32002R2343
L 357/72
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (ЕО, Евратом) № 2343/2002 НА КОМИСИЯТА
от 23 декември 2002 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Глава 1
Принцип на единство и на точност на бюджета
Глава 2
Принцип на ежегодност на бюджета
Глава 3
Принцип на балансираност на бюджета
Глава 4
Принцип на разчетна единица на бюджета
Глава 5
Принцип на универсалност на бюджета
Глава 6
Принцип на специфичност на разходите
Глава 7
Принцип на добро финансово управление
Глава 8
Принцип на прозрачност
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Глава 1
СЪСТАВЯНЕ НА БЮДЖЕТА
Глава 2
Устройство и представяне на бюджета
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
Глава 1
Общи разпоредби
Глава 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Раздел 3
Счетоводител
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Глава 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Раздел 2
Приложими правила за оправомощени и вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити
Раздел 3
Приложими правила за счетоводители и администратори на авансови средства
Глава 4
Приходни операции
Раздел 1
Общи разпоредби
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Раздел 3
Установяване на вземанията
Раздел 4
Разрешаване на събирането на вземания
Раздел 5
Събиране на вземания
Раздел 6
Конкретни разпоредби във връзка с таксите
Глава 5
Разходни операции
Раздел 1
Поемане на задължение за плащане
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Раздел 3
Разрешаване на разход
Раздел 4
Плащане на разход
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Глава 6
Системи на информационните технологии
Глава 7
Вътрешен одитор
ДЯЛ V
ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА, ОТПУСКАНИ ОТ ОРГАНИТЕ НА ОБЩНОСТИТЕ
ДЯЛ VII
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Глава 1
Представяне на отчетите
Глава 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Общи разпоредби
Раздел 2
Общи сметки
Раздел 3
Бюджетни сметки
Глава 4
Инвентарен опис
ДЯЛ VIII
ВЪНШЕН ОДИТ И ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА
Глава 1
Външен одит
Глава 2
Освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
ДЯЛ IХ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности, и по-специално член 185, параграф 1 от него (1),
като взе предвид становището на Европейския парламент (2),
като взе предвид становището на Съвета (2),
като взе предвид становището на Сметната палата (2),
като има предвид, че:
(1)
Органите на Общностите, създадени да поемат отговорността за извършването на определени дейности на Общностите, са юридически лица и следователно имат собствен бюджет, който е регулиран от специфични финансови правила.
(2)
За да се гарантира определена степен на последователност на тези правила по отношение на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (наричан по-долу „Общият финансов регламент“) и съгласно член 185, параграф 1 от посочения регламент, настоящият рамков Финансов регламент трябва да определи правилата, регулиращи съставянето, изпълнението и контрола на бюджета на посочените органи на Общностите, които понастоящем получават безвъзмездни средства за сметка на бюджета на Общностите (наричани по-долу „органи на Общностите“). Именно на основата на този рамков Финансов регламент всеки от органите на Общностите ще приеме собствени финансови правила, които съгласно горепосочения член 185 могат да се отклоняват от рамковия Финансов регламент в съответствие с конкретните нужди на управлението на тези органи, но само със съгласието на Комисията.
(3)
Също както Общия финансов регламент настоящият рамков Финансов регламент се ограничава до формулирането на общите принципи и основни правила, регулиращи бюджетния сектор като цяло, докато съответните органи могат впоследствие да приемат подробни разпоредби, които да направят по-ясни техните финансови правила.
(4)
За целите на съставянето и изпълнението на бюджета трябва да се потвърдят четирите основни принципа на бюджетното право (единство, универсалност, специфичност на разходите, ежегодност), както и принципите на равновесие, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(5)
Необходимо е да се определят правомощията и отговорностите на счетоводителя, вътрешния одитор и разпоредителите с бюджетни кредити. Последните носят цялата отговорност за всички приходни и разходни операции, които се извършват под тяхно ръководство, включително при необходимост чрез дисциплинарни мерки.
(6)
В съответствие с член 14 от Общия финансов регламент, също както на институциите, на тези органи на Общностите не трябва да бъде позволено да сключват заеми.
(7)
Функцията вътрешен одит в рамките на органите на Общностите трябва да бъде изпълнявана от вътрешния одитор на Комисията, който следователно действа като гарант за цялостната последователност в системата и методите ѝ на работа в съответствие с член 185, параграф 3 от Общия финансов регламент.
(8)
Графикът за съставяне на бюджета, представяне на отчетите и освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета трябва да съответства на разпоредбите на Общия финансов регламент, като органът, който освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Общностите е вече същият, както при общия бюджет (член 185, параграф 2 от Общия финансов регламент).
(9)
Правилата за водене на счетоводна отчетност, които се прилагат от органите на Общностите, трябва да създават условия за консолидиране на сметките на институциите и за тази цел трябва да бъдат приети от счетоводителя на Комисията съгласно член 133 от новия Общ финансов регламент.
(10)
В съответствие с член 46 от общия Финансов регламент щатното разписание трябва вече да се представя на бюджетния орган за одобрение.
(11)
Всеки орган може да има достъп до инстанцията, посочена в член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, създадена от Комисията за проверка на нередности, така че за едни и същи случаи да се стигне до сходна оценка.
(12)
Тъй като получават безвъзмездни средства за сметка на бюджета на Общностите, органите на Общностите трябва строго да съблюдават същите изисквания както институциите при възлагането на обществени поръчки и при отпускането на безвъзмездни средства, доколкото поръчките и средствата се одобряват съгласно учредителните им актове; в тази връзка е достатъчно позоваването на съответните разпоредби на Общия финансов регламент.
(13)
Също както институциите, органите на Общностите могат с оглед на изпълнението на възложените им задачи да наемат външни изпълнители от частния сектор при необходимост и извън задачите, свързани със задължението за обществена услуга или упражняването на оперативна самостоятелност, за да се гарантира, че всеки орган отговаря за изпълнението на собствения си бюджет и се придържа към възложените при създаването му цели.
(14)
В подкрепа на заявките за изплащане на субсидията от Общностите, органите на Общностите трябва да представят прогноза за паричните потоци, като изплатените безвъзмездни средства от Общностите трябва да бъдат лихвоносни в полза на последните.
(15)
Необходими са конкретни разпоредби за организирането на събирането на таксите, които представляват част от ресурсите на тези органи.
(16)
С оглед на правните изисквания, произтичащи от учредителните актове на органите на Общностите, процедурата за представяне на отчетите следва да се адаптира и да се предвиди на управителният съвет да може да дава становище по тях.
(17)
Новото устройство на бюджета, прието с Общия финансов регламент, следва също така да се използва от органите на Общностите, доколкото това е оправдано от характера на тяхната дейност.
(18)
Единствените разпоредби от Общия финансов регламент, които трябва да бъдат включени в настоящия регламент, са разпоредбите, които се отнасят към органите на Общностите.
Следователно настоящият регламент по-конкретно не трябва да включва разпоредби за области на дейност, които нямат връзка с органите на Общностите или касаят различните методи на изпълнение на основата на концепцията за външно представяне и информиране за бюджета Европейския парламент и Съвета. Освен това следва да се вземат предвид само някои категории целеви приходи съгласно Общия финансов регламент. Накрая процедурата за трансфер на бюджетни кредити и за съставяне на бюджета не трябва да бъде толкова подробна и усложнена.
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Настоящият регламент конкретизира съществените правила, от които финансовите правила на всеки орган на Общностите могат да се отклоняват само ако специфичните им потребности за дейността го изискват и с предварителното съгласие на Комисията в съответствие с член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (наричан по-долу „Общият финансов регламент“).
Член 2
По смисъла на настоящия регламент:
1.
„Орган на Общностите“ означава всеки орган, посочен в член 185, параграф 1 от Общия финансов регламент;
2.
„Управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на управление на органа на Общностите, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси независимо от неговото наименование, възприето в учредителния акт на органа на Общностите;
3.
„Директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на Управителния съвет и бюджета на органа на Общностите в качеството си на разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт на органа на Общностите;
4.
„Учредителен акт“ означава правен акт на Общностите, който регулира основните аспекти на създаването и функционирането на съответния орган на Общностите;
5.
„Бюджетен орган“ означава Европейския парламент и Съветът на Европейския съюз.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Член 3
Съставянето и изпълнението на бюджета на съответния орган на Общностите (наричан по-долу „бюджетът“) се извършват в съответствие с принципите на единство и на точност на бюджета, ежегодност, равновесие, разчетна единица, универсалност, специфичност на разходите, добро финансово управление и прозрачност, както е предвидено в настоящия регламент.
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 4
Бюджетът представлява актът, който за всяка финансова година прогнозира и определя приходите и разходите, счетени за необходими за съответния орган на Общностите.
Член 5
Бюджетът включва:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Общностите има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите-членки, които са домакини на съответните органи;
в)
предоставената от Европейските общности субсидия;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 19, параграф 1;
д)
разходите на органа на Общностите включително административните разходи.
Член 6
1. Не може да се събира приход и да се извършва разход, без това да бъде отнесено към определен ред в бюджета.
2. В бюджета не могат да се вписват бюджетни кредити, ако те не са предназначени за разход, счетен за необходим.
3. Не се допуска поемането на задължение за или разрешаването на разходи над утвърдените в бюджета кредити.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност на бюджета
Член 7
Записаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която продължава от 1 януари до 31 декември.
Член 8
1. Бюджетът включва многогодишни и едногодишни бюджетни кредити, които се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения обхващат общия размер на правните задължения, поети през текущата финансова година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията в изпълнение на правните задължения, поети през текущата финансова година и/или предходни финансови години.
4. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни. Административните разходи, възникващи по договори за периоди, които излизат извън финансовата година във връзка с местната практика или с доставката на оборудване, се отнасят към бюджета за финансовата година, през която се извършват.
Член 9
1. Приходите на органите на Общностите, посочени в член 5, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на събраните през финансовата година суми.
2. Приходите на органите на Общностите водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените кредити в бюджета за дадена финансова година могат да се използват единствено за покриване на поетите и изплатени през същата финансова година задължения за разход, както и за покриване на суми по задължения поети предходни финансови години.
4. Поетите задължения се осчетоводяват на основата на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се осчетоводяват към финансовата година на основата на плащанията, извършени от счетоводителя, не по-късно от 31 декември същата година.
Член 10
1. Бюджетните кредити, които остават неусвоени до края на финансовата година, за която се отнасят, се анулират.
Въпреки това те могат да бъдат пренесени единствено за следващата финансова година, в съответствие с параграфи 2-8 по решение на управителния съвет, което се взема не по-късно от 15 февруари.
2. Не могат да се пренасят бюджетни кредити, предвидени за разходи за персонала.
3. Бюджетните кредити за поети задължения от многогодишните бюджетни кредити и едногодишните бюджетни кредити, по които още не са поети задължения до приключването на финансовата година, могат да се пренасят по отношение на сумите, съответстващи на бюджетните кредити за поети задължения, за които по-голямата част от подготвителния етап на процедурата по поемане на задължение, която трябва да бъде определена в правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки отделен орган на Общностите, е вече извършена към 31 декември; по тези суми впоследствие могат да се поемат задължения до 31 март следващата година.
4. Бюджетните кредити за плащания от многогодишните бюджетни кредити могат да се пренасят по отношение на сумите, необходими за покриване на съществуващи задължения или такива във връзка с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити не позволяват покриване на нуждите. Органите на Общностите първо използват разрешените кредити за текущата финансова година и едва след тяхното изчерпване прибягват до пренесените бюджетни кредити.
5. Едногодишните бюджетни кредити, които съответстват на надлежно поети задължения към края на финансовата година, се пренасят автоматично само за следващата финансова година.
6. Пренесени бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират.
Системата на счетоводна отчетност позволява идентифицирането на пренесените по такъв начин бюджетни кредити.
7. Наличните бюджетни кредити към 31 декември в резултат на целеви приходи по член 19 се пренасят автоматично.
Първо трябва да се използват наличните бюджетни кредити, които съответстват на пренесените целеви приходи.
Член 11
При отмяна на бюджетни кредити в резултат на пълно или частично неизпълнение на дейностите, за които те са били предвидени, всяка финансова година, след тази, в която е било поето задължението, съответните кредити по него се анулират.
Член 12
По записаните в бюджета кредити могат да бъдат поемани задължения, считано от 1 януари, след като бюджетът бъде окончателно приет.
Член 13
1. Считано от 15 ноември всяка година, могат авансово да се поемат задължения за обичайни разходи за управление за сметка на предвидените за следващата финансова година средства. Тези задължения обаче не могат да надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не се прилагат за новите разходи от вид, който все още не е одобрен по принцип в последния надлежно приет бюджет.
2. Разходите, които трябва да се платят авансово, например наеми, могат да доведат до плащания от 1 декември нататък, като тези плащания ще бъдат приспадани от предвидените за следващата финансова година бюджетни кредити.
Член 14
1. Ако бюджетът на съответния орган на Общностите не е окончателно приет в началото на финансовата година, към действията по поемане на задължения и тези за плащания, свързани с разход, за който е щяло да бъде възможно отнасянето към определен бюджетен ред като част от изпълнението на последния надлежно приет бюджет, се прилагат следните правила.
2. Задължения могат да бъдат поемани по глави в размер до една четвърт от общия размер на разрешените кредити по съответната глава за предходната финансова година увеличена със увеличени с една дванадесета за всеки изминал месец.
Плащания могат да бъдат извършвани месечно по глави в размер до една дванадесета от разрешените кредити по съответната глава за предходната финансова година.
Не може да се надхвърлят бюджетните кредити, предвидени в прогнозата за приходите и разходите.
3. По искане на директора и при необходимост поради последователността в дейността на органа на Общностите и управленските му нужди, управителният съвет може едновременно да разреши една или повече временни дванадесети части както за действията по поемане на задължения, така и за тези за плащания над автоматично предвидените съгласно параграфи 1 и 2.
Допълнителните дванадесети части се разрешават в цялост и са неделими.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност на бюджета
Член 15
1. Трябва да има баланс между бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити не могат да надхвърлят размера на субсидията от Общностите увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 5.
3. Органът на Общностите няма право да сключва заеми.
4. Изплатените на органите на Общностите средства представляват по отношение на техния бюджет изравнителна субсидия, която се смята за предварително финансиране по смисъла на член 81, параграф 1, буква б), i) от Общия финансов регламент.
Член 16
1. Ако салдото по сметката за стопанския резултат по смисъла на член 81 е положително, то се изплаща обратно на Комисията до размера на платената през годината субсидия от Общностите. Частта от салдото, която надвишава размера на платената през годината субсидия от Общностите се записва в приходната част на бюджета за следващата финансова година.
Разликата между вписаната в общия бюджет субсидия от Общностите и фактически платената субсидия на съответната организация се анулира.
2. Ако салдото по сметката за стопанския резултат, предвидено в член 81 е отрицателно, то се записва в бюджета за следващата финансова година.
3. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета в хода на бюджетната процедура посредством писмо за внасяне на корекции, внесено по съответния ред, или, когато изпълнението на бюджета е в ход - чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица на бюджета
Член 17
Бюджетът се изготвя, изпълнява и е предмет на представяне на отчети в еуро.
Въпреки това,за целите на касата счетоводителят или администраторът на авансови средства има право да извършва операции в национална парична единица, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Общностите.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност на бюджета
Член 18
Общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания съгласно член 19. Всички приходи и разходи се вписват изцяло и без взаимни корекции съгласно условията на член 21.
Член 19
1. За финансиране на специфични разходи се използват следните приходи:
а)
целевите приходи като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
б)
вноските за дейността на съответния орган на Общностите от държави-членки, от други държави или от различни организации, доколкото това е предвидено в споразумението между органа на Общностите и съответните държави-членки, други държави или въпросните организации.
2. Всеки приход по смисъла на параграф 1 покрива всички преки и косвени разходи за съответната дейност или цел.
3. В бюджета се обособяват позиции, които отразяват категориите на посочените в параграф 1 приходи и по възможност посочват и размера им.
Член 20
1. Директорът може да приема всякакви дарения в полза на съответния орган на Общностите като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има известни финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.
Член 21
1. Финансовият регламент на всеки орган на Общностите определя случаите, когато суми могат да бъдат приспадани от заявките за плащания, фактурите или отчетите за ликвидното състояние, които впоследствие се приемат за плащане на нетната сума.
Отстъпките, възстановените суми и намеленията, приспадани от фактури и заявки за плащания не се записват като приходи на съответния орган на Общностите.
2. Стойността на предоставените на съответния орган на Общностите стоки и услуги се отразява в бюджета в пълен брутен размер , когато се включват възстановени данъчни тежести:
а)
или от държавите-членки съгласно Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейските общности, при условие че той се прилага за съответния орган на Общностите; или
б)
от държава-членка или от друга държава на основата на други съответни договорености.
Всички национални данъчни тежести, поети временно от органа на Общностите съгласно първа алинея, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
3. Отрицателното салдо се записва в бюджета като разход.
4. По време на изпълнението на бюджета могат да се правят корекции по отношение на курсовите разлики. Окончателната печалба или загуба се включва в годишното салдо.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност на разходите
Член 22
Бюджетните кредити в пълния им размер се разпределят за конкретните цели по дялове и глави, като главите се подразделят на статии и позиции.
Член 23
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от една статия към друга в рамките на една и съща глава.
Той информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за трансферите, осъществени съгласно параграф 1.
2. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от един дял в друг и от една глава в друга в рамките на общ лимит от 10 % от отпуснатите за финансовата година кредити. Над посочената граница той може да предложи на управителния съвет трансфер на кредити от един дял в друг и от една глава в друга в рамките на един и същ дял. Управителният съвет разполага с един месец да направи възражения срещу предложения трансфер; след изтичането на посочения срок трансферът се смята за приет.
3. Предложенията за трансфер и трансферите, извършени съгласно настоящия член, се придружават от надлежна и подробна документация, която посочва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за бюджетния ред, който ще бъде кредитиран, така и за бюджетния ред, която ще бъде дебитиран.
Член 24
1. Бюджетните кредити могат да се прехвърлят само към редове в бюджета, за които бюджетът е разрешил кредити или чрез символичен запис (p.m.).
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целевите приходи, могат да се прехвърлят, само ако се използват за целите, за които са отпуснати.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 25
1. Бюджетните кредити се усвояват в съответствие с принципа на добро финансово управление, което означава в съответствие с принципа на икономия, ефективност и ефикасност.
2. Принципът на икономия изисква ресурсите, използвани от съответния орган на Общностите за извършване на неговата дейност, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и на най-добрата цена.
Принципът на ефективността се отнася до оптималното съотношение между използваните средства и постигнатите резултати.
Принципът на ефикасността се отнася до постигането на конкретните цели и реализацията на планираните резултати.
3. За всички финансирани от бюджета дейности се определят конкретни, измерими, постижими, уместни и определени във времето цели. Постигането на целите се следи по показатели за резултатите по всяка дейност и директорът представя съответната информация на управителния съвет. Настоящата информация се представя годишно и най-късно в документацията към предварителния проектобюджет.
4. За подобряване на процеса на вземане на решение органите на Общностите редовно извършват предварителна и последваща оценка на програмите или дейностите. Оценката се прилага за всички програми и дейности, при които има изразходване на значителни средства, като резултатите от оценката се представят на управителния съвет.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 26
1. Бюджетът се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Бюджетът и коригиращите бюджети след окончателното им приемане се обнародват в Официален вестник на Европейските общности в срок от два месеца след тяхното приемане.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета
Член 27
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт на съответния орган на Общностите.
2. В съответствие с учредителния акт органът на Общностите представя пред Комисията прогнози за своите приходи и разходи, както и залегналите в основата им общи насоки за работа заедно с работната програма не по-късно от 31 март всяка година.
3. Прогнозите за приходите и разходите на органа на Общностите включват:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочни длъжности в рамките на отпуснатите бюджетни кредити по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за постигнатото по всички предварително определени цели за различните дейности, както и по новите цели, измерено чрез показатели; резултатите от оценката се съгласуват и посочват като доказателство за евентуалните предимства на предложеното изменение на бюджета.
4. Като част от процедурата за приемане на общия бюджет, Комисията представя тези прогнози на органа на Общностите пред бюджетния орган и предлага размера на субсидията за съответния орган на Общностите, както и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа.
5. Бюджетният орган приема щатното разписание на органа на Общностите и всички последващи изменения в съответствие с член 32, параграф 1.
6. Бюджетът и щатното разписание се приемат от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на общия бюджет, който определя размера на субсидията и щатното разписание, като при необходимост бюджетът и щатното разписание съответно се коригират.
Член 28
Всяко изменение в бюджета, включително щатното разписание, се отразяват в коригиращия бюджет, който се приема по същата процедура, както първоначалния, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 27.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета
Член 29
Бюджетът включва приходна и разходна част.
Член 30
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на агенцията, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Общностите и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 31
Бюджетът съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозите за приходите на органа на Общностите за въпросната финансова година;
б)
прогнозираните приходи за предходната финансова година и приходите за година n - 2;
в)
съответните бележки по всеки ред от приходната част;
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити по задължения и за плащания за съответната финансова година;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година, както и поетите задължения за извършване на разход и платените разходи за година n - 2;
в)
обобщен разчет за плащанията с падеж през следващите финансови години в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответните бележки по всеки подраздел.
Член 32
1. Посоченото в член 27 щатно разписание посочва заедно с утвърдените за финансовата година щатни бройки утвърдените за предходната година щатни бройки и реално запълнените щатни бройки.
То представлява абсолютен лимит за съответния орган на Общностите; не могат да се извършват назначения над определения лимит.
Въпреки това с изключение на степени А1, А2 и А3 управителният съвет може да изменя щатното разписание с до 10 % от утвърдените щатни бройки при две условия:
а)
промяната не се отразява на размера на бюджетните кредити за разходи за персонал за цялата финансова година;
б)
не се надхвърля лимитът за щатните бройки по утвърденото щатно разписание.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея последствията от работата на непълен щат, утвърдена от назначаващия орган в съответствие с Правилника за персонала, може да се неутрализира с други назначения.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 33
Директорът изпълнява функциите на счетоводител. Той изпълнява приходната и разходната част на бюджета в съответствие с финансовите правила на съответния орган на Общностите на собствена отговорност и в рамките на отпуснатите бюджетни кредити.
Член 34
1. Директорът може да делегира своите правомощия по изпълнението на бюджета на служители на съответния орган на Общностите, до които се отнасят регламентите и правилата за длъжностните лица и останалите служители на Европейските общности (наричани по-долу „Правилник за персонала“) в съответствие с посочените във финансовата регламентация условия по смисъла на член 185 от Общия финансов регламент, които се приемат от управителния съвет. Оправомощените лица могат да действат само в рамките на изрично делегираните им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред да пределегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 99. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 35
1. Забранява се на всички финансови участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял да предприемат всякакви мерки за изпълнение на бюджета, които могат да поставят собствените им интереси в конфликт с интересите на съответния орган на Общностите. При възникване на подобен случай съответният субект следва да се въздържи от такива мерки и да отнесе случая до компетентния орган.
2. Конфликт на интереси възниква, когато безпристрастното и обективното изпълнение на функциите на участник в изпълнението на бюджета или на вътрешен одитор се компрометира поради семейни причини, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономическите интереси или други общи интереси с бенефициера.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния член на персонала. Ако членът на персонала е самият директор, компетентният орган е управителният съвет.
Член 36
1. Бюджетът се изпълнява от директора в отделите под негово/нейно ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват по договор на лица или организации от частния сектор, когато това е неизбежно.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 37
Функциите на финансов ръководител и счетоводител са разграничени и несъвместими една с друга.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 38
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципите на доброто финансово управление и за гарантираното спазване на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За изпълнението на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни и правни задължения, утвърждава разходи, разрешава плащания и извършва предварителните действия за това изпълнение на бюджетните кредити.
3. Изпълнението на приходите включва изготвянето на прогнози за вземанията, установяването на вземанията , и издаването на нареждания за тяхното събиране. В него при необходимост се включва и отказът от събиране на установените вземания.
4. В съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет на основата на равностойните стандарти, които Комисията определя за собствените си отдели, и с оглед на рисковете във връзка с управленската среда и характера на финансираните дейности разпоредителят с бюджетни кредити създава организационната структура, както и вътрешните системи и процедури за управление и контрол, които са най-подходящи за изпълнението на неговите задължения, включително при необходимост последващи проверки.
Разпоредителят с бюджетни кредити създава в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата/нейната дейност.
5. Преди одобряването на дадена операция оперативните и финансовите аспекти се проверяват от служители, различни от служителя, инициирал съответната операция. Инициирането, предварителната проверка и последващата проверка са отделни функции.
6. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва разходно-оправдателната документация във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
Член 39
1. Посоченото в член 38, параграф 5 иницииране на дадена операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
2. Предварителната проверка на операцията, както е посочена в член 38, параграф 5, означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредителят с бюджетни кредити с оглед на проверката на оперативните и финансовите аспекти.
3. Всяка операция подлежи на поне една проверка ex ante. Целта на настоящата проверка е да установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие със съответните разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 25.
4. Целта на предварителната проверка на документите и, когато е необходимо - на място, е да се провери дали финансираните от бюджета операции са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в параграф 3. Проверките могат да бъдат извършени на извадкова основа чрез анализ на риска.
5. Длъжностните лица или останалите служители, които отговарят за проверките, посочени в параграфи 2 и 4, са различни от онези, които изпълняват задачите, посочени в параграф 1, и не са техни подчинени.
6. Всички служители, които отговарят за контрола върху управлението на финансовите операции, трябва да притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Общностите, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 40
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва пред управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на годишен отчет за дейността (наричан по-долу „отчет на разпоредителя с бюджетни кредити“) заедно с финансовата и управленската информация. Този отчет посочва резултатите от дейността с оглед поставените цели, свързаните с дейността рискове, усвояването на наличните ресурси и начина на функциониране на системата за вътрешен контрол. Вътрешният одитор по смисъла на член 71 се запознава с годишния отчет за дейността и останалите определени информационни компоненти.
2. Управителният съвет представя на бюджетните органи и на Сметната палата анализ и оценка на годишния отчет на разпоредителя с бюджетни кредити за предходната финансова година не по-късно от 15 юни всяка година. Настоящият анализ и оценка се включват в годишния отчет на съответния орган на Общностите в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
Член 41
Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола върху сделките, смята, че дадено решение, което прекият му ръководител изисква да изпълни или да даде съгласието си, е нередно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на задължителните за служителя професионални правила, той е длъжен да информира директора в писмена форма и ако последният не предприеме действия в разумен срок, служителят уведомява инстанцията, посочена в член 47, параграф 4 и управителния съвет. При незаконна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интересите на Общностите, служителят информира посочените в приложимото законодателство власти и органи.
Член 42
При делегиране и пределегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 34 към вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 38, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 43
1. Управителният съвет назначава счетоводител съгласно Правилника за персонала, който отговаря в съответния орган на Общностите за:
а)
правилното извършване на плащанията, събиране на приходите и възстановяване на установените вземания;
б)
подготовката и представянето на отчетите в съответствие с дял VII;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял VII
г)
изпълнението в съответствие с дял VII на счетоводните правила и методи, както и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и, когато е необходимо - на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация;
е)
управлението на касата.
2. Счетоводителят получава от разпоредителя с бюджетни кредити , който гарантира достоверността, цялата необходима информация за съставянето на сметките, които дават вярна представа за активите на съответния орган на Общностите и изпълнението на неговия бюджет.
3. При условията на параграф 4 от настоящия член и член 44, счетоводителят е единственият служител , упълномощен да се разпорежда с паричните средства и останалите активи. Той отговаря за тяхното съхранение.
4. Счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени съобразно Правилника за персонала, когато това е наложително, с оглед изпълнението на своите задължения.
5. Актът за оправомощаване установява възложените на оправомощения служител функции, както и неговите права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 44
Когато изплащането на малки суми и събирането на другите приходи, посочени в член 5, се окажат наложителни, могат да бъдат открити сметки за авансови средства, захранвани от счетоводителя, като отговорни за тях са определените от счетоводителя администратори на авансови средства.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не може да надхвърля сума, която се определя от съответния орган на Общностите за всеки разход или приход.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 45
1. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни мерки, правомощията на оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттеглени временно или окончателно от оправомощилия ги орган.
Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. Управителният съвет назначава изпълняващ длъжността счетоводител.
3. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни мерки, счетоводителят може по всяко време да отстрани временно или окончателно администраторите на финансови средства от техните задължения.
Член 46
1. Разпоредбите на настоящата глава не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от разпоредителите с бюджетни кредити или лицата, посочени в член 45, съгласно приложимото национално законодателство и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Общностите и за противодействие на корупцията сред длъжностните лица на Общностите или на длъжностните лица на държавите-членки.
2. Всеки оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност съгласно Правилника за персонала, без да се засягат разпоредбите на членове 47, 48 и 49. При незаконна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интересите на Общностите, въпросът се отнася до определените в приложимото законодателство власти и органи.
Раздел 2
Приложими правила за оправомощени и вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити
Член 47
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно Правилника за персонала. Съответно от него/нея може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от Общностите щети в резултат на сериозно нарушение от негова страна в изпълнение на служебните си задължения или във връзка с тях, и по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити установи вземания, издаде нареждане за събиране на вземания, поеме задължение за разход или подпише платежно нареждане, без да се съобразява с настоящия Финансов регламент или правилата за неговото прилагане.
Същото се прилага в случаите, когато поради сериозно нарушение разпоредителят с бюджетни кредити не състави документ за установяване на вземане, не издаде нареждане за събиране на вземания или неоснователно го забави, не издаде платежно нареждане или неоснователно го забави, като по такъв начин изложи ведомството на риск от търсене на гражданска отговорност по исков ред от трети страни.
2. Ако смята, че дадено решение в кръга на неговите отговорности е нередно или противоречи на принципите на добро финансово управление, оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити писмено информира оправомощилия го орган. Ако в резултат на това оправомощилият го орган даде мотивирани писмени указания оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредитида изпълни съответното решение, той е длъжен да го изпълни и не може да му бъде търсена отговорност за това.
3. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора наоправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
4. Инстанцията, съставена от Комисията за проверка на финансови нередности и техните последствия, ако има такива, в съответствие с член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, следва да може да упражнява същите правомощия по отношение на органа на Общностите, каквито има по отношение на отделите на Комисията, ако управителният съвет вземе такова решение.
Ако не вземе такова решение, управителният съвет създава функционално независима инстанция, която е специализирана в тази област.
На основата на становището на инстанцията директорът взема решение, дали да започне дисциплинарно или имуществено производство. Ако инстанцията установи наличието на проблеми в системата, тя представя доклад с препоръки пред разпоредителя с бюджетни кредити и пред вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, инстанцията го представя пред управителния съвет и вътрешния одитор на Комисията.
5. От всеки член на персонала може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от Общностите щети в резултат на сериозно нарушение от негова страна в хода на изпълнението на служебните му задължения или във връзка с тях.
Назначаващият орган взема обосновано решение след изпълнение на формалностите, установени в Правилника за персонала, във връзка с дисциплинарните въпроси.
Раздел 3
Приложими правила за счетоводители и администратори на авансови средства
Член 48
Счетоводителят може да носи дисциплинарна или имуществена отговорност , както е установено в Правилника за персонала, и по-специално, когато:
а)
губи или поврежда поверените му парични средства, активи и документи или причинява загуба или повреда по небрежност;
б)
променя банкови сметки или пощенски джиро сметки, без да е уведомил предварително разпоредителя с бюджетни;
в)
събира вземания или изплаща суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране на вземания или платежни нареждания;
г)
не събира дължимите приходи.
Член 49
Администраторът на авансови средства може да носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за персонала, по-специално, когато:
а)
губи или поврежда поверените му парични средства, активи и документи или причинява загуба или повреда по небрежност;
б)
не е в състояние да представи разходно-оправдателни документи за извършените от него плащания;
в)
изплаща суми на лица, които нямат право да ги получат;
г)
не събира дължимите приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 50
Органите на Общностите представят на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на субсидията от Общностите заедно с прогноза за паричните потоци при условия и периодичност, договорени с Комисията.
Член 51
Изплатените на органите на Общностите средства от Комисията във формата на субсидия са лихвоносни в полза на общия бюджет.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 52
Всяка мярка или ситуация, която би могла да породи или промени дължима на съответния орган на Общностите сума е обект на първоначална прогноза за вземанията, извършена от разпоредителя с бюджетни кредити.
Раздел 3
Установяване на вземанията
Член 53
1. Установяването на вземанията е актът, чрез който разпоредителят с бюджетни кредити или оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити:
а)
проверява дали задължението съществува;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, при които сумата е дължима.
2. Всяко вземане, определено като безспорно, ликвидно и изискуемо, трябва да бъде установено чрез нареждане за събиране, дадено на счетоводителя за изпълнение заедно с дебитно известие, което се изпраща на длъжника. Двата документа се съставят и изпращат от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Без да се засягат разпоредбите на приложимите правила, договори или споразумения, всяко посочено в дебитното известие просрочено задължение е лихвоносно в съответствие с подробни правила за изпълнение на Общия финансов регламент.
4. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да бъдат предмет на временен разчет.
Временният разчет обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно.
Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временните разчети, за да ги приведе в съответствие с фактически установените вземания.
Раздел 4
Разрешаване на събирането на вземания
Член 54
Разрешаване на събирането на вземания е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава указания на счетоводителя чрез нареждане за събиране на вземания да събере вземането, което е установил.
Раздел 5
Събиране на вземания
Член 55
1. Неправилно изплатените суми се възстановяват.
2. Счетоводителят предприема мерки за изпълнение на нарежданията за събиране на надлежно установените от разпоредителя с бюджетни кредити или от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.вземания. Той добросъвестно проверява дали съответният орган на Общностите получава приходите си и се грижи за запазването на неговите права.
3. Когато възнамерява да се откаже от събирането на установено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че отказът е правомерен и съответства на принципа на добро финансово управление.
Отказът се основава на мотивирано решение на разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити няма право да делегира вземането на това решение.
Решението за отказ посочва какви действия са предприети за осигуряване на събирането и правните и фактическите си основания.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя установено вземане, когато разкриването на грешка във връзка с правните и фактическите основания посочва, че сумата не е установена правилно. Отмяната се основава на решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити със съответните мотиви.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити коригира размера на установеното вземане в посока увеличение или намаление, когато откриването на фактическа грешка води до промяна в размера на задължението, при условие че корекцията не води до загуба на правото на вземане в полза на органа на Общностите. Такава корекция се основава на решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити със съответните мотиви.
Член 56
1. При фактическото събиране на вземане счетоводителят прави запис в сметките и информира отговорният разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой до счетоводителя се издава разписка.
Член 57
1. Ако не е извършено възстановяване на задължение в срока, посочен в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за събиране чрез всички законни средства включително при необходимост чрез прихващане или, ако това не е възможно, чрез принудително изпълнение.
2. Счетоводителят събира чрез прихващане и в точно установения размер вземанията на органа на Общностите спрямо даден длъжник, когато последният има сигурно, ликвидно и изискуемо вземане спрямо органа на Общностите, при условие че прихващането е правомерно.
Член 58
Счетоводителят в сътрудничество с отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да удължи срока за плащане само по писмена надлежно мотивирана молба от длъжника при следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плаща лихва в размера, предвиден в подробните правила за изпълнението на Общия финансов регламент за целия период на удължаването, считано от датата на първоначалния падеж;
б)
за да се гарантират правата на съответния орган на Общностите, длъжникът предоставя финансова гаранция, която включва както главницата, така и лихвите.
Раздел 6
Конкретни разпоредби във връзка с таксите
Член 59
1. Когато даден орган на Общностите събира таксите, посочени в член 5, буква а), в началото на всяка финансова година се правят общи предварителни прогнози за постъпленията от такива такси.
2. Като общо правило органът на Общностите предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след заплащане на дължимите такси в пълен размер.
3. Когато по изключение е предоставена услуги без предварително заплащане на дължимите такси, се прилагат разпоредбите на раздели 3, 4 и 5 от настоящата глава.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 60
1. За всеки разход се поема задължение, той се, утвърждава, разрешава и плаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Работната програма на съответния орган на Общностите е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че те са ясно формулирани и са точно посочени приложените критерии.
4. Административните кредити могат да бъдат усвоени без предварително решение за финансиране.
Раздел 1
Поемане на задължение за плащане
Член 61
1. Бюджетно задължение е операцията, чрез която се заделят необходимите кредити за покриване на последващи плащания в изпълнение на правно задължение.
2. Правно задължение е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити поема или установява задължение, което води до дебитиране на бюджета.
3. Бюджетно задължение е индивидуално, когато бенефициерът и размерът на разхода са известни.
4. Бюджетно задължение е глобално, когато поне един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, все още не е известен.
5. Бюджетно задължение е временно, когато цели да покрие обичайни административни разходи и размерът или крайните бенефициери все още не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се реализира или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
Член 62
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може първо да поеме бюджетно задължение преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Индивидуалните правни задължения във връзка с индивидуални или временни бюджетни задължения се поемат до 31 декември на година n.
В края на периодите, посочени в първа алинея, за салдото, непокрито от правно задължение от тези бюджетни задължения, се отменя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Поетите правни задължения за дейности с продължителност над една финансова година и съответните бюджетни задължения, освен при разходи за персонала, имат крайна дата за изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички неизпълнени части на тези задължения в срок от шест месеца след посочената крайна дата, се отменят в съответствие с член 11.
Член 63
При поемането на бюджетно задължение отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
разходът е отнесен правилно към съответния бюджетен ред;
б)
има налични бюджетни кредити;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовата регламентация на всеки орган на Общностите и всички приети на тяхната основа актове;
г)
принципът на добро финансово управление е спазен.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 64
Утвърждаване на разход е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити:
а)
проверява съществуването на право на кредитора;
б)
проверява условията, при които плащането е дължимо;
в)
определя или проверява действителността и размера на задължението.
Член 65
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателната документация, която удостоверява правото на кредитора на основата на установяването на фактически извършени услуги, доставки или работи или на основата на други документи, които обосновават плащането.
2. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Ако системата не е компютъризирана, резолюцията „прието за плащане“ е във формата на печат с подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Ако системата е компютъризирана, резолюцията „прието за плащане“ е под формата на проверка с личната парола на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на разход
Член 66
1. Разрешаване на разход е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити чрез издаването на платежно нареждане дава указания на счетоводителя да плати разход, който той е утвърдил.
2. Платежното нареждане е с дата и подпис на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и се изпраща на счетоводителя. Оправдателната документация се съхранява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 38, параграф 6.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 90, параграф 1.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 67
1. Плащането се извършва при представяне на доказателства, че съответното действие е извършено в съответствие с разпоредбите на основния акт по смисъла на член 49 от Общия финансов регламент, на договора или на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, като обхваща някоя от следните операции:
а)
плащане на цялото задължение;
б)
плащане на задължението по някой от следните начини:
i)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко вноски;
ii)
едно или повече междинни плащания;
iii)
окончателно плащане на задължението.
Предварителното финансиране се приспада при извършването на междинните плащания.
Цялото предварително финансиране и междинните плащания се приспадат при окончателното плащане.
2. Счетоводната отчетност разграничава различните видове плащания, посочени в параграф 1, към датата на тяхното извършване.
Член 68
Плащането на разходите се извършва от счетоводител в рамките на наличните средства.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 69
Утвърждаването, разрешаването и плащането на разходите трябва да се реализират в сроковете, посочени в подробни правила за прилагането на Общия финансов регламент и съобразени с неговите разпоредби.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 70
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите могат да се подписват чрез компютъризирана или електронна процедура.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 71
1. Органите на Общностите разполагат с функция за вътрешен одит, който трябва да се провежда в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Без да се засяга член 38, параграф 4, вътрешният одитор на Общностите упражнява същите правомощия по отношение на органите на Общностите, както и по отношение на отделите на Комисията.
Член 72
1. Вътрешният одитор консултира органите на Общностите по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
Той преценява:
а)
целесъобразността и ефективността на вътрешните системи за управление и работата на отделите по изпълнение на програми и действия във връзка със съответните рискове; и
б)
целесъобразността и качеството на системите за вътрешен контрол, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.
2. Вътрешният одитор изпълнява задълженията си по отношение на всички дейности и отдели на органите на Общностите. Той има пълен и безпрепятствен достъп до цялата информация, необходима за изпълнението на неговите задължения.
3. Вътрешният одитор докладва на управителния съвет и на директора за своите изводи и препоръки. Те гарантират, че са предприети действия по препоръките, направени в резултат на одита.
4. Вътрешният одитор представя на органите на Общностите годишен доклад за вътрешния одит, в който се посочват, по-конкретно, броят и видът на извършените вътрешни одити, направените препоръки и предприетите по тези препоръки действия. В годишния доклад се посочват също така и евентуалните системни проблеми, разкрити от специализираната инстанция, създадена съгласно член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент.
5. Всяка година органът на Общностите изпраща на органа, който отговаря за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета и на Комисията, доклад от директора, който обобщава броя и вида на извършените от вътрешния одитор проверки, направените препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
Член 73
Отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети при изпълнението на неговите задължения, се определя съгласно член 87 от Общия финансов регламент.
ДЯЛ V
ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 74
По отношение на обществените поръчки се прилагат разпоредбите на Общия финансов регламент и подробните правила за неговото прилагане.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА, ОТПУСКАНИ ОТ ОРГАНИТЕ НА ОБЩНОСТИТЕ
Член 75
Когато даден орган на Общностите има право да отпуска безвъзмездни средства в съответствие със своя учредителен акт, се прилагат разпоредбите на Общия финансов регламент и подробните правила за неговото прилагане.
ДЯЛ VII
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 76
Годишните отчети на органа на Общностите включват:
а)
финансов отчет на съответния орган на Общностите;
б)
отчет за изпълнението на бюджета на съответния орган на Общностите.
Отчетите на органа на Общностите се придружават от доклад за бюджетното и финансовото управление през годината.
Член 77
Отчетите трябва да бъдат редовни, добросъвестни и пълни и да дават вярна и обективна представа:
а)
по отношение на финансовите отчети, за активите и пасивите, тежестите и приходите, вземанията и задълженията, които не са представени като активи или пасиви, и паричните потоци;
б)
по отношение на докладите за изпълнението на бюджета, за приходните и разходните операции.
Член 78
Финансовият отчет се съставя в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, посочени в подробните правила за изпълнение на Общия финансов регламент, а именно:
а)
действащо предприятие;
б)
предпазливост;
в)
последователност на счетоводните методи;
г)
съпоставимост на информацията;
д)
същественост;
е)
компенсиране;
ж)
предимство на съдържанието пред формата;
з)
текущо начисляване.
Член 79
1. В съответствие с принципа на текущо начисляване финансовият отчет отразява разходите и приходите за финансовата година независимо от датата на плащане или събиране.
2. Стойността на активите и пасивите се определя съгласно правилата за оценка, определени в счетоводните методи съгласно член 132 от Общия финансов регламент.
Член 80
1. Финансовият отчет се деноминира в еуро и включва:
а)
счетоводния баланс и отчета за стопанския резултат, които представят активите и пасивите, финансовото състояние и стопанския резултат към 31 декември предходната година; те се представят в съответствие със структурата, установена в директивата на Съвета относно годишните отчети на някои видове дружества, като същевременно се отчитат особеностите на дейността на органите на Общностите;
б)
таблица за паричните потоци, в която се представят събраните и изплатените суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчет за промените в собствения капитал, в който подробно се представя увеличението или намалението по всяка капиталова сметка през годината.
2. Приложението към финансовия отчет допълва и изяснява данните, представени в отчетите, посочени в параграф 1, като предоставя цялата допълнителна информация, която се изисква според международно приетата счетоводна практика, когато тя се отнася до дейността на органите на Общностите.
Член 81
Отчетът за изпълнението на бюджета се деноминира в еуро. Той включва:
а)
отчет за резултата от изпълнението на бюджета, който представя всички бюджетни операции през годината от гледна точка на приходите и разходите; структурата на тяхното представяне е същата както в самия бюджет;
б)
приложението към отчета за резултата от изпълнението на бюджета, което допълва и изяснява представените в отчета данни.
Член 82
Счетоводителят представя на счетоводителя на Комисията до 1 март на следващата година временните отчети заедно с доклада за бюджетното и финансовото управление през годината съгласно член 76, параграф 7 от настоящия регламент, така че счетоводителят на Комисията да може да консолидира сметките, както е предвидено в член 128 от Общия финансов регламент.
Член 83
1. Съгласно член 129, параграф 1 от Общия финансов регламент Сметната палата не по-късно от 15 юни представя своите съображения върху временните отчети на всяка институция и всеки орган, посочени в член 185 от Общия финансов регламент.
2. След като получи съображенията на Сметната палата по временните отчети на съответния орган на Общностите, директорът изготвя окончателните отчети на органа на Общностите, за което той носи отговорност, и ги представя на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Директорът изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета най-късно до 1 юли на следващата година.
4. Окончателните отчети на органите на Общностите се обнародват в Официален вестник на Европейските общности на 31 октомври на следващата финансова година.
5. Директорът предоставя на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 84
1. Системата на счетоводна отчетност на органите на Общностите е системата, която служи за организиране на бюджетната и финансовата информация по такъв начин, че числовите данни да бъдат отнесени, класифицирани и записани.
2. Сметките биват общи и бюджетни. Тези сметки се водят в еуро на основа на календарна година.
3. Числовите данни в общите и бюджетните сметки се приемат в края на бюджетната година, така че да се съставят отчетите, посочени в глава 1.
4. Независимо от параграфи 2 и 3, разпоредителят с бюджетни кредити може да води аналитични сметки.
Член 85
Счетоводните правила и методи и хармонизираният сметкоплан, които се прилагат от органите на Общностите, се приемат от счетоводителя на Комисията съгласно член 133 от Общия финансов регламент.
Раздел 2
Общи сметки
Член 86
Общите сметки се отразяват в хронологичен ред според метода на двустранното счетоводно записване на всички събития и операции, които имат влияние върху икономическото и финансовото състояние, активите и пасивите на органите на Общностите.
Член 87
1. оборотите по сметките, както и салдата се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания включително счетоводните корекции се основават на оправдателни документи, на които те се позовават.
3. Системата на счетоводна отчетност трябва да осигурява проследяване нат всички счетоводни записвания.
Член 88
След приключване на бюджетната година и до датата на представяне на окончателните отчети, счетоводителят на съответния орган на Общностите извършва корекции, които, без да бъдат свързани с плащане или инкасиране, отнесени към финансовата година, са необходими за съставяне на достоверна и точна представа за тези отчети.
Раздел 3
Бюджетни сметки
Член 89
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета.
2. По смисъла на параграф 1 бюджетните сметки отразяват всички бюджетни приходни и разходни операции, посочени в дял IV от настоящия регламент.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 90
1. Органите на Общностите съхраняват инвентарен опис, който отразява количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват имуществото на Общностите, в съответствие с модела, съставен от счетоводителя на Комисията.
Органите на Общностите проверяват, дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на движимо имущество се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ VIII
ВЪНШЕН ОДИТ И ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Външен одит
Член 91
Сметната палата проверява отчетите на органите на Общностите съгласно член 248 от Договора за създаване на Европейската общност.
Член 92
1. Органите на Общностите изпращат на Сметната палата бюджета, приет в окончателния му вид. Те информират Сметната палата във възможно най-кратък срок за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
2. Органите на Общностите изпращат на Сметната палата приетите от тях вътрешни финансови правила.
3. Сметната палата се информира за назначаването на разпоредители с бюджетни кредити, счетоводители и администратори на авансови средства, както и за решенията за оправомощаване съгласно член 34, член 43, параграфи 1 и 4 и член 44.
Член 93
Проверката от Сметната палата се извършва съгласно членове 139-144 от Общия финансов регламент.
ГЛАВА 2
Освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
Член 94
1. Европейският парламент по препоръка на Съвета до 30 април на година n + 2 освобождават директора от отгворност във връзка с изпълнението на бюджета за година n.
2. Ако не може да бъде спазен срокът по параграф 1, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. Ако Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът полага всички усилия да предприеме мерки в най-кратки срокове, за да премахне или да улесни премахването на пречките за вземане на това решение.
Член 95
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на съответния орган на Общностите, полученото салдо, както и активите и пасивите на органа на Общностите според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, Европейският парламент, след Съвета, също проверява счетоводната отчетност, отчетите и финансовия отчет на органите на Общностите. Той проверява освен това годишния доклад на Сметната палата заедно с отговорите на директора на съответния орган на Общностите, евентуалните специални доклади от Сметната палата по отношение на съответната финансова година и декларацията на Сметната палата за достоверността и точността на отчетите и законосъобразността и правилността на извършените операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент по искане на последния по същия начин, който е предвиден в член 146, параграф 3 от Общия финансов регламент, цялата необходима информация за безпрепятственото протичане на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за съответната година.
Член 96
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по приложените към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета бележки.
2. По молба на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези съображения и бележки. Той изпраща препис от доклада на Комисията и на Сметната палата.
ДЯЛ IХ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 97
Сроковете, посочени в член 83, се прилагат за пръв път по отношение на бюджетната 2005 година.
За предходните години сроковете са:
а)
15 септември за член 83, параграф 3;
б)
30 ноември за член 83, параграф 4;
в)
31 октомври за член 83, параграф 5.
Член 98
Европейският парламент, Съветът и Комисията са оправомощени да получат необходимата информация или обяснения във връзка с бюджетните въпроси в съответната си област на компетентност.
Член 99
Доколкото е необходимо, управителният съвет по предложение на директора приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на съответния орган на Общностите.
Член 100
След влизането в сила на настоящия регламент всички органи, посочени в член 185 от Общия финансов регламент, приемат нов финансов регламент с оглед на влизането му в сила на 1 януари 2003 г. или във всички случаи в рамките на шест месеца след датата, на която попадат в обхвата на посочения член 185 след получаването на субсидията за сметка на общия бюджет.
Член 101
Настоящият регламент влиза в сила в деня след обнародването му в Официален вестник на Европейските общности.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 декември 2002 година.
Verordening (EG, Euratom) nr. 2343/2002 van de Commissie
van 23 december 2002
houdende de financiële kaderregeling van de organen, bedoeld in artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen
INHOUDSOPGAVE
RUIMTE VOOR DE TABEL
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen(1), en met name op artikel 185, lid 1,
Gelet op het advies van het Europees Parlement(2),
Gelet op het advies van de Raad(3),
Gelet op het advies van de Rekenkamer(4),
Overwegende hetgeen volgt:
(1) Aan communautaire organen die zijn ingesteld om bepaalde communautaire maatregelen op zich te nemen, is rechtspersoonlijkheid verleend, en bijgevolg een eigen begroting in het kader van een specifieke financiële regeling.
(2) Teneinde te zorgen voor een zekere homogeniteit van deze regeling en Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2000 (hierna "het Financieel Reglement" genoemd), en krachtens artikel 185, lid 1, hiervan, dienen in deze financiële kaderregeling de regels te worden vastgelegd die het kader vormen voor de opstelling, de uitvoering en de controle van de begroting van de vermelde communautaire organen die daadwerkelijk een subsidie ten laste van de communautaire begroting ontvangen (hierna "communautaire organen" genoemd). Deze financiële kaderregeling zal het uitgangspunt worden voor de eigen financiële regeling van de afzonderlijke organen, die, als in artikel 185 vermeld, slechts van de kaderregeling mogen afwijken indien de specifieke vereisten van hun taakverrichting dit noodzakelijk maken, en met instemming van de Commissie.
(3) Zoals het Financieel Reglement moet deze financiële kaderregeling beperkt worden tot de grote beginselen en basisregels voor het gehele betrokken begrotingsterrein, terwijl de toepassingsbepalingen nadien door de organen kunnen worden goedgekeurd om zodoende de leesbaarheid van hun financiële regeling te verbeteren.
(4) Bij de opstelling en de uitvoering van de begroting moeten de vier grondbeginselen van het begrotingsrecht (eenheid, universaliteit, specialiteit, jaarperiodiciteit) worden geëerbiedigd, alsook de beginselen van begrotingswaarachtigheid, evenwicht, rekeneenheid, goed financieel beheer en transparantie.
(5) Het is noodzakelijk de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de rekenplichtige, de interne controleur en de ordonnateurs te bepalen. De ordonnateurs krijgen de volle verantwoordelijkheid voor alle ontvangsten- en uitgavenverrichtingen die onder hun gezag worden uitgevoerd, verrichtingen waarvan zij, eventueel ook in het kader van tuchtrechtelijke procedures, rekenschap moeten afleggen.
(6) Net zoals de instellingen mogen de communautaire organen overeenkomstig artikel 14 van het Financieel Reglement geen leningen aangaan.
(7) De taak van interne audit binnen de communautaire organen moet worden uitgevoerd door de interne controleur van de Commissie, die zo de algemene coherentie tussen de regeling en de werkmethoden waarborgt overeenkomstig artikel 185, lid 3, van het Financieel Reglement.
(8) Het tijdschema voor de opstelling van de begroting, de indiening van de rekeningen en de kwijting moet worden afgestemd op de desbetreffende bepalingen van het Financieel Reglement en de kwijtinggevende autoriteit is voortaan dezelfde als voor de algemene begroting (artikel 185, lid 2, van het Financieel Reglement).
(9) De door de communautaire organen toegepaste boekhoudregels moeten een consolidatie met de rekeningen van de instellingen mogelijk maken, en derhalve overeenkomstig artikel 133 van het nieuw Financieel Reglement worden vastgesteld door de rekenplichtige van de Commissie.
(10) Overeenkomstig artikel 46 van het Financieel Reglement moet de personeelsformatie voortaan ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Begrotingsautoriteit.
(11) Het is gepast dat de in artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement bedoelde instantie, die door de Commissie wordt opgericht om onregelmatigheden te beoordelen, dezelfde kan zijn als die waarop ieder orgaan een beroep kan doen zodat gelijke gedragingen gelijk worden beoordeeld.
(12) Met name omdat zij subsidies ontvangen ten laste van de communautaire begroting, moeten de communautaire organen strikt dezelfde eisen als de instellingen naleven inzake openbare aanbestedingen en toegekende subsidies, voorzover zij zijn toegestaan in de oprichtingsbesluiten van deze organen; in dit verband moet slechts worden verwezen naar de desbetreffende bepalingen van het Financieel Reglement.
(13) Zoals de instellingen kunnen de communautaire organen voor de uitvoering van de hun toevertrouwde taken slechts indien noodzakelijk een beroep doen op externe privaatrechtelijke organen en dit uitsluitend voor taken die noch een openbare dienstverlening, noch een discretionaire beoordelingsbevoegdheid inhouden, zodat ieder orgaan aansprakelijk blijft voor de uitvoering van zijn begroting en het naleven van de doelstellingen die het bij de oprichting zijn toegewezen.
(14) De communautaire organen moeten hun verzoeken tot betaling van de communautaire subsidie verantwoorden met een cashflowraming en de middelen die de Gemeenschappen uit hoofde van deze subsidie betalen, moeten de belangen van de Gemeenschappen ten goede komen.
(15) Met behulp van specifieke betalingen moet de inning van belastingen en heffingen, die een van de middelen van deze organen vormen, worden georganiseerd.
(16) Gelet op de reglementaire vereisten die voortvloeien uit de oprichtingsbesluiten van de communautaire organen moet de procedure voor de indiening van de rekeningen worden aangepast en het advies van de raad van bestuur over de rekeningen worden ingewonnen.
(17) De nieuwe begrotingsstructuur van het Financieel Reglement moet ook door de communautaire organen worden gebruikt, voorzover de aard van hun werkzaamheden dit toestaat.
(18) Slechts de bepalingen van het Financieel Reglement die relevant zijn voor de communautaire organen, moeten worden opgenomen in deze regeling.
Dit betekent in het bijzonder dat noch de bepalingen die betrekking hebben op werkterreinen waarmee de communautaire organen niet te maken hebben, noch de gediversifieerde uitvoeringswijzen voor de begrippen externalisering en begrotingstoelichting ten behoeve van het Europees Parlement en de Raad in onderhavige regeling mogen worden opgenomen. Bovendien moeten slechts enkele toegewezen ontvangsten van het Financieel Reglement in overweging worden genomen en ten slotte moet de procedure voor kredietoverschrijvingen en de opstelling van de begroting minder complex en gedetailleerd zijn,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
TITEL I
VOORWERP
Artikel 1
In onderhavige verordening worden de noodzakelijke regels vastgesteld waarvan de financiële regeling van een communautair orgaan slechts mag afwijken indien de specifieke vereisten van zijn werking dit noodzakelijk maken en mits de Commissie hiermee voorafgaandelijk heeft ingestemd overeenkomstig artikel 185 van Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 (hierna "het Financieel Reglement" genoemd).
Artikel 2
In deze verordening wordt verstaan onder:
1. "communautair orgaan": een van de in artikel 185, lid 1, van het Financieel Reglement bedoelde organen;
2. "raad van bestuur": de belangrijkste instantie voor financiële en budgettaire besluitvorming binnen het communautair orgaan, ongeacht wat de benaming hiervan is in het oprichtingsbesluit van het communautair orgaan;
3. "directeur": de persoon die belast is met de uitvoering van de besluiten van de raad van bestuur en tevens, als ordonnateur, van de begroting van het communautair orgaan, ongeacht zijn benaming in het oprichtingsbesluit van het communautair orgaan;
4. "oprichtingsbesluit": het communautair rechtsbesluit waarbij de wezenlijke elementen met betrekking tot de oprichting en de werking van het communautair orgaan zijn geregeld;
5. "begrotingsautoriteit": het Europees Parlement en de Raad van de Europese Unie.
TITEL II
BEGROTINGSBEGINSELEN
Artikel 3
Onder de in deze verordening bepaalde voorwaarden worden bij de opstelling en de uitvoering van de begroting van het communautair orgaan (hierna "de begroting" genoemd) het eenheids-, het begrotingswaarachtigheids-, het jaarperiodiciteits-, het evenwichts-, het rekeneenheids-, het universaliteits- en het specialiteitsbeginsel, het beginsel van goed financieel beheer en het transparantiebeginsel in acht genomen.
HOOFDSTUK 1
Eenheidsbeginsel en begrotingswaarachtigheidsbeginsel
Artikel 4
De begroting is het besluit waarbij voor elk begrotingsjaar alle noodzakelijk geachte ontvangsten en uitgaven van het communautair orgaan worden geraamd en goedgekeurd.
Artikel 5
De begroting omvat:
a) eigen ontvangsten, die bestaan uit alle heffingen en belastingen die het communautair orgaan mag heffen uit hoofde van de taken die het zijn toevertrouwd, alsmede eventuele andere ontvangsten,
b) ontvangsten die bestaan uit de eventuele financiële bijdragen van de lidstaten die als gastheer optreden voor het orgaan,
c) een door de Europese Gemeenschappen verleende subsidie,
d) bestemmingsontvangsten voor de financiering van specifieke uitgaven overeenkomstig artikel 19, lid 1,
e) de uitgaven van het communautair orgaan, met inbegrip van de administratieve uitgaven.
Artikel 6
1. Uitsluitend door aanwijzing op een begrotingsonderdeel kunnen ontvangsten geïnd en uitgaven verricht worden.
2. In de begroting hoeft slechts een krediet te worden uitgetrokken als er een noodzakelijk geachte uitgave tegenover staat.
3. Voor geen enkele uitgave kan een verplichting worden aangegaan of een betalingsopdracht gegeven boven het bedrag van de in de begroting goedgekeurde kredieten.
HOOFDSTUK 2
Jaarperiodiciteitsbeginsel
Artikel 7
De in de begroting opgenomen kredieten worden toegestaan voor de duur van een begrotingsjaar, dat begint op 1 januari en sluit op 31 december.
Artikel 8
1. De begroting bevat gesplitste en niet-gesplitste kredieten die aanleiding geven tot vastleggingskredieten en betalingskredieten.
2. Vastleggingskredieten dekken de totale kosten van de juridische verbintenissen die tijdens het begrotingsjaar worden aangegaan.
3. Betalingskredieten dekken de betalingen die voortvloeien uit de uitvoering van de juridische verbintenissen die in het begrotingsjaar en/of voorafgaande begrotingsjaren zijn aangegaan.
4. Administratieve kredieten zijn niet-gesplitste kredieten. De huishoudelijke uitgaven die voortvloeien uit contracten voor perioden welke de duur van het begrotingsjaar overschrijden, hetzij overeenkomstig de plaatselijke gebruiken, hetzij met betrekking tot de levering van materieel, worden geboekt ten laste van de begroting van het jaar waarin zij worden gedaan.
Artikel 9
1. De in artikel 5 bedoelde ontvangsten van het communautair orgaan worden in de rekening van een begrotingsjaar verantwoord op basis van de tijdens het begrotingsjaar geïnde bedragen.
2. De ontvangsten van het communautair orgaan stellen hetzelfde bedrag aan betalingskredieten beschikbaar.
3. De voor een begrotingsjaar uitgetrokken kredieten mogen alleen worden gebruikt ter dekking van de tijdens dat begrotingsjaar vastgelegde en betaalde uitgaven, alsmede ter dekking van bedragen die verschuldigd zijn op grond van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren.
4. De vastleggingen worden geboekt op basis van de juridische verbintenissen die tot 31 december zijn aangegaan.
5. De betalingen worden voor een begrotingsjaar geboekt op basis van de uiterlijk op 31 december van dat begrotingsjaar door de rekenplichtige verrichte betalingen.
Artikel 10
1. Kredieten die aan het einde van het begrotingsjaar waarvoor zij waren uitgetrokken niet zijn gebruikt, komen te vervallen.
Zij mogen evenwel worden overgedragen, doch uitsluitend naar het volgende begrotingsjaar, bij een uiterlijk op 15 februari door de raad van bestuur overeenkomstig de leden 2 tot 8 genomen besluit.
2. Kredieten voor personeelsuitgaven kunnen niet worden overgedragen.
3. Bij vastleggingskredieten van gesplitste kredieten en bij niet-gesplitste kredieten die bij de afsluiting van de begrotingsjaar nog niet zijn vastgelegd, kunnen de bedragen die overeenstemmen met de vastleggingskredieten waarvoor de meeste, in de uitvoeringsvoorschriften van de financiële regeling van de afzonderlijke communautaire organen te bepalen voorbereidende stadia van het vastleggingsbesluit op 31 december zijn beëindigd, worden overgedragen. Deze bedragen kunnen tot 31 maart van het volgende jaar worden vastgelegd.
4. Bij betalingskredieten van gesplitste kredieten kunnen de bedragen die nodig zijn ter dekking van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren of die betrekking hebben op overgedragen vastleggingskredieten, worden overgedragen wanneer de kredieten van de betrokken begrotingsonderdelen in de begroting van het volgende jaar ontoereikend zijn. Het communautair orgaan zal bij voorrang de voor het lopende begrotingsjaar toegestane kredieten gebruiken en pas na de besteding daarvan de overgedragen kredieten.
5. Niet-gesplitste kredieten die overeenkomen met bij de afsluiting van het begrotingsjaar rechtmatig aangegane verplichtingen, worden van rechtswege en uitsluitend naar het eerstvolgende begrotingsjaar overgedragen.
6. De overgedragen kredieten die op 31 maart van het begrotingsjaar n + 1 niet zijn vastgelegd, worden automatisch geannuleerd.
In de boekhouding worden de aldus overgedragen kredieten van de andere kredieten onderscheiden.
7. Op 31 december beschikbare kredieten uit hoofde van in artikel 19 van deze verordening bedoelde bestemmingsontvangsten worden van rechtswege overgedragen.
Beschikbare kredieten die overeenstemmen met overgedragen bestemmingsontvangsten moeten bij voorrang worden gebruikt.
Artikel 11
Vrijmakingen van kredieten naar aanleiding van het onvolledig of in het geheel niet uitvoeren van de acties waarvoor deze kredieten bestemd waren, die plaatsvinden in de jaren na het begrotingsjaar waarin zij zijn vastgelegd, leiden tot annulering van de betrokken kredieten.
Artikel 12
De kredieten die in de begroting zijn opgenomen, kunnen met ingang van 1 januari worden vastgelegd zodra de begroting definitief wordt.
Artikel 13
1. Voor de uitgaven van dagelijks beheer mogen vanaf 15 november van elk jaar vervroegde vastleggingen worden verricht ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar. Deze vastleggingen mogen echter niet meer bedragen dan een vierde van de kredieten van het betrokken begrotingsonderdeel voor het lopende begrotingsjaar. Zij mogen geen betrekking hebben op nieuwe uitgaven die nog niet in beginsel zijn aanvaard in de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting.
2. De uitgaven die vervroegd worden verricht, zoals huur, mogen vanaf 1 december worden betaald ten laste van de kredieten van het volgende begrotingsjaar.
Artikel 14
1. Indien de begroting aan het begin van het begrotingsjaar niet is vastgesteld, zijn de volgende regels van toepassing op de vastleggingen en betalingen met betrekking tot de uitgaven die uit hoofde van de uitvoering van de laatste op regelmatige wijze vastgestelde begroting op een specifiek begrotingsonderdeel aangewezen hadden kunnen worden.
2. Vastleggingen kunnen per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een vierde van de totale kredieten die voor het vorige begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan, vermeerderd met een twaalfde per verstreken maand.
Betalingen kunnen maandelijks per hoofdstuk worden verricht, tot maximaal een twaalfde van de kredieten die voor het vorige begrotingsjaar in het betrokken hoofdstuk zijn toegestaan, rekening houdend met de verrichte overschrijvingen.
Het maximum van de kredieten in de raming van ontvangsten en uitgaven mag niet worden overschreden.
3. Indien de continuïteit van het optreden van het communautair orgaan en de eisen van beheer zulks noodzakelijk maken kan de raad van bestuur, zowel voor de vastleggingen als voor de betalingen, op verzoek van de directeur twee of meer voorlopige twaalfden tegelijk toestaan, boven die welke automatisch beschikbaar komen ingevolge de leden 1 en 2.
De bijkomende twaalfden worden als een geheel toegestaan en kunnen niet worden opgedeeld.
HOOFDSTUK 3
Evenwichtsbeginsel
Artikel 15
1. De begroting moet wat ontvangsten en betalingskredieten betreft in evenwicht zijn.
2. De vastleggingskredieten mogen het bedrag van de communautaire subsidie, vermeerderd met de in artikel 5, onder a), bedoelde eigen ontvangsten en eventuele andere ontvangsten niet overstijgen.
3. Het communautair orgaan mag geen leningen aangaan.
4. De aan een communautair orgaan betaalde middelen vormen in de begroting van dit orgaan een evenwichtssubsidie, die een voorfinanciering is in de zin van artikel 81, lid 1, onder b), i), van het Financieel Reglement.
Artikel 16
1. Indien het saldo van de in artikel 81 bedoelde resultatenrekening positief is, wordt het terugbetaald aan de Commissie tot het bedrag van de in de loop van het begrotingsjaar betaalde communautaire subsidie. Het deel van het saldo dat het bedrag van de in de loop van het begrotingsjaar betaalde communautaire subsidie overstijgt, wordt opgenomen bij de ontvangsten van het volgende begrotingsjaar.
Het verschil tussen de in de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (hierna "de algemene begroting" genoemd) opgenomen en de effectief aan het orgaan betaalde communautaire subsidie wordt afgeschaft.
2. Indien het saldo van de in artikel 81 bedoelde resultatenrekening negatief is, wordt het opgenomen in de begroting van het volgende jaar.
3. Ontvangsten of betalingskredieten worden in de loop van de begrotingsprocedure in de begroting opgenomen door middel van een nota van wijzigingen en, tijdens de uitvoering van de begroting, door middel van een gewijzigde begroting.
HOOFDSTUK 4
Rekeneenheidsbeginsel
Artikel 17
De begroting wordt in euro opgesteld, uitgevoerd en onderworpen aan rekening en verantwoording.
De rekenplichtige en, in het geval van gelden ter goede rekening, de beheerder van gelden ter goede rekening zijn evenwel gemachtigd voor de kasbehoeften transacties in nationale valuta's te verrichten onder de in de financiële regeling van elk communautair orgaan genoemde voorwaarden.
HOOFDSTUK 5
Universaliteitsbeginsel
Artikel 18
De gezamenlijke ontvangsten dienen ter dekking van de gezamenlijke betalingskredieten, behoudens het bepaalde in artikel 19. De ontvangsten en de uitgaven mogen niet met elkaar worden gecompenseerd, behoudens het bepaalde in artikel 21.
Artikel 19
1. De volgende ontvangsten zijn bestemd voor de financiering van specifieke uitgaven:
a) ontvangsten die voor een bepaald doel ter beschikking zijn gesteld, zoals inkomsten van stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten;
b) bijdragen van lidstaten, derde landen of diverse instellingen voor acties van het communautair orgaan, voorzover dit is bepaald in de overeenkomst die is gesloten tussen het communautair orgaan en de betrokken lidstaten, derde landen of instellingen;
2. Alle ontvangsten in de zin van lid 1 moeten alle rechtstreekse of onrechtstreekse uitgaven in verband met de betrokken actie of bestemming dekken.
3. De begroting voorziet in een structuur voor de opname van de in lid 1 vermelde categorieën bestemmingsontvangsten, alsmede, voorzover mogelijk, in een raming.
Artikel 20
1. De directeur kan alle schenkingen ten gunste van het communautair orgaan, zoals stichtingsvermogens, subsidies, giften en legaten, aanvaarden.
2. Voor het aanvaarden van schenkingen die lasten kunnen meebrengen, is de voorafgaande goedkeuring vereist van de raad van bestuur, die zich binnen twee maanden na de indiening van het verzoek uitspreekt. Indien de raad van bestuur binnen deze termijn geen beslissing neemt, wordt de schenking aanvaard geacht.
Artikel 21
1. De bedragen die op de betalingsverzoeken, facturen of betaalstaten, waarvoor in dat geval een betalingsopdracht voor het nettobedrag wordt gegeven, in mindering kunnen worden gebracht, worden vastgesteld in de financiële regeling van ieder communautair orgaan.
De op facturen en betalingsverzoeken in mindering gebrachte kortingen en rabatten worden niet als ontvangsten van het communautair orgaan geboekt.
2. De prijzen van aan het communautair orgaan geleverde goederen en diensten worden exclusief belastingen in de begroting opgenomen indien er belastingen in zijn begrepen die worden terugbetaald:
a) ofwel door de lidstaten op grond van het protocol betreffende de voorrechten en immuniteiten van de Europese Gemeenschappen, indien dit van toepassing is op het communautair orgaan,
b) ofwel door een lidstaat of een derde land op grond van andere overeenkomsten terzake.
Eventuele nationale belastingen die overeenkomstig de eerste alinea tijdelijk door het communautair orgaan worden gedragen, worden op een tussenrekening geboekt totdat zij door de betrokken staten worden terugbetaald.
3. Een eventueel negatief saldo wordt als uitgave opgenomen in de begroting.
4. De tijdens de uitvoering van de begroting geregistreerde koersverschillen mogen met elkaar worden verrekend. Het positieve of negatieve resultaat wordt opgenomen in het saldo van het begrotingsjaar.
HOOFDSTUK 6
Specialiteitsbeginsel
Artikel 22
Alle kredieten worden gespecificeerd per titel en hoofdstuk; de hoofdstukken worden onderverdeeld in artikelen en posten.
Artikel 23
1. De directeur kan binnen ieder hoofdstuk overschrijvingen verrichten van het ene artikel naar het andere.
Hij stelt de raad van bestuur zo snel mogelijk op de hoogte van krachtens de eerste alinea verrichte overschrijvingen.
2. De directeur kan overschrijvingen tussen titels of hoofdstukken verrichten tot een maximum van 10 % van de kredieten van een begrotingsjaar. Boven dit maximum kan hij de raad van bestuur kredietoverschrijvingen van de ene titel naar de andere of van het ene hoofdstuk naar het andere binnen dezelfde titel voorstellen. De raad van bestuur heeft een maand tijd om zich te verzetten tegen deze overschrijvingen; na deze termijn worden zij aanvaard geacht.
3. Voorstellen voor kredietoverschrijvingen en overeenkomstig dit artikel uitgevoerde overschrijvingen gaan vergezeld van passende en gedetailleerde motiveringen waaruit de besteding van de kredieten en de verwachte behoeften tot het einde van het begrotingsjaar blijken, zowel voor de begrotingsonderdelen die worden verhoogd als die welke worden verlaagd.
Artikel 24
1. Enkel begrotingsonderdelen waarvoor in de begroting een krediet is toegestaan of die de vermelding pro memorie (p.m.) dragen, kunnen door middel van overschrijvingen van kredieten worden voorzien.
2. Kredieten die overeenkomen met bestemmingsontvangsten kunnen slechts worden overgeschreven voor zover zij hun bestemming behouden.
HOOFDSTUK 7
Beginsel van goed financieel beheer
Artikel 25
1. De begrotingskredieten worden aangewend volgens het beginsel van goed financieel beheer, dat zuinigheid, efficiëntie en doeltreffendheid inhoudt.
2. Zuinigheid betekent dat de door het communautair orgaan voor zijn activiteiten ingezette middelen tijdig, in passende hoeveelheid en kwaliteit en tegen de best mogelijke prijs beschikbaar worden gesteld.
Efficiëntie betekent dat de beste verhouding tussen de ingezette middelen en de verkregen resultaten wordt nagestreefd.
Doeltreffendheid betekent dat de gestelde doelen en de beoogde resultaten worden bereikt.
3. Er worden specifieke, meetbare, haalbare, relevante en van een datum voorziene doelstellingen vastgelegd voor alle werkgebieden die door de begroting worden bestreken. De verwezenlijking van deze doelstellingen wordt vastgesteld door middel van prestatie-indicatoren, die per activiteit worden bepaald; de directeur verstrekt de raad van bestuur ieder jaar zo snel mogelijk informatie terzake, die uiterlijk in de begeleidende documenten van het voorontwerp van begroting wordt opgenomen.
4. Om de besluitvorming te verbeteren, evalueert het communautair orgaan regelmatig zijn programma's of acties, zowel vooraf als achteraf. Deze evaluatie is van toepassing op alle programma's en activiteiten die aanzienlijke uitgaven met zich brengen en de resultaten hiervan worden medegedeeld aan de raad van bestuur.
HOOFDSTUK 8
Transparantiebeginsel
Artikel 26
1. De begroting wordt opgesteld, uitgevoerd en aan rekening en verantwoording onderworpen met inachtneming van het transparantiebeginsel.
2. De begroting en de gewijzigde begrotingen worden in hun definitief vastgestelde vorm binnen twee maanden na hun goedkeuring bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.
TITEL III
OPSTELLING EN STRUCTUUR VAN DE BEGROTING
HOOFDSTUK 1
Opstelling van de begroting
Artikel 27
1. De begroting wordt opgesteld overeenkomstig het bepaalde in het oprichtingsbesluit van het communautair orgaan.
2. Overeenkomstig zijn oprichtingsbesluit zendt het communautair orgaan de Commissie ten laatste op 31 maart van ieder jaar een raming van zijn uitgaven en ontvangsten toe, alsmede een algemene motivering hiervan en zijn werkprogramma.
3. De raming van de uitgaven en ontvangsten van het communautair orgaan omvat:
a) een personeelsformatie waarin het aantal vaste en tijdelijke ambten per rang en categorie wordt vermeld waarvoor de uitgaven zijn toegestaan binnen de grenzen van de begrotingskredieten;
b) bij verandering van de personeelsbezetting, een overzicht met een motivering van de gevraagde nieuwe posten;
c) een raming van de driemaandelijkse betalingen en ontvangsten;
d) gegevens betreffende de verwezenlijking van alle van tevoren vastgestelde doelstellingen voor de verschillende activiteiten, alsmede de nieuwe, met behulp van indicatoren gemeten doelstellingen; de resultaten van deze evaluaties worden onderzocht en gebruikt om aan te tonen welke voordelen een voorgestelde aanpassing van de begroting kan bieden.
4. In het kader van de procedure tot goedkeuring van de algemene begroting zendt de Commissie deze raming van het communautair orgaan de begrotingsautoriteit toe en stelt zij het bedrag van de subsidie voor het communautair orgaan voor, alsmede het personeelsbestand dat zij noodzakelijk acht voor dit orgaan.
5. De begrotingsautoriteit stelt de personeelsformatie van het communautair orgaan en iedere latere wijziging hiervan vast in overeenstemming met het bepaalde in artikel 32, lid 1.
6. De definitieve begroting en het personeelsbestand worden vastgesteld door de raad van bestuur. Zij worden definitief na de definitieve vaststelling van de algemene begroting, waarin het bedrag van de subsidie en het personeelsbestand is vastgesteld, en worden eventueel hieraan aangepast.
Artikel 28
Voor iedere aanpassing van de begroting, inclusief de personeelsformatie, wordt een gewijzigde begroting goedgekeurd door middel van dezelfde procedure als voor de oorspronkelijke begroting, overeenkomstig het oprichtingsbesluit en artikel 27.
HOOFDSTUK 2
Structuur en inrichting van de begroting
Artikel 29
De begroting omvat een staat van ontvangsten en een staat van uitgaven.
Artikel 30
Voorzover de aard van de werkzaamheden van het orgaan dit toelaat, moet de staat van uitgaven worden ingericht volgens een nomenclatuur met een indeling naar bestemming. In deze nomenclatuur, die wordt bepaald door het communautair orgaan, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen administratieve en operationele kredieten.
Artikel 31
In de begroting worden opgenomen:
1. in de staat van ontvangsten:
a) de ramingen van de ontvangsten van het communautair orgaan voor het betrokken begrotingsjaar,
b) de geraamde ontvangsten van het vorige begrotingsjaar en de ontvangsten van het begrotingsjaar n - 2,
c) een passende toelichting bij elke ontvangstenpost;
2. in de staat van uitgaven:
a) de vastleggings- en betalingskredieten voor het betrokken begrotingsjaar,
b) de vastleggings- en betalingskredieten van het vorige begrotingsjaar, evenals de in het begrotingsjaar n-2 vastgelegde uitgaven en verrichte betalingen,
c) een overzicht van de tijdschema's voor de in latere begrotingsjaren te verrichten betalingen uit hoofde van vastleggingen van voorafgaande begrotingsjaren,
d) een passende toelichting bij elk onderdeel.
Artikel 32
1. De in artikel 27 bedoelde personeelsformatie omvat, naast het aantal in het begrotingsjaar toegestane posten, het aantal in het voorgaande begrotingsjaar toegestane posten en het aantal werkelijk bezette posten.
Voor het communautair orgaan is deze een strikt maximum; boven dit maximum mag geen enkele aanstelling worden verricht.
Toch kan de raad van bestuur wijzigingen in de personeelsformatie aanbrengen voor ten hoogste 10 % van de toegestane posten, behalve voor de rangen A1, A2 en A3, mits aan twee voorwaarden wordt voldaan:
a) de wijziging heeft geen gevolgen voor de omvang van de personeelskredieten overeenkomend met een volledig begrotingsjaar;
b) het totale aantal toegestane posten per personeelsformatie wordt niet overschreden.
2. In afwijking van lid 1, tweede alinea, kunnen de gevallen van arbeid in deeltijd waarvoor het tot aanstelling bevoegde gezag overeenkomstig de bepalingen van het statuut toestemming heeft verleend, worden gecompenseerd.
TITEL IV
UITVOERING VAN DE BEGROTING
HOOFDSTUK 1
Algemene bepalingen
Artikel 33
De directeur oefent de functies van ordonnateur uit. Hij voert de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde uit overeenkomstig de financiële regeling van het communautair orgaan, onder zijn eigen verantwoordelijkheid en binnen de grens van de toegekende kredieten.
Artikel 34
1. De directeur kan zijn bevoegdheden tot uitvoering van de begroting delegeren aan ambtenaren van het communautair orgaan die onder de verordeningen en regelingen van toepassing op de ambtenaren en andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen (hierna "het statuut" genoemd) vallen, onder voorwaarden die zijn bepaald in de door de raad van bestuur goedgekeurde financiële regelgeving in de zin van artikel 185 van het Financieel Reglement. De delegatieverkrijgers kunnen slechts handelen binnen de grenzen van de hun uitdrukkelijk verleende bevoegdheden.
2. Delegatieverkrijgers kunnen de verkregen bevoegdheden subdelegeren onder de voorwaarden die zijn bepaald in de in artikel 99 bedoelde uitvoeringsvoorschriften van deze verordening. De directeur moet uitdrukkelijk instemmen met een subdelegatie.
Artikel 35
1. Het is alle financiële actoren in de zin van hoofdstuk 2 van deze titel verboden enige handeling tot uitvoering van de begroting te verrichten waarbij hun eigen belangen in conflict kunnen komen met die van het communautair orgaan. Indien een dergelijk geval zich voordoet, dient de betrokken actor van deze handeling af te zien en zich tot de bevoegde autoriteit te wenden.
2. Er is sprake van een belangenconflict indien de onpartijdige en objectieve uitoefening van de functie van een actor in de begrotingsuitvoering of een interne controleur in het gedrang komt als gevolg van familiebanden, vriendschap, politieke of nationale verwantschap, economische belangen of enige andere belangengemeenschap met de begunstigde.
3. De in lid 1 vermelde bevoegde autoriteit is de hiërarchische overste van de betrokken ambtenaar. Indien deze laatste de directeur is, is de raad van bestuur de bevoegde autoriteit.
Artikel 36
1. De directeur voert de begroting uit binnen de onder zijn gezag geplaatste diensten.
2. Voorzover dit onvermijdelijk blijkt, kunnen technische expertises en administratieve, voorbereidende of bijkomende opdrachten die geen overheidstaak of de uitoefening van een discretionaire beoordelingsbevoegdheid inhouden, langs contractuele weg worden toevertrouwd aan externe privaatrechtelijke eenheden of organen.
HOOFDSTUK 2
Financiële actoren
Afdeling 1
Beginsel van scheiding van functies
Artikel 37
De functies van ordonnateur en rekenplichtige zijn gescheiden en zijn onderling onverenigbaar.
Afdeling 2
Ordonnateur
Artikel 38
1. De ordonnateur is belast met het innen van de ontvangsten en het verrichten van de uitgaven overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer en staat in voor de wettigheid en regelmatigheid ervan.
2. Voor het verrichten van uitgaven gaat de ordonnateur vastleggingen en juridische verbintenissen aan, stelt hij de uitgaven betaalbaar, geeft hij betalingsopdrachten en verricht hij de voor de besteding van de kredieten vereiste voorafgaande handelingen.
3. De inning van ontvangsten behelst de opstelling van schuldvorderingsramingen, de vaststelling van de te innen rechten en de afgifte van invorderingsopdrachten. In voorkomend geval kan van het innen van een vastgestelde schuldvordering worden afgezien.
4. De ordonnateur voert, overeenkomstig de minimumnormen die door de raad van bestuur zijn vastgesteld op grond van de door de Commissie voor haar eigen diensten vastgelegde normen, en rekening houdend met de aan de beheeromstandigheden en de aard van de gefinancierde transacties verbonden risico's, de organisatorische structuur en de systemen en procedures voor beheer en interne controle in die passen bij de uitvoering van zijn taken, inclusief, in voorkomend geval, verificaties achteraf.
De ordonnateur zorgt ervoor dat binnen zijn diensten deskundigen en adviseurs worden aangesteld die hem kunnen bijstaan de risico's die aan zijn activiteiten zijn verbonden, te beheersen.
5. Vooraleer een verrichting wordt toegestaan, worden de operationele en financiële aspecten ervan overeenkomstig de uitvoeringsvoorschriften geverifieerd door andere personeelsleden dan degene die de verrichting heeft ingeleid. Inleiding en verificatie vooraf en achteraf van een verrichting zijn gescheiden functies.
6. De ordonnateur bewaart de bewijsstukken van de uitgevoerde acties gedurende vijf jaar, te rekenen vanaf de dag van het besluit tot kwijting van de uitvoering van de begroting.
Artikel 39
1. Onder inleiding van een in artikel 38, lid 5, bedoelde verrichting moet worden begrepen: het geheel van verrichtingen ter voorbereiding van de goedkeuring van handelingen in verband met de uitvoering van de begroting door de in de artikelen 33 en 34 bedoelde ordonnateurs.
2. Onder verificatie van een in artikel 38, lid 5, bedoelde verrichting moet worden begrepen: het geheel van de controles vooraf die door de ordonnateur zijn ingesteld om de operationele en financiële aspecten van de verrichting te verifiëren.
3. Iedere verrichting wordt minstens van tevoren geverifieerd. Met deze verificatie wordt beoogd vast te stellen:
a) of de uitgave regelmatig is en conform de toepasselijke bepalingen;
b) of het in artikel 25 bedoelde beginsel van goed financieel beheer is toegepast.
4. Met de verificaties achteraf op basis van bewijsstukken en, indien nodig, ter plaatse wordt beoogd na te gaan of de ten laste van de begroting gefinancierde verrichtingen goed zijn uitgevoerd en of de in lid 3 bedoelde criteria zijn nageleefd. Deze verificaties kunnen steekproefsgewijs worden gehouden op basis van een risicoanalyse.
5. De ambtenaren of andere functionarissen die belast zijn met de in de leden 2 en 4 bedoelde verificaties, zijn niet dezelfden als die de in lid 1 bedoelde opdrachten uitvoeren, en zijn niet ondergeschikt aan dezen.
6. Elk personeelslid dat verantwoordelijk is voor de controle van het beheer van de financiële verrichtingen, bezit de vereiste beroepsbekwaamheden. Hij respecteert een specifieke beroepscode die door het communautair orgaan wordt vastgesteld op grond van de normen die de Commissie voor haar eigen diensten heeft vastgesteld.
Artikel 40
1. De ordonnateur legt verantwoording over de uitoefening van zijn taken af aan de raad van bestuur door middel van een jaarlijks activiteitenverslag (hierna "verslag van de ordonnateur" genoemd), vergezeld van gegevens betreffende financiën en beheer. Dit verslag vermeldt de resultaten van zijn verrichtingen in het licht van de hem gestelde doelstellingen, de met deze verrichtingen verbonden risico's, het gebruik van de hem ter beschikking gestelde middelen en de werking van het interne controlesysteem. De interne controleur, in de zin van artikel 72 van deze verordening, neemt kennis van het jaarlijks activiteitenverslag en van de andere genoemde informatie.
2. De raad van bestuur zendt ieder jaar ten laatste op 15 juni de begrotingsautoriteit en de Rekenkamer een analyse en beoordeling van het jaarverslag van de ordonnateur over het voorgaande begrotingsjaar. Deze analyse en beoordeling wordt opgenomen in het jaarverslag van het communautair orgaan overeenkomstig het bepaalde in het oprichtingsbesluit.
Artikel 41
Elk bij het financieel beheer en de controle van de verrichtingen betrokken personeelslid dat van oordeel is dat een besluit dat zijn meerdere hem verplicht toe te passen of te accepteren, onregelmatig is of strijdig met het beginsel van goed financieel beheer of de beroepsregels die hij moet naleven, deelt dit schriftelijk aan de directeur mede en, wanneer deze niet binnen een redelijke termijn optreedt, aan de in artikel 47, lid 4, bedoelde instantie alsmede aan de raad van bestuur. In geval van illegale activiteiten, fraude of corruptie die de belangen van de Gemeenschappen kunnen schaden, waarschuwt hij de bij de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.
Artikel 42
In gevallen waarin bevoegdheden tot uitvoering van de begroting overeenkomstig artikel 34 zijn gedelegeerd of gesubdelegeerd, is artikel 38, leden 1, 2 en 3, mutatis mutandis van toepassing op de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs.
Afdeling 3
Rekenplichtige
Artikel 43
1. De raad van bestuur stelt een onder het statuut vallende rekenplichtige aan, die binnen het communautair orgaan wordt belast met:
a) de goede uitvoering van de betalingen, de inning van de ontvangsten en de invordering van de vastgestelde schuldvorderingen;
b) het opstellen en inrichten van de rekeningen overeenkomstig titel VII;
c) het voeren van de boekhouding overeenkomstig titel VII;
d) het overeenkomstig titel VII ten uitvoer leggen van de boekhoudregels en -methoden en het rekeningstelsel in overeenstemming met de door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde bepalingen;
e) het vaststellen en valideren van de boekhoudsystemen, alsmede, waar van toerpassing, het valideren van de door de ordonnateur vastgestelde systemen die tot doel hebben boekhoudkundige gegevens te verstrekken of te motiveren;
f) het beheer van de kasmiddelen.
2. De rekenplichtige ontvangt van de ordonnateur, die de betrouwbaarheid ervan garandeert, alle gegevens die nodig zijn voor de opstelling van rekeningen die een getrouw beeld geven van het vermogen van het communautair orgaan en de uitvoering van de begroting.
3. Behoudens lid 4 van dit artikel en artikel 44, is de rekenplichtige als enige bevoegd het beheer te voeren over de kasmiddelen en waardepapieren. Hij is aansprakelijk voor de bewaring ervan.
4. Indien dat onvermijdelijk blijkt voor de uitvoering van zijn taken, kan de rekenplichtige een aantal van zijn functies delegeren aan onder zijn hiërarchische verantwoordelijkheid geplaatste personeelsleden die zijn onderworpen aan het statuut.
5. In het delegatiebesluit worden de aan de delegatieverkrijgers overgedragen taken, rechten en plichten omschreven.
Afdeling 4
Beheerder van gelden ter goede rekening
Artikel 44
Indien dit noodzakelijk blijkt voor de betaling van uitgaven van een gering bedrag en voor de inning van andere, in artikel 5 bedoelde ontvangsten, kan beheer van gelden ter goede rekening worden ingesteld, waarvoor de middelen worden verstrekt door de rekenplichtige en dat onder de verantwoordelijkheid valt van door hem aangewezen beheerders van gelden ter goede rekening
Het maximale bedrag dat een beheerder van gelden ter goede rekening aan een derde kan betalen wordt voor alle uitgaven en ontvangsten vastgesteld door ieder communautair orgaan.
HOOFDSTUK 3
VerantwoordelIJkheid van de financiële actoren
Afdeling 1
Algemene bepalingen
Artikel 45
1. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kan de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateurs te allen tijde door het gezag dat hen heeft benoemd, tijdelijk of definitief hun delegatie of subdelegatie worden ontnomen.
De ordonnateur kan te allen tijde zijn akkoord over een specifieke subdelegatie intrekken.
2. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kan de rekenplichtige te allen tijde door het gezag dat hem heeft benoemd, tijdelijk of definitief van zijn functies worden ontheven door de raad van bestuur. Laatstbedoelde stelt dan een tijdelijk rekenplichtige aan.
3. Onverminderd eventuele tuchtrechtelijke maatregelen kunnen de beheerders van gelden ter goede rekening te allen tijde tijdelijk of definitief uit hun functie worden ontheven door de rekenplichtige.
Artikel 46
1. De bepalingen van dit hoofdstuk doen niets af aan de eventuele strafrechtelijke verantwoordelijkheid van de in artikel 45 bedoelde personeelsleden krachtens het toepasselijke nationale recht en de geldende bepalingen aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen en de bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten betrokken zijn.
2. Onverminderd het bepaalde in de artikelen 47, 48 en 49, is elke ordonnateur, rekenplichtige of beheerder van gelden ter goede rekening tuchtrechtelijk verantwoordelijk en geldelijk aansprakelijk onder de in het statuut vastgestelde voorwaarden. Gevallen van illegale activiteit, fraude of corruptie die de belangen van de Gemeenschappen kunnen schaden, worden voorgelegd aan de in de geldende wetgeving aangewezen autoriteiten en instanties.
Afdeling 2
Regels betreffende de ordonnateur en de gedelegeerde en gesubdelegeerde ordonnateurs
Artikel 47
1. De ordonnateur is geldelijk aansprakelijk onder de in het statuut vermelde voorwaarden. Hierin is bepaald dat een ambtenaar kan worden verplicht de schade die de Gemeenschappen door grove schuld zijnerzijds in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan hebben geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden, in het bijzonder wanneer hij in te vorderen rechten vaststelt, invorderingsopdrachten geeft, een uitgave vastlegt of een betalingsopdracht tekent, zonder zich te richten naar deze financiële regeling en haar uitvoeringsvoorschriften.
Hetzelfde geldt wanneer hij door grove schuld zijnerzijds nalaat een handeling waaruit een schuldvordering ontstaat, te stellen of zonder geldige reden invorderingsopdrachten of betalingsopdrachten waarvoor het orgaan burgerrechtelijk aansprakelijk kan worden gesteld tegenover derden, niet of te laat uitvaardigt.
2. Wanneer een gedelegeerd of gesubdelegeerd ordonnateur oordeelt dat een door hem te nemen besluit, onregelmatig is of tegen de beginselen van goed financieel beheer indruist, deelt hij dat schriftelijk mede aan het delegatieverlenend gezag. Indien dit schriftelijk de met redenen omklede opdracht geeft het genoemde besluit te nemen, is de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur van zijn aansprakelijkheid ontslagen.
3. In geval van delegatie blijft de ordonnateur verantwoordelijk voor de doelmatigheid van het ingestelde systeem voor beheer en interne controle en de keuze van de gedelegeerde ordonnateur.
4. De instantie die door de Commissie is opgericht overeenkomstig artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement om het bestaan vast te stellen van een financiële onregelmatigheid en de eventuele gevolgen ervan, kan ten aanzien van het communautair orgaan dezelfde bevoegdheden uitoefenen als die welke zijn toegekend ten aanzien van de diensten van de Commissie, indien de raad van bestuur dit beslist.
Bij gebrek aan een dergelijke beslissing, stelt de raad van bestuur een op dit gebied gespecialiseerde instantie aan, die op functioneel vlak onafhankelijk is.
Op grond van het advies van deze instantie neemt de directeur een beslissing omtrent het instellen van een procedure wegens tuchtrechtelijke verantwoordelijkheid of geldelijke aansprakelijkheid. Indien de instantie systeemgebonden problemen ontdekt, zendt zij de ordonnateur en de interne controleur van de Commissie een verslag met aanbevelingen toe. Indien door dit verslag de directeur in het gedrang wordt gebracht, zendt de vermelde instantie het toe aan de raad van bestuur en aan de interne controleur van de Commissie.
5. Elke ambtenaar kan worden verplicht de schade die het communautair orgaan door grove schuld zijnerzijds in de uitoefening van zijn functie of ter gelegenheid daarvan heeft geleden, geheel of gedeeltelijk te vergoeden.
Het met redenen omklede besluit wordt genomen door het tot aanstelling bevoegde gezag na vervulling van de door het statuut voorgeschreven tuchtrechtelijke formaliteiten.
Afdeling 3
Regels betreffende de rekenplichtigen en de beheerders van gelden ter goede rekening
Artikel 48
Een rekenplichtige kan, onder de in het statuut vastgestelde voorwaarden, tuchtrechtelijk verantwoordelijk of geldelijk aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten:
a) middelen, waarden en documenten die hij onder zijn hoede heeft, verliezen of aantasten of dit verlies of aantasting veroorzaken door zijn nalatigheid;
b) bankrekeningen of postrekeningen wijzigen zonder dit voorafgaandelijk te melden aan de ordonnateur;
c) invorderingen of betalingen verrichten die niet in overeenstemming zijn met de desbetreffende invorderings- of betalingsopdrachten;
d) nalaten verschuldigde ontvangsten te innen.
Artikel 49
Een beheerder van gelden ter goede rekening kan, onder de in het statuut vastgestelde voorwaarden, tuchtrechtelijk verantwoordelijk of geldelijk aansprakelijk worden gesteld voor de volgende fouten:
a) middelen, waarden en documenten die hij onder zijn hoede heeft, verliezen of aantasten of dit verlies of aantasting veroorzaken door zijn nalatigheid;
b) verrichte betalingen niet met deugdelijke bewijsstukken kunnen verantwoorden;
c) aan anderen dan rechthebbenden betalen;
d) nalaten verschuldigde ontvangsten te innen.
HOOFDSTUK 4
Ontvangsten
Afdeling 1
Algemene bepalingen
Artikel 50
Het communautair orgaan stelt bij deze aan de Commissie, binnen de door haar vastgestelde voorwaarden en overeenkomstig een met haar overeengekomen periodiciteit, verzoeken om betaling van een gehele of gedeeltelijke subsidie van de Gemeenschap voor welke zijn gebaseerd op een schuldvorderingsraming.
Artikel 51
De aan het communautair orgaan door de Commissie betaalde middelen uit hoofde van de subsidie brengen interesten op ten bate van de algemene begroting.
Afdeling 2
Raming van schuldvorderingen
Artikel 52
Elke maatregel of situatie die kan leiden tot het ontstaan van of het wijzigen van een schuldvordering van het communautair orgaan maakt vooraf het voorwerp uit van een schuldvordering van de bevoegde ordonnateur.
Afdeling 3
Vaststelling van schuldvorderingen
Artikel 53
1. De vaststelling van een schuldvordering is de handeling waarbij de gedelegeerde of gesubdelegeerde ordonnateur:
a) het bestaan van de schuld van de debiteur verifieert;
b) het voorwerp en het bedrag van de schuld vaststelt of verifieert;
c) de invorderbaarheid van de schuld verifieert.
2. Elke schuldvordering die als zeker, liquide en opeisbaar wordt vastgesteld, moet worden geconstateerd door een aan de boekhoudkundige opgedragen invorderingsopdracht, die vergezeld moet gaan van een debetnota die aan de debiteur moet worden toegezonden. Beide handelingen worden door de bevoegde ordonnateur opgesteld en toegezonden.
3. Onverminderd de regelgevende, contractuele en in overeenkomsten vervatte bepalingen brengt elke schuldvordering die niet terugbetaald is binnen de termijn die vermeld is in de debetnota, interest op overeenkomstig de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement.
4. In naar behoren gerechtvaardigde gevallen kunnen bepaalde lopende inkomsten het voorwerp uitmaken van voorlopige vaststellingen.
Een voorlopige vaststelling bestrijkt verschillende afzonderlijke invorderingen die derhalve niet het voorwerp moeten uitmaken van een afzonderlijke vaststelling.
Voor de afsluiting van het begrotingsjaar dient de ordonnateur de wijzigingen in de voorlopige vaststellingen aan te brengen opdat deze in overeenstemming zijn met de werkelijk vastgestelde schuldvorderingen.
Afdeling 4
Invorderingsopdracht
Artikel 54
De invorderingsopdracht is de handeling waardoor de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige door het geven van een invorderingsopdracht de instructie geeft om een schuldvordering te innen die hij heeft vastgesteld.
Afdeling 5
Invordering
Artikel 55
1. De onterecht betaalde bedragen worden ingevorderd.
2. De rekenplichtige neemt de door de bevoegde ordonnateur naar behoren opgestelde invorderingsopdrachten in behandeling. Hij is gehouden zorg te dragen voor het innen van de ontvangsten van het communautair orgaan en toe te zien op het behoud van de rechten van de Gemeenschappen.
3. Wanneer de bevoegde ordonnateur van het innen van de vastgestelde schuldvordering afziet, verifieert hij of het afzien van de schuldvordering regelmatig is en strookt met het beginsel van goed financieel beheer.
Het afzien van het innen van een vastgestelde schuldvordering geschiedt op basis van een besluit van de ordonnateur, dat met redenen omkleed moet zijn. De ordonnateur kan bedoeld besluit niet delegeren.
Het afwijzingsbesluit bevatte de redenen voor de inning alsook de juridische en feitelijke elementen waarop een en ander gebaseerd is.
4. De bevoegde ordonnateur annuleert een vastgestelde schuldvordering indien het ontdekken van een juridische of feitelijke vergissing aangeeft dat een schuldvordering niet correct werd vastgesteld. Deze annulering gaat gepaard met een besluit van de bevoegde ordonnateur alsook met een met redenen omkleed advies.
5. De bevoegde ordonnateur wijzigt naar boven of naar onder toe het bedrag van een vastgestelde schuldvordering wanneer het ontdekken van een feitelijke vergissing de wijziging meebrengt van het bedrag van de schuldvordering, voorzover deze correctie niet betekent dat afstand wordt gedaan van het ten gunste van het communautair orgaan vastgestelde recht. Bedoelde aanpassing wordt uitgevoerd op grond van een besluit van de bevoegde ordonnateur, waarbij een en ander met redenen moet worden omkleed.
Artikel 56
1. De door de rekenplichtige uitgevoerde inning leidt ertoe dat de rekenplichtige in de rekeningen een en ander registreert, waarbij de bevoegde ordonnateur op de hoogte moet worden gesteld.
2. Voor iedere storting in gereed geld in de kas van de rekenplichtige moet een ontvangstbewijs worden afgegeven.
Artikel 57
1. Indien op de in de invorderingsopdracht genoemde vervaldatum geen inning heeft plaatsgevonden, stelt de bevoegde rekenplichtige de bevoegde ordonnateur hiervan in kennis, en tracht hij onverwijld de inning als nog te bewerkstelligen met aanwending van passende rechtsmiddelen, eventueel bij wijze van compensatie, en indien een en ander niet mogelijk is, door middel van gedwongen uitvoering.
2. De rekenplichtige gaat over tot de inning bij wijze van compensatie en eventueel van de schuldvorderingen van het communautair orgaan ten aanzien van elke schuldenaar zelf die een zekere, liquide en opeisbare schuld heeft ten aanzien van het communautair orgaan voor zover de compensatie juridisch mogelijk is.
Artikel 58
Aanvullende betalingstermijnen mag de rekenplichtige, in ruggespraak met de bevoegde ordonnateur, slechts toestaan op schriftelijk, met redenen omkleed verzoek van de debiteur, en wel op voorwaarde dat:
a) de debiteur zich ertoe verbindt de rentebetalingen uit te betalen tegen de percentages bedoeld in de uitvoeringsvoorschriften van het Financieel Reglement voor de hele termijn die wordt toegekend vanaf de oorspronkelijke vervaldag;
b) hij, ter bescherming van de rechten van het communautair orgaan, een financiële garantie samenstelt die de hoofdsom en de rente van de schuld dekt.
Afdeling 6
Specifieke bepalingen die gelden voor heffingen en belastingen
Artikel 59
1. Voor zover bijdragen of belastingen in de zin van artikel 5, onder a), worden geheven door het communautair orgaan, maken zij aan het begin van elk begrotingsjaar het voorwerp uit van een voorlopige algemene raming.
2. Als algemene regel wordt de verrichting van de diensten uit hoofde van de opgedragen opdrachten door het communautair orgaan slechts uitgevoerd na volledige betaling van het bedrag van de overeenkomstige belasting of bijdrage.
3. Indien, bij wijze van uitzondering, dienstverlening heeft plaatsgevonden zonder voorafgaande betaling van de overeenkomstige belasting of bijdrage, zijn de afdelingen 3, 4 en 5 van dit hoofdstuk van toepassing.
HOOFDSTUK 5
Uitgaven
Artikel 60
1. Elke uitgave is voorwerp van een vastlegging, een betaalbaarstelling, een betalingsopdracht en een betaling.
2. Elke uitgavenvaststelling moet voorafgegaan worden door een financieringsbesluit.
3. Het werkprogramma van het communautair orgaan staat gelijk met een financieringsbesluit voor de activiteiten waarop het betrekking heeft, voorzover deze duidelijk zijn vastgesteld en in overeenstemming zijn met duidelijk vastgestelde raamcriteria.
4. De huishoudelijke kredieten kunnen worden uitgevoerd zonder voorafgaande financieringsbeslissing.
Afdeling 1
vastlegging
Artikel 61
1. De vastlegging in de begroting is de handeling waarbij de kredieten worden gereserveerd die nodig zijn voor de latere betalingen ter uitvoering van een juridische verbintenis.
2. Het aangaan van een juridische verbintenis is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur een verplichting jegens derden doet ontstaan die tot een uitgave ten laste van de begroting kan leiden.
3. Bij een individuele vastlegging zijn de begunstigde en het bedrag van de uitgave bepaald.
4. Van een globale vastlegging is sprake wanneer ten minste een van de elementen die nodig zijn voor de identificatie van de individuele vastlegging, niet bepaald is.
5. Een voorlopige vastlegging heeft betrekking op de lopende uitgaven van administratieve aard waarvan hetzij het bedrag, hetzij de eindbegunstigden niet definitief zijn aangewezen.
De voorlopige vastlegging wordt uitgevoerd door een of meer individuele juridische verbintenissen te sluiten die recht geven op latere betalingen, dan wel, in bepaalde uitzonderingsgevallen in verband met de uitgaven voor personeelsbeheer, door rechtstreekse betalingen.
Artikel 62
1. Voor elke maatregel waardoor een uitgave ten laste van de begroting ontstaat, verricht de bevoegde ordonnateur een vastlegging vooraleer een individuele juridische verbintenis met derden te sluiten.
2. De afzonderlijke juridische verbintenissen in verband met afzonderlijke of voorlopige begrotingsverbintenissen worden ten laatste afgesloten op 31 december van het jaar n.
Bij het verstrijken van de in de eerste alinea bedoelde periode, moet het saldo dat niet gedekt is door een juridische verbintenis van deze begrotingsvastleggingen door de bevoegde ordonnateur worden vrijgemaakt.
3. Juridische verbintenissen die zijn aangegaan voor activiteiten waarvan de verwezenlijking langer dan een jaar duurt, alsook overeenkomstige begrotingsvastleggingen brengen, behalve wanneer het om personeelsuitgaven gaat, een welbepaalde uitvoeringstermijn mee die wordt vastgesteld overeenkomstig het beginsel van goed financieel beheer.
De delen van deze betalingsverplichtingen die niet zijn uitgevoerd zes maanden na de uitvoeringsdatum maken deel uit van een niet-vastlegging, zulks overeenkomstig artikel 11.
Artikel 63
Bij elke vastlegging vergewist de bevoegde ordonnateur zich van:
a) de juistheid van de aanwijzing op de begroting;
b) de beschikbaarheid van de kredieten;
c) de overeenstemming van de uitgaven ten aanzien van de toepasselijke bepalingen, met name het oprichtingsbesluit, de financiële regeling van elk communautair orgaan, alsook elk besluit dat is genomen ter uitvoering hiervan;
d) de eerbiediging van het beginsel van goed financieel beheer.
Afdeling 2
Betaalbaarstelling
Artikel 64
De betaalbaarstelling is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur:
a) het bestaan van de rechten van de schuldeiser verifieert;
b) nagaat of de voorwaarden vervuld zijn om de schuldvordering opeisbaar te maken;
c) de opeisbaarheid en het bedrag van de schuldvordering vaststelt of verifieert.
Artikel 65
1. Elke vereffening van een schuldvordering is gebaseerd op bewijsstukken waarbij de rechten van de schuldvorderaar zijn gebaseerd, zulks op basis van de vaststelling van werkelijk uitgevoerde dienstverlening, werkelijk uitgevoerde leveringen of werkelijk uitgevoerde werkzaamheden, of op basis van andere bewijzen die de betaling rechtvaardigen.
2. Het besluit tot betaalbaarstelling leidt tot de ondertekening van een verklaring "betaalbaar" door de bevoegde ordonnateur.
3. In een niet-geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarstelling de vorm van een stempel met de handtekening van de bevoegde ordonnateur. In een geïnformatiseerd systeem heeft de betaalbaarstelling de vorm van een validering waarvoor de bevoegde ordonnateur zijn persoonlijke wachtwoord gebruikt.
Afdeling 3
Betalingsopdracht
Artikel 66
1. De betalingsopdracht is de handeling waarbij de bevoegde ordonnateur de rekenplichtige opdraagt een uitgave te betalen die door hem betaalbaar is gesteld.
2. De betalingsopdracht wordt door de bevoegde ordonnateur gedateerd en ondertekend en vervolgens aan de rekenplichtige toegezonden. De bewijsstukken worden overeenkomstig artikel 38, lid 6, van deze verordening door de bevoegde ordonnateur bewaard.
3. In voorkomend geval gaat de aan de rekenplichtige toegezonden betalingsopdracht vergezeld van een verklaring dat de goederen zijn opgenomen in de in artikel 90, lid 1, van deze verordening bedoelde inventarissen.
Afdeling 4
Betaling
Artikel 67
1. De betaling wordt uitgevoerd indien is aangetoond dat het betrokken optreden werd uitgevoerd overeenkomstig het bepaalde in het oprichtingsbesluit in de zin van artikel 49 van het Financieel Reglement en het contract of de overeenkomst tot subsidieverlening, alsook een van de volgende operaties bestrijkt:
a) betaling van het volledige verschuldigde bedrag;
b) betaling van het verschuldigde bedrag op de volgende wijze:
i) voorfinanciering, eventueel verdeeld in verschillende stortingen,
ii) een of meer tussentijdse betalingen;
iii) betaling van het saldo van de verschuldigde bedragen.
De voorfinancieringen worden geheel of gedeeltelijk in aanmerking genomen op de tussentijdse betalingen.
Het totaal van de voorfinanciering en de tussentijdse betalingen wordt op de betaling van het saldo aangerekend.
2. In de boekhouding wordt onderscheid gemaakt tussen de in lid 1 genoemde soorten betalingen op het ogenblik waarop zij zijn verricht.
Artikel 68
De betalingen worden door de rekenplichtige binnen de grenzen van de beschikbare middelen verricht.
Afdeling 5
Termijnen voor de uitgavenverrichtingen
Artikel 69
De verrichtingen inzake de vereffening, de opdracht en de betaling van de uitgaven moeten worden uitgevoerd binnen de termijnen van en het bepaalde in de uitvoeringsbepalingen van het Financieel Reglement.
HOOFDSTUK 6
Computersystemen
Artikel 70
Wanneer de ontvangsten en uitgaven met behulp van computersystemen worden beheerd, kunnen de handtekeningen door middel van een geautomatiseerde of elektronische procedure worden aangebracht.
HOOFDSTUK 7
Interne controleur
Artikel 71
1. Het communautair orgaan beschikt over een functie inzake interne audit die wordt uitgeoefend met inachtneming van de van toepassing zijnde internationale normen.
2. Onverminderd artikel 38, lid 4, heeft de interne controleur van de Commissie ten overstaan van de communautaire organen dezelfde bevoegdheden als hem zijn toegekend ten aanzien van de diensten van de Commissie.
Artikel 72
1. De interne controleur adviseert zijn instelling bij het beheersen van de risico's door onafhankelijke adviezen uit te brengen over de kwaliteit van de beheers- en controlesystemen en door aanbevelingen te formuleren ter verbetering van de uitvoeringsvoorwaarden van de verrichtingen en ter bevordering van een goed financieel beheer.
Hij is belast met:
a) het beoordelen van de toereikendheid en de doeltreffendheid van de interne beheerssystemen alsook de uitvoeringsvoorwaarden bij de uitvoering van de programma's en de acties met betrekking tot de risico's die hiermee verband houden;
b) het beoordelen van de toereikendheid en de kwaliteit van de interne controlesystemen die worden toegepast op elke uitvoering van de begroting.
2. De interne controleur oefent zijn functies uit met betrekking tot alle activiteiten en dienstverlening van het communautair orgaan. Hij heeft een volledige en onbeperkte toegang tot alle informatie die hij voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft.
3. De interne controleur brengt verslag uit aan de raad van bestuur en aan de directeur met betrekking tot zijn vaststellingen en aanbevelingen. Hierbij wordt gezorgd voor de follow-up van de aanbevelingen die aansluiten bij de controles.
4. De interne controleur brengt aan het communautair orgaan een jaarverslag uit waarin met name het aantal en de soort uitgeoefende interne controles worden vermeld, naast de nodige aanbevelingen en de aan deze aanbevelingen gegeven gevolgtrekkingen. Dit jaarverslag bevat bovendien de systematische problemen die door de gespecialiseerde instantie zijn vastgesteld, die werd ingesteld overeenkomstig artikel 66, lid 4, van het Financieel Reglement.
5. Het communautair orgaan stelt jaarlijks aan de kwijtingsautoriteit en de Commissie een verslag ter beschikking dat is opgesteld door de directeur van het communautair orgaan, en waarin melding wordt gemaakt van het aantal en de soorten interne audits die zijn uitgevoerd door de interne controleur, de daarbij gevoegde aanbevelingen alsook het gevolg dat aan bedoelde aanbevelingen is gegeven.
Artikel 73
De verantwoordelijkheid van de interne controleur is bij de uitoefening van zijn functies vervat in artikel 87 van het Financieel Reglement.
TITEL V
PLAATSING VAN OVERHEIDSOPDRACHTEN
Artikel 74
Wat betreft het plaatsen van overheidsopdrachten, zijn de desbetreffende bepalingen van het Financieel Reglement alsook de uitvoeringsvoorschriften daarvan van toepassing.
TITEL VI
DOOR HET COMMUNAUTAIR ORGAAN TOEGEKENDE SUBSIDIES
Artikel 75
Wanneer het communautair orgaan subsidies kan verlenen overeenkomstig het bepaalde in zijn oprichtingsbesluit, zijn de desbetreffende bepalingen van het Financieel Reglement alsook de uitvoeringsvoorschriften ervan van toepassing.
TITEL VII
REKENING EN VERANTWOORDING EN BOEKHOUDING
HOOFDSTUK 1
Rekening en verantwoording
Artikel 76
De jaarverslagen van het communautair orgaan omvatten:
a) de financiële staten van het communautair orgaan,
b) de staten betreffende de uitvoering van de begroting van het communautair orgaan.
De rekeningen van het communautair orgaan gaan vergezeld van een verslag over het beheer op begrotings- en financieel gebied van het begrotingsjaar.
Artikel 77
De rekeningen moeten regelmatig, waarheidsgetrouw en volledig zijn alsook een getrouw beeld geven van:
a) wat de financiële staten betreft: de activa, de passiva, de lasten en baten, de rechten en verplichtingen die niet bij de activa en passiva zijn opgenomen, alsmede de kasstromen;
b) wat de staten over de uitvoering van de begroting betreft: de elementen van de uitvoering van de begroting aan ontvangstenzijde en aan uitgavenzijde.
Artikel 78
De financiële staten worden opgemaakt op basis van de algemeen aanvaarde boekhoudbeginselen, zoals zij zijn neergelegd in de voorwaarden voor de tenuitvoerlegging van het Financieel Reglement, te weten:
a) continuïteit van de activiteiten;
b) voorzichtigheid;
c) bestendigheid van de boekhoudmethoden;
d) vergelijkbaarheid van de gegevens;
e) relatief belang;
f) niet-compensatie;
g) het wezen gaat boven de vorm;
h) periodetoerekening per begrotingsjaar.
Artikel 79
1. Volgens het beginsel van de periodetoerekening worden in de financiële staten de lasten en baten van het begrotingsjaar opgenomen, ongeacht de datum van betaling of inning.
2. De waarde van de actief- en passiefbestanddelen wordt bepaald volgens de waarderingsregels die zijn vastgesteld in de in artikel 132 van het Financieel Reglement bedoelde boekhoudmethoden.
Artikel 80
1. De financiële staten zijn uitgedrukt in euro en omvatten:
a) de balans en de economische resultatenrekening die de vermogenssituatie en de financiële situatie alsook het economisch resultaat op 31 december van het voorbije begrotingsjaar weergeven. Zij zijn ingericht volgens de structuur die is vastgesteld in de richtlijn van de Raad betreffende de jaarrekening van bepaalde vennootschapsvormen, doch evenwel met inachtneming van de bijzondere aard van de activiteiten van het communautair orgaan;
b) de tabel van de kasstromen die de inningen en uitbetalingen van het begrotingsjaar, alsook de eindstand weergeeft;
c) de staat van de veranderingen van het eigen vermogen die een gedetailleerd overzicht van de vermeerderingen en verminderingen van elk van de bestanddelen van de vermogensrekeningen in de loop van het begrotingsjaar geeft.
2. De bijlage bij de financiële staten vormt een aanvulling van en becommentarieert de gegevens die zijn verstrekt in de in lid 1 bedoelde staten, en verschaft daarnaast alle aanvullende informatie die door de boekhoudpraktijk is voorgeschreven die op internationaal vlak aanvaard is, wanneer bedoelde informatie pertinent is met betrekking tot de activiteiten van het communautair orgaan.
Artikel 81
De verslagen over de uitvoering van de begroting worden opgesteld in euro. Zij omvatten:
a) de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering, die een samenvatting is van de begrotingsverrichtingen van het begrotingsjaar aan de ontvangsten- en de uitgavenzijde; zij wordt opgesteld volgens dezelfde structuur als de begroting zelf;
b) de bijlage bij de resultatenrekening van de begrotingsuitvoering, die de daarin gegeven informatie aanvult en toelicht.
Artikel 82
De rekenplichtige deelt uiterlijk tegen 1 maart volgende op het afgesloten begrotingsjaar zijn voorlopige rekeningen mede die vergezeld dienen te gaan van het verslag over het begrotings- en financieel beheer van het begrotingsjaar bedoeld in artikel 76 van deze verordening, en wel aan de rekenplichtige van de Commissie, om laatstgenoemde ertoe in staat te stellen over te gaan tot de boekhoudkundige consolidatie zoals bedoeld in artikel 128 van het Financieel Reglement.
Artikel 83
1. Overeenkomstig het bepaalde in artikel 129, lid 1, van het Financieel Reglement formuleert de Rekenkamer uiterlijk tegen 15 juni haar opmerkingen met betrekking tot de voorlopige rekeningen van elke instelling en elk orgaan, zoals bedoeld in artikel 185 van dat Financieel Reglement.
2. Na ontvangst van de door de Rekenkamer geformuleerde opmerkingen betreffende de voorlopige rekeningen van het communautair orgaan stelt de directeur de definitieve rekeningen van het communautair orgaan op onder zijn eigen verantwoordelijkheid, en stuurt die toe aan de raad van bestuur, die over bedoelde rekeningen advies uitbrengt.
3. De directeur zendt bedoelde definitieve rekeningen vergezeld van het advies van de raad van bestuur uiterlijk tegen 1 juli toe die volgt op de afsluiting van het begrotingsjaar, en wel aan de rekenplichtige van de Commissie en aan de Rekenkamer, alsook aan het Europees Parlement en aan de Raad.
4. De definitieve rekeningen van het communautair orgaan worden gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen op 31 oktober volgende op de afsluiting van het begrotingsjaar.
5. De directeur stuurt aan de Rekenkamer een antwoord toe als reactie op de opmerkingen die door de Rekenkamer zijn geformuleerd in het kader van haar jaarverslag, en zulks uiterlijk tegen 30 september.
HOOFDSTUK 2
Boekhouding
Afdeling 1
Gemeenschappelijke bepalingen
Artikel 84
1. De boekhouding van het communautair orgaan is het systeem van ordening van budgettaire en financiële informatie om kwantitatieve gegevens te behandelen, in te delen en te registreren.
2. De boekhouding bestaat uit een algemene boekhouding en een begrotingsboekhouding. Deze boekhoudingen worden per kalenderjaar en in euro gevoerd.
3. Aan het einde van het begrotingsjaar worden de gegevens van de algemene boekhouding en van de begrotingsboekhouding afgesloten met het oog op de opstelling van de in hoofdstuk 1 bedoelde rekeningen.
4. De leden 2 en 3 vormen geen beletsel voor de ordonnateur om een analytische boekhouding te voeren.
Artikel 85
De boekhoudkundige regels en methoden alsook het geharmoniseerd boekhoudplan dat door het communautair orgaan moet worden toegepast, worden door de rekenplichtige van de Commissie vastgesteld overeenkomstig artikel 133 van het Financieel Reglement.
Afdeling 2
Algemene boekhouding
Artikel 86
De algemene boekhouding weerspiegelt op chronologische wijze, en volgens de dubbele methode, de evenementen en handelingen die van invloed zijn op de economische, financiële en vermogenssituatie van het communautair orgaan.
Artikel 87
1. Alle verrichtingen per rekening en de saldi worden in de boekhouding geregistreerd.
2. Iedere boeking, inclusief de boekhoudkundige correcties, worden gestaafd met bewijsstukken waarnaar zij verwijst.
3. Het boekhoudsysteem maakt het mogelijk alle boekingen terug te vinden.
Artikel 88
Na de afsluiting van het begrotingsjaar en tot de datum van overmaking van de definitieve rekeningen gaat de boekhoudkundige van het communautair orgaan over tot de correcties die, zonder tot een betaling of inning voor het begrotingsjaar te leiden, nodig zijn voor een regelmatige, getrouwe en juiste weergave van de rekeningen.
Afdeling 3
Begrotingsboekhouding
Artikel 89
1. De begrotingsboekhouding maakt het mogelijk de uitvoering van de begroting in detail te volgen.
2. Voor de toepassing van lid 1 worden in de begrotingsboekhouding alle handelingen tot uitvoering van de begroting aan de ontvangsten- en uitgavenzijde, zoals bedoeld in titel IV van deze verordening, geregistreerd.
HOOFDSTUK 3
Inventaris van de vaste activa
Artikel 90
1. Het communautair orgaan houdt van alle materiële, immateriële en financiële vaste activa die tot het vermogen van de Gemeenschappen behoren, naar aantal en waarde gespecificeerde inventarislijsten bij volgens het door de rekenplichtige van de Commissie vastgestelde model.
Het communautair orgaan verifieert de overeenstemming tussen de boekhoudbescheiden en de reële gebeurtenissen.
2. Verkoop van roerende goederen wordt op een daartoe geëigende wijze bekendgemaakt.
TITEL VIII
EXTERNE CONTROLE EN KWIJTING
HOOFDSTUK 1
Externe controle
Artikel 91
De Rekenkamer onderzoekt de rekeningen van het communautair orgaan overeenkomstig artikel 248 van het EG-Verdrag.
Artikel 92
1. Het communautair orgaan deelt de Rekenkamer de definitief vastgestelde begroting mede. Het stelt de Rekenkamer zo spoedig mogelijk op de hoogte van al zijn besluiten en al zijn handelingen in het kader van de artikelen 10, 14, 19 en 23.
2. Het communautair orgaan zendt de Rekenkamer de financiële regeling toe die het vaststelt.
3. De Rekenkamer wordt in kennis gesteld van de aanwijzing van ordonnateurs, interne controleurs, rekenplichtigen en beheerders van gelden ter goede rekening alsmede van de delegaties krachtens artikel 34, artikel 43, leden 1 en 4, en artikel 44.
Artikel 93
De door de Rekenkamer uitgevoerde controle is gebaseerd op de artikelen 139 tot en met 144 van het Financieel Reglement.
HOOFDSTUK 2
Kwijting
Artikel 94
1. Het Europees Parlement verleent op aanbeveling van de Raad vóór 30 april van het jaar n + 2 aan de directeur kwijting inzake de uitvoering van de begroting van het jaar n.
2. Indien de in lid 1 bedoelde datum niet in acht kan worden genomen, deelt het Europees Parlement of de Raad de directeur de redenen mede waarom het besluit moest worden uitgesteld.
3. Ingeval het Europees Parlement het besluit waarbij kwijting wordt verleend uitstelt, tracht de directeur zo spoedig mogelijk maatregelen te treffen om de factoren die dat besluit in de weg staan, op te heffen.
Artikel 95
1. Het kwijtingsbesluit betreft de rekeningen van alle ontvangsten en uitgaven van het communautair orgaan, alsmede het saldo dat daaruit resulteert, naast de in de financiële balans beschreven activa en passiva van het communautair orgaan.
2. Met het oog op het verlenen van de kwijting onderzoekt het Europees Parlement, na de Raad, de rekeningen, de staten en de financiële balansen van het communautair orgaan. Tevens onderzoekt het het jaarverslag van de Rekenkamer met de antwoorden van de directeur van het communautair orgaan, alsmede zijn pertinente speciale verslagen, zulks met betrekking tot het betrokken begrotingsjaar, alsook zijn betrouwbaarheidsverklaring inzake de rekeningen en de wettigheid en de regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen.
3. De directeur legt aan het Europees Parlement op verzoek daarvan en op dezelfde wijze als bepaald in artikel 146, lid 3, van het Financieel Reglement, alle informatie voor die nodig is voor het goede verloop van de kwijtingsprocedure van het betrokken begrotingsjaar.
Artikel 96
1. De directeur stelt alles in het werk om gevolg te geven aan de op- en aanmerkingen die zijn vervat in het kwijtingsbesluit van het Europees Parlement alsook de op- en aanmerkingen die zijn vervat in de door de Raad goedgekeurde kwijtingsaanbeveling.
2. Op verzoek van het Europees Parlement of de Raad brengt de directeur verslag uit over de maatregelen die zijn getroffen in aansluiting op deze op- en aanmerkingen. Hij stuurt de Commissie en de Rekenkamer een exemplaar van dit verslag toe.
TITEL IX
OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN
Artikel 97
De in artikel 84 bedoelde termijnen gelden voor de eerste keer voor het begrotingsjaar 2005.
Voor eerdere begrotingsjaren zijn deze termijnen:
a) 15 september voor artikel 83, lid 3,
b) 30 november voor artikel 83, lid 4,
c) 31 oktober voor artikel 83, lid 5.
Artikel 98
Wat betreft de begrotingsaangelegenheden die tot hun respectieve bevoegdheden behoren, zijn het Europees Parlement, de Raad en de Commissie gemachtigd om alle nodige gegevens en rechtvaardigingen te verkrijgen.
Artikel 99
De raad van bestuur stelt, op voorstel van de directeur, zonodig de wijze van uitvoering van de financiële regeling van het communautair orgaan vast.
Artikel 100
Na de inwerkingtreding van deze verordening is elk in artikel 185 van het Financieel Reglement bedoeld orgaan verplicht een nieuwe financiële regeling vast te stellen met het oog op de inwerkingtreding hiervan op 1 januari 2003 en in ieder geval binnen zes maanden te rekenen vanaf de dag waarbinnen het binnen de werkingssfeer valt van bedoeld artikel 185, zulks in aansluiting op de toekenning van een subsidie die in de algemene begroting is opgevoerd.
Artikel 101
Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 23 december 2002.