PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) 2015/212
ze dne 11. února 2015,
kterým se stanoví pravidla pro uplatňování nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014, pokud jde o technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících operací spolufinancovaných z OP II
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 druhý pododstavec uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 463/2014 (2) obsahuje ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Aby se zajistilo provádění programů financovaných z Fondu evropské pomoci nejchudším osobám („FEAD“), je nutné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 223/2014.
(2)
Pro účely čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, v elektronické podobě.
(3)
Podrobné technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měly být dostatečně zdokumentovány, aby se zajistila auditní stopa, pokud jde o soulad s právními požadavky.
(4)
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měl rovněž zahrnovat vhodné nástroje vyhledávání a funkce podávání zpráv, aby v něm bylo možné snadno vyhledat a agregovat uložené informace za účelem monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu.
(5)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru pro Fond evropské pomoci nejchudším osobám,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Obecná ustanovení
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů o operacích uvedený v čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 musí splňovat technické specifikace stanovené v článcích 2 až 5.
Článek 2
Ochrana a uchovávání údajů a dokumentů a jejich integrita
1. Přístup do systému je založen na předem vymezených právech pro různé typy uživatelů, a jestliže přestane být potřebný, musí být zrušen.
2. Systém registruje každý záznam, změnu nebo vymazání dokumentů a údajů.
3. Systém neumožňuje změnu obsahu dokumentů, které jsou opatřeny elektronickým podpisem. Uložení dokumentu s elektronickým podpisem se potvrzuje časovým razítkem, které se vytvoří a spojí s daným dokumentem a není možné jej měnit. Vymazání takových dokumentů se registruje v souladu s odstavcem 2.
4. Údaje podléhají pravidelnému zálohování. V případě nouze musí být k dispozici záloha s přesnou kopií celého obsahu registru elektronických souborů.
5. Elektronické zařízení pro uchovávání údajů je chráněno proti jakémukoli riziku ztráty nebo pozměnění jeho integrity. Tato ochrana zahrnuje fyzickou ochranu proti nevhodné teplotě a vlhkosti vzduchu, systémy detekce požáru a krádeží, přiměřené systémy ochrany proti virovým útokům, útokům hackerů a jakýmkoli jiným neoprávněným přístupům.
6. Systém umožňuje přenos údajů a poskytuje formát a počítačové prostředí v intervalech, které jsou dostatečné k tomu, aby byla zaručena způsobilost a dostupnost dokumentů a údajů do konce příslušného období uvedeného v čl. 51 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014.
Článek 3
Funkce vyhledávání a podávání zpráv
Systém zahrnuje:
a)
vhodné vyhledávací nástroje umožňující snadné vyhledávání dokumentů, údajů a jejich metadat;
b)
funkci podávání zpráv umožňující vytváření zpráv na základě předem definovaných kritérií, zejména v případě údajů stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 532/2014 (3);
c)
možnost uchovávání, exportování nebo tisku zpráv uvedených v písmenu b), nebo odkaz na externí aplikaci/propojení s externí aplikací, která tuto možnost nabízí.
Článek 4
Dokumentace systému
Řídicí orgán poskytne podrobnou a aktualizovanou funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému, ke které mají na žádost přístup příslušné subjekty odpovědné za řízení programu, Komise a Evropský účetní dvůr.
Dokumentace uvedená v prvním pododstavci poskytuje důkazy o provádění nařízení (EU) č. 223/2014 v dotčeném členském státě.
Článek 5
Bezpečnost výměny informací
Používaný systém je chráněn vhodnými bezpečnostními opatřeními, pokud jde o klasifikaci dokumentů, ochranu informačních systémů a ochranu osobních údajů. Tato opatření jsou v souladu s mezinárodními standardy a požadavky vnitrostátních právních předpisů.
Bezpečnostní opatření uvedená v prvním pododstavci chrání sítě a zařízení pro přenos dat v případech, kdy je používaný systém propojen s jinými moduly a systémy.
Článek 6
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 11. února 2015.
IZVEDBENA UREDBA KOMISIJE (EU) 2015/212
z dne 11. februarja 2015
o določitvi pravil za uporabo Uredbe (EU) št. 223/2014 Evropskega parlamenta in Sveta, kar zadeva tehnične specifikacije sistema za beleženje in shranjevanje podatkov o posameznih dejavnostih, potrebnih za spremljanje, ocenjevanje, finančno poslovodenje, preverjanje in revizijo, vključno s podatki o posameznih udeležencih v dejavnostih, ki se sofinancirajo iz OP II
EVROPSKA KOMISIJA JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,
ob upoštevanju Uredbe (EU) št. 223/2014 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 11. marca 2014 o Skladu za evropsko pomoč najbolj ogroženim (1) in zlasti drugega pododstavka člena 32(8) Uredbe,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Izvedbena uredba Komisije (EU) št. 463/2014 (2) vsebuje določbe, potrebne za pripravo programov. Zaradi zagotovitve izvajanja programov, ki se financirajo iz Sklada za evropsko pomoč najbolj ogroženim, je treba določiti nadaljnje določbe za uporabo Uredbe (EU) št. 223/2014.
(2)
Za namene člena 32(2)(d) Uredbe (EU) št. 223/2014 je treba določiti tehnične specifikacije sistema za računalniško beleženje in shranjevanje podatkov o posameznih dejavnostih, potrebnih za spremljanje, ocenjevanje, finančno poslovodenje, preverjanje in revizijo.
(3)
Podrobne tehnične specifikacije sistema za beleženje in shranjevanje podatkov bi morale biti dovolj dokumentirane, da zagotavljajo revizijsko sled glede skladnosti s pravnimi zahtevami.
(4)
Sistem za beleženje in shranjevanje podatkov bi moral vključevati tudi ustrezna iskalna orodja in funkcije poročanja, ki bi omogočali enostaven priklic in združevanje v njem shranjenih informacij za namene spremljanja, ocenjevanja, finančnega poslovodenja, preverjanja in revizije.
(5)
Ukrepi iz te uredbe so v skladu z mnenjem Odbora za Sklad za evropsko pomoč najbolj ogroženim -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
Člen 1
Splošne določbe
Sistem za beleženje in shranjevanje podatkov o dejavnostih iz točke (d) člena 32(2) Uredbe (EU) št. 223/2014 izpolnjuje tehnične specifikacije iz členov 2 do 5.
Člen 2
Zaščita in varovanje podatkov in dokumentov ter njihove celovitosti
1. Dostop do sistema temelji na vnaprej določenih pravicah za različne vrste uporabnikov in se ukine, ko ni več potreben.
2. Sistem vodi dnevnik vseh zapisov, sprememb in izbrisov dokumentov in podatkov.
3. Sistem ne dopušča spreminjanja vsebine dokumentov, opremljenih z elektronskim podpisom. Predložitev dokumenta, opremljenega z elektronskim podpisom, potrjuje časovni žig, ki se ustvari ob predložitvi dokumenta in mu je dodeljen ter ga ni mogoče spremeniti. Izbris takih dokumentov se zabeleži v skladu z odstavkom 2.
4. Podatki se redno varnostno kopirajo. Varnostne kopije celotne vsebine elektronskega repozitorija datotek so na voljo za uporabo v nujnih primerih.
5. Infrastruktura za elektronsko shranjevanje je zaščitena pred vsako nevarnostjo izgube ali spreminjanja njene celovitosti. Takšna zaščita vključuje fizično varovanje pred neustrezno temperaturo in ravnmi vlažnosti, sisteme za odkrivanje požarov in kraje ter ustrezne sisteme za zaščito proti napadom virusov, hekerjem in vsem drugim oblikam nedovoljenega dostopa.
6. Sistem zagotovi migracijo podatkov, oblike in računalniškega okolja v zadostnih časovnih presledkih, da se zagotovi čitljivost in dostopnost dokumentov in podatkov do konca ustreznega obdobja iz člena 51(1) Uredbe (EU) št. 223/2014.
Člen 3
Funkciji iskanja in poročanja
Sistem vključuje:
(a)
ustrezna iskalna orodja, ki omogočajo enostaven priklic dokumentov, podatkov in njihovih metapodatkov;
(b)
funkcijo poročanja, ki omogoča pripravo poročil na podlagi vnaprej določenih meril, zlasti za podatke iz Delegirane uredbe Komisije (EU) št. 532/2014 (3);
(c)
možnost shranjevanja, izvoza ali tiskanja poročil iz točke (b) ali povezavo na zunanjo aplikacijo, ki to omogoča.
Člen 4
Dokumentacija v zvezi s sistemom
Organ upravljanja zagotovi podrobno in posodobljeno funkcijsko in tehnično dokumentacijo o delovanju in značilnostih sistema, do katere lahko na zahtevo dostopajo ustrezni subjekti, ki so odgovorni za upravljanje programa, Komisija in Evropsko računsko sodišče.
Dokumentacija iz prvega odstavka vsebuje dokazila o izvajanju Uredbe (EU) št. 223/2014 v zadevnih državah članicah.
Člen 5
Varnost izmenjave informacij
Uporabljeni sistem je zaščiten z ustreznimi varnostnimi ukrepi glede klasifikacije dokumentov, zaščite informacijskih sistemov in varstva osebnih podatkov. Ti ukrepi so skladni z mednarodnimi standardi in nacionalnimi pravnimi zahtevami.
Varnostni ukrepi iz prvega odstavka ščitijo omrežja in sredstva za prenos, kadar se uporabljeni sistem povezuje z drugimi moduli in sistemi.
Člen 6
Začetek veljavnosti
Ta uredba začne veljati dvajseti dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v vseh državah članicah.
V Bruslju, 11. februarja 2015