavasta avustussopimuksesta tai jotka eivät ole lainkaan taloudellisessa vastuussa.
Tämän kohdan ensimmäistä alakohtaa ei sovelleta julkisoikeudellisiin yhteisöihin eikä 43 artiklassa tarkoitettuihin kansainvälisiin järjestöihin.
4. Hakijan on ilmoitettava lähteet ja määrät unionin rahoituksesta, jonka se on saanut tai jota se on hakenut saman tilikauden aikana samaa toimea tai toimen osaa tai toimintaansa varten, sekä muusta samaa toimea varten saadusta tai haetusta rahoituksesta.
197 artikla
Avustuskelpoisuuden todistaminen
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
Hakijan on annettava kunnian ja omantunnon kautta vakuutus siitä, että mikään varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdassa ja 107 artiklassa tarkoitetuista tilanteista ei koske sitä, lukuun ottamatta varainhoitoasetuksen 131 artiklan 4 kohdan a ja b alakohdassa lueteltuja tapauksia. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi riskinarviointinsa perusteella pyytää hyväksyttyjä hakijoita toimittamaan 143 artiklassa tarkoitetut todisteet. Hyväksyttyjen hakijoiden on toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän pyynnöstä annettava tällaiset todisteet, paitsi jos se on toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän hyväksymästä syystä käytännössä mahdotonta tai jos tällaiset todisteet on jo toimitettu toisen avustus- tai hankintamenettelyn yhteydessä eikä asiakirjojen antamisajankohdasta ole kulunut enempää kuin yksi vuosi ja asiakirjat ovat edelleen voimassa.
198 artikla
Hakijat, jotka eivät ole oikeushenkilöitä
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
Jos avustushakemuksen tekijä ei ole oikeushenkilö, hakijan edustajien on varainhoitoasetuksen 131 artiklan 2 kohdan tarkoitetun mukaisesti todistettava, että heillä on valtuudet tehdä oikeudellisia sitoumuksia hakijan puolesta ja että hakijalla on vastaavat taloudelliset ja toiminnalliset edellytykset kuin oikeushenkilöillä.
199 artikla
Yhden hakijan muodostavat yhteisöt
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
Kun useat yhteisöt täyttävät avustuksen hakemista koskevat edellytykset ja muodostavat yhdessä yhden yhteisön, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi katsoa kyseisen oikeushenkilön yhdeksi hakijaksi, jos hakemuksessa mainitaan nämä ehdotettuun toimeen tai työohjelmaan osallistuvat yhteisöt hakijana olevaan tahoon kuuluvina.
200 artikla
Taloudelliset ja hallinnolliset seuraamukset
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
Hakijalle, joka on antanut vääriä tietoja, tehnyt vakavan virheen tai sääntöjenvastaisuuden tai syyllistynyt petokseen, voidaan määrätä taloudellisia ja/tai hallinnollisia seuraamuksia 145 artiklassa säädetyin edellytyksin.
Vastaavanlaisia taloudellisia ja/tai hallinnollisia seuraamuksia voidaan määrätä myös avustuksen saajille, joiden on todettu rikkoneen vakavasti sopimusvelvoitteitaan.
201 artikla
Avustuskelpoisuusperusteet
(Varainhoitoasetuksen 131 artikla)
1. Avustuskelpoisuusperusteet julkaistaan ehdotuspyynnössä.
2. Avustuskelpoisuusperusteissa vahvistetaan ehdotuspyyntöön osallistumisen edellytykset. Näitä perusteita vahvistettaessa otetaan asianmukaisesti huomioon toimen tavoitteet ja noudatetaan avoimuuden ja syrjimättömyyden periaatteita.
202 artikla
Valintaperusteet
(Varainhoitoasetuksen 132 artiklan 1 kohta)
1. Valintaperusteet julkaistaan ehdotuspyynnön yhteydessä, ja niiden avulla on voitava arvioida hakijan taloudellisia ja toiminnallisia edellytyksiä toteuttaa ehdottamansa toimi tai työohjelma.
2. Hakijalla on oltava kestävät ja riittävät rahoituslähteet, jotta se kykenee jatkamaan toimintaansa avustetun toimen toteuttamisen tai avustetun tilikauden ajan ja osallistumaan sen rahoitukseen. Hakijalla on oltava riittävä ammatillinen osaaminen ja pätevyys ehdotetun toimen tai työohjelman toteuttamiseen, jollei perussäädöksessä erikseen toisin säädetä.
3. Hakijan taloudelliset tai toiminnalliset edellytykset tarkistetaan etenkin 196 artiklassa tarkoitettujen ja toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän ehdotuspyynnössä edellyttämien asiakirjatodisteiden perusteella.
Jos ehdotuspyynnössä ei ole pyydetty asiakirjatodisteita ja jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä epäilee hakijoiden taloudellisia tai toiminnallisia edellytyksiä, hän pyytää niitä toimittamaan kaikki asianmukaiset asiakirjat.
Kun on kyse 178 artiklassa tarkoitetuista kumppanuuksista, tarkistaminen suoritetaan ennen puitekumppanuussopimuksen allekirjoittamista tai puitekumppanuuspäätöksen tiedoksiantamista.
203 artikla
Avustusten myöntämisperusteet
(Varainhoitoasetuksen 132 artiklan 2 kohta)
1. Avustusten myöntämisperusteet julkaistaan ehdotuspyynnössä.
2. Myöntämisperusteiden on oltava sellaiset, että niitä käyttämällä avustukset voidaan myöntää toimille, joilla unionin ohjelma voidaan toteuttaa kokonaistehokkaimmin, tai elimille, joiden työsuunnitelmassa tavoitellaan samaa tulosta. Myöntämisperusteet on määriteltävä siten, että niillä varmistetaan unionin varojen moitteeton hoito.
Myöntämisperusteita on sovellettava siten, että ehdotetuista toimista tai työohjelmista voidaan valita ne, joiden komissio tietää varmuudella vastaavan tavoitteitaan ja painopisteitään ja jotka takaavat unionin rahoituksen näkyvyyden.
3. Myöntämisperusteet määritellään niin, että jälkeenpäin on mahdollista suorittaa arviointi.
204 artikla
Hakemusten arviointi ja avustusten myöntäminen
(Varainhoitoasetuksen 133 artikla)
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä nimittää ehdotusten arviointikomitean, paitsi jos komissio päättää toisin tietyn alakohtaisen ohjelman yhteydessä.
Komiteassa on vähintään kolme henkilöä vähintään kahdesta toisistaan hierarkkisesti riippumattomasta toimielinten tai varainhoitoasetuksen 62 ja 208 artiklassa tarkoitettujen elinten organisaatioyksiköstä. Eturistiriitojen välttämiseksi kyseisiin henkilöihin sovelletaan varainhoitoasetuksen 57 artiklassa tarkoitettuja vaatimuksia.
Jos edustustoissa ja tämän asetuksen 72 artiklassa tarkoitetuissa paikallisyksiköissä sekä varainhoitoasetuksen 62 ja 208 artiklassa tarkoitetuissa valtuutuksen saaneissa elimissä ei ole erillisiä yksiköitä, niihin ei sovelleta toisistaan hierarkkisesti riippumattomia organisaatioyksiköitä koskevaa vaatimusta.
Ulkopuoliset asiantuntijat voivat avustaa komiteaa toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän päätöksellä. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä varmistaa, että asiantuntijat noudattavat varainhoitoasetuksen 57 artiklassa säädettyjä vaatimuksia.
2. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä jakaa menettelyn tarvittaessa eri vaiheisiin. Menettelyyn sovellettavat säännöt esitetään ehdotuspyynnössä.
Jos hakumenettely on ehdotuspyynnön mukaisesti kaksivaiheinen, ainoastaan sellaisten ehdotusten tekijöitä, jotka täyttävät ensimmäisen vaiheen arviointiperusteet, pyydetään toimittamaan täydellinen ehdotus toisessa vaiheessa.
Jos arviointimenettely on ehdotuspyynnön mukaisesti kaksivaiheinen, toiseen arviointivaiheeseen pääsevät ainoastaan ne ehdotukset, jotka täyttävät ensimmäisessä vaiheessa sovellettavat rajatut arviointiperusteet.
Hakijoille, joiden ehdotus on hylätty missä tahansa vaiheessa, ilmoitetaan hylkäämisestä varainhoitoasetuksen 133 artiklan 3 kohdan mukaisesti.
Eri menettelyvaiheet on erotettava toisistaan selvästi.
Saman menettelyn aikana saa pyytää samoja asiakirjoja ja tietoja ainoastaan kerran.
3. Arviointikomitea tai tarvittaessa toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää hakijaa toimittamaan lisätietoja tai selventämään hakemukseen liitettyjä asiakirjoja edellyttäen, että tällaiset tiedot tai selvennykset eivät merkittävästi muuta ehdotusta. Kun on kyse ilmeisestä käsittelyssä hakemukseen syntyneestä virheestä, arviointikomitea tai tulojen ja menojen hyväksyjä voi varainhoitoasetuksen 96 artiklan mukaisesti jättää pyytämättä puuttuvia lisätietoja tai selvennyksiä ainoastaan asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa. Tulojen ja menojen hyväksyjä pitää asianmukaisesti kirjaa yhteydenpidosta hakijoihin menettelyn aikana.
4. Kun arviointikomitea on saanut työnsä päätökseen, sen jäsenet allekirjoittavat selvityksen, jossa käydään läpi kaikki komitean tarkastelemat ehdotukset, arvioidaan niiden laatua ja todetaan, mille ehdotuksille voidaan myöntää rahoitusta. Selvitys voidaan allekirjoittaa sähköisessä järjestelmässä, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan todentaa riittävästi.
Tarvittaessa selvityksessä luokitellaan käsitellyt ehdotukset ja annetaan suosituksia myönnettävästä avustuksen enimmäismäärästä sekä avustushakemukseen mahdollisesti tehtävistä vähäisistä mukautuksista.
Selvitys säilytetään myöhempää käyttöä varten.
5. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi pyytää hakijaa mukauttamaan ehdotustaan arviointikomitean suositusten mukaisesti. Toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on pidettävä soveltuvalla tavalla kirjaa yhteyksistä hakijoihin menettelyn aikana.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tekee arvioinnin jälkeen päätöksensä, jossa mainitaan ainakin
a)
päätöksen sisältö ja myönnetyn avustuksen kokonaismäärä;
b)
valittujen hakijoiden nimet, toimien nimet ja hyväksyttyjen avustusten määrä sekä päätöksen perustelut, myös silloin kun päätös poikkeaa arviointikomitean lausunnosta;
c)
hylättyjen hakijoiden nimet ja hylkäämisen syyt.
6. Tämän artiklan 1, 2 ja 4 kohdan säännösten soveltaminen ei ole pakollista, kun avustuksia myönnetään tämän asetuksen 190 artiklan ja varainhoitoasetuksen 125 artiklan 7 kohdan mukaisesti.
205 artikla
Hakijoille ilmoittaminen
(Varainhoitoasetuksen 133 artikla)
Hylätyille hakijoille on ilmoitettava hakemuksen hylkäämisestä mahdollisimman pian ja joka tapauksessa 15 kalenteripäivän kuluessa siitä, kun hyväksytyille hakijoille on ilmoitettu hakemuksen hyväksymisestä.
4 LUKU
Maksaminen ja valvonta
206 artikla
Ennakkomaksutakuu
(Varainhoitoasetuksen 134 artikla)
1. Rajoittaakseen ennakkomaksujen suorittamiseen liittyvää taloudellista riskiä toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi riskinarviointinsa perusteella joko vaatia avustuksen saajalta etukäteen enintään ennakkomaksujen suuruisen vakuuden, lukuun ottamatta vähäisiä avustuksia, tai jakaa ennakkomaksut useaan erään.
2. Vaaditun vakuuden voimassaolon edellytyksenä on, että toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä on arvioinut ja hyväksynyt kyseisen vakuuden.
Vakuuden on oltava voimassa riittävän pitkään, jotta se voidaan tarvittaessa hyödyntää.
3. Vakuus hankitaan jäsenvaltioon sijoittautuneelta hyväksytyltä pankilta tai rahoituslaitokselta. Jos avustuksen saaja on sijoittautunut kolmanteen maahan, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi hyväksyä kyseiseen maahan sijoittautuneen pankin tai rahoituslaitoksen antaman vakuuden katsoessaan, että tämä tarjoaa vastaavat takeet ja ominaisuudet kuin jäsenvaltioon sijoittautunut pankki tai rahoituslaitos.
Avustuksen saajan pyynnöstä ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetun vakuuden sijasta voidaan antaa kolmannen osapuolen omavelkainen takaus tai saman avustussopimuksen tai -päätöksen osapuolina olevien avustuksen saajien peruuttamaton ja ehdoton yhteisvastuullinen takaus, jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä tämän hyväksyy.
Vakuus annetaan euromääräisenä.
Sen tarkoituksena on saada kyseinen pankki tai rahoituslaitos, kolmas osapuoli tai muut avustuksen saajat vastaamaan peruuttamattomasti ja ensimmäisestä vaatimuksesta avustuksen saajan velvoitteista.
4. Vakuus vapautetaan sitä mukaa kuin ennakkomaksu vähennetään avustuksen saajalle avustussopimuksen tai -päätöksen ehtojen mukaisesti suoritetuista välimaksuista tai loppumaksusta.
207 artikla
Maksupyyntöihin liitettävät asiakirjat
(Varainhoitoasetuksen 135 artikla)
1. Kunkin avustuksen ennakkomaksut voidaan jakaa useaan erään moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisesti.
Uusi ennakkomaksuerä maksetaan kokonaisuudessaan vasta, kun vähintään 70 prosenttia aiempien ennakkomaksujen kokonaismäärästä on käytetty.
Jos edellisestä ennakkomaksuerästä on käytetty alle 70 prosenttia, seuraavasta ennakkomaksuerästä vähennetään edellisestä ennakkomaksuerästä käyttämättä jäänyt osuus.
Avustuksen saajan on esitettävä jokaisen maksupyyntönsä tueksi kustannusselvitys.
2. Avustuksen saajan on annettava kunnian ja omantunnon kautta vakuutus siitä, että sen maksupyyntöihin sisältyvät tiedot ovat täydelliset, luotettavat ja oikeat, sanotun kuitenkaan rajoittamatta 110 artiklan soveltamista. Avustuksen saajan on myös vakuutettava, että aiheutuneita kustannuksia voidaan pitää avustussopimuksen tai -päätöksen mukaisesti avustuskelpoisina ja että maksupyyntöjen tukena on riittävät asiakirjatodisteet, jotka voidaan tarkastaa.
3. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi riskinarvioinnin perusteella vaatia maksun tueksi hyväksytyn ulkoisen tarkastajan tai, jos kyseessä on julkisoikeudellinen yhteisö, pätevän ja riippumattoman virkamiehen laatiman todistuksen tilinpäätöksestä ja sen perusteena olevista tileistä toimen tai työohjelman osalta. Todistus on liitettävä maksupyyntöön. Todistuksessa todistetaan toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän hyväksymiä menetelmiä käyttäen ja sovittuja, kansainvälisten standardien mukaisia menettelyjä noudattaen, että avustuksen saajan maksupyynnön perustana olevissa tilinpäätösasiakirjoissa esitetyt kustannukset ovat todelliset, oikein kirjatut ja avustussopimuksen tai -päätöksen mukaisesti avustuskelpoiset.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi asianmukaisesti perustelluissa erityistapauksissa pyytää todistusta lausunnon muodossa tai muussa kansainvälisten standardien mukaisessa muodossa.
Tilinpäätöstä ja sen perusteena olevia tilejä koskeva todistus on pakollinen väli- ja loppumaksujen osalta seuraavissa tapauksissa:
a)
varainhoitoasetuksen 123 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettu toimea koskeva avustus, jonka määrä on vähintään 750 000 euroa, kun maksupyyntöjen yhteenlaskettu määrä on vähintään 325 000 euroa;
b)
varainhoitoasetuksen 123 artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitettu toiminta-avustus, jonka määrä on vähintään 100 000 euroa.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi riskinarvioinnin perusteella vapauttaa vaatimuksesta esittää tilinpäätöstä ja sen perusteena olevia tilejä koskeva todistus
a)
julkisoikeudelliset yhteisöt ja 43 artiklassa tarkoitetut kansainväliset järjestöt;
b)
humanitaarista apua, pelastuspalveluoperaatioita ja kriisinhallinta-apua koskevien avustusten saajat, lukuun ottamatta loppumaksuja;
c)
loppumaksujen osalta ne humanitaarisen avun saajat, jotka ovat allekirjoittaneet 178 artiklassa tarkoitetun puitekumppanuussopimuksen tai joille on annettu tiedoksi kyseisessä artiklassa tarkoitettu puitekumppanuuspäätös ja joilla on käytössä valvontajärjestelmä, josta saadaan vastaavat vakuudet kyseisille maksuille;
d)
useamman kuin yhden avustuksen saajat, jotka ovat toimittaneet riippumattoman tahon antaman todistuksen, josta saadaan vastaavat takeet maksuvaatimusten laatimisen yhteydessä käytettävistä valvontajärjestelmistä ja -menetelmistä.
Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi myös vapauttaa vaatimuksesta esittää tilinpäätöstä ja sen perusteena olevia tilejä koskeva todistus, jos komission henkilöstö on suorittanut tai suorittaa itse suoraan tai komission valtuuttaman yhteisön välityksellä tarkastuksen, josta saadaan vastaavat takeet ilmoitetuille kustannuksille.
Kolmannen alakohdan a ja b alakohdassa säädettyjä kynnysarvoja sovelletaan saajakohtaisesti avustussopimuksissa, joissa komissio myöntää avustuksen useammalle kuin yhdelle saajalle.
4. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi riskinarvioinnin perusteella vaatia maksun tueksi hyväksymänsä riippumattoman kolmannen osapuolen suorittaman, toimintaa koskevan tarkastusraportin. Tarkastuskertomus on toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän pyynnöstä liitettävä maksupyyntöön, ja vastaavat kustannukset ovat avustuskelpoiset samoin edellytyksin kuin varainhoitoasetuksen 126 artiklassa tarkoitetut tarkastuslausuntoihin liittyvät kustannukset. Tarkastuskertomuksessa on todettava, että toiminnan tarkastus on tehty toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän hyväksymiä menetelmiä käyttäen, sekä ilmoitettava, onko toimi tai työohjelma tosiasiallisesti toteutettu avustussopimuksessa tai -päätöksessä asetettujen ehtojen mukaisesti.
208 artikla
Avustuksen keskeyttäminen ja pienentäminen
(Varainhoitoasetuksen 135 artikla)
1. Avustussopimuksen tai -päätöksen täytäntöönpano, avustuksen saajan osallistuminen sen täytäntöönpanoon tai maksut voidaan keskeyttää sen selvittämiseksi, ovatko oletetut huomattavat virheet tai sääntöjenvastaisuudet tai petokset tai velvoitteiden laiminlyönti todella tapahtuneet. Jos niitä ei näytetä toteen, täytäntöönpanoa jatketaan mahdollisimman pian.
2. Jos hyväksytty toimi tai työohjelma jää toteuttamatta tai toteutetaan virheellisesti, puutteellisesti tai myöhässä, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä joko pienentää avustuksen määrää asianmukaisella osuudella tai perii takaisin asianmukaisen osuuden avustuksesta menettelyvaiheesta riippuen, edellyttäen että avustuksen saajalle on annettu mahdollisuus esittää huomautuksia.
5 LUKU
Täytäntöönpano
209 artikla
Toteuttamiseen liittyvät hankintasopimukset
(Varainhoitoasetuksen 137 artikla)
1. Kun toimen tai työohjelman toteuttaminen edellyttää julkisia hankintoja, avustuksen saajan on tehtävä hankintasopimus kokonaistaloudellisesti edullisimman tai tarvittaessa halvimman tarjouksen perusteella ja huolehdittava siitä, ettei eturistiriitoja synny, sanotun kuitenkaan rajoittamatta direktiivin 2004/18/EY soveltamista.
2. Kun toimen tai työohjelman toteuttaminen edellyttää julkisia hankintoja, joiden arvo ylittää 60 000 euroa, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi edellyttää, että avustuksen saaja noudattaa 1 kohdassa tarkoitettujen sääntöjen lisäksi erityissääntöjä.
Kyseisten erityissääntöjen on perustuttava varainhoitoasetuksessa säädettyihin sääntöihin, ja niitä laadittaessa on otettava asianmukaisesti huomioon asianomaisten hankintojen arvo, unionin rahoitusosuuden suuruus suhteessa toimen kokonaiskustannuksiin ja riskit. Tällaiset erityissäännöt on sisällytettävä avustussopimukseen tai -päätökseen.
210 artikla
Tuki kolmansille osapuolille
(Varainhoitoasetuksen 137 artikla)
Edellyttäen, että saavutettavat tavoitteet tai tulokset on määritelty riittävän täsmällisesti varainhoitoasetuksen 137 artiklan 1 kohdassa tarkoitetuissa edellytyksissä, voidaan harkintavaltaa katsoa puuttuvan vain, jos avustuspäätöksessä tai -sopimuksessa täsmennetään myös seuraavat seikat:
a)
kolmannelle osapuolelle suoritettavan rahoitustuen enimmäismäärä, joka on enintään 60 000 euroa, paitsi jos rahoitustuki on toimen pääasiallinen tavoite, ja tuen tarkan määrän määrittämisperusteet;
b)
kiinteässä luettelossa mainitut erityyppiset toiminnot, joita varten voidaan myöntää tällaista rahoitustukea;
c)
sellaisten henkilöiden tai henkilöryhmien määritelmä, jotka voivat saada tällaista rahoitustukea, sekä tuen myöntämisperusteet.
VII OSASTO
PALKINNOT
211 artikla
Ohjelmasuunnittelu
(Varainhoitoasetuksen 138 artiklan 2 kohta)
1. Kukin toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä laatii palkintoja koskevan vuotuisen tai monivuotisen työohjelman. Toimielin hyväksyy tämän työohjelman, ja se julkaistaan asianomaisen toimielimen internetsivustolla mahdollisimman pian ja viimeistään toteuttamisvuoden maaliskuun 31 päivänä.
Työohjelmassa on mainittava sen kesto, mahdollinen perussäädös, tavoitteet, odotettavissa olevat tulokset, kilpailujen alustava aikataulu ja palkintojen alustava arvo.
Lisäksi työohjelmassa on esitettävä 94 artiklassa tarkoitetut tiedot, jotta työohjelman hyväksymispäätös voidaan katsoa kyseisen vuoden palkintojen osalta rahoituspäätökseksi.
2. Jos työohjelmaan tehdään suuria muutoksia, ne on hyväksyttävä ja julkaistava erikseen 1 kohdassa säädettyjen sääntöjen mukaisesti.
212 artikla
Kilpailujen säännöt
(Varainhoitoasetuksen 138 artiklan 2 kohta)
1. Kilpailujen säännöissä on vahvistettava seuraavat seikat:
a)
osallistumisehdot, joissa on ainakin
i)
määriteltävä kelpoisuusehdot;
ii)
määriteltävä osanottajien ilmoittautumista koskevat säännöt ja tarvittaessa viimeinen ilmoittautumispäivä sekä vastausten toimittamista koskevat säännöt 2 kohdassa vahvistetuin edellytyksin;
iii)
määrättävä sellaisten osanottajien poissulkemisesta, jotka ovat jossakin varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdassa ja 107, 108 ja 109 artiklassa tarkoitetuista tilanteista;
iv)
määrättävä osanottajien täydestä vastuusta sellaisten vaatimusten osalta, jotka koskevat kilpailun yhteydessä toteutettua toimintaa;
v)
määrättävä, että voittajat hyväksyvät komission, OLAFin ja tilintarkastustuomioistuimen suorittamat tarkastukset sekä kilpailun säännöissä vahvistetut julkaisemista koskevat velvollisuudet;
vi)
todettava, että kilpailuun sovelletaan unionin lainsäädäntöä ja tarvittaessa täydentävästi kilpailun säännöissä määrättyä kansallista lainsäädäntöä;
vii)
mainittava riita-asioissa toimivaltainen tuomioistuin tai välitystuomioistuin;
viii)
todettava, että osanottajille, jotka ovat antaneet vääriä tietoja tai tehneet sääntöjenvastaisuuksia tai syyllistyneet petokseen, voidaan määrätä kyseisten palkintojen arvoon suhteutettuja taloudellisia ja/tai hallinnollisia seuraamuksia 145 artiklassa säädetyin edellytyksin;
b)
myöntämisperusteet, joiden avulla on voitava arvioida vastausten laatua asetettujen tavoitteiden ja odotettavissa olevien tulosten pohjalta sekä määritellä objektiivisesti, riittävätkö vastaukset voittoon;
c)
palkinnon tai palkintojen suuruus;
d)
järjestelyt palkintojen maksamiseksi voittajille.
Ensimmäisen alakohdan a alakohdan i alakohdassa esitetyn osalta kilpailuun voivat osallistua unionin avustusten saajat, ellei kilpailun säännöissä toisin todeta.
Ensimmäisen alakohdan a alakohdan vi alakohdassa esitetyn osalta voidaan myöntää poikkeus, kun on kyse kansainvälisistä järjestöistä.
2. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä valitsee vastausten toimittamista varten keinot, jotka ovat syrjimättömiä eivätkä rajoita osanottajien mahdollisuutta osallistua kilpailuun.
Valituilla toimitustavoilla on voitava varmistaa, että seuraavat edellytykset täyttyvät:
a)
jokaisessa vastauksessa on kaikki sen arvioimiseksi tarvittavat tiedot;
b)
tietojen eheys säilyy;
c)
vastausten luottamuksellisuus säilyy;
d)
henkilötietojen suoja varmistetaan asetuksen (EY) N:o 45/2001 vaatimusten mukaisesti.
3. Kilpailujen säännöissä voidaan vahvistaa edellytykset kilpailun peruuttamiselle erityisesti, jos kilpailun tavoitteita ei voida saavuttaa tai jos voittajaksi tulisi oikeushenkilö tai luonnollinen henkilö, joka ei täytä osallistumisehtoja.
4. Kilpailujen säännöt julkaistaan unionin toimielinten internetsivustolla. Lisäksi kilpailujen säännöt voidaan julkaista muussa soveltuvassa muodossa, kuten Euroopan unionin virallisessa lehdessä, jos on tarpeen lisätä näkyvyyttä mahdollisten osanottajien keskuudessa. Ne voidaan julkaista varainhoitoasetuksen 84 artiklassa tarkoitetun rahoituspäätöksen antamisesta lähtien, myös talousarvion toteuttamista edeltävänä vuonna. Myös kaikki muutokset kilpailujen sääntöjen sisältöön julkaistaan samalla tavoin.
213 artikla
Tietojen julkaiseminen jälkikäteen
(Varainhoitoasetuksen 138 artiklan 2 kohta)
1. Tiedot kaikista varainhoitovuoden aikana myönnetyistä palkinnoista julkaistaan 21 artiklan mukaisesti.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitetun julkaisemisen jälkeen komissio toimittaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle niiden pyynnöstä selvityksen, josta käy ilmi
a)
osanottajien määrä edellisen vuoden aikana;
b)
kunkin kilpailun osalta osanottajien määrä ja hyväksyttyjen vastausten prosenttiosuus suhteessa vastausten kokonaismäärään;
c)
luettelo asiantuntijaryhmiin edellisen vuoden aikana osallistuneista asiantuntijoista sekä maininta heidän valintamenettelystään.
214 artikla
Arviointi
(Varainhoitoasetuksen 138 artiklan 3 kohta)
1. Toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä nimeää kilpailuvastausten arviointia varten vähintään kolmesta asiantuntijasta koostuvan ryhmän, jonka jäsenet voivat olla ulkopuolisia asiantuntijoita tai henkilöitä vähintään kahdesta toimielinten tai varainhoitoasetuksen 62 ja 208 artiklassa tarkoitettujen elinten organisaatioyksiköstä, joista yksikään ei saa olla toisen alaisuudessa, lukuun ottamatta edustustoja ja tämän asetuksen 72 artiklassa tarkoitettuja paikallisyksiköitä sekä varainhoitoasetuksen 62 ja 208 artiklassa tarkoitettuja valtuutuksen saaneita elimiä, jos niissä ei ole erillisiä yksiköitä.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettuihin asiantuntijoihin sovelletaan varainhoitoasetuksen 57 artiklassa vahvistettuja, eturistiriitoja koskevia sääntöjä.
Ulkopuolisten asiantuntijoiden on vahvistettava, että minkäänlaiset eturistiriidat eivät koske heitä nimittämishetkellä ja että he sitoutuvat ilmoittamaan tulojen ja menojen hyväksyjälle, jos arviointimenettelyn aikana ilmenee eturistiriitoja.
2. Kun asiantuntijaryhmä on saanut työnsä päätökseen, sen jäsenet allekirjoittavat selvityksen, jossa käydään läpi kaikki ryhmän tarkastelemat vastaukset, arvioidaan niiden laatua ja todetaan, mille vastauksille voidaan myöntää palkinto. Selvitys voidaan allekirjoittaa sähköisessä järjestelmässä, jossa allekirjoittajan henkilöllisyys voidaan todentaa riittävästi.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitettu selvitys säilytetään myöhempää käyttöä varten.
3. Sen jälkeen toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä päättää, myönnetäänkö palkinnot. Päätöksessä on esitettävä seuraavat seikat:
a)
myönnettyjen palkintojen kohde ja yhteenlaskettu määrä, jos palkintoja on myönnetty;
b)
voittajien nimet, jos voittajat on valittu, ja kullekin voittajalle myönnetyn palkinnon määrä ja valinnan perusteet;
c)
hylättyjen osanottajien nimet ja hylkäämisen syyt.
215 artikla
Ilmoittaminen ja tiedoksianto
(Varainhoitoasetuksen 138 artiklan 3 kohta)
1. Osanottajille on ilmoitettava kilpailuvastausten arvioinnin tuloksesta mahdollisimman pian ja joka tapauksessa 15 kalenteripäivän kuluessa siitä, kun tulojen ja menojen hyväksyjä on päättänyt palkinnon myöntämisestä.
2. Palkinnon myöntämisestä on ilmoitettava voittajalle, ja myöntämispäätös on varainhoitoasetuksen 86 artiklassa tarkoitettu oikeudellinen sitoumus.
VIII OSASTO
RAHOITUSVÄLINEET
216 artikla
Välillisesti hallinnoitavien rahoitusvälineiden täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen valinta
(Varainhoitoasetuksen 139 artikla)
1. Kun on kyse välillisesti hallinnoitavien rahoitusvälineiden täytäntöönpanosta, komission on hankittava todisteet siitä, että yhteisö, jolle täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, täyttää varainhoitoasetuksen 60 artiklan 2 kohdassa asetetut vaatimukset. Saatuja todisteita voidaan käyttää myös myöhemmin, jos kyseiselle yhteisölle siirretään rahoitusvälineiden täytäntöönpanotehtäviä, ellei edellä mainittujen vaatimusten soveltamisalaan kuuluviin yhteisöjen järjestelmiin, sääntöihin ja menettelyihin ole tehty huomattavia muutoksia.
2. Valitessaan yhteisöjä, joille siirretään rahoitusvälineiden täytäntöönpanotehtäviä varainhoitoasetuksen 61 artiklan 2 kohdan mukaisesti, komissio julkaisee potentiaalisille yhteisöille tarkoitetun ehdotuspyynnön. Pyynnössä esitetään valinta- ja ratkaisuperusteet.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetussa pyynnössä on myös ilmoitettava, onko yhteisön osoitettava omia varojaan kyseiseen rahoitusvälineeseen tai osallistuttava riskeihin. Jos pyynnössä näin ilmoitetaan ja jos on tarpeen lieventää mahdollisen eturistiriidan vaikutusta, pyynnössä on myös todettava, että valitun yhteisön on ehdotettava etujen yhteensovittamista koskevia toimenpiteitä varainhoitoasetuksen 140 artiklan 2 kohdan mukaisesti. Etujen yhteensovittamista koskevat toimenpiteet sisällytetään kyseistä rahoitusvälinettä koskevaan sopimukseen.
Komissio aloittaa valintaperusteet täyttävien yhteisöjen kanssa vuoropuhelun avoimella ja objektiivisella tavalla ja eturistiriitoja välttäen. Vuoropuhelun jälkeen komissio allekirjoittaa valtuutussopimukset sen yhteisön tai niiden yhteisöjen kanssa, jotka ovat esittäneet kokonaistaloudellisesti edullisimmat ehdotukset ja tarvittaessa ehdottaneet omaa rahoitusosuutta tai riskinjakoa.
3. Komissio voi aloittaa neuvottelut suoraan sellaisten yhteisöjen kanssa, joille täytäntöönpanotehtäviä voidaan siirtää, ennen valtuutussopimusten allekirjoittamista, jos kyseiset yhteisöt mainitaan asianomaisessa perussäädöksessä tai varainhoitoasetuksen 58 artiklan 1 kohdan c alakohdan iii alakohdassa, tai asianmukaisesti perustelluissa ja asiakirjoin vahvistetuissa poikkeustapauksissa, erityisesti kun
a)
kohdeyhteisöille suunnattuun ehdotuspyyntöön ei ole tullut sopivia ehdotuksia;
b)
rahoitusvälineet voi niiden erityispiirteiden vuoksi toteuttaa vain tietyntyyppinen yhteisö, jolla on tarvittava tekninen pätevyys, erityisosaaminen tai hallintovalta;
c)
äärimmäisen kiireellisistä, unionista riippumattomista ennalta arvaamattomista syistä ei voida noudattaa 2 kohdassa tarkoitettua menettelyä.
217 artikla
Välillisesti hallinnoitavien rahoitusvälineiden täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen kanssa tehtävän valtuutussopimuksen sisältö
(Varainhoitoasetuksen 139 artikla)
Edellä 40 artiklassa lueteltujen vaatimusten lisäksi rahoitusvälineiden täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen kanssa tehtävässä valtuutussopimuksessa on määrättävä asianmukaisista järjestelyistä varainhoitoasetuksen 140 artiklassa säädettyjen periaatteiden ja edellytysten noudattamiseksi. Valtuutussopimuksiin on sisällyttävä erityisesti seuraavat seikat:
a)
rahoitusvälineen kuvaus, mukaan lukien sen investointistrategia tai -politiikka, välineestä tarjottava tuki, rahoituksen välittäjiin ja varojen lopullisiin saajiin sovellettavat tukikelpoisuuskriteerit sekä välineen toimintapoliittisista tavoitteista johtuvat muut operatiiviset vaatimukset;
b)
vaatimukset, jotka koskevat vipuvaikutuksen aikaansaamiseksi tarvittavaa tavoitevaihteluväliä;
c)
muiden kuin tukikelpoisten toimintojen määritelmä ja poissulkemisen perusteet;
d)
määräykset, joilla varmistetaan etujen yhteensovittaminen ja ehkäistään eturistiriidat;
e)
määräykset, jotka koskevat rahoituksen välittäjien valintaa varainhoitoasetuksen 139 artiklan 4 kohdan toisen alakohdan mukaisesti sekä tarvittaessa erityisten sijoitusvälineiden perustamista;
f)
määräykset, jotka koskevat rahoitusvälineen täytäntöönpanosta vastaavan yhteisön ja muiden täytäntöönpanoon osallistuvien yhteisöjen vastuuta;
g)
riitojen ratkaisua koskevat määräykset;
h)
rahoitusvälineen hallinnointia koskevat määräykset;
i)
määräykset, jotka koskevat unionin rahoitusosuuden käyttöä ja uudelleenkäyttöä varainhoitoasetuksen 140 artiklan 6 kohdan mukaisesti;
j)
määräykset, jotka koskevat unionin rahoitusosuuksien ja varainhoitotilien hallinnointia, kuten vastapuoliriskejä, sallittuja kassanhallintatoimintoja, osapuolten vastuuta, varainhoitotilien liian suurten saldojen yhteydessä sovellettavia korjaavia toimia, asiakirjojen säilyttämistä ja raportointia;
k)
määräykset, jotka koskevat korvauksia yhteisölle, jolle täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, kuten hallinnointipalkkioiden suuruutta, sekä yhteisölle 218 artiklan mukaisesti korvattavien hallinnointikustannusten ja -palkkioiden laskemista ja maksamista;
l)
tarvittaessa määräykset, jotka koskevat varainhoitoasetuksen 175 artiklassa tarkoitetuista rahastoista ja erityisesti Euroopan aluekehitysrahastosta, Euroopan sosiaalirahastosta, koheesiorahastosta, Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahastosta ja tulevasta kalatalousrahastosta, jäljempänä ’yhteisen strategiakehyksen rahastot’, osoitettaviin rahoitusosuuksiin sovellettavia edellytyksiä;
m)
määräykset, jotka koskevat rahoitusvälineen kestoa, mahdollista voimassaolon pidentämistä ja välineen lopettamista sekä edellytyksiä välineen lakkauttamiseksi ennenaikaisesti ja tarvittaessa irtautumisstrategioita;
n)
määräykset, jotka koskevat rahoituksen välittäjille ja varojen lopullisille saajille myönnetyn tuen täytäntöönpanon valvontaa sekä rahoituksen välittäjien suorittamaa raportointia;
o)
tarvittaessa 219 artiklassa tarkoitettujen mahdollisten suojautumistoimenpiteiden tyyppi ja luonne.
218 artikla
Hallinnointikustannukset ja -palkkiot yhteisöille, joille täytäntöönpanotehtäviä on siirretty
(Varainhoitoasetuksen 139 artikla)
1. Komissio korvaa yhteisöille, joille täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, rahoitusvälineen täytäntöönpanon maksamalla tuloksiin perustuvia maksuja, korvaamalla poikkeukselliset kustannukset ja suorittamalla kassanhallintamaksuja, jos yhteisö vastaa rahoitusvälineen kassanhallinnasta.
2. Tuloksiin perustuvat maksut käsittävät hallinnollisia palkkioita, joilla korvataan yhteisölle, jolle täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, rahoitusvälineen täytäntöönpanoon liittyvä työ. Tarvittaessa ne voivat käsittää myös toimintapolitiikkaan liittyviä kannustimia, joilla pyritään edistämään toimintapoliittisten tavoitteiden saavuttamista tai rahoitusvälineen taloudellista suorituskykyä.
219 artikla
Välillisesti hallinnoitaviin varainhoitotileihin sovellettavat erityissäännöt
(Varainhoitoasetuksen 139 artikla)
1. Yhteisöt, joille rahoitusvälineiden täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, voivat avata varainhoitoasetuksen 68 artiklan 7 kohdassa tarkoitettuja varainhoitotilejä omissa nimissään ja yksinomaan komission puolesta. Kyseisten yhteisöjen on toimitettava näiden tilien tiliotteet komissiossa asiasta vastaavalle yksikölle.
2. Varainhoitotilien likviditeetin on oltava riittävä, ja tileillä olevien varojen hoitamisessa on noudatettava moitteettoman varainhoidon periaatteita ja asianmukaisia vakavaraisuussääntöjä varainhoitoasetuksen 140 artiklan 7 kohdan mukaisesti.
3. Yhteisöt, joille täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, eivät saa rahoitusvälineiden täytäntöönpanon yhteydessä toteuttaa sellaisia suojautumistoimenpiteitä, joiden tarkoituksena on keinottelu. Komission on etukäteen hyväksyttävä mahdollisten suojautumistoimenpiteiden tyyppi ja luonne, ja ne on lisäksi mainittava 217 artiklassa tarkoitetuissa valtuutussopimuksissa.
220 artikla
Suoraan täytäntöönpantavat rahoitusvälineet
(Varainhoitoasetuksen 139 artikla)
1. Rahoitusvälineet voidaan poikkeustapauksissa panna täytäntöön suoraan varainhoitoasetuksen 139 artiklan 4 kohdan mukaisesti jollakin seuraavista tavoista:
a)
erityinen sijoitusväline, johon komissio osallistuu yhdessä muiden julkisten tai yksityisten sijoittajien kanssa lisätäkseen unionin rahoitusosuuden vipuvaikutusta;
b)
lainat, vakuudet, pääomasijoitukset ja muut riskinjakovälineet, lukuun ottamatta erityisiin sijoitusvälineisiin tehtäviä sijoituksia, kun niitä tarjotaan suoraan varojen lopullisille saajille tai rahoituksen välittäjien kautta.
2. Komissio ei saa rahoitusvälineiden täytäntöönpanon yhteydessä toteuttaa sellaisia suojautumistoimenpiteitä, joiden tarkoituksena on keinottelu. Komission on etukäteen hyväksyttävä mahdollisten suojautumistoimenpiteiden tyyppi ja luonne, ja ne on mainittava rahoitusvälineen täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen kanssa tehtävissä valtuutussopimuksissa.
221 artikla
Rahoituksen välittäjien, erityisten sijoitusvälineiden hallinnoijien ja varojen lopullisten saajien valinta
(Varainhoitoasetuksen 139 artikla)
1. Jos komissio panee rahoitusvälineet täytäntöön suoraan tai välillisesti erityisten sijoitusvälineiden kautta, kyseiset sijoitusvälineet on perustettava jäsenvaltion lainsäädännön mukaisesti. Kun on kyse ulkoisista toimista, sijoitusväline voidaan perustaa myös unionin ulkopuolisen maan lainsäädännön mukaisesti. Sijoitusvälineiden hallinnoijien on lain tai sopimuksen mukaisesti toimittava yhtä huolellisesti kuin ammattimaisen hallinnoijan sekä vilpittömässä mielessä.
2. Edellä 1 kohdassa tarkoitettujen erityisten sijoitusvälineiden hallinnoijien sekä rahoituksen välittäjien tai rahoitusvälineiden varojen lopullisten saajien valinnassa on otettava asianmukaisesti huomioon rahoitusvälineen luonne, asianomaisten yhteisöjen kokemus ja toiminnalliset ja taloudelliset edellytykset ja/tai varojen lopullisten saajien esittämien hankkeiden taloudellinen elinkelpoisuus. Valinta on suoritettava avoimesti ja puolueettomien kriteerien pohjalta, eikä se saa aiheuttaa eturistiriitaa.
3. Erityisten sijoitusvälineiden hallinnoijille, rahoituksen välittäjille tai varojen lopullisille saajille, joita koskee jokin varainhoitoasetuksen 106 artiklan 1 kohdassa tai 107, 108 tai 109 artiklassa tarkoitetuista tilanteista, ei myönnetä rahoitustukea.
222 artikla
Rahoitusvälineiden käytön edellytykset
(Varainhoitoasetuksen 140 artikla)
1. Rahoitusvälineitä käytetään markkinoiden toimintapuutteiden tai markkinahäiriöiden yhteydessä tai optimaalista heikommissa investointitilanteissa, ja niistä tuetaan ainoastaan sellaisia varojen lopullisia saajia, joita pidetään taloudellisesti elinkelpoisina rahoitusvälineen kautta osoitettavan unionin tuen myöntämishetkellä.
2. Rahoitusvälineistä tuetaan varojen lopullisia saajia oikeassa suhteessa. Erityisesti yhteissijoituksia tai riskinjakoa tarjoavien sijoittajien etuuskohtelu olisi perusteltava, sen olisi oltava oikeassa suhteessa riskeihin, joita sijoittajat ottavat rahoitusvälineen yhteydessä, ja se olisi rajoitettava sijoituksen tai riskinjaon kannalta välttämättömään.
223 artikla
Vipuvaikutus
(Varainhoitoasetuksen 140 artikla)
1. Rahoitusvälineillä pyritään saamaan aikaan vipuvaikutus eli unionin rahoitusosuutta määrällisesti suurempi kokonaisinvestointi.
Unionin varojen vipuvaikutuksen on oltava yhtä suuri kuin tukikelpoisille varojen lopullisille saajille myönnetyn tuen määrä jaettuna unionin rahoitusosuudella.
2. Vipuvaikutuksen aikaansaamiseksi tarvittava tavoitevaihteluväli perustuu vastaavaa rahoitusvälinettä koskevaan ennakkoarviointiin.
224 artikla
Rahoitusvälineiden ennakkoarviointi
(Varainhoitoasetuksen 140 artikla)
1. Rahoitusvälineet perustuvat ennakkoarviointiin, jossa yksilöidään markkinoiden toimintapuutteet tai markkinahäiriöt tai optimaalista heikommat investointitilanteet ja arvioidaan sijoitustarpeita toimintapoliittisten tavoitteiden kannalta.
2. Ennakkoarvioinnissa on osoitettava, että havaittuja markkinatarpeita ei voida täyttää asianmukaisesti ja ajallaan markkinalähtöisin toimin eikä muilla unionin toimilla kuin rahoitusvälineen kautta tapahtuvalla rahoituksella, esimerkiksi sääntelyllä, markkinoiden vapauttamisella, uudistamisella tai muilla politiikkatoimilla. Siinä on arvioitava rahoitusvälineiden aiheuttaman markkinoiden vääristymisen ja yksityisten rahoittajien syrjäytymisen todennäköisyyttä ja mahdollisia kustannuksia sekä yksilöitävä keinot, joilla minimoidaan tällaisen vääristymisen kielteiset vaikutukset.
3. Toissijaisuusperiaatteen mukaisesti ennakkoarvioinnissa on osoitettava, että unionin tason rahoitusväline täyttää havaitut markkinatarpeet paremmin kuin vastaavat kansallisen tai aluetason rahoitusvälineet, mukaan lukien yhteisen strategiakehyksen rahastoista rahoitettavat välineet. Arvioitaessa unionin rahoitusosuuden lisäarvoa on otettava huomioon esimerkiksi kansallisen tason rahoituksen vaikea saatavuus, erityisesti kun on kyse valtioiden rajat ylittävistä hankkeista, mittakaavaedut sekä ne merkittävät myönteiset vaikutukset, joita saadaan aikaan parhaiden käytänteiden levittämisellä jäsenvaltioissa.
4. Ennakkoarvioinnissa on määriteltävä tehokkain tapa rahoitusvälineen toteuttamiseksi.
5. Ennakkoarvioinnissa on lisäksi osoitettava, että suunniteltu rahoitusväline on johdonmukainen seuraavien kanssa:
a)
uudet ja vanhat rahoitusvälineet, joiden osalta on vältettävä turhaa päällekkäisyyttä ja luotava synergiaa ja mittakaavaetuja;
b)
rahoitusvälineet ja muut julkisen tuen muodot, jotka koskevat samaa markkinaympäristöä ja joiden osalta on vältettävä epäjohdonmukaisuuksia ja tutkittava mahdollisuuksia synergiaan.
6. Ennakkoarvioinnissa on arvioitava, onko suunniteltu toimi oikeassa suhteessa havaittuun rahoitusvajeeseen, määritettävä suunnitellun rahoitusvälineen odotettu vipuvaikutus ja tarkasteltava myös muita laadullisia vaikutuksia, kuten parhaiden käytänteiden levittämistä, unionin toimintapoliittisten tavoitteiden tehokasta edistämistä koko täytäntöönpanoketjussa ja mahdollisuutta hyödyntää täytäntöönpanoketjuun osallistuvien toimijoiden asiantuntemusta.
7. Ennakkoarvioinnin yhteydessä luodaan ehdotettuja rahoitusvälineitä varten asianmukaiset tulosindikaattorit ja määritetään odotettavissa olevat tuotokset, tulokset ja vaikutukset.
8. Rahoitusvälineistä tehdään erillinen ennakkoarviointi vain, jos kaikkien 1-7 kohdassa esitettyjen kriteerien mukainen arviointi ei sisälly perussäädöksen soveltamisalaan kuuluvan ohjelman tai toimen ennakkoarviointiin tai vaikutustenarviointiin.
225 artikla
Rahoitusvälineiden seuranta
(Varainhoitoasetuksen 140 artikla)
1. Jotta voidaan varmistaa varainhoitoasetuksen 140 artiklan 12 kohdassa tarkoitettu rahoitusvälineiden yhdenmukainen seuranta, toimivaltainen menojen ja tulojen hyväksyjä perustaa seurantajärjestelmän, jonka avulla edistetään riittävän varmuuden saamista siitä, että unionin varoja käytetään varainhoitoasetuksen 32 artiklan 2 kohdan mukaisesti.
2. Seurantajärjestelmän avulla arvioidaan täytäntöönpanon etenemistä kohti toimintapoliittisia tavoitteita, jotka ilmenevät ennakkoarvioinnin yhteydessä vahvistetuissa tuotos- ja tulosindikaattoreissa, ja analysoidaan, vastaako täytäntöönpano varainhoitoasetuksen 140 artiklan 2 kohdan mukaisesti määritettyjä vaatimuksia, sekä luodaan perusta varainhoitoasetuksen 38 artiklan 5 kohtaan ja 140 artiklan 8 kohtaan perustuville komission kertomuksille.
3. Välillisessä hallinnoinnissa komission seuranta perustuu täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen esittämiin kertomuksiin ja kirjanpitoon sekä käytettävissä oleviin tarkastustuloksiin ja niiden toteuttamiin tarkastuksiin, ja seurannassa on otettava asianmukaisesti huomioon yhteisöä koskeva johdon vahvistuslausuma ja varainhoitoasetuksen 60 artiklan 5 kohdassa tarkoitettu riippumattoman tarkastuselimen lausunto. Komissio tarkastelee täytäntöönpanosta vastaavien yhteisöjen toimittamia tietoja, ja se voi suorittaa tarkastuksia myös otantamenetelmällä asianmukaisella täytäntöönpanotasolla, myös varojen lopullisten saajien osalta.
Täytäntöönpanosta vastaava yhteisö toteuttaa seurantaa rahoituksen välittäjien toimittamien kertomusten ja kirjanpidon sekä käytettävissä olevien tarkastustulosten ja rahoituksen välittäjien toteuttamien tarkastusten pohjalta ottaen asianmukaisesti huomioon rahoituksen välittäjää koskevan johdon vahvistuslausuman sekä riippumattomien tarkastajien lausunnon.
Jos täytäntöönpanossa ei käytetä rahoituksen välittäjää, yhteisö, jolle täytäntöönpanotehtäviä on siirretty, seuraa itse suoraan rahoitusvälineen käyttöä varojen lopullisten saajien toimittamien kertomusten ja kirjanpidon pohjalta.
Yhteisön on tarkistettava tarvittaessa otantamenetelmää käyttäen rahoituksen välittäjien tai varojen lopullisten saajien toimittamat tiedot ja tehtävä tarkastuksia 217 artiklassa tarkoitetun sopimuksen mukaisesti.
4. Suorassa hallinnoinnissa komission seuranta perustuu rahoituksen välittäjien ja varojen lopullisten saajien toimittamiin kertomuksiin ja kirjanpitoon, joille tehdään asianmukaiset tarkastukset. Edellä olevan 3 kohdan säännöksiä sovelletaan suoraan hallinnointiin soveltuvin osin.
5. Rahoitusvälineiden täytäntöönpanoa koskeviin sopimuksiin on sisällytettävä 1-4 kohdan soveltamiseksi tarvittavat määräykset.
226 artikla
Yhteisen strategiakehyksen rahastoista maksettavien rahoitusosuuksien käsittely
(Varainhoitoasetuksen 140 artikla)
1. Rahoitusosuuksista, jotka maksetaan yhteisen strategiakehyksen rahastoista varainhoitoasetuksen VIII osaston mukaisesti perustettuihin ja kyseisistä rahastoista alakohtaisten erityissääntöjen mukaisesti tuettuihin rahoitusvälineisiin, pidetään kirjaa erikseen.
2. Yhteisen strategiakehyksen rahastoista maksettavat rahoitusosuudet ohjataan erillisille tileille, ja ne osoitetaan kyseisten rahastojen tavoitteiden mukaisesti sellaisiin toimiin ja sellaisille varojen lopullisille saajille, jotka ovat yhdenmukaisia sen ohjelman tai niiden ohjelmien kanssa, joista rahoitusosuudet maksetaan.
3. Yhteisen strategiakehyksen rahastoista varainhoitoasetuksen VIII osaston mukaisesti perustettuihin rahoitusvälineisiin maksettaviin rahoitusosuuksiin sovelletaan alakohtaisia erityissääntöjä.
IX OSASTO
TILINPÄÄTÖS JA KIRJANPITO
1 LUKU
Tilinpäätös
227 artikla
Selvitys varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallinnosta
(Varainhoitoasetuksen 142 artikla)
Varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallintoa koskevassa selvityksessä esitetään luotettavat tiedot
a)
varainhoitovuoden tavoitteiden toteutumisesta moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti;
b)
taloudellisesta asemasta ja tapahtumista, jotka ovat vaikuttaneet merkittävästi varainhoitovuoden aikana toteutettuihin toimiin.
Varainhoitovuoden talousarvio- ja varainhallintoa koskeva selvitys on eri asiakirja kuin kertomukset talousarvion toteuttamisesta.
228 artikla
Kirjanpitoperiaatteista poikkeaminen
(Varainhoitoasetuksen 144 artikla)
Jos tilinpitäjät katsovat, että unionin kirjanpitosäännöissä vahvistetuista kirjanpitoperiaatteista on jossakin tilanteessa poikettava, poikkeamisesta ilmoitetaan ja se perustellaan asianmukaisesti 232 artiklassa tarkoitetuissa tilinpäätöslaskelmien liitetiedoissa.
229 artikla
Tositteet
(Varainhoitoasetuksen 144 artikla)
1. Kukin kirjaus perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka on laadittu paperille tai tallennettu sellaiselle tietovälineelle, joka on luotettava ja jonka avulla kirjauksen sisältö säilyy 48 artiklassa tarkoitetun ajan.
2. Samassa paikassa ja samana päivänä suoritetut samanluonteiset tapahtumat voidaan koota samaan tositteeseen.
230 artikla
Tuotto- ja kululaskelma
(Varainhoitoasetuksen 145 artikla)
Tuotto- ja kululaskelmassa esitetään varainhoitovuoden tuotot ja kulut, jotka luokitellaan niiden luonteen mukaan.
231 artikla
Rahavirtalaskelma
(Varainhoitoasetuksen 145 artikla)
Rahavirtalaskelmassa esitetään rahavirran liikkeet tarkasteltavana olevalla ajanjaksolla eli kuvataan kassatilanteen kehitystä tarkastelujakson alusta sen loppuun.
Kassavarat muodostuvat seuraavista osista:
a)
käteisvarat;
b)
pankkitilit ja -talletukset;
c)
muut rahavarat, jotka voidaan muuttaa helposti rahaksi ja joiden arvo on vakaa.
232 artikla
Tilinpäätöslaskelmien liitetiedot
(Varainhoitoasetuksen 145 artikla)
Varainhoitoasetuksen 145 artiklassa tarkoitetut liitetiedot ovat erottamaton osa tilinpäätöslaskelmia. Liitetiedoissa esitetään ainakin seuraavat tiedot:
a)
kirjanpitoperiaatteet, -säännöt ja -menetelmät;
b)
lisätiedot, joita ei esitetä tilinpäätöslaskelmissa mutta jotka ovat tarpeen oikean ja riittävän kuvan antamiseksi.
233 artikla
Talousarvion toteutumalaskelmat
(Varainhoitoasetuksen 146 artikla)
1. Talousarvion toteutumalaskelmat sisältävät
a)
tiedot tuloista, joista esitetään:
i)
talousarvion tuloarvioiden muutokset;
ii)
talousarvion tulojen toteutuminen;
iii)
vahvistetut saamiset;
b)
tiedot kaikkien käytettävissä olevien maksusitoumusmäärärahojen ja maksumäärärahojen muutoksista;
c)
tiedot siitä, miten käytettävissä olevat maksusitoumusmäärärahat ja maksumäärärahat on käytetty;
d)
tiedot maksattamatta olevien, edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen tai kuluvan varainhoitovuoden aikana tehtyjen sitoumusten kehityksestä.
2. Tulotietojen liitteenä esitetään myös jäsenvaltiokohtainen selvitys varainhoitovuoden lopulla perimättä olevista omista varoista, joista on tehty perintämääräys.
234 artikla
Tilinpäätöstietojen toimittaminen
(Varainhoitoasetuksen 148 artikla)
Varainhoitoasetuksen 147 ja 148 artiklassa tarkoitetut alustavat ja lopulliset tilinpäätökset voidaan toimittaa sähköisesti.
2 LUKU
Kirjanpito
1 jakso
Kirjanpidon järjestäminen
235 artikla
Kirjanpidon järjestäminen
(Varainhoitoasetuksen 151 artikla)
1. Kunkin toimielimen ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitetun elimen tilinpitäjä laatii kirjallisen esityksen oman toimielimensä tai elimensä kirjanpidon järjestämisestä ja menetelmistä ja pitää sen ajan tasalla.
2. Tulot ja menot kirjataan 236 artiklassa tarkoitettuun tietojenkäsittelyjärjestelmään tapahtuman taloudellisen luonteen mukaisesti juoksevina tuloina tai menoina tai pääomana.
236 artikla
Tietojenkäsittelyjärjestelmät
(Varainhoitoasetuksen 151 artikla)
1. Kirjanpidossa käytetään integroitua tietojenkäsittelyjärjestelmää.
2. Kirjanpidossa käytettävistä tietojenkäsittelyjärjestelmistä ja niiden osajärjestelmistä on annettava täydellinen kuvaus.
Kuvauksessa määritellään, mitä kukin tietue sisältää, ja esitetään tarkasti, miten yksittäiset tapahtumat järjestelmässä käsitellään. Kuvauksessa esitetään, miten järjestelmässä taataan katkeamaton kirjausketju jokaiselle tapahtumalle ja jokaiselle tietojenkäsittelyjärjestelmiin ja niiden osajärjestelmiin tehdylle muutokselle siten, että muutoksen luonne ja tekijä saadaan aina selville.
Kirjanpidossa käytettäviä tietojenkäsittelyjärjestelmiä ja niiden osajärjestelmiä koskevissa kuvauksissa on myös mainittava, miten kyseiset järjestelmät ovat yhteydessä keskuskirjanpitojärjestelmään, esimerkiksi miten tietoja siirretään ja saldoja täsmäytetään.
3. Tietojenkäsittelyjärjestelmien ja niiden osajärjestelmien käyttöoikeus on ainoastaan henkilöillä, jotka on mainittu kunkin toimielimen ylläpitämässä ja päivittämässä valtuutettujen käyttäjien luettelossa.
2 jakso
Kirjanpitokirjat
237 artikla
Kirjanpitokirjat
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
Kukin toimielin ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettu elin pitää päiväkirjaa, pääkirjaa ja erillistä kirjaa vähintään velallisista, velkojista ja käyttöomaisuudesta, ellei tämä ole vastoin kustannushyötyperiaatetta.
Kirjanpitokirjat koostuvat sähköisistä asiakirjoista, jotka ovat tilinpitäjän tiedossa ja joiden perusteella tapahtumat ovat todennettavissa.
Päiväkirjan kirjaukset siirretään pääkirjaan, jossa tilit on eritelty 212 artiklassa tarkoitetun tililuettelon mukaisesti.
Päiväkirjan ja pääkirjan tilit voidaan eritellä tarvittavalla määrällä apukirjoja.
Apukirjanpidon kirjaukset viedään vähintään kuukausittain päiväkirjaan ja pääkirjaan.
238 artikla
Koetase
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
Kukin toimielin ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettu elin laatii koetaseen, jossa esitetään kaikki liikekirjanpidon tilit sekä varainhoitovuoden aikana päätetyt tilit, joista käy kaikista ilmi
a)
tilin numero;
b)
kuvaus;
c)
veloitusten kokonaismäärä;
d)
hyvitysten kokonaismäärä;
e)
saldo.
239 artikla
Kirjanpidon täsmäytykset
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
1. Pääkirjan tiedot säilytetään ja järjestetään niin, että jokaisen koetaseessa esitetyn tilin sisältö voidaan perustella.
2. Omaisuusluettelon osalta sovelletaan 246-253 artiklan säännöksiä.
3 jakso
Kirjausten tekeminen
240 artikla
Kirjaukset
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
1. Kirjaukset tehdään kahdenkertaisen kirjanpidon menetelmää noudattaen, jolloin kaikki kirjanpitoon viedyt tapahtumat tai muutokset kirjauksen kohteena olevilla tileillä näkyvät yhtä suurina kirjauksina debet- ja kredit-puolella.
2. Muista kuin euromääräisistä tapahtumista lasketaan vastaavat euromääräiset erät, jotka viedään kirjanpitoon.
Valuuttamääräiset tapahtumat tileillä, jotka voidaan uudelleenarvostaa, arvostetaan uudelleen ainakin tilinpäätöksen laadintahetkellä.
Uudelleenarvostus tehdään 6 artiklan mukaisten kurssien perusteella.
Kurssi, jota käytetään euron ja muiden valuuttojen välisissä muuntotoimenpiteissä laadittaessa tasetta vuoden n joulukuun 31 päivältä, on vuoden n viimeisen työpäivän kurssi.
3. Varainhoitoasetuksen 152 artiklan mukaisesti vahvistetuissa unionin kirjanpitosäännöissä on esitettävä muunto- ja uudelleenarvostussäännöt suoriteperusteista kirjanpitoa varten.
241 artikla
Kirjauksen sisältämät tiedot
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
Kirjauksesta on käytävä ilmi sen alkuperä, sisältö, kirjaustunnus sekä sitä koskevat tositteet.
242 artikla
Kirjausten vieminen päiväkirjaan
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
Kirjanpitotapahtumat viedään päiväkirjaan käyttäen yhtä seuraavista tavoista, jotka eivät sulje pois toisiaan:
a)
päivä- ja tapahtumakohtaisesti;
b)
laatimalla kuukausittain tapahtumayhteenveto ja säilyttämällä kaikki asiakirjat, joiden perusteella kukin tapahtuma voidaan varmentaa päiväkohtaisesti.
243 artikla
Kirjauksen vahvistaminen
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
1. Päiväkirjaan ja erillisiin kirjoihin tehtyjen kirjausten lopullisuus varmistetaan vahvistamismenettelyllä, jonka jälkeen kirjausten muuttaminen ja poistaminen ovat kiellettyjä.
2. Viimeistään ennen lopullisen tilinpäätöksen esittämistä sovelletaan päättämismenettelyä, jonka tarkoituksena on vahvistaa aikajärjestys ja taata, että kirjaukset pysyvät muuttumattomina.
4 jakso
Täsmäyttäminen ja varmentaminen
244 artikla
Tilien täsmäyttäminen
(Varainhoitoasetuksen 154 artikla)
1. Kunkin koetaseen saldo täsmäytetään määräajoin ja viimeistään tilinpäätöksen laadintahetkellä niiden järjestelmien tietoihin, joilla tulojen ja menojen hyväksyjät hallinnoivat varoja ja velkoja ja lisäävät kirjanpitojärjestelmään päivittäin tietoja.
2. Tilinpitäjä tarkastaa säännöllisin väliajoin ja viimeistään tilinpäätöksen laadintahetkellä, että pankkisaldot ovat todenmukaisia, ja tarkastaa varsinkin
a)
pankkitalletukset täsmäyttämällä rahoituslaitosten toimittamat tiliotteet;
b)
käteisvarat täsmäyttämällä ne kassakirjan tietojen kanssa.
Käyttöomaisuustilit tarkastetaan 250 artiklan säännösten mukaisesti.
3. Toimielinten väliset tilit täsmäytetään kuukausittain.
4. Tilinpitäjä avaa väliaikaistilit ja tarkastaa ne vuosittain. Nämä tilit ovat tulojen ja menojen hyväksyjän vastuulla, ja tulojen ja menojen hyväksyjä hyväksyy ne mahdollisimman nopeasti.
5 jakso
Talousarviokirjanpito
245 artikla
Talousarviokirjanpidon pitäminen ja sen sisältämät tiedot
(Varainhoitoasetuksen 156 artikla)
1. Talousarviokirjanpidosta on käytävä ilmi talousarvion kunkin alajaottelun osalta seuraavaa:
a)
menojen osalta:
i)
alkuperäisessä talousarviossa vahvistetut määrärahat, lisätalousarvioihin otetut määrärahat, edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt määrärahat, kannettuihin käyttötarkoitukseensa sidottuihin tuloihin perustuvat määrärahat, määrärahojen siirrot talousarvion osasta toiseen sekä näin käyttöön saatujen määrärahojen kokonaismäärä;
ii)
varainhoitovuoden aikana tehdyt maksusitoumukset ja suoritetut maksut;
b)
tulojen osalta:
i)
alkuperäiseen talousarvioon otetut ennakkoarviot, lisätalousarvioihin otetut ennakkoarviot, käyttötarkoitukseensa sidotut tulot ja näin määritettyjen ennakkoarvioiden kokonaismäärä;
ii)
varainhoitovuoden vahvistetut ja perityt saamiset;
c)
aiemmilta varainhoitovuosilta maksamatta jääneet maksusitoumukset ja perimättä jääneet tulot.
Ensimmäisen alakohdan a alakohdassa tarkoitetut maksusitoumusmäärärahat ja maksumäärärahat kirjataan erikseen ja niitä seurataan erikseen.
Talousarviokirjanpitoon viedään myös Euroopan maatalouden tukirahastoa, jäljempänä ’maataloustukirahasto’, koskevat alustavat kokonaissitoumukset ja niitä vastaavat maksut.
Kyseiset maksusitoumukset esitetään suhteessa maataloustukirahaston kokonaismäärärahoihin.
2. Talousarviokirjanpidossa seurataan erikseen
a)
edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen ja varainhoitovuoden määrärahojen käyttöä;
b)
maksattamatta olevien sitoumusten maksattamista.
Tulojen osalta seurataan erikseen aiemmilta varainhoitovuosilta perimättä jääneitä saamisia.
3. Talousarviokirjanpitoa voidaan kehittää kustannuslaskennan suuntaan.
4. Talousarviokirjanpito järjestetään koneellisesti tai käyttäen kirjanpitokirjoja tai kortistoja.
3 LUKU
Omaisuusluettelo
246 artikla
Omaisuusluettelo
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Omaisuusluettelojärjestelmän laatii tulojen ja menojen hyväksyjä tilinpitäjän avustuksella. Omaisuusluettelojärjestelmä tuottaa kaikki kirjanpitoon ja omaisuuden säilyttämiseen tarvittavat tiedot.
247 artikla
Omaisuuden säilyttäminen
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Kukin toimielin ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettu elin vahvistaa omalta osaltaan määräykset, jotka koskevat taseessa esitetyn omaisuuden säilyttämistä, ja määrittelee luettelojärjestelmästä vastaavat hallintoyksiköt.
248 artikla
Omaisuuserien merkitseminen omaisuusluetteloon
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Omaisuusluetteloon merkitään ja käyttöomaisuustileille kirjataan kaikki hankitut hyödykkeet, joiden käyttöaika on yli vuoden, jotka eivät ole kulutushyödykkeitä ja joiden hankintahinta tai tuotantokustannushinta on suurempi kuin se, joka mainitaan varainhoitoasetuksen 152 artiklan mukaisesti annetuissa unionin kirjanpitosäännöissä.
249 artikla
Omaisuusluettelon sisältö
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Omaisuusluettelossa esitetään asianmukainen kuvaus hyödykkeestä, sen sijainnista, tai kun kyse on irtaimesta omaisuudesta, siitä vastuussa olevasta yksiköstä tai henkilöstä, hankintapäivästä ja yksikköhinnasta.
250 artikla
Omaisuusluettelon tarkistaminen irtaimen omaisuuden osalta
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Toimielimet ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitetut elimet varmistavat omaisuusluetteloita tarkastaessaan, että kukin hyödyke on olemassa ja että se on omaisuusluetteloon tehtyjen merkintöjen mukainen. Tarkastus toimitetaan osana vuotuista tarkastusohjelmaa; aineelliset ja aineettomat käyttöomaisuushyödykkeet tarkastetaan kuitenkin vähintään kolmen vuoden välein.
251 artikla
Aineellisten hyödykkeiden jälleenmyynti
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Toimielinten ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettujen elinten jäsenet, virkamiehet tai toimihenkilöt ja muu henkilöstö voivat hankkia kyseisten toimielinten ja elinten myymää omaisuutta ainoastaan julkisessa huutokaupassa.
252 artikla
Aineellisten hyödykkeiden myyntimenettely
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
1. Aineellisten hyödykkeiden myynnistä ilmoitetaan asiaankuuluvin paikallisin ilmoitusmenettelyin, kun hyödykkeiden yksikkökohtainen hankinta-arvo on vähintään 8 100 euroa. Myyntisopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 kalenteripäivän kuluttua ilmoituksen viimeisestä julkaisemispäivästä.
Ensimmäisessä alakohdassa tarkoitetusta myynnistä julkaistaan ilmoitus Euroopan unionin virallisessa lehdessä, kun omaisuuden yksikkökohtainen hankinta-arvo on vähintään 391 100 euroa. Ilmoitus voidaan julkaista myös jäsenvaltioiden lehdissä. Myyntisopimus voidaan tehdä aikaisintaan kuukauden kuluttua siitä, kun ilmoitus on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
2. Toimielimet ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitetut elimet voivat luopua ilmoittamisesta, jos siitä aiheutuvat kustannukset ovat suuremmat kuin myynnistä saatavaksi arvioitu voitto.
3. Toimielinten ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettujen elinten on pyrittävä myymään aineelliset hyödykkeet aina mahdollisimman hyvään hintaan.
4. Edellä olevaa 1, 2 ja 3 kohtaa ei sovelleta, jos myynti tapahtuu unionin toimielinten ja varainhoitoasetuksen 208 artiklassa tarkoitettujen elinten kesken.
253 artikla
Aineellisten hyödykkeiden luovutus
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
Tulojen ja menojen hyväksyjän on laadittava laskelma tai selvitys omaisuusluetteloon merkityn omaisuuden, myös kiinteistöjen, myynnistä, vastikkeellisesta tai vastikkeettomasta luovutuksesta, romutuksesta, vuokraamisesta, varkaudesta tai muiden syiden vuoksi tapahtuneesta katoamisesta.
Laskelmassa tai selvityksessä mainitaan varsinkin, onko unionin virkamiehen tai toimihenkilön tai jonkun muun henkilön korvattava omaisuus omalla kustannuksellaan.
Kun kiinteää omaisuutta tai suuria rakennelmia annetaan käyttöön ilmaiseksi, siitä on laadittava sopimus ja asiasta on ilmoitettava Euroopan parlamentille ja neuvostolle vuosittain talousarvioesityksen yhteydessä toimitettavassa kertomuksessa.
Toimielinten ja varainhoitoasetuksen 141 artiklassa tarkoitettujen elinten jäsenet, virkamiehet, toimihenkilöt ja muu henkilöstö eivät saa ottaa vastaan omaisuusluetteloon sisältyvää vastikkeetta luovutettavaa tai romutettavaa omaisuutta.
254 artikla
Omaisuusluettelo ja myynnistä ilmoittaminen unionin edustustoissa
(Varainhoitoasetuksen 157 artikla)
1. Unionin edustustot laativat itse luettelot unionille kuuluvasta irtaimesta omaisuudesta ja päivittävät niitä jatkuvasti. Luettelot annetaan säännöllisesti tiedoksi keskusyksiköille kunkin toimielimen vahvistamien yksityiskohtaisten sääntöjen mukaisesti.
Unionin edustustoihin siirrettävä irtain omaisuus merkitään väliaikaiseen luetteloon ennen sen kirjaamista pysyviin omaisuusluetteloihin.
2. Unionin edustustojen irtaimen omaisuuden myynnistä ilmoitetaan paikallisten käytäntöjen mukaisesti.
TOINEN OSA
ERITYISSÄÄNNÖKSET
I OSASTO
TUTKIMUS
255 artikla
Toimintamuodot
(Varainhoitoasetuksen 181 artikla)
1. Suorat toimet toteutetaan Yhteisen tutkimuskeskuksen laitosten toimesta ja rahoitetaan periaatteessa kokonaan talousarviosta. Niitä ovat seuraavat:
a)
tutkimusohjelmat;
b)
kokeellinen tutkimustoiminta;
c)
luonteeltaan institutionaaliset tieteelliset ja tekniset tukitoimet.
2. Yhteinen tutkimuskeskus voi osallistua epäsuoriin toimiin varainhoitoasetuksen 183 artiklassa säädettyjen edellytysten mukaisesti.
3. Varainhoitoasetuksen 181 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu saamisennuste toimitetaan tilinpitäjälle kirjattavaksi.
256 artikla
Muut Yhteiseen tutkimuskeskukseen sovellettavat säännöt
(Varainhoitoasetuksen 183 artikla)
1. Yhteisen tutkimuskeskuksen toteuttama kilpailuluonteinen toiminta tarkoittaa seuraavia:
a)
avustus- tai hankintamenettelyn pohjalta toteutettava toiminta;
b)
toiminta kolmansien lukuun;
c)
toiminta, joka toteutetaan muiden toimielinten tai muiden komission yksiköiden kanssa tieteellis-teknisten palvelujen tarjoamisesta tehdyn hallinnollisen sopimuksen mukaisesti.
2. Kun toiminta, jota Yhteinen tutkimuskeskus harjoittaa kolmansien puolesta, edellyttää julkisia hankintoja, hankintamenettelyssä noudatetaan avoimuuden ja tasapuolisen kohtelun periaatteita.
3. Varainhoitoasetuksen 183 artiklan 2 kohdassa tarkoitetut saamisennusteet toimitetaan tilinpitäjälle kirjattaviksi.
II OSASTO
ULKOISET TOIMET
I LUKU
Yleiset säännökset
257 artikla
Rahoituskelpoiset toimet
(Varainhoitoasetuksen 184 artikla)
Varainhoitoasetuksen toisen osan IV osaston 1 luvussa tarkoitettujen toimien määrärahoilla voidaan rahoittaa muun muassa hankintoja ja avustuksia, korkotuki mukaan luettuna, sekä erityislainoja, lainatakuita, taloudellista apua, budjettitukea ja muita erityistukia.
II LUKU
Budjettituki ja monenväliset rahastot
258 artikla
Budjettituen käyttö
(Varainhoitoasetuksen 186 artikla)
1. Komissio voi käyttää kolmannelle maalle myönnettävää alakohtaista tai yleistä budjettitukea, jos tästä säädetään asianomaisissa perussäädöksissä ja jos seuraavat edellytykset täyttyvät:
a)
kumppanimaan julkisen talouden hoito on riittävän avointa, luotettavaa ja tehokasta;
b)
kumppanimaa on ottanut käyttöön riittävän uskottavan ja tarkoituksenmukaisen alakohtaisen tai kansallisen politiikan; ja
c)
kumppanimaa on ottanut käyttöön vakauteen tähtäävän makrotalouspolitiikan.
2. Kumppanimaan kanssa tehtävissä sopimuksissa on velvoitettava kyseinen maa toimittamaan komissiolle ajallaan luotettavia tietoja, joiden pohjalta komissio voi arvioida 1 kohdassa säädettyjen edellytysten täyttymistä.
259 artikla
Ulkoisia toimia koskevat unionin erityisrahastot
(Varainhoitoasetuksen 187 artikla)
Muiden rahoittajien rahoitusosuudet otetaan huomioon euromääräisiksi muutettuina siinä vaiheessa, kun ne maksetaan erityisrahaston pankkitilille.
Unionin rahoitusosuus suoritetaan ajallaan, jotta voidaan kattaa erityisrahastoa koskevat oikeudelliset sitoumukset, ottaen asianmukaisesti huomioon muiden rahoittajien antamat varat.
Erityisrahaston tilille kertyvä korko sijoitetaan takaisin rahastoon, ellei erityisrahaston perustamissäädöksessä toisin säädetä.
Kaikki kolmannessa alakohdassa tarkoitettuun pankkitiliin liittyvät tapahtumat vuoden ajalta esitetään asianmukaisesti erityisrahaston kirjanpidossa.
Tulojen ja menojen hyväksyjä laatii kahdesti vuodessa kertomuksen, jossa esitellään kunkin erityisrahaston toteuttamia toimia koskevat taloudelliset tiedot.
Erityisrahastoille järjestetään vuosittain riippumaton ulkoinen tarkastus.
Erityisrahaston hallitus hyväksyy tulojen ja menojen hyväksyjän laatiman erityisrahaston vuosikertomuksen sekä tilinpitäjän laatiman tilinpäätöksen. Kertomukset liitetään valtuutetun tulojen ja menojen hyväksyjän laatimaan vuosikertomukseen ja esitetään Euroopan parlamentille ja neuvostolle komissiota koskevan vastuuvapausmenettelyn yhteydessä.
Hallituksen kokoonpanoa ja toimintaa koskevista sisäisistä säännöistä säädetään komission antamassa erityisrahaston perustamissäädöksessä, ja myös rahoittajat noudattavat näitä sääntöjä. Säännöillä varmistetaan rahoittajien tasapuolinen edustus, ja sääntöjen mukaan varojen käyttöä koskevalle lopulliselle päätökselle on saatava komission hyväksyntä.
III LUKU
Hankinnat
260 artikla
Kiinteistöjen vuokraaminen
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
Ulkoisiin toimiin tarkoitetuilla hallintomäärärahoilla voidaan rahoittaa kiinteistöhankintoja ainoastaan jos ne liittyvät vuokrasopimuksen allekirjoittamishetkellä jo valmiiden rakennusten vuokraukseen. Tällaisista hankinnoista julkaistaan 124 artiklassa säädetyt ilmoitukset.
261 artikla
Määritelmät
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Palveluhankintasopimuksiin kuuluvat tutkimussopimukset ja teknisen avun sopimukset.
Tutkimussopimus on tavarantoimittajan ja hankintaviranomaisen välinen palveluhankintasopimus, joka koskee muun muassa hankkeiden suunnittelua ja valmistelua koskevia tutkimuksia, toteutettavuustutkimuksia, taloudellisia tutkimuksia ja markkinatutkimuksia, teknisiä tutkimuksia ja tarkastuksia.
Teknistä apua koskeva sopimus on kyseessä silloin, kun tavarantoimittajan tehtävänä on toimia neuvonantajana tai kun hänet nimitetään johtamaan tai valvomaan jotakin hanketta taikka hänet velvoitetaan antamaan käyttöön sopimuksessa nimettyjä asiantuntijoita.
2. Kun kolmannella valtiolla on yksiköissään tai osittain julkisomisteisissa yhteisöissään pätevä hallinnointihenkilöstö, hankinnat voidaan toteuttaa suoraan näiden yksiköiden tai yhteisöjen valvonnassa.
262 artikla
Euroopan unionin ulkopuolella tehtäviin julkisiin hankintoihin sovellettavia kynnysarvoja ja yksityiskohtaisia menettelysääntöjä koskevat erityissäännökset
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Tämän asetuksen 123-126 artiklaa, pois lukien määritelmät, 127 artiklan 3 ja 4 kohtaa, 128 artiklaa, 134-137 artiklaa, 139 artiklan 3-6 kohtaa, 148 artiklan 4 kohtaa, 151 artiklan 2 kohtaa, 152-158 artiklaa sekä 160 ja 164 artiklaa ei sovelleta varainhoitoasetuksen 190 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen hankintaviranomaisten tekemiin tai niiden lukuun tehtyihin hankintasopimuksiin.
Komissio tekee päätöksen tämän luvun soveltamisalaan kuuluvien hankintasäännösten täytäntöönpanosta, myös sellaisista asianmukaisista tarkastuksista, jotka toimivaltaisen tulojen ja menojen hyväksyjän on tehtävä silloin kun hankintaviranomaisena ei ole komissio.
2. Jos 1 kohdassa tarkoitettuja menettelyjä ei noudateta, kyseisten toimenpiteiden menoja ei voida rahoittaa unionin varoista.
3. Tätä lukua ei sovelleta varainhoitoasetuksen 190 artiklan 2 kohdan b alakohdassa tarkoitettuihin hankintaviranomaisiin silloin, kun komissio on varainhoitoasetuksen 61 artiklassa tarkoitettujen tarkastusten jälkeen antanut niille valtuudet käyttää omia hankintamenettelyjään.
263 artikla
Ilmoitusten julkaiseminen ja syrjimättömyys
(Varainhoitoasetuksen 190 ja 191 artikla)
1. Komissio toteuttaa tarvittavat toimenpiteet, joilla varmistetaan tasapuolisin edellytyksin mahdollisimman laaja osallistuminen unionin rahoittamia hankintoja koskeviin tarjouskilpailuihin. Tällöin huolehditaan etenkin siitä, että
a)
julkaistaan ajoissa riittävällä tavalla ennakkoilmoitus, hankintailmoitus ja ratkaisuilmoitus;
b)
estetään kaikki syrjivät käytännöt ja tekniset määräykset, jotka saattavat vaikeuttaa varainhoitoasetuksen 182 artiklassa tarkoitettujen luonnollisten henkilöiden ja oikeushenkilöiden laajaa ja tasapuolista osallistumista tarjouskilpailuun.
2. Jäljempänä olevan 265 artiklan 5 kohta, 267 artiklan 3 kohta ja 269 artiklan 4 kohta eivät rajoita sähköisen hankintamenettelyn käyttöä.
264 artikla
Julkaisutoimenpiteet
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Kansainvälisissä tarjouskilpailuissa ennakkoilmoitus tavara- tai palveluhankinnasta toimitetaan julkaisutoimistolle mahdollisimman varhain ja ennakkoilmoitus urakasta mahdollisimman pian ohjelman hyväksymispäätöksen jälkeen.
2. Tämän luvun soveltamista varten hankintailmoitus on julkaistava
a)
ainakin Euroopan unionin virallisessa lehdessä ja internetissä, jos kyseessä on kansainvälinen tarjouskilpailu;
b)
ainakin edunsaajavaltion virallisessa lehdessä tai muussa vastaavassa tiedotusvälineessä, jos kyseessä on paikallinen tarjouskilpailu.
Jos hankintailmoitus julkaistaan myös paikallisesti, ilmoituksen on oltava samanlainen kuin Euroopan unionin virallisessa lehdessä ja internetissä julkaistu ilmoitus, ja se on julkaistava samanaikaisesti. Komissio huolehtii Euroopan unionin viralliseen lehteen ja internetiin tulevien ilmoitusten julkaisemisesta. Jos ilmoitus julkaistaan paikallisesti, julkaisemisesta voivat huolehtia varainhoitoasetuksen 190 artiklan 2 kohdan b alakohdassa tarkoitetut yhteisöt.
3. Ratkaisuilmoitus toimitetaan sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, paitsi jos sopimus on julistettu salaiseksi tai sen täyttäminen edellyttää erityisiä turvatoimenpiteitä tai jos Euroopan unionin tai edunsaajamaan olennaisten etujen turvaaminen sitä vaatii eikä ratkaisuilmoituksen julkistamista katsota tarkoituksenmukaiseksi.
265 artikla
Palveluhankintoja koskevat kynnysarvot ja hankintamenettelyt
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 190 artiklassa tarkoitetut kynnysarvot ja menettelyt vahvistetaan palveluhankintojen osalta seuraaviksi:
a)
hankinnan arvo on 300 000 euroa tai enemmän:
i)
127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukainen rajoitettu kansainvälinen tarjouskilpailu;
ii)
127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukainen avoin kansainvälinen tarjouskilpailu;
b)
hankinnan arvo on vähemmän kuin 300 000 euroa: tämän artiklan 3 kohdassa tarkoitettu kilpailuun perustuva neuvottelumenettely tai puitesopimus.
Hankinnat, joiden arvo on enintään 20 000 euroa, voidaan tehdä yhden ainoan tarjouksen perusteella.
Enintään 2 500 euron menojen kattamiseksi suoritettavat maksut voidaan maksaa pelkän laskun perusteella ilman tarjouksen hyväksymistä ennakkoon.
2. Edellä 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetun rajoitetun kansainvälisen tarjouskilpailun hankintailmoituksessa ilmoitetaan, kuinka monelta ehdokkaalta tarjousta pyydetään. Palveluhankinnoissa tarjous pyydetään vähintään neljältä ehdokkaalta. Todellisen kilpailun aikaansaamiseksi on annettava riittävän monelle ehdokkaalle mahdollisuus esittää tarjous.
Luettelo valituista ehdokkaista julkaistaan komission internetsivustolla.
Jos valintaperusteet tai suorituskykyä koskevat vähimmäisvaatimukset täyttävien ehdokkaiden määrä on pienempi kuin vähimmäismäärä, hankintaviranomainen voi päättää pyytää tarjousta vain niiltä ehdokkailta, jotka täyttävät tarjouksen esittämiseksi vaaditut edellytykset.
3. Edellä 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetussa neuvottelumenettelyssä hankintaviranomainen laatii luettelon, jossa on vähintään kolme sen valitsemaa tarjoajaa. Tässä kilpailuun perustuvassa neuvottelumenettelyssä, joka ei kuulu 129 artiklan soveltamisalaan, kilpailu on rajoitettua eikä menettelystä julkaista ilmoitusta.
Kilpailuun perustuvaa neuvottelumenettelyä varten voidaan valita tarjoajat 136 artiklan 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetusta myyjien luettelosta, josta on ilmoitettu asianmukaisesti. Luettelo laaditaan kiinnostuksenilmaisupyynnön pohjalta, ja se on voimassa enintään viisi vuotta julkaisupäivästä. Luettelo voi käsittää useampia osia. Asiasta kiinnostuneet voivat esittää hakemuksen milloin tahansa luettelon voimassaoloaikana lukuun ottamatta sen kolmea viimeistä voimassaolokuukautta. Hankinnan yhteydessä hankintaviranomainen pyytää kaikkia luetteloon tai sen osaan merkittyjä myyjiä esittämään tarjouksen.
Tarjoukset avaa ja arvioi arviointikomitea, jolla on tarvittava tekninen ja hallinnollinen asiantuntemus. Arviointikomitean jäsenten on allekirjoitettava vakuutus puolueettomuudestaan.
Jos hankintaviranomainen saa tarjoajien kanssa neuvoteltuaan ainoastaan yhden hallinnollisesti ja teknisesti pätevän tarjouksen, hankinta voidaan tehdä tämän tarjouksen perusteella edellyttäen, että tarjous täyttää ratkaisuperusteet.
4. Kun on kyse yhteisen hankintanimikkeistön mukaisista oikeudellisista palveluista, hankintaviranomaiset voivat käyttää kilpailuun perustuvaa neuvottelumenettelyä riippumatta hankintasopimuksen arvioidusta arvosta.
5. Tarjoukset on lähetettävä noudattamalla kahden kirjekuoren periaatetta, toisin sanoen pakkaukseen tai päällyskuoreen pakataan kaksi erillistä sinetöityä kirjekuorta, joista toisessa on merkintä ”A-kuori: tekninen tarjous” ja toisessa ”B-kuori: rahoitustarjous”. Ulompaan kuoreen merkitään
a)
tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitettu osoite tarjousten jättämistä varten;
b)
maininta siitä, mihin tarjouskilpailuilmoitukseen tarjoaja vastaa;
c)
tarvittaessa niiden erien numerot, joita jätettävä tarjous koskee;
d)
tarjouspyyntöasiakirjojen kielellä lisätty maininta ”ei saa avata ennen tarjousten avaamistilaisuutta”.
Jos tarjouspyyntöasiakirjoissa on ilmoitettu haastatteluista, arviointikomitea voi haastatella teknisesti hyväksyttävän tarjouksen tekijän ehdottaman asiantuntijaryhmän avainhenkilöitä sen jälkeen kun se on laatinut väliaikaiset kirjalliset päätelmänsä ja ennen kuin se saattaa loppuun teknisten tarjousten arvioinnin. Voidakseen suorittaa vertailuja arviointikomitea haastattelee asiantuntijoita lyhyin väliajoin ja, jos asiantuntijat kuuluvat samaan ryhmään, mieluiten yhtäaikaisesti. Kaikkia haastatteluun kutsuttuja asiantuntijoita tai ryhmiä haastatellaan tuomariston ennalta tekemän haastattelusuunnitelman mukaisesti. Haastattelun päivämäärästä ja kellonajasta on ilmoitettava tarjoajille vähintään 10 kalenteripäivää etukäteen. Jos tarjoaja ei voi osallistua haastatteluun pakottavan syyn vuoksi, hänelle lähetetään uusi kutsu.
6. Ratkaisuperusteiden tarkoituksena on selvittää kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.
Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous valitaan suhteuttamalla tarjousten tekninen laatu ja hinta toisiinsa käyttämällä jakoperustetta 80/20. Tätä varten
a)
teknisille tarjouksille annetut pisteet kerrotaan korjauskertoimella 0,80;
b)
rahoitustarjouksille annetut pisteet kerrotaan korjauskertoimella 0,20.
266 artikla
Neuvottelumenettelyn käyttäminen palveluhankinnoissa
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Palveluhankinnoissa hankintaviranomainen voi aloittaa neuvottelumenettelyn yhden tarjouksen perusteella seuraavissa tapauksissa:
a)
varainhoitoasetuksen 104 artiklan 1 kohdan a, b ja c alakohdassa tarkoitetuille menettelyille asetettua määräaikaa ei voida noudattaa hankintaviranomaiselle ennalta arvaamattomista ja hankintaviranomaisesta täysin riippumattomista syistä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi;
b)
palvelut annetaan julkisoikeudellisten elinten tai voittoa tavoittelemattomien laitosten tai yhdistysten suoritettaviksi, ja suunniteltu toiminta on luonteeltaan institutionaalista tai sen tarkoituksena on toteuttaa sosiaaliavustusohjelma;
c)
hankinnanalaisia palveluja laajennetaan uusilla suorituksilla 2 kohdassa säädetyin edellytyksin;
d)
tarjouspyyntö tai yritys puitesopimuksen käyttämiseksi ei ole tuottanut tulosta, toisin sanoen yhtään laadulliset ja/tai taloudelliset kelpoisuusvaatimukset täyttävää tarjousta ei ole tehty; tässä tapauksessa hankintaviranomainen voi tarjouspyynnön peruutettuaan aloittaa neuvottelut valitsemansa yhden tai useamman tarjouspyyntömenettelyyn osallistuneen tarjoajan kanssa, kunhan alkuperäisiä hankintaehtoja ei olennaisesti muuteta;
e)
sopimus tehdään suunnittelukilpailun perusteella ja se on asiaan sovellettavien sääntöjen mukaan tehtävä suunnittelukilpailun voittajan, tai jos voitto on jaettu, voittajista yhden kanssa; tässä tapauksessa kaikki suunnittelukilpailun voittajat kutsutaan osallistumaan neuvotteluihin;
f)
teknisistä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvistä syistä palvelut voidaan antaa vain tietyn palveluntarjoajan suoritettaviksi;
g)
sopimus on julistettu salaiseksi tai sen täyttäminen edellyttää erityisiä turvatoimenpiteitä tai unionin tai edunsaajamaan olennaisten etujen turvaaminen vaatii sitä;
h)
on tehtävä uusi sopimus voimassa olevan sopimuksen ennenaikaisen päättymisen vuoksi.
Tämän kohdan ensimmäisen kohdan a alakohdassa tarkoitetuiksi äärimmäisen kiireen perusteiksi voidaan katsoa 190 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa tilanteissa toteutetut toimet. Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä toteaa tarvittaessa yhdessä muiden asianomaisten valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien kanssa äärimmäisen kiireen ja tarkastelee päätöstään uudelleen säännöllisesti moitteettoman varainhoidon periaatteen kannalta.
Ensimmäisen alakohdan b alakohdassa tarkoitettu luonteeltaan institutionaalinen toiminta käsittää palveluja, jotka liittyvät suoraan julkisoikeudellisten elinten lakisääteiseen tehtävään.
2. Edellä 1 kohdan c alakohdassa tarkoitettu hankinnanalaisten palvelujen laajentaminen uusilla suorituksilla koskee seuraavia tapauksia:
a)
lisäsuoritukset eivät sisälly päähankintaan, mutta niistä on tullut ennalta arvaamattomista syistä välttämättömiä hankinnan suorittamiselle edellyttäen, että lisäsuoritusta ei voida erottaa teknisesti tai taloudellisesti päähankinnasta aiheuttamatta hankintaviranomaiselle huomattavaa haittaa, ja lisäsuoritusten yhteenlaskettu arvo on enintään 50 prosenttia päähankinnan arvosta;
b)
lisäsuoritukset koostuvat ensimmäisen hankintasopimuksen toimeksisaajan toimittamien palvelujen kaltaisten palvelujen toimituksista edellyttäen, että
i)
ensimmäistä suoritusta varten on julkaistu hankintailmoitus, ja ensimmäistä suoritusta varten julkaistussa hankintailmoituksessa on ilmoitettu selvästi hankkeen arvioidut kustannukset sekä mahdollisuus käyttää neuvottelumenettelyä sovittaessa hanketta koskevista uusista suorituksista;
ii)
sopimusta voidaan jatkaa siten, että jatkosopimus ei ylitä alkuperäistä sopimusta arvoltaan ja kestoltaan.
267 artikla
Tavarahankintoja koskevat kynnysarvot ja hankintamenettelyt
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 190 artiklassa tarkoitetut kynnysarvot ja menettelyt vahvistetaan tavarahankintojen osalta seuraaviksi:
a)
hankinnan arvo on 300 000 euroa tai enemmän: 127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukainen avoin kansainvälinen tarjouskilpailu;
b)
hankinnan arvo on vähemmän kuin 300 000 euroa: puitesopimus tai:
i)
hankinnan arvo on 100 000 euroa tai enemmän mutta vähemmän kuin 300 000 euroa: 127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukainen avoin paikallinen tarjouskilpailu;
ii)
hankinnan arvo on vähemmän kuin 100 000 euroa: jäljempänä 2 kohdassa tarkoitettu kilpailuun perustuva neuvottelumenettely;
c)
enintään 2 500 euron menoerän kattamiseksi suoritettavat maksut voidaan maksaa pelkän laskun perusteella ilman tarjouksen hyväksymistä ennakkoon.
Hankinnat, joiden arvo on enintään 20 000 euroa, voidaan tehdä yhden ainoan tarjouksen perusteella.
2. Tämän artiklan 1 kohdan b alakohdan ii alakohdassa tarkoitetussa neuvottelumenettelyssä hankintaviranomainen laatii luettelon, jossa on vähintään kolme sen valitsemaa tavarantoimittajaa. Tässä kilpailuun perustuvassa neuvottelumenettelyssä, joka ei kuulu 129 artiklan soveltamisalaan, kilpailu on rajoitettua eikä menettelystä julkaista ilmoitusta.
Tarjoukset avaa ja arvioi arviointikomitea, jolla on tarvittava tekninen ja hallinnollinen asiantuntemus. Arviointikomitean jäsenten on allekirjoitettava vakuutus puolueettomuudestaan.
Jos hankintaviranomainen saa tavarantoimittajien kanssa neuvoteltuaan ainoastaan yhden hallinnollisesti ja teknisesti pätevän tarjouksen, hankinta voidaan tehdä tämän tarjouksen perusteella edellyttäen, että tarjous täyttää ratkaisuperusteet.
3. Kukin tekninen tarjous ja rahoitustarjous on asetettava pakkaukseen tai päällyskuoreen sille varatussa sinetöidyssä kirjekuoressa. Kirjekuoreen merkitään seuraavat tiedot:
a)
tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitettu osoite tarjousten jättämistä varten;
b)
maininta siitä, mihin tarjouskilpailuilmoitukseen tarjoaja vastaa;
c)
tarvittaessa niiden erien numerot, joita jätettävä tarjous koskee;
d)
tarjouspyyntöasiakirjojen kielellä lisätty maininta ”ei saa avata ennen tarjousten avaamistilaisuutta”.
Arviointikomitea avaa tarjoukset julkisessa tilaisuudessa tarjouspyyntöasiakirjoissa määrätyssä paikassa ja niissä määrättynä ajankohtana. Tarjousten julkisessa avaamistilaisuudessa on ilmoitettava tarjoajien nimet, ehdotetut hinnat, vaaditun tarjousvakuuden olemassaolo ja kaikki muut hankintaviranomaisen aiheellisiksi katsomat tiedot.
4. Kun on kyse tavarahankintasopimuksesta, johon ei sisälly huoltopalvelua, hinta on ainoa ratkaisuperuste.
Jos huoltopalvelua tai koulutusta koskevat ehdotukset ovat erityisen merkittäviä, valitaan joko hinnaltaan halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous; tällöin on kuitenkin otettava asianmukaisesti huomioon tarjotun palvelun tekninen laatu ja ehdotettu hinta.
268 artikla
Neuvottelumenettelyn käyttäminen tavarahankinnoissa
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Tavarahankintasopimukset voidaan tehdä neuvottelumenettelyssä yhden tarjouksen perusteella seuraavissa tapauksissa:
a)
varainhoitoasetuksen 111 artiklan 1 kohdan a, b ja c alakohdassa tarkoitetuille menettelyille asetettua määräaikaa ei voida noudattaa hankintaviranomaiselle ennalta arvaamattomista ja hankintaviranomaisesta täysin riippumattomista syistä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi;
b)
tämä on perusteltua tiettyjen toimitusten luonteen tai erityisominaisuuksien vuoksi, esimerkiksi jos hankinta voidaan tilata ainoastaan hankinnan kohteen käyttöä sääntelevien patenttien tai lisenssien haltijoilta;
c)
alkuperäiseltä toimittajalta tilataan lisätoimituksia joko tavanomaisten toimitusten tai laitteistojen osittaiseksi korvaamiseksi tai aiempien toimitusten tai laitteistojen laajentamiseksi, ja hankintaviranomainen joutuisi tavarantoimittajan vaihtamisen vuoksi hankkimaan teknisiltä ominaisuuksiltaan poikkeavaa materiaalia, mikä johtaisi yhteensopimattomuuteen tai suhteettomiin teknisiin vaikeuksiin käytössä ja kunnossapidossa;
d)
tarjouspyyntö ei ole tuottanut tulosta, toisin sanoen yhtään laadulliset tai taloudelliset kelpoisuusvaatimukset täyttävää tarjousta ei ole tehty;
e)
sopimus on julistettu salaiseksi tai sen täyttäminen edellyttää erityisiä turvatoimenpiteitä tai unionin tai edunsaajamaan olennaisten etujen turvaaminen vaatii sitä;
f)
kyse on raaka-ainemarkkinoilla noteerattujen tavaroiden hankinnoista;
g)
hankinnat koskevat tavaroita, jotka saadaan erityisen edullisin ehdoin joko liiketoimintansa lopettavalta tavarantoimittajalta tai konkurssipesän pesänhoitajalta tai selvittäjältä taikka velkojien kanssa tehdyn akordin tai muun vastaavan kansallisessa lainsäädännössä säännellyn menettelyn tuloksena;
h)
on tehtävä uusi sopimus voimassa olevan sopimuksen ennenaikaisen päättymisen vuoksi.
Ensimmäisen alakohdan d alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa hankintaviranomainen voi tarjouspyynnön peruutettuaan aloittaa neuvottelut valitsemansa yhden tai useamman tarjouspyyntömenettelyyn osallistuneen tarjoajan kanssa, kunhan alkuperäisiä hankintaehtoja ei olennaisesti muuteta.
2. Tämän artiklan 1 kohdan a alakohdassa tarkoitetuiksi äärimmäisen kiireen perusteiksi voidaan katsoa 190 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa tilanteissa toteutetut toimet. Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä toteaa tarvittaessa yhdessä muiden asianomaisten valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien kanssa äärimmäisen kiireen ja tarkastelee päätöstään uudelleen säännöllisesti moitteettoman varainhoidon periaatteen kannalta.
269 artikla
Urakoita koskevat kynnysarvot ja hankintamenettelyt
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 190 artiklassa tarkoitetut kynnysarvot ja menettelyt vahvistetaan urakoiden osalta seuraaviksi:
a)
hankinnan arvo on 5 000 000 euroa tai enemmän, jokin seuraavista:
i)
127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukainen avoin kansainvälinen tarjouskilpailu;
ii)
tietyissä erityislaatuisissa urakoissa 127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan a alakohdan mukainen rajoitettu kansainvälinen tarjouskilpailu;
b)
hankinnan arvo on vähintään 300 000 euroa mutta vähemmän kuin 5 000 000 euroa: 127 artiklan 2 kohdan ja 264 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukainen avoin paikallinen tarjouskilpailu;
c)
hankinnan arvo on vähemmän kuin 300 000 euroa: tämän artiklan 2 kohdassa tarkoitettu kilpailuun perustuva neuvottelumenettely.
Hankinnat, joiden arvo on enintään 20 000 euroa, voidaan tehdä yhden ainoan tarjouksen perusteella.
2. Tämän artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetussa neuvottelumenettelyssä hankintaviranomainen laatii luettelon, jossa on vähintään kolme sen valitsemaa urakoitsijaa. Tässä kilpailuun perustuvassa neuvottelumenettelyssä, joka ei kuulu 129 artiklan soveltamisalaan, kilpailu on rajoitettua eikä menettelystä julkaista ilmoitusta.
Tarjoukset avaa ja arvioi arviointikomitea, jolla on tarvittava tekninen ja hallinnollinen asiantuntemus. Arviointikomitean jäsenten on allekirjoitettava vakuutus puolueettomuudestaan.
Jos hankintaviranomainen saa urakoitsijoiden kanssa neuvoteltuaan ainoastaan yhden hallinnollisesti ja teknisesti pätevän tarjouksen, hankinta voidaan tehdä tämän tarjouksen perusteella edellyttäen, että tarjous täyttää ratkaisuperusteet.
3. Valintaperusteena on se, kuinka tarjoaja on suoriutunut vastaavista sopimuksista ja erityisesti edeltävinä vuosina suoritetuista urakoista. Kun valinta on näin suoritettu ja tarjoukset, jotka eivät täytä vaatimuksia, on hylätty, hankintapäätöksen tekemisen ainoa peruste on tarjouksen hinta.
4. Kukin tekninen tarjous ja rahoitustarjous on asetettava pakkaukseen tai päällyskuoreen sille varatussa sinetöidyssä kirjekuoressa. Kirjekuoreen merkitään seuraavat tiedot:
a)
tarjouspyyntöasiakirjoissa ilmoitettu osoite tarjousten jättämistä varten;
b)
maininta siitä, mihin tarjouskilpailuilmoitukseen tarjoaja vastaa;
c)
tarvittaessa niiden erien numerot, joita jätettävä tarjous koskee;
d)
tarjouspyyntöasiakirjojen kielellä lisätty maininta ”ei saa avata ennen tarjousten avaamistilaisuutta”.
Arviointikomitea avaa tarjoukset julkisessa tilaisuudessa tarjouspyyntöasiakirjoissa määrätyssä paikassa ja niissä määrättynä ajankohtana. Tarjousten julkisessa avaamistilaisuudessa on ilmoitettava tarjoajien nimet, ehdotetut hinnat, vaaditun tarjousvakuuden olemassaolo ja kaikki muut hankintaviranomaisen aiheellisiksi katsomat tiedot.
270 artikla
Neuvottelumenettelyn käyttäminen urakoissa
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Urakkasopimukset voidaan tehdä neuvottelumenettelyssä yhden tarjouksen perusteella seuraavissa tapauksissa:
a)
varainhoitoasetuksen 111 artiklan 1 kohdan a, b ja c alakohdassa tarkoitetuille menettelyille asetettua määräaikaa ei voida noudattaa hankintaviranomaiselle ennalta arvaamattomista ja hankintaviranomaisesta täysin riippumattomista syistä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi;
b)
on kyse lisäurakasta, joka ei sisälly alun perin tehtyyn sopimukseen ja josta on tullut ennalta arvaamattomasta syystä välttämätön urakan toteuttamiselle 2 kohdassa säädetyin edellytyksin;
c)
tarjouspyyntö ei ole tuottanut tulosta, toisin sanoen yhtään laadulliset tai taloudelliset kelpoisuusvaatimukset täyttävää tarjousta ei ole tehty;
d)
sopimus on julistettu salaiseksi tai sen täyttäminen edellyttää erityisiä turvatoimenpiteitä tai unionin tai edunsaajamaan olennaisten etujen turvaaminen vaatii sitä;
e)
on tehtävä uusi sopimus voimassa olevan sopimuksen ennenaikaisen päättymisen vuoksi.
Tämän kohdan ensimmäisen kohdan a alakohdassa tarkoitetuiksi äärimmäisen kiireen perusteiksi voidaan katsoa 190 artiklan 2 kohdassa tarkoitetuissa tilanteissa toteutetut toimet. Valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä toteaa tarvittaessa yhdessä muiden asianomaisten valtuutettujen tulojen ja menojen hyväksyjien kanssa äärimmäisen kiireen ja tarkastelee päätöstään uudelleen säännöllisesti moitteettoman varainhoidon periaatteen kannalta.
Ensimmäisen alakohdan c alakohdassa tarkoitetuissa tapauksissa hankintaviranomainen voi tarjouspyynnön peruutettuaan aloittaa neuvottelut valitsemansa yhden tai useamman tarjouspyyntömenettelyyn osallistuneen tarjoajan kanssa, kunhan alkuperäisiä hankintaehtoja ei olennaisesti muuteta.
2. Edellä 1 kohdan b alakohdassa tarkoitetut lisäurakat tilataan alkuperäiseltä urakoitsijalta edellyttäen, että
a)
lisäurakkaa ei voida erottaa teknisesti tai taloudellisesti pääurakasta aiheuttamatta hankintaviranomaiselle huomattavaa haittaa;
b)
vaikka lisäurakka voitaisiinkin erottaa alkuperäisestä urakasta, se on ehdottoman välttämätön alkuperäisen urakan loppuunsaattamiseksi;
c)
lisäurakoiden yhteenlaskettu arvo on enintään 50 prosenttia pääurakan arvosta.
271 artikla
Neuvottelumenettelyn käyttäminen kiinteistöhankinnoissa
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
Edellä 260 artiklassa tarkoitettuja kiinteistöhankintoja voidaan tehdä neuvottelumenettelyssä paikallisten markkinoiden kartoittamisen jälkeen.
272 artikla
Hankintamenettelyn valinta yhdistetyissä hankinnoissa
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
Sopimuksissa, joihin sisältyy samalla sekä palveluja, tavaratoimituksia että urakkaosuus, hankintaviranomainen määrittää sovellettavat kynnysarvot ja menettelyt komission suostumuksella, jos tämä ei ole hankintaviranomainen; tässä on otettava huomioon sopimuksen olennaisin osuus, joka arvioidaan sopimuksen eri osuuksien suhteellisen arvon ja käytännön merkityksen kannalta.
273 artikla
Tarjouspyyntöasiakirjat
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Edellä 138 artiklassa tarkoitetut tarjouspyyntöasiakirjat laaditaan parhaiden kansainvälisten käytäntöjen mukaisesti ja julkaisutoimenpiteiden sekä hankintaviranomaisen ja tarjoajien välisen yhteydenpidon osalta tämän luvun säännösten mukaisesti.
2. Palveluhankinnoissa tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä seuraavat tiedot:
a)
tarjoajia koskevat ohjeet, joissa on ilmoitettava
i)
millainen hankinta on kyseessä;
ii)
ratkaisuperusteet ja niiden painotus;
iii)
mahdollisuudesta haastatteluun ja alustava haastatteluaikataulu;
iv)
onko mahdollista tarjota erilaisia vaihtoehtoja;
v)
mahdollisesti hyväksyttävän alihankinnan osuus;
vi)
hankintaa varten käytettävissä olevien varojen enimmäismäärä;
vii)
tarjouksessa käytettävä valuutta;
b)
suppeaa ehdokasluetteloa koskevat tiedot, joissa mainitaan ehdokkaiden välistä yhteistyötä koskeva kielto;
c)
palveluhankintoihin sovellettavat yleiset ehdot;
d)
erityisehdot, joissa täsmennetään ja täydennetään yleisiä ehtoja tai esitetään niitä koskevia poikkeuksia;
e)
tehtävänkuvaus, joka sisältää hankkeen suunnitellun aikataulun ja suunnitellut ajankohdat, joista alkaen tärkeimpien asiantuntijoiden on oltava käytettävissä;
f)
hinnasto (tarjoaja täyttää);
g)
tarjouslomake;
h)
sopimuslomake;
i)
lomakkeet pankin tai muun vastaavan laitoksen myöntämää ennakkomaksuja koskevaa vakuutta varten.
Ensimmäisen alakohdan h alakohtaa ei sovelleta silloin, kun mallisopimusta ei asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa voida käyttää.
3. Tavarahankinnoissa tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä seuraavat tiedot:
a)
tarjoajia koskevat ohjeet, joissa on ilmoitettava
i)
valinta- ja ratkaisuperusteet;
ii)
onko mahdollista tarjota erilaisia vaihtoehtoja;
iii)
tarjouksessa käytettävä valuutta;
b)
tavarahankintoihin sovellettavat yleiset ehdot;
c)
erityisehdot, joissa täsmennetään ja täydennetään yleisiä ehtoja tai esitetään niitä koskevia poikkeuksia;
d)
tekninen liite, joka sisältää mahdolliset suunnitelmat, tekniset eritelmät ja sopimuksen täytäntöönpanoa koskevan ohjeellisen aikataulun;
e)
hinnasto (tarjoaja täyttää) ja hintaerittely;
f)
tarjouslomake;
g)
sopimuslomake;
h)
lomake seuraavia pankin tai muun vastaavan laitoksen myöntämiä vakuuksia varten:
i)
tarjousvakuus;
ii)
ennakkomaksuja koskeva vakuus;
iii)
suoritustakuu.
Ensimmäisen alakohdan g alakohtaa ei sovelleta silloin, kun mallisopimusta ei asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa voida käyttää.
4. Urakkasopimuksissa tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä seuraavat tiedot:
a)
tarjoajia koskevat ohjeet, joissa on ilmoitettava
i)
valinta- ja ratkaisuperusteet;
ii)
onko mahdollista tarjota erilaisia vaihtoehtoja;
iii)
tarjouksessa käytettävä valuutta;
b)
yleiset urakkaehdot;
c)
erityisehdot, joissa täsmennetään ja täydennetään yleisiä ehtoja tai esitetään niitä koskevia poikkeuksia;
d)
tekniset liitteet, jotka sisältävät suunnitelmat, tekniset eritelmät ja sopimuksen täytäntöönpanoa koskevan ohjeellisen aikataulun;
e)
hinnasto (tarjoaja täyttää) ja hintaerittely;
f)
tarjouslomake;
g)
sopimuslomake;
h)
lomake seuraavia pankin tai muun vastaavan laitoksen myöntämiä vakuuksia varten:
i)
tarjousvakuus;
ii)
ennakkomaksuja koskeva vakuus;
iii)
suoritustakuu.
Ensimmäisen alakohdan g alakohtaa ei sovelleta silloin, kun mallisopimusta ei asianmukaisesti perustelluissa poikkeustapauksissa voida käyttää.
5. Siltä osin kuin 2 kohdan d alakohdassa, 3 kohdan c alakohdassa ja 4 kohdan c alakohdassa tarkoitetut erityisehdot ja yleiset ehdot ovat ristiriidassa keskenään, noudatetaan erityisehtoja.
6. Jos hankintaviranomaiset vaativat esitettäväksi riippumattomien elinten antamia sertifikaatteja siitä, että taloudellinen toimija täyttää tiettyjen laadunvarmistusstandardien vaatimukset, sertifikaateissa on viitattava alan eurooppalaisten tai soveltuvin osin kansainvälisten standardien mukaisiin laadunvarmistusjärjestelmiin, jotka eurooppalaisia tai kansainvälisiä sertifiointistandardeja noudattavat elimet ovat sertifioineet. Hankintaviranomaisten on hyväksyttävä myös muut taloudellisten toimijoiden toimittamat todisteet vastaavista laadunvarmistustoimenpiteistä.
274 artikla
Vakuudet
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Poiketen siitä, mitä 163 artiklassa säädetään, etukäteen annettavat vakuudet ovat euromääräisiä tai vakuuden kattamassa sopimuksessa määrätyn rahan määräisiä.
2. Tavarahankinta- ja urakkasopimuksissa hankintaviranomainen voi vaatia tässä luvussa tarkoitetun tarjousvakuuden, jonka arvo on 1-2 prosenttia sopimuksen kokonaisarvosta. Vakuuden on oltava 163 artiklan säännösten mukainen. Vakuus vapautetaan sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Vakuus pidätetään, jos määräpäivään mennessä jätetty tarjous vedetään myöhemmin takaisin.
3. Hankintaviranomainen voi edellyttää, että annetaan suoritustakuu; takuun määrä on vahvistettu tarjouspyyntöasiakirjoissa ja se on 5-10 prosenttia tavarahankinnan tai urakan kokonaisarvosta. Suoritustakuun suuruus ratkaistaan sopimuslajin ja sopimuksen arvon kaltaisin objektiivisin perustein.
Suoritustakuu on kuitenkin pakollinen, jos seuraavat kynnysarvot ylitetään:
a)
345 000 euroa urakoiden osalta,
b)
150 000 euroa tavarahankintojen osalta.
Takuun voimassaolo lakkaa aikaisintaan tavarahankintojen ja urakoiden lopullisen vastaanottamisen yhteydessä. Jos sopimus täytetään puutteellisesti, koko takuu pidätetään.
275 artikla
Menettelyjen määräajat
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Tarjoukset on toimitettava hankintaviranomaiselle tarjouspyynnössä ilmoitettuun osoitteeseen ja siinä ilmoitettuun päivään ja kellonaikaan mennessä. Hankintaviranomaisen on asetettava tarjousten ja osallistumishakemusten vastaanottamiselle riittävän pitkät määräajat, jotta asianomaisille jää kohtuullisesti ja sopivasti aikaa tarjousten laatimiseen ja jättämiseen.
Palveluhankinnoissa tarjousten vastaanottamiselle asetettava vähimmäismääräaika on 50 päivää tarjouspyyntökirjeen lähetyspäivästä. Kiireellisissä tapauksissa voidaan kuitenkin asettaa myös muunlaisia määräaikoja.
2. Tarjoajat voivat esittää kysymyksiä kirjallisesti ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä. Hankintaviranomainen vastaa tarjoajien kysymyksiin ennen tarjousten tekemiselle asetetun määräajan päättymistä.
3. Rajoitetuissa kansainvälisissä menettelyissä vähimmäismääräaika osallistumishakemusten vastaanottamiselle on 30 päivää hankintailmoituksen julkaisupäivästä. Tarjousten vastaanottamiselle asetettava vähimmäismääräaika on 50 päivää tarjouspyyntökirjeen lähetyspäivästä. Tietyissä poikkeustapauksissa voidaan kuitenkin asettaa myös muunlaisia määräaikoja.
4. Avoimissa kansainvälisissä menettelyissä vähimmäismääräaika tarjousten vastaanottamiselle on hankintailmoituksen lähetyspäivästä laskettuna
a)
90 päivää urakoiden osalta;
b)
60 päivää tavarahankintojen osalta.
Tietyissä poikkeustapauksissa voidaan kuitenkin asettaa myös muunlaisia määräaikoja.
5. Paikallisesti ilmoitettavissa avoimissa menettelyissä vähimmäismääräaika tarjousten vastaanottamiselle on hankintailmoituksen julkaisupäivästä laskettuna
a)
60 päivää urakoiden osalta;
b)
30 päivää tavarahankintojen osalta.
Tietyissä poikkeustapauksissa voidaan kuitenkin asettaa myös muunlaisia määräaikoja.
6. Edellä 265 artiklan 1 kohdan b alakohdassa, 267 artiklan 1 kohdan c alakohdassa ja 269 artiklan 1 kohdan c alakohdassa tarkoitetussa kilpailuun perustuvassa neuvottelumenettelyssä valituille ehdokkaille asetettava vähimmäismääräaika on 30 päivää tarjouspyyntökirjeen lähettämisestä.
7. Edellä 1-6 kohdassa säädetyt määräajat ilmaistaan kalenteripäivinä.
276 artikla
Arviointikomitea
(Varainhoitoasetuksen 190 artikla)
1. Kaikki tarjouskilpailun mukaiset osallistumishakemukset ja tarjoukset arvioi ja asettaa paremmuusjärjestykseen arviointikomitea etukäteen ilmoitettujen poissulkemis-, valinta- ja ratkaisuperusteiden mukaisesti. Arviointikomiteaan kuuluu pariton määrä jäseniä - vähintään kolme henkilöä - joilla on oltava tarjousten arvioinnin edellyttämä tekninen ja hallinnollinen asiantuntemus.
2. Jos hankintaviranomaisena ei ole komissio, se voi pyytää jäljennöksiä tarjouspyyntöasiakirjoista, tarjouksista, tarjousten arvioinneista ja allekirjoitetuista sopimuksista. Se voi myös osallistua tarkkailijana tarjousten avaamis- ja arviointitilaisuuteen.
3. Tarjoukset, joista puuttuu tarjouspyyntöasiakirjoissa vaadittuja olennaisia osia tai jotka eivät täytä niissä asetettuja erityisvaatimuksia, hylätään.
Arviointikomitea tai hankintaviranomainen voi kuitenkin pyytää ehdokasta tai tarjoajaa täydentämään tai selventämään toimittamiaan poissulkemis-, valinta- ja ratkaisuperusteisiin liittyviä asiakirjatodisteita asettamassaan määräajassa tasapuolisen kohtelun periaatteen mukaisesti.
4. Edellä 151 artiklassa tarkoitettujen hinnaltaan poikkeuksellisen alhaisten tarjousten osalta komitea pyytää täsmennyksiä olennaisiksi katsomistaan tarjouksen osista.
5. Arviointikomitean perustamisvelvollisuudesta voidaan luopua silloin kun hankinnan arvo on enintään 20 000 euroa.
IV LUKU
Avustukset
277 artikla
Täysimääräinen rahoittaminen
(Varainhoitoasetuksen 192 artikla)
Yhteisrahoitusvelvollisuuteen tehtävät poikkeukset on perusteltava myöntämispäätöksissä.
III OSASTO
UNIONIN VIRASTOT
278 artikla
Unionin virastot ja uusien virastojen perustaminen
(Varainhoitoasetuksen 195 artikla)
Varainhoitoasetuksen 195 artiklassa tarkoitetut virastot ovat seuraavat:
a)
julkaisutoimisto;
b)
Euroopan petostentorjuntavirasto;
c)
Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto ja hallinnollisesti sen yhteydessä toimiva Euroopan unionin henkilöstökoulutuskeskus;
d)
henkilökohtaisten etuuksien hallinto- ja maksutoimisto;
e)
Brysselin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimisto ja Luxemburgin infrastruktuuri- ja logistiikkatoimisto.
Yksi tai useampi toimielin voi perustaa lisää virastoja, jos ne voidaan perustella kustannus-hyötyanalyysillä ja jos niillä voidaan taata unionin toiminnan näkyvyys.
279 artikla
Toimivaltuuksien siirtäminen toimielinten yhteisille unionin virastoille
(Varainhoitoasetuksen 195 ja 199 artikla)
Kukin toimielin vastaa talousarviositoumuksista. Toimielimet voivat siirtää asianomaisen toimielinten yhteisen unionin viraston johtajalle toimivaltuudet toteuttaa kaikki talousarviositoumuksen tekemisen jälkeiset toimet, kuten oikeudelliset sitoumukset, menojen vahvistamisen, maksujen hyväksymisen ja tulojen toteuttamisen; toimielimet asettavat tämän toimivaltuuksien siirtämisen rajat ja ehdot.
280 artikla
Julkaisutoimistoa koskevat erityissäännöt
(Varainhoitoasetuksen 195 ja 199 artikla)
Kukin toimielin päättää julkaisupolitiikastaan julkaisutoimiston suhteen. Toimielin, joka on laatinut julkaisun, käyttää julkaisujen myynnistä saadut nettotulot käyttötarkoitukseensa sidottuina tuloina varainhoitoasetuksen 21 artiklan mukaisesti.
281 artikla
Joidenkin tehtävien siirtäminen tilinpitäjän toimesta
(Varainhoitoasetuksen 196 artikla)
Komission tilinpitäjä voi viraston johtokunnan esityksestä siirtää joitakin tulojen kantoon ja asianomaisen viraston itse suorittamien menojen maksuun liittyviä tehtäviään mainitun viraston työntekijälle.
282 artikla
Kassavarat - pankkitilit
(Varainhoitoasetuksen 196 artikla)
Komissio voi avata toimielinten yhteisen viraston johtokunnan esityksestä viraston puolesta ja sen kassatarpeita varten pankki- tai postisiirtotilejä. Kassan vuosisaldo täsmäytetään, tarkistetaan ja hyväksytään viraston ja komission välillä varainhoitovuoden lopussa.
IV OSASTO
HALLINTOMÄÄRÄRAHAT
283 artikla
Yleiset säännökset
(Varainhoitoasetuksen 201 artikla)
Tässä osastossa käsiteltävät hallintomäärärahat määritellään varainhoitoasetuksen 41 artiklassa.
Useiden osastojen sisältämiä samantyyppisiä hallintomäärärahoja vastaavat ja kokonaissitoumuksina hallinnoidut talousarviositoumukset voidaan kirjata kerralla talousarviokirjanpitoon 25 artiklassa vahvistettua menolajin mukaista luokittelua noudattaen.
Niitä vastaavat menot kirjataan kunkin osaston budjettikohtiin samalla tavalla jaoteltuina kuin määrärahat.
284 artikla
Vuokravakuudet
(Varainhoitoasetuksen 201 artikla)
Toimielinten tarjoamat vuokravakuudet ovat pankkivakuuksia tai toimielimen ja vuokranantajan nimissä pankin sulkutilille tehtyjä talletuksia, jotka riittävästi perusteltuja tapauksia lukuun ottamatta ovat euromääräisiä.
Jos kolmansissa maissa ei voida käyttää mitään näistä vuokravakuuksista, toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä voi hyväksyä muunlaisia vakuuksia, jos ne turvaavat unionin taloudellisten etujen samantasoisen suojan.
285 artikla
Henkilöstölle ja toimielinten jäsenille maksettavat palkkaennakot
(Varainhoitoasetuksen 201 artikla)
Henkilöstölle ja toimielinten jäsenille voidaan maksaa henkilöstösäännöissä säädetyin edellytyksin palkkaennakkoa.
286 artikla
Kiinteistöhankkeet
(Varainhoitoasetuksen 203 artikla)
1. Varainhoitoasetuksen 203 artiklan 3 kohdan a alakohdassa tarkoitetut menot kattavat kiinteistöjen varusteluun liittyvät kustannukset. Niihin ei sisälly hoitovastike.
2. Varainhoitoasetuksen 203 artiklan 4 kohdassa tarkoitettua varhaista ilmoittamista ja varainhoitoasetuksen 203 artiklan 5 kohdassa tarkoitettua ennakkohyväksyntää ei sovelleta veloituksetta tai symboliseen hintaan tapahtuvaan maan hankintaan.
3. Varainhoitoasetuksen 203 artiklan 3-7 artiklassa tarkoitettua varhaista ilmoittamista ja ennakkohyväksyntää ei sovelleta asuinkiinteistöihin. Euroopan parlamentti ja neuvosto voivat pyytää asianomaiselta toimielimeltä mitä tahansa asuinkiinteistöihin liittyviä tietoja.
4. Poikkeustapauksissa tai kiireellisissä poliittisissa tilanteissa varainhoitoasetuksen 203 artiklan 4 kohdassa tarkoitetut varhaisessa vaiheessa ilmoitettavat tiedot unionin kolmansissa maissa oleviin edustustoihin tai virastoihin liittyvistä kiinteistöhankkeista voidaan toimittaa yhdessä varainhoitoasetuksen 203 artiklan 5 kohdan mukaisten kiinteistöhankkeita koskevien tietojen kanssa. Näissä tapauksissa varhainen ilmoittaminen ja ennakkohyväksyntä toteutetaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa.
5. Varainhoitoasetuksen 203 artiklan 5 ja 6 kohdassa tarkoitettua ennakkohyväksyntää ei sovelleta kiinteistöhankkeiden tarkkojen kustannusten ja rahoituksen arviointiin tarvittaviin alustaviin sopimuksiin tai selvityksiin.
6. Varainhoitoasetuksen 203 artiklan 7 kohdan ii, iii ja iv alakohdassa esitetyt 750 000 euron tai 3 000 000 euron kynnysarvot sisältävät kiinteistön varusteluun liittyvät kustannukset. Vuokra- ja käyttöoikeussopimusten osalta kynnysarvoissa otetaan huomioon kiinteistön varusteluun liittyvät kustannukset, mutta ei muita kustannuksia.
7. Komissio antaa vuoden kuluttua varainhoitoasetuksen soveltamisen alkamispäivästä kertomuksen varainhoitoasetuksen 203 artiklan 3-8 kohdassa tarkoitettujen menettelyjen soveltamisesta.
V OSASTO
ASIANTUNTIJAT
287 artikla
Palkatut ulkopuoliset asiantuntijat
(Varainhoitoasetuksen 204 artikla)
1. Tehtäviin, joiden arvo on pienempi kuin 170 artiklan 1 kohdassa säädetyt kynnysarvot, voidaan valita palkattuja ulkopuolisia asiantuntijoita 2 kohdassa säädettyä menettelyä noudattaen.
2. Tätä varten julkaistaan kiinnostuksenilmaisupyyntö Euroopan unionin virallisessa lehdessä tai, jos on tarpeen varmistaa mahdollisimman laaja levitys mahdollisten ehdokkaiden keskuudessa, asianomaisen toimielimen internetsivustolla.
Kiinnostuksenilmaisupyynnössä on oltava tehtävänkuvaus, tiedot tehtävien kestosta sekä korvauksen ehdot. Ehdot voivat perustua yksikköhintoihin.
Kiinnostuksenilmaisupyynnön perusteella laaditaan luettelo asiantuntijoista. Luettelo on voimassa enintään viisi vuotta sen julkistamisesta tai tehtäviin liittyvän monivuotisen ohjelman keston ajan.
3. Asiasta kiinnostuneet luonnolliset henkilöt voivat ilmoittautua ehdokkaiksi milloin tahansa luettelon voimassaoloaikana lukuun ottamatta sen kolmea viimeistä voimassaolokuukautta. Palkattuja ulkopuolisia asiantuntijoita ei valita suorittamaan varainhoitoasetuksen 204 artiklassa tarkoitettuja tehtäviä, jos he ovat jossakin varainhoitoasetuksen 106 tai 107 artiklassa tarkoitetuista poissulkemiseen johtavista tilanteista.
4. Yhteydenpito valittuihin asiantuntijoihin, esimerkiksi sopimusten tekeminen ja mahdolliset sopimusmuutokset, tapahtuu toimielimen perustamien sähköisten tietojenvaihtojärjestelmien kautta.
Järjestelmien on täytettävä seuraavat vaatimukset:
a)
vain valtuutetuilla henkilöillä on pääsy järjestelmään ja sen kautta lähetettyihin asiakirjoihin;
b)
vain valtuutetut henkilöt voivat sähköisesti allekirjoittaa tai siirtää asiakirjan järjestelmän kautta;
c)
valtuutetut henkilöt on tunnistettava vakiintunein keinoin järjestelmän kautta;
d)
sähköisen tapahtuman aika ja päivämäärä on ilmoitettava tarkasti;
e)
asiakirjojen eheyden on säilyttävä;
f)
asiakirjojen saatavuuden on säilyttävä;
g)
tarvittaessa asiakirjojen luottamuksellisuuden on säilyttävä;
h)
henkilötietojen suoja on varmistettava asetuksen (EY) N:o 45/2001 vaatimusten mukaisesti.
Tällaisen järjestelmän kautta lähetettyihin tai vastaanotettuihin tietoihin liitetään oikeusolettama, jonka mukaan tiedot ovat eheät ja järjestelmässä ilmoitettu tietojen lähetys- tai vastaanottopäivä ja -aika pitävät paikkansa.
Järjestelmän kautta lähetetyn tai tiedoksiannetun asiakirjan katsotaan vastaavan paperiasiakirjaa, se on hyväksyttävä todisteeksi oikeudellisissa menettelyissä, se katsotaan alkuperäiseksi asiakirjaksi ja siihen liitetään oikeusolettama, jonka mukaan se on aito ja eheä edellyttäen, että se ei sisällä dynaamisia piirteitä, jotka voisivat automaattisesti muuttaa sitä.
Toisen alakohdan b alakohdassa tarkoitetuilla sähköisillä allekirjoituksilla on samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetuilla allekirjoituksilla.
5. Asiantuntijaluettelo ja tehtäväkuvaus julkaistaan vuosittain. Korvaus on julkistettava, jos se on enemmän kuin 15 000 euroa tehtävää kohti.
6. Edellä olevaa 5 kohtaa ei sovelleta, jos julkaiseminen saattaisi uhata asianomaisten henkilöiden oikeuksia ja vapauksia sellaisina kuin ne ovat suojattuina Euroopan unionin perusoikeuskirjassa, tai jos se saattaisi vahingoittaa asiantuntijoiden kaupallisia etuja.
KOLMAS OSA
LOPPU- JA SIIRTYMÄSÄÄNNÖKSET
288 artikla
Siirtymäsäännökset
Asetuksen (EY, Euratom) N:o 2342/2002 35-43 artiklaa sovelletaan edelleen sitoumuksiin, jotka on tehty viimeistään 31 päivänä joulukuuta 2013. Tämän asetuksen 33-44 artiklaa sovelletaan sitoumuksiin, jotka tehdään 1 päivästä tammikuuta 2014 alkaen.
Asetuksen (EY, Euratom) N:o 2342/2002 ensimmäisen osan VI osastoa voidaan soveltaa viimeistään 31 päivänä joulukuuta 2013 allekirjoitettuihin avustussopimuksiin ja tiedoksi annettuihin avustuspäätöksiin vuoden 2012 talousarvion mukaisten kokonaissitoumusten puitteissa, jos toimivaltainen tulojen ja menojen hyväksyjä niin päättää, ottaen asianmukaisesti huomioon yhdenvertaisen kohtelun ja avoimuuden periaatteet.
289 artikla
Kumoaminen
Kumotaan asetus (EY, Euratom) N:o 2342/2002.
Viittauksia kumottuun asetukseen pidetään viittauksina tähän asetukseen liitteessä olevan vastaavuustaulukon mukaisesti.
290 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan seuraavana päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Sitä sovelletaan 1 päivästä tammikuuta 2013.
Tämän asetuksen 216-226 artiklaa sovelletaan kuitenkin 1 päivästä tammikuuta 2014.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 29 päivänä lokakuuta 2012.