NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1271/2013
ze dne 30. září 2013
o rámcovém finančním nařízení pro subjekty uvedené v článku 208 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 208 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2343/2002 (2) o rámcovém finančním nařízení pro subjekty zřízené Společenstvími vycházelo z nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (3). Nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002 bylo nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je proto nezbytné revidovat. Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Je nezbytné vzít v úvahu společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady EU a Evropské komise k decentralizovaným agenturám ze dne 19. července 2012.
(3)
Některá ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 musí být přezkoumána s cílem zohlednit zkušenosti získané při jejich uplatňování.
(4)
Toto nařízení by mělo stanovit obecné zásady a základní pravidla pro subjekty zřízené Smlouvou o fungování EU a Smlouvou o Euratomu (dále jen „subjekty Unie“), které dostávají příspěvky z rozpočtu, a aniž je dotčen zřizující akt. Na základě tohoto nařízení by subjekty Unie měly přijmout svá finanční pravidla, která se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jejich zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
(5)
Nicméně subjekty Unie, které jsou v plném rozsahu finančně samosprávné a na které se toto nařízení nevztahuje, by měly v zájmu jednotnosti případně zavést podobná pravidla. V souladu se společným prohlášením Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012 by tyto subjekty měly Evropskému parlamentu, Radě a Komisi předkládat výroční zprávu o plnění svého rozpočtu a řádně zohledňovat jejich požadavky a doporučení.
(6)
Subjekty Unie by měly svůj rozpočet sestavovat a plnit v souladu s pěti základními zásadami rozpočtového práva - zásadou jednotnosti, správnosti, univerzálnosti, specifikace a ročního rozpočtu - a zásadou vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, řádného finančního řízení a transparentnosti.
(7)
Je třeba zdůraznit vyrovnávací povahu příspěvku Unie. Ta část kladného výsledku plnění rozpočtu subjektu Unie, která převyšuje částku příspěvku Unie vyplacenou během roku, by měla být vrácena do rozpočtu Unie.
(8)
Pokud zřizující akt stanoví, že příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky a že příjmy plynoucí z poplatků jsou určeny na konkrétní výdaje, měly by mít subjekty Unie možnost převést zůstatek v podobě účelově vázaných příjmů.
(9)
Je nezbytné zajistit, aby poplatky byly stanoveny na vhodné úrovni, která by pokryla náklady na poskytování služeb a bránila výrazným přebytkům.
(10)
Pověření subjektů Unie úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu musí být řádně odůvodněno vlastnostmi těchto úkolů a specifickými odbornými znalostmi subjektů Unie a současně musí zajišťovat řádné finanční řízení a nákladovou efektivitu. Svěřené úkoly by měly být slučitelné se zřizujícím aktem.
(11)
Subjektům Unie by mělo být umožněno získávat granty ad hoc, pouze pokud je to výslovně stanoveno v příslušných základních právních aktech a povoleno ve zřizujícím aktu.
(12)
V souladu s článkem 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 se subjekt Unie musí zúčastnit srovnávání s jinými subjekty a orgány Unie.
(13)
Je nezbytné stanovit pravidla pro akční plán navazující na závěry celkových pravidelných hodnocení, aby bylo zajištěno jejich účinné provádění.
(14)
Za účelem zajištění jednotného plánování by měl subjekt Unie vypracovat dokument obsahující roční a víceleté programy, přičemž by měl zohlednit pokyny Komise.
(15)
Subjekt Unie by měl uvést harmonogram ročních a víceletých programů do souladu s rozpočtovým procesem, aby byla zajištěna jeho účinnost a soudržnost všech programových dokumentů.
(16)
Je nezbytné objasnit současnou architekturu funkcí interního auditora a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditora v rámci subjektu Unie by měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět v případě, že jsou odůvodněny souvisejícími riziky. Je nezbytné stanovit pravidla týkající se zřízení a fungování útvarů interního auditu.
(17)
Měly by být zjednodušeny povinnosti spojené s podáváním zpráv. Subjekty Unie by měly předkládat souhrnnou výroční zprávu o činnosti, která obsahuje úplné informace o provádění jejich pracovního programu, plnění rozpočtu a plánu zaměstnanecké politiky a provádění systémů řízení a vnitřní kontroly.
(18)
V zájmu zlepšení nákladové efektivity subjektů Unie je nezbytné stanovit možnost sdílet služby nebo je převést na jiný subjekt Unie či Komisi. Nákladovou efektivitu lze zejména zlepšit tím, že se účetnímu Komise umožní, aby byl pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu Unie.
(19)
V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 by měla být možnost rozložit několikaleté závazky do ročních splátek povolena pouze v případech, kdy tuto možnost stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo kdy se tyto závazky týkají správních výdajů.
(20)
S cílem uvést pravidla o účelově vázaných příjmech do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit pravidla pro rozlišení účelově vázaných příjmů (interních a externích) a o jejich přenosu.
(21)
S cílem uvést pravidla pro nakládání s úroky plynoucími z příspěvku Unie určeného pro subjekt Unie do souladu s pravidly nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 je nezbytné stanovit, že úroky nejsou splatné do rozpočtu.
(22)
Nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 stanoví ve zvláštních případech možnost přijmout právní závazek před závazkem rozpočtovým. Tuto možnost by měly mít i subjekty Unie.
(23)
Aby byla zajištěna soudržnost mezi nařízením (ES, Euratom) č. 2343/2002 a nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, neměla by být povolena zvláštní ustanovení o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů. Uplatňování jediného souboru pravidel usnadňuje subjektu Unie práci a umožňuje používat pokyny a modely vypracované Komisí.
(24)
S cílem uvést ustanovení nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 do souladu s ustanoveními nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 by měl mít subjekt Unie možnost udělovat ceny.
(25)
Aby subjekty Unie dokázaly identifikovat a správně řídit riziko skutečného nebo domnělého střetu zájmů, měly by mít povinnost přijmout pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů. V těchto pravidlech by měly být zohledněny pokyny vypracované Komisí v návaznosti na společné prohlášení Evropského parlamentu, Rady a Komise ze dne 19. července 2012.
(26)
Ustanovení týkající se politiky v oblasti nemovitostí, včetně zavedení možnosti subjektů Unie brát si půjčky a podmínek jejich získávání, by měla být uvedena do souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, aby bylo zajištěno důsledné uplatňování nově zavedených pravidel všemi subjekty a orgány Unie.
(27)
Je třeba zavést přechodná ustanovení pro plánování a podávání zpráv vzhledem k tomu, že Komise potřebuje čas k vypracování vhodných pokynů ve spolupráci se subjekty Unie.
(28)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby bylo možné přijmout včas revidovaná finanční nařízení subjektů Unie k 1. lednu 2014 s cílem zajistit jednotná pravidla pro příští víceletý finanční rámec,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
HLAVA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví základní finanční pravidla, na jejichž základě má subjekt Unie přijmout svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu Unie se od tohoto nařízení smějí odchýlit pouze tehdy, je-li to nezbytné z hlediska jeho zvláštních potřeb, a s předchozím souhlasem Komise.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se rozumí:
-
„zřizujícím aktem“ nástroj práva Unie, jímž se řídí hlavní aspekty zřízení a činnosti subjektu Unie,
-
„rozpočtem subjektu Unie“ nástroj, jímž se pro každý rozpočtový rok stanovují a schvalují veškeré příjmy a výdaje, které se pro subjekt Unie považují za nezbytné,
-
„subjektem Unie“ jakýkoli subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012,
-
„správní radou“ hlavní vnitřní orgán subjektu Unie, který je odpovědný za rozhodování o finančních a rozpočtových záležitostech, a to bez ohledu na to, jak je pojmenován ve zřizujícím aktu,
-
„ředitelem“ osoba odpovědná za provádění rozhodnutí správní rady a za plnění rozpočtu subjektu Unie jako schvalující osoba, a to bez ohledu na to, jak je tato osoba pojmenována ve zřizujícím aktu,
-
„výkonnou radou“ vnitřní orgán subjektu Unie, který je nápomocen správní radě a jehož povinnosti a jednací řád jsou stanoveny ve zřizujícím aktu.
Článek 3
Lhůty, data a termíny
Není-li stanoveno jinak, vztahuje se na lhůty stanovené tímto nařízením nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 1182/71 (4).
Článek 4
Ochrana osobních údajů
Tímto nařízením nejsou dotčeny požadavky směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (5) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6).
Článek 5
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu Unie musí být sestavován a plněn v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účelnou a účinnou vnitřní kontrolu a transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 6
Oblast působnosti rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie tvoří:
a)
vlastní příjmy sestávající ze všech poplatků, které je subjekt Unie oprávněn vybírat na základě úkolů, jež mu byly svěřeny, a jakékoli další příjmy;
b)
příjmy složené z finančních příspěvků hostitelských členských států;
c)
příspěvek poskytovaný Unií;
d)
příjmy účelově vázané na specifické výdaje v souladu s čl. 23 odst. 1;
e)
výdaje subjektu Unie, včetně správních výdajů.
2. Příjmy sestávající z poplatků jsou účelově vázány jen ve výjimečných a řádně odůvodněných případech stanovených ve zřizujícím aktu.
3. V případě, že jeden nebo několik zřizujících aktů stanoví, že jasně vymezené úkoly jsou financovány odděleně, nebo pokud subjekt Unie plní úkoly, jež mu byly svěřeny na základě dohody o pověření, musí mít oddělené účetnictví vážící se k příjmovým a výdajovým operacím. Subjekt Unie musí každou skupinu úkolů jasně označit ve svém plánu lidských zdrojů a dále v dokumentu obsahujícím roční a víceletý program uvedeném v článku 32.
Článek 7
Granty ad hoc
1. Subjekty Unie nesmějí získávat granty ad hoc z rozpočtu, pokud to není povoleno ve zřizujícím aktu a výslovně stanoveno v základním právním aktu.
2. Bylo-li subjektu Unie povoleno granty ad hoc získávat, úkoly financované z těchto grantů musí být zahrnuty do ročního pracovního programu uvedeného v čl. 32 odst. 3.
Článek 8
Dohody o pověření
1. Komise smí subjektu Unie svěřit úkoly související s plněním rozpočtu, pouze pokud je to řádně odůvodněno zvláštní povahou akce a specifickými odbornými znalostmi subjektu Unie.
2. Při výběru subjektu Unie se náležitě zohlední:
a)
nákladová efektivita svěření těchto úkolů;
b)
dopad na strukturu řízení subjektu a na jeho finanční a lidské zdroje.
3. V případě, že Komise subjektu Unie svěří úkoly výjimečně:
a)
použije se na subjekt Unie článek 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, pokud jde o finanční prostředky, jež byly na tyto úkoly přiděleny, a články 108 a 109 tohoto nařízení se nepoužijí;
b)
svěřené úkoly by měly být uvedeny v ročním pracovním programu subjektu Unie podle čl. 32 odst. 3 pouze pro informační účely.
4. Aniž je dotčen odstavec 2, schvalující osoba konzultuje před podpisem dohody o pověření správní radu.
Článek 9
Zvláštní pravidla týkající se zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu Unie.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených rozpočtových prostředků subjektu Unie.
3. Do rozpočtu subjektu Unie mohou být zapsány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu Unie nejsou subjektem Unie splatné.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 10
Definice
Prostředky zapsané do rozpočtu subjektu Unie se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
Článek 11
Druhy prostředků
1. Rozpočet subjektu Unie obsahuje nerozlišené prostředky, a je-li to odůvodněno provozními potřebami, rozlišené prostředky. Rozlišené prostředky sestávají z prostředků na závazky a z prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky kryjí celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových rocích.
Článek 12
Účtování příjmů a prostředků
1. Příjmy subjektu Unie uvedené v článku 6 se zaúčtují za daný rozpočtový rok na základě částek vybraných v průběhu tohoto rozpočtového roku.
2. Příjmy subjektu Unie zakládají shodnou výši prostředků na platby.
3. Prostředky schválené na určitý rozpočtový rok se použijí výhradně k pokrytí výdajů přidělených na závazky a zaplacených v dotčeném rozpočtovém roce a k pokrytí dlužných částek na základě závazků z předchozích rozpočtových roků.
4. Závazky se zaúčtují na základě právních závazků uskutečněných do 31. prosince.
5. Platby se zaúčtují do rozpočtového roku na základě plateb provedených účetním do 31. prosince uvedeného roku.
Článek 13
Přidělení prostředků na závazky
Prostředky zapsané v rozpočtu subjektu Unie lze přidělit na závazky s účinkem od 1. ledna, jakmile byl rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat.
Článek 14
Zrušení a přenos prostředků
1. Prostředky, které nebyly použity do konce rozpočtového roku, pro který byly zapsány v rozpočtu, se ruší. Prostředky však mohou být přeneseny, a to výlučně do následujícího rozpočtového roku, v souladu s odstavci 3 a 4 na základě rozhodnutí správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady přijatého do 15. února, anebo mohou být přeneseny automaticky v souladu s odstavcem 5.
2. Prostředky týkající se výdajů na zaměstnance přenášet nelze.
3. U rozlišených prostředků na závazky a nerozlišených prostředků, které nejsou na konci rozpočtového roku dosud přiděleny na závazky, lze přenést:
a)
částky odpovídající prostředkům na závazky;
b)
částky odpovídající nerozlišeným prostředkům týkajícím se projektů v oblasti nemovitostí, u kterých byla většina přípravných etap přidělení na určitý závazek dokončena do 31. prosince. Přípravná etapa přidělení na určitý závazek se stanoví v prováděcích pravidlech k finančnímu nařízení každého subjektu Unie.
Tyto částky mohou být přiděleny na závazky do 31. března následujícího roku nebo - v případě částek týkajících se projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku.
4. U prostředků na platby lze přenést částky nezbytné ke krytí stávajících závazků nebo závazků spojených s přenášenými prostředky na závazky, pokud prostředky na platby stanovené v příslušných rozpočtových položkách na příští rozpočtový rok nedostačují požadavkům.
Dotčený subjekt Unie použije přednostně prostředky schválené na běžný rozpočtový rok a teprve po jejich vyčerpání použije prostředky přenesené.
5. Nerozlišené prostředky, které na konci rozpočtového roku odpovídají řádně smluvně podloženým povinnostem, se automaticky přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku.
6. Přenesené prostředky, které nebyly přiděleny na závazky do 31. března roku N + 1, se automaticky ruší a rozliší v účetnictví.
Článek 15
Pravidla pro přenos účelově vázaných příjmů
Přenos účelově vázaných příjmů uvedených v článku 23 a z nich plynoucích prostředků, které k 31. prosinci zůstaly nevyužity a jsou k dispozici, se řídí těmito pravidly:
a)
vnější účelově vázané příjmy se přenášejí automaticky a musí být zcela využity dříve, než jsou ukončeny všechny operace související s programem nebo akcí, na něž byly tyto příjmy účelově vázány; vnější účelově vázané příjmy obdržené v průběhu posledního roku trvání programu nebo akce se mohou využít v prvním roce trvání následujícího programu nebo akce;
b)
vnitřní účelově vázané příjmy se přenášejí výlučně do následujícího rozpočtového roku, s výjimkou vnitřních účelově vázaných příjmů vymezených v čl. 23 odst. 3 písm. f), které se přenášejí automaticky.
Do 1. června roku N + 1 informuje subjekt Unie Komisi o provedení přenesených účelově vázaných příjmů.
Článek 16
Zrušení přidělení prostředků na závazky
Pokud je přidělení prostředků na závazky v kterémkoli rozpočtovém roce následujícím po zápisu prostředků do rozpočtu subjektu Unie zrušeno, protože akce, na niž byly prostředky určeny, nebyla provedena nebo byla provedena jen částečně, odpovídající prostředky se zruší.
Článek 17
Závazky
1. Běžné správní výdaje mohou být každoročně od 15. října předem přidělovány na závazky k tíži prostředků stanovených pro následující rozpočtový rok. Tyto závazky však nesmějí překročit čtvrtinu prostředků schválených správní radou a uvedených v odpovídající rozpočtové položce pro běžný rozpočtový rok. Nesmějí být použity na výdaje nového druhu, které nebyly rámcově schváleny v posledním řádně přijatém rozpočtu subjektu Unie.
2. Výdaje, které musí být uskutečněny předem, např. nájemné, mohou být placeny od 1. prosince k tíži prostředků následujícího rozpočtového roku. V tomto případě se nepoužije lhůta uvedená v odstavci 1.
Článek 18
Pravidla vztahující se na případy pozdního přijetí rozpočtu subjektu Unie
1. Není-li na začátku rozpočtového roku rozpočet subjektu Unie s konečnou platností přijat, použijí se pravidla stanovená v odstavcích 2 až 6.
2. Závazky lze přijímat a platby lze uskutečňovat v mezích stanovených v odstavci 3.
3. Závazky lze přijímat podle kapitol do výše jedné čtvrtiny celkové výše prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, zvýšené o jednu dvanáctinu za každý ukončený měsíc.
Horní mez prostředků stanovená v odhadu příjmů a výdajů nesmí být překročena.
Platby lze uskutečňovat měsíčně podle kapitol až do výše jedné dvanáctiny prostředků schválených v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok. Tato částka však nesmí překročit jednu dvanáctinu prostředků stanovených ve stejné kapitole odhadu příjmů a výdajů.
4. Prostředky schválenými v odpovídající kapitole rozpočtu na předchozí rozpočtový rok, jak je uvedeno v odstavcích 2 a 3, se rozumějí prostředky, které byly odsouhlaseny v rozpočtu subjektu Unie, včetně opravných rozpočtů, po úpravě o převody uskutečněné v daném rozpočtovém roce.
5. Na žádost ředitele může správní rada v případě, že si to kontinuita činnosti subjektu Unie a potřeby řízení vyžadují, s výjimkou řádně odůvodněných případů schválit výdaje nad rámec jedné prozatímní dvanáctiny, které však nepřekračují součet čtyř prozatímních dvanáctin, pro závazky i pro platby nad rámec prozatímních dvanáctin poskytnutých automaticky podle odstavců 2 a 3.
Dodatečné dvanáctiny se schvalují jako celek a nelze je rozdělovat.
6. Nestačí-li pro určitou kapitolu schválení čtyř prozatímních dvanáctin poskytnutých v souladu s odstavcem 5 ke krytí nezbytných výdajů tak, aby nedošlo k přerušení kontinuity činnosti subjektu Unie v oblasti, na niž se příslušná kapitola vztahuje, lze výjimečně schválit překročení výše prostředků zapsaných v odpovídající kapitole rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok. Správní rada v takovém případě postupuje podle odstavce 5. Celková výše prostředků dostupných v rozpočtu subjektu Unie na předchozí rozpočtový rok nebo v předloženém návrhu rozpočtu subjektu Unie však nesmí být v žádném případě překročena.
KAPITOLA 3
Zásada vyrovnanosti
Článek 19
Definice a oblast působnosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit částku příspěvku Unie zvýšenou o vlastní příjmy a veškeré další příjmy uvedené v článku 6.
3. U subjektů, jejichž příjmy tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky, by tyto poplatky měly být stanoveny v takové výši, aby se zamezilo hromadění značných přebytků. Opakují-li se případy, kdy je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 výrazně kladný nebo záporný, musí být výše poplatků revidována.
4. Subjekt Unie si nesmí v rámci rozpočtu subjektu Unie brát půjčky.
5. Příspěvek Unie určený subjektu Unie představuje pro rozpočet subjektu Unie vyrovnávací příspěvek, který lze rozdělit do několika plateb.
6. Subjekt Unie pečlivě řídí hotovost s náležitým přihlédnutím k účelově vázaným příjmům s cílem zajistit, aby jeho hotovostní zůstatky byly omezeny na řádně odůvodněné požadavky. S žádostmi o platbu předloží podrobné a aktualizované prognózy svých skutečných požadavků na hotovost v průběhu roku, včetně informací o účelově vázaných příjmech.
Článek 20
Výsledek plnění rozpočtu za rozpočtový rok
1. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 kladný, je Komisi splacen až do výše příspěvku poskytnutého během daného roku. Část výsledku plnění rozpočtu, která výši příspěvku Unie vyplaceného během daného roku převyšuje, je zanesena do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok jako příjem.
První pododstavec se použije i v případě, že příjem subjektu Unie tvoří vedle příspěvku Unie i poplatky.
Rozdíl mezi příspěvkem zapsaným do rozpočtu a příspěvkem skutečně vyplaceným subjektu Unie se zruší.
Subjekt Unie předloží do 31. ledna roku N odhad výsledku plnění rozpočtu za rok N - 1, který má být vrácen do rozpočtu v pozdější fázi roku N, s cílem doplnit již dostupné informace o výsledku plnění rozpočtu za rok N - 2. Tyto informace Komise náležitě zohlední při posuzování finančních potřeb subjektu Unie v roce N + 1.
2. Ve výjimečných případech, kdy zřizující akt stanoví, že příjmy z poplatků jsou účelově vázány na konkrétní výdaje, může subjekt Unie přenést zůstatek poplatků jako příjem účelově vázaný na činnosti související s poskytováním služeb, za něž jsou tyto poplatky splatné.
3. Pokud je výsledek plnění rozpočtu ve smyslu článku 97 záporný, je zanesen do rozpočtu subjektu Unie na následující rozpočtový rok v podobě prostředků na platby nebo je případně kompenzován kladným výsledkem plnění rozpočtu subjektu Unie v následujících rozpočtových rocích.
4. Příjmy nebo prostředky na platby se zapisují do rozpočtu subjektu Unie během rozpočtového procesu prostřednictvím návrhu na změnu stanoveného v článku 39 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, nebo prostřednictvím opravného rozpočtu v případě, že plnění rozpočtu subjektu Unie právě probíhá.
KAPITOLA 4
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 21
Používání eura
Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní v eurech a účty se vedou v eurech. Pro účely peněžních toků je účetní a v případě zálohových účtů správce zálohových účtů oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech jednotlivých subjektů Unie.
KAPITOLA 5
Zásada univerzálnosti
Článek 22
Definice a oblast působnosti
Aniž je dotčen článek 23, celkové příjmy pokrývají celkové prostředky na platby. Aniž je dotčen článek 25, všechny příjmy a výdaje se vykazují v plné výši bez jakýchkoli vzájemných zápočtů.
Článek 23
Účelově vázané příjmy
1. Pro financování specifických výdajů se použijí vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy.
2. Vnější účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
finanční příspěvky členských států a třetích zemí, v obou případech včetně jejich veřejných agentur a právnických nebo fyzických osob, na určité činnosti subjektů Unie, pokud tak stanoví dohoda uzavřená mezi subjektem Unie a dotčenými členskými státy, třetími zeměmi nebo veřejnými agenturami a právnickými nebo fyzickými osobami;
b)
příjmy určené na zvláštní účel, například příjmy z nadací, podpor, darů a odkazů;
c)
finanční příspěvky na činnosti subjektů Unie, které pocházejí od třetích zemí nebo různých subjektů mimo Unii a na které se nevztahuje písmeno a):
-
příjmy z grantů ad hoc uvedených v článku 7,
-
příjmy z dohod o pověření uvedených v článku 8;
d)
vnitřní účelově vázané příjmy uvedené v odstavci 3 v rozsahu, v jakém jsou doplňkem jiných příjmů uvedených v písmenech a) až c) tohoto odstavce;
e)
příjmy z poplatků uvedených v čl. 6 odst. 2.
3. Vnitřní účelově vázané příjmy jsou tyto:
a)
příjmy od třetích osob za dodávky zboží, poskytnutí služeb nebo stavební práce provedené na jejich žádost, s výjimkou poplatků uvedených v čl. 6 odst. 1 písm. a);
b)
výnosy z prodeje vozidel, vybavení, zařízení, materiálů a vědeckých a technických přístrojů, které jsou nahrazeny novými nebo vyřazeny, je-li jejich účetní hodnota plně odepsána;
c)
příjmy plynoucí ze zpětného získání neoprávněně vyplacených částek v souladu s článkem 62;
d)
výnosy z dodávek zboží a poskytnutí služeb a stavebních prací orgánům Unie nebo jiným subjektům Unie;
e)
přijaté platby pojistného plnění;
f)
příjmy z pronájmu;
g)
příjmy z prodeje tiskovin a filmů, včetně tiskovin a filmů na elektronických nosičích;
h)
příjmy z následné úhrady daní podle čl. 25 odst. 3 písm. b).
4. Aniž je dotčen čl. 23 odst. 2 písm. e), může příslušný zřizující akt příjmy, které stanoví, také účelově vázat na specifické výdaje. Tyto příjmy představují vnitřní účelově vázané příjmy, nestanoví-li příslušný zřizující akt jinak.
5. Všechny příjmy ve smyslu odst. 2 písm. a) až c) a odst. 3 písm. a) a d) kryjí veškeré přímé či nepřímé výdaje, které vzniknou v souvislosti s dotyčnou činností nebo účelem.
6. V rozpočtu subjektu Unie jsou pro vnější účelově vázané příjmy a vnitřní účelově vázané příjmy založeny odpovídající rozpočtové položky, a pokud je to možné, je pro ně uvedena odpovídající částka.
Do odhadu příjmů a výdajů lze zapisovat jen ty částky účelově vázaných příjmů, jejichž výše je ke dni sestavení odhadu jistá.
Článek 24
Darované částky
1. Ředitel smí přijímat jakékoli částky darované subjektu Unie, zejména příjmy z nadací, dotace, dary a odkazy.
2. Přijetí darovaných částek, které by mohly vést k finančním poplatkům, podléhá předchozímu schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud se správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada v této lhůtě neusnese, je darovaná částka považována za přijatou.
Článek 25
Pravidla pro odečty a úpravy v důsledku kurzových rozdílů
1. Od výše žádostí o platbu, které se v tomto případě schválí jako čisté částky, lze odečíst:
a)
sankce uložené stranám zadaných veřejných zakázek nebo příjemcům grantů;
b)
slevy, náhrady a rabaty z jednotlivých faktur a výkazů nákladů;
c)
úpravy v souvislosti s neoprávněně vyplacenými částkami.
Úpravy uvedené v prvním pododstavci písm. c) lze provést přímým snížením nové průběžné platby nebo platby zůstatku poukázané stejnému příjemci platby ve stejné kapitole, ve stejném článku a ve stejném rozpočtovém roce, kdy došlo k přeplatku.
Na odečty uvedené v prvním pododstavci písm. c) se vztahují účetní pravidla Unie.
2. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí členské státy podle Protokolu o výsadách a imunitách Evropské unie, jsou do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovány bez daně za předpokladu, že se tento protokol na subjekt Unie vztahuje.
3. Ceny zboží dodávaného a služeb poskytovaných subjektu Unie, ve kterých jsou zahrnuty daně, jež vracejí třetí země na základě příslušných dohod, lze do rozpočtu subjektu Unie zaúčtovat:
a)
bez daně;
b)
včetně daně. V tomto případě se s následně vrácenou daní nakládá jako s vnitřním účelově vázaným příjmem.
4. Veškeré vnitrostátní daně dočasně hrazené subjektem Unie podle odstavců 2 a 3 jsou účtovány na prozatímních účtech, dokud je dotyčný stát nevrátí.
5. Jakýkoli záporný výsledek plnění rozpočtu se do rozpočtu subjektu Unie zapisuje jako výdaj.
6. Kurzové rozdíly, které vznikají při plnění rozpočtu subjektu Unie, mohou být navzájem započteny. Konečný výsledek, zisk nebo ztráta, se zahrne do výsledku plnění rozpočtu za daný rok.
KAPITOLA 6
Zásada specifikace
Článek 26
Obecná ustanovení
Prostředky se věcně člení do hlav a kapitol. Kapitoly se dále člení do článků a bodů.
Článek 27
Převody
1. Ředitel může převádět prostředky:
a)
z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí;
b)
z jedné kapitoly do druhé a z jednoho článku do druhého bez omezení.
2. Ředitel může předložit správní radě, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné radě návrh na převod prostředků z jedné hlavy do druhé i nad rámec meze uvedené v odstavci 1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada má tři týdny na to, aby proti těmto převodům vznesla námitky. Po uplynutí této lhůty se považují za přijaté.
3. Návrhy na převody a převody provedené v souladu s odstavci 1 a 2 jsou doprovázeny vhodnými a podrobnými podpůrnými dokumenty popisujícími využití prostředků a odhad potřeb do konce rozpočtového roku u položek, na něž mají být prostředky připisovány, i u položek, z nichž jsou prostředky čerpány.
4. Ředitel co nejdříve informuje o všech provedených převodech správní radu. Ředitel informuje o všech převodech uskutečněných podle odstavce 2 Evropský parlament a Radu.
Článek 28
Zvláštní pravidla pro převody
1. Prostředky lze převádět pouze do položek v rozpočtu subjektu Unie, pro něž jsou v rozpočtu subjektu Unie schváleny prostředky nebo které nesou označení pro memoria.
2. Prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům, lze převádět pouze tehdy, pokud se takový příjem použije k účelu, na který je vázán.
KAPITOLA 7
Zásada řádného finančního řízení
Článek 29
Zásady hospodárnosti, účinnosti a účelnosti / zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby zdroje používané subjektem Unie k výkonu jeho činnosti byly dány k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Subjekt Unie provádí srovnávání podle článku 50 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Srovnávání zahrnuje:
-
přezkum účinnosti horizontálních služeb subjektu Unie,
-
analýzu nákladů a přínosů sdílení služeb nebo jejich převedení na jiný subjekt Unie nebo Komisi.
Během srovnávání podle prvního a druhého pododstavce subjekt Unie přijme nezbytná opatření k tomu, aby zamezil jakémukoli střetu zájmů.
4. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu Unie, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosažení těchto cílů se kontroluje pomocí ukazatelů výkonnosti pro každou činnost a příslušné informace předává ředitel správní radě. Tyto informace se předávají každoročně a nejpozději s dokumenty přiloženými k návrhu rozpočtu subjektu Unie.
5. Ke zdokonalení rozhodovacího procesu provádí subjekt Unie hodnocení ex ante a ex post podle pokynů vydaných Komisí. Tato hodnocení se provádějí u všech programů a činností, které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zasílají správní radě.
6. Ředitel vypracuje v návaznosti na závěry hodnocení uvedených v odstavci 5 akční plán a o pokroku při jeho provádění podává dvakrát ročně zprávu Komisi a pravidelně pak správní radě.
7. Správní rada přezkoumává provádění akčního plánu uvedeného v odstavci 6.
Článek 30
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu Unie je plněn s uplatněním účelné a účinné vnitřní kontroly.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu Unie se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účelná vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména:
a)
oddělení úkolů;
b)
vhodné řízení rizik a strategii kontroly zahrnující kontroly na úrovni příjemců finančních prostředků;
c)
zamezení střetu zájmů;
d)
přiměřené auditní stopy a úplnost údajů v datových systémech;
e)
postupy sledování dosažených výsledků a následná opatření reagující na zjištěné nedostatky a výjimky ve vnitřních kontrolách;
f)
pravidelné posuzování řádného fungování systému vnitřní kontroly.
4. Základem účinné vnitřní kontroly je:
a)
provádění vhodné strategie kontroly a řízení rizik koordinované na úrovni příslušných článků kontrolního řetězce;
b)
poskytnutí přístupu k výsledkům provedených kontrol všem příslušným článkům kontrolního řetězce;
c)
případné spoléhání na výroky nezávislého auditora za předpokladu, že kvalita odvedené práce je odpovídající a přijatelná a že práce byla provedena v souladu se schválenými standardy;
d)
včasné uplatňování nápravných opatření, případně včetně uložení odrazujících sankcí;
e)
odstranění několikanásobných kontrol;
f)
zlepšování poměru nákladů a přínosů kontrol.
KAPITOLA 8
Zásada transparentnosti
Článek 31
Zveřejňování účtů, rozpočtů a zpráv
1. Rozpočet subjektu Unie se sestavuje a plní a účty se předkládají v souladu se zásadou transparentnosti.
2. Shrnutí rozpočtu subjektu Unie a veškeré opravné rozpočty subjektu Unie přijaté s konečnou platností se zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie do tří měsíců ode dne svého přijetí.
Shrnutí obsahuje pět hlavních příjmových rozpočtových položek, pět hlavních výdajových rozpočtových položek pro správní a operační rozpočet subjektu Unie, plán pracovních míst a odhad počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků. Ve shrnutí jsou uvedeny rovněž údaje za předchozí rok.
3. Rozpočet subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů subjektu Unie, přijatý s konečnou platností, jakož i uvedení počtu smluvních zaměstnanců v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou v rozpočtu vyčleněny prostředky, a vyslaných národních odborníků se pro informaci předají Evropskému parlamentu a Radě, Účetnímu dvoru a Komisi a zveřejní se na internetových stránkách dotčeného subjektu Unie do čtyř týdnů ode dne svého přijetí.
4. Subjekt Unie na svých internetových stránkách zpřístupní ve standardní úpravě do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích finančních prostředků z rozpočtu subjektu Unie, včetně odborníků přijatých podle článku 89, v souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (7). Zveřejněné informace musí být snadno dostupné, transparentní a úplné. Při zpřístupnění těchto informací musí být řádně dodrženy požadavky na zachování důvěrnosti a bezpečnosti, zejména pokud je o ochranu osobních údajů stanovenou v nařízení (ES) č. 45/2001.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Sestavování rozpočtu subjektu Unie
Článek 32
Roční a víceleté programy
1. Subjekt Unie vypracuje programový dokument obsahující víceletý a roční program, přičemž zohlední pokyny stanovené Komisí.
2. Víceletý program stanoví:
-
celkové strategické plánování včetně cílů, očekávaných výsledků a ukazatelů výkonnosti,
-
plánování zdrojů včetně víceletého rozpočtu a zaměstnanců.
Plánování zdrojů zahrnuje kvalitativní a kvantitativní informace o lidských zdrojích a rozpočtových záležitostech pro účely podávání zpráv, zejména:
-
pro roky N - 1 a n informace o počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu, jakož i vyslaných národních odborníků,
-
pro rok N - 1 odhad rozpočtových operací ve smyslu článku 97 a informace o věcném plnění poskytnutém hostitelským členským státem subjektu Unie,
-
pro rok N + 1 odhad počtu úředníků, dočasných a smluvních zaměstnanců podle služebního řádu,
-
pro následující roky orientační rozpočet a plánování personálních zdrojů.
K návrhu plánu lidských zdrojů předá Komise subjektu Unie stanovisko svých příslušných útvarů.
Pokud subjekt Unie stanovisko útvarů Komise plně nezohlední, poskytne Komisi odpovídající vysvětlení.
Plánování prostředků se jednou ročně aktualizuje. Strategické plánování se aktualizuje podle potřeby, a zejména s cílem reagovat na výsledek celkových hodnocení uvedených ve zřizujícím aktu.
3. Roční pracovní program subjektu Unie obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis opatření, která mají být financována, a objem finančních a lidských zdrojů, který je na jednotlivá opatření přidělen. Roční pracovní program musí být v souladu s víceletým programem uvedeným v odstavci 1.
Je v něm jasně uvedeno, jaké úkoly subjektu Unie byly ve srovnání s předchozím rozpočtovým rokem přidány, změněny nebo zrušeny.
4. Veškeré podstatné změny ročního pracovního programu se přijímají stejným postupem jako původní pracovní program v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článku 33 tohoto nařízení.
Správní rada může pověřit schvalujícího úředníka subjektu Unie výkonem pravomoci k provedení nepodstatných změn ročního pracovního programu.
Článek 33
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet je sestavován v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
2. Subjekt Unie předá Komisi předběžný návrh odhadu svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, do 31. ledna každého roku.
3. V souladu s článkem 37 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předá subjekt Unie Komisi, Evropskému parlamentu a Radě odhad svých příjmů a výdajů v souladu se svým zřizujícím aktem.
4. Odhad příjmů a výdajů subjektu Unie obsahuje:
a)
plán pracovních míst, který stanoví počet stálých a dočasných pracovních míst schválených v mezích rozpočtových prostředků, a to podle platových tříd a kategorií;
b)
v případě změny počtu pracovníků na daném pracovním místě odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech cílů dříve stanovených u různých činností. Výsledky hodnocení jsou přezkoumány a použity k prokázání pravděpodobných výhod, které může zvýšení nebo snížení návrhu rozpočtu subjektu Unie přinést ve srovnání s jeho rozpočtem na rok N.
5. Subjekt Unie předá Komisi, Evropskému parlamentu a Radě návrh programového dokumentu uvedeného v článku 32 do 31. ledna každého roku, jakož i všechny pozdější aktualizované verze tohoto dokumentu.
6. V rámci procesu přijímání rozpočtu předá Komise odhad subjektu Unie Evropskému parlamentu a Radě a navrhne výši příspěvku pro subjekt Unie a počet zaměstnanců, který pro něj považuje za nezbytný. Komise stanoví návrh plánu pracovních míst subjektů Unie a odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků v přepočtu na plné pracovní úvazky, pro něž jsou navrženy rozpočtové prostředky, jakmile Komise sestaví návrh rozpočtu.
7. Evropský parlament a Rada přijmou plán pracovních míst subjektu Unie a veškeré jeho následné změny v souladu s čl. 38 odst. 1. Plán pracovních míst je zveřejněn v příloze oddílu III („Komise“) rozpočtu.
8. Rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst spolu s programovým dokumentem uvedeným v článku 32 přijímá správní rada. Definitivní podoby nabývají po konečném přijetí rozpočtu, který stanoví výši příspěvku a plán pracovních míst, přičemž rozpočet subjektu Unie a plán pracovních míst jsou v případě potřeby odpovídajícím způsobem upraveny.
9. Aniž jsou dotčeny legislativní postupy pro změnu zřizujícího aktu, Komise při pověřování subjektu Unie novými úkoly předloží Evropskému parlamentu a Radě informace potřebné k posouzení dopadu nových úkolů na zdroje subjektu Unie, aby v případě potřeby přezkoumala jeho financování.
Článek 34
Opravné rozpočty
Veškeré změny rozpočtu subjektu Unie, včetně plánu pracovních míst, podléhají přijetí opravného rozpočtu stejným postupem jako původní rozpočet subjektu Unie v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu a článkem 33 tohoto nařízení.
KAPITOLA 2
Skladba a předkládání rozpočtu subjektu Unie
Článek 35
Skladba rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
Článek 36
Rozpočtová nomenklatura
Je-li to opodstatněno povahou činnosti subjektu Unie, musí být výkaz výdajů sestaven podle nomenklatury obsahující rozčlenění podle účelu. Tuto nomenklaturu sestaví subjekt Unie a zřetelně rozlišuje mezi správními prostředky a operačními prostředky.
Článek 37
Předkládání rozpočtu subjektu Unie
Rozpočet subjektu Unie uvádí:
1)
ve výkazu příjmů:
a)
odhadované příjmy subjektu Unie za daný rozpočtový rok (rok „N“);
b)
odhadované příjmy za rok N - 1 a příjmy za rozpočtový rok N - 2;
c)
patřičné poznámky ke každé příjmové položce;
2)
ve výkazu výdajů:
a)
prostředky na závazky a na platby za rok N;
b)
prostředky na závazky a na platby za rok N - 1 a výdaje přidělené na závazky a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce N - 2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu Unie pro rok N;
c)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových rocích určených ke splnění rozpočtových závazků přijatých v předchozích rozpočtových rocích;
d)
patřičné poznámky ke každé úrovni dělení.
Článek 38
Pravidla pro plány pracovních míst
1. Plán pracovních míst uvedený v článku 33 obsahuje vedle počtu pracovních míst schváleného pro daný rozpočtový rok počet pracovních míst schválený pro předchozí rozpočtový rok a počet skutečně obsazených pracovních míst. Tento počet představuje pro subjekt Unie absolutní mez. Nad rámec stanovené meze nesmí být provedeno žádné jmenování.
Kromě platových tříd AD 16, AD 15, AD 14 a AD 13 však správní rada může učinit v plánu pracovních míst změny do výše 10 % počtu schválených pracovních míst při splnění těchto podmínek:
a)
není ovlivněn objem prostředků pro zaměstnance za celý rozpočtový rok;
b)
není překročena mez celkového počtu pracovních míst schválená plánem pracovních míst;
c)
subjekt Unie se zúčastnil srovnávání s jinými subjekty Unie v rámci prověrky stavu zaměstnanců uspořádané Komisí.
2. Odchylně od odst. 1 druhého pododstavce mohou být účinky činnosti na částečný pracovní úvazek, která byla v souladu se služebním řádem povolena orgánem oprávněným ke jmenování, vyváženy provedením jiných jmenování. Požaduje-li zaměstnanec odnětí povolení před uplynutím dohodnuté doby, přijme subjekt Unie vhodná opatření k tomu, aby mez uvedená v odst. 1 druhém pododstavci písm. b) byla dodržena co nejdříve.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU UNIE
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 39
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalující osoby. Plní příjmy a výdaje rozpočtu v souladu s finančními pravidly subjektu Unie a zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků.
2. Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, subjekt Unie se v oblasti předcházení podvodům podílí na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům.
Článek 40
Pověření výkonem pravomocí při plnění rozpočtu
1. Ředitel může pověřit zaměstnance subjektu Unie, na které se vztahuje služební řád, výkonem pravomocí při plnění rozpočtu za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu Unie přijatých správní radou. Pověřené osoby smějí jednat pouze v mezích pravomocí, jejichž výkonem byly výslovně pověřeny.
2. Pověřená osoba může výkonem nabytých pravomocí dále pověřit jinou osobu za podmínek stanovených v prováděcích pravidlech k tomuto nařízení uvedených v článku 114. Ke každému dalšímu pověření je nutný výslovný souhlas ředitele.
Článek 41
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu kapitoly 2 této hlavy a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, na auditu nebo na kontrole se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu Unie.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc příslušnému orgánu, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Pokud se střet zájmů zjistí, dotčená osoba ukončí v dané věci veškerou svou činnost. Příslušný orgán učiní veškeré další vhodné kroky.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
3. Příslušný orgán uvedený v odstavci 1 je přímým nadřízeným dotčeného zaměstnance. Je-li tímto zaměstnancem ředitel, je příslušným orgánem správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
4. Subjekt Unie přijme pravidla pro předcházení a řešení střetu zájmů.
Článek 42
Způsob plnění rozpočtu subjektu Unie
1. Rozpočet subjektu Unie plní ředitel v útvarech, které spadají pod jeho pravomoc.
2. Ukáže-li se to nezbytným, lze externím soukromoprávním subjektům smluvně svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují ani výkon veřejné moci, ani použití pravomoci volného uvážení.
KAPITOLA 2
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Zásada oddělení funkcí
Článek 43
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 44
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Schvalující osoba je odpovědná za plnění příjmů a výdajů v souladu se zásadou řádného finančního řízení a za zajišťování souladu s požadavky legality a správnosti.
2. Pro účely odstavce 1 schvalující osoba v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou na základě rovnocenných standardů, které stanoví Komise pro své útvary, a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jejích úkolů.
Vytvoření takové struktury a systémů vychází z komplexní analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivitu.
Schvalující osoba může v rámci svých útvarů zřídit funkci odborných poradců, kteří jí budou nápomocni při kontrole rizik souvisejících s jejími činnostmi.
3. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro vynakládání prostředků.
4. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a vydávání inkasních příkazů. Případně zahrnuje vzdání se stanovených nároků.
5. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se uskutečněných operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria za plnění rozpočtu subjektu Unie. Osobní údaje uvedené v podkladech se pokud možno vymažou, nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 45
Kontroly ex ante
1. U každé operace uvedené v článku 44 se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu subjektu Unie, jež provádějí schvalující osoby uvedené v článcích 33 a 34.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí schvalující osoba, aby ověřila provozní a finanční hlediska dané operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici. Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje odpovědná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivity. V případě pochybností si odpovědná schvalující osoba k potvrzení příslušné platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a jejich soulad s platnými předpisy;
b)
uplatnění zásady řádného finančního řízení stanovené v článku 29.
Pro účely kontrol může schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
5. Ověření určité operace provádějí jiní zaměstnanci než ti, kteří ji zahájili. Zaměstnanci, kteří provádějí ověření, nesmějí být podřízenými zaměstnanců, kteří operaci zahájili.
Článek 46
Kontroly ex post
1. Pověřená schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny na vzorku.
2. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Kontroly ex post prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu subjektu Unie prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v čl. 45 odst. 4.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. Schvalující osoba přijímá opatření k řešení těchto problémů.
Analýza rizik uvedená v odstavci 1 se přezkoumává na základě výsledků kontrol a jiných relevantních informací.
U víceletých programů stanoví schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
3. Kontroly ex ante nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Pokud schvalující osoba provádí v rámci kontrol ex post finanční audity příjemců grantu, používá jasná, důsledná a transparentní auditní pravidla a dodržuje práva subjektu Unie i auditovaného subjektu.
4. Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací uvedených v odstavci 3 musí mít nezbytné odborné znalosti. Dodržují zvláštní kodex profesních standardů, který přijal subjekt Unie a který vychází ze standardů, jež přijala Komise pro své vlastní útvary.
Článek 47
Souhrnná výroční zpráva o činnosti
1. Schvalující osoba podává správní radě zprávu o plnění svých povinností ve formě výroční zprávy o činnosti, která obsahuje:
a)
informace o:
-
provádění ročního pracovního programu subjektu a plnění jeho rozpočtu a plánu personálních zdrojů uvedeného v článku 38,
-
systémech řízení a vnitřní kontroly včetně shrnutí počtu a typu interních auditů, které provedl interní auditor, útvarů interního auditu, vydaných doporučení a opatření přijatých na základě těchto doporučení a doporučení vydaných v předchozích letech, jak je uvedeno v článcích 82 a 83,
-
veškerých připomínkách Účetního dvora a opatřeních přijatých na základě těchto připomínek,
-
účetních závěrkách a zprávách o rozpočtovém a finančním řízení, aniž jsou dotčeny články 92, 96 a 97;
b)
prohlášení schvalující osoby, že není-li uvedeno jinak ve výhradách týkajících se vymezených oblastí příjmů a výdajů, má přiměřenou jistotu, že:
-
údaje obsažené ve zprávě podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti,
-
zdroje vyčleněné na činnosti popsané ve zprávě byly použity ke stanovenému účelu a v souladu se zásadou řádného finančního řízení,
-
zavedené kontrolní postupy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací.
Souhrnná výroční zpráva o činnosti uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly, včetně celkového zhodnocení nákladů a přínosů kontrol.
Souhrnná výroční zpráva se předkládá k posouzení správní radě.
2. Do 1. července každého roku předá správní rada souhrnnou výroční zprávu o činnosti spolu s jejím posouzením Účetnímu dvoru, Komisi, Evropskému parlamentu a Radě.
3. Ve zřizujícím aktu mohou být v řádně odůvodněných případech stanoveny dodatečné požadavky na podávání zpráv, zejména vyžaduje-li si to povaha oblasti, v níž subjekt působí.
Článek 48
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který mu písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a pokud se zaměstnanec domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, zaměstnanec o tom písemně informuje příslušnou komisi uvedenou v čl. 54 odst. 5 a správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy Unie, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu Unie musí obsahovat povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakékoli podezřelé činnosti, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy Unie.
Článek 49
Pověření plněním rozpočtu
Je-li výkonem pravomocí při plnění rozpočtu pověřena nebo dále pověřena jiná osoba v souladu s článkem 40, použije se na pověřenou nebo dále pověřenou schvalující osobu obdobně čl. 44 odst. 1, 2 a 3.
Oddíl 3
Účetní
Článek 50
Pravomoci a povinnosti účetního
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád a který je při výkonu svých povinností zcela nezávislý. V subjektu Unie účetní odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
přípravu a předkládání účetní závěrky v souladu s hlavou IX;
c)
vedení účtů v souladu s hlavou IX;
d)
zavedení účetních pravidel v souladu s hlavou IX a účtové osnovy v souladu s ustanoveními přijatými účetním Komise;
e)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodňování účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
f)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů Unie může jmenovat téhož účetního.
Subjekty Unie se mohou rovněž dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná zároveň jako účetní subjektu Unie.
Subjekty Unie mohou rovněž účetnímu Komise svěřit část úkolů účetního subjektu Unie s ohledem na analýzu nákladů a přínosů uvedenou v článku 29.
V případech uvedených v tomto pododstavci přijmou nezbytná opatření k tomu, aby zamezily jakémukoli střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost těchto informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu Unie.
Za účelem prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Schvalující osoba poskytne veškeré informace, které účetní ke splnění svých povinností potřebuje.
Schvalující osoby nesou i nadále plnou odpovědnost za řádné využívání finančních prostředků, které spravují, za legalitu a správnost výdajů uskutečněných v jejich pravomoci a za úplnost a přesnost údajů předaných účetnímu.
5. Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
6. S výhradou odstavce 7 tohoto článku a článku 51 je účetní jako jediný oprávněn spravovat hotovost a ekvivalenty hotovosti. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
7. Účetní může při plnění svých povinností pověřit některými úkoly podřízené zaměstnance, na které se vztahuje služební řád, je-li to ke splnění jeho povinností nezbytné.
8. Úkoly, práva a povinnosti svěřené pověřeným osobám jsou stanoveny v pověřovacím aktu.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 51
Zálohové účty
Ukáže-li se to nezbytným, mohou být pro platby malých částek a výběr jiných příjmů uvedených v článku 6 zřízeny zálohové účty. Finanční prostředky na zálohové účty poskytuje účetní a jejich vedením jsou pověřeni jím jmenovaní správci zálohových účtů.
Maximální výši každého výdaje nebo příjmu, kterou může správce zálohových účtů vyplatit třetím osobám, nesmí přesáhnout 60 000 EUR, přičemž každý subjekt Unie tuto výši upřesní pro jednotlivé položky výdajů a příjmů. Platby ze zálohových účtů je možné provádět bankovním převodem, včetně systému přímého inkasa uvedeného v čl. 74 odst. 1, šekem nebo jiným způsobem v souladu s pokyny stanovenými účetním.
KAPITOLA 3
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 52
Odnětí pověření uděleného účastníkům finančních operací a jejich zbavení povinností
1. Pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám může orgán, který je jmenoval, dočasně nebo s konečnou platností jejich pověření nebo další pověření kdykoli odejmout. Schvalující osoba může svůj souhlas s určitým dalším pověřením kdykoli odvolat.
2. Účetní nebo správce zálohových účtů nebo oba mohou být dočasně nebo s konečnou platností kdykoli zbaveni svých povinností správní radou. V takovém případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
3. Odstavci 1 a 2 nejsou dotčena žádná disciplinární opatření přijatá vůči účastníkům finančních operací, kteří jsou v těchto odstavcích uvedeni.
Článek 53
Odpovědnost účastníků finančních operací za protiprávní jednání, podvod nebo korupci
1. Články 52 až 56 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací uvedení v článku 52 za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Aniž jsou dotčeny články 54, 55 a 56, nese každá schvalující osoba, účetní či správce zálohových účtů disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy Unie, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům.
Oddíl 2
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
Článek 54
Pravidla vztahující se na schvalující osoby
1. Schvalující osoba nese finanční odpovědnost za podmínek stanovených služebním řádem.
2. Finanční odpovědnost se uplatní zejména v případě, kdy schvalující osoba úmyslně nebo z hrubé nedbalosti:
a)
stanoví inkasní nárok, vydá inkasní příkaz, přidělí výdaj na závazek nebo podepíše platební příkaz v rozporu s tímto nařízením a případně s prováděcími pravidly k finančnímu nařízení subjektu Unie;
b)
opomene vystavit doklad o stanovení pohledávky nebo opomene vydat inkasní příkaz nebo zdrží jeho vydání nebo zdrží vydání platebního příkazu, a tím způsobí soukromoprávní odpovědnost subjektu Unie vůči třetím osobám.
3. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že rozhodnutí, které má učinit, vykazuje nesrovnalost nebo je v rozporu se zásadou řádného finančního řízení, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil. Pokud orgán, který ji pověřil, vydá písemně odůvodněný příkaz k přijetí uvedeného rozhodnutí, je tato pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zproštěna odpovědnosti.
4. V případě pověření je schvalující osoba nadále odpovědná za účinnost a účelnost zavedených vnitřních systémů řízení a kontroly a za výběr pověřené schvalující osoby.
5. Zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává stejné pravomoci vůči subjektu Unie jako vůči útvarům Komise, ledaže správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada rozhodne zřídit funkčně nezávislou odbornou komisi nebo se podílet na práci společné komise zřízené více orgány. V případech předložených subjekty Unie platí, že zvláštní komise pro řešení finančních nesrovnalostí, již Komise zřídila nebo na jejíž práci se Komise podílí, obsahuje jednoho zaměstnance subjektu Unie.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě a internímu auditorovi Komise zprávu s doporučeními. Pokud se stanovisko týká ředitele, komise tuto zprávu podá správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své výroční zprávě o činnosti na stanoviska komise anonymně odkáže a uvede, jaká opatření na jejich základě přijal.
6. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu Unie vznikne v důsledku závažného pochybení, kterého se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených ve služebním řádu v disciplinární oblasti přijme orgán oprávněný ke jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Oddíl 3
Pravidla vztahující se na účetní a správce zálohových účtů
Článek 55
Pravidla vztahující se na účetní
Účetní nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku nebo dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
neoprávněnou změnu na bankovních účtech nebo poštovních žirových účtech;
c)
inkaso nebo platbu částek, které neodpovídají částkám na odpovídajících inkasních nebo platebních příkazech;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
Článek 56
Pravidla vztahující se na správce zálohových účtů
Správce zálohových účtů nese disciplinární a finanční odpovědnost za podmínek a podle postupů stanovených služebním řádem. Může být odpovědný zejména za tato svá pochybení:
a)
ztrátu nebo poškození finančních prostředků, majetku a dokladů, které mu byly svěřeny, nebo zavinění jejich ztráty nebo poškození z nedbalosti;
b)
nemožnost doložit platby, které provedl, řádnými podklady;
c)
uskutečnění platby ve prospěch jiných osob než oprávněných příjemců těchto plateb;
d)
opomenutí vybrat splatné příjmy.
KAPITOLA 4
Příjmové operace
Článek 57
Žádost o platbu
Subjekt Unie podává Komisi žádosti o vyplacení celého příspěvku Unie nebo jeho části podle čl. 19 odst. 6 za podmínek a v intervalech dohodnutých s Komisí.
Článek 58
Nakládání s úroky
Úroky plynoucí z finančních prostředků, které Komise vyplatí subjektu Unie formou příspěvku, nejsou splatné do rozpočtu.
Článek 59
Odhady pohledávek
1. Jakmile má schvalující osoba dostatečné a spolehlivé informace k opatření nebo situaci, z nichž může subjektu Unie vzniknout pohledávka, provede odhad této pohledávky.
2. Schvalující osoba odhad pohledávky upraví, jakmile se dozví o skutečnosti, která mění opatření nebo situaci, na jejichž základě byl odhad proveden.
Při vystavení inkasního příkazu v souvislosti s opatřením či situací, na jejichž základě byl odhad pohledávky proveden, schvalující osoba tento odhad upraví o odpovídající částku.
Je-li inkasní příkaz vystaven na stejnou částku jako původní odhad pohledávky, sníží se tento odhad na nulu.
Článek 60
Stanovení pohledávky
1. Stanovení pohledávky je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje, zda dluh existuje;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši dluhu;
c)
ověřuje podmínky splatnosti dluhu.
2. Veškeré pohledávky identifikované jako jisté, o stanovené pevné částce a splatné se stanovují inkasním příkazem předloženým účetnímu a výzvou k úhradě zaslanou dlužníku, přičemž obojí vystavuje schvalující osoba.
3. Neoprávněně vyplacené částky musí být získány zpět.
4. Veškeré dluhy neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
5. V náležitě odůvodněných případech mohou být některé běžné příjmy stanoveny předběžně. Předběžné stanovení se vztahuje na více inkasních operací, jejichž výši proto není třeba stanovovat samostatně. Před koncem rozpočtového roku upraví schvalující osoba předběžně stanovené pohledávky, aby zajistila, že jejich výše odpovídá skutečně stanoveným pohledávkám.
Článek 61
Schválení inkasa
Schválení inkasa je úkon, kterým schvalující osoba vystavením inkasního příkazu vydává pokyn účetnímu, aby inkasoval pohledávku, kterou schvalující osoba stanovila.
Článek 62
Pravidla pro inkaso
1. Účetní jedná na základě inkasních příkazů k pohledávkám řádně stanoveným schvalující osobou. Zajistí s náležitou pečlivostí, aby subjekt Unie obdržel své příjmy a aby byla zachována jeho práva.
2. Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě, uvědomí o tom účetní schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup k provedení inkasa jakýmikoli právními prostředky, případně včetně započtení, a není-li to možné, vymožením pohledávky.
3. Účetní inkasuje částky započtením proti případným odpovídajícím pohledávkám dlužníka vůči subjektu Unie. Tyto pohledávky musí být jisté, o stanovené pevné částce a splatné.
4. Pokud schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Schvalující osoba může rozhodnutím o upuštění od inkasa pověřit jinou osobu pouze u pohledávek nižších než 5 000 EUR.
V rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být uvedeno, jaká opatření byla k provedení inkasa přijata, a právní a skutkový stav, z něhož toto rozhodnutí vychází.
5. Schvalující osoba stanovenou pohledávku zcela nebo zčásti zruší, vede-li odhalení chyby ke zjištění, že pohledávka nebyla stanovena správně. Zrušení se provádí řádně odůvodněným rozhodnutím schvalující osoby.
Článek 63
Náležitosti inkasa
1. Po skutečném inkasu splatné pohledávky provede účetní zápis do účtů a uvědomí schvalující osobu.
2. Na všechny platby v hotovosti účetnímu je vydáno potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 64
Dodatečná platební lhůta
1. Ve spolupráci se schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže k zaplacení úroků se sazbou stanovenou v článku 83 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 za celé dodatečně povolené období počínaje lhůtou uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b) nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012;
b)
v zájmu ochrany práv subjektu Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní subjektu Unie akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistota uvedená v prvním pododstavci písm. b) může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby, které schválí účetní subjektu Unie.
2. Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka od požadavku na složení jistoty podle prvního pododstavce písm. b) upustit, dojde-li k názoru, že dlužník je ochoten a schopen platbu v dodatečné lhůtě uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 65
Seznam nároků
1. Účetní vede seznam dlužných částek, jež mají být inkasovány. Nároky subjektu Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených částek. Tento seznam se připojí ke zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
2. Subjekt Unie vypracuje seznam svých nároků s uvedením jmen dlužníků a výše dluhu v případech, kdy byla úhrada dluhu nařízena pravomocným soudním rozhodnutím a kdy po dobu jednoho roku od jeho vynesení nebyla uskutečněna žádná úhrada nebo žádná významná úhrada. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků subjektu Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje zejména význam dané částky.
Článek 66
Promlčecí lhůta
Nároky subjektu Unie vůči třetím osobám a nároky třetích osob vůči subjektu Unie se promlčují po pěti letech.
Článek 67
Zvláštní ustanovení o poplatcích
Pokud subjekt Unie vybírá poplatky uvedené v čl. 6 odst. 1 písm. a), provede se na začátku každého rozpočtového roku celkový předběžný odhad těchto poplatků.
Jsou-li tyto poplatky zcela stanoveny na základě právních předpisů nebo rozhodnutí správní rady, může schvalující osoba upustit od vydání inkasního příkazu a rovnou vystavit výzvu k úhradě poté, co stanoví výši pohledávky. V tomto případě jsou uvedeny všechny podrobnosti týkající se nároku subjektu Unie. Účetní vede seznam všech výzev k úhradě a uvede počet těchto výzev a celkovou částku ve zprávě subjektu Unie o rozpočtovém a finančním řízení.
Používá-li subjekt Unie samostatný systém fakturace, zaznamenává účetní pravidelně, nejméně však jednou měsíčně úhrnnou částku poplatků přijatou do účetnictví.
Subjekt Unie poskytne služby na základě úkolů, které mu byly svěřeny, teprve poté, co byly odpovídající poplatky uhrazeny v plné výši. Ve výjimečných případech však může být služba poskytnuta i bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku. V případech, kdy byla služba poskytnuta bez předchozí úhrady odpovídajícího poplatku, se použijí články 60 až 66.
KAPITOLA 5
Výdajové operace
Článek 68
Rozhodnutí o financování
1. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
2. Každému přidělení výdajů na závazek musí předcházet rozhodnutí o financování.
3. Roční pracovní program subjektu Unie se považuje za rozhodnutí o financování u činností, na které se vztahuje, za předpokladu, že jsou v něm jasně uvedeny prvky stanovené v čl. 32 odst. 3.
4. Správní prostředky mohou být vynakládány bez předchozího rozhodnutí o financování.
Článek 69
Druhy závazků
1. Rozpočtový závazek je operace, kterou se vyhrazují prostředky nutné k pokrytí následných úhrad sloužících ke splnění právních závazků.
2. Právní závazek je úkon, kterým schvalující osoba zakládá nebo stanovuje povinnost, ze které vyplývá zatížení rozpočtu.
3. Rozpočtové závazky spadají do jedné z těchto tří skupin:
a)
individuální: rozpočtový závazek je individuální, pokud je určen příjemce grantu i částka výdajů;
b)
souhrnné: rozpočtový závazek je souhrnný, pokud alespoň jeden z prvků potřebných k identifikaci individuálního závazku není určen;
c)
předběžné: rozpočtový závazek je předběžný, pokud je určen ke krytí běžných správních výdajů a buď částka, nebo koneční příjemci nejsou s konečnou platností určeni.
Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením jednoho nebo více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo přímo platbami v některých výjimečných případech týkajících se výdajů na zaměstnance.
4. Rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mohou být rozloženy do ročních splátek, pouze pokud tak stanoví zřizující akt nebo základní právní akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 70
Pravidla vztahující se na závazky
1. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu Unie, musí schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
2. Povinnost přijmout rozpočtový závazek před přijetím právního závazku uvedená v odstavci 1 se nevztahuje na právní závazky přijaté po vyhlášení krizové situace v rámci plánu kontinuity provozu v souladu s postupy, které subjekt Unie přijal.
3. Souhrnné rozpočtové závazky pokrývají celkové náklady odpovídajících individuálních právních závazků uzavřených do 31. prosince roku N + 1.
S výhradou čl. 69 odst. 4 a čl. 87 odst. 2 musí být individuální právní závazky, které se vztahují k individuálním nebo předběžným rozpočtovým závazkům, přijaty do 31. prosince roku N.
Na konci období uvedených v prvním a druhém pododstavci zruší schvalující osoba nevyužitý zůstatek těchto rozpočtových závazků.
Částku každého individuálního právního závazku, která vyplývá ze souhrnného rozpočtového závazku, před podpisem zaznamená schvalující osoba do rozpočtových účtů a zaúčtuje k souhrnnému rozpočtovému závazku.
4. Rozpočtové a právní závazky zaznamenané v souvislosti s akcemi, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, mají s výjimkou výdajů na zaměstnance lhůtu pro plnění stanovenou v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Části těchto závazků, které nejsou uplatněny do šesti měsíců po uplynutí lhůty uvedené v prvním pododstavci tohoto odstavce, se zruší podle článku 16.
Částka rozpočtového závazku odpovídající právnímu závazku, u nějž nebyla provedena žádná platba ve smyslu článku 75 do dvou let od podpisu právního závazku, se zrušuje, kromě případů, kdy je tato částka předmětem soudního nebo rozhodčího řízení nebo kdy jsou v odvětvových pravidlech stanovena zvláštní ustanovení.
Článek 71
Kontrola závazků
1. Při přijímání rozpočtového závazku se schvalující osoba ujistí, že:
a)
výdaj byl přiřazen ke správnému bodu rozpočtu subjektu Unie;
b)
prostředky jsou k dispozici;
c)
výdaj je v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
d)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
2. Při zaznamenávání právního závazku se schvalující osoba předtím, než připojí svůj vlastnoruční nebo elektronický podpis, ujistí, že:
a)
závazek je kryt odpovídajícím rozpočtovým závazkem;
b)
výdaj je legální a řádný a v souladu s platnými ustanoveními, zejména ustanoveními zřizujícího aktu, finančními pravidly každého subjektu Unie a se všemi akty přijatými na jejich základě;
c)
je dodržena zásada řádného finančního řízení.
Článek 72
Potvrzení výdaje
Potvrzení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba:
a)
ověřuje existenci věřitelova nároku;
b)
určuje nebo ověřuje skutečnost a výši pohledávky;
c)
ověřuje podmínky splatnosti pohledávky.
Článek 73
Potvrzování výdajů a forma doložky „předáno k platbě“
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Dříve než schvalující osoba rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že tato kontrola byla provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje se provádí podpisem doložky „předání k platbě“ schvalující osobou.
4. V jiném než počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu razítka s podpisem schvalující osoby.
V počítačovém systému má „předání k platbě“ podobu potvrzení s osobním heslem schvalující osoby.
Článek 74
Schválení výdaje
1. Schválení výdaje je úkon, kterým schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, vydá vystavením platebního příkazu pokyn účetnímu, aby uhradil částku výdaje, kterou schvalující osoba potvrdila.
Jestliže se v souvislosti s poskytnutými službami včetně pronájmu nebo dodání zboží provádějí pravidelné platby, může schvalující osoba na základě vlastní analýzy rizik nařídit použití systému přímého inkasa.
2. Schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu. Podklady schvalující osoba uchovává v souladu s čl. 44 odst. 5.
3. Platební příkaz postoupený účetnímu je případně doprovázen dokladem o tom, že majetek byl zapsán do inventárního soupisu uvedeného v čl. 106 odst. 1.
Článek 75
Druhy plateb
1. Platbu lze provést, pouze je-li prokázáno, že odpovídající akce byla provedena v souladu se základním právním aktem, smlouvou nebo dohodou o grantu; platba přitom zahrnuje jednu nebo více z těchto operací:
a)
platbu celé dlužné částky;
b)
platbu dlužné částky některým z těchto způsobů:
1)
předběžným financováním, jež může být rozloženo do několika plateb po podpisu smlouvy nebo grantové dohody nebo po obdržení rozhodnutí o udělení grantu;
2)
jednou nebo více průběžnými platbami jako protiplnění za částečné provedení akce;
3)
výplatou zůstatku dlužných částek, pokud je akce provedena v plném rozsahu.
Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze je rozdělit do více plateb v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
2. Platby uvedené v odstavci 1 se v rozpočtovém účetnictví rozlišují podle druhu a zaznamenávají se k okamžiku, ke kterému byla každá platba uskutečněna.
Článek 76
Platby omezené na dostupné finanční prostředky
Platbu výdajů provádí účetní v mezích dostupných finančních prostředků.
Článek 77
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se provádějí ve lhůtách stanovených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 6
Systémy informačních technologií
Článek 78
Elektronické řízení operací
Jsou-li příjmové a výdajové operace řízeny počítačovými systémy, mohou být dokumenty podepisovány digitálně nebo elektronicky.
Článek 79
Elektronická správa (e-Government)
Subjekt Unie vypracuje a uplatňuje jednotné standardy pro elektronickou výměnu informací se třetími osobami účastnícími se zadávacích řízení a řízení o udělení grantu. Zejména pak, nakolik je to možné, navrhne a uplatňuje řešení pro předkládání, uchovávání a zpracovávání údajů poskytnutých v rámci řízení o udělení grantu a zadávacích řízení a za tímto účelem vytvoří pro potenciální žadatele, zájemce a uchazeče jediný prostor pro výměnu elektronických údajů.
Článek 80
Řádná správa
1. Schvalující osoba bez odkladu vyhlásí nutnost poskytnout průkazné materiály nebo doklady, jejich formu a požadovaný obsah a případně i orientační harmonogram pro dokončení zadávacího řízení.
2. Pokud žadatel nebo uchazeč v důsledku zjevné administrativní chyby opomene předložit průkazné materiály nebo poskytnout vyjádření, hodnotící výbor nebo případně schvalující osoba jej požádá, kromě řádně odůvodněných případů, aby k podkladům poskytl chybějící informace či podal vysvětlení. Tyto informace či vysvětlení nesmějí podstatně měnit návrh ani podmínky nabídkového řízení.
Článek 81
Údaje o opravných prostředcích
Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
KAPITOLA 7
Interní auditor
Článek 82
Jmenování a pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt Unie zřídí funkci interního auditora, která je vykonávána v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interním auditorem nesmí být schvalující osoba ani účetní subjektu Unie ani Komise.
3. Interní auditor radí subjektu Unie v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě systémů řízení a kontroly a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu subjektu Unie.
4. Interní auditor vykonává své úkoly ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu Unie. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k výkonu svých úkolů.
5. Interní auditor vezme na vědomí souhrnnou výroční zprávu schvalující osoby o činnosti i ostatní získané informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává zprávu i v kterémkoli z těchto případů:
-
nebyla zohledněna kritická rizika a doporučení,
-
provádění doporučení z minulých let je významně zpožděno.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení auditu prováděna. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada přezkoumá informace uvedené v čl. 47 odst. 1 písm. a), jakož i úplné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt Unie zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné až poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 83
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při výkonu jeho povinností a právo interního auditora podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie jsou stanoveny v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 84
Zřízení útvaru interního auditu
1. Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivitu a přidanou hodnotu zřídit útvar interního auditu, který plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, pravomoc a odpovědnost útvaru interního auditu jsou uvedeny v jeho stanovách a podléhají schválení správní radou, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonnou radou.
Vedoucí útvaru interního auditu vypracuje roční plán auditů tohoto útvaru mimo jiné s přihlédnutím k posouzení rizika v subjektu Unie provedenému ředitelem.
Tento plán přezkoumává a schvaluje správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada.
Útvar interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
2. Pokud útvar interního auditu některého subjektu Unie není nákladově efektivní nebo není schopen dodržet mezinárodní standardy, může se tento subjekt Unie rozhodnout, že bude útvar interního auditu sdílet s jinými subjekty Unie, které působí ve stejné oblasti politiky.
V těchto případech se správní rady, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonné rady dotyčných subjektů Unie dohodnou na praktickém způsobu fungování sdíleného útvaru interního auditu.
3. Subjekty interního auditu účinně spolupracují prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prostřednictvím společného posuzování rizik a provádění společných auditů.
Správní rada, nebo umožňuje-li to zřizující akt, výkonná rada a ředitel zajistí pravidelné sledování toho, zda jsou doporučení útvaru interního auditu prováděna.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
Článek 85
Obecná ustanovení
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou článku 86 hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt Unie může být na svou žádost přibrán jako veřejný zadavatel při zadávání zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při zadávání zakázek jiných subjektů Unie.
3. Subjekt Unie se podílí na ústřední databázi vyloučených zájemců a uchazečů, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 86
Zadávací řízení
1. Subjekt Unie může uzavřít smlouvu s Komisí, interinstitucionálními úřady a Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (8) o dodávce zboží, poskytnutí služeb nebo provedení práce, které tyto subjekty zajišťují, aniž by využil postup zadávání veřejných zakázek.
2. Subjekt Unie může k pokrytí svých administrativních potřeb použít společné zadávací řízení s veřejnými zadavateli hostitelského členského státu. V tomto případě se obdobně použije článek 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA VI
ZLÁŠTNÍ USTANOVENÍ O SPRÁVNÍCH PROSTŘEDCÍCH
Článek 87
Správní prostředky
1. Správní prostředky jsou nerozlišené.
2. Správní výdaje vyplývající ze smluv, které se vztahují na období delší než jeden rozpočtový rok, ať již kvůli místním zvyklostem, nebo protože se jedná o dodávky zařízení, se zapisují k tíži rozpočtu subjektu Unie toho rozpočtového roku, ve kterém se uskutečnily.
3. Subjekt Unie poskytuje každoročně do 1. července Evropskému parlamentu a Radě pracovní dokument o své politice v oblasti nemovitostí, který obsahuje tyto informace:
a)
pro každou budovu výdaje a rozlohu hrazené z prostředků odpovídajících položek v rozpočtu subjektu Unie;
b)
očekávaný vývoj globálního plánování rozlohy a lokalit v nadcházejících letech a popis projektů v oblasti nemovitostí ve fázi plánování, které již byly stanoveny;
c)
konečné podmínky a náklady a důležité informace o uskutečňování nových projektů v oblasti nemovitostí předložených dříve Evropskému parlamentu a Radě postupem podle článku 88 a neuvedených v pracovních dokumentech z předchozího roku.
Článek 88
Projekty v oblasti nemovitostí
1. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, informuje subjekt Unie Evropský parlament a Radu co nejdříve o požadované rozloze nemovitosti a o předběžném plánování, a to před případným průzkumem místního trhu v případě smluv v oblasti nemovitostí nebo před vydáním výzvy k podání nabídky v případě stavebních prací.
2. U všech projektů v oblasti nemovitostí, které zřejmě budou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie, předloží subjekt Unie projekt v oblasti nemovitostí, včetně podrobného odhadu nákladů a jeho financování, a také seznam návrhů smluv, které mají být použity, a před uzavřením smluv požádá Evropský parlament a Radu o jejich schválení. Na žádost subjektu Unie se s předloženými dokumenty vztahujícími se k projektu v oblasti nemovitostí zachází důvěrně.
S výjimkou mimořádných nepředvídatelných okolností projedná Rada a Evropský parlament projekt v oblasti nemovitostí do čtyř týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely.
Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto čtyřtýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
Jestliže Evropský parlament nebo Rada v průběhu tohoto čtyřtýdenního období vznesou opodstatněné námitky, prodlouží se toto období o dva týdny.
Přijme-li Evropský parlament nebo Rada rozhodnutí v neprospěch projektu v oblasti nemovitostí, subjekt Unie svůj návrh vezme zpět a může předložit návrh nový.
3. V případě mimořádných nepředvídatelných okolností mohou být informace stanovené v odstavci 4 předloženy společně s projektem v oblasti nemovitostí. Evropský parlament a Rada projednají projekt v oblasti nemovitostí do dvou týdnů ode dne, kdy jej oba orgány obdržely. Projekt v oblasti nemovitostí se považuje za schválený, pokud během tohoto dvoutýdenního období Evropský parlament ani Rada nepřijme rozhodnutí v neprospěch návrhu.
4. U následujících projektů v oblasti nemovitostí se má za to, že mohou mít významný finanční dopad na rozpočet subjektu Unie:
a)
koupě pozemku;
b)
koupě, prodej, přestavba, výstavba budov nebo jakýkoli projekt spojující tyto prvky, které mají proběhnout ve stejném období, jehož výše přesahuje 3 000 000 EUR;
c)
veškeré nové smlouvy týkající se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv a obnovení stávajících smluv za méně výhodných podmínek), na něž se nevztahuje písmeno b), s ročními výdaji ve výši alespoň 750 000 EUR;
d)
prodloužení platnosti nebo obnova stávajících smluv týkajících se nemovitostí (včetně smluv o užívání a dlouhodobých nájemních smluv) za stejných nebo výhodnějších podmínek s ročními výdaji ve výši alespoň 3 000 000 EUR.
5. Aniž je dotčen čl. 19 odst. 4, lze plán koupě budovy financovat na základě půjčky, kterou předem schválí Evropský parlament a Rada.
Smlouvy o půjčce se uzavírají a půjčky se splácejí v souladu se zásadou řádného finančního řízení a s řádným ohledem na nejlepší finanční zájmy Unie.
Pokud subjekt Unie navrhuje, aby se koupě financovala půjčkou, uvede ve finančním plánu, který se předkládá spolu se žádostí o předchozí schválení subjektem Unie, zejména maximální míru financování, dobu financování, druh financování, podmínky financování a úsporu ve srovnání s jinými druhy smluvních ujednání.
Evropský parlament a Rada projednají žádost o předchozí schválení koupě ve lhůtě čtyř týdnů ode dne, kdy oba orgány žádost obdržely, přičemž tuto lhůtu lze jednou prodloužit o dva týdny. Koupě na základě půjčky se považuje za zamítnutou, pokud ji Evropský parlament a Rada v uvedené lhůtě výslovně neschválí.
HLAVA VII
ODBORNÍCI
Článek 89
Placení externí odborníci
Na výběr odborníků se obdobně použije článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností. Jejich výběr probíhá na základě kritérií dodržujících zásady zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
HLAVA VIII
GRANTY A CENY UDĚLOVANÉ SUBJEKTEM UNIE
Článek 90
Granty
Pokud subjekt Unie může udělovat granty v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 91
Ceny
Pokud subjekt Unie může udělovat ceny v souladu se zřizujícím aktem nebo na základě pověření Komise podle čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iv) nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, použijí se příslušná ustanovení uvedeného nařízení a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předkládání účetní závěrky
Článek 92
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrku subjektu Unie tvoří:
a)
finanční výkazy subjektu Unie;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu Unie.
Článek 93
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení
1. Každý subjekt Unie vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok.
2. Ředitel tuto zprávu předá Evropskému parlamentu, Radě, Komisi a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku.
3. Zpráva uvedená v odstavci 2 přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Článek 94
Pravidla pro účetní závěrku
1. Účetní subjektu Unie uplatňuje pravidla přijatá účetním Komise založená na mezinárodně uznávaných účetních standardech pro veřejný sektor.
2. Účetní závěrka subjektu Unie uvedená v článku 92 se řídí rozpočtovými zásadami stanovenými v článcích 5 až 31. Podává věrný a poctivý obraz rozpočtových příjmových a výdajových operací.
Článek 95
Účetní zásady
Finanční výkazy uvedené v článku 92 musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Vypracovávají se v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami obsaženými v účetních pravidlech uvedených v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 96
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy se předkládají v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; jsou předkládány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace obsažené ve výkazech podle odstavce 1 a poskytuje všechny doplňující informace stanovené mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud jsou tyto informace pro činnosti subjektu Unie relevantní.
Článek 97
Zprávy o plnění rozpočtu
1. Zprávy o plnění rozpočtu se předkládají v eurech. Sestávají:
a)
ze zpráv, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
z přílohy, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
2. Výsledek plnění rozpočtu sestává z rozdílu mezi:
-
veškerými příjmy vybranými v souvislosti s daným rozpočtovým rokem,
-
souhrnem plateb provedených z prostředků pro daný rozpočtový rok zvýšeným o přenesené prostředky pro týž rozpočtový rok.
Rozdíl uvedený v prvním pododstavci se zvýší nebo sníží jednak o čistou výši prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků, jež byly zrušeny, jednak o:
-
platby provedené nad rámec nerozlišených prostředků přenesených z předchozích rozpočtových roků v důsledku změn směnných kurzů eura,
-
zůstatek vyplývající z realizovaných i nerealizovaných kurzových zisků a ztrát v průběhu daného rozpočtového roku.
3. Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet subjektu Unie.
Článek 98
Předběžná účetní závěrka
1. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise a Účetnímu dvoru do 1. března následujícího roku svou předběžnou účetní závěrku.
2. Účetní subjektu Unie předává účetnímu Komise do 1. března následujícího roku rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Článek 99
Schválení konečné účetní závěrky
1. V souladu s čl. 148 odst. 1 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 předloží Účetní dvůr do 1. června následujícího roku své připomínky k předběžné účetní závěrce subjektu Unie.
2. Po obdržení připomínek Účetního dvora k předběžné účetní závěrce subjektu Unie vypracuje účetní konečnou účetní závěrku subjektu Unie v souladu s článkem 50. Ředitel účetní závěrku předá správní radě, která k ní vydá své stanovisko.
3. Účetní konečnou účetní závěrku spolu se stanoviskem správní rady předá do 1. července následujícího rozpočtového roku účetnímu Komise a Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě.
Účetní subjektu Unie předá účetnímu Komise do 1. července rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
4. Účetní subjektu Unie předá Účetnímu dvoru současně se svou konečnou účetní závěrkou rovněž související prohlášení vedení k auditu; kopii tohoto prohlášení předá účetnímu Komise.
Ke konečné účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že byla vypracována v souladu s touto hlavou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Konečná účetní závěrka subjektu Unie se do 15. listopadu následujícího roku zveřejní v Úředním věstníku Evropské unie.
5. Ředitel zašle Účetnímu dvoru odpověď na připomínky uvedené ve výroční zprávě Účetního dvora do 30. září následujícího roku. Odpovědi subjektu Unie se současně zasílají Komisi.
KAPITOLA 2
Účetnictví a inventární soupisy majetku
Oddíl 1
Společná ustanovení
Článek 100
Účetní systém
1. Účetní systém subjektu Unie slouží k organizaci rozpočtových a finančních informací tak, aby bylo možné vkládat, třídit a zaznamenávat číselné údaje.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech a za kalendářní rok.
3. Schvalující osoba může rovněž vést analytické účty.
Článek 101
Společné požadavky týkající se účetního systému orgánů
Účetní Komise přijme v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 účetní pravidla a harmonizovanou účtovou osnovu, které má subjekt Unie uplatňovat.
Oddíl 2
Obecné a rozpočtové účty
Článek 102
Obecné účty
Obecné účty zachycují v chronologickém pořadí s využitím metody podvojného zápisu všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou a finanční situaci a aktiva a pasiva subjektu Unie.
Článek 103
Účetní zápisy v obecných účtech
1. Zůstatky účtů a pohyby na obecných účtech se zapisují do účetních knih.
2. Každý účetní zápis, včetně oprav v účetních záznamech, se provádí na základě účetních dokladů, na které odkazuje.
3. Účetní systém musí umožnit při kontrole bez potíží vyhledat všechny účetní zápisy.
Článek 104
Účetní opravy
Po uzavření rozpočtového roku až do dne předložení konečné účetní závěrky provádí účetní subjektu Unie opravy, které aniž by vyvolaly platby k tíži nebo inkasa ve prospěch uvedeného rozpočtového roku, jsou nezbytné pro věrný a poctivý obraz údajů v této účetní závěrce. Tyto opravy se řídí účetními pravidly uvedenými v článku 101.
Článek 105
Rozpočtové účetnictví
1. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu Unie.
2. Pro účely odstavce 1 zaznamenávají rozpočtové účty veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace stanovené v hlavě IV.
Článek 106
Inventární soupis majetku
1. Subjekt Unie vede v souladu se vzorem sestaveným účetním Komise soupisy množství a hodnot veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku Unie.
Subjekt Unie ověřuje, zda zápisy v inventárním soupisu odpovídají skutečnosti.
2. Prodej hmotného majetku subjektu Unie se vhodným způsobem vyhlašuje.
HLAVA X
EXTERNÍ AUDIT, ABSOLUTORIUM A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 107
Externí audit
1. Nezávislý externí auditor ověří, zda jsou v roční účetní závěrce subjektu Unie řádně zaznamenány jeho příjmy, výdaje a finanční situace před konsolidací v rámci konečné účetní závěrky subjektu Unie.
Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, vypracuje Účetní dvůr v případě subjektu Unie výroční zprávu v souladu s požadavky čl. 287 odst. 1 Smlouvy o fungování EU.
Při vypracovávání zprávy uvedené ve druhém pododstavci Účetní dvůr vezme v úvahu auditní činnost nezávislého externího auditora uvedeného v prvním pododstavci a opatření přijatá na základě jeho zjištění.
2. Subjekt Unie předá Účetnímu dvoru svůj rozpočet přijatý s konečnou platností. Co nejdříve informuje Účetní dvůr o všech rozhodnutích a úkonech učiněných podle článků 10, 14, 19 a 23.
3. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 108
Harmonogram postupu udělování absolutoria
1. Není-li ve zřizujícím aktu stanoveno jinak, Evropský parlament uděluje na základě doporučení Rady do 15. května roku N + 2 řediteli absolutorium za plnění rozpočtu rozpočtového roku n. Ředitel informuje správní radu o připomínkách Evropského parlamentu obsažených v usnesení, které je k rozhodnutí o udělení absolutoria připojeno.
2. Nelze-li lhůtu stanovenou v odstavci 1 dodržet, sdělí Evropský parlament nebo Rada řediteli důvody odkladu.
3. Pokud Evropský parlament rozhodnutí o udělení absolutoria odloží, snaží se ředitel ve spolupráci se správní radou co nejdříve přijmout opatření, která by odstranila nebo umožnila odstranit překážky bránící toto rozhodnutí přijmout.
Článek 109
Postup udělování absolutoria
1. Rozhodnutí o udělení absolutoria se týká účtů všech příjmů a výdajů subjektu Unie, z nich vyplývajícího výsledku plnění rozpočtu a aktiv a pasiv subjektu Unie uvedených ve finančním výkazu.
2. Před udělením absolutoria Evropský parlament přezkoumá poté, co tak učiní Rada, účty a finanční výkazy subjektu Unie. Současně přezkoumá výroční zprávu Účetního dvora, odpovědi ředitele subjektu Unie, všechny relevantní zvláštní zprávy Účetního dvora za uvedený rozpočtový rok a jeho prohlášení o věrohodnosti týkající se spolehlivosti účetní závěrky a legality a správnosti uskutečněných operací.
3. Ředitel předloží Evropskému parlamentu na jeho žádost způsobem stanoveným v čl. 165 odst. 3 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 veškeré informace nezbytné pro hladké uplatnění postupu udělení absolutoria pro příslušný rozpočtový rok.
Článek 110
Následná opatření
1. Ředitel učiní všechna vhodná opatření, aby vyhověl připomínkám připojeným k rozhodnutí Evropského parlamentu o absolutoriu a poznámkám provázejícím doporučení o absolutoriu přijaté Radou.
2. Na žádost Evropského parlamentu nebo Rady podá ředitel zprávu o opatřeních učiněných na základě těchto připomínek a poznámek. Její kopii předá Komisi a Účetnímu dvoru.
Článek 111
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Subjekt Unie umožní zaměstnancům Komise a ostatním jí pověřeným osobám, jakož i Účetnímu dvoru přístup na svá místa a do svých prostor a ke všem údajům a informacím, včetně údajů a informací v elektronické podobě, které jsou zapotřebí k provedení jejich auditů.
2. Evropský úřad pro boj proti podvodům (OLAF) může provádět šetření včetně kontrol a inspekcí na místě v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (9) a nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (10) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem nebo smlouvou udělenými podle tohoto nařízení nedošlo k podvodu, korupci nebo jinému protiprávnímu jednání ohrožujícímu finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, musí dohody se třetími zeměmi a mezinárodními organizacemi, smlouvy, granty a veřejné zakázky subjektu Unie obsahovat ustanovení, která Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění těchto auditů a šetření v souladu s jejich příslušnými pravomocemi výslovně zmocňují.
HLAVA XI
PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 112
Žádosti Evropského parlamentu a Rady o informace
Evropský parlament, Rada a Komise jsou oprávněny získávat od subjektu Unie jakékoli informace nebo vysvětlení týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich oblasti působnosti.
Článek 113
Přijetí nového finančního nařízení subjektu Unie
Každý subjekt uvedený v článku 208 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nové finanční nařízení tak, aby vstoupilo v platnost dnem 1. ledna 2014 a v každém případě do šesti měsíců ode dne, k němuž subjekt spadá do oblasti působnosti článku 208 uvedeného nařízení poté, co získá příspěvek z rozpočtu.
Článek 114
Prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie
Správní rada přijme v případě potřeby a s předchozím souhlasem Komise prováděcí pravidla k finančnímu nařízení subjektu Unie, a to na návrh jeho ředitele.
Článek 115
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2343/2002 se s účinkem ode dne 1. ledna 2014 zrušuje. Článek 40 se však nadále použije do dne 31. prosince 2014 a čl. 27 odst. 4 a 7 se nadále použije do dne 31. prosince 2015.
Článek 116
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie. Použije se ode dne 1. ledna 2014. Článek 47 a čl. 82 odst. 5 se však použijí ode dne 1. ledna 2015 a článek 32 a čl. 33 odst. 5 a 8 se použijí ode dne 1. ledna 2016.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 1271/2013
z dne 30. septembra 2013
o okvirni finančni uredbi za organe iz člena 208 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta
EVROPSKA KOMISIJA JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,
ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, in razveljavitvi Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (1) ter zlasti člena 208 Uredbe,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Uredba Komisije (ES, Euratom) št. 2343/2002 (2) o okvirni finančni uredbi za organe, ki jih ustanovijo Skupnosti, je temeljila na Uredbi Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (3). Uredbo (ES, Euratom) št. 1605/2002 je nadomestila Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012. Zato je treba pregledati Uredbo (ES, Euratom) št. 2343/2002. Zaradi jasnosti bi bilo treba Uredbo (ES, Euratom) št. 2343/2002 nadomestiti.
(2)
Upoštevati je treba Skupno izjavo Evropskega parlamenta, Sveta EU in Evropske komisije o decentraliziranih agencijah z dne 19. julija 2012.
(3)
Nekatere določbe Uredbe (ES, Euratom) št. 2343/2002 bi bilo treba pregledati, da se upoštevajo izkušnje, pridobljene pri njihovi uporabi.
(4)
Ta uredba bi morala vzpostaviti splošna načela in temeljna pravila, ki bi se morala uporabljati za organe, ki so ustanovljeni na podlagi PDEU in Pogodbe Euratom (v nadaljnjem besedilu: organi Unije) in prejemajo prispevke v breme proračuna, in sicer brez poseganja v akt o ustanovitvi. Na podlagi te uredbe bi morali organi Unije sprejeti lastna finančna pravila, ki ne bi smela odstopati od Uredbe, razen če tako ne zahtevajo posebni razlogi in s predhodnim soglasjem Komisije.
(5)
Vendar bi morali organi Unije, ki se v celoti financirajo sami in za katere se ta uredba ne uporablja, zaradi doslednosti določiti podobna pravila, kadar je to primerno. V skladu s Skupno izjavo Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije z dne 19. julija 2012 bi morali ti organi Evropskemu parlamentu, Svetu in Komisiji predložiti letno poročilo o izvrševanju svojega proračuna ter ustrezno upoštevati njihove zahteve in priporočila.
(6)
Organi Unije bi morali svoj proračun pripraviti in izvršiti v skladu s petimi temeljnimi načeli proračunskega prava - enotnost, točnost, univerzalnost, specifikacija in enoletnost - in načeli ravnotežja, obračunske enote, dobrega finančnega poslovodenja in preglednosti.
(7)
Poudariti bi bilo treba izravnalno naravo prispevka Unije. Tisti del pozitivnega proračunskega rezultata organa Unije, ki presega znesek prispevka Unije, plačanega med letom, bi se moral vrniti v proračun Unije.
(8)
Kadar akt o ustanovitvi določa, da je prihodek poleg prispevka Unije sestavljen iz pristojbin in stroškov in da so prihodki iz pristojbin in stroškov dodeljeni posebni odhodkovni postavki, bi morali imeti organi Unije možnost, da razliko prenesejo naprej v obliki namenskih prejemkov.
(9)
Zagotoviti je treba, da so pristojbine določene na ravni, ki je primerna za pokritje stroškov zagotavljanja storitev in preprečuje znatne presežke.
(10)
Prenos nalog v zvezi z izvrševanjem proračuna na organe Unije je treba ustrezno utemeljiti z značilnostmi nalog in posebnim strokovnim znanjem in izkušnjami organa Unije, ob tem pa zagotoviti dobro finančno upravljanje in stroškovno učinkovitost. Prenesene naloge morajo biti skladne z aktom o ustanovitvi.
(11)
Organom Unije bi bilo treba omogočiti, da prejmejo subvencije ad hoc le, če je to izrecno določeno v ustreznih temeljnih aktih in dovoljeno v aktu o ustanovitvi.
(12)
V skladu s členom 50 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 bi moral organ Unije sodelovati pri primerjalni analizi z drugimi organi in institucijami Unije.
(13)
Uvesti je treba pravila o akcijskem načrtu, da se sprejmejo nadaljnji ukrepi v zvezi z ugotovitvami skupnih rednih ocen, da se zagotovi njihovo učinkovito izvajanje.
(14)
Za namen zagotavljanja usklajenega načrtovanja bi moral organ Unije pripraviti dokument, ki bi vseboval letno in večletno načrtovanje programov ob upoštevanju smernic Komisije.
(15)
Organ Unije bi moral uskladiti časovni razpored za letno in večletno načrtovanje programov s proračunskim postopkom, da se zagotovi njegova učinkovitost in usklajenost vseh programskih dokumentov.
(16)
Treba je razjasniti trenutno strukturo nalog notranje revizije in notranjega nadzora ter poenostaviti zahteve za poročanje. Nalogo notranje revizije v organu Unije bi moral opravljati notranji revizor Komisije, ki bi moral opravljati revizije, kadar bi bilo to utemeljeno zaradi zadevnih tveganj. Treba bi bilo določiti pravila glede ustanovitve in delovanja oddelka notranje revizije.
(17)
Obveznosti poročanja bi bilo treba racionalizirati. Organi Unije bi morali predložiti konsolidirano letno poročilo o dejavnostih, ki bi vključevalo obsežne informacije o izvajanju njihovega delovnega programa, izvrševanju proračuna, izvajanju načrta kadrovske politike ter njihovih upravljavskih sistemov in sistemov notranje kontrole.
(18)
Za izboljšanje stroškovne učinkovitosti organov Unije bi bilo treba zagotoviti možnost izmenjave storitev ali njihovega prenosa na drug organ Unije ali Komisijo. Stroškovna učinkovitost bi se zlasti lahko izboljšala, če se računovodja Komisije pooblasti za izvajanje vseh ali dela nalog računovodje organa Unije.
(19)
Kot je določeno v Uredbi (EU, Euratom) št. 966/2012, bi bilo treba razporeditev obveznosti, ki trajajo več let, v letne obroke omogočiti le, kadar tako določa akt o ustanovitvi ali temeljni akt ali kadar se obveznosti nanašajo na upravne odhodke.
(20)
Za uskladitev pravil o namenskih prejemkih s pravili Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 bi bilo treba določiti pravila o diferenciaciji namenskih prejemkov (notranjih in zunanjih) ter o njihovem prenosu.
(21)
Za uskladitev pravil o obravnavi obresti, ki jih ustvari prispevek Unije organu Unije, s pravili Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 bi bilo treba določiti, da obresti ne pripadajo proračunu.
(22)
Uredba (EU, Euratom) št. 966/2012 določa možnost, da se v posebnih primerih pred sprejetjem proračunske obveznosti sprejme pravna obveznost. Tudi organi Unije bi morali imeti to možnost.
(23)
Za zagotovitev usklajenosti Uredbe (ES, Euratom) št. 2343/2002 in Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 posebne določbe o javnih naročilih in nepovratnih sredstvih ne bi smele biti dovoljene. Z uporabo enotnega sklopa pravil se poenostavi delo organa Unije in omogoči uporaba smernic in vzorcev, ki jih pripravi Komisija.
(24)
Treba bi bilo uvesti možnost, da organ Unije podeli nagrade, da se uskladijo določbe Uredbe (ES, Euratom) št. 2343/2002 z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012.
(25)
Za določitev in pravilno upravljanje tveganja dejanskega ali domnevnega navzkrižja interesov, bi bilo treba od organov Unije zahtevati, da sprejmejo pravila o preprečevanju in upravljanju navzkrižja interesov. Taka pravila bi morala upoštevati smernice, ki jih je oblikovala Komisija na podlagi Skupne izjave Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije z dne 19. julija 2012.
(26)
Določbe o nepremičninski politiki, vključno z uvedbo možnosti, da lahko organi Unije pod določenimi pogoji najemajo posojila, bi bilo treba uskladiti z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012, da se zagotovi dosledna uporaba novih pravil s strani vseh organov in institucij Unije.
(27)
Določiti bi bilo treba prehodne določbe za načrtovanje programov in poročanje, ker Komisija potrebuje čas za razvoj ustreznih smernic v sodelovanju z organi Unije.
(28)
Ta uredba bi morala začeti veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije, da se lahko pravočasno sprejmejo revidirani finančni predpisi organov Unije do 1. januarja 2014 in se zagotovijo usklajena pravila za naslednji večletni finančni okvir -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
NASLOV I
SPLOŠNE DOLOČBE
Člen 1
Vsebina
Ta uredba določa bistvena finančna pravila, na podlagi katerih mora organ Unije sprejeti lastna finančna pravila. Finančna pravila organa Unije ne odstopajo od te uredbe, razen če tako zahtevajo posebni razlogi in s predhodnim soglasjem Komisije.
Člen 2
Opredelitev pojmov
V tej uredbi se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:
-
„akt o ustanovitvi“ pomeni instrument zakonodaje Unije, ki ureja glavne vidike ustanovitve in delovanja organa Unije,
-
„proračun organa Unije“ pomeni instrument, s katerim se za vsako proračunsko leto načrtujejo in odobravajo vsi prihodki in odhodki, ki so potrebni za organ Unije,
-
„organ Unije“ pomeni kateri koli organ iz člena 208 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012,
-
„upravni odbor“ pomeni glavni notranji organ organa Unije, odgovoren za sprejemanje odločitev o finančnih in proračunskih zadevah, ne glede na naziv iz akta o ustanovitvi,
-
„direktor“ pomeni osebo, odgovorno za izvajanje odločitev upravnega odbora in izvrševanje proračuna organa Unije v vlogi odredbodajalca, ne glede na naziv iz akta o ustanovitvi,
-
„izvršilni odbor“ pomeni notranji organ organa Unije, ki pomaga upravnemu odboru, njegove pristojnosti in poslovnik pa so določeni v aktu o ustanovitvi.
Člen 3
Roki, datumi in časovne omejitve
Če ni določeno drugače, se Uredba Sveta (EGS, Euratom) št. 1182/71 (4) uporablja za roke, določene v tej uredbi.
Člen 4
Varstvo osebnih podatkov
Ta uredba ne posega v zahteve Direktive Evropskega parlamenta in Sveta 95/46/ES (5) ter Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (6).
Člen 5
Upoštevanje proračunskih načel
Proračun organa Unije se oblikuje in izvršuje v skladu z načeli enotnosti, točnosti, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja, ki zahteva uspešno in učinkovito notranjo kontrolo, ter preglednosti, kakor je določeno v tej uredbi.
NASLOV II
PRORAČUNSKA NAČELA
POGLAVJE 1
Načeli enotnosti in točnosti proračuna
Člen 6
Področje uporabe proračuna organa Unije
1. Proračun organa Unije sestavljajo:
(a)
lastna sredstva, ki jih sestavljajo vse pristojbine in stroški, ki jih organ Unije sme pobirati na podlagi nanj prenesenih nalog, in kakršen koli drug prihodek;
(b)
prihodki, ki jih sestavljajo finančni prispevki držav članic gostiteljic;
(c)
prispevek Unije;
(d)
prejemki, dodeljeni za posebne odhodkovne postavke v skladu s členom 23(1);
(e)
odhodki organa Unije, vključno z upravnimi stroški.
2. Prihodki, ki jih sestavljajo pristojbine in stroški, se dodelijo le v izjemnih in ustrezno utemeljenih primerih, ki so določeni v aktu o ustanovitvi.
3. Kadar eden ali več aktov o ustanovitvi določa, da se jasno opredeljene naloge financirajo ločeno, ali kadar organ Unije izvaja naloge, ki so mu zaupane s sporazumi o prenosu pooblastil, mora imeti ločene račune za prihodke in odhodke. Organ Unije jasno opredeli vsako skupino nalog v okviru svojega načrtovanja programov v zvezi s človeškimi viri, ki je vključen v letno in večletno načrtovanje programov iz člena 32.
Člen 7
Nepovratna sredstva ad hoc
1. Organi Unije ne morejo prejeti nepovratnih sredstev ad hoc iz proračuna, razen če je to dovoljeno v aktu o ustanovitvi in izrecno določeno v temeljnem aktu.
2. Če je organu Unije dovoljeno, da prejme nepovratna sredstva ad hoc, se naloge, ki jih financirajo ta nepovratna sredstva, vključijo v letni delovni program iz člena 32(3).
Člen 8
Sporazumi o prenosu pooblastil
1. Na organ Unije se s Komisije ne smejo prenesti naloge izvrševanja proračuna, razen če je to ustrezno utemeljeno s posebno naravo ukrepa ter posebnim strokovnim znanjem in izkušnjami organa Unije.
2. Pri izbiri organa Unije se ustrezno upošteva:
(a)
stroškovna učinkovitost prenosa teh nalog;
(b)
vpliv na strukturo upravljanja organa in na njegove finančne in človeške vire.
3. Kadar Komisija izjemoma prenese naloge na organ Unije:
(a)
se člen 60 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 uporablja za organ Unije glede sredstev, dodeljenih za navedene naloge, člena 108 in 109 te uredbe pa se ne uporabljata;
(b)
bi bilo treba v informativne namene prenesene naloge vključiti v letni delovni program organa Unije iz člena 32(3).
4. Odredbodajalec se pred podpisom sporazuma o prenosu pooblastil brez poseganja v odstavek 2 posvetuje z upravnim odborom.
Člen 9
Posebna pravila o načelih enotnosti in točnosti proračuna
1. Noben prihodek se ne sme pobrati in noben odhodek izvesti, če ni evidentiran na postavki v proračunu organa Unije.
2. Nobenega odhodka ni mogoče prevzeti kot obveznost ali odobriti, če ni bil odobren v proračunu organa Unije.
3. Odobritve se lahko vključi v proračun organa Unije le, če je namenjena za odhodkovno postavko, ki se šteje za potrebno.
4. Obresti, ki so bile ustvarjene na podlagi plačila predhodnega financiranja iz proračuna organa Unije, ne pripadajo organu Unije.
POGLAVJE 2
Načelo enoletnosti
Člen 10
Opredelitev
Odobritve, vnesene v proračun organa Unije, se odobrijo za proračunsko leto, ki traja od 1. januarja do 31. decembra.
Člen 11
Vrste odobritev
1. Proračun organa Unije vsebuje nediferencirana sredstva in, kadar to upravičujejo operativne potrebe, diferencirana sredstva. Diferencirana sredstva so sestavljena iz odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil.
2. Odobritve za prevzem obveznosti zajemajo skupne stroške pravnih obveznosti, prevzetih v proračunskem letu.
3. Odobritve plačil zajemajo plačila za poravnavanje pravnih obveznosti, prevzetih v proračunskem letu ali v predhodnih proračunskih letih.
Člen 12
Računovodska pravila za prihodke in odobritve
1. Prihodki organa Unije iz člena 6 se vpišejo v računovodske izkaze za proračunsko leto na osnovi zneskov, ki so bili zbrani v toku tega proračunskega leta.
2. Prihodki organa Unije pomenijo enak znesek odobritev plačil.
3. Odobritve, ki so odobrene za določeno proračunsko leto, se uporabljajo izključno za poravnavanje odhodkov, odobrenih in plačanih v tem proračunskem letu, ter za pokrivanje neporavnanih zneskov za prevzete obveznosti iz predhodnih proračunskih let.
4. Obveznosti se knjižijo v poslovne knjige na podlagi pravnih obveznosti, prevzetih do 31. decembra.
5. Plačila se knjižijo v poslovnih knjigah za proračunsko leto na podlagi plačil, ki jih je računovodja izvršil do 31. decembra navedenega leta.
Člen 13
Prevzemanje obveznosti za odobritve
Za odobritve, vnesene v proračun organa Unije, se lahko obveznosti začnejo prevzemati s 1. januarjem, ko se dokončno sprejme proračun organa Unije.
Člen 14
Razveljavitev in prenos odobritev
1. Odobritve, ki ostanejo neporabljene do konca proračunskega leta, za katero so bile odobrene, se razveljavijo. Lahko pa se prenesejo, vendar samo v naslednje proračunsko leto, na podlagi odločitve, ki jo do 15. februarja sprejme upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor, v skladu z odstavkoma 3 in 4 ali pa se lahko prenesejo avtomatsko v skladu z odstavkom 5.
2. Odobritve za odhodke za zaposlene se ne morejo prenesti.
3. Odobritve za prevzem obveznosti in nediferencirana sredstva, za katera obveznosti ob koncu proračunskega leta še niso bile prevzete, se lahko prenesejo:
(a)
v zneskih, ki ustrezajo odobritvam za prevzem obveznosti;
(b)
v zneskih, ki ustrezajo nediferenciranim sredstvom v zvezi s projekti gradenj, za katere je bila večina pripravljalnih faz v postopku za prevzem obveznosti do 31. decembra že končana. Pripravljalna faza postopka za prevzemanje obveznosti se določi v pravilih za izvajanje finančne uredbe vsakega organa Unije.
Za take zneske se lahko prevzamejo obveznosti do 31. marca naslednjega leta, ali do 31. decembra naslednjega leta za zneske, povezane s projekti gradnje.
4. Odobritve plačil se lahko prenesejo v višini, ki je potrebna za pokrivanje obstoječih obveznosti ali obveznosti povezane s prenesenimi odobritvami za prevzem obveznosti, kadar odobritve plačil, ki so določene v ustreznih proračunskih postavkah za naslednje proračunsko leto, ne zadostujejo za kritje zahtev.
Organ unije najprej porabi odobritve, ki so odobrene za tekoče proračunsko leto, in dokler le-te niso porabljene, ne uporablja prenesenih odobritev.
5. Nediferencirana sredstva v višini obveznosti, za katere so bile pravilno sklenjene pogodbe ob koncu proračunskega leta, se avtomatsko prenesejo samo v naslednje proračunsko leto.
6. Prenesene odobritve, za katere niso bile prevzete obveznosti do 31. marca leta N + 1, avtomatsko zapadejo in se navedejo v računovodskih izkazih.
Člen 15
Pravila za prenos namenskih prejemkov
Prenos namenskih prejemkov iz člena 23 in odobritev iz takšnih prejemkov, ki 31. decembra ostanejo neporabljena, je v skladu z naslednjimi pravili:
(a)
zunanji namenski prejemki se prenesejo samodejno in se v celoti porabijo, dokler niso izvedene vse dejavnosti v zvezi s programom ali ukrepom, za katerega so namenjeni. Zunanji namenski prejemki, prejeti v zadnjem letu programa ali ukrepa, se lahko porabijo v prvem letu naslednjega programa ali ukrepa;
(b)
notranji namenski prejemki se prenesejo samo za eno leto, razen notranji namenski prejemki, opredeljeni v točki (f) člena 23(3), ki se prenesejo samodejno.
Organ Unije najpozneje do 1. junija leta N + 1 Komisijo obvesti o izvrševanju prenesenih namenskih prejemkov.
Člen 16
Sprostitev odobritev
Kadar se obveznosti za odobritve sprostijo v katerem koli proračunskem letu po letu, v katerem so bile odobritve vnesene v proračunu organa Unije, ker ukrepi, za katere so bile namenjene, v celoti ali delno niso bili izvedeni, se zadevne odobritve razveljavijo.
Člen 17
Obveznosti
1. Vsako leto od 15. oktobra dalje se lahko vnaprej prevzemajo obveznosti za kritje rutinskih upravnih odhodkov v breme odobritev za naslednje proračunsko leto. Take obveznosti pa ne smejo presegati ene četrtine odobritev, ki sta jih odobrila Evropski parlament in Svet za ustrezno proračunsko vrstico za tekoče proračunsko leto. Ne uporabljajo se za nove odhodke, za katere načelo ni bilo odobreno v zadnjem proračunu organa Unije, ki je bil pravilno sprejet.
2. Odhodki, ki se plačajo vnaprej v skladu s pravnimi ali pogodbenimi določbami, na primer najemnine, se lahko od 1. decembra dalje plačujejo v breme odobritev za naslednje proračunsko leto. V tem primeru se omejitev iz odstavka 1 ne uporablja.
Člen 18
Pravila, ki se uporabljajo v primeru poznejšega sprejetja proračuna organa Unije
1. Če proračun organa Unije na začetku proračunskega leta še ni dokončno sprejet, se uporabljajo pravila iz odstavkov 2 do 6.
2. Obveznosti se lahko prevzamejo in plačila izvršujejo v okviru omejitev iz odstavka 3.
3. Obveznosti se lahko prevzemajo po poglavjih do največ ene četrtine skupnih odobritev za zadevno poglavje v preteklem proračunskem letu, ki se za vsak pretečeni mesec povečajo za eno dvanajstino.
Omejitev odobritev, predvidena v načrtih prihodkov in odhodkov, se ne prekorači.
Plačila se lahko izvršujejo mesečno po poglavjih do največ ene dvanajstine odobritev za zadevno poglavje v predhodnem proračunskem letu. Vendar ta vsota ne presega ene dvanajstine odobritev, predvidenih v istem poglavju načrtov prihodkov in odhodkov.
4. Sklicevanje na odobritve za zadevno poglavje v predhodnem proračunskem letu, kakor je določeno v odstavkih 2 in 3, se razume kot sklicevanje na odobritve, izglasovane v proračunu organa Unije, tudi s spremembami proračuna, in po prilagoditvi za prerazporeditve v tem proračunskem letu.
5. Na zahtevo direktorja, če je to potrebno zaradi kontinuitete delovanja organa Unije in za potrebe upravljanja, lahko upravni odbor poleg zneskov, ki so samodejno na voljo v skladu z odstavkoma 2 in 3, odobri dodatne odhodke ene začasne dvanajstine, a brez preseganja skupnega zneska štirih začasnih dvanajstin, razen v ustrezno utemeljenih primerih, za prevzem obveznosti in za plačila.
Dodatne dvanajstine se odobrijo v celoti in niso deljive.
6. Če za dano poglavje odobritev štirih začasnih dvanajstin v skladu z odstavkom 5 ne zadostuje za pokrivanje odhodkov, potrebnih za preprečitev prekinitve kontinuitete delovanja organa Unije na področju, ki ga pokriva zadevno poglavje, se lahko izjemoma dovoli prekoračitev zneska odobritev, vnesenih v ustrezno poglavje proračuna organa Unije v predhodnem proračunskem letu. Upravni odbor ukrepa v skladu s postopki iz odstavka 5. V nobenem primeru pa se ne sme prekoračiti skupni znesek odobritev, ki je razpoložljiv v proračunu organa Unije za predhodno proračunsko leto ali v predlaganem predlogu proračuna organa Unije.
POGLAVJE 3
Načelo ravnotežja
Člen 19
Opredelitev in področje uporabe
1. Prihodki in odobritve plačil so uravnoteženi.
2. Odobritve za prevzem obveznosti ne smejo presegati zneska prispevka Unije, skupaj z lastnim prihodkom in drugimi prihodki iz člena 6.
3. Za organe, pri katerih prihodke poleg prispevka Unije sestavljajo pristojbine in stroški, bi bilo treba pristojbine določiti tako, da bi se izognili velikim kopičenjem presežkov. Kadar se pomemben pozitiven ali negativen proračunski rezultat v smislu člena 97 ponavlja, se raven pristojbin in stroškov revidira.
4. Organ Unije ne sme najemati posojil v okviru proračuna organa Unije.
5. Prispevek Unije organu Unije mora biti za proračun organa Unije izravnalni prispevek in se lahko razdeli na več plačil.
6. Organ Unije izvršuje natančno upravljanje denarnih sredstev ob ustreznem upoštevanju namenskih prejemkov, da se zagotovi omejitev razpoložljivih denarnih sredstev na ustrezno upravičene zahteve. Organ Unije v zahtevkih za plačilo predloži podrobne in posodobljene napovedi o dejanskih denarnih potrebah skozi leto, vključno s podatki o namenskih prejemkih.
Člen 20
Proračunski rezultat proračunskega leta
1. Če je proračunski rezultat v smislu člena 97 pozitiven, se vrne Komisiji v višini zneska prispevka, plačanega med letom. Del proračunskega rezultata, ki presega znesek prispevka Unije, plačanega med letom, se vnese v proračun organa Unije za naslednje proračunsko leto kot prihodek.
Prvi pododstavek se uporablja tudi, kadar prihodke organa Unije poleg prispevka Unije sestavljajo tudi pristojbine in stroški.
Razlika med prispevkom, vnesenim v proračun, in prispevkom, ki je bil dejansko plačan organu Unije, se razveljavi.
Organ Unije najpozneje do 31. januarja leta N predloži oceno proračunskega rezultata iz leta N - 1, ki se vrne v proračun pozneje v letu N, da se dopolnijo podatki, ki so že na voljo glede proračunskega rezultata za leto N - 2. Komisija te podatke ustrezno upošteva pri ocenjevanju finančnih potreb organa Unije za leto N + 1.
2. V izjemnih primerih, kadar akt o ustanovitvi določa, da se prihodki iz pristojbin in stroškov namenijo posebnim odhodkovnim postavkam, lahko organ Unije prenese razliko pristojbin in stroškov kot namenske prejemke za dejavnosti v zvezi z zagotavljanjem storitev, za katere je treba plačati pristojbine.
3. Če je proračunski rezultat v smislu člena 97 negativen, se v proračun organa Unije vnese za naslednje proračunsko leto v obliki odobritev plačil ali, če je primerno, se izravna s pozitivnim proračunskim rezultatom organa Unije v naslednjih proračunskih letih.
4. Prihodki ali odobritve plačil se vključijo v proračun organa Unije v proračunskem postopku na podlagi postopka dopolnilnega pisma, opisanega v členu 39 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ali, če se proračun organa Unije že izvršuje, s spremembo proračuna.
POGLAVJE 4
Načelo obračunske enote
Člen 21
Uporaba eura
Proračun organa Unije se pripravi in izvrši v eurih, prav tako se v eurih pripravijo računovodski izkazi. Za namene denarnega toka pa lahko računovodja in v primeru računov izločenih sredstev skrbnik računov izločenih sredstev izvajata posle v drugih valutah, kakor določajo finančna pravila vsakega organa Unije.
POGLAVJE 5
Načelo univerzalnosti
Člen 22
Opredelitev in področje uporabe
Brez poseganja v člen 23 skupni prihodki pokrivajo skupne odobritve plačil. Brez poseganja v člen 25 se vsi prihodki in odhodki izkazujejo v celoti brez neto izravnave.
Člen 23
Namenski prejemki
1. Za financiranje posebnih postavk odhodkov se uporabljajo zunanji namenski prejemki in notranji namenski prejemki.
2. Zunanji namenski prejemki so:
(a)
finančni prispevki držav članic in tretjih držav, v obeh primerih vključno z javnimi agencijami, subjekti ali fizičnimi osebami, za nekatere dejavnosti organov Unije, če je to predvideno v sporazumu, sklenjenem med organom Unije in državo članico, tretjo državo ali zadevnimi javnimi agencijami, subjekti ali fizičnimi osebami;
(b)
prihodki, predvideni za določen namen, kot so prihodki od ustanov, subvencije, darila ter volila;
(c)
finančni prispevki, ki niso zajeti v točki (a), za dejavnosti organov Unije iz tretjih držav ali različnih organov, ki niso organi Unije;
-
prihodki iz nepovratnih sredstev ad hoc iz člena 7,
-
prihodki iz sporazumov o prenosu pooblastil iz člena 8;
(d)
notranji namenski prejemki iz odstavka 3, v kolikor so postranske narave k drugim prihodkom iz točk (a) do (c) tega odstavka;
(e)
prihodki iz pristojbin in stroškov iz člena 6(2).
3. Notranji namenski prejemki so:
(a)
prihodki od tretjih oseb za blago, storitve ali gradbena dela, dobavljena na njihovo zahtevo, z izjemo pristojbin in stroškov iz člena 6(1)(a);
(b)
prihodki od prodaje vozil, opreme, objektov in naprav, materiala ter znanstvenih in tehničnih strojev, ki so nadomeščeni z drugimi ali izločeni, kadar je knjigovodska vrednost v celoti amortizirana;
(c)
prihodki iz vračil nepravilno plačanih zneskov v skladu s členom 62;
(d)
prihodki od zagotavljanja blaga, storitev in gradbenih del institucijam Unije ali drugim organom Unije;
(e)
prejete zavarovalnine;
(f)
prihodki od dajanja v najem;
(g)
prihodki od prodaje publikacij in filmov, tudi na elektronskih medijih;
(h)
prihodki iz poznejših povračil davkov v skladu s členom 25(3)(b).
4. Brez poseganja v člen 23(2)(e) lahko zadevni akt o ustanovitvi prihodke, ki jih določa, dodeli posebnim odhodkovnim postavkam. Če ni v ustreznem aktu o ustanovitvi drugače določeno, so taki prihodki notranji namenski prejemki.
5. Vse postavke prihodkov v smislu točk (a) do (c) odstavka 2 ter točk (a) in (d) odstavka 3 zajemajo vse neposredne ali posredne odhodke za zadevno dejavnost ali namen.
6. Proračun organa Unije vsebuje vrstice, v katere se uvrščajo zunanji namenski prejemki in notranji namenski prejemki, po možnosti pa se navede tudi znesek.
V načrt prihodkov in odhodkov se lahko vključijo samo zneski namenskih prejemkov, ki so na dan določitve načrta nedvoumni.
Člen 24
Donacije
1. Direktor lahko sprejme kakršno koli donacijo v korist organa Unije, kot so ustanove, subvencije, darila in volila.
2. Sprejetje donacij, ki lahko vključuje tudi finančni strošek, mora predhodno odobriti upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor, ki sprejme odločitev v dveh mesecih od datuma, ko mu je bila zahteva predložena. Če upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor ne sprejme odločitve v tem roku, se donacija šteje za sprejeto.
Člen 25
Pravila o odbitkih in popravkih deviznega tečaja
1. Naslednji odbitki se lahko odštejejo od zahtevkov za plačilo, ki se nato posredujejo v izplačilo neto zneska:
(a)
kazni, izrečene strankam pogodb o izvedbi javnega naročila ali upravičencem;
(b)
popusti, povračila in znižanja na posameznih računih in izkazih stroškov;
(c)
popravki za nepravilno plačane zneske.
Popravki iz točke (c) prvega pododstavka so lahko izvedeni tako, da se neposredno odbijejo od novega vmesnega plačila ali plačila razlike zneska istemu prejemniku po poglavju, členu in v proračunskem letu, za katero je bilo izvršeno previsoko plačilo.
Za odbitke iz točke (c) prvega pododstavka se uporabljajo računovodska pravila Unije.
2. Stroški proizvodov ali storitev za organ Unije, ki vključujejo davke, ki jih vrnejo države članice v skladu s Protokolom o privilegijih in imunitetah Evropske unije, bremenijo proračun organa Unije za znesek brez davka, če se navedeni protokol uporablja za organ Unije.
3. Stroški proizvodov ali storitev za organ Unije, ki vključujejo davke, ki jih vrnejo tretje države na podlagi ustreznih sporazumov, bremenijo proračun organa Unije za kar koli od naslednjega:
(a)
znesek brez davka;
(b)
znesek, ki vključuje davek. V tem primeru se poznejša povračila davkov štejejo za notranje namenske prejemke.
4. Vsi nacionalni davki, ki jih začasno plačuje organ Unije v skladu z odstavkoma 2 in 3, se evidentirajo na začasnem kontu, dokler jih zadevne države ne povrnejo.
5. Kakršen koli negativni proračunski rezultat se vnese v proračun organa Unije kot odhodek.
6. Popravki so dovoljeni za tečajne razlike, ki nastanejo pri izvrševanju proračuna organa Unije. Končni dobiček ali izguba se vključi v proračunski rezultat za zadevno leto.
POGLAVJE 6
Načelo specifikacije
Člen 26
Splošne določbe
Odobritve se določijo za posebne namene po naslovih in poglavjih. Poglavja se razčlenijo na člene in postavke.
Člen 27
Prerazporeditve
1. Direktor lahko odobritve prerazporedi:
(a)
z enega naslova na drugega do največ 10 % odobritev za leto za vrstico, iz katere se sredstva prerazporedijo;
(b)
iz enega poglavja v drugega in iz enega člena v drugega neomejeno.
2. Nad mejo iz odstavka 1 lahko direktor predlaga upravnemu odboru ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilnemu odboru prerazporeditve odobritev z enega naslova na drugega. Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor ima na voljo tri tedne, da taki prerazporeditvi ugovarja. Po tem roku se prerazporeditve štejejo za sprejete.
3. Predlogom za prerazporeditev in prerazporeditvam po odstavkih 1 in 2 so priložena ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo izvrševanje odobritev in ocene potreb do konca proračunskega leta za postavke, na katere naj bi se odobritve prerazporedile, pa tudi za postavke, s katerih naj bi se prerazporedile.
4. Direktor o izvršenih prerazporeditvah čim prej obvesti upravni odbor. Direktor obvesti Evropski parlament in Svet o vseh prerazporeditvah, izvršenih v skladu z odstavkom 2.
Člen 28
Posebna pravila za prerazporeditve
1. Odobritve se lahko prerazporedijo samo v proračunske vrstice organa Unije, za katere so v proračunu organa Unije odobritve ali imajo zaznamek „pro memoria“.
2. Odobritve v višini namenskih prejemkov se lahko prerazporedijo samo, če se takšni prejemki porabijo za namene, za katere so določeni.
POGLAVJE 7
Načelo dobrega finančnega poslovodenja
Člen 29
Načela gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti / Načelo dobrega finančnega poslovodenja
1. Odobritve se uporabljajo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja, namreč v skladu z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti.
2. Načelo gospodarnosti zahteva, da se sredstva, ki jih organ Unije uporablja za izvajanje svojih dejavnosti, dajo na voljo pravočasno, v primerni količini in primerni kakovosti ter za najugodnejšo ceno.
Načelo učinkovitosti se nanaša na najboljše razmerje med uporabljenimi sredstvi in doseženimi rezultati.
Načelo uspešnosti se nanaša na doseganje zadanih specifičnih ciljev in želenih rezultatov.
3. Organ Unije izvede primerjalno analizo iz člena 50 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Primerjalna analiza vključuje:
-
pregled učinkovitosti horizontalnih služb organa Unije,
-
analizo stroškov in koristi skupnih storitev ali prenos teh storitev v celoti na drug organ Unije ali Komisijo.
Pri izvajanju primerjalne analize iz prvega in drugega pododstavka organ Unije sprejme potrebne ukrepe, da se prepreči kakršno koli navzkrižje interesov.
4. Za vse sektorje dejavnosti, ki jih zajema proračun organa Unije, se določijo specifični, merljivi, dosegljivi, ustrezni in časovno opredeljeni cilji. Doseganje teh ciljev se za vsako dejavnost spremlja s kazalci poslovanja, direktor pa mora upravnemu odboru zagotoviti ustrezne informacije. Te informacije se dajejo letno in najpozneje v dokumentih, ki so priloženi predlogu proračuna organa Unije.
5. Za boljše odločanje organa Unije izvajajo predhodne in naknadne ocene v skladu z usmeritvami Komisije. Takšna ocena se uporablja za vse programe in dejavnosti, ki imajo za posledico večjo porabo, rezultati ocenjevanja pa se pošljejo upravnemu odboru.
6. Direktor pripravi akcijski načrt za spremljanje zaključkov ocen iz odstavka 5 in Komisiji poroča o napredku dvakrat letno, poleg tega pa redno poroča tudi upravnemu odboru.
7. Upravni odbor nadzira izvajanje akcijskega načrta iz odstavka 6.
Člen 30
Notranja kontrola izvrševanja proračuna
1. Proračun organa Unije se izvršuje v skladu z uspešno in učinkovito notranjo kontrolo.
2. Za namene izvrševanja proračuna organa Unije je notranja kontrola opredeljena kot proces, ki se uporablja na vseh ravneh upravljanja in katerega namen je razumno zagotovilo o doseganju naslednjih ciljev:
(a)
uspešnosti, učinkovitosti in gospodarnosti delovanja;
(b)
zanesljivosti poročanja;
(c)
varovanja sredstev in informacij;
(d)
preprečevanja, odkrivanja, odprave in spremljanja goljufij in nepravilnosti;
(e)
ustreznega obvladovanja tveganj v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij ob upoštevanju večletne narave programov in narave zadevnih plačil.
3. Uspešna notranja kontrola temelji na najboljših mednarodnih praksah in vključuje zlasti naslednje:
(a)
ločevanje nalog;
(b)
ustrezno strategijo obvladovanja tveganja in ustrezno strategijo kontrole, ki vključuje kontrolo na ravni prejemnika;
(c)
izogibanje navzkrižju interesov;
(d)
ustrezne revizijske sledi in celovitost podatkov v podatkovnih sistemih;
(e)
postopke za spremljanje delovanja in nadaljnje ukrepanje pri ugotovljenih pomanjkljivostih in izjemah notranje kontrole;
(f)
redno oceno dobrega delovanja sistema notranje kontrole.
4. Učinkovita notranja kontrola temelji na naslednjih elementih:
(a)
izvajanju ustrezne strategije obvladovanja tveganja in kontrole, ki je bila usklajena med zadevnimi udeleženci v verigi kontrole;
(b)
dostopnosti rezultatov izvedenih kontrol za vse ustrezne udeležence v verigi kontrole;
(c)
po potrebi na zanašanju na neodvisna revizijska mnenja, pod pogojem, da je kakovost v zvezi s tem opravljenim delom ustrezna in sprejemljiva ter da je bilo delo opravljeno v skladu z dogovorjenimi standardi;
(d)
pravočasni uporabi korektivnih ukrepov, ki po potrebi vključujejo odvračilne kazni;
(e)
odpravi večkratnih kontrol;
(f)
izboljšanju razmerja med stroški in koristmi kontrole.
POGLAVJE 8
Načelo preglednosti
Člen 31
Objava zaključnega računa, proračuna in poročil
1. Proračun organa Unije se določi in izvršuje ter zaključni račun pripravi v skladu z načelom preglednosti.
2. Povzetek proračuna organa Unije in katere koli spremembe proračuna organa Unije v njihovi dokončni obliki se objavi v Uradnem listu Evropske unije v treh mesecih po sprejetju.
Povzetek prikazuje pet glavnih proračunskih postavk prihodkov, pet glavnih proračunskih postavk odhodkov za administrativni in operativni proračun organa Unije, načrt delovnih mest ter oceno števila pogodbenih uslužbencev, izraženega v ekvivalentih polnega delovnega časa, za katerega so proračunska sredstva predvidena, in odposlanih nacionalnih strokovnjakov. Poleg tega navaja številke za preteklo leto.
3. Dokončno sprejeti proračun organa Unije, vključno z načrtom delovnih mest in spremembami proračuna organa Unije, podatki o številu pogodbenega osebja v ekvivalentih polne zaposlitve, za katerega so proračunska sredstva vključena v proračun, in napotenih nacionalnih strokovnjakov se pošljejo v vednost Evropskemu parlamentu in Svetu, Računskemu sodišču in Komisiji ter se objavijo na spletni strani zadevnega organa Unije v štirih tednih od njihovega sprejetja.
4. Organ Unije na svoji spletni strani v standardni obliki objavi najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta informacije o prejemnikih sredstev iz proračuna organa Unije, vključno s strokovnjaki, najetimi na podlagi člena 89, v skladu z odstavki 2, 3 in 4 člena 21 Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1268/2012 (7). Objavljene informacije so lahko dostopne, pregledne in celostne. Dostop do teh informacij se omogoči ob ustreznem upoštevanju zahtev zaupnosti in varnosti, zlasti varstva osebnih podatkov, določenega v Uredbi (ES) št. 45/2001.
NASLOV III
DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA
POGLAVJE 1
Določitev proračuna organa Unije
Člen 32
Letno in večletno načrtovanje programov
1. Organ Unije sestavi programski dokument, ki vsebuje večletne in letne načrte programov, pri čemer upošteva smernice Komisije.
2. Večletni program vsebuje:
-
skupno strateško načrtovanje programov, vključno s cilji, pričakovani rezultati in kazalniki uspešnosti,
-
načrtovanje programov v zvezi z viri, vključno z večletnim proračunom in kadrovskim načrtom.
Načrtovanje programov v zvezi z viri vključuje kvalitativne in kvantitativne informacije o človeških virih in proračunskih zadevah za namene poročanja, zlasti:
-
za leti N - 1 in N, informacije o številu uradnikov, začasnih in pogodbenih uslužbencev, kot so opredeljeni v kadrovskih predpisih, ter napotenih nacionalnih strokovnjakov,
-
za leto N - 1 oceno proračunskih operacij v smislu člena 97 in informacije o prispevkih v naravi, ki jih je organu Unije podarila država članica gostiteljica,
-
za leto N + 1 oceno števila uradnikov, začasnih in pogodbenih uslužbencev, kakor so opredeljeni v kadrovskih predpisih,
-
v naslednjih letih okvirno načrtovanje programov v zvezi s proračunskimi in človeškimi viri.
Komisija pošlje organu Unije mnenje svojih zadevnih služb o osnutku načrtov v zvezi s človeškimi viri.
Če organ Unije mnenja služb Komisije ne upošteva v celoti, predloži Komisiji ustrezna pojasnila.
Načrtovanje virov se posodablja letno. Strateško načrtovanje se posodablja po potrebi, zlasti da bi se upoštevali rezultati skupnih ocen iz akta o ustanovitvi.
3. Letni delovni program organa Unije vsebuje natančno opredeljene cilje in pričakovane rezultate, vključno s kazalniki uspešnosti. Vsebuje tudi opis ukrepov, za katere je predvideno financiranje, in navedbo zneskov finančnih in človeških virov, dodeljenih za posamezni ukrep. Letni delovni program je skladen z večletnim programom iz odstavka 1.
Jasno navaja, katere od nalog organa Unije so bile dodane, spremenjene ali črtane v primerjavi s prejšnjim proračunskim letom.
4. Vsaka večja sprememba letnega delovnega programa se sprejme po enakem postopku kot začetni delovni program v skladu z določbami akta o ustanovitvi in členom 33 te uredbe.
Upravni odbor lahko prenese pooblastilo za vnašanje nebistvenih sprememb v letni delovni program na odredbodajalca organa Unije.
Člen 33
Določitev proračuna
1. Proračun se določi v skladu z določbami akta o ustanovitvi.
2. Organ Unije Komisiji pošlje začasni osnutek načrta svojih prihodkov in odhodkov ter splošne smernice, na katerih načrt temelji, najpozneje do 31. januarja vsako leto.
3. V skladu s členom 37 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 organ Unije vsako leto Komisiji, Evropskemu parlamentu in Svetu pošlje načrt svojih prihodkov in odhodkov, kakor je določeno v aktu o ustanovitvi.
4. Načrt prihodkov in odhodkov organa Skupnosti obsega:
(a)
načrt delovnih mest, ki prikazuje število odobrenih rednih in začasnih delovnih mest po plačilnih razredih in kategorijah v okviru dodeljenih proračunskih sredstev;
(b)
če je prišlo do spremembe v številu oseb na delovnem mestu, izjavo, ki upravičuje zahtevo po novih delovnih mestih;
(c)
četrtletno oceno gotovinskih plačil in prejemkov;
(d)
informacije o doseganju vseh predhodno določenih ciljev za različne dejavnosti. Rezultati ocen bodo pregledani in navedeni kot dokazilo pri presoji morebitnih prednosti povečanja ali zmanjšanja predlaganega proračuna organa Unije v primerjavi s proračunom za leto N.
5. Organ Unije pošlje Komisiji, Evropskemu parlamentu in Svetu osnutek programskega dokumenta in kakršno koli pozneje posodobljeno različico tega dokumenta iz člena 32 najpozneje do 31. januarja vsako leto.
6. Komisija pošlje poročilo o prihodkih in odhodkih organa Unije Evropskemu parlamentu in Svetu kot del postopka za sprejetje proračuna in predlaga znesek prispevka za organ Unije ter število zaposlenih, ki jih po njeni presoji organ potrebuje. Komisija predloži osnutek kadrovskega načrta organov Unije in oceno števila pogodbenega osebja in napotenih nacionalnih strokovnjakov v ekvivalentih polne zaposlitve, za katere se predlagajo odobritve takoj, ko Komisija pripravi predlog proračuna.
7. Evropski parlament in Svet sprejmeta kadrovski načrt organa Unije in vse naknadne spremembe tega načrta v skladu s členom 38(1). Kadrovski načrt se objavi v Prilogi k oddelku III - Komisija v okviru proračuna.
8. Proračun organa Unije in kadrovski načrt skupaj s programskim dokumentom iz člena 32 sprejme upravni odbor. Dokončna postaneta po dokončnem sprejetju proračuna, ki določa znesek prispevka in kadrovski načrt, po potrebi pa se proračun organa Unije in kadrovski načrt ustrezno prilagodita.
9. Ob prenosu novih nalog na organ Unije Komisija brez poseganja v zakonodajne postopke za spremembo akta o ustanovitvi Evropskemu parlamentu in Svetu predloži potrebne informacije, da lahko ocenita vpliv novih nalog na vire organa Unije, da se po potrebi pregleda njegovo financiranje.
Člen 34
Spremembe proračuna
Vsaka sprememba proračuna organa Unije, vključno s kadrovskim načrtom, se vključi v spremembo proračuna, ki se sprejme po enakem postopku kot prvotni proračun organa Unije v skladu z določbami akta o ustanovitvi in člena 33 te uredbe.
POGLAVJE 2
Sestava in priprava proračuna organa Unije
Člen 35
Sestava proračuna organa Unije
Proračun organa Unije obsega izkaz prihodkov in izkaz odhodkov.
Člen 36
Proračunska nomenklatura
Če to opravičuje narava dejavnosti organa Unije, je treba izkaz odhodkov pripraviti na podlagi nomenklature, ki je razčlenjena po namenu. To nomenklaturo določi organ Unije ter mora jasno razlikovati med odobritvami za upravo in za poslovanje.
Člen 37
Priprava proračuna organa Unije
Proračun organa Unije prikazuje:
1.
v izkazu prihodkov:
(a)
oceno prihodkov organa Unije za zadevno proračunsko leto (v nadaljnjem besedilu: leto N);
(b)
oceno prihodkov za predhodno proračunsko leto in prihodkov za leto N - 2;
(c)
ustrezne pripombe k vsaki prihodkovni postavki;
2.
v izkazu odhodkov:
(a)
odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za leto N;
(b)
odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za predhodno proračunsko leto ter prevzete odhodke in plačane odhodke v letu N - 2, slednji pa se izrazijo tudi kot odstotek proračuna organa Unije za leto N;
(c)
zbirni pregled rokov plačil, zapadlih v naslednjih proračunskih letih, za poravnavo proračunskih obveznosti, vključenih v proračun v preteklih proračunskih letih;
(d)
ustrezne pripombe k vsakemu pododdelku.
Člen 38
Pravila glede kadrovskih načrtov za zaposlene
1. Seznam zaposlenih, omenjen v členu 33, zajema, glede na število odobrenih zaposlitev za proračunsko leto, število odobrenih zaposlitev za prejšnje proračunsko leto, pa tudi število dejansko zaposlenih. Ta načrt predstavlja absolutno omejitev za organ Unije. Nobeno imenovanje ni mogoče nad to omejitvijo.
Razen za plačilne razrede AD 16, AD 15, AD 14 in AD 13 pa lahko upravni odbor spremeni kadrovski načrt za največ 10 % odobrenih delovnih mest, ob upoštevanju naslednjih pogojev:
(a)
obseg odobritev za zaposlene za celotno proračunsko leto se ne spremeni;
(b)
omejitev skupnega števila delovnih mest, odobrenih s kadrovskim načrtom, ni prekoračena;
(c)
organ Unije sodeluje pri primerjalni analizi z drugimi organi Unije, kot je to začela Komisija z analizo kadrovskih potreb.
2. Z odstopanjem od drugega pododstavka odstavka 1 se lahko učinki dela s skrajšanim delovnim časom, ki ga odobri organ za imenovanje v skladu s kadrovskimi predpisi, izravnajo z drugimi zaposlitvami. Če član osebja zahteva preklic odobritve skrajšanega delovnega časa pred iztekom dodeljenega obdobja, organ Unije čim prej sprejme ustrezne ukrepe za spoštovanje omejitev iz točke (b) drugega pododstavka odstavka 1.
NASLOV IV
IZVRŠEVANJE PRORAČUNA ORGANA UNIJE
POGLAVJE 1
Splošne določbe
Člen 39
Izvrševanje proračuna v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja
1. Direktor opravlja naloge odredbodajalca. Direktor ali direktorica izvršuje prihodke in odhodke proračuna v skladu s finančnimi pravili organa Unije in načelom dobrega finančnega poslovodenja na lastno odgovornost in v mejah odobrenih proračunskih sredstev.
2. Organ Unije brez poseganja v odgovornosti odredbodajalca glede preprečevanja in odkrivanja goljufij in nepravilnosti sodeluje pri dejavnostih preprečevanja goljufij Evropskega urada za boj proti goljufijam.
Člen 40
Prenos pooblastil za izvrševanje proračuna
1. Direktor lahko prenese pooblastila za izvrševanje proračuna na osebje organa Unije, za katerega veljajo kadrovski predpisi, v skladu s pogoji, določenimi v finančnih pravilih organa Unije, ki jih sprejme upravni odbor. Tisti, na katere se prenesejo pooblastila, lahko delujejo le v okviru pooblastil, ki so bila nanje izrecno prenesena.
2. Delavec, na katerega se prenesejo naloge, lahko te prenesene naloge nadalje prenese, kakor je določeno v pravilih za izvajanje te uredbe iz člena 114 okvirne finančne uredbe. Za vsak nadaljnji prenos je potrebno izrecno soglasje direktorja.
Člen 41
Navzkrižje interesov
1. Finančni udeleženci v smislu poglavja 2 tega naslova in druge osebe, ki sodelujejo pri izvrševanju in upravljanju proračuna, vključno s pripravljalnimi akti v zvezi s tem, reviziji ali kontroli proračuna, se vzdržijo vsakršnega dejanja, ki bi lahko povzročilo navzkrižje njihovih interesov z interesi organa Unije.
Kadar obstaja takšno tveganje, se zadevna oseba vzdrži takšnega dejanja in zadevo prepustiti pristojnemu organu, ki pisno potrdi, ali obstaja navzkrižje interesov. Kadar navzkrižje interesov obstaja, zadevna oseba opusti vsa svoja dejanja v zadevi. Pristojni organ sprejme vse dodatne ustrezne ukrepe.
2. Za namene odstavka 1 navzkrižje interesov obstaja, kadar je ogroženo nepristransko in objektivno izvajanje nalog finančnega udeleženca ali druge osebe iz odstavka 1, zaradi družinskih, čustvenih, političnih ali narodnostnih razlogov, gospodarskega interesa ali kakršnega koli drugega skupnega interesa s prejemnikom.
3. Pristojni organ iz odstavka 1 je neposredno nadrejen zadevnemu članu osebja. Če je ta član osebja direktor, je pristojni organ upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor.
4. Organ Unije sprejme pravila o preprečevanju in reševanju navzkrižja interesov.
Člen 42
Način izvrševanja proračuna organa Unije
1. Proračun organa Unije izvršuje direktor v službah pod njegovim vodstvom.
2. Kadar se to izkaže za nujno, se lahko tehnično strokovne naloge ter upravne, pripravljalne in pomožne naloge, ki niso povezane niti z izvajanjem javne oblasti niti z uporabo pooblastil za odločanje po lastni presoji, pogodbeno poverijo zunanjim zasebnim subjektom ali organom.
POGLAVJE 2
Finančni udeleženci
Oddelek 1
Načelo ločitve nalog
Člen 43
Ločitev nalog
Naloge odredbodajalca in računovodje so ločene in med seboj nezdružljive.
Oddelek 2
Odredbodajalec
Člen 44
Pooblastila in dolžnosti odredbodajalca
1. Odredbodajalec je odgovoren za izvrševanje prihodkov in odhodkov v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja in za zagotavljanje, da se upoštevajo zahteve po zakonitosti in pravilnosti.
2. Za namene odstavka 1 odredbodajalec v skladu z minimalnimi standardi, ki jih je sprejel upravni odbor, ali če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor na podlagi enakovrednih standardov, ki jih določi Komisija za svoje lastne službe, ter ob upoštevanju tveganj v zvezi s poslovodnim okoljem in naravo financiranih ukrepov vzpostavi organizacijsko strukturo in sisteme notranje kontrole, ki so primerni za opravljanje nalog odredbodajalca.
Vzpostavitev take strukture in sistemov temelji na celoviti analizi tveganj, pri kateri se upošteva njihova stroškovna učinkovitost.
Odredbodajalec lahko v svojih službah vzpostavi strokovno in svetovalno funkcijo, ki mu pomaga obvladovati tveganja, povezana z njegovimi aktivnostmi.
3. Za izvrševanje odhodkov odredbodajalec prevzema proračunske in zakonske obveznosti, potrjuje izdatke in odobrava plačila ter sprejme predhodne ukrepe za izvrševanje odobritev.
4. Izvrševanje prihodkov obsega pripravo ocen terjatev, ugotavljanje upravičenih zneskov, ki jih je treba izterjati, in izdajo nalogov za izterjavo. Sem spada po potrebi tudi odločitev, da se ugotovljene upravičenosti ne izterjajo.
5. Odredbodajalec hrani dokazila v zvezi s poslovanjem še pet let od datuma sklepa o podelitvi razrešnice v zvezi z izvrševanjem proračuna organa Unije. Osebni podatki, vsebovani v dokazilih, se v primeru, ko ti podatki niso potrebni za proračunsko razrešnico, kontrole ali revizijo, če je mogoče, izbrišejo. V vsakem primeru se glede shranjevanja podatkov o prometu uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.
Člen 45
Predhodne kontrole
1. Za vsako dejavnost iz člena 44 se izvede vsaj predhodna kontrola njenih operativnih in finančnih vidikov, ki temelji na pregledu dokumentacije in razpoložljivih rezultatih že opravljenih kontrol.
Predhodne kontrole obsegajo začetek in preverjanje dejavnosti.
2. Začetek dejavnosti pomeni vse dejavnosti za pripravo sprejemanja aktov o izvrševanju proračuna organa Unije, ki jih opravijo odredbodajalci iz členov 33 in 34.
3. Predhodno preverjanje dejavnosti pomeni vse predhodne preglede, ki jih vzpostavi odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov dejavnosti.
4. S predhodno kontrolo se preveri skladnost med zahtevano dokumentacijo in drugimi informacijami, ki so na voljo. Odgovorni odredbodajalec določi obseg predhodnih kontrol z vidika pogostosti in temeljitosti, pri tem pa upošteva vprašanja, povezana s tveganji in stroškovno učinkovitostjo. V primeru dvomov odredbodajalec, odgovoren za potrditev zadevnega plačila, zahteva dodatne informacije ali opravi kontrolo na kraju samem, da dobi razumno zagotovilo kot del predhodne kontrole.
Namen predhodnih kontrol je preveriti:
(a)
da so odhodki pravilni in skladni z določbami, ki se uporabljajo;
(b)
da se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz člena 29.
Za namen kontrol lahko odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili stroškov službenih potovanj ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo.
5. Posamezne transakcije ne smejo preverjati zaposleni, ki so začeli dejavnost. Zaposleni, ki izvajajo preverjanje, niso podrejeni zaposlenim, ki so začeli dejavnost.
Člen 46
Naknadne kontrole
1. Odredbodajalec lahko vzpostavi naknadne kontrole za preverjanje dejavnosti, ki so po predhodnih kontrolah že bile odobrene. Take kontrole se lahko izvajajo na naključnih vzorcih glede na tveganje.
2. Naknadne kontrole se lahko izvedejo na podlagi dokumentacije in po potrebi na kraju samem.
S temi naknadnimi kontrolami se preveri, da se dejavnosti, ki se financirajo iz proračuna organa Unije, pravilno izvajajo in zlasti da se upoštevajo merila iz člena 45(4).
Odredbodajalec vsaj enkrat letno pregleda rezultate naknadnih kontrol, da lahko ugotovi morebitne sistemske težave. Odredbodajalec sprejme ukrepe za rešitev teh težav.
Analiza tveganja iz odstavka 1 se pregleda ob upoštevanju rezultatov kontrol in drugih ustreznih informacij.
V primeru večletnih programov odredbodajalec oblikuje večletno strategijo kontrole, ki opredeljuje naravo in obseg kontrol v nekem obdobju ter način, kako se rezultati merijo glede na prejšnje leto za letno dajanje zagotovil.
3. Predhodnih kontrol ne opravljajo zaposleni, ki so odgovorni za naknadne kontrole. Zaposleni, odgovorni za naknadne kontrole, niso podrejeni zaposlenim, ki so odgovorni za predhodne kontrole.
Kadar odredbodajalec izvaja naknadne finančne revizije upravičencev kot naknadne kontrole, so povezana revizijska pravila jasna, dosledna in pregledna, ter spoštujejo pravice organa Unije in revidirancev.
4. Zaposleni, pristojni za kontrolo upravljanja finančnih dejavnosti iz odstavka 3, so primerno strokovno usposobljeni. Upoštevati morajo poseben kodeks o strokovnem ravnanju, ki ga sprejme organ Unije in temelji na standardih, ki jih določi Komisija za svoje lastne službe.
Člen 47
Konsolidirano letno poročilo o dejavnostih
1. Odredbodajalec poroča upravnemu odboru o izvajanju svojih nalog v obliki konsolidiranega letnega poročila o dejavnostih, ki vsebuje:
(a)
informacije o:
-
izvajanju letnega delovnega programa organa, izvrševanju proračuna in kadrovskega načrta iz člena 38,
-
upravljavskih sistemih in sistemih notranje kontrole, vključno s povzetkom števila in vrste notranjih revizij, ki jih opravi notranji revizor, ter zmogljivostmi notranje revizije, priporočili in ukrepi, sprejetimi na podlagi teh priporočil in na podlagi priporočil iz prejšnjih let iz členov 82 in 83,
-
vseh pripombah Računskega sodišča in ukrepih, sprejetih na podlagi teh opažanj,
-
računovodskih izkazih in poročilu o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju brez poseganja v člene 92, 96 in 97;
(b)
izjavo odredbodajalca, v kateri navede ali ima razumno zagotovilo, da, razen če ni drugače določeno v pridržkih v zvezi z opredeljenimi področji prihodkov in odhodkov:
-
informacije v poročilu predstavljajo resnično in pošteno sliko dejanskega stanja,
-
so bila sredstva, namenjena za dejavnosti, opisane v poročilu, porabljena za nameravani namen in v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja,
-
vzpostavljeni kontrolni postopki zagotavljajo potrebna jamstva glede zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij.
Konsolidirano letno poročilo o dejavnostih opisuje rezultate poslovanja glede na zastavljene cilje, tveganja, povezana s poslovanjem, uporabo zagotovljenih sredstev ter učinkovitost in uspešnost sistemov notranje kontrole, vključno s splošno oceno stroškovne učinkovitosti kontrol.
Konsolidirano letno poročilo se predloži v presojo upravnemu odboru.
2. Upravni odbor vsako leto najpozneje do 1. julija konsolidirano letno poročilo o dejavnostih skupaj s svojo oceno pošlje Računskemu sodišču, Komisiji, Evropskemu parlamentu in Svetu.
3. Dodatne zahteve po poročanju se lahko določi v aktu o ustanovitvi v ustrezno utemeljenih primerih, zlasti kadar je to potrebno zaradi področja, na katerem organ deluje.
Člen 48
Zaščita finančnih interesov Unije
1. Če zaposleni, ki sodeluje pri finančnem upravljanju in kontroli transakcij, meni, da je odločitev, ki jo mora na zahtevo nadrejenega izvesti ali potrditi, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega upravljanja ali strokovnimi pravili, ki jih mora ta zaposleni upoštevati, v pisni obliki obvesti direktorja, ki mu pisno tudi odgovori. Če direktor ne ukrepa ali potrdi prvotno odločitev oziroma navodila, zaposleni pa oceni, da ta potrditev ni ustrezen odgovor na njegove pomisleke, zaposleni pisno obvesti zadevno komisijo iz člena 54(5) in upravni odbor.
2. V primeru nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovali interesom Unije, zaposleni obvesti organe in telesa, imenovane na podlagi zakonodaje, ki se uporablja. Pogodbe z zunanjimi revizorji, ki opravljajo revizije finančnega poslovodenja organa Unije, določajo, da mora zunanji revizor odredbodajalca obvestiti o sumu nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovali interesom Unije.
Člen 49
Prenos pooblastil za izvrševanje proračuna
Kadar se pooblastila za izvrševanje proračuna prenesejo ali nadalje prenesejo v skladu s členom 40, se za odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil smiselno uporablja člen 44(1), (2) in (3).
Oddelek 3
Računovodja
Člen 50
Pooblastila in dolžnosti računovodje
1. Upravni odbor imenuje računovodjo, za katerega veljajo kadrovski predpisi, ki je v celoti neodvisen pri opravljanju svojih nalog. Računovodja je v organu Unije odgovoren za:
(a)
pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prihodkov in izterjavo zneskov, ugotovljenih kot terjatve;
(b)
pripravo in predstavitev računovodskih izkazov v skladu z naslovom IX;
(c)
vodenje poslovnih knjig v skladu z naslovom IX;
(d)
izvajanje, v skladu z naslovom IX, računovodskih pravil ter kontnega okvira v skladu z določbami, ki jih sprejme računovodja Komisije;
(e)
določitev in potrjevanje računovodskih sistemov in po potrebi potrjevanje sistemov, ki jih odredi odredbodajalec za pripravo ali utemeljevanje računovodskih informacij; v zvezi s tem ima računovodja pooblastilo, da lahko kadar koli preveri skladnost z merili za potrjevanje;
(f)
vodenje zakladništva.
2. Dva ali več organa Unije lahko za računovodjo imenujeta isto osebo.
Organi Unije se lahko prav tako strinjajo s Komisijo, da računovodja Komisije deluje tudi kot računovodja organa Unije.
Organi Unije lahko tudi pooblastijo računovodjo Komisije za izvajanje dela nalog računovodje organa Unije ob upoštevanju analize stroškov in koristi iz člena 29.
V primeru iz tega pododstavka sprejmejo ustrezne ukrepe za preprečevanje navzkrižja interesov.
3. Računovodja od odredbodajalca pridobi vse potrebne informacije za pripravo zaključnega računa, ki dajejo resnično sliko finančnega stanja organa Unije in izvrševanja proračuna. Odredbodajalec jamči za zanesljivost teh informacij.
4. Preden direktor sprejme zaključni račun, ga računovodja potrdi, s čimer potrdi tudi, da ima računovodja razumno zagotovilo, da zaključni račun predstavlja resničen in pošten odraz finančnega stanja organa Unije.
Za namene prvega pododstavka računovodja preveri, da je bil zaključni račun pripravljen v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 ter da so v zaključnem računu upoštevani vsi prihodki in odhodki.
Odredbodajalec posreduje vse informacije, ki jih računovodja potrebuje, da lahko opravi svoje naloge.
Odredbodajalci ostajajo v celoti odgovorni za pravilno uporabo sredstev, ki jih upravljajo, zakonitost in pravilnost odhodkov pod njihovo kontrolo ter celovitost in točnost informacij, posredovanih računovodji.
5. Računovodja je pooblaščen za preverjanje prejetih informacij in izvajanje kakršnih koli nadaljnjih preverjanj, ki so po njegovem mnenju potrebna za potrditev zaključnega računa.
Računovodja po potrebi izrazi pridržke ter natančno obrazloži naravo in obseg takšnih pridržkov.
6. S pridržkom odstavka 7 tega člena in člena 51 je le računovodja pooblaščen za upravljanje denarnih sredstev in njihovih ustreznikov. Računovodja je odgovoren tudi za njihovo hrambo.
7. Računovodja lahko, kadar je to nujno za izvajanje njegovih nalog, pri opravljanju le-teh nekatere prenese na podrejeno osebje, za katero veljajo kadrovski predpisi.
8. Akt o prenosu pooblastil določa naloge, zaupane podrejenim, ter njihove pravice in obveznosti.
Oddelek 4
Skrbnik računa izločenih sredstev
Člen 51
Računi izločenih sredstev
Če se izkaže za nujno se lahko za plačila majhnih zneskov in za pobiranje drugih prihodkov iz člena 6 vzpostavijo računi izločenih sredstev. Sredstva na računu izločenih sredstev zagotavlja računovodja, zanje pa so odgovorni skrbniki računov izločenih sredstev, ki jih imenuje računovodja.
Najvišji znesek za vsako postavko odhodkov ali prihodkov, ki ga lahko plača skrbnik računa izločenih sredstev tretjim osebam, ne sme presegati 60 000 EUR, določiti pa ga mora vsak organ Unije za vsako postavko odhodkov ali prihodkov. Plačila z računa izločenih sredstev se lahko izvršujejo z bančnimi nakazili, vključno s sistemom trajnika iz člena 74(1), čeki ali drugimi plačilnimi sredstvi, v skladu z navodili, ki jih določi računovodja.
POGLAVJE 3
Odgovornost finančnih udeležencev
Oddelek 1
Splošna pravila
Člen 52
Preklic prenosa pooblastil in začasni preklic dolžnosti, prenesenih na finančne udeležence
1. Odredbodajalcem na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil lahko organ, ki jih je imenoval, kadar koli dokončno ali začasno prekliče prenos ali nadaljnji prenos pooblastil. Odredbodajalec lahko kadar koli umakne svoje soglasje za določen nadaljnji prenos pooblastil.
2. Računovodjo ali skrbnika računov izločenih sredstev ali oba lahko kadar koli začasno ali dokončno odstavi upravni odbor. V takem primeru upravni odbor imenuje začasnega računovodjo.
3. Odstavka 1 in 2 ne posegata v noben disciplinski ukrep zoper finančne udeležence iz navedenih odstavkov.
Člen 53
Odgovornost finančnih udeležencev za nezakonito ravnanje, goljufijo ali korupcijo
1. Členi 52 do 56 ne posegajo v kazensko odgovornost, ki jo imajo lahko finančni udeleženci iz člena 52 v skladu z nacionalnim pravom, ki se uporablja, in veljavnih določbah glede zaščite finančnih interesov Unije ter glede boja proti korupciji, v kateri sodelujejo uradniki Unije ali uradniki držav članic.
2. Brez poseganja v člene 54, 55 in 56 je vsak odredbodajalec, računovodja ali skrbnik računa izločenih sredstev disciplinsko in odškodninsko odgovoren v skladu s kadrovskimi predpisi. V primeru nezakonitega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki lahko škoduje interesom Unije, se zadeva predloži organom in telesom, imenovanim na podlagi zakonodaje, ki se uporablja, zlasti Evropskemu uradu za boj proti goljufijam.
Oddelek 2
Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce
Člen 54
Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce
1. Odredbodajalec je odškodninsko odgovoren v skladu s kadrovskimi predpisi.
2. Obveznost plačila odškodnine se uporablja zlasti, če odredbodajalec bodisi namerno ali iz hude malomarnosti:
(a)
pri določanju, katere upravičene zneske je treba izterjati, izdajanju nalogov za izterjavo, prevzemanju obveznosti za odhodke ali podpisovanju nalogov za plačilo ne ravna v skladu s to uredbo in, če je primerno, s pravili za izvajanje finančne uredbe organa Unije;
(b)
ne pripravi dokumenta o ugotovitvi terjatve, ne izda naloga za izterjavo ali ga izda prepozno ali prepozno izda nalog za plačilo, zaradi česar lahko tretje osebe vložijo civilno tožbo zoper organ Unije.
3. Odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa pooblastil, ki meni, da je odločitev, ki jo mora sprejeti na podlagi svojih pristojnosti, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega poslovodenja, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel pooblastila. Če organ, ki je nanj prenesel pooblastila, odredbodajalcu na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa pooblastil da utemeljeno pisno navodilo, da sprejme zadevno odločitev, odredbodajalec za odločitev ne odgovarja.
4. V primeru prenosa pooblastil odredbodajalec ostane odgovoren za učinkovitost in uspešnost notranjih upravljavskih in kontrolnih sistemov ter za izbiro odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil.
5. Posebna komisija za finančne nepravilnosti, ki jo ustanovi Komisija ali v kateri Komisija sodeluje v skladu s členom 73(6) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ima enaka pooblastila glede organa Unije kot v zvezi z oddelki Komisije, razen če se upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor odloči, da ustanovi funkcionalno neodvisno komisijo ali da sodeluje v skupni komisiji, ki jo ustanovi več organov. Za zadeve, ki jih predložijo organi Unije, posebna komisija za finančne nepravilnosti, ki jo ustanovi Komisija ali v kateri sodeluje Komisija, vključuje enega člana osebja iz organa Unije.
Na podlagi mnenja komisije iz prvega pododstavka se direktor odloči, ali bo začel postopek, ki bo imel za posledico disciplinski ukrep ali plačilo odškodnine. Če komisija odkrije sistemske težave, pošlje poročilo s priporočili odredbodajalcu in notranjemu revizorju Komisije. Če mnenje zadeva direktorja, ga komisija pošlje upravnemu odboru in notranjemu revizorju Komisije. Direktor se v svojem letnem poročilu o dejavnostih v anonimni obliki sklicuje na mnenja komisije in navede ukrepe, sprejete na tej podlagi.
6. Od vsakega člana osebja se lahko zahteva, da v celoti ali delno povrne vso škodo, ki jo je utrpel organ Unije zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti med opravljanjem ali v zvezi z opravljanjem njegovih nalog. Ko so končane formalnosti, ki so za disciplinske zadeve določene v kadrovskih predpisih, pristojni organ za imenovanja sprejme utemeljeno odločitev.
Oddelek 3
Pravila, ki se uporabljajo za računovodje in skrbnike računov izločenih sredstev
Člen 55
Pravila, ki se uporabljajo za računovodje
Računovodja je disciplinsko in odškodninsko odgovoren, kakor je določeno v kadrovskih predpisih in v skladu s postopki, določenimi v njih. Računovodja je zlasti lahko odgovoren za katero koli od naslednjih oblik kršitev, ki jih stori:
(a)
če izgubi ali poškoduje sredstva, premoženje ali dokumente, ki jih hrani, ali če se izgubijo ali poškodujejo zaradi njegove malomarnosti;
(b)
če neupravičeno spremeni bančni račun ali poštni žiro račun;
(c)
če izterja ali plača zneske, ki niso v skladu z ustreznim nalogom za izterjavo ali nalogom za plačilo;
(d)
če ne pobere zapadlih prihodkov.
Člen 56
Pravila, ki se uporabljajo za skrbnike računov izločenih sredstev
Skrbnik računa izločenih sredstev je disciplinsko in odškodninsko odgovoren, kakor je določeno v kadrovskih predpisih in v skladu s postopki, določenimi v njih. Skrbnik računa izločenih sredstev je zlasti lahko odgovoren za katero koli od naslednjih oblik kršitev, ki jih stori:
(a)
če izgubi ali poškoduje sredstva, premoženje in dokumente, ki jih hrani, ali če se izgubijo ali poškodujejo zaradi njegove malomarnosti;
(b)
če ne more predložiti ustreznih dokazil za plačila, ki jih je izvršil;
(c)
če izvrši plačila drugim osebam, kot so upravičene do njih;
(d)
če ne pobere zapadlih prihodkov.
POGLAVJE 4
Prihodki
Člen 57
Zahtevek za plačilo
Organ Unije predloži Komisiji zahtevke za plačilo za celoten prispevek Unije ali njegov del v skladu s členom 19(6) pod pogoji in v časovnih presledkih, za katere se dogovori s Komisijo.
Člen 58
Obravnava obresti
Obresti, ki nastanejo na podlagi sredstev, ki jih Komisija v obliki prispevka plača organu Unije, ne pripadajo proračunu.
Člen 59
Ocena terjatev
1. Ko odredbodajalec dobi zadostne in zanesljive informacije v zvezi z ukrepom ali stanjem, ki ima lahko za posledico znesek, ki se dolguje organu Unije, pripravi oceno terjatev.
2. Odredbodajalec prilagodi oceno terjatev, takoj ko dobi informacije o dogodku, ki spreminja ukrep ali stanje, zaradi katerega je bila ocena terjatev pripravljena.
Kadar odredbodajalec za ukrep ali stanje, zaradi katerega je bila prej pripravljena ocena terjatev, izda nalog za izterjavo, to oceno terjatev ustrezno prilagodi.
Če je znesek v nalogu za izterjavo enak znesku prvotne ocene terjatev, se ocena terjatev zmanjša na nič.
Člen 60
Ugotovitev terjatev
1. Ugotovitev terjatev je dejanje, s katerim odredbodajalec:
(a)
preveri, da dolg obstaja;
(b)
določi ali preveri nedvoumnost in znesek dolga;
(c)
preveri pogoje, pod katerimi dolg zapade v plačilo.
2. Vsaka zapadla terjatev v fiksnem znesku, ki se potrdi kot nedvoumna, se ugotovi z nalogom za izterjavo računovodji, ki mu sledi opomin dolžniku, oba pa pripravi odredbodajalec.
3. Nepravilno plačani zneski se izterjajo.
4. Za vsak dolg, ki ni bil poplačan v roku, določenem v opominu dolžniku, se pripišejo obresti v skladu z Delegirano uredbo (EU) št. 1268/2012.
5. V ustrezno utemeljenih primerih se lahko določene postavke običajnih prihodkov pripoznajo začasno. Začasno pripoznanje vključuje izterjavo več posameznih zneskov, ki jih zato ni treba pripoznati posamično. Pred koncem proračunskega leta odredbodajalec popravi začasno pripoznane zneske in tako zagotovi njihovo skladnost z dejansko pripoznanimi terjatvami.
Člen 61
Odobritev izterjave
Odobritev izterjave je dejanje, s katerim odredbodajalec z izdajo naloga za izterjavo da navodilo računovodji, da izterja terjatev, ki jo je ugotovil ta odredbodajalec.
Člen 62
Pravila o izterjavi
1. Računovodja ukrepa na podlagi naloga za izterjavo terjatev, ki jih je pravilno ugotovil odredbodajalec. Odredbodajalec pri tem ravna s potrebno skrbnostjo za zagotovitev, da organ Unije prejme svoje prihodke in da so njegove pravice varovane.
2. Če dejanska izterjava ne nastopi do roka plačila, določenega v opominu dolžniku, računovodja obvesti odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izvršitev izterjave z vsemi pravnimi sredstvi, ki so mu na voljo, vključno s pobotom, kadar je to primerno, in če to ni mogoče, s prisilno izterjavo.
3. Računovodja izterja zneske s pobotom z enakimi zahtevki, kot jih ima organ Unije do dolžnika, ki ima sam zahtevek do organa Unije. Takšni zahtevki so nedvoumni, v fiksnem znesku in zapadli.
4. Kadar se namerava odredbodajalec odpovedati ali delno odpovedati izterjavi ugotovljene terjatve, zagotovi, da je odpoved pravilna ter v skladu z načeloma dobrega finančnega poslovodenja in sorazmernosti. Odločitev o odpovedi se utemelji. Odredbodajalec lahko to odločitev prenese le za terjatve, katerih znesek je nižji od 5 000 EUR.
V odločitvi o odpovedi se navede ukrepe za zagotovitev izterjave ter pravna in dejanska vprašanja, na katerih temelji.
5. Odredbodajalec se v celoti ali delno odpove ugotovljeni terjatvi, kadar se na podlagi ugotovljene napake izkaže, da terjatev ni bila pravilno pripoznana. Takšna odpoved se izvede z odločitvijo odredbodajalca in je ustrezno utemeljena.
Člen 63
Formalnosti pri izterjavi
1. Ob izterjavi računovodja terjatev zavede v računovodsko evidenco in o tem obvesti odredbodajalca.
2. Za vsako gotovinsko plačilo se računovodji izda potrdilo o plačilu.
3. Delno vračilo s strani dolžnika, ki zadeva več nalogov za izterjavo, se najprej knjiži na najstarejšo terjatev, razen če dolžnik ne določi drugače.
Pri vseh delnih plačilih se najprej pokrijejo obresti.
Člen 64
Podaljšanje plačilnega roka
1. Računovodja lahko v sodelovanju z odredbodajalcem plačilni rok podaljša samo na pisno prošnjo dolžnika, ki je ustrezno utemeljena, in če sta izpolnjena naslednja pogoja:
(a)
dolžnik se zaveže, da bo plačal obresti po obrestni meri iz člena 83 Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 za celotno obdobje podaljšanja, ki se začne po izteku roka iz člena 80(3)(b) Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012;
(b)
za zavarovanje pravic organa Unije dolžnik predloži finančno jamstvo, ki pokriva neporavnani dolg tako za znesek glavnice kot obresti in ki ga računovodja organa Unije sprejme.
Jamstvo iz točke (b) prvega pododstavka se lahko nadomesti s solidarnim jamstvom, ki ga da tretja oseba in ga računovodja organa Unije sprejme.
2. V izjemnih okoliščinah lahko računovodja na prošnjo dolžnika odstopi od zahteve po predložitvi jamstva iz točke (b) prvega pododstavka odstavka 1, kadar je dolžnik po oceni računovodje pripravljen in zmožen izvršiti plačilo v dodatnem časovnem obdobju, vendar ne more predložiti takšnega jamstva in ima težave.
Člen 65
Seznam upravičenosti
1. Računovodja pripravlja seznam dolgovanih zneskov, ki jih je treba izterjati. Upravičenosti organa Unije so na seznamu razvrščene po datumih izdaje nalogov za izterjavo. Računovodja navede tudi odločitve o odpovedi ali delni odpovedi izterjavi pripoznanih terjatev. Seznam se priloži poročilu organa Unije o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.
2. Kadar je dolžniku vračilo naloženo s pravnomočno sodno odločbo in kadar ni bilo nobenega ali nobenega večjega vračila v enem letu od njenega izreka, organ Unije pripravi seznam upravičenosti organa Unije z navedbo imen dolžnikov in zneska dolga. Seznam se objavi ob upoštevanju varstva osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo po tem, ko je bil znesek dolga v celoti povrnjen. To velja tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.
Sklep o vključitvi dolžnika na seznam upravičenosti organa Unije se sprejme ob upoštevanju načela sorazmernosti, predvsem pa se pri tem upošteva višina zneska.
Člen 66
Zastaralni rok
Upravičenosti organa Unije do tretjih oseb in upravičenosti tretjih oseb do organa Unije so omejene z zastaralnim rokom petih let.
Člen 67
Posebne določbe, ki se uporabljajo za pristojbine in stroške
Če organ Unije pobira pristojbine in stroške iz člena 6(1)(a), na začetku vsakega proračunskega leta pripravi skupno začasno oceno takih pristojbin in stroškov.
Če pristojbine in stroške v celoti določajo zakonodaja ali odločitve upravnega odbora, se lahko odredbodajalec vzdrži izdaje nalogov za izterjavo ter neposredno izda opomin, potem ko je ugotovil znesek terjatev. V tem primeru se evidentirajo vse podrobnosti upravičenosti organa Unije. Računovodja vodi seznam vseh opominov in navede število opominov ter skupni znesek v poročilu organa Unije o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.
Če organ Unije uporablja ločen sistem fakturiranja, računovodja redno in vsaj mesečno vnese skupno vsoto prejetih pristojbin in stroškov v račune.
Organ Unije opravi storitve na podlagi nalog, ki so mu zaupane, šele, ko je ustrezna pristojbina ali strošek plačana v celoti. Toda v izjemnih okoliščinah se lahko storitev opravi brez predhodnega plačila ustrezne pristojbine ali stroškov. V primerih, kadar je bila storitev opravljena brez predhodnega plačila ustrezne pristojbine ali stroškov, se uporabljajo členi 60 do 66.
POGLAVJE 5
Odhodki
Člen 68
Sklepi o financiranju
1. Vse odhodkovne postavke se prevzamejo kot obveznost, potrdijo, odobrijo in plačajo.
2. Vsak prevzem obveznosti za odhodke sledi sklepu o financiranju.
3. Letni delovni program organa Unije je enakovreden sklepu o financiranju za dejavnosti, ki jih pokriva, če so elementi iz člena 32(3) jasno opredeljeni.
4. Odobritve za upravo se lahko porabijo brez predhodnega sklepa o financiranju.
Člen 69
Vrste obveznosti
1. Prevzem proračunske obveznosti je postopek, s katerim se rezervirajo odobritve za pokritje poznejših plačil, ki so potrebne za izpolnitev pravnih obveznosti.
2. Prevzem pravne obveznosti je dejanje, s katerim odredbodajalec prevzame ali določi obveznost, ki ima finančne posledice.
3. Proračunske obveznosti spadajo v eno od naslednjih treh kategorij:
(a)
posamezna: proračunska obveznost je posamezna, kadar sta prejemnik in višina odhodka znana;
(b)
celotna: proračunska obveznost je celotna, kadar vsaj eden od elementov, potrebnih za ugotovitev posamezne obveznosti, še ni znan;
(c)
začasna: proračunska obveznost je začasna, kadar je namenjena za pokrivanje rutinskih upravnih odhodkov in bodisi znesek bodisi končni prejemniki še niso dokončno znani.
Začasna proračunska obveznost se izvršuje bodisi s prevzemom ene ali več posameznih pravnih obveznosti, na podlagi katerih nastane upravičenost do poznejših plačil, ali v izjemnih primerih, povezanih z izdatki za kadrovske zadeve, neposredno s plačili.
4. Proračunske obveznosti za ukrepe, ki trajajo več kakor eno proračunsko leto, se lahko razporedijo na več let v letne obroke samo, kadar tako določa akt o ustanovitvi ali temeljni akt, ali se nanašajo na upravne odhodke.
Člen 70
Pravila, ki se uporabljajo za prevzem obveznosti
1. Za vsak ukrep, ki lahko povzroči odhodek v breme proračuna organa Unije, odredbodajalec prevzame proračunsko obveznost, preden prevzame pravno obveznost do tretjih oseb.
2. Obveznost, da se proračunska obveznost prevzame pred pravno obveznostjo, kot je določeno v odstavku 1, se ne uporablja za pravne obveznosti, sprejete po razglasitvi kriznih razmer v okviru načrta neprekinjenega poslovanja, v skladu s postopki, ki jih sprejme organ Unije.
3. Celotne proračunske obveznosti zajemajo skupne stroške ustreznih posameznih pravnih obveznosti, prevzetih do 31. decembra leta N + 1.
Ob upoštevanju členov 69(4) in 87(2) se posamezna pravna obveznost, ki se nanaša na posamezno ali začasno proračunsko obveznost, prevzame do 31. decembra leta N.
Na koncu obdobij iz prvega in drugega pododstavka odredbodajalec sprosti neporabljene proračunske obveznosti.
Znesek vsake posamezne pravne obveznosti, prevzete na podlagi celotnih proračunskih obveznosti, odredbodajalec pred podpisom evidentira v proračunskem računovodstvu in knjiži na celotne proračunske obveznosti.
4. Za evidentirane proračunske in pravne obveznosti za ukrepe, ki trajajo več kakor eno proračunsko leto, se končni datum za izvršitev določi v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja, razen v primeru odhodkov za zaposlene.
Kateri koli deli takih obveznosti, ki niso bili izvršeni v šestih mesecih po datumu iz prvega pododstavka tega odstavka, se sprostijo v skladu s členom 16.
Znesek proračunske obveznosti, ki ustreza pravni obveznosti, za katero v obdobju dveh let od podpisa pravne obveznosti ni bilo izvršeno nobeno plačilo v smislu člena 75, se sprosti, razen kadar se ta znesek nanaša na sporne zadeve, ki jih obravnavajo sodišča ali arbitražni organi, ali kadar obstajajo posebne določbe v temeljnih aktih.
Člen 71
Preverjanje, ki se uporablja za prevzem obveznosti
1. Pri prevzemanju proračunske obveznosti odredbodajalec zagotovi, da:
(a)
odhodek bremeni ustrezno proračunsko postavko organa Unije;
(b)
so odobritve na voljo;
(c)
so odhodki v skladu z veljavnimi določbami, zlasti določbami akta o ustanovitvi, finančnih pravil posameznega organa Unije in vseh aktov, sprejetih na njihovi podlagi;
(d)
se upošteva načelo dobrega finančnega poslovodenja.
2. Pri evidentiranju pravnih obveznosti s fizičnim ali elektronskim podpisom odgovorni odredbodajalec zagotovi, da:
(a)
je obveznost pokrita z ustrezno proračunsko obveznostjo;
(b)
so odhodki zakoniti in pravilni ter v skladu z veljavnimi določbami, zlasti določbami akta o ustanovitvi, finančnih pravil posameznega organa Unije in vseh aktov, sprejetih na njihovi podlagi;
(c)
se upošteva načelo dobrega finančnega poslovodenja.
Člen 72
Potrditev odhodkov
Potrditev odhodkov je dejanje, s katerim odredbodajalec:
(a)
preveri, da je upnik upravičen do zneska;
(b)
določi ali preveri nedvoumnost in znesek zahtevka;
(c)
preveri pogoje, v skladu s katerimi plačilo zapade.
Člen 73
Potrditev in materialna oblika zaznamka „odobreno za plačilo“
1. Potrditev odhodkov temelji na dokazilih, ki potrjujejo upravičenost upnika na podlagi izjave o dejansko opravljenih storitvah, dejansko dobavljenem blagu ali dejansko izvedeni gradnji ali na podlagi drugih dokumentov, ki utemeljujejo plačilo, vključno s ponavljajočimi se plačili naročnin ali tečajev usposabljanja.
2. Odredbodajalec pred sprejetjem odločitve o potrditvi odhodkov osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila preverjena.
3. Sklep o potrditvi se izrazi tako, da odredbodajalec podpiše zaznamek „odobreno za plačilo“.
4. Če sistem ni računalniško podprt, ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko žiga, prek katerega se podpiše odredbodajalec.
V računalniško podprtem sistemu ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko potrditve s pomočjo osebnega gesla odredbodajalca.
Člen 74
Odobritev odhodkov
1. Odobritev odhodkov je dejanje, s katerim odredbodajalec, ki je preveril, da so odobritve na voljo, z izdajo naloga za plačilo da navodilo računovodji, da plača znesek odhodka, ki ga je odredbodajalec potrdil.
Kadar se za opravljene storitve, vključno s storitvami najemanja, ali dostavljeno blago izvršujejo periodična plačila, lahko odredbodajalec ob upoštevanju analize tveganja odredi uporabo sistema trajnika.
2. Nalog za izplačilo odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji. Odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členom 44(5).
3. Po potrebi se odredbi za plačilo, poslani računovodji, priloži dokument, ki potrjuje, da je blago evidentirano v evidenci iz člena 106(1).
Člen 75
Vrste plačil
1. Plačilo se izvrši na podlagi predložitve potrdila, da je bil ustrezni ukrep izveden v skladu z določbami temeljnega akta ali pogodbe ali sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev, in zajema enega ali več naslednjih dejanj:
(a)
plačilo celotnega zapadlega zneska;
(b)
plačilo zapadlega zneska, na katerega koli od naslednjih načinov:
1.
v obliki predhodnega financiranja, ki se lahko razdeli v več plačil, po podpisu pogodbe ali sporazuma o nepovratnih sredstvih oziroma po prejemu uradnega obvestila o sklepu o nepovratnih sredstvih;
2.
v obliki enega ali več vmesnih plačil, ko je ukrep delno izveden;
3.
v obliki plačila razlike, ki se dolguje, ko je ukrep v celoti izveden.
Predhodno financiranje zagotavlja likvidnostna sredstva. Lahko se razdeli na več plačil v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.
Vmesno plačilo, ki se lahko ponovi, je lahko namenjeno za kritje odhodkov zaradi izvajanja sporazuma ali sklepa ali za plačilo storitev, blaga ali gradenj, končanih in/ali dostavljenih v vmesnih fazah izvajanja naročila. Z vmesnimi plačili se lahko v celoti ali deloma obračuna predhodno financiranje, brez poseganja v določbe temeljnega akta.
Zaključevanje odhodkov ima obliko plačila razlike, ki ga ni mogoče ponoviti in s katerim se obračunajo vsa predhodna plačila, ali obliko naloga za izterjavo.
2. V proračunskem računovodstvu se pri vsakem plačilu razlikuje med različnimi vrstami plačil iz odstavka 1.
Člen 76
Omejitev plačila na razpoložljiva sredstva
Plačilo odhodkov izvrši računovodja v okviru razpoložljivih sredstev.
Člen 77
Roki
Plačilo odhodkov se izvrši v rokih, določenih v Uredbi (EU, Euratom) št. 966/2012 in Delegirani uredbi (EU) št. 1268/2012 ter v skladu z njima.
POGLAVJE 6
Informacijski sistemi
Člen 78
Elektronsko vodenje prihodkov in odhodkov
Kadar se prihodki in odhodki vodijo z računalniškimi sistemi, se dokumenti lahko podpisujejo z računalniškim ali elektronskim postopkom.
Člen 79
e-Uprava
Organ Unije določi in uporabi enotne standarde za elektronsko izmenjavo podatkov s tretjimi osebami, ki sodelujejo v postopkih za oddajo naročil in dodelitev nepovratnih sredstev. V največji možni meri zlasti oblikujejo in izvajajo rešitve za predložitev, hranjenje in obdelavo predloženih podatkov v postopkih za dodelitev nepovratnih sredstev in postopkih javnih naročil ter v ta namen vzpostavijo enotno območje izmenjave elektronskih podatkov za vložnike, kandidate in ponudnike.
Člen 80
Dobro upravljanje
1. Odredbodajalec nemudoma naznani potrebo po tem, da se predložijo dokazila in/ali dokumentacija, njihovo obliko in predpisano vsebino, kakor tudi okvirni urnik za izvedbo postopkov oddaje javnih naročil, kadar je to ustrezno.
2. Kadar zaradi očitne administrativne napake vložnika ali ponudnika, le-ti niso predložili dokaze ali podali izjav, izbirna komisija ali, kadar je ustrezno, odredbodajalec vložnika ali ponudnika, razen v ustrezno utemeljenih primerih, pozove, naj posreduje manjkajoče informacije ali pojasni dokazila. Take informacije ali pojasnila bistveno ne spreminjajo predloga ali pogojev ponudbe.
Člen 81
Navedba pravnih sredstev
Kadar so zaradi postopkovnega akta odredbodajalca okrnjene pravice vložnika ali ponudnika, upravičenca ali izvajalca, ta akt vsebuje navedbo razpoložljivih sredstev za varstvo v upravnih in/ali sodnih zadevah, s katerimi se lahko navedeni akt izpodbija.
Navedena je zlasti vrsta pravnega sredstva, organ ali organi, pri katerih ga je mogoče vložiti, ter roki za vložitev.
POGLAVJE 7
Notranji revizor
Člen 82
Imenovanje ter pooblastila in naloge notranjega revizorja
1. Vsak organ Unije vzpostavi funkcijo notranjega revizorja, ki se izvaja v skladu z ustreznimi mednarodnimi standardi.
2. Notranjo revizijo izvaja notranji revizor Komisije. Notranji revizor ne sme biti niti odredbodajalec organa Unije ali Komisije niti njun računovodja.
3. Notranji revizor svetuje organu Unije glede obvladovanja tveganj z neodvisnimi mnenji o kakovosti upravljavskih in kontrolnih sistemov ter s priporočili za izboljšanje pogojev izvajanja postopkov in spodbujanje dobrega finančnega poslovodenja.
Notranji revizor je odgovoren zlasti za:
(a)
ocenjevanje ustreznosti in učinkovitosti notranjih sistemov za poslovodenje ter dela služb pri izvajanju programov in ukrepov glede na tveganja, povezana z njimi;
(b)
ocenjevanje učinkovitosti in uspešnosti sistemov notranje kontrole in revizije, ki se uporabljajo za vsako dejavnost izvrševanja proračuna organa Unije.
4. Notranji revizor opravlja te naloge v zvezi z vsemi dejavnostmi in službami organa Unije. Notranji revizor ima popoln in neomejen dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje za opravljanje svojih nalog.
5. Notranji revizor se seznani s konsolidiranim letnim poročilom o dejavnostih odredbodajalca in vsemi drugimi ugotovljenimi informacijami.
6. Notranji revizor o svojih ugotovitvah in priporočilih poroča upravnemu odboru in direktorju.
Notranji revizor poroča tudi v katerem koli od naslednjih primerov:
-
kritična tveganja in priporočila niso bila upoštevana,
-
prišlo je do velikih zamud pri izvajanju priporočil iz prejšnjih let.
Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor in direktor zagotovita redno spremljanje izvajanja revizijskih priporočil. Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor prouči informacije iz člena 47(1)(a) in, ali so bila priporočila v celoti in pravočasno izvedena.
7. Organ unije da kontaktne podatke notranjega revizorja na razpolago vsaki fizični ali pravni osebi, ki sodeluje pri odhodkih, da lahko na zaupen način stopi v stik z notranjim revizorjem.
8. Poročila in ugotovitve notranjega revizorja postanejo dostopni javnosti šele po tem, ko notranji revizor potrdi ukrep, uveden za njihovo izvajanje.
Člen 83
Neodvisnost notranjega revizorja
Neodvisnost notranjega revizorja, njegova odgovornost za ukrepe, sprejete pri opravljanju njegovih dolžnosti, ter pravica notranjega revizorja do začetka postopka pred Sodiščem Evropske unije, se določi v skladu s členom 100 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 84
Ustanovitev oddelka za notranjo revizijo
1. Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor lahko ob upoštevanju stroškovne učinkovitosti in dodane vrednosti ustanovi oddelek za notranjo revizijo, ki opravlja svoje dolžnosti v skladu z ustreznimi mednarodnimi standardi.
Namen, pooblastila in pristojnosti oddelka za notranjo revizijo je treba določiti v listini o notranji reviziji, ki jo mora odobriti upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor.
Letni revizijski načrt oddelka za notranjo revizijo pripravi vodja oddelka za notranjo revizijo in pri tem med drugim upošteva oceno tveganja v organu Unije, ki jo pripravi direktor.
Načrt pregleda in odobri upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor.
Oddelek za notranjo revizijo o svojih ugotovitvah in priporočilih poroča upravnemu odboru in direktorju.
2. Če oddelek za notranjo revizijo enega organa Unije ni stroškovno učinkovit ali ne more izpolnjevati mednarodnih standardov, se lahko organ Unije odloči, da oddelek za notranjo revizijo deli z drugimi organi Unije, ki delujejo na istem področju.
V takih primerih se upravni odbori ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbori zadevnih organov Unije dogovorijo o praktičnih podrobnostih skupnega oddelka za notranjo revizijo.
3. Akterji notranje revizije učinkovito sodelujejo z izmenjavo informacij in revizijskih poročil in, kadar je to primerno, s pripravo skupnih ocen tveganja ter opravljanjem skupnih revizij.
Upravni odbor ali, če to dopušča akt o ustanovitvi, izvršilni odbor in direktor zagotovita redno spremljanje izvajanja priporočil oddelka za notranjo revizijo.
NASLOV V
JAVNA NAROČILA
Člen 85
Splošne določbe
1. Kar zadeva javna naročila, se ob upoštevanju člena 86 uporablja naslov V Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.
2. Organ Unije lahko zahteva svojo vključitev kot naročnik pri oddaji naročil Komisije ali medinstitucionalnih naročil ter pri oddaji naročil drugih organov Unije.
3. Organ Unije sodeluje v centralni bazi podatkov o izključitvah, ki jo je vzpostavila in jo vodi Komisija v skladu s členom 108 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 86
Postopki za oddajo javnih naročil
1. Organ Unije lahko brez javnega postopka za oddajo naročil s Komisijo, medinstitucionalnimi uradi in Prevajalskim centrom za organe Evropske unije, ustanovljenim z Uredbo Sveta (ES) št. 2965/94 (8), sklene pogodbo za oddajo naročila za dobavo blaga, opravljanje storitev ali del, ki jih zagotavljajo navedeni organi.
2. Organ Unije lahko za kritje upravnih potreb uporablja skupne postopke za oddajo naročil z naročniki držav članic gostiteljic. V tem primeru se smiselno uporablja člen 133 Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.
NASLOV VI
POSEBNE DOLOČBE ZA ODOBRITVE ZA UPRAVO
Člen 87
Odobritve za upravo
1. Odobritve za upravo so nediferencirana sredstva.
2. Upravni odhodki na podlagi pogodb, ki zajemajo daljše obdobje od proračunskega leta, bodisi v skladu z lokalno prakso bodisi se nanašajo na dobavo opreme, se plačajo v breme proračuna organa Unije za proračunsko leto, v katerem nastanejo.
3. Organ Unije do 1. junija vsakega leta Evropskemu parlamentu in Svetu posreduje delovni dokument o nepremičninski politiki, ki vsebuje naslednje informacije:
(a)
za vsako zgradbo odhodke in površino, ki jih zajemajo odobritve v ustreznih proračunskih vrsticah organa Unije;
(b)
predviden razvoj globalnega načrtovanja površine in lokacije v naslednjih letih, z opisom projektov gradnje v načrtovalni fazi, ki so že opredeljeni;
(c)
končne pogoje in stroške ter zadevne podatke o izvajanju novih projektov gradnje, ki so že bili predloženi Evropskemu parlamentu in Svetu po postopku iz člena 88 ter niso bili vključeni v delovne dokumente iz predhodnih let.
Člen 88
Projekti gradnje
1. Organ Unije za vsak projekt gradnje, ki bi lahko imel znatne finančne posledice za proračun organa Unije, čim prej obvesti Evropski parlament in Svet o potrebni površini za gradnjo in začasnih načrtih, in sicer pred sondiranjem lokalnega trga v primeru pogodb o nepremičninah ali preden se javni razpisi objavijo v primeru naročil gradenj.
2. Organ Unije za vsak projekt gradnje, ki bi lahko imel znatne finančne posledice za proračun organa Unije, predloži projekt gradnje, vključno s podrobno oceno stroškov in financiranjem, pa tudi seznam osnutkov pogodb, ki jih želi uporabiti, ter pred sklenitvijo pogodb zaprosi za odobritev Evropskega parlamenta in Sveta. Na zahtevo organa Unije se predloženi dokumenti, povezani s projektom gradnje, obravnavajo zaupno.
Evropski parlament in Svet o projektu gradnje odločita v štirih tednih od takrat, ko obe instituciji prejmeta ta projekt gradnje, razen v primeru višje sile.
Šteje se, da je projekt gradnje po izteku tega štiritedenskega obdobja odobren, razen če Evropski parlament ali Svet v tem roku predlog zavrneta.
Če Evropski parlament in/ali Svet v tem štiritedenskem roku izrazita ustrezno utemeljene pomisleke, se rok enkrat podaljša za dva tedna.
Če Evropski parlament ali Svet projekt gradnje zavrne, organ Unije svoj predlog umakne, lahko pa predloži tudi novega.
3. V primeru višje sile se lahko informacije iz odstavka 4 posredujejo skupaj s projektom gradnje. Evropski parlament in Svet o projektu gradnje odločita v dveh tednih od takrat, ko obe instituciji prejmeta ta projekt gradnje. Šteje se, da je projekt gradnje po izteku tega dvotedenskega roka odobren, razen če Evropski parlament in/ali Svet v tem roku predlog zavrneta.
4. Kot projekt gradnje, ki bi lahko imel znatne finančne posledice za proračun organa Unije, se šteje naslednje:
(a)
vsak nakup zemljišča;
(b)
nakup, prodaja, strukturna prenova, gradnja zgradb ali projekt, ki združuje te elemente in naj bi se izvedel v istem časovnem obdobju, ki presegajo 3 000 000 EUR;
(c)
vsaka nova pogodba o nepremičninah (vključno z užitkom, dolgoročnim zakupom in podaljševanjem obstoječih pogodb o gradnji pod manj ugodnimi pogoji), ki ni zajeta v točki (b) z letnim stroškom vsaj 750 000 EUR;
(d)
razširitev ali podaljšanje obstoječih pogodb o nepremičninah (vključno z užitkom in dolgoročnimi zakupi) pod istimi ali ugodnejšimi pogoji z letnim stroškom vsaj 3 000 000 EUR.
5. Brez poseganja v člen 19(4) se lahko projekt nakupa zgradbe financira s posojilom, ki ga predhodno odobrita Evropski parlament in Svet.
Posojila se sklenejo in poplačajo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja in ob upoštevanju največjih finančnih koristi Unije.
Kadar organ Unije predlaga financiranje nakupa s posojilom, se v načrtu financiranja, ki se predloži skupaj z zahtevo organa Unije za predhodno odobritev, opredeli zlasti najvišja raven financiranja, obdobje financiranja, vrsta financiranja, pogoji financiranja in prihranek v primerjavi z drugimi vrstami pogodbenih ureditev.
Evropski parlament in Svet o zahtevi za predhodno odobritev odločita v štirih tednih, z možnostjo enkratnega podaljšanja za dva tedna, od takrat, ko sta obe instituciji prejeli to zahtevo. Šteje se, da je nakup s posojilom zavrnjen, če ga Evropski parlament in Svet v tem roku izrecno ne odobrita.
NASLOV VII
STROKOVNJAKI
Člen 89
Plačani zunanji strokovnjaki
Člen 287 Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 se smiselno uporablja za izbor strokovnjakov. Taki strokovnjaki so plačani na podlagi fiksnega, vnaprej napovedanega zneska in se izberejo na podlagi njihove strokovne usposobljenosti. Izberejo se na podlagi meril za izbor, ki spoštujejo načela nediskriminacije, enakega obravnavanja in odsotnosti navzkrižja interesov.
NASLOV VIII
NEPOVRATNA SREDSTVA IN NAGRADE, KI JIH DODELI ORGAN UNIJE
Člen 90
Nepovratna sredstva
Če lahko organ Unije dodeli nepovratna sredstva v skladu z aktom o ustanovitvi ali na podlagi prenosa pooblastila s strani Komisije v skladu s členom 58(1)(c)(iv) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, se uporabljajo ustrezne določbe navedene uredbe in Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.
Člen 91
Nagrade
Če lahko organ Unije dodeli nepovratna sredstva v skladu z aktom o ustanovitvi ali na podlagi prenosa pooblastila s strani Komisije v skladu s členom 58(1)(c)(iv) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, se uporabljajo ustrezne določbe navedene uredbe in Delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.
NASLOV IX
PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO
POGLAVJE 1
Priprava zaključnega računa
Člen 92
Struktura zaključnega računa
Zaključni račun organa Unije sestavljajo:
(a)
računovodski izkazi organa Unije;
(b)
poročila o izvrševanju proračuna organa Unije.
Člen 93
Poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju
1. Vsak organ Unije pripravi poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju za zadevno proračunsko leto.
2. Direktor pošlje poročilo Evropskemu parlamentu, Svetu, Komisiji in Računskemu sodišču do 31. marca naslednjega proračunskega leta.
3. Poročilo iz odstavka 2 poroča, tako v obliki absolutne vrednosti kot v obliki odstotkov, vsaj o obsegu izvrševanja odobritev in vsebuje povzetek o prerazporeditvi odobritev med različnimi proračunskimi postavkami.
Člen 94
Pravila za zaključni račun
1. Računovodja organa Unije uporablja pravila, ki jih je sprejel računovodja Komisije, ki temeljijo na mednarodno sprejetih računovodskih standardih za javni sektor.
2. Zaključni račun organa Unije iz člena 92 upošteva proračunska načela iz členov 5 do 31. Predstavlja resnično in pošteno sliko proračunskih prihodkov in odhodkov.
Člen 95
Računovodska načela
Računovodski izkazi iz člena 92 predstavljajo informacije, tudi informacije glede računovodske usmeritve, na način, ki zagotavlja, da so ustrezne, zanesljive, primerljive in razumljive. Pripravijo se v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli, kakor so opisana v računovodskih pravilih iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 96
Računovodski izkazi
1. Računovodski izkazi se pripravijo v eurih in zajemajo:
(a)
bilanco stanja in izkaz finančnega uspeha, ki predstavljata vsa sredstva in obveznosti ter finančni položaj in poslovni izid na dan 31. decembra predhodnega leta; predstavljena sta v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012;
(b)
izkaz finančnega izida, ki prikazuje zneske, pobrane in plačane med letom, ter končno stanje denarja zakladnice;
(c)
izkaz sprememb čistih sredstev, ki prikazuje pregled gibanj rezerv med letom in končni izid.
2. Pojasnila k računovodskim izkazom dopolnjujejo in pojasnjujejo informacije, predstavljene v izkazih iz odstavka 1, ter dajejo vse dodatne informacije, predpisane z mednarodno sprejeto računovodsko prakso, kadar so take informacije pomembne za dejavnosti organa Unije.
Člen 97
Poročila o izvrševanju proračuna
1. Poročila o izvrševanju proračuna se pripravijo v eurih. Zajemajo:
(a)
poročila, ki združujejo vse proračunske operacije za zadevno leto glede prihodkov in odhodkov;
(b)
pojasnila, ki dopolnjujejo in pojasnjujejo informacije v poročilih.
2. Proračunski rezultat je sestavljen iz razlike med:
-
vsemi prihodki v tem proračunskem letu,
-
zneskom izvršenih plačil glede na odobritve za to proračunsko leto, čemur se prišteje znesek prenesenih odobritev za isto finančno leto.
Razlika iz prvega pododstavka se po eni strani poveča ali zmanjša za neto znesek odobritev, prenesenih iz prejšnjih proračunskih let, ki so zapadle, in po drugi strani za:
-
izvršena plačila, ki presegajo nediferencirana sredstva, prenesena iz prejšnjega proračunskega leta, zaradi spremembe tečaja eura,
-
razliko med deviznimi dobički ali izgubami v proračunskem letu, tako realiziranimi kot tudi nerealiziranimi.
3. Struktura predstavitve poročil o izvrševanju proračuna je enaka kot tista, uporabljena za sam organ Unije.
Člen 98
Začasni zaključni računi
1. Računovodja organa Unije računovodji Komisije in Računskemu sodišču do 1. marca naslednjega leta pošljejo svoje začasne zaključne račune.
2. Računovodja organa Unije računovodji Komisije do 1. marca naslednjega leta pošlje tudi sveženj poročil v standardizirani obliki, ki jo za konsolidacijo določi računovodja Komisije.
Člen 99
Potrditev končnega zaključnega računa
1. V skladu s členom 148(1) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Računsko sodišče najpozneje do 1. junija naslednjega leta da svoje pripombe o začasnem zaključnem računu organa Unije.
2. Po prejemu opažanj Računskega sodišča o začasnem zaključnem računu organa Unije, računovodja pripravi končni zaključni račun organa Unije v skladu s členom 50. Direktor zaključni račun pošlje upravnemu odboru, ki nato o njem poda svoje mnenje.
3. Računovodja pošlje končni zaključni račun, skupaj z mnenjem upravnega odbora, računovodji Komisije ter Računskemu sodišču, Evropskemu parlamentu in Svetu do 1. julija naslednjega proračunskega leta.
Računovodja organa Unije računovodji Komisije do 1. julija pošlje tudi sveženj poročil v standardizirani obliki, ki jo za konsolidacijo določi računovodja Komisije.
4. Računovodja organa Unije pošlje Računskemu sodišču in v vednost računovodji Komisije na isti dan, ko pošlje svoj končni zaključni račun, tudi spremni dopis z dodatnimi obrazložitvami k temu končnemu zaključnemu računu.
Končnemu zaključnemu računu se priloži izjava računovodje, s katero slednji potrjuje, da je bil ta zaključni račun pripravljen v skladu s tem naslovom ter ustreznimi računovodskimi načeli, pravili in postopki.
Končni zaključni račun organa Unije se objavi v Uradnem listu Evropske unije do 15. novembra naslednjega leta.
5. Direktor pošlje Računskemu sodišču odgovor na opažanja iz letnega poročila najpozneje do 30. septembra naslednjega leta. Odgovori organa Unije so istočasno poslani tudi Komisiji.
POGLAVJE 2
Knjigovodska evidenca in evidenca premoženja
Oddelek 1
Skupne določbe
Člen 100
Računovodski sistem
1. Računovodski sistem organa Unije omogoča tako organizacijo proračunskih in finančnih informacij, da se lahko zneski knjižijo, arhivirajo in evidentirajo.
2. Računovodski sistem se deli na splošno računovodstvo in proračunsko računovodstvo. Računovodske evidence se vodijo v eurih na osnovi koledarskega leta.
3. Odredbodajalec lahko vodi tudi analitične konte.
Člen 101
Skupne zahteve za računovodski sistem institucij
Računovodska pravila in usklajeni kontni okvir, ki ga uporablja organ Unije, sprejme računovodja Komisije v skladu s členom 152 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Oddelek 2
Splošno in proračunsko računovodstvo
Člen 102
Splošno računovodstvo
Splošno računovodstvo v kronološkem vrstnem redu in na podlagi dvostavnega knjigovodstva evidentira vse dogodke in dejavnosti, ki vplivajo na gospodarski in finančni položaj ter na sredstva in obveznosti organa Unije.
Člen 103
Knjiženje v splošnem računovodstvu
1. Stanja in promet v splošnem računovodstvu se knjižijo v poslovne knjige.
2. Vse vknjižbe, vključno s popravki na kontih, temeljijo na listinah, na katere se vknjižbe sklicujejo.
3. Računovodski sistem je takšen, da zagotavlja jasno revizijsko sledenje vseh vknjižb.
Člen 104
Računovodski popravki
Računovodja organa Unije po izteku proračunskega leta in do datuma priprave zaključnega računa sprejme kakršne koli popravke, ki ne vsebujejo izdatkov ali prihodkov za navedeno leto in so potrebni za pravilno in pošteno pripravo tega računa. Taki popravki so skladni z računovodskimi pravili iz člena 101.
Člen 105
Proračunsko računovodstvo
1. Proračunsko računovodstvo zagotavlja natančen zapis izvrševanja proračuna organa Unije.
2. Za namene odstavka 1 proračunsko računovodstvo evidentira vse proračunske prihodke in odhodke iz naslova IV.
Člen 106
Vodenje evidence premoženja
1. Organ Unije vodi evidenco premoženja, ki prikazuje količino in vrednost vseh opredmetenih, neopredmetenih in finančnih sredstev, ki sestavljajo premoženje Unije, v skladu z vzorcem, ki ga pripravi računovodja Komisije.
Organ Unije preveri, ali knjižbe v evidenco ustrezajo dejanskemu stanju.
2. Prodaja opredmetenih sredstev organa Unije se ustrezno objavi.
NASLOV X
ZUNANJA REVIZIJA, RAZREŠNICA IN BOJ PROTI GOLJUFIJAM
Člen 107
Zunanja revizija
1. Neodvisni zunanji revizor preveri, da letni zaključni računi organa Unije ustrezno prikazujejo njegove prihodke, odhodke in finančno stanje organa Unije pred konsolidacijo v končnem zaključnem računu organa Unije.
Če ni v aktu o ustanovitvi drugače določeno, Računsko sodišče pripravi posebno letno poročilo za organ Unije v skladu z zahtevami iz člena 287(1) PDEU.
Pri pripravi poročila iz drugega pododstavka Računsko sodišče upošteva revizijsko delo, ki ga je opravil neodvisni zunanji revizor iz prvega pododstavka, in ukrepe, sprejete na podlagi njegovih ugotovitev.
2. Organ Unije pošlje Računskemu sodišču proračun organa Unije, kakor je bil dokončno sprejet. Čim prej obvesti Računsko sodišče o vseh odločitvah in aktih, sprejetih na podlagi členov 10, 14, 19 in 23.
3. Nadzor, ki ga opravlja Računsko sodišče, urejajo členi 158 do 163 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 108
Roki za postopek razrešnice
1. Na priporočilo Sveta da Evropski parlament pred 15. majem leta N + 2, razen kadar je določeno drugače v aktu o ustanovitvi, direktorju razrešnico v zvezi z izvrševanjem proračuna za leto N. Direktor upravni odbor obvesti o ugotovitvah Evropskega parlamenta iz resolucije, ki se pripravi v okviru odločitve o razrešnici.
2. Če datuma iz odstavka 1 ni mogoče spoštovati, Evropski parlament ali Svet obvesti direktorja o razlogih za odložitev.
3. Če Evropski parlament odloži sprejetje sklepa o razrešnici, direktor v sodelovanju z upravnim odborom stori vse potrebno, da čim prej sprejme ukrepe za odpravo ali za lažjo odpravo ovir za sprejetje tega sklepa.
Člen 109
Postopek razrešnice
1. Sklep o razrešnici zajema zaključni račun vseh prihodkov in odhodkov organa Unije, proračunski rezultat ter sredstva in obveznosti organa Unije, prikazane v računovodskih izkazih.
2. Za podelitev razrešnice Evropski parlament, potem ko je to storil tudi Svet, pregleda zaključni račun in računovodske izkaze organa Unije. Pregleda tudi letno poročilo Računskega sodišča skupaj z odgovori direktorja organa Unije, ustrezna posebna poročila Računskega sodišča za zadevno proračunsko leto ter izjavo Računskega sodišča o zanesljivosti računovodskih izkazov ter zakonitosti in pravilnosti z njimi povezanih transakcij.
3. Direktor Evropskemu parlamentu na njegovo zahtevo na enak način, kot je določen v členu 165(3) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, predloži vse potrebne informacije za nemoteno uporabo postopka razrešnice za zadevno proračunsko leto.
Člen 110
Nadaljnji ukrepi
1. Direktor sprejme vse ustrezne ukrepe na podlagi ugotovitev, izraženih v sklepu Evropskega parlamenta o razrešnici, ter pripomb, priloženih priporočilom Sveta, ki se nanašajo na razrešnico.
2. Na zahtevo Evropskega parlamenta ali Sveta direktor poroča o ukrepih, sprejetih na podlagi navedenih ugotovitev in pripomb. Direktor pošlje kopijo poročila Komisiji in Računskemu sodišču.
Člen 111
Pregledi na kraju samem, ki jih opravijo Komisija, Računsko sodišče in Evropski urad za boj proti goljufijam
1. Organ EU osebju Komisije in drugim osebam, ki jih je pooblastila Komisija, ter Računskemu sodišču omogoči dostop, potreben za opravljanje revizije, do objektov in prostorov ter do vseh informacij, vključno z informacijami v elektronski obliki.
2. Evropski urad za boj proti goljufijam (OLAF) lahko opravi preiskave, vključno s pregledi in inšpekcijami na kraju samem, v skladu z določbami in postopki iz Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 Evropskega parlamenta in Sveta (9) ter Uredbe Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 (10), da se ugotovi, ali je prišlo do goljufije, korupcije ali drugih nezakonitih dejanj, ki škodijo finančnim interesom Unije, v zvezi z nepovratnimi sredstvi ali naročilom, oddanim v okviru te uredbe.
3. Brez poseganja v odstavka 1 in 2 sporazumi s tretjimi državami in mednarodnimi organizacijami, pogodbe, nepovratna sredstva in javna naročila organa Unije vsebujejo določbe, ki izrecno pooblaščajo Evropsko računsko sodišče in OLAF za izvajanje takšnih revizij in preiskav, in sicer v skladu z njihovimi pristojnostmi.
NASLOV XI
PREHODNE IN KONČNE DOLOČBE
Člen 112
Zahteve Evropskega parlamenta in Sveta za informacije
Evropski parlament, Svet in Komisija so upravičeni, da lahko od organa Unije zahtevajo vse potrebne informacije ali pojasnila glede proračunskih zadev v svoji pristojnosti.
Člen 113
Sprejetje nove finančne uredbe organa Unije
Vsak organ iz člena 208 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 sprejme novo finančno uredbo z začetkom veljavnosti s 1. januarjem 2014 ali v vsakem primeru v šestih mesecih od datuma, ko se organ uvrsti na področje uporabe člena 208 navedene uredbe, po dodelitvi prispevka iz proračuna.
Člen 114
Pravila za izvajanje finančne uredbe organa Unije
Upravni odbor po potrebi in s predhodnim soglasjem Komisije na predlog direktorja organa Unije sprejme podrobna pravila za izvajanje finančne uredbe organa Unije.
Člen 115
Razveljavitev
Uredba (ES, Euratom) št. 2343/2002 se razveljavi z učinkom od 1. januarja 2014. Vendar se člen 40 še naprej uporablja do 31. decembra 2014, odstavka 4 in 7 člena 27 pa do 31. decembra 2015.
Člen 116
Začetek veljavnosti
Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije. Uporablja se od 1. januarja 2014. Vendar se člen 47 in člen 82(5) uporabljata od 1. januarja 2015, člen 32 in člen 33(5) in (8) pa se uporabljata od 1. januarja 2016.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 30. septembra 2013