NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 363/2012
ze dne 23. února 2012
o procedurálních pravidlech pro uznávání kontrolních organizací a odejímání takových uznání stanovených v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010 ze dne 20. října 2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky (1), a zejména na čl. 8 odst. 7 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Cílem nařízení (EU) č. 995/2010 je zejména minimalizovat riziko, že bude na vnitřní trh uvedeno nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva. Kontrolní organizace by měly hospodářským subjektům pomáhat plnit požadavky uvedeného nařízení. Za tímto účelem by měly vyvinout systém náležité péče, udělovat hospodářským subjektům právo jej používat a měly by ověřovat jeho řádné používání.
(2)
Postup, jímž Komise uznává kontrolní organizace, by měl být spravedlivý, transparentní a nezávislý. Žadatelé by tudíž měli být posuzováni poté, co byly konzultovány příslušné orgány členských států a o žadateli byly shromážděny dostatečné informace. Je-li to nezbytné, měly by být součástí shromažďování informací návštěvy v prostorách žadatele.
(3)
Je nezbytné upřesnit odpovídající odborné znalosti a kapacitu, jimiž by kontrolní organizace měly disponovat, aby dokázaly určit, zda dřevo splňuje příslušné právní předpisy v zemi těžby, a navrhnout opatření k posouzení rizika, že nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva budou uvedeny na trh. Není-li zjištěné riziko zanedbatelné, kontrolní organizace by rovněž měla být schopna navrhnout odpovídající opatření k jeho účinné minimalizaci.
(4)
Mělo by být zaručeno, že kontrolní organizace vykonávají své funkce transparentně a nezávisle, že se vyhýbají střetu zájmů při výkonu svých funkcí a že své služby poskytují hospodářským subjektům nediskriminačně.
(5)
O odejmutí uznání by Komise měla rozhodnout postupem, který je spravedlivý, transparentní a nezávislý. Před přijetím rozhodnutí by Komise měla konzultovat dotčené příslušné orgány členských států a měla by shromáždit dostatečné informace a v nezbytných případech provést návštěvy na místě. Dotčeným kontrolním organizacím by mělo být umožněno, aby před přijetím rozhodnutí předložily připomínky.
(6)
Jestliže kontrolní organizace přestane vykonávat funkce nebo plnit požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010, Komise by měla být v souladu se zásadou proporcionality schopna odejmout uznání buď dočasně a/nebo podmínečně, nebo trvale, a to podle toho, jak to vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků.
(7)
Je třeba zaručit, že úroveň ochrany jednotlivců v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů v rámci oblasti působnosti tohoto nařízení, zejména zpracováním osobních údajů v žádostech o uznání jako kontrolní organizace, splňuje požadavky stanovené směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (2) a nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3),
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se kromě definic stanovených v článku 2 nařízení (EU) č. 995/2010 použijí tyto definice:
1)
„dotčenými příslušnými orgány“ se rozumějí příslušné orgány členských států, v nichž jsou kontrolní organizace nebo žadatel o uznání jako kontrolní organizace zákonně usazeni nebo v nichž poskytují služby nebo hodlají poskytovat služby ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES (4);
2)
„doklady o dosažené kvalifikaci“ se rozumějí diplomy, osvědčení a jiné doklady vydané orgánem státu určeným podle právních nebo správních předpisů tohoto státu a osvědčující úspěšné dokončení odborné přípravy;
3)
„odbornou zkušeností“ se rozumí skutečný a zákonný výkon dotčeného povolání.
Článek 2
Žádost o uznání
1. Žádost o uznání jako kontrolní organizace může Komisi podat jakýkoli subjekt, ať veřejný či soukromý, ať se jedná o společnost, korporaci, firmu, podnik, instituci nebo orgán, který je zákonně usazen v Unii.
Subjekt podá žádost v kterémkoli z úředních jazyků Unie společně s dokumenty uvedenými v příloze.
2. Aby byl žadatel uznán jako kontrolní organizace, prokáže, že splňuje všechny požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení.
3. Komise do deseti pracovních dnů od přijetí žádosti potvrdí její přijetí a přidělí žadateli referenční číslo.
Rovněž žadateli poskytne orientační lhůtu, v níž o žádosti rozhodne. Komise informuje žadatele pokaždé, když orientační lhůtu pozmění kvůli potřebě získat dodatečné informace nebo dokumenty pro posouzení žádosti.
4. V případě, že uplynuly tři měsíce od obdržení žádosti nebo od posledního písemného sdělení, které Komise zaslala žadateli, podle toho, které datum nastane později, a Komise dosud nepřijala rozhodnutí o uznání nebo žádost nezamítla, písemně žadatele informuje o pokroku při posuzování žádosti.
První pododstavec se může na vyřízení jedné žádosti použít vícekrát.
5. Komise předá kopii žádosti a podkladů dotčeným příslušným orgánům, které mohou k žádosti podat připomínky do jednoho měsíce od data předání.
Článek 3
Dodatečné dokumenty a přístup do prostor
1. Pokud o to Komise požádá, žadatel nebo dotčené příslušné orgány poskytnou ve stanovené lhůtě veškeré dodatečné informace nebo dokumenty, které Komise požaduje.
2. Žadatel umožní Komisi přístup do svých prostor, aby mohla ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Komise informuje žadatele o návštěvě předem. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
Článek 4
Rozhodnutí o uznání
Pokud Komise přijala rozhodnutí podle čl. 8 odst. 3 nařízení (EU) č. 995/2010, uvědomí o tom dotčeného žadatele do 10 pracovních dnů od data přijetí uvedeného rozhodnutí.
Komise rovněž žadateli neprodleně poskytne osvědčení o uznání a sdělí své rozhodnutí příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 3 druhým pododstavcem nařízení (EU) č. 995/2010, a to ve lhůtě uvedené v prvním odstavci.
Článek 5
Právní subjektivita a zákonné usazení v Unii
1. Je-li žadatel zákonně usazen ve více než jednom členském státě, poskytne informace o svém sídlu, správním ústředí nebo hlavní provozovně v Unii, jakož i o svých agenturách, pobočkách nebo dceřiných společnostech zřízených na území jakéhokoli členského státu. Žadatel rovněž uvede, v kterých členských státech hodlá poskytovat služby.
2. Od žadatele, který je orgánem členského státu nebo součástí tohoto orgánu, se nevyžaduje, aby prokázal svoji právní subjektivitu nebo zákonné usazení v Unii.
Článek 6
Odpovídající odborné znalosti
1. Aby se zaručilo, že kontrolní organizace vykonávající své funkce řádně, jak vyžaduje čl. 8 odst. 2 písm. b) nařízení (EU) č. 995/2010, technicky kvalifikovaní pracovníci žadatele splňují následující minimální kritéria, což je potvrzeno doklady o dosažené kvalifikaci a odborných zkušenostech:
a)
formální odborná příprava v oboru souvisejícím s funkcemi kontrolní organizace;
b)
u vyšších technických pozic, alespoň pětiletá odborná zkušenost ve funkci související s funkcemi kontrolní organizace.
Pro účely písmene a) prvního pododstavce jsou za příslušné obory považovány obory týkající se lesnictví, životního prostředí, práva, řízení podniku, řízení rizik, obchodu, auditu, finanční kontroly nebo řízení zásobovacího řetězce.
2. Žadatel vede záznamy, které dokumentují povinnosti a odpovědnosti jeho pracovníků. Žadatel má zavedeny postupy pro sledování výkonnosti a technické kvalifikace svých pracovníků.
Článek 7
Kapacita umožňující výkon funkcí kontrolní organizace
1. Žadatel prokáže, že disponuje:
a)
organizační strukturou, která zaručuje řádný výkon funkcí kontrolní organizace;
b)
systémem náležité péče, který budou mít hospodářské subjekty k dispozici a budou jej používat;
c)
politikami a postupy, které umožňují hodnotit a zdokonalovat systém náležité péče;
d)
postupy a procesy k ověření, že hospodářské subjekty používají jeho systém náležité péče řádným způsobem;
e)
postupy pro nápravná opatření, která se přijmou v případě, že hospodářský subjekt nepoužívá jeho systém náležité péče řádným způsobem.
2. Kromě požadavků v odstavci 1 žadatel prokáže, že disponuje finanční a technickou kapacitou pro výkon funkcí kontrolní organizace.
Článek 8
Nepřítomnost střetu zájmů
1. Žadatel je organizován tak, aby chránil objektivitu a nestrannost svých činností.
2. Žadatel určuje, analyzuje a vede záznamy, které dokumentují rizika střetu zájmů v důsledku výkonu funkcí kontrolní organizace včetně střetů vyplývajících ze vztahů se souvisejícími subjekty nebo subdodavateli.
3. Bylo-li zjištěno riziko střetu zájmů, žadatel má zavedeny písemné politiky a postupy, aby zabránil střetům zájmů na úrovni organizace i jednotlivce. Jsou udržovány a prováděny písemné politiky a postupy. Tyto politiky a postupy mohou zahrnovat audity prováděné třetí stranou.
Článek 9
Informace o následných změnách
1. Kontrolní organizace neprodleně informuje Komisi o kterékoli z následujících situací, k nimž dojde poté, co byla uznána:
a)
změna, která může ovlivnit schopnost této kontrolní organizace plnit požadavky v článcích 5 až 8, k níž došlo poté, co byla organizace uznána;
b)
kontrolní organizace zřídí v Unii jiné agentury, pobočky nebo dceřiné společnosti, než jaké uvedla v žádosti;
c)
kontrolní organizace se rozhodne poskytovat služby v jiných členských státech, než jaké uvedla v žádosti, nebo v členském státě, v němž podle prohlášení přestala své služby poskytovat v souladu s písmenem d);
d)
kontrolní organizace přestane poskytovat služby v členských státech.
2. Komise sdělí všechny informace obdržené podle odstavce 1 dotčeným příslušným orgánům.
Článek 10
Přezkum rozhodnutí o uznání
1. Komise může rozhodnutí, jímž uznává kontrolní organizaci, kdykoli přezkoumat.
Komise provede tento přezkum v kterékoli z těchto situací:
a)
dotčený příslušný orgán informuje Komisi, že zjistil, že kontrolní organizace nevykonává funkce stanovené v čl. 8 odst. 1 nařízení (EU) č. 995/2010 nebo neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010, jak stanoví články 5 až 8 tohoto nařízení;
b)
Komise disponuje příslušnými informacemi včetně opodstatněných obav vyjádřených třetími stranami, že kontrolní organizace neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 1 a 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení;
c)
kontrolní organizace informovala Komisi o změnách uvedených v čl. 9 odst. 1 písm. a) tohoto nařízení.
2. Je-li zahájen přezkum, je při něm Komisi nápomocen přezkumný tým, jehož úkolem je provádět přezkum a kontroly.
3. Žadatel umožní přezkumnému týmu přístup do svých prostor, aby bylo možné ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
4. Přezkumný tým připraví zprávu, v níž popíše svá zjištění. Ke zprávě o přezkumu se přiloží náležité důkazy.
Zpráva o přezkumu obsahuje doporučení, zda by mělo být uznání kontrolní organizaci odejmuto.
Přezkumný tým zašle zprávu o přezkumu dotčeným příslušnými orgánům. Tyto orgány mohou vznést připomínky do tří týdnů od data předání zprávy.
Přezkumný tým poskytne dotčené kontrolní organizaci shrnutí zjištění a závěrů zprávy. Organizace může přezkumnému týmu předložit připomínky do tří týdnů od data předání shrnutí.
5. Přezkumný tým by měl v zprávě o přezkumu doporučit dočasné a/nebo podmínečné nebo trvalé odejmutí uznání podle toho, jak to podle něj vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků, jestliže určí, že kontrolní organizace nevykonává funkce nebo neplní požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010.
Přezkumný tým může místo toho doporučit, aby Komise vydala oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování nebo aby žádná další opatření nepřijímala.
Článek 11
Rozhodnutí o odejmutí uznání
1. Komise s ohledem na zprávu o přezkumu uvedenou v článku 10 rozhodne, zda dočasně a/nebo podmínečně nebo trvale odejme kontrolní organizaci uznání.
2. Komise může vydat oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování, pokud úroveň zjištěných nedostatků nevede ke zjištění podle čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010, že kontrolní organizace již neplní funkce nebo požadavky uvedené v čl. 8 odst. 2 uvedeného nařízení.
3. Rozhodnutí o odejmutí uznání kontrolní organizace, jakož i oznámení nebo varování podle odstavce 2 se do 10 pracovních dnů od data přijetí sdělí dotčené kontrolní organizaci a příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010.
Článek 12
Ochrana údajů
Tímto nařízením nejsou dotčena pravidla týkající se zpracování osobních údajů stanovená ve směrnici 95/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 13
Závěrečná ustanovení
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 23. února 2012.
REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 363/2012 DA COMISSÃO
de 23 de fevereiro de 2012
respeitante às normas processuais relativas ao reconhecimento e à retirada do reconhecimento às organizações de vigilância conforme previsto no Regulamento (UE) n.o 995/2010 do Parlamento Europeu e do Conselho que fixa as obrigações dos operadores que colocam no mercado madeira e produtos da madeira
(Texto relevante para efeitos do EEE)
A COMISSÃO EUROPEIA,
Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (UE) n.o 995/2010 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 20 de outubro de 2010, que fixa as obrigações dos operadores que colocam no mercado madeira e produtos da madeira (1), nomeadamente o artigo 8.o, n.o 7,
Considerando o seguinte:
(1)
O Regulamento (UE) n.o 995/2010 tem por objetivo, nomeadamente, minimizar o risco de colocação de madeira ilegalmente extraída e produtos dela derivados no mercado interno. As organizações de vigilância devem assistir os operadores no cumprimento dos requisitos desse regulamento. Para esse efeito, devem elaborar sistemas de diligência devida, facultar aos operadores o direito de os utilizarem e verificar a sua utilização correta.
(2)
O processo de reconhecimento das organizações de vigilância pela Comissão deve ser justo, transparente e independente. Assim, os requerentes devem ser avaliados após consulta das autoridades competentes dos Estados-Membros e após recolha de informações suficientes a seu respeito. Se necessário, a recolha de informações deve incluir visitas às instalações do requerente.
(3)
É necessário especificar os conhecimentos adequados e a capacidade que as organizações de vigilância devem ter para determinar se a madeira obedece à legislação aplicável no país de extração e propor medidas para avaliar o risco de colocação de madeira ilegalmente extraída e produtos dela derivados no mercado. Quando o risco identificado não for desprezível, as organizações de vigilância devem também poder propor medidas adequadas para minimizar efetivamente esse risco.
(4)
Há que assegurar que as organizações de vigilância exerçam as suas funções de forma transparente e independente, evitando conflitos de interesses decorrentes das suas funções e prestando os seus serviços aos operadores de forma não discriminatória.
(5)
A Comissão deve decidir sobre a retirada de reconhecimento na sequência de um processo que deve ser justo, transparente e independente. Antes de tomar uma decisão, a Comissão deve consultar as autoridades competentes em causa dos Estados-Membros e deve recolher informações suficientes, incluindo, se necessário, através de visitas in loco. Deve ser dada à organização de vigilância em causa a oportunidade de apresentar as suas observações antes de ser tomada uma decisão.
(6)
Em conformidade com o princípio da proporcionalidade, a Comissão deve poder retirar o reconhecimento quer numa base temporária e/ou condicional, quer permanentemente, consoante o nível das deficiências detetadas o exija, sempre que uma organização de vigilância deixe de exercer as funções ou de cumprir os requisitos estabelecidos no artigo 8.o do Regulamento (UE) n.o 995/2010.
(7)
É necessário assegurar que o nível de proteção das pessoas singulares no que respeita ao tratamento dos seus dados pessoais no âmbito do presente regulamento, nomeadamente em relação ao tratamento dos dados pessoais nos pedidos de reconhecimento como organização de vigilância, seja conforme com o disposto na Diretiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de outubro de 1995, relativa à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (2), e no Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de dezembro de 2000, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (3),
ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
Artigo 1.o
Definições
Para efeitos do presente regulamento são aplicáveis, além das definições constantes do artigo 2.o do Regulamento (UE) n.o 995/2010, as seguintes definições:
1) «Autoridades competentes em causa»: autoridades competentes dos Estados-Membros nos quais uma organização de vigilância ou um requerente de reconhecimento como organização de vigilância se encontram legalmente estabelecidos ou nos quais prestam serviços ou tencionam prestar serviços, na aceção da Diretiva 2006/123/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (4);
2) «Comprovativo de qualificações profissionais»: diplomas, certificados e outros títulos emitidos por uma autoridade de um Estado, designada em conformidade com disposições legislativas ou administrativas desse Estado, e que sancionam uma formação profissional;
3) «Experiência profissional»: o exercício efetivo e regulamentar da profissão em causa.
Artigo 2.o
Pedido de reconhecimento
1. Qualquer entidade, pública ou privada, sendo uma sociedade, firma, empresa, instituição ou autoridade legalmente estabelecida na União, pode apresentar à Comissão um pedido de reconhecimento como organização de vigilância.
A entidade deve apresentar o pedido em qualquer das línguas oficiais da União, juntamente com os documentos indicados no anexo.
2. Para ser reconhecido como organização de vigilância, um requerente deve demonstrar que cumpre todos os requisitos estabelecidos no artigo 8.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 995/2010 e nos artigos 5.o a 8.o do presente regulamento.
3. A Comissão acusa a receção do pedido e atribui ao requerente um número de referência no prazo de dez dias úteis a contar da data da receção.
Comunica também ao requerente um prazo indicativo dentro do qual tomará uma decisão sobre o pedido. A Comissão informa o requerente sempre que revir o prazo indicativo devido à necessidade de obter informações ou documentos suplementares para a avaliação do pedido.
4. Se tiverem decorrido três meses desde a receção de um pedido ou da última comunicação, por escrito, da Comissão a um requerente, caso esta seja posterior, e a Comissão não tiver adotado uma decisão de reconhecimento ou rejeitado o pedido, a Comissão informa o requerente, por escrito, dos progressos na avaliação do pedido.
O primeiro parágrafo pode ser aplicável mais do que uma vez durante o tratamento de um pedido.
5. A Comissão transmite uma cópia do pedido e dos documentos comprovativos às autoridades competentes em causa, que podem apresentar observações sobre o pedido no prazo de um mês a contar da data da transmissão.
Artigo 3.o
Documentos suplementares e acesso às instalações
1. A pedido da Comissão, um requerente ou as autoridades competentes em causa devem apresentar as informações ou os documentos suplementares exigidos pela Comissão dentro de um prazo especificado.
2. O requerente deve proporcionar à Comissão acesso às suas instalações para que esta verifique que cumpre todos os requisitos estabelecidos no artigo 8.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 995/2010 e nos artigos 5.o a 8.o do presente regulamento. A Comissão informa antecipadamente o requerente das visitas. As autoridades competentes em causa podem participar na visita.
O requerente deve prestar a assistência necessária para facilitar essas visitas.
Artigo 4.o
Decisão de reconhecimento
Sempre que adote uma decisão de reconhecimento nos termos do artigo 8.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 995/2010, a Comissão notifica o requerente em questão no prazo de dez dias úteis a contar da data de adoção dessa decisão.
A Comissão emite também sem demora ao requerente um certificado de reconhecimento e comunica a sua decisão às autoridades competentes de todos os Estados-Membros, em conformidade com o artigo 8.o, n.o 3, segundo parágrafo, do Regulamento (UE) n.o 995/2010, dentro do prazo referido no primeiro parágrafo.
Artigo 5.o
Personalidade jurídica e estabelecimento legal na União
1. Se estiver estabelecido legalmente em mais de um Estado-Membro, o requerente deve prestar informações sobre a sua sede social, administração central ou estabelecimento principal na União, assim como sobre todas as suas agências, sucursais ou filiais estabelecidas no território de qualquer Estado-Membro. O requerente deve declarar também quais os Estados-Membros em que tenciona prestar serviços.
2. Não é exigido aos requerentes que sejam, ou façam parte de, uma autoridade de um Estado-Membro que façam prova da sua personalidade jurídica e estabelecimento legal na União.
Artigo 6.o
Conhecimentos adequados
1. A fim de assegurar que as organizações de vigilância exerçam adequadamente as suas funções conforme exigido pelo artigo 8.o, n.o 2, alínea b), do Regulamento (UE) n.o 995/2010, o pessoal tecnicamente competente de um requerente deve cumprir os seguintes critérios mínimos, atestados por comprovativos de qualificações profissionais e de experiência profissional:
a)
Formação profissional comprovada em matéria pertinente para as funções de uma organização de vigilância;
b)
No caso dos postos técnicos superiores, pelo menos cinco anos de experiência profissional em funções relacionadas com as que incubem a uma organização de vigilância.
Para efeitos do primeiro parágrafo, alínea a), são consideradas matérias pertinentes as matérias relacionadas com a silvicultura, o ambiente, o direito, a gestão de empresas, a gestão dos riscos, o comércio, a auditoria, o controlo financeiro ou a gestão da cadeia de abastecimento.
2. Os requerentes devem manter registos que documentem os deveres e responsabilidades do seu pessoal. Os requerentes devem dispor de procedimentos para vigiar o desempenho e a competência técnica do seu pessoal.
Artigo 7.o
Capacidade para exercer as funções de organização de vigilância
1. Os requerentes devem demonstrar que dispõem de:
a)
Uma estrutura organizativa que assegure um exercício adequado das funções de uma organização de vigilância;
b)
Um sistema de diligência devida a disponibilizar aos operadores e a utilizar por estes;
c)
Políticas e procedimentos que permitam avaliar e melhorar o sistema de diligência devida;
d)
Procedimentos e processos para verificar se os operadores utilizam corretamente os seus sistemas de diligência devida;
e)
Procedimentos para ações corretivas a empreender caso um operador não utilize adequadamente o seu sistema de diligência devida.
2. Além dos requisitos do n.o 1, os requerentes devem demonstrar que dispõem de capacidade financeira e técnica para exercer as funções de organismo de vigilância.
Artigo 8.o
Inexistência de conflitos de interesses
1. Os requerentes devem estar organizados de modo a salvaguardar a objetividade e a imparcialidade das suas atividades.
2. Os requerentes devem identificar, analisar e manter registos que documentem os riscos de conflitos de interesses decorrentes do respetivo exercício das funções de organismo de vigilância, incluindo eventuais conflitos decorrentes das suas relações com organismos ou subcontratantes ligados a esse exercício.
3. Se tiver sido identificado um risco de conflito de interesses, o requerente deve dispor de políticas e de procedimentos escritos para evitar conflitos de interesses a nível da organização e individual. As políticas e os procedimentos escritos devem ser mantidos e aplicados. Essas políticas e procedimentos podem incluir auditorias por terceiros.
Artigo 9.o
Informações sobre alterações subsequentes
1. As organizações de vigilância devem informar imediatamente a Comissão caso qualquer das situações seguintes ocorra após o seu reconhecimento:
a)
Uma alteração que possa afetar a capacidade da organização de vigilância de cumprir os requisitos estabelecidos nos artigos 5.o a 8.o, que tenha ocorrido após o seu reconhecimento;
b)
O estabelecimento na União, pela organização de vigilância, de agências, sucursais ou filiais que não as declaradas no seu pedido;
c)
A decisão, pela organização de vigilância, de prestar serviços num Estado-Membro não declarado no seu pedido ou num Estado-Membro em que tenha declarado ter cessado a prestação de serviços, em conformidade com a alínea d);
d)
A cessação, pela organização de vigilância, da prestação de serviços em qualquer Estado-Membro.
2. A Comissão comunica todas as informações obtidas nos termos do n.o 1 às autoridades competentes em causa.
Artigo 10.o
Revisão da decisão de reconhecimento
1. A Comissão pode rever em qualquer momento uma decisão de reconhecimento de uma organização de vigilância.
A Comissão efetua essa revisão em qualquer das seguintes situações:
a)
Uma autoridade competente em causa informa a Comissão de que verificou que uma organização de vigilância deixou de exercer as funções previstas no artigo 8.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 995/2010 ou de cumprir os requisitos estabelecidos no artigo 8.o, n.o 2, do mesmo regulamento, conforme especificado nos artigos 5.o a 8.o do presente regulamento;
b)
A Comissão dispõe de informações pertinentes, incluindo preocupações fundamentadas de terceiros, segundo as quais uma organização de vigilância deixou de cumprir os requisitos estabelecidos no artigo 8.o, n.os 1 e 2, do Regulamento (UE) n.o 995/2010 e nos artigos 5.o a 8.o do presente regulamento;
c)
Uma organização de vigilância informou a Comissão de alterações referidas no artigo 9.o, n.o 1, alínea a), do presente regulamento.
2. Quando for iniciada uma revisão, a Comissão é assistida por uma equipa avaliadora na realização da revisão e das inspeções.
3. O requerente deve proporcionar à equipa avaliadora acesso às suas instalações para que esta verifique que cumpre todos os requisitos estabelecidos no artigo 8.o do Regulamento (UE) n.o 995/2010 e nos artigos 5.o a 8.o do presente regulamento. As autoridades competentes em causa podem participar na visita.
O requerente deve prestar a assistência necessária para facilitar essas visitas.
4. A equipa avaliadora deve elaborar um relatório com as suas conclusões. Devem ser anexados ao relatório de avaliação elementos de prova.
O relatório de avaliação deve conter uma recomendação relativa à eventual retirada do reconhecimento a uma organização de vigilância.
A equipa avaliadora deve enviar o relatório de avaliação às autoridades competentes em causa. Estas autoridades podem apresentar observações no prazo de três semanas a contar da data de transmissão do relatório.
A equipa avaliadora deve transmitir à organização de vigilância em causa uma síntese das constatações e conclusões do relatório. Essa organização pode apresentar observações à equipa avaliadora no prazo de três semanas a contar da data de transmissão da referida síntese.
5. A equipa avaliadora deve recomendar, no seu relatório de avaliação, a retirada do reconhecimento quer numa base temporária e/ou condicional, quer permanentemente, consoante o nível das deficiências detetadas o exija, sempre que verifique que uma organização de vigilância deixou de exercer as funções ou de cumprir os requisitos estabelecidos no artigo 8.o do Regulamento (UE) n.o 995/2010.
A equipa avaliadora pode, em alternativa, recomendar que a Comissão proceda a uma notificação de medidas corretivas, a uma notificação formal ou ao arquivamento do processo.
Artigo 11.o
Decisão de retirada do reconhecimento
1. A Comissão decide retirar o reconhecimento a uma organização de vigilância quer numa base temporária e/ou condicional, quer permanentemente, tendo em conta o relatório de avaliação referido no artigo 10.o.
2. A Comissão pode proceder a uma notificação de medidas corretivas ou a uma notificação formal quando o nível das deficiências detetadas não conduzir à conclusão, em conformidade com o artigo 8.o, n.o 6, do Regulamento (UE) n.o 995/2010, de que a organização de vigilância deixou de exercer as funções ou de cumprir os requisitos estabelecidos no artigo 8.o, n.o 2, desse regulamento.
3. A decisão de retirada do reconhecimento a uma organização de vigilância, bem como a notificação de medidas corretivas ou a notificação formal em conformidade com o n.o 2 são notificadas à organização de vigilância em causa e comunicadas às autoridades competentes de todos os Estados-Membros em conformidade com o artigo 8.o, n.o 6, do Regulamento (CE) n.o 995/2010, no prazo de dez dias úteis a contar da sua adoção.
Artigo 12.o
Proteção de dados
O presente regulamento não prejudica as regras relativas ao tratamento de dados pessoais estabelecidas na Diretiva 95/46/CE e no Regulamento (CE) n.o 45/2001.
Artigo 13.o
Disposições finais
O presente regulamento delegado entra em vigor no vigésimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 23 de fevereiro de 2012.