NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
DELEGIRANA UREDBA KOMISIJE (EU) št. 1042/2014
z dne 25. julija 2014
o dopolnitvi Uredbe (EU) št. 514/2014 v zvezi z imenovanjem odgovornih organov, njihovimi odgovornostmi glede upravljanja in nadzora ter statusom in obveznostmi revizijskih organov
EVROPSKA KOMISIJA JE -
ob upoštevanju Pogodbe o delovanju Evropske unije,
ob upoštevanju Uredbe (EU) št. 514/2014 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 16. aprila 2014 o splošnih določbah o Skladu za migracije, azil in vključevanje ter o instrumentu za finančno podporo na področju policijskega sodelovanja, preprečevanja kriminala in boja proti njemu ter obvladovanja kriz (1), zlasti členov 26(4) in 29(1) Uredbe,
ob upoštevanju naslednjega:
(1)
Da bi se zagotovila kontinuiteta med izvajanjem prejšnjih skladov v okviru splošnega programa „Solidarnost in upravljanje migracijskih tokov“ za obdobje 2007-2013 in posebnimi uredbami v okviru obdobja 2014-2020, Uredba (EU) št. 514/2014 v veliki meri temelji na pravilih, ki so veljala za prejšnje sklade, upošteva pa spremembe, ki so bile uvedene v deljenem upravljanju z Uredbo (EU, Euratom) št. 966/2012 Evropskega parlamenta in Sveta. (2)
(2)
Da bi lahko organi, ki izvajajo nacionalne programe, svoje naloge izvajali učinkovito in v skladu s cilji in prednostnimi nalogami, določenimi v posebnih uredbah iz člena 2(a) Uredbe (EU) št. 514/2014, bi bilo treba določiti pravila za njihovo imenovanje ter nadzor in po potrebi preklic takega imenovanja.
(3)
Da bi odgovornim organom obseg njihovih odgovornosti omogočal izvajanje nacionalnega programa, je treba določiti pravila, ki opredeljujejo njihove obveznosti glede upravljanja in nadzora, zlasti pa pogoje, pod katerimi lahko nekatere svoje naloge prenesejo na pooblaščene organe ali jih zaupajo zunanjim izvajalcem.
(4)
Postopek izbire in dodelitve za zagotovitev prispevka Unije prek nacionalnih programov mora biti v skladu z načeli preglednosti, nediskriminacije in enake obravnave. Treba je torej določiti pogoje, pod katerimi bi morale države članice ukrepe izvajati prek nacionalnih programov, zlasti da se opredelijo okoliščine, v katerih lahko odgovorni organ projekte izvaja neposredno.
(5)
Revizije bi morale biti v vseh državah članicah učinkovite in ustrezno obsežne, izvajati pa bi se morale v skladu z mednarodnimi standardi revidiranja. Zato bi bilo treba jasno opredeliti status revizijskih organov in revizijske standarde, ki jih morajo uporabljati.
(6)
Da bi se revizijski organi v svojih revizijskih mnenjih lahko opirali na svoje revizijske dejavnosti, bi bilo treba opredeliti različne vrste revizijskih dejavnosti.
(7)
Pomembno je, da revizijski organi o rezultatih svojih dejavnosti pravočasno in ustrezno poročajo tako organu za imenovanje kot Evropski komisiji. Zlasti je pomembno, da izjava o upravljanju ter letni povzetek končnih revizijskih poročil in izvedenega nadzora, ki sta predložena v okviru letnega zahtevka za plačilo, primerno odražata rezultat dela revizijskega organa in njegove revizijske zaključke. Zato bi moral revizijski organ v okviru svojega revizijskega dela zagotoviti, da so informacije v zvezi s njegovo revizijsko dejavnostjo v teh dokumentih primerno predstavljene.
(8)
Da bi se omogočili takojšnja uporaba ukrepov iz te uredbe ter pravočasna odobritev in izvajanje nacionalnih programov, bi morala uredba začeti veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
(9)
Združeno kraljestvo in Irsko zavezuje Uredba (EU) št. 514/2014, zato ju zavezuje tudi ta uredba.
(10)
Danske ne zavezujeta niti Uredba (EU) št. 514/2014 niti ta uredba -
SPREJELA NASLEDNJO UREDBO:
POGLAVJE I
SPLOŠNE DOLOČBE
Člen 1
Opredelitve pojmov
V tej uredbi se uporabljajo opredelitve iz Uredbe (EU) št. 514/2014. Uporabljajo se tudi naslednje opredelitve:
(a)
„organ za imenovanje“ pomeni ministrski organ države članice iz člena 26(1) Uredbe (EU) št. 514/2014, ki imenuje odgovorni organ;
(b)
„pristojni organi“ pomeni odgovorni organ, revizijski organ in, kjer je ustrezno, pooblaščeni organ iz člena 25(1) Uredbe (EU) št. 514/2014;
(c)
„sistem SFC2014“ pomeni elektronski informacijski sistem, vzpostavljen s členom 2 Izvedbene uredbe Komisije (EU) št. 802/2014; (3)
(d)
„sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev“ pomeni sporazum ali enakovreden pravni instrument, na podlagi katerega odgovorni organ upravičencu zagotovi nepovratna sredstva za izvajanje projekta v okviru nacionalnega programa.
POGLAVJE II
ODGOVORNI ORGAN
ODDELEK I
Naloge odgovornega organa
Člen 2
Merila in postopek za imenovanje odgovornega organa
1. Telo, ki naj bi bilo imenovano za odgovorni organ, ima upravno organizacijo in sistem notranjega nadzora, ki sta v skladu z merili iz Priloge k tej uredbi („merila za imenovanje“). Merila za imenovanje zadevajo:
(a)
notranje okolje;
(b)
nadzorne dejavnosti;
(c)
notranje obveščanje in sporočanje;
(d)
notranje spremljanje in poročanje.
Države članice lahko določijo dodatna merila za imenovanje, da bi upoštevale velikost, odgovornosti in druge značilnosti odgovornega organa.
2. Revizijsko telo iz člena 26(3) Uredbe (EU) št. 514/2014 oceni, ali morebitni odgovorni organ izpolnjuje merila za imenovanje iz Priloge, in svoje revizijske ugotovitve, zaključke in mnenje dokumentira v revizijskem poročilu, naslovljenem na organ za imenovanje.
3. Če organ za imenovanje na podlagi tega meni, da morebitni odgovorni organ ne izpolnjuje meril za imenovanje, mu izda posebna navodila in določi rok za odpravo neskladnosti, preden se ga lahko imenuje za odgovorni organ.
Do zagotovitve skladnosti se lahko telo začasno imenuje za odgovorni organ, in sicer za največ 12 mesecev. Dolžina tega začasnega obdobja je sorazmerna z ugotovljenimi neskladnostmi.
4. Ko država članica imenuje odgovorni organ, o tem prek sistema SFC2014 nemudoma obvesti Komisijo. Temu obvestilu država članica priloži dokumentacijo, v kateri so navedeni:
(a)
glavna delitev odgovornosti med organizacijskimi enotami odgovornega organa;
(b)
kjer primerno, njegovi odnosi s pooblaščenimi organi, dejavnosti, ki se prenesejo, in glavni postopki za nadzor nad temi prenesenimi dejavnostmi ter
(c)
povzetek glavnih postopkov za obdelavo finančnih zahtevkov upravičencev ter za odobritev in evidentiranje odhodkov.
Člen 3
Nadzor nad odgovornim organom in ponovni pregled njegovega imenovanja
1. Organ za imenovanje nadzira odgovorni organ, zlasti na podlagi informacij, določenih v členu 14(2) te uredbe, ter ukrepa na podlagi vseh ugotovljenih pomanjkljivosti.
2. Država članica zagotovi, da se informacije, ki kažejo, da odgovorni organ ne izpolnjuje več meril za imenovanje, nemudoma sporočijo organu za imenovanje.
3. Če odgovorni organ meril za imenovanje ne izpolnjuje več v celoti ali če je njegov sistem notranjega nadzora tako pomanjkljiv, da ogroža njegovo zmožnost izpolnjevanja nalog, organ za imenovanje odgovornemu organu spremeni imenovanje v pogojno. V takih primerih organ za imenovanje pripravi načrt za odpravo neskladnosti, ki ga odgovorni organ izvaja v obdobju, ki je sorazmerno z resnostjo neskladnosti ali pomanjkljivosti. To obdobje ne sme biti daljše od 12 mesecev od začetka pogojnega imenovanja.
4. Organ za imenovanje Komisijo takoj obvesti o morebitnem načrtu za odpravo neskladnosti, ki ga sestavi v skladu z odstavkom 3, nato pa jo obvešča o napredku.
5. Če je imenovanje odgovornega organa preklicano, organ za imenovanje v skladu s členom 26 Uredbe (EU) št. 514/2014 in členom 2 te uredbe takoj imenuje drug odgovorni organ, da se upravičencem zagotovi neprekinjeno izplačevanje.
6. Če Komisija ugotovi, da država članica ni izpolnila svoje obveznosti glede priprave načrta za odpravo neskladnosti v skladu z odstavkom 3, ali da je odgovorni organ ohranil imenovanje, čeprav načrta za odpravo neskladnosti v določenem roku ni izvedel, preostale pomanjkljivosti obravnava v skladu s postopkom za potrditev skladnosti iz člena 47 Uredbe (EU) št. 514/2014.
ODDELEK II
Obveznosti odgovornega organa glede upravljanja in nadzora
Člen 4
Naloge odgovornega organa
Odgovorni organ upravlja in izvaja nacionalni program v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja. Izvaja naslednje naloge:
(a)
posvetuje se s partnerji v skladu s členom 12(1) Uredbe (EU) št. 514/2014;
(b)
zagotavlja pravilno delovanje odbora za spremljanje iz člena 12(4) Uredbe (EU) št. 514/2014;
(c)
Komisiji prek sistema SFC2014 posreduje predlog nacionalnega programa iz člena 14 Uredbe (EU) št. 514/2014 in njegove morebitne nadaljnje spremembe;
(d)
opredeljuje in vzpostavlja pravila glede upravičenosti za projekte in glede stroškov projektov za vse dejavnosti, pri čemer zagotavlja enako obravnavo in se v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja izogiba vsakršnemu navzkrižju interesov;
(e)
organizira in oglašuje javne razpise in razpise za zbiranje predlogov, nato pa organizira in oglašuje izbiro in dodelitev projektov za financiranje prek nacionalnega programa v skladu s področjem uporabe in cilji posebnih uredb iz člena 2(a) Uredbe (EU) št. 514/2014 in z merili iz člena 9 te uredbe;
(f)
zagotavlja, da so vzpostavljeni sistemi za zbiranje podatkov, potrebnih za poročanje Komisiji o skupnih kazalnikih in posebnih kazalnikih programa, ter drugih podatkov o izvajanju programa in projektov;
(g)
prejema plačila od Komisije in izvršuje plačila upravičencem;
(h)
zagotavlja skladnost in dopolnjevanje med sofinanciranjem v okviru posebnih uredb in drugimi ustreznimi instrumenti države članice in Unije;
(i)
spremlja projekte in preverja, ali so odhodki, prijavljeni za projekte, dejansko nastali in ali so v skladu s pravili Unije in nacionalnimi predpisi;
(j)
zagotavlja elektronski sistem za evidentiranje in shranjevanje računovodskih podatkov za vsak projekt v okviru nacionalnega programa ter zbiranje podatkov o izvajanju, ki so potrebni za finančno poslovodenje, spremljanje, nadzor in vrednotenje;
(k)
brez poseganja v nacionalna računovodska pravila zagotavlja, da upravičenci in druga telesa, ki so udeležena v izvajanju projektov, financiranih prek nacionalnega programa, vodijo ločeno računovodstvo ali uporabljajo ustrezno računovodsko kodo za vse transakcije, povezane s projektom;
(l)
zagotavlja, da se vrednotenja nacionalnega programa iz člena 56 in člena 57(1) Uredbe (EU) št. 514/2014 izvajajo v ustreznih rokih;
(m)
zagotavlja, da neodvisni izvajalci vrednotenja iz člena 56 in člena 57(1) Uredbe (EU) št. 514/2014 za namene vrednotenja in pripravo mnenja prejmejo vse potrebne informacije o upravljanju nacionalnega programa;
(n)
vzpostavlja postopke za zagotavljanje, da imajo vsi dokumenti v zvezi z odhodki, sklepi in dejavnostmi nadzora potrebno revizijsko sled in da se hranijo v skladu z izvedbenimi uredbami Komisije, sprejetimi na podlagi člena 27(5) Uredbe (EU) št. 514/2014;
(o)
zagotavlja, da revizijski organ za izvedbo revizij iz člena 29 Uredbe (EU) št. 514/2014 in za pripravo revizijskega mnenja prejme vse potrebne informacije o uporabljenih upravljavskih in nadzornih postopkih ter odhodkih, financiranih v okviru posebnih uredb;
(p)
pripravlja poročila o izvajanju iz člena 54 Uredbe (EU) št. 514/2014 in poročila o vrednotenju iz člena 57(1) Uredbe (EU) št. 514/2014 ter jih prek sistema SFC2014 posreduje Komisiji;
(q)
pripravlja zahtevke za plačilo iz člena 44 Uredbe (EU) št. 514/2014 in jih prek sistema SFC2014 posreduje Komisiji;
(r)
izvaja dejavnosti obveščanja in oglaševanja ter razširja rezultate programa v skladu s členom 53 Uredbe (EU) št. 514/2014;
(s)
izvaja upravni nadzor in preglede na kraju samem v skladu s členom 27 Uredbe (EU) št. 514/2014;
(t)
sodeluje s Komisijo in odgovornimi organi v drugih državah članicah ter
(u)
se odziva na ugotovitve revizijskega organa bodisi z obravnavo ugotovitev bodisi, kadar z njimi ne soglaša, s podrobno utemeljitvijo.
Člen 5
Pooblaščeni organ
1. Odgovorni organ lahko prenese nekatere ali vse svoje naloge na pooblaščeni organ iz člena 25(1)(c) Uredbe (EU) št. 514/2014. Vsak prenos nalog je skladen z načeli dobrega finančnega poslovodenja in zagotavlja skladnost z načelom nediskriminacije in prepoznavnost financiranja Unije. Prenesene naloge ne povzročijo navzkrižja interesov.
2. Obseg nalog, ki jih odgovorni organ prenese na pooblaščeni organ, in podrobno določeni postopki za njihovo izvajanje se določijo v dokumentu, ki ga podpišeta odgovorni in pooblaščeni organ. V aktu o prenosu so navedeni vsaj:
(a)
ustrezna posebna uredba;
(b)
naloge, prenesene na pooblaščeni organ;
(c)
obveznost pooblaščenega organa, da preveri skladnost upravičencev s pravili Unije in države članice;
(d)
obveznost pooblaščenega organa, da vzpostavi in vzdržuje organizacijsko strukturo ter sistem upravljanja in nadzora, ki sta prilagojena njegovemu opravljanju dolžnosti;
(e)
informacije in spremna dokumentacija, ki jih mora pooblaščeni organ predložiti in roki, ki jih mora upoštevati, ter
(f)
mehanizem odgovornega organa za nadzor nad pooblaščenim organom.
3. V skladu s členom 25(1)(a) Uredbe (EU) št. 514/2014 se komunikacija s Komisijo ne prenese. Pooblaščeni organ komunicira s Komisijo prek odgovornega organa.
4. Če pooblaščeni organ ni telo javne uprave ali zasebno telo, ki opravlja javne storitve v skladu z nacionalnim pravom, odgovorni organ nanj ne sme prenesti izvršilnih pristojnosti, ki vključujejo precejšnjo diskrecijo glede političnih odločitev.
5. Odgovorni organ ohrani odgovornost za prenesene naloge. Odgovorni organ redno pregleduje prenesene naloge, da potrdi, da je delo opravljeno zadovoljivo in v skladu s pravili Unije in države članice.
6. Pri prenesenih nalogah se ta uredba po analogiji uporablja za pooblaščeni organ.
Člen 6
Zunanje izvajanje nalog
Odgovorni organ lahko izvajanje nekaterih svojih nalog prenese na zunanje izvajalce. Kljub temu ohrani odgovornost zanje.
Odgovorni organ redno pregleduje naloge, prenesene na zunanje izvajalce, da potrdi, da je delo opravljeno zadovoljivo in v skladu s pravili Unije in države članice.
ODDELEK III
Obveznosti odgovornega organa glede javne intervencije
Člen 7
Vloga odgovornega organa kot telesa za dodelitev
1. Praviloma odgovorni organ dodeljuje nepovratna sredstva za projekte v okviru nacionalnega programa na podlagi javnih razpisov za zbiranje predlogov.
2. Odgovorni organ lahko nepovratna sredstva za projekte dodeli na podlagi omejenega razpisa za zbiranje predlogov.
Omejeni razpisi za zbiranje predlogov so na voljo le izbranim organizacijam zaradi posebne narave projekta ali tehnične ali upravne pristojnosti teles, pozvanih k predložitvi predlogov.
Razlogi, ki upravičujejo uporabo omejenega razpisa za zbiranje predlogov, se navedejo v razpisu za zbiranje predlogov.
3. Odgovorni organ lahko nepovratna sredstva dodeli neposredno, kadar posebna narava projekta oziroma tehnične ali upravne pristojnosti ustreznih teles ne omogočajo druge rešitve, kot velja v primeru legalnega ali dejanskega monopola.
Razlogi, ki upravičujejo uporabo neposredne dodelitve, se navedejo v sklepu o dodelitvi.
4. V ustrezno utemeljenih primerih, ki vključujejo nadaljevanje večletnih projektov, ki so bili izbrani po predhodnem razpisu za zbiranje predlogov, ali v nujnih primerih se lahko nepovratna sredstva dodelijo brez razpisa za zbiranje predlogov.
Razlogi, ki upravičujejo dodelitev nepovratnih sredstev brez razpisa, se navedejo v sklepu o dodelitvi.
5. Če odgovorni organ deluje kot organ za dodelitev, ne smeta niti odgovorni organ niti kateri koli pooblaščeni organ nastopiti v vlogi upravičenca do nepovratnih sredstev, dodeljenih v skladu s tem členom.
6. Odgovorni organ določi, kdo dodeljuje nepovratna sredstva, in zagotavlja, da ne pride do navzkrižij interesov, zlasti ko so prosilci nacionalna telesa.
Člen 8
Pogoji, v skladu s katerimi odgovorni organ deluje kot izvršilni organ
1. Odgovorni organ se lahko odloči, da bo projekte izvajal neposredno, bodisi samostojno bodisi v sodelovanju s katerim koli drugim nacionalnim organom, če upravne pristojnosti, tehnično strokovno znanje ali narava projekta pri izvajanju ne omogočajo druge rešitve, kot velja v primeru legalnega monopola ali varnostnih zahtev. V takih primerih je odgovorni organ upravičenec do nepovratnih sredstev.
2. O razlogih odgovornega organa za delovanje v vlogi izvršilnega organa in za izbiro morebitnih nacionalnih organov za sodelovanje, kot je opisano v odstavku 1, se Komisiji poroča v letnem poročilu o izvajanju iz člena 54 Uredbe (EU) št. 514/2014.
3. Če odgovorni organ projekte izvaja kot izvršilni organ, upošteva načelo gospodarnosti in preprečuje navzkrižja interesov.
4. Upravni sklep o sofinanciranju projekta prek nacionalnega programa vsebuje informacije, potrebne za spremljanje izvajanja sofinanciranih izdelkov in storitev ter za preverjanje nastalih odhodkov.
5. Če je verjetno, da bo odgovorni organ redno nastopal kot izvršilno telo:
(a)
odgovorni organ in revizijski organ nista del istega telesa, razen če revizijski organ poroča zunanjemu telesu in je zagotovljena njegova revizijska neodvisnost, ter
(b)
to ne vpliva na naloge odgovornega organa, kakor so določene v členu 4.
Člen 9
Postopki izbire in dodelitve
1. Razpisi za zbiranje predlogov iz člena 7(1) se objavijo na način, ki zagotavlja odprto konkurenco in ustrezno obveščenost med možnimi upravičenci. Vsakršna večja sprememba razpisa se objavi na enak način.
V razpisih za zbiranje predlogov iz člena 7(1) in (2) se navedejo vsaj:
(a)
cilji;
(b)
merila za izbiro in dodelitev;
(c)
ureditev za financiranje s strani Unije in, če je primerno, države članice, vključno, kjer je to primerno, z možnostjo uporabe višje stopnje sofinanciranja v skladu s členom 16(5) Uredbe (EU) št. 514/2014;
(d)
ureditve in rok za oddajo predlogov;
(e)
pravila o upravičenosti za odhodke;
(f)
trajanje projekta ter
(g)
finančne in druge informacije, ki jih je treba hraniti in sporočati.
2. Odgovorni organ se pred izdajo sklepa o dodelitvi prepriča, ali bodo upravičenci v projektu lahko izpolnili merila za izbiro in dodelitev.
3. Odgovorni organ določi postopke za prejem predlogov. Predloge preveri s formalno, tehnično in proračunsko analizo ter kvalitativno oceno, pri čemer na pregleden in nediskriminatoren način uporabi merila, določena v razpisu za zbiranje predlogov. Pri zavrnitvi predlogov odgovorni organ pisno navede svoje razloge.
4. V sklepu o dodelitvi se navedejo vsaj ime upravičencev, osnovni podatki o projektu in njegovi operativni cilji, najvišji znesek prispevka Unije in najvišja stopnja sofinanciranja skupnih upravičenih stroškov.
5. Odgovorni organ o svojem sklepu pisno obvesti vse prosilce. Neuspešnim kandidatom navede razloge za zavrnitev, pri čemer se sklicuje na merila za izbiro in dodelitev.
Člen 10
Dokumenti, s katerimi se formalizirajo nepovratna sredstva, če odgovorni organ deluje kot organ za dodelitev
1. V primerih, ko odgovorni organ deluje kot organ za dodelitev, določi postopke upravljanja projektov, ki zahtevajo vsaj naslednje:
(a)
podpis sporazumov z upravičenci o dodelitvi nepovratnih sredstev in
(b)
spremljanje sporazumov o nepovratnih sredstvih, vključno z morebitnimi spremembami sporazumov, in sicer z upravnimi sredstvi, kot so korespondenca ali pisna poročila.
2. Sporazum o nepovratnih sredstvih vsebuje ali navaja naslednje:
(a)
najvišji znesek prispevka Unije;
(b)
najvišji odstotek prispevka Unije v skladu z ustrezno posebno uredbo;
(c)
podroben opis in časovni razpored za izvedbo projekta;
(d)
če je primerno, vsako večjo nalogo, ki jo namerava upravičenec oddati v podizvajanje tretjim stranem, skupaj s povezanimi stroški;
(e)
dogovorjeni načrtovani proračun in finančni načrt za projekt, vključno z odhodki in prihodki, v skladu z veljavnimi pravili o upravičenosti;
(f)
metodo za izračun zneska prispevka Unije po zaključku projekta;
(g)
časovni razpored in izvedbene določbe sporazuma, vključno z določbami o obveznostih poročanja ter spremembah in prenehanju sporazuma;
(h)
operativne cilje projekta, vključno s količinsko opredeljenimi cilji in kazalniki, o katerih se poroča;
(i)
določbe, ki zahtevajo, da upravičenec pravočasno zbere potrebne podatke za skupne kazalnike, določene v posebni uredbi, in morebitne posebne kazalnike programa, ter da te podatke sporoča vsaj enkrat letno;
(j)
opredelitev upravičenih stroškov, vključno, če je to primerno, z opisom metodologije za določanje stroškov na enoto, pavšalnih zneskov in pavšalnega financiranja;
(k)
računovodske zahteve in pogoje glede plačila nepovratnih sredstev;
(l)
pogoje glede revizijske sledi;
(m)
določbe o varstvu podatkov in
(n)
določbe o objavljanju.
3. Praviloma se sporazum o nepovratnih sredstvih podpiše pred začetkom katere koli dejavnosti projekta, ki bremeni nacionalni program.
4. Sporazum o dodelitvi nepovratnih sredstev izrecno določa, da imajo Komisija ali njeni predstavniki in Računsko sodišče revizijska pooblastila za izvajanje revizij pri vseh upravičencih, pogodbenikih in podizvajalcih, ki prejmejo sredstva Unije v okviru nacionalnega programa, in sicer tako za preglede dokumentacije kot preglede na kraju samem.
Člen 11
Dokumenti, s katerimi se formalizirajo nepovratna sredstva, če odgovorni organ deluje kot izvršilni organ
1. V primerih, ko odgovorni organ deluje kot izvršilni organ, določi postopke upravljanja projektov, ki zahtevajo vsaj naslednje:
(a)
formalizacijo upravnega sklepa o sofinanciranju projektov in
(b)
spremljanje upravnega sklepa in njegovih morebitnih sprememb, in sicer z upravnimi sredstvi, kot so korespondenca ali pisna poročila.
2. Upravni sklep vsebuje ali navaja naslednje:
(a)
najvišji znesek prispevka Unije;
(b)
najvišji odstotek prispevka Unije v skladu z ustrezno posebno uredbo;
(c)
podroben opis in časovni razpored za izvedbo projekta;
(d)
če je primerno, vsako večjo nalogo, ki jo namerava upravičenec oddati v podizvajanje tretjim stranem, skupaj s povezanimi stroški;
(e)
dogovorjeni načrtovani proračun in finančni načrt za projekt, vključno z odhodki in prihodki, v skladu z veljavnimi pravili o upravičenosti;
(f)
metodo za izračun zneska prispevka Unije po zaključku projekta;
(g)
operativne cilje projekta, vključno s količinsko opredeljenimi cilji in kazalniki, ki se uporabljajo;
(h)
določbo, s katero se od odgovornega organa zahteva, da zbira in vsaj enkrat letno sporoča potrebne podatke za skupne kazalnike, določene v posebni uredbi, in morebitne posebne kazalnike programa ter da tudi te sporoča vsaj enkrat letno;
(i)
opredelitev upravičenih stroškov, vključno, če je to primerno, z opisom metodologije za določanje stroškov na enoto, pavšalnih zneskov in pavšalnega financiranja;
(j)
računovodske zahteve in pogoje glede plačila nepovratnih sredstev;
(k)
pogoje glede revizijske sledi;
(l)
določbe o varstvu podatkov in
(m)
določbe o objavljanju.
3. Praviloma se upravni sklep sprejme pred začetkom katere koli dejavnosti projekta, ki bremeni nacionalni program.
4. Upravni sklep izrecno določa, da imajo Komisija ali njeni predstavniki in Računsko sodišče revizijska pooblastila za izvajanje revizij pri vseh upravičencih, pogodbenikih in podizvajalcih, ki prejmejo sredstva Unije v okviru nacionalnega programa, in sicer tako za preglede dokumentacije kot preglede na kraju samem.
POGLAVJE III
STATUS REVIZIJSKEGA ORGANA IN NJEGOVE OBVEZNOSTI GLEDE REVIZIJ
Člen 12
Status revizijskega organa
1. V skladu z drugim pododstavkom člena 59(5) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 in v skladu s členom 25(1)(b) Uredbe (EU) št. 514/2014 revizijski organ deluje neodvisno od odgovornega organa. Šteje se, da funkcionalna neodvisnost obstaja, če med revizijskim in odgovornim organom ni neposredne hierarhične povezave in če je revizijski organ v svojih mnenjih in izjavah popolnoma avtonomen.
2. Vse revizijsko delo se izvaja v skladu z mednarodno sprejetimi standardi revidiranja.
Člen 13
Zunanje izvajanje revizij
Revizijski organ lahko izvajanje svojega revizijskega dela deloma prenese na drugo revizijsko telo pod pogojem, da je to telo funkcionalno neodvisno od odgovornega organa. Revizijski organ ohrani odgovornost za delo, preneseno na zunanjega izvajalca.
Revizije, prenesene na zunanjega izvajalca, se izvajajo v skladu z mednarodno sprejetimi standardi revidiranja in pod strogim nadzorom revizijskega organa.
Člen 14
Revizije
1. Revizijski organ za predložitev mnenja iz drugega pododstavka člena 59(5) Uredbe (EU, Euratom) št. 966/2012 izvede revizije sistemov in računovodskih izkazov.
2. V revizijah sistemov se preveri, ali so sistemi upravljanja in nadzora odgovornega organa uspešno delovali, tako da so omogočili pridobitev razumnega zagotovila, da so odhodki, vključeni v letne računovodske izkaze, zakoniti in pravilni.Na podlagi teh revizij revizijski organ ugotovi, ali odgovorni organ še naprej izpolnjuje merila za imenovanje iz Priloge.
3. Finančne revizije se izvedejo za pridobitev razumnega zagotovila, da so letni računovodski izkazi resničen in pošten prikaz odhodkov, ki jih je prijavil odgovorni organ.
Da bi revizijski organ sprejel zaključek o tem, ali so računovodski izkazi resničen in pošten prikaz, preveri, ali so vsi elementi plačanih odhodkov in prejetih javnih prispevkov, ki so bili vknjiženi v računovodske izkaze odgovornega organa v proračunskem letu, pravilno evidentirani v računovodskem sistemu in ali ustrezajo spremnim računovodskim evidencam, ki jih vodi odgovorni organ. Revizijski organ na podlagi teh računovodskih izkazov zlasti:
(a)
preveri, ali se skupni znesek upravičenih odhodkov, prijavljenih v Komisiji predloženem zahtevku za plačilo letne izravnave, ujema z odhodki v računovodskih izkazih odgovornega organa in ali so v primeru razlik v računovodskih izkazih navedena ustrezna pojasnila za uskladitvene zneske;
(b)
preveri, ali umaknjeni in izterjani zneski, zneski za izterjavo ter neizterljivi zneski ob koncu proračunskega leta ustrezajo zneskom, vknjiženim v računovodskem sistemu odgovornega organa, in ali so podprti z dokumentiranimi sklepi odgovornega organa;
(c)
preveri, ali je odgovorni organ izvajal upravni nadzor in preglede na kraju samem v skladu s členom 27 Uredbe (EU) št. 514/2014.
Preverjanja iz točk (a), (b) in (c) se lahko izvedejo z vzorčenjem.
4. Revizijski organ v okviru revizij sistemov in računovodskih izkazov ponovno izvede nekatere upravne preglede in preglede na kraju samem, ki jih je opravil že odgovorni organ. Revizijski organ določi obseg revizijskega dela pri ponovni izvedbi pregledov na podlagi svoje ocene tveganja.
5. Če revizijski organ pri reviziji sistemov ali računovodskih izkazov ugotovi pomembne slabosti v uspešnem delovanju sistema upravljanja in nadzora odgovornega organa:
(a)
oceni finančni in operativni učinek teh slabosti;
(b)
pripravi ustrezna priporočila o korektivnih in preventivnih ukrepih za odgovorni organ;
(c)
spremlja, kako odgovorni organ te ukrepe izvaja, in oceni, ali se izvaja akcijski načrt za ponovno vzpostavitev uspešnega delovanja sistemov upravljanja in nadzora.
6. Po zaključku revizijskih dejavnosti iz odstavkov 1, 2 in 3, revizijski organ o svojih ugotovitvah poroča organu za imenovanje, pri čemer med drugim izrazi mnenje o tem, ali odgovorni organ še naprej izpolnjuje merila imenovanje.
7. Revizijski organ zagotovi, da odgovorni organ vse informacije v zvezi z revizijskimi dejavnostmi iz odstavkov 1, 2 in 3 ustrezno sporoči Evropski komisiji.
POGLAVJE IV
KONČNA DOLOČBA
Člen 15
Začetek veljavnosti
Ta uredba začne veljati dan po objavi v Uradnem listu Evropske unije.
Ta uredba je v celoti zavezujoča in se neposredno uporablja v državah članicah v skladu s Pogodbama.
V Bruslju, 25. julija 2014