РЕШЕНИЕ 2009/936/ПВР НА СЪВЕТА
от 30 ноември 2009 година
за приемане на правилата за прилагане към аналитичните работни досиета на Европол
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Решение 2009/371/ПВР на Съвета от 6 април 2009 г. за създаване на Европейска полицейска служба (ЕВРОПОЛ) (1) („Решението за Европол“), и по-специално член 14, параграф 1 и член 59, параграф 1, буква б) от него,
като взе предвид Конвенцията за защита на лицата при автоматизирана обработка на лични данни, приета от Съвета на Европа на 28 януари 1981 г.,
като взе предвид Препоръка № R(87)15 на Комитета на министрите относно използването на лични данни в полицейския сектор, приета от Съвета на Европа на 17 септември 1987 г.,
като взе предвид представения от управителния съвет проект на правила за прилагане към аналитичните работни досиета на Европол,
като взе предвид становището на Европейския парламент,
като има предвид, че Съветът следва да приеме, с квалифицирано мнозинство, след консултация с Европейския парламент, правила за прилагане към аналитичните работни досиета на Европол, (наричани по-нататък „правилата“),
РЕШИ:
ГЛАВА I
ОБЩИ ПРИНЦИПИ
Член 1
Определения
За целите на настоящите правила:
а)
„лични данни“ е всяка информация, свързана с физическо лице с установена или установяема самоличност; лице с установяема самоличност е лице, чиято самоличност може да се установи пряко или косвено, по-специално по идентификационен номер или по един или повече фактори, специфични за неговата физическа, физиологична, психическа, икономическа, културна или социална самоличност,
б)
„аналитично работно досие“ е досие, открито с цел анализ, както е посочено в член 14, параграф 1 от Решението за Европол;
в)
„анализ“ е събирането, обработването или използването на данни с цел подпомагане на наказателни разследвания, в съответствие с член 14, параграф 2 от Решението за Европол;
г)
„участници в група за анализ“ са анализаторите и други служители на Европол, определени от директора, както и служители за връзка и/или експерти от държавите-членки, които предоставят информацията или са заинтересовани от анализа по смисъла на член 14, параграф 4 от Решението за Европол;
д)
„обработване на лични данни“ или „обработване“ е всяка операция или съвкупност от операции, които се осъществяват със или без автоматични средства по отношение на лични данни, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране, или изменение, извличане, справка, използване, разкриване чрез предаване, разпространяване или предоставяне по друг начин, подреждане или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване.
Член 2
Приложно поле
Правилата, установени в настоящото решение, се прилагат към обработването на данни за целите на анализа, както е посочено в член 14, параграф 1 от Решението за Европол.
Член 3
Данни, предоставяни за целите на анализа
1. В съответствие с член 8, параграф 2 и член 14, параграф 3 от Решението за Европол, данни, предоставени за целите на анализа се съобщават в структурирана или в неструктурирана форма от националните звена или в зависимост от степента им на спешност, могат да бъдат насочвани директно от компетентните органи към Европол за включване в аналитичното работно досие. Държавите-членки, които предоставят данните, нотифицират Европол за какви цели те се предоставят и за всякакви ограничения за тяхното ползване, заличаване или унищожаване, включително за възможните ограничения на достъпа в общ или специфичен аспект. Държавите-членки могат също така да информират Европол за всякакви такива ограничения на по-късен етап.
Европол гарантира, че трети страни, предоставящи такива данни, нотифицират Европол за какви цели те се предоставят и за всякакви ограничения за тяхното ползване.
След получаването на такива данни се определя възможно най-скоро до каква степен те ще бъдат въведени в специално досие.
2. В съответствие с член 29, параграф 1 от Решението за Европол, данните посочени в параграф 1, остават под отговорността на държавата-членка, която ги е предоставила и се подчиняват на националното законодателство на тази държава-членка докато бъдат включени в някое аналитично работно досие. Това не засяга отговорността на Европол за данните, както е посочено във втора и трета алинея.
Европол отговаря за осигуряването достъп до такива данни да имат само държавите-членки, които са ги предоставили, или анализаторите и другите служители на Европол, определени от директора, в съответствие с член 14, параграф 2, буква а) от Решението за Европол, с цел определяне дали данните могат да бъдат включени в някое аналитично работно досие.
Ако след извършване на оценка на предоставените данни Европол има основание да смята, че те са неточни или вече не са актуални, той информира за това държавата-членка, която ги е предоставила.
3. Данните, които след оценяването не са избрани за включване в някое аналитично работно досие, както и за всички досиета и документи на хартиен носител, които съдържат включени в такова досие данни, остават под отговорността на държавата-членка, която ги е предоставила съгласно член 29, параграф 1 от Решението за Европол и се подчиняват на националното ѝ законодателство. Това не засяга отговорността на Европол, посочена в Решението за Европол.
Европол отговаря за осигуряването данните, досиета и документи на хартиен носител, посочени в първа алинея, да се съхраняват отделно от аналитичните работни досиета и достъп до тях да имат само държавите-членки, които са предоставили данните, или анализаторите и другите служители на Европол, определени от директора, в съответствие с член 14, параграф 2, буква а) от Решението за Европол, с цел:
а)
тяхното по-късно включване в аналитично работно досие;
б)
проверяване дали данните, вече включени в някое аналитично работно досие, са точни и релевантни; или
в)
проверяване дали са изпълнени изискванията, които се съдържат в настоящите правила или в Решението за Европол.
Достъп до такива данни може да бъде получен и в интерес на субекта на данни, който трябва да бъде защитен. В този случай данните могат да се използват само със съгласието на съответното физическо лице.
Такива данни, досиета и документи на хартиен носител се връщат на държавата-членка, която ги е предоставила, или се заличават или унищожават, когато повече не са необходими за посочените в настоящия член цели. Във всеки случай те трябва да бъдат заличени или унищожени след като аналитичното работно досие е затворено.
4. Когато посочените в параграф 1 данни са предоставени от трета страна, Европол отговаря за осигуряването определените в настоящия член принципи да се прилагат за такива данни съгласно правилата, установени в съответствие с член 26 от Решението за Европол.
Член 4
Обработване на данни
1. Когато е необходимо за постигането на целта, установена в член 3 от Решението за Европол, личните данни, посочени в членове 5 и 6 от настоящите правила, могат да бъдат обработвани от Европол дотолкова че да бъдат адекватни, точни, релевантни и не прекалено подробни с оглед на целта на аналитичното работно досие, в което са включени, и при условие че се съхраняват за срок не по-дълъг от необходимия за тази цел. Необходимостта от продължаване съхраняването на данните за целите на аналитичното работно досие се преглежда редовно в съответствие с член 7 от настоящите правила и член 20 от Решението за Европол.
2. Всяка държава-членка, която участва в аналитичен проект, решава в съответствие с националното си законодателство до каква степен може да предоставя такива данни, както е посочено в член 14, параграф 3 от Решението за Европол.
Член 5
Заповеди за отваряне на аналитични работни досиета
1. Във всяка заповед за отваряне на аналитично работно досие, както е посочено в член 16 от Решението за Европол, директорът определя кои категории данни от изброените в член 6 от настоящите правила се считат за необходими за целите на съответното аналитично работно досие.
2. В заповедта, посочена в параграф 1, директорът определя също така дали данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения или членство в синдикални организации и данни относно здравето и сексуалния живот, трябва да бъдат включени в аналитичното работно досие в изброените в член 6 категории и защо тези данни се считат за строго необходими за целите на съответното аналитично работно досие. Такива данни могат да се обработват само когато допълват други лични данни, които вече са въведени в това досие.
Когато посочените в първа алинея данни се отнасят до категориите лица, посочени в член 6, параграфи 3-6, в заповедта за отваряне на досието трябва да бъдат включени конкретните основания за искането на такива данни и те се обработват само по изричното искане на две или повече държави-членки, които участват в аналитичен проект. Съответните данни се заличават, когато вече не са необходими за целите, за които са били съхранявани.
3. Заповедите за отваряне на аналитично работно досие, включително последващи изменения в него, се изготвят в съответствие с процедурата, уредена в член 16 от Решението за Европол.
Член 6
Лични данни в аналитичните работни досиета
1. Когато лични данни се съхраняват в аналитичните работни досиета се прилага бележка, която посочва категориите лица, относно които се съхраняват данните.
2. Следните категории лични данни, включително свързаните с тях административни данни, могат да бъдат обработвани за категориите лица, посочени в член 14, параграф 1, буква а) от Решението за Европол:
а)
Лични данни:
1.
Настоящо и предишно фамилно име
2.
Настоящо и предишно собствено име
3.
Моминско име
4.
Бащино име (когато е необходимо с цел установяване на самоличността)
5.
Майчино име (когато е необходимо с цел установяване на самоличността)
6.
Пол
7.
Дата на раждане
8.
Място на раждане
9.
Гражданство
10.
Семейно положение
11.
Псевдоним
12.
Прякор
13.
Прието или фалшиво име
14.
Настоящо и предишно място на пребиваване и/или местоживеене
б)
Физическо описание:
1.
Физическо описание:
2.
Отличителни характеристики (родилни белези/белези от рани/татуировки и т.н.)
в)
Средства за установяване на самоличността:
1.
Документи за самоличност/свидетелство за управление на моторно превозно средство
2.
Номера на националната лична карта/паспорт
3.
Национален идентификационен номер/социално-осигурителен номер, ако има такъв
4.
Визуално изображение и друга информация за външния вид
5.
Криминалистична информация за установяване на самоличността, като пръстови отпечатъци, ДНК профил (от некодиращата част на ДНК), гласов профил, кръвна група, дентална информация
г)
Професия и умения:
1.
Настоящо работно място и професия
2.
Предишно работно място и професия
3.
Образование (училище/университет/професионално)
4.
Квалификации
5.
Умения и други области на познание (езици/други)
д)
Икономическа и финансова информация:
1.
Финансови данни (банкови сметки и кодове, кредитни карти и т.н.)
2.
Парични активи
3.
Акции/дялове/други активи
4.
Данни за недвижимо имущество
5.
Връзки с дружества
6.
Банкови и кредитни контакти
7.
Данъчно състояние
8.
Друга информация, която разкрива как лицето управлява финансовите си дела
е)
Данни за поведението:
1.
Начин на живот (например стандарт над финансовите възможности) и установени навици
2.
Движения
3.
Често посещавани места
4.
Оръжия и други опасни инструменти
5.
Оценяване на опасността
6.
Конкретни рискове като вероятност за бягство, използване на двойни агенти, връзки с правоприлагащия персонал
7.
Черти на характера и профил, свързани с престъпността
8.
Зависимост от наркотици
ж)
Лица за контакт и съучастници, включително тип и естество на контакта или участието
з)
Използвани средства за комуникация, като телефон (стационарен/мобилен), факс, пейджър, електронна поща, пощенски адрес, интернет връзка(и)
и)
Използвани транспортни средства, като превозни средства, кораби, въздухоплавателни средства, включително информация за идентифициране на тези транспортни средства (регистрационни номера)
й)
Информация, свързана с престъпните дейности, за които Европол е компетентен съгласно член 4 от Решението за Европол:
1.
Предишни присъди
2.
Подозирано участие в престъпни дейности
3.
Modi operandi
4.
Средства, които са били или могат да бъдат използвани за подготовката и/или извършването на престъпления
5.
Членство в престъпни групи/организации и позиция в групата/организацията
6.
Роля в престъпната организация
7.
Географски обхват на престъпните дейности
8.
Материали, събрани по време на разследването, като видео и фотографски изображения
к)
Препратки към други бази данни, в които се съхранява информация за лицето:
1.
Европол
2.
Полицейски/митнически служби
3.
Други правоприлагащи органи
4.
Международни организации
5.
Публични образувания
6.
Частни образувания
л)
Информация за юридическите лица, свързани с данните, посочени в букви д) и й):
1.
Наименование на юридическото лице
2.
Местоположение
3.
Дата и място на учредяване
4.
Административен регистрационен номер
5.
Правна форма
6.
Капитал
7.
Предмет на дейност
8.
Национални и международни дъщерни дружества
9.
Директори
10.
Връзки с банки.
3. „Лица за контакт и съучастници“, както е посочено в член 14, параграф 1, буква г) от решението за Европол, са лицата, чрез които има достатъчно основания да се смята, че може да бъде получена информация, свързана с лицата посочени в параграф 2 от настоящия член, която е релевантна за целите на анализа, при условие че те не са включени в някоя от категориите лица, посочени в параграфи 2, 4, 5 или 6. „Лица за контакт“ са тези лица, които имат непостоянни контакти с лицата, посочени в параграф 2. „Съучастници“ са тези лица, които имат редовни контакти с лицата, посочени в параграф 2.
По отношение на лицата за контакт и съучастниците, данните във връзка с параграф 2 могат да бъдат съхранявани ако е необходимо, при условие че има основание да се предполага, че такива данни са необходими за анализа на ролята на тези лица за контакт или съучастници.
В този контекст се уточнява следното:
а)
връзката на тези лица с лицата посочени в член 14, параграф 1, буква а) от Решението за Европол се изяснява възможно най-бързо;
б)
ако предположението че съществува връзка между тези лица и лицата, посочени в член 14, параграф 1, буква а) от Решението за Европол се окаже неоснователно, данните се заличават незабавно;
в)
ако тези лица са заподозрени в извършването на престъпление, което е от компетентността на Европол съгласно член 4 от Решението за Европол, или ако са били осъждани за такова престъпление, или ако са налице факти или разумни основания съгласно националното законодателство на съответната държава-членка да се счита, че ще извършат такова престъпление, всички данни по параграф 2 могат да бъдат съхранявани;
г)
данни за лицата за контакт и съучастниците, както данни за техните лица за контакт и съучастници не се съхраняват, с изключение на данните относно типа и естеството на тяхното участие или контакт с лицата, посочени в параграф 2;
д)
ако уточняване съгласно предходните букви не е възможно, това се взема предвид при вземането на решение относно необходимостта и обхвата на съхраняването за по-нататъшен анализ.
4. По отношение на лица, които както е посочено в член 14, параграф 1, буква в) от Решението за Европол са били жертва на някое от разглежданите престъпления, или по отношение на които някои факти дават основание да се смята, че те биха могли да са жертва на такова престъпление, могат да се съхраняват данните, посочени в параграф 2, буква а), точка 1 до параграф 2, буква в), точка 3 от настоящия член, както и следните категории данни:
а)
Дата на установяване самоличността на жертвата;
б)
Причина за виктимизиране;
в)
Нанесени вреди (физически/финансови/психологически/други);
г)
дали анонимността трябва да бъде гарантирана;
д)
дали е възможно участие в съдебно заседание;
е)
Информация за престъплението, предоставена от или чрез лицата, посочени в член 14, параграф 1, буква в) от Решението за Европол включително информация относно техните отношения с други лица, когато е необходимо да се установи самоличността на лицата, посочени в член 12, параграф 1 от Решението за Европол.
При необходимост могат да се съхраняват други данни съгласно параграф 2, при условие че има основание да се приеме, че те са необходими за анализа на ролята на лице като жертва или потенциална жертва.
Данните, които не са необходими за по-нататъшен анализ, се заличават.
5. По отношение на лица, които както е посочено в член 14, параграф 1, буква б) от Решението за Европол биха могли да бъдат призовани да свидетелстват при разследвания във връзка с разглежданите престъпления или в последващи наказателни производства, данните, посочени в параграф 2, буква а), точка 1 до параграф 2, буква в), точка 3 от настоящия член, както и категориите данни, които отговарят на следните критерии, може да бъдат съхранявани:
а)
информация за престъплението, предоставена от такива лица, включително информация относно техните отношения с други лица, включени в аналитичното работно досие;
б)
дали анонимността трябва да бъде гарантирана;
в)
дали защитата трябва да бъде гарантирана и от кого;
г)
нова самоличност;
д)
дали е възможно участието в съдебно заседание.
При необходимост може да се съхраняват и други данни съгласно параграф 2, при условие че има основание да се приеме, че те са необходими за анализа на ролята на такова лице като свидетел.
Данните, които не са необходими за по-нататъшен анализ, се заличават.
6. По отношение на лица, които както е посочено в член 14, параграф 1, буква д) от Решението за Европол може да предоставят информация за разглежданите престъпления, може да бъдат съхранявани данните, посочени в параграф 2, буква а), точка 1 до параграф 2, буква в), точка 3, както и категориите данни, които отговарят на следните критерии:
а)
кодирани лични данни;
б)
вид на предоставената информация;
в)
дали анонимността трябва да бъде гарантирана;
г)
дали защитата трябва да бъде гарантирана и от кого;
д)
нова самоличност;
е)
дали е възможно участието в съдебно заседание;
ж)
отрицателен опит;
з)
възнаграждения (финансови/услуги).
При необходимост може да се съхраняват други данни съгласно параграф 2, при условие че има основание да се приеме, че те са необходими за анализа на ролята на такова лице като информатор.
Данните, които не са необходими за по-нататъшен анализ, се заличават.
7. Ако в който и да е момент от анализа стане ясно, въз основа на сериозни и потвърждаващи признаци, че дадено лице, включено в аналитично работно досие, следва да бъде поставено в различна категория лица, съгласно определеното в настоящия член, от категорията в която първоначално е било поставено, Европол може да обработва само данните за лицето, за което това е разрешено съгласно тази нова категория, а всички други данни се заличават.
Ако въз основа на такива признаци стане ясно, че дадено лице следва да бъде включено в две или повече различни категории, както е определено в настоящия член, Европол може да обработва всички данни, за които това е разрешено съгласно тези категории.
Член 7
Срокове за проучване и продължителност на съхраняването
1. Когато е взето решение дали личните данни следва да продължат да бъдат съхранявани съгласно член 6 от настоящите правила в съответствие с член 20 от Решението за Европол, интересите на Европол за изпълнение на неговите задачи се претеглят срещу легитимните интереси за защита на данните на субекта, за когото те се съхраняват.
Необходимостта от продължаване съхраняването на личните данни, включени в аналитично работно досие, се преразглежда в съответствие с член 20 от Решението за Европол не по-късно от три години след въвеждането им или след последното преразглеждане на данните. Независимо от това преразглеждане, необходимостта от продължаване на съхраняването се преразглежда ако възникнат обстоятелства, които сочат, че данните трябва да бъдат заличени или коригирани.
Преразглеждането отчита необходимостта от запазване на данни предвид приключването на проучване за определен случай, окончателно съдебно решение, по-конкретно при оправдаване, реабилитиране, изтърпяване на присъдата, амнистия, възраст на субекта на данните и определени категории данни.
2. В съответствие с член 16, параграф 3 от Решението за Европол, Европол преразглежда необходимостта от продължаване на аналитично работно досие. Въз основа на това преразглеждане директорът взема решение за продължаването или затварянето на досието. Директорът незабавно уведомява управителния съвет и Съвместния надзорен орган относно онези елементи в досието, които обуславят крайната необходимост от продължаването му.
3. Когато наказателни преследвания срещу лицата, посочени в член 6, параграф 2 са приключени или чрез съдебно решение или по друг начин, без възможност за обжалване, и когато Европол е нотифициран за това решение от държавата-членка или от заинтересована трета страна, Европол проверява дали данните, засегнати от такова решение, могат да продължават да бъдат съхранявани, променяни или използвани. Ако поради причините за решението или поради други разузнавателни данни може да бъде прието, че съответното лице не е извършило, или не е извършило противозаконно престъплението, или ако причините за решението оставят този въпрос отворен, засегнатите от това решение данни се заличават, освен ако не съществуват сериозни основания да се приеме, че те все още са от значение за целите на аналитичното работно досие. В такъв случай информацията относно съдебното решение се добавя към останалите данни, вече включени в досието. Освен това тези данни могат да бъдат обработвани и съхранявани само като надлежно се отчита контекста и произнасянето на посоченото по-горе решение и в контекста на правата, които то дава на съответното лице.
4. Личните данни не може да се задържат за срок по-дълъг от посочения в член 20, параграф 1 от Решението за Европол. В случаите когато, в резултат от продължаването на дадено аналитично досие, данните касаещи лица, посочени в член 6, параграфи 3-6, се съхраняват в досие за срок по-дълъг от пет години, Съвместният надзорен орган, посочен в член 34, параграф 1 от Решението за Европол е съответно информиран.
5. Ако по време на прегледа на дейностите на Европол от Съвместния надзорен орган се установи, че лични данни са съхранявани в нарушение на настоящите правила, Съвместният надзорен орган информира директора за това, както прецени за необходимо, в съответствие с член 34, параграф 4 от Решението за Европол.
Когато Съвместният надзорен орган, в съответствие с член 34, параграф 4 от Решението за Европол, е повдигнал въпрос относно съхраняването, обработването или използването на лични данни пред управителния съвет, предаването на съответните данни без предварително разрешение от управителния съвет се забранява. В изключителни случаи директорът може да разреши предаването на данните преди одобрение от управителния съвет, когато това се счита за абсолютно необходимо за защита на основните интереси на съответните държави-членки, които попадат в обхвата на целите на Европол, или е в интерес на предотвратяването на непосредствена опасност, свързана с престъпление или терористичен акт. В такива случаи разрешението от директора се оформя в документ, който се препраща до управителния съвет и до Съвместния надзорен орган.
Член 8
Установяване на отношения с трети страни
Европол може да установява отношения с експерти от институции, органи, служби и агенции, както е посочено в член 22, параграф 1 от Решението за Европол, и с експерти от трети държави и организации, както е посочено в член 23, параграф 1 от посоченото решение във връзка с дейностите на дадена група за анализ при условията, установени в член 14, параграф 8 от същото решение.
Директорът сключва споразумение с всяко от посочените в първа алинея образувания в съответствие с правилата относно такива споразумения, определени от управителния съвет. Подробности за тези споразумения се изпращат на управителния съвет и на Съвместния надзорен орган. Последният може да отправя до управителния съвет всякакви коментари, каквито счита за необходими.
Член 9
Събиране и записване на данните
Данните, съхранявани в аналитични работни досиета, се различават в зависимост от оценката на източника и от степента на точност или надеждност на информацията в съответствие с член 11. Данните, които се основават на факти, се разграничават от данните, които се основават на мнения или лични преценки.
Член 10
Вътрешна защита на данните
Директорът предприема необходимите мерки, за да гарантира съответствие с настоящите правила и с други разпоредби относно защитата на данни. За тази цел иректорът търси съвети от отговорника по защита на данните, както е посочено в член 28 от Решението за Европол.
ГЛАВА II
КЛАСИФИКАЦИЯ
Член 11
Класове аналитични работни досиета
Аналитичните работни досиета могат да бъдат:
а)
общи или стратегически, когато целта е да се обработи релевантна информация относно конкретен проблем или да се разработят или подобрят инициативи от компетентните органи, както е определено в член 3 от Решението за Европол;
б)
оперативни, когато целта е да се получи информация за една или повече от престъпните дейности, посочени в член 3 от Решението за Европол, която се отнася за случай, лице или организация, с цел да бъдат започнати, подпомогнати или приключени, в съответствие с член 14, параграф 2 от решението за Европол, двустранни или многостранни разследвания от международно естество, при условие че между заинтересованите страни са две или повече държави-членки.
Член 12
Оценка на източника и на информацията
1. Източникът на информацията, произхождаща от държава-членка, се оценява доколкото е възможно от държавата-членка, която предоставя информацията, като се използват следните кодове за оценка на източника:
А)
:
когато няма съмнение относно автентичността, достоверността и компетентността на източника, или ако информацията е предоставена от източник, който е доказал, че е надежден във всички случаи;
В)
:
когато информация е предоставена от източник който се е оказвал надежден в повечето случаи;
С)
:
когато информация е предоставена от източник който се е оказвал ненадежден в повечето случаи;
Х)
:
когато надеждността на източника не може да бъде оценена.
2. Информацията, произтичаща от държава-членка, се оценява доколкото е възможно от държавата-членка, която я предоставя, въз основа на нейната надеждност, като се използват следните кодове за оценка на информацията:
(1)
:
информация, чиято точност е несъмнена;
(2)
:
информация, която източникът знае лично, но не и служителят, който я предава;
(3)
:
информация, която източникът не знае лично, но е потвърдена от друга, вече записана, информация;
(4)
:
информация, която източникът не знае лично и която не може да бъде потвърдена.
3. Ако въз основа на информацията, която вече притежава, Европол стигне до заключение, че оценката се нуждае от коригиране, той информира съответната държава-членка и се стреми да се споразумее с нея за изменение на оценката. Европол не променя оценката без такова споразумение.
4. Ако Европол получава данни или информация от дадена държава-членка без оценка, Европол се опитва доколкото е възможно да оцени надеждността на източника или информацията въз основа на информацията, с която вече разполага. Оценяването на специфични данни и информация трябва да става в съгласие с държавата-членка, която ги предоставя. Дадена държава-членка и Европол могат също така да се договорят в общи линии за оценяването на конкретни видове данни и конкретни източници. Управителният съвет се информира за такива общи договорености. Ако на Европол се предоставят данни въз основа на такива общи договорености, това се отбелязва при данните.
Ако по определен случай не бъде постигнато споразумение, или ако не съществува обща договореност, Европол оценява информацията или данните и ги обозначава с кодовете за оценка (Х) или (4), посочени в параграфи 1 и 2 съответно.
5. Ако Европол получи данни или информация от трета страна, настоящият член се прилага съответно.
6. Когато информацията, включена в аналитично работно досие е резултат от анализ Европол оценява такава информация в съответствие с настоящия член и съгласувано с държавата-членка, участвала в анализа.
ГЛАВА III
ПРАВИЛА ЗА ИЗПОЛЗВАНЕ НА РАБОТНИТЕ ДОСИЕТАТА И ДАННИТЕ ЗА ЦЕЛИТЕ НА АНАЛИЗА
Член 13
Отваряне на аналитични работни досиета
1. Аналитичните работни досиета се отварят по инициатива на Европол или по искане на държавите-членки, които предоставят данните, в съответствие с процедурата, установена в член 16 от Решението за Европол.
2. Управителният съвет може да кани представители на Съвместния надзорен орган да вземат участие в неговите дискусии по заповедите за отваряне на аналитичните работни досиета.
3. В съответствие с член 16, параграф 2 от Решението за Европол дейностите по анализ и разпространение на резултатите от анализа могат да започнат незабавно след отварянето на аналитичното досие. В случай че управителният съвет инструктира директора на Европол да промени заповед за отваряне или за затваряне на досието в съответствие с член 16, параграф 4 от Решението за Европол, данните, които не може да се включат в досието или, ако досието трябва да се закрие, всички данни съдържащи се в него, се заличават незабавно.
4. Ако по време на анализа се окаже, че е необходимо да се измени заповедта за отваряне на аналитичното работно досие, посочената в член 16 от Решението за Европол процедура, както и настоящият член, се прилагат съответно.
Член 14
Извличане на данни
1. В съответствие с член 14, параграф 2, буква б) от Решението за Европол участниците в аналитичен проект се ползват от правото да извличат данни само след като са акредитирани от Европол и след проведено обучение относно техните конкретни задължения, които произтичат от правната рамка на Европол.
2. В съответствие с член 14, параграф 2, втора алинея от Решението за Европол всички участници в групата за анализ могат да извличат данни от досието. Групата за анализ решава единодушно до каква степен може да се осъществява това извличане, както и за всички условия и ограничения, които се прилагат.
Член 15
Предаване на данни или информация, които се съдържат в аналитични работни досиета
1. Предаването на лични данни, които се съдържат в аналитичните работни досиета, на държава-членка или на трета страна, се записва в съответното досие.
Когато е необходимо и не по-късно от момента на предаване, Европол проверява точността и съответствието на данните с Решението за Европол в сътрудничество с държавата-членка или третата страна, която ги е предоставила.
Доколкото е възможно, всички съобщения посочват съдебните решения, както и решенията да не се извършва наказателно преследване. Преди данните които се основават на мнения и лични преценки да бъдат предадени и тяхната степен на точност или надеждност да бъде посочена, такива данни се проверяват в сътрудничество с държавата-членка или третата страна, която ги е предоставила.
Получилата данните държава-членка уведомява предалата ги държава-членка по нейно искане за какво се използват предадените данни и за получените впоследствие резултати, когато националното законодателство на получилата данните държава-членка го позволява.
Ако съществуват ограничения за използването на данните съгласно член 19 от Решението за Европол, такива ограничения се отбелязват при данните и получателите на резултатите от анализа се информират за това.
2. В съответствие с член 14, параграф 7 от Решението за Европол, в случаите в които Европол установи след включването на данни в аналитичното работно досие, че тези данни са свързани с лице или предмет, за които данни, предоставени от друга държава-членка или трета страна вече са включени в досието, всяка държава-членка или съответна трета страна се уведомяват незабавно за установената връзка.
Член 16
Процедури за контрол
За да се отговори на изискванията за сигурност на данните, определени в член 35 от Решението за Европол, и за да се гарантира сигурността при обработването на данните по смисъла на настоящите правила, управителният съвет акредитира системата за анализ в съответствие с член 8 от Правилата за поверителност на информацията на Европол, приети с Решение 2009/…/ПВР на Съвета от 30 ноември 2009 г. (2) след предварителна консултация с Комитета по сигурността, както е предвидено в член 4, параграф 2 от същите правила. Акредитирането се предоставя въз основа на специфични за системата изисквания за сигурност и друга документация относно сигурността, която е счетена за необходима от управителния съвет.
Член 17
Използване и съхраняване на данните за анализа и на резултатите от анализа
1. Всички лични данни и резултати от анализа, предадени от аналитично работно досие, могат да бъдат използвани само в съответствие с целите на досието или с цел предотвратяване или борба с други сериозни форми на престъпност и в съответствие с всякакви ограничения за използването им, определени от държава-членка въз основа на член 19, параграф 2 от Решението за Европол. Данните, посочени в член 5, параграф 2 от настоящите правила, могат да бъдат предадени само в съгласие с държавата-членка, която е предоставила тези данни.
2. След затварянето на аналитично работно досие, всички съдържащи се в него данни се съхраняват от Европол в отделно досие, което е достъпно само за целите на вътрешния или външния контрол. Без да се засяга член 20, параграф 4 от Решението за Европол, такива данни не се съхраняват повече от 18 месеца след затварянето на аналитичното работно досие.
3. Резултатите от аналитично работно досие могат да се съхраняват от Европол в електронна форма за максимален срок от три години от датата на затваряне на съответното досие, при условие че те се съхраняват в отделно досие и към тях не се прибавят нови данни. След този срок резултатите могат да бъдат съхранявани само под формата на хартиен документ.
Член 18
Комбиниране на досиета и прехвърляне на информация между досиета
1. Когато стане ясно, че съдържащата се в дадено аналитично работно досие информация може също така да е от значение за различни аналитични работни досиета, се прилагат следните процедури:
а)
Когато се предложи пълно комбиниране на информацията от две досиета, в съответствие с член 16 от Решението за Европол се създава ново досие, което съдържа пълната информация от двете досиета. Решението за комбиниране на двете досиета се постига от всички участници в двете първоначални досиета. В такъв случай първоначалните досиета се затварят;
б)
Когато част от информацията в дадено досие е от значение за друго досие, представилите тази информацията решават дали тя да бъде прехвърлена или не във второто досие.
2. При посочените в параграф 1 обстоятелства срокът за преразглеждане на прехвърлените данни от едно аналитично работно досие в друго не се засяга от такова прехвърляне.
Член 19
Нови технически средства
Нови технически средства за обработване на данните за целите на анализа могат да бъдат въведени само ако са предприети всички възможни мерки за да се гарантира, че тяхното използване е в съответствие с правилата за защита на личните данни, приложими в Европол. Директорът се консултира предварително със Съвместния надзорен орган във всички случаи, когато въвеждането на такива технически средства поражда проблеми за прилагането на тези правила за защита на личните данни.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 20
Преразглеждане на правилата
До 1 януари 2013 г. настоящите правила се оценяват под надзора на Управителния съвет.
Всякакви предложения за изменение на настоящите правила се разглеждат от управителния съвет, с оглед на приемането им от Съвета в съответствие с процедурата, предвидена в член 14, параграф 1, трета алинея от Решението за Европол.
Член 21
Влизане в сила
Настоящите правила влизат в сила на 1 януари 2010 г.
Съставено в Брюксел на 30 ноември 2009 година.
BESLUIT VAN DE RAAD 2009/936/JBZ
van 30 november 2009
tot vaststelling van de uitvoeringsregels voor analysebestanden van Europol
DE RAAD VAN DE EUROPESE UNIE,
Gelet op Besluit 2009/371/JBZ van de Raad van 6 april 2009 tot oprichting van de Europese Politiedienst (Europol) (1) („het Europol-besluit”), en met name artikel 14, lid 1, en artikel 59, lid 1, onder b),
Met inachtneming van het Verdrag van de Raad van Europa van 28 januari 1981 tot bescherming van personen met betrekking tot de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens,
Met inachtneming van de door de Raad van Europa op 17 september 1987 aangenomen Aanbeveling R(87)15 van het Comité van ministers tot regeling van het gebruik van persoonsgegevens op politieel gebied,
Gezien de door de raad van bestuur voorgelegde ontwerpregels voor analysebestanden van Europol,
Gezien het advies van het Europees Parlement,
Overwegende dat de Raad met gekwalificeerde meerderheid, na raadpleging van het Europees Parlement, uitvoeringsregels vaststelt voor de analysebestanden (hierna: „de regels”genoemd),
BESLUIT:
HOOFDSTUK I
ALGEMENE BEGINSELEN
Artikel 1
Definities
In dit besluit wordt verstaan onder:
a) „persoonsgegevens”: iedere informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbare persoon wordt beschouwd een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, in het bijzonder aan de hand van een identificatienummer of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor zijn fysieke, fysiologische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit;
b) „analysebestand”: een bestand dat is aangelegd voor analysedoeleinden als bedoeld in artikel 14, lid 1, van het Europol-besluit;
c) „analyse”: het compileren, verwerken of gebruiken van gegevens ter ondersteuning van strafrechtelijk onderzoek, overeenkomstig het bepaalde in artikel 14, lid 2, van het Europol-besluit;
d) „deelnemers aan een analysegroep”: analisten en andere personeelsleden van Europol die door de directeur zijn aangewezen, alsmede verbindingsofficieren en/of deskundigen uit de lidstaten die de informatie verstrekken of waarop de informatie betrekking heeft, in de zin van artikel 14, lid 4, van het Europol-besluit;
e) „verwerking van persoonsgegevens” of „verwerking”: elke bewerking of elk geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op enigerlei andere wijze ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Artikel 2
Toepassingsgebied
De regels die bij dit besluit worden vastgesteld, zijn van toepassing op de verwerking van gegevens voor analysedoeleinden als bedoeld in artikel 14, lid 1, van het Europol-besluit.
Artikel 3
Gegevensverstrekking voor analysedoeleinden
1. Gegevens worden verstrekt door de nationale eenheden of worden - afhankelijk van de mate van urgentie - rechtstreeks van de aangewezen bevoegde autoriteiten naar Europol geleid, overeenkomstig artikel 8, lid 2, en artikel 14, lid 3, van het Europol-besluit, waarna ze in gestructureerde en ongestructureerde vorm in een analysebestand worden opgenomen. De lidstaat die de gegevens verstrekt, stelt Europol in kennis van het doel waarvoor de gegevens worden verstrekt en van alle beperkingen inzake het gebruik, het uitwissen of het vernietigen ervan, met inbegrip van eventuele algemene of specifieke beperkingen inzake de toegankelijkheid. Deze lidstaat kan Europol ook in een later stadium van dergelijke beperkingen in kennis stellen.
Europol moet ervoor zorgen dat derden die dergelijke gegevens verstrekken, Europol in kennis stellen van het doel waarvoor de gegevens worden verstrekt en van alle beperkingen inzake het gebruik ervan.
Na ontvangst wordt zo spoedig mogelijk vastgesteld in hoeverre de gegevens in een specifiek bestand zullen worden opgenomen.
2. Overeenkomstig artikel 29, lid 1, van het Europol-besluit blijven de in lid 1 bedoelde gegevens, totdat zij in een analysebestand zijn opgenomen, onder de verantwoordelijkheid van de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt, en onderworpen aan de nationale wetgeving van die lidstaat, onverminderd de in de tweede en derde alinea omschreven verantwoordelijkheden van Europol voor deze gegevens.
Europol zorgt ervoor dat de gegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor de lidstaten die de gegevens hebben verstrekt, of voor overeenkomstig artikel 14, lid 2, onder a), van het Europol-besluit aangewezen analisten en andere personeelsleden van Europol, teneinde vast te stellen of de gegevens in een analysebestand mogen worden opgenomen.
Indien Europol na beoordeling van de verstrekte gegevens reden heeft om aan te nemen dat zij niet nauwkeurig of niet langer actueel zijn, stelt Europol de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt daarvan in kennis.
3. Gegevens die na te zijn beoordeeld, niet zijn geselecteerd voor opneming in een analysebestand, en papieren bestanden en documenten die gegevens bevatten die wel in een dergelijk bestand zijn opgenomen, blijven overeenkomstig artikel 29, lid 1, van het Europol-besluit onder de verantwoordelijkheid van de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt, en onderworpen aan de betreffende nationale wetgeving, onverminderd de in het Europol-besluit omschreven verantwoordelijkheden van Europol.
Europol zorgt ervoor dat de in de eerste alinea bedoelde gegevens, papieren bestanden of documenten afzonderlijk van de analysebestanden worden opgeslagen en uitsluitend toegankelijk zijn voor de lidstaten die de gegevens hebben verstrekt, of voor overeenkomstig artikel 14, lid 2, onder a), van het Europol-besluit aangewezen analisten en andere personeelsleden van Europol, voor de volgende doeleinden:
a)
latere opneming in een analysebestand;
b)
onderzoek of de reeds in een analysebestand opgenomen gegevens nauwkeurig en relevant zijn, of
c)
onderzoek of aan de eisen in deze regels en in het Europol-besluit is voldaan.
De gegevens zijn ook toegankelijk om de betrokkene te beschermen. In dat geval mogen de gegevens uitsluitend worden gebruikt met instemming van de betrokken persoon.
De gegevens, papieren bestanden en documenten moeten worden geretourneerd aan de lidstaat die ze heeft verstrekt, dan wel uitgewist of vernietigd, indien zij niet langer nodig zijn voor de hierboven omschreven doeleinden. Zij moeten in ieder geval worden uitgewist of vernietigd nadat het analysebestand afgesloten is.
4. Wanneer de gegevens als bedoeld in lid 1 zijn verstrekt door derden, dient Europol te waarborgen dat de in dit artikel neergelegde beginselen op die gegevens worden toegepast overeenkomstig de regels die de Raad uit hoofde van artikel 26 van het Europol-besluit heeft vastgesteld.
Artikel 4
Gegevensverwerking
1. Voor zover dit noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de in artikel 3 van het Europol-besluit omschreven doelstelling, mogen de in de artikelen 5 en 6 van deze regels bedoelde gegevens door Europol verwerkt worden voor zover zij adequaat, nauwkeurig en relevant zijn voor en in een redelijke verhouding staan tot het doel van het analysebestand waarin zij zijn opgenomen, mits zij niet langer worden opgeslagen dan voor dit doel noodzakelijk is. De noodzaak van verdere bewaring van de gegevens voor het doel van het analysebestand wordt regelmatig getoetst overeenkomstig artikel 7 van dit besluit en artikel 20 van het Europol-besluit.
2. Elke bij een analyseproject betrokken lidstaat besluit, overeenkomstig het betreffende nationale recht als bedoeld in artikel 14, lid 3, van het Europol-besluit, in hoeverre hij dergelijke gegevens kan verstrekken.
Artikel 5
Bestandsreglementen
1. In elk bestandsreglement van een analysebestand als bedoeld in artikel 16 van het Europol-besluit geeft de directeur aan welke van de in artikel 6 bedoelde categorieën persoonsgegevens zijns inziens voor het doel van het betrokken analysebestand noodzakelijk zijn.
2. De directeur legt in het in lid 1 bedoelde bestandsreglement eveneens vast of gegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging of het lidmaatschap van een vakvereniging blijken, alsook gegevens die de gezondheid of het seksuele gedrag betreffen, in het analysebestand onder de in artikel 6 bedoelde categorieën mogen worden opgenomen en om welke redenen dergelijke gegevens voor de doeleinden van het betrokken analysebestand absoluut noodzakelijk worden geacht. Dergelijke gegevens mogen alleen worden verwerkt indien ze dienen als aanvulling van andere persoonsgegevens die reeds in het bestand zijn ingevoerd.
Wanneer de in de eerste alinea bedoelde gegevens betrekking hebben op de in artikel 6, leden 3 tot en met 6, bedoelde personen, moeten daarvoor in het bestandsreglement specifieke redenen worden genoemd en mogen ze alleen op uitdrukkelijk verzoek van twee of meer van de aan het analyseproject deelnemende lidstaten worden verwerkt. De betrokken gegevens worden gewist wanneer zij niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn opgeslagen.
3. De bestandsreglementen, alsook latere wijzigingen, worden overeenkomstig de in artikel 16 van het Europol-besluit vastgestelde procedure opgesteld.
Artikel 6
Persoonsgegevens in analysebestanden
1. Wanneer persoonsgegevens in werkbestanden voor analyse worden opgeslagen, wordt daarbij vermeld op welke categorie personen deze gegevens betrekking hebben.
2. Met betrekking tot de in artikel 14, lid 1, onder a), van het Europol-besluit bedoelde categorieën personen kunnen de volgende soorten persoonsgegevens, inclusief daaraan gerelateerde administratieve gegevens, worden verwerkt:
a)
Personalia:
1.
Huidige en eerdere familienamen
2.
Huidige en eerdere voornamen
3.
Meisjesnaam
4.
Naam vader (waar nodig voor identificatie)
5.
Naam moeder (waar nodig voor identificatie)
6.
Geslacht
7.
Geboortedatum
8.
Geboorteplaats
9.
Nationaliteit
10.
Burgerlijke staat
11.
Alias
12.
Bijnaam
13.
Gebruikte of valse naam
14.
Huidige en vroegere verblijfplaats en/of woonplaats
b)
Fysieke beschrijving:
1.
Fysieke beschrijving
2.
Onderscheidende kenmerken (moedervlekken/littekens/tatoeages enz.)
c)
Identificatiemiddelen:
1.
Identiteitsdocumenten/rijbewijs
2.
Nummer nationale identiteitskaart/paspoortnummer
3.
Nationaal identificatienummer/nummer sociale zekerheid, in voorkomend geval
4.
Beeldmateriaal en andere gegevens over het uiterlijk
5.
Forensische identificatiegegevens, zoals vingerafdrukken, DNA-profiel (vastgesteld op basis van het niet-gecodeerde gedeelte van het DNA), stemprofiel, bloedgroep, gebitsgegevens
d)
Beroep en vaardigheden:
1.
Huidig werk en beroep
2.
Vroeger werk en beroep
3.
Opleiding (school/universiteit/beroepsopleiding)
4.
Kwalificaties
5.
Bekwaamheden en andere kennis (taal/andere)
e)
Economische en financiële informatie:
1.
Financiële gegevens (bankrekeningen en -codes, kredietkaarten enz.)
2.
Liquide middelen
3.
Aandelen/andere activa
4.
Eigendommen
5.
Banden met ondernemingen
6.
Contacten met banken en kredietinstellingen
7.
Fiscale situatie
8.
Andere gegevens over de wijze waarop de betrokkene zijn financiën beheert
f)
Informatie betreffende het gedrag:
1.
Levensstijl (zoals het feit dat men boven zijn middelen leeft) en gewoonten
2.
Verplaatsingen
3.
Frequent bezochte plaatsen
4.
Wapens en andere gevaarlijke voorwerpen
5.
Mate van gevaarlijkheid
6.
Specifieke risico’s zoals ontsnappingsgevaar, gebruik van dubbelagenten, banden met rechtshandhavingspersoneel
7.
Kenmerken en profielen in de criminele sfeer
8.
Drugsgebruik
g)
Contact- en begeleidende personen, met inbegrip van type en aard van het contact of de begeleiding
h)
Gebruikte communicatiemiddelen zoals telefoon (vast/mobiel), fax, semafoon, e-mail, postadressen, internetverbinding(en)
i)
Gebruikte vervoermiddelen, zoals voertuigen, vaartuigen, luchtvaartuigen, inclusief identificatiegegevens betreffende deze vervoermiddelen (registratienummers)
j)
Informatie betreffende strafbare feiten waarvoor Europol op grond van artikel 4 van het Europol-besluit bevoegd is:
1.
Eerdere veroordelingen
2.
Vermoedelijke betrokkenheid bij criminele activiteiten
3.
Modi operandi
4.
Voor de voorbereiding en/of het begaan van strafbare feiten gebruikte of mogelijk te gebruiken middelen
5.
Lidmaatschap van criminele groepen/organisaties en positie in de groep/organisatie
6.
Rol in de criminele organisatie
7.
Geografisch bereik van de strafbare feiten
8.
In de loop van het onderzoek verzameld materiaal, zoals videobanden en foto’s.
k)
Verwijzingen naar andere databanken waarin informatie over de betrokken persoon is opgeslagen:
1.
Europol
2.
Politie-/douanediensten
3.
Andere wetshandhavingsinstanties
4.
Internationale organisaties
5.
Openbare lichamen
6.
Particuliere lichamen
l)
Informatie over rechtspersonen waarmee de onder e) en j) vermelde informatie verband houdt:
1.
Naam van de rechtspersoon
2.
Locatie
3.
Datum en plaats van oprichting
4.
Registratienummer
5.
Rechtsvorm
6.
Kapitaal
7.
Activiteiten
8.
Nationale en internationale filialen
9.
Directie
10.
Relaties met banken.
3. Met de in artikel 14, lid 1, onder d), van het Europol-besluit vermelde contact- en begeleidende personen, worden bedoeld personen van wie er met voldoende reden kan worden verondersteld dat via hen voor de analyse nuttige informatie betreffende de onder lid 2 van dit artikel bedoelde personen kan worden verkregen, mits zij niet behoren tot een van de in de leden 2, 4, 5 of 6 bedoelde categorieën van personen. „Contactpersonen” zijn personen die sporadisch contact hebben met de in lid 2 bedoelde personen. „Begeleidende personen” zijn personen die regelmatig contact hebben met de in lid 2 bedoelde personen.
Wat contact- en begeleidende personen betreft, mogen de in lid 2 bedoelde gegevens zo nodig worden opgeslagen, mits er reden is om aan te nemen dat deze gegevens nodig zijn voor de analyse van hun rol als contact- of begeleidend persoon.
In dit verband moet rekening worden gehouden met het volgende:
a)
de betrekkingen tussen deze personen en de in artikel 14, lid 1, onder a), van het Europol-besluit bedoelde personen moeten zo spoedig mogelijk worden opgehelderd;
b)
indien de veronderstelling dat er tussen deze personen en de in artikel 14, lid 1, onder a), van het Europol-besluit bedoelde personen betrekkingen bestaan, ongegrond blijkt, worden de gegevens onverwijld gewist;
c)
indien dergelijke personen verdacht worden van een strafbaar feit waarvoor Europol ingevolge artikel 4 van het Europol-besluit bevoegd is, indien zij wegens een dergelijk strafbaar feit zijn veroordeeld, of indien er in de zin van het nationale recht van de betrokken lidstaat feitelijke aanwijzingen zijn of een redelijk vermoeden bestaat dat zij een dergelijk strafbaar feit zullen plegen, dan mogen de in lid 2 bedoelde gegevens worden opgeslagen;
d)
gegevens over contact- en begeleidende personen alsmede gegevens over contact- en begeleidende personen van begeleidende personen mogen niet worden opgeslagen, met uitzondering van gegevens over de soort en de aard van hun contacten met, of begeleiding van, de onder lid 2 bedoelde personen;
e)
indien geen zekerheid kan worden verkregen omtrent de in de voorgaande punten bedoelde zaken, wordt daarmee rekening gehouden bij het besluit over de vraag of en in hoeverre de gegevens moeten worden opgeslagen voor verdere analyse.
4. Wat betreft de in artikel 14, lid 1, onder c), van het Europol-besluit bedoelde personen die het slachtoffer zijn geworden van een van de betrokken strafbare feiten of ten aanzien van wie zich bepaalde omstandigheden voordoen die doen vermoeden dat zij het slachtoffer van een dergelijk strafbaar feit kunnen worden, mogen de in lid 2, onder a), punt 1) tot en met lid 2, onder c), punt 3), van dit artikel bedoelde gegevens worden opgeslagen, alsmede de volgende soorten gegevens:
a)
identificatiegegevens van het slachtoffer;
b)
redenen van slachtofferschap;
c)
schade (lichamelijke/financiële/psychologische/andere);
d)
noodzaak om de anonimiteit te waarborgen;
e)
mogelijkheid om ter rechtszitting te verschijnen;
f)
door of via personen als bedoeld in artikel 14, lid 1, onder c), van het Europol-besluit verstrekte informatie in de criminele sfeer, inclusief informatie over hun relatie met andere personen indien nodig om de in artikel 12, lid 1, van het Europol-besluit bedoelde personen te identificeren.
Zo nodig mogen andere in lid 2 bedoelde gegevens worden opgeslagen, mits er reden is om aan te nemen dat zij nodig zijn voor de analyse van de rol van deze personen als slachtoffer of mogelijk slachtoffer.
Gegevens die niet nodig zijn voor verdere analyse worden gewist.
5. Wat betreft de in artikel 14, lid 1, onder b), van het Europol-besluit bedoelde personen die wellicht als getuige moeten optreden bij onderzoeken naar de betrokken strafbare feiten of bij daaropvolgende strafvervolgingen, mogen de in lid 2, onder a), punt 1) tot en met lid 2, onder c), punt 3), van dit artikel bedoelde gegevens worden opgeslagen, alsmede de volgende soorten gegevens:
a)
door dergelijke personen verstrekte informatie in de criminele sfeer, waaronder informatie over hun relatie met andere personen die in het analysebestand zijn opgenomen;
b)
noodzaak om de anonimiteit te waarborgen;
c)
het feit dat de bescherming gewaarborgd is en de daarvoor verantwoordelijke instantie;
d)
nieuwe identiteit;
e)
mogelijkheid om ter rechtszitting te verschijnen.
Zo nodig mogen andere in lid 2 bedoelde gegevens worden opgeslagen, mits er reden is om aan te nemen dat zij nodig zijn voor de analyse van de rol van deze personen als getuigen.
Gegevens die niet nodig zijn voor verdere analyse worden gewist.
6. Wat betreft de in artikel 14, lid 1, onder e), van het Europol-besluit bedoelde personen die informatie kunnen verschaffen over de betrokken strafbare feiten, mogen de in lid 2, onder a), punt 1) tot en met lid 2, onder c), punt 3), bedoelde gegevens worden opgeslagen, alsmede de volgende soorten gegevens:
a)
gecodeerde personalia;
b)
soort verstrekte informatie;
c)
noodzaak om de anonimiteit te waarborgen;
d)
het feit dat de bescherming gewaarborgd is en de daarvoor verantwoordelijke instantie;
e)
nieuwe identiteit;
f)
mogelijkheid om ter rechtszitting te verschijnen;
g)
negatieve ervaringen;
h)
beloningen (financiële/gunsten).
Zo nodig mogen andere in lid 2 omschreven gegevens worden opgeslagen, mits er reden is om aan te nemen dat zij nodig zijn voor de analyse van de rol van deze personen als informant.
Gegevens die niet nodig zijn voor verdere analyse worden gewist.
7. Indien het op enig moment tijdens de analyse op basis van serieuze en ondubbelzinnige aanwijzingen duidelijk wordt dat een in een bepaalde categorie van het analysebestand opgenomen persoon dient te worden opgenomen in een andere categorie van personen overeenkomstig dit artikel, mag Europol alleen gegevens betreffende deze persoon verwerken die op grond van deze andere categorie zijn toegestaan en moeten alle andere gegevens worden gewist.
Indien het op grond van bovengenoemde aanwijzingen duidelijk wordt dat een persoon in twee of meer in dit artikel bedoelde categorieën moet worden opgenomen, mogen alle op grond van deze categorieën toegestane gegevens door Europol worden verwerkt.
Artikel 7
Controletermijnen en duur van de opslag
1. Bij een besluit over de vraag of persoonsgegevens verder moeten worden bewaard uit hoofde van artikel 6 van deze regels, overeenkomstig artikel 20 van het Europol-besluit, moeten de belangen van Europol bij de uitoefening van zijn taak worden afgewogen tegen de legitieme belangen inzake gegevensbescherming van de betrokkene van wie gegevens worden opgeslagen.
Uiterlijk drie jaar na de invoering of de laatste toetsing van de gegevens wordt getoetst of alle in het analysebestand vervatte gegevens nog langer moeten worden bewaard, overeenkomstig artikel 20 van het Europol-besluit. Onverminderd deze toetsing moet de noodzaak van verdere bewaring worden getoetst indien zich omstandigheden voordoen die doen vermoeden dat de gegevens moeten worden gewist of gerectificeerd.
Bij deze toetsing wordt rekening gehouden met de noodzaak om gegevens verder te bewaren in het licht van de afsluiting van een onderzoek in een bepaalde zaak, een onherroepelijk vonnis, met name vrijspraak, eerherstel, uitgezeten straffen, amnestie, leeftijd van de betrokkene, bepaalde categorieën gegevens.
2. Europol gaat overeenkomstig artikel 16, lid 3, van het Europol-besluit na of een analysebestand moet worden aangehouden of niet. Op basis daarvan wordt door de directeur een besluit genomen inzake het aanhouden of sluiten van het bestand. De raad van bestuur en het gemeenschappelijk controleorgaan worden onmiddellijk door de directeur op de hoogte gesteld van de redenen om het bestand aan te houden.
3. Wanneer strafvervolgingen tegen personen als bedoeld in artikel 6, lid 2, onherroepelijk zijn afgedaan bij een rechterlijke beslissing of anderszins, en Europol door de betrokken lidstaat of een betrokken derde partij van deze beslissing in kennis wordt gesteld, gaat Europol na of de gegevens in verband met een dergelijke beslissing nog mogen worden opgeslagen, gewijzigd of gebruikt. Indien uit de motivering voor de beslissing of uit andere gegevens kan worden afgeleid dat de betrokkene het feit niet, of niet wederrechtelijk, heeft gepleegd of indien de redenen voor de beslissing deze vraag openlaten, worden de gegevens waarop deze beslissing betrekking heeft, gewist, tenzij op goede gronden kan worden aangenomen dat zij nog relevant zijn voor de doeleinden van het analysebestand. In dat geval wordt de informatie over de rechterlijke beslissing toegevoegd aan de gegevens die zich reeds in het bestand bevinden. Voorts mogen deze gegevens alleen worden verwerkt en bewaard als de context en de uitspraak van voornoemde beslissing alsmede de rechten die de betrokkene daaraan ontleent naar behoren in acht worden genomen.
4. Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan de in artikel 20, lid 1, van het Europol-besluit bedoelde periode. Blijven gegevens over personen als bedoeld in artikel 6, leden 3 tot en met 6, als gevolg van het aanhouden van het analysebestand langer dan vijf jaar opgeslagen, dan wordt het in artikel 34, lid 1, van het Europol-besluit bedoelde gemeenschappelijk controleorgaan daarvan in kennis gesteld.
5. Indien het toezicht van het gemeenschappelijk controleorgaan op de werkzaamheden van Europol uitwijst dat persoonsgegevens in strijd met deze regels worden bewaard, stelt het gemeenschappelijk controleorgaan, indien het zulks nodig acht, de directeur van Europol daarvan overeenkomstig artikel 34, lid 4, van het Europol-besluit in kennis.
Wanneer het gemeenschappelijk controleorgaan overeenkomstig artikel 34, lid 4, van het Europol-besluit een zaak betreffende het opslaan, verwerken of gebruiken van persoonsgegevens naar de raad van bestuur heeft verwezen, is doorzenden van de betrokken gegevens verboden zonder voorafgaande toestemming van de raad van bestuur. In uitzonderlijke gevallen kan de directeur toestaan dat de resultaten worden doorgegeven voordat de raad van bestuur daarmee heeft ingestemd, indien zulks absoluut noodzakelijk wordt geacht om de essentiële belangen van de betrokken lidstaten binnen het kader van de doelstellingen van Europol te beschermen of om een onmiddellijk gevaar in verband met criminaliteit of terrorisme af te wenden. De toestemming van de directeur wordt in dergelijke gevallen opgenomen in een document, dat aan de raad van bestuur en het gemeenschappelijk controleorgaan wordt toegezonden.
Artikel 8
Deelname door derden
Onder de voorwaarden van artikel 14, lid 8, van het Europol-besluit kan Europol, overeenkomstig artikel 22, lid 1, respectievelijk artikel 23, lid 1, van het Europol-besluit, deskundigen van instellingen, organen, bureaus en agentschappen, respectievelijk deskundigen van derde landen en organisaties, bij de activiteiten van een analysegroep betrekken.
De directeur sluit een akkoord met een van de in de eerste alinea bedoelde lichamen, overeenkomstig de door de raad van bestuur vastgestelde regels voor dergelijke akkoorden. De details van de akkoorden worden voorgelegd aan de raad van bestuur en het gemeenschappelijk controleorgaan, dat eventuele opmerkingen kan richten tot de raad van bestuur.
Artikel 9
Verzamelen en opslaan van gegevens
De gegevens die worden opgeslagen in werkbestanden voor analyse worden onderscheiden naargelang van het oordeel dat over de bron kan worden uitgesproken en van de mate van juistheid of betrouwbaarheid van de informatie, zoals bepaald in artikel 11. Gegevens die op feiten stoelen, worden onderscheiden van gegevens die op persoonlijke meningen of beoordelingen gebaseerd zijn.
Artikel 10
Interne gegevensbescherming
De directeur neemt de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat deze regels en andere gegevensbeschermingsvoorschriften worden nageleefd. Te dien einde wint de directeur het advies in van de gegevensbeschermingsfunctionaris, als genoemd in artikel 28 van het Europol-besluit.
HOOFDSTUK II
RUBRICERING
Artikel 11
Categorieën analysebestanden
De analysebestanden zijn:
a)
van algemene of strategische aard wanneer zij tot doel hebben relevante informatie te verwerken over een bepaald vraagstuk, of tot ontwikkeling dan wel verbetering strekken van de initiatieven die genomen worden door de in artikel 3 van het Europol-besluit omschreven bevoegde autoriteiten;
b)
van operationele aard wanneer het doel is informatie te verkrijgen over één of meer van de in artikel 3 van het Europol-besluit bedoelde strafbare feiten, op basis van een casus, een persoon of een organisatie, teneinde bilateraal of multilateraal onderzoek van internationale draagwijdte in te leiden, uit te bouwen of af te sluiten, in de zin van artikel 14, lid 2, van het Europol-besluit, mits twee of meer van de betrokken landen lidstaten zijn.
Artikel 12
Beoordeling van de bron en de informatie
1. De bron van de uit een lidstaat afkomstige informatie wordt zoveel mogelijk beoordeeld door de lidstaat die de informatie heeft verstrekt, en wel aan de hand van de volgende evaluatiecodes voor de bronnen:
(A)
:
er bestaat geen twijfel omtrent de authenticiteit, de betrouwbaarheid of de bevoegdheid van de informatiebron, of de bron is in het verleden in alle gevallen betrouwbaar gebleken;
(B)
:
de informatiebron is in het verleden in de meeste gevallen betrouwbaar gebleken;
(C)
:
de informatiebron is in het verleden in de meeste gevallen onbetrouwbaar gebleken;
(X)
:
de betrouwbaarheid van de informatiebron kan niet worden beoordeeld.
2. De uit een lidstaat afkomstige informatie wordt zoveel mogelijk beoordeeld door de lidstaat die de informatie heeft verstrekt, en wel op basis van de betrouwbaarheid van de gegevens, aan de hand van de volgende evaluatiecodes voor de informatie:
(1)
:
informatie die zonder enige twijfel correct is;
(2)
:
informatie die de bron uit de eerste hand heeft, maar de informerende ambtenaar niet;
(3)
:
informatie die de bron niet uit de eerste hand heeft, maar die gestaafd wordt door andere reeds opgeslagen informatie;
(4)
:
informatie die de bron niet uit de eerste hand heeft en die op geen enkele manier kan worden bevestigd.
3. Indien Europol aan de hand van de reeds beschikbare informatie tot de conclusie komt dat de beoordeling moet worden bijgesteld, brengt hij de betrokken lidstaat op de hoogte en tracht hij overeenstemming te bereiken over een wijziging van de beoordeling. Zonder overeenstemming wijzigt Europol de beoordeling niet.
4. Indien Europol van een lidstaat gegevens of informatie zonder beoordeling ontvangt, tracht hij de betrouwbaarheid van de bron of de informatie zoveel mogelijk te beoordelen aan de hand van de reeds beschikbare informatie. De beoordeling van specifieke gegevens en informatie geschiedt in overeenstemming met de lidstaat die de gegevens heeft verstrekt. Een lidstaat en Europol kunnen ook tot een algemene overeenstemming komen over de beoordeling van bepaalde soorten gegevens en bepaalde bronnen. Een dergelijke algemene overeenstemming wordt meegedeeld aan de raad van bestuur. Indien gegevens aan Europol zijn verstrekt op basis van een dergelijke algemene overeenstemming, wordt dit bij de gegevens vermeld.
Indien in een specifiek geval geen overeenstemming wordt bereikt of bij gebreke van een algemene overeenstemming, beoordeelt Europol de informatie of de gegevens overeenkomstig lid 1, code (X), en lid 2, code (4).
5. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op gegevens of informatie die Europol van derden ontvangt.
6. Informatie in een analysebestand die het resultaat is van een analyse, wordt door Europol beoordeeld overeenkomstig dit artikel en in overeenstemming met de lidstaten die aan de analyse hebben deelgenomen.
HOOFDSTUK III
REGELS VOOR HET GEBRUIK VAN ANALYSEBESTANDEN EN ANALYSEGEGEVENS
Artikel 13
Aanleggen van analysebestanden
1. Analysebestanden worden volgens de procedure van artikel 16 van het Europol-besluit aangelegd op initiatief van Europol of op verzoek van de lidstaten waarvan de gegevens afkomstig zijn.
2. De raad van bestuur kan vertegenwoordigers van het gemeenschappelijk controleorgaan uitnodigen om deel te nemen aan de besprekingen over de bestandsreglementen.
3. Overeenkomstig artikel 16, lid 2, van het Europol-besluit mag onmiddellijk na het openen van het analysebestand met de analysewerkzaamheden en de verbreiding van analyseresultaten worden begonnen. Mocht de raad van bestuur overeenkomstig artikel 16, lid 4, van het Europol-besluit de directeur opdracht geven een bestandsreglement te wijzigen of een analysebestand te sluiten, dan moeten gegevens die niet in het bestand mogen worden opgenomen of, indien het analysebestand moet worden gesloten, alle in het bestand opgenomen gegevens onmiddellijk worden geschrapt.
4. Indien het in de loop van een analyse nodig blijkt het bestandsreglement te wijzigen, zijn de procedures van artikel 16 van het Europol-besluit en van dit artikel van overeenkomstige toepassing.
Artikel 14
Opvraging van gegevens
1. De opvraging van gegevens door deelnemers aan het analyseproject overeenkomstig artikel 14, lid 2, onder b), van het Europol-besluit wordt pas toegestaan nadat deze machtiging daartoe hebben verkregen in aansluiting op een cursus inzake hun specifieke verplichtingen uit hoofde van het rechtskader van Europol.
2. Overeenkomstig artikel 14, lid 2, tweede alinea, van het Europol-besluit, kunnen alle deelnemers aan de analysegroep gegevens uit het bestand opvragen. De analysegroep besluit met eenparigheid van stemmen in welke mate deze opvraging mag plaatsvinden en welke voorwaarden en beperkingen daarbij gelden.
Artikel 15
Doorgifte van gegevens of informatie uit analysebestanden
1. Van de doorgifte van persoonsgegevens uit analysebestanden aan een lidstaat of een derde partij dient aantekening te worden gemaakt in het bestand waaruit de gegevens zijn overgenomen.
In samenwerking met de lidstaat of de derde partij die de gegevens verstrekt, verifieert Europol zo nodig uiterlijk op het tijdstip waarop de gegevens worden doorgegeven, of deze correct en conform het Europol-besluit zijn.
Voor zover mogelijk moet bij elke doorgifte van gegevens opgave worden gedaan van rechterlijke beslissingen, alsmede van beslissingen om niet te vervolgen. Gegevens die op een persoonlijke mening of beoordeling berusten in samenwerking met de lidstaat of de derde partij die de informatie verstrekt heeft, moeten worden getoetst alvorens zij worden meegedeeld en hun mate van juistheid en betrouwbaarheid moet worden vermeld.
De lidstaat die de gegevens ontvangt, meldt de lidstaat die de gegevens heeft doorgegeven desgevraagd welk gebruik van de gegevens is gemaakt en welke resultaten met behulp daarvan zijn verkregen, mits de wetgeving van de lidstaat die de gegevens heeft ontvangen, zulks toestaat.
Eventuele beperkingen op het gebruik van gegevens op grond van artikel 19 van het Europol-besluit moeten samen met de gegevens worden opgeslagen en deze beperkingen moeten ter kennis worden gebracht van de ontvangers van de analyseresultaten.
2. Indien Europol na het opnemen van gegevens in een analysebestand constateert dat deze gegevens betrekking hebben op een persoon of voorwerp waarover al door een andere lidstaat of derde partij verstrekte gegevens in het bestand waren opgenomen, wordt elke betrokken lidstaat of betrokken derde partij onmiddellijk over dit verband geïnformeerd, overeenkomstig artikel 14, lid 7, van het Europol-besluit.
Artikel 16
Controleprocedures
Teneinde aan de in artikel 35 van het Europol-besluit vastgestelde vereisten voor gegevensbeveiliging te voldoen, en de veilige verwerking van gegevens in de zin van deze uitvoeringsregels te verzekeren, accrediteert de raad van bestuur het analysesysteem, overeenkomstig artikel 8 van de regeling ter bescherming van geheime Europol-informatie zoals vastgesteld bij Besluit 2009/…/JBZ van de Raad van 30 november 2009 (2), na raadpleging van het beveiligingscomité, overeenkomstig artikel 4, lid 2, van die regeling. De accreditatie wordt toegekend op basis van systeemeigen beveiligingsvoorschriften en andere door de raad van bestuur noodzakelijk geachte beveiligingsdocumentatie.
Artikel 17
Gebruik en opslag van analysegegevens en analyseresultaten
1. Alle persoonsgegevens en analyseresultaten uit een analysebestand mogen alleen worden gebruikt overeenkomstig het doel van het bestand of ter voorkoming of bestrijding van andere ernstige vormen van criminaliteit, en conform eventuele door een lidstaat op grond van artikel 19, lid 2, van het Europol-besluit meegedeelde gebruiksbeperkingen. De in artikel 5, lid 2, bedoelde gegevens mogen alleen worden doorgegeven in overleg met de lidstaat die deze gegevens heeft verstrekt.
2. Na de sluiting van een analysebestand worden alle gegevens uit dat bestand door Europol opgeslagen in een afzonderlijk bestand dat alleen toegankelijk is voor interne of externe controle. Onverminderd artikel 20, lid 4, van het Europol-besluit mogen dergelijke gegevens niet langer dan achttien maanden na de sluiting van het gegevensbestand worden bewaard.
3. De resultaten van een analysebestand mogen door Europol elektronisch worden opgeslagen gedurende ten hoogste drie jaar na de sluiting van het bestand, op voorwaarde dat zij in een apart bestand worden opgeslagen en dat er geen nieuwe gegevens aan worden toegevoegd. Na deze periode mogen de resultaten alleen worden opgeslagen in de vorm van een papieren document.
Artikel 18
Koppeling van bestanden en overdracht tussen bestanden
1. Wanneer blijkt dat gegevens in een analysebestand ook relevant kunnen zijn voor andere analysebestanden, worden de volgende procedures gevolgd:
a)
indien een volledige koppeling van de gegevens uit twee bestanden wordt voorgesteld, wordt overeenkomstig artikel 16 van het Europol-besluit een nieuw bestand met de gegevens uit die twee bestanden aangelegd. Het besluit tot koppeling van beide bestanden wordt genomen door alle deelnemers aan die originele bestanden. In dat geval worden de originele bestanden gesloten;
b)
indien gegevens in een bestand gedeeltelijk relevant zijn voor een ander bestand, besluiten de verstrekkers van de gegevens of deze gegevens worden overgebracht naar het andere bestand.
2. In de in lid 1 bedoelde gevallen heeft de overdracht geen gevolgen voor de termijnen voor de toetsing van de gegevens die van het ene naar het andere analysebestand zijn overgebracht.
Artikel 19
Nieuwe technologieën
Het gebruik van nieuwe technologieën bij de verwerking van gegevens voor analysedoeleinden is alleen toegestaan indien alle redelijke maatregelen zijn getroffen om te garanderen dat het gebruik voldoet aan de voor Europol geldende voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens. De directeur dient met het gemeenschappelijk controleorgaan vooraf overleg te plegen wanneer het gebruik van dergelijke technologieën problemen meebrengt voor de toepassing van de voorschriften inzake gegevensbescherming.
HOOFDSTUK IV
SLOTBEPALINGEN
Artikel 20
Herziening van de regels
Uiterlijk op 1 januari 2013 worden deze regels onder toezicht van de raad van bestuur geëvalueerd.
Voorstellen tot wijziging van deze regels worden bestudeerd door de raad van bestuur met het oog op de goedkeuring ervan door de Raad volgens de procedure van artikel 14, lid 1, derde alinea, van het Europol-besluit.
Artikel 21
Inwerkingtreding
Deze regels treden in werking op 1 januari 2010.
Gedaan te Brussel, 30 november 2009.