РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА
от 17 март 2015 година
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взе предвид одобрението на Европейския парламент,
в съответствие със специална законодателна процедура,
като има предвид, че:
(1)
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (1) историческите архиви на Съюза се съхраняват и се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от 30 години.
(2)
Задължението за създаване на исторически архиви и за предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно, се прилага спрямо всяка от институциите, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 („институциите“), съгласно установените в него условия.
(3)
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се предвижда, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото, което тя смята за най-подходящо.
(4)
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция, където те се предоставят на разположение на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор между Европейските общности, представлявани от Комисията, и ЕУИ („договор за депозиране“).
(5)
Впоследствие Европейският икономически и социален комитет и Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на договора за депозиране. Европейската инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в ЕУИ по силата на отделно съглашение с него, което беше подписано на 1 юли 2005 г., и съгласно„Правилата за историческите архиви“, които бяха приети от управителния комитет на банката на 7 октомври 2005 г. (2)
(6)
Правителството на Италия предостави на ЕУИ безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на справки на място.
(7)
С депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ се цели да се осигури достъп до архивите от едно-единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се стимулира изследователската дейност във връзка с историята на европейската интеграция и европейските институции. ЕУИ е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в управлението на историческите архиви на Съюза, осигурява съвременни научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за съхранението на тези архиви и извършването на справки в тях, и е международно признат като център за тези архиви.
(8)
Продължаващото депозиране на историческите архиви на институциите в ЕУИ следва да бъде включено в законодателството на Съюза, с цел да бъде отразена ролята на ЕУИ като партньор на институциите в управлението на техните исторически архиви.
(9)
Настоящият регламент следва да се прилага по отношение на всички институции и не следва да променя нито тяхната отговорност да отворят своите исторически архиви за обществеността, нито факта, че всяка институция остава собственик на историческите си архиви.
(10)
Специфичното естество на дейностите на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ) обаче оправдава освобождаването им от предвиденото в настоящия регламент задължение да депозират историческите си архиви в ЕУИ. Съдът и ЕЦБ могат да депозират историческите си архиви в ЕУИ на доброволни начала.
(11)
Когато е възможно, институциите и ЕУИ следва да предоставят на обществеността достъп до историческите архиви в цифров вид с цел по-лесното извършване на справки по интернет.
(12)
Личните данни, които се съдържат в историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ, следва да бъдат обработвани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(13)
В съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 Комисията проведе консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните във връзка със законодателното предложение за настоящия регламент, като той представи становище на 10 октомври 2012 г. (4)
(14)
Подробните разпоредби за управлението на историческите архиви в ЕУИ, включително тяхното депозиране, достъпът до тях и предоставянето им на разположение на обществеността, както и за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ, следва да бъдат предвидени в рамково споразумение за партньорство.
(15)
Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза от страна на ЕУИ следва да се финансират от общия бюджет на Съюза и тези разходи следва да се поемат от всички депозиращи институции.
(16)
Следователно Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 следва да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се изменя, както следва:
1)
Член 8 се изменя, както следва:
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението.
Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи.“
;
б)
добавят се следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала.
4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ.
5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз.
6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище.
7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област.
8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там.
9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви.
10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (5). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал.
Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години.
11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент.
12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ.
2)
Член 9 се изменя, както следва
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи).“
;
б)
добавя се следният параграф:
„3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността.“
3)
Текстът в приложението се добавя като приложение към Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 17 март 2015 година.
NARIADENIE RADY (EÚ) 2015/496
zo 17. marca 2015,
ktorým sa mení nariadenie (EHS, Euratom) č. 354/83 v súvislosti s ukladaním historických archívov inštitúcií v Európskom univerzitnom inštitúte vo Florencii
RADA EURÓPSKEJ ÚNIE,
so zreteľom na Zmluvu o fungovaní Európskej únie, a najmä na jej článok 352,
so zreteľom na návrh Európskej komisie,
po postúpení návrhu legislatívneho aktu národným parlamentom,
so zreteľom na súhlas Európskeho parlamentu,
konajúc v súlade s mimoriadnym legislatívnym postupom,
keďže:
(1)
V súlade s nariadením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 z 1. februára 1983 o otvorení historických archívov Európskeho hospodárskeho spoločenstva a Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu pre verejnosť (1) sa historické archívy Únie uchovávajú a sprístupňujú verejnosti vždy, keď je to možné, po uplynutí 30 rokov.
(2)
Povinnosť zriadiť historické archívy a sprístupniť ich verejnosti, pokiaľ je to možné, sa vzťahuje na každú inštitúciu uvedenú v nariadení (EHS, Euratom) č. 354/83 (ďalej len „inštitúcie“) za podmienok stanovených v tomto nariadení.
(3)
V nariadení (EHS, Euratom) č. 354/83 sa stanovuje, že každá inštitúcia môže držať svoje historické archívy na ktoromkoľvek mieste, ktoré považuje za najvhodnejšie.
(4)
Európsky parlament, Rada a Komisia sa v roku 1984 rozhodli, že svoje historické archívy budú ukladať v Európskom univerzitnom inštitúte (EUI) vo Florencii, kde budú sprístupnené verejnosti. Na tento účel bola 17. decembra 1984 podpísaná zmluva medzi Európskymi spoločenstvami zastúpenými Komisiou a EUI (ďalej len „zmluva o ukladaní“).
(5)
Európsky hospodársky a sociálny výbor a Európsky dvor audítorov medzitým súhlasili s pristúpením k podmienkam zmluvy o ukladaní. Európska investičná banka ukladá svoje historické archívy v EUI podľa osobitného dohovoru s EUI, ktorý bol podpísaný 1. júla 2005 podľa Pravidiel pre historické archívy, ktoré prijal Riadiaci výbor banky 7. októbra 2005 (2).
(6)
Talianska vláda poskytla EUI vhodné priestory na trvalé a voľné využívanie, aby zaistila uchovávanie uložených archívov a ich ochranu v súlade s uznávanými medzinárodnými normami a umožnila prehliadanie na mieste.
(7)
Účelom ukladania historických archívov inštitúcií v EUI je poskytnúť prístup k archívom na jedinom mieste, podporiť ich prehliadanie a podnietiť výskum dejín európskej integrácie a európskych inštitúcií. EUI je renomované stredisko akademického výskumu a vzdelávania so zameraním na Európu a európsku integráciu. Má takmer 30-ročné skúseností so správou historických archívov Únie, poskytuje najmodernejšie archívne priestory a vybavenie na výskum vybudované výslovne na uchovávanie a prehliadanie týchto historických archívov, pričom má medzinárodnú reputáciu ako centrum pre tieto archívy.
(8)
Pokračujúce ukladanie historických archívov inštitúcií v EUI by sa malo ustanoviť v právnych predpisoch Únie, aby sa zohľadnila úloha EUI ako partnera inštitúcií pri správe ich historických archívov.
(9)
Toto nariadenie by sa malo uplatňovať na všetky inštitúcie a nemalo by meniť ich zodpovednosť za sprístupnenie ich historických archívov verejnosti ani ich vlastníctvo týchto archívov.
(10)
Osobitá povaha činností Súdneho dvora Európskej únie a Európskej centrálnej banky však odôvodňuje ich oslobodenie od povinnosti stanovenej v tomto nariadení ukladať svoje historické archívy v EUI. Súdny dvor Európskej únie a Európska centrálna banka môžu svoje historické archívy ukladať v EUI na dobrovoľnom základe.
(11)
Inštitúcie a EUI by podľa možnosti mali sprístupniť historické archívy verejnosti v digitalizovanej a elektronickej podobe, aby uľahčili ich prehliadanie na internete.
(12)
Osobné údaje obsiahnuté v historických archívoch Únie uložených v EUI by sa mali spracúvať v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov (3).
(13)
V súlade s nariadením (ES) č. 45/2001 sa uskutočnili konzultácie s európskym dozorným úradníkom pre ochranu údajov, ktorý 10. októbra 2012 vydal svoje stanovisko (4).
(14)
Podrobné ustanovenia týkajúce sa správy historických archívov v EUI vrátane ich ukladania, prístupu a verejného prehliadania, ako aj vzájomné úlohy a povinnosti inštitúcií a EUI by sa mali stanoviť v rámcovej dohode o partnerstve.
(15)
Náklady na správu historických archívov Únie EUI by sa mali financovať zo všeobecného rozpočtu Únie, pričom tieto náklady by mali znášať všetky ukladajúce inštitúcie.
(16)
Nariadenie (EHS, Euratom) č. 354/83 by sa preto malo zodpovedajúcim spôsobom zmeniť a doplniť,
PRIJALA TOTO NARIADENIE:
Článok 1
Nariadenie (EHS, Euratom) č. 354/83 sa týmto mení takto:
1.
Článok 8 sa mení takto:
a)
Odsek 1 sa nahrádza takto:
„1. Každá inštitúcia s výnimkou Súdneho dvora Európskej únie a Európskej centrálnej banky ukladá v Európskom univerzitnom inštitúte (EUI) vo Florencii dokumenty, ktoré sú súčasťou jej historických archívov a ktoré sprístupnila verejnosti v súlade s týmto nariadením. Ukladanie sa vykonáva v súlade s prílohou.
Bez ohľadu na prvý pododsek môžu ukladajúce inštitúcie z právnych alebo administratívnych dôvodov vylúčiť uloženie niektorých originálnych dokumentov v EUI. V takom prípade uložia mikrofilm alebo elektronickú kópiu takýchto dokumentov.“
b)
Dopĺňajú sa tieto odseky:
„3. Súdny dvor Európskej únie a Európska centrálna banka môžu svoje historické archívy ukladať v EUI na dobrovoľnom základe.
4. Ukladajúce inštitúcie si zachovajú vlastníctvo svojich archívov, ako aj výhradnú zodpovednosť za zloženie dokumentov a súborov, ktoré sú uložené v EUI alebo sú EUI inak sprístupnené.
5. Uloženie historických archívov inštitúcií v EUI nemá vplyv na ochranu archívov, ako sa ustanovuje v článku 2 Protokolu 7 o výsadách a imunitách Európskej únie, ktorý tvorí prílohu k Zmluve o Európskej únii a k Zmluve o fungovaní Európskej únie.
6. EUI zaistí uchovávanie a ochranu uložených archívov. Uchovávanie a ochrana musia vyhovovať uznávaným medzinárodným normám na fyzickú ochranu archívov a prinajmenšom musia dodržiavať technické a bezpečnostné pravidlá, ktoré zodpovedajú pravidlám používaným pri uchovávaní a správe verejných archívov v Taliansku. Na tento účel sa uložené dokumenty uchovávajú v osobitných priestoroch určených na archivovanie.
7. Za zamestnancov určených na správu historických archívov Únie uložených v EUI bude výlučne zodpovedať EUI. EUI zabezpečí, aby zamestnanci určení na správu historických archívov mali požadovanú odbornú kvalifikáciu potrebnú na vykonávanie činnosti v tejto oblasti.
8. Každá ukladajúca inštitúcia má právo dostať informácie týkajúce sa správy svojich archívov EUI a vykonávať inšpekcie archívov, ktoré uložila v EUI.
9. EUI sprístupní verejnosti historické archívy, ktoré získa podľa odsekov 1 a 3. Inštitúcie môžu verejnosti sprístupniť aj kópie tých istých historických archívov.
10. Náklady na správu historických archívov Únie sa financujú prostredníctvom príspevkov všetkých ukladajúcich inštitúcií do príslušnej rozpočtovej položky, a to v rámci limitov ročných rozpočtových prostriedkov, ktoré rozpočtový orgán sprístupnil v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) č. 966/2012 z 25. októbra 2012 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Únie (5). Takéto finančné príspevky nepokrývajú náklady spojené s poskytovaním a úpravou budov a priestorov určených pre archívy a ich pracovníkov.
Výška príspevkov uvedených v prvom pododseku je úmerná relatívnemu rozsahu príslušných plánov pracovných miest ukladajúcich inštitúcií. Každý príspevok sa prepočíta vždy, keď ďalšie inštitúcie začnú ukladať svoje historické archívy v EUI, alebo minimálne každých päť rokov.
11. EUI koná ako spracovateľ v súlade s článkom 2 nariadenia (ES) č. 45/2001 podľa pokynov ukladajúcich inštitúcií. EUI spracúva akékoľvek osobné údaje obsiahnuté v historických archívoch inštitúcií v súlade so zárukami stanovenými v uvedenom nariadení.
12. Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov má naďalej právomoc dohliadať na inštitúcie s ohľadom na spracovanie osobných údajov obsiahnutých v historických archívoch uložených v EUI.
2.
Článok 9 sa mení takto:
a)
Odsek 1 sa nahrádza takto:
„1. Každá inštitúcia prijme vnútorné pravidlá uplatňovania tohto nariadenia. Tie zahŕňajú pravidlá uchovávania historických archívov a ich sprístupňovania verejnosti, ako aj pravidlá o ochrane osobných údajov obsiahnutých v archívoch. Ak je to možné, inštitúcie sprístupnia svoje archívy verejnosti elektronicky vrátane digitalizovaných a pôvodne elektronických archívov a uľahčia ich prehliadanie na internete. Okrem toho zachovávajú dokumenty, ktoré sú k dispozícii vo formách vyhovujúcich osobitným požiadavkám (ako je Braillovo písmo, text písaný veľkými písmenami alebo zvukové záznamy).“
b)
Dopĺňa sa tento odsek:
„3. Komisia v mene ukladajúcich inštitúcií uzavrie s EUI rámcovú dohodu o partnerstve. Rámcová dohoda o partnerstve obsahuje podrobné ustanovenia o vzájomných úlohách a povinnostiach inštitúcií a EUI pri správe historických archívov Únie vrátane ich ukladania, uchovávania, prístupu a verejného prehliadania.“
3.
Text uvedený v prílohe sa dopĺňa ako príloha k nariadeniu (EHS, Euratom) č. 354/83.
Článok 2
Toto nariadenie nadobúda účinnosť dňom nasledujúcim po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie.
Toto nariadenie je záväzné v celom rozsahu a priamo uplatniteľné vo všetkých členských štátoch.
V Bruseli 17. marca 2015