ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
DELEGOVANÉ NARIADENIE KOMISIE (EÚ) č. 1042/2014
z 25. júla 2014,
ktorým sa dopĺňa nariadenie (EÚ) č. 514/2014, pokiaľ ide o určenie zodpovedných orgánov a ich riadiace a kontrolné zodpovednosti a postavenie a povinnosti orgánov auditu
EURÓPSKA KOMISIA,
so zreteľom na Zmluvu o fungovaní Európskej únie,
so zreteľom na nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 514/2014 zo 16. apríla 2014, ktorým sa stanovujú všeobecné ustanovenia o Fonde pre azyl, migráciu a integráciu a o nástroji pre finančnú podporu v oblasti policajnej spolupráce, predchádzania trestnej činnosti, boja proti trestnej činnosti a krízového riadenia (1), a najmä na jeho článok 26 ods. 4 a článok 29 ods. 1,
keďže:
(1)
V záujme zaistenia kontinuity pri vykonávaní predchádzajúcich fondov v rámci všeobecného programu „Solidarita a riadenie migračných tokov“ na roky 2007 - 2013 a osobitných nariadení v medziach rámca na roky 2014 - 2020 bolo nariadenie (EÚ) č. 514/2014 vypracované do veľkej miery podľa pravidiel platných pre predchádzajúce fondy. Do úvahy sa však vzali aj zmeny, ktoré do zdieľaného hospodárenia zaviedlo nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
S cieľom zabezpečiť schopnosť orgánov vykonávajúcich národné programy účinne plniť svoju úlohu a v súlade s cieľmi a prioritami stanovenými v osobitných nariadeniach uvedených v článku 2 písm. a) nariadenia (EÚ) č. 514/2014 by sa mali stanoviť pravidlá na určovanie týchto orgánov, dohľad nad ich určovaním a v prípade potreby pravidlá na ukončenie ich určenia.
(3)
S cieľom zabezpečiť, aby zodpovedným orgánom rozsah ich zodpovedností umožňoval vykonávanie národného programu, je potrebné stanoviť pravidlá vymedzujúce ich riadiace a kontrolné zodpovednosti, a to najmä podmienky, za ktorých môžu niektoré svoje úlohy delegovať alebo zadať externým subjektom.
(4)
Postup výberu a udelenia grantu pri poskytovaní príspevku Únie na základe národných programov by mal byť v súlade so zásadami transparentnosti, nediskriminácie a rovnakého zaobchádzania. Je preto potrebné stanoviť podmienky, za ktorých by členské štáty mali vykonávať akcie na základe národných programov, a najmä určiť, za akých okolností môže projekty priamo realizovať zodpovedný orgán.
(5)
Audity vo všetkých členských štátoch by mali byť účinné, mali by mať primeraný rozsah a mali by sa vykonávať v súlade s medzinárodnými audítorskými štandardmi. Na tento účel by sa malo jasne vymedziť postavenie a audítorské štandardy orgánov auditu.
(6)
Aby sa zabezpečilo, že audítorské činnosti orgánov auditu im budú slúžiť ako podklad pri formulácii audítorských stanovísk, by sa mali vymedziť rôzne druhy audítorských činností.
(7)
Je dôležité, aby sa výsledky činnosti orgánu auditu včas a primeraným spôsobom oznamovali orgánu, ktorý vykonáva určenie, ako aj Európskej komisii. Dôležité je najmä to, aby vyhlásenie hospodáriaceho subjektu a každoročné zhrnutie záverečných audítorských správ a vykonaných kontrol, ktoré sa predkladajú ako súčasť každoročnej žiadosti o platbu, riadne zohľadňovali aj výsledky práce a závery orgánu auditu. Orgán auditu by mal preto ako súčasť svojej audítorskej práce zabezpečiť, aby tieto dokumenty primeraným spôsobom zahŕňali informácie týkajúce sa jeho audítorskej činnosti.
(8)
S cieľom umožniť rýchle uplatňovanie opatrení stanovených v tomto nariadení a predchádzať oneskoreniu pri schvaľovaní a vykonávaní národných programov by toto nariadenie malo nadobudnúť účinnosť dňom nasledujúcim po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie.
(9)
Spojené kráľovstvo a Írsko sú viazané nariadením (EÚ) č. 514/2014, a teda aj týmto nariadením.
(10)
Dánsko nie je viazané nariadením (EÚ) č. 514/2014 ani týmto nariadením,
PRIJALA TOTO NARIADENIE:
KAPITOLA I
VŠEOBECNÉ USTANOVENIA
Článok 1
Vymedzenie pojmov
Na účely tohto nariadenia sa uplatňujú vymedzenia pojmov uvedené v nariadení (EÚ) č. 514/2014. Uplatňujú sa aj tieto vymedzenia pojmov:
a)
„orgán, ktorý vykonáva určenie“ je orgán členského štátu na ministerskej úrovni podľa článku 26 ods. 1 nariadenia (EÚ) č. 514/2014, ktorý určuje zodpovedný orgán;
b)
„príslušné orgány“ sú zodpovedný orgán, orgán auditu a podľa potreby delegovaný orgán, ako sa uvádza v článku 25 ods. 1 nariadenia (EÚ) č. 514/2014;
c)
„SFC 2014“ je elektronický informačný systém zriadený na základe článku 2 vykonávacieho nariadenia Komisie (EÚ) č. 802/2014 (3);
d)
„dohoda o grante“ je dohoda alebo rovnocenná forma právneho dokumentu, na základe ktorej zodpovedný orgán poskytuje granty prijímateľovi na účely realizácie projektu na základe národného programu.
KAPITOLA II
ZODPOVEDNÝ ORGÁN
ODDIEL I
Určenie zodpovedného orgánu
Článok 2
Kritériá a postup na určenie zodpovedného orgánu
1. Subjekt, ktorý má byť určený ako zodpovedný orgán, musí mať administratívnu štruktúru a systém vnútorných kontrol, ktoré spĺňajú kritériá stanovené v prílohe k tomuto nariadeniu (ďalej len „kritériá určenia“). Kritériá určenia sa týkajú:
a)
vnútorného prostredia;
b)
kontrolných činností;
c)
vnútorných informácií a komunikácie;
d)
vnútorného monitorovania a podávania správ.
Členské štáty môžu stanoviť ďalšie kritériá určenia s cieľom zohľadniť veľkosť, zodpovednosti a iné vlastnosti zodpovedného orgánu.
2. Subjekt vykonávajúci audit uvedený v článku 26 ods. 3 nariadenia (EÚ) č. 514/2014 posúdi, či potenciálny zodpovedný orgán spĺňa kritériá určenia stanovené v prílohe, a zdokumentuje svoje zistenia, závery a stanovisko týkajúce sa auditu v audítorskej správe určenej orgánu, ktorý vykonáva určenie.
3. Ak orgán, ktorý vykonáva určenie, nie je presvedčený, že potenciálny zodpovedný orgán spĺňa kritériá určenia, vydá pre tento subjekt osobitné pokyny na nápravu jeho nesúladu a termín na dosiahnutie súladu predtým, ako môže byť určený ako zodpovedný orgán.
Kým sa dosiahne súlad, tento subjekt sa môže dočasne určiť ako zodpovedný orgán na obdobie najviac 12 mesiacov. Dĺžka tohto dočasného obdobia musí byť úmerná zistenému rozsahu nesúladu.
4. Po určení zodpovedného orgánu členský štát túto skutočnosť bezodkladne oznámi Komisii prostredníctvom SFC 2014. Spolu s týmto oznámením členský štát poskytne dokumentáciu, v ktorej stanoví:
a)
hlavné rozdelenie zodpovedností medzi organizačné jednotky zodpovedného orgánu;
b)
v prípade potreby jeho vzťah s delegovanými orgánmi, činnosti, ktoré sa majú delegovať, a hlavné postupy pre dohľad nad týmito delegovanými činnosťami a
c)
zhrnutie hlavných postupov na vybavovanie finančných pohľadávok prijímateľov a povoľovanie a zaznamenávanie výdavkov.
Článok 3
Dohľad nad zodpovedným orgánom a preskúmanie určenia
1. Orgán, ktorý vykonáva určenie, vykonáva dohľad nad zodpovedným orgánom, a to najmä na základe informácií uvedených v článku 14 ods. 2 tohto nariadenia, a v prípade všetkých zistených nedostatkov prijíma následné opatrenia.
2. Členské štáty zabezpečia, aby sa informácie, ktoré naznačujú, že zodpovedný orgán už nespĺňa kritériá určenia, oznámili bezodkladne orgánu, ktorý vykonáva určenie.
3. Ak zodpovedný orgán už nespĺňa v plnej miere kritériá určenia alebo ak je jeho systém vnútorných kontrol natoľko nedostačujúci, že narúša jeho schopnosť plniť si úlohy, orgán, ktorý vykonáva určenie, stanoví pre zodpovedný orgán skúšobnú dobu. V takýchto prípadoch vypracuje orgán, ktorý vykonáva určenie, pre zodpovedný orgán plán nápravy, ktorý sa má vykonať v lehote zodpovedajúcej závažnosti nesúladu alebo nedostatkov. Táto lehota nesmie prekročiť 12 mesiacov od začiatku skúšobnej doby.
4. Orgán, ktorý vykonáva určenie, bezodkladne informuje Komisiu o akomkoľvek pláne nápravy vypracovanom podľa odseku 3 a bude Komisiu informovať o jeho napredovaní.
5. Ak sa určenie zodpovedného orgánu ukončí, orgán, ktorý vykonáva určenie, bezodkladne určí iný zodpovedný orgán v súlade s článkom 26 nariadenia (EÚ) č. 514/2014 a článkom 2 tohto nariadenia s cieľom zabezpečiť neprerušené vyplácanie platieb prijímateľom.
6. Ak Komisia zistí, že si členský štát nesplnil svoju povinnosť vypracovať plán nápravy podľa odseku 3 alebo že si zodpovedný orgán ponechal určenie bez toho, aby vykonal plán nápravy v stanovenej lehote, Komisia rieši všetky zostávajúce nedostatky prostredníctvom postupu na overovanie súladu stanoveného v článku 47 nariadenia (EÚ) č. 514/2014.
ODDIEL II
Riadiace a kontrolné zodpovednosti zodpovedného orgánu
Článok 4
Úlohy zodpovedného orgánu
Zodpovedný orgán riadi a vykonáva národný program v súlade so zásadami riadneho finančného hospodárenia. Jeho úlohou je:
a)
konzultovať s partnermi v súlade s článkom 12 ods. 1 nariadenia (EÚ) č. 514/2014;
b)
zabezpečiť riadne fungovanie monitorovacieho výboru uvedeného v článku 12 ods. 4 nariadenia (EÚ) č. 514/2014;
c)
prostredníctvom SFC 2014 predložiť Komisii návrh národného programu uvedený v článku 14 nariadenia (EÚ) č. 514/2014 a všetky následné revízie;
d)
v súlade so zásadami riadneho finančného hospodárenia vymedziť a stanoviť pravidlá oprávnenosti pre projekty a náklady na projekty pre všetky činnosti, ktorými sa zabezpečí rovnaké zaobchádzanie a zabráni sa akémukoľvek konfliktu záujmov;
e)
organizovať a zverejňovať výzvy na predkladanie ponúk a návrhov a organizovať a zverejňovať následný výber a zadávanie projektov, ktoré sa majú financovať na základe národného programu, v súlade s rozsahom pôsobnosti a cieľmi osobitných nariadení uvedených v článku 2 písm. a) nariadenia (EÚ) č. 514/2014 a s kritériami uvedenými v článku 9 tohto nariadenia;
f)
zabezpečiť, aby boli zavedené systémy na zber údajov potrebných na podávanie správ Komisii o spoločných ukazovateľoch a ukazovateľoch špecifických pre program, spolu s inými údajmi o vykonávaní daného programu a realizácii projektov;
g)
prijímať platby od Komisie a vyplácať ich prijímateľom;
h)
zabezpečovať súlad a komplementárnosť spolufinancovania na základe osobitných nariadení a v rámci iných relevantných vnútroštátnych nástrojov a nástrojov Únie;
i)
monitorovať projekty a kontrolovať, či boli výdavky vykázané na projekty skutočne vynaložené a či sú v súlade s pravidlami Únie a vnútroštátnymi pravidlami;
j)
zabezpečiť existenciu elektronického systému zaznamenávania a uchovávania účtovných záznamov o každom projekte na základe národného programu a zber údajov o vykonávaní a realizácii, ktoré sú potrebné pre finančné riadenie, monitorovanie, kontrolu a hodnotenie;
k)
bez toho, aby boli dotknuté vnútroštátne účtovné pravidlá, zabezpečiť, aby prijímatelia a iné subjekty zapojené do realizácie projektov financovaných na základe národného programu viedli buď samostatný účtovný systém, alebo mali vhodné kódové označenie účtov pre všetky transakcie súvisiace s daným projektom;
l)
zabezpečiť, aby sa hodnotenia národného programu uvedené v článku 56 a článku 57 ods. 1 nariadenia (EÚ) č. 514/2014 vykonávali v príslušných lehotách;
m)
zabezpečiť, aby nezávislí hodnotitelia dostali všetky informácie týkajúce sa riadenia národného programu potrebné na účely vykonania hodnotenia uvedeného v článku 56 a článku 57 ods. 1 nariadenia (EÚ) č. 514/2014 a na sformulovanie hodnotiaceho posudku;
n)
stanoviť postupy na zabezpečenie toho, aby všetky dokumenty týkajúce sa výdavkov, rozhodnutí a kontrolných činností mali požadovaný audítorský záznam (audit trail) a boli uchovávané v súlade s vykonávacími nariadeniami Komisie prijatými na základe článku 27 ods. 5 nariadenia (EÚ) č. 514/2014;
o)
zabezpečiť, aby orgán auditu dostával na účely vykonávania auditov podľa článku 29 nariadenia (EÚ) č. 514/2014 a formulovania audítorského stanoviska všetky potrebné informácie o uplatňovaných postupoch riadenia a kontroly a o výdavkoch financovaných na základe osobitných nariadení;
p)
vypracúvať správy o vykonávaní uvedené v článku 54 nariadenia (EÚ) č. 514/2014 a hodnotiace správy uvedené v článku 57 ods. 1 nariadenia (EÚ) č. 514/2014 a predkladať ich Komisii prostredníctvom SFC 2014;
q)
vypracúvať žiadosti o platbu v súlade s článkom 44 nariadenia (EÚ) č. 514/2014 a predkladať ich Komisii prostredníctvom SFC 2014;
r)
vykonávať informačné a propagačné činnosti a šíriť výsledky programu v súlade s článkom 53 nariadenia (EÚ) č. 514/2014;
s)
vykonávať administratívne kontroly a kontroly na mieste v súlade s článkom 27 nariadenia (EÚ) č. 514/2014;
t)
spolupracovať s Komisiou a so zodpovednými orgánmi v iných členských štátoch a
u)
reagovať na zistenia orgánu auditu buď ich riešením, alebo, ak zistenia orgánu auditu nie sú prijaté, poskytnutím podrobného odôvodnenia.
Článok 5
Delegovaný orgán
1. Zodpovedný orgán môže delegovať niektoré alebo všetky úlohy na delegovaný orgán v súlade s článkom 25 ods. 1 písm. c) nariadenia (EÚ) č. 514/2014. Pri delegovaní úloh sa musí postupovať v súlade so zásadami riadneho finančného hospodárenia a musí sa zabezpečiť dodržanie zásady nediskriminácie a viditeľnosť financovania z prostriedkov Únie. Delegované úlohy nesmú viesť ku konfliktom záujmov.
2. Rozsah úloh, ktoré zodpovedný orgán deleguje na delegovaný orgán, a podrobné postupy na ich plnenie sa musia stanoviť v dokumente, ktorý podpíše zodpovedný orgán a delegovaný orgán. Akt o delegovaní musí obsahovať aspoň:
a)
príslušné osobitné nariadenie;
b)
úlohu(-y), ktorá(-é) bola(-i) na delegovaný orgán delegovaná(-é);
c)
povinnosť delegovaného orgánu overiť, či prijímatelia dodržiavajú pravidlá Únie a vnútroštátne pravidlá;
d)
povinnosť delegovaného orgánu zaviesť a udržiavať organizačnú štruktúru a systém riadenia a kontroly prispôsobené jeho povinnostiam;
e)
informácie a podporné dokumenty, ktoré má delegovaný orgán predkladať zodpovednému orgánu, a lehoty, ktoré má dodržiavať, a
f)
mechanizmus zodpovedného orgánu pre dohľad nad delegovaným orgánom.
3. Podľa článku 25 ods. 1 písm. a) nariadenia (EÚ) č. 514/2014 sa komunikácia s Komisiou nesmie delegovať. Delegovaný orgán komunikuje s Komisiou prostredníctvom zodpovedného orgánu.
4. Ak delegovaným orgánom nie je subjekt verejnej správy alebo súkromnoprávny subjekt poverený vykonávaním verejnej služby, ktorý sa riadi vnútroštátnym právom, zodpovedný orgán naň nesmie delegovať výkonné právomoci, ktoré umožňujú veľkú mieru voľného uváženia a zahŕňajú politické rozhodnutia.
5. Zodpovedný orgán je naďalej zodpovedný za úlohy, ktoré delegoval. Zodpovedný orgán pravidelne preskúmava delegované úlohy, aby sa uistil, že vykonaná práca je uspokojivá a je v súlade s pravidlami Únie a vnútroštátnymi pravidlami.
6. Pokiaľ ide o delegované úlohy, toto nariadenie sa uplatňuje na delegovaný orgán analogicky.
Článok 6
Zadávanie úloh externým subjektom
Zodpovedný orgán môžu niektoré svoje úlohy zadať externým subjektom. Naďalej však za tieto úlohy zodpovedá.
Zodpovedný orgán pravidelne preskúmava úlohy zadané externým subjektom, aby sa uistil, že vykonaná práca je uspokojivá a je v súlade s pravidlami Únie a vnútroštátnymi pravidlami.
ODDIEL III
Povinnosti zodpovedného orgánu, pokiaľ ide o verejné intervencie
Článok 7
Úloha zodpovedného orgánu pôsobiaceho ako udeľujúci orgán
1. Vo všeobecnosti platí, že zodpovedný orgán udeľuje granty na projekty v rámci národného programu na základe otvorených výziev na predkladanie návrhov.
2. Zodpovedný orgán môže udeľovať granty na projekty na základe užšej výzvy na predkladanie návrhov.
Užšie výzvy na predkladanie návrhov sú prístupné len pre vybrané organizácie vzhľadom na špecifický charakter projektu alebo technické či administratívne právomoci subjektov vyzvaných na predloženie návrhov.
Odôvodnenie využitia užšej výzvy na predkladanie návrhov sa uvedie vo výzve na predkladanie návrhov.
3. Zodpovedný orgán môže udeliť granty priamo v prípadoch, keď špecifický charakter projektu alebo technické či administratívne právomoci príslušných subjektov neponechávajú žiadnu inú možnosť, ako napríklad v prípade monopolov de jure alebo de facto.
Odôvodnenie využitia priameho udelenia grantu sa uvedie v rozhodnutí o udelení grantu.
4. V riadne odôvodnených prípadoch, medzi ktoré patrí pokračovanie viacročných projektov, ktoré boli vybrané po predchádzajúcej výzve na predkladanie návrhov, alebo núdzové situácie, sa granty môžu udeliť bez výzvy na predkladanie návrhov.
Odôvodnenie využitia priameho udelenia grantu bez výzvy na predkladanie návrhov sa uvedie v rozhodnutí o udelení grantu.
5. Ak zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán, prijímateľom grantu udeleného v súlade s týmto článkom nesmie byť ani zodpovedný orgán, ani žiadny delegovaný orgán.
6. Zodpovedný orgán určí, kto udeľuje granty, a zabezpečí, aby sa zabránilo konfliktom záujmov, a to najmä v prípadoch, ak sú žiadateľmi vnútroštátne subjekty.
Článok 8
Podmienky, za ktorých zodpovedný orgán pôsobí ako vykonávajúci subjekt
1. Zodpovedný orgán sa môže rozhodnúť realizovať projekty priamo - či už samostatne, alebo v spolupráci s iným vnútroštátnym orgánom - v dôsledku administratívnych právomocí, technických odborných znalostí alebo preto, že vlastnosti projektu neponechávajú žiadnu inú možnosť na realizáciu (napríklad monopol de jure alebo bezpečnostné požiadavky). V takýchto prípadoch je prijímateľom grantu zodpovedný orgán.
2. Dôvody zodpovedného orgánu na to, aby pôsobil ako vykonávajúci subjekt a vybral si akékoľvek spolupracujúce vnútroštátne orgány podľa odseku 1, sa oznamujú Komisii vo výročnej správe o vykonávaní uvedenej v článku 54 nariadenia (EÚ) č. 514/2014.
3. Pri realizácii projektov dodržiava zodpovedný orgán pôsobiaci ako vykonávajúci subjekt zásadu dosiahnutia primeranej hodnoty za vynaložené prostriedky a predchádza konfliktom záujmov.
4. Správne rozhodnutie o spolufinancovaní projektu na základe národného programu musí obsahovať všetky informácie potrebné na monitorovanie realizácie spolufinancovaných výrobkov a služieb a na kontrolu vynaložených výdavkov.
5. Ak je pravdepodobné, že zodpovedný orgán bude pôsobiť ako vykonávajúci subjekt pravidelne:
a)
zodpovedný orgán a orgán auditu nesmú tvoriť súčasť toho istého subjektu, s výnimkou prípadu, keď orgán auditu podlieha externému subjektu a jeho audítorská nezávislosť je zaručená, a
b)
úlohy zodpovedného orgánu uvedené v článku 4 nie sú dotknuté.
Článok 9
Postup výberu a udeľovania grantov
1. Výzvy na predkladanie návrhov podľa článku 7 ods. 1 sa zverejňujú spôsobom, ktorý zabezpečí verejnú súťaž a primeranú propagáciu medzi potenciálnymi prijímateľmi. Akákoľvek podstatná zmena v týchto výzvach sa zverejní rovnakým spôsobom.
Vo výzvach na predkladanie návrhov podľa článku 7 ods. 1 a 2 sa uvedú aspoň:
a)
ciele;
b)
podmienky účasti a kritériá na vyhodnotenie návrhov;
c)
mechanizmy financovania zo strany Únie a prípadne vnútroštátneho financovania vrátane možnosti uplatniť vyššiu mieru spolufinancovania, ak je to relevantné, v súlade s článkom 16 ods. 5 nariadenia (EÚ) č. 514/2014;
d)
mechanizmy a konečný dátum na predkladanie návrhov;
e)
pravidlá oprávnenosti pre výdavky;
f)
trvanie projektu a
g)
finančné a ďalšie informácie, ktoré sa majú uchovávať a oznamovať.
2. Pred prijatím rozhodnutia o udelení grantu sa zodpovedný orgán ubezpečí, že prijímatelia zapojení do projektu sú schopní splniť podmienky účasti a kritériá na vyhodnotenie návrhov.
3. Zodpovedný orgán stanoví postupy na prijímanie návrhov. Návrhy podrobí formálnej, technickej a rozpočtovej analýze a kvalitatívnemu hodnoteniu, pričom transparentným a nediskriminačným spôsobom uplatní podmienky a kritériá stanovené vo výzve na predkladanie návrhov. Zodpovedný orgán písomne zaznamená dôvody zamietnutia ostatných návrhov.
4. V rozhodnutí o udelení grantu musia byť uvedené aspoň mená prijímateľov, základné údaje o projekte a jeho operačných cieľoch, maximálna výška príspevku Únie a maximálna miera spolufinancovania celkových oprávnených nákladov.
5. Zodpovedný orgán písomne oznámi všetkým žiadateľom svoje rozhodnutie. Neúspešných žiadateľov informuje o dôvodoch zamietnutia s odkazom na podmienky účasti a kritériá na vyhodnotenie návrhov.
Článok 10
Dokumenty, ktorými sa formalizujú granty v prípade, keď zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán
1. V prípadoch, keď zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán, stanoví postupy riadenia projektov, v rámci ktorých sa bude vyžadovať aspoň:
a)
podpísanie dohôd o grante s prijímateľmi a
b)
monitorovanie dohôd o grante (vrátane akýchkoľvek zmien týchto dohôd) administratívnymi prostriedkami, ako je výmena korešpondencie alebo písomné správy.
2. V dohode o grante sú obsiahnuté alebo sa uvádzajú tieto údaje:
a)
maximálna výška príspevku Únie;
b)
maximálny percentuálny podiel príspevku Únie v súlade s príslušným osobitným nariadením;
c)
podrobný opis a harmonogram projektu;
d)
akákoľvek prípadná väčšia úloha, ktorú má prijímateľ v úmysle zadať tretím stranám, ako aj súvisiace náklady;
e)
odsúhlasený predbežný rozpočet a finančný plán pre projekt vrátane výdavkov a príjmov, v súlade so stanovenými pravidlami oprávnenosti;
f)
metóda na výpočet výšky príspevku Únie pri ukončení projektu;
g)
ustanovenia dohody týkajúce sa harmonogramu a realizácie vrátane ustanovení o povinnosti predkladať správy, ako aj o zmenách a ukončení dohody;
h)
operačné ciele projektu vrátane kvantifikovaných cieľov a ukazovateľov, o ktorých sa majú podávať správy;
i)
ustanovenie, v ktorom sa od prijímateľa vyžaduje, aby včas zozbieral požadované údaje týkajúce sa spoločných ukazovateľov stanovených v osobitnom nariadení, ako aj ukazovateľov špecifických pre program a aby tieto údaje nahlasoval aspoň raz ročne;
j)
vymedzenie oprávnených nákladov, vrátane - ak je to relevantné - opisu metodiky na určenie jednotkových nákladov, jednorazových platieb a paušálneho financovania;
k)
požiadavky na vedenie účtovníctva a podmienky týkajúce sa vyplatenia grantu;
l)
podmienky týkajúce sa audítorského záznamu (audit trail);
m)
ustanovenia týkajúce sa ochrany údajov a
n)
ustanovenia týkajúce sa propagácie.
3. Vo všeobecnosti platí, že dohoda o grante sa musí podpísať pred tým, než sa začnú vykonávať projektové činnosti financované v rámci národného programu.
4. V dohode o grante sa výslovne stanoví, že Komisia alebo jej zástupcovia a Dvor audítorov majú právomoc vykonávať na základe dokumentov a kontrol na mieste audit u všetkých prijímateľov grantov, dodávateľov a subdodávateľov, ktorým boli poskytnuté finančné prostriedky Únie na základe národného programu.
Článok 11
Dokumenty, ktorými sa formalizujú granty v prípade, že zodpovedný orgán pôsobí ako vykonávajúci subjekt
1. V prípadoch, keď zodpovedný orgán pôsobí ako vykonávajúci subjekt, stanoví postupy riadenia projektov, v rámci ktorých sa bude vyžadovať aspoň:
a)
formalizácia správneho rozhodnutia o spolufinancovaní projektov a
b)
monitorovanie tohto správneho rozhodnutia (a akýchkoľvek jeho zmien) administratívnymi prostriedkami, ako je výmena korešpondencie alebo písomné správy.
2. V správnom rozhodnutí sú obsiahnuté alebo sa uvádzajú tieto údaje:
a)
maximálna výška príspevku Únie;
b)
maximálny percentuálny podiel príspevku Únie v súlade s príslušným osobitným nariadením;
c)
podrobný opis a harmonogram projektu;
d)
akákoľvek prípadná väčšia úloha, ktorú má prijímateľ v úmysle zadať tretím stranám, ako aj súvisiace náklady;
e)
odsúhlasený predbežný rozpočet a finančný plán pre projekt vrátane výdavkov a príjmov, v súlade so stanovenými pravidlami oprávnenosti;
f)
metóda na výpočet výšky príspevku Únie pri ukončení projektu;
g)
operačné ciele projektu vrátane kvantifikovaných cieľov a ukazovateľov, ktoré sa majú používať;
h)
ustanovenie, v ktorom sa od zodpovedného orgánu vyžaduje, aby zozbieral požadované údaje týkajúce sa spoločných ukazovateľov stanovených v osobitnom nariadení, ako aj ukazovateľov špecifických pre program a aby tieto údaje nahlasoval aspoň raz ročne;
i)
vymedzenie oprávnených nákladov, vrátane - ak je to relevantné - opisu metodiky na určenie jednotkových nákladov, jednorazových platieb a paušálneho financovania;
j)
požiadavky na vedenie účtovníctva a podmienky týkajúce sa vyplatenia grantu;
k)
podmienky týkajúce sa audítorského záznamu (audit trail);
l)
ustanovenia týkajúce sa ochrany údajov a
m)
ustanovenia týkajúce sa propagácie.
3. Vo všeobecnosti platí, že správne rozhodnutie sa musí prijať pred tým, než sa začnú vykonávať projektové činnosti financované v rámci národného programu.
4. V správnom rozhodnutí sa výslovne stanoví, že Komisia alebo jej zástupcovia a Dvor audítorov majú právomoc vykonávať na základe dokumentov a kontrol na mieste audit u všetkých prijímateľov grantov, dodávateľov a subdodávateľov, ktorým boli poskytnuté finančné prostriedky Únie na základe národného programu.
KAPITOLA III
POSTAVENIE ORGÁNU AUDITU A POVINNOSTI TÝKAJÚCE SA AUDITOV
Článok 12
Postavenie orgánu auditu
1. V súlade s článkom 59 ods. 5 druhým pododsekom nariadenia (EÚ, Euratom) č. 966/2012 a článkom 25 ods. 1 písm. b) nariadenia (EÚ) č. 514/2014 musí byť orgán auditu funkčne nezávislý od zodpovedného orgánu. Požiadavka na funkčnú nezávislosť sa považuje za splnenú, ak neexistuje priamy hierarchický vzťah medzi orgánom auditu a zodpovedným orgánom a ak je orgán auditu v plnej miere nezávislý, pokiaľ ide o jeho stanoviská a vyhlásenia.
2. Všetky audítorské činnosti sa musia vykonávať v súlade s medzinárodne uznávanými audítorskými štandardmi.
Článok 13
Audítorská práca zadávaná externým subjektom
Orgán auditu môže časť svojej audítorskej práce externe zadať inému subjektu vykonávajúcemu audit za predpokladu, že tento subjekt je funkčne nezávislý od zodpovedného orgánu. Zodpovedný orgán naďalej nesie zodpovednosť za prácu, ktorú zadal externým subjektom.
Externe zadávané audity sa musia vykonávať v súlade s medzinárodne uznávanými audítorskými štandardmi a orgán auditu ich musí dôkladne monitorovať a podrobiť dohľadu.
Článok 14
Audity
1. Orgán auditu vykonáva systémový a finančný audit, aby mohol predložiť stanovisko podľa článku 59 ods. 5 druhého pododseku nariadenia (EÚ, Euratom) č. 966/2012.
2. Úlohou systémových auditov je overiť, či systémy riadenia a kontroly zodpovedného orgánu fungovali účinne, a či tak poskytujú primeranú istotu, že výdavky uvedené v ročnej účtovnej závierke boli zákonné a správne.Na základe týchto auditov orgán auditu rozhodne, či zodpovedný orgán naďalej spĺňa kritériá určenia stanovené v prílohe.
3. Finančné audity sa vykonávajú s cieľom poskytnúť primeranú istotu, že ročná účtovná závierka poskytuje pravdivý a verný obraz o výdavkoch, ktoré vykázal zodpovedný orgán.
S cieľom dospieť k záveru, či táto účtovná závierka poskytuje pravdivý a verný obraz, musí orgán auditu overiť, či všetky zložky vyplatených výdavkov a príspevkov prijatých z verejných zdrojov, ktoré sú zahrnuté do účtovnej závierky zodpovedného orgánu za daný rozpočtový rok, boli správne zaznamenané do účtovného systému a či zodpovedajú podkladovým účtovným záznamom vedeným zodpovedným orgánom. Orgán auditu na základe tejto účtovnej závierky predovšetkým:
a)
overí, či celková suma oprávnených výdavkov vykázaných v žiadosti o platbu ročného zostatku, ktorá bola predložená Komisii, zodpovedá výdavkom v účtovnej závierke zodpovedného orgánu, a v prípade rozdielov overí, či bolo v účtoch na zosúladenie súm poskytnuté primerané vysvetlenie;
b)
overí, či vybrané a vrátené sumy, sumy, ktoré sa majú vrátiť, a nevymožiteľné sumy na konci rozpočtového roka zodpovedajú sumám zahrnutým v účtovnom systéme zodpovedného orgánu a či sú podložené zdokumentovanými rozhodnutiami zodpovedného orgánu;
c)
zistí, či zodpovedný orgán vykonal administratívne kontroly a kontroly na mieste v súlade s článkom 27 nariadenia (EÚ) č. 514/2014.
Overenia uvedené v písmenách a), b) a c) možno vykonávať na základe vzorky.
4. Ako súčasť svojich systémových a finančných auditov orgán auditu opätovne vykoná niektoré administratívne kontroly alebo kontroly na mieste vykonané zodpovedným orgánom. Orgán auditu stanoví rozsah opätovného vykonania auditu na základe hodnotenia rizík.
5. Ak orgán auditu v rámci systémového alebo finančného auditu zistí vážne nedostatky v účinnom fungovaní systémov riadenia a kontroly zodpovedného orgánu, vykoná tieto kroky:
a)
posúdi finančný a operačný dosah týchto nedostatkov;
b)
zodpovednému orgánu odporučí primerané nápravné a preventívne opatrenia;
c)
monitoruje vykonávanie týchto opatrení zo strany zodpovedného orgánu a posúdi, či bol zavedený akčný plán na obnovu účinného fungovania systémov riadenia a kontroly.
6. Po ukončení audítorských činností uvedených v odsekoch 1, 2 a 3 orgán auditu oznámi orgánu, ktorý vykonáva určenie, svoje zistenia vrátane toho, či podľa jeho názoru zodpovedný orgán naďalej spĺňa kritériá určenia.
7. Orgán auditu zabezpečí, aby zodpovedný orgán primeraným spôsobom oznámil Európskej komisii všetky informácie, ktoré sa týkajú audítorských činností orgánu auditu uvedených v odsekoch 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVEREČNÉ USTANOVENIE
Článok 15
Nadobudnutie účinnosti
Toto nariadenie nadobúda účinnosť dňom nasledujúcim po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie.
Toto nariadenie je záväzné v celom rozsahu a priamo uplatniteľné v členských štátoch v súlade so zmluvami.
V Bruseli 25. júla 2014