31993R0085
L 012/9
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (ЕИО) № 85/93 НА КОМИСИЯТА
от 19 януари 1993 година
относно контролните агенции в сектор тютюн
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската икономическа общност,
като взе предвид Регламент (ЕИО) № 2075/92 на Съвета от 30 юни 1992 г. относно общата организация на пазара на суров тютюн (1), и по-специално член 20, параграф 8 от него,
като има предвид, че съгласно член 20, параграф 2 от Регламент (ЕИО) № 2075/92 всяка държава-членка, която произвежда повече от едно минимално количество, следва да създаде агенция, която да има за цел изпълнението на някои проверки и други задължения, свързани със схемата за подпомагане на тютюнопроизводството; като има предвид, че агенцията трябва да бъде в състояние да осъществява задачите, посочени в този регламент; като има предвид, че следователно всяка агенция трябва да разполага с минималните правомощия, необходими за изпълнението на тези задачи;
като има предвид, че за да се гарантира точното и ефективното прилагане на правилата в сектора, в член 20, параграф 3 от Регламент (ЕИО) № 2075/92 се посочва, че съответната държава-членка предоставя пълни правомощия на агенцията, за да изпълнява своите задачи; като има предвид, че в този смисъл всяка заинтересована държава-членка трябва да предостави на инспекторите на агенцията правомощия да изискват такава информация и да извършват такива проверки, каквито са необходими за изпълнение на задачите на агенцията;
като има предвид, че надзорът върху прилагането на правилата на Общността изисква проверка на характеристиките на тютюна; като има предвид, че поради това се налага да се разреши на инспекторите да взимат проби от тютюна, съхраняван от лицата, подлежащи на надзор;
като има предвид, че в интерес на подобряване на ефикасността на проверките следва да се предвиди създаването на контролни звена, които да функционират във всяка агенция;
като има предвид, че заинтересованите държави-членки трябва да вземат всички необходими мерки, за да защитят правата на лицата, подлежащи на контрол, чиито интереси могат да бъдат засегнати от него;
като има предвид, че агенцията ще извършва работата си в рамките на работен график и бюджет, съставени от съответната държава-членка, вследствие на предложение на агенцията и след консултация с Комисията; като има предвид, че поради това следва да се определи минималното съдържание на графика и размера на бюджета, както и процедурата, която да се спазва при изготвянето им и евентуалното им коригиране;
като има предвид, че съгласно член 20, параграф 4, втора алинея от Регламент (ЕИО) № 2075/92 Комисията извършва периодично мониторинг върху работата на агенциите; като има предвид, че следователно следва да се въведе процедура, по която Комисията и съответната държава-членка ще бъдат информирани за хода на тази работа;
като има предвид, че за да може Комисията да упражнява надзор върху функционирането и дейностите на агенциите правилно, е целесъобразно да се предвиди възможността тя да бъде представлявана в агенциите и да се установят подробни разпоредби за това участие;
като има предвид, че Общността има участие във финансирането на действителните разходи на агенциите; като има предвид, че поради това следва да бъдат определени процедурите за тази дейност на финансиране, заедно с процедурите за всяка работа по проверка, свързана с нея;
като има предвид, че член 20, параграф 4, трета алинея от Регламент (ЕИО) № 2075/92 предвижда агенцията да предоставя на държавата-членка и на Комисията редовни отчети за свършената от нея работа; като има предвид, че следва да се определят срокове за представянето на тези отчети;
като има предвид, че е целесъобразно да се предвидят специални мерки за 1993 г., поради времето, необходимо за създаването на контролните агенции в държавите-членки, които произвеждат тютюн;
като има предвид, че мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Управителния комитет за тютюна,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
1. Контролните агенции, посочени в член 20, параграф 2 от Регламент (ЕИО) № 2075/92, се създават от всяка заинтересована държава-членка преди 30 април 1993 г.
2. За да се гарантира точното прилагане на правилата на Общността в сектор тютюн, по-специално съгласно работната програма, посочена в член 3, агенциите:
а)
осъществяват цялостни проверки върху всички доставки на тютюн в предприятия, които извършват първичната преработка;
б)
съставят контролния сертификат, посочен в член 12 от Регламент (ЕИО) № 3478/92 на Комисията (2);
в)
извършват често и без предизвестие инспекции на предприятия, които извършват първичната преработка;
г)
предлагат, когато е целесъобразно, прилагането на всякакви административни или съдебни наказания в резултат на тези контролни проверки.
3. Държавата-членка, по своя инициатива или по искане от страна на Комисията, може да изиска от агенцията да извърши:
а)
всякакъв контрол в съответствие с изискванията на правилата на Общността;
б)
конкретни разследвания в сектора.
4. Държавата-членка предприема необходимите действия, за да проучи заключенията на агенцията във възможно най-кратки срокове.
Член 2
1. На всяка агенция се предоставят законови правомощия, за да изпълнява задълженията си в съответствие със законодателството на държавата-членка.
2. В рамките на работния график и бюджет, посочени в член 20, параграф 4 от Регламент (ЕИО) № 2075/92, на всяка агенция се дава автономия по отношение наемането на персонал и планирането на своята работа, както и на всички разходи, произтичащи от това.
3. Броят на служителите в агенцията, тяхното ниво на подготовка и опит, ресурсите на тяхно разположение и начинът, по който се организират отделите в агенцията е такъв, че да позволява изпълнението на възложените задължения на агенцията. По-конкретно, персоналът, отговарящ за контрола следва да притежава необходимите технически познания и опит, които да му позволяват да извършва проверките, посочени в параграф 4, и по-специално по отношение на оценяването на агрономически данни, технически проверки на производството и преработката и подробната проверка на икономически данни, протоколи за наличност и сметки.
4. С цел изпълнение на задълженията, възложени им съгласно член 20, параграф 4 от Регламент (ЕИО) № 2075/92, на служителите се предоставят необходимите правомощия от съответната държава-членка, за да получават информация или доказателства и да извършват всякакви проверки, които могат да са необходими като част от инспектирането на производителите, организациите на производителите, преработвателите и всякакви други лица, за които важат правилата за сектора, и по-специално, правото да взимат проби от тютюна, собственост на инспектираните физически или юридически лица.
5. Всяка агенция създава вътрешно одиторско звено, което прави без предупреждение проверки на работата на другите звена и по-специално, осигурява правилното издаване на контролни сертификати.
6. Всяка държава-членка взима всички необходими мерки, за да защити правата, които физическите и юридическите лица, подлежащи на контрол, имат по силата на съответното национално законодателство.
7. Всяка държава-членка признава на констатациите на служителите пълна доказателствена сила съгласно националното си законодателство.
Член 3
1. От 1993 г. нататък агенцията предлага работен график и бюджетна прогноза за всяка година. Работният график гарантира, че физическите и юридическите лица, обхванати от контролния режим, предоставят представителен подбор. Програмата за проверките се съставя на основата на анализ на риска в секторите и производствените области.
2. Работният график включва:
а)
описание на контролната работа, която агенцията планира да осъществи;
б)
списък на всяка друга дейност, която ще се осъществява по искане на държавата-членка или на Комисията, по силата на член 1, параграф 3;
в)
подробности за предлаганото обучение на персонала;
г)
списък на служителите, отговарящи за връзките с Комисията.
Освен това, агенцията посочва приблизителния брой човекодни, необходими за всяка сфера на дейност в работния график, и разпределение на работата във времето.
3. Бюджетът на агенцията включва по достатъчно подробен начин следните заглавия:
1.
списък на длъжностите;
2.
разходи за персонал;
3.
административни разходи;
4.
разходи по индивидуални проекти;
5.
разходи за инвестиции;
6.
други разходи;
7.
приход от съответната държава-членка;
8.
принос от Общността по член 20, параграф 5 от Регламент (ЕИО) № 2075/92;
9.
други приходи.
4. За целите на съставянето на проекта на работен график и бюджетна прогноза, агенцията взима предвид честотата на проверките, изисквана от законодателството на Общността, придобития през предишни години опит, както и, без да се засягат отговорностите на съответната държава-членка, всички наблюдения или коментари, направени от Комисията преди да е подготвен проектът.
Член 4
1. Не по-късно от 15 август всяка година, агенцията предоставя своя проект на работен график и бюджетна прогноза на съответната държава-членка. Въз основа на проекта, държавата-членка изготвя работния график и бюджетната прогноза и ги предоставя на Комисията не по-късно от 15 септември всяка година.
В рамките на 30 дни и без да засяга отговорностите на съответната държава-членка, Комисията може да изиска от държавата-членка да внесе всякакви промени в бюджета и работния график, които Комисията счита за подходящи за целите на задоволителното изпълнение на разпоредбите на Общността в сектор тютюн.
2. Окончателните работен график и бюджет на агенцията се приемат от съответната държава-членка не по-късно от 31 октомври всяка година и се изпращат незабавно на Комисията.
3. След одобрение от Комисията и при условие че общата сума, вписана в бюджета, не се увеличава в резултат на това, държавата-членка може, за да направи проверките по-ефективни, да изменя през годината работния график и бюджета на агенцията.
4. Ако възникне изключителна ситуация, при която има опасност от измама, сериозно застрашаваща правилното изпълнение на правилата на Общността в сектор тютюн, агенцията информира въпросната държава-членка и Комисията. В този случай агенцията може да промени своя план и контролната дейност, след като получи съгласието на въпросната държава-членка. Тази държава-членка информира Комисията незабавно.
Ако през определена година държавата-членка или Комисията поискат от агенцията да извърши конкретни разследвания, работният график и бюджетът съответно се изменят. Процедурата, установена в параграфи 1 и 2, се прилага mutatis mutandis за въвеждането на такива изменения.
Член 5
1. За да могат служителите на Комисията да извършват мониторинг върху работата на агенцията, както е определено в член 20, параграф 4, алинея втора от Регламент (ЕИО) № 2085/92, не по-късно от петнадесето число на всеки месец агенцията представя на съответната държава-членка и на Комисията работния график за следващия месец. Освен това, във възможно най-кратки срокове агенцията нотифицира Комисията и съответната държава-членка за всички промени в изпълнението на месечния работен график.
2. Не по-късно от 30 дни след края на всяко тримесечие, агенцията представя на държавата-членка и Комисията обобщен отчет относно извършената от нея работа, заедно с финансов отчет, показващ паричния поток и направените разходи по всяка бюджетна глава, както и отчет за административните или наказателни санкции, предложени в резултат на извършените през това тримесечие проверки.
3. Представителите на Комисията, на съответната държава-членка и на агенцията се срещат най-малко веднъж на тримесечие, за да обсъдят работата, извършена от агенцията и работата, която е планирала да извърши в бъдеще, резултатите от тази работа и общото функциониране на агенцията.
4. Комисията може да участва в разискванията на управителния орган на агенцията. За тази цел, агенцията изпраща на Комисията по телекс, или факс, не по-късно от 15 дни преди датата на всяко заседание на своя надзорен или управителен орган, датата на това заседание, дневния му ред и всички документи, които ще се обсъждат на него. Представителят на Комисията не може да гласува.
Член 6
1. Не по-късно от 31 май всяка година, съответната държава-членка предава на Комисията сметка за приходите и разходите за предишната година, придружена с доклад от правителствения орган, отговарящ за надзора на агенцията.
2. Не по-късно от шест месеца след датата, посочена в параграф 1, Комисията взема решение за сумата, представляваща действителен разход за агенцията, която да се отпусне на произвеждащата държавата-членка за въпросната година. След приспадане на авансовите плащания, посочени в параграф 4 и в член 8, параграф 3, тази сума се изплаща, след като бъде установено, че агенцията е изпълнила възложената ѝ работа.
3. За целите на внимателната проверка на сметката за приходите и разходите, служителите на Комисията имат право на достъп до финансовите и придружаващите ги документи на агенцията.
4. Сумата, представляваща оперативните разходи на агенцията през една година, се съгласува с Комисията и съответната държава-членка на основата на бюджетната прогноза на агенцията. Комисията обаче може да променя месечните вноски в светлината на нормата на разходите на агенцията, както е изчислена на база стойностите в тримесечните отчети, посочени в член 5, параграф 2.
Член 7
Агенцията изпраща отчетите, посочени в член 20, параграф 4, трета алинея от Регламент (ЕИО) № 2075/92, в рамките на тридесет дни след края на всяко тримесечие.
Член 8
1. Проектът на работен график и бюджетната прогноза за 1993 г. се изготвят от държавите-членки в съответствие с член 3, параграфи 2 и 3 и се изпращат на Комисията преди 30 април 1993 г.
Проектът на работен график включва плана за набиране на персонал на агенцията за съответната година.
Предлаганите дейности на агенцията, включително контролната дейност, трябва да бъдат съвместими с плана за набиране на персонал и с предвидената програма за неговото обучение.
На същото основание, държавите-членки предават на Комисията предложения устав на агенцията. Той трябва да съдържа процедура за набиране на персонал, която дава достатъчни гаранции, че целите, поставени в член 2, параграф 3, ще бъдат постигнати.
В рамките на 30 дни Комисията може да изиска от държавата-членка, без да засяга отговорностите на последната, да направи промяна в бюджета или графика, която тя счита за целесъобразна, и предоставя своите коментари, ако има такива, по устава.
2. Работният график и бюджетът за 1993 г. се приемат от съответната държава-членка не по-късно от 31 май 1993 г.
3. След като получи проекта на работен график и бюджетна прогноза за 1993 г., Комисията може, на основание на последната и за да улесни създаването на агенцията, да плати авансово на държавите-членки сумата, представляваща разходите по създаване на агенцията.
Член 9
До момента когато агенцията ще бъде в състояние да изпълнява всички възложени ѝ задължения и проверки, съответните държави-членки извършват проверките, предвидени в правилата на Общността в съответствие със съществуващите процедури.
Член 10
Държавите-членки информират Комисията за мерките, предприети в съответствие с настоящия регламент.
Член 11
Настоящият регламент влиза в сила на седмия ден от датата на публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 19 януари 1993 година.
VERORDENING (EEG) Nr. 85/93 VAN DE COMMISSIE van 19 januari 1993 betreffende de controlediensten in de sector tabak
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Economische Gemeenschap,
Gelet op Verordening (EEG) nr. 2075/92 van de Raad van 30 juni 1992 houdende een gemeenschappelijke ordening der markten in de sector ruwe tabak (1), inzonderheid op artikel 20, lid 8,
Overwegende dat overeenkomstig artikel 20, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 elke producerende Lid-Staat waarvan de produktie een minimumhoeveelheid overschrijdt, een speciale dienst moet oprichten die tot taak krijgt bepaalde controles in het kader van de communautaire regeling voor tabak uit te voeren; dat de betrokken dienst de in die verordening bedoelde taken moet kunnen vervullen; dat elke dienst derhalve aan bepaalde minimumvoorwaarden moet voldoen om deze taken te kunnen uitvoeren;
Overwegende dat voor een correcte en doeltreffende toepassing van de regeling voor die sector in artikel 20, lid 3, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 is bepaald dat de betrokken Lid-Staat deze dienst de nodige bevoegdheden verleent om zijn taken te kunnen uitvoeren; dat daartoe elke betrokken Lid-Staat de controleurs van die dienst met name de nodige bevoegdheid moet geven om alle gegevens op te vragen en de verificaties uit te voeren die voor de vervulling van de taken van de dienst noodzakelijk zijn;
Overwegende dat men zich voor de controle op de toepassing van de communautaire regeling moet kunnen vergewissen van de kenmerken van de tabakssoorten; dat de betrokken ambtenaren derhalve moet worden toegestaan monsters te nemen van de bij de te controleren personen opgeslagen tabak;
Overwegende dat, om de controles doeltreffender te maken, binnen iedere dienst eenheden voor interne controle moeten worden opgericht;
Overwegende dat de betrokken Lid-Staten de nodige maatregelen moeten nemen om de rechten te vrijwaren van de personen die aan de controles zijn onderworpen en wier belangen door die controles kunnen worden geschaad;
Overwegende dat de dienst zijn activiteiten uitoefent op basis van een werkprogramma en een begroting die, op voorstel van de dienst, door de betrokken Lid-Staat na overleg met de Commissie worden vastgesteld; dat derhalve de minimuminhoud van dat programma en die van die begroting moeten worden bepaald, alsmede de procedure die voor de opstelling en eventuele wijzigingen daarvan moet worden gevolgd;
Overwegende dat de Commissie overeenkomstig artikel 20, lid 4, tweede alinea, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 te allen tijde toeziet op de activiteiten van deze diensten; dat dan ook de procedure moet worden vastgesteld volgens welke de Commissie en de betrokken Lid-Staat over het verloop van die activiteiten worden ingelicht;
Overwegende dat de Commissie, om behoorlijk te kunnen toezien op de activiteiten van de controlediensten, aan het overleg binnen deze diensten moet kunnen deelnemen en dat nader moet worden aangegeven hoe dit moet geschieden;
Overwegende dat de Gemeenschap bijdraagt in de financiering van de feitelijke uitgaven van deze diensten; dat bijgevolg procedures voor die financiering en eventuele controleprocedures in dat verband moeten worden vastgesteld;
Overwegende dat in artikel 20, lid 4, derde alinea, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 is bepaald dat de dienst de betrokken Lid-Staat en de Commissie op gezette tijden verslag uitbrengt over zijn activiteiten, weshalve termijnen voor de toezending van deze verslagen moeten worden bepaald;
Overwegende dat, aangezien de producerende Lid-Staten de nodige tijd moet worden gegund om de controlediensten op te richten, bijzondere bepalingen voor 1993 moeten worden vastgesteld;
Overwegende dat de in deze verordening vervatte maatregelen in overeenstemming zijn met het advies van het Comité van beheer voor tabak,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
Artikel 1
1. Uiterlijk op 30 april 1993 richt elke betrokken Lid-Staat de in artikel 20, lid 2, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 bedoelde controledienst op.
2. Met het oog op een correcte toepassing van de communautaire regeling voor tabak moeten de diensten overeenkomstig het in artikel 3 bedoelde werkprogramma met name:
a) alle tabaksleveringen aan de bedrijven voor eerste bewerking volledig controleren;
b) het in artikel 12 van Verordening (EEG) nr. 3478/92 van de Commissie (2) bedoelde controlebewijs opstellen;
c) vaak onaangekondigde controles in de bedrijven voor eerste bewerking uitvoeren;
d) in voorkomend geval naar aanleiding van deze controles de toepassing van eventuele administratieve of gerechtelijke strafmaatregelen voorstellen.
3. De Lid-Staat kan op eigen initiatief of op verzoek van de Commissie de dienst opdragen:
a) nog andere in de communautaire regeling voor die sector bepaalde controles uit te voeren;
b) bijzonder enquêtes in die sector uit te voeren.
4. Op grond van de bevindingen van de controledienst treft de Lid-Staat onverwijld de nodige maatregelen.
Artikel 2
1. Elke dienst heeft overeenkomstig het nationaal recht de handelingsbevoegdheid die nodig is om zijn taken uit te voeren.
2. Binnen het raam van het werkprogramma en de begroting, bedoeld in artikel 20, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 2075/92, moet elke dienst autonoom het meest geschikte personeel kunnen aanwerven, zijn werkzaamheden kunnen organiseren en de daarmee verband houdende uitgaven kunnen verrichten.
3. De dienst moet beschikken over een voldoende aantal personeelsleden met de nodige vakbekwaamheid, opleiding en ervaring, alsmede over de vereiste middelen en organisatie om de hem opgedragen taken te kunnen vervullen. Meer in het bijzonder moeten de controleambtenaren de nodige technische kennis en ervaring bezitten om de in lid 4 bedoelde controles uit te voeren, met name wat de beoordeling van de agronomische gegevens, de technische controle van produktie en bewerking alsmede de verificatie van de economische gegevens en van de voorraadadministratie en de financiële boekhouding betreft.
4. De ambtenaren worden voor de uitvoering van de hun krachtens artikel 20, lid 4, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 opgedragen taken, door de betrokken Lid-Staat gemachtigd alle gegevens en bewijsstukken op te vragen en alle nodige verificaties te verrichten in het raam van de controles bij de producenten, de producentenorganisaties, de bewerkers en de overige marktdeelnemers waarvoor de voorschriften van die sector gelden. De ambtenaren moeten met name bevoegd zijn om monsters te nemen van tabak in het bezit van de te controleren natuurlijke of rechtspersonen.
5. Iedere dienst vormt ook een eenheid voor interne controle die onaangekondigd de werkzaamheden van de vorige eenheden, en met name de deugdelijke afgifte van de controlebewijzen, controleert.
6. Elke Lid-Staat neemt de nodige maatregelen om de rechten te vrijwaren die volgens het nationaal recht aan de te controleren natuurlijke of rechtspersonen zijn verleend.
7. De Lid-Staten kennen aan de constateringen van de ambtenaren de hoogste bewijskracht toe waarin het nationaal recht voorziet.
Artikel 3
1. Met ingang van 1993 stelt de dienst voor elk jaar een werkprogramma op en de voorlopige begroting daarvoor. In het werkprogramma wordt ervoor gezorgd dat de te controleren natuurlijke en rechtspersonen een representatieve selectie vormen. Het controleprogramma wordt opgesteld aan de hand van een risicoanalyse voor de verschillende sectoren en produktiegebieden.
2. Het programma omvat
a) het plan en de wijze van uitvoering van de voorgenomen controles;
b) een opgave van andere werkzaamheden die overeenkomstig artikel 1, lid 3, worden verricht op verzoek van de Lid-Staat of van de Commissie;
c) de voorgenomen maatregelen voor opleiding van het personeel;
d) de lijst van de ambtenaren die de contacten met de Commissie onderhouden.
Voor alle activiteiten die in het werkprogramma zijn opgenomen, geeft de dienst bovendien telkens het naar schatting benodigde aantal mandagen en het tijdschema aan.
3. De begroting van de dienst is voldoende gedetailleerd en omvat ten minste de volgende posten:
1. organisatieschema
2. personeelsuitgaven
3. administratieve uitgaven
4. uitgaven voor specifieke werkzaamheden
5. uitgaven voor investeringen
6. overige uitgaven
7. van de betrokken Lid-Staat ontvangen middelen
8. bijdrage van de Gemeenschap op grond van artikel 20, lid 5, van Verordening (EEG) nr. 2075/92
9. overige ontvangsten.
4. Bij de opstelling van het ontwerp van werkprogramma en van voorlopige begroting houdt de dienst rekening met de door de Gemeenschap voorgeschreven omvang van de controles, de in voorafgaande jaren opgedane ervaring en, onverminderd de verantwoordelijkheid van de betrokken Lid-Staat, met eventuele op- en aanmerkingen die de Commissie vóór de opstelling van het betrokken ontwerp heeft gemaakt.
Artikel 4
1. De dienst zendt de betrokken Lid-Staat jaarlijks uiterlijk op 15 augustus het ontwerp van werkprogramma en van voorlopige begroting toe. Op basis daarvan stelt de Lid-Staat het werkprogramma en de voorlopige begroting op; de Lid-Staat dient het werkprogramma en de begroting jaarlijks uiterlijk op 15 september bij de Commissie in.
De Commissie kan, onverminderd de verantwoordelijkheid van de Lid-Staat, binnen een termijn van 30 dagen, de Lid-Staat verzoeken de wijzigingen die zij met het oog op het goed functioneren van de communautaire regeling voor tabak dienstig acht, in het werkprogramma en in de begroting aan te brengen.
2. Het werkprogramma en de begroting van de dienst worden jaarlijks uiterlijk op 31 oktober door de betrokken Lid-Staat definitief vastgesteld en onverwijld aan de Commissie toegezonden.
3. Om de controles doeltreffender te maken, kunnen Lid-Staten, in voorkomend geval en in overleg met de Commissie, in de loop van het jaar wijzigingen aanbrengen in het werkprogramma en in de begroting van de dienst, voor zover het op de begroting uitgetrokken totale bedrag daardoor niet toeneemt.
4. In uitzonderlijke situaties, die met name worden gekenmerkt door een frauderisico waardoor de correcte toepassing van de communautaire regeling voor de tabakssector in het gedrang wordt gebracht, waarschuwt de dienst de betrokken Lid-Staat en de Commissie. In dat geval kan de dienst zijn programma en de uitvoering ervan wijzigen, mits daartoe de instemming van de betrokken Lid-Staat is verkregen. Deze Lid-Staat stelt de Commissie daarvan onverwijld in kennis.
Indien de Lid-Staat of de Commissie in de loop van het jaar de dienst opdraagt een specifiek onderzoek te verrichten, worden programma en begroting dienovereenkomstig gewijzigd. Voor deze wijzigingen wordt dezelfde procedure als in de leden 1 en 2 gevolgd.
Artikel 5
1. Ten einde de ambtenaren van de Commissie in staat te stellen overeenkomstig artikel 20, lid 4, tweede alinea, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 op de activiteiten van de dienst toe te zien, zendt de dienst de betrokken Lid-Staat en de Commissie uiterlijk tegen de 15e van iedere maand het werkprogramma voor de daaropvolgende maand. De dienst stelt de Commissie en de betrokken Lid-Staat ook onverwijld in kennis van elke afwijking van het maandelijkse werkprogramma.
2. De dienst zendt de Lid-Staat en de Commissie binnen 30 dagen na het einde van ieder kwartaal een beknopt verslag over de verrichte werkzaamheden, met een financiële notitie waarin de kaspositie en de uitgaven per begrotingshoofdstuk worden aangegeven, en met een overzicht van de administratieve of gerechtelijke straffen waarvan toepassing ingevolge de in het kwartaal verrichte controles wordt voorgesteld.
3. Ten minste eenmaal per kwartaal vergaderen de vertegenwoordigers van de Commissie, de betrokken Lid-Staat en de dienst om de voorbije en de geplande werkzaamheden van de dienst, de resultaten van deze werkzaamheden en de algemene werking van de dienst te bespreken.
4. De Commissie kan deelnemen aan de stafbesprekingen van de dienst. Daartoe zendt de dienst ten minste 15 dagen vóór elke vergadering van zijn overlegorgaan of zijn bestuurscollege de datum en de agenda van deze vergadering en eventueel de documenten die besproken zullen worden, per telex of per telefax aan de Commissie. De vertegenwoordiger van de Commissie neemt niet aan de stemming deel.
Artikel 6
1. De betrokken Lid-Staat zendt de Commissie jaarlijks uiterlijk op 31 mei de jaarrekeningen over het vorige jaar, samen met het verslag van de met de controle op de dienst belaste instantie van de Lid-Staat.
2. De Commissie neemt binnen zes maanden na de in lid 1 bedoelde datum een besluit over het bedrag van de feitelijke uitgaven van de dienst, dat aan de producerende Lid-Staten voor het betrokken begrotingsjaar moet worden toegekend. Dit bedrag, verminderd met de in lid 4 en in artikel 8, lid 3, bedoelde voorschotten, wordt overgemaakt nadat is geconstateerd dat de dienst zijn taak heeft vervuld.
3. Voor de verificatie van de jaarrekening moet de ambtenaren van de Commissie ook inzage worden verleend van de financiële documenten en de bewijsstukken van de diensten.
4. Het bedrag van de huishoudelijke uitgaven van de dienst voor het betrokken jaar wordt vooruitbetaald in driemaandelijkse tranches die door de Commissie in overleg met de betrokken Lid-Staat worden vastgesteld op basis van de voorlopige begroting van de dienst. De Commissie kan evenwel het bedrag van de maandelijkse tranches wijzigen om rekening te houden met het uitgaventempo volgens de in artikel 5, lid 2, bedoelde kwartaalverslagen.
Artikel 7
Het in artikel 20, lid 4, derde alinea, van Verordening (EEG) nr. 2075/92 bedoelde activiteitenverslag wordt binnen 30 dagen na afloop van elk kwartaal toegezonden.
Artikel 8
1. Het ontwerp van werkprogramma en de voorlopige begroting voor 1993 worden overeenkomstig artikel 3, leden 2 en 3, door de betrokken Lid-Staten opgesteld en uiterlijk op 30 april 1993 aan de Commissie toegezonden.
In het ontwerp-programma wordt met name het schema voor de aanwerving van personeel voor het betrokken jaar opgenomen.
Bij de opstelling van het werkprogramma van de dienst, met inbegrip van de uit te voeren controles, wordt met name rekening gehouden met het bovenbedoelde aanwervingsschema en met de voorgenomen opleidingsactiviteiten.
Tegelijkertijd zenden de betrokken Lid-Staten de Commissie ook de ontwerp-statuten van de dienst. De ontwerp-statuten bevatten onder meer een procedure voor de aanwerving van het personeel die ten aanzien van de in artikel 2, lid 3, vermelde doeleinden voldoende waarborgen biedt.
Binnen 30 dagen en onverminderd de verantwoordelijkheid van de Lid-Staat, kan de Commissie de Lid-Staat verzoeken de wijzigingen in de begroting en in het programma aan te brengen die zij nodig acht en zendt zij de Lid-Staat eventuele opmerkingen over de statuten toe.
2. Het werkprogramma en de begroting voor 1993 worden uiterlijk op 31 mei 1993 door de Lid-Staat vastgesteld.
3. Na ontvangst van het ontwerp van het werkprogramma voor 1993 en van de ontwerp-begroting kan de Commissie, om de oprichting van de dienst te vergemakkelijken, aan de hand van de begroting de betrokken Lid-Staten een voorschot toekennen dat met de kosten voor de oprichting van de dienst overeenkomt.
Artikel 9
Met de thans beschikbare instrumenten zorgen de betrokken Lid-Staten ervoor dat de door de communautaire regeling voorgeschreven controles worden verricht, totdat de dienst alle hem opgedragen werkzaamheden en controles kan uitvoeren.
Artikel 10
De Lid-Staten delen de Commissie de maatregelen mee die zij in het kader van deze verordening hebben genomen.
Artikel 11
Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publikatieblad van de Europese Gemeenschappen.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke Lid-Staat.
Gedaan te Brussel, 19 januari 1993.