Decisión de la Comisión
de 18 de diciembre de 2001
por la que se establecen disposiciones de ejecución de la Decisión 2000/596/CE del Consejo por lo que se refiere a los sistemas de gestión y control así como a los procedimientos de aplicación de las correcciones financieras en el marco de las acciones cofinanciadas por el Fondo Europeo para los Refugiados
[notificada con el número C(2001) 4372]
(2002/307/CE)
LA COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS,
Visto el Tratado constitutivo de la Comunidad Europea,
Vista la Decisión 2000/596/CE del Consejo, de 28 de septiembre de 2000, por la que se crea el Fondo Europeo para los Refugiados(1), y, en particular, su artículo 24,
Previa consulta al Comité creado por el apartado 1 del artículo 21 de la Decisión 2000/596/CE,
Considerando lo siguiente:
(1) Con el fin de garantizar una buena gestión financiera de las ayudas concedidas con cargo al Fondo Europeo para los Refugiados (en lo sucesivo, "el Fondo"), es necesario que los Estados miembros establezcan directrices referentes a la organización de las tareas de la autoridad responsable de la ejecución de las acciones cofinanciadas.
(2) Para garantizar una utilización de los fondos comunitarios conforme a los principios de buena gestión financiera, es necesario que los Estados miembros pongan en marcha unos sistemas de gestión y control que garanticen una pista de auditoría suficiente y proporcionen a la Comisión toda la ayuda necesaria para la realización de los controles, incluso los realizados por sondeo.
(3) Con el fin de garantizar una utilización eficaz y adecuada de los fondos comunitarios, conviene establecer criterios uniformes para el control efectuado por los Estados miembros de conformidad con lo dispuesto en el artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE.
(4) Con el fin de garantizar un tratamiento uniforme de las declaraciones de gastos para los que se solicita la participación del Fondo, de conformidad con el apartado 2 del artículo 17 de la Decisión 2000/596/CE, conviene definir un modelo normalizado de declaración de gastos.
(5) Para poder recuperar las sumas indebidamente pagadas, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE, es necesario prever que los Estados miembros comuniquen a la Comisión los casos de irregularidades detectados y las indicaciones relativas al desarrollo de los procedimientos administrativos o judiciales.
(6) De conformidad con el apartado 1 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE los Estados miembros procederán a las correcciones financieras exigidas en relación con la irregularidad individual o sistémica mediante una supresión total o parcial de la participación comunitaria. Para garantizar una aplicación uniforme de esta disposición en toda la Comunidad, es necesario definir normas por las que se determinen las correcciones que deben efectuarse y prever que se informe a la Comisión.
(7) Si un Estado miembro no satisface las obligaciones que le incumben de conformidad con el apartado 1 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE o las que le incumben de conformidad con el artículo 18, la propia Comisión puede aplicar correcciones financieras en virtud del apartado 4 del artículo 18 de dicha Decisión. Siempre que sea posible o factible, conviene que el importe de tales correcciones se evalúe basándose en casos concretos y sea equivalente al importe del gasto irregular que se haya imputado incorrectamente al Fondo, teniendo en cuenta el principio de proporcionalidad. Siempre que una cualificación precisa de las consecuencias financieras de la irregularidad no sea posible o factible, o sea desproporcionado suprimir el gasto en cuestión en su totalidad, conviene que la Comisión funde sus correcciones en una extrapolación o las fije por el método del tanto alzado respecto de la amplitud y las consecuencias financieras de la irregularidad que el Estado miembro hubiere omitido prevenir, detectar o corregir.
(8) Es necesario precisar determinadas modalidades de ejecución de las correcciones financieras previstas en el apartado 1 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE y prever la aplicación de dichas modalidades en los casos contemplados en la letra b) del apartado 4 del artículo 18 de la mencionada Decisión.
(9) Conviene fijar los tipos de los intereses de mora debidos por toda cantidad que haya sido indebidamente pagada y deba ser devuelta a la Comisión, de conformidad con el apartado 3 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE.
(10) La presente Decisión deberá aplicarse sin perjuicio de las disposiciones relativas a la recuperación de las ayudas estatales en virtud del artículo 14 del Reglamento (CE) n° 659/1999 del Consejo, de 22 de marzo de 1999, por el que se establecen disposiciones de aplicación del artículo 93 del Tratado CE(2).
(11) La presente Decisión deberá aplicarse sin perjuicio de las disposiciones del Reglamento (Euratom, CE) n° 2185/96 del Consejo, de 11 de noviembre de 1996, relativo a los controles y verificaciones in situ que realiza la Comisión para la protección de los intereses financieros de las Comunidades Europeas contra los fraudes e irregularidades(3).
HA ADOPTADO LA PRESENTE DECISIÓN:
CAPÍTULO I
ÁMBITO DE APLICACIÓN Y DEFINICIONES
Artículo 1
La presente Decisión establece las disposiciones de aplicación de la Decisión 2000/596/CE por lo que se refiere a los sistemas de gestión y control de las ayudas concedidas con cargo al Fondo Europeo para los Refugiados, en lo sucesivo "el Fondo", y administradas por los Estados miembros, así como al procedimiento de ejecución de las correcciones financieras aplicables a la mencionada ayuda.
Artículo 2
A los efectos de la presente Decisión, se entenderá por:
a) "autoridad responsable": cualquier autoridad designada por un Estado miembro de conformidad con el artículo 7 de la Decisión 2000/596/CE;
b) "organismo intermediario": cualquier administración pública u organización no gubernamental en la que la autoridad responsable delegue las responsabilidades de aplicación de conformidad con el artículo 7 de la Decisión 2000/596/CE.
CAPÍTULO II
SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL
Artículo 3
1. En aplicación de lo dispuesto en la letra c) del apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE, los Estados miembros enviarán directrices a la autoridad responsable y a los organismos intermediarios en los que se deleguen las responsabilidades de aplicación.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE, las directrices abarcarán la organización de los sistemas de gestión y control necesarios para garantizar la pertinencia, la regularidad y la admisibilidad de las solicitudes de ayuda comunitaria y se referirán a las normas de buenas prácticas administrativas descritas en el anexo I.
2. Cuando todas las tareas de la autoridad responsable, o algunas de las mismas, se deleguen a organismos intermediarios, las directrices previstas en el apartado 1 precisarán las disposiciones relativas a:
a) la clara definición y distribución de las tareas, en particular, por lo que se refiere a la gestión, el pago, el control y la verificación de la conformidad con:
i) las condiciones establecidas en las Decisiones de la Comisión por las que se aprueban las solicitudes de cofinanciación contempladas en el artículo 8 de la Decisión n° 2000/596/CE,
ii) las normas de admisibilidad de los gastos incluidas en el anexo I de la Decisión 2001/275/CE de la Comisión(4), y
iii) las políticas y acciones comunitarias, incluidas las relativas a las normas de competencia, adjudicación de contratos públicos, protección y mejora del medio ambiente, supresión de desigualdades y promoción de la igualdad entre hombres y mujeres;
b) el establecimiento de sistemas eficaces que garanticen que los organismos intermediarios ejercen sus competencias satisfactoriamente, y
c) la comunicación de informaciones a la autoridad responsable sobre el ejercicio efectivo de sus tareas y la descripción de los medios utilizados.
3. De conformidad con lo dispuesto en la letra b) del apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE, los Estados miembros comunicarán a la Comisión, como muy tarde, en los dos meses siguientes a la entrada en vigor de la presente Decisión, y como complemento de las informaciones contenidas en la primera solicitud de cofinanciación, una descripción de los sistemas de gestión y de control establecidos, así como de las mejoras previstas, habida cuenta, en particular, de las normas de buenas prácticas administrativas descritas en el anexo I.
Esta comunicación incluirá las informaciones siguientes relativas a cada autoridad responsable:
a) las tareas que se le hayan atribuido;
b) la distribución de las tareas, garantizando, dentro de la autoridad responsable o del organismo intermediario, una separación de las funciones de gestión, pago y control suficiente para garantizar una buena gestión financiera;
c) las informaciones sobre los eventuales organismos intermediarios;
d) los procedimientos de recepción, verificación y validación de las solicitudes de pago, así como los procedimientos de aprobación del pago, de pago y contabilización de los gastos;
e) las disposiciones por las que se regulan las auditorías internas o los procedimientos equivalentes.
4. La Comisión examinará, en cooperación con los Estados miembros, los sistemas de gestión y de control e indicará los obstáculos que, en su caso, planteen a la transparencia de los controles relativos al funcionamiento del Fondo así como al desempeño de las responsabilidades de la Comisión en virtud de lo dispuesto en el artículo 274 del Tratado.
Artículo 4
1. Los sistemas de gestión y de control de los Estados miembros garantizarán una pista de auditoría suficiente.
2. Se considerará suficiente la pista de auditoría que permita:
a) comparar los importes sintetizados certificados a la Comisión con los estados de gastos y los justificantes que obren en poder de los distintos niveles de la administración y de los beneficiarios de las subvenciones, incluidos los organismos o empresas que ejecuten los proyectos;
b) verificar la asignación y las transferencias de los fondos comunitarios y nacionales disponibles.
En el anexo II figura una descripción orientativa de las informaciones necesarias para una pista de auditoría suficiente.
3. La autoridad responsable establecerá procedimientos que garanticen que se anote la ubicación de todos los documentos relativos a determinados pagos efectuados con cargo al programa nacional de aplicación de que se trate, y que los documentos puedan ponerse, a efectos de inspección, a disposición, previa petición:
a) del personal de la autoridad encargada de tramitar las solicitudes de pago;
b) de los servicios de auditoría nacionales que efectúen los controles previstos en el apartado 1 del artículo 5 de la presente Decisión;
c) del servicio u órgano de la autoridad responsable encargado de la certificación de las solicitudes de los pago intermedios y finales previstos en el artículo 17 de la Decisión 2000/596/CE, y
d) de los funcionarios e inspectores de la Comisión y del Tribunal de Cuentas Europeo.
Los funcionarios responsables de los controles o las personas habilitadas a tal efecto podrán solicitar que se les proporcionen copias de los documentos contemplados en el presente apartado.
4. Las autoridades responsables de los controles mantendrán a disposición de la Comisión durante los cinco años siguientes al pago por la Comisión del saldo relativo a una intervención, todos los justificantes, bien originales bien copias certificadas conformes a los originales en soportes de datos universalmente aceptados, relativos a los gastos y controles correspondientes a la intervención en cuestión. Este plazo se suspenderá en caso de actuaciones judiciales o previa petición debidamente justificada de la Comisión.
Artículo 5
1. Los Estados miembros llevarán a cabo, mediante muestreo adecuado, controles de los proyectos con el fin de:
a) comprobar el buen funcionamiento de los sistemas de gestión y de control aplicados;
b) examinar de manera selectiva, sobre la base de un análisis de riesgos, las declaraciones de gastos establecidas en los diferentes niveles en cuestión.
2. Los controles realizados se referirán al 20 % como mínimo del gasto total admisible para cada programa nacional de aplicación y a una muestra representativa de los proyectos o acciones aprobados, teniendo en cuenta los requisitos del apartado 3. Los Estados miembros garantizarán la oportuna separación entre estos controles y los procedimientos de ejecución o de pago de las acciones.
3. Se deberán especificar los proyectos seleccionados, describir el método de muestreo y elaborar un informe sobre los resultados de todas las inspecciones y medidas adoptadas respecto de las anomalías e irregularidades constatadas.
4. La muestra de los proyectos controlados deberá:
a) englobar operaciones de naturaleza y amplitud suficientemente variadas;
b) tener en cuenta los factores de riesgo definidos por los controles nacionales o comunitarios;
c) reflejar la concentración de los proyectos en algunos beneficiarios de subvenciones, de modo que se controle a los principales beneficiarios, al menos, una vez antes del cierre de cada programa nacional de aplicación.
Artículo 6
Al efectuar los controles, los Estados miembros verificarán:
a) la aplicación efectiva de los sistemas de gestión y de control;
b) la correspondencia entre un número adecuado de documentos contables y los justificantes de los mismos en poder de los organismos intermediarios a los que la autoridad responsable haya delegado determinadas responsabilidades de aplicación, los beneficiarios de las subvenciones y, cuando proceda, de otros organismos o empresas que ejecuten proyectos;
c) que la pista de auditoría es suficiente;
d) la conformidad de la naturaleza y fecha de realización de los gastos con las exigencias comunitarias, con las exigencias establecidas en el procedimiento nacional de selección, con las disposiciones del contrato o del acto de concesión de la subvención y con los trabajos efectivamente realizados;
e) que el destino efectivo o previsto del proyecto corresponde a los objetivos descritos en el programa nacional de aplicación contemplado en el artículo 8 de la Decisión 2000/596/CE;
f) que las contribuciones financieras de la Comunidad no sobrepasan los límites establecidos en el artículo 13 de la Decisión 2000/596/CE ni en ninguna otra disposición comunitaria aplicable en la materia y que se abonan efectivamente a los beneficiarios de las subvenciones sin reducciones ni retrasos;
g) que se ha proporcionado realmente la cofinanciación nacional adecuada, y
h) que las acciones cofinanciadas se han llevado a cabo de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4 y el apartado 1 del artículo 9 de la Decisión 2000/596/CE.
Artículo 7
Los controles deberán confirmar si los posibles problemas surgidos tiene naturaleza sistémica y, por consiguiente, pueden también presentarse en otros proyectos ejecutados por el mismo beneficiario de las subvenciones o administrados por la misma autoridad de gestión. Asimismo, deberán determinar las causas de esos problemas, la naturaleza de los posibles exámenes complementarios que deban efectuarse y las medidas correctoras o preventivas que deban adoptarse.
Artículo 8
Los Estados miembros informarán anualmente a la Comisión, en el marco del informe contemplado en el apartado 2 del artículo 20 de la Decisión 2000/596/CE, sobre la forma en que se han aplicado los artículos 5, 6 y 7 de la presente Decisión durante el año anterior, completando o actualizando cuando proceda la descripción contemplada en el apartado 2 del artículo 4.
Artículo 9
En el caso de las intervenciones en las que participe más de un Estado miembro o haya beneficiarios en más de un Estado, los Estados miembros en cuestión y la Comisión se prestarán la asistencia administrativa necesaria para garantizar la calidad de los controles.
CAPÍTULO III
DECLARACIONES DE GASTOS
Artículo 10
1. Los certificados relativos a las declaraciones de gastos se expedirán según el modelo que figura en el anexo IV por una persona o un servicio de la autoridad de pago que sea funcionalmente independiente de cualquier servicio ordenador de pago.
2. En relación con todos los gastos que declare a la Comisión, la autoridad responsable garantizará que los programas nacionales de aplicación se gestionan de conformidad con el conjunto de la normativa comunitaria aplicable y que los fondos se utilizan de acuerdo con los principios de buena gestión financiera. Tal declaración deberá certificar que sólo se incluyen en la solicitud de cofinanciación los gastos:
a) efectivamente realizados por los beneficiarios de las subvenciones, tal y como se definen en la letra d) del artículo 2 de la Decisión 2001/275/CE durante el período de subvencionabilidad del programa, tal y como se define en las decisiones por las que se aprueban las solicitudes de cofinanciación, y
b) relativos a los proyectos que hayan sido seleccionados para cofinanciación por el programa nacional de aplicación en cuestión según los criterios y los procesos de selección establecidos y que hayan respetado las normas comunitarias durante todo el período en el que se hubieren incurrido.
3. Al cierre del programa, el Estado miembro deberá presentar la declaración final prevista en el anexo VI, en el plazo de seis meses. Si esta declaración no fuere transmitida a la Comisión en estos plazos, ésta procederá automáticamente al cierre del programa y a la liberación de los créditos en cuestión.
4. Antes de presentar la solicitud a la Comisión, la autoridad responsable comprobará que los controles efectuados resultan suficientes. El trabajo realizado se describirá con todo detalle en el informe final contemplado en el apartado 3 del artículo 20 de la Decisión 2000/596/CE. Los controles se referirán tanto a los aspectos físicos y la eficacia como a los aspectos financieros y contables de los proyectos.
CAPÍTULO IV
CORRECCIONES FINANCIERAS EFECTUADAS POR LOS ESTADOS MIEMBROS
Artículo 11
1. En el caso de irregularidades sistémicas, los análisis realizados en virtud del apartado 1 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE deberán abarcar todos los proyectos susceptibles de ser afectados.
2. Al suprimir en su totalidad o en parte la cofinanciación comunitaria, los Estados miembros tendrán en cuenta la naturaleza y la gravedad de las irregularidades, así como la pérdida financiera para el Fondo.
3. Los Estados miembros comunicarán a la Comisión, en anexo al informe previsto en el apartado 2 del artículo 20 de la Decisión 2000/596/CE, la lista de los procedimientos de supresión de ayuda iniciados en el transcurso del año anterior.
Artículo 12
1. Cuando deban recuperarse importes a raíz de una supresión de cofinanciación en virtud de la letra g) del apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE, el servicio u organismo competente iniciará un procedimiento de recuperación y lo notificará a la autoridad responsable. Las informaciones sobre las recuperaciones se comunicarán a la Comisión y se llevará la contabilidad de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la presente Decisión.
2. Los Estados miembros comunicarán a la Comisión, en el informe contemplado en el apartado 2 del artículo 20 de la Decisión 2000/596/CE, sus decisiones o propuestas en cuanto a la reasignación de las sumas suprimidas.
Artículo 13
La autoridad responsable llevará contabilidad de los importes recuperables con cargo a pagos de ayudas comunitarios ya efectuados y garantizará que los importes se recuperarán sin demora. Tras la recuperación, la autoridad responsable reducirá, si procede, su próxima declaración de gastos dirigida a la Comisión en un importe equivalente al total de los importes recuperados, o, si este importe fuere insuficiente, efectuará un reembolso a la Comunidad. Los importes que deban recuperarse devengarán intereses a partir de su fecha de vencimiento al tipo previsto en el artículo 94 del Reglamento (Euratom, CECA, CE) n° 3418/93 de la Comisión, de 9 de diciembre de 1993, sobre normas de desarrollo de disposiciones del Reglamento financiero de 21 de diciembre de 1977(5), cuya última modificación la constituye el Reglamento (CE) n° 1687/2001(6), para el primer día laborable del mes de la fecha de vencimiento del crédito.
Con ocasión del envío del informe contemplado en el apartado 2 del artículo 20 de la Decisión 2000/596/CE, los Estados miembros enviarán a la Comisión una lista de los casos de irregularidades detectados, indicando los importes recuperados o pendientes de recuperación y, cuando proceda, los procedimientos administrativos y judiciales iniciados para la recaudación de los importes indebidamente pagados.
CAPÍTULO V
CORRECCIONES FINANCIERAS EFECTUADAS POR LA COMISIÓN
Artículo 14
1. Siempre que sea posible o factible, el importe de las correcciones financieras aplicadas por la Comisión en virtud de la letra b) del apartado 4 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE para irregularidades individuales o sistémicas se evaluará basándose en casos concretos y será equivalente al importe del gasto irregular que se haya imputado incorrectamente al Fondo, teniéndose en cuenta el principio de proporcionalidad.
2. Cuando no sea posible o factible cuantificar de manera precisa el importe de los gastos irregulares o cuando sea desproporcionado suprimir el gasto en cuestión, la Comisión basará las correcciones financieras en:
a) una extrapolación, para la que utilizará una muestra representativa de transacciones que presenten características homogéneas;
b) el método del tanto alzado, en cuyo caso tendrá en cuenta la importancia de la infracción de las normas así como la amplitud y las consecuencias financieras de la irregularidad constatada.
3. Cuando la Comisión base su postura en hechos establecidos por auditores distintos a los de sus propios servicios, extraerá sus propias conclusiones respecto de sus consecuencias financieras, después de haber examinado las medidas adoptadas por el Estado miembro interesado en aplicación del apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE.
4. El plazo asignado al Estado miembro interesado para reaccionar a una solicitud en virtud del apartado 3 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE se fija en dos meses. En casos debidamente justificados, la Comisión podrá acordar un período más largo.
5. Cuando la Comisión proponga una corrección financiera sobre la base de una extrapolación o recurriendo al método del tanto alzado, el Estado miembro tendrá la posibilidad de demostrar, fundándose en un examen de los expedientes en cuestión, que el alcance real de la irregularidad es inferior al considerado por la Comisión. De acuerdo con la Comisión, el Estado miembro podrá limitar el alcance de su examen a una parte o una muestra adecuada de los expedientes en cuestión. A excepción de casos debidamente justificados, el plazo suplementario asignado para este examen no será superior al de los dos meses siguientes al período de dos meses mencionado en el apartado 4. La Comisión tendrá en cuenta todo elemento de prueba proporcionado por el Estado miembro en los plazos anteriormente mencionados.
6. Cuando la Comisión haya suspendido los pagos en virtud del apartado 2 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE y, si al expirar el plazo contemplado en el apartado 4, los motivos que justificaban la suspensión subsistieran o si el Estado miembro en cuestión no hubiere comunicado a la Comisión las medidas adoptadas para corregir las irregularidades, se aplicará el apartado 4 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE.
7. En el anexo III de la presente Decisión se detallan las orientaciones sobre los principios, criterios y porcentajes indicativos que deben aplicarse en las correcciones a tanto alzado efectuadas por los servicios de la Comisión.
Artículo 15
1. Cualquier devolución a la Comisión en virtud del apartado 3 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE deberá efectuarse en el plazo establecido en la orden de ingreso establecida de conformidad con lo dispuesto en el artículo 28 del Reglamento financiero de 21 de diciembre de 1977(7). El vencimiento de dicho plazo se fija en el final del segundo mes siguiente al de la emisión de la orden de ingreso.
2. Cualquier retraso en la devolución dará lugar al pago de intereses de mora, que correrán desde el vencimiento del plazo citado en el apartado 1 hasta la fecha de la recuperación efectiva. El tipo de interés aplicable será el contemplado en el artículo 13 de la presente Decisión
3. La aplicación de una corrección financiera en virtud del apartado 2 del artículo 19 de la Decisión 2000/596/CE no afectará a la obligación del Estado miembro de proceder a la recuperación según la letra g) del apartado 1 del artículo 18 de la Decisión 2000/596/CE y el apartado 1 del artículo 12 de la presente Decisión, ni a la de proceder a la recuperación de las ayudas estatales tal como se prevé en el artículo 14 del Reglamento (CE) n° 659/1999.
CAPÍTULO VI
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 16
Las disposiciones de la presente Decisión no se opondrán a que los Estados miembros apliquen normas de control nacionales más estrictas que las de la presente Decisión.
Artículo 17
Los destinatarios de la presente Decisión serán los Estados miembros.
Hecho en Bruselas, el 18 de diciembre de 2001.