Verordening (EG) nr. 2909/2000 van de Commissie
van 29 december 2000
betreffende het boekhoudkundig beheer van de niet-financiële vaste activa van de Europese Gemeenschappen
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op het Financieel Reglement van 21 december 1977 van toepassing op de algemene begroting der Europese Gemeenschappen(1), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG, EGKS, Euratom) nr. 2673/1999 van de Raad(2) en met name op de artikelen 65 tot en met 72,
Gelet op Verordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93 van de Commissie van 9 december 1993 houdende uitvoeringsvoorschriften betreffende een aantal bepalingen van het Financieel Reglement van 21 december 1977(3), laatstelijk gewijzigd bij Besluit 2000/716/EG(4), en met name op artikel 21,
Na raadpleging van de rekenplichtigen van het Europees Parlement, de Raad, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Economisch en Sociaal Comité, het Comité van de Regio's en de Ombudsman,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
TITEL I
WERKINGSSFEER
Artikel 1
Materiële werkingssfeer
1. De bepalingen van deze verordening zijn van toepassing op de boekhoudkundige verrichtingen met betrekking tot de materiële en immateriële vaste activa die tot het vermogen van de Gemeenschappen behoren.
2. Alle materiële en immateriële vaste activa die ervoor bedoeld zijn om duurzaam de activiteiten van de Gemeenschappen te ondersteunen en overeenkomstig artikel 65 van het Financieel Reglement en artikel 130 van Verordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93 moeten worden opgenomen op de inventarislijst, maken deel uit van het vermogen en moeten worden opgenomen in de balans van de Gemeenschappen.
Artikel 2
Institutionele werkingssfeer
1. De bepalingen van deze verordening moeten door de rekenplichtigen van alle instellingen worden toegepast.
2. De instellingen zijn die welke in artikel 12 van het Financieel Reglement worden genoemd.
TITEL II
STRUCTUUR VAN DE BALANS
Artikel 3
Structuur van de balans
De vaste activa waarop deze verordening betrekking heeft, worden als volgt aan de actiefzijde van de balans opgenomen:
- immateriële vaste activa;
- materiële vaste activa:
- terreinen en gebouwen,
- installaties, machines en werktuigen,
- meubilair en rollend materieel,
- informaticamaterieel,
- financiële leasing en soortgelijke rechten,
- andere materiële vaste activa,
- vaste activa in aanbouw en voorschotten op materiële vaste activa.
TITEL III
BEPALINGEN BETREFFENDE DE VERSCHILLENDE BALANSPOSTEN
Hoofdstuk 1
Algemene bepalingen
Artikel 4
Financiële leasing en soortgelijke rechten
1. De indeling van goederen die het voorwerp zijn van een huurcontract bij de vaste activa in de zin van deze verordening, wordt bepaald door de mate waarin de risico's en de voordelen die verbonden zijn aan de eigendom van een gehuurd goed, worden gedragen door de verhuurder of door de huurder en is eerder afhankelijk van de feitelijke aard van de transactie dan van de vorm van het contract.
2. Een huurcontract valt onder financiële leasing en soortgelijke rechten in de zin van deze verordening indien de risico's en de voordelen die verbonden zijn aan het eigendom van het goed, hoofdzakelijk door de huurder worden gedragen.
3. Tot de risico's behoren eventuele verliezen die voortvloeien uit het niet volledig benutten van de capaciteit, economische veroudering of rentabiliteitsschommelingen als gevolg van de conjuncturele ontwikkelingen. De voordelen kunnen bestaan uit een mogelijke rendabele exploitatie gedurende de economische levensduur van het goed of uit winst die voortvloeit uit een stijging van de waarde van het goed of uit de tegeldemaking van de restwaarde.
4. Goederen die het voorwerp zijn van een contract waarbij de risico's en voordelen die verbonden zijn aan de eigendom van het goed niet grotendeels zijn overgegaan op de huurder, en goederen die voor meer dan vijf jaar worden gehuurd, moeten in de bijlage bij de jaarrekening onder de niet in de balanstelling opgenomen verbintenissen worden vermeld.
Artikel 5
Bij hoofdgoederen behorende bijgoederen
Goederen die onlosmakelijk of voor eeuwig zijn verbonden met een ander roerend of onroerend goed verhogen de waarde of de gebruiksduur van het hoofdgoed waaraan zij gekoppeld zijn.
Artikel 6
Goederen die deel uitmaken van een geheel
De afzonderlijke onderdelen van bepaald materieel of van een technische installatie vormen bestanddelen van een geheel indien zij slechts als geheel kunnen functioneren. In dat geval worden deze goederen als één geheel beschouwd.
Hoofdstuk 2
Specifieke bepalingen
Artikel 7
Terreinen en gebouwen
1. De post "Terreinen en gebouwen" omvat de onroerende rechten en andere daarmee vergelijkbare rechten zoals die zijn gedefinieerd in het recht van het land waar het goed is gelegen.
Onder terreinen wordt verstaan:
- kale grond,
- bouwrijpe grond,
- bebouwde grond.
2. Onder gebouwen wordt verstaan:
- onroerende goederen die volledig eigendom zijn van de instellingen,
- onroerende goederen waarvan de instelling mede-eigenaar zijn,
- goederen die onroerend zijn door bestemming in de zin van lid 3.
3. Onder een goed dat onroerend is door bestemming, wordt elk roerend goed verstaan dat permanent en onlosmakelijk verbonden is met een onroerend goed zoals gedefinieerd in lid 2, eerste en tweede streepje.
Artikel 8
Installaties, machines en werktuigen
Installaties en machines omvatten alle installaties, voorwerpen, instrumenten en machines die nodig zijn voor de wetenschappelijke, technische of administratieve werkzaamheden. Onder werktuigen worden alle instrumenten en gereedschap verstaan die in combinatie met een bepaald materiaal worden gebruikt om dit materiaal een specifieke bestemming te geven.
Artikel 9
Meubilair en rollend materieel
Meubilair omvat alle roerende goederen, zoals tafels, stoelen, kasten en bureauonderdelen.
Het rollend materieel omvat alle soorten voertuigen.
Artikel 10
Informaticamaterieel
Het informaticamaterieel omvat alle specifieke installaties, machines en instrumenten (hardware) die alleen kunnen worden gebruikt met behulp van informaticatoepassingen (software) en die zijn bestemd voor gegevensverwerking.
Artikel 11
Vaste activa in aanbouw
Onder "vaste activa in aanbouw" worden de vaste activa verstaan die nog niet zijn voltooid bij de afsluiting van de rekeningen. Vaste activa worden als voltooid beschouwd op het moment dat zij in gebruik worden genomen.
Artikel 12
Immateriële vaste activa
1. Onder "immateriële vaste activa" worden de niet-financiële, identificeerbare activa zonder materiële substantie verstaan.
Om te worden opgenomen onder de actiefzijde van de balans moeten zij worden beheerd door de instelling en toekomstige economische voordelen voor de Europese Gemeenschappen opleveren.
2. Software waarop een site-licentie rust of die onder een grootgebruikerscontract valt, wordt beschouwd als immateriële vaste activa.
Software die door de instellingen zelf is ontwikkeld, wordt niet tot de immateriële vaste activa gerekend.
Artikel 13
Andere materiële en immateriële vaste activa
"Andere materiële vaste activa" zijn de materiële vaste activa in de zin van de artikelen 7 tot en met 11 die niet onder de hiervoor genoemde categorieën vallen, zoals demontabele rekken, tussenschotten, loze vloeren, verlaagde plafonds en bedrading. De immateriële activa in de zin van artikel 12 die niet onder de hierboven genoemde categorie vallen (software), worden beschouwd als "andere immateriële vaste activa".
Artikel 14
Voorschotten en vooruitbetalingen bij de aankoop van vaste activa
Onder "voorschotten" en "vooruitbetalingen" vallen alle bedragen die worden betaald voordat een begin is gemaakt met de uitvoering van de opdracht, alsmede de bedragen die worden betaald na overlegging van bewijsstukken voor de gedeeltelijke uitvoering van het contract of de opdracht.
TITEL IV
WAARDERINGSREGELS
Hoofdstuk 1
Algemene bepalingen
Artikel 15
Waardebepaling
1. De vaste activa moeten worden gewaardeerd tegen aanschaffingskosten, met uitzondering van de producten die door de Europese Gemeenschappen zijn vervaardigd, die tegen vervaardigingskosten moeten worden gewaardeerd, onverminderd de volgende leden van dit artikel.
2. Bij vaste activa met een beperkte gebruiksduur moeten de aanschaffings- of vervaardigingskosten worden verminderd met de waardecorrecties die worden berekend met het oog op de stelselmatige afschrijving van deze activa gedurende de gebruiksduur.
3. Op vaste activa moeten, ook als hun gebruiksduur niet beperkt is, waardecorrecties worden toegepast teneinde ze in aanmerking te nemen tegen de lagere waarde die zij op de balansdatum bezitten, wanneer wordt verwacht dat de waardevermindering duurzaam zal zijn.
De waardering tegen de lagere waarde mag niet worden gehandhaafd wanneer de oorzaken van de waardecorrecties hebben opgehouden te bestaan.
4. De vaste activa moeten worden geherwaardeerd wanneer na een onafhankelijke taxatie wordt vastgesteld dat de waarde van de goederen hoger is dan de boekwaarde. Deze opwaardering moet blijvend zijn.
Artikel 16
Boekwaarde
De boekwaarde van vaste activa is gelijk aan de aanschaffings- of vervaardigingskosten, vermeerderd of verminderd met herwaarderingen, afschrijvingen en duurzame waardeverminderingen.
Artikel 17
Gebruik van de euro
1. De waarde van de vaste activa wordt uitgedrukt in euro.
2. Indien de aanschaffingskosten worden betaald in een andere valuta dan de euro, wordt dit bedrag omgerekend in euro tegen de koers van de aankoopdatum.
3. De aanschafdatum of registratiedatum komt overeen met de datum waarop het goed wordt overgedragen aan de Europese Gemeenschappen, wat in het algemeen samenvalt met de aanvaarding van het goed en de ontvangst van de factuur. Bij de afsluiting van het boekjaar worden eventuele verschillen tussen de datums van facturering, levering en eigendomsoverdracht geregulariseerd.
Artikel 18
Aanschaffingskosten - goederen die tegen betaling worden verworven
1. De aanschaffingskosten bestaan uit de aankoopprijs vermeerderd met de bijkomende kosten.
2. De bijkomende kosten omvatten de kosten van het vervoer van het goed naar de plaats van de eerste installatie alsmede de installatie-, montage- en expertisekosten die moeten worden gemaakt om de goede werking van het goed te waarborgen, tenzij deze kosten voor een forfaitair bedrag en afzonderlijk in rekening worden gebracht. De bijkomende kosten omvatten tevens de uitgaven voor verbeteringen die de levensduur van het goed verlengen en/of de prestaties ervan verhogen.
3. De aanschaffingskosten omvatten de architectenhonoraria voor de bouw en de inrichting van gebouwen of een deel daarvan.
4. De volgende uitgaven maken geen deel uit van de aanschaffingsprijs:
a) BTW en belastingen die kunnen worden verhaald op de overheid krachtens het protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten of andere, vergelijkbare overeenkomsten (Verdrag van Wenen, overeenkomsten inzake de vestigingsplaats, e.d.);
b) vervoerskosten die worden gemaakt nadat het goed is vervoerd naar de plaats van eerste installatie;
c) onderhoudskosten, overdrachtsrechten, andere honoraria dan die van architecten, commissies, notariskosten, kosten van waarborgen en van verhoging van waarborgen;
d) rente op leningen die zijn aangegaan ter financiering van het goed.
Artikel 19
Goederen die kosteloos worden verworven
1. Goederen die kosteloos worden verworven, worden gewaardeerd tegen hun marktwaarde. Kunstwerken worden echter gewaardeerd tegen hun verzekeringswaarde of hun taxatiewaarde of, indien die onbekend zijn, tegen een symbolisch bedrag.
2. De marktwaarde van een goed is de prijs die een eventuele koper ervoor zou willen betalen, rekening houdend met de staat en de ligging van het goed en uitgaande van de veronderstelling dat het goed in gebruik zou blijven.
3. Indien de marktwaarde van een goed niet kan worden bepaald, moet het worden gewaardeerd tegen de inventariswaarde van een vergelijkbaar goed.
Artikel 20
Vervaardigingskosten
1. Goederen die door de Gemeenschap worden vervaardigd, worden gewaardeerd tegen hun vervaardigingskosten.
2. De vervaardigingskosten bestaan uit de aanschaffingskosten van de verwerkte grond- en hulpstoffen, vermeerderd met de kosten die rechtstreeks aan het betrokken product kunnen worden toegerekend.
3. Daarnaast mag een redelijk deel van de op de productieperiode betrekking hebbende kosten die slechts indirect aan het betrokken product kunnen worden toegerekend, aan de vervaardigingskosten worden toegevoegd.
Hoofdstuk 2
Specifieke bepalingen
Artikel 21
Financiële leasing
1. Goederen die het voorwerp vormen van een contract inzake financiële leasing, worden op de dag dat het contract ingaat, gewaardeerd tegen de laagste van de volgende twee waarden:
- de marktwaarde van het goed,
- de contante waarde van het minimaal opeisbare bedrag.
2. Het minimaal opeisbare bedrag komt overeen met het totaal van de bedragen (met name de huur en, in voorkomend geval, de waarde van de verwezenlijking van de aankoopoptie) die de instelling moet betalen gedurende de looptijd van het contract, met uitzondering van beheerskosten en belastingen.
3. Om de contante waarde van de in lid 2 bedoelde betalingen te berekenen moet de rentevoet worden gebruikt die in het contract is vastgelegd. Indien niet expliciet een rentevoet is bepaald, moet de impliciete discontovoet van het contract worden berekend.
Artikel 22
Software
1. De aankoopprijs van software waarop een site-licentie rust en waarvoor de instelling een vast bedrag betaalt ongeacht het aantal gebruikers, is gelijk aan de vergoeding die wordt betaald voor het verkrijgen van dit recht.
2. De aankoopprijs van software die onder een grootgebruikerscontract valt en waarvoor de instelling een vergoeding per gebruiker betaalt, is gelijk aan de som van de voor alle gebruikers betaalde bedragen
3. Rekening houdend met het bepaalde in artikel 12, bestaan de aanschaffingskosten uit de aankoopprijs vermeerderd met:
a) de bijkomende kosten die direct of indirect verband houden met de aanschaf, die worden gemaakt voor de ingebruikstelling van de software, voorafgaand aan het feitelijke gebruik;
b) de uitgaven in verband met de verbetering van bestaande software, indien zij de economische levensduur van die software verlengen of de prestaties ervan verhogen.
4. De volgende kosten vallen niet onder de aanschaffingskosten:
a) kosten van het invoeren van gegevens nadat de software in gebruik is genomen;
b) onderhoudskosten.
Artikel 23
Voorschotten en vooruitbetalingen
Voorschotten en vooruitbetalingen worden gewaardeerd tegen hun nominale waarde.
Artikel 24
Terreinen en gebouwen
Terreinen en gebouwen die onder ontbindende voorwaarden worden overgedragen, worden niet gewaardeerd.
Hoofdstuk 3
Vervanging van een goed door een ander goed en verbeteringen
Artikel 25
Vervanging
Indien een nieuw goed uitsluitend tegen inruil van een oud goed wordt verworven, of gedeeltelijk tegen inruil van een oud goed en gedeeltelijk tegen betaling, wordt het oude goed geschrapt uit de balans terwijl het nieuwe goed daarin wordt opgenomen tegen de overeenkomstig artikel 19 bepaalde marktwaarde.
Artikel 26
Verbeteringen
Verbeteringen van de in de balans opgenomen goederen verhogen de boekwaarde van deze goederen. De waarde van deze verbeteringen wordt vastgesteld volgens het bepaalde in de hoofdstukken 1 en 2 van deze titel.
Hoofdstuk 4
Afschrijvingen
Artikel 27
Definitie
1. Afschrijving is de boekhoudkundige berekening van de duurzame en in beginsel onomkeerbare waardevermindering van vaste activa als gevolg van met name het gebruik gedurende een bepaalde tijd of de technologische ontwikkeling. Afschrijving houdt in dat de waarde van een goed volgens een vooraf vastgesteld schema wordt verspreid over de waarschijnlijke economische levensduur van het goed.
2. Afschrijving begint in het jaar dat het goed in gebruik wordt genomen en wordt per heel jaar berekend, ongeacht op welk moment van het jaar het goed in gebruik wordt genomen.
3. Indien de reële levensduur van een goed langer is dan de afschrijvingstermijn, blijft het goed na het verstrijken van de afschrijvingstermijn opgenomen in de balans, waarbij de afschrijving 100 % van de boekwaarde bedraagt.
Artikel 28
Af te schrijven goederen
1. Alle goederen die zijn opgenomen in de balans, met uitzondering van de terreinen, de vaste activa in aanbouw, de in artikel 14 bedoelde voorschotten en vooruitbetalingen en de in artikel 19 bedoelde kunstwerken, worden afgeschreven. De afschrijving is specifiek voor het activum waarop zij betrekking heeft.
2. Op activa met identieke of vergelijkbare technische of juridische eigenschappen kan echter een algemene afschrijving worden toegepast.
Artikel 29
Afschrijvingsregels en afschrijvingsmethode
1. De rekenplichtige van de Commissie stelt de afschrijvingsregels en -percentages vast, alsmede de overige criteria of toepassingsvoorschriften voor de afschrijving van de goederen van de instellingen.
2. Behalve in door de rekenplichtige van de instelling vastgestelde uitzonderingsgevallen wordt de lineaire afschrijvingsmethode toegepast.
Artikel 30
Afschrijvingspercentage
1. De afschrijvingspercentages die moeten worden toegepast zijn opgenomen in bijlage I, onder voorbehoud van latere aanpassingen die overeenkomstig artikel 29, lid 1, door de rekenplichtige van de Commissie worden vastgesteld.
2. Voor bepaalde categorieën goederen in de delegaties in derde landen (waaronder huisvesting) kan de rekenplichtige van de Commissie bijzondere percentages vaststellen.
Artikel 31
Afschrijving van geherwaardeerde goederen
Bij activa die in de zin van artikel 15 zijn geherwaardeerd, wordt de afschrijving van de geherwaardeerde goederen gedurende de resterende gebruiksduur voortgezet, op basis van de waarde na herwaardering.
Artikel 32
Vervangingsgoederen en verbeteringen
1. Wanneer een goed wordt vervangen door een ander goed, wordt bij de berekening van de afschrijving uitgegaan van de waarde van het nieuwe goed, die wordt vastgesteld overeenkomstig de regels van artikel 25, en met de datum van ingebruikneming van het nieuwe goed.
2. Bij vaste activa waaraan verbeteringen zijn aangebracht, wordt de afschrijving gedurende de resterende gebruiksduur voortgezet, waarbij wordt uitgegaan van de nieuwe waarde.
Hoofdstuk 5
Vervreemding
Artikel 33
Vervreemding
Wanneer een goed uit het vermogen van de Gemeenschappen wordt vervreemd door verkoop, overname tegen betaling door derden, afdanking, kosteloze overdracht, vernietiging, verlies, diefstal of een andere oorzaak, worden de waarde ervan en de reeds verrichte afschrijvingen niet langer in de balans vermeld.
TITEL V
BOEKING
Artikel 34
Verwerving
1. Goederen die tegen betaling worden verworven, worden onder de post "Vaste activa" aan de actiefzijde van de balans opgenomen voor het bedrag van de aanschaffingskosten, terwijl de financiële middelen met hetzelfde bedrag worden verminderd.
2. Goederen die kosteloos worden verworven, worden tegen hun marktwaarde op het debet van de post "Vaste activa" geboekt en tegen dezelfde waarde op het credit van de post "Eigen vermogen".
3. Goederen die door de Gemeenschap worden vervaardigd, worden aan de actiefzijde van de balans geboekt onder de post "Vaste activa" tegen de vervaardigingskosten en op het credit van de post "Resultaat van de aanpassingen - productie van vaste activa" van de resultatenrekening
Artikel 35
Financiële leasing
De waarde van de goederen die het voorwerp zijn van een financieel leasingcontract, die overeenkomstig de regels van artikel 21 wordt berekend, wordt aan de actiefzijde geboekt onder de post "Vaste activa" en aan de passiefzijde onder de post "Eigen vermogen" voor het gedeelte dat reeds is betaald, en onder de posten "Schulden op korte termijn" en "Schulden op lange termijn" voor het gedeelte dat nog niet is betaald.
Artikel 36
Waardecorrecties
1. Met het oog op de opname in de balans worden de in artikel 15 bedoelde waardecorrecties als gevolg van afschrijving, waardevermindering en herwaardering direct in de vaste activa verwerkt.
2. Het rekeningstelsel voorziet in rekeningen waarop afschrijvingen, waardeverminderingen en herwaarderingen afzonderlijk worden geboekt.
3. Het bedrag van de afschrijvingen en waardeverminderingen wordt op het debet van de post "Resultaat van de aanpassingen - afschrijvingen/waardeverminderingen" van de resultatenrekening geboekt.
4. Herwaarderingen worden aan de passiefzijde van de balans geboekt onder de post "Herwaarderingsreserve".
Artikel 37
Vervreemding
Wanneer een goed uit het vermogen van de Gemeenschappen wordt vervreemd om een van de in artikel 33 genoemde redenen, wordt het (positieve of negatieve) verschil tussen de boekwaarde en het bedrag dat bij de vervreemding is ontvangen, geboekt onder de post "Resultaat van de aanpassingen - vervreemding van vaste activa" van de resultatenrekening.
TITEL VI
BEHEERSYSTEMEN
Artikel 38
Beheersystemen
De systemen voor het beheer van de goederen die deel uitmaken van het vermogen van de Gemeenschappen moeten voldoende gegevens opleveren om elk goed te kunnen identificeren. Bovendien moeten aan de hand van deze systemen periodieke inventarisaties kunnen worden gemaakt ter controle van de boekingen, de afschrijvingen kunnen worden berekend en de saldi van de balansrekeningen worden vastgesteld.
TITEL VII
SLOTBEPALINGEN EN AFWIJKINGEN
Artikel 39
Aanpassing
De Commissie kan alle aanpassingen in deze verordening aanbrengen die automatisch voortvloeien uit wijzigingen van het Financieel Reglement of van Verordening (Euratom, EGKS, EG) nr. 3418/93.
Artikel 40
Overeenstemming
De rekenplichtige van elke instelling ziet erop toe dat alle interne voorschriften met betrekking tot het inventarisbeheer in overeenstemming zijn met deze verordening.
Artikel 41
Intrekking
Alle voorschriften die in tegenspraak zijn met deze verordening worden ingetrokken. Dat geldt met name voor de artikelen 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 27, 28, 29, 55, 56 en 57 van het reglement inzake de inventarisopname en het beheer van het vermogen van de Commissie, dat via de schriftelijke procedure is goedgekeurd op 22 januari 1997.
Artikel 42
Afwijkingen
In afwijking van artikel 18 wordt voor de gebouwen die vóór 1981 zijn verworven, de omrekeningskoers van de ecu van de maand januari 1981 gebruikt.
Artikel 43
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 29 december 2000.