РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 5 март 2008 година
за определяне на правилата за изпълнение на Решение № 575/2007/EО на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008-2013 г. като част от oбщата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ относно системите за управление и контрол на държавите-членки, правилата за административно и финансово управление и допустимостта на разходите по проекти, съфинансирани от фонда
(нотифицирано под номер С(2008) 796)
(само текстовете на английски, български, гръцки, естонски, испански, италиански, латвийски, литовски, малтийски, немски, нидерландски, полски, португалски, румънски, словашки, словенски, унгарски, фински, френски, чешки и шведски език са автентични)
(2008/458/ЕО)
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Решение № 575/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 23 май 2007 г. за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008-2013 г. като част от общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ (1), и по-специално член 23, член 31, параграф 5, член 33, параграф 6 и член 35, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Необходимо е да се определят условията, при които държавите-членки изпълняват дейностите в рамките на фонда, и по-специално да се идентифицира при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява пряко проектите. Следва да се изготвят по-нататъшни разпоредби и за упълномощените органи.
(2)
Необходимо е да се определи списък с процедури и/или практически условия, които различните органи, определени да работят за фонда, следва да изготвят и спазват при неговото изпълнение.
(3)
Необходимо е да се определят задълженията, които отговорните органи имат по отношение на крайните бенефициери в етапа, водещ до подбор и одобряване на проектите, подлежащи на финансиране, и по отношение на аспектите, които трябва да се включат в проверките на декларираните разходи от крайния бенефициер и/или от партньорите в проекта, включително административните проверки на исканията за възстановяване на разходите и проверките на място на отделни проекти.
(4)
За да се гарантира правилното одитиране на разходите в рамките на годишните програми, е необходимо да се определят критериите, на които да отговарят одитните пътеки, за да бъдат счетени за достатъчни.
(5)
Одитите на проектите и системите се извършват под отговорността на одитния орган. За да се гарантира, че одитите предлагат подходящ обхват и ефективност и се извършват съобразно с едни и същи стандарти във всички държави-членки, е необходимо да се определят условията, на които одитите следва да отговарят, включително и основата за пробни анализи.
(6)
Заедно с многогодишната си програма държавите-членки трябва да представят на Комисията описание на техните системи за управление и контрол. Тъй като този документ е една от главните основи, на които Комисията разчита в контекста на общото управление на бюджета на Общността, за да определи дали съответната финансова помощ се използва от държавите-членки съгласно приложимите правила и принципи за защита на финансовите интереси на Общността, е необходимо подробно да се определи информацията, която този документ трябва да съдържа.
(7)
С цел хармонизиране на стандартите за програмиране, проследяване на приложението на фонда, одитиране и сертифициране на разходите, е необходимо да се определи ясно съдържанието на многогодишната програма, годишната програма, доклада за напредък, окончателния доклад, исканията за плащания, както и одитната стратегия, годишния одитен доклад, декларацията за утвърждаване и сертифицирането на разходите.
(8)
Тъй като от държавите-членки се изисква да докладват и наблюдават нередностите и да възстановяват неправомерно изплатени суми в рамките на финансирането от фонда, е необходимо да се определят изискванията за данните, изпращани на Комисията.
(9)
Опитът показва, че гражданите на Европейския съюз не осъзнават достатъчно ролята, която играе Общността при финансиране на програми. Следователно е уместно да се определят подробно мерките за информиране и публичност, които се налагат с оглед на запълване на липсата на комуникация и информация.
(10)
С цел да се гарантира широкото разпространение на информацията относно възможностите за финансиране сред заинтересованите страни и в търсенето на прозрачност, би било целесъобразно определянето на минималните мерки за информиране на потенциалните крайни бенефициери относно възможностите за финансиране, предлагани съвместно от Общността и държавите-членки чрез фонда. За да се повиши прозрачността при прилагането на фонда, е целесъобразно да бъдат публикувани списъкът на крайните бенефициери, наименованията на проектите и размерът на публични средства, отредени за финансиране на проекти.
(11)
Във връзка с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на физическите лица при обработването на лични данни (2) и за свободното движение на тези данни и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и относно свободното движение на такива данни (3), е необходимо да се осигури, във връзка с мерките за информиране и публичност и одитната работа в рамките на това решение, предотвратяването от страна на Комисията и държавите-членки на всяко неразрешено оповестяване на или достъп до лични данни, както и уточняване за какви цели Комисията и държавите-членки имат право да обработват такива данни.
(12)
Използването на електронни средства за обмен на информация и финансови данни между държавите-членки и Комисията води до опростяване, по-голяма ефективност, прозрачност и икономия на време. За да се капитализират напълно тези предимства едновременно със запазване на сигурността на обмена, може да бъде създадена една обща компютризирана информационна система на Комисията.
(13)
За да се осигури ефективно прилагане на фонда в държавите-членки в съответствие с принципите на разумното финансово управление, следва да се приеме серия от общи правила за допустимостта на разходите от фонда. С цел намаляване на административната тежест за крайните бенефициери и определените органи, при известни условия следва да е допустимо определянето на единни ставки за непреките разходи.
(14)
В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Обединеното кралство е обвързано с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.
(15)
В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност Ирландия е обвързана с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.
(16)
В съответствие с член 2 от Протокола за позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не е обвързана с това решение и не го прилага.
(17)
Мерките, предвидени в настоящото решение, са в съответствие със становището на Управителния комитет на фонда,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
СЪДЪРЖАНИЕ
Част I
Въведение
Глава I
Предмет и определения
Член 1
Предмет
Член 2
Определения
Част II
Общи разпоредби за четирите фонда
Глава 1
Определени органи
Член 3
Общи органи
Член 4
Упълномощен орган
Член 5
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Глава 2
Системи за управление и контрол
Член 6
Процедурен наръчник
Член 7
Изпълнение на дейностите на фонда от отговорния органи
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
Член 9
Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
Член 10
Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
Член 11
Договори за изпълнение
Член 12
Определяне на окончателния размер на приноса на Общността
Член 13
Техническа помощ
Член 14
Разходи за техническа помощ в случай на общ орган
Член 15
Проверки от отговорния орган
Член 16
Одитна пътека
Член 17
Одити на системи и одити на проекти
Член 18
Проверки от сертифициращия орган
Глава 3
Информация, която трябва да се представи относно използването на фонда
Член 19
Принцип на пропорционалност
Член 20
Описание на системите за управление и контрол
Член 21
Изменение на описанието на системите за управление и контрол
Член 22
Програмни документи
Член 23
Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми
Член 24
Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми
Член 25
Документи, съставяни от одитния орган
Член 26
Документи, съставяни от сертифициращия орган
Глава 4
Докладване на нередности
Член 27
Начално докладване - дерогации
Член 28
Докладване на последващи действия - отказ на възстанoвяване
Член 29
Контакти с държавите-членки
Член 30
Използване на информацията
Глава 5
Информиране и публичност
Член 31
Информация за потенциални крайни бенефициери
Член 32
Информация за крайните бенефициери
Член 33
Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост
Член 34
Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост
Член 35
Технически характеристики на информацията и публичността за действието
Глава 6
Лични данни
Член 36
Защита на личните данни
Глава 7
Електронен обмен на документи
Член 37
Електронен обмен на документи
Член 38
Компютърна система за обмен на документи
Част III
Специфични разпоредби за Европейския фонд за връщане
Глава 1
Правила за допустимост
Член 39
Правила за допустимост
Част IV
Заключителни разпоредби
Член 40
Адресати
ПРИЛОЖЕНИЯ
ЧАСТ I
ВЪВЕДЕНИЕ
ГЛАВА I
Предмет и определения
Член 1
Предмет
1. Настоящото решение определя правила за прилагане на фонда по отношение на:
а)
определените органи;
б)
системите за управление и контрол;
в)
информацията, която следва да се представи от държавите-членки на Комисията относно прилагането на фонда;
г)
докладването на нередности;
д)
информирането и публичността;
е)
личните данни;
ж)
електронния обмен на документи.
2. Разпоредбите, изложени по-долу, се прилагат без да се нарушава Регламент (Eвратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета от 11 ноември 1996 г. относно контрола и проверките на място, извършвани от Комисията за защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измами и други нередности (4).
Член 2
Определения
За целите на това решение се прилагат следните определения:
-
„основен акт“: Решение № 575/2007/EO;
-
„фонд“: Европейският фонд за връщане, както е създаден от основния акт;
-
„четири фонда“: Европейският фонд за бежанците, Фондът за външни граници, Европейският фонд за връщане и Европейският фонд за интеграция на граждани на трети страни, както са създадени от Решение № 573/2007/EО (5), Решение № 574/2007/EО (6), Решение № 575/2007/EО на Европейския парламент и на Съвета и Решение 2007/435/EО (7) като част от Общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“;
-
„отговорен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква а) от основния акт;
-
„сертифициращ орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1 , буква б) от основния акт;
-
„одитен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква в) от основния акт;
-
„упълномощен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква г) от основния акт;
-
„определени органи“: всички органи, посочени от държавата-членка в член 25 от основния акт;
-
„дейност“: дейност в рамките на фонда съгласно посоченото в член 4 от основния акт;
-
„проект“: специфични практически средства, използвани за изпълнение на всички или част от дейностите от крайните бенефициери на помощите;
-
„краен бенефициер“: юридическото лице, отговорно за изпълнение на проекти като НПО, федерални, национални, регионални или местни власти, други нестопански организации, частни или публични компании или международни организации;
-
„партньор в проекта“: всяко юридическо лице, което изпълнява проект в сътрудничество с краен бенефициер като осигурява ресурси за проекта и като получава част от вноската на Общността чрез крайния бенефициер;
-
„стратегически насоки“: рамката за интервенция от страна на фонда съгласно Решение 2007/837/ЕО на Комисията (8);
-
„приоритет“: набор от дейности, определени като приоритет в стратегическите насоки;
-
„специфичен приоритет“: набор от дейности, определени като специфичен приоритет в стратегическите насоки, позволяващи съфинансиране на по-висок процент, в съответствие с член 15, параграф 4 от основния акт;
-
„първоначално разкриване на нередности по административен и съдебен ред“: първата писмена оценка от компетентен орган, независимо дали е административен или съдебен, с която се установява въз основа на конкретни факти, че е допусната нередност, без да се накърнява възможността това заключение да бъде преразгледано или оттеглено впоследствие, в хода на развитието на административното или съдебното производство;
-
„нередност“: всяко нарушение на разпоредба от законодателството на Общността, произтичащо от действие или бездействие на икономически оператор, което има или би имало ефекта на щета върху общия бюджет на Европейския съюз чрез натоварване на общия бюджет с неоправдан разход;
-
„подозрение за измама“: нередност, която води до започване на административно или съдебно производство на национално равнище, с цел да се установи съществуването на умишлено поведение, по-специално измама, така както е посочено в член 1, параграф 1, буква а) от Конвенцията относно защитата на финансовите интереси на Европейските общности, свставена на основание на член К.3 от Договора за Европейския съюз (9);
-
„несъстоятелност“: процедура по обявяване на несъстоятелност по смисъла на член 2, буква a) от Регламент (ЕО) № 1346/2000 на Съвета (10);
-
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“: споразумение или равностойна форма на правен инструмент, въз основа на който държавите-членки осигуряват безвъзмездни средства на крайния бенефициер с цел изпълнение на проекта в рамките на фонда.
ЧАСТ II
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЧЕТИРИТЕ ФОНДА
ГЛАВА 1
Определени органи
Член 3
Общи органи
Държавите-членки могат да определят един и същи отговорен орган, одитен орган или сертифициращ орган за два или повече от четирите фонда.
Член 4
Упълномощен орган
1. Всяко делегиране на задачи е в съответствие с принципа на разумното финансово управление, който изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и осигурява съобразяване с принципа на недискриминация и видимост на финансирането на Общността. Делегирането на изпълнителни задачи не може да поражда конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган и подробните процедури за изпълнение на делегираните задачи се представят официално в писмена форма.
Актът на упълномощаване включва най-малко:
а)
позовавания на съответното законодателство на Общността;
б)
задачата, поверена на упълномощения орган;
в)
правата и задълженията на упълномощения орган и отговорностите, които той поема;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и да поддържа организационна структура и система за управление и контрол, адаптирани към изпълнението на неговите задължения;
д)
осигуряване на гаранции относно разумното финансово управление, законосъобразността и правомерността на делегираните задачи.
3. Поддържането на комуникация с Комисията, посочено в член 25, параграф 1, буква a) на основния акт, не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е държавна администрация или институция, подчинена на частното право на държавата-членка, която изпълнява мисия в служба на обществото, отговорният орган не може да делегира на този орган никакви изпълнителни правомощия, когато те налагат висока степен на преценка, предполагаща политически избор.
5. Делегирането на задачи на упълномощените органи не засяга отговорността на отговорния орган, който остава отговорен за задачите, които е делегирал.
6. В случаи, когато отговорният орган е делегирал задачи на упълномощения орган, всички разпоредби на настоящото решение относно отговорния орган се прилагат mutatis mutandis към упълномощения орган.
Член 5
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Определените органи могат да възлагат някои от задачите на външни изпълнители, но те остават отговорни за тези задачи в съответствие с отговорностите, определени в членове 27, 29 и 30 от основния акт.
ГЛАВА 2
Системи за управление и контрол
Член 6
Процедурен наръчник
В съответствие с член 31, параграф 2 от основния акт и като се има предвид принципът за пропорционалност, държавите-членки изготвят наръчник, определящ процедури и практически условия относно:
а)
функционирането на определените органи;
б)
условията и реда, гарантиращи подходящо разделение на функциите;
в)
където е уместно, мониторинга на упълномощените органи и на задачите, възложени на външни изпълнители;
г)
създаването на многогодишни и годишни програми;
д)
създаването на одитна стратегия и на годишни одитни планове;
е)
подбора на проекти, отпускането на безвъзмездни средства, мониторинга и финансовото управление на проектите;
ж)
управлението на нередностите, финансовите корекции и възстановяването на суми;
з)
подготовката и изпълнението на одитни мисии;
и)
съставянето на одитни доклади и декларации;
й)
сертифицирането на разходи;
к)
оценката на програмата;
л)
отчитането пред Комисията;
м)
одитната пътека.
Член 7
Изпълнение на дейностите на фонда от отговорния орган
1. За изпълнение на дейностите на фонда отговорният орган може да действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, и/или като изпълнителен орган.
2. Отговорният орган действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, в случаите, когато изпълнява проектите като правило въз основа на открити годишни покани за подаване на предложения.
Нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган могат да кандидатстват в отговор на тези покани за набиране на предложения.
В надлежно обосновани случаи, включващи продължение на многогодишни проекти в съответствие с член 15, параграф 6 от основния акт, които са били избрани след предишна покана за подаване на предложения или в спешни ситуации, безвъзмездните средства могат да се отпускат без покана за подаване на предложения.
3. Отговорният орган действа като изпълнителен орган в случаи, в които решава пряко да изпълни проектите, защото техните характеристики не предоставят избор по отношение на изпълнението им, като в случаите на de jure монополни ситуации или по причини на сигурност. В тези случаи правилата относно крайния бенефициер се прилагат mutatis mutandis към отговорния орган.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Причините, довели до това отговорният орган да действа като изпълнителен орган за осъществяване на проектите, се определят и съобщават на Комисията в рамките на съответната годишна програма.
2. При изпълнение на проектите отговорният орган гарантира прилагането на принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликти на интереси.
3. Отговорният орган може да изпълнява проектите, определени в съответствие с член 7, параграф 3, пряко и/или в съдружие с който и да е национален орган, който е компетентен предвид техническия си опит, високата степен на специализация или административните си пълномощия. Главните национални органи, участващи в изпълнението, също се идентифицират в съответната годишна програма.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на фонда съдържа необходимата информация за мониторинг на съфинансираните продукти или услуги и за проверка на извършените разходи. Всички съответни разпоредби, посочени в член 10, параграф 2 за споразумение за отпускане на безвъзмездни средства, се уточняват в еквивалентна форма на правен инструмент.
5. Окончателният доклад за изпълнението на годишната програма включва информация за приложените процедури и практики за гарантиране на адекватно разделение на функциите, ефективен контрол и задоволителна защита на финансовите интереси на Европейските общности и дава обяснения как са били избегнати конфликтите на интереси.
6. Когато се очаква отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда:
а)
одитният орган не следва да е част от същия орган като отговорният орган, освен когато неговата одитна независимост е гарантирана и той се отчита и на друг орган извън органа, от който той и отговорният орган са част;
б)
задачите на отговорния орган съгласно посоченото в член 27 на основния акт не се променят когато отговорният орган също е пряк изпълнител на проекти.
7. Когато се очаква упълномощеният орган да бъде изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда, този упълномощен орган не може да бъде единственият краен бенефициер на бюджетните кредити, които той е бил упълномощен да управлява.
Член 9
Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за подаване на предложения, определени в член 7, параграф 2, се публикуват по начин, който гарантира максимална публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка промяна в съдържанието на поканите за подаване на предложения също се публикува при същите условия.
В поканите за подаване на предложения се определят:
а)
целите;
б)
критериите за подбор, които са в съответствие с член 15, параграф 5 на основния акт, и съответните подкрепящи документи;
в)
условията и реда за финансирането от Общността и, ако е приложимо, за националното финансиране;
г)
условията и реда и крайната дата за представяне на предложения.
2. За целите на подбора на проекти и отпускане на безвъзмездни средства отговорният орган осигурява информирането на потенциалните бенефициери за следните специфични условия, отнасящи се до проектите за изпълнение:
а)
правилата за допустимост на разходите;
б)
крайният срок за изпълнение; както и
в)
финансовата и друга информация, която следва да се съхранява и предава.
Преди да се вземе решение за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че крайният бенефициер и/или партньорите по проекта имат капацитета да изпълнят тези условия.
3. Отговорният орган гарантира, че проектите, на които са отпуснати безвъзмездни средства, са били подложени на официален, технически и бюджетен анализ и качествена оценка като се прилагат критериите, описани в поканата за подаване на предложения. Причините за отхвърляне на останалите проекти трябва да се документират.
4. Държавите-членки определят кой има пълномощия за възлагане на проекти и гарантират, че конфликтите на интереси са избегнати във всички случаи, и по-специално когато кандидатите са национални органи.
5. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва най-малко името на крайния бенефициер и/или на партньорите по проекта, съществените данни за проекта и неговите оперативни цели, максималният размер на съфинансиране от фонда и максималният процент на съфинансиране от общите допустими разходи.
6. На всеки кандидат се изпраща писмена информация за резултатите от процеса на подбор, съдържаща обяснение на решенията при подбора. Отбелязва се съответната процедура за преразглеждане, в случай че е предвидена в националното законодателство.
Член 10
Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Отговорният орган определя подробни процедури за управление на проекта, включващи, inter alia:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с избраните крайни бенефициери;
б)
проследяване на споразуменията и всяка промяна към тях чрез създаване на система за административен мониторинг на проекти (обмен на кореспонденция, съставяне и мониторинг на промени и писма за напомняне, получаване и обработка на отчети и т.н.).
2. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства посочват, inter alia:
а)
максималната сума на безвъзмездните средства;
б)
максималния процент на приноса на Общността в съответствие с член 15, параграф 4 от основния акт;
в)
подробно описание и график на дейностите на подкрепяния проект;
г)
ако е приложимо, частта от задачите и свързаните с тях разходи, които крайният бенефициер възнамерява да възложи за подизпълнение на трети страни;
д)
съгласувания предварителен бюджет и финансов план за проекта, включително фиксирания процент на непреки разходи, съгласно посоченото в приложение ХI относно правилата за допустимост на разходите;
е)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението (задължения за отчитане, промени и приключване);
ж)
оперативните цели на проекта и показателите, които следва да се използват;
з)
определението на допустимите разходи;
и)
условията, отнасящи се до изплащането на безвъзмездните средства и счетоводните изисквания;
й)
условията, отнасящи се до одитната пътека;
к)
съответните разпоредби, отнасящи се до защитата на данните;
л)
съответните разпоредби, отнасящи се до публичността.
3. Ако е уместно, крайните бенефициери гарантират, че всички партньори по проекта имат същите задължения като тях. Партньорите ангажират своята отговорност чрез крайния бенефициер, който в крайна сметка остава отговорен за спазването на договорните условия от самия него и от всички партньори по проекта.
Крайните бенефициери съхраняват заверени копия на счетоводните документи, оправдаващи приходите и разходите, извършени от партньорите във връзка със съответния проект.
4. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства предвиждат изрично Комисията и Сметната палата да упражнят своите контролни правомощия, въз основа на документи и на място, върху всички крайни бенефициери, партньори по проекта и подизпълнители.
Член 11
Договори за изпълнение
Без да накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, в споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства се посочва, че при изпълнение на проектите крайните бенефициери и/или партньорите по проекта възлагат договори за поръчка в резултат на тръжна процедура, на офертата, предлагаща най-добра стойност за вложените средства, и че следва да се вземат мерки за избягване на конфликти на интереси. Все пак без да се накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, договори на стойност по-малка от 5 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на единствена оферта без покана за търг.
Член 12
Определяне на окончателния размер на приноса на Общността
За изчисляване на окончателното плащане на крайния бенефициер общият размер на приноса на Общността за всеки проект е най-ниската от следните три суми:
а)
максималната сума, посочена в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства;
б)
максималното съфинансиране, което се получава от умножаване на общия размер на допустимите разходи за съответния проект по процента, посочен в член 15, параграф 4 от основния акт (т.е. 50 % или 75 %); както и
в)
сумата, която се получава от прилагане на принципа за недопускане на печалба съгласно посоченото в точка I.3.3 от приложение ХI.
Член 13
Техническа помощ
1. Техническата помощ по инициатива на Комисията съгласно посоченото в член 16 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.
2. Техническата помощ по инициатива на държавите-членки съгласно посоченото в член 17 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.
3. Техническата помощ по инициатива на Комисията или държавите-членки може да приеме формата на договори за обществена поръчка, хонорари за експерти и/или всякакви административни разходи предмет на правилата за допустимост, посочени в част III, глава 1.
Член 14
Разходи за техническа помощ в случай на общ орган
1. Когато един или повече от определените органи са общи за два или повече от четирите фонда, бюджетните кредити за разходите за техническа помощ за всяка от съответните годишни програми могат да се слеят частично или цялостно.
2. Разходите за техническа помощ се разпределят между съответните фондове, за предпочитане въз основа на прости формули за представителна пропорционалност. Приложението на формулите не води до никакво увеличение на максималната сума на разходите за техническа помощ за всяка годишна програма.
Член 15
Проверки от отговорния орган
1. Проверките, които трябва да се извършат от или под ръководството на отговорния орган по член 27, параграф 1, буква ж) от основния акт, включват съответно административни, финансови, технически и физически аспекти на проектите.
Проверките гарантират, че декларираните разходи са реални и оправдани за целта на проекта, че одобрените проекти са изпълнени в съответствие със споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, че приносът на Общността е в съответствие с правилата, и по-специално тези относно финансовата структура, посочена в член 15 от основния акт, че исканията за възстановяване на средства от крайния бенефициер са точни и проектите и разходите са в съответствие с правилата на Общността и националните правила и избягват дублиране на финансирането на разходите с други национални схеми или такива на Общността, както и през други програмни периоди.
Освен това проверките включват:
а)
административни и финансови проверки на всяко искане за възстановяване на разходи, изпратена от крайните бенефициери;
б)
проверки, най-малко на представителна извадка от оправдателните документи, покриващи всички линии на бюджета, приложен към споразумението за безвъзмездни средства, на уместността, точността и допустимостта на разходите, приходите и разходите, покрити от прехвърлени приходи, декларирани от крайните бенефициери;
в)
проверки на място на отделни проекти, базиращи се най-малко на извадка, представляваща подходяща комбинация от типове и размери проекти, която взема предвид всички вече идентифицирани рискови фактори, за да се постигне обоснована гаранция за законосъобразността и правомерността на подчинените им транзакции, свързани с нивото на риск, идентифицирано от отговорния орган.
Проверките, посочени в букви а) и б), не трябва да се извършват, ако на крайния бенефициер е наложено задължение да представи одитен сертификат от независим одитор, който включва всички аспекти, отбелязани в букви а) и б).
2. От всяка проверка се пазят писмени документи, указващи извършената работа, датата, резултатите и взетите мерки в отговор на констатираните грешки. Отговорният орган гарантира всички оправдателни документи, отнасящи се до извършените проверки, да се съхраняват на разположение за Комисията и Сметната палата за период от пет години след приключване на проекта. Този период се прекъсва в случай на съдебно производство или при надлежно обосновано искане на Комисията.
3. В случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган в рамките на годишната програма, съгласно посоченото в член 7, параграф 3, проверките, указани в параграф 1, се изпълняват в съответствие с принципа на адекватното разделение на функциите.
Член 16
Одитна пътека
1. По смисъла на член 27, параграф 1, буква к) от основния акт одитната пътека се счита за подходяща, ако отговаря на следните критерии:
а)
дава възможност за съгласуване на сертифицираните от Комисията суми с подробните счетоводни отчети и оправдателни документи, с които разполагат сертифициращият орган, отговорният орган, упълномощените органи и крайните бенефициери на проекти, съфинансирани в рамките на фонда;
б)
дава възможност да се провери изплащането на публичния принос на крайния бенефициер, разпределението и трансфера на финансирането от Общността, предоставено в рамките на фонда, и източниците на съфинансиране на проекта;
в)
позволява да се провери приложението на критериите за подбор, установени за годишната програма;
г)
съдържа по отношение на всеки проект, когато е уместно, техническите спецификации и плана за финансиране, документи, свързани с одобряването на безвъзмездните средства, документи, свързани с процедурите за обществени поръчки, и доклади за проведените проверки и одити.
2. Отговорният орган гарантира съхранението на информацията относно местонахождението на всички документи, свързани с конкретните плащания, извършени в рамките на фонда.
Член 17
Одити на системи и одити на проекти
1. Одитите, споменати в член 30, параграф 1, букви а) и б) от основния акт се извършват върху системите за управление и контрол, създадени от държавите-членки и върху извадка от проекти, подбрани чрез метод, одобрен от одитния орган.
Методът на извадката:
а)
включва подходяща комбинация от видове и размери на проекти;
б)
взема предвид всички рискови фактори, които са определят от националните контролните органи или тези на Общността и аспектите разходи-ползи на проверките.
Извадката включва също проекти, изпълнявани от отговорния орган, действащ като изпълнителен орган, най-малко на пропорционална основа.
Методът, използван за избор на извадка, се документира.
2. Одитът на системите за управление и контрол включва всеки от следните процеси най-малко веднъж преди 2013 година: програмиране, делегиране на задачи, подбор и отпускане на безвъзмездните средства, наблюдение на проектите, изплащане, сертифициране на разходите, отчитане пред Комисията, откриване и коригиране на потенциални нередности и оценка на програмите.
3. Одитите на проекти се извършват на място въз основа на документация и отчети, представени от крайния бенефициер и/или партньорите на проекта. Одитите проверяват дали:
а)
проектът отговаря на критериите за подбор за годишната програма, дали е изпълнен в съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и изпълнява всички приложими условия относно неговата функционалност и използване или целите, които трябва да се достигнат;
б)
декларираните разходи съответстват на счетоводните отчети и оправдателните документи, представени от крайния бенефициер и/или от партньорите по проекта, и тези отчети съответстват на оправдателните документи, пазени от отговорния орган или който и да е упълномощен орган;
в)
разходните пера съответстват на изискванията за допустимост съгласно приложение ХI, на изискванията, определени по време на националната процедура за подбор, на условията на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и на действително извършените дейности, както и, когато е уместно, на други национални правила или такива на Общността;
г)
ползването или предвиденото ползване на проекта е в съгласие с целите, действията или мерките съгласно членове 2, 3, 4, 5 и 17 от основния акт и, където е приложимо, включва целевото население;
д)
общественият или частен принос е бил изплатен на крайния бенефициер в съответствие с член 15, параграф 2 от основния акт;
е)
има надеждна одитна пътека;
ж)
няма конфликти на интереси и е постигната оптимална стойност за вложените средства, по-специално в частност в случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган на проекта.
4. За целите на член 30, параграф 1, буква б) от основния акт единствено разходите, попадащи в обсега на одита съгласно параграф 3, се отчитат в сумата на одитираните разходи. Ако одитът се извършва преди приключването на проекта, единствено действително одитираните разходи се вземат предвид за изчисляване на процента на включване.
5. Когато има вероятност установените проблеми да са от системен характер и следователно могат да доведат до рискове за други проекти, одитният орган следи за провеждането на допълнителен преглед, включително допълнителни одити, когато е необходимо, с цел да се установи мащабът на такива проблеми. Съответните органи предприемат необходимите превантивни и коригиращи мерки.
6. Одитният орган прави заключения на основата на резултатите от одитите, отнасящи се до декларираните пред Комисията разходи, и ги предоставя на Комисията в годишния одиторски доклад. За годишни програми, за които процентът на грешки надхвърля значимия праг от 2 % от приноса на Общността, одитният орган анализира значимостта на тази грешка и предприема необходимите мерки, включително формулира подходящи препоръки, които се съобщават в годишния одиторски доклад.
Член 18
Проверки от сертифициращия орган
1. Когато одитният орган дава становище с резерви или отрицателно одиторско становище за функционирането на системите за управление и контрол, сертифициращият орган проверява дали тази информация е изпратена до Комисията. Той следи също и за осъществяването на надежден план за действие от отговорния орган за възстановяване на ефективно функциониращи системи за управление и контрол и за оценка на въздействието на неправилното функциониране върху декларирането на разходите.
2. Ако искането за плащане или заявлението за възстановяване на средства не се завери от одитния орган за окончателния доклад относно изпълнението на годишната програма, сертифициращият орган следи за незабавно съставяне на правилно искане за плащане или заявление за възстановяване на средствата.
ГЛАВА 3
Информация, която трябва да се представи относно използването на фонда
Член 19
Принцип на пропорционалност
1. Съгласно член 10, параграф 2 от основния акт степента, до която наличната информация за използването на фонда в държава-членка се предава на Комисията в документите, посочени в тази глава, може да е пропорционална на размера от приноса на Общността, предназначен за съответната държава-членка, и при необходимост тази информация може да се предостави в обобщена форма.
2. Въпреки това по искане на Комисията държавата-членка все пак предоставя по- подробна информация. Ако е необходимо, Комисията може да изиска тази информация, за да може Комисията да изпълни ефективно своите задължения съгласно основния акт и Финансовия регламент.
Член 20
Описание на системите за управление и контрол
1. Описанието на системите за управление и контрол, посочени в член 31, параграф 4 и член 32, параграф 2 от основния акт, се представя в съответствие с образеца в приложение I.
2. Отговорният орган утвърждава описанието на системите, прилагани от всеки упълномощен орган. Всеки от определените органи потвърждава точността на описанието на системите за управление и контрол, която е в неговата компетентност. Освен това одитния орган също потвърждава пълнотата на описанието.
3. При разглеждане на описанието Комисията може да изиска разяснения и да предложи мерки за привеждане в съответствие с разпоредбите, определени в основния акт. Ако е необходимо, могат да бъдат проведени посещения на място от служители на Комисията или упълномощени нейни представители
4. Ако отговорният орган е един и същ за два или повече от четирите фонда или когато за два или повече от фондовете се прилагат общи системи, може да се представи описание на общите системи за управление и контрол, разясняващо, където е приложимо, всички специфични характеристики.
Член 21
Изменение на описанието на системите за управление и контрол
1. Отговорният орган:
а)
докладва дали са направени промени в системите за управление и контрол при представяне на проекта за годишна програма;
б)
уведомява Комисията за всяка съществена промяна най-късно веднага след като такава промяна е извършена;
в)
по искане на Комисията осигурява преразгледано описание в случай на многобройни съществени промени.
2. Съществени промени са промени, които вероятно могат да окажат въздействие върху разделението на функциите, върху ефективността на механизмите на подбор, отпускане, контрол и плащане и върху комуникацията с Комисията. Те включват по-специално промени в един от определените органи, в счетоводната система и в процесите на плащане и сертифициране.
3. Изменението на системите за управление и контрол следва същата процедура, установена в член 20.
Член 22
Програмни документи
1. Държавите-членки представят на Комисията многогодишна програма, посочена в член 19 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение II.
2. Държавите-членки представят на Комисията годишните програми, посочени в член 21 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение III.
3. Финансовите планове, свързани с многогодишната програма, представят разпределение на бюджетните суми по приоритети, както са определени в стратегическите насоки.
Финансовите планове, свързани с годишните програми, представят разпределение на бюджетните суми по категории и дейности, както са посочени в член 4 от основния акт, с позоваване на приоритетите.
Член 23
Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми
1. За да се преразгледа годишната програма, одобрена от Комисията съгласно член 21, параграф 5 от основния акт, съответната държава-членка представя на Комисията променен проект за годишна програма преди 1 май на годината, следваща референтната година. Комисията разглежда и възможно най-скоро одобрява променената програма в съответствие с процедурата, посочена в член 21, параграф 5 от основния акт.
2. Промените на финансовото разпределение без преразглеждане на годишната програма съгласно параграф 1 не трябва да превишават 10 % от общия принос на фонда и са позволени единствено при обстоятелства, оправдани от причини извън контрола на отговорния орган. Подходящо обяснение на всички такива промени се предоставя в доклада за напредък и/или окончателния доклад за изпълнението на годишната програма.
Член 24
Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми
1. Държавите-членки представят на Комисията докладите за напредък на изпълнението на годишната програма и искания за плащане, съгласно посоченото в член 39, параграф 4 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение IV.
2. Държавите-членки представят на Комисията окончателните доклади за изпълнението на годишната програма и исканията за плащане, съгласно посоченото в член 40, параграф 1, буква б) от основния акт, в съответствие с образеца в приложение V.
3. Финансовите таблици, свързани с докладите за напредък, и окончателните доклади представляват разпределение на сумите както по приоритети, съгласно посоченото в стратегическите насоки, така и по проекти за всяка категория дейности, съгласно посоченото в член 4 от основния акт.
Член 25
Документи, съставяни от одитния орган
1. Одитната стратегия, посочена в член 30, параграф 1, буква в) от основния акт, се съставя в съответствие с образеца, даден в приложение VI.
2. Освен когато всяка от последните две годишни програми, приети от Комисията, съответства на годишен принос на Общността под 1 милион евро, одитният орган представя годишен одитен план преди 15 февруари всяка година, считано от 2009 г. Одитният план се съставя като приложение към одитната стратегия в съответствие с образеца, даден в приложение VI. В случай на комбинирана одитна стратегия, така както е предвидено в член 30, параграф 2 от основния акт, може да се представи комбиниран годишен одитен план.
3. Одитният доклад и становищата, посочени в член 30, параграф 3, буква a) и член 30, параграф 3, буква б) от основния акт, се основават върху одитите на системите и одитите на проектите, извършени в съответствие с одитната стратегия, и се изготвят в съответствие с образците, дадени в приложения 7.A и 7.Б.
4. Декларацията за оценка, посочена в член 30, параграф 3, буква в) от основния акт, се основава на цялостната одитна дейност, проведена от одитния орган, и на допълнителните проверки, ако е необходимо. Декларацията за оценка се съставя в съответствие с образеца в приложение VII.В.
5. Ако има някакво ограничение на обхвата на прегледа или ако нивото на откритите нередовни разходи не позволява предоставянето на неквалифицирано мнение за годишното становище, посочено в член 30, параграф 3, буква б) от основния акт или в декларацията, посочена в буква в) на същия член, одитният орган излага причините и оценява мащаба на проблема и неговото финансово въздействие.
Член 26
Документи, съставяни от сертифициращия орган
1. Заверената декларация за разходи относно молбата за второ авансово плащане, посочено в член 39, параграф 4 от основния акт, се изготвя и предава на Комисията по образеца от приложение VIII.
2. Заверената декларация за разходи относно молбата за заключително плащане, посочена в член 40, параграф 1, буква а) от основния акт, се съставя и предава на Комисията по образеца от приложение IХ.
ГЛАВА 4
Докладване за нередности
Член 27
Начално докладване - дерогации
1. В съответствие с образците в приложения IV и V държавите-членки докладват на Комисията за всяка нередност, която е била обект на първоначално разкриване на нередности по административен или съдебен ред в доклада за напредък или в окончателния доклади за изпълнението на годишните програми.
Докладът включва:
а)
фонда, годишната програма и съответния проект;
б)
разпоредбата, която е нарушена;
в)
датата и източника на първоначалната информация, водеща до съмнението, че е допусната нередност;
г)
използваните практики при допускане на нередностите;
д)
където е целесъобразно, дали практиката дава основания за съмнения за измама;
е)
начина, по който са открити нередностите;
ж)
размера на вноската на Общността, за която се отнася.
Не е необходимо обаче да се докладват следните случаи, с изключение на такива със съмнение за измама:
а)
случаи, в които нередностите се отнасят до суми, по-малки от 10 000 EUR, за сметка на общия бюджет на Европейските общности;
б)
случаи, в които нередностите се състоят единствено от неизпълнение, изцяло или отчасти, на проект, включен в годишната програма поради несъстоятелност на крайния бенефициер;
в)
случаи, представени доброволно на вниманието на отговорния орган от крайния бенефициер преди откриването им от отговорния орган, било то преди или след изплащане на публичната вноска;
г)
случаи, констатирани и коригирани от отговорния орган преди изплащане на публичната вноска на крайния бенефициер и преди включването на съответните разходи в декларация за разходите, представена на Комисията.
2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:
а)
където е целесъобразно, другите участващи държави-членки и трети държави;
б)
периода, през който, или момента, в който са извършени нередностите;
в)
националните органи или служби, съставили официалния доклад относно нередността, и органите, отговорни за административния или съдебен последващ контрол;
г)
датата, на която е съставено първоначалното разкриване на нередности по административен или съдебен ред ;
д)
самоличността на участващите физически или юридически лица или на всички други участващи организации, с изключение на случаи, в които тази информация не е необходима за целите на борбата с нередностите, като се има предвид естеството на съответната нередност;
е)
общия бюджет и публичната вноска, одобрени за проекта, и разпределението на неговото съфинансиране между националната вноска и вноската на Общността;
ж)
размера на публичната вноска, засегната от нередността, и съответната вноска на Общността, поставена на риск;
з)
в случаи, когато не е извършено плащане на публична вноска, посочена в точка ж), на лицата или други идентифицирани организации, сумите, които биха били неправомерно платени, ако нередността не беше открита;
и)
временно преустановяване на плащанията, където е приложимо, и възможностите за възстановяване на сумите;
й)
естеството на нередовните разходи.
3. Когато част от информацията, посочена в параграф 2, по-специално относно използваните практики при допускане на нередността и относно начина, по който тя е открита, не е налична, държавите-членки осигуряват липсващата информация, доколкото това е възможно, при изпращане на последващите доклади относно нередностите на Комисията.
Член 28
Докладване на последващи действия - отказ на възстановяване
1. Държавите-членки информират Комисията, с позоваване на всички предишни доклади, съставени според член 27, относно въведените процедури по отношение на всички нередности, съобщени преди това, както и за значими промени, произтичащи от тях. Тази информация се дава в докладите за напредък или окончателните доклади относно изпълнението на годишните програми в съответствие с образците, дадени в приложения IV и V.
Докладът посочва сумите, които са, или се очаква да бъдат възстановени.
2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:
а)
всички временни мерки, взети от държавите-членки за опазване възстановяването на суми, платени неправомерно;
б)
всички съдебни или административни процедури, въведени с цел възстановяване на неправомерно изплатени суми и налагане на санкции;
в)
причините за евентуално прекратени производства за възстановяване на средства;
г)
причините за прекратяване на съдебно преследване.
Държавите-членки докладват на Комисията всички административни или съдебни решения, приключващи такива процедури, или главните точки от тях и излагат, по-специално, дали или не констатациите са такива, че съществува съмнение за измама.
Член 29
Контакти с държавите-членки
1. Комисията поддържа подходящи контакти със съответните държави-членки с цел допълване на предоставената информация относно нередностите, посочени в член 27, и относно процедурите, посочени в член 28, за възможностите за възстановяване.
2. Независимо от контактите, споменати в параграф 1, Комисията информира държавите-членки в случаи, когато естеството на нередността е такова, че подсказва, че идентични или подобни практики биха могли да се появят в други държави-членки.
Член 30
Използване на информация
1. Комисията може да използва всякаква информация от общ или оперативен характер, съобщена от държавите-членки в рамките на настоящото решение, за да провежда анализи на риска и може въз основа на получената информация да съставя доклади и разработва системи за ранно предупреждение, служещи за по-ефективно определяне на рисковете.
2. Комисията редовно информира съответните държави-членки за използването на информацията по параграф 1.
ГЛАВА 5
Информация и публичност
Член 31
Информация за потенциални крайни бенефициери
1. Отговорният орган гарантира, че ключовите показатели относно многогодишните и годишни програми са широко разпространени, с подробности относно съответните финансови вноски, и са представени на всички заинтересовани страни.
Въпреки това отговорният орган може да реши да запази поверителни условията за вътрешно управление, установени в многонационалната програма или в годишните програми, и всякаква друга информация относно изпълнение дейностите на Фонда с цел обществена сигурност.
2. Отговорният орган предоставя на потенциалните крайни бенефициери най-малко следната информация:
а)
условията за допустимост, които трябва да се изпълнят, за да бъдат избираеми за финансиране в рамките на годишната програма;
б)
описание на процедурите за разглеждане на заявленията за финансиране и на включените периоди от време;
в)
критериите за подбор на проектите за финансиране;
г)
лицата за контакти, които могат да предоставят информация относно годишните програми.
Освен това отговорният орган информира потенциалните крайни бенефициери за публикациите, предвидена в член 33, параграф 2, буква б).
Член 32
Информация за крайните бенефициери
Отговорният орган информира крайните бенефициери, че приемането на финансирането предполага също приемане на тяхното включване в списъка на крайните бенефициери, публикуван в съответствие с член 33, параграф 2, буква б).
Член 33
Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост
1. Отговорният орган следи дали мерките за информиране и публичност се изпълняват с цел най-широко покритие от медиите с използване на разнообразни форми и методи на комуникация на съответното териториално ниво.
2. Отговорният орган предприема следните минимални мерки за информиране и публичност:
а)
най-малко една информационна дейност на година, представяща към 2008 г. стартирането на многогодишната програма или постиженията на годишната/годишните програма/и;
б)
годишна публикация, най-малко на интернет страница, на списъка на крайните бенефициери, имената на проектите и размера на публичната вноска и на вноската на Общността, които са им предоставени. Лица, които принадлежат към целевите групи, посочени в член 7 от основния акт, не се назовават. Адресът на интернет страницата се съобщава на Комисията.
Член 34
Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост
1. Крайният бенефициер е отговорен за информиране на обществеността посредством мерки, установени в параграфи 2, 3 и 4 относно помощта, получена от фонда.
2. Крайният бенефициер поставя на видимо място значително по размери пано, не по-късно от три месеца след приключване на всеки проект, който отговаря на следните условия:
а)
общия принос на Общността за проекта надвишава 100 000 EUR; както и
б)
операцията се състои в закупуване на материален предмет или във финансиране на инфраструктура или строителни проекти.
На паното се изписват видът и наименованието на проекта. Освен това информацията, посочена в член 35, заема най-малко 25 % от паното.
3. Когато проектът получава финансиране в рамките на годишна програма, съфинансирана от фонда, крайният бенефициер гарантира тези, които участват в проекта, да бъдат информирани за това финансиране.
4. Всеки документ, включително сертификат за посещение или от друг вид, относно такива проекти включва информация, показваща, че проектът е съфинансиран от фонда.
Член 35
Технически характеристики на информацията и публичността за действието
Всички мерки за информиране и публичност, насочени към крайните бенефициери, потенциалните крайни бенефициери и широката общественост включват:
1.
Емблемата на Европейския съюз в съответствие с графичните стандарти, посочени в приложение Х, и позоваване на Европейския съюз.
2.
Позоваване на фонда.
3.
Изявление, избрано от отговорния орган, което подчертава добавената стойност на приноса на Общността.
За малки рекламни предмети или за рекламни предмети, свързани с два или повече от четирите фонда, точки 1 и 3 не се прилагат.
ГЛАВА 6
Лични данни
Член 36
Защита на личните данни
1. Държавите-членки и Комисията вземат всички необходими мерки за предотвратяване на всяко неразрешено оповестяване на, или на незаконен достъп до информацията, посочена в член 27, параграф 1, буква з) от основния акт, информацията, събрана от Комисията по време на нейните проверки на място, и информацията, посочена в глава 4.
2. Информацията, посочена в глава 4, не може да се изпраща до други лица, освен тези в държавите-членки или вътре в институциите на Общността, чиито задължения изискват те да имат достъп до нея, освен ако държавата-членка, предоставяща такава информация, не се е съгласила изрично за това.
ГЛАВА 7
Електронен обмен на документи
Член 37
Електронен обмен на документи
Освен надлежно подписаните хартиени версии на документите, посочени в глава 3, информацията се изпраща също, винаги когато това е възможно, чрез електронни носители.
Член 38
Компютърна система за обмен на документи
1. Ако Комисията разработи компютърна система за сигурен обмен на данни между Комисията и всяка държава-членка за изпълнение дейностите на фонда, държавите-членки се информират и по тяхно искане се включват в развитието на всяка такава компютърна система.
2. Комисията и определените органи заедно с органите, на които са били делегирани задачите, въвеждат документите, посочени в глава 3, в компютърната система, спомената в параграф 1.
3. Освен това държавите-членки могат да бъдат приканени доброволно да предоставят информацията, посочена в членове 27 и 28, като използват съществуващата специална система, управлявана от Комисията, за отчитане на нередностите, открити в рамките на структурните фондове.
4. Всички разходи за интерфейс между общата компютърна система и националните, регионалните и локални компютърни системи, и всички разходи за адаптиране на националните, регионалните и локални системи към техническите изисквания на общата система са допустими според член 17 на основния акт.
ЧАСТ III
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЕВРОПЕЙСКИЯ ФОНД ЗА ВРЪЩАНЕ
ГЛАВА 1
Правила за допустимост
Член 39
Правила за допустимост
1. Правилата съгласно приложение ХI се използват за определяне на допустимостта на разходите за дейности, финансирани в рамките на годишните програми, посочени в член 35, параграф 4 от основния акт.
2. Правилата са приложими за разходите, извършени от крайните бенефициери, и се прилагат mutatis mutandis за разходите, извършени от партньорите по проекта.
3. Държавите-членки могат да приложат национални правила за допустимост, които са по-строги от тези, изложени в настоящото решение.
Комисията е тази, която преценява дали приложимите национални правила за допустимост са в съответствие с това условие.
ЧАСТ IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 40
Адресати
Адресати на настоящото решение са Кралство Белгия, Република България, Чешката република, Федерална република Германия, Република Естония, Република Гърция, Кралство Испания, Френската република, Ирландия, Италианската република, Република Кипър, Република Латвия, Република Литва, Великото херцогство Люксембург, Република Унгария, Република Малта, Кралство Нидерландия, Република Австрия, Република Полша, Португалската република, Румъния, Република Словения, Словашката република, Република Финландия, Кралство Швеция и Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия.
Съставено в Брюксел на 5 март 2008 година.
DECISIÓN DE LA COMISIÓN
de 5 de marzo de 2008
por la que se establecen las normas de aplicación de la Decisión no 575/2007/CE del Parlamento Europeo y del Consejo por la que se establece el Fondo Europeo para el Retorno para el período 2008-2013 como parte del Programa general «Solidaridad y Gestión de los Flujos Migratorios», en lo que respecta a los sistemas de gestión y control de los Estados miembros, las normas sobre la gestión administrativa y financiera y la elegibilidad de los gastos de los proyectos cofinanciados por el Fondo
[notificada con el número C(2008) 796]
(los textos en lenguas alemana, búlgara, checa, eslovaca, eslovena, española, estonia, francesa, finesa, griega, húngara, inglesa, italiana, letona, lituana, maltesa, neerlandesa, polaca, portuguesa, rumana y sueca son los únicos auténticos)
(2008/458/CE)
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,
Vista la Decisión no 575/2007/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de mayo de 2007, por la que se establece el Fondo Europeo para el Retorno para el período 2008-2013 como parte del Programa general «Solidaridad y Gestión de los Flujos Migratorios» (1), y, en particular, su artículo 23, su artículo 31, apartado 5, su artículo 33, apartado 6, y su artículo 35, apartado 4,
Considerando lo siguiente:
(1)
Es necesario establecer las condiciones en que los Estados miembros deberán ejecutar su acción en el marco del Fondo y, en particular, determinar las circunstancias en que la autoridad responsable podrá ejecutar directamente los proyectos. También deben establecerse disposiciones relativas a las autoridades delegadas.
(2)
Es necesario elaborar la lista de procedimientos o modalidades prácticas que deberán adoptar y cumplir las diferentes autoridades designadas para la ejecución del Fondo.
(3)
Es necesario establecer las obligaciones que deberán cumplir las autoridades responsables con respecto a los beneficiarios finales en la fase previa a la selección y aprobación de los proyectos que se financiarán, y en relación con los aspectos que deben abarcar las verificaciones de los gastos declarados por el beneficiario final o por los socios del proyecto, incluidas las verificaciones administrativas de las solicitudes de reembolso y las verificaciones in situ de proyectos individuales.
(4)
A fin de garantizar la correcta realización de la auditoría de gastos en el marco de los programas anuales, es preciso fijar los criterios que han de cumplir las pistas de auditoría para ser consideradas adecuadas.
(5)
Las auditorías de proyectos y sistemas se realizan bajo la responsabilidad de la autoridad de auditoría. Para garantizar que el alcance y la eficacia de dichas auditorías son los adecuados y que estas se realizan con arreglo a las mismas normas en todos los Estados miembros, es necesario establecer las condiciones que deberán cumplir las auditorías, incluida la base de muestreo.
(6)
Los Estados miembros deberán presentar a la Comisión, junto con su programa plurianual, una descripción de sus sistemas de gestión y control. Dado que que este documento es uno de los elementos esenciales en los que se basa la Comisión, en el marco de la gestión compartida del presupuesto comunitario, para determinar si los Estados miembros utilizan la ayuda financiera de conformidad con las normas y principios aplicables para proteger los intereses financieros de la Comunidad, es necesario determinar detalladamente la información que dicho documento ha de contener.
(7)
Para armonizar las normas de programación, llevar a cabo el seguimiento de la ejecución del Fondo, e inspeccionar y certificar el gasto, es necesario definir claramente los contenidos del programa plurianual, el programa anual, el informe de situación, el informe final, las solicitudes de pago y el plan de auditoría, así como del informe anual de auditoría, la declaración de validez y la certificación de gasto.
(8)
Dado que los Estados miembros deben comunicar y controlar las irregularidades, y recuperar los importes abonados indebidamente en relación con la financiación del Fondo, es necesario definir los requisitos relativos a los datos enviados a la Comisión.
(9)
La experiencia ha mostrado que los ciudadanos de la Unión Europea no conocen suficientemente el papel que desempeña la Comunidad en la financiación de los programas. Por tanto, es conveniente definir detalladamente las medidas de información y publicidad necesarias para subsanar esta falta de información y comunicación.
(10)
Para garantizar que la información sobre las posibles oportunidades de financiación se difunda ampliamente entre todos los interesados, y en aras de la transparencia, deben adoptarse unas medidas mínimas necesarias para informar a posibles beneficiarios finales de las oportunidades de financiación que ofrecen conjuntamente la Comunidad y los Estados miembros a través del Fondo. A fin de aumentar la transparencia en el uso de los Fondos, deben publicarse la lista de beneficiarios, los nombres de los proyectos y el importe de los fondos públicos asignados a los proyectos.
(11)
De conformidad con la Directiva 95/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (2), y el Reglamento (CE) no 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de diciembre de 2000, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos (3), es preciso establecer, en relación con las medidas de información y publicidad y el trabajo de auditoría en el marco de la presente Decisión, que tanto la Comisión como los Estados miembros han de impedir la difusión no autorizada de los datos de carácter personal, así como el acceso no autorizado a dichos datos, y especificar los fines para los cuales la Comisión y los Estados miembros pueden proceder a su tratarlos.
(12)
El uso de medios electrónicos para intercambiar información y datos financieros entre los Estados miembros y la Comisión conducirá a la simplificación, a una mayor eficacia y transparencia, así como al ahorro de tiempo. A fin de aprovechar plenamente estas ventajas al mismo tiempo que se garantiza la seguridad de los intercambios, la Comisión podrán establecer un sistema informático común.
(13)
Con el fin de garantizar la ejecución eficaz del Fondo en los Estados miembros, de conformidad con los principios de buena gestión financiera, se adoptará una serie de normas comunes sobre la elegibilidad de los gastos en el marco del Fondo. Al objeto de disminuir la carga administrativa que pesa sobre los beneficiarios finales y las autoridades designadas, los costes indirectos totales podrán subvencionarse en ciertas condiciones mediante cantidades a tanto alzado.
(14)
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 del Protocolo sobre la posición del Reino Unido y de Irlanda anexo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, el Reino Unido está vinculado por el acto de base y, por tanto, por la presente Decisión.
(15)
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 del Protocolo sobre la posición del Reino Unido y de Irlanda anexo al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, el Reino Unido está vinculado por el acto de base y, por tanto, por la presente Decisión.
(16)
De conformidad con el artículo 2 del Protocolo sobre la posición de Dinamarca adjunto al Tratado de la Unión Europea y al Tratado constitutivo de la Comunidad Europea, Dinamarca no está vinculada por esta Decisión ni sujeta a su aplicación.
(17)
Las medidas previstas en la presente Decisión se ajustan al dictamen del Comité de gestión de Fondo.
HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:
ÍNDICE
Parte I
Introducción
Capítulo I
Objeto y definiciones
Artículo 1
Objeto
Artículo 2
Definiciones
Parte II
Disposiciones comunes a los cuatro Fondos
Capítulo 1
Autoridades designadas
Artículo 3
Autoridades comunes
Artículo 4
Autoridad delegada
Artículo 5
Externalización de tareas
Capítulo 2
Sistemas de gestión y control
Artículo 6
Manual de procedimientos
Artículo 7
Ejecución del Fondo por la autoridad responsable
Artículo 8
Condiciones en que la autoridad responsable actúa como un órgano de ejecución
Artículo 9
Procedimiento de selección y adjudicación cuando la autoridad responsable actúa como un órgano de adjudicación
Artículo 10
Convenios de subvención con beneficiarios finales cuando la autoridad responsable actúa como un órgano de adjudicación
Artículo 11
Contratos de ejecución
Artículo 12
Determinación de la contribución comunitaria final
Artículo 13
Asistencia técnica
Artículo 14
Gastos de asistencia técnica en caso de autoridad común
Artículo 15
Verificaciones efectuadas por la autoridad responsable
Artículo 16
Pista de auditoría
Artículo 17
Auditorías de sistemas y auditorías de proyectos
Artículo 18
Verificaciones efectuadas por la autoridad de certificación
Capítulo 3
Información que deberá suministrarse sobre la utilización del Fondo
Artículo 19
Principio de proporcionalidad
Artículo 20
Descripción de los sistemas de gestión y control
Artículo 21
Revisión de la descripción de los sistemas de gestión y control
Artículo 22
Documentos de programación
Artículo 23
Revisión del desglose financiero en los programas anuales
Artículo 24
Informe final e informe de situación sobre la ejecución de los programas anuales
Artículo 25
Documentos elaborados por la autoridad de auditoría
Artículo 26
Documentos elaborados por la autoridad de certificación
Capítulo 4
Comunicación de irregularidades
Artículo 27
Información inicial - Excepciones
Artículo 28
Informes de seguimiento - Impago
Artículo 29
Contactos con los Estados miembros
Artículo 30
Uso de la información
Capítulo 5
Información y publicidad
Artículo 31
Información a los beneficiarios finales potenciales
Artículo 32
Información a los beneficiarios finales
Artículo 33
Responsabilidades de la autoridad responsable en materia de información y publicidad
Artículo 34
Responsabilidades de los beneficiarios finales en materia de información y publicidad
Artículo 35
Características técnicas de la información y publicidad de la operación
Capítulo 6
Datos de carácter personal
Artículo 36
Protección de los datos de carácter personal
Capítulo 7
Intercambio electrónico de documentos
Artículo 37
Intercambio electrónico de documentos
Artículo 38
Sistema informatizado de intercambio de documentos
Parte III
Disposiciones específicas del Fondo Europeo para el Retorno
Capítulo 1
Normas de elegibilidad
Artículo 39
Normas de elegibilidad
Parte IV
Disposiciones finales
Artículo 40
Destinatarios
ANEXOS
PARTE I
INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I
Objeto y definiciones
Artículo 1
Objeto
1. La presente Decisión establece las normas que regulan la ejecución del Fondo en lo que respecta a:
a)
autoridades designadas;
b)
sistemas de gestión y control;
c)
la información que deben suministrar los Estados miembros a la Comisión sobre el uso del Fondo;
d)
comunicación de irregularidades;
e)
información y publicidad;
f)
datos de carácter personal;
g)
intercambio electrónico de documentos.
2. Las disposiciones que se establecen a continuación se aplicarán sin perjuicio de lo dispuesto en el Reglamento (Euratom, CE) no 2185/96 del Consejo, de 11 de noviembre de 1996, relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades (4).
Artículo 2
Definiciones
A efectos de la presente Decisión, se entenderá por:
-
«acto de base»: la Decisión no 575/2007/CE,
-
«Fondo»: el Fondo Europeo para el Retorno, tal como se establece en el acto de base,
-
«los cuatro Fondos»: el Fondo Europeo para los Refugiados, el Fondo para las fronteras exteriores, el Fondo Europeo para el Retorno y el Fondo para la Integración de Nacionales de Terceros Países, tal como se establecen en la Decisión no 573/2007/CE (5), la Decisión no 574/2007/CE (6), y la Decisión no 575/2007/CE del Parlamento Europeo y del Consejo y la Decisión no 2007/435/CE del Consejo (7), como parte del Programa general «Solidaridad y gestión de los Flujos Migratorios»,
-
«autoridad responsable»: el órgano designado por un Estado miembro con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra a), del acto de base,
-
«autoridad de certificación»: el órgano designado por un Estado miembro con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra b), del acto de base,
-
«autoridad de auditoría»: el órgano designado por un Estado miembro con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra c), del acto de base,
-
«autoridad delegada»: el órgano designado por un Estado miembro con arreglo al artículo 25, apartado 1, letra d), del acto de base,
-
«autoridades designadas»: las autoridades designadas por un Estado miembro con arreglo al artículo 25 del acto de base,
-
«acción»: la acción en el marco del Fondo, tal como se define en el artículo 4 del acto de base,
-
«proyecto»: los medios prácticos específicos utilizados por los beneficiarios finales para ejecutar la totalidad o parte de una acción,
-
«beneficiario final»: la entidad legal responsable de ejecutar los proyectos tal como las ONG, autoridades federales, nacionales, regionales o locales, otras organizaciones de carácter no lucrativo, empresas públicas o privadas y las organizaciones internacionales,
-
«socio del proyecto»: toda entidad legal que ejecute un proyecto en cooperación con el beneficiario final mediante la aportación de recursos al proyecto y la recepción de parte de la contribución comunitaria a través del beneficiario final,
-
«directrices estratégicas»: el marco de intervención del Fondo, tal como ha sido adoptado por la Decisión 2007/873/CE de la Comisión (8),
-
«prioridad»: el conjunto de acciones que se define como una prioridad en las directrices estratégicas,
-
«prioridad específica»: el conjunto de acciones que se define como una prioridad específica en las directrices estratégicas, y que pueden recibir un mayor porcentaje de cofinanciación, de acuerdo con el artículo 15, apartado 4, del acto de base,
-
«primer acto de comprobación administrativa o judicial»: la primera evaluación escrita realizada por una autoridad competente, administrativa o judicial, que basándose en hechos concretos, concluya que se ha cometido una irregularidad, sin perjuicio de la posibilidad de que posteriormente, como consecuencia de los resultados del procedimiento administrativo o judicial, esa conclusión pueda revisarse o retirarse,
-
«irregularidad»: toda infracción de una disposición de Derecho comunitario cometida por un acto u omisión de un agente económico y que cause o pueda causar un perjuicio al presupuesto general de la Unión Europea al cargarle un gasto injustificado,
-
«sospecha de fraude»: la irregularidad que dé lugar a la incoación de un procedimiento administrativo o judicial a escala nacional con el fin de determinar la existencia de un comportamiento intencionado, en particular de un fraude, tal y como se define en el artículo 1, apartado 1, letra a), del Convenio establecido sobre la base del artículo K.3 del Tratado de la Unión Europea, relativo a la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas (9),
-
«quiebra»: el procedimiento de insolvencia definido en el artículo 2, letra a), del Reglamento (CE) no 1346/2000 del Consejo (10),
-
«convenio de subvención»: el acuerdo o instrumento legal equivalente en virtud del cual los Estados miembros conceden subvenciones al beneficiario final para la ejecución del proyecto en el marco del Fondo.
PARTE II
DISPOSICIONES COMUNES A LOS CUATRO FONDOS
CAPÍTULO 1
Autoridades designadas
Artículo 3
Autoridades comunes
Los Estados miembros podrán designar a la misma autoridad responsable, autoridad de auditoría y autoridad de certificación, para dos o más de los cuatro Fondos.
Artículo 4
Autoridad delegada
1. La delegación de tareas respetará el principio de buena gestión financiera, que exige un control interno eficaz y eficiente, y garantizará el cumplimiento del principio de no discriminación y la visibilidad de la financiación comunitaria. La no realización de las tareas delegadas puede dar lugar a conflictos de intereses.
2. El alcance de las tareas delegadas por la autoridad responsable a la autoridad delegada y los procedimientos detallados para la realización de las tareas delegadas, se registrarán formalmente por escrito.
El acto de delegación mencionará al menos:
a)
las referencias a la legislación comunitaria aplicable;
b)
las tareas confiadas a la autoridad delegada;
c)
los derechos y deberes de la autoridad delegada, así como las responsabilidades que esta asume;
d)
la obligación que tiene la autoridad delegada de crear y mantener una estructura organizativa y un sistema de gestión y control adecuados para el desempeño de sus tareas;
e)
la garantía que habrá que ofrecer de buena gestión financiera y de la legalidad y regularidad de las tareas delegadas.
3. La tarea de interlocutor de la Comisión a que se refiere el artículo 25, apartado 1, letra a), del acto de base, no se delegará. La autoridad delegada se comunicará con la Comisión a través de la autoridad responsable.
4. Cuando la autoridad delegada no sea una administración pública ni un órgano de Derecho privado del Estado miembro investido de una misión de servicio público, la autoridad responsable podrá no delegar en aquella autoridad competencias de ejecución que impliquen una amplia discrecionalidad en la elección de las políticas.
5. La delegación de tareas a las autoridades delegadas no afectará a la responsabilidad de la autoridad responsable, que seguirá rindiendo cuentas de las tareas que ha delegado.
6. En los casos en que la autoridad responsable delegue tareas a la autoridad delegada, las disposiciones de la presente Decisión relativas a la autoridad responsable se aplicarán, mutatis mutandis, a la autoridad delegada.
Artículo 5
Externalización de tareas
Las autoridades designadas podrán externalizar algunas de sus tareas, pero seguirán siendo responsables de las tareas externalizadas con arreglo a las responsabilidades definidas en los artículos 27, 29 y 30 del acto de base.
CAPÍTULO 2
Sistemas de gestión y control
Artículo 6
Manual de procedimientos
De conformidad con el artículo 31, apartado 2, del acto de base, y con arreglo al principio de proporcionalidad, los Estados miembros elaborarán un manual que establecerá los procedimientos y modalidades prácticas en relación con:
a)
el funcionamiento de las autoridades designadas;
b)
las modalidades que garantizan la separación de funciones;
c)
en su caso, el control de las autoridades delegadas y otras tareas externalizadas;
d)
el establecimiento de programas anuales y plurianuales;
e)
el establecimiento de un plan de auditoría y programas anuales de auditoría;
f)
la selección de proyectos, la concesión de subvenciones, y el control y la gestión financiera de los proyectos;
g)
la gestión de irregularidades, recuperaciones y correcciones financieras;
h)
la preparación y realización de misiones de auditoría;
i)
la preparación de declaraciones e informes de auditoría;
j)
la certificación del gasto;
k)
la evaluación del programa;
l)
la presentación de informes a la Comisión;
m)
la pista de auditoría.
Artículo 7
Ejecución del Fondo por la autoridad responsable
1. Para la ejecución del Fondo, la autoridad responsable podrá actuar como un órgano de adjudicación y/o como un órgano de ejecución.
2. La autoridad responsable actuará como un órgano de adjudicación cuando ejecute los proyectos, generalmente a través de convocatorias públicas anuales de propuestas.
La autoridad responsable y las autoridades delegadas no podrán presentarse a dichas convocatorias de propuestas.
En casos debidamente justificados, incluida la continuación de proyectos plurianuales con arreglo al artículo 15, apartado 6, del acto de base, seleccionados tras una convocatoria de propuestas anterior o en situaciones de emergencia, se podrán conceder las ayudas sin convocatoria de propuestas.
3. La autoridad responsable actuará como un órgano de ejecución en los casos en que decida ejecutar directamente los proyectos porque las características de estos no permitan ninguna otra forma de ejecución, como sucede en situaciones de monopolio de derecho o por motivos de seguridad. En estos casos, las normas relativas al beneficiario final se aplicarán, mutatis mutandis, a la autoridad responsable.
Artículo 8
Condiciones en que la autoridad responsable actúa como un órgano de ejecución
1. Las razones que hayan llevado a la autoridad responsable a actuar como un órgano de ejecución de los proyectos se mencionarán y comunicarán a la Comisión en el marco del programa anual de que se trate.
2. Al ejecutar los proyectos, la autoridad responsable garantizará la aplicación del principio de optimización de recursos y prevendrá los conflictos de intereses.
3. La autoridad responsable podrá ejecutar los proyectos definidos con arreglo al artículo 7, apartado 3, directamente o en asociación con las autoridades nacionales competentes, en función de sus conocimientos técnicos, alto grado de especialización o competencias administrativas. Las autoridades nacionales principales que intervengan en la ejecución también serán mencionadas en el programa anual de que se trate.
4. La decisión administrativa de cofinanciar un proyecto en el marco del Fondo contendrá la información necesaria para realizar el seguimiento de los productos y servicios cofinanciados y para controlar los gastos generados. Las disposiciones relevantes sobre los convenios de subvención establecidas en el artículo 10, apartado 2, se especificarán en un instrumento legal equivalente.
5. El informe final sobre la ejecución del programa anual contendrá información sobre los procedimientos y prácticas aplicados para garantizar la adecuada separación de funciones, el control eficaz y la protección satisfactoria de los intereses financieros de las Comunidades Europeas, y explicará cómo se han evitado los conflictos de intereses.
6. Cuando la autoridad responsable deba actuar regularmente como un órgano de ejecución de los proyectos cofinanciados por el Fondo:
a)
la autoridad de auditoría no formará parte del mismo organismo al que pertenece la autoridad responsable, salvo en el caso de que su independencia en materia de auditoría esté garantizada y presente sus informes a otro organismo distinto del organismo del que formen parte la autoridad de auditoría y la autoridad responsable;
b)
las tareas de la autoridad responsable, tal como se definen en el artículo 27 del acto de base, no resultarán afectadas cuando la autoridad responsable ejecute los proyectos directamente.
7. Cuando una autoridad delegada deba actuar como un órgano de ejecución de los proyectos cofinanciados por el Fondo, dicha autoridad delegada podrá no ser el único beneficiario final de las asignaciones cuya gestión se le ha delegado.
Artículo 9
Procedimiento de selección y adjudicación cuando la autoridad responsable actúa como un órgano de adjudicación
1. Las convocatorias de propuestas mencionadas en el artículo 7, apartado 2, se publicarán de forma que garanticen la máxima publicidad entre los beneficiarios potenciales. Cualquier cambio en el contenido de las convocatorias de propuestas se publicará también en las mismas condiciones.
En las convocatorias de propuestas se especificarán:
a)
los objetivos;
b)
los criterios de selección, que cumplirán lo dispuesto en el artículo 15, apartado 5, del acto de base, y los documentos justificativos;
c)
las modalidades de financiación comunitaria y, en su caso, nacional;
d)
las modalidades y la fecha límite para la presentación de propuestas.
2. A los fines de selección de proyectos y adjudicación de subvenciones, la autoridad responsable garantizará que los beneficiarios potenciales estén informados de las siguientes condiciones específicas relativas a los proyectos que se ejecutarán:
a)
normas de elegibilidad del gasto;
b)
plazos de ejecución, e
c)
información financiera y de otro tipo que deberán conservar y comunicar.
Antes de la adopción de la decisión de adjudicación, la autoridad responsable se asegurará de que el beneficiario último o los socios del proyecto están capacitados para cumplir estas condiciones.
3. La autoridad responsable garantizará que los proyectos que han recibido subvenciones hayan sido objeto de un análisis formal, técnico y presupuestario, y de una evaluación cualitativa con arreglo a los criterios establecidos en la convocatoria de propuestas. Se registrarán los motivos de rechazo de otros proyectos.
4. Los Estados miembros decidirán a quién corresponde la facultad de adjudicar proyectos y garantizarán que los conflictos de intereses se eviten en todo caso y, especialmente, cuando los solicitantes sean organismos nacionales.
5. La decisión de adjudicación indicará al menos el nombre del beneficiario final o de los socios del proyecto, los detalles fundamentales del proyecto y sus objetivos operativos, el importe máximo de cofinanciación por el Fondo y el porcentaje máximo de cofinanciación de los costes totales subvencionables.
6. Se enviarán por escrito a todos los candidatos los resultados del procedimiento de selección, con una explicación de las decisiones adoptadas en la selección. Cuando la legislación nacional lo prevea, se indicará el procedimiento de recurso disponible.
Artículo 10
Convenios de subvención con los beneficiarios finales cuando la autoridad responsable actúa como un órgano de adjudicación
1. La autoridad responsable establecerá los procedimientos detallados de gestión de proyectos que abarcarán, entre otras cosas:
a)
la firma de convenios de subvención con los beneficiarios finales seleccionados;
b)
el seguimiento de los convenios y sus posibles modificaciones mediante el establecimiento de un sistema de control administrativo de los proyectos (intercambio de correspondencia, introducción y supervisión de las modificaciones, recordatorios, recepción y tratamiento de informes, etc.).
2. Los convenios de subvención establecerán, entre otras cosas:
a)
el importe máximo de la subvención;
b)
el porcentaje máximo de la contribución comunitaria con arreglo al artículo 15, apartado 4, del acto de base;
c)
una descripción y un calendario detallados del proyecto subvencionado;
d)
en su caso, la parte de tareas y costes relacionados que el beneficiario final se proponga subcontratar con terceros;
e)
el presupuesto estimativo acordado y el plan de financiación del proyecto, incluido el porcentaje fijo de costes indirectos a que se refiere el anexo XI en relación con las normas de elegibilidad del gasto;
f)
el calendario y las disposiciones de aplicación del convenio (informes que deben presentarse, modificaciones y terminación);
g)
los objetivos operativos del proyecto y los indicadores que se utilizarán;
h)
definición de costes subvencionables;
i)
las condiciones de pago de la subvención y los requisitos contables;
j)
las condiciones de la pista de auditoría;
k)
las disposiciones relevantes en materia de protección de datos;
l)
las disposiciones relevantes en materia de publicidad.
3. Los beneficiarios finales garantizarán, en su caso, que todos los socios del proyecto estén sujetos a las mismas obligaciones que ellos. Los socios serán responsables a través del beneficiario final, que sigue siendo el responsable en última instancia del cumplimiento de las condiciones contractuales por él mismo y por todos los socios del proyecto.
Los beneficiarios finales guardarán copias certificadas de los documentos contables que justifiquen los ingresos y gastos de los socios del proyecto de que se trate.
4. Los convenios de subvención establecerán expresamente que la Comisión y el Tribunal de Cuentas podrán controlar, mediante verificación de documentos o inspección in situ, a todos los beneficiarios finales, socios del proyecto y subcontratistas.
Artículo 11
Contratos de ejecución
Sin perjuicio de lo dispuesto en las normas nacionales y comunitarias aplicables en materia de contratación pública, los convenios de subvención dispondrán que, al ejecutar los proyectos, los beneficiarios finales o los socios del proyecto adjudicarán el contrato público, mediante un procedimiento de licitación, a la oferta económicamente más ventajosa, y procurarán evitar los conflictos de intereses. No obstante, sin perjuicio de lo dispuesto en las normas nacionales y comunitarias aplicables en materia de contratación pública, los contratos de valor inferior a 5 000 EUR podrán adjudicarse a una única oferta sin licitación.
Artículo 12
Determinación de la contribución comunitaria final
Para calcular el pago final al beneficiario final, el importe de la contribución comunitaria total a cada proyecto será el más bajo de los tres siguientes:
a)
el importe máximo indicado en el convenio de subvención;
b)
la cofinanciación máxima resultante de multiplicar los costes totales subvencionables del proyecto de que se trate por el porcentaje establecido en el artículo 15, apartado 4, del acto de base (es decir, 50 % o 75 %), y
c)
el importe resultante de la aplicación del principio no lucrativo, tal como se define en el punto I.3.3 del anexo XI.
Artículo 13
Asistencia técnica
1. La asistencia técnica a iniciativa de la Comisión, tal como se define en el artículo 16 del acto de base, podrá ser financiada hasta el 100 % por el Fondo.
2. La asistencia técnica a iniciativa de los Estados miembros, tal como se define en el artículo 17 del acto de base, podrá ser financiada hasta el 100 % por el Fondo.
3. La asistencia técnica a iniciativa de la Comisión o de los Estados miembros podrá prestarse en forma de contratos públicos, honorarios de expertos o cualquier gasto administrativo sujeto a las normas de elegibilidad definidas en la parte III, capítulo 1.
Artículo 14
Gastos de asistencia técnica en caso de autoridad común
1. Cuando una o más autoridades designadas sean comunes a dos o más de los cuatro Fondos, las asignaciones para los gastos de asistencia técnica en cada programa anual en cuestión podrán fusionarse total o parcialmente.
2. Los gastos de asistencia técnica se distribuirán entre los Fondos en cuestión, preferentemente según una fórmula de reparto simple y representativo. La aplicación de la fórmula no producirá ningún incremento del importe máximo de los gastos de asistencia técnica de cada programa anual en cuestión.
Artículo 15
Verificaciones efectuadas por la autoridad responsable
1. Las verificaciones que deberá efectuar la autoridad responsable, o que se efectuarán bajo la responsabilidad de esta, con arreglo al artículo 27, apartado 1, letra g), del acto de base, abordarán los aspectos administrativo, financiero, técnico y físico de los proyectos, según corresponda.
Las verificaciones garantizarán que los gastos declarados son reales y están justificados para los fines del proyecto, que los proyectos subvencionados se han realizado de conformidad con los convenios de subvención, que la contribución comunitaria cumple las normas, especialmente en lo que respecta a la estructura financiera definida en el artículo 15 del acto de base, que las solicitudes de reembolso por el beneficiario final son correctas, y que los proyectos y los gastos cumplen las normas nacionales y comunitarias y evitan la doble financiación de gastos con otros regímenes nacionales o comunitarios y con otros períodos de programación.
Además, las verificaciones incluirán:
a)
verificaciones financieras y administrativas de cada solicitud de reembolso enviada por los beneficiarios finales;
b)
verificaciones de la relevancia, exactitud y elegibilidad de los gastos, ingresos y costes cubiertos por los ingresos asignados, declarados por los beneficiarios finales, al menos en una muestra representativa de documentos acreditativos que abarque todas las partidas del presupuesto adjunto al convenio de subvención;
c)
verificaciones in situ de los proyectos individuales, al menos en una muestra representativa de una combinación adecuada de proyectos de diferentes tipos y dimensiones que tenga en cuenta los factores de riesgo ya señalados, que permitan obtener garantías razonables sobre la legalidad y regularidad de las transacciones conexas, habida cuenta del nivel de riesgos señalado por la autoridad responsable.
Las verificaciones mencionadas en las letras a) y b), no se efectuarán cuando el beneficiario final esté obligado a presentar un certificado de auditoría emitido por un auditor independiente que abarque todos los aspectos mencionados en las letras a) y b).
2. Se registrarán todas las verificaciones, con indicación del trabajo realizado, la fecha, los resultados y las medidas adoptadas con respecto a los errores detectados. La autoridad responsable garantizará que todos los documentos acreditativos de las verificaciones efectuadas estén a disposición de la Comisión y el Tribunal de Cuentas durante un plazo de cinco años siguientes al cierre del proyecto. Este plazo se suspenderá en caso de actuaciones judiciales o a petición debidamente justificada de la Comisión.
3. Cuando la autoridad responsable actúe como un órgano de ejecución en el marco del programa anual, tal como se define en el artículo 7, apartado 3, las verificaciones previstas en el apartado 1 se efectuarán según el principio de separación adecuada de funciones.
Artículo 16
Pista de auditoría
1. A efectos del artículo 27, apartado 1, letra k), del acto de base, se considerará que una pista de auditoría es adecuada si cumple los criterios siguientes:
a)
permitir conciliar las cantidades certificadas a la Comisión con los registros contables detallados y los documentos acreditativos que obren en poder de la autoridad de certificación, la autoridad responsable, las autoridades delegadas y los beneficiarios finales sobre los proyectos cofinanciados en el marco del Fondo;
b)
permitir verificar el pago de la contribución pública al beneficiario final, la distribución y transferencia de la financiación comunitaria concedida en el marco del Fondo, y las fuentes de cofinanciación del proyecto;
c)
permitir verificar la aplicación de los criterios de selección establecidos para el programa anual;
d)
contener, con respecto a cada proyecto, en su caso, las especificaciones técnicas y el plan de financiación, los documentos relativos a la aprobación de la ayuda, los documentos relativos a los procedimientos de contratación pública, y los informes sobre las verificaciones y auditorías efectuadas.
2. La autoridad responsable se asegurará de que se conserve un registro del lugar en que se encuentre la totalidad de los documentos relativos a pagos específicos efectuados en el marco del Fondo.
Artículo 17
Auditorías de sistemas y auditorías de proyectos
1. Las autorías a que se refiere el artículo 30, apartado 1, letras a) y b), del acto de base, se efectuarán sobre los sistemas de gestión y control establecidos por los Estados miembros y sobre una muestra de proyectos seleccionados por un método aprobado por la autoridad de auditoría.
El método de muestreo:
a)
utilizará una combinación adecuada de proyectos de distintos tipos y tamaños;
b)
tendrá en cuenta todo factor de riesgo señalado por los controles nacionales o comunitarios, así como los aspectos de la relación coste-beneficio de las verificaciones.
La muestra incluirá también, al menos de forma proporcional, proyectos ejecutados por la autoridad responsable cuando esta actúe como un órgano de ejecución.
El método utilizado para seleccionar la muestra deberá documentarse.
2. La auditoría de los sistemas de gestión y control abarcará cada uno de los siguientes procesos al menos una vez antes de 2013: programación, delegación de tareas, selección y adjudicación, control de proyectos, pago, certificación de gastos, presentación de informes a la Comisión, detección y tratamiento de posibles irregularidades y evaluación de programas.
3. Las auditorías de proyectos se llevarán a cabo in situ a partir de los documentos y registros que obren en poder del beneficiario final o los socios del proyecto. Las auditorías verificarán que:
a)
el proyecto cumple los criterios de selección del programa anual, se ha ejecutado de conformidad con el convenio de subvención y cumple todas las condiciones aplicables con respecto a su funcionalidad y uso o a los objetivos que han de alcanzarse;
b)
los gastos declarados corresponden a los registros contables y documentos acreditativos que obran en poder del beneficiario final o de los socios del proyecto, y dichos registros corresponden a los documentos acreditativos que conserva la autoridad responsable o cualquier órgano delegado;
c)
Las partidas de gastos corresponden a los requisitos de elegibilidad establecidos en el anexo XI, a los requisitos especificados durante el procedimiento nacional de selección, a las condiciones del convenio de subvención, a los trabajos que se están realizando efectivamente y, en su caso, a otras normas nacionales y comunitarias;
d)
el uso o el uso previsto del proyecto es coherente con los objetivos, la acción o las medidas previstas en los artículos 2, 3, 4, 5 y 17, del acto de base y, en su caso, se destina a la población destinataria;
e)
se ha pagado la contribución pública o privada al beneficiario final de conformidad con el artículo 15, apartado 2, del acto de base,
f)
existe una pista de auditoría adecuada;
g)
no existen conflictos de intereses y se ha logrado una buena rentabilidad, especialmente en casos en que la autoridad responsable actúa como un órgano de ejecución del proyecto.
4. Solo los gastos que entran en el ámbito de la auditoría realizada en el marco del apartado 3 se incluirán en el importe de los gastos auditados a los fines del artículo 30, apartado 1, letra b), del acto de base. Si la auditoría se realiza antes del cierre del proyecto, para calcular la tasa de cobertura solo se tendrán en cuenta los gastos efectivamente auditados.
5. Cuando los problemas detectados resulten ser de carácter sistémico y, por consiguiente, entrañen un riesgo para otros proyectos, la autoridad de auditoría se asegurará de que se lleven a cabo nuevos exámenes, incluidas auditorías adicionales si fuera necesario, para determinar el alcance de dichos problemas. Las autoridades competentes adoptarán las medidas preventivas y correctivas necesarias.
6. La autoridad de auditoría extraerá conclusiones a partir de los resultados de las auditorías de los gastos declarados a la Comisión y las comunicará a la Comisión en el informe anual de auditoría. En los programas anuales en los que el índice de error sea superior al nivel de tolerancia de 2 % de la contribución comunitaria, la autoridad de auditoría analizará el significado de este error y adoptará las medidas necesarias, incluida la formulación de recomendaciones adecuadas, que se comunicarán en el informe anual de auditoría.
Artículo 18
Verificaciones efectuadas por la autoridad de certificación
1. En los casos en que la autoridad de auditoría emita un dictamen con reservas o un dictamen desfavorable sobre el funcionamiento del sistema de gestión y control, la autoridad de certificación verificará que esta información se ha enviado a la Comisión. También se asegurará de que la autoridad responsable ha aplicado un plan de acción adecuado para restablecer efectivamente el funcionamiento de los sistemas de control y gestión, y para evaluar el impacto del mal funcionamiento en la declaración de gasto.
2. Si la autoridad de auditoría no valida la solicitud de pago o la declaración de reembolso para el informe final de ejecución del programa anual, la autoridad de certificación se asegurará de que se elabore sin demora sin una solicitud de pago o una declaración de reembolso correctas.
CAPÍTULO 3
Información que deberá suministrarse sobre la utilización del Fondo
Artículo 19
Principio de proporcionalidad
1. Con arreglo al artículo 10, apartado 2, del acto de base, la información de que dispone un Estado miembro sobre la utilización del Fondo se transmitirá a la Comisión en los documentos mencionados en el presente capítulo en una medida proporcional al importe de la contribución comunitaria asignada a dicho Estado miembro y, en su caso, esta información podrá presentarse de forma resumida.
2. No obstante, el Estado miembro suministrará información más detallada a petición de la Comisión. La Comisión podrá solicitar esta información cuando le resulte necesaria para cumplir eficazmente sus obligaciones en el marco del acto de base y del Reglamento financiero.
Artículo 20
Descripción de los sistemas de gestión y control
1. La descripción de los sistemas de gestión y control a que se refieren el artículo 31, apartado 4, y el artículo 32, apartado 2, del acto de base, se presentará con arreglo al modelo que figura en el anexo I.
2. La autoridad responsable validará la descripción de los sistemas realizada por cualquier autoridad delegada. Cada autoridad delegada confirmará la exactitud de la descripción de los sistemas de gestión y control en cuestión. Además, la autoridad de auditoría también confirmará que la descripción es completa.
3. Al examinar la descripción, la Comisión podrá pedir aclaraciones y proponer medidas para cumplir las disposiciones previstas en el acto de base. Si fuera necesario, los funcionarios o los representantes autorizados de la Comisión podrán realizar visitas in situ.
4. Si la autoridad responsable fuera la misma para dos o más de los cuatro Fondos, o si se aplican sistemas comunes a dos o más Fondos, podrá presentarse una descripción de los sistemas comunes de gestión y control que ponga de relieve, en su caso, sus características específicas.
Artículo 21
Revisión de la descripción de los sistemas de gestión y control
1. La autoridad responsable:
a)
al presentar el proyecto de programa anual, informará de los eventuales cambios introducidos en los sistemas de gestión y control;
b)
notificará a la Comisión todo cambio substancial desde el momento en que este surta efecto, a más tardar;
c)
a petición de la Comisión, presentará una descripción revisada en caso de múltiples cambios substanciales.
2. Los cambios substanciales son cambios que pueden repercutir en la separación de funciones, la eficacia de la selección, la adjudicación, los mecanismos de pago y control, y la comunicación con la Comisión. Incluirán, en particular, los cambios en las autoridades designadas, los sistemas contables y los procesos de certificación y pago.
3. La revisión de los sistemas de gestión y control se someterá al procedimiento establecido en el artículo 20.
Artículo 22
Documentos de programación
1. Los Estados miembros presentarán a la Comisión el programa plurianual a que se refiere el artículo 19 del acto de base, de acuerdo con el modelo del anexo II.
2. Los Estados miembros presentarán a la Comisión los programas anuales previstos en el artículo 21 del acto de base, de acuerdo con el modelo del anexo III.
3. Los planes financieros relativos al programa plurianual presentarán un desglose de las cantidades presupuestadas por prioridades, tal como se definen en las directrices estratégicas.
Los planes financieros relativos a los programas anuales presentarán un desglose de las cantidades presupuestadas por categorías de acciones, tal como se definen en el artículo 4 del acto de base, con referencia a las prioridades.
Artículo 23
Revisión del desglose financiero en los programas anuales
1. A fin de revisar el programa anual aprobado por la Comisión de acuerdo con el artículo 21, apartado 5, del acto de base, el Estado miembro interesado presentará a la Comisión un proyecto de programa anual revisado antes del 1 de mayo del año siguiente al año de referencia. La Comisión examinará y aprobará lo antes posible el programa revisado de conformidad con el procedimiento establecido en el artículo 21, apartado 5, del acto de base.
2. Los cambios en el desglose financiero sin la revisión del programa anual prevista en el apartado 1 no podrán exceder del 10 % de la contribución total del Fondo y solo se permitirán en circunstancias justificadas por causas que estén fuera del control de la autoridad responsable. Se incluirá una explicación adecuada de tales cambios en el informe de situación o en el informe final de ejecución del programa anual.
Artículo 24
Informe final e informe de situación sobre la ejecución de los programas anuales
1. Los Estados miembros presentarán a la Comisión los informes de situación sobre la ejecución del programa anual y las solicitudes de pago, previstos en el artículo 39, apartado 4, del acto de base, de acuerdo con el modelo del anexo IV.
2. Los Estados miembros presentarán a la Comisión los informes finales de la ejecución del programa anual y las solicitudes de pago, previstos en el artículo 40, apartado 1, letra b), del acto de base, de acuerdo con el modelo del anexo V.
3. Los cuadros financieros relativos a los informes de situación e informes finales presentarán el desglose de las cantidades tanto por prioridades, como prevén las directrices estratégicas, como por proyectos para cada categoría de acción, tal como se definen en el artículo 4 del acto de base.
Artículo 25
Documentos elaborados por la autoridad de auditoría
1. El plan de auditoría a que se refiere el artículo 30, apartado 1, letra c), del acto de base, se elaborará de acuerdo con el modelo del anexo VI.
2. La autoridad de auditoría presentará un programa de auditoría anual antes del 15 de febrero de cada año, a partir de 2009, salvo en el caso de que cada uno de los dos últimos programas anuales adoptados por la Comisión corresponda a una contribución comunitaria anual inferior a 1 000 000 EUR. El programa de auditoría constituirá un anexo del plan de auditoría de acuerdo con el modelo del anexo VI. Si se adopta el plan de auditoría combinado previsto en el artículo 30, apartado 2, del acto de base, podrá presentarse un programa anual de auditoría combinado.
3. El informe de auditoría y los dictámenes previstos en el artículo 30, apartado 3, letras a) y b), del acto de base, se basarán en las auditorías de sistemas y auditorías de proyectos realizadas de acuerdo con el plan de auditoría, y se elaborarán de acuerdo con los modelos del anexo VII, partes A y B.
4. La declaración de validez a que se refiere el artículo 30, apartado 3, letra c), del acto de base, se basará en los trabajos de auditoría realizados por la autoridad de auditoría y, si fuera necesario, en controles adicionales. La declaración de validez se elaborará de acuerdo con el modelo que figura en el anexo VII, parte C.
5. Cuando el examen tenga un alcance limitado o cuando el nivel de gastos irregulares detectado no permita presentar un dictamen sin reservas en tanto que dictamen anual previsto en el artículo 30, apartado 3, letra d), del acto de base, o en la declaración a la que se refiere la letra e) de dicha disposición, la autoridad de auditoría expondrá los motivos y estimará el alcance del problema y sus repercusiones financieras.
Artículo 26
Documentos elaborados por la autoridad de certificación
1. La declaración de gastos certificada relativa a la solicitud de desembolso de la segunda prefinanciación a que se refiere el artículo 39, apartado 4, del acto de base, se elaborará y transmitirá a la Comisión en el formato del anexo VIII.
2. La declaración de gastos certificada relativa a la solicitud de pago final a que se refiere el artículo 40, apartado 1, letra a), del acto de base, se elaborará y transmitirá a la Comisión en el formato del anexo IX.
CAPÍTULO 4
Comunicación de irregularidades
Artículo 27
Información inicial - Excepciones
1. De conformidad con los modelos de los anexos IV y V, los Estados miembros comunicarán a la Comisión las irregularidades que hayan sido objeto de un primer acto de comprobación administrativa o judicial en el informe final o en el informe de situación sobre la ejecución de los programas anuales.
El informe indicará:
a)
el Fondo, el programa anual y el proyecto de que se trate;
b)
la disposición infringida;
c)
la fecha y la fuente de la primera información que hizo sospechar que se había cometido una irregularidad;
d)
las prácticas empleadas para cometer la irregularidad;
e)
en su caso, si dichas prácticas dan lugar a sospechas de fraude;
f)
el modo en que se descubrió la irregularidad;
g)
el importe de la contribución comunitaria afectada.
No obstante, no se comunicarán los casos siguientes, salvo si se trata de sospechas de fraude:
a)
irregularidades que ascienden a importes inferiores a 10 000 EUR con cargo al presupuesto general de las Comunidades europeas;
b)
irregularidades consistentes únicamente en la falta de ejecución de la totalidad o de parte de un proyecto incluido en el programa anual por causa de insolvencia del beneficiario final;
c)
casos comunicados a la autoridad responsable por el beneficiario final de manera voluntaria y antes de ser detectados por aquella, ya sea antes o después del pago de la contribución pública;
d)
casos detectados y corregidos por la autoridad responsable antes de cualquier pago de la contribución pública al beneficiario final y antes de la inclusión del gasto en cuestión en la declaración de gastos presentada a la Comisión.
2. A petición de la Comisión, los Estados miembros facilitarán en todo caso detalles complementarios sobre:
a)
si procede, los Estados miembros y los terceros países implicados;
b)
el período en el que se cometió la irregularidad o la fecha en que se cometió;
c)
las autoridades u organismos nacionales que elaboraron el informe oficial sobre la irregularidad, así como las autoridades responsables del seguimiento administrativo o judicial;
d)
la fecha en la que se llevó a cabo el primer acto de comprobación administrativa o judicial en relación con la irregularidad;
e)
la identidad de las personas físicas y jurídicas implicadas, o de cualquier otra entidad participante, excepto en los casos en que esta información sea irrelevante para combatir las irregularidades debido a la naturaleza de la irregularidad;
f)
el presupuesto total y la contribución pública aprobados para el proyecto y el desglose de su cofinanciación entre contribución comunitaria y nacional;
g)
el importe de la contribución pública afectada por la irregularidad y la correspondiente contribución comunitaria en situación de riesgo;
h)
cuando no se haya realizado ningún pago de la contribución pública referida en la letra g), a las personas o a las demás entidades previstas, los importes que se habrían abonado indebidamente de no haberse detectado la irregularidad;
i)
la suspensión de los pagos, en su caso, y las posibilidades de cobro;
j)
la naturaleza del gasto irregular.
3. Cuando no se disponga de información sobre alguno de los puntos mencionados en el apartado 2, y, en particular, sobre las prácticas empleadas para cometer la irregularidad y el modo en que esta ha sido descubierta, los Estados miembros, en la medida de lo posible, facilitarán dicha información en los siguientes informes de irregularidades que presenten a la Comisión.
Artículo 28
Informes de seguimiento - Impago
1. Los Estados miembros informarán a la Comisión, con referencia a informes anteriores elaborados con arreglo al artículo 27, de los procedimientos incoados con respecto a todas las irregularidades previamente comunicadas, así como de los cambios importantes resultantes. Esta información se facilitará en los informes de situación o en los informes finales de ejecución de los programas anuales, de acuerdo con los modelos de los anexos IV y V.
El informe indicará los importes que se han cobrado o que se espera cobrar.
2. A petición de la Comisión, los Estados miembros facilitarán en todo caso detalles complementarios sobre:
a)
cualquier medida provisional adoptada por los Estados miembros para asegurarse del cobro de los importes abonados indebidamente;
b)
todos los procedimientos judiciales y administrativos incoados para cobrar los importes abonados indebidamente e imponer sanciones;
c)
los motivos del abandono de los procedimientos de cobro;
d)
los motivos del abandono del proceso penal.
Los Estados miembros comunicarán a la Comisión las decisiones administrativas o judiciales que pongan fin a dichos procedimientos, o los puntos principales de las mismas, y declararán, en particular, si los resultados permiten afirmar que existe sospecha de fraude.
Artículo 29
Contactos con los Estados miembros
1. La Comisión mantendrá los contactos pertinentes con los Estados miembros afectados al objeto de completar la información suministrada sobre las irregularidades a que se refiere el artículo 27, los procedimientos del artículo 28 y la posibilidad de cobro.
2. Independientemente de los contactos previstos en el apartado 1, la Comisión informará a los Estados miembros de los casos en que la naturaleza de la irregularidad haga pensar que unas prácticas idénticas o similares podrían surgir en otros Estados miembros.
Artículo 30
Uso de la información
1. La Comisión podrá utilizar cualquier información de carácter general u operativo comunicada por los Estados miembros en el marco de la presente Decisión para realizar análisis de riesgos y, a partir de la información obtenida, elaborar informes y desarrollar sistemas de alerta rápida que permitan indentificar los riesgos de forma más eficaz.
2. La Comisión informará regularmente a los Estados miembros afectados del uso que se haya hecho de la información mencionada en el apartado 1.
CAPÍTULO 5
Información y publicidad
Artículo 31
Información a los beneficiarios finales potenciales
1. La autoridad responsable garantizará que las indicaciones clave sobre los programas anuales y plurianuales se difundan ampliamente, con detalles sobre las contribuciones financieras en cuestión, y que estén a disposición de todas las partes interesadas.
No obstante, la autoridad responsable, por razones de seguridad pública, podrá decidir mantener la confidencialidad de las medidas de gestión internas adoptadas en el programa plurianual o los programas anuales, y de cualquier otra información relativa a la ejecución del Fondo.
2. La autoridad responsable suministrará a los beneficiarios finales potenciales al menos la siguiente información:
a)
las condiciones que han de cumplirse para optar a la financiación en el marco de un programa anual;
b)
la descripción de los procedimientos utilizados para examinar las solicitudes de financiación y plazos correspondientes;
c)
los criterios de selección de los proyectos que se financiarán;
d)
los contactos que pueden suministrar información sobre los programas anuales.
Asimismo, la autoridad responsable informará a los beneficiarios finales potenciales acerca de la publicación prevista en el artículo 33, apartado 2, letra d).
Artículo 32
Información a los beneficiarios finales
La autoridad responsable informará a los beneficiarios finales de que la aceptación de la financiación implica también la aceptación de su inclusión en la lista de beneficiarios finales publicada de conformidad con el artículo 33, apartado 2, letra b).
Artículo 33
Responsabilidades de la autoridad responsable en materia de información y publicidad
1. La autoridad responsable garantizará que las medidas de información y publicidad se apliquen con vistas a lograr la mayor cobertura posible por los medios de comunicación y utilizando diversas formas y métodos de comunicación de nivel territorial adecuado.
2. La autoridad responsable organizará al menos las siguientes medidas de información y publicidad:
a)
como mínimo un acto de información anual que presente, a partir de 2008, el lanzamiento del programa plurianual o los logros del programa o los programas anuales;
b)
la publicación anual, al menos en un sitio de Internet, de la lista de beneficiarios finales, los nombres de los proyectos y el importe de la financiación pública y comunitaria que se les ha asignado. No se mencionarán los nombres de las personas pertenecientes a los grupos de destinatarios definidos en el artículo 7 del acto de base. Se comunicará la dirección de Internet a la Comisión.
Artículo 34
Responsabilidades de los beneficiarios finales en materia de información y publicidad
1. El beneficiario final será responsable de informar públicamente, por medio de las medidas previstas en los apartados 2, 3 y 4, de la ayuda obtenida del Fondo.
2. El beneficiario final colocará una placa destacada permanente de gran tamaño, en un plazo máximo de tres meses a partir de la conclusión de un proyecto que cumpla las condiciones siguientes:
a)
la contribución comunitaria total al proyecto es superior a 100 000 EUR, y
b)
la operación consiste en la adquisición de un objeto físico o en la financiación de proyectos de infraestructuras o de construcción.
La placa indicará el nombre y el tipo del proyecto. La información a que se refiere el artículo 35 ocupará como mínimo el 25 % de la placa.
3. Cuando un proyecto reciba financiación en el marco de un programa anual cofinanciado por el Fondo, el beneficiario final se asegurará de que los participantes en el proyecto hayan sido informados de dicha financiación.
4. Cualquier documento relativo a estos proyectos, incluidos los certificados de asistencia o de cualquier otro tipo, contendrá una declaración en la que se indicará que el proyecto ha sido cofinanciado por el Fondo.
Artículo 35
Características técnicas de la información y publicidad de la operación
Todas las medidas de información y publicidad destinadas a los beneficiarios finales, los beneficiarios finales potenciales y al público en general, incluirán los elementos siguientes:
1.
el emblema de la Unión Europea, de conformidad con las normas gráficas establecidas en el anexo X, así como la referencia a la Unión Europea;
2.
una referencia al Fondo;
3.
una declaración elegida por la autoridad responsable que ponga de relieve el valor añadido de la contribución de la Comunidad.
Los puntos 1 a 3 no se aplicarán a los pequeños artículos de promoción ni a los artículos de promoción relativos a dos o más de los cuatro Fondos.
CAPÍTULO 6
Datos de carácter personal
Artículo 36
Protección de los datos de carácter personal
1. Los Estados miembros y la Comisión adoptarán las medidas necesarias para evitar la difusión no autorizada de la información a que se refiere el artículo 27, apartado 1, letra h), del acto de base, la información recogida por la Comisión en el transcurso de sus controles in situ y la información mencionada en el capítulo 4, así como para evitar el acceso no autorizado a esta información.
2. La información mencionada el capítulo 4 solo podrá enviarse a las personas de los Estados miembros o las instituciones comunitarias que necesiten acceder a ella para el ejercicio de sus funciones, a menos que el Estado miembro que facilite dicha información haya manifestado expresamente su consentimiento.
CAPÍTULO 7
Intercambio electrónico de documentos
Artículo 37
Intercambio electrónico de documentos
Además de las versiones en papel debidamente firmadas de los documentos a que se refiere el capítulo 3, la información también se enviará, siempre que sea posible, por medios electrónicos.
Artículo 38
Sistema informatizado de intercambio de documentos
1. Si la Comisión desarrolla un sistema informático para el intercambio seguro de datos entre la Comisión y cada Estado miembro para la ejecución del Fondo, se informará de ello a los Estados miembros, que podrán participar en el desarrollo de dicho sistema informático, previa petición.
2. La Comisión y las autoridades designadas, junto con los organismos a los que se han delegado tareas, registrarán los documentos a los que se refiere el capítulo 3 en el sistema informático mencionado en el apartado 1.
3. Además, se podrá pedir a los Estados miembros que faciliten voluntariamente la información a que se refieren los artículos 27 y 28 mediante el sistema específico existente gestionado por la Comisión para recopilar las irregularidades detectadas en el marco de los Fondos estructurales.
4. Los gastos de interfaz entre el sistema informático común y los sistemas informáticos locales, regionales y nacionales, así como los costes de adaptación de los sistemas locales, regionales y nacionales a los requisitos técnicos del sistema común serán subvencionables al amparo del artículo 17 del acto de base.
PARTE III
DISPOSICIONES ESPECÍFICAS DEL FONDO EUROPEO PARA EL RETORNO
CAPÍTULO 1
Normas de elegibilidad
Artículo 39
Normas de elegibilidad
1. Las normas establecidas en el anexo XI servirán para determinar la elegibilidad de los gastos de las acciones financiadas en el marco de los programas anuales mencionados en el artículo 35, apartado 4, del acto de base.
2. Las normas serán aplicables a los gastos generados por los beneficiarios finales y se aplicarán, mutatis mutandis, a los gastos generados por los socios del proyecto.
3. Los Estados miembros podrán aplicar normas nacionales de elegibilidad más restrictivas que las establecidas en la presente Decisión.
Corresponderá a la Comisión determinar si las normas nacionales de elegibilidad aplicables cumplen esa condición.
PARTE IV
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 40
Destinatarios
Los destinatarios de la presente Decisión serán la República Federal de Alemania, la República de Austria, el Reino de Bélgica, la República de Bulgaria, la República Checa, la República de Chipre, la República Eslovaca, la República de Eslovenia, el Reino de España, la República de Estonia, la República Francesa, la República de Finlandia, la República Helénica, la República de Hungría, Irlanda, la República Italiana, la República de Letonia, la República de Lituania, el Gran Ducado de Luxemburgo, la República de Malta, el Reino de los Países Bajos, la República de Polonia, la República Portuguesa, Rumanía, el Reino de Suecia y el Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte.
Hecho en Bruselas, el 5 de marzo de 2008.