РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 792/2009 НА КОМИСИЯТА
от 31 август 2009 година
за установяване на подробни правила за нотифицирането на Комисията от страна на държавите-членки на информацията и документите във връзка с прилагането на общата организация на пазарите, режима на директните плащания, насърчаването на продажбата на селскостопански продукти и правилата, приложими за най-отдалечените райони и малките острови в Егейско море
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 247/2006 на Съвета от 30 януари 2006 г. за определяне на специфични мерки за селското стопанство в най-отдалечените райони на Съюза (1), и по-специално член 25 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 1405/2006 на Съвета от 18 септември 2006 г. относно приемането на специфични мерки в областта на земеделието по отношение на малките острови в Егейско море и за изменение на Регламент (ЕО) № 1782/2003 (2), и по-специално член 14 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 1234/2007 на Съвета от 22 октомври 2007 г. за установяване на обща организация на селскостопанските пазари и относно специфични разпоредби за някои земеделски продукти („Общ регламент за ООП“) (3), и по-специално член 192, параграф 2 във връзка с член 4 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 3/2008 на Съвета от 17 декември 2007 г. относно действията за информиране и насърчаване, свързани със селскостопанските продукти на вътрешния пазар и в трети страни (4), и по-специално член 15 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 73/2009 на Съвета от 19 януари 2009 г. за установяване на общи правила за схеми за директно подпомагане в рамките на Общата селскостопанска политика и за установяване на някои схеми за подпомагане на земеделски стопани, за изменение на регламенти (ЕО) № 1290/2005, (ЕО) № 247/2006, (ЕО) № 378/2007 и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1782/2003 (5), и по-специално член 142, буква р) от него,
като има предвид, че:
(1)
Поради широкото използване на новите информационни и комуникационни технологии от страна на Комисията и държавите-членки - по-специално в общуването с компетентните национални органи, отговорни за прилагането на Общата селскостопанска политика (ОСП) - документите в притежание на Комисията и държавите-членки все по-често са в електронна или цифровизирана форма.
(2)
Комисията увеличи усилията си за разработване на компютърни системи, позволяващи електронното управляване на документи и процедури в рамките на вътрешната си дейност, както и в рамките на отношенията си с участващите в ОСП органи. Успоредно с това държавите-членки са разработили компютърни системи на национално равнище, за да отговорят на изискванията на съвместното управление на ОСП.
(3)
В този контекст и предвид необходимостта да се осигури единно и хармонизирано управление на ОСП от всички участници следва да се установи правна рамка и да се предвидят общи правила, приложими за информационните системи, създадени за изпращане на информация и документи от държавите-членки и назначените от тях в рамките на ОСП органи до Комисията.
(4)
С оглед ефективното постигане на тези цели следва да се определи обхватът на правната рамка, както по отношение на законодателството, така и по отношение на съответните участници.
(5)
Що се отнася до законодателството, регламенти (ЕО) № 247/2006, (ЕО) № 1405/2006, (ЕО) № 1234/2007, (ЕО) № 3/2008 и (ЕО) № 73/2009, както и разпоредбите им за прилагане (наричани по-долу „Регламенти за ОСП“) установяват широк обхват от задължения на държавите-членки с цел да нотифицират на Комисията необходимите за прилагането на тези разпоредби информация и документи. Поради това те следва да се вземат предвид в съответствие със специфичните им характеристики.
(6)
Що се отнася до участниците, правата и задълженията, установени с Регламентите за ОСП както за Комисията, така и за държавите-членки и компетентните им органи и институции, изискват точно определяне на съответните лица и органи, отговорни за предприетите действия и мерки.
(7)
Регламентите за ОСП обикновено предвиждат, че информацията трябва да се предава по електронен път или посредством информационна система, но не уточняват непременно кои принципи да се прилагат. Следователно, с цел осигуряването на съгласуваност и добро управление, както и опростяването на процедурите за ползвателите и отговорните за системите органи, е желателно да се установят общи принципи, приложими за всички въведени информационни системи.
(8)
За да се признават дадени документи за валидни за целите на Комисията и в държавите-членки, трябва да е възможно да се гарантират автентичността, целостта и четливостта във времето на тези документи и на съответните метаданни през целия период, за които те трябва да бъдат съхранявани.
(9)
За да се осигури тази гаранция, органите или лицата, оторизирани да изпращат съобщения, следва винаги да се идентифицират във въведените информационни системи въз основа на предоставените им правомощия. Процесът на идентифициране трябва да е под отговорността на компетентните органи, посочени в отделните регламенти за ОСП. В интереса на доброто управление обаче следва да се остави на държавите-членки и на Комисията да определят условията за назначаване на оторизирани лица и да предвидят това назначаване да се извърши от единен орган за връзка. Освен това следва да се определят условията за предоставяне на права за достъп до създадените от Комисията информационни системи.
(10)
Предвид широкия обхват от задължения за нотифициране, които се обхващат от настоящия регламент, информационните системи ще се предоставят постепенно на разположение на компетентните органи на държавите-членки. Задължението за нотифициране с помощта на тези информационни системи следва да е приложимо от момента, от който съответните разпоредби на регламентите за ОСП предвиждат прилагането на настоящия регламент.
(11)
Документите трябва да се управляват в съответствие с правилата за защита на личните данни. За тази цел следва да се прилагат общите правила, установени с общностното законодателство, по-специално с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (6), Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 12 юли 2002 г. относно обработката на лични данни и защита на правото на неприкосновеност на личния живот в сектора на електронните комуникации (Директива за правото на неприкосновеност на личния живот и електронни комуникации) (7), Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (8) и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (9).
(12)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Управителния комитет за директните плащания и на Управителния комитет за общата организация на селскостопанските пазари,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБХВАТ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Член 1
Предмет и обхват
С настоящия регламент се установяват правила, приложими за нотифицирането чрез информационни системи на информация и документи (наричани по-долу „документи“) в рамките на задълженията на държавите-членки да информират Комисията, въз основа на:
-
Регламент (ЕО) № 247/2006 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 1405/2006 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 1234/2007 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 3/2008 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 73/2009 и правилата за прилагането му.
Член 2
Определения
По смисъла на настоящия регламент:
а)
„задължениe за нотифициране“ означава задължението на държавите-членки да предоставят на Комисията документи, предвидени в посоченото в член 1 общностно законодателство;
б)
„компетентни органи“ означава органите, определени от държавите-членки като отговорни за изпълнение на задължението за нотифициране;
в)
„отговорен за информационните системи орган“ означава органът, отделът, институцията или лицето, отговарящи в Комисията за заверяването и използването на системата и идентифицирани като такива в съответната система;
г)
„метаданни“ означава данните, описващи контекста, съдържанието и структурата на документите и управляването им във времето.
ГЛАВА II
ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ НА КОМИСИЯТА, ПРАВА НА ДОСТЪП И АВТЕНТИЧНОСТ НА ДОКУМЕНТИ
Член 3
Информационни системи на Комисията
За изпълнение на задължението за нотифициране документите се нотифицират на Комисията чрез информационните системи, предоставени на разположение на компетентните органи (наричани по-долу „информационни системи“), от датата, предвидена в рамките на съответното задължение за нотифициране за задължително използване на такива системи в съответствие с настоящия регламент.
Член 4
Права на достъп и единен орган за връзка
1. Отговорност за предоставяне на права за достъп и удостоверяване на самоличността на тези, на които е разрешен достъп до информационните системи (наричани по-долу „ползватели“), носят компетентните органи на държавите-членки.
2. По отношение на достъпа до системите всяка държава-членка
а)
назначава единен орган за връзка, отговорен за:
i)
заверяване на правата на достъп, предоставени и актуализирани от компетентните органи, и на удостоверената самоличност на ползвателите, на които е разрешен достъп до системите - за всяка отделна система;
ii)
нотифициране на Комисията за компетентните органи и ползвателите с разрешен достъп до системите;
б)
уведомява Комисията за самоличността и данните за контакти на единния орган за връзка, назначен от нея.
След заверката на правата за достъп същите се активират от отговорния за информационните системи орган.
Член 5
Изготвяне и нотифициране на документи
1. Документите се изготвят и нотифицират съгласно установените с информационните системи процедури, като се използват образците или методите, предоставени на разположение на ползвателите чрез тези информационни системи, под отговорността на компетентния орган на държавата-членка и съгласно правата на достъп, предоставени от въпросните органи. Тези образци и модели се адаптират и предоставят на разположение на ползвателите на съответната система, след като те бъдат уведомени за това.
2. В случаи на непреодолима сила или извънредни обстоятелства, по-специално при неизправности в информационната система или липса на непрекъсната връзка, държавата-членка може да представя документите на Комисията на хартиен носител или чрез други подходящи електронни средства. Когато се представят документите на хартиен носител или чрез други електронни средства, се изпраща своевременно преди крайния срок на нотификацията обосновано предизвестие на Комисията.
Член 6
Автентичност на документите
Автентичността на документ, нотифициран или съхраняван посредством информационна система съгласно настоящия регламент, се признава, когато изпратилото документа лице е надлежно идентифицирано и документът е изготвен и нотифициран в съответствие с настоящия регламент.
ГЛАВА III
ЦЯЛОСТ И ЧЕТЛИВОСТ ВЪВ ВРЕМЕТО И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Член 7
Цялост и четливост във времето
Информационните системи опазват целостта на нотифицираните и съхраняваните документи.
По-специално те предоставят следните гаранции:
а)
позволяват всеки ползвател да бъде идентифициран недвусмислено и включват ефикасни мерки за контрол на правата на достъп, с цел защита от нелегален, злонамерен или неразрешен достъп, изтриване, изменяне или преместване на документи, файлове, метаданни и етапи от процедурите;
б)
оборудвани са със системи за физическа защита срещу намеса и екологични инциденти и със защита на компютърните програми срещу кибератаки;
в)
предотвратяват с различни средства неразрешените изменения и включват механизми за запазване на целостта, с които може да се провери дали даден документ е бил изменен с времето;
г)
съхраняват одитна следа (възможност за проследяване) за всеки съществен етап на процедурата;
д)
съхраняват данните в среда, която е сигурна както физически, така и по отношение на програмите, в съответствие с буква б);
е)
предоставят надеждни процедури за преобразуване на формата и миграция, за да се гарантира, че документите са четливи и достъпни през целия период, през който трябва да бъдат съхранени;
ж)
имат достатъчно подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, която по всяко време трябва да е достъпна за организационните структури, отговорни за функционалните и/или технически спецификации.
Член 8
Защита на личните данни
Разпоредбите на настоящия регламент се прилагат, без да се засягат регламенти (ЕО) № 45/2001 и (ЕО) № 1049/2001, директиви 95/46/ЕО и 2002/58/ЕО и разпоредбите, приети въз основа на тях.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 9
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на седмия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 31 август 2009 година.
VERORDENING (EG) Nr. 792/2009 VAN DE COMMISSIE
van 31 augustus 2009
tot vaststelling van de uitvoeringsbepalingen voor de kennisgeving door de lidstaten aan de Commissie van de informatie en de documenten ter uitvoering van de gemeenschappelijke marktordening, de regeling voor rechtstreekse betalingen, de afzetbevordering voor landbouwproducten en de regelingen voor de ultraperifere gebieden en de kleinere eilanden in de Egeïsche Zee
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Verordening (EG) nr. 247/2006 van de Raad van 30 januari 2006 houdende specifieke maatregelen op landbouwgebied ten behoeve van de ultraperifere gebieden van de Unie (1), en met name op artikel 25,
Gelet op Verordening (EG) nr. 1405/2006 van de Raad van 18 september 2006 houdende vaststelling van specifieke maatregelen voor de landbouw ten behoeve van de kleinere eilanden in de Egeïsche Zee en tot wijziging van Verordening (EG) nr. 1782/2003 (2), en met name op artikel 14,
Gelet op Verordening (EG) nr. 1234/2007 van de Raad van 22 oktober 2007 houdende een gemeenschappelijke ordening van de landbouwmarkten en specifieke bepalingen voor een aantal landbouwproducten („integrale-GMO-verordening”) (3), en met name op artikel 192, lid 2, juncto artikel 4,
Gelet op Verordening (EG) nr. 3/2008 van de Raad van 17 december 2007 inzake voorlichtings- en afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten op de binnenmarkt en in derde landen (4), en met name op artikel 15,
Gelet op Verordening (EG) nr. 73/2009 van de Raad van 19 januari 2009 tot vaststelling van gemeenschappelijke voorschriften voor regelingen inzake rechtstreekse steunverlening aan landbouwers in het kader van het gemeenschappelijk landbouwbeleid en tot vaststelling van bepaalde steunregelingen voor landbouwers, tot wijziging van Verordeningen (EG) nr. 1290/2005, (EG) nr. 247/2006, (EG) nr. 378/2007 en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 1782/2003 (5), en met name op artikel 142, onder q),
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Doordat de Commissie en de lidstaten op grote schaal gebruikmaken van de nieuwe informatie- en communicatietechnologieën, met name in hun betrekkingen met de bevoegde nationale autoriteiten die voor de uitvoering van het gemeenschappelijk landbouwbeleid (GLB) verantwoordelijk zijn, hebben zij steeds meer elektronische of gedigitaliseerde documenten in hun bezit.
(2)
De Commissie heeft haar inspanningen opgevoerd om computersystemen te ontwikkelen waarmee documenten en procedures elektronisch kunnen worden beheerd in het kader van haar eigen interne werkprocedures en in haar betrekkingen met de bij het GLB betrokken autoriteiten. Tegelijkertijd hebben de lidstaten op nationaal niveau computersystemen ontwikkeld die beantwoorden aan de behoeften van een gedeeld beheer van het GLB.
(3)
In dit verband en gelet op het feit dat alle betrokkenen een uniform en geharmoniseerd beheer van het GLB moeten garanderen, moet een rechtskader worden ingevoerd en moeten gemeenschappelijke bepalingen worden vastgesteld voor de informatiesystemen die worden opgezet voor de kennisgeving aan de Commissie van de informatie en de documenten die afkomstig zijn van de lidstaten en de door hen in het kader van het GLB aangewezen autoriteiten of instanties.
(4)
Om deze doelstellingen efficiënt te bereiken moet de reikwijdte van dit rechtskader worden vastgesteld, zowel wat betreft de betrokken regelgeving als de betrokken actoren.
(5)
Wat de regelgeving betreft, leggen de Verordeningen (EG) nr. 247/2006, (EG) nr. 1405/2006, (EG) nr. 1234/2007, (EG) nr. 3/2008 en (EG) nr. 73/2009 en de uitvoeringsbepalingen daarvan (hierna „GLB-verordeningen” genoemd) de lidstaten een brede waaier aan verplichtingen op inzake de kennisgeving aan de Commissie van de informatie en de documenten die voor de uitvoering van die verordeningen noodzakelijk zijn. Daarom moet met die verordeningen rekening worden gehouden overeenkomstig de eigen specifieke kenmerken ervan.
(6)
Wat de betrokken actoren betreft, maken de rechten en de verplichtingen die krachtens de GLB-verordeningen voor zowel de Commissie als de lidstaten en hun bevoegde autoriteiten en instanties gelden, het noodzakelijk dat de voor de uitgevoerde acties en maatregelen verantwoordelijke individuen en autoriteiten nauwkeurig worden geïdentificeerd.
(7)
In de GLB-verordeningen is meestal bepaald dat de gegevens elektronisch of via een informatiesysteem moeten worden doorgestuurd, maar is niet noodzakelijk aangegeven welke beginselen daarbij van toepassing zijn. Om coherentie en een goed beheer te garanderen en de procedures voor de gebruikers en de voor de systemen verantwoordelijke autoriteiten te vereenvoudigen, is het derhalve wenselijk gemeenschappelijke beginselen vast te stellen voor alle opgezette informatiesystemen.
(8)
Opdat de documenten als geldig kunnen worden erkend voor de doelstellingen van de Commissie en in de lidstaten, moeten de authenticiteit, de integriteit en de langdurige leesbaarheid van de documenten en de bijbehorende metagegevens kunnen worden gegarandeerd tijdens de hele periode waarin zij moeten worden bewaard.
(9)
Om die garantie te kunnen bieden moeten de autoriteiten of de individuen die gemachtigd zijn om mededelingen door te sturen, altijd in de opgezette informatiesystemen geïdentificeerd zijn op basis van de hen toegekende bevoegdheden. Het identificeringsproces moet plaatsvinden onder de verantwoordelijkheid van de bevoegde autoriteiten die in elk van de GLB-verordeningen zijn vermeld. Met het oog op het goed beheer moet het evenwel aan de lidstaten en de Commissie worden overgelaten om de voorwaarden vast te stellen voor de aanwijzing van gemachtigde personen en daarbij te bepalen dat die aanwijzing moet plaatsvinden via één enkel verbindingsorgaan. Voorts moeten de voorwaarden worden vastgesteld voor de toekenning van de toegangsrechten met betrekking tot de door de Commissie opgezette informatiesystemen.
(10)
Gezien de brede waaier aan kennisgevingsverplichtingen die onder het toepassingsgebied van deze verordening vallen, zullen de informatiesystemen geleidelijk ter beschikking van de bevoegde autoriteiten van de lidstaten worden gesteld. De verplichting om voor de kennisgevingen gebruik te maken van deze informatiesystemen, moet gelden zodra de desbetreffende bepalingen van de GLB-verordeningen in de toepassing van de onderhavige verordening voorzien.
(11)
De documenten moeten worden beheerd overeenkomstig de regels inzake de bescherming van persoonsgegevens. Daartoe moeten de algemene regels gelden die zijn vastgesteld in de communautaire regelgeving, namelijk Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (6), Richtlijn 2002/58/EG van het Europees Parlement en de Raad van 12 juli 2002 betreffende de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in de sector elektronische communicatie (richtlijn betreffende privacy en elektronische communicatie) (7), Verordening (EG) nr. 1049/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 30 mei 2001 inzake de toegang van het publiek tot documenten van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie (8) en Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (9).
(12)
De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van beheer voor rechtstreekse betalingen en het Beheerscomité voor de gemeenschappelijke ordening van de landbouwmarkten,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK I
TOEPASSINGSGEBIED EN DEFINITIES
Artikel 1
Onderwerp en toepassingsgebied
Bij deze verordening worden bepalingen vastgesteld voor de kennisgeving, via informatiesystemen, van informatie en documenten (hierna „documenten” genoemd) in het kader van de kennisgevingsverplichtingen die de lidstaten ten aanzien van de Commissie hebben op grond van:
-
Verordening (EG) nr. 247/2006 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;
-
Verordening (EG) nr. 1405/2006 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;
-
Verordening (EG) nr. 1234/2007 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;
-
Verordening (EG) nr. 3/2008 en de uitvoeringsbepalingen daarvan;
-
Verordening (EG) nr. 73/2009 en de uitvoeringsbepalingen daarvan.
Artikel 2
Definities
Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder:
a) „kennisgevingsverplichting”: de verplichting voor de lidstaten om documenten aan de Commissie voor te leggen, als voorgeschreven in de in artikel 1 bedoelde communautaire regelgeving;
b) „bevoegde autoriteiten”: de autoriteiten of instanties die door de lidstaten zijn aangewezen als verantwoordelijk voor het vervullen van de kennisgevingsverplichting;
c) „voor de informatiesystemen verantwoordelijke autoriteit”: de autoriteit, dienst, instantie of persoon die in de Commissie voor de validering en het gebruik van het systeem verantwoordelijk is en als dusdanig in dat systeem is geïdentificeerd;
d) „metagegevens”: de gegevens die een beschrijving geven van de context, de inhoud en de structuur van de documenten en het beheer daarvan in de tijd.
HOOFDSTUK II
INFORMATIESYSTEMEN VAN DE COMMISSIE, TOEGANGSRECHTEN EN AUTHENTICITEIT VAN DE DOCUMENTEN
Artikel 3
Informatiesystemen van de Commissie
Om aan de kennisgevingsverplichting te voldoen, moeten de documenten via de informatiesystemen die ter beschikking van de bevoegde autoriteiten worden gesteld, hierna „informatiesystemen” genoemd, aan de Commissie worden doorgestuurd met ingang van de datum waarop, krachtens de desbetreffende kennisgevingsverplichting, het gebruik van die systemen overeenkomstig de onderhavige verordening verplicht wordt.
Artikel 4
Toegangsrechten en één enkel verbindingsorgaan
1. Het verlenen van toegangsrechten en het certificeren van de identiteit van diegenen die toegang hebben tot de informatiesystemen (hierna „de gebruikers” genoemd), vallen onder de verantwoordelijkheid van de bevoegde autoriteiten van de lidstaten.
2. Met betrekking tot de toegang tot de systemen:
a)
wijst elke lidstaat één enkel verbindingsorgaan aan dat verantwoordelijk is voor:
i)
de validering, voor elk systeem, van de toegangsrechten die de bevoegde autoriteiten toekennen en up-to-date houden, en van de gecertificeerde identiteit van de gebruikers die toegang tot de systemen hebben;
ii)
de mededeling aan de Commissie van de lijst van de bevoegde autoriteiten en de gebruikers die toegang tot de systemen hebben;
b)
stelt elke lidstaat de Commissie in kennis van de identiteit en de contactgegevens van het verbindingsorgaan dat hij heeft aangewezen.
Nadat de toegangsrechten zijn gevalideerd, worden zij geactiveerd door de autoriteit die voor de informatiesystemen verantwoordelijk is.
Artikel 5
Opstelling en kennisgeving van documenten
1. De documenten worden opgesteld en meegedeeld overeenkomstig de procedures waarin de informatiesystemen voorzien, met gebruikmaking van de modellen of de methoden die via die informatiesystemen ter beschikking van de gebruikers worden gesteld, een en ander onder de verantwoordelijkheid van de bevoegde autoriteit van de lidstaat en overeenkomstig de toegangsrechten die door de betrokken autoriteiten zijn toegekend. Deze modellen en methoden worden gewijzigd en ter beschikking gesteld nadat aan de gebruikers van het betrokken systeem informatie is verstrekt.
2. In gevallen van overmacht of uitzonderlijke omstandigheden, en met name bij een storing in het informatiesysteem of het ontbreken van een stabiele verbinding, kan de lidstaat de stukken op papier of met andere adequate elektronische middelen aan de Commissie toezenden. Een dergelijke indiening van stukken op papier of met andere elektronische middelen moet tijdig, voordat de termijn voor de kennisgeving verstreken is, via een voorafgaande, gemotiveerde kennisgeving aan de Commissie worden gemeld.
Artikel 6
Authenticiteit van de documenten
De authenticiteit van een document dat overeenkomstig de onderhavige verordening via een informatiesysteem is meegedeeld of wordt bewaard, wordt erkend als de persoon die het document heeft doorgestuurd, naar behoren is geïdentificeerd en als het document overeenkomstig de onderhavige verordening is opgesteld en meegedeeld.
HOOFDSTUK III
INTEGRITEIT, LANGDURIGE LEESBAARHEID EN BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS
Artikel 7
Integriteit en langdurige leesbaarheid
De informatiesystemen zijn van die aard dat de integriteit van de meegedeelde en bewaarde documenten wordt beschermd.
Met name bieden de informatiesystemen de volgende garanties:
a)
zij maken het mogelijk elke gebruiker op ondubbelzinnige wijze te identificeren en bevatten efficiënte controlemaatregelen met betrekking tot de toegangsrechten zodat zij bescherming bieden tegen illegale, kwaadwillige of niet-toegestane toegang, vernietiging, wijziging of verplaatsing van documenten, dossiers, metagegevens en procedurefasen;
b)
zij zijn uitgerust met systemen die een fysieke bescherming bieden tegen indringing en milieuongevallen, en de software is beschermd tegen cyberaanvallen;
c)
zij voorkomen met diverse middelen ongeoorloofde wijzigingen en beschikken over integriteitsmechanismen waarmee kan worden nagegaan of een document in de loop van de tijd is gewijzigd;
d)
zij bewaren een controlespoor voor elke essentiële procedurefase;
e)
zij bewaren de opgeslagen gegevens in een omgeving die overeenkomstig punt b) veilig is, zowel fysiek als wat de software betreft;
f)
zij bieden betrouwbare procedures voor formaatconversie en migratie zodat zij kunnen garanderen dat de documenten gedurende de hele vereiste opslagperiode leesbaar en toegankelijk zijn;
g)
zij gaan vergezeld van een voldoende gedetailleerde en bijgewerkte functionele en technische documentatie over de werking en de kenmerken van het systeem en deze documentatie kan op elk ogenblik worden geraadpleegd door de organisatorische eenheden die voor de functionele en/of technische specificaties verantwoordelijk zijn.
Artikel 8
Bescherming van persoonsgegevens
De onderhavige verordening geldt onverminderd Verordening (EG) nr. 45/2001, Verordening (EG) nr. 1049/2001, Richtlijn 95/46/EG en Richtlijn 2002/58/EG en de bepalingen die op grond daarvan zijn vastgesteld.
HOOFDSTUK IV
SLOTBEPALING
Artikel 9
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Unie.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 31 augustus 2009.