РЕШЕНИЕ НА УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ
от 4 юни 2009 година
относно условията, свързани с обработката на данни въз основа на член 10, параграф 4 от Решението за Европол
(2009/1010/ПВР)
УПРАВИТЕЛНИЯТ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ,
като взе предвид Решението на Съвета за създаване на Европейска полицейска служба (Европол) от 6 април 2009 г. (1) (наричано по-нататък „Решението за Европол“), и по-специално член 10, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Задача на Управителния съвет, действайки по предложение на директора и след консултация със съвместния надзорен орган, е да определя условията за обработка на данните, за да определи дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в една от неговите системи за обработка на информация, по-конкретно що се отнася до достъпа до данните и използването им, както и до сроковете за съхранението и заличаването им.
(2)
Като приема настоящото решение Управителният съвет трябва да вземе предвид принципите на Конвенцията на Съвета на Европа за защита на лицата по отношение на автоматичната обработка на лични данни от 28 януари 1981 г. и Препоръка № R(87)15 на Комитета на министрите на Съвета на Европа от 17 септември 1987 г., уреждаща използването на лични данни в полицейския сектор.
(3)
Решението на Управителния съвет се представя на Съвета за одобрение,
ПРИЕ СЛЕДНОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
По смисъла на настоящото решение:
а)
„лични данни“ означава всяка информация за идентифицирано или подлежащо на идентифициране физическо лице: подлежащо на идентифициране физическо лице е лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко, по-специално чрез идентификационен номер или един или повече специфични признаци, отнасящи се до неговата физическа, физиологическа, психологическа, умствена, икономическа, културна или социална самоличност;
б)
„обработка на лични данни“ означава всяка операция или набор от операции, извършвани със или без автоматични средства по отношение на лични данни, като събиране, запис, организиране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друга форма на предоставяне на данните, актуализиране или комбиниране, блокиране, изтриване или унищожаване;
в)
„системи за обработка на информацията“ означава информационната система на Европол, аналитичните работни досиета и други системи за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1 от Решението за Европол;
г)
„информационна система на Европол“ означава системата, посочена в член 11, параграф 1 от Решението за Европол;
д)
„аналитично работно досие“ означава досие, открито за целите на анализа, както е посочено в член 14 от Решението за Европол;
е)
„органи на ЕС“ означава институции, органи, служби и агенции, създадени от или въз основа на Договора за Европейския съюз и договорите за създаване на Европейските общности, както е посочено в член 22, параграф 1 от Решението за Европол;
ж)
„трети страни“ означава трети държави и организации, както е посочено в член 23, параграф 1 от Решението за Европол;
з)
„надлежно упълномощени служители на Европол“ означава служителите на Европол, определени от директора да обработват лични данни в съответствие с настоящото решение.
Член 2
Обхват
Настоящото решение се прилага към личните данни, съобщени на Европол за целите на определяне дали тези данни са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация, с изключение на:
а)
личните данни, въведени в информационната система на Европол съгласно член 13, параграф 1 от Решението за Европол;
б)
личните данни, предложени от държава-членка, орган на ЕС или трета страна за включване в конкретно аналитично работно досие, както и личните данни, въведени в аналитично работно досие съгласно член 14 от Решението за Европол;
в)
личните данни, предоставени на Европол за включване в друга конкретна система за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1, последно изречение от Решението за Европол.
Член 3
Достъп и използване
1. Достъпът до лични данни, обработвани от Европол в съответствие с настоящото решение, се ограничава до надлежно упълномощените служители на Европол.
2. Без да се засяга член 17 от Решението за Европол, личните данни, обработвани от Европол съгласно настоящото решение, се използват само за целите на определяне дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация.
3. Когато Европол определи, че данните са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в информационната система на Европол, Европол предлага на държавата-членка, предоставила данните, да въведе данните в информационната система на Европол в съответствие с член 13, параграф 1 от Решението за Европол. Ако държавата-членка не изпълни предложението на Европол, се прилага член 5 от настоящото решение.
Член 4
Правила за защита на личните данни и сигурност на данните
1. При обработката на лични данни съгласно настоящото решение Европол трябва да прилага правилата за защита на личните данни и сигурност на данните, изложени в Решението за Европол, по-специално членове 18, 27 и 35, както и правилата, приети при тяхното прилагане.
2. В случай че Европол реши да включи такива данни в системите за обработка на информация или да ги заличи или унищожи, той информира предоставилата ги държава-членка, органа на ЕС или съответната трета страна.
Член 5
Срок за съхранение на лични данни
1. Решението за използване на личните данни в съответствие с член 3, параграф 2 се взема възможно най-скоро и във всички случаи не по-късно от шест месеца след като тези данни са били получени от Европол.
2. При липса на такова решение след изтичане на шестмесечния срок въпросните лични данни се заличават или унищожават, като предоставящата държава-членка, орган на ЕС или трета страна се уведомяват за това.
Член 6
Отговорност
Европол е отговорен за осигуряване на спазването на членове 3, 4 и 5 от настоящото решение.
Член 7
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в същия ден, в който е датата за прилагане на Решението за Европол.
Хага, 4 юни 2009 година.
Одобрено от Съвета на 30 ноември 2009 година.
DECISIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE EUROPOL
de 4 de junio de 2009
sobre las condiciones relativas al tratamiento de datos en virtud del artículo 10, apartado 4, de la Decisión Europol
(2009/1010/JAI)
EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE EUROPOL,
Vista la Decisión 2009/371/JAI del Consejo, de 6 de abril de 2009, por la que se crea la Oficina Europea de Policía (Europol) (1) (en lo sucesivo, «la Decisión Europol»), y, en particular, el su artículo 10, apartado 4,
Considerando lo siguiente:
(1)
Corresponde al Consejo de Administración determinar, a propuesta del Director y previa consulta a la Autoridad Común de Control, las condiciones relativas al tratamiento de datos, a fin de decidir si dichos datos son relevantes para las tareas de Europol y pueden incluirse en alguno de sus sistemas de tratamiento de la información, en particular por lo que se refiere al acceso a los datos y a su uso, así como los plazos de conservación y eliminación de los datos.
(2)
Al adoptar esta decisión, el Consejo de Administración respeta su obligación conforme al Convenio para la Protección de las Personas con respecto al Tratamiento Automatizado de Datos de Carácter Personal, aprobado por el Consejo de Europa el 28 de enero de 1981 y tiene en cuenta la Recomendación R(87) 15, de 17 de septiembre de 1987, del Comité de Ministros del Consejo de Europa, por la que se regula la utilización de datos personales en el ámbito policial.
(3)
La Decisión del Consejo de Administración se presentará el Consejo para su aprobación.
HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:
Artículo 1
Definiciones
A los efectos de la presente Decisión, se entenderá por:
a) «datos personales»: toda información sobre una persona física identificada o identificable; se considerará identificable toda persona cuya identidad pueda determinarse directa o indirectamente, en particular mediante un número de identificación o a través de una o varias de sus características individuales físicas, fisiológicas, psicológicas, económicas, culturales o sociales;
b) «tratamiento de datos personales»: cualquier operación o conjunto de operaciones, efectuadas o no mediante procedimientos automatizados y aplicadas a datos personales, como la recogida, registro, organización, almacenamiento, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, así como su bloqueo, eliminación o destrucción;
c) «sistemas de tratamiento de la información»: el sistema de información de Europol, los ficheros de trabajo de análisis y otros sistemas de tratamiento de datos personales contemplados en el artículo 10, apartado 1, de la Decisión Europol;
d) «sistema de información de Europol»: el sistema indicado en el apartado 1 del artículo 11 de la Decisión Europol;
e) «fichero de trabajo de análisis»: un fichero creado con fines de análisis tal y como se define en el artículo 14 de la Decisión Europol;
f) «órganos de la UE»: las instituciones, órganos, oficinas y agencias creadas en virtud del Tratado de la Unión Europea y el Tratado constitutivo de las Comunidades Europeas o sobre la base de estos, tal y como se definen en el artículo 22, apartado 1, de la Decisión Europol.
g) «tercero»: un tercer Estado o un organismo tercero con arreglo al artículo 23, apartado 1, de la Decisión Europol;
h) «personal de Europol debidamente habilitado»: personal de Europol autorizado por la Dirección de Europol para tratar datos personales almacenados sobre la base de la presente Decisión.
Artículo 2
Ámbito de aplicación
La presente Decisión se aplicará a los datos personales transmitidos a Europol a fin de determinar si dichos datos son relevantes para sus tareas y pueden incluirse en sus sistemas de tratamiento de la información, a excepción de:
a)
datos personales introducidos en el sistema de información en virtud de lo dispuesto en el artículo 13, apartado 1, de la Decisión Europol;
b)
datos personales ofrecidos por un Estado miembro, un órgano de la UE o por terceros para su inclusión en un fichero de trabajo de análisis concreto, así como datos personales introducidos en un fichero de trabajo de análisis conforme a lo dispuesto en el artículo 14 de la Decisión Europol.
c)
datos personales facilitados a Europol para su inclusión en otro sistema específico de tratamiento de datos personales tal como se define en el artículo 10, apartado 1, última frase, de la Decisión Europol.
Artículo 3
Acceso y utilización
1. El derecho de acceso a los datos personales tratados por Europol sobre la base de la presente Decisión queda reservado al personal de Europol debidamente habilitado.
2. Sin prejuicio de lo dispuesto en el artículo 17 de la Decisión Europol, los datos personales tratados por Europol con arreglo a la presente Decisión solo se utilizarán para determinar si son relevantes para sus tareas y pueden incluirse en sus sistemas de tratamiento de la información.
3. En caso de que Europol decida que los datos son relevantes para sus tareas y pueden incluirse en el sistema de información de Europol, propondrá que el Estado miembro que los haya facilitado los introduzca en dicho sistema con arreglo al artículo 13, apartado 1, de la Decisión Europol. Si el Estado miembro no acepta la propuesta de Europol se aplicará lo dispuesto en el artículo 5 de la presente Decisión.
Artículo 4
Normas sobre la protección de datos personales y sobre la seguridad de los datos
1. Cada vez que Europol trate datos personales obtenidos en virtud de la presente Decisión, deberá cumplir con las normas sobre la protección de datos personales y sobre la seguridad de los datos previstas en la Decisión Europol, en particular los artículos 18, 27 y 35, así como con sus normas de ejecución.
2. Cuando Europol decida incluir dichos datos en los sistemas de tratamiento de la información o bien eliminarlos o suprimirlos del mismo, informará oportunamente al Estado miembro, órgano de la UE o tercera parte que se los haya transmitido.
Artículo 5
Plazo de conservación de los datos
1. La decisión sobre la utilización de los datos personales en virtud de lo dispuesto en el artículo 3, apartado 2, se tomará tan pronto como sea posible; en cualquier caso, no se sobrepasará nunca un plazo de seis meses contados a partir del momento en que Europol haya recibido los datos.
2. En caso de que, transcurrido dicho plazo de seis meses, no se haya tomado todavía una decisión, los datos personales se eliminarán o suprimirán, y se informará oportunamente al Estado miembro, órgano de la UE o tercera parte que los haya transmitido.
Artículo 6
Responsabilidad
Corresponde a Europol garantizar que se cumple lo dispuesto en los artículos 3, 4 y 5 de la presente Decisión.
Artículo 7
Entrada en vigor
La presente Decisión entrará en vigor en la fecha de aplicación de la Decisión Europol.
La Haya, el 4 de junio de 2009.
Aprobada por el Consejo el 30 de noviembre de 2009.