РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) 2015/212 НА КОМИСИЯТА
от 11 февруари 2015 година
за определяне на правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на техническите спецификации на системата за записване и съхранение на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита, включително данни за отделните участници в операциите, съфинансирани от ОП II
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграф 8, втора алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 463/2014 на Комисията (2) се определят разпоредби, необходими за подготовката на програми. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица („FEAD“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014.
(2)
За целите на член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се определят техническите спецификации на системата за записване и съхранение в компютъризирана форма на данни за всяка операция, които са необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(3)
Подробните технически спецификации на системата за записване и съхранение на данни следва да бъдат достатъчно документирани, за да се осигури одитна пътека на съответствието с правните изисквания.
(4)
Системата за записване и съхранение на данни следва също така да включва подходящи инструменти за търсене и функции за докладване, за да може лесно да се извлича и обединява информацията, съхранявана в нея, за целите на мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(5)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета, отговарящ за Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Общи разпоредби
Системата за записване и съхранение на данни за операциите, посочена в член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, е в съответствие с техническите спецификации, определени в членове 2-5.
Член 2
Защита и запазване на данни и документи, както и на тяхната цялост
1. Достъпът до системата се основава на предварително определени права за различните видове ползватели и се прекратява, когато повече не е необходим.
2. Системата регистрира информация за всеки запис, промяна и заличаване на документи и данни.
3. Системата не позволява промяна на съдържанието на документите с електронен подпис. Генерира се и се свързва с документа, носещ електронен подпис, времеви печат, който удостоверява депозирането на документа и който не може да се променя. Заличаването на такъв документ се регистрира съгласно параграф 2.
4. Данните редовно се подсигуряват в резервен обект. Резервният обект с точно копие на цялото съдържание на електронния архив трябва в случай на извънредна ситуация да бъде готов за незабавно използване.
5. Съоръжението за електронно съхранение се защитава срещу всяка опасност от загуба или промяна на неговата цялост. Тази защита включва физическа защита срещу неподходяща температура и нива на влажност, системи за откриване на пожар и на кражба, подходящи защитни системи срещу вирусни атаки, хакери и всякакъв друг неразрешен достъп.
6. Системата трябва да дава възможност за миграция на данни, формат и компютърни среда на интервали от време, достатъчни, за да се гарантира четливостта и достъпността на документи и данни до края на съответния период, посочен в член 51, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 3
Функции за търсене и докладване
Системата включва:
а)
подходящи инструменти за търсене, позволяващи лесно извличане на документи, данни и техните метаданни;
б)
функция за докладване, даваща възможност за генериране на доклади въз основа на предварително определени критерии, по-специално за данните, определени в Делегиран регламент (ЕС) № 532/2014 на Комисията (3);
в)
възможност за запазване, експортиране или отпечатване на докладите, посочени в буква б), или препратка към външно приложение, предлагащо тази възможност.
Член 4
Документация на системата
Управляващият орган предоставя подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, достъпна при поискване от съответните лица, отговорни за управлението на програмата, от Комисията и от Европейската сметна палата.
Документацията, посочена в първата алинея, представя доказателства за изпълнението на Регламент (ЕС) № 223/2014 в засегнатите държави членки.
Член 5
Сигурност на обмена на информация
Използваната система, се защищава чрез адекватни мерки за сигурност по отношение на класификацията на документите, защитата на информационните системи и личните данни. Тези мерки трябва да са в съответствие с международните стандарти и националните законодателни изисквания.
Мерките за сигурност, посочени в първата алинея, защитават мрежите и предавателните съоръжения, когато използваната система взаимодейства с други модули и системи.
Член 6
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 11 февруари 2015 година.
VYKONÁVACIE NARIADENIE KOMISIE (EÚ) 2015/212
z 11. februára 2015,
ktorým sa stanovujú pravidlá uplatňovania nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 223/2014, pokiaľ ide o technické špecifikácie systému na zaznamenávanie a uchovávanie údajov o každej operácii, ktoré sú potrebné na monitorovanie, hodnotenie, finančné riadenie, overovanie a audit, vrátane údajov o jednotlivých účastníkoch operácií spolufinancovaných z OP II
EURÓPSKA KOMISIA,
so zreteľom na Zmluvu o fungovaní Európskej únie,
so zreteľom na nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 223/2014 z 11. marca 2014 o Fonde európskej pomoci pre najodkázanejšie osoby (1), a najmä na jeho článok 32 ods. 8 druhý pododsek,
keďže:
(1)
Vykonávacie nariadenie Komisie (EÚ) č. 463/2014 (2) obsahuje ustanovenia potrebné na prípravu programov. Na zabezpečenie vykonávania programov financovaných prostredníctvom Fondu európskej pomoci pre najodkázanejšie osoby („FEAD“ - Fund for European Aid to the Most Deprived) je potrebné stanoviť ďalšie ustanovenia na uplatňovanie nariadenia (EÚ) č. 223/2014.
(2)
Na účely článku 32 ods. 2 písm. d) nariadenia (EÚ) č. 223/2014 je potrebné stanoviť technické špecifikácie systému na zaznamenávanie a uchovávanie údajov v elektronickej podobe o každej operácii, ktoré sú potrebné na monitorovanie, hodnotenie, finančné riadenie, overovanie a audit.
(3)
Podrobné technické špecifikácie systému na zaznamenávanie a uchovávanie údajov by mali byť dostatočne zdokumentované, aby zabezpečili audítorský záznam (audit trail) súladu s právnymi požiadavkami.
(4)
Systém na zaznamenávanie a uchovávanie údajov by mal obsahovať aj vhodné vyhľadávacie nástroje a funkcie na podávanie správ tak, aby bolo možné ľahko vyhľadávať a zoskupovať informácie, ktoré sú v ňom uložené na účely monitorovania, hodnotenia, finančného riadenia, overovania a auditu.
(5)
Opatrenia stanovené v tomto nariadení sú v súlade so stanoviskom Výboru pre Fond európskej pomoci pre najodkázanejšie osoby,
PRIJALA TOTO NARIADENIE:
Článok 1
Všeobecné ustanovenia
Systém na zaznamenávanie a uchovávanie údajov o operáciách uvedený v článku 32 ods. 2 písm. d) nariadenia (EÚ) č. 223/2014 musí spĺňať technické špecifikácie stanovené v článkoch 2 až 5.
Článok 2
Ochrana a zachovávanie údajov a dokumentov a ich integrita
1. Prístup k systému sa zakladá na vopred vymedzených právach pre rôzne typy používateľov a v prípade, že už nie je potrebný, musí sa zrušiť.
2. Systém registruje každý záznam, zmenu a vymazanie dokumentov a údajov.
3. Systém neumožňuje zmenu obsahu dokumentov, ktoré sú opatrené elektronickým podpisom. Vytvorí sa časová pečiatka, ktorou sa potvrdzuje uloženie dokumentu a ktorej súčasťou je elektronický podpis a nie je možné ju zmeniť. Vymazanie týchto dokumentov sa registruje v súlade s odsekom 2.
4. Údaje sú pravidelne zálohované. V prípade núdze musí byť k dispozícii záloha s presnou kópiou celého obsahu registra elektronických súborov.
5. Elektronické zariadenie na uchovávanie údajov je chránené pred akýmkoľvek rizikom straty alebo zmeny jeho integrity. Takáto ochrana zahŕňa fyzickú ochranu pred nevhodnou teplotou a stupňom vlhkosti vzduchu, systémy detekcie ohňa a krádeže, primerané systémy ochrany pred útokmi vírusov, hackerov a pred akýmkoľvek iným neoprávneným prístupom.
6. Systém zabezpečuje prenos údajov, formát a počítačové prostredie v intervaloch, ktoré sú dostatočné na to, aby zaručili čitateľnosť a prístupnosť dokumentov a údajov do konca príslušného obdobia uvedeného v článku 51 ods. 1 nariadenia (EÚ) č. 223/2014.
Článok 3
Funkcie vyhľadávania a podávania správ
Systém zahŕňa:
a)
vhodné vyhľadávacie nástroje, ktoré umožňujú ľahké vyhľadávanie dokumentov, údajov a ich metaúdajov;
b)
funkciu podávania správ, ktorá umožňuje vytváranie správ na základe vopred určených kritérií, najmä v prípade údajov stanovených v nariadení (EÚ) č. 532/2014 (3);
c)
možnosť uchovávania, exportovania alebo tlače správ uvedených v písmene b) alebo odkaz na externú aplikáciu, ktorá takúto možnosť ponúka.
Článok 4
Dokumentácia systému
Riadiaci orgán poskytne podrobnú a aktualizovanú prevádzkovú a technickú dokumentáciu týkajúcu sa fungovania a vlastností systému, ku ktorej majú na požiadanie prístup príslušné subjekty zodpovedné za riadenie programu, Komisia a Európsky dvor audítorov.
Dokumentácia uvedená v prvom odseku poskytuje dôkazy o vykonávaní nariadenia (EÚ) č. 223/2014 v príslušnom členskom štáte.
Článok 5
Bezpečnosť výmeny informácií
Používaný systém je chránený primeranými bezpečnostnými opatreniami, pokiaľ ide o triedenie dokumentov a ochranu informačných systémov a osobných údajov. Tieto opatrenia musia byť v súlade s medzinárodnými normami a požiadavkami vnútroštátnych právnych predpisov.
Bezpečnostné opatrenia uvedené v prvom odseku chránia siete a zariadenia na prenos údajov vždy, keď používaný systém pracuje v prepojení s inými modulmi a systémami.
Článok 6
Nadobudnutie účinnosti
Toto nariadenie nadobúda účinnosť dvadsiatym dňom po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie.
Toto nariadenie je záväzné v celom rozsahu a priamo uplatniteľné vo všetkých členských štátoch.
V Bruseli 11. februára 2015