NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1268/2012
ze dne 29. října 2012
o prováděcích pravidlech k nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a o zrušení nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na články 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 a 209 tohoto nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 ze dne 25. června 2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (2), bylo podstatně změněno a nahrazeno nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“). Nařízení Komise (ES, Euratom) č. 2342/2002 ze dne 23. prosince 2002 o prováděcích pravidlech k nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002, kterým se stanoví finanční nařízení o souhrnném rozpočtu Evropských společenství (3), je tedy nutno sladit s finančním nařízením. Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 je v zájmu srozumitelnosti a přehlednosti nutno nahradit.
(2)
Podle článku 290 Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“) lze na Komisi přenést legislativním aktem pravomoc přijímat nelegislativní akty, kterými se doplňují nebo mění některé prvky legislativního aktu, které nejsou podstatné. Do finančního nařízení tedy byla zapracována některá ustanovení z nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Tato ustanovení by tedy neměla být součástí tohoto nařízení.
(3)
Během své přípravné práce Komise provedla náležité konzultace, mj. na úrovni expertů, a zajistila, aby byly Evropskému parlamentu a Radě současně, ve stanovené lhůtě a náležitým způsobem předávány relevantní dokumenty.
(4)
Pokud jde o rozpočtové zásady, zejména zásadu jednotnosti, zastarala již ustanovení o možnosti a podmínkách inkasa úroků naběhlých z předběžného financování, neboť byla zjednodušena úprava, kterou se řídí tvorba těchto úrokových výnosů a jejich inkaso, a zejména bylo upuštěno od povinnosti, aby příjemci grantů tyto úrokové výnosy generovali. Pokud by byla tato povinnost nicméně uložena subjektům, jež jsou pověřeny úkoly souvisejícími s plněním rozpočtu, měla by být do pověřovacích dohod s těmito subjekty zapracována pravidla, jimiž se identifikace, použití a účtování naběhlých úroků řídí. V případech, kdy Unii na základě takových dohod přísluší úrokové výnosy z předběžného financování, měly by být tyto úrokové výnosy uhrazeny do rozpočtu jako účelově vázané příjmy.
(5)
Pokud je o zásadu ročního rozpočtu, je důležité vyjasnit pojem ročních prostředků a přípravných etap přidělení na závazek, které, pokud jsou dokončeny do 31. prosince, umožňují přenést prostředky na závazky do příštího roku.
(6)
Pokud jde o zásadu zúčtovací jednotky, je nutno specifikovat kurzy, jež jsou používány pro přepočet mezi eurem a ostatními měnami pro potřeby řízení peněžních toků a účetnictví. Při účetním zachycování výsledků těchto přepočtových operací je dále třeba posílit transparentnost. Po zavedení eura by měla být zrušena povinnost Komise informovat členské státy o převodech hotovosti, jež byly uskutečněny mezi různými měnami.
(7)
Pokud jde o odchylky od zásady obecnosti, mělo by se upřesnit, jak bude z rozpočtového hlediska zacházeno s účelově vázanými příjmy, zejména s příspěvky členských států a třetích zemí na některé programy Unie, a je třeba stanovit omezení pro vzájemný zápočet výdajů a příjmů. Zejména je s ohledem na stávající praxi nutno z důvodů právní jistoty upřesnit, že účelově vázané příjmy by zpravidla měly automaticky generovat prostředky na závazky a platby, jakmile daný orgán tyto příjmy obdrží. Je rovněž nezbytné specifikovat případy, v nichž lze na základě výjimky uvolnit účelově vázané příjmy předtím, než daný orgán tyto příjmy skutečně obdrží.
(8)
Pokud jde o zásadu specifikace, je nutno přesně stanovit výpočet procentního podílu prostředků, jež mohou orgány převádět v rámci své autonomie. Evropský parlament a Rada by měly být plně informovány prostřednictvím podrobného odůvodnění žádostí o převod, jež jim musí být předkládány.
(9)
Pokud jde o řádné finanční řízení, je třeba stanovit, za jakým účelem a s jakou minimální četností mají být programy a činnosti hodnoceny ex ante, průběžně a ex post, a dále informace, jež musí být obsaženy v legislativním finančním výkazu.
(10)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, slouží zveřejňování jmen či názvů příjemců a přesných částek, jež tito příjemci obdrželi, ke zvýšení transparentnosti, co se týče použití daných finančních prostředků. Tyto informace zpřístupňované občanům posilují veřejnou kontrolu využívání těchto prostředků a přispívají k nejlepšímu využití peněz z veřejných zdrojů. V případech, kdy jsou příjemci těchto prostředků fyzické osoby, řídí se toto zveřejňování pravidly ochrany osobních údajů. Osobní údaje by proto měly být zveřejňovány pouze v případě, je-li to nezbytné a s ohledem na sledovaný legitimní cíl přiměřené.
(11)
Informace o použití finančních prostředků Unie by měly být zveřejňovány na internetové stránce orgánů a měly by uvádět alespoň jméno či název a lokalitu příjemce a výši a účel použití těchto prostředků. Tyto informace by měly zohledňovat kritéria podle čl. 35 odst. 3 finančního nařízení, zejména druh a význam přidělení prostředků.
(12)
V souladu se zásadami Smlouvy o fungování EU, a zejména se zásadami transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace, by měly být jméno či název a lokalita příjemců finančních prostředků Unie zveřejňovány v případě cen, grantů a veřejných zakázek zadaných na základě veřejných výběrových řízení, jako je tomu zejména v případě soutěží o návrh, výzev k podávání návrhů a zadávacích řízení. Zveřejňování těchto údajů by dále mělo přispívat k tomu, aby kontrolu nad veřejnými výběrovými řízeními měli uchazeči, kteří byli v řízení odmítnuti.
(13)
Osobní údaje fyzických osob by neměly být zveřejňovány po dobu delší, než po jakou příslušní příjemci využívají finančních prostředků, a tyto údaje by tedy měly být po dvou letech vymazány. Tatáž zásada by měla platit pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
(14)
Ve většině případů upravených tímto nařízením se zveřejňování údajů týká právnických osob.
(15)
Mají-li být zveřejňovány údaje fyzických osob, mělo by se tak dít v souladu se zásadou proporcionality mezi významem poskytnuté částky a potřebou kontrolovat nejlepší využití finančních prostředků. V případě fyzických osob je zveřejnění jejich regionu na úrovni NUTS 2 v souladu s cílem zveřejňování příjemců, zajišťuje rovné zacházení mezi různě velkými členskými státy a respektuje právo příjemce na soukromý život, a zejména na ochranu jeho osobních údajů.
(16)
Ze zveřejňování by měly zůstat vyňaty informace o stipendiích a další přímé podpoře vyplácené potřebným fyzickým osobám.
(17)
V zájmu dodržení zásady rovného zacházení s příjemci by mělo být zveřejňování údajů o fyzických osobách rovněž v souladu s povinností členských států zajistit důslednou transparentnost zakázek, jejichž hodnota překračuje částku podle směrnice Evropského parlamentu a Rady 2004/18/ES ze dne 31. března 2004 o koordinaci postupů při zadávání veřejných zakázek na stavební práce, dodávky a služby (4).
(18)
Jméno či název a lokalita příjemce ani výše a účel finančních prostředků by neměly být zveřejňovány v případě, že by mohla být ohrožena nedotknutelnost příjemce chráněná Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny jeho legitimní obchodní zájmy.
(19)
Rozpočtová nomenklatura by měla zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro rozpočtový proces.
(20)
Dále by mělo být stanoveno, jaké jednání může představovat střet zájmů.
(21)
Pokud jde o nepřímé řízení, je nezbytné určit rámec souvisejícího přenesení pravomocí a obsah pověřovací dohody. Všechny subjekty a osoby pověřené těmito úkoly by měly zaručovat takovou úroveň ochrany finančních zájmů Unie, která je rovnocenná úrovni požadované podle finančního nařízení. V zájmu řádného finančního řízení při správě finančních prostředků Unie, kterou zajišťují pověřené subjekty, by měly být stanoveny podmínky, za nichž může Komise uznat systémy, pravidla a postupy těchto subjektů a osob za rovnocenné jejím vlastním systémům, pravidlům a postupům.
(22)
Výkonné agentury, jež zůstávají pod kontrolou Komise, by měly být pro účely plnění rozpočtu Unie uznány za pověřené schvalující osoby tohoto orgánu.
(23)
V případě nepřímého řízení spolu s mezinárodními organizacemi by měly být určeny organizace způsobilé pro tento druh řízení.
(24)
V případech, kdy jsou úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny veřejnoprávním subjektům či soukromoprávním subjektům pověřeným výkonem veřejné služby, by měly být stanoveny podmínky jejich jmenování.
(25)
Pro účely nepřímého řízení je nutno podrobně upravit jednak postupy přezkumu a akceptace účetnictví, jednak postup, jakým jsou úhrady výdajů provedené v rozporu s použitelnými předpisy vylučovány z financování z prostředků Unie.
(26)
Soukromoprávní subjekty, jež jménem Komise vykonávají přípravné nebo doplňující úkoly, by měly být vybírány postupem, který je v souladu s postupy zadávání veřejných zakázek.
(27)
Pokud jde o úlohu účastníků finančních operací, reforma finančního řízení - spolu se zrušením centralizovaných kontrol ex ante - posiluje odpovědnost schvalujících osob v případě veškerých příjmových a výdajových operací, i pokud jde o systémy vnitřní kontroly. Evropský parlament a Rada by měly být v budoucnu informovány o jmenování pověřené schvalující osoby i o ukončení jejího výkonu funkce. Měly by být tedy vymezeny též úkoly, odpovědnost a zásady postupů, které je třeba dodržovat. Internalizace kontrol ex ante zejména vyžaduje, aby bylo jednoznačně rozlišováno mezi úkoly, které souvisejí se zahajováním operací při plnění rozpočtu, a úkoly, které se týkají ověřování těchto operací. Jednotlivé orgány by dále měly přijmout kodex profesních standardů, jimiž se budou zaměstnanci odpovědní za ověřování ex ante a ex post řídit. Dále je nezbytné stanovit, že o plnění přijatých povinností je orgánu, který je příslušný mj. pro ověřování ex post, podávána výroční zpráva. K provedeným operacím by měly být uchovávány podklady. V neposlední řadě by měly být všechny formy jednacího řízení v rámci zadávání veřejných zakázek předmětem zvláštní zprávy pro orgán a sdělení Evropskému parlamentu a Radě, neboť tato řízení představují odchylku od běžných postupů zadávání veřejných zakázek.
(28)
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 by mělo být upraveno tak, aby zohledňovalo dvojí úlohu vedoucího delegace jakožto dále pověřené schvalující osoby v případě Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a, pokud jde o operační prostředky, v případě Komise.
(29)
V zájmu vyjasnění odpovědnosti by měly být též přesně vymezeny úkoly a odpovědnost účetního v souvislosti s účetními systémy, správou pokladny, správou bankovních účtů a soubory údajů o třetích osobách. Upraveny by měly být též bližší podmínky ukončení výkonu funkce účetního.
(30)
Měly by být stanoveny podmínky pro používání zálohových účtů, jež představují odchylku od běžných rozpočtových postupů, a dále úkoly a odpovědnost správců zálohových účtů, schvalujících osob a účetních při kontrole těchto účtů. O jmenování a ukončení výkonu funkce těchto osob by měly být informovány Evropský parlament a Rada. Z důvodu efektivnosti by měl být při delegacích zřízen pouze jeden zálohový účet, na němž budou spravovány prostředky z rozpočtových oddílů Komise i ESVČ. V zájmu zjednodušení úhrad, zejména při delegacích a zastoupeních Unie, a v zájmu eliminace rizik spojených s manipulací s hotovostí se jako nezbytné ukázalo zavést možnost používat debetní karty vystavené k zálohovým účtům.
(31)
Jakmile budou definovány úkoly a odpovědnost jednotlivých účastníků finančních operací, mohou být tyto osoby povolány k odpovědnosti pouze za podmínek stanovených ve služebním řádu úředníků Evropské unie a pracovním řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie. Specializované komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízené při jednotlivých orgánech se ukázaly být efektivním mechanismem, je-li třeba určit, zda došlo k nesrovnalosti finanční povahy, a tyto komise by měly být proto zachovány. Je třeba stanovit postup, jímž může schvalující osoba požadovat potvrzení pokynu, o němž se domnívá, že je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, a být tak zproštěna odpovědnosti, k níž by mohla být povolána.
(32)
Pokud jde o příjmy, kromě zvláštního případu vlastních zdrojů, na něž se vztahuje rozhodnutí Rady 2007/436/ES, Euratom ze dne 7. června 2007 o systému vlastních zdrojů Evropských společenství (5), je třeba upřesnit úkoly a kontroly, za něž odpovídají schvalující osoby v různých stadiích řízení: sestavení odhadu pohledávek, vydání inkasního příkazu a zaslání výzvy k úhradě, jíž je dlužník informován o stanovení pohledávky, výpočet případných úroků z prodlení a případné rozhodnutí o vzdání se nároku v souladu s kritérii, která v zájmu efektivního výběru příjmů zajišťují soulad se zásadou řádného finančního řízení.
(33)
Je též nutno upřesnit roli účetního při výběru příjmů a poskytování případných dodatečných lhůt k úhradě výdajů. Účetní by měl mít rovněž určitou volnost ve zpětném získávání plateb, např. mít možnost přímého zápočtu závazků nebo ve výjimečných situacích s ohledem na zásadu proporcionality upustit od požadavku na složení jistoty pro účely splacení závazku, je-li dlužník ochoten a schopen platbu uhradit během dodatečné lhůty, ale není schopen takovou jistotu složit.
(34)
Pro účely správy aktiv, při níž by byl současně generován finanční výnos, je nutno provádět předběžné inkaso daných částek, např. pokut ukládaných v soutěžních věcech, proti nimž je podán opravný prostředek, tyto částky investovat do finančních aktiv a u úroků z těchto investic určit účel jejich dalšího použití.
(35)
K tomu, aby měla Komise všechny informace potřebné k přijímání rozhodnutí o financování, je nutné stanovit minimální požadavky na obsah těchto rozhodnutí v případě grantů, zadávání veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
(36)
Pokud jde o výdaje, měly by být definovány vztah mezi rozhodnutími o financování, souhrnnými závazky a individuálními závazky a vlastnosti těchto jednotlivých stadií plnění rozpočtu, a vymezit tak pro ně jednoznačný rámec.
(37)
Je třeba vyjasnit vztah mezi operacemi potvrzení, schválení, platebními operacemi a kontrolami, jež musí provádět schvalující osoby při potvrzování výdajů vystavením doložky „předáno k platbě“. Je třeba specifikovat podklady, jež je k platbám nutno doložit, a stanovit pravidla pro zúčtování předběžného financování a průběžných plateb.
(38)
K tomu, aby nedocházelo k neodůvodněnému prodlení ve vyplácení prostředků příjemcům, by mělo být podrobně upraveno uplatňování lhůt pro operace potvrzení a platební operace s tím, že by přitom měla být zohledněna směrnice Evropského parlamentu a Rady 2011/7/EU ze dne 16. února 2011 o postupu proti opožděným platbám v obchodních transakcích (6).
(39)
V souvislosti s interním auditem je nutno stanovit postup jmenování auditora a zajistit jeho nezávislost na orgánu, který jej jmenoval a kterému musí auditor podávat zprávy o své činnosti. V zájmu transparentnosti vůči Evropskému parlamentu a Radě by měly být oba tyto orgány o jmenování interního auditora i o ukončení výkonu jeho funkce informovány.
(40)
Pravidla zadávání veřejných zakázek by měla vycházet ze směrnice 2004/18/ES. Je nutno vymezit jednotlivé druhy zadávacího řízení, použitelná opatření na propagaci a uveřejňování, podmínky, za nichž lze použít určitý druh řízení, a hlavní podmínky stávajících řízení, dále je nutno specifikovat kritéria pro výběr a zadávání veřejných zakázek, pravidla pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení a pro komunikaci s uchazeči a zájemci, a - zadává-li Komise zakázky na vlastní účet - též příslušné finanční limity a pravidla pro zjišťování předpokládané hodnoty zadávaných zakázek.
(41)
Účelem zadávání veřejných zakázek je zajistit dotyčným orgánům za nejlepších možných podmínek požadovaná plnění při zachování zásad rovného přístupu k veřejným zakázkám, transparentnosti a zákazu diskriminace. V zájmu transparentnosti, rovného zacházení se zájemci a uchazeči a plné odpovědnosti schvalujících osob za konečný výběr je nutno stanovit postup pro otevírání a hodnocení nabídek a žádostí o účast, od jmenování výboru až po vydání odůvodněného a podloženého rozhodnutí o zadání zakázky, které v posledním stupni přijímá veřejný zadavatel.
(42)
Vzhledem k získaným zkušenostem je nezbytné zavést nové zadávací řízení pro veřejné zakázky střední hodnoty. Za stejných podmínek jako v případě stávající „výzvy k projevení zájmu“ je nutné umožnit používání „seznamu prodejců“, neboť tento postup je pro potenciální uchazeče spojen s menší administrativní zátěží.
(43)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie během plnění veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost vyzvat subjekty, které při zadávání veřejných zakázek zajišťují splnění požadavků na finanční způsobilost, aby za plnění dané zakázky ručily společně.
(44)
V zájmu ochrany finančních zájmů Unie a zajištění kontroly nad plněním veřejných zakázek je nezbytné upravit možnost požadovat po zhotoviteli, dodavateli nebo poskytovateli, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo on sám.
(45)
V zájmu dodržení nejvyšších profesních norem při plnění veřejné zakázky je nezbytné upravit možnost, aby byli odmítnuti uchazeči, kteří se nacházejí v potenciálním střetu zájmů.
(46)
Vzhledem k tomu, že již nejsou automaticky požadovány finanční záruky, je nutno určit kritéria, podle nichž je požadovat lze.
(47)
Měla by být upřesněna oblast působnosti hlavy týkající se grantů, zejména pokud jde o druhy akcí či subjektů obecného evropského zájmu, jež jsou k udělení grantu způsobilé, a pokud jde o druhy právních závazků, jež lze ke krytí grantů použít. V případě těchto právních závazků by měla být specifikována kritéria, podle nichž je volena dohoda, či rozhodnutí, dále jejich minimální obsah a možnost uzavřít dohodu o udělení zvláštního grantu nebo vydat rozhodnutí o udělení zvláštního grantu na bázi rámcových partnerství, tak aby bylo zajištěno rovné zacházení a aby nebyl omezován přístup k financování z prostředků Unie.
(48)
Do oblasti působnosti hlavy týkající se grantů by měla být též promítnuta skutečnost, že do finančního nařízení byla na straně jedné zapracována nová úprava cen a finančních nástrojů v podobě zvláštních hlav, a na straně druhé by měla tato oblast působnosti zohledňovat důležitá pravidla, jimiž se řídí granty a způsobilé náklady, vypuštění zásady postupného snižování grantů, použití zjednodušených forem grantů (jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování) a odstranění povinnosti předkládat záruky za předběžné financování.
(49)
V zájmu stability právního prostředí by pokrok při používání elektronické výměny informací a předkládání dokumentů elektronickou cestou, které představují významné zjednodušení, měl být doprovázen nastavením jednoznačných podmínek pro uznávání systémů, jež mají být používány.
(50)
Zásady neziskovosti a spolufinancování by měly být zrevidovány v souladu se zpřesněním a se zjednodušujícími opatřeními, která zavedlo finanční nařízení. V zájmu srozumitelnosti a přehlednosti je zejména nutno podrobně upravit druhy příjmů, jež jsou v souladu se zásadou neziskovosti zadržovány, a dále formy externího spolufinancování a věcných plnění.
(51)
Pokud jde o zásadu transparentnosti, mělo by být umožněno přijímat a zveřejňovat víceleté pracovní programy vzhledem k přidané hodnotě, kterou mají pro žadatele, kteří díky nim mohou snáze předjímat výzvy k podávání návrhů a lépe se na ně připravovat. V této souvislosti by měly být zpřesněny podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování. V zájmu transparentnosti je nutno též uveřejňovat výzvy k podávání návrhů, s výjimkou naléhavých případů či případů, kdy může danou akci provést pouze jeden subjekt. U tohoto uveřejnění je nutno specifikovat jeho minimální obsah.
(52)
Vzhledem k tomu, že podmínky způsobilosti daně z přidané hodnoty (DPH), kterou hradí příjemci, vedou nezřídka k chybám a rozporům, je nutno zajistit, aby pojmy DPH, kterou nelze příjemci vrátit, a osob nepovinných k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 směrnice Rady 2006/112/ES ze dne 28. listopadu 2006 o společném systému daně z přidané hodnoty (7) byly chápány a uplatňovány jednotně, a to prostřednictvím úpravy činností, jež tyto pojmy zahrnují.
(53)
V zájmu transparentnosti, rovného zacházení s žadateli a posílení odpovědnosti schvalujících osob by mělo být upraveno řízení o udělení grantu, a to od žádosti o grant, o níž musí Komise předem poskytnout žadatelům určité minimální informace, až po vyhodnocení žádosti podle předem specifikovaných kritérií způsobilosti, výběru a udělení, po němž příslušná schvalující osoba přijme konečné a náležitě zdokumentované rozhodnutí. Je nutno podrobně upravit složení a úkoly výboru, jenž za vyhodnocování návrhů podle kritérií pro výběr a udělení odpovídá, jakož i možnost kontaktovat žadatele v průběhu grantového řízení nebo je vyzvat, aby své návrhy upravili. Tyto možnosti by měly náležitě zohledňovat požadavky na řádnou správu, které zavedlo finanční nařízení, a jejich součástí by měly být podmínky, za nichž lze návrhy upravit ještě před podpisem grantové dohody či před oznámením rozhodnutí o udělení grantu s tím, že by tyto podmínky měly současně zajišťovat rovné zacházení s žadateli a soulad se zásadou, podle níž iniciativu k provedení takových kroků vyvíjejí výlučně žadatelé.
(54)
S tím, jak finanční nařízení zjednodušilo a rozšířilo používání jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, měly by být definice těchto zjednodušených forem grantů zpřesněny. Zejména je nutno ozřejmit, že tyto formy grantů - stejně jako jiná libovolná forma grantu - mají sloužit k úhradě způsobilých nákladů, a je třeba uvést, že jejich výše by neměla být nutně stanovována předem, což je důležité zejména v případech, kdy je jejich výše určována na základě obvyklých postupů účtování nákladů u příjemce. Je zapotřebí rovněž zajistit stabilitu pravidel financování v rámci zvláštních programů. Pro tento účel by měla být zavedena možnost používat zjednodušené formy grantů po celou dobu trvání zvláštních programů. Pro statistické a metodické účely, jakož i pro účely prevence a odhalování podvodů je nezbytné mít přístup k obecným údajům z účetnictví příjemce, a to i v případech financování formou jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování. Tohoto ověřování by však nemělo být využíváno ke zpochybňování jednotkových hodnot jednorázových částek, jednotkových nákladů a paušálního financování, které již byly sjednány.
(55)
V souladu se zásadou řádného finančního řízení by měla Komise požadovat záruky: nejdříve ve fázi předkládání žádostí o grant (provedením finančních auditů v případě žádostí o větší částky), dále ve fázi vyplácení předběžného financování (vyžádáním jistoty předem, pokud je takové opatření odůvodněno vzhledem k rizikům, jež vyhodnotila schvalující osoba) a ve fázi průběžné platby či výplaty zůstatku (vyžádáním osvědčení, které vystaví auditor k žádostem o platbu s nejvyšším objemem a rizikovostí).
(56)
Měly by být zpřesněny podmínky a postupy pozastavování a snižování grantů, tak aby byly lépe vymezeny důvody těchto opatření, aby byly příjemcům poskytovány náležité informace a aby měli příjemci ve všech fázích možnost uplatnit své právo na obranu.
(57)
Řádná správa finančních prostředků Unie rovněž znamená, že i příjemci grantů Unie musí těchto grantů využívat hospodárně a efektivně. Zejména náklady na veřejné zakázky, jež příjemci zadávají pro účely provedení určité akce, by měly být způsobilé za předpokladu, že jsou tyto zakázky na provedení akce zadány uchazeči, který podal ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
(58)
Vzhledem k tomu, že finanční nařízení uvolňuje omezení pro poskytování finanční podpory třetím osobám, je nutno upravit minimální ustanovení, která je nutno sjednat v grantové dohodě nebo zapracovat do rozhodnutí o udělení grantu, tak aby byl zřetelně odlišen případ, kdy příjemce poskytuje finanční podporu třetím osobám, od případu, kdy je plnění rozpočtu svěřeno pověřenému subjektu v rámci nepřímého řízení.
(59)
Pravomoc uložit příjemcům grantu sankci by měla být sladěna s pravomocí, která je svěřována v kontextu zadávání veřejných zakázek, a to vzhledem k tomu, že mají tyto pravomoci touž povahu a měly by podléhat týmž pravidlům, pokud jde o účelnost a proporcionalitu.
(60)
Při udělování cen by měly být dodržovány zásady transparentnosti a rovného zacházení stejným způsobem jako v případě grantů. V této souvislosti by měly být - při zohlednění odpovídajících požadavků na granty - stanoveny též minimální požadavky na pracovní programy a soutěže o návrh. Zejména by měly být specifikovány podmínky, za nichž lze pracovní programy pokládat za rozhodnutí o financování, dále minimální obsah pravidel soutěže o návrh, zejména podmínky pro vyplacení ceny vítězům v případě udělení ceny, jakož i příslušné způsoby uveřejnění.
(61)
Pro účely transparentnosti a rovného zacházení je mj. zapotřebí jednoznačně vymezit postup udělování cen, od podání příspěvků až po vyrozumění účastníků a oznámení vítězi. S cílem zajistit kompetentnost a nestrannost při posuzování příspěvků by v rámci tohoto postupu měla příspěvky vyhodnocovat odborná komise, kterou jmenuje příslušná schvalující osoba, s tím, že se toto hodnocení řídí kritérii pro udělení ceny, jež jsou vyhlášena spolu s pravidly soutěže o návrh. Na základě doporučení těchto odborníků by měla konečné rozhodnutí o udělení ceny přijmout příslušná schvalující osoba, neboť odpovědnost za plnění rozpočtu nese vždy Komise.
(62)
V zájmu harmonizovaného používání jednotlivých finančních nástrojů v rámci Komise by měl být obecný rámec upravený v hlavě VIII finančního nařízení doplněn o podrobnou úpravu řízení finančních nástrojů, včetně ustanovení o výběru pověřených subjektů, obsahu pověřovacích dohod, o nákladech a poplatcích spojených s řízením těchto nástrojů a o svěřeneckých účtech.
(63)
Zejména pro výjimečné případy, kdy budou finanční nástroje řízeny přímo, a to buď prostřednictvím účelových investičních jednotek, nebo jiných realizačních mechanismů, by měla být vymezena pravidla, podle nichž budou vybíráni finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci, s cílem zajistit, aby byly finanční prostředky Unie vynakládány efektivně.
(64)
Je nezbytné určit podmínky využívání finančních nástrojů, včetně jejich účinku v podobě aktivace mimorozpočtových zdrojů a monitorovacího rámce. Nezbytné je též zajistit, aby byly finanční nástroje používány na základě důkladného vyhodnocení ex ante, které Komisi umožní tyto nástroje koncipovat tak, aby reagovaly na selhání trhu a nepříznivé investiční situace.
(65)
Pokud jde o účetnictví a předkládání účetní závěrky, jsou v účetních pravidlech Unie definovány obecně uznávané účetní zásady, na nichž musí být založeny finanční výkazy. Za účelem řádné prezentace, úplnosti a přesnosti informací tato účetní pravidla též specifikují podmínky pro účetní zaznamenávání transakcí a pravidla pro oceňování aktiv a pasiv a pro tvorbu rezerv.
(66)
V souvislosti s účetnictvím by mělo být upřesněno, že účetní jednotlivých orgánů musí zdokumentovat členění účtů i účetní postupy svého orgánu a určit podmínky, jež musí splňovat počítačové účetní systémy, tak aby byl zejména zabezpečen přístup k těmto systémům a zajištěna auditní stopa v případě jejich změny.
(67)
Pokud jde o vedení účetnictví, je nezbytné upřesnit zásady vedení účetních knih, předvahy, pravidelného odsouhlasování zůstatků této předvahy a inventárních soupisů a definovat prvky účtové osnovy, kterou stanoví účetní Komise. Měla by být stanovena pravidla pro zaznamenávání operací, zejména podvojná metoda, pravidla přepočtu operací, které nejsou vyjádřeny v eurech, a podklady účetních zápisů. Upřesněn by měl být též obsah účetních záznamů.
(68)
V zájmu efektivní správy aktiv je třeba stanovit pravidla pro inventární soupisy majetku a vyjasnit odpovědnost účetních a schvalujících osob v této oblasti, jakož i pravidla pro další prodej majetku zapsaného v inventárním soupisu.
(69)
V souvislosti s vnějšími akcemi by mělo toto nařízení v souladu s finančním nařízením upravovat výjimky, jež odrážejí odlišné fungování této oblasti, především pokud jde o zadávání veřejných zakázek a udělování grantů, a to zejména proto, že tyto postupy provádějí orgány třetích zemí, jež od Unie získávají finanční podporu. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, měly by být odlišně upraveny především druhy řízení a finanční limity, při jejichž dosažení se tato řízení použijí. Pokud jde o granty, měla by být pro určité případy zavedena možnost jejich financování v plném rozsahu, a to zejména s ohledem na sníženou schopnost spolufinancování daných příjemců.
(70)
Je nutno podrobně upravit využívání rozpočtové podpory a specifikovat jednak podmínky tohoto využití, jednak povinnost partnerského subjektu předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, podle nichž lze posoudit, jsou-li tyto podmínky splněny.
(71)
Pokud jde o svěřenecké fondy Unie, je nutno specifikovat zásady, jimiž se budou řídit příspěvky Unie a dalších dárců do těchto fondů, stanovit pravidla, jimiž se bude řídit účetnictví a výkaznictví těchto fondů, zejména pokud jde o úroky naběhlé na bankovním účtu fondu, dále je nutno ozřejmit odpovědnost účastníků finančních operací a správní rady fondu a vymezit povinnosti spojené s externím auditem. Je též nutno zajistit, aby byli zúčastnění dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem a aby bylo využití finančních prostředků fondu podmíněno kladným hlasováním Komise.
(72)
V zájmu zjednodušení zadávacích řízení v případě vnějších akcí byly pozměněny některé finanční limity s tím, že byly přidány a přizpůsobeny jiné finanční limity a řídicí postupy převzaté ze společných ustanovení.
(73)
Pokud jde o granty, měly by být v souladu s finančním nařízením zjednodušeny podmínky, za nichž se lze odchýlit od zásady spolufinancování.
(74)
K zajištění řádné správy prostředků Unie je dále nezbytné upřesnit předchozí podmínky a pravidla, jež budou obsahovat dohody v případech, kdy bude správa prostředků decentralizována nebo kdy budou používány zálohové účty.
(75)
Je vhodné definovat evropské úřady a vymezit zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace a ustanovení, která zmocňují účetního Komise přenést některé ze svých úkolů na zaměstnance těchto úřadů. Je rovněž třeba upravit vedení bankovních účtů, k jejichž zřízení jménem Komise mohou být evropské úřady zmocněny.
(76)
Obdobně jako v případě zveřejňování údajů o příjemcích finančních prostředků Unie by měl být zveřejněn jednak seznam odborníků uvedených v článku 204 finančního nařízení, kteří jsou vybíráni na základě výzvy k projevení zájmu, jednak náplň práce těchto odborníků. Zveřejněna by měla být též jejich odměna, pokud překročí 15 000 EUR.
(77)
Měl by být doplněn nový postup zavedený článkem 203 finančního nařízení, zejména pokud jde o druh nákladů, jež mají být zahrnovány do finančních limitů zavedených v tomto článku. Vzhledem ke specifičnosti projektů v oblasti nemovitostí při delegacích Unie, zejména v naléhavých případech, je nutno tento druh projektů podrobně upravit. V případě obytných budov, zejména při delegacích, jež mají být najaty nebo zakoupeny během krátkého období, je vhodné stanovit, že se na ně nevztahuje postup podle článku 203 finančního nařízení. Postup podle článku 203 finančního nařízení by se neměl vztahovat ani na bezúplatné získání pozemku či na koupi pozemku za symbolickou cenu, neboť taková transakce nezatěžuje rozpočet.
(78)
V zájmu provázanosti s ustanoveními finančního nařízení je nutno stanovit přechodná ustanovení. V zájmu provázanosti s odvětvovým právním základem je vhodné odložit použitelnost ustanovení o způsobech řízení a o finančních nástrojích do 1. ledna 2014,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST PRVNÍ
SPOLEČNÁ USTANOVENÍ
HLAVA I
PŘEDMĚT ÚPRAVY
Článek 1
Předmět úpravy
Toto nařízení stanoví prováděcí pravidla k nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 (dále jen „finanční nařízení“).
HLAVA II
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
KAPITOLA 1
Zásady jednotnosti a správnosti rozpočtu
Článek 2
Účtování úroků z plateb předběžného financování
(Čl. 8 odst. 4 finančního nařízení)
V případech, kdy úroky náleží uhradit do rozpočtu, stanoví dohoda uzavřená se subjekty či osobami, jež jsou vyjmenovány v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodech ii) až viii) finančního nařízení, že je předběžné financování vypláceno na bankovní účty či podúčty, které umožňují identifikovat finanční prostředky a související úroky. Není-li tomu tak, musí identifikaci finančních prostředků, jež Unie vyplatila, a úroků nebo jiných plnění plynoucích z těchto finančních prostředků umožňovat účetní metody příjemců nebo zprostředkovatelů.
Ustanoveními tohoto nařízení, jejichž předmětem jsou úroky z předběžného financování, není dotčeno vykazování předběžného financování na straně aktiv finančních výkazů v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásada ročního rozpočtu
Článek 3
Prostředky na daný rozpočtový rok
(Čl. 11 odst. 3 finančního nařízení)
Prostředky na závazky a prostředky na platby schválené na daný rozpočtový rok sestávají z:
a)
prostředků uvedených v rozpočtu včetně opravných rozpočtů;
b)
přenesených prostředků;
c)
prostředků daných znovu k dispozici podle článků 178 a 182 finančního nařízení;
d)
prostředků plynoucích z plateb předběžného financování, jež byly vráceny v souladu s čl. 177 odst. 3 finančního nařízení;
e)
prostředků poskytnutých po přijetí účelově vázaných příjmů v průběhu rozpočtového roku nebo předchozích rozpočtových let, jež dosud nebyly použity.
Článek 4
Zrušení a přenos prostředků
(Čl. 13 odst. 2 finančního nařízení)
1. Prostředky na závazky a nerozlišené prostředky týkající se projektů v oblasti nemovitostí uvedené v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení lze přenést pouze tehdy, pokud přidělení na závazek nemohlo proběhnout do 31. prosince rozpočtového roku z důvodů, které nelze přičítat schvalující osobě, a pokud přípravné etapy již pokročily tak, že lze předpokládat, že k přidělení na závazek dojde do 31. března následujícího roku nebo - v případě projektů v oblasti nemovitostí - do 31. prosince.
2. Přípravnými etapami uvedenými v čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které mají být dokončeny do 31. prosince rozpočtového roku, tak aby bylo možno prostředky přenést do následujícího rozpočtového roku, jsou zejména:
a)
u souhrnných závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení přijetí rozhodnutí o financování nebo ukončení konzultací příslušných útvarů orgánu ohledně přijetí tohoto rozhodnutí k uvedenému dni;
b)
u individuálních závazků ve smyslu článku 85 finančního nařízení završení výběru potenciálních zhotovitelů, dodavatelů, poskytovatelů, příjemců, vítězů soutěží o ceny nebo pověřených osob.
3. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, které nejsou přiděleny na závazek do 31. března následujícího rozpočtového roku nebo - v případě částek na projekty v oblasti nemovitostí - do 31. prosince následujícího roku, se automaticky ruší.
O zrušení prostředků v souladu s prvním pododstavcem Komise informuje Evropský parlament a Radu do jednoho měsíce.
4. Prostředky přenesené v souladu s čl. 13 odst. 2 písm. b) finančního nařízení mohou být použity do 31. prosince následujícího rozpočtového roku.
5. Účetnictví musí umožňovat identifikaci prostředků přenesených v souladu s odstavci 1 až 4.
KAPITOLA 3
Zásada zúčtovací jednotky
Článek 5
Přepočítací kurz eura a ostatních měn
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení vyplývající z používání zvláštních odvětvových pravidel, schvalující osoba provádí přepočet eura na jinou měnu podle denních směnných kurzů eura zveřejněných v řadě C Úředního věstníku Evropské unie.
V případě, že přepočet eura na jinou měnu provádí zhotovitel, dodavatel, poskytovatel nebo příjemce, použijí se zvláštní ustanovení o přepočtu uvedená ve smlouvě na veřejnou zakázku, v grantové dohodě či v dohodě o financování.
2. Aby neměly měnové přepočty významný dopad na výši spolufinancování z prostředků Unie ani nežádoucí dopad na rozpočet Unie, zvláštní ustanovení uvedená v odstavci 1 případně určí, že se přepočítací kurz eura a jiné měny vypočte za pomoci průměrného denního směnného kurzu platného v daném období.
3. Není-li denní směnný kurz eura pro danou měnu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněn, použije příslušná schvalující osoba účetní kurz uvedený v odstavci 4.
4. Pro účely účetnictví uvedené v článcích 151 až 156 finančního nařízení a s výhradou článku 240 tohoto nařízení se přepočet eura na jinou měnu uskutečňuje pomocí měsíčního účetního kurzu eura. Tento účetní směnný kurz stanoví účetní Komise s pomocí veškerých zdrojů informací, jež považuje za spolehlivé, na základě směnného kurzu předposledního pracovního dne měsíce předcházejícího měsíci, pro nějž je kurz stanovován.
5. Výsledky měnových operací uvedených v odstavci 4 tohoto článku jsou v účetnictví příslušného orgánu vykazovány v samostatné položce.
První pododstavec tohoto odstavce se přiměřeně použije na subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení.
Článek 6
Kurz použitelný pro přepočet eura na ostatní měny
(Článek 19 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z používání odvětvových pravidel nebo ze smluv na zvláštní veřejné zakázky, z grantových dohod, rozhodnutí o udělení grantu či z finančních dohod, použije se pro přepočet eura na jinou měnu v případech, kdy přepočet provádí příslušná schvalující osoba, kurz dne, kdy schvalující útvar vystavil platební nebo inkasní příkaz.
2. V případě zálohových účtů vedených v eurech se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz platný v den, kdy banka provedla platbu.
3. V případě zúčtování zálohových účtů vedených v národních měnách podle článku 19 finančního nařízení se pro přepočet eura na jinou měnu použije kurz měsíce, v němž byl uskutečněn výdaj ze zálohového účtu.
4. V případě náhrady paušálních výdajů nebo výdajů plynoucích ze služebního řádu úředníků Evropské unie a pracovního řádu ostatních zaměstnanců Evropské unie (dále jen „služební řád“), která má stanovenu horní hranici a která se proplácí v jiné měně než euru, se použije kurz platný v době, kdy vznikne nárok na náhradu.
KAPITOLA 4
Zásada univerzálnosti
Článek 7
Zaznamenávání účelově vázaných příjmů a poskytování odpovídajících prostředků
(Článek 21 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčeny články 9 a 10, jsou účelově vázané příjmy zaznamenávány do rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů v oddílu jednotlivých orgánů do rozpočtové položky vytvořené pro tento účel;
b)
ve výkazu výdajů jsou v poznámkách k rozpočtu - včetně obecných poznámek - uvedeny položky, do nichž lze zapsat poskytované prostředky, které odpovídají účelově vázaným příjmům.
V případě uvedeném v prvním pododstavci písm. a) se použije označení „pro memoria“ a odhadované příjmy jsou pro informaci uvedeny v poznámkách.
2. Jakmile orgán účelově vázané příjmy obdrží, jsou jim odpovídající prostředky automaticky poskytovány jako prostředky na závazky i prostředky na platby, s výjimkou těchto případů:
a)
v případech podle čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení;
b)
v případě podle čl. 21 odst. 2 písm. b) finančního nařízení u členských států, v jejichž případě je dohoda o poskytnutí příspěvku vyjádřena v eurech.
V případě podle prvního pododstavce písm. b) lze prostředky na závazky poskytnout poté, co členský stát podepíše dohodu o poskytnutí příspěvku.
Článek 8
Příspěvky členských států na výzkumné programy
(Čl. 21 odst. 2 písm. a) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států na financování některých doplňkových výzkumných programů stanovené v článku 5 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1150/2000 (8) jsou hrazeny takto:
a)
sedm dvanáctin částky zapsané v rozpočtu nejpozději do 31. ledna běžného rozpočtového roku;
b)
zbývajících pět dvanáctin do 15. července běžného rozpočtového roku.
2. Pokud není rozpočet s konečnou platností přijat před začátkem rozpočtového roku, jsou příspěvky uvedené v odstavci 1 určeny částkou, jež je zapsána v rozpočtu na předchozí rozpočtový rok.
3. Všechny příspěvky nebo dodatečné platby členských států do rozpočtu musí být připsány na účet či účty Komise do 30 kalendářních dní po výzvě k zaplacení prostředků.
4. Uskutečněné platby jsou připisovány na účet stanovený v nařízení (ES, Euratom) č. 1150/2000 a vztahují se na ně podmínky stanovené v uvedeném nařízení.
Článek 9
Účelově vázané příjmy vyplývající z účasti zemí ESVO na některých programech Unie
(Čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení)
1. Příspěvky členských států Evropského sdružení volného obchodu (dále jen „státy ESVO“) na některé programy Unie se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů je vytvořena rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž se zaznamenává celková výše příspěvků států ESVO za uvedený rozpočtový rok;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
v poznámkách k jednotlivým rozpočtovým položkám, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní, se výše předpokládané účasti uvádí „pro informaci“,
ii)
v příloze, která je nedílnou součástí rozpočtu, se uvádějí veškeré rozpočtové položky, které se týkají činností Unie, jichž se státy ESVO účastní.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) je předpokládaná částka uvedena v rozpočtových poznámkách,
Příloha uvedená v prvním pododstavci písm. b) bodu ii) představuje a doplňuje strukturu, jež slouží jednak zaznamenávání prostředků odpovídajících příspěvkům podle odstavce 2, jednak plnění souvisejících výdajů.
2. Podle článku 82 Dohody o Evropském hospodářském prostoru (dále jen „Dohoda o EHP“) jsou částky ročních příspěvků států ESVO, které Komisi potvrdil Smíšený výbor Evropského hospodářského výboru v souladu s čl. 1 odst. 5 protokolu 32 připojeného k Dohodě o EHP, zapsány hned od počátku rozpočtového roku v plné výši jako odpovídající prostředky na závazky a prostředky na platby.
3. Jsou-li do rozpočtových položek, na něž přispívají státy ESVO, přidány v průběhu rozpočtového roku dodatečné prostředky, aniž by byly státy ESVO schopny v průběhu uvedeného rozpočtového roku upravit náležitým způsobem výši svých příspěvků, aby dodržely „činitel úměrnosti“ uvedený v článku 82 Dohody o EHP, může Komise na přechodnou dobu a výjimečně využít svých hotovostních zdrojů k předfinancování podílu států ESVO. Po tomto poskytnutí dodatečných prostředků vyzve Komise co nejdříve státy ESVO, aby odpovídající příspěvky uhradily. Komise o těchto rozhodnutích každoročně informuje Evropský parlament a Radu.
Toto předfinancování je vypořádáno co nejdříve v rámci rozpočtu na následující rozpočtový rok.
4. Finanční příspěvky států ESVO jsou v souladu s čl. 21 odst. 2 písm. e) finančního nařízení vnějšími účelově vázanými příjmy. Účetní přijme vhodná opatření, aby použití příjmů, jež z těchto příspěvků plynou, a jim odpovídajících prostředků bylo sledováno odděleně.
Stav plnění příjmů a výdajů, jež účasti států ESVO odpovídají, uvádí Komise ve zprávě podle čl. 150 odst. 2 finančního nařízení odděleně.
Článek 10
Výnosy ze sankcí uložených členským státům s nadměrným schodkem
(Čl. 21 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Výnosy ze sankcí uvedených v oddílu 4 nařízení Rady (ES) č. 1467/97 (9) se vykazují v rozpočtu takto:
a)
ve výkazu příjmů se vytvoří rozpočtová položka s označením „pro memoria“, v níž jsou zaúčtovávány úroky z těchto částek;
b)
zároveň, a aniž je dotčen článek 77 finančního nařízení, jsou na základě zápisu těchto částek ve výkazu příjmů vykázány prostředky na závazky a prostředky na platby ve výkazu výdajů.
Prostředky uvedené v prvním pododstavci písm. b) jsou čerpány v souladu s článkem 20 finančního nařízení.
Článek 11
Náklady vzniklé přijetím darovaných částek ve prospěch Unie
(Článek 22 finančního nařízení)
Pro účely schválení Evropským parlamentem a Radou podle čl. 22 odst. 2 finančního nařízení Komise odhadne a řádně odůvodní finanční náklady, včetně navazujících nákladů, spojené s přijetím darovaných částek určených Unii.
Článek 12
Účty pro vrácené daně
(Čl. 23 odst. 3 finančního nařízení)
Daně, které Unie hradí podle čl. 23 odst. 2 a čl. 23 odst. 3 písm. a) finančního nařízení, jsou zapsány na prozatímním účtu až do doby, kdy je dotyčné státy vrátí.
KAPITOLA 5
Zásada specifikace
Článek 13
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňují orgány s výjimkou Komise
(Článek 25 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v článku 25 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může dotčený orgán převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 14
Pravidla pro výpočet procentních podílů u převodů, jež uskutečňuje Komise
(Článek 26 finančního nařízení)
1. Procentní podíly uvedené v čl. 26 odst. 1 finančního nařízení se počítají k okamžiku podání žádosti o provedení převodu na základě výše prostředků, jež jsou vyčleněny v rozpočtu včetně rozpočtů opravných.
2. Vychází se z celkové výše prostředků, jež mají být převedeny z dané rozpočtové položky či v její prospěch, po úpravě o výši prostředků již převedených.
K výši prostředků, jež může Komise převést bez rozhodnutí Evropského parlamentu a Rady, se nepřihlíží.
Článek 15
Správní výdaje
(Článek 26 finančního nařízení)
Výdaje uvedené v čl. 26 odst. 1 prvním pododstavci písm. b) finančního nařízení pokrývají v případě všech oblastí politiky body uvedené v článku 44 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 16
Odůvodnění žádostí o převod prostředků
(Články 25 a 25 finančního nařízení)
K návrhům na převody a veškerým informacím pro Evropský parlament a Radu o převodech podle článků 25 a 26 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí čerpání prostředků a odhady potřeb až do konce rozpočtového roku, a to jak v případě rozpočtových položek, v jejichž prospěch má být převod uskutečněn, tak v případě položek, k jejichž tíži má být převod uskutečněn.
Článek 17
Odůvodnění žádostí o převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech
(Článek 29 finančního nařízení)
K návrhům na převody z rezervy na pomoc při mimořádných událostech uvedené v článku 29 finančního nařízení musí být přiloženy příslušné podrobné podklady, jež uvádějí:
a)
v případě rozpočtové položky, do níž mají být prostředky převedeny: co nejaktuálnější informace o čerpání prostředků a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku;
b)
v případě všech rozpočtových položek, jež se týkají vnější činnosti: čerpání prostředků až do konce měsíce, jenž předchází měsíci podání žádosti o převod, a odhad potřeb až do konce rozpočtového roku spolu se srovnáním oproti původnímu odhadu;
c)
rozbor možností k přerozdělení prostředků.
KAPITOLA 6
Zásada řádného finančního řízení
Článek 18
Hodnocení
(Článek 30 finančního nařízení)
1. Všechny návrhy na programy nebo činnosti, jež znamenají výdaje k tíži rozpočtu, jsou předmětem hodnocení ex ante, které musí zkoumat:
a)
potřebu, jež má být uspokojena v krátkodobém či dlouhodobém horizontu;
b)
přidanou hodnotu zásahu Unie;
c)
cíle politiky a řízení, jichž má být dosaženo a k nimž patří opatření nezbytná k ochraně finančních zájmů Unie na poli prevence, odhalování, vyšetřování a nápravy podvodů, jakož i postihů za podvody;
d)
možné varianty postupů, včetně rizik s nimi souvisejících;
e)
očekávané výsledky a dopady, zejména v rovině ekonomické, sociální a environmentální, a dále ukazatele a způsob vyhodnocování pro účely jejich měření;
f)
nejvhodnější metodu realizace prioritní varianty/variant;
g)
vnitřní provázanost navrhovaného programu nebo činnosti a jejich návaznost na ostatní příslušné nástroje;
h)
objem prostředků, lidských zdrojů a ostatních správních výdajů, jež mají být přiděleny v souladu se zásadou efektivnosti nákladů;
i)
poučení vyplývající z podobných zkušeností v minulosti.
2. Návrh uvádí opatření ke sledování, podávání zpráv a hodnocení a přihlíží ke kompetencím příslušných úrovní správy, jež se provádění navrhovaného programu nebo činnosti účastní.
3. Všechny programy nebo činnosti, včetně pilotních projektů a přípravných akcí, na něž jsou uvolněny zdroje v objemu nad 5 000 000 EUR, jsou předmětem hodnocení přidělených lidských a finančních zdrojů a dosažených výsledků, které probíhá průběžně a/nebo ex post s cílem ověřit, zda jsou v souladu se stanovenými cíli, a to následovně:
a)
výsledky dosahované při provádění víceletého programu jsou pravidelně hodnoceny podle časového rozvrhu, který umožňuje vzít výsledky tohoto hodnocení v úvahu při rozhodování o obnově, změně nebo přerušení programu;
b)
výsledky činností, o jejichž financování je rozhodováno v ročním cyklu, jsou vyhodnocovány alespoň jednou za šest let.
Povinnost uvedená v prvním pododstavci písm. a) a b) se nepoužije na jednotlivé projekty a akce prováděné v rámci takových činností, u nichž lze tuto povinnost splnit tím, že konečnou zprávu zašlou subjekty, které akci provedly.
4. Hodnocení podle odstavce 1 a 3 musí být úměrné uvolněným zdrojům a dopadu dotčeného programu nebo činnosti.
Článek 19
Finanční výkaz
(Článek 31 finančního nařízení)
Finanční výkaz uvádí finanční a ekonomické údaje, na jejichž základě může legislativní orgán vyhodnotit nezbytnost zásahu Unie. Uvádí příslušné informace o souladu s dalšími činnostmi Unie a případné synergii.
V případě víceletých akcí obsahuje finanční výkaz předběžný plán ročních potřeb prostředků a pracovních míst, včetně míst externích zaměstnanců, a hodnocení jejich střednědobého finančního dopadu.
KAPITOLA 7
Zásada transparentnosti
Článek 20
Předběžné zveřejnění rozpočtu
(Článek 34 finančního nařízení)
Co nejdříve poté, co je rozpočet přijat s konečnou platností, a nejpozději čtyři týdny po tomto termínu jsou před oficiálním vyhlášením rozpočtu v Úředním věstníku Evropské unie zveřejněny z podnětu Komise podrobné číselné údaje ve všech jazycích na internetových stránkách orgánů.
Článek 21
Zveřejňování informací o hodnotě a příjemcích finančních prostředků Unie
(Článek 35 finančního nařízení)
1. Informace o příjemcích finančních prostředků Unie, jež byly poskytnuty v rámci přímého řízení, se zveřejňují na internetové stránce orgánů Unie do 30. června roku následujícího po rozpočtovém roce, v němž byly finanční prostředky poskytnuty.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
2. Nestanoví-li toto nařízení a odvětvová pravidla jinak, zveřejňují se s přihlédnutím ke kritériím v čl. 35 odst. 3 finančního nařízení následující informace:
a)
jméno příjemce;
b)
lokalita příjemce;
c)
poskytnutá částka;
d)
povaha a účel opatření.
Pojem „lokalita“ pro účely písm. b) znamená:
i)
adresu příjemce, je-li příjemcem právnická osoba,
ii)
region na úrovni NUTS 2, je-li příjemcem fyzická osoba.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, je nutno zveřejněné informace odstranit dva roky od konce rozpočtového roku, v němž byly finanční prostředky poskytnuty. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
3. Informace podle odstavce 2 jsou zveřejňovány pouze v případě cen, grantů a veřejných zakázek, jež byly uděleny, resp. zadány na základě soutěže o návrh, řízení o udělení grantu či zadávacího řízení. Tyto informace se nezveřejňují v případě:
a)
stipendií udělených fyzickým osobám a další přímé podpory vyplacené nejpotřebnějším fyzickým osobám podle čl. 125 odst. 4 písm. c) finančního nařízení;
b)
veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje částky podle čl. 137 odst. 2 tohoto nařízení.
4. Od zveřejnění informací je upuštěno v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy příjemců.
Článek 22
Odkaz na zveřejněné informace o příjemcích finančních prostředků Unie poskytnutých v rámci nepřímého řízení
(Článek 35 finančního nařízení)
Je-li správa finančních prostředků Unie svěřena orgánům a subjektům uvedeným v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, musí pověřovací dohody stanovit, aby tyto pověřené orgány a subjekty zveřejnily informace uvedené v čl. 21 odst. 2 a 3 ve standardní úpravě na svých internetových stránkách.
Internetová stránka orgánů Unie musí obsahovat alespoň odkaz na internetovou adresu, kde lze tyto informace nalézt, nejsou-li tyto informace zveřejněny přímo na vyhrazeném místě na internetových stránkách orgánů Unie.
Kromě zveřejnění podle prvního pododstavce lze tyto informace ve standardní úpravě zveřejnit také jiným vhodným způsobem.
Na zveřejnění informací podle prvního pododstavce tohoto článku se použije čl. 21 odst. 2 až 4.
HLAVA III
SESTAVOVÁNÍ A SKLADBA ROZPOČTU
Článek 23
Finanční plán
(Článek 38 finančního nařízení)
Finanční plán podle článku 38 finančního nařízení je členěn podle kategorií výdajů, oblastí politiky a rozpočtových položek. Úplný finanční plán uvádí všechny výdajové kategorie s výjimkou zemědělství, politiky soudržnosti a administrativy, k nimž jsou uváděny pouze souhrnné údaje.
Článek 24
Návrh opravného rozpočtu
(Čl. 41 odst. 1 finančního nařízení)
K návrhu opravného rozpočtu je připojeno odůvodnění a informace k plnění rozpočtu za předchozí a běžný rozpočtový rok, jež jsou v okamžiku sestavování návrhu k dispozici.
Článek 25
Rozpočtová nomenklatura
(Článek 44 finančního nařízení)
Rozpočtová nomenklatura musí být v souladu se zásadami specifikace, transparentnosti a řádného finančního řízení. Musí zajišťovat jednoznačnost a transparentnost, jež jsou nezbytné pro účely rozpočtového procesu, snadnou identifikaci hlavních cílů zakotvených v příslušném právním základu a umožňovat výběr z politických priorit a efektivní a účelné plnění rozpočtu.
Článek 26
Výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod v) finančního nařízení)
Pro účely sestavení rozpočtu se výdaje skutečně vynaložené v posledním rozpočtovém roce, jehož účty byly uzavřeny, určují takto:
a)
v případě závazků: závazky zaznamenané v účetnictví v průběhu rozpočtového roku k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3;
b)
v případě plateb: platby uskutečněné v průběhu rozpočtového roku, tj. platby, k nimž byl bance předán platební příkaz, k tíži prostředků na tento rozpočtový rok ve smyslu článku 3.
Článek 27
Poznámky k rozpočtu
(Čl. 49 odst. 1 písm. a) bod vi) finančního nařízení)
Poznámky k rozpočtu obsahují zejména:
a)
odkazy na základní právní akt, pokud byl základní právní akt přijat;
b)
náležité vysvětlení k povaze a účelu prostředků.
Článek 28
Plán pracovních míst
(Čl. 49 odst. 1 písm. c) bod i) finančního nařízení)
Pracovní místa Zásobovací agentury jsou uváděna v plánu pracovních míst Komise odděleně.
HLAVA IV
PLNĚNÍ ROZPOČTU
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Článek 29
Informace o předávání osobních údajů pro účely auditu
(Článek 53 finančního nařízení)
Při výzvě učiněné v souvislosti s granty, veřejnými zakázkami nebo cenami, jež jsou prováděny v rámci přímého řízení, musí být potenciální příjemci, zájemci, uchazeči a účastníci v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (10) vyrozuměni o tom, že pro účely ochrany finančních zájmů Unie mohou být jejich osobní údaje předány útvarům interního auditu, Evropskému účetnímu dvoru, komisi pro řešení finančních nesrovnalostí nebo Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (dále jen „úřad OLAF“) nebo že si mohou tyto údaje předat schvalující osoby při Komisi a výkonné agentury.
Článek 30
Přípravná opatření v oblasti společné zahraniční a bezpečnostní politiky
(Čl. 54 odst. 2 písm. c) finančního nařízení)
Financování opatření, jež Rada schválí k přípravě operací Unie v rámci řešení krizí podle hlavy V Smlouvy o Evropské unii, zahrnuje doplňkové náklady přímo vyplývající ze skutečnosti, že je v prostoru operace nasazena konkrétní mise nebo tým, jejichž členové pocházejí mimo jiné z řad personálu orgánů Unie; tyto náklady zahrnují též pojištění pro případ zvýšeného rizika, náklady na cestování a ubytování a denní diety.
Článek 31
Zvláštní pravomoci Komise vyplývající ze Smluv
(Čl. 54 odst. 2 písm. d) finančního nařízení)
1. Články Smlouvy o fungování Evropské unie (dále jen „Smlouva o fungování EU“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 154 (sociální dialog);
b)
článek 156 (průzkumy, stanoviska a porady v sociální oblasti);
c)
články 159 a 161 (zprávy o zvláštních problémech týkajících se sociální situace);
d)
ustanovení čl. 168 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti veřejného zdraví);
e)
ustanovení čl. 171 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti transevropských sítí);
f)
ustanovení čl. 173 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti průmyslu);
g)
ustanovení čl. 175 druhého pododstavce (zpráva o pokroku dosaženém při upevňování hospodářské, sociální a územní soudržnosti);
h)
ustanovení čl. 181 odst. 2 (podněty na podporu koordinace v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
i)
článek 190 (zpráva o činnostech v oblasti výzkumu a technologického rozvoje);
j)
ustanovení čl. 210 odst. 2 (podněty na podporu koordinace politik v oblasti rozvojové spolupráce);
k)
ustanovení čl. 214 odst. 6 (podněty na podporu koordinace akcí humanitární pomoci).
2. Články Smlouvy o založení Evropského společenství pro atomovou energii (dále jen „Smlouva o Euratomu“), jež Komisi přímo svěřují zvláštní pravomoci, jsou:
a)
článek 70 (finanční příspěvek v mezích rozpočtu na programy průzkumu nerostných ložisek na územích členských států);
b)
články 77 až 85.
3. Seznamy uvedené v odstavci 1 a 2 mohou být při předložení návrhu rozpočtu doplněny s tím, že je nutno uvést odpovídající články a částky.
Článek 32
Jednání, jež mohou představovat střet zájmů, a postup
(Článek 57 finančního nařízení)
1. Jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů ve smyslu čl. 57 odst. 2 finančního nařízení, může mít - aniž je dotčeno jeho posouzení jakožto protiprávního jednání podle článku 141 - mimo jiné tyto formy:
a)
poskytnutí sobě nebo jinému neoprávněných přímých nebo nepřímých výhod;
b)
odmítnutí poskytnout příjemci práva nebo výhody, na něž má nárok;
c)
nepřípustná nebo zneužívající jednání nebo opomenutí uskutečnit nezbytná jednání.
Další jednání, jež může být ovlivněno střetem zájmů, je takové jednání, jež může narušit nestranný a objektivní výkon povinností určité osoby, např. členství v hodnotícím výboru v zadávacím řízení nebo v řízení o udělení grantu, může-li tato osoba získat z výsledku těchto řízení přímou či nepřímou finanční výhodu.
2. Za střet zájmů se považuje situace, kdy je žadatel, zájemce nebo uchazeč zaměstnancem, na nějž se vztahuje služební řád, ledaže jeho účast v řízení předem schválí jeho nadřízený.
3. V případě střetu zájmů přijme pověřená schvalující osoba náležitá opatření k eliminaci nežádoucího vlivu dotčené osoby na daný postup či řízení.
KAPITOLA 2
Způsoby plnění rozpočtu
Oddíl 1
Obecná ustanovení
Článek 33
Způsoby řízení
(Článek 58 finančního nařízení)
V účetním systému Komise jsou zaznamenány jednotlivé způsoby řízení a v jejich rámci též kategorie subjektů či osob, jež jsou uvedeny v čl. 58 odst. 1 písm. c) finančního nařízení a jimž jsou v souvislosti s plněním rozpočtu svěřeny určité úkoly.
Pokud jde o přímé řízení Komisí podle čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení, účetní systém rozlišuje, zdali toto řízení probíhá prostřednictvím:
a)
útvarů Komise;
b)
výkonných agentur;
c)
vedoucích delegací EU;
d)
svěřeneckých fondů uvedených v článku 187 finančního nařízení.
Oddíl 2
Přímé řízení
Článek 34
Přímé řízení
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) finančního nařízení)
Plní-li Komise rozpočet přímo ve svých úvarech, vykonávají úkoly související s plněním rozpočtu účastníci finančních operací ve smyslu článků 64 až 75 finančního nařízení v souladu s podmínkami tohoto nařízení.
Článek 35
Výkon pravomocí svěřených výkonným agenturám
(Čl. 58 odst. 1 písm. a) a článek 62 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o svěření pravomocí výkonným agenturám zmocňuje tyto agentury jakožto pověřené schvalující osoby k tomu, aby čerpaly prostředky na program Unie, jehož řízením byly pověřeny.
2. Pověřovací akt Komise obsahuje přinejmenším ustanovení podle čl. 40 písm. a) až d) a h). Jménem dotyčné výkonné agentury musí k tomuto aktu vydat formální písemný souhlas její ředitel.
Článek 36
Soulad s pravidly pro zadávání veřejných zakázek
(Článek 63 finančního nařízení)
Svěří-li Komise úkoly soukromým subjektům podle čl. 63 odst. 2 finančního nařízení, uzavře smlouvu v souladu s částí první hlavou V a s částí druhou hlavou IV kapitolou III finančního nařízení.
Oddíl 3
Sdílené řízení s členskými státy
Článek 37
Zvláštní ustanovení o sdíleném řízení s členskými státy, opatření na podporu šíření osvědčených postupů
(Článek 59 finančního nařízení)
Komise sestaví rejstřík subjektů, které jsou podle odvětvových pravidel odpovědné za řízení, osvědčování a audit.
S cílem podpořit osvědčené postupy při využívání prostředků ze strukturálních fondů, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova, Evropského zemědělského záručního fondu a Evropského rybářského fondu může dát Komise subjektům odpovědným za řízení a kontrolu pro informaci k dispozici metodické pokyny, jež stanoví její vlastní kontrolní strategii a přístup, včetně kontrolních seznamů a příkladů osvědčené praxe. Tyto pokyny jsou podle potřeby aktualizovány.
Oddíl 4
Nepřímé řízení
Článek 38
Rovnocennost systémů, pravidel a postupů v rámci nepřímého řízení
(Článek 60 finančního nařízení)
1. Komise může uznat pravidla a postupy zadávání veřejných zakázek za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásadu široké hospodářské soutěže uchazečů v zájmu získání ekonomicky nejvýhodnější nabídky a stanoví jednací řízení pouze u veřejných zakázek do určité přiměřené hodnoty nebo v řádně odůvodněných případech;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím náležitého uveřejňování ex ante, zejména v případě zadávacích řízení, a náležitého zveřejňování zhotovitelů, dodavatelů nebo poskytovatelů ex post;
c)
zajišťují rovné zacházení, proporcionalitu a zákaz diskriminace;
d)
po celou dobu zadávacího řízení předcházejí střetu zájmů.
Vnitrostátní právo členských států nebo třetích zemí, jež provádí směrnici 2004/18/ES, se považuje za rovnocenné pravidlům, která orgány uplatňují v souladu s finančním nařízením.
2. Komise může uznat pravidla a postupy pro udělování grantů za rovnocenné se svými vlastními pravidly a postupy, pokud splňují tyto podmínky:
a)
dodržují zásady proporcionality, řádného finančního řízení, rovného zacházení a zákazu diskriminace;
b)
zajišťují transparentnost prostřednictvím odpovídajícího uveřejňování výzev k podávání návrhů, stanoví postupy přímého udělování grantů pouze u grantů do určité přiměřené výše nebo v řádně odůvodněných případech a zajišťují náležité zveřejňování příjemců ex post, při němž je zohledňována zásada proporcionality;
c)
po celou dobu řízení o udělení grantu předcházejí střetu zájmů;
d)
stanoví, že granty nesmějí být kumulativní ani být udělovány zpětně, že musí v zásadě zahrnovat spolufinancování a že účelem ani důsledkem grantu nesmí být dosažení zisku pro příjemce.
3. Komise může uznat, že účetní systémy a systémy vnitřní kontroly, jež používají subjekty a osoby, jimž mají být svěřeny úkoly související s plněním rozpočtu jménem Komise, zajišťují rovnocennou úroveň ochrany finančních zájmů Unie a rovnocennou přiměřenou jistotu o dosažení cílů řízení, jestliže tyto systémy splňují zásady zakotvené v článku 32 finančního nařízení.
Článek 39
Hodnocení ex ante pravidel a postupů u subjektů a osob v rámci nepřímého řízení
(Čl. 61 odst. 1 finančního nařízení)
Pro účely hodnocení ex ante podle čl. 61 odst. 1 finančního nařízení může příslušná schvalující osoba vycházet z hodnocení ex ante, jež provedla jiná schvalující osoba, a to za předpokladu, že závěry této jiné schvalující osoby jsou relevantní z hlediska specifických rizik svěřovaných úkolů, zejména povahy těchto úkolů a příslušné částky.
Příslušná schvalující osoba může vycházet z hodnocení ex ante, jež provedli jiní dárci, pokud bylo toto hodnocení provedeno za podmínek rovnocenných podmínkám stanoveným pro nepřímé řízení v článku 60 finančního nařízení.
Článek 40
Obsah dohody o svěření úkolů plnění rozpočtu, jež je uzavírána se subjekty a osobami
(Čl. 61 odst. 3 finančního nařízení)
Pověřovací dohody obsahují podrobná ujednání, jež zajišťují ochranu finančních zájmů Unie a transparentnost prováděných operací. Musí zahrnovat alespoň následující:
a)
jednoznačnou definici a vymezení svěřovaných úkolů, zejména pokud jde o změny svěřených úkolů, vzdání se pohledávek a využití vrácených nebo nepoužitých finančních prostředků;
b)
podmínky a bližší podrobnosti k plnění těchto úkolů, odpovědnosti a organizaci kontrol, jež mají být prováděny, včetně hodnocení programů;
c)
podmínky pro vyplacení příspěvku Unie, včetně proplacení nákladů vzniklých při plnění úkolů a odměny pro pověřený subjekt, a pravidla ohledně potřebných podkladů k odůvodnění těchto plateb;
d)
pravidla pro podávání zpráv Komisi o plnění úkolů, očekávaných výsledcích, vyskytnuvších se nesrovnalostech a přijatých opatřeních, dále podmínky, za nichž lze platby pozastavit nebo přerušit, a podmínky, za nichž je plnění těchto úkolů ukončeno;
e)
termín, do něhož budou k pověřovací dohodě uzavřeny individuální prováděcí smlouvy a dohody, jež musí být úměrné povaze svěřených úkolů;
f)
pravidla pro vyloučení, jež subjektu či osobě umožňují, aby z účasti na zadávacím řízení, z řízení o udělení grantu či ceny, ze zadání veřejné zakázky nebo z udělení grantu či ceny vyloučily subjekty, jež se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 písm. a), b) a e) a čl. 107 písm. a) a b) finančního nařízení;
g)
bližší podrobnosti o kontrolách, jež provádí Komise, jakož i ustanovení o přístupu Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora k informacím potřebným k výkonu jejich povinností, jakož i o pravomoci provádět audity a šetření včetně kontrol na místě;
h)
ujednání o:
i)
závazku pověřeného subjektu neprodleně informovat Komisi o všech podvodech, k nimž při správě finančních prostředků Unie došlo, a o přijatých opatřeních,
ii)
určení kontaktního místa, které je vybaveno náležitými pravomocemi k přímé spolupráci s úřadem OLAF, jež slouží snazšímu výkonu operativní činnosti tohoto úřadu;
i)
podmínky, jimiž se řídí používání bankovních účtů a úrokových výnosů podle čl. 8 odst. 4 finančního nařízení;
j)
ustanovení zajišťující viditelnost činnosti Unie ve vztahu k ostatním činnostem subjektu.
Článek 41
Prohlášení řídícího subjektu a prohlášení o dodržení postupů
(Čl. 60 odst. 5 finančního nařízení)
V případě akcí, jež končí před koncem příslušného rozpočtového roku, může být prohlášení řídícího subjektu podle čl. 60 odst. 5 písm. b) finančního nařízení nahrazeno závěrečnou zprávou pověřeného subjektu nebo osoby o dané akci, je-li tato zpráva předložena před 15. únorem roku následujícího po příslušném rozpočtovém roce.
Pokud mezinárodní organizace a třetí země provádějí nevíceleté akce v délce trvání nejvýše 18 měsíců, může být prohlášení o dodržení postupů uvedené v čl. 60 odst. 5 finančního nařízení začleněno do závěrečné zprávy.
Článek 42
Postupy zaměřené na kontrolu a schválení účetních závěrek, jakož i vylučování úhrad, jež jsou v rozporu s platnými pravidly, z financování Unií v rámci nepřímého řízení
(Čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení odvětvových pravidel, Komise v rámci postupů podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení:
a)
provádí dokumentární prověrky a případně kontroly na místě;
b)
stanoví výši schválených výdajů poté, co proběhlo případné řízení o sporných otázkách s příslušnými orgány a subjekty, a poté, co jsou tyto orgány a subjekty vyrozuměny;
c)
případně vypočte výši finanční opravy;
d)
inkasuje nebo uhradí zůstatek, který je dán rozdílem mezi schválenými výdaji a částkami, jež byly orgánům nebo subjektům již vyplaceny.
Pro účely prvního pododstavce písm. d) Komise inkasuje splatné částky přednostně formou zápočtu podle článku 87.
2. Jsou-li úkoly související s plněním rozpočtu svěřeny subjektu, jenž provádí akci financovanou větším počtem dárců, spočívají postupy podle čl. 60 odst. 6 písm. b) a c) finančního nařízení v ověření, zdali příslušnou částku, kterou Komise na danou akci vyplatila, tento subjekt na akci použil a zdali byl tento výdaj vynaložen v souladu se závazky, jež upravuje dohoda s tímto subjektem podepsaná.
Pro účely tohoto nařízení se akcí financovanou větším počtem dárců rozumí akce, na niž jsou finanční prostředky Unie sdruženy s prostředky přinejmenším jednoho dalšího dárce.
Článek 43
Zvláštní ustanovení pro nepřímé řízení s mezinárodními organizacemi
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) bod ii) a článek 188 finančního nařízení)
1. Mezinárodní organizace uvedené v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu ii) finančního nařízení jsou:
a)
mezinárodní veřejné organizace zřízené na základě mezivládních dohod a specializované agentury zřízené těmito organizacemi;
b)
Mezinárodní výbor Červeného kříže;
c)
Mezinárodní federace společností Červeného kříže a Červeného půlměsíce;
d)
další neziskové organizace, jež mají na základě rozhodnutí Komise obdobné postavení jako mezinárodní organizace.
2. Plní-li Komise rozpočet v rámci nepřímého řízení s mezinárodními organizacemi, použijí se ověřovací dohody s nimi uzavřené.
Článek 44
Určení veřejnoprávních subjektů a soukromoprávních subjektů pověřených výkonem veřejné služby
(Čl. 58 odst. 1 písm. c) body v) a vi) finančního nařízení)
1. Na veřejnoprávní subjekty a soukromoprávní subjekty pověřené výkonem veřejné služby se vztahuje právo členského státu nebo země, v níž byly založeny.
2. V případě síťového řízení, při němž musí příslušný členský stát či země určit alespoň jeden subjekt, probíhá toto určení v souladu se základním právním aktem.
Ve všech ostatních případech určí tyto subjekty Komise po vzájemné dohodě s dotčenými členskými státy nebo zeměmi.
KAPITOLA 3
Účastníci finančních operací
Oddíl 1
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
Článek 45
Práva a povinnosti účastníků finančních operací
(Článek 64 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány poskytnou všem účastníkům finančních operací zdroje nezbytné k plnění jejich povinností a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
2. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí listinou, kterou vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Oddíl 2
Schvalující osoba
Článek 46
Pomoc pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám
(Článek 65 finančního nařízení)
Příslušné schvalující osobě mohou být při plnění jejích úkolů nápomocni zaměstnanci, kteří jsou pověřeni tím, aby v rámci odpovědnosti této osoby uskutečňovali některé operace nezbytné pro plnění rozpočtu a poskytování finančních informací a informací o správě finančních prostředků. Za účelem předcházení střetu zájmů platí pro zaměstnance, kteří jsou pověřeným a dále pověřeným schvalujícím osobám nápomocni, povinnosti uvedené v článku 57 finančního nařízení.
Vedoucím delegací Unie jako dále pověřeným schvalujícím osobám podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení mohu být při plnění jejich povinností nápomocni zaměstnanci Komise.
Článek 47
Vnitřní předpisy o pověřování
(Článek 65 finančního nařízení)
V souladu s finančním nařízením a tímto nařízením stanoví každý orgán ve svých vnitřních předpisech taková opatření pro správu prostředků, jaká považuje za nezbytná k řádnému plnění svého oddílu rozpočtu.
Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí vnitřními předpisy, jež vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
Článek 48
Uchovávání podkladů schvalujícími osobami
(Čl. 66 odst. 2 finančního nařízení)
Schvalující osoba zřídí systémy, v nichž budou v papírové či elektronické podobě uchovávány originální podklady, jež souvisejí s plněním rozpočtu a příslušnými opatřeními, jakož i s navazujícími fázemi. Tyto systémy zajistí, aby:
a)
tyto podklady byly číslovány;
b)
tyto podklady byly označeny datem;
c)
byly - případně v elektronické podobě - vedeny registry, z nichž lze přesně zjistit místo, na němž jsou tyto podklady uloženy;
d)
tyto podklady byly uchovávány alespoň po dobu pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium za rozpočtový rok, k němuž se vztahují;
e)
byly uchovávány podklady o zárukách za předběžné financování ve prospěch daného orgánu a aby byla vedena evidence, v níž budou uvedené záruky náležitě sledovány.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, se uchovávají déle, než je uvedeno v prvním pododstavci písm. d), a to do konce roku, který následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny.
Osobní údaje uvedené v podkladech se vymažou, je-li to možné a nejsou-li tyto údaje potřebné pro účely udělení rozpočtového absolutoria, kontroly nebo auditu. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 49
Kontroly ex ante a ex post
(Čl. 66 odst. 5 a 6 finančního nařízení)
1. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které běžně uskutečňují zaměstnanci uvedení v článku 46 a které slouží k přípravě úkonů v rámci plnění rozpočtu, jež provádí příslušná schvalující osoba.
2. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
3. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku efektivnosti nákladů. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
řádnost výdajů a příjmů a jejich soulad s platnými předpisy, zejména rozpočtem a souvisejícími předpisy, a s akty přijatými při provádění Smluv nebo nařízení, a případně se smluvními podmínkami;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v části první hlavě II kapitole 7 finančního nařízení.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
4. Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
Tyto kontroly prověřují, zda jsou operace financované z rozpočtu prováděny řádným způsobem, a zejména zda jsou dodržována kritéria uvedená v odstavci 3.
Výsledky kontrol ex post přezkoumává alespoň jednou ročně pověřená schvalující osoba s cílem odhalit případné systémové problémy. K řešení těchto problémů přijme opatření.
Na základě výsledků kontrol a dalších relevantních informací je přezkoumávána analýza rizik uvedená v čl. 66 odst. 6 finančního nařízení.
U víceletých programů stanoví pověřená schvalující osoba víceletou kontrolní strategii, v níž specifikuje povahu a rozsah kontrol v daném období a způsob měření výsledků v meziročním srovnání v rámci každoročního procesu potvrzování věrohodnosti.
Článek 50
Kodex profesních standardů
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 5 finančního nařízení)
1. Zaměstnanci, jež příslušná schvalující osoba určí k ověřování finančních operací, jsou vybíráni na základě svých odborných znalostí, schopností a zvláštních předpokladů, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
2. Jednotlivé orgány vypracují kodex profesních standardů, jenž v oblasti vnitřní kontroly stanoví:
a)
úroveň odborné a finanční kompetence, jež je od zaměstnanců uvedených v odstavci 1 požadována;
b)
závazek těchto zaměstnanců procházet trvalou odbornou přípravou;
c)
poslání, úlohu a úkoly, jež jsou jim přiděleny;
d)
pravidla chování, zejména pokud jde o etické normy a bezúhonnost, které musí zaměstnanci splňovat, a práva, která jim jsou přiznána.
3. Vedoucí delegací Unie ve funkci dále pověřených schvalujících osob podle čl. 56 odst. 2 finančního nařízení se řídí kodexem profesních standardů podle odstavce 2 tohoto článku, který vydá Komise pro účely plnění úkolů finančního řízení, jimiž byly tyto osoby dále pověřeny.
4. Jednotlivé orgány ustaví náležité struktury, jejichž prostřednictvím budou schvalujícím útvarům sdělovány potřebné informace o kontrolních standardech a o metodách a technikách, jež byly pro tyto účely vyvinuty, a jejichž prostřednictvím budou tyto informace pravidelně aktualizovány.
Článek 51
Nečinnost pověřené schvalující osoby
(Čl. 66 odst. 8 finančního nařízení)
Nečinností pověřené schvalující osoby podle čl. 66 odst. 8 finančního nařízení se rozumí situace, kdy tato osoba nereaguje v přiměřené lhůtě s ohledem na okolnosti jednotlivého případu, nejpozději však do jednoho měsíce.
Článek 52
Předávání finančních informací a informací o správě finančních prostředků účetnímu
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřená schvalující osoba předává účetnímu v souladu s pravidly, jež účetní přijal, finanční informace a informace o správě finančních prostředků, jež jsou nezbytné pro plnění jeho úkolů.
Schvalující osoba účetnímu pravidelně a alespoň pro účely uzávěrky účtů sděluje relevantní finanční údaje ke svěřeneckým bankovním účtům, tak aby použití finančních prostředků Unie bylo možno zachytit v účetní závěrce Unie.
Článek 53
Zpráva o jednacích řízeních
(Článek 66 finančního nařízení)
Pověřené schvalující osoby zaznamenávají za každý rozpočtový rok smlouvy na veřejné zakázky uzavřené na základě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. a) až g), čl. 135 odst. 1 písm. a) až d) a článků 266, 268 a 270 tohoto nařízení. Pokud se poměr jednacích řízení k počtu veřejných zakázek, jež zadala táž pověřená schvalující osoba, oproti minulým letům značně zvýší nebo pokud je tento poměr značně vyšší než průměr za daný orgán, podá o tom příslušná schvalující osoba danému orgánu zprávu, v níž uvede opatření přijatá k odvrácení tohoto vývoje. Jednotlivé orgány zasílají Evropskému parlamentu a Radě zprávu o jednacích řízeních. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Oddíl 3
Účetní
Článek 54
Jmenování účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého účetního z řad úředníků, kteří podléhají služebnímu řádu úředníků Evropské unie.
Účetního vybírá orgán na základě jeho zvláštní kvalifikace prokázané diplomy nebo rovnocennými odbornými zkušenostmi.
2. Dva nebo více orgánů či subjektů mohou jmenovat téhož účetního.
V tomto případě přijmou tyto orgány a subjekty nezbytná opatření proti střetu zájmů.
Článek 55
Ukončení výkonu funkce účetního
(Článek 68 finančního nařízení)
1. V případě ukončení výkonu funkce účetního je bezodkladně vypracována předvaha.
2. Účetní, který ukončuje výkon své funkce, zašle tuto předvahu spolu s předávací zprávou novému účetnímu, nebo, není-li to možné, učiní tak úředník ze stejného útvaru.
Do jednoho měsíce ode dne zaslání předvahy nový účetní předvahu podepíše za účelem udělení svého souhlasu a přitom může vyjádřit své výhrady.
Předávací zpráva uvádí též výsledek předvahy a všechny vznesené výhrady.
3. Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení informují Evropský parlament, Radu a účetního Komise o jmenování svého účetního nebo o ukončení výkonu jeho funkce ve lhůtě dvou týdnů.
Článek 56
Validace účetního a inventárního systému
(Článek 68 finančního nařízení)
Příslušná schvalující osoba důsledně informuje účetního o vývoji či podstatných změnách systému finančního řízení, inventárního systému a systému oceňování aktiv a pasiv, pokud jsou z daného systému přebírány údaje do účetnictví daného orgánu nebo pokud tento systém slouží k dokládání těchto údajů, tak aby účetní mohl ověřit, že jsou dodržena kritéria pro validaci tohoto systému.
Účetní může již validovaný systém finančního řízení kdykoliv přezkoumat. Pokud účetní odmítne validovat systém finančního řízení, jejž zavedla schvalující osoba, nebo pokud již udělenou validaci tomuto systému odejme, sestaví příslušná schvalující osoba akční plán s cílem napravit v přiměřené lhůtě nedostatky, jež vedly k tomuto rozhodnutí účetního.
Příslušná schvalující osoba odpovídá za úplnost informací, jež jsou účetnímu předávány.
Článek 57
Správa pokladny
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajišťuje, aby měl jeho orgán k dispozici dostatečné finanční prostředky na hotovostní potřeby, jež vyplývají z plnění rozpočtu.
2. Pro účely odstavce 1 zřídí účetní systémy řízení hotovosti, které mu umožní sestavovat prognózy peněžních toků.
3. Účetní Komise rozděluje dostupné finanční prostředky v souladu s nařízením (ES, Euratom) č. 1150/2000.
Článek 58
Správa bankovních účtů
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Pro účely správy pokladny může účetní jménem orgánu otevřít nebo nechat otevřít účty u finančních institucí nebo národních centrálních bank. V řádně odůvodněných případech může účty otevřít v jiných měnách než v euru.
2. Účetní odpovídá za rušení účtů uvedených v odstavci 1 nebo za to, aby bylo jejich zrušení zajištěno.
3. Účetní stanoví podmínky pro vedení účtů uvedených v odstavci 1, jež byly otevřeny u finančních institucí, v souladu se zásadami řádného finančního řízení, efektivity a soutěže o veřejné zakázky.
4. Alespoň jednou za pět let účetní znovu vyhlašuje soutěž o veřejné zakázky pro finanční instituce, u nichž by mohly být otevřeny účty v souladu s odstavcem 1.
U zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii je prováděn pravidelný průzkum podmínek na trhu, pokud to místní bankovní podmínky dovolují. Tento průzkum probíhá alespoň jednou za pět let z podnětu správce zálohového účtu, který následně předkládá účetnímu odůvodněný návrh na výběr určité banky na období do pěti let.
5. Účetní zajistí, aby byly podmínky pro vedení účtů otevřených u finančních institucí v souladu s odstavcem 1 přísně dodržovány.
V případě zálohových bankovních účtů otevřených u finančních institucí mimo Unii přebírá tuto odpovědnost správce zálohového účtu, jenž přitom zohledňuje platné právní předpisy v zemi, v níž vykonává svůj mandát.
6. O podmínkách pro vedení účtů otevřených u finančních institucí účetní Komise informuje účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení. Účetní ostatních orgánů a subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení sladí s těmito podmínkami podmínky pro vedení účtů, jež sami otevírají.
Článek 59
Podpisové právo k účtům
(Článek 68 finančního nařízení)
Podmínky pro otevírání, vedení a používání účtů v závislosti na požadavcích vnitřní kontroly stanoví, že šeky, bankovní převodní příkazy a všechny další bankovní operace musí podepsat jeden nebo více řádně zmocněných zaměstnanců. Instrukce vystavené ručně mimo elektronický systém musí podepsat alespoň dva řádně zmocnění zaměstnanci nebo účetní osobně.
Pro účely prvního pododstavce zašlou účetní jednotlivých orgánů všem finančním institucím, u nichž daný orgán otevřel účet, jména a podpisové vzory zmocněných zaměstnanců.
Článek 60
Správa zůstatků na bankovních účtech
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní zajistí, aby se zůstatek na bankovních účtech uvedených v článku 58 výrazně nelišil od prognóz peněžních toků podle čl. 57 odst. 2 a aby v každém případě:
a)
žádný z těchto účtů nevykazoval záporný zůstatek;
b)
zůstatek na účtech vedených v jiných měnách byl pravidelně přepočítáván na eura.
2. Na cizoměnových účtech nesmí účetní udržovat zůstatky, jež by mohly orgánu způsobit nadměrné ztráty v důsledku výkyvů směnných kurzů.
Článek 61
Převodní a přepočtové operace
(Článek 68 finančního nařízení)
Aniž je dotčen článek 69, uskutečňuje účetní převody mezi účty, jež otevřel jménem orgánu u finančních institucí, a provádí přepočet měn.
Článek 62
Způsoby placení
(Článek 68 finančního nařízení)
Platby jsou uskutečňovány bankovním převodem nebo šekem nebo - v případě zálohového účtu - debetní kartou v souladu s čl. 67 odst. 4.
Článek 63
Soubory údajů o právnických osobách
(Článek 68 finančního nařízení)
1. Účetní může provádět platby bankovním převodem pouze v případě, že byly předem do společného souboru, členěného podle orgánů, zapsány bankovní údaje příjemce platby a informace potvrzující jeho totožnost, jakož i všechny případné změny.
Zápis právních a bankovních údajů příjemce platby do tohoto souboru údajů nebo případné změny těchto údajů vychází z podkladu, jehož formu stanoví účetní.
2. Před provedením platby bankovním převodem mohou schvalující osoby přijmout jménem svého orgánu závazek vůči třetí osobě pouze v případě, že jim tato třetí osoba dodá dokumentaci požadovanou pro zápis do souboru údajů.
Schvalující osoby informují účetního o všech změnách právních a bankovních údajů, jež jim sdělí příjemce platby, a před provedením platby ověřují platnost těchto údajů.
V souvislosti s předvstupní pomocí lze vůči orgánům veřejné moci zemí, jež podaly žádost o přistoupení k Evropské unii, přijímat individuální závazky, aniž by předem došlo k zápisu do souboru údajů o třetích osobách. V tomto případě učiní schvalující osoba vše pro to, aby k zápisu došlo co nejdříve. Příslušné dohody stanoví, že předtím, než lze provést první platbu, je Komisi nutno zaslat bankovní údaje příjemce.
Článek 64
Uchovávání podkladů účetním
(Článek 68 finančního nařízení)
Účetní podklady a podklady, jež slouží k přípravě účetní závěrky uvedené v článku 141 finančního nařízení, jsou uchovávány po dobu alespoň pěti let ode dne, kdy Evropský parlament udělí absolutorium pro rozpočtový rok, k němuž se tyto podklady vztahují.
Podklady k operacím, jež dosud nejsou uzavřeny s konečnou platností, jsou však uchovávány déle, a to do konce roku, jenž následuje po roce, kdy jsou tyto operace uzavřeny. Na uchovávání provozních údajů se použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Jednotlivé orgány rozhodnou, v kterém útvaru budou podklady uchovávány.
Článek 65
Osoby zmocněné ke správě účtů
(Článek 69 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány stanoví podmínky, za nichž jsou jimi určení zaměstnanci zmocnění ke správě účtů v místních jednotkách uvedených v článku 72 oprávněni sdělovat místním finančním institucím jména a podpisové vzory.
Oddíl 4
Správce zálohových účtů
Článek 66
Podmínky použití zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Je-li vzhledem k omezené výši dotčených částek fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, lze pro účely úhrady takových výdajů zřídit zálohové účty.
2. Správce zálohových účtů může předběžně potvrzovat a hradit výdaje na základě podrobného rámce, jenž je vymezen v pokynech příslušné schvalující osoby. Tyto pokyny stanoví pravidla a podmínky, jimiž se řídí předběžné potvrzování a úhrada výdajů, a případně též podmínky podpisu právních závazků ve smyslu čl. 97 odst. 1 písm. e).
3. Vytvoření zálohového účtu a jmenování jeho správce jsou předmětem rozhodnutí, jež přijímá účetní na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby. Toto rozhodnutí stanoví odpovědnost a povinnosti správce zálohových účtů a schvalující osoby.
Na základě řádně odůvodněného návrhu příslušné schvalující osoby rozhoduje účetní též o změně podmínek vedení zálohového účtu.
4. Při delegacích Unie jsou zálohové účty zřizovány pro účely úhrady výdajů jak z rozpočtového oddílu vyhrazeného Komisi, tak z rozpočtového oddílu Evropské služby pro vnější činnost (dále jen „ESVČ“) a musí zajišťovat, aby bylo možno k výdajům dohledat všechny údaje.
Článek 67
Podmínky pro zřizování zálohových účtů a platby
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o zřízení zálohového účtu a o jmenování jeho správce a rozhodnutí o změně podmínek vedení tohoto účtu stanoví zejména:
a)
účel a maximální výši počáteční zálohy, která může být poskytnuta;
b)
případné otevření bankovního účtu nebo poštovního žirového účtu jménem orgánu;
c)
druh a maximální výši jednotlivých výdajových položek, jež může správce zálohového účtu vyplatit třetím osobám nebo je od nich vybrat;
d)
četnost a postup předkládání podkladů a pravidla pro jejich předávání schvalující osobě k zúčtování;
e)
postup případného doplnění zálohy;
f)
skutečnost, že zálohové operace vypořádává schvalující osoba nejpozději do konce následujícího měsíce, tak aby bylo možno účetní zůstatek odsouhlasit se zůstatkem na bankovním účtu;
g)
dobu platnosti pověření, jež účetní udělil správci zálohového účtu;
h)
totožnost jmenovaného správce zálohového účtu.
2. V návrzích na rozhodnutí o zřízení zálohového účtu zajistí příslušná schvalující osoba, aby:
a)
přednostně byly používány rozpočtové postupy, pokud existuje přístup k centrálnímu počítačovému účetnímu systému;
b)
zálohové účty byly používány jen v odůvodněných případech.
Maximální částka, kterou může správce zálohových účtů zaplatit v případě, že je fakticky nemožné nebo neefektivní uskutečňovat platební operace v souladu s rozpočtovými postupy, nesmí přesáhnout 60 000 EUR na každou výdajovou položku.
3. Správce zálohového účtu může provádět platby ve prospěch třetích osob na základě a v rámci limitů, jež jsou dány:
a)
předchozími rozpočtovými a právními závazky, jež podepsala příslušná schvalující osoba;
b)
kladným zůstatkem na zálohovém účtu v hotovosti nebo v bance.
4. Platby ze zálohových účtů lze provádět bankovním převodem včetně systému přímého inkasa uvedeného v článku 89 finančního nařízení, šekem nebo jiným platebním prostředkem včetně debetních karet v souladu s pokyny účetního.
5. Poté, co je platba provedena, následuje formální rozhodnutí o konečném potvrzení a/nebo platební příkaz, které podepíše příslušná schvalující osoba.
Článek 68
Výběr správců zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Správci zálohových účtů jsou vybíráni z řad úředníků nebo - v případě potřeby a pouze v řádně odůvodněných případech - z řad ostatních zaměstnanců. Správci zálohových účtů jsou vybíráni na základě svých znalostí, schopností a zvláštní kvalifikace, jež prokazují diplomy, odpovídajícími odbornými zkušenostmi nebo absolvováním vhodného školení.
Článek 69
Poskytování finančních prostředků na zálohové účty
(Článek 70 finančního nařízení)
1. Účetní poskytuje na zálohové účty nezbytné prostředky prostřednictvím plateb a tyto účty sleduje z hlediska otevírání bankovních účtů, udílení podpisových práv a kontrol na místě a v centrálním účetnictví. Účetní poskytuje na zálohové účty finanční prostředky. Zálohy jsou hrazeny na bankovní účet otevřený pro tento účel.
Na zálohové účty lze poskytovat finanční prostředky též přímo z různých místních příjmů, jež plynou například z:
a)
prodeje zařízení;
b)
publikací;
c)
různých náhrad;
d)
úroků.
Zúčtování záloh, pokud jde o výdaje a různé či účelově vázané příjmy, probíhá v souladu s rozhodnutím o zřízení zálohového účtu uvedeným v článku 67 a s finančním nařízením. Příslušné částky odečte schvalující osoba při následném doplňování příslušných zálohových účtů.
2. V zájmu eliminace zejména kurzových ztrát může správce zálohového účtu provádět v souvislosti s touž zálohou převody mezi různými bankovními účty.
Článek 70
Kontroly prováděné schvalujícími osobami a účetními
(Článek 70 finančního nařízení)
1. V souladu s pravidly a pokyny účetního vede správce zálohového účtu evidenci jednak prostředků, jež má k dispozici v hotovosti a v bance, jednak uskutečněných plateb a obdržených částek. K výstupům z této evidence má trvalý přístup příslušná schvalující osoba a alespoň jednou měsíčně je vypracován souhrn transakcí, jejž správce zálohového účtu zasílá následující měsíc společně s podklady příslušné schvalující osobě pro účely zúčtování zálohových operací.
2. Účetní provádí nebo nechává provádět příslušně zmocněného zaměstnance ve svém útvaru nebo ve schvalujícím útvaru kontroly, jež musí zpravidla probíhat na místě a bez předchozího upozornění a jejichž účelem je ověřit existenci finančních prostředků, jež byly přiděleny správcům zálohových účtů, ověřit vedení účetnictví a zkontrolovat, zda jsou zálohové transakce zúčtovávány ve stanovených lhůtách. Výsledky těchto kontrol sdělí účetní příslušné schvalující osobě.
Článek 71
Postupy při zadávání veřejných zakázek
(Článek 70 finančního nařízení)
Platby prováděné ze zálohových účtů mohou, v mezích stanovených v čl. 137 odst. 3, spočívat jednoduše v úhradě faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 72
Zřizování zálohových účtů
(Článek 70 finančního nařízení)
Pro účely úhrady určitých druhů výdajů lze u jednotlivých místních jednotek mimo Unii zřídit v souladu s článkem 70 finančního nařízení jeden nebo více zálohových účtů. Místní jednotkou může být například delegace, kancelář nebo styčné pracoviště Unie ve třetí zemi.
V rozhodnutí o zřízení zálohového účtu jsou stanoveny podmínky pro vedení tohoto účtu, jež splňují požadavky článku 70 finančního nařízení a vycházejí ze specifických potřeb dané místní jednotky.
Článek 73
Správci zálohových účtů a osoby zmocněné ke správě účtů při delegacích Unie
(Článek 70 finančního nařízení)
Za výjimečných okolností a v zájmu zajištění kontinuity činnosti mohou povinnosti správce zálohových účtů ESVČ při delegacích Unie vykonávat zaměstnanci Komise. Za týchž podmínek lze do funkce správců zálohových účtů za Komisi při delegacích Unie jmenovat zaměstnance ESVČ.
Pravidla a podmínky upravené v prvním pododstavci se při delegacích Unie použijí na jmenování osob, jež účetní pověří prováděním bankovních operací.
KAPITOLA 4
Odpovědnost účastníků finančních operací
Oddíl 1
Obecná pravidla
Článek 74
Odpovědné subjekty v oblasti boje proti podvodům
(Čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedenými v čl. 66 odst. 8 a čl. 72 odst. 2 finančního nařízení se rozumějí subjekty uvedené ve služebním řádu a rozhodnutích orgánů Unie, jež se týkají podmínek interních šetření v souvislosti s předcházením podvodům, korupci a jinému protiprávnímu jednání, které poškozuje zájmy Unie.
Oddíl 2
Pravidla pro pověřené a dále pověřené schvalující osoby
Článek 75
Finanční nesrovnalosti
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny pravomoci úřadu OLAF, je pro všechny případy porušení finančního nařízení nebo předpisů se vztahem k finančnímu řízení či kontrolám operací, jež vyplývají z jednání nebo opomenutí zaměstnance, příslušná komise pro řešení finančních nesrovnalostí uvedená v článku 29 (dále jen „komise“).
Článek 76
Komise pro řešení finančních nesrovnalostí
(Čl. 66 odst. 7 a čl. 73 odst. 6 finančního nařízení)
1. Případy finančních nesrovnalostí uvedené v článku 75 tohoto nařízení předkládá komisi k vydání stanoviska podle čl. 73 odst. 6 druhého pododstavce finančního nařízení orgán oprávněný ke jmenování.
V případech, kdy jako dále pověřené schvalující osoby jednají vedoucí delegací Unie v souladu s čl. 56 odst. 2 finančního nařízení, je příslušná schvalující osoba oprávněna se na komisi o stanovisko k finančním nesrovnalostem podle článku 75 tohoto nařízení obrátit přímo.
Domnívá-li se pověřená schvalující osoba, že došlo k finanční nesrovnalosti, může věc předložit komisi. Tato komise vydá stanovisko, v němž posoudí, zda došlo k nesrovnalostem podle článku 75, stupeň jejich závažnosti a případné následky. Dospěje-li komise na základě analýzy k závěru, že uvedený případ spadá do pravomoci úřadu OLAF, předá spis bezodkladně orgánu oprávněnému ke jmenování a úřad OLAF o tom neprodleně uvědomí.
Pokud komisi uvědomí přímo zaměstnanec v souladu s čl. 66 odst. 8 finančního nařízení, předá komise spis orgánu oprávněnému ke jmenování a zaměstnance o tom uvědomí. Orgán oprávněný ke jmenování může komisi požádat o stanovisko k tomuto případu.
2. Orgán, nebo v případě smíšené komise zúčastněné orgány, upraví podle své vnitřní organizace pracovní postupy komise a její složení s tím, že komise musí mít jednoho externího člena, jenž má požadovanou kvalifikaci a odbornost.
Článek 77
Potvrzení pokynů
(Čl. 73 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pokud se pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba domnívá, že závazný pokyn, který dostala, je nesprávný nebo odporuje zásadě řádného finančního řízení, zejména protože nemůže být vykonán v rámci jí svěřených zdrojů, uvědomí o tom písemně orgán, který ji pověřil nebo dále pověřil. Pokud je tento pokyn písemně potvrzen a toto potvrzení je doručeno v odpovídající lhůtě a je dostatečně jasné v tom smyslu, že explicitně odkazuje na body, které pověřená nebo dále pověřená schvalující osoba zpochybnila, nelze tuto osobu již povolat k odpovědnosti. Tato osoba pokyn provede, není-li pokyn zjevně v rozporu s právními předpisy nebo nepředstavuje-li porušení příslušných bezpečnostních norem.
2. Odstavec 1 se použije rovněž v případě, že se schvalující osoba v průběhu plnění jí uloženého závazného pokynu dozví, že dotyčná operace vykazuje nesrovnalosti.
Pokyny, jež byly potvrzeny podle čl. 73 odst. 3 finančního nařízení, příslušná pověřená schvalující osoba zaznamená a uvede ve své výroční zprávě o činnosti.
KAPITOLA 5
Příjmové operace
Oddíl 1
Vlastní zdroje
Článek 78
Pravidla pro vlastní zdroje
(Článek 76 finančního nařízení)
Schvalující osoba vypracuje předběžný plán, který stanoví termíny, v nichž mají být vlastní zdroje vymezené v rozhodnutí o systému vlastních zdrojů Unie poskytnuty Komisi.
Vlastní zdroje jsou stanovovány a inkasovány v souladu s pravidly, jež jsou přijata na základě rozhodnutí uvedeného v prvním pododstavci.
Oddíl 2
Odhady pohledávek
Článek 79
Odhady pohledávek
(Článek 77 finančního nařízení)
1. Odhad pohledávky specifikuje druh příjmu a rozpočtový bod, do něhož má být tento příjem zapsán, a pokud možno též údaje o dlužníkovi a odhad částky.
Při sestavování odhadu pohledávky ověří příslušná schvalující osoba zejména, že:
a)
příjem je zapsán do správného rozpočtového bodu;
b)
odhad je v pořádku a odpovídá platným předpisům a zásadě řádného finančního řízení.
2. S výhradou čl. 181 odst. 2 a čl. 183 odst. 2 finančního nařízení a čl. 7 odst. 2 tohoto nařízení nedochází na základě odhadu pohledávek k poskytnutí prostředků na závazky. V případech uvedených v článku 21 finančního nařízení lze prostředky poskytnout až poté, co Unie skutečně inkasuje dlužné částky.
Oddíl 3
Stanovení pohledávek
Článek 80
Postup
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky příslušnou schvalující osobou znamená uznání práva Unie vůči dlužníkovi a stanovení nároku požadovat po dlužníkovi úhradu dluhu.
2. Inkasní příkaz je operace, kterou příslušná schvalující osoba dává pokyn účetnímu k inkasu stanovené pohledávky.
3. Výzvou k úhradě je dlužník informován o tom, že:
a)
Unie stanovila pohledávku;
b)
bude-li pohledávka zaplacena ve stanovené lhůtě, nenabíhají úroky z prodlení;
c)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmeni b), nabíhají z ní úroky z prodlení, jejichž sazba je uvedena v článku 83; tím nejsou dotčeny zvláštní platné předpisy;
d)
nebude-li pohledávka uhrazena ve lhůtě uvedené v písmenu b), provede orgán inkaso buď započtením, nebo propadnutím předem složených jistot;
e)
účetní je oprávněn provést inkaso započtením před uplynutím lhůty uvedené v písmenu b) v případě, že je to nezbytné k ochraně finančních zájmů Unie a že se důvodně domnívá, že by pohledávka Komise mohla být nedobytná; o důvodech a datu inkasa započtením je účetní povinen dlužníka předem vyrozumět;
f)
nelze-li po provedení všech kroků podle písmene a) až e) tohoto pododstavce inkasovat celou částku, provede orgán inkaso výkonem rozhodnutí podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo na základě žaloby.
Vytištěnou výzvu k úhradě zašle schvalující osoba dlužníkovi. O jeho zaslání je prostřednictvím finančního informačního systému vyrozuměn účetní.
Článek 81
Stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
Před stanovením pohledávky se příslušná schvalující osoba ujistí, že:
a)
pohledávka je jistá, tedy není ničím podmíněna;
b)
pohledávka zní na pevnou a přesně vyjádřenou peněžitou částku;
c)
pohledávka je splatná a neběží lhůta k její úhradě;
d)
údaje o dlužníkovi jsou správné;
e)
částka, jež má být inkasována, je zapsána ve správném rozpočtovém bodu;
f)
podklady jsou v pořádku a
g)
je dodržena zásada řádného finančního řízení, zejména z hlediska kritérií uvedených v čl. 91 odst. 1 písm. a).
Článek 82
Podklady pro stanovení pohledávek
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Stanovení pohledávky vychází z podkladů, jež osvědčují nárok Unie.
2. Před stanovením pohledávky provede příslušná schvalující osoba osobně kontrolu podkladů nebo se na vlastní odpovědnost ujistí, že tato kontrola byla provedena.
3. Podklady uchovává schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Článek 83
Úroky z prodlení
(Článek 78 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení, jež vyplývají z použití zvláštních odvětvových pravidel, nabíhají z pohledávky, jež není ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) uhrazena, úroky z prodlení v souladu s odstavci 2 a 3 tohoto článku.
2. V případě pohledávek, jež nejsou uhrazeny ke dni uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b), se jako úroková sazba použije sazba, kterou uplatňuje Evropská centrální banka na své hlavní refinanční operace, zveřejněná v řadě C Úředního věstníku Evropské unie a platná v první kalendářní den měsíce splatnosti, zvýšená o:
a)
osm procentních bodů, pokud událostí, z jejíhož titulu pohledávka vznikla, je veřejná zakázka na dodávky a služby uvedené v hlavě V;
b)
tři a půl procentních bodů ve všech ostatních případech.
3. Úroky se počítají od kalendářního dne následujícího po dni, kdy uplynula lhůta uvedená v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikovaná ve výzvě k úhradě, až do kalendářního dne, kdy je pohledávka uhrazena v plné výši.
Inkasní příkaz na částku odpovídající úrokům z prodlení se vystaví až po skutečném obdržení těchto úroků.
4. V případě pokut platí, že složí-li dlužník finanční jistotu, kterou účetní akceptuje namísto platby, použije se ode dne uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) úroková sazba uvedená v odstavci 2 tohoto článku, která je platná v první den měsíce, v němž bylo rozhodnutí o uložení pokuty přijato, zvýšená pouze o jeden a půl procentního bodu.
Oddíl 4
Schválení inkasa
Článek 84
Vystavení inkasního příkazu
(Článek 79 finančního nařízení)
1. Inkasní příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být příjem zapsán;
b)
odkazy na právní akt či právní závazek, jež představují rozhodnou skutečnost pro vznik pohledávky a zakládají nárok na inkaso;
c)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění, včetně případných odkazů na odpovídající rozpočtový závazek;
d)
částku k inkasu vyjádřenou v eurech;
e)
jméno a adresu dlužníka;
f)
lhůtu uvedenou v čl. 80 odst. 3 písm. b);
g)
možný způsob inkasa, mj. zejména započtení nebo uplatnění složených jistot.
2. Příslušná schvalující osoba opatří inkasní příkaz datem a svým podpisem a postoupí jej účetnímu.
3. Účetní jednotlivých orgánů vedou seznam splatných částek k inkasu. Nároky Unie jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní jednotlivých orgánů seznam předávají účetnímu Komise.
Účetní Komise připraví konsolidovaný seznam, v němž jsou splatné částky řazeny v členění podle jednotlivých orgánů a data vystavení inkasního příkazu. Tento seznam Komise připojí ke své zprávě o rozpočtovém a finančním řízení.
4. V zájmu posílení ochrany finančních zájmů Unie vypracovává Komise seznam nároků Unie, v němž kromě výše pohledávek uvádí jména dlužníků, jimž byla úhrada pohledávky nařízena pravomocným rozhodnutím soudu a kteří po dobu jednoho roku od jeho vydání pohledávku neuhradili vůbec nebo ji neuhradili z významné části. Při zveřejňování tohoto seznamu je zohledňována ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pokud jde o osobní údaje fyzických osob, jsou zveřejněné údaje odstraněny poté, co je dlužná částka v plném rozsahu uhrazena. Tatáž zásada platí pro osobní údaje právnických osob, jejichž oficiální název označuje jednu či více fyzických osob.
Rozhodnutí o zařazení dlužníka na seznam nároků Unie je přijímáno v souladu se zásadou proporcionality a zohledňuje význam dané částky.
Článek 85
Vykonatelné rozhodnutí ve prospěch jiných orgánů
(Čl. 79 odst. 2 finančního nařízení)
1. Výjimečné okolnosti podle čl. 79 odst. 2 finančního nařízení jsou dány v případě, kdy dotyčný orgán vyčerpal možnosti k dobrovolné úhradě a k inkasu pohledávky započtením podle čl. 80 odst. 1 finančního nařízení a kdy pohledávka dosahuje významné výše.
2. Dotyčné orgány, u nichž se nejedná o orgány uvedené v článku 299 Smlouvy o fungování EU, jsou v případě podle odstavce 1 oprávněny požádat Komisi, aby přijala vykonatelné rozhodnutí.
3. Vykonatelné rozhodnutí ve všech případech stanoví, že je nárokované částky nutno zapsat do oddílu rozpočtu příslušného orgánu, který jedná jako schvalující osoba. Související příjmy se do rozpočtu zapisují jako obecné příjmy, s výjimkou specifikovaných případů, kdy se jedná o účelově vázané příjmy podle čl. 21 odst. 3 finančního nařízení.
4. Nastane-li situace, jež by mohla inkaso ovlivnit, žádající orgán Komisi vyrozumí a zasáhne na její podporu, bude-li proti vykonatelnému rozhodnutí podán opravný prostředek.
5. Komise a příslušný orgán se dohodnou na praktických opatřeních k provedení tohoto článku.
Oddíl 5
Inkaso
Článek 86
Náležitosti inkasa
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Účetní provede při inkasu pohledávky účetní zápis a uvědomí příslušnou schvalující osobu.
2. Na platbu v hotovosti do pokladny vydá účetní nebo správce zálohových účtů potvrzení.
3. Neurčí-li dlužník jinak, započte se jeho částečná úhrada na základě několika inkasních příkazů nejprve proti nejstarší pohledávce.
Z částečné úhrady jsou hrazeny nejprve úroky.
Článek 87
Inkaso započtením
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Má-li dlužník vůči Unii jistou pohledávku ve smyslu čl. 81 písm. a), která zní na pevnou částku, je splatná a týká se částky stanovené v platebním příkazu, inkasuje účetní po uplynutí lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) stanovenou pohledávku započtením.
Za výjimečných okolností, kdy je nezbytné chránit finanční zájmy Unie a kdy se účetní důvodně domnívá, že by pohledávka Unie mohla být nedobytná, provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
Souhlasí-li dlužník, účetní provede inkaso započtením ještě před uplynutím lhůty uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b).
2. Předtím, než účetní zahájí postup inkasa podle odstavce 1, konzultuje příslušnou schvalující osobu a informuje o tom příslušné dlužníky.
Je-li dlužníkem vnitrostátní orgán nebo některý z jeho správních subjektů, informuje účetní o svém úmyslu provést inkaso započtením rovněž příslušný členský stát, a to alespoň deset pracovních dní předem. Účetní však může po dohodě s příslušným členským státem či správním subjektem provést inkaso započtením ještě před uplynutím této lhůty.
3. Započtení podle odstavce 1 má stejný účinek jako platba a zprošťuje Unii povinnosti k úhradě ve výši pohledávky a případně splatných úroků.
Článek 88
Postup vymáhání částek neuhrazených dobrovolně
(Články 79 a 80 finančního nařízení)
1. Není-li ve lhůtě uvedené v čl. 80 odst. 3 písm. b) a specifikované ve výzvě k úhradě inkasována celá částka, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup inkasa všemi právními prostředky, včetně případného uspokojení z předem složených jistot; tím není dotčen článek 87.
2. Nelze-li použít způsob inkasa uvedený v odstavci 1 tohoto článku a nezaplatí-li dlužník ani po obdržení upomínky od účetního, vymáhá účetní pohledávku výkonem rozhodnutí v souladu s čl. 79 odst. 2 finančního nařízení nebo žalobou; tím není dotčen článek 87.
Článek 89
Dodatečná platební lhůta
(Článek 80 finančního nařízení)
Ve spolupráci s příslušnou schvalující osobou může účetní poskytnout dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu pouze na základě odůvodněné písemné žádosti dlužníka a za předpokladu, že jsou splněny tyto dvě podmínky:
a)
dlužník se zaváže, že za celou dodatečně poskytnutou lhůtu, počínaje původním dnem splatnosti uvedeným v čl. 80 odst. 3 písm. b), uhradí úroky vypočtené podle sazby v článku 83;
b)
v zájmu ochrany práv Unie složí dlužník finanční jistotu, kterou účetní orgánu akceptuje a která kryje jistinu i úroky dluhu po splatnosti.
Jistotu uvedenou v pododst. 1 písm. b) může nahradit společné a nerozdílné ručení třetí osoby, jež schválí účetní orgánu.
Ve výjimečných případech může účetní na žádost dlužníka upustit od požadavku na složení jistoty podle pododst. 1 písm. b), dojde-li k názoru, že je dlužník ochoten a schopen platbu během dodatečné lhůty uhradit, avšak není schopen složit jistotu a nachází se v obtížné situaci.
Článek 90
Inkaso pokut a jiných sankcí
(Články 80 a 83 finančního nařízení)
1. Je-li u Soudního dvora Evropské unie podána žaloba proti rozhodnutí Komise o uložení pokuty nebo jiných sankcí podle Smlouvy o fungování EU nebo Smlouvy o Euratomu, dlužník až do okamžiku vyčerpání všech opravných prostředků buď předběžně uhradí příslušnou částku na bankovní účet určený účetním, nebo složí finanční jistotu, kterou účetní akceptuje. Jistota je nezávislá na povinnosti zaplatit pokutu, penále nebo jinou sankci a propadá po první výzvě. Tato jistota musí krýt jistinu a splatný úrok stanovený v čl. 83 odst. 4.
2. S cílem zajistit bezpečnost a likvidnost těchto předběžně přijatých částek a generovat z nich kladný výnos Komise tyto částky investuje do finančních aktiv.
3. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že je pokuta či sankce potvrzena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
v souladu s článkem 83 finančního nařízení se předběžně vybrané částky, příslušné úroky a další částky z nich plynoucí zapíší do rozpočtu, a to nejpozději v rozpočtovém roce, jenž následuje po roce, v němž byly vyčerpány všechny opravné prostředky;
b)
pokud byla složena finanční jistota, pak tato jistota propadá a odpovídající částka se zapíše do rozpočtu.
Pokud soud pokutu nebo sankci zvýší, použije se první pododstavec písm. a) a b) na částku do výše uvedené v rozhodnutí Komise; částku, o niž se pokuta či sankce navyšuje, vybere účetní a tato částka se zapíše do rozpočtu.
4. Poté, co jsou vyčerpány všechny opravné prostředky, a v případě, že byla pokuta či sankce zrušena či snížena, je přijato některé z těchto opatření:
a)
částky vybrané neoprávněně se spolu s naběhlými úroky vyplatí dotyčné třetí osobě. Je-li za příslušné období dosažen celkově záporný výnos, je předmětem vrácení nominální hodnota neoprávněně vybraných částek;
b)
pokud byla složena finanční jistota, je tato jistota odpovídajícím způsobem uvolněna.
Článek 91
Upuštění od inkasa stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba může upustit od inkasa stanovené pohledávky nebo její části pouze v těchto případech:
a)
pokud by předvídatelné náklady na inkaso překročily výši částky k inkasu a pokud by upuštění od inkasa nepoškodilo pověst Unie;
b)
pokud je inkaso pohledávky nemožné z důvodů jejího stáří nebo platební neschopnosti dlužníka;
c)
pokud je inkaso v rozporu se zásadou proporcionality.
2. V případě podle odst. 1 písm. c) jedná příslušná schvalující osoba v souladu s postupy, jež předem stanoví daný orgán, a použije tato povinná a závazně použitelná kritéria:
a)
povaha skutečností, s přihlédnutím k závažnosti nesrovnalosti, jež vedla ke stanovení pohledávky (podvod, opakování deliktu, úmysl, řádná péče, dobrá víra, zjevný omyl);
b)
dopad, který by upuštění od inkasa pohledávky mělo na činnost Unie a její finanční zájmy (dotčená částka, riziko vytvoření precedentu, ohrožení autority právního předpisu).
Podle okolností případu může příslušná schvalující osoba vzít v úvahu tato doplňující kritéria:
a)
narušení hospodářské soutěže, jež by mohlo upuštění od inkasa pohledávky vyvolat;
b)
hospodářskou a sociální škodu, kterou by způsobilo inkaso celé pohledávky.
3. Rozhodnutí o upuštění od inkasa podle čl. 80 odst. 2 finančního nařízení musí být řádně odůvodněno a musí odkazovat jednak na opatření, jež byla za účelem inkasa pohledávky přijata v souladu se zásadou řádné péče, jednak na právní a věcné důvody, o něž se upuštění od inkasa opírá. Příslušná schvalující osoba se při upuštění od inkasa řídí článkem 84.
4. Pravomoc upustit od inkasa stanovené pohledávky nemůže orgán přenést, pokud částka, od jejíhož inkasa má být upuštěno:
a)
činí nejméně 1 000 000 EUR;
b)
činí nejméně 100 000 EUR, což představuje alespoň 25 % stanovené pohledávky.
Pro částky, jež nedosahují limitů uvedených v prvním pododstavci, stanoví jednotlivé orgány ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci upustit od inkasa stanovené pohledávky.
5. Jednotlivé orgány zasílají každoročně Evropskému parlamentu a Radě zprávu o případech upuštění od inkasa uvedených v odstavcích 1 až 4 tohoto článku, kdy dotčené částky dosahovaly nejméně 100 000 EUR. V případě Komise se tato zpráva přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
Článek 92
Zrušení stanovené pohledávky
(Článek 80 finančního nařízení)
1. Dojde-li k chybě, příslušná schvalující osoba s uvedením důvodů stanovenou pohledávku nebo její část zruší v souladu s články 82 a 84.
2. Jednotlivé orgány stanoví ve svých vnitřních předpisech podmínky a postupy, jimiž se řídí přenesení pravomoci zrušit stanovenou pohledávku.
Článek 93
Pravidla pro běh promlčecích lhůt
(Článek 81 finančního nařízení)
1. Promlčecí lhůta nároků Unie vůči třetím osobám počíná běžet dnem uplynutí lhůty oznámené dlužníkovi ve výzvě k úhradě podle čl. 80 odst. 3 písm. b).
Promlčecí lhůta nároků třetích osob vůči Unii počíná běžet dnem, kdy se podle odpovídajícího právního závazku stává nárok třetí osoby splatným.
2. Běh promlčecí lhůty nároků Unie vůči třetím osobám se přerušuje úkonem orgánu nebo členského státu jednajícího na žádost orgánu, který byl třetí osobě oznámen a jehož účelem je inkaso pohledávky.
Běh promlčecí lhůty nároků třetích osob vůči Unii se přerušuje úkonem, jejž Unii její věřitelé nebo osoby jednající jménem těchto věřitelů oznámili a jehož účelem je inkaso pohledávky.
3. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni přerušení lhůty podle odstavce 2.
4. Běh promlčecí lhůty se přerušuje též zahájením právních kroků, jejichž předmětem je pohledávka uvedená v odstavci 1, včetně žalob podaných u soudu, jenž se později prohlásí za nepříslušný. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet až v okamžiku, kdy rozhodnutí soudu nabude právní moci nebo kdy v téže věci dojde mezi stranami k mimosoudnímu vyrovnání.
5. Za přerušení běhu promlčecí lhůty je pokládán rovněž případ, kdy účetní poskytne dlužníkovi dodatečnou platební lhůtu podle článku 89. Nová pětiletá promlčecí lhůta počíná běžet dnem, jenž následuje po dni uplynutí prodloužené platební lhůty.
6. Po uplynutí promlčecí lhůty podle odstavců 1 až 5 nelze nároky již vymáhat.
KAPITOLA 6
Výdajové operace
Článek 94
Rozhodnutí o financování
(Článek 84 finančního nařízení)
1. Rozhodnutí o financování stanoví základní údaje o akci, s níž je spojeno vynakládání výdajů z rozpočtu.
2. Rozhodnutí o financování uvádí zejména tyto údaje:
a)
v případě grantů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
priority na jednotlivé roky, cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky, jichž má být pomocí prostředků schválených na daný rozpočtový rok docíleno,
iii)
základní kritéria způsobilosti, výběru a udělení grantu, podle nichž je vybíráno z návrhů,
iv)
maximální možnou míru spolufinancování, a v případě, že se předpokládají různé míry spolufinancování, též kritéria, jež se pro jednotlivé míry použijí,
v)
harmonogram a orientační počet výzev k podávání návrhů;
b)
v případě veřejných zakázek:
i)
souhrnné rozpočtové krytí vyhrazené pro veřejné zakázky na příslušný rok,
ii)
předběžný počet a druhy předpokládaných veřejných zakázek a, je-li to možné, alespoň obecně jejich předmět,
iii)
orientační harmonogram termínů, v nichž budou zahajována zadávací řízení;
c)
v případě svěřeneckých fondů podle článku 187 finančního nařízení:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
prostředky vyhrazené pro svěřenecký fond na daný rok a výši částek plánovaných na dobu trvání fondu,
iii)
cíle a dobu trvání svěřeneckého fondu,
iv)
pravidla správy svěřeneckého fondu,
v)
možnost svěřit úkoly související s plněním rozpočtu subjektům a osobám uvedeným v čl. 187 odst. 2 finančního nařízení;
d)
v případě cen:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
základní podmínky účasti a kritéria pro udělení ceny,
iv)
harmonogram soutěže o návrh a výše ceny či cen;
e)
v případě finančních nástrojů:
i)
odkaz na základní právní akt a rozpočtovou položku,
ii)
cíle, jichž má být dosaženo, a předpokládané výsledky,
iii)
výši přidělené částky,
iv)
orientační harmonogram provádění.
3. Pokud pracovní program podle článku 128 finančního nařízení obsahuje údaje podle odst. 2 písm. a) tohoto článku a jedná-li se o granty, jež jsou financovány z prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, považováno za rozhodnutí o financování těchto grantů.
Pokud jde o veřejné zakázky, svěřenecké fondy, ceny a finanční nástroje, pak v případech, kdy pracovní program, jenž obsahuje údaje podle odst. 2 písm. b), c), d) a e) tohoto článku, stanoví čerpání odpovídajících prostředků schválených na daný rozpočtový rok, je rozhodnutí, jímž je tento program přijat, pokládáno též za rozhodnutí o financování příslušných veřejných zakázek, svěřeneckých fondů, cen a finančních nástrojů.
Jestliže takový pracovní program tyto údaje v případě jedné či více akcí neobsahuje, musí být náležitě pozměněn nebo musí být přijato specifické rozhodnutí o financování těchto akcí.
4. Aniž jsou dotčena zvláštní ustanovení základního právního aktu, uplatní se v případě podstatné změny již přijatého rozhodnutí o financování stejný postup jako u původního rozhodnutí.
Oddíl 1
Přidělení výdajů na závazek
Článek 95
Souhrnné a předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný rozpočtový závazek se provádí buď uzavřením finanční dohody, jež sama stanoví následné přijetí jednoho či více právních závazků, nebo přijetím jednoho či více právních závazků.
Na základě finančních dohod v oblasti přímé finanční pomoci třetím zemím včetně rozpočtové podpory, které zakládají právní závazky, lze provádět platby, aniž by bylo zapotřebí přijímat další právní závazky.
2. Předběžný rozpočtový závazek se provádí buď přijetím jednoho či více právních závazků, které zakládají nárok na následné platby, nebo - v případě výdajů na řízení zaměstnanců nebo na informování veřejnosti ze strany orgánů o aktuálním dění v Unii - přímo platbami.
Článek 96
Přijetí souhrnného závazku
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Souhrnný závazek je přijímán na základě rozhodnutí o financování.
Souhrnný závazek je přijímán nejpozději před vydáním rozhodnutí o výběru příjemců, a, pokud je k čerpání příslušných prostředků nutno přijmout pracovní program ve smyslu článku 188, nejdříve po přijetí tohoto programu.
2. Ustanovení odst. 1 druhého pododstavce se nepoužije, pokud se souhrnný závazek provádí uzavřením finanční dohody.
Článek 97
Podpisy téže osoby
(Článek 85 finančního nařízení)
1. Od pravidla, podle něhož musí rozpočtový závazek i jemu odpovídající právní závazek podepsat táž osoba, se lze odchýlit pouze v těchto případech:
a)
jedná se o předběžné závazky;
b)
souhrnné závazky se týkají finančních dohod se třetími zeměmi;
c)
rozhodnutí orgánu zakládá právní závazek;
d)
souhrnný závazek se provádí prostřednictvím více právních závazků, za něž odpovídají různé příslušné schvalující osoby;
e)
v souvislosti se zálohovými účty, jež jsou vyčleněny na vnější činnosti, musí právní závazky podepsat zaměstnanci místních jednotek uvedených v článku 72 na pokyn příslušné schvalující osoby, která má však i nadále odpovědnost za hlavní operaci;
f)
orgán přenesl pravomoci schvalující osoby na ředitele interinstitucionálního evropského úřadu podle čl. 199 odst. 1 finančního nařízení.
2. Není-li příslušná schvalující osoba, jež podepsala rozpočtový závazek, k dispozici, aby podepsala právní závazek, po dobu, jež překračuje lhůty pro přijetí právního závazku, přijme právní závazek osoba jmenovaná podle předpisů daného orgánu pro zastupování, jestliže má tato osoba postavení schvalující osoby podle čl. 65 odst. 3 finančního nařízení.
Článek 98
Správní výdaje, na něž se vztahují předběžné závazky
(Článek 85 finančního nařízení)
Za běžné správní výdaje, jež mohou zakládat předběžné závazky, se považují zejména:
a)
výdaje na zaměstnance, ať již podléhají služebnímu řádu či nikoli, a výdaje na ostatní lidské zdroje, důchody a odměny odborníků;
b)
výdaje na členy orgánu;
c)
výdaje na vzdělávání;
d)
výdaje na výběrová řízení, výběr a nábor;
e)
výdaje na služební cesty;
f)
výdaje na reprezentaci;
g)
výdaje na zasedání;
h)
externí tlumočníci a překladatelé;
i)
výměny úředníků;
j)
běžný nájem movitých věcí a nemovitostí nebo opakující se platby v rámci veřejných zakázek na nemovitosti ve smyslu článku 121 tohoto nařízení nebo v rámci splátek půjček podle čl. 203 odst. 8 finančního nařízení;
k)
různá pojištění;
l)
úklid, údržba a bezpečnost;
m)
výdaje v sociální a zdravotní oblasti;
n)
výdaje na telekomunikace;
o)
finanční poplatky;
p)
výdaje na právní ochranu;
q)
výdaje na náhradu škody včetně úroků;
r)
náklady na pracovní prostředky;
s)
voda, plyn a elektřina;
t)
publikace na papírových nebo elektronických nosičích;
u)
informování veřejnosti o aktuálním dění v Unii ze strany orgánů.
Článek 99
Zaznamenávání individuálních právních závazků
(Článek 86 finančního nařízení)
V případě souhrnného rozpočtového závazku, na nějž navazuje jeden či více individuálních právních závazků, zaznamená příslušná schvalující osoba v centrálním účetnictví výši tohoto jednoho či více navazujících individuálních právních závazků.
Tyto účetní zápisy uvádějí odkaz na souhrnný závazek, k jehož tíži se individuální závazky účtují.
Tento účetní zápis provede příslušná schvalující osoba před podpisem odpovídajícího individuálního právního závazku, s výjimkou případů uvedených v čl. 86 odst. 4 čtvrtém pododstavci finančního nařízení.
Ve všech případech příslušná schvalující osoba ověří, zda jejich souhrnná výše nepřekračuje celkový souhrnný závazek, jenž tyto individuální závazky pokrývá.
Oddíl 2
Potvrzování výdajů
Článek 100
Potvrzení a „předání k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
1. Výdaje jsou potvrzovány na základě podkladů ve smyslu článku 110, jež osvědčují věřitelův nárok a opírají se o výkaz skutečně poskytnutých služeb, skutečně provedených dodávek nebo stavebních prací nebo o jiné doklady, jež odůvodňují platbu, včetně opakujících se plateb za předplatné a vzdělávací kurzy.
2. Příslušná schvalující osoba předtím, než rozhodne o potvrzení výdaje, podklady osobně zkontroluje nebo na vlastní odpovědnost ověří, že byla tato kontrola provedena.
3. Rozhodnutí o potvrzení výdaje má podobu podpisu doložky „předáno k platbě“, jejž připojuje příslušná schvalující osoba nebo odborně způsobilý zaměstnanec, jenž k tomu byl zmocněn formálním rozhodnutím schvalující osoby a na její zodpovědnost v souladu s čl. 65 odst. 5 finančního nařízení. Rozhodnutí o zmocnění jsou archivována pro pozdější použití.
Článek 101
Doložka „správnost ověřena“ u plateb předběžného financování
(Článek 88 finančního nařízení)
Pokud jde o platby předběžného financování, osvědčuje splnění podmínek, jež pro jejich úhradu stanoví právní závazek, příslušná schvalující osoba nebo jí řádně zmocněný, odborně způsobilý zaměstnanec vystavením doložky „správnost ověřena“.
Článek 102
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u veřejných zakázek
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci veřejných zakázek se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval fakturu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele;
b)
faktura nebo k ní přiložený interní dokument jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance;
c)
fakturu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Doložka „správnost ověřena“ uvedená v prvním pododstavci písm. b) potvrzuje, že služby, dodávky či stavební práce uvedené ve smlouvě byly řádně poskytnuty, resp. provedeny. V případě dodávek a stavebních prací vydá úředník nebo jiný odborně způsobilý zaměstnanec předběžné potvrzení o přijetí a po skončení záruční lhůty uvedené ve smlouvě konečné potvrzení o přijetí. Obě potvrzení mají platnost doložky „správnost ověřena“.
U opakujících se plateb včetně předplatného a vzdělávacích kurzů doložka „správnost ověřena“ osvědčuje, že je nárok věřitele v souladu s příslušnými doklady odůvodňujícími platbu.
Článek 103
Předání k platbě v případě průběžných plateb a výplaty zůstatku u grantů
(Článek 88 finančního nařízení)
U průběžných plateb a výplaty zůstatku v rámci grantů se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že:
a)
orgán obdržel a formálně zaevidoval žádost příjemce o platbu;
b)
žádost o platbu nebo interní dokument přiložený k výkazu nákladů jsou opatřeny doložkou „správnost ověřena“ a podpisem úředníka nebo jiného odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba;
c)
žádost o platbu z hlediska všech náležitostí zkontrolovala příslušná schvalující osoba nebo taková kontrola proběhla na odpovědnost této osoby, s cílem zjistit zejména částku, jež má být zaplacena, a validitu platby jakožto základu pro zproštění závazku.
Vystavením doložky podle prvního pododstavce písm. b) osvědčuje úředník či jiný odborně způsobilý zaměstnanec, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba, že daná akce či pracovní program, které příjemce provedl, splňují ve všech ohledech podmínky grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu a případně že náklady, jež příjemce vykázal, jsou způsobilé.
Článek 104
Předání k platbě u výdajů na zaměstnance
(Článek 88 finančního nařízení)
U plateb výdajů na zaměstnance se vystavením doložky „předáno k platbě“ osvědčuje, že jsou k dispozici tyto podklady:
a)
u měsíčních platů:
i)
úplný seznam zaměstnanců s uvedením všech složek jejich odměn,
ii)
tiskopis (osobní list), který je vystavován na základě rozhodnutí vydávaných v jednotlivých případech a který dokládá veškeré změny libovolné složky odměny,
iii)
v případě náborů či jmenování ověřená kopie rozhodnutí o náboru či jmenování, která je přiložena při potvrzení první výplaty;
b)
u ostatních odměn, například zaměstnancům placeným podle odpracovaných hodin nebo dní: výkaz počtu odpracovaných dní a hodin, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
c)
u přesčasů: výkaz odpracované práce přesčas, opatřený podpisem zmocněného zaměstnance;
d)
u výdajů na pracovní cesty:
i)
cestovní příkaz, opatřený podpisem příslušného orgánu,
ii)
výkaz výdajů na služební cestu, opatřený podpisem zaměstnance na služební cestě a jeho pověřeného nadřízeného, pokud se výdaje na služební cestu liší od údajů na příkazu ke služební cestě;
e)
u některých dalších správních výdajů na zaměstnance, včetně předplatného a vzdělávacích kurzů, jež mají být podle smlouvy hrazeny předem: podklady, jež odkazují na rozhodnutí, na němž je výdaj založen, a uvádějí jednotlivé složky pro výpočet.
Výkaz výdajů na služební cestu uvedený v prvním pododstavci písm. d) bodu ii) uvádí cíl služební cesty, datum a hodinu odjezdu a příjezdu do cíle služební cesty, cestovní výlohy, denní diety a ostatní výdaje řádně schválené proti předložení podkladů.
Článek 105
Forma doložky „předáno k platbě“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „předáno k platbě“ podle článku 100 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému má doložka „předáno k platbě“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance.
Článek 106
Forma doložky „správnost ověřena“
(Článek 88 finančního nařízení)
V systému, jenž není veden pomocí počítačů, má doložka „správnost ověřena“ podle článku 101 formu razítka s podpisem příslušné schvalující osoby nebo jí řádně zmocněného, odborně způsobilého zaměstnance. V počítačovém systému může mít doložka „správnost ověřena“ formu elektronického potvrzení s osobním heslem odborně způsobilého zaměstnance, jehož řádně zmocnila příslušná schvalující osoba.
Oddíl 3
Schvalování výdajů
Článek 107
Kontroly plateb schvalující osobou
(Článek 89 finančního nařízení)
Při vystavování platebního příkazu příslušná schvalující osoba zajistí, aby:
a)
platební příkaz byl vystaven řádně, tedy aby bylo vydáno odpovídající rozhodnutí o potvrzení v podobě doložky „předáno k platbě“, údaje o příjemci byly správné a částka byla splatná;
b)
platební příkaz odpovídal rozpočtovému závazku, k jehož tíži je zaúčtován;
c)
výdaj byl zapsán ve správném rozpočtovém bodu;
d)
byly k dispozici potřebné prostředky.
Článek 108
Údaje povinně uváděné na platebních příkazech a jejich předávání účetnímu
(Článek 89 finančního nařízení)
1. Platební příkaz uvádí:
a)
rozpočtový rok, do něhož má být výdaj zaúčtován;
b)
článek rozpočtu a případné další úrovně jeho členění;
c)
odkaz na právní závazek, jenž zakládá nárok na platbu;
d)
odkaz na rozpočtový závazek, k jehož tíži je platební příkaz zaúčtován;
e)
částku, jež má být vyplacena, vyjádřenou v eurech;
f)
jméno, adresu a bankovní údaje příjemce;
g)
předmět výdaje;
h)
způsob platby;
i)
zápis majetku do inventárního soupisu v souladu s článkem 248.
2. Příslušná schvalující osoba opatří platební příkaz datem a podpisem a poté jej postoupí účetnímu.
Oddíl 4
Úhrada výdajů
Článek 109
Druhy plateb
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování má poskytnout příjemci prostředky v hotovosti. Lze jej rozdělit do více plateb v souladu se zásadami řádného finančního řízení.
2. Průběžnou platbou, kterou lze provádět opakovaně, je možno hradit výdaje vzniklé při provádění rozhodnutí či dohody nebo jí lze hradit služby, dodávky či stavební práce dokončené a/nebo dodané v průběhu plnění veřejné zakázky. Aniž je dotčen základní právní akt, lze průběžnou platbu v plném či částečném rozsahu zúčtovat s předběžným financováním.
3. Výdaj je uzavírán buď formou výplaty zůstatku, kterou nelze opakovat a kterou jsou zúčtovány všechny předchozí platby výdajů, nebo formou inkasního příkazu.
Článek 110
Podklady
(Článek 90 finančního nařízení)
1. Předběžné financování, včetně předběžného financování rozloženého na splátky, se vyplácí buď na základě smlouvy, rozhodnutí, dohody nebo základního právního aktu, anebo na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, že jsou dodrženy podmínky dané smlouvy, dohody nebo rozhodnutí. Stanoví-li uvedené dokumenty splatnost předběžného financování, není k úhradě splatné částky již zapotřebí podávat další žádost.
2. Průběžné platby a výplata zůstatku jsou prováděny na základě podkladů, podle nichž lze ověřit, zda byly financované akce prováděny v souladu se základním právním aktem, rozhodnutím, podmínkami smlouvy nebo dohody.
3. Povahu podkladů uvedených v tomto článku stanoví příslušná schvalující osoba na základě základního právního aktu, rozhodnutí, smlouvy či dohody v souladu se zásadou řádného finančního řízení. Za podklady pro účely odstavce 2 se považují průběžné a konečné zprávy o technickém a finančním plnění.
4. Podklady uchovává příslušná schvalující osoba v souladu s článkem 48.
Oddíl 5
Lhůty pro výdajové operace
Článek 111
Platební lhůty a úroky z prodlení
(Článek 92 finančního nařízení)
1. Platební lhůtou se rozumí lhůta k provedení platby včetně potvrzení, schválení a úhrady výdaje.
Tato lhůta počíná běžet dnem doručení žádosti o platbu.
Žádost o platbu co nejdříve zaeviduje schválený útvar pověřené schvalující osoby; má se za to, že žádost byla doručena v den, kdy k zaevidování došlo.
Dnem platby se rozumí den, k němuž byla platba připsána k tíži účtu orgánu.
2. Žádost o platbu musí uvádět tyto základní údaje:
a)
identifikaci věřitele;
b)
částku;
c)
měnu;
d)
datum.
Chybí-li alespoň jeden ze základních údajů, je žádost o platbu zamítnuta.
O zamítnutí a jeho důvodech je věřitel vyrozuměn písemně a co nejdříve, nejpozději však do 30 kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
3. V případě stavení lhůty podle čl. 92 odst. 2 finančního nařízení počíná zbytek platební lhůty opětovně běžet dnem, kdy jsou doručeny požadované informace nebo zrevidované dokumenty nebo kdy proběhne další potřebné ověření včetně kontrol na místě.
4. Po uplynutí lhůt uvedených v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení má věřitel nárok na úroky za těchto podmínek:
a)
použijí se úrokové sazby uvedené v čl. 83 odst. 2 tohoto nařízení;
b)
úroky se platí za dobu, jež uplyne od kalendářního dne, který následuje po uplynutí platební lhůty uvedené v čl. 92 odst. 1 finančního nařízení, až do dne zaplacení.
Činí-li však úroky vypočtené podle prvního pododstavce nejvýše 200 EUR, jsou věřiteli uhrazeny pouze na jeho žádost podanou do dvou měsíců od připsání opožděné platby.
5. Jednotlivé orgány předloží Evropskému parlamentu a Radě zprávu o dodržování lhůt a o stavení lhůt podle článku 92 finančního nařízení. Zpráva Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti podle čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
KAPITOLA 7
Systémy informačních technologií
Článek 112
Popis systémů informačních technologií
(Článek 93 finančního nařízení)
Jsou-li ke zpracovávání operací v rámci plnění rozpočtu používány počítačové systémy a subsystémy, je nutno vypracovat jejich úplný a aktualizovaný popis.
Tento popis stanoví obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Podrobně uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím existovala kompletní auditní stopa.
Článek 113
Pravidelné ukládání
(Článek 93 finančního nařízení)
Údaje v počítačových systémech a subsystémech musí být pravidelně ukládány a uchovávány na bezpečném místě.
KAPITOLA 8
Interní auditor
Článek 114
Jmenování interního auditora
(Článek 98 finančního nařízení)
1. Jednotlivé orgány jmenují svého interního auditora v souladu s pravidly, jež jsou přizpůsobena jejich specifikům a požadavkům. O jmenování interního auditora informují orgány Evropský parlament a Radu.
2. Jednotlivé orgány stanoví v souladu se svými specifiky a požadavky rozsah kompetencí interního auditora a podrobně upraví cíle a postupy, jimiž se bude výkon funkce interního auditu řídit; přitom náležitě zohlední platné mezinárodní standardy v oblasti interního auditu.
3. Orgán může jmenovat interním auditorem úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád a jenž byl vybrán z řad státních příslušníků členských států, a to na základě zvláštní způsobilosti této osoby.
4. Jmenují-li dva nebo více orgánů téhož interního auditora, přijmou nezbytná opatření, aby bylo možno jej v souladu s článkem 119 povolat k odpovědnosti za jeho jednání.
5. Ukončí-li interní auditor výkon své funkce, informuje o tom dotčený orgán Evropský parlament a Radu.
Článek 115
Zdroje poskytované internímu auditorovi
(Článek 99 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány poskytnou svým interním auditorům prostředky potřebné k řádnému výkonu jejich kontrolní funkce a listinu s podrobným popisem jejich úkolů, práv a povinností.
Článek 116
Pracovní program
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor přijímá svůj pracovní program a předkládá jej orgánu.
2. Orgán může po interním auditorovi požadovat, aby provedl audit, jenž není zařazen v jeho pracovním programu podle odstavce 1.
Článek 117
Zprávy interního auditora
(Článek 99 finančního nařízení)
1. Interní auditor předkládá orgánu výroční zprávu o interním auditu podle čl. 99 odst. 3 finančního nařízení, v níž uvede počet a druh provedených interních auditů, hlavní vydaná doporučení a opatření přijatá na základě těchto doporučení.
Výroční zpráva uvádí též systémové problémy, jež odhalila specializovaná komise zřízená podle čl. 73 odst. 6 finančního nařízení.
2. Jednotlivé orgány posuzují, jsou-li doporučení ve zprávách interního auditora vhodná k výměně osvědčených postupů s ostatními orgány.
3. Interní auditor se při vypracování své zprávy zaměřuje především na celkové dodržování zásady řádného finančního řízení a zajišťuje, aby byla přijímána vhodná opatření ke stále lepšímu a důslednějšímu uplatňování této zásady.
Článek 118
Nezávislost
(Článek 100 finančního nařízení)
Interní auditor je při provádění auditů plně nezávislý. Při výkonu své funkce, která je mu na základě jmenování svěřena podle finančního nařízení, nesmí dostávat žádné pokyny ani být žádným způsobem omezován.
Článek 119
Možnost povolat interního auditora k odpovědnosti
(Článek 100 finančního nařízení)
Interního auditora jakožto úředníka nebo jiného zaměstnance, na něhož se vztahuje služební řád, může povolat k odpovědnosti za jeho činy pouze samotný orgán za podmínek uvedených v tomto článku.
Orgán přijme odůvodněné rozhodnutí o zahájení vyšetřování. Toto rozhodnutí je oznámeno zúčastněné osobě. Orgán může pověřit vyšetřováním na svou přímou odpovědnost jednoho nebo více úředníků stejného nebo vyššího stupně, než je dotyčný zaměstnanec. V průběhu vyšetřování musí být vyslechnuta zúčastněná osoba.
Zpráva o vyšetřování je zaslána zúčastněné osobě, kterou poté ve věci této zprávy vyslechne orgán.
Na základě zprávy a slyšení přijme orgán buď odůvodněné rozhodnutí o zastavení řízení, nebo odůvodněné rozhodnutí v souladu s články 22 a 86 přílohy IX služebního řádu. Rozhodnutí, jimiž se ukládají disciplinární opatření nebo finanční sankce, musí být oznámena zúčastněné osobě a zaslána pro informaci ostatním orgánům a Účetnímu dvoru.
Zúčastněná osoba může podat proti takovým rozhodnutím žalobu u Soudního dvora Evropské unie za podmínek stanovených ve služebním řádu.
Článek 120
Žaloba u Soudního dvora Evropské unie
(Článek 100 finančního nařízení)
Aniž jsou dotčeny opravné prostředky podle služebního řádu, může interní auditor podat žalobu přímo u Soudního dvora Evropské unie ve věci jednání, jež se týká výkonu jeho funkce interního auditora. Žaloba musí být podána do tří měsíců od kalendářního dne, kdy bylo dotyčné jednání oznámeno.
O žalobách se jedná a rozhoduje způsobem podle čl. 91 odst. 5 služebního řádu úředníků Evropské unie.
HLAVA V
ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK
KAPITOLA 1
Obecná ustanovení
Oddíl 1
Oblast působnosti a zásady zadávání
Článek 121
Definice a oblast působnosti
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Předmětem veřejné zakázky na nemovitosti je koupě pozemků, budov nebo jiných nemovitostí nebo jejich dlouhodobý nájem, právo užívání, leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj.
2. Předmětem veřejné zakázky na dodávky je koupě výrobků nebo jejich leasing, nájem či koupě na splátky, ať již s předkupním právem nebo bez něj. Veřejná zakázka, jejímž předmětem je dodávka výrobků a která vedle těchto dodávek zahrnuje umísťovací a instalační práce, se považuje za veřejnou zakázku na dodávky.
3. Předmětem veřejné zakázky na stavební práce je buď provedení stavebních prací či díla, nebo jak vypracování návrhu, tak provedení stavebních prací či díla v souvislosti s činnostmi uvedenými v příloze I směrnice 2004/18/ES, nebo provedení díla podle požadavků veřejného zadavatele za použití libovolných prostředků. „Dílem“ se rozumí výsledek stavebních nebo inženýrských prací, který má sám plnit hospodářskou nebo technickou funkci.
4. Předmětem veřejné zakázky na služby je poskytování služeb intelektuálního a neintelektuálního charakteru, s výjimkou dodávek, provedení stavebních prací a nemovitostí.
Veřejná zakázka, jež zahrnuje dva či více druhů veřejných zakázek (stavební práce, služby či dodávky), je zadávána v souladu s ustanoveními, jež se použijí na ten druh veřejné zakázky, která charakterizuje hlavní předmět dané zakázky.
V případě smíšených veřejných zakázek, jež zahrnují služby a dodávky, se jejich hlavní předmět určí na základě porovnání hodnot příslušných služeb a dodávek.
Veškeré odkazy na nomenklaturu v kontextu zadávání veřejných zakázek se řídí „společným slovníkem pro veřejné zakázky (CPV)“, jejž zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 2195/2002 (11).
5. Pojmy „zhotovitel díla“, „dodavatel“ a „poskytovatel služeb“ označují fyzickou či právnickou osobu nebo veřejný subjekt nebo seskupení těchto osob a/nebo subjektů, které na trhu nabízejí provedení stavebních prací a/nebo díla, dodávku výrobků, resp. poskytnutí služby. Pojem „hospodářský subjekt“ zahrnuje „zhotovitele díla“, „dodavatele“ a „poskytovatele služeb“. Hospodářský subjekt, jenž podal nabídku, se označuje jako „uchazeč“. Pojem „zájemce“ označuje žadatele o účast v užším řízení, v soutěžním dialogu nebo v jednacím řízení. Pojem „prodejce“ označuje hospodářský subjekt zapsaný na seznamu prodejců podle čl. 136 odst. 1 písm. b).
Seskupení hospodářských subjektů mohou podávat nabídky nebo vystupovat jako zájemci. Veřejní zadavatelé nesmějí od takových seskupení vyžadovat, aby měla určitou právní formu proto, aby mohla podat nabídku nebo žádost o účast, avšak od vybraného seskupení mohou vyžadovat nabytí konkrétní právní formy, pokud mu byla zadána veřejná zakázka a pokud je tato změna nezbytná pro řádné plnění zakázky.
6. Útvary orgánů Unie jsou považovány za veřejné zadavatele, s výjimkou případů, kdy mezi sebou uzavřou správní dohodu o poskytování služeb, dodávkách výrobků, provedení stavebních prací či provedení veřejných zakázek na nemovitosti.
7. Pojem „technická pomoc“ označuje činnosti zaměřené na podporu a budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
8. Veškeré výměny se zhotoviteli, dodavateli a poskytovateli, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež veřejný zadavatel zřídí.
9. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
10. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 9 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 122
Rámcové smlouvy a zvláštní veřejné zakázky
(Článek 101 finančního nařízení)
1. Doba účinnosti rámcové smlouvy nesmí překročit čtyři roky, s výjimkou mimořádných, řádně odůvodněných případů, jež jsou dány zejména předmětem rámcové smlouvy.
Zvláštní veřejné zakázky zadávané na základě rámcových smluv jsou zadávány v souladu s podmínkami těchto rámcových smluv mezi veřejnými zadavateli a stranami rámcové smlouvy.
Při zadávání zvláštních veřejných zakázek nesmějí strany provádět v dané rámcové smlouvě podstatné změny.
2. Je-li rámcová smlouva uzavřena pouze s jedním hospodářským subjektem, jsou zvláštní veřejné zakázky zadávány v mezích podmínek této rámcové smlouvy.
V řádně odůvodněných případech se veřejní zadavatelé mohou písemně obrátit na zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele se žádostí o doplnění jeho nabídky, je-li takové doplnění nutné.
3. Má-li být rámcová smlouva uzavřena s více hospodářskými subjekty, musí být uzavřena s nejméně třemi hospodářskými subjekty, jestliže dostatečný počet hospodářských subjektů splňuje kritéria pro výběr nebo jestliže dostatečný počet přípustných nabídek splňuje kritéria pro zadání zakázky.
Rámcová smlouva s více hospodářskými subjekty může mít podobu různých smluv, jež obsahují totožné podmínky.
Zadávání zvláštních veřejných zakázek na základě rámcových smluv, jež jsou uzavřeny s několika hospodářskými subjekty, probíhá následujícím způsobem:
a)
v případě rámcových smluv bez opětovného vyhlášení soutěže se použijí podmínky rámcové smlouvy;
b)
v případě rámcových smluv s opětovným vyhlášením soutěže jsou tyto zakázky zadávány poté, co se strany smlouvy zúčastní soutěže opětovně vyhlášené na základě týchž, v případě nutnosti přesněji formulovaných podmínek, a případně na základě dalších podmínek uvedených v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě.
U každé zvláštní veřejné zakázky, jež má být zadána postupem podle třetího pododstavce písm. b), veřejní zadavatelé písemně osloví zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, kteří jsou stranami rámcové smlouvy, a stanoví jim dostatečnou lhůtu pro podání nabídek. Nabídky jsou podávány písemně. Veřejní zadavatelé zadají zvláštní veřejnou zakázku uchazeči, jenž podle kritérií pro zadání zakázky, která jsou uvedena v zadávací dokumentaci k rámcové smlouvě, podá nejlepší nabídku.
4. V případě odvětví, v nichž se ceny a technologie rychle vyvíjejí, musí rámcové smlouvy bez opětovného vyhlášení soutěže obsahovat ustanovení o střednědobém přezkumu nebo o postupu referenčního srovnávání. Jestliže se po střednědobém přezkumu ukáže, že původně stanovené podmínky již neodrážejí vývoj cen nebo technologií, nesmí veřejný zadavatel dotčenou rámcovou smlouvu použít a přijme vhodná opatření k jejímu ukončení.
5. Rozpočtový závazek je předem přijímán pouze v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oddíl 2
Uveřejňování
Článek 123
Vyhlašování veřejných zakázek spadajících do působnosti směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je uveřejňováno oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení; tím není dotčen článek 134. Předběžné oznámení je povinné pouze v případě, hodlá-li veřejný zadavatel v souladu s čl. 152 odst. 4 využít zkrácených lhůt pro doručování nabídek.
2. Předběžné oznámení je oznámení, kterým veřejný zadavatel dává orientačně na vědomí celkovou předpokládanou hodnotu a předmět veřejných zakázek a rámcových smluv, které má v úmyslu zadat v určitém rozpočtovém roce, s výjimkou veřejných zakázek, jež mají být zadány v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Předběžné oznámení uveřejňuje buď Úřad pro publikace Evropské unie (dále jen „Úřad pro publikace“), nebo samotní veřejní zadavatelé na svém profilu kupujícího.
Povinné předběžné oznámení se zasílá Úřadu pro publikace nebo se uveřejňuje na profilu kupujícího, a to co nejdříve, nejpozději však do 31. března rozpočtového roku.
Veřejní zadavatelé, kteří uveřejní předběžné oznámení na svém profilu kupujícího, zašlou Úřadu pro publikace elektronickou cestou a při dodržení formátu a způsobů zasílání podle bodu 3 přílohy VIII směrnice 2004/18/ES oznámení o tom, že na profilu kupujícího uveřejnili toto předběžné oznámení.
3. Oznámení o zahájení zadávacího řízení umožňuje veřejným zadavatelům dát na vědomí svůj úmysl zahájit zadávací řízení na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu nebo zavést dynamický nákupní systém podle článku 131. Aniž jsou dotčeny smlouvy na veřejné zakázky uzavřené v návaznosti na jednací řízení podle článku 134, je uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení povinné v případě veřejných zakázek, jejichž předpokládaná hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1.
Oznámení o zahájení zadávacího řízení není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
V případě otevřeného řízení uvádí oznámení o zahájení zadávacího řízení datum, hodinu a případně místo zasedání komise pro otevírání obálek, které je přístupné uchazečům.
Veřejní zadavatelé uvedou, zdali připouštějí, či nepřipouštějí varianty, a v případě, že uplatňují možnost podle čl. 146 odst. 2 druhého pododstavce, specifikují minimální požadavky na způsobilost. Uvedou kritéria pro výběr podle článku 146, která mají v úmyslu použít, minimální počet zájemců, které zamýšlejí vyzvat k podání nabídky, a případně jejich maximální počet, a dále v souladu s čl. 128 odst. 1 druhým pododstavcem objektivní a nediskriminační kritéria, která zamýšlejí k omezení tohoto počtu uplatnit.
Je-li dokumentace k zadávacímu řízení volně, přímo a v plném rozsahu přístupná elektronickými prostředky, zejména v dynamických nákupních systémech podle článku 131, musí být v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedena internetová adresa, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Veřejný zadavatel, jenž hodlá uspořádat soutěž o návrh, sdělí svůj úmysl prostřednictvím oznámení.
Veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení případně upřesní, že se jedná o interinstitucionální zadávací řízení. V těchto případech se v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedou orgány, výkonné agentury nebo subjekty uvedené v článku 208 finančního nařízení, jež se na zadávacím řízení podílejí, orgán odpovědný za toto řízení a celkový objem veřejných zakázek za všechny tyto orgány, výkonné agentury nebo subjekty.
4. Výsledky zadávacího řízení v případě veřejných zakázek, rámcových smluv nebo veřejných zakázek na bázi dynamického nákupního systému jsou sdělovány prostřednictvím oznámení o výsledku zadávacího řízení. Toto oznámení je povinné v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1. Není povinné v případě zvláštních veřejných zakázek zadávaných na základě rámcových smluv.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace do 48 kalendářních dní ode dne podpisu smlouvy na veřejnou zakázku nebo rámcové smlouvy. Oznámení o veřejných zakázkách na bázi dynamického nákupního systému však mohou být souhrnně zasílána čtvrtletně. V těchto případech jsou zasílána Úřadu pro publikace do 48 dní po konci čtvrtletí.
Veřejní zadavatelé, kteří uspořádali soutěž o návrh, zašlou Úřadu pro publikace oznámení o výsledcích soutěže.
V případě interinstitucionálního řízení zasílá oznámení o výsledku zadávacího řízení veřejný zadavatel, jenž za dané řízení odpovídá.
Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá Úřadu pro publikace též v případě veřejné zakázky nebo rámcové smlouvy, jejíž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež byla zadána v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, a to ve lhůtě dostatečné pro jeho uveřejnění před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku v souladu s podmínkami čl. 171 odst. 1.
Jestliže v důsledku uzavření smlouvy na zvláštní veřejnou zakázku nebo vlivem souhrnného objemu zvláštních veřejných zakázek dojde k překročení finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, je nutno na internetových stránkách veřejného zadavatele zveřejnit do 30. června údaje o hodnotě a smluvních stranách zvláštních veřejných zakázek, jež byly v průběhu předchozího rozpočtového roku zadány na základě rámcové smlouvy; tím není dotčen článek 21.
5. Oznámení se vypracovávají podle standardních formulářů přijatých Komisí podle směrnice 2004/18/ES.
Článek 124
Vyhlašování veřejných zakázek mimo působnost směrnice 2004/18/ES
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, jsou vyhlašovány vhodnými prostředky s cílem zajistit soutěž o veřejné zakázky a nestrannost zadávacího řízení. Předmětem tohoto vyhlášení je:
a)
oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 nebo výzva k projevení zájmu v případě veřejných zakázek s podobným předmětem, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1;
b)
náležité předchozí oznámení na internetu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2.
2. Seznam zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů, jimž byly zadány veřejné zakázky na nemovitosti nebo veřejné zakázky, které jsou podle čl. 134 odst. 1 písm. j) tohoto nařízení označeny za tajné, se uveřejňuje pouze jednou ročně s uvedením předmětu a hodnoty zadané zakázky. Tento seznam se zasílá Evropskému parlamentu a Radě. V případě Komise se přikládá ke shrnutí výročních zpráv o činnosti uvedenému v čl. 66 odst. 9 finančního nařízení.
3. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 1 a které nebyly předmětem samostatného oznámení o výsledku zadávacího řízení, se zasílají Úřadu pro publikace. Roční seznamy zhotovitelů, dodavatelů a poskytovatelů se úřadu zasílají do 30. června následujícího rozpočtového roku.
4. Informace o veřejných zakázkách, jejichž hodnota přesahuje částku podle čl. 137 odst. 2, se nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku zveřejňují na internetové stránce daného orgánu.
Článek 125
Uveřejňování oznámení
(Článek 103 finančního nařízení)
1. Oznámení uvedená v článcích 123 a 124 uveřejňuje Úřad pro publikace v Úředním věstníku Evropské unie nejpozději dvanáct kalendářních dní po jejich odeslání.
Lhůta uvedená v prvním pododstavci se v případě zrychlených řízení podle článku 154 zkracuje na pět kalendářních dní.
2. Veřejný zadavatel musí být schopen prokázat den odeslání.
Článek 126
Další formy vyhlašování
(Článek 103 finančního nařízení)
Kromě vyhlašování podle článku 123, 124 a 125 mohou být zakázky vyhlašovány též jiným způsobem, zejména elektronicky. Toto vyhlášení obsahuje odkaz na případné oznámení uveřejněné v Úředním věstníku Evropské unie podle článku 125 a nesmí k němu dojít dříve, než je uveřejněno uvedené oznámení, které jediné je závazné.
Toto vyhlášení nesmí diskriminovat zájemce nebo uchazeče ani obsahovat jiné údaje, než jaké obsahuje případně uveřejněné oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Oddíl 3
Zadávací řízení
Článek 127
Druhy zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejná zakázka se zadává buď prostřednictvím zadávacího řízení, a to otevřeného, užšího nebo jednacího řízení poté, co je uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo prostřednictvím jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, případně v návaznosti na soutěž o návrh.
2. Zadávací řízení je otevřené, pokud mohou nabídku podat všechny hospodářské subjekty, které mají zájem. Totéž platí pro dynamické nákupní systémy podle článku 131.
Zadávací řízení je užší, pokud mohou všechny hospodářské subjekty požádat o účast, avšak připuštěni mohou být pouze zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr uvedená v článku 146 a které zároveň veřejný zadavatel písemně vyzve k podání nabídky nebo předložení řešení v rámci soutěžního dialogu podle článku 132.
Výběrová fáze se může opakovat buď pro každou jednotlivou veřejnou zakázku, a to i v případě soutěžního dialogu, nebo může zahrnovat vypracování seznamu možných zájemců postupem podle čl. 136 odst. 1 písm. a).
3. V jednacím řízení osloví veřejní zadavatelé uchazeče podle vlastního výběru, kteří splňují kritéria pro výběr stanovená v článku 146, a vyjednávají s jedním nebo s několika z nich podmínky jejich nabídek.
Jedná-li se o jednací řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135, veřejní zadavatelé zároveň písemně vyzvou vybrané zájemce k vyjednávání.
4. Soutěže o návrh jsou řízení, která veřejnému zadavateli umožňují získat na základě soutěže - ať již s udílením cen nebo bez něj - plán či návrh, zejména v oblasti architektury a stavebního inženýrství nebo zpracování dat, jejž navrhla výběrová komise.
Článek 128
Počet zájemců v užším a jednacím řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. V užším řízení a v řízeních podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a b) nesmí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky nižší než pět, za předpokladu, že kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
V závislosti na předmětu veřejné zakázky a na základě objektivních a nediskriminačních kritérií pro výběr může veřejný zadavatel též stanovit nejvyšší počet zájemců. V tomto případě jsou nejvyšší počet zájemců a kritéria uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu podle článků 123 a 124.
V každém případě musí být počet zájemců vyzvaných k podání nabídky dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. V případě jednacího řízení a po soutěžním dialogu nesmí být počet zájemců vyzvaných k vyjednávání nebo k podání nabídky nižší než tři, jestliže kritéria pro výběr splňuje dostatečný počet zájemců.
Počet zájemců vyzvaných k podání nabídky musí být dostatečný na to, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Ustanovení prvního a druhého pododstavce se nepoužijí na:
a)
veřejné zakázky velmi nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 2;
b)
veřejné zakázky na právní služby podle nomenklatury CPV;
c)
veřejné zakázky označené za tajné podle čl. 134 odst. 1 písm. j).
3. Je-li počet zájemců, kteří splňují kritéria pro výběr a minimální dané požadavky, nižší než minimální počet podle odstavců 1 a 2, může veřejný zadavatel pokračovat v řízení a oslovit jednoho či více zájemců, kteří mají požadovanou způsobilost. Veřejný zadavatel sem však nemůže zahrnout další hospodářské subjekty, které nebyly původně vyzvány k účasti na řízení, ani zájemce, kteří nemají požadovanou způsobilost.
Článek 129
Režim jednacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
Veřejní zadavatelé vyjednávají s uchazeči nabídky, které tito uchazeči předložili, s cílem přizpůsobit je požadavkům, jež jsou stanoveny v oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 123 nebo v zadávací dokumentaci a případných doplňujících dokumentech, a s cílem vybrat ekonomicky nejvýhodnější nabídku.
Během vyjednávání zajišťuje veřejný zadavatel rovné zacházení se všemi uchazeči.
V případech podle článku 135, kdy jsou veřejní zadavatelé oprávněni zadávat veřejné zakázky v jednacím řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, mohou tito zadavatelé stanovit, že jednací řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby se na základě kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci, snížil počet projednávaných nabídek. Uplatnění této možnosti se uvede v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci.
Článek 130
Soutěže o návrh
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Pravidla, podle nichž je pořádána soutěž o návrh, se sdělují všem, kteří mají o účast v soutěži zájem.
Počet zájemců vyzvaných k účasti musí být dostatečný k zajištění skutečné soutěže.
2. Výběrovou komisi jmenuje příslušná schvalující osoba. Výběrová komise se skládá výhradně z fyzických osob, které jsou nezávislé na účastnících soutěže. Je-li od účastníků soutěže vyžadována zvláštní odborná kvalifikace, musí mít tutéž nebo rovnocennou kvalifikaci nejméně třetina členů výběrové komise.
Výběrová komise musí být ve svých stanoviscích nezávislá. Svá stanoviska přijímá na základě projektů, které jí zájemci anonymně předloží, a vychází výhradně z kritérií uvedených v oznámení o soutěži.
3. Návrhy výběrové komise, jež vycházejí z předností jednotlivých projektů, a její připomínky se zaznamenávají ve zprávě, kterou členové komise podepíší.
Do doby, než výběrová komise vydá stanovisko, musí být zachována anonymita zájemců.
Výběrová komise může zájemce vyzvat, aby odpověděli na otázky uvedené v zápisu, a projekt tak vyjasnili. Z rozhovoru mezi členy výběrové komise a zájemci se pořizuje úplný zápis.
4. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede jméno a adresu vybraného zájemce a důvody jeho výběru s odkazem na kritéria, jež byla vyhlášena v oznámení o soutěži o návrh, zejména pokud se toto rozhodnutí odchyluje od návrhů ve stanovisku výběrové komise.
Článek 131
Dynamický nákupní systém
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Dynamický nákupní systém je proces plně elektronického nákupu pro nákupy běžných plnění, jenž je po celou dobu svého trvání otevřen všem hospodářským subjektům, které splňují kritéria pro výběr a předložily předběžnou nabídku, jež splňuje požadavky zadávací dokumentace a případných doplňujících dokumentů. Předběžné nabídky mohou být kdykoli vylepšeny, pokud zůstanou v souladu se zadávací dokumentací.
2. Za účelem zavedení dynamického nákupního systému veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, které uvádí, že se jedná o dynamický nákupní systém, a které obsahuje odkaz na internetovou adresu, na níž se lze od uveřejnění oznámení až do ukončení systému volně, přímo a v plném rozsahu seznámit se zadávací dokumentací a případnými doplňujícími dokumenty.
V zadávací dokumentaci zadavatelé uvedou mimo jiné povahu předpokládaných nákupů v rámci tohoto systému, jakož i všechny nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému zařízení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickou specifikaci.
3. Po celou dobu trvání dynamického nákupního systému umožňují veřejní zadavatelé všem hospodářským subjektům, aby předložily předběžnou nabídku, a byly tak přijaty do systému za podmínek podle odstavce 1. Veřejní zadavatelé tyto předběžné nabídky vyhodnotí nejpozději do patnácti dnů ode dne jejich podání. Tuto lhůtu k vyhodnocení však mohou prodloužit, není-li mezitím vyhlášena výzva k podávání nabídek.
Veřejný zadavatel informuje uchazeče co nejdříve o jeho přijetí do dynamického nákupního systému nebo o odmítnutí jeho nabídky.
4. Předmětem výzvy k podávání nabídek musí být každá zvláštní veřejná zakázka. Před jejím vyhlášením uveřejní veřejní zadavatelé zjednodušené oznámení o zahájení zadávacího řízení, jímž všechny hospodářské subjekty, jež mají zájem, vyzvou k podání předběžné nabídky ve lhůtě, jež činí alespoň patnáct dnů ode dne odeslání tohoto zjednodušeného oznámení. Veřejní zadavatelé zahájí fázi podávání nabídek až poté, co vyhodnotí všechny předběžné nabídky doručené v této lhůtě.
Veřejní zadavatelé poté vyzvou všechny uchazeče přijaté do systému, aby v přiměřené lhůtě podali nabídku. Veřejnou zakázku zadají uchazeči, který podle kritérií pro zadání zakázky, jež jsou uvedena v oznámení o zahájení zadávacího řízení pro zavedení dynamického nákupního systému, podá ekonomicky nejvýhodnější nabídku. Tato kritéria mohou být případně upřesněna ve výzvě k podávání nabídek.
5. Dynamický nákupní systém nesmí trvat déle než čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné a náležitě odůvodněné případy.
Veřejní zadavatelé nesmějí tento systém používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval.
Hospodářským subjektům, které projeví zájem, ani účastníkům systému nesmějí být účtovány žádné poplatky.
Článek 132
Soutěžní dialog
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Jedná-li se o zvláště složitou veřejnou zakázku, může veřejný zadavatel použít soutěžní dialog podle článku 29 směrnice 2004/18/ES, pokud usoudí, že přímé použití otevřeného řízení ani stávajících pravidel užšího řízení neumožní zakázku zadat ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
Veřejná zakázka je považována za zvláště složitou, není-li veřejný zadavatel objektivně s to ani definovat technické prostředky, které by mohly odpovídat jeho potřebám nebo cílům, ani stanovit právní nebo finanční aspekty projektu.
2. Veřejní zadavatelé uveřejní oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž uvedou své potřeby a požadavky, a tyto definují v samotném oznámení nebo v popisu.
3. Se zájemci, kteří splňují kritéria pro výběr podle článku 146, zahájí veřejní zadavatelé dialog, při němž jsou určeny a definovány prostředky, které co nejlépe vyhoví jejich potřebám.
V průběhu tohoto dialogu zajistí veřejní zadavatelé rovnost zacházení se všemi uchazeči a důvěrnost navrhovaných řešení či jiných informací, jež zájemci při dialogu předloží, neobdrží-li souhlas těchto zájemců k jejich šíření.
Stanoví-li takovou možnost oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo popis, mohou veřejní zadavatelé určit, že řízení proběhne v navazujících fázích, tak aby byl na základě kritérií pro zadání, která jsou uvedena v uvedeném oznámení či popisu, snížen počet řešení projednávaných ve fázi dialogu.
4. Veřejní zadavatelé vyrozumí účastníky o ukončení dialogu a následně je vyzvou, aby na základě jednoho či více řešení, jež byla v průběhu dialogu předložena a specifikována, podali své konečné nabídky. Tyto nabídky musí uvádět všechny náležitosti požadované a nutné pro uskutečnění projektu.
Na žádost veřejného zadavatele lze tyto nabídky vyjasnit, upřesnit a doladit, aniž by tím ovšem došlo k takové změně základních aspektů nabídky nebo výzvy k podávání nabídek, jež by mohla narušit hospodářskou soutěž nebo by měla diskriminační účinek.
Na žádost veřejného zadavatele může být uchazeč, jehož nabídka je považována za ekonomicky nejvýhodnější, požádán, aby vyjasnil určité aspekty své nabídky nebo potvrdil závazky v ní uvedené, za podmínky, že tím nedojde ke změně podstatných aspektů nabídky nebo dokumentace k zadávacímu řízení ani k narušení hospodářské soutěže či k diskriminaci.
5. Veřejní zadavatelé mohou stanovit, že budou účastníkům dialogu uhrazeny určité ceny nebo platby.
Článek 133
Společné zadávání veřejných zakázek
(Článek 104 finančního nařízení)
V případě společného zadávacího řízení jednoho orgánu a veřejného zadavatele nebo zadavatelů z jednoho či více členských států, států ESVO či zemí kandidujících na vstup do Unie se použijí procesní pravidla platná pro tento orgán.
V případě, že podíl z celkové předpokládané hodnoty veřejné zakázky, jenž připadá na veřejného zadavatele z členského státu nebo jejž tento zadavatel spravuje, činí alespoň 50 %, nebo v jiných řádně odůvodněných případech může orgán rozhodnout, že se použijí procesní pravidla platná pro tohoto veřejného zadavatele z členského státu, lze-li tato pravidla považovat za rovnocenná předpisům platným pro tento orgán.
Orgán a veřejný zadavatel z členského státu, státu ESVO či země kandidující na vstup do Unie, kteří se podílejí na společném zadávacím řízení, se dohodnou zejména na bližších podrobnostech k vyhodnocování žádostí o účast nebo nabídek, zadání veřejné zakázky, právu rozhodnému pro tuto zakázku a soudu příslušnému pro řešení sporů.
Článek 134
Použití jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud v otevřeném nebo užším řízení po ukončení původního řízení nebyla předložena žádná či žádná vhodná nabídka nebo žádná žádost o účast, za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky veřejné zakázky, jež jsou specifikovány v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138;
b)
pokud z technických či uměleckých důvodů nebo z důvodů ochrany výhradních práv může být veřejná zakázka zadána pouze určitému hospodářskému subjektu;
c)
pokud z mimořádně naléhavých důvodů způsobených nepředvídatelnými událostmi, za něž veřejný zadavatel neodpovídá, nelze dodržet lhůty stanovené pro ostatní řízení a uvedené v článcích 152, 153 a 154;
d)
má-li být v návaznosti na soutěž o návrh zadána veřejná zakázka na služby, jež musí být podle použitelných pravidel zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců; v posledním uvedeném případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
e)
v případě dodatečných služeb či stavebních prací, s nimiž nepočítal původně zamýšlený projekt ani původní smlouva na veřejnou zakázku a které se následkem nepředvídatelných okolností staly nezbytnými k provedení služeb nebo stavebních prací za podmínek podle odstavce 2;
f)
v případě nových služeb či stavebních prací, jimiž mají být opakovány podobné služby či stavební práce, které tentýž veřejný zadavatel zadal hospodářskému subjektu v rámci původní veřejné zakázky, za předpokladu, že tyto služby či stavební práce odpovídají základnímu projektu a že tento projekt byl předmětem původní veřejné zakázky, jež byla zadána v otevřeném nebo užším řízení za podmínek podle odstavce 3;
g)
v případě veřejných zakázek na dodávky:
i)
v případě dodatečných dodávek určených buď k částečné náhradě běžných nebo k rozšíření stávajících dodávek zboží či zařízení, pokud by změna dodavatele nutila veřejného zadavatele pořídit zařízení s jinými technickými vlastnostmi, což by mělo za následek neslučitelnost nebo nepřiměřené technické potíže při používání a údržbě; doba účinnosti příslušných smluv nesmí přesáhnout tři roky,
ii)
pokud jsou výrobky vyrobeny pouze pro účely výzkumu, pokusů, studií nebo vývoje, s výjimkou testů obchodní realizace a výroby velkého rozsahu s cílem pokrýt náklady na výzkum a vývoj,
iii)
v případě dodávek kotovaných a nakupovaných na komoditní burze,
iv)
v případě zvláště výhodných nákupů buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
v případě veřejných zakázek na nemovitosti po předchozím průzkumu místního trhu;
i)
v případě veřejných zakázek na právní služby podle nomenklatury CPV za předpokladu, že jsou tyto zakázky náležitě vyhlášeny;
j)
v případě veřejných zakázek, jež orgán nebo jím pověřený subjekt označí za tajné, nebo v případě veřejných zakázek, jejichž plnění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, v souladu s platnými správními předpisy, nebo pokud to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie.
2. V případě dodatečných služeb a stavebních prací podle odst. 1 písm. e) mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení za podmínky, že bude veřejná zakázka zadána poskytovateli či zhotoviteli, jenž bude zakázku plnit v některém z těchto případů:
a)
pokud tyto dodatečné veřejné zakázky nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto služby či stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou bezpodmínečně nutné pro její dokončení.
Souhrnná hodnota dodatečných veřejných zakázek nesmí přesáhnout 50 % hodnoty původní veřejné zakázky.
3. V případech podle tohoto článku odst. 1 písm. f) musí být možnost použít jednací řízení uvedena již při zahájení soutěže na první činnost; při výpočtu finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 je třeba vycházet z celkové předpokládané hodnoty následných služeb či stavebních prací. Toto řízení lze použít pouze během provádění původní smlouvy na veřejnou zakázku a nejpozději během tří let od jejího podpisu.
Článek 135
Použití jednacího řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky mohou veřejní zadavatelé použít jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení v následujících případech:
a)
pokud byly v ukončeném otevřeném či užším řízení nebo soutěžním dialogu podány nabídky, jež jsou zejména z hlediska kritérií pro výběr či zadání zakázky neregulérní nebo nepřijatelné, a to za předpokladu, že původní podmínky zakázky stanovené v dokumentaci k zadávacímu řízení podle článku 138 nejsou podstatně změněny; tím není dotčeno použití odstavce 2 tohoto článku;
b)
ve výjimečných případech, jedná-li se o stavební práce, dodávky nebo služby, jejichž povaha nebo rizika s nimi spojená neumožňují, aby uchazeč stanovil předem celkovou cenu;
c)
pokud je povaha zadávané služby - zejména v případě finančních a intelektuálních služeb - taková, že zadávací dokumentaci k veřejné zakázce nelze vypracovat s dostatečnou přesností, jež by umožnila zakázku zadat výběrem nejlepší nabídky podle pravidel, jimiž se řídí otevřené nebo užší řízení;
d)
u veřejných zakázek na stavební práce, jsou-li tyto práce prováděny výlučně pro účely výzkumu, testování nebo vývoje, a nikoli s cílem dosažení zisku nebo pokrytí nákladů na výzkum a vývoj;
e)
u veřejných zakázek na služby uvedené v příloze II B směrnice 2004/18/ES s výhradou čl. 134 odst. 1 písm. i) a j) a čl. 134 odst. 2 tohoto nařízení;
f)
u veřejných zakázek na služby ve výzkumu a vývoji, jejichž výsledky nepřipadají výlučně veřejnému zadavateli k využití při vlastní činnosti, a to za podmínky, že veřejný zadavatel poskytovanou službu hradí v plném rozsahu;
g)
u veřejných zakázek na služby v oblasti nabývání, rozvoje, výroby nebo koprodukce programových materiálů určených k vysílání rozhlasových a televizních stanic a zakázek na vysílací čas.
2. V případech podle odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé od uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení upustit, pokud do jednacího řízení zahrnou všechny uchazeče a pouze ty uchazeče, kteří splňují kritéria pro výběr a v předchozím řízení podali nabídky v souladu s formálními požadavky zadávacího řízení.
Článek 136
Řízení s výzvou k projevení zájmu
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Aniž jsou dotčena ustanovení článků 134 a 135, mohou veřejní zadavatelé použít výzvu k projevení zájmu v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nepřesahuje částku podle čl. 170 odst. 1, za účelem:
a)
předběžného výběru zájemců, kteří budou v budoucnu oslovováni na základě užších výzev k podávání nabídek, nebo
b)
sestavení seznamu prodejců, kteří budou vyzváni k předložení žádosti o účast nebo k podání nabídky.
2. Seznam vypracovaný na základě výzvy k projevení zájmu platí po následující období:
a)
v případě podle tohoto článku odst. 1 písm. a) nejdéle tři roky ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a);
b)
v případě sestavování seznamu prodejců podle tohoto článku odst. 1 písm. b) nejdéle pět let ode dne, kdy bylo Úřadu pro publikace zasláno oznámení podle čl. 124 odst. 1 písm. a).
Seznam podle prvního pododstavce může obsahovat dílčí seznamy.
Kdykoli během doby platnosti seznamu - s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období - mohou všechny osoby, jež mají zájem, podat přihlášku.
3. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny zájemce nebo prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby:
a)
v případě podle odst. 1 písm. a) podali nabídku nebo
b)
v případě seznamu podle odst. 1 písm. b) podali:
i)
nabídku včetně dokumentů, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, nebo
ii)
dokumenty, na jejichž základě se posuzují kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr, a v následné fázi aby podali nabídku prodejci, kteří se nenacházejí v žádné ze situací uvedených v kritériích pro vyloučení a splňují kritéria pro výběr.
Článek 137
Veřejné zakázky nízké hodnoty
(Článek 104 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky nízké hodnoty do výše 60 000 EUR lze zadat v jednacím řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, jehož se účastní alespoň tři zájemci.
Obdrží-li veřejný zadavatel po jednacím řízení s těmito zájemci pouze jedinou administrativně a technicky platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro její zadání.
2. Veřejné zakázky velmi nízké hodnoty do 15 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky v rámci jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. Platby výdajových položek do výše 1 000 EUR lze provést na základě faktur bez předchozího přijetí nabídky.
Článek 138
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení obsahuje alespoň:
a)
výzvu k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu v řízení podle článku 132;
b)
připojenou zadávací dokumentaci nebo - v případě soutěžního dialogu podle článku 132 - popis potřeb a požadavků veřejného zadavatele či odkaz na internetovou adresu, kde se lze se zadávací dokumentací či popisem seznámit;
c)
návrh smlouvy zpracovaný podle vzorové smlouvy.
První pododstavec písm. c) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
Dokumentace k zadávacímu řízení odkazuje na vyhlášení podle článků 123 až 126.
2. Výzva k podávání nabídek, k jednání nebo k účasti na dialogu musí alespoň:
a)
specifikovat pravidla, jimiž se řídí podoba a podávání nabídek, včetně zejména dne a hodiny, kdy končí lhůta k podávání nabídek, požadavků na vyplnění standardního dotazníku, dokumentů, které je třeba přiložit, včetně dokladů o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti podle článku 146, nejsou-li tyto doklady specifikovány v oznámení o zahájení zadávacího řízení, a včetně adresy, na niž mají být nabídky zasílány;
b)
uvést, že podání nabídky znamená přijetí zadávací dokumentace podle odstavce 1, k níž se nabídka vztahuje, a že je zhotovitel, dodavatel či poskytovatel, jemuž bude veřejná zakázka zadána, během jejího plnění svou nabídkou vázán;
c)
specifikovat dobu, po kterou nabídka zůstává v platnosti a nesmí být v žádném ohledu měněna;
d)
stanovit zákaz jakéhokoli styku mezi veřejným zadavatelem a uchazečem během celého řízení, kromě výjimečných případů za podmínek v článku 160; je-li stanovena kontrola na místě, musí výzva specifikovat podmínky kontroly;
e)
v případě soutěžního dialogu specifikovat datum a adresu pro zahájení fáze jednání.
3. Zadávací dokumentace musí alespoň:
a)
specifikovat kritéria pro vyloučení a kritéria pro výběr zakázky, s výjimkou případů, kdy se jedná o soutěžní dialog, užší či jednací řízení po předchozím uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení podle článku 135; v těchto případech se kritéria uvádějí pouze v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo ve výzvě k projevení zájmu;
b)
specifikovat kritéria pro zadání a jejich relativní váhy, nebo případně sestupné pořadí důležitosti těchto kritérií, nevyplývá-li tato informace z oznámení o zahájení zadávacího řízení;
c)
stanovit technické podmínky podle článku 139;
d)
uvést minimální požadavky, jež musí splňovat varianty v řízeních podle čl. 149 odst. 2, v jejichž rámci je veřejná zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, pokud veřejný zadavatel v oznámení o zahájení zadávacího řízení uvedl, že jsou varianty povoleny;
e)
uvést, že se použije protokol o výsadách a imunitách Evropské unie nebo případně Vídeňská úmluva o diplomatických stycích či Vídeňská úmluva o konzulárních stycích;
f)
specifikovat způsob, jakým je dokládán přístup k veřejným zakázkám podle článku 172;
g)
v případě dynamických nákupních systémů podle článku 131 specifikovat povahu zamýšlených nákupů a veškeré nezbytné informace k nákupnímu systému, použitému elektronickému vybavení a technickým opatřením pro spojení a jeho technickým specifikacím.
4. Vzorová smlouva zejména:
a)
specifikuje náhradu stanovené škody za nedodržení smluvních ustanovení;
b)
specifikuje údaje, jež musí obsahovat faktury nebo odpovídající podklady podle článku 102;
c)
stanoví, že jsou-li veřejným zadavatelem orgány, je právem rozhodným pro veřejnou zakázku právo Unie, popřípadě doplněné o vnitrostátní právo uvedené ve smlouvě na tuto zakázku;
d)
specifikuje soud příslušný pro případ sporu.
V případě veřejných zakázek podle čl. 121 odst. 1 může návrh smlouvy pro účely prvního pododstavce písm. c) tohoto odstavce odkazovat výlučně na vnitrostátní právní předpisy.
5. Veřejní zadavatelé mohou po uchazeči požadovat údaje o té části zakázky, kterou má uchazeč v úmyslu zadat subdodavatelům, a o totožnosti těchto subdodavatelů. Nad rámec informací podle článku 143 může veřejný zadavatel požadovat, aby zájemce nebo uchazeč předložili informace o finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti předpokládaných subdodavatelů podle článků 146, 147 a 148, zejména v případech, tvoří-li subdodávky významnou součást veřejné zakázky.
Článek 139
Technické podmínky
(Článek 105 finančního nařízení)
1. K technickým podmínkám musí mít všichni zájemci a uchazeči rovný přístup a tyto podmínky nesmí vytvářet neodůvodněné překážky soutěži o veřejné zakázky.
Technické podmínky vymezují požadované vlastnosti výrobku, služby, materiálu nebo stavební práce s ohledem na účel, jejž mají pro veřejného zadavatele splňovat.
2. Vlastnosti uvedené v odstavci 1 zahrnují:
a)
úrovně kvality;
b)
environmentální výkonnost;
c)
kdykoli je to možné, kritéria přístupnosti pro osoby se zdravotním postižením nebo řešení pro všechny uživatele;
d)
úrovně a postupy posuzování shody;
e)
způsobilost k použití;
f)
bezpečnost nebo rozměry, včetně požadavků na prodejní názvy a návody k použití v případě dodávek a na terminologii, symboly, přezkoušení a zkušební metody, balení, značení a štítkování a výrobní postupy a metody v případě všech zakázek;
g)
u veřejných zakázek na stavební práce postupy týkající se zabezpečování kvality, pravidla projektu a kalkulace nákladů, podmínky pro zkoušku, kontrolu a přejímku prací, techniky či metody výstavby a všechny ostatní technické podmínky, které veřejný zadavatel může stanovit v obecných nebo zvláštních předpisech v souvislosti s dokončovacími pracemi a materiály nebo prvky, ze kterých se skládají.
3. Technické podmínky jsou formulovány:
a)
odkazem na evropské normy, evropská technická schválení, případné společné technické specifikace, mezinárodní normy nebo jiné technické referenční systémy, jež vypracovaly evropské normalizační subjekty, nebo - pokud tyto neexistují - jejich vnitrostátní ekvivalenty; každý odkaz je opatřen výrazem „nebo rovnocenný“;
b)
jako požadavky na výkon nebo funkci, jež mohou zahrnovat environmentální charakteristiky a musí být dostatečně podrobné, aby uchazeči umožňovaly určit účel veřejné zakázky a veřejnému zadavateli tuto zakázku zadat;
c)
kombinací obou metod.
4. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti odkázat na podmínky podle odst. 3 písm. a), nemohou nabídku odmítnout z důvodu, že tyto podmínky nesplňuje, pokud uchazeč nebo zájemce ke spokojenosti veřejného zadavatele vhodnými prostředky prokáže, že nabídka stanovené požadavky splňuje rovnocenným způsobem.
Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
5. Využijí-li veřejní zadavatelé možnosti podle odst. 3 písm. b) a stanoví-li podmínky formou požadavků na výkon nebo funkci, nemohou odmítnout nabídku, která je v souladu s vnitrostátní normou, jež provádí evropskou normu, s evropským technickým schválením, společnými technickými podmínkami, mezinárodní normou nebo jiným technickým referenčním systémem, který vypracoval evropský normalizační subjekt, pokud se tyto podmínky týkají nezbytných požadavků na výkon nebo funkci.
Uchazeč musí vhodnými prostředky ke spokojenosti veřejného zadavatele prokázat, že jeho nabídka splňuje požadavky na výkon nebo funkci, jež veřejný zadavatel stanovil. Vhodným prostředkem může být technická dokumentace výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu.
6. Pokud veřejní zadavatelé stanoví environmentální charakteristiky formou požadavků na výkon nebo funkci, mohou použít detailní specifikace, jež jsou vymezeny prostřednictvím evropských, mezinárodních, vnitrostátních nebo jiných ekoznaček, nebo v případě potřeby části těchto specifikací, pokud jsou splněny následující podmínky:
a)
tyto specifikace jsou vhodné pro vymezení vlastností dodávek nebo služeb, které jsou předmětem veřejné zakázky;
b)
požadavky na značku jsou definovány na základě vědeckých informací;
c)
ekoznačky jsou přijímány postupem, kterého se mohou účastnit všechny zúčastněné strany, jako jsou vládní subjekty, spotřebitelé, výrobci, distributoři a ekologická sdružení;
d)
ekoznačky jsou přístupné všem subjektům, které mají zájem.
7. Veřejní zadavatelé mohou uvést, že u výrobků nebo služeb, které mají ekoznačku, se předpokládá, že splňují technické podmínky vymezené v dokumentaci k zadávacímu řízení. Akceptují jiné vhodné důkazy, jako například technickou dokumentaci výrobce nebo protokol o zkoušce uznaného subjektu. Uznaným subjektem pro účely odstavce 4, 5 a 6 je zkušební a kalibrovací laboratoř nebo inspekční a certifikační subjekt, jenž splňuje platné evropské normy.
8. Kromě výjimečných případů, jež jsou řádně odůvodněny předmětem zakázky, nesmějí tyto podmínky obsahovat odkazy na konkrétní způsob výroby, zdroj, zvláštní postup, ochrannou známku, patent, typ, specifický původ ani výrobu, jejichž důsledkem by mohlo být zvýhodnění nebo vyloučení některých výrobků nebo hospodářských subjektů.
Nelze-li předmět veřejné zakázky definovat dostatečně přesně a srozumitelně, následuje za odkazem poznámka „nebo rovnocenný“.
Článek 140
Revize ceny
(Článek 105 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení jednoznačně stanoví, musí-li být uvedena pevná a neměnná cena.
2. V opačném případě dokumentace k zadávacímu řízení stanoví podmínky nebo vzorce pro revizi ceny během trvání smlouvy. V takových případech musí veřejný zadavatel zohlednit zejména:
a)
předmět zadávacího řízení a hospodářskou situaci, v níž řízení probíhá;
b)
druh a dobu trvání úkolů a veřejné zakázky;
c)
své finanční zájmy.
Článek 141
Protiprávní jednání vedoucí k vyloučení
(Článek 106 finančního nařízení)
K případům uvedeným v čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení patří veškeré protiprávní jednání, jež poškozuje finanční zájmy Evropské unie, zejména:
a)
případy podvodu podle článku 1 Úmluvy o ochraně finančních zájmů Evropských společenství, stanovené aktem Rady ze dne 26. července 1995 (12);
b)
případy korupce podle článku 3 Úmluvy o boji proti korupci úředníků Evropských společenství nebo členských států Evropské unie vypracované aktem Rady ze dne 26. května 1997 (13);
c)
případy účasti na zločinném spolčení podle článku 2 rámcového rozhodnutí Rady 2008/841/SVV (14);
d)
případy praní peněz podle článku 1 směrnice Evropského parlamentu a Rady 2005/60/ES (15);
e)
teroristické trestné činy, trestné činy spojené s teroristickými činnostmi a návod, pomoc a pokus k takovým trestným činům ve smyslu článků 1, 3 a 4 rámcového rozhodnutí Rady 2002/475/SVV (16).
Článek 142
Uplatnění kritérií pro vyloučení a délka vyloučení
(Články 106, 107, 108 a 109 finančního nařízení)
1. Při stanovování délky vyloučení přihlíží příslušný orgán v zájmu zásady proporcionality zejména k závažnosti skutkového stavu včetně jeho dopadu na finanční zájmy a pověst Unie, k době, jež uplynula, době trvání a opakování deliktu, úmyslu nebo stupni nedbalosti dotčeného subjektu a opatřením, jež tento subjekt přijal k nápravě situace.
Při stanovování doby vyloučení umožní příslušný orgán dotčenému zájemci nebo uchazeči, aby vyjádřil své stanovisko.
Stanoví-li orgány nebo subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení délku trvání vyloučení v souladu s platným právem, uplatní Komise tuto dobu až do maximálního rozsahu podle čl. 106 odst. 4 finančního nařízení. Doba uvedená v čl. 106 odst. 4 finančního nařízení je stanovena nejvýše na pět let a vypočítává se takto:
a)
ode dne právní moci rozhodnutí soudu v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. b) a e) finančního nařízení;
b)
ode dne, kdy došlo k protiprávnímu jednání, nebo - v případě jeho pokračování nebo opakování - ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání ukončeno, v případech podle čl. 106 odst. 1 písm. c) finančního nařízení, pokud se příslušné pochybení týká smluv na veřejné zakázky s daným orgánem.
Pro účely třetího pododstavce písm. b) platí, že je-li vážné profesní pochybení stanoveno rozhodnutím orgánu veřejné moci nebo mezinárodní organizace, je rozhodující den vydání tohoto rozhodnutí.
Dobu vyloučení lze prodloužit na deset let v případě, že do pěti let ode dne uvedeného v třetím pododstavci písm. a) a b) dojde k opakování deliktu, s výhradou odstavce 1.
2. Z účasti na zadávacím řízení a na řízení o udělení grantu jsou vyloučeni zájemci a uchazeči, kteří se nacházejí v některé ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a) a d) finančního nařízení.
Článek 143
Důkazy
(Články 106 a 107 finančního nařízení)
1. Zájemci a uchazeči předloží řádně datované a podepsané čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
Omezí-li však veřejný zadavatel v případě užšího řízení, soutěžního dialogu či jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení počet uchazečů, kteří mají být vyzváni k jednání nebo podání nabídky, předloží všichni tito uchazeči osvědčení podle odstavce 3.
V případě veřejných zakázek podle čl. 137 odst. 2 může veřejný zadavatel na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude prohlášení podle prvního pododstavce vyžadovat. Veřejný zadavatel může rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude toto prohlášení vyžadovat v případě veřejných zakázek podle čl. 265 odst. 1, čl. 267 odst. 1 a čl. 269 odst. 1, jejichž hodnota činí nejvýše 20 000 EUR.
2. Uchazeč, jemuž má být zadána veřejná zakázka, poskytne před podpisem smlouvy ve lhůtě, kterou veřejný zadavatel stanoví, důkaz podle odstavce 3 tohoto článku, jímž doloží prohlášení podle odstavce 1 tohoto článku, v těchto případech:
a)
u veřejných zakázek, jež zadávají orgány na vlastní účet a jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1;
b)
u veřejných zakázek v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
V případě veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle tohoto odstavce prvního pododstavce písm. a) a b), může veřejný zadavatel požádat uchazeče, jemuž má být veřejná zakázka zadána, aby předložil důkaz podle odstavce 3, má-li o tomto uchazeči pochybnosti, zdali se nenachází v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení.
3. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč, jemuž má být veřejná zakázka zadána, nenachází v žádné ze situací podle čl. 106 odst. 1 písm. a), b) nebo e) finančního nařízení, akceptuje veřejný zadavatel aktuální výpis z trestního rejstříku, nebo - v případě jeho neexistence - aktuální rovnocenný doklad, jejž vydal soudní nebo správní orgán země původu nebo provenience a z nějž vyplývá, že jsou tyto požadavky splněny. Jako dostatečný důkaz o tom, že se zájemce nebo uchazeč nenachází v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. a) nebo d) finančního nařízení, přijme veřejný zadavatel aktuální osvědčení, jež vydal příslušný orgán dotyčného státu.
V případě, že dokument či osvědčení podle odstavce 1 nejsou v dotyčné zemi vydávány, jakož i v ostatních případech vyloučení podle článku 106 finančního nařízení, lze tento dokument či osvědčení nahradit místopřísežným, nebo - v případě jeho neexistence - čestným prohlášením, jež zúčastněná osoba učiní před soudním či správním orgánem, notářem nebo příslušnou profesní organizací země svého původu nebo provenience.
4. V závislosti na vnitrostátních právních předpisech země, v níž je zájemce nebo uchazeč usazen, se dokumenty podle odstavců 1 a 3 týkají právnických nebo fyzických osob včetně - považuje-li to veřejný zadavatel za nezbytné - ředitelů podniků nebo jiných osob, jež jsou oprávněny za uchazeče či zájemce jednat či jej zastupovat, rozhodovat o něm nebo jej ovládat.
5. Mají-li veřejní zadavatelé pochybnosti o tom, zdali se zájemci nebo uchazeči nenacházejí v některé ze situací, která je důvodem pro vyloučení z řízení, mohou se sami obrátit na příslušné orgány podle odstavce 3 o informace, jež v dané situaci považují za nezbytné.
6. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemce nebo uchazeč předkládali důkazy podle odstavce 3, pokud mu již byly takové důkazy předloženy v rámci jiného zadávacího řízení, a za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů dosud neuplynul jeden rok a tyto dokumenty jsou stále platné.
V tomto případě předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení, že důkazy již byly předloženy v předchozím zadávacím řízení, a potvrdí, že se jeho situace nezměnila.
7. Na žádost veřejného zadavatele předloží zájemce nebo uchazeč čestné prohlášení předpokládaného subdodavatele, že se tento nenachází v žádné ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení.
V případě pochybností o tomto čestném prohlášení si veřejný zadavatel vyžádá důkazy podle odstavců 3 a 4. Případně se použije odstavec 5.
Článek 144
Ústřední databáze
(Článek 108 finančního nařízení)
1. Orgány, výkonné agentury a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení, a o důvodech a délce jejich vyloučení.
Jedná-li se u těchto třetích osob o osoby právnické, předávají tyto orgány, výkonné agentury a subjekty Komisi rovněž údaje o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat a nacházejí se v některé ze situací podle článků 106, 107, čl. 109 odst. 1 písm. b) a čl. 109 odst. 2 písm. a) finančního nařízení.
Orgány a subjekty uvedené v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení předávají Komisi ve formátu, jejž Komise určí, informace o třetích osobách, jež se nacházejí v situaci podle čl. 106 odst. 1 písm. e) finančního nařízení, pokud jednání těchto osob poškodilo finanční zájmy Unie, a dále - v případě, že se u těchto třetích osob jedná o právnické osoby - informace o osobách, jež jsou oprávněny za tyto třetí osoby jednat či je zastupovat, rozhodovat o nich nebo je ovládat; těmito informacemi jsou např.:
a)
informace o odsouzení;
b)
případně délka vyloučení ze zadávacích řízení.
2. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 určí osoby, jež jsou oprávněny předávat Komisi uvedené informace a přijímat od ní informace uložené v databázi.
V případě institucí, agentur, orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 1 finančního nařízení zasílají určené osoby co nejdříve tyto informace účetnímu Komise a případně požádají o zápis údajů do databáze, jejich změnu nebo jejich odstranění z databáze.
V případě orgánů a subjektů uvedených v čl. 108 odst. 2 finančního nařízení zasílají určené osoby do tří měsíců od vydání příslušného rozsudku požadované informace příslušné schvalující osobě v Komisi, jež odpovídá za dotčený program či akci.
Účetní Komise údaje do databáze zapíše, změní je nebo je z ní odstraní. Potvrzené údaje z databáze zasílá jednou měsíčně prostřednictvím zabezpečeného protokolu určeným osobám.
3. Instituce, agentury, orgány a subjekty uvedené v odstavci 1 Komisi potvrdí, že údaje, které předaly, byly získány a předány v souladu se zásadami, jež stanoví nařízení (ES) č. 45/2001 a směrnice Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES (17) o ochraně osobních údajů.
Zejména předem uvědomí všechny třetí osoby nebo osoby uvedené v odstavci 1, že jejich údaje mohou být zařazeny do databáze a že je Komise může předat určeným osobám uvedeným v odstavci 2. V případě potřeby předané informace po opravě, výmazu či změně aktualizují.
Každá osoba či každý subjekt, jejichž údaje jsou zapsány v databázi, mají na základě žádosti adresované účetnímu Komise právo být informovány o uchovávaných údajích, které se jich týkají.
4. Členské státy přijmou vhodná opatření, aby Komisi pomohly s efektivním řízením databáze podle směrnice 95/46/ES.
V dohodách s orgány třetích zemí a se všemi subjekty uvedenými v čl. 108 odst. 2 a 3 finančního nařízení se stanoví přiměřené mechanismy k zajištění souladu s těmito ustanoveními a se zásadami ochrany osobních údajů.
Článek 145
Správní a finanční sankce
(Články 109 a 131 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčeno ukládání smluvních sankcí, mohou být zájemci, uchazeči, zhotovitelé, dodavatelé nebo poskytovatelé, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí, podvodu nebo závažného porušení svých smluvních povinností, vyloučeni z veškerých veřejných zakázek a grantů financovaných z rozpočtu Unie, a to na dobu nejvýše pěti let ode dne, kdy bylo toto protiprávní jednání - potvrzené v řízení o sporných otázkách s daným zájemcem, uchazečem, zhotovitelem, dodavatelem či poskytovatelem - zjištěno.
Tuto lhůtu lze prodloužit na deset let v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v prvním pododstavci dojde k opakování deliktu.
2. Uchazečům nebo zájemcům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí závažného pochybení, nesrovnalostí či podvodu, mohou být uloženy též finanční sankce ve výši 2 % až 10 % z celkové předpokládané hodnoty zadávané veřejné zakázky.
Zhotovitelům, dodavatelům či poskytovatelům, kteří závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti, mohou být uloženy finanční sankce ve výši 2 % až 10 % celkové hodnoty dané veřejné zakázky.
Tuto sazbu lze zvýšit na 4 % až 20 % v případě, že během pěti let ode dne uvedeného v odst. 1 prvním pododstavci dojde k opakování protiprávního jednání.
3. Při stanovení správní nebo finanční sankce bere orgán do úvahy zejména skutečnosti uvedené v čl. 142 odst. 1.
Článek 146
Kritéria pro výběr
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel vypracuje jednoznačná a nediskriminační kritéria pro výběr.
2. Kritéria pro výběr se použijí ve všech zadávacích řízeních za účelem posouzení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče.
Veřejný zadavatel může stanovit minimální požadavky na způsobilost, při jejichž nesplnění nelze zájemce vybrat.
3. Každý uchazeč nebo zájemce může být vyzván, aby doložil své oprávnění k provedení veřejné zakázky podle vnitrostátního práva, např. zápisem v obchodním nebo profesním rejstříku, místopřísežným prohlášením nebo osvědčením, členstvím ve zvláštní organizaci, výslovným povolením nebo zápisem do rejstříku plátců daně z přidané hodnoty (dále jen „DPH“).
4. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvě k projevení zájmu nebo výzvě k podávání nabídek veřejní zadavatelé specifikují reference, jimiž mají uchazeči či zájemci doložit své postavení a právní způsobilost.
5. Rozsah informací, jež veřejný zadavatel požaduje k doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti zájemce nebo uchazeče, a minimální požadavky na kapacitu vyžadované v souladu s odstavcem 2 nesmí překračovat rámec předmětu veřejné zakázky a musí brát v úvahu oprávněné zájmy hospodářských subjektů, zejména pokud jde o ochranu technických a obchodních tajemství podniku.
6. Veřejný zadavatel se může na základě vlastního posouzení rizik rozhodnout, že po zájemcích nebo uchazečích nebude vyžadovat, aby dokládali svou finanční, hospodářskou, technickou a odbornou způsobilost, jedná-li se o tyto veřejné zakázky:
a)
veřejné zakázky, jež orgány zadávají na vlastní účet a jejichž hodnota nepřesahuje hodnotu podle čl. 137 odst. 1;
b)
veřejné zakázky zadávané v oblasti vnějších akcí, jejichž hodnota nedosahuje finančních limitů podle čl. 265 odst. 1 písm. a), čl. 267 odst. 1 písm. a) nebo čl. 269 odst. 1 písm. a).
Rozhodne-li se veřejný zadavatel, že nebude po zájemcích nebo uchazečích požadovat doložení finanční, hospodářské, technické a odborné způsobilosti, není vyplaceno předběžné financování, jestliže není poskytnuta finanční jistota v rovnocenné výši.
Článek 147
Hospodářská a finanční způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Hospodářskou a finanční způsobilost lze doložit zejména jedním či několika těmito doklady:
a)
vhodnými výpisy z bank nebo případně dokladem o pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou při výkonu povolání;
b)
finančními výkazy za nejvýše tři poslední roky, za něž bylo uzavřeno účetnictví;
c)
výkazem celkového obratu a obratu ze stavebních prací, dodávek nebo služeb, jež jsou předmětem veřejné zakázky, a to za nejvýše tři poslední účetní období, která jsou k dispozici.
2. Veřejný zadavatel může upustit od požadavku, aby zájemci nebo uchazeči předkládali doklady podle odstavce 1, pokud mu již byly tyto doklady předloženy v rámci jiného zadávacího řízení a nadále splňují požadavky odstavce 1.
Pokud z výjimečného důvodu, který veřejný zadavatel považuje za oprávněný, není uchazeč nebo zájemce s to předložit požadované reference, může svou hospodářskou a finanční způsobilost doložit jiným způsobem, který veřejný zadavatel považuje za vhodný.
3. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Veřejný zadavatel může vyžadovat, aby hospodářský subjekt a subjekty uvedené v prvním pododstavci ručily za provedení veřejné zakázky společně.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
Článek 148
Technická a odborná způsobilost
(Čl. 110 odst. 1 finančního nařízení)
1. Technická a odborná způsobilost hospodářských subjektů je vyhodnocována a ověřována v souladu s odstavci 2 a 3. V zadávacích řízeních, jejichž předmětem jsou dodávky vyžadující umísťovací nebo instalační práce, poskytování služeb a/nebo provádění stavebních prací, se tato způsobilost posuzuje zejména s přihlédnutím k jejich know-how, efektivnosti, zkušenostem a spolehlivosti.
2. V závislosti na povaze, množství či rozsahu a účelu dodávek, služeb nebo stavebních prací lze technickou a odbornou způsobilost hospodářských subjektů doložit jedním či více následujícími dokumenty:
a)
dokladem o vzdělání a odborné kvalifikaci poskytovatele služeb nebo zhotovitele díla a/nebo členů vedení podniku, zejména osoby či osob, které jsou odpovědné za poskytování služeb nebo provádění stavebních prací;
b)
seznamem:
i)
hlavních služeb a dodávek, jež byly poskytnuty a provedeny za poslední tři roky, s uvedením částek, termínů a veřejných nebo soukromých odběratelů,
ii)
stavebních prací provedených za posledních pět let s uvedením částek, termínů a místa provedení;
c)
popisem technického zařízení, nástrojů a závodu, jež mají být při plnění veřejné zakázky na služby nebo stavební práce použity;
d)
popisem technického zařízení a opatření, jež mají zajišťovat kvalitu dodávek a služeb, a popisem vybavení podniku pro studium a výzkum;
e)
přehledem zúčastněných techniků nebo technických útvarů bez ohledu na to, zda patří přímo k podniku či nikoli, zvláště těch, kteří/které odpovídají za řízení kvality;
f)
v případě dodávek: vzorky, popisy nebo autentickými fotografiemi a/nebo osvědčeními, která vystavily oficiální ústavy pro kontrolu kvality nebo uznávané agentury a která potvrzují shodu výrobků se zadávací dokumentací nebo platnými normami;
g)
přehledem průměrného ročního počtu zaměstnanců a počtu vedoucích pracovníků poskytovatele služby nebo zhotovitele díla za poslední tři roky;
h)
uvedením části veřejné zakázky, kterou poskytovatel služeb případně zamýšlí zadat subdodavatelům;
i)
u veřejných zakázek na stavební práce a služby a pouze ve vhodných případech lze způsobilost prokázat přehledem opatření v oblasti environmentálního řízení, jež bude hospodářský subjekt schopen při plnění zakázky uplatňovat.
Jsou-li veřejnému zadavateli poskytovány služby či dodávky uvedené v prvním pododstavci písm. b) bodu i), předloží hospodářské subjekty osvědčení o výkonnosti, která vydal nebo spolupodepsal příslušný orgán.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) bodu ii) jsou k seznamu nejvýznamnějších stavebních zakázek připojena osvědčení o řádném provedení, která uvádějí, zda byly tyto zakázky provedeny odborně a v plném rozsahu.
3. Jsou-li služby nebo dodávky, které mají být poskytovány, náročné nebo jsou výjimečně požadovány pro zvláštní účel, lze technickou a odbornou způsobilost doložit při kontrole, kterou provede veřejný zadavatel nebo jeho jménem příslušný úřední subjekt země, v níž je poskytovatel služby či dodavatel usazen, s výhradou souhlasu tohoto subjektu. Předmětem této kontroly je technická způsobilost dodavatele a výrobní kapacita a v případě nutnosti též jeho vybavení pro studium a výzkum a opatření ke kontrole kvality.
4. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality, jež vycházejí z příslušných sérií evropských norem, které certifikovaly schválené subjekty. Veřejní zadavatelé však akceptují rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních k zajištění kvality, jež jim předloží hospodářské subjekty, které nemají k takovýmto osvědčením přístup nebo možnost je získat v příslušné lhůtě.
5. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení, jež vydaly nezávislé subjekty a jež mají potvrdit, že hospodářský subjekt splňuje požadavky určitých systémů či norem environmentálního řízení, odkážou na systém pro environmentální řízení podniků a audit v Unii uznávaný v souladu s článkem 45 nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1221/2009 (18) nebo na jiné normy environmentálního řízení, jež vycházejí z příslušných evropských nebo mezinárodních norem schválených subjektů. Veřejní zadavatelé uznávají též rovnocenná osvědčení, jež vydaly subjekty usazené v jiných členských státech. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné doklady o rovnocenných opatřeních v oblasti environmentálního řízení.
6. Hospodářský subjekt může v případě určité veřejné zakázky eventuálně využít způsobilosti jiných subjektů, bez ohledu na právní povahu svých vztahů s nimi. V tomto případě musí vůči veřejnému zadavateli prokázat, že bude mít k dispozici zdroje nezbytné k provedení zakázky, například předložením závazku těchto subjektů, že mu své zdroje dají k dispozici.
Za stejných podmínek může seskupení hospodářských subjektů uvedené v čl. 121 odst. 5 využít způsobilosti členů tohoto seskupení nebo jiných subjektů.
7. V případě veřejných zakázek na stavební práce, služby nebo umísťovací a instalační práce v rámci veřejných zakázek na dodávky může veřejný zadavatel požadovat, aby určitá kritická plnění poskytoval přímo sám uchazeč nebo - v případech, kdy nabídku podává seskupení hospodářských subjektů podle čl. 121 odst. 6 - člen tohoto seskupení.
8. Veřejní zadavatelé mohou dospět k závěru, že hospodářské subjekty nebudou veřejnou zakázku plnit v souladu s náležitou normou kvality, jestliže zjistí, že tyto subjekty sledují vzájemně neslučitelné zájmy, jež mohou negativně ovlivnit plnění zakázky.
Článek 149
Postupy a kritéria pro zadávání veřejných zakázek
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Aniž je dotčen článek 107 finančního nařízení, jsou veřejné zakázky zadávány jedním z následujících způsobů:
a)
automatickým výběrem nabídky, kdy je zakázka zadána nabídce, která je v pořádku, splňuje všechny stanovené podmínky a uvádí nejnižší cenu;
b)
výběrem ekonomicky nejvýhodnější nabídky.
2. Při zjišťování ekonomicky nejvýhodnější nabídky veřejný zadavatel zohledňuje nabídnutou cenu a další kvalitativní kritéria daná předmětem veřejné zakázky, jako jsou technické přednosti, estetické a funkční vlastnosti, environmentální charakteristiky, provozní náklady, rentabilita, výrobní nebo dodací lhůty, servis a technická pomoc. Veřejný zadavatel může stanovit minimální úroveň kvality. Nabídky, jež této úrovně nedosahují, jsou odmítnuty.
3. V oznámení o zahájení zadávacího řízení, zadávací dokumentaci nebo popisu veřejný zadavatel uvede váhy, jež bude při určování ekonomicky nejvýhodnější nabídky na jednotlivá kritéria aplikovat. Tyto váhy lze vyjádřit pomocí intervalu s vhodným maximálním rozpětím.
Váhy použité na cenu nesmí při výběru zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vést ke ztrátě významu ceny ve vztahu k ostatním kritériím; tím nejsou dotčeny stupnice, jež orgán stanovil pro odměňování určitých služeb, např. služeb odborníků na hodnocení.
Nelze-li ve výjimečných případech váhy technicky aplikovat, zejména vzhledem k předmětu veřejné zakázky, uvede veřejný zadavatel pouze použití kritérií sestupně podle důležitosti.
Článek 150
Používání elektronických aukcí
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou využívat elektronických aukcí, při nichž jsou prezentovány nové ceny upravené směrem dolů a/nebo nové hodnoty určitých parametrů v nabídkách.
Pro účely prvního pododstavce používají veřejní zadavatelé opakovaný elektronický postup (elektronickou aukci), který probíhá po počátečním komplexním vyhodnocení nabídek a na jehož základě lze pomocí metod automatického hodnocení sestavit pořadí nabídek.
2. V otevřeném, užším nebo jednacím řízení v případě podle čl. 135 odst. 1 písm. a) mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že před zadáním veřejné zakázky bude provedena elektronická aukce, lze-li k této zakázce zpracovat přesnou zadávací dokumentaci.
Za stejných podmínek lze elektronickou aukci provést při opětovném vyhlášení soutěže pro strany rámcové smlouvy podle čl. 122 odst. 3 písm. b) a při vyhlášení soutěže na veřejné zakázky, jež mají být zadány v rámci dynamického nákupního systému podle článku 131.
Elektronická aukce je založena buď pouze na cenách, v kterémžto případě je veřejná zakázka zadávána nabídce uvádějící nejnižší cenu, nebo na cenách a/nebo hodnotách parametrů nabídek uvedených v zadávací dokumentaci, v kterémžto případě je zakázka zadávána ekonomicky nejvýhodnější nabídce.
3. Veřejní zadavatelé, kteří rozhodnou o provedení elektronické aukce, uvedou tuto skutečnost v oznámení o zahájení zadávacího řízení.
Zadávací dokumentace obsahuje mimo jiné tyto údaje:
a)
parametry, jejichž hodnoty budou předmětem elektronické aukce, jsou-li tyto parametry kvantifikovatelné a lze-li je vyjádřit v číslech nebo v procentech;
b)
případné limity pro nabízené hodnoty, jež vyplývají ze zadávací dokumentace k veřejné zakázce;
c)
informace, jež budou uchazečům poskytnuty v průběhu elektronické aukce, a případně kdy jim budou poskytnuty;
d)
relevantní informace o průběhu elektronické aukce;
e)
podmínky, za nichž budou moci uchazeči při aukci podávat nabídky, a zejména nejmenší rozdíly, jež budou při podávání nabídek případně vyžadovány;
f)
relevantní informace o použitém elektronickém zařízení a způsobech a technických podmínkách připojení.
4. Před zahájením elektronické aukce provedou veřejní zadavatelé první komplexní vyhodnocení nabídek v souladu s kritérii pro zadání zakázky a se stanovenými vahami.
Uchazeči, kteří podají vyhovující nabídky, jsou elektronickými prostředky všichni současně vyzváni, aby nabídli nové ceny a/nebo nové hodnoty; výzva obsahuje všechny podstatné informace o individuálním připojení k použitému elektronickému zařízení a uvádí datum a hodinu zahájení elektronické aukce. Elektronická aukce může probíhat v několika navazujících kolech. Nesmí být zahájena dříve než dva pracovní dny po dni, kdy byly výzvy rozeslány.
5. Má-li být veřejná zakázka zadána ekonomicky nejvýhodnější nabídce, obsahuje výzva i výsledek komplexního vyhodnocení nabídky dotyčného uchazeče, jež bylo provedeno v souladu s vahami podle čl. 149 odst. 3 prvního pododstavce.
Výzva uvádí rovněž matematický vzorec, který se při elektronické aukci použije k určení automatických změn v pořadí, k nimž bude docházet v důsledku podávání nabídek na nové ceny či hodnoty. Tento vzorec obsahuje váhy všech kritérií stanovených pro určení ekonomicky nejvýhodnější nabídky, které jsou uvedeny v oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo v zadávací dokumentaci. Za tímto účelem však musí být případné intervaly předem zredukovány na konkrétní hodnoty.
Jsou-li povoleny varianty, je pro každou variantu stanoven zvláštní vzorec.
6. V jednotlivých kolech elektronické aukce sdělují veřejní zadavatelé neprodleně všem uchazečům alespoň informace, které jim umožní se kdykoli seznámit se svým pořadím. Mohou sdělovat i další informace o jiných nabídnutých cenách či hodnotách, pokud je to uvedeno v zadávací dokumentaci. Mohou též kdykoli sdělovat počet účastníků v daném kole aukce. V žádném případě však nesmějí v žádném kole elektronické aukce zveřejňovat totožnost uchazečů.
7. Veřejní zadavatelé elektronickou aukci ukončují jedním nebo více uvedenými způsoby:
a)
ukončí aukci v termínu (datum a hodina), jejž předem uvedli ve výzvě k účasti na aukci;
b)
ukončí aukci, pokud již nedostávají nabídky na nové ceny či hodnoty, které splňují požadavky na nejmenší rozdíly;
c)
ukončí aukci, pokud proběhl počet kol aukce stanovený ve výzvě k účasti na aukci.
Pro účely prvního pododstavce písm. b) stanoví veřejní zadavatelé ve výzvě k účasti na aukci lhůtu, po jejímž uplynutí od podání poslední nabídky elektronickou aukci ukončí.
Rozhodnou-li se veřejní zadavatelé ukončit elektronickou aukci způsobem podle prvního pododstavce písm. c), případně v kombinaci se způsobem podle prvního pododstavce písm. b), uvádí výzva k účasti na aukci časový rozvrh jednotlivých kol aukce.
8. Po ukončení elektronické aukce veřejní zadavatelé zadají veřejnou zakázku podle článku 149 v souladu s výsledky této aukce.
Veřejní zadavatelé nesmějí elektronických aukcí zneužívat ani je používat způsobem, který by bránil hospodářské soutěži, omezoval ji nebo ji narušoval nebo měnil předmět veřejné zakázky, jenž byl stanoven v uveřejněném oznámení o zahájení zadávacího řízení a v zadávací dokumentaci.
Článek 151
Neobvykle nízké nabídky
(Čl. 110 odst. 2 finančního nařízení)
1. Zdá-li se být nabídka v případě určité veřejné zakázky neobvykle nízká, vyžádá si veřejný zadavatel předtím, než nabídku odmítne pouze z tohoto důvodu, písemné upřesnění jejích hlavních parametrů, jež považuje za podstatné; při následném ověření těchto parametrů vychází z vysvětlení, jež mu strany poskytnou. Toto upřesnění se může týkat zejména souladu s předpisy o ochraně zaměstnanců a pracovních podmínkách platnými v místě, kde mají být stavební práce, služby či dodávky prováděny.
Veřejný zadavatel může vzít v úvahu zejména vysvětlení, která se týkají:
a)
hospodářských aspektů výrobního postupu, poskytování služeb nebo stavebních postupů;
b)
zvolených technických řešení nebo výjimečně příznivých podmínek, které má uchazeč k dispozici;
c)
původnosti nabídky.
2. Pokud veřejný zadavatel zjistí, že je nabídka neobvykle nízká z důvodu poskytnuté státní podpory, může tuto nabídku odmítnout pouze z tohoto důvodu, jen pokud uchazeč není schopen v přiměřené lhůtě, kterou zadavatel stanoví, prokázat, že dotyčná podpora byla poskytnuta s konečnou platností v souladu s postupy a rozhodnutími, jež stanoví pravidla Unie v oblasti státní podpory.
Článek 152
Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé stanoví pevné a konečné lhůty v kalendářních dnech pro doručení nabídek a žádostí o účast. Tyto lhůty jsou dostatečně dlouhé, aby umožnily osobám, jež mají zájem, přiměřenou a dostatečnou dobu na přípravu a podání nabídek, a zohledňují zejména náročnost veřejné zakázky, nezbytnost provést prohlídku na místě nebo nahlédnout na místě do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci.
2. V otevřeném řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 52 dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
3. V užším řízení, v případech použití soutěžního dialogu podle článku 132 a v jednacím řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 37 dní ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení.
V užším řízení na veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, činí lhůta pro doručení nabídek alespoň 40 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
V řízení po uveřejnění výzvy k projevení zájmu podle čl. 136 odst. 1 však tato lhůta činí:
a)
alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o řízení podle čl. 136 odst. 1 písm. a) a čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu i); lhůta se počítá ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek;
b)
alespoň 10 dní pro doručení žádostí o účast a alespoň 21 dní pro doručení nabídek, jedná-li se o dvoufázové řízení podle čl. 136 odst. 3 písm. b) bodu ii).
4. Jestliže veřejní zadavatelé v případě veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limity podle čl. 170 odst. 1, v souladu s čl. 123 odst. 2 odešlou předběžné oznámení o veřejné zakázce k uveřejnění nebo jej sami uveřejní na svém profilu kupujícího, může být lhůta pro doručení nabídek obecně zkrácena na 36 dní, avšak v žádném případě nesmí být kratší než 22 dny ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k podávání nabídek.
Zkrácení lhůty podle prvního pododstavce je možné jen tehdy, splňuje-li předběžné oznámení následující podmínky:
a)
obsahuje všechny informace vyžadované pro oznámení o zahájení zadávacího řízení, jsou-li tyto informace v době uveřejnění oznámení k dispozici;
b)
bylo odesláno k uveřejnění nejméně 52 dnů a nejvýše dvanáct měsíců přede dnem, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení.
5. Lhůty pro doručení nabídek lze zkrátit o pět dní, jsou-li všechny dokumenty, jež tvoří dokumentaci k zadávacímu řízení, ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení nebo výzvy k projevení zájmu neomezeně a přímo přístupné elektronickými prostředky.
Článek 153
Lhůty pro přístup k dokumentaci k zadávacímu řízení
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o zadávací dokumentaci, popisy v řízení podle článku 132 či doplňující dokumenty, jsou tyto dokumenty s výhradou ustanovení odstavce 4 zaslány do pěti pracovních dní od doručení žádosti všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o dokumenty, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
2. Je-li s dostatečným předstihem před uplynutím lhůty pro podávání nabídek podána žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, popisům či doplňujícím dokumentům, jsou tyto informace poskytnuty všem hospodářským subjektům, jež si vyžádaly zadávací dokumentaci nebo projevily zájem o účast na dialogu či o podání nabídky, a to všem těmto subjektům současně, co nejdříve a nejpozději šest kalendářních dnů před uplynutím lhůty pro doručení nabídek nebo - pokud je žádost o informace doručena méně než osm kalendářních dní před uplynutím této lhůty - co nejdříve po doručení této žádosti. Veřejní zadavatelé nejsou povinni odpovídat na žádosti o doplňující informace, jež byly podány méně než pět pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podávání nabídek.
3. Nelze-li zadávací dokumentaci a doplňující dokumenty či informace - ať už z jakéhokoli důvodu - poskytnout ve lhůtách podle odstavců 1 a 2 tohoto článku nebo lze-li nabídky vypracovat až po prohlídce na místě či po nahlédnutí do dokumentů přiložených k zadávací dokumentaci na místě, jsou lhůty pro doručení nabídek uvedené v článku 152 prodlouženy, tak aby měly všechny hospodářské subjekty možnost se seznámit se všemi informacemi nezbytnými k přípravě nabídek. Toto prodloužení se vhodným způsobem vyhlásí postupy podle článků 123 až 126.
4. V otevřeném řízení, včetně dynamických nákupních systémů podle článku 131, se nepoužije ustanovení odstavce 1 tohoto článku, jsou-li veškerá dokumentace k zadávacímu řízení a doplňující dokumenty bez omezení, v plném rozsahu a přímo přístupné elektronickými prostředky. Oznámení o zahájení zadávacího řízení podle čl. 123 odst. 3 uvádí i internetovou adresu, na níž se lze s těmito dokumenty seznámit.
Článek 154
Lhůty v naléhavých případech
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Nelze-li v naléhavých, řádně odůvodněných případech dodržet minimální lhůty uvedené v čl. 152 odst. 3, mohou veřejní zadavatelé v případě užšího a jednacího řízení s uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení stanovit tyto lhůty v kalendářních dnech:
a)
lhůtu pro doručení žádostí o účast, jež musí činit nejméně patnáct dnů ode dne odeslání oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo nejméně deset dnů, jestliže bylo toto oznámení odesláno Úřadu pro publikace elektronicky;
b)
lhůtu pro doručení nabídek, jež musí činit nejméně deset dnů ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
2. Je-li v rámci užšího řízení a zrychleného jednacího řízení podána s dostatečným předstihem žádost o doplňující informace k zadávací dokumentaci, jsou tyto informace sdělovány všem zájemcům nebo uchazečům nejpozději čtyři kalendářní dny před uplynutím lhůty pro doručení nabídek.
Článek 155
Způsoby komunikace
(Čl. 111 odst. 1 finančního nařízení)
1. Způsoby podávání nabídek a žádostí o účast určuje veřejný zadavatel, jenž může pro tento účel zvolit jeden výhradní způsob. Nabídky a žádosti o účast lze podávat formou dopisu nebo elektronickými prostředky. Žádosti o účast lze podávat rovněž faxem.
Zvolené komunikační prostředky musí být obecně dostupné a nesmějí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost nabídek a žádostí o účast a veřejný zadavatel tyto nabídky a žádosti o účast prostudovává až po vypršení lhůty k jejich podání;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Je-li to nezbytné pro účely právního dokazování, mohou veřejní zadavatelé rozhodnout, že žádosti o účast podané faxem musí být co nejdříve a v každém případě před uplynutím lhůty stanovené v článku 152 potvrzeny dopisem nebo elektronickými prostředky.
2. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, musejí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi a nesmí omezovat přístup hospodářských subjektů k zadávacímu řízení.
3. S výjimkou veřejných zakázek, jejichž hodnota nedosahuje finančního limitu podle čl. 170 odst. 1, zaručují zařízení, jež slouží elektronickému doručování nabídek a žádostí o účast, za pomoci technických prostředků a náležitých postupů splnění těchto podmínek:
a)
lze s jistotou ověřit identitu hospodářského subjektu;
b)
lze určit přesnou hodinu a datum doručení nabídek a žádostí o účast;
c)
lze přiměřeně zajistit, aby před uplynutím stanovených lhůt neměl nikdo přístup k údajům předaným v souladu s těmito požadavky;
d)
v případě porušení tohoto zákazu přístupu lze přiměřeně zajistit, aby toto porušení bylo spolehlivě zjistitelné;
e)
datum, kdy mají být otevřeny doručené údaje, mohou stanovit či změnit pouze oprávněné osoby;
f)
v jednotlivých fázích zadávacího řízení mohou mít přístup k předaným údajům či jejich části oprávněné osoby pouze na základě současného jednání;
g)
současné jednání oprávněných osob musí přístup k předaným údajům umožňovat až po uplynutí stanoveného dne;
h)
údaje doručené a otevřené v souladu s těmito požadavky zůstávají přístupné pouze osobám, jež jsou oprávněny se s nimi seznamovat.
4. Pokud veřejný zadavatel povolí podávání nabídek a žádostí o účast elektronickými prostředky, má se za to, že se u elektronických dokumentů podaných prostřednictvím takových systémů jedná o originály a že jsou podepsány oprávněným zástupcem hospodářského subjektu.
5. V případě podávání formou dopisu si uchazeči nebo zájemci mohou zvolit, zda nabídku nebo žádost o účast podají:
a)
buď poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení uvést, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu; v tomto případě musí dokumentace k zadávacímu řízení nad rámec informací podle čl. 138 odst. 2 písm. a) uvést rovněž útvar, jemuž mají být nabídky nebo žádosti o účast doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
6. Za účelem utajení a vyloučení jakýchkoli potíží v případě zasílání nabídek dopisem obsahuje výzva k podávání nabídek tuto poznámku:
Nabídky musí být podány v zapečetěné obálce vložené do další zapečetěné obálky. Na vnitřní obálce jsou kromě názvu útvaru, jemuž je určena a který je uveden ve výzvě k podávání nabídek, uvedena slova „Výzva k podávání nabídek - neotvírat v podatelně“. Použijí-li se samolepicí obálky, musí být zapečetěny lepicí páskou, přes niž je podepsán odesílatel.
Článek 156
Soutěžní jistoty
(Čl. 111 odst. 3 finančního nařízení)
Veřejný zadavatel může požadovat poskytnutí soutěžní jistoty v souladu s článkem 163, která představuje 1 % až 2 % celkové hodnoty veřejné zakázky.
Jistota je uvolněna při zadání veřejné zakázky. Není-li v dané lhůtě nabídka podána nebo je-li podaná nabídka následně stažena, je jistota zadržena.
Článek 157
Otevírání nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 4 finančního nařízení)
1. Otevřeny jsou všechny žádosti o účast a nabídky, jež splňují požadavky článku 155.
2. Přesahuje-li hodnota veřejné zakázky finanční limit podle čl. 137 odst. 1, jmenuje příslušná schvalující osoba komisi pro otevírání obálek.
Komise pro otevírání obálek je složena nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky dotyčného orgánu, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení. Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje komisi pro otevírání obálek příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení této komise musí pokud možno odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. V případě podávání nabídek poštou parafuje jeden nebo více členů komise pro otevírání obálek doklady, jež dokládají datum a hodinu odeslání nabídek.
Tyto osoby parafují rovněž:
a)
každou stránku každé nabídky nebo
b)
- s výjimkou případů podle odst. 2 druhého pododstavce - titulní stranu jednotlivých nabídek a stránky obsahující finanční údaje, přičemž úplnost původní nabídky musí být zajištěna veškerými vhodnými bezpečnostními opatřeními, jež používá útvar nezávislý na schvalujícím útvaru.
Je-li veřejná zakázka zadávána postupem automatického výběru nabídky podle čl. 149 odst. 1 písm. a), jsou ceny uvedené v nabídkách, které splňují požadavky, uveřejněny.
Členové komise podepíší písemný protokol o otevření doručených nabídek, jenž uvádí nabídky, které splňují požadavky článku 155 a které je nesplňují, jakož i důvody odmítnutí pro nesplnění požadavků, pokud jde o způsoby podání nabídek podle článku 155. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Článek 158
Výbor pro hodnocení nabídek a žádostí o účast
(Čl. 111 odst. 5 finančního nařízení)
1. Hodnotící výbor, který je vytvořen pro každou z obou fází a který se opírá o předem vyhlášená kritéria pro vyloučení a výběr, resp. o kritéria pro zadání zakázky, vyhodnocuje všechny žádosti o účast a nabídky, jež jsou prohlášeny za vyhovující z hlediska požadavků článku 155, a sestaví jejich pořadí.
Úkolem výboru, jejž jmenuje příslušná schvalující osoba, je vydat poradní stanovisko u veřejných zakázek, jejichž hodnota přesahuje finanční limit podle čl. 137 odst. 1.
Příslušná schvalující osoba však může rozhodnout, že hodnotící výbor vyhodnotí nabídky a sestaví jejich pořadí pouze na základě kritérií pro zadání zakázky a že kritéria pro vyloučení a výběr se vyhodnotí jiným vhodným způsobem, který zaručí vyloučení střetu zájmů.
2. Hodnotící výbor je složen nejméně ze tří osob, které zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů nebo subjektů uvedených v článku 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti a z nichž alespoň jedna je zcela nezávislá na příslušné schvalující osobě. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tyto osoby dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v zastoupeních a místních jednotkách uvedených v článku 72 ani v jednotkách, jež působí izolovaně v členském státě, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Hodnotící výbor může mít stejné složení jako komise pro otevírání obálek.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení jmenuje hodnotící výbor příslušná schvalující osoba orgánu odpovědného za toto zadávací řízení. Složení výboru musí odrážet interinstitucionální povahu zadávacího řízení.
3. Žádosti o účast a nabídky, jež nesplňují všechny základní požadavky uvedené v dokumentaci k zadávacímu řízení, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče vyzvat, aby ve stanovené lhůtě doplnili podklady předložené v souvislosti s kritérii pro vyloučení a výběr či aby k těmto podkladům podali vysvětlení.
Za přípustné se považují žádosti o účast a nabídky, jež nejsou vyloučeny a splňují kritéria pro výběr.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 si hodnotící výbor vyžádá bližší informace ke složení nabídky.
Článek 159
Výsledky hodnocení
(Článek 112 finančního nařízení)
1. O hodnocení a sestavení pořadí žádostí o účast a nabídek, o nichž hodnotící výbor prohlásí, že splňují požadavky, je vypracován datovaný písemný záznam.
Tento záznam podepíší všichni členové hodnotícího výboru. Záznam lze podepsat v elektronickém systému, jenž zajišťuje dostatečnou identifikaci podepsané osoby.
Nebyla-li hodnotícímu výboru svěřena odpovědnost za posouzení nabídek z hlediska kritérií pro vyloučení a výběr, podepíšou tento písemný záznam též osoby, kterým příslušná schvalující osoba tuto odpovědnost svěřila. Záznam je archivován pro pozdější použití.
2. Záznam podle odstavce 1 obsahuje alespoň:
a)
jméno a adresu veřejného zadavatele a předmět a hodnotu veřejné zakázky, rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména navrženého zájemce, zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody pro jeho výběr a - je-li tento údaj znám - část zakázky či rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel či poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli.
3. Veřejný zadavatel poté přijme rozhodnutí, v němž uvede alespoň:
a)
svůj název a adresu, předmět a hodnotu veřejné zakázky nebo předmět a maximální hodnotu rámcové smlouvy či dynamického nákupního systému;
b)
jména odmítnutých zájemců nebo uchazečů a důvody jejich odmítnutí;
c)
jména zájemců a uchazečů, jejichž nabídka bude prostudována, a důvody pro jejich výběr;
d)
důvody pro odmítnutí nabídek, jež byly shledány jako neobvykle nízké;
e)
jména vybraných zájemců nebo vybraného zhotovitele, dodavatele či poskytovatele, důvody jejich výběru na základě předem vyhlášených kritérií pro výběr a pro zadání zakázky a - je-li tento údaj znám - část zakázky nebo rámcové smlouvy, na niž zhotovitel, dodavatel nebo poskytovatel zamýšlí uzavřít smlouvy se subdodavateli;
f)
v případě jednacího řízení a soutěžního dialogu okolnosti uvedené v článcích 132, 134, 135, 266, 268, 270 a 271, jež jsou důvodem k použití těchto řízení;
g)
případné důvody, pro něž se veřejný zadavatel rozhodl veřejnou zakázku nezadat.
V případě interinstitucionálního zadávacího řízení přijme rozhodnutí podle prvního pododstavce veřejný zadavatel, který je za toto řízení odpovědný.
Článek 160
Styk mezi veřejnými zadavateli a uchazeči
(Článek 112 finančního nařízení)
1. Styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči v průběhu zadávacího řízení je přípustný výjimečně, za podmínek uvedených v odstavcích 2 a 3.
2. Před uplynutím lhůty pro podávání nabídek může veřejný zadavatel, pokud jde o doplňující dokumenty a informace podle článku 153:
a)
sdělit z podnětu uchazečů doplňující informace, a to výlučně za účelem vyjasnění povahy veřejné zakázky; tyto informace musí být sděleny ve stejný den všem uchazečům, kteří si vyžádali zadávací dokumentaci;
b)
informovat z vlastního podnětu zúčastněné osoby, pokud zjistí omyl, nepřesnost, opomenutí nebo jiný druh administrativní chyby v textu oznámení o zahájení zadávacího řízení, výzvy k podávání nabídek nebo zadávací dokumentace, s tím, že tato informace musí být těmto osobám podána ve stejný den a stejným způsobem, jaký se použije na původní výzvu k podávání nabídek.
3. Je-li po otevření nabídek v souvislosti s některou z nich zapotřebí určitého vyjasnění nebo je-li v nabídce nutno opravit zjevné administrativní chyby, může veřejný zadavatel navázat styk s uchazečem, avšak tento styk nesmí vést ke změně podmínek nabídky.
4. Ve všech případech, kdy byl navázán styk, a v řádně odůvodněných případech podle článku 96 finančního nařízení, kdy styk navázán nebyl, je třeba učinit poznámku do spisu.
Článek 161
Informace pro zájemce a uchazeče
(Články 113, 114 a 118 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé sdělí zájemcům a uchazečům co nejdříve rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, podpisu rámcové smlouvy či přijetí do dynamického nákupního systému (včetně důvodů případného rozhodnutí veřejnou zakázku, rámcovou smlouvu nebo dynamický nákupní systém, na něž byla soutěž o veřejné zakázky vyhlášena, nezadat, nepodepsat, resp. nezavést) nebo rozhodnutí znovu zahájit řízení.
2. Údaje podle čl. 113 odst. 2 finančního nařízení sdělí veřejný zadavatel nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení písemné žádosti.
3. V případě veřejných zakázek, jež zadávají orgány Unie na vlastní účet, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1 a jež nejsou vyloučeny z oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES, sdělí veřejný zadavatel všem neúspěšným uchazečům nebo zájemcům, že jejich přihláška nebo nabídka nebyla přijata, s tím, že toto sdělení je podáváno všem těmto osobám současně, každé jednotlivě a elektronickými prostředky v jedné z těchto fází:
a)
krátce poté, co je přijato rozhodnutí na základě kritérií pro vyloučení a výběr, a předtím, než je přijato rozhodnutí o zadání veřejné zakázky, jedná-li se o zadávací řízení pořádané ve dvou samostatných fázích;
b)
v případě rozhodnutí o zadání veřejné zakázky a o odmítnutí nabídek co nejdříve po přijetí rozhodnutí o zadání zakázky, nejpozději však v průběhu následujícího týdne.
Ve všech případech uvede veřejný zadavatel důvody, proč nebyla nabídka nebo přihláška přijata, a dostupné opravné prostředky.
Neúspěšní uchazeči nebo zájemci si mohou písemně formou dopisu, faxu nebo e-mailu vyžádat doplňující informace k důvodům odmítnutí své přihlášky nebo nabídky a všichni vybraní uchazeči, jejichž nabídky nebyly vyloučeny, mají nárok na informace o vlastnostech a přednostech přijaté nabídky a jménu úspěšného uchazeče; tím není dotčen čl. 113 odst. 2 druhý pododstavec finančního nařízení. Veřejní zadavatelé odpovědí nejpozději do patnácti kalendářních dnů ode dne doručení žádosti.
Článek 162
Podpis smlouvy
(Články 113 a 118 finančního nařízení)
S prováděním veřejné zakázky se započne až po podpisu smlouvy na tuto zakázku.
Oddíl 4
Jistoty a nápravná opatření
Článek 163
Jistoty
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Je-li od zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele vyžadováno složení jistoty předem, musí tato jistota pokrývat částku a období, které jsou dostatečné pro její čerpání.
2. Jistotu poskytuje banka nebo schválená finanční instituce. Může být nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby poté, co toto ručení schválí veřejný zadavatel.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci nebo třetí osobu k neodvolatelné záruce nebo prvnímu ručení za splnění povinností zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Článek 164
Jistota pro účely plnění
(Článek 115 finančního nařízení)
1. S cílem zajistit, aby byly stavební práce, dodávky či služby provedeny v plném rozsahu, a v situacích, kdy tato plnění nelze s konečnou platností přijmout v souladu se smluvními podmínkami, může schvalující osoba v individuálních případech a v návaznosti na předběžnou analýzu rizik vyžadovat, aby zhotovitel, dodavatel či poskytovatel poskytl jistotu pro účely plnění.
2. Jistotu ve výši 10 % celkové hodnoty veřejné zakázky lze vytvořit postupně srážkami z uskutečňovaných plateb.
Jistotu může nahradit srážka z konečné platby zadržená až do konečného přijetí služeb, dodávek nebo stavebních prací. Výši srážky určí schvalující osoba tak, aby odrážela rizika zjištěná v souvislosti s plněním smlouvy, předmět zakázky a obchodní podmínky obvyklé v daném odvětví.
Podmínky jistoty jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení.
3. Po konečném přijetí stavebních prací, služeb nebo dodávek je jistota uvolněna v souladu s podmínkami smlouvy.
Článek 165
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 115 finančního nařízení)
1. Jakmile veřejný zadavatel zjistí, že je nutné poskytnout předběžné financování, posoudí před zahájením zadávacího řízení rizika, jež jsou s platbami předběžného financování spojena; přihlédne zejména k těmto kritériím:
a)
předpokládaná hodnota veřejné zakázky;
b)
její předmět;
c)
délka trvání a tempo;
d)
struktura trhu.
2. Jistota pro účely platby předběžného financování je vyžadována v případě podle čl. 146 odst. 6 druhého pododstavce nebo v případě, že schvalující osoba tak rozhodne učinit podle odstavce 1 tohoto článku.
Jistota není vyžadována v případě veřejných zakázek nízké hodnoty podle čl. 137 odst. 1.
Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je prováděn zápočet předběžného financování s průběžnými platbami nebo výplatou zůstatku ve prospěch zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele v souladu se smluvními podmínkami.
Článek 166
Pozastavení v případě pochybení či nesrovnalostí
(Článek 116 finančního nařízení)
1. Plnění veřejné zakázky lze podle článku 116 finančního nařízení pozastavit za účelem ověření, zdali došlo k předpokládaným závažným pochybením, nesrovnalostem nebo podvodům. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je plnění veřejné zakázky co nejdříve obnoveno.
2. Závažným pochybením nebo nesrovnalostí je každé porušení smlouvy nebo předpisů, které je důsledkem jednání nebo opomenutí, jež způsobuje nebo by mohlo způsobit ztrátu pro rozpočet Unie.
KAPITOLA 2
Ustanovení použitelná pro veřejné zakázky zadávané orgány Unie na vlastní účet
Článek 167
Stanovení příslušných úrovní pro výpočet finančních limitů
(Články 117 a 118 finančního nařízení)
Všechny pověřené nebo dále pověřené schvalující osoby jednotlivých orgánů posoudí, zda bylo dosaženo finančních limitů podle článku 118 finančního nařízení.
Článek 168
Samostatné veřejné zakázky a zakázky sestávající z dílčích plnění
(Články 104 a 118 finančního nařízení)
1. Předpokládaná hodnota veřejné zakázky nesmí být stanovena s úmyslem obejít požadavky tohoto nařízení. Je nepřípustné, aby byla veřejná zakázka za tímto účelem rozdělena.
Je-li to vhodné, technicky proveditelné a nákladově efektivní, zadávají se veřejné zakázky, jejichž hodnota dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, formou dílčích plnění zadávaných současně.
2. Je-li předmět veřejné zakázky na dodávky, služby nebo stavební práce rozdělen na několik dílčích plnění, která jsou předmětem individuálních veřejných zakázek, vezme se při celkovém hodnocení použitelného finančního limitu v úvahu celková hodnota všech dílčích plnění.
Pokud celková hodnota všech dílčích plnění dosahuje finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, použijí se na každé dílčí plnění ustanovení čl. 97 odst. 1 a čl. 104 odst. 1 a 2 finančního nařízení.
3. Má-li být veřejná zakázka zadána formou samostatných dílčích plnění, jsou nabídky na každé dílčí plnění hodnoceny zvlášť. Je-li několik dílčích plnění zadáno témuž uchazeči, lze na všechna tato dílčí plnění podepsat jedinou smlouvu.
Článek 169
Postupy ke stanovení předpokládané hodnoty určitých veřejných zakázek
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Pro účely výpočtu předpokládané hodnoty veřejné zakázky zahrne veřejný zadavatel do této částky celkovou odhadovanou odměnu zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele.
Jsou-li součástí veřejné zakázky opce nebo možnost obnovení smlouvy, je základem pro výpočet nejvyšší povolená částka, do níž je zahrnuto využití těchto opcí a obnovení smlouvy.
Tento odhad se provádí v okamžiku, kdy je odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, nebo, pokud se s takovým vyhlášením nepočítá, v okamžiku, kdy veřejný zadavatel zahajuje zadávací řízení.
2. V případě rámcových smluv a dynamických nákupních systémů je brána v úvahu maximální hodnota všech veřejných zakázek, jež jsou plánovány na celou dobu trvání rámcové smlouvy nebo dynamického nákupního systému.
3. V případě veřejných zakázek na služby se bere v úvahu:
a)
u pojišťovacích služeb: pojistné, které je třeba zaplatit, a další druhy odměn;
b)
u bankovních nebo finančních služeb: poplatky, provize, úroky a další druhy odměn;
c)
u veřejných zakázek na zpracování projektu: poplatky, provize a podobné odměny.
4. V případě veřejných zakázek na služby, jež neuvádějí celkovou cenu, nebo v případě veřejných zakázek na dodávky, jejichž předmětem je leasing, nájem či koupě výrobků na splátky, je základem pro výpočet předpokládané hodnoty:
a)
v případě veřejných zakázek na dobu určitou:
i)
celková hodnota veřejné zakázky za celou dobu jejího trvání, činí-li výše uvedená doba nejvýše 48 měsíců v případě služeb nebo nejvýše dvanáct měsíců v případě dodávek,
ii)
celková hodnota včetně předpokládané zůstatkové hodnoty, činí-li výše uvedená doba v případě dodávek více než dvanáct měsíců;
b)
v případě veřejných zakázek na dobu neurčitou nebo v případě služeb na dobu delší než 48 měsíců měsíční hodnota vynásobená čtyřiceti osmi.
5. V případě veřejných zakázek na služby nebo dodávky, jež jsou zadávány pravidelně nebo mají být během určitého období obnoveny, se hodnota těchto zakázek určí na základě:
a)
skutečných souhrnných nákladů na podobné zakázky na tytéž druhy služeb či výrobků, jež byly zadány během předchozího rozpočtového roku nebo předchozích dvanácti měsíců; tyto náklady se pokud možno upraví o změny v množství či hodnotě, které se předpokládají v průběhu dvanácti měsíců následujících po ukončení původní smlouvy, nebo
b)
odhadovaných souhrnných nákladů na následné veřejné zakázky zadané v průběhu dvanácti měsíců po prvním poskytnutí služby nebo první dodávce nebo v průběhu trvání smlouvy, je-li delší než dvanáct měsíců.
6. V případě veřejných zakázek na stavební práce se kromě hodnoty těchto prací bere v úvahu i celková odhadovaná hodnota dodávek, jež jsou k provedení těchto prací nezbytné a jež zhotoviteli poskytne veřejný zadavatel.
Článek 170
Finanční limity pro použití postupů podle směrnice 2004/18/ES
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Finančními limity podle článku 118 finančního nařízení se rozumí prahové hodnoty, jež směrnice 2004/18/ES stanoví pro veřejné zakázky na dodávky, služby, resp. stavební práce.
2. Lhůtami podle článku 118 finančního nařízení se rozumí lhůty uvedené v článcích 152, 153 a 154.
Článek 171
Odkladná lhůta před podpisem smlouvy na veřejnou zakázku
(Článek 118 finančního nařízení)
1. Veřejný zadavatel podepíše s úspěšným uchazečem smlouvu na veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu spadající do oblasti působnosti směrnice 2004/18/ES až po uplynutí lhůty čtrnácti kalendářních dnů.
Běh uvedené lhůty započne:
a)
dnem následujícím po dni, kdy byla úspěšným a neúspěšným uchazečům současně zaslána příslušná oznámení, nebo
b)
v případě veřejné zakázky či rámcové smlouvy, jež byla zadána na základě jednacího řízení bez předchozího uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, dnem, jenž následuje po uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení podle článku 123 v Úředním věstníku Evropské unie.
V případě, že je pro zasílání podle druhého pododstavce písm. a) používán fax či elektronické prostředky, činí odkladná lhůta deset kalendářních dnů.
V případě potřeby může veřejný zadavatel pozastavit podpis smlouvy na veřejnou zakázku za účelem dodatečného přezkumu v případě, je-li takový krok odůvodněn žádostmi či připomínkami uchazečů nebo zájemců, kteří byli neúspěšní nebo podali stížnost, nebo s ohledem na jinou významnou informaci, kterou obdržel. Tyto žádosti, připomínky nebo informace musí být doručeny během lhůty stanovené v prvním pododstavci. V případě pozastavení jsou všichni zájemci nebo uchazeči uvědomeni do tří pracovních dnů od přijetí příslušného rozhodnutí.
S výjimkou případů podle odstavce 2 jsou všechny smlouvy podepsané před uplynutím lhůty stanovené v prvním pododstavci neplatné.
Nelze-li veřejnou zakázku či rámcovou smlouvu zadat vybranému úspěšnému uchazeči, může ji veřejný zadavatel zadat druhému nejlepšímu uchazeči.
2. Lhůta podle odstavce 1 se nepoužije v těchto případech:
a)
v případě otevřeného, užšího nebo jednacího řízení po uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byla podána pouze jedna nabídka;
b)
v případě zvláštních zakázek zadaných na základě rámcové smlouvy;
c)
v případě jednacího řízení podle čl. 134 odst. 1 písm. c), čl. 134 odst. 1 písm. g) bodu iii), čl. 134 odst. 1 písm. h) a čl. 134 odst. 1 písm. j).
Článek 172
Doložení přístupu k veřejným zakázkám
(Článek 119 finančního nařízení)
Zadávací dokumentace vyžaduje, aby uchazeči uvedli stát, v němž mají sídlo nebo bydliště, a tento údaj prokázali doklady, jež jsou podle jejich vnitrostátního práva běžně akceptovány.
HLAVA VI
GRANTY
KAPITOLA 1
Oblast působnosti a forma grantů
Článek 173
Členské příspěvky
(Článek 121 finančního nařízení)
Členskými příspěvky podle čl. 121 odst. 2 písm. d) finančního nařízení se rozumí částky hrazené organizacím, jichž je Unie členem, a to v souladu s rozpočtovými rozhodnutími a platebními podmínkami, jež daná organizace stanoví.
Článek 174
Grantová dohoda a rozhodnutí o udělení grantu
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Granty jsou předmětem rozhodnutí nebo písemné dohody.
2. Při rozhodování o tom, který druh aktu má být použit, se zohledňují:
a)
skutečnost, zdali se lokalita příjemce nachází na území Unie, či mimo ně;
b)
náročnost a standardizace obsahu financovaných akcí nebo pracovních programů.
Článek 175
Výdaje na členy orgánů
(Článek 121 finančního nařízení)
Výdaje na členy orgánů podle čl. 121 odst. 2 písm. a) finančního nařízení zahrnují příspěvky pro sdružení současných a bývalých členů Evropského parlamentu. Tyto příspěvky jsou vynakládány v souladu s vnitřními správními předpisy Evropského parlamentu.
Článek 176
Akce, na něž lze udělit grant
(Článek 121 finančního nařízení)
Akce, na niž lze udělit grant ve smyslu článku 121 finančního nařízení, musí být jednoznačně vymezena.
Akce nesmí být rozdělena na více akcí s úmyslem obejít pravidla financování, jež stanoví toto nařízení.
Článek 177
Subjekty, jež sledují cíl v obecném zájmu Unie
(Článek 121 finančního nařízení)
Subjektem, jenž sleduje cíl v obecném zájmu Unie, se rozumí:
a)
buď subjekt, který plní úkoly na poli vzdělávání, odborné přípravy, šíření informací, inovací, výzkumu či studií v oblastech evropské politiky či provádí činnosti k prosazování občanství a lidských práv, nebo evropský normalizační orgán;
b)
osoba, jež zastupuje neziskové subjekty působící v členských státech, kandidátských nebo potenciálních kandidátských zemích a prosazuje zásady a politiky, které jsou v souladu s cíli Smluv.
Článek 178
Partnerství
(Článek 121 finančního nařízení)
1. Součástí rámcového partnerství mohou být zvláštní granty na akce a na provozní náklady.
2. Rámcové partnerství může být založeno na mechanismu dlouhodobé spolupráce mezi Komisí a příjemci grantů. Může mít formu dohody nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Dohoda či rozhodnutí o rámcovém partnerství specifikuje společné cíle, povahu akcí, jež jsou plánovány jako jednorázové či jako součást schváleného ročního pracovního programu, řízení o udělení zvláštního grantu v souladu se zásadami a procesními pravidly, jež jsou upraveny v této hlavě, a dále obecná práva a povinnosti stran podle zvláštních dohod či rozhodnutí.
Doba trvání partnerství nesmí překročit čtyři roky, nejedná-li se o výjimečné případy, jež jsou řádně odůvodněny zejména předmětem rámcového partnerství.
Schvalující osoby nesmějí dohod ani rozhodnutí o rámcovém partnerství zneužívat ani jich využívat takovým způsobem, jehož účel či účinek odporuje zásadám transparentnosti a rovného zacházení se žadateli.
3. Pokud jde o tvorbu programů, uveřejňování ex ante a zadávání, přistupuje se k rámcovému partnerství jako ke grantu.
4. Zvláštní granty založené na dohodách či rozhodnutích o rámcovém partnerství se udělují postupy podle těchto dohod či rozhodnutí a v souladu s ustanoveními této hlavy.
Uveřejňují se ex post postupem podle článku 191.
Článek 179
Elektronické systémy pro výměnu informací
(Čl. 121 odst. 1 finančního nařízení)
1. Veškeré výměny s příjemci, včetně uzavírání grantových dohod, oznamování rozhodnutí o udělení grantu a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež zřídí Komise.
2. Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle odst. 2 písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
Článek 180
Obsah grantových dohod a rozhodnutí o udělení grantu
(Článek 122 finančního nařízení)
1. Grantová dohoda stanoví alespoň:
a)
předmět;
b)
příjemce;
c)
dobu svého trvání, a to:
i)
datum svého vstupu v platnost,
ii)
datum zahájení a dobu trvání financované akce nebo financovaného rozpočtového roku;
d)
maximální částku financovanou z prostředků Unie vyjádřenou v eurech a formu grantu, případně s uvedením těchto dalších údajů:
i)
celkových odhadovaných způsobilých nákladů na akci či pracovní program a míru financování způsobilých nákladů nebo
ii)
jednotkových nákladů, jednorázové částky nebo paušálního financování podle čl. 123 písm. b), c) a d) finančního nařízení, jsou-li tyto částky určeny, nebo
iii)
kombinace údajů podle bodů i) a ii) tohoto písmene;
e)
popis akce nebo - v případě grantu na provozní náklady - pracovního programu, jejž schvalující osoba schválila na daný rozpočtový rok, spolu s popisem výsledků očekávaných od provedení akce či pracovního programu;
f)
obecné podmínky použitelné na všechny dohody tohoto typu, např. souhlas příjemce s kontrolami a audity, jež provádí Komise, úřad OLAF a Účetní dvůr;
g)
odhadovaný celkový rozpočet akce či pracovního programu;
h)
má-li být v rámci akce zadána veřejná zakázka, zásady uvedené v článku 209 nebo pravidla pro zadávání veřejných zakázek, která musí příjemce dodržovat;
i)
povinnosti příjemce, zejména:
i)
povinnosti, pokud jde o řádné finanční řízení a předkládání zpráv o činnosti a financování; je-li to vhodné, stanoví se průběžné cíle, při jejichž naplnění se tyto zprávy předkládají,
ii)
pokud Komise uzavírá dohodu s více příjemci: specifické povinnosti případného koordinátora a ostatních příjemců vůči koordinátorovi, jakož i finanční odpovědnost příjemců za částky dlužné vůči Komisi;
j)
postupy a lhůty pro schvalování těchto zpráv a pro platby prováděné Komisí;
k)
popřípadě podrobnosti o způsobilých nákladech na akci nebo schválený pracovní program nebo o jednotkových nákladech, jednorázové částce nebo paušálním financování podle článku 123 finančního nařízení;
l)
ustanovení, jimiž se řídí zviditelnění finanční podpory, kterou Unie poskytuje, s výjimkou řádně odůvodněných případů, kdy její prezentace vůči veřejnosti není možná či vhodná.
Obecné podmínky podle prvního pododstavce písm. f) alespoň:
i)
uvádějí, že rozhodným právem pro grantovou dohodu je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v grantové dohodě. V dohodách s mezinárodními organizacemi lze stanovit odchylnou úpravu,
ii)
specifikují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu.
2. Grantová dohoda může stanovit postupy a lhůty pro pozastavení provádění grantu, vypovězení grantové dohody nebo zrušení rozhodnutí o udělení grantu podle článku 135.
3. V případech podle článku 178 specifikuje dohoda nebo rozhodnutí o rámcovém partnerství údaje podle tohoto článku odst. 1 prvního pododstavce písm. a) a b), písm. c) bodu i), písm. f), písm. h) až j) a písm. l).
Rozhodnutí o udělení zvláštního grantu či dohoda o zvláštním grantu obsahuje údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. a) až e), písm. g) a k), a v případě nutnosti též údaje podle odst. 1 prvního pododstavce písm. i).
4. Změny grantových dohod vyžadují písemnou formu. Účelem ani důsledkem těchto změn - včetně rozšíření či zúžení okruhu příjemců - nesmí být zpochybnění rozhodnutí o udělení grantu ani porušení zásady rovného zacházení s žadateli.
5. Na rozhodnutí o udělení grantu se obdobně použijí odstavce 1, 2, 3 a 4.
Část údajů podle odstavce 1 lze namísto v rozhodnutí o udělení grantu uvést ve výzvě k podávání návrhů nebo souvisejícím dokumentu.
Článek 181
Formy grantů
(Článek 123 finančního nařízení)
1. Granty udělené ve formě podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení se vypočítávají na základě způsobilých nákladů, jež příjemci skutečně vznikly a jež jsou uvedeny v předběžném odhadovaném rozpočtu, který je předkládán spolu s návrhem a je zahrnut do grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
2. V případě jednotkových nákladů podle čl. 123 odst. 1 písm. b) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena pevná částka připadající na jednotku.
3. V případě jednorázových částek podle čl. 123 odst. 1 písm. c) finančního nařízení je pro všechny nebo některé konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanovena celková pevná částka.
4. V případě paušálního financování podle čl. 123 odst. 1 písm. d) finančního nařízení je pro konkrétní kategorie způsobilých nákladů, které jsou předem jednoznačně vymezeny, stanoven určitý procentní podíl.
Článek 182
Jednorázové částky, jednotkové náklady a paušální financování
(Článek 124 finančního nařízení)
1. Schválení využití jednorázových částek, jednotkových nákladů či paušálního financování uvedené v čl. 124 odst. 1 finančního nařízení platí po celou dobu trvání programu. Toto schválení lze zrevidovat, je-li zapotřebí provést podstatné změny. Předmětné údaje a částky jsou pravidelně posuzovány a jednorázové částky, jednotkové náklady či paušální financování jsou v případě potřeby upravovány.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použije se na každého z nich strop uvedený v čl. 124 odst. 1 druhém pododstavci finančního nařízení.
2. Rozhodnutí o udělení grantu či grantová dohoda musí obsahovat všechna nezbytná ustanovení, na jejichž základě lze ověřit, zda byly podmínky pro vyplacení grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování dodrženy.
3. Vyplacením grantu ve formě jednorázových částek, jednotkových nákladů nebo paušálního financování není dotčeno právo přístupu k záznamům, jež jsou příjemci povinni podle právních předpisů vést, pro účely odst. 1 prvního pododstavce a čl. 137 odst. 2 finančního nařízení.
4. Jestliže kontroly ex post odhalí, že nenastala skutečnost, jež zakládá nárok na vyplacení grantu a že v rámci grantu ve formě jednorázové částky, jednotkových nákladů či paušálního financování byly příjemci vyplaceny finanční prostředky neoprávněně, je Komise oprávněna získat tyto prostředky až do výše grantu zpět; tím nejsou dotčeny sankce podle článku 109 finančního nařízení.
KAPITOLA 2
Zásady
Článek 183
Zásada spolufinancování
(Čl. 125 odst. 3 finančního nařízení)
1. Podle zásady spolufinancování nelze zdroje nezbytné k provedení akce či pracovního programu pokrýt v plném rozsahu z příspěvku Unie.
Spolufinancování může mít podobu vlastních zdrojů příjemce, příjmů, jež daná akce či pracovní program generuje, nebo finančních příspěvků či věcných plnění třetích osob.
2. Věcnými plněními se rozumí nefinanční zdroje, jež příjemci zdarma poskytnou třetí osoby.
Článek 184
Zásada neziskovosti
(Čl. 125 odst. 5 finančního nařízení)
Finanční příspěvky třetích osob, jichž může příjemce využít k pokrytí nákladů, které nejsou podle podmínek grantu Unie způsobilé, nebo které není nutno těmto třetím osobám vracet v případě, že nejsou při ukončení akce či pracovního programu vyčerpány, nejsou pokládány za finanční příspěvky, jež dárci určili konkrétně na financování způsobilých nákladů ve smyslu čl. 125 odst. 5 finančního nařízení.
Článek 185
Granty nízké hodnoty
(Čl. 125 odst. 4 finančního nařízení)
Granty nízké hodnoty se rozumějí granty do výše 60 000 EUR.
Článek 186
Technická pomoc
(Články 101 a 125 finančního nařízení)
Pojem „technická pomoc“ označuje podpůrné činnosti a činnosti zaměřené na budování kapacit, jež jsou nutné k provedení určitého programu či akce, zejména činnosti přípravné, řídicí, monitorovací, hodnotící, auditní a kontrolní.
Článek 187
Způsobilé náklady
(Čl. 126 odst. 3 písm. c) finančního nařízení)
O DPH se má za to, že ji podle použitelných vnitrostátních právních předpisů o DPH nelze příjemci vrátit, je-li tato daň podle vnitrostátních právních předpisů přičitatelná některé z těchto činností:
a)
osvobozeným činnostem bez nároku na odpočet;
b)
činnostem, jež nejsou předmětem DPH;
c)
činnostem uvedeným v písm. a) a b), v souvislosti s nimiž nelze uplatnit nárok na odpočet DPH, avšak v jejichž případě je tato daň je vracena na základě specifických systémů vracení nebo fondů náhrad, které neupravuje směrnice 2006/112/ES, a to i v případě, je-li tento systém či fond ustaven na základě vnitrostátních právních předpisů o DPH.
O DPH v souvislosti s činnostmi, jež jsou vyjmenovány v čl. 13 odst. 2 směrnice 2006/112/ES, se má za to, že ji uhradil příjemce, u něhož se nejedná o osobu nepovinnou k dani ve smyslu čl. 13 odst. 1 prvního pododstavce uvedené směrnice, a to bez ohledu na to, zdali dotčené členské státy pokládají tyto činnosti za činnosti, při nichž veřejnoprávní subjekty vystupují jako orgány veřejné moci.
Článek 188
Pravidla pro programy
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program pro granty připravuje příslušná schvalující osoba. Přijímá jej orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách věnovaných grantům co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se pracovní program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky, orientační harmonogram výzev k podávání návrhů s uvedením orientační výše a maximální sazby spolufinancování.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování grantů na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 189
Obsah výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Výzvy k podávání návrhů specifikují:
a)
sledované cíle;
b)
kritéria způsobilosti, kritéria pro vyloučení, kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu podle článků 131 a 132 finančního nařízení a odpovídající podklady;
c)
režim financování z prostředků Unie;
d)
režim a lhůtu podávání návrhů, plánovaný termín, do něhož musí být všichni žadatelé informováni o výsledku posuzování jejich žádostí, a orientační termín podpisu grantových dohod nebo oznámení rozhodnutí o udělení grantu.
2. Výzvy k podávání návrhů jsou uveřejňovány na internetových stránkách orgánů Unie a - je-li nutno zajistit další propagaci mezi možnými příjemci - též jinou vhodnou formou, včetně Úředního věstníku Evropské unie. Výzvy lze uveřejňovat ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Změny obsahu výzev k podávání návrhů se uveřejňují za stejných podmínek jako v případě samotných těchto výzev.
Článek 190
Výjimky z výzev k podávání návrhů
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Bez výzvy k podávání návrhů lze granty udělit pouze v těchto případech:
a)
pro účely operací humanitární pomoci a civilní ochrany nebo pomoci pro řešení krizí ve smyslu odstavce 2;
b)
v jiných výjimečných, řádně odůvodněných případech;
c)
ve prospěch subjektů, jež mají de jure nebo de facto monopol, s tím, že udělení grantu musí být řádně odůvodněno v příslušném rozhodnutí;
d)
ve prospěch subjektů, jež základní právní akt ve smyslu článku 54 finančního nařízení označuje za příjemce grantu, nebo ve prospěch subjektů, jež určí v rámci své odpovědnosti členské státy, pokud základní právní akt označuje za příjemce grantu tyto členské státy;
e)
v případě výzkumu a technologického rozvoje ve prospěch subjektů, jež uvádí pracovní program podle článku 128 finančního nařízení, pokud základní právní akt tuto možnost výslovně stanoví, a za podmínky, že na daný projekt není třeba uveřejňovat výzvu k podávání návrhů;
f)
pro akce zvláštní povahy, které vyžadují zvláštní typ subjektu vzhledem k jeho technické kompetenci, vysoké odbornosti či správní pravomoci, za podmínky, že na dané akce není třeba uveřejňovat výzvy k podávání návrhů.
Případy uvedené v prvním pododstavci písm. f) se řádně odůvodní v rozhodnutí o udělení grantu.
2. Krizovými situacemi ve třetích zemích se rozumí situace bezprostředního nebo nastávajícího nebezpečí, jež hrozí vyústit v ozbrojený konflikt nebo destabilizaci země. Krizovými situacemi se rovněž rozumí situace nastalé v důsledku přírodních pohrom, krize způsobené člověkem, např. války a jiné konflikty, nebo mimořádné okolnosti se srovnatelnými důsledky, jež mohou být spojeny mj. se změnou klimatu, zhoršováním životního prostředí, neexistencí přístupu k energii a přírodním zdrojům nebo extrémní chudobou.
Článek 191
Následné uveřejňování
(Článek 128 finančního nařízení)
1. Informace o grantech, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu žadatelů v minulém roce;
b)
počtu a procenta kladně vyřízených žádostí, jež připadají na jednu výzvu k podávání návrhů;
c)
průměrné doby řízení ode dne uzávěrky výzvy k podávání návrhů až do udělení grantu;
d)
počtu a výše grantů, u nichž bylo v minulém roce v souladu s čl. 21 odst. 4 upuštěno od povinnosti následného uveřejnění.
Článek 192
Informování žadatelů
(Článek 128 finančního nařízení)
Komise poskytuje žadatelům informace a poradenství tímto způsobem:
a)
stanoví společné standardní formuláře žádostí o podobné granty a kontroluje rozsah a srozumitelnost těchto formulářů;
b)
podává informace možným žadatelům, zejména formou seminářů a vydáváním příruček;
c)
v souborech údajů o právnických osobách podle článku 63 průběžně aktualizuje údaje o příjemcích.
Článek 193
Financování z různých rozpočtových položek
(Článek 129 finančního nařízení)
Akci mohou financovat souběžně z oddělených rozpočtových položek různé příslušné schvalující osoby.
Článek 194
Retroaktivní účinek v případě mimořádně naléhavé pomoci a předcházení konfliktům
(Článek 130 finančního nařízení)
V rámci působnosti čl. 130 odst. 1 finančního nařízení jsou výdaje, jež příjemce vynaložil přede dnem podání žádosti, způsobilé pro financování z prostředků Unie za těchto podmínek:
a)
důvody pro tuto výjimku jsou náležitě vysvětleny v rozhodnutí o financování;
b)
rozhodnutí o financování a grantová dohoda či rozhodnutí o udělení grantu výslovně stanoví takový den způsobilosti, jenž předchází datu podání žádostí.
Článek 195
Podávání žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Pravidla podávání žádostí o grant stanoví příslušná schvalující osoba, jež může zvolit způsob jejich podávání. Žádosti o grant lze podávat formou dopisu nebo elektronicky.
Zvolené komunikační prostředky nesmí být diskriminační a jejich důsledkem nesmí být omezení přístupu žadatelů k řízení o udělení grantu.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každé podání obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
musí být zachována integrita údajů;
c)
je dodržena důvěrnost návrhů;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro účely třetího pododstavce písm. c) prostuduje příslušná schvalující osoba obsah žádostí až poté, co uplyne lhůta pro jejich podání.
Příslušná schvalující osoba může vyžadovat, aby byla elektronická podání opatřena zaručeným elektronickým podpisem ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES (19).
2. Pokud příslušná schvalující osoba povolí podávání žádostí elektronicky, musí být použité nástroje i jejich technické specifikace nediskriminační povahy, běžně přístupné veřejnosti a slučitelné s obvykle používanými informačními a komunikačními technologiemi. Žadatelům musí být zpřístupněny informace ke specifikacím, jež jsou pro podávání žádostí požadovány.
Zařízení pro elektronické doručování žádostí musí navíc zaručovat bezpečnost a důvěrnost. Musí rovněž zaručovat, aby bylo možno přesně určit hodinu a datum doručení žádostí.
3. Jsou-li žádosti podávány formou dopisu, mohou je žadatelé podávat jedním z těchto způsobů:
a)
poštou nebo kurýrní službou, v kterémžto případě musí být ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že rozhodným dnem je den odeslání zásilky, datum poštovního razítka nebo datum potvrzení o převzetí;
b)
nebo osobně či prostřednictvím svého zmocněnce v prostorách orgánu, v kterémžto případě výzva k podávání návrhů musí specifikovat útvar, jemuž mají být žádosti doručovány proti vyhotovení podepsaného a datovaného potvrzení o přijetí.
KAPITOLA 3
Řízení o udělení grantu
Článek 196
Obsah žádostí o grant
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Žádosti se podávají na formuláři podle vzoru společných standardních formulářů, jež byly vytvořeny podle čl. 192 písm. a) a jež dala žadatelům k dispozici příslušná schvalující osoba, a v souladu s kritérii, jež stanoví základní právní akt a výzva k podávání návrhů.
Podklady podle čl. 131 odst. 3 druhého pododstavce finančního nařízení mohou být zejména výkaz zisků a ztrát a rozvaha za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
2. Odhadovaný rozpočet akce či pracovního programu přiložený k žádosti musí být vyrovnaný co do příjmů a výdajů, s výjimkou rezerv na nečekané výdaje a na změny směnných kurzů, jež lze v řádně odůvodněných případech schválit, a musí uvádět odhadované způsobilé náklady na akci či pracovní program.
3. U grantů na akce přesahujících částku 750 000 EUR nebo u grantů na provozní náklady přesahujících 100 000 EUR se k žádosti přikládá auditní zpráva schváleného externího auditora. Tato zpráva osvědčuje správnost účetní závěrky za poslední účetní období, za něž bylo uzavřeno účetnictví.
První pododstavec tohoto odstavce se použije pouze na první žádost, kterou příjemce předloží příslušné schvalující osobě ve stejném rozpočtovém roce.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se finanční limity uvedené v prvním pododstavci na každého z nich.
V případě partnerství podle článku 178 musí být před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství vypracována auditní zpráva podle prvního pododstavce tohoto odstavce za poslední dvě účetní období, za něž jsou k dispozici účetní závěrky.
Od požadavku na auditní zprávu podle prvního pododstavce může příslušná schvalující osoba upustit na základě posouzení rizik v případě zařízení, jež poskytují vzdělávání a odbornou přípravu a - v případě dohod s více příjemci - též v případě příjemců, kteří ručí společně a nerozdílně nebo nenesou žádnou finanční odpovědnost.
První pododstavec tohoto odstavce se nepoužije na veřejnoprávní subjekty a mezinárodní organizace uvedené v článku 43.
4. Žadatel uvede zdroje a výši prostředků Unie, jež obdržel nebo o něž požádal za účelem financování téže akce, téže části akce nebo svého provozu během téhož rozpočtového roku, a uvede veškeré další finanční prostředky, jež na tuto akci obdržel nebo o něž požádal.
Článek 197
Prokazování nevyloučení
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelé předloží čestné prohlášení, že se nenacházejí v žádné se situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článku 107 finančního nařízení, s výjimkou případů vyjmenovaných v čl. 131 odst. 4 písm. a) a b) finančního nařízení. Příslušná schvalující osoba může v závislosti na posouzení rizik požadovat, aby úspěšní žadatelé předložili důkazy podle článku 143. Úspěšní žadatelé tyto důkazy na žádost příslušné schvalující osoby předloží, pokud příslušná schvalující osoba nepotvrdí, že předložení takových důkazů není fakticky proveditelné, nebo pokud byly tyto důkazy již předloženy pro účely jiného řízení o udělení grantu či zadávacího řízení, a dále za předpokladu, že ode dne vydání těchto dokumentů neuplynul více než rok a že jsou nadále platné.
Článek 198
Žadatelé bez právní subjektivity
(Článek 131 finančního nařízení)
Podá-li žádost o grant žadatel bez právní subjektivity podle čl. 131 odst. 2 finančního nařízení, prokážou zástupci žadatele, že jsou způsobilí činit jménem žadatele právní úkony a že žadatel má finanční a provozní způsobilost rovnocennou finanční a provozní způsobilosti právnických osob.
Článek 199
Osoby tvořící jednoho žadatele
(Článek 131 finančního nařízení)
Splňuje-li kritéria pro podání žádosti o grant více osob a vytvoří-li tyto osoby společně jednu osobu, může příslušná schvalující osoba k této osobě přistupovat jako k jedinému žadateli za předpokladu, že žádost uvádí identifikační údaje osob, jež se budou navrhované akce či pracovního programu účastnit jakožto jedna ze součástí žadatele.
Článek 200
Finanční a správní sankce
(Článek 131 finančního nařízení)
Žadatelům, kteří učinili nepravdivé prohlášení nebo se dopustili závažného pochybení, nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce.
Tyto finanční a/nebo správní sankce mohou být uloženy též příjemci, který závažným způsobem poruší své smluvní povinnosti.
Článek 201
Kritéria způsobilosti
(Článek 131 finančního nařízení)
1. Kritéria způsobilosti se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Kritéria způsobilosti stanoví podmínky, jimiž se účast na výzvě k podávání návrhů řídí. Tato kritéria náležitě zohledňují cíle akce a splňují zásady transparentnosti a zákazu diskriminace.
Článek 202
Kritéria pro výběr grantu
(Čl. 132 odst. 1 finančního nařízení)
1. Kritéria pro výběr, jež jsou uveřejněna ve výzvě k podávání návrhů, umožňují posoudit finanční a provozní způsobilost žadatele k tomu, aby dokončil navrhovanou akci nebo pracovní program.
2. Žadatel musí disponovat stabilními finančními zdroji dostatečnými k tomu, aby byl schopen pokračovat v činnosti po celou dobu provádění akce nebo po celý rok, na nějž je grant udělen, a podílet se na financování grantu. Žadatel musí mít odborné kompetence a kvalifikaci požadované k dokončení navrhované akce nebo pracovního programu, není-li v základním právním aktu stanoveno jinak.
3. Finanční a provozní způsobilost je ověřována zejména analýzou podkladů podle článku 196, jejichž předložení požaduje příslušná schvalující osoba ve výzvě k podávání návrhů.
Nevyžaduje-li výzva k podávání návrhů předložení žádných podkladů a má-li příslušná schvalující osoba pochybnosti o finanční či provozní způsobilosti žadatelů, může je vyzvat k předložení vhodných dokladů.
V případě partnerství podle článku 178 je uvedené ověření prováděno před podpisem dohody o rámcovém partnerství nebo před oznámením o přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství.
Článek 203
Kritéria pro udělení grantu
(Čl. 132 odst. 2 finančního nařízení)
1. Kritéria pro udělení grantu se uveřejňují ve výzvě k podávání návrhů.
2. Podle kritérií pro udělení grantu jsou granty udělovány buď na akce, jež maximalizují celkovou účelnost programu Unie, jehož provádění tyto akce slouží, nebo subjektům, jejichž pracovní program je určen k dosažení stejného výsledku. Způsob, jakým jsou tato kritéria definována, zajišťuje řádné hospodaření s prostředky Unie.
Kritéria pro udělení grantu jsou uplatňována tak, aby umožnila z plánovaných akcí nebo pracovních programů vybrat ty, u nichž může Komise vycházet z toho, že budou v souladu s jejími cíli a prioritami a že zaručí zviditelnění financování z prostředků Unie.
3. Kritéria pro udělení grantu jsou definována tak, aby mohla být následně vyhodnocena.
Článek 204
Hodnocení žádostí a udělování grantů
(Článek 133 finančního nařízení)
1. Příslušná schvalující osoba jmenuje výbor pro hodnocení návrhů, nerozhodne-li Komise v rámci zvláštního odvětvového programu jinak.
Tento výbor je složen nejméně ze tří osob, jež zastupují alespoň dvě organizační jednotky orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti. V zájmu eliminace střetu zájmů se na tyto osoby vztahují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
Požadavek organizačních jednotek, mezi nimiž není vztah nadřízenosti a podřízenosti, se nepoužije v případě zastoupení a místních jednotek uvedených v článku 72 tohoto nařízení ani v případě subjektů pověřených správou prostředků a uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Na základě rozhodnutí příslušné schvalující osoby mohou být tomuto výboru nápomocni externí odborníci. Příslušná schvalující osoba se ujistí o tom, že tito odborníci dodržují povinnosti podle článku 57 finančního nařízení.
2. Příslušná schvalující osoba může tento postup případně rozdělit na několik fází. Pravidla takového postupu jsou uvedena ve výzvě k podávání návrhů.
Je-li ve výzvě k podávání návrhů uvedeno, že jsou návrhy podávány ve dvou fázích, je podání kompletního návrhu ve druhé fázi požadováno pouze od žadatelů, jejichž návrhy splňují hodnotící kritéria pro první fázi.
Stanoví-li výzva k podávání návrhů, že jsou návrhy hodnoceny ve dvou fázích, postupují do druhé fáze hodnocení pouze návrhy, jež uspěly v první fázi po vyhodnocení užšího souboru kritérií.
Žadatelé, jejichž návrhy byly v některé fázi odmítnuty, jsou vyrozuměni v souladu s čl. 133 odst. 3 finančního nařízení.
Každá další fáze řízení musí být zřetelně odlišena od té předchozí.
Tytéž dokumenty nebo informace jsou v rámci téhož řízení požadovány pouze jednou.
3. Hodnotící výbor nebo případně příslušná schvalující osoba si může od žadatele vyžádat doplňující informace nebo jej vyzvat, aby podal vysvětlení k podkladům, jež předložil v souvislosti se žádostí, za předpokladu, že tyto informace či vysvětlení nepovedou k podstatné změně návrhu. V souladu s článkem 96 finančního nařízení může hodnotící výbor či schvalující osoba v případě zjevných administrativních chyb od vyžádání těchto informací či vysvětlení upustit pouze v řádně odůvodněných případech. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede schvalující osoba náležité záznamy.
4. Po skončení své práce podepisují členové hodnotícího výboru protokol o všech prostudovaných návrzích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a návrhy, jež mohou být financovány. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
V případě potřeby uvádí protokol pořadí prostudovaných návrhů, doporučení k maximální výši udělovaného grantu a případné nepodstatné modifikace žádosti o grant.
Protokol je archivován pro pozdější použití.
5. Příslušná schvalující osoba může žadatele vyzvat, aby svůj návrh na základě doporučení hodnotícího výboru upravil. O kontaktech s žadateli v průběhu řízení vede příslušná schvalující osoba náležité záznamy.
V návaznosti na vyhodnocení přijme příslušná schvalující osoba rozhodnutí, které obsahuje alespoň tyto údaje:
a)
předmět a celkovou částku;
b)
jména úspěšných žadatelů, názvy akcí, stanovené částky a důvody pro tento výběr, včetně případu, kdy se výběr liší od stanoviska hodnotícího výboru;
c)
jména odmítnutých žadatelů a důvody jejich odmítnutí.
6. Použití odstavců 1, 2 a 4 tohoto článku není povinné v případě udělování grantu podle článku 190 tohoto nařízení a čl. 125 odst. 7 finančního nařízení.
Článek 205
Informování žadatelů
(Článek 133 finančního nařízení)
Odmítnutí žadatelé jsou o výsledku hodnocení svých žádostí informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy bylo odesláno vyrozumění úspěšným žadatelům.
KAPITOLA 4
Platby a kontrola
Článek 206
Jistota pro účely předběžného financování
(Článek 134 finančního nařízení)
1. V zájmu omezení finančních rizik, jež jsou spojena s předběžným financováním, může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik po příjemci požadovat, aby - s výjimkou grantů nízké hodnoty - složil předem jistotu až do výše částky předběžného financování, nebo může platbu rozdělit do více splátek.
2. Kdykoli je složení jistoty vyžadováno, musí ji příslušná schvalující osoba posoudit a schválit.
Jistota musí být platná po dostatečně dlouhé období, které umožní její čerpání.
3. Jistotu poskytuje schválená banka nebo finanční instituce usazená v některém členském státě. Je-li příjemce usazen ve třetí zemi, může příslušná schvalující osoba přistoupit na to, že takovou jistotu poskytne banka nebo finanční instituce usazená v této třetí zemi, pokud se tato osoba domnívá, že zabezpečení a parametry, jež tato banka či finanční instituce nabízí, jsou rovnocenné jako v případě bank či finančních institucí usazených v některém členském státě.
Na žádost příjemce může být jistota uvedená v prvním pododstavci nahrazena společným a nerozdílným ručením třetí osoby nebo společným neodvolatelným a bezpodmínečným ručením příjemců zúčastněných na jedné akci, kteří jsou stranami téže grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, poté, co takové ručení schválí příslušná schvalující osoba.
Jistota je vyjádřena v eurech.
Jejím účelem je zavázat banku, finanční instituci, třetí osobu nebo ostatní příjemce, aby poskytli neodvolatelnou jistotu nebo plnili z titulu záruky na první výzvu pro účely splnění povinností příjemce grantu.
4. Jistota je uvolňována postupně s tím, jak je předběžné financování zúčtováváno proti průběžným platbám nebo výplatě zůstatku, jež jsou prováděny ve prospěch příjemce za podmínek grantové dohody nebo rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 207
Podklady žádostí o platbu
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Předběžné financování může být u každého grantu rozděleno do více splátek v souladu se zásadou řádného finančního řízení.
Další platbu předběžného financování v plném rozsahu lze provést až v okamžiku, kdy je z celkové výše doposud vyplaceného předběžného financování využito alespoň 70 %.
V případě, že je z doposud vyplaceného předběžného financování využito méně než 70 %, je tato další platba předběžného financování o nevyužitou část doposud vyplaceného předběžného financování snížena.
Ke každé žádosti o další platbu přiloží příjemce vyúčtování svých výdajů.
2. Příjemce potvrdí na svou čest, že jsou údaje v jeho žádosti o platbu úplné, spolehlivé a pravdivé; tím není dotčen článek 110. Potvrdí rovněž, že vzniklé náklady lze v souladu s ustanoveními grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu považovat za způsobilé a že jsou žádosti o platbu podloženy náležitými podklady, které lze překontrolovat.
3. K provedení platby může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik požadovat osvědčení o finančních výkazech akce či pracovního programu a o podkladových účtech, které vydal schválený externí auditor anebo - v případě veřejnoprávních orgánů - příslušný a nezávislý úředník veřejné správy. Toto osvědčení se přikládá k žádosti o platbu. Účelem osvědčení je v souladu s metodikou, kterou schválila příslušná schvalující osoba, a na základě dohodnutých postupů, jež jsou v souladu s mezinárodními standardy, osvědčit, že náklady, které příjemce uvedl ve finančních výkazech, o něž se opírají žádosti o platbu, jsou skutečné, přesně zaznamenané a podle grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu způsobilé.
Ve zvláštních, řádně odůvodněných případech si může příslušná schvalující osoba toto osvědčení vyžádat v podobě výroku či jiného typu dokumentu v souladu s mezinárodními standardy.
Osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech je povinné u průběžných plateb a výplaty zůstatku v případě:
a)
grantů na akci, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 750 000 EUR, jestliže žádosti o platbu v rámci této formy grantu zní kumulativně alespoň na 325 000 EUR;
b)
grantů na provozní náklady, kde částka udělená formou podle čl. 123 odst. 1 písm. a) finančního nařízení činí alespoň 100 000 EUR.
Od povinnosti předložit takové osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba v závislosti na posouzení rizik upustit v případě:
a)
veřejných subjektů a mezinárodních organizací uvedených v článku 43;
b)
příjemců grantů v oblasti humanitární pomoci, mimořádných operací civilní ochrany a řešení krizových situací, s výjimkou výplaty zůstatku;
c)
výplaty zůstatku příjemcům grantů v oblasti humanitární pomoci, kteří podepsali dohodu o rámcovém partnerství podle článku 178 nebo jimž bylo oznámeno přijetí rozhodnutí o rámcovém partnerství a mají zaveden systém kontroly, který pro tyto platby nabízí rovnocenné záruky;
d)
příjemců více grantů, kteří poskytli nezávislá osvědčení, jež nabízejí rovnocenné záruky ohledně systémů kontroly a metodiky k vypracování svých žádostí.
Od povinnosti předložit osvědčení o finančních výkazech a podkladových účtech může příslušná schvalující osoba upustit též v případě, že audit, který nabízí rovnocennou míru jistoty o vykázaných nákladech, provedli nebo provedou přímo zaměstnanci Komise nebo subjekt, jejž Komise schválí k provedení auditu jejím jménem.
Uzavře-li Komise dohodu s více příjemci, použijí se na každého příjemce finanční limity uvedené ve třetím pododstavci písm. a) a b).
4. K provedení platby si může příslušná schvalující osoba na základě posouzení rizik vyžádat zprávu o operativní kontrole, kterou vypracuje nezávislá třetí osoba, již příslušná schvalující osoba schválí. Pokud si příslušná schvalující osoba zprávu o operativní kontrole vyžádá, je tato zpráva připojena k žádosti o platbu s tím, že související náklady jsou způsobilé za stejných podmínek, jaké jsou v článku 126 finančního nařízení stanoveny pro náklady na osvědčení o auditu. Zpráva o kontrole musí konstatovat, že byla provedena operativní kontrola v souladu s metodikou, již schválila příslušná schvalující osoba, a musí uvést, zdali byly daná akce či pracovní program skutečně provedeny v souladu s podmínkami grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu.
Článek 208
Pozastavení a snížení grantů
(Článek 135 finančního nařízení)
1. Provádění grantové dohody či rozhodnutí o udělení grantu, účast příjemce na provádění této dohody či rozhodnutí nebo úhradu plateb lze pozastavit za účelem kontroly, zdali skutečně došlo k předpokládanému závažnému pochybení, nesrovnalosti, podvodu nebo porušení povinnosti. Pokud se nepotvrdí, že k nim došlo, je provádění dohody či rozhodnutí co nejdříve obnoveno.
2. Nejsou-li dohodnutá akce či pracovní program prováděny či provedeny nebo nejsou-li prováděny či provedeny řádně, v plném rozsahu či ve stanovených lhůtách, příslušná schvalující osoba poté, co dá příjemci možnost se vyjádřit, v závislosti na fázi řízení grant buď sníží, nebo získá zpět jeho poměrnou část.
KAPITOLA 5
Provádění
Článek 209
Zakázky na provedení akce či pracovního programu
(Článek 137 finančního nařízení)
1. Je-li k provedení akce či pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku, zadá příjemce tuto zakázku ekonomicky nejvýhodnější nabídce, případně nabídce s nejnižší cenou a současně zajistí, aby nedošlo ke střetu zájmů; tím není dotčeno použití směrnice 2004/18/ES.
2. Je-li k provedení akce nebo pracovního programu nutno zadat veřejnou zakázku v hodnotě nad 60 000 EUR, může příslušná schvalující osoba po příjemci požadovat, aby nad rámec pravidel uvedených v odstavci 1 dodržoval zvláštní pravidla.
Tato zvláštní pravidla jsou odvozena od pravidel ve finančním nařízení a jsou stanovena s ohledem na hodnotu dané veřejné zakázky, na relativní výši příspěvku Unie v poměru k celkových nákladům akce a na rizika. Tato zvláštní pravidla jsou uvedena v rozhodnutí o udělení grantu nebo grantové dohodě.
Článek 210
Finanční podpora třetím osobám
(Článek 137 finančního nařízení)
Jsou-li cíle a výsledky, jichž má být dosaženo, dostatečně podrobně uvedeny v podmínkách podle čl. 137 odst. 1 finančního nařízení, považuje se míra uvážení za vyčerpanou pouze v případě, že rozhodnutí o udělení grantu nebo grantová dohoda obsahuje též tyto náležitosti:
a)
maximální výši finanční podpory, kterou lze vyplatit třetí osobě a která činí nejvýše 60 000 EUR, s výjimkou případů, kdy tato podpora představuje primární cíl dané akce, a dále kritéria pro stanovení přesné částky;
b)
úplný seznam různých typů činností, na něž lze finanční podporu získat;
c)
vymezení osob či kategorií osob, jež mohou finanční podporu získat, a kritéria pro její poskytnutí.
HLAVA VII
CENY
Článek 211
Pravidla pro programy
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Roční či víceletý pracovní program, v jehož rámci jsou udíleny ceny, připravuje příslušná schvalující osoba. Program přijímá orgán a uveřejňuje jej na svých internetových stránkách co nejdříve, nejpozději však 31. března roku, v němž se program plní.
Pracovní program specifikuje své období platnosti, případný základní právní akt, sledované cíle, očekávané výsledky a orientační harmonogram soutěží včetně orientační výše cen.
Pracovní program dále uvádí údaje podle článku 94, má-li být rozhodnutí o jeho přijetí pokládáno za rozhodnutí o financování soutěží na daný rok.
2. V souladu s odstavcem 1 jsou přijímány a uveřejňovány též všechny podstatné změny pracovního programu.
Článek 212
Pravidla soutěže
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Pravidla soutěže obsahují tyto náležitosti:
a)
podmínky účasti, jež alespoň:
i)
specifikují kritéria způsobilosti,
ii)
specifikují způsob a lhůtu pro případnou registraci účastníků a podávání příspěvků, a to za podmínek podle odstavce 2,
iii)
stanoví, že budou vyloučeni účastníci, kteří se nacházejí v jedné ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a v článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení,
iv)
stanoví výlučnou odpovědnost účastníků v případě, budou-li v souvislosti s činnostmi prováděnými v rámci soutěže vzneseny nároky,
v)
stanoví, že se vítězové musí podrobit kontrolám a auditům ze strany Komise, úřadu OLAF a Účetního dvora a že musí přijmout závazky k zajištění publicity specifikované v pravidlech soutěže,
vi)
uvádějí, že právem rozhodným pro soutěž je právo Unie, popřípadě doplněné vnitrostátním právem uvedeným v pravidlech soutěže,
vii)
blíže určují soud či rozhodčí orgán příslušný pro řešení sporu,
viii)
stanoví, že účastníkům, kteří učiní nepravdivé prohlášení nebo se dopustí nesrovnalosti či podvodu, mohou být v souladu s podmínkami podle článku 145 uloženy finanční a/nebo správní sankce;
b)
kritéria pro udělení ceny, jež umožňují posoudit kvalitu příspěvků z hlediska sledovaných cílů a očekávaných výsledků a objektivně určit, zdali příspěvky splňují předpoklady pro vítězství v soutěži;
c)
výši jedné či více cen;
d)
bližší podmínky vyplácení cen vítězům v návaznosti na udělení cen.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu i) jsou způsobilí též příjemci grantů Unie, nestanoví-li pravidla soutěže jinak.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) bodu vi) lze postupovat odchylně v případě účasti mezinárodních organizací.
2. Příslušná schvalující osoba zvolí takové komunikační prostředky, jež jsou z hlediska podávání příspěvků nediskriminační a nevedou k omezení přístupu účastníků k soutěži.
Zvolené komunikační prostředky musí zaručovat splnění těchto podmínek:
a)
každý příspěvek obsahuje veškeré informace nutné k jeho vyhodnocení;
b)
je zachována integrita údajů;
c)
je zachována důvěrnost příspěvků;
d)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
3. Pravidla soutěže mohou stanovit podmínky, za nichž lze soutěž zrušit, zejména v případech, kdy nelze splnit její cíle nebo kdy by předpoklady k vítězství v soutěži splňovala právnická či fyzická osoba, jež nesplňuje podmínky účasti.
4. Pravidla soutěže se uveřejňují na internetových stránkách orgánů Unie. Je-li nutno zajistit další propagaci soutěže mezi možnými účastníky, lze pravidla soutěže uveřejnit nad tento rámec též jinou vhodnou formou včetně Úředního věstníku Evropské unie. Pravidla lze uveřejnit ode dne přijetí rozhodnutí o financování podle článku 84 finančního nařízení, a to i během roku, jenž předchází plnění rozpočtu. Za stejných podmínek jsou uveřejňovány změny obsahu pravidel soutěže.
Článek 213
Následné uveřejňování
(Čl. 138 odst. 2 finančního nařízení)
1. Informace o cenách, jež byly uděleny v průběhu rozpočtového roku, se uveřejňují v souladu s článkem 21.
2. Po uveřejnění podle odstavce 1 zašle Komise Evropskému parlamentu a Radě na jejich žádost zprávu s uvedením:
a)
počtu účastníků v minulém roce;
b)
počtu a procenta vítězných příspěvků, jež připadají na jednu soutěž;
c)
seznamu odborníků v hodnotících komisích za uplynulý rok spolu s uvedením postupu, jakým byli vybráni.
Článek 214
Vyhodnocování
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Pro účely vyhodnocení příspěvků jmenuje příslušná schvalující osoba komisi složenou z alespoň tří odborníků, jimiž mohou být buď externí odborníci, nebo zástupci alespoň dvou organizačních jednotek orgánů či subjektů uvedených v článcích 62 a 208 finančního nařízení, mezi nimiž není vztah nadřízenosti ani podřízenosti; výjimkou jsou zastoupení či místní subjekty uvedené v článku 72 tohoto nařízení nebo subjekty pověřené správou prostředků a uvedené v článcích 62 a 208 finančního nařízení, pokud v nich neexistují organizačně oddělené jednotky.
Pro odborníky podle prvního pododstavce platí požadavky článku 57 finančního nařízení na zamezení střetu zájmů.
Externí odborníci musí prohlásit, že se v okamžiku svého jmenování nenacházejí ve střetu zájmů a že se zavazují vyrozumět schvalující osobu v případě, kdy by se do střetu zájmů dostali během vyhodnocování příspěvků.
2. Po skončení své práce podepisují členové komise protokol o všech vyhodnocených příspěvcích, v němž uvedou jejich posouzenou kvalitu a označí příspěvky, jimž lze udělit cenu. Protokol lze podepsat v elektronickém systému, který zajišťuje dostatečné ověření totožnosti podepsané osoby.
Protokol podle prvního pododstavce je archivován pro pozdější použití.
3. Příslušná schvalující osoba následně rozhodne, zdali ceny udělí, či nikoli. Rozhodnutí specifikuje mj. tyto údaje:
a)
předmět a celkovou výši případně udělených cen;
b)
jména případných vítězů, výši cen udělených jednotlivým vítězům a odůvodnění jejich výběru;
c)
jména odmítnutých účastníků a důvody jejich odmítnutí.
Článek 215
Informace a oznámení
(Čl. 138 odst. 3 finančního nařízení)
1. Účastníci jsou o výsledku hodnocení svých příspěvků informováni co nejdříve, v každém případě ve lhůtě patnácti kalendářních dnů ode dne, kdy schvalující osoba přijala rozhodnutí o udělení ceny.
2. Rozhodnutí o udělení ceny je oznámeno vítězi a slouží jako právní závazek ve smyslu článku 86 finančního nařízení.
HLAVA VIII
FINANČNÍ NÁSTROJE
Článek 216
Výběr subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Pro účely uplatňování finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení si Komise opatří doklady o tom, že pověřený subjekt splňuje požadavky čl. 60 odst. 2 finančního nařízení. Jakmile jsou tyto doklady k dispozici, platí pro uplatňování finančních nástrojů ze strany příslušného subjektu i v budoucnu, pokud se podstatně nezmění systémy, pravidla nebo postupy pověřených subjektů, na něž se tyto požadavky vztahují.
2. Pro účely výběru subjektů pověřených uplatňováním finančních nástrojů podle čl. 61 odst. 2 finančního nařízení uveřejní Komise výzvu adresovanou potenciálním pověřeným subjektům. Tato výzva obsahuje kritéria pro výběr a pro pověření subjektu.
Výzva podle prvního pododstavce dále uvádí, bude-li pověřený subjekt povinen vynaložit na konkrétní finanční nástroj své vlastní finanční zdroje nebo sdílet riziko. Je-li tento údaj uveden a je-li nezbytné zmírnit případný střet zájmů, výzva dále uvede, že je pověřený subjekt povinen navrhnout opatření ke sladění zájmů ve smyslu čl. 140 odst. 2 finančního nařízení. Tato opatření ke sladění zájmů jsou zakomponována do dohody o konkrétním finančním nástroji.
Se subjekty, jež splňují kritéria pro výběr, zahájí Komise transparentním a objektivním způsobem, který nevyvolává střet zájmů, otevřený dialog. Po ukončení tohoto dialogu Komise podepíše pověřovací dohody s jedním či více subjekty, jež předložily ekonomicky nejvýhodnější návrhy, podle nichž tyto subjekty případně vynaloží své vlastní finanční zdroje či budou sdílet rizika.
3. Komise může před podpisem pověřovacích dohod zahájit s potenciálními pověřenými subjekty přímá jednání, je-li pověřený subjekt vymezen v příslušném základním právním aktu nebo jedná-li se o subjekt vyjmenovaný v čl. 58 odst. 1 písm. c) bodu iii) finančního nařízení nebo v řádně odůvodněných a náležitě zdokumentovaných výjimečných případech, zejména jestliže:
a)
na základě výzvy adresované potenciálním pověřeným subjektům nebyly předloženy žádné vhodné návrhy;
b)
finanční nástroje se specifickými znaky vyžadují zvláštní kategorii pověřeného subjektu vzhledem k jeho odborné kompetenci, vysoké specializovanosti či rozsahu správních pravomocí;
c)
vlivem nepředvídatelných událostí, jež nejsou přičitatelné Unii, jsou dány mimořádně naléhavé důvody, v jejichž důsledku nelze dodržet postup podle odstavce 2.
Článek 217
Obsah pověřovací dohody se subjekty pověřenými uplatňováním finančních nástrojů v režimu nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
Nad rámec požadavků podle článku 40 stanoví pověřovací dohoda se subjekty, jež jsou pověřeny uplatňováním finančních nástrojů, náležitá opatření, jež zajišťují soulad se zásadami a podmínkami článku 140 finančního nařízení. Pověřovací dohoda obsahuje zejména:
a)
popis finančního nástroje, jeho investiční strategii či politiku, druh poskytované podpory, kritéria způsobilosti platná pro finanční zprostředkovatele a konečné příjemce a doplňující funkční požadavky, jejichž prostřednictvím mají být naplněny politické cíle nástroje;
b)
požadavky na cílový interval hodnot aktivačního účinku nástroje;
c)
definici nezpůsobilých činností a kritérií pro vyloučení;
d)
ustanovení, jež zajišťují sladění zájmů a řeší případný střet zájmů;
e)
ustanovení o výběru finančních zprostředkovatelů podle čl. 139 odst. 4 druhého pododstavce finančního nařízení a o případném zřízení účelových investičních jednotek;
f)
ustanovení o podmínkách, za nichž mohou být pověřený subjekt a další subjekty, jež jsou do uplatňování finančního nástroje zapojeny, povolány k odpovědnosti;
g)
ustanovení o řešení sporů;
h)
ustanovení o správě finančního nástroje;
i)
ustanovení o využití a opětovném využití příspěvku Unie v souladu s čl. 140 odst. 6 finančního nařízení;
j)
ustanovení o správě příspěvků Unie a svěřeneckých účtů včetně rizik protistrany, přijatelných pokladních operací, povinností dotčených stran, nápravných opatření v případě nadměrného zůstatku na svěřeneckých účtech, vedení záznamů a podávání zpráv;
k)
ustanovení o odměně pověřeného subjektu včetně sazebníku poplatků za řízení a dále ustanovení o výpočtu a proplácení nákladů řízení a poplatků za řízení pověřenému subjektu v souladu s článkem 218;
l)
v případě potřeby ustanovení o rámci podmínek, jimiž se řídí poskytování příspěvků z fondů uvedených v článku 175 finančního nařízení, a zejména z Evropského fondu pro regionální rozvoj, Evropského sociálního fondu, Fondu soudržnosti, Evropského zemědělského fondu pro rozvoj venkova a budoucího Evropského rybářského fondu (dále jen „fondy SSR“);
m)
ustanovení o době platnosti, možnosti prodloužení a ukončení finančního nástroje včetně podmínek jeho předčasného ukončení a příp. desinvestičních strategií;
n)
ustanovení o způsobu, jakým je monitorována podpora finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, včetně podávání zpráv ze strany finančních zprostředkovatelů;
o)
případně druh a povahu zajišťovacích operací podle článku 219.
Článek 218
Náklady řízení a poplatky za řízení hrazené pověřeným subjektům
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Za uplatňování finančních nástrojů Komise odměňuje pověřené subjekty formou výkonnostních poplatků, náhrady mimořádných výloh a - v případech, kdy pověřený subjekt spravuje pokladnu finančního nástroje - formou poplatků za správu pokladny.
2. Výkonnostní poplatky zahrnují správní poplatky, jež jsou hrazeny pověřenému subjektu jako odměna za práci, kterou vykonává při uplatňování finančního nástroje. Případně mohou zahrnovat též koncepční pobídky na podporu dosažení politických cílů či ke stimulaci finanční výkonnosti finančního nástroje.
Článek 219
Specifická pravidla pro svěřenecké účty v případě nepřímého řízení
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Subjekty pověřené uplatňováním finančních nástrojů mohou svým jménem a výlučně jménem Komise zřizovat svěřenecké účty ve smyslu čl. 68 odst. 7 finančního nařízení. Související výpisy z účtů zasílají pověřené subjekty příslušnému útvaru Komise.
2. Na svěřeneckých účtech je udržována likvidita v dostatečném objemu a aktiva vedená na těchto účtech jsou spravována v souladu se zásadami řádného finančního řízení a řídí se náležitými obezřetnostními pravidly v souladu s čl. 140 odst. 7 finančního nařízení.
3. Při uplatňování finančních nástrojů nesmějí pověřené subjekty provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povaha případných zajišťovacích operací jsou dohodnuty předem s Komisí a promítnuty do pověřovacích dohod podle článku 217.
Článek 220
Přímo uplatňované finanční nástroje
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Ve výjimečných případech lze finanční nástroje uplatňovat přímo podle čl. 139 odst. 4, a to prostřednictvím:
a)
účelové investiční jednotky, v níž má Komise účast spolu s dalšími veřejnými či soukromými investory a jejímž cílem je zesílit aktivační účinek příspěvku Unie, nebo
b)
půjček, záruk, kapitálových účastí a dalších nástrojů pro sdílení rizika, u nichž se nejedná o investice do účelových investičních jednotek a které jsou poskytovány přímo konečným příjemcům či prostřednictvím finančních zprostředkovatelů.
2. Při uplatňování finančních nástrojů nesmí Komise provádět zajišťovací operace pro spekulativní účely. Druh a povahu případných zajišťovacích operací Komise předem schválí a promítne do dohod se subjekty, jež finanční nástroj uplatňují.
Článek 221
Výběr finančních zprostředkovatelů, správců účelových investičních jednotek a konečných příjemců
(Článek 139 finančního nařízení)
1. Uplatňuje-li Komise finanční nástroje přímo či nepřímo prostřednictvím účelových investičních jednotek, jsou tyto jednotky zřizovány podle právního řádu některého členského státu. Jedná-li se o oblast vnější činnosti, lze tyto jednotky zřizovat též podle právního řádu jiné země nežli členského státu. Správci těchto jednotek jsou ze zákona či podle smlouvy povinni jednat s péčí řádného hospodáře a v dobré víře.
2. Správci účelových investičních jednotek uvedení v odstavci 1 a finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci finančních nástrojů jsou vybíráni s náležitým zřetelem k povaze finančního nástroje, jenž má být uplatňován, ke zkušenostem a provozní a finanční způsobilosti dotyčných subjektů a/nebo k rentabilitě projektů konečných příjemců. Jejich výběr je transparentní, spočívá na objektivních důvodech a nevede ke střetu zájmů.
3. Správcům účelových investičních jednotek, finančním zprostředkovatelům a konečným příjemcům, kteří se nacházejí v některé ze situací uvedených v čl. 106 odst. 1 a článcích 107, 108 a 109 finančního nařízení, nelze poskytnout finanční podporu.
Článek 222
Podmínky pro používání finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje řeší nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé investiční situace a podpora z nich je poskytována pouze konečným příjemcům, kteří jsou v okamžiku poskytnutí podpory Unie z finančního nástroje pokládáni za potenciálně hospodářsky životaschopné.
2. Podpora z finančního nástroje je konečným příjemcům poskytována proporcionálním způsobem. Zejména případy, kdy se přednostního zacházení dostává investorům, kteří se podílejí na investicích či sdílejí rizika, by měly být odůvodněné, přiměřené rizikům, jež investoři do finančního nástroje přebírají, a omezené na nezbytné minimum s ohledem na tyto investice či sdílení rizika.
Článek 223
Aktivace mimorozpočtových zdrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje mají za cíl aktivovat prostřednictvím příspěvku Unie mimorozpočtové zdroje a zmobilizovat tak rozsáhlou investici, jejíž objem překračuje výši příspěvku Unie.
Tento aktivační účinek finančních prostředků Unie se rovná podílu objemu financování poskytnutého konečným příjemcům a výše příspěvku Unie.
2. Cílový interval hodnot aktivačního účinku je stanoven na základě hodnocení příslušného finančního nástroje ex ante.
Článek 224
Hodnocení finančních nástrojů ex ante
(Článek 140 finančního nařízení)
1. Finanční nástroje se opírají o hodnocení ex ante, při němž jsou zjišťovány nedostatky fungování trhu, selhání trhu či nepříznivé finanční situace a s ohledem na politické cíle posuzovány investiční potřeby.
2. Toto hodnocení ex ante musí prokázat, že zjištěné potřeby trhu nelze řešit vhodným způsobem a včas prostřednictvím tržně orientovaných činností či zásahů Unie - např. prostřednictvím regulace, liberalizace, reformy či jiného politického opatření -, u nichž se nejedná o financování z finančního nástroje. V jeho rámci je posouzena pravděpodobnost narušení trhu a vytěsnění soukromých investic vlivem finančních nástrojů, jsou posouzeny případné související náklady a jsou určeny prostředky, jak negativní účinky tohoto narušení minimalizovat.
3. V souladu se zásadou subsidiarity musí být při hodnocení ex ante prokázáno, že finanční nástroj na úrovni Unie řeší zjištěné tržní potřeby způsobem vhodnějším nežli podobné finanční nástroje na úrovni vnitrostátní či regionální, včetně nástrojů financovaných v rámci fondů SSR. Při posuzování přidané hodnoty, kterou příspěvek Unie představuje, se přihlíží např. k obtížnému přístupu k financování na vnitrostátní úrovni, zejména v případě přeshraničních projektů, k úsporám z rozsahu či silným demonstračním účinkům, jež jsou spojeny s šířením osvědčených postupů v členských státech.
4. Při hodnocení ex ante je určen nejefektivnější způsob realizace finančního nástroje.
5. Při hodnocení ex ante je dále prokázáno, že je plánovaný finanční nástroj v souladu s:
a)
novými i stávajícími finančními nástroji, takže jeho vlivem nedochází k nežádoucím překryvům a je dosaženo synergií a úspor z rozsahu;
b)
finančními nástroji a dalšími formami zásahů z veřejných zdrojů, které se zaměřují na totéž tržní prostředí, takže nedochází k nekonzistentnosti a jsou mapovány potenciální synergie.
6. Při hodnocení ex ante je zamýšlený zásah posuzován z hlediska proporcionality, pokud jde o rozsah zjištěného nedostatku financování a očekávaný aktivační účinek plánovaného finančního nástroje, a jsou při něm zkoumány další kvalitativní účinky, např. šíření osvědčených postupů, účelná propagace politických cílů Unie na všech článcích realizačního řetězce či přístup ke specifickému know-how, jež aktéři zapojení do uplatňování nástroje mají.
7. Při hodnocení ex ante je pro navržené finanční nástroje stanoven soubor náležitých výkonnostních ukazatelů a jsou specifikovány očekávané výstupy, výsledky a dopad.
8. Separátní hodnocení finančních nástrojů ex ante je prováděno pouze v případech programů a činností, které jsou upraveny základním právním aktem a v jejichž případě hodnocení ex ante ani posouzení dopadů nezahrnuje hodnocení, jež by v plném rozsahu splňovalo kritéria podle odstavců 1 až 7.
Článek 225
Monitorování finančních nástrojů
(Článek 140 finančního nařízení)
1. V zájmu harmonizovaného monitorování finančních nástrojů podle čl. 140 odst. 12 finančního nařízení ustaví příslušná schvalující osoba monitorovací systém, jenž bude přispívat k poskytnutí přiměřené jistoty, že jsou finanční prostředky Unie využívány v souladu s čl. 32 odst. 2 finančního nařízení.
2. Za pomoci monitorovacího systému je hodnocen pokrok, jejž uplatňování finančních nástrojů zaznamenává při dosahování politických cílů, které jsou promítnuty do příslušných výstupových a výsledkových ukazatelů stanovených v souladu s hodnocením ex ante, a je analyzován soulad uplatňování těchto nástrojů s požadavky čl. 140 odst. 2 finančního nařízení; monitorovací systém slouží též podávání zpráv Komise podle čl. 38 odst. 5 a čl. 140 odst. 8 finančního nařízení.
3. V případě nepřímého řízení vychází Komise při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají pověřené subjekty, a z auditů a kontrol, jež pověřené subjekty provádějí, s tím, že Komise řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež pověřené subjekty vydávají, a z výroku nezávislého auditora podle čl. 60 odst. 5 finančního nařízení. Informace, jež pověřené subjekty předkládají, Komise přezkoumává a může na náležitých úrovních realizačního řetězce až po úroveň konečných příjemců provádět kontroly včetně kontrol na vzorku.
Pověřený subjekt vychází při monitorování ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé, a z auditů a kontrol, jež finanční zprostředkovatelé provádějí, s tím, že pověřený subjekt řádně přihlíží k prohlášením řídicího subjektu, jež finanční zprostředkovatelé vydávají, a z výroku nezávislého auditora.
Nejsou-li do realizace zapojeni finanční zprostředkovatelé, monitoruje pověřený subjekt využívání finančního nástroje přímo, a to na základě zpráv a účetních výkazů, jež předkládají koneční příjemci.
Informace, jež finanční zprostředkovatelé či koneční příjemci předkládají, pověřený subjekt přezkoumává - případně na vzorku - a provádí kontroly v souladu s dohodou podle článku 217.
4. V případě přímého řízení vychází Komise při monitorování - s výhradou náležitých kontrol - ze zpráv a účetních výkazů, jež předkládají finanční zprostředkovatelé a koneční příjemci. Na přímé řízení se obdobně použijí ustanovení odstavce 3.
5. Dohody o uplatňování finančních nástrojů obsahují ustanovení nezbytná k použití odstavce 1 až 4.
Článek 226
Režim příspěvků z fondů SSR
(Článek 140 finančního nařízení)
1. O příspěvcích, které jsou vypláceny z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení a podporované z fondů SSR podle odvětvových pravidel, jsou vedeny oddělené záznamy.
2. Příspěvky z fondů SSR jsou ukládány na zvláštní účty a využívány v souladu s cíli příslušného fondu SSR na akce a pro účely konečných příjemců, které jsou v souladu s jedním či více programy, z nichž příspěvky plynou.
3. Na příspěvky z fondů SSR na finanční nástroje zřízené podle hlavy VIII finančního nařízení se použijí odvětvová pravidla.
HLAVA IX
PŘEDKLÁDÁNÍ ÚČETNÍ ZÁVĚRKY A ÚČETNICTVÍ
KAPITOLA 1
Předložení účetní závěrky
Článek 227
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok
(Článek 142 finančního nařízení)
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok podává přesný popis:
a)
dosažení cílů za rozpočtový rok v souladu se zásadou řádného finančního řízení;
b)
finanční situace a událostí, které měly výrazný vliv na činnosti v průběhu rozpočtového roku.
Zpráva o rozpočtovém a finančním řízení je předkládána odděleně od zpráv o plnění rozpočtu.
Článek 228
Výjimka z účetních zásad
(Článek 144 finančního nařízení)
Pokud se účetní ve zvláštním případě domnívají, že má být učiněna výjimka z některé z účetních zásad uvedených v účetních pravidlech Unie, musí být tato výjimka uvedena a řádně zdůvodněna v příloze k finančním výkazům podle článku 232.
Článek 229
Podklady
(Článek 144 finančního nařízení)
1. Všechny zápisy vycházejí z podkladů, které jsou opatřeny datem a číslem a předloženy v papírové podobě nebo na nosiči, který zaručuje spolehlivost a uchování svého obsahu během doby stanovené v článku 48.
2. Operace téhož druhu uskutečněné na témže místě a v průběhu téhož dne lze shrnout do jediného podkladu.
Článek 230
Výkaz o finanční výkonnosti
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz o finanční výkonnosti uvádí příjmy a výdaje rozpočtového roku v členění podle jejich povahy.
Článek 231
Výkaz peněžních toků
(Článek 145 finančního nařízení)
Výkaz peněžních toků podává přehled o peněžních tocích za sledované období, tedy o rozdílech mezi počátečním a konečným stavem pokladny.
Stav pokladny se skládá z:
a)
hotovosti;
b)
bankovních účtů a vkladů splatných na požádání;
c)
ostatních disponibilních aktiv, která lze rychle přeměnit na hotovost a jejichž hodnota je stálá.
Článek 232
Příloha k finančním výkazům
(Článek 145 finančního nařízení)
Nedílnou součástí finančních výkazů je příloha uvedená v článku 145 finančního nařízení. Příloha uvádí alespoň tyto informace:
a)
účetní zásady, pravidla a metody;
b)
vysvětlivky, jež podávají doplňující informace, které nejsou obsaženy ve finančních výkazech, ale jsou nezbytné ke zprostředkování věrného a poctivého obrazu.
Článek 233
Výsledný účet plnění rozpočtu
(Článek 146 finančního nařízení)
1. Výsledný účet plnění rozpočtu obsahuje:
a)
informace o příjmech obsahující:
i)
změny v odhadovaných příjmech rozpočtu,
ii)
výsledek plnění příjmů,
iii)
stanovené nároky;
b)
informace o změnách celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
c)
informace o využití celkových dostupných prostředků na závazky a na platby;
d)
informace o zbývajících závazcích, závazcích přenesených z předchozího rozpočtového roku a závazcích přijatých v rozpočtovém roce.
2. Pokud jde o informace o příjmech, přikládá se též výkaz, který uvádí rozpis částek vlastních zdrojů za jednotlivé členské státy, jež zbývá ke konci rozpočtového roku inkasovat a na něž byl vydán inkasní příkaz.
Článek 234
Předkládání účetní závěrky
(Článek 148 finančního nařízení)
Předběžnou a konečnou účetní závěrku podle článků 147 a 148 finančního nařízení lze zasílat elektronickými prostředky.
KAPITOLA 2
Účetnictví
Oddíl 1
Organizace účetního systému
Článek 235
Organizace účetního systému
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetní jednotlivých orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení sestaví a aktualizují dokumentaci, jež popisuje organizaci účetního systému a účetní postupy jejich orgánu či subjektu.
2. Příjmy a výdaje rozpočtu se zaznamenávají v počítačovém systému podle článku 236 v závislosti na hospodářské povaze operace jako běžné příjmy nebo výdaje, nebo jako kapitál.
Článek 236
Počítačové systémy
(Článek 151 finančního nařízení)
1. Účetnictví je vedeno pomocí integrovaného počítačového systému.
2. Je-li účetnictví vedeno pomocí počítačových systémů a subsystémů, je nutno ke každému systému a subsystému vypracovat jeho úplný popis.
Tento popis uvádí obsah všech datových polí a upřesňuje způsob, jakým systém zpracovává jednotlivé operace. Uvádí způsob, jakým systém zajišťuje, aby ke všem operacím a změnám v počítačových systémech a subsystémech existovala kompletní auditní stopa, tak aby bylo možno kdykoli zjistit, kdo a jaké změny provedl.
Popis počítačových účetních systémů a subsystémů uvádí všechna spojení mezi těmito systémy a ústředním účetním systémem, zejména pokud jde o přenos dat a odsouhlasování zůstatků.
3. Přístup k počítačovým systémům a subsystémům mají pouze osoby uvedené na seznamu oprávněných uživatelů, jejž vedou a aktualizují jednotlivé orgány.
Oddíl 2
Účetní knihy
Článek 237
Účetní knihy
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení vedou deník, hlavní knihu a alespoň knihy analytických účtů k dlužníkům, věřitelům a dlouhodobým aktivům, pokud proti takovému členění nehovoří analýza nákladů a přínosů.
Účetní knihy sestávají z elektronických dokumentů, které jsou označeny účetním a u nichž je zaručeno, že je lze použít jako důkaz.
Zápisy v deníku jsou přenášeny do hlavní knihy, jejíž struktura se řídí účtovou osnovou podle článku 212.
Deník a hlavní kniha mohou být rozděleny do potřebného množství zvláštních deníků a zvláštních knih.
Zápisy do zvláštních deníků a zvláštních knih jsou alespoň jednou měsíčně centralizovány v deníku a hlavní knize.
Článek 238
Předvaha
(Článek 154 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení sestavují předvahu, v níž jsou prezentovány všechny účty v rámci obecných účtů, včetně účtů, na nichž proběhlo zúčtování, vždy s uvedením:
a)
čísla účtu;
b)
popisu;
c)
celkové částky „má dáti“;
d)
celkové částky „dal“;
e)
zůstatku.
Článek 239
Odsouhlasení účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Údaje hlavní účetní knihy jsou vedeny a členěny tak, aby sloužily k prokázání obsahu všech účtů v předvaze.
2. Na inventární soupis dlouhodobých aktiv se použijí články 246 až 253.
Oddíl 3
Účetní záznamy
Článek 240
Účetní zápisy
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Účetní zápisy se provádějí podvojným způsobem, kdy jsou každý pohyb nebo změna zachycené na účtech vyjádřeny zápisem, který zajišťuje rovnost mezi částkou na straně má dáti a částkou na straně dal účtů, jež jsou tímto zápisem dotčeny.
2. Při transakci v jiné měně než v euru se vypočítá a zaúčtuje protihodnota v eurech.
Cizoměnové transakce na účtech, které lze přecenit, se přeceňují alespoň při každé uzávěrce účtů.
Přecenění se provádí na základě kurzů stanovených v souladu s článkem 6.
K přepočtu mezi eurem a jinou měnou pro účely sestavení rozvahy ke dni 31. prosince roku N se použije kurz posledního pracovního dne roku N.
3. Pravidla, jimiž se řídí přepočty a přeceňování pro účely akruálního účetnictví, stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 241
Účetní záznamy
(Článek 154 finančního nařízení)
Všechny účetní záznamy uvádějí původ, obsah a účetní identifikaci jednotlivých údajů a odkazy na odpovídající podklady.
Článek 242
Záznamy v deníku
(Článek 154 finančního nařízení)
Účetní operace se zaznamenávají do deníku podle jedné z následujících metod, které se vzájemně nevylučují:
a)
denně, zápisem každé operace;
b)
formou měsíčního soupisu celkových částek operací, za předpokladu, že jsou uchovány všechny doklady, na jejichž základě lze ověřit jednotlivé operace provedené v jednotlivých dnech.
Článek 243
Potvrzení zápisů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Definitivní charakter zápisů do deníku a knih analytických účtů je zajištěn potvrzením, po němž již nelze daný zápis měnit ani mazat.
2. Nejpozději před předložením konečných finančních výkazů je provedena uzávěrka, při níž je definitivně stanoveno časové pořadí a zaručena nedotknutelnost záznamů.
Oddíl 4
Odsouhlasování a ověřování
Článek 244
Odsouhlasování účtů
(Článek 154 finančního nařízení)
1. Zůstatky účtů v předvaze jsou pravidelně a alespoň při roční uzávěrce odsouhlasovány s údaji z řídících systémů, jež používají schvalující osoby ke správě aktiv a pasiv a ke každodennímu zadávání údajů do účetního systému.
2. Účetní pravidelně a alespoň při každé uzávěrce účtů ověřuje, zda zůstatky na bankovních účtech odpovídají skutečnosti, a kontroluje zejména:
a)
hotovost v bance, a to na základě odsouhlasení s výpisy z účtů od finančních institucí;
b)
pokladní hotovost, a to na základě odsouhlasení s údaji v pokladní knize.
Účty dlouhodobých aktiv jsou kontrolovány v souladu s článkem 250.
3. Interinstitucionální spojovací účty jsou odsouhlasovány každý měsíc.
4. Prozatímní účty zřizuje a každým rokem kontroluje účetní. Za tyto účty odpovídá schvalující osoba, která je uzavírá co nejdříve.
Oddíl 5
Rozpočtové účty
Článek 245
Obsah a vedení rozpočtových účtů
(Článek 156 finančního nařízení)
1. Rozpočtové účty k jednotlivým úrovním členění rozpočtu uvádějí:
a)
v případě výdajů:
i)
prostředky schválené v původním rozpočtu, prostředky zapsané v opravných rozpočtech, prostředky přenesené, prostředky, jež jsou k dispozici v důsledku výběru účelově vázaných příjmů, převody prostředků a celkovou výši prostředků, které jsou tak k dispozici,
ii)
závazky a platby rozpočtového roku;
b)
v případě příjmů:
i)
odhady zapsané v původním rozpočtu, odhady zapsané v opravných rozpočtech, účelově vázané příjmy a celkovou výši takto stanovených odhadů,
ii)
pohledávky stanovené a částky inkasované za daný rozpočtový rok;
c)
závazky, které zbývá zaplatit, a příjmy, které zbývá inkasovat, jež byly přeneseny z předchozích rozpočtových let.
Prostředky na závazky a prostředky na platby podle prvního pododstavce písm. a) jsou zapisovány a vykazovány odděleně.
Do rozpočtových účtů jsou zapisovány rovněž souhrnné předběžné závazky související s Evropským zemědělským záručním fondem („EZZF“) a jim odpovídající platby.
Tyto závazky se uvádějí ve vztahu k celkovým prostředkům na EZZF.
2. Rozpočtové účty umožňují sledovat odděleně:
a)
použití přenesených prostředků a prostředků na daný rozpočtový rok;
b)
vyrovnání zbývajících závazků.
Částky, jež zbývá inkasovat z předchozích rozpočtových let, jsou na straně příjmů vykazovány odděleně.
3. Rozpočtové účty mohou být členěny tak, aby umožnily rozvoj nákladového účetnictví.
4. Rozpočtové účty jsou vedeny pomocí počítačových systémů, v knihách nebo na kartách.
KAPITOLA 3
Inventární soupisy majetku
Článek 246
Inventární soupisy majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Systém inventárních soupisů majetku zřizuje schvalující osoba za odborné pomoci účetního. Tento inventární systém musí poskytovat veškeré informace nezbytné pro vedení účetnictví a uchování aktiv.
Článek 247
Uchovávání majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Jednotlivé orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení přijmou předpisy, jimiž se bude řídit uchovávání aktiv vykazovaných v jejich rozvaze, a rozhodnou, který správní útvar bude odpovídat za inventární systém.
Článek 248
Zápis majetku do inventárního soupisu
(Článek 157 finančního nařízení)
Do inventárního soupisu se zapisuje a na účty dlouhodobých aktiv zaznamenává veškerý nabytý majetek s dobou použitelnosti delší než jeden rok, který není klasifikován jako drobný hmotný majetek a jehož pořizovací cena nebo výrobní náklady přesahují limit, jejž stanoví účetní pravidla Unie přijatá podle článku 152 finančního nařízení.
Článek 249
Obsah inventárního soupisu pro jednotlivé položky majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Inventární soupis uvádí náležitý popis jednotlivých položek majetku a upřesňuje jejich umístění, nebo - v případě movitého majetku - útvar a příslušnou osobu, a dále datum nabytí a jednotkové náklady.
Článek 250
Inventury movitého majetku
(Článek 157 finančního nařízení)
Orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení se při inventurách přesvědčují o tom, že jednotlivé položky majetku fyzicky existují a že zápis v inventárním soupisu odpovídá skutečnosti. Inventury jsou prováděny v rámci programu ročních kontrol, s výjimkou hmotných dlouhodobých aktiv a nehmotných aktiv, která jsou kontrolována nejméně jednou za tři roky.
Článek 251
Další prodej hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
Majetek, jejž dále prodávají orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení, nejsou oprávněni nabývat členové, úředníci ani ostatní zaměstnanci a další pracovníci těchto orgánů a subjektů, s výjimkou případu, kdy je na prodej tohoto majetku vypsáno veřejné zadávací řízení.
Článek 252
Postup při prodeji hmotných aktiv
(Článek 157 finančního nařízení)
1. Činí-li jednotková pořizovací hodnota hmotných aktiv alespoň 8 100 EUR, je prodej těchto aktiv vyhlašován podle místních zvyklostí. Doba mezi dnem uveřejnění posledního oznámení a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně čtrnáct kalendářních dní.
Činí-li jednotková pořizovací hodnota alespoň 391 100 EUR, je prodej podle prvního pododstavce předmětem oznámení o prodeji, které je uveřejněno v Úředním věstníku Evropské unie. Vyhlášení může mít též podobu inzerce v tisku členských států. Doba mezi dnem uveřejnění oznámení v Úředním věstníku Evropské unie a uzavřením kupní smlouvy činí nejméně jeden měsíc.
2. Pokud by náklady na vyhlášení překročily očekávaný výnos z transakce, mohou orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení od vyhlášení upustit.
3. Při prodeji hmotných aktiv usilují orgány a subjekty uvedené v článku 141 finančního nařízení o dosažení co nejlepší ceny.
4. Odstavce 1, 2 a 3 se nepoužijí na prodej, k němuž dochází mezi orgány Unie a jejich subjekty uvedenými v článku 208 finančního nařízení.
Článek 253
Postup při vyřazování hmotných aktiv z účetnictví
(Článek 157 finančního nařízení)
Je-li majetek, včetně budov, zapsaný v inventárním seznamu úplatně nebo bezúplatně převeden, zlikvidován, pronajat, ztracen, ukraden nebo je-li zjištěno manko z jiného důvodu, vypracuje schvalující osoba odpovídající prohlášení nebo záznam.
V tomto prohlášení nebo záznamu zejména uvede, musí-li být tato položka majetku nahrazena na náklady úředníka nebo ostatního zaměstnance Unie nebo jiné osoby.
Je-li bezúplatně poskytován nemovitý majetek nebo velká zařízení, musí být na tuto transakci uzavřena smlouva a transakce musí být oznámena Evropskému parlamentu a Radě ve výroční zprávě při předkládání návrhu rozpočtu.
Majetek zapsaný v inventárním soupisu, který je bezúplatně poskytován či likvidován, nesmí nabývat členové, úředníci, ostatní zaměstnanci ani další pracovníci orgánů a subjektů uvedených v článku 141 finančního nařízení.
Článek 254
Inventární soupis a vyhlašování prodeje majetku v delegacích Unie
(Článek 157 finančního nařízení)
1. V případě delegací Unie jsou stálé inventární soupisy movitého majetku, který náleží Unii, vedeny na místě. Jsou pravidelně zasílány ústředním útvarům v souladu s pravidly jednotlivých orgánů.
Movitý majetek, který přechází na delegace Unie, se před zápisem do stálého inventárního soupisu zapisuje do předběžného seznamu.
2. Prodej movitého majetku delegací Unie je vyhlašován podle místních zvyklostí.
ČÁST DRUHÁ
ZVLÁŠTNÍ USTANOVENÍ
HLAVA I
VÝZKUM
Článek 255
Druhy operací
(Článek 181 finančního nařízení)
1. Přímé akce provádějí zařízení Společného výzkumného střediska (dále jen „SVS“) a tyto akce jsou financovány zpravidla v plném rozsahu z rozpočtu. Jedná se o:
a)
výzkumné programy;
b)
průzkumné činnosti;
c)
vědecké a technické podpůrné činnosti institucionální povahy.
2. Nepřímých akcí se může SVS účastnit za podmínek podle článku 183 finančního nařízení.
3. Odhady pohledávek podle čl. 181 odst. 2 finančního nařízení jsou předávány účetnímu k zaevidování.
Článek 256
Doplňující pravidla pro SVS
(Článek 183 finančního nařízení)
1. Z činností soutěžní povahy provádí SVS:
a)
činnosti vykonávané v návaznosti na řízení o udělení grantu či zadávací řízení;
b)
činnosti vykonávané jménem třetích osob;
c)
činnosti vykonávané v rámci správních dohod s jinými orgány nebo útvary Komise o poskytování vědecko-technických služeb.
2. Je-li v rámci činností, jež SVS provádí pro třetí osoby, nezbytné zadat veřejnou zakázku, musí zadávací řízení splňovat zásady transparentnosti a rovného zacházení.
3. Odhady pohledávek uvedené v čl. 183 odst. 2 finančního nařízení se předávají účetnímu k zaevidování.
HLAVA II
VNĚJŠÍ AKCE
KAPITOLA I
Obecná ustanovení
Článek 257
Akce, jež lze financovat
(Článek 184 finančního nařízení)
Z prostředků na akce uvedené v části druhé hlavě IV kapitole 1 finančního nařízení lze financovat zejména veřejné zakázky, granty včetně úrokových subvencí, zvláštní půjčky, záruky za půjčky, finanční pomoc, rozpočtovou podporu a jiné specifické formy rozpočtové pomoci.
KAPITOLA II
Rozpočtová podpora a svěřenecké fondy sdružující více dárců
Článek 258
Použití rozpočtové podpory
(Článek 186 finančního nařízení)
1. Stanoví-li tak příslušné základní právní akty, může Komise použít odvětvovou či obecnou rozpočtovou podporu ve třetí zemi, jsou-li splněny tyto podmínky:
a)
správa veřejných financí v partnerské zemi je dostatečně transparentní, spolehlivá a účelná;
b)
partnerská země má zavedenu dostatečně věrohodnou a relevantní odvětvovou či celostátní politiku a
c)
partnerská země má zavedenu makroekonomickou politiku, která je orientována na stabilitu.
2. Dohody s partnerskými zeměmi stanoví, že jsou tyto země povinny předkládat Komisi ve stanovené lhůtě spolehlivé informace, na jejichž základě bude moci Komise posoudit plnění podmínek podle odstavce 1.
Článek 259
Svěřenecké fondy pro vnější akce
(Článek 187 finančního nařízení)
Příspěvky dalších dárců připisované na zvláštní bankovní účet svěřeneckého fondu jsou zaznamenávány v eurových částkách, na něž jsou při připsání na účet přepočítávány.
Příspěvek Unie je převáděn ve stanovené lhůtě s cílem pokrýt právní závazky svěřeneckého fondu a s přihlédnutím k dostupným finančním prostředkům, jež poskytli ostatní dárci.
Úroky naběhlé na zvláštním bankovním účtu svěřeneckého fondu jsou investovány do svěřeneckého fondu, nestanoví-li zřizovací akt svěřeneckého fondu jinak.
Všechny transakce na bankovním účtu podle třetího pododstavce provedené v průběhu roku jsou řádně zaznamenávány v účetnictví svěřeneckého fondu.
Schvalující osoba předkládá dvakrát ročně finanční zprávy o činnosti jednotlivých svěřeneckých fondů.
Ve svěřeneckých fondech je každoročně prováděn nezávislý externí audit.
Správní rada svěřeneckého fondu schvaluje výroční zprávu svěřeneckého fondu, kterou vypracovává schvalující osoba, spolu s roční účetní závěrkou, kterou sestavuje účetní. Tyto zprávy se přikládají k výroční zprávě pověřené schvalující osoby a jsou předkládány Evropskému parlamentu a Radě v rámci postupu udělování absolutoria Komisi.
Pravidla složení správní rady a její jednací řád stanoví zřizovací akt svěřeneckého fondu, jejž přijme Komise a k němuž přistupují dárci. Tato pravidla zajišťují, aby byli dárci ve správní radě svěřeneckého fondu zastoupeni spravedlivým způsobem, a ohledně přijetí konečného rozhodnutí o využití finančních prostředků fondu stanoví požadavek, aby pro něj hlasovala Komise.
KAPITOLA III
Zadávání veřejných zakázek
Článek 260
Nájem budov
(Článek 190 finančního nařízení)
Z provozních prostředků na vnější činnost lze financovat pouze ty veřejné zakázky na nemovitosti, jejichž předmětem je nájem budov, které jsou v okamžiku podpisu nájemní smlouvy již postaveny. Tyto zakázky jsou uveřejňovány v souladu s článkem 124.
Článek 261
Definice
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejné zakázky na služby zahrnují zakázky na studie a na technickou pomoc.
O veřejnou zakázku na studii se jedná v případě, že se smlouva na poskytování služeb uzavřená mezi poskytovatelem služby a veřejným zadavatelem týká mimo jiné studií k identifikaci a přípravě projektů, studií proveditelnosti, ekonomických a marketingových studií, technických studií a auditů.
O veřejnou zakázku na technickou pomoc se jedná v případě, že má poskytovatel služeb vykonávat poradní funkci, zajistit řízení projektu nebo dohled nad ním nebo poskytnout konzultanty podle specifikace ve smlouvě.
2. Má-li třetí země ve svých útvarech nebo subjektech s účastí veřejného sektoru kvalifikované řídící pracovníky, mohou veřejné zakázky provést přímo tyto útvary nebo subjekty ve vlastní režii.
Článek 262
Zvláštní ustanovení týkající se finančních limitů a způsobu zadávání veřejných zakázek na vnější akce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Články 123 až 126, s výjimkou definic, čl. 127 odst. 3 a 4, články 128, 134 až 137, čl. 139 odst. 3 až 6, čl. 148 odst. 4, čl. 151 odst. 2, články 152 až 158 a články 160 a 164 tohoto nařízení se nepoužijí na smlouvy na veřejné zakázky, jež uzavírají veřejní zadavatelé uvedení v čl. 190 odst. 2 finančního nařízení nebo jež jsou uzavírány jejich jménem.
O provádění ustanovení o veřejných zakázkách podle této kapitoly rozhodne Komise; Komise rozhodne též o náležitých kontrolních opatřeních, jež má uplatňovat příslušná schvalující osoba v případě, není-li Komise veřejným zadavatelem.
2. V případě nedodržení postupů podle odstavce 1 nejsou výdaje na uvedené činnosti způsobilé k financování z prostředků Unie.
3. Tato kapitola se nepoužije na veřejné zadavatele uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení, pokud jim po kontrolách podle článku 61 Komise povolila použít jejich vlastní zadávací řízení.
Článek 263
Vyhlášení a zákaz diskriminace
(Články 190 a 191 finančního nařízení)
1. Komise přijme nezbytná prováděcí opatření k zajištění co nejširší účasti v soutěži o veřejné zakázky financované z prostředků Unie, jež se vyznačuje zachováváním rovných podmínek. Za tímto účelem je třeba dbát zejména o to, aby:
a)
bylo v přiměřené lhůtě náležitě uveřejněno předběžné oznámení, oznámení o zahájení zadávacího řízení a oznámení o výsledku zadávacího řízení;
b)
nedocházelo k diskriminaci a aby technické podmínky nebránily tomu, aby se soutěže o veřejné zakázky za rovných podmínek široce účastnily všechny fyzické a právnické osoby uvedené v článku 182 finančního nařízení.
2. Využitím elektronického zadávání veřejných zakázek nejsou dotčena ustanovení čl. 265 odst. 5, čl. 267 odst. 3 a čl. 269 odst. 4.
Článek 264
Vyhlašování
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Předběžné oznámení o mezinárodním zadávacím řízení se v případě zakázek na dodávky a služby zasílá co nejdříve Úřadu pro publikace a v případě zakázek na stavební práce co nejrychleji po rozhodnutí o schválení programu.
2. Pro účely této kapitoly se oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňuje:
a)
v případě mezinárodního zadávacího řízení alespoň v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu;
b)
v případě místního zadávacího řízení alespoň v úředním věstníku přijímajícího státu nebo v rovnocenné publikaci.
Je-li oznámení o zahájení zadávacího řízení uveřejňováno též místně, musí být shodné s oznámením uveřejněným v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu a k jeho uveřejnění musí dojít současně s druhým uvedeným oznámením. Komise odpovídá za uveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie a na internetu. V místním měřítku mohou oznámení uveřejnit subjekty uvedené v čl. 190 odst. 2 písm. b) finančního nařízení.
3. Oznámení o výsledku zadávacího řízení se zasílá po podpisu smlouvy na veřejnou zakázku, s výjimkou případů, kdy musí být zakázka nadále prohlášena za tajnou, kdy si provádění zakázky vyžaduje zvláštní bezpečnostní opatření, kdy to vyžaduje ochrana základních zájmů Evropské unie anebo kdy o to požádá přijímající země a kdy uveřejnění oznámení o výsledku zadávacího řízení není považováno za vhodné.
Článek 265
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Pro veřejné zakázky na služby jsou podle článku 190 finančního nařízení stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR:
i)
mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a),
ii)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odst. 3 tohoto článku, nebo rámcová smlouva.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
Platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
2. Při mezinárodním užším řízení podle odst. 1 písm. a) je v oznámení o zahájení zadávacího řízení uveden počet zájemců, kteří budou vyzváni k podání nabídky. V případě veřejných zakázek na služby jsou k podání nabídky vyzváni alespoň čtyři zájemci. Počet zájemců, kteří mohou nabídku podat, musí být dostatečný, aby byla zajištěna skutečná soutěž.
Seznam vybraných zájemců se zveřejňuje na internetových stránkách Komise.
Je-li počet zájemců, kteří splňují výběrová kritéria nebo minimální požadavky na způsobilost, menší než stanovený minimální počet, může veřejný zadavatel vyzvat k podání nabídek pouze takové zájemce, kteří splňují kritéria k podání nabídky.
3. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří uchazečů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Uchazeče lze do soutěžního jednacího řízení vybrat z náležitě vyhlášeného seznamu prodejců uvedeného v čl. 136 odst. 1 písm. b). Tento seznam je sestaven na základě výzvy k projevení zájmu a zůstává v platnosti nejdéle pět let od data vyhlášení. Tento seznam může obsahovat dílčí seznamy. Během doby platnosti seznamu může každá osoba, která má zájem, podat přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Má-li být zadána veřejná zakázka, vyzve veřejný zadavatel všechny prodejce zapsané na příslušném seznamu nebo dílčím seznamu, aby podali nabídku.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s těmito uchazeči obdrží pouze jednu odborně a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
4. V případě právních služeb podle nomenklatury CPV mohou veřejní zadavatelé využít soutěžního jednacího řízení bez ohledu na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky.
5. Nabídky se podávají v balíčku nebo vnější obálce obsahující dvě oddělené zapečetěné obálky, z nichž jedna je označena slovy „Obálka A - Technická nabídka“ a druhá „Obálka B - Finanční nabídka“. Na vnější obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Mají-li být podle dokumentace k zadávacímu řízení prováděny pohovory, může je hodnotící výbor provést s nejdůležitějšími členy odborného týmu, který je navržen v odborně přijatelných nabídkách, poté, co komise písemně vypracuje své předběžné závěry, a předtím, než s konečnou platností uzavře hodnocení technických nabídek. V tomto případě provádí hodnotící výbor s odborníky pohovor, a to nejlépe společný, jedná-li se o tým, a v dostatečně krátkých odstupech, tak aby mohlo být provedeno srovnání. Pohovory jsou vedeny podle standardního schématu, jež hodnotící výbor předem schválí a jež je používáno vůči všem odborníkům či týmům pozvaným k pohovoru. Datum a hodina konání pohovoru musí být uchazečům sděleny alespoň deset kalendářních dnů předem. V případě vyšší moci, která uchazeči znemožní účast na pohovoru, musí být uchazeči stanoven nový termín.
6. Za pomoci kritérií pro zadání zakázky je vybírána ekonomicky nejvýhodnější nabídka.
Ekonomicky nejvýhodnější nabídka je vybrána na základě posouzení technické kvality a ceny za použití vah 80/20. Za tímto účelem se:
a)
body přidělené technické nabídce vynásobí koeficientem 0,80;
b)
body přidělené finanční nabídce vynásobí koeficientem 0,20.
Článek 266
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na služby
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Veřejní zadavatelé mohou u veřejných zakázek na služby použít jednací řízení, v nichž je podána jediná nabídka, v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 104 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl veřejný zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
služby jsou svěřeny subjektům veřejného sektoru nebo neziskovým organizacím či sdružením a týkají se činností institucionální povahy nebo činností určených na poskytování pomoci jednotlivcům v sociální oblasti;
c)
veřejná zakázka má být pokračováním již poskytovaných služeb za podmínek uvedených v odstavci 2;
d)
zadávací řízení či pokus použít rámcovou smlouvu nebyly úspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního a/nebo finančního hlediska přesvědčivá. V tomto případě může zadavatel po zrušení zadávacího řízení zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky;
e)
dotyčná veřejná zakázka navazuje na soutěž o návrh a musí být v souladu s platnými pravidly zadána úspěšnému zájemci nebo jednomu z úspěšných zájemců. V tomto případě jsou k účasti na jednání vyzváni všichni úspěšní zájemci;
f)
zakázka může být z technických důvodů nebo z důvodů spojených s ochranou výhradních práv zadána pouze určitému poskytovateli služeb;
g)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
K činnostem institucionální povahy podle prvního pododstavce písm. b) patří služby, jež přímo souvisejí s úlohou subjektů veřejného sektoru, která je vymezena právními předpisy.
2. O pokračování již poskytovaných služeb ve smyslu odst. 1 písm. c) se jedná v případě těchto služeb:
a)
doplňkových služeb, které nebyly obsaženy v hlavní veřejné zakázce, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro plnění zakázky, pokud doplňkovou službu nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace, a pokud celková hodnota doplňkových služeb nepřekročí 50 % hodnoty hlavní zakázky;
b)
doplňkových služeb, které sestávají z opakování podobných služeb, jež jsou svěřeny poskytovateli služby v rámci první zakázky za předpokladu, že:
i)
první služba byla předmětem uveřejněného oznámení o zahájení zadávacího řízení, v němž byly jednoznačně uvedeny možnost použití jednacího řízení na nové služby v rámci projektu a odhadované náklady,
ii)
hodnota a doba trvání služeb, jež mají být pokračováním původní zakázky, nepřesahují hodnotu a dobu trvání této původní zakázky.
Článek 267
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na dodávky stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR: mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: rámcová smlouva nebo:
i)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 100 000 EUR, ale méně než 300 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b),
ii)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 100 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2;
c)
platby výdajových položek do výše 2 500 EUR mohou spočívat v jednoduchém proplacení faktury bez předchozího přijetí nabídky.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. b) bodu ii) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří dodavatelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání s dodavateli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
4. U veřejných zakázek na dodávky, jejichž součástí není poprodejní servis, je jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
Pokud jsou návrhy na poprodejní servis nebo školení zvláště významné, je vybrána nabídka znějící na nejnižší cenu nebo ekonomicky nejvýhodnější nabídka, s tím, že se zohlední technická kvalita nabízeného servisu a nabídnutá cena.
Článek 268
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na dodávky
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na dodávky lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
vyžaduje to povaha nebo zvláštní vlastnosti některých dodávek, např. provedení zakázky je vyhrazeno držitelům patentů nebo patentových licencí;
c)
jedná se o doplňkové dodávky, které uskutečňují původní dodavatelé a které jsou určeny buď k částečné náhradě běžných dodávek či instalací, nebo k rozšíření stávajících dodávek či instalací, a změna dodavatele by veřejného zadavatele nutila pořídit technicky odlišné vybavení, jehož důsledkem by byla neslučitelnost nebo nepřiměřené technické obtíže při užívání a údržbě;
d)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
e)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
f)
jedná se o veřejné zakázky na dodávky kotované a nakupované na komoditní burze;
g)
jedná se o zvláště výhodné nákupy buď u dodavatele, který s konečnou platností ukončuje své obchodní aktivity, nebo u správce či likvidátora konkursní podstaty na základě dohody o vyrovnání s věřiteli nebo obdobného postupu dle vnitrostátních právních předpisů;
h)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
V případech podle prvního pododstavce písm. d) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Pro účely odst. 1 písm. a) tohoto článku se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
Článek 269
Finanční limity a postupy zadávání veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Podle článku 190 finančního nařízení jsou pro veřejné zakázky na stavební práce stanoveny následující finanční limity a postupy:
a)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 5 000 000 EUR:
i)
mezinárodní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a) nebo
ii)
s ohledem na zvláštnosti některých stavebních prací mezinárodní užší zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. a);
b)
u veřejných zakázek v hodnotě alespoň 300 000 EUR, ale méně než 5 000 000 EUR: místní otevřené zadávací řízení ve smyslu čl. 127 odst. 2 a čl. 264 odst. 2 písm. b);
c)
u veřejných zakázek v hodnotě nižší než 300 000 EUR: soutěžní jednací řízení ve smyslu odstavce 2 tohoto článku.
Veřejné zakázky v hodnotě do 20 000 EUR lze zadat na základě jediné nabídky.
2. V rámci jednacího řízení podle odst. 1 písm. c) tohoto článku vypracuje veřejný zadavatel seznam alespoň tří zhotovitelů podle svého výběru. Řízení zahrnuje užší soutěž o veřejné zakázky bez uveřejnění oznámení a nazývá se soutěžní jednací řízení, na něž se nevztahuje článek 129.
Nabídky otevírá a posuzuje hodnotící výbor, jenž má nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu. Členové hodnotícího výboru musí podepsat prohlášení o nestrannosti.
V případě, že veřejný zadavatel po jednání se zhotoviteli obdrží pouze jednu technicky a administrativně platnou nabídku, může veřejnou zakázku zadat, jsou-li splněna kritéria pro zadání zakázky.
3. Kritéria výběru zjišťují schopnost uchazeče provést podobné veřejné zakázky, zejména pomocí referencí na práce provedené v posledních letech. Jakmile je proveden tento výběr, je vzhledem k tomu, že nepřípustné nabídky již byly vyloučeny, jediným kritériem pro zadání zakázky cena.
4. Každá technická a finanční nabídka musí být vložena do zapečetěné obálky, která je uložena v balíčku nebo vnější obálce. Na vnitřní obálce je uvedena:
a)
adresa, na niž mají být podle dokumentace k zadávacímu řízení podávány nabídky;
b)
odkaz na zadávací řízení, na něž uchazeč reaguje;
c)
případně čísla dílčích plnění, na něž je nabídka podávána;
d)
poznámka „Neotevírat před oficiálním termínem otevírání nabídek“ v jazyce dokumentace k zadávacímu řízení.
Nabídky jsou otevřeny na veřejném zasedání hodnotícího výboru na místě a v termínu, jež jsou uvedeny v dokumentaci k zadávacímu řízení. Při veřejném otevírání obálek musí být oznámena jména uchazečů, ceny nabídek, poskytnutí nezbytné soutěžní jistoty a všechny ostatní náležitosti, jejichž oznámení považuje veřejný zadavatel za vhodné.
Článek 270
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na stavební práce
(Článek 190 finančního nařízení)
1. U veřejných zakázek na stavební práce lze jednací řízení s jedinou nabídkou použít v těchto případech:
a)
lhůty požadované při řízeních uvedených v čl. 111 odst. 1 písm. a), b) a c) finančního nařízení nelze dodržet z krajně naléhavých důvodů způsobených událostmi, které nemohl zadavatel předvídat, ani mu je nelze přičítat;
b)
jedná se o dodatečné stavební práce, které nebyly zahrnuty v původní uzavřené smlouvě na veřejnou zakázku, ale které se následkem nepředvídaných okolností staly nezbytnými pro provedení práce podle uvedené smlouvy; použijí se podmínky v odstavci 2;
c)
zadávací řízení bylo neúspěšné, tj. žádná nabídka nebyla z kvalitativního nebo finančního hlediska přesvědčivá;
d)
jedná se o veřejnou zakázku prohlášenou za tajnou nebo o zakázku, jejíž provádění musí doprovázet zvláštní bezpečnostní opatření, nebo to vyžaduje ochrana základních zájmů Unie či přijímající země;
e)
je nutno uzavřít novou smlouvu na veřejnou zakázku poté, co byla předčasně ukončena smlouva stávající.
Pro účely prvního pododstavce písm. a) tohoto odstavce se za situace, v nichž jsou dány krajně naléhavé důvody, považují operace prováděné v krizových situacích podle čl. 190 odst. 2. Krajní naléhavost situace stanoví pověřená schvalující osoba, případně po dohodě s ostatními pověřenými schvalujícími osobami, a své rozhodnutí pravidelně přezkoumává z hlediska zásady řádného finančního řízení.
V případech podle prvního pododstavce písm. c) může veřejný zadavatel poté, co zruší zadávací řízení, zahájit jednání s jedním nebo více uchazeči podle svého výběru, kteří podali nabídky na základě příslušné výzvy, a to za předpokladu, že nejsou podstatně změněny původní podmínky zakázky.
2. Dodatečné stavební práce uvedené v odst. 1 písm. b) se zadávají zhotoviteli díla, který již tyto práce vykonává:
a)
pokud tyto práce nelze technicky nebo ekonomicky oddělit od hlavní zakázky, aniž by to veřejnému zadavateli působilo komplikace;
b)
pokud tyto stavební práce sice lze oddělit od provedení původní veřejné zakázky, avšak jsou pro její dokončení bezpodmínečně nutné;
c)
pokud souhrnná hodnota zadaných veřejných zakázek na dodatečné stavební práce nepřesahuje 50 % hodnoty hlavní zakázky.
Článek 271
Použití jednacího řízení u veřejných zakázek na nemovitosti
(Článek 190 finančního nařízení)
Veřejné zakázky na nemovitosti podle článku 260 lze zadat v rámci jednacího řízení poté, co je proveden průzkum místního trhu.
Článek 272
Výběr zadávacího řízení v případě smíšených veřejných zakázek
(Článek 190 finančního nařízení)
V případě veřejných zakázek, které zahrnují jak poskytování služeb, tak dodávky zboží nebo stavební práce, stanoví veřejný zadavatel po předchozím souhlasu Komise - nezadává-li Komise tyto zakázky sama -, jaké finanční limity a postupy se použijí; převažující hledisko se za tímto účelem určí podle relativní hodnoty a provozní důležitosti jednotlivých složek zakázky.
Článek 273
Dokumentace k zadávacímu řízení
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Dokumentace k zadávacímu řízení podle článku 138 se vypracuje na základě osvědčených mezinárodních postupů a - pokud jde o vyhlašování a styk mezi veřejným zadavatelem a uchazeči - v souladu s touto kapitolou.
2. U veřejných zakázek na služby musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
druh veřejné zakázky,
ii)
kritéria pro zadání zakázky a příslušné váhy,
iii)
možnost pohovorů a jejich předběžný časový rozvrh,
iv)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
v)
podíl subdodávek, jež lze povolit,
vi)
maximální rozpočet na veřejnou zakázku,
vii)
měnu nabídky;
b)
seznam vybraných zájemců (s uvedením zákazu sdružování zájemců);
c)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na služby;
d)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
e)
popis plnění s uvedením plánovaného harmonogramu projektu a termínů, od nichž mají být hlavní odborníci podle plánu k dispozici;
f)
soupis cen (doplní uchazeč);
g)
formulář nabídky;
h)
formulář smlouvy;
i)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely platby předběžného financování.
První pododstavec písm. h) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
3. U zakázek na dodávky musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na dodávky;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
4. U veřejných zakázek na stavební práce musí dokumentace k zadávacímu řízení obsahovat:
a)
pokyny pro uchazeče, jež musí uvádět:
i)
kritéria pro výběr a zadání zakázky,
ii)
údaj, zda jsou povoleny varianty,
iii)
měnu nabídky;
b)
všeobecné podmínky veřejných zakázek na stavební práce;
c)
zvláštní podmínky, které upřesňují nebo doplňují obecné podmínky nebo se od nich odchylují;
d)
technickou přílohu, která obsahuje veškeré plány, technické podmínky a plánovaný harmonogram plnění veřejné zakázky;
e)
soupis cen (doplní uchazeč) a rozpis cen;
f)
formulář nabídky;
g)
formulář smlouvy;
h)
případně formulář bankovní (nebo podobné) záruky pro účely:
i)
nabídky,
ii)
platby předběžného financování,
iii)
řádného plnění.
První pododstavec písm. g) se nepoužije ve výjimečných a řádně odůvodněných případech, kdy nelze použít vzorovou smlouvu.
5. V případě rozporu mezi zvláštními podmínkami podle odst. 2 písm. d), odst. 3 písm. c) a odst. 4 písm. c) a všeobecnými podmínkami mají přednost zvláštní podmínky.
6. Vyžadují-li veřejní zadavatelé osvědčení nezávislých subjektů o tom, že hospodářský subjekt splňuje určité normy pro zajištění kvality, odkážou na systémy zajištění kvality založené na evropských, případně mezinárodních normách z této oblasti, které certifikovaly subjekty, jež splňují evropské či mezinárodní normy v oblasti certifikace. Akceptují od hospodářských subjektů rovněž jiné důkazy o rovnocenných opatřeních k zajištění jakosti.
Článek 274
Jistoty
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Odchylně od článku 163 jsou jistoty poskytované předem vyjádřeny v eurech nebo v měně smlouvy, k níž se vztahují.
2. Veřejný zadavatel může požadovat soutěžní jistotu ve smyslu této kapitoly, jejíž výše činí 1 % až 2 % z celkové hodnoty veřejné zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota musí splňovat požadavky článku 163. Jistota je uvolněna při podpisu smlouvy. Je zadržena, pokud je nabídka podaná ve lhůtě následně stažena.
3. Veřejný zadavatel může požadovat jistotu pro účely plnění, jejíž výše je stanovena v dokumentaci k zadávacímu řízení a činí 5 až 10 % z celkové hodnoty zakázky na dodávky a stavební práce. Tato jistota se určí na základě objektivních kritérií, např. podle druhu a hodnoty zakázky.
Jistota pro účely plnění se však vyžaduje v případech, kdy jsou překročeny tyto finanční limity:
a)
345 000 EUR u veřejných zakázek na stavební práce;
b)
150 000 EUR u veřejných zakázek na dodávky.
Jistota zůstane v platnosti nejméně do konečného přijetí dodávek a stavebních prací. Není-li veřejná zakázka řádně provedena, je celá jistota zadržena.
Článek 275
Lhůty v řízeních
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Nabídky musí být veřejnému zadavateli doručeny na adresu a nejpozději v den a hodinu, jež jsou uvedeny ve výzvě k podávání nabídek. Lhůty pro doručení nabídek a žádostí o účast, které veřejný zadavatel stanoví, musí být dostatečně dlouhé, aby osobám, jež mají zájem, poskytovaly dostatečnou a přiměřenou dobu na přípravu a podání nabídek.
U veřejných zakázek na služby činí lhůta mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek alespoň 50 dní. V naléhavých případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
2. Uchazeči mohou předložit písemné dotazy před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek. Veřejný zadavatel dotazy uchazečů zodpoví před posledním dnem lhůty pro doručení nabídek.
3. V mezinárodních užších řízeních činí lhůta pro doručení žádostí o účast alespoň 30 dní ode dne uveřejnění oznámení o zahájení zadávacího řízení. Doba mezi dnem odeslání výzvy k podávání nabídek a posledním dnem lhůty pro doručení nabídek činí alespoň 50 dní. V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
4. V otevřených mezinárodních řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo odesláno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
90 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
60 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
5. V místních otevřených řízeních jsou minimální lhůty pro doručení nabídek ode dne, kdy bylo uveřejněno oznámení o zahájení zadávacího řízení, tyto:
a)
60 dní v případě veřejných zakázek na stavební práce;
b)
30 dní v případě veřejných zakázek na dodávky.
V některých mimořádných případech však mohou být schváleny jiné lhůty.
6. V soutěžním jednacím řízení podle čl. 265 odst. 1 písm. b), čl. 267 odst. 1 písm. c) a čl. 269 odst. 1 písm. c) je zájemcům poskytnuto na podání nabídek alespoň 30 dní ode dne odeslání výzvy k podávání nabídek.
7. Lhůty uvedené v odstavcích 1 až 6 jsou stanoveny v kalendářních dnech.
Článek 276
Hodnotící výbor
(Článek 190 finančního nařízení)
1. Všechny žádosti o účast a nabídky prohlášené za vyhovující z hlediska požadavků vyhodnotí hodnotící výbor, jenž určí i jejich pořadí podle předem vyhlášených kritérií vyloučení, výběru a zadání zakázky. Výbor je složen z lichého počtu členů, nejméně tří, kteří mají nezbytnou odbornou a administrativní kapacitu k vyhodnocení nabídek.
2. Není-li Komise veřejným zadavatelem, může si vyžádat kopii dokumentace k zadávacímu řízení, nabídek, záznamů o vyhodnocení nabídek i podepsaných smluv. Může se též jako pozorovatel účastnit otevírání a hodnocení nabídek.
3. Nabídky, jež neobsahují všechny podstatné údaje požadované v dokumentaci k zadávacímu řízení nebo neodpovídají stanoveným specifickým požadavkům, jsou vyloučeny.
Hodnotící výbor nebo veřejný zadavatel však mohou zájemce nebo uchazeče při dodržení zásady rovného zacházení vyzvat, aby ve stanovené lhůtě předložili doplňující materiály či podali vysvětlení k podkladům, jež předložili v souvislosti s kritérii pro vyloučení, výběr a zadání zakázky.
4. V případě neobvykle nízkých nabídek podle článku 151 požádá hodnotící výbor o potřebná vysvětlení ke složení nabídky.
5. Od požadavku na ustavení hodnotícího výboru lze upustit v řízeních, kde hodnota veřejné zakázky činí nejvýše 20 000 EUR.
KAPITOLA IV
Granty
Článek 277
Financování v plném rozsahu
(Článek 192 finančního nařízení)
V případě odchýlení od požadavku spolufinancování musí být příslušné důvody uvedeny v rozhodnutí o udělení grantu.
HLAVA III
EVROPSKÉ ÚŘADY
Článek 278
Evropské úřady a zřizování dalších úřadů
(Článek 195 finančního nařízení)
Úřady uvedené v článku 195 finančního nařízení jsou tyto:
a)
Úřad pro publikace;
b)
Evropský úřad pro boj proti podvodům;
c)
Evropský úřad pro výběr personálu a Evropská správní škola, která je k úřadu administrativně přidružena;
d)
Úřad pro správu a vyplácení individuálních nároků;
e)
Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Bruselu a Úřad pro infrastrukturu a logistiku v Lucemburku.
Jeden nebo více orgánů mohou zřídit další úřady, je-li takový krok odůvodněn ve studii nákladů a přínosů a zaručí-li zviditelnění činnosti Unie.
Článek 279
Pověřování interinstitucionálních evropských úřadů ze strany orgánů
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Za rozpočtové závazky odpovídají jednotlivé orgány. Orgány mohou ředitele daného interinstitucionálního evropského úřadu pověřit výkonem všech následných úkonů, zejména přijímáním právních závazků, potvrzováním výdajů, schvalováním plateb a plněním příjmů, přičemž stanoví meze a podmínky přenesení těchto pravomocí.
Článek 280
Zvláštní pravidla pro Úřad pro publikace
(Články 195 a 199 finančního nařízení)
Pokud jde o Úřad pro publikace, rozhoduje každý orgán o své publikační politice sám. Orgán, který je původcem publikací, použije čistý výtěžek z prodeje těchto publikací jako účelově vázaný příjem v souladu s článkem 21 finančního nařízení.
Článek 281
Pověření výkonem některých úkolů ze strany účetního
(Článek 196 finančního nařízení)
Na návrh řídícího výboru dotyčného úřadu může účetní Komise pověřit výkonem některých svých úkolů v souvislosti s výběrem příjmů a úhradou výdajů, které uskutečňuje přímo tento úřad, zaměstnance tohoto úřadu.
Článek 282
Pokladna - bankovní účty
(Článek 196 finančního nařízení)
Pro potřeby pokladny interinstitucionálního úřadu může Komise na návrh řídícího výboru zřizovat jménem úřadu bankovní účty nebo poštovní žirové účty. Roční peněžní zůstatek je na konci každého rozpočtového roku mezi dotyčným úřadem a Komisí odsouhlasen a vypořádán.
HLAVA IV
SPRÁVNÍ PROSTŘEDKY
Článek 283
Obecná ustanovení
(Článek 201 finančního nařízení)
Správními prostředky, jež jsou předmětem této hlavy, jsou prostředky vymezené v článku 41 finančního nařízení.
Rozpočtové závazky související se správními prostředky, jejichž druh je společný několika hlavám rozpočtu a jež jsou spravovány jako celek, lze v rozpočtovém účetnictví uvádět souhrnně v členění podle druhu podle článku 25.
Odpovídající výdaje se uvádějí v rozpočtových položkách jednotlivých hlav v témže členění jako prostředky.
Článek 284
Záruky za nájem
(Článek 201 finančního nařízení)
Záruky za nájem, jež poskytují orgány, mají formu bankovní záruky nebo vkladu na blokovaném bankovním účtu na jméno orgánů a na jméno pronajímatele, vedeném v eurech, s výjimkou řádně odůvodněných případů.
Nelze-li v případě transakcí ve třetích zemích použít žádnou z těchto forem záruky za nájem, může příslušná schvalující osoba přijmout jiné formy záruky za předpokladu, že tyto formy zajistí rovnocennou ochranu finančních zájmů Unie.
Článek 285
Zálohy zaměstnancům a členům orgánů
(Článek 201 finančního nařízení)
Zaměstnancům a členům orgánů mohou být za podmínek stanovených ve služebním řádu vypláceny zálohy.
Článek 286
Nemovitosti
(Článek 203 finančního nařízení)
1. Výdaje podle čl. 203 odst. 3 písm. a) finančního nařízení zahrnují náklady na instalace v budovách. Nezahrnují poplatky.
2. Postup včasného informování podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení a postup předchozího schválení podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení se nepoužijí na bezúplatné získání pozemku ani na koupi pozemku za symbolickou cenu.
3. Postup včasného informování a předchozího schválení podle čl. 203 odst. 3 až 7 finančního nařízení se nepoužije na obytné budovy. Evropský parlament a Rada si mohou od příslušného orgánu vyžádat k obytným budovám jakékoli informace.
4. Za výjimečných nebo naléhavých politických okolností lze včasné informace podle čl. 203 odst. 4 finančního nařízení, jež se týkají projektů v oblasti nemovitostí se vztahem k delegacím Unie nebo kancelářím v třetích zemích, poskytnout spolu s projektem podle čl. 203 odst. 5 finančního nařízení. V tomto případě bude postup včasného informování a předchozího schválení proveden při nejbližší příležitosti.
5. Postup předchozího schválení uvedený v čl. 203 odst. 5 a 6 finančního nařízení se nevztahuje na přípravné smlouvy nebo studie nutné k podrobnému vyhodnocení nákladů a financování projektu v oblasti nemovitostí.
6. Finanční limity ve výši 750 000 EUR a 3 000 000 EUR uvedené v čl. 203 odst. 7 bodech ii), iii) a iv) finančního nařízení zahrnují náklady na veškeré instalace. V případě nájemních smluv a smluv o užívání tyto finanční limity zohledňují náklady na veškeré instalace, nikoli však ostatní poplatky.
7. Jeden rok po vstupu finančního nařízení v platnost podá Komise zprávu o uplatňování postupů uvedených v čl. 203 odst. 3 až 8 finančního nařízení.
HLAVA V
ODBORNÍCI
Článek 287
Placení externí odborníci
(Článek 204 finančního nařízení)
1. V případě hodnot, jež nedosahují finančních limitů podle čl. 170 odst. 1, mohou být placení externí odborníci vybíráni postupem podle odstavce 2.
2. V Úředním věstníku Evropské unie nebo - je-li to nutné v zájmu maximální informovanosti případných zájemců - na internetových stránkách dotčeného orgánu je uveřejněna výzva k projevení zájmu.
Výzva k projevení zájmu obsahuje popis úkolů, délku jejich trvání a pevné podmínky odměňování. Tyto podmínky mohou vycházet z jednotkových cen.
V návaznosti na výzvu k projevení zájmu je sestaven seznam odborníků. Tento seznam platí po dobu nejdéle pěti let od svého zveřejnění nebo po dobu trvání víceletého programu, jenž s danými úkoly souvisí.
3. Každá fyzická osoba, jež má zájem, může kdykoli během doby platnosti seznamu podat svou přihlášku, s výjimkou posledních tří měsíců tohoto období. Pro účely plnění úkolů uvedených v článku 204 finančního nařízení nejsou placení externí odborníci vybráni v případě, že se nacházejí v některé ze situací podle článků 106 a 107 finančního nařízení, jež vedou k vyloučení.
4. Veškeré výměny s vybranými odborníky, včetně uzavírání smluv a jejich případných změn, lze provádět prostřednictvím systémů elektronické výměny, jež orgán zřídí.
Tyto systémy musí splňovat následující požadavky:
a)
přístup k systému a dokumentům, jež jsou jeho prostřednictvím předávány, smějí mít pouze oprávněné osoby;
b)
právo elektronického podpisu a předávání dokumentů prostřednictvím systému smějí mít pouze oprávněné osoby;
c)
systém musí identifikovat oprávněné osoby obvyklými prostředky;
d)
musí být přesně určena hodina a datum elektronické transakce;
e)
musí být zajištěna integrita dokumentů;
f)
musí být zajištěna dostupnost dokumentů;
g)
musí být zachována případná důvěrnost dokumentů;
h)
musí být zajištěna ochrana osobních údajů v souladu s požadavky nařízení (ES) č. 45/2001.
Pro údaje, jež jsou prostřednictvím takového systému zasílány či doručovány, platí právní předpoklad jejich integrity a přesnosti data a hodiny jejich odeslání či doručení, které systém uvádí.
Dokument, jenž je prostřednictvím takového systému zasílán či oznamován, je pokládán za rovnocenný dokumentu v papírové podobě, je přípustný jako důkaz v právních řízeních, je pokládán za originál dokumentu a platí pro něj právní předpoklad pravosti a integrity za předpokladu, že neobsahuje dynamické prvky, které by jej mohly automaticky měnit.
Elektronické podpisy podle druhého pododstavce písm. b) mají právní účinek rovnocenný účinku ručních podpisů.
5. Seznam odborníků a předmět jejich úkolů je jednou ročně zveřejňován. Jejich odměna je zveřejňována v případě, překročí-li 15 000 EUR za vykonávaný úkol.
6. Odstavec 5 se nepoužije v případě rizika, že by byla u příslušných jednotlivců ohrožena práva a svobody chráněné Listinou základních práv Evropské unie nebo že by byly poškozeny obchodní zájmy odborníků.
ČÁST TŘETÍ
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 288
Přechodná ustanovení
Na závazky přijaté do 31. prosince 2013 se nadále použijí články 35 až 43 nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002. Články 33 až 44 tohoto nařízení se použijí až na závazky přijaté počínaje 1. lednem 2014.
Část první hlava VI nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se může nadále používat na grantové dohody a rozhodnutí o udělení grantu, jež byly podepsány, resp. oznámeny do 31. prosince 2013 v rámci souhrnných závazků v rozpočtu na rok 2012 nebo roky předchozí, rozhodne-li tak příslušná schvalující osoba při zohlednění zásad rovného zacházení a transparentnosti.
Článek 289
Zrušení
Nařízení (ES, Euratom) č. 2342/2002 se zrušuje.
Odkazy na zrušené nařízení se považují za odkazy na toto nařízení v souladu se srovnávací tabulkou v příloze.
Článek 290
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. ledna 2013.
Články 216 až 226 se však použijí ode dne 1. ledna 2014.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 29. října 2012.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 1268/2012
z dne 29. oktobra 2012
o pravilih uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije
EVROPSKA KOMISIJA JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,
Ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije (1), zlasti členov 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 in 209 Uredbe,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Uredba Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 z dne 25. junija 2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (2), je bila bistveno spremenjena in nadomeščena z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 (v nadaljnjem besedilu: finančna uredba). Zato bi bilo treba Uredbo Komisije (ES, Euratom) št. 2342/2002 z dne 23. decembra 2002 o določitvi podrobnih pravil za izvajanje Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 o finančni uredbi, ki se uporablja za splošni proračun Evropskih skupnosti (3), uskladiti s finančno uredbo. Zaradi jasnosti bi bilo treba Uredbo (ES, Euratom) št. 2342/2002 nadomestiti.
(2)
V skladu s členom 290 Pogodbe o delovanju Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: PDEU) lahko zakonodajni akt na Komisijo prenese pooblastilo za sprejemanje nezakonodajnih aktov, ki dopolnjujejo ali spreminjajo nekatere nebistvene elemente zakonodajnega akta. Zato so bile nekatere določbe iz Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 vključene v finančno uredbo. Navedenih določb zato ne bi smeli vključiti v to uredbo.
(3)
Med pripravljalnim delom je Komisija opravila ustrezna posvetovanja, tudi s strokovnjaki, ter zagotovila hkratno, pravočasno in ustrezno posredovanje ustreznih dokumentov Evropskemu parlamentu in Svetu.
(4)
Glede proračunskih načel, zlasti načela enotnosti, zaradi poenostavitve pravil, ki urejajo ustvarjanje in izterjavo obresti iz predhodnega financiranja, predvsem pa opustitev obveznosti za prejemnike nepovratnih sredstev, da ustvarjajo takšne obresti, zastarajo določbe o področju uporabe in pogojih za izterjavo obresti. Kadar takšna obveznost še vedno velja za subjekte, ki so jim poverjene naloge izvrševanja proračuna, bi bilo treba v sporazume o prenosu pooblastil s temi subjekti vključiti tudi pravila, ki urejajo prepoznavanje, uporabo in obračunavanje ustvarjenih obresti. V primerih ko obresti iz predhodnega financiranja pripadajo Uniji na podlagi teh sporazumov, bi bilo treba te obresti vplačati v proračun kot namenske prejemke.
(5)
Pri načelu enoletnosti je pomembno pojasniti pomen letnih odobritev in pripravljalne faze v postopku prevzemanja obveznosti, ki lahko, če se konča do 31. decembra, dopušča prenos odobritev za prevzem obveznosti.
(6)
Glede načela obračunske enote bi bilo treba določiti devizne tečaje, ki se uporabljajo za preračun med eurom in drugimi valutami za potrebe upravljanja denarnih tokov in za potrebe računovodstva. Poleg tega bi bilo treba še dodatno okrepiti preglednost pri obračunavanju rezultatov takšnih preračunov valut. Po uvedbi eura bi bilo treba odpraviti obveznost Komisije, da državam članicam zagotavlja informacije o gotovinskih prenosih med različnimi valutami.
(7)
Glede odstopanj od načela univerzalnosti bi bilo treba določiti proračunsko obravnavo namenskih prejemkov, zlasti prispevkov držav članic ali tretjih držav za nekatere programe Unije, ter omejitve pri neto izravnavi odhodkov in prihodkov. Zlasti bi bilo treba zaradi pravne varnosti, ob upoštevanju veljavne prakse, pojasniti, da bi morali namenski prejemki na splošno samodejno ustvariti odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil, kakor hitro institucija prejme prejemke. Navesti bi bilo treba primere, ko je namenske prejemke izjemoma mogoče dati na voljo, še preden je institucija dejansko prejela te prejemke.
(8)
Glede načela specifikacije bi bilo treba natančno opredeliti način izračunavanja deleža odobritev, ki jih smejo institucije prenesti glede na stopnjo svoje neodvisnosti. Evropskemu parlamentu in Svetu bi bilo treba zagotoviti vse informacije v natančni obrazložitvi posameznega zahtevka za prenos, ki ga jima je treba predložiti.
(9)
V zvezi z dobrim finančnim poslovodenjem bi bilo treba določiti cilje predhodnega, vmesnega in naknadnega ocenjevanja programov in dejavnosti, minimalno pogostost takih ocenjevanj in informacije, ki bi jih bilo treba navesti v oceni finančnih posledic zakonodajnega predloga.
(10)
V zvezi z načelom preglednosti pa objava poimenskih podatkov, povezanih z zadevnimi prejemniki, in točnih zneskov, ki so jih prejeli, povečuje preglednost glede porabe zadevnih sredstev. Dostopnost teh podatkov javnosti krepi javni nadzor nad porabo denarja in prispeva k najboljši porabi javnih sredstev. Kadar so prejemniki fizične osebe, za takšno objavo veljajo pravila o varstvu osebnih podatkov. Osebne podatke bi bilo treba objaviti le, če je to potrebno in sorazmerno glede na legitimni cilj.
(11)
Informacije o porabi sredstev Unije bi bilo treba objaviti na spletni strani institucije in bi morale vključevati vsaj ime, lokacijo, znesek in namen sredstev. Pri teh informacijah bi bilo treba prav tako upoštevati merila iz člena 35(3) finančne uredbe, predvsem vrsto in pomen dodelitve.
(12)
Za nagrade, nepovratna sredstva in naročila, oddana po odprtju javnega postopka za konkurente, bi bilo treba objaviti ime in lokacijo prejemnikov sredstev Unije, kot že velja predvsem za natečaje, razpise za zbiranje predlogov in razpise za zbiranje ponudb, ob upoštevanju načel PDEU, zlasti načel preglednosti, sorazmernosti, enakega obravnavanja in nediskriminacije. Takšna objava naj bi krepila nadzor, ki ga imajo zavrnjeni vložniki nad postopki javnih natečajev.
(13)
Osebni podatki fizičnih oseb ne bi smeli biti objavljeni dlje od obdobja, v katerem prejemnik porablja prejeta sredstva, zato bi jih bilo treba po dveh letih odstraniti. To bi moralo veljati tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.
(14)
V večini primerov, ki jih zajema ta uredba, se objava nanaša na pravne osebe.
(15)
Kadar gre za fizične osebe, bi morala biti takšna objava predvidena le ob upoštevanju načela sorazmernosti med pomenom dodeljenega zneska in potrebo po nadzoru najustreznejše porabe sredstev. Za fizične osebe je objava regije na ravni NUTS 2 skladna s ciljem objave prejemnikov, zagotavlja enako obravnavanje med državami članicami različnih velikosti ter spoštuje pravico prejemnikov do zasebnega življenja in zlasti varstva osebnih podatkov.
(16)
Informacije o štipendijah in drugi neposredni pomoči, plačani fizičnim osebam, ki jo najbolj potrebujejo, bi morale biti še naprej izvzete iz objavljanja.
(17)
Da bi bilo mogoče zagotoviti spoštovanje načela enakega obravnavanja med prejemniki, bi bilo treba objavo informacij, povezanih s fizičnimi osebami, zagotoviti tudi v skladu z obveznostjo držav članic, da zagotovijo visoko preglednost naročil, ki presegajo znesek, naveden v Direktivi 2004/18/ES Evropskega parlamenta in Sveta z dne 31. marca 2004 o usklajevanju postopkov za oddajo javnih naročil gradenj, blaga in storitev (4).
(18)
Ime in lokacija prejemnika ter znesek in namen sredstev se ne bi smeli objaviti, če bi to lahko ogrozilo osebno celovitost prejemnikov, ki je zagotovljena z Listino Evropske unije o temeljnih pravicah, ali bi škodilo zakonitim poslovnim interesom prejemnika.
(19)
Proračunska nomenklatura bi morala zagotoviti jasnost in preglednost, ki sta potrebni za proračunski postopek.
(20)
Opredeliti bi bilo treba tudi dejanja, ki bi lahko pomenila navzkrižje interesov.
(21)
V zvezi s posrednim upravljanjem bi bilo treba določiti okvir takšnega prenosa pooblastil in vsebino sporazumov o prenosu pooblastil. Vsak subjekt ali oseba, ki so mu poverjene naloge izvrševanja proračuna, bi moral jamčiti za raven zaščite finančnih interesov Unije, ki je enakovredna z zahtevano v finančni uredbi. Določiti bi bilo treba pogoje, pod katerimi lahko Komisija sprejme, da so sistemi, pravila in postopki teh subjektov ali oseb enakovredni njenim, za zagotovitev, da pooblaščeni subjekti zagotavljajo dobro finančno poslovodenje sredstev Unije.
(22)
Izvršilne agencije, ki ostanejo pod nadzorom Komisije, bi bilo treba priznati kot odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil navedene institucije za izvrševanje proračuna Unije.
(23)
V primeru posrednega upravljanja z mednarodnimi organizacijami bi bilo treba opredeliti organizacije, ki so upravičene do tovrstnega upravljanja.
(24)
Če so naloge izvrševanja proračuna poverjene javnim organom ali subjektom zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, bi bilo treba določiti pogoje za njihovo imenovanje.
(25)
Pri posrednem upravljanju bi bilo treba določiti podrobna pravila za postopke pregleda in potrditve obračunov ter za izključitev odhodkov, ki niso bili izplačani v skladu z veljavnimi pravili, iz financiranja s sredstvi Unije.
(26)
Subjekte zasebnega prava, ki opravljajo pripravljalne ali pomožne naloge v imenu Komisije, bi bilo treba izbrati po postopkih za oddajo javnih naročil.
(27)
Glede vloge finančnih udeležencev reforma finančnega poslovodenja skupaj z odpravo centraliziranih predhodnih kontrol povečuje odgovornost odredbodajalcev pri vseh postopkih za izvrševanje prihodkov in odhodkov, vključno v smislu sistemov notranje kontrole. Evropski parlament in Svet bi bilo v prihodnje treba obveščati o imenovanju ali razrešitvi odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil. Zato bi bilo treba določiti tudi naloge, odgovornosti in načela postopkov, ki bi jih bilo treba upoštevati. Internalizacija predhodnih kontrol zahteva zlasti jasno razlikovanje med nalogami, ki se nanašajo na začetek dejavnosti pri izvrševanju proračuna, in nalogami, ki se nanašajo na preverjanje takšnih dejavnosti. Poleg tega bi morala vsaka institucija sprejeti kodeks strokovnega ravnanja za zaposlene, ki so odgovorni za predhodno in naknadno preverjanje. Prav tako bi bilo treba zagotoviti, da se prevzete odgovornosti obravnavajo v letnem poročilu za institucijo, ki je med drugim odgovorna za naknadno preverjanje. Treba bi bilo hraniti dokazila o opravljenih dejavnostih. O vseh različnih oblikah postopkov za oddajo javnih naročil s pogajanji bi bilo treba pripraviti posebno poročilo za institucijo ter sporočilo za Evropski parlament in Svet, ker ta naročila pomenijo odstopanje od običajnih postopkov za oddajo javnih naročil.
(28)
Uredbo (ES, Euratom) št. 2342/2002 bi bilo treba spremeniti tako, da bo upoštevala dvojno vlogo vodje delegacije kot odredbodajalca na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil za Evropsko službo za zunanje delovanje (v nadaljnjem besedilu: ESZD) in - v zvezi z operativnimi odobritvami - za Komisijo.
(29)
Za pojasnitev odgovornosti bi bilo treba tudi natančno opredeliti naloge in odgovornosti računovodje v zvezi z računovodskimi sistemi, vodenjem zakladništva, vodenjem bančnih računov in dokumenti o prejemnikih plačil. Prav tako bi bilo treba določiti ureditev za razrešitev računovodje.
(30)
Določiti bi bilo treba pogoje za uporabo računov izločenih sredstev, to je sistema poslovodenja, ki pomeni izjemo od običajnih proračunskih postopkov, ter naloge in odgovornosti skrbnikov računov izločenih sredstev, pa tudi odredbodajalca in računovodje v zvezi s kontrolo računov izločenih sredstev. Evropski parlament in Svet bi bilo treba seznaniti z vsakim imenovanjem ali razrešitvijo. Zaradi večje učinkovitosti bi se moral v delegacijah vzpostaviti le en račun izločenih sredstev, in sicer za odobritve iz oddelkov proračuna za Komisijo in ESZD skupaj. Izkazalo se je, da bi bilo treba uvesti možnost uporabe plačilnih kartic, povezanih z računi izločenih sredstev, da bi poenostavili plačevanje, zlasti v delegacijah in na predstavništvih Unije, in se izognili tveganjem, povezanim z ravnanjem z gotovino.
(31)
Ko so naloge in odgovornosti vsakega finančnega udeleženca opredeljene, ti odgovarjajo za svoja dejanja samo pod pogoji, določenimi v kadrovskih predpisih za uradnike Evropske unije in pogojih za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije. Posebna komisija za finančne nepravilnosti, vzpostavljena na vsaki instituciji, se je izkazala za učinkovit mehanizem za ugotavljanje, ali so se zgodile finančne nepravilnosti, in bi jo bilo treba zato ohraniti. Določiti bi bilo treba postopek, po katerem lahko odredbodajalec zahteva potrditev navodila, za katero meni, da je nepravilno ali v nasprotju z načelom dobrega finančnega poslovodenja, in je tako oproščen vsake odgovornosti.
(32)
Glede prihodkov, razen za poseben primer lastnih sredstev, ki jih zajema Sklep Sveta 2007/436/ES, Euratom z dne 7. junija 2007 o sistemu virov lastnih sredstev Skupnosti (5), bi bilo treba določiti naloge in kontrole, za katere so odgovorni odredbodajalci v različnih fazah postopka: ocena in ugotovitev terjatev, nalog za izterjavo, pošiljanje opomina, s katerim se dolžnik obvesti o ugotovitvi terjatve, izračun morebitnih zamudnih obresti in po potrebi sklep o odpovedi izterjavi upravičenega zneska, pri čemer bi bilo treba upoštevati merila, ki zagotavljajo skladnost z načelom dobrega finančnega poslovodenja za učinkovito izterjavo prihodkov.
(33)
Opredeliti bi bilo treba vlogo računovodje pri pobiranju prihodkov in pri podaljševanju roka za plačilo odhodkov. Računovodji bi bilo treba zagotoviti tudi prožnost pri izterjavi plačil, na primer z možnostjo neposrednega pobota dolgov ali v izjemnih okoliščinah odstopa od zahteve po predložitvi jamstva za odplačilo dolga, kadar je dolžnik pripravljen in zmožen izvršiti plačilo v dodatnem časovnem obdobju, vendar ne more predložiti takšnega jamstva zaradi upoštevanja načela sorazmernosti.
(34)
Za zavarovanje upravljanih sredstev in hkrati za ustvarjanje finančnega dobička bi bilo treba začasno plačane zneske, kot so izpodbijane globe na področju konkurence, naložiti v finančna sredstva ter določiti, komu pripadajo obresti, ki jih prinašajo te naložbe.
(35)
Za zagotovitev, da ima Komisija vse potrebne informacije za sprejetje sklepov o financiranju, bi bilo treba določiti minimalne zahteve za vsebino sklepov o financiranju pri dodelitvi nepovratnih sredstev, javnih naročilih, skrbniških skladih, nagradah in finančnih instrumentih.
(36)
V zvezi z odhodki bi bilo treba opredeliti razmerje med sklepi o financiranju, celotnimi obveznostmi in posameznimi obveznostmi, pa tudi značilnosti teh posameznih faz, da se vzpostavi jasen okvir različnih faz izvrševanja proračuna.
(37)
Pojasniti bi bilo treba razmerje med potrjevanjem, odobravanjem in plačevanjem ter kontrolami, ki jih mora izvesti odredbodajalec, kadar potrdi odhodke z zaznamkom „odobreno za plačilo“. Treba bi bilo določiti dokumente, ki se predložijo za utemeljitev plačila, in pravila za obračun predhodnega financiranja in vmesnih plačil.
(38)
Določiti bi bilo treba podrobna pravila za uporabo rokov, ki veljajo za potrjevanje in plačevanje, pri čemer bi bilo treba upoštevati Direktivo 2011/7/EU Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. februarja 2011 o boju proti zamudam pri plačilih v trgovinskih poslih (6), da se preprečijo nepotrebne zamude pri plačilih prejemnikom.
(39)
Za notranjo revizijo bi bilo treba določiti postopek za imenovanje revizorja in zagotoviti njegovo neodvisnost znotraj institucije, ki ga je imenovala in kateri mora poročati o svojem delu. Evropski parlament in Svet bi bilo treba seznaniti z vsakim imenovanjem ali razrešitvijo, da se zagotovi preglednost.
(40)
Pravila o javnih naročilih bi morala temeljiti na Direktivi 2004/18/ES. Opredeliti bi bilo treba različne vrste postopkov za oddajo javnih naročil, določbe o oglaševanju in objavi, ki se uporabljajo, pogoje, pod katerimi se lahko uporablja posamezna vrsta postopka, in glavne značilnosti obstoječih postopkov, specifikacije za merila za izbor in oddajo, pravila za dvig razpisne dokumentacije ter za stike s ponudniki ali kandidati, za primere, kadar Komisija odda javno naročilo za svoj račun, pa mejne vrednosti, ki se uporabljajo, in pravila za oceno vrednosti javnih naročil, ki naj bi se oddala.
(41)
Namen postopkov za oddajo javnih naročil je zadovoljevanje potreb institucij pod najboljšimi možnimi pogoji ob zagotavljanju enakopravnega dostopa do javnih naročil ter upoštevanju načel preglednosti in nediskriminacije. Za zagotovitev preglednosti in enakega obravnavanja kandidatov in ponudnikov ter popolne odgovornosti odredbodajalcev pri končni izbiri bi bilo treba določiti postopek odpiranja ter nato ocenjevanja ponudb in prijav za sodelovanje od imenovanja komisije do obrazloženega in dokumentiranega sklepa o oddaji, kar je naloga naročnika.
(42)
Na podlagi preteklih izkušenj bi bilo treba vzpostaviti nov postopek za oddajo naročil srednjih vrednosti. Uporabo seznama „potencialnih ponudnikov“ bi bilo treba zagotoviti pod enakimi pogoji kot pri obstoječem „razpisu za prijavo interesa“, saj ta seznam za potencialne ponudnike pomeni manjšo upravno obremenitev.
(43)
Za zaščito finančnih interesov Unije med izvajanjem pogodbe bi bilo treba zagotoviti možnost, da se od subjektov, ki zagotavljajo finančno zmogljivost pri javnih naročilih, zahteva, da so solidarno odgovorni za izvedbo zadevnega naročila.
(44)
Za zaščito finančnih interesov Unije in za zagotavljanje nadzora nad izvajanjem naročil bi bilo treba zagotoviti možnost, da se od izvajalca zahteva, da nekatere ključne naloge opravi neposredno sam.
(45)
Za zagotovitev izvedbe naročila po najvišjih strokovnih standardih bi bilo treba zagotoviti možnost, da se zavrnejo ponudniki, ki bi lahko bili v navzkrižju interesov.
(46)
Ker zahteva po finančnih jamstvih ni več samodejna, bi bilo treba določiti merila, po katerih bi jih bilo mogoče zahtevati.
(47)
Pojasniti bi bilo treba področje uporabe naslova o nepovratnih sredstvih, zlasti glede vrst ukrepov ali organov, ki si prizadevajo za splošni evropski interes in so upravičeni do nepovratnih sredstev, pa tudi glede oblik pravnih obveznosti, ki se lahko uporabijo za kritje nepovratnih sredstev. Za te pravne obveznosti bi bilo treba navesti merila za izbiro med sporazumi in sklepi, minimalno vsebino le-teh in možnost sklepanja posebnih sporazumov ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev v okviru okvirnih partnerstev, da se zagotovi enako obravnavanje in izogne omejevanju dostopa do financiranja s strani Unije.
(48)
Kar zadeva področje uporabe naslova o nepovratnih sredstvih, bi bilo prav tako treba upoštevati, da so bili v finančno uredbo vključeni na eni strani posebna naslova o nagradah in finančnih instrumentih ter na drugi strani ključna pravila, ki se uporabljajo za nepovratna sredstva, upravičene stroške, izbris načela postopnega zniževanja, uporabo poenostavljenih oblik nepovratnih sredstev (pavšalni zneski, stroški na enoto in pavšalno financiranje) ter odpravo obvezne predložitve jamstev za predhodno financiranje.
(49)
Napredek pri uveljavljanju elektronske izmenjave informacij in elektronske predložitve dokumentov, ki je pomemben poenostavitveni ukrep, bi morali spremljati jasni pogoji za sprejetje sistemov, ki se bodo uporabljali, da se vzpostavi pravno stabilno okolje.
(50)
Ponovno bi bilo treba pregledati načeli neprofitnosti in sofinanciranja, in sicer v skladu z ukrepi za poenostavitev in pojasnitev, vključenimi v finančno uredbo. Zaradi jasnosti bi bilo zlasti treba določiti podrobna pravila o vrstah prejemkov, ki se upoštevajo pri načelu neprofitnosti, pa tudi oblike zunanjega sofinanciranja in prispevkov v naravi.
(51)
V zvezi z načelom preglednosti bi bilo treba odobriti sprejetje in objavo večletnih programov dela, saj vložnikom prinašajo dodano vrednost, ker lahko enostavneje predvidevajo in se bolje pripravijo na razpise za zbiranje predlogov. V sklopu tega bi bilo treba opredeliti pogoje, pod katerimi je mogoče programe dela obravnavati kot sklepe o financiranju. Za zagotovitev preglednosti bi bilo treba prav tako objaviti razpise za zbiranje predlogov, razen v nujnih primerih ali kadar lahko ukrepe izvede le en subjekt. Navesti bi bilo treba minimalno vsebino takšne objave.
(52)
Ker lahko pri pogojih upravičenosti za davek na dodano vrednost (v nadaljnjem besedilu: DDV), ki ga plačajo upravičenci, pride do napak ali odstopanj, bi bilo treba zagotoviti, da se pojma nepovratnega DDV in oseb, ki niso davčni zavezanci, v smislu člena 13(1) Direktive Sveta 2006/112/ES z dne 28. novembra 2006 o skupnem sistemu davka na dodano vrednost (7) dosledno razumeta in uporabljata s sklicevanjem na dejavnosti, ki jih ta pojma vključujeta.
(53)
Za zagotovitev preglednosti, enakega obravnavanja vložnikov in okrepitev odgovornosti odredbodajalcev bi bilo treba določiti postopek za dodelitev nepovratnih sredstev od vložitve vloge, za katero Komisija vložnikom zagotovi minimalne informacije, do njenega ocenjevanja na podlagi vnaprej določenih meril za upravičenost, izbor in dodelitev, preden odgovorni odredbodajalec sprejme svojo dokončno in ustrezno dokumentirano odločitev. Določiti bi bilo treba podrobna pravila o sestavi in nalogah komisije, odgovorne za oceno predlogov glede na merila za izbor in dodelitev, pa tudi o možnostih za stik z vložniki med postopkom za dodelitev ali možnostih za poziv vložnikom, naj prilagodijo svoje predloge. Te možnosti bi morale ustrezno odražati zahteve dobrega upravljanja, uvedenega v finančni uredbi, in vključevati pogoje, pod katerimi je predloge mogoče prilagoditi pred podpisom sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev ali objavi sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev, ob zagotavljanju enakega obravnavanja vložnikov in skladnosti z načelom, po katerem imajo pobudo za delovanje izključno vložniki.
(54)
Ker je bila uporaba pavšalnih zneskov, stroškov na enoto in pavšalnega financiranja olajšana in razširjena v finančni uredbi, bi bilo treba pojasniti opredelitve teh poenostavljenih oblik nepovratnih sredstev. Zlasti bi bilo treba pojasniti, da krijejo, tako kot vsaka oblika nepovratnih sredstev, kategorije upravičenih stroškov, in navesti, da njihovi zneski niso nujno določeni vnaprej, kar je še posebej pomembno takrat, ko se določajo v skladu z običajno prakso stroškovnega računovodstva upravičenca. Prav tako bi bilo treba zagotoviti stabilnost pravil financiranja v okviru posameznega programa. V ta namen bi bilo treba omogočiti uporabo poenostavljenih oblik nepovratnih sredstev v celotnem trajanju programa. V statistične ali metodološke namene ali za namene preprečevanja in ugotavljanja goljufij bi bilo treba zagotoviti dostop do splošnih računovodskih informacij upravičenca, in sicer tudi takrat, ko se financirajo s pavšalnimi zneski, stroški na enoto ali pavšalnim financiranjem. Vendar pa se ta preverjanja ne bi smela uporabljati za ugotavljanje upravičenosti vrednosti enot že dogovorjenih pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja.
(55)
Dobro finančno poslovodenje zahteva, da se Komisija zaščiti z jamstvi. V fazi vlog za nepovratna sredstva bi bilo treba to storiti z ureditvijo finančne revizije vlog, ki se nanašajo na večje zneske, v fazi plačil predhodnega financiranja, kadar tveganja po oceni odredbodajalca to opravičujejo, z zahtevanjem vnaprejšnjega finančnega jamstva, v fazi vmesnega plačila ali plačila razlike pa z ureditvijo predložitve potrdil, ki jih izdajo revizorji, za zahtevke za plačila, ki se nanašajo na najvišje zneske in pomenijo največje tveganje.
(56)
Pojasniti bi bilo treba pogoje in postopke za začasno ustavitev ali zmanjšanje nepovratnih sredstev, da bi tako bilo mogoče bolje opredeliti podlago za takšno začasno ustavitev ali zmanjšanje, upravičencem zagotoviti ustrezne informacije in poskrbeti, da bodo lahko upravičenci v kateri koli fazi uveljavili svojo pravico do obrambe.
(57)
Dobro poslovodenje sredstev Unije prav tako pomeni, da upravičenci do nepovratnih sredstev sami gospodarno in učinkovito uporabljajo nepovratna sredstva Unije. Zlasti stroški javnih naročil, ki jih oddajo upravičenci za izvedbo ukrepa, bi morali biti upravičeni pod pogojem, da so ta naročila za izvedbo oddana ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo.
(58)
Ker so omejitve dajanja finančne podpore tretjim osebam v finančni uredbi zdaj manj stroge, bi bilo treba določiti minimalne pogoje, o katerih bi se bilo treba dogovoriti na ravni sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev ali pa jih vključiti v sklep o dodelitvi nepovratnih sredstev, da bi bila finančna podpora, ki jo dodelijo upravičenci tretjim osebam, jasno ločena od nalog izvrševanja proračuna, ki jih izvaja pooblaščenec v okviru posrednega upravljanja.
(59)
Pooblastila za izrekanje denarnih kazni upravičencem do nepovratnih sredstev bi bilo treba uskladiti s pooblastili za izrekanje denarnih kazni v okviru javnih naročil, saj imajo iste značilnosti ter bi morala zanje veljati ista pravila z vidika učinkovitosti in sorazmernosti.
(60)
Za nagrade bi morali veljati načeli preglednosti in enakega obravnavanja, in sicer na enak način kot za nepovratna sredstva. V sklopu tega bi bilo treba tudi določiti minimalne značilnosti programov dela in natečajev, pri čemer bi bilo treba upoštevati ustrezne zahteve za nepovratna sredstva. Zlasti bi bilo treba določiti pogoje, pod katerimi je mogoče programe dela obravnavati kot sklepe o financiranju, ter minimalno vsebino pravil za natečaj, zlasti pogoje za izplačilo nagrade zmagovalcem v primeru podelitve, ter ustrezne načine objave.
(61)
Za upoštevanje načel preglednosti in enakega obravnavanja bi bilo prav tako treba vzpostaviti jasno opredeljen postopek za podelitev, od vložitve vlog do pošiljanja informacij vložnikom in uradnega obvestila izbranemu kandidatu. Ta postopek bi moral vključevati skupino strokovnjakov, ki jo imenuje odgovorni odredbodajalec, da oceni natečajna dela po merilih za podelitev, ki so navedena v pravilih natečaja, da bi bila tako pri ocenjevanju natečajnih del zagotovljena pristojnost in nepristranskost. Na podlagi njihovih priporočil bi moral končno odločitev o podelitvi nagrade sprejeti odgovorni odredbodajalec, saj je za izvajanje proračuna vedno odgovorna Komisija.
(62)
Za zagotovitev usklajenega izvajanja različnih finančnih instrumentov znotraj Komisije bi bilo treba splošni okvir, vključen v naslov VIII finančne uredbe, dopolniti s podrobnimi pravili za upravljanje finančnih instrumentov, vključno z določbami o izbiri pooblaščenih subjektov, vsebini sporazumov o prenosu pooblastil, stroških upravljanja in provizijah ter fiduciarnih računih.
(63)
Opredeliti bi bilo treba pravila za izbiro finančnih posrednikov in končnih prejemnikov, zlasti če se finančni instrumenti v izrednih primerih upravljajo neposredno prek namenskih naložbenih nosilcev ali drugih izvedbenih mehanizmov, ter tako zagotoviti učinkovito porabo sredstev Unije.
(64)
Določiti bi bilo treba pogoje za uporabo finančnih instrumentov, vključno z učinkom vzvoda in okvirom spremljanja. Prav tako bi bilo treba zagotoviti, da se finančni instrumenti izvajajo na podlagi trdne predhodne ocene, ki Komisiji omogoča, da jih prilagodi posebej za odziv na nedelovanje trga in neoptimalne naložbene okoliščine.
(65)
Glede računovodstva in priprave zaključnega računa so v računovodskih pravilih Unije opredeljena splošno sprejeta računovodska načela, na katerih morajo temeljiti računovodski izkazi. Ta računovodska pravila prav tako določajo pogoje za knjiženje transakcij v računovodski evidenci ter pravila za vrednotenje sredstev in obveznosti ter za oblikovanje rezervacij, da se zagotovi ustrezna, popolna in točna predstavitev informacij.
(66)
V zvezi z računovodskimi zadevami bi bilo treba določiti, da mora računovodja vsake institucije pripraviti dokumente, ki opisujejo organizacijo računovodstva in računovodske postopke navedene institucije, ter opredeliti pogoje, ki jih je treba upoštevati v računalniško podprtih računovodskih sistemih, zlasti za zagotovitev varnosti dostopa in revizijske sledi vseh sprememb sistemov.
(67)
V zvezi z vodenjem računovodstva bi bilo treba določiti načela, ki se uporabljajo za računovodske knjige, bruto bilanco, redno usklajevanje stanj v tej bilanci in evidenco premoženja, ter določiti sestavne dele kontnega načrta, ki ga sprejme računovodja Komisije. Določiti bi bilo treba pravila, ki se uporabljajo za evidentiranje transakcij, zlasti pri dvostavnem knjigovodstvu, pravila za preračunavanje transakcij, ki niso izražene v eurih, in knjigovodske listine, ki so podlaga za knjiženje. Določiti bi bilo treba tudi vsebino računovodskih evidenc.
(68)
Določiti bi bilo treba pravila za evidenco premoženja in pojasniti odgovornosti računovodij in odredbodajalcev na tem področju ter pravila, ki se uporabljajo za prodajo opredmetenih sredstev, ki se vodijo v evidenci premoženja, da se zagotovi učinkovito upravljanje premoženja.
(69)
V zvezi z zunanjimi ukrepi bi morala ta uredba v skladu s finančno uredbo določiti izjeme, ki bi odražale operativne posebnosti tega področja, predvsem glede oddajanja javnih naročil in dodeljevanja nepovratnih sredstev, zlasti ker te postopke izvajajo organi tretjih držav, ki prejemajo finančno pomoč Unije. V zvezi z javnimi naročili bi se morale takšne razlike nanašati predvsem na vrste postopkov in mejne vrednosti, za katere veljajo. V zvezi z nepovratnimi sredstvi bi bilo treba v nekaterih primerih dovoliti financiranje v celoti, predvsem zaradi tega, da bi se upoštevala zmanjšana sposobnost upravičencev za sofinanciranje.
(70)
Vzpostaviti bi bilo treba podrobne določbe o uporabi proračunske podpore ter določiti pogoje, pod katerimi se proračunska podpora lahko uporablja, in obveznost partnerja, da Komisiji zagotovi pravočasne in zanesljive informacije, na podlagi katerih je mogoče oceniti izpolnjevanje teh pogojev.
(71)
V zvezi s skrbniškimi skladi Unije bi bilo treba določiti načela, ki veljajo za prispevek Unije v skrbniške sklade Unije in tudi za prispevke drugih donatorjev, ter računovodska pravila in pravila poročanja za skrbniške sklade Unije, predvsem za obresti, ki se naberejo na bančnem računu skrbniškega sklada, pojasniti odgovornosti finančnih udeležencev in upravnega odbora skrbniškega sklada ter določiti obveznosti glede zunanje revizije. Prav tako bi bilo treba zagotoviti pravično zastopanje udeleženih donatorjev v upravnem odboru skrbniškega sklada in obvezno soglasje Komisije za uporabo sredstev.
(72)
Za poenostavitev postopkov za oddajo javnih naročil v okviru zunanjih ukrepov, so bile spremenjene nekatere mejne vrednosti, hkrati pa so bili dodani in prilagojeni nekateri drugi postopki upravljanja in mejne vrednosti, ki izhajajo iz skupnih določb.
(73)
V zvezi z nepovratnimi sredstvi bi bilo treba v skladu s finančno uredbo racionalizirati pogoje za odstopanje od načela sofinanciranja.
(74)
Za zagotovitev dobrega upravljanja odobritev Unije bi bilo treba določiti tudi predpogoje in pravila, ki naj bi jih vsebovali sporazumi, kadar je upravljanje odobritev decentralizirano ali če se uporabljajo računi izločenih sredstev.
(75)
Priporočljivo bi bilo opredeliti evropske urade ter določiti posebna pravila za Urad za publikacije in določbe, ki pooblaščajo računovodjo Komisije, da nekatere naloge prenese na zaposlene v teh uradih. Določiti bi bilo treba postopke za vodenje bančnih računov, ki jih lahko evropski uradi odprejo v imenu Komisije.
(76)
Po analogiji z objavljanjem informacij o prejemnikih sredstev Unije bi bilo treba objaviti seznam strokovnjakov iz člena 204 finančne uredbe, ki bi jih bilo treba izbrati z razpisom za prijavo interesa, in vsebino njihovih nalog. Prav tako bi bilo treba objaviti njihovo plačilo, ki presega 15 000 EUR.
(77)
Dopolniti bi bilo treba novi postopek, uveden v člen 203 finančne uredbe, zlasti v zvezi z vrsto stroškov, ki so vključeni v mejne vrednosti, opredeljene v navedenem členu. Uvesti bi bilo treba podrobna pravila o projektih gradenj v delegacijah Unije glede na njihove posebnosti, predvsem v nujnih primerih. Primerno bi bilo določiti, da stanovanjske zgradbe, in sicer v delegacijah, ki bi jih bilo treba v zelo kratkem času najeti ali kupiti, niso vključene v postopek iz člena 203 finančne uredbe. Nakup zemlje brezplačno ali za simbolni znesek ne bi smel spadati v postopek iz člena 203 finančne uredbe, saj ne pomeni dodatnega bremena za proračun.
(78)
Za zagotovitev skladnosti z določbami finančne uredbe bi bilo treba določiti prehodne določbe. Nadalje bi bilo za zagotovitev skladnosti s pravno podlago, značilno za posamezni sektor, primerno odložiti uporabo določb o načinih upravljanja in finančnih instrumentih na 1. januar 2014 -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
PRVI DEL
SKUPNE DOLOČBE
NASLOV I
VSEBINA
Člen 1
Vsebina
Ta uredba določa pravila uporabe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 (v nadaljnjem besedilu: finančna uredba).
NASLOV II
PRORAČUNSKA NAČELA
POGLAVJE 1
Načeli enotnosti in točnosti proračuna
Člen 2
Obračunavanje obresti iz predhodnega financiranja
(člen 8(4) finančne uredbe)
Če je treba plačati obresti v proračun, se v sporazumu, sklenjenem s subjekti ali osebami iz točk (ii) do (viii) člena 58(1)(c) finančne uredbe, določi, da se predhodno financiranje izplača na bančne račune ali podračune, ki omogočajo prepoznavanje sredstev in povezanih obresti. V nasprotnem primeru morajo računovodski postopki prejemnikov ali posrednikov omogočati prepoznavanje sredstev, ki jih je izplačala Unija, in obresti ali drugih koristi iz teh sredstev.
Določbe te uredbe glede obresti iz predhodnega financiranja ne posegajo v vknjižbo predhodnega financiranja na strani sredstev v računovodskih izkazih, kakor je določeno v računovodskih pravilih iz člena 143 finančne uredbe.
POGLAVJE 2
Načelo enoletnosti
Člen 3
Odobritve za tekoče proračunsko leto
(člen 11(3) finančne uredbe)
Odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil, odobrene za tekoče proračunsko leto, sestavljajo:
(a)
odobritve, določene v proračunu, skupaj s spremembami proračuna;
(b)
prenesene odobritve;
(c)
odobritve, ki se lahko znova dajo na voljo v skladu s členoma 178 in 182 finančne uredbe;
(d)
odobritve iz plačil predhodnega financiranja, ki so bila vrnjena v skladu s členom 177(3) finančne uredbe;
(e)
odobritve iz namenskih prejemkov v tekočem proračunskem letu ali v prejšnjih proračunskih letih, ki niso bila porabljena.
Člen 4
Razveljavitev in prenos odobritev
(člen 13(2) finančne uredbe)
1. Odobritve za prevzem obveznosti in nediferencirana sredstva v zvezi s projekti gradenj iz člena 13(2)(a) finančne uredbe se lahko prenesejo samo, če obveznosti ni bilo mogoče prevzeti do 31. decembra v tekočem proračunskem letu iz razlogov, ki jih ni mogoče pripisati odredbodajalcu, in če so pripravljalne faze izvedene že v tolikšni meri, da se lahko predvideva, da bo obveznost prevzeta najpozneje do 31. marca v naslednjem letu oziroma - za projekte gradenj - do 31. decembra v naslednjem letu.
2. Pripravljalne faze iz člena 13(2)(a) finančne uredbe, ki morajo biti končane do 31. decembra v tekočem proračunskem letu, da se lahko dovoli prenos v naslednje leto, so zlasti:
(a)
glede celotnih prevzetih obveznosti v smislu člena 85 finančne uredbe, sprejetje sklepa o financiranju ali da se do tega datuma končajo posvetovanja zadevnih služb v posamezni instituciji za sprejetje takega sklepa;
(b)
glede posameznih prevzetih obveznosti v smislu člena 85 finančne uredbe, končano izbiranje potencialnih izvajalcev, upravičencev, nagrajencev ali pooblaščencev.
3. Odobritve, prenesene v skladu s členom 13(2)(a) finančne uredbe, za katere ni prevzeta obveznost do 31. marca v naslednjem proračunskem letu ali - za zneske, povezane s projekti gradnje - do 31. decembra v naslednjem letu, se avtomatsko razveljavijo.
Komisija obvesti Evropski parlament in Svet o odobritvah, ki so bile tako razveljavljene, v enem mesecu po razveljavitvi v skladu s prvim pododstavkom.
4. Odobritve, prenesene v skladu s členom 13(2)(b) finančne uredbe, se lahko porabijo do 31. decembra v naslednjem proračunskem letu.
5. Računovodstvo omogoča prepoznavanje odobritev, ki so prenesene v skladu z odstavki 1 do 4.
POGLAVJE 3
Načelo obračunske enote
Člen 5
Devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami
(člen 19 finančne uredbe)
1. Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor, odgovorni odredbodajalec izvede preračun po dnevnem tečaju eura, ki je objavljen v seriji C Uradnega lista Evropske unije.
Kadar preračun med eurom in drugimi valutami izvedejo izvajalci ali upravičenci, se uporabi posebna ureditev za preračun, ki se določi v pogodbah o izvedbi javnega naročila, sporazumih o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sporazumih o financiranju.
2. Za preprečitev znatnega vpliva preračunov valut na raven sofinanciranja Unije ali škodljivega vpliva preračunov valut na proračun Unije se v posebni ureditvi za preračun iz odstavka 1 navede, če je primerno, devizni tečaj med eurom in drugimi valutami, ki se izračuna z uporabo povprečja dnevnih deviznih tečajev v določenem obdobju.
3. Če dnevni tečaj eura v Uradnem listu Evropske unije za zadevno valuto ni objavljen, odgovorni odredbodajalec uporabi računovodski tečaj iz odstavka 4.
4. Za namene računovodstva iz členov 151 do 156 finančne uredbe in ob upoštevanju člena 240 te uredbe se preračun med eurom in drugo valuto izvede na podlagi mesečnega računovodskega tečaja eura. Ta računovodski devizni tečaj določi računovodja Komisije iz kakršnega koli vira informacij, za katerega meni, da je zanesljiv, na podlagi deviznega tečaja na predzadnji delovni dan v mesecu pred mesecem, za katerega se določa devizni tečaj.
5. Rezultati preračunov valut iz odstavka 4 tega člena se prikažejo v ločeni postavki v računovodskih izkazih zadevne institucije.
Prvi pododstavek tega odstavka smiselno velja za organe iz člena 208 finančne uredbe.
Člen 6
Devizni tečaj, ki se uporablja za preračun med eurom in drugimi valutami
(člen 19 finančne uredbe)
1. Brez poseganja v posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor ali iz posebnih pogodb o izvedbi javnega naročila, sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev ter sporazumov o financiranju, se za devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami, če preračun izvede odgovorni odredbodajalec, uporabi tečaj na dan, na katerega služba za odobravanje pripravi nalog za plačilo ali nalog za izterjavo.
2. Za transakcije na računu izločenih sredstev v eurih se kot devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami uporablja tečaj, ki se določi na podlagi datuma, ko banka izvede plačilo.
3. Za obračun sredstev na računu izločenih sredstev v nacionalnih valutah iz člena 19 finančne uredbe se kot devizni tečaj za preračun med eurom in drugimi valutami uporablja devizni tečaj, ki velja v mesecu odhodkov z zadevnega računa izločenih sredstev.
4. Za povračilo pavšalnih odhodkov ali odhodkov, ki izhajajo iz kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije in Pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: kadrovski predpisi), za katero je določena zgornja meja in ki se izplačuje v drugih valutah in ne v eurih, je tečaj, ki se uporablja, tisti, ki velja ob nastanku upravičenosti.
POGLAVJE 4
Načelo univerzalnosti
Člen 7
Struktura namenskih prejemkov in zagotavljanje ustreznih odobritev
(člen 21 finančne uredbe)
1. Brez poseganja v člena 9 in 10 struktura, v katero se uvrščajo namenski prejemki v proračunu, obsega:
(a)
v izkazu prihodkov v oddelku proračuna za vsako posamezno institucijo, proračunsko postavko, na katero se vpiše prejemek;
(b)
v izkazu odhodkov se v pripombah k proračunu, vključno s splošnimi pripombami, navede, katere proračunske vrstice lahko prejmejo odobritve v višini namenskih prejemkov, ki so dani na voljo.
V primeru iz točke (a) prvega pododstavka se vpiše zaznamek pro memoria, znesek ocenjenega prejemka pa se navede samo kot informacija v pripombah.
2. Ko institucija prejme prejemek, se odobritve v višini namenskih prejemkov avtomatsko dajo na voljo kot odobritve za prevzem obveznosti in kot odobritve plačil, razen v naslednjih primerih:
(a)
v primerih iz člena 181(2) in člena 183(2) finančne uredbe;
(b)
v primeru iz člena 21(2)(b) finančne uredbe za države članice, kadar je sporazum o finančnem prispevku naveden v eurih.
V primeru iz točke (b) prvega pododstavka se odobritve za prevzem obveznosti lahko dajo na voljo po tem, ko država članica podpiše sporazum o finančnem prispevku.
Člen 8
Prispevki držav članic za raziskovalne programe
(člen 21(2)(a) finančne uredbe)
1. Prispevki držav članic za financiranje določenih dodatnih raziskovalnih programov iz člena 5 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1150/2000 (8) se plačajo tako:
(a)
sedem dvanajstin zneska, ki je vpisan v proračunu, se plača najpozneje do 31. januarja tekočega proračunskega leta;
(b)
preostalih pet dvanajstin se plača najpozneje do 15. julija tekočega proračunskega leta.
2. Če proračun do začetka proračunskega leta še ni dokončno sprejet, prispevki iz odstavka 1 temeljijo na znesku, ki je bil naveden v proračunu za prejšnje proračunsko leto.
3. Vsak prispevek ali dodatno plačilo, ki ga v proračun dolgujejo države članice, se knjiži na konto ali konte Komisije v 30 dneh po vpoklicu sredstev.
4. Plačila se knjižijo na konto, ki je določen v Uredbi (ES, Euratom) št. 1150/2000, prav tako pa zanje veljajo tudi pogoji, določeni z navedeno uredbo.
Člen 9
Namenski prejemki na podlagi sodelovanja držav Efte v določenih programih Unije
(člen 21(2)(e) finančne uredbe)
1. Struktura proračuna, za vključitev sodelovanja držav članic Evropskega združenja za prosto trgovino (v nadaljnjem besedilu: države Efte) v določenih programih Unije je taka:
(a)
v izkaz prihodkov se vključi postavka z zaznamkom pro memoria, na katero se vpiše celoten znesek prispevka držav Efte za zadevno proračunsko leto;
(b)
v izkazu odhodkov:
(i)
v pripombah za vsako postavko, ki se nanaša na dejavnosti Unije, v katerih sodelujejo države Efte, se prikaže ocenjena vrednost sodelovanja „v informativne namene“;
(ii)
v prilogi, ki je sestavni del proračuna, se določijo postavke, ki pokrivajo dejavnosti Unije, v katerih sodelujejo države Efte.
Za namene točke (a) prvega pododstavka se ocenjeni znesek navede v pripombah k proračunu.
Priloga iz točke (b)(ii) prvega pododstavka odraža strukturo, ki omogoča vključitev odobritev za takšno sodelovanje, predvideno v odstavku 2, in izvrševanje odhodkov, hkrati pa je tudi njen sestavni del.
2. Po členu 82 Sporazuma o Evropskem gospodarskem prostoru (v nadaljnjem besedilu: Sporazum EGP) so zneski letnega prispevka držav Efte, ki jih Komisiji potrdi Skupni odbor Evropskega gospodarskega prostora v skladu s členom 1(5) Protokola 32 v prilogi k Sporazumu EGP, podlaga, da se na začetku proračunskega leta zagotovi celoten znesek ustreznih odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil.
3. Če se med proračunskim letom zagotovijo dodatne odobritve na proračunskih postavkah, ki vključujejo sodelovanje držav Efte, države Efte pa med letom ne morejo ustrezno prilagoditi svojega prispevka zaradi upoštevanja „sorazmernostnega faktorja“ iz člena 82 Sporazuma EGP, lahko Komisija kot začasni in izjemni ukrep uporabi svoja gotovinska sredstva za predhodno financiranje deleža držav Efte. Kadar se zagotovijo take dodatne odobritve, Komisija čim prej vpokliče ustrezne prispevke iz držav Efte. Komisija o takšnih sprejetih sklepih vsako leto obvesti Evropski parlament in Svet.
Predhodno financiranje se v proračunu za naslednje proračunsko leto obračuna čim prej.
4. V skladu s členom 21(2)(e) finančne uredbe finančni prispevki držav Efte predstavljajo zunanje namenske prejemke. Računovodja sprejme ustrezne ukrepe, s katerimi zagotovi ločeno spremljanje uporabe prejemkov iz teh prispevkov in ustreznih odobritev.
V poročilu iz člena 150(2) finančne uredbe Komisija ločeno prikazuje faze izvrševanja prihodkov in odhodkov, ki se nanašajo na sodelovanje držav Efte.
Člen 10
Prihodek iz izrečenih sankcij državam članicam, ki so izjavile, da imajo čezmerni primanjkljaj
(člen 21(2)(c) finančne uredbe)
Struktura proračuna za vključitev prihodkov iz sankcij iz oddelka 4 Uredbe Sveta (ES) št. 1467/97 (9) je taka:
(a)
v izkaz prihodkov se vključi postavka z zaznamkom pro memoria, na katero se vpišejo obresti na takšne zneske;
(b)
hkrati in brez poseganja v člen 77 finančne uredbe se za te zneske iz izkaza prihodkov v izkazu odhodkov zagotovijo odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil.
Odobritve iz točke (b) prvega pododstavka, se izvršujejo v skladu s členom 20 finančne uredbe.
Člen 11
Obremenitve zaradi donacij, ki jih prejme Unija
(člen 22 finančne uredbe)
Komisija za namene odobritve Evropskega parlamenta in Sveta iz člena 22(2) finančne uredbe oceni in primerno pojasni finančne obremenitve, vključno z nadaljnjimi stroški, povezanimi z donacijami, ki jih prejme Unija.
Člen 12
Konti za vračljive davke
(člen 23(3) finančne uredbe)
Vsi davki, ki jih plača Unija v skladu s členom 23(2) in (3)(a) finančne uredbe, se evidentirajo na začasnem kontu, dokler jih zadevne države ne povrnejo.
POGLAVJE 5
Načelo specifikacije
Člen 13
Pravila za izračun deležev prerazporeditev za institucije razen Komisije
(člen 25 finančne uredbe)
1. Deleži iz člena 25 finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev in z upoštevanjem odobritev, določenih v proračunu, skupaj s spremembami proračuna.
2. Za zadevni znesek se šteje vsota sredstev za prerazporeditev iz vrstice, s katere se prerazporeja, po prilagoditvi zaradi prejšnjih prerazporeditev.
Ne upoštevajo se zneski prerazporeditev, ki jih lahko zadevna institucija opravi samostojno brez odločitve Evropskega parlamenta in Sveta.
Člen 14
Pravila za izračun deležev prerazporeditev Komisije
(člen 26 finančne uredbe)
1. Deleži iz člena 26(1) finančne uredbe se izračunajo, ko se pripravi zahtevek za prerazporeditev in z upoštevanjem odobritev, določenih v proračunu, skupaj s spremembami proračuna.
2. Za zadevni znesek se šteje vsota sredstev za prerazporeditev iz vrstice, s katere ali na katero se prerazporeja, po prilagoditvi zaradi prejšnjih prerazporeditev.
Ne upoštevajo se zneski prerazporeditev, ki jih lahko Komisija opravi samostojno brez odločitve Evropskega parlamenta in Sveta.
Člen 15
Upravni odhodki
(člen 26 finančne uredbe)
Odhodki iz točke (b) prvega pododstavka člena 26(1) finančne uredbe zajemajo, za vsako področje politike, postavke iz člena 44(3) finančne uredbe.
Člen 16
Razlog za zahtevek za prerazporeditev odobritev
(člena 25 in 26 finančne uredbe)
Zahtevkom za prerazporeditev in vsem informacijam za Evropski parlament in Svet v zvezi s prerazporejanjem po členih 25 in 26 finančne uredbe se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo porabo odobritev in ocene potreb do konca proračunskega leta tako za postavke, na katere naj bi se odobritve prerazporedile, in za postavke, s katerih naj bi se prerazporedile.
Člen 17
Razlog za zahtevek za prerazporeditev iz rezerve za nujno pomoč
(člen 29 finančne uredbe)
Zahtevkom za prerazporeditev, ki bi omogočila uporabo rezerve za nujno pomoč iz člena 29 finančne uredbe, se priložijo ustrezna in podrobna dokazila, ki prikazujejo:
(a)
za vsako postavko, na katero naj bi se sredstva prerazporedila, zadnje razpoložljive informacije o porabi odobritev in oceno potreb do konca proračunskega leta;
(b)
za vse postavke, ki se nanašajo na zunanje ukrepe, poročilo o izvrševanju odobritev do konca meseca pred mesecem vložitve zahtevka za prerazporeditev in oceno potreb do konca proračunskega leta, vključno s primerjavo s prvotno oceno;
(c)
analizo možnosti prerazporeditve odobritev.
POGLAVJE 6
Načelo dobrega finančnega poslovodenja
Člen 18
Ocenjevanje
(člen 30 finančne uredbe)
1. Za vse predloge za programe ali dejavnosti, ki povzročajo proračunske odhodke, se izvede predhodna ocena, ki obravnava:
(a)
potrebo, ki naj se izpolni kratkoročno ali dolgoročno;
(b)
dodano vrednost zaradi udeležbe Unije;
(c)
cilje politike in upravljanja, ki jih je treba uresničiti, kar vključuje ukrepe, potrebne za zaščito finančnih interesov Unije na področju goljufij, in sicer njihovega preprečevanja, odkrivanja, preiskav, odprave in sankcij;
(d)
razpoložljive možnosti ukrepanja, vključno s povezanimi tveganji;
(e)
pričakovane rezultate in učinke, zlasti gospodarske, socialne in okoljske učinke ter kazalnike in ureditve ocenjevanja, ki so potrebni za njihovo ovrednotenje;
(f)
najprimernejšo metodo izvajanja izbranih možnosti;
(g)
notranjo skladnost predlaganega programa ali dejavnosti ter njegovo razmerje do ostalih ustreznih instrumentov;
(h)
obseg odobritev, človeških virov in drugih upravnih odhodkov, ki se dodelijo, ob upoštevanju načela stroškovne učinkovitosti;
(i)
izkušnje, pridobljene iz podobnih izkušenj v preteklosti.
2. Predlog določa ureditve za spremljanje, poročanje in ocenjevanje, ob tehtnem upoštevanju odgovornosti vseh ravni vlade, ki bodo sodelovale pri izvajanju predlaganega programa ali dejavnosti.
3. Za vse programe ali dejavnosti, vključno s pilotnimi projekti in pripravljalnimi ukrepi, pri katerih zbrana sredstva presegajo 5 000 000 EUR, se izvede vmesna in/ali naknadna ocena z vidika dodeljenih človeških in finančnih virov ter dobljenih rezultatov, s katerimi se preverja skladnost s postavljenimi cilji:
(a)
doseženi rezultati pri izvajanju večletnega programa se periodično ocenjujejo po časovnem razporedu, ki omogoča, da se ugotovitve ocenjevanj upoštevajo pri sprejemanju sklepov o podaljšanju, spremembi ali začasni ustavitvi izvajanja programa;
(b)
za dejavnosti, ki se financirajo na letni podlagi, se rezultati ocenjujejo najmanj vsakih šest let.
Točki (a) in (b) prvega pododstavka se ne uporabljata za posamične projekte ali ukrepe, ki se izvajajo v okviru tistih dejavnosti, pri katerih se zahteva lahko izpolni s končnimi poročili, ki jih pošljejo organi, ki so izvajali ukrep.
4. Ocene iz odstavkov 1 in 3 so sorazmerne z zbranimi sredstvi ter učinkom zadevnega programa in dejavnosti.
Člen 19
Ocena finančnih posledic
(člen 31 finančne uredbe)
Ocena finančnih posledic vsebuje finančne in gospodarske podatke, da lahko zakonodajni organ oceni potrebo po ukrepu Unije. Ocena finančnih posledic vsebuje ustrezne informacije glede skladnosti z drugimi dejavnostmi Unije in vseh možnosti sinergije.
V primeru večletnih dejavnosti ocena finančnih posledic vsebuje načrt letnih potreb v smislu odobritev in delovnih mest, vključno za zunanje sodelavce, ter oceno njihovih srednjeročnih finančnih posledic.
POGLAVJE 7
Načelo preglednosti
Člen 20
Začasna objava proračuna
(člen 34 finančne uredbe)
Pred uradno objavo v Uradnem listu Evropske unije se končni podrobni zneski proračuna na pobudo Komisije objavijo v vseh jezikih čim prej po končnem sprejetju proračuna in najpozneje v štirih tednih na internetni strani institucij.
Člen 21
Objava informacij o vrednosti in prejemnikih sredstev Unije
(člen 35 finančne uredbe)
1. Informacije o prejemnikih sredstev Unije, dodeljenih v okviru neposrednega upravljanja, se objavijo na internetni strani institucij Unije najpozneje do 30. junija leta po proračunskem letu, v katerem so bila sredstva dodeljena.
Poleg objave iz prvega pododstavka se lahko informacije ob upoštevanju standardne predloge objavijo tudi na drug ustrezen način.
2. Objavijo se naslednje informacije, razen če v tej uredbi in predpisih za posamezni sektor ni navedeno drugače, pri tem pa se upoštevajo merila iz člena 35(3) finančne uredbe:
(a)
ime oz. naziv prejemnika;
(b)
lokacija prejemnika;
(c)
dodeljeni znesek;
(d)
narava in namen ukrepa.
Za namene točke (b) izraz „lokacija“ pomeni:
(i)
naslov prejemnika, kadar gre za pravno osebo;
(ii)
regijo na ravni NUTS 2, kadar je prejemnik fizična oseba.
V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo dve leti po koncu proračunskega leta, v katerem so bila sredstva dodeljena. To velja tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.
3. Informacije iz odstavka 2 se objavijo samo za nagrade, podeljene na podlagi natečajev, nepovratna sredstva, dodeljena na podlagi postopkov za dodelitev nepovratnih sredstev, in pogodbe, oddane na podlagi postopkov za oddajo javnih naročil. Informacije se ne objavijo za:
(a)
štipendije, plačane fizičnim osebam, in drugo neposredno pomoč, plačano fizičnim osebam, ki jo najbolj potrebujejo, iz člena 125(4)(c) finančne uredbe;
(b)
javna naročila v znesku, ki je nižji od zneska iz člena 137(2) te uredbe.
4. Objava se opusti, če takšno razkritje ogroža pravice in svoboščine vpletenih posameznikov, kot jih varuje Listina Evropske unije o temeljnih pravicah, ali škodi poslovnim interesom prejemnikov.
Člen 22
Povezava na objavo informacij o prejemnikih sredstev Unije, dodeljenih v okviru posrednega upravljanja
(člen 35 finančne uredbe)
Kadar se upravljanje sredstev Unije prenese na organe in službe iz člena 58(1)(c) finančne uredbe, se v sporazumih o prenosu pooblastil zahteva, da ti pooblaščeni organi in službe informacije iz člena 21(2) in (3) ob upoštevanju standardne predloge objavijo na svojih spletnih straneh.
Internetna stran institucij Unije vsebuje vsaj naslov spletne strani, na kateri so informacije, če te niso objavljene neposredno na za to namenjeni internetni strani institucij Unije.
Poleg objave iz prvega pododstavka se lahko informacije ob upoštevanju standardne predloge objavijo tudi na kakršen koli drug ustrezen način.
Za objave iz prvega odstavka tega člena se uporablja člen 21(2) do (4).
NASLOV III
DOLOČITEV IN SESTAVA PRORAČUNA
Člen 23
Finančno načrtovanje
(člen 38 finančne uredbe)
Finančno načrtovanje iz člena 38 finančne uredbe je strukturirano po kategoriji odhodkov, področju politike in proračunski postavki. Celotno finančno načrtovanje zajema vse kategorije odhodkov razen kmetijstva, kohezijske politike in uprave, za katere se navedejo le povzetki podatkov.
Člen 24
Predlogi za spremembo proračuna
(člen 41(1) finančne uredbe)
Predlogom za spremembo proračuna se priloži izjava o razlogih in informacije o izvrševanju proračuna za predhodno in tekoče proračunsko leto, ki so na voljo v času priprave spremembe proračuna.
Člen 25
Proračunska nomenklatura
(člen 44 finančne uredbe)
Proračunska nomenklatura je skladna z načeli specifikacije, preglednosti in dobrega finančnega poslovodenja. Zagotavlja jasnost in preglednost, ki sta potrebni za proračunski postopek, hkrati pa lajša prepoznavanje glavnih ciljev, kot izhajajo iz ustreznih pravnih podlag, kar omogoča izbiro političnih prednostnih nalog ter učinkovito in smotrno izvrševanje.
Člen 26
Dejanski odhodki v zadnjem proračunskem letu, za katero je bil pripravljen zaključni račun
(člen 49(1)(a)(v) finančne uredbe)
Za namene določitve proračuna se dejanski odhodki v zadnjem proračunskem letu, za katero je bil pripravljen zaključni račun, določijo tako:
(a)
pri prevzetih obveznostih: prevzete obveznosti, evidentirane med proračunskim letom na podlagi odobritev za navedeno proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz člena 3;
(b)
pri plačilih: plačila v proračunskem letu, to pomeni plačila, za katera je bil nalog za plačilo poslan v banko, na podlagi odobritev za navedeno proračunsko leto v skladu z opredelitvijo iz člena 3.
Člen 27
Pripombe k proračunu
(člen 49(1)(a)(vi) finančne uredbe)
Pripombe k proračunu vključujejo:
(a)
sklicevanje na temeljni akt, če ta obstaja;
(b)
vse ustrezne obrazložitve glede narave in namena odobritev.
Člen 28
Kadrovski načrt
(člen 49(1)(c)(i) finančne uredbe)
Zaposleni v Agenciji za oskrbo so v kadrovskem načrtu Komisije prikazani ločeno.
NASLOV IV
IZVRŠEVANJE PRORAČUNA
POGLAVJE 1
Splošne določbe
Člen 29
Informacije o prenosu osebnih podatkov za namene revizije
(člen 53 finančne uredbe)
Potencialni upravičenci, kandidati, ponudniki in udeleženci se v vseh razpisih v zvezi z nepovratnimi sredstvi, javnimi naročili ali nagradami, ki se izvajajo v okviru neposrednega upravljanja, v skladu z Uredbo (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (10) obvestijo, da se lahko za namene zaščite finančnih interesov Unije njihovi osebni podatki prenašajo službam za notranjo revizijo, Evropskemu računskemu sodišču, komisiji za finančne nepravilnosti ali Evropskemu uradu za boj proti goljufijam (v nadaljnjem besedilu: urad OLAF) ter med odredbodajalci Komisije in izvajalskimi agencijami.
Člen 30
Pripravljalni ukrepi na področju skupne zunanje in varnostne politike
(člen 54(2)(c) finančne uredbe)
Financiranje ukrepov, s katerimi se je strinjal Svet, za pripravo operacij Unije za krizno upravljanje v skladu z naslovom V Pogodbe o Evropski uniji krije dodatne stroške, ki so neposredno potrebni za posebne misije ali ekipe na terenu z osebjem iz institucij Unije, vključno z zavarovanjem za visoko stopnjo tveganja, potnimi in nastanitvenimi stroški ter dnevnicami.
Člen 31
Posebne pristojnosti Komisije na podlagi Pogodb
(člen 54(2)(d) finančne uredbe)
1. Členi Pogodbe o delovanju Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: PDEU), s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:
(a)
člen 154 (socialni dialog);
(b)
člen 156 (študije, mnenja in posvetovanja o socialnih zadevah);
(c)
člena 159 in 161 (posebna poročila o socialnih zadevah);
(d)
člen 168(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v zadevah v zvezi z varovanjem zdravja);
(e)
člen 171(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri vseevropskih omrežjih);
(f)
člen 173(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v zadevah v zvezi z gospodarstvom);,
(g)
člen 175, drugi odstavek (poročilo o napredku, doseženem pri uresničevanju ekonomske, socialne in teritorialne kohezije);
(h)
člen 181(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri raziskovanju in tehnološkem razvoju);
(i)
člen 190 (poročilo o raziskavah in tehnološkem razvoju);
(j)
člen 210(2) (pobude za pospeševanje usklajevanja v politikah razvojnega sodelovanja);
(k)
člen 214(6) (pobude za pospeševanje usklajevanja pri ukrepih humanitarne pomoči).
2. Členi Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo (v nadaljnjem besedilu: pogodba Euratom), s katerimi se posebne pristojnosti dodelijo neposredno Komisiji, so:
(a)
člen 70 (finančna podpora v mejah proračuna za programe iskanja rud na ozemljih držav članic);
(b)
členi 77 do 85.
3. Pri pripravi predloga proračuna se lahko k seznamoma iz odstavkov 1 in 2 doda še podrobnejši opis, v katerem se navedejo številke členov, na katere se nanaša, ter zneski.
Člen 32
Dejanja, ki bi lahko pomenila navzkrižje interesov, in postopek
(člen 57 finančne uredbe)
1. Dejanja, na katera lahko vpliva navzkrižje interesov v smislu člena 57(2) finančne uredbe, imajo med drugim lahko eno od naslednjih oblik, brez poseganja v njihovo opredelitev kot nezakonite dejavnosti iz člena 141:
(a)
odobritev neupravičenih neposrednih ali posrednih ugodnosti samemu sebi ali drugim;
(b)
zavrnitev odobritve pravic ali ugodnosti upravičencu, do katerih je ta upravičen;
(c)
storitev neupravičenega ali nezakonitega dejanja ali opustitev obveznega dejanja.
Druga dejanja, na katera lahko vpliva navzkrižje interesov, so dejanja, ki lahko vplivajo na nepristransko in objektivno opravljanje dolžnosti osebe, kot so med drugim sodelovanje v komisiji za ocenjevane v postopkih za oddajo javnih naročilih ali dodelitev nepovratnih sredstev, če bi ta oseba lahko neposredno ali posredno imela finančne koristi od izida teh postopkov.
2. Če je vložnik, kandidat ali ponudnik zaposleni, za katerega veljajo kadrovski predpisi, se domneva, da obstaja navzkrižje interesov, razen če nadrejeni vnaprej odobri njegovo udeležbo v postopku.
3. Kadar pride do navzkrižja interesov odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil sprejme ustrezne ukrepe, da bi se bilo mogoče izogniti neupravičenemu vplivu zadevne osebe na zadevni postopek.
POGLAVJE 2
Načini izvrševanja
Oddelek 1
Splošne določbe
Člen 33
Način upravljanja
(člen 58 finančne uredbe)
Računovodski sistem Komisije opredeli način upravljanja in v okviru vsakega načina upravljanja vrsto subjekta ali osebe iz člena 58(1)(c) finančne uredbe, ki so mu poverjene naloge izvrševanja proračuna.
Kar zadeva neposredno upravljanje Komisije v skladu s členom 58(1)(a) finančne uredbe računovodski sistem razlikuje upravljanje s strani:
(a)
služb Komisije;
(b)
izvajalskih agencij;
(c)
vodij delegacij Unije;
(d)
skrbniških skladov iz člena 187 finančne uredbe.
Oddelek 2
Neposredno upravljanje
Člen 34
Neposredno upravljanje
(člen 58(1)(a) finančne uredbe)
Kadar Komisija izvršuje proračun neposredno v svojih službah, naloge izvrševanja opravljajo finančni udeleženci v smislu členov 64 do 75 finančne uredbe v skladu s pogoji, določenimi v tej uredbi.
Člen 35
Izvajanje pooblastil, prenesenih na izvajalske agencije
(člen 58(1)(a) in člen 62 finančne uredbe)
1. Odločitve o prenosu pooblastil pooblaščajo izvajalske agencije kot odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil za izvrševanje odobritev v zvezi s programom Unije, katerega upravljanje jim je poverjeno.
2. Listina Komisije o prenosu pooblastil vsebuje vsaj določbe iz točk (a) do (d) in (h) člena 40. Prejem listine v imenu izvajalske agencije formalno pisno potrdi njen direktor.
Člen 36
Upoštevanje pravil za oddajo javnih naročil
(člen 63 finančne uredbe)
Če Komisija poveri naloge zasebnim subjektom iz člena 63(2) finančne uredbe, z njimi sklene pogodbo v skladu z določbami naslova V prvega dela in poglavja III naslova IV drugega dela finančne uredbe.
Oddelek 3
Deljeno upravljanje z državami članicami
Člen 37
Posebne določbe za deljeno upravljanje z državami članicami - ukrepi za spodbujanje najboljših praks
(člen 59 finančne uredbe)
Komisija pripravi register organov, odgovornih za dejavnosti upravljanja, certificiranja in revizije v okviru predpisov za posamezni sektor.
Komisija lahko v namene spodbujanja najboljših praks pri izvajanju strukturnih skladov, Kohezijskega sklada, Evropskega kmetijskega sklada za razvoj podeželja, Evropskega kmetijskega jamstvenega sklada in Evropskega sklada za ribištvo pripravi metodološki priročnik, v katerem določi lastno strategijo kontrole in s tem povezani pristop, vključno s kontrolnimi seznami ter primeri najboljših praks, in ga v informativne namene da na voljo organom, odgovornim za dejavnosti upravljanja in kontrole. Kadar koli se to izkaže za potrebno, se priročnik posodobi.
Oddelek 4
Posredno upravljanje
Člen 38
Enakovrednost sistemov, pravil in postopkov pri posrednem upravljanju
(člen 60 finančne uredbe)
1. Komisija lahko sprejme, da so pravila in postopki za oddajo javnih naročil enakovredni njenim, če so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
so skladni z načelom velike konkurence ponudnikov za izbiro ekonomsko najugodnejše ponudbe, postopki s pogajanji pa so omejeni na razumne zneske ali ustrezno utemeljeni;
(b)
zagotavljajo preglednost z ustrezno predhodno objavo zlasti razpisov za zbiranje ponudb in primerno naknadno objavo izvajalcev;
(c)
zagotavljajo enako obravnavanje, sorazmernost in nediskriminacijo;
(d)
preprečujejo navzkrižja interesov v celotnem postopku za oddajo javnih naročil.
Nacionalna zakonodaja držav članic ali tretjih držav, s katero je prenesena Direktiva 2004/18/ES, šteje za enakovredno pravilom, ki jih uporabljajo institucije v skladu s finančno uredbo.
2. Komisija lahko sprejme, da so pravila in postopki za dodelitev nepovratnih sredstev enakovredni njenim, če so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
so skladni z načeli sorazmernosti, dobrega finančnega poslovodenja, enakega obravnavanja in nediskriminacije;
(b)
zagotavljajo preglednost z ustrezno objavo razpisov za zbiranje predlogov, postopki neposredne dodelitve pa so omejeni na razumne zneske ali ustrezno utemeljeni, pri primerni naknadni objavi upravičencev pa je upoštevano načelo sorazmernosti;
(c)
preprečujejo navzkrižja interesov v celotnem postopku za dodelitev nepovratnih sredstev;
(d)
določajo, da se nepovratna sredstva ne smejo kopičiti ali dodeljevati za nazaj, da morajo praviloma vključevati sofinanciranje in da si z njimi upravičenec ne sme prizadevati za dobiček ali ga ustvariti.
3. Komisija lahko sprejme, da računovodski sistemi in sistemi notranje kontrole, ki jih uporabljajo subjekti in osebe, ki naj bi se jim poverile naloge izvrševanja proračuna v imenu Komisije, zagotavljajo enakovredno raven zaščite finančnih interesov Unije in razumno zagotavljajo doseganje ciljev upravljanja, če so skladni z načeli iz člena 32 finančne uredbe.
Člen 39
Predhodno preverjanje pravil in postopkov subjektov in oseb v okviru posrednega upravljanja
(člen 61(1) finančne uredbe)
Za namene predhodnega preverjanja v skladu s členom 61(1) finančne uredbe se odgovorni odredbodajalec lahko zanaša na predhodno preverjanje, ki gaje opravil drug odredbodajalec, če so sklepne ugotovitve ustrezne za posebna tveganja nalog, ki naj bi se poverile, zlasti glede njihove narave in zadevnih zneskov.
Odgovorni odredbodajalec se lahko zanaša na predhodno preverjanje, ki so ga opravili drugi donatorji, če je bilo to preverjanje opravljeno v skladu s pogoji, ki so enakovredni pogojem za posredno upravljanje iz člena 60 finančne uredbe.
Člen 40
Vsebina sporazumov o prenosu pooblastil za opravljanje nalog izvrševanja proračuna na subjekte in osebe
(člen 61(3) finančne uredbe)
Sporazumi o prenosu pooblastil vključujejo podrobne ureditve, ki zagotavljajo zaščito finančnih interesov Unije in preglednost opravljenih postopkov. Vključujejo najmanj naslednje:
(a)
jasno opredelitev dodeljenih nalog in njihovih omejitev, ki zadevajo zlasti spremembe poverjenih nalog, odpust dolgov, uporabo vrnjenih ali neporabljenih sredstev;
(b)
pogoje in podrobno ureditev za izvajanje nalog, odgovornosti in organiziranje kontrol, ki jih je treba izvajati, vključno z ocenjevanjem programov;
(c)
pogoje za plačilo prispevka Unije, vključno z povračilom stroškov, nastalih z izvrševanjem, ter plačevanjem pooblaščenega subjekta, skupaj s pravili, na podlagi katerih se zahtevajo dokazila, ki utemeljujejo plačila;
(d)
pravila za poročanje Komisiji o poteku izvajanja nalog, pričakovanih rezultatih, nepravilnostih, ki so se pojavile, in sprejetih ukrepih ter pogoje, pod katerimi se lahko plačila začasno ustavijo ali prekinejo, in pogoje, pod katerimi se preneha izvajanje nalog;
(e)
datum, do katerega je treba skleniti posamezne pogodbe in sporazume, s katerimi se izvaja sporazum o prenosu pooblastil, ki je sorazmeren z naravo poverjenih nalog;
(f)
pravila o izključitvi, ki subjektu ali osebi omogočajo, da izključi subjekte, ki so v eni od situacij iz točk (a), (b) in (e) člena 106(1) ter točk (a) in (b) člena 107 finančne uredbe, iz sodelovanja v postopku za oddajo javnih naročil, dodelitve nepovratnih sredstev ali podelitve nagrad ali iz možnosti oddaje javnega naročila, dodelitve nepovratnih sredstev ali podelitve nagrade;
(g)
podrobno ureditev za nadzor, ki ga izvaja Komisija, ter določbe, ki Komisiji, uradu OLAF in Računskemu sodišču omogočajo dostop do informacij, potrebnih za opravljanje njihovih dolžnosti, kot tudi pooblastilo za izvedbo revizij in preiskav, tudi s preverjanji na kraju samem;
(h)
ureditev, ki zagotavlja:
(i)
zavezo pooblaščenega subjekta, da bo nemudoma obvestil Komisijo o katerih koli goljufijah pri upravljanju sredstev Unije in o sprejetih ukrepih;
(ii)
imenovanje kontaktne točke, ki bo imela ustrezna pooblastila za neposredno sodelovanje z uradom OLAF, da se poenostavijo njegove operativne dejavnosti;
(i)
pogoje, ki urejajo uporabo bančnih računov in nabranih obresti, kot je navedeno v členu 8(4) finančne uredbe;
(j)
določbe, ki zagotavljajo, da so ukrepi Unije ločeni od drugih dejavnosti organa.
Člen 41
Izjava o upravljanju in izjava o skladnosti
(člen 60(5) finančne uredbe)
V primeru ukrepov, ki se zaključijo pred koncem zadevnega proračunskega leta, lahko končno poročilo pooblaščenega subjekta ali osebe za ta ukrep nadomesti izjavo o upravljanju iz člena 60(5)(b) finančne uredbe, če se predloži pred 15. februarjem leta, ki sledi zadevnemu proračunskemu letu.
Kadar mednarodne organizacije in tretje države izvajajo ukrepe, ki niso večletni in so omejeni na 18 mesecev, se lahko v končno poročilo vključi izjava o skladnosti iz člena 60(5) finančne uredbe.
Člen 42
Postopki pregleda in potrditve obračunov ter izključitve odhodkov, ki niso bili izvršeni v skladu s pravili, ki se uporabljajo v okviru posrednega upravljanja, iz financiranja s sredstvi Unije
(člen 60(6)(b) in (c) finančne uredbe)
1. Brez poseganja v posebne določbe, ki jih vsebujejo predpisi za posamezni sektor, postopke iz točk (b) in (c) člena 60(6) finančne uredbe sestavljajo:
(a)
pregled dokumentacije in, kadar je to primerno, preverjanje na kraju samem, ki ju opravi Komisija;
(b)
določitev zneska odhodkov, ki ga Komisija prizna kot potrjenega, kadar je to potrebno na podlagi kontradiktornega postopka z organi in telesi ter po tem, ko so bili ti organi in telesa obveščeni;
(c)
izračun finančnih popravkov, ki ga izvede Komisija, kadar je to ustrezno;
(d)
izterjava ali plačilo razlike s strani Komisije, ki izhaja iz razlike med potrjenimi odhodki in zneski, ki so bili že izplačani organom ali telesom.
Za namene točke (d) prvega pododstavka Komisija izterja zapadle zneske po možnosti s pobotom iz člena 87.
2. Kadar se naloge izvrševanja proračuna poverijo subjektu, ki izvaja ukrep z več donatorji, postopke iz točk (b) in (c) člena 60(6) finančne uredbe sestavlja preverjanje, da je subjekt za zadevni ukrep porabil znesek, enak tistemu, ki ga je za ta ukrep plačala Komisija, ter da so odhodki nastali v skladu z obveznostmi iz sporazuma, ki ga je podpisal subjekt.
V tej uredbi ukrep z več donatorji pomeni vse ukrepe, kadar so sredstva Unije združena s sredstvi vsaj še enega donatorja.
Člen 43
Posebne določbe o posrednem upravljanju z mednarodnimi organizacijami
(člen 58(1)(c)(ii) in člen 188 finančne uredbe)
1. Mednarodne organizacije iz točke (ii) člena 58(1)(c) finančne uredbe so:
(a)
mednarodne organizacije javnega sektorja, ustanovljene na podlagi medvladnih sporazumov, in specializirane agencije, ki jih ustanovijo take organizacije;
(b)
Mednarodni odbor Rdečega križa;
(c)
Mednarodna federacija državnih organizacij Rdečega križa in Rdečega polmeseca;
(d)
druge neprofitne organizacije, ki na podlagi sklepa Komisije štejejo za mednarodne organizacije.
2. Kadar Komisija izvršuje proračun v okviru posrednega upravljanja z mednarodnimi organizacijami, se uporabljajo sporazumi o preverjanju, sklenjeni z njimi.
Člen 44
Imenovanje subjektov javnega ali zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve
(člen 58(1)(c)(v) in (vi) finančne uredbe)
1. Za subjekte javnega ali zasebnega prava, ki opravljajo javne storitve, velja pravo države članice ali države, v kateri imajo sedež.
2. V primeru upravljanja omrežja, ki zahteva, da zadevna država članica ali država imenuje vsaj en organ ali subjekt, ta država članica ali država imenuje organ ali subjekt v skladu s temeljnim aktom.
V vseh drugih primerih Komisija imenuje takšne organe ali subjekte v dogovoru z zadevnimi državami članicami ali državami.
POGLAVJE 3
Finančni udeleženci
Oddelek 1
Pravice in obveznosti finančnih udeležencev
Člen 45
Pravice in obveznosti finančnih udeležencev
(člen 64 finančne uredbe)
1. Vsaka institucija zagotovi vsakemu finančnemu udeležencu vire, ki jih ta potrebuje za opravljanje svojih dolžnosti, in pripravi akt, ki podrobno opisuje njegove naloge, pravice in obveznosti.
2. Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, velja akt, ki ga pripravi Komisija.
Oddelek 2
odredbodajalec
Člen 46
Podpora odredbodajalcu na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil
(člen 65 finančne uredbe)
Odgovornemu odredbodajalcu lahko pri opravljanju dolžnosti pomagajo uslužbenci, ki so jim bile v okviru njegove pristojnosti dodeljene določene naloge, potrebne za izvrševanje proračuna in pripravo finančnih in poslovodnih informacij. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov veljajo za uslužbence, ki pomagajo odredbodajalcem na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil, obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.
Vodjem delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, lahko pri opravljanju dolžnosti pomagajo uslužbenci Komisije.
Člen 47
Notranje določbe o prenosu pooblastil
(člen 65 finančne uredbe)
V skladu s finančno uredbo in s to uredbo vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi takšne ukrepe za upravljanje odobritev, za kakršne meni, da so potrebni za pravilno izvrševanje njenega oddelka proračuna.
Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, veljajo notranja pravila, ki jih pripravi Komisija.
Člen 48
Dokazila, ki jih hranijo odredbodajalci
(člen 66(2) finančne uredbe)
Odredbodajalec vzpostavi sisteme na papirju ali elektronske sisteme za hranjenje izvirnikov dokazil, ki se nanašajo na izvrševanje proračuna in ukrepov za izvrševanje proračuna ali ki se pripravijo ob zaključku izvrševanja proračuna ali ukrepov za izvrševanje proračuna. Ti sistemi določajo:
(a)
da se taki dokumenti oštevilčijo;
(b)
da se taki dokumenti opremijo z datumom;
(c)
da se evidence, ki so lahko tudi računalniško podprte, vodijo tako, da se evidentira natančna lokacija takih dokumentov;
(d)
da se taki dokumenti hranijo najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament podeli razrešnico za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo;
(e)
da se hranijo dokumenti, ki se nanašajo na jamstva za predhodno financiranje v korist institucije, in vodi evidenca, ki omogoča, da se takšna jamstva ustrezno spremljajo.
Za dokumente v zvezi s postopki, ki še niso končani, je rok hranjenja daljši, kakor je določeno v točki (d) prvega odstavka, tj. do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo.
Osebni podatki, vsebovani v dokazilih, se v primeru, ko ti podatki niso potrebni za proračunsko razrešnico, kontrole ali revizijo, če je mogoče, izbrišejo. Za shranjevanje podatkov o prometu se uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.
Člen 49
Predhodne in naknadne kontrole
(člen 66(5) in (6) finančne uredbe)
1. Začetek dejavnosti pomeni vse postopke, ki jih običajno izvajajo uslužbenci iz člena 46 za pripravo aktov o izvrševanju proračuna, ki jih sprejme odgovorni odredbodajalec.
2. Predhodno preverjanje dejavnosti pomeni vse predhodne preglede, ki jih vzpostavi odgovorni odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov dejavnosti.
3. S predhodno kontrolo se preveri skladnost med zahtevano dokumentacijo in drugimi informacijami, ki so na voljo.
Odgovorni odredbodajalec določi obseg predhodnih kontrol z vidika pogostosti in temeljitosti, pri tem pa upošteva vprašanja, povezana s tveganji in stroškovno učinkovitostjo. V primeru dvomov odredbodajalec, odgovoren za potrditev zadevnega plačila, zahteva dodatne informacije ali opravi kontrolo na kraju samem, da dobi razumno zagotovilo kot del predhodne kontrole.
Namen predhodnih kontrol je preveriti:
(a)
da so odhodki in prihodki pravilni in skladni z določbami, ki se uporabljajo, zlasti z določbami proračuna in drugih ustreznih predpisov, ter kakršnih koli aktov, sprejetih za izvajanje Pogodb ali predpisov, in, kadar je to primerno, s pogoji pogodb;
(b)
da se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz poglavja 7 naslova II prvega dela finančne uredbe.
Za namen kontrol lahko odgovorni odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili stroškov službenih potovanj ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo.
4. Naknadne kontrole se lahko izvedejo na podlagi dokumentacije in po potrebi na kraju samem.
S temi naknadnimi kontrolami se preveri, da se dejavnosti, ki se financirajo iz proračuna, pravilno izvajajo in zlasti da se upoštevajo merila iz odstavka 3.
Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil vsaj enkrat letno pregleda rezultate naknadnih kontrol, da lahko ugotovi morebitne sistemske težave. Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil sprejme ukrepe za rešitev teh težav.
Analiza tveganja iz člena 66(6) finančne uredbe se pregleda ob upoštevanju rezultatov kontrol in drugih ustreznih informacij.
V primeru večletnih programov odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil oblikuje večletno strategijo kontrole, ki opredeljuje naravo in obseg kontrol v nekem obdobju ter način, kako se rezultati merijo glede na prejšnje leto za letno dajanje zagotovil.
Člen 50
Kodeks strokovnega ravnanja
(člen 66(7) in člen 73(5) finančne uredbe)
1. Zaposleni, ki jih imenuje odgovorni odredbodajalec za preverjanje finančnega poslovanja, se izberejo na podlagi svojega znanja, veščin in konkretne usposobljenosti, ki jo dokazujejo z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.
2. Vsaka institucija pripravi kodeks strokovnega ravnanja, ki v zvezi z zadevami notranjega kontroliranja določa:
(a)
stopnjo usposobljenosti na strokovnem in finančnem področju, ki se zahteva za zaposlene iz odstavka 1;
(b)
obveznost, da se taki zaposleni nenehno usposabljajo;
(c)
funkcijo, vlogo in naloge, ki se jim dodelijo;
(d)
pravila ravnanja, zlasti standarde etike in poštenosti, ki jih morajo upoštevati, ter pravice, ki jih imajo.
3. Za vodje delegacij Unije, ki delujejo kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, pri izvajanju nalog finančnega poslovodenja, ki jih opravljajo na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil, velja kodeks strokovnega ravnanja Komisije iz odstavka 2 tega člena.
4. Vsaka institucija vzpostavi ustrezne strukture, ki službam za odobravanje pošiljajo informacije o standardih kontroliranja ter metodah in tehnikah, ki so na voljo za ta namen, ter ki te informacije redno dopolnjujejo.
Člen 51
Neukrepanje odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil
(člen 66(8) finančne uredbe)
Za neukrepanje odredbodajalca na podlagi prenosa pooblastil iz člena 66(8) finančne uredbe šteje, če odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil v razumnem roku glede na okoliščine primera in v vsakem primeru v največ enem mesecu ni dal nikakršnega odgovora.
Člen 52
Pošiljanje finančnih in poslovodnih informacij računovodji
(člen 66 finančne uredbe)
Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil pošlje računovodji v skladu s pravili, ki jih sprejme računovodja, finančne in poslovodne informacije, ki so potrebne za opravljanje dolžnosti računovodje.
Odredbodajalec redno in vsaj pred pripravo zaključnega računa obvesti računovodjo o ustreznih finančnih podatkih o fiduciarnem računu, da se omogoči prikaz uporabe sredstev Unije v zaključnem računu Unije.
Člen 53
Poročila o postopkih s pogajanji
(člen 66 finančne uredbe)
Odredbodajalci na podlagi prenosa pooblastil za vsako proračunsko leto pripravijo poročilo o pogodbah, sklenjenih po postopkih s pogajanji iz točk (a) do (g) člena 134(1), točk (a) do (d) člena 135(1) ter členov 266, 268 in 270 te uredbe. Če se delež pogodb, sklenjenih po postopkih s pogajanji, glede na število javnih naročil, ki jih odda isti odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil, v primerjavi s prejšnjimi leti bistveno poveča ali če je ta delež bistveno višji od povprečja institucije, odgovorni odredbodajalec poroča instituciji in pri tem opiše ukrepe, ki jih je sprejel za spremembo tega trenda. Vsaka institucija pošlje poročilo o postopkih s pogajanji Evropskemu parlamentu in Svetu. V primeru Komisije se to poročilo priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.
Oddelek 3
Računovodja
Člen 54
Imenovanje računovodje
(člen 68 finančne uredbe)
1. Vsaka institucija imenuje računovodjo izmed uradnikov, za katere veljajo kadrovski predpisi za uradnike Evropske unije.
Institucija računovodjo izbere na podlagi njegove konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali enakovrednimi strokovnimi izkušnjami.
2. Dve ali več institucij ali organov lahko za računovodjo imenuje isto osebo.
V tem primeru sprejmejo ustrezne ukrepe za preprečevanje navzkrižja interesov.
Člen 55
Razrešitev računovodje
(člen 68 finančne uredbe)
1. V primeru razrešitve računovodje se nemudoma pripravi bruto bilanca.
2. Računovodja, ki je razrešen, ali, če to ni mogoče, uradnik iz njegove službe novemu računovodji predloži bruto bilanco, ki ji priloži poročilo o prevzemu nalog.
Novi računovodja v enem mesecu od datuma predložitve pisno potrdi, da sprejema bruto bilanco, lahko pa izrazi pridržke.
Poročilo o prevzemu nalog vsebuje tudi rezultat bruto bilance in morebitne pridržke.
3. Vsaka institucija ali organ iz člena 208 finančne uredbe v dveh tednih obvesti Evropski parlament, Svet in računovodjo Komisije o imenovanju ali razrešitvi svojega računovodje.
Člen 56
Preverjanje računovodskega sistema in sistema za vodenje evidence premoženja
(člen 68 finančne uredbe)
Odgovorni odredbodajalec uradno obvesti računovodjo o vseh dogodkih ali pomembnih spremembah sistema za finančno poslovodenje, sistema za vodenje evidence premoženja ali sistema za vrednotenje sredstev in obveznosti, če zagotavlja podatke za računovodstvo institucije ali se ti uporabijo za utemeljitev podatkov v tem računovodstvu, zato da računovodja lahko preveri skladnost z merili potrjevanja.
Računovodja lahko kadar koli ponovno preveri že potrjeni sistem za finančno poslovodenje. Kadar sistem za finančno poslovodenje, ki ga je vzpostavil odgovorni odredbodajalec, ni ali ni več potrjen s strani računovodje, odgovorni odredbodajalec oblikuje akcijski načrt, zato da se pravočasno odpravijo pomanjkljivosti, zaradi katerih sistem ni bil potrjen.
Odgovorni odredbodajalec je odgovoren za popolnost informacij, posredovanih računovodji.
Člen 57
Vodenje zakladništva
(člen 68 finančne uredbe)
1. Računovodja zagotovi, da ima njegova institucija na voljo zadostna sredstva za pokrivanje potreb po gotovini, ki nastanejo pri izvrševanju proračuna.
2. Za namene odstavka 1 računovodja vzpostavi sisteme za gotovinsko poslovanje, ki omogočajo, da pripravi načrte denarnih tokov.
3. Računovodja Komisije razdeli razpoložljiva sredstva v skladu z Uredbo (ES, Euratom) št. 1150/2000.
Člen 58
Vodenje bančnih računov
(člen 68 finančne uredbe)
1. Za potrebe vodenja zakladništva lahko računovodja v imenu institucije odpre račune pri finančnih institucijah ali nacionalnih centralnih bankah ali pa da odpreti take račune. V upravičenih primerih lahko računovodja odpre račune tudi v valuti, ki ni euro.
2. Računovodja je odgovoren za zaprtje računov iz odstavka 1 ali za zagotovitev, da so taki računi zaprti.
3. Računovodja s finančnimi institucijami določi pogoje vodenja računov iz odstavka 1 v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, učinkovitosti in javnega zbiranja ponudb.
4. Računovodja vsaj na vsakih pet let ponovno izvede postopek javnega zbiranja ponudb finančnih institucij, pri katerih so v skladu z odstavkom 1 lahko odprti računi.
Kadar pogoji lokalnih bank to omogočajo, se za bančne račune izločenih sredstev, odprte pri finančnih institucijah zunaj Unije, redno opravljajo primerjalne analize pogojev pri različnih bankah. Taka analiza se izvede vsaj na vsakih pet let na pobudo imetnika računa izločenih sredstev, ki nato računovodji predloži utemeljen predlog za izbiro banke za obdobje, ki ni daljše od petih let.
5. Računovodja zagotovi, da se natančno upoštevajo pogoji vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah v skladu z odstavkom 1.
Za račune izločenih sredstev, odprte pri finančnih institucijah zunaj Unije, imetnik računa prevzame to odgovornost v skladu z veljavno zakonodajo države, v kateri opravlja svoj mandat.
6. Računovodja Komisije obvesti računovodje drugih institucij in organov iz člena 208 finančne uredbe o pogojih vodenja računov, ki so odprti pri finančnih institucijah. Računovodje drugih institucij in organov iz člena 208 finančne uredbe uskladijo pogoje vodenja računov, ki jih odprejo, s temi pogoji.
Člen 59
Pooblastilo za podpisovanje
(člen 68 finančne uredbe)
Pogoji, ki veljajo za odpiranje, vodenje in uporabo računov, določajo, odvisno od zahtev notranjega kontroliranja, da mora čeke, naloge za bančna nakazila ali izvedbo drugih bančnih poslov podpisati eden ali več ustrezno pooblaščenih zaposlenih. Ustrezno navodilo na papirju podpišeta vsaj dva ustrezno pooblaščena zaposlena ali računovodja osebno.
Za namene prvega odstavka računovodja vsake institucije sporoči vsem finančnim institucijam, pri katerih je zadevna institucija odprla račune, imena pooblaščenih zaposlenih in njihove vzorce podpisov.
Člen 60
Vodenje stanj na računih
(člen 68 finančne uredbe)
1. Računovodja zagotovi, da stanje na bančnih računih iz člena 58 ne odstopa bistveno od načrtov denarnih tokov iz člena 57(2) in v vsakem primeru:
(a)
da nobeden od teh računov ne izkazuje negativnega stanja;
(b)
da se stanje na računih, ki se vodijo v drugih valutah, redno preračunava v eure.
2. Računovodja ne sme voditi sredstev na računih, ki se vodijo v drugih valutah, ki bi zaradi tečajnih nihanj lahko povzročili čezmerni primanjkljaj institucij.
Člen 61
Prenosi in preračuni
(člen 68 finančne uredbe)
Brez poseganja v člen 69 računovodja izvede prenose med računi, ki jih odpre v imenu institucije pri finančnih institucijah, in izvaja preračune valut.
Člen 62
Način plačila
(člen 68 finančne uredbe)
Plačila se izvršujejo z bančnim nakazilom, s čekom ali - z računa izločenih sredstev - s plačilno kartico v skladu s členom 67(4).
Člen 63
Dokumenti pravnega subjekta
(člen 68 finančne uredbe)
1. Računovodja lahko izvrši plačila z bančnim nakazilom šele, ko institucija v skupen dokument vnese podatke o bančnem računu prejemnika plačila in podatke, ki potrjujejo njegovo identiteto, ali kakršno koli spremembo navedenih podatkov.
Vsak takšen vnos podatkov o bančnem računu prejemnika plačila in njegovih pravnih podatkov v navedeni dokument ali spremembe navedenih podatkov se izvede na podlagi ustreznih dokazil, katerih obliko določi računovodja.
2. Za namen plačila z bančnim nakazilom lahko odredbodajalec prevzame obveznost do tretje osebe v imenu svoje institucije samo, če ta tretja oseba predloži dokumentacijo, ki je potrebna za vnos v navedeni dokument.
Odredbodajalci obvestijo računovodjo o vseh spremembah podatkov o bančnem računu in pravnih podatkov, ki jim jih je sporočil prejemnik plačila, ter pred izvršitvijo plačila preverijo, da so navedeni podatki veljavni.
V zvezi s predpristopno pomočjo se lahko posamične obveznosti sklenejo z javnimi oblastmi v državah, ki so prosile za pristop k Evropski uniji, brez predhodnega vnosa v dokument o prejemniku plačil. V takih primerih odredbodajalec stori vse, kar je v njegovi moči, da zagotovi čimprejšnji vnos teh podatkov. Sporazumi določajo, da je posredovanje podatkov o bančnem računu prejemnika plačila Komisiji pogoj, ki mora biti izpolnjen, da se lahko izvrši prvo plačilo.
Člen 64
Dokazila, ki jih hrani računovodja
(člen 68 finančne uredbe)
Dokazila za računovodski sistem in za pripravo zaključnega računa iz člena 141 finančne uredbe se hranijo najmanj pet let od datuma, ko Evropski parlament podeli razrešnico za proračunsko leto, na katero se dokumenti nanašajo.
Za dokumente v zvezi s postopki, ki se še niso končali, se rok hranjenja podaljša do konca leta, ki sledi letu, v katerem se postopki končajo. Za shranjevanje podatkov o prometu se uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.
Vsaka institucija določi, katera služba hrani dokazila.
Člen 65
Osebe, ki so pooblaščene za vodenje računov
(člen 69 finančne uredbe)
Vsaka institucija določi pogoje, pod katerimi so zaposleni, ki jih določi in pooblasti za vodenje računov v lokalnih enotah iz člena 72, pooblaščeni za sporočanje imen in vzorcev podpisov lokalnim finančnim institucijam.
Oddelek 4
Skrbnik računa izločenih sredstev
Člen 66
Pogoji za uporabo računov izločenih sredstev
(člen 70 finančne uredbe)
1. Kadar je izvrševanje plačevanja s proračunskimi postopki zaradi majhnih zneskov materialno nemogoče ali neučinkovito, se lahko za plačila takih odhodkov vzpostavijo računi izločenih sredstev.
2. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko na podlagi podrobnega okvira, določenega v navodilih odgovornega odredbodajalca, začasno potrjuje in plačuje odhodke. Ta navodila podrobno določajo pravila in pogoje, ki veljajo za začasno potrditev in plačila, in, kadar je primerno, pogoje za sklenitev pravnih obveznosti v smislu člena 97(1)(e).
3. Račun izločenih sredstev se vzpostavi in skrbnik računa izločenih sredstev imenuje s sklepom računovodje na podlagi ustrezno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca. Ta sklep določa odgovornosti in obveznosti skrbnika računa izločenih sredstev in odredbodajalca.
Tudi za spremembo pogojev vodenja računa izločenih sredstev je potreben sklep računovodje na podlagi ustrezno utemeljenega predloga odgovornega odredbodajalca.
4. V delegacijah Unije se računi izločenih sredstev vzpostavijo za plačilo odhodkov oddelka proračuna za Komisijo in oddelka proračuna za Evropsko službo za zunanje delovanje (v nadaljnjem besedilu: ESZD) ter zagotavljajo popolno sledljivost odhodkov.
Člen 67
Pogoji za oblikovanje računa izločenih sredstev in plačevanje z njega
(člen 70 finančne uredbe)
1. Sklep o vzpostavitvi računa izločenih sredstev in imenovanju skrbnika računa izločenih sredstev ter sklep o spremembi pogojev vodenja računa izločenih sredstev določata zlasti:
(a)
najvišji znesek, ki ga je mogoče izločiti na račun, in njegov namen;
(b)
ali je treba v imenu institucije odpreti bančni ali poštni žiro račun;
(c)
vrsto in najvišji znesek posameznih odhodkovnih postavk, ki jih lahko skrbnik računa izločenih sredstev izplača tretjim osebam ali pobere od njih;
(d)
pogostnost predložitve dokazil in postopek za njihovo predložitev ter način njihovega pošiljanja odredbodajalcu za obračun;
(e)
postopek, ki se uporabi za zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev;
(f)
da transakcije na računu izločenih sredstev odredbodajalec obračuna najpozneje na koncu naslednjega meseca, da je mogoče uskladiti računovodsko in bančno stanje;
(g)
rok veljavnosti pooblastila, ki ga da računovodja skrbniku računa izločenih sredstev;
(h)
podatke o imenovanem skrbniku računa izločenih sredstev.
2. V predlogih za sklepe o vzpostavitvi računa izločenih sredstev odgovorni odredbodajalec zagotovi, da:
(a)
ima prednost uporaba proračunskih postopkov, kadar obstaja dostop do centralnega računalniškega računovodskega sistema;
(b)
se račun izločenih sredstev uporablja samo v utemeljenih primerih.
Najvišji znesek, ki ga lahko za posamezno odhodkovno postavko izplača skrbnik računa izločenih sredstev, kadar je izvrševanje plačevanja s proračunskimi postopki materialno nemogoče ali neučinkovito, ne presega 60 000 EUR.
3. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko izvrši plačila tretjim osebam na podlagi in v mejah:
(a)
predhodnega prevzema proračunskih in pravnih obveznosti, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec;
(b)
pozitivnega stanja na računu izločenih sredstev, in sicer v gotovini ali na računih.
4. Plačila z računa izločenih sredstev se lahko izvršujejo z bančnimi nakazili, vključno s sistemom trajnika iz člena 89 finančne uredbe, čeki ali drugimi plačilnimi sredstvi, vključno s plačilnimi karticami, v skladu z navodili, ki jih določi računovodja.
5. Plačilom sledi sprejetje sklepov o formalni dokončni potrditvi in/ali nalogov za plačilo, ki jih podpiše odgovorni odredbodajalec.
Člen 68
Izbira skrbnika računa izločenih sredstev
(člen 70 finančne uredbe)
Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere med uradniki ali, če je potrebno in samo v ustrezno utemeljenih primerih, med drugimi zaposlenimi. Skrbnik računa izločenih sredstev se izbere na podlagi svojega znanja, veščin in konkretne usposobljenosti, ki jo dokazuje z diplomami ali ustreznimi strokovnimi izkušnjami, ali po ustreznem programu usposabljanja.
Člen 69
Zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev
(člen 70 finančne uredbe)
1. Računovodja izvršuje plačila za zagotavljanje sredstev na računu izločenih sredstev in spremlja odprtje bančnih računov in prenos nalog podpisnika ter kontrol na kraju samem in v centraliziranih računovodskih evidencah. Računovodja zagotavlja sredstva na računu izločenih sredstev. Izločena sredstva se plačajo na bančni račun, ki se odpre za izločena sredstva.
Sredstva na računu izločenih sredstev se lahko zagotavljajo tudi neposredno z raznimi lokalnimi prihodki, kot so prihodki od:
(a)
prodaje opreme;
(b)
publikacije;
(c)
raznih vračil;
(d)
obresti.
Izločena sredstva se obračunajo na podlagi odhodkov ali raznih prihodkov ali namenskih prejemkov v skladu s sklepom o vzpostavitvi računa izločenih sredstev iz člena 67 in določbami finančne uredbe. Odredbodajalec odšteje zadevne zneske, ko ponovno nakaže sredstva na račun izločenih sredstev.
2. Skrbnik računa izločenih sredstev lahko prenaša sredstva med različnimi bančnimi računi, ki se nanašajo na isti račun izločenih sredstev, predvsem da bi se izognil negativnim tečajnim razlikam.
Člen 70
Preverjanja, ki jih opravljata odredbodajalec in računovodja
(člen 70 finančne uredbe)
1. Skrbnik računa izločenih sredstev vodi evidenco sredstev, ki so mu na razpolago v gotovini in na bančnih računih, ter opravljenih izplačil in prejetih zneskov v skladu s pravili in z navodili računovodje. Obračuni tega računa so vedno dostopni odgovornemu odredbodajalcu in skrbnik računa izločenih sredstev pošlje seznam transakcij, ki se pripravi vsaj enkrat na mesec, naslednji mesec skupaj z dokazili odgovornemu odredbodajalcu, ki obračuna transakcije na računu izločenih sredstev.
2. Računovodja izvaja preverjanja, ki se morajo praviloma izvajati na kraju samem in brez predhodne napovedi ter s katerimi preveri obstoj sredstev, ki so bila dodeljena skrbniku računa izločenih sredstev, in knjigovodstvo ter preveri, da so transakcije na računu izločenih sredstev obračunane v za to določenem roku, ali pa zagotovi, da taka preverjanja izvaja zaposleni v njegovi službi ali službi za odobravanje, ki je posebej pooblaščen za ta namen. Računovodja sporoči ugotovitve teh preverjanj odgovornemu odredbodajalcu.
Člen 71
Postopek za oddajo javnih naročil
(člen 70 finančne uredbe)
Plačila stroškov z računa izločenih sredstev se lahko v mejah iz člena 137(3) izvršijo enostavno na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.
Člen 72
Oblikovanje računa izločenih sredstev
(člen 70 finančne uredbe)
Za plačila določenih kategorij odhodkov se v skladu s členom 70 finančne uredbe vzpostavi eden ali več računov izločenih sredstev v vsaki lokalni enoti zunaj Unije. Lokalna enota je na primer delegacija, urad ali podružnica Unije v tretji državi.
Sklep o vzpostavitvi takega računa izločenih sredstev vsebuje pogoje za vodenje takega računa v skladu s členom 70 finančne uredbe ter glede na posebne potrebe vsake lokalne enote.
Člen 73
Skrbniki računa izločenih sredstev in osebe, ki so pooblaščene za vodenje računov v delegacijah Unije
(člen 70 finančne uredbe)
V izjemnih okoliščinah in za namene neprekinjenega dela lahko dolžnosti skrbnika računa izločenih sredstev pri ESZD v delegacijah Unije izvajajo zaposleni na Komisiji. Pod enakimi pogoji se lahko zaposleni v ESZD imenujejo kot skrbniki računov izločenih sredstev za Komisijo v delegacijah Unije.
V delegacijah Unije se za imenovane osebe, ki jih računovodja pooblasti za izvajanje bančnih poslov, uporabljajo pravila in pogoji iz prvega odstavka.
POGLAVJE 4
Odgovornost finančnih udeležencev
Oddelek 1
Splošna pravila
Člen 74
Organi, odgovorni za boj proti goljufijam
(člen 66(8) in člen 72(2) finančne uredbe)
Organi in telesa iz člena 66(8) in člena 72(2) finančne uredbe pomenijo organe, ki so imenovani v kadrovskih predpisih in sklepih institucij Unije o pogojih in načinu izvajanja notranjih preiskav v zvezi s preprečevanjem goljufij, korupcije in kakršnega koli drugega nezakonitega ravnanja, ki škoduje interesom Unije.
Oddelek 2
Pravila, ki se uporabljajo za odredbodajalce na podlagi prenosa pooblastil in nadaljnjega prenosa pooblastil
Člen 75
Finančne nepravilnosti
(člen 66(7) in člen 73(6) finančne uredbe)
Brez poseganja v pristojnosti urada OLAF je v zvezi s kršitvami katere koli določbe finančne uredbe ali določbe, ki se nanaša na finančno poslovodenje ali preverjanje poslovanja, zaradi dejanja ali opustitve dejanja zaposlenega pristojna komisija za finančne nepravilnosti iz člena 29 (v nadaljnjem besedilu: komisija).
Člen 76
Komisija za finančne nepravilnosti
(člen 66(7) in člen 73(6) finančne uredbe)
1. Organ za imenovanje predloži primere finančnih nepravilnosti iz člena 75 te uredbe komisiji, ki da mnenje v skladu z drugim pododstavkom člena 73(6) finančne uredbe.
Če delujejo vodje delegacij Unije kot odredbodajalci na podlagi nadaljnjega prenosa pooblastil v skladu s členom 56(2) finančne uredbe, se lahko odgovorni odredbodajalec za mnenje o primerih finančnih nepravilnosti iz člena 75 te uredbe obrne neposredno na komisijo.
Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil lahko komisiji predloži zadevo, če meni, da se je zgodila finančna nepravilnost. Komisija pripravi mnenje, v katerem oceni, ali so se zgodile nepravilnosti v smislu člena 75, kako resne so bile in kakšne so lahko njihove posledice. Kadar analiza komisije pokaže, da zadeva, ki ji je bila predložena, spada v pristojnost urada OLAF, spis nemudoma vrne organu za imenovanje in takoj obvesti urad OLAF.
Kadar komisijo o zadevi obvesti neposredno zaposleni v skladu s členom 66(8) finančne uredbe, komisija pošlje spis organu za imenovanje in o tem ustrezno obvesti zaposlenega. Organ za imenovanje lahko komisijo zaprosi za mnenje o zadevi.
2. Institucija ali, v primeru skupne komisije, sodelujoče institucije glede na svojo notranjo organiziranost določijo način delovanja komisije in njeno sestavo, ki vključuje tudi zunanjega udeleženca z zahtevano usposobljenostjo in izkušnjami.
Člen 77
Potrditev navodil
(člen 73(3) finančne uredbe)
1. Odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil, ki prejme zavezujoče navodilo, za katerega meni, da je nepravilno ali v nasprotju z načelom dobrega finančnega poslovodenja, zlasti ker navodila ni mogoče izvesti z dodeljenimi viri, o tem pisno obvesti organ, ki je nanj prenesel ali nadalje prenesel pooblastila. Če se navodilo pisno potrdi, potrditev pa je prejeta pravočasno ter je iz potrditve tudi dovolj jasno razvidno, da se izrecno nanaša na točke, ki jim je odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil ali nadaljnjega prenosa pooblastil oporekal, odredbodajalec za odločitev ne odgovarja. Navodilu sledi, razen če ni očitno nezakonito ali pomeni kršitev veljavnih varnostnih standardov.
2. Odstavek 1 se uporablja tudi v primerih, kadar odredbodajalec med izvajanjem zavezujočega navodila ugotovi, da bi zaradi okoliščin zadeve lahko nastala nepravilnost.
Vsa navodila, potrjena na način, opisan v členu 73(3) finančne uredbe, odgovorni odredbodajalec na podlagi prenosa pooblastil evidentira in jih tudi navede v letnem poročilu o dejavnostih.
POGLAVJE 5
Prihodki
Oddelek 1
Lastna sredstva
Člen 78
Pravila, ki se uporabljajo za lastna sredstva
(člen 76 finančne uredbe)
Odredbodajalec pripravi terminski načrt, ki prikazuje, kdaj bodo lastna sredstva, opredeljena v Sklepu o sistemu virov lastnih sredstev Unije, dana na voljo Komisiji.
Lastna sredstva se določijo in izterjajo v skladu s pravili, ki se sprejmejo na podlagi sklepa iz prvega odstavka.
Oddelek 2
Ocena terjatev
Člen 79
Ocena terjatev
(člen 77 finančne uredbe)
1. Ocene terjatev vsebujejo vrsto prihodka in proračunsko postavko, na katero naj bi se knjižile, in po možnosti podatke o dolžniku ter ocenjeni znesek terjatve.
Pri pripravi ocene terjatev odgovorni odredbodajalec preveri predvsem, da:
(a)
je prihodek knjižen na pravilno proračunsko postavko;
(b)
je ocena pravilna in v skladu z veljavnimi določbami in načelom dobrega finančnega poslovodenja.
2. Ob upoštevanju člena 181(2) in člena 183(2) finančne uredbe ter člena 7(2) te uredbe ocena terjatev ne pomeni, da so odobritve za prevzem obveznosti na voljo. V primerih iz člena 21 finančne uredbe se lahko odobritve dajo na voljo šele, ko Unija dejansko izterja dolgovane zneske.
Oddelek 3
Ugotovitev terjatev
Člen 80
Postopek
(člen 78 finančne uredbe)
1. Ko odgovorni odredbodajalec ugotovi terjatev, to pomeni priznanje pravice Unije do dolžnika in ugotovitev upravičenosti do zahteve, da dolžnik dolg plača.
2. Nalog za izterjavo je postopek, s katerim odgovorni odredbodajalec da navodilo računovodji, da izterja ugotovljeni znesek terjatve.
3. Z opominom dolžniku se dolžnik obvesti o naslednjem:
(a)
Unija je ugotovila terjatev;
(b)
če se dolg plača do določenega roka, se zamudne obresti ne obračunajo;
(c)
če se vračilo ne izvede do roka iz točke (b), se za dolg zaračunajo obresti po obrestni meri iz člena 83 brez poseganja v kakršne koli posebne predpise, ki se uporabljajo;
(d)
če se vračilo ne izvede do roka iz točke (b), institucija izvrši izterjavo s pobotom ali z unovčenjem kakršnega koli jamstva, ki je bilo predloženo vnaprej;
(e)
računovodja lahko izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz točke (b), kadar je treba zaščititi finančne interese Unije, ker lahko upravičeno domneva, da bi bil znesek, dolgovan Komisiji, izgubljen, dolžnik pa se pred tem obvesti o razlogih in datumu izterjave s pobotom;
(f)
če po sprejetju vseh ukrepov iz točk (a) do (e) tega pododstavka znesek ni izterjan v celoti, institucija izvrši izterjavo z izvršitvijo sklepa, izdanega bodisi v skladu s členom 79(2) finančne uredbe bodisi v sodnem postopku.
Odredbodajalec opomin natisne in ga pošlje dolžniku. Računovodja se o posredovanju obvesti prek finančnega informacijskega sistema.
Člen 81
Ugotovitev terjatev
(člen 78 finančne uredbe)
Da se terjatev lahko ugotovi, odgovorni odredbodajalec zagotovi:
(a)
da je terjatev nedvoumna, kar pomeni, da ni z ničimer pogojena;
(b)
da je terjatev v fiksnem znesku, natančno izražena v denarju;
(c)
da je terjatev zapadla in da zanjo ni določen noben plačilni rok;
(d)
da so podatki o dolžniku točni;
(e)
da je znesek, ki ga je treba izterjati, knjižen na pravilno proračunsko postavko;
(f)
da so dokazila pravilna in
(g)
da je upoštevano načelo dobrega finančnega poslovodenja, zlasti glede meril iz točke (a) člena 91(1).
Člen 82
Dokazila za ugotovitev terjatev
(člen 78 finančne uredbe)
1. Ugotovitev terjatve temelji na dokazilih, ki potrjujejo upravičenost Unije.
2. Pred ugotovitvijo terjatve odgovorni odredbodajalec osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila preverjena.
3. Odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členom 48.
Člen 83
Zamudne obresti
(člen 78 finančne uredbe)
1. Brez poseganja v kakršne koli posebne določbe, ki izhajajo iz uporabe predpisov za posamezni sektor, se za vsako terjatev, ki ni poplačana v roku iz člena 80(3)(b), zaračunajo obresti v skladu z odstavkoma 2 in 3 tega člena.
2. Obrestna mera za terjatve, ki niso poplačane v roku iz člena 80(3)(b), je obrestna mera, ki jo Evropska centralna banka uporablja v svojih operacijah glavnega refinanciranja, objavljena v seriji C Uradnega lista Evropske unije, in ki velja na prvi koledarski dan meseca, v katerem terjatev zapade v plačilo, povečana za:
(a)
osem odstotnih točk, če je dogodek, ki je podlaga obveznosti, pogodba o izvedbi javnega naročila blaga in storitev iz naslova V;
(b)
tri odstotne točke in pol v vseh drugih primerih.
3. Obresti se zaračunavajo od koledarskega dne po roku iz člena 80(3)(b), določenem v opominu, do koledarskega dne, ko je dolg v celoti poplačan.
Nalog za izterjavo za znesek zamudnih obresti se izda, kadar se te obresti dejansko prejmejo.
4. V primeru glob, kadar dolžnik predloži finančno jamstvo, ki ga računovodja sprejme namesto plačila, je obrestna mera, ki se uporablja od roka iz člena 80(3)(b), obrestna mera iz odstavka 2 tega člena, ki velja na prvi dan meseca, v katerem je bil sprejet sklep o naložitvi globe, povečana za samo eno odstotno točko in pol.
Oddelek 4
Odobritev izterjave
Člen 84
Izdaja naloga za izterjavo
(člen 79 finančne uredbe)
1. V nalogu za izterjavo se navedejo:
(a)
proračunsko leto, na katero naj bi se prihodek knjižil;
(b)
sklicevanje na akt ali pravno obveznost, ki je vir dolga in na podlagi katere je nastala upravičenost do izterjave;
(c)
proračunski člen in kakršna koli nadaljnja členitev, ki se uporablja, vključno, kadar je to primerno, s sklicevanjem na ustrezne proračunske obveznosti;
(d)
znesek, ki ga je treba izterjati, izražen v eurih;
(e)
ime in naslov dolžnika;
(f)
rok iz člena 80(3)(b);
(g)
možen način izterjave, zlasti možnost izterjave s pobotom ali z unovčenjem predloženega jamstva.
2. Nalog za izterjavo odgovorni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji.
3. Računovodja vsake institucije pripravlja seznam dolgovanih zneskov, ki jih je treba izterjati. Upravičenosti Unije so na seznamu razvrščene po datumih izdaje nalogov za izterjavo. Ta seznam pošlje računovodji Komisije.
Računovodja Komisije pripravi prečiščen seznam in dolgovane zneske razvrsti po institucijah in datumu izdaje nalogov za izterjavo. Seznam se priloži poročilu Komisije o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.
4. Kadar je dolžniku vračilo naloženo s pravnomočno sodno odločbo in kadar ni bilo nobenega ali nobenega večjega vračila v enem letu od njenega izreka, Komisija za večjo zaščito finančnih interesov Unije pripravi seznam upravičenosti Unije z navedbo imen dolžnikov in zneska dolga. Seznam se objavi ob upoštevanju varstva osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
V zvezi z osebnimi podatki fizičnih oseb se objavljene informacije odstranijo po tem, ko je bil znesek dolga v celoti povrnjen. To velja tudi za osebne podatke za pravne osebe, pri katerih je v uradnem nazivu navedenih ena ali več fizičnih oseb.
Sklep o vključitvi dolžnika na seznam upravičenosti Unije se sprejme ob upoštevanju načela sorazmernosti, predvsem pa se pri tem upošteva višina zneska.
Člen 85
Izvršljiv sklep v imenu drugih institucij
(člen 79(2) finančne uredbe)
1. Izjemne okoliščine iz člena 79(2) finančne uredbe so izpolnjene, ko so zadevne institucije izčrpale možnost prostovoljnega plačila in izterjave dolga s pobotom iz člena 80(1) finančne uredbe, dolg pa je precejšen.
2. V primeru iz odstavka 1 lahko zadevne institucije, razen institucij iz člena 299 PDEU, zahtevajo od Komisije, da sprejme izvršljiv sklep.
3. Izvršljiv sklep v vsakem primeru določa, da se zahtevani zneski vključijo v oddelek proračuna za zadevno institucijo, ki deluje kot odredbodajalec. Prihodki se vključijo kot splošni prihodki, razen kadar spadajo med navedene primere namenskih prejemkov iz člena 21(3) finančne uredbe.
4. Institucija, ki zahteva sprejetje izvršljivega sklepa, Komisijo seznani z vsemi dogodki, ki bi lahko vplivali na izterjavo, hkrati pa intervenira v podporo Komisiji v primeru pritožbe na izvršljivi sklep.
5. Komisija in zadevna institucija se dogovorita o praktičnih načinih za izvajanje tega člena.
Oddelek 5
Izterjava
Člen 86
Formalnosti pri izterjavi
(člen 80 finančne uredbe)
1. Ob izterjavi računovodja terjatev zavede v računovodsko evidenco in o tem obvesti odgovornega odredbodajalca.
2. Za vsako gotovinsko plačilo se računovodji ali skrbniku računa izločenih sredstev izda potrdilo o plačilu.
3. Delno vračilo s strani dolžnika, ki zadeva več nalogov za izterjavo, se najprej knjiži na najstarejšo terjatev, razen če dolžnik ne določi drugače.
Pri vseh delnih plačilih se najprej pokrijejo obresti.
Člen 87
Izterjava s pobotom
(člen 80 finančne uredbe)
1. Kadar ima dolžnik terjatev do Unije, ki je nedvoumna, kot je določeno v točki (a) člena 81, v fiksnem znesku in zapadla, ter se nanaša na vsoto v višini naloga za plačilo, računovodja po izteku roka iz člena 80(3)(b) izterja ugotovljene terjatve s pobotom.
V izjemnih okoliščinah računovodja izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz člena 80(3)(b), kadar je treba zaščititi finančne interese Unije, ker računovodja lahko upravičeno domneva, da bi bil znesek, dolgovan Uniji, izgubljen.
Računovodja prav tako izvrši izterjavo s pobotom pred rokom iz člena 80(3)(b), ko se s tem strinja dolžnik.
2. Pred vsako izterjavo v skladu z odstavkom 1 se računovodja posvetuje z odgovornim odredbodajalcem in obvesti zadevne dolžnike.
Če je dolžnik nacionalni organ ali eden od njegovih upravnih organov, računovodja o svojem namenu izterjave s pobotom obvesti tudi zadevno državo članico, in sicer najmanj 10 delovnih dni vnaprej. Vendar lahko računovodja v dogovoru z zadevno državo članico ali zadevnim upravnim organom izvrši izterjavo s pobotom pred iztekom roka.
3. Pobot iz odstavka 1 ima isti učinek kot plačilo ter razreši Unijo zneska dolga in, če je primerno, dolgovanih obresti.
Člen 88
Postopek izterjave, če dolžnik dolga ne plača prostovoljno
(člena 79 in 80 finančne uredbe)
1. Brez poseganja v člen 87, če do roka iz člena 80(3)(b) in določenega v opominu, celoten znesek ni vrnjen, računovodja obvesti odgovornega odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izterjavo s pomočjo pravnih sredstev, ki so mu na voljo, vključno, kadar je to primerno, z unovčenjem jamstva, ki je bilo predloženo vnaprej.
2. Brez poseganja v člen 87, kadar ni mogoče uporabiti načina izterjave iz odstavka 1 tega člena in dolžnik ne plača dolga na podlagi formalnega opomina, ki mu ga je poslal računovodja, računovodja izvrši sklep o izterjavi, izdan bodisi v skladu s členom 79(2) finančne uredbe bodisi v sodnem postopku.
Člen 89
Podaljšanje plačilnega roka
(člen 80 finančne uredbe)
Računovodja lahko v sodelovanju z odgovornim odredbodajalcem plačilni rok podaljša samo na pisno prošnjo dolžnika, ki je ustrezno utemeljena, in če sta izpolnjena naslednja pogoja:
(a)
dolžnik se zaveže, da bo plačal obresti po obrestni meri iz člena 83 za celotno obdobje podaljšanja, ki se začne po izteku roka iz člena 80(3)(b);
(b)
za zavarovanje pravic Unije dolžnik predloži finančno jamstvo, ki pokriva neporavnani dolg tako za znesek glavnice kot obresti in ki ga računovodja institucije sprejme.
Jamstvo iz točke (b) prvega odstavka se lahko nadomesti s solidarnim poroštvom, ki ga da tretja oseba in ga računovodja institucije sprejme.
V izjemnih okoliščinah lahko računovodja na prošnjo dolžnika odstopi od zahteve po predložitvi jamstva iz točke (b) prvega odstavka, kadar je dolžnik po oceni računovodje pripravljen in zmožen izvršiti plačilo v dodatnem časovnem obdobju, vendar ne more predložiti takšnega jamstva in ima težave.
Člen 90
Izterjava glob ali drugih kazni
(člena 80 in 83 finančne uredbe)
1. Ko se vloži tožba na sodišče Evropske unije proti sklepu Komisije o naložitvi globe ali drugih kazni v skladu s PDEU ali Pogodbo Euratom in dokler niso bila izčrpana vsa pravna sredstva, dolžnik ali začasno plača zadevne zneske na bančni račun, ki ga določi računovodja, ali predloži finančno jamstvo, ki je sprejemljivo za računovodjo. Jamstvo je neodvisno od obveznosti plačila globe ali denarne kazni ali drugih kazni in je plačljivo na prvi poziv. Pokriva zahtevek v višini glavnice in zapadlih obresti, kot je določeno v členu 83(4).
2. Komisija zavaruje začasno plačane zneske tako, da jih naloži v finančna sredstva in na ta način zagotovi varnost in likvidnost denarnih sredstev, hkrati pa si prizadeva tudi za pozitiven donos.
3. Ko so bila izčrpana vsa pravna sredstva, globa ali denarna kazen pa potrjena, se izvede kateri koli izmed naslednjih ukrepov:
(a)
začasno pobrani zneski in njihove obresti ter druga pridobljena sredstva se vpišejo v proračun v skladu s členom 83 finančne uredbe najpozneje v proračunskem letu po letu, v katerem so bila izčrpana vsa pravna sredstva;
(b)
kadar je bilo predloženo finančno jamstvo, se to unovči, ustrezni zneski pa se vpišejo v proračun.
Kadar je znesek globe ali denarne kazni Sodišče povečalo, se točki (a) in (b) prvega pododstavka uporabljata do zneskov iz sklepa Komisije, računovodja pa pobere znesek povečanja, ki se vpiše v proračun.
4. Ko so bila izčrpana vsa pravna sredstva, globa ali denarna kazen pa umaknjena ali zmanjšana, se izvede kateri koli izmed naslednjih ukrepov:
(a)
neupravičeno pobrani zneski skupaj z nabranimi obrestmi se vrnejo zadevni tretji osebi. Če je bil skupni donos v zadevnem obdobju negativen, se povrne nominalna vrednost neupravičeno pobranih zneskov;
(b)
kadar je bilo predloženo finančno jamstvo, se to ustrezno sprosti.
Člen 91
Odpoved izterjavi ugotovljene terjatve
(člen 80 finančne uredbe)
1. Odgovorni odredbodajalec se lahko odpove izterjavi celotne ali dela ugotovljene terjatve samo v naslednjih primerih:
(a)
kadar bi bili stroški izterjave predvidoma višji od zneska, ki ga je treba izterjati, in odpoved ne bi škodila podobi Unije;
(b)
kadar terjatve ni mogoče izterjati zaradi starosti terjatve ali plačilne nesposobnosti dolžnika;
(c)
kadar izterjava ni skladna z načelom sorazmernosti.
2. V primeru iz odstavka 1(c) odgovorni odredbodajalec ukrepa v skladu z vnaprej določenimi postopki v posamezni instituciji in uporablja naslednji merili, ki sta obvezni in se uporabljata v vseh primerih:
(a)
dejstva, ob upoštevanju resnosti nepravilnosti, zaradi katere je bila ugotovljena terjatev (goljufija, ponovitev kršitve, namen, skrbnost, dobra vera, očitna napaka);
(b)
učinek, ki bi ga odpoved terjatvi imela na delovanje Unije in njene finančne interese (znesek terjatve, tveganje, da bi odpoved predstavljala precedens, zmanjševanje pomena pravnih norm).
Glede na okoliščine zadeve lahko odgovorni odredbodajalec upošteva tudi naslednji dodatni merili:
(a)
morebitno izkrivljanje konkurence, ki bi ga povzročila odpoved izterjavi;
(b)
gospodarsko in socialno škodo, ki bi lahko nastala, če bi se dolg izterjal v celoti.
3. Odločitev o odpovedi izterjavi iz člena 80(2) finančne uredbe se obrazloži in v njej se navedejo ukrepi, ki so bili izvedeni za izterjavo terjatve, ter predpisi in dejstva, s katerimi je odpoved izterjavi utemeljena. Odgovorni odredbodajalec se odpove izterjavi v skladu s členom 84.
4. Institucija ne sme prenesti pooblastila za odpoved izterjavi ugotovljene terjatve v nobenem izmed naslednjih primerov:
(a)
če je znesek, ki naj bi se mu odpovedalo, enak ali presega 1 000 000 EUR;
(b)
če je znesek, ki naj bi se mu odpovedalo, enak ali presega 100 000 EUR in predstavlja 25 % ali več ugotovljene terjatve.
Za terjatve pod mejnima vrednostma iz prvega pododstavka vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za odpoved izterjavi ugotovljenega dolga.
5. Vsaka institucija vsako leto pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu poročilo o odpovedih izterjavam iz odstavkov 1 do 4 tega člena za zneske v višini 100 000 EUR ali več. V primeru Komisije se to poročilo priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.
Člen 92
Razveljavitev ugotovljene terjatve
(člen 80 finančne uredbe)
1. V primeru napake odgovorni odredbodajalec v celoti ali delno razveljavi ugotovljeno terjatev v skladu s členoma 82 in 84 ter navede ustrezne razloge.
2. Vsaka institucija v svojih notranjih pravilih določi pogoje in postopek za prenos pooblastila za razveljavitev ugotovljene terjatve.
Člen 93
Pravila za zastaralne roke
(člen 81 finančne uredbe)
1. Zastaralni rok za upravičenosti Unije do tretjih oseb začne teči po izteku roka, ki se je dolžniku sporočil v opominu, kot je določeno v členu 80(3)(b).
Zastaralni rok za upravičenosti tretjih oseb do Unije začne teči na dan, na katerega je treba izplačati upravičenost tretje osebe v skladu z ustrezno pravno obveznostjo.
2. Zastaralni rok za upravičenosti Unije do tretjih oseb se prekine s kakršnim koli aktom institucije ali države članice v imenu institucije, s katerim naj bi se izterjala terjatev in o katerem se obvesti tretja oseba.
Zastaralni rok za upravičenosti tretjih oseb do Unije se prekine s kakršnim koli aktom, s katerim naj bi se izterjala terjatev in o katerem Unijo obvestijo upniki ali osebe, ki delujejo v njihovem imenu.
3. Dan po prekinitvah iz odstavka 2 začne teči nov zastaralni rok petih let.
4. Vsak sodni postopek, povezan s terjatvijo iz odstavka 1, vključno s postopki, predloženimi sodišču, ki pozneje izjavi, da nima pristojnosti, prekine zastaralni rok. Novi zastaralni rok petih let ne začne teči, dokler ni izdana pravnomočna sodba ali dokler ni zunajsodne poravnave med istimi strankami o istem postopku.
5. Če računovodja dolžniku v skladu s členom 89 odobri upniku podaljšanje plačilnega roka, se to šteje kot prekinitev zastaralnega roka. Nov zastaralni rok petih let začne teči na dan po izteku podaljšanega plačilnega roka.
6. Upravičenosti se ne izterjajo po izteku zastaralnega roka, kot je določen v odstavkih 1 do 5.
POGLAVJE 6
Odhodki
Člen 94
Sklep o financiranju
(člen 84 finančne uredbe)
1. Sklep o financiranju določi bistvene sestavine ukrepa, ki zahteva odhodke v breme proračuna.
2. Sklep o financiranju določa zlasti naslednje:
(a)
za nepovratna sredstva:
(i)
sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;
(ii)
prednostne naloge za zadevno leto, cilje, ki naj bi bili izpolnjeni, ter predvidene rezultate za odobritve, ki so bile odobrene za zadevno proračunsko leto;
(iii)
bistvena merila za upravičenost, izbor in dodelitev, ki se uporabljajo za izbiro predlogov;
(iv)
največjo možno stopnjo sofinanciranja in v primeru, da je predvidenih več stopenj, merila za uporabo vsake stopnje;
(v)
časovni razpored in okvirni znesek razpisov za zbiranje predlogov;
(b)
za javna naročila:
(i)
globalna proračunska sredstva, namenjena za javna naročila za zadevno leto;
(ii)
okvirno število in vrste predvidenih javnih naročil, in če je mogoče, splošno navedbo predmeta naročil;
(iii)
okvirno časovno obdobje za začetek postopkov za oddajo javnih naročil;
(c)
za skrbniške sklade iz člena 187 finančne uredbe:
(i)
sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;
(ii)
odobritve, namenjene za skrbniški sklad za zadevno leto, skupaj z zneski, načrtovanimi za čas njegovega trajanja;
(iii)
cilje skrbniškega sklada in njegovo trajanje;
(iv)
pravila upravljanja skrbniškega sklada;
(v)
možnost poveritve nalog izvrševanja proračuna subjektom in osebam iz člena 187(2) finančne uredbe;
(d)
za nagrade:
(i)
sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;
(ii)
cilje, ki naj bi bili izpolnjeni, ter predvidene rezultate;
(iii)
osnovne pogoje za sodelovanje in merila za podelitev;
(iv)
časovni razpored natečaja in znesek nagrade ali nagrad;
(e)
za finančne instrumente:
(i)
sklicevanje na temeljni akt in proračunsko vrstico;
(ii)
cilje, ki naj bi bili izpolnjeni, ter predvidene rezultate;
(iii)
znesek, namenjen za finančne instrumente;
(iv)
okviren časovni razpored izvedbe.
3. Če program dela iz člena 128 finančne uredbe za nepovratna sredstva, financirana z odobritvami, odobrenimi za zadevno proračunsko leto, vsebuje informacije iz odstavka 2(a) tega člena, sklep, s katerim je bil ta program sprejet, šteje kot sklep o financiranju teh nepovratnih sredstev.
V zvezi z javnimi naročili, skrbniškimi skladi, nagradami in finančnimi instrumenti, če je izvrševanje ustreznih odobritev, odobrenih za zadevno proračunsko leto, zagotovljeno s programom dela, ki vsebuje informacije iz odstavka 2(b), (c), (d) in (e) tega člena, sklep, s katerim je bil sprejet ta program dela, prav tako šteje kot sklep o financiranju zadevnih javnih naročil, skrbniških skladov, nagrad in finančnih instrumentov.
Če program dela takšnih informacij ne vsebuje za enega ali več ukrepov, ga je treba ustrezno spremeniti ali pa je treba za te ukrepe sprejeti poseben sklep o financiranju.
4. Brez poseganja v kakršne koli posebne določbe temeljnega akta za vsako večjo spremembo v že sprejetem sklepu o financiranju velja isti postopek kot za prvotni sklep.
Oddelek 1
Prevzem obveznosti za odhodke
Člen 95
Celotne in začasne obveznosti
(člen 85 finančne uredbe)
1. Celotne proračunske obveznosti se izvršujejo bodisi s sklenitvijo sporazumov o financiranju, ki sami predvidevajo poznejšo sklenitev ene ali več pravnih obveznosti, bodisi s sklenitvijo ene ali več pravnih obveznosti.
Sporazumi o financiranju na področju neposredne finančne pomoči tretjim državam, vključno s proračunsko podporo, ki pomenijo pravno obveznost, so lahko podlaga za plačilo brez sklenitve drugih pravnih obveznosti.
2. Začasne proračunske obveznosti se izvršujejo bodisi s sklenitvijo ene ali več pravnih obveznosti, na podlagi katerih nastane upravičenost do poznejših plačil, bodisi v primerih odhodkov za zaposlene ali odhodkov za komuniciranje, ki jih imajo institucije za obveščanje javnosti o dogodkih Unije, neposredno s plačili.
Člen 96
Prevzem celotne obveznosti
(člen 85 finančne uredbe)
1. Celotna obveznost se prevzame na podlagi sklepa o financiranju.
Celotna obveznost se prevzame najpozneje pred sprejetjem sklepa o izbiri prejemnikov in, kadar je za izvrševanje zadevnih odobritev potrebno sprejetje programa dela v smislu člena 188, po tem, ko je tak program sprejet.
2. Kadar se celotna obveznost izvršuje s sklenitvijo sporazuma o financiranju, se drugi pododstavek odstavka 1 ne uporablja.
Člen 97
En podpisnik
(člen 85 finančne uredbe)
1. Izjema od pravila, da mora biti podpisnik za proračunsko obveznost in za ustrezno pravno obveznost isti, je mogoča samo v naslednjih primerih:
(a)
kadar se obveznosti prevzamejo začasno;
(b)
kadar se celotne obveznosti nanašajo na sporazume o financiranju s tretjimi državami;
(c)
kadar sklep institucije pomeni pravno obveznost;
(d)
kadar se celotna obveznost izvršuje z več pravnimi obveznostmi, za katere so odgovorni različni odredbodajalci;
(e)
kadar morajo v zvezi z računi izločenih sredstev, ki so na voljo za zunanje ukrepe, pravne obveznosti podpisati zaposleni v lokalnih enotah iz člena 72 po navodilih odgovornega odredbodajalca, ki pa ostaja popolnoma odgovoren za transakcije, povezane z računi;
(f)
kadar institucija prenese pooblastila odredbodajalca na direktorja medinstitucionalnega evropskega urada v skladu s členom 199(1) finančne uredbe.
2. Če je odgovorni odredbodajalec, ki je podpisal proračunsko obveznost, odsoten in bo odsoten v obdobju, ki je daljše od roka za sklenitev pravne obveznosti, to pravno obveznost sklene oseba, ki je imenovana za njegovo nadomeščanje v skladu s pravili o nadomeščanju, ki jih sprejme vsaka institucija, pod pogojem, da ima ta oseba status odredbodajalca v skladu s členom 65(3) finančne uredbe.
Člen 98
Upravni odhodki, ki se pokrivajo z začasnimi obveznostmi
(člen 85 finančne uredbe)
Med postavke, ki se štejejo za rutinske upravne odhodke in ki lahko zahtevajo začasen prevzem obveznosti, spadajo:
(a)
odhodki za zaposlene, ne glede na to ali zanje veljajo kadrovski predpisi ali ne, za druge človeške vire in pokojnine ter za plačilo strokovnjakov;
(b)
odhodki v zvezi s člani institucij;
(c)
odhodki za usposabljanje;
(d)
odhodki za natečaje, izbor in zaposlovanje;
(e)
stroški službenih potovanj;
(f)
reprezentančni stroški;
(g)
stroški sejnin;
(h)
samostojni tolmači in prevajalci;
(i)
izmenjava uradnikov;
(j)
redne najemnine premičnin in nepremičnin ali ponavljajoča se plačila v zvezi s pogodbami o nepremičninah v smislu člena 121 te uredbe ali obroki posojil v skladu s členom 203(8) finančne uredbe;
(k)
razna zavarovanja;
(l)
čiščenje, vzdrževanje in varovanje;
(m)
stroški za socialno in zdravstveno varstvo;
(n)
uporaba telekomunikacijskih storitev;
(o)
finančne dajatve;
(p)
pravni odhodki;
(q)
odškodnine, skupaj z obrestmi;
(r)
delovna oprema;
(s)
voda, plin, elektrika;
(t)
publikacije na papirju ali v elektronski obliki;
(u)
obveščanje javnosti s strani institucij o dogodkih Unije.
Člen 99
Evidentiranje posameznih pravnih obveznosti
(člen 86 finančne uredbe)
V primeru celotne proračunske obveznosti, ki ji sledi ena ali več posameznih pravnih obveznosti, odgovorni odredbodajalec zneske teh zaporednih posameznih pravnih obveznosti evidentira v centralni računovodski evidenci.
Evidentiranje v računovodski evidenci vsebuje sklicevanje na celotno obveznost, na podlagi katere se knjižijo posamezne obveznosti.
Odgovorni odredbodajalec evidentira zneske v računovodski evidenci, preden podpiše ustrezne posamezne pravne obveznosti, razen v primerih iz četrtega pododstavka člena 86(4) finančne uredbe.
Odgovorni odredbodajalec v vseh primerih preveri, da skupni znesek ne preseže zneska celotne obveznosti, ki jih pokriva.
Oddelek 2
Potrditev odhodkov
Člen 100
Potrjevanje in zaznamek „odobreno za plačilo“
(člen 88 finančne uredbe)
1. Potrditev odhodkov temelji na dokazilih v smislu člena 110, ki potrjujejo upravičenost upnika na podlagi izjave o dejansko opravljenih storitvah, dejansko dobavljenem blagu ali dejansko izvedeni gradnji ali na podlagi drugih dokumentov, ki utemeljujejo plačilo, vključno s ponavljajočimi se plačili naročnin ali tečajev usposabljanja.
2. Odgovorni odredbodajalec pred sprejetjem odločitve o potrditvi odhodkov osebno preveri dokazila ali na svojo odgovornost potrdi, da so bila dokazila preverjena.
3. Odločitev o potrditvi se izrazi tako, da odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odredbodajalec za to pooblastil s formalnim sklepom in na svojo odgovornost v skladu s členom 65(5) finančne uredbe, podpiše zaznamek „odobreno za plačilo“. Takšni sklepi o pooblastilu se hranijo za morebitne potrebe v prihodnje.
Člen 101
Zaznamek „potrjujem pravilnost“ pri predhodnem financiranju
(člen 88 finančne uredbe)
Za plačila predhodnega financiranja odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odredbodajalec za to pooblastil, z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ potrdi, da so izpolnjeni pogoji iz pravne obveznosti za plačilo predhodnega financiranja.
Člen 102
Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri pogodbah o izvedbi javnega naročila za vmesna plačila in plačila razlike
(člen 88 finančne uredbe)
Za vmesna plačila in plačila razlike po pogodbah o izvedbi javnega naročila zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje:
(a)
da je institucija prejela in formalno evidentirala račun, ki ga je izdal izvajalec;
(b)
da je odgovorni odredbodajalec ali strokovno usposobljen zaposleni, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil, opremil sam račun ali notranji dokument, priložen prejetemu računu, z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ in ga podpisal;
(c)
da je odgovorni odredbodajalec ali druga oseba na njegovo odgovornost preverila vse vidike računa, predvsem z namenom določitve zneska, ki ga je treba plačati, in ustreznosti plačila kot poplačila obveznosti.
Zaznamek „potrjujem pravilnost“ iz točke (b) prvega odstavka potrjuje, da so bile storitve, predvidene v pogodbi, pravilno opravljene ali da je bilo blago, predvideno v pogodbi, pravilno dobavljeno ali da so bile gradnje, predvidene v pogodbi, pravilno izvedene. Za blago in gradnje uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen, pripravi začasno potrdilo o prevzemu in na koncu garancijske dobe, določene v pogodbi, končno potrdilo o prevzemu. Ti dve potrdili štejeta kot zaznamek „potrjujem pravilnost“.
Za ponavljajoča se plačila naročnin ali tečajev usposabljanja zaznamek „potrjujem pravilnost“ potrjuje, da je upravičenost upnika skladna z zadevnimi dokumenti, ki utemeljujejo plačilo.
Člen 103
Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri nepovratnih sredstvih za vmesna plačila in plačila razlike
(člen 88 finančne uredbe)
Za vmesna plačila in plačila razlike pri nepovratnih sredstvih zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje:
(a)
da je institucija prejela in formalno evidentirala zahtevek za plačilo, ki ga je pripravil upravičenec;
(b)
da je uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil, opremil sámo izjavo o stroških ali notranji dokument, priložen prejeti izjavi o stroških, z zaznamkom „potrjujem pravilnost“ in ga podpisal;
(c)
da je odgovorni odredbodajalec ali druga oseba na njegovo odgovornost preverila vse vidike izjave o stroških, predvsem z namenom določitve zneska, ki ga je treba plačati in ustreznosti plačila kot poplačila obveznosti.
Uradnik ali drug uslužbenec, ki je za to strokovno usposobljen in ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil, z zaznamkom iz točke (b) prvega odstavka potrdi, da je ukrep ali program dela, ki ga izvaja upravičenec, v vseh vidikih v skladu s sporazumom ali sklepom o dodelitvi nepovratnih sredstev, vključno s tem, kadar je to ustrezno, da so stroški, ki jih je prijavil upravičenec, utemeljeni.
Člen 104
Zaznamek „odobreno za plačilo“ pri odhodkih za zaposlene
(člen 88 finančne uredbe)
Za plačila odhodkov za zaposlene zaznamek „odobreno za plačilo“ potrjuje, da obstajajo naslednja dokazila:
(a)
v zvezi z mesečno plačo:
(i)
popoln seznam zaposlenih z navedbo vseh sestavnih delov osebnih prejemkov;
(ii)
obrazec (osebni evidenčni list), ki temelji na sklepih, sprejetih za vsakega posameznega zaposlenega, iz katerega so razvidne spremembe katerega koli sestavnega dela osebnih prejemkov;
(iii)
v primeru novih zaposlitev ali imenovanj overjena kopija odločbe o zaposlitvi ali imenovanju, priložena potrditvi izplačila prve plače;
(b)
v zvezi z drugimi vrstami osebnih prejemkov kot na primer za zaposlene, ki so plačani po urah ali dnevih: potrdilo, ki ga podpiše pooblaščeni zaposleni ter iz katerega so razvidni dnevi in ure prisotnosti na delu;
(c)
v zvezi z nadurami: potrdilo, ki ga podpiše pooblaščeni zaposleni in ki potrjuje število nadur na delu;
(d)
v zvezi s stroški službenih potovanj:
(i)
potni nalog, ki ga podpiše pristojni organ;
(ii)
obračun stroškov službenega potovanja, ki ga podpišeta zaposleni, ki je bil na službenem potovanju, in upravni nadrejeni delavec, na katerega so bila prenesena ustrezna pooblastila, če se stroški službenega potovanja razlikujejo od naloga zanj;
(e)
v zvezi z nekaterimi drugimi upravnimi odhodki, povezanimi z zaposlenimi, vključno z naročninami in tečaji usposabljanja, ki jih je po pogodbi treba plačati vnaprej: dokazila, ki se nanašajo na sklep, na katerem temeljijo stroški, in iz katerih so razvidne vse sestavine izračuna.
V obračunu stroškov službenega potovanja iz točke (d)(ii) prvega odstavka so navedeni kraj službenega potovanja, datumi in ure odhoda in prihoda v kraj službenega potovanja, stroški prevoza, dnevnice in drugi stroški, primerno odobreni na osnovi predloženih dokazil.
Člen 105
Materialna oblika zaznamka „odobreno za plačilo“
(člen 88 finančne uredbe)
V sistemu, ki ni računalniško podprt, ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko žiga, ki vsebuje podpis odgovornega odredbodajalca ali strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil v skladu s členom 100. V računalniško podprtem sistemu ima zaznamek „odobreno za plačilo“ obliko elektronsko zaščitene potrditve odgovornega odredbodajalca ali strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil.
Člen 106
Materialna oblika zaznamka „potrjujem pravilnost“
(člen 88 finančne uredbe)
V sistemu, ki ni računalniško podprt, ima zaznamek „potrjujem pravilnost“ obliko žiga, ki vsebuje podpis odgovornega odredbodajalca ali strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil v skladu s členom 101. V računalniško podprtem sistemu ima zaznamek „potrjujem pravilnost“ obliko elektronsko zaščitene potrditve strokovno usposobljenega zaposlenega, ki ga je odgovorni odredbodajalec za to pooblastil.
Oddelek 3
Odobritev plačil
Člen 107
Preverjanja plačil, ki jih izvede odredbodajalec
(člen 89 finančne uredbe)
Pri pripravi naloga za plačilo odgovorni odredbodajalec zagotovi:
(a)
da je nalog za plačilo pravilno izdan, kar pomeni, da je bila pred tem sprejeta ustrezna odločitev o potrditvi v obliki zaznamka „odobreno za plačilo“, da so podatki o prejemniku plačila pravilni in da je znesek zapadel v plačilo;
(b)
da je nalog za plačilo skladen s proračunsko obveznostjo, na podlagi katere je knjižen;
(c)
da odhodki bremenijo pravo postavko v proračunu;
(d)
da so odobritve na voljo.
Člen 108
Obvezni podatki na nalogu za plačilo in predložitev računovodji
(člen 89 finančne uredbe)
1. V nalogu za plačilo se navedejo:
(a)
proračunsko leto, na katero naj bi se odhodek knjižil;
(b)
proračunski člen in kakršna koli nadaljnja členitev, ki se uporablja;
(c)
sklicevanje na pravno obveznosti, na podlagi katere je nastala upravičenost do plačila;
(d)
sklicevanje na proračunsko obveznost, na katero se odhodki knjižijo;
(e)
znesek, ki ga je treba plačati, izražen v eurih;
(f)
ime in naslov ter bančni podatki prejemnika plačila;
(g)
predmet odhodkov;
(h)
način plačila;
(i)
vpis v evidenco premoženja v skladu s členom 248.
2. Nalog za izplačilo odgovorni odredbodajalec opremi z datumom in podpiše ter pošlje računovodji.
Oddelek 4
Plačilo odhodkov
Člen 109
Vrste plačil
(člen 90 finančne uredbe)
1. Predhodno financiranje zagotavlja likvidnostna sredstva. Lahko se razdeli na več plačil v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.
2. Vmesno plačilo, ki se lahko ponovi, je lahko namenjeno za kritje odhodkov zaradi izvajanja sporazuma ali sklepa ali za plačilo storitev, blaga ali gradenj, končanih in/ali dostavljenih v vmesnih fazah izvajanja naročila. Z vmesnimi plačili se lahko v celoti ali deloma obračuna predhodno financiranje, brez poseganja v določbe temeljnega akta.
3. Zaključevanje odhodkov ima obliko plačila razlike, ki ga ni mogoče ponoviti in s katerim se obračunajo vsa predhodna plačila, ali obliko naloga za izterjavo.
Člen 110
Dokazila
(člen 90 finančne uredbe)
1. Predhodno financiranje se plača na podlagi pogodbe, sklepa, sporazuma ali temeljnega akta ali na podlagi dokazil, ki omogočajo, da se preveri, ali se upoštevajo pogoji iz zadevne pogodbe, sklepa ali sporazuma, in sicer tudi takrat, ko je razdeljeno na več plačil. Če je datum plačila za predhodno financiranje določen v navedenih instrumentih, plačilo dolgovanega zneska ni odvisno od nadaljnjih zahtev.
2. Vmesna plačila in plačila razlike temeljijo na dokazilih, ki omogočajo, da se preveri, ali se financirani ukrep izvaja v skladu s temeljnim aktom ali sklepom ali v skladu s pogoji iz pogodbe ali sporazuma.
3. Odgovorni odredbodajalec v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja določi vrsto dokazil iz tega člena v skladu s temeljnim aktom, sklepi, pogodbami in sporazumi. Vmesna in končna poročila o tehničnem in finančnem izvajanju štejejo za dokazila za namene odstavka 2.
4. Odgovorni odredbodajalec hrani dokazila v skladu s členom 48.
Oddelek 5
Roki za izvrševanje odhodkov
Člen 111
Roki za plačila in zamudne obresti
(člen 92 finančne uredbe)
1. Rok za izvršitev plačil vključuje potrjevanje, odobravanje in plačilo odhodkov.
Teči začne od dne prejema zahtevka za plačilo.
Služba, ki jo je pooblastil odgovorni odredbodajalec, zahtevek za plačilo čim prej evidentira in šteje se, da je bil zahtevek za plačilo prejet na datum evidentiranja.
Za datum plačila šteje datum, na katerega je bremenjen račun institucije.
2. Zahtevek za plačilo vključuje naslednje bistvene elemente:
(a)
identifikacijo upnika;
(b)
znesek;
(c)
valuto;
(d)
datum.
Če manjka eden ali več bistvenih elementov, se zahtevek za plačilo zavrne.
Upnik se o zavrnitvi in razlogih zanjo čim prej pisno obvesti, najpozneje pa v 30 koledarskih dneh od datuma, ko je bil prejet zahtevek za plačilo.
3. V primeru začasne prekinitve iz člena 92(2) finančne uredbe začne preostali čas za plačilo ponovno teči od dne prejema zahtevanih informacij ali popravljene dokumentacije ali po tem, ko je opravljeno potrebno naknadno preverjanje, vključno s pregledi na kraju samem.
4. Po izteku rokov iz člena 92(1) finančne uredbe je upnik upravičen do obresti v skladu z naslednjima pogojema:
(a)
uporabljajo se obrestne mere iz člena 83(2) te uredbe;
(b)
obresti se plačajo za obdobje, ki preteče od koledarskega dne po izteku plačilnega roka iz člena 92(1) finančne uredbe do dne plačila.
Kadar so izračunane obresti v skladu s prvim pododstavkom enake ali manjše od 200 EUR, se plačajo upniku samo na zahtevo, predloženo v dveh mesecih po prejemu zapoznelega plačila.
5. Vsaka institucija Evropskemu parlamentu in Svetu predloži poročilo o upoštevanju rokov in o prekinitvi rokov iz člena 92 finančne uredbe. Poročilo Komisije se priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.
POGLAVJE 7
Informacijski sistemi
Člen 112
Opis informacijskih sistemov
(člen 93 finančne uredbe)
Kadar se v procesu izvrševanja proračuna uporabljajo računalniški sistemi in podsistemi, je potreben popoln opis zadnjega stanja vsakega sistema ali podsistema.
Vsak opis vsebuje vsebino vseh podatkovnih polj in opis, kako sistem obravnava vsako posamezno operacijo. Opis podrobno prikazuje, kako sistem zagotavlja obstoj popolne revizijske sledi za vsako operacijo.
Člen 113
Redno izdelovanje varnostnih kopij
(člen 93 finančne uredbe)
Podatki v računalniških sistemih in podsistemih se redno shranjujejo na varnostne kopije in hranijo na varnem mestu.
POGLAVJE 8
Notranji revizor
Člen 114
Imenovanje notranjega revizorja
(člen 98 finančne uredbe)
1. Vsaka institucija imenuje svojega notranjega revizorja v skladu z ureditvijo, ki jo prilagodi svojim posebnostim in potrebam. Institucija o imenovanju notranjega revizorja obvesti Evropski parlament in Svet.
2. Vsaka institucija v skladu s svojimi posebnostmi in potrebami določi obseg nalog notranjega revizorja ter podrobno določi cilje in postopke za izvajanje notranjerevizijske funkcije, pri čemer ustrezno upošteva mednarodne standarde notranjega revidiranja.
3. Institucija lahko na podlagi svojih posebnih pristojnosti za notranjega revizorja imenuje uradnika ali drugega uslužbenca, za katerega veljajo kadrovski predpisi in ki je državljan države članice.
4. Če dve ali več institucij imenuje istega notranjega revizorja, se dogovorita oz. dogovorijo o potrebni ureditvi, da revizor odgovarja za svoja dejanja v skladu s členom 119.
5. Ko notranji revizor preneha opravljati svoje dolžnosti, institucija o tem obvesti Evropski parlament in Svet.
Člen 115
Sredstva notranjega revizorja
(člen 99 finančne uredbe)
Institucija zagotovi notranjemu revizorju potrebna sredstva, da lahko ta ustrezno izvaja svojo revizijsko funkcijo, in listino o delu notranjega revizorja, ki podrobno določa njegove naloge, dolžnosti in obveznosti.
Člen 116
Program dela
(člen 99 finančne uredbe)
1. Notranji revizor sprejme svoj program dela in ga predloži instituciji.
2. Institucija lahko zaprosi notranjega revizorja, da izvaja tudi revizije, ki niso vključene v program dela iz odstavka 1.
Člen 117
Poročila notranjega revizorja
(člen 99 finančne uredbe)
1. Notranji revizor instituciji predloži letno notranjerevizijsko poročilo iz člena 99(3) finančne uredbe, v katerem navede število in vrsto opravljenih notranjih revizij, glavna priporočila, ki jih je dal, ter ukrepe, sprejete na podlagi teh priporočil.
V tem letnem poročilu navede tudi kakršne koli sistemske težave, ki jih je odkrila posebna komisija, ustanovljena na podlagi člena 73(6) finančne uredbe.
2. Vsaka institucija prouči, ali so priporočila, dana v poročilih njenega notranjega revizorja, primerna za izmenjavo najboljših praks z drugimi institucijami.
3. Notranji revizor se pri pripravi poročila osredotoči zlasti na splošno spoštovanje načela dobrega finančnega poslovodenja in zagotovi, da se sprejmejo ustrezni ukrepi za stalno izboljševanje in krepitev njegove uporabe.
Člen 118
Neodvisnost
(člen 100 finančne uredbe)
Notranji revizor je pri izvajanju svojih revizijskih nalog popolnoma neodvisen. Ne smejo se mu dajati navodila niti se ne sme na kakršen koli način omejevati pri izvajanju funkcij, ki so mu na podlagi njegovega imenovanja dodeljene v skladu s finančno uredbo.
Člen 119
Odgovornost notranjega revizorja
(člen 100 finančne uredbe)
Sama institucija lahko v skladu s postopkom iz tega člena ukrepa tako, da njen notranji revizor kot uradnik ali drug uslužbenec, za katerega veljajo kadrovski predpisi, odgovarja za svoja dejanja.
Institucija sprejme utemeljen sklep za začetek preiskave. Ta sklep se pošlje zadevni osebi. Institucija lahko na svojo neposredno odgovornost za izvajanje preiskave zadolži enega ali več uradnikov iz razreda, ki je enak ali višji od razreda zadevnega zaposlenega. Med preiskavo ima zadevna oseba pravico izraziti svoja stališča.
Poročilo o preiskavi se pošlje zadevni osebi, ki jo nato institucija zasliši o predmetu tega poročila.
Na podlagi poročila in zaslišanja institucija sprejme obrazložen sklep, s katero konča postopek, ali pa obrazložen sklep v skladu s členoma 22 in 86 kadrovskih predpisov ter Priloge IX h kadrovskim predpisom. Sklepi, s katerimi se izrečejo disciplinski ukrepi ali denarne kazni, se uradno pošljejo zadevni osebi ter v vednost drugim institucijam Računskemu sodišču.
V zvezi s takšnimi sklepi lahko zadevna oseba v skladu z določbami kadrovskih predpisov začne postopek pred Sodiščem Evropske unije.
Člen 120
Postopek pred Sodiščem Evropske unije
(člen 100 finančne uredbe)
Brez poseganja v pravna sredstva, ki jih predvidevajo kadrovski predpisi, lahko notranji revizor neposredno začne postopek pred Sodiščem Evropske unije glede vsakega dejanja, ki se nanaša na opravljanje njegovih dolžnosti notranjega revizorja. Takšen postopek je treba začeti v treh mesecih od datuma uradnega obvestila o zadevnem dejanju.
Preiskave in zaslišanja v takšnih postopkih se izvedejo v skladu s členom 91(5) kadrovskih predpisov za uradnike Evropske unije.
NASLOV V
JAVNA NAROČILA
POGLAVJE 1
Splošne določbe
Oddelek 1
Področje uporabe in načela za oddajo javnih naročil
Člen 121
Opredelitev pojmov in področje uporabe
(člen 101 finančne uredbe)
1. Pogodbe o nepremičninah zajemajo nakup, dolgoročni zakup, užitek, leasing, najem ali nakup s pridržanim lastništvom z možnostjo odkupa ali brez nje za zemljišča, že zgrajene zgradbe ali druge nepremičnine.
2. Naročila blaga zajemajo nakup, leasing, najem ali nakup s pridržanim lastništvom z možnostjo odkupa ali brez nje za blago. Naročilo, ki zajema dobavo proizvodov ter vključujejo namestitvena in inštalacijska dela, se šteje kot naročilo blaga.
3. Naročila gradenj zajemajo bodisi izvedbo bodisi izvedbo in projektiranje gradenj ali gradnje, povezanih z eno izmed dejavnosti iz Priloge I k Direktivi 2004/18/ES, ali izvedba neke gradnje s katerimi koli sredstvi, ki ustreza zahtevam naročnika. „Gradnja“ pomeni zaključeno visoko ali nizko gradnjo kot celoto, ki je samozadostna pri izpolnjevanju svoje gospodarske in tehnične funkcije.
4. Naročila storitev zajemajo vse intelektualne in neintelektualne storitve, razen storitev, ki jih pokrivajo naročila blaga, naročila gradenj in pogodbe o nepremičninah.
Javno naročilo, ki zajema dve ali več vrst naročil (gradenj, storitev ali blaga), se odda v skladu z določbami, ki se uporabljajo za vrsto naročil, značilno za glavni predmet zadevnega naročila.
V primeru mešanih naročil, ki vključujejo storitve in blago, se glavni predmet določi s primerjavo vrednosti zadevnih storitev ali blaga.
Vsi sklici na nomenklature v okviru javnih naročil temeljijo na enotnem besednjaku javnih naročil (CPV) iz Uredbe (ES) št. 2195/2002 Evropskega parlamenta in Sveta (11).
5. Izrazi „izvajalec gradenj“, „dobavitelj blaga“ in „izvajalec storitev“ zajemajo katero koli fizično ali pravno osebo ali javni subjekt ali skupino teh oseb in/ali organov, ki na trgu ponuja izvedbo gradenj, dobavo proizvodov in opravljanje storitev. Izraz „gospodarski subjekt“ se uporablja hkrati za „izvajalce gradenj“, „dobavitelje“ in „izvajalce storitev“. „Ponudniki“ pomenijo gospodarske subjekte, ki so predložili ponudbo. „Kandidati“ pomenijo tiste, ki so zaprosili za sodelovanje v omejenem postopku, konkurenčnem dialogu ali postopku s pogajanji. „Potencialni ponudniki“ pomenijo gospodarske subjekte, vpisane na seznam potencialnih ponudnikov v skladu s členom 136(1)(b).
Skupine gospodarskih subjektov smejo nastopati kot ponudniki ali kandidati. Za predložitev ponudbe ali prijave za sodelovanje naročniki ne smejo zahtevati, da imajo skupine gospodarskih subjektov dano pravno obliko, vendar se lahko od izbrane skupine zahteva, da pridobi dano pravno obliko, potem ko ji je bilo oddano naročilo, če je ta sprememba potrebna za dobro izvedbo naročila.
6. Za naročnike se štejejo službe institucij Unije, razen kadar med sabo sklenejo upravne dogovore o opravljanju storitev, dobavi proizvodov, izvedbi gradenj ali izvajanju pogodb o nepremičninah.
7. Tehnična pomoč pomeni podporne dejavnosti in dejavnosti za krepitev zmogljivosti, ki so potrebne za izvedbo programa ali ukrepa, predvsem dejavnosti pripravljanja, upravljanja, spremljanja, ocenjevanja, revizije in kontrole.
8. Vse izmenjave z izvajalci, vključno s sklepanjem pogodb in vsemi njihovimi dopolnili, lahko potekajo prek sistemov za elektronsko izmenjavo, ki jih vzpostavi naročnik.
9. Ti sistemi izpolnjujejo naslednje zahteve:
(a)
dostop do sistema in dokumentov, ki se pošiljajo prek njega, imajo le pooblaščene osebe;
(b)
prek sistema lahko dokumente elektronsko podpisujejo ali pošiljajo le pooblaščene osebe;
(c)
pooblaščene osebe morajo biti identificirane v sistemu prek za to vzpostavljenih mehanizmov;
(d)
ura in datum elektronske transakcije morata biti natančno določena;
(e)
ohraniti se mora celovitost dokumentov;
(f)
ohraniti se mora razpoložljivost dokumentov;
(g)
kadar je to ustrezno, se mora ohraniti zaupnost dokumentov;
(h)
zagotoviti se mora varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
10. Za podatke, poslane ali prejete prek takega sistema, velja pravna domneva o celovitosti podatkov ter točnosti datuma in ure pošiljanja ali prejemanja podatkov, kot sta navedena v sistemu.
Dokument, ki je bil poslan ali priglašen prek takšnega sistema, šteje kot enakovreden papirnemu dokumentu, je dopustno dokazno gradivo v pravnih postopkih, šteje kot izvirnik in zanj velja pravna domneva o njegovi pristnosti in celovitosti, če ne vsebuje nobenih dinamičnih lastnosti, ki jih je mogoče samodejno spreminjati.
Elektronski podpisi iz odstavka 9(b) imajo enak pravni učinek kot lastnoročni podpisi.
Člen 122
Okvirne pogodbe in posebne pogodbe
(člen 101 finančne uredbe)
1. Trajanje okvirnih pogodb ne sme bite daljši od štirih let, razen v izjemnih primerih, utemeljenih zlasti s predmetom okvirne pogodbe.
Posebne pogodbe, ki temeljijo na okvirnih pogodbah, se sklenejo v skladu s pogoji iz okvirnih pogodb le med naročniki in izvajalci okvirne pogodbe.
Pri sklepanju posebnih pogodb stranke ne smejo bistveno spreminjati okvirne pogodbe.
2. Kadar se okvirna pogodba sklene z enim samim gospodarskim subjektom, se posebne pogodbe sklenejo v okviru pogojev, določenih v okvirni pogodbi.
V ustrezno utemeljenih okoliščinah se lahko naročniki pisno posvetujejo z izvajalcem ter od njega po potrebi zahtevajo dopolnitev njegove ponudbe.
3. Kadar se okvirna pogodba sklepa z več gospodarskimi subjekti, se sklene z najmanj tremi subjekti, pod pogojem, da zadostno število gospodarskih subjektov izpolnjuje merila za izbor ali da obstaja zadostno število dopustnih ponudb, ki izpolnjujejo merila za oddajo.
Okvirna pogodba z več gospodarskimi subjekti je lahko v obliki ločenih pogodb, za katere veljajo enaki pogoji.
Posebne pogodbe, ki temeljijo na okvirnih pogodbah, sklenjenih z več gospodarskimi subjekti, se sklenejo v skladu z naslednjo ureditvijo:
(a)
v primeru okvirnih pogodb brez ponovnega javnega zbiranja ponudb z uporabo pogojev, določenih v okvirni pogodbi;
(b)
v primeru okvirnih pogodb s ponovnim javnim zbiranjem ponudb, potem ko so stranke ponovno predložile ponudbe na podlagi enakih in po potrebi natančneje določenih pogojev ter, kadar je to primerno, na podlagi drugih pogojev, določenih v specifikacijah okvirne pogodbe.
Za vsako posebno pogodbo, ki se sklene v skladu z ureditvijo iz točke (b) tretjega pododstavka, se naročniki pisno posvetujejo z izvajalci okvirne pogodbe ter jim določijo zadosti dolg rok za predložitev ponudb. Ponudbe se predložijo pisno. Naročniki vsako posebno pogodbo sklenejo s ponudnikom, ki je na podlagi meril za oddajo, določenih v specifikacijah okvirne pogodbe, predložil najboljšo ponudbo.
4. V sektorjih, v katerih se cene hitro spreminjajo in tehnologija hitro razvija, okvirne pogodbe, ki se sklenejo brez ponovnega javnega zbiranja ponudb, vsebujejo določbo o vmesnem pregledu ali sistemu primerjalne analize. Če pogoji, ki so bili najprej določeni, po vmesnem pregledu ne ustrezajo več gibanjem cen ali tehnološkemu razvoju, naročnik ne sme uporabiti zadevne okvirne pogodbe in sprejme ustrezne ukrepe, da bi jo odpovedal.
5. Proračunske obveznosti se prevzamejo samo za posebne pogodbe, ki se sklenejo na podlagi okvirnih pogodb.
Oddelek 2
Objava
Člen 123
Oglaševanje naročil, ki jih pokriva Direktiva 2004/18/ES
(člen 103 finančne uredbe)
1. V zvezi z naročili, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), se objavita obvestilo o javnem naročilu, brez poseganja v člen 134, in obvestilo o oddaji javnega naročila. Predhodno informativno obvestilo je obvezno samo v primerih, ko namerava naročnik uporabiti možnost skrajšanja rokov za prejem ponudb v skladu s členom 152(4).
2. Predhodno informativno obvestilo je obvestilo, s katerim naročniki okvirno objavijo ocenjeno skupno vrednost in predmet naročil in okvirnih pogodb, ki jih nameravajo oddati oz. skleniti v določenem proračunskem letu, kar pa ne vključuje naročil v postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu.
Predhodno informativno obvestilo objavi Urad za publikacije Evropske unije (v nadaljnjem besedilu: Urad za publikacije) ali sami naročniki v svojem „profilu kupca“.
Obvezno predhodno informativno obvestilo se pošlje Uradu za publikacije ali objavi v profilu kupca v vsakem proračunskem letu čim prej, a najpozneje do 31. marca.
Naročniki, ki objavijo predhodno informativno obvestilo v svojem profilu kupca, pošljejo Uradu za publikacije po elektronski poti v skladu s formatom in postopki pošiljanja iz točke 3 Priloge VIII k Direktivi 2004/18/ES obvestilo o objavi predhodnega informativnega obvestila v profilu kupca.
3. Obvestilo o javnem naročilu naročnikom omogoča objavo svoje namere o začetku postopka za oddajo javnega naročila ali okvirne pogodbe ali vzpostavitvi dinamičnega nabavnega sistema v skladu s členom 131. Brez poseganja v naročila, oddana po postopku s pogajanji iz člena 134, je obvestilo o javnem naročilu obvezno za naročila, katerih ocenjena vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1).
Za posebne pogodbe, sklenjene na podlagi okvirnih pogodb, obvestilo o javnem naročilu ni obvezno.
V odprtem postopku se v obvestilu o javnem naročilu navedejo datum, uro in, kadar je to potrebno, kraj sestanka komisije za odpiranje, na katerem so lahko prisotni ponudniki.
Naročniki navedejo, ali dovoljujejo variantne ponudbe, in določijo minimalne stopnje sposobnosti, ki jih zahtevajo, če uporabijo možnost iz drugega pododstavka člena 146(2). Naročniki navedejo merila za izbor iz člena 146, ki jih nameravajo uporabiti, najmanjše število kandidatov, ki jih nameravajo povabiti k predložitvi ponudb, in, kadar je to ustrezno, njihovo največje število ter objektivna in nediskriminatorna merila, ki jih nameravajo uporabiti za omejitev tega števila, v skladu z drugim pododstavkom člena 128(1).
Če je do razpisa za zbiranje predlogov, zlasti v okviru dinamičnega nabavnega sistema iz člena 131, mogoč neomejen, neposreden in popoln elektronski dostop, je internetni naslov, na katerem so ti dokumenti na voljo, objavljen v obvestilu o javnem naročilu.
Naročniki, ki želijo organizirati natečaj, objavijo obvestilo o svoji nameri.
Naročniki, kadar je to ustrezno, v obvestilu o javnem naročilu določijo, da je postopek za oddajo javnega naročila medinstitucionalni postopek za oddajo javnega naročila. V takih primerih se v obvestilu o javnem naročilu navedejo institucije, izvajalske agencije ali organi iz člena 208 finančne uredbe, ki sodelujejo v postopku za oddajo javnega naročila, institucija, odgovorna za postopek za oddajo javnega naročila, in celotni znesek javnih naročil za vse navedene institucije, izvajalske agencije ali organe.
4. V obvestilu o oddaji javnega naročila se objavi izid postopka za oddajo javnega naročila, okvirne pogodbe ali naročila, ki temelji na dinamičnem nabavnem sistemu. V primeru naročil, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), je obvestilo o oddaji javnega naročila obvezno. Za posebne pogodbe, sklenjene na podlagi okvirnih pogodb, obvestilo o oddaji javnega naročila ni obvezno.
Obvestilo o oddaji javnega naročila se pošlje Uradu za publikacije najpozneje 48 koledarskih dni od datuma, na katerega je bila podpisana pogodba ali okvirna pogodba. Obvestila v zvezi z naročili, ki temeljijo na dinamičnem nabavnem sistemu, se lahko združijo na trimesečni osnovi. Ta obvestila se Uradu za publikacije v tem primeru pošljejo najpozneje 48 dni po koncu vsakega trimesečja.
Naročniki, ki so organizirali natečaj, Uradu za publikacije pošljejo obvestilo v zvezi z njegovim izidom.
V primeru medinstitucionalnih postopkov obvestilo o oddaji javnega naročila pošlje naročnik, odgovoren za postopek.
Obvestilo o oddaji javnega naročila se pošlje Uradu za publikacije tudi v primeru pogodbe ali okvirne pogodbe, katere vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1) in ki je bila oddana po postopkom s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, in sicer pravočasno, da se lahko obvestilo objavi pred podpisom pogodbe v skladu s pogoji iz člena 171(1).
Če se kot posledica sklenitve posebne pogodbe ali skupnega obsega posebnih pogodb presežejo mejne vrednosti iz člena 170(1), se brez poseganja v člen 21 podatki v zvezi z vrednostjo in izvajalci posebnih pogodb, ki se sklenejo na podlagi okvirnih pogodb med določenim proračunskim letom, objavijo na spletni strani naročnika najpozneje 30. junija po izteku zadevnega proračunskega leta.
5. Obvestila se pripravijo v skladu s standardnimi obrazci, ki jih Komisija sprejme na podlagi Direktive 2004/18/ES.
Člen 124
Oglaševanje naročil, ki jih ne pokriva Direktiva 2004/18/ES
(člen 103 finančne uredbe)
1. Naročila, katerih vrednost je nižja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), se oglašujejo na ustrezen način, da se omogoči konkurenca med ponudbami in nepristranskost postopka za oddajo javnega naročila. Tako oglaševanje zajema:
(a)
obvestilo o javnem naročilu iz člena 123(3) ali objavo razpisa za prijavo interesa za naročila s podobnim predmetom in v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(1);
(b)
ustrezno predhodno objavo na internetu za naročila v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(2).
2. Seznam izvajalcev, ki se jim oddajo pogodbe o nepremičninah in naročila, ki so razglašena za tajna, iz člena 134(1)(j) te uredbe, se objavi samo enkrat letno ter vsebuje navedbo predmeta in vrednosti oddanih naročil. Ta seznam se pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu. V primeru Komisije se priloži povzetku letnih poročil o dejavnostih iz člena 66(9) finančne uredbe.
3. Podatki o naročilih v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(1), za katera ni bilo objavljeno posamezno obvestilo o oddaji javnega naročila, se pošljejo Uradu za publikacije. Letni seznami izvajalcev se pošljejo najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta.
4. Podatki o naročilih v znesku, ki je višji od zneska iz člena 137(2), se objavijo na spletni strani institucije najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta.
Člen 125
Objava obvestil
(člen 103 finančne uredbe)
1. Urad za publikacije objavi obvestila iz členov 123 in 124 v Uradnem listu Evropske unije najpozneje 12 koledarskih dni od dne, ko so bila odposlana.
Rok iz prvega pododstavka se pri pospešenih postopkih iz člena 154 skrajša na pet koledarskih dni.
2. Naročniki morajo obvestila poslati tako, da lahko predložijo dokazilo o datumu, ko so bila odposlana.
Člen 126
Druge oblike oglaševanja
(člen 103 finančne uredbe)
Poleg oglaševanja iz členov 123, 124 in 125 se lahko naročila oglašujejo tudi na druge načine, predvsem v elektronski obliki. Vsako tako oglaševanje se sklicuje na obvestilo, objavljeno v Uradnem listu Evropske unije v skladu s členom 125, če je bilo objavljeno, in se ne sme pojaviti pred objavo tega obvestila, ki je edino verodostojno.
Takšno oglaševanje ne sme povzročiti diskriminacije med kandidati ali ponudniki ali vsebovati drugih podatkov, kot so podatki, ki jih je vsebovalo obvestilo o javnem naročilu, če je bilo objavljeno.
Oddelek 3
Postopki za oddajo javnih naročil
Člen 127
Vrste postopkov za oddajo javnih naročil
(člen 104 finančne uredbe)
1. Naročila se oddajo z razpisom za zbiranje predlogov v odprtem postopku, omejenem postopku ali postopku s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu ali postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu in na podlagi natečaja, kadar je to primerno.
2. Postopki za oddajo javnih naročil so odprti, kadar lahko vsi zainteresirani gospodarski subjekti predložijo ponudbe. To velja tudi v primeru dinamičnih nabavnih sistemov iz člena 131.
Postopki za oddajo javnih naročil so omejeni, kadar se lahko vsi gospodarski subjekti prijavijo za sodelovanje, ponudbe oz. rešitve pa lahko predložijo samo kandidati, ki izpolnjujejo merila za izbor iz člena 146 ter jih naročnik hkrati in pisno povabi k predložitvi ponudb ali rešitev v okviru postopka konkurenčnega dialoga iz člena 132.
Faza izbire se lahko ponovi za vsako posamezno naročilo, tudi v primeru konkurenčnega dialoga, ali pa se pripravi seznam potencialnih kandidatov po postopku iz člena 136(1)(a).
3. V postopku s pogajanji se naročnik posvetuje s ponudniki po svoji izbiri, ki izpolnjujejo merila za izbor iz člena 146, in se z enim ali več pogaja o pogojih njihove ponudbe.
V postopku s pogajanji, kadar se objavi obvestilo o javnem naročilu v skladu s členom 135, naročnik hkrati in pisno povabi izbrane kandidate k pogajanjem.
4. Natečaji so postopki, ki predvsem na področju arhitekture in gradbeništva ali obdelave podatkov naročniku omogočajo, da pridobi načrt ali dizajn, ki ga izbere izbirna komisija na podlagi javnega zbiranja ponudb, in sicer s podelitvijo nagrade ali brez.
Člen 128
Število kandidatov v omejenem postopku in postopku s pogajanji
(člen 104 finančne uredbe)
1. V omejenem postopku in v postopkih iz točk (a) in (b) člena 136(1) število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudbe, ne sme biti manjše od pet, pod pogojem, da zadostno število kandidatov izpolnjuje merila za izbor.
Naročnik lahko predvidi tudi največje število kandidatov glede na predmet naročila ter na podlagi objektivnih in nediskriminatornih meril za izbor. V takih primerih se število in merila navedejo v obvestilu o javnem naročilu ali v razpisu za prijavo interesa iz členov 123 in 124.
V vsakem primeru mora biti število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudbe, zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.
2. V postopku s pogajanji in po konkurenčnem dialogu število kandidatov, povabljenih k pogajanjem ali k predložitvi ponudbe, ne sme biti manjše od tri, pod pogojem, da zadostno število kandidatov izpolnjuje merila za izbor.
Število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudbe, mora biti zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.
Prvi in drugi pododstavek se ne uporabljata za:
(a)
naročila zelo nizkih vrednosti iz člena 137(2);
(b)
naročila pravnih storitev v skladu z nomenklaturo CPV;
(c)
naročila, razglašena za tajna, iz člena 134(1)(j).
3. Če je število kandidatov, ki izpolnjujejo merila za izbor in minimalne stopnje sposobnosti, nižje od števila iz odstavkov 1 in 2, lahko naročnik nadaljuje postopek tako, da povabi kandidata ali kandidate, ki imajo zahtevane zmožnosti. Pri tem ne sme vključiti drugih gospodarskih subjektov, ki od začetka niso bili povabljeni k sodelovanju v postopku, ali kandidatov, ki nimajo zahtevanih zmožnosti.
Člen 129
Način izvedbe postopkov s pogajanji
(člen 104 finančne uredbe)
Naročniki se pogajajo s ponudniki o ponudbah, ki so jih ti predložili, da bi prilagodili ponudbe zahtevam, navedenim v obvestilu o javnem naročilu iz člena 123 ali v specifikacijah in v katerih koli dodatnih dokumentih, ter da bi lahko izbrali ekonomsko najugodnejšo ponudbo.
Med pogajanji naročniki zagotovijo enako obravnavanje vseh ponudnikov.
Kadar naročniki lahko oddajo naročila po postopku s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu v skladu s členom 135, lahko določijo, da se postopek s pogajanji odvija po zaporednih fazah, tako da se zmanjšuje število ponudb, ki so predmet pogajanj, na podlagi uporabe meril za oddajo iz obvestila o javnem naročilu ali specifikacij. V obvestilu o javnem naročilu ali v specifikacijah se navede, da je treba izkoristiti to možnost.
Člen 130
Natečaji
(člen 104 finančne uredbe)
1. Pravila za organizacijo natečaja se sporočijo zainteresiranim za sodelovanje.
Število kandidatov, povabljenih k sodelovanju, mora biti zadostno, da je zagotovljena resnična konkurenca.
2. Izbirno komisijo imenuje odgovorni odredbodajalec. Sestavljajo jo izključno fizične osebe, ki so neodvisne od udeležencev natečaja. Če se za sodelovanje v natečaju zahtevajo posebne poklicne kvalifikacije, mora imeti vsaj tretjina članov izbirne komisije enake ali enakovredne kvalifikacije.
Izbirna komisija je pri sprejemanju mnenj samostojna. Mnenja sprejema na podlagi projektov, ki jih predložijo anonimno kandidati, in izključno na podlagi meril iz obvestila o natečaju.
3. Predlogi izbirne komisije na podlagi vsebine posameznega projekta in njene ugotovitve se evidentirajo v poročilu, ki ga podpišejo vsi člani izbirne komisije.
Kandidati ostanejo anonimni, dokler izbirna komisija ne da svojega mnenja.
Kandidate so lahko pozvani, da zaradi pojasnitve projekta odgovorijo na vprašanja, navedena v poročilu. Sestavi se popolno poročilo o nastalem dialogu.
4. Naročnik nato sprejme sklep, v katerem navede ime in naslov izbranega kandidata ter razloge za izbiro, pri čemer se sklicuje na merila iz obvestila o natečaju, zlasti če ne upošteva predloga iz mnenja izbirne komisije.
Člen 131
Dinamični nabavni sistem
(člen 104 finančne uredbe)
1. Dinamični nabavni sistem je popolnoma elektronski postopek za nabavo pogosto uporabljenih postavk, ki je v celotnem času svoje veljavnosti odprt za vsak gospodarski subjekt, ki izpolnjuje merila za izbor in predloži okvirno ponudbo, skladno s specifikacijami in morebitnimi dodatnimi dokumenti. Okvirne ponudbe se lahko kadar koli popravijo, če so še naprej skladne s specifikacijami.
2. Za namene vzpostavitve dinamičnega nabavnega sistema naročniki objavijo obvestilo o javnem naročilu, ki pojasnjuje, da gre za dinamični nabavni sistem, in ki vsebuje internetni naslov, na katerem je od objave obvestila do poteka veljavnosti sistema mogoč neomejen, neposreden in popoln dostop do specifikacij in vseh dodatnih dokumentov.
Naročniki v specifikacijah med drugim določijo naravo nabav, predvidenih v okviru tega sistema, pa tudi vse potrebne informacije o nabavnem sistemu, uporabljeni elektronski opremi ter tehnični ureditvi in specifikacijah povezave.
3. Naročniki v celotnem času veljavnosti dinamičnega nabavnega sistema vsakemu gospodarskemu subjektu omogočijo predložitev okvirne ponudbe za sprejem v sistem pod pogoji iz odstavka 1. Oceno pripravijo v največ 15 dneh od predložitve okvirne ponudbe. Obdobje ocenjevanja lahko podaljšajo, če v vmesnem času ni objavljen razpis za zbiranje ponudb.
Naročnik ponudnika čim prej obvesti o sprejemu v dinamični nabavni sistem ali o zavrnitvi njegove ponudbe.
4. Za vsako posebno naročilo se objavi razpis za zbiranje ponudb. Pred objavo razpisa naročniki objavijo poenostavljeno obvestilo o javnem naročilu, v katerem povabijo vse zainteresirane gospodarske subjekte k predložitvi okvirnih ponudb v roku, ki ne sme biti krajši od 15 dni od datuma, ko je bilo poenostavljeno obvestilo odposlano v objavo. Naročniki izvedejo javno zbiranje ponudb šele po zaključku ocenjevanja vseh okvirnih ponudb, prejetih v tem roku.
Naročniki nato povabijo vse ponudnike, sprejete v sistem, da v razumnem roku predložijo svojo ponudbo. Naročilo oddajo ponudniku, ki je na podlagi meril za oddajo, določenih v obvestilu o javnem naročilu za vzpostavitev dinamičnega nabavnega sistema, predložil ekonomsko najugodnejšo ponudbo. Ta merila je po potrebi mogoče podrobneje določiti v razpisu za zbiranje ponudb.
5. Dinamični nabavni sistem ne sme trajati dlje kot štiri leta, razen v ustrezno utemeljenih izjemnih primerih.
Naročniki tega sistema ne smejo uporabljati tako, da bi preprečevali, omejevali ali izkrivljali konkurenco.
Zainteresiranim gospodarskim subjektom ali udeležencem sistema se ne smejo zaračunati nobene dajatve.
Člen 132
Konkurenčni dialog
(člen 104 finančne uredbe)
1. V primeru posebno kompleksnega naročila lahko naročnik, kadar meni, da neposredna uporaba odprtega postopka ali obstoječe ureditve, ki velja za omejeni postopek, ne bo omogočila oddaje naročila ponudniku, ki je predložil ekonomsko najugodnejšo ponudbo, uporabi konkurenčni dialog iz člena 29 Direktive 2004/18/ES.
Naročilo se šteje kot „posebno kompleksno“, kadar naročnik ne more objektivno opredeliti tehničnih sredstev, ki bi najbolje ustrezala njegovim potrebam ali ciljem, ali določiti pravne ali finančne strukture projekta.
2. Naročniki objavijo obvestilo o javnem naročilu, v katerem navedejo svoje potrebe in zahteve, ki jih opredelijo v tem istem obvestilu in/ali v dokumentu z opisom.
3. Naročniki začnejo dialog s kandidati, ki izpolnjujejo merila za izbor iz člena 146, da bi prepoznali in opredelili najprimernejša sredstva za izpolnitev svojih potreb.
Naročniki med dialogom zagotovijo enako obravnavanje vseh ponudnikov ter zaupnost predlaganih rešitev ali drugih informacij, ki jih navedejo udeleženci v dialogu, razen če udeleženci pristanejo na njihovo objavo.
Naročniki lahko določijo, da se postopek odvija po zaporednih fazah, tako da se zmanjšuje število rešitev, ki so predmet razprav med fazo dialoga, z uporabo meril za oddajo iz obvestila o javnem naročilu ali dokumenta z opisom, če je ta možnost predvidena v obvestilu o javnem naročilu ali v dokumentu z opisom.
4. Potem ko naročniki udeležence obvestijo o zaključku dialoga, jih povabijo k predložitvi končnih ponudb na podlagi rešitve ali rešitev, ki so bile predstavljene in določene med dialogom. Te ponudbe vsebujejo vse elemente, ki se zahtevajo in so potrebni za izvedbo projekta.
Na zahtevo naročnika se lahko te ponudbe pojasnijo, podrobneje opredelijo in izpopolnijo, toda pri tem se ne smejo spremeniti temeljni elementi ponudbe ali razpisa za zbiranje ponudb, katerih spreminjanje bi lahko povzročilo izkrivljanje konkurence ali imelo diskriminacijski učinek.
Na zahtevo naročnika se lahko ponudnik, ki je predložil ekonomsko najugodnejšo ponudbo, povabi, da pojasni vidike svoje ponudbe ali potrdi v njej navedene obveze, pod pogojem, da to ne povzroči spreminjanja bistvenih elementov ponudbe ali razpisa za zbiranje predlogov, izkrivljanja konkurence ali nastanka diskriminacije.
5. Naročniki lahko določijo nagrade ali plačila za udeležence v dialogu.
Člen 133
Skupni postopek za oddajo javnih naročil
(člen 104 finančne uredbe)
V primeru skupnega postopka za oddajo naročil med eno od institucij in naročnikom iz ene ali več držav članic, držav Efte ali držav kandidatk za članstvo v Uniji se uporabljajo postopkovne določbe, ki jih uporablja institucija.
Institucija se lahko, kadar je delež, ki pripada naročniku iz države članice ali ki ga ta upravlja, glede na skupno ocenjeno vrednost naročila enak ali višji od 50 %, ali v drugih ustrezno utemeljenih primerih odloči, da se uporabljajo postopkovna pravila, ki jih uporablja naročnik iz države članice, če se lahko obravnavajo kot enakovredna tistim, ki jih uporablja institucija.
Pri skupnem postopku za oddajo naročil se institucija in naročnik iz držav članic, držav Efte ali držav kandidatk za članstvo v Uniji dogovorita zlasti o praktičnih vidikih ocenjevanja prijav za sodelovanje ali ponudb in oddaje naročila, o pravu, ki se uporablja za naročilo, ter o pristojnemu sodišču za reševanje sporov.
Člen 134
Uporaba postopka s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu
(člen 104 finančne uredbe)
1. Naročnik lahko odda naročilo po postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, ne glede na ocenjeno vrednost naročila, v naslednjih primerih:
(a)
če v odprtem ali omejenem postopku do konca prve faze postopka ni bila predložena nobena ponudba ali nobena primerna ponudba ali nobena prijava za sodelovanje, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila, določeni v razpisni dokumentaciji iz člena 138, niso bistveno spremenjeni;
(b)
če se lahko zaradi tehničnih ali umetniških razlogov ali iz razlogov, ki so povezani z varovanjem izključnih pravic, naročilo odda le določenemu gospodarskemu subjektu;
(c)
če je nujno potrebno, kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi nepredvidljivih dogodkov, ki jih ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati rokov za druge postopke iz členov 152, 153 in 154;
(d)
če naročilo storitev sledi natečaju in ga je treba v skladu s pravili, ki se uporabljajo, oddati uspešnemu kandidatu ali enemu od uspešnih kandidatov; v drugem primeru se vsi uspešni kandidati povabijo k pogajanjem;
(e)
za dodatne storitve in gradnje, ki niso bile vključene v prvotnem predlogu projekta niti v prvotnem naročilu, so pa zaradi nepredvidenih okoliščin postale potrebne za izvedbo storitev ali gradenj, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 2;
(f)
za nove storitve ali gradnje, ki pomenijo ponovitev podobnih storitev ali gradenj, ki jih izvaja gospodarski subjekt, ki mu je isti naročnik oddal prvotno naročilo, pod pogojem, da te storitve ali gradnje ustrezajo osnovnemu projektu in da je bil ta projekt predmet prvotnega naročila, oddanega v odprtem ali omejenem postopku, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 3;
(g)
za naročila blaga:
(i)
pri dodatnih nabavah, ki so namenjene za delno nadomestitev običajnega blaga ali inštalacij ali za povečanje količine obstoječega blaga ali inštalacij, če bi zamenjava dobavitelja prisilila naročnika v nabavo opreme z drugačnimi tehničnimi lastnostmi, kar bi povzročilo neskladnost ali nesorazmerne tehnične težave pri obratovanju in vzdrževanju; take pogodbe ne smejo trajati več kakor tri leta;
(ii)
kadar se proizvodi izdelujejo izključno zaradi raziskovanja, poskusov, študij ali razvoja, kar pa ne vključuje komercialnih analiz izvedljivosti in velikoserijske proizvodnje, katere cilj je povrnitev stroškov raziskav in razvoja;
(iii)
v primeru blaga, ki kotira in se kupuje na blagovni borzi;
(iv)
v primeru nabav pod posebno ugodnimi pogoji, ali od dobavitelja, ki dokončno preneha s trgovsko dejavnostjo, ali od stečajnih ali likvidacijskih upraviteljev v stečajnem postopku, po sporazumu z upniki ali po podobnem postopku po nacionalni zakonodaji;
(h)
za pogodbe o nepremičninah po pregledu lokalnega trga;
(i)
za naročila pravnih storitev v skladu z nomenklaturo CPV, če so takšna naročila ustrezno objavljena;
(j)
za naročila, ki jih institucija ali z njene strani imenovani pristojni organi razglasijo za tajna, ali za naročila, katerih izvajanje morajo spremljati posebni varnostni ukrepi v skladu z veljavnimi upravnimi predpisi ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Unije.
2. Za dodatne storitve in gradnje iz odstavka 1(e) lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, če naročilo odda izvajalcu, ki izvaja prvotno naročilo, v katerem koli od naslednjih primerov:
(a)
če takšnih dodatnih naročil tehnično ali poslovno ni mogoče ločiti od glavnega naročila brez resnih težav za naročnika;
(b)
če so takšne storitve ali gradnje, čeprav bi jih naročnik lahko oddal ločeno od izvedbe prvotnega naročila, nujno potrebne za dokončanje prvotnega naročila.
Skupna vrednost dodatnih naročil ne sme presegati 50 % zneska prvotnega naročila.
3. V primerih iz odstavka 1(f) se možnost uporabe postopka s pogajanji navede ob javnem zbiranju ponudb za prvotno naročilo, skupni znesek za nadaljnje storitve ali gradnje pa se upošteva za izračun mejnih vrednosti iz člena 170(1). Ta postopek se lahko uporablja med izvajanjem prvotnega naročila in največ v treh letih od podpisa prvotnega naročila.
Člen 135
Uporaba postopka s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu
(člen 104 finančne uredbe)
1. Naročnik lahko odda naročilo po postopku s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu, ne glede na ocenjeno vrednost naročila, v naslednjih primerih:
(a)
če v odprtem ali omejenem postopku ali konkurenčnem dialogu do njihovega konca ni bila predložena nobena pravilna ali sprejemljiva ponudba, zlasti glede na merila za izbor ali oddajo, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila, določeni v razpisni dokumentaciji iz člena 138, niso bistveno spremenjeni, brez poseganja v uporabo odstavka 2 tega člena;
(b)
v izjemnih primerih, če značilnosti zadevnih gradenj, blaga ali storitev ali z njimi povezanih tveganj ponudniku ne dopuščajo, da ceno v celoti določi vnaprej;
(c)
če je narava storitev iz naročila, zlasti v primeru finančnih in intelektualnih storitev, taka, da specifikacij naročila ni mogoče dovolj natančno določiti, da bi se naročilo lahko oddalo z izbiro najugodnejšega ponudnika v skladu s pravili, ki veljajo za odprti ali omejeni postopek;
(d)
za naročila gradenj, ki so namenjene izključno raziskovanju, poskusom ali razvoju in ne ustvarjanju dobička ali povrnitvi stroškov raziskav in razvoja;
(e)
za naročila storitev iz Priloge IIB k Direktivi 2004/18/ES, ob upoštevanju člena 134(1)(i) in (j) te uredbe;
(f)
za storitve na področju raziskav in razvoja, razen tistih, pri katerih ima rezultate naročnik izključno v svoji lasti za svojo uporabo pri upravljanju svojih zadev, pod pogojem, da v celoti plača opravljeno storitev;
(g)
za naročila storitev za nakup, razvoj, produkcijo ali koprodukcijo programskega materiala, namenjenega predvajanju s strani izdajateljev programa, in za pogodbe o zakupu časa predvajanja.
2. V primerih iz odstavka 1(a) lahko naročniki ne objavijo obvestila o javnem naročilu, če v postopek s pogajanji vključijo vse in samo tiste ponudnike, ki izpolnjujejo merila za izbor in ki so pri prejšnjem postopku predložili ponudbe v skladu s formalnimi zahtevami postopka za oddajo naročil.
Člen 136
Postopek z razpisom za prijavo interesa
(člen 104 finančne uredbe)
1. Za naročila v vrednosti, ki ne presega navedene iz člena 170(1), in brez poseganja v člena 134 in 135 naročniki lahko uporabijo razpis za prijavo interesa za eno od naslednjega:
(a)
za predizbiro kandidatov, ki bodo povabljeni k predložitvi ponudb v prihodnjih omejenih razpisih za zbiranje ponudb;
(b)
za pripravo seznama potencialnih ponudnikov, ki bodo povabljeni k predložitvi prijave za sodelovanje ali ponudbe.
2. Seznam, ki se pripravi na podlagi razpisa za prijavo interesa, velja za naslednje obdobje:
(a)
v primeru iz odstavka 1(a) tega člena največ tri leta od datuma, na katerega je bilo Uradu za publikacije poslano obvestilo iz točke (a) člena 124(1);
(b)
v primeru seznama potencialnih ponudnikov iz odstavka 1(b) tega člena največ pet let od datuma, na katerega je bilo Uradu za publikacije poslano obvestilo iz točke (a) člena 124(1).
Seznam, naveden v prvem pododstavku, lahko vsebuje podsezname.
Vsaka zainteresirana oseba lahko vloži vlogo kadar koli v času veljavnosti seznama, razen v zadnjih treh mesecih tega obdobja.
3. Kadar naj bi se oddalo naročilo, naročnik povabi vse kandidate oz. potencialne ponudnike na ustreznem seznamu ali podseznamu, da naredijo naslednje:
(a)
v primeru iz odstavka 1(a) predložijo ponudbo;
(b)
v primeru seznama iz odstavka 1(b) predložijo eno od naslednjega:
(i)
ponudbo, vključno z dokumentacijo glede meril za izključitev in izbor;
(ii)
dokumentacijo glede meril za izključitev in izbor, v drugi fazi pa ponudbo za tiste, ki ta merila izpolnjujejo.
Člen 137
Naročila nizke vrednosti
(člen 104 finančne uredbe)
1. Za naročila nizke vrednosti, ki ne presega 60 000 EUR, se lahko uporablja postopek s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, pri čemer morajo potekati posvetovanja z najmanj tremi kandidati.
Če po posvetovanju s kandidati naročnik prejme samo eno ponudbo, ki je administrativno in tehnično veljavna, se lahko naročilo odda, če so izpolnjena merila za oddajo.
2. Naročila zelo nizke vrednosti, ki ne presega 15 000 EUR, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe po postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu.
3. Plačila za zneske odhodkov, katerih vrednost ne presega 1 000 EUR, se lahko izvršijo enostavno na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.
Člen 138
Razpisna dokumentacija
(člen 105 finančne uredbe)
1. Razpisna dokumentacija vsebuje najmanj:
(a)
razpis za zbiranje ponudb ali povabilo k pogajanjem ali udeležbi v dialogu v okviru postopka iz člena 132;
(b)
priložene specifikacije ali v primeru konkurenčnega dialoga iz člena 132 dokument, ki vsebuje opis potreb in zahtev naročnika, ali navedbo internetnega naslova, na katerem je mogoče najti take specifikacije ali dokumentacijo;
(c)
osnutek pogodbe na podlagi vzorca pogodbe.
Točka (c) prvega pododstavka se ne uporablja v primerih, kadar zaradi izjemnih in ustrezno utemeljenih okoliščin vzorca pogodbe ni mogoče uporabiti.
Razpisna dokumentacija vsebuje sklicevanje na način oglaševanja na podlagi členov 123 do 126.
2. Razpis za zbiranje ponudb ali povabilo k pogajanjem ali udeležbi v dialogu najmanj:
(a)
določa pravila, ki veljajo za predložitev in obliko ponudbe, predvsem rok za predložitev ponudbe, zahteve glede uporabe standardnih obrazcev za ponudbe, seznam dokumentov, ki jih je treba priložiti, vključno z dokumenti, ki dokazujejo finančno, ekonomsko, tehnično in kadrovsko sposobnost iz člena 146, če niso opredeljeni v obvestilu o javnem naročilu, ter naslov, na katerega jih je treba poslati;
(b)
vsebuje navedbo, da predložitev ponudbe pomeni sprejetje specifikacij iz odstavka 1, na katere se ponudba nanaša, in da ta predložitev ponudbe zavezuje izvajalca, ki se mu odda naročilo, pri izvajanju naročila;
(c)
določa rok, do katerega mora biti ponudba veljavna in v katerem je ni dovoljeno na noben način spreminjati;
(d)
prepoveduje vse stike med naročnikom in ponudnikom med postopkom, razen izjemoma pod pogoji iz člena 160, in, kadar je predviden ogled na kraju samem, opredeljuje način izvedbe takega ogleda;
(e)
določa datum in naslov za začetek faze posvetovanja v primeru konkurenčnega dialoga.
3. Specifikacije najmanj:
(a)
določajo merila za izključitev in izbor, ki se uporabljajo za naročilo, razen v konkurenčnem dialogu, omejenem postopku in postopku s pogajanji po predhodni objavi obvestila o javnem naročilu iz člena 135; v takih primerih se ta merila navedejo samo v obvestilu o javnem naročilu ali v razpisu za prijavo interesa;
(b)
določajo merila za oddajo naročila ter njihovo relativno vrednotenje ali po potrebi vrstni red od najbolj do najmanj pomembnega, če to ni navedeno v obvestilu o javnem naročilu;
(c)
določajo tehnične specifikacije iz člena 139;
(d)
navajajo minimalne zahteve, ki jih morajo spoštovati variantne ponudbe v postopkih iz člena 149(2) za oddajo naročila ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo, če je naročnik v obvestilu o javnem naročilu navedel, da so variantne ponudbe dovoljene;
(e)
navedejo, da se uporablja Protokol o privilegijih in imunitetah Evropske unije ali, kadar je to primerno, Dunajska konvencija o diplomatskih odnosih ali Dunajska konvencija o konzularnih odnosih;
(f)
navedejo dokazila za dostop do naročil iz člena 172;
(g)
v dinamičnih nabavnih sistemih iz člena 131 določijo naravo predvidenih nabav, pa tudi vse potrebne informacije o nabavnem sistemu, uporabljeni elektronski opremi ter tehnični ureditvi in specifikacijah povezave.
4. Vzorec pogodbe zlasti:
(a)
določa pogodbene kazni v primeru neizpolnjevanja določb pogodbe;
(b)
določa natančno vsebino računa ali ustreznih dokazil v skladu s členom 102;
(c)
določa, da je v primeru, ko so naročniki institucije, pravo, ki se uporablja za naročilo, pravo Unije, ki ga po potrebi dopolnjuje nacionalno pravo, kot je to določeno v pogodbi o izvedbi javnega naročila;
(d)
določa pristojno sodišče za reševanje sporov.
Za namene točke (c) prvega pododstavka tega odstavka se lahko v primeru pogodb iz člena 121(1) vzorec pogodbe sklicuje izključno na nacionalno pravo.
5. Naročniki lahko od ponudnika zahtevajo informacije o katerem koli delu naročila, ki bi ga ponudnik lahko nameraval dati v podizvajanje tretjim osebam, in o identiteti podizvajalcev. Poleg informacij iz člena 143 lahko naročnik od kandidata ali ponudnika tudi zahteva, da predloži informacije o finančni, ekonomski, tehnični in kadrovski sposobnosti iz členov 146, 147 in 148 za predvidenega podizvajalca, zlasti ko podizvajanje pomeni pomemben delež naročila.
Člen 139
Tehnične specifikacije
(člen 105 finančne uredbe)
1. Tehnične specifikacije morajo omogočati enakopraven dostop vsem kandidatom in ponudnikom ter ne smejo ustvariti neupravičenih ovir za predložitev konkurenčnih ponudb.
Tehnične specifikacije opredeljujejo zahtevane lastnosti za posamezne proizvode, storitve ali material ali gradnje glede na namen, za katerega jih namerava naročnik uporabiti.
2. Lastnosti iz odstavka 1 vključujejo:
(a)
stopnjo kakovosti;
(b)
okolju prijazno delovanje;
(c)
merila dostopnosti za invalide ali zasnovo, ki ustreza vsem uporabnikom, kadar koli je to mogoče;
(d)
stopnje in postopke za ugotavljanje skladnosti;
(e)
primernost za uporabo;
(f)
varnost ali mere, za blago tudi trgovsko ime in navodila za uporabo, za vsa naročila pa terminologijo, znake, preizkušanje in metode preizkušanja, pakiranje, zaznamovanje in označevanje ter postopke in metode proizvodnje;
(g)
pri naročilih gradenj postopke za zagotavljanje kakovosti ter pravila za načrtovanje in izračun stroškov, preizkušanje, inšpekcijske preglede in prevzemne pogoje za gradnje ter metode ali tehnike gradnje in vse druge tehnične pogoje, katerih izpolnjevanje lahko zahteva naročnik na podlagi splošnih ali posebnih predpisov v zvezi s končanimi gradnjami in materiali ali deli, ki se pri tem uporabljajo.
3. Tehnične specifikacije se oblikujejo:
(a)
s sklicevanjem na evropske standarde ali na evropska tehnična soglasja ali skupne tehnične specifikacije, kadar te obstajajo; na mednarodne standarde ali na druge tehnične referenčne sisteme evropskih organov za standardizacijo ali, če tega ni, na enakovredne nacionalne predpise; za vsakim sklicevanjem se doda navedba „ali enakovredno“;
(b)
z opisom pričakovanega delovanja ali funkcionalnih zahtev, ki lahko vključujejo okoljske značilnosti in so dovolj podrobne, da lahko ponudniki ugotovijo namen naročila in da lahko naročnik odda naročilo;
(c)
s kombinacija obeh metod.
4. Kadar naročnik uporabi možnost sklicevanja na specifikacije iz odstavka 3(a), ne sme zavrniti ponudbe iz razloga, da ponudba ni skladna s temi specifikacijami, če ponudnik ali kandidat na način, ki je sprejemljiv za naročnika, in z ustreznimi sredstvi dokaže, da ponudba na enakovreden način izpolnjuje zahteve, kakor so bile določene.
Ustrezno sredstvo je lahko tehnična dokumentacija proizvajalca ali poročilo o preskusu, ki ga izda priznan organ.
5. Kadar naročnik uporabi možnost določitve specifikacij z opisom pričakovanega delovanja ali funkcionalnih zahtev iz odstavka 3(b), ne sme zavrniti ponudbe, ki je v skladu z nacionalnimi standardi, s katerim je bil prevzet evropski standard, evropskim tehničnim soglasjem ali skupnimi tehničnimi specifikacijami, mednarodnim standardom ali tehničnimi referenčnimi sistemi, ki so jih vzpostavili evropski organi za standardizacijo, če se te specifikacije nanašajo na pričakovano delovanje ali funkcionalne zahteve.
Ponudnik mora na način, ki je sprejemljiv za naročnika, in z ustreznimi sredstvi dokazati, da njegova ponudba ustreza pričakovanemu delovanju ali funkcionalnim zahtevam, ki jih je določil naročnik. Ustrezno sredstvo je lahko tehnična dokumentacija proizvajalca ali poročilo o preskusu, ki ga izda priznan organ.
6. Kadar naročnik glede pričakovanega delovanja in funkcionalnih zahtev določi okoljske značilnosti, lahko uporabi podrobne specifikacije, ali po potrebi tudi dele teh specifikacij, kot jih opredeljujejo evropski, večnacionalni, nacionalni ali kateri koli drugi znaki za okolje, kadar so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
uporabljene specifikacije so primerne za opredelitev značilnosti blaga ali storitev, ki so predmet naročila;
(b)
zahteve znaka so oblikovane na podlagi znanstvenih informacij;
(c)
znaki za okolje so sprejeti s postopkom, v katerem lahko sodelujejo vse zadevne strani, kot so vladni organi, potrošniki, proizvajalci, distributerji in okoljske organizacije;
(d)
znaki za okolje so dostopni vsem zainteresiranim osebam.
7. Naročniki lahko navedejo, da za proizvode ali storitve z znakom za okolje velja, da ustrezajo tehničnim specifikacijam, ki so opredeljene v pogodbeni dokumentaciji. Naročniki sprejmejo vsako drugo ustrezno sredstvo dokazovanja, kot je tehnična dokumentacija proizvajalca ali poročilo o preskusu, ki ga izda priznan organ. Priznan organ za namene odstavkov 4, 5 in 6 je preskusni ali umerjevalni laboratorij ali certifikacijski in inšpekcijski organ, ki je skladen z veljavnimi evropskimi standardi.
8. Razen v izjemnih primerih, ko je to potrebno zaradi predmeta naročila, se v teh specifikacijah ne smejo navajati določen proizvod, vir, postopek, blagovne znamke, patenti, tipi ali posebno poreklo ali proizvodnja, če bi s takim navajanjem naročnik dajal določenim proizvodom ali gospodarskim subjektom prednost ali če bi jih s takim navajanjem izločil.
Če predmeta naročila ni mogoče dovolj podrobno in razumljivo opisati, se za opisom doda navedba „ali enakovredno“.
Člen 140
Sprememba cen
(člen 105 finančne uredbe)
1. V razpisni dokumentaciji se jasno navede, če mora biti ponujena cena dokončna in je ne bo mogoče prilagajati.
2. Če cena ni dokončna, se v razpisni dokumentaciji določijo pogoji in/ali formule za prilagajanje cen v času veljavnosti pogodbe. V takih primerih naročnik zlasti upošteva:
(a)
predmet postopka za oddajo javnega naročila in gospodarske razmere, v katerih se izvaja;
(b)
vrsto nalog in naročila ter njihovo trajanje;
(c)
svoje finančne interese.
Člen 141
Nezakonite dejavnosti, ki privedejo do izključitve
(člen 106 finančne uredbe)
Primeri iz člena 106(1)(e) finančne uredbe vključujejo vse nezakonite dejavnosti, ki škodujejo finančnim interesom Unije, in zlasti naslednje:
(a)
primere goljufij iz člena 1 Konvencije o zaščiti finančnih interesov Evropskih skupnosti, ki je bila pripravljena na podlagi akta Sveta z dne 26. julija 1995 (12);
(b)
primere korupcije iz člena 3 Konvencije o boju proti korupciji uradnikov Evropskih skupnosti ali uradnikov držav članic Evropske unije, ki je bila pripravljena na podlagi akta Sveta z dne 26. maja 1997 (13);
(c)
primere sodelovanja v hudodelskih združbah, kakor je opredeljeno v členu 2 Okvirnega Sklepa Sveta 2008/841/PNZ (14);
(d)
primere pranja denarja, kakor je opredeljeno v členu 1 Direktive Evropskega parlamenta in Sveta 2005/60/ES (15);
(e)
primere terorističnih kaznivih dejanj, kaznivih dejanj, povezanih s terorističnimi dejavnostmi, in spodbujanje, pomoč, podpora ali poskus takšnih kaznivih dejanj, kakor so opredeljeni v členih 1, 3 in 4 Okvirnega sklepa Sveta 2002/475/PNZ (16).
Člen 142
Uporaba meril za izključitev in trajanje izključitve
(členi 106, 107, 108 in 109 finančne uredbe)
1. Za določitev trajanja izključitve in zagotovitev spoštovanja načela sorazmernosti odgovorna institucija zlasti upošteva resnost dejstev, vključno z njihovim vplivom na finančne interese Unije in njeno podobo, ter čas, ki je pretekel, trajanje in ponavljanje prekrška, namen ali stopnjo malomarnosti zadevnega subjekta ter ukrepe, ki jih je zadevni subjekt sprejel za odpravo te situacije.
Odgovorna institucija da pri določanju obdobja izključitve zadevnemu kandidatu ali ponudniku možnost, da izrazi svoje mnenje.
Če trajanje obdobja izključitve v skladu s pravom, ki se uporablja, določijo organi ali telesa iz člena 108(2) in (3) finančne uredbe, Komisija to izključitev izvršuje do najdaljšega možnega obdobja iz člena 106(4) finančne uredbe. Obdobje iz člena 106(4) finančne uredbe se določi na največ pet let in začne teči od naslednjih datumov:
(a)
v primerih iz točk (b) in (e) člena 106(1) finančne uredbe od datuma pravnomočne sodbe;
(b)
v primerih iz točke (c) člena 106(1) finančne uredbe, kadar se kršitev nanaša na pogodbe z zadevno institucijo, od datuma, na katerega je kršitev storjena, ali v primeru neprekinjenih ali ponavljajočih se kršitev od datuma, na katerega kršitev preneha.
Za namene točke (b) tretjega pododstavka, če se hujša kršitev poklicnih pravil dokaže s sklepom javnega organa ali mednarodne organizacije, velja datum sklepa.
To obdobje izključitve se lahko podaljša na deset let v primeru ponovne kršitve v petih letih od datuma iz točk (a) in (b) tretjega pododstavka ob upoštevanju prvega pododstavka.
2. Kandidati in ponudniki se izključijo iz postopka za oddajo naročila in dodelitev nepovratnih sredstev, dokler so v kateri od situacij iz točk (a) in (d) člena 106(1) finančne uredbe.
Člen 143
Dokazila
(člena 106 in 107 finančne uredbe)
1. Kandidati in ponudniki predložijo častno izjavo, podpisano in opremljeno z datumom, v kateri navedejo, da niso v kateri od situacij iz členov 106 in 107 finančne uredbe.
Vendar v primeru omejenega postopka, konkurenčnega dialoga ali postopka s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu, ko naročnik omeji število kandidatov, ki so povabljeni k pogajanjem ali predložitvi ponudbe, vsi kandidati predložijo dokazila iz odstavka 3.
Naročnik se lahko na podlagi ocene tveganja vzdrži zahteve po predložitvi izjave iz prvega pododstavka za naročila iz člena 137(2). Poleg tega se lahko naročnik vzdrži zahteve po predložitvi te izjave za naročila iz člena 265(1), člena 267(1) in člena 269(1), katerih vrednost ne presega 20 000 EUR.
2. Ponudnik, ki naj bi se mu naročilo oddalo, v roku, ki ga določi naročnik, in pred podpisom pogodbe predloži dokazila iz odstavka 3 tega člena, ki potrjujejo izjavo iz odstavka 1 tega člena, v naslednjih primerih:
(a)
za naročila, ki jih za svoj račun oddajo institucije, v vrednosti, ki je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1);
(b)
za naročila na področju zunanjih ukrepov v vrednosti, ki je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 265(1)(a), člena 267(1)(a) ali člena 269(1)(a).
Za naročila v vrednosti, ki je nižja od mejnih vrednosti iz točk (a) in (b) prvega pododstavka tega odstavka, lahko naročnik, če dvomi, ali je ponudnik, ki naj bi se mu naročilo oddalo, v kateri od situacij za izključitev, od ponudnika zahteva, naj predloži dokazila iz odstavka 3.
3. Naročnik sprejme kot zadosten dokaz, da kandidat ali ponudnik, ki naj bi se mu naročilo oddalo, ni v kateri od situacij, opisanih v točkah (a), (b) ali (e) člena 106(1) finančne uredbe, izpisek iz sodnega registra novejšega datuma ali, če to ni mogoče, enakovreden dokument novejšega datuma, ki ga je izdal sodni ali upravni organ matične države ali države porekla, ki dokazuje, da so pogoji izpolnjeni. Naročnik sprejme kot zadosten dokaz, da kandidat ali ponudnik ni v situaciji, opisani v točkah (a) ali (d) člena 106(1) finančne uredbe, potrdilo novejšega datuma, ki ga izda pristojni organ zadevne države.
Kadar zadevna država ne izda dokumenta ali potrdila iz prvega pododstavka tega odstavka in za druge primere izključitve iz člena 106 finančne uredbe, se ta lahko nadomesti z izjavo pod prisego ali, če to ni mogoče, slovesno izjavo zainteresirane osebe pred sodnim ali upravnim organom, notarjem ali usposobljenim strokovnim organom v njeni matični državi ali državi porekla.
4. Odvisno od notranje zakonodaje države, v kateri ima kandidat ali ponudnik sedež, se dokumenti iz odstavkov 1 in 3 nanašajo na pravne osebe in/ali fizične osebe, vključno, kadar naročnik meni, da je to potrebno, z direktorji družb ali katero koli osebo, ki je pooblaščena za zastopanje kandidata ali ponudnika, odločanje o njem ali ima nadzor nad njim.
5. Kadar naročniki dvomijo, ali so kandidati ali ponudniki v kateri od situacij za izključitev, lahko stopijo v stik s pristojnimi organi iz odstavka 3, da bi prejeli kakršno koli informacijo, za katero menijo, da je potrebna v teh okoliščinah.
6. Naročnik lahko odstopi od obveznosti, da kandidat ali ponudnik predloži dokumentarna dokazila iz odstavka 3, če so takšna dokazila že bila predložena za drug postopek za oddajo javnega naročila ter pod pogojem, da od datuma izdaje teh dokumentov ni preteklo več kot eno leto in da so še vedno veljavni.
V takšnem primeru kandidat ali ponudnik častno izjavi, da so bila dokumentarna dokazila že predložena v prejšnjem postopku za oddajo javnega naročila, in potrdi, da v tem času ni bilo nobenih sprememb.
7. Kandidat ali ponudnik na zahtevo naročnika predloži častno izjavo svojega predvidenega podizvajalca, da ni v kateri od situacij iz členov 106 in 107 finančne uredbe.
Če naročnik dvomi v to častno izjavo, zahteva dokazila iz odstavkov 3 in 4. Če je primerno, se uporablja odstavek 5.
Člen 144
Centralna baza podatkov
(člen 108 finančne uredbe)
1. Institucije, izvajalske agencije in organi iz člena 108(1) finančne uredbe Komisiji v obliki zapisa, kot ga določi Komisija, pošljejo informacije o tretjih osebah, ki so v kateri od situacij iz člena 106, člena 107, člena 109(1)(b) in člena 109(2)(a) finančne uredbe, ter navedejo razloge za izključitev in obdobje trajanja izključitve.
Prav tako pošljejo informacije o osebah, ki so pooblaščene za zastopanje tretjih oseb, odločanje o njih ali imajo nadzor nad njimi in ki so pravni subjekti ter so v kateri od situacij iz člena 106, člena 107, člena 109(1)(b) in člena 109(2)(a) finančne uredbe.
Organi in telesa iz člena 108(2) in (3) finančne uredbe Komisiji v obliki zapisa, kot ga določi Komisija, pošljejo informacije o tretjih osebah, ki so v kateri od situacij iz člena 106(1)(e) finančne uredbe, kadar je njihovo dejanje škodilo finančnim interesom Unije, ter osebah, ki so pooblaščene za zastopanje tretjih oseb, odločanje o njih ali imajo nadzor nad njimi in ki so pravni subjekti, kot sta:
(a)
vrsta njihove obsodbe;
(b)
obdobje trajanja izključitve iz postopkov za oddajo naročil, kadar je relevantno.
2. Institucije, agencije, organi in telesa iz odstavka 1 imenujejo osebe, pooblaščene, da Komisiji pošiljajo in od nje prejemajo informacije, vsebovane v bazi podatkov.
V primeru institucij, agencij in organov iz člena 108(1) finančne uredbe imenovane osebe pošljejo informacije čim prej računovodji Komisije in po potrebi zahtevajo vnos, spremembo ali odstranitev podatkov v bazi podatkov.
V primeru organov in teles iz člena 108(2) finančne uredbe imenovane osebe pošljejo zahtevane informacije v treh mesecih po izdaji ustrezne sodbe odredbodajalcu Komisije, odgovornemu za zadevni program ali ukrep.
Računovodja Komisije vnaša, spreminja ali odstranjuje podatke v bazi podatkov. Mesečno po varnostnem protokolu zagotavlja potrjene podatke iz baze podatkov imenovanim osebam.
3. Institucije, agencije, organi in telesa iz odstavka 1 Komisiji potrdijo, da so informacije, ki so jih poslali, pripravljene in predložene v skladu z načeli glede varstva osebnih podatkov iz Uredbe (ES) št. 45/2001 in Direktive 95/46/ES Evropskega parlamenta in Sveta (17).
Zlasti vnaprej obvestijo vse tretje osebe ali druge osebe iz odstavka 1, da so lahko njihovi podatki vključeni v bazo podatkov in jih lahko Komisija pošlje imenovanim osebam iz odstavka 2. Če je primerno, se poslane informacije zaradi popravkov, izbrisa ali kakršne koli spremembe posodobijo.
Vsaka oseba, vključena v bazo podatkov, ima pravico, da se na zahtevo, predloženo računovodji Komisije, obvesti o shranjenih podatkih, ki jo zadevajo.
4. Države članice v skladu z Direktivo 95/46/ES sprejmejo ustrezne ukrepe, ki Komisiji pomagajo pri učinkovitem upravljanju baze podatkov.
V sporazumih z organi tretjih držav in vsemi telesi iz člena 108(2) in (3) finančne uredbe se določijo ustrezne ureditve, da se zagotovi skladnost s temi določbami in z načeli glede varstva osebnih podatkov.
Člen 145
Upravne in denarne kazni
(člena 109 in 131 finančne uredbe)
1. Brez poseganja v uporabo kazni, ki so določene v pogodbi, se kandidati ali ponudniki in izvajalci, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti in goljufije oziroma za katere se ugotovi resna kršitev pogodbenih obveznosti, lahko izključijo iz vseh oddaj naročil in dodelitev nepovratnih sredstev, ki se financirajo iz proračuna Unije, za največ pet let od potrditve ugotovljene kršitve v kontradiktornem postopku s kandidatom, ponudnikom ali izvajalcem.
To obdobje se lahko podaljša na deset let v primeru ponovne kršitve v petih letih od datuma iz prvega pododstavka.
2. Ponudnikom ali kandidatom, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti ali goljufije, se lahko izrečejo tudi denarne kazni, ki predstavljajo od 2 % do 10 % skupne ocenjene vrednosti naročila, ki se oddaja.
Izvajalcem, za katere se ugotovi resna kršitev pogodbenih obveznosti, se lahko izrečejo denarne kazni, ki predstavljajo od 2 % do 10 % skupne vrednosti zadevnega naročila.
Ta delež se lahko poveča na od 4 % do 20 % v primeru ponovne kršitve v petih letih od datuma iz prvega pododstavka odstavka 1.
3. Institucija določi upravne ali denarne kazni zlasti ob upoštevanju elementov iz člena 142(1).
Člen 146
Merila za izbor
(člen 110(1) finančne uredbe)
1. Naročniki pripravijo jasna in nediskriminatorna merila za izbor.
2. Merila za izbor se uporabijo v vsakem postopku za oddajo javnega naročila za ocenjevanje finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidata ali ponudnika.
Naročnik lahko določi minimalne stopnje sposobnosti, pod katero kandidati ne morejo biti izbrani.
3. Od vsakega ponudnika ali kandidata se lahko zahteva dokazilo, da je pooblaščen za izvajanje naročila po nacionalnem pravu, kar dokazuje z vpisom v trgovinski ali poslovni register, z izjavo pod prisego ali potrdilom, članstvom v določeni organizaciji, izrecnim pooblastilom ali vpisom v register zavezancev za davek na dodano vrednost (v nadaljnjem besedilu: DDV).
4. Naročnik v obvestilu o javnem naročilu ali razpisu za prijavo interesa ali razpisu za zbiranje ponudb navede izbrana dokazila za preizkušanje statusa in pravne sposobnosti ponudnikov ali kandidatov.
5. Informacije, ki jih zahteva naročnik kot dokazilo finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidata ali ponudnika ter minimalnih stopenj sposobnosti v skladu z odstavkom 2, ne smejo presegati okvira predmeta naročila in upoštevajo zakonite interese gospodarskih subjektov, zlasti glede varstva tehničnih in poslovnih skrivnosti podjetja.
6. Naročnik se lahko na podlagi ocene tveganja odloči, da ne bo zahteval dokazila finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidatov ali ponudnikov v primeru naslednjih naročil:
(a)
za naročila, ki jih za svoj račun oddajo institucije in katerih vrednost ne presega vrednosti iz člena 137(1);
(b)
za naročila, oddana na področju zunanjih ukrepov, v vrednosti pod mejnimi vrednostmi iz člena 265(1)(a), člena 267(1)(a) ali člena 269(1)(a).
Kadar se naročnik odloči, da ne bo zahteval dokazil finančne, ekonomske, tehnične in kadrovske sposobnosti kandidatov ali ponudnikov, se ne sme izvršiti nobeno predhodno financiranje, razen če ni predloženo finančno jamstvo v enakovrednem znesku.
Člen 147
Ekonomska in finančna sposobnost
(člen 110(1) finančne uredbe)
1. Dokazilo o ekonomski in finančni sposobnosti se lahko predloži zlasti v obliki enega ali več naslednjih dokumentov:
(a)
ustreznih bančnih izpiskov ali, če je to primerno, dokazila o zadevnem škodnem zavarovanju poklicnega tveganja;
(b)
računovodskih izkazov za največ zadnja tri leta, za katera je bil pripravljen zaključni račun;
(c)
izkaza celotnega prihodka od prodaje in prihodka od prodaje gradenj, blaga ali storitev, na katere se nanaša naročilo, za obdobje, ki ne sme biti daljše od zadnjih treh poslovnih let, za katera so podatki na voljo.
2. Naročnik lahko odstopi od obveznosti, da kandidat ali ponudnik predloži dokumentarna dokazila iz odstavka 1, če so takšna dokazila že bila predložena za drug postopek za oddajo javnega naročila in so še v skladu z odstavkom 1.
Če zaradi izjemnega razloga, za katerega naročnik meni, da je upravičen, ponudnik ali kandidat ne more predložiti dokazil, ki jih zahteva naročnik, lahko svojo ekonomsko in finančno sposobnost dokazuje na kateri koli drug način, za katerega naročnik meni, da je ustrezen.
3. Gospodarski subjekt se lahko, kadar je to primerno,in za določeno naročilo zanaša na sposobnosti drugih subjektov, ne glede na pravno naravo povezav, ki jih ima z njimi. V tem primeru mora dokazati naročniku, da bo imel na razpolago potrebne vire za izvajanje naročila, na primer z izjavo teh subjektov, da mu bodo dali te vire na razpolago.
Naročnik lahko zahteva, da gospodarski subjekt in subjekti iz prvega pododstavka solidarno odgovarjajo za izvedbo naročila.
Pod enakimi pogoji se lahko skupina gospodarskih subjektov iz člena 121(5) zanaša na sposobnosti članov skupine ali drugih subjektov.
Člen 148
Tehnična in kadrovska sposobnost
(člen 110(1) finančne uredbe)
1. Tehnična in kadrovska sposobnost gospodarskih subjektov se ocenjuje in preverja v skladu z odstavkoma 2 in 3. V postopkih za oddajo javnih naročil blaga, ki zahtevajo namestitvena in inštalacijska dela, storitev in/ali gradenj, se taka sposobnost ocenjuje predvsem glede na njihovo znanje, učinkovitost, izkušnje in zanesljivost.
2. Dokazila o tehnični in kadrovski sposobnosti gospodarskega subjekta se lahko glede na naravo, količino ali obseg in namen blaga, storitev ali gradenj, ki se naročajo, predložijo v obliki enega ali več naslednjih dokumentov:
(a)
dokazil o izobrazbi in strokovni usposobljenosti izvajalca storitev ali izvajalca gradenj in/ali vodstvenih delavcev podjetja ter zlasti osebe ali oseb, odgovornih za opravljanje storitev ali izvajanje gradenj;
(b)
seznama:
(i)
glavnih storitev in blaga, opravljenih oz. dobavljenega v zadnjih treh letih, z navedbo zneskov, datumov ter prejemnikov (javnih in zasebnih);
(ii)
gradenj, izvedenih v zadnjih petih letih, z navedbo zneskov, datumov in kraja;
(c)
opisa tehnične opreme, orodij in objektov, ki jih bo podjetje uporabljalo za izvedbo naročila storitev ali gradenj;
(d)
opisa tehnične opreme in ukrepov za zagotavljanje kakovosti blaga in storitev ter opisa študijskih in raziskovalnih zmogljivosti podjetja;
(e)
navedbe strokovnega osebja ali strokovnih teles, ki bodo sodelovali pri izvedbi naročila, ne glede na to, ali neposredno pripadajo podjetju ali ne, in zlasti tistih, ki so odgovorni za nadzor kakovosti;
(f)
v zvezi z naročili blaga: vzorcev, opisov in/ali verodostojnih fotografij in/ali certifikatov, ki jih izdajo uradni inštituti ali agencije za nadzor kakovosti, ki imajo za to priznano pristojnost, in s katerimi se potrjuje skladnost proizvodov z veljavnimi tehničnimi specifikacijami ali standardi;
(g)
izjave o povprečnem letnem številu zaposlenih in številu vodstvenega osebja izvajalca storitev ali izvajalca gradenj v zadnjih treh letih;
(h)
navedbe deleža naročila, ki bi ga izvajalec storitev lahko nameraval dati v podizvajanje;
(i)
za javna naročila gradenj in storitev ter samo v ustreznih primerih: navedbe ukrepov okoljskega ravnanja, ki jih gospodarski subjekt lahko uporabi med izvajanjem naročila.
Če se naročnikom zagotovijo storitve ali blago iz točke (b)(i) prvega pododstavka, se dokazilo o izvedbi ali dobavi izda v obliki potrdila, ki ga izda ali sopodpiše pristojni organ.
Za namene točke (b)(ii) prvega pododstavka se seznamu najpomembnejših gradenj priloži potrdilo o ustrezni izvedbi, v katerem je navedeno, ali je bila gradnja izvedena strokovno in ali je bila v celoti končana.
3. Če so naročene storitve zahtevne ali proizvodi zapleteni ali izjemoma, če se naročajo za posebne namene, se tehnična in kadrovska sposobnost lahko dokaže s preverjanjem, ki ga izvede naročnik ali v njegovem imenu pristojni uradni organ države, v kateri ima izvajalec storitev ali dobavitelj blaga sedež, s soglasjem tega organa. Pri takšnem preverjanju se pregleda tehnična sposobnost dobavitelja in njegove proizvodne zmogljivosti ter po potrebi njegove študijske in raziskovalne zmogljivosti ter način nadzora kakovosti.
4. Kadar naročnik zahteva predložitev certifikatov, ki jih sestavljajo neodvisni organi, pristojni za potrjevanje skladnosti gospodarskega subjekta s posameznimi standardi za zagotavljanje kakovosti, se sklicuje na sisteme za zagotavljanje kakovosti, ki temeljijo na ustrezni seriji evropskih standardov, ki jih potrdijo pooblaščeni organi. Vendar pa naročniki sprejmejo tudi druga dokazila o enakovrednih ukrepih za zagotavljanje kakovosti, ki jih predložijo gospodarski subjekti, ki nimajo dostopa do takih certifikatov ali nimajo možnosti, da bi jih pridobili v ustreznem roku.
5. Kadar naročnik zahteva predložitev certifikatov, ki jih sestavljajo neodvisni organi, pristojni za potrjevanje skladnosti gospodarskega subjekta s posameznimi sistemi ali standardi okoljskega ravnanja, se sklicuje na Sistem Unije za okoljsko ravnanje in presojo ali na druge sisteme okoljskega ravnanja, priznane v skladu s členom 45 Uredbe (ES) št. 1221/2009 Evropskega parlamenta in Sveta (18), ali na druge standarde okoljskega ravnanja, ki temeljijo na ustreznih evropskih ali mednarodnih standardih pooblaščenih organov. Naročniki priznajo enakovredne certifikate organov, ustanovljenih v drugih državah članicah. Prav tako sprejmejo druga dokazila o enakovrednih ukrepih okoljskega ravnanja, ki jih predložijo gospodarski subjekti.
6. Gospodarski subjekt se lahko, kadar je to primerno, in za določeno naročilo zanaša na sposobnosti drugih subjektov, ne glede na pravno naravo povezav, ki jih ima z njimi. V tem primeru mora dokazati naročniku, da bo imel na razpolago potrebne vire za izvajanje naročila, na primer z izjavo teh subjektov, da mu bodo dali te vire na razpolago.
Pod enakimi pogoji se lahko skupina gospodarskih subjektov iz člena 121(5) zanaša na sposobnosti članov skupine ali drugih subjektov.
7. V zvezi z naročili gradenj, naročili storitev ter namestitvenimi in inštalacijskimi deli v okviru naročil blaga lahko naročnik zahteva, da nekatere ključne naloge opravi neposredno ponudnik sam ali, če ponudbo predloži skupina gospodarskih subjektov v skladu s členom 121(6), sodelujoči v tej skupini.
8. Naročniki lahko sklepajo, da gospodarski subjekti ne bodo izvedli naročila v skladu z ustreznim standardom kakovosti, če ugotovijo navzkrižje interesov, ki lahko negativno vpliva na izvajanje naročila.
Člen 149
Določbe in merila za oddajo javnih naročil
(člen 110(2) finančne uredbe)
1. Brez poseganja v člen 107 finančne uredbe se naročila oddajo na enega od naslednjih dveh načinov:
(a)
po avtomatskem postopku, ko se naročilo odda ponudniku, ki ponudi najnižjo ceno, pri čemer mora biti ponudba pravilna in izpolnjevati vse določene pogoje;
(b)
po postopku za izbiro ekonomsko najugodnejše ponudbe.
2. Naročnik pri določanju ekonomsko najugodnejše ponudbe upošteva ponujeno ceno in merila kakovosti, ki so odvisna od predmeta naročila, kot so tehnične prednosti, estetske in funkcionalne lastnosti, okoljske lastnosti, tekoči stroški, donosnost, datum dobave ali končanja del, poprodajne storitve in tehnična pomoč. Naročnik lahko določi najnižje ravni kakovosti. Ponudbe, ki ne dosegajo teh ravni, se zavrnejo.
3. Naročnik v obvestilu o javnem naročilu ali v specifikacijah ali v dokumentu z opisom določi, kako se vrednotijo posamezna merila pri določanju ekonomsko najugodnejše ponudbe. To vrednotenje se lahko izrazi kot razpon s primernim maksimalnim obsegom.
Vrednotenje cene glede na druga merila ne sme povzročiti, da cena ne bi vplivala na izbiro izvajalca, brez poseganja v lestvice stroškov, ki jih institucija določi kot plačilo za nekatere storitve, na primer storitve, ki jih opravijo izkušeni ocenjevalci.
Če je v izjemnih primerih vrednotenje tehnično nemogoče, zlasti zaradi predmeta naročila, naročnik samo navede merila, ki se bodo uporabljala, v vrstnem redu od najbolj do najmanj pomembnega.
Člen 150
Uporaba elektronskih dražb
(člen 110(2) finančne uredbe)
1. Naročniki lahko uporabljajo elektronske dražbe, v katerih se predstavijo nove cene, popravljene navzdol, in/ali nove vrednosti za nekatere sestavne dele ponudb.
Za namene prvega pododstavka naročniki uporabijo ponavljajoč se elektronski postopek (elektronska dražba), ki poteka po začetni celostni oceni ponudb, po kateri je ponudbe mogoče razvrstiti z uporabo metod za avtomatsko ocenjevanje.
2. Če je mogoče natančno določiti specifikacije za ponudbe, se pri odprtih in omejenih postopkih ali postopkih s pogajanji v primeru iz člena 135(1)(a) naročniki lahko odločijo, da se pred oddajo javnega naročila izvede elektronska dražba.
Pod temi istimi pogoji je elektronsko dražbo mogoče izvesti med ponovnim javnim zbiranjem ponudb za stranke okvirne pogodbe iz točke (b) tretjega pododstavka člena 122(3) ter javnim zbiranjem ponudb za naročila, ki se oddajo v okviru dinamičnega nabavnega sistema iz člena 131.
Elektronska dražba temelji bodisi samo na cenah, če se naročilo odda ponudniku z najnižjo ceno, bodisi na cenah in/ali vrednostih elementov ponudb, navedenih v specifikacijah, če se naročilo odda ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo.
3. Naročniki, ki se odločijo za uporabo elektronske dražbe, to navedejo v obvestilu o javnem naročilu.
Specifikacije med drugim vsebujejo naslednje podrobnosti:
(a)
elemente, katerih vrednosti bodo predmet elektronske dražbe, pod pogojem, da je te elemente mogoče količinsko oceniti ter izraziti s številkami ali odstotki;
(b)
morebitne omejitve vrednosti, ki se lahko predložijo, kot izhajajo iz specifikacij predmeta naročila;
(c)
informacije, ki bodo med potekom elektronske dražbe na voljo ponudnikom, in, kadar je to potrebno, kdaj jim bodo na voljo;
(d)
ustrezne informacije o poteku elektronske dražbe;
(e)
pogoje, pod katerimi bodo ponudniki lahko dražili, in zlasti minimalne razlike, ki bodo po potrebi zahtevane pri dražitvi;
(f)
ustrezne informacije o uporabljeni elektronski opremi ter o ureditvi in tehničnih specifikacijah povezave.
4. Naročniki pred začetkom elektronske dražbe izvedejo celostno začetno oceno ponudb v skladu z merili za oddajo ter vrednotenjem, ki so ga določili zanje.
Vsi ponudniki, ki so predložili dopustne ponudbe, se po elektronski poti hkrati povabijo k predložitvi novih cen in/ali novih vrednosti; povabilo vsebuje vse ustrezne informacije za povezavo z uporabljeno elektronsko opremo ter določa datum in uro začetka elektronske dražbe. Elektronska dražba lahko poteka v več zaporednih fazah. Začeti se ne sme prej kot dva delovna dneva po datumu, ko so bila povabila poslana.
5. Kadar se naročilo oddaja ponudniku, ki predloži ekonomsko najugodnejšo ponudbo, je povabilu priložen rezultat celostne ocene zadevne ponudbe, ki je bila izvedena v skladu z vrednotenjem iz prvega pododstavka člena 149(3).
V povabilu je prav tako navedena matematična formula, s katero se bo med potekom elektronske dražbe določalo avtomatsko ponovno razvrščanje ponudb v skladu z novimi predloženimi cenami in/ali vrednostmi. Ta formula vključuje vrednotenje vseh meril, opredeljenih za določitev ekonomsko najugodnejše ponudbe, kot je navedeno v obvestilu o javnem naročilu ali v specifikacijah. Vendar se za ta namen vsi razponi vnaprej zmanjšajo na določeno vrednost.
Če so dovoljene variantne ponudbe, se za vsako variantno ponudbo pripravi ločena formula.
6. Med vsako fazo elektronske dražbe naročniki vsem ponudnikom nemudoma sporočijo vsaj informacije, ki jim v vsakem trenutku omogočajo seznanitev s svojo uvrstitvijo. Prav tako lahko sporočajo tudi druge informacije v zvezi z ostalimi predloženimi cenami ali vrednostmi, če je to navedeno v specifikacijah. Lahko tudi kadar koli objavijo število udeležencev v zadevni fazi dražbe. Vendar v nobenem primeru med katero koli fazo elektronske dražbe ne smejo razkriti imen ponudnikov.
7. Naročniki zaključijo elektronsko dražbo na enega ali več naslednjih načinov:
(a)
v povabilu k udeležbi na dražbi navedejo predhodno določena datum in uro;
(b)
ko ne prejmejo novih cen ali vrednosti, ki bi ustrezale zahtevam v zvezi z minimalnimi razlikami;
(c)
ko se izvedejo vse faze dražbe, določene v povabilu k udeležbi na dražbi.
Za namene točke (b) prvega pododstavka naročniki v povabilu k udeležbi na dražbi določijo čas, ki mora preteči od prejema zadnje ponudbe, preden zaključijo elektronsko dražbo.
Kadar se naročniki odločijo, da zaključijo elektronsko dražbo v skladu s točko (c) prvega pododstavka in po potrebi v kombinaciji z ureditvijo iz točke (b) prvega pododstavka, se v povabilu k udeležbi na dražbi navede časovni razpored vsake faze dražbe.
8. Po zaključku elektronske dražbe naročniki glede na rezultate elektronske dražbe oddajo naročilo v skladu s členom 149.
Naročniki ne smejo zlorabljati elektronskih dražb ali jih uporabljati z namenom preprečevanja, omejevanja ali izkrivljanja konkurence ali z namenom spreminjanja predmeta naročila, ki z objavo obvestila o javnem naročilu postane predmet javnega zbiranja ponudb in je opredeljen v specifikacijah.
Člen 151
Neobičajno nizka cena
(člen 110(2) finančne uredbe)
1. Če so v ponudbi za dano naročilo ponujene neobičajno nizke cene, naročnik, preden tako ponudbo zavrne samo iz tega razloga, pisno zahteva podrobno obrazložitev vseh postavk ponudbe, za katere meni, da so relevantne, in jih preveri v ustreznem pogovoru z vsemi udeleženimi in ob upoštevanju prejete obrazložitve. Ta podrobna obrazložitev se lahko nanaša zlasti na skladnost z določbami o zaščiti zaposlitve in delovnih pogojih, ki veljajo na kraju, kjer naj bi se gradnja, storitev ali dobava izvajala.
Naročnik lahko upošteva predvsem obrazložitve, ki se nanašajo na:
(a)
ekonomiko proizvodnega procesa, opravljanja storitev ali načina gradnje;
(b)
izbrane tehnične rešitve ali izjemno ugodne pogoje, ki so na voljo ponudniku;
(c)
izvirnost ponudbe.
2. Kadar naročnik ugotovi, da je cena neobičajno nizka zaradi dobljene državne pomoči, lahko zavrne ponudbo samo na podlagi tega razloga, če ponudnik v razumnem roku, ki mu ga določi naročnik, ne more dokazati, da je bila zadevna pomoč dodeljena dokončno ter v skladu s postopki in odločitvami, določenimi v pravilih Unije o državni pomoči.
Člen 152
Roki za prejem ponudb in prijav za sodelovanje
(člen 111(1) finančne uredbe)
1. Naročnik v koledarskih dneh določi dokončne in obvezne roke za prejem ponudb in prijav za sodelovanje. Roki morajo biti dovolj dolgi, da imajo zainteresirane osebe na voljo razumno in ustrezno obdobje za pripravo in predložitev ponudb, zlasti ob upoštevanju zapletenosti naročila ali potrebe po ogledu lokacije ali pregledu dokumentov, priloženih specifikacijam, na kraju samem.
2. V odprtim postopkih za naročila, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), rok za prejem ponudb ne sme biti krajši od 52 dni od dne, ko je naročnik odposlal v objavo obvestilo o javnem naročilu.
3. V omejenih postopkih, v primerih uporabe konkurenčnega dialoga iz člena 132 in v postopkih s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu za naročila nad mejnimi vrednostmi iz člena 170(1) rok za prejem prijav za sodelovanje ne sme biti krajši od 37 dni od dne, ko je naročnik odposlal v objavo obvestilo o javnem naročilu.
V omejenih postopkih za naročila, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), rok za prejem ponudb ne sme biti krajši od 40 dni od dne, ko je odposlan razpis za zbiranje ponudb.
V postopkih po razpisu za prijavo interesa iz člena 136(1) pa rok:
(a)
v primeru postopka iz člena 136(1)(a) in člena 136(3)(b)(i) za prejem ponudb ne sme biti krajši od 21 dni od dne, ko je odposlan razpis za zbiranje ponudb;
(b)
v primeru dvostopenjskega postopka iz člena 136(3)(b)(ii) za prejem prijav za sodelovanje ne sme biti krajši od 10 dni in za prejem ponudb ne sme biti krajši od 21 dni.
4. Če je naročnik za naročila nad mejnimi vrednostmi iz člena 170(1) v skladu s členom 123(2) poslal v objavo predhodno informativno obvestilo ali predhodno informativno obvestilo sam objavil v profilu kupca, se lahko rok za prejem ponudb na splošno skrajša na 36 dni, vendar v nobenem primeru ne sme biti krajši od 22 dni od dne, ko je naročnik odposlal v objavo obvestilo o javnem naročilu ali razpis za zbiranje ponudb.
Skrajšanje roka iz prvega pododstavka je mogoče le, če predhodno informativno obvestilo izpolnjuje naslednja pogoja:
(a)
vsebuje vse informacije, ki se zahtevajo za obvestilo o javnem naročilu, če so te informacije na voljo v času objave predhodnega informativnega obvestila;
(b)
v objavo je bilo poslano najmanj 52 dni in največ 12 mesecev pred dnem, ko je bilo v objavo poslano obvestilo o javnem naročilu.
5. Roki za prejem ponudb se lahko skrajšajo za pet dni, če je od dne objave obvestila o javnem naročilu ali razpisa za prijavo interesa do celotne razpisne dokumentacije mogoč neomejen in neposreden elektronski dostop.
Člen 153
Rok za dvig razpisne dokumentacije
(člen 111(1) finančne uredbe)
1. Če se zahteva predloži pravočasno pred rokom za predložitev ponudb, se, ob upoštevanju odstavka 4, specifikacije ali dokumenti z opisom v postopku iz člena 132 in dodatni dokumenti pošljejo vsem gospodarskim subjektom, ki so zahtevali specifikacije ali prijavili interes za udeležbo v dialogu ali za predložitev ponudbe, v petih delovnih dneh po prejemu zahteve. Naročniki niso dolžni odgovoriti na zahteve za dokumentacijo, predložene manj kot pet delovnih dni pred rokom za predložitev ponudb.
2. Če se zahteva predloži pravočasno pred rokom za predložitev ponudb, se dodatne informacije v zvezi s specifikacijami ali dokumenti z opisom ali dodatnimi dokumenti pošljejo hkrati vsem gospodarskim subjektom, ki so zahtevali specifikacije ali prijavili interes za udeležbo v dialogu ali za predložitev ponudbe, najpozneje šest koledarskih dni pred rokom za prejem ponudb, če pa naročnik zahtevo za informacije prejme manj kot osem koledarskih dni pred rokom za prejem ponudb, pa dodatne informacije pošlje čim prej po prejemu zahteve. Naročniki niso dolžni odgovoriti na zahteve za dodatne informacije, predložene manj kot pet delovnih dni pred rokom za predložitev ponudb.
3. Če specifikacij in dodatnih dokumentov ali informacij iz kakršnega koli razloga ni mogoče poslati v rokih iz odstavkov 1 in 2 tega člena ali če je ponudbe mogoče pripraviti šele na podlagi ogleda lokacije ali pregleda dokumentacije, priložene specifikacijam, na kraju samem, se roki za prejem ponudb iz člena 152 podaljšajo, da se lahko vsi gospodarski subjekti seznanijo z vsemi potrebnimi informacijami za pripravo ponudb. To podaljšanje se ustrezno oglašuje v skladu z določbami iz členov 123 do 126.
4. Če je v odprtem postopku, vključno z dinamičnimi nabavnimi sistemi iz člena 131, do celotne razpisne dokumentacije in dodatnih dokumentov mogoč neomejen, popoln in neposreden elektronski dostop, se odstavek 1 tega člena ne uporablja. V obvestilu o javnem naročilu iz člena 123(3) se navede internetni naslov, na katerem je mogoče najti to dokumentacijo.
Člen 154
Roki v nujnih primerih
(člen 111(1) finančne uredbe)
1. V primeru, da ustrezno utemeljeni nujni razlogi onemogočijo uporabo najkrajših rokov iz člena 152(3) za omejene postopke in postopke s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu, lahko naročniki določijo naslednja roka, izražena v koledarskih dneh:
(a)
rok za prejem prijav za sodelovanje, ki ne sme biti krajši od 15 dni od dne, ko je bilo odposlano v objavo obvestilo o javnem naročilu, ali od desetih dni, če se obvestilo pošlje Uradu za publikacije elektronsko;
(b)
rok za prejem ponudb, ki ne sme biti krajši od desetih dni od dne, ko je bil odposlan razpis za zbiranje ponudb.
2. V omejenih postopkih in pospešenih postopkih s pogajanji se dodatne informacije o specifikacijah, če so bile zahtevane pravočasno, sporočijo vsem kandidatom ali ponudnikom najpozneje štiri koledarske dni pred rokom za prejem ponudb.
Člen 155
Načini pošiljanja
(člen 111(1) finančne uredbe)
1. Ureditev za predložitev ponudb in prijav za sodelovanje določijo naročniki, ki lahko izberejo izključni način predložitve. Ponudbe in prijave za sodelovanje se lahko predložijo s pismom ali v elektronski obliki. Poleg tega je mogoče prijave za sodelovanje predložiti tudi s telefaksom.
Izbrani načini pošiljanja so splošno dostopni in gospodarskim subjektom ne omejujejo dostopa do postopka za oddajo javnih naročil.
Izbrani načini pošiljanja zagotavljajo, da so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
vsaka predložena ponudba ali prijava za sodelovanje vsebuje vse potrebne informacije za oceno;
(b)
ohrani se celovitost podatkov;
(c)
ohrani se zaupnost ponudb in prijav za sodelovanje ter naročnik se z vsebino ponudb in prijav za sodelovanje seznani šele po izteku roka za njihovo predložitev;
(d)
zagotovi se varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
Kadar je to potrebno zaradi pravnih dokazil, lahko naročniki zahtevajo, da je treba predložitve prijav za sodelovanje, ki so bile poslane s telefaksom, potrditi s pismom ali elektronsko, in sicer kar najhitreje in v vsakem primeru pred rokom iz člena 152.
2. Kadar naročnik dovoli elektronsko predložitev ponudb in prijav za sodelovanje, morajo biti pri tem uporabljena orodja ter njihove tehnične značilnosti nediskriminatorne narave, splošno dostopna ter združljiva z izdelki informacijske in komunikacijske tehnologije v splošni rabi in ne omejujejo gospodarskih subjektov pri dostopu do postopka za oddajo javnih naročil.
3. Razen za naročila pod mejno vrednostjo iz člena 170(1), naprave za elektronsko sprejemanje ponudb in prijav za sodelovanje s tehničnimi sredstvi in ustreznimi postopki zagotavljajo, da:
(a)
je identiteto gospodarskega subjekta mogoče z gotovostjo potrditi;
(b)
je mogoče natančno določiti točno uro in datum prejema ponudb in prijav za sodelovanje;
(c)
se lahko v razumni meri zagotovi, da pred določenim rokom nihče nima dostopa do podatkov, poslanih v skladu s temi zahtevami;
(d)
se v primeru kršitve prepovedi tega dostopa lahko v razumni meri zagotovi, da se kršitev zlahka ugotovi;
(e)
lahko samo pooblaščene osebe določijo ali spremenijo datum odpiranja prejetih dokumentov;
(f)
se med različnimi fazami postopka za oddajo javnih naročil omogoči dostop do predloženih podatkov ali dela le-teh izključno ob hkratnem ukrepanju pooblaščenih oseb;
(g)
mora hkratno ukrepanje pooblaščenih oseb omogočiti dostop do poslanih podatkov šele po predpisanem datumu;
(h)
so dokumentov, prejeti in odprti v skladu s temi zahtevami, še naprej dostopni samo osebam, pooblaščenim, da se z njimi seznanijo.
4. Kadar naročnik dovoli elektronsko predložitev ponudb in prijav za sodelovanje, predloženi dokumenti v elektronski obliki štejejo kot izvirniki in kot da so jih podpisali pooblaščeni zastopniki gospodarskih subjektov.
5. V primeru predložitve s pismom lahko ponudniki ali kandidati predložijo ponudbe ali prijave za sodelovanje:
(a)
po pošti ali kurirski službi, v tem primeru razpisna dokumentacija določa, da kot veljavni datum velja datum pošiljke, poštni žig ali datum na potrdilu o oddaji pošiljke;
(b)
osebno v prostorih institucije, kjer ponudbo ali prijavo za sodelovanje odda ponudnik ali kandidat ali njegov zastopnik, pri čemer se v razpisni dokumentaciji določi poleg informacij iz točke (a) člena 138(2) tudi služba, ki se ji oddajo ponudbe ali prijave za sodelovanje in ki izda z datumom opremljeno in podpisano potrdilo o prejemu.
6. Zaradi varovanja tajnosti in za preprečitev morebitnih težav, kadar se ponudbe pošiljajo s pošto, mora razpis za zbiranje ponudb vsebovati naslednjo določbo:
Ponudbe je treba predložiti v zaprti kuverti, ki je vložena v še eno zaprto kuverto. Na notranji kuverti morajo biti poleg imena službe, na katero je naslovljena in ki je bila navedena v razpisu za zbiranje ponudb, navedene naslednje besede „Razpis za zbiranje ponudb - ne odpiraj“. Če se uporabijo samolepilne kuverte, morajo biti zalepljene z lepilnim trakom, pošiljatelj pa se mora čezenj podpisati.
Člen 156
Jamstva za resnost ponudbe
(člen 111(3) finančne uredbe)
Naročnik lahko zahteva jamstvo za resnost ponudbe, ki se predloži v skladu s členom 163 in predstavlja od 1 % do 2 % skupne vrednosti naročila.
Jamstvo za resnost ponudbe se sprosti ob oddaji naročila. Če do roka ni predložena nobena ponudba ali ponudnik ponudbo naknadno umakne, se jamstvo zadrži.
Člen 157
Odpiranje ponudb in prijav za sodelovanje
(člen 111(4) finančne uredbe)
1. Odprejo se vse prijave za sodelovanje in ponudbe, ki izpolnjujejo zahteve iz člena 155.
2. Kadar vrednost naročila presega mejno vrednost iz člena 137(1) odgovorni odredbodajalec imenuje komisijo za odpiranje ponudb.
Komisijo za odpiranje ponudb sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti zadevne institucije, ki hierarhično nista povezani med seboj in od katerih vsaj ena ne odgovarja odgovornemu odredbodajalcu. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov za te osebe veljajo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe. Če predstavništva in lokalne enote iz člena 72 te uredbe ali izolirane enote v državi članici nimajo ločenih enot, se zahteva glede organizacijskih enot, ki hierarhično niso povezane med seboj, ne uporablja.
Če je postopek za oddajo naročila medinstitucionalen, komisijo za odpiranje ponudb imenuje odgovorni odredbodajalec iz institucije, odgovorne za postopek za oddajo naročila. Sestava komisije za odpiranje ponudb v največji možni meri upošteva medinstitucionalni značaj postopka za oddajo naročila.
3. Če se ponudbe predložijo s pismom, eden ali več članov komisije za odpiranje ponudb parafira dokumente, ki dokazujejo datum in uro, ko je bila vsaka ponudba odposlana.
Prav tudi parafirajo:
(a)
bodisi vsako stran vsake ponudbe
(b)
bodisi naslovnico in strani, ki vsebujejo finančne podatke ponudbe, pri čemer celovitost prvotne ponudbe z ustreznimi ukrepi zagotovi služba, ki je neodvisna od službe za odobravanje, razen v primerih iz drugega pododstavka odstavka 2.
Kadar se naročilo odda po avtomatskem postopku oddaje v skladu s točko (a) člena 149(1), se cene iz ponudb, ki izpolnjujejo pogoje, objavijo.
Člani komisije podpišejo zapisnik o odpiranju prejetih ponudb, v katerem so navedene ponudbe, ki izpolnjujejo pogoje iz člena 155, in ponudbe, ki teh pogojev ne izpolnjujejo, ter razlogi, zaradi katerih so bile ponudbe zavrnjene, pri čemer se sklicujejo na načine za predložitev ponudb iz člena 155. Podpis se lahko opravi v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno identifikacijo podpisnika.
Člen 158
Komisija za ocenjevanje ponudb in prijav za sodelovanje
(člen 111(5) finančne uredbe)
1. Vse prijave za sodelovanje in ponudbe, za katere je bilo ugotovljeno, da izpolnjujejo pogoje iz člena 155, oceni in razvrsti komisija za ocenjevanje ponudb, ki se na podlagi predhodno objavljenih meril za izključitev in izbor na eni strani oziroma meril za dodelitev na drugi strani imenuje za vsako od teh dveh stopenj.
Komisijo imenuje odgovorni odredbodajalec, ki je dolžan dati svetovalno mnenje za naročila, katerih vrednost presega mejno vrednost iz člena 137(1).
Vendar pa lahko odgovorni odredbodajalec odloči, naj komisija za ocenjevanje ponudb oceni in razvrsti ponudbe samo na podlagi meril za oddajo ter da se merila za izključitev in izbor ocenijo na druge ustrezne načine, ki zagotavljajo odsotnost navzkrižja interesov.
2. Komisijo za ocenjevanje ponudb sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti institucij ali organov iz člena 208 finančne uredbe, ki hierarhično nista povezani med seboj in od katerih vsaj ena ne odgovarja odgovornemu odredbodajalcu. Odgovorni odredbodajalec zagotovi, da te osebe spoštujejo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.
Če predstavništva in lokalne enote iz člena 72 ali izolirane enote v državi članici nimajo ločenih enot, se zahteva glede organizacijskih enot, ki hierarhično niso povezane med seboj, ne uporablja.
Komisijo za ocenjevanje ponudb lahko sestavljajo isti člani kot komisijo za odpiranje ponudb.
Na podlagi sklepa odgovornega odredbodajalca lahko komisiji pomagajo zunanji strokovnjaki. Odgovorni odredbodajalec zagotovi, da ti strokovnjaki spoštujejo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.
Če je postopek za oddajo naročila medinstitucionalen, komisijo za ocenjevanje ponudb imenuje odgovorni odredbodajalec iz institucije, odgovorne za postopek za oddajo naročila. Sestava komisije za ocenjevanje ponudb v največji možni meri upošteva medinstitucionalni značaj postopka za oddajo naročila.
3. Prijave za sodelovanje in ponudbe, ki ne izpolnjujejo vseh bistvenih zahtev, določenih v razpisni dokumentaciji, se izločijo.
Komisija za ocenjevanje ponudb ali naročnik pa lahko zaprosi kandidate ali ponudnike, da v roku, ki ga določi, predložijo dodatno dokumentacijo ali pojasnila dokazil, predloženih v zvezi z merili za izključitev in izbor.
Prijave za sodelovanje in ponudbe, ki niso izključene in ki izpolnjujejo merila za izbor, štejejo kot dopustne.
4. V primeru neobičajno nizke cene iz člena 151 komisija za ocenjevanje ponudb zahteva ustrezne informacije o postavkah ponudbe.
Člen 159
Rezultati ocenjevanja
(člen 112 finančne uredbe)
1. Sestavi se poročilo, opremljeno z datumom, o oceni in razvrstitvi prijav za sodelovanje in ponudb, za katere je bilo ugotovljeno, da izpolnjujejo pogoje.
Poročilo podpišejo vsi člani komisije za ocenjevanje ponudb. Podpis se lahko opravi v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno identifikacijo podpisnika.
Če komisija za ocenjevanje ponudb ni imela pristojnosti za preverjanje ponudb na podlagi meril za izključitev in meril za izbor, poročilo podpišejo tudi osebe, ki jim je odgovorni odredbodajalec dodelil to pristojnost. Poročilo se hrani za morebitne potrebe v prihodnje.
2. Poročilo iz odstavka 1 vsebuje najmanj:
(a)
ime in naslov naročnika ter predmet in vrednost naročila, okvirne pogodbe ali dinamičnega nabavnega sistema;
(b)
imena zavrnjenih kandidatov ali ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev;
(c)
imena kandidatov ali ponudnikov, ki izpolnjujejo pogoje, in razloge za njihovo izbiro;
(d)
razloge za zavrnitev ponudb, pri katerih je bila ugotovljena neobičajno nizka cena;
(e)
imena predlaganih kandidatov ali izvajalca in razloge za tako izbiro ter, če je ta podatek znan, delež naročila ali okvirne pogodbe, ki ga izvajalec namerava dati v podizvajanje tretjim osebam.
3. Naročnik nato sprejme sklep o oddaji naročila, v katerem navede vsaj naslednje:
(a)
ime in naslov naročnika, predmet in vrednost naročila ali predmet in najvišjo vrednost okvirne pogodbe ali dinamičnega nabavnega sistema;
(b)
imena zavrnjenih kandidatov ali ponudnikov in razloge za njihovo zavrnitev;
(c)
imena kandidatov ali ponudnikov, ki izpolnjujejo pogoje, in razloge za njihovo izbiro;
(d)
razloge za zavrnitev ponudb, pri katerih je bila ugotovljena neobičajno nizka cena;
(e)
imena izbranih kandidatov ali izvajalca in razloge za tako izbiro, pri čemer se sklicuje na merila za izbor in oddajo, ki so bila objavljena vnaprej, ter, če je ta podatek znan, delež naročila ali okvirne pogodbe, ki ga izvajalec namerava dati v podizvajanje tretjim osebam;
(f)
v primeru postopka s pogajanji in konkurenčnega dialoga okoliščine iz členov 132, 134, 135, 266, 268, 270 in 271, ki opravičujejo njuno uporabo;
(g)
kadar je to primerno, razloge, zakaj se je naročnik odločil, da naročila ne odda.
Če je postopek za oddajo naročila medinstitucionalen, sklep iz prvega pododstavka sprejme naročnik, odgovoren za postopek za oddajo naročila.
Člen 160
Stiki med naročnikom in ponudniki
(člen 112 finančne uredbe)
1. Stiki med naročnikom in ponudniki med postopkom za oddajo naročila so dovoljeni izjemoma, in sicer pod pogoji iz odstavkov 2 in 3.
2. Pred rokom za predložitev ponudb lahko naročnik v zvezi z dodatnimi dokumenti in informacijami iz člena 153:
(a)
na zahtevo ponudnikov sporoči dodatne informacije, ki so namenjene izključno kot pojasnilo narave naročila, pri čemer take informacije na isti datum sporoči vsem ponudnikom, ki so zahtevali specifikacije;
(b)
na svojo pobudo, če v besedilu obvestila o javnem naročilu, razpisa za zbiranje ponudb ali specifikacij opazi napako, če je besedilo nenatančno, če so izpuščeni podatki ali če je bila storjena kakršna koli druga administrativna napaka, o tem obvesti zadevne osebe na isti datum in na enak način, kakor se je uporabil za izvirni razpis za zbiranje ponudb.
3. Če je po odpiranju ponudb potrebno kakšno pojasnilo v zvezi s ponudbo ali če je treba v ponudbi popraviti očitne administrativne napake, se lahko naročnik obrne neposredno na ponudnika, pri čemer pa zaradi takih stikov pogoji ponudbe ne smejo biti na noben način spremenjeni.
4. Za vsak primer, ko je bil vzpostavljen stik, in za ustrezno utemeljene primere, ko stik ni bil vzpostavljen, kot je navedeno v členu 96 finančne uredbe, se hrani zaznamek v dokumentaciji o zadevnem javnem naročilu.
Člen 161
Obveščanje kandidatov in ponudnikov
(členi 113, 114 in 118 finančne uredbe)
1. Naročniki čim prej obvestijo kandidate in ponudnike o sprejetih odločitvah v zvezi z oddajo naročila ali okvirne pogodbe ali vstopu v dinamični nabavni sistem, vključno z razlogi za odločitev, da ne oddajo naročila ali okvirne pogodbe ali vzpostavijo dinamičnega nabavnega sistema, v zvezi s katerimi je potekalo javno zbiranje ponudb, ali da ponovno začnejo postopek.
2. Naročnik sporoči informacije iz člena 113(2) finančne uredbe v največ 15 koledarskih dneh od dne, na katerega je prejel pisno zahtevo.
3. Za naročila, ki so jih za svoj račun oddale institucije Unije, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1) in ki niso izključena iz področja uporabe Direktive 2004/18/ES, naročniki z elektronskimi sredstvi obvestijo hkrati in posamično vsakega neuspešnega ponudnika ali kandidata, da njegova ponudba ali vloga ni bila sprejeta, v kateri koli od naslednjih faz:
(a)
v postopkih za oddajo naročil, organiziranih v dveh ločenih fazah, kmalu po sprejetju odločitev na podlagi meril za izključitev in izbor ter pred sklepom o oddaji;
(b)
kar zadeva sklepe o oddaji in sklepe o zavrnitvi ponudb, čim prej po sklepu o oddaji in najpozneje v naslednjem tednu.
V vsakem primeru naročnik navede razloge, zakaj ponudba ali vloga ni bila sprejeta, in razpoložljiva pravna sredstva.
Neuspešni ponudniki ali kandidati lahko po pošti, telefaksu ali elektronski pošti pisno zahtevajo dodatne informacije glede razlogov za zavrnitev, vsi izbrani ponudniki, katerih ponudbe niso izločene, pa lahko pridobijo informacije o značilnostih in relativnih prednostih sprejete ponudbe ter ime uspešnega izvajalca, brez poseganja v določbe drugega pododstavka člena 113(2) finančne uredbe. Naročniki odgovorijo najpozneje 15 koledarskih dni po prejemu zahtevka.
Člen 162
Podpis pogodbe
(člena 113 in 118 finančne uredbe)
Pogodba se lahko začne izvajati, ko je podpisana, in ne pred tem.
Oddelek 4
Jamstva in korektivni ukrepi
Člen 163
Jamstva
(člen 115 finančne uredbe)
1. Kadar morajo izvajalci jamstvo predložiti vnaprej, mora biti to izdano za dovolj visok znesek in veljati dovolj dolgo, da ga naročnik lahko unovči.
2. Jamstvo da banka ali pooblaščena finančna institucija. Jamstvo lahko nadomesti solidarno poroštvo tretje osebe, če se naročnik s tem strinja.
Jamstvo je izraženo v eurih.
Z jamstvom se banka ali finančna institucija ali tretja oseba nepreklicno zavezuje, da bo na prvi poziv poravnala obveznosti izvajalca.
Člen 164
Jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti
(člen 115 finančne uredbe)
1. Za zagotavljanje, da so bili gradnja, blago ali storitve v celoti zagotovljeni, in kadar pri končnem plačilu ni mogoče opraviti dokončnega prevzema v skladu s pogoji pogodbe, lahko odredbodajalec pri posameznih primerih in ob upoštevanju predhodne analize tveganja zahteva jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti.
2. Jamstvo v višini 10 % celotne vrednosti naročila se lahko zagotovi tako, da se pri plačilih vsakič odšteje ustrezen znesek.
Jamstvo lahko nadomesti znesek, za katerega se zmanjša zadnje plačilo in ki predstavlja jamstvo do končnega prevzema storitev, blaga ali gradenj. Znesek določi odredbodajalec in je sorazmeren tveganju, ki je bilo ugotovljeno za izvajanje naročila, pri tem pa upošteva predmet naročila in običajne poslovne pogoje za zadevni sektor.
Pogoji za takšno jamstvo so objavljeni v razpisni dokumentaciji.
3. Po dokončnem prevzemu gradnje, storitev ali blaga se jamstvo sprosti v skladu s pogoji naročila.
Člen 165
Jamstvo za predhodno financiranje
(člen 115 finančne uredbe)
1. Ko naročnik ugotovi potrebo po predhodnem financiranju, pred izvedbo postopka za oddajo javnega naročila oceni tveganja, povezana s takšnim financiranjem, pri tem pa upošteva zlasti naslednja merila:
(a)
ocenjeno vrednost naročila;
(b)
predmet naročila;
(c)
trajanje in dinamiko izvajanja naročila;
(d)
strukturo trga.
2. Jamstvo se zahteva za plačilo predhodnega financiranja v primeru iz drugega pododstavka člena 146(6) ali kadar se odredbodajalec odloči zahtevati jamstvo v skladu z odstavkom 1 tega člena.
Za naročila nizke vrednosti iz člena 137(1) jamstvo ni potrebno.
Jamstvo se sprosti, ko se predhodno financiranje odšteje od vmesnih plačil ali plačil razlike izvajalcu v skladu s pogoji naročila.
Člen 166
Zadržanje izvajanja v primeru napak ali nepravilnosti
(člen 116 finančne uredbe)
1. V skladu s členom 116 finančne uredbe se izvajanje naročil lahko zadrži zaradi preverjanja, ali so bile domnevne resne napake ali nepravilnosti ali goljufije dejansko storjene. Če sum ni potrjen, se izvajanje naročil čim prej nadaljuje.
2. Resna napaka ali nepravilnost je kakršna koli kršitev določbe pogodbe ali predpisa, ki je posledica dejanja ali opustitve dejanja, ki povzroči ali bi lahko povzročila izgubo za proračun Unije.
POGLAVJE 2
Določbe, ki se uporabljajo za naročila, ki jih institucije Unije oddajo za svoj račun
Člen 167
Določitev ustrezne ravni za izračun mejnih vrednosti
(člena 117 in 118 finančne uredbe)
Odredbodajalec na podlagi prenosa ali nadaljnjega prenosa znotraj institucije oceni ali so bile dosežene mejne vrednosti iz člena 118 finančne uredbe.
Člen 168
Ločena naročila in naročila po sklopih
(člena 104 in 118 finančne uredbe)
1. Ocenjene vrednosti naročila se ne sme določiti z namenom izogniti se zahtevam iz te uredbe, prav tako se s tem namenom ne sme naročila razdeliti na manjše dele.
Kadar koli je primerno, tehnično izvedljivo in stroškovno učinkovito, se naročila, katerih vrednost je enaka ali višja od mejnih vrednosti iz člena 170(1), oddajo hkrati v obliki ločenih sklopov.
2. Kadar se predmet naročila blaga, storitev ali gradenj razdeli na več sklopov, od katerih je vsak predmet posameznega naročila, se pri celotni oceni uporabljene mejne vrednosti upošteva skupna vrednost vseh sklopov.
Kadar je skupna vrednost vseh sklopov enaka ali višja od mejne vrednosti iz člena 170(1), se za vsak sklop uporabljajo člen 97(1) in odstavka 1 in 2 člena 104 finančne uredbe.
3. Kadar se naročilo odda v obliki ločenih sklopov, se ponudbe ocenijo ločeno za vsak sklop. Če se istemu ponudniku dodeli več sklopov, se lahko podpiše ena pogodba, ki zajema vse te sklope.
Člen 169
Osnova za ocenjevanje vrednosti določenih naročil
(člen 118 finančne uredbe)
1. Pri izračunu ocenjene vrednosti naročila naročnik upošteva celotno ocenjeno plačilo izvajalca.
Kadar naročilo dopušča opcije ali možnost podaljšanja, je osnova za izračun najvišja odobrena vrednost, vključno z uporabo opcijskih klavzul in podaljšanja.
Ta ocena se pripravi, ko se obvestilo o javnem naročilu pošlje v objavo, ali, kadar takšna objava ni predvidena, ko naročnik začne s postopkom oddaje.
2. Za okvirne pogodbe in dinamične nabavne sisteme se upošteva najvišja vrednost vseh naročil, predvidenih v celotnem obdobju veljavnosti okvirne pogodbe ali dinamičnega nabavnega sistema.
3. Pri naročilih storitev se upošteva:
(a)
višina premije in druge oblike plačila za zavarovalne storitve;
(b)
honorarji, provizije, obresti in druge vrste plačil za bančne ali finančne storitve;
(c)
honorarji, plačane provizije in druge oblike plačila za naročila načrtovanja.
4. Pri naročilih storitev, pri katerih ni mogoče oceniti skupne cene, ali pri naročilih blaga na podlagi zakupa, najema ali nakupa na obroke, se kot osnova za izračun ocenjene vrednosti naročila upošteva:
(a)
pri pogodbah, sklenjenih za določen čas:
(i)
če je v primeru storitev veljavnost pogodbe 48 mesecev ali manj ali v primeru blaga 12 mesecev ali manj, skupna vrednost naročila do konca veljavnosti pogodbe;
(ii)
če je v primeru blaga veljavnost pogodbe več kot 12 mesecev, skupna vrednost, vključno z ocenjeno preostalo vrednostjo;
(b)
pri pogodbah, sklenjenih za nedoločen čas, ali v primeru naročil storitev za dlje kot 48 mesecev, mesečna vrednost pomnožena z 48.
5. Pri rednih naročilih storitev ali blaga ali pri naročilih, ki se po določenem času podaljšajo, se vrednost naročila oceni:
(a)
na podlagi dejanske celotne vrednosti podobnih naročil za iste vrste storitev ali izdelkov, oddanih v prejšnjem proračunskem letu ali v zadnjih 12 mesecih, ki jo je po možnosti treba prilagoditi glede na pričakovane spremembe količine ali vrednosti v 12 mesecih po izteku prvotne pogodbe;
(b)
na podlagi ocenjene celotne vrednosti zaporednih naročil, oddanih v 12 mesecih po prvi opravljeni storitvi ali prvi dobavi ali za čas veljavnosti pogodbe, kadar pogodba velja dlje od 12 mesecev.
6. Pri naročilih gradenj se poleg same vrednosti gradnje upošteva tudi ocenjena skupna vrednost blaga, potrebnega za izvedbo gradnje, ki ga naročnik da na voljo izvajalcu.
Člen 170
Mejne vrednosti za uporabo postopkov iz Direktive 2004/18/ES
(člen 118 finančne uredbe)
1. Mejne vrednosti iz člena 118 finančne uredbe so mejne vrednosti iz Direktive 2004/18/ES za naročila storitev, blaga in gradnje.
2. Roki iz člena 118 finančne uredbe so roki, določeni v členih 152, 153 in 154.
Člen 171
Obdobje mirovanja pred podpisom pogodbe
(člen 118 finančne uredbe)
1. Naročnik z uspešnim ponudnikom ne podpiše pogodbe ali okvirne pogodbe iz Direktiva 2004/18/ES dokler ne preteče 14 koledarskih dni.
To obdobje začne teči z enim od naslednjih datumov:
(a)
dan zatem, ko se hkrati pošljejo uradna obvestila uspešnim in neuspešnim ponudnikom;
(b)
kadar se naročilo ali okvirna pogodba odda po postopku s pogajanji brez predhodne objave obvestila o javnem naročilu, dan po objavi obvestila o oddaji javnega naročila iz člena 123 v Uradnem listu Evropske unije.
Kadar se obvestilo iz točke (a) drugega pododstavka pošlje prek telefaksa ali elektronsko, je obdobje mirovanja 10 koledarskih dni.
Po potrebi lahko naročnik odloži podpis pogodbe zaradi dodatnega pregleda, če to opravičujejo zahtevki ali pripombe, ki so jih predložili neuspešni ali oškodovani ponudniki ali kandidati, ali kakršni koli drugi ustrezni prejeti podatki. Zahtevki, pripombe ali podatki morajo prispeti v obdobju iz prvega pododstavka. V primeru odložitve se o tem obvesti vse kandidate ali ponudnike v treh delovnih dneh po sklepu o odložitvi.
Razen v primerih iz odstavka 2 je vsaka pogodba, ki se podpiše pred iztekom obdobja iz prvega pododstavka, nična in neveljavna.
Kadar se naročilo ali okvirno naročilo ne more podeliti predvidenemu uspešnemu ponudniku, ga lahko naročnik podeli naslednjemu najboljšemu ponudniku.
2. Obdobje iz odstavka 1 se ne uporablja v naslednjih primerih:
(a)
v odprtih postopkih, omejenih postopkih ali postopkih s pogajanji po objavi obvestila o javnem naročilu, kadar je bila predložena samo ena ponudba;
(b)
v posebnih pogodbah, ki temeljijo na okvirnih pogodbah;
(c)
v postopkih s pogajanji iz členov 134(1)(c), 134(1)(g)(iii), 134(1)(h) in 134(1)(j).
Člen 172
Dokazilo o dostopu do naročil
(člen 119 finančne uredbe)
V specifikacijah se zahteva, da ponudniki navedejo, v kateri državi imajo svoj sedež ali stalno prebivališče, in da predložijo dokazila, ki so običajno sprejemljiva po njihovem lastnem pravu.
NASLOV VI
NEPOVRATNA SREDSTVA
POGLAVJE 1
Področje uporabe in oblika nepovratnih sredstev
Člen 173
Članarine
(člen 121 finančne uredbe)
Članarine iz člena 121(2)(d) finančne uredbe so vsote, ki se plačajo organom, katerih članica je Unija, v skladu s proračunskimi odločitvami in pogoji plačila, ki jih določi zadevni organ.
Člen 174
Sporazumi in sklepi o dodelitvi nepovratnih sredstev
(člen 121(1) finančne uredbe)
1. Nepovratna sredstva se dodelijo s sklepom ali pisnim sporazumom.
2. Za določitev ustreznega instrumenta se upošteva naslednje:
(a)
lokacija upravičenca znotraj ali zunaj Unije;
(b)
kompleksnost in standardizacija vsebine financiranih ukrepov ali programov dela.
Člen 175
Odhodki za člane institucij
(člen 121 finančne uredbe)
Odhodki za člane institucij iz člena 121(2)(a) finančne uredbe vključujejo prispevke združenjem sedanjih ali nekdanjih poslancev Evropskega parlamenta. Plačevanje teh prispevkov poteka v skladu z notranjimi upravnimi pravili Evropskega parlamenta.
Člen 176
Ukrepi, za katere se lahko odobrijo nepovratna sredstva
(člen 121 finančne uredbe)
Ukrep, za katerega se lahko odobrijo nepovratna sredstva v smislu člena 121 finančne uredbe, mora biti jasno opredeljen.
Nobenega ukrepa ni mogoče razdeliti na različne ukrepe, da bi se izognili finančnim pravilom iz te uredbe.
Člen 177
Organi, ki si prizadevajo za dosego cilja v splošnem interesu Unije
(člen 121 finančne uredbe)
Organ, ki si prizadeva za dosego cilja v splošnem interesu Unije, je:
(a)
organ, dejaven na področju izobraževanja, usposabljanja, obveščanja, inovacij ali raziskav in študij na področju evropskih politik, kakršnih koli dejavnosti, ki prispevajo k spodbujanju državljanstva ali človekovih pravic, ali evropski organ za standardizacijo;
(b)
subjekt, ki predstavlja neprofitne organe držav članic, držav kandidatk ali potencialnih držav kandidatk in ki pospešuje uporabo načel in politik, ki so skladne s cilji pogodb.
Člen 178
Partnerstva
(člen 121 finančne uredbe)
1. Posamezna nepovratna sredstva za ukrepe in za poslovanje so lahko sestavni del okvirnih partnerstev.
2. Okvirno partnerstvo se lahko vzpostavi kot dolgoročni mehanizem sodelovanja med Komisijo in upravičenci do nepovratnih sredstev. Lahko je v obliki okvirnega sporazuma ali okvirnega sklepa o partnerstvu.
Okvirni sporazum ali sklep o partnerstvu določa skupne cilje, naravo načrtovanih enkratnih ukrepov ali ukrepov, ki so del odobrenega letnega programa dela, postopek dodeljevanja posameznih nepovratnih sredstev v skladu z načeli in postopkovnimi pravili iz tega naslova ter splošne pravice in obveznosti vsake pogodbenice po posameznih sporazumih ali sklepih.
Trajanje partnerstva ne sme biti daljše od štirih let, razen v izrednih primerih, upravičenih predvsem zaradi predmeta okvirnega partnerstva.
Odredbodajalci ne smejo neupravičeno uporabljati okvirnih sporazumov ali sklepov o partnerstvih ali jih uporabljati tako, da bi bil namen ali učinek v nasprotju z načeli preglednosti ali enakega obravnavanja vložnikov.
3. Kar zadeva načrtovanje programov, predhodno objavo in dodeljevanje, se okvirna partnerstva obravnavajo kot nepovratna sredstva.
4. Posamezna nepovratna sredstva, ki temeljijo na okvirnih sporazumih ali sklepih o partnerstvu, se dodelijo v skladu s postopki, določenimi v teh sporazumih ali sklepih, in v skladu s tem naslovom.
Za posamezna nepovratna sredstva veljajo postopki za naknadno objavo iz člena 191.
Člen 179
Sistemi za elektronsko izmenjavo
(člen 121(1) finančne uredbe)
1. Vse izmenjave z upravičenci, vključno s sklepanjem sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev, objavo sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev in vsemi njihovimi dopolnili, lahko potekajo prek sistemov za elektronsko izmenjavo, ki jih vzpostavi Komisija.
2. Ti sistemi izpolnjujejo naslednje zahteve:
(a)
dostop do sistema in dokumentov, ki se pošiljajo prek njega, imajo le pooblaščene osebe;
(b)
prek sistema lahko dokumente elektronsko podpisujejo ali pošiljajo le pooblaščene osebe;
(c)
pooblaščene osebe morajo biti identificirane v sistemu prek za to vzpostavljenih mehanizmov;
(d)
ura in datum elektronske transakcije morata biti natančno določena;
(e)
ohraniti se mora celovitost dokumentov;
(f)
ohraniti se mora razpoložljivost dokumentov;
(g)
kadar je to ustrezno, se mora ohraniti zaupnost dokumentov;
(h)
zagotoviti se mora varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
3. Za podatke, poslane ali prejete prek takega sistema, velja pravna domneva o celovitosti podatkov ter točnosti datuma in ure pošiljanja ali prejemanja podatkov, kot sta navedena v sistemu.
Dokument, ki je bil poslan ali priglašen prek takšnega sistema, šteje kot enakovreden papirnemu dokumentu, je dopustno dokazno gradivo v pravnih postopkih, šteje kot izvirnik in zanj velja pravna domneva o njegovi pristnosti in celovitosti, če ne vsebuje nobenih dinamičnih lastnosti, ki jih je mogoče samodejno spreminjati.
Elektronski podpisi iz točke (b) odstavka 2 imajo enak pravni učinek kot lastnoročni podpisi.
Člen 180
Vsebina sporazumov ali sklepov o dodelitvi nepovratnih sredstev
(člen 122 finančne uredbe)
1. Sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev določa najmanj naslednje:
(a)
predmet;
(b)
upravičenca;
(c)
trajanje, zlasti:
(i)
datum začetka veljavnosti;
(ii)
datum začetka izvajanja ukrepa in trajanje ukrepa ali proračunsko leto, v katerem se ukrep financira;
(d)
najvišji znesek financiranja Unije, izražen v eurih in oblika nepovratnih sredstev, po potrebi dopolnjena s:
(i)
skupnimi predvidenimi upravičenimi stroški ukrepa ali programa dela in stopnjo financiranja upravičenih stroškov;
(ii)
stroški na enoto, pavšalnim zneskom ali pavšalnim financiranjem iz točk (b), (c) in (d) člena 123 finančne uredbe, kjer so določeni;
(iii)
kombinacijo elementov iz točk (i) in (ii) te točke.
(e)
opis ukrepa ali - v primeru nepovratnih sredstev za poslovanje - programa dela, ki ga je za to proračunsko leto odobril odredbodajalec, skupaj z opisom pričakovanih rezultatov izvajanja ukrepa ali programa dela;
(f)
splošne pogoje, ki veljajo za vse sporazume te vrste, kot so določbe, da upravičenec sprejema preglede in revizije Komisije, urada OLAF in Računskega sodišča;
(g)
oceno celotnega proračuna ukrepa ali programa dela;
(h)
kadar izvajanje ukrepa vključuje javna naročila, načela iz člena 209 ali predpise o javnih naročilih, ki jih mora upravičenec upoštevati;
(i)
odgovornosti upravičenca, zlasti:
(i)
za dobro finančno poslovodenje ter predložitev poročil o dejavnostih in finančnih poročil; če je primerno, se določijo vmesni cilji za predložitev teh poročil;
(ii)
v primeru sporazuma med Komisijo in več upravičenci, posebne obveznosti koordinatorja, če obstajajo, in drugih upravičencev do koordinatorja, ter finančno odgovornost upravičencev za zneske, dolgovane Komisiji;
(j)
ureditve in roke za potrditev teh poročil in plačila s strani Komisije;
(k)
po potrebi, podrobnosti o upravičenih stroških ukrepa ali odobrenega programa dela ali stroških na enoto, pavšalnih zneskih ali pavšalnem financiranju iz člena 123 finančne uredbe;
(l)
določbe, ki veljajo za prepoznavnost finančne podpore Unije, razen v ustrezno utemeljenih primerih, ko javna razglasitev ni mogoča ali ustrezna.
Splošni pogoji iz točke (f) prvega pododstavka določajo vsaj:
(i)
pravo Unije kot pravo, ki se uporablja za sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev in ki ga po potrebi dopolnjuje nacionalno pravo, kot je določeno v sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev. Odstopanja od tega so mogoča pri sporazumih, sklenjenih z mednarodnimi organizacijami;
(ii)
pristojno sodišče ali razsodišče za reševanje sporov.
2. Sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev lahko določa ureditve in roke za začasno ustavitev ali prekinitev izplačil nepovratnih sredstev v skladu s členom 135 finančne uredbe.
3. V primerih iz člena 178 okvirni sporazum o partnerstvu ali okvirni sklep o partnerstvu določa informacije iz točk (a), (b), (c)(i), (f) in (h) do (j) in (l) iz prvega pododstavka odstavka 1 tega člena.
Posamezen sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev vsebuje informacije iz točk (a) do (e), (g) in (k) prvega pododstavka odstavka 1 in po potrebi tudi iz točke (i) prvega pododstavka odstavka 1.
4. Sprememba sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev je možna le v pisni obliki. Namen ali učinek takšnih sprememb, vključno s tistimi, s katerimi se doda ali odstrani upravičenec, ne sme vzbujati dvomov o sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev ali biti v nasprotju z enakim obravnavanjem vložnikov.
5. Odstavki 1, 2, 3 in 4 se smiselno uporabljajo za sklepe o dodelitvi nepovratnih sredstev.
Nekatere informacije iz odstavka 1 se lahko navedejo v razpisu za zbiranje predlogov ali katerem koli, s tem povezanem dokumentu, in ne v sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev.
Člen 181
Oblike nepovratnih sredstev
(člen 123 finančne uredbe)
1. Nepovratna sredstva v obliki iz točke (a) člena 123(1) finančne uredbe se izračunajo na podlagi upravičenih stroškov, ki so določeni kot dejansko nastali stroški upravičenca in za katere velja predhodni finančni načrt, predložen skupaj s predlogom in vključen v sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev.
2. Stroški na enoto iz točke (b) člena 123(1) finančne uredbe vključujejo vse ali nekatere posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno opredeljeni s sklicevanjem na znesek na enoto.
3. Pavšalni zneski iz točke (c) člena 123(1) finančne uredbe na splošno vključujejo vse ali nekatere posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so vnaprej jasno opredeljeni.
4. Pavšalno financiranje iz točke (d) člena 123(1) finančne uredbe krije posebne kategorije upravičenih stroškov, ki so jasno določeni vnaprej s pomočjo odstotnega deleža.
Člen 182
Pavšalni zneski, stroški na enoto in pavšalno financiranje
(člen 124 finančne uredbe)
1. Pooblastilo za uporabo pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja iz člena 124(1) finančne uredbe velja v času izvajanja programa. Če so potrebne bistvene spremembe, se lahko to pooblastilo spremeni. Podatki in zneski se redno ocenjujejo in po potrebi se pavšalni zneski, stroški na enoto ali pavšalno financiranje prilagodijo.
V primeru sporazuma med Komisijo in različnimi upravičenci, za vsakega upravičenca velja zgornja meja iz drugega pododstavka člena 124(1) finančne uredbe.
2. Sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev vsebuje vsa potrebna določila za preverjanje, ali so bili upoštevani pogoji za izplačilo nepovratnih sredstev na podlagi pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja.
3. Izplačilo nepovratnih sredstev na podlagi pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja ne posega v pravico dostopanja do zakonsko predpisanih evidenc upravičencev za namene iz prvega pododstavka odstavka 1 in člena 137(2) finančne uredbe.
4. Kadar naknadni nadzor razkrije, da se financirani dogodek ni zgodil in da je upravičenec prejel neupravičeno izplačilo nepovratnih sredstev na podlagi pavšalnih zneskov, stroškov na enoto ali pavšalnega financiranja, je Komisija upravičena do izterjave sredstev do višine nepovratnih sredstev, ne da bi to vplivalo na denarne kazni iz člena 109 finančne uredbe.
POGLAVJE 2
Načela
Člen 183
Načelo sofinanciranja
(člen 125(3) finančne uredbe)
1. V skladu z načelom sofinanciranja se sredstva, potrebna za izvedbo ukrepa ali programa dela, ne zagotovijo v celoti s prispevkom Unije.
Sofinanciranje je lahko v obliki lastnih sredstev upravičenca, prihodka iz ukrepa ali programa dela ali finančnih prispevkov ali prispevkov v naravi tretjih oseb.
2. Prispevki v naravi pomenijo nefinančna sredstva, ki jih tretje osebe brezplačno zagotovijo upravičencu.
Člen 184
Načelo neprofitnosti
(člen 125(5) finančne uredbe)
Finančni prispevki tretjih oseb, ki jih lahko upravičenec porabi za kritje stroškov, ki niso stroški, upravičeni iz naslova nepovratnih sredstev Unije, ali ki niso dolgovani tretji osebi, kadar niso porabljeni ob koncu ukrepa ali programa dela, se ne štejejo kot finančni prispevki, ki jih donatorji posebej namenijo za financiranje upravičenih stroškov v smislu člena 125(5) finančne uredbe.
Člen 185
Nepovratna sredstva nizke vrednosti
(člen 125(4) finančne uredbe)
Nepovratna sredstva nizke vrednosti so nepovratna sredstva, ki ne presegajo 60 000 EUR.
Člen 186
Tehnična pomoč
(člena 101 in 125 finančne uredbe)
„Tehnična pomoč“ pomeni podporne dejavnosti in dejavnosti za krepitev zmogljivosti, ki so potrebne za izvedbo programa ali ukrepa, predvsem dejavnosti pripravljanja, upravljanja, spremljanja, ocenjevanja, revizije in kontrole.
Člen 187
Upravičeni stroški
(člen 126(3)(c) finančne uredbe)
DDV se šteje za davek, ki ga ni mogoče povrniti v skladu z nacionalno zakonodajo o DDV, če se po nacionalni zakonodaji pripiše kateri koli izmed naslednjih dejavnosti:
(a)
oproščene dejavnosti brez pravice do odbitka;
(b)
dejavnosti, za katere se DDV ne obračunava;
(c)
dejavnosti iz točke (a) ali (b), za katere DDV ni mogoče odbiti, se pa povrne prek posebnih shem povračila ali odškodninskih skladov, ki v Direktivi 2006/112/ES niso predvideni, tudi če sta sklad ali shema določena v nacionalni zakonodaji o DDV.
DDV, povezan z dejavnostmi iz člena 13(2) Direktive 2006/112/ES, se šteje kot plačan s strani upravičenca, ki ni davčni zavezanec, kot je opredeljeno v prvem pododstavku člena 13(1) te direktive, ne glede na to, ali zadevna država članica te dejavnosti obravnava kot dejavnosti, ki jih izvajajo organizacije javnega prava v vlogi javnega organa.
Člen 188
Načrtovanje
(člen 128 finančne uredbe)
1. Vsak odgovorni odredbodajalec pripravi letni ali večletni program dela za nepovratna sredstva. Ta program dela sprejme institucija in se čim prej in najpozneje do 31. marca v letu izvajanja objavi na spletni strani institucije, namenjeni nepovratnim sredstvom.
Program dela navaja obdobje, v katerem se bo izvajal, temeljni akt, če obstaja, zastavljene cilje, pričakovane rezultate, okvirne časovne razporede za razpise za zbiranje predlogov z okvirnim zneskom in najvišjo stopnjo sofinanciranja.
Poleg tega program dela vsebuje informacije iz člena 94, da se sklep, s katerim bo sprejet, šteje za sklep o financiranju nepovratnih sredstev za zadevno leto.
2. Vse bistvene spremembe v programu dela se prav tako sprejmejo in objavijo, kakor je določeno v odstavku 1.
Člen 189
Vsebina razpisov za zbiranje predlogov
(člen 128 finančne uredbe)
1. Razpisi za zbiranje predlogov vsebujejo:
(a)
zastavljene cilje;
(b)
merila za upravičenost, izključitev, izbor in dodelitev nepovratnih sredstev, navedena v členih 131 in 132 finančne uredbe, ter dokazila, ki jih je treba priložiti;
(c)
ureditve za financiranje Unije;
(d)
ureditve in rok za predložitev predlogov ter predviden datum, do katerega se vsi vložniki obvestijo o rezultatu ocenjevanja njihove vloge, ter okvirni datum za podpis sporazumov o dodelitvi nepovratnih sredstev ali za obvestilo o sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev.
2. Razpisi za zbiranje predlogov se objavijo na spletni strani institucij Unije in po možnosti v katerem koli drugem ustreznem mediju, vključno z Uradnim listom Evropske unije, da se zagotovi čim boljša obveščenost potencialnih upravičencev. Objavijo se lahko po sprejetju sklepa o financiranju iz člena 84 finančne uredbe, pa tudi v predhodnem letu izvrševanja proračuna. Vse spremembe vsebine razpisov za zbiranje predlogov se prav tako objavijo v skladu s pogoji, ki veljajo za razpise za zbiranje predlogov.
Člen 190
Izjeme glede objave razpisov za zbiranje predlogov
(člen 128 finančne uredbe)
1. Nepovratna sredstva se lahko dodelijo brez razpisa za zbiranje predlogov samo v naslednjih primerih:
(a)
za humanitarno pomoč in ukrepe v okviru civilne zaščite ali pomoč za krizno upravljanje v smislu odstavka 2;
(b)
v drugih izjemnih in primerno utemeljenih nujnih primerih;
(c)
organom, ki imajo pravno ali dejansko monopol, ki je primerno utemeljen v sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev;
(d)
organom, ki so s temeljnim aktom v smislu člena 54 finančne uredbe določeni kot upravičenci do nepovratnih sredstev, ali organom, ki jih na svojo odgovornost imenujejo države članice, kadar so te države članice s temeljnim aktom določene kot upravičenke do nepovratnih sredstev;
(e)
na področju raziskav in tehnološkega razvoja organom, opredeljenim v programu dela iz člena 128 finančne uredbe, kadar temeljni akt izrecno določa to možnost in pod pogojem, da projekt ne spada na področje razpisa za zbiranje predlogov;
(f)
za ukrepe s posebnimi značilnostmi, ki zahtevajo poseben tip organa zaradi njegove tehnične sposobnosti, visoke stopnje specializacije ali upravnih pooblastil, pod pogojem, da zadevni ukrepi ne spadajo na področje razpisa za zbiranje predlogov.
Takšni primeri iz točke (f) prvega pododstavka se primerno utemeljijo v sklepu o dodelitvi.
2. Krizne razmere v tretjih državah pomenijo razmere neposredne ali neizogibne nevarnosti, ki bi lahko prerasle v oborožen spopad ali destabilizirale državo. Kot krizne razmere lahko štejejo tudi razmere, ki nastanejo zaradi naravnih nesreč, kriz, ki jih povzroči človek, kot so vojne in drugi konflikti, ali izredne okoliščine s primerljivimi posledicami, povezane med drugim s podnebnimi spremembami, propadanjem okolja, odvzemom dostopa do energije in naravnih surovin ali hudo revščino.
Člen 191
Naknadna objava
(člen 128 finančne uredbe)
1. Informacije o nepovratnih sredstvih, dodeljenih med proračunskim letom, se objavijo v skladu s členom 21.
2. Komisija po objavi iz odstavka 1 Evropskemu parlamentu in Svetu na zahtevo pošlje poročilo o:
(a)
številu vložnikov v prejšnjem letu;
(b)
številu in deležu uspešnih vlog na posamezen razpis za zbiranje predlogov;
(c)
povprečnem trajanju postopka od datuma zaključka razpisa za zbiranje predlogov do dodelitve nepovratnih sredstev;
(d)
številu in znesku nepovratnih sredstev, kadar se je v preteklem letu odstopalo od obveznosti naknadne objave v skladu s členom 21(4).
Člen 192
Obveščanje vložnikov
(člen 128 finančne uredbe)
Komisija vložnikom zagotovi informacije in navodila:
(a)
z določitvijo skupnih standardov za obrazce za vloge za podobna nepovratna sredstva in z nadzorom velikosti in razumljivosti obrazcev za vloge;
(b)
z zagotavljanjem informacij potencialnim vložnikom, zlasti prek seminarjev in z zagotavljanjem priročnikov;
(c)
z rednim posodabljanjem podatkov o upravičencih v dokumentih pravnega subjekta iz člena 63.
Člen 193
Financiranje iz ločenih proračunskih postavk
(člen 129 finančne uredbe)
Ukrep se lahko skupno financira iz različnih proračunskih postavk več odgovornih odredbodajalcev.
Člen 194
Retroaktivni učinek financiranja v primerih skrajne nuje in pri preprečevanju konfliktov
(člen 130 finančne uredbe)
Na področju uporabe člena 130(1) finančne uredbe so odhodki, ki jih je imel upravičenec pred datumom vložitve vloge, upravičeni do financiranja Unije pod naslednjima pogojema:
(a)
razlogi za tako odstopanje so primerno utemeljeni v sklepu o financiranju;
(b)
v sklepu o financiranju in sporazumu ali sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev je datum za upravičenost odhodkov izrecno določen pred datumom za vložitev vlog.
Člen 195
Predložitev vlog za nepovratna sredstva
(člen 131 finančne uredbe)
1. Ureditve za vložitev vlog za nepovratna sredstva določi odgovorni odredbodajalec, ki lahko izbere način vložitve. Vloge za nepovratna sredstva se lahko vložijo s pismom ali v elektronski obliki.
Izbrani načini sporočanja so nediskriminatorni in vložnikom ne omejujejo dostopa do postopka za dodelitev.
Izbrani načini sporočanja zagotavljajo, da so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
vsaka vloga vsebuje vse potrebne informacije za oceno;
(b)
ohrani se celovitost podatkov;
(c)
ohrani se zaupnost predlogov;
(d)
zagotovi se varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
Za namene točke (c) tretjega pododstavka, odgovorni odredbodajalec preuči vsebino vlog šele po izteku roka, ki je bil določen za njihovo predložitev.
Odgovorni odredbodajalec lahko zahteva, da se elektronsko vloženim vlogam doda napredni elektronski podpis v smislu Direktive Evropskega parlamenta in Sveta 1999/93/ES (19).
2. Kadar odgovorni odredbodajalec dovoli elektronsko vložitev vlog, morajo biti pri tem uporabljena orodja ter njihove tehnične značilnosti nediskriminatorne narave, splošno in javno dostopna ter združljiva z izdelki informacijske in komunikacijske tehnologije v splošni rabi. Informacije o specifikacijah za vložitev vlog, vključno s šifriranjem, so na voljo vložnikom.
Poleg tega morajo naprave za elektronsko sprejemanje vlog jamčiti varnost in zaupnost. Prav tako pa morajo zagotoviti, da je mogoče točno določiti uro in datum prejema vloge.
3. V primeru vložitve s pismom lahko vložniki vloge vložijo na enega od naslednjih načinov:
(a)
po pošti ali kurirski službi, v tem primeru razpis za zbiranje predlogov določa, da kot veljavni datum velja datum pošiljke, poštni žig ali datum na potrdilu o oddaji pošiljke;
(b)
osebno v prostorih institucije, kjer vlogo odda vložnik ali njegov zastopnik, pri čemer se v razpisu za zbiranje predlogov določi služba, ki se ji oddajo vloge in ki izda z datumom opremljeno in podpisano potrdilo o prejemu.
POGLAVJE 3
Postopek oddaje javnega naročila
Člen 196
Vsebina vlog za nepovratna sredstva
(člen 131 finančne uredbe)
1. Vloge se vložijo na obrazcu, določenem v skladu s skupnimi standardi iz člena 192(a), ki ga dajo na voljo odgovorni odredbodajalci in v skladu z merili iz temeljnega akta in razpisa za zbiranje predlogov.
Dokazila iz drugega pododstavka člena 131(3) finančne uredbe lahko vsebujejo zlasti izkaz uspeha in bilanco stanja za zadnje proračunsko leto, za katero je bil pripravljen zaključni račun.
2. Ocena proračuna za ukrep ali program dela, ki se priloži vlogi, ima ob upoštevanju rezervacij za nepredvidene dogodke ali morebitnih nihanj deviznih tečajev, ki so lahko odobreni v ustrezno utemeljenih primerih, uravnotežene prihodke in odhodke, hkrati pa podaja oceno upravičenih stroškov ukrepa ali programa dela.
3. Kadar vloga zadeva nepovratna sredstva za ukrep, za katerega znesek presega 750 000 EUR, ali nepovratna sredstva za poslovanje, ki presegajo 100 000 EUR, se predloži revizijsko poročilo, ki ga pripravi pooblaščeni zunanji revizor. V poročilu so potrjeni računi za zadnje proračunsko leto, za katero so podatki na voljo.
Določbe prvega pododstavka tega odstavka se uporabljajo samo za prvo vlogo, ki jo upravičenec vloži pri odgovornem odredbodajalcu v katerem koli proračunskem letu.
V primeru sporazumov med Komisijo in več upravičenci ti mejni zneski, določeni v prvem pododstavku, veljajo za vsakega upravičenca.
V primeru partnerstva iz člena 178 mora biti pred podpisom okvirnega sporazuma o partnerstvu ali objavo sklepa o okvirnem partnerstvu pripravljeno poročilo o reviziji iz prvega pododstavka tega odstavka, ki zajema zadnji dve proračunski leti, za kateri so podatki na voljo.
Odgovorni odredbodajalec lahko glede na oceno tveganja odstopi od obveznosti do poročila o reviziji iz prvega pododstavka za izobraževalne ustanove in v primeru sporazumov z različnimi upravičenci za upravičence, ki so sprejeli solidarno odgovornost, ali ki ne prevzemajo nobene finančne odgovornosti.
Prvi pododstavek tega odstavka se ne uporablja za javne organe in mednarodne organizacije iz člena 43.
4. Vložnik navede vire in zneske financiranja Unije, ki jih je prejel ali za katera je zaprosil, za isti ukrep, del ukrepa ali za njegovo izvajanje v istem proračunskem letu, kot tudi vsa druga sredstva za isti ukrep, ki jih je prejel ali za katera je zaprosil.
Člen 197
Dokazila za odsotnost situacije, ki bi povzročala izključitev
(člen 131 finančne uredbe)
Vložniki dajo častno izjavo, da niso v kateri od situacij iz členov 106(1) in 107 finančne uredbe, razen kot je navedeno v točkah (a) in (b) člena 131(4) finančne uredbe. Odgovorni odredbodajalec lahko glede na oceno tveganja zahteva, da uspešni vložniki predložijo dokazila iz člena 143. Če odgovorni odredbodajalec to zahteva, uspešni vložniki takšna dokazila predložijo, razen če dokažejo, da to ni mogoče in odgovorni odredbodajalec to prizna, ali če so bila taka dokazila že predložena v drugem postopku za nepovratna sredstva ali postopku za oddajo javnega naročila, če zadevni dokumenti niso starejši od enega leta od datuma izdaje in so še veljavni.
Člen 198
Vložniki, ki niso pravne osebe
(člen 131 finančne uredbe)
Kadar vložnik, ki ni pravna oseba, vloži vlogo za nepovratna sredstva v skladu s členom 131(2) finančne uredbe, zastopniki tega vložnika dokažejo, da so pooblaščeni za prevzem pravnih obveznosti v imenu vložnika ter da ima ta finančno in poslovno sposobnost, enako tistim pravnih oseb.
Člen 199
Vložnik, ki ga sestavlja več pravnih subjektov
(člen 131 finančne uredbe)
Če več pravnih subjektov izpolnjuje pogoje za prijavo za nepovratna sredstva in skupaj sestavljajo en pravni subjekt, lahko odgovorni odredbodajalec obravnava ta subjekt kot izključnega vložnika, če so na vlogi navedenega subjekta, ki sodelujejo pri predlaganem ukrepu ali programu dela navedeni kot del vložnika.
Člen 200
Denarne in upravne kazni
(člen 131 finančne uredbe)
Denarne ali upravne kazni oziroma obe vrsti kazni se lahko v skladu s pogoji iz člena 145 izrečejo vložnikom, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti ali goljufije.
Takšne denarne ali upravne kazni oziroma obe vrsti kazni se lahko izrečejo tudi upravičencem, za katere se ugotovi resna kršitev pogodbenih obveznosti.
Člen 201
Merila za upravičenost
(člen 131 finančne uredbe)
1. Merila za upravičenost se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov.
2. Merila za upravičenost določajo pogoje za sodelovanje v razpisu za zbiranje predlogov. Ta merila so določena ob primernem upoštevanju ciljev ukrepa in spoštujejo načeli preglednosti in nediskriminacije.
Člen 202
Merila za izbor
(člen 132(1) finančne uredbe)
1. Merila za izbor se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov in so takšna, da omogočajo oceno finančne in poslovne sposobnosti vložnika za izvedbo predlaganega ukrepa ali programa dela.
2. Vložnik mora imeti stalna in zadostna finančna sredstva za izvajanje svoje dejavnosti v celotnem obdobju, v katerem se izvaja ukrep, ali v letu, za katerega se dodelijo nepovratna sredstva, in mora prispevati k njegovemu financiranju. Vložnik mora biti strokovno usposobljen in imeti izobrazbo, ki je potrebna za izvedbo predlaganega ukrepa ali programa dela, razen če ni posebej drugače določeno v temeljnem aktu.
3. Finančna in poslovna sposobnost se preverjata zlasti na podlagi analize dokazil iz člena 196, ki jih je zahteval odgovorni odredbodajalec v razpisu za zbiranje predlogov.
Če v razpisu za zbiranje predlogov niso bila zahtevana nobena dokazila in če odgovorni odredbodajalec dvomi o finančni ali poslovni sposobnosti vložnikov, od njih zahteva, da predložijo vsa ustrezna dokazila.
V primeru partnerstev iz člena 178 se tako preverjanje opravi pred podpisom okvirnega sporazuma o partnerstvu ali objavo sklepa o okvirnem partnerstvu.
Člen 203
Merila za dodelitev
(člen 132(2) finančne uredbe)
1. Merila za dodelitev se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov.
2. Merila za dodelitev so takšna, da omogočajo dodeljevanje nepovratnih sredstev za ukrepe, ki čim bolj povečajo učinkovitost programa Unije, ki ga izvajajo, ali dodeljevanje nepovratnih sredstev organom, katerih program dela je namenjen za doseganje istega rezultata. Ta merila se opredelijo tako, da zagotavljajo tudi pravilno upravljanje sredstev Unije.
Merila za dodelitev se uporabljajo tako, da omogočajo izbiro načrtovanih ukrepov ali programov dela, za katere je Komisija lahko prepričana, da bodo v skladu z njenimi cilji in prednostnimi nalogami ter da bo zagotovljena prepoznavnost financiranja Unije.
3. Merila za dodelitev se opredelijo tako, da je pozneje mogoče izvesti ocenjevanje.
Člen 204
Ocena vlog in dodeljevanje nepovratnih sredstev
(člen 133 finančne uredbe)
1. Odgovorni odredbodajalec imenuje komisijo za ocenjevanje predlogov, razen če se Komisija v okviru posebnega sektorskega programa odloči drugače.
Komisijo sestavljajo najmanj tri osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti institucij ali organov, navedenih v členih 62 in 208 finančne uredbe, ki hierarhično nista povezani med seboj. Za preprečitev kakršnega koli navzkrižja interesov veljajo za te osebe obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.
Če predstavništva in lokalne enote iz člena 72 te uredbe in organi, na katere se prenesejo naloge, iz členov 62 in 208 finančne uredbe nimajo ločenih enot, zahteva glede organizacijskih enot, ki niso hierarhično povezane med seboj, ne velja.
Na podlagi sklepa odgovornega odredbodajalca lahko komisiji pomagajo zunanji strokovnjaki. Odgovorni odredbodajalec se prepriča, da ti strokovnjaki izpolnjujejo obveznosti iz člena 57 finančne uredbe.
2. Odgovorni odredbodajalec po potrebi razdeli postopek na več stopenj. Pravila, ki veljajo za postopek, se objavijo v razpisu za zbiranje predlogov.
Kadar razpis za zbiranje predlogov določa dvostopenjski postopek predložitve, se na drugi stopnji predložitev celotnega predloga zahteva samo od tistih vložnikov, ki so predložili predloge, ki izpolnjujejo merila za ocenjevanje na prvi stopnji.
Kadar razpis za zbiranje predlogov določa dvostopenjski postopek predložitve, se v nadaljnje ocenjevanje uvrstijo samo tisti predlogi, ki so na prvi stopnji izpolnili določeno vrsto meril.
Vložniki, katerih predlogi se zavrnejo na prvi ali drugi stopnji, se obvestijo v skladu s členom 133(3) finančne uredbe.
Vsaka naslednja stopnja postopka se mora jasno razlikovati od prejšnje.
V istem postopku se istih dokumentov in informacij ne zahteva več kot enkrat.
3. Komisija za ocenjevanje ali, če je primerno, odgovorni odredbodajalec lahko zahteva od vložnika, da predloži dodatne informacije ali pojasni dokazila, predložena v zvezi z vlogo, če takšne informacije ali pojasnila predloga ne spreminjajo znatno. V skladu s členom 96 finančne uredbe komisija za ocenjevanje ali odredbodajalec, v primeru očitnih napak pri pisanju, tega ne zahteva le v ustrezno utemeljenih primerih. Odredbodajalec hrani ustrezne zapise o stikih z vložniki med postopkom.
4. Po zaključku svojega dela člani komisije za ocenjevanje podpišejo poročilo o vseh pregledanih predlogih, v katerem ocenijo kakovost posameznega predloga in seznam predlogov, ki lahko prejmejo financiranje. Ta poročila so lahko podpisana v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno overjanje podpisnika.
Po potrebi se v tem poročilu določi vrstni red pregledanih predlogov ter navedejo priporočila o najvišjem dodeljenem znesku in morebitnih nebistvenih prilagoditvah vloge za nepovratna sredstva.
Poročilo se hrani za morebitne potrebe v prihodnje.
5. Odgovorni odredbodajalec lahko pozove vložnika, da prilagodi predlog v skladu s priporočili komisije za ocenjevanje. Odgovorni odredbodajalec hrani ustrezne zapise o stikih z vložniki med postopkom.
Odgovorni odredbodajalec po oceni sprejme odločitev, pri čemer navede vsaj naslednje:
(a)
predmet in predlagani skupni znesek;
(b)
imena uspešnih vložnikov, naslov ukrepov, sprejete zneske in razloge za izbor, pri čemer tudi navede, če se ni strinjal z mnenjem komisije za ocenjevanje;
(c)
imena zavrnjenih vložnikov in razloge za njihovo zavrnitev.
6. Odstavki 1, 2 in 4 tega člena niso obvezni za dodelitev nepovratnih sredstev v skladu s členom 190 te uredbe in členom 125(7) finančne uredbe.
Člen 205
Obveščanje vložnikov
(člen 133 finančne uredbe)
Zavrnjeni vložniki se čim prej seznanijo o oceni njihove vloge, v vsakem primeru pa v roku 15 koledarskih dni po tem, ko so bile informacije poslane uspešnim vložnikom.
POGLAVJE 4
Plačilo in nadzor
Člen 206
Jamstvo za predhodno financiranje
(člen 134 finančne uredbe)
1. Za omejitev finančnih tveganj, povezanih s plačilom predhodnega financiranja, lahko odgovorni odredbodajalec na podlagi ocene tveganja zahteva, da upravičenec vnaprej predloži jamstvo v višini do vrednosti zneska predhodnega financiranja, razen za nepovratna sredstva malih vrednosti, ali plačila razdeli na več obrokov.
2. Kadar se zahteva jamstvo, ga mora oceniti in sprejeti odgovorni odredbodajalec.
Jamstvo velja dovolj dolgo, da se lahko aktivira.
3. Jamstvo izda pooblaščena banka ali finančna institucija s sedežem v eni od držav članic. Kadar ima upravičenec sedež v tretji državi, lahko odgovorni odredbodajalec privoli, da takšno jamstvo predloži banka ali finančna institucija s sedežem v tej tretji državi, če meni, da to jamstvo nudi varnost in značilnosti, primerljive s tistimi, ki jih nudijo banke ali finančne institucije s sedežem v državi članici.
Na zahtevo upravičenca in po odobritvi odgovornega odredbodajalca se jamstvo iz prvega pododstavka lahko nadomesti s solidarnim poroštvom tretje osebe ali nepreklicnim in brezpogojnim solidarnim poroštvom upravičencev ukrepa, ki so pogodbeniki istega sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev.
Jamstvo je izraženo v eurih.
Z jamstvom se banka ali finančna institucija ali tretja oseba ali drugi upravičenci nepreklicno zavezujejo, da bodo na prvi poziv poravnali obveznosti upravičenca.
4. Jamstvo se lahko sprosti, ko se predhodno financiranje postopoma poračuna z vmesnimi plačili ali plačili razlike upravičencu v skladu s pogoji iz sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev.
Člen 207
Dokazila, ki se priložijo zahtevku za plačilo
(člen 135 finančne uredbe)
1. Za vsa nepovratna sredstva se lahko predhodno financiranje razdeli na več obrokov v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja.
Celotno plačilo novega zneska predhodnega financiranja se lahko izvede šele, ko se porabi najmanj 70 % skupnega zneska prejšnjega predhodnega financiranja.
Kadar je poraba prejšnjega predhodnega financiranja manjša od 70 %, se znesek nadaljnjega plačila v okviru predhodnega financiranja zmanjša za neporabljeni znesek prejšnjega predhodnega financiranja.
Vsakemu zahtevku za novo plačilo mora upravičenec priložiti poročilo o odhodkih.
2. Upravičenec brez poseganja v člen 110 da častno izjavo, s katero potrdi, da so informacije v njegovih zahtevkih za plačilo popolne, zanesljive in resnične. Potrdi tudi, da se lahko stroški, ki jih je imel, štejejo za upravičene v skladu z določbami sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev ter da so zahtevki za plačilo potrjeni z ustreznimi dokazili, ki se lahko preverijo.
3. Odgovorni odredbodajalec lahko na podlagi ocene tveganja za katero koli plačilo zahteva potrdilo o računovodskih izkazih ukrepa ali programa dela in z njimi povezanih računih, ki ga izda odobreni zunanji revizor ali, v primeru javnih organov, strokovno usposobljeni in neodvisni javni uslužbenec. Potrdilo se priloži zahtevku za plačilo. Potrdilo v skladu z metodologijo, ki jo odobri odgovorni odredbodajalec in na podlagi dogovorjenih postopkov, skladnih z mednarodnimi standardi, potrjuje, da so stroški, ki jih prijavi upravičenec v računovodskih izkazih, na katerih temelji izjava o stroških, dejansko nastali, so točni in upravičeni v skladu s sporazumom ali sklepom o dodelitvi nepovratnih sredstev.
V posameznih in primerno utemeljenih primerih lahko odgovorni odredbodajalec zahteva potrdilo v obliki mnenja ali v drugi obliki, skladni z mednarodnimi standardi.
Potrdilo o računovodskih izkazih in z njimi povezanimi računi je za vmesna plačila in plačila razlike obvezno v naslednjih primerih:
(a)
pri nepovratnih sredstvih za ukrepe, katerih znesek, dodeljen v obliki iz člena 123(1)(a) finančne uredbe, znaša najmanj 750 000 EUR in kadar kumulativni zneski zahtevka za plačilo v tej obliki znašajo najmanj 325 000 EUR;
(b)
pri nepovratnih sredstvih za poslovanje, pri katerih znesek, dodeljen v obliki iz člena 123(1)(a) finančne uredbe znaša najmanj 100 000 EUR.
Odgovorni odredbodajalec lahko glede na svojo oceno tveganja tudi odstopi od obveznosti predložitve takšnega potrdila o računovodskih izkazih in z njimi povezanimi računi, v primeru:
(a)
javnih organov in mednarodnih organizacij iz člena 43;
(b)
upravičencev do nepovratnih sredstev v zvezi s humanitarno pomočjo, nujnimi ukrepi v okviru civilne zaščite in obvladovanjem kriznih razmer, razen v zvezi s plačili razlike;
(c)
za plačilo razlike - upravičencev do nepovratnih sredstev v okviru humanitarne pomoči, ki so podpisali okvirni sporazum o partnerstvu ali so bili obveščeni o sklepu o okvirnem partnerstvu iz člena 178, če je vzpostavljen kontrolni sistem, ki omogoča enakovredna jamstva za ta plačila;
(d)
upravičencev do večkratnih nepovratnih sredstev, ki so zagotovili neodvisno certificiranje, ki daje enakovredna jamstva za kontrolne sisteme in metodologijo, uporabljene pri pripravi njihovih zahtevkov za plačilo.
Odgovorni odredbodajalec lahko prav tako odstopi od obveznosti predložitve potrdila o računovodskih izkazih in z njimi povezanih računov, če so ali bodo revizijo opravili neposredno zaposleni Komisije ali v njenem imenu pooblaščen organ, ki daje enaka zagotovila o prijavljenih stroških.
V primeru sporazuma med Komisijo in več upravičenci mejni zneski iz točk (a) in (b) tretjega pododstavka veljajo za vsakega od upravičencev.
4. Odgovorni odredbodajalec lahko na podlagi ocene tveganja za katero koli plačilo zahteva poročilo o operativnem preverjanju rezultatov, ki ga pripravi neodvisna tretja oseba, ki jo za to pooblasti odgovorni odredbodajalec. Če odgovorni odredbodajalec to zahteva, se zahtevku za plačilo priloži poročilo o preverjanju, zadevni stroški pa so upravičeni pod enakimi pogoji kot stroški, povezani s potrdili o reviziji, kot je določeno v členu 126 finančne uredbe. V poročilu o preverjanju mora biti navedeno, da je bilo preverjanje rezultatov opravljeno v skladu z metodologijo, ki jo odobri odgovorni odredbodajalec in ali je bil ukrep ali program dela dejansko izveden v skladu s pogoji iz sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev.
Člen 208
Začasna ustavitev in zmanjšanje nepovratnih sredstev
(člen 135 finančne uredbe)
1. Izvajanje sporazuma ali sklepa o dodelitvi nepovratnih sredstev ali sodelovanje upravičenca pri njunem izvajanju ali plačilih se lahko začasno ustavi zaradi preverjanja, ali so bile domnevne resne napake ali nepravilnosti ali goljufije ali kršitve obveznosti dejansko storjene. Če sum ni potrjen, se izvajanje čim prej nadaljuje.
2. Če dogovorjeni ukrep ali program dela sploh ni bil izveden ali ni bil pravilno izveden, odgovorni odredbodajalec, če ima upravičencu možnost, da poda svoje ugotovitve, odvisno od faze v postopku sorazmerno zmanjša ali izterja nepovratna sredstva.
POGLAVJE 5
Izvajanje
Člen 209
Pogodbe o izvajanju
(člen 137 finančne uredbe)
1. Če je za izvajanje ukrepa ali programa dela potrebna oddaja javnega naročila, upravičenec brez poseganja v Direktivo 2004/18/ES odda naročilo ponudniku, ki predloži najugodnejšo ponudbo ali, kadar je primerno, ponudniku, ki ponuja najnižjo ceno, pri čemer se izogne vsakemu navzkrižju interesov.
2. Kadar izvajanje ukrepov ali programa dela zahteva oddajo javnega naročila v vrednosti več kot 60 000 EUR, lahko odgovorni odredbodajalec od upravičenca zahteva, da spoštuje posebna pravila poleg tistih iz odstavka 1.
Ta posebna pravila temeljijo na pravilih iz finančne uredbe in so določena ob upoštevanju vrednosti zadevnih naročil, sorazmerne velikosti prispevka Unije glede na celoten strošek ukrepa in tveganja. Takšna posebna pravila se vključijo v sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev.
Člen 210
Finančna podpora tretjim osebam
(člen 137 finančne uredbe)
Če so cilji ali rezultati, ki naj bi se dosegli, dovolj podrobno opredeljeni v pogojih iz člena 137(1) finančne uredbe, se šteje, da je možnost prostega preudarka izčrpana le, če sklep ali sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev določa tudi naslednje:
(a)
najvišji znesek finančne podpore, ki je lahko izplačana tretji osebi in ki ne presega 60 000 EUR, razen če je finančna podpora glavni cilj ukrepa in merila za določanje točnega zneska;
(b)
različne vrste dejavnosti, ki lahko prejemajo takšno finančno podporo, na podlagi določenega seznama;
(c)
opredelitev oseb ali kategorij oseb, ki lahko prejemajo takšno finančno podporo, in merila za njeno dodelitev.
NASLOV VII
NAGRADE
Člen 211
Načrtovanje
(člen 138(2) finančne uredbe)
1. Vsak odgovorni odredbodajalec pripravi letni ali večletni program dela za nagrade. Zadevna institucija sprejme program dela in ga čim prej, najpozneje do 31. marca v letu izvajanja, objavi na internetni strani institucije.
Program dela navaja obdobje, v katerem se bo izvajal, temeljni akt, če obstaja, zastavljene cilje, pričakovane rezultate, okvirne časovne razporede natečajev z okvirnim zneskom nagrad.
Poleg tega program dela vsebuje informacije iz člena 94 za sklep, s katerim bo sprejet in bo veljal kot sklep o financiranju nagrad za zadevno leto.
2. Vse bistvene spremembe v programu dela se prav tako sprejmejo in objavijo, kakor je določeno v odstavku 1.
Člen 212
Pravila natečaja
(člen 138(2) finančne uredbe)
1. Pravila natečaja določajo naslednje:
(a)
pogoje za udeležence, ki določajo vsaj:
(i)
merila za upravičenost;
(ii)
ureditve in rok za prijavo udeležencev, če je to potrebno, in za predložitev natečajnih del v skladu s pogoji iz odstavka 2;
(iii)
izključitev udeležencev, ki so v katerem izmed položajev iz člena 106(1) ter členov 107, 108 in 109 finančne uredbe;
(iv)
izključno odgovornost udeležencev v primeru zahtevka, povezanega z dejavnostmi, ki so se izvedle v okviru natečaja;
(v)
da zmagovalci soglašajo s pregledi in revizijami s strani Komisije, urada OLAF in Računskega sodišča ter sprejmejo obveznosti glede oglaševanja, kot je navedeno v pravilih natečaja;
(vi)
pravo Unije kot pravo, ki se uporablja pri natečaju in ki ga po potrebi dopolnjuje nacionalno pravo, kot je določeno v pravilih natečaja;
(vii)
pristojno sodišče ali razsodišče za reševanje sporov;
(viii)
da se lahko denarne ali upravne kazni oziroma obe vrsti kazni izrečejo udeležencem, ki so dali lažne izjave, naredili resne napake ali zagrešili nepravilnosti ali goljufije, v skladu s pogoji iz člena 145, sorazmerno z vrednostjo zadevnih nagrad;
(b)
merila za podelitev, ki so takšna, da omogočajo oceno kakovosti predloženih natečajnih del glede na cilje in pričakovane rezultate ter objektivno določanje ali natečajna dela izpolnjujejo pogoje za zmago;
(c)
zneske nagrade ali nagrad;
(d)
ureditve za izplačilo nagrad zmagovalcem po njihovi dodelitvi.
Za namene točke (a)(i) prvega pododstavka so upravičenci do nepovratnih sredstev Unije upravičeni, razen če ni drugače navedeno v pravilih natečaja.
Za namene točke (a)(vi) prvega pododstavka lahko pri sodelovanju mednarodnih organizacij pride do odstopanj.
2. Odgovorni odredbodajalec izbere sredstva sporočanja, ki so nediskriminatorna glede predložitve natečajnih del in ki udeležencem ne omejujejo dostopa do natečaja.
Izbrana sredstva sporočanja zagotavljajo, da so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
vsako natečajno delo vsebuje vse potrebne informacije za oceno;
(b)
ohrani se celovitost podatkov;
(c)
ohrani se zaupnost natečajnih del;
(d)
zagotovi se varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
3. Pravila natečaja lahko določajo pogoje za preklic natečaja, zlasti če ciljev ni mogoče izpolniti ali če bi lahko na tečaju zmagala pravna ali fizična oseba, ki ne izpolnjuje pogojev za sodelovanje.
4. Pravila natečajev se objavijo na internetni strani institucij Unije. Poleg objave na spletni strani se lahko objavijo tudi v kateri koli drugi ustrezni publikaciji, vključno z Uradnim listom Evropske unije, če je treba zagotoviti čim boljšo obveščenost potencialnih upravičencev. Objavijo se lahko po sprejetju sklepa o financiranju iz člena 84 finančne uredbe, pa tudi v letu pred izvršitvijo proračuna. Vsako spremembo pravil natečajev je treba prav tako objaviti pod istimi pogoji.
Člen 213
Naknadna objava
(člen 138(2) finančne uredbe)
1. Informacije o nagradah, dodeljenih v proračunskem letu, se objavijo v skladu s členom 21.
2. Komisija po objavi v skladu z odstavkom 1 Evropskemu parlamentu in Svetu na zahtevo pošlje poročilo o:
(a)
številu udeležencev v preteklem letu;
(b)
številu udeležencev in deležu uspešnih natečajnih del na natečaj;
(c)
seznamu strokovnjakov, ki so v preteklem letu sodelovali v komisiji, skupaj z opisom postopka za njihovo izbiro.
Člen 214
Ocenjevanje
(člen 138(3) finančne uredbe)
1. Odgovorni odredbodajalec za ocenjevanje natečajnih del imenuje komisijo, ki jo sestavljajo najmanj trije strokovnjaki, ki so lahko zunanji strokovnjaki ali osebe, ki predstavljajo najmanj dve organizacijski enoti institucij ali organov, navedenih v členih 62 in 208 finančne uredbe, ki hierarhično nista povezani med seboj, razen v predstavništvih ali lokalnih organih iz člena 72 te Uredbe in pooblaščenih organih iz členov 62 in 208 finančne uredbe, če ni ločenih subjektov.
Za strokovnjake iz prvega pododstavka veljajo zahteve glede navzkrižja interesov iz člena 57 finančne uredbe.
Zunanji strokovnjaki izjavijo, da v času imenovanja niso v navzkrižju interesov, in se zavezujejo, da bodo obvestili odredbodajalca, če bo v postopku ocenjevanja prišlo do kakršnega koli navzkrižja interesov.
2. Po zaključku svojega dela člani komisije podpišejo poročilo o vseh pregledanih natečajnih delih, v katerem navedejo oceno njihove kakovosti in seznam prejemnikov nagrad. Poročilo je lahko podpisano v elektronskem sistemu, ki zagotavlja ustrezno identifikacijo podpisnika.
Poročilo iz prvega pododstavka se hrani za morebitne prihodnje potrebe.
3. Odgovorni odredbodajalec se odloči, ali bo podelil nagrade ali ne. V tej odločitvi prav tako navede naslednje:
(a)
predmet in skupni znesek morebitnih podeljenih nagrad;
(b)
imena morebitnih zmagovalcev, znesek nagrad, podeljenih vsakemu posameznemu udeležencu in razloge za takšno izbiro;
(c)
imena vseh zavrnjenih udeležencev in razloge za njihovo zavrnitev.
Člen 215
Informacije in obvestila
(člen 138(3) finančne uredbe)
1. Udeleženci se čim prej seznanijo o izidu ocenjevanja njihovega natečajnega dela, v vsakem primeru pa v 15 koledarskih dneh po tem, ko odredbodajalec sprejme odločitev o dodelitvi.
2. Zmagovalni udeleženci se obvestijo o odločitvi o podelitvi nagrade, ta odločitev pa šteje kot pravna obveznost v smislu člena 86 finančne uredbe.
NASLOV VIII
FINANČNI INSTRUMENTI
Člen 216
Izbira subjektov, pooblaščenih za izvajanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja
(člen 139 finančne uredbe)
1. Komisija za izvajanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja pridobi dokazilo, da pooblaščeni subjekt izpolnjuje zahteve iz člena 60(2) finančne uredbe. Ko to dokazilo pridobi, velja za vse finančne instrumente, ki jih ustrezni subjekt izvaja v prihodnje, razen če pride do znatnih sprememb sistemov, pravil in postopkov pooblaščenih subjektov, za katere veljajo te zahteve.
2. Za izbiro subjektov, ki so pooblaščeni za izvajanje finančnih instrumentov v skladu s členom 61(2) finančne uredbe, Komisija objavi razpis za pooblaščene subjekte. Ta razpis vsebuje merila za izbor in oddajo.
Razpis iz prvega pododstavka prav tako navaja, ali mora pooblaščeni subjekt zagotoviti lastna sredstva za posamezni finančni instrument ali pa prevzeti del tveganja. Kadar je zabeležena takšna navedba in kadar je treba omejiti morebitno navzkrižje interesov, razpis prav tako navaja, da mora pooblaščeni subjekt predlagati ukrepe za usklajevanju interesov, kot je določeno v členu 140(2) finančne uredbe. Ukrepi o usklajevanju interesov so vključeni v sporazum o posameznem finančnem instrumentu.
Komisija začne dialog s subjekti, ki izpolnjujejo merila za izbor, na pregleden in objektiven način, ne da bi s tem sprožala navzkrižje interesov. Komisija po dialogu podpiše sporazume o prenosu pooblastil s subjektom ali subjekti, ki so predložili najugodnejše ponudbe, vključno z zagotovitvijo lastnih finančnih sredstev ali s prevzemom dela tveganja, kadar je to primerno.
3. Komisija lahko pred sklenitvijo sporazumov o prenosu pooblastil začne neposredna pogajanja z morebitnimi pooblaščenimi subjekti, če je pooblaščeni subjekt naveden v ustreznem temeljnem aktu ali členu 58(1)(c)(iii) finančne uredbe, ali v ustrezno utemeljenih in primerno dokumentiranih izjemnih primerih, zlasti kadar:
(a)
na razpis za morebitne pooblaščene osebe se ne predloži noben ustrezen predlog;
(b)
finančni instrumenti s posebnimi lastnostmi zahtevajo poseben tip pooblaščenega subjekta na podlagi njegove tehnične sposobnosti, visoke stopnje specializacije ali upravnih pooblastil;
(c)
v primeru skrajne nuje zaradi nepredvidljivih dogodkov, ki jih ni mogoče pripisati Uniji, ni mogoče izvajati postopka iz odstavka 2.
Člen 217
Vsebina sporazumov o prenosu pooblastil s subjekti, pooblaščenimi za izvajanje finančnih instrumentov v okviru posrednega upravljanja
(člen 139 finančne uredbe)
Poleg zahtev iz člena 40 sporazum o prenosu pooblastil s subjekti, pooblaščenimi za izvajanje finančnih instrumentov, vključuje ustrezne ureditve za zagotavljanje skladnosti z načeli in pogoji iz člena 140 finančne uredbe. Sporazumi o prenosu pooblastil vsebujejo:
(a)
opis finančnega instrumenta, vključno z naložbeno strategijo ali politiko, vrsto zagotovljene podpore, merila za upravičenost finančnih posrednikov in končnih prejemnikov, kot tudi dodatne operativne zahteve, ki prenašajo cilje politike instrumenta;
(b)
zahteve za ciljni razpon vrednosti za učinek vzvoda;
(c)
opredelitev neupravičenih ukrepov in merila za izključitev;
(d)
določbe za zagotavljanje usklajenosti interesa in obravnavanje morebitnih navzkrižij interesa;
(e)
določbe za izbiro finančnih posrednikov v skladu z drugim pododstavkom člena 139(4) finančne uredbe in za vzpostavitev namenskih naložbenih nosilcev, kadar je to primerno;
(f)
določbe o odgovornosti pooblaščenega subjekta in drugih subjektov, ki sodelujejo pri izvajanju finančnega instrumenta;
(g)
določbe o reševanju sporov;
(h)
določbe o upravljanju finančnega instrumenta;
(i)
določbe glede uporabe in ponovne uporabe prispevka Unije v skladu s členom 140(6) finančne uredbe;
(j)
določbe za upravljanje prispevkov Unije in fiduciarnih računov, vključno s tveganji izpostavljenosti do nasprotne stranke, sprejemljivim zakladniškim poslovanjem, odgovornostmi zadevnih strank, popravnimi ukrepi v primeru presežnih stanj na fiduciarnih računih, vodenjem evidence in poročanjem;
(k)
določbe o plačevanju pooblaščenemu subjektu, vključno z upravljavskimi provizijami ter o izračunu in plačilu upravnih stroškov in provizij pooblaščenemu subjektu v skladu s členom 218;
(l)
kadar je to primerno, določbe o okvirnih pogojih za prispevke iz skladov iz člena 175 finančne uredbe, zlasti Evropskega sklada za regionalni razvoj, Evropskega socialnega sklada, Kohezijskega sklada, Evropskega kmetijskega sklada za razvoj podeželja in Evropskega sklada za pomorstvo in ribištvo (v nadaljnjem besedilu: skladi SSO);
(m)
določbe o trajanju, možnosti podaljšanja in prenehanju finančnega instrumenta, vključno s pogoji za predčasno prenehanje in po potrebi izhodnimi strategijami;
(n)
določbe o nadziranju izvajanja pomoči finančnim posrednikom in končnim prejemnikom, vključno s poročanjem finančnih posrednikov;
(o)
kadar je to potrebno, vrsto in naravo vseh poslov varovanja pred tveganji iz člena 219.
Člen 218
Stroški upravljanja in provizije za pooblaščene subjekte
(člen 139 finančne uredbe)
1. Komisija nagradi pooblaščene subjekte za izvajanje finančnih instrumentov s provizijami, ki so odvisne od uspešnosti, povračilom izrednih odhodkov in provizijami za vodenje zakladništva, če pooblaščen subjekt upravlja zakladnico.
2. Provizije, ki so odvisne od uspešnosti, vključujejo upravne provizije za nagrajevanje pooblaščenega subjekta za delo, ki ga je opravil pri izvajanju finančnega instrumenta. Kadar je to potrebno, lahko vključujejo tudi spodbude, povezane s politiko, ki spodbujajo uresničevanje ciljev politike ali finančno uspešnost finančnega instrumenta.
Člen 219
Posebna pravila za fiduciarne račune pri posrednem upravljanju
(člen 139 finančne uredbe)
1. Subjekti, ki so pooblaščeni za izvajanje finančnih instrumentov, lahko odprejo fiduciarne račune v smislu člena 68(7) finančne uredbe v svojem imenu ali izključno v imenu Komisije. Ti pooblaščeni subjekti pošljejo ustrezne izpiske računov odgovorni službi Komisije.
2. Fiduciarni računi so ustrezno likvidni, sredstva na takšnih fiduciarnih računih pa se upravljajo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja ob upoštevanju ustreznih pravil varnega in skrbnega poslovanja v skladu s členom 140(7) finančne uredbe.
3. Pri izvajanju finančnih instrumentov pooblaščeni subjekti ne izvajajo poslov varovanja pred tveganji v špekulativne namene. Komisija mora predhodno soglašati z vrsto in naravo operacij za varovanje pred tveganji, prav tako pa morajo biti vključene v sporazume o prenosu pooblastil iz člena 217.
Člen 220
Neposredno izvajani finančni instrumenti
(člen 139 finančne uredbe)
1. V izrednih primerih se lahko finančni instrumenti v skladu s členom 139(4) finančne uredbe izvajajo neposredno, z uporabo česarkoli od naslednjega:
(a)
namenskega naložbenega nosilca, v katerem Komisija sodeluje skupaj z drugimi javnimi in zasebnimi vlagatelji, da bi tako povečala učinek vzvoda, ki ga ima prispevek Unije,
(b)
posojil, jamstev, kapitalske udeležbe in drugih instrumentov delitve tveganja, ki niso naložbe v namenske naložbene nosilce, ki so končnim prejemnikom zagotovljene neposredno ali prek finančnih posrednikov.
2. Za izvajanje finančnih instrumentov Komisija poslov varovanja pred tveganji ne izvaja v špekulativne namene. Komisija mora predhodno soglašati z vrsto in naravo operacij za varovanje pred tveganji, prav tako pa morajo biti vključene v sporazume s subjekti, ki izvajajo finančni instrument.
Člen 221
Izbira finančnih posrednikov, upravljavcev namenskih naložbenih nosilcev in končnih prejemnikov
(člen 139 finančne uredbe)
1. Če Komisija izvaja finančne instrumente posredno ali neposredno prek namenskih naložbenih nosilcev, so ti nosilci vzpostavljeni v skladu z zakoni države članice. Na področju zunanjih ukrepov so prav tako lahko vzpostavljeni v skladu z zakoni države, ki ni država članica. Upravljavci takšnih nosilcev so v skladu z zakonodajo ali pogodbo dolžni delovati dobronamerno in s skrbnostjo dobrega gospodarja.
2. Upravljavci namenskih naložbenih nosilcev iz odstavka 1 in finančni posredniki ali končni prejemniki finančnih instrumentov so izbrani glede na naravo finančnega instrumenta, ki se bo izvajal, izkušenj ter finančne in poslovne sposobnosti zadevnih subjektov in/ali ekonomske upravičenosti projektov končnih prejemnikov. Izbira je pregledna, temelji na objektivnih merilih in ne sme povzročiti navzkrižja interesov.
3. Upravljavcem namenskih naložbenih nosilcev, finančnim posrednikom in končnim prejemnikom, ki so v kateri od situacij iz členov 106(1), 107, 108 in 109 finančne uredbe, se ne odobri nobena finančna pomoč.
Člen 222
Pogoji za uporabo finančnih instrumentov
(člen 140 finančne uredbe)
1. Finančni instrumenti obravnavajo nepravilnosti na trgu ali njegovo nedelovanje, ali naložbene okoliščine, ki niso optimalne, pomoč pa zagotavljajo le končnim prejemnikom, ki v času pomoči Unije prek finančnega instrumenta štejejo za potencialno ekonomsko upravičene.
2. Finančni instrumenti zagotavljajo podporo končnim prejemnikom na sorazmeren način. Utemeljena mora biti zlasti prednostna obravnava vlagateljev, ki zagotavljajo sofinanciranje ali prevzemajo tveganje, in je sorazmerna tveganju, ki ga prevzemajo vlagatelji v finančnem instrumentu, hkrati pa je omejena na najnižjo vrednost, potrebno za zagotovitev naložbe ali prevzemanje dela tveganja.
Člen 223
Učinek vzvoda
(člen 140 finančne uredbe)
1. Finančni instrumenti so namenjeni zagotavljanju učinka vzvoda prispevka Unije, s tem ko aktivira svetovne naložbe, ki presegajo vrednost prispevka Unije.
Učinek vzvoda sredstev Unije je enak znesku financiranja upravičenih končnih prejemnikov, deljenem z zneskom prispevka Unije.
2. Ciljni razpon vrednosti za učinek vzvoda temelji na predhodnem ocenjevanju ustreznega finančnega instrumenta.
Člen 224
Predhodno ocenjevanje finančnih instrumentov
(člen 140 finančne uredbe)
1. Finančni instrumenti temeljijo na predhodnem ocenjevanju, s katerim se ugotavljajo pomanjkljivosti ali nedelovanje trga ali naložbene okoliščine, ki niso optimalne, hkrati pa ocenjuje naložbene potrebe glede na cilje politike.
2. Predhodno ocenjevanje dokazuje, da je prepoznavanje potreb trga mogoče ustrezno in pravočasno obravnavati z ukrepi, ki jih narekuje trg, ali oblikami posredovanja Unije le s financiranjem iz naslova finančnih instrumentov, kot so urejanje, liberalizacija, reforme in drugi ukrepi politike. Ocenjuje verjetnost in morebitne stroške izkrivljanja trga in izrivanja zasebnega financiranja s finančnimi instrumenti, hkrati pa prepozna načine za čim učinkovitejše zmanjšanje negativnih posledic takšnih izkrivljanj.
3. Predhodno ocenjevanje v skladu z načelom subsidiarnosti pokaže, da finančni instrument na ravni Unije ustrezneje obravnava prepoznane potrebe trga kot podobni finančni instrumenti na nacionalni ali regionalni ravni, vključno s tistimi, ki se financirajo iz skladov SSO. Pri ocenjevanju dodane vrednosti prispevka Unije se upoštevajo dejavniki, kot so otežen dostop do financiranja na nacionalni ravni, zlasti za čezmejne projekte, ekonomije obsega ali močni predstavitveni učinki, povezani s širjenjem najboljših praks v države članice.
4. Predhodno ocenjevanje določa najučinkovitejši način za izvajanje finančnega instrumenta.
5. Predhodno ocenjevanje prav tako dokazuje, da je predviden finančni instrument skladen s:
(a)
novimi in obstoječimi finančnimi instrumenti, da se izogne prekrivanju ter doseže sinergije in ekonomijo obsega;
(b)
finančnimi instrumenti in drugimi oblikami javne intervencije, ki obravnavajo isto tržno okolje, da bi se tako lahko izognili nedoslednostim in raziskali možne sinergije.
6. Predhodno ocenjevanje obravnava sorazmernost predvidene intervencije glede na velikost ugotovljene vrzeli v financiranju, pričakovan učinek vzvoda načrtovanega finančnega instrumenta, prav tako vključuje pregled dodatnih kakovostnih učinkov, kot so širjenje najboljših praks, učinkovito spodbujanje ciljev politike Unije z verigo izvajanja ali dostopom do posebnega strokovnega znanja akterjev, ki sodelujejo v verigi izvajanja.
7. Predhodno ocenjevanje določi sklop ustreznih kazalcev uspešnosti za predlagane finančne instrumente, hkrati pa določi pričakovane realizacije, rezultate in učinek.
8. Ločeno predhodno ocenjevanje finančnih instrumentov se izvede le takrat, kadar je povsem skladno z merili iz odstavkov 1 do 7, če ni vključeno v predhodno ocenjevanje, presojo vplivov programa ali ukrepe iz temeljnega akta.
Člen 225
Spremljanje finančnih instrumentov
(člen 140 finančne uredbe)
1. Za zagotavljanje usklajenega spremljanja finančnih instrumentov iz člena 140(12) finančne uredbe, odgovorni odredbodajalec vzpostavi sistem spremljanja, ki prispeva k zagotavljanju sprejemljivih zagotovil, da bodo sredstva Unije porabljena v skladu s členom 32(2) finančne uredbe.
2. Sistem spremljanja se uporablja za ocenjevanje napredka pri uresničevanju ciljev politike, ki se kažejo v ustreznih kazalnikih realizacije in rezultatov, določenih na podlagi predhodnega ocenjevanja, ter za analizo skladnosti izvajanja z zahtevami iz člena 140(2) finančne uredbe, ter hkrati zagotavlja podlago za poročanje Komisije iz členov 38(5) in 140(8) finančne uredbe.
3. Spremljanje, ki ga izvaja Komisija v okviru posrednega upravljanja temelji na poročanju in računih, ki jih predložijo pooblaščeni subjekti, ter na razpoložljivih revizijah in kontrolah, ki jih opravi pooblaščeni subjekt, pri tem pa se ustrezno upošteva izjava o upravljanju pooblaščenega subjekta in mnenje neodvisnega revizorja iz člena 60(5) finančne uredbe. Komisija pregleda informacije, ki jih predložijo pooblaščeni subjekti in lahko opravi kontrole, vključno z naključnimi vzorci, na ustreznih nivojih izvedbe vse do končnih prejemnikov.
Spremljanje, ki ga izvaja pooblaščeni subjekt, temelji na poročilih in zaključnih računih, ki jih predložijo finančni posredniki, ter na revizijah in kontrolah, ki jih opravijo finančni posredniki, pri tem pa se ustrezno upošteva izjava o zanesljivosti upravljanja pooblaščenega subjekta in mnenje neodvisnih revizorjev.
Če ni finančnih posrednikov, pooblaščeni subjekt neposredno spremlja uporabo finančnega instrumenta na podlagi poročil in zaključnih računov, ki jih predložijo končni prejemniki.
Kadar je to primerno, pooblaščeni subjekt na naključnih vzorcih pregleda informacije, ki jih predložijo finančni posredniki ali končni prejemniki, prav tako izvaja kontrole, kot je določeno v sporazumu iz člena 217.
4. Spremljanje, ki ga izvaja Komisija, v primeru neposrednega upravljanja temelji na poročilih in zaključnih računih, ki jih predložijo finančni posredniki in končni prejemniki, in sicer v skladu z ustreznimi kontrolami. Določbe iz odstavka 3 smiselno veljajo za neposredno upravljanje.
5. Sporazumi, na podlagi katerih se izvajajo finančni instrumenti, vsebujejo določbe, potrebne za izvajanje odstavkov 1 do 4.
Člen 226
Obravnava prispevkov iz skladov SSO
(člen 140 finančne uredbe)
1. Za prispevke iz skladov SSO v finančne instrumente iz naslova VIII finančne uredbe se vodijo ločene evidence, podprte s skladi OSS v skladu s pravili, ki veljajo za posamezni sektor.
2. Prispevki iz skladov SSO se razporedijo na ločene račune in se uporabljajo v skladu s cilji zadevnih skladov SSO za ukrepe in končne prejemnike v skladu s programom ali programi, iz katerih izhajajo prispevki.
3. V zvezi s prispevki iz skladov SSO v finančne instrumente iz naslova VIII finančne uredbe se uporabljajo pravila, ki veljajo za posamezni sektor.
NASLOV IX
PRIPRAVA ZAKLJUČNEGA RAČUNA IN RAČUNOVODSTVO
POGLAVJE 1
Priprava zaključnega računa
Člen 227
Poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju za tekoče leto
(člen 142 finančne uredbe)
Poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju za tekoče leto mora vsebovati točen opis:
(a)
doseganja ciljev v proračunskem letu v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja;
(b)
finančnega položaja in dogodkov, ki so bistveno vplivali na poslovanje med letom.
Poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju je ločeno od poročil o izvrševanju proračuna.
Člen 228
Izjeme pri uporabi računovodskih načel
(člen 144 finančne uredbe)
Kadar v določenem primeru računovodje menijo, da je treba dovoliti izjemo pri uporabi enega od računovodskih načel iz računovodskih pravil Unije, mora biti ta izjema primerno utemeljena, o njej pa je treba tudi poročati v pojasnilih k računovodskim izkazom iz člena 232.
Člen 229
Dokazila
(člen 144 finančne uredbe)
1. Vse vknjižbe temeljijo na datiranih in oštevilčenih listinah na papirju ali mediju, ki zagotavlja zanesljivost in varovanje njihove vsebine v obdobjih iz člena 48.
2. Posli iste vrste, ki se izvajajo na istem kraju in na isti dan, se lahko povzamejo v eni sami knjigovodski listini.
Člen 230
Izkaz finančnega uspeha
(člen 145 finančne uredbe)
Izkaz finančnega uspeha prikazuje prihodek in stroške za tekoče leto, razvrščene glede na njihovo naravo.
Člen 231
Izkaz finančnega izida
(člen 145 finančne uredbe)
Izkaz finančnega izida poroča o denarnih tokovih v obdobju, ki kaže gibanje med začetnimi in končnimi zneski zakladnice.
Zakladnica vključuje:
(a)
gotovino v blagajni;
(b)
denar na bančnih računih in vpogledne vloge;
(c)
druga razpoložljiva sredstva, ki jih je mogoče hitro pretvoriti v gotovino in katerih vrednost je stabilna.
Člen 232
Pojasnila k računovodskim izkazom
(člen 145 finančne uredbe)
Pojasnila iz člena 145 finančne uredbe so sestavni del računovodskih izkazov. Pojasnila vključujejo vsaj naslednje informacije:
(a)
računovodska načela, pravila in metode;
(b)
pojasnila, v katerih so navedene dodatne informacije, ki jih sami računovodski izkazi ne vsebujejo in ki so potrebne za resničen in pošten prikaz.
Člen 233
Izkazi realizacije proračuna
(člen 146 finančne uredbe)
1. Izkazi realizacije proračuna vsebujejo:
(a)
informacije o prihodkih:
(i)
spremembe v oceni prihodkov proračuna;
(ii)
realizacijo prihodkov in odhodkov;
(iii)
ugotovljene upravičenosti;
(b)
informacije, ki prikazujejo spremembe vseh razpoložljivih odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil;
(c)
informacije, ki prikazujejo uporabo vseh razpoložljivih odobritev za prevzem obveznosti in odobritev plačil;
(d)
informacije, ki prikazujejo neporavnane obveznosti, prenesene iz prejšnjega leta in nastale v tekočem letu.
2. V zvezi z informacijami o prihodkih se priloži tudi izkaz, ki za vsako državo članico prikazuje razdelitev zneskov lastnih sredstev, ki jih je treba še izterjati na koncu proračunskega leta in za katere je izdan nalog za izterjavo.
Člen 234
Načini pošiljanja računov
(člen 148 finančne uredbe)
Začasni zaključni računi in končni zaključni račun iz členov 147 in 148 finančne uredbe se lahko pošljejo v elektronski obliki.
POGLAVJE 2
Računovodstvo
Oddelek 1
Organizacija računovodstva
Člen 235
Organizacija računovodstva
(člen 151 finančne uredbe)
1. Računovodja vsake institucije in organa iz člena 141 finančne uredbe pripravi in sproti posodablja dokumente, ki opisujejo organizacijo računovodstva in računovodske postopke njegove institucije in organa.
2. Proračunski prihodki in odhodki se evidentirajo v računalniškem sistemu iz člena 236 glede na ekonomsko naravo posla kot tekoči prihodki ali odhodki ali kot kapital.
Člen 236
Računalniško podprti sistemi
(člen 151 finančne uredbe)
1. Računovodske evidence se vodijo s pomočjo celostnega računalniško podprtega sistema.
2. Če se računovodske evidence vodijo z računalniško podprtimi sistemi in podsistemi, je take sisteme in podsisteme treba v celoti opisati.
Ta opis opredeljuje vsebino vseh podatkovnih polj in določa, kako sistem obravnava vse posamezne operacije. V opisu mora biti navedeno, kako sistem zagotavlja obstoj popolne revizijske sledi za vsako operacijo in za vsako spremembo računalniško podprtih sistemov in podsistemov, da je mogoče kadar koli ugotoviti vrsto spremembe in osebo, ki je to spremembo izvedla.
Opis računalniško podprtih računovodskih sistemov in podsistemov navaja vse povezave med temi sistemi in centralnim računovodskim sistemom, zlasti za prenos podatkov in usklajevanje stanj.
3. Dostop do računalniško podprtih sistemov in podsistemov je omejen na osebe, ki so navedene na seznamu pooblaščenih uporabnikov, ki ga vodi in posodablja vsaka institucija.
Oddelek 2
Poslovne knjige
Člen 237
Poslovne knjige
(člen 154 finančne uredbe)
Vsaka institucija in vsak organ iz člena 141 finančne uredbe vodi dnevnik, glavno knjigo ter vsaj za dolžnike, upnike in osnovna sredstva tudi pomožne poslovne knjige, razen če to ni stroškovno upravičeno.
Poslovne knjige vsebujejo elektronske listine, ki jih določi računovodja in ki dajejo popolna jamstva, kadar se uporabljajo kot dokazila.
Vknjižbe v dnevnik se prenesejo v glavno knjigo, ki je razčlenjena v skladu s kontnim načrtom iz člena 212.
Dnevnik in glavna knjiga se lahko razdelita na toliko pomožnih dnevnikov in pomožnih knjig, kolikor je potrebno za izpolnitev zahtev.
Vknjižbe v pomožnih dnevnikih in pomožnih knjigah se najmanj enkrat mesečno prenesejo v dnevnik in glavno knjigo.
Člen 238
Bruto bilanca
(člen 154 finančne uredbe)
Vsaka institucija in vsak organ iz člena 141 finančne uredbe pripravi bruto bilanco, ki zajema vse konte iz glavne knjige, vključno s konti, ki so bili obračunani med letom, in ki navaja:
(a)
številko konta;
(b)
opis;
(c)
skupaj v breme;
(d)
skupaj v dobro;
(e)
stanje.
Člen 239
Računovodska uskladitev
(člen 154 finančne uredbe)
1. Podatki v glavni knjigi se vodijo in organizirajo tako, da upravičujejo vsebino vsakega konta, ki se vključi v bruto bilanco.
2. V zvezi z evidenco osnovnih sredstev se uporabljajo določbe členov 246 do 253.
Oddelek 3
Knjiženje
Člen 240
Knjiženje v računovodski evidenci
(člen 154 finančne uredbe)
1. Pri knjiženju se uporablja metoda dvostavnega knjigovodstva, pri kateri vsak promet ali spremembo, evidentirano v poslovnih knjigah, predstavlja vknjižba, s katero se za vsak znesek v breme vzpostavi protivrednost v dobro na različnih kontih, na katere se ta vknjižba nanaša.
2. Za transakcije, izražene v valuti, ki ni euro, se izračuna protivrednost v eurih, ki se vknjiži v računovodsko evidenco.
Transakcije, ki se vodijo v tujih valutah na kontih in se lahko preračunajo, se preračunajo najmanj vsakič, ko se pripravi zaključni račun.
To preračunavanje temelji na deviznih tečajih, določenih v skladu s členom 6.
Tečaj, ki se uporablja za preračun med eurom in drugo valuto za pripravo bilance stanja na dan 31. decembra leta N, je tečaj na zadnji delovni dan leta N.
3. Računovodska pravila Unije, sprejeta v skladu s členom 152 finančne uredbe, opredeljujejo pravila za preračun in ponovno oceno, ki se predložijo zaradi računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka.
Člen 241
Računovodske evidence
(člen 154 finančne uredbe)
Vse računovodske evidence morajo prikazovati izvor, vsebino in knjigovodsko referenco vsake podatkovne postavke in številke ustreznih knjigovodskih listin.
Člen 242
Evidentiranje v dnevnik
(člen 154 finančne uredbe)
Računovodske operacije se evidentirajo v dnevnik po eni od naslednjih metod, ki se med seboj ne izključujeta:
(a)
dnevno, vsaka operacija posebej;
(b)
v obliki mesečnih povzetkov skupnih zneskov operacij, če se hranijo vsi dokumenti, ki omogočajo vsakodnevno preverjanje posameznih operacij.
Člen 243
Potrjevanje vknjižb
(člen 154 finančne uredbe)
1. Vpisovanje v dnevnik in v pomožne knjige se izvaja s postopkom potrjevanja, ki prepoveduje vsako spremembo ali izbris vknjižbe.
2. Postopek zaključevanja, s katerim se zaključi vnos vknjižb in zagotovi, da se vknjižbe ne spreminjajo, se izvede najpozneje pred predstavitvijo končnih računovodskih izkazov.
Oddelek 4
Usklajevanje in preverjanje
Člen 244
Usklajevanje kontov
(člen 154 finančne uredbe)
1. Stanje kontov v bruto bilanci se redno usklajuje, najmanj pa ob pripravi letnega zaključnega računa, s podatki iz upravljavskih sistemov, ki jih uporabljajo odredbodajalci za upravljanje sredstev in obveznosti ter za dnevno vnašanje v računovodski sistem.
2. Računovodja redno in najmanj ob pripravi zaključnega računa preverja, če dobroimetja na banki ustrezajo dejanskemu stanju, zlasti glede:
(a)
denarnih sredstev na računih, z usklajevanjem z izpiski finančnih institucij;
(b)
denarnih sredstev v blagajni, z usklajevanjem z blagajniškim dnevnikom.
Evidenca osnovnih sredstev se pregleda v skladu s členom 250.
3. Medinstitucionalni računi se usklajujejo mesečno.
4. Začasne račune vsako leto odpre in pregleda računovodja. Za te račune je odgovoren odredbodajalec in jih čim prej zapre.
Oddelek 5
Proračunsko računovodstvo
Člen 245
Vsebina proračunskega računovodstva in njegovo vodenje
(člen 156 finančne uredbe)
1. Proračunsko računovodstvo za vsako podpodročje proračuna prikazuje:
(a)
za odhodke:
(i)
odobritve iz prvotnega proračuna, odobritve, vnesene v spremembe proračuna, prenesene odobritve, odobritve iz namenskih prejemkov, prerazporeditve odobritev in skupne odobritve, ki so tako na voljo;
(ii)
prevzete obveznosti in plačila za zadevno proračunsko leto;
(b)
za prihodke:
(i)
ocene, vključene v prvotni proračun, ocene, vključene v spremembe proračuna, prihodke od namenskih prejemkov in skupni znesek ocen, določenih na takšen način;
(ii)
ugotovljene upravičenosti in zneske, izterjane za zadevno proračunsko leto;
(c)
prevzete obveznosti, ki jih je še treba plačati, in prihodke, ki jih je treba izterjati, iz preteklih proračunskih let.
Odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil iz točke (a) prvega pododstavka se knjižijo in prikazujejo posebej.
Celotne začasne prevzete obveznosti v zvezi z Evropskim kmetijskim jamstvenim skladom (v nadaljnjem besedilu: EKJS) in ustrezna plačila se prav tako evidentirajo v proračunskem računovodstvu.
Te prevzete obveznosti se predstavijo v zvezi s skupnimi odobritvami EKJS.
2. Proračunsko računovodstvo ločeno prikazuje:
(a)
uporabo prenesenih odobritev in odobritev za tekoče proračunsko leto;
(b)
obračun neporavnanih prevzetih obveznosti.
Na prihodkovni strani se ločeno vodijo zneski iz preteklih proračunskih let, ki jih je treba še izterjati.
3. Proračunsko računovodstvo se lahko organizira tako, da se razvije v sistem stroškovnega računovodstva.
4. Proračunsko računovodstvo se vodi s pomočjo računalniškega sistema v knjigah ali na karticah.
POGLAVJE 3
Vodenje evidence premoženja
Člen 246
Evidenca premoženja
(člen 157 finančne uredbe)
Sistem za vodenje evidenc premoženja vzpostavi odredbodajalec s strokovno pomočjo računovodje. Ta sistem za vodenje evidence premoženja mora dajati vse informacije, ki so potrebne za knjigovodstvo in za varovanje sredstev.
Člen 247
Varovanje premoženja
(člen 157 finančne uredbe)
Vsaka institucija in organ iz člena 141 finančne uredbe sprejme določbe o varovanju sredstev, vključenih v njeno bilanco stanja, in določi, katera upravna služba je odgovorna za sistem za vodenje evidence premoženja.
Člen 248
Vpisovanje v evidenco premoženja
(člen 157 finančne uredbe)
Vsa osnovna sredstva, ki se lahko uporabljajo več kot eno leto in niso potrošno blago, katerih nabavna cena ali proizvodni stroški so višji od navedenih v računovodskih pravilih Unije, sprejetih v skladu s členom 152 finančne uredbe, se vpišejo v evidenco premoženja in evidentirajo na kontih osnovnih sredstev.
Člen 249
Vsebina evidence premoženja za vsako osnovno sredstvo
(člen 157 finančne uredbe)
V evidenco premoženja se vpiše ustrezni opis vsakega osnovnega sredstva in njegova lokacija - za premično premoženje pa odgovorna služba ali oseba, datum nabave ter cena na enoto.
Člen 250
Popis premičnega premoženja
(člen 157 finančne uredbe)
Vsaka institucija in organi iz člena 141 finančne uredbe popis izvedejo tako, da ugotovijo, če vsako osnovno sredstvo fizično obstaja in če se sklada z vpisom v evidenci premoženja. Taki popisi se izvajajo v okviru letnega programa preverjanja, razen za osnovna opredmetena in neopredmetena sredstva, ki se preverjajo vsaj na vsaka tri leta.
Člen 251
Prodaja opredmetenih sredstev
(člen 157 finančne uredbe)
Člani, uradniki in drugi zaposleni institucij in organov iz člena 141 finančne uredbe ne smejo kupiti nobenega osnovnega sredstva, ki ga prodajo te institucije in organi, razen če se ta osnovna sredstva ne prodajo z javnim razpisom.
Člen 252
Postopek za prodajo opredmetenih sredstev
(člen 157 finančne uredbe)
1. Prodaja opredmetenih sredstev se na ustrezen način oglašuje lokalno, če je nabavna vrednost enote enaka ali presega 8 100 EUR. Obdobje med objavo zadnjega obvestila in sklenitvijo pogodbe o prodaji ne sme biti krajše od 14 koledarskih dni.
Če je nabavna vrednost enote enaka ali presega 391 100 EUR, se za prodajo iz prvega pododstavka obvestilo o prodaji objavi v Uradnem listu Evropske unije. Ustrezen oglas se lahko objavi tudi v tiskanih medijih držav članic. Obdobje med datumom objave obvestila v Uradnem listu Evropske unije in sklenitvijo pogodbe o prodaji ne sme biti krajše od enega meseca.
2. Institucije in organi iz člena 141 finančne uredbe lahko opustijo oglaševanje, če bi stroški oglaševanja presegli pričakovan prihodek od prodaje.
3. Institucije in organi iz člena 141 finančne uredbe si pri prodaji opredmetenih sredstev vedno prizadevajo pridobiti najboljšo ceno.
4. Odstavki 1, 2 in 3 se ne uporabljajo za prodajo med institucijami Unije ter njihovimi organi iz člena 208 finančne uredbe.
Člen 253
Postopek za prodajo opredmetenih sredstev
(člen 157 finančne uredbe)
Odredbodajalec pripravi izjavo ali zapisnik vedno, kadar se kakršno koli premoženje, ki je vpisano v evidenci, vključno s zgradbami, proda, podari, zavrže, da v najem ali če manjka zaradi izgube, tatvine ali drugega razloga.
V izjavi ali zapisniku posebej navede, ali je treba osnovno sredstvo nadomestiti na stroške uradnika ali drugega uslužbenca Unije ali druge osebe.
Kadar se nepremičnina ali večje instalacije dajo na voljo brezplačno, je treba pripraviti pogodbo in o tem poročati v letnem poročilu, ki se pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu ob predstavitvi predloga proračuna.
Člani, uradniki ali drugi uslužbenci in drugi zaposleni institucij in organov iz člena 141 finančne uredbe ne morejo biti prejemniki premoženja iz evidence premoženja, ki se podari ali zavrže.
Člen 254
Evidenca premoženja in objava prodaje v delegacijah Unije
(člen 157 finančne uredbe)
1. V primeru delegacij Unije se stalna evidenca premičnega premoženja, ki pripada Uniji, vodi na lokalni ravni. V skladu s pravili, ki jih je sprejela vsaka institucija, se evidenca redno pošilja centralnim službam.
Premično premoženje na poti v delegacije Unije se pred vpisom v stalne evidence vpiše na začasni seznam.
2. Objava prodaje premičnega premoženja delegacij Unije se objavi v skladu z lokalnimi navadami.
DRUGI DEL
POSEBNE DOLOČBE
NASLOV I
RAZISKAVE
Člen 255
Vrste ukrepov
(člen 181 finančne uredbe)
1. Neposredne ukrepe izvajajo ustanove Skupnega raziskovalnega središča (v nadaljnjem besedilu: SRS) in se načeloma v celoti financirajo iz proračuna. Ti ukrepi vključujejo:
(a)
raziskovalne programe;
(b)
predhodne raziskave;
(c)
znanstvene in tehnične podporne dejavnosti institucionalne narave.
2. Skupno raziskovalno središče lahko sodeluje pri posrednih ukrepih pod pogoji iz člena 183 finančne uredbe.
3. Ocena terjatev iz člena 181(2) finančne uredbe se pošlje računovodji za evidentiranje.
Člen 256
Dodatna pravila, ki veljajo za SRS
(člen 183 finančne uredbe)
1. Konkurenčne dejavnosti, ki jih izvaja SRS, zajemajo:
(a)
dejavnosti, ki so izvedene po postopkih za oddajo javnega naročila ali dodelitev nepovratnih sredstev;
(b)
dejavnosti v imenu tretjih oseb;
(c)
dejavnosti v okviru upravnih sporazumov z drugimi institucijami ali drugimi službami Komisije za zagotavljanje znanstveno-tehničnih storitev.
2. Kadar dejavnosti, ki jih SRS izvaja za tretje osebe, vključujejo javna naročila, mora biti postopek za oddajo javnega naročila v skladu z načeli preglednosti in enakega obravnavanja.
3. Ocene terjatev iz člena 183(2) finančne uredbe se pošljejo računovodji za evidentiranje.
NASLOV II
ZUNANJI UKREPI
POGLAVJE I
Splošne določbe
Člen 257
Ukrepi, ki se lahko financirajo
(člen 184 finančne uredbe)
Odobritve za ukrepe iz poglavja 1 naslova IV drugega dela finančne uredbe se lahko uporabljajo zlasti za financiranje pogodb o izvedbi javnega naročila, nepovratnih sredstev, vključno s subvencioniranjem obrestne mere, za posebna posojila, jamstva za posojila in finančno pomoč, proračunsko podporo in druge posebne oblike proračunske pomoči.
POGLAVJE II
Proračunska podpora in skrbniški skladi z več donatorji
Člen 258
Uporaba proračunske podpore
(člen 186 finančne uredbe)
1. Kadar je tako določeno v zadevnih temeljnih aktih, lahko Komisija uporabi sektorsko ali splošno proračunsko podporo v tretji državi, če so izpolnjeni naslednji pogoji:
(a)
je upravljanje javnih financ v partnerski državi dovolj pregledno, zanesljivo in učinkovito;
(b)
je partnerska država oblikovala dovolj verodostojne in relevantne sektorske ali nacionalne politike in
(c)
je partnerska država oblikovala makroekonomske politike, usmerjene k stabilizaciji.
2. S partnersko državo sklenjeni sporazumi vsebujejo obveznost te države, da Komisiji zagotavlja zanesljive in pravočasne informacije, na podlagi katerih lahko Komisija oceni izpolnjevanje pogojev iz odstavka 1.
Člen 259
Skrbniški skladi Unije za zunanje ukrepe
(člen 187 finančne uredbe)
Prispevki drugih donatorjev se upoštevajo, ko se vplačajo na poseben bančni račun skrbniškega sklada, in sicer v znesku v eurih, preračunanem ob prejemu prispevkov na poseben bančni račun.
Prispevek Unije se prenese pravočasno, da se krijejo pravne obveznosti skrbniškega sklada ob upoštevanju razpoložljivih sredstev, ki so jih zagotovili drugi donatorji.
Obresti, ki se naberejo na posebnem bančnem računu skrbniškega sklada, se vložijo v skrbniški sklad, razen če je drugače navedeno v aktu o ustanovitvi skrbniškega sklada.
Vsi prenosi na bančnem računu iz tretjega odstavka, izvedeni med letom, so ustrezno knjiženi na računih skrbniškega sklada.
Odredbodajalec dvakrat letno pripravi finančno poročilo o ukrepih vsakega skrbniškega sklada.
Skrbniški skladi so vsako leto predmet neodvisne zunanje revizije.
Upravni odbor skrbniškega sklada odobri letno poročilo skrbniškega sklada, ki ga pripravi odredbodajalec, skupaj z letnim zaključnim računom, ki ga pripravi računovodja. Ta poročila se priložijo letnemu poročilu odredbodajalca na podlagi prenosa in predložijo Evropskemu parlamentu in Svetu v okviru postopka razrešnice Komisije.
Pravila za sestavo upravnega odbora in njegova notranja pravila se določijo v aktu o ustanovitvi skrbniškega sklada, ki ga sprejme Komisija in velja tudi za donatorje. Ta pravila zagotavljajo pravično zastopanje donatorjev in vključujejo zahtevo, da je za končno odločitev o uporabi sredstev sklada potrebno soglasje Komisije.
POGLAVJE III
Javna naročila
Člen 260
Najem zgradb
(člen 190 finančne uredbe)
Iz odobritev za poslovanje za zunanje ukrepe se lahko financirajo samo pogodbe o nepremičninah za najem zgradb, ki so bile že zgrajene ob podpisu najemne pogodbe. Te pogodbe se objavijo, kakor je določeno v členu 124.
Člen 261
Opredelitve pojmov
(člen 190 finančne uredbe)
1. Naročila storitev obsegajo naročila študij in tehnične pomoči.
Naročilo študije je pogodba o izvajanju storitev, ki se sklene med izvajalcem in naročnikom ter vključuje študije za opredelitev in pripravo projektov, študije izvedljivosti, gospodarske in tržne raziskave, tehnične študije in revizije.
Naročilo tehnične pomoči pomeni, da ima izvajalec vlogo svetovalca, da vodi ali nadzoruje projekt ali zagotovi svetovalce, ki so določeni v pogodbi.
2. Kadar ima tretja država usposobljeno vodstveno osebje v svojih službah ali enotah z udeležbo javnega sektorja, lahko te službe ali enote same neposredno izvedejo naročila.
Člen 262
Posebne določbe v zvezi z mejnimi vrednostmi in ureditve za oddajo zunanjih naročil
(člen 190 finančne uredbe)
1. Členi 123 do 126, razen opredelitve pojmov, odstavka 3 in 4 člena 127, členi 128, 134 do 137, odstavki 3 do 6 člena 139, členi 148(4), 151(2), 152 do 158, 160 in 164 te uredbe, ne veljajo za pogodbe o izvedbi javnega naročila, ki jih sklenejo naročniki iz člena 190(2) finančne uredbe ali so sklenjena v njegovem imenu.
Komisija sprejme sklep o izvajanju določb o javnih naročilih iz tega poglavja, vključno z ustreznimi kontrolami, ki jih mora uporabljati odgovorni odredbodajalec, kadar Komisija ni naročnik.
2. Če se postopki iz odstavka 1 ne upoštevajo, odhodki za zadevne ukrepe niso upravičeni do financiranja Unije.
3. To poglavje se ne uporablja za naročnike iz točke (b) člena 190(2) finančne uredbe, če jih na podlagi preverjanj iz člena 61 finančne uredbe Komisija pooblasti, da uporabljajo svoje lastne postopke za oddajo javnega naročila.
Člen 263
Objava in nediskriminacija
(člena 190 in 191 finančne uredbe)
1. Komisija sprejme potrebne ukrepe za izvajanje, da zagotovi čim širše sodelovanje in enake pogoje sodelovanja v javnem razpisu za oddajo naročil, ki jih financira Unija. V ta namen se nameni posebno pozornost:
(a)
da se predhodna informativna obvestila, obvestila o javnem naročilu in obvestila o oddaji javnega naročila objavijo dovolj zgodaj;
(b)
da se odpravi vsako diskriminatorno ravnanje ali prekličejo tehnične specifikacije, ki bi lahko ovirale široko sodelovanje pod enakimi pogoji vseh fizičnih ali pravnih oseb iz člena 182 finančne uredbe.
2. Člen 265(5), člen 267(3) in člen 269(4) ne posegajo v uporabo e-javnih naročil.
Člen 264
Objava
(člen 190 finančne uredbe)
1. Predhodno informativno obvestilo za mednarodne razpise za zbiranje ponudb se čim prej pošlje Uradu za publikacije za naročila blaga in storitev, za naročila gradenj pa takoj, ko je mogoče, po sprejetju sklepa o potrditvi programa.
2. Za namene tega poglavja se obvestilo o javnem naročilu objavi:
(a)
v primeru mednarodnih razpisov za zbiranje ponudb vsaj v Uradnem listu Evropske unije in na internetu;
(b)
v primeru lokalnih razpisov za zbiranje ponudb vsaj v uradnem listu države prejemnice ali v enakovredni publikaciji.
Kadar se obvestilo o javnem naročilu objavi tudi lokalno, mora biti vsebinsko enako obvestilu o javnem naročilu v Uradnem listu Evropske unije in na internetu, objaviti pa ga je treba istočasno. Komisija je odgovorna za objavo javnega razpisa v Uradnem listu Evropske unije in na internetu. Če je razpis objavljen lokalno, lahko to storijo subjekti iz člena 190(2)(b) finančne uredbe.
3. Obvestilo o oddaji javnega naročila se objavi, ko je naročilo podpisano, razen kadar, če je še vedno potrebno, je naročilo razglašeno za tajno ali kadar morajo izvajanje naročil spremljati posebni varnostni ukrepi ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Evropske unije ali države upravičenke in kadar se zdi, da objava obvestila o oddaji javnega naročila ni primerna.
Člen 265
Mejne vrednosti in postopki za oddajo naročil storitev
(člen 190 finančne uredbe)
1. Mejne vrednosti in postopki iz člena 190 finančne uredbe za naročila storitev so:
(a)
za naročila v vrednosti, ki je enaka ali presega 300 000 EUR:
(i)
omejen mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in člena 264(2)(a);
(ii)
odprt mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in člena 264(2)(a);
(b)
za naročila, katerih vrednost je manjša od 300 000 EUR: konkurenčni postopek s pogajanji v smislu odstavka 3 tega člena ali okvirna pogodba.
Naročila, katerih vrednost je manjša od ali enaka 20 000 EUR, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe.
Plačila za zneske odhodkov, katerih vrednost ne presega 2 500 EUR, se lahko izvršijo enostavno na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.
2. V omejenem mednarodnem postopku iz točke (a) odstavka 1 se v obvestilu o javnem naročilu navede število kandidatov, ki bodo povabljeni k predložitvi ponudb. Za naročila storitev se povabijo najmanj štirje kandidati. Število kandidatov, povabljenih k predložitvi ponudb, mora zadostovati za zagotovitev resnične konkurence.
Seznam izbranih kandidatov se objavi na internetni strani Komisije.
Če je število kandidatov, ki izpolnjujejo merila za izbor ali minimalno stopnjo sposobnosti, manjše od najnižjega števila, lahko naročnik k predložitvi ponudbe povabi samo tiste kandidate, ki izpolnjujejo merila za predložitev ponudbe.
3. V okviru postopka s pogajanji iz točke (b) odstavka 1 naročnik pripravi seznam najmanj treh ponudnikov po svoji izbiri. V postopku se odda omejeno število konkurenčnih ponudb brez objave javnega razpisa, postopek pa je znan kot konkurenčni postopek s pogajanji, ki ga člen 129 ne pokriva.
Ponudniki za konkurenčni postopek s pogajanji so lahko izbrani iz ustrezno objavljenega seznama potencialnih ponudnikov iz člena 136(1)(b). Ta seznam se pripravi na podlagi razpisa za prijavo interesa in je veljaven največ pet let od datuma objave. Ta seznam lahko vključuje podsezname. Vsaka zainteresirana oseba lahko predloži prijavo kadar koli v času veljavnosti seznama, razen v zadnjih treh mesecih tega obdobja. Če bo naročilo oddano, naročnik povabi vse potencialne ponudnike na ustreznem seznamu ali podseznamu, da predložijo ponudbe.
Ponudbe odpre in oceni komisija za ocenjevanje, ki mora imeti potrebno strokovno in upravno znanje in izkušnje. Člani komisije za ocenjevanje morajo podpisati izjavo o nepristranskosti.
Če po posvetovanju s ponudniki naročnik prejme samo eno ponudbo, ki je administrativno in tehnično veljavna, se lahko naročilo odda, če so izpolnjena vsa merila za oddajo.
4. Za naročila pravnih storitev v skladu z nomenklaturo CPV lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji, ne glede na ocenjeno vrednost naročila.
5. Ponudbe se pošljejo v paketu ali ovojnici, ki vsebujejo dve zaprti ovojnici, od katerih je na eni napisano Ovojnica A - Tehnična ponudba, na drugi pa Ovojnica B - Finančna ponudba. Na zunanji ovojnici je treba navesti:
(a)
naslov, ki je naveden v razpisni dokumentaciji za predložitev ponudb;
(b)
sklicevanje na razpis za zbiranje ponudb, na katerega se ponudnik javlja;
(c)
kadar je to primerno, število sklopov, za katere je predložena ponudba;
(d)
izraz „Ne odpirati pred uradnim sestankom za odpiranje ponudb“ v jeziku razpisne dokumentacije.
Če so bili v razpisni dokumentaciji predvideni razgovori, ima lahko komisija za ocenjevanje razgovore z glavnimi člani skupine strokovnjakov, predlaganih v tehnično sprejemljivih ponudbah, ko pisno potrdi začasne ugotovitve in pred dokončno oceno tehničnih ponudb. V takih primerih razgovore s strokovnjaki opravi komisija za ocenjevanje, po možnosti kolektivno, če sestavljajo skupino, in v časovnih presledkih, ki so dovolj kratki, da omogočajo primerjavo. Razgovori se vodijo po standardnem postopku, za katerega se vnaprej dogovori izbirna komisija in ki se uporablja za vse strokovnjake ali skupine, ki so povabljene na razgovor. Datum in čas razgovora je treba ponudnikom sporočiti najmanj deset koledarskih dni pred razgovorom. Če se zaradi višje sile ponudnik ne more udeležiti razgovora, se ponudniku pošljeta nov datum in ura.
6. Merila za oddajo naročila se uporabljajo za izbiro ponudnika, katerega ponudba je ekonomsko najugodnejša.
Ekonomsko najugodnejša ponudba se izbere tako, da se tehnična kakovost in cena ovrednotita v razmerju 80/20. Iz tega sledi, da:
(a)
se vrednost, s katero se oceni tehnična ponudba, pomnoži z 0,80;
(b)
se vrednost, s katero se oceni finančna ponudba, pomnoži z 0,20.
Člen 266
Uporaba postopka s pogajanji za naročila storitev
(člen 190 finančne uredbe)
1. Za naročila storitev lahko naročniki uporabijo postopek s pogajanji z eno samo ponudbo v naslednjih primerih:
(a)
kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi dogodkov, ki jih naročnik ni mogel predvideti in ki jih na noben način ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati roka za postopke iz točk (a), (b) in (c) člena 104(1) finančne uredbe;
(b)
kadar se storitve zaupajo javnim organom ali neprofitnim institucijam ali združenjem in se nanašajo na dejavnosti institucionalne narave ali so namenjene za zagotovitev pomoči ljudem na socialnem področju;
(c)
za storitve, ki so razširitev storitev, ki se že izvajajo, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 2;
(d)
kadar je postopek za oddajo naročila ali poskus uporabe okvirne pogodbe neuspešen, kar pomeni, da naročnik ni prejel nobene kakovostno in/ali finančno primerne ponudbe, in v tem primeru se lahko naročnik po razveljavitvi postopka za oddajo naročila pogaja z enim ali več ponudniki po svoji izbiri izmed ponudnikov, ki so se odzvali na razpis za zbiranje ponudb, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila niso bistveno spremenjeni;
(e)
če naročilo sledi natečaju in ga je treba pod veljavnimi pogoji oddati uspešnemu kandidatu ali enemu od uspešnih kandidatov; v drugem primeru se vsi uspešni kandidati povabijo k pogajanjem;
(f)
če se iz tehničnih razlogov ali iz razlogov, ki so povezani z varovanjem izključnih pravic, naročilo lahko odda le določenemu izvajalcu storitev;
(g)
za javna naročila, ki so razglašena za tajna, ali za naročila, katerih izvajanje morajo spremljati posebni varnostni ukrepi, ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Unije ali države upravičenke;
(h)
kadar je treba skleniti novo pogodbo po predčasni prekinitvi obstoječe pogodbe.
Za namene točke (a) prvega pododstavka tega odstavka se šteje, da posli, ki se izvajajo v kriznih razmerah iz člena 190(2), izpolnjujejo preizkus glede skrajne nuje. Odredbodajalec na podlagi prenosa, kjer je to primerno, skupaj z drugimi odredbodajalci na podlagi prenosa, ugotovi, da obstajajo skrajno nujni razlogi in svojo ugotovitev redno preverja glede na načelo dobrega finančnega poslovodenja.
Dejavnosti institucionalne narave iz točke (b) prvega pododstavka vključujejo storitve, ki so neposredno povezane z zakonsko določeno nalogo organov javnega sektorja.
2. Storitve, ki so razširitev storitev, ki se že izvajajo, iz točke (c) odstavka 1, so:
(a)
dodatne storitve, ki jih ne zajema glavno naročilo, ki pa so zaradi nepredvidenih okoliščin potrebne za izvedbo naročila, če dodatnih storitev tehnično in poslovno ni mogoče ločiti od glavnega naročila brez resnih težav za naročnika in če skupni znesek dodatnih storitev ne presega 50 % vrednosti glavnega naročila;
(b)
dodatne storitve, ki vključujejo ponovitev podobnih storitev, kot so bile poverjene izvajalcu v okviru prvega naročila, pod pogojem, da:
(i)
je bilo za prvo storitev objavljeno obvestilo o javnem naročilu in so bili v tem obvestilu o javnem naročilu jasno navedeni možnost uporabe postopka s pogajanji za nove storitve za projekt in ocenjeni stroški;
(ii)
podaljšanje naročila glede vrednosti in obdobja ne presega vrednosti in obdobja prvotnega naročila.
Člen 267
Mejne vrednosti in postopki za oddajo naročil blaga
(člen 190 finančne uredbe)
1. Mejne vrednosti in postopki iz člena 190 finančne uredbe za naročila blaga so:
(a)
za naročila v vrednosti, ki je enaka ali presega 300 000 EUR: odprt mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in točke (a) člena 264(2);
(b)
za naročila, katerih vrednost je manjša od 300 000 EUR: okvirna pogodba ali:
(i)
za naročila, katerih vrednost je enaka ali presega 100 000 EUR, a manjša od 300 000 EUR: odprti lokalni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in točke (b) člena 264(2);
(ii)
za naročila, katerih vrednost je manjša od 100 000 EUR: konkurenčni postopek s pogajanji v smislu odstavka 2.
(c)
plačila za zneske odhodkov, katerih vrednost ne presega 2 500 EUR, se lahko izvršijo na podlagi računa brez predhodnega sprejetja ponudbe.
Naročila, katerih vrednost je manjša od ali enaka 20 000 EUR, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe.
2. V okviru postopka s pogajanji iz točke (b)(ii) odstavka 1 tega člena naročnik pripravi seznam najmanj treh dobaviteljev po lastni izbiri. V postopku se odda omejeno število konkurenčnih ponudb brez objave javnega razpisa, postopek pa je znan kot konkurenčni postopek s pogajanji, ki ga člen 129 ne zajema.
Ponudbe odpre in oceni komisija za ocenjevanje, ki mora imeti potrebno strokovno in upravno znanje in izkušnje. Člani komisije za ocenjevanje morajo podpisati izjavo o nepristranskosti.
Če po posvetovanju z dobavitelji naročnik prejme samo eno ponudbo, ki je administrativno in tehnično veljavna, se lahko naročilo odda, če so izpolnjena vsa merila za oddajo.
3. Tehnično in finančno ponudbo je treba predložiti ločeno v zaprtih ovojnicah, obe pa se vložita v paket ali zunanjo ovojnico. Na notranji ovojnici je treba navesti:
(a)
naslov, ki je naveden v razpisni dokumentaciji za predložitev ponudb;
(b)
sklicevanje na razpis za zbiranje ponudb, na katerega se ponudnik odziva;
(c)
kadar je to primerno, število sklopov, za katere je predložena ponudba;
(d)
izraz „Ne odpirati pred uradnim sestankom za odpiranje ponudb“ v jeziku razpisne dokumentacije.
Na mestu in ob uri, ki sta navedena v razpisni dokumentaciji, ponudbe javno odpre komisija za ocenjevanje. Na sestanku za javno odpiranje ponudb se javno objavijo imena ponudnikov, ponujene cene, ali je bilo predloženo potrebno jamstvo za ponudbe in druge formalnosti, za katere naročnik meni, da so primerne.
4. V primeru naročila blaga, ki ne zahteva poprodajnih storitev, je edino merilo za oddajo naročila cena.
Kadar so predlogi za poprodajne storitve ali za usposabljanje posebej pomembni, se lahko izbere ekonomsko najugodnejša ponudba ali ponudba z najnižjo ceno, pri čemer se ustrezno upošteva tehnična kakovost ponujene storitve in cene.
Člen 268
Uporaba postopka s pogajanji za naročila blaga
(člen 190 finančne uredbe)
1. Za naročila blaga lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji z eno samo ponudbo v naslednjih primerih:
(a)
kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi dogodkov, ki jih naročnik ni mogel predvideti in ki jih na noben način ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati roka za postopke iz točk (a), (b) in (c) člena 111(1) finančne uredbe;
(b)
kadar je to upravičeno zaradi narave ali posebnih lastnosti blaga, na primer, kadar je izvedba naročila izključno rezervirana za imetnike patentov ali licenc za uporabo patentov;
(c)
za dodatne nabave prvotnega dobavitelja, ki so namenjene za delno nadomestitev običajnega blaga ali inštalacij ali za povečanje količine obstoječega blaga ali inštalacij, če bi zamenjava dobavitelja prisilila naročnika v nabavo opreme z drugačnimi tehničnimi lastnostmi, kar bi povzročilo neskladnost ali nesorazmerne tehnične težave pri obratovanju in vzdrževanju;
(d)
kadar je bil razpisni postopek neuspešen, tj. če ni bila prejeta nobena kakovostno ali finančno ustrezna ponudba;
(e)
za javna naročila, ki so razglašena za tajna, ali za naročila, katerih izvajanje morajo spremljati posebni varnostni ukrepi, ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Unije ali države upravičenke;
(f)
za naročila v zvezi z blagom, ki kotira na blagovni borzi, in nakupi na blagovni borzi;
(g)
za naročila v zvezi z nakupi pod posebno ugodnimi pogoji, ali od dobavitelja, ki dokončno preneha s poslovno dejavnostjo, ali od stečajnih ali likvidacijskih upraviteljev v stečajnem postopku, po sporazumu z upniki ali po podobnem postopku v skladu z nacionalno zakonodajo;
(h)
kadar je treba skleniti novo pogodbo po predčasni prekinitvi obstoječe pogodbe.
V primerih iz točke (d) prvega pododstavka se lahko naročnik po razveljavitvi postopka za oddajo naročila pogaja z enim ali več ponudniki po lastni izbiri izmed ponudnikov, ki se odzvali na razpis za zbiranje ponudb, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila niso bistveno spremenjeni.
2. Za namene točke (a) odstavka 1 tega člena se šteje, da posli, ki se izvajajo v kriznih razmerah iz člena190(2), izpolnjujejo pogoje za skrajno nujo. Odredbodajalec na podlagi prenosa, kjer je to primerno, skupaj z drugimi odredbodajalci na podlagi prenosa, ugotovi, da obstajajo skrajno nujni razlogi in svojo ugotovitev redno preverja glede na načelo dobrega finančnega poslovodenja.
Člen 269
Mejne vrednosti in postopki za oddajo naročil gradenj
(člen 190 finančne uredbe)
1. Mejne vrednosti in postopki iz člena 190 finančne uredbe za naročila gradenj so:
(a)
za naročila v vrednosti, ki je enaka ali presega 5 000 000 EUR:
(i)
odprt mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in točke (a) člena 264(2) ali
(ii)
zaradi lastnosti določenih gradenj omejen mednarodni razpis za zbiranje ponudb v smislu člena 127(2) in točke (a) člena 264(2);
(b)
za naročila, katerih vrednost je enaka ali presega 300 000 EUR, a manjša od 5 000 000 EUR: lokalni odprti razpis v smislu člena 127(2) in točke (b) člena 264(2);
(c)
za naročila, katerih vrednost je manjša od 300 000 EUR: postopek s pogajanji v smislu odstavka 2 tega člena.
Naročila, katerih vrednost je manjša od ali enaka 20 000 EUR, se lahko oddajo na podlagi ene same ponudbe.
2. V okviru postopka s pogajanji iz točke (c) odstavka 1 tega člena naročnik pripravi seznam najmanj treh izvajalcev po lastni izbiri. V postopku se odda omejeno število konkurenčnih ponudb brez objave javnega razpisa, postopek pa je znan kot konkurenčni postopek s pogajanji, ki ga člen 129 ne zajema.
Ponudbe odpre in oceni komisija za ocenjevanje, ki mora imeti potrebno strokovno in upravno znanje in izkušnje. Člani komisije za ocenjevanje morajo podpisati izjavo o nepristranskosti.
Če po posvetovanju z izvajalci naročnik prejme samo eno ponudbo, ki je administrativno in tehnično veljavna, se lahko naročilo odda, če so izpolnjena vsa merila za oddajo.
3. Merila za izbor se nanašajo na sposobnost ponudnika, da izvede podobna naročila, zlasti z upoštevanjem gradenj, ki jih je izvedel v zadnjih letih. Zaradi takega načina izbire in ker so bile nedopustne ponudbe že izločene, je edino merilo za oddajo naročila cena.
4. Tehnično in finančno ponudbo je treba predložiti vsako v svoji zapečateni ovojnici, obe pa se vložita v paket ali zunanjo ovojnico. Na notranji ovojnici je treba navesti:
(a)
naslov, ki je naveden v razpisni dokumentaciji za predložitev ponudb;
(b)
sklicevanje na razpis za zbiranje ponudb, na katerega se ponudnik odziva;
(c)
kadar je to primerno, število sklopov, za katere je predložena ponudba;
(d)
izraz „Ne odpirati pred uradnim sestankom za odpiranje ponudb“ v jeziku razpisne dokumentacije.
Na mestu in ob uri, ki sta navedena v razpisni dokumentaciji, ponudbe javno odpre komisija za ocenjevanje. Na sestanku za javno odpiranje ponudb se javno objavijo imena ponudnikov, ponujene cene, ali je bilo predloženo potrebno jamstvo za ponudbe in druge formalnosti, za katere naročnik meni, da so primerne.
Člen 270
Uporaba postopka s pogajanji za naročila gradenj
(člen 190 finančne uredbe)
1. Za naročila gradenj lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji z eno samo ponudbo v naslednjih primerih:
(a)
kadar zaradi skrajne nuje, ki je nastala zaradi dogodkov, ki jih naročnik ni mogel predvideti in ki jih na noben način ni mogoče pripisati naročniku, ni mogoče upoštevati roka za postopke iz točk (a), (b) in (c) člena 111(1) finančne uredbe;
(b)
za dodatne gradnje, ki niso vključene v prvotno sklenjeni pogodbi, ki pa so zaradi nepredvidenih okoliščin postale potrebne za izvedbo gradnje, opisane v naročilu, ob upoštevanju pogojev iz odstavka 2;
(c)
kadar je bil razpisni postopek neuspešen, tj. če ni bila prejeta nobena kakovostno ali finančno ustrezna ponudba;
(d)
za javna naročila, ki so razglašena za tajna, ali za naročila, katerih izvajanje morajo spremljati posebni varnostni ukrepi, ali kadar tako zahteva zaščita bistvenih interesov Unije ali države upravičenke;
(e)
kadar je treba skleniti novo pogodbo po predčasni prekinitvi obstoječe pogodbe.
Za namene točke (a) prvega pododstavka tega odstavka se šteje, da posli, ki se izvajajo v kriznih razmerah iz člena 190(2), izpolnjujejo pogoje za skrajno nujo. Odredbodajalec na podlagi prenosa, kjer je to primerno, skupaj z drugimi odredbodajalci na podlagi prenosa, ugotovi, da obstajajo skrajno nujni razlogi in svojo ugotovitev redno preverja glede na načelo dobrega finančnega poslovodenja.
V primerih iz točke (c) prvega pododstavka se lahko naročnik po razveljavitvi postopka za oddajo naročila pogaja z enim ali več ponudniki po lastni izbiri izmed ponudnikov, ki so se odzvali na razpis za zbiranje ponudb, pod pogojem, da prvotni pogoji naročila niso bistveno spremenjeni.
2. Dodatne gradnje iz točke (b) odstavka 1 se oddajo izvajalcu, ki že izvaja gradnjo:
(a)
če takšne gradnje tehnično ali poslovno ni mogoče ločiti od glavnega naročila brez resnih težav za naročnika;
(b)
če so takšne gradnje, čeprav bi jih naročnik lahko oddal ločeno od izvedbe prvotnega naročila, nujno potrebne za dokončanje naročila;
(c)
če skupna vrednost oddanih naročil ne presega 50 % vrednosti glavnega naročila.
Člen 271
Uporaba postopka s pogajanji za pogodbe o nepremičninah
(člen 190 finančne uredbe)
Za pogodbe o nepremičninah iz člena 260 lahko naročnik uporabi postopek s pogajanji, potem ko je preveril možnosti na lokalnem trgu.
Člen 272
Izbira postopka za oddajo javnega naročila za mešana naročila
(člen 190 finančne uredbe)
V primeru naročil, ki vključujejo tako izvajanje storitev kot dobavo blaga ali izvajanje gradenj, naročnik, potem ko Komisija, če ni sama naročnik, da svoje soglasje, določi mejne vrednosti in postopke, ki naj bi se uporabili glede na to, kateri del naročila prevladuje, kar se oceni na podlagi relativne vrednosti in operativnega pomena različnih sestavnih delov naročila.
Člen 273
Razpisna dokumentacija
(člen 190 finančne uredbe)
1. Razpisna dokumentacija iz člena 138 se pripravi na podlagi najboljše mednarodne prakse in v skladu z določbami tega poglavja o objavljanju in stikih med naročnikom in ponudniki.
2. Za naročila storitev mora razpisna dokumentacija vsebovati naslednje dokumente:
(a)
navodila za ponudnike, ki morajo vključevati:
(i)
vrsto naročila;
(ii)
merila za oddajo in njihovo vrednotenje;
(iii)
možnost razgovorov in časovni razpored zanje;
(iv)
ali so dovoljene različice ponudbe;
(v)
delež podizvajanja, ki se lahko dovoli;
(vi)
najvišja razpoložljiva sredstva za naročilo;
(vii)
valuto ponudbe;
(b)
seznam izbranih kandidatov (omeniti je treba prepoved združevanja);
(c)
splošne pogoje za naročila storitev;
(d)
posebne pogoje, ki razširjajo ali dopolnjujejo splošne pogoje ali odstopajo od splošnih pogojev;
(e)
opis naročila, ki vsebuje načrtovani potek projekta in datume, od katerih bodo predvidoma morali biti glavni strokovnjaki na voljo;
(f)
cenik (ki ga izpolni ponudnik);
(g)
obrazec ponudbe;
(h)
vzorec pogodbe;
(i)
če je ustrezno, obrazec bančnega (ali podobnega) jamstva za plačilo predhodnega financiranja.
Točka (h) prvega pododstavka se ne uporablja v primerih, kadar zaradi izjemnih in ustrezno utemeljenih okoliščin vzorca pogodbe ni mogoče uporabiti.
3. Za naročila blaga mora razpisna dokumentacija vsebovati naslednje dokumente:
(a)
navodila za ponudnike, ki morajo vključevati:
(i)
merila za izbor in oddajo naročila;
(ii)
ali so dovoljene različice ponudbe;
(iii)
valuto ponudbe;
(b)
splošne pogoje za naročila blaga;
(c)
posebne pogoje, ki razširjajo ali dopolnjujejo splošne pogoje ali določajo izjeme od splošnih pogojev;
(d)
tehnično prilogo, ki vsebuje vse načrte, tehnične specifikacije in načrtovane roke za izvedbo naročila;
(e)
cenik (ki ga izpolni ponudnik) in razčlenitev cen;
(f)
obrazec ponudbe;
(g)
vzorec pogodbe;
(h)
po potrebi obrazec bančnega (ali podobnega) jamstva za:
(i)
ponudbo;
(ii)
plačilo predhodnega financiranja;
(iii)
pravilno izvedbo.
Točka (g) prvega pododstavka se ne uporablja v primerih, kadar zaradi izjemnih in primerno utemeljenih okoliščin vzorca pogodbe ni mogoče uporabiti.
4. Za naročila gradenj mora razpisna dokumentacija vsebovati naslednje dokumente:
(a)
navodila za ponudnike, ki morajo vključevati:
(i)
merila za izbor in oddajo naročila;
(ii)
ali so dovoljene različice ponudbe;
(iii)
valuto ponudbe;
(b)
splošne pogoje za naročila gradenj;
(c)
posebne pogoje, ki razširjajo ali dopolnjujejo splošne pogoje ali odstopajo od splošnih pogojev;
(d)
tehnične priloge, ki vsebujejo vse načrte, tehnične specifikacije in načrtovane roke za izvedbo naročila;
(e)
cenik (ki ga izpolni ponudnik) in razčlenitev cen;
(f)
obrazec ponudbe;
(g)
vzorec pogodbe;
(h)
če je ustrezno, obrazec bančnega (ali podobnega) jamstva za:
(i)
ponudbo;
(ii)
plačilo predhodnega financiranja;
(iii)
pravilno izvedbo.
Točka (g) prvega pododstavka se ne uporablja v primerih, kadar zaradi izjemnih in primerno utemeljenih okoliščin vzorca pogodbe ni mogoče uporabiti.
5. V primeru neskladja med posebnimi pogoji iz točke (d) odstavka 2, točke (c) odstavka 3 in točke (c) odstavka 4 ter splošnimi pogoji, veljajo ti posebni pogoji.
6. Kadar naročnik zahteva predložitev certifikatov, ki jih pripravijo neodvisni organi v in ki potrjujejo skladnost gospodarskega subjekta s posameznimi standardi za zagotavljanje kakovosti, se morajo ti nanašati na sisteme za zagotavljanje kakovosti, ki temeljijo na ustreznih evropskih ali, kadar je to primerno, mednarodnih standardih, ki jih potrdijo organi v skladu z evropskimi ali mednarodnimi standardi za certificiranje. Od gospodarskih subjektov morajo sprejeti tudi druga dokazila o enakovrednih ukrepih za zagotavljanje kvalitete.
Člen 274
Jamstva
(člen 190 finančne uredbe)
1. Z odstopanjem od člena 163 se vnaprejšnja jamstva izrazijo v eurih ali v valuti pogodbe, za katero veljajo.
2. Naročnik lahko zahteva jamstvo za ponudbo v smislu tega poglavja, ki predstavlja 1 % do 2 % celotne vrednosti naročila blaga in gradenj in je skladna z določbami člena 163. Jamstvo se sprosti, ko je naročilo oddano. Jamstvo se unovči, če ponudnik pozneje umakne ponudbo, ki je bila predložena do roka za predložitev ponudb.
3. Naročnik lahko za znesek, ki je določen v razpisni dokumentaciji in znaša od 5 do 10 % skupne vrednosti naročila blaga in gradenj, zahteva jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti. To jamstvo se določi na podlagi objektivnih meril, kot sta vrsta in vrednost naročila.
Vendar se jamstvo za dobro izvedbo pogodbenih obveznosti zahteva, ko se presežejo naslednje mejne vrednosti:
(a)
345 000 EUR za naročila gradenj;
(b)
150 000 EUR za naročila blaga.
Jamstvo ostane veljavno najmanj do končnega prevzema blaga in gradenj. Če se pogodba ne izvaja pravilno, se celotno jamstvo zadrži.
Člen 275
Roki za izvedbo postopkov
(člen 190 finančne uredbe)
1. Ponudbe mora naročnik prejeti na naslov ter najpozneje na datum in ob uri, ki so navedeni v razpisu za zbiranje ponudb. Rok za prejem ponudb in prijav za sodelovanje, ki ga določi naročnik, mora biti dovolj dolg, da imajo zainteresirane strani na voljo dovolj časa za pripravo in predložitev svojih ponudb.
Za naročila storitev je najkrajši rok od dne, ko naročnik odpošlje pismo z razpisom za zbiranje ponudb, do zadnjega dne za prejem ponudbe 50 dni. V nujnih primerih pa se lahko dovolijo tudi drugačni roki.
2. Ponudniki lahko pošljejo pisna vprašanja pred končnim rokom za prejem ponudb. Naročnik odgovori na vprašanja pred končnim rokom za prejem ponudb.
3. V omejenem mednarodnem postopku je rok za prejem prijav za sodelovanje najmanj 30 dni od datuma objave obvestila o javnem naročilu. Obdobje od dne, ko naročnik odpošlje pismo z razpisom, do zadnjega dne za predložitev ponudb je najmanj 50 dni. V določenih izjemnih primerih se lahko dovolijo tudi drugačni roki.
4. V odprtem mednarodnem postopku so roki za prejem ponudb, ki se začnejo na dan, ko naročnik pošlje v objavo obvestilo o javnem naročilu, najmanj:
(a)
90 dni za naročila gradenj;
(b)
60 dni za naročila blaga.
V določenih izjemnih primerih pa se lahko dovolijo tudi drugačni roki.
5. V odprtih lokalnih postopkih so roki za prejem ponudb, ki se začnejo na dan, ko naročnik pošlje v objavo obvestilo o javnem naročilu, najmanj:
(a)
60 dni za naročila gradenj;
(b)
30 dni za naročila blaga.
V določenih izjemnih primerih pa se lahko dovolijo tudi drugačni roki.
6. Za konkurenčne postopke s pogajanji iz člena 265(1)(b), člena 267(1)(c) in člena 269(1)(c) imajo kandidati za predložitev ponudb na voljo najmanj 30 dni od dne, ko naročnik odpošlje pismo z razpisom za zbiranje ponudb.
7. Roki iz odstavkov 1 do 6 so v koledarskih dneh.
Člen 276
Komisija za ocenjevanje
(člen 190 finančne uredbe)
1. Vse prijave za sodelovanje in ponudbe, za katere je bilo ugotovljeno, da izpolnjujejo zahteve, oceni in razvrsti komisija za ocenjevanje ponudb na podlagi vnaprej objavljenih meril za izključitev, izbor in oddajo naročila. Komisija ima liho število članov, najmanj tri, ki imajo vsa potrebna strokovna in upravna znanja za ocenjevanje ponudb.
2. Če Komisija ni naročnik, lahko zahteva kopijo razpisne dokumentacije, ponudb, ocene ponudb in podpisanih pogodb. Prav tako lahko sodeluje kot opazovalka pri odpiranju in ocenjevanju ponudb.
3. Ponudbe, ki ne vsebujejo vseh bistvenih elementov, ki se zahtevajo v razpisni dokumentaciji, ali ki ne ustrezajo posebnim zahtevam, se izločijo.
Komisija za ocenjevanje ali naročnik lahko ob upoštevanju načela enakega obravnavanja kandidate ali ponudnike povabita, da v določenem roku predložijo dodatno dokumentacijo ali pojasnila predloženih dokazil v zvezi z merili za izključitev, izbor in dodelitev.
4. V primeru neobičajno nizke cene iz člena 151 lahko komisija za ocenjevanje zahteva ustrezne obrazložitve glede sestave ponudbe.
5. Komisije za ocenjevanje ni treba ustanoviti pri postopkih z zvezi vrednostmi, ki ne presegajo 20 000 EUR.
POGLAVJE IV
Nepovratna sredstva
Člen 277
Financiranje v celoti
(člen 192 finančne uredbe)
V primeru odstopa od zahteve po sofinanciranju je treba v sklepu o dodelitvi nepovratnih sredstev navesti razloge zanj.
NASLOV III
EVROPSKI URADI
Člen 278
Evropski uradi in ustanovitev dodatnih uradov
(člen 195 finančne uredbe)
Uradi iz člena 195 finančne uredbe so:
(a)
Urad za publikacije;
(b)
Evropski urad za boj proti goljufijam;
(c)
Evropski urad za izbor osebja in Evropska upravna šola, ki je administrativno del Evropskega urada za izbor osebja;
(d)
Urad za upravljanje in izplačevanje posameznih pravic;
(e)
Urad za infrastrukturo in logistiko v Bruslju in Urad za infrastrukturo in logistiko v Luxembourgu.
Ena ali več institucij lahko ustanovi dodatne urade, če to lahko utemelji s študijo stroškov in koristi in če jamči za prepoznavnost ukrepov Unije.
Člen 279
Prenos nalog z institucij na medinstitucionalne evropske urade
(člena 195 in 199 finančne uredbe)
Vsaka institucija je odgovorna za proračunske obveznosti. Institucije lahko na direktorja zadevnega medinstitucionalnega evropskega urada prenesejo vse nadaljnje ukrepe, zlasti pravne obveznosti, potrjevanje odhodkov, odobritve plačil in izvrševanje prihodkov ter postavijo omejitve in pogoje za ta prenos pooblastil.
Člen 280
Posebna pravila za Urad za publikacije
(člena 195 in 199 finančne uredbe)
Glede Urada za publikacije vsaka institucija odloča o svoji politiki publikacij. V skladu s členom 21 finančne uredbe neto prihodek od prodaje publikacij znova uporabi kot namenski prejemek institucija, ki je avtor teh publikacij.
Člen 281
Prenos določenih nalog računovodje
(člen 196 finančne uredbe)
Računovodja Komisije lahko na predlog upravnega odbora zadevnega urada prenese na zaposlenega urada nekatere naloge v zvezi s pobiranjem prihodkov in plačili odhodkov, ki jih je neposredno izvedel zadevni urad.
Člen 282
Zakladnica - bančni računi
(člen 196 finančne uredbe)
Za pokrivanje potreb medinstitucionalnega urada po gotovini lahko Komisija na predlog upravljalnega odbora v njegovem imenu odpre bančne račune ali poštne žiro račune. Končno stanje gotovine za vsako leto se uskladi in prilagodi med zadevnim uradom in Komisijo na koncu proračunskega leta.
NASLOV IV
ODOBRITVE ZA UPRAVO
Člen 283
Splošne določbe
(člen 201 finančne uredbe)
Odobritve za upravo, ki jih zajema ta naslov, so sredstva iz člena 41 finančne uredbe.
Proračunske obveznosti v višini odobritev za upravo, ki so skupne za več naslovov in se globalno upravljajo, se lahko globalno evidentirajo v proračunskem računovodstvu po splošni razčlenitvi po kategorijah, kot je določeno v členu 25.
Ustrezni odhodki se knjižijo v proračunske vrstice vsakega naslova v skladu z isto porazdelitvijo, kot velja za odobritve.
Člen 284
Jamstva za najem
(člen 201 finančne uredbe)
Jamstva za najem, ki jih dajejo institucije, imajo obliko bančnega jamstva ali depozita na blokiranem bančnem računu, odprtem v imenu institucije in najemodajalca, izraženega v eurih, razen v primerno utemeljenih primerih.
Kadar pa za transakcije v tretjih državah ni mogoče uporabiti ene od teh oblik jamstva za najem, lahko odgovorni odredbodajalec sprejme jamstvo v drugačni obliki, pod pogojem, da ta oblika zagotavlja enakovredno zaščito finančnih interesov Unije.
Člen 285
Predujmi uslužbencem in članom institucij
(člen 201 finančne uredbe)
Predujmi se lahko plačajo uslužbencem in članom institucij v skladu s pogoji, določenimi v kadrovskih predpisih.
Člen 286
Zgradbe
(člen 203 finančne uredbe)
1. Odhodki iz člena 203(3)(a) finančne uredbe vključujejo stroške za opremljanje zgradb. Ne vključujejo pa tekočih stroškov.
2. Postopek za zgodnje zbiranje informacij iz člena 203(4) finančne uredbe in predhoden postopek za odobritev iz člena 203(5) finančne uredbe ne veljata za nakup zemlje brezplačno ali za simbolni znesek.
3. Postopek za zgodnje obveščanje in predhodno odobritev iz točk 3 do 7 člena 203 finančne uredbe se ne uporablja za stanovanjske zgradbe. Evropski parlament in Svet lahko od odgovorne institucije zahtevata vse informacije v zvezi s stanovanjskimi zgradbami.
4. V izjemnih ali nujnih političnih razmerah se lahko zgodnja obvestila iz člena 203(4) finančne uredbe o projektih gradnje, povezanih z delegacijami Unije ali uradi v tretjih državah, predložijo skupaj s projektom gradnje iz člena 203(5) finančne uredbe. V takšnih primerih se postopki za zgodnje obveščanje in predhodno odobritev opravijo takoj, kot je to mogoče.
5. Postopek predhodne odobritve iz odstavkov 5 in 6 člena 203 finančne uredbe se ne uporablja za pripravljalne pogodbe ali študije, ki so potrebne za ovrednotenje podrobnih stroškov in financiranja projekta gradnje.
6. Mejne vrednosti 750 000 EUR ali 3 000 000 EUR iz točk (ii), (iii) in (iv) člena 203(7) finančne uredbe vključujejo stroške opremljanja zgradbe. Pri najemninah in pogodbah o preužitku se v teh mejnih vrednostih upoštevajo stroški opremljanja zgradbe, ne pa tudi drugi stroški.
7. Komisija eno leto po dnevu začetka izvajanja finančne uredbe poroča o izvajanju postopkov iz odstavkov 3 do 8 člena 203 finančne uredbe.
NASLOV V
STROKOVNJAKI
Člen 287
Plačani zunanji strokovnjaki
(člen 204 finančne uredbe)
1. Za vrednosti pod mejnimi vrednostmi iz člena 170(1) se lahko plačani zunanji strokovnjaki izberejo na podlagi postopka iz odstavka 2.
2. Razpis za prijavo interesa se objavi v Uradnem listu Evropske unije ali na internetni strani zadevne institucije, če je treba zagotoviti boljšo obveščenost potencialnih kandidatov.
Razpis za prijavo interesa vključuje opis nalog, njihovo trajanje in določene pogoje za plačilo. Ti pogoji lahko temeljijo na cenah na enoto.
Po razpisu za prijavo interesa se pripravi seznam strokovnjakov. Veljaven je največ pet let od objave ali za obdobje trajanja večletnega programa, povezanega z zadevnimi nalogami.
3. Vsaka zainteresirana fizična oseba lahko vloži vlogo kadar koli v obdobju veljavnosti seznama, razen v zadnjih treh mesecih tega obdobja. Plačani zunanji strokovnjaki se ne izberejo za opravljanje nalog iz člena 204 finančne uredbe, če so v eni od situacij za izključitev iz členov 106 in 107 finančne uredbe.
4. Vsi dopisi z izbranimi strokovnjaki, vključno s sklepanjem pogodb in vsemi njihovimi dopolnili, lahko potekajo prek sistemov za elektronsko izmenjavo, ki jih vzpostavi institucija.
Ti sistemi izpolnjujejo naslednje zahteve:
(a)
dostop do sistema in dokumentov, ki se pošiljajo prek njega, imajo le pooblaščene osebe;
(b)
prek sistema lahko dokumente elektronsko podpisujejo ali pošiljajo le pooblaščene osebe;
(c)
pooblaščene osebe morajo biti identificirane v sistemu prek za to vzpostavljenih mehanizmov;
(d)
ura in datum elektronske transakcije morata biti natančno določena;
(e)
ohraniti se mora celovitost dokumentov;
(f)
ohraniti se mora razpoložljivost dokumentov;
(g)
kadar je to ustrezno, se mora ohraniti zaupnost dokumentov;
(h)
zagotoviti se mora varstvo osebnih podatkov v skladu z zahtevami Uredbe (ES) št. 45/2001.
Za podatke, poslane ali prejete prek takega sistema, velja pravna domneva o celovitosti podatkov ter točnosti datuma in ure pošiljanja ali prejemanja podatkov, kot sta navedena v sistemu.
Dokument, ki je bil poslan ali priglašen prek takšnega sistema, šteje kot enakovreden papirnemu dokumentu, je dopustno dokazno gradivo v pravnih postopkih, šteje kot izvirnik dokumenta in zanj velja pravna domneva o njegovi pristnosti in celovitosti, če ne vsebuje nobenih dinamičnih lastnosti, ki jih je mogoče samodejno spreminjati.
Elektronski podpisi iz točke (b) drugega pododstavka imajo enak pravni učinek kot lastnoročni podpisi.
5. Seznam strokovnjakov in vsebina nalog se objavita vsako leto. Plačilo je objavljeno, če znesek presega 15 000 EUR za opravljeno nalogo.
6. Odstavek 5 se ne uporablja, če takšna objava ogroža pravice in svoboščine vpletenih posameznikov, kot to določa Listina Evropske unije o temeljnih pravicah, ali ogroža poslovne interese strokovnjakov.
TRETJI DEL
KONČNE IN PREHODNE DOLOČBE
Člen 288
Prehodne določbe
Členi 35 do 43 Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se še naprej uporabljajo za obveznosti, prevzete do 31. decembra 2013. Členi 33 do 44 te uredbe se uporabljajo le za obveznosti, prevzete od 1. januarja 2014 dalje.
Naslov VI Uredbe (ES, Euratom) št. 2342/2002 se lahko še naprej uporablja za podpisane sporazume o dodelitvi nepovratnih sredstev in sklepe o dodelitvi nepovratnih sredstev, ki so objavljeni do 31. decembra 2013 v okviru vseh obveznosti iz proračuna za leto 2012 ali prejšnja leta, če se za to odloči odgovorni odredbodajalec ob upoštevanju načel preglednosti in enakega obravnavanja.
Člen 289
Razveljavitev
Uredba (ES, Euratom) št. 2342/2002 se razveljavi.
Sklicevanja na razveljavljeno uredbo se štejejo za sklicevanja na to uredbo in se berejo v skladu s korelacijsko tabelo v Prilogi.
Člen 290
Začetek veljavnosti
Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Uporablja se od 1. januarja 2013.
Vendar se členi 216 do 226 uporabljajo od 1. januarja 2014.
Ta uredba je zavezujoča v celoti in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 29. oktobra 2012