РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 390/2009 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 23 април 2009 година
за изменение на Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби във връзка с въвеждането на биометрични данни и за включване на разпоредби относно организацията на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност, и по-специално член 62, параграф 2, буква б), подточка ii) от него,
като взеха предвид предложението на Комисията,
като взеха предвид становището на Европейския надзорен орган по защита на данните (1),
в съответствие с процедурата, предвидена в член 251 от Договора (2),
като имат предвид, че:
(1)
За да се гарантират надеждната проверка и установяването на самоличността на кандидатите, е необходимо да се обработват биометрични данни чрез визовата информационна система (ВИС), създадена с Решение 2004/512/ЕО на Съвета (3), и да се осигури правна рамка за събирането на тези биометрични идентификатори. Освен това въвеждането на ВИС изисква нова организация на приемането на заявления за издаване на визи.
(2)
Включването на биометрични идентификатори във ВИС е важна стъпка към използването на нови елементи, които установяват по-надеждна връзка между притежателя на виза и паспорта, с цел да се предотврати използването на фалшива самоличност. Затова личното явяване на кандидата - поне при подаване на първото заявление - следва да е едно от основните изисквания за издаване на виза с регистрация на биометричните идентификатори във ВИС.
(3)
Изборът на биометрични идентификатори се урежда в Регламент (ЕО) № 767/2008 на Европейския парламент и на Съвета от 9 юли 2008 г. относно Визовата информационна система (ВИС) и обмена на данни между държави-членки относно визите за краткосрочно пребиваване („Регламент за ВИС“) (4).
(4)
В настоящия регламент се определят стандартите за събиране на тези биометрични идентификатори, като се прави позоваване на съответните разпоредби, установени от Международната организация за гражданско въздухоплаване („ИКАО“). Не се изискват допълнителни технически спецификации, за да се осигури оперативна съвместимост.
(5)
Всички документи, данни или биометрични идентификатори, получени от държава-членка при процедура за кандидатстване за виза, се считат за консулски документи съгласно Виенската конвенция за консулските отношения от 24 април 1963 г. и се третират по съответен начин.
(6)
С цел да се улесни регистрацията на кандидатите и да се намалят разходите за държавите-членки, е необходимо да се предвидят нови организационни възможности в допълнение към съществуващите в рамките на представителството. На първо място, към Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби (5) следва да се добави специална форма на представителство, което да се ограничава до приемане на заявленията и въвеждане на биометричните идентификатори.
(7)
Следва да се въведат и други варианти, като съвместното използване на обекти, съвместни центрове за приемане на заявления, почетни консули и сътрудничество с външни доставчици на услуги. Следва да се създаде подходяща правна рамка за тези варианти, като се вземат под внимание по-специално въпросите, свързани със защитата на данните. В съответствие с условията, предвидени в настоящата правна рамка, държавите-членки следва да определят вида организационна структура, която ще използват във всяка трета държава. Комисията следва да публикува данните за тези структури.
(8)
При организиране на сътрудничество държавите-членки следва да направят необходимото кандидатите да бъдат насочени към държавата-членка, която отговаря за обработването на техните заявления.
(9)
Необходимо е да се предвидят разпоредби за ситуации, при които държавите-членки решават, с цел улесняване на процедурата, да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията. Такова решение може да бъде взето, ако при особени обстоятелства или поради свързани с местните условия причини сътрудничеството с други държави-членки под формата на ограничено представителство, съвместното използване на обекти или общ център за приемане на заявления се окаже нецелесъобразно за съответната държава-членка. Такива договорености следва да се установяват при спазване на общите принципи за издаване на визи, като се зачитат изискванията за защита на данните, уредени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (6). Освен това при установяването и изпълнението на такива договорености следва да се има предвид необходимостта от предотвратяване на практиката за търсене на по-изгодни варианти за получаване на виза (т.нар. „visa-shopping“).
(10)
Държавите-членки следва да си сътрудничат с външни доставчици на услуги на базата на правен акт, който следва да съдържа разпоредби относно точно определените им отговорности, относно прекия и пълен достъп до помещенията им, информацията относно кандидатите, поверителността и относно обстоятелствата, условията и процедурите за спиране или прекратяване на сътрудничеството.
(11)
Настоящият регламент, като позволява на държавите-членки да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията и същевременно въвежда принципа за „обслужване на едно гише“ при подаване на заявленията, създава дерогация от общото правило за лично явяване, както е предвидено в част III, точка 4 от Общите консулски инструкции. С това не се засяга възможността кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както и не се засягат бъдещите правни актове за уреждане на тези въпроси.
(12)
За да се гарантира спазването на изискванията за защита на данните, бяха проведени консултации с работната група, създадена съгласно член 29 от Директива 95/46/ЕО.
(13)
Директива 95/46/ЕО се прилага за държавите-членки във връзка с обработването на лични данни съгласно настоящия регламент.
(14)
Държавите-членки следва да запазят възможността всички кандидати да подават заявления директно в дипломатическите им мисии или консулските им служби.
(15)
С цел да се улесни процедурата при следващо кандидатстване, следва да се даде възможност за възпроизвеждане на пръстови отпечатъци, които вече са въведени във ВИС, в рамките на срок от 59 месеца. След изтичането на този срок пръстовите отпечатъци следва да бъдат снети отново.
(16)
Поради изискването за снемане на биометрични идентификатори следва да не се използват търговски посредници, като туристически агенции, при първото кандидатстване, а само за последващи такива.
(17)
Поради това Общите консулски инструкции следва да бъдат съответно изменени.
(18)
Три години след въвеждането в действие на ВИС и на всеки четири години след това Комисията следва да представя на Европейския парламент и на Съвета доклад за прилагането на настоящия регламент.
(19)
Доколкото целите на настоящия регламент, а именно организацията на приемането и обработването на заявления във връзка с въвеждането на биометрични данни във ВИС и въвеждането на общи стандарти и оперативно съвместими биометрични идентификатори, както и на общи правила за всички държави-членки, които участват в общата визова политика на Общността, не могат да бъдат постигнати от държавите-членки в достатъчна степен и следователно могат да бъдат по-добре постигнати на общностно равнище, Общността може да приеме мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, установен в член 5 от Договора. В съответствие с принципа на пропорционалност, посочен в същия член, настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигането на тези цели.
(20)
В съответствие с членове 1 и 2 от Протокола относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не участва в приемането на настоящия регламент, не е обвързана от него и не го прилага. Като се има предвид, че настоящият регламент развива достиженията на правото от Шенген съгласно разпоредбите в част трета, дял IV от Договора за създаване на Европейската общност, Дания решава, в съответствие с член 5 от посочения протокол, в срок шест месеца след деня на приемане на настоящия регламент, дали ще го прилага в националното си законодателство.
(21)
По отношение на Исландия и Норвегия настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено от Съвета на Европейския съюз, от една страна, и Република Исландия и Кралство Норвегия, от друга страна, за асоциирането на последните в процеса на изпълнение, прилагане и развитие на достиженията на правото от Шенген (7), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО на Съвета (8), относно определени договорености по прилагането на посоченото споразумение.
(22)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген, в което Обединеното кралство не участва в съответствие с Решение 2000/365/ЕО на Съвета от 29 май 2000 г. относно искането на Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (9). Следователно Обединеното кралство не участва в приемането му, не е обвързано от него и не го прилага.
(23)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген, в което Ирландия не участва съгласно Решение 2002/192/ЕО на Съвета от 28 февруари 2002 г. относно искането на Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (10). Следователно Ирландия не участва в приемането му, не е обвързана от него и не го прилага.
(24)
По отношение на Швейцария настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария за асоцииране на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген (11), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/146/ЕО (12) на Съвета.
(25)
По отношение на Лихтенщайн настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген по смисъла на Протокола между Европейския съюз, Европейската общност, Конфедерация Швейцария и Княжество Лихтенщайн относно присъединяването на Княжество Лихтенщайн към Споразумението между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария относно асоциирането на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген, които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/261/ЕО на Съвета (13).
(26)
По отношение на Кипър настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 3, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2003 г.
(27)
Настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 4, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2005 г.,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Изменения на Общите консулски инструкции
Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби се изменят, както следва:
1.
Част II се изменя, както следва:
а)
в точка 1.2, буква б) се добавят следните параграфи:
„Държава-членка може също така да представлява една или повече други държави-членки в ограничена степен, единствено за приемане на заявления и за въвеждане на биометрични идентификатори. Прилагат се съответните разпоредби от точка 1.2, букви в) и д). Приемането и предаването на досиета и данни на представляваната държава-членка се осъществяват при зачитане на съответните правила за защита на данните и на правилата за сигурност.
Представляваната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната държава-членка.
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и), представляваната(ите) държава(и)-членка(и) не допуска(т) представляващата държава-членка да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) представлявана(и) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например чрез използване на установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер във въпросната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път между органите на съответните държави-членки.“;
б)
буква г) се заменя със следното:
„г)
При издаване на единни визи съгласно букви а) и б) представителството и ограниченото представителство се отразяват в таблицата на представителството за издаване на единни визи, посочена в приложение 18.“
2.
Част III се изменя, както следва:
а)
точка 1 се заменя със следното:
„1. Заявления за издаване на визи
1.1. Заявления за издаване на визи - брой на заявления
От кандидатите се изисква също така да попълнят заявлението за издаване на единна виза. Заявлението за издаване на единна виза трябва да се подава, като се използва хармонизираният формуляр, образец на който е даден в приложение 16.
Попълва се най-малко едно копие от заявлението, за да може да се използва в хода на консултациите с централните органи. Държавите-членки могат, доколкото го изискват националните административни процедури, да поискат няколко копия от заявлението.
1.2. Биометрични идентификатори
а) Държавите-членки снемат биометрични идентификатори, които включват изображение на лицето и десет пръстови отпечатъка на кандидата, в съответствие с гаранциите, предвидени в Европейската конвенция за защита на правата на човека и основните свободи, в Хартата на основните права на Европейския съюз и в Конвенцията на Организацията на обединените нации за правата на детето.
Кандидатът е длъжен да се яви лично при подаване на първото си заявление. Тогава се снемат следните биометрични идентификатори:
-
снимка, сканирана или направена при подаване на заявлението, и
-
десет контролни пръстови отпечатъка, снети цифрово.
Когато пръстовите отпечатъци, снети от кандидата във връзка с предходно заявление, са били въведени за първи път във визовата информационна система (ВИС) преди по-малко от 59 месеца от датата на новото заявление, те се възпроизвеждат на последващото заявление.
В случай обаче на основателни съмнения относно самоличността на кандидата за виза дипломатическата мисия или консулската служба снема пръстови отпечатъци в рамките на посочения по-горе срок.
Освен това ако при подаване на заявлението не може да се установи незабавно, че пръстовите отпечатъци са снети в горепосочения срок, кандидатът може да поиска да му бъдат снети пръстовите отпечатъци.
В съответствие с член 9, параграф 5 от Регламента за ВИС снимката, приложена към всяко заявление, се въвежда във ВИС. От кандидата не се изисква да се явява лично за тази цел.
Техническите изисквания към снимката са в съответствие с международните стандарти, определени в документ на ИКАО 9303, част 1, 6-о издание.
Пръстовите отпечатъци се снемат в съответствие със стандартите на ИКАО и Решение 2006/648/ЕО на Комисията от 22 септември 2006 г. за определяне на техническите спецификации относно стандартите за биометрични характеристики, свързани с разработването на Визовата информационна система (14).
Биометричните идентификатори се снемат от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на дипломатическата мисия или консулската служба, отговаряща за издаването на визи на границата. Под наблюдението на дипломатическите мисии или консулските служби биометричните идентификатори могат също да се снемат и от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на почетния консул или на външния доставчик на услуги, посочен в част VII, точки 1.3 и 1.4.
Данните се въвеждат във ВИС единствено от надлежно упълномощени консулски служители в съответствие член 6, параграф 1, член 7 и член 9, параграфи 5 и 6 от Регламента за ВИС.
Държавите-членки гарантират, че се използват пълноценно всички критерии за търсене съгласно член 15 от регламента за ВИС, за да се избегне отказ погрешка или погрешно установяване на самоличност.
б) Изключения
Следните кандидати се освобождават от изискването за пръстови отпечатъци:
-
деца на възраст под 12 години,
-
лица, при които снемането на пръстови отпечатъци е физически невъзможно. Ако е възможно снемането на пръстови отпечатъци от по-малко от десет пръста, се снема съответният брой пръстови отпечатъци. Въпреки това, ако снемането е временно невъзможно, от кандидата се изисква да даде пръстови отпечатъци при следващото заявление. Дипломатическите мисии или консулските служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, имат право да поискат допълнително разяснение относно причините за временната невъзможност. Държавите-членки гарантират, че са налице подходящи процедури, предоставящи гаранции за зачитане на достойнството на заявителя в случай на затруднения при събиране на данни. Обстоятелството, че снемането на отпечатъци е физически невъзможно, не влияе върху издаването или отказа за издаване на виза,
-
държавните или правителствените ръководители и членовете на националното правителство и придружаващите ги съпруги(зи), както и членовете на официалната им делегация, по покана на правителства на държави-членки или по покана на международни организации с официална цел,
-
кралски особи и други високопоставени членове на кралското семейство по покана на правителства на държави-членки или международни организации с официална цел.
За всеки един от тези случаи във ВИС се въвежда записът „не се прилага“.
б)
добавя се следната точка:
„5. Поведение на служителите
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки гарантират, че кандидатите се приемат любезно.
При изпълнение на задълженията си консулските служители напълно зачитат човешкото достойнство. Предприеманите мерки са пропорционални на целите, които се преследват с тях.
При изпълнение на задачите си консулските служители не дискриминират никого на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация.“
3.
Част VII, точка 1 се изменя, както следва:
„1. Организация на секциите за издаване на визи
1.1. Организация на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
Всяка държава-членка отговаря за организацията на приемането и обработването на заявления. По принцип заявления се подават пред дипломатическа мисия или консулска служба на държава-членка.
Държавите-членки:
-
оборудват дипломатическите си мисии или консулски служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, с необходимите материали за снемане на биометрични идентификатори, както и офисите на почетните си консули, когато тези офиси служат за снемане на биометрични идентификатори в съответствие с точка 1.3, и/или
-
си сътрудничат с една или повече държави-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище или чрез други подходящи контакти под формата на ограничено представителство, съвместно използване на обекти или общ център за приемане на заявления в съответствие с точка 1.2.
При особени обстоятелства или поради причини, свързани с местните условия, като например:
-
големият брой кандидати не позволява приемането на заявления и събирането на данни да се организира в срок и при нормални условия, или
-
по никакъв друг начин не е възможно да се осигури добро териториално покритие на съответната трета държава,
и когато горепосочените форми на сътрудничество се окажат неподходящи за съответната държава-членка, държавата-членка може, в краен случай, да си сътрудничи с външен доставчик на услуги в съответствие с точка 1.4.
Без да се засяга правото кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както е предвидено в част III, точка 4, изборът на форма на организация не изисква за подаване на заявлението кандидатът да се явява лично на повече от едно място.
1.2. Форми на сътрудничество между държавите-членки
а)
Когато се избере „съвместно използване на обекти“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на една или повече държави-членки обработват заявленията (включително биометричните идентификатори), подадени до тях в дипломатическата мисия или консулската служба на друга държава-членка, и използват оборудването на тази друга държава-членка. Съответните държави-членки се договарят за времетраенето и условията за прекратяване на съвместното използване на обекти, както и за дела от визовата такса, която да се получава от държавата-членка, чиято дипломатическа мисия или консулска служба се използва.
б)
Когато се създават „общи центрове за приемане на заявления“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на две или повече държави-членки се помещават в една сграда, за да приемат подаваните до тях заявления (включително биометрични идентификатори). Кандидатите се насочват към държавата-членка, която отговаря за обработването на заявлението. Държавите-членки се договарят за времетраенето и за условията за прекратяване на това сътрудничество, както и за поделянето на разходите между участващите държави-членки. Една от държавите-членки отговаря за свързаните с логистиката договори и за дипломатическите отношения с държавата-домакин.
1.3. Изпълнение на някои функции от почетни консули
Почетните консули също могат да бъдат упълномощени да изпълняват някои или всички задачи, посочени в точка 1.5. Предприемат се подходящи мерки за гарантиране на сигурността и защитата на данните.
Ако почетният консул не е държавен служител на държава-членка, при изпълнението на тези задачи се спазват предвидените в приложение 19 изисквания, с изключение на разпоредбите в точка В, буква в) от същото приложение.
Ако почетният консул е държавен служител на държава-членка, съответната държава-членка гарантира, че се прилагат изисквания, сравними с изискванията, които биха се прилагали, ако задачите се изпълняваха от нейната дипломатическа мисия или консулска служба.
1.4. Сътрудничество с външни доставчици на услуги
Държавите-членки се стремят да си сътрудничат с един и същ външен доставчик на услуги съвместно с една или повече държави-членки, без да се засягат възлагането на обществени поръчки и правилата относно конкуренцията.
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги се основава на правен акт, в който са спазени предвидените в приложение 19 изисквания.
Държавите-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище обменят информация относно избора на външните доставчици на услуги и установяването на условията в съответните свои правни актове.
1.5. Видове сътрудничество с външни доставчици на услуги
На външен доставчик на услуги може да бъде възложено да изпълнява една или повече от следните задачи:
а)
да предоставя обща информация относно изискванията и заявленията за издаване на виза;
б)
да информира кандидатите относно необходимите придружаващи документи въз основа на списък;
в)
да събира данни и заявления (включително да снема биометрични идентификатори) и да предава заявленията на дипломатическата мисия или консулската служба;
г)
да събира таксата за услугата;
д)
да урежда срещи за лично явяване в дипломатическата мисия, консулската служба или при външния доставчик на услуги;
е)
да взема пътническите документи (включително уведомлението за отказ според случая) от дипломатическата мисия или консулската служба и да ги връща на кандидата.
1.6. Задължения на държавите-членки
При избора на външен доставчик на услуги съответната(ите) държава(и)-членка(и) надлежно проверява(т) платежоспособността и надеждността на дружеството (включително необходимите лицензи, търговска регистрация, дружествени устави, банкови договори) и гарантира(т), че няма конфликт на интереси.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че избраният външен доставчик на услуги спазва условията, определени в посочения в точка 1.4 правен акт.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) носи(ят) отговорност за спазването на правилата за защита на данните при обработването на данните и се контролира(т) в съответствие с разпоредбите на член 28 от Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (15).
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги не ограничава, нито изключва отговорност, която съгласно националното законодателство на съответната(ите) държава(и)-членка(и) произтича от нарушаване на задълженията във връзка с личните данни на кандидатите и обработването на заявленията за виза. Настоящата разпоредба не засяга исковете, които може да бъдат подадени пряко срещу външния доставчик на услуги съгласно националното законодателство на съответната трета държава.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и), държавата(ите)-членка(и) не допуска(т) външният доставчик на услуги да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например като се използват установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер в съответната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) осигурява(т) обучение на външния доставчик на услуги, което съответства на познанията, необходими за предоставяне на подходящи услуги, и достатъчно информация на кандидатите.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) в случай на съмнение предоставя(т) възможност за проверка в дипломатическата мисия или консулската служба на пръстови отпечатъци, които са снети от външен доставчик на услуги.
Разглеждането на заявленията, интервютата, когато се налагат такива, процесът на разрешаване и отпечатването и поставянето на визовите стикери се извършват единствено от дипломатическата мисия или консулската служба.
Външните доставчици на услуги нямат достъп до ВИС при каквито и да е обстоятелства. Достъпът до ВИС е запазен изключително и само за надлежно упълномощени служители на дипломатическите мисии или консулските служби.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) следи за изпълнението на правния акт, посочен в точка 1.4, включително:
а)
общата информация относно изискванията за издаване на виза и заявленията, предоставена от външния доставчик на услуги на кандидатите;
б)
всички технически и организационни мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничество включва предаване на досиета и данни на дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други незаконни форми на обработване на личните данни;
в)
снемането и предаването на биометрични идентификатори;
г)
предприетите мерки, за да се гарантира спазването на разпоредбите относно защитата на данните.
За тази цел дипломатическата мисия или консулска служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и) редовно провежда внезапни проверки в помещенията на външния доставчик на услуги.
1.7. Такса за услугата
Външните доставчици на услуги могат да събират такса за услугата в допълнение към таксата, определена в приложение 12. Таксата за услугата е пропорционална на разходите, направени от външния доставчик на услуги при изпълнение на една или повече от задачите, посочени в точка 1.5.
Тази такса за услугата се определя в правния акт, посочен в точка 1.4.
В рамките на консулското сътрудничество на местно равнище държавите-членки гарантират, че таксата за услугата, заплащана от кандидата, в пълна степен отразява услугите, предлагани от външния доставчик на услуги, и е съобразена с местните обстоятелства. Освен това те се стремят да хармонизират приложимата такса за услугата.
Таксата за услугата не надхвърля половината от размера на таксата за виза, определен в приложение 12, независимо от възможните случаи на освобождаване от плащане на такса за виза, предвидени в приложение 12.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) запазва(т) възможността всички кандидати да подават заявленията директно в дипломатическите ѝ(им) мисии или в консулските ѝ(им) служби.
1.8. Информация
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки излагат на видно място точна информация за обществеността относно начините за насрочване на среща и подаване на заявление.
1.9. Приемственост при предоставяне на услуги
В случай на прекратяване на сътрудничеството с други държави-членки или с външен доставчик на услуги държавите-членки осигуряват приемственост при предоставяне на пълния набор от услуги.
1.10. Решение и публикуване
Държавите-членки информират Комисията как възнамеряват да организират приемането и обработването на заявления във всяка една консулска служба. Комисията осигурява съответното публикуване.
Държавите-членки предоставят на Комисията копие от правния акт, посочен в точка 1.4.
4.
Част VIII, точка 5.2 се изменя, както следва:
а)
заглавието се заменя със следното:
б)
между заглавието и точка 5.2, буква а) се вмъква следното изречение:
„За последващи заявления по част III, точка 1.2 държавите-членки могат да разрешат на своите дипломатически мисии или консулски служби да сътрудничат с търговски посредници (например частни агенции с административни функции и транспортни или туристически агенции, такива като туроператори и дистрибутори).“
5.
Добавя се следното приложение:
„ПРИЛОЖЕНИЕ 19
Списък на минимални изисквания, които да се включат в правния акт в случай на сътрудничество с външни доставчици на услуги
А.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед защитата на данните външният доставчик на услуги:
а)
по всяко време предотвратява неразрешено четене, копиране, изменение или заличаване на данни, по-специално по време на предаването им в дипломатическата мисия или консулската служба на държавата(ите)-членка(и), която(които) е(са) отговорна(и) за обработването на заявлението;
б)
в съответствие с инструкциите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) предава данните:
-
по електронен път, криптирани, или
-
физически, по сигурен начин;
в)
предава данните във възможно най-кратък срок:
-
когато данните се предават физически - най-малко веднъж седмично,
-
когато криптирани данни се предават по електронен път - най-късно в края на деня, когато са събрани;
г)
заличава данните незабавно след тяхното предаване и гарантира, че единствените данни, които могат да бъдат запазени, са името и информацията за връзка на кандидата за целите на насрочване на среща, както и номерът на паспорта до връщането му на кандидата, когато е приложимо;
д)
осигурява техническите и организационните мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничеството включва предаване на досиета и данни до дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други неправомерни форми на обработване на личните данни;
е)
обработва данните единствено за целите на обработването на личните данни на кандидати за виза от името на съответната(ите) държава(и)-членка(и);
ж)
прилага стандарти за защита на данните, които са поне еквивалентни на посочените в Директива 95/46/ЕО;
з)
осигурява на кандидатите за виза изискваната информация съгласно член 37 от Регламента за ВИС.
Б.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед на поведението на служителите външният доставчик на услуги:
а)
гарантира, че служителите му са подходящо обучени;
б)
гарантира, че при изпълнение на задълженията си служителите му:
-
приемат любезно кандидатите за виза,
-
зачитат човешкото достойнство и интегритет на кандидатите,
-
не дискриминират лица на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация, и
-
спазват правилата за поверителност, които се прилагат също така и след напускане на работа от служителите или след спиране на действието или прекратяване на правния акт;
в)
осигурява възможност за идентифициране по всяко време на служителите, работещи в дружеството;
г)
доказва, че служителите са неосъждани и разполагат с необходимите знания и умения.
В.
Във връзка с проверката на осъществяването на дейността му външният доставчик на услуги:
а)
осигурява достъп до помещенията си по всяко време без предварително уведомяване на упълномощени от съответната(ите) държава(и)-членка(и) служители, по-специално за целите на извършване на проверки;
б)
осигурява възможност за отдалечен достъп до системата си за насрочване на срещи за целите на извършване на проверки;
в)
осигурява използването на подходящи методи за наблюдение (напр. пробни кандидати; уебкамера);
г)
осигурява достъп до доказателства за спазване на правилата за защита на данните, включително задължения за докладване, външни одити и редовни проверки на място;
д)
докладва незабавно на съответната(ите) държава(и)-членка(и) относно нарушения на сигурността или жалби от кандидатите, касаещи злоупотреба с данни или неразрешен достъп, координира действията си със съответната(ите) държава(и)-членка(и), за да намери решения, и своевременно дава обоснован отговор на подалите жалба кандидати.
Г.
Във връзка с общите изисквания външният доставчик на услуги:
а)
действа съобразно инструкциите на държавата(ите)-членка(и), отговорна(и) за обработването на заявленията;
б)
приема подходящи антикорупционни мерки (например разпоредби за възнаграждението на служителите; сътрудничество при подбора на служителите, които участват в изпълнението на задачата; правило за четирите очи; принцип на ротацията);
в)
спазва изцяло разпоредбите на правния акт, който съдържа клауза за спиране на действието или прекратяване, по-специално в случай на нарушение на установените правила, както и клауза за преразглеждане, с цел да се гарантира, че правният акт отразява най-добрите практики.“
Член 2
Докладване
Три години след като ВИС е въведена в действие и на всеки четири години след това Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно прилагането на настоящия регламент, включително прилагането на снемането и използването на биометрични идентификатори, оценката доколко е подходящ избраният стандарт на ИКАО, спазването на правилата за защита на данните, опита в работата с външни доставчици на услуги, по-специално при снемането на биометрични данни, прилагането на правилото за 59 месеца по отношение снемането на пръстови отпечатъци и организацията на приемането и обработването на заявления. Докладът също така включва, въз основа на член 17, параграфи 12, 13 и 14 и член 50, параграф 4 от Регламента за ВИС, случаите, в които пръстови отпечатъци не са могли фактически да бъдат предоставени или тяхното предоставяне не се е изисквало поради съображения от правен характер, в съотношение със случаите, в които са били снети пръстови отпечатъци. Докладът включва информация относно случаите на отказ на виза на лице, което не е могло фактически да предостави пръстови отпечатъци. Докладът се придружава, където е необходимо, от подходящи предложения за изменение на настоящия регламент.
В първия доклад също така се разглежда въпросът за достатъчната степен на надеждност на пръстовите отпечатъци за установяване и проверка на самоличността на деца под 12-годишна възраст, и по-специално как с възрастта се променят пръстовите отпечатъци, като за основа се използва проучване, проведено под ръководството на Комисията.
Член 3
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите-членки в съответствие с Договора за създаване на Европейската общност.
Съставено в Страсбург на 23 април 2009 година.
REGLAMENTO (CE) N o 390/2009 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO
de 23 de abril de 2009
por el que se modifica la Instrucción consular común dirigida a las misiones diplomáticas y oficinas consulares de carrera en relación con la introducción de identificadores biométricos y se incluyen disposiciones sobre la organización de la recepción y la tramitación de las solicitudes de visado
EL PARLAMENTO EUROPEO Y EL CONSEJO DE LA UNIÓN EUROPEA,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y, en particular, su artículo 62, apartado 2, letra b), inciso ii),
Vista la propuesta de la Comisión,
Visto el dictamen del Supervisor Europeo de Protección de Datos (1),
De conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 251 del Tratado (2),
Considerando lo siguiente:
(1)
Para poder verificar de manera fiable la identidad de los solicitantes de visado, es necesario introducir identificadores biométricos en el Sistema de Información de Visados (VIS) establecido mediante la Decisión 2004/512/CE del Consejo (3) y establecer un marco jurídico para la recogida de estos identificadores biométricos. Por otra parte, la instauración del VIS requiere nuevas formas de organización para la recepción de las solicitudes de visado.
(2)
La integración de identificadores biométricos en el VIS es un paso importante hacia la utilización de nuevos elementos que establecen un vínculo más fiable entre el titular del visado y el pasaporte, a fin de evitar el empleo de identidades falsas. Por tanto, la comparecencia personal del solicitante de visado -al menos en la primera solicitud- debe ser uno de los requisitos básicos para la expedición de un visado con el registro de identificadores biométricos en el VIS.
(3)
La elección de los identificadores biométricos se determinó en el Reglamento (CE) no 767/2008 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 9 de julio de 2008, sobre el Sistema de Información de Visados (VIS) y el intercambio de datos sobre visados de corta duración entre los Estados miembros («Reglamento VIS») (4).
(4)
El presente Reglamento define las normas para la recogida de los identificadores biométricos mediante referencia a las disposiciones pertinentes establecidas por la Organización de Aviación Civil Internacional (OACI). No se requiere ninguna otra especificación técnica para garantizar la interoperabilidad.
(5)
Todos los documentos, los datos y los identificadores biométricos recibidos en el curso de una solicitud de visado por un Estado miembro tendrán la consideración de documento consular, con arreglo al Convenio de Viena sobre la cooperación consular de 24 de abril de 1963, y serán tratados como tales.
(6)
Para facilitar el registro de los solicitantes de visado y reducir los costes para los Estados miembros, deben preverse nuevas posibilidades de organización además del marco de representación diplomática y consular existente. En primer lugar, debe añadirse a la Instrucción consular común dirigida a las misiones diplomáticas y oficinas consulares de carrera (5) un tipo específico de representación cuyas funciones se limiten a la recogida de las solicitudes de visado y al registro de los identificadores biométricos.
(7)
Deben introducirse otras opciones tales como la agrupación de misiones diplomáticas u oficinas consulares, los centros comunes de presentación de solicitudes, los cónsules honorarios y la cooperación con prestadores de servicios externos. Debe establecerse un marco jurídico apropiado para estas opciones, teniendo en cuenta especialmente los aspectos relativos a la protección de datos. Los Estados miembros deben determinar, con arreglo a las condiciones establecidas en el presente marco jurídico, qué tipo de estructura organizativa utilizarán en cada tercer país. La Comisión debe publicar información detallada sobre esas estructuras.
(8)
Al organizar la cooperación, es importante que los Estados miembros garanticen que se remita a los solicitantes al Estado miembro responsable del tratamiento de su solicitud.
(9)
Es necesario adoptar disposiciones para el caso de que los Estados miembros decidan, a fin de facilitar el procedimiento, cooperar con un proveedor de servicios externo para la recogida de solicitudes de visado. Se puede adoptar esta decisión si, debido a circunstancias particulares o por razones relacionadas con la ubicación, resultara no ser adecuada para el Estado miembro interesado la cooperación con otros Estados miembros en forma de representación limitada, utilización en común de instalaciones o un centro común de solicitudes. Estas disposiciones deben establecerse en cumplimiento de los principios generales de expedición de visados, respetando los requisitos de protección de datos establecidos en la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (6). Además, es preciso tener en cuenta la necesidad de evitar la búsqueda de un visado de conveniencia al aplicar estas disposiciones.
(10)
Los Estados miembros deben cooperar con los proveedores de servicios externos basándose en un instrumento jurídico que contenga disposiciones sobre sus responsabilidades exactas, sobre el acceso directo y total a sus locales, la información a los solicitantes, la confidencialidad y sobre las circunstancias, condiciones y procedimientos para suspender o rescindir la cooperación.
(11)
El presente Reglamento, al permitir a los Estados miembros que cooperen con proveedores de servicios externos para la recogida de las solicitudes de visado, pero consagrar al mismo tiempo el principio de «ventanilla única» para la presentación de la solicitud de visado, crea una excepción a la norma general de la comparecencia personal establecida en la parte III, punto 4, de la Instrucción consular común. Esto no prejuzga la posibilidad de que se invite al solicitante de visado a mantener una entrevista personal ni tampoco los instrumentos jurídicos futuros que regulen estas cuestiones.
(12)
Para garantizar el respeto de la protección de datos, se ha consultado al Grupo de trabajo creado por el artículo 29 de la Directiva 95/46/CE.
(13)
La Directiva 95/46/CE se aplica a los Estados miembros en lo que se refiere al tratamiento de datos personales con arreglo al presente Reglamento.
(14)
Los Estados miembros deben mantener la posibilidad de que todos los solicitantes presenten las solicitudes directamente en sus misiones diplomáticas u oficinas consulares.
(15)
Para facilitar el procedimiento de cualquier solicitud posterior debe ser posible obtener copia de las impresiones dactilares a partir de la primera inclusión en el VIS en un plazo de 59 meses. Una vez transcurrido este período, deben recogerse de nuevo las impresiones dactilares.
(16)
Ante la necesidad de recoger identificadores biométricos, debe dejarse de recurrir a intermediarios comerciales como las agencias de viajes para la primera solicitud, y hacer uso de ellos únicamente para las solicitudes posteriores.
(17)
Procede, por tanto, modificar la Instrucción consular común en consecuencia.
(18)
Conviene que la Comisión presente un informe sobre la aplicación del presente Reglamento tres días después de la puesta en servicio de VIS y posteriormente cada cuatro años.
(19)
Dado que los objetivos del presente Reglamento, a saber, la organización de la recepción y el tratamiento de las solicitudes de visado en lo que se refiere a la inclusión de datos biométricos en el VIS y a la introducción de normas comunes e identificadores biométricos interoperables y de normas comunes para todos los Estados miembros que participan en la política común de visados de la Comunidad, no pueden ser alcanzados de manera suficiente por los Estados miembros y, por consiguiente, pueden lograrse mejor a nivel comunitario, la Comunidad puede adoptar medidas, de acuerdo con el principio de subsidiariedad consagrado en el artículo 5 del Tratado. De conformidad con el principio de proporcionalidad enunciado en dicho artículo, el presente Reglamento no excede de lo necesario para alcanzar dichos objetivos.
(20)
De conformidad con los artículos 1 y 2 del Protocolo sobre la posición de Dinamarca anejo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Dinamarca no participa en la adopción del presente Reglamento y no queda vinculada por él ni sujeta a su aplicación. Dado que el presente Reglamento desarrolla el acervo de Schengen con arreglo a lo dispuesto en el título IV de la tercera parte del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Dinamarca, de conformidad con el artículo 5 de dicho Protocolo y en el plazo de seis meses a partir de la adopción del presente Reglamento, debe decidir si lo incorpora a su legislación nacional.
(21)
En lo que respecta a Islandia y Noruega, el presente Reglamento desarrolla disposiciones del acervo de Schengen con arreglo al Acuerdo celebrado por el Consejo de la Unión Europea, la República de Islandia y el Reino de Noruega sobre la asociación de estos dos Estados a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen (7), que entran en el ámbito mencionado en el artículo 1, letra B, de la Decisión 1999/437/CE del Consejo (8), relativa a determinadas normas de desarrollo de dicho Acuerdo.
(22)
El presente Reglamento constituye un desarrollo de disposiciones del acervo de Schengen en las que el Reino Unido no participa, de conformidad con la Decisión 2000/365/CE del Consejo, de 29 de mayo de 2000, sobre la solicitud del Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte de participar en algunas de las disposiciones del acervo de Schengen (9). Por tanto, el Reino Unido no participa en la adopción del presente Reglamento y no queda vinculado por él ni sujeto a su aplicación.
(23)
El presente Reglamento desarrolla disposiciones del acervo de Schengen en las que Irlanda no participa en virtud de la Decisión 2002/192/CE del Consejo, de 28 de febrero de 2002, sobre la solicitud de Irlanda de participar en algunas de las disposiciones del acervo de Schengen (10). Por tanto, Irlanda no participa en la adopción del presente Reglamento y no queda vinculada por él ni sujeta a su aplicación.
(24)
Por lo que respecta a Suiza, el presente Reglamento desarrolla disposiciones del acervo de Schengen con arreglo al Acuerdo celebrado entre la Unión Europea, la Comunidad Europea y la Confederación Suiza sobre la asociación de la Confederación Suiza a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen (11), que entran en el ámbito mencionado en el artículo 1, letra B, de la Decisión 1999/437/CE, en relación con el artículo 3 de la Decisión 2008/146/CE del Consejo (12).
(25)
Por lo que respecta a Liechtenstein, el presente Reglamento desarrolla disposiciones del acervo de Schengen en el sentido del Protocolo firmado entre la Unión Europea, la Comunidad Europea, la Confederación Suiza y el Principado de Liechtenstein sobre la adhesión del Principado de Liechtenstein al Acuerdo celebrado entre la Unión Europea, la Comunidad Europea y la Confederación Suiza sobre la asociación de la Confederación Suiza a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen, que entran en el ámbito mencionado en el artículo 1, letra B, de la Decisión 1999/437/CE, en relación con el artículo 3 de la Decisión 2008/261/CE del Consejo (13).
(26)
Por lo que respecta a Chipre, el presente Reglamento constituye un acto que desarrolla el acervo de Schengen o está relacionado con él de otro modo en el sentido del artículo 3, apartado 2, del Acta de adhesión de 2003.
(27)
El presente Reglamento constituye un acto que desarrolla el acervo de Schengen o está relacionado con él de otro modo en el sentido del artículo 4, apartado 2, del Acta de adhesión de 2005.
HAN ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
Artículo 1
Modificaciones a la Instrucción consular común
La Instrucción consular común dirigida a las misiones diplomáticas y oficinas consulares de carrera se modifica como sigue:
1)
La parte II se modifica como sigue:
a)
en el punto 1.2, letra b), se añaden los párrafos siguientes:
«Un Estado miembro también podrá representar, de manera limitada, a uno o más Estados miembros únicamente para la recogida de solicitudes y el registro de identificadores biométricos. Se aplicarán las disposiciones pertinentes del punto 1.2, letras c) y e). La recogida y transmisión de expedientes y datos al Estado miembro representado se realizarán respetando las normas pertinentes de seguridad y de protección de datos.
Los Estados miembros representados velarán por que se cifren totalmente los datos, tanto si se transmiten electrónica como físicamente en un medio de archivo electrónico por las autoridades del Estado miembro representante a las autoridades del Estado miembro representado.
En los terceros países que prohíban el cifrado de datos que van a transferirse electrónicamente de las autoridades del Estado miembro representante a las autoridades del Estado miembro representado, este último no permitirá al Estado miembro representante la transferencia electrónica de datos.
En este caso el Estado miembro representado interesado velará por que los datos electrónicos se transfieran físicamente en forma totalmente cifrada o mediante un soporte informático de archivo de las autoridades del Estado miembro representante a las autoridades del Estado miembro representado por un funcionario consular de un Estado miembro o, en caso de que la transferencia hiciera necesaria la adopción de medidas desproporcionadas o no razonables, por otro procedimiento seguro, por ejemplo recurriendo a operadores establecidos con experiencia en el trasporte de documentos y datos sensibles de manera segura en el tercer país de que se trate.
El nivel de seguridad de la transferencia se adaptará en todos los casos al nivel de sensibilidad de los datos.
Los Estados miembros o la Comunidad se esforzarán por lograr un acuerdo con los terceros países interesados con el objetivo de suprimir la prohibición de cifrado de los datos que vayan a transferirse electrónicamente entre las autoridades de los Estados miembros interesados.»;
b)
la letra d) se sustituye por el texto siguiente:
«d)
Las Representaciones y Representaciones limitadas para la expedición de visados uniformes prevista en las letras a) y b) se enumeran en la lista de Representaciones para la expedición del visado uniforme que figura en el anexo 18.».
2)
La parte III se modifica como sigue:
a)
el punto 1 se sustituye por el texto siguiente:
«1. Solicitudes de visado
1.1. Impreso de solicitud de visado. Número de impresos de solicitud
El solicitante deberá cumplimentar el impreso de solicitud de visado uniforme. La presentación de la solicitud de visado uniforme deberá hacerse utilizando el impreso armonizado, cuyo modelo figura en el anexo 16.
El impreso de solicitud deberá cumplimentarse al menos en un ejemplar que podrá utilizarse, entre otras cosas, para consultar a las autoridades centrales. En la medida en que lo exijan los procedimientos nacionales, los Estados miembros podrán exigir un número superior de ejemplares.
1.2. Identificadores biométricos
a) Los Estados miembros recogerán identificadores biométricos que comprenderán la imagen facial y diez huellas dactilares del solicitante, con arreglo a las salvaguardias establecidas en el Convenio Europeo para la Protección de los Derechos Humanos y de las Libertades Fundamentales, en la Carta de los Derechos Fundamentales de la Unión Europea y en la Convención de las Naciones Unidas sobre los Derechos del Niño.
En el momento de la presentación de la primera solicitud de visado, el solicitante deberá comparecer personalmente. En ese momento, se tomarán los siguientes identificadores biométricos:
-
una fotografía, escaneada o tomada en el momento de la solicitud, y
-
diez impresiones dactilares, planas y recogidas digitalmente.
Cuando las impresiones dactilares obtenidas de un solicitante en relación con una solicitud anterior se introdujeron por primera vez en el Sistema de Información de Visados (VIS) menos de 59 meses antes de la fecha de la nueva solicitud, se copiarán en la solicitud posterior.
No obstante, en caso de que se dude de la identidad de los solicitantes de visado, la misión diplomática u oficina consular recogerán las impresiones dactilares dentro del período antes indicado.
Por otra parte, si en el momento de presentación de la solicitud no puede confirmarse inmediatamente que se recogieron las impresiones dactilares dentro del período antes indicado, el solicitante podrá pedir que se recojan.
De conformidad con el artículo 9, punto 5, del Reglamento VIS, la fotografía que acompañe cada solicitud se introducirá en el VIS. A tal fin, no se exigirá la presencia del solicitante en persona.
Los requisitos técnicos aplicables a la fotografía se ajustarán a las normas internacionales establecidas en el documento 9303, parte 1, 6a edición, de la OACI.
Las impresiones dactilares se tomarán de conformidad con las normas OACI y la Decisión 2006/648/CE de la Comisión, de 22 de septiembre de 2006, por la que se establecen las especificaciones técnicas de las normas sobre los identificadores biométricos en relación con el desarrollo del Sistema de Información de visados (14).
Los identificadores biométricos serán recogidos por el personal cualificado y debidamente autorizado de la misión diplomática u oficina consular y por las autoridades responsables de la expedición de visados en las fronteras. Bajo la supervisión de las misiones diplomáticas u oficinas consulares, también podrá recoger indicadores biométricos el personal cualificado y debidamente autorizado de un cónsul honorario o del proveedor de servicios externo mencionado en la parte VII, puntos 1.3 y 1.4.
Los datos serán introducidos en el VIS solamente por el personal consular debidamente autorizado con arreglo al artículo 6, apartado 1, al artículo 7 y al artículo 9, apartados 5 y 6, del Reglamento VIS.
Los Estados miembros garantizarán el pleno uso de todos los criterios de búsqueda, de conformidad con el artículo 15 del Reglamento VIS, con el fin de evitar rechazos e identificaciones erróneos.
b) Excepciones
Los siguientes solicitantes quedarán exentos de la obligación de dar sus impresiones dactilares:
-
niños menores de 12 años,
-
personas cuyas impresiones dactilares resulte físicamente imposible tomar. En caso de que sea posible tomar impresiones dactilares de menos de diez dedos, se tomará el número correspondiente de impresiones dactilares. No obstante, si la imposibilidad es temporal, el solicitante deberá dar sus impresiones dactilares al presentar la siguiente solicitud de visado. Las misiones diplomáticas u oficinas consulares responsables de la expedición de visados en las fronteras estarán facultadas para pedir aclaraciones sobre los motivos de la imposibilidad temporal. Los Estados miembros se asegurarán de que, en caso de dificultades en el registro, existan procedimientos apropiados que garanticen la dignidad del solicitante. El hecho de que la toma de huellas dactilares sea físicamente imposible no influirá en la expedición o la denegación de un visado,
-
jefes de Estado o de Gobierno y miembros del Gobierno nacional, con los cónyuges que les acompañen, y miembros de su delegación oficial cuando estén invitados oficialmente por los Gobiernos de los Estados miembros o las organizaciones internacionales,
-
soberanos y otros miembros eminentes de una familia real, cuando estén invitados oficialmente por los Gobiernos de los Estados miembros o las organizaciones internacionales.
En estos casos deberá introducirse en el VIS la mención “no aplicable”.
b)
se añade el punto siguiente:
«5. Conducta del personal
Las misiones diplomáticas y oficinas consulares de carrera de los Estados miembros velarán por que los solicitantes sean recibidos con cortesía.
El personal consular, en el ejercicio de sus funciones, respetará plenamente la dignidad humana. Cualesquiera medidas que se adopten serán proporcionadas a los objetivos perseguidos por ellas.
En la realización de sus tareas, el personal consular no discriminará a las personas por razones de sexo, raza u origen étnico, religión o creencia, discapacidad, edad u orientación sexual.».
3)
El punto 1 de la parte VII se modifica como sigue:
«1. Organización del servicio de visados
1.1. Organización de la recepción y tratamiento de las solicitudes de visado
Cada Estado miembro será responsable de organizar la recepción y el tratamiento de las solicitudes. En principio, las solicitudes se presentarán en la misión diplomática u oficina consular del Estado miembro.
Los Estados miembros:
-
equiparán a sus misiones diplomáticas u oficinas consulares y a las autoridades responsables de la expedición de visados en las fronteras con el material necesario para la recogida de identificadores biométricos, así como las oficinas de sus cónsules honorarios siempre que las utilicen para recoger identificadores biométricos con arreglo al punto 1.3, o
-
cooperarán con uno o más Estados miembros dentro del marco de la cooperación consular local o mediante cualesquiera otros contactos adecuados en forma de representación limitada, utilización conjunta de instalaciones o creación de un centro común de solicitudes, con arreglo al punto 1.2.
En circunstancias específicas o por razones relacionadas con la ubicación, como en los casos siguientes:
-
cuando el gran número de solicitantes no permita organizar la recogida de solicitudes de visados y de datos de manera oportuna y en condiciones dignas, o
-
cuando no sea posible garantizar de otra forma una cobertura territorial adecuada del tercer país interesado,
y cuando resulte que las formas contempladas de cooperación no sean adecuadas para el Estado miembro interesado, un Estado miembro podrá cooperar con un proveedor de servicios externo, como un último recurso, con arreglo al punto 1.4.
Sin perjuicio del derecho a convocar al solicitante a una entrevista personal, como se contempla en la parte III, punto 4, la selección de una forma de organización no dará lugar a la necesidad de que solicitante comparezca personalmente en más de una ocasión para presentar una solicitud.
1.2. Formas de cooperación entre los Estados miembros
a)
En los casos en que se opte por la agrupación de misiones diplomáticas u oficinas consulares, los empleados de las misiones diplomáticas y oficinas consulares de uno o más Estados miembros tramitarán las solicitudes (incluidos los identificadores biométricos) que les estén dirigidas en la misión diplomática u oficina consular de otro Estado miembro, y compartirán el equipo de ese Estado miembro. Los Estados miembros afectados acordarán la duración de la agrupación de misiones diplomáticas u oficinas consulares y las condiciones para su finalización, así como la parte de las tasas administrativas que deberá recibir el Estado miembro cuya misión diplomática u oficina consular se esté utilizando.
b)
Cuando se creen «centros comunes de presentación de solicitudes», los empleados de las misiones diplomáticas y oficinas consulares de dos o más Estados miembros compartirán un edificio para recibir las solicitudes de visado (incluidos los identificadores biométricos) que les estén dirigidas. Se remitirá a los solicitantes al Estado miembro responsable del tratamiento de su solicitud de visado. Los Estados miembros acordarán la duración de esta cooperación y las condiciones para su finalización, así como el reparto de los gastos entre los Estados miembros participantes. Un Estado miembro será responsable de los contratos por lo que respecta a la logística y las relaciones diplomáticas con el país de acogida.
1.3. Recurso a cónsules honorarios
También podrá autorizarse a los cónsules honorarios a realizar en parte o en su totalidad las tareas mencionadas en el punto 1.5. Se adoptarán las medidas adecuadas para garantizar la seguridad y la protección de los datos.
En el caso de que el cónsul honorario no sea un funcionario de un Estado miembro, la realización de estas tareas deberá cumplir los requisitos establecidos en el anexo 19, con excepción de lo dispuesto en su punto C.c).
Cuando el cónsul honorario sea funcionario de un Estado miembro, dicho Estado miembro velará por que se apliquen requisitos comparables a los que se aplicarían si estas tareas fueran ejecutadas por su misión diplomática u oficina consular.
1.4. Cooperación con proveedores de servicios externos
Los Estados miembros intentarán cooperar con un proveedor de servicios externos junto con uno o varios Estados miembros sin perjuicio de las normas de contratación pública y competencia.
La cooperación con un proveedor de servicios externo se basará en un instrumento jurídico acorde con los requisitos establecidos en el anexo 19.
Los Estados miembros intercambiarán información, en el marco de la cooperación consular local, sobre la selección de los proveedores de servicios externos y el establecimiento de los términos de sus respectivos instrumentos jurídicos.
1.5. Tipos de cooperación con proveedores de servicios externos
Un proveedor de servicios externo podrá estar facultado para realizar una o más de las siguientes tareas:
a)
proporcionar información general sobre los requisitos en materia de visado y los impresos de solicitud;
b)
informar al solicitante de los documentos justificativos necesarios, a partir de una lista;
c)
recoger datos y solicitudes (incluida la recogida de los identificadores biométricos) y transmitir la solicitud a la misión diplomática u oficina consular;
d)
recaudar las tasas que deben pagarse;
e)
gestionar las citas con aquellos que deban presentarse personalmente en la misión diplomática u oficina consular o ante el proveedor de servicios externo;
f)
recoger los documentos de viaje (incluida la notificación de denegación, en su caso) de la misión diplomática u oficina consular y devolverlos al solicitante.
1.6. Obligaciones de los Estados miembros
Al seleccionar a un proveedor de servicios externos, los Estados miembros estudiarán la solvencia y fiabilidad de la empresa (incluidos los permisos necesarios, la inscripción en el registro mercantil, los estatutos de la sociedad y los contratos bancarios) y se asegurarán de que no haya conflictos de intereses.
Los Estados miembros interesados velarán por que el proveedor de servicios externo seleccionado cumpla las condiciones que le impone el instrumento jurídico mencionado en el punto 1.4.
Los Estados miembros interesados conservarán la responsabilidad del cumplimiento de las normas de protección de datos para el tratamiento de los datos y se someterán a supervisión con arreglo al artículo 28 de la Directiva 95/46/EC del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (15).
La cooperación con un proveedor de servicios externo no limitará ni excluirá ninguna responsabilidad derivada del derecho nacional del Estado miembro interesado por incumplimiento de obligaciones en relación con los datos personales de los solicitantes y el tratamiento de los visados. Esta disposición se aplicará sin perjuicio de cualquier acción que pueda interponerse directamente contra el proveedor de servicios externo en virtud del Derecho nacional del tercer país interesado.
Los Estados miembros interesados velarán por que se cifren totalmente los datos, tanto si se transmiten electrónica como físicamente en un medio de archivo electrónico por el proveedor de servicios externo a las autoridades del Estado miembro interesado.
En los terceros países que prohíban el cifrado de datos que van a transferirse electrónicamente del proveedor de servicios externo a las autoridades del Estado miembro interesado, este último no permitirá al proveedor de servicios externo la transferencia electrónica de datos.
En este caso el Estado miembro interesado velará por que los datos electrónicos sean transferidos físicamente en forma totalmente cifrada o mediante un soporte informático de archivo desde el proveedor de servicios externo a las autoridades del Estado miembro interesado por un funcionario consular de un Estado miembro o, en caso de que la transferencia hiciera necesaria la adopción de medidas desproporcionadas o no razonables, por otro procedimiento seguro, por ejemplo recurriendo a operadores establecidos con experiencia en el trasporte de documentos y datos sensibles en el tercer país de que se trate.
El nivel de seguridad de la transferencia se adaptará en todos los casos al nivel de sensibilidad de los datos.
Los Estados miembros o la Comunidad se esforzarán por lograr un acuerdo con los terceros países interesados con el objetivo de suprimir la prohibición de cifrado de los datos que vayan a transferirse electrónicamente de un proveedor de servicios externo a las autoridades del Estado o Estados miembros interesados.
Los Estados miembros interesados proporcionarán al proveedor de servicios externo una formación acorde con los conocimientos necesarios para ofrecer un servicio adecuado e información suficiente a los solicitantes.
Los Estados miembros interesados, en caso de duda, preverán la posibilidad de comprobar en la misión diplomática u oficina consular las impresiones dactilares que hayan sido tomadas por un proveedor de servicios externo.
El examen de las solicitudes de visado, las eventuales entrevistas, el proceso de autorización y la impresión y fijación de las etiquetas de visado los llevarán a cabo exclusivamente la misión diplomática u oficina consular.
Los proveedores de servicios externos no tendrán acceso al VIS en ningún caso. El acceso al VIS estará reservado exclusivamente al personal debidamente autorizado de las misiones diplomáticas u oficinas consulares.
El Estado o Estados miembros interesados supervisarán estrechamente la ejecución del instrumento jurídico a que se refiere el punto 1.4, en particular:
a)
la información de carácter general sobre los requisitos en materia de visados y los impresos de solicitud proporcionados por el proveedor de servicios a los solicitantes de visado;
b)
todas las medidas de seguridad tanto técnicas como organizativas necesarias para la protección de los datos personales contra la destrucción accidental o ilegal o contra la pérdida accidental, la modificación, la revelación o el acceso no autorizados, en particular cuando la cooperación implique la transmisión de expedientes y datos a la misión diplomática u oficina consular del Estado miembro interesado y todas las demás formas ilegales de tratamiento de datos personales;
c)
la recogida y la transmisión de identificadores biométricos;
d)
las medidas adoptadas para garantizar el cumplimiento de las disposiciones sobre protección de datos.
Para ello la misión diplomática u oficina consular del Estado o Estados miembros interesados procederá periódicamente a controles por sorpresa en las instalaciones del proveedor de servicios externo.
1.7. Tasa por los servicios prestados
Los proveedores de servicios externos podrán exigir una tasa por los servicios prestados, además de la tasa normal que deba pagarse, tal como se establece en el anexo 12. La tasa por servicios prestados deberá ser proporcional a los gastos del proveedor de servicios externo cuando realice una o más de las tareas enumeradas en el punto 1.5.
La tasa por los servicios prestados se especificará en el instrumento jurídico mencionado en el punto 1.4.
En el marco de la cooperación consular local, los Estados miembros garantizarán que la tasa que deba exigirse a un solicitante refleje debidamente los servicios prestados por los proveedores de servicios externos y se adapte a las circunstancias locales. Asimismo, se propondrán armonizar la tasa que se aplica a los servicios.
La tasa por servicios prestados no podrá ser superior a la cantidad de la tasa de los visados que figura en el anexo 12, independientemente de la posible exención de la tasa de los visados prevista en el anexo 12.
Los Estados miembros interesados mantendrán la posibilidad de que todos los solicitantes presenten las solicitudes directamente en sus misiones diplomáticas u oficinas consulares.
1.8. Información
Las misiones diplomáticas y las oficinas consulares de los Estados miembros tendrán expuesta a la vista del público información precisa sobre los medios disponibles para obtener una cita y presentar una solicitud de visado.
1.9. Continuidad del servicio
En caso de que termine la cooperación con otros Estados miembros o con cualquier tipo de proveedor de servicios externo, los Estados miembros garantizarán la continuidad del servicio completo.
1.10. Decisión y publicación
Los Estados miembros comunicarán a la Comisión cómo se proponen organizar la recepción y el tratamiento de las solicitudes en cada oficina consular. La Comisión efectuará la publicación pertinente.
Los Estados miembros proporcionarán a la Comisión copia del instrumento jurídico a que se refiere el punto 1.4.
4)
El punto 5.2 de la parte VIII se modifica como sigue:
a)
el título se sustituye por el texto siguiente:
b)
se inserta la siguiente frase entre el título y el punto 5.2, letra a):
«Para las solicitudes sucesivas en virtud de la parte III, punto 1.2, los Estados miembros podrán autorizar a sus misiones diplomáticas u oficinas consulares a cooperar con intermediarios comerciales (es decir, con gestorías administrativas y agencias de transporte o de viajes, tales como operadores de turismo y minoristas).».
5)
Se añade el anexo siguiente:
«ANEXO 19
Lista de requisitos mínimos que deberán constar en el instrumento jurídico en caso de cooperación con proveedores de servicios externos
A.
En el desempeño de sus actividades, el proveedor de servicios externo deberá, en relación con la protección de datos:
a)
impedir en todo momento toda lectura, copia, modificación o supresión no autorizadas de datos de visado, en particular durante la transmisión a la misión diplomática u oficina consular del Estado miembro responsable del tratamiento de la solicitud;
b)
con arreglo a las instrucciones recibidas del Estado o Estados miembros interesados, trasmitir los datos:
-
electrónicamente, de forma cifrada, o
-
físicamente, de manera segura;
c)
trasmitir los datos lo antes posible:
-
en el caso de datos transferidos físicamente, al menos una vez a la semana,
-
en el caso de datos cifrados transferidos electrónicamente, a más tardar al final del día de su recogida;
d)
suprimir los datos inmediatamente después de su transmisión y asegurarse de que los únicos datos que puedan conservarse sean el nombre y los detalles de contacto del solicitante a efectos de proceder a una cita, así como el número de pasaporte hasta el momento de devolución del pasaporte al solicitante, en su caso;
e)
garantizar todas las medidas de seguridad tanto técnicas como organizativas necesarias para la protección de los datos personales contra la destrucción accidental o ilegal o contra la pérdida accidental, la modificación, la revelación o el acceso no autorizados, en particular cuando la cooperación implique la transmisión de expedientes y datos a la misión diplomática u oficina consular del Estado miembro de que se trate y todas las demás formas ilegales de tratamiento de datos personales;
f)
tratar los datos exclusivamente a efectos del tratamiento de datos personales de los solicitantes de visado en nombre del Estado miembro de que se trate;
g)
aplicar normas de protección de datos equivalentes al menos a las establecidas en la Directiva 95/46/CE;
h)
facilitar a los solicitantes la información requerida con arreglo al artículo 37 del Reglamento VIS.
B.
En el desempeño de sus actividades, el proveedor de servicios externo deberá, en relación con la conducta del personal:
a)
velar por la formación adecuada de su personal;
b)
garantizar que, en el desempeño de sus tareas, su personal:
-
reciba cortésmente a los solicitantes,
-
respete la dignidad humana y la integridad de los solicitantes,
-
no discrimine a las personas por motivos de sexo, origen racial o étnico, religión o creencias, discapacidad, edad u orientación sexual, y
-
respete las normas de confidencialidad que también se aplicarán una vez haya abandonado su empleo o tras la suspensión o finalización del instrumento jurídico.
c)
determinar la identidad de las personas que trabajan en la empresa en todo momento;
d)
demostrar que su personal no tiene antecedentes penales y cuenta con los conocimientos necesarios.
C.
Al verificar el desempeño de sus actividades, el proveedor de servicios externo deberá:
a)
facilitar el acceso a sus locales al personal autorizado por los Estados miembros afectados en todo momento y sin previo aviso, en particular a efectos de inspección;
b)
garantizar la posibilidad de un acceso a distancia a su sistema de citas a efectos de inspección;
c)
garantizar el uso de métodos de control pertinentes (por ejemplo, solicitantes experimentales, cámara web);
d)
garantizar el acceso con vistas a comprobar el cumplimiento de la protección de datos, incluidas las obligaciones de elaboración de informes, auditorías externas y verificaciones periódicas sobre el terreno;
e)
informar al Estado u Estados miembros interesados sin demora de cualquier incumplimiento en materia de seguridad o cualquier reclamación de los solicitantes en relación con el uso indebido de datos o el acceso no autorizado, y coordinarse con el Estado u Estados miembros interesados para encontrar una solución y ofrecer rápidamente explicaciones a los solicitantes que presenten reclamaciones.
D.
En relación con las condiciones generales, el proveedor de servicios externo deberá:
a)
actuar bajo las instrucciones del Estado o Estados miembros responsables de la tramitación de la solicitud;
b)
adoptar las medidas anticorrupción adecuadas (por ejemplo, disposiciones sobre la remuneración del personal; cooperación en la selección de miembros del personal empleados para esta tarea; regla de las dos personas; principio de rotación);
c)
respetar plenamente las disposiciones del instrumento jurídico, que incluirá una cláusula de suspensión o rescisión, en particular en caso de violación de las normas establecidas, así como una cláusula de revisión con objeto de garantizar que el instrumento jurídico refleje las mejores prácticas.».
Artículo 2
Informes
La Comisión presentará, tres años después de la puesta en funcionamiento del VIS y a partir de entonces cada cuatro años, un informe al Parlamento Europeo y al Consejo sobre la aplicación del presente Reglamento, en el que se incluirán la puesta en práctica de la recogida y uso de los identificadores biométricos, la pertinencia de la norma de la OACI elegida, el cumplimiento de la normativa de protección de datos, la experiencia adquirida con los proveedores de servicios externos con especial referencia a la recogida de datos biométricos, la aplicación de la norma de los 59 meses para la recogida de impresiones dactilares y la organización de la recepción y la tramitación de las solicitudes de visado. Asimismo el informe incluirá, sobre la base del artículo 17, apartados 12, 13 y 14, y del artículo 50, apartado 4, del Reglamento VIS, los casos en que en la práctica no pudieron proporcionarse las impresiones dactilares o en los que no se requirió su presentación por motivos jurídicos, en comparación con el número de casos en los que se tomaron impresiones dactilares. El informe deberá incluir información sobre los casos en que se denegó un visado a personas que en la práctica no podían proporcionar las impresiones dactilares. El informe irá acompañado, cuando proceda, de propuestas apropiadas para la modificación del presente Reglamento.
El primer informe abordará igualmente la cuestión de la suficiencia de la fiabilidad, a efectos de identificación y verificación, de las impresiones dactilares de niños menores de 12 años, y en particular de la manera en que las impresiones dactilares evolucionan con la edad, basándose en los resultados de un estudio realizado bajo la responsabilidad de la Comisión.
Artículo 3
Entrada en vigor
El presente Reglamento entrará en vigor al día siguiente de su publicación en el Diario Oficial de la Unión Europea.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en los Estados miembros de conformidad con el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.
Hecho en Estrasburgo, el 23 de abril de 2009.