NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 110/2014
ze dne 30. září 2013
o vzorovém finančním nařízení pro subjekty partnerství veřejného a soukromého sektoru uvedeném v článku 209 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie a zrušuje nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (1), a zejména na článek 209 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012, které vychází ze zkušeností se zahrnutím partnerství veřejného a soukromého sektoru mezi subjekty Unie podle článku 185 nařízení Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 (2), se zavedly další kategorie těchto partnerství s cílem rozšířit spektrum dostupných nástrojů a zahrnout subjekty, jejichž pravidla jsou z pohledu soukromých partnerů pružnější a přístupnější než pravidla, kterými se řídí orgány Unie. K těmto dalším kategoriím patří subjekty uvedené v článku 209 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, jež jsou pověřeny realizací partnerství veřejného a soukromého sektoru (dále jen „subjekty PVSS“).
(2)
S cílem zajistit řádné finanční řízení finančních prostředků Unie a umožnit subjektům PVSS přijmout vlastní finanční pravidla je nutné přijmout pro tyto subjekty vzorové finanční nařízení.
(3)
Subjekty PVSS by měly sestavovat a plnit rozpočet v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účinnou a efektivní vnitřní kontrolu a zásadou transparentnosti.
(4)
Aby se zajistilo celkové provádění úkolů a činností subjektů PVSS, mělo by být možné zaznamenávat nevyužité prostředky pro daný rok do odhadu příjmů a výdajů pro následující až tři rozpočtové roky.
(5)
Vzhledem k tomu, že finanční prostředky Unie, které jsou k dispozici subjektu PVSS, je třeba čerpat v rámci nepřímého řízení podle článku 60 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, měla by být ustanovení o finančním plánování a podávání zpráv jednotná s metodou nepřímého řízení plnění rozpočtu. Absolutorium za plnění rozpočtu v souvislosti s příspěvkem Unie na subjekty PVSS by mělo být součástí absolutoria udělovaného Komisi Evropským parlamentem v souvislosti s plněním rozpočtu Unie. V souladu s nařízením (EU, Euratom) č. 966/2012 je proto potřeba stanovit podávání příslušných ročních zpráv, včetně předkládání prohlášení řídicího subjektu, aby Komise mohla lépe plnit své povinnosti týkající se udělování absolutoria.
(6)
S ohledem na soukromě-veřejnou povahu subjektů PVSS je nutné vymezit pravomoci a povinnosti účetního a schvalujících osob. Schvalující osoby by měly nést plnou odpovědnost za veškeré příjmové i výdajové operace provedené v rámci jejich pravomoci a měly by být plně odpovědné za svou činnost, v případě nutnosti i v rámci disciplinárních řízení.
(7)
Je nezbytné vyjasnit funkce interního auditu a vnitřní kontroly a zjednodušit požadavky na podávání zpráv. Funkci interního auditu by v rámci subjektů PVSS měl vykonávat interní auditor Komise, který by měl audity provádět tehdy, je-li to odůvodněno souvisejícími riziky. Je třeba zavést ustanovení o zřízení a fungování interního auditu.
(8)
Aby bylo zaručeno, že každý subjekt je odpovědný za plnění svého rozpočtu a že sleduje cíle, jež mu byly stanoveny při jeho založení, měly by být subjektům PVSS v rámci plnění jim svěřených úkolů povoleno využívat externích soukromoprávních subjektů jen tehdy, bude-li to nutné, ne však pro plnění úkolů zahrnujících jakékoliv veřejné služby nebo použití pravomoci volného uvážení.
(9)
Je třeba stanovit zásady, které je nutno dodržet v souvislosti s příjmovými a výdajovými operacemi subjektu PVSS.
(10)
Vzhledem k soukromě-veřejné povaze subjektů PVSS, a zejména vzhledem k příspěvku soukromého sektoru do rozpočtu subjektu PVSS, by měly být stanoveny pružné postupy pro zadávání veřejných zakázek. Příslušné postupy by měly dodržovat zásady transparentnosti, proporcionality, rovného zacházení a zákazu diskriminace a měly by se částečně odchylovat od příslušných ustanovení stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 (3). Je nezbytné zajistit lepší a levnější zboží a služby a rovněž zabránit nadměrným nákladům při řízení postupů zadávání veřejných zakázek, a to prostřednictvím posílené spolupráce mezi členy subjektů PVSS. Subjekty PVSS by proto měly mít také možnost uzavírat se svými členy jinými než Unie smlouvy na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tito členové dodávají, poskytují nebo provádějí přímo bez využití třetích stran, aniž by se musely uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
(11)
V zájmu lepší nákladové efektivnosti by měla být stanovena možnost sdílet služby nebo je převádět na jiný subjekt nebo Komisi, zejména tím, že účetní Komise je pověřen všemi nebo některými úkoly účetního subjektu PVSS.
(12)
Při hodnocení žádostí o granty, projektů a nabídek a při vydávání stanoviska a poskytování poradenství v konkrétních případech by subjekty PVSS měly mít možnost využívat externích odborníků. Tito odborníci by měli být vybíráni v souladu se zásadami zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
(13)
V zájmu zajištění jednotného provádění akcí řízených přímo Komisí by se na udělování grantů a cen měla vztahovat příslušná ustanovení nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 s výhradou jakýchkoliv zvláštních ustanovení zřizujícího aktu subjektu PVSS nebo základního právního aktu programu, jehož provedení je subjektu PVSS svěřeno.
(14)
Pokud musí být účetní závěrky subjektů PVSS konsolidovány v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, měla by účetní pravidla platná pro subjekty PVSS takovou konsolidaci umožňovat.
(15)
Toto nařízení by mělo vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie, aby v zájmu zajištění jednotných pravidel pro příští víceletý finanční rámec bylo možné přijmout k 1. lednu 2014 revidovaná finanční nařízení pro subjekty PVSS,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA 1
OBLAST PŮSOBNOSTI
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanovuje hlavní zásady, podle nichž přijme subjekt partnerství veřejného a soukromého sektoru (dále jen „subjekt PVSS“) svá vlastní finanční pravidla. Finanční pravidla subjektu PVSS se nesmí odchylovat od tohoto nařízení, s výjimkou případů, kdy si to vyžadují zvláštní potřeby subjektu PVSS, přičemž Komise musí podle článku 209 čtvrtého pododstavce nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 vydat předchozí souhlas.
Každý subjekt PVSS přijme prováděcí předpisy k provedení těchto zásad do svých finančních pravidel.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí tyto definice:
-
„správní radou“ se rozumí hlavní vnitřní orgán subjektu PVSS rozhodující o finančních a rozpočtových otázkách, bez ohledu na jeho název ve zřizujícím aktu subjektu PVSS,
-
„ředitelem“ se rozumí osoba pověřená prováděním rozhodnutí správní rady a plněním rozpočtu subjektu PVSS jako schvalující osoba, bez ohledu na jeho označení ve zřizujícím aktu subjektu PVSS,
-
„členem“ se rozumí člen subjektu PVSS v souladu s jeho zřizujícím aktem,
-
„zřizujícím aktem“ se rozumí nástroj unijního práva upravující hlavní aspekty zřízení a provozu subjektu PVSS,
-
„rozpočtem subjektu PVSS“ se rozumí nástroj, kterým se pro každý rozpočtový rok stanoví a schvalují veškeré příjmy a výdaje považované za nezbytné pro subjekt PVSS.
Článek 3
Oblast působnosti rozpočtu
Rozpočet subjektu PVSS tvoří:
a)
příjmy subjektu PVSS, které zahrnují:
i)
finanční příspěvek jeho členů na správní náklady,
ii)
finanční příspěvek jeho členů na operační náklady,
iii)
příjmy účelově vázané na zvláštní výdaje,
iv)
veškeré příjmy, jichž subjekt PVSS dosáhne;
b)
výdaje subjektu PVSS, včetně správních výdajů.
KAPITOLA 2
ROZPOČTOVÉ ZÁSADY
Článek 4
Dodržování rozpočtových zásad
Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v souladu se zásadami jednotnosti, správnosti rozpočtu, ročního rozpočtu, vyrovnanosti, zúčtovací jednotky, univerzálnosti, specifikace, řádného finančního řízení vyžadujícího účinnou a efektivní vnitřní kontrolu a zásadou transparentnosti, jak jsou stanoveny v tomto nařízení.
Článek 5
Zásada jednotnosti a správnosti rozpočtu
1. Žádný příjem ani výdaj nesmí být uskutečněn, pokud není zaznamenán v rozpočtové položce subjektu PVSS.
2. Výdaje mohou být přiděleny nebo schváleny pouze v rámci schválených prostředků rozpočtu subjektu PVSS.
3. Do rozpočtu subjektu PVSS mohou být zaznamenány jen prostředky, které odpovídají výdajům považovaným za nezbytné.
4. Subjektu PVSS nepřísluší úroky z plateb předběžného financování uskutečněných z rozpočtu subjektu PVSS.
Článek 6
Zásada ročního rozpočtu
1. Prostředky zaznamenané do rozpočtu subjektu PVSS se schvalují na dobu jednoho rozpočtového roku, který začíná 1. ledna a končí 31. prosince.
2. Z prostředků na závazky musí být pokryty celkové náklady právních závazků přijatých během rozpočtového roku.
3. Prostředky na platby kryjí platby prováděné ke splnění právních závazků přijatých během rozpočtového roku nebo v předchozích rozpočtových letech.
4. Výdaje ze správních prostředků nesmí být vyšší než očekávané roční příjmy uvedené v čl. 3 písm. a) bodě i).
5. Vzhledem k potřebám subjektu PVSS se nevyužité prostředky mohou zaznamenávat do odhadu příjmů a výdajů pro následující až tři rozpočtové roky. Tyto prostředky musí být použity přednostně.
6. Odstavce 1 až 5 nebrání tomu, aby rozpočtové závazky na akce, jejichž trvání přesahuje jeden rozpočtový rok, byly rozloženy do několika ročních splátek, pokud tak stanovuje zřizující akt nebo pokud se týkají správních výdajů.
Článek 7
Zásada vyrovnanosti
1. Rozpočet musí být vyrovnaný co do příjmů a prostředků na platby.
2. Prostředky na závazky nesmějí převýšit příslušný roční příspěvek Unie uvedený v dohodě o ročním převodu finančních prostředků uzavřené s Komisí, navýšený o roční příspěvky od členů jiných než Unie, všechny ostatní příjmy uvedené v článku 3 a výši nevyužitých prostředků uvedených v čl. 6 odst. 5.
3. Subjekt PVSS si nesmí brát půjčky v rámci svého rozpočtu.
4. Pokud je rozpočtový výsledek kladný, zaznamená se do rozpočtu na následující rozpočtový rok jako příjem.
Pokud je rozpočtový výsledek záporný, zaznamená se do rozpočtu na následující rozpočtový rok jako prostředky na platby.
Článek 8
Zásada zúčtovací jednotky
Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v eurech a účty se předkládají v eurech. V souvislosti s peněžními toky je však účetní oprávněn provádět operace v jiných měnách za podmínek stanovených ve finančních pravidlech subjektu PVSS.
Článek 9
Zásada univerzálnosti
1. Aniž je dotčen odstavec 2, pokrývají celkové příjmy celkové prostředky na platby. Všechny příjmy a výdaje se zaznamenávají v plné výši bez jakýchkoli vzájemných úprav, s výhradou zvláštních ustanovení ve finančních pravidlech subjektu PVSS upravujících případy, kdy lze určitou částku odečíst od žádostí o platbu, která je poté vyplacena v čisté částce.
2. Příjmy určené na zvláštní účely, například příjmy z nadací, dotací, darů a odkazů, se použijí na financování specifických výdajů.
3. Ředitel smí přijímat jakékoli příspěvky určené subjektu PVSS, jako například nadace, dotace, dary a odkazy.
Přijetí příspěvků, které by mohly vést ke značným finančním nákladům, podléhá předchozímu schválení správní radou, která se usnese do dvou měsíců ode dne obdržení žádosti. Pokud správní rada nerozhodne v této lhůtě, je příspěvek považován za přijatý.
Výše částky, od níž se finanční náklady považují za významné, se stanoví rozhodnutím správní rady.
Článek 10
Zásada specifikace
1. Prostředky se věcně člení alespoň do hlav a kapitol.
2. Z jedné kapitoly do druhé může ředitel prostředky převádět bez omezení a z jedné hlavy do druhé do maximální výše 10 % prostředků pro daný rozpočtový rok uvedených v rozpočtové položce, ze které se převod provádí.
Nad hranici uvedenou v prvním pododstavci může ředitel převod položek z jedné hlavy do druhé navrhnout správní radě. Správní rada může do tří týdnů vznést proti těmto převodům námitky. Po uplynutí této lhůty jsou převody považovány za schválené.
Ředitel co nejdříve informuje správní radu o všech převodech provedených podle prvního pododstavce.
Článek 11
Zásada řádného finančního řízení
1. Používání prostředků musí být v souladu se zásadou řádného finančního řízení, tj. se zásadami hospodárnosti, účinnosti a účelnosti.
2. Zásada hospodárnosti vyžaduje, aby prostředky použité subjektem PVSS při provádění jeho činností byly k dispozici ve správnou dobu, v dostatečném množství a přiměřené kvalitě a za nejvýhodnější cenu.
Zásada účinnosti se týká dosažení co nejlepšího vztahu mezi použitými zdroji a dosaženými výsledky.
Zásada účelnosti se týká dosažení konkrétních stanovených cílů a zamýšlených výsledků.
3. Pro všechny oblasti činností, na které se vztahuje rozpočet subjektu PVSS, musí být stanoveny konkrétní, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově vymezené cíle. Dosahování těchto cílů se sleduje pomocí výkonnostních ukazatelů pro každou činnost a ředitel každoročně správní radě poskytuje informace, nejpozději však v dokladech přiložených k návrhu rozpočtu subjektu PVSS.
4. Pokud zřizující akt nestanoví možnost, aby Komise prováděla hodnocení, vypracuje subjekt PVSS v zájmu lepšího rozhodovacího procesu hodnocení svých programů a činností (včetně hodnocení ex post), které jsou spojeny se značnými výdaji, a výsledky těchto hodnocení se zašlou správní radě.
Článek 12
Vnitřní kontrola plnění rozpočtu
1. Rozpočet subjektu PVSS se plní v souladu s účinnou a efektivní vnitřní kontrolou.
2. Pro účely plnění rozpočtu subjektu PVSS se vnitřní kontrolou rozumí postup použitelný na všech úrovních řízení, jehož smyslem je poskytovat přiměřenou jistotu, že bylo dosaženo těchto cílů:
a)
účelnosti, účinnosti a hospodárnosti operací;
b)
spolehlivosti výkazů;
c)
ochrany majetku a informací;
d)
předcházení podvodům a nesrovnalostem, jejich odhalování a nápravy a následných opatření reagujících na tyto podvody a nesrovnalosti;
e)
náležitého řízení rizik souvisejících s legalitou a správností uskutečněných operací, s přihlédnutím k víceleté povaze programů a k povaze dotčených plateb.
3. Účinná a efektivní vnitřní kontrola vychází z osvědčených mezinárodních postupů a zahrnuje zejména prvky uvedené v čl. 32 odst. 3 a 4 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, s přihlédnutím ke struktuře a velikosti subjektu PVSS, povaze jemu svěřených úkolů, výši finančních prostředků a souvisejícím finančním a provozním rizikům.
Článek 13
Zásada transparentnosti
1. Rozpočet subjektu PVSS se sestavuje a plní v souladu se zásadou transparentnosti, podle níž se rovněž vedou účty.
2. Přijaté znění rozpočtu subjektu PVSS, včetně plánu pracovních míst a opravných rozpočtů a včetně úprav uvedených v čl. 15 odst. 1, se zveřejní na internetových stránkách subjektu PVSS do čtyř týdnů od jeho přijetí a předá se Komisi a Účetnímu dvoru.
3. V souladu s čl. 21 odst. 2, 3 a 4 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 zveřejní subjekt PVSS na svých internetových stránkách podle standardní úpravy nejpozději do 30. června následujícího rozpočtového roku informace o příjemcích prostředků pocházejících z jeho rozpočtu.
Zveřejněné informace jsou snadno dostupné, průhledné a úplné. Subjekt údaje poskytne při řádném dodržení požadavků důvěrnosti a bezpečnosti, zejména požadavků na ochranu osobních údajů, jak jsou stanoveny v nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 (4).
4. Jména odborníků najatých podle článku 34 tohoto nařízení se zveřejňují na internetové stránce Unie.
KAPITOLA 3
FINANČNÍ PLÁNOVÁNÍ
Článek 14
Odhad příjmů a výdajů
1. Subjekt PVSS zašle Komisi a ostatním členům nejpozději do 31. ledna roku, který předchází roku plnění rozpočtu subjektu PVSS, odhad svých příjmů a výdajů a obecné zásady, z nichž tento odhad vychází, spolu se svým návrhem pracovního programu uvedeného v čl. 31 odst. 4.
2. Odhad příjmů a výdajů subjektu PVSS obsahuje:
a)
odhad počtu stálých a dočasných pracovních míst, v členění podle jednotlivých funkčních skupin a platových tříd, jakož i odhad počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků, vyjádřeno v přepočtu na plný pracovní úvazek, v mezích rozpočtových prostředků;
b)
v případě změny stavu pracovníků na dané pozici odůvodnění požadavků na nová pracovní místa;
c)
čtvrtletní odhad hotovostních plateb a příjmů hotovosti;
d)
informace o dosažení všech předem stanovených cílů pro různé činnosti;
e)
cíle stanovené pro rozpočtový rok, ke kterému se odhad vztahuje, s uvedením konkrétních rozpočtových potřeb spojených s dosažením těchto cílů;
f)
správní náklady a plnění rozpočtu subjektu PVSS v předchozím rozpočtovém roce;
g)
výši finančních příspěvků poskytnutých členy a hodnotu věcného plnění ze strany členů jiných než Unie;
h)
informace o nevyužitých prostředcích, které jsou zaznamenány v odhadu příjmů a výdajů za rok v souladu s čl. 6 odst. 5.
Článek 15
Sestavování rozpočtu
1. Rozpočet subjektu PVSS a plán pracovních míst, včetně počtu stálých a dočasných pracovních míst v členění podle jednotlivých funkčních skupin a platových tříd a počtu smluvních zaměstnanců a vyslaných národních odborníků, vyjádřeno v přepočtu na plný pracovní úvazek, přijímá správní rada v souladu se zřizujícím aktem subjektu PVSS. Prováděcí ustanovení lze stanovit ve finančních pravidlech subjektu PVSS. Všechny změny rozpočtu subjektu PVSS, včetně plánu pracovních míst, jsou předmětem opravného rozpočtu subjektu PVSS přijatého stejným postupem jako původní rozpočet subjektu PVSS. Rozpočet subjektu PVSS a případně opravné rozpočty subjektu PVSS musí být uzpůsobeny tak, aby zohledňovaly výši příspěvku Unie stanoveného v rámci rozpočtu Unie.
2. Rozpočet subjektu PVSS se skládá z výkazu příjmů a výkazu výdajů.
3. Rozpočet subjektu PVSS obsahuje:
a)
ve výkazu příjmů:
i)
odhadované příjmy subjektu PVSS za daný rozpočtový rok (rok „n“),
ii)
odhadované příjmy za předchozí rozpočtový rok a příjmy za rozpočtový rok n-2,
iii)
řádné poznámky ke každé příjmové položce;
b)
ve výkazu výdajů:
i)
prostředky na závazky a platby na rok n,
ii)
prostředky na závazky a platby za předchozí rozpočtový rok, jakož i výdaje přidělené a výdaje uskutečněné v rozpočtovém roce n-2, přičemž uskutečněné výdaje se vyjadřují také jako procentní podíl rozpočtu subjektu PVSS na rok n,
iii)
souhrnný výkaz časového rozpisu plateb v následujících rozpočtových letech ke splnění rozpočtových závazků z minulých rozpočtových let,
iv)
řádné poznámky ke každé části.
4. Plán pracovních míst obsahuje vedle počtu pracovních míst schválených pro rozpočtový rok i počet pracovních míst schválených pro předchozí rozpočtový rok a počet pracovních míst skutečně obsazených. Stejné údaje musí být uvedeny pro smluvní zaměstnance a vyslané národní odborníky.
KAPITOLA 4
ÚČASTNÍCI FINANČNÍCH OPERACÍ
Článek 16
Plnění rozpočtu v souladu se zásadou řádného finančního řízení
1. Ředitel vykonává povinnosti schvalovací osoby. Ředitel plní příjmy a výdaje rozpočtu subjektu PVSS v souladu s finančními pravidly subjektu PVSS a se zásadou řádného finančního řízení na vlastní odpovědnost a v mezích schválených prostředků. Ředitel odpovídá za zajišťování jejich legality a správnosti.
Aniž je dotčena odpovědnost schvalující osoby, pokud jde o předcházení podvodům a nesrovnalostem a jejich odhalování, podílí se subjekt PVSS na činnosti Evropského úřadu pro boj proti podvodům v oblasti předcházení podvodům (OLAF).
2. Ředitel může přenést pravomoc k plnění rozpočtu na zaměstnance subjektu PVSS, na které se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na tyto zaměstnance subjektu PVSS), a to v souladu s podmínkami stanovenými ve finančních pravidlech subjektu PVSS. Pověřené osoby mohou jednat pouze v rozsahu pravomocí výslovně na ně přenesených.
Článek 17
Pravomoci a povinnosti schvalující osoby
1. Ředitel plní rozpočet subjektu PVSS v útvarech přidělených pod jeho vedení.
2. Pokud se to ukáže nevyhnutelné, lze vnějším soukromoprávním subjektům na základě dohod svěřit úkoly technického poradenství a správní, přípravné nebo doplňující úkoly, které nezahrnují výkon veřejné moci či použití pravomoci volného uvážení.
3. Ředitel v souladu s minimálními standardy přijatými správní radou a s náležitým ohledem na rizika spojená s prostředím řízení a povahou financovaných akcí zavede organizační strukturu a systémy vnitřní kontroly, které jsou vhodné pro plnění jeho povinností. Vytvoření takové struktury a systémů vychází z analýzy rizik, která zohledňuje jejich nákladovou efektivnost.
Ředitel může v rámci svých útvarů zřídit funkci poradce, který mu bude nápomocen při kontrole rizik souvisejících s jeho činnostmi.
4. Schvalující osoba uchovává podklady týkající se provedených operací po dobu pěti let ode dne rozhodnutí o udělení absolutoria Komisi ohledně plnění rozpočtu Unie na daný rok. Osobní údaje, které jsou v podkladech obsaženy, musí být pokud možno odstraněny, nejsou-li potřebné pro účely kontroly a auditu. V každém případě se pro uchovávání provozních údajů použije čl. 37 odst. 2 nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 18
Kontroly ex ante
1. U každé operace se provede alespoň kontrola ex ante, která je založena na dokumentární prověrce a na dostupných výsledcích již provedených kontrol a týká se provozních a finančních hledisek dané operace.
Předmětem kontrol ex ante je zahájení a ověření operace.
Zahájení operace a její ověření jsou dvě oddělené činnosti.
2. Zahájením operace se rozumějí všechny operace, které slouží k přípravě přijetí aktů, jimiž se plní rozpočet subjektu PVSS, příslušnou schvalující osobou.
3. Ověřením operace ex ante se rozumějí všechny kontroly ex ante, jež provádí příslušná schvalující osoba, aby ověřila operativní a finanční aspekty operace.
4. Kontroly ex ante ověřují vzájemný soulad požadovaných podkladů a dalších údajů, jež jsou k dispozici.
Četnost a hloubku kontrol ex ante určuje příslušná schvalující osoba s přihlédnutím k rizikům a hledisku nákladové efektivnosti. V případě pochybností si tato osoba k potvrzení platby vyžádá doplňující informace nebo provede kontrolu na místě, aby v rámci kontroly ex ante získala přiměřenou jistotu.
Účelem kontrol ex ante je ověřit:
a)
správnost výdajů a jejich soulad s platnými ustanoveními;
b)
uplatňování zásady řádného finančního řízení uvedené v článku 11.
Pro účely kontrol může příslušná schvalující osoba posoudit jako jedinou operaci několik podobných jednotlivých transakcí, jejichž předmětem jsou běžné výdaje na platy, důchody, náhrady výdajů na služební cesty a náklady na lékařskou péči.
Článek 19
Kontroly ex post
1. Příslušná schvalující osoba může zavést kontroly ex post za účelem ověření operací, které již byly schváleny na základě kontrol ex ante. V závislosti na míře rizika mohou být takové kontroly prováděny u vzorku.
Kontroly ex post lze provádět na základě dokladů a případně i na místě.
2. Kontroly ex post nesmějí provádět zaměstnanci odpovědní za kontroly ex ante. Zaměstnanci odpovědní za kontroly ex post nesmějí být podřízeni zaměstnancům odpovědným za kontroly ex ante.
Zaměstnanci odpovědní za kontrolu řízení finančních operací musí mít nezbytné odborné znalosti.
Článek 20
Podávání ročních zpráv
Schvalující osoba podává každoročně správní radě zprávu o plnění svých povinností. Pro tento účel předkládá schvalující osoba nejpozději do 15. února následujícího rozpočtového roku správní radě a Komisi:
a)
zprávu o provádění ročního pracovního programu subjektu PVSS, plnění rozpočtu subjektu PVSS a využívání personálních zdrojů;
b)
předběžnou účetní závěrku subjektu PVSS, včetně zprávy o rozpočtovém a finančním řízení uvedeném v článku 39;
c)
prohlášení řídícího subjektu, v němž se uvádí, že pokud není ve výhradách uvedeno jinak, má schvalující osoba přiměřenou jistotu, že:
i)
informace jsou předkládány v náležité podobě a jsou úplné a přesné (podávají věrný a poctivý obraz skutečnosti),
ii)
výdaje byly použity k zamýšlenému účelu,
iii)
zavedené kontrolní systémy poskytují nezbytné záruky legality a správnosti uskutečněných operací;
d)
souhrn závěrečný zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, včetně rozboru povahy a rozsahu chyb a nedostatků zjištěných v systémech a přijatých či plánovaných nápravných opatření.
Zpráva uvádí výsledky operací vzhledem ke stanoveným cílům, rizika spojená s těmito operacemi, využití zdrojů, které byly k dispozici, a účinnost a účelnost systémů vnitřní kontroly a je přiměřená povaze svěřených úkolů a výši použitých částek.
Ředitel zašle Komisi nejpozději do 1. července každého roku doklady uvedené v prvním pododstavci písm. c) a d) a jejich posouzení správní radou, schválenou výroční zprávu a účetní závěrku schválenou správní radou na základě čl. 43 odst. 2. Komise tyto doklady zašle Evropskému parlamentu a Radě.
Článek 21
Ochrana finančních zájmů Unie
1. Pokud se zaměstnanec pověřený finančním řízením a kontrolou operací domnívá, že rozhodnutí, které má na žádost nadřízeného učinit nebo schválit, vykazuje nesrovnalost nebo porušuje zásady řádného finančního řízení nebo profesní pravidla, která tento zaměstnanec musí dodržovat, uvědomí o tom písemně ředitele, který na upozornění písemně odpoví. Pokud ředitel nepřijme žádná opatření nebo potvrdí počáteční rozhodnutí či pokyny a zaměstnanec se domnívá, že toto potvrzení není dostatečnou reakcí na jeho obavy, informuje o tom písemně příslušnou komisi uvedenou v čl. 23 odst. 3. Komise uvedená v čl. 23 odst. 3 o tom neprodleně informuje správní radu.
2. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které by mohly poškodit zájmy subjektu PVSS nebo jeho členů, zaměstnanec uvědomí orgány a subjekty určené platnými právními předpisy. Smlouvy s externími auditory provádějícími audity finančního řízení subjektu PVSS musí stanovit povinnost externího auditora informovat schvalující osobu o jakémkoli podezření z protiprávního jednání, podvodu nebo korupci, které by mohly poškodit zájmy subjektu PVSS či jeho členů.
Článek 22
Účetní
1. Správní rada jmenuje účetního, na kterého se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na zaměstnance subjektu PVSS), který je při plnění svých povinností zcela nezávislý. Účetní v subjektu PVSS odpovídá za:
a)
řádné provádění plateb, vybírání příjmů a inkaso stanovených pohledávek;
b)
vedení, přípravu a předkládání účtů v souladu s kapitolou 8;
c)
provádění účetních pravidel a účtové osnovy v souladu s kapitolou 8;
d)
stanovení a validaci účetních systémů a případně validaci systémů stanovených schvalující osobou a určených k poskytnutí nebo odůvodnění účetních údajů; v tomto ohledu je účetní zmocněn kdykoli ověřovat dodržování kritérií pro validaci;
e)
správu pokladny.
2. Dva nebo více subjektů PVSS mohou jmenovat stejného účetního.
Subjekty PVSS se také mohou dohodnout s Komisí, že účetní Komise jedná rovněž jako účetní subjektu PVSS.
S přihlédnutím k nákladové efektivnosti mohou rovněž pověřit účetního Komise některými úkoly, které vykonává účetní subjektu PVSS.
V případech uvedených v tomto odstavci učiní subjekty PVSS nezbytná opatření k zamezení střetu zájmů.
3. Účetní získává od schvalující osoby veškeré informace, které jsou nezbytné k sestavování účetních závěrek poskytujících věrný a poctivý obraz finanční situace subjektu PVSS a plnění rozpočtu. Schvalující osoba zaručuje spolehlivost poskytovaných informací.
4. Než ředitel přijme účetní závěrku, schválí ji nejprve účetní, který osvědčí, že účetní závěrka s přiměřenou jistotou poskytuje věrný a poctivý obraz o finanční situaci subjektu PVSS.
Pro účely prvního pododstavce účetní ověří, že účetní závěrka byla zpracována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 38 a že do ní byly zaznamenány veškeré příjmy a výdaje.
Účetní má pravomoc provést kontrolu obdržených informací a jakoukoli další kontrolu, již považuje za nezbytnou ke schválení účetní závěrky.
V případě potřeby vznese účetní výhrady a přesně vysvětlí jejich povahu a rozsah.
S výhradou odstavce 5 je ke správě hotovosti a ekvivalentů hotovosti oprávněn výhradně účetní. Účetní odpovídá za jejich úschovu.
5. Účetní může při plnění svých povinností delegovat některé úkoly na zaměstnance, na které se vztahuje služební řád (pokud se služební řád vztahuje na tyto zaměstnance subjektu PVSS), pokud je to nezbytné pro plnění jeho povinností v souladu s finančními pravidly subjektu PVSS.
6. Aniž jsou dotčena případná disciplinární opatření, může být účetní kdykoli dočasně nebo s konečnou platností zbaven svých povinností správní radou. V tomto případě správní rada jmenuje prozatímního účetního.
Článek 23
Odpovědnost účastníků finančních operací
1. Články 16 až 25 není dotčena trestní odpovědnost, kterou mají účastníci finančních operací za podmínek stanovených použitelným vnitrostátním právem a platnými předpisy týkajícími se ochrany finančních zájmů Unie a boje proti korupci úředníků Unie a úředníků členských států.
2. Každá schvalující osoba a účetní má disciplinární a finanční odpovědnost dle podmínek stanovených ve služebním řádu. V případě jakéhokoli protiprávního jednání, podvodu nebo korupce, které mohou poškodit zájmy subjektu PVSS nebo jeho členů, je věc předložena orgánům a subjektům určeným platnými právními předpisy, zejména Evropskému úřadu pro boj proti podvodům (OLAF).
3. Specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí, nebo na jejíž činnosti se Komise podílí v souladu s čl. 73 odst. 6 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vykonává ve vztahu k subjektu PVSS stejné pravomoci, jaké vykonává ve vztahu k útvarům Komise, pokud se správní rada nerozhodne zřídit funkčně nezávislou komisi nebo se stát členem společné komise zřízené několika subjekty. V případech předložených subjekty PVSS zahrnují specializovaná komise pro řešení finančních nesrovnalostí zřízená Komisí, nebo na jejíž činnosti se Komise podílí, jednoho zaměstnance subjektu PVSS.
Na základě stanoviska komise uvedené v prvním pododstavci rozhodne ředitel o zahájení disciplinárního řízení nebo řízení z důvodu finanční odpovědnosti. Pokud komise odhalí systémové problémy, podá schvalující osobě zprávu obsahující doporučení. Pokud se stanovisko týká ředitele, předá komise tuto zprávu správní radě a internímu auditorovi Komise. Ředitel ve své zprávě podle článku 20 anonymně odkazuje na stanoviska komise a uvádí, jaká opatření byla na jejich základě přijata.
4. Po každém zaměstnanci může být požadováno, aby zcela nebo zčásti nahradil škodu, která subjektu PVSS vznikne v důsledku závažného pochybení, jehož se dopustí při plnění nebo v souvislosti s plněním svých povinností. Po splnění náležitostí stanovených pro disciplinární otázky v platných právních předpisech přijme orgán odpovědný za jmenování odůvodněné rozhodnutí.
Článek 24
Střet zájmů
1. Účastníci finančních operací ve smyslu článku 16 až 25 a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, včetně přípravy na tuto činnost, auditu nebo kontroly, se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy subjektu PVSS.
Pokud toto riziko existuje, upustí dotčená osoba od takového jednání a předloží věc řediteli, který vydá písemné potvrzení o tom, zda střet zájmů existuje. Dotčená osoba informuje rovněž svého přímého nadřízeného. Pokud je účastníkem ředitel, musí předložit věc správní radě.
Pokud se zjistí střet zájmů, ukončí dotčená osoba veškerou svou činnost ve věci. Ředitel nebo - pokud je účastníkem ředitel - správní rada přijmou veškerá další vhodná opatření.
2. Pro účely odstavce 1 ke střetu zájmů dochází, je-li z rodinných důvodů, z důvodů citových vazeb, z důvodů politické nebo národní spřízněnosti, z důvodů hospodářského zájmu nebo z důvodů jiného společného zájmu s příjemcem finančních prostředků ohrožen nestranný a objektivní výkon funkcí účastníka finančních operací nebo jiné osoby podle odstavce 1.
Článek 25
Oddělení funkcí
Funkce schvalující osoby a účetního jsou oddělené a vzájemně neslučitelné.
KAPITOLA 5
INTERNÍ AUDIT
Článek 26
Jmenování, pravomoci a povinnosti interního auditora
1. Subjekt PVSS zřídí funkci interního auditora, která musí být vykonávána v souladu se souvisejícími mezinárodními standardy.
2. Funkci interního auditora vykonává interní auditor Komise. Interní auditor nesmí být ani schvalující osobou, ani účetním.
3. Interní auditor poskytuje rady subjektu PVSS v otázkách rizik tím, že vydává nezávislá stanoviska ke kvalitě řídících a kontrolních systémů a doporučení ke zlepšení podmínek provádění operací a k podpoře řádného finančního řízení.
Interní auditor odpovídá zejména za:
a)
posuzování vhodnosti a účelnosti vnitřních systémů řízení a výkonu útvarů při provádění programů a akcí s ohledem na rizika s nimi spojená;
b)
posuzování účinnosti a účelnosti systémů vnitřní kontroly a auditu použitelných na každou operaci plnění rozpočtu.
4. Interní auditor plní své povinnosti ve vztahu ke všem činnostem a útvarům subjektu PVSS. Interní auditor má úplný a neomezený přístup ke všem informacím potřebným k plnění svých povinností.
5. Interní auditor vezme na vědomí zprávu schvalující osoby podle článku 20 i ostatní dostupné informace.
6. Interní auditor podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Interní auditor podává rovněž zprávu, pokud:
-
nebyla vyřešena kritická rizika a provedena doporučení,
-
dochází k významným zpožděním v provádění doporučení z minulých let.
Správní rada a ředitel zajistí pravidelné sledování provádění doporučení auditu. Správní rada prověří informace uvedené v článku 20 a plné a včasné provedení doporučení.
7. Subjekt PVSS zpřístupní kontaktní údaje interního auditora všem fyzickým či právnickým osobám zapojeným do výdajových operací, aby se na interního auditora mohly obracet důvěrně.
8. Zprávy a zjištění interního auditora jsou veřejně dostupné poté, co interní auditor schválí opatření přijatá k jejich provedení.
Článek 27
Nezávislost interního auditora
Nezávislost interního auditora, jeho odpovědnost za opatření přijatá při plnění jeho povinností a jeho právo podávat žaloby u Soudního dvora Evropské unie se určí v souladu s článkem 100 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 28
Zřízení oddělení interního auditu
1. Správní rada může s náležitým ohledem na nákladovou efektivnost a přidanou hodnotu zřídit oddělení interního auditu, které plní své povinnosti v souladu s příslušnými mezinárodními standardy.
Účel, kompetence a odpovědnosti oddělení interního auditu jsou stanoveny v chartě interního auditu a podléhají schválení správní radou.
Roční plán oddělení interního auditu vypracuje vedoucí oddělení interního auditu s přihlédnutím mimo jiné k posouzení rizik v subjektu PVSS, jež vypracoval ředitel.
Plán přezkoumá a schválí správní rada.
Oddělení interního auditu podává správní radě a řediteli zprávu o svých zjištěních a doporučeních.
Pokud oddělení interního auditu některého subjektu PVSS není nákladově efektivní nebo není schopno dodržovat mezinárodní standardy, může subjekt PVSS rozhodnout, že oddělení interního auditu bude sdílet s ostatními subjekty PVSS působícími ve stejné oblasti politiky.
V takových případech se správní rada dotyčných subjektů PVSS dohodne na praktických způsobech provozu sdíleného oddělení interního auditu.
Subjekty interního auditu budou účinně spolupracovat prostřednictvím výměny informací a zpráv o auditu a případně prováděním společného posouzení rizik a společných auditů.
2. Správní rada a ředitel zajistí pravidelné sledování provádění doporučení oddělení interního auditu.
KAPITOLA 6
PŘÍJMOVÉ A VÝDAJOVÉ OPERACE
Článek 29
Plnění příjmů
1. Plnění příjmů zahrnuje sestavení odhadů pohledávek, stanovení inkasních nároků a inkaso neoprávněně vyplacených částek. Zahrnuje rovněž případnou možnost upustit od inkasa stanovených nároků.
2. Neoprávněně vyplacené částky musí být předmětem inkasa.
Pokud nebyla částka skutečně inkasována v den splatnosti uvedený ve výzvě k úhradě dluhu, uvědomí o tom účetní příslušnou schvalující osobu a bezodkladně zahájí postup pro inkaso jakýmikoli právními prostředky, včetně případného započtení, a není-li možné, výkonem rozhodnutí.
Pokud příslušná schvalující osoba hodlá zcela nebo zčásti upustit od inkasa stanovené pohledávky, ujistí se, že toto upuštění je v pořádku a je v souladu se zásadami řádného finančního řízení a proporcionality. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí být odůvodněno. Rozhodnutí o upuštění od inkasa musí uvádět, jaké kroky byly učiněny k inkasu pohledávky, a právní a skutkový stav, ze kterého vychází.
Účetní povede seznam částek splatných k inkasu. Nároky subjektu PVSS jsou v tomto seznamu řazeny podle data vystavení inkasního příkazu. Účetní rovněž uvede rozhodnutí o upuštění nebo částečném upuštění od inkasa stanovených pohledávek. Tento seznam bude připojen ke zprávě subjektu PVSS o rozpočtovém a finančním řízení.
3. Veškeré pohledávky neuhrazené ke dni splatnosti stanovenému ve výzvě k úhradě dluhu jsou úročeny v souladu s nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
4. Nároky subjektu PVSS vůči třetím stranám a nároky třetích stran vůči subjektu PVSS se promlčují po uplynutí pěti let.
Článek 30
Příspěvek členů
1. Subjekt PVSS předloží svým členům žádosti o vyplacení celého jejich příspěvku nebo jeho části za podmínek a v intervalech stanovených ve zřizujícím aktu či dohodnutých se členy.
2. Prostředky vyplacené subjektu PVSS jeho členy ve formě příspěvku jsou úročeny ve prospěch rozpočtu subjektu PVSS.
Článek 31
Plnění výdajů
1. K plnění výdajů přijímá schvalující osoba rozpočtové i právní závazky, potvrzuje výdaje, schvaluje platby a provádí předběžné úkony nezbytné pro plnění prostředků.
2. Každý výdaj musí být přidělen na závazek, potvrzen, schválen a zaplacen.
Potvrzení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba potvrzuje finanční operaci.
Schválení výdaje je úkon, kterým příslušná schvalující osoba po ověření, že jsou prostředky k dispozici, dá pokyn účetnímu, aby zaplatil potvrzený výdaj.
3. U všech opatření, která mohou vést k výdajům k tíži rozpočtu subjektu PVSS, musí příslušná schvalující osoba před uzavřením právního závazku vůči třetí osobě přijmout rozpočtový závazek.
4. Roční pracovní program subjektu PVSS stanoví, že správní rada schvaluje operační výdaje subjektu PVSS ohledně činností, jež jsou předmětem programu, za předpokladu, že prvky uvedené v tomto odstavci jsou jasně vymezeny.
Roční pracovní program obsahuje podrobné cíle a předpokládané výsledky včetně ukazatelů výkonnosti. Obsahuje rovněž popis činnosti/í, které mají být financovány, a výši finančních částek přidělených na jednotlivá opatření.
Všechny zásadní změny ročního pracovního programu se přijmou stejným postupem jako původní pracovní program, a to v souladu s ustanoveními zřizujícího aktu.
Správní rada může schvalující osobě subjektu PSVV svěřit pravomoc provádět nepodstatné změny pracovního programu.
Článek 32
Lhůty pro výdaje
Platby výdajů se musí uskutečnit ve lhůtách uvedených v nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 a v souladu s těmito nařízeními.
KAPITOLA 7
PLNĚNÍ ROZPOČTU SUBJEKTU PVSS
Článek 33
Zadávání veřejných zakázek
1. Pokud jde o zadávání veřejných zakázek, použije se s výhradou odstavců 3 až 6 tohoto článku hlava V nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Subjekt PVSS se podílí na společné ústřední databázi, kterou zřídila a provozuje Komise podle článku 108 obecného finančního nařízení.
3. Pro zakázky s hodnotou mezi 60 000 EUR a limity uvedenými v článku 118 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 lze použít postup stanovený nařízením v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 pro veřejné zakázky nízké hodnoty nepřesahující 60 000 EUR.
4. Subjekt PVSS může být na základě žádosti přibrán jako zadavatel v případě udělování zakázek Komise nebo interinstitucionálních zakázek a při udělování zakázek jiných subjektů Unie či subjektů PVSS.
5. Subjekt PVSS může s Komisí, interinstitucionálními úřady, Překladatelským střediskem pro instituce Evropské unie zřízeným nařízením Rady (ES) č. 2965/94 (5) a jinými subjekty PVSS uzavřít smlouvu na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tyto strany dodávají, poskytují nebo provádějí, aniž by se musel uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
Subjekt PVSS může se svými členy jinými než Unie uzavřít smlouvu na dodávky zboží, poskytování služeb nebo provádění stavebních prací, které tito členové dodávají, poskytují nebo provádějí přímo bez využití třetích stran, aniž by se musel uchylovat k zadávání veřejných zakázek.
Zboží, služby nebo práce poskytnuté podle prvního a druhého pododstavce se nepovažují za součást příspěvku členů do rozpočtu subjektu PVSS.
6. K pokrytí svých administrativních potřeb může subjekt PVSS zadávat zakázky společně se zadavateli hostitelského členského státu nebo se zadavateli z členských států, států Evropského sdružení volného obchodu nebo kandidátských zemí Unie, kteří jsou do subjektu zapojeni jako členové. V takových případech se obdobně použijí ustanovení článku 133 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Subjekt PVSS může zadávat zakázky společně se svými členy ze soukromého sektoru nebo se zadavateli ze zemí účastnících se programů Unie, které jsou do subjektu zapojeni jako členové. V takových případech se obdobně použijí ustanovení čl. 133 prvního pododstavce nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 34
Odborníci
Článek 287 nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012 se použije obdobně pro výběr odborníků s výhradou zvláštního postupu stanoveného v základním právním aktu programu, jehož provedení je svěřeno subjektu PVSS. Tito odborníci jsou odměňováni předem oznámenou a stanovenou pevnou částkou a vybíráni na základě svých odborných schopností.
Subjekt PVSS může použít seznamy vypracované Komisí nebo jinými subjekty Unie či subjekty PVSS.
V případě potřeby a v řádně odůvodněných případech může subjekt PVSS vybrat jakoukoli osobu s patřičnými znalostmi, i když není v seznamech uvedena.
Externí odborníci se vyberou podle dovedností, zkušeností a znalostí vhodných k plnění přidělených úkolů, a to v souladu se zásadami zákazu diskriminace, rovného zacházení a neexistence střetu zájmů.
Článek 35
Granty
Pokud jde o granty, použije se s výhradou veškerých zvláštních ustanovení zřizujícího aktu hlava VI nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
Článek 36
Ceny
1. Pokud jde o ceny, použije se s výhradou odstavce 2 tohoto článku hlava VII nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a nařízení v přenesené pravomoci (EU) č. 1268/2012.
2. Soutěže o ceny o jednotkové hodnotě nejméně 1 000 000 EUR lze zveřejnit, pouze pokud jsou uvedeny v návrhu pracovního programu uvedeného v čl. 14 odst. 1.
Článek 37
Údaje o opravných prostředcích
1. Dotýká-li se procesní akt schvalující osoby nepříznivě práv žadatele nebo uchazeče, příjemce grantu nebo zhotovitele, dodavatele nebo poskytovatele, musí obsahovat údaje o dostupných správních nebo soudních opravných prostředcích, kterými je možné tento akt napadnout.
2. Musí být uvedena zejména povaha opravných prostředků, orgán nebo orgány, jimž se podávají, a lhůty pro jejich uplatnění.
3. Na odstavce 1 a 2 se vztahují veškeré zvláštní postupy stanovené v základních právních aktech programu, jehož provedení je svěřeno subjektu PVSS.
KAPITOLA 8
ÚČETNICTVÍ
Článek 38
Pravidla pro účetní závěrku
Subjekt PVSS zavede účetní systém poskytující včas přesné, úplné a spolehlivé informace.
Účetnictví subjektu PVSS je v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 39
Skladba účetní závěrky
Účetní závěrka subjektu PVSS obsahuje:
a)
finanční výkazy subjektu PVSS;
b)
zprávy o plnění rozpočtu subjektu PVSS (zpráva o rozpočtovém a finančním řízení).
Subjekt PVSS vypracuje zprávu o rozpočtovém a finančním řízení za rozpočtový rok. Ta přinejmenším uvádí, jak v absolutních hodnotách, tak v procentním vyjádření, úroveň vynakládání prostředků a souhrnné informace o převodech prostředků mezi jednotlivými rozpočtovými body.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá subjekt PVSS Evropskému parlamentu, Radě a Účetnímu dvoru do 31. března následujícího rozpočtového roku zprávu o rozpočtovém a finančním řízení.
Článek 40
Účetní zásady
Finanční výkazy musí podávat informace, včetně informací o účetních zásadách, způsobem zajišťujícím jejich relevanci, spolehlivost, srovnatelnost a srozumitelnost. Finanční výkazy jsou vypracovány v souladu s obecně uznávanými účetními zásadami uvedenými v účetních pravidlech podle článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo s mezinárodními účetními standardy pro veřejný sektor (dále jen „IPSAS“), jež vycházejí ze zásad akruálního účetnictví.
Článek 41
Finanční výkazy
1. Finanční výkazy jsou uváděny v eurech a obsahují:
a)
rozvahu a výkaz o finanční výkonnosti, v nichž se uvádějí všechna aktiva a pasiva, finanční situace a hospodářský výsledek k 31. prosinci předchozího rozpočtového roku; předkládají se v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 nebo se standardy IPSAS, jež vycházejí ze zásad akruálního účetnictví;
b)
výkaz peněžních toků, z něhož vyplývají částky vybrané a vyplacené během rozpočtového roku, a konečný stav pokladny;
c)
výkaz změn v čistých aktivech, který obsahuje přehled o změnách stavu rezerv v průběhu roku a souhrnné výsledky.
2. Příloha k finančním výkazům doplňuje a vysvětluje informace předložené ve výkazech uvedených v odstavci 1 a obsahuje doplňující informace předepsané mezinárodně uznávanou účetní praxí, pokud se tyto informace vztahují k činnosti subjektu PVSS.
Článek 42
Zprávy o plnění rozpočtu
Zprávy o plnění rozpočtu jsou uváděny v eurech. Obsahují:
a)
zprávy, které shrnují všechny rozpočtové příjmové a výdajové operace rozpočtového roku;
b)
přílohu, která doplňuje a vysvětluje informace uvedené ve zprávách.
Zprávy o plnění rozpočtu mají stejnou strukturu jako samotný rozpočet.
Článek 43
Předběžná účetní závěrka a schválení účetní závěrky
1. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní subjektu PVSS předběžnou účetní závěrku Účetnímu dvoru do 15. února následujícího rozpočtového roku.
V případě uvedeném v prvním pododstavci předá účetní subjektu PVSS do 15. února následujícího roku účetnímu Komise rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
2. Účetní sestavuje účetní závěrku subjektu PVSS. Ředitel ji do 15. března zasílá spolu s výrokem externího auditora uvedeným v článku 46 správní radě ke schválení.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní Účetnímu dvoru, Evropskému parlamentu a Radě do 1. července následujícího rozpočtového roku účetní závěrku spolu s výrokem externího auditora uvedeným v článku 46 a schválením správní rady. V takovém případě předá účetní subjektu PVSS do 1. července účetnímu Komise rovněž soubor výkazů ve standardizovaném formátu, jejž účetní Komise stanoví za účelem konsolidace.
Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, předá účetní subjektu PVSS Účetnímu dvoru ve stejné lhůtě, v níž předává účetní závěrku, rovněž prohlášení vedení k auditu, s kopií pro účetního Komise.
K účetní závěrce se přikládá osvědčení, v němž účetní prohlásí, že závěrka byla vypracována v souladu s touto kapitolou a s platnými účetními zásadami, pravidly a metodami.
Schválená účetní závěrka subjektu PVSS se zveřejní na jeho internetových stránkách do jednoho měsíce od jejího schválení.
Článek 44
Účetní systém
1. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, schválí účetní Komise v souladu s článkem 152 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 harmonizovanou účtovou osnovu platnou pro subjekt PVSS.
2. Účetní systém je tvořen obecnými a rozpočtovými účty. Tyto účty jsou vedeny v eurech za kalendářní rok.
3. Obecné účty zaznamenávají v časovém pořadí podvojným způsobem všechny události a operace, které ovlivňují hospodářskou, finanční a majetkovou situaci subjektu PVSS.
4. Rozpočtové účty umožňují podrobně sledovat plnění rozpočtu subjektu PVSS. Zaznamenávají veškeré rozpočtové příjmové a výdajové operace.
Článek 45
Inventární soupisy majetku
Subjekt PVSS vede inventární soupisy vykazující objem a hodnotu veškerého hmotného, nehmotného a finančního majetku, jež jsou v jeho vlastnictví nebo ve vlastnictví Unie. Pokud musí být účetní závěrka subjektu PVSS konsolidována v souladu s účetními pravidly uvedenými v článku 143 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012, vede subjekt PVSS tyto inventární soupisy v souladu se vzorem vypracovaným účetním Komise. Subjekt PVSS ověřuje shodu mezi inventárními soupisy a skutečností.
KAPITOLA 9
EXTERNÍ AUDIT A BOJ PROTI PODVODŮM
Článek 46
Externí audit
Subjekt PVSS podléhá nezávislému externímu auditu prováděnému nezávislým auditním subjektem v souladu s mezinárodně uznávanými standardy pro provádění auditu. Ve výroku externího auditora se uvede, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, zda zavedené kontrolní systémy řádně fungují a zda jsou uskutečněné transakce legální a správné. Ve výroku se rovněž uvede, zda audit zpochybňuje tvrzení obsažená v prohlášení řídícího subjektu uvedeném v článku 20. Výrok se předkládá správní radě. Společně s účetní závěrkou subjektu PVSS se do 15. března předá Komisi.
Článek 47
Prověření závěrky Účetním dvorem
1. Nestanoví-li zřizující akt subjektu PVSS jinak, provádí Účetní dvůr kontrolu závěrky subjektu PVSS v souladu s článkem 287 Smlouvy o fungování Evropské unie. Přitom může Účetní dvůr přihlédnout k auditu provedenému nezávislým externím auditorem uvedeným v článku 46 tohoto nařízení a opatřením přijatým na základě zjištění auditora.
2. Kontrola prováděná Účetním dvorem se řídí články 158 až 163 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012.
Článek 48
Kontroly na místě prováděné Komisí, Účetním dvorem a úřadem OLAF
1. Aniž je dotčen čl. 47 odst. 1, poskytne subjekt PVSS zaměstnancům Komise a jiným osobám, které Komise pověří, jakož i auditorům Účetního dvora přístup do svých prostor a zařízení a ke všem informacím včetně informací v elektronickém formátu, jež potřebují k tomu, aby mohli provádět audity.
2. OLAF může provádět šetření, včetně kontrol a inspekcí na místě, v souladu s ustanoveními a postupy uvedenými v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 883/2013 (6) a v nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 (7) s cílem zjistit, zda v souvislosti s grantem či zakázkou financovanou subjektem PVSS nedošlo k podvodu, korupci nebo jakékoli jiné protiprávní činnosti poškozující finanční zájmy Unie.
3. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 a 2, obsahují smlouvy, dohody a rozhodnutí subjektu PVSS ustanovení výslovně zmocňující Evropský účetní dvůr a úřad OLAF k provádění takových auditů a šetření, a to v souladu s jejich příslušnými pravomocemi.
KAPITOLA 10
ZÁVĚREČNÁ A PŘECHODNÁ USTANOVENÍ
Článek 49
Žádosti o informace
Komise a členové subjektu PVSS jiní než Unie mohou požadovat veškeré nezbytné informace nebo vysvětlení ze strany subjektu PVSS týkající se rozpočtových záležitostí spadajících do jejich působnosti.
Článek 50
Přijetí finančních pravidel subjektu PVSS
Každý subjekt uvedený v článku 209 nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 přijme nová finanční pravidla tak, aby vstoupila v platnost dne 1. ledna 2014 nebo v každém případě během devíti měsíců ode dne, kdy se na subjekt PVSS začne vztahovat působnost článku 209 uvedeného nařízení.
Článek 51
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 30. září 2013.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 110/2014
z dne 30. septembra 2013
o vzorčni finančni uredbi za subjekte javno-zasebnega partnerstva iz člena 209 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta
EVROPSKA KOMISIJA JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,
ob upoštevanju Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 25. oktobra 2012 o finančnih pravilih, ki se uporabljajo za splošni proračun Unije, in razveljavitvi Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (1) ter zlasti člena 209 Uredbe,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
V Uredbi (EU, Euratom) št. 966/2012 so bile na podlagi izkušenj z javno-zasebnimi partnerstvi, ki so v členu 185 Uredbe Sveta (ES, Euratom) št. 1605/2002 (2) institucionalizirana kot organi Unije, uvedene dodatne kategorije javno-zasebnih partnerstev, da bi se povečala izbira instrumentov in vključili organi, katerih pravila so za zasebne partnerje prožnejša in dostopnejša od pravil, ki se uporabljajo za institucije Unije. Med temi dodatnimi kategorijami so subjekti iz člena 209 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ki so pooblaščeni za izvajanje javno-zasebnega partnerstva (v nadaljnjem besedilu: subjekti JZP).
(2)
Treba bi bilo sprejeti vzorčno finančno uredbo, da bi se zagotovilo dobro finančno poslovodenje sredstev Unije in bi subjekti JZP lahko sprejeli svoja finančna pravila.
(3)
Subjekti JZP bi morali svoj proračun oblikovati in izvrševati v skladu s proračunskimi načeli enotnosti, točnosti, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja, ki zahteva uspešno in učinkovito notranjo kontrolo, ter preglednosti.
(4)
Da bi subjekt JZP lahko celovito izvajal svoje naloge in dejavnosti, bi moral imeti možnost, da neporabljene odobritve za dano leto vključi v načrt prihodkov in odhodkov za največ tri naslednja proračunska leta.
(5)
Ker se sredstva Unije, ki se dajo na razpolago subjektu JZP, izvršujejo v okviru posrednega upravljanja iz člena 60 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, bi morale biti določbe o finančnem načrtovanju in poročanju skladne z navedenim načinom izvrševanja proračuna. Razrešnica za izvrševanje proračuna v zvezi s prispevkom Unije za subjekte JZP mora biti del razrešnice, ki jo Evropski parlament podeli Komisiji v zvezi z izvrševanjem proračuna Unije. Zato bi bilo treba v skladu z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 zagotoviti ustrezno letno poročanje, vključno s predložitvijo izjav o upravljanju, da bi lahko Komisija ustrezno prevzela svojo odgovornost v okviru razrešnice.
(6)
Opredeliti je treba pooblastila in odgovornosti računovodje in odredbodajalcev ter pri tem upoštevati javno-zasebno naravo subjektov JZP. Odredbodajalci bi morali biti v celoti odgovorni za vse prihodke in odhodke, ki se izvršujejo pod njihovim nadzorom, ter bi morali odgovarjati za svoje ukrepe, po potrebi tudi v okviru disciplinskih postopkov.
(7)
Razjasniti je treba funkciji notranje revizije in notranje kontrole ter poenotiti zahteve glede poročanja. Notranjerevizijsko funkcijo znotraj subjektov JZP bi moral opravljati notranji revizor Komisije, ki bi izvajal revizije, kadar bi bilo to potrebno zaradi opredeljenih tveganj. Uvesti bi bilo treba določbe o vzpostavitvi in delovanju služb za notranjo revizijo.
(8)
Za zagotovitev, da je vsak subjekt odgovoren za izvrševanje svojega proračuna in izpolnjuje cilje, za namen katerih je bil ustanovljen, bi morali subjekti JZP imeti možnost, da za opravljanje nalog, ki so jim poverjene, najamejo zunanje zasebne organe samo, kadar je to potrebno, in ne za naloge, ki vključujejo opravljanje javne službe ali uporabo pooblastila za odločanje po prostem preudarku.
(9)
Določiti bi bilo treba načela za izvrševanje prihodkov in odhodkov subjekta JZP.
(10)
Glede na javno-zasebno naravo subjektov JZP in zlasti glede na prispevek zasebnega sektorja v proračun subjektov JZP bi bilo treba omogočiti prožne postopke za oddajo javnih naročil. Taki postopki bi morali spoštovati načelo preglednosti, sorazmernosti, enakega obravnavanja in nediskriminacije ter deloma odstopati od zadevnih določb iz delegirane uredbe Komisije (EU) št. 1268/2012 (3). Z okrepljenim sodelovanjem med člani subjektov JZP je treba zagotoviti boljšo in cenejšo dobavo blaga in storitev ter se izogniti čezmernim stroškom vodenja postopkov za oddajo javnih naročil. Subjekti JZP bi zato morali imeti možnost, da tudi brez postopka za oddajo javnega naročila sklepajo pogodbe za javna naročila z drugimi svojimi člani razen Unije za dobavo proizvodov, zagotavljanje storitev ali izvedbo del, ki jih ti člani zagotavljajo neposredno, tj. brez vključitve tretjih oseb.
(11)
Za večjo stroškovno učinkovitost bi bilo treba določiti možnost skupne uporabe storitev ali prenosa teh storitev na drug subjekt ali na Komisijo, zlasti z določitvijo, da se računovodji Komisije lahko poverijo vse ali del nalog računovodje subjekta JZP.
(12)
Subjekti JZP bi morali imeti možnost, da za ocenjevanje vlog za nepovratna sredstva, projektov in ponudb ter za pripravo mnenj in svetovanje v posameznih zadevah uporabijo zunanje strokovnjake. Ti strokovnjaki bi morali biti izbrani v skladu z načeli nediskriminacije, enakega obravnavanja in odsotnosti navzkrižja interesov.
(13)
Da se zagotovi skladno izvajanje z ukrepi, ki jih neposredno upravlja Komisija, bi se morale pri dodelitvi nepovratnih sredstev in podelitvi nagrad uporabljati zadevne določbe Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, s pridržkom morebitnih posebnih določb ustanovnega akta subjekta JZP ali temeljnega akta programa, katerega izvajanje je poverjeno subjektu JZP.
(14)
Če morajo biti zaključni računi subjektov JZP konsolidirani v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, bi morala računovodska pravila, ki jih uporabljajo subjekti JZP, omogočati takšno konsolidacijo.
(15)
Ta uredba bi morala začeti veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije, da se subjektom JZP omogoči pravočasno sprejetje revidiranih finančnih predpisov s 1. januarjem 2014, s čimer se bodo zagotovila skladna pravila za naslednji večletni finančni okvir -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
POGLAVJE 1
PODROČJE UPORABE
Člen 1
Vsebina
Ta uredba določa osnovna načela, na podlagi katerih subjekt javno-zasebnega partnerstva (v nadaljnjem besedilu: subjekt JZP) sprejme svoja finančna pravila. Finančna pravila subjekta JZP ne odstopajo od te uredbe, razen če tako ne zahtevajo posebne potrebe in je Komisija dala predhodno soglasje v skladu s četrtim odstavkom člena 209 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Vsak subjekt JZP v svojih finančnih pravilih sprejme podrobne določbe za izvajanje teh načel.
Člen 2
Opredelitev pojmov
V tej uredbi se uporabljajo naslednje opredelitve pojmov:
-
„upravni odbor“ pomeni glavno notranje telo subjekta JZP, ki je odgovorno za sprejemanje odločitev o finančnih in proračunskih zadevah, ne glede na naziv, ki ga ima po ustanovnem aktu subjekta JZP,
-
„direktor“ pomeni osebo, ki je odgovorna za izvajanje odločitev upravnega odbora in kot odredbodajalec za izvrševanje proračuna subjekta JZP, ne glede na naziv, ki ga ima po ustanovnem aktu subjekta JZP,
-
„član“ pomeni člana subjekta JZP v skladu z ustanovnim aktom subjekta JZP,
-
„ustanovni akt“ pomeni pravni akt Unije, ki ureja glavne vidike ustanovitve in delovanja subjekta JZP,
-
„proračun subjekta JZP“ pomeni instrument, s katerim se za vsako proračunsko leto načrtujejo in odobravajo prihodki in odhodki subjekta JZP, ki se štejejo za potrebne.
Člen 3
Obseg proračuna
Proračun subjekta JZP sestavljajo:
(a)
prihodki subjekta JZP, ki zajemajo:
(i)
finančni prispevek njegovih članov za upravne stroške;
(ii)
finančni prispevek njegovih članov za operativne stroške;
(iii)
namenske prejemke za financiranje posebnih postavk odhodkov;
(iv)
vse prihodke, ki jih ustvari subjekt JZP;
(b)
odhodki subjekta JZP, vključno z upravnimi odhodki.
POGLAVJE 2
PRORAČUNSKA NAČELA
Člen 4
Upoštevanje proračunskih načel
Proračun subjekta JZP se oblikuje in izvršuje v skladu z načeli enotnosti, točnosti, enoletnosti, ravnotežja, obračunske enote, univerzalnosti, specifikacije, dobrega finančnega poslovodenja, ki zahteva uspešno in učinkovito notranjo kontrolo, ter preglednosti, kakor je določeno v tej uredbi.
Člen 5
Načeli enotnosti in točnosti proračuna
1. Noben prihodek se ne pobere in noben odhodek izvrši, če ni evidentiran v vrstici v proračunu subjekta JZP.
2. Nobenega odhodka ni mogoče prevzeti kot obveznost ali odobriti izven okvira sredstev, odobrenih v proračunu subjekta JZP.
3. Odobritev se lahko vključi v proračun subjekta JZP le, če je namenjena za odhodkovno postavko, ki se šteje za potrebno.
4. Obresti iz plačil predhodnega financiranja, izvršenih iz proračuna subjekta JZP, se ne izplačajo subjektu JZP.
Člen 6
Načelo enoletnosti
1. Odobritve, vnesene v proračun subjekta JZP, se odobrijo za proračunsko leto, ki traja od 1. januarja do 31. decembra.
2. Odobritve za prevzem obveznosti zajemajo skupne stroške pravnih obveznosti, prevzetih v proračunskem letu.
3. Odobritve plačil zajemajo plačila za poravnavanje pravnih obveznosti, prevzetih v proračunskem letu ali v predhodnih proračunskih letih.
4. Pri odobritvah za upravo odhodki ne presegajo pričakovanih prihodkov za zadevno leto, kakor so navedeni v členu 3(a)(i).
5. Glede na potrebe subjekta JZP se neporabljene odobritve lahko vključijo v načrt prihodkov in odhodkov za največ tri naslednja proračunska leta. Te odobritve je treba porabiti najprej.
6. Odstavki 1 do 5 ne preprečujejo možnosti, da se proračunske obveznosti za ukrepe, ki trajajo več kakor eno proračunsko leto, razporedijo na več let v letne obroke, če tako določa ustanovni akt ali če se nanašajo na upravne odhodke.
Člen 7
Načelo ravnotežja
1. Prihodki in odobritve plačil so uravnoteženi.
2. Odobritve za prevzem obveznosti ne presegajo zadevnega letnega prispevka Unije, kakor je določen v sporazumu, sklenjenem s Komisijo o letnem prenosu sredstev, h kateremu se prištejejo prispevki drugih članov razen Unije, vsi drugi prihodki iz člena 3 in znesek neporabljenih odobritev iz člena 6(5).
3. Subjekt JZP ne sme najemati posojil v okviru proračuna subjekta JZP.
4. Če je proračunski rezultat pozitiven, se vnese v proračun za naslednje proračunsko leto kot prihodek.
Če je proračunski rezultat negativen, se vnese v proračun za naslednje proračunsko leto kot odobritev plačil.
Člen 8
Načelo obračunske enote
Proračun subjekta JZP se pripravi in izvršuje v eurih, prav tako se v eurih pripravijo računovodski izkazi. Vendar lahko računovodja za namene denarnega toka izvaja posle v drugih valutah, kakor je določeno v finančnih pravilih subjekta JZP.
Člen 9
Načelo univerzalnosti
1. Brez poseganja v odstavek 2 skupni prihodki pokrivajo skupne odobritve plačil. Vsi prihodki in odhodki se izkazujejo v celoti brez neto izravnave, s pridržkom morebitnih posebnih določb v finančnih pravilih subjekta JZP, v skladu s katerimi se lahko nekateri odbitki odštejejo od zahtevkov za plačilo, ki se nato posredujejo v izplačilo neto zneska.
2. Prihodki, predvideni za določen namen, kot so prihodki od ustanov, subvencije, darila ter volila, se uporabljajo za financiranje posebnih postavk odhodkov.
3. Direktor lahko sprejme kakršno koli donacijo v korist subjekta JZP, kot so ustanove, subvencije, darila in volila.
Donacije, ki lahko pomenijo tudi precejšnjo finančno obremenitev, se lahko sprejmejo s predhodno odobritvijo upravnega odbora, ki sprejme odločitev v dveh mesecih od datuma, ko mu je bila zahteva predložena. Če upravni odbor v tem roku ne sprejme odločitve, se donacija šteje za sprejeto.
Znesek, nad katerim velja, da je finančna obremenitev precejšnja, se določi s sklepom upravnega odbora.
Člen 10
Načelo specifikacije
1. Odobritve se določijo za posebne namene vsaj po naslovih in poglavjih.
2. Direktor lahko prerazporedi odobritve iz enega poglavja v drugega neomejeno, z enega naslova na drugega pa do največ 10 % odobritev za leto za vrstico, iz katere se sredstva prerazporedijo.
Direktor lahko predlaga upravnemu odboru prerazporeditve odobritev z enega naslova na drugega nad mejo iz prvega pododstavka. Upravni odbor ima na voljo tri tedne, da takšnim prerazporeditvam nasprotuje. Po tem roku se šteje, da so prerazporeditve sprejete.
Direktor takoj, ko je mogoče, obvesti upravni odbor o vseh prerazporeditvah, izvedenih na podlagi prvega pododstavka.
Člen 11
Načelo dobrega finančnega poslovodenja
1. Odobritve se uporabljajo v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja, namreč v skladu z načeli gospodarnosti, učinkovitosti in uspešnosti.
2. Načelo gospodarnosti zahteva, da morajo biti sredstva, ki jih subjekt JZP uporablja za izvajanje svojih dejavnosti, na voljo pravočasno, v primerni količini in primerne kakovosti ter po najugodnejši ceni.
Načelo učinkovitosti se nanaša na najboljše razmerje med uporabljenimi sredstvi in doseženimi rezultati.
Načelo uspešnosti se nanaša na doseganje zadanih specifičnih ciljev in želenih rezultatov.
3. Za vse sektorje dejavnosti, ki jih zajema proračun subjekta JZP, se določijo specifični, merljivi, dosegljivi, ustrezni in časovno opredeljeni cilji. Za vsako dejavnost se doseganje teh ciljev spremlja s kazalniki uspešnosti, direktor pa upravnemu odboru zagotovi informacije vsako leto in najpozneje v dokumentih, ki so priloženi predlogu proračuna subjekta JZP.
4. Če v ustanovnem aktu subjekta JZP ni določeno, da ocene izvaja Komisija, subjekt JZP, da bi se lahko bolje odločal, izvaja ocene, vključno z naknadnimi ocenami, za vse programe in dejavnosti, ki imajo za posledico večjo porabo, rezultate ocen pa pošlje upravnemu odboru.
Člen 12
Notranja kontrola izvrševanja proračuna
1. Proračun subjekta JZP se izvršuje v skladu z uspešno in učinkovito notranjo kontrolo.
2. Za namene izvrševanja proračuna subjekta JZP je notranja kontrola opredeljena kot proces, ki se uporablja na vseh ravneh upravljanja in katerega namen je razumno zagotovilo o doseganju naslednjih ciljev:
(a)
uspešnosti, učinkovitosti in gospodarnosti delovanja;
(b)
zanesljivosti poročanja;
(c)
varovanja sredstev in informacij;
(d)
preprečevanja, odkrivanja, odprave ter spremljanja goljufij in nepravilnosti;
(e)
ustreznega obvladovanja tveganj v zvezi z zakonitostjo in pravilnostjo transakcij ob upoštevanju večletne narave programov in narave zadevnih plačil.
3. Uspešna in učinkovita notranja kontrola temelji na najboljših mednarodnih praksah ter vključuje zlasti elemente iz člena 32(3) in (4) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, pri čemer upošteva strukturo in velikost subjekta JZP, naravo nalog, za katere je pooblaščen, in zadevne zneske ter finančna in operativna tveganja.
Člen 13
Načelo preglednosti
1. Proračun subjekta JZP se določi in izvršuje ter zaključni račun pripravi v skladu z načelom preglednosti.
2. Proračun subjekta JZP skupaj s kadrovskim načrtom in spremembami proračuna, kakor so bili sprejeti, vključno s prilagoditvami iz člena 15(1), v štirih tednih od njihovega sprejetja objavijo na internetni strani subjekta JZP ter se posredujejo Komisiji in Računskemu sodišču.
3. Subjekt JZP na svoji internetni strani najpozneje do 30. junija naslednjega proračunskega leta objavi informacije v skladu z odstavki 2, 3 in 4 člena 21 delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 o prejemnikih sredstev iz njegovega proračuna, pri čemer uporabi standardno predlogo.
Objavljene informacije so lahko dostopne, pregledne in celostne. Dostop do teh podatkov se omogoči ob ustreznem upoštevanju zahtev zaupnosti in varnosti, zlasti varstva osebnih podatkov iz Uredbe (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta (4).
4. Seznam strokovnjakov, s katerimi so bile sklenjene pogodbe na podlagi člena 34 te uredbe, se objavi na internetni strani Unije.
POGLAVJE 3
FINANČNO NAČRTOVANJE
Člen 14
Načrt prihodkov in odhodkov
1. Subjekt JZP najpozneje do 31. januarja v letu, ki je pred letom izvrševanja njegovega proračuna, Komisiji in drugim članom pošlje načrt svojih prihodkov in odhodkov ter splošne smernice, ki so podlaga za načrt, skupaj z osnutkom programa dela iz člena 31(4).
2. Načrt prihodkov in odhodkov subjekta JZP obsega:
(a)
predvideno število stalnih in začasnih delovnih mest po funkcionalnih skupinah in po razredih ter pogodbenih uslužbencev in napotenih nacionalnih strokovnjakov, izraženih v ekvivalentu polne zaposlitve, v okviru odobrenih proračunskih sredstev;
(b)
pri spremembi števila zaposlenih izjavo, ki upravičuje zahtevo po novih delovnih mestih;
(c)
četrtletno oceno gotovinskih plačil in prejemkov;
(d)
informacije o izpolnjevanju vseh predhodno zastavljenih ciljev za različne dejavnosti;
(e)
cilje za proračunsko leto, na katerega se nanaša načrt, z navedbo morebitnih posebnih proračunskih potreb, namenjenih uresničevanju teh ciljev;
(f)
upravne stroške in izvrševanje proračuna za subjekt JZP v predhodnem proračunskem letu;
(g)
znesek finančnih prispevkov članov in vrednost prispevkov v naravi drugih članov razen Unije;
(h)
informacije o neporabljenih odobritvah, ki so vključene v načrt prihodkov in odhodkov za posamezno leto, v skladu s členom 6(5).
Člen 15
Določitev proračuna
1. Proračun subjekta JZP in kadrovski načrt, vključno s številom stalnih in začasnih delovnih mest po funkcionalnih skupinah in po razredih ter pogodbenih uslužbencev in napotenih nacionalnih strokovnjakov, izraženih v ekvivalentu polne zaposlitve, sprejme upravni odbor v skladu z ustanovnim aktom subjekta JZP. Podrobne določbe se lahko vključijo v finančna pravila subjekta JZP. Za vsako spremembo proračuna subjekta JZP, vključno s kadrovskim načrtom, je potrebna sprememba proračuna subjekta JZP, ki se sprejme po istem postopku kot prvotni proračun subjekta JZP. Proračun subjekta JZP in po potrebi spremembe proračuna subjekta JZP se prilagodijo, da se upošteva znesek prispevka Unije, kakor je določen v proračunu Unije.
2. Proračun subjekta JZP sestavljata izkaz prihodkov in izkaz odhodkov.
3. Proračun subjekta JZP prikazuje:
(a)
v izkazu prihodkov:
(i)
oceno prihodkov subjekta JZP za zadevno proračunsko leto (v nadaljnjem besedilu: leto n);
(ii)
oceno prihodkov za predhodno proračunsko leto in prihodkov za leto n-2;
(iii)
ustrezne pripombe k vsaki prihodkovni postavki;
(b)
v izkazu odhodkov:
(i)
odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za leto n;
(ii)
odobritve za prevzem obveznosti in odobritve plačil za predhodno proračunsko leto ter prevzete odhodke in plačane odhodke v letu n-2, slednji pa se izrazijo tudi kot odstotek proračuna subjekta JZP za leto n;
(iii)
zbirni pregled rokov plačil, zapadlih v naslednjih proračunskih letih, za poravnavo proračunskih obveznosti, vključenih v proračun v preteklih proračunskih letih;
(iv)
ustrezne pripombe k vsakemu pododdelku.
4. Kadrovski načrt poleg števila delovnih mest, ki so odobrena za zadevno proračunsko leto, prikazuje tudi število, ki je bilo odobreno za predhodno leto, in število dejansko zapolnjenih delovnih mest. Enake informacije so prikazane za pogodbene uslužbence in napotene nacionalne strokovnjake.
POGLAVJE 4
FINANČNI UDELEŽENCI
Člen 16
Izvrševanje proračuna v skladu z načelom dobrega finančnega poslovodenja
1. Direktor opravlja naloge odredbodajalca. Izvršuje prihodke in odhodke proračuna subjekta JZP v skladu s finančnimi pravili subjekta JZP in načelom dobrega finančnega poslovodenja na lastno odgovornost in v mejah odobrenih proračunskih sredstev. Direktor je odgovoren za zagotavljanje, da so izpolnjene zahteve po zakonitosti in pravilnosti.
Brez poseganja v odgovornosti odredbodajalca v zvezi s preprečevanjem in odkrivanjem goljufij in nepravilnosti subjekt JZP sodeluje v dejavnostih Evropskega urada za boj proti goljufijam (OLAF), namenjenih preprečevanju goljufij.
2. Če za uslužbence subjekta JZP veljajo kadrovski predpisi, lahko direktor v skladu s pogoji, določenimi v finančnih pravilih subjekta JZP, prenese pooblastila za izvrševanje proračuna na uslužbence subjekta JZP, za katere se uporabljajo kadrovski predpisi. Tako pooblaščeni uslužbenci lahko delujejo le v okviru pooblastil, ki so bila nanje izrecno prenesena.
Člen 17
Pooblastila in dolžnosti odredbodajalca
1. Proračun subjekta JZP izvršuje direktor v službah, ki so pod njegovim nadzorom.
2. Kadar se to izkaže za nujno, se lahko tehnično strokovne naloge ter upravne, pripravljalne in pomožne naloge, ki ne zahtevajo niti izvajanja javne oblasti niti uporabe pooblastila za odločanje po prostem preudarku, s pogodbo prenesejo na zunanje zasebne subjekte ali organe.
3. Direktor v skladu z minimalnimi standardi, ki jih sprejme upravni odbor, ter ob upoštevanju tveganj v zvezi s poslovodnim okoljem in naravo financiranih ukrepov vzpostavi organizacijsko strukturo in sisteme notranje kontrole, ki so primerni za opravljanje nalog direktorja. Vzpostavitev take strukture in sistemov temelji na analizi tveganj, pri kateri se upošteva njihova stroškovna učinkovitost.
Direktor lahko v svojih službah vzpostavi strokovno in svetovalno funkcijo, ki mu pomaga obvladovati tveganja, povezana z njegovimi dejavnostmi.
4. Odredbodajalec hrani dokazila o opravljenih dejavnostih pet let od datuma sklepa o razrešnici Komisiji v zvezi z izvrševanjem proračuna Unije za zadevno leto. Osebni podatki iz dokazil se v primeru, da niso potrebni za kontrole ali revizijo, po možnosti izbrišejo. V vsakem primeru se glede hrambe podatkov o prometu uporablja člen 37(2) Uredbe (ES) št. 45/2001.
Člen 18
Predhodne kontrole
1. Za vsako dejavnost se izvede vsaj predhodna kontrola njenih operativnih in finančnih vidikov, ki temelji na pregledu dokumentacije in razpoložljivih rezultatih že opravljenih kontrol.
Predhodne kontrole obsegajo začetek in preverjanje dejavnosti.
Začetek in preverjanje dejavnosti sta ločeni funkciji.
2. Začetek dejavnosti pomeni vse postopke za pripravo aktov o izvrševanju proračuna subjekta JZP, ki jih sprejme odgovorni odredbodajalec.
3. Predhodno preverjanje dejavnosti pomeni vse predhodne preglede, ki jih uvede odgovorni odredbodajalec za preverjanje operativnih in finančnih vidikov dejavnosti.
4. S predhodno kontrolo se preveri skladnost med zahtevano dokumentacijo in drugimi informacijami, ki so na voljo.
Odgovorni odredbodajalec določi obseg predhodnih kontrol z vidika pogostosti in temeljitosti, pri tem pa upošteva vprašanja, povezana s tveganji in stroškovno učinkovitostjo. V primeru dvomov odredbodajalec, odgovoren za potrditev zadevnega plačila, zahteva dodatne informacije ali opravi kontrolo na kraju samem, da v okviru predhodne kontrole dobi razumno zagotovilo.
Namen predhodnih kontrol je preveriti, da:
(a)
so odhodki pravilni in skladni z določbami, ki se uporabljajo;
(b)
se uporablja načelo dobrega finančnega poslovodenja iz člena 11.
Za namen kontrol lahko odgovorni odredbodajalec obravnava vrsto podobnih posameznih transakcij, ki se nanašajo na rutinske odhodke v zvezi s plačami, pokojninami, povračili stroškov službenih potovanj ter zdravstvenih stroškov, kot eno operacijo.
Člen 19
Naknadne kontrole
1. Odgovorni odredbodajalec lahko vzpostavi naknadne kontrole za preverjanje dejavnosti, ki so že bile odobrene v okviru predhodnih kontrol. Takšne kontrole se lahko izvajajo na naključnih vzorcih glede na tveganje.
Naknadne kontrole se lahko izvedejo na podlagi dokumentacije in po potrebi na kraju samem.
2. Naknadnih kontrol ne opravljajo zaposleni, ki so odgovorni za predhodne kontrole. Zaposleni, ki so odgovorni za naknadne kontrole, niso podrejeni zaposlenim, ki so odgovorni za predhodne kontrole.
Zaposleni, ki so odgovorni za kontrolo upravljanja finančnih operacij, so primerno strokovno usposobljeni.
Člen 20
Letna poročila
Odredbodajalec vsako leto poroča upravnemu odboru o izvajanju svojih nalog. V ta namen upravnemu odboru in Komisiji najpozneje do 15. februarja naslednjega proračunskega leta predloži:
(a)
poročilo o izvajanju letnega programa dela subjekta JZP, izvrševanju proračuna subjekta JZP in kadrovskih virih;
(b)
začasne zaključne račune subjekta JZP, vključno s poročilom o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju iz člena 39;
(c)
izjavo o upravljanju, v kateri navede, če ni v pridržkih navedeno drugače, da ima razumno zagotovilo, da:
(i)
so informacije ustrezno prikazane, celovite in točne (predstavljajo resnično in pošteno sliko dejanskega stanja);
(ii)
so bili izdatki uporabljeni za predvideni namen;
(iii)
vzpostavljeni kontrolni sistemi zagotavljajo potrebna jamstva glede zakonitosti in pravilnosti z izkazi povezanih transakcij;
(d)
povzetek končnih revizijskih poročil in izvedenih kontrol, vključno z analizo narave in razsežnosti napak ter slabosti, ugotovljenih v sistemih, ter sprejetimi in načrtovanimi korektivnimi ukrepi.
Poročilo ustreza naravi zaupanih nalog in višini zadevnih zneskov ter navaja rezultate poslovanja glede na zastavljene cilje, tveganja v zvezi s tem poslovanjem, uporabo sredstev, ki so bila dana na voljo, ter učinkovitost in uspešnost sistemov notranje kontrole.
Direktor vsako leto najpozneje do 1. julija pošlje Komisiji dokumente iz točk c) in d) prvega odstavka ter oceno teh dokumentov s strani upravnega odbora, potrjeno letno poročilo o dejavnostih in končni zaključni račun, kakor ga je potrdil upravni odbor v skladu s členom 43(2). Komisija te dokumente pošlje Evropskemu parlamentu in Svetu.
Člen 21
Zaščita finančnih interesov Unije
1. Če zaposleni, ki sodeluje pri finančnem upravljanju in kontroli transakcij, meni, da je odločitev, ki jo mora na zahtevo nadrejenega izvesti ali potrditi, nepravilna ali v nasprotju z načeli dobrega finančnega upravljanja ali strokovnimi pravili, ki jih mora upoštevati, o tem pisno obvesti direktorja, ki mu prav tako pisno odgovori. Če direktor ne ukrepa ali potrdi prvotno odločitev oziroma navodila, zaposleni pa oceni, da ta potrditev ni ustrezen odgovor na njegove pomisleke, o tem pisno obvesti zadevno komisijo iz člena 23(3). Komisija iz člena 23(3) o tem nemudoma obvesti upravni odbor.
2. V primeru protipravnega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovali interesom subjekta JZP ali njegovim članom, zaposleni obvesti organe in telesa, imenovane na podlagi zakonodaje, ki se uporablja. Pogodbe z zunanjimi revizorji, ki opravljajo revizije finančnega poslovodenja subjekta JZP, določajo, da mora zunanji revizor odredbodajalca obvestiti o sumu protipravnega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki bi lahko škodovali interesom subjekta JZP ali njegovim članom.
Člen 22
Računovodja
1. Upravni odbor imenuje računovodjo, ki je pri opravljanju svojih nalog popolnoma neodvisen in za katerega veljajo kadrovski predpisi, če se ti uporabljajo za uslužbence subjekta JZP. Računovodja je v subjektu JZP odgovoren za:
(a)
pravilno izvrševanje plačil, pobiranje prihodkov in izterjavo ugotovljenih terjatev;
(b)
vodenje poslovnih knjig ter pripravo in predstavitev računovodskih izkazov v skladu s poglavjem 8;
(c)
izvajanje računovodskih pravil in kontnega okvira v skladu s poglavjem 8;
(d)
določitev in potrjevanje računovodskih sistemov ter po potrebi potrjevanje sistemov, ki jih določi odredbodajalec za pripravo ali utemeljevanje računovodskih informacij; v zvezi s tem ima računovodja pooblastilo, da lahko kadar koli preveri skladnost z merili za potrjevanje;
(e)
vodenje zakladništva.
2. Dva ali več subjektov JZP lahko za računovodjo imenuje isto osebo.
Subjekti JZP se lahko sporazumejo s Komisijo, da bo računovodja Komisije deloval tudi kot računovodja subjekta JZP.
Prav tako lahko računovodji Komisije zaupajo del nalog računovodje subjekta JZP, pri čemer upoštevajo razmerje med stroški in koristmi.
V primeru iz tega odstavka sprejmejo ustrezne ukrepe za preprečevanje navzkrižja interesov.
3. Računovodja od odredbodajalca pridobi vse potrebne informacije za pripravo zaključnega računa, ki dajejo resnično in pošteno sliko finančnega stanja subjekta JZP in izvrševanja proračuna. Odredbodajalec jamči za zanesljivost teh informacij.
4. Preden direktor sprejme zaključni račun, ga računovodja potrdi, s čimer potrdi tudi, da ima razumno zagotovilo, da zaključni račun daje resnično in pošteno sliko finančnega stanja subjekta JZP.
Za namen prvega pododstavka računovodja preveri, da je bil zaključni račun pripravljen v skladu z računovodskimi pravili iz člena 38 ter da so v njem upoštevani vsi prihodki in odhodki.
Računovodja je pooblaščen za preverjanje prejetih informacij in izvajanje kakršnih koli nadaljnjih preverjanj, ki so po njegovem mnenju potrebna za potrditev zaključnega računa.
Računovodja po potrebi izrazi pridržke ter natančno obrazloži naravo in obseg takšnih pridržkov.
S pridržkom odstavka 5 je za upravljanje gotovine in gotovini podobnih sredstev pooblaščen le računovodja. Računovodja je odgovoren tudi za njihovo hrambo.
5. Računovodja lahko, kadar je to nujno za opravljanje njegovih dolžnosti v skladu s finančnimi pravili subjekta JZP, nekatere naloge prenese na uslužbence, za katere veljajo kadrovski predpisi, če se ti uporabljajo za uslužbence subjekta JZP.
6. Brez poseganja v možnost uvedbe disciplinskih ukrepov lahko računovodjo kadar koli začasno ali dokončno odstavi upravni odbor. Upravni odbor v takem primeru imenuje začasnega računovodjo.
Člen 23
Odgovornost finančnih udeležencev
1. Členi 16 do 25 ne posegajo v kazensko odgovornost, ki jo imajo lahko finančni udeleženci v skladu z nacionalnim pravom, ki se uporablja, in veljavnimi določbami glede zaščite finančnih interesov Unije ter glede boja proti korupciji, v kateri sodelujejo uradniki Unije ali uradniki držav članic.
2. Vsak odredbodajalec in računovodja je disciplinsko in odškodninsko odgovoren v skladu s kadrovskimi predpisi. V primeru protipravnega ravnanja, goljufije ali korupcije, ki lahko škoduje interesom subjekta JZP ali njegovim članom, se zadeva predloži organom in telesom, imenovanim na podlagi zakonodaje, ki se uporablja, zlasti uradu OLAF.
3. Posebna komisija za finančne nepravilnosti, ki jo je ustanovila ali v kateri sodeluje Komisija v skladu s členom 73(6) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ima v zvezi subjektom JZP iste pristojnosti kakor v zvezi s službami Komisije, razen če se upravni odbor ne odloči za ustanovitev funkcionalno neodvisne komisije ali za sodelovanje v skupni komisiji, ki jo ustanovi več subjektov. Za zadeve, ki jih predložijo subjekti JZP, posebna komisija za finančne nepravilnosti, ki jo je ustanovila ali v kateri sodeluje Komisija, vključuje enega uslužbenca iz subjekta JZP.
Na podlagi mnenja komisije iz prvega pododstavka se direktor odloči, ali bo začel postopek, ki bo imel za posledico disciplinski ukrep ali plačilo odškodnine. Če komisija ugotovi sistemske probleme, pošlje odredbodajalcu poročilo s priporočili. Če mnenje zadeva direktorja, ga komisija pošlje upravnemu odboru in notranjemu revizorju Komisije. Direktor v svojem poročilu na podlagi člena 20 anonimno navede mnenja komisije in opiše ukrepe, sprejete na tej podlagi.
4. Od vsakega uslužbenca se lahko zahteva, da v celoti ali delno povrne vso škodo, ki jo je utrpel subjekt JZP zaradi resnega kršenja delovnih obveznosti med opravljanjem ali v zvezi z opravljanjem nalog zadevnega uslužbenca. Ko so končane formalnosti, ki so za disciplinske zadeve določene v zakonodaji, ki se uporablja, organ za imenovanja sprejme obrazložen sklep.
Člen 24
Navzkrižje interesov
1. Finančni udeleženci v smislu členov 16 do 25 in druge osebe, ki sodelujejo pri izvrševanju in upravljanju proračuna, vključno s pripravljalnimi akti v zvezi s tem, ter pri reviziji ali kontroli proračuna, se vzdržijo vsakršnega dejanja, ki bi lahko povzročilo navzkrižje njihovih interesov z interesi subjekta JZP.
Kadar obstaja tovrstno tveganje, se zadevna oseba vzdrži takšnih dejanj in o zadevi obvesti direktorja, ki pisno potrdi, ali obstaja navzkrižje interesov. Zadevna oseba obvesti tudi svojega neposredno nadrejenega. Če je zadevna oseba sam direktor, mora zadevo predložiti upravnemu odboru.
Kadar navzkrižje interesov obstaja, zadevna oseba opusti vsa svoja dejanja v zadevi. Direktor ali, če je zadevna oseba direktor, upravni odbor sprejme potrebne nadaljnje ukrepe.
2. Za namene odstavka 1, navzkrižje interesov obstaja, kadar je ogroženo nepristransko in objektivno izvajanje nalog finančnega udeleženca ali druge osebe iz odstavka 1, zaradi družinskih, čustvenih, političnih ali narodnostnih razlogov, gospodarskega interesa ali kakršnega koli drugega skupnega interesa s prejemnikom.
Člen 25
Ločitev nalog
Naloge odredbodajalca in računovodje so ločene in med seboj nezdružljive.
POGLAVJE 5
NOTRANJA REVIZIJA
Člen 26
Imenovanje, pooblastila in naloge notranjega revizorja
1. Subjekt JZP ima notranjerevizijsko funkcijo, ki se izvaja v skladu z ustreznimi mednarodnimi standardi.
2. Notranjerevizijsko funkcijo opravlja notranji revizor Komisije. Notranji revizor ne sme biti niti odredbodajalec niti računovodja.
3. Notranji revizor z neodvisnimi mnenji o kakovosti upravljavskih in kontrolnih sistemov ter s priporočili za izboljšanje pogojev izvajanja postopkov in spodbujanje dobrega finančnega poslovodenja svetuje subjektu JZP glede obvladovanja tveganj.
Notranji revizor je odgovoren zlasti za:
(a)
ocenjevanje ustreznosti in učinkovitosti notranjih sistemov za poslovodenje ter dela služb pri izvajanju programov in ukrepov glede na tveganja, povezana z njimi;
(b)
ocenjevanje učinkovitosti in uspešnosti sistemov notranje kontrole in revizije, ki se uporabljajo za posamezno dejavnost izvrševanja proračuna.
4. Notranji revizor opravlja te naloge v zvezi z vsemi dejavnostmi in službami subjekta JZP. Ima popoln in neomejen dostop do vseh informacij, ki jih potrebuje za opravljanje svojih nalog.
5. Notranji revizor se seznani s poročilom odredbodajalca na podlagi člena 20 in vsemi drugimi ugotovljenimi informacijami.
6. Notranji revizor o svojih ugotovitvah in priporočilih poroča upravnemu odboru in direktorju.
Notranji revizor poroča tudi o:
-
najpomembnejših tveganjih in priporočilih, ki niso bila obravnavana,
-
občutnih zamudah pri izvajanju priporočil iz preteklih let.
Upravni odbor in direktor zagotovita redno spremljanje izvajanja revizijskih priporočil. Upravni odbor preuči informacije iz člena 20 in preveri, ali so bila priporočila v celoti in pravočasno izvedena.
7. Subjekt JZP da kontaktne podatke notranjega revizorja na razpolago vsaki fizični ali pravni osebi, ki sodeluje pri dejavnostih v zvezi z odhodki, da lahko na zaupen način stopi v stik z notranjim revizorjem.
8. Poročila in ugotovitve notranjega revizorja postanejo dostopni javnosti šele po tem, ko notranji revizor potrdi ukrepe, uvedene za njihovo izvajanje.
Člen 27
Neodvisnost notranjega revizorja
Neodvisnost notranjega revizorja, odgovornost notranjega revizorja za sprejete ukrepe pri opravljanju njegovih nalog in pravica notranjega revizorja do začetka postopka pred Sodiščem Evropske unije se določijo v skladu s členom 100 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 28
Ustanovitev službe za notranjo revizijo
1. Upravni odbor lahko ob upoštevanju stroškovne učinkovitosti in dodane vrednosti ustanovi službo za notranjo revizijo, ki opravlja naloge v skladu z zadevnimi mednarodnimi standardi.
Namen, pooblastila in odgovornost službe za notranjo revizijo se določijo v priročniku za notranjo revizijo in jih potrdi upravni odbor.
Vodja službe za notranjo revizijo pripravi letni revizijski načrt službe za notranjo revizijo, pri čemer med drugim upošteva direktorjevo oceno tveganj v subjektu JZP.
Pregleda in odobri ga upravni odbor.
Služba za notranjo revizijo o svojih ugotovitvah in priporočilih poroča upravnemu odboru in direktorju.
Če služba za notranjo revizijo posameznega subjekta JZP ni stroškovno učinkovita ali ne more izpolnjevati mednarodnih standardov, se lahko subjekt JZP odloči za skupno službo za notranjo revizijo z drugimi subjekti JZP, ki so dejavni na istem področju politike.
V takem primeru se upravni odbori zadevnih subjektov JZP dogovorijo o praktičnih načinih za izvajanje skupne službe za notranjo revizijo.
Notranji revizorji poskrbijo za učinkovito sodelovanje z izmenjavo informacij in revizijskih poročil ter po potrebi s pripravo skupnih ocen tveganj in izvedbo skupnih revizij.
2. Upravni odbor in direktor zagotovita redno spremljanje izvajanja priporočil službe za notranjo revizijo.
POGLAVJE 6
POSTOPKI ZA IZVRŠEVANJE PRIHODKOV IN ODHODKOV
Člen 29
Izvrševanje prihodkov
1. Izvrševanje prihodkov obsega pripravo ocen terjatev, ugotavljanje upravičenih zneskov, ki jih je treba izterjati, in izterjavo nepravilno porabljenih zneskov. Sem spada po potrebi tudi odločitev, da se ugotovljene upravičenosti ne izterjajo.
2. Nepravilno plačani zneski se izterjajo.
Če dejanska izterjava ne nastopi do roka plačila, določenega v opominu dolžniku, računovodja obvesti odgovornega odredbodajalca in nemudoma začne postopek za izvršitev izterjave z vsemi pravnimi sredstvi, ki so mu na voljo, vključno s pobotom, če je to primerno, in če to ni mogoče, s prisilno izterjavo.
Kadar se namerava odgovorni odredbodajalec odpovedati ali delno odpovedati izterjavi ugotovljene terjatve, zagotovi, da je odpoved pravilna ter v skladu z načeloma dobrega finančnega poslovodenja in sorazmernosti. Odločitev o odpovedi se utemelji. V odločitvi o odpovedi izterjavi se navedejo ukrepi, ki so bili izvedeni za izterjavo terjatve, ter predpisi in dejstva, s katerimi je odpoved izterjavi utemeljena.
Računovodja vodi seznam dolgovanih zneskov, ki jih je treba izterjati. Upravičenosti subjekta JZP so na seznamu razvrščene po datumih izdaje nalogov za izterjavo. Računovodja navede tudi odločitve o odpovedi ali delni odpovedi izterjavi ugotovljenih terjatev. Seznam se priloži poročilu subjekta JZP o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju.
3. Za vsak dolg, ki na datum zapadlosti, določen v opominu, ni poplačan, se zaračunajo obresti v skladu z delegirano uredbo (EU) št. 1268/2012.
4. Za upravičenosti subjekta JZP do tretjih oseb in upravičenosti tretjih oseb do subjekta JZP velja zastaralni rok pet let.
Člen 30
Prispevki članov
1. Subjekt JZP svojim članom predloži zahteve za plačilo njihovega celotnega ali delnega zneska pod pogoji in v časovnih presledkih, ki so določeni v ustanovnem aktu ali o katerih so se sporazumeli.
2. Obresti za sredstva, ki jih člani plačajo subjektu JZP v obliki prispevka, se knjižijo v dobro proračuna subjekta JZP.
Člen 31
Izvrševanje odhodkov
1. Za izvrševanje odhodkov odredbodajalec prevzema proračunske in zakonske obveznosti, potrjuje izdatke in odobrava plačila ter sprejme predhodne ukrepe za izvrševanje odobritev.
2. Vse odhodkovne postavke se prevzamejo kot obveznost, potrdijo, odobrijo in plačajo.
Potrditev odhodkov je dejanje, s katerim odgovorni odredbodajalec potrdi finančno operacijo.
Odobritev odhodkov je dejanje, s katerim odgovorni odredbodajalec, ki je preveril, da so odobritve na voljo, da navodilo računovodji, da plača potrjeni odhodek.
3. Za vsak ukrep, ki lahko povzroči odhodek v breme proračuna subjekta JZP, odgovorni odredbodajalec prevzame proračunsko obveznost, preden prevzame pravno obveznost do tretjih oseb.
4. S sprejetjem letnega programa dela subjekta JZP upravni odbor potrdi vse odhodke iz poslovanja subjekta JZP za dejavnosti, ki jih ta zajema, če so merila v tem odstavku jasno opredeljena.
Letni program dela vsebuje podrobno opredeljene cilje in pričakovane rezultate, vključno s kazalniki uspešnosti. Vsebuje tudi opis ukrepov, za katere je predvideno financiranje, in navedbo zneskov, dodeljenih za posamezni ukrep.
Vse bistvene spremembe letnega programa dela se sprejmejo po istem postopku kot prvotni program dela in v skladu z določbami ustanovnega akta.
Upravni odbor lahko prenese pooblastila za izvedbo nebistvenih sprememb programa dela na odredbodajalca subjekta JZP.
Člen 32
Roki
Plačilo odhodkov se mora izvršiti v rokih, določenih v Uredbi (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirani uredbi (EU) št. 1268/2012, ter v skladu s tema uredbama.
POGLAVJE 7
IZVRŠEVANJE PRORAČUNA SUBJEKTA JZP
Člen 33
Javna naročila
1. Za javna naročila se uporablja naslov V Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, s pridržkom odstavkov 3 do 6 tega člena.
2. Subjekt JZP sodeluje pri centralni bazi podatkov o izključitvah, ki jo je vzpostavila in jo vodi Komisija v skladu s členom 108 splošne finančne uredbe.
3. Za naročila v vrednosti med 60 000 EUR in mejnimi vrednostmi iz člena 118 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 se lahko uporablja postopek iz delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 za naročila nizke vrednosti, ki ne presega 60 000 EUR.
4. Subjekt JZP lahko na svojo zahtevo sodeluje kot naročnik pri oddaji naročil Komisije ali medinstitucionalnih naročil ter pri oddaji naročil drugih organov Unije ali subjektov JZP.
5. Subjekt JZP lahko brez postopka za oddajo javnega naročila s Komisijo, medinstitucionalnimi uradi in Prevajalskim centrom za organe Evropske unije, ustanovljenim z Uredbo Sveta (ES) št. 2965/94 (5), ter drugimi subjekti JZP sklene pogodbo za oddajo naročila za dobavo blaga, opravljanje storitev ali izvedbo del, ki jih ti zagotavljajo.
Subjekt JZP lahko brez postopka za oddajo javnega naročila z drugimi svojimi člani razen Unije sklene pogodbo za oddajo naročila za dobavo blaga, opravljanje storitev ali izvedbo del, ki jih ti člani zagotavljajo neposredno, tj. brez vključitve tretjih oseb.
Blago, storitve ali dela, zagotovljeni na podlagi prvega in drugega pododstavka, ne štejejo za del prispevka članov v proračun subjekta JZP.
6. Subjekt JZP lahko uporablja skupni postopek za oddajo javnih naročil z naročniki države članice gostiteljice za kritje svojih administrativnih potreb ali z naročniki držav članic, držav Evropskega združenja za prosto trgovino ali držav kandidatk za vstop v Unijo, ki so njegovi člani. V teh primerih se smiselno uporablja člen 133 delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.
Subjekt JZP lahko uporablja skupni postopek za oddajo javnih naročil s svojimi zasebnimi člani ali z naročniki držav, ki sodelujejo v programih Unije in so njegovi člani. V teh primerih se smiselno uporablja prvi odstavek člena 133 delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012.
Člen 34
Strokovnjaki
Člen 287 delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012 se smiselno uporablja za izbiro strokovnjakov, s pridržkom morebitnega posebnega postopka v temeljnemu aktu programa, katerega izvajanje je poverjeno subjektu JZP. Taki strokovnjaki so plačani na podlagi fiksnega, vnaprej napovedanega zneska in se izberejo na podlagi njihove strokovne usposobljenosti.
Subjekt JZP lahko uporabi sezname, ki so jih pripravili Komisija ali drugi organi Unije ali subjekti JZP.
Subjekt JZP lahko v ustrezno utemeljenih primerih, če je to primerno, izbere katerega koli posameznika z ustreznim znanjem in veščinami, ki ni vključen na sezname.
Zunanji strokovnjaki se izberejo na podlagi veščin, izkušenj in znanja, potrebnih za opravljanje nalog, ki se jim poverijo, ter v skladu z načeli nediskriminacije, enakega obravnavanja in odsotnosti navzkrižja interesov.
Člen 35
Nepovratna sredstva
Za nepovratna sredstva se uporablja naslov VI Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, s pridržkom morebitnih posebnih določb ustanovnega akta.
Člen 36
Nagrade
1. Za nagrade se uporablja naslov VII Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in delegirane uredbe (EU) št. 1268/2012, s pridržkom odstavka 2 tega člena.
2. Natečaji za nagrade v vrednosti 1 000 000 EUR ali več na enoto se lahko objavijo samo, če so predvideni v osnutku programa dela iz člena 14(1).
Člen 37
Navedba pravnih sredstev
1. Kadar so zaradi postopkovnega akta odredbodajalca okrnjene pravice vložnika ali ponudnika, upravičenca ali izvajalca, ta akt vsebuje navedbo razpoložljivih sredstev za varstvo v upravnih in/ali sodnih zadevah, s katerimi se lahko ta akt izpodbija.
2. Navedena je zlasti vrsta pravnega sredstva, organ ali organi, pri katerih ga je mogoče vložiti, ter roki za vložitev.
3. Odstavka 1 in 2 se uporabljata s pridržkom morebitnega posebnega postopka v temeljnemu aktu programa, katerega izvajanje je poverjeno subjektu JZP.
POGLAVJE 8
RAČUNOVODSTVO
Člen 38
Pravila za zaključni račun
Subjekt JZP vzpostavi računovodski sistem, ki pravočasno zagotavlja točne, popolne in zanesljive informacije.
Računovodstvo subjekta JZP je skladno z računovodskimi načeli iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 39
Struktura zaključnega računa
Zaključni račun subjekta JZP vsebuje:
(a)
računovodske izkaze subjekta JZP;
(b)
poročila o izvrševanju proračuna subjekta JZP (poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju).
Subjekt JZP pripravi poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju za tekoče proračunsko leto. To poročilo navaja, tako v obliki absolutne vrednosti kot v obliki odstotkov, vsaj obseg izvrševanja odobritev in vsebuje povzetek o prerazporeditvi odobritev med različnimi proračunskimi postavkami.
Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, subjekt JZP pošlje poročilo o upravljanju proračuna in finančnem poslovodenju Evropskemu parlamentu, Svetu in Računskemu sodišču do 31. marca naslednjega proračunskega leta.
Člen 40
Računovodska načela
Računovodski izkazi predstavljajo informacije, tudi informacije glede računovodske usmeritve, na način, ki zagotavlja, da so ustrezne, zanesljive, primerljive in razumljive. Pripravijo se v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli, kakor so opisana v računovodskih pravilih iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, ali mednarodnimi računovodskimi standardi za javni sektor (IPSAS), ki temeljijo na načelu nastanka poslovnega dogodka.
Člen 41
Računovodski izkazi
1. Računovodski izkazi se pripravijo v eurih in zajemajo:
(a)
bilanco stanja in izkaz finančnega uspeha, ki predstavljata vsa sredstva in obveznosti ter finančni položaj in poslovni izid na dan 31. decembra predhodnega leta; predstavljena sta v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 ali IPSAS na podlagi nastanka poslovnega dogodka;
(b)
izkaz finančnega izida, ki prikazuje zneske, pobrane in plačane med letom, ter končno stanje denarja zakladnice;
(c)
izkaz sprememb čistih sredstev, ki prikazuje pregled gibanj rezerv med letom in končni izid.
2. Pojasnila k računovodskim izkazom dopolnjujejo in pojasnjujejo informacije, predstavljene v izkazih iz odstavka 1, ter dajejo vse dodatne informacije, predpisane z mednarodno sprejeto računovodsko prakso, kadar so take informacije pomembne za dejavnosti subjekta JZP.
Člen 42
Poročila o izvrševanju proračuna
Poročila o izvrševanju proračuna se pripravijo v eurih. Zajemajo:
(a)
poročila, ki združujejo vse proračunske operacije za zadevno leto glede prihodkov in odhodkov;
(b)
pojasnila, ki dopolnjujejo in pojasnjujejo informacije v poročilih.
Struktura predstavitve poročil o izvrševanju proračuna je enaka tisti, ki je uporabljena za sam proračun.
Člen 43
Začasni zaključni računi in potrditev končnega zaključnega računa
1. Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, računovodja subjekta JZP pošlje začasni zaključni račun Računskemu sodišču do 15. februarja naslednjega proračunskega leta.
V primeru iz prvega pododstavka računovodja subjekta JZP do 15. februarja naslednjega leta računovodji Komisije pošlje tudi sveženj poročil v standardizirani obliki, ki jo za konsolidacijo določi računovodja Komisije.
2. Računovodja pripravi končni zaključni račun subjekta JZP. Direktor ga skupaj z mnenjem zunanjega revizorja iz člena 46 pošlje v potrditev upravnemu odboru do 15. marca.
Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, računovodja pošlje končni zaključni račun skupaj z mnenjem zunanjega revizorja iz člena 46 ter potrditvijo upravnega odbora Računskemu sodišču, Evropskemu parlamentu in Svetu do 1. julija naslednjega proračunskega leta. V takem primeru računovodja subjekta JZP računovodji Komisije do 1. julija pošlje tudi sveženj poročil v standardizirani obliki, ki jo za konsolidacijo določi računovodja Komisije.
Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, računovodja subjekta JZP pošlje Računskemu sodišču in v vednost računovodji Komisije na isti dan, ko pošlje svoj končni zaključni račun, tudi spremni dopis z dodatnimi obrazložitvami k temu končnemu zaključnemu računu.
Končnemu zaključnemu računu se priloži izjava računovodje, s katero slednji potrjuje, da je bil zaključni račun pripravljen v skladu s tem poglavjem ter ustreznimi računovodskimi načeli, pravili in postopki.
Potrjeni končni zaključni račun subjekta JZP se objavi na internetni strani v enem mesecu od njegove potrditve.
Člen 44
Računovodski sistem
1. Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, računovodja Komisije v skladu s členom 152 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 sprejme usklajen kontni okvir, ki ga uporabi subjekt JZP.
2. Računovodski sistem se deli na splošno računovodstvo in proračunsko računovodstvo. Računovodske evidence se vodijo v eurih na osnovi koledarskega leta.
3. Splošno računovodstvo v kronološkem vrstnem redu in na podlagi dvostavnega knjigovodstva evidentira vse dogodke in dejavnosti, ki vplivajo na gospodarski in finančni položaj ter na sredstva in obveznosti subjekta JZP.
4. Proračunsko računovodstvo zagotavlja natančen zapis izvrševanja proračuna subjekta JZP. Evidentira vse proračunske prihodke in odhodke.
Člen 45
Evidenca premoženja
Subjekt JZP vodi evidenco premoženja, ki prikazuje količino in vrednost vseh opredmetenih, neopredmetenih in finančnih sredstev, ki predstavljajo premoženje subjekta JZP ali Unije. Kadar mora biti zaključni račun subjekta JZP konsolidiran v skladu z računovodskimi pravili iz člena 143 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012, subjekt JZP vodi navedeno evidenco premoženja v skladu z vzorcem, ki ga pripravi računovodja Komisije. Subjekt JZP preveri, da vknjižbe v evidenci premoženja ustrezajo dejanskemu stanju.
POGLAVJE 9
ZUNANJA REVIZIJA IN BOJ PROTI GOLJUFIJAM
Člen 46
Zunanja revizija
Subjekt JZP je predmet neodvisne zunanje revizije, ki jo v skladu z mednarodno sprejetimi revizijskimi standardi opravi neodvisen revizijski organ. Mnenje zunanjega revizorja ugotavlja, ali računovodski izkazi prikazujejo verodostojno in pošteno sliko, ali vzpostavljeni kontrolni sistemi delujejo pravilno in ali so z izkazi povezane transakcije zakonite in pravilne. Mnenje tudi navede, ali se je pri revizijskem delu pojavil dvom o trditvah v izjavi o upravljanju iz člena 20. Mnenje se predloži upravnemu odboru. Komisiji se predloži skupaj s končnim zaključnim računom subjekta JZP najpozneje do 15. marca.
Člen 47
Pregled računovodskih evidenc, ki ga opravi Računsko sodišče
1. Če ni drugače določeno v ustanovnem aktu subjekta JZP, Računsko sodišče pregleda računovodske evidence subjekta JZP v skladu s členom 287 Pogodbe o delovanju Evropske unije. Računsko sodišče lahko pri pregledu upošteva revizijsko delo, ki ga je opravil neodvisni zunanji revizor iz člena 46 te uredbe, ter ukrepe, sprejete na podlagi ugotovitev tega revizorja.
2. Pregled, ki ga opravi Računsko sodišče, urejajo členi 158 do 163 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012.
Člen 48
Pregledi na kraju samem, ki jih izvajajo Komisija, Računsko sodišče in OLAF
1. Brez poseganja v člen 47(1) subjekt JZP osebju Komisije in drugim osebam, ki jih je pooblastila Komisija, ter Računskemu sodišču omogoči dostop, potreben za opravljanje revizije, do objektov in prostorov ter do vseh informacij, vključno z informacijami v elektronski obliki.
2. Urad OLAF lahko na podlagi določb in postopkov iz Uredbe (EU, Euratom) št. 883/2013 (6) Evropskega parlamenta in Sveta ter Uredbe Sveta (Euratom, ES) št. 2185/96 (7) opravi preiskave, vključno s pregledi in inšpekcijami na kraju samem, da bi ugotovil, ali je v povezavi nepovratnimi sredstvi ali javnim naročilom, ki ga financira subjekt JZP, prišlo do goljufije, korupcije ali katerega koli drugega protipravnega ravnanja, ki škodi finančnim interesom Unije.
3. Brez poseganja v odstavka 1 in 2 naročila, sporazumi in sklepi subjekta JZP vsebujejo določbe o izrecnem pooblastilu Evropskega računskega sodišča in urada OLAF za izvedbo takih revizij in preiskav v skladu z njunima pristojnostma.
POGLAVJE 10
KONČNE IN PREHODNE DOLOČBE
Člen 49
Zahteve za informacije
Komisija in drugi člani subjekta JZP razen Unije lahko od subjekta JZP zahtevajo vse potrebne informacije ali pojasnila v zvezi s proračunskimi zadevami, ki spadajo v njihovo pristojnost.
Člen 50
Sprejetje finančnih pravil subjekta JZP
Vsak subjekt iz člena 209 Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 sprejme nova finančna pravila, ki začnejo veljati 1. januarja 2014 oziroma v devetih mesecih od dneva, ko se subjekt JZP uvrsti v področje uporabe člena 209 navedene uredbe.
Člen 51
Začetek veljavnosti
Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 30. septembra 2013