RÅDETS FORORDNING (EU) 2015/496
af 17. marts 2015
om ændring af forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 352,
under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen,
efter fremsendelse af udkast til lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter,
under henvisning til godkendelse fra Europa-Parlamentet,
efter en særlig lovgivningsprocedure, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I overensstemmelse med Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (1) skal Unionens historiske arkivalier opbevares og så vidt muligt gøres tilgængelige for offentligheden efter udløbet af en frist på 30 år.
(2)
Forpligtelsen til at oprette historiske arkiver og så vidt muligt gøre dem tilgængelige for offentligheden gælder hver af de institutioner, der er nævnt i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 (»institutionerne«) på de betingelser, der er fastsat deri.
(3)
I henhold til forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 kan hver institution opbevare sine historiske arkiver på det sted, hvor den finder det mest hensigtsmæssigt.
(4)
I 1984 besluttede Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen at deponere deres historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze, hvor de gøres tilgængelige for offentligheden. Med henblik herpå undertegnede De Europæiske Fællesskaber, repræsenteret ved Kommissionen, og EUI en aftale den 17. december 1984 (»aftalen om deponering«).
(5)
Siden har også Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Den Europæiske Revisionsret valgt at tilslutte sig deponeringsaftalen. Den Europæiske Investeringsbank deponerer sine historiske arkivalier hos EUI i henhold til en særskilt aftale med EUI, der blev undertegnet den 1. juli 2005, og i henhold til »regler for historiske arkiver«, som bankens direktion vedtog den 7. oktober 2005 (2).
(6)
Den italienske regering har permanent og vederlagsfrit stillet egnede lokaliteter til rådighed for EUI, således at det sikres, at de deponerede arkivalier opbevares og beskyttes i overensstemmelse med anerkendte internationale standarder, og således at arkivalierne kan konsulteres på stedet.
(7)
Formålet med institutionernes deponering af historiske arkivalier hos EUI er at skabe én enkelt indgang til arkiverne, fremme anvendelsen af dem og styrke forskningen i den europæiske integrations og EU-institutionernes historie. EUI er et velanskrevet center for forskning og undervisning på universitetsniveau med fokus på Europa og europæisk integration. Det har næsten 30 års erfaring med drift af Unionens historiske arkiver, har hypermoderne deponerings- og forskningsfaciliteter, der er specielt opbygget, så disse arkivalier bevares og er tilgængelige, og er internationalt kendt som hjemsted for disse arkiver.
(8)
Fortsat deponering af institutionernes historiske arkivalier hos EUI bør inkorporeres i EU-lovgivningen for at afspejle EUI's rolle som institutionernes partner i driften af institutionernes historiske arkiver.
(9)
Denne forordning bør finde anvendelse på alle institutioner og bør ikke ændre deres ansvar for at gøre deres historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden eller ved den enkelte institutions ejendomsret til dem.
(10)
Den særlige karakter af Den Europæiske Unions Domstols og Den Europæiske Centralbanks opgaver berettiger deres fritagelse for forpligtelsen i denne forordning til at deponere deres historiske arkivalier hos EUI. Den Europæiske Unions Domstol og Den Europæiske Centralbank (ECB) kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.
(11)
Institutionerne og EUI bør, når det er muligt, gøre de historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden i digitaliseret og digital form, så det bliver lettere at konsultere dem på internettet.
(12)
Personoplysninger i Unionens historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI, bør behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3).
(13)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse blev hørt af Kommissionen i forbindelse med det lovgivningsforslag, der har ført til denne forordning, i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001, og afgav udtalelse herom den 10. oktober 2012 (4).
(14)
Der bør som led i en rammepartnerskabsaftale fastsættes nærmere bestemmelser om forvaltningen af de historiske arkivalier i EUI, herunder deponering, adgang og offentlig konsultation heraf, og om institutionernes og EUI's respektive roller og ansvarsområder.
(15)
Udgifterne til EUI's forvaltning af Unionens historiske arkiver bør finansieres over Unionens almindelige budget, og disse udgifter bør dækkes af alle de deponerende institutioner.
(16)
Forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 bør derfor ændres i overensstemmelse hermed -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
I forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 foretages følgende ændringer:
1)
Artikel 8 ændres således:
a)
Stk. 1 affattes således:
»1. Hver institution, bortset fra Den Europæiske Unions Domstol og Den Europæiske Centralbank (ECB), deponerer hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze de dokumenter, som indgår i dens historiske arkiver, og som den har gjort tilgængelige for offentligheden i overensstemmelse med denne forordning. Deponeringen foregår i overensstemmelse med bilaget.
Uanset første afsnit kan de deponerende institutioner på grund af retlige eller administrative forhold undlade at deponere visse originale dokumenter hos EUI. I så fald deponerer de en mikrofilmkopi eller en digital kopi af sådanne dokumenter.«
b)
Følgende stykker tilføjes:
»3. Den Europæiske Unions Domstol og ECB kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.
4. De deponerende institutioner bevarer ejendomsretten til deres arkivalier, og de har forsat eneansvaret for sammensætningen af de dokumenter og filer, som deponeres eller på anden vis stilles til rådighed for EUI.
5. Deponeringen af institutionernes historiske arkivalier hos EUI berører ikke beskyttelsen af arkivalierne, jf. artikel 2 i protokol nr. 7 vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
6. EUI sikrer bevarelsen og beskyttelsen af de deponerede arkivalier. Bevarelsen og beskyttelsen skal overholde anerkendte internationale standarder for fysisk beskyttelse af arkivalier og skal som minimum overholde tekniske og sikkerhedsmæssige bestemmelser vedrørende bevarelse og drift af offentlige arkiver, der svarer til dem, der gælder i Italien. Derfor skal de deponerede dokumenter opbevares i dertil indrettede deponeringsfaciliteter.
7. EUI bærer det fulde ansvar for det personale, der skal forvalte Unionens historiske arkivalier, som er deponeret hos EUI. EUI påser, at det personale, der har til opgave at forvalte de historiske arkivalier, har de fornødne faglige kvalifikationer til at udføre arbejdet på dette område.
8. Hver af de deponerende institutioner har ret til at modtage oplysninger om EUI's drift af dets arkiver og til at besigtige de arkivalier, den har deponeret.
9. EUI gør de historiske arkivalier, den modtager i medfør af stk. 1 og 3, tilgængelige for offentligheden. Institutionerne kan også gøre en kopi af samme historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden.
10. Udgifterne til forvaltning af Unionens historiske arkiver finansieres via bidrag fra alle de deponerende institutioner til den relevante budgetpost, inden for rammerne af de årlige bevillinger, som budgetmyndigheden stiller til rådighed i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (5). Disse finansielle bidrag dækker ikke udgifter til tilrådighedsstillelse og indretning af de bygninger og deponeringsfaciliteter, der skal huse arkivalierne og arkivpersonalet.
Størrelsen af de bidrag, der er omhandlet i første afsnit, skal stå i et rimeligt forhold til størrelsen af de deponerende institutioners respektive stillingsfortegnelser. Hvert bidrag beregnes på ny, når yderligere institutioner begynder at deponere deres historiske arkivalier hos EUI, eller mindst hvert femte år.
11. EUI handler som registerfører i overensstemmelse med artikel 2 i forordning (EF) nr. 45/2001, efter instruks fra de deponerende institutioner. EUI behandler eventuelle personoplysninger i institutionernes historiske arkivalier i overensstemmelse med de garantier, der er fastsat i nævnte forordning.
12. Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse har fortsat beføjelse til at føre tilsyn med institutionerne for så vidt angår behandling af personoplysninger i de historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI.
2)
Artikel 9 ændres således:
a)
Stk. 1 affattes således:
»1. Hver institution fastsætter interne gennemførelsesbestemmelser til denne forordning. De skal indeholde regler for opbevaring og videregivelse til offentligheden af historiske arkivalier og for beskyttelse af de deri indeholdte personoplysninger. Institutionerne gør så vidt muligt deres arkivalier elektronisk tilgængelige for offentligheden, herunder digitaliserede og oprindeligt digitale arkivalier, og gør det lettere at konsultere dem på internettet. De opbevarer også de dokumenter, som eksisterer i formater, der er tilpasset særlige behov (f.eks. Brailleskrift, magnaprint eller optagelser).«
b)
Følgende stykke tilføjes:
»3. Kommissionen indgår på vegne af de deponerende institutioner en rammepartnerskabsaftale med EUI. Rammepartnerskabsaftalen skal indeholde detaljerede bestemmelser om institutionernes og EUI's respektive roller og ansvarsområder i forbindelse med forvaltningen af EU's historiske arkivalier, herunder deponering, opbevaring, adgang og offentlig konsultation heraf.«
3)
Teksten i bilaget tilføjes som bilag til forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83.
Artikel 2
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 17. marts 2015.
NEUVOSTON ASETUS (EU) 2015/496,
annettu 17 päivänä maaliskuuta 2015,
asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 muuttamisesta toimielinten historiallisten arkistojen Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin tallettamisen osalta
EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen 352 artiklan,
ottaa huomioon Euroopan komission ehdotuksen,
sen jälkeen kun esitys lainsäätämisjärjestyksessä hyväksyttäväksi säädökseksi on toimitettu kansallisille parlamenteille,
ottaa huomioon Euroopan parlamentin hyväksynnän,
noudattaa erityistä lainsäätämisjärjestystä,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Euroopan talousyhteisön ja Euroopan atomienergiayhteisön historiallisten arkistojen avaamisesta yleisölle 1 päivänä helmikuuta 1983 annetun neuvoston asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 (1) mukaan unionin historialliset arkistot säilytetään ja avataan kaikissa mahdollisissa tapauksissa yleisölle 30 vuoden kuluttua.
(2)
Velvoitetta historiallisten arkistojen perustamiseen ja niiden avaamiseen yleisölle kaikissa mahdollisissa tapauksissa sovelletaan kaikkiin asetuksessa (ETY, Euratom) N:o 354/83 tarkoitettuihin toimielimiin, jäljempänä ’toimielimet’, siinä määrätyin edellytyksin.
(3)
Asetuksessa (ETY, Euratom) N:o 354/83 säädetään, että kukin toimielin voi sijoittaa historiallisen arkistonsa sopivimpana pitämäänsä paikkaan.
(4)
Euroopan parlamentti, neuvosto ja komissio päättivät vuonna 1984 tallettaa historialliset arkistonsa Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin, jäljempänä ’EUI’, jossa ne ovat yleisön nähtävissä. Euroopan yhteisöt komission edustuksella ja EUI tekivät asiasta sopimuksen, jäljempänä ’tallettamissopimus’, 17 päivänä joulukuuta 1984.
(5)
Euroopan talous- ja sosiaalikomitea sekä Euroopan tilintarkastustuomioistuin ovat sittemmin sopineet liittyvänsä tallettamissopimukseen. Euroopan investointipankki tallettaa omat historialliset arkistonsa EUI:hin tämän kanssa tekemänsä erillisen sopimuksen nojalla, joka allekirjoitettiin 1 päivänä heinäkuuta 2005, ja Euroopan investointipankin historia-arkistoa koskevien sääntöjen, jotka pankin hallitus hyväksyi 7 päivänä lokakuuta 2005 (2), nojalla.
(6)
Italian hallitus on antanut EUI:n käyttöön pysyvästi ja maksutta soveltuvat tilat, jotta talletetut arkistot voidaan säilyttää ja suojata tunnustettujen kansainvälisten standardien mukaisesti ja jotta niihin voidaan tutustua paikan päällä.
(7)
Toimielinten historiallisten arkistojen tallettamisella EUI:hin pyritään asettamaan nämä arkistot saataville yhteen paikkaan sekä edistämään niihin tutustumista ja Euroopan yhdentymisen ja EU:n toimielinten historian tutkimusta. EUI on tunnettu Eurooppaan ja Euroopan yhdentymiseen keskittyvä akateemisen tutkimuksen ja oppimisen keskus. Sillä on lähes 30 vuoden kokemus unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnista, se tarjoaa varta vasten näiden arkistojen säilyttämistä ja niihin tutustumista varten rakennetut nykyaikaiset varastointi- ja tutkimustilat, ja sillä on kansainvälinen maine kyseisten arkistojen keskuksena.
(8)
Toimielinten historiallisten arkistojen tallettamisen jatkaminen EUI:ssa olisi sisällytettävä unionin lainsäädäntöön, mikä kuvastaisi instituutin asemaa toimielinten kumppanina niiden historiallisten arkistojen hallinnoinnissa.
(9)
Tätä asetusta olisi sovellettava kaikkiin toimielimiin eikä sillä ei muutettaisi niiden vastuuta avata historialliset arkistonsa yleisölle, eikä sitä, että kunkin toimielimen historialliset arkistot säilyvät kyseisen toimielimen omistuksessa.
(10)
Euroopan unionin tuomioistuimen ja Euroopan keskuspankin toiminnan erityisluonteen takia on kuitenkin perusteltua, että tämän asetuksen velvoite tallettaa historialliset arkistot EUI:hin ei koske niitä. Euroopan unionin tuomioistuin ja Euroopan keskuspankki voivat tallettaa historialliset arkistonsa EUI:hin vapaaehtoiselta pohjalta.
(11)
Toimielinten ja EUI:n olisi mikäli mahdollista saatettava historialliset arkistot yleisön saataville digitoidussa ja digitaalisessa muodossa, jotta niihin voisi tutustua helpommin internetissä.
(12)
EUI:hin talletettuihin unionin historiallisiin arkistoihin sisältyviä henkilötietoja olisi käsiteltävä yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EY) N:o 45/2001 (3) mukaisesti.
(13)
Komissio kuuli Euroopan tietosuojavaltuutettua tämän asetuksen antamiseen johtaneesta lainsäädäntöehdotuksesta asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaisesti, ja hän antoi sitä koskevan lausuntonsa 10 päivänä lokakuuta 2012 (4).
(14)
Historiallisten arkistojen hallinnoinnista EUI:ssa, mukaan lukien niiden tallettaminen, saatavuus ja yleisön tutustuminen niihin, sekä toimielinten ja EUI:n keskinäisestä asemasta ja vastuista olisi määrättävä kumppanuutta koskevassa puitesopimuksessa.
(15)
EUI:lle unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnista koituvat kustannukset olisi rahoitettava unionin yleisestä talousarviosta, ja kaikkien tallettavien toimielinten olisi vastattava niistä.
(16)
Asetus (ETY, Euratom) N:o 354/83 olisi sen vuoksi muutettava vastaavasti,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Muutetaan asetus (ETY, Euratom) N:o 354/83 seuraavasti:
1)
Muutetaan 8 artikla seuraavasti:
a)
Korvataan 1 kohta seuraavasti:
”1. Kukin toimielin Euroopan unionin tuomioistuinta ja Euroopan keskuspankkia lukuun ottamatta tallettaa Firenzen yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin, jäljempänä ’EUI’, historiallisiin arkistoihinsa kuuluvat asiakirjansa, jotka se on avannut yleisölle tämän asetuksen mukaisesti. Tallettaminen tapahtuu liitteen mukaisesti.
Sen estämättä, mitä ensimmäisessä alakohdassa säädetään, tallettavat toimielimet voivat oikeudellisista tai hallinnollisista syistä olla tallettamatta tiettyjä alkuperäisiä asiakirjoja EUI:hin. Siinä tapauksessa ne tallettavat mikrotallenteen tai digitaalisen kopion kyseisistä asiakirjoista.”
b)
Lisätään kohdat seuraavasti:
”3. Euroopan unionin tuomioistuin ja Euroopan keskuspankki voivat tallettaa historialliset arkistonsa EUI:hin vapaaehtoiselta pohjalta.
4. Tallettavat toimielimet pysyvät arkistojensa omistajina ja ovat yksinomaisesti vastuussa EUI:hin talletettujen tai muulla tavoin EUI:n saataville asetettujen asiakirjojen ja tiedostojen koostumuksesta.
5. Toimielinten historiallisten arkistojen tallettaminen EUI:hin ei vaikuta arkistojen suojeluun, josta säädetään Euroopan unionista tehdyn sopimuksen ja Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen liitteenä olevan Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan N:o 7 2 artiklassa.
6. EUI on vastuussa talletettujen arkistojen säilyttämisestä ja suojelusta. Säilyttämisen ja suojelun on oltava arkistojen fyysistä suojelua koskevien tunnustettujen kansainvälisten standardien mukaista, ja siinä on noudatettava vähintään julkisten arkistojen säilyttämiseen ja hallinnointiin Italiassa sovellettavia teknisiä sääntöjä ja turvallisuussääntöjä. Tämän vuoksi talletettuja asiakirjoja on säilytettävä tätä tarkoitusta varten rakennetuissa varastointitiloissa.
7. EUI on yksin vastuussa EUI:hin talletettuja unionin historiallisia arkistoja hallinnoimaan palkatusta henkilöstöstä. EUI:n on varmistettava, että historiallisia arkistoja hallinnoimaan määrätyllä henkilöstöllä on alalla työskentelemiseen tarvittava vaadittu ammattipätevyys.
8. Kullakin tallettavalla toimielimellä on oikeus saada tietoja arkistojensa hallinnoinnista EUI:ssa ja oikeus tarkastaa sinne tallettamansa arkistot.
9. EUI:n on asetettava yleisön saataville historialliset arkistot, jotka sille luovutetaan 1 ja 3 kohdan nojalla. Toimielimet voivat myös asettaa yleisön saataville kopion samoista historiallisista arkistoista.
10. Unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnista koituvat kustannukset rahoitetaan kaikkien tallettavien toimielinten rahoitusosuuksista asianomaisiin budjettikohtiin ja budjettivallan käyttäjän unionin yleiseen talousarvioon sovellettavista varainhoitosäännöistä 25 päivänä lokakuuta 2012 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU, Euratom) N:o 966/2012 (5) mukaisesti vuosittain käyttöön asettamien määrärahojen rajoissa. Kyseisillä rahoitusosuuksilla ei kateta kustannuksia, jotka liittyvät arkistojen ja niitä hoitavan henkilöstön edellyttämien rakennusten ja varastointitilojen tarjoamiseen ja muuntamiseen.
Edellä 1 alakohdassa tarkoitetut rahoitusosuudet suhteutetaan tallettavien toimielinten henkilöstötaulukoiden kokoon. Kukin rahoitusosuus lasketaan uudelleen, kun jokin uusi toimielin alkaa tallettaa historialliset arkistonsa EUI:hin, tai vähintään joka viides vuosi.
11. EUI toimii henkilötietojen käsittelijänä asetuksen (EY) N:o 45/2001 2 artiklan ja tallettavien toimielinten ohjeiden mukaisesti. EUI:n on käsiteltävä toimielinten historiallisiin arkistoihin sisältyviä henkilötietoja kyseisessä asetuksessa säädettyjen takeiden mukaisesti.
12. Euroopan tietosuojavaltuutetulla on edelleen toimielimiin kohdistuvat valvontavaltuudet EUI:hin talletettuihin historiallisiin arkistoihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyn osalta.
.
2)
Muutetaan 9 artikla seuraavasti:
a)
Korvataan 1 kohta seuraavasti:
”1. Kukin toimielin vahvistaa tämän asetuksen soveltamista koskevat sisäiset säännöt. Niihin sisältyvät säännöt historiallisten arkistojen säilyttämisestä ja avaamisesta yleisölle sekä niihin sisältyvien henkilötietojen suojasta. Mikäli mahdollista, toimielimet saattavat arkistonsa yleisön saataville sähköisessä muodossa, digitoidut ja alkuaan digitaaliset arkistot mukaan luettuina, ja helpottavat niihin tutustumista internetissä. Toimielimet säilyttävät myös erityistarpeisiin mukautetuissa muodoissa (kuten pistekirjoitus, isokokoinen teksti tai äänitteet) saatavilla olevat asiakirjat.”
b)
Lisätään kohta seuraavasti:
”3. Komissio tekee tallettavien toimielinten puolesta kumppanuutta koskevan puitesopimuksen EUI:n kanssa. Kumppanuutta koskevaan puitesopimukseen sisällytetään yksityiskohtaiset määräykset toimielinten ja EUI:n keskinäisestä asemasta ja vastuista unionin historiallisten arkistojen hallinnoinnissa, mukaan lukien niiden tallettaminen, säilyttäminen, saatavuus ja yleisön tutustuminen niihin.”
3)
Lisätään liitteen teksti asetuksen (EY, Euratom) N:o 354/83 liitteeksi.
2 artikla
Tämä asetus tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 17 päivänä maaliskuuta 2015.