32001R0438
L 063/21
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (EО) № 438/2001 НА КОМИСИЯТА
oт 2 март 2001 година
за определяне на подробни правила за прилагане на Регламент (EО) № 1260/1999 на Съвета по отношение на системите за управление и контрол на помощта, отпускана по структурните фондове
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Регламент (EО) № 1260/1999 на Съвета от 21 юни 1999 г. за определяне на общи разпоредби за структурните фондове (1), и по-специално член 53, параграф 2 от него,
след консултации с Комитета, създаден съгласно член 147 от Договора,
след консултации с Комитета по селскостопански структури и развитие на селските райони,
след консултации с Комитета по структури в рибарството и аквакултури
като има предвид, че:
(1)
Член 38 от Регламент (EО) № 1260/1999 изисква държавите-членки да предприемат определен брой мерки, които да осигурят ефективно и правилно използване на фондовете на Общността в съответствие с принципите на стабилното финансово управление.
(2)
За тази цел е необходимо държавите-членки да осигурят подходящи насоки относно организирането на съответните функции на управляващите и разплащателни органи, определени в членове 32 и 34 от Регламент (EО) № 1260/1999.
(3)
Член 38 от Регламент (EО) № 1260/1999 изисква държавите-членки да сътрудничат на Комисията, за да ѝ позволят да се увери в съществуването и доброто функциониране на техните системи за управление и контрол и да ѝ окажат цялата необходима помощ при осъществяването на проверки, включително проверки на извадки;
(4)
За да се хармонизират стандартите за удостоверяване на разходите, за които са поискани плащания от фондовете съгласно член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, трябва да бъде определено, както съдържанието на такива документи, така и вида и качеството на информацията, на която те се основават;
(5)
За да дадат възможност на Комисията да извърши проверките, предвидени в член 38, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, държавите-членки трябва да ѝ предоставят при поискване данните, изисквани от управляващите органи, за да изпълняват изискванията за управление, мониторинг и оценка, предвидени в настоящия регламент. Необходимо е да се определи съдържанието на тези данни, както и форматът и методите за предаване на компютърни файлове, когато данните се предоставят в електронна форма, в съответствие с член 18, параграф 3, буква д) от настоящия регламент. Комисията следва да осигури конфиденциалността и сигурността, както на компютърните, така и на останалите данни;
(6)
Регламент (ЕО) № 2064/97 на Комисията от 15 октомври 1997 г. относно установяване на подробни условия за прилагане на Регламент (EИО) № 4253/88 на Съвета по отношение на финансовия контрол, извършван от държавите-членки, на съвместно финансираните от структурните фондове операции (2), изменен с Регламент (ЕО) № 2406/98 (3), следва да бъде заменен. Независимо от това, разпоредбите на Регламент (ЕО) № 2064/97 трябва да продължат да се прилагат към помощта, отпускана за програмния период 1994-1999 г., съгласно Регламент (EИО) № 2052/88 на Съвета (4), последно изменен с Регламент (ЕО) № 3193/94 (5);
(7)
Настоящият регламент следва да се прилага, без да накърнява разпоредбите относно мониторинга на място в областта на държавните помощи, посочени в член 22 от Регламент (ЕО) № 659/1999 на Съвета от 22 март 1999 г., въвеждащ подробни правила за прилагането на член 93 от Договора за ЕО (6);
(8)
Настоящият регламент следва да се прилага, без да накърнява разпоредбите на Регламент (Евратом, EО) № 2185/96 на Съвета oт 11 ноември 1996 г. относно проверките и инспекциите на място, извършвани от Комисията с цел защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измама и други нередности (7);
(9)
Разпоредбите на Регламент (ЕО) № 1681/94 на Комисията от 11 юли 1994 г. относно нередностите и възстановяването на погрешно изплатени суми във връзка с финансирането на структурните политики и организирането на информационна система в тази област (8) се прилагат към помощта, отпускана съгласно Регламент (ЕО) № 1260/1999 съгласно член 54, втория параграф и член 38, параграф 1, буква д) от посочения регламент;
(10)
Настоящият регламент следва да се прилага в съответствие с принципа на субсидиарността, посочен в член 8, параграф 3 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, без да се накърнява институционалната, правната и финансовата системи на съответната държава-членка, както е предвидено в последния параграф на член 34, параграф 1 oт лосочения регламент;
(11)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за развитие и преобразуване на регионите,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
Приложно поле
Член 1
Настоящият регламент определя подробни правила за прилагането на Регламент (EО) № 1260/1999 по отношение системите за управление и контрол на помощта, отпускана по структурните фондове и управлявана от държавите-членки.
ГЛАВА II
Системи за управление и контрол
Член 2
1. Всяка държава-членка гарантира, че управляващите и разплащателните органи, и междинните органи получават подходящи насоки относно организирането на системи за управление и контрол, необходими за осигуряване на стабилното финансово управление на структурните фондове, в съответствие с общоприетите принципи и стандарти, и по-специално осигурява достатъчна гаранция за точността, редовността и допустимостта на исканията за помощ от Общността.
2. За целите на настоящия регламент, „междинни органи“ означава всички публични или частни органи или служби, за чиито действия носят отговорност управляващите или разплащателните органи или които изпълняват задачи от тяхно име по отношение на крайните бенефициери или по отношение на органите и фирмите, осъществяващи операциите.
Член 3
Системите за управление и контрол на управляващите и разплащателните, и междинните органи, осигуряват с оглед на пропорционалността спрямо обема на управляваната помощ:
a)
ясно определяне, разпределение и, доколкото е необходимо за осигуряване на стабилна финансова практика, съответно разделяне на функциите в рамките на съответната организация;
б)
ефективни системи, които гарантират задоволителното изпълнение на функциите;
в)
в случай на междинни органи, отчитане пред органа, отговарящ за ефективното изпълнение на техните задачи и използваните методи.
Член 4
Системите за управление и контрол включват процедури за проверка на предаването на съвместно финансираните продукти и услуги и действителността на декларираните разходи, както и за осигуряване на спазването на условията от съответното решение на Комисията съгласно член 28 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, като са в сила националните правила и правилата на Общността, отнасящи се по-специално до допустимостта на разходите, които се покриват от структурните фондове в рамките на съответната помощ, обществените поръчки, държавните помощи, (включително правилата за натрупване на помощи), опазването на околната среда и равните възможности.
Процедурите изискват документиране на място на проверките на отделните операции. Документацията представя извършената работа, резултатите от проверката и взетите мерки по отношение на констатираните несъответствия. Ако физическите или административните проверки не са изчерпателни, а са извършени само върху извадки от операциите, в документацията се посочват избраните операции и се описва метода за получаване на извадките.
Член 5
1. Държавите-членки информират Комисията за всяка помощ в срок от три месеца след одобряването на помощта или влизането в сила на настоящия регламент, което настъпи по-късно за създаването на управляващите и разплащателните, и междинните органи на системите за управление и контрол, създадени в тези органи, както и за планираните подобрения в съответствие с насоките, формулирани в член 2, параграф 1.
2. Съобщението съдържа следната информация относно всеки управляващ, разплащателен и междинен орган:
a)
функциите, които са му възложени;
б)
разпределението на функциите между или вътре в неговите отдели, включително между управляващия и разплащателен орган, когато те принадлежат към една и съща инстанция;
в)
процедурите, чрез които се приемат, проверяват и одобряват исканията за възстановяване на разходи, както и чрез които се разрешават, изпълняват и осчетоводяват на плащанията на бенефициерите; и
г)
разпоредбите за одит на системите за управление и контрол.
3. Когато за няколко помощи се използва една обща система, може да бъде представено описание на тази обща система.
Член 6
Със съдействието на държавата-членка Комисията се уверява, че системите за управление и контрол, представени съгласно член 5, отговарят на стандартите, изисквани от Регламент (ЕО) № 1260/1999 и от настоящия регламент, и оповестява всички пречки, които те създават за прозрачността на проверките на работата на фондовете, както и за изпълнението на задълженията на Комисията, съгласно член 274 от Договора. Преразглеждането на работата на тези системи се извършва редовно.
Член 7
1. Системите за управление и контрол на държавите-членки осигуряват достатъчно проследяване на одита.
2. Проследяването на одита се счита за достатъчно, когато позволява:
a)
равнение на заверени обобщени отчети, представени на Комисията, с индивидуалните отчети за разходите и оправдателните документи, държани както на различни административни нива, така и от крайните бенефициери (включително в случаите, когато последните не са крайните получатели на помощта), органите или фирмите, осъществяващи операциите; и
б)
проверка на разпределението и превеждането на суми от наличните фондове на Общността и национални фондове.
Примерно описание на информацията, необходима за достатъчно проследяване на одита, се съдържа в приложение I.
3. Управляващият орган, се уверява в изпълнението на следните точки:
a)
че съществуват процедури, които гарантират, че документите, които се отнасят за извършени определени разходи и плащания, извършени по помощта, и необходими за достатъчно проследяване на одита, се държат в съответствие с изискванията на член 38, параграф 6 от Регламент (ЕО) № 1260/1999 и на приложение I към настоящия регламент;
б)
че са записани наименованието на органът, който ги държи, и неговото местонахождение
в)
че документите са предоставени на разположение за проверка от лицата и органите, които по принцип имат правото да проверяват такива документи.
Tези лица и органи са:
i)
персоналът на управляващия и на органа платец, както и на междинните органи, които обработват исканията за плащане;
ii)
службите, извършващи одита на системите за управление и контрол;
iii)
лицето или отдел от органа платец, които отговарят за заверката на междинните и окончателните искания за плащане съгласно член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, както и лицето или службата, които издават декларацията съгласно член 38, параграф 1, буква е); и
iv)
упълномощените длъжностни лица от националните одиторски институции и тези на Европейската общност.
Те могат да поискат да им бъдат предоставени извлечения или копия от документите или счетоводните записи, посочени в настоящия параграф.
Член 8
Управляващият или разплащателният орган води отчет на сумите, подлежащи на възстановяване чрез вече извършени плащания на помощ, отпусната от Общността, и се уверява, че сумите са възстановени без неоправдано закъснение. След възстановяването разплащателният орган, връща сумите от възстановените неправилни плащания заедно с лихвите, дължими за забава, чрез приспадане на въпросните суми от следващия си отчет за разходите и следващото искане за помощ, отправено до Комисията или, ако това се окаже недостатъчно, чрез връщане на средства на Общността. Разплащателният орган изпраща на Комисията веднъж годишно като приложение към доклада за четвъртото тримесечие относно възстановяванията на суми, извършени съгласно Регламент (ЕО) № 1681/94, отчет за сумите, чакащи възстановяване към тази дата, подредени по годината на започване на процедурите за възстановяване.
ГЛАВА III
Заверка на разходите
Член 9
1. Удостоверенията, отнасящи се до отчетите за междинните и окончателните разходи, посочени в член 32, параграфи 3 и 4 от Регламент (ЕО) № 1260/1999, се изготвят съгласно модела, описан в приложение II, от лице или служба от органа платец, който е функционално независим от всички служби, одобряващи исканията.
2. Преди заверяването на отчет за разходите разплащателният орган се уверява, че са изпълнени следните условия:
a)
управляващият орган и междинните органи са изпълнили изискванията на Регламент (ЕО) № 1260/1999, и по-специално на член 38, параграф 1, букви в) и д), и член 32, параграфи 3 и 4, както и условията на решението на Комисията съгласно член 28 от настоящия регламент;
б)
отчетът за разходите съдържа само разходи:
i)
които са били действително извършени през допустимия период, определен в решението под формата на разходите, извършени от крайните бенефициери, по смисъла на точки 1.2, 1.3 и 2 oт правило № 1 от приложението към Регламент (ЕО) № 1685/2000 на Комисията (9), и които могат да бъдат доказани чрез изплатени фактури или счетоводни документи с еквивалентна доказателствена стойност;
ii)
които са извършени във връзка с операции, избрани за финансиране по конкретната помощ, съгласно критериите и процедурите за за подбор, и които се подчиняват правилата на Общността през целия период, през който са извършени тези разходи; и
iii)
които се отнасят до мерки, за които всяка държавна помощ е официално одобрена от Комисията, когато е целесъобразно.
3. За да може ефективността на системите за контрол и проследяване на одита винаги да бъде взимана предвид преди представянето на отчета за разходи пред Комисията, управляващият орган гарантира, че разплащателният орган е информиран за процедурите, които управляващият орган, и междинните органи прилагат за да:
a)
проверят предаването на съвместно финансираните продукти и услуги и действителността на представените разходи;
б)
осигурят спазване на действащите правила; и
в)
поддържат проследяването на одита.
4. В случаите, когато управляващият орган и разплащателният орган, принадлежат към една и съща институция, тази институция гарантира, че се прилагат процедури, които предлагат стандарти за контрол, еквивалентни на описаните в параграфи 2 и 3.
ГЛАВА IV
Проверка на операциите чрез извадки
Член 10
1. Държавите-членки организират проверки на операциите на основата на подходящи извадки, като тези проверки имат за цел по-специално да:
а)
проверят ефективността на внедрените системи за управление и контрол;
б)
проверят избирателно на основата на анализ на риска декларациите за разходите, извършени на различни нива.
2. Проверките, извършени преди приключването на всяка помощ, обхващат поне 5 % от общите приемливи разходи и се основават на представителна извадка от одобрените операции, като вземат предвид разпоредбите на параграф 3. Държавите-членки се стараят да разпределят равномерно осъществяването на проверките за cъответния период. Tе осигуряват подходящо разделяне на задачите между тези проверки и процедурите за изпълнение и плащане, свързани с операциите.
3. При избора на извадка от операциите, които се проверяват, се взема предвид:
а)
необходимостта от проверка на операции от достатъчно разнообразни видове и големини;
б)
всички рискови фактори, установени при национални проверки или проверки на Общността;
в)
съсредоточаването на операциите в някои междинни органи или някои крайни бенефициери, така че основните междинни органи и крайни бенефициери да бъдат проверени поне веднъж преди приключването на всяка помощ.
Член 11
Чрез проверките държавите-членки се стремят да проверят следното:
a)
практическото прилагане и ефективността на системите за управление и контрол;
б)
по отношение на достатъчен брой счетоводни документи, съответствието между тези документи и оправдателните документи, съхранявани от междинните органи, крайните бенефициери и органите или фирмите, осъществяващи операциите;
в)
наличието на достатъчно проследяване на одита;
г)
за подходящ брой пера на разходи, че видът и датата на извършване на съответния разход съответства на разпоредбите на Общността и е в съответствие с одобрените за операцията спецификации и действително извършените дейности;
д)
че действителното или предвиденото предназначение на операцията съответства на целите, описани в заявлението до Общността за съвместно финансиране;
е)
че финансовото участие на Общността е в границите, определени в член 29 от Регламент (ЕО) № 1260/1999 или в други приложими разпоредби на Общността, и се изплаща действително на крайните бенефициери без удръжки или неоправдано закъснение;
ж)
че съответното национално участие в съвместното финансиране действително е било осъществено; и
з)
съвместно финансираните операции са били осъществени в съответствие с правилата и политиката на Общността, съгласно член 12 от Регламент (ЕО) № 1260/1999.
Член 12
Проверките установяват дали проблемите, които са срещани евентуално, са системни и създават риск за други операции, осъществявани от същия краен бенефициер, или управлявани от същия спомагателен орган. Tе определят също причините за такива ситуации, както и вида на евентуално необходимите допълнителни анализи, коригиращите и превантивни мерки.
Член 13
До 30 юни 2001 г.през първата година и не по-късно от 30 юни всяка година държавите-членки информират Комисията за прилагането на членове 10, 11 и 12 през предходната календарна година, като освен това допълват или актуализират описанието на своите системи за управление и контрол, съобщени съгласно член 5.
Член 14
Разпоредбите на настоящата глава се прилагат, mutatis mutandis, за подлежащите на възстановяване суми, посочени в член 8.
ГЛАВА V
Декларация при приключване на помощта
Член 15
Лицето или службата, определени да издават декларации за приключването на помощта съгласно член 38, параграф 1, буква е) от Регламент (ЕО) № 1260/1999, са независими при изпълнение на служебните си задължения от:
a)
определения управляващ орган;
б)
лицето или отделът на управляващият орган, които отговарят за съставянето на документите по член 9, параграф 1;
в)
междинните органи.
Лицето или определената служба провежда своята проверка съгласно международно приетите стандарти за одит. Управляващият и органа платеци, както и междинните органи, им предоставят всяка необходима информация и им осигуряват достъп до счетоводните данни и оправдателните документи, необходими за съставянето на декларацията.
Член 16
Декларациите се основават на разглеждане на системите за управление и контрол, на заключенията на вече извършените проверки и, ако е необходимо, на допълнителна проверка на извадки от сделките. Лицето или службата, които подават декларацията, правят всички необходими справки, за да се убедят, че завереният отчет за разходите е правилен и че основните транзакции са законни и редовни.
Декларациите се съставят на изготвят в съответствие с примерния модел, представен в приложение III, и се придружават от доклад, включващ цялата отнасяща се към въпроса информация, която доказва верността на декларацията, включително обобщение на заключенията на всички проверки, извършени от национални органи и органите на Общността, до които деклараторът е получил достъп.
Член 17
Ако наличието на съществени слабости в управлението и контрола или честото повтаряне на откритите нередности не позволяват изразяването нa изцяло категорична увереност за обосноваността на искането за изплащане на крайното салдо и на окончателното удостоверение за разходи, декларацията се позовава на тези обстоятелства и прави оценка на значимостта на проблема и неговото финансово въздействие.
В този случай Комисията може да поиска извършването на допълнителна проверка, целяща определянето и коригирането на нередностите в рамките на определен срок.
ГЛАВА VI
Форма и съдържание на счетоводната информация, която държавите-членки трябва да поддържат и предоставят на Комисията при поискване
Член 18
1. Счетоводните документи по операциите, посочени в приложение I, трябва, доколкото е възможно, да се съхраняват в електронен вид. Такива документи се предоставят на Комисията при конкретно поискване, за да осъществи документални проверки на място, без да се засягат изискванията за уведомяване на актуализациите на финансовите планове, предвидено в член 18, параграф 3, буква в) oт Регламент (ЕО) № 1260/1999, и на финансовата информация съгласно член 32 от настоящия регламент.
2. Комисията се споразумява с всяка държава-членка относно съдържанието на електронните записи, които трябва да ѝ бъдат предоставени съгласно параграф 1, начините за предаването им и продължителността на периода, необходим за разработването на всички компютърни системи, като взема предвид споразумението, посочено в член 18, параграф 3, буква д) от Регламент (ЕО) № 1260/1999. Обхватът на информацията, която може да бъде поискана, и предпочитаните технически спецификации за предаването на компютърните файлове на Комисията, са посочени в приложения IV и V.
3. При писмено искане от страна на Комисията държавите-членки ѝ предават записите, посочени в параграф 1, в срок от 10 работни дни от получаването на искането. Комисията и държавата-членка могат да се споразумеят за различен срок, по-специално в случаите, когато информацията не се съхранява в електронен вид.
4. Комисията гарантира конфиденциалността и сигурността на информацията, предадена от държавите-членки или събрана от нея по време на проверките на място, в съответствие с член 287 от Договора и правилата на Комисията относно използването и достъпа до информация.
5. При спазване на действащото национално законодателство, служителите на Комисията имат достъп до всички документи, изготвени във връзка с проверки, осъществявани съгласно настоящия регламент, или вследствие на такива проверки, както и до съхраняваните данни, включително тези, които се съхраняват в компютърните системи.
ГЛАВА VII
Общи и заключителни разпоредби
Член 19
В случай на форми на помощ, при които бенефициерите се намират в повече от една държава-членка, съответните държави-членки съгласуват помежду си необходимите общи мерки за осигуряване на стабилно финансово управление, като вземат предвид националните законодателства, и информират Комисията за съгласуваните мерки. Комисията и съответните държави-членки си оказват взаимно необходимата административна помощ.
Член 20
Разпоредбите на настоящия регламент не накърняват задължението на държавите-членки съгласно Регламент (ЕО) № 1260/1999 да предоставят на Комисията информация, достатъчна за оценяване на планове включително информация за мерките, предприети за прилагане на член 34, параграф 1 oт настоящия регламент, нито правото на Комисията да изисква допълнителна информация, преди да вземе своето решение съгласно член 28 oт настоящия регламент.
Член 21
Разпоредбите на настоящия регламент не препятстват държавите-членки да прилагат по-строги правила от предвидените в настоящия регламент.
Член 22
Регламент (EО) № 2064/97 се отменя.
Въпреки това неговите разпоредби продължават да се прилагат към помощта, отпускана за програмния период 1994-1999 г. съгласно Регламент (EИО) № 2052/88.
Член 23
Tози регламент влиза в сила на седмия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.
Tози регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 2 март 2001 година.
Verordening (EG) nr. 438/2001 van de Commissie
van 2 maart 2001
tot vaststelling van uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad met betrekking tot de beheers- en controlesystemen voor uit de structuurfondsen toegekende bijstand
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Verordening (EG) nr. 1260/1999 van de Raad van 21 juni 1999 houdende algemene bepalingen inzake de structuurfondsen(1) en met name op artikel 53, lid 2,
Na raadpleging van het Comité uit hoofde van artikel 147 van het Verdrag,
Na raadpleging van het Comité voor de landbouwstructuur en de plattelandsontwikkeling,
Na raadpleging van het Comité voor de structuur van de visserij en de aquacultuur,
Overwegende hetgeen volgt:
(1) Overeenkomstig artikel 38 van Verordening (EG) nr. 1260/1999 moeten de lidstaten een aantal maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de communautaire middelen doeltreffend en correct en overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer worden gebruikt.
(2) Daartoe moeten de lidstaten adequate richtsnoeren geven voor de organisatie van de betrokken functies van de beheers- en betalingsautoriteiten zoals vastgesteld bij de artikelen 32 en 34 van Verordening (EG) nr. 1260/1999.
(3) Overeenkomstig artikel 38 van Verordening (EG) nr. 1260/1999 moeten de lidstaten met de Commissie samenwerken om te verzekeren dat zij goed functionerende beheers- en controlesystemen hebben, en moeten zij de Commissie alle medewerking verlenen die nodig is voor het verrichten van controles, onder meer door middel van steekproeven.
(4) Met het oog op de harmonisering van de normen voor de certificering van de uitgaven waarvoor de in artikel 32, leden 3 en 4, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 bedoelde betalingen uit de fondsen worden aangevraagd, moet de inhoud van de betrokken certificaten worden vastgesteld en dienen de aard en kwaliteit te worden bepaald van de gegevens waarop deze certificaten moeten zijn gebaseerd.
(5) Om de Commissie in staat te stellen de op grond van artikel 38, lid 2, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 vereiste controles uit te voeren, moeten de lidstaten haar desgevraagd de gegevens verstrekken die de beheersautoriteiten nodig hebben om te kunnen voldoen aan de bij Verordening (EG) nr. 1260/1999 gestelde eisen inzake beheer, toezicht en evaluatie. De inhoud van die gegevens moet worden vastgesteld alsmede, voor het geval dat gegevens overeenkomstig artikel 18, lid 3, onder e), van die verordening in elektronische vorm worden verstrekt, het formaat en de wijze van toezending van de computerbestanden. De Commissie moet ervoor zorgen dat computergegevens en andere gegevens vertrouwelijk blijven en worden beveiligd.
(6) Verordening (EG) nr. 2064/97 van de Commissie van 15 oktober 1997 tot vaststelling van de voorwaarden ter uitvoering van Verordening (EEG) nr. 4253/88 van de Raad wat de financiële controle door de lidstaten op door de structuurfondsen medegefinancierde verrichtingen betreft(2), gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 2406/98(3), dient te worden vervangen. Verordening (EG) nr. 2064/97 moet echter van toepassing blijven op bijstand die op grond van Verordening (EEG) nr. 2052/88 van de Raad(4), laatstelijk gewijzigd bij Verordening (EG) nr. 3193/94(5), voor de programmaperiode 1994-1999 is toegekend.
(7) Deze verordening dient te gelden onverminderd de bepalingen die bij artikel 22 van Verordening (EG) nr. 659/1999 van de Raad van 22 maart 1999 tot vaststelling van nadere bepalingen voor de toepassing van artikel 93 van het EG-Verdrag(6) op het gebied van staatssteun ten aanzien van controles ter plaatse zijn vastgesteld.
(8) Deze verordening dient te gelden onverminderd het bepaalde in Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende de controles en verificaties ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden(7).
(9) Verordening (EG) nr. 1681/94 van de Commissie van 11 juli 1994 betreffende onregelmatigheden in het kader van de financiering van het structuurbeleid en terugvordering van in dat kader onverschuldigd betaalde bedragen, alsmede betreffende de inrichting van een informatiesysteem op dit gebied(8) geldt voor bijstand verleend op grond van Verordening (EG) nr. 1260/1999, krachtens artikel 54, tweede alinea, en artikel 38, lid 1, onder e), van die verordening.
(10) Deze verordening dient te gelden in overeenstemming met het in artikel 8, lid 3, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 bedoelde subsidiariteitsbeginsel en onverminderd de institutionele, wettelijke en financiële systemen van de lidstaat, zoals bedoeld in artikel 34, lid 1, laatste alinea, van genoemde verordening.
(11) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité voor de ontwikkeling en omschakeling van de regio's,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
HOOFDSTUK I
Toepassingsgebied
Artikel 1
Deze verordening stelt uitvoeringsbepalingen van Verordening (EG) nr. 1260/1999 vast met betrekking tot de beheers- en controlesystemen voor uit de structuurfondsen toegekende bijstand die door de lidstaten wordt beheerd.
HOOFDSTUK II
Beheers- en controlesystemen
Artikel 2
1. Elke lidstaat draagt ervoor zorg dat de beheers- en betalingsautoriteiten en de bemiddelende instanties adequate richtsnoeren ontvangen over de inrichting van beheers- en controlesystemen die noodzakelijk zijn om een goed financieel beheer van de structuurfondsen te garanderen, volgens algemeen aanvaarde normen en beginselen, en in het bijzonder om voldoende zekerheid te verschaffen met betrekking tot de juistheid, de regelmatigheid en de subsidiabiliteit van de aanvragen voor communautaire bijstand.
2. Voor de toepassing van deze verordening wordt onder "bemiddelende instantie" verstaan openbare of particuliere lichamen of diensten die onder de verantwoordelijkheid van de betalings- of beheersautoriteiten optreden of die namens hen taken uitvoeren ten aanzien van de eindbegunstigden of de instanties of ondernemingen die verrichtingen uitvoeren.
Artikel 3
De beheers- en controlesystemen van de beheers- en betalingsautoriteiten en bemiddelende instanties voorzien, met inachtneming van de evenredigheid ten opzichte van de omvang van de beheerde bijstand, in:
a) een duidelijke omschrijving, een duidelijke toewijzing en, voorzover noodzakelijk om een gezond financiëel beheer mogelijk te maken, een adequate scheiding van de functies binnen de betrokken organisatie;
b) doelmatige systemen om ervoor te zorgen dat de functies op bevredigende wijze worden verricht;
c) in het geval van bemiddelende instanties, verslaggeving aan de verantwoordelijke autoriteit over de vervulling van hun taken en de aangewende middelen.
Artikel 4
De beheers- en controlesystemen moeten procedures behelzen om na te gaan of de medegefinancierde goederen en diensten zijn geleverd en de opgevoerde uitgaven daadwerkelijk zijn gemaakt en om te verzekeren dat de voorwaarden van de toepasselijke beschikking van de Commissie zoals bedoeld in artikel 28 van Verordening (EG) nr. 1260/1999 en de geldende nationale en communautaire voorschriften betreffende, in het bijzonder, de subsidiabiliteit van de uitgaven uit de structuurfondsen in het kader van het betrokken bijstandspakket, de plaatsing van overheidsopdrachten, staatssteun (met inbegrip van de voorschriften inzake de cumulering van steun), milieubescherming en gelijke kansen zijn nageleefd.
De procedures verlangen de schriftelijke vastlegging van de ter plaatse uitgevoerde verificaties van individuele verrichtingen. De aantekeningen vermelden het verrichte werk, de resultaten van de verificaties en de bij tegenstrijdigheden genomen maatregelen. Wanneer fysieke of administratieve verificaties niet volledig, maar op basis van een steekproef van verrichtingen zijn uitgevoerd, moeten de aantekeningen de geselecteerde verrichtingen identificeren en de steekproefmethode omschrijven.
Artikel 5
1. De lidstaten delen de Commissie voor elk bijstandspakket binnen drie maanden na de goedkeuring van het bijstandspakket of de inwerkingtreding van deze verordening, zo dit later is, de organisatie van de beheers- en betalingsautoriteiten en van de bemiddelende instanties mee alsmede de bestaande beheers- en controlesystemen van deze autoriteiten en instanties en de op grond van de in artikel 2, lid 1, bedoelde richtsnoeren geplande verbeteringen daarvan.
2. De mededeling bevat voor elke beheers- of betalingsautoriteit en elke bemiddelende instantie de volgende informatie:
a) de functies die haar zijn opgedragen,
b) de verdeling van functies tussen en binnen haar afdelingen en ook tussen de beheers- en betalingsautoriteit, ingeval deze tot dezelfde instantie behoren,
c) de procedures volgens welke aanvragen om vergoeding van uitgaven worden ontvangen, geverifieerd en gevalideerd en volgens welke betalingen aan begunstigden worden goedgekeurd, uitgevoerd en geboekt, en
d) de bepalingen inzake de accountantscontrole van de beheers- en controlesystemen.
3. Wanneer een gemeenschappelijk systeem voor meer dan één bijstandspakket geldt, mag een beschrijving van het gemeenschappelijke systeem worden meegedeeld.
Artikel 6
De Commissie vergewist zich er in samenwerking met de lidstaat van dat de overeenkomstig artikel 5 meegedeelde beheers- en controlesystemen aan de bij Verordening (EG) nr. 1260/1999 en de onderhavige verordening voorgeschreven normen voldoen. Zij doet mededeling van eventuele belemmeringen die deze systemen behelzen voor de doorzichtigheid van de controles van de werking der fondsen en voor de vervulling door de Commissie van haar verantwoordelijkheden ingevolge artikel 274 van het Verdrag. De werking van de systemen wordt regelmatig herzien.
Artikel 7
1. De beheers- en controlesystemen van de lidstaten zorgen voor een toereikend controlespoor.
2. Onder een toereikend controlespoor wordt een controlespoor verstaan dat het mogelijk maakt
a) de aan de Commissie meegedeelde gecertificeerde samenvattende bedragen in overeenstemming te brengen met de afzonderlijke aantekeningen van uitgaven en met de tot staving dienende bescheiden die op de verschillende administratieve niveaus worden bewaard alsmede door de eindbegunstigden en, wanneer deze laatsten niet de eindontvanger van de bijdrage zijn, door de instanties of ondernemingen die de verrichtingen uitvoeren, en
b) de toewijzing en de overmakingen van de beschikbare communautaire en nationale middelen te verifiëren.
Een indicatieve beschrijving van de informatievereisten voor een toereikend controlespoor is opgenomen in bijlage I.
3. De beheersautoriteit vergewist zich ervan dat
a) er procedures zijn om ervoor te zorgen dat de documenten die relevant zijn voor de in het kader van het bijstandspakket gedane afzonderlijke uitgaven en betalingen en die nodig zijn voor een toereikend controlespoor, in overeenstemming met de vereisten van artikel 38, lid 6, van Verordening (EG) nr. 1260/1999 en bijlage I bij deze verordening worden bewaard,
b) wordt aangetekend welke instantie deze documenten bewaart en waar deze zich bevindt, en
c) deze documenten beschikbaar worden gesteld voor inspectie door de personen en instanties die normaal tot inspectie van dergelijke documenten gerechtigd zijn.
Deze personen en instanties zijn:
i) het personeel van de beheers- en betalingsautoriteiten en de bemiddelende instanties, dat de betalingsaanvragen verwerkt,
ii) de diensten die de beheers- en controlesystemen aan accountantscontroles onderwerpen,
iii) de persoon of de afdeling van de betalingsautoriteit die verantwoordelijk is voor het certificeren van de aanvragen voor tussentijdse en eindsaldobetalingen zoals bedoeld in artikel 32, leden 3 en 4, van Verordening (EG) nr. 1260/1999, en de persoon of dienst die de in artikel 38, lid 1, onder f), van die verordening bedoelde verklaring afgeeft, en
iv) de gemachtigde functionarissen van nationale controle-instellingen en van de Europese Gemeenschap.
Deze personen of instanties kunnen verlangen dat uittreksels uit of afschriften van de in dit lid bedoelde documenten of boekingen aan hen worden verstrekt.
Artikel 8
De beheers- of betalingsautoriteit houdt een rekening bij van terug te vorderen bedragen van reeds betaalde communautaire bijstand en zorgt ervoor dat die bedragen zonder ongerechtvaardigd uitstel worden teruggevorderd. Na de inning geeft de betalingsautoriteit het teruggevorderde bedrag aan onregelmatige betalingen samen met de ontvangen rente wegens te late betaling terug, door de betrokken sommen in mindering te brengen op haar volgende uitgavenstaat en betalingsaanvraag bij de Commissie of, wanneer het bedrag daarvan niet voldoende is, door terugbetaling aan de Gemeenschap. Eenmaal per jaar geeft de betalingsautoriteit de Commissie in de bijlage bij de vierde kwartaallijst inzake terugvorderingen, die overeenkomstig Verordening (EG) nr. 1681/94 wordt ingediend, een overzicht van de op die datum nog niet geïnde teruggevorderde bedragen, ingedeeld naar het jaar waarin met de terugvorderingsprocedure is begonnen.
HOOFDSTUK III
Certificering van de uitgaven
Artikel 9
1. De certificaten betreffende de tussentijdse en definitieve uitgavenstaten, zoals bedoeld in artikel 32, leden 3 en 4, van Verordening (EG) nr. 1260/1999, worden in de in bijlage II voorgeschreven vorm opgesteld door een persoon of een afdeling binnen de betalingsautoriteit, die functioneel onafhankelijk is van de diensten die de betalingen goedkeuren.
2. Alvorens een bepaalde uitgavenstaat te certificeren, vergewist de betalingsautoriteit zich ervan dat aan de volgende voorwaarden is voldaan:
a) de beheersautoriteit en de bemiddelende instanties hebben voldaan aan de vereisten van Verordening (EG) nr. 1260/1999, met name aan die van artikel 38, lid 1, onder c) en e), en artikel 32, leden 3 en 4, van die verordening, en hebben de voorwaarden van de beschikking van de Commissie ingevolge artikel 28 van die verordening nageleefd, en
b) de uitgavenstaat omvat enkel uitgaven die
i) tijdens de in de beschikking vastgelegde, in aanmerking komende periode daadwerkelijk zijn gedaan, in de vorm van uitgaven door eindbegunstigden zoals bedoeld in de punten 1.2, 1.3 en 2 van regel nr. 1 van de bijlage bij Verordening (EG) nr. 1685/2000 van de Commissie(9), en die door voldane facturen of boekingsbescheiden met gelijkwaardige bewijskracht kunnen worden gestaafd;
ii) zijn gedaan bij verrichtingen die voor financiering in het kader van het betrokken specifieke bijstandspakket zijn geselecteerd in overeenstemming met de selectiecriteria en procedures van dat bijstandspakket en die gedurende de gehele periode waarin de uitgaven zijn gedaan aan de communautaire voorschriften zijn onderworpen;
iii) betrekking hebben op maatregelen waarvoor - indien toepasselijk - alle staatssteun formeel door de Commissie is goedgekeurd.
3. Opdat de toereikendheid van de controlesystemen en het controlespoor te allen tijde in aanmerking kunnen worden genomen alvorens een uitgavenstaat aan de Commissie wordt voorgelegd, zorgt de beheersautoriteit ervoor dat de betalingsautoriteit op de hoogte blijft van de door haar en door de bemiddelende instanties gehanteerde systemen teneinde
a) de levering der medegefinancierde goederen en diensten en de waarachtigheid van de op de aanvraag betrekking hebbende uitgaven te verifiëren;
b) te verzekeren dat de geldende voorschriften worden nageleefd;
c) het controlespoor in stand te houden.
4. In de gevallen waarin de beheersautoriteit en de betalingsautoriteit dezelfde instantie zijn of tot dezelfde instantie behoren, draagt deze instantie ervoor zorg dat procedures worden toegepast die gelijkwaardige controlestandaarden bieden aan die welke in de leden 2 en 3 zijn voorgeschreven.
HOOFDSTUK IV
Steekproefcontroles van verrichtingen
Artikel 10
1. Controles van de verrichtingen worden door de lidstaten uitgevoerd op grond van een passende steekproef, die met name erop gericht is:
a) de effectiviteit van de bestaande beheers- en controlesystemen te verifiëren;
b) selectief, op basis van een risicoanalyse, de op de verschillende betrokken niveaus gedane aangiften van uitgaven te verifiëren.
2. De vóór de afsluiting van elk bijstandspakket verrichte controles betreffen ten minste 5 % van de totale voor subsidie in aanmerking komende uitgaven en zijn gebaseerd op een representatieve steekproef van goedgekeurde verrichtingen, waarbij met de in lid 3 gestelde eisen rekening wordt gehouden. De lidstaten streven ernaar de uitvoering van de controles gelijkmatig over de betrokken periode te spreiden. Zij waarborgen een passende scheiding tussen taken met betrekking tot dergelijke controles en taken met betrekking tot de uitvoerings- of betalingsprocedures betreffende de verrichtingen.
3. Bij de keuze van de steekproef van de te controleren verrichtingen wordt rekening gehouden met:
a) de noodzaak een passende variatie in aard en omvang van de verrichtingen te controleren;
b) de risicofactoren die bij nationale of communautaire controles zijn vastgesteld;
c) de concentratie van verrichtingen bij bepaalde bemiddelende instanties of bepaalde eindbegunstigden, zodat vóór de afsluiting van elk bijstandspakket de belangrijkste bemiddelende instanties en eindbegunstigden aan ten minste één controle worden onderworpen.
Artikel 11
De lidstaten streven ernaar door middel van de controles het volgende te verifiëren:
a) de praktische toepassing en de effectiviteit van de beheers- en controlesystemen;
b) voor een adequaat aantal boekingen, of deze overeenstemmen met bewijsstukken die in het bezit zijn van bemiddelende instanties, eindbegunstigden en de instanties of ondernemingen die de verrichtingen uitvoeren;
c) de aanwezigheid van een toereikend controlespoor;
d) voor een adequaat aantal uitgavenposten, of de aard en het tijdstip van de betrokken uitgaven aan de communautaire bepalingen voldoen en overeenstemmen met de goedgekeurde specifieke kenmerken van de verrichting en met de feitelijk uitgevoerde werkzaamheden;
e) of het gebruik of beoogde gebruik van de verrichting strookt met het in de aanvraag om communautaire medefinanciering beschreven gebruik;
f) of de financiële bijdragen van de Gemeenschap binnen de grenzen blijven die in artikel 29 van Verordening (EG) nr. 1260/1999 en andere toepasselijke communautaire bepalingen zijn gesteld, en of zij zonder kortingen of ongerechtvaardigde vertragingen aan de eindbegunstigden worden betaald;
g) of de passende nationale medefinanciering daadwerkelijk beschikbaar is gesteld, en
h) of de medegefinancierde verrichtingen zijn uitgevoerd in overeenstemming met de communautaire voorschriften en beleidsmaatregelen, zoals vereist in artikel 12 van Verordening (EG) nr. 1260/1999.
Artikel 12
Uit de controles moet blijken of eventuele ondervonden problemen een systematisch karakter hebben en een risico opleveren voor andere verrichtingen die door dezelfde eindbegunstigde worden uitgevoerd of door dezelfde bemiddelende instantie worden beheerd. De controles moeten tevens duidelijkheid verschaffen over de oorzaken van dergelijke situaties, over eventueel vereist nader onderzoek en over het noodzakelijke corrigerende en preventieve optreden.
Artikel 13
De lidstaten doen de Commissie uiterlijk op 30 juni van elk jaar en de eerste maal uiterlijk op 30 juni 2001 mededeling over hun toepassing van de artikelen 10 tot en met 12 in het voorgaande kalenderjaar. Daarnaast verschaffen zij alle noodzakelijke aanvullingen op of bijwerkingen van de overeenkomstig artikel 5 meegedeelde beschrijving van hun beheers- en controlesystemen.
Artikel 14
Het bepaalde in dit hoofdstuk is van overeenkomstige toepassing op de in artikel 8 bedoelde terug te vorderen bedragen.
HOOFDSTUK V
Verklaring bij de afsluiting van het bijstandspakket
Artikel 15
De persoon of dienst die is aangewezen voor het afgeven van de in artikel 38, lid 1, onder f), van Verordening (EG) nr. 1260/1999 bedoelde verklaring bij de afsluiting van het bijstandspakket, moet een functie bekleden die onafhankelijk is van:
a) de aangewezen beheersautoriteit;
b) de persoon of afdeling binnen de betalingsautoriteit die verantwoordelijk is voor het opstellen van de in artikel 9, lid 1, bedoelde certificaten;
c) bemiddelende instanties.
Deze persoon of dienst verricht zijn onderzoek overeenkomstig internationaal erkende normen voor accountantsonderzoek. Hem wordt door de beheers- en betalingsautoriteiten en de bemiddelende instanties alle benodigde informatie verstrekt en toegang verschaft tot de bescheiden en stavende bewijsstukken die voor het opstellen van de verklaring nodig zijn.
Artikel 16
Verklaringen zijn gebaseerd op een onderzoek van de beheers- en controlesystemen, van de bevindingen van reeds uitgevoerde controles, en - indien nodig - van een verdere steekproefcontrole van verrichtingen. De persoon of dienst die de verklaring afgeeft, doet al het nodige onderzoek om redelijke zekerheid erover te verkrijgen dat de gecertificeerde uitgavenstaat correct is en dat de onderliggende transacties wettig en regelmatig zijn.
Verklaringen worden op basis van het indicatieve model in bijlage III opgesteld en gaan van een verslag vergezeld dat alle relevante informatie ter staving van de verklaring bevat, met inbegrip van een samenvatting van de bevindingen bij alle door nationale en communautaire instanties uitgevoerde controles waartoe de opsteller van de verklaring toegang had.
Artikel 17
Wanneer het wegens het bestaan van belangrijke tekortkomingen op beheers- of controlegebied of de hoge frequentie van de ontdekte onregelmatigheden niet mogelijk is een positieve algemene verzekering te geven wat de deugdelijkheid van de aanvraag om betaling van het eindsaldo en het certificaat over de einduitgavenstaat betreft, wordt in de verklaring melding van deze omstandigheden gemaakt en wordt er een schatting in opgenomen van de omvang van het probleem en de financiële gevolgen ervan.
In een dergelijk geval kan de Commissie om de uitvoering van een verdere controle verzoeken, teneinde de onregelmatigheden binnen een bepaalde termijn op te sporen en te corrigeren.
HOOFDSTUK VI
Vorm en inhoud van de te bewaren en desgevraagd aan de Commissie mee te delen boekhoudkundige informatie
Artikel 18
1. De boekhoudkundige informatie over verrichtingen, bedoeld in bijlage I, dient voorzover mogelijk in geautomatiseerde vorm te worden bewaard. Deze informatie moet op specifiek verzoek aan de Commissie worden voorgelegd voor de uitvoering van controles aan de hand van documenten en controles ter plaatse, onverminderd de verplichtingen om bijwerkingen van de financieringsplannen zoals bedoeld in artikel 18, lid 3, onder c), van Verordening (EG) nr. 1260/1999 en de in artikel 32 van die verordening bedoelde financiële informatie mee te delen.
2. De Commissie komt met elke lidstaat de inhoud overeen van de computergegevens die overeenkomstig lid 1 ter beschikking moeten worden gesteld, alsmede de wijze waarop deze worden meegedeeld, en de duur van de periode die eventueel nodig is voor de ontwikkeling van de benodigde computersystemen, hierbij rekening houdende met de in artikel 18, lid 3, onder e), van Verordening (EG) nr. 1260/1999 bedoelde overeenkomst. De omvang van de informatie die kan worden gevraagd, en de gewenste technische specificaties voor de doorzending van computerbestanden naar de Commissie zijn in de bijlagen IV en V vermeld.
3. Op schriftelijk verzoek van de Commissie verstrekken de lidstaten haar de in lid 1 bedoelde gegevens binnen tien werkdagen na de ontvangst van het verzoek. De Commissie en de lidstaat kunnen een andere termijn overeenkomen, in het bijzonder wanneer de gegevens niet in geautomatiseerde vorm beschikbaar zijn.
4. De Commissie draagt ervoor zorg dat de door de lidstaten verstrekte of door haarzelf bij inspecties ter plaatse verzamelde informatie, in overeenstemming met artikel 287 van het Verdrag en de regels van de Commissie inzake het gebruik van en de toegang tot informatie, vertrouwelijk blijft en wordt beveiligd.
5. Met inachtneming van de toepasselijke nationale wetgeving hebben personeelsleden van de Commissie toegang tot alle documenten die zijn opgesteld met het oog op, of naar aanleiding van, krachtens deze verordening verrichte controles, alsmede tot de bewaarde gegevens, met inbegrip van die welke in computersystemen zijn opgeslagen.
HOOFDSTUK VII
Algemene en slotbepalingen
Artikel 19
Ingeval bijstandspaketten aan eindbegunstigden in meer dan een lidstaat worden toegekend, komen de betrokken lidstaten onderling de vereiste gemeenschappelijke maatregelen overeen om met inachtneming van de nationale wetgevingen een gezond financieel beheer te verzekeren. Zij delen de Commissie de overeengekomen maatregelen mee. De Commissie en de betrokken lidstaten verstrekken elkaar de nodige administratieve bijstand.
Artikel 20
Deze verordening geldt onverminderd de krachtens Verordening (EG) nr. 1260/1999 op de lidstaten rustende verplichting om de Commissie voldoende inlichtingen te verschaffen ter beoordeling van plannen, met inbegrip van de informatie over de genomen maatregelen ter uitvoering van artikel 34, lid 1, van die verordening, en onverminderd het aan de Commissie toekomende recht om bijkomende inlichtingen te verlangen, alvorens een beschikking op grond van artikel 28 van de verordening te geven.
Artikel 21
Niets in deze verordening belet de lidstaten voorschriften toe te passen die strenger zijn dan de bepalingen van deze verordening.
Artikel 22
Verordening (EG) nr. 2064/97 wordt ingetrokken.
Zij blijft echter van toepassing voor bijstand die krachtens Verordening (EEG) nr. 2052/88 voor de programmaperiode 1994-1999 is toegekend.
Artikel 23
Deze verordening treedt in werking op de zevende dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 2 maart 2001.