KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1042/2014
af 25. juli 2014
om supplerende bestemmelser til forordning (EU) nr. 514/2014 med hensyn til udpegelsen af de ansvarlige myndigheder og disses forvaltnings- og kontrolopgaver og med hensyn til revisionsmyndighedernes status og forpligtelser
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 af 16. april 2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring (1), særlig artikel 26, stk. 4, og artikel 29, stk. 1, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
For at sikre kontinuiteten i gennemførelsen af de tidligere fonde, der var omfattet af rammen for det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme 2007-2013, og særforordningerne, der var omfattet af rammeprogrammet for 2014-2020, er forordning (EU) nr. 514/2014 i vid udstrækning udformet efter de regler, der gjaldt for tidligere fonde, men under hensyntagen til de ændringer i den delte forvaltning, som Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (2) medførte.
(2)
For at sikre, at de organer, der skal gennemføre de nationale programmer, har kapacitet til effektivt at udføre deres opgaver i overensstemmelse med de mål og prioriteringer, der er fastsat i de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014, bør der fastsættes regler for udpegelsen af disse organer, tilsynet med deres udpegelse og om nødvendigt ophævelse af udpegelsen.
(3)
For at sikre, at omfanget af deres ansvarsområde sætter dem i stand til at gennemføre det nationale program, er det nødvendigt at fastsætte regler, der definerer de ansvarlige myndigheders forvaltnings- og kontrolopgaver, navnlig betingelserne for uddelegering eller udlicitering af nogle af deres opgaver.
(4)
Proceduren for udvælgelse af projekter og tildeling af EU-støtte inden for rammerne af de nationale programmer bør overholde principperne om gennemsigtighed, forbud mod forskelsbehandling og ligebehandling. Der bør derfor fastsættes betingelser for medlemsstaternes gennemførelse af foranstaltninger inden for rammerne af de nationale programmer, navnlig med henblik på fastlæggelse af de omstændigheder, hvorunder den ansvarlige myndighed kan gennemføre projekter direkte.
(5)
I alle medlemsstater bør revisionerne være effektive, have et passende omfang og gennemføres i overensstemmelse med de internationale revisionsstandarder. Med henblik herpå bør revisionsmyndighedernes status og revisionsstandarder defineres klart.
(6)
For at sikre, at revisionsmyndighedernes revisionsaktiviteter sætter dem i stand til at understøtte deres revisionserklæringer, bør der defineres forskellige former for revisionsaktiviteter.
(7)
Det er vigtigt, at resultaterne af revisionsmyndighedens aktiviteter meddeles den udpegende myndighed og Europa-Kommissionen i tide og på hensigtsmæssig vis. Det er navnlig vigtigt, at forvaltningserklæringen og det årlige sammendrag af de endelige revisionsberetninger og de gennemførte kontroller, der fremsendes som en del af den årlige ansøgning om støtteudbetaling, tydeligt afspejler resultaterne af revisionsmyndighedens arbejde og konklusioner. Revisionsmyndigheden bør derfor som led i sit revisionsarbejde sikre, at disse dokumenter indeholder relevante oplysninger om dens revisionsaktiviteter.
(8)
For at sikre en øjeblikkelig anvendelse af bestemmelserne i denne forordning og ikke forsinke godkendelsen og gennemførelsen af de nationale programmer bør forordningen træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
(9)
Det Forenede Kongerige og Irland er bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 og er følgelig bundet af nærværende forordning
(10)
Danmark er ikke bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 eller nærværende forordning -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL I
GENERELLE BESTEMMELSER
Artikel 1
Definitioner
Ved anvendelsen af denne forordning gælder definitionerne i forordning (EU) nr. 514/2014. Derudover forstås der ved:
a) »udpegende myndighed«: medlemsstatens myndighed på ministerplan, jf. artikel 26, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, som udpeger den ansvarlige myndighed
b) »kompetente myndigheder«: den ansvarlige myndighed, revisionsmyndigheden og eventuelt den delegerede myndighed, der er omhandlet i artikel 25, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
c) »SFC2014«: det elektroniske dataudvekslingssystem, der oprettes ved artikel 2 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 802/2014 (3)
d) »støtteaftale«: en aftale eller et tilsvarende retligt instrument, på grundlag af hvilket den ansvarlige myndighed yder støtte til støttemodtageren med henblik på gennemførelsen af et projekt inden for rammerne af det nationale program.
KAPITEL II
DEN ANSVARLIGE MYNDIGHED
AFDELING I
Udpegelse af den ansvarlige myndighed
Artikel 2
Kriterier og procedure for udpegelsen af den ansvarlige myndighed
1. Det organ, der skal udpeges som ansvarlig myndighed, skal have en administrativ organisation og et system for intern kontrol, der opfylder kriterierne i bilaget til denne forordning (»udpegelseskriterier«). Udpegelseskriterierne vedrører:
a)
interne forhold
b)
kontrolaktiviteter
c)
interne oplysninger og kommunikation
d)
internt tilsyn og rapportering.
Medlemsstaterne kan fastsætte yderligere udpegelseskriterier for at tage hensyn til den ansvarlige myndigheds størrelse, opgaver og andre kendetegn.
2. Det revisionsorgan, der er omhandlet i artikel 26, stk. 3, i forordning (EU) nr. 514/2014 vurderer, om den fremtidige ansvarlige myndighed opfylder udpegelseskriterierne i bilaget og dokumenterer sine revisionsresultater, -konklusioner og -erklæringer i en revisionsberetning, der sendes til den udpegende myndighed.
3. Hvis den udpegende myndighed ikke finder, at den fremtidige ansvarlige myndighed opfylder udpegelseskriterierne, giver den dette organ særlige instrukser til, hvordan den kan afhjælpe dette problem, og en frist for opfyldelsen af kriterierne, inden den kan udpeges som ansvarlig myndighed.
Indtil dette problem er afhjulpet, kan organet foreløbigt blive udpeget som ansvarlig myndighed i op til højst 12 måneder. Længden af denne foreløbige periode skal stå i et rimeligt forhold til omfanget af kriterier, der ikke opfyldes.
4. Ved udpegelsen af den ansvarlige myndighed underretter medlemsstaten straks Kommissionen via SFC2014. Sammen med denne underretning sender medlemsstaten dokumentation, hvoraf følgende fremgår:
a)
fordelingen af de vigtigste ansvarsområder mellem den ansvarlige myndigheds organisatoriske enheder
b)
myndighedens forhold til delegerede myndigheder, aktiviteter, der skal uddelegeres, og de vigtigste procedurer for kontrol med disse delegerede aktiviteter, hvis det er relevant
c)
en sammenfatning af de vigtigste procedurer for behandling af finansielle fordringer fra støttemodtagerne og for godkendelse og registrering af udgifter.
Artikel 3
Tilsyn med den ansvarlige myndighed og revurdering af udpegelsen
1. Den udpegende myndighed fører tilsyn med den ansvarlige myndighed, navnlig på grundlag af de oplysninger, der er omhandlet i denne forordnings artikel 14, stk. 2, og følger op på de mangler, der konstateres.
2. Medlemsstaterne sikrer, at oplysninger om, at den ansvarlige myndighed ikke længere opfylder udpegelseskriterierne, straks sendes til den udpegende myndighed.
3. Hvis den ansvarlige myndighed ikke længere fuldt ud opfylder udpegelseskriterierne, eller dens system for intern kontrol er så mangelfuldt, at det svækker dens mulighed for at udføre sine opgaver, fastsætter den udpegende myndighed en prøveperiode for den ansvarlige myndighed. I så tilfælde forelægger den udpegende myndighed en afhjælpningsplan for den ansvarlige myndighed, som skal gennemføres inden en frist, der står i et rimeligt forhold til omfanget af den manglende opfyldelse af udpegelseskriterierne eller manglerne. Denne periode må ikke være på over 12 måneder at regne fra starten af prøveperioden.
4. Den udpegende myndighed underretter straks Kommissionen om enhver afhjælpningsplan, der udarbejdes i medfør af stk. 3, og holder Kommissionen orienteret om, hvor langt man er nået med gennemførelsen heraf.
5. Hvis udpegelsen af den ansvarlige myndighed bringes til ophør, udpeger den udpegende myndighed straks en anden ansvarlig myndighed, jf. artikel 26 i forordning (EU) nr. 514/2014 og nærværende forordnings artikel 2, for at sikre, at udbetalingerne til støttemodtagerne ikke ophører.
6. Hvis Kommissionen konstaterer, at en medlemsstat ikke har opfyldt sin forpligtelse til at udarbejde en afhjælpningsplan, jf. stk. 3, eller at den ansvarlige myndighed bibeholder sin udpegelse, selv om den ikke har gennemført afhjælpningsplanen inden for den fastsatte frist, sørger Kommissionen for at afhjælpe alle resterende mangler ved anvendelse af den efterprøvende regnskabsafslutning, jf. artikel 47 i forordning (EU) nr. 514/2014.
AFDELING II
Den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolopgaver
Artikel 4
Den ansvarlige myndigheds opgaver
Den ansvarlige myndighed forvalter og gennemfører det nationale program i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning. Den:
a)
hører partnerne i henhold til artikel 12, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
b)
sikrer, at det overvågningsudvalg, der er omhandlet i artikel 12, stk. 4, i forordning (EU) nr. 514/2014, fungerer efter hensigten
c)
forelægger Kommissionen et forslag til det nationale program, der er omhandlet i artikel 14 i forordning (EU) nr. 514/2014, og alle ændringer heraf ved brug af SFC2014
d)
definerer og fastsætter støtteberettigelsesreglerne for projekter og projektomkostninger for alle aktiviteter for derved at sikre ligebehandling og undgå interessekonflikter, jf. principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning
e)
tilrettelægger og offentliggør indkaldelser af bud og forslag samt tilrettelægger og offentliggør den deraf følgende udvælgelse af og tildeling af støtte til projekter, der skal finansieres inden for rammerne af det nationale program, jf. anvendelsesområdet og målene for de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 og kriterierne i nærværende forordnings artikel 9
f)
sikrer, at der findes systemer til indsamling af de data, der kræves for at give meddelelse om fælles og programspecifikke indikatorer til Kommissionen samt andre data om gennemførelsen af programmet og projekterne
g)
modtager betalinger fra Kommissionen og foretager udbetalinger til støttemodtagerne
h)
sikrer, at der er sammenhæng og komplementaritet mellem samfinansieringen inden for rammerne af særforordningerne og andre relevante finansielle instrumenter på nationalt plan og på EU-plan
i)
overvåger projekterne og kontrollerer, at de udgifter, der er anmeldt i forbindelse med projekter, rent faktisk også er afholdt og er i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler
j)
sørger for, at der er et system til elektronisk registrering og lagring af regnskabsdata for hvert projekt, der er omfattet af det nationale program, og at de gennemførelsesdata, som er nødvendige for den økonomiske forvaltning, overvågningen, kontrollen og evalueringen, indsamles
k)
sikrer, at støttemodtagerne og andre organer, der er involveret i gennemførelsen af projekter, der finansieres inden for rammerne af det nationale program, anvender enten et særskilt regnskabssystem eller hensigtsmæssige regnskabskoder for alle transaktioner i forbindelse med projektet, jf. dog de nationale regnskabsregler
l)
sikrer, at evalueringerne af det nationale program, jf. artikel 56 og artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, gennemføres inden for de relevante frister
m)
sikrer, at de uafhængige evalueringseksperter modtager alle nødvendige oplysninger om forvaltningen af det nationale program med henblik på at gennemføre den evaluering, der er omhandlet i artikel 56 og artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
n)
indfører procedurer, der sikrer, at alle dokumenter vedrørende udgifter, beslutninger og kontrolaktiviteter har et tilstrækkeligt revisionsspor og overholder de af Kommissionens gennemførelsesforordninger, der er vedtaget med hjemmel i artikel 27, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014
o)
sikrer, at den uafhængige revisionsmyndighed modtager alle nødvendige oplysninger om forvaltningen og de anvendte kontrolprocedurer samt de udgifter, der er finansieret inden for rammerne af særforordningerne, med henblik på at gennemføre den revision, der er omhandlet i artikel 29 i forordning (EU) nr. 514/2014
p)
udarbejder de gennemførelsesrapporter, der er omhandlet i artikel 54 i forordning (EU) nr. 514/2014, og de evalueringsrapporter, der er omhandlet i artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, og fremlægger dem for Kommissionen ved brug af SFC2014
q)
udarbejder anmodningerne om betaling, jf. artikel 44 i forordning (EU) nr. 514/2014, og fremlægger dem for Kommissionen ved brug af SFC2014
r)
gennemfører oplysnings- og PR-aktiviteter og videreformidler resultaterne af programmet, jf. artikel 53 i forordning (EU) nr. 514/2014
s)
foretager administrativ kontrol og kontrol på stedet, jf. artikel 27 i forordning (EU) nr. 514/2014
t)
samarbejder med Kommissionen og de ansvarlige myndigheder i de andre medlemsstater
u)
reagerer på revisionsmyndighedens revisionsresultater enten ved at afhjælpe de konstaterede mangler, eller hvis revisionsmyndighedens revisionsresultater ikke accepteres, ved at fremlægge en detaljeret begrundelse.
Artikel 5
Delegeret myndighed
1. Den ansvarlige myndighed kan uddelegere nogle eller alle sine opgaver til en delegeret myndighed, jf. artikel 25, stk. 1, litra c), i forordning (EU) nr. 514/2014. Enhver uddelegering af opgaver skal ske under overholdelse af principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning og sikre overholdelsen af princippet om forbud mod forskelsbehandling og synligheden af EU-finansieringen. De uddelegerede opgaver må ikke give anledning til interessekonflikter.
2. Omfanget af de opgaver, den ansvarlige myndighed uddelegerer til den delegerede myndighed, og de detaljerede procedurer for udførelsen af disse skal fastsættes i et dokument, der undertegnes af den ansvarlige myndighed og den delegerede myndighed. I dokumentet om uddelegering skal som et minimum nævnes:
a)
den relevante særforordning
b)
de(n) opgave(r), der uddelegeres til den delegerede myndighed
c)
den delegerede myndigheds forpligtelse til at kontrollere, at støttemodtagerne overholder EU-reglerne og de nationale regler
d)
den delegerede myndigheds pligt til at indføre og fastholde en organisationsstruktur og et forvaltnings- og kontrolsystem, der passer til dens opgaver
e)
de oplysninger og bilag, som den delegerede myndighed skal forelægge den ansvarlige myndighed, og de frister, der skal overholdes
f)
den ansvarlige myndigheds mekanisme for overvågning af den delegerede myndighed.
3. I henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 må kommunikationen med Kommissionen ikke uddelegeres. Den delegerede myndighed kommunikerer med Kommissionen gennem den ansvarlige myndighed.
4. Hvis den delegerede myndighed ikke er en offentlig forvaltning eller et privat organ, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, der er omfattet af national lovgivning, uddelegerer den ansvarlige myndighed ikke gennemførelsesbeføjelser til den, som indebærer en betydelig skønsmargen, der vil kunne afspejle overvejelser af politisk art.
5. Den ansvarlige myndighed er fortsat ansvarlig for de opgaver, den har uddelegeret. Den ansvarlige myndighed gennemgår regelmæssigt de uddelegerede opgaver for at få bekræftet, at det udførte arbejde er tilfredsstillende og i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler.
6. Hvad angår uddelegerede opgaver, finder denne forordning tilsvarende anvendelse på den delegerede myndighed.
Artikel 6
Udlicitering af opgaver
Den ansvarlige myndighed kan udlicitere nogle af sine opgaver. Den er dog fortsat ansvarlig for dem.
Den ansvarlige myndighed gennemgår regelmæssigt de uddelegerede opgaver for at få bekræftet, at det udførte arbejde er tilfredsstillende og i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler.
AFDELING III
Den ansvarlige myndigheds forpligtelser med hensyn til offentlig indgriben
Artikel 7
Den ansvarlige myndigheds rolle som tildelende myndighed
1. Som hovedregel tildeler den ansvarlige myndighed støtte til projekter inden for rammerne af det nationale program på grundlag af offentlige indkaldelser af forslag.
2. Den ansvarlige myndighed kan tildele støtte til projekter på grundlag af en begrænset indkaldelse af forslag.
Begrænsede indkaldelser af forslag er kun åbne for udvalgte organisationer som følge af projektets særlige art eller den tekniske eller administrative kompetence hos de organer, der opfordres til at indsende forslag.
Begrundelsen for at anvende en begrænset indkaldelse af forslag skal fremgå af indkaldelsen af forslag.
3. Den ansvarlige myndighed kan tildele støtte uden indkaldelse af forslag, hvis projektets særlige art eller den tekniske eller administrative kompetence hos de relevante organer ikke levner andre muligheder, f.eks. i tilfælde af et retligt eller egentligt monopol.
Begrundelsen for at anvende en begrænset indkaldelse af forslag skal fastsættes i afgørelsen om tildeling af støtte.
4. I behørigt begrundede tilfælde, herunder fortsættelse af flerårige projekter, der blev udvalgt ved en tidligere indkaldelse af forslag, eller i hastende situationer kan støtten tildeles uden indkaldelse af forslag.
Begrundelsen for, at støtten blev tildelt uden en indkaldelse af forslag, skal fremgå af afgørelsen om tildeling af støtte.
5. Hvis den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan, kan hverken den ansvarlige myndighed eller nogen delegeret myndighed modtage støtte, der tildeles i henhold til denne artikel.
6. Den ansvarlige myndighed beslutter, hvem der tildeler støtte, og sikrer, at der ikke opstår interessekonflikter, navnlig når ansøgerne er nationale organer.
Artikel 8
Betingelser, hvorunder den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan
1. På grund af de administrative beføjelser eller den tekniske ekspertise eller fordi projektets karakteristika såsom et retligt monopol eller sikkerhedskravene ikke levner andre muligheder for at gennemføre projektet, kan den ansvarlige myndighed beslutte at gennemføre projektet direkte, enten alene eller sammen med andre nationale myndigheder. I så tilfælde er den ansvarlige myndighed støttemodtager.
2. Den ansvarlige myndigheds begrundelse for at fungere som gennemførelsesorgan og udvælge tilknyttede nationale myndigheder som beskrevet i stk. 1, skal meddeles Kommissionen i den årlige gennemførelsesrapport, der er omhandlet i artikel 54 i forordning (EU) nr. 514/2014.
3. Ved gennemførelsen af projekter som gennemførelsesorgan overholder den ansvarlige myndighed princippet om økonomisk fordelagtighed og forebygger interessekonflikter.
4. Den administrative afgørelse om at samfinansiere et projekt inden for rammerne af det nationale program skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at overvåge gennemførelsen af samfinansierede produkter og tjenesteydelser og foranstaltninger til kontrol af de udgifter, der er afholdt.
5. Hvis det er sandsynligt, at den ansvarlige myndighed regelmæssigt fungerer som gennemførelsesorgan:
a)
må den ansvarlige myndighed og revisionsmyndigheden ikke være en del af samme organ, medmindre revisionsmyndigheden rapporterer til et eksternt organ og dens revisionsmæssige uafhængighed er garanteret
b)
må den ansvarlige myndigheds opgaver som fastsat i artikel 4 ikke blive påvirket.
Artikel 9
Udvælgelses- og tildelingsprocedure
1. De indkaldelser af forslag, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1, offentliggøres på en sådan måde, at det sikres, at alle kan deltage i proceduren, og at potentielle støttemodtagere informeres herom på passende vis. Alle væsentlige ændringer af indkaldelserne skal offentliggøres på samme måde.
I de indkaldelser af forslag, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1 og 2, skal følgende specificeres:
a)
formålet
b)
udvælgelses- og tildelingskriterierne
c)
retningslinjerne for EU-støtte og eventuelt national støtte, herunder muligheden for at anmode om en øget samfinansieringssats, hvis det er relevant, jf. artikel 16, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014
d)
retningslinjerne og fristen for indsendelse af forslag
e)
reglerne for udgifternes støtteberettigelse
f)
projektets varighed og
g)
finansielle og andre oplysninger, der skal opbevares og gives meddelelse om.
2. Inden der træffes afgørelse om tildeling af støtte, skal den ansvarlige myndighed sikre sig, at projektets støttemodtagere er i stand til at opfylde udvælgelses- og støttetildelingskriterierne.
3. Den ansvarlige myndighed fastsætter procedurerne for modtagelse af forslag. Den foretager på gennemsigtig vis og uden at gøre forskel en formel, teknisk og budgetmæssig analyse og kvalitativ vurdering af forslagene ved anvendelse af de kriterier, der er fastsat i indkaldelsen af forslag. Den ansvarlige myndighed giver en skriftlig begrundelse for ikke at godtage de øvrige forslag.
4. Af afgørelsen om tildeling af støtte skal mindst fremgå støttemodtagernes navn, de vigtigste detaljer om projektet og dets operationelle mål, maksimumsstørrelsen af EU's bidrag og maksimumssatsen for samfinansieringen af de støtteberettigede udgifter.
5. Den ansvarlige myndighed informerer alle ansøgere skriftligt om sin afgørelse. Under henvisning til udvælgelses- og støttetildelingskriterierne begrunder den over for ansøgere, der ikke kom i betragtning, hvorfor deres forslag ikke opfyldt kriterierne.
Artikel 10
Dokumenter, hvorved støtten formaliseres, når den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan
1. I de tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan, fastsætter den projektforvaltningsprocedurer, der mindst indeholder følgende krav:
a)
undertegnelse af støtteaftaler med støttemodtagerne og
b)
overvågning af støtteaftalerne, herunder ændringer heraf, ved hjælp af forvaltningstekniske midler såsom brevudvekslinger eller skriftlige rapporter.
2. Støtteaftalen skal indeholde eller angive følgende:
a)
maksimumsstørrelsen af EU-bidraget
b)
maksimumsprocentsatsen for EU-bidraget i overensstemmelse med den relevante særforordning
c)
en detaljeret beskrivelse og tidsplan for projektet
d)
alle større opgaver, som støttemodtageren har til hensigt at udlicitere til tredjeparter, hvis det er relevant, samt de dermed forbundne omkostninger
e)
det aftalte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder udgifter og indtægter, i overensstemmelse med de fastsatte regler for støtteberettigelsen
f)
metoden til beregning af størrelsen af EU-bidraget ved projektets afslutning
g)
en tidsplan og gennemførelsesbestemmelserne i aftalen, herunder bestemmelser om rapporteringsforpligtelser, ændringer af aftalen og opsigelse af aftalen
h)
projektets operationelle mål, herunder de kvantificerede mål og indikatorer, der skal gives meddelelse om
i)
bestemmelser om, at støttemodtagerne i tide skal indsamle de fornødne oplysninger for de fælles indikatorer, der er fastsat i særforordningen, samt andre programspecifikke indikatorer og meddele disse data mindst én gang om året
j)
definition af de støtteberettigede omkostninger, herunder en beskrivelse af metoden til at fastslå enhedsomkostningerne, de faste beløb og takstfinansiering
k)
regnskabskravene og betingelserne vedrørende udbetaling af støtten
l)
betingelserne vedrørende revisionsspor
m)
bestemmelserne vedrørende databeskyttelse
n)
bestemmelserne vedrørende PR.
3. Som hovedregel skal støtteaftalen undertegnes, inden de projektaktiviteter, der vedrører det nationale program, indledes.
4. I støtteaftalen skal det udtrykkeligt fastsættes, at Kommissionen eller dens repræsentanter og Revisionsretten har revisionsbeføjelser over for alle støttemodtagere, kontrahenter og underkontrahenter, der modtager EU-støtte inden for rammerne af det nationale program, og at de udøver disse beføjelser på grundlag af dokumenter og kontrol på stedet.
Artikel 11
Dokumenter, hvorved støtten formaliseres, når den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan
1. I de tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan, fastsætter den projektforvaltningsprocedurer, hvori der mindst skal kræves følgende:
a)
formalisering af en administrativ afgørelse om samfinansiering af projekter
b)
overvågning af de administrative afgørelser og ændringer heraf, ved hjælp af forvaltningstekniske midler såsom brevudvekslinger eller skriftlige rapporter.
2. Den administrative afgørelse skal indeholde eller angive følgende:
a)
maksimumsstørrelsen af EU-bidraget
b)
maksimumsprocentsatsen for EU-bidraget i overensstemmelse med den relevante særforordning
c)
en detaljeret beskrivelse og tidsplan for projektet
d)
alle større opgaver, som støttemodtageren har til hensigt at udlicitere til tredjeparter, hvis det er relevant, samt de dermed forbundne omkostninger
e)
det aftalte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder udgifter og indtægter, i overensstemmelse med de fastsatte regler for støtteberettigelsen
f)
metoden til beregning af størrelsen af EU-bidraget ved projektets afslutning
g)
projektets operationelle mål, herunder de kvantificerede mål og indikatorer, der skal anvendes
h)
bestemmelser om, at den ansvarlige myndighed skal indsamle de krævede data til de fælles indikatorer, der er fastsat i særforordningen, samt andre programspecifikke indikatorer og meddele disse data mindst én gang om året
i)
definition af de støtteberettigede omkostninger, herunder en beskrivelse af metoden til at fastslå enhedsomkostningerne, de faste beløb og takstfinansiering
j)
regnskabskravene og betingelserne vedrørende udbetaling af støtten
k)
betingelserne vedrørende revisionsspor
l)
bestemmelserne vedrørende databeskyttelse
m)
bestemmelserne vedrørende PR.
3. Som hovedregel skal den administrative afgørelse træffes, inden de projektaktiviteter, der vedrører det nationale program, indledes.
4. I den administrative afgørelse skal det udtrykkeligt fastsættes, at Kommissionen eller dens repræsentanter og Revisionsretten har revisionsbeføjelser over for alle støttemodtagere, kontrahenter og underkontrahenter, der modtager EU-støtte inden for rammerne af det nationale program, og at de udøver disse beføjelser på grundlag af dokumenter og kontrol på stedet.
KAPITEL III
REVISIONSMYNDIGHEDENS STATUS OG REVISIONSFORPLIGTELSER
Artikel 12
Revisionsmyndighedens status
1. Revisionsmyndigheden fungerer uafhængigt af den ansvarlige myndighed, jf. artikel 59, stk. 5, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og artikel 25, stk. 1, litra b), i forordning (EU) nr. 514/2014. Revisionsmyndigheden anses for funktionelt uafhængig, når der ikke består noget direkte over- og underordnelsesforhold mellem den og den ansvarlige myndighed, og revisionsmyndigheden selvstændigt afgiver sine udtalelser og erklæringer.
2. Al revisionsarbejde skal udføres i overensstemmelse med internationalt accepterede revisionsstandarder.
Artikel 13
Udlicitering af revisionsarbejde
Revisionsmyndigheden kan udlicitere en del af revisionsarbejdet til et andet revisionsorgan, forudsat at dette organ fungerer uafhængigt af den ansvarlige myndighed. Revisionsmyndigheden er fortsat ansvarlig for de opgaver, den har udliciteret.
Udliciteret revisionsarbejde skal udføres i henhold til de internationalt accepterede revisionsstandarder og under revisionsmyndighedens nøje overvågning og tilsyn.
Artikel 14
Revisioner
1. For at kunne afgive den udtalelse, der er omhandlet i artikel 59, stk. 5, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, foretager revisionsmyndigheden systemrevisioner og finansielle revisioner.
2. Ved systemrevisionerne kontrolleres det, om den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolsystemer har fungeret effektivt, således at der er rimelig sikkerhed for, at de udgifter, der er medtaget i årsregnskaberne, er lovlige og formelt rigtige.På grundlag af disse revisioner afgør revisionsmyndigheden, om den ansvarlige myndighed fortsat overholder udpegelseskriterierne, jf. bilaget.
3. Finansielle revisioner udføres for at opnå rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af de udgifter, den ansvarlige myndighed har anmeldt.
For at kunne konkludere, om regnskaberne giver et retvisende billede, kontrollerer revisionsmyndigheden, at alle elementer af de udgifter, som den ansvarlige myndighed har betalt, og det offentlige bidrag, den har modtaget og opført i regnskaberne i regnskabsåret, er registreret korrekt i regnskabssystemet og svarer til de supplerende regnskabsdokumenter, som den ansvarlige myndighed opbevarer. På grundlag af disse regnskaber foretager revisionsmyndigheden navnlig følgende:
a)
kontrollerer, at den samlede størrelse af de støtteberettigede udgifter, der er anmeldt i anmodningen om udbetaling af den årlige saldo, og som er forelagt Kommissionen, svarer til udgifterne i den ansvarlige myndigheds regnskaber, og hvis der er forskelle, at der er givet passende forklaringer i regnskaberne for beløbsforskellene
b)
kontrollerer, at de beløb, som er trukket tilbage og inddrevet, de beløb, der skal inddrives, og de beløb, der ikke har kunnet inddrives ved regnskabsårets udgang, svarer til de beløb, der er opført i den ansvarlige myndigheds regnskabssystem og understøttes af den ansvarlige myndigheds dokumenterede beslutninger
c)
sikrer, at den ansvarlige myndighed har udført den administrative kontrol og kontrollen på stedet, jf. artikel 27 i forordning (EU) nr. 514/2014.
Den i litra a), b) og c) omhandlede kontrol kan foretages som stikprøvekontrol.
4. Revisionsmyndigheden gentager som en del af sin systemrevision og finansielle revision nogle af de administrative kontroller eller kontroller på stedet, som den ansvarlige myndighed udførte. Revisionsmyndigheden beslutter på grundlag af sin risikovurdering, i hvilket omfang revisionsarbejdet skal gentages.
5. Hvis revisionsmyndighedens systemrevision eller finansielle revision viser, at der er betydelige mangler, hvad angår effektiviteten af den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolsystemer, foretager den følgende:
a)
vurderer de finansielle og driftsmæssige virkninger af disse mangler
b)
fremsætter passende henstillinger til den ansvarlige myndighed om afhjælpende og forebyggende foranstaltninger
c)
overvåger den ansvarlige myndigheds gennemførelse af disse foranstaltninger og vurderer, om der findes en handlingsplan for at sikre, at forvaltnings- og kontrolsystemerne kommer til at fungere effektivt igen.
6. Revisionsmyndigheden giver ved afslutningen af sine revisionsaktiviteter, jf. stk. 1, 2 og 3, meddelelse om sine resultater til den udpegende myndighed, herunder også om den ansvarlige myndighed efter dens mening fortsat opfylder udpegelseskriterierne.
7. Revisionsmyndigheden sikrer, at den ansvarlige myndighed på passende vis giver Europa-Kommissionen meddelelse om alle oplysninger vedrørende dens revisionsaktiviteter, jf. stk. 1, 2 og 3.
KAPITEL IV
AFSLUTTENDE BESTEMMELSE
Artikel 15
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter dens offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaterne.
Udfærdiget i Bruxelles, den 25. juli 2014.
KOMISSION DELEGOITU ASETUS (EU) N:o 1042/2014,
annettu 25 päivänä heinäkuuta 2014,
asetuksen (EU) N:o 514/2014 täydentämisestä vastuuviranomaisten nimeämisen ja hallinnointi- ja valvontavastuiden osalta sekä tarkastusviranomaisten aseman ja velvoitteiden osalta
EUROOPAN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen,
ottaa huomioon turvapaikka-, maahanmuutto- ja kotouttamisrahastoon sekä poliisiyhteistyön, rikollisuuden ehkäisemisen ja torjumisen sekä kriisinhallinnan rahoitusvälineeseen sovellettavista yleisistä säännöksistä 16 päivänä huhtikuuta 2014 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 514/2014 (1), ja erityisesti sen 26 artiklan 4 kohdan ja 29 artiklan 1 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Jatkuvuuden varmistamiseksi aiempien, yhteisvastuuta ja maahanmuuttovirtojen hallintaa koskevan yleisohjelman vuosien 2007-2013 kehykseen kuuluvien rahastojen täytäntöönpanon ja vuosien 2014-2020 kehykseen kuuluvien erityisasetusten täytäntöönpanon välillä asetuksen (EU) N:o 514/2014 mallina on pitkälti käytetty edellisiä rahastoja koskevia voimassa olevia sääntöjä, mutta huomioon on otettu yhteistyössä toteutettavaan hallinnointiin Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EU, Euratom) N:o 966/2012 (2) tehdyt muutokset.
(2)
Sen varmistamiseksi, että kansallisia ohjelmia täytäntöönpanevilla elimillä on valmiudet täyttää tehtävänsä tehokkaasti ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 2 artiklan a alakohdassa tarkoitetuissa erityisasetuksissa määritettyjen tavoitteiden ja painopisteiden mukaisesti, olisi vahvistettava säännöt niiden nimeämiseksi, niiden nimeämisen valvomiseksi ja tarvittaessa nimeämisen purkamiseksi.
(3)
Sen varmistamiseksi, että vastuuviranomaisten vastuut ovat niin kattavat, että ne voivat panna kansallisen ohjelman täytäntöön, on tarpeen vahvistaa säännöt, joissa määritetään niiden hallinnointi- ja valvontavastuut, erityisesti edellytykset, joiden mukaisesti ne voivat siirtää tai ulkoistaa joitakin tehtävistään.
(4)
Unionin rahoituksen myöntämistä kansallisten ohjelmien yhteydessä koskevan valinta- ja myöntämismenettelyn olisi oltava avoimuuden, syrjimättömyyden ja tasavertaisen kohtelun periaatteiden mukainen. Sen vuoksi on tarpeen vahvistaa edellytykset, joiden mukaisesti jäsenvaltioiden olisi pantava täytäntöön kansalliseen ohjelmaan kuuluvat toimet, erityisesti niiden olosuhteiden määrittämiseksi, joissa vastuuviranomainen voi panna hankkeita täytäntöön suoraan.
(5)
Tarkastusten olisi oltava kaikissa jäsenvaltioissa tehokkaita ja laajuudeltaan asianmukaisia, ja ne olisi toteutettava kansainvälisten tilintarkastuskäytäntöjen mukaisesti. Tästä syystä tarkastusviranomaisten asema ja tarkastusnormit olisi määritettävä selkeästi.
(6)
Sen varmistamiseksi, että tarkastusviranomaisten tarkastustoiminta mahdollistaa perusteltujen tarkastuslausuntojen antamisen, olisi määritettävä tarkastustoiminnan lajit.
(7)
Tarkastusviranomaisen toiminnan tuloksista on tärkeää raportoida ajallaan ja asianmukaisesti sekä nimeävälle viranomaiselle että Euroopan komissiolle. Erityisesti on tärkeää, että johdon vahvistuslausuma ja vuotuinen tiivistelmä lopullisista tilintarkastuskertomuksista ja suoritetusta valvonnasta, jotka toimitetaan osana vuosittaista maksupyyntöä, kuvastavat asianmukaisesti tarkastusviranomaisen toimintaa ja päätelmiä. Sen vuoksi tarkastusviranomaisen olisi tarkastustoimintansa osana huolehdittava siitä, että näissä asiakirjoissa esitetään asianmukaisesti sen tarkastustoimintaa koskevat tiedot.
(8)
Tässä asetuksessa säädettyjen toimenpiteiden pikaisen soveltamisen varmistamiseksi ja kansallisten ohjelmien hyväksymisen ja täytäntöönpanon viiveiden estämiseksi asetuksen olisi tultava voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
(9)
Asetus (EU) N:o 514/2014 sitoo Yhdistynyttä kuningaskuntaa ja Irlantia, ja tämän seurauksena niitä sitoo myös tämä asetus.
(10)
Asetus (EU) N:o 514/2014 ja tämä asetus eivät sido Tanskaa,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
I LUKU
YLEISET SÄÄNNÖKSET
1 artikla
Määritelmät
Tässä asetuksessa sovelletaan asetuksen (EU) N:o 514/2014 määritelmiä. Lisäksi tässä asetuksessa tarkoitetaan
a)
’nimeävällä viranomaisella’ asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua jäsenvaltion ministeriötason viranomaista, joka nimeää vastuuviranomaisen;
b)
’toimivaltaisella viranomaisella’ asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua vastuuviranomaista, tarkastusviranomaista tai tarvittaessa nimettyä valtuutettua viranomaista;
c)
’SFC2014-järjestelmällä’ komission täytäntöönpanoasetuksen (EU) N:o 802/2014 (3) 2 artiklassa perustettua sähköistä tietojärjestelmää;
d)
’avustussopimuksella’ sopimusta tai vastaavaa oikeudellista välinettä, jonka perusteella vastuuviranomainen myöntää rahoitusta tuensaajalle kansalliseen ohjelmaan perustuvan hankkeen täytäntöönpanoa varten.
II LUKU
VASTUUVIRANOMAINEN
I JAKSO
Vastuuviranomaisen nimeäminen
2 artikla
Vastuuviranomaisen nimeämistä koskevat perusteet ja menettely
1. Vastuuviranomaiseksi nimettävällä elimellä on oltava hallintorakenne ja sisäisen valvonnan järjestelmä, jotka täyttävät tämän asetuksen liitteessä vahvistetut perusteet, jäljempänä ’nimeämisperusteet’. Nimeämisperusteet koskevat
a)
sisäistä ympäristöä;
b)
valvontatoimia;
c)
sisäistä tiedotusta ja viestintää;
d)
sisäistä seurantaa ja raportointia.
Jäsenvaltiot voivat määritellä ylimääräisiä nimeämisperusteita vastuuviranomaisen koon, vastuualojen ja muiden erityispiirteiden huomioon ottamiseksi.
2. Asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan 3 kohdassa tarkoitetun tarkastuselimen on arvioitava, täyttääkö aiottu vastuuviranomainen liitteen nimeämisperusteet, ja sen on dokumentoitava tarkastushavaintonsa, päätelmänsä ja lausuntonsa nimeävälle viranomaiselle osoitetussa tarkastuskertomuksessa.
3. Ellei nimeävä viranomainen ole vakuuttunut siitä, että aiottu vastuuviranomainen täyttää nimeämisperusteet, sen on annettava tälle elimelle tarkat ohjeet puutteiden korjaamiseksi ja asetettava määräaika, johon mennessä perusteiden on täytyttävä, ennen kuin se voidaan nimetä vastuuviranomaiseksi.
Ennen perusteiden täyttymistä elin voidaan nimetä väliaikaisesti vastuuviranomaiseksi enintään 12 kuukauden ajaksi. Tämän väliaikaisen jakson pituuden on oltava oikeassa suhteessa havaittuihin puutteisiin perusteiden mukaisuudessa.
4. Nimettyään vastuuviranomaisen jäsenvaltion on ilmoitettava siitä viipymättä komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä. Ilmoituksen yhteydessä jäsenvaltion on toimitettava seuraavia seikkoja koskevat asiakirjat:
a)
pääasiallinen vastuunjako vastuuviranomaisen organisaatioyksiköiden välillä;
b)
tarvittaessa vastuuviranomaisen suhde valtuutettuihin viranomaisiin, siirrettäviin toimintoihin ja pääasialliset menettelyt näiden siirrettyjen toimintojen seurantaa varten; ja
c)
tiivistelmä tärkeimmistä menettelyistä, joita sovelletaan tuensaajien maksupyyntöjen käsittelyyn sekä menojen hyväksymiseen ja kirjaamiseen.
3 artikla
Vastuuviranomaisen valvonta ja nimeämisen tarkistaminen
1. Nimeävän viranomaisen on valvottava vastuuviranomaista, erityisesti tämän asetuksen 14 artiklan 2 kohdassa tarkoitettujen tietojen perusteella, ja toteutettava toimenpiteitä mahdollisesti havaittujen puutteiden johdosta.
2. Jäsenvaltioiden on varmistettava, että tiedot, jotka viittaavat siihen, ettei vastuuviranomainen enää täytä nimeämisperusteita, toimitetaan viipymättä nimeävälle viranomaiselle.
3. Ellei vastuuviranomainen enää täytä nimeämisperusteita täysimääräisesti tai sen sisäisen valvonnan järjestelmässä on niin paljon puutteita, että se vaarantaa sen kyvyn hoitaa tehtäviään, nimeävä viranomainen asettaa vastuuviranomaiselle koeajan. Nimeävän viranomaisen on tällaisissa tapauksissa laadittava korjaussuunnitelma, joka vastuuviranomaisen on toteutettava perusteiden täyttymättä jäämisen tai puutteiden vakavuuteen oikeassa suhteessa olevan ajan kuluessa. Tämä ajanjakso saa ulottua enintään 12 kuukauden päähän koeajan alkamisesta.
4. Nimeävän viranomaisen on ilmoitettava viipymättä komissiolle mahdollisesta 3 kohdan mukaisesti laaditusta korjaussuunnitelmasta ja pidettävä komissio ajan tasalla sen edistymisestä.
5. Jos vastuuviranomaisen nimeäminen puretaan, nimeävän viranomaisen on viipymättä nimettävä uusi vastuuviranomainen asetuksen (EU) N:o 514/2014 26 artiklan ja tämän asetuksen 2 artiklan mukaisesti sen varmistamiseksi, että maksut tuensaajille jatkuvat keskeytyksettä.
6. Jos komissio toteaa, että jäsenvaltio ei ole noudattanut velvollisuuttaan laatia 3 kohdan mukainen korjaussuunnitelma tai että vastuuviranomaisen nimeäminen pysyy voimassa, vaikka se ei ole toteuttanut korjaussuunnitelmaa vahvistetussa määräajassa, komissio käsittelee jäljellä olevat puutteet asetuksen (EU) N:o 514/2014 47 artiklassa säädetyn sääntöjenmukaisuuden tarkastamismenettelyn yhteydessä.
II JAKSO
Vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontavastuut
4 artikla
Vastuuviranomaisen tehtävät
Vastuuviranomaisen on hallinnoitava kansallista ohjelmaa ja pantava se täytäntöön moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti. Sen tehtävänä on
a)
kuulla kumppaneita asetuksen (EU) N:o 514/2014 12 artiklan 1 kohdan mukaisesti;
b)
varmistaa asetuksen (EU) N:o 514/2014 12 artiklan 4 kohdassa tarkoitetun seurantakomitean asianmukainen toiminta;
c)
esittää komissiolle asetuksen (EU) N:o 514/2014 14 artiklassa tarkoitettu ehdotus kansalliseksi ohjelmaksi ja kaikki siihen myöhemmin tehdyt tarkistukset SFC2014-järjestelmää käyttäen;
d)
määrittää ja vahvistaa hankkeita ja hankkeiden kustannuksia koskevat tukikelpoisuussäännöt kaikkien toimien osalta huolehtien tasapuolisesta kohtelusta ja välttäen kaikkia eturistiriitoja moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti;
e)
organisoida ja julkaista tarjouskilpailut ja ehdotuspyynnöt sekä organisoida ja julkistaa hankkeiden valinta ja rahoituksen myöntäminen hankkeisiin kansallisen ohjelman perusteella asetuksen (EU) N:o 514/2014 2 artiklan a alakohdassa tarkoitettujen erityisasetusten laajuuden ja tavoitteiden ja tämän asetuksen 9 artiklassa säädettyjen perusteiden mukaisesti;
f)
varmistaa, että käytössä on järjestelmät, joiden avulla kootaan tarvittavat tiedot yleisistä ja ohjelmakohtaisista indikaattoreista komissiolle raportoimiseksi yhdessä muiden, ohjelmien ja hankkeiden täytäntöönpanoa koskevien tietojen kanssa;
g)
ottaa vastaan komission suorittamat maksut ja maksaa varoja tuensaajille;
h)
varmistaa johdonmukaisuus ja täydentävyys erityisasetusten mukaisesti myönnetyn yhteisrahoituksen ja muista asiaankuuluvista kansallisista ja unionin välineistä myönnettävän rahoituksen välillä;
i)
seurata hankkeita ja tarkistaa, että hankkeita varten ilmoitetut menot ovat todella aiheutuneet ja ovat unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaisia;
j)
varmistaa, että käytössä on sähköinen järjestelmä kansallisen ohjelman kutakin hanketta koskevan kirjanpitoaineiston tallentamista ja säilyttämistä varten ja että varainhoitoa, seurantaa, valvontaa ja arviointia varten tarvittavat täytäntöönpanoa koskevat tiedot kerätään;
k)
varmistaa, että kansallisen ohjelman perusteella rahoitettujen hankkeiden täytäntöönpanoon osallistuvilla tuensaajilla ja muilla elimillä on käytössään joko erillinen kirjanpitojärjestelmä tai soveltuva kirjanpitokoodi kaikille hankkeeseen liittyville tapahtumille, sanotun kuitenkaan rajoittamatta kansallisten kirjanpitosääntöjen soveltamista;
l)
varmistaa, että asetuksen (EU) N:o 514/2014 56 artiklassa ja 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut kansallisten ohjelmien arvioinnit toteutetaan asetettujen määräaikojen kuluessa;
m)
varmistaa, että riippumattomat arvioijat saavat asetuksen (EU) N:o 514/2014 56 artiklassa ja 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetun arvioinnin toteuttamiseksi ja arviointilausunnon laatimiseksi kaikki tarpeelliset tiedot kansallisen ohjelman hallinnoinnista;
n)
ottaa käyttöön menettelyt, joilla varmistetaan, että kaikilla menoja, päätöksiä ja valvontatoimia koskevilla asiakirjoilla on vaadittu kirjausketju ja että niitä säilytetään asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan 5 kohdan perusteella annettujen komission täytäntöönpanoasetusten mukaisesti;
o)
varmistaa, että tarkastusviranomainen saa asetuksen (EU) N:o 514/2014 29 artiklassa tarkoitettujen tarkastusten suorittamiseksi ja tarkastuslausunnon laatimiseksi kaikki tarpeelliset tiedot hallinnoinnista ja sovelletuista valvontamenettelyistä sekä erityisasetusten perusteella rahoitetuista menoista;
p)
laatia asetuksen (EU) N:o 514/2014 54 artiklassa tarkoitetut täytäntöönpanokertomukset ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 57 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut arviointikertomukset ja toimittaa ne komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä;
q)
laatia maksamista koskeva pyyntö asetuksen (EU) N:o 514/2014 44 artiklan mukaisesti ja toimittaa se komissiolle SFC2014-järjestelmän välityksellä;
r)
toteuttaa tiedotus- ja julkistamistoimia ja levittää tietoa ohjelman tuloksista asetuksen (EU) N:o 514/2014 53 artiklan mukaisesti;
s)
suorittaa hallinnollista valvontaa ja paikan päällä tehtäviä tarkastuksia asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan mukaisesti;
t)
tehdä yhteistyötä komission ja muiden jäsenvaltioiden vastuuviranomaisten kanssa; ja
u)
toteuttaa toimenpiteitä tarkastusviranomaisen havaintojen johdosta joko korjaamalla puutteet tai, jos tarkastusviranomaisen havaintoja ei hyväksytä, laatimalla yksityiskohtaiset perustelut.
5 artikla
Valtuutettu viranomainen
1. Vastuuviranomainen voi siirtää osan tehtävistään tai kaikki tehtävänsä nimetylle valtuutetulle viranomaiselle asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti. Tehtävien siirtämisessä on noudatettava moitteettoman varainhoidon periaatteita, ja siinä on varmistettava syrjimättömyyden periaatteen noudattaminen ja unionin rahoituksen näkyvyys. Siirretyt tehtävät eivät saa johtaa eturistiriitoihin.
2. Vastuuviranomaisen valtuutetulle viranomaiselle siirtämien tehtävien laajuus ja niiden hoitamista koskevat yksityiskohtaiset menettelyt on selostettava vastuuviranomaisen ja valtuutetun viranomaisen allekirjoittamassa asiakirjassa. Tässä valtuutusasiakirjassa on mainittava vähintään
a)
asianomainen erityisasetus;
b)
valtuutetulle viranomaiselle siirretyt tehtävät;
c)
valtuutetun viranomaisen velvoite tarkistaa, että tuensaaja noudattaa unionin sääntöjä ja kansallisia sääntöjä;
d)
valtuutetulle viranomaiselle asetettu velvoite perustaa ja pitää voimassa organisaatiorakenne ja hallinnointi- ja valvontajärjestelmä, joka soveltuu sen tehtävien hoitamiseen;
e)
tiedot ja todentavat asiakirjat, jotka valtuutetun viranomaisen on toimitettava vastuuviranomaiselle, ja määräajat, joita sen on noudatettava; ja
f)
vastuuviranomaisen mekanismi valtuutetun viranomaisen seurantaa varten.
3. Asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaan yhteydenpitoa komission kanssa ei voi siirtää. Valtuutettu viranomainen pitää yhteyttä komissioon vastuuviranomaisen kautta.
4. Jos valtuutettu viranomainen ei ole julkishallinnon laitos tai kansallisen lainsäädännön piiriin kuuluva yksityinen elin, joka suorittaa julkisen palvelun tehtävää, vastuuviranomainen ei voi siirtää sille täytäntöönpanovaltuuksia, joihin sisältyy laajaa poliittista harkintavaltaa.
5. Vastuuviranomainen on edelleen vastuussa tehtävistä, jotka se on siirtänyt. Vastuuviranomaisen on tarkasteltava säännöllisesti siirrettyjä tehtäviä sen varmistamiseksi, että toteutettu työ on tyydyttävää ja unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaista.
6. Siirrettyjen tehtävien osalta tätä asetusta sovelletaan vastaavasti valtuutettuun viranomaiseen.
6 artikla
Tehtävien ulkoistaminen
Vastuuviranomainen voi ulkoistaa joitakin tehtävistään. Se on kuitenkin edelleen vastuussa niistä.
Vastuuviranomaisen on tarkasteltava säännöllisesti ulkoistettuja tehtäviä sen varmistamiseksi, että toteutettu työ on tyydyttävää ja unionin sääntöjen ja kansallisten sääntöjen mukaista.
III JAKSO
Julkisen vallan käyttöön liittyvät vastuuviranomaisen velvoitteet
7 artikla
Vastuuviranomaisen asema myöntävänä elimenä
1. Vastuuviranomainen myöntää avustuksia kansalliseen ohjelmaan perustuviin hankkeisiin pääsääntöisesti avoimien ehdotuspyyntöjen perusteella.
2. Vastuuviranomainen voi myöntää avustuksia hankkeisiin rajoitetun ehdotuspyynnön perusteella.
Rajoitetut ehdotuspyynnöt ovat avoimia ainoastaan valikoiduille organisaatioille hankkeen erityisluonteen vuoksi tai niiden elinten teknisen tai hallinnollisen pätevyyden vuoksi, joita on pyydetty tekemään ehdotuksia.
Rajoitetun ehdotuspyynnön käyttämistä koskevat perustelut on esitettävä ehdotuspyynnössä.
3. Vastuuviranomainen voi myöntää avustuksia suoraan, jos hankkeen erityisluonne tai asianomaisten elinten tekninen tai hallinnollinen pätevyys eivät mahdollista muuta vaihtoehtoa, esimerkiksi laissa määriteltyjen tai tosiasiallisten monopolien kohdalla.
Suoraan myönnetyn avustuksen käyttämistä koskevat perustelut on esitettävä myöntämispäätöksessä.
4. Asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, kuten silloin, kun edellisen ehdotuspyynnön perusteella aloitettuja monivuotisia hankkeita jatketaan, tai hätätapauksissa, avustuksia voidaan myöntää ilman ehdotuspyyntöä.
Perustelut avustuksen myöntämiselle ilman ehdotuspyyntöä on esitettävä myöntämispäätöksessä.
5. Jos vastuuviranomainen toimii myöntävänä elimenä, tämän artiklan mukaisesti myönnetyn avustuksen saaja ei voi olla vastuuviranomainen eikä mikään valtuutettu viranomainen.
6. Vastuuviranomaisen on määritettävä, kuka myöntää avustuksia, ja sen on varmistettava eturistiriitojen välttäminen, erityisesti silloin, kun hakijat ovat kansallisia elimiä.
8 artikla
Vastuuviranomaiseen sovellettavat toimeenpanevana elimenä toimimista koskevat edellytykset
1. Vastuuviranomainen voi päättää panna hankkeita täytäntöön suoraan, joko yksin tai yhdessä toisen kansallisen viranomaisen kanssa hallinnollisten valtuuksien tai teknisen asiantuntemuksen vuoksi taikka koska hankkeen luonne ei mahdollista muuta vaihtoehtoa, esimerkiksi laissa määritellyn monopolin tai turvallisuusvaatimusten vuoksi. Tällaisissa tapauksissa vastuuviranomaisen on oltava avustuksen saaja.
2. Perustelut vastuuviranomaisen toimimiselle toimeenpanevana elimenä ja kansallisten viranomaisten valitsemiselle yhteistoimintaa varten 1 kohdassa kuvatulla tavalla on ilmoitettava komissiolle asetuksen (EU) N:o 514/2014 54 artiklassa tarkoitetussa vuotuisessa täytäntöönpanokertomuksessa.
3. Pannessaan hankkeita täytäntöön toimeenpanevana elimenä vastuuviranomaisen on noudatettava vastinetta rahalle -periaatetta ja estettävä eturistiriidat.
4. Hallinnollisessa päätöksessä, jonka perusteella kansalliseen ohjelmaan perustuva hanke yhteisrahoitetaan, on oltava tarpeelliset tiedot, joiden avulla voidaan seurata yhteisrahoitettujen tuotteiden ja palvelujen toteutusta sekä tarkastaa aiheutuneet menot.
5. Jos on todennäköistä, että vastuuviranomainen toimii toimeenpanevana elimenä säännöllisesti,
a)
vastuuviranomainen ja tarkastusviranomainen eivät voi kuulua samaan elimeen muutoin kuin silloin, kun tarkastusviranomainen raportoi ulkopuoliselle elimelle ja sen tarkastustoiminnan riippumattomuus on varmistettu; ja
b)
tämä ei saa vaikuttaa vastuuviranomaisen 4 artiklassa säädettyihin tehtäviin.
9 artikla
Valinta- ja myöntämismenettely
1. Edellä 7 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut ehdotuspyynnöt on julkaistava siten, että varmistetaan avoin kilpailu ja niiden asianmukainen julkaiseminen mahdollisten tuensaajien keskuudessa. Ehdotuspyyntöihin tehdyt olennaiset muutokset on julkaistava samalla tavalla.
Edellä 7 artiklan 1 ja 2 kohdassa tarkoitetuissa ehdotuspyynnöissä on esitettävä ainakin seuraavat seikat:
a)
tavoitteet;
b)
valinta- ja myöntämisperusteet;
c)
unionin ja tarvittaessa kansallisen rahoituksen järjestelyt sekä tapauksen mukaan tiedot mahdollisuudesta hakea korkeampaa yhteisrahoitusosuutta asetuksen (EU) N:o 514/2014 16 artiklan 5 kohdan mukaisesti;
d)
ehdotusten jättämiseen liittyvät järjestelyt ja määräpäivä;
e)
menojen tukikelpoisuutta koskevat säännöt;
f)
hankkeen kesto; ja
g)
säilytettävät ja raportoitavat rahoitus- ja muut tiedot.
2. Vastuuviranomaisen on ennen myöntämispäätöksen tekemistä vakuututtava siitä, että hankkeen tuensaajilla on valmiudet täyttää valinta- ja myöntämisperusteet.
3. Vastuuviranomaisen on määriteltävä ehdotusten vastaanottamista koskevat menettelyt. Sen on analysoitava ehdotukset niiden muodon, teknisten seikkojen, talousarvion ja laadun kannalta ehdotuspyynnöissä määriteltyjen perusteiden mukaisesti avoimella ja syrjimättömällä tavalla. Vastuuviranomaisen on kirjattava muiden hankkeiden hylkäämisperusteet kirjallisesti.
4. Myöntämispäätöksessä on mainittava vähintään tuensaajien nimet, hankkeen olennaiset yksityiskohdat ja sen toiminnalliset tavoitteet, unionin rahoituksen enimmäismäärä ja tukikelpoisten kokonaiskustannusten yhteisrahoituksen enimmäismäärä.
5. Vastuuviranomaisen on ilmoitettava päätöksestään kaikille hakijoille kirjallisesti. Sen on esitettävä hylätyille ehdokkaille näiden hylkäämisen syyt viitaten valinta- ja myöntämisperusteisiin.
10 artikla
Avustuksen virallistamista koskevat asiakirjat vastuuviranomaisen toimiessa myöntävänä elimenä
1. Kun vastuuviranomainen toimii myöntävänä elimenä, sen on vahvistettava hankkeiden hallinnoimista koskevat menettelyt, joissa edellytetään vähintään seuraavia seikkoja:
a)
avustussopimusten allekirjoittaminen tuensaajien kanssa ja
b)
avustussopimusten seuranta, myös niihin tehtävien muutosten osalta, hallinnollisin keinoin, kuten kirjeenvaihdon tai kirjallisten raporttien avulla.
2. Avustussopimuksessa on vahvistettava seuraavat seikat tai siinä on oltava tiedot seuraavista seikoista:
a)
unionin rahoituksen enimmäismäärä;
b)
unionin rahoituksen enimmäisprosenttiosuus asianomaisen erityisasetuksen mukaisesti;
c)
hankkeen yksityiskohtainen kuvaus ja aikataulu;
d)
tarvittaessa tiedot kaikista mittavista tehtävistä, jotka tuensaaja aikoo suorittaa kolmansien osapuolten kanssa tehtävillä alihankintasopimuksilla, ja niihin liittyvät kustannukset;
e)
hankkeen alustava talousarvio ja rahoitussuunnitelma, johon sisältyvät menot ja tulot vahvistettujen tukikelpoisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti;
f)
menetelmä unionin rahoituksen määrän laskemiseksi hankkeen päättyessä;
g)
aikataulu ja sopimuksen täytäntöönpanoa koskevat määräykset, joihin sisältyvät raportointia koskevat velvoitteet, sopimuksen muutokset ja sen päättyminen;
h)
hankkeen operatiiviset tavoitteet, määrälliset tavoitteet ja indikaattorit, joista on raportoitava;
i)
määräys, jossa tuensaajan edellytetään keräävän ajallaan tarvittavat, erityisasetuksissa säädettyjä yhteisiä indikaattoreita ja mahdollisia ohjelmakohtaisia indikaattoreita koskevat tiedot ja raportoimaan nämä tiedot vähintään kerran vuodessa;
j)
tukikelpoisten kustannusten määritelmä, tarvittaessa myös kuvaus vakioyksikkökustannusten mukaisten korvausten, kertakorvausten ja kiinteämääräisen rahoituksen määrittämismenetelmästä;
k)
kirjanpitovaatimukset ja avustuksen maksamiseen liittyvät edellytykset;
l)
kirjausketjuun liittyvät edellytykset;
m)
tietosuojaan liittyvät määräykset; ja
n)
julkaisemiseen liittyvät määräykset.
3. Avustussopimukset on pääsääntöisesti allekirjoitettava ennen kuin kansallisesta ohjelmasta veloitettavat hanketoiminnot alkavat.
4. Avustussopimuksessa on määrättävä nimenomaisesti, että komissiolla tai sen edustajilla ja tilintarkastustuomioistuimella on tarkastusvaltuudet, jotka koskevat kaikkia kansalliseen ohjelmaan perustuvaa unionin rahoitusta saavia tuensaajia, urakoitsijoita ja alihankkijoita, ja ne käyttävät näitä valtuuksia asiakirjatarkastusten ja paikan päällä tehtävien tarkastusten välityksellä.
11 artikla
Avustuksen virallistamista koskevat asiakirjat vastuuviranomaisen toimiessa toimeenpanevana elimenä
1. Vastuuviranomaisen toimiessa toimeenpanevana elimenä sen on vahvistettava hankkeiden hallinnoimista varten menettelyt, joissa edellytetään vähintään seuraavia seikkoja:
a)
hankkeiden yhteisrahoitusta koskevan hallinnollisen päätöksen virallistaminen ja
b)
hallinnollisen päätöksen seuranta, myös siihen tehtävien muutosten osalta, hallinnollisin keinoin, kuten kirjeenvaihdon tai kirjallisten raporttien avulla.
2. Hallinnollisessa päätöksessä on vahvistettava seuraavat seikat tai siinä on oltava tiedot seuraavista seikoista:
a)
unionin rahoituksen enimmäismäärä;
b)
unionin rahoituksen enimmäisprosenttiosuus asianomaisen erityisasetuksen mukaisesti;
c)
hankkeen yksityiskohtainen kuvaus ja aikataulu;
d)
tarvittaessa tiedot kaikista mittavista tehtävistä, jotka tuensaaja aikoo suorittaa kolmansien osapuolten kanssa tehtävillä alihankintasopimuksilla, ja niihin liittyvät kustannukset;
e)
hankkeen alustava talousarvio ja rahoitussuunnitelma, johon sisältyvät menot ja tulot vahvistettujen tukikelpoisuutta koskevien sääntöjen mukaisesti;
f)
menetelmä unionin rahoituksen määrän laskemiseksi hankkeen päättyessä;
g)
hankkeen operatiiviset tavoitteet, määrälliset tavoitteet ja käytettävät indikaattorit;
h)
määräys, jossa vastuuviranomaisen edellytetään keräävän tarvittavat, erityisasetuksessa säädettyjä yhteisiä indikaattoreita ja mahdollisia ohjelmakohtaisia indikaattoreita koskevat tiedot ja raportoimaan nämä tiedot vähintään kerran vuodessa;
i)
tukikelpoisten kustannusten määritelmä, tarvittaessa myös kuvaus vakioyksikkökustannusten mukaisten korvausten, kertakorvausten ja kiinteämääräisen rahoituksen määrittämismenetelmästä;
j)
kirjanpitovaatimukset ja avustuksen maksamiseen liittyvät edellytykset;
k)
kirjausketjuun liittyvät edellytykset;
l)
tietosuojaan liittyvät määräykset; ja
m)
julkaisemiseen liittyvät määräykset.
3. Hallinnollinen päätös on pääsääntöisesti tehtävä ennen kuin kansallisesta ohjelmasta veloitettavat hanketoiminnot alkavat.
4. Hallinnollisessa päätöksessä on määrättävä nimenomaisesti, että komissiolla tai sen edustajilla ja tilintarkastustuomioistuimella on tarkastusvaltuudet, jotka koskevat kaikkia kansalliseen ohjelmaan perustuvaa unionin rahoitusta saavia tuensaajia, urakoitsijoita ja alihankkijoita, ja ne käyttävät näitä valtuuksia asiakirjatarkastusten ja paikan päällä tehtävien tarkastusten välityksellä.
III LUKU
TARKASTUSVIRANOMAISEN ASEMA JA TARKASTUKSIIN LIITTYVÄT VELVOITTEET
12 artikla
Tarkastusviranomaisen asema
1. Asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 59 artiklan 5 kohdan toisen alakohdan ja asetuksen (EU) N:o 514/2014 25 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukaan tarkastusviranomainen on toiminnallisesti riippumaton vastuuviranomaisesta. Toiminnallisen riippumattomuuden katsotaan toteutuvan, kun tarkastusviranomaisen ja vastuuviranomaisen välillä ei ole suoraa hierarkkista suhdetta ja tarkastusviranomainen antaa lausuntonsa ja lausumansa täysin itsenäisesti.
2. Kaikki tarkastustyö on toteutettava kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti.
13 artikla
Tarkastustyön ulkoistaminen
Tarkastusviranomainen voi ulkoistaa osan tarkastustyöstään toiselle tarkastuselimelle, edellyttäen, että tämä elin on toiminnallisesti riippumaton vastuuviranomaisesta. Tarkastusviranomaisen on edelleen oltava vastuussa tehtävistä, jotka se on ulkoistanut.
Ulkoistetut tarkastukset on toteutettava kansainvälisesti hyväksyttyjen tilintarkastusstandardien mukaisesti ja tarkastusviranomaisen tarkassa seurannassa ja valvonnassa.
14 artikla
Tarkastukset
1. Tarkastusviranomaisen on suoritettava asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 59 artiklan 5 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetun lausunnon antamiseksi järjestelmä- ja tilintarkastuksia.
2. Järjestelmätarkastuksissa on tarkastettava, että vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontajärjestelmät ovat toimineet tehokkaasti siten, että voidaan saada kohtuullinen varmuus siitä, että vuotuisiin tilityksiin sisällytetyt menot ovat laillisia ja sääntöjenmukaisia.Tarkastusviranomaisen on määritettävä näiden tarkastusten perusteella, täyttääkö vastuuviranomainen edelleen liitteessä säädetyt nimeämisperusteet.
3. Tilintarkastukset on suoritettava kohtuullisen varmuuden saamiseksi siitä, että vuotuiset tilitykset antavat oikean ja riittävän kuvan vastuuviranomaisen ilmoittamista menoista.
Jotta voidaan todeta, että tilitykset antavat oikean ja riittävän kuvan, tarkastusviranomaisen on varmennettava, että kaikki maksetut menot ja saadut julkiset rahoitusosuudet, jotka on kirjattu vastuuviranomaisen tileille kyseisenä varainhoitovuonna, kirjataan asianmukaisesti kirjanpitojärjestelmään ja vastaavat todentavaa kirjanpitoaineistoa, jota vastuuviranomainen säilyttää. Tarkastusviranomaisen on näiden tilitystietojen perusteella erityisesti
a)
tarkastettava, että komissiolle toimitetussa vuotuisen saldon maksamista koskevassa pyynnössä ilmoitettu tukikelpoisten menojen kokonaismäärä on yhdenmukainen vastuuviranomaisen tileihin kirjattujen menojen kanssa, ja jos havaitaan poikkeamia, tilityksessä on annettu täsmäytyksistä riittävät selvitykset;
b)
tarkastettava, että tilivuoden lopun tilanteen mukaisesti peruutetut ja takaisin perityt määrät, takaisin perittävät määrät sekä määrät, joita ei saada perityiksi takaisin, vastaavat vastuuviranomaisen kirjanpitojärjestelmiin vietyjä määriä ja että niistä on laadittu vastuuviranomaisen dokumentoidut päätökset;
c)
varmistettava, että vastuuviranomainen on toteuttanut hallinnolliset ja paikan päällä tehtävät tarkastukset asetuksen (EU) N:o 514/2014 27 artiklan mukaisesti.
Edellä a, b ja c alakohdassa tarkoitetut tarkastukset voidaan tehdä otantamenetelmän avulla.
4. Tarkastusviranomaisen on osana järjestelmä- ja tilintarkastuksiaan suoritettava uudelleen joitakin vastuuviranomaisen toteuttamista hallinnollisista ja paikan päällä tehdyistä tarkastuksista. Tarkastusviranomaisen on määritettävä uudelleen suoritettavien tarkastusten laajuus riskinarviointinsa perusteella.
5. Jos tarkastusviranomaisen järjestelmä- tai tilintarkastusten yhteydessä havaitaan olennaisia puutteita vastuuviranomaisen hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkaassa toiminnassa, tarkastusviranomaisen on
a)
arvioitava kyseisten puutteiden taloudelliset ja toiminnalliset vaikutukset;
b)
esitettävä vastuuviranomaiselle asianmukaisia suosituksia korjaaviksi ja ennaltaehkäiseviksi toimenpiteiksi;
c)
seurattava vastuuviranomaisen suorittamaa näiden toimenpiteiden toteutusta ja tarkasteltava, onko olemassa toimintasuunnitelma hallinnointi- ja valvontajärjestelmien tehokkaan toiminnan palauttamiseksi.
6. Päätettyään 1, 2 ja 3 kohdassa tarkoitetut tarkastustoiminnot tarkastusviranomaisen on raportoitava tuloksista nimeävälle viranomaiselle sekä esitettävä näkemyksensä siitä, täyttääkö vastuuviranomainen edelleen nimeämisperusteet.
7. Tarkastusviranomaisen on varmistettava, että vastuuviranomainen raportoi kaikki sen tarkastustoimintaan liittyvät 1, 2 ja 3 kohdassa tarkoitetut tiedot asianmukaisesti Euroopan komissiolle.
IV LUKU
LOPPUSÄÄNNÖS
15 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa perussopimusten mukaisesti.
Tehty Brysselissä 25 päivänä heinäkuuta 2014.