32001R1049
L 145/43
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 1049/2001 НА EВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 30 май 2001 година
относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност, и по-специално член 255, параграф 2 от него,
като взеха предвид предложението на Комисията (1),
съгласно процедурата, посочена в член 251 от Договора (2),
като имат предвид, че:
(1)
Член 1, втора алинея от Договора за създаване на Европейския съюз е посветен на понятието за откритост, като посочва, че Договорът отбелязва нов етап в процеса на създаване на все по-тесен съюз между народите на Европа, в който решенията се вземат възможно най-открито и възможно най-близо до неговите граждани.
(2)
Откритостта дава възможност на гражданите да участват в процеса на вземане на решения и е гаранция за по-голяма законност, ефективност и отговорност на управление на гражданите в демократична система. Откритостта допринася за засилване на принципите на демокрация и за спазването на основните права, както е определено в член 6 от Договора за създаване на ЕС и в Хартата за основните права на Европейския съюз.
(3)
Заключенията от заседанията на Европейския съвет от Бирмингам, Единбург и Копенхаген подчертаха необходимостта от въвеждане на по-голяма прозрачност в работата на институциите на Съюза. Настоящият регламент консолидира вече предприетите от институциите инициативи за подобряване на прозрачността в процеса на вземане на решения.
(4)
Настоящият регламент цели да даде възможно най-голяма гласност на правото на публичен достъп до документите и да установи основните принципи и ограничения съгласно член 255, параграф 2 от Договора за ЕО.
(5)
Тъй като въпросът за достъпа до документи не се разглежда в Договора за създаване на Европейската общност за въглища и стомана и в Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, Европейският парламент, Съветът и Комисията следва, в съответствие с Декларация № 41 към Заключителния акт от Договора от Амстердам, да изготвят насоки от настоящия регламент по отношение на документи в областите, разглеждани в тези два договора.
(6)
По-широк достъп до документи следва да бъде предоставен в случаите, когато институциите функционират като законодатели, включително съгласно чужди пълномощия, като се следи за запазването на ефективността на процеса на вземане на решения от институциите. До тези документи следва да бъде осигурен пряк достъп във възможно най-голяма степен.
(7)
В съответствие с член 28, параграф 1 и член 41, параграф 1 от Договора за създаване на ЕС правото на достъп се прилага също така за документи, свързани с общата външна политика и политиката на сигурност и с полицейското и съдебното сътрудничество по наказателноправни въпроси. Всяка институция следва да спазва тези правила за сигурност.
(8)
С цел да се гарантира пълното прилагане на настоящия регламент във всички области на дейност на Съюза, всички създадени от институциите агенции следва да прилагат принципите, установени в настоящия регламент.
(9)
Някои документи, поради изключително чувствителния им характер, следва да бъдат обект на специална обработка. Договореностите за информиране на Европейския парламент за съдържанието на такива документи следва да се уреждат чрез споразумения между институциите.
(10)
За да се допринесе за по-голяма откритост в работата на институциите, Европейският парламент, Съветът и Комисията трябва да предоставят достъп не само до документите, изготвени от институциите, но и до получените от тях документи. В този контекст е препоръчително да се припомни, че Декларация № 35 към Заключителния акт на Договора от Амстердам предвижда, че една държава-членка може да изиска от Комисията или от Съвета да не предоставя на трети страни документ, издаден от тази държава, без предварителното ѝ съгласие.
(11)
По принцип до всички документи на институциите следва да бъде осигурен публичен достъп. Въпреки това следва да се защитават някои публични и частни интереси, като се използва режимът на изключенията. На институциите следва да бъде предоставена възможност да защитят своите вътрешни консултации и преговори, когато това е необходимо предвид запазване на възможност за изпълнение на задачите им. При оценка на изключенията институциите следва да отчитат принципите на законодателството на Общността по отношение на защитата на личните данни във всички области на дейност на Съюза.
(12)
Всички правила относно достъпа на документи до институциите следва да бъдат в съответствие с настоящия регламент.
(13)
С цел гарантиране на пълното спазване на правото на достъп следва да се предвиди прилагането на двуетапна административна процедура, съчетана с допълнителна възможност за обжалване пред съда или подаване на жалба пред омбудсмана.
(14)
Всяка институция следва да предприема необходимите мерки за информиране на обществеността за новите разпоредби, които са в сила, и да обучава своя персонал за подпомагане на гражданите при упражняването на техните права съгласно настоящия регламент. С цел да улесни гражданите при упражняването на правата си всяка институция следва да предостави достъп до регистър с документи.
(15)
Въпреки че настоящият регламент няма за предмет, нито цели изменение на националното законодателство в областта на достъпа до документи, очевидно е все пак, че по силата на принципа за лоялно сътрудничество в отношенията между държавите-членки и институциите държавите-членки следва да следят да не бъде засегнато правилното прилагане на настоящия регламент и следва да бъдат спазени правилата за сигурност на институциите.
(16)
Настоящият регламент не засяга съществуващите права на достъп до документи за държавите-членки, съдебните или следствените органи.
(17)
В съответствие с член 255, параграф 3 от Договора за ЕС всяка институция в своя процедурен правилник определя специални разпоредби относно достъпа до нейните документи. Решение 93/731/ЕО на Съвета от 20 декември 1993 г. относно публичния достъп до документи на Съвета (3), Решение 94/90/ЕОВС, ЕО, Евратом на Комисията от 8 февруари 1994 г. относно публичния достъп до документи на Комисията (4), Решение 97/632/ЕО, ЕОВС, Евратом на Европейския Парламент от 10 юли 1997 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент (5), както и правилата относно поверителния характер на Шенгенските документи следва, ако е уместно, да бъдат изменени или отменени,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Цел
Целта на настоящият регламент е:
а)
да определи принципите, условията и границите, на базата на съображения за обществен или частен интерес, които регулират правото на достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (наричани по-долу „институциите“), посочени в член 255 от Договора за ЕО, с цел гарантиране на възможно най-широк достъп до документите;
б)
да установи правилата, гарантиращи възможно най-лесно упражняване на това право; и
в)
да насърчава добрите административни практики относно достъпа до документи.
Член 2
Бенефициери и приложно поле
1. Всеки гражданин на Съюза и всяко физическо или юридическо лице, пребиваващо или чието седалище според учредителния акт е в държава-членка, има право на достъп до документите на институциите, при условие че са спазени принципите, условията и ограниченията, определени в настоящия регламент.
2. Институциите могат, при спазване на същите принципи, условия и ограничения, да разрешат достъп до документите на всяко физическо или юридическо лице, което не пребивава или няма седалище според учредителния акт в държава-членка.
3. Настоящият регламент се прилага за всички документи, държани от институцията, т.е. които са изготвени или получени от нея и са нейно притежание, във всички области на дейност на Европейския съюз.
4. Без да се засягат членове 4 и 9, документите се предоставят за достъп на обществеността било въз основа на писмено заявление, било пряко в електронна форма или чрез използването на регистър. По-конкретно документи, изготвени или получени в хода на законодателна процедура, са пряко достъпни в съответствие с член 12.
5. Документи, квалифицирани като чувствителни съгласно определението в член 9, параграф 1, са предмет на специална обработка в съответствие с този член.
6. Настоящият регламент не засяга правата на публичен достъп до документи, притежание на институциите, които евентуално са на базата на инструменти на международното право или актове на тези институции, към които се прилагат тези данни.
Член 3
Определения
По смисъла на настоящия регламент:
а)
„документ“ означава всякаква информация, която се съдържа на независимо какъв информационен носител (на хартиен носител или в електронна форма, звукозапис, видео- или аудио-визуален запис) и касаеща области, свързани с политиките, дейностите и решенията, които попадат в сферата на компетенциите на съответната институция;
б)
„трети страни“ е всяко физическо или юридическо лице или образувание, което се явява външно за съответната институция, включително държавите-членки, другите институции или органи на Общността или институции и органи извън Общността, както и трети страни.
Член 4
Изключения
1. Институциите отказват достъп до документи в случаите, когато оповестяването им засяга защитата на:
а)
обществения интерес по отношение на:
-
обществената сигурност,
-
отбраната и военните въпроси,
-
международните отношения,
-
финансовата, валутната или икономическата политика на Общността или на държава-членка;
б)
частния живот и личната неприкосновеност, и по-специално в съответствие със законодателството на Общността относно защитата на личните данни.
2. Институциите отказват достъп до документи в случаите, когато оповестяването би засегнало защитата на:
-
търговските интереси на физическо или юридическо лице, включително по отношение на интелектуалната собственост,
-
съдебните процедури и правни становища,
-
целите на дейности по инспектиране, разследване и одит,
освен ако по-висш обществен интерес не диктува оповестяването на посочения документ.
3. Достъпът до документ, изготвен от дадена институция за вътрешно ползване или получен от институция и третиращ въпрос, по който тя все още не е взела решение, се отказва в случаите, когато оповестяването на документа би засегнало сериозно процеса на вземане на решение на тази институция, освен ако по-висш обществен интерес не диктува оповестяването на посочения документ.
Достъпът до документ, съдържащ становища, които са за вътрешно ползване, като част от предварителни обсъждания и консултации на въпросната институция, се отказва, дори и след вземането на решение, когато разпространението на документа би засегнало сериозно процеса на вземане на решения от институцията, освен ако по-висш обществен интерес не диктува оповестяването на посочения документ.
4. По отношение на документи на трета страна институцията се консултира с третата страна, за да определи дали е приложимо някое от изключенията, предвидени в параграф 1 или 2, освен ако не става ясно, че документът се оповестява или не.
5. Една държава-членка може да поиска от институция да не оповестява документ, издаден от тази държава, без да има предварителното ѝ съгласие.
6. Ако само част от искания документ е обект на едно или няколко от горепосочените изключения, останалите части на документа се разпространяват.
7. Изключенията, както са установени в параграфи 1, 2 и 3, се прилагат само за периода, през който защитата по отношение на съдържанието на документа е обоснована. Изключенията могат да се прилагат за максимален период от тридесет години. В случаите на документи, които са предмет на изключение във връзка със защита на лична неприкосновеност или търговски интереси, и в случай на чувствителни документи може при необходимост този период да е по-голям от определения по-горе.
Член 5
Документи в държавите-членки
Когато държава-членка получи заявка за достъп до документ, който е нейно притежание и е оповестен от определена институция, държавата-членка се консултира със съответната институция преди вземане на решение, за да не застраши постигането на целите на настоящия регламент.
Вместо това държавата-членка може да предостави искането на самата институция.
Член 6
Заявления за достъп
1. Заявленията за достъп до документ се формулират в писмена форма, включително и с електронни средства, на един от езиците, посочени в член 314 от Договора за ЕС, и се изготвят достатъчно точно, за да могат институциите да идентифицират документа. Заявителят не е длъжен да мотивира заявката си.
2. Ако дадена заявка не е достатъчно точна, институцията приканва заявителя да внесе разяснения и му помага за това, като например му предоставя информация за употребата на публичните документални регистри.
3. В случай на заявление за много голям документ или за голям брой документи въпросната институция може да се съгласува неофициално със заявителя за намиране на справедливо решение.
4. Институциите предоставят информация и съдействие на гражданите за условията на подаване на заявления за достъп до документи.
Член 7
Обработване на първоначални заявления
1. Заявление за достъп до документ се разглеждат по най-бързия начин. Уведомление за получаване се изпраща на заявителя. В рамките на петнадесет работни дни от регистрацията на заявлението институцията или разрешава достъп до искания документ и го предоставя в същия срок, в съответствие с член 10, или в писмен отговор съобщава на заявителя мотивите за пълния или частичния отказ, като го информира и за правото му да представи потвърждение на заявката в съответствие с параграф 2 от настоящия член.
2. В случай на пълен или частичен отказ заявителят може в срок петнадесет работни дни след получаване на отговора на институцията да внесе потвърждение на заявлението с цел тя да преразгледа своята позиция по въпроса.
3. По изключение, например когато едно заявление се отнася до много голям документ или до голям брой документи, срокът, предвиден в параграф 1, може да бъде удължен с петнадесет работни дни, като предварително се нотифицира заявителят и като се предостави мотивирано описание на причините.
4. Липсата на отговор на институцията в съответния срок дава право на заявителя да депозира потвърждение на заявлението.
Член 8
Обработване на потвърдителни заявления
1. Потвърдителните заявления се разглеждат по най-бързия начин. В рамките на петнадесет работни дни от регистрирането на такова заявление институцията разрешава достъп до искания документ и го предоставя в същия срок, в съответствие с член 10, или в писмен отговор излага мотивите за пълния или частичния отказ на достъп. В случай на пълен или частичен отказ на достъп до документа институцията информира заявителя за начините на обжалване, на които има право, а именно обжалване пред съда и/или подаване на жалба до омбудсмана, съгласно условията, установени в членове 230 и 195 от Договора за създаване на ЕО.
2. По изключение, например при заявления, отнасящи се до твърде голям документ или до голям брой документи, срокът, предвиден в параграф 1, може да бъде удължен с петнадесет работни дни, като заявителят е нотифициран предварително за това и са предоставени подробно причините.
3. Липсата на отговор на институцията в рамките на съответния срок се счита за отрицателен отговор и дава право на заявителя да образува съдебно производство срещу институцията и/или да подаде жалба до омбудсмана съгласно прилаганите разпоредби от Договора за създаване на ЕО.
Член 9
Обработка на чувствителни документи
1. Чувствителни документи са документите, издадени от институции или създадени от тях агенции от държавите-членки, от трети страни или от международни организации, класифицирани като „TRÈS SECRET/TOP SECRET“, „SECRET“ или „CONFIDENTIEL“ в съответствие с правилата на съответната институция, които защитават основните интереси на Европейския съюз или на една или няколко от тези държави-членки в областите, уредени в член 4, параграф 1, буква а), конкретно по отношение на обществената сигурност, отбраната и военните въпроси.
2. Заявленията за достъп до чувствителните документи съгласно процедурите, предвидени в членове 7 и 8, се разглеждат предимно от оторизирани за запознаване с тези документи. Без да се засяга член 11, параграф 2, тези лица трябва също така да преценят позоваванията на тези чувствителни документи, които биха могли да фигурират в публичния регистър.
3. Чувствителните документи се вписват в регистъра или се предоставят, при условие че има съгласие на органа, който ги е издал.
4. Всяко решение на определена институция да откаже достъп до чувствителен документ се основава на мотиви, които не нарушават интересите, чиято защита е предвидена в член 4.
5. Държавите-членки предприемат необходимите мерки, за да гарантират, че когато обработват заявления за чувствителни документи, ще спазват принципите, оповестени в настоящия член и в член 4.
6. Правилата на институциите по отношение на чувствителните документи се оповестяват публично.
7. Комисията и Съветът информират Европейския парламент относно чувствителните документи в съответствие с разпоредбите, договорени между институциите.
Член 10
Достъп в резултат на заявление
1. Заявителят има достъп до документи като консултира документите на място или като получи копие, включително, когато е необходимо, електронно копие, в зависимост от предпочитанията на заявителя. Разходите за изпълнението и изпращането на копията може да бъдат за сметка на заявителя. Дължимата сума не може да надхвърля реалния разход за издаване и изпращане на копията. При консултация на място или когато броят на копията не надхвърля 20 страници формат А4, както и при директен достъп в електронен формат или в регистър е задължително достъпът да е безплатен.
2. Ако определен документ вече е бил издаден от съответната институция и е леснодостъпен за заявителя, институцията може да изпълни своето задължение и да разреши достъп до документа, като информира заявителя как да получи искания документ.
3. Документите се доставят в съществуващата версия и формат (включително електронна или в друг формат: брайлово писмо, едър шрифт или запис), като се отчита изцяло предпочитанието на заявителя.
Член 11
Регистри
1. За да могат гражданите ефективно да се ползват от правото си, произтичащо от настоящия регламент, всяка институция осигурява достъп до документалния си регистър. Достъпът до регистъра следва да бъде предоставен в електронен формат. Позоваванията на документите се вписват незабавно в регистъра.
2. За всеки документ регистърът съдържа референтен номер (когато е приложимо, включително и позоваване на междуинституционално ниво), като разглежданата тема и/или кратко описание на съдържанието на документа, както и датата, на която документът е получен или изготвен, също се вписват в регистъра. Позоваванията се изготвят по начин, който не предполага защита на интересите в член 4.
3. Институциите незабавно вземат необходимите мерки за съставяне на регистъра, който трябва да действа преди 3 юни 2002 г.
Член 12
Пряк достъп в електронен формат или чрез регистър
1. Институциите следва, доколкото е възможно, да правят документите пряко достъпни за обществото в електронен формат или чрез регистър в съответствие с правилата на въпросните институции.
2. По-конкретно, законодателните документи, т.е. документите, които са изготвени или получени по време на процедурите по приемане на актове, които са правно обвързващи във или за държавите-членки, следва съгласно членове 4 и 9 да бъдат пряко достъпни.
3. Когато е уместно, останалите документи, а именно документите, свързани с изграждането на политика или стратегия, следва да бъдат пряко достъпни.
4. Когато прекият достъп не се предоставя чрез регистър, регистърът максимално точно посочва къде се намира документът.
Член 13
Публикуване в Официален вестник
1. В Официален вестник се публикуват освен актовете, посочени в член 254, параграфи 1 и 2 от Договора за създаване на ЕО и в член 163, първи параграф от Договора за Евратом, при условията на членове 4 и 9 от настоящия регламент и следните документи:
а)
предложенията на Комисията;
б)
приетите от Съвета общи позиции в съответствие с процедурите, посочени в членове 251 и 252 от Договора за създаване на ЕО, както и мотивите, подчертаващи тези общи позиции, както и позициите на Европейския парламент в тези процедури;
в)
рамковите решения и решенията, посочени в член 34, параграф 2 от Договора за създаване на ЕС;
г)
конвенциите, изготвени от Съвет, в съответствие с член 34, параграф 2 от Договора за създаване на ЕС;
д)
конвенциите, подписани между държавите-членки на основата на член 293 от Договора за създаване на ЕО;
е)
сключените от Общността или съгласно член 24 от Договора за създаване на ЕС международни споразумения.
2. Доколкото е възможно, в Официален вестник се публикуват следните документи:
а)
инициативите, представени на Съвета или на държава-членка по силата на член 67, параграф 1 от Договора за създаване на ЕО или съгласно член 34, параграф 2 от Договора за ЕС;
б)
общите позиции, посочени в член 34, параграф 2 от Договора за ЕС;
в)
директиви, различни от тези, посочени в член 254, параграфи 1 и 2 от Договора за създаване на ЕО, решения, различни от тези, посочени в член 254, параграф 1 от Договора за ЕО, препоръки и становища.
3. Всяка институция е свободна да определи свой собствен процедурен правилник, като останалите документи се публикуват в Официален вестник.
Член 14
Информация
1. Всяка институция предприема исканите мерки да информира обществото за правата, от които то може да се ползва по силата на настоящия регламент.
2. Държавите-членки си сътрудничат с институциите при предоставянето на информация на гражданите си.
Член 15
Административна практика в институциите
1. Институциите разработват добри административни практики, за да се улесни упражняването на правото на достъп, гарантирано от настоящия регламент.
2. Институциите създават междуинституционален комитет, който да проучва най-добрите практики, разрешаване на евентуални спорове и обсъждане на бъдещо развитие в областта на публичния достъп до документи.
Член 16
Възпроизвеждане на документи
Настоящият регламент не засяга други действащи правила в областта на авторското право, които биха могли да ограничат правото на трети страни да възпроизвеждат или използват разпространените документи.
Член 17
Отчети
1. Всяка институция публикува годишен отчет за изтеклата година, в който се посочва броят на отказите за разрешаване на достъп от институциите и мотивите за тези откази, както и броят на чувствителни документи, които не са вписани в регистъра.
2. Най-късно до 31 януари 2004 г. Комисията публикува отчет за прилагането на принципите на настоящия регламент и формулира препоръки, включително и предложения за преразглеждането на настоящия регламент, ако е уместно, както и програма за действие, включваща мерките, които да се предприемат от институциите.
Член 18
Мерки за прилагане
1. Всяка институция адаптира своя процедурен правилник към разпоредбите на настоящия регламент. Адаптациите влизат в сила от 3 декември 2001 г.
2. В срок шест месеца от влизането в сила на настоящия регламент Комисията разглежда съвместимостта с настоящия регламент на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отварянето за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (6), с цел да се гарантират запазването и архивирането на документите във възможно най-голяма степен.
3. В срок шест месеца от влизането в сила на настоящия регламент Комисията разглежда съвместимостта на настоящия регламент с действащите правила относно достъпа до документи.
Член 19
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.
Той се прилага от 3 декември 2001 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 май 2001 година.
Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad
van 30 mei 2001
inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie
HET EUROPEES PARLEMENT EN DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap, en met name op artikel 255, lid 2,
Gezien het voorstel van de Commissie(1),
Volgens de procedure van artikel 251 van het Verdrag(2),
Overwegende hetgeen volgt:
(1) In artikel 1, tweede alinea, van het Verdrag betreffende de Europese Unie vindt het begrip "openheid" zijn verankering: het Verdrag markeert een nieuwe etappe in het proces van totstandbrenging van een steeds hechter verbond tussen de volkeren van Europa, waarin de besluiten in zo groot mogelijke openheid en zo dicht mogelijk bij de burger worden genomen.
(2) Deze openheid maakt een betere deelneming van de burgers aan het besluitvormingsproces mogelijk en waarborgt een grotere legitimiteit en meer doelmatigheid en verantwoordelijkheid van de administratie ten opzichte van de burgers binnen een democratisch systeem. Zij draagt bij aan de versterking van de beginselen van democratie en eerbiediging van de grondrechten, zoals vervat in artikel 6 van het Verdrag betreffende de Europese Unie en in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie.
(3) In de conclusies van de te Birmingham, te Edinburgh en te Kopenhagen gehouden bijeenkomsten van de Europese Raad is op de noodzaak gewezen voor een grotere transparantie in het werk van de instellingen van de Unie te zorgen. Deze verordening consolideert de initiatieven die de instellingen al hebben genomen om de doorzichtigheid van het besluitvormingsproces te verbeteren.
(4) Deze verordening heeft tot doel het recht van toegang van het publiek tot documenten maximaal zijn beslag te geven en de voorwaarden en beperkingen van dat recht vast te leggen in overeenstemming met artikel 255, lid 2, van het EG-Verdrag.
(5) Aangezien het vraagstuk van de toegang tot documenten niet in het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Kolen en Staal, noch in het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie is geregeld, dienen het Europees Parlement, de Raad en de Commissie, overeenkomstig Verklaring nr. 41 bij de Slotakte van het Verdrag van Amsterdam, deze verordening als leidraad te nemen voor documenten die betrekking hebben op activiteiten welke onder deze beide verdragen vallen.
(6) Ruimere toegang tot documenten dient te worden verleend in gevallen waarin de instellingen optreden in hun hoedanigheid van wetgever, inbegrepen in het geval van gedelegeerde bevoegdheden, waarbij tegelijkertijd de doeltreffendheid van het besluitvormingsproces van de instelling behouden moet blijven. Dergelijke documenten dienen zo veel mogelijk rechtstreeks toegankelijk te worden gemaakt.
(7) Overeenkomstig artikel 28, lid 1, en artikel 41, lid 1, van het Verdrag betreffende de Europese Unie geldt het recht van toegang eveneens ten aanzien van documenten met betrekking tot het gemeenschappelijk buitenlands en veiligheidsbeleid en tot de politiële en justitiële samenwerking in strafzaken. Elke instelling dient haar eigen veiligheidsregels in acht te nemen.
(8) Teneinde de volledige toepassing van deze verordening op alle activiteiten van de Unie te verzekeren, dienen alle door de instellingen ingestelde agentschappen de in deze verordening vervatte beginselen toe te passen.
(9) Bepaalde documenten vereisen vanwege hun zeer gevoelige inhoud een bijzondere behandeling. Er dienen dan ook regelingen te worden getroffen, door middel van een interinstitutioneel akkoord, over het inlichten van het Europees Parlement over de inhoud van dergelijke documenten.
(10) Teneinde de openheid van de werkzaamheden van de instellingen te verbeteren, dienen het Europees Parlement, de Raad en de Commissie toegang te verlenen niet alleen tot documenten die zij zelf hebben opgesteld, maar ook tot documenten die zij ontvangen hebben. In dit verband zij eraan herinnerd dat volgens Verklaring nr. 35 bij de Slotakte van het Verdrag van Amsterdam, een lidstaat de Commissie of de Raad erom kan verzoeken, een uit die lidstaat afkomstig document zonder diens voorafgaande instemming niet aan derden door te geven.
(11) In beginsel dienen alle documenten van de instellingen voor het publiek toegankelijk te zijn. Dit neemt niet weg dat de bescherming van bepaalde openbare en particuliere belangen door een uitzonderingenregeling dient te worden gewaarborgd. De instellingen dienen het recht te hebben om hun interne raadplegingen en beraadslagingen te beschermen, wanneer dat voor het behoud van hun vermogen om hun taken uit te voeren, noodzakelijk is. Bij het beoordelen van de uitzonderingen dienen de instellingen rekening te houden met de beginselen van de communautaire wetgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens, op alle terreinen van de activiteiten van de Unie.
(12) Alle regels inzake toegang tot de documenten van de instellingen dienen in overeenstemming te zijn met deze verordening.
(13) Om ervoor te zorgen dat het recht van toegang ten volle wordt geëerbiedigd, dient een administratieve procedure in twee fasen te worden gevolgd, met de aanvullende mogelijkheid van beroep op de rechter of een klacht bij de ombudsman.
(14) Iedere instelling dient de nodige maatregelen te nemen om het publiek van de nieuwe geldende bepalingen in kennis te stellen en om haar personeel op te leiden zodat het de burgers die zich op hun rechten uit deze verordening beroepen, kan bijstaan. Om het de burgers gemakkelijker te maken hun rechten uit te oefenen, dient iedere instelling een documentenregister open te stellen.
(15) Deze verordening heeft weliswaar noch tot doel noch tot gevolg de nationale wetgevingen ter zake van toegang tot documenten te wijzigen, maar het spreekt vanzelf dat de lidstaten, gelet op het beginsel van loyale samenwerking dat hun betrekkingen met de instellingen regelt, erop zullen toezien dat aan de goede toepassing van deze verordening geen afbreuk wordt gedaan en dat de veiligheidsregels van de instellingen worden geëerbiedigd.
(16) Deze verordening laat bestaande rechten inzake toegang tot documenten voor lidstaten, gerechtelijke autoriteiten of onderzoeksinstanties onverlet.
(17) Ingevolge het EG-Verdrag neemt elke instelling in haar eigen reglement van orde specifieke bepalingen betreffende de toegang tot haar documenten op. Besluit 93/731/EG van de Raad van 20 december 1993 betreffende toegang van het publiek tot documenten van de Raad(3), Besluit 94/90/EGKS, EG, Euratom van de Commissie van 8 februari 1994 inzake de toegang tot documenten van de Commissie(4), Besluit 97/632/EG, EGKS, Euratom van het Europees Parlement van 10 juli 1997 inzake de toegang van het publiek tot de documenten van het Europees Parlement(5) en de regels inzake de vertrouwelijkheid van documenten in verband met Schengen dienen daarom zo nodig te worden gewijzigd of ingetrokken,
HEBBEN DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
Artikel 1
Doel
Deze verordening beoogt:
a) de bepaling van de beginselen, voorwaarden en beperkingen op grond van openbare of particuliere belangen betreffende het in artikel 255 van het EG-Verdrag neergelegde recht van toegang tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (hierna "de instellingen"), en wel zodanig, dat een zo ruim mogelijke toegang tot documenten wordt gewaarborgd,
b) de vaststelling van regels die een zo gemakkelijk mogelijke uitoefening van dit recht verzekeren, en
c) de bevordering van goede administratieve praktijken met betrekking tot de toegang tot documenten.
Artikel 2
Toegangsgerechtigden en toepassingsgebied
1. Iedere burger van de Unie en iedere natuurlijke of rechtspersoon met verblijfplaats of statutaire zetel in een lidstaat heeft een recht van toegang tot documenten van de instellingen, volgens de beginselen en onder de voorwaarden en beperkingen, die in deze verordening worden bepaald.
2. De instellingen kunnen toegang tot documenten verlenen, volgens dezelfde beginselen, en onder dezelfde voorwaarden en beperkingen, aan natuurlijke of rechtspersonen die geen verblijfplaats of geen statutaire zetel hebben in een lidstaat.
3. Deze verordening is van toepassing op alle bij een instelling berustende documenten, dit wil zeggen documenten die door de instelling zijn opgesteld of ontvangen en zich in haar bezit bevinden, op alle werkterreinen van de Europese Unie.
4. Onverminderd de artikelen 4 en 9 worden documenten voor het publiek toegankelijk gemaakt hetzij na een schriftelijk verzoek, hetzij direct in elektronische vorm, hetzij via een register. In het bijzonder worden documenten die in het kader van een wetgevingsprocedure zijn opgesteld of ontvangen direct toegankelijk gemaakt overeenkomstig artikel 12.
5. Voor gevoelige documenten in de zin van artikel 9, lid 1, geldt overeenkomstig dat artikel een bijzondere behandeling.
6. Deze verordening doet niet af aan een eventueel recht van toegang van het publiek tot documenten die bij de instellingen berusten, dat voortvloeit uit instrumenten van internationaal recht of besluiten van de instellingen ter uitvoering daarvan.
Artikel 3
Definities
Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:
a) "document": iedere inhoud, ongeacht de drager ervan (op papier, in elektronische vorm, als geluids-, beeld- of audiovisuele opname), betreffende een materie die verband houdt met beleidsmaatregelen, acties en besluiten welke tot de bevoegdheid van de instelling behoren;
b) "derde": natuurlijke of rechtspersonen en entiteiten buiten de betrokken instelling, met inbegrip van de lidstaten, andere communautaire of niet-communautaire instellingen en organen, alsmede derde landen.
Artikel 4
Uitzonderingen
1. De instellingen weigeren de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:
a) het openbaar belang, wat betreft:
- de openbare veiligheid,
- defensie en militaire aangelegenheden,
- de internationale betrekkingen,
- het financieel, monetair of economisch beleid van de Gemeenschap of van een lidstaat;
b) de persoonlijke levenssfeer en de integriteit van het individu, in het bijzonder gelet op de Gemeenschapswetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
2. De instellingen weigeren de toegang tot een document wanneer de openbaarmaking ervan zou leiden tot ondermijning van de bescherming van:
- de commerciële belangen van een natuurlijke of rechtspersoon, met inbegrip van intellectuele eigendom,
- gerechtelijke procedures en juridisch advies,
- het doel van inspecties, onderzoeken en audits,
tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.
3. De toegang tot een document dat door een instelling is opgesteld voor intern gebruik of door een instelling is ontvangen, en dat betrekking heeft op een aangelegenheid waarover de instelling nog geen besluit heeft genomen, wordt geweigerd, indien de openbaarmaking ervan het besluitvormingsproces van de instelling ernstig zou ondermijnen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.
De toegang tot een document met standpunten voor intern gebruik in het kader van beraadslagingen en voorafgaand overleg binnen de betrokken instelling wordt ook geweigerd nadat het besluit genomen is, indien de openbaarmaking van het document het besluitvormingsproces van de instelling ernstig zou ondermijnen, tenzij een hoger openbaar belang openbaarmaking gebiedt.
4. Wanneer het gaat om documenten van derden, wordt de derde door de instelling geraadpleegd om te kunnen beoordelen of een uitzondering van de leden 1 of 2 van toepassing is, tenzij het duidelijk is dat het document wel of niet openbaar moet worden gemaakt.
5. Een lidstaat kan de instelling verzoeken, een van deze lidstaat afkomstig document niet zonder zijn voorafgaande toestemming openbaar te maken.
6. Indien het gevraagde document slechts ten dele onder de uitzonderingen valt, worden de overige delen ervan wel vrijgegeven.
7. De uitzonderingen van de leden 1 tot en met 3 zijn slechts van toepassing gedurende de periode waarin bescherming op grond van de inhoud van het document gerechtvaardigd is. De uitzonderingen gelden voor ten hoogste 30 jaar. In geval van documenten die vallen onder de uitzonderingen op grond van de persoonlijke levenssfeer of van commerciële belangen en in geval van gevoelige documenten, kunnen de uitzonderingen zo nodig na afloop van deze periode van toepassing blijven.
Artikel 5
Documenten in het bezit van de lidstaten
Wordt van een lidstaat een document gevraagd dat hij in zijn bezit heeft en dat van een instelling afkomstig is, dan raadpleegt hij de betrokken instelling, om een besluit te kunnen nemen waardoor het doel van deze verordening niet in gevaar komt - tenzij het duidelijk is dat het document wel of niet wordt vrijgegeven.
De lidstaat kan het verzoek ook doorgeleiden aan de betrokken instelling.
Artikel 6
Verzoeken
1. Verzoeken om toegang tot een document geschieden in schriftelijke vorm - elektronische vorm daaronder begrepen -, in één der talen van artikel 314 van het EG-Verdrag, en zijn voldoende nauwkeurig geformuleerd opdat de instelling het document kan identificeren. De verzoeker is niet verplicht de redenen voor zijn verzoek te vermelden.
2. Is een verzoek niet nauwkeurig genoeg, dan vraagt de instelling de verzoeker om nadere precisering en is zij hem hierbij behulpzaam, bijvoorbeeld door informatie te verstrekken over het gebruik van de openbare documentenregisters.
3. In geval van verzoeken om omvangrijke documenten of om een zeer groot aantal documenten, kan de betrokken instelling informeel met de aanvrager overleggen om een billijke oplossing te vinden.
4. De instellingen voorzien in voorlichting van de burger over hoe en waar verzoeken om toegang tot documenten kunnen worden ingediend en in bijstand terzake.
Artikel 7
Behandeling van initiële verzoeken
1. Een verzoek om toegang tot een document wordt onmiddellijk behandeld. De verzoeker ontvangt een ontvangstbevestiging. Binnen vijftien werkdagen na registratie van het verzoek verleent de instelling de verzoeker toegang tot het gevraagde document en maakt zij het toegankelijk in de zin van artikel 10, ofwel deelt zij de verzoeker schriftelijk de redenen mede waarom zij het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst, waarbij zij hem attendeert op zijn recht om overeenkomstig lid 2 een confirmatief verzoek in te dienen.
2. In geval van volledige of gedeeltelijke afwijzing kan de verzoeker binnen vijftien werkdagen na ontvangst van het antwoord van de instelling een confirmatief verzoek indienen, welk verzoek ertoe strekt de instelling haar standpunt te doen herzien.
3. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een verzoek om een zeer omvangrijk document of om een zeer groot aantal documenten, kan de in lid 1 genoemde termijn met vijftien werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met nauwkeurige vermelding van de redenen daarvoor.
4. Bij uitblijven van een antwoord van de instelling binnen de voorgeschreven termijn, heeft de verzoeker het recht een confirmatief verzoek in te dienen.
Artikel 8
Behandeling van confirmatieve verzoeken
1. Een confirmatief verzoek wordt onmiddellijk behandeld. Binnen vijftien werkdagen te rekenen na registratie van het confirmatief verzoek verleent de instelling toegang tot het gevraagde document en maakt zij het toegankelijk in de zin van artikel 10, of deelt zij de verzoeker schriftelijk de redenen mede waarom zij het verzoek volledig of gedeeltelijk afwijst, waarbij zij hem attendeert op de beroepsmogelijkheden die hem openstaan, namelijk beroep op de rechter tegen de instelling en/of een klacht bij de ombudsman, onder de voorwaarden van respectievelijk de artikelen 230 en 195 van het EG-Verdrag.
2. In uitzonderlijke gevallen, bijvoorbeeld bij een verzoek om een zeer omvangrijk document of een zeer groot aantal documenten, kan de in lid 1 genoemde termijn met vijftien werkdagen worden verlengd, mits de verzoeker daarvan tevoren in kennis wordt gesteld met uitvoerige vermelding van de redenen daarvoor.
3. Uitblijven van een antwoord van de instelling binnen de voorgeschreven termijn geldt als een afwijzend antwoord en geeft de verzoeker het recht beroep in te stellen tegen de instelling en/of een klacht in te dienen bij de ombudsman, onder de voorwaarden van het EG-Verdrag.
Artikel 9
Behandeling van gevoelige documenten
1. Gevoelige documenten zijn documenten die afkomstig zijn van de instellingen of van de agentschappen hiervan, van lidstaten, van derde landen of van internationale organisaties, en die op grond van de regels van de betrokken instelling ter bescherming van wezenlijke belangen van de Europese Unie, of van één of meer van haar lidstaten, op de gebieden van artikel 4, lid 1, onder a) - in het bijzonder openbare veiligheid -, defensie en militaire aangelegenheden, als "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" of "CONFIDENTIEL" zijn gerubriceerd.
2. Verzoeken om toegang tot gevoelige documenten volgens de procedures van de artikelen 7 en 8 worden uitsluitend behandeld door personen die het recht hebben zelf van deze documenten kennis te nemen. Deze personen beoordelen eveneens, onverminderd artikel 11, lid 2, welke verwijzingen naar gevoelige documenten in het openbaar register kunnen worden opgenomen.
3. Gevoelige documenten worden uitsluitend na instemming van de oorspronkelijke verstrekker in het register vermeld of vrijgegeven.
4. Het besluit van een instelling om de toegang tot een gevoelig document te weigeren wordt zodanig met redenen omkleed, dat de door artikel 4 beschermde belangen niet worden geschaad.
5. De lidstaten nemen de nodige maatregelen om te waarborgen dat de beginselen van dit artikel en van artikel 4 bij de behandeling van verzoeken om toegang tot gevoelige documenten worden geëerbiedigd.
6. De regels van de instellingen betreffende gevoelige documenten worden openbaar gemaakt.
7. De Commissie en de Raad informeren het Europees Parlement over gevoelige documenten overeenkomstig de door de instellingen overeengekomen regelingen.
Artikel 10
Toegang in aansluiting op een verzoek
1. De toegang tot de documenten wordt gegeven, volgens de voorkeur van de verzoeker, door hetzij inzage ter plaatse, hetzij afgifte van een kopie, eventueel een elektronische kopie indien deze beschikbaar is. De kosten van vervaardiging en verzending van kopieën kunnen ten laste van de aanvrager worden gebracht. Deze kosten mogen de werkelijke kosten van het vervaardigen en verzenden van de kopieën niet overschrijden. Inzage ter plekke, kopieën van minder dan twintig bladzijden A4 en rechtstreekse toegang in elektronische vorm of via het register, zijn kosteloos.
2. Indien een document door de betrokken instelling reeds vrijgegeven is en voor de verzoeker gemakkelijk toegankelijk is, kan de instelling aan haar verplichting tot het verschaffen van toegang tot documenten voldoen door de verzoeker mee te delen hoe het gewenste document kan worden verkregen.
3. De documenten worden geleverd in een bestaande versie en een bestaand formaat (inbegrepen in elektronische vorm of in een alternatieve vorm, zoals braille, grootgedrukt of op band), ten volle rekening houdend met de door de aanvrager te kennen gegeven voorkeur.
Artikel 11
Registers
1. Teneinde de rechten van de burgers uit deze verordening ten volle hun beslag te geven, voorziet elke instelling in toegang van het publiek tot een documentenregister. Deze toegang dient in elektronische vorm te worden verschaft. Verwijzingen naar documenten worden onverwijld in het register opgenomen.
2. Het register bevat voor ieder document een referentienummer (en, indien van toepassing, de interinstitutionele referentie), het behandelde onderwerp en/of een korte beschrijving van de inhoud van het document en de datum waarop het document werd ontvangen of opgesteld en in het register werd opgenomen. Verwijzingen worden gemaakt op een wijze die de bescherming van de in artikel 4 bedoelde belangen niet schaadt.
3. De instellingen nemen onverwijld de nodige maatregelen om een register op te zetten dat uiterlijk op 3 juni 2002 operationeel is.
Artikel 12
Rechtstreekse toegang in elektronische vorm of via een register
1. Voorzover mogelijk maken de instellingen de documenten rechtstreeks toegankelijk voor het publiek, in elektronische vorm of via een register, overeenkomstig de regels van de betrokken instelling.
2. In het bijzonder wetgevingsdocumenten, dat wil zeggen documenten die zijn opgesteld of ontvangen in de loop van procedures tot aanneming van in of voor de lidstaten bindende besluiten, dienen, met inachtneming van de artikelen 4 en 9, rechtstreeks toegankelijk te worden gemaakt.
3. Indien mogelijk dienen andere documenten, met name documenten die verband houden met de ontwikkeling van beleid of strategie, rechtstreeks toegankelijk te worden gemaakt.
4. Biedt het register geen rechtstreekse toegang, dan dient het aan te geven waar het document gelokaliseerd is.
Artikel 13
Bekendmaking in het Publicatieblad
1. Naast de besluiten van artikel 254, leden 1 en 2, van het EG-Verdrag en van artikel 163 van het Euratom-Verdrag worden de volgende documenten, met inachtneming van de artikelen 4 en 9 van deze verordening, in het Publicatieblad bekendgemaakt:
a) Commissievoorstellen;
b) gemeenschappelijke standpunten van de Raad overeenkomstig de artikelen 251 en 252 van het EG-Verdrag, tezamen met de motivering, almede de standpunten van het Europees Parlement in deze procedures;
c) kaderbesluiten en besluiten in de zin van artikel 34, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie;
d) overeenkomsten vastgesteld door de Raad overeenkomstig artikel 34, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie;
e) overeenkomsten tussen de lidstaten overeenkomstig artikel 293 van het EG-Verdrag;
f) internationale overeenkomsten gesloten door de Gemeenschap of overeenkomstig artikel 24 van het Verdrag betreffende de Europese Unie.
2. Voorzover mogelijk worden de volgende documenten in het Publicatieblad bekendgemaakt:
a) initiatieven door een lidstaat aan de Raad voorgelegd overeenkomstig artikel 67, lid 1, van het EG-Verdrag of artikel 34, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie;
b) gemeenschappelijke standpunten in de zin van artikel 34, lid 2, van het Verdrag betreffende de Europese Unie;
c) richtlijnen die niet vallen onder artikel 254, leden 1 en 2, van het EG-Verdrag, en besluiten, aanbevelingen en adviezen die niet vallen onder artikel 254, lid 1, van het EG-Verdrag.
3. Elke instelling kan in haar reglement van orde bepalen welke andere documenten in het Publicatieblad worden gepubliceerd.
Artikel 14
Voorlichting
1. Iedere instelling neemt de maatregelen die nodig zijn om de burgers voor te lichten over de rechten die zij op grond van deze verordening genieten.
2. De lidstaten werken met de instellingen samen bij de voorlichting van de burgers.
Artikel 15
Administratieve praktijken in de instellingen
1. De instellingen werken goede administratieve praktijken uit, om de uitoefening van het door deze verordening gewaarborgde recht van toegang te vergemakkelijken.
2. De instellingen richten een interinstitutioneel comité op dat nagaat welke de beste praktijk is, eventuele geschillen behandelt en toekomstige ontwikkelingen van de toegang van het publiek tot documenten bespreekt.
Artikel 16
Reproductie van documenten
Deze verordening doet niet af aan bestaande regelingen inzake copyright die een beperking kunnen inhouden voor derden om vrijgegeven documenten te reproduceren of te gebruiken.
Artikel 17
Verslagen
1. Elke instelling publiceert jaarlijks een verslag over het voorgaande jaar met vermelding van het aantal gevallen waarin zij toegang tot documenten heeft geweigerd, de redenen voor die weigering en het aantal niet in het register vermelde gevoelige documenten.
2. Uiterlijk op 31 januari 2004 publiceert de Commissie een verslag over de toepassing van de beginselen van deze verordening door de instellingen en doet zij aanbevelingen die, indien noodzakelijk, ook voorstellen bevatten voor de herziening van deze verordening en voor een actieprogramma van door de instellingen te treffen maatregelen.
Artikel 18
Uitvoeringsbepalingen
1. Elke instelling past haar reglement van orde aan de bepalingen van deze verordening aan. Deze aanpassingen worden van kracht op 3 december 2001.
2. Binnen zes maanden na de inwerkingtreding van deze verordening onderzoekt de Commissie of Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad van 1 februari 1983 inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie(6) conform is met deze verordening, teneinde te verzekeren dat de documenten zo volledig mogelijk worden bewaard en gearchiveerd.
3. Binnen zes maanden na de inwerkingtreding van deze verordening onderzoekt de Commissie of de bestaande regels inzake de toegang tot documenten conform zijn met deze verordening.
Artikel 19
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de derde dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.
Zij is van toepassing met ingang van 3 december 2001.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 30 mei 2001.