РЕШЕНИЕ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ, НА СЪВЕТА, НА КОМИСИЯТА, НА СЪДА, НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ, НА СМЕТНАТА ПАЛАТА, НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ИКОНОМИЧЕСКИ И СОЦИАЛЕН КОМИТЕТ И НА КОМИТЕТА НА РЕГИОНИТЕ
от 26 юни 2009 година
относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз
(2009/496/ЕО, Евратом)
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ,
СЪВЕТЪТ,
КОМИСИЯТА,
СЪДЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
СМЕТНАТА ПАЛАТА,
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ИКОНОМИЧЕСКИ И СОЦИАЛЕН КОМИТЕТ,
КОМИТЕТЪТ НА РЕГИОНИТЕ,
като взеха предвид Договора за Европейския съюз,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като имат предвид, че:
(1)
Член 8 от Решението на представителите на правителствата на държавите-членки от 8 април 1965 г. относно временното установяване на някои институции и някои служби на Общностите (1) предвижда установяването в Люксембург на Служба за официални публикации на Общностите (наричана по-долу „Службата“). Тази разпоредба беше последно приложена с Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом (2).
(2)
Правилата и разпоредбите, приложими за длъжностните лица и другите служители на Европейските общности, се прилагат и за Службата. Следва да бъдат взети предвид неотдавнашните им изменения.
(3)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (3) (наричан по-долу „Финансовият регламент“), предвижда специални разпоредби за функционирането на Службата.
(4)
В издателската област бе постигнат значителен технологичен напредък, който трябва да бъде отчетен при функционирането на Службата.
(5)
За повече яснота Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом следва да бъде отменено и заменено с настоящото решение,
РЕШИХА:
Член 1
Служба за публикации
1. Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-долу „Службата“) е междуинституционална служба, която има за задача да осигурява при най-добрите възможни условия издаването на публикациите на институциите на Европейските общности и на Европейския съюз.
За тази цел Службата, от една страна, позволява на институциите да изпълнят задълженията си за публикуване на законодателни актове и от друга страна, допринася за техническото разработване и изпълнение на политиките за информация и комуникация в областите от нейната компетентност.
2. Службата се управлява от нейния директор според стратегическите насоки, определени от управителния съвет. С изключение на специфичните разпоредби, свързани с междуинституционалното естество на Службата, предвидени в настоящото решение, тя прилага административните и финансовите процедури на Комисията. При изготвянето на тези процедури Комисията взема предвид специфичната същност на Службата.
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение:
1.
„издаване“ означава всяко действие, необходимо за разработване, проверка, регистриране по международни стандартни номера и/или каталожни номера, изготвяне, каталогизиране, класиране, разпространение, реклама, продажба, съхранение и архивиране на публикации във всички форми и представяне и посредством всички настоящи и бъдещи способи;
2.
„публикации“ означава всички публикувани текстове на всички видове носители и формати, които имат международен стандартен номер и/или каталожен номер;
3.
„задължителни публикации“ означава публикациите, издавани по силата на Договорите или други законодателни актове;
4.
„незадължителни публикации“ означава всички публикации, изготвени в рамките на прерогативите на всяка институция;
5.
„управление на авторските права“ означава, че службите автори запазват авторските си права и правото си на повторно използване, а управлението на тези права се осъществява от Службата по отношение на публикациите, чието издаване ѝ е поверено;
6.
„нетни доходи от продажбата“ означава общите фактурирани суми, намалени с предоставените търговски отстъпки и разходите за управление и инкасиране и банковите разходи;
7.
„институции“ означава институциите, органите и организациите, създадени с Договорите или въз основа на тях.
Член 3
Области на компетентност на Службата
1. Областите на компетентност на Службата са следните:
а)
издаване на Официален вестник на Европейския съюз (наричан по-долу „Официален вестник“) и гарантиране на неговата автентичност;
б)
издаване на други задължителни публикации;
в)
издаване или съвместно издаване на незадължителни публикации, поверени на Службата в рамките на прерогативите на всяка институция, а именно в контекста на комуникационните дейности на институциите;
г)
издаване или съвместно издаване на публикации по собствена инициатива, включително публикации, които имат за цел да осигурят рекламата на услугите, предлагани от Службата; в този контекст Службата може да си набавя преводи посредством договор за поръчка;
д)
разработването, поддръжката и актуализирането на услуги по електронно издаване, предназначено за обществеността;
е)
предоставянето на разположение на обществеността на цялото законодателство и на други официални текстове;
ж)
съхраняването и предлагането на разположение на обществеността в електронна форма на всички публикации на институциите;
з)
регистриране по международни стандартни номера и/или каталожни номера на публикациите на институциите;
и)
управлението на авторските права за препечатване и превод на публикациите на институциите;
й)
реклама и продажба на публикациите и услугите, които Службата предлага на обществеността.
2. Службата предоставя на институциите съвети и помощ, свързани със:
а)
програмирането и планирането на техните програми за публикации;
б)
осъществяването на техните издателски проекти, независимо от начина на издаване;
в)
оформлението и дизайна на издателските им проекти;
г)
информацията относно тенденциите на пазара за публикации в държавите-членки и относно темите и заглавията, които могат да представляват по-голям интерес за широката публика;
д)
определянето на тиражите и изготвянето на планове за разпространение;
е)
определянето на цените на публикациите и тяхната продажба;
ж)
рекламата, разпространението и оценката на безплатните и платените им публикации;
з)
анализа, оценката и създаването на интернет сайтове и интернет услуги, предназначени за обществеността;
и)
изготвянето на рамкови договори за издателска дейност;
й)
технологичния контрол на издателските системи.
Член 4
Отговорности на институциите
1. Решението за публикуване на текстове на всяка институция е от изключителната компетентност на съответната институция.
2. Институциите пристъпват към издаване на техните задължителни публикации, като използват услугите на Службата.
3. Институциите могат да пристъпят към издаване на техните незадължителни публикации и без участието на Службата. В такъв случай институциите искат от Службата международните стандартни номера и/или каталожните номера и поверяват на Службата електронна версия на публикацията, независимо от формàта, и когато е необходимо - два екземпляра на хартия на публикацията.
4. Институциите се ангажират да гарантират, че притежават всички права за препечатване, превод и разпространение на всички съставни елементи на дадена публикация.
5. Институциите се ангажират да изготвят план, съгласуван със Службата, за разпространение на своите публикации.
6. Институциите могат да сключат със Службата спогодби за услуги с цел определяне на условията на тяхното сътрудничество.
Член 5
Задачи на Службата
1. Изпълнението на задачите на Службата включва по-конкретно следните операции:
а)
прегрупиране на документите за издаване;
б)
подготовка, графично оформяне, корекция, оформление и проверка на текстовете и на други елементи, независимо от формàта или носителя, като се спазват, от една страна, указанията, дадени от институциите, и от друга страна, нормите за типографско и езиково представяне, установени съвместно с институциите;
в)
индексиране и каталогизиране на публикациите;
г)
документален анализ на текстовете, публикувани в Официален вестник, и на официални текстове, различни от тези, публикувани в Официален вестник;
д)
консолидиране на законодателни текстове;
е)
управление, разработване, актуализиране и разпространение на многоезиковия речник Eurovoc;
ж)
отпечатване чрез посредничеството на нейните доставчици;
з)
контрол над изпълнението на работата;
и)
контрол на качеството;
й)
качествено и количествено приемане;
к)
физическо и електронно разпространение на Официален вестник, на официални текстове, различни от тези, публикувани в Официален вестник, и на други незадължителни публикации;
л)
съхранение;
м)
физическо и електронно архивиране;
н)
нов тираж на изчерпаните публикации и отпечатване при поискване;
о)
изготвяне на консолидиран каталог на публикациите на институциите;
п)
продажба, включително издаване на фактури, инкасиране и плащане на средства, управление на вземанията;
р)
реклама;
с)
изготвяне, покупка, управление, актуализиране, проследяване и контрол на списъци с електрони адреси на институциите и изготвяне на целеви списъци с електронни адреси.
2. В рамките на собствената компетентност или въз основа на делегиране на правомощия на разпоредител с бюджетни кредити, предоставени от институциите, Службата извършва:
а)
възлагане на обществени поръчки, включително встъпване в правнообвързващи ангажименти;
б)
финансов надзор на договорите с доставчици;
в)
поемане на разходи, включително качествено и количествено приемане с подпис „прието за плащане“;
г)
разрешаване на разходи;
д)
приходни операции.
Член 6
Управителен съвет
1. Създава се управителен съвет, в рамките на който се представляват всички институции, подписали решението. Управителният съвет е съставен от секретаря на Съда на Европейските общности, заместник генералния секретар на Съвета, както и от генералните секретари на другите институции или от техни представители. Европейската централна банка участва в работата на управителния съвет като наблюдател.
2. Управителният съвет избира председател измежду членовете си за период от две години.
3. Управителният съвет се свиква по инициатива на своя председател или по искане на някоя от институциите поне четири пъти в годината.
4. Управителният съвет приема свой вътрешен правилник, който публикува в Официален вестник.
5. Решенията на управителния съвет, ако не е предвидено друго, се вземат с обикновено мнозинство.
6. Всяка институция, подписала настоящото решение, разполага с един глас в рамките на управителния съвет.
Член 7
Задачи и отговорности на управителния съвет
1. Чрез дерогация от разпоредбите на член 6 управителният съвет приема с единодушие, в общ интерес на институциите и в рамките на областите на компетентност на Службата, следните решения:
а)
по предложение на директора той приема стратегически цели и правила за функционирането на Службата;
б)
определя ръководните насоки на общите политики на Службата, по-специално по отношение на продажбата, разпространението и издаването, и гарантира, че Службата допринася за изготвянето и изпълнението на политиките за информация и комуникация в областите на нейната компетентност;
в)
въз основа на проект, изготвен от директора на Службата, приема годишния доклад за управлението, адресиран към институциите, имащ за цел изпълнението на стратегията и услугите, предоставяни от Службата. Преди 1 май всяка година предава на институциите отчет за предходната финансова година;
г)
одобрява предварителния разчет за приходите и разходите на Службата в рамките на бюджетната процедура, свързана с бюджета за функционирането на Службата;
д)
одобрява критериите за осчетоводяване на разходите на Службата, определени от директора ѝ;
е)
отправя до институциите предложения, които биха могли да улеснят доброто функциониране на Службата.
2. Управителният съвет взема предвид ориентацията, определена от междуинституционалните инстанции в областите на комуникация и информация за тази цел. Председателят на управителния съвет се среща ежегодно с тези инстанции.
3. Председателят на управителния съвет в качеството му на представител за междуинституционалното сътрудничество е лицето за контакт с органа, който взема решение за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за стратегическите решения в областите на компетентност на Службата.
4. Председателят на управителния съвет и директорът на Службата изготвят заедно правилата за взаимно уведомяване и комуникация, които формализират техните отношения. Това споразумение се изпраща на членовете на управителния съвет за информация.
Член 8
Директор на Службата
Директорът на Службата, под ръководството на управителния съвет и в рамките на неговата компетентност, отговаря за доброто функциониране на Службата. За прилагането на административните и финансовите процедури той действа под ръководството на Комисията.
Член 9
Задачи и отговорности на директора на Службата
1. Директорът на Службата осигурява секретариата на управителния съвет и отчита пред него изпълнението на функциите си с тримесечен доклад.
2. Директорът на Службата представя на управителния съвет всички предложения за доброто функциониране на Службата.
3. След консултация с управителния съвет за становище директорът на Службата определя същността и цените на услугите, които Службата предоставя на институциите срещу заплащане.
4. Директорът на Службата приема след одобрение от страна на управителния съвет критериите, според които се осчетоводяват разходите на Службата. Той определя начините за сътрудничество в областта на счетоводството между Службата и институциите със съгласието на счетоводителя на Комисията.
5. Директорът на Службата изготвя предварителния разчет за приходите и разходите на Службата в рамките на бюджетната процедура, свързана с бюджета за функционирането на Службата. След одобрение от страна на управителния съвет тези предложения се изпращат на Комисията.
6. Директорът на Службата решава дали и по какъв начин могат да бъдат извършени публикации, произтичащи от трети страни.
7. Директорът на Службата участва в междуинституционалните дейности във връзка с информацията и комуникацията в областите на компетентност на Службата.
8. По отношение на издаването на законодателство и на официални документи, свързани със законодателната процедура, включително Официален вестник, директорът на Службата:
а)
предлага на компетентните инстанции на всяка институция основните решения, които се прилагат съвместно;
б)
определя предложения за подобряване на структурата и представянето на Официален вестник и на официалните законодателни текстове;
в)
формулира предложения до институциите по отношение на хармонизирането на оформлението на текстовете за публикуване;
г)
прави преглед на трудностите, свързани с текущата дейност, и формулира в рамките на Службата необходимите указания и дава препоръки на институциите за преодоляване на тези трудности.
9. Директорът на Службата изготвя в съответствие с Финансовия регламент годишен доклад за дейността, който обхваща отпуснатите от Комисията и от други институции кредити по силата на Финансовия регламент. Докладът е адресиран до Комисията и съответните институции и за информация - до управителния съвет.
10. В рамките на отпускането на кредити от Комисията и изпълнението на бюджета условията за информиране и консултиране между члена на Комисията, който отговаря за отношенията със Службата, и директора на Службата се определят с общо съгласие.
11. Директорът на Службата отговаря за изпълнението на стратегическите цели, определени от управителния съвет, и за правилното управление на Службата, на нейните дейности, както и на управлението на бюджета ѝ.
12. Когато директорът на Службата отсъства или е възпрепятстван, се прилагат правилата за заместване въз основа на степента или на годините трудов стаж, освен ако управителният съвет по предложение на своя председател или на директора на Службата вземе друго решение.
13. Директорът на Службата уведомява институциите с тримесечен доклад за планирането и използването на ресурсите, както и за напредъка на работата.
Член 10
Персонал
1. Назначаването на длъжност генерален директор и директор се извършва от Комисията след единодушно положително становище от страна на управителния съвет. Правилата на Комисията по отношение на мобилността и оценката на висшето ръководство се прилагат за генералния директор и директорите (степен AD 16/AD 15/AD 14). При наближаване на срока за мобилност, предвиден по принцип в съответните правила за длъжностното лице, което заема такава длъжност, Комисията уведомява управителния съвет, който може да излезе с единодушно становище по случая.
2. Управителният съвет е тясно свързан с процедурите, които следва да се проведат, ако е необходимо, преди назначаването на длъжностни лица и други служители на Службата на длъжност генерален директор (степен AD 16/AD 15) и директори (степен AD 15/AD 14), а именно изготвяне на обява за работа, разглеждане на кандидатурите и определяне на жури за конкурс във връзка с този вид длъжности.
3. Правомощията на органа по назначаване и на органа за сключване на трудови договори по отношение на длъжностните лица и на другите служители на Службата се изпълняват от Комисията. Комисията може да делегира някои от своите правомощия в рамките на Комисията на директора на Службата. Делегирането се извършва при същите условия като за генералните дирекции на Комисията.
4. При условията на параграф 2 приетите от Комисията разпоредби и процедури за прилагането на Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители се прилагат за длъжностните лица и другите служители на Службата при същите условия като за длъжностните лица и другите служители на Комисията, които работят в Люксембург.
5. Длъжностните лица на всички институции се уведомяват за всички свободни работни места в рамките на Службата, след като органът по назначаване или органът за сключване на трудови договори решат да открият работното място.
6. На всеки три месеца директорът на Службата уведомява управителния съвет относно управлението на персонала.
Член 11
Финансови аспекти
1. Бюджетните кредити на Службата, чиято обща сума се вписва в отделна бюджетна позиция в раздела за бюджета на Комисията, са описани подробно в приложението към този раздел. Това приложение се представя под формата на отчет за приходите и разходите, като разпределението е същото като в раздела на бюджета.
2. Щатното разписание на Службата е посочено в приложението към щатното разписание на Комисията.
3. Всяка институция е разпоредител с бюджетни кредити за реда „разходи за публикуване“ от бюджета си.
4. Всяка институция може да делегира правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на Службата за управлението на кредити, вписани в раздела, и определя границите и условията на това делегиране в съответствие с Финансовия регламент. Директорът на Службата уведомява управителния съвет за това делегиране на всеки три месеца.
5. Бюджетното и финансовото управление на Службата се извършва в съответствие с Финансовия регламент и подробните правила за прилагането му и с финансовата рамка, която е в сила за Комисията, включително за кредитите, отпуснати от институции, различни от Комисията.
6. Счетоводството на Службата се изготвя в съответствие със счетоводните правила и методи, одобрени от счетоводителя на Комисията. Службата води отделно счетоводство за продажбата на Официален вестник и на публикациите. Нетните приходи от продажбите се изплащат на институциите.
Член 12
Проверка
1. Функцията на вътрешен одитор на Службата се упражнява от вътрешния одитор на Комисията в съответствие с Финансовия регламент. Службата изготвя вътрешен одит, който е аналогичен на предвидения в генералните дирекции и служби на Комисията начин. Институциите могат да поискат от директора на Службата да включи специфични одити в работната програма на вътрешния одит на Службата.
2. Службата отговаря на въпроси във връзка с нейните правомощия в рамките на мисията на Европейската служба с борба с измамите (OLAF). За да се гарантира закрилата на интересите на Европейския съюз, се изготвя споразумение, което обхваща начините за взаимно уведомяване между председателя на управителния съвет и директора на OLAF.
Член 13
Жалби и искания
1. Службата отговаря за отговорите на исканията на Европейския омбудсман и на Европейския надзорен орган за защита на личните данни в рамките на своите правомощия.
2. Правните искове в областите на правомощия на Службата се насочват срещу Комисията.
Член 14
Достъп на обществеността до документи
1. Директорът на Службата взема решенията, посочени в член 7 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (4). При отказ решенията по потвърдителни искания се взимат от генералния секретар на Комисията.
2. Службата разполага с регистър на документи в съответствие с член 11 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.
Член 15
Отмяна
Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом се отменя.
Позоваванията на отмененото решение се считат за позовавания на настоящото решение.
Член 16
Пораждане на действие
Настоящото решение поражда действие в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел и Люксембург на 26 юни 2009 година.
DECISIÓN DEL PARLAMENTO EUROPEO, DEL CONSEJO, DE LA COMISIÓN, DEL TRIBUNAL DE JUSTICIA, DEL TRIBUNAL DE CUENTAS, DEL COMITÉ ECONÓMICO Y SOCIAL EUROPEO Y DEL COMITÉ DE LAS REGIONES
de 26 de junio de 2009
relativa a la organización y al funcionamiento de la Oficina de Publicaciones de la Unión Europea
(2009/496/CE, Euratom)
EL PARLAMENTO EUROPEO,
EL CONSEJO,
LA COMISIÓN,
EL TRIBUNAL DE JUSTICIA,
EL TRIBUNAL DE CUENTAS,
EL COMITÉ ECONÓMICO Y SOCIAL EUROPEO,
EL COMITÉ DE LAS REGIONES,
Visto el Tratado de la Unión Europea,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea de la Energía Atómica,
Considerando lo siguiente:
(1)
El artículo 8 de la Decisión de los Representantes de los Gobiernos de los Estados miembros, de 8 de abril de 1965, relativa a la instalación provisional de determinadas instituciones y de determinados servicios de las Comunidades (1), preveía la instalación en Luxemburgo de la Oficina de Publicaciones Oficiales de las Comunidades Europeas (denominada en lo sucesivo «la Oficina»). Esta disposición fue aplicada en primer lugar por la Decisión 2000/459/CE, CECA, Euratom del Parlamento Europeo, del Consejo, de la Comisión, del Tribunal de Justicia, del Tribunal de Cuentas, del Comité Económico y Social y del Comité de las Regiones (2).
(2)
Las normas y reglamentaciones aplicables a los funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas son aplicables a la Oficina. Es preciso tener en cuenta sus modificaciones recientes.
(3)
El Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas (3), denominado en lo sucesivo «el Reglamento financiero», prevé disposiciones particulares relativas al funcionamiento de la Oficina.
(4)
El sector editorial ha experimentado una evolución tecnológica considerable que debe ser tenida en cuenta para el funcionamiento de la Oficina.
(5)
En aras de la claridad, es conveniente que se derogue la Decisión 2000/459/CE, CECA, Euratom, sustituyéndola por la presente Decisión.
DECIDEN:
Artículo 1
Oficina de Publicaciones
1. La Oficina de Publicaciones de la Unión Europea (denominada en lo sucesivo «la Oficina») es una oficina interinstitucional que tiene por objeto garantizar la edición de las publicaciones de las instituciones de las Comunidades Europeas y de la Unión Europea, en las mejores condiciones posibles.
A este fin, la Oficina, por una parte, permite a las instituciones cumplir sus obligaciones de publicación de los textos reglamentarios y, por otra, contribuye a la concepción técnica y la aplicación de las políticas de información y comunicación en los ámbitos de su competencia.
2. La Oficina está gestionada por un Director que actúa de acuerdo con las orientaciones estratégicas que establece el Comité de Dirección. A excepción de las disposiciones específicas de carácter institucional de la Oficina previstas en la presente Decisión, la Oficina aplica los procedimientos administrativos y financieros de la Comisión. Al establecer dichos procedimientos, la Comisión tiene en cuenta la naturaleza específica de la Oficina.
Artículo 2
Definiciones
A efectos de la presente Decisión, se aplicarán las definiciones siguientes:
1. «edición»: toda acción necesaria para la concepción, verificación, atribución de números internacionales normalizados o de números de catálogo, producción, catalogación, indización, difusión, promoción, venta, almacenamiento y archivo de las publicaciones, en todas sus formas y presentaciones, y por cualquier procedimiento, actual o futuro;
2. «publicaciones»: todos los textos publicados en cualquier soporte y formato que lleven un número internacional normalizado o un número de catálogo;
3. «publicaciones obligatorias»: las publicaciones editadas en virtud de los Tratados o de otros textos reglamentarios;
4. «publicaciones no obligatorias»: todas las publicaciones editadas en el marco de las prerrogativas de cada institución;
5. «gestión de los derechos de autor»: la confirmación de la posesión por los servicios autores de los derechos de autor o de reutilización y la gestión por la Oficina de estos derechos en las publicaciones cuya edición se le ha confiado;
6. «ingresos netos»: total de las cantidades facturadas menos los descuentos comerciales concedidos y los gastos de gestión, bancarios y de cobro;
7. «instituciones»: las instituciones, órganos y organismos establecidos por los Tratados o con arreglo a estos.
Artículo 3
Competencias de la Oficina
1. Las competencias de la Oficina son las siguientes:
a)
edición del Diario Oficial de la Unión Europea (denominado en lo sucesivo «el Diario Oficial») y garantía de su autenticidad;
b)
edición de otras publicaciones obligatorias;
c)
edición o coedición de publicaciones no obligatorias confiadas a la Oficina en el marco de las prerrogativas de cada institución y, en particular, en el contexto de las actividades de comunicación de las instituciones;
d)
edición o coedición de publicaciones por iniciativa propia, incluidas las publicaciones destinadas a garantizar la promoción de sus servicios; en este contexto, la Oficina puede obtener traducciones mediante un contrato de servicio;
e)
desarrollo, mantenimiento y actualización de sus servicios de edición electrónica destinados al público;
f)
puesta a disposición del público del conjunto de la legislación y otros textos oficiales;
g)
conservación y puesta a disposición del público en forma electrónica de todas las publicaciones de las instituciones;
h)
atribución de números internacionales normalizados o números de catálogo a las publicaciones de las instituciones;
i)
gestión de los derechos de reproducción y traducción de las publicaciones de las instituciones;
j)
promoción y venta de las publicaciones y de los servicios que ofrece al público.
2. La Oficina presta asesoramiento y asistencia a las instituciones en relación con:
a)
la programación y la planificación de sus programas de publicaciones;
b)
la realización de sus proyectos de edición, independientemente de la forma de edición;
c)
la maquetación y el diseño de sus proyectos de edición;
d)
la información sobre las tendencias del mercado editorial en los Estados miembros y sobre los temas y títulos que pueden conseguir mayor difusión;
e)
la fijación de tiradas y el establecimiento de planes de difusión;
f)
la fijación de los precios de las publicaciones y su venta;
g)
la promoción, difusión y evaluación de sus publicaciones gratuitas o venales;
h)
el análisis, la evaluación y la creación de sitios y servicios de Internet destinados al público;
i)
la elaboración de contratos-marco relativos a actividades de edición;
j)
la supervisión tecnológica de los sistemas de edición.
Artículo 4
Responsabilidades de las instituciones
1. La decisión de publicación es una competencia exclusiva de cada institución.
2. Las instituciones proceden a editar sus publicaciones obligatorias a través de los servicios de la Oficina.
3. Las instituciones pueden editar sus publicaciones no obligatorias sin intervención de la Oficina. En tal caso, las instituciones solicitan a la Oficina los números internacionales normalizados o los números de catálogo y confían a la Oficina una versión electrónica de la publicación, independientemente del formato, así como, en su caso, dos ejemplares en papel de la publicación.
4. Las instituciones se comprometen a garantizar la posesión de todos los derechos de reproducción, traducción y difusión de todos los elementos constitutivos de una publicación.
5. Las instituciones se comprometen a establecer un plan de difusión de sus publicaciones, autorizado por la Oficina.
6. Las instituciones pueden celebrar con la Oficina acuerdos de servicio para definir las modalidades de colaboración.
Artículo 5
Tareas de la Oficina
1. La ejecución de las tareas de la Oficina incluirá, en particular, las operaciones siguientes:
a)
reagrupación de los documentos que deben publicarse;
b)
preparación, concepción gráfica, corrección, maquetación y verificación de textos y otros elementos, independientemente del formato y del soporte, respetando, por una parte, las indicaciones de las instituciones y, por otra, las normas de presentación tipográfica y lingüística establecidas en colaboración con las instituciones;
c)
indexación y catalogación de las publicaciones;
d)
análisis documental de los textos publicados en el Diario Oficial y de otros textos oficiales distintos de los publicados en el Diario Oficial;
e)
consolidación de textos legislativos;
f)
gestión, desarrollo, actualización y difusión del tesauro multilingüe Eurovoc;
g)
impresión por medio de sus proveedores;
h)
seguimiento de la ejecución de los trabajos;
i)
control de calidad;
j)
recepción cualitativa y cuantitativa;
k)
difusión física y electrónica del Diario Oficial, los textos oficiales distintos de los publicados en el Diario Oficial y las publicaciones no obligatorias;
l)
almacenamiento;
m)
archivado físico y electrónico;
n)
reimpresión de publicaciones agotadas e impresión por pedido;
o)
constitución de un catálogo consolidado de publicaciones de las instituciones;
p)
venta, incluida la facturación, el cobro y pago de ingresos y la gestión de deudas;
q)
promoción;
r)
creación, compra, gestión, actualización, seguimiento y control de las listas de correo de las instituciones y creación de listas de correo adaptadas.
2. En el marco de sus competencias propias, o en virtud de la delegación de la función de ordenador por las instituciones, la Oficina procederá:
a)
a la contratación pública, asumiendo compromisos jurídicos;
b)
al seguimiento financiero de los contratos con los proveedores;
c)
a la liquidación de gastos, incluida la recepción cualitativa y cuantitativa formalizada mediante la firma del «Páguese»;
d)
a la ordenación de gastos;
e)
a las operaciones de ingresos.
Artículo 6
Comité de Dirección
1. Se crea un Comité de Dirección en cuyo seno estarán representadas las instituciones signatarias. El Comité de Dirección estará compuesto por el Secretario del Tribunal de Justicia, el Secretario General Adjunto del Consejo, y los Secretarios Generales de las otras instituciones o sus representantes. El Banco Central Europeo participará en los trabajos del Comité de Dirección en calidad de observador.
2. El Comité de Dirección designará a un Presidente entre sus miembros, por un período de dos años.
3. El Comité de Dirección se reunirá al menos cuatro veces al año a iniciativa de su Presidente o a petición de una institución.
4. El Comité de Dirección adoptará su reglamento interno que se publicará en el Diario Oficial.
5. Salvo disposición en sentido contrario, las decisiones del Comité de Dirección se tomarán por mayoría simple.
6. Cada institución signataria de la presente Decisión dispondrá de un voto en el Comité de Dirección.
Artículo 7
Tareas y responsabilidades del Comité de Dirección
1. No obstante lo dispuesto en el artículo 6, el Comité de Dirección, en interés común de las instituciones y en el marco de competencias de la Oficina, adoptará por unanimidad las decisiones siguientes:
a)
a propuesta del Director, establecerá los objetivos estratégicos y las normas de funcionamiento de la Oficina;
b)
fijará las líneas directrices de las políticas generales de la Oficina, especialmente en lo que respecta a la venta, difusión y edición, y velará por que la Oficina contribuya a la concepción y aplicación de las políticas de información y comunicación en los ámbitos de su competencia;
c)
tomando como base el proyecto preparado por el Director de la Oficina, adoptará un informe anual de gestión dirigido a las instituciones que tratará de la aplicación de la estrategia y de las prestaciones ofrecidas por la Oficina. Antes del 1 de mayo de cada año presentará a las instituciones el informe sobre el ejercicio anterior;
d)
aprobará la previsión de los ingresos y gastos de la Oficina en el marco del procedimiento presupuestario relativo al presupuesto de funcionamiento de la Oficina;
e)
aprobará los criterios, establecidos por el Director de la Oficina, con arreglo a los cuales se llevará la contabilidad analítica de la Oficina;
f)
presentará a las instituciones toda sugerencia que pueda contribuir al buen funcionamiento de la Oficina.
2. El Comité de Dirección tendrá en cuenta las orientaciones formuladas por las instancias interinstitucionales en materia de comunicación e información establecidas a estos efectos. El Presidente del Comité de Dirección se reunirá anualmente con estas instancias.
3. El interlocutor ante la autoridad de aprobación de la gestión en lo que respecta a las decisiones estratégicas sobre asuntos de la competencia de la Oficina será el Presidente del Comité de Dirección, en su capacidad de representante de la cooperación interinstitucional.
4. El Presidente del Comité de Dirección y el Director de la Oficina establecerán de común acuerdo las normas de información mutua y comunicación que formalicen sus relaciones. Este acuerdo se comunicará a los miembros del Comité de Dirección para su información.
Artículo 8
Director de la Oficina
El director de la Oficina, bajo la autoridad del Comité de Dirección y dentro del límite de las competencias de este, será responsable del buen funcionamiento de la Oficina. En la aplicación de los procedimientos administrativos actuará bajo la autoridad de la Comisión.
Artículo 9
Tareas y responsabilidades del Director de la Oficina
1. El Director de la Oficina ejercerá las funciones de Secretario del Comité de Dirección y dará cuenta a este del ejercicio de sus funciones en un informe trimestral.
2. El Director de la Oficina presentará al Comité de Dirección toda sugerencia que contribuya al buen funcionamiento de la Oficina.
3. El Director de la Oficina fijará la naturaleza y la tarifa de las prestaciones que la Oficina podrá ofrecer a las instituciones a título oneroso, tras consultar al Comité de Dirección para obtener su dictamen.
4. El Director de la Oficina, previa aprobación del Comité de Dirección, adoptará los criterios aplicables a la contabilidad analítica que llevará la Oficina. Definirá las modalidades de cooperación contable entre la Oficina y las instituciones, de acuerdo con el contable de la Comisión.
5. El Director de la Oficina, en el marco del procedimiento presupuestario relativo al presupuesto de funcionamiento de la Oficina, elaborará el proyecto de previsión de los ingresos y gastos de la Oficina. Una vez aprobadas por el Comité de Dirección, estas propuestas serán transmitidas a la Comisión.
6. El Director de la Oficina decidirá sobre la posibilidad de editar publicaciones procedentes de terceros y en qué condiciones.
7. El Director de la Oficina participará en las actividades interinstitucionales de información y comunicación en los ámbitos de competencia de la Oficina.
8. En lo que respecta a la edición de la legislación y los documentos oficiales relativos al procedimiento legislativo, incluido el Diario Oficial, el Director de la Oficina:
a)
instará, ante las instancias competentes de cada institución, a la adopción de las decisiones de principio que deberán aplicarse conjuntamente;
b)
formulará propuestas de mejora de la estructura y presentación del Diario Oficial y de los textos legislativos oficiales;
c)
formulará propuestas dirigidas a las instituciones sobre la armonización de la presentación de los textos que deban publicarse;
d)
examinará las dificultades que surjan en las operaciones corrientes y formulará, en el marco de la Oficina, las instrucciones necesarias y, para las instituciones, recomendaciones para resolverlas.
9. De conformidad con el Reglamento financiero, el Director de la Oficina elaborará un informe anual de actividad que dará cuenta de la gestión de los créditos delegados por la Comisión y por otras instituciones en virtud del Reglamento financiero. Este informe se enviará a la Comisión y las instituciones interesadas y, a título informativo, al Comité de Dirección.
10. En el marco de la delegación de créditos de la Comisión y de la ejecución del presupuesto, las modalidades de información y consulta entre el Miembro de la Comisión encargado de las relaciones con la Oficina y el Director de la Oficina se establecerán de común acuerdo.
11. El Director de la Oficina será responsable de la realización de los objetivos estratégicos fijados por el Comité de Dirección y de la buena gestión de la Oficina, así como de sus actividades y de la gestión de su presupuesto.
12. En caso de ausencia o impedimento del Director de la Oficina se aplicarán las reglas de suplencia en función del grado y la antigüedad, a menos que el Comité de Dirección, a propuesta de su presidente o del Director de la Oficina, decida un orden diferente.
13. El Director de la Oficina, mediante un informe trimestral, informará a las instituciones de la planificación y la utilización de los recursos, así como del estado de los trabajos.
Artículo 10
Personal
1. La Comisión, previo dictamen favorable del Comité de Dirección, procederá a los nombramientos para proveer los puestos de Director General y de Director. Las normas de la Comisión en materia de movilidad y evaluación de los altos funcionarios se aplicarán al Director General y a los Directores (grados AD 16/AD 15/AD 14). Cuando esté próxima la fecha límite de movilidad prevista en las normas aplicables para el funcionario que ocupe uno de esos puestos, la Comisión informará de ello al Comité de Dirección, que podrá emitir un dictamen unánime sobre el caso.
2. El Comité de Dirección intervendrá activamente en los procedimientos aplicables, en su caso, antes del nombramiento de los funcionarios y agentes de la Oficina que desempeñarán las funciones de Director General (grados AD 16/AD 15) y de Director (grados AD 15/AD 14) y, en particular, en lo que respecta a la realización de los anuncios de vacante, examen de las candidaturas y designación de los tribunales de oposición para estos puestos.
3. Las Comisión ejercerá las competencias de la Autoridad Facultada para Proceder a los Nombramientos (AFPN) y de la Autoridad Facultada para Proceder a las Contrataciones Laborales (AFPC), con respecto a los funcionarios y agentes destinados en la Oficina. La Comisión podrá delegar algunas de sus competencias en sus propios servicios y al Director de la Oficina. Esta delegación se hará en las mismas condiciones que las aplicables a los Directores Generales de la Comisión.
4. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 2, las disposiciones y procedimientos adoptados por la Comisión para la aplicación del Estatuto y del régimen aplicable a otros agentes se aplicarán a los funcionarios y agentes destinados en la Oficina en las mismas condiciones que a los funcionarios y agentes de la Comisión destinados en Luxemburgo.
5. Todas las vacantes de la Oficina que deban publicarse se pondrán en conocimiento de los funcionarios de todas las instituciones, tan pronto como la AFPN o la AFPC hayan decidido cubrir dicha vacante.
6. El Director de la Oficina informará de la gestión del personal cada trimestre al Comité de Dirección.
Artículo 11
Aspectos financieros
1. Los créditos de la Oficina, cuyo importe total se consignará en una línea presupuestaria específica dentro de la sección del presupuesto correspondiente a la Comisión, figuran en detalle en un anexo de dicha sección. Este anexo se presentará en forma de estado de ingresos y gastos, subdividido de la misma manera que las secciones del presupuesto.
2. El cuadro del personal de la Oficina figura en un anexo del cuadro del personal de la Comisión.
3. Cada institución será el ordenador para los créditos correspondientes a la línea «gastos de publicación» de su presupuesto.
4. Cada institución podrá delegar las competencias de ordenación de pagos en el Director de la Oficina para la gestión de los créditos consignados en su respectiva sección, y fijará los límites y condiciones de dicha delegación de conformidad con el Reglamento financiero. El Director de la Oficina informará de esas delegaciones trimestralmente al Comité de Dirección.
5. La gestión presupuestaria y financiera de la Oficina se llevará a cabo de conformidad con el Reglamento financiero y sus modalidades de ejecución, así como con el marco financiero vigente en la Comisión, también en lo que respecta a los créditos delegados por instituciones distintas de la Comisión.
6. La contabilidad de la Oficina se llevará de conformidad con las normas y los métodos adoptados por el contable de la Comisión. La Oficina llevará una contabilidad separada de la venta del Diario Oficial y de las publicaciones. Los ingresos netos de las ventas se transferirán a las instituciones.
Artículo 12
Control
1. La función de auditor interno de la Oficina la ejercerá el auditor interno de la Comisión, de conformidad con el Reglamento financiero. La Oficina creará un servicio de auditoría interno según las modalidades análogas previstas para las direcciones generales y los servicios de la Comisión. Las instituciones podrán solicitar al Director de la Oficina que incluya determinadas auditorías concretas en el programa de trabajo del servicio de auditoría interno de la Oficina.
2. La Oficina responderá a todas las preguntas relativas a materias de su competencia en el marco de la misión de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF). Con el fin de garantizar la protección de los intereses de la Unión Europea, el Presidente del Comité de Dirección y el Director de la OLAF llegarán a un acuerdo sobre las modalidades de información mutua.
Artículo 13
Reclamaciones y solicitudes
1. La Oficina será responsable de responder a las preguntas del Defensor del Pueblo Europeo y del Supervisor Europeo de Protección de Datos, dentro de los límites de sus competencias.
2. Toda acción judicial relativa a los ámbitos de competencia de la Oficina se interpondrá contra la Comisión.
Artículo 14
Acceso del público a los documentos
1. El Director de la Oficina adoptará las decisiones previstas en el artículo 7 del Reglamento (CE) no 1049/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 30 de mayo de 2001, relativo al acceso del público a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión (4). En caso de denegación de acceso, el Secretario General de la Comisión adoptará las decisiones sobre las solicitudes confirmatorias.
2. La Oficina dispondrá de un registro de documentos, de conformidad con el artículo 11 del Reglamento (CE) no 1049/2001.
Artículo 15
Derogación
Queda derogada la Decisión 2000/459/CE, CECA, Euratom.
Las referencias a la Decisión derogada se entenderán hechas a la presente Decisión.
Artículo 16
Fecha de efecto
La presente Decisión surtirá efecto al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
Hecho en Bruselas y en Luxemburgo, el 26 de junio de 2009.