ROZHODNUTÍ KOMISE (EU, Euratom) 2015/444
ze dne 13. března 2015
o bezpečnostních pravidlech na ochranu utajovaných informací EU
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 249 této smlouvy,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství pro atomovou energii, a zejména na článek 106 této smlouvy,
s ohledem na Protokol č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie připojený ke Smlouvám, a zejména na článek 18 uvedeného protokolu,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Bezpečnostní předpisy Komise týkající se ochrany utajovaných informací Evropské unie je třeba revidovat a aktualizovat, aby se zohlednil institucionální, organizační, provozní a technický vývoj.
(2)
S vládou Belgie, Lucemburska a Itálie uzavřela Evropská komise dohody o bezpečnostních otázkách týkající se jejích hlavních sídel (1).
(3)
Komise, Rada a Evropská služba pro vnější činnost se zavázaly k uplatňování rovnocenných bezpečnostních standardů pro ochranu utajovaných informací EU.
(4)
Je důležité, aby zásady, standardy a pravidla pro ochranu utajovaných informací nezbytné pro ochranu zájmů Unie a jejích členských států v příslušných případech uplatňoval i Evropský parlament a další orgány, instituce a jiné subjekty Unie.
(5)
Rizika související s utajovanými informacemi EU jsou řízena jako proces. Tento proces se zaměřuje na určení známých bezpečnostních rizik, na stanovení bezpečnostních opatření ke snížení těchto rizik na přijatelnou úroveň v souladu se základními zásadami a minimálními standardy stanovenými tímto rozhodnutím a na uplatňování těchto opatření v souladu s koncepcí hloubkové ochrany. Účinnost těchto opatření se průběžně vyhodnocuje.
(6)
V rámci Komise se fyzickou bezpečností zaměřenou na ochranu utajovaných informací rozumí uplatňování fyzických a technických ochranných opatření s cílem předejít neoprávněnému přístupu k utajovaným informacím EU.
(7)
Správou utajovaných informací EU se rozumí uplatňování administrativních opatření, která slouží ke kontrole těchto informací během celého jejich životního cyklu a která doplňují opatření stanovená v kapitolách 2, 3 a 5 tohoto rozhodnutí, a pomáhají tak zabránit úmyslnému či neúmyslnému ohrožení či ztrátě takových informací, jejich ohrožení nebo ztrátu zjistit a následně zajistit nápravu. Tato opatření se týkají zejména vytváření, uchovávání, evidence, kopírování, překladů, snižování stupně utajení, odtajňování, přenášení a ničení utajovaných informací EU a doplňují obecné předpisy pro správu dokumentů Komise (rozhodnutí 2002/47/ES (2), ESUO, Euratom a 2004/563/ES, Euratom (3)).
(8)
Tímto rozhodnutím nejsou dotčeny:
a)
nařízení (Euratom) č. 3 (4);
b)
nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 (5);
c)
nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (6);
d)
nařízení Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 (7);
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
KAPITOLA 1
ZÁKLADNÍ ZÁSADY A MINIMÁLNÍ STANDARDY
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
1)
„útvarem Komise“ generální ředitelství či služba Komise nebo kabinet člena Komise;
2)
„kryptografickými materiály“ šifrovací algoritmy, hardwarové a softwarové kryptografické moduly a prostředky, včetně prováděcích pravidel a související dokumentace, a klíčový materiál;
3)
„odtajněním“ odstranění veškerých stupňů utajení;
4)
„hloubkovou ochranou“ uplatňování řady bezpečnostních opatření, která jsou uspořádána jako několik obranných linií;
5)
„dokumentem“ jakékoli zaznamenané informace bez ohledu na jejich fyzickou podobu či povahu;
6)
„snížením stupně utajení“ označení informace nižším stupněm utajení;
7)
„nakládáním“ s utajovanými informacemi EU veškeré možné činnosti, jimž mohou být podrobovány utajované informace EU během celého svého životního cyklu. K těmto činnostem patří vytváření, evidence, zpracovávání, přenášení, snižování stupně utajení, odtajňování a ničení informací. V souvislosti s komunikačními a informačními systémy tento pojem zahrnuje rovněž jejich shromažďování, zobrazování, přenos a uchovávání;
8)
„držitelem“ řádně oprávněná osoba, která jednoznačně potřebuje znát utajované informace EU, má některé z nich v držení, a je tedy odpovědná za jejich ochranu;
9)
„prováděcími pravidly“ soubor pravidel nebo bezpečnostních upozornění přijatý v souladu s kapitolou 5 rozhodnutí Komise (EU, Euratom) 2015/443 (8);
10)
„materiálem“ jakékoli médium, datový nosič nebo část technického zařízení či vybavení, ať vyhotovené, či v procesu zhotovování;
11)
„původcem“ orgán, instituce nebo jiný subjekt Unie, členský stát, třetí stát nebo mezinárodní organizace, z jejichž pověření byly utajované informace vytvořeny nebo uvedeny do struktur Unie;
12)
„prostory“ všechny nemovitosti a přidružené věci ve vlastnictví či v držení Komise;
13)
„procesem řízení bezpečnostních rizik“ celý proces rozpoznávání, kontrolování a minimalizace nejistých událostí, které mohou ovlivnit bezpečnost organizace nebo jakýchkoli systémů, které používá. Zahrnuje všechny činnosti týkající se rizik, včetně hodnocení, řešení, přijímání a sdělování;
14)
„služebním řádem“ služební řád úředníků Evropské unie a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropské unie stanovený nařízením Rady (EHS, Euratom, ESUO) č. 259/68 (9);
15)
„hrozbou“ možná příčina nežádoucího incidentu, jež může vést k poškození určité organizace nebo jakéhokoli systému, který používá; hrozby mohou být neúmyslné či úmyslné (zlovolné) a vyznačují se ohrožujícími prvky, potenciálními cíli a metodami útoku;
16)
„zranitelností“ jakákoli slabina, které může být využito v souvislosti s jednou či vícero hrozbami. Zranitelnost může být výsledkem opomenutí nebo může souviset s nedostatky v rámci kontrol, pokud jde o jejich intenzitu, úplnost nebo důslednost, a může být technické, procedurální, fyzické, organizační nebo provozní povahy.
Článek 2
Předmět a oblast působnosti
1. Toto rozhodnutí stanoví základní zásady a minimální bezpečnostní standardy pro ochranu utajovaných informací EU.
2. Toto rozhodnutí se použije na všechny útvary Komise a ve všech prostorách Komise.
3. Bez ohledu na jakékoli zvláštní pokyny ohledně konkrétních skupin zaměstnanců se toto rozhodnutí použije na členy Komise, na zaměstnance Komise, na něž se vztahuje služební řád a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropských společenství, na národní odborníky vyslané do Komise, na poskytovatele služeb a jejich zaměstnance, na stážisty a na každého, kdo má přístup do budov či k majetku Komise nebo k informacím, s nimiž Komise nakládá.
4. Tímto rozhodnutím není dotčeno rozhodnutí 2002/47/ES, ESUO, Euratom a rozhodnutí 2004/563/ES, Euratom.
Článek 3
Definice utajovaných informací EU, stupně utajení a označení
1. „Utajovanými informacemi Evropské unie“ se rozumí jakékoli informace nebo materiály označené stupněm utajení EU, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo různou měrou poškodit zájmy Evropské unie nebo jednoho či více členských států.
2. Utajované informace EU jsou utajovány jedním z následujících stupňů utajení:
a) TRES SECRET UE/EU TOP SECRET: informace a materiály, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo vést k mimořádně závažnému poškození zásadních zájmů Evropské unie nebo jednoho či více členských států;
b) SECRET UE/EU SECRET: informace a materiály, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo závažně poškodit podstatné zájmy Evropské unie nebo jednoho či více členských států;
c) CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL: informace a materiály, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo poškodit podstatné zájmy Evropské unie nebo jednoho či více členských států;
d) RESTREINT UE/EU RESTRICTED: informace a materiály, jejichž neoprávněné vyzrazení by mohlo být nevýhodné pro zájmy Evropské unie nebo jednoho či více členských států.
3. Utajované informace EU jsou označeny stupněm utajení podle odstavce 2. Mohou nést doplňující označení, jež neoznačují stupeň utajení, ale mají uvést oblast činnosti, k níž se informace vztahují, identifikovat původce, omezovat distribuci či použití nebo uvádět informace o způsobilosti k předání.
Článek 4
Pravidla stanovování stupňů utajení
1. Každý člen Komise či útvaru Komise zajistí, aby utajované informace EU, jež vytváří, byly odpovídajícím způsobem utajeny, jasně označeny jako utajované informace EU a stupeň utajení si zachovaly pouze po nezbytnou dobu.
2. Aniž je dotčen článek 26, bez předchozího písemného souhlasu původce nelze snížit stupeň utajení utajovaných informací EU, odtajnit je a ani nelze změnit či zrušit žádné z označení stupně utajení uvedených v čl. 3 odst. 2.
3. Je-li to vhodné, přijmou se v souladu s článkem 60 prováděcí pravidla pro nakládání s utajovanými informacemi EU, včetně příručky pro stanovování stupňů utajení.
Článek 5
Ochrana utajovaných informací
1. Ochrana utajovaných informací EU se řídí tímto rozhodnutím a jeho prováděcími pravidly.
2. Držitel jakékoli utajované informace EU je odpovědný za její ochranu podle tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel, v souladu s pravidly stanovenými v kapitole 4.
3. Pokud členské státy poskytnou do struktur či sítí Komise utajované informace označené vnitrostátním stupněm utajení, Komise tyto informace chrání v souladu s požadavky na ochranu utajovaných informací EU na odpovídající úrovni podle srovnávací tabulky stupňů utajení uvedené v příloze I.
4. Soubor shromážděných utajovaných informací EU může být důvodem pro úroveň ochrany odpovídající vyššímu stupni utajení než v případě jednotlivých složek takového souboru.
Článek 6
Řízení bezpečnostních rizik
1. Bezpečnostní opatření na ochranu utajovaných informací EU během celého jejich životního cyklu musí být přiměřená zejména stupni utajení, podobě a objemu informací nebo materiálů, umístění a konstrukci zařízení, v nichž jsou utajované informace EU uchovávány, a na místě vyhodnocené hrozbě zlovolných nebo trestných činností, včetně vyzvědačství, sabotáže nebo terorismu.
2. V pohotovostních plánech se zohlední potřeba chránit utajované informace EU v mimořádných situacích s cílem předejít neoprávněnému přístupu, vyzrazení nebo ztrátě integrity či dostupnosti.
3. Plány zajištění kontinuity provozu v každém útvaru zahrnují preventivní a nápravná opatření, která minimalizují dopad velkých selhání nebo incidentů na nakládání s utajovanými informacemi EU a na uchovávání těchto informací.
Článek 7
Provádění tohoto rozhodnutí
1. Je-li to nezbytné, přijmou se v souladu s článkem 60 prováděcí pravidla, která toto rozhodnutí doplní či podpoří.
2. Útvary Komise přijmou veškerá nezbytná opatření spadající do jejich pravomoci, aby zajistily, že se při nakládání s utajovanými informacemi EU či jinými utajovanými informacemi nebo při jejich uchovávání uplatňuje toto rozhodnutí a příslušná prováděcí pravidla.
3. Bezpečnostní opatření přijatá při provádění tohoto rozhodnutí musí být v souladu s bezpečnostními zásadami v Komisi stanovenými v článku 3 rozhodnutí (EU, Euratom) 2015/443.
4. Generální ředitel pro lidské zdroje a bezpečnost zřídí v rámci Generálního ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost bezpečnostní orgán Komise. Bezpečnostní orgán Komise má pravomoci, které mu ukládá toto rozhodnutí a jeho prováděcí pravidla.
5. V rámci každého útvaru Komise má místní bezpečnostní úředník (LSO), jak je uveden v článku 20 rozhodnutí (EU, Euratom) 2015/443, v úzké spolupráci s Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost při ochraně utajovaných informací EU v souladu s tímto rozhodnutím následující obecné úkoly:
a)
vyřizovat žádosti o bezpečnostní oprávnění pro zaměstnance;
b)
podílet se na bezpečnostním školení a informativních schůzích;
c)
mít dohled nad vedoucím registru v daném útvaru;
d)
podávat zprávy o případech narušení bezpečnosti a ohrožení utajovaných informací EU;
e)
mít v držení náhradní klíče a písemné záznamy o nastavení každého kódu;
f)
zastávat další úkoly související s ochranou utajovaných informací EU nebo vymezené v prováděcích pravidlech.
Článek 8
Narušení bezpečnosti a ohrožení utajovaných informací EU
1. K narušení bezpečnosti dochází v důsledku jednání nebo opomenutí určité osoby, jež je v rozporu s bezpečnostními pravidly stanovenými tímto rozhodnutím a jeho prováděcími pravidly.
2. K ohrožení utajovaných informací EU dochází, pokud byly tyto informace v důsledku narušení bezpečnosti zcela nebo zčásti zpřístupněny neoprávněným osobám.
3. Jakékoli narušení bezpečnosti nebo podezření na něj se neprodleně oznámí bezpečnostnímu orgánu Komise.
4. Je-li známo nebo existují-li oprávněné důvody se domnívat, že došlo k ohrožení či ztrátě utajovaných informací EU, provede se bezpečnostní šetření v souladu s článkem 13 rozhodnutí (EU, Euratom) 2015/443.
5. Přijmou se veškerá náležitá opatření, aby bylo možné:
a)
informovat původce;
b)
zajistit, aby za účelem zjištění faktů byla událost vyšetřena pracovníky, kteří nejsou za dané narušení bezpečnosti bezprostředně zapojeni;
c)
posoudit možnou škodu z hlediska zájmů Unie nebo členských států;
d)
přijmout vhodná opatření, která zabrání opakování události, a
e)
oznámit přijatá opatření příslušným orgánům.
6. Vůči kterékoli osobě, která je odpovědná za porušení bezpečnostních pravidel stanovených tímto rozhodnutím, mohou být přijata disciplinární opatření v souladu se služebním řádem. Vůči kterékoli osobě, která je odpovědná za ohrožení či ztrátu utajovaných informací EU, se přijmou disciplinární opatření nebo právní kroky v souladu s příslušnými právními předpisy.
KAPITOLA 2
PERSONÁLNÍ BEZPEČNOST
Článek 9
Definice
Pro účely této kapitoly se použijí tyto definice:
1)
„Oprávněním pro přístup k utajovaným informacím EU“ se rozumí rozhodnutí, jež na základě ujištění ze strany příslušného orgánu členského státu přijímá bezpečnostní orgán Komise a podle něhož může být úředníkovi Komise, jinému zaměstnanci nebo vyslanému národnímu odborníkovi, u něhož byla zjištěna potřeba znát utajované informace a jenž byl řádně informován o svých povinnostech, umožněn přístup k utajovaným informacím EU až do konkrétního stupně utajení (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyššího) a do konkrétního data; osoba odpovídající tomuto popisu se označuje za „osobu s bezpečnostním oprávněním“.
2)
„Personálním bezpečnostním opravňováním“ se rozumí uplatňování opatření, jež zajistí, že přístup k utajovaným informacím EU bude umožněn pouze osobám, které:
a)
utajované informace potřebují znát;
b)
případně mají bezpečnostní oprávnění pro odpovídající stupeň utajení a
c)
byly poučeny o svých povinnostech.
3)
„Bezpečnostní prověrkou personálu“ se rozumí prohlášení příslušného orgánu členského státu, které je vydáno po skončení bezpečnostního řízení vedeného příslušnými orgány členského státu a kterým se osvědčuje, že určité osobě může být za podmínky, že bylo stanoveno, že utajované informace potřebuje znát, a že byla náležitě poučena o svých povinnostech, umožněn přístup k utajovaným informacím EU až do konkrétního stupně utajení (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyššího) a do konkrétního data.
4)
„Potvrzením o bezpečnostní prověrce personálu“ se rozumí osvědčení vydané příslušným orgánem, kterým se osvědčuje, že určitá osoba je držitelem platné bezpečnostní prověrky nebo bezpečnostního oprávnění vydaného bezpečnostním orgánem Komise, a které udává, k jakému stupni utajovaných informací EU může být dané osobě umožněn přístup (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyššímu), uvádí dobu platnosti příslušné bezpečnostní prověrky či bezpečnostního oprávnění a datum skončení platnosti vlastního potvrzení.
5)
„Bezpečnostním řízením“ se rozumí postupy šetření prováděné příslušným orgánem členského státu v souladu s jeho právními předpisy za účelem získání jistoty, že nejsou známy žádné negativní skutečnosti, které by bránily tomu, aby byla určité osobě udělena bezpečnostní prověrka až do konkrétního stupně utajení (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyššího).
Článek 10
Základní principy
1. Určité osobě lze udělit přístup k utajovaným informacím EU pouze v případě, že:
1)
byla zjištěna potřeba této osoby znát utajované informace;
2)
tato osoba byla poučena o bezpečnostních pravidlech na ochranu utajovaných informací EU a o souvisejících bezpečnostních standardech a pokynech a vzala na vědomí své povinnosti ohledně ochrany těchto informací;
3)
má v případě utajovaných informací se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyšším bezpečnostní oprávnění pro odpovídající stupeň utajení nebo jiné řádné oprávnění z titulu své funkce v souladu s vnitrostátními právními předpisy.
2. Všechny osoby, jejichž povinnosti mohou vyžadovat, aby měly přístup k utajovaným informacím EU se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyšším, musí předtím, než je jim k takovým utajovaným informacím EU umožněn přístup, získat bezpečnostní oprávnění pro odpovídající stupeň utajení. Dotčená osoba musí předložit písemný souhlas s tím, že podstoupí bezpečnostní prověrku personálu. Pokud tak neučiní, znamená to, že této osobě nemůže být přiděleno místo, funkce nebo úkol, které zahrnují přístup k informacím se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyšším.
3. Bezpečnostní prověrka personálu je koncipována tak, aby určila, zda může být určitá osoba s přihlédnutím k její loajalitě, důvěryhodnosti a spolehlivosti oprávněna k přístupu k utajovaným informacím EU.
4. Loajalita, důvěryhodnost a spolehlivost určité osoby pro účely bezpečnostní prověrky pro přístup k informacím se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyšším se ověřuje prostřednictvím bezpečnostního řízení, jež provádějí příslušné orgány členského státu v souladu se svými vnitrostátními předpisy.
5. Bezpečnostní orgán Komise nese výhradní odpovědnost za komunikaci s vnitrostátními bezpečnostními orgány nebo jinými příslušnými vnitrostátními orgány ohledně všech záležitostí týkajících se bezpečnostních prověrek. Veškeré kontakty mezi útvary Komise a jejich zaměstnanci a vnitrostátními bezpečnostními orgány a jinými příslušnými orgány probíhají prostřednictvím bezpečnostního orgánu Komise.
Článek 11
Udělování bezpečnostního oprávnění
1. Každý generální ředitel nebo vedoucí útvaru v Komisi určí v rámci svého útvaru pozice, jejichž držitelé potřebují mít k plnění svých úkolů přístup k informacím se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyšším, a v důsledku toho potřebují mít bezpečnostní oprávnění.
2. Jakmile je známo, že bude určitá osoba jmenována na pracovní místo vyžadující přístup k utajovaným informacím se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyšším, informuje LSO daného útvaru Komise bezpečnostní orgán Komise, který uvedené osobě předá dotazník bezpečnostní prověrky vydaný vnitrostátním bezpečnostním orgánem členského státu, jehož státní příslušnost má daná osoba při svém jmenování jako zaměstnanec evropských orgánů. Osoba vydá písemný souhlas s podstoupením bezpečnostní prověrky a vyplněný dotazník vrátí v co nejkratší lhůtě bezpečnostnímu orgánu Komise.
3. Bezpečnostní orgán Komise předá vyplněný dotazník bezpečnostní prověrky vnitrostátnímu bezpečnostnímu orgánu členského státu, jehož státní příslušnost má daná osoba při svém jmenování jako zaměstnanec evropských orgánů, a požádá o provedení bezpečnostního řízení pro stupeň utajení utajovaných informací EU, k nimž bude dotyčná osoba potřebovat přístup.
4. Jsou-li bezpečnostnímu orgánu Komise v souvislosti s osobou, která požádala o bezpečnostní prověrku, známy informace významné pro bezpečnostní řízení, oznámí je bezpečnostní orgán Komise postupem podle příslušných pravidel a předpisů příslušnému vnitrostátnímu bezpečnostnímu orgánu.
5. Po skončení bezpečnostního řízení a co nejdříve poté, co příslušný vnitrostátní bezpečnostní orgán oznámí svůj celkový posudek výsledků bezpečnostního řízení, bezpečnostní orgán Komise:
a)
může dotyčné osobě vydat povolení pro přístup k utajovaným informacím EU a oprávnit ji k přístupu k utajovaným informacím EU až do odpovídajícího stupně a po dobu, kterou sám stanoví, nejdéle však na 5 let, pokud je výsledkem bezpečnostního řízení ujištění, že nejsou známy žádné nepříznivé skutečnosti, které by zpochybňovaly loajalitu, důvěryhodnost a spolehlivost dané osoby;
b)
v případě, že z bezpečnostního řízení takové ujištění nevyplývá, oznámí tuto skutečnost v souladu s příslušnými pravidly a předpisy dotyčné osobě, která jej může požádat o slyšení, a pak má bezpečnostní orgán Komise možnost požádat příslušný vnitrostátní bezpečnostní orgán, aby v souladu s vnitrostátními právními předpisy poskytl veškerá další možná upřesnění. Je-li výsledek bezpečnostního řízení potvrzen, nelze oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU vydat.
6. Bezpečnostní řízení spolu se získanými výsledky podléhají příslušným právním předpisům platným v daném členském státě, včetně předpisů týkajících se opravných prostředků. Rozhodnutí bezpečnostního orgánu Komise podléhají opravným prostředkům v souladu se služebním řádem.
7. Komise uzná oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU udělené jakýmkoli jiným orgánem, institucí nebo jiným subjektem Unie, za předpokladu, že je toto oprávnění i nadále platné. Oprávnění se vztahují na veškeré úkoly přidělené dotyčné osobě v rámci Komise. Orgán, instituce nebo jiný subjekt Unie, kde dotyčná osoba nastupuje k výkonu zaměstnání, vyrozumí o změně zaměstnavatele příslušný vnitrostátní bezpečnostní orgán.
8. Nenastoupí-li dotyčná osoba do služby do 12 měsíců od oznámení výsledku bezpečnostního řízení bezpečnostnímu orgánu Komise nebo dojde-li k přerušení služby dotyčné osoby v délce 12 měsíců, během nichž není tato osoba zaměstnána v Komisi ani v žádném jiném orgánu, instituci či jiném subjektu Unie ani na pracovním místě ve vnitrostátních správních orgánech některého členského státu, oznámí bezpečnostní orgán Komise tuto skutečnost příslušnému vnitrostátnímu bezpečnostnímu orgánu za účelem potvrzení, že bezpečnostní prověrka je i nadále platná a odpovídající.
9. Pokud bezpečnostní orgán Komise zjistí informace týkající se bezpečnostního rizika, jež představuje osoba, která je držitelem platného bezpečnostního oprávnění, oznámí tuto skutečnost postupem podle příslušných pravidel a předpisů příslušnému vnitrostátnímu bezpečnostnímu orgánu.
10. Pokud vnitrostátní bezpečnostní orgán informuje bezpečnostní orgán Komise o tom, že v případě osoby, která je držitelem platného oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU, již není platné ujištění podle odst. 5 písm. a), může bezpečnostní orgán Komise vnitrostátní bezpečnostní orgán požádat, aby v souladu s vnitrostátními právními předpisy poskytl veškerá další možná upřesnění. Pokud vnitrostátní bezpečnostní orgán negativní skutečnosti potvrdí, zruší se výše uvedené oprávnění, dané osobě se zamezí v přístupu k utajovaným informacím EU a daná osoba je odvolána z pracovních míst, u nichž je přístup k utajovaným informacím EU možný nebo v jejichž rámci by mohla ohrožovat bezpečnost.
11. Jakékoli rozhodnutí zrušit či pozastavit oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU v případě osoby spadající do oblasti působnosti tohoto rozhodnutí a případné odůvodnění se oznámí dotyčné osobě, která může požádat bezpečnostní orgán Komise o slyšení. Informace poskytované vnitrostátním bezpečnostním orgánem podléhají příslušným právním předpisům platným v daném členském státě. Rozhodnutí bezpečnostního orgánu Komise učiněná v této souvislosti podléhají opravným prostředkům v souladu se služebním řádem.
12. Útvary Komise zajistí, aby národní odborníci vyslaní na pracovní místa v Komisi, jež vyžadují bezpečnostní oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU, před nástupem do služby předložili platnou bezpečnostní prověrku personálu nebo potvrzení o bezpečnostní prověrce personálu podle vnitrostátních právních předpisů bezpečnostnímu orgánu Komise, který jim na základě toho udělí bezpečnostní oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU až do stupně utajení rovnocenného stupni uvedenému ve vnitrostátní bezpečnostní prověrce, jež bude platné nejvýše po dobu jejich vyslání.
13. Členové Komise, kteří mají na základě smlouvy přístup k utajovaným informacím EU z titulu své funkce, musí být poučeni o svých bezpečnostních povinnostech při ochraně utajovaných informací EU.
14. Záznamy o bezpečnostních prověrkách a oprávněních udělených pro přístup k utajovaným informacím EU vede bezpečnostní orgán Komise v souladu s tímto rozhodnutím. Tyto záznamy obsahují informace alespoň o stupni utajení utajovaných informací EU, k nimž může být dotčené osobě umožněn přístup, o datu vydání a době platnosti bezpečnostní prověrky.
15. Bezpečnostní orgán Komise může vydat potvrzení o bezpečnostní prověrce personálu, v němž uvede stupeň utajení utajovaných informací EU, k nimž může mít tato osoba přístup (stupeň utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyšší), dobu platnosti příslušného oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU a datum skončení platnosti potvrzení.
16. Po počátečním udělení bezpečnostních oprávnění a za předpokladu, že daná osoba byla nepřetržitě ve službě v Evropské komisi nebo jiném orgánu, instituci nebo jiném subjektu Unie a nadále potřebuje přístup k utajovaným informacím EU, se bezpečnostní oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU přezkoumá za účelem obnovení zpravidla každých pět let ode dne oznámení výsledku posledního bezpečnostního řízení, na kterém bylo oprávnění založeno.
17. Pokud příslušný vnitrostátní bezpečnostní orgán nebo jiný příslušný vnitrostátní orgán ve lhůtě dvou měsíců ode dne, kdy mu byla předána žádost o obnovení platnosti a odpovídající dotazník bezpečnostní prověrky, neposkytne žádné nepříznivé informace, může bezpečnostní orgán Komise prodloužit platnost stávajícího bezpečnostního oprávnění na dobu až 12 měsíců. Pokud do konce tohoto dvanáctiměsíčního období příslušný vnitrostátní bezpečnostní orgán nebo jiný příslušný vnitrostátní orgán bezpečnostnímu orgánu Komise nepodá své stanovisko, přidělí se dotyčné osobě úkoly, které nevyžadují bezpečnostní oprávnění.
Článek 12
Informativní schůze o bezpečnostním oprávnění
1. Všechny osoby s bezpečnostním oprávněním poté, co se zúčastní informativní schůze o bezpečnostním oprávnění organizované bezpečnostním orgánem Komise, písemně potvrdí, že chápou své povinnosti, pokud jde o ochranu utajovaných informací EU, a jsou si vědomy důsledků v případě ohrožení utajovaných informací EU. Záznamy o těchto písemných potvrzeních vede bezpečnostní orgán Komise.
2. Všechny osoby, které jsou oprávněny přistupovat k utajovaným informacím EU nebo po nichž se vyžaduje, aby s nimi nakládaly, jsou nejprve poučeny a poté pravidelně informovány o možném ohrožení bezpečnosti a musí neprodleně informovat bezpečnostní orgán Komise o jakémkoli pokusu o kontakt nebo o činnosti, které považují za podezřelé nebo neobvyklé.
3. Všechny osoby, které přestanou vykonávat pracovní povinnosti vyžadující přístup k utajovaným informacím EU, musí být poučeny o své povinnosti utajované informace EU i nadále chránit a případně tuto skutečnost písemně potvrdí.
Článek 13
Dočasná bezpečnostní oprávnění
1. Ve výjimečných případech, pokud to vyžadují zájmy služby a není-li skončeno bezpečnostní řízení v plném rozsahu, může bezpečnostní orgán Komise, po konzultaci s vnitrostátním bezpečnostním orgánem členského státu, jehož je daná osoba státním příslušníkem, a pod podmínkou, že předběžné šetření potvrdí, že nejsou známy žádné negativní skutečnosti, vydat osobám dočasné oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU pro konkrétní funkci, aniž by tím byla dotčena ustanovení o obnově bezpečnostní prověrky. Dočasná oprávnění pro přístup k utajovaným informacím EU jsou platná jednorázově nejdéle po dobu šesti měsíců a neumožňují přístup k informacím se stupněm utajení TRES SECRET UE/EU TOP SECRET.
2. Všechny osoby, kterým bylo vydáno dočasné oprávnění, poté, co byly poučeny v souladu s čl. 12 odst. 1, písemně potvrdí, že rozumí tomu, jaké mají povinnosti, pokud jde o ochranu utajovaných informací EU, a jsou si vědomy důsledků v případě ohrožení utajovaných informací EU. Záznamy o těchto písemných potvrzeních vede bezpečnostní orgán Komise.
Článek 14
Účast na neveřejných jednáních organizovaných Komisí
1. Útvary Komise odpovědné za organizaci jednání, na niž se projednávají informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyšším, oznámí prostřednictvím svého LSO nebo prostřednictvím pořadatele jednání bezpečnostnímu orgánu Komise s dostatečným předstihem data, časy, místa a účastníky těchto jednání.
2. S výhradou ustanovení čl. 11 odst. 13 se osoby přizvané k účasti na jednáních organizovaných Komisí, na nichž se projednávají informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyšším, mohou zúčastnit, pouze pokud je potvrzen jejich status bezpečnostní prověrky nebo bezpečnostního oprávnění. Přístup k těmto neveřejným jednáním se zamítne osobám, které bezpečnostnímu orgánu Komise nepředložily potvrzení o bezpečnostní prověrce personálu ani jiný doklad o bezpečnostní prověrce, nebo účastníkům z Komise, kteří nejsou držiteli bezpečnostního oprávnění.
3. Před uspořádáním neveřejného jednání požádá odpovědný pořadatel či LSO útvaru Komise pořádajícího jednání externí účastníky, aby bezpečnostnímu orgánu Komise předložili potvrzení o bezpečnostní prověrce personálu či jiný doklad o bezpečnostní prověrce. Bezpečnostní orgán Komise informuje LSO či pořadatele jednání o tom, že potvrzení o bezpečnostní prověrce personálu nebo jiný doklad o bezpečnostní prověrce obdržel. Je-li to vhodné, lze použít společný jmenný seznam, v němž jsou příslušné informace o bezpečnostní prověrce uvedeny.
4. Oznámí-li příslušné orgány bezpečnostnímu orgánu Komise, že osobě, jejíž úkoly vyžadují účast na jednáních pořádaných Komisí, byla bezpečnostní prověrka odebrána, bezpečnostní orgán Komise o tom uvědomí LSO útvaru Komise, který je za pořádání daného jednání odpovědný.
Článek 15
Potenciální přístup k utajovaným informacím EU
Kurýři a členové ostrahy a doprovodu musí mít bezpečnostní oprávnění pro odpovídající stupeň utajení nebo musí být jinak vhodně prověřeni v souladu s vnitrostátními právními předpisy, musí být poučeni o bezpečnostních postupech pro ochranu utajovaných informací EU a musí být seznámeni se svými povinnostmi chránit jim svěřené utajované informace EU.
KAPITOLA 3
FYZICKÁ BEZPEČNOST ZAMĚŘENÁ NA OCHRANU UTAJOVANÝCH INFORMACÍ
Článek 16
Základní zásady
1. Opatření fyzické bezpečnosti mají znemožnit podloudné nebo násilné vniknutí narušitele, odradit od neoprávněné činnosti a takové činnosti zabránit a odhalit ji a umožnit rozdělení členů personálu, pokud jde o přístup k utajovaným informacím EU, v souladu se zásadou potřeby znát utajované informace. Tato opatření se stanoví na základě procesu řízení rizik v souladu s tímto rozhodnutím a s jeho prováděcími pravidly.
2. Opatření fyzické bezpečnosti mají zejména předejít neoprávněnému přístupu k utajovaným informacím EU tím, že:
a)
zajišťují, aby s utajovanými informacemi EU bylo nakládáno a aby byly uchovávány vhodným způsobem;
b)
umožňují rozdělení členů personálu, pokud jde o přístup k utajovaným informacím EU, na základě jejich potřeby znát utajované informace a případně i na základě jejich bezpečnostního oprávnění;
c)
odrazují od neoprávněné činnosti a takové činnosti zabraňují a odhalují ji a
d)
znemožňují nebo zpomalují podloudné nebo násilné vniknutí narušitelů.
3. Opatření fyzické bezpečnosti je třeba zavést pro všechny prostory, budovy, kanceláře, místnosti a další objekty, v nichž se nakládá s utajovanými informacemi EU nebo v nichž jsou takové informace uchovávány, včetně prostor, v nichž jsou umístěny komunikační a informační systémy uvedené v kapitole 5.
4. Prostory, v nichž jsou uchovávány utajované informace EU se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyšším, je třeba zřídit jako zabezpečené oblasti v souladu s touto kapitolou a musí je schválit orgán pro bezpečnostní akreditaci v Komisi.
5. Na ochranu utajovaných informací EU se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyšším se použijí pouze prostředky nebo zařízení schválené bezpečnostním orgánem Komise.
Článek 17
Požadavky na fyzickou bezpečnost a opatření fyzické bezpečnosti
1. Opatření fyzické bezpečnosti se vybírají na základě posouzení hrozeb provedeného bezpečnostním orgánem Komise a případně po konzultaci s dalšími útvary Komise, ostatními orgány, institucemi nebo jinými subjekty Unie a/nebo příslušnými orgány členských států. Komise uplatňuje ve svých prostorách proces řízení rizik na ochranu utajovaných informací EU, aby se vůči vyhodnocenému riziku poskytla přiměřená úroveň fyzické ochrany. V procesu řízení rizik se vezmou v úvahu veškeré důležité okolnosti, zejména:
a)
stupeň utajení utajovaných informací EU;
b)
podoba a objem utajovaných informací EU, přičemž je třeba brát v úvahu, že velké množství nebo kompilace utajovaných informací EU může vyžadovat použití přísnějších ochranných opatření;
c)
okolní prostředí a uspořádání budov nebo prostor, v nichž jsou utajované informace EU uchovávány, a
d)
vyhodnocené hrozby ze strany zpravodajských služeb zaměřených na Unii, její orgány, instituce či jiné subjekty nebo na členské státy a hrozba sabotáže a teroristických, podvratných nebo jiných trestných činností.
2. Bezpečnostní orgán Komise určí v souladu s koncepcí hloubkové ochrany vhodnou kombinaci opatření fyzické bezpečnosti, jež je třeba uplatňovat. Bezpečnostní orgán Komise za tímto účelem vypracuje minimální standardy, normy a kritéria stanovená v prováděcích pravidlech.
3. Bezpečnostní orgán Komise je oprávněn k provádění prohlídek při vstupu a odchodu, které mají odradit od nedovoleného vnášení materiálů nebo neoprávněného vynášení utajovaných informací EU z prostor nebo budov.
4. Hrozí-li nebezpečí, že by utajované informace EU být byť i neúmyslně zhlédnuty, příslušné útvary Komise přijmou vhodná opatření, jež definuje bezpečnostní orgán Komise, aby tomuto riziku zabránily.
5. U nových zařízení se požadavky na fyzickou bezpečnost a jejich funkční specifikace stanoví se souhlasem bezpečnostního orgánu Komise jako součást plánování a konstrukce zařízení. U stávajících zařízení se požadavky na fyzickou bezpečnost uplatňují v souladu s minimálními standardy, normami a kritérii stanovenými v prováděcích pravidlech.
Článek 18
Prostředky fyzické ochrany utajovaných informací EU
1. Pro fyzickou ochranu utajovaných informací EU se stanoví dva druhy fyzicky chráněných oblastí:
a)
administrativní oblasti a
b)
zabezpečené oblasti (včetně technicky zabezpečených oblastí).
2. Orgán pro bezpečnostní akreditaci v Komisi určí, zda daný prostor splňuje požadavky na to, aby mohl být označen jako administrativní oblast, zabezpečená oblast nebo technicky zabezpečená oblast.
3. U administrativních oblastí:
a)
musí být viditelně vymezen obvod administrativní oblasti, který umožní kontrolu osob a pokud možno i vozidel;
b)
je přístup bez doprovodu umožněn pouze osobám, které mají řádné oprávnění od bezpečnostního orgánu Komise či jiného příslušného orgánu, a
c)
pro všechny jiné osoby je třeba zajistit nepřetržitý doprovod nebo rovnocenná kontrolní opatření.
4. U zabezpečených oblastí:
a)
musí být viditelně vymezen a chráněn obvod zabezpečené oblasti, jejíž všechny vchody a východy jsou kontrolovány prostřednictvím průkazů nebo systému osobní identifikace;
b)
lze přístup bez doprovodu umožnit pouze osobám, které jsou bezpečnostně prověřeny a jsou ke vstupu do dané oblasti výslovně oprávněny na základě potřeby znát utajované informace;
c)
je pro všechny jiné osoby nutné zajistit nepřetržitý doprovod nebo rovnocenná kontrolní opatření.
5. Představuje-li vstup do zabezpečené oblasti de facto přímý přístup k utajovaným informacím, které se v ní nacházejí, musí být dále splněny tyto požadavky:
a)
je třeba jasně uvést nejvyšší stupeň utajení informací, které jsou v dané oblasti zpravidla uchovávány, a
b)
všichni návštěvníci musí být zvlášť oprávněni ke vstupu do dané oblasti, je třeba pro ně zajistit nepřetržitý doprovod a musí být náležitě bezpečnostně prověřeni, s výjimkou případů, kdy byla přijata opatření zajišťující, že k utajovaným informací EU není možný přístup.
6. Zabezpečené oblasti chráněné před odposlechem je třeba označit jako technicky zabezpečené oblasti. U těchto oblastí musí být dále splněny tyto požadavky:
a)
tyto oblasti musí být vybaveny systémy detekce narušení, musí být uzamčeny v době, kdy nejsou obsazeny, a musí být střeženy v době, kdy obsazeny jsou. Všechny klíče musí být spravovány v souladu s článkem 20;
b)
všechny osoby a materiály musí být při vstupu do těchto prostor kontrolovány;
c)
tyto oblasti musí bezpečnostní orgán Komise pravidelně fyzicky a/nebo technicky kontrolovat. Tyto kontroly se rovněž provádějí po jakémkoli neoprávněném vstupu nebo podezření, že k takovému vstupu došlo, a
d)
tyto oblasti nesmí obsahovat neschválené komunikační vedení, neschválené telefonní či jiné komunikační přístroje a neschválená elektrická nebo elektronická zařízení.
7. Bez ohledu na odst. 6 písm. d) předtím, než se komunikační přístroje a elektrická nebo elektronická zařízení jakéhokoli druhu použijí v oblastech, v nichž se konají zasedání nebo v nichž se pracuje s informacemi se stupněm utajení SECRET UE/EU SECRET nebo vyšším, a v případech, kdy je úroveň ohrožení utajovaných informací EU vyhodnocena jako vysoká, musí být veškeré přístroje a zařízení nejdříve prověřeny bezpečnostním orgánem Komise za tím účelem, aby prostřednictvím těchto zařízení nemohlo dojít k neúmyslnému či nezákonnému přenášení žádných srozumitelných informací mimo danou zabezpečenou oblast.
8. Zabezpečené oblasti, které nejsou 24 hodin denně obsazeny pracovníky ve službě, jsou podle potřeby kontrolovány na konci běžné pracovní doby a v náhodně zvolených intervalech mimo běžnou pracovní dobu, není-li zaveden systém detekce narušení.
9. Zabezpečené oblasti a technicky zabezpečené oblasti mohou být zřízeny dočasně v rámci administrativní oblasti pro uspořádání neveřejného jednání nebo pro jiný podobný účel.
10. LSO dotyčného útvaru Komise vypracuje pro každý zabezpečený prostor v jeho odpovědnosti bezpečnostní provozní postupy, které v souladu s ustanoveními tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel stanoví:
a)
stupeň utajení utajovaných informací EU, s nimiž se může nakládat nebo jež mohou být uchovávány v dané oblasti;
b)
ostrahu a ochranná opatření, jež je třeba dodržovat;
c)
osoby, které jsou oprávněny přistupovat do dané oblasti bez doprovodu vzhledem k tomu, že potřebují znát utajované informace a že mají bezpečnostní oprávnění;
d)
případně postupy pro zajištění doprovodu nebo pro ochranu utajovaných informací EU, je-li přístup do dané oblasti umožněn jiným osobám;
e)
veškerá jiná náležitá opatření a postupy.
11. Uvnitř zabezpečených oblastí se budují trezorové místnosti. Stěny, podlahy, stropy, okna a uzamykatelné dveře musí být schváleny bezpečnostním orgánem Komise a musí poskytovat ochranu na úrovni rovnocenné bezpečnostnímu úschovnému objektu schválenému pro uchovávání utajovaných informací EU se stejným stupněm utajení.
Článek 19
Opatření fyzické bezpečnosti pro nakládání s utajovanými informacemi EU a jejich uchovávání
1. S utajovanými informacemi EU se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED lze nakládat:
a)
v zabezpečené oblasti;
b)
v administrativní oblasti za předpokladu, že utajované informace EU jsou chráněny před přístupem neoprávněných osob, nebo
c)
mimo zabezpečenou oblast či mimo administrativní oblast za předpokladu, že držitel informací přenáší utajované informace EU v souladu s článkem 31 a že se zavázal k dodržování náhradních opatření stanovených v prováděcích předpisech tak, aby zajistil, že budou utajované informace EU chráněny před přístupem neoprávněných osob.
2. Utajované informace EU se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED se uchovávají ve vhodném uzamčeném kancelářském nábytku v administrativní oblasti nebo v zabezpečené oblasti. Dočasně mohou být uchovávány mimo zabezpečenou oblast či mimo administrativní oblast za předpokladu, že se držitel informací zaváže k dodržování náhradních opatření stanovených v prováděcích pravidlech.
3. S utajovanými informacemi EU se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET lze nakládat:
a)
v zabezpečené oblasti;
b)
v administrativní oblasti za předpokladu, že utajované informace EU jsou chráněny před přístupem neoprávněných osob, nebo
c)
mimo zabezpečenou oblast či mimo administrativní oblast za předpokladu, že držitel informací:
i)
se zavázal k dodržování náhradních opatření stanovených v prováděcích pravidlech tak, aby zajistil, že budou utajované informace EU chráněny před přístupem neoprávněných osob,
ii)
má utajované informace EU neustále pod osobním dohledem a
iii)
v případě dokumentů v tištěné podobě oznámil tuto skutečnost příslušnému registru.
4. Utajované informace EU se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET EU/EU SECRET se uchovávají v zabezpečené oblasti v bezpečnostním úschovném objektu nebo trezorové místnosti.
5. S utajovanými informacemi EU se stupněm utajení TRES SECRET UE/EU TOP SECRET se nakládá v zabezpečené oblasti zřízené a spravované bezpečnostním orgánem Komise a akreditované pro tento stupeň orgánem pro bezpečnostní akreditaci v Komisi.
6. Utajované informace EU se stupněm utajení TRES SECRET UE/EU TOP SECRET se uchovávají v zabezpečené oblasti akreditované pro tento stupeň orgánem pro bezpečnostní akreditaci v Komisi při dodržení jedné z těchto podmínek:
a)
informace se uchovávají v bezpečnostním úschovném objektu v souladu s článkem 18, přičemž je třeba uplatňovat jedno nebo více těchto dodatečných kontrolních opatření:
1)
nepřetržitá ochrana nebo kontrola ze strany prověřeného bezpečnostního nebo službu konajícího personálu,
2)
schválený systém detekce narušení v kombinaci s pohotovostním bezpečnostním personálem;
nebo
b)
informace se uchovávají v trezorové místnosti vybavené systémem detekce narušení v kombinaci s pohotovostním bezpečnostním personálem.
Článek 20
Správa klíčů a kódů používaných pro ochranu utajovaných informací EU
1. Postupy pro správu klíčů a nastavení kódů pro kanceláře, místnosti, trezorové místnosti a bezpečnostní úschovné objekty jsou stanoveny v prováděcích pravidlech podle článku 60. Cílem těchto postupů je zabránit neoprávněnému přístupu.
2. Nastavení kódů zná zpaměti co nejmenší možný počet osob, které je znát potřebují. Nastavení kódů pro bezpečnostní úschovné objekty a trezorové místnosti, v nichž se uchovávají utajované informace EU, je třeba změnit:
a)
při přijetí nového úschovného objektu;
b)
kdykoli se změní personál, který kód zná;
c)
kdykoli dojde k ohrožení informací nebo v případě podezření z ohrožení;
d)
pokud došlo k údržbě či opravě zámku a
e)
nejméně každých 12 měsíců.
KAPITOLA 4
SPRÁVA UTAJOVANÝCH INFORMACÍ EU
Článek 21
Základní zásady
1. Veškeré dokumenty s utajovanými informacemi EU by měly být spravovány v souladu s politikou Komise pro správu dokumentů, a proto by měly být zaevidovány, tříděny, uchovávány a nakonec odstraněny nebo zčásti či zcela převedeny do historických archivů v souladu se společným seznamem pro uchovávání spisů Evropské komise.
2. Informace stupně utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyššího je třeba po jejich obdržení a před jejich distribucí z bezpečnostních důvodů zaevidovat. Informace se stupněm utajení TRES SECRET UE/EU TOP SECRET musí být zaevidovány v určených registrech.
3. V rámci Komise se vytvoří systém evidence utajovaných informací EU v souladu s ustanoveními článku 27.
4. Útvary a prostory Komise, v nichž se nakládá s utajovanými informacemi EU nebo v nichž jsou takové informace uchovávány, podléhají pravidelné inspekci prováděné bezpečnostním orgánem Komise.
5. Mimo fyzicky chráněné oblasti se utajované informace EU mezi jednotlivými útvary a prostory přenášejí tímto způsobem:
a)
utajované informace EU se obecně přenášejí elektronicky při zajištění ochrany kryptografickými prostředky schválenými v souladu s kapitolou 5;
b)
pokud přenos není uskutečňován způsobem uvedeným v písmeni a), přenášejí se utajované informace EU:
i)
na elektronických nosičích informací (jako například USB paměti, kompaktní disky, pevné disky), které jsou chráněny kryptografickými prostředky schválenými v souladu s kapitolou 5, nebo
ii)
ve všech ostatních případech způsobem předepsaným v prováděcích pravidlech.
Článek 22
Stupně utajení a označení
1. Informace se utajují v případě, že vyžadují ochranu z důvodu své důvěrnosti v souladu s čl. 3 odst. 1.
2. Původce utajovaných informací EU odpovídá za stanovení stupně utajení podle příslušných prováděcích pravidel, standardů a pokynů pro utajování informací a za počáteční distribuci informací.
3. Stupeň utajení utajovaných informací EU se stanoví v souladu s čl. 3 odst. 2 a příslušnými prováděcími pravidly.
4. Stupeň utajení musí být jasně a správně označen bez ohledu na to, zda mají utajované informace EU tištěnou, ústní, elektronickou či jinou podobu.
5. Jednotlivé části daného dokumentu (tj. stránky, odstavce, oddíly, přílohy, dodatky a připojené části dokumentu) mohou vyžadovat různé stupně utajení a být podle toho označeny, a to i v případě, že jsou uloženy v elektronické podobě.
6. Stupeň utajení dokumentu nebo spisu jako celku musí být alespoň stejně vysoký jako u jeho části s nejvyšším stupněm utajení. Jestliže dokument vznikl sloučením informací z různých zdrojů, konečný produkt se přezkoumá za účelem stanovení celkového stupně utajení, neboť může vyžadovat vyšší stupeň utajení než jeho jednotlivé části.
7. Dokumenty obsahující části s různými stupni utajení musí být v co nejvyšší míře strukturovány tak, aby části s různým stupněm utajení mohly být v případě potřeby snadno rozpoznány a odděleny.
8. Stupeň utajení dopisu nebo průvodní poznámky k připojeným částem musí být stejně vysoký jako nejvyšší stupeň utajení těchto připojených částí. Původce jasně vyznačí jejich stupeň utajení, pokud budou odděleny od připojených částí, pomocí odpovídajícího označení, například:
CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL
Bez příloh(y) RESTREINT UE/EU RESTRICTED
Článek 23
Označení
Kromě jednoho z označení stupňů utajení uvedených v čl. 3 odst. 2 mohou utajované informace EU nést doplňující označení, například:
a)
označení určující původce;
b)
jakákoli upozornění, kódová slova nebo zkratky k upřesnění oblasti činnosti, k níž se daný dokument vztahuje, k označení zvláštního způsobu distribuce na základě potřeby znát utajované informace nebo k omezení použití;
c)
označení týkající se způsobilosti k předání;
d)
případně datum nebo určitou událost, po nichž lze stupeň utajení snížit nebo informace odtajnit.
Článek 24
Zkrácená označení stupňů utajení
1. Pro označení stupně utajení jednotlivých odstavců určitého textu lze použít standardizované zkratky. Tyto zkratky nenahrazují úplné označení stupňů utajení.
2. V utajovaných dokumentech EU je možné použít pro označení stupně utajení oddílů nebo částí textu kratších než jedna strana tyto standardní zkratky:
TRES SECRET UE/EU TOP SECRET
TS-UE/EU-TS
SECRET UE/EU SECRET
S-UE/EU-S
CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL
C-UE/EU-C
RESTREINT UE/EU RESTRICTED
R-UE/EU-R
Článek 25
Vyhotovování utajovaných dokumentů EU
1. Při vyhotovování utajovaného dokumentu EU:
a)
se na každé straně jasně vyznačí příslušný stupeň utajení;
b)
se každá strana očísluje;
c)
se na dokumentu uvede evidenční číslo a předmět, které samy o sobě nejsou utajovanými informacemi, pokud tak nejsou označeny;
d)
se na dokumentu uvede datum;
e)
se na dokumentech se stupněm utajení SECRET UE/EU SECRET nebo vyšším, které mají být distribuovány ve více výtiscích, na každé straně uvede číslo výtisku.
2. Nelze-li na utajované informace EU použít odstavec 1, přijmou se jiná patřičná opatření v souladu s prováděcími pravidly.
Článek 26
Snížení stupně utajení a odtajnění utajovaných informací EU
1. Je-li to možné, uvede původce v době vytvoření utajovaných informací EU, zda je k určitému datu nebo po určité události možné jejich stupeň utajení snížit nebo je odtajnit.
2. Každý útvar Komise pravidelně přezkoumává utajované informace EU, kterých je původcem, za účelem zjištění, zda je příslušný stupeň utajení stále odpovídající. Pomocí prováděcích pravidel se zavede systém, v rámci něhož budou stupně utajení evidovaných utajovaných informací EU, jež mají původ v Komisi, přezkoumávány nejméně jednou za pět let. Tento přezkum není třeba provést v případě, že původce na počátku uvedl, že u daných informací bude automaticky snížen stupeň utajení či budou odtajněny, a dané informace jsou odpovídajícím způsobem označeny.
3. Informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, jež mají původ v Komisi, se v souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ve znění nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1700/2003 (10) považují za automaticky odtajněné po třiceti letech.
Článek 27
Systém evidence utajovaných informací EU v Komisi
1. Aniž je dotčen čl. 52 odst. 5, v každém útvaru Komise, v němž se nakládá s utajovanými informacemi EU se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET nebo v němž jsou tyto informace uchovávány, se určí odpovědný místní registr utajovaných informací EU s cílem zajistit, aby se s utajovanými informacemi EU nakládalo v souladu s tímto rozhodnutím.
2. Centrálním registrem Komise pro utajované informace EU je registr utajovaných informací EU spravovaný generálním sekretariátem. Působí jako:
-
místní registr utajovaných informací EU pro generální sekretariát Komise,
-
registr utajovaných informací EU pro soukromé kanceláře členů Komise, nemají-li tito členové zvláštní místní registr utajovaných informací EU,
-
registr utajovaných informací EU pro generální ředitelství nebo služby, které nemají místní registr utajovaných informací EU,
-
hlavní vstupní a výstupní místo pro všechny informace se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED a až do stupně utajení SECRET UE/EU SECRET včetně, které si mezi sebou vyměňují Komise a její útvary, třetí státy a mezinárodní organizace, a stanoví-li tak zvláštní ujednání, též jako hlavní vstupní a výstupní místo pro ostatní orgány, agentury a instituce Unie.
3. Bezpečnostní orgán Komise určí v Komisi registr, který bude působit jako ústřední orgán pro příjem a odesílání informací se stupněm utajení TRES SECRET UE/EU TOP SECRET. V případě potřeby mohou být určeny podřízené registry pro nakládání s těmito informacemi za účelem evidence.
4. Podřízené registry nesmějí bez výslovného písemného souhlasu ústředního registru pro dokumenty se stupněm utajení TRES SECRET UE/EU TOP SECRET poskytovat dokumenty se stupněm utajení TRES SECRET UE/EU TOP SECRET přímo jiným registrům podřízeným stejnému ústřednímu registru ani externím subjektům.
5. Registry utajovaných informací EU se zřizují jako zabezpečené oblasti podle kapitoly 3 a jsou akreditovány orgánem pro bezpečnostní akreditaci v Komisi.
Článek 28
Vedoucí registru
1. Každý registr utajovaných informací EU spravuje vedoucí registru.
2. Vedoucí registru musí mít náležitou bezpečnostní prověrku.
3. Vedoucí registru podléhá dohledu LSO v daném útvaru Komise, pokud jde o uplatňování ustanovení o nakládání s dokumenty obsahujícími utajované informace EU a o dodržování příslušných bezpečnostních pravidel, standardů a pokynů.
4. V rámci své odpovědnosti za správu registru utajovaných informací EU, ke kterému byl přidělen, má vedoucí registru v souladu s tímto rozhodnutím a příslušnými prováděcími pravidly, standardy a pokyny následující okruhy úkolů:
-
řídit operace, které se týkají evidence, uchovávání, reprodukce, překladu, přenosu, odesílání a ničení utajovaných informací EU či jejich převodu do oddělení historických archivů,
-
pravidelně ověřovat, zda je nadále třeba uchovávat informace v utajení;
-
zastávat další úkoly související s ochranou utajovaných informací EU vymezené v prováděcích pravidlech.
Článek 29
Evidence utajovaných informací EU z bezpečnostních důvodů
1. Pro účely tohoto rozhodnutí se evidencí z bezpečnostních důvodů (dále jen „evidence“) rozumí uplatňování postupů, kterými se zaznamenává životní cyklus utajovaných informací EU, včetně jejich distribuce.
2. Veškeré informace či materiál se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a vyšším je třeba evidovat v určených registrech, kdykoli jsou přijaty v určité organizační složce nebo kdykoli jsou z ní odeslány.
3. Při nakládání s utajovanými informacemi EU nebo jejich uchovávání pomocí komunikačního a informačního systému, mohou být evidenční postupy provedeny přímo v rámci systému.
4. Podrobnější ustanovení týkající se evidence utajovaných informací EU z bezpečnostních důvodů se určí v prováděcích pravidlech.
Článek 30
Kopírování a překládání dokumentů s utajovanými informacemi EU
1. Dokumenty se stupněm utajení TRES SECRET UE/EU TOP SECRET se nesmí kopírovat ani překládat bez předchozího písemného souhlasu původce.
2. Pokud původce dokumentů se stupněm utajení SECRET UE/EU SECRET a nižším nevydal upozornění týkající se jejich kopírování nebo překladu, mohou být tyto dokumenty kopírovány či překládány podle pokynů držitele.
3. Na kopie a překlady dokumentů se použijí bezpečnostní opatření platná pro původní dokument.
Článek 31
Přenos utajovaných informací EU
1. Utajované informace EU se přenášejí takovým způsobem, aby byly během přenosu chráněny před neoprávněným vyzrazením.
2. Přenos utajovaných informací EU podléhá ochranným opatřením, jež:
-
jsou úměrná stupni utajení přenášených utajovaných informací EU a
-
jsou přizpůsobena konkrétním podmínkám jejich přenosu, zejména v závislosti na tom, zda jsou utajované informace EU přenášeny:
-
uvnitř budovy Komise nebo uzavřené skupiny budov Komise,
-
mezi budovami Komise nacházejícími se ve stejném členském státě,
-
v rámci Unie,
-
z Unie na území třetího státu a
-
jsou přizpůsobena povaze a formě utajovaných informací EU.
3. Ochranná opatření jsou podrobně stanovena v prováděcích pravidlech, nebo jsou v případě projektů a programů uvedených v článku 42 nedílnou součástí bezpečnostních pokynů k příslušnému programu nebo projektu.
4. Prováděcí pravidla či bezpečnostní pokyny k programu/projektu obsahují ustanovení úměrná stupni utajení utajovaných informací EU, pokud jde o:
-
druh přenosu, například ruční přenos, přepravu diplomatickým nebo vojenským kurýrem, poštovními službami či komerčními kurýrními službami,
-
balení utajovaných informací EU,
-
technická protiopatření pro utajované informace EU přenášené na elektronických nosičích,
-
jakékoli další procedurální, fyzické nebo elektronické opatření,
-
postup evidence,
-
využití personálu s bezpečnostním oprávněním.
5. V případech, kdy jsou utajované informace EU přenášeny na elektronických nosičích, a to bez ohledu na čl. 21 odst. 5, mohou být ochranná opatření uvedená v prováděcích pravidlech doplněna vhodnými technickými protiopatřeními schválenými bezpečnostním orgánem Komise s cílem minimalizovat riziko ztráty nebo ohrožení.
Článek 32
Ničení utajovaných informací EU
1. Utajované dokumenty EU, které již nejsou potřebné, mohou být zničeny, se zohledněním nařízení o archivech a pravidel a předpisů Komise týkajících se správy dokumentů a archivace, a zejména společného seznamu pro uchovávání spisů Komise.
2. Utajované informace EU se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a vyšším zničí vedoucí příslušného registru utajovaných informací EU podle pokynů držitele nebo příslušného orgánu. Vedoucí registru odpovídajícím způsobem aktualizuje záznamy a jiné informace o evidenci.
3. Ničení dokumentů se stupněm utajení SECRET UE/EU SECRET nebo TRES SECRET UE/EU TOP SECRET provádí vedoucí registru za přítomnosti svědka, který je bezpečnostně prověřen alespoň pro stupeň utajení ničeného dokumentu.
4. Pracovník registru a svědek, pokud je přítomnost svědka vyžadována, podepíší zápis o zničení, který se uloží v registru. Vedoucí příslušného registru utajovaných informací EU uchovává zápisy o zničení dokumentů se stupněm utajení TRES SECRET UE/EU TOP SECRET alespoň po dobu deseti let a dokumentů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET alespoň po dobu pěti let.
5. Ničení utajovaných dokumentů, včetně dokumentů se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se provádí v souladu s postupy, které jsou vymezeny v prováděcích pravidlech a které splňují příslušné standardy EU či jim rovnocenné standardy.
6. Počítačová paměťová média používaná pro utajované informace EU se ničí v souladu s postupy stanovenými v prováděcích pravidlech.
Článek 33
Ničení utajovaných informací EU v mimořádných situacích
1. Útvary Komise, jež mají utajované informace EU v držení, vypracují s ohledem na místní podmínky plány pro zabezpečení utajovaných materiálů EU v případě krize včetně případných plánů na zničení a vyklizení v případech nouze. Vyhlásí pokyny, které považují za nezbytné pro zamezení tomu, aby se utajované informace EU dostaly do nepovolaných rukou.
2. Ustanovení přijatá pro zabezpečení a/nebo zničení materiálů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL a SECRET UE/EU SECRET v případě krize nesmí za žádných okolností negativně ovlivnit zabezpečení nebo zničení materiálů se stupněm utajení TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, včetně kódovacího zařízení, jejichž opatrování má přednost před všemi ostatními úkoly.
3. V mimořádné situaci, kdy hrozí bezprostřední riziko neoprávněného vyzrazení, zničí utajované informace EU jejich držitel tak, aby nebylo možné znovu sestavit celý dokument ani jeho část. O nouzovém zničení evidovaných utajovaných informací EU jsou informováni původce a příslušný registr.
4. Podrobnější ustanovení týkající se ničení utajovaných informací EU stanoví prováděcí pravidla.
KAPITOLA 5
OCHRANA UTAJOVANÝCH INFORMACÍ EU V KOMUNIKAČNÍCH A INFORMAČNÍCH SYSTÉMECH
Článek 34
Základní zásady zabezpečení informací
1. Zabezpečení informací v oblasti komunikačních a informačních systémů je jistota, že takové systémy ochrání informace, s nimiž nakládají, a že budou fungovat správně, když jsou zapotřebí, pod dohledem oprávněných uživatelů.
2. Účinné zabezpečení informací zajišťuje odpovídající úroveň:
autenticity
:
záruka, že informace jsou autentické a z důvěryhodných zdrojů;
dostupnosti
:
přístupnost a použitelnost informací na žádost oprávněného subjektu;
důvěrnosti
:
skutečnost, že informace se nezpřístupňují neoprávněným osobám a subjektům nebo pro nedovolené účely;
integrity
:
zajištění správnosti a úplnosti aktiv a informací;
nepopiratelnosti
:
schopnost prokázat zpětně jednání či událost tak, aby dané jednání či událost nemohly být následně popřeny.
3. Zabezpečení informací je založeno na procesu řízení rizik.
Článek 35
Definice
Pro účely této kapitoly se použijí tyto definice:
a)
„akreditací“ se rozumí formální povolení nebo schválení, které orgán pro bezpečnostní akreditaci udělil komunikačnímu a informačnímu systému, aby ve svém provozním prostředí mohl zpracovávat utajované informace EU, a které následuje po formálním schválení a správném provádění bezpečnostního plánu;
b)
„akreditačním řízením“ se rozumí nutné kroky a úkoly, jež je třeba provést předtím, než orgán pro bezpečnostní akreditaci udělí akreditaci. Tyto kroky a úkoly se upřesní ve standardu pro akreditační řízení;
c)
„komunikačním a informačním systémem“ se rozumí jakýkoli systém, který umožňuje nakládat s informacemi v elektronické podobě. Komunikační a informační systém zahrnuje všechna aktiva nezbytná k jeho fungování, včetně infrastruktury, organizace, personálu a informačních zdrojů;
d)
„zbytkovým rizikem“ se rozumí riziko, které přetrvává poté, co byla zavedena bezpečnostní opatření, neboť nelze čelit všem hrozbám a nelze odstranit všechna zranitelná místa;
e)
„rizikem“ se rozumí možnost, že pro účely určité hrozby budou zneužita vnitřní a vnější zranitelná místa organizace nebo kteréhokoli ze systémů, jichž využívá, a dojde tak k poškození organizace a jejích hmotných či nehmotných aktiv. Měří se jako kombinace pravděpodobnosti hrozeb a jejich dopadu;
f)
„přijetím rizika“ se rozumí rozhodnutí, kterým se vyjadřuje souhlas s tím, že po řešení rizika i nadále existuje zbytkové riziko;
g)
„hodnocení rizika“ spočívá v rozpoznání hrozeb a zranitelných míst a v provádění analýzy souvisejícího rizika, tj. analýzy pravděpodobnosti a dopadu;
h)
„sdělování rizika“ spočívá v rozvoji informovanosti o rizicích v rámci skupin uživatelů komunikačních a informačních systémů, v informování schvalovacích orgánů o těchto rizicích a podávání zpráv o těchto rizicích provozním orgánům;
i)
„řešení rizika“ spočívá ve zmírnění, odstranění a omezení rizika (prostřednictvím vhodné kombinace technických, fyzických, organizačních nebo procedurálních opatření), přenesení rizika nebo jeho monitorování.
Článek 36
Komunikační a informační systémy nakládající s utajovanými informacemi EU
1. V komunikačních a informačních systémech se nakládá s utajovanými informacemi EU v souladu s koncepcí zabezpečení informací.
2. Pro komunikační a informační systémy, které nakládají s utajovanými informacemi EU, znamená dodržování politiky bezpečnosti informačních systémů Komise, uvedené v rozhodnutí Komise K(2006) 3602 (11), že:
a)
během celého životního cyklu informačního systému se při provádění politiky bezpečnosti informačních systémů používá přístup „plánuj, udělej, zkontroluj, jednej“ (Plan-Do-Check-Act);
b)
potřeby v oblasti bezpečnosti musí být určeny prostřednictvím posouzení hospodářského dopadu;
c)
informační systém a údaje v něm obsažené musí projít formální klasifikací aktiv;
d)
všechna povinná bezpečnostní opatření, která jsou stanovena v politice bezpečnosti informačních systémů, musí být provedena;
e)
musí proběhnout proces řízení rizik, který se skládá z těchto kroků: identifikace hrozeb a zranitelných míst, hodnocení rizika, řešení rizika, přijetí rizika a sdělování rizika;
f)
je definován, prováděn, kontrolován a přezkoumáván bezpečnostní plán, včetně bezpečnostní politiky a bezpečnostních provozních postupů.
3. Všichni zaměstnanci, kteří se podílejí na návrhu, vývoji, zkoušení, provozu, řízení nebo používání komunikačních a informačních systémů nakládajících s utajovanými informacemi EU, oznámí orgánu pro bezpečnostní akreditaci všechny potenciální bezpečnostní nedostatky, incidenty, narušení bezpečnosti nebo ohrožení, které mohou mít dopad na ochranu daných systémů a/nebo utajovaných informací EU v nich obsažených.
4. Pokud je ochrana utajovaných informací EU zajišťována kryptografickými prostředky, tyto prostředky se schvalují tímto způsobem:
a)
na základě doporučení skupiny odborníků pro bezpečnost v Komisi je třeba dát přednost výrobkům, které byly schváleny Radou nebo generálním tajemníkem Rady jakožto schvalovacím orgánem pro kryptografickou ochranu v Radě;
b)
opravňují-li k tomu zvláštní provozní důvody, může schvalovací orgán pro kryptografickou ochranu v Komisi na základě doporučení skupiny odborníků pro bezpečnost v Komisi udělit výjimku z požadavků uvedených pod písmenem a) a udělit dočasné schválení na konkrétní období.
5. Během elektronického přenosu, zpracovávání a uchovávání utajovaných informací EU se použijí schválené kryptografické prostředky. Bez ohledu na tento požadavek se za mimořádných okolností nebo v případě zvláštních technických konfigurací mohou po schválení schvalovacím orgánem pro kryptografickou ochranu použít zvláštní postupy.
6. Komunikační a informační systémy nakládající s informacemi se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo vyšším jsou chráněny bezpečnostními opatřeními proti ohrožení dotyčných informací kompromitujícím elektromagnetickým vyzařováním („bezpečnostní opatření TEMPEST“). Tato bezpečnostní opatření jsou přiměřená riziku zneužití a stupni utajení daných informací.
7. Bezpečnostní orgán Komise působí jako:
-
orgán pro zabezpečení informací,
-
orgán pro bezpečnostní akreditaci,
-
orgán TEMPEST,
-
schvalovací orgán pro kryptografickou ochranu,
-
orgán pro distribuci kryptografických materiálů.
8. Bezpečnostní orgán Komise jmenuje u každého systému provozní orgán pro zabezpečení informací.
9. Úkoly spojené s funkcemi popsanými v odstavcích 7 a 8 budou vymezeny v prováděcích pravidlech.
Článek 37
Akreditace komunikačních a informačních systémů nakládajících s utajovanými informacemi EU
1. Veškeré komunikační a informační systémy, které nakládají s utajovanými informacemi EU, podléhají akreditačnímu řízení, které vychází ze zásad zabezpečení informací a které musí být natolik podrobné, aby to odpovídalo požadované úrovni ochrany.
2. Akreditační řízení zahrnuje formální schválení bezpečnostního plánu komunikačního a informačního systému orgánem pro bezpečnostní akreditaci v Komisi, aby bylo zajištěno, že:
a)
proces řízení rizik, jak je uveden v čl. 36 odst. 2, byl řádně proveden;
b)
vlastník systému vědomě přijal zbytkové riziko a
c)
bylo dosaženo dostatečné úrovně ochrany komunikačního a informačního systému a utajovaných informací EU, s nimiž se v něm nakládá, v souladu s tímto rozhodnutím.
3. Orgán pro bezpečnostní akreditaci v Komisi vydá rozhodnutí o akreditaci, které stanoví nejvyšší stupeň utajení informací EU, s nimiž lze v daném systému nakládat, a příslušné podmínky pro provoz. Tím nejsou dotčeny úkoly, které byly svěřeny radě pro bezpečnostní akreditaci podle článku 11 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 512/2014 (12).
4. Za akreditaci komunikačních a informačních systémů Komise, na nichž se podílí několik stran, odpovídá společná rada pro bezpečnostní akreditaci. Tato rada se skládá z jednoho zástupce orgánu pro bezpečnostní akreditaci každé zúčastněné strany a předsedá jí zástupce orgánu pro bezpečnostní akreditaci v Komisi.
5. Akreditační řízení zahrnuje řadu úkolů, které mají vykonat zúčastněné strany. Odpovědnost za přípravu akreditačních spisů a dokumentace nese v plné míře vlastník systému.
6. Za akreditaci je odpovědný orgán pro bezpečnostní akreditaci v Komisi, jenž má kdykoli během životního cyklu komunikačního a informačního systému právo:
a)
požadovat, aby se použilo akreditační řízení;
b)
provést audit či kontrolu systému;
c)
tam, kde podmínky pro provoz již nejsou splněny, požadovat vypracování a účinné provádění plánu na zlepšení bezpečnosti v jasně vymezeném časovém horizontu, a případně odebrat povolení pro provoz systému do té doby, než budou podmínky pro provoz opět splněny.
7. Akreditační řízení se stanoví ve standardu pro akreditační řízení pro komunikační a informační systémy, které nakládají s utajovanými informacemi EU, jež bude přijat v souladu s čl. 10 odst. 3 rozhodnutí K(2006) 3602.
Článek 38
Mimořádné okolnosti
1. Bez ohledu na ustanovení této kapitoly mohou být za mimořádných okolností, například během hrozící nebo probíhající krize, konfliktu, války nebo za výjimečných provozních okolností, použity níže popsané zvláštní postupy.
2. Utajované informace EU mohou být přenášeny za použití kryptografických prostředků schválených pro nižší stupeň utajení nebo v nešifrované podobě se souhlasem příslušného orgánu, pokud by jakékoli zpoždění způsobilo škodu nepochybně převyšující škodu způsobenou případným vyzrazením utajovaných materiálů a pokud:
a)
odesílatel a příjemce nemají požadované šifrovací zařízení a
b)
utajované materiály nelze včas předat jiným způsobem.
3. Za okolností uvedených v odstavci 1 nenesou přenášené utajované informace žádná označení ani údaje, jež by je odlišovaly od informací, které nejsou utajované nebo které mohou být chráněny dostupným kryptografickým prostředkem. Příjemce informací je třeba neprodleně uvědomit o stupni utajení jiným způsobem.
4. Následně se podá zpráva příslušnému orgánu a skupině odborníků pro bezpečnost v Komisi.
KAPITOLA 6
PRŮMYSLOVÁ BEZPEČNOST
Článek 39
Základní zásady
1. Průmyslovou bezpečností se rozumí uplatňování opatření, s jejichž pomocí ochranu utajovaných informací EU zajišťují:
a)
v rámci utajovaných smluv:
i)
zájemci nebo uchazeči po dobu nabídkového a zadávacího řízení;
ii)
dodavatelé či subdodavatelé po celý životní cyklus utajovaných smluv;
b)
v rámci utajovaných grantových dohod:
i)
žadatelé během řízení o udělování grantů;
ii)
příjemci během celého životního cyklu utajovaných grantových dohod.
2. Tyto smlouvy či grantové dohody nesmí obsahovat informace se stupněm utajení TRES SECRET UE/EU TOP SECRET.
3. Není-li stanoveno jinak, ustanovení této kapitoly týkající se utajovaných smluv nebo dodavatelů se použijí také na utajované subdodavatelské smlouvy či subdodavatele.
Článek 40
Definice
Pro účely této kapitoly se rozumí:
a)
„utajovanou smlouvou“ rámcová smlouva nebo smlouva podle nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (13), kterou uzavírá Komise nebo jeden z jejích útvarů s určitým dodavatelem na dodání movitého nebo nemovitého majetku, provedení prací nebo poskytnutí služeb, jejichž plnění vyžaduje nebo zahrnuje vytváření a uchovávání utajovaných informací EU nebo nakládání s nimi;
b)
„utajovanou subdodavatelskou smlouvou“ smlouva mezi dodavatelem Komise nebo jednoho z jejích útvarů a jiným dodavatelem (tj. subdodavatelem) o dodání movitého nebo nemovitého majetku, provedení prací nebo poskytnutí služeb, jejichž plnění vyžaduje nebo zahrnuje vytváření a uchovávání utajovaných informací EU nebo nakládání s nimi;
c)
„utajovanou grantovou dohodou“ dohoda, na jejímž základě Komise udělí grant, jak je uvedeno v části I hlavě VI nařízení (ES, Euratom) č. 1605/2002, a jejíž plnění vyžaduje nebo zahrnuje vytváření a uchovávání utajovaných informací EU nebo nakládání s nimi;
d)
„určeným bezpečnostním orgánem“ orgán, který podléhá vnitrostátnímu bezpečnostnímu orgánu členského státu a který odpovídá za informování průmyslových nebo jiných subjektů o vnitrostátní politice ohledně všech otázek průmyslové bezpečnosti a za poskytování pokynů a pomoci při jejím provádění. Funkci určeného bezpečnostního orgánu může vykonávat vnitrostátní bezpečnostní orgán nebo kterýkoli jiný příslušný orgán.
Článek 41
Postup v případě utajovaných smluv nebo utajovaných grantových dohod
1. Každý útvar Komise jakožto veřejný zadavatel zajistí, aby smlouva odkazovala na minimální standardy průmyslové bezpečnosti, které jsou stanoveny v této kapitole, či je obsahovala a aby tyto standardy byly při zadávání zakázek na základě utajovaných smluv či udělování grantů na základě utajovaných grantových dohod dodržovány.
2. Pro účely odstavce 1 příslušné útvary v rámci Komise konzultují Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, a zejména ředitelství pro bezpečnost, a zajistí, aby vzorové smlouvy a subdodavatelské smlouvy a vzorové grantové dohody obsahovaly ustanovení odrážející základní zásady a minimální standardy pro ochranu utajovaných informací EU, jež musí splňovat dodavatelé, subdodavatelé a příjemci grantových dohod.
3. Komise úzce spolupracuje s vnitrostátním bezpečnostním orgánem, určeným bezpečnostním orgánem nebo kterýmkoli jiným příslušným orgánem dotyčného členského státu.
4. Pokud veřejný zadavatel hodlá zahájit řízení, jehož cílem je uzavření utajované smlouvy nebo grantové dohody, vyžádá si poradenství bezpečnostního orgánu Komise ohledně otázek týkajících se povahy utajení a utajovaných prvků řízení ve všech jeho fázích.
5. Šablony a vzory utajovaných smluv, subdodavatelských smluv a grantových dohod, oznámení o zahájení zadávacího řízení, pokyny ohledně okolností, za nichž je vyžadováno osvědčení o bezpečnostní prověrce zařízení, bezpečnostní pokyny k programu nebo projektu, seznamy bezpečnostních požadavků, pravidla pro návštěvy, přenos a přepravu utajovaných informací EU v rámci utajovaných smluv nebo utajovaných grantových dohod se po konzultaci se skupinou odborníků pro bezpečnost v Komisi stanoví v prováděcích pravidlech pro průmyslovou bezpečnost.
6. Komise může uzavřít utajované smlouvy nebo grantové dohody, ve kterých plněním úkolů, které zahrnují nebo vyžadují přístup k utajovaným informacím EU nebo nakládání s nimi či jejich uchovávání, pověří hospodářské subjekty registrované v členském státě nebo ve třetím státě, s nímž byla uzavřena dohoda nebo správní ujednání podle kapitoly 7 tohoto rozhodnutí.
Článek 42
Bezpečnostní prvky v utajované smlouvě nebo utajované grantové dohodě
1. Utajované smlouvy nebo grantové dohody obsahují následující bezpečnostní prvky:
Bezpečnostní pokyny k programu nebo projektu
a)
„Bezpečnostními pokyny k programu nebo projektu“ se rozumí seznam bezpečnostních postupů, které se uplatňují u konkrétního programu nebo projektu s cílem standardizovat bezpečnostní postupy. Tyto pokyny lze během celé doby trvání programu nebo projektu revidovat.
b)
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost vypracuje obecné bezpečnostní pokyny k programu nebo projektu; útvary Komise odpovědné za programy nebo projekty zahrnující nakládání s utajovanými informacemi EU nebo jejich uchovávání mohou případně vypracovat konkrétní bezpečnostní pokyny k programu nebo projektu, které budou z obecných bezpečnostních pokynů vycházet.
c)
Konkrétní bezpečnostní pokyny k programu nebo projektu se vypracují zejména pro programy a projekty, které se vyznačují značným rozsahem, měřítkem nebo složitostí nebo množstvím či rozmanitostí dodavatelů, příjemců a ostatních partnerů a zúčastněných stran, například pokud jde o jejich právní status. Konkrétní bezpečnostní pokyny k programu nebo projektu vypracuje útvar či útvary Komise, jež program nebo projekt řídí, v úzké spolupráci s Generálním ředitelstvím pro lidské zdroje a bezpečnost.
d)
Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost předloží obecné i konkrétní bezpečnostní pokyny k programu nebo projektu ke konzultaci skupině odborníků pro bezpečnost v Komisi.
Seznam bezpečnostních požadavků
a)
„Seznamem bezpečnostních požadavků“ se rozumí soubor zvláštních smluvních podmínek vydaný veřejným zadavatelem, který je nedílnou součástí kterékoli utajované smlouvy, jejíž plnění vyžaduje přístup k utajovaným informacím EU nebo jejich vytváření, a který určí bezpečnostní požadavky a části smlouvy vyžadující bezpečnostní ochranu.
b)
V seznamu bezpečnostních požadavků jsou popsány bezpečnostní požadavky pro konkrétní smlouvu. Seznam případně zahrnuje příručku pro stanovování stupně utajení a je nedílnou částí utajované smlouvy, subdodavatelské smlouvy nebo grantové dohody.
c)
Seznam bezpečnostních požadavků obsahuje ustanovení, podle nichž musí dodavatel nebo příjemce dodržovat minimální standardy stanovené tímto rozhodnutím. Veřejný zadavatel zajistí, aby v seznamu bezpečnostních požadavků bylo uvedeno, že nedodržení těchto minimálních standardů může být dostatečným důvodem pro ukončení smlouvy nebo grantové dohody.
2. Jak bezpečnostní pokyny k programu nebo projektu, tak seznamy bezpečnostních požadavků obsahují jako povinný bezpečnostní prvek příručku pro stanovování stupně utajení:
a)
„Příručkou pro stanovování stupně utajení“ se rozumí dokument popisující prvky programu, projektu, smlouvy nebo grantové dohody, které jsou utajované, přičemž stanoví použitelné stupně utajení. Příručka pro stanovování stupně utajení může být v průběhu realizace programu, projektu, smlouvy nebo grantové dohody rozšířena a stupně utajení informací mohou být změněny nebo sníženy; pokud existuje příručka pro stanovování stupně utajení, je součástí seznamu bezpečnostních požadavků.
b)
Před zahájením nabídkového řízení na uzavření utajované smlouvy nebo před uzavřením takové smlouvy určí útvary Komise jakožto veřejný zadavatel stupeň utajení veškerých informací, které mají být poskytnuty zájemcům, uchazečům či dodavatelům, a rovněž stupeň utajení veškerých informací, které vytvoří dodavatel. Za tímto účelem připraví po konzultaci s bezpečnostním orgánem Komise příručku pro stanovování stupně utajení, jež se má používat pro provedení zakázky, podle tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel.
c)
Pro stanovení stupně utajení jednotlivých částí utajované smlouvy se použijí tyto zásady:
i)
při přípravě příručky pro stanovování stupňů utajení bere útvar Komise jakožto veřejný zadavatel v úvahu veškeré důležité bezpečnostní aspekty, včetně stupně utajení, který poskytnutým informacím přidělil původce informací a který původce informací schválil pro danou smlouvu;
ii)
stupeň utajení smlouvy jako celku nesmí být nižší než nejvyšší stupeň utajení kterékoli části smlouvy a
iii)
dojde-li k jakýmkoli změnám ohledně stupně utajení informací vytvářených dodavateli nebo poskytovaných dodavatelům při plnění smlouvy a provádějí-li se jakékoli dodatečné změny v příručce pro stanovování stupňů utajení, veřejný zadavatel se případně prostřednictvím bezpečnostního orgánu Komise spojí s vnitrostátními bezpečnostními orgány, s určenými bezpečnostními orgány členských států nebo s jakýmkoli jiným příslušným bezpečnostním orgánem.
Článek 43
Přístup k utajovaným informacím EU pro zaměstnance dodavatelů a příjemců
Veřejný zadavatel či poskytovatel grantu zajistí, aby utajovaná smlouva nebo utajovaná grantová dohoda obsahovaly ustanovení o tom, že zaměstnanci dodavatele, subdodavatele nebo příjemce, kteří pro plnění utajované smlouvy, subdodavatelské smlouvy nebo grantové dohody potřebují přístup k utajovaným informacím EU, tento přístup získají, pouze pokud:
a)
mají bezpečnostní oprávnění pro odpovídající stupeň utajení nebo jsou jinak řádně oprávněni a bylo rozhodnuto, že informace potřebují znát;
b)
byli poučeni o příslušných bezpečnostních pravidlech pro ochranu utajovaných informací EU a vzali na vědomí své povinnosti ohledně ochrany těchto informací;
c)
jedná-li se o informace se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET, prošli bezpečnostní prověrkou pro odpovídající stupeň utajení, kterou provedl příslušný vnitrostátní bezpečnostní orgán, určený bezpečnostní orgán nebo kterýkoli jiný příslušný orgán.
Článek 44
Bezpečnostní prověrka zařízení
1. „Bezpečnostní prověrkou zařízení“ se rozumí správní rozhodnutí vnitrostátního bezpečnostního orgánu, určeného bezpečnostního orgánu nebo jiného příslušného bezpečnostního orgánu, že určité zařízení může z hlediska bezpečnosti zajistit odpovídající úroveň ochrany utajovaných informací EU s určitým stupněm utajení.
2. Dříve, než mohou být zájemci, uchazeči či dodavateli nebo žadateli o grant či příjemci grantu poskytnuty utajované informace EU nebo než je mu k utajovaným informacím EU umožněn přístup, musí bezpečnostnímu orgánu Komise předložit osvědčení o bezpečnostní prověrce zařízení udělené vnitrostátním bezpečnostním orgánem nebo určeným bezpečnostním orgánem nebo jakýmkoli jiným příslušným bezpečnostním orgánem členského státu, které v souladu s vnitrostátními právními předpisy potvrzuje, že hospodářský subjekt je ve svých zařízeních schopen zajistit ochranu utajovaných informací EU na odpovídajícím stupni utajení (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET), a bezpečnostní orgán Komise je předá útvaru Komise, jenž jedná jako veřejný zadavatel nebo poskytovatel grantu.
3. V příslušných případech veřejný zadavatel oznámí prostřednictvím bezpečnostního orgánu Komise příslušnému vnitrostátnímu bezpečnostnímu orgánu, určenému bezpečnostnímu orgánu nebo kterémukoli jinému příslušnému bezpečnostnímu orgánu, že pro účely plnění smlouvy je vyžadováno osvědčení o bezpečnostní prověrce zařízení. Osvědčení o bezpečnostní prověrce zařízení nebo osvědčení o bezpečnostní prověrce personálu je vyžadováno v případě, že je během zadávacího řízení či řízení o udělení grantu třeba poskytovat utajované informace EU se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET.
4. Veřejný zadavatel či poskytovatel grantu neuzavře utajovanou smlouvu či grantovou dohodu s upřednostňovaným uchazečem či účastníkem, dokud neobdrží od vnitrostátního bezpečnostního orgánu, určeného bezpečnostního orgánu nebo kteréhokoli jiného příslušného bezpečnostního orgánu členského státu, v němž je dotyčný dodavatel nebo subdodavatel registrován, potvrzení o tom, že bylo v případě, kdy je to vyžadováno, vydáno příslušné osvědčení o bezpečnostní prověrce zařízení.
5. Pokud vnitrostátní bezpečnostní orgán, určený bezpečnostní orgán nebo kterýkoli jiný příslušný bezpečnostní orgán, který vydal osvědčení o bezpečnostní prověrce zařízení, uvědomí bezpečnostní orgán Komise o změnách ovlivňujících toto osvědčení, bezpečnostní orgán Komise o tom uvědomí útvar Komise, který jedná jako veřejný zadavatel nebo poskytovatel grantu. V případě subdodavatelské smlouvy je odpovídajícím způsobem informován vnitrostátní bezpečnostní orgán, určený bezpečnostní orgán nebo kterýkoli jiný příslušný bezpečnostní orgán.
6. Zrušení osvědčení o bezpečnostní prověrce zařízení příslušným vnitrostátním bezpečnostním orgánem, určeným bezpečnostním orgánem nebo kterýmkoli jiným příslušným bezpečnostním orgánem je dostatečným důvodem k tomu, aby veřejný zadavatel či poskytovatel grantu vypověděl utajovanou smlouvu nebo aby vyloučil určitého zájemce, uchazeče nebo žadatele z nabídkového řízení. Ve vzorových smlouvách a grantových dohodách, jež mají být vypracovány, musí být obsaženo příslušné ustanovení.
Článek 45
Ustanovení týkající se utajovaných smluv a utajovaných grantových dohod
1. Pokud jsou během zadávacího řízení zájemci, uchazeči nebo žadateli poskytovány utajované informace EU, musí výzva k podávání nabídek či výzva k předkládání návrhů obsahovat ustanovení o tom, že zájemce, uchazeč nebo žadatel, který nabídku či návrh nepředloží nebo jehož nabídka či návrh nebudou vybrány, je povinen všechny utajované dokumenty ve stanovené lhůtě vrátit.
2. Veřejný zadavatel či poskytovatel grantu oznámí prostřednictvím bezpečnostního orgánu Komise příslušnému vnitrostátnímu bezpečnostnímu orgánu, určenému bezpečnostnímu orgánu nebo kterémukoli jinému příslušnému bezpečnostnímu orgánu skutečnost, že utajovaná smlouva nebo grantová dohoda byla uzavřena, a rovněž oznámí příslušné údaje, jako je název dodavatelů nebo příjemců, doba trvání smlouvy a maximální stupeň utajení.
3. Jakmile je taková smlouva či grantová dohoda ukončena, veřejný zadavatel či poskytovatel grantu o tom neprodleně prostřednictvím bezpečnostního orgánu Komise uvědomí příslušný vnitrostátní bezpečnostní orgán, určený bezpečnostní orgán nebo kterýkoli jiný příslušný bezpečnostní orgán členského státu, v němž je dodavatel nebo příjemce grantu registrován.
4. Obecně platí, že při ukončení utajované smlouvy či grantové dohody nebo ukončení účasti příjemce grantu musí dodavatel nebo příjemce grantu vrátit veřejnému zadavateli či poskytovateli grantu veškeré utajované informace EU, které má v držení.
5. V seznamu bezpečnostních požadavků se stanoví zvláštní ustanovení týkající se nakládání s utajovanými informacemi EU během plnění utajované smlouvy či grantové dohody nebo při jejím ukončení.
6. Pokud je dodavatel nebo příjemce grantu oprávněn ponechat si utajované informace EU po ukončení smlouvy či grantové dohody, dodavatel nebo příjemce grantu nadále dodržuje minimální standardy obsažené v tomto rozhodnutí a chrání důvěrnost utajovaných informací EU.
Článek 46
Zvláštní ustanovení týkající se utajovaných smluv
1. Podmínky týkající se ochrany utajovaných informací EU, za nichž může dodavatel uzavřít subdodavatelskou smlouvu, jsou stanoveny ve výzvě k předkládání nabídek a v utajované smlouvě.
2. Předtím, než dodavatel zadá jakékoli části utajované smlouvy subdodavateli, musí získat povolení od veřejného zadavatele. Subdodavatelská smlouva, s níž souvisí přístup k utajovaným informacím EU, nemůže být zadána subdodavatelům se sídlem ve třetí zemi, pokud neexistuje právní rámec pro bezpečnost informací stanovený v kapitole 7.
3. Dodavatel je povinen zajistit, aby veškeré subdodavatelské činnosti byly prováděny v souladu s minimálními standardy stanovenými tímto rozhodnutím, a nesmí subdodavateli poskytovat utajované informace EU bez předchozího písemného souhlasu veřejného zadavatele.
4. Pokud jde o utajované informace EU, které vytvořil nebo s nimiž nakládá dodavatel, pak se za původce považuje Komise a práva náležející původci vykonává veřejný zadavatel.
Článek 47
Návštěvy v souvislosti s utajovanými smlouvami
1. Pokud zaměstnanci Komise, dodavatelů či příjemců grantu potřebují pro plnění utajované smlouvy nebo grantové dohody přístup k informacím se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET v prostorách druhé strany, sjednají se návštěvy ve spolupráci s příslušnými vnitrostátními bezpečnostními orgány, určenými bezpečnostními orgány nebo s kterýmkoli jiným příslušným bezpečnostním orgánem. O těchto návštěvách je vyrozuměn bezpečnostní orgán Komise. Vnitrostátní bezpečnostní orgány, určené bezpečnostní orgány nebo kterýkoli jiný příslušný bezpečnostní orgán se však mohou v rámci konkrétních programů nebo projektů dohodnout na postupu, podle kterého se mohou návštěvy sjednávat přímo.
2. Všechny navštěvující osoby musí být držiteli odpovídajícího osvědčení o bezpečnostní prověrce a musí mít potřebu znát utajované informace EU související s utajovanou smlouvou.
3. Navštěvujícím osobám je umožněn přístup pouze k utajovaným informacím EU souvisejícím s účelem návštěvy.
4. Podrobnější ustanovení se formulují v prováděcích pravidlech.
5. Dodržování ustanovení o návštěvách ve spojitosti s utajovanými smlouvami, stanovených v tomto rozhodnutí a v prováděcích pravidlech uvedených v odstavci 4, je povinné.
Článek 48
Přenos a přeprava utajovaných informací EU v rámci utajovaných smluv nebo utajovaných grantových dohod
1. Pokud jde o elektronický přenos utajovaných informací EU, použijí se příslušná ustanovení kapitoly 5 tohoto rozhodnutí.
2. Pokud jde o přepravu utajovaných informací EU, použijí se příslušná ustanovení kapitoly 4 tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel v souladu s vnitrostátními právními předpisy.
3. V případě přepravy utajovaných materiálů jako nákladu se při určování bezpečnostních opatření uplatní tyto zásady:
a)
bezpečnost musí být zajištěna během všech fází přepravy z místa původu až po konečné místo určení;
b)
stupeň ochrany poskytovaný zásilce se stanoví podle nejvyššího stupně utajení materiálů, které jsou její součástí;
c)
před jakoukoli přeshraniční přepravou materiálů se stupněm utajení CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL nebo SECRET UE/EU SECRET musí odesílatel vypracovat přepravní plán, který schválí příslušný vnitrostátní bezpečnostní orgán, určený bezpečnostní orgán nebo kterýkoli jiný příslušný bezpečnostní orgán;
d)
materiály musí být převáženy v nejvyšší možné míře po přímé trase a přeprava musí být ukončena, jak nejrychleji to okolnosti umožní;
e)
je-li to možné, přepravní trasy by měly vést pouze přes území členských států. Přeprava přes jiné než členské státy by se měla uskutečnit pouze v případě, kdy byla povolena vnitrostátním bezpečnostním orgánem, určeným bezpečnostním orgánem nebo kterýmkoli jiným příslušným bezpečnostním orgánem států odesílatele i příjemce zásilky.
Článek 49
Poskytování utajovaných informací EU dodavatelům nebo příjemcům grantů se sídlem ve třetích státech
Utajované informace EU jsou dodavatelům nebo příjemcům grantu se sídlem v třetích státech poskytovány v souladu s bezpečnostními opatřeními dohodnutými mezi bezpečnostním orgánem Komise, útvarem Komise jakožto veřejným zadavatelem či poskytovatelem grantu a vnitrostátním bezpečnostním orgánem, určeným bezpečnostním orgánem nebo jiným příslušným bezpečnostním orgánem dotyčného třetího státu, v němž je dodavatel nebo příjemce grantu registrován.
Článek 50
Nakládání s informacemi se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED v rámci utajovaných smluv nebo utajovaných grantových dohod
1. Ochrana informací se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED, s nimiž se nakládá nebo jež jsou uchovávány v rámci utajovaných smluv nebo grantových dohod se zakládá na zásadách přiměřenosti a efektivnosti nákladů.
2. Osvědčení o bezpečnostní prověrce zařízení nebo bezpečnostní prověrce personálu se v rámci utajovaných smluv nebo utajovaných grantových dohod zahrnujících nakládání s informacemi se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED nevyžaduje.
3. Pokud smlouva nebo grantová dohoda zahrnuje nakládání s informacemi se stupněm utajení RESTREINT UE/EU RESTRICTED v komunikačním a informačním systému provozovaném dodavatelem nebo příjemcem grantu, veřejný zadavatel či poskytovatel grantu po konzultaci s bezpečnostním orgánem Komise zajistí, aby ve smlouvě nebo grantové dohodě byly uvedeny nezbytné technické a správní požadavky týkající se akreditace či schválení komunikačního a informačního systému, které budou přiměřené posouzenému riziku a zohlední všechny příslušné faktory. Na rozsahu akreditace či schválení takového komunikačního a informačního systému se dohodnou bezpečnostní orgán Komise a příslušný vnitrostátní bezpečnostní orgán nebo určený bezpečnostní orgán.
KAPITOLA 7
VÝMĚNA UTAJOVANÝCH INFORMACÍ S DALŠÍMI ORGÁNY, INSTITUCEMI NEBO JINÝMI SUBJEKTY UNIE, S ČLENSKÝMI STÁTY A SE TŘETÍMI STÁTY A MEZINÁRODNÍMI ORGANIZACEMI
Článek 51
Základní zásady
1. Pokud Komise nebo jeden z jejích útvarů rozhodne, že je třeba přistoupit k výměně utajovaných informací EU s jiným orgánem, institucí nebo jiným subjektem Unie, se třetím státem nebo s mezinárodní organizací, podniknou se nezbytné kroky k tomu, aby byl pro tento účel zaveden vhodný právní nebo správní rámec, jenž může zahrnovat ujednání o bezpečnosti informací nebo správní ujednání uzavřená v souladu s příslušnými právními předpisy.
2. Aniž je dotčen článek 57, vyměňují se utajované informace EU s jiným orgánem, institucí nebo jiným subjektem Unie, se třetím státem nebo mezinárodní organizací, pouze pokud je takový vhodný právní nebo správní rámec zaveden a pokud existují dostatečné záruky, že daný orgán, instituce nebo jiný subjekt Unie nebo třetí stát nebo mezinárodní organizace uplatňuje rovnocenné základní zásady a minimální standardy pro ochranu utajovaných informací.
Článek 52
Výměna utajovaných informací EU s dalšími orgány, institucemi nebo jinými subjekty Unie
1. Před uzavřením správního ujednání pro výměnu utajovaných informací EU s jiným orgánem, institucí nebo jiným subjektem Unie si Komise vyžádá ujištění, že daný orgán, instituce nebo jiný subjekt Unie:
a)
má zaveden právní rámec pro ochranu utajovaných informací EU, který stanoví základní zásady a minimální standardy rovnocenné těm, které jsou stanoveny v tomto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidlech;
b)
uplatňuje bezpečnostní standardy a pokyny týkající se personální bezpečnosti, fyzické bezpečnosti, správy utajovaných informací EU a bezpečnosti komunikačních a informačních systémů, které zaručují úroveň ochrany utajovaných informací EU rovnocennou ochraně v Komisi;
c)
označuje utajované informace, které vytváří, jako utajované informace EU.
2. Hlavním útvarem pro uzavírání správních ujednání o výměně utajovaných informací EU s dalšími orgány, institucemi nebo jinými subjekty Unie je v rámci Komise Generální ředitelství pro lidské zdroje a bezpečnost, které úzce spolupracuje s ostatními příslušnými útvary Komise.
3. Správní ujednání mají zpravidla formu výměny dopisů podepsaných jménem Komise generálním ředitelem pro lidské zdroje a bezpečnost.
4. Před uzavřením správního ujednání o výměně utajovaných informací EU provede bezpečnostní orgán Komise hodnoticí návštěvy s cílem posoudit regulační rámec pro ochranu utajovaných informací EU a ověřit účinnost opatření prováděných na ochranu utajovaných informací EU. Správní ujednání vstupuje v platnost a utajované informace EU se vyměňují, pouze pokud výsledky této hodnoticí návštěvy byly uspokojivé a bylo vyhověno doporučením učiněným v návaznosti na návštěvu. Pravidelně se provádějí následné hodnoticí návštěvy, jejichž účelem je ověřovat, zda je správní ujednání dodržováno a zda zavedená bezpečnostní opatření i nadále splňují dohodnuté základní zásady a minimální standardy.
5. Hlavním vstupním a výstupním místem všech utajovaných informací vyměňovaných s dalšími orgány, institucemi nebo jinými subjekty Unie je v rámci Komise zpravidla registr utajovaných informací EU spravovaný generálním sekretariátem. Pokud je to však pro ochranu utajovaných informací EU z bezpečnostních, organizačních či provozních důvodů vhodnější, fungují jako hlavní vstupní a výstupní místo všech utajovaných informací ohledně záležitostí, které spadají do pravomoci dotčených útvarů Komise, místní registry utajovaných informací EU zřízené v rámci útvarů Komise podle tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel.
6. O procesu uzavírání správních ujednání podle odstavce 2 je informována skupina odborníků pro bezpečnost v Komisi.
Článek 53
Výměna utajovaných informací EU s členskými státy
1. Utajované informace EU mohou být předávány členským státům za předpokladu, že členské státy tyto informace chrání v souladu s požadavky použitelnými na utajované informace označené vnitrostátním stupněm utajení na rovnocenné úrovni podle srovnávací tabulky stupňů utajení uvedené v příloze I.
2. Pokud členské státy poskytnou do struktur či sítí Evropské unie utajované informace označené vnitrostátním stupněm utajení, Komise tyto informace chrání v souladu s požadavky na ochranu utajovaných informací EU na rovnocenné úrovni podle srovnávací tabulky stupňů utajení uvedené v příloze I.
Článek 54
Výměna utajovaných informací EU se třetími státy a mezinárodními organizacemi
1. Pokud Komise rozhodne, že je třeba dlouhodobě vyměňovat utajované informace se třetími státy nebo mezinárodními organizacemi, podniknou se nezbytné kroky k tomu, aby byl pro tento účel zaveden vhodný právní nebo správní rámec, jenž může zahrnovat ujednání o bezpečnosti informací nebo správní ujednání uzavřená v souladu s příslušnými právními předpisy.
2. Dohody o bezpečnosti informací a správní ujednání podle odstavce 1 musí obsahovat ustanovení, která zaručí, že třetí státy nebo mezinárodní organizace, obdrží-li utajované informace EU, zajistí ochranu těchto informací odpovídající jejich stupni utajení a v souladu s minimálními standardy, které jsou rovnocenné standardům stanoveným tímto rozhodnutím.
3. Komise může uzavřít správní ujednání v souladu s článkem 56, pokud stupeň utajení poskytovaných utajovaných informací EU není zpravidla vyšší než RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
4. Správní ujednání o výměně utajovaných informací podle odstavce 3 musí obsahovat ustanovení, která zaručí, že třetí státy nebo mezinárodní organizace, obdrží-li utajované informace EU, zajistí ochranu těchto informací odpovídající jejich stupni utajení a v souladu s minimálními standardy, které jsou rovnocenné minimálním standardům stanoveným tímto rozhodnutím. Uzavření dohody o bezpečnosti informací nebo správního ujednání je třeba konzultovat se skupinou odborníků pro bezpečnost v Komisi.
5. Rozhodnutí o poskytnutí utajovaných informací EU, jejichž původcem je Komise, třetímu státu nebo mezinárodní organizaci přijímá příslušný útvar Komise (jakožto původce utajovaných informací EU v Komisi) případ od případu s ohledem na povahu a obsah těchto informací, na potřebu příjemce znát utajované informace a na míru prospěchu pro Unii. Není-li Komise původcem utajovaných informací, jejichž poskytnutí se požaduje, či zdrojového materiálu, jež mohou obsahovat, útvar Komise, jenž má tyto utajované informace v držení, nejdříve získá pro poskytnutí informací písemný souhlas původce. Nelze-li původce zjistit, převezme po konzultaci se skupinou odborníků pro bezpečnost v Komisi jeho odpovědnost útvar Komise, který má tyto utajované informace v držení.
Článek 55
Dohody o bezpečnosti informací
1. Dohody o bezpečnosti informací se třetími státy nebo mezinárodními organizacemi se uzavírají v souladu s článkem 218 SFEU.
2. Dohody o bezpečnosti informací:
a)
stanoví základní zásady a minimální standardy upravující výměnu utajovaných informací mezi Unií a třetím státem nebo mezinárodní organizací;
b)
stanoví, že se příslušné bezpečnostní orgány příslušných orgánů a institucí Unie a příslušný bezpečnostní orgán dotyčného třetího státu nebo mezinárodní organizace dohodnou na technických prováděcích pravidlech. Tato pravidla zohlední úroveň ochrany zajišťovanou zavedenými bezpečnostními předpisy, strukturami a postupy v dotyčném třetím státě nebo mezinárodní organizaci;
c)
stanoví, že před zahájením výměny utajovaných informací v rámci dotyčné dohody je třeba se ujistit, že přijímající strana je schopna jí poskytované utajované informace řádným způsobem chránit a zabezpečit.
3. Pokud je v souladu s čl. 51 odst. 1 rozhodnuto, že je třeba utajované informace EU vyměňovat, konzultuje Komise, je-li to vhodné, Evropskou službu pro vnější činnost, generální sekretariát Rady a jiné orgány a instituce Unie s cílem určit, zda by mělo být předloženo doporučení podle čl. 218 odst. 3 Smlouvy o fungování EU.
4. Utajované informace EU nesmí být vyměňovány elektronickými prostředky, pokud tak výslovně není stanoveno v dohodě o bezpečnosti informací nebo v technických prováděcích pravidlech.
5. Hlavním vstupním a výstupním místem všech utajovaných informací vyměňovaných se třetími státy a mezinárodními organizacemi je v rámci Komise zpravidla registr utajovaných informací EU spravovaný generálním sekretariátem. Pokud je to však pro ochranu utajovaných informací EU z bezpečnostních, organizačních či provozních důvodů vhodnější, fungují jako hlavní vstupní a výstupní místo všech utajovaných informací ohledně záležitostí, které spadají do pravomoci dotčených útvarů Komise, místní registry utajovaných skutečností EU zřízené v rámci útvarů Komise podle tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel.
6. Za účelem posouzení účinnosti bezpečnostních předpisů, struktur a postupů v dotyčném třetím státě nebo mezinárodní organizaci se Komise ve spolupráci s ostatními orgány, institucemi či jinými subjekty Unie a na základě vzájemné dohody s dotyčným třetím státem nebo mezinárodní organizací účastní hodnoticích návštěv. Cílem hodnoticích návštěv je vyhodnotit:
a)
právní rámec použitelný pro ochranu utajovaných informací;
b)
veškeré zvláštnosti bezpečnostní politiky a způsobu organizace bezpečnosti v dotyčném třetím státě nebo mezinárodní organizaci, které mohou mít dopad na stupeň utajení informací, jež mohou být vyměňovány;
c)
již zavedená bezpečnostní opatření a postupy a
d)
bezpečnostní prověrky pro stupeň utajovaných informací EU, které mají být poskytovány.
Článek 56
Správní ujednání
1. Pokud je třeba v kontextu politického či právního rámce Unie dlouhodobě vyměňovat se třetím státem nebo mezinárodní organizací informace, jejichž stupeň utajení není zpravidla vyšší než RESTREINT UE/EU RESTRICTED, a pokud bezpečnostní orgán Komise po konzultaci se skupinou odborníků pro bezpečnost v Komisi zejména potvrdí, že dotyčná strana nemá dostatečně rozvinutý bezpečnostní systém, který by jí umožnil uzavřít dohodu o bezpečnosti informací, může Komise uzavřít s příslušnými orgány dotyčného třetího státu nebo mezinárodní organizace správní ujednání.
2. Taková správní ujednání mají zpravidla formu výměny dopisů.
3. Před uzavřením ujednání se provede hodnoticí návštěva. O výsledku hodnoticí návštěvy se uvědomí skupina odborníků pro bezpečnost v Komisi. Pokud existují výjimečné důvody pro naléhavou výměnu utajovaných informací, mohou být utajované informace EU poskytnuty pod podmínkou, že bude učiněno vše pro to, aby hodnoticí návštěva byla vykonána co nejdříve.
4. Utajované informace EU nesmí být vyměňovány elektronickými prostředky, pokud tak správní ujednání výslovně nestanoví.
Článek 57
Výjimečné ad hoc poskytování utajovaných informací EU
1. Není-li uzavřena dohoda o bezpečnosti informací ani správní ujednání a pokud Komise nebo některý z jejích útvarů rozhodne, že je v kontextu politického nebo právního rámce Unie výjimečně třeba předat utajované informace EU třetímu státu nebo mezinárodní organizaci, bezpečnostní orgán Komise u bezpečnostních orgánů dotyčného třetího státu nebo mezinárodní organizace v možném rozsahu ověří, zda jsou jejich bezpečnostní předpisy, struktury a postupy takové, že poskytnuté utajované informace EU budou chráněny na úrovni standardů, které nejsou méně přísné než standardy stanovené v tomto rozhodnutí.
2. Rozhodnutí o poskytnutí utajovaných informací EU předmětnému třetímu státu nebo mezinárodní organizaci učiní po konzultaci se skupinou odborníků pro bezpečnost v Komisi Komise na základě návrhu člena Komise odpovědného za bezpečnostní záležitosti.
3. Poté, co Komise vydá své rozhodnutí o poskytnutí utajovaných informací EU, a s výhradou předchozího písemného souhlasu původce, včetně původců zdrojového materiálu, který mohou obsahovat, předá příslušný útvar Komise dotčené informace, které ponesou označení týkající se způsobilosti k předání uvádějící třetí stát nebo mezinárodní organizaci, jíž byly informace poskytnuty. Před vlastním poskytnutím informací nebo při jejich poskytnutí se dotyčná třetí strana písemně zaváže k ochraně obdržených utajovaných informací EU v souladu se základními zásadami a minimálními standardy stanovenými tímto rozhodnutím.
KAPITOLA 8
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 58
Nahrazení předchozího rozhodnutí
Tímto rozhodnutím se zrušuje a nahrazuje rozhodnutí Komise 2001/844/ES, ESUO, Euratom (14).
Článek 59
Utajované informace vytvořené před vstupem tohoto rozhodnutí v platnost
1. Veškeré informace EU utajované podle rozhodnutí 2001/844/ES, ESUO, Euratom jsou nadále chráněny v souladu s příslušnými ustanoveními tohoto rozhodnutí.
2. Veškeré utajované informace v držení Komise ke dni, kdy rozhodnutí 2001/844/ES, ESUO, Euratom vstoupilo v platnost, s výjimkou utajovaných informací Euratom:
a)
pokud je vytvořila Komise, se nadále považují za automaticky přeřazené do stupně utajení RESTREINT UE, ledaže se jejich autor do 31. ledna 2002 rozhodl udělit jim jiný stupeň utajení a informoval všechny subjekty, jimž je dotčený dokument určen;
b)
pokud je vytvořily osoby mimo Komisi, si zachovávají svůj původní stupeň utajení, a považují se proto za utajované informace EU rovnocenného stupně, ledaže autor souhlasí s jejich odtajněním nebo se snížením stupně jejich utajení.
Článek 60
Prováděcí pravidla a bezpečnostní upozornění
1. Na přijetí prováděcích pravidel k tomuto rozhodnutí, je-li to zapotřebí, se v plném souladu s vnitřním jednacím řádem vztahuje zvláštní rozhodnutí Komise o zmocnění určené členovi Komise, který je odpovědný za bezpečnostní záležitosti.
2. Po svém zmocnění prostřednictvím výše uvedeného rozhodnutí Komise může člen Komise odpovědný za bezpečnostní záležitosti vypracovávat bezpečnostní upozornění, v nichž stanoví bezpečnostní pokyny a osvědčené postupy v oblasti působnosti tohoto rozhodnutí a jeho prováděcích pravidel.
3. Úkoly zmiňované v prvním a druhém odstavci tohoto článku může Komise plně v souladu s vnitřním jednacím řádem přenést na generálního ředitele pro lidské zdroje a bezpečnost prostřednictvím zvláštního rozhodnutí o přenesení pravomoci.
Článek 61
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost prvním dnem po zveřejnění v Úředním věstníku Evropské unie.
V Bruselu dne 13. března 2015.
SKLEP KOMISIJE (EU, Euratom) 2015/444
z dne 13. marca 2015
o varnostnih predpisih za varovanje tajnih podatkov EU
EVROPSKA KOMISIJA JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije in zlasti člena 249 Pogodbe,
ob upoštevanju Pogodbe o ustanovitvi Evropske skupnosti za atomsko energijo in zlasti člena 106 Pogodbe,
ob upoštevanju Protokola št. 7 o privilegijih in imunitetah Evropske unije, priloženega k pogodbama, in zlasti člena 18 Protokola,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Varnostne določbe Komisije za varovanje tajnih podatkov Evropske unije (EUCI) je treba pregledati in posodobiti ob upoštevanju institucionalnih, organizacijskih, operativnih in tehnoloških dosežkov.
(2)
Evropska komisija je pogodbenica instrumentov na področju varnosti na njenih glavnih lokacijah z vladami Belgije, Luksemburga in Italije (1).
(3)
Komisija, Svet in Evropska služba za zunanje delovanje se zavzemajo za enakovredne standarde varovanja tajnih podatkov EU.
(4)
Pomembno je, da se, kadar je to ustrezno, v načela, standarde in pravila za varovanje tajnih podatkov, potrebna za zaščito interesov Unije in njenih držav članic, vključijo Evropski parlament in druge institucije, agencije, organi ali uradi Unije.
(5)
Za obvladovanje tveganja, povezanega s tajnimi podatki EU, je predviden poseben postopek. Cilj tega postopka je opredeliti znana varnostna tveganja, določiti varnostne ukrepe za zmanjšanje teh tveganj na sprejemljivo raven v skladu s temeljnimi načeli in minimalnimi standardi iz tega sklepa ter uporabljati te ukrepe ob upoštevanju koncepta globinske obrambe. Učinkovitost takšnih ukrepov se nenehno ocenjuje.
(6)
Fizična varnost, namenjena varovanju tajnih podatkov, znotraj Komisije pomeni uporabo fizičnih in tehničnih zaščitnih ukrepov za preprečitev nepooblaščenega dostopa do tajnih podatkov EU.
(7)
Upravljanje tajnih podatkov EU pomeni uporabo upravnih ukrepov za nadzor nad tajnimi podatki EU v njihovem življenjskem ciklu, ti ukrepi pa dopolnjujejo ukrepe iz poglavij 2, 3 in 5 tega sklepa ter tako prispevajo k odvračanju, odkrivanju in obnovitvi takih podatkov po naključnem ali namernem razkritju ali izgubi. Ti ukrepi se nanašajo predvsem na ustvarjanje, hrambo, vpisovanje, kopiranje, prevajanje, znižanje stopnje tajnosti, preklic tajnosti, prenašanje in uničenje tajnih podatkov EU ter dopolnjujejo splošna pravila o upravljanju dokumentov Komisije (sklepa 2002/47/ES (2), ESPJ, Euratom in 2004/563/ES, Euratom (3)).
(8)
Določba tega sklepa ne vpliva na:
(a)
Uredbo (Euratom) št. 3 (4);
(b)
Uredbo (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (5);
(c)
Uredbo (ES) 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (6);
(d)
Uredbo Sveta (EGS, Euratom) št. 354/83 (7) -
SPREJELA NASLEDNJI SKLEP:
POGLAVJE 1
OSNOVNA NAČELA IN MINIMALNI STANDARDI
Člen 1
Opredelitev pojmov
V tem sklepu se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:
1.
„služba Komisije“ pomeni kateri koli generalni direktorat ali službo Komisije ali kateri koli kabinet člana Komisije;
2.
„kriptografski material“ pomeni kriptografske algoritme, kriptografske module strojne in programske opreme ter produkte, vključno s podrobnostmi izvajanja in s tem povezano dokumentacijo, ter šifrirni material;
3.
„preklic stopnje tajnosti“ pomeni odstranitev vsakršne stopnje tajnosti;
4.
„globinska obramba“ pomeni uporabo več vrst varnostnih ukrepov, ki so urejeni kot večslojna obramba;
5.
„dokument“ pomeni vse zapisane podatke, ne glede na njihovo fizično obliko ali značilnosti;
6.
„znižanje stopnje tajnosti“ pomeni razvrstitev v nižjo stopnjo tajnosti;
7.
„obravnavanje“ tajnih podatkov EU pomeni vse možne dejavnosti, v katere so vključeni tajni podatki EU skozi celotni življenjski cikel. Zajema njihov ustvarjanje, vpis, obdelavo, prenašanje, znižanje stopnje tajnosti, preklic tajnosti in uničenje. V zvezi s komunikacijskimi in informacijskimi sistemi zajema tudi njihovo zbiranje, prikaz, razpošiljanje in hrambo;
8.
„imetnik podatkov“ pomeni ustrezno pooblaščenega posameznika, za katerega je ugotovljeno, da mora biti seznanjen z zadevnimi podatki, in razpolaga z elementom tajnega podatka EU ter je zato odgovoren za njegovo varovanje;
9.
„izvedbena pravila“ pomeni kakršen koli sklop pravil ali varnostnih obvestil, sprejetih v skladu s poglavjem 5 Sklepa Komisije (EU, Euratom) 2015/443 (8);
10.
„gradivo“ pomeni vsak medij, nosilec podatkov ali del strojev ali opreme, ki je že bil izdelan ali je v postopku izdelave;
11.
„tvorec“ pomeni institucijo, agencijo ali organ Unije, državo članico, tretjo državo ali mednarodno organizacijo, v pristojnosti katere so bili ustvarjeni tajni podatki in/ali so bili uvedeni v strukture Unije;
12.
„prostori“ so vse nepremičnine in pritikline v lasti ali posesti Komisije;
13.
„postopek za obvladovanje varnostnega tveganja“ pomeni celoten postopek opredelitve, nadzorovanja in čim večje omejitve negotovih dogodkov, ki bi lahko negativno vplivali na varnost organizacije ali katerega od sistemov, ki jih uporablja. Zajema vse dejavnosti, povezane s tveganjem, vključno z njegovo oceno, obravnavo, sprejemanjem in obveščanjem o tveganju;
14.
„kadrovski predpisi“ pomeni kadrovske predpise za uradnike Evropske unije in pogoje za zaposlitev drugih uslužbencev Evropske unije, določene v Uredbi Sveta (EGS, Euratom, ESPJ) št. 259/68 (9);
15.
„grožnja“ pomeni morebiten vzrok neželenega dogodka, ki bi lahko škodil organizaciji ali kateremu od sistemov, ki jih uporablja; takšne grožnje so lahko naključne ali namerne (zlonamerne), zanje pa so značilni grozilni elementi, morebitni cilji in načini napada;
16.
„ranljiva točka“ pomeni kakršno koli pomanjkljivost, zaradi katere se lahko uresniči ena ali več groženj. Ranljiva točka lahko pomeni opustitev dejanja ali pa se nanaša na pomanjkljivost v nadzoru - ta morda ni dovolj strog, popoln ali dosleden -, ki je lahko tehnične, postopkovne, fizične, organizacijske ali operativne narave.
Člen 2
Predmet urejanja in področje uporabe
1. V tem sklepu so določena temeljna načela in minimalni standardi varovanja tajnih podatkov EU.
2. Ta sklep se uporablja za vse službe Komisije in v vseh prostorih Komisije.
3. Ne glede na kakršne koli posebne določbe v zvezi z določenimi skupinami osebja se ta sklep uporablja za člane Komisije, za osebje Komisije, ki spada v področje uporabe kadrovskih predpisov in pogojev za zaposlitev drugih uslužbencev Evropskih skupnosti za napotene nacionalne strokovnjake, dodeljene Komisiji, za ponudnike storitev in njihovo osebje, za pripravnike in za vse posameznike, ki imajo dostop do zgradb Komisije ali drugih sredstev ali do informacij, ki jih obravnava Komisija.
4. Določbe iz tega sklepa se uporabljajo brez poseganja v Sklep 2002/47/ES, ESPJ, Euratom in Sklep 2004/563/ES, Euratom.
Člen 3
Opredelitev tajnih podatkov EU, stopenj tajnosti in oznak
1. „Tajni podatek EU“ pomeni vsak podatek ali gradivo z oznako stopnje tajnosti EU, katerega nepooblaščeno razkritje bi lahko v različni meri škodovalo interesom Evropske unije ali eni ali več državam članicam.
2. Tajni podatki EU imajo naslednje stopnje tajnosti:
(a) TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET: podatki in gradivo, katerih nepooblaščeno razkritje bi lahko imelo izjemno resne posledice za vitalne interese Evropske unije ali ene ali več držav članic;
(b) SECRET UE/EU SECRET: podatki in gradivo, katerih nepooblaščeno razkritje bi lahko resno škodovalo vitalnim interesom Evropske unije ali ene ali več držav članic;
(c) CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL: podatki in gradivo, katerih nepooblaščeno razkritje bi lahko škodovalo vitalnim interesom Evropske unije ali ene ali več držav članic.
(d) RESTREINT UE/EU RESTRICTED: podatki in gradivo, katerih nepooblaščeno razkritje bi lahko bilo škodljivo za interese Evropske unije ali ene ali več držav članic.
3. Tajni podatki EU so označeni s stopnjo tajnosti v skladu z odstavkom 2. Nosijo lahko dodatne oznake, ki sicer niso oznake tajnosti, je pa njihov namen navesti področje dejavnosti, na katero se nanašajo, tvorca, omejitev pri razpošiljanju, omejitev uporabe ali možnosti pošiljanja.
Člen 4
Sistem določanja stopenj tajnosti
1. Vsak član Komisije ali služba Komisije zagotovi, da so tajni podatki EU, ki jih ustvari, označeni z ustrezno stopnjo tajnosti, da je jasno razvidno, da gre za tajne podatke EU, in da stopnjo tajnosti obdržijo le, dokler je potrebno.
2. Ne glede na člen 26 tega sklepa se brez predhodnega pisnega soglasja tvorca stopnja tajnosti tajnih podatkov EU ne zniža ali prekliče niti se ne spremenijo ali odstranijo oznake stopnje tajnosti iz člena 3(2).
3. Po potrebi se v skladu s členom 60 spodaj sprejmejo izvedbena pravila za obravnavanje tajnih podatkov EU, vključno s praktičnim vodičem o določanju stopenj tajnosti.
Člen 5
Varovanje tajnih podatkov
1. Tajni podatki EU se varujejo v skladu s tem sklepom in njegovimi izvedbenimi pravili.
2. Imetnik katerega koli tajnega podatka EU je odgovoren za njegovo varovanje v skladu s tem sklepom in njegovimi izvedbenimi pravili v skladu s pravili iz poglavja 4 spodaj.
3. Če države članice v strukture ali omrežja Komisije vnesejo tajne podatke z nacionalno oznako stopnje tajnosti, Komisija te podatke varuje v skladu z zahtevami, ki se uporabljajo za tajne podatke EU enakovredne stopnje, kakor je določeno v preglednici enakovrednih stopenj tajnosti v Prilogi I.
4. Za skupek tajnih podatkov EU je morda upravičena raven varovanja, ki ustreza višji stopnji tajnosti, kot je stopnja za njihove posamezne sestavne dele.
Člen 6
Obvladovanje varnostnega tveganja
1. Varnostni ukrepi za varovanje tajnih podatkov EU v njihovem življenjskem ciklu so sorazmerni zlasti s stopnjo tajnosti, obliko in obsegom podatkov ali gradiva, krajem in strukturo objektov, kjer se hranijo tajni podatki EU, ter lokalno oceno grožnje zlonamernih in/ali kriminalnih dejavnosti, vključno z nevarnostjo vohunstva, sabotaže in terorizma.
2. V načrtih za izredne razmere je upoštevana potreba po varovanju tajnih podatkov EU v izrednih razmerah, da se prepreči nepooblaščen dostop, razkritje ali izguba celovitosti podatkov ali dostopnosti.
3. V načrte za zagotovitev neprekinjenega poslovanja vseh služb so vključeni preventivni in obnovitveni ukrepi, tako da so posledice velikih napak ali incidentov pri obravnavanju tajnih podatkov EU in njihovi hrambi čim manjše.
Člen 7
Izvajanje tega sklepa
1. Po potrebi se v skladu s členom 60 spodaj sprejmejo izvedbena pravila za dopolnitev tega sklepa ali v njegovo podporo.
2. Službe Komisije sprejmejo vse potrebne ukrepe, ki so v njihovi pristojnosti, da bi zagotovile, da se pri obravnavanju tajnih podatkov EU oziroma kakršnih koli drugih tajnih podatkov ali njihovi hrambi uporablja ta sklep in zadevna izvedbena pravila.
3. Varnostni ukrepi, ki so bili sprejeti za izvajanje tega sklepa, morajo biti v skladu z načeli za varnost v Komisiji iz člena 3 Sklepa (EU, Euratom) 2015/443.
4. Generalni direktor Generalnega direktorata za človeške vire in varnost vzpostavi varnostni organ Komisije v Generalnem direktoratu za človeške vire in varnost. Varnostni organ Komisije ima pristojnosti, ki so mu dodeljene s tem sklepom in njegovimi izvedbenimi pravili.
5. V vsaki službi Komisije ima lokalni uradnik za varnost, kakor je navedeno v členu 20 Sklepa Sveta (EU, Euratom) 2015/443, naslednje skupne odgovornosti za varovanje tajnih podatkov EU v skladu s tem sklepom, v tesnem sodelovanju z GD za človeške vire in varnost:
(a)
obdelava zahtevkov za pooblastila za dostop do tajnih podatkov za osebje;
(b)
prispevanje k usposabljanju na področju varnosti in sestankom za ozaveščanje;
(c)
nadziranje nadzornega uradnika registra službe;
(d)
poročanje o kršitvah varovanja tajnosti in nepooblaščenem razkritju tajnih podatkov EU;
(e)
hranjenje nadomestnih ključev in pisnih zapisov vseh nastavitev kombinacij;
(f)
druge naloge v zvezi z varovanjem tajnih podatkov EU ali naloge, ki so opredeljene z izvedbenimi pravili.
Člen 8
Kršitev varovanja tajnosti in nepooblaščeno razkritje tajnih podatkov EU
1. Kršitev varovanja tajnosti je posledica posameznikovega dejanja ali opustitve dejanja v nasprotju z varnostnimi predpisi iz tega sklepa in njegovih izvedbenih pravil.
2. Do nepooblaščenega razkritja tajnih podatkov EU pride, če so ti kot posledica kršitve varovanja tajnosti v celoti ali delno razkriti nepooblaščenim osebam.
3. O vseh kršitvah ali domnevnih kršitvah varovanja tajnosti se nemudoma obvesti varnostni organ Komisije.
4. Če je bilo ugotovljeno ali če obstajajo utemeljeni razlogi za domnevo, da so bili tajni podatki EU nepooblaščeno razkriti ali izgubljeni, se opravi varnostna poizvedba v skladu s členom 13 Sklepa (EU, Euratom) 2015/443.
5. Izvedejo se vsi ustrezni ukrepi, da se:
(a)
obvesti tvorca;
(b)
zagotovi, da bo zadevo preiskalo osebje, ki ni neposredno povezano s kršitvijo in ki bo ugotovilo, kakšna so dejstva;
(c)
oceni morebitno škodo za interese Unije ali držav članic;
(d)
sprejme vse primerne ukrepe, da se kršitev ne bi ponovila; in
(e)
o sprejetih ukrepih obvesti ustrezne organe.
6. Zoper vsakega posameznika, ki je odgovoren za kršitev varnostnih predpisov iz tega sklepa, se lahko uvede disciplinski postopek v skladu s kadrovskimi predpisi. Zoper vsakega posameznika, ki je odgovoren za nepooblaščeno razkritje ali izgubo tajnih podatkov EU, se lahko uvede disciplinski in/ali kazenski postopek v skladu z veljavnimi zakoni, pravili in predpisi.
POGLAVJE 2
VARNOSTNO PREVERJANJE OSEBJA
Člen 9
Opredelitev pojmov
V tem poglavju se uporabljajo naslednje opredelitve:
1.
„pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU“ pomeni odločitev varnostnega organa Komisije, sprejeto v skladu z zagotovitvijo pristojnega organa države članice, da se uradnik Komisije, drugi uslužbenec ali napoten nacionalni strokovnjak lahko pooblasti za dostop do tajnih podatkov EU do določene stopnje tajnosti (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje) in do določenega datuma, če je bila ugotovljena njegova potreba po vedenju in če je bil ustrezno poučen o svoji odgovornosti; ta posameznik je „varnostno preverjen“.
2.
„varnostno preverjanje osebja“ je izvajanje ukrepov, s katerimi se zagotovi, da imajo dostop do tajnih podatkov EU samo posamezniki, ki:
(a)
imajo potrebo po vedenju;
(b)
so bili po potrebi varnostno preverjeni na ustrezni stopnji in
(c)
so bili poučeni o svoji odgovornosti.
3.
„dovoljenje za dostop do tajnih podatkov“ (PSC) pomeni izjavo pristojnega organa države članice, sprejeto po končani varnostni preiskavi, ki jo opravijo pristojni organi države članice in s katero je potrjeno, da se posameznik lahko pooblasti za dostop do tajnih podatkov EU do določene stopnje (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje) in do določenega datuma, če je bila ugotovljena potreba po njegovi seznanitvi in če je bil ustrezno poučen o svoji odgovornosti;
4.
„potrdilo za dostop do tajnih podatkov“ pomeni potrdilo, ki ga izda pristojni organ in ki dokazuje, da je posameznik imetnik veljavnega dovoljenja ali pooblastila za dostop do tajnih podatkov varnostnega organa Komisije, na katerem je navedena stopnja tajnosti podatkov EU, do katere se lahko posamezniku odobri dostop (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje), obdobje veljavnosti ustreznega dovoljenja ali pooblastila za dostop do tajnih podatkov in datum izteka veljavnosti samega potrdila;
5.
„varnostna preiskava“ pomeni preiskovalne postopke, ki jih izvede pristojni organ države članice v skladu z njenimi nacionalnimi zakoni in predpisi z namenom pridobiti jamstvo, da niso znane nobene negativne informacije, zaradi katerih osebi ne bi odobrili dovoljenja za dostop do tajnih podatkov do določene stopnje (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje).
Člen 10
Osnovna načela
1. Posamezniku se odobri dostop do tajnih podatkov EU šele, ko:
1.
je bilo ugotovljeno, da ima potrebo po vedenju;
2.
je bil poučen o varnostnih pravilih za varovanje tajnih podatkov EU ter relevantnih varnostnih standardih in smernicah ter je sprejel odgovornost za varovanje teh podatkov;
3.
je bil za dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje varnostno pooblaščen na ustrezni stopnji ali drugače pravilno pooblaščen zaradi svoje funkcije v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi.
2. Vsi posamezniki, ki morajo zaradi svojih dolžnosti morda imeti dostop do tajnih podatkov EU stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, so varnostno preverjeni na ustrezni stopnji, preden se jim odobri dostop do takih tajnih podatkov EU. Zadevna oseba da pisno soglasje, da se zanjo opravi postopek za pridobitev dovoljenja za dostop do tajnih podatkov. Brez takšnega soglasja posamezniku ne more biti dodeljeno delovno mesto, funkcija ali naloga, ki vključuje dostop do podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje.
3. Namen postopkov za pridobitev dovoljenja za dostop do tajnih podatkov za osebje je ugotoviti, ali je posameznik dovolj lojalen, vreden zaupanja in zanesljiv, da ga je mogoče pooblastiti za dostop do tajnih podatkov EU.
4. Za namene postopka za pridobitev dovoljenja za dostop do tajnih podatkov stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje se prek varnostne preiskave, ki jo izvedejo pristojni organi države članice v skladu z njenimi nacionalnimi zakoni in predpisi, ugotavlja, ali je posameznik lojalen, vreden zaupanja in zanesljiv.
5. Varnostni organ Komisije je edini odgovoren za stike z nacionalnimi varnostnimi organi (v nadaljnjem besedilu: NSA) ali drugimi pristojnimi nacionalnimi organi glede vseh vprašanj v zvezi s postopkom za pridobitev dovoljenja za dostop do tajnih podatkov. Vsi stiki med službami Komisije in njihovim osebjem ter NSA in drugimi pristojnimi organi morajo potekati prek varnostnega organa Komisije.
Člen 11
Postopek za pridobitev pooblastila za dostop do tajnih podatkov
1. Vsak generalni direktor ali vodja službe v okviru Komisije določi delovna mesta v svoji službi, na katerih zaposleni za opravljanje svojih nalog potrebujejo dostop do tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje in morajo zato biti varnostno preverjeni.
2. Takoj, ko je znano, da bo posameznik imenovan na delovno mesto, za katero je potreben dostop do tajnih podatkov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, lokalni uradnik za varnost zadevne službe Komisije obvesti varnostni organ Komisije, ki posamezniku pošlje vprašalnik za dostop do tajnih podatkov, ki ga izda NSA države članice, katere državljan je posameznik, ki je imenovan za člana osebja evropskih institucij. Posameznik se s pisnim soglasjem strinja, da se zanj opravi postopek za pridobitev dovoljenja za dostop do tajnih podatkov, in izpolnjeni vprašalnik vrne varnostnemu organu Komisije v najkrajšem možnem roku.
3. Varnostni organ Komisije izpolnjeni vprašalnik za dostop do tajnih podatkov pošlje NSA države članice, katere državljan je posameznik, ki je imenovan za člana osebja evropskih institucij, z zahtevkom, da se izvede varnostna preiskava glede dostopa do tajnih podatkov EU tiste stopnje tajnosti, ki jih bo ta posameznik potreboval.
4. Če varnostni organ Komisije ve za podatke o prosilcu za dovoljenje za dostop do tajnih podatkov, ki se nanašajo na varnostno preiskavo, o tem v skladu z ustreznimi pravili in predpisi obvesti pristojni nacionalni varnostni organ.
5. Po končani varnostni preiskavi in čim prej po tem, ko ga je zadevni NSA obvestil o svoji končni oceni ugotovitev v okviru varnostne preiskave, varnostni organ Komisije:
(a)
lahko izda pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU za zadevnega posameznika in dovoli dostop do tajnih podatkov EU do ustrezne stopnje in do določenega datuma, ki ga določi, vendar za največ 5 let, če se z varnostno preiskavo zagotovi, da ni nobenih negativnih informacij, ki bi vzbudile dvome o lojalnosti, vrednosti zaupanja in zanesljivosti posameznika;
(b)
če z varnostno preiskavo tega ni mogoče zagotoviti, v skladu z ustreznimi pravili in predpisi obvesti zadevnega posameznika, ki lahko zaprosi za zaslišanje pri varnostnem organu Komisije, ki lahko zaprosi pristojni NSA za vsa dodatna pojasnila, ki jih ta lahko priskrbi skladno z nacionalnimi zakoni in predpisi. Če se izid varnostne preiskave potrdi, se pooblastila za dostop do tajnih podatkov EU ne izda.
6. Za varnostno preiskavo skupaj s pridobljenimi rezultati veljajo ustrezni zakoni in predpisi, ki veljajo v zadevni državi članici, vključno s tistimi, ki urejajo pritožbe. Na odločitve varnostnega organa Komisije se je mogoče pritožiti v skladu s kadrovskimi predpisi.
7. Komisija sprejme pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU, ki ga je podelila katera koli druga institucija, organ ali agencija Unije, pod pogojem, da je še veljavno. Pooblastilo pokriva vse zadolžitve zadevnega posameznika v Komisiji. Institucija, organ ali agencija Unije, kjer se posameznik zaposli, bo uradno obvestila zadevni NSA o spremembi delodajalca.
8. Če posameznik ne nastopi službe v roku 12 mesecev po uradnem obvestilu varnostnemu organu Komisije o izidu varnostne preiskave ali če posameznik 12 mesecev ne opravlja službe, med tem časom pa ni zaposlen na delovnem mestu v Komisiji ali kateri koli drugi instituciji, organu ali agenciji Unije ali v državni upravi države članice, varnostni organ Komisije zadevo predloži zadevnemu NSA v potrditev, da je dovoljenje za dostop do tajnih podatkov EU še vedno veljavno in ustrezno.
9. Če varnostni organ Komisije izve za informacije o varnostnem tveganju, povezanem s posameznikom, ki ima veljavno pooblastilo za dostop do tajnih podatkov, o tem v skladu z ustreznimi pravili in predpisi obvesti pristojni nacionalni varnostni organ.
10. Če NSA obvesti varnostni organ Komisije o preklicu zagotovil, ki so bila v skladu z odstavkom 5(a) dana za posameznika, ki ima veljavno pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU, lahko varnostni organ Komisije zaprosi NSA za vsa pojasnila, ki jih slednji lahko zagotovi skladno z nacionalnimi zakoni in predpisi. Če zadevni NSA negativne informacije potrdi kot resnične, se posamezniku odvzame pooblastilo za dostop do tajnih podatkov in se mu onemogoči dostop do tajnih podatkov EU ter se ga umakne z delovnega mesta, na katerem je takšen dostop mogoč ali na katerem bi lahko ogrozil varnost.
11. Vsaka odločitev o odvzemu ali začasnem odvzemu pooblastila za dostop do tajnih podatkov EU kateremu koli posamezniku, ki spada v področje uporabe tega sklepa, in po potrebi razlogi zanjo se sporočijo zadevnemu posamezniku, ki lahko zaprosi za zaslišanje pri varnostnem organu Komisije. Za informacije, ki jih predloži NSA, veljajo ustrezni zakoni in predpisi, ki veljajo v zadevni državi članici. Na odločitve varnostnega organa Komisije v zvezi s tem se je mogoče pritožiti v skladu s kadrovskimi predpisi.
12. Službe Komisije zagotovijo, da nacionalni strokovnjaki, ki so dodeljeni na delovno mesto, za katero je potrebno pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU, pred prevzemom svojih zadolžitev varnostnemu organu Komisije predložijo veljavno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov ali potrdilo za dostop do tajnih podatkov v skladu z nacionalno zakonodajo in predpisi, na podlagi katerega varnostni organ Komisije odobri pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU do stopnje, ki je enakovredna tisti iz nacionalnega dovoljenja za dostop do tajnih podatkov, z veljavnostjo največ za čas njihove napotitve.
13. Člani Komisije, ki imajo dostop do tajnih podatkov EU zaradi svoje funkcije na podlagi Pogodbe, se seznanijo s svojimi varnostnimi obveznostmi v zvezi z zaščito teh podatkov.
14. Evidence dovoljenj in pooblastil, podeljenih za dostop do tajnih podatkov EU, vodi varnostni organ Komisije v skladu s tem sklepom. Te evidence vsebujejo najmanj stopnjo tajnosti podatkov EU, do katerih ima lahko posameznik dostop, datum izdaje dovoljenja za dostop do tajnih podatkov in njegovo obdobje veljavnosti.
15. Varnostni organ Komisije lahko izda potrdilo za dostop do tajnih podatkov, iz katerega so razvidni stopnja tajnih podatkov EU, do katerih ima lahko posameznik dostop (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje), datum veljavnosti zadevnega pooblastila za dostop do tajnih podatkov EU in datum izteka veljavnosti samega potrdila.
16. Po prvotni dodelitvi pooblastila za dostop do tajnih podatkov in pod pogojem, da je posameznik neprekinjeno delal na Evropski komisiji ali drugi instituciji, organu ali agenciji Unije in še vedno potrebuje dostop do tajnih podatkov EU, se pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU pregleda za podaljšanje praviloma vsakih pet let od datuma uradnega obvestila o rezultatih zadnje varnostne preiskave, na katerih temelji.
17. Varnostni organ Komisije lahko podaljša veljavnost trenutnega pooblastila za dostop do tajnih podatkov za največ 12 mesecev, če ni prejel nobene negativne informacije od ustreznega NSA ali drugega pristojnega nacionalnega organa v roku dveh mesecev od datuma predložitve zahteve za podaljšanje veljavnosti in ustreznega vprašalnika za dostop do tajnih podatkov. Če ob izteku teh 12 mesecev ustrezni NSA ali drug pristojni nacionalni organ varnostnemu organu Komisije ni podal svojega mnenja, se posamezniku dodelijo take naloge, za katere ne potrebuje pooblastila za dostop do tajnih podatkov.
Člen 12
Seznanjanje posameznikov za pridobitev pooblastila za dostop do tajnih podatkov
1. Po opravljeni fazi seznanja za pridobitev pooblastila za dostop do tajnih podatkov, ki ga organizira varnostni organ Komisije, vsi posamezniki, ki so dobili varnostno pooblastilo, pisno potrdijo, da so razumeli svoje obveznosti glede varovanja tajnih podatkov EU in da se zavedajo posledic, če pride do nepooblaščenega razkritja tajnih podatkov EU. Varnostni organ Komisije vodi evidenco takšnih pisnih potrditev.
2. Vse posameznike, ki imajo pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU ali se od njih zahteva obravnavanje teh podatkov, je treba na začetku opozoriti in jih nato redno seznanjati z ogrožanjem varnosti; varnostni organ Komisije so dolžni nemudoma obvestiti o vsakem poskusu približevanja ali ravnanju, ki se jim zdi sumljivo ali nenavadno.
3. Vsi posamezniki, ki prenehajo opravljati naloge, za katere potrebujejo dostop do tajnih podatkov EU, se seznanijo s svojo obveznostjo, da morajo te podatke varovati tudi v prihodnje, in to po potrebi tudi pisno potrdijo.
Člen 13
Začasna pooblastila za dostop do tajnih podatkov
1. V izrednih okoliščinah, kadar je to ustrezno utemeljeno v interesu službe in do zaključka celovite varnostne preiskave, lahko varnostni organ Komisije po posvetovanju z NSA države članice, katere državljan je posameznik, in ob upoštevanju izida predhodnih pregledov, s katerimi se preveri, da ni nobenih negativnih informacij, posameznikom izda začasno pooblastilo za dostop do tajnih podatkov EU za določeno funkcijo, brez poseganja v določbe v zvezi s podaljšanjem dovoljenj za dostop do tajnih podatkov. Ta začasna pooblastila za dostop do tajnih podatkov EU veljajo največ šest mesecev in ne dovoljujejo dostopa do podatkov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.
2. Po tem, ko so bili seznanjeni v skladu s členom 12(1), vsi posamezniki, ki prejmejo začasno pooblastilo, pisno potrdijo, da razumejo svoje obveznosti glede varovanja tajnih podatkov EU in da se zavedajo posledic njihovega nepooblaščenega razkritja. Varnostni organ Komisije vodi evidenco takšnih pisnih potrditev.
Člen 14
Udeležba na zaupnih sestankih, ki jih organizira Komisija
1. Službe Komisije, odgovorne za organizacijo sestankov, na katerih se razpravlja o podatkih stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, prek svojih lokalnih uradnikov za varnost ali organizatorjev sestankov, dovolj zgodaj obvestijo varnostni organ Komisije o datumih, času, krajih in udeležencih teh sestankov.
2. Ob upoštevanju določb člena 11(13) posamezniki, ki naj bi se udeležili sestankov, ki jih organizira Komisija in na katerih se razpravlja o podatkih stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, lahko na sestankih prisostvujejo šele po potrditvi statusa njihovega dovoljenja ali pooblastila za dostop do tajnih podatkov. Dostop do takih zaupnih sestankov se zavrne osebam, za katere varnostni organ Komisije ni prejel potrdila za dostop do tajnih podatkov ali drugega dokaza o imetju dovoljenja za dostop do tajnih podatkov, ali udeležencem, ki niso imetniki pooblastila za dostop do tajnih podatkov.
3. Odgovorni organizator zaupnega sestanka ali lokalni uradnik za varnost službe Komisije, ki sestanek organizira, pred pripravo zaupnega sestanka od zunanjih udeležencev zahteva, naj varnostnemu organu Komisije predložijo potrdilo za dostop do tajnih podatkov ali drug dokaz o imetju dovoljenja za dostop do tajnih podatkov. Varnostni organ Komisije obvesti lokalnega uradnika za varnost ali organizatorja sestanka o prejetih potrdilih za dostop do tajnih podatkov ali drugih dokazih o varnostnem dovoljenju. Po potrebi se lahko uporabi zbirni seznam imen z ustreznimi dokazi o imetju dovoljenja za dostop do tajnih podatkov.
4. Če pristojni organi obvestijo varnostni organ Komisije, da je bilo dovoljenje za dostop do tajnih podatkov odvzeto posamezniku, čigar naloge zahtevajo udeležbo na sestankih, ki jih organizira Komisija, varnostni organ Komisije o tem obvesti lokalnega uradnika za varnost službe Komisije, ki je pristojna za organizacijo sestanka.
Člen 15
Morebiten dostop do tajnih podatkov EU
Kurirji, varnostniki in spremljevalci se varnostno pooblastijo do ustrezne stopnje ali se o njih opravi drugačna ustrezna preiskava v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi; obveščeni so o varnostnih postopkih za varovanje tajnih podatkov EU ter poučeni o dolžnosti, da varujejo podatke, ki so jim zaupani.
POGLAVJE 3
FIZIČNA VARNOST ZA ZAŠČITO TAJNIH PODATKOV
Člen 16
Osnovna načela
1. Namen ukrepov za zagotavljanje fizične varnosti je preprečiti nedovoljen ali nasilen vstop vsiljivcem, odvrniti, ovirati in odkriti nedovoljena dejanja ter omogočiti ločevanje osebja pri dostopu do tajnih podatkov EU glede na potrebo po vedenju. Takšni ukrepi se določijo na osnovi postopka obvladovanja tveganja, v skladu s tem sklepom in njegovimi izvedbenimi pravili.
2. Namen ukrepov zagotavljanja fizične varnosti je zlasti preprečiti nepooblaščen dostop do tajnih podatkov EU:
(a)
z zagotovitvijo, da obravnavanje tajnih podatkov EU poteka na ustrezen način in da se ti podatki ustrezno hranijo;
(b)
z omogočanjem ločevanja osebja glede na njihov dostop do tajnih podatkov EU na podlagi načela potrebe po vedenju in, kjer je to ustrezno, glede na njihovo pooblastilo za dostop do tajnih podatkov;
(c)
z odvračanjem, oviranjem in odkrivanjem nedovoljenih dejanj ter
(d)
s preprečevanjem ali zadrževanjem tajnih ali nasilnih vdorov vsiljivcev.
3. Ukrepi fizične varnosti se uvedejo v vseh prostorih, stavbah, pisarnah, sobah in drugih območjih, v katerih se obravnavajo tajni podatki EU ali v katerih se tajne podatke EU hrani, vključno z območji, kjer so nameščeni komunikacijski in informacijski sistemi, kakor je navedeno v poglavju 5.
4. Območja, na katerih se hranijo tajni podatki EU stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, so določena kot varovana območja v skladu s tem poglavjem, odobri pa jih Organ Komisije za varnostno akreditacijo.
5. Za varovanje tajnih podatkov EU stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje se uporablja le oprema ali naprave, ki jih odobri varnostni organ Komisije.
Člen 17
Zahteve in ukrepi glede fizične varnosti
1. Ukrepi fizične varnosti se izberejo na podlagi ocene grožnje, ki jo opravi varnostni organ Komisije, po potrebi ob posvetovanju z drugimi službami Komisije, drugimi institucijami, agencijami ali organi Evropske unije in/ali pristojnimi organi v državah članicah. Komisija v svojih prostorih uporablja postopek obvladovanja tveganja za varovanje tajnih podatkov EU, s čimer se zagotovi, da je stopnja fizične varnosti sorazmerna ocenjenemu tveganju. V okviru postopka obvladovanja tveganja se upoštevajo vsi ustrezni dejavniki, zlasti:
(a)
stopnja tajnosti tajnih podatkov EU;
(b)
oblika in obseg tajnih podatkov EU, ob upoštevanju, da je treba zaradi velike količine ali zbirke tajnih podatkov EU morda uporabiti strožje varnostne ukrepe;
(c)
okolica in struktura zgradb ali območij, kjer so tajni podatki EU; ter
(d)
ocena grožnje, ki jo za Unijo, njene institucije, organe ali agencije ali države članice pomenijo obveščevalne službe, ter nevarnosti zaradi sabotaže, terorizma, uničevalnih ali drugih kriminalnih dejavnosti.
2. Varnostni organ Komisije na podlagi koncepta globinske obrambe določi ustrezno kombinacijo ukrepov fizične varnosti, ki naj bi se izvedli. V ta namen varnostni organ Komisije razvije minimalne standarde, norme in merila, določene v izvedbenih pravilih.
3. Varnostni organ Komisije je pooblaščen za preglede na vhodih in izhodih, kar naj bi odvračalo od nedovoljenega vnosa gradiva v prostore ali zgradbe ali od nedovoljene odstranitve tajnih podatkov EU iz njih.
4. Če obstaja tveganje, da se tajni podatki EU spregledajo, tudi po naključju, zadevne službe Komisije sprejmejo ustrezne ukrepe, ki jih je za preprečitev tega tveganja določil varnostni organ Komisije.
5. Za nove objekte se zahteve glede fizične varnosti in njihove funkcijske specifikacije določijo s soglasjem varnostnega organa Komisije v sklopu načrtovanja in zasnove objektov. Pri obstoječih objektih se zahteve glede fizične varnosti izvajajo v skladu z minimalnimi standardi, normami in merili, določenimi v izvedbenih pravilih.
Člen 18
Oprema za fizično varovanje tajnih podatkov EU
1. Za fizično varovanje tajnih podatkov EU se vzpostavi dvoje vrst fizično varovanih območij:
(a)
upravna območja; in
(b)
varnostna območja (vključno s tehnično varovanimi območji).
2. Organ Komisije za varnostno akreditacijo ugotovi, da območje izpolnjuje zahteve in ga je zato mogoče določiti za upravno območje, varnostno območje ali tehnično varovano območje.
3. Na upravnih območjih:
(a)
se vzpostavi vidno določen varnostni perimeter, ki omogoča preverjanje posameznikov in po možnosti vozil;
(b)
se vstop brez spremstva odobri le posameznikom, ki jih je varnostni organ Komisije ali kateri koli drugi pristojni organ za to ustrezno pooblastil, in
(c)
imajo vsi drugi posamezniki ves čas spremstvo ali so pod enakovrednim nadzorom.
4. Na varnostnih območjih:
(a)
se vzpostavi vidno določen in zaščiten varnostni perimeter, preko katerega se vsi vhodi in izhodi nadzorujejo z uporabo prepustnic ali s sistemom prepoznavanja oseb;
(b)
se vstop brez spremstva odobri le posameznikom, ki so varnostno preverjeni in posebej pooblaščeni za vstop na območje na podlagi njihove potrebe po vedenju;
(c)
imajo vsi drugi posamezniki ves čas spremstvo ali so pod enakovrednim nadzorom.
5. Če vstop na varnostno območje praktično pomeni neposreden dostop do tajnih podatkov na tem območju, veljajo naslednje dodatne zahteve:
(a)
najvišja stopnja tajnosti podatkov, ki so običajno na območju, mora biti jasno označena;
(b)
vsi obiskovalci potrebujejo posebno pooblastilo za vstop na območje, imajo ves čas spremstvo in so ustrezno varnostno preverjeni, razen če je z ustreznimi ukrepi zagotovljeno, da dostop do tajnih podatkov EU ni mogoč.
6. Varnostna območja, zaščitena pred prisluškovanjem, se določijo za tehnično varovana območja. Veljajo naslednje dodatne zahteve:
(a)
ta območja so opremljena s sistemom odkrivanja vsiljivcev („IDS“) in, kadar v prostorih ni nikogar, zaklenjena, sicer pa varovana. Z vsemi ključi se ravna skladno s členom 20;
(b)
vstop vseh oseb in vnos vsega gradiva na ta območja se nadzoruje;
(c)
Varnostni organ Komisije ta območja redno fizično in/ali tehnično inšpekcijsko pregleduje. Ti inšpekcijski pregledi se lahko izvajajo tudi po vsakem nepooblaščenem vstopu ali sumu takšnega vstopa; in
(d)
na teh območjih ni nedovoljenih komunikacijskih vodov, nedovoljenih telefonov ali drugih nedovoljenih komunikacijskih naprav ter električne in elektronske opreme.
7. Ne glede na točko (d) odstavka 6 varnostni organ Komisije pred uporabo komunikacijskih naprav ter električne ali elektronske opreme na območjih, kjer potekajo sestanki ali se opravlja delo s podatki stopnje tajnosti SECRET UE/EU SECRET in višje, ter je ocena grožnje za tajne podatke EU velika, te naprave in opremo najprej preveri, zato da zagotovi, da te naprave ne morejo nehoteno ali nezakonito pošiljati uporabnih podatkov zunaj varnostnega perimetra varovanega območja.
8. Varnostna območja, na katerih dežurno osebje ni prisotno 24 ur na dan, se, kjer je to ustrezno, inšpekcijsko pregledajo po zaključku običajnega delovnega časa in v naključnih presledkih zunaj običajnega delovnega časa, razen če ni nameščen sistem za odkrivanje vsiljivcev.
9. V upravnem območju se lahko zaradi tajnega sestanka ali za podobne namene začasno vzpostavijo varnostna območja in tehnično varovana območja.
10. Lokalni uradnik za varnost zadevne službe Komisije pripravi Varnostni postopek delovanja (SecOPs) za vsako varnostno območje pod njegovo odgovornostjo, v katerem so v skladu z določbami tega sklepa in njegovimi izvedbenimi pravili določeni:
(a)
stopnja tajnih podatkov EU, ki se jih lahko obravnava in se lahko hranijo v tem območju;
(b)
nadzorni in varnostni ukrepi, ki jih je treba izvajati;
(c)
posamezniki, ki so zaradi svoje potrebe po vedenju in pooblastila za dostop do tajnih podatkov pooblaščeni za dostop na območje brez spremstva;
(d)
kjer je to ustrezno, postopki v zvezi s spremljanjem ali postopki za varovanje tajnih podatkov EU, ko je drugim posameznikom dovoljen dostop na območje;
(e)
vsi drugi ustrezni ukrepi in postopki.
11. V varnostnih območjih se zgradijo sobe trezorji. Stene, tla, strope, okna in vrata, ki jih je mogoče zakleniti, odobri varnostni organ Komisije, zagotavljajo pa zaščito, enakovredno blagajni, odobreni za hrambo tajnih podatkov EU enake stopnje tajnosti.
Člen 19
Fizični zaščitni ukrepi za obravnavanje tajnih podatkov EU in njihovo hrambo
1. Tajni podatki stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se lahko obravnavajo:
(a)
v varnostnem območju;
(b)
v upravnem območju, če so tajni podatki EU zaščiteni pred dostopom nepooblaščenih posameznikov; ali
(c)
zunaj varnostnega ali upravnega območja, če imetnik podatkov prenaša tajne podatke EU v skladu s členom 31 in se je zavezal, da bo ravnal v skladu z izravnalnimi ukrepi iz izvedbenih ukrepov, s čimer se zagotovi, da so tajni podatki EU zaščiteni pred dostopom nepooblaščenih oseb.
2. Tajni podatki EU stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED se hranijo v ustrezno zaklenjenih pisarniških omarah v upravnem območju ali v varnostnem območju. Začasno se lahko hranijo zunaj upravnega ali varnostnega območja, če se je imetnik podatkov zavezal, da bo ravnal v skladu z izravnalnimi ukrepi iz izvedbenih pravil.
3. Tajni podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET se lahko obravnavajo:
(a)
v varnostnem območju;
(b)
v upravnem območju, če so tajni podatki EU zaščiteni pred dostopom nepooblaščenih posameznikov; ali
(c)
zunaj varnostnega ali upravnega območja, če::
(i)
se je imetnik podatkov zavezal, da bo ravnal v skladu z izravnalnimi ukrepi iz izvedbenih pravil, s čimer se zagotovi, da so tajni podatki EU zaščiteni pred dostopom nepooblaščenih oseb;
(ii)
ima imetnik podatkov tajne podatke EU ves čas pod osebnim nadzorom; in
(iii)
imetnik podatkov v primeru dokumentov na papirju o tem obvesti pristojni register.
4. Tajni podatki EU stopnje UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET se hranijo v varnostnem območju v blagajni ali sobi trezorju.
5. Tajni podatki stopnje TRES SECRET UE/EU TOP SECRET se obravnavajo v varnostnem območju, ki ga je vzpostavil in ga vzdržuje varnostni organ Komisije, Organ Komisije za varnostno akreditacijo pa ga je do te stopnje akreditiral.
6. Tajni podatki EU stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se hranijo v varnostnem območju, ki ga je do te stopnje akreditiral Organ Komisije za varnostno akreditacijo, in sicer pod enim od naslednjih pogojev:
(a)
v blagajni v skladu z določbami člena 18 z eno ali več vrstami dodatnega nadzora:
1.
neprekinjeno varovanje ali preverjanje, ki ga izvaja varnostno osebje ali dežurno osebje, ki je bilo ustrezno varnostno preverjeno;
2.
odobren sistem odkrivanja vsiljivcev v kombinaciji z varnostnim osebjem za odzivanje;
ali
(b)
v sobi-trezorju, opremljeni s sistemom odkrivanja vsiljivcev, v kombinaciji z varnostnim osebjem za odzivanje.
Člen 20
Nadzor nad ključi in kombinacijami, ki se uporabljajo za varovanje tajnih podatkov EU
1. Postopki za ravnanje s ključi in nastavitvami kombinacij za pisarne, sobe, sobe- trezorje in blagajne se določijo v izvedbenih pravilih v skladu s členom 60 spodaj. Namen takšnih postopkov je varovanje pred nepooblaščenim dostopom.
2. Nastavitve kombinacij si na pamet zapomni najmanjše možno število oseb, ki jih morajo poznati. Nastavitve kombinacij za blagajne in sobe trezorje, kjer se hranijo tajni podatki EU, se spremenijo:
(a)
ob prejemu nove blagajne;
(b)
vedno ko se zamenja osebje, ki pozna kombinacijo;
(c)
ob vsakem nepooblaščenem razkritju ali sumu razkritja;
(d)
ob vsakem vzdrževanju ali popravilu ključavnice; in
(e)
najmanj vsakih 12 mesecev.
POGLAVJE 4
UPRAVLJANJE TAJNIH PODATKOV EU
Člen 21
Osnovna načela
1. Z vsemi dokumenti s tajnimi podatki EU je treba upravljati v skladu s politiko Komisije o upravljanju dokumentov in zato jih je treba vpisati, ustrezno uvrstiti, hraniti in nazadnje odstraniti, vzorčiti ali prenesti v zgodovinski arhiv v skladu s skupnim seznamom hrambe na ravni Komisije za datoteke Evropske komisije.
2. Podatki stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje se iz varnostnih razlogov vpišejo pred razpošiljanjem in ob prejemu. Podatki stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se vpišejo v za to namenjenih registrih.
3. Znotraj Komisije se vzpostavi registrski sistem tajnih podatkov EU v skladu z določbami člena 27.
4. Varnostni organ Komisije redno pregleduje službe Komisije in prostore, v katerih se obravnavajo ali hranijo tajni podatki EU.
5. Tajni podatki EU se med službami in prostori zunaj fizično zaščitenih območij prenašajo:
(a)
praviloma z elektronskimi sredstvi, ki so zaščiteni s šifrirnimi izdelki, odobrenimi v skladu s poglavjem 5;
(b)
če se sredstva iz točke (a) ne uporabijo, se tajni podatki EU prenašajo:
(i)
na elektronskih nosilcih (tj. ključi USB, zgoščenke, trdi diski), ki so zaščiteni s šifrirnimi izdelki, odobrenimi v skladu s poglavjem 5; ali
(ii)
v vseh drugih primerih, kakor je določeno v izvedbenih pravilih.
Člen 22
Stopnje tajnosti in oznake
1. Podatkom se stopnja tajnosti določi takrat, kadar jih je treba varovati zaradi njihove tajnosti v skladu s členom 3(1).
2. Tvorec tajnih podatkov EU je v skladu z ustreznimi izvedbenimi pravili, standardi in smernicami za razvrstitev pristojen za določanje stopnje tajnosti in za začetno širjenje podatkov.
3. Stopnja tajnosti podatkov EU se določi v skladu s členom 3(2) in ustreznimi izvedbenimi pravili.
4. Stopnja tajnosti je jasno in pravilno označena, ne glede na to, ali so tajni podatki EU v pisni, ustni, elektronski ali kateri drugi obliki.
5. Posamezni deli nekega dokumenta (tj. strani, odstavki, oddelki, priloge, dodatki ter dodani in priloženi deli) so lahko različnih stopenj tajnosti in se jih temu ustrezno označi, tudi če se hranijo v elektronski obliki.
6. Splošna stopnja tajnosti dokumenta ali datoteke je vsaj tako visoka, kot del istega dokumenta z najvišjo stopnjo tajnosti. Če so podatki zbrani iz različnih virov, se končni izdelek pregleda zaradi dodelitve splošne stopnje tajnosti, saj mu bo morda treba določiti višjo stopnjo tajnosti, kot jo imajo njegovi sestavni deli.
7. Dokumenti z deli, ki so označeni z različnimi stopnjami tajnosti, se, kolikor je to mogoče, oblikujejo tako, da je mogoče dele z različnimi stopnjami tajnosti brez težav najti in po potrebi ločiti.
8. Stopnja tajnosti pisma ali dopisa, ki vsebuje priloge, je enaka najvišji stopnji tajnosti prilog. Tvorec mora, če je tak dokument ločen od prilog, jasno navesti njegovo stopnjo tajnosti, in sicer z ustreznimi oznakami, npr.:
CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL
brez prilog(-e) RESTREINT UE/EU RESTRICTED
Člen 23
Oznake
Tajni podatki EU lahko poleg varnostnih oznak stopnje tajnosti iz člena 3(2) nosijo dodatne oznake, kot na primer:
(a)
označba, ki določa tvorca;
(b)
kakršna koli opozorila, kode ali kratice za določitev področja dejavnosti, na katerega se nanaša dokument, ali za posebno razpošiljanje na podlagi potrebe po vedenju ali omejitve pri uporabi;
(c)
oznake pogojev za dajanje tajnih podatkov;
(d)
po potrebi datum ali določen dogodek, po katerem se lahko stopnja tajnosti zniža ali se tajnost prekliče.
Člen 24
Okrajšane oznake stopnje tajnosti
1. Standardizirane okrajšane oznake stopnje tajnosti se lahko uporabijo za navedbo stopnje tajnosti posameznih odstavkov besedila. Okrajšave ne nadomestijo popolnih oznak tajnosti.
2. Spodaj navedene standardizirane okrajšave se tako lahko uporabljajo v tajnih dokumentih EU za označevanje stopnje tajnosti delov ali segmentov besedila, krajših od ene strani:
TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET
TS-UE/EU-TS
SECRET UE/EU SECRET
S-UE/EU-S
CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL
C-UE/EU-C
RESTREINT UE/EU RESTRICTED
R-UE/EU-R
Člen 25
Ustvarjanje tajnih podatkov EU
1. Pri ustvarjanju tajnega dokumenta EU:
(a)
se vsaka stran jasno označi s stopnjo tajnosti;
(b)
se vsaka stran oštevilči;
(c)
dokument nosi registrsko številko in ime zadeve, ki pa sama po sebi nista tajni podatek, razen če ni tako označeno;
(d)
se dokument datira;
(e)
pri dokumentih stopnje tajnosti SECRET UE/EU SECRET ali višje je treba na vsaki strani navesti številko kopije, če se razpošiljajo v več izvodih.
2. Če za tajne podatke EU ni mogoče uporabljati odstavka 1, se sprejmejo drugi ustrezni ukrepi v skladu z izvedbenimi pravili.
Člen 26
Znižanje stopnje tajnosti in njen preklic za tajne podatke EU
1. Tvorec ob ustvarjanju tajnih podatkov EU po možnosti navede, ali se stopnja tajnosti podatkov EU lahko zniža ali prekliče na določen datum ali po določenem dogodku.
2. Vsaka služba Komisije redno pregleduje tajne podatke EU, katerih tvorec je, da bi ugotovila, ali je stopnja tajnosti še ustrezna. Sistem pregledovanja stopnje tajnosti vpisanih tajnih podatkov EU, ki so nastali v Komisiji, najmanj vsakih pet let, se določi z izvedbenimi pravili. Takšen pregled ni potreben, če je tvorec že na začetku navedel, da bo stopnja tajnosti podatkov samodejno znižana ali da bodo preklicane stopnje tajnosti, in če je podatek temu ustrezno označen.
3. Za tajne podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki izvirajo iz Komisije, šteje, da bo njihova stopnja tajnosti samodejno odpravljena po tridesetih letih, v skladu z Uredbo (EGS, Euratom) št. 354/83, kakor je bila spremenjena z Uredbo Sveta (ES, Euratom) št. 1700/2003 (10).
Člen 27
Registrski sistem tajnih podatkov EU v Komisiji
1. Brez poseganja v člen 52(5) spodaj se v vsaki službi Komisije, v kateri se obravnavajo ali hranijo tajni podatki EU na stopnji CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET, določi odgovorni lokalni register tajnih podatkov EU, ki zagotovi, da se tajni podatki EU obravnavajo v skladu s tem sklepom.
2. Register tajnih podatkov EU, ki ga upravlja generalni sekretariat Komisije, je centralni register tajnih podatkov EU v Komisiji. Deluje kot:
-
lokalni register tajnih podatkov EU za generalni sekretariat Komisije;
-
register tajnih podatkov EU za zasebne kabinete članov Komisije, razen če ti že imajo določen lokalni register tajnih podatkov EU;
-
register tajnih podatkov EU za generalne direktorate ali službe, ki nimajo lokalnega registra tajnih podatkov EU;
-
glavna vstopna in izstopna točka za vse tajne podatke stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED in do vključno stopnje SECRET UE/EU SECRET, ki so bili izmenjani med Komisijo in njenimi službami ter tretjimi državami in mednarodnimi organizacijami, ter, če je tako določeno v posebnih dogovorih, glavna vstopna in izstopna točka za druge institucije, agencije in organe Unije.
3. Varnostni organ Komisije znotraj Komisije določi register, ki deluje kot centralni organ za prejemanje in razpošiljanje podatkov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET. Po potrebi se lahko določijo podregistri, v katerih se obravnavajo takšni podatki za potrebe vpisovanja.
4. Podregistri ne smejo pošiljati dokumentov TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET neposredno drugim podregistrom v sklopu istega centralnega registra za podatke stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET ali zunaj njega brez izrecnega pisnega dovoljenja navedenega centralnega registra.
5. Registri tajnih podatki EU se določijo kot varnostna območja, kakor so opredeljena v poglavju 3, akreditira pa jih Organ Komisije za varnostno akreditacijo.
Člen 28
Nadzorni uradnik registra
1. Vsak register tajnih podatkov EU upravlja nadzorni uradnik registra.
2. Nadzorni uradnik registra je ustrezno varnostno preverjen.
3. Pri uporabi določb v zvezi z obravnavanjem dokumentom, ki vsebujejo tajne podatke EU, in skladnostjo z zadevnimi varnostnimi predpisi, standardi in smernicami nadzornega uradnika registra nadzoruje lokalni uradnik za varnost znotraj službe Komisije.
4. Nadzorni uradnik registra v okviru svoje odgovornosti za upravljanje registra tajnih podatkov EU, ki mu je bila zaupana, prevzame naslednje splošne naloge v skladu s tem sklepom in zadevnimi izvedbenimi pravili, standardi in smernicami:
-
vodenje postopkov v zvezi z vpisom, ohranjanjem, razmnoževanjem, prevajanjem, razpošiljanjem, odpremljanjem in uničevanjem ali prenosom v zgodovinski arhiv tajnih podatkov EU;
-
redno preverjanje potrebe po ohranjanju stopenj tajnosti podatkov;
-
vse druge naloge v zvezi z varovanjem tajnih podatkov EU, opredeljene v izvedbenih pravilih.
Člen 29
Vpis tajnih podatkov EU iz varnostnih razlogov
1. Za namene tega sklepa vpis iz varnostnih razlogov (v nadaljnjem besedilu: „vpis“) pomeni uporabo postopkov, ki zapišejo življenjski cikel tajnih podatkov EU, vključno z njihovim razširjanjem.
2. Vsi podatki oziroma vse gradivo stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in višje se ob prejetju v organizacijski subjekt ali pri odpošiljanju iz njega vpišejo v za to namenjene registre.
3. Če se tajni podatki EU obravnavajo ali hranijo z uporabo komunikacijskega in informacijskega sistema, se vpisni postopki lahko opravijo v okviru procesov znotraj samega komunikacijskega in informacijskega sistema.
4. Podrobnejše določbe, ki se nanašajo na vpis tajnih podatkov EU iz varnostnih razlogov, se določijo v izvedbenih pravilih.
Člen 30
Kopiranje in prevajanje tajnih dokumentov EU
1. Dokumenti stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET se lahko kopirajo ali prevajajo le s predhodnim pisnim soglasjem tvorca.
2. Če tvorec dokumentov stopnje SECRET UE/EU SECRET in nižje ni navedel opozoril glede kopiranja ali prevajanja, se lahko po navodilu imetnika podatkov takšni dokumenti kopirajo ali prevajajo.
3. Varnostni ukrepi, ki veljajo za izvorni dokument, veljajo tudi za njegove kopije in prevode.
Člen 31
Prenašanje tajnih podatkov EU
1. Tajni podatki EU se prenašajo na takšen način, da se jih med njihovim prenosom zavaruje pred nepooblaščenim razkritjem.
2. Za prenašanje tajnih podatkov EU veljajo varnostni ukrepi, ki
-
so sorazmerni s stopnjo tajnosti tajnih podatkov EU, ki se prenašajo; in
-
so prilagojeni posebnim pogojem njihovega prenosa, zlasti glede na to, ali se tajni podatki EU prenašajo:
-
znotraj zgradbe Komisije ali samostojne skupine zgradb Komisije;
-
med zgradbami Komisije v isti državi članici;
-
znotraj Unije;
-
iz Unije na ozemlje tretje države; ter
-
so prilagojeni naravi in obliki tajnih podatkov EU.
3. Ti varnostni ukrepi so podrobneje določeni v izvedbenih pravilih, v primeru projektov in programov iz člena 42 pa so sestavni del zadevnih varnostnih navodil za program ali projekt.
4. Izvedbena pravila ali varnostna navodila za program ali projekt vključujejo določbe, ki so sorazmerne s stopnjo tajnih podatkov EU v zvezi z:
-
vrsto prenosa, kot je ročni prenos, prenos po diplomatski ali vojaški kurirski službi, prenos prek poštnih služb ali komercialnih kurirskih služb;
-
pakiranjem tajnih podatkov EU;
-
tehničnimi protiukrepi za tajne podatke EU, prenesene prek elektronskih medijev;
-
vsemi drugimi postopkovnimi, fizičnimi ali elektronskimi ukrepi;
-
postopki vpisa;
-
uporabo varnostno pooblaščenega osebja.
5. Pri prenašanju tajnih podatkov EU prek elektronskih medijev se varnostni ukrepi, navedeni v zadevnih izvedbenih pravilih, ne glede na člen 21(5) lahko dopolnijo z ustreznimi tehničnimi protiukrepi, ki jih odobri varnostni organ Komisije, tako da se čim bolj zmanjša nevarnost izgube ali nepooblaščenega razkritja.
Člen 32
Uničenje tajnih podatkov EU
1. Tajni dokumenti EU, ki niso več potrebni, se lahko uničijo, pri čemer je treba upoštevati predpise o arhivih ter pravila in predpise Komisije o upravljanju dokumentov in arhiviranju, ter zlasti skupni seznam hrambe na ravni Komisije.
2. Tajne podatke EU stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in višje uniči nadzorni uradnik registra, odgovoren za register tajnih podatkov EU, in sicer po navodilu imetnika tajnih podatkov ali pristojnega organa. Nadzorni uradnik registra ustrezno posodobi vpisnike in druge podatke o vpisu.
3. Dokumente stopnje SECRET UE/EU SECRET ali TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET uniči nadzorni uradnik registra v prisotnosti priče, ki je varnostno preverjena vsaj do stopnje tajnosti dokumenta, ki se uničuje.
4. Uradnik registra in priča, če je njena navzočnost obvezna, podpišeta potrdilo o uničenju, ki se shrani v registru. Nadzorni uradnik registra, odgovoren za register tajnih podatkov EU, potrdila o uničenju dokumentov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET hrani vsaj deset let, potrdila o uničenju dokumentov stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET pa vsaj pet let.
5. Tajni dokumenti, vključno z dokumenti stopnje tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED, se uničijo po metodah, ki se določijo v izvedbenih pravilih in ki so skladne z ustreznimi standardi EU ali enakovrednimi standardi.
6. Računalniški shranjevalni nosilci, ki se uporabljajo za tajne podatke EU, se uničijo v skladu s postopki, določenimi v izvedbenih pravilih.
Člen 33
Uničenje tajnih podatkov EU v izrednih razmerah
1. Službe Komisije, ki imajo v lasti tajni podatke EU, ob upoštevanju lokalnih pogojev pripravijo načrte za varovanje tajnih podatkov EU v kriznih razmerah, vključno, če je to potrebno, z načrti za uničenje in evakuacijo v nujnih primerih. Razdelijo potrebna navodila za preprečevanje prehajanja tajnih podatkov EU v roke nepooblaščenim osebam.
2. Režim varovanja in/ali uničenja gradiva CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL in SECRET UE/EU SECRET v kriznih razmerah ne sme biti v ničemer na škodo varovanju ali uničenju gradiva TRES SECRET UE/EU TOP SECRET, vključno z (de)šifrirno opremo, katere obravnava ima prednost pred vsemi drugimi nalogami.
3. V primeru izrednih razmer, če obstaja neposredno tveganje za nepooblaščeno razkritje, tajne podatke EU imetnik uniči, tako da jih ni mogoče v celoti ali delno ponovno sestaviti. Tvorec in izvorni register se obvestita o nujnem uničenju vpisanih tajnih podatkov EU.
4. Podrobnejše določbe za uničenje tajnih podatkov EU se določijo v izvedbenih pravilih.
POGLAVJE 5
VAROVANJE TAJNIH PODATKOV EU V KOMUNIKACIJSKIH IN INFORMACIJSKIH SISTEMIH (KIS)
Člen 34
Osnovna načela informacijske varnosti
1. Z zagotavljanjem informacijske varnosti (IA) v komunikacijskih in informacijskih sistemih je mogoče zagotoviti, da bodo podatki v teh sistemih zaščiteni ter bodo delovali tako, kot morajo in kadar morajo, pod nadzorom zakonitih uporabnikov.
2. Učinkovita informacijska varnost zagotavlja ustrezno stopnjo:
avtentičnosti
:
zagotovilo, da so podatki pravi in iz zaupanja vrednih virov;
razpoložljivosti
:
podatki so dostopni ter na voljo za uporabo na zahtevo pooblaščenega subjekta;
zaupnosti
:
podatki se ne razkrijejo nepooblaščenim posameznikom in subjektom ali ne uporabijo v postopkih, kjer to ni dovoljeno;
celovitosti
:
zagotavljanje točnosti in popolnosti sestavnih delov in podatkov;
nezatajljivosti
:
zmožnost dokazati, da se je dejanje zgodilo ali da je prišlo do dogodka, tako da tega kasneje ni mogoče zanikati.
3. Zagotavljanje informacijske varnosti temelji na postopku obvladovanja tveganja.
Člen 35
Opredelitev pojmov
V tem poglavju se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:
(a)
„akreditacija“ pomeni uradno dovoljenje in odobritev komunikacijskega in informacijskega sistema s strani Organa Komisije za varnostno akreditacijo za obdelavo tajnih podatkov EU v njegovem operativnem okolju, po uradni potrditvi varnostnega načrta in njegovega pravilnega izvajanja;
(b)
„akreditacijski postopek“ pomeni vse potrebne ukrepe in naloge, ki so potrebne, preden Organ Komisije za varnostno akreditacijo dodeli akreditacijo. Ti ukrepi in naloge se natančno opredelijo v standardu za akreditacijski postopek;
(c)
„komunikacijski in informacijski sistem“ (KIS) pomeni sistem, ki omogoča obravnavanje podatkov v elektronski obliki. Komunikacijski in informacijski sistem zajema vse sestavne dele, potrebne za njegovo delovanje, tudi infrastrukturo, organizacijo, osebje in informacijske vire;
(d)
„preostalo tveganje“ pomeni tveganje, ki je še vedno prisotno, potem ko so bili izvedeni varnostni ukrepi, saj vseh groženj ni mogoče preprečiti in vseh ranljivih točk ni mogoče odpraviti;
(e)
„tveganje“ pomeni možnost, da se zaradi notranje ali zunanje ranljive točke organizacije ali katerega koli sistema, ki ga uporablja, uresniči določena grožnja, kar lahko škodi organizaciji in njenim opredmetenim ali neopredmetenim sredstvom. Meri se kot kombinacija verjetnosti pojava groženj in njihovega učinka;
(f)
„sprejemanje tveganja“ je odločitev, da se sprejme prisotnost preostalega tveganja, potem ko se je poskušalo tveganje obvladati;
(g)
„ocena tveganja“ zajema opredelitev groženj in ranljivih točk ter izvedbo s tem povezane analize tveganja, tj. analize verjetnosti in učinka;
(h)
„obveščanje o tveganju“ zajema ozaveščanje skupnosti uporabnikov KIS o tveganjih, obveščanje organov za odobritev o tveganjih in poročanje o tveganjih operativnim organom;
(i)
„obravnava tveganja“ zajema ublažitev tveganja, njegovo odpravo, zmanjšanje (z ustrezno kombinacijo tehničnih, fizičnih, organizacijskih ali postopkovnih ukrepov), prenos ali spremljanje.
Člen 36
Komunikacijski in informacijski sistemi (KIS) za obravnavanje tajnih podatkov EU
1. V KIS se tajni podatki EU obravnavajo v skladu z načelom zagotavljanja informacijske varnosti.
2. Kar zadeva komunikacijske in informacijske sisteme za obravnavanje tajnih podatkov EU, njihova skladnost z varnostno politiko Komisije glede informacijskih sistemov, kot je navedeno v Sklepu Komisije C(2006)3602 (11), pomeni, da:
(a)
se za izvajanje varnostne politike glede informacijskih sistemov skozi celotni življenjski cikel informacijskega sistema uporablja cikel PDCA (Plan-Do-Check-Act);
(b)
je varnostne potrebe treba opredeliti v okviru ocene učinka na poslovanje;
(c)
je za informacijski sistem in podatke v njem potrebna formalna razvrstitev sestavnih delov;
(d)
je treba izvesti vse obvezne varnostne ukrepe, kot jih določi politika za varnost informacijskih sistemov;
(e)
se mora uporabljati postopek obvladovanja tveganja, ki vključuje naslednje stopnje: prepoznavanje groženj in ranljivosti, oceno tveganja, poskus obvladanja tveganja, prevzemanje tveganja in obveščanje o tveganju;
(f)
se opredeli, izvaja, preveri in revidira varnostni načrt, vključno z varnostno politiko in varnostno-operativnimi postopki.
3. Vsi zaposleni, ki so vključeni v oblikovanje, razvoj, preskušanje, obratovanje, upravljanje ali uporabo komunikacijskih in informacijskih sistemov za obravnavanje tajnih podatkov EU, Organ Komisije za varnostno akreditacijo obvestijo o vseh morebitnih varnostnih pomanjkljivostih, incidentih in kršitvah v zvezi z varnostjo ali nepooblaščenim razkritjem, ki bi lahko vplivali na varovanje komunikacijskih in informacijskih sistemov in/ali tajnih podatkov EU v njih.
4. Kjer se varovanje tajnih podatkov EU zagotavlja s šifrirnimi izdelki, se ti izdelki odobrijo, kot sledi:
(a)
prednost se da izdelkom, ki jih je odobril Svet ali generalni sekretar Sveta v svoji funkciji kot organ Sveta za odobritev šifrirnih metod in izdelkov po priporočilu strokovne skupine Komisije za varnost;
(b)
če obstajajo posebni operativni razlogi, lahko organ Komisije za odobritev šifrirnih metod in izdelkov po priporočilu strokovne skupine Komisije za varnost opusti zahteve iz točke a) in izda odobritev za določeno obdobje.
5. Med razpošiljanjem, predelavo in hrambo tajnih podatkov EU z elektronskimi sredstvi se uporabljajo odobreni šifrirni izdelki. Ne glede na navedeno zahtevo se lahko v izrednih razmerah ali specifičnih tehničnih konfiguracijah uporabijo posebni postopki, če jih je odobril organ Komisije za odobritev šifrirnih metod in izdelkov.
6. Izvajajo se varnostni ukrepi za zaščito komunikacijskih in informacijskih sistemov, v okviru katerih se obravnavajo podatki stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali višje, tako da taki podatki ne morejo biti nepooblaščeno razkriti zaradi nenamernega elektromagnetnega oddajanja (v nadaljnjem besedilu: varnostni ukrepi TEMPEST). Takšni varnostni ukrepi so sorazmerni s tveganjem zlorabe in stopnje tajnosti podatkov.
7. Varnostni organ Komisije prevzame naslednje funkcije:
-
organ za zagotavljanje informacijske varnosti;
-
organ za varnostno akreditacijo;
-
organ TEMPEST;
-
organ za odobritev šifrirnih metod in izdelkov;
-
organ za razpošiljanje šifrirnega materiala.
8. Varnostni organ Komisije za vsak sistem imenuje operativni organ za zagotavljanje informacijske varnosti.
9. Odgovornosti funkcij, opisanih v odstavkih 7 in 8, bodo opredeljene v izvedbenih pravilih.
Člen 37
Akreditacija komunikacijskih in informacijskih sistemov (KIS) za obravnavanje tajnih podatkov EU
1. Za vse KIS, v katerih se obravnavajo tajni podatki EU, se opravi akreditacijski postopek, ki temelji na načelih informacijske varnosti in katerega stopnja podrobnosti mora biti sorazmerna z zahtevano ravnjo varovanja.
2. Postopek akreditacije vključuje uradno potrditev varnostnega načrta v okviru komunikacijskega in informacijskega sistema s strani organa Komisije za varnostno akreditacijo, da se zagotovi, da:
(a)
je bil postopek upravljanja s tveganji, kot je naveden v členu 36(2), ustrezno izveden;
(b)
je lastnik sistema zavestno sprejel preostalo tveganje ter
(c)
je bila dosežena zadostna stopnja zaščite KIS in varovanja tajnih podatkov EU, ki se v njih obravnavajo, v skladu s tem sklepom.
3. Organ Komisije za varnostno akreditacijo izda izjavo o akreditaciji, s katero določi najvišjo stopnjo tajnosti podatkov EU, ki se lahko obravnavajo v KIS, in ustrezne pogoje za delo. To ne posega v naloge, ki so dodeljene svetu za varnostno akreditacijo in opredeljene v členu 11 Uredbe (EU) št. 512/2014 Evropskega parlamenta in Sveta (12).
4. Skupni svet za varnostno akreditacijo je odgovoren za akreditacijo komunikacijskih in informacijskih sistemov Komisije, ki vključujejo več udeleženih strani. Sestavljajo ga po en predstavnik organa za varnostno akreditacijo iz vsake udeležene strani, predseduje pa mu predstavnik organa za varnostno akreditacijo Komisije.
5. Postopek akreditacije zajema številne naloge, ki jih prevzamejo udeležene strani. Odgovornost za pripravo akreditacijskih datotek in dokumentacije ostane v domeni lastnika sistema KIS.
6. Za akreditacijo je odgovoren organ Komisije za varnostno akreditacijo, ki ima v katerem koli trenutku v življenjskem ciklu KIS pravico:
(a)
zahtevati, da se uporabi postopek akreditacije;
(b)
opraviti revizijo ali pregled v komunikacijskih in informacijskih sistemih;
(c)
kadar pogoji za uporabo niso več izpolnjeni, zahtevati opredelitev in učinkovito izvajanje načrta za izboljšanje varnosti v točno določenem časovnem okviru, pri čemer lahko odvzame dovoljenje za uporabo KIS, dokler pogoji za uporabo niso ponovno izpolnjeni.
7. Postopek akreditacije se določi v standardu za postopek akreditacije za komunikacijske in informacijske sisteme, v katerih se obravnavajo tajni podatki EU, ki se sprejme v skladu s členom 10(3) Sklepa C(2006) 3602.
Člen 38
Izredne razmere
1. Ne glede na določbe tega poglavja se posebni postopki, opisani v nadaljevanju, lahko uporabijo v izrednih razmerah, kot na primer v času preteče ali dejanske krize, konflikta, vojnih razmer ali v izjemnih operativnih okoliščinah.
2. Tajni podatki EU se lahko prenašajo z uporabo šifrirnih izdelkov, ki so bili odobreni za nižjo stopnjo tajnosti, ali brez šifriranja s soglasjem pristojnega organa, če bi kakršna koli zamuda povzročila škodo, ki bi bila nedvomno večja od škode zaradi razkritja tajnega gradiva, in če:
(a)
pošiljatelj in prejemnik nimata potrebnih naprav za šifriranje ter
(b)
tajnega gradiva ni mogoče pravočasno poslati na drug način.
3. Tajni podatki, poslani pod pogoji iz odstavka 1, nimajo nikakršnih oznak ali navedb, na podlagi katerih bi jih bilo mogoče ločiti od podatkov, ki niso tajni ali ki se lahko zaščitijo z razpoložljivim šifrirnim izdelkom. Prejemniki so o stopnji tajnosti nemudoma obveščeni, vendar na drugačen način.
4. Pristojnemu organu in strokovni skupini Komisije za varnost se nato pošlje poročilo.
POGLAVJE 6
INDUSTRIJSKA VARNOST
Člen 39
Osnovna načela
1. Industrijska varnost je uporaba ukrepov, s katerimi se zagotovi varovanje tajnih podatkov EU
(a)
v okviru pogodb s tajnimi podatki in ki jih izvajajo:
(i)
kandidati ali ponudniki med postopkom zbiranja ponudb in sklepanja pogodb;
(ii)
izvajalci ali podizvajalci v celotnem življenjskem ciklu pogodb s tajnimi podatki;
(b)
v okviru tajnih sporazumov o donacijah in ki jih izvajajo:
(i)
prosilci v postopkih za dodelitev donacij;
(ii)
upravičenci v celotnem življenjskem ciklu tajnih sporazumov o donacijah.
2. Te pogodbe ali sporazumi o donacijah ne vključujejo podatkov stopnje TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET.
3. Če ni določeno drugače, se določbe iz tega poglavja, ki se nanašajo na pogodbe s tajnimi podatki ali izvajalce, uporabljajo tudi za podizvajalske pogodbe s tajnimi podatki ali podizvajalce.
Člen 40
Opredelitev pojmov
V tem poglavju se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:
(a)
„pogodba s tajnimi podatki“ pomeni okvirno pogodbo ali pogodbo, kot je navedeno v Uredbi Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (13), ki jo je sklenila Komisija ali ena od njenih služb z izvajalcem za dobavo premičnin ali nepremičnin, izvedbo del ali opravljanje storitev, katere izpolnitev zahteva ali vključuje ustvarjanje tajnih podatkov EU, njihovo obravnavo ali hrambo;
(b)
„podizvajalska pogodba s tajnimi podatki“ pomeni pogodbo, ki jo izvajalec Komisije ali ene od njenih služb sklene z drugim izvajalcem (tj. podizvajalcem) za dobavo premičnin ali nepremičnin, izvedbo del ali opravljanje storitev, katere izpolnitev zahteva ali vključuje ustvarjanje tajnih podatkov EU, njihovo obravnavo ali hrambo;
(c)
„tajni sporazum o donacijah“ pomeni sporazum, v skladu s katerim Komisija dodeli donacije iz naslova VI dela I Uredbe (ES, Euratom) št. 1605/2002, katerega izpolnitev zahteva ali vključuje ustvarjanje tajnih podatkov EU, njihovo obravnavo ali hrambo;
(d)
„imenovani varnostni organ“ pomeni organ, odgovoren nacionalnemu varnostnemu organu države članice, ki je zadolžen, da industrijske ali druge subjekte obvešča o nacionalni politiki glede vseh zadev v zvezi z industrijsko varnostjo ter da zagotavlja usmeritve in pomoč pri njenem izvajanju. Funkcijo imenovanega varnostnega organa lahko opravlja nacionalni varnostni organ ali kateri koli drug pristojni organ.
Člen 41
Postopek za pogodbe s tajnimi podatki ali tajne sporazume o donacijah
1. Vsaka služba Komisije kot javni organ naročnik zagotovi, da so v pogodbi navedeni ali vključeni minimalni standardi industrijske varnosti iz tega poglavja ter da so ti standardi izpolnjeni pri dodeljevanju pogodb s tajnimi podatki ali sklepanju tajnih sporazumov o donacijah.
2. Za namene odstavka 1 pristojne službe Komisije Generalni direktorat za človeške vire in varnost, ter zlasti njegov direktorat za varnost, zaprosijo za nasvet in zagotovijo, da vzorci pogodb in podizvajalskih pogodb ter vzorci sporazumov o donacijah vsebujejo določbe, ki odražajo osnovna načela in minimalne standarde za varovanje tajnih podatkov EU, ki jih morajo izpolnjevati izvajalci in podizvajalci ter upravičenci po sporazumih o donacijah.
3. Komisija tesno sodeluje z nacionalnim varnostnim organom, imenovanim varnostnim organom ali katerim koli drugim pristojnim organom zadevne države članice.
4. Kadar javni organ naročnik namerava začeti postopek za sklenitev pogodbe s tajnimi podatki ali sporazuma o donacijah, zaprosi za mnenje varnostnega organa Komisije o vprašanjih v zvezi s tajnostjo in elementi postopka v vseh fazah.
5. Vzorci in modeli pogodb s tajnimi podatki in podizvajalskih pogodb, sporazumov o donacijah, obvestil o sklenitvi pogodb, smernic o okoliščinah, v katerih se zahteva varnostno dovoljenje organizacij, varnostnih navodil za program ali projekt, listin o varnostnih vidikih, obiskih ter razpošiljanju in prenašanju tajnih podatkov EU na podlagi pogodb s tajnimi podatki ali sporazumov o donacijah se po posvetovanju s strokovno skupino Komisije za varnost določijo v izvedbenih pravilih o industrijski varnosti.
6. Komisija lahko sklepa pogodbe s tajnimi podatki ali sporazume o donacijah, ki nalagajo naloge, ki vključujejo dostop do tajnih podatkov EU ali njihovo obravnavo ali hrambo in ki jih izvedejo gospodarski subjekti, registrirani v državi članici ali tretji državi, s katero je sklenila sporazum ali upravni dogovor v skladu s poglavjem 7 tega sklepa.
Člen 42
Varnostni elementi pogodb s tajnimi podatki ali sporazumov o donacijah
1. Pogodbe s tajnimi podatki ali sporazumi o donacijah vključujejo naslednje varnostne elemente:
Varnostna navodila za program ali projekt
(a)
„Varnostna navodila za program ali projekt“ (Programme or Project Security Instruction - PSI) pomeni seznam varnostnih postopkov, ki se uporabljajo za določen program ali projekt zaradi standardizacije varnostnih postopkov. Ta seznam je mogoče revidirati kadar koli v času trajanja programa ali projekta.
(b)
Generalni direktorat za človeške vire in varnost oblikuje splošne PSI, ki jih lahko razvijejo službe Komisije, pristojne za programe ali projekte, ki vključujejo obravnavanje tajnih podatkov EU ali njihovo hrambo, ter, kadar je to ustrezno, posebne PSI, ki temeljijo na splošnih PSI.
(c)
Posebni PSI se razvijejo zlasti za programe in projekte, za katere so značilni širok obseg, razsežnost ali kompleksnost ali veliko število in/ali raznolikost pogodbenikov, upravičencev ter drugih partnerjev in deležnikov, na primer glede njihovega pravnega statusa. Posebne PSI razvijejo službe Komisije, ki upravljajo zadevni program ali projekt, v tesnem sodelovanju z GD za človeške vire in varnost.
(d)
Generalni direktorat za človeške vire in varnost strokovni skupini Komisije za varnost predloži splošne in specifične PSIS ter prosi za njeno mnenje.
Listina o varnostnih vidikih
(a)
„Listina o varnostnih vidikih“ (Security Aspects Letter - SAL) pomeni sklop posebnih pogodbenih pogojev, ki jih objavi javni organ naročnik, in je sestavni del vsake pogodbe s tajnimi podatki, ki se nanaša na ustvarjanje tajnih podatkov EU, ter določa varnostne zahteve in tiste elemente pogodbe, ki zahtevajo varnostno zaščito.
(b)
Varnostne zahteve, povezane s posamezno pogodbo, so opisane v SAL. Tej listini je po potrebi dodan vodič po stopnjah tajnosti in je sestavni del pogodbe s tajnimi podatki, podizvajalske pogodbe s tajnimi podatki ali sporazuma o donacijah.
(c)
SAL vsebuje določbe, ki od izvajalca ali upravičenca zahtevajo spoštovanje minimalnih standardov iz tega sklepa. Javni organ naročnik zagotovi navedbo v SAL, da je nespoštovanje teh minimalnih standardov lahko zadosten razlog za prekinitev pogodbe ali sporazuma o donacijah.
2. Tako PSI kot tudi SAL vsebujeta vodič po stopnjah tajnosti kot obvezni varnostni element:
(a)
„Vodič po stopnjah tajnosti“ je dokument, ki opisuje elemente programa, projekta, pogodbe ali sporazuma o donacijah, ki so tajni, in določa ustrezne stopnje tajnosti. Vodič po stopnjah tajnosti se lahko med trajanjem celotnega programa, projekta, pogodbe ali sporazuma o donacijah razširi, stopnja tajnosti elementov podatkov pa se lahko spremeni ali zniža; če obstaja vodič po stopnjah tajnosti, mora biti del listine o varnostnih vidikih.
(b)
Pred objavo razpisa ali sklenitvijo pogodbe s tajnimi podatki služba Komisije kot javni organ naročnik določi stopnjo tajnosti vseh podatkov, ki se posredujejo kandidatom in ponudnikom ali izvajalcem, pa tudi stopnjo tajnosti podatkov, ki jih bo ustvaril izvajalec. Za ta namen po posvetovanju z varnostnim organom Komisije pripravi vodič po stopnjah tajnosti, ki se uporablja pri izvedbi pogodbe, v skladu s tem sklepom in njegovimi izvedbenimi pravili.
(c)
Za določitev stopnje tajnosti različnih elementov pogodbe s tajnimi podatki veljajo naslednja načela:
(i)
služba Komisije kot javni organ naročnik pri pripravi vodiča po stopnjah tajnosti upošteva vse pomembne varnostne vidike, vključno s stopnjo tajnosti, določeno za zagotovljene in odobrene podatke, ki jih tvorec uporablja za namene pogodbe;
(ii)
splošna stopnja tajnosti posamezne pogodbe ne sme biti nižja od najvišje stopnje tajnosti katerega koli izmed njenih elementov; in
(iii)
javni organ naročnik se, če pride do kakršnih koli sprememb v zvezi s stopnjo tajnosti podatkov, ki so bili ustvarjeni pri izvajalcih ali so jim bili predloženi pri izvajanju pogodbe, ali ob kakršni koli naknadni spremembi vodiča po stopnjah tajnosti, po potrebi poveže prek varnostnega organa Komisije z zadevnimi nacionalnimi varnostnimi organi, imenovanimi varnostnimi organi ali katerim koli drugim pristojnim varnostnim organom države članice.
Člen 43
Dostop do tajnih podatkov EU za osebje izvajalcev in upravičencev
Javni organ naročnik ali organ, ki dodeljuje donacije, zagotovi, da pogodba s tajnimi podatki ali tajni sporazum o donacijah vsebuje določbe, ki navajajo, da se osebju izvajalca, podizvajalca ali upravičenca, ki za izvajanje pogodbe ali podizvajalske pogodbe s tajnimi podatki ali sporazuma o donacijah potrebuje dostop do tajnih podatkov EU, tak dostop odobri le, če:
(a)
je bilo varnostno preverjeno na ustrezni stopnji ali je kako drugače ustrezno pooblaščeno, ker je bila ugotovljena njegova potreba po vedenju;
(b)
je bilo poučeno o varnostnih pravilih za varovanje tajnih podatkov EU, ki se uporabljajo, ter je sprejelo odgovornost za varovanje teh podatkov;
(c)
je bilo varnostno preverjeno na ustrezni ravni za podatke stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET s strani ustreznega nacionalnega varnostnega organa, imenovanega varnostnega organa ali katerega koli drugega pristojnega organa.
Člen 44
Varnostno dovoljenje organizacije
1. „Varnostno dovoljenje organizacije“ je uradna izjava nacionalnega varnostnega organa, imenovanega varnostnega organa ali katerega koli drugega pristojnega varnostnega organa, da lahko določena organizacija iz varnostnega vidika nudi ustrezno stopnjo varovanja tajnih podatkov EU do določene stopnje tajnosti.
2. Varnostno dovoljenje organizacije, ki ga izda nacionalni varnostni organ, imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ države članice, s katerim skladno z nacionalnimi zakoni in predpisi navede, da je gospodarski subjekt zmožen varovati tajne podatke EU ustrezne stopnje tajnosti (CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET) v svojih prostorih, je treba predložiti varnostnemu organu Komisije, ki ga bo posredoval službi Komisije, ki deluje kot javni organ naročnik ali organ, odgovoren za dodelitev donacij, preden se kandidatu, ponudniku ali izvajalcu oziroma prosilcu za donacije ali upravičencu do njih omogoči ali odobri dostop do tajnih podatkov EU.
3. Po potrebi javni organ naročnik prek varnostnega organa Komisije uradno obvesti nacionalni varnostni organ, imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ, da se za izvajanje pogodbe zahteva varnostno dovoljenje organizacije. Varnostno dovoljenje organizacije ali dovoljenje za dostop do tajnih podatkov EU stopnje CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET se predloži v času teka postopka javnega naročanja ali postopka dodeljevanja donacij.
4. Javni organ naročnik ali organ, ki dodeljuje donacije, najustreznejšemu ponudniku ali prosilcu ne sme dodeliti pogodbe s tajnimi podatki ali tajnega sporazuma o donacijah, dokler mu nacionalni varnostni organ, imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ države članice, v kateri je izvajalec ali podizvajalec registriran, ne potrdi, da je bilo, kjer je to potrebno, ponudniku ali prosilcu izdano ustrezno varnostno dovoljenje organizacije.
5. Kadar nacionalni varnostni organ, imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ, ki je izdal varnostno dovoljenje organizacije, uradno obvesti varnostni organ Komisije o spremembah, ki zadevajo varnostno dovoljenje organizacije, ta nato obvesti službo Komisije, ki deluje kot javni organ naročnik ali organ, ki dodeljuje donacije. V primeru podizvajalske pogodbe se ustrezno obvesti nacionalni varnostni organ, imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ.
6. Če ustrezni nacionalni varnostni organ, imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ odvzame varnostno dovoljenje organizacije, je to zadosten razlog, da lahko javni organ naročnik ali organ, ki dodeljuje donacije, prekine pogodbo s tajnimi podatki ali kandidata, ponudnika ali prosilca izključi iz natečaja. Določbe v ta namen se vključijo v vzorce pogodb in sporazumov o donacijah, ki jih je treba izdelati.
Člen 45
Določbe za pogodbe s tajnimi podatki ali tajne sporazume o donacijah
1. Če se tajni podatki EU kandidatu, ponudniku ali prosilcu zagotovijo med postopkom javnega naročanja, razpis za zbiranje ponudb ali predlogov vsebuje določbo, v skladu s katero mora kandidat, ponudnik ali prosilec, ki ne predloži ponudbe ali predloga ali ki ni izbran, v določenem roku vrniti vse tajne dokumente.
2. Javni organ naročnik ali organ, ki dodeljuje donacije, prek varnostnega organa Komisije uradno obvesti pristojni nacionalni varnostni organ, imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ o tem, da je bila sklenjena pogodba s tajnimi podatki ali sporazum o donacijah in o relevantnih podatkih, kot so ime izvajalcev ali upravičencev, trajanje pogodbe in najvišje stopnje tajnosti.
3. Kadar takšne pogodbe ali sporazumi o donacijah prenehajo veljati, javni organ naročnik ali organ, ki dodeljuje donacije, o tem prek varnostnega organa Komisije nemudoma uradno obvesti nacionalni varnostni organ, imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ države članice, v kateri je izvajalec ali upravičenec do donacij registriran.
4. Na splošno velja, da mora izvajalec ali upravičenec do donacij ob prenehanju veljavnosti pogodbe s tajnimi podatki ali tajnega sporazuma o donacijah ali ob prenehanju sodelovanja s strani upravičenca do donacij javnemu organu naročniku ali organu, ki donacije dodeljuje, vrniti vse tajne podatke EU, ki jih ima.
5. V SAL se zapišejo posebne določbe o razpolaganju s tajnimi podatki EU v času izvajanja pogodbe s tajnimi podatki ali tajnega sporazuma o donacijah oziroma po prenehanju veljavnosti pogodbe ali sporazuma.
6. Če smeta izvajalec ali upravičenec do donacij tajne podatke EU obdržati tudi po prenehanju veljavnosti pogodbe s tajnimi podatki ali tajnega sporazuma o donacijah, morata še naprej ravnati skladno z minimalnimi standardi iz tega sklepa in varovati tajnost podatkov EU.
Člen 46
Posebne določbe za pogodbe s tajnimi podatki
1. Pogoji, povezani z varovanjem tajnih podatkov EU in v skladu s katerimi lahko izvajalec sklene podizvajalsko pogodbo, so določeni v razpisu in v pogodbi s tajnimi podatki.
2. Izvajalec pred oddajo delov pogodbe s tajnimi podatki podizvajalcu pridobi dovoljenje javnega organa naročnika. S podizvajalci, registriranimi v tretji državi, ni dovoljeno sklepati podizvajalskih pogodb, ki vključujejo dostop do tajnih podatkov EU, razen če obstaja regulativni okvir za varnost podatkov, kot je določeno v poglavju 7.
3. Izvajalec mora zagotoviti, da se vse podizvajalske dejavnosti opravljajo v skladu z minimalnimi standardi iz tega sklepa, in podizvajalcu ne posreduje tajnih podatkov EU brez predhodnega pisnega soglasja naročnika.
4. Kar zadeva tajne podatke, ki jih izvajalec ustvari ali obravnava, za tvorca šteje Komisija, pravice tvorca pa uveljavlja javni organ naročnik.
Člen 47
Obiski v zvezi s pogodbami s tajnimi podatki
1. Če mora član osebja Komisije, naročnika ali upravičenca do donacij za izvajanje pogodbe s tajnimi podatki ali sporazuma o donacijah imeti dostop do podatkov stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET v prostorih drugih udeležencev, se v sodelovanju z zadevnimi nacionalnimi varnostnimi organi, imenovanimi varnostnimi organi ali katerim koli drugim pristojnim varnostnim organom organizirajo obiski. O takšnih obiskih se obvesti varnostni organ Komisije. Nacionalni varnostni organi, imenovani varnostni organi ali kateri koli drugi pristojni varnostni organi pa se lahko za posebne programe ali projekte tudi sporazumejo o postopku, na podlagi katerega se je mogoče o takšnih obiskih dogovoriti neposredno.
2. Vsi obiskovalci imajo ustrezno dovoljenje za dostop do tajnih podatkov in imajo potrebo po vedenju za dostop do tajnih podatkov EU, povezanih s pogodbo s tajnimi podatki.
3. Obiskovalci imajo dostop le do tajnih podatkov EU, povezanih z namenom obiska.
4. Podrobnejše določbe so določene v izvedbenih pravilih.
5. Spoštovanje določb v zvezi z obiski v okviru pogodb s tajnimi podatki, določenimi v tem sklepu in v izvedbenih pravilih iz odstavka 4, je obvezno.
Člen 48
Razpošiljanje in prenos tajnih podatkov EU v zvezi s pogodbami s tajnimi podatki ali tajnimi sporazumi o donacijah
1. Za razpošiljanje tajnih podatkov EU z elektronskimi sredstvi se uporabljajo ustrezne določbe iz poglavja 5 tega sklepa.
2. Za prenašanje tajnih podatkov EU se v skladu z nacionalnimi zakoni in predpisi uporabljajo ustrezne določbe iz poglavja 4 tega sklepa in njegovih izvedbenih pravil.
3. Za prevoz tajnega gradiva kot tovora se pri določanju varnostnega režima upoštevajo naslednja načela:
(a)
varnost je zagotovljena v vseh fazah prevoza, od odhodnega kraja do namembnega kraja;
(b)
stopnja zaščite se za pošiljko določi na podlagi gradiva z najvišjo stopnjo tajnosti, ki ga pošiljka vsebuje;
(c)
pošiljatelj pred vsakim premikom gradiva stopnje tajnosti CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL ali SECRET UE/EU SECRET čez mejo pripravi načrt prevoza, ki ga odobri zadevni nacionalni varnostni organ, imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ;
(d)
prevozi so, če je le mogoče, brez postanka in se opravijo v najhitrejšem možnem času, ki ga dovoljujejo okoliščine;
(e)
če je le mogoče, se uporabljajo izključno poti prek držav članic EU. Poti prek držav, ki niso države članice, se uporabijo le, če to odobri nacionalni varnostni organ, imenovani varnostni organ ali kateri koli drug pristojni varnostni organ države pošiljatelja in države prejemnika.
Člen 49
Posredovanje tajnih podatkov EU izvajalcem ali upravičencem do donacij v tretjih državah
Prenos tajnih podatkov EU izvajalcem ali upravičencem do donacij v tretjih državah poteka v skladu z varnostnimi ukrepi, dogovorjenimi med varnostnim organom Komisije ali službo Komisije kot javnim organom naročnikom ali organom, ki dodeljuje donacije, in nacionalnim varnostnim organom, imenovanim varnostnim organom ali katerim koli drugim pristojnim varnostnim organom zadevne tretje države, v kateri je registriran izvajalec ali upravičenec do donacij.
Člen 50
Obravnavanje tajnih podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED v okviru pogodb s tajnimi podatki ali tajnih sporazumov o donacijah
1. Varovanje podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, ki se jih obravnava ali hrani v okviru pogodb s tajnimi podatki ali sporazumov o donacijah, temelji na načelih sorazmernosti in stroškovne učinkovitosti.
2. V okviru pogodb s tajnimi podatki ali tajnimi sporazumi o donacijah se za obravnavanje tajnih podatkov s stopnjo tajnosti RESTREINT UE/EU RESTRICTED ne zahteva varnostno dovoljenje organizacije ali dovoljenje za dostop do tajnih podatkov.
3. Če pogodba ali sporazum o donacijah vključuje obravnavanje tajnih podatkov stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED v KIS, ki ga upravlja izvajalec ali upravičenec do donacij, javni organ naročnik ali organ, ki dodeljuje donacije, po posvetovanju z varnostnim organom Komisije zagotovi, da se v pogodbi ali sporazumu o donacijah določijo potrebne tehnične in upravne zahteve glede akreditacije ali odobritve KIS, ki so v sorazmerju z ocenjenim tveganjem ob upoštevanju vseh ustreznih dejavnikov. Varnostni organ Komisije in ustrezni nacionalni varnostni organ ali imenovani varnostni organ se dogovorita o obsegu akreditacije ali odobritve takšnega KIS.
POGLAVJE 7
IZMENJAVA TAJNIH PODATKOV Z DRUGIMI INSTITUCIJAMI AGENCIJAMI, ORGANI IN URADI UNIJE, Z DRŽAVAMI ČLANICAMI TER S TRETJIMI DRŽAVAMI IN MEDNARODNIMI ORGANIZACIJAMI
Člen 51
Osnovna načela
1. Kadar Komisija ali ena od njenih služb sprejme odločitev o potrebi po izmenjavi tajnih podatkov z drugo institucijo, agencijo, organom ali uradom Unije ali s tretjo državo ali mednarodno organizacijo, se sprejmejo potrebni ukrepi, da se v ta namen vzpostavi ustrezen pravni ali upravni okvir, kar pa lahko vključuje sporazume o varovanju tajnosti podatkov ali upravne dogovore, sklenjene v skladu z ustreznimi predpisi.
2. Ne glede na člen 57 se tajni podatki EU z drugo institucijo, agencijo, organom ali uradom Unije ali s tretjo državo ali mednarodno organizacijo izmenjajo samo pod pogojem, da je na voljo ustrezen pravni ali upravni okvir in da obstaja dovolj jamstev, da institucija, agencija, organ ali urad Unije ali zadevna tretja država ali mednarodna organizacija uporablja enakovredna osnovna načela in minimalne standarde za varovanje tajnih podatkov.
Člen 52
Izmenjava tajnih podatkov EU z drugimi institucijami, agencijami, organi in uradi Unije
1. Pred sklenitvijo upravnega dogovora za izmenjavo tajnih podatkov EU z drugo institucijo, agencijo, organom ali uradom Unije Komisija zahteva zagotovilo, da zadevna institucija, agencija, organ ali urad Unije:
(a)
ima vzpostavljen regulativni okvir za varovanje tajnih podatkov EU, ki določa temeljna načela in minimalne standarde, ki so enakovredni tistim iz tega sklepa in njegovih izvedbenih pravil;
(b)
uporablja varnostne standarde in smernice glede varnosti osebja, fizične varnosti, ravnanja s tajnimi podatki EU ter varnosti komunikacijskih in informacijskih sistemov (KIS), ki zagotavljajo enakovredno raven varovanja tajnih podatkov EU, kot je zagotovljena na Komisiji;
(c)
tajne podatke, ki jih ustvari, označi kot tajne podatke EU.
2. Generalni direktorat za človeške vire in varnost je ob tesnem sodelovanju z drugimi pristojnimi službami Komisije glavna služba znotraj Komisije za sklenitev upravnih dogovorov v zvezi z izmenjavo tajnih podatkov EU z drugimi institucijami, agencijami, organi ali uradi Unije.
3. Upravni dogovori praviloma potekajo v obliki izmenjave pisem, ki jih v imenu Komisije podpiše generalni direktor za človeške vire in varnost.
4. Pred sklenitvijo upravnega dogovora za izmenjavo tajnih podatkov EU varnostni organ Komisije opravi ocenjevalni obisk, da oceni regulativni okvir za varovanje tajnih podatkov EU in ugotovi učinkovitost ukrepov, ki se izvajajo za varovanje tajnih podatkov EU. Upravni dogovor začne veljati in tajni podatki EU se izmenjajo le, če je rezultat tega ocenjevalnega obiska zadovoljiv in če so bila priporočila, ki so bila podana po obisku, upoštevana. Redno se izvajajo nadaljnji ocenjevalni obiski za preverjanje, ali se upravni dogovor spoštuje in ali so vzpostavljeni varnostni ukrepi še vedno v skladu z dogovorjenimi osnovnimi načeli in minimalnimi standardi.
5. Znotraj Komisije je register tajnih podatkov EU, ki ga upravlja generalni sekretariat, praviloma glavna točka vstopa in izstopa izmenjave tajnih podatkov z drugimi institucijami, agencijami, organi in uradi Unije. Če pa je iz varnostnih, organizacijskih ali operativnih razlogov z vidika varovanja tajnih podatkov EU to primerneje, lahko v skladu s tem sklepom in njegovimi izvedbenimi pravili lokalni registri tajnih podatkov EU, vzpostavljeni znotraj služb Komisije, delujejo kot točka vstopa in izstopa tajnih podatkov o zadevah v pristojnosti zadevnih služb Komisije.
6. Strokovna skupina Komisije za varnost mora biti obveščena o postopku sklenitve upravnih dogovorov v skladu z odstavkom 2.
Člen 53
Izmenjava tajnih podatkov EU z državami članicami
1. Tajni podatki EU se lahko izmenjujejo z državami članicami oziroma se jim posredujejo pod pogojem, da te navedene podatke varujejo v skladu z zahtevami, ki se uporabljajo za tajne podatke z oznako nacionalne stopnje tajnosti na enakovredni stopnji, kakor je določeno v preglednici enakovrednosti stopenj tajnosti v Prilogi I.
2. Če države članice v strukture ali omrežja Evropske unije vnesejo tajne podatke z oznako nacionalne stopnje tajnosti, Komisija te podatke varuje v skladu z zahtevami, ki se uporabljajo za tajne podatke EU enakovredne stopnje, kakor je določeno v preglednici enakovrednih stopenj tajnosti v Prilogi I.
Člen 54
Izmenjava tajnih podatkov EU s tretjimi državami in mednarodnimi organizacijami
1. Kadar Komisija ugotovi, da obstaja dolgoročna potreba po izmenjavi tajnih podatkov s tretjimi državami ali mednarodnimi organizacijami, se sprejmejo potrebni ukrepi, da se v ta namen vzpostavi ustrezen pravni ali upravni okvir, kar pa lahko vključuje sporazume o varovanju tajnosti podatkov ali upravne dogovore, sklenjene v skladu z ustreznimi predpisi.
2. Takšni sporazumi o varovanju tajnosti podatkov in upravni dogovori iz odstavka 1 vsebujejo določbe, s katerimi se tajnim podatkom EU, ki jih prejmejo tretje države ali mednarodne organizacije, zagotovi varovanje, ustrezno njihovi stopnji tajnosti in v skladu z minimalnimi standardi, ki so enakovredni standardom iz tega sklepa.
3. Komisija lahko sklene upravne dogovore v skladu s členom 56, če stopnja tajnih podatkov EU praviloma ni višja od RESTREINT UE/EU RESTRICTED.
4. Upravni dogovori v zvezi z izmenjavo tajnih podatkov iz odstavka 3 vsebujejo določbe, s katerimi se tajnim podatkom EU, ki jih prejmejo tretje države ali mednarodne organizacije, zagotovi varovanje, ustrezno njihovi stopnji tajnosti in v skladu z minimalnimi standardi, ki so enakovredni standardom iz tega sklepa. V zvezi s sklenitvijo sporazumov o varnosti tajnih podatkov ali upravnih dogovorov se je treba posvetovati s strokovno skupino Komisije za varnost.
5. Odločitev o posredovanju tajnih podatkov EU z izvorom v Komisiji tretji državi ali mednarodni organizaciji sprejme služba Komisije kot tvorec zadevnih tajnih podatkov EU znotraj Komisije za vsak primer posebej glede na naravo in vsebino takih podatkov, potrebo prejemnika po vedenju ter obseg koristi, ki jih bo imela Unija. Če tvorec tajnih podatkov, ki bi se jih naj posredovalo, ali izvornega gradiva, ki naj bi jih ti vsebovali, ni Komisija, služba Komisije, ki ima te tajne podatke, najprej zaprosi za pisno soglasje tvorca, da sme zadevne tajne podatke posredovati. Če tvorca ni mogoče ugotoviti, služba Komisije, ki ima tajne podatke, prevzame odgovornost tvorca po posvetovanju s strokovno skupino Komisije za varnost.
Člen 55
Sporazumi o varovanju tajnosti podatkov
1. Sporazumi o varovanju tajnosti podatkov s tretjimi državami ali mednarodnimi organizacijami se sklenejo v skladu s členom 218 Pogodbe o delovanju Evropske unije.
2. Sporazumi o varovanju tajnosti podatkov:
(a)
določajo temeljna načela in minimalne standarde, ki urejajo izmenjavo tajnih podatkov med Unijo in tretjo državo ali mednarodno organizacijo;
(b)
vsebujejo tehnične izvedbene določbe, o katerih se dogovorijo pristojni varnostni organi zadevnih institucij in organov Unije ter pristojni varnostni organ zadevne tretje države ali mednarodne organizacije. Te določbe upoštevajo stopnjo varovanja, ki jo določajo veljavni varnostni predpisi, strukture in postopki v zadevni tretji državi ali mednarodni organizaciji;
(c)
vsebujejo določbo, da se pred izmenjavo tajnih podatkov v skladu z zadevnim sporazumom zagotovi, da je stran prejemnica sposobna ustrezno zaščititi in varovati prejete tajne podatke.
3. Komisija se, kadar se v skladu s členom 51(1) ugotovi potreba po izmenjavi tajnih podatkov, posvetuje z Evropsko službo za zunanje delovanje, generalnim sekretariatom Sveta in drugimi institucijami in organi Unije, če je to ustrezno, da se ugotovi, ali je treba predložiti priporočilo v skladu s členom 218(3) PDEU.
4. Tajni podatki EU se ne izmenjujejo z elektronskimi sredstvi, razen če ni to izrecno določeno v sporazumu o varovanju tajnosti podatkov ali tehničnih izvedbenih določbah.
5. Znotraj Komisije je register tajnih podatkov EU, ki ga upravlja generalni sekretariat, praviloma glavna točka vstopa in izstopa izmenjave tajnih podatkov s tretjimi državami in mednarodnimi organizacijami. Če pa je iz varnostnih, organizacijskih ali operativnih razlogov z vidika varovanja tajnih podatkov EU to primerneje, lahko v skladu s tem sklepom in njegovimi izvedbenimi pravili lokalni registri tajnih podatkov EU, vzpostavljeni znotraj služb Komisije, delujejo kot točka vstopa in izstopa tajnih podatkov o zadevah v pristojnosti zadevnih služb Komisije.
6. Za oceno učinkovitosti varnostnih predpisov, struktur in postopkov v zadevni tretji državi ali mednarodni organizaciji Komisija v sodelovanju z drugimi institucijami, agencijami ali organi Unije sodeluje pri ocenjevalnih obiskih v soglasju z zadevno tretjo državo ali mednarodno organizacijo. S takšnimi ocenjevalnimi obiski se ocenijo:
(a)
regulativni okvir, ki se uporablja za varovanje tajnih podatkov;
(b)
kakršne koli posebne značilnosti varnostne politike in načina varnostne organizacije v tretji državi ali mednarodni organizaciji, ki lahko vplivajo na stopnjo tajnosti podatkov, ki se lahko izmenjajo;
(c)
dejanski varnostni ukrepi in postopki; ter
(d)
postopki za pridobitev dovoljenja za dostop do stopnje tajnih podatkov EU, ki bodo posredovani.
Člen 56
Upravni dogovori
1. Če obstaja dolgoročna potreba v kontekstu političnega ali pravnega okvira Unije po izmenjavanju tajnih podatkov, ki praviloma ne presegajo stopnje RESTREINT UE/EU RESTRICTED, s tretjo državo ali mednarodno organizacijo in je varnostni organ Komisije po posvetovanju s strokovno skupino Komisije za varnost zlasti ugotovil, da zadevna stran nima dovolj razvitega varnostnega sistema, da bi bila zmožna skleniti sporazum o varovanju tajnosti podatkov, se lahko Komisija odloči skleniti upravni dogovor z ustreznimi organi zadevne tretje države ali mednarodne organizacije.
2. Praviloma imajo takšni upravni dogovori obliko izmenjave pisem.
3. Pred sklenitvijo dogovora se opravi ocenjevalni obisk. O rezultatih ocenjevalnega obiska je treba obvestiti strokovno skupino Komisije za varnost. Če obstajajo izredni razlogi za nujno izmenjavo tajnih podatkov, se lahko tajni podatki EU posredujejo, pod pogojem, da se stori vse, da se ocenjevalni obisk opravi čim prej.
4. Tajni podatki EU se ne izmenjujejo z elektronskimi sredstvi, razen če ni to izrecno določeno v upravnem dogovoru.
Člen 57
Ad hoc posredovanje tajnih podatkov EU v izjemnih primerih
1. Če ni sporazuma o varovanju tajnosti podatkov ali upravnega dogovora in če Komisija ali ena od njenih služb ugotovi, da obstajajo izjemne potrebe v kontekstu političnega ali pravnega okvira Unije za posredovanje tajnih podatkov EU tretji državi ali mednarodni organizaciji, varnostni organ Komisije v okviru možnosti pri varnostnih organih zadevne tretje države ali mednarodne organizacije preveri, ali njeni varnostni predpisi, strukture in postopki zagotavljajo, da bodo tajni podatki EU, ki ji bodo posredovani, zaščiteni v skladu s standardi, ki niso manj strogi od standardov iz tega sklepa.
2. Odločitev o posredovanju tajnih podatkov EU zadevni tretji državi ali mednarodni organizaciji po posvetovanju s strokovno skupino Komisije za varnost sprejme Komisija, in sicer na predlog člana Komisije, pristojnega za varnostne zadeve.
3. Po tem, ko je Komisija sprejela odločitev o posredovanju tajnih podatkov EU in ob predhodnem pisnem soglasju tvorca, vključno s tvorci izvornega gradiva, ki ga ti podatki lahko vsebujejo, pristojna služba Komisije posreduje zadevne informacije, ki nosijo oznako o dovoljenem prenosu v tretjo državo ali mednarodno organizacijo, kateri se dokument posreduje. Preden se tajni podatki dejansko posredujejo ali ob njihovi predaji se zadevna tretja stran pisno zaveže, da bo varovala prejete tajne podatke EU v skladu s temeljnimi načeli in minimalnimi standardi iz tega sklepa.
POGLAVJE 8
KONČNE DOLOČBE
Člen 58
Nadomestitev prejšnjega sklepa
Ta sklep razveljavlja in nadomešča Sklep Komisije 2001/844/ES, ESPJ, Euratom (14).
Člen 59
Tajni podatki, ustvarjeni pred začetkom veljavnosti tega sklepa
1. Varovanje vseh podatkov EU, ki so v skladu s Sklepom 2001/844/ES, ESPJ, Euratom imeli oznako tajnosti, se nadaljuje v skladu z ustreznimi določbami tega sklepa.
2. Vsi tajni podatki, ki jih ima Komisija na dan, ko je Sklep 2001/844/ES, ESPJ, Euratom začel veljati, razen tajnih podatkov Euratoma:
(a)
če jih je ustvarila Komisija, še naprej štejejo, da so bili samodejno prerazvrščeni kot RESTREINT UE, razen če se je avtor odločil, da mu po 31. januarju 2002 dodeli drugo stopnjo tajnosti in je o tem obvestil vse naslovnike zadevnega dokumenta;
(b)
če so jih ustvarili avtorji izven Komisije, obdržijo svojo prvotno stopnjo tajnosti in se tako obravnavajo kot tajni podatki EU na enakovredni ravni, razen če se avtor strinja s preklicem ali znižanjem stopnje tajnosti.
Člen 60
Izvedbena pravila in varnostna obvestila
1. Po potrebi bo sprejetje izvedbenih pravil za ta sklep predmet ločenega sklepa Komisije o pooblastitvi člana Komisije, pristojnega za varnostne zadeve, v skladu s poslovnikom.
2. Po tem, ko se ga pooblasti na podlagi zgoraj navedenega sklepa Komisije, lahko član Komisije, pristojen za varnostne zadeve, oblikuje varnostna obvestila, ki navajajo varnostne smernice in najboljše prakse v okviru področja uporabe tega sklepa in njegovih izvedbenih pravil.
3. Komisija lahko naloge, navedene v prvem in drugem odstavku tega člena, prenese na generalnega direktorja za človeške vire in varnost z ločenim delegiranim sklepom v skladu s poslovnikom.
Člen 61
Začetek veljavnosti
Ta sklep začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
V Bruslju, 13. marca 2015