РЕШЕНИЕ НА УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ
от 4 юни 2009 година
относно условията, свързани с обработката на данни въз основа на член 10, параграф 4 от Решението за Европол
(2009/1010/ПВР)
УПРАВИТЕЛНИЯТ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ,
като взе предвид Решението на Съвета за създаване на Европейска полицейска служба (Европол) от 6 април 2009 г. (1) (наричано по-нататък „Решението за Европол“), и по-специално член 10, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Задача на Управителния съвет, действайки по предложение на директора и след консултация със съвместния надзорен орган, е да определя условията за обработка на данните, за да определи дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в една от неговите системи за обработка на информация, по-конкретно що се отнася до достъпа до данните и използването им, както и до сроковете за съхранението и заличаването им.
(2)
Като приема настоящото решение Управителният съвет трябва да вземе предвид принципите на Конвенцията на Съвета на Европа за защита на лицата по отношение на автоматичната обработка на лични данни от 28 януари 1981 г. и Препоръка № R(87)15 на Комитета на министрите на Съвета на Европа от 17 септември 1987 г., уреждаща използването на лични данни в полицейския сектор.
(3)
Решението на Управителния съвет се представя на Съвета за одобрение,
ПРИЕ СЛЕДНОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
По смисъла на настоящото решение:
а)
„лични данни“ означава всяка информация за идентифицирано или подлежащо на идентифициране физическо лице: подлежащо на идентифициране физическо лице е лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко, по-специално чрез идентификационен номер или един или повече специфични признаци, отнасящи се до неговата физическа, физиологическа, психологическа, умствена, икономическа, културна или социална самоличност;
б)
„обработка на лични данни“ означава всяка операция или набор от операции, извършвани със или без автоматични средства по отношение на лични данни, като събиране, запис, организиране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друга форма на предоставяне на данните, актуализиране или комбиниране, блокиране, изтриване или унищожаване;
в)
„системи за обработка на информацията“ означава информационната система на Европол, аналитичните работни досиета и други системи за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1 от Решението за Европол;
г)
„информационна система на Европол“ означава системата, посочена в член 11, параграф 1 от Решението за Европол;
д)
„аналитично работно досие“ означава досие, открито за целите на анализа, както е посочено в член 14 от Решението за Европол;
е)
„органи на ЕС“ означава институции, органи, служби и агенции, създадени от или въз основа на Договора за Европейския съюз и договорите за създаване на Европейските общности, както е посочено в член 22, параграф 1 от Решението за Европол;
ж)
„трети страни“ означава трети държави и организации, както е посочено в член 23, параграф 1 от Решението за Европол;
з)
„надлежно упълномощени служители на Европол“ означава служителите на Европол, определени от директора да обработват лични данни в съответствие с настоящото решение.
Член 2
Обхват
Настоящото решение се прилага към личните данни, съобщени на Европол за целите на определяне дали тези данни са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация, с изключение на:
а)
личните данни, въведени в информационната система на Европол съгласно член 13, параграф 1 от Решението за Европол;
б)
личните данни, предложени от държава-членка, орган на ЕС или трета страна за включване в конкретно аналитично работно досие, както и личните данни, въведени в аналитично работно досие съгласно член 14 от Решението за Европол;
в)
личните данни, предоставени на Европол за включване в друга конкретна система за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1, последно изречение от Решението за Европол.
Член 3
Достъп и използване
1. Достъпът до лични данни, обработвани от Европол в съответствие с настоящото решение, се ограничава до надлежно упълномощените служители на Европол.
2. Без да се засяга член 17 от Решението за Европол, личните данни, обработвани от Европол съгласно настоящото решение, се използват само за целите на определяне дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация.
3. Когато Европол определи, че данните са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в информационната система на Европол, Европол предлага на държавата-членка, предоставила данните, да въведе данните в информационната система на Европол в съответствие с член 13, параграф 1 от Решението за Европол. Ако държавата-членка не изпълни предложението на Европол, се прилага член 5 от настоящото решение.
Член 4
Правила за защита на личните данни и сигурност на данните
1. При обработката на лични данни съгласно настоящото решение Европол трябва да прилага правилата за защита на личните данни и сигурност на данните, изложени в Решението за Европол, по-специално членове 18, 27 и 35, както и правилата, приети при тяхното прилагане.
2. В случай че Европол реши да включи такива данни в системите за обработка на информация или да ги заличи или унищожи, той информира предоставилата ги държава-членка, органа на ЕС или съответната трета страна.
Член 5
Срок за съхранение на лични данни
1. Решението за използване на личните данни в съответствие с член 3, параграф 2 се взема възможно най-скоро и във всички случаи не по-късно от шест месеца след като тези данни са били получени от Европол.
2. При липса на такова решение след изтичане на шестмесечния срок въпросните лични данни се заличават или унищожават, като предоставящата държава-членка, орган на ЕС или трета страна се уведомяват за това.
Член 6
Отговорност
Европол е отговорен за осигуряване на спазването на членове 3, 4 и 5 от настоящото решение.
Член 7
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в същия ден, в който е датата за прилагане на Решението за Европол.
Хага, 4 юни 2009 година.
Одобрено от Съвета на 30 ноември 2009 година.
BESLUIT VAN DE RAAD VAN BESTUUR VAN EUROPOL
van 4 juni 2009
inzake de voorwaarden voor de verwerking van gegevens op basis van artikel 10, lid 4, van het Europol-besluit
(2009/1010/JBZ)
DE RAAD VAN BESTUUR VAN EUROPOL,
Gelet op Besluit 2009/371/JBZ van de Raad van 6 april 2009 tot oprichting van de Europese politiedienst (Europol) (1) (hierna te noemen het „Europol-besluit”) en met name artikel 10, lid 4,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
De Raad van bestuur bepaalt op voorstel van de directeur en na raadpleging van het gemeenschappelijk controleorgaan de voorwaarden voor de verwerking van gegevens om na te gaan of die gegevens van belang zijn voor de taken van Europol en kunnen worden opgenomen in een van de informatieverwerkingssystemen, met name met betrekking tot de toegang tot en het gebruik van de gegevens, alsmede tot de termijnen voor het bewaren en verwijderen van de gegevens.
(2)
De Raad van bestuur houdt bij het vaststellen van onderhavig besluit rekening met de beginselen van het Verdrag van de Raad van Europa van 28 januari 1981 tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en van Aanbeveling R(87)15 van het Comité van ministers van de Raad van Europa van 17 september 1987 tot regeling van het gebruik van persoonsgegevens op politieel gebied.
(3)
Het besluit van de Raad van bestuur wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de Raad,
HEEFT HET VOLGENDE BESLUIT VASTGESTELD:
Artikel 1
Begripsomschrijvingen
Voor de toepassing van dit besluit:
a) wordt onder „persoonsgegevens” verstaan: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificatienummer of van een of meer specifieke elementen die kenmerkend zijn voor zijn of haar fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit;
b) wordt onder „verwerking van persoonsgegevens” verstaan: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
c) worden onder „informatieverwerkingssystemen” verstaan: het Europol-informatiesysteem, analysebestanden en andere systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt, als bedoeld in artikel 10, lid 1, van het Europol-besluit;
d) wordt onder „Europol-informatiesysteem” verstaan: het systeem als bedoeld in artikel 11, lid 1, van het Europol-besluit;
e) wordt onder „analysebestand” verstaan: een voor analysedoeleinden aangelegd bestand als bedoeld in artikel 14 van het Europol-besluit;
f) worden onder „EU-instanties” verstaan: instellingen, organen, bureaus en agentschappen die zijn opgericht bij of op grond van het Verdrag betreffende de Europese Unie en de Verdragen tot oprichting van de Europese Gemeenschappen, als bedoeld in artikel 22, lid 1, van het Europol-besluit;
g) worden onder „derde partijen” verstaan: derde staten en organisaties als bedoeld in artikel 23, lid 1, van het Europol-besluit;
h) worden onder „naar behoren gemachtigde personeelsleden van Europol” verstaan: personeelsleden van Europol die door de directeur zijn aangewezen om persoonsgegevens te verwerken overeenkomstig onderhavig besluit.
Artikel 2
Toepassingsgebied
Onderhavig besluit is van toepassing op persoonsgegevens die aan Europol worden verstrekt om na te gaan of die gegevens van belang zijn voor de taken van Europol en kunnen worden opgenomen in de informatieverwerkingssystemen, met uitzondering van:
a)
persoonsgegevens die in het Europol-informatiesysteem worden ingevoerd krachtens artikel 13, lid 1, van het Europol-besluit;
b)
persoonsgegevens die door een lidstaat, een EU-instantie of een derde partij worden aangeboden ter opname in een specifiek analysebestand alsook persoonsgegevens die in een analysebestand worden opgenomen krachtens artikel 14 van het Europol-besluit;
c)
persoonsgegevens die aan Europol worden verstrekt ter opname in een ander specifiek systeem waarin persoonsgegevens worden verwerkt als bedoeld in artikel 10, lid 1, laatste zin, van het Europol-besluit.
Artikel 3
Toegang en gebruik
1. Toegang tot persoonsgegevens die uit hoofde van onderhavig besluit door Europol verwerkt worden, blijft beperkt tot naar behoren gemachtigde personeelsleden van Europol.
2. Onverminderd artikel 17 van het Europol-besluit, mogen persoonsgegevens die uit hoofde van onderhavig besluit door Europol worden verwerkt, uitsluitend gebruikt worden om na te gaan of die gegevens van belang zijn voor de taken van Europol en kunnen worden opgenomen in de informatieverwerkingssystemen.
3. Indien Europol bepaalt dat de gegevens van belang zijn voor zijn taken en kunnen worden opgenomen in het Europol-informatiesysteem, stelt Europol voor dat de informatieverstrekkende lidstaat de gegevens in het Europol-informatiesysteem invoert in overeenstemming met artikel 13, lid 1, van het Europol-besluit. Indien de lidstaat het voorstel van Europol niet volgt, is artikel 5 van onderhavig besluit van toepassing.
Artikel 4
Regels voor de bescherming van persoonsgegevens en de beveiliging van gegevens
1. Europol neemt bij het verwerken van persoonsgegevens overeenkomstig dit besluit, de regels voor de bescherming van persoonsgegevens en de beveiliging van gegevens als vastgelegd in het Europol-besluit, inzonderheid de artikelen 18, 27, en 35, alsook de voor tenuitvoerlegging hiervan vastgestelde regels in acht.
2. Ingeval Europol besluit dergelijke gegevens in de informatieverwerkingssystemen op te nemen of te verwijderen of vernietigen, stelt deze de informatieverstrekkende lidstaat, EU-instantie of derde partij hiervan in kennis.
Artikel 5
Termijn voor het bewaren van gegevens
1. Een besluit over het gebruik van persoonsgegevens in overeenstemming met artikel 3, lid 2, dient zo spoedig mogelijk te worden genomen, en in ieder geval uiterlijk zes maanden nadat Europol deze gegevens heeft ontvangen.
2. Bij het ontbreken van een dergelijk besluit na afloop van de termijn van zes maanden, worden de betreffende persoonsgegevens verwijderd of vernietigd en wordt de informatieverstrekkende lidstaat, EU-instantie of derde partij hiervan in kennis gesteld.
Artikel 6
Verantwoordelijkheid
Europol is verantwoordelijk voor het waarborgen van naleving van de artikelen 3, 4 en 5 van onderhavig besluit.
Artikel 7
Inwerkingtreding
Onderhavig besluit treedt in werking op dezelfde dag als de datum van toepassing van het Europol-besluit.
Gedaan te Den Haag, 4 juni 2009.
Door de Raad goedgekeurd op 30 november 2009.