32002R2343
L 357/72
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (ЕО, Евратом) № 2343/2002 НА КОМИСИЯТА
от 23 декември 2002 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Глава 1
Принцип на единство и на точност на бюджета
Глава 2
Принцип на ежегодност на бюджета
Глава 3
Принцип на балансираност на бюджета
Глава 4
Принцип на разчетна единица на бюджета
Глава 5
Принцип на универсалност на бюджета
Глава 6
Принцип на специфичност на разходите
Глава 7
Принцип на добро финансово управление
Глава 8
Принцип на прозрачност
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Глава 1
СЪСТАВЯНЕ НА БЮДЖЕТА
Глава 2
Устройство и представяне на бюджета
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
Глава 1
Общи разпоредби
Глава 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Раздел 3
Счетоводител
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Глава 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Раздел 2
Приложими правила за оправомощени и вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити
Раздел 3
Приложими правила за счетоводители и администратори на авансови средства
Глава 4
Приходни операции
Раздел 1
Общи разпоредби
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Раздел 3
Установяване на вземанията
Раздел 4
Разрешаване на събирането на вземания
Раздел 5
Събиране на вземания
Раздел 6
Конкретни разпоредби във връзка с таксите
Глава 5
Разходни операции
Раздел 1
Поемане на задължение за плащане
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Раздел 3
Разрешаване на разход
Раздел 4
Плащане на разход
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Глава 6
Системи на информационните технологии
Глава 7
Вътрешен одитор
ДЯЛ V
ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА, ОТПУСКАНИ ОТ ОРГАНИТЕ НА ОБЩНОСТИТЕ
ДЯЛ VII
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Глава 1
Представяне на отчетите
Глава 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Общи разпоредби
Раздел 2
Общи сметки
Раздел 3
Бюджетни сметки
Глава 4
Инвентарен опис
ДЯЛ VIII
ВЪНШЕН ОДИТ И ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА
Глава 1
Външен одит
Глава 2
Освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
ДЯЛ IХ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности, и по-специално член 185, параграф 1 от него (1),
като взе предвид становището на Европейския парламент (2),
като взе предвид становището на Съвета (2),
като взе предвид становището на Сметната палата (2),
като има предвид, че:
(1)
Органите на Общностите, създадени да поемат отговорността за извършването на определени дейности на Общностите, са юридически лица и следователно имат собствен бюджет, който е регулиран от специфични финансови правила.
(2)
За да се гарантира определена степен на последователност на тези правила по отношение на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (наричан по-долу „Общият финансов регламент“) и съгласно член 185, параграф 1 от посочения регламент, настоящият рамков Финансов регламент трябва да определи правилата, регулиращи съставянето, изпълнението и контрола на бюджета на посочените органи на Общностите, които понастоящем получават безвъзмездни средства за сметка на бюджета на Общностите (наричани по-долу „органи на Общностите“). Именно на основата на този рамков Финансов регламент всеки от органите на Общностите ще приеме собствени финансови правила, които съгласно горепосочения член 185 могат да се отклоняват от рамковия Финансов регламент в съответствие с конкретните нужди на управлението на тези органи, но само със съгласието на Комисията.
(3)
Също както Общия финансов регламент настоящият рамков Финансов регламент се ограничава до формулирането на общите принципи и основни правила, регулиращи бюджетния сектор като цяло, докато съответните органи могат впоследствие да приемат подробни разпоредби, които да направят по-ясни техните финансови правила.
(4)
За целите на съставянето и изпълнението на бюджета трябва да се потвърдят четирите основни принципа на бюджетното право (единство, универсалност, специфичност на разходите, ежегодност), както и принципите на равновесие, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(5)
Необходимо е да се определят правомощията и отговорностите на счетоводителя, вътрешния одитор и разпоредителите с бюджетни кредити. Последните носят цялата отговорност за всички приходни и разходни операции, които се извършват под тяхно ръководство, включително при необходимост чрез дисциплинарни мерки.
(6)
В съответствие с член 14 от Общия финансов регламент, също както на институциите, на тези органи на Общностите не трябва да бъде позволено да сключват заеми.
(7)
Функцията вътрешен одит в рамките на органите на Общностите трябва да бъде изпълнявана от вътрешния одитор на Комисията, който следователно действа като гарант за цялостната последователност в системата и методите ѝ на работа в съответствие с член 185, параграф 3 от Общия финансов регламент.
(8)
Графикът за съставяне на бюджета, представяне на отчетите и освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета трябва да съответства на разпоредбите на Общия финансов регламент, като органът, който освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Общностите е вече същият, както при общия бюджет (член 185, параграф 2 от Общия финансов регламент).
(9)
Правилата за водене на счетоводна отчетност, които се прилагат от органите на Общностите, трябва да създават условия за консолидиране на сметките на институциите и за тази цел трябва да бъдат приети от счетоводителя на Комисията съгласно член 133 от новия Общ финансов регламент.
(10)
В съответствие с член 46 от общия Финансов регламент щатното разписание трябва вече да се представя на бюджетния орган за одобрение.
(11)
Всеки орган може да има достъп до инстанцията, посочена в член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, създадена от Комисията за проверка на нередности, така че за едни и същи случаи да се стигне до сходна оценка.
(12)
Тъй като получават безвъзмездни средства за сметка на бюджета на Общностите, органите на Общностите трябва строго да съблюдават същите изисквания както институциите при възлагането на обществени поръчки и при отпускането на безвъзмездни средства, доколкото поръчките и средствата се одобряват съгласно учредителните им актове; в тази връзка е достатъчно позоваването на съответните разпоредби на Общия финансов регламент.
(13)
Също както институциите, органите на Общностите могат с оглед на изпълнението на възложените им задачи да наемат външни изпълнители от частния сектор при необходимост и извън задачите, свързани със задължението за обществена услуга или упражняването на оперативна самостоятелност, за да се гарантира, че всеки орган отговаря за изпълнението на собствения си бюджет и се придържа към възложените при създаването му цели.
(14)
В подкрепа на заявките за изплащане на субсидията от Общностите, органите на Общностите трябва да представят прогноза за паричните потоци, като изплатените безвъзмездни средства от Общностите трябва да бъдат лихвоносни в полза на последните.
(15)
Необходими са конкретни разпоредби за организирането на събирането на таксите, които представляват част от ресурсите на тези органи.
(16)
С оглед на правните изисквания, произтичащи от учредителните актове на органите на Общностите, процедурата за представяне на отчетите следва да се адаптира и да се предвиди на управителният съвет да може да дава становище по тях.
(17)
Новото устройство на бюджета, прието с Общия финансов регламент, следва също така да се използва от органите на Общностите, доколкото това е оправдано от характера на тяхната дейност.
(18)
Единствените разпоредби от Общия финансов регламент, които трябва да бъдат включени в настоящия регламент, са разпоредбите, които се отнасят към органите на Общностите.
Следователно настоящият регламент по-конкретно не трябва да включва разпоредби за области на дейност, които нямат връзка с органите на Общностите или касаят различните методи на изпълнение на основата на концепцията за външно представяне и информиране за бюджета Европейския парламент и Съвета. Освен това следва да се вземат предвид само някои категории целеви приходи съгласно Общия финансов регламент. Накрая процедурата за трансфер на бюджетни кредити и за съставяне на бюджета не трябва да бъде толкова подробна и усложнена.
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Настоящият регламент конкретизира съществените правила, от които финансовите правила на всеки орган на Общностите могат да се отклоняват само ако специфичните им потребности за дейността го изискват и с предварителното съгласие на Комисията в съответствие с член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (наричан по-долу „Общият финансов регламент“).
Член 2
По смисъла на настоящия регламент:
1.
„Орган на Общностите“ означава всеки орган, посочен в член 185, параграф 1 от Общия финансов регламент;
2.
„Управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на управление на органа на Общностите, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси независимо от неговото наименование, възприето в учредителния акт на органа на Общностите;
3.
„Директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на Управителния съвет и бюджета на органа на Общностите в качеството си на разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт на органа на Общностите;
4.
„Учредителен акт“ означава правен акт на Общностите, който регулира основните аспекти на създаването и функционирането на съответния орган на Общностите;
5.
„Бюджетен орган“ означава Европейския парламент и Съветът на Европейския съюз.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Член 3
Съставянето и изпълнението на бюджета на съответния орган на Общностите (наричан по-долу „бюджетът“) се извършват в съответствие с принципите на единство и на точност на бюджета, ежегодност, равновесие, разчетна единица, универсалност, специфичност на разходите, добро финансово управление и прозрачност, както е предвидено в настоящия регламент.
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 4
Бюджетът представлява актът, който за всяка финансова година прогнозира и определя приходите и разходите, счетени за необходими за съответния орган на Общностите.
Член 5
Бюджетът включва:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Общностите има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите-членки, които са домакини на съответните органи;
в)
предоставената от Европейските общности субсидия;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 19, параграф 1;
д)
разходите на органа на Общностите включително административните разходи.
Член 6
1. Не може да се събира приход и да се извършва разход, без това да бъде отнесено към определен ред в бюджета.
2. В бюджета не могат да се вписват бюджетни кредити, ако те не са предназначени за разход, счетен за необходим.
3. Не се допуска поемането на задължение за или разрешаването на разходи над утвърдените в бюджета кредити.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност на бюджета
Член 7
Записаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която продължава от 1 януари до 31 декември.
Член 8
1. Бюджетът включва многогодишни и едногодишни бюджетни кредити, които се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения обхващат общия размер на правните задължения, поети през текущата финансова година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията в изпълнение на правните задължения, поети през текущата финансова година и/или предходни финансови години.
4. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни. Административните разходи, възникващи по договори за периоди, които излизат извън финансовата година във връзка с местната практика или с доставката на оборудване, се отнасят към бюджета за финансовата година, през която се извършват.
Член 9
1. Приходите на органите на Общностите, посочени в член 5, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на събраните през финансовата година суми.
2. Приходите на органите на Общностите водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените кредити в бюджета за дадена финансова година могат да се използват единствено за покриване на поетите и изплатени през същата финансова година задължения за разход, както и за покриване на суми по задължения поети предходни финансови години.
4. Поетите задължения се осчетоводяват на основата на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се осчетоводяват към финансовата година на основата на плащанията, извършени от счетоводителя, не по-късно от 31 декември същата година.
Член 10
1. Бюджетните кредити, които остават неусвоени до края на финансовата година, за която се отнасят, се анулират.
Въпреки това те могат да бъдат пренесени единствено за следващата финансова година, в съответствие с параграфи 2-8 по решение на управителния съвет, което се взема не по-късно от 15 февруари.
2. Не могат да се пренасят бюджетни кредити, предвидени за разходи за персонала.
3. Бюджетните кредити за поети задължения от многогодишните бюджетни кредити и едногодишните бюджетни кредити, по които още не са поети задължения до приключването на финансовата година, могат да се пренасят по отношение на сумите, съответстващи на бюджетните кредити за поети задължения, за които по-голямата част от подготвителния етап на процедурата по поемане на задължение, която трябва да бъде определена в правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки отделен орган на Общностите, е вече извършена към 31 декември; по тези суми впоследствие могат да се поемат задължения до 31 март следващата година.
4. Бюджетните кредити за плащания от многогодишните бюджетни кредити могат да се пренасят по отношение на сумите, необходими за покриване на съществуващи задължения или такива във връзка с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити не позволяват покриване на нуждите. Органите на Общностите първо използват разрешените кредити за текущата финансова година и едва след тяхното изчерпване прибягват до пренесените бюджетни кредити.
5. Едногодишните бюджетни кредити, които съответстват на надлежно поети задължения към края на финансовата година, се пренасят автоматично само за следващата финансова година.
6. Пренесени бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират.
Системата на счетоводна отчетност позволява идентифицирането на пренесените по такъв начин бюджетни кредити.
7. Наличните бюджетни кредити към 31 декември в резултат на целеви приходи по член 19 се пренасят автоматично.
Първо трябва да се използват наличните бюджетни кредити, които съответстват на пренесените целеви приходи.
Член 11
При отмяна на бюджетни кредити в резултат на пълно или частично неизпълнение на дейностите, за които те са били предвидени, всяка финансова година, след тази, в която е било поето задължението, съответните кредити по него се анулират.
Член 12
По записаните в бюджета кредити могат да бъдат поемани задължения, считано от 1 януари, след като бюджетът бъде окончателно приет.
Член 13
1. Считано от 15 ноември всяка година, могат авансово да се поемат задължения за обичайни разходи за управление за сметка на предвидените за следващата финансова година средства. Тези задължения обаче не могат да надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не се прилагат за новите разходи от вид, който все още не е одобрен по принцип в последния надлежно приет бюджет.
2. Разходите, които трябва да се платят авансово, например наеми, могат да доведат до плащания от 1 декември нататък, като тези плащания ще бъдат приспадани от предвидените за следващата финансова година бюджетни кредити.
Член 14
1. Ако бюджетът на съответния орган на Общностите не е окончателно приет в началото на финансовата година, към действията по поемане на задължения и тези за плащания, свързани с разход, за който е щяло да бъде възможно отнасянето към определен бюджетен ред като част от изпълнението на последния надлежно приет бюджет, се прилагат следните правила.
2. Задължения могат да бъдат поемани по глави в размер до една четвърт от общия размер на разрешените кредити по съответната глава за предходната финансова година увеличена със увеличени с една дванадесета за всеки изминал месец.
Плащания могат да бъдат извършвани месечно по глави в размер до една дванадесета от разрешените кредити по съответната глава за предходната финансова година.
Не може да се надхвърлят бюджетните кредити, предвидени в прогнозата за приходите и разходите.
3. По искане на директора и при необходимост поради последователността в дейността на органа на Общностите и управленските му нужди, управителният съвет може едновременно да разреши една или повече временни дванадесети части както за действията по поемане на задължения, така и за тези за плащания над автоматично предвидените съгласно параграфи 1 и 2.
Допълнителните дванадесети части се разрешават в цялост и са неделими.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност на бюджета
Член 15
1. Трябва да има баланс между бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити не могат да надхвърлят размера на субсидията от Общностите увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 5.
3. Органът на Общностите няма право да сключва заеми.
4. Изплатените на органите на Общностите средства представляват по отношение на техния бюджет изравнителна субсидия, която се смята за предварително финансиране по смисъла на член 81, параграф 1, буква б), i) от Общия финансов регламент.
Член 16
1. Ако салдото по сметката за стопанския резултат по смисъла на член 81 е положително, то се изплаща обратно на Комисията до размера на платената през годината субсидия от Общностите. Частта от салдото, която надвишава размера на платената през годината субсидия от Общностите се записва в приходната част на бюджета за следващата финансова година.
Разликата между вписаната в общия бюджет субсидия от Общностите и фактически платената субсидия на съответната организация се анулира.
2. Ако салдото по сметката за стопанския резултат, предвидено в член 81 е отрицателно, то се записва в бюджета за следващата финансова година.
3. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета в хода на бюджетната процедура посредством писмо за внасяне на корекции, внесено по съответния ред, или, когато изпълнението на бюджета е в ход - чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица на бюджета
Член 17
Бюджетът се изготвя, изпълнява и е предмет на представяне на отчети в еуро.
Въпреки това,за целите на касата счетоводителят или администраторът на авансови средства има право да извършва операции в национална парична единица, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Общностите.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност на бюджета
Член 18
Общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания съгласно член 19. Всички приходи и разходи се вписват изцяло и без взаимни корекции съгласно условията на член 21.
Член 19
1. За финансиране на специфични разходи се използват следните приходи:
а)
целевите приходи като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
б)
вноските за дейността на съответния орган на Общностите от държави-членки, от други държави или от различни организации, доколкото това е предвидено в споразумението между органа на Общностите и съответните държави-членки, други държави или въпросните организации.
2. Всеки приход по смисъла на параграф 1 покрива всички преки и косвени разходи за съответната дейност или цел.
3. В бюджета се обособяват позиции, които отразяват категориите на посочените в параграф 1 приходи и по възможност посочват и размера им.
Член 20
1. Директорът може да приема всякакви дарения в полза на съответния орган на Общностите като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има известни финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.
Член 21
1. Финансовият регламент на всеки орган на Общностите определя случаите, когато суми могат да бъдат приспадани от заявките за плащания, фактурите или отчетите за ликвидното състояние, които впоследствие се приемат за плащане на нетната сума.
Отстъпките, възстановените суми и намеленията, приспадани от фактури и заявки за плащания не се записват като приходи на съответния орган на Общностите.
2. Стойността на предоставените на съответния орган на Общностите стоки и услуги се отразява в бюджета в пълен брутен размер , когато се включват възстановени данъчни тежести:
а)
или от държавите-членки съгласно Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейските общности, при условие че той се прилага за съответния орган на Общностите; или
б)
от държава-членка или от друга държава на основата на други съответни договорености.
Всички национални данъчни тежести, поети временно от органа на Общностите съгласно първа алинея, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
3. Отрицателното салдо се записва в бюджета като разход.
4. По време на изпълнението на бюджета могат да се правят корекции по отношение на курсовите разлики. Окончателната печалба или загуба се включва в годишното салдо.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност на разходите
Член 22
Бюджетните кредити в пълния им размер се разпределят за конкретните цели по дялове и глави, като главите се подразделят на статии и позиции.
Член 23
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от една статия към друга в рамките на една и съща глава.
Той информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за трансферите, осъществени съгласно параграф 1.
2. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от един дял в друг и от една глава в друга в рамките на общ лимит от 10 % от отпуснатите за финансовата година кредити. Над посочената граница той може да предложи на управителния съвет трансфер на кредити от един дял в друг и от една глава в друга в рамките на един и същ дял. Управителният съвет разполага с един месец да направи възражения срещу предложения трансфер; след изтичането на посочения срок трансферът се смята за приет.
3. Предложенията за трансфер и трансферите, извършени съгласно настоящия член, се придружават от надлежна и подробна документация, която посочва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за бюджетния ред, който ще бъде кредитиран, така и за бюджетния ред, която ще бъде дебитиран.
Член 24
1. Бюджетните кредити могат да се прехвърлят само към редове в бюджета, за които бюджетът е разрешил кредити или чрез символичен запис (p.m.).
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целевите приходи, могат да се прехвърлят, само ако се използват за целите, за които са отпуснати.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 25
1. Бюджетните кредити се усвояват в съответствие с принципа на добро финансово управление, което означава в съответствие с принципа на икономия, ефективност и ефикасност.
2. Принципът на икономия изисква ресурсите, използвани от съответния орган на Общностите за извършване на неговата дейност, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и на най-добрата цена.
Принципът на ефективността се отнася до оптималното съотношение между използваните средства и постигнатите резултати.
Принципът на ефикасността се отнася до постигането на конкретните цели и реализацията на планираните резултати.
3. За всички финансирани от бюджета дейности се определят конкретни, измерими, постижими, уместни и определени във времето цели. Постигането на целите се следи по показатели за резултатите по всяка дейност и директорът представя съответната информация на управителния съвет. Настоящата информация се представя годишно и най-късно в документацията към предварителния проектобюджет.
4. За подобряване на процеса на вземане на решение органите на Общностите редовно извършват предварителна и последваща оценка на програмите или дейностите. Оценката се прилага за всички програми и дейности, при които има изразходване на значителни средства, като резултатите от оценката се представят на управителния съвет.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 26
1. Бюджетът се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Бюджетът и коригиращите бюджети след окончателното им приемане се обнародват в Официален вестник на Европейските общности в срок от два месеца след тяхното приемане.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета
Член 27
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт на съответния орган на Общностите.
2. В съответствие с учредителния акт органът на Общностите представя пред Комисията прогнози за своите приходи и разходи, както и залегналите в основата им общи насоки за работа заедно с работната програма не по-късно от 31 март всяка година.
3. Прогнозите за приходите и разходите на органа на Общностите включват:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочни длъжности в рамките на отпуснатите бюджетни кредити по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за постигнатото по всички предварително определени цели за различните дейности, както и по новите цели, измерено чрез показатели; резултатите от оценката се съгласуват и посочват като доказателство за евентуалните предимства на предложеното изменение на бюджета.
4. Като част от процедурата за приемане на общия бюджет, Комисията представя тези прогнози на органа на Общностите пред бюджетния орган и предлага размера на субсидията за съответния орган на Общностите, както и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа.
5. Бюджетният орган приема щатното разписание на органа на Общностите и всички последващи изменения в съответствие с член 32, параграф 1.
6. Бюджетът и щатното разписание се приемат от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на общия бюджет, който определя размера на субсидията и щатното разписание, като при необходимост бюджетът и щатното разписание съответно се коригират.
Член 28
Всяко изменение в бюджета, включително щатното разписание, се отразяват в коригиращия бюджет, който се приема по същата процедура, както първоначалния, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 27.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета
Член 29
Бюджетът включва приходна и разходна част.
Член 30
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на агенцията, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Общностите и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 31
Бюджетът съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозите за приходите на органа на Общностите за въпросната финансова година;
б)
прогнозираните приходи за предходната финансова година и приходите за година n - 2;
в)
съответните бележки по всеки ред от приходната част;
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити по задължения и за плащания за съответната финансова година;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година, както и поетите задължения за извършване на разход и платените разходи за година n - 2;
в)
обобщен разчет за плащанията с падеж през следващите финансови години в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответните бележки по всеки подраздел.
Член 32
1. Посоченото в член 27 щатно разписание посочва заедно с утвърдените за финансовата година щатни бройки утвърдените за предходната година щатни бройки и реално запълнените щатни бройки.
То представлява абсолютен лимит за съответния орган на Общностите; не могат да се извършват назначения над определения лимит.
Въпреки това с изключение на степени А1, А2 и А3 управителният съвет може да изменя щатното разписание с до 10 % от утвърдените щатни бройки при две условия:
а)
промяната не се отразява на размера на бюджетните кредити за разходи за персонал за цялата финансова година;
б)
не се надхвърля лимитът за щатните бройки по утвърденото щатно разписание.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея последствията от работата на непълен щат, утвърдена от назначаващия орган в съответствие с Правилника за персонала, може да се неутрализира с други назначения.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 33
Директорът изпълнява функциите на счетоводител. Той изпълнява приходната и разходната част на бюджета в съответствие с финансовите правила на съответния орган на Общностите на собствена отговорност и в рамките на отпуснатите бюджетни кредити.
Член 34
1. Директорът може да делегира своите правомощия по изпълнението на бюджета на служители на съответния орган на Общностите, до които се отнасят регламентите и правилата за длъжностните лица и останалите служители на Европейските общности (наричани по-долу „Правилник за персонала“) в съответствие с посочените във финансовата регламентация условия по смисъла на член 185 от Общия финансов регламент, които се приемат от управителния съвет. Оправомощените лица могат да действат само в рамките на изрично делегираните им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред да пределегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 99. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 35
1. Забранява се на всички финансови участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял да предприемат всякакви мерки за изпълнение на бюджета, които могат да поставят собствените им интереси в конфликт с интересите на съответния орган на Общностите. При възникване на подобен случай съответният субект следва да се въздържи от такива мерки и да отнесе случая до компетентния орган.
2. Конфликт на интереси възниква, когато безпристрастното и обективното изпълнение на функциите на участник в изпълнението на бюджета или на вътрешен одитор се компрометира поради семейни причини, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономическите интереси или други общи интереси с бенефициера.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния член на персонала. Ако членът на персонала е самият директор, компетентният орган е управителният съвет.
Член 36
1. Бюджетът се изпълнява от директора в отделите под негово/нейно ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват по договор на лица или организации от частния сектор, когато това е неизбежно.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 37
Функциите на финансов ръководител и счетоводител са разграничени и несъвместими една с друга.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 38
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципите на доброто финансово управление и за гарантираното спазване на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За изпълнението на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни и правни задължения, утвърждава разходи, разрешава плащания и извършва предварителните действия за това изпълнение на бюджетните кредити.
3. Изпълнението на приходите включва изготвянето на прогнози за вземанията, установяването на вземанията , и издаването на нареждания за тяхното събиране. В него при необходимост се включва и отказът от събиране на установените вземания.
4. В съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет на основата на равностойните стандарти, които Комисията определя за собствените си отдели, и с оглед на рисковете във връзка с управленската среда и характера на финансираните дейности разпоредителят с бюджетни кредити създава организационната структура, както и вътрешните системи и процедури за управление и контрол, които са най-подходящи за изпълнението на неговите задължения, включително при необходимост последващи проверки.
Разпоредителят с бюджетни кредити създава в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата/нейната дейност.
5. Преди одобряването на дадена операция оперативните и финансовите аспекти се проверяват от служители, различни от служителя, инициирал съответната операция. Инициирането, предварителната проверка и последващата проверка са отделни функции.
6. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва разходно-оправдателната документация във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
Член 39
1. Посоченото в член 38, параграф 5 иницииране на дадена операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
2. Предварителната проверка на операцията, както е посочена в член 38, параграф 5, означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредителят с бюджетни кредити с оглед на проверката на оперативните и финансовите аспекти.
3. Всяка операция подлежи на поне една проверка ex ante. Целта на настоящата проверка е да установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие със съответните разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 25.
4. Целта на предварителната проверка на документите и, когато е необходимо - на място, е да се провери дали финансираните от бюджета операции са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в параграф 3. Проверките могат да бъдат извършени на извадкова основа чрез анализ на риска.
5. Длъжностните лица или останалите служители, които отговарят за проверките, посочени в параграфи 2 и 4, са различни от онези, които изпълняват задачите, посочени в параграф 1, и не са техни подчинени.
6. Всички служители, които отговарят за контрола върху управлението на финансовите операции, трябва да притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Общностите, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 40
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва пред управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на годишен отчет за дейността (наричан по-долу „отчет на разпоредителя с бюджетни кредити“) заедно с финансовата и управленската информация. Този отчет посочва резултатите от дейността с оглед поставените цели, свързаните с дейността рискове, усвояването на наличните ресурси и начина на функциониране на системата за вътрешен контрол. Вътрешният одитор по смисъла на член 71 се запознава с годишния отчет за дейността и останалите определени информационни компоненти.
2. Управителният съвет представя на бюджетните органи и на Сметната палата анализ и оценка на годишния отчет на разпоредителя с бюджетни кредити за предходната финансова година не по-късно от 15 юни всяка година. Настоящият анализ и оценка се включват в годишния отчет на съответния орган на Общностите в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
Член 41
Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола върху сделките, смята, че дадено решение, което прекият му ръководител изисква да изпълни или да даде съгласието си, е нередно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на задължителните за служителя професионални правила, той е длъжен да информира директора в писмена форма и ако последният не предприеме действия в разумен срок, служителят уведомява инстанцията, посочена в член 47, параграф 4 и управителния съвет. При незаконна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интересите на Общностите, служителят информира посочените в приложимото законодателство власти и органи.
Член 42
При делегиране и пределегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 34 към вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 38, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 43
1. Управителният съвет назначава счетоводител съгласно Правилника за персонала, който отговаря в съответния орган на Общностите за:
а)
правилното извършване на плащанията, събиране на приходите и възстановяване на установените вземания;
б)
подготовката и представянето на отчетите в съответствие с дял VII;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял VII
г)
изпълнението в съответствие с дял VII на счетоводните правила и методи, както и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и, когато е необходимо - на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация;
е)
управлението на касата.
2. Счетоводителят получава от разпоредителя с бюджетни кредити , който гарантира достоверността, цялата необходима информация за съставянето на сметките, които дават вярна представа за активите на съответния орган на Общностите и изпълнението на неговия бюджет.
3. При условията на параграф 4 от настоящия член и член 44, счетоводителят е единственият служител , упълномощен да се разпорежда с паричните средства и останалите активи. Той отговаря за тяхното съхранение.
4. Счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени съобразно Правилника за персонала, когато това е наложително, с оглед изпълнението на своите задължения.
5. Актът за оправомощаване установява възложените на оправомощения служител функции, както и неговите права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 44
Когато изплащането на малки суми и събирането на другите приходи, посочени в член 5, се окажат наложителни, могат да бъдат открити сметки за авансови средства, захранвани от счетоводителя, като отговорни за тях са определените от счетоводителя администратори на авансови средства.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не може да надхвърля сума, която се определя от съответния орган на Общностите за всеки разход или приход.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 45
1. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни мерки, правомощията на оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттеглени временно или окончателно от оправомощилия ги орган.
Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. Управителният съвет назначава изпълняващ длъжността счетоводител.
3. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни мерки, счетоводителят може по всяко време да отстрани временно или окончателно администраторите на финансови средства от техните задължения.
Член 46
1. Разпоредбите на настоящата глава не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от разпоредителите с бюджетни кредити или лицата, посочени в член 45, съгласно приложимото национално законодателство и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Общностите и за противодействие на корупцията сред длъжностните лица на Общностите или на длъжностните лица на държавите-членки.
2. Всеки оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност съгласно Правилника за персонала, без да се засягат разпоредбите на членове 47, 48 и 49. При незаконна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интересите на Общностите, въпросът се отнася до определените в приложимото законодателство власти и органи.
Раздел 2
Приложими правила за оправомощени и вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити
Член 47
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно Правилника за персонала. Съответно от него/нея може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от Общностите щети в резултат на сериозно нарушение от негова страна в изпълнение на служебните си задължения или във връзка с тях, и по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити установи вземания, издаде нареждане за събиране на вземания, поеме задължение за разход или подпише платежно нареждане, без да се съобразява с настоящия Финансов регламент или правилата за неговото прилагане.
Същото се прилага в случаите, когато поради сериозно нарушение разпоредителят с бюджетни кредити не състави документ за установяване на вземане, не издаде нареждане за събиране на вземания или неоснователно го забави, не издаде платежно нареждане или неоснователно го забави, като по такъв начин изложи ведомството на риск от търсене на гражданска отговорност по исков ред от трети страни.
2. Ако смята, че дадено решение в кръга на неговите отговорности е нередно или противоречи на принципите на добро финансово управление, оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити писмено информира оправомощилия го орган. Ако в резултат на това оправомощилият го орган даде мотивирани писмени указания оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредитида изпълни съответното решение, той е длъжен да го изпълни и не може да му бъде търсена отговорност за това.
3. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора наоправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
4. Инстанцията, съставена от Комисията за проверка на финансови нередности и техните последствия, ако има такива, в съответствие с член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, следва да може да упражнява същите правомощия по отношение на органа на Общностите, каквито има по отношение на отделите на Комисията, ако управителният съвет вземе такова решение.
Ако не вземе такова решение, управителният съвет създава функционално независима инстанция, която е специализирана в тази област.
На основата на становището на инстанцията директорът взема решение, дали да започне дисциплинарно или имуществено производство. Ако инстанцията установи наличието на проблеми в системата, тя представя доклад с препоръки пред разпоредителя с бюджетни кредити и пред вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, инстанцията го представя пред управителния съвет и вътрешния одитор на Комисията.
5. От всеки член на персонала може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от Общностите щети в резултат на сериозно нарушение от негова страна в хода на изпълнението на служебните му задължения или във връзка с тях.
Назначаващият орган взема обосновано решение след изпълнение на формалностите, установени в Правилника за персонала, във връзка с дисциплинарните въпроси.
Раздел 3
Приложими правила за счетоводители и администратори на авансови средства
Член 48
Счетоводителят може да носи дисциплинарна или имуществена отговорност , както е установено в Правилника за персонала, и по-специално, когато:
а)
губи или поврежда поверените му парични средства, активи и документи или причинява загуба или повреда по небрежност;
б)
променя банкови сметки или пощенски джиро сметки, без да е уведомил предварително разпоредителя с бюджетни;
в)
събира вземания или изплаща суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране на вземания или платежни нареждания;
г)
не събира дължимите приходи.
Член 49
Администраторът на авансови средства може да носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за персонала, по-специално, когато:
а)
губи или поврежда поверените му парични средства, активи и документи или причинява загуба или повреда по небрежност;
б)
не е в състояние да представи разходно-оправдателни документи за извършените от него плащания;
в)
изплаща суми на лица, които нямат право да ги получат;
г)
не събира дължимите приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 50
Органите на Общностите представят на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на субсидията от Общностите заедно с прогноза за паричните потоци при условия и периодичност, договорени с Комисията.
Член 51
Изплатените на органите на Общностите средства от Комисията във формата на субсидия са лихвоносни в полза на общия бюджет.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 52
Всяка мярка или ситуация, която би могла да породи или промени дължима на съответния орган на Общностите сума е обект на първоначална прогноза за вземанията, извършена от разпоредителя с бюджетни кредити.
Раздел 3
Установяване на вземанията
Член 53
1. Установяването на вземанията е актът, чрез който разпоредителят с бюджетни кредити или оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити:
а)
проверява дали задължението съществува;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, при които сумата е дължима.
2. Всяко вземане, определено като безспорно, ликвидно и изискуемо, трябва да бъде установено чрез нареждане за събиране, дадено на счетоводителя за изпълнение заедно с дебитно известие, което се изпраща на длъжника. Двата документа се съставят и изпращат от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Без да се засягат разпоредбите на приложимите правила, договори или споразумения, всяко посочено в дебитното известие просрочено задължение е лихвоносно в съответствие с подробни правила за изпълнение на Общия финансов регламент.
4. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да бъдат предмет на временен разчет.
Временният разчет обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно.
Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временните разчети, за да ги приведе в съответствие с фактически установените вземания.
Раздел 4
Разрешаване на събирането на вземания
Член 54
Разрешаване на събирането на вземания е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава указания на счетоводителя чрез нареждане за събиране на вземания да събере вземането, което е установил.
Раздел 5
Събиране на вземания
Член 55
1. Неправилно изплатените суми се възстановяват.
2. Счетоводителят предприема мерки за изпълнение на нарежданията за събиране на надлежно установените от разпоредителя с бюджетни кредити или от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.вземания. Той добросъвестно проверява дали съответният орган на Общностите получава приходите си и се грижи за запазването на неговите права.
3. Когато възнамерява да се откаже от събирането на установено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че отказът е правомерен и съответства на принципа на добро финансово управление.
Отказът се основава на мотивирано решение на разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити няма право да делегира вземането на това решение.
Решението за отказ посочва какви действия са предприети за осигуряване на събирането и правните и фактическите си основания.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя установено вземане, когато разкриването на грешка във връзка с правните и фактическите основания посочва, че сумата не е установена правилно. Отмяната се основава на решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити със съответните мотиви.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити коригира размера на установеното вземане в посока увеличение или намаление, когато откриването на фактическа грешка води до промяна в размера на задължението, при условие че корекцията не води до загуба на правото на вземане в полза на органа на Общностите. Такава корекция се основава на решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити със съответните мотиви.
Член 56
1. При фактическото събиране на вземане счетоводителят прави запис в сметките и информира отговорният разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой до счетоводителя се издава разписка.
Член 57
1. Ако не е извършено възстановяване на задължение в срока, посочен в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за събиране чрез всички законни средства включително при необходимост чрез прихващане или, ако това не е възможно, чрез принудително изпълнение.
2. Счетоводителят събира чрез прихващане и в точно установения размер вземанията на органа на Общностите спрямо даден длъжник, когато последният има сигурно, ликвидно и изискуемо вземане спрямо органа на Общностите, при условие че прихващането е правомерно.
Член 58
Счетоводителят в сътрудничество с отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да удължи срока за плащане само по писмена надлежно мотивирана молба от длъжника при следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плаща лихва в размера, предвиден в подробните правила за изпълнението на Общия финансов регламент за целия период на удължаването, считано от датата на първоначалния падеж;
б)
за да се гарантират правата на съответния орган на Общностите, длъжникът предоставя финансова гаранция, която включва както главницата, така и лихвите.
Раздел 6
Конкретни разпоредби във връзка с таксите
Член 59
1. Когато даден орган на Общностите събира таксите, посочени в член 5, буква а), в началото на всяка финансова година се правят общи предварителни прогнози за постъпленията от такива такси.
2. Като общо правило органът на Общностите предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след заплащане на дължимите такси в пълен размер.
3. Когато по изключение е предоставена услуги без предварително заплащане на дължимите такси, се прилагат разпоредбите на раздели 3, 4 и 5 от настоящата глава.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 60
1. За всеки разход се поема задължение, той се, утвърждава, разрешава и плаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Работната програма на съответния орган на Общностите е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че те са ясно формулирани и са точно посочени приложените критерии.
4. Административните кредити могат да бъдат усвоени без предварително решение за финансиране.
Раздел 1
Поемане на задължение за плащане
Член 61
1. Бюджетно задължение е операцията, чрез която се заделят необходимите кредити за покриване на последващи плащания в изпълнение на правно задължение.
2. Правно задължение е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити поема или установява задължение, което води до дебитиране на бюджета.
3. Бюджетно задължение е индивидуално, когато бенефициерът и размерът на разхода са известни.
4. Бюджетно задължение е глобално, когато поне един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, все още не е известен.
5. Бюджетно задължение е временно, когато цели да покрие обичайни административни разходи и размерът или крайните бенефициери все още не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се реализира или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
Член 62
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може първо да поеме бюджетно задължение преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Индивидуалните правни задължения във връзка с индивидуални или временни бюджетни задължения се поемат до 31 декември на година n.
В края на периодите, посочени в първа алинея, за салдото, непокрито от правно задължение от тези бюджетни задължения, се отменя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Поетите правни задължения за дейности с продължителност над една финансова година и съответните бюджетни задължения, освен при разходи за персонала, имат крайна дата за изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички неизпълнени части на тези задължения в срок от шест месеца след посочената крайна дата, се отменят в съответствие с член 11.
Член 63
При поемането на бюджетно задължение отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
разходът е отнесен правилно към съответния бюджетен ред;
б)
има налични бюджетни кредити;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовата регламентация на всеки орган на Общностите и всички приети на тяхната основа актове;
г)
принципът на добро финансово управление е спазен.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 64
Утвърждаване на разход е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити:
а)
проверява съществуването на право на кредитора;
б)
проверява условията, при които плащането е дължимо;
в)
определя или проверява действителността и размера на задължението.
Член 65
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателната документация, която удостоверява правото на кредитора на основата на установяването на фактически извършени услуги, доставки или работи или на основата на други документи, които обосновават плащането.
2. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Ако системата не е компютъризирана, резолюцията „прието за плащане“ е във формата на печат с подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Ако системата е компютъризирана, резолюцията „прието за плащане“ е под формата на проверка с личната парола на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на разход
Член 66
1. Разрешаване на разход е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити чрез издаването на платежно нареждане дава указания на счетоводителя да плати разход, който той е утвърдил.
2. Платежното нареждане е с дата и подпис на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и се изпраща на счетоводителя. Оправдателната документация се съхранява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 38, параграф 6.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 90, параграф 1.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 67
1. Плащането се извършва при представяне на доказателства, че съответното действие е извършено в съответствие с разпоредбите на основния акт по смисъла на член 49 от Общия финансов регламент, на договора или на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, като обхваща някоя от следните операции:
а)
плащане на цялото задължение;
б)
плащане на задължението по някой от следните начини:
i)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко вноски;
ii)
едно или повече междинни плащания;
iii)
окончателно плащане на задължението.
Предварителното финансиране се приспада при извършването на междинните плащания.
Цялото предварително финансиране и междинните плащания се приспадат при окончателното плащане.
2. Счетоводната отчетност разграничава различните видове плащания, посочени в параграф 1, към датата на тяхното извършване.
Член 68
Плащането на разходите се извършва от счетоводител в рамките на наличните средства.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 69
Утвърждаването, разрешаването и плащането на разходите трябва да се реализират в сроковете, посочени в подробни правила за прилагането на Общия финансов регламент и съобразени с неговите разпоредби.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 70
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите могат да се подписват чрез компютъризирана или електронна процедура.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 71
1. Органите на Общностите разполагат с функция за вътрешен одит, който трябва да се провежда в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Без да се засяга член 38, параграф 4, вътрешният одитор на Общностите упражнява същите правомощия по отношение на органите на Общностите, както и по отношение на отделите на Комисията.
Член 72
1. Вътрешният одитор консултира органите на Общностите по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
Той преценява:
а)
целесъобразността и ефективността на вътрешните системи за управление и работата на отделите по изпълнение на програми и действия във връзка със съответните рискове; и
б)
целесъобразността и качеството на системите за вътрешен контрол, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.
2. Вътрешният одитор изпълнява задълженията си по отношение на всички дейности и отдели на органите на Общностите. Той има пълен и безпрепятствен достъп до цялата информация, необходима за изпълнението на неговите задължения.
3. Вътрешният одитор докладва на управителния съвет и на директора за своите изводи и препоръки. Те гарантират, че са предприети действия по препоръките, направени в резултат на одита.
4. Вътрешният одитор представя на органите на Общностите годишен доклад за вътрешния одит, в който се посочват, по-конкретно, броят и видът на извършените вътрешни одити, направените препоръки и предприетите по тези препоръки действия. В годишния доклад се посочват също така и евентуалните системни проблеми, разкрити от специализираната инстанция, създадена съгласно член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент.
5. Всяка година органът на Общностите изпраща на органа, който отговаря за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета и на Комисията, доклад от директора, който обобщава броя и вида на извършените от вътрешния одитор проверки, направените препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
Член 73
Отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети при изпълнението на неговите задължения, се определя съгласно член 87 от Общия финансов регламент.
ДЯЛ V
ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 74
По отношение на обществените поръчки се прилагат разпоредбите на Общия финансов регламент и подробните правила за неговото прилагане.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА, ОТПУСКАНИ ОТ ОРГАНИТЕ НА ОБЩНОСТИТЕ
Член 75
Когато даден орган на Общностите има право да отпуска безвъзмездни средства в съответствие със своя учредителен акт, се прилагат разпоредбите на Общия финансов регламент и подробните правила за неговото прилагане.
ДЯЛ VII
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 76
Годишните отчети на органа на Общностите включват:
а)
финансов отчет на съответния орган на Общностите;
б)
отчет за изпълнението на бюджета на съответния орган на Общностите.
Отчетите на органа на Общностите се придружават от доклад за бюджетното и финансовото управление през годината.
Член 77
Отчетите трябва да бъдат редовни, добросъвестни и пълни и да дават вярна и обективна представа:
а)
по отношение на финансовите отчети, за активите и пасивите, тежестите и приходите, вземанията и задълженията, които не са представени като активи или пасиви, и паричните потоци;
б)
по отношение на докладите за изпълнението на бюджета, за приходните и разходните операции.
Член 78
Финансовият отчет се съставя в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, посочени в подробните правила за изпълнение на Общия финансов регламент, а именно:
а)
действащо предприятие;
б)
предпазливост;
в)
последователност на счетоводните методи;
г)
съпоставимост на информацията;
д)
същественост;
е)
компенсиране;
ж)
предимство на съдържанието пред формата;
з)
текущо начисляване.
Член 79
1. В съответствие с принципа на текущо начисляване финансовият отчет отразява разходите и приходите за финансовата година независимо от датата на плащане или събиране.
2. Стойността на активите и пасивите се определя съгласно правилата за оценка, определени в счетоводните методи съгласно член 132 от Общия финансов регламент.
Член 80
1. Финансовият отчет се деноминира в еуро и включва:
а)
счетоводния баланс и отчета за стопанския резултат, които представят активите и пасивите, финансовото състояние и стопанския резултат към 31 декември предходната година; те се представят в съответствие със структурата, установена в директивата на Съвета относно годишните отчети на някои видове дружества, като същевременно се отчитат особеностите на дейността на органите на Общностите;
б)
таблица за паричните потоци, в която се представят събраните и изплатените суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчет за промените в собствения капитал, в който подробно се представя увеличението или намалението по всяка капиталова сметка през годината.
2. Приложението към финансовия отчет допълва и изяснява данните, представени в отчетите, посочени в параграф 1, като предоставя цялата допълнителна информация, която се изисква според международно приетата счетоводна практика, когато тя се отнася до дейността на органите на Общностите.
Член 81
Отчетът за изпълнението на бюджета се деноминира в еуро. Той включва:
а)
отчет за резултата от изпълнението на бюджета, който представя всички бюджетни операции през годината от гледна точка на приходите и разходите; структурата на тяхното представяне е същата както в самия бюджет;
б)
приложението към отчета за резултата от изпълнението на бюджета, което допълва и изяснява представените в отчета данни.
Член 82
Счетоводителят представя на счетоводителя на Комисията до 1 март на следващата година временните отчети заедно с доклада за бюджетното и финансовото управление през годината съгласно член 76, параграф 7 от настоящия регламент, така че счетоводителят на Комисията да може да консолидира сметките, както е предвидено в член 128 от Общия финансов регламент.
Член 83
1. Съгласно член 129, параграф 1 от Общия финансов регламент Сметната палата не по-късно от 15 юни представя своите съображения върху временните отчети на всяка институция и всеки орган, посочени в член 185 от Общия финансов регламент.
2. След като получи съображенията на Сметната палата по временните отчети на съответния орган на Общностите, директорът изготвя окончателните отчети на органа на Общностите, за което той носи отговорност, и ги представя на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Директорът изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета най-късно до 1 юли на следващата година.
4. Окончателните отчети на органите на Общностите се обнародват в Официален вестник на Европейските общности на 31 октомври на следващата финансова година.
5. Директорът предоставя на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 84
1. Системата на счетоводна отчетност на органите на Общностите е системата, която служи за организиране на бюджетната и финансовата информация по такъв начин, че числовите данни да бъдат отнесени, класифицирани и записани.
2. Сметките биват общи и бюджетни. Тези сметки се водят в еуро на основа на календарна година.
3. Числовите данни в общите и бюджетните сметки се приемат в края на бюджетната година, така че да се съставят отчетите, посочени в глава 1.
4. Независимо от параграфи 2 и 3, разпоредителят с бюджетни кредити може да води аналитични сметки.
Член 85
Счетоводните правила и методи и хармонизираният сметкоплан, които се прилагат от органите на Общностите, се приемат от счетоводителя на Комисията съгласно член 133 от Общия финансов регламент.
Раздел 2
Общи сметки
Член 86
Общите сметки се отразяват в хронологичен ред според метода на двустранното счетоводно записване на всички събития и операции, които имат влияние върху икономическото и финансовото състояние, активите и пасивите на органите на Общностите.
Член 87
1. оборотите по сметките, както и салдата се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания включително счетоводните корекции се основават на оправдателни документи, на които те се позовават.
3. Системата на счетоводна отчетност трябва да осигурява проследяване нат всички счетоводни записвания.
Член 88
След приключване на бюджетната година и до датата на представяне на окончателните отчети, счетоводителят на съответния орган на Общностите извършва корекции, които, без да бъдат свързани с плащане или инкасиране, отнесени към финансовата година, са необходими за съставяне на достоверна и точна представа за тези отчети.
Раздел 3
Бюджетни сметки
Член 89
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета.
2. По смисъла на параграф 1 бюджетните сметки отразяват всички бюджетни приходни и разходни операции, посочени в дял IV от настоящия регламент.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 90
1. Органите на Общностите съхраняват инвентарен опис, който отразява количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват имуществото на Общностите, в съответствие с модела, съставен от счетоводителя на Комисията.
Органите на Общностите проверяват, дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на движимо имущество се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ VIII
ВЪНШЕН ОДИТ И ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Външен одит
Член 91
Сметната палата проверява отчетите на органите на Общностите съгласно член 248 от Договора за създаване на Европейската общност.
Член 92
1. Органите на Общностите изпращат на Сметната палата бюджета, приет в окончателния му вид. Те информират Сметната палата във възможно най-кратък срок за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
2. Органите на Общностите изпращат на Сметната палата приетите от тях вътрешни финансови правила.
3. Сметната палата се информира за назначаването на разпоредители с бюджетни кредити, счетоводители и администратори на авансови средства, както и за решенията за оправомощаване съгласно член 34, член 43, параграфи 1 и 4 и член 44.
Член 93
Проверката от Сметната палата се извършва съгласно членове 139-144 от Общия финансов регламент.
ГЛАВА 2
Освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
Член 94
1. Европейският парламент по препоръка на Съвета до 30 април на година n + 2 освобождават директора от отгворност във връзка с изпълнението на бюджета за година n.
2. Ако не може да бъде спазен срокът по параграф 1, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. Ако Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът полага всички усилия да предприеме мерки в най-кратки срокове, за да премахне или да улесни премахването на пречките за вземане на това решение.
Член 95
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на съответния орган на Общностите, полученото салдо, както и активите и пасивите на органа на Общностите според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, Европейският парламент, след Съвета, също проверява счетоводната отчетност, отчетите и финансовия отчет на органите на Общностите. Той проверява освен това годишния доклад на Сметната палата заедно с отговорите на директора на съответния орган на Общностите, евентуалните специални доклади от Сметната палата по отношение на съответната финансова година и декларацията на Сметната палата за достоверността и точността на отчетите и законосъобразността и правилността на извършените операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент по искане на последния по същия начин, който е предвиден в член 146, параграф 3 от Общия финансов регламент, цялата необходима информация за безпрепятственото протичане на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за съответната година.
Член 96
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по приложените към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета бележки.
2. По молба на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези съображения и бележки. Той изпраща препис от доклада на Комисията и на Сметната палата.
ДЯЛ IХ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 97
Сроковете, посочени в член 83, се прилагат за пръв път по отношение на бюджетната 2005 година.
За предходните години сроковете са:
а)
15 септември за член 83, параграф 3;
б)
30 ноември за член 83, параграф 4;
в)
31 октомври за член 83, параграф 5.
Член 98
Европейският парламент, Съветът и Комисията са оправомощени да получат необходимата информация или обяснения във връзка с бюджетните въпроси в съответната си област на компетентност.
Член 99
Доколкото е необходимо, управителният съвет по предложение на директора приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на съответния орган на Общностите.
Член 100
След влизането в сила на настоящия регламент всички органи, посочени в член 185 от Общия финансов регламент, приемат нов финансов регламент с оглед на влизането му в сила на 1 януари 2003 г. или във всички случаи в рамките на шест месеца след датата, на която попадат в обхвата на посочения член 185 след получаването на субсидията за сметка на общия бюджет.
Член 101
Настоящият регламент влиза в сила в деня след обнародването му в Официален вестник на Европейските общности.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 декември 2002 година.
Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Comisión
de 23 de diciembre de 2002
por el que se aprueba el Reglamento financiero marco de los organismos a que se refiere el artículo 185 del Reglamento (CE, Euratom) n° 1605/2002 del Consejo, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas
ÍNDICE
SITIO PARA UN CUADRO
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el Reglamento (CE, Euratom) n° 1605/2002 del Consejo, de 25 de junio de 2002, por el que se aprueba el Reglamento financiero aplicable al presupuesto general de las Comunidades Europeas(1) y, en particular, el apartado 1 de su artículo 185,
Visto el dictamen del Parlamento Europeo(2), [a publicar]
Visto el dictamen del Consejo(3), [idem]
Visto el dictamen del Tribunal de Cuentas(4), [idem]
Considerando lo siguiente:
(1) Los organismos comunitarios creados para asumir la carga impuesta por ciertas intervenciones comunitarias han sido dotados de personalidad jurídica y, por consiguiente, de un presupuesto propio regulado por una normativa financiera específica.
(2) A efectos de garantizar una cierta homogeneidad de tal normativa con el Reglamento (CE, Euratom) n° 1605/2002 (en lo sucesivo "Reglamento financiero general") y en cumplimiento de lo dispuesto en el apartado 1 de su artículo 185, el presente Reglamento financiero marco debe fijar las normas reguladoras del establecimiento, ejecución y control del presupuesto de los citados organismos comunitarios que reciban efectivamente una subvención del presupuesto comunitario (denominados en adelante "organismos comunitarios"). Tomando como base el presente Reglamento financiero marco, cada uno de estos organismos adoptará su propia normativa financiera, la cual podrá apartarse del Reglamento financiero marco, como se indica en el citado artículo 185, en función de las particularidades de gestión de estos organismos, previo acuerdo de la Comisión.
(3) A semejanza del Reglamento financiero general, el presente Reglamento financiero marco se limita a enunciar los principios esenciales y normas básicas que regulan el correspondiente ámbito presupuestario, pudiendo estos organismos posteriormente aprobar las correspondientes normas de desarrollo, a los efectos de mejorar la legibilidad de la respectiva reglamentación financiera.
(4) Con vistas a establecer y ejecutar el presupuesto, es conveniente reiterar la necesidad de atenerse a los cuatro principios fundamentales del Derecho presupuestario (unidad, universalidad, especialidad y anualidad), así como a los principios de veracidad presupuestaria, equilibrio presupuestario, unidad de cuenta, buena gestión financiera y transparencia.
(5) Es necesario definir las competencias y responsabilidades del contable, del auditor interno y de los ordenadores. Éstos asumirán la entera responsabilidad de las operaciones de ingresos y gastos efectuadas bajo su autoridad, operaciones de las que deberán rendir cuentas, incluso, si ha lugar, con arreglo a procedimientos disciplinarios.
(6) Tal y como ocurre con las instituciones, de acuerdo con el artículo 14 del Reglamento financiero general, estos organismos comunitarios no tendrán la posibilidad de suscribir empréstitos.
(7) La función de auditoría interna en los organismos comunitarios compete al auditor interno de la Comisión, que de este modo garantizará la coherencia global del dispositivo y de los métodos de trabajo, según el apartado 3 del artículo 185 del Reglamento financiero general.
(8) El calendario referente al establecimiento del presupuesto, a la rendición de cuentas y a la aprobación de la gestión presupuestaria deberá ajustarse a las disposiciones equivalentes del Reglamento financiero general, y la autoridad responsable de la aprobación de la gestión presupuestaria de los organismos será en adelante la misma autoridad que aprueba la gestión presupuestaria en la ejecución del presupuesto general (apartado 2 del artículo 185 del Reglamento financiero general).
(9) Las normas contables aplicadas por los organismos comunitarios deberán facilitar la consolidación con las cuentas de las instituciones, por lo que para ello deberán ser aprobadas por el contable de la Comisión, de conformidad con el artículo 133 del nuevo Reglamento financiero general.
(10) Según el artículo 46 del Reglamento financiero general, la plantilla de personal deberá ser aprobada en adelante por la Autoridad Presupuestaria.
(11) Es conveniente que la instancia prevista en el apartado 4 del artículo 66 del Reglamento financiero general, creada por la Comisión para apreciar las irregularidades pueda ser también la instancia a la que cada organismo pueda recurrir, de tal modo que comportamientos idénticos reciban una misma valoración.
(12) Los organismos comunitarios, debido sobre todo a que reciben subvenciones a cargo del presupuesto comunitario, deben atenerse estrictamente a los mismos criterios a que se ajustan las instituciones en materia de contratos públicos y concesión de subvenciones, en la medida en que éstas son autorizadas por los actos constitutivos de estos organismos; a tal efecto, basta con remitir a las disposiciones pertinentes del Reglamento financiero general.
(13) Al igual que las instituciones, y a los efectos de ejecutar las tareas encomendadas, los organismos comunitarios sólo podrán recurrir a entidades exteriores de derecho privado en caso de necesidad, y siempre que se trate de tareas que no impliquen funciones de servicio público ni poder discrecional de valoración, todo ello con el fin de garantizar la responsabilidad de cada organismo en la ejecución de su presupuesto respectivo y el cumplimiento de los objetivos que se les hubiere asignado en el momento de su creación.
(14) Los organismos comunitarios deberán justificar las solicitudes de pago de la subvención comunitaria por una previsión de tesorería, y los fondos facilitados por las Comunidades con cargo a esta subvención deberán generar intereses a favor de las Comunidades.
(15) La recaudación de cánones e impuestos, que constituyen uno de los recursos de estos organismos, deberá regularse por disposiciones específicas.
(16) Habida cuenta de las exigencias reglamentarias derivadas de los actos constitutivos de los organismos comunitarios, es conveniente adaptar el procedimiento de rendición de cuentas, previéndose un dictamen de las cuentas por parte del Consejo de administración.
(17) Los organismos comunitarios deberán utilizar la nueva estructura presupuestaria adoptada en el Reglamento financiero general, en la medida en que la naturaleza de sus actividades así lo justifique.
(18) Las únicas disposiciones del Reglamento financiero general que deben recogerse en el presente Reglamento son aquellas que afecten a los organismos comunitarios.
De ahí que no se incluyan en el presente Reglamento, en particular, ni las disposiciones referentes a sectores de actividad ajenos a los organismos comunitarios, ni las diferentes formas de ejecución mediante las que se plasma el concepto de externalización, ni la información presupuestaria destinada al Parlamento Europeo y al Consejo. Además, de los ingresos afectados del Reglamento financiero general sólo se tienen en cuenta algunos de ellos y, finalmente, el procedimiento de transferencias de créditos y de establecimiento del presupuesto no tendrá que ser tan complejo y minucioso en este caso.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
TÍTULO I
OBJETO
Artículo 1
El presente Reglamento especifica las normas esenciales de las que la reglamentación financiera de los organismos comunitarios no podrá apartarse más que si así lo exige su funcionamiento específico y previo acuerdo de la Comisión, de conformidad con el artículo 185 del Reglamento (CE, Euratom) n° 1605/2002 (denominado en adelante "Reglamento financiero general").
Artículo 2
A los fines del presente Reglamento, se entenderá por:
1) "Organismo comunitario": los organismos contemplados en el apartado 1 del artículo 185 del Reglamento financiero general.
2) "Consejo de administración": el órgano principal de decisión interna en materia financiera y presupuestaria del organismo comunitario, independientemente de su denominación concreta en el acto constitutivo de creación del organismo comunitario.
3) "Director": persona responsable de ejecutar las decisiones del Consejo de administración y el presupuesto del organismo comunitario en su condición de ordenador, independientemente de su denominación concreta en el acto constitutivo de creación del organismo comunitario.
4) "Acto constitutivo": acto jurídico de Derecho comunitario por el que se regulan los aspectos esenciales relativos a la creación y funcionamiento del organismo comunitario.
5) "Autoridad Presupuestaria": el Parlamento Europeo y el Consejo de la Unión Europea.
TÍTULO II
DE LOS PRINCIPIOS PRESUPUESTARIOS
Artículo 3
De acuerdo con las condiciones que se definen en el presente Reglamento, el presupuesto del organismo comunitario (denominado en adelante "el presupuesto") deberá atenerse, en su establecimiento y ejecución, a los principios de unidad y veracidad presupuestaria, anualidad, equilibrio, unidad de cuenta, universalidad, especialidad, buena gestión financiera y transparencia.
CAPÍTULO 1
Principios de unidad y veracidad presupuestaria
Artículo 4
El presupuesto es el acto por el que se establecen y aprueban los ingresos y gastos del organismo comunitario que se consideran necesarios para un determinado ejercicio.
Artículo 5
El presupuesto incluye:
a) los ingresos propios resultantes de todos los cánones e impuestos que el organismo comunitario esté autorizado a percibir en virtud de las competencias conferidas, y otros diversos ingresos;
b) los ingresos derivados, en su caso, de las contribuciones financieras de los Estados miembros que acojan al organismo;
c) una subvención concedida por las Comunidades Europeas;
d) los ingresos afectados destinados a financiar gastos específicos conforme al apartado 1 del artículo 19;
e) los gastos del organismo comunitario, incluidos los gastos administrativos.
Artículo 6
1. No podrá efectuarse ingreso ni gasto alguno sino mediante imputación a una línea presupuestaria.
2. No podrá consignarse en el presupuesto ningún crédito que no corresponda a un gasto que se considere necesario.
3. No podrá comprometerse ni ordenarse gasto alguno que rebase los créditos autorizados por el presupuesto.
CAPÍTULO 2
Principio de anualidad
Artículo 7
Los créditos consignados en el presupuesto se autorizarán por un ejercicio presupuestario, cuya duración se extiende del 1 de enero al 31 de diciembre.
Artículo 8
1. El presupuesto incluye créditos disociados y créditos no disociados, que dan lugar a créditos de compromiso y a créditos de pago.
2. Los créditos de compromiso cubrirán el coste total de los compromisos jurídicos contraídos durante el ejercicio en curso.
3. Los créditos de pago cubrirán los gastos resultantes de la ejecución de los compromisos jurídicos contraídos durante el ejercicio en curso o en ejercicios anteriores.
4. Los créditos administrativos son créditos no disociados. Los gastos de funcionamiento derivados de contratos cuya validez sea superior a un ejercicio, bien por conformarse a los usos locales, bien por referirse a suministros de material de equipamiento, se imputarán al presupuesto del ejercicio en el que se hubieren efectuado.
Artículo 9
1. Los ingresos del organismo comunitario a que se refiere el artículo 5 se contabilizarán con cargo a un determinado ejercicio en función de los importes percibidos durante el mismo.
2. Los ingresos del organismo comunitario darán lugar a la apertura de créditos de pago por el mismo importe.
3. Los créditos consignados en el presupuesto de un ejercicio sólo podrán utilizarse para cubrir los gastos que se comprometan y paguen durante dicho ejercicio, así como para pagar los importes adeudados por compromisos de ejercicios anteriores.
4. Los compromisos se contabilizarán tomando como base los compromisos jurídicos contraídos hasta el 31 de diciembre.
5. Los pagos se contabilizarán con cargo a un ejercicio determinado tomando como base los pagos efectuados por el contable hasta el 31 de diciembre de ese ejercicio.
Artículo 10
1. Los créditos que no se hubieren utilizado al término del ejercicio en el que hubieren sido consignados serán anulados.
No obstante, el Consejo de administración podrá adoptar una decisión de prórroga de estos créditos, no más tarde del 15 de febrero, limitada al ejercicio siguiente, con arreglo a lo dispuesto en los apartados 2 a 8.
2. Los créditos relativos a los gastos de personal no podrán ser prorrogados.
3. Por lo que se refiere a los créditos de compromiso de los créditos disociados y a los créditos no disociados no comprometidos aún al cierre del ejercicio, podrán prorrogarse los importes correspondientes a los créditos de compromiso cuyas etapas preparatorias al acto de compromiso, definidas en las normas de desarrollo del Reglamento financiero de cada organismo comunitario, estuvieren finalizadas, en su mayor parte, el 31 de diciembre; estos importes podrán ser comprometidos hasta el 31 de marzo del ejercicio siguiente.
4. Por lo que se refiere a los créditos de pago de los créditos disociados, podrán prorrogarse los importes necesarios para cubrir compromisos anteriores o relacionados con créditos de compromiso prorrogados, cuando no sea posible cubrir las necesidades con los créditos previstos en las líneas correspondientes del presupuesto del ejercicio siguiente. El organismo comunitario utilizará preferentemente los créditos aprobados para el ejercicio en curso y no podrá recurrir a los créditos prorrogados sino una vez agotados los primeros.
5. Los créditos no disociados correspondientes a obligaciones regularmente contraídas al cierre del ejercicio se prorrogarán automáticamente sólo al ejercicio siguiente.
6. Los créditos prorrogados que no se hubieren comprometido a 31 de diciembre del ejercicio N + 1 serán anulados automáticamente.
Los créditos así prorrogados se registrarán como tales en la contabilidad.
7. Los créditos disponibles a 31 diciembre con cargo a los ingresos afectados a que se refiere el artículo 19 serán prorrogados automáticamente.
Los créditos disponibles correspondientes a los ingresos afectados prorrogados deberán utilizarse con carácter prioritario.
Artículo 11
Las liberaciones de créditos que se produjeren en ejercicios posteriores al ejercicio en que se hubieren comprometido dichos créditos, por no haberse ejecutado, total o parcialmente, las acciones a que se hubieren afectado los mismos, acarrearán la anulación de los créditos correspondientes.
Artículo 12
Los créditos que figuren en el presupuesto podrán comprometerse con efectos de 1 de enero, una vez aprobado definitivamente el presupuesto.
Artículo 13
1. Los gastos corrientes de gestión podrán ser comprometidos anticipadamente, a partir del 15 de noviembre de cada año, con cargo a los créditos previstos para el ejercicio siguiente. No obstante, la cuantía de estos compromisos no podrá ser superior a la cuarta parte de los créditos de la línea presupuestaria correspondiente al ejercicio en curso. Tampoco podrán afectarse a nuevos gastos cuyo principio no hubiere sido aprobado aún en el último presupuesto aprobado regularmente.
2. Los gastos que deban efectuarse por anticipado, como por ejemplo los alquileres, podrán ser objeto de pago a partir del 1 de diciembre con cargo a los créditos previstos en el ejercicio siguiente.
Artículo 14
1. En el supuesto de que el presupuesto no se hubiere aprobado a la apertura del ejercicio, a las operaciones de compromiso y de pago, relativas a aquellos gastos cuya imputación a una línea presupuestaria específica hubiera sido posible con arreglo a la ejecución del último presupuesto regularmente aprobado, les serán de aplicación las normas que figuran a continuación.
2. Las operaciones de compromiso podrán efectuarse por capítulos hasta una cuarta parte de los créditos totales aprobados para el mismo capítulo en el ejercicio anterior, más una doceava parte por cada mes transcurrido.
Las operaciones de pago podrán efectuarse mensualmente por capítulos, hasta una doceava parte de los créditos totales aprobados para el mismo capítulo en el ejercicio precedente.
No podrá rebasarse el límite de los créditos previstos en el estado provisional de ingresos y gastos.
3. A instancias del Director, si la continuidad de la acción del organismo comunitario y las necesidades de la gestión lo requirieren, el Consejo de administración podrá autorizar simultáneamente dos o más doceavas partes provisionales tanto para las operaciones de compromiso, como para las operaciones de pago, al margen de las disponibles automáticamente según lo dispuesto en los apartados 1 y 2.
Las doceavas partes adicionales se aprobarán unitariamente, sin que se permita su fraccionamiento.
CAPÍTULO 3
Principio de equilibrio
Artículo 15
1. El presupuesto deberá estar equilibrado en cuanto a ingresos y créditos de pago.
2. Los créditos de compromiso no podrán superar el importe agregado de la subvención comunitaria, los ingresos propios y otros posibles ingresos contemplados en el artículo 5.
3. El organismo comunitario no podrá suscribir empréstitos.
4. Los fondos abonados al organismo comunitario constituirán una subvención de equilibrio del presupuesto del organismo, subvención que se considerará una prefinanciación con arreglo al inciso i) de la letra b) del apartado 1 del artículo 81 del Reglamento financiero general.
Artículo 16
1. Si con arreglo a lo dispuesto en el artículo 81 el saldo de la cuenta de resultado es positivo, se efectuará un reembolso a la Comisión, como máximo, por el importe de la subvención comunitaria abonada en el ejercicio. La parte del saldo que rebase el importe de la subvención comunitaria abonada en el ejercicio se consignará en el presupuesto del ejercicio siguiente como ingreso.
La diferencia entre la subvención comunitaria consignada en el presupuesto general de las Comunidades Europeas (denominado en adelante "presupuesto general") y la efectivamente abonada al organismo será anulada.
2. Si el saldo de la cuenta de resultado a que se refiere el artículo 81 es negativo, se consignará en el presupuesto del ejercicio siguiente.
3. Los ingresos o créditos de pago se consignarán en el presupuesto durante el procedimiento presupuestario mediante el procedimiento de nota rectificativa y, durante la ejecución presupuestaria, mediante presupuesto rectificativo.
CAPÍTULO 4
Principio de unidad de cuenta
Artículo 17
El establecimiento, ejecución y rendición de cuentas del presupuesto se efectuará en euros.
No obstante, ante necesidades de tesorería, el contable y, si se trata de administraciones de anticipos, los administradores de anticipos estarán facultados para efectuar operaciones en moneda nacional en las condiciones determinadas en el Reglamento financiero de cada organismo comunitario.
CAPÍTULO 5
Principio de universalidad
Artículo 18
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 19, el total de los ingresos cubrirá el total de los créditos de pago. Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 21, los ingresos y los gastos se consignarán sin compensación entre sí.
Artículo 19
1. Se afectarán a gastos específicos los siguientes ingresos:
a) Los ingresos afectados a un destino determinado, tales como los ingresos de fundaciones, las subvenciones, las donaciones y los legados.
b) Las participaciones de Estados miembros, de terceros países o de distintos organismos en actividades del organismo comunitario, siempre y cuando ello esté previsto en el acuerdo celebrado entre el organismo comunitario y los Estados miembros, terceros países u organismos en cuestión.
2. Los ingresos contemplados en el apartado 1 deberán cubrir la totalidad de los gastos directos o indirectos de la acción o destino en cuestión.
3. En el presupuesto habrá de establecerse la estructura adecuada para acomodo de los distintos tipos de ingresos afectados a que se refiere el apartado 1, así como, en la medida de lo posible, la cuantía de los mismos.
Artículo 20
1. El Director podrá aceptar toda clase de liberalidades en favor del organismo comunitario, tales como fundaciones, subvenciones, donaciones y legados.
2. La aceptación de liberalidades que pudiere acarrear un gravamen estará supeditada a la autorización previa del Consejo de administración, que se pronunciará en el plazo de dos meses a partir de la fecha en la que se le hubiere presentado la solicitud. Si el Consejo de administración no decidiere en ese plazo, la liberalidad se considerará aceptada.
Artículo 21
1. En el Reglamento financiero de cada organismo comunitario se determinarán los importes que puedan deducirse de las solicitudes de pago, facturas o estados liquidativos, en cuyo caso la ordenación de los mismos se hará por su importe neto.
Los descuentos, bonificaciones y rebajas deducidos de las facturas y solicitudes de pago no se consignarán como ingresos del organismo comunitario.
2. Los precios de los productos o prestaciones proporcionados al organismo comunitario se imputarán presupuestariamente por su importe íntegro, impuestos no incluidos, cuando estén sujetos a gravamen fiscal reembolsable,
a) bien por los Estados miembros en virtud del Protocolo sobre los privilegios e inmunidades de las Comunidades Europeas, con tal que este último sea de aplicación al organismo comunitario;
b) bien por un Estado miembro o terceros países al amparo de otros convenios que sean aplicables.
Los gravámenes fiscales nacionales que en su caso debiere sufragar el organismo comunitario provisionalmente en cumplimiento de lo dispuesto en el párrafo primero se consignarán en una cuenta transitoria hasta que sean reembolsados por los Estados correspondientes.
3. En caso de saldo negativo, éste se consignará como gasto en el presupuesto.
4. Las diferencias de cambio registradas durante la ejecución presupuestaria podrán ser objeto de compensación. El resultado final, positivo o negativo, se incluirá en el saldo del ejercicio.
CAPÍTULO 6
Principio de especialidad
Artículo 22
Los créditos en su conjunto se especializarán por títulos y capítulos; los capítulos se subdividirán en artículos y partidas.
Artículo 23
1. El Director podrá efectuar transferencias de créditos entre artículos de un mismo capítulo.
El Director informará cuanto antes al Consejo de administración de las transferencias efectuadas en virtud del párrafo primero.
2. El Director podrá efectuar transferencias entre títulos o entre capítulos con el límite del 10 % de los créditos del ejercicio. Para rebasar este límite, podrá proponer al Consejo de administración transferencias de créditos entre títulos o entre capítulos de un mismo título. El Consejo de administración dispondrá de un mes para manifestar su oposición a estas transferencias; pasado ese plazo, se considerarán aprobadas.
3. A las propuestas de transferencia y a las transferencias efectuadas de conformidad con lo dispuesto en el presente artículo habrá de adjuntarse una justificación adecuada y detallada, en la que se muestre la ejecución de los créditos y la previsión de necesidades hasta finales del ejercicio, tanto en lo que se refiere a las líneas que vayan a ampliarse, como a las líneas de las que se detraigan créditos.
Artículo 24
1. Sólo podrán dotarse con créditos mediante transferencia las líneas presupuestarias en las que el presupuesto autorice un crédito o que lleven la mención "pro memoria" (p.m.).
2. Los créditos correspondientes a ingresos afectados sólo podrán ser objeto de transferencia en caso de que conservaren el destino que se les hubiere asignado.
CAPÍTULO 7
Principio de buena gestión financiera
Artículo 25
1. Los créditos presupuestarios se utilizarán de acuerdo con el principio de buena gestión financiera, es decir, de acuerdo con los principios de economía, eficiencia y eficacia.
2. El principio de economía prescribe que el organismo comunitario deberá disponer, en el momento oportuno, de los medios necesarios para llevar a cabo sus actividades, en la cantidad y calidad apropiada y al mejor precio.
El principio de eficiencia se refiere a la mejor relación entre los medios empleados y los resultados obtenidos.
El principio de eficacia se refiere a la consecución de los objetivos específicos fijados y a la obtención de los resultados previstos.
3. En todos los sectores de actividad cubiertos por el presupuesto se fijarán objetivos específicos, mensurables, realizables, pertinentes y con fecha determinada. La consecución de dichos objetivos se controlará mediante indicadores de resultados establecidos por actividad, debiendo facilitar el Director la información correspondiente al Consejo de administración. Esta información será facilitada anualmente lo antes posible y, a más tardar, en la documentación adjunta al anteproyecto de presupuesto.
4. Con objeto de mejorar la toma de decisiones, el organismo comunitario realizará una evaluación regular a priori y a posteriori de los programas o acciones. Esta evaluación se aplicará a todos los programas y actividades que ocasionen gastos importantes, y sus resultados se comunicarán al Consejo de administración.
CAPÍTULO 8
Principio de transparencia
Artículo 26
1. El presupuesto deberá elaborarse, ejecutarse y ser objeto de rendición de cuentas con arreglo al principio de transparencia.
2. El presupuesto y los presupuestos rectificativos serán publicados en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas en un plazo de dos meses a partir de su aprobación.
TÍTULO III
DEL ESTABLECIMIENTO Y ESTRUCTURA DEL PRESUPUESTO
CAPÍTULO 1
Establecimiento del presupuesto
Artículo 27
1. El presupuesto se establecerá según lo dispuesto en el acto constitutivo del organismo comunitario.
2. El organismo comunitario remitirá a la Comisión, de conformidad con el acto constitutivo, hasta el 31 de marzo de cada año, un estado de previsiones de ingresos y gastos, así como orientaciones generales que lo justifiquen, y el programa de trabajo.
3. El estado de previsiones de ingresos y gastos del organismo comunitario incluirá:
a) un proyecto de plantilla de personal con el número de puestos permanentes y temporales que vayan a ser autorizados dentro del límite de los créditos presupuestarios por grado y por categoría;
b) en caso de variación de la plantilla, un estado justificativo con los motivos por los que se solicita la creación de nuevos puestos;
c) una previsión trimestral de ingresos y pagos de tesorería;
d) información sobre la realización de todos los objetivos fijados anteriormente para las diversas actividades, así como los nuevos objetivos medidos mediante indicadores; los resultados de las evaluaciones serán examinados y utilizados para demostrar las ventajas que pudiere aportar una modificación presupuestaria que se hubiere propuesto.
4. En el marco del procedimiento de aprobación del presupuesto general, la Comisión remitirá a la Autoridad Presupuestaria de las Comunidades Europeas el citado estado de previsiones del organismo comunitario y propondrá la cuantía de la subvención destinada al organismo comunitario y el personal que considere necesario para éste.
5. La Autoridad Presupuestaria aprobará la plantilla de personal del organismo comunitario, así como cualquier modificación posterior a la misma, ateniéndose a lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 32.
6. El presupuesto definitivo y la plantilla de personal serán aprobados por el Consejo de administración. Serán definitivos, una vez que se apruebe definitivamente el presupuesto general, en el que se fija la cuantía de la subvención y la plantilla de personal, debiendo procederse en su caso a los oportunos ajustes.
Artículo 28
Para introducir modificaciones en el presupuesto, incluida la plantilla de personal, será necesario establecer un presupuesto rectificativo, cuya aprobación se efectuará siguiendo el mismo procedimiento aplicado al presupuesto inicial, de conformidad con lo dispuesto en el acto constitutivo y en el artículo 27.
CAPÍTULO 2
Estructura y presentación del presupuesto
Artículo 29
El presupuesto comprenderá un estado de ingresos y un estado de gastos.
Artículo 30
Si la naturaleza de las actividades de la agencia lo justifica, el estado de gastos deberá presentarse conforme a una nomenclatura en la que se recoja una clasificación por destino. Compete al organismo comunitario definir tal nomenclatura y distinguir claramente entre créditos administrativos y créditos de operaciones.
Artículo 31
En el presupuesto habrá de indicarse:
1) En el estado de los ingresos:
a) las previsiones de ingresos del organismo comunitario correspondientes al ejercicio en cuestión;
b) los ingresos previstos del ejercicio anterior y los ingresos del ejercicio N-2;
c) los comentarios apropiados por cada línea de ingresos.
2) En el estado de gastos:
a) los créditos de compromiso y de pago del ejercicio en cuestión;
b) los créditos de compromiso y de pago del ejercicio anterior, así como los gastos comprometidos y los gastos pagados durante el ejercicio N-2;
c) un estado recapitulativo de los calendarios de vencimiento de los pagos a efectuar en ejercicios posteriores como consecuencia de los compromisos presupuestarios contraídos en ejercicios anteriores;
d) los comentarios apropiados por cada subdivisión.
Artículo 32
1. En la plantilla de personal contemplada en el artículo 27 se indicará, al lado del número de puestos de trabajo autorizados en el ejercicio, el número de puestos de trabajo autorizados el ejercicio anterior y el número de puestos realmente provistos.
El citado número de puestos constituye, para el organismo comunitario, un límite imperativo; no podrá efectuarse nombramiento alguno, si con ello se rebasa el límite fijado en dicha plantilla.
No obstante, el Consejo de administración podrá modificar la plantilla de personal hasta un total del 10 % de los puestos autorizados, excepto por lo que se refiere a los grados A1, A2 y A3, y ello con la doble condición de que:
a) el volumen de créditos de personal correspondiente a un ejercicio completo no se vea afectado;
b) no se sobrepase el número total de puestos autorizados por plantilla de personal.
2. No obstante lo dispuesto en el párrafo segundo del apartado 1, podrá efectuarse la compensación de los casos de actividad a tiempo parcial autorizados por la autoridad facultada para proceder a los nombramientos, de acuerdo con las disposiciones del Estatuto.
TÍTULO IV
DE LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
CAPÍTULO 1
Disposiciones generales
Artículo 33
Las funciones de ordenador serán ejercidas por el Director. Competerá al mismo la ejecución de los ingresos y gastos del presupuesto, ateniéndose a la normativa financiera del organismo comunitario, bajo su propia responsabilidad y ajustándose a los créditos asignados.
Artículo 34
1. El Director podrá delegar sus competencias de ejecución presupuestaria en agentes del organismo comunitario sujetos a los reglamentos y normativas aplicables a los funcionarios y otros agentes de las Comunidades Europeas (denominados conjuntamente en lo sucesivo "Estatuto") en las condiciones determinadas por la reglamentación financiera, según el artículo 185 del Reglamento financiero general, adoptada por el Consejo de administración. Los delegatarios no podrán extralimitarse en el ejercicio de las competencias que se les hubiere expresamente conferido.
2. El delegatario podrá subdelegar las competencias recibidas según las condiciones precisadas en las normas de desarrollo del presente Reglamento a que se refiere el artículo 99. Cada acto de subdelegación requerirá el acuerdo explícito del Director.
Artículo 35
1. Queda prohibido a cualquier agente financiero contemplado en el capítulo 2 del presente título adoptar cualquier acto de ejecución presupuestaria si con ello pudiese plantearse un conflicto entre sus propios intereses y los del organismo comunitario. Si se presentase un caso así, el agente en cuestión tendrá la obligación de abstenerse de actuar y de informar de tal extremo a la autoridad competente.
2. Hay conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones encomendadas a un agente encargado de la ejecución presupuestaria o a un auditor interno se ve comprometido por motivos familiares, afectivos, de afinidad política o nacional, de interés económico o por cualquier otro motivo de afinidad de intereses con el beneficiario.
3. La autoridad competente a que se refiere el apartado 1 es el superior jerárquico del agente implicado. Si el superior jerárquico fuere el Director, la autoridad competente corresponderá entonces al Consejo de administración.
Artículo 36
1. El Director ejecutará el presupuesto en los servicios sujetos a su autoridad.
2. Siempre y cuando resultare indispensable, podrán confiarse contractualmente a entidades u organismos exteriores de Derecho privado competencias de peritaje técnico y competencias administrativas, preparatorias o accesorias que no impliquen ni función de potestad pública ni el ejercicio de un poder discrecional de apreciación.
CAPÍTULO 2
Agentes financieros
Sección 1
Principio de separación de funciones
Artículo 37
Las funciones de ordenador y contable estarán separadas y serán incompatibles entre sí.
Sección 2
El ordenador
Artículo 38
1. Compete al ordenador ejecutar los ingresos y gastos de acuerdo con los principios de buena gestión financiera, así como garantizar la legalidad y la regularidad de los mismos.
2. A los fines de ejecución de los gastos, el ordenador contraerá compromisos presupuestarios y compromisos jurídicos, liquidará los gastos y ordenará los pagos, e igualmente realizará los actos previos imprescindibles para la ejecución de los créditos.
3. La ejecución de los ingresos implicará la determinación de las previsiones de títulos de crédito, el devengo de los derechos por recaudar y la emisión de órdenes de ingreso. Si es procedente, se incluirá la renuncia al cobro de los títulos de crédito devengados.
4. De conformidad con las normas mínimas aprobadas por el Consejo de administración basándose en las normas equivalentes fijadas por la Comisión para sus propios servicios, y en función de los riesgos asociados al entorno de gestión y a la naturaleza de las acciones financiadas, el ordenador determinará la estructura organizativa y los sistemas y procedimientos de gestión y control internos idóneos para la ejecución de sus competencias, incluyendo en su caso verificaciones a posteriori.
El ordenador instituirá en el seno de sus servicios una función de peritaje y consejo que le asista en el control de los riesgos vinculados a sus actividades.
5. Con carácter previo a la autorización de una operación, el carácter operativo y financiero de la misma será verificado por agentes distintos de los que la hubieren iniciado. La iniciación y verificación a priori y a posteriori de una operación constituirán funciones separadas.
6. El ordenador conservará los documentos justificativos de las operaciones realizadas durante cinco años a partir de la fecha de la decisión de aprobación de la ejecución del presupuesto.
Artículo 39
1. Por iniciación de una operación, según lo dispuesto en el apartado 5 del artículo 38, deberá entenderse el conjunto de las operaciones previas a la adopción de los actos de ejecución presupuestaria a cargo de los ordenadores competentes contemplados en los artículos 33 y 34.
2. Se entiende por verificación a priori de una operación, según lo dispuesto en el apartado 5 del artículo 38, el conjunto de controles previos establecidos por el ordenador competente al objeto de comprobar los aspectos operativos y financieros.
3. Cada operación será objeto, al menos, de una verificación a priori. El objeto de la misma será constatar, en particular:
a) la regularidad y conformidad del gasto con las disposiciones aplicables;
b) la aplicación de los principios de buena gestión financiera a que se refiere el artículo 25.
4. Mediante las verificaciones a posteriori de documentos y, en su caso, in situ se comprobará la correcta ejecución de las operaciones financiadas por el presupuesto y, en particular, el cumplimiento de los criterios citados en el apartado 3. Estas verificaciones podrán efectuarse por sondeo, en función de un análisis de riesgos.
5. Los funcionarios u otros agentes encargados de las verificaciones citadas en los apartados 2 y 4 serán distintos de los que ejecuten las tareas citadas en el apartado 1 y no podrán estar subordinados a estos últimos.
6. Todo agente responsable de controlar la gestión de las operaciones financieras deberá poseer los conocimientos profesionales necesarios. Deberá atenerse, asimismo, a un código específico de normas profesionales aprobado por el organismo comunitario y basado en las normas aprobadas por la Comisión para sus propios servicios.
Artículo 40
1. El ordenador rendirá cuentas ante el Consejo de administración del ejercicio de sus funciones mediante un informe anual de actividades (en adelante "informe del ordenador"), al que adjuntará la correspondiente información financiera y de gestión. En este informe se recogerán los resultados de las operaciones en relación con los objetivos asignados, los riesgos asociados a tales operaciones, la utilización de los recursos puestos a su disposición y el funcionamiento del sistema de control interno. El auditor interno, según lo contemplado en el artículo 71, recabará información del informe anual de actividades y de los demás datos relativos al mismo.
2. El Consejo de administración transmitirá anualmente, el 15 junio como máximo, a la Autoridad Presupuestaria y al Tribunal de Cuentas un análisis y una valoración del informe anual del ordenador correspondiente al ejercicio anterior. Este análisis y valoración se incluirán en el informe anual del organismo comunitario, según las disposiciones del acto constitutivo.
Artículo 41
Si un agente que participare en la gestión financiera y en el control de las operaciones considerare que una decisión cuya aplicación o aceptación le impone su superior es irregular o contraria al principio de buena gestión financiera o a las normas deontológicas a que estuviere sujeto, estará obligado a informar de ello al Director y, en caso de que éste no muestre diligencia alguna en un plazo razonable, a la instancia contemplada en el apartado 4 del artículo 47 y al Consejo de administración. En caso de actividad ilegal, fraude o corrupción que pudieren ir en detrimento de los intereses de la Comunidad, informará a las autoridades e instancias competentes según la legislación vigente.
Artículo 42
En el supuesto de que se procediere a la delegación o subdelegación de competencias de ejecución del presupuesto con arreglo a lo dispuesto en el artículo 34, a los ordenadores delegados o subdelegados les serán de aplicación mutatis mutandis los apartados 1, 2 y 3 del artículo 38.
SECCIÓN 3
El contable
Artículo 43
1. El Consejo de administración nombrará un contable del organismo comunitario, sujeto al Estatuto, cuyas competencias serán las siguientes:
a) la correcta ejecución de los pagos, el cobro de los ingresos y la recaudación de los títulos de crédito devengados;
b) la preparación y presentación de las cuentas de acuerdo con el título VII;
c) la teneduría de la contabilidad de acuerdo con el título VII;
d) la aplicación, conforme al título VII, de las normas y métodos contables, así como el plan contable de acuerdo con las disposiciones aprobadas por el contable de la Comisión;
e) la definición y validación de los sistemas contables, así como, en su caso, la validación de los sistemas definidos por el ordenador que proporcionen o justifiquen datos contables;
f) la gestión de la tesorería.
2. El contable recabará del ordenador, quien será garante de su fiabilidad, todos los datos necesarios para el establecimiento de cuentas fidedignas del patrimonio del organismo comunitario y de la ejecución presupuestaria.
3. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 4 del presente artículo y en el artículo 44, el contable será el único habilitado para manejar fondos y valores. Será responsable de su custodia.
4. El contable, en caso de que así lo requiriere el ejercicio de sus funciones, podrá delegar ciertas competencias en agentes sujetos al Estatuto, los cuales estarán subordinados a su autoridad jerárquica.
5. En el acto de delegación se determinarán las competencias conferidas a los delegatarios, así como sus derechos y obligaciones.
Sección 4
El administrador de anticipos
Artículo 44
Para el pago de gastos de escasa cuantía y el cobro de otros ingresos con arreglo al artículo 5, podrán crearse, en caso de necesidad, administraciones de anticipos, cuyos fondos serán librados por el contable y que estarán dirigidas por administradores de anticipos nombrados por dicho contable.
El importe máximo de cada gasto o ingreso que podrá liquidar el administrador de anticipos a terceros no podrá sobrepasar el tope que cada organismo comunitario determine.
CAPÍTULO 3
Responsabilidad de los agentes financieros
Sección 1
Normas generales
Artículo 45
1. Sin perjuicio de la aplicación de posibles medidas disciplinarias, los ordenadores delegados y subdelegados podrán ser privados, temporal o definitivamente, de su delegación o subdelegación, si así lo dispusiere la autoridad que los hubiere nombrado.
El ordenador podrá anular en cualquier momento cualquier subdelegación específica.
2. Sin perjuicio de la aplicación de posibles medidas disciplinarias, el contable podrá ser suspendido en todo momento de sus funciones, temporal o definitivamente, si así lo dispusiere el Consejo de administración. Éste nombrará un contable provisional.
3. Sin perjuicio de la aplicación de posibles medidas disciplinarias, los administradores de anticipos podrán ser suspendidos en todo momento de sus funciones, temporal o definitivamente, si así lo dispusiere el contable.
Artículo 46
1. Las disposiciones del presente capítulo no prejuzgarán de la responsabilidad penal en que pudieren incurrir los agentes mencionados en el artículo 45 con arreglo al Derecho nacional aplicable o en virtud de las disposiciones vigentes relativas a la protección de los intereses financieros de las Comunidades y a la lucha contra los actos de corrupción en los que estuvieren implicados funcionarios de las Comunidades o de los Estados miembros.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en los artículos 47, 48 y 49, los ordenadores, contables y administradores de anticipos podrán incurrir en responsabilidad disciplinaria y pecuniaria en las condiciones previstas por el Estatuto. En el supuesto de actividad ilegal, fraude o corrupción en detrimento de los intereses de la Comunidad, se someterá el caso a las autoridades e instancias designadas por la legislación vigente.
Sección 2
Normas aplicables al ordenador y a los ordenadores delegados y subdelegados
Artículo 47
1. El ordenador incurrirá en responsabilidad pecuniaria a tenor de lo dispuesto en el Estatuto. A este respecto, podrá verse obligado a indemnizar totalmente el perjuicio sufrido por las Comunidades debido a las faltas personales graves que hubiere cometido en el ejercicio de sus funciones o con motivo de éstas, en particular cuando efectuare el devengo de derechos por cobrar o emitiere órdenes de ingreso, asumiere un gasto o firmare una orden de pago sin atenerse a lo dispuesto en el presente Reglamento financiero y en sus normas de desarrollo.
Lo que precede será igualmente de aplicación cuando por falta personal grave actuare negligentemente al establecer un acto que origine un título de crédito, o descuidare o demorare, sin justificación, tanto la emisión de órdenes de ingreso, como la emisión de órdenes de pago, de modo que pudiere exigirse la responsabilidad civil de la agencia frente a terceros.
2. Cuando un ordenador delegado o subdelegado considerare que una decisión de su incumbencia incurre en irregularidades o contraviene los principios de buena gestión financiera, deberá señalarlo por escrito a la autoridad delegante. En este caso, si la autoridad delegante diere una orden motivada por escrito al ordenador delegado o subdelegado de ejecutar la decisión anteriormente mencionada, éste, que deberá sin embargo ejecutarla, quedará exento de toda responsabilidad.
3. En caso de subdelegación, el ordenador seguirá siendo responsable de la eficacia de los sistemas de gestión y de control interno establecidos y de la elección del ordenador subdelegado.
4. La instancia establecida por la Comisión con arreglo al apartado 4 del artículo 66 del Reglamento financiero general con el fin de determinar la existencia de una irregularidad financiera y sus posibles consecuencias, podrá ejercer respecto del organismo comunitario, si el Consejo de administración así lo decidiere, las mismas competencias que las que tuviere conferidas respecto de los servicios de la Comisión.
En defecto de tal decisión, el Consejo de administración instituirá una instancia especializada en esta materia, que será independiente funcionalmente.
A la vista del dictamen emitido por esta instancia, el Director decidirá sobre la incoación de un procedimiento disciplinario o pecuniario. Si la instancia hubiere detectado problemas sistémicos, presentará al ordenador y al auditor interno un informe acompañado de recomendaciones. Si en dicho dictamen se cuestionare al Director, la instancia lo remitirá al Consejo de administración y al auditor interno de la Comisión.
5. Los agentes podrán ser obligados a reparar, total o parcialmente, el perjuicio sufrido por el organismo comunitario debido a las faltas personales graves que hubieren cometido en el ejercicio de sus funciones o con motivo del ejercicio de las mismas.
La autoridad facultada para proceder a los nombramientos, previo cumplimiento de las formalidades prescritas en materia disciplinaria por el Estatuto, adoptará una decisión motivada.
Sección 3
Normas aplicables a los contables y a los administradores de anticipos
Artículo 48
Constituirá una falta por la que podrá exigirse, según los términos del Estatuto, la responsabilidad disciplinaria o pecuniaria de los contables el hecho, entre otros, de:
a) extraviar o deteriorar cualesquiera fondos, valores o documentos bajo su custodia o ser causa de tal extravío o deterioro por negligencia;
b) modificar cuentas bancarias o cuentas corrientes postales sin notificación previa al ordenador;
c) efectuar cobros o pagos que no se ajusten a las órdenes de ingreso o de pago correspondientes;
d) omitir el cobro de ingresos adeudados.
Artículo 49
Constituirá una falta por la que podrá exigirse, según los términos del Estatuto, la responsabilidad disciplinaria o pecuniaria de los administradores de anticipos el hecho, entre otros, de:
a) extraviar o deteriorar cualesquiera fondos, valores o documentos bajo su custodia;
b) no poder justificar mediante la debida documentación los pagos efectuados;
c) librar pagos en favor de personas que no fueren los derechohabientes;
d) omitir el cobro de ingresos adeudados.
CAPÍTULO 4
Ingresos
Sección 1
Disposiciones generales
Artículo 50
El organismo comunitario presentará a la Comisión, de acuerdo con las condiciones y periodicidad convenidas con ésta, solicitudes de pago de la totalidad o de parte de la subvención comunitaria respaldadas por una previsión de tesorería.
Artículo 51
Los fondos facilitados al organismo comunitario por la Comisión con cargo a la subvención producirán intereses en beneficio del presupuesto general.
Sección 2
Previsión de títulos de crédito
Artículo 52
Cualquier medida o situación que pudiere originar o modificar títulos de crédito del organismo comunitario habrá de ser objeto previamente de una previsión de títulos de crédito por parte del ordenador competente.
Sección 3
Constatación de títulos de crédito
Artículo 53
1. El devengo de un título de crédito es el acto por el cual el ordenador o el ordenador delegado:
a) comprueba la existencia de un débito a cargo de un deudor determinado;
b) determina o verifica la realidad y el importe de la deuda;
c) comprueba las condiciones de exigibilidad de la deuda.
2. Los títulos de crédito que fueren ciertos, líquidos y exigibles deberán ser devengados por el ordenador competente mediante orden de ingreso dada al contable y posterior nota de adeudo remitida al deudor. La expedición y remisión de ambos actos competen al ordenador.
3. Sin perjuicio de las disposiciones reglamentarias, contractuales o convencionales aplicables, los títulos de crédito que no se reembolsaren en la fecha de vencimiento fijada en la nota de adeudo producirán intereses conforme a lo dispuesto en las normas de desarrollo del Reglamento financiero general.
4. En casos debidamente justificados, ciertos ingresos corrientes podrán ser objeto de previsiones de devengo.
La previsión de devengo abarcará varias recaudaciones individuales, las cuales no deberán ser objeto, por lo tanto, de un devengo individual.
Antes del cierre del ejercicio, el ordenador deberá efectuar las modificaciones correspondientes a las previsiones de devengo, al objeto de que éstas coincidan con los títulos de crédito realmente devengados.
Sección 4
Ordenación de los ingresos
Artículo 54
La ordenación de los ingresos es el acto por el cual el ordenador competente da instrucción al contable, mediante la emisión de una orden de ingreso, de cobrar los títulos de crédito que previamente hubiere devengado.
Sección 5
Recaudación
Artículo 55
1. Los importes indebidamente pagados deberán ser recuperados.
2. El contable aceptará las órdenes de ingreso de los títulos de crédito debidamente expedidas por el ordenador competente. Estará obligado a actuar con la diligencia debida, a efectos de garantizar el cobro de los ingresos del organismo comunitario, e igualmente deberá velar por preservar los derechos de la misma.
3. En los casos en que el ordenador competente tuviere el propósito de renunciar al cobro de títulos de crédito devengados, deberá comprobar que la citada renuncia al cobro se ajusta a las normas y al principio de buena gestión financiera.
La renuncia deberá formalizarse mediante decisión motivada del ordenador. Éste no podrá delegar tal decisión.
En la decisión de renuncia habrán de mencionarse las diligencias efectuadas para el cobro, así como los fundamentos de iure y de facto en que se basa.
4. El ordenador competente anulará un título de crédito devengado cuando tras la detección de un error de iure o de facto se compruebe la incorrección de tal operación de devengo. La anulación deberá formalizarse mediante decisión debidamente motivada del ordenador competente.
5. El ordenador competente ajustará, al alza o a la baja, el importe de títulos de crédito devengados cuando la detección de un error de facto entrañe la modificación del importe de los mismos, siempre y cuando tal corrección no acarree la dejación de los derechos devengados en favor del organismo comunitario. Este ajuste se efectuará mediante decisión debidamente motivada del ordenador competente.
Artículo 56
1. El contable, tras la recaudación efectiva, procederá a efectuar un asiento en la contabilidad y a informar al ordenador competente.
2. Todo pago en metálico efectuado en la caja del contable dará lugar a la expedición de un recibo.
Artículo 57
1. Si la recaudación efectiva no se produjere en el plazo previsto en la nota de adeudo, el contable informará de tal extremo al ordenador competente, e iniciará sin demora el procedimiento de recuperación por cualquier medio admitido en derecho, incluido, si ha lugar, mediante compensación y, si ésta no es posible, por vía de apremio.
2. El contable procederá al cobro, por compensación y por el debido importe, de los títulos de crédito del organismo comunitario frente a cualquier deudor que a su vez fuere titular de derechos de crédito ciertos, líquidos y exigibles frente al organismo comunitario, siempre y cuando la compensación fuere posible jurídicamente.
Artículo 58
El contable, de común acuerdo con el ordenador competente, no podrá conceder ninguna prórroga en el pago sino previa petición por escrito, debidamente justificada, del deudor y con la doble condición de que éste:
a) se comprometa a pagar intereses, al tipo previsto en las normas de desarrollo del Reglamento financiero general, durante todo el período del nuevo plazo concedido a partir de la fecha de vencimiento inicial, y
b) constituya, a efectos de proteger los derechos del organismo comunitario, una garantía financiera que cubra tanto el principal como los intereses de la deuda.
Sección 6
Disposiciones específicas aplicables a cánones e impuestos
Artículo 59
1. En el supuesto de que el organismo comunitario percibiere los cánones o impuestos contemplados en la letra a) del artículo 5, a principios de cada ejercicio deberán ser objeto de una estimación global provisional.
2. Por regla general, la prestación de servicios en virtud de misiones encomendadas será efectuada por el organismo comunitario sólo previo pago del importe total del canon o impuesto correspondiente.
3. No obstante, en caso de que se hubiere efectuado excepcionalmente una prestación de servicios sin pago previo del canon o impuesto correspondiente, habrá de estarse a lo dispuesto en las Secciones 3, 4 y 5 del presente Capítulo.
CAPÍTULO 5
Gastos
Artículo 60
1. Todo gasto será objeto de un compromiso, una liquidación, una ordenación y un pago.
2. Todo compromiso de un gasto deberá ir precedido de una decisión de financiación.
3. El programa de trabajo del organismo comunitario será equivalente a una decisión de financiación para las actividades recogidas en el mismo, siempre y cuando tales actividades estén claramente definidas y los criterios estén exactamente regulados.
4. Los créditos administrativos podrán ejecutarse sin necesidad de decisión previa de financiación.
Sección 1
Compromiso de gastos
Artículo 61
1. El compromiso presupuestario es la operación mediante la cual se reservan los créditos necesarios para ejecutar los pagos resultantes de la ejecución de un compromiso jurídico.
2. El compromiso jurídico es el acto mediante el cual el ordenador competente hace nacer o constata una obligación de la que puede derivarse un gasto a cargo del presupuesto.
3. El compromiso presupuestario es individual, cuando puede determinarse individualmente tanto el importe, como el destinatario del gasto.
4. El compromiso presupuestario es global, cuando al menos uno de los elementos necesarios para el establecimiento del compromiso individual no está determinado.
5. El compromiso presupuestario es provisional cuando se destina a financiar gastos administrativos corrientes cuyo importe o cuyos beneficiarios finales no están determinados de manera definitiva.
Los compromisos presupuestarios provisionales se habilitarán bien mediante conclusión de uno o más compromisos jurídicos individuales que obliguen a efectuar pagos posteriores, bien, en ciertos casos excepcionales relacionados con los gastos de gestión del personal, mediante pagos directos.
Artículo 62
1. Cuando se trate de una medida que pudiere generar un gasto con cargo al presupuesto, el ordenador competente deberá efectuar previamente un compromiso presupuestario antes de adquirir un compromiso jurídico con terceros.
2. Los compromisos jurídicos individuales correspondientes a compromisos presupuestarios individuales o provisionales serán contraídos hasta el 31 diciembre del año N.
Transcurrido el período contemplado en el párrafo primero, el ordenador competente liberará el saldo que no esté cubierto por un compromiso jurídico correspondiente a estos compromisos presupuestarios.
3. Salvo en caso de que se trate de gastos de personal, los compromisos jurídicos contraídos por acciones cuya realización abarcare más de un ejercicio, así como los compromisos presupuestarios correspondientes tendrán un plazo de ejecución determinado, que habrá de fijarse de acuerdo con el principio de buena gestión financiera.
Las partes de estos compromisos que no se hubieren ejecutado seis meses después de dicho plazo de ejecución serán liberadas de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11.
Artículo 63
Al proceder a la adopción de un compromiso presupuestario, el ordenador competente deberá comprobar:
a) la exactitud de la imputación presupuestaria;
b) la disponibilidad de los créditos;
c) la conformidad del gasto con las disposiciones aplicables en la materia, en particular, el acto constitutivo, la reglamentación financiera de cada organismo comunitario y cualesquiera otros actos adoptados en virtud de los mismos;
d) el cumplimiento del principio de buena gestión financiera.
Sección 2
Liquidación de gastos
Artículo 64
La liquidación de un gasto es el acto por el cual el ordenador competente:
a) verifica la existencia de los derechos del acreedor;
b) verifica las condiciones de exigibilidad de los títulos de crédito;
c) determina o verifica la realidad y el importe de los citados títulos.
Artículo 65
1. Toda liquidación de un gasto estará respaldada por documentos justificativos que acrediten los derechos del acreedor, tras comprobación de la prestación efectiva de un servicio, de la entrega efectiva de un suministro o de la ejecución efectiva de una obra, o en función de otros documentos que justifiquen el pago.
2. La decisión de liquidación quedará formalizada mediante la firma del "Páguese" por parte del ordenador competente.
3. Si el sistema no estuviere informatizado, el "Páguese" quedará formalizado por un sello con la firma del ordenador competente. En sistemas informatizados, el "Páguese" quedará formalizado por validación, mediante contraseña personal, del ordenador competente.
Sección 3
Ordenación de pagos
Artículo 66
1. La ordenación de gastos es el acto por el cual el ordenador competente da al contable, mediante la emisión de una orden de pago, la instrucción de pagar un gasto del que ha efectuado previamente la liquidación.
2. La orden de pago será fechada y firmada por el ordenador competente antes de dar traslado de la misma al contable. El ordenador competente conservará los documentos justificativos de conformidad con lo dispuesto en el apartado 6 del artículo 38.
3. A la orden de pago transmitida al contable se adjuntará, en su caso, certificado acreditativo de la inscripción de los bienes en los inventarios contemplados en el apartado 1 del artículo 90.
Sección 4
Pago de gastos
Artículo 67
1. El pago deberá estar acreditado por la prueba de que la acción correspondiente se ha realizado de acuerdo con las disposiciones del acto de base con arreglo al artículo 49 del Reglamento financiero general y del contrato o del convenio de subvención, y habrá de referirse a alguna de las operaciones siguientes:
a) al pago de todos los importes adeudados;
b) al pago de los importes adeudados según las modalidades siguientes:
i) a una prefinanciación, eventualmente fraccionada en varios pagos,
ii) a uno o más pagos intermedios,
iii) al pago del saldo de los importes adeudados.
Las prefinanciaciones se imputarán, total o parcialmente, a los pagos intermedios.
La totalidad de la prefinanciación y de los pagos intermedios se imputará al pago del saldo.
2. En la Contabilidad deberán distinguirse los diferentes tipos de pago contemplados en el apartado 1 cuando se proceda a su ejecución.
Artículo 68
Corresponde al contable proceder al pago de los gastos con arreglo a los fondos disponibles.
Sección 5
Cómputo de plazos en las operaciones de gastos
Artículo 69
Las operaciones de liquidación, ordenación y pago de los gastos deberán ejecutarse en los plazos fijados y según lo dispuesto en las normas de desarrollo del Reglamento financiero general.
CAPÍTULO 6
Sistemas informáticos
Artículo 70
En caso de que los ingresos y gastos fueren gestionados por sistemas informáticos, las firmas podrán efectuarse por procedimiento informatizado o electrónico.
CAPÍTULO 7
El auditor interno
Artículo 71
1. El organismo comunitario dispondrá de una función de auditoría interna, que habrá de ejercerse de conformidad con las normas internacionalmente pertinentes.
2. Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 4 del artículo 38, el auditor interno de la Comisión ejercerá, respecto de los organismos comunitarios, las mismas competencias que las que tuviere conferidas respecto de los servicios de la Comisión.
Artículo 72
1. El auditor interno asesorará al organismo comunitario sobre el control de riesgos, emitiendo dictámenes independientes sobre la calidad de los sistemas de gestión y de control y formulando recomendaciones para mejorar las condiciones de ejecución de las operaciones y promover una buena gestión financiera.
Estará encargado de:
a) evaluar la adecuación y eficacia de los sistemas de gestión internos, así como la eficacia de los servicios en la realización de los programas y acciones en relación con los riesgos que éstos entrañan;
b) evaluar la adecuación y calidad de los sistemas de control interno aplicables a todas las operaciones de ejecución presupuestaria.
2. El auditor interno ejercerá sus funciones sobre todas las actividades y servicios del organismo comunitario. Dispondrá de un acceso completo e ilimitado a cualquier información que fuere imprescindible para el ejercicio de sus funciones.
3. El auditor interno informará de sus comprobaciones y recomendaciones al Consejo de administración y al Director. Ambos garantizarán el seguimiento de las recomendaciones dimanantes de las auditorías.
4. El auditor interno presentará al organismo comunitario un informe anual en el que se recojan el número y tipo de auditorías internas efectuadas, las recomendaciones formuladas y la tramitación dada a tales recomendaciones. En este informe anual se dejará constancia, por otro lado, de los problemas sistémicos observados por la instancia especializada, establecida en cumplimiento del apartado 4 del artículo 66 del Reglamento financiero general.
5. El organismo comunitario remitirá anualmente a la autoridad facultada para aprobar la gestión presupuestaria y a la Comisión un informe, elaborado por el Director del organismo comunitario, en el que se resuma el número y tipo de auditorías internas efectuadas por el auditor interno, las recomendaciones formuladas y los trámites reservados a éstas.
Artículo 73
La responsabilidad del auditor interno en el ejercicio de sus funciones será determinada conforme al artículo 87 del Reglamento financiero general.
TÍTULO V
DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA
Artículo 74
Por lo que se refiere a la adjudicación de contratos públicos, serán de aplicación las disposiciones correspondientes del Reglamento financiero general, así como las del Reglamento de normas de desarrollo del mismo.
TÍTULO VI
SUBVENCIONES CONCEDIDAS POR EL ORGANISMO COMUNITARIO
Artículo 75
Cuando un organismo comunitario tuviere la facultad de conceder subvenciones en virtud de su acto constitutivo, se aplicarán las disposiciones correspondientes del Reglamento financiero general, así como las del Reglamento de normas de desarrollo del mismo.
TÍTULO VII
DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS Y DE LA CONTABILIDAD
CAPÍTULO 1
Rendición de cuentas
Artículo 76
En las cuentas anuales del organismo comunitario habrá de incluirse:
a) los estados financieros del organismo comunitario;
b) los estados de la ejecución presupuestaria del organismo comunitario.
A las cuentas del organismo comunitario habrá de adjuntarse un informe sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio.
Artículo 77
Las cuentas deberán conformarse a las normas, ser verídicas y completas y presentar una imagen fidedigna:
a) en cuanto se refiere a los estados financieros: de los elementos del activo, del pasivo, de los gastos e ingresos, de los derechos y obligaciones no recogidos ni en el activo ni en el pasivo, y de los flujos de tesorería;
b) en cuanto se refiere a los estados sobre la ejecución presupuestaria: de los elementos de la ejecución presupuestaria referentes a ingresos y gastos.
Artículo 78
Los estados financieros habrán de elaborarse, tal y como se precisa en las normas de desarrollo del Reglamento financiero general, de acuerdo con los siguientes principios contables generalmente aceptados:
a) continuidad de las actividades;
b) prudencia;
c) permanencia de los métodos contables;
d) comparabilidad de datos;
e) importancia relativa;
f) no compensación;
g) preeminencia de la realidad sobre las apariencias;
h) contabilidad de ejercicio.
Artículo 79
1. Según el principio de contabilidad de ejercicio, en los estados financieros se incluirán los gastos e ingresos correspondientes al ejercicio, sin consideración de la fecha de pago o de cobro.
2. El valor de los elementos del activo y del pasivo se determinará en función de las normas de evaluación establecidas por los métodos contables a que hace referencia el artículo 132 del Reglamento financiero general.
Artículo 80
1. Los estados financieros se presentarán en euros e incluirán:
a) el balance y la cuenta de resultado económico, en los que se recoge la situación patrimonial y financiera y el resultado económico, a 31 de diciembre, del ejercicio anterior; su presentación se ajustará a la estructura establecida por la Directiva del Consejo relativa a las cuentas anuales de determinadas formas de sociedad, teniendo no obstante en cuenta la naturaleza particular de las actividades del organismo comunitario;
b) el cuadro de los flujos de tesorería, en el que se reflejen los cobros y desembolsos del ejercicio, así como la situación final de la tesorería;
c) la variación en la situación de los capitales propios, con presentación pormenorizada de los incrementos y disminuciones producidos durante el ejercicio de cada uno de los elementos de las cuentas de capitales.
2. En el anexo de los estados financieros se completará y comentará la información presentada en los estados financieros mencionados en el apartado 1, e igualmente se facilitará toda la información complementaria prescrita por la práctica contable aceptada internacionalmente, si tal información fuere pertinente con relación a las actividades del organismo comunitario.
Artículo 81
Los estados sobre la ejecución presupuestaria se presentarán en euros e incluirán:
a) la cuenta de resultado de la ejecución presupuestaria, en la que se recapitularán todas las operaciones presupuestarias de ingresos y gastos del ejercicio; deberá presentarse siguiendo la misma estructura del presupuesto;
b) el anexo de la cuenta de resultado de la ejecución presupuestaria, en el que se completará y comentará la información presentada en la misma.
Artículo 82
El contable remitirá, hasta el 1 de marzo tras el cierre del ejercicio, las cuentas provisionales y el informe sobre la gestión presupuestaria y financiera del ejercicio, contemplada en el artículo 76 del presente Reglamento, al contable de la Comisión, al objeto de que éste pueda proceder a la consolidación contable según lo previsto en el artículo 128 del Reglamento financiero general.
Artículo 83
1. Según lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 129 del Reglamento financiero general, el Tribunal de Cuentas formulará sus observaciones, a más tardar el 15 de junio, sobre las cuentas provisionales de cada Institución y organismo contemplado en el artículo 185 del mencionado Reglamento.
2. Una vez recibidas las observaciones formuladas por el Tribunal de Cuentas sobre las cuentas provisionales del organismo comunitario, el Director elaborará las cuentas definitivas del mismo bajo su propia responsabilidad y las remitirá al Consejo de administración, que dictaminará sobre las mismas.
3. El Director transmitirá las cuentas definitivas con el dictamen del Consejo de administración, hasta el 1 de julio tras el cierre del ejercicio, al contable de la Comisión y al Tribunal de Cuentas, así como al Parlamento Europeo y al Consejo.
4. Las cuentas definitivas del organismo comunitario serán publicadas en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas no más tarde del 31 de octubre siguiente al cierre del ejercicio.
5. El Director remitirá al Tribunal de Cuentas, el 30 de septiembre como máximo, los comentarios a las observaciones del mismo en el marco de su informe anual.
CAPÍTULO 2
Contabilidad
Sección 1
Disposiciones comunes
Artículo 84
1. La contabilidad de los organismos comunitarios es el sistema de organización de la información presupuestaria y financiera gracias al cual se pueden recoger, clasificar y registrar datos numéricos.
2. La contabilidad consta de una contabilidad general y de una contabilidad presupuestaria. La teneduría de las mismas se llevará por año natural y en euros.
3. Los datos de la contabilidad general y de la contabilidad presupuestaria serán aprobados al cierre del ejercicio presupuestario, a efectos de elaborar las cuentas contempladas en el capítulo 1.
4. Los apartados 2 y 3 no obstarán a la teneduría, por parte del ordenador delegado, de una contabilidad analítica.
Artículo 85
Competerá al contable de la Comisión aprobar las normas y métodos contables y el plan contable armonizado que deban ser aplicados por la Agencia, de acuerdo con el artículo 133 del Reglamento financiero general.
Sección 2
Contabilidad general
Artículo 86
En la contabilidad general se reflejarán cronológicamente, según el método de partida doble, los movimientos y operaciones que afecten a la situación económica, financiera y patrimonial del organismo comunitario.
Artículo 87
1. En los libros contables se consignarán los distintos movimientos por cuenta y sus saldos respectivos.
2. Los asientos contables y, en su caso, las correcciones contables que se efectúen deberán estar acreditados por los correspondientes documentos justificativos.
3. El sistema contable será de tal naturaleza, que puedan rastrearse todos los asientos contables.
Artículo 88
Tras el cierre del ejercicio presupuestario y hasta la fecha de rendición de cuentas definitiva, el contable del organismo comunitario efectuará las correcciones que fueren necesarias para una presentación regular, fidedigna y verídica de las cuentas, siempre y cuando las mismas no entrañaren un desembolso o un cobro a cargo de ese ejercicio.
Sección 3
Contabilidad presupuestaria
Artículo 89
1. La contabilidad presupuestaria será de tal naturaleza, que pueda controlarse pormenorizadamente la ejecución del presupuesto.
2. A los fines del apartado 1, en la contabilidad presupuestaria se registrarán todos los actos de ejecución presupuestaria referentes a los ingresos y gastos previstos en el Título IV del presente Reglamento.
CAPÍTULO 3
Inventario de las inmovilizaciones
Artículo 90
1. El organismo comunitario llevará los oportunos inventarios, en unidades físicas y en valor, de acuerdo con el modelo aprobado por el contable de la Comisión, de todas las inmovilizaciones materiales, inmateriales y financieras que constituyeren el patrimonio de las Comunidades.
El organismo comunitario verificará la concordancia entre las anotaciones del inventario y la realidad.
2. Las ventas de bienes muebles serán objeto de la adecuada publicidad.
TÍTULO VIII
DEL CONTROL EXTERNO Y DE LA APROBACIÓN DE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA
CAPÍTULO 1
Control externo
Artículo 91
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 248 del Tratado CE, corresponde al Tribunal de Cuentas la auditoría de la contabilidad del organismo comunitario.
Artículo 92
1. Los organismos comunitarios remitirán cuanto antes al Tribunal de Cuentas el respectivo presupuesto definitivamente aprobado. Informarán al citado Tribunal, lo antes posible, de todas las decisiones y actos que hubieren adoptado en cumplimiento de los artículos 10, 14, 19 y 23.
2. Los organismos comunitarios remitirán al Tribunal de Cuentas la reglamentación financiera que respectivamente hubieren aprobado.
3. El nombramiento de ordenadores, contables y administradores de anticipos, así como las delegaciones efectuadas a tenor de lo dispuesto en el artículo 34, en los apartados 1 y 4 del artículo 43 y en el artículo 44 serán notificados al Tribunal de Cuentas.
Artículo 93
En lo que respecta al control efectuado por el Tribunal de Cuentas, se estará a lo dispuesto en los artículos 139 a 144 del Reglamento financiero general.
CAPÍTULO 2
Aprobación de la gestión presupuestaria
Artículo 94
1. El Parlamento Europeo, por recomendación del Consejo, aprobará, antes del 30 de abril del año N+2, la gestión del Director en la ejecución del presupuesto del ejercicio N.
2. Si la fecha prevista en el apartado 1 no pudiere respetarse, el Parlamento Europeo o el Consejo informará al Director de los motivos del aplazamiento de dicha aprobación.
3. En el supuesto de que el Parlamento Europeo aplazare la decisión sobre aprobación de la gestión presupuestaria, el Director procurará adoptar, lo antes posible, las medidas adecuadas para suprimir los obstáculos a la citada decisión.
Artículo 95
1. La decisión de aprobación de la gestión presupuestaria se referirá a la contabilidad de todos los ingresos y gastos del organismo comunitario y saldos correspondientes, así como al activo y al pasivo del organismo comunitario descritos en el balance financiero.
2. A efectos de adoptar tal decisión, el Parlamento Europeo examinará, una vez lo hubiere hecho el Consejo, las cuentas, estados financieros y balance financiero del organismo comunitario. Examinará, asimismo, los siguientes documentos del Tribunal de Cuentas: el informe anual y los comentarios al mismo del Director del organismo comunitario, los informes especiales pertinentes en relación con el ejercicio presupuestario de que se trate y la declaración de fiabilidad sobre la autenticidad de las cuentas y la legalidad y regularidad de las operaciones correspondientes.
3. El Director del organismo comunitario presentará al Parlamento Europeo, a instancias de éste, toda la información necesaria para el correcto desenvolvimiento del procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria del ejercicio de que se trate, tal y como está previsto en el apartado 3 del artículo 146 del Reglamento financiero general.
Artículo 96
1. El Director hará todo lo posible por responder a las observaciones adjuntas a la decisión del Parlamento Europeo sobre aprobación de la gestión presupuestaria, así como a los comentarios adjuntos a la recomendación del Consejo de aprobación de dicha gestión.
2. A instancias del Parlamento Europeo o del Consejo, el Director informará sobre las medidas adoptadas a raíz de tales observaciones y comentarios. Remitirá copia de esta información a la Comisión y al Tribunal de Cuentas.
TÍTULO IX
DISPOSICIONES TRANSITORIAS Y FINALES
Artículo 97
Los plazos contemplados en el artículo 84 se aplicarán por vez primera en el ejercicio 2005.
En los ejercicios anteriores al citado, estos plazos serán los siguientes:
a) el 15 de septiembre para el apartado 3 del artículo 83;
b) el 30 de noviembre para el apartado 4 del artículo 83;
c) el 31 de octubre para el apartado 5 del artículo 83.
Artículo 98
Se faculta al Parlamento Europeo, al Consejo y a la Comisión a recabar la comunicación de cualquier dato y cualesquiera justificaciones pertinentes en relación con temas presupuestarios que sean de su respectiva competencia.
Artículo 99
El Consejo de administración, a propuesta del Director, aprobará, si así fuere necesario, las normas de desarrollo del Reglamento financiero del organismo comunitario.
Artículo 100
Tras la entrada en vigor del presente Reglamento, los organismos contemplados en el artículo 185 del Reglamento financiero general aprobarán, respectivamente, un nuevo Reglamento financiero que deberá entrar en vigor el 1 de enero de 2003 o, en todo caso, en el plazo de seis meses a partir de la fecha en que les fuere de aplicación el citado artículo 185 por habérseles concedido una subvención con cargo al presupuesto general.
Artículo 101
El presente Reglamento entrará en vigor el día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 23 de diciembre de 2002.