NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
UREDBA SVETA (EU) 2015/496
z dne 17. marca 2015
o spremembi Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 v zvezi z deponiranjem arhivskega gradiva institucij pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah
SVET EVROPSKE UNIJE JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 352 Pogodbe,
ob upoštevanju predloga Evropske Komisije,
po posredovanju osnutka zakonodajnega akta nacionalnim parlamentom,
ob upoštevanju odobritve Evropskega parlamenta,
v skladu s posebnim zakonodajnim postopkom,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
V skladu z Uredbo Sveta (EGS, Euratom) št. 354/83 z dne 1. februarja 1983 o odpiranju za javnost arhivskega gradiva Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo (1) se arhivsko gradivo Unije ohrani in po izteku 30-letnega obdobja da na voljo javnosti, kadar koli je to mogoče.
(2)
Obveznost ustanovitve arhivskega gradiva in njihovega odpiranja za javnost, kadar koli je to mogoče, velja za vsako izmed institucij iz Uredbe (EGS, Euratom) št. 354/83 (v nadaljnjem besedilu: institucije), v skladu s pogoji iz navedene uredbe.
(3)
Uredba (EGS, Euratom) št. 354/83 določa, da lahko vsaka institucija hrani svoje arhivsko gradivo na katerem koli mestu, za katerega meni, da je najbolj primerno.
(4)
Leta 1984 so se Evropski parlament, Svet in Komisija odločili, da bodo deponirali svoje arhivsko gradivo pri Evropskem univerzitetnem inštitutu (EUI) v Firencah, kjer je na voljo javnosti. V ta namen je bila 17. decembra 1984 podpisana pogodba med Evropskimi skupnostmi, ki jih je zastopala Komisija, in EUI (v nadaljnjem besedilu: pogodba o deponiranju).
(5)
Evropski ekonomsko-socialni odbor in Evropsko računsko sodišče sta pozneje pristopila k pogodbi o deponiranju. Evropska investicijska banka svoje arhivsko gradivo deponira pri EUI na podlagi ločene konvencije z EUI, podpisane 1. julija 2005, in Pravilnika o zgodovinskih arhivih, ki ga je sprejel Upravni odbor banke 7. oktobra 2005 (2).
(6)
Italijanska vlada je EUI dala na voljo ustrezne prostore na trajni osnovi in brezplačno, da se zagotovi, da se deponirani arhivi hranijo in varujejo v skladu s priznanimi mednarodnimi standardi ter da jih je mogoče v teh prostorih tudi uporabljati.
(7)
Namen deponiranja arhivskega gradiva institucij pri EUI je zagotavljanje dostopa do tega gradiva na enem mestu, spodbujanje njegove uporabe ter raziskav o zgodovini evropskega povezovanja in evropskih institucij. EUI je priznano središče za akademske raziskave in izobraževanje s poudarkom na Evropi in evropskem povezovanju. Ima skoraj 30 let izkušenj z upravljanjem arhivskega gradiva Unije, zagotavlja najsodobnejše prostore za hrambo in raziskovanje gradiva, ki so bili zgrajeni izključno za hranjenje in uporabo tega gradiva, ter je mednarodno priznan kot center za te arhive.
(8)
Nadaljnje deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI bi bilo treba vključiti v zakonodajo Unije, tako da bo upoštevana vloga EUI kot partnerja institucij pri upravljanju njihovega arhivskega gradiva.
(9)
To uredbo bi bilo treba uporabljati za vse institucije in ta uredba ne bi smela vplivati na njihovo odgovornost, da dajo svoje arhivsko gradivo na voljo javnosti, niti na lastninsko pravico posamezne institucije na njihovem arhivskem gradivu.
(10)
Posebna narava dejavnosti Sodišča Evropske unije in Evropske centralne banke (ECB) upravičuje njuno izvzetje iz obveznosti iz te uredbe, da deponira arhivsko gradivo pri EUI. Sodišče Evropske unije in ECB lahko deponirata svoje arhivsko gradivo pri EUI prostovoljno.
(11)
Kadar je to mogoče, bi morali dati institucije in EUI arhivsko gradivo javnosti na voljo v digitalizirani in digitalni obliki ter tako olajšati njegovo uporabo na spletu.
(12)
Osebne podatke iz arhivskega gradiva Unije, deponiranega pri EUI, bi bilo treba obdelovati v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v institucijah in organih Skupnosti in o prostem pretoku takih podatkov (3).
(13)
V skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 se je Komisija v zvezi z zakonodajnim predlogom, ki je bil podlaga tej uredbi, posvetovala z Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov, ki je o tem podal mnenje 10. oktobra 2012 (4).
(14)
Podrobne določbe o upravljanju arhivskega gradiva pri EUI, vključno o njegovem deponiranju, dostopnosti in javni uporabi, ter vzajemnih vlogah in odgovornostih institucij in EUI bi morale biti vsebovane v okvirnem sporazumu o partnerstvu.
(15)
Stroške EUI iz upravljanja arhivskega gradiva Unije, bi bilo treba kriti iz splošnega proračuna Unije, krijejo pa jih vse institucije, ki deponirajo gradivo.
(16)
Uredbo (EGS, Euratom) št. 354/83 bi bilo zato treba ustrezno spremeniti -
SPREJEL NASLEDNJO UREDBO:
Člen 1
Uredba (EGS, Euratom) št. 354/83 se spremeni:
(1)
Člen 8 se spremeni:
(a)
odstavek 1 se nadomesti z naslednjim:
„1. Vsaka institucija, razen Sodišča Evropske unije in Evropske centralne banke (ECB), deponira dokumente, ki so del njenega arhivskega gradiva in ga je v skladu s to uredbo dala na voljo javnosti, pri Evropskem univerzitetnem inštitutu (EUI) v Firencah. Gradivo se deponira v skladu s Prilogo.
Institucije, ki deponirajo gradivo, se lahko ne glede na prvi podostavek iz pravnih ali upravnih razlogov odločijo, da nekaterih izvirnih dokumentov ne bodo deponirale pri EUI. V tem primeru deponirajo kopijo takih dokumentov v mikroobliki ali digitalni obliki.“
(b)
dodajo se naslednji odstavki:
„3. Sodišče Evropske unije in ECB lahko deponirata svoje arhivsko gradivo pri EUI prostovoljno.
4. Institucije, ki deponirajo gradivo, ohranijo lastninsko pravico na svojem arhivskem gradivu ter izključno odgovornost za sestavo dokumentov in spisov, ki jih deponirajo ali drugače dajo na voljo EUI.
5. Deponiranje arhivskega gradiva institucij pri EUI ne vpliva na varstvo tega gradiva, kot je določeno v členu 2 Protokola št. 7 o privilegijih in imunitetah Evropske unije, priloženega k Pogodbi o Evropski uniji in Pogodbi o delovanju Evropske unije.
6. EUI zagotavlja hranjenje in varstvo deponiranega gradiva. Gradivo se hrani in varuje v skladu s priznanimi mednarodnimi standardi za fizično varstvo gradiva ter v skladu vsaj s tehničnimi in varnostnimi pravili, ki ustrezajo pravilom, ki se uporabljajo za hranjenje in upravljanje javnih arhivov v Italiji. V ta namen se deponirani dokumenti hranijo v namensko zgrajenih prostorih za hrambo.
7. Samo EUI je odgovorna za osebje, zadolženo za upravljanje arhivskega gradiva Unije, deponiranega pri EUI. EUI zagotovi, da je osebje, zadolženo za upravljanje arhivskega gradiva, ustrezno strokovno usposobljeno za delo na tem področju.
8. Vsaka institucija, ki deponira gradivo, ima pravico dobivati informacije o tem, kako EUI upravlja njeno arhivsko gradivo, in pregledati gradivo, ki ga je deponirala.
9. EUI da arhivsko gradivo, ki ga prejme na podlagi odstavkov 1 in 3, na voljo javnosti. Institucije lahko javnosti tudi dajo na voljo kopijo istega arhivskega gradiva.
10. Stroški upravljanja arhivskega gradiva Unije se financirajo s prispevki, ki jih vse institucije, ki deponirajo gradivo, vplačajo v ustrezno proračunsko vrstico, v mejah letnih odobritev, ki jih da na voljo proračunski organ v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (5). S takimi finančnimi prispevki se ne krijejo stroški za zagotavljanje in prenovitev zgradb in prostorov za hrambo za arhive in osebje.
Obseg prispevkov iz prvega pododstavka je sorazmerna velikosti načrtovanega arhiva vsake institucije, ki deponira arhivsko gradivo.Vsak prispevek se ponovno izračuna, kadar koli začne pri EUI svoje arhivsko gradivo deponirati še kakšna dodatna institucija oziroma vsaj vsakih pet let.
11. EUI deluje kot obdelovalec podatkov v skladu s členom 2 Uredbe (ES) št. 45/2001 po navodilih institucij, ki deponirajo gradivo. EUI obdeluje vse osebne podatke, ki jih vsebuje arhivsko gradivo institucij, v skladu z jamstvi iz navedene uredbe.
12. Evropski nadzornik za varstvo podatkov ima še naprej pooblastila za nadzor nad institucijami v zvezi z obdelavo osebnih podatkov iz arhivskega gradiva, deponiranega pri EUI.
(2)
Člen 9 se spremeni:
(a)
odstavek 1 se nadomesti z naslednjim:
„1. Vsaka institucija sprejme notranja pravila za uporabo te uredbe. Med njimi so pravila za hranjenje arhivskega gradiva in omogočanje dostopa javnosti do njega ter za varstvo osebnih podatkov, ki so v njem vsebovani. Kadar je mogoče, dajo institucije javnosti svoje arhive na voljo v elektronski obliki, vključno z digitaliziranimi in digitalno generiranimi arhivi, ter lajšajo njihovo uporabo prek spleta. Ohranijo tudi dokumente, ki so na voljo v oblikah, ki ustrezajo posebnim potrebam (kot so Braillova pisava, povečano besedilo ali posnetki).“
(b)
doda se naslednji odstavek:
„3. Komisija v imenu institucij, ki deponirajo gradivo, sklene okvirni sporazum o partnerstvu z EUI. Ta okvirni sporazum o partnerstvu vsebuje podrobne določbe o vzajemni vlogi in odgovornostih institucij in EUI za upravljanje arhivskega gradiva Unije, vključno o njegovem deponiranju, dostopnosti in javni uporabi.“
(3)
Besedilo iz Priloge se kot priloga doda Uredbi (EGS, Euratom) št. 354/83.
Člen 2
Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 17. marca 2015