32001R0438
L 063/21
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (EО) № 438/2001 НА КОМИСИЯТА
oт 2 март 2001 година
за определяне на подробни правила за прилагане на Регламент (EО) № 1260/1999 на Съвета по отношение на системите за управление и контрол на помощта, отпускана по структурните фондове
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Регламент (EО) № 1260/1999 на Съвета от 21 юни 1999 г. за определяне на общи разпоредби за структурните фондове (1), и по-специално член 53, параграф 2 от него,
след консултации с Комитета, създаден съгласно член 147 от Договора,
след консултации с Комитета по селскостопански структури и развитие на селските райони,
след консултации с Комитета по структури в рибарството и аквакултури
като има предвид, че:
(1)
Член 38 от Регламент (EО) № 1260/1999 изисква държавите-членки да предприемат определен брой мерки, които да осигурят ефективно и правилно използване на фондовете на Общността в съответствие с принципите на стабилното финансово управление.
(2)
За тази цел е необходимо държавите-членки да осигурят подходящи насоки относно организирането на съответните функции на управляващите и разплащателни органи, определени в членове 32 и 34 от Регламент (EО) № 1260/1999.
(3)
Член 38 от Регламент (EО) № 1260/1999 изисква държавите-членки да сътрудничат на Комисията, за да ѝ позволят да се увери в съществуването и доброто функциониране на техните системи за управление и контрол и да ѝ окажат цялата необходима помощ при осъществяването на проверки, включително проверки на извадки;
(4)
За да се хармонизират стандартите за удостоверяване на разходите, за които са поискани плащания от фондовете съгласно член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, трябва да бъде определено, както съдържанието на такива документи, така и вида и качеството на информацията, на която те се основават;
(5)
За да дадат възможност на Комисията да извърши проверките, предвидени в член 38, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, държавите-членки трябва да ѝ предоставят при поискване данните, изисквани от управляващите органи, за да изпълняват изискванията за управление, мониторинг и оценка, предвидени в настоящия регламент. Необходимо е да се определи съдържанието на тези данни, както и форматът и методите за предаване на компютърни файлове, когато данните се предоставят в електронна форма, в съответствие с член 18, параграф 3, буква д) от настоящия регламент. Комисията следва да осигури конфиденциалността и сигурността, както на компютърните, така и на останалите данни;
(6)
Регламент (ЕО) № 2064/97 на Комисията от 15 октомври 1997 г. относно установяване на подробни условия за прилагане на Регламент (EИО) № 4253/88 на Съвета по отношение на финансовия контрол, извършван от държавите-членки, на съвместно финансираните от структурните фондове операции (2), изменен с Регламент (ЕО) № 2406/98 (3), следва да бъде заменен. Независимо от това, разпоредбите на Регламент (ЕО) № 2064/97 трябва да продължат да се прилагат към помощта, отпускана за програмния период 1994-1999 г., съгласно Регламент (EИО) № 2052/88 на Съвета (4), последно изменен с Регламент (ЕО) № 3193/94 (5);
(7)
Настоящият регламент следва да се прилага, без да накърнява разпоредбите относно мониторинга на място в областта на държавните помощи, посочени в член 22 от Регламент (ЕО) № 659/1999 на Съвета от 22 март 1999 г., въвеждащ подробни правила за прилагането на член 93 от Договора за ЕО (6);
(8)
Настоящият регламент следва да се прилага, без да накърнява разпоредбите на Регламент (Евратом, EО) № 2185/96 на Съвета oт 11 ноември 1996 г. относно проверките и инспекциите на място, извършвани от Комисията с цел защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измама и други нередности (7);
(9)
Разпоредбите на Регламент (ЕО) № 1681/94 на Комисията от 11 юли 1994 г. относно нередностите и възстановяването на погрешно изплатени суми във връзка с финансирането на структурните политики и организирането на информационна система в тази област (8) се прилагат към помощта, отпускана съгласно Регламент (ЕО) № 1260/1999 съгласно член 54, втория параграф и член 38, параграф 1, буква д) от посочения регламент;
(10)
Настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с принципа на субсидиарността, посочен в член 8, параграф 3 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, без да се накърнява институционалната, правната и финансовата системи на съответната държава-членка, както е предвидено в последния параграф на член 34, параграф 1 oт лосочения регламент;
(11)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за развитие и преобразуване на регионите,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
Приложно поле
Член 1
Настоящият регламент определя подробни правила за прилагането на Регламент (EО) № 1260/1999 по отношение системите за управление и контрол на помощта, отпускана по структурните фондове и управлявана от държавите-членки.
ГЛАВА II
Системи за управление и контрол
Член 2
1. Всяка държава-членка гарантира, че управляващите и разплащателните органи, и междинните органи получават подходящи насоки относно организирането на системи за управление и контрол, необходими за осигуряване на стабилното финансово управление на структурните фондове, в съответствие с общоприетите принципи и стандарти, и по-специално осигурява достатъчна гаранция за точността, редовността и допустимостта на исканията за помощ от Общността.
2. За целите на настоящия регламент, „междинни органи“ означава всички публични или частни органи или служби, за чиито действия носят отговорност управляващите или разплащателните органи или които изпълняват задачи от тяхно име по отношение на крайните бенефициери или по отношение на органите и фирмите, осъществяващи операциите.
Член 3
Системите за управление и контрол на управляващите и разплащателните, и междинните органи, осигуряват с оглед на пропорционалността спрямо обема на управляваната помощ:
a)
ясно определяне, разпределение и, доколкото е необходимо за осигуряване на стабилна финансова практика, съответно разделяне на функциите в рамките на съответната организация;
б)
ефективни системи, които гарантират задоволителното изпълнение на функциите;
в)
в случай на междинни органи, отчитане пред органа, отговарящ за ефективното изпълнение на техните задачи и използваните методи.
Член 4
Системите за управление и контрол включват процедури за проверка на предаването на съвместно финансираните продукти и услуги и действителността на декларираните разходи, както и за осигуряване на спазването на условията от съответното решение на Комисията съгласно член 28 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, като са в сила националните правила и правилата на Общността, отнасящи се по-специално до допустимостта на разходите, които се покриват от структурните фондове в рамките на съответната помощ, обществените поръчки, държавните помощи, (включително правилата за натрупване на помощи), опазването на околната среда и равните възможности.
Процедурите изискват документиране на място на проверките на отделните операции. Документацията представя извършената работа, резултатите от проверката и взетите мерки по отношение на констатираните несъответствия. Ако физическите или административните проверки не са изчерпателни, а са извършени само върху извадки от операциите, в документацията се посочват избраните операции и се описва метода за получаване на извадките.
Член 5
1. Държавите-членки информират Комисията за всяка помощ в срок от три месеца след одобряването на помощта или влизането в сила на настоящия регламент, което настъпи по-късно за създаването на управляващите и разплащателните, и междинните органи на системите за управление и контрол, създадени в тези органи, както и за планираните подобрения в съответствие с насоките, формулирани в член 2, параграф 1.
2. Съобщението съдържа следната информация относно всеки управляващ, разплащателен и междинен орган:
a)
функциите, които са му възложени;
б)
разпределението на функциите между или вътре в неговите отдели, включително между управляващия и разплащателен орган, когато те принадлежат към една и съща инстанция;
в)
процедурите, чрез които се приемат, проверяват и одобряват исканията за възстановяване на разходи, както и чрез които се разрешават, изпълняват и осчетоводяват на плащанията на бенефициерите; и
г)
разпоредбите за одит на системите за управление и контрол.
3. Когато за няколко помощи се използва една обща система, може да бъде представено описание на тази обща система.
Член 6
Със съдействието на държавата-членка Комисията се уверява, че системите за управление и контрол, представени съгласно член 5, отговарят на стандартите, изисквани от Регламент (ЕО) № 1260/1999 и от настоящия регламент, и оповестява всички пречки, които те създават за прозрачността на проверките на работата на фондовете, както и за изпълнението на задълженията на Комисията, съгласно член 274 от Договора. Преразглеждането на работата на тези системи се извършва редовно.
Член 7
1. Системите за управление и контрол на държавите-членки осигуряват достатъчно проследяване на одита.
2. Проследяването на одита се счита за достатъчно, когато позволява:
a)
равнение на заверени обобщени отчети, представени на Комисията, с индивидуалните отчети за разходите и оправдателните документи, държани както на различни административни нива, така и от крайните бенефициери (включително в случаите, когато последните не са крайните получатели на помощта), органите или фирмите, осъществяващи операциите; и
б)
проверка на разпределението и превеждането на суми от наличните фондове на Общността и национални фондове.
Примерно описание на информацията, необходима за достатъчно проследяване на одита, се съдържа в приложение I.
3. Управляващият орган, се уверява в изпълнението на следните точки:
a)
че съществуват процедури, които гарантират, че документите, които се отнасят за извършени определени разходи и плащания, извършени по помощта, и необходими за достатъчно проследяване на одита, се държат в съответствие с изискванията на член 38, параграф 6 от Регламент (ЕО) № 1260/1999 и на приложение I към настоящия регламент;
б)
че са записани наименованието на органът, който ги държи, и неговото местонахождение
в)
че документите са предоставени на разположение за проверка от лицата и органите, които по принцип имат правото да проверяват такива документи.
Tези лица и органи са:
i)
персоналът на управляващия и на органа платец, както и на междинните органи, които обработват исканията за плащане;
ii)
службите, извършващи одита на системите за управление и контрол;
iii)
лицето или отдел от органа платец, които отговарят за заверката на междинните и окончателните искания за плащане съгласно член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, както и лицето или службата, които издават декларацията съгласно член 38, параграф 1, буква е); и
iv)
упълномощените длъжностни лица от националните одиторски институции и тези на Европейската общност.
Те могат да поискат да им бъдат предоставени извлечения или копия от документите или счетоводните записи, посочени в настоящия параграф.
Член 8
Управляващият или разплащателният орган води отчет на сумите, подлежащи на възстановяване чрез вече извършени плащания на помощ, отпусната от Общността, и се уверява, че сумите са възстановени без неоправдано закъснение. След възстановяването разплащателният орган, връща сумите от възстановените неправилни плащания заедно с лихвите, дължими за забава, чрез приспадане на въпросните суми от следващия си отчет за разходите и следващото искане за помощ, отправено до Комисията или, ако това се окаже недостатъчно, чрез връщане на средства на Общността. Разплащателният орган изпраща на Комисията веднъж годишно като приложение към доклада за четвъртото тримесечие относно възстановяванията на суми, извършени съгласно Регламент (ЕО) № 1681/94, отчет за сумите, чакащи възстановяване към тази дата, подредени по годината на започване на процедурите за възстановяване.
ГЛАВА III
Заверка на разходите
Член 9
1. Удостоверенията, отнасящи се до отчетите за междинните и окончателните разходи, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, се изготвят съгласно модела, описан в приложение II, от лице или служба от органа платец, който е функционално независим от всички служби, одобряващи исканията.
2. Преди заверяването на отчет за разходите разплащателният орган се уверява, че са изпълнени следните условия:
a)
управляващият орган и междинните органи са изпълнили изискванията на Регламент (ЕО) № 1260/1999, и по-специално на член 38, параграф 1, букви в) и д), и член 32, параграфи 3 и 4, както и условията на решението на Комисията съгласно член 28 от настоящия регламент;
б)
отчетът за разходите съдържа само разходи:
i)
които са били действително извършени през допустимия период, определен в решението под формата на разходите, извършени от крайните бенефициери, по смисъла на точки 1.2, 1.3 и 2 oт правило № 1 от приложението към Регламент (ЕО) № 1685/2000 на Комисията (9), и които могат да бъдат доказани чрез изплатени фактури или счетоводни документи с еквивалентна доказателствена стойност;
ii)
които са извършени във връзка с операции, избрани за финансиране по конкретната помощ, съгласно критериите и процедурите за за подбор, и които се подчиняват правилата на Общността през целия период, през който са извършени тези разходи; и
iii)
които се отнасят до мерки, за които всяка държавна помощ е официално одобрена от Комисията, когато е целесъобразно.
3. За да може ефективността на системите за контрол и проследяване на одита винаги да бъде взимана предвид преди представянето на отчета за разходи пред Комисията, управляващият орган гарантира, че разплащателният орган е информиран за процедурите, които управляващият орган, и междинните органи прилагат за да:
a)
проверят предаването на съвместно финансираните продукти и услуги и действителността на представените разходи;
б)
осигурят спазване на действащите правила; и
в)
поддържат проследяването на одита.
4. В случаите, когато управляващият орган и разплащателният орган, принадлежат към една и съща институция, тази институция гарантира, че се прилагат процедури, които предлагат стандарти за контрол, еквивалентни на описаните в параграфи 2 и 3.
ГЛАВА IV
Проверка на операциите чрез извадки
Член 10
1. Държавите-членки организират проверки на операциите на основата на подходящи извадки, като тези проверки имат за цел по-специално да:
а)
проверят ефективността на внедрените системи за управление и контрол;
б)
проверят избирателно на основата на анализ на риска декларациите за разходите, извършени на различни нива.
2. Проверките, извършени преди приключването на всяка помощ, обхващат поне 5 % от общите приемливи разходи и се основават на представителна извадка от одобрените операции, като вземат предвид разпоредбите на параграф 3. Държавите-членки се стараят да разпределят равномерно осъществяването на проверките за cъответния период. Tе осигуряват подходящо разделяне на задачите между тези проверки и процедурите за изпълнение и плащане, свързани с операциите.
3. При избора на извадка от операциите, които се проверяват, се взема предвид:
а)
необходимостта от проверка на операции от достатъчно разнообразни видове и големини;
б)
всички рискови фактори, установени при национални проверки или проверки на Общността;
в)
съсредоточаването на операциите в някои междинни органи или някои крайни бенефициери, така че основните междинни органи и крайни бенефициери да бъдат проверени поне веднъж преди приключването на всяка помощ.
Член 11
Чрез проверките държавите-членки се стремят да проверят следното:
a)
практическото прилагане и ефективността на системите за управление и контрол;
б)
по отношение на достатъчен брой счетоводни документи, съответствието между тези документи и оправдателните документи, съхранявани от междинните органи, крайните бенефициери и органите или фирмите, осъществяващи операциите;
в)
наличието на достатъчно проследяване на одита;
г)
за подходящ брой пера на разходи, че видът и датата на извършване на съответния разход съответства на разпоредбите на Общността и е в съответствие с одобрените за операцията спецификации и действително извършените дейности;
д)
че действителното или предвиденото предназначение на операцията съответства на целите, описани в заявлението до Общността за съвместно финансиране;
е)
че финансовото участие на Общността е в границите, определени в член 29 от Регламент (ЕО) № 1260/1999 или в други приложими разпоредби на Общността, и се изплаща действително на крайните бенефициери без удръжки или неоправдано закъснение;
ж)
че съответното национално участие в съвместното финансиране действително е било осъществено; и
з)
съвместно финансираните операции са били осъществени в съответствие с правилата и политиката на Общността, съгласно член 12 от Регламент (ЕО) № 1260/1999.
Член 12
Проверките установяват дали проблемите, които са срещани евентуално, са системни и създават риск за други операции, осъществявани от същия краен бенефициер, или управлявани от същия спомагателен орган. Tе определят също причините за такива ситуации, както и вида на евентуално необходимите допълнителни анализи, коригиращите и превантивни мерки.
Член 13
До 30 юни 2001 г.през първата година и не по-късно от 30 юни всяка година държавите-членки информират Комисията за прилагането на членове 10, 11 и 12 през предходната календарна година, като освен това допълват или актуализират описанието на своите системи за управление и контрол, съобщени съгласно член 5.
Член 14
Разпоредбите на настоящата глава се прилагат, mutatis mutandis, за подлежащите на възстановяване суми, посочени в член 8.
ГЛАВА V
Декларация при приключване на помощта
Член 15
Лицето или службата, определени да издават декларации за приключването на помощта съгласно член 38, параграф 1, буква е) от Регламент (ЕО) № 1260/1999, са независими при изпълнение на служебните си задължения от:
a)
определения управляващ орган;
б)
лицето или отделът на управляващият орган, които отговарят за съставянето на документите по член 9, параграф 1;
в)
междинните органи.
Лицето или определената служба провежда своята проверка съгласно международно приетите стандарти за одит. Управляващият и органа платеци, както и междинните органи, им предоставят всяка необходима информация и им осигуряват достъп до счетоводните данни и оправдателните документи, необходими за съставянето на декларацията.
Член 16
Декларациите се основават на разглеждане на системите за управление и контрол, на заключенията на вече извършените проверки и, ако е необходимо, на допълнителна проверка на извадки от сделките. Лицето или службата, които подават декларацията, правят всички необходими справки, за да се убедят, че завереният отчет за разходите е правилен и че основните транзакции са законни и редовни.
Декларациите се съставят на изготвят в съответствие с примерния модел, представен в приложение III, и се придружават от доклад, включващ цялата отнасяща се към въпроса информация, която доказва верността на декларацията, включително обобщение на заключенията на всички проверки, извършени от национални органи и органите на Общността, до които деклараторът е получил достъп.
Член 17
Ако наличието на съществени слабости в управлението и контрола или честото повтаряне на откритите нередности не позволяват изразяването нa изцяло категорична увереност за обосноваността на искането за изплащане на крайното салдо и на окончателното удостоверение за разходи, декларацията се позовава на тези обстоятелства и прави оценка на значимостта на проблема и неговото финансово въздействие.
В този случай Комисията може да поиска извършването на допълнителна проверка, целяща определянето и коригирането на нередностите в рамките на определен срок.
ГЛАВА VI
Форма и съдържание на счетоводната информация, която държавите-членки трябва да поддържат и предоставят на Комисията при поискване
Член 18
1. Счетоводните документи по операциите, посочени в приложение I, трябва, доколкото е възможно, да се съхраняват в електронен вид. Такива документи се предоставят на Комисията при конкретно поискване, за да осъществи документални проверки на място, без да се засягат изискванията за уведомяване на актуализациите на финансовите планове, предвидено в член 18, параграф 3, буква в) oт Регламент (ЕО) № 1260/1999, и на финансовата информация съгласно член 32 от настоящия регламент.
2. Комисията се споразумява с всяка държава-членка относно съдържанието на електронните записи, които трябва да ѝ бъдат предоставени съгласно параграф 1, начините за предаването им и продължителността на периода, необходим за разработването на всички компютърни системи, като взема предвид споразумението, посочено в член 18, параграф 3, буква д) от Регламент (ЕО) № 1260/1999. Обхватът на информацията, която може да бъде поискана, и предпочитаните технически спецификации за предаването на компютърните файлове на Комисията, са посочени в приложения IV и V.
3. При писмено искане от страна на Комисията държавите-членки ѝ предават записите, посочени в параграф 1, в срок от 10 работни дни от получаването на искането. Комисията и държавата-членка могат да се споразумеят за различен срок, по-специално в случаите, когато информацията не се съхранява в електронен вид.
4. Комисията гарантира конфиденциалността и сигурността на информацията, предадена от държавите-членки или събрана от нея по време на проверките на място, в съответствие с член 287 от Договора и правилата на Комисията относно използването и достъпа до информация.
5. При спазване на действащото национално законодателство, служителите на Комисията имат достъп до всички документи, изготвени във връзка с проверки, осъществявани съгласно настоящия регламент, или вследствие на такива проверки, както и до съхраняваните данни, включително тези, които се съхраняват в компютърните системи.
ГЛАВА VII
Общи и заключителни разпоредби
Член 19
В случай на форми на помощ, при които бенефициерите се намират в повече от една държава-членка, съответните държави-членки съгласуват помежду си необходимите общи мерки за осигуряване на стабилно финансово управление, като вземат предвид националните законодателства, и информират Комисията за съгласуваните мерки. Комисията и съответните държави-членки си оказват взаимно необходимата административна помощ.
Член 20
Разпоредбите на настоящия регламент не накърняват задължението на държавите-членки съгласно Регламент (ЕО) № 1260/1999 да предоставят на Комисията информация, достатъчна за оценяване на планове включително информация за мерките, предприети за прилагане на член 34, параграф 1 oт настоящия регламент, нито правото на Комисията да изисква допълнителна информация, преди да вземе своето решение съгласно член 28 oт настоящия регламент.
Член 21
Разпоредбите на настоящия регламент не препятстват държавите-членки да прилагат по-строги правила от предвидените в настоящия регламент.
Член 22
Регламент (EО) № 2064/97 се отменя.
Въпреки това неговите разпоредби продължават да се прилагат към помощта, отпускана за програмния период 1994-1999 г. съгласно Регламент (EИО) № 2052/88.
Член 23
Tози регламент влиза в сила на седмия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.
Tози регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 2 март 2001 година.
Reglamento (CE) no 438/2001 de la Comisión
de 2 de marzo de 2001
por el que se establecen disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) n° 1260/1999 del Consejo en relación con los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,
Visto el Reglamento (CE) n° 1260/1999 del Consejo, de 21 de junio de 1999, por el que se establecen disposiciones generales sobre los Fondos Estructurales(1), y, en particular, el apartado 2 de su artículo 53,
Previa consulta al Comité previsto en el artículo 147 del Tratado,
Previa consulta al Comité de estructuras agrarias y desarrollo rural,
Previa consulta al Comité del sector de la pesca y de la acuicultura,
Considerando lo siguiente:
(1) El artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 dispone que los Estados miembros deben adoptar determinadas medidas con el fin de garantizar que los Fondos comunitarios se utilicen eficaz y correctamente, y con arreglo al principio de una correcta gestión financiera.
(2) Con esta finalidad, los Estados miembros deben prever un asesoramiento adecuado con respecto a la organización de las funciones que competen a las autoridades de gestión y las autoridades pagadoras y que se especifican en los artículos 32 y 34 del Reglamento (CE) n° 1260/1999.
(3) El artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 dispone que los Estados miembros deben cooperar con la Comisión para que ésta se asegure del buen funcionamiento de sus sistemas de gestión y de control, y prestarle cuanta ayuda resulte necesaria para la realización de los controles, incluidos los realizados mediante muestreo.
(4) Con el fin de armonizar los criterios aplicables en la certificación de gastos con respecto a los cuales se pide la participación de los Fondos, de conformidad con lo dispuesto en los apartados 3 y 4 del artículo 32 del Reglamento (CE) n° 1260/1999, es necesario precisar el contenido de los certificados pertinentes y determinar la naturaleza y la calidad de la información en la que se basan
(5) Para que la Comisión pueda realizar los controles que se exigen en el apartado 2 del artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999, los Estados miembros deberán proporcionarle, a petición suya, los datos que las autoridades de gestión necesiten con el fin de desempeñar las funciones de gestión, seguimiento y evaluación previstas en el citado Reglamento. Es necesario precisar el contenido de tales datos y el formato y los medios de transmisión de los ficheros informáticos cuando se faciliten datos en soporte electrónico con arreglo a la letra e) del apartado 3 del artículo 18 de dicho Reglamento. La Comisión debe garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos, tanto informatizados como de otro tipo.
(6) Es preciso sustituir el Reglamento (CE) n° 2064/97 de la Comisión, de 15 de octubre de 1997, por el que se establecen las disposiciones de aplicación del Reglamento (CEE) n° 4253/88 del Consejo, en lo relativo al control financiero por los Estados miembros de las operaciones cofinanciadas por los Fondos Estructurales(2), modificado por el Reglamento (CE) n° 2406/98(3). No obstante deben seguir aplicándose las disposiciones del Reglamento (CE) n° 2064/97 a las ayudas otorgadas para el período de programación 1994-1999 en virtud del Reglamento (CEE) n° 2052/88 del Consejo(4), cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) n° 3193/94(5).
(7) El presente Reglamento debe aplicarse sin perjuicio de lo dispuesto, con respecto a los controles sobre el terreno de las ayudas estatales, en el artículo 22 del Reglamento (CE) n° 659/1999 del Consejo, de 22 de marzo de 1999, por el que se establecen disposiciones de aplicación del artículo 93 del Tratado CE(6).
(8) El presente Reglamento debe aplicarse sin perjuicio de lo dispuesto en el Reglamento (Euratom, CE) n° 2185/96 del Consejo, de 11 de noviembre de 1996, relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades(7).
(9) El Reglamento (CE) n° 1681/94 de la Comisión, de 11 de julio de 1994, relativo a las irregularidades y a la recuperación de las sumas indebidamente abonadas en el marco de la financiación de las políticas estructurales, así como a la organización de un sistema de información en esta materia(8), es aplicable a las intervenciones acordadas con arreglo al Reglamento (CE) n° 1260/1999, en virtud del párrafo segundo del artículo 54 y de la letra e) del apartado 1 del articulo 38 de dicho Reglamento.
(10) El presente Reglamento debe aplicarse de acuerdo con el principio de subsidiariedad al que se refiere el apartado 3 del artículo 8 del Reglamento (CE) n° 1260/1999, y sin perjuicio del régimen institucional, jurídico y financiero del Estado miembro de que se trate, al que se refiere el último párrafo del apartado 1 del artículo 34 de dicho Reglamento.
(11) Las medidas previstas en el presente Reglamento se ajustan al dictamen del Comité para el desarrollo y la reconversión de las regiones.
HA ADOPTADO EL PRESENTE REGLAMENTO:
CAPÍTULO I
Ámbito de aplicación
Artículo 1
El presente Reglamento establece disposiciones de aplicación del Reglamento (CE) n° 1260/1999 en relación con los sistemas de gestión y control de las ayudas otorgadas con cargo a los Fondos Estructurales que sean administradas por los Estados miembros.
CAPÍTULO II
Sistemas de gestión y control
Artículo 2
1. Los Estados miembro velarán por que las autoridades de gestión, las autoridades pagadoras y los órganos intermedios reciban las orientaciones adecuadas sobre la organización de los sistemas de gestión y control necesarios para garantizar una gestión financiera correcta de los Fondos Estructurales en conformidad con las normas y principios generalmente aceptados, y en especial para garantizar la corrección, regularidad y admisibilidad de las solicitudes de pago de ayuda comunitaria.
2. A los efectos del presente Reglamento se entenderá por "órganos intermedios" cualesquiera organismos o servicios públicos o privados que actúen bajo la responsabilidad de las autoridades de gestión o las autoridades pagadoras o que desempeñen tareas en su nombre en relación con beneficiarios finales u organismos o empresas que realicen las operaciones.
Artículo 3
Los sistemas de gestión y control de las autoridades de gestión, de las autoridades pagadoras y de los órganos intermedios, teniendo en cuenta la proporcionalidad en relación con el volumen de concurso gestionado, deberán asegurar lo siguiente:
a) una definición y asignación claras y, en la medida que sea necesario para garantizar una buena gestión financiera, una separación adecuada de las funciones dentro de la organización de que se trate;
b) sistemas eficaces para garantizar que las funciones se realizan satisfactoriamente;
c) en el caso de los órganos intermedios, información a las autoridades competentes acerca de la realización de sus tareas y los medios empleados.
Artículo 4
Los sistemas de gestión y control incluirán procedimientos para verificar la realidad de la prestación de los bienes y servicios cofinanciados y de los gastos declarados, así como para garantizar el cumplimiento de las condiciones de la correspondiente decisión de la Comisión adoptada en virtud del artículo 28 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y de las normas nacionales y comunitarias aplicables, en particular, sobre la subvencionabilidad de los gastos para la ayuda procedente de los Fondos Estructurales en virtud de la intervención de que se trate, la contratación pública, las ayudas estatales (incluidas las normas sobre la acumulación de las ayudas), la protección del medio ambiente y la igualdad de oportunidades.
Los procedimientos deberán prever la conservación de la documentación relativa a la verificación de las operaciones individuales in situ. La documentación deberá identificar el trabajo realizado, los resultados de las verificaciones así como las medidas tomadas como consecuencia de las anomalías detectadas. Cuando las verificaciones físicas o administrativas no sean exhaustivas, sino sobre muestras de operaciones, la documentación deberá identificar las operaciones seleccionadas y el método de selección.
Artículo 5
1. Los Estados miembros informarán a la Comisión, respecto de cada intervención, y en un plazo de tres meses desde la fecha más tardía entre la de aprobación de la intervención y la de entrada en vigor del presente Reglamento, sobre la organización de las autoridades de gestión, las autoridades pagadoras y los órganos intermedios, sobre los sistemas de gestión y control de que dispongan esas autoridades y órganos, así como sobre las mejoras previstas basadas en el asesoramiento a que se refiere el apartado 1 del artículo 2.
2. La comunicación incluirá los datos siguientes respecto de cada autoridad de gestión, cada autoridad pagadora y cada órgano intermedio:
a) funciones que tenga encomendadas;
b) distribución de funciones entre sus servicios o categorías de personal, incluso entre la autoridad de gestión y pagadora cuando sean el mismo órgano;
c) procedimientos empleados para la recepción, verificación y aprobación de las solicitudes de reembolso de los gastos, así como para la autorización, ejecución y contabilización de los pagos a los beneficiarios;
d) disposiciones por las que se regula la auditoría de los sistemas de gestión y control.
3. Cuando se aplique un sistema común a varias intervenciones, podrá comunicarse una descripción de ese sistema.
Artículo 6
La Comisión, en colaboración con los Estados miembros, comprobará a su satisfacción que los sistemas de gestión y control presentados al amparo del artículo 5 cumplen las normas exigidas en el Reglamento (CE) n° 1260/1999 y en el presente Reglamento e informará sobre los obstáculos que impidan lograr unas comprobaciones transparentes del funcionamiento de los Fondos y que dificulten el cumplimiento de las funciones que le competen a la Comisión en virtud del artículo 274 del Tratado. La operatividad de los sistemas deberá examinarse periódicamente.
Artículo 7
1. Los sistemas de gestión y control de los Estados miembros deberán proporcionar una pista de auditoría suficiente.
2. Se considerará una pista de auditoría suficiente la que permita:
a) comparar los importes totales certificados a la Comisión con los registros de gastos individuales y los justificantes en posesión de los distintos niveles de la administración y de los beneficiarios finales, incluidos, cuando éstos no sean los destinatarios últimos de la ayuda, los organismos o empresas que realicen las operaciones; y
b) verificar la asignación y las transferencias de los fondos nacionales y comunitarios disponibles.
En el anexo I figura una descripción indicativa de la información necesaria para lograr una pista de auditoría suficiente.
3. La autoridad de gestión se asegurará de los extremos siguientes:
a) que se dispone de procedimientos para garantizar que todos los documentos relacionados con los gastos y los pagos específicos efectuados con ocasión de la intervención y necesarios para obtener una pista de auditoría suficiente se ajusten a lo establecido en el apartado 6 del artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y en el anexo I del presente Reglamento;
b) que se lleva un registro del servicio que los conserve y de su localización; y
c) que se ponen estos documentos a disposición de las personas y organismos que normalmente están facultados para inspeccionar este tipo de documentos.
Estas personas u organismos serán:
i) el personal de las autoridades de gestión, las autoridades pagadoras y los órganos intermedios que tramita las solicitudes de pago,
ii) los servicios que realizan las auditorías de los sistemas de gestión y control,
iii) la persona o el servicio de la autoridad pagadora que se ocupa de certificar las solicitudes de los pagos intermedios y finales con arreglo a los apartados 3 y 4 del artículo 32 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y la persona o servicio que expide la declaración en virtud de la letra f) del apartado 1 del artículo 38, y
iv) los funcionarios de los servicios de auditoría nacionales y de la Comunidad Europea que hayan sido comisionados para ello.
Podrán exigir que se les entreguen extractos o copias de los documentos o los registros contables a que se refiere el presente apartado.
Artículo 8
La autoridad de gestión o la autoridad pagadora llevará una contabilidad de los importes recuperables de los pagos de ayuda comunitaria que ya se hayan realizado, y garantizará que los importes se recuperen sin retrasos injustificados. Una vez efectuada la recuperación, la autoridad pagadora devolverá los pagos irregulares recuperados, junto con los intereses recibidos en concepto de demora, deduciendo los importes de que se trate de su siguiente declaración de gastos y solicitud de pago a la Comisión, o, si ello fuera insuficiente, efectuando un reintegro a la Comunidad. La autoridad pagadora presentará anualmente a la Comisión, en forma de anexo del cuarto informe trimestral sobre las recuperaciones previsto en el Reglamento (CE) n° 1681/94, una declaración de los importes pendientes de recuperación en esa fecha, clasificados según el año de incoación del procedimiento de recuperación.
CAPÍTULO III
Certificación de gastos
Artículo 9
1. Los certificados de las declaraciones de gastos intermedios y finales a que se refieren los apartados 3 y 4 del artículo 32 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 los expedirá, según el modelo previsto en el anexo II, una persona o un servicio de la autoridad pagadora que sea funcionalmente independiente de los servicios que aprueben las solicitudes de pago.
2. Antes de certificar una declaración de gastos determinada, la autoridad pagadora comprobará a su satisfacción que se han cumplido los siguientes requisitos:
a) que la autoridad de gestión y los órganos intermedios han cumplido los requisitos del Reglamento (CE) n° 1260/1999, en particular de las letras c) y e) del apartado 1 de su artículo 38 y los apartados 3 y 4 de su artículo 32, y las condiciones de la decisión de la Comisión previstas en el artículo 28 de dicho Reglamento; y
b) que la declaración de gastos sólo comprende gastos:
i) que se hayan efectivamente realizado dentro del período subvencionable establecido por la decisión en forma de gasto por los beneficiarios finales a efectos de los puntos 1.2, 1.3 y 2 de la regla 1 del anexo del Reglamento (CE) n° 1685/2000 de la Comisión(9), y que estén justificados mediante facturas pagadas u otros documentos contables de valor probatorio equivalente,
ii) correspondientes a operaciones seleccionadas para recibir financiación de la intervención en cuestión de conformidad con sus criterios y procedimientos de selección y que han cumplido las normas comunitarias durante todo el período en el que se realizaron los gastos, y
iii) correspondientes, en su caso, a medidas respecto de las cuales toda la ayuda estatal ha sido autorizada formalmente por la Comisión.
3. A fin que la suficiencia del sistema de control y de la pista de auditoría pueda tenerse siempre en cuenta antes de que se presente una declaración de gastos a la Comisión, la autoridad de gestión velará por que la autoridad pagadora sea informada de los procedimientos utilizados por ella y por los órganos intermedios para:
a) comprobar la prestación de los bienes y servicios cofinanciados y la realidad del gasto declarado;
b) garantizar el cumplimiento de la normativa aplicable; y
c) mantener una pista de auditoría.
4. Cuando la autoridad de gestión y la autoridad pagadora sean o pertenezcan al mismo organismo, este último se cerciorará de que se apliquen procedimientos que ofrezcan unos requisitos de control equivalentes a los previstos en los apartados 2 y 3.
CAPÍTULO IV
Controles por muestreo
Artículo 10
1. Los Estados miembros organizarán controles de las operaciones basándose en una muestra suficiente, con el fin de:
a) comprobar la eficacia de los sistemas de gestión y control existentes;
b) comprobar selectivamente, en función de análisis de riesgos, las declaraciones de gastos realizadas en los diferentes niveles de que se trate.
2. Los controles realizados antes del término de cada intervención incluirán al menos el 5 % del gasto subvencionable total y se basarán en una muestra representativa de las operaciones aprobadas, teniendo en cuenta los requisitos establecidos en el apartado 3. Los Estados miembros procurarán distribuir regularmente los controles a lo largo del período en cuestión. Asimismo garantizarán una adecuada separación de funciones entre los controles y los procedimientos de ejecución o de pago relativos a esas operaciones.
3. Para la selección de la muestra de operaciones que deban ser objeto de controles se tendrá en cuenta lo siguiente:
a) la necesidad de controlar operaciones de naturaleza y amplitud suficientemente variadas;
b) cualesquiera factores de riesgo que hayan sido determinados mediante controles nacionales o comunitarios;
c) la concentración de operaciones en determinados órganos intermedios y determinados beneficiarios finales, de modo que los principales órganos intermedios y beneficiarios finales se sometan al menos a un control antes del término de cada intervención.
Artículo 11
Mediante los controles, los Estados miembros procurarán verificar lo siguiente:
a) la aplicación práctica y la eficacia de los sistemas de gestión y control;
b) respecto de un número suficiente de documentos contables, la correspondencia de éstos con los justificantes que estén en posesión de los organismos intermedios, de los beneficiarios finales y, de los organismos o empresas que realicen las operaciones;
c) la existencia de una pista de auditoría suficiente;
d) respecto de un número suficiente de gastos, que la naturaleza de éstos y el momento en que se realizaron se ajustan a las disposiciones comunitarias y guardan relación con los pliegos de condiciones aprobados de la operación y con las obras efectivamente realizadas;
e) que el destino efectivo o previsto de la operación se ajusta a la descripción efectuada en la solicitud de cofinanciación comunitaria;
f) que las contribuciones financieras comunitarias están dentro de los límites previstos en el artículo 29 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y cualesquiera otras disposiciones comunitarias aplicables y se abonan a los beneficiarios finales sin reducciones ni retrasos injustificados;
g) que se ha aportado efectivamente la cofinanciación nacional pertinente; y
h) que las operaciones cofinanciadas se han realizado de acuerdo con las normas y políticas comunitarias como dispone el artículo 12 del Reglamento (CE) n° 1260/1999.
Artículo 12
Los controles deberán determinar si los problemas que surjan son sistemáticos y comportan un riesgo para otras operaciones realizadas por el mismo beneficiario final o administradas por la misma autoridad de gestión u órgano intermedio. Deberán asimismo determinar las causas de tales situaciones, los exámenes complementarios que puedan exigirse y las medidas correctivas y preventivas que sean necesarias.
Artículo 13
Los Estados miembros comunicarán a la Comisión, a más tardar el 30 de junio de cada año, y por primera vez el 30 de junio de 2001, acerca de la aplicación de los artículos 10 a 12 durante el año natural anterior y, además, completarán o actualizarán en su caso la descripción de los sistemas de gestión y control que hayan comunicado con arreglo al artículo 5.
Artículo 14
Las disposiciones del presente Capítulo se aplicarán, mutatis mutandis, a los importes recuperables a que se refiere el artículo 8.
CAPÍTULO V
Declaración al término de la intervención
Artículo 15
La persona o el servicio designado para establecer las declaraciones al término de la intervención a que se refiere la letra f) del apartado 1 del artículo 38 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 tendrá una función independiente:
a) de la autoridad de gestión designada;
b) del servicio o de la persona de la autoridad pagadora encargado de expedir los certificados contemplados en el apartado 1 del artículo 9;
c) de los órganos intermedios.
Efectuará su examen de acuerdo con normas de auditoría aceptadas internacionalmente. Las autoridades de gestión, las autoridades pagadoras y los órganos intermedios le facilitarán toda la información exigida y le permitirán acceder a todos los registros y justificantes necesarios para establecer la declaración.
Artículo 16
Las declaraciones se basarán en un examen de los sistemas de gestión y control, de los controles ya realizados y, en caso necesario, en un control sobre una muestra adicional de transacciones. La persona o el servicio que expida la declaración realizará todas las comprobaciones necesarias para obtener garantías suficientes de que el certificado de gastos es correcto y de que las transacciones subyacentes son legales y regulares.
Las declaraciones se establecerán basándose en el modelo indicativo que figura en el anexo III e irán acompañadas de un informe que incluya todos los datos pertinentes en los que se base la declaración y de un resumen de las conclusiones de los controles efectuados por los órganos nacionales y comunitarios a los cuales la persona o el servicio que la establezca haya tenido acceso.
Artículo 17
Si la comprobación de importantes fallos de gestión o control o de una frecuencia elevada de irregularidades no permite garantizar plenamente la validez de la solicitud de pago del saldo y del certificado final de gastos, la declaración mencionará estas circunstancias e incluirá una evaluación de la amplitud del problema y de sus repercusiones financieras.
En tal caso, la Comisión podrá pedir que se realice un nuevo control con el fin de determinar y corregir las irregularidades en un plazo determinado.
CAPÍTULO VI
Forma y contenido de la información contable que se debe conservar y comunicar a la Comisión previa solicitud
Artículo 18
1. Las informaciones contables de las operaciones a las que hace referencia el anexo I deberán, en la medida de lo posible, presentarse en forma de registros informáticos. Dichas informaciones deberán ponerse a disposición a la Comisión previa solicitud específica de forma que le permita efectuar controles documentales y físicos, sin perjuicio de las obligaciones en materia de comunicación de las actualizaciones de los planes de financiación prevista en la letra c) del apartado 3 del artículo 18 del Reglamento (CE) n° 1260/1999 y de las informaciones financieras del articulo 32 de dicho Reglamento.
2. La Comisión acordará con cada Estado miembro el contenido de los datos informáticos que deban poner a disposición con arreglo al apartado 1, los medios de comunicación de los datos y la duración del período necesario para poner a punto el sistema informático exigido, teniendo cuenta el acuerdo a que se refiere la letra e) del apartado 3 del artículo 18 del Reglamento (CE) n° 1260/1999. En los anexos IV y V indican el alcance de las informaciones que pueden ser solicitadas así como las especificaciones técnicas preferidas por la Comisión para la transmisión de ficheros informáticos.
3. A petición escrita de la Comisión, los Estados miembros le presentarán los datos mencionados en el apartado 1 en un plazo de diez días hábiles tras la recepción de la solicitud. Podrá convenirse un plazo diferente entre la Comisión y los Estados miembros, en particular cuando los datos no estén disponibles en registros informáticos.
4. La Comisión garantizará la confidencialidad y la seguridad de los datos enviados por los Estados miembros o recogidos por ella durante la realización de inspecciones sobre el terreno, de conformidad con el artículo 287 del Tratado y las normas de la Comisión sobre la utilización de la información y el acceso a ella.
5. Sin perjuicio de las normativas nacionales pertinentes, los funcionarios de la Comisión tendrán acceso a todos los documentos preparados con vistas a los controles previstos en el presente Reglamento o tras la realización de tales controles, así como a los datos mantenidos, e incluso los almacenados en los sistemas informáticos.
CAPÍTULO VII
Disposiciones generales y finales
Artículo 19
En los supuestos de formas de intervención en las que haya beneficiarios en más de un Estado miembro, los Estados miembros de que se trate deberán acordar con los otros las disposiciones comunes necesarias para asegurar una buena gestión financiera, teniendo en cuenta las normativas nacionales, e informarán a la Comisión de esas disposiciones. La Comisión y los Estados miembros de que se trate se prestarán la ayuda administrativa necesaria.
Artículo 20
Las disposiciones del presente Reglamento se entenderán sin perjuicio de la obligación de los Estados miembros, de conformidad con Reglamento (CE) n° 1260/1999, de comunicar a la Comisión las informaciones necesarias que le permitan evaluar los planes, incluidas las informaciones sobre las medidas tomadas en relación con el apartado 1 del artículo 34 de dicho Reglamento, ni para el derecho de la Comisión de solicitar las informaciones complementarias necesarias antes de adoptar las decisiones previstas en el artículo 28 del Reglamento.
Artículo 21
Las disposiciones del presente Reglamento no constituirán obstáculo para que los Estados miembros apliquen normas más estrictas que las establecidas en el mismo.
Artículo 22
Queda derogado el Reglamento (CE) n° 2064/97.
No obstante, sus disposiciones seguirán siendo aplicables a las intervenciones acordadas para el período de programación 1994-1999, con arreglo al Reglamento (CEE) n° 2052/88.
Artículo 23
El presente Reglamento entrará en vigor el séptimo día siguiente al de su publicación en el Diario Oficial de las Comunidades Europeas.
El presente Reglamento será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro.
Hecho en Bruselas, el 2 de marzo de 2001.