РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 5 март 2008 година
за определяне на правилата за изпълнение на Решение № 575/2007/EО на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008-2013 г. като част от oбщата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ относно системите за управление и контрол на държавите-членки, правилата за административно и финансово управление и допустимостта на разходите по проекти, съфинансирани от фонда
(нотифицирано под номер С(2008) 796)
(само текстовете на английски, български, гръцки, естонски, испански, италиански, латвийски, литовски, малтийски, немски, нидерландски, полски, португалски, румънски, словашки, словенски, унгарски, фински, френски, чешки и шведски език са автентични)
(2008/458/ЕО)
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Решение № 575/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 23 май 2007 г. за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008-2013 г. като част от общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ (1), и по-специално член 23, член 31, параграф 5, член 33, параграф 6 и член 35, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Необходимо е да се определят условията, при които държавите-членки изпълняват дейностите в рамките на фонда, и по-специално да се идентифицира при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява пряко проектите. Следва да се изготвят по-нататъшни разпоредби и за упълномощените органи.
(2)
Необходимо е да се определи списък с процедури и/или практически условия, които различните органи, определени да работят за фонда, следва да изготвят и спазват при неговото изпълнение.
(3)
Необходимо е да се определят задълженията, които отговорните органи имат по отношение на крайните бенефициери в етапа, водещ до подбор и одобряване на проектите, подлежащи на финансиране, и по отношение на аспектите, които трябва да се включат в проверките на декларираните разходи от крайния бенефициер и/или от партньорите в проекта, включително административните проверки на исканията за възстановяване на разходите и проверките на място на отделни проекти.
(4)
За да се гарантира правилното одитиране на разходите в рамките на годишните програми, е необходимо да се определят критериите, на които да отговарят одитните пътеки, за да бъдат счетени за достатъчни.
(5)
Одитите на проектите и системите се извършват под отговорността на одитния орган. За да се гарантира, че одитите предлагат подходящ обхват и ефективност и се извършват съобразно с едни и същи стандарти във всички държави-членки, е необходимо да се определят условията, на които одитите следва да отговарят, включително и основата за пробни анализи.
(6)
Заедно с многогодишната си програма държавите-членки трябва да представят на Комисията описание на техните системи за управление и контрол. Тъй като този документ е една от главните основи, на които Комисията разчита в контекста на общото управление на бюджета на Общността, за да определи дали съответната финансова помощ се използва от държавите-членки съгласно приложимите правила и принципи за защита на финансовите интереси на Общността, е необходимо подробно да се определи информацията, която този документ трябва да съдържа.
(7)
С цел хармонизиране на стандартите за програмиране, проследяване на приложението на фонда, одитиране и сертифициране на разходите, е необходимо да се определи ясно съдържанието на многогодишната програма, годишната програма, доклада за напредък, окончателния доклад, исканията за плащания, както и одитната стратегия, годишния одитен доклад, декларацията за утвърждаване и сертифицирането на разходите.
(8)
Тъй като от държавите-членки се изисква да докладват и наблюдават нередностите и да възстановяват неправомерно изплатени суми в рамките на финансирането от фонда, е необходимо да се определят изискванията за данните, изпращани на Комисията.
(9)
Опитът показва, че гражданите на Европейския съюз не осъзнават достатъчно ролята, която играе Общността при финансиране на програми. Следователно е уместно да се определят подробно мерките за информиране и публичност, които се налагат с оглед на запълване на липсата на комуникация и информация.
(10)
С цел да се гарантира широкото разпространение на информацията относно възможностите за финансиране сред заинтересованите страни и в търсенето на прозрачност, би било целесъобразно определянето на минималните мерки за информиране на потенциалните крайни бенефициери относно възможностите за финансиране, предлагани съвместно от Общността и държавите-членки чрез фонда. За да се повиши прозрачността при прилагането на фонда, е целесъобразно да бъдат публикувани списъкът на крайните бенефициери, наименованията на проектите и размерът на публични средства, отредени за финансиране на проекти.
(11)
Във връзка с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на физическите лица при обработването на лични данни (2) и за свободното движение на тези данни и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и относно свободното движение на такива данни (3), е необходимо да се осигури, във връзка с мерките за информиране и публичност и одитната работа в рамките на това решение, предотвратяването от страна на Комисията и държавите-членки на всяко неразрешено оповестяване на или достъп до лични данни, както и уточняване за какви цели Комисията и държавите-членки имат право да обработват такива данни.
(12)
Използването на електронни средства за обмен на информация и финансови данни между държавите-членки и Комисията води до опростяване, по-голяма ефективност, прозрачност и икономия на време. За да се капитализират напълно тези предимства едновременно със запазване на сигурността на обмена, може да бъде създадена една обща компютризирана информационна система на Комисията.
(13)
За да се осигури ефективно прилагане на фонда в държавите-членки в съответствие с принципите на разумното финансово управление, следва да се приеме серия от общи правила за допустимостта на разходите от фонда. С цел намаляване на административната тежест за крайните бенефициери и определените органи, при известни условия следва да е допустимо определянето на единни ставки за непреките разходи.
(14)
В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Обединеното кралство е обвързано с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.
(15)
В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност Ирландия е обвързана с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.
(16)
В съответствие с член 2 от Протокола за позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не е обвързана с това решение и не го прилага.
(17)
Мерките, предвидени в настоящото решение, са в съответствие със становището на Управителния комитет на фонда,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
СЪДЪРЖАНИЕ
Част I
Въведение
Глава I
Предмет и определения
Член 1
Предмет
Член 2
Определения
Част II
Общи разпоредби за четирите фонда
Глава 1
Определени органи
Член 3
Общи органи
Член 4
Упълномощен орган
Член 5
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Глава 2
Системи за управление и контрол
Член 6
Процедурен наръчник
Член 7
Изпълнение на дейностите на фонда от отговорния органи
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
Член 9
Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
Член 10
Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
Член 11
Договори за изпълнение
Член 12
Определяне на окончателния размер на приноса на Общността
Член 13
Техническа помощ
Член 14
Разходи за техническа помощ в случай на общ орган
Член 15
Проверки от отговорния орган
Член 16
Одитна пътека
Член 17
Одити на системи и одити на проекти
Член 18
Проверки от сертифициращия орган
Глава 3
Информация, която трябва да се представи относно използването на фонда
Член 19
Принцип на пропорционалност
Член 20
Описание на системите за управление и контрол
Член 21
Изменение на описанието на системите за управление и контрол
Член 22
Програмни документи
Член 23
Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми
Член 24
Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми
Член 25
Документи, съставяни от одитния орган
Член 26
Документи, съставяни от сертифициращия орган
Глава 4
Докладване на нередности
Член 27
Начално докладване - дерогации
Член 28
Докладване на последващи действия - отказ на възстанoвяване
Член 29
Контакти с държавите-членки
Член 30
Използване на информацията
Глава 5
Информиране и публичност
Член 31
Информация за потенциални крайни бенефициери
Член 32
Информация за крайните бенефициери
Член 33
Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост
Член 34
Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост
Член 35
Технически характеристики на информацията и публичността за действието
Глава 6
Лични данни
Член 36
Защита на личните данни
Глава 7
Електронен обмен на документи
Член 37
Електронен обмен на документи
Член 38
Компютърна система за обмен на документи
Част III
Специфични разпоредби за Европейския фонд за връщане
Глава 1
Правила за допустимост
Член 39
Правила за допустимост
Част IV
Заключителни разпоредби
Член 40
Адресати
ПРИЛОЖЕНИЯ
ЧАСТ I
ВЪВЕДЕНИЕ
ГЛАВА I
Предмет и определения
Член 1
Предмет
1. Настоящото решение определя правила за прилагане на фонда по отношение на:
а)
определените органи;
б)
системите за управление и контрол;
в)
информацията, която следва да се представи от държавите-членки на Комисията относно прилагането на фонда;
г)
докладването на нередности;
д)
информирането и публичността;
е)
личните данни;
ж)
електронния обмен на документи.
2. Разпоредбите, изложени по-долу, се прилагат без да се нарушава Регламент (Eвратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета от 11 ноември 1996 г. относно контрола и проверките на място, извършвани от Комисията за защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измами и други нередности (4).
Член 2
Определения
За целите на това решение се прилагат следните определения:
-
„основен акт“: Решение № 575/2007/EO;
-
„фонд“: Европейският фонд за връщане, както е създаден от основния акт;
-
„четири фонда“: Европейският фонд за бежанците, Фондът за външни граници, Европейският фонд за връщане и Европейският фонд за интеграция на граждани на трети страни, както са създадени от Решение № 573/2007/EО (5), Решение № 574/2007/EО (6), Решение № 575/2007/EО на Европейския парламент и на Съвета и Решение 2007/435/EО (7) като част от Общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“;
-
„отговорен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква а) от основния акт;
-
„сертифициращ орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1 , буква б) от основния акт;
-
„одитен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква в) от основния акт;
-
„упълномощен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква г) от основния акт;
-
„определени органи“: всички органи, посочени от държавата-членка в член 25 от основния акт;
-
„дейност“: дейност в рамките на фонда съгласно посоченото в член 4 от основния акт;
-
„проект“: специфични практически средства, използвани за изпълнение на всички или част от дейностите от крайните бенефициери на помощите;
-
„краен бенефициер“: юридическото лице, отговорно за изпълнение на проекти като НПО, федерални, национални, регионални или местни власти, други нестопански организации, частни или публични компании или международни организации;
-
„партньор в проекта“: всяко юридическо лице, което изпълнява проект в сътрудничество с краен бенефициер като осигурява ресурси за проекта и като получава част от вноската на Общността чрез крайния бенефициер;
-
„стратегически насоки“: рамката за интервенция от страна на фонда съгласно Решение 2007/837/ЕО на Комисията (8);
-
„приоритет“: набор от дейности, определени като приоритет в стратегическите насоки;
-
„специфичен приоритет“: набор от дейности, определени като специфичен приоритет в стратегическите насоки, позволяващи съфинансиране на по-висок процент, в съответствие с член 15, параграф 4 от основния акт;
-
„първоначално разкриване на нередности по административен и съдебен ред“: първата писмена оценка от компетентен орган, независимо дали е административен или съдебен, с която се установява въз основа на конкретни факти, че е допусната нередност, без да се накърнява възможността това заключение да бъде преразгледано или оттеглено впоследствие, в хода на развитието на административното или съдебното производство;
-
„нередност“: всяко нарушение на разпоредба от законодателството на Общността, произтичащо от действие или бездействие на икономически оператор, което има или би имало ефекта на щета върху общия бюджет на Европейския съюз чрез натоварване на общия бюджет с неоправдан разход;
-
„подозрение за измама“: нередност, която води до започване на административно или съдебно производство на национално равнище, с цел да се установи съществуването на умишлено поведение, по-специално измама, така както е посочено в член 1, параграф 1, буква а) от Конвенцията относно защитата на финансовите интереси на Европейските общности, свставена на основание на член К.3 от Договора за Европейския съюз (9);
-
„несъстоятелност“: процедура по обявяване на несъстоятелност по смисъла на член 2, буква a) от Регламент (ЕО) № 1346/2000 на Съвета (10);
-
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“: споразумение или равностойна форма на правен инструмент, въз основа на който държавите-членки осигуряват безвъзмездни средства на крайния бенефициер с цел изпълнение на проекта в рамките на фонда.
ЧАСТ II
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЧЕТИРИТЕ ФОНДА
ГЛАВА 1
Определени органи
Член 3
Общи органи
Държавите-членки могат да определят един и същи отговорен орган, одитен орган или сертифициращ орган за два или повече от четирите фонда.
Член 4
Упълномощен орган
1. Всяко делегиране на задачи е в съответствие с принципа на разумното финансово управление, който изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и осигурява съобразяване с принципа на недискриминация и видимост на финансирането на Общността. Делегирането на изпълнителни задачи не може да поражда конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган и подробните процедури за изпълнение на делегираните задачи се представят официално в писмена форма.
Актът на упълномощаване включва най-малко:
а)
позовавания на съответното законодателство на Общността;
б)
задачата, поверена на упълномощения орган;
в)
правата и задълженията на упълномощения орган и отговорностите, които той поема;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и да поддържа организационна структура и система за управление и контрол, адаптирани към изпълнението на неговите задължения;
д)
осигуряване на гаранции относно разумното финансово управление, законосъобразността и правомерността на делегираните задачи.
3. Поддържането на комуникация с Комисията, посочено в член 25, параграф 1, буква a) на основния акт, не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е държавна администрация или институция, подчинена на частното право на държавата-членка, която изпълнява мисия в служба на обществото, отговорният орган не може да делегира на този орган никакви изпълнителни правомощия, когато те налагат висока степен на преценка, предполагаща политически избор.
5. Делегирането на задачи на упълномощените органи не засяга отговорността на отговорния орган, който остава отговорен за задачите, които е делегирал.
6. В случаи, когато отговорният орган е делегирал задачи на упълномощения орган, всички разпоредби на настоящото решение относно отговорния орган се прилагат mutatis mutandis към упълномощения орган.
Член 5
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Определените органи могат да възлагат някои от задачите на външни изпълнители, но те остават отговорни за тези задачи в съответствие с отговорностите, определени в членове 27, 29 и 30 от основния акт.
ГЛАВА 2
Системи за управление и контрол
Член 6
Процедурен наръчник
В съответствие с член 31, параграф 2 от основния акт и като се има предвид принципът за пропорционалност, държавите-членки изготвят наръчник, определящ процедури и практически условия относно:
а)
функционирането на определените органи;
б)
условията и реда, гарантиращи подходящо разделение на функциите;
в)
където е уместно, мониторинга на упълномощените органи и на задачите, възложени на външни изпълнители;
г)
създаването на многогодишни и годишни програми;
д)
създаването на одитна стратегия и на годишни одитни планове;
е)
подбора на проекти, отпускането на безвъзмездни средства, мониторинга и финансовото управление на проектите;
ж)
управлението на нередностите, финансовите корекции и възстановяването на суми;
з)
подготовката и изпълнението на одитни мисии;
и)
съставянето на одитни доклади и декларации;
й)
сертифицирането на разходи;
к)
оценката на програмата;
л)
отчитането пред Комисията;
м)
одитната пътека.
Член 7
Изпълнение на дейностите на фонда от отговорния орган
1. За изпълнение на дейностите на фонда отговорният орган може да действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, и/или като изпълнителен орган.
2. Отговорният орган действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, в случаите, когато изпълнява проектите като правило въз основа на открити годишни покани за подаване на предложения.
Нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган могат да кандидатстват в отговор на тези покани за набиране на предложения.
В надлежно обосновани случаи, включващи продължение на многогодишни проекти в съответствие с член 15, параграф 6 от основния акт, които са били избрани след предишна покана за подаване на предложения или в спешни ситуации, безвъзмездните средства могат да се отпускат без покана за подаване на предложения.
3. Отговорният орган действа като изпълнителен орган в случаи, в които решава пряко да изпълни проектите, защото техните характеристики не предоставят избор по отношение на изпълнението им, като в случаите на de jure монополни ситуации или по причини на сигурност. В тези случаи правилата относно крайния бенефициер се прилагат mutatis mutandis към отговорния орган.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Причините, довели до това отговорният орган да действа като изпълнителен орган за осъществяване на проектите, се определят и съобщават на Комисията в рамките на съответната годишна програма.
2. При изпълнение на проектите отговорният орган гарантира прилагането на принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликти на интереси.
3. Отговорният орган може да изпълнява проектите, определени в съответствие с член 7, параграф 3, пряко и/или в съдружие с който и да е национален орган, който е компетентен предвид техническия си опит, високата степен на специализация или административните си пълномощия. Главните национални органи, участващи в изпълнението, също се идентифицират в съответната годишна програма.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на фонда съдържа необходимата информация за мониторинг на съфинансираните продукти или услуги и за проверка на извършените разходи. Всички съответни разпоредби, посочени в член 10, параграф 2 за споразумение за отпускане на безвъзмездни средства, се уточняват в еквивалентна форма на правен инструмент.
5. Окончателният доклад за изпълнението на годишната програма включва информация за приложените процедури и практики за гарантиране на адекватно разделение на функциите, ефективен контрол и задоволителна защита на финансовите интереси на Европейските общности и дава обяснения как са били избегнати конфликтите на интереси.
6. Когато се очаква отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда:
а)
одитният орган не следва да е част от същия орган като отговорният орган, освен когато неговата одитна независимост е гарантирана и той се отчита и на друг орган извън органа, от който той и отговорният орган са част;
б)
задачите на отговорния орган съгласно посоченото в член 27 на основния акт не се променят когато отговорният орган също е пряк изпълнител на проекти.
7. Когато се очаква упълномощеният орган да бъде изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда, този упълномощен орган не може да бъде единственият краен бенефициер на бюджетните кредити, които той е бил упълномощен да управлява.
Член 9
Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за подаване на предложения, определени в член 7, параграф 2, се публикуват по начин, който гарантира максимална публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка промяна в съдържанието на поканите за подаване на предложения също се публикува при същите условия.
В поканите за подаване на предложения се определят:
а)
целите;
б)
критериите за подбор, които са в съответствие с член 15, параграф 5 на основния акт, и съответните подкрепящи документи;
в)
условията и реда за финансирането от Общността и, ако е приложимо, за националното финансиране;
г)
условията и реда и крайната дата за представяне на предложения.
2. За целите на подбора на проекти и отпускане на безвъзмездни средства отговорният орган осигурява информирането на потенциалните бенефициери за следните специфични условия, отнасящи се до проектите за изпълнение:
а)
правилата за допустимост на разходите;
б)
крайният срок за изпълнение; както и
в)
финансовата и друга информация, която следва да се съхранява и предава.
Преди да се вземе решение за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че крайният бенефициер и/или партньорите по проекта имат капацитета да изпълнят тези условия.
3. Отговорният орган гарантира, че проектите, на които са отпуснати безвъзмездни средства, са били подложени на официален, технически и бюджетен анализ и качествена оценка като се прилагат критериите, описани в поканата за подаване на предложения. Причините за отхвърляне на останалите проекти трябва да се документират.
4. Държавите-членки определят кой има пълномощия за възлагане на проекти и гарантират, че конфликтите на интереси са избегнати във всички случаи, и по-специално когато кандидатите са национални органи.
5. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва най-малко името на крайния бенефициер и/или на партньорите по проекта, съществените данни за проекта и неговите оперативни цели, максималният размер на съфинансиране от фонда и максималният процент на съфинансиране от общите допустими разходи.
6. На всеки кандидат се изпраща писмена информация за резултатите от процеса на подбор, съдържаща обяснение на решенията при подбора. Отбелязва се съответната процедура за преразглеждане, в случай че е предвидена в националното законодателство.
Член 10
Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Отговорният орган определя подробни процедури за управление на проекта, включващи, inter alia:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с избраните крайни бенефициери;
б)
проследяване на споразуменията и всяка промяна към тях чрез създаване на система за административен мониторинг на проекти (обмен на кореспонденция, съставяне и мониторинг на промени и писма за напомняне, получаване и обработка на отчети и т.н.).
2. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства посочват, inter alia:
а)
максималната сума на безвъзмездните средства;
б)
максималния процент на приноса на Общността в съответствие с член 15, параграф 4 от основния акт;
в)
подробно описание и график на дейностите на подкрепяния проект;
г)
ако е приложимо, частта от задачите и свързаните с тях разходи, които крайният бенефициер възнамерява да възложи за подизпълнение на трети страни;
д)
съгласувания предварителен бюджет и финансов план за проекта, включително фиксирания процент на непреки разходи, съгласно посоченото в приложение ХI относно правилата за допустимост на разходите;
е)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението (задължения за отчитане, промени и приключване);
ж)
оперативните цели на проекта и показателите, които следва да се използват;
з)
определението на допустимите разходи;
и)
условията, отнасящи се до изплащането на безвъзмездните средства и счетоводните изисквания;
й)
условията, отнасящи се до одитната пътека;
к)
съответните разпоредби, отнасящи се до защитата на данните;
л)
съответните разпоредби, отнасящи се до публичността.
3. Ако е уместно, крайните бенефициери гарантират, че всички партньори по проекта имат същите задължения като тях. Партньорите ангажират своята отговорност чрез крайния бенефициер, който в крайна сметка остава отговорен за спазването на договорните условия от самия него и от всички партньори по проекта.
Крайните бенефициери съхраняват заверени копия на счетоводните документи, оправдаващи приходите и разходите, извършени от партньорите във връзка със съответния проект.
4. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства предвиждат изрично Комисията и Сметната палата да упражнят своите контролни правомощия, въз основа на документи и на място, върху всички крайни бенефициери, партньори по проекта и подизпълнители.
Член 11
Договори за изпълнение
Без да накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, в споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства се посочва, че при изпълнение на проектите крайните бенефициери и/или партньорите по проекта възлагат договори за поръчка в резултат на тръжна процедура, на офертата, предлагаща най-добра стойност за вложените средства, и че следва да се вземат мерки за избягване на конфликти на интереси. Все пак без да се накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, договори на стойност по-малка от 5 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на единствена оферта без покана за търг.
Член 12
Определяне на окончателния размер на приноса на Общността
За изчисляване на окончателното плащане на крайния бенефициер общият размер на приноса на Общността за всеки проект е най-ниската от следните три суми:
а)
максималната сума, посочена в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства;
б)
максималното съфинансиране, което се получава от умножаване на общия размер на допустимите разходи за съответния проект по процента, посочен в член 15, параграф 4 от основния акт (т.е. 50 % или 75 %); както и
в)
сумата, която се получава от прилагане на принципа за недопускане на печалба съгласно посоченото в точка I.3.3 от приложение ХI.
Член 13
Техническа помощ
1. Техническата помощ по инициатива на Комисията съгласно посоченото в член 16 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.
2. Техническата помощ по инициатива на държавите-членки съгласно посоченото в член 17 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.
3. Техническата помощ по инициатива на Комисията или държавите-членки може да приеме формата на договори за обществена поръчка, хонорари за експерти и/или всякакви административни разходи предмет на правилата за допустимост, посочени в част III, глава 1.
Член 14
Разходи за техническа помощ в случай на общ орган
1. Когато един или повече от определените органи са общи за два или повече от четирите фонда, бюджетните кредити за разходите за техническа помощ за всяка от съответните годишни програми могат да се слеят частично или цялостно.
2. Разходите за техническа помощ се разпределят между съответните фондове, за предпочитане въз основа на прости формули за представителна пропорционалност. Приложението на формулите не води до никакво увеличение на максималната сума на разходите за техническа помощ за всяка годишна програма.
Член 15
Проверки от отговорния орган
1. Проверките, които трябва да се извършат от или под ръководството на отговорния орган по член 27, параграф 1, буква ж) от основния акт, включват съответно административни, финансови, технически и физически аспекти на проектите.
Проверките гарантират, че декларираните разходи са реални и оправдани за целта на проекта, че одобрените проекти са изпълнени в съответствие със споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, че приносът на Общността е в съответствие с правилата, и по-специално тези относно финансовата структура, посочена в член 15 от основния акт, че исканията за възстановяване на средства от крайния бенефициер са точни и проектите и разходите са в съответствие с правилата на Общността и националните правила и избягват дублиране на финансирането на разходите с други национални схеми или такива на Общността, както и през други програмни периоди.
Освен това проверките включват:
а)
административни и финансови проверки на всяко искане за възстановяване на разходи, изпратена от крайните бенефициери;
б)
проверки, най-малко на представителна извадка от оправдателните документи, покриващи всички линии на бюджета, приложен към споразумението за безвъзмездни средства, на уместността, точността и допустимостта на разходите, приходите и разходите, покрити от прехвърлени приходи, декларирани от крайните бенефициери;
в)
проверки на място на отделни проекти, базиращи се най-малко на извадка, представляваща подходяща комбинация от типове и размери проекти, която взема предвид всички вече идентифицирани рискови фактори, за да се постигне обоснована гаранция за законосъобразността и правомерността на подчинените им транзакции, свързани с нивото на риск, идентифицирано от отговорния орган.
Проверките, посочени в букви а) и б), не трябва да се извършват, ако на крайния бенефициер е наложено задължение да представи одитен сертификат от независим одитор, който включва всички аспекти, отбелязани в букви а) и б).
2. От всяка проверка се пазят писмени документи, указващи извършената работа, датата, резултатите и взетите мерки в отговор на констатираните грешки. Отговорният орган гарантира всички оправдателни документи, отнасящи се до извършените проверки, да се съхраняват на разположение за Комисията и Сметната палата за период от пет години след приключване на проекта. Този период се прекъсва в случай на съдебно производство или при надлежно обосновано искане на Комисията.
3. В случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган в рамките на годишната програма, съгласно посоченото в член 7, параграф 3, проверките, указани в параграф 1, се изпълняват в съответствие с принципа на адекватното разделение на функциите.
Член 16
Одитна пътека
1. По смисъла на член 27, параграф 1, буква к) от основния акт одитната пътека се счита за подходяща, ако отговаря на следните критерии:
а)
дава възможност за съгласуване на сертифицираните от Комисията суми с подробните счетоводни отчети и оправдателни документи, с които разполагат сертифициращият орган, отговорният орган, упълномощените органи и крайните бенефициери на проекти, съфинансирани в рамките на фонда;
б)
дава възможност да се провери изплащането на публичния принос на крайния бенефициер, разпределението и трансфера на финансирането от Общността, предоставено в рамките на фонда, и източниците на съфинансиране на проекта;
в)
позволява да се провери приложението на критериите за подбор, установени за годишната програма;
г)
съдържа по отношение на всеки проект, когато е уместно, техническите спецификации и плана за финансиране, документи, свързани с одобряването на безвъзмездните средства, документи, свързани с процедурите за обществени поръчки, и доклади за проведените проверки и одити.
2. Отговорният орган гарантира съхранението на информацията относно местонахождението на всички документи, свързани с конкретните плащания, извършени в рамките на фонда.
Член 17
Одити на системи и одити на проекти
1. Одитите, споменати в член 30, параграф 1, букви а) и б) от основния акт се извършват върху системите за управление и контрол, създадени от държавите-членки и върху извадка от проекти, подбрани чрез метод, одобрен от одитния орган.
Методът на извадката:
а)
включва подходяща комбинация от видове и размери на проекти;
б)
взема предвид всички рискови фактори, които са определят от националните контролните органи или тези на Общността и аспектите разходи-ползи на проверките.
Извадката включва също проекти, изпълнявани от отговорния орган, действащ като изпълнителен орган, най-малко на пропорционална основа.
Методът, използван за избор на извадка, се документира.
2. Одитът на системите за управление и контрол включва всеки от следните процеси най-малко веднъж преди 2013 година: програмиране, делегиране на задачи, подбор и отпускане на безвъзмездните средства, наблюдение на проектите, изплащане, сертифициране на разходите, отчитане пред Комисията, откриване и коригиране на потенциални нередности и оценка на програмите.
3. Одитите на проекти се извършват на място въз основа на документация и отчети, представени от крайния бенефициер и/или партньорите на проекта. Одитите проверяват дали:
а)
проектът отговаря на критериите за подбор за годишната програма, дали е изпълнен в съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и изпълнява всички приложими условия относно неговата функционалност и използване или целите, които трябва да се достигнат;
б)
декларираните разходи съответстват на счетоводните отчети и оправдателните документи, представени от крайния бенефициер и/или от партньорите по проекта, и тези отчети съответстват на оправдателните документи, пазени от отговорния орган или който и да е упълномощен орган;
в)
разходните пера съответстват на изискванията за допустимост съгласно приложение ХI, на изискванията, определени по време на националната процедура за подбор, на условията на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и на действително извършените дейности, както и, когато е уместно, на други национални правила или такива на Общността;
г)
ползването или предвиденото ползване на проекта е в съгласие с целите, действията или мерките съгласно членове 2, 3, 4, 5 и 17 от основния акт и, където е приложимо, включва целевото население;
д)
общественият или частен принос е бил изплатен на крайния бенефициер в съответствие с член 15, параграф 2 от основния акт;
е)
има надеждна одитна пътека;
ж)
няма конфликти на интереси и е постигната оптимална стойност за вложените средства, по-специално в частност в случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган на проекта.
4. За целите на член 30, параграф 1, буква б) от основния акт единствено разходите, попадащи в обсега на одита съгласно параграф 3, се отчитат в сумата на одитираните разходи. Ако одитът се извършва преди приключването на проекта, единствено действително одитираните разходи се вземат предвид за изчисляване на процента на включване.
5. Когато има вероятност установените проблеми да са от системен характер и следователно могат да доведат до рискове за други проекти, одитният орган следи за провеждането на допълнителен преглед, включително допълнителни одити, когато е необходимо, с цел да се установи мащабът на такива проблеми. Съответните органи предприемат необходимите превантивни и коригиращи мерки.
6. Одитният орган прави заключения на основата на резултатите от одитите, отнасящи се до декларираните пред Комисията разходи, и ги предоставя на Комисията в годишния одиторски доклад. За годишни програми, за които процентът на грешки надхвърля значимия праг от 2 % от приноса на Общността, одитният орган анализира значимостта на тази грешка и предприема необходимите мерки, включително формулира подходящи препоръки, които се съобщават в годишния одиторски доклад.
Член 18
Проверки от сертифициращия орган
1. Когато одитният орган дава становище с резерви или отрицателно одиторско становище за функционирането на системите за управление и контрол, сертифициращият орган проверява дали тази информация е изпратена до Комисията. Той следи също и за осъществяването на надежден план за действие от отговорния орган за възстановяване на ефективно функциониращи системи за управление и контрол и за оценка на въздействието на неправилното функциониране върху декларирането на разходите.
2. Ако искането за плащане или заявлението за възстановяване на средства не се завери от одитния орган за окончателния доклад относно изпълнението на годишната програма, сертифициращият орган следи за незабавно съставяне на правилно искане за плащане или заявление за възстановяване на средствата.
ГЛАВА 3
Информация, която трябва да се представи относно използването на фонда
Член 19
Принцип на пропорционалност
1. Съгласно член 10, параграф 2 от основния акт степента, до която наличната информация за използването на фонда в държава-членка се предава на Комисията в документите, посочени в тази глава, може да е пропорционална на размера от приноса на Общността, предназначен за съответната държава-членка, и при необходимост тази информация може да се предостави в обобщена форма.
2. Въпреки това по искане на Комисията държавата-членка все пак предоставя по- подробна информация. Ако е необходимо, Комисията може да изиска тази информация, за да може Комисията да изпълни ефективно своите задължения съгласно основния акт и Финансовия регламент.
Член 20
Описание на системите за управление и контрол
1. Описанието на системите за управление и контрол, посочени в член 31, параграф 4 и член 32, параграф 2 от основния акт, се представя в съответствие с образеца в приложение I.
2. Отговорният орган утвърждава описанието на системите, прилагани от всеки упълномощен орган. Всеки от определените органи потвърждава точността на описанието на системите за управление и контрол, която е в неговата компетентност. Освен това одитния орган също потвърждава пълнотата на описанието.
3. При разглеждане на описанието Комисията може да изиска разяснения и да предложи мерки за привеждане в съответствие с разпоредбите, определени в основния акт. Ако е необходимо, могат да бъдат проведени посещения на място от служители на Комисията или упълномощени нейни представители
4. Ако отговорният орган е един и същ за два или повече от четирите фонда или когато за два или повече от фондовете се прилагат общи системи, може да се представи описание на общите системи за управление и контрол, разясняващо, където е приложимо, всички специфични характеристики.
Член 21
Изменение на описанието на системите за управление и контрол
1. Отговорният орган:
а)
докладва дали са направени промени в системите за управление и контрол при представяне на проекта за годишна програма;
б)
уведомява Комисията за всяка съществена промяна най-късно веднага след като такава промяна е извършена;
в)
по искане на Комисията осигурява преразгледано описание в случай на многобройни съществени промени.
2. Съществени промени са промени, които вероятно могат да окажат въздействие върху разделението на функциите, върху ефективността на механизмите на подбор, отпускане, контрол и плащане и върху комуникацията с Комисията. Те включват по-специално промени в един от определените органи, в счетоводната система и в процесите на плащане и сертифициране.
3. Изменението на системите за управление и контрол следва същата процедура, установена в член 20.
Член 22
Програмни документи
1. Държавите-членки представят на Комисията многогодишна програма, посочена в член 19 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение II.
2. Държавите-членки представят на Комисията годишните програми, посочени в член 21 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение III.
3. Финансовите планове, свързани с многогодишната програма, представят разпределение на бюджетните суми по приоритети, както са определени в стратегическите насоки.
Финансовите планове, свързани с годишните програми, представят разпределение на бюджетните суми по категории и дейности, както са посочени в член 4 от основния акт, с позоваване на приоритетите.
Член 23
Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми
1. За да се преразгледа годишната програма, одобрена от Комисията съгласно член 21, параграф 5 от основния акт, съответната държава-членка представя на Комисията променен проект за годишна програма преди 1 май на годината, следваща референтната година. Комисията разглежда и възможно най-скоро одобрява променената програма в съответствие с процедурата, посочена в член 21, параграф 5 от основния акт.
2. Промените на финансовото разпределение без преразглеждане на годишната програма съгласно параграф 1 не трябва да превишават 10 % от общия принос на фонда и са позволени единствено при обстоятелства, оправдани от причини извън контрола на отговорния орган. Подходящо обяснение на всички такива промени се предоставя в доклада за напредък и/или окончателния доклад за изпълнението на годишната програма.
Член 24
Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми
1. Държавите-членки представят на Комисията докладите за напредък на изпълнението на годишната програма и искания за плащане, съгласно посоченото в член 39, параграф 4 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение IV.
2. Държавите-членки представят на Комисията окончателните доклади за изпълнението на годишната програма и исканията за плащане, съгласно посоченото в член 40, параграф 1, буква б) от основния акт, в съответствие с образеца в приложение V.
3. Финансовите таблици, свързани с докладите за напредък, и окончателните доклади представляват разпределение на сумите както по приоритети, съгласно посоченото в стратегическите насоки, така и по проекти за всяка категория дейности, съгласно посоченото в член 4 от основния акт.
Член 25
Документи, съставяни от одитния орган
1. Одитната стратегия, посочена в член 30, параграф 1, буква в) от основния акт, се съставя в съответствие с образеца, даден в приложение VI.
2. Освен когато всяка от последните две годишни програми, приети от Комисията, съответства на годишен принос на Общността под 1 милион евро, одитният орган представя годишен одитен план преди 15 февруари всяка година, считано от 2009 г. Одитният план се съставя като приложение към одитната стратегия в съответствие с образеца, даден в приложение VI. В случай на комбинирана одитна стратегия, така както е предвидено в член 30, параграф 2 от основния акт, може да се представи комбиниран годишен одитен план.
3. Одитният доклад и становищата, посочени в член 30, параграф 3, буква a) и член 30, параграф 3, буква б) от основния акт, се основават върху одитите на системите и одитите на проектите, извършени в съответствие с одитната стратегия, и се изготвят в съответствие с образците, дадени в приложения 7.A и 7.Б.
4. Декларацията за оценка, посочена в член 30, параграф 3, буква в) от основния акт, се основава на цялостната одитна дейност, проведена от одитния орган, и на допълнителните проверки, ако е необходимо. Декларацията за оценка се съставя в съответствие с образеца в приложение VII.В.
5. Ако има някакво ограничение на обхвата на прегледа или ако нивото на откритите нередовни разходи не позволява предоставянето на неквалифицирано мнение за годишното становище, посочено в член 30, параграф 3, буква б) от основния акт или в декларацията, посочена в буква в) на същия член, одитният орган излага причините и оценява мащаба на проблема и неговото финансово въздействие.
Член 26
Документи, съставяни от сертифициращия орган
1. Заверената декларация за разходи относно молбата за второ авансово плащане, посочено в член 39, параграф 4 от основния акт, се изготвя и предава на Комисията по образеца от приложение VIII.
2. Заверената декларация за разходи относно молбата за заключително плащане, посочена в член 40, параграф 1, буква а) от основния акт, се съставя и предава на Комисията по образеца от приложение IХ.
ГЛАВА 4
Докладване за нередности
Член 27
Начално докладване - дерогации
1. В съответствие с образците в приложения IV и V държавите-членки докладват на Комисията за всяка нередност, която е била обект на първоначално разкриване на нередности по административен или съдебен ред в доклада за напредък или в окончателния доклади за изпълнението на годишните програми.
Докладът включва:
а)
фонда, годишната програма и съответния проект;
б)
разпоредбата, която е нарушена;
в)
датата и източника на първоначалната информация, водеща до съмнението, че е допусната нередност;
г)
използваните практики при допускане на нередностите;
д)
където е целесъобразно, дали практиката дава основания за съмнения за измама;
е)
начина, по който са открити нередностите;
ж)
размера на вноската на Общността, за която се отнася.
Не е необходимо обаче да се докладват следните случаи, с изключение на такива със съмнение за измама:
а)
случаи, в които нередностите се отнасят до суми, по-малки от 10 000 EUR, за сметка на общия бюджет на Европейските общности;
б)
случаи, в които нередностите се състоят единствено от неизпълнение, изцяло или отчасти, на проект, включен в годишната програма поради несъстоятелност на крайния бенефициер;
в)
случаи, представени доброволно на вниманието на отговорния орган от крайния бенефициер преди откриването им от отговорния орган, било то преди или след изплащане на публичната вноска;
г)
случаи, констатирани и коригирани от отговорния орган преди изплащане на публичната вноска на крайния бенефициер и преди включването на съответните разходи в декларация за разходите, представена на Комисията.
2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:
а)
където е целесъобразно, другите участващи държави-членки и трети държави;
б)
периода, през който, или момента, в който са извършени нередностите;
в)
националните органи или служби, съставили официалния доклад относно нередността, и органите, отговорни за административния или съдебен последващ контрол;
г)
датата, на която е съставено първоначалното разкриване на нередности по административен или съдебен ред ;
д)
самоличността на участващите физически или юридически лица или на всички други участващи организации, с изключение на случаи, в които тази информация не е необходима за целите на борбата с нередностите, като се има предвид естеството на съответната нередност;
е)
общия бюджет и публичната вноска, одобрени за проекта, и разпределението на неговото съфинансиране между националната вноска и вноската на Общността;
ж)
размера на публичната вноска, засегната от нередността, и съответната вноска на Общността, поставена на риск;
з)
в случаи, когато не е извършено плащане на публична вноска, посочена в точка ж), на лицата или други идентифицирани организации, сумите, които биха били неправомерно платени, ако нередността не беше открита;
и)
временно преустановяване на плащанията, където е приложимо, и възможностите за възстановяване на сумите;
й)
естеството на нередовните разходи.
3. Когато част от информацията, посочена в параграф 2, по-специално относно използваните практики при допускане на нередността и относно начина, по който тя е открита, не е налична, държавите-членки осигуряват липсващата информация, доколкото това е възможно, при изпращане на последващите доклади относно нередностите на Комисията.
Член 28
Докладване на последващи действия - отказ на възстановяване
1. Държавите-членки информират Комисията, с позоваване на всички предишни доклади, съставени според член 27, относно въведените процедури по отношение на всички нередности, съобщени преди това, както и за значими промени, произтичащи от тях. Тази информация се дава в докладите за напредък или окончателните доклади относно изпълнението на годишните програми в съответствие с образците, дадени в приложения IV и V.
Докладът посочва сумите, които са, или се очаква да бъдат възстановени.
2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:
а)
всички временни мерки, взети от държавите-членки за опазване възстановяването на суми, платени неправомерно;
б)
всички съдебни или административни процедури, въведени с цел възстановяване на неправомерно изплатени суми и налагане на санкции;
в)
причините за евентуално прекратени производства за възстановяване на средства;
г)
причините за прекратяване на съдебно преследване.
Държавите-членки докладват на Комисията всички административни или съдебни решения, приключващи такива процедури, или главните точки от тях и излагат, по-специално, дали или не констатациите са такива, че съществува съмнение за измама.
Член 29
Контакти с държавите-членки
1. Комисията поддържа подходящи контакти със съответните държави-членки с цел допълване на предоставената информация относно нередностите, посочени в член 27, и относно процедурите, посочени в член 28, за възможностите за възстановяване.
2. Независимо от контактите, споменати в параграф 1, Комисията информира държавите-членки в случаи, когато естеството на нередността е такова, че подсказва, че идентични или подобни практики биха могли да се появят в други държави-членки.
Член 30
Използване на информация
1. Комисията може да използва всякаква информация от общ или оперативен характер, съобщена от държавите-членки в рамките на настоящото решение, за да провежда анализи на риска и може въз основа на получената информация да съставя доклади и разработва системи за ранно предупреждение, служещи за по-ефективно определяне на рисковете.
2. Комисията редовно информира съответните държави-членки за използването на информацията по параграф 1.
ГЛАВА 5
Информация и публичност
Член 31
Информация за потенциални крайни бенефициери
1. Отговорният орган гарантира, че ключовите показатели относно многогодишните и годишни програми са широко разпространени, с подробности относно съответните финансови вноски, и са представени на всички заинтересовани страни.
Въпреки това отговорният орган може да реши да запази поверителни условията за вътрешно управление, установени в многонационалната програма или в годишните програми, и всякаква друга информация относно изпълнение дейностите на Фонда с цел обществена сигурност.
2. Отговорният орган предоставя на потенциалните крайни бенефициери най-малко следната информация:
а)
условията за допустимост, които трябва да се изпълнят, за да бъдат избираеми за финансиране в рамките на годишната програма;
б)
описание на процедурите за разглеждане на заявленията за финансиране и на включените периоди от време;
в)
критериите за подбор на проектите за финансиране;
г)
лицата за контакти, които могат да предоставят информация относно годишните програми.
Освен това отговорният орган информира потенциалните крайни бенефициери за публикациите, предвидена в член 33, параграф 2, буква б).
Член 32
Информация за крайните бенефициери
Отговорният орган информира крайните бенефициери, че приемането на финансирането предполага също приемане на тяхното включване в списъка на крайните бенефициери, публикуван в съответствие с член 33, параграф 2, буква б).
Член 33
Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост
1. Отговорният орган следи дали мерките за информиране и публичност се изпълняват с цел най-широко покритие от медиите с използване на разнообразни форми и методи на комуникация на съответното териториално ниво.
2. Отговорният орган предприема следните минимални мерки за информиране и публичност:
а)
най-малко една информационна дейност на година, представяща към 2008 г. стартирането на многогодишната програма или постиженията на годишната/годишните програма/и;
б)
годишна публикация, най-малко на интернет страница, на списъка на крайните бенефициери, имената на проектите и размера на публичната вноска и на вноската на Общността, които са им предоставени. Лица, които принадлежат към целевите групи, посочени в член 7 от основния акт, не се назовават. Адресът на интернет страницата се съобщава на Комисията.
Член 34
Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост
1. Крайният бенефициер е отговорен за информиране на обществеността посредством мерки, установени в параграфи 2, 3 и 4 относно помощта, получена от фонда.
2. Крайният бенефициер поставя на видимо място значително по размери пано, не по-късно от три месеца след приключване на всеки проект, който отговаря на следните условия:
а)
общия принос на Общността за проекта надвишава 100 000 EUR; както и
б)
операцията се състои в закупуване на материален предмет или във финансиране на инфраструктура или строителни проекти.
На паното се изписват видът и наименованието на проекта. Освен това информацията, посочена в член 35, заема най-малко 25 % от паното.
3. Когато проектът получава финансиране в рамките на годишна програма, съфинансирана от фонда, крайният бенефициер гарантира тези, които участват в проекта, да бъдат информирани за това финансиране.
4. Всеки документ, включително сертификат за посещение или от друг вид, относно такива проекти включва информация, показваща, че проектът е съфинансиран от фонда.
Член 35
Технически характеристики на информацията и публичността за действието
Всички мерки за информиране и публичност, насочени към крайните бенефициери, потенциалните крайни бенефициери и широката общественост включват:
1.
Емблемата на Европейския съюз в съответствие с графичните стандарти, посочени в приложение Х, и позоваване на Европейския съюз.
2.
Позоваване на фонда.
3.
Изявление, избрано от отговорния орган, което подчертава добавената стойност на приноса на Общността.
За малки рекламни предмети или за рекламни предмети, свързани с два или повече от четирите фонда, точки 1 и 3 не се прилагат.
ГЛАВА 6
Лични данни
Член 36
Защита на личните данни
1. Държавите-членки и Комисията вземат всички необходими мерки за предотвратяване на всяко неразрешено оповестяване на, или на незаконен достъп до информацията, посочена в член 27, параграф 1, буква з) от основния акт, информацията, събрана от Комисията по време на нейните проверки на място, и информацията, посочена в глава 4.
2. Информацията, посочена в глава 4, не може да се изпраща до други лица, освен тези в държавите-членки или вътре в институциите на Общността, чиито задължения изискват те да имат достъп до нея, освен ако държавата-членка, предоставяща такава информация, не се е съгласила изрично за това.
ГЛАВА 7
Електронен обмен на документи
Член 37
Електронен обмен на документи
Освен надлежно подписаните хартиени версии на документите, посочени в глава 3, информацията се изпраща също, винаги когато това е възможно, чрез електронни носители.
Член 38
Компютърна система за обмен на документи
1. Ако Комисията разработи компютърна система за сигурен обмен на данни между Комисията и всяка държава-членка за изпълнение дейностите на фонда, държавите-членки се информират и по тяхно искане се включват в развитието на всяка такава компютърна система.
2. Комисията и определените органи заедно с органите, на които са били делегирани задачите, въвеждат документите, посочени в глава 3, в компютърната система, спомената в параграф 1.
3. Освен това държавите-членки могат да бъдат приканени доброволно да предоставят информацията, посочена в членове 27 и 28, като използват съществуващата специална система, управлявана от Комисията, за отчитане на нередностите, открити в рамките на структурните фондове.
4. Всички разходи за интерфейс между общата компютърна система и националните, регионалните и локални компютърни системи, и всички разходи за адаптиране на националните, регионалните и локални системи към техническите изисквания на общата система са допустими според член 17 на основния акт.
ЧАСТ III
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЕВРОПЕЙСКИЯ ФОНД ЗА ВРЪЩАНЕ
ГЛАВА 1
Правила за допустимост
Член 39
Правила за допустимост
1. Правилата съгласно приложение ХI се използват за определяне на допустимостта на разходите за дейности, финансирани в рамките на годишните програми, посочени в член 35, параграф 4 от основния акт.
2. Правилата са приложими за разходите, извършени от крайните бенефициери, и се прилагат mutatis mutandis за разходите, извършени от партньорите по проекта.
3. Държавите-членки могат да приложат национални правила за допустимост, които са по-строги от тези, изложени в настоящото решение.
Комисията е тази, която преценява дали приложимите национални правила за допустимост са в съответствие с това условие.
ЧАСТ IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 40
Адресати
Адресати на настоящото решение са Кралство Белгия, Република България, Чешката република, Федерална република Германия, Република Естония, Република Гърция, Кралство Испания, Френската република, Ирландия, Италианската република, Република Кипър, Република Латвия, Република Литва, Великото херцогство Люксембург, Република Унгария, Република Малта, Кралство Нидерландия, Република Австрия, Република Полша, Португалската република, Румъния, Република Словения, Словашката република, Република Финландия, Кралство Швеция и Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия.
Съставено в Брюксел на 5 март 2008 година.
BESCHIKKING VAN DE COMMISSIE
van 5 maart 2008
tot vaststelling van regels voor de uitvoering van Beschikking nr. 575/2007/EG van het Europees Parlement en de Raad tot oprichting van het Europees Terugkeerfonds voor de periode 2008-2013 als onderdeel van het algemeen programma „Solidariteit en beheer van de migratiestromen”, wat betreft de beheers- en controlesystemen van de lidstaten, de regels voor administratief en financieel beheer en de subsidiabiliteit van de uitgaven voor door het Fonds medegefinancierde projecten
(Kennisgeving geschied onder nummer C(2008) 796)
(Slechts de teksten in de Bulgaarse, de Duitse, de Engelse, de Estse, de Finse, de Franse, de Griekse, de Hongaarse, de Italiaanse, de Letse, de Litouwse, de Maltese, de Nederlandse, de Poolse, de Portugese, de Roemeense, de Sloveense, de Slowaakse, de Spaanse, de Tsjechische en de Zweedse taal zijn authentiek)
(2008/458/EG)
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Beschikking nr. 575/2007/EG van het Europees Parlement en de Raad van 23 mei 2007 tot oprichting van het Europees Terugkeerfonds voor de periode 2008-2013 als onderdeel van het algemeen programma „Solidariteit en beheer van de migratiestromen” (1), en met name op artikel 23, artikel 31, lid 5, artikel 33, lid 6 en artikel 35, lid 4,
Overwegende hetgeen volgt:
(1)
Het is nodig om de voorwaarden vast te stellen waaronder lidstaten acties in het kader van het Fonds moeten uitvoeren, en met name om te bepalen in welke omstandigheden de verantwoordelijke instantie projecten rechtstreeks kan uitvoeren. Ook over instanties waaraan taken zijn gedelegeerd, moeten nadere bepalingen worden vastgesteld.
(2)
Het is nodig een lijst van procedures en/of van praktische regelingen op te stellen die de verschillende aangewezen instanties moeten vaststellen en volgen voor de uitvoering van het Fonds.
(3)
Het is nodig vast te stellen welke verplichtingen de verantwoordelijke instanties hebben ten aanzien van de eindbegunstigden in de fase die leidt tot de selectie en goedkeuring van de te financieren projecten en welke aspecten moeten worden gecontroleerd bij de verificaties van de door de eindbegunstigde en/of de partners bij het project gedeclareerde uitgaven, zoals de administratieve verificaties van de terugbetalingsverzoeken en de controles ter plaatse van afzonderlijke projecten.
(4)
Om ervoor te zorgen dat uitgaven in het kader van jaarprogramma’s naar behoren kunnen worden gecontroleerd, moeten de criteria worden vastgesteld waaraan auditsporen moeten voldoen om als toereikend te worden beschouwd.
(5)
De projectaudits en systeemaudits worden uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de auditinstantie. Om ervoor te zorgen dat de omvang en doeltreffendheid van de audits toereikend zijn en dat zij in alle lidstaten volgens dezelfde normen worden verricht, moeten de voorwaarden worden vastgesteld waaraan de audits moeten voldoen, met inbegrip van de grondslag voor steekproeftrekking.
(6)
De lidstaten moeten de Commissie, samen met hun meerjarenprogramma, een beschrijving geven van hun beheers- en controlesystemen. Aangezien dit document een van de belangrijkste elementen is waarop de Commissie zich in het kader van het gedeelde beheer van de begroting van de Gemeenschap baseert om zich ervan te vergewissen dat de betrokken financiële bijstand door de lidstaten wordt gebruikt overeenkomstig de geldende regels en beginselen ter bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, moet in detail worden vastgesteld welke informatie dit document moet bevatten.
(7)
Om de normen voor programmering, follow-up van de uitvoering van het Fonds, controle en certificering van uitgaven te harmoniseren, is het nodig de inhoud van het meerjarenprogramma, het jaarprogramma, het voortgangsverslag, het eindverslag, de betalingsverzoeken alsook de auditstrategie, het jaarlijkse auditverslag, de verklaring over de geldigheid en de certificering van uitgaven duidelijk te omschrijven.
(8)
Aangezien de lidstaten toezicht moeten houden op en verslag moeten uitbrengen over onregelmatigheden, en in het kader van de financiering uit het Fonds ten onrechte betaalde bedragen moeten terugvorderen, is het nodig de vereisten inzake de aan de Commissie te zenden gegevens te omschrijven.
(9)
De ervaring heeft uitgewezen dat de burgers van de Europese Unie onvoldoende op de hoogte zijn van de rol die de Gemeenschap speelt in de financiering van programma's. Daarom is het aangewezen de voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen die nodig zijn om deze communicatie- en informatiekloof te overbruggen, uitvoerig te omschrijven.
(10)
Om ervoor te zorgen dat de informatie over beschikbare financieringsmogelijkheden op grote schaal onder alle belanghebbenden wordt verspreid, en omwille van de transparantie moeten de minimale maatregelen worden vastgesteld om potentiële begunstigden te informeren over de door de Gemeenschap en de lidstaten gezamenlijk via het Fonds geboden financieringsmogelijkheden. Voor een grotere transparantie rond het gebruik van het Fonds moeten de lijst van eindbegunstigden, de namen van de projecten en het daarvoor uitgetrokken bedrag aan overheidsgelden worden gepubliceerd.
(11)
In het licht van Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (2) en Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlĳke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrĳe verkeer van die gegevens (3), moet met betrekking tot de voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen en auditwerkzaamheden uit hoofde van deze beschikking worden gepreciseerd dat de Commissie en de lidstaten de ongeoorloofde bekendmaking van of toegang tot persoonsgegevens moeten voorkomen, en moet worden gespecificeerd voor welk doel de Commissie en de lidstaten dergelijke gegevens mogen verwerken.
(12)
Het gebruik van elektronische middelen voor de uitwisseling van informatie en financiële gegevens tussen de lidstaten en de Commissie leidt tot vereenvoudiging, meer efficiëntie en transparantie, en tijdsbesparing. Om deze voordelen ten volle te benutten en tegelijk een veilige gegevensuitwisseling te garanderen, kan een gemeenschappelijk computersysteem worden opgezet door de Commissie.
(13)
Teneinde ervoor te zorgen dat het Fonds doeltreffender en volgens de beginselen van goed financieel beheer wordt uitgevoerd in de lidstaten, dient een reeks gemeenschappelijke regels te worden vastgesteld over de subsidiabiliteit van uitgaven uit het Fonds. Om de administratieve lasten voor de eindbegunstigden en aangewezen instanties te beperken, moeten vaste bedragen voor indirecte kosten onder bepaalde voorwaarden voor subsidie in aanmerking komen.
(14)
Overeenkomstig artikel 3 van het Protocol betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, is de basisbeschikking en derhalve ook deze beschikking bindend voor het Verenigd Koninkrijk.
(15)
Overeenkomstig artikel 3 van het Protocol betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, is de basisbeschikking en derhalve ook deze beschikking bindend voor Ierland.
(16)
Overeenkomstig artikel 2 van het Protocol betreffende de positie van Denemarken, dat aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap is gehecht, is deze beschikking niet bindend voor, noch van toepassing in Denemarken.
(17)
De in deze beschikking vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van beheer van het Fonds,
HEEFT DE VOLGENDE BESCHIKKING GEGEVEN:
INHOUD
Deel I
Inleiding
Hoofdstuk I
Onderwerp en definities
Artikel 1
Onderwerp
Artikel 2
Definities
Deel II
Gemeenschappelijke bepalingen voor de vier Fondsen
Hoofdstuk 1
Aangewezen instanties
Artikel 3
Gemeenschappelijke instanties
Artikel 4
Instantie waaraan taken zijn gedelegeerd
Artikel 5
Uitbesteding van taken
Hoofdstuk 2
Beheers- en controlesystemen
Artikel 6
Procedurehandleidingen
Artikel 7
Uitvoering van het Fonds door de verantwoordelijke instantie
Artikel 8
Voorwaarden waaronder de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan
Artikel 9
Selectie- en gunningsprocedure wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als gunningsorgaan
Artikel 10
Subsidieovereenkomsten met eindbegunstigden wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als gunningsorgaan
Artikel 11
Uitvoeringsopdrachten
Artikel 12
Vaststellen van de definitieve communautaire bijdrage
Artikel 13
Technische bijstand
Artikel 14
Uitgaven voor technische bijstand in het geval van een gemeenschappelijke instantie
Artikel 15
Verificaties door de verantwoordelijke instantie
Artikel 16
Auditspoor
Artikel 17
Systeemaudits en projectaudits
Artikel 18
Verificaties door de certificeringsinstantie
Hoofdstuk 3
Te verstrekken informatie over het gebruik van het Fonds
Artikel 19
Evenredigheidsbeginsel
Artikel 20
Beschrijving van de beheers- en controlesystemen
Artikel 21
Herziening van de beschrijving van beheers- en controlesystemen
Artikel 22
Programmeringsdocumenten
Artikel 23
Herziening van de financiële verdeling in de jaarprogramma's
Artikel 24
Voortgangs- en eindverslagen over de uitvoering van jaarprogramma's
Artikel 25
Door de auditinstantie opgestelde documenten
Artikel 26
Door de certificeringsinstantie opgestelde documenten
Hoofdstuk 4
Verslaglegging over onregelmatigheden
Artikel 27
Eerste melding - Afwijkingen
Artikel 28
Melding van vervolgmaatregelen - Niet-terugvordering
Artikel 29
Contacten met de lidstaten
Artikel 30
Gebruik van informatie
Hoofdstuk 5
Voorlichting en publiciteit
Artikel 31
Voorlichting van potentiële eindbegunstigden
Artikel 32
Voorlichting van eindbegunstigden
Artikel 33
Taken van de verantwoordelijke instantie in verband met voorlichting en publiciteit gericht op het grote publiek
Artikel 34
Taken van de eindbegunstigden in verband met voorlichting en publiciteit gericht op het grote publiek
Artikel 35
Technische kenmerken van de voorlichting en publiciteit voor de activiteit
Hoofdstuk 6
Persoonsgegevens
Artikel 36
Bescherming van persoonsgegevens
Hoofdstuk 7
Elektronische uitwisseling van documenten
Artikel 37
Elektronische uitwisseling van documenten
Artikel 38
Computersysteem voor de uitwisseling van documenten
Deel III
Specifieke bepalingen voor het Europees Terugkeerfonds
Hoofdstuk 1
Subsidiabiliteitsregels
Artikel 39
Subsidiabiliteitsregels
Deel IV
SLOTBEPALINGEN
Artikel 40
Adressaten
BIJLAGEN
DEEL I
INLEIDING
HOOFDSTUK I
Onderwerp en definities
Artikel 1
Onderwerp
1. Deze beschikking bevat regels voor de uitvoering van het Fonds op het gebied van:
a)
aangewezen instanties;
b)
beheers- en controlesystemen;
c)
door de lidstaten aan de Commissie te verstrekken gegevens betreffende het gebruik van het Fonds;
d)
melding van onregelmatigheden;
e)
voorlichting en publiciteit;
f)
persoonsgegevens;
g)
elektronische uitwisseling van documenten.
2. De volgende bepalingen gelden onverminderd Verordening (Euratom, EG) nr. 2185/96 van de Raad van 11 november 1996 betreffende de controles en verificaties ter plaatse die door de Commissie worden uitgevoerd ter bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen tegen fraudes en andere onregelmatigheden (4).
Artikel 2
Definities
In deze beschikking wordt verstaan onder:
-
„basisbeschikking”: Beschikking nr. 575/2007/EG;
-
„Fonds”: het Europees Terugkeerfonds, zoals ingesteld bij de basisbeschikking;
-
„vier Fondsen”: het Europees Vluchtelingenfonds, het Buitengrenzenfonds, het Europees Terugkeerfonds en het Europees Fonds voor de integratie van onderdanen van derde landen, zoals ingesteld bij Beschikking nr. 573/2007/EG (5), Beschikking nr. 574/2007/EG (6) en Beschikking nr. 575/2007/EG van het Europees Parlement en de Raad en Beschikking 2007/435/EG van de Raad (7), als onderdeel van het algemene programma „Solidariteit en beheer van de migratiestromen”;
-
„verantwoordelijke instantie”: de door een lidstaat op grond van artikel 25, lid 1, onder a), van de basisbeschikking aangewezen instantie;
-
„certificeringsinstantie”: de door een lidstaat op grond van artikel 25, lid 1, onder b), van de basisbeschikking aangewezen instantie;
-
„auditinstantie”: de door een lidstaat op grond van artikel 25, lid 1, onder c), van de basisbeschikking aangewezen instantie;
-
„een instantie waaraan taken zijn gedelegeerd”: de door een lidstaat op grond van artikel 25, lid 1, onder d), van de basisbeschikking aangewezen instantie;
-
„aangewezen instanties”: alle door een lidstaat op grond van artikel 25 van de basisbeschikking aangewezen instanties;
-
„actie”: actie in het kader van het Fonds, zoals gedefinieerd in artikel 4 van de basisbeschikking;
-
„project”: het specifieke, praktische middel waarmee de eindbegunstigden van subsidies een actie geheel of gedeeltelijk uitvoeren;
-
„eindbegunstigde”: de juridische entiteit die verantwoordelijk is voor de uitvoering van de projecten, zoals ngo's, federale, nationale, regionale of plaatselijke autoriteiten, andere organisaties zonder winstoogmerk, particuliere of openbare vennootschappen of internationale organisaties;
-
„partner bij het project”: elke juridische entiteit die een project uitvoert in samenwerking met een eindbegunstigde door het project middelen te verschaffen en door een deel van de communautaire bijdrage te ontvangen via de eindbegunstigde;
-
„strategische richtsnoeren”: het kader voor de bijstandsverlening uit het Fonds, zoals vastgesteld bij Beschikking 2007/837/EG van de Commissie (8);
-
„prioriteit”: reeks acties die in de strategische richtsnoeren als prioriteit worden gedefinieerd;
-
„specifieke prioriteit”: reeks acties die in de strategische richtsnoeren worden gedefinieerd als specifieke prioriteiten waarvoor het percentage van de medefinanciering kan worden verhoogd overeenkomstig artikel 15, lid 4, van de basisbeschikking;
-
„eerste administratieve of gerechtelijke vaststelling”: eerste schriftelijke beoordeling door een bevoegde administratieve of gerechtelijke autoriteit waarin op basis van concrete feiten wordt geconcludeerd tot het bestaan van een onregelmatigheid, onverminderd de mogelijkheid dat deze conclusie naderhand, in het licht van de ontwikkelingen in de administratieve of de gerechtelijke procedure, moet worden herzien of ingetrokken;
-
„onregelmatigheid”: elke inbreuk op een bepaling van het Gemeenschapsrecht als gevolg van een handeling of nalatigheid van een marktdeelnemer waarbij de algemene begroting van de Europese Unie door een onverschuldigde uitgave wordt of zou worden benadeeld;
-
„vermoeden van fraude”: onregelmatigheid die aanleiding geeft tot het inleiden van een administratieve of gerechtelijke procedure in de lidstaat om na te gaan of er sprake is van een opzettelijke gedraging, in het bijzonder van fraude in de zin van artikel 1, lid 1, onder a), van de overeenkomst, opgesteld op grond van artikel K.3 van het Verdrag betreffende de Europese Unie, aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen (9);
-
„faillissement”: een van de in artikel 2, onder a), van Verordening (EG) nr. 1346/2000 van de Raad (10) omschreven insolventieprocedures;
-
„subsidieovereenkomst”: een overeenkomst of een gelijkwaardig rechtsinstrument op grond waarvan lidstaten de eindbegunstigde subsidies toekennen om het project in het kader van het Fonds uit te voeren.
DEEL II
GEMEENSCHAPPELIJKE BEPALINGEN VOOR DE VIER FONDSEN
HOOFDSTUK 1
Aangewezen instanties
Artikel 3
Gemeenschappelijke instanties
De lidstaten kunnen dezelfde verantwoordelijke instantie, auditinstantie of certificeringsinstantie aanwijzen voor twee of meer van de vier Fondsen.
Artikel 4
Instantie waaraan taken zijn gedelegeerd
1. Bij elke delegatie van taken wordt het beginsel van goed financieel beheer dat effectieve en efficiënte interne controle vereist, in acht genomen en wordt de naleving van het non-discriminatiebeginsel en de zichtbaarheid van financiering door de Gemeenschap gewaarborgd. Gedelegeerde uitvoeringstaken mogen geen aanleiding geven tot belangenconflicten.
2. De door de verantwoordelijke instantie gedelegeerde taken en de gedetailleerde procedures voor de uitvoering van de gedelegeerde taken worden officieel schriftelijk vastgesteld.
In het delegatiebesluit wordt ten minste vermeld:
a)
de verwijzingen naar de relevante communautaire wetgeving;
b)
de aan de gedelegeerde instantie toegewezen taken;
c)
de rechten en plichten van de instantie waaraan taken zijn gedelegeerd en de verantwoordelijkheden die zij heeft;
d)
de verplichting voor de instantie waaraan taken zijn gedelegeerd om een aan de uitvoering van haar taken aangepaste organisatorische structuur en een beheers- en controlesysteem op te zetten en te handhaven;
e)
de zekerheid die moet worden geboden met betrekking tot goed financieel beheer en de wettigheid en regelmatigheid van de gedelegeerde taken.
3. De in artikel 25, lid 1, onder a), van de basisbeschikking bedoelde communicatie met de Commissie wordt niet gedelegeerd. De instantie waaraan taken zijn gedelegeerd, communiceert met de Commissie via de verantwoordelijke instantie.
4. Wanneer de instantie waaraan taken zijn gedelegeerd, geen overheidsinstantie of een onder het recht van een lidstaat vallende privaatrechtelijke organisatie met openbaredienstverleningstaak is, kan de verantwoordelijke instantie daaraan geen uitvoeringsbevoegdheden delegeren die een ruime beoordelingsmarge inhouden die door politieke keuzen kan worden bepaald.
5. Delegatie van taken aan instanties heeft geen invloed op de aansprakelijkheid van de verantwoordelijke instantie, die aansprakelijk blijft voor de taken die zij heeft gedelegeerd.
6. Wanneer de verantwoordelijke instantie taken heeft gedelegeerd, zijn alle bepalingen van deze beschikking betreffende de verantwoordelijke instantie van overeenkomstige toepassing op de instantie waaraan taken zijn gedelegeerd.
Artikel 5
Uitbesteding van taken
Aangewezen instanties kunnen een deel van hun taken uitbesteden maar zij blijven aansprakelijk voor de uitbestede taken overeenkomstig de in de artikelen 27, 29 en 30 van de basisbeschikking vastgestelde verantwoordelijkheden.
HOOFDSTUK 2
Beheers- en controlesystemen
Artikel 6
Procedurehandleiding
Overeenkomstig artikel 31, lid 2, van de basisbeschikking en rekening houdend met het evenredigheidsbeginsel, stellen de lidstaten een handleiding vast met procedures en praktische regelingen betreffende:
a)
de werking van de aangewezen instanties;
b)
regelingen om een behoorlijke functiescheiding te waarborgen;
c)
in voorkomend geval, het toezicht op instanties waaraan taken zijn gedelegeerd en op andere uitbestede taken;
d)
de vaststelling van meerjaren- en jaarprogramma's;
e)
de vaststelling van de auditstrategie en de jaarlijkse auditplannen;
f)
de selectie van projecten, de gunning van subsidies en de controle op en het financieel beheer van de projecten;
g)
het beheer van onregelmatigheden, financiële correcties en terugvorderingen;
h)
de voorbereiding en uitvoering van auditopdrachten;
i)
de voorbereiding van auditverslagen en declaraties;
j)
de certificering van de uitgaven;
k)
de evaluatie van het programma;
l)
de verslaglegging aan de Commissie;
m)
het auditspoor.
Artikel 7
Uitvoering van het Fonds door de verantwoordelijke instantie
1. Voor de uitvoering van het Fonds kan de verantwoordelijke instantie optreden als gunningsorgaan en/of als uitvoerend orgaan.
2. De verantwoordelijke instantie treedt op als gunningsorgaan in gevallen waarin zij de projecten uitvoert, in de regel op basis van jaarlijkse openbare oproepen tot het indienen van voorstellen.
Noch de verantwoordelijke instantie, noch een instantie waaraan taken zijn gedelegeerd, kan inschrijven op deze oproepen tot het indienen van voorstellen.
In gerechtvaardigde gevallen, zoals de voortzetting van meerjarenprojecten overeenkomstig artikel 15, lid 6, van de basisbeschikking, die geselecteerd waren na een vorige oproep tot het indienen van voorstellen of in een noodsituatie, kunnen subsidies worden toegekend zonder een oproep tot het indienen van voorstellen.
3. De verantwoordelijke instantie treedt op als uitvoerend orgaan in gevallen waarin zij beslist de projecten direct uit te voeren omdat de kenmerken van de projecten geen andere keuze inzake uitvoering mogelijk maken, zoals de jure monopolieposities of veiligheidsredenen. In deze gevallen zijn de regels betreffende de eindbegunstigde van overeenkomstige toepassing op de verantwoordelijke instantie.
Artikel 8
Voorwaarden waaronder de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan
1. De redenen waarom de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan voor uitvoering van projecten, worden vastgesteld en aan de Commissie meegedeeld in het kader van het betrokken jaarprogramma.
2. Bij de uitvoering van de projecten waarborgt de verantwoordelijke instantie de naleving van het beginsel van een goede prijs-kwaliteitverhouding en voorkomt zij belangenconflicten.
3. De verantwoordelijke instantie kan de in artikel 7, lid 3, bedoelde projecten direct uitvoeren en/of in samenwerking met een nationale instantie die competent is wegens haar technische deskundigheid, haar hoge mate van specialisatie of haar administratieve bevoegdheden. De belangrijkste bij de uitvoering betrokken nationale instanties worden ook in het betrokken jaarprogramma vermeld.
4. De administratieve beslissing om een project in het kader van het Fonds mede te financieren bevat de informatie die nodig is om de medegefinancierde producten en diensten en de gemaakte uitgaven te controleren. Alle in artikel 10, lid 2, vastgestelde relevante bepalingen voor een subsidieovereenkomst worden opgenomen in een gelijkwaardig rechtsinstrument.
5. Het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma bevat informatie over de toegepaste procedures en praktijken om de adequate scheiding van functies, effectieve controle en voldoende bescherming van de financiële belangen van de Europese Gemeenschappen te waarborgen en bevat verklaringen over hoe belangenconflicten werden vermeden.
6. Wanneer kan worden aangenomen dat de verantwoordelijke instantie op regelmatige basis het uitvoerend orgaan zal zijn voor door het Fonds medegefinancierde projecten:
a)
maakt de auditinstantie geen deel uit van hetzelfde orgaan als de verantwoordelijke instantie, behalve wanneer haar auditonafhankelijkheid is gewaarborgd en zij ook rapporteert aan een ander orgaan, buiten het orgaan waarvan zij en de verantwoordelijke instantie deel uitmaken;
b)
worden de taken van de verantwoordelijke instantie, zoals vastgesteld in artikel 27 van de basisbeschikking, niet beïnvloed door het feit dat de verantwoordelijke instantie ook direct projecten uitvoert.
7. Wanneer wordt aangenomen dat een instantie waaraan taken zijn gedelegeerd, uitvoerend orgaan zal zijn voor door het Fonds medegefinancierde projecten, mag deze instantie waaraan taken zijn gedelegeerd, niet de enige eindbegunstigde zijn van de kredieten waarvan het beheer aan haar werd gedelegeerd.
Artikel 9
Selectie- en gunningsprocedure wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als gunningsorgaan
1. De in artikel 7, lid 2, bedoelde oproepen tot het indienen van voorstellen worden bekendgemaakt op een manier die een maximaal bereik onder de potentiële begunstigden oplevert. Wijzigingen van de inhoud van oproepen tot het indienen van voorstellen worden op dezelfde wijze bekendgemaakt.
In de oproepen tot het indienen van voorstellen wordt het volgende vermeld:
a)
de doelstellingen;
b)
de selectiecriteria, die overeenstemmen met artikel 15, lid 5, van de basisbeschikking, en de relevante bewijsstukken;
c)
de regelingen voor communautaire en, in voorkomend geval, nationale financiering;
d)
de regelingen en uiterste datum voor de indiening van voorstellen.
2. Voor de selectie van projecten en de toekenning van subsidies waarborgt de verantwoordelijke instantie dat potentiële begunstigden worden ingelicht over de volgende specifieke voorwaarden betreffende de uit te voeren projecten:
a)
de subsidiabiliteitsregels voor de uitgaven;
b)
de termijn voor de uitvoering; en
c)
de financiële en andere informatie die moet worden bewaard en meegedeeld.
Voordat het gunningsbesluit wordt genomen, vergewist de verantwoordelijke instantie zich ervan dat de eindbegunstigde en/of de partners bij het project aan deze voorwaarden kunnen voldoen.
3. De verantwoordelijke instantie waarborgt dat projecten waaraan subsidies worden toegekend het voorwerp hebben uitgemaakt van een formele, technische en begrotingsanalyse en van een kwalitatieve beoordeling waarbij de criteria van de oproep tot het indienen van voorstellen worden toegepast. De redenen waarom andere projecten worden verworpen, worden opgetekend.
4. De lidstaten bepalen wie bevoegd is om projecten te gunnen en waarborgen dat in alle gevallen belangenconflicten worden vermeden en met name wanneer de indieners nationale organen zijn.
5. In het gunningsbesluit wordt ten minste de naam van de eindbegunstigde en/of van de partners bij het project vermeld, de belangrijkste gegevens over het project en de operationele doelstellingen ervan, het maximumbedrag van de medefinanciering van het Fonds en het maximale percentage van medefinanciering van de totale subsidiabele kosten.
6. Aan iedere aanvrager wordt schriftelijk kennis gegeven van de resultaten van het selectieproces, met inbegrip van een toelichting van de selectiebesluiten. Wanneer de nationale wetgeving daarin voorziet, wordt de relevante beroepsprocedure vermeld.
Artikel 10
Subsidieovereenkomsten met eindbegunstigden wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als gunningsorgaan
1. De verantwoordelijke instantie stelt gedetailleerde procedures voor projectbeheer vast, onder meer over:
a)
de ondertekening van subsidieovereenkomsten met geselecteerde eindbegunstigden;
b)
de follow-up van overeenkomsten en alle wijzigingen hiervan door het instellen van een systeem voor het administratief beheer van projecten (briefwisseling, invoeren van en toezien op wijzigingen, aanmaningen, ontvangst en verwerking van verslagen, enz.).
2. In de subsidieovereenkomst wordt onder meer vermeld:
a)
het maximumbedrag van de subsidie;
b)
het maximumpercentage van de bijdrage van de Gemeenschap overeenkomstig artikel 15, lid 4, van de basisbeschikking;
c)
een gedetailleerde beschrijving en een tijdschema van het ondersteunde project;
d)
in voorkomend geval, het deel van de taken en de daarmee verbonden kosten die de eindbegunstigde voornemens is in onderaanneming te geven;
e)
de overeengekomen voorlopige begroting en het financieringsplan voor het project, met inbegrip van het vaste percentage van indirecte kosten, zoals vastgesteld in bijlage XI betreffende de regels over subsidiabiliteit van uitgaven;
f)
het tijdschema en de bepalingen voor de tenuitvoerlegging van de overeenkomst (verplichtingen inzake verslaglegging, wijzigingen en beëindiging);
g)
de operationele doelstellingen van het project en de te gebruiken indicatoren;
h)
de definitie van subsidiabele kosten;
i)
de voorwaarden voor de betaling van de subsidie en boekhoudkundige vereisten;
j)
de voorwaarden betreffende het auditspoor;
k)
de relevante bepalingen betreffende gegevensbescherming;
l)
de relevante bepalingen betreffende publiciteit.
3. In voorkomend geval waarborgen de eindbegunstigden dat alle partners bij het project aan dezelfde verplichtingen als zij onderworpen zijn. De partners dragen verantwoordelijkheid via de eindbegunstigde, die in laatste instantie aansprakelijk blijft voor het naleven van de contractuele voorwaarden, door hemzelf en door alle partners bij het project.
De eindbegunstigden bewaren gewaarmerkte afschriften van de boekhoudbescheiden die inkomsten en uitgaven van de bij het project betrokken partners rechtvaardigen.
4. In de subsidieovereenkomsten wordt uitdrukkelijk bepaald dat de Commissie en de Rekenkamer bevoegd zijn bij alle eindbegunstigden, partners bij het project en onderaannemers, controles op stukken en controles ter plaatse uit te voeren.
Artikel 11
Uitvoeringsopdrachten
Onverminderd de toepasselijke communautaire en nationale regels voor openbare aanbestedingen wordt in de subsidieovereenkomsten bepaald dat de eindbegunstigden en de partners bij het project bij de uitvoering van de projecten, de opdracht na een aanbestedingsprocedure gunnen aan de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding en dat belangenconflicten dienen te worden voorkomen. Onverminderd de toepasselijke communautaire en nationale regels voor openbare aanbestedingen kunnen opdrachten met een waarde van minder dan 5 000 EUR echter worden gegund op basis van één offerte, zonder een openbare aanbesteding.
Artikel 12
Vaststellen van de definitieve communautaire bijdrage
Voor de berekening van de eindbetaling aan de eindbegunstigde is de totale bijdrage van de Gemeenschap aan elk project het laagste van de volgende drie bedragen:
a)
het in de subsidieovereenkomst vermelde maximumbedrag;
b)
de maximale medefinanciering die voortvloeit uit de vermenigvuldiging van de totale subsidiabele kosten van het betrokken project met het in artikel 15, lid 4, van de basisbeschikking bedoelde percentage (50 % of 75 %), en
c)
het bedrag dat voortvloeit uit de toepassing van het non-profitbeginsel, zoals gedefinieerd in punt I.3.3 van bijlage XI.
Artikel 13
Technische bijstand
1. Technische bijstand op initiatief van de Commissie, zoals omschreven in artikel 16 van de basisbeschikking, kan tot 100 % door het Fonds worden gefinancierd.
2. Technische bijstand op initiatief van de lidstaten, zoals omschreven in artikel 17 van de basisbeschikking, kan tot 100 % door het Fonds worden gefinancierd.
3. Technische bijstand op initiatief van de Commissie of van de lidstaten kan de vorm aannemen van overheidsopdrachten, expertisekosten en/of administratieve uitgaven, afhankelijk van de in deel III, hoofdstuk 1, gedefinieerde subsidiabiliteitsregels.
Artikel 14
Uitgaven voor technische bijstand in het geval van een gemeenschappelijke instantie
1. Wanneer een of meer aangewezen instanties gemeenschappelijk zijn aan twee of meer van de vier Fondsen, kunnen de kredieten voor technische bijstand voor elk van de betrokken jaarprogramma's geheel of gedeeltelijk worden samengevoegd.
2. De uitgaven voor technische bijstand zullen worden toegewezen aan de betrokken Fondsen, bij voorkeur op basis van eenvoudige formules van representatieve verdeling. De toepassing van de formules mag niet leiden tot een toename van het maximumbedrag van uitgaven voor technische bijstand in elk betrokken jaarprogramma.
Artikel 15
Verificaties door de verantwoordelijke instantie
1. De door of onder de verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke instantie uit hoofde van artikel 27, lid 1, onder g), van de basisbeschikking te verrichten verificaties, hebben betrekking op de administratieve, financiële, technische en materiële aspecten van projecten, voor zover van toepassing.
Bij de verificaties wordt nagegaan of de gedeclareerde uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan, of zij gerechtvaardigd zijn in het kader van het doel van het project, of de gesubsidieerde projecten zijn uitgevoerd conform de subsidieovereenkomsten, of de bijdrage van de Gemeenschap overeenstemt met de regels, in het bijzonder wat de in artikel 15 van de basisbeschikking bedoelde financieringsstructuur betreft, of de terugbetalingsverzoeken van de eindbegunstigde correct zijn, of de uitgaven in overeenstemming zijn met de communautaire en nationale voorschriften en of dubbele financiering van uitgaven, waarbij ook in het kader van andere communautaire of nationale regelingen of andere programmeringsperioden financiering wordt verkregen, wordt voorkomen.
Voorts omvatten de verificaties:
a)
administratieve en financiële verificaties van elk verzoek om terugbetaling van de eindbegunstigden;
b)
verificaties, ten minste via een representatieve steekproef van de bewijsstukken die alle bij de subsidieovereenkomsten gevoegde begrotingsonderdelen omvatten, van de relevantie, juistheid en subsidiabiliteit van de door de eindbegunstigde gedeclareerde uitgaven, inkomsten en door bestemmingsontvangsten gedekte kosten;
c)
verificaties ter plaatse van individuele projecten, ten minste via een steekproef van projecten die naar aard en omvang voldoende gevarieerd zijn en waarbij rekening wordt gehouden met de reeds geconstateerde risicofactoren, om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen omtrent de wettigheid en regelmatigheid van de onderliggende verrichtingen, gelet op het door de verantwoordelijke instantie vastgestelde risiconiveau.
De onder a) en b) bedoelde verificaties hoeven niet te worden uitgevoerd wanneer de eindbegunstigde verplicht is een auditcertificaat van een onafhankelijke auditeur voor te leggen dat alle onder a) en b) vermelde aspecten bevat.
2. Voor elke verificatie worden gegevens bewaard, waarin de verrichte werkzaamheden, de datum, de resultaten en de als antwoord op de vastgestelde fouten getroffen maatregelen worden opgenomen. De verantwoordelijke instantie waarborgt dat alle bewijsstukken betreffende de verrichte verificaties ter beschikking van de Commissie en de Rekenkamer worden gehouden gedurende een periode van vijf jaar volgende op de afsluiting van het project. In het geval van gerechtelijke vervolging of na een met redenen omkleed verzoek van de Commissie wordt deze termijn opgeschort.
3. Wanneer de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan in het kader van het jaarprogramma, zoals bedoeld in artikel 7, lid 3, worden de in lid 1 vermelde verificaties verricht in overeenstemming met het beginsel van adequate functiescheiding.
Artikel 16
Auditspoor
1. Voor de toepassing van artikel 27, lid 1, onder k), van de basisbeschikking wordt een auditspoor toereikend geacht wanneer het aan de volgende voorwaarden voldoet:
a)
het maakt het mogelijk de aan de Commissie medegedeelde gecertificeerde bedragen in overeenstemming te brengen met de gedetailleerde boekhoudkundige gegevens en bewijsstukken van de certificeringsinstantie, de verantwoordelijke instantie, instanties waaraan taken zijn gedelegeerd en eindbegunstigden over door het Fonds medegefinancierde projecten;
b)
het maakt het mogelijk de betaling van de overheidsbijdrage aan de eindbegunstigde, de toewijzing en de overmakingen van de uit hoofde van het Fonds verleende communautaire financiering alsmede de medefinancieringsbronnen van het project te verifiëren;
c)
het maakt het mogelijk de toepassing van de voor het jaarprogramma vastgestelde selectiecriteria te verifiëren;
d)
het bevat voor elk project, in voorkomend geval, de technische specificaties en het financieringsplan, documenten betreffende de goedkeuring van de subsidie, documenten betreffende de procedures voor overheidsopdrachten, en verslagen over de uitgevoerde verificaties en audits.
2. De verantwoordelijke instantie waarborgt dat de plaats waar alle documenten die verband houden met bepaalde betalingen welke zijn verricht uit hoofde van het Fonds worden bewaard, wordt geregistreerd.
Artikel 17
Systeemaudits en projectaudits
1. De in artikel 30, lid 1, onder a) en b), van de basisbeschikking bedoelde audits worden uitgevoerd op de door de lidstaten vastgestelde beheers- en controlesystemen en aan de hand van een steekproef op projecten die worden geselecteerd via een door de auditinstantie goedgekeurde methode.
De steekproefmethode moet:
a)
betrekking hebben op projecten die naar aard en omvang voldoende gevarieerd zijn;
b)
rekening houden met de risicofactoren die bij nationale of communautaire controles zijn vastgesteld, alsmede met de kosten-batenverhouding van de verificaties.
De steekproef moet ook, ten minste op evenredige basis, projecten omvatten die door de als uitvoerend orgaan optredende verantwoordelijke instantie worden uitgevoerd.
Er wordt documentatie verstrekt omtrent de methode voor de selectie van de steekproef.
2. De audit van de beheers- en controlesystemen omvat vóór 2013 ten minste één keer elk van de volgende procedures: programmering, delegatie van taken, selectie en gunning, toezicht op de projecten, betaling, certificering van uitgaven, verslaglegging aan de Commissie, detectie en behandeling van mogelijke onregelmatigheden en evaluatie van de programma's.
3. De projectaudits worden ter plaatse verricht aan de hand van documenten en gegevens van de eindbegunstigde en/of de partners bij het project. Bij de audits wordt nagegaan of:
a)
het project beantwoordt aan de selectiecriteria voor het jaarprogramma, is uitgevoerd overeenkomstig de subsidieovereenkomst en voldoet aan alle voorwaarden betreffende functionaliteit en gebruik van de te verwezenlijken doelstellingen;
b)
de gedeclareerde uitgaven overeenstemmen met de boekhoudkundige gegevens en bewijsstukken van de eindbegunstigde en/of van de partners bij het project en die gegevens overeenstemmen met de bewijsstukken van de verantwoordelijke instantie of van een orgaan waaraan taken zijn gedelegeerd;
c)
de uitgavenposten beantwoorden aan de in bijlage XI vastgestelde subsidiabiliteitsvereisten, aan de vereisten die tijdens de nationale selectieprocedure zijn vastgesteld, aan de bepalingen van de subsidieovereenkomst en aan de feitelijk uitgevoerde werkzaamheden en, in voorkomend geval, aan andere communautaire en nationale regels;
d)
het daadwerkelijke of voorgenomen doel van het project overeenstemt met de doelstellingen, acties of maatregelen die zijn omschreven in de artikelen 2, 3, 4, 5 en 17 van de basisbeschikking en, in voorkomend geval, betrekking heeft op de doelgroepen;
e)
de publieke of particuliere bijdrage aan de eindbegunstigde is betaald overeenkomstig artikel 15, lid 2, van de basisbeschikking;
f)
er een toereikend auditspoor is;
g)
er geen belangenconflicten zijn en er een goede prijs-kwaliteitverhouding is behaald, met name in gevallen waarin de verantwoordelijke instantie optreedt als uitvoerend orgaan van het project.
4. Voor de toepassing van artikel 30, lid 1, onder b), van de basisbeschikking worden voor het bedrag aan gecontroleerde uitgaven alleen uitgaven meegerekend die binnen het bestek van de audit overeenkomstig lid 3 vallen. Wanneer de audit voor het einde van het project wordt uitgevoerd, wordt alleen rekening gehouden met de werkelijk gecontroleerde uitgaven om het dekkingspercentage te berekenen.
5. Indien geconstateerde problemen een systemisch karakter blijken te vertonen en dus een risico voor andere projecten kunnen inhouden, zorgt de auditinstantie ervoor dat er nader onderzoek wordt verricht, zo nodig met aanvullende audits, om de omvang van die problemen vast te stellen. Door de bevoegde instanties worden de nodige preventieve en corrigerende maatregelen genomen.
6. De auditinstantie trekt conclusies op basis van de resultaten van de audits betreffende de bij de Commissie gedeclareerde uitgaven en deelt die de Commissie mee in het jaarlijkse auditverslag. Bij jaarprogramma’s waarbij het foutenpercentage boven de drempel van materiële fouten van 2 % van de bijdrage van de Gemeenschap ligt, analyseert de auditinstantie de significantie daarvan en neemt zij de nodige maatregelen en doet zij passende aanbevelingen, die in het jaarlijkse auditverslag worden meegedeeld.
Artikel 18
Verificaties door de certificeringsinstantie
1. In gevallen waarin de auditinstantie een advies met beperking of een afkeurend advies over de werking van het beheers- en controlesysteem geeft, gaat de certificeringsinstantie na of deze informatie aan de Commissie werd meegedeeld. Tevens garandeert zij dat de verantwoordelijke instantie een adequaat actieplan heeft uitgevoerd om de beheers- en controlesystemen opnieuw effectief te laten werken en om de gevolgen van de slechte werking op de declaratie van uitgaven te onderzoeken.
2. Wanneer het betalingsverzoek of de terugbetalingsverklaring niet door de auditinstantie is gevalideerd voor het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma, waarborgt de certificeringsinstantie dat onverwijld een correct betalingsverzoek of een correcte terugbetalingsverklaring wordt opgesteld.
HOOFDSTUK 3
Te verstrekken informatie over het gebruik van het Fonds
Artikel 19
Evenredigheidsbeginsel
1. Overeenkomstig artikel 10, lid 2, van de basisbeschikking kan de mate waarin de voor een lidstaat beschikbare informatie over het gebruik van het Fonds aan de Commissie wordt verstrekt in de in dit hoofdstuk bedoelde documenten, evenredig zijn met het bedrag van de aan de betrokken lidstaat toegekende bijdrage van de Gemeenschap, en, in voorkomend geval, kan deze informatie samengevat worden verstrekt.
2. Op verzoek van de Commissie verstrekt de lidstaat echter toch nadere informatie. De Commissie kan om deze informatie verzoeken wanneer dit voor haar nodig lijkt om haar verplichtingen op grond van de basisbeschikking en het Financieel Reglement na te komen.
Artikel 20
Beschrijving van de beheers- en controlesystemen
1. De in artikel 31, lid 4, en artikel 32, lid 2, van de basisbeschikking bedoelde beschrijving van de beheers- en controlesystemen wordt ingediend volgens het model in bijlage I.
2. De verantwoordelijke instantie valideert de beschrijving van de systemen die worden toegepast door instanties waaraan taken zijn gedelegeerd. Elke aangewezen instantie bevestigt de juistheid van de beschrijving van de beheers- en controlesystemen die op haar betrekking hebben. Voorts bevestigt de auditinstantie ook de volledigheid van de beschrijving.
3. Bij het onderzoek van de beschrijving kan de Commissie om verheldering verzoeken en maatregelen voorstellen om de bepalingen van de basisbeschikking na te leven. Zo nodig kunnen ambtenaren van de Commissie of gemachtigde vertegenwoordigers van de Commissie bezoeken ter plaatse afleggen.
4. Wanneer de verantwoordelijke instantie dezelfde is voor twee of meer van de vier Fondsen of wanneer gemeenschappelijke systemen worden toegepast op twee of meer van de Fondsen, kan een beschrijving van de gemeenschappelijke beheers- en controlesystemen worden ingediend waarin, in voorkomend geval, specifieke kenmerken worden beklemtoond.
Artikel 21
Herziening van de beschrijving van beheers- en controlesystemen
1. De verantwoordelijke instantie:
a)
maakt melding van eventueel aan de beheers- en controlesystemen aangebrachte wijzigingen wanneer zij het ontwerpjaarprogramma indient;
b)
brengt de Commissie op de hoogte van elke belangrijke wijziging, ten laatste wanneer de betrokken wijziging in werking treedt;
c)
verstrekt op verzoek van de Commissie een herziene beschrijving in het geval van talrijke belangrijke wijzigingen.
2. Belangrijke wijzigingen zijn wijzigingen die gevolgen kunnen hebben voor de functiescheiding, de doeltreffendheid van de selectie, de gunnings-, controle- en betalingsmechanismen en de communicatie met de Commissie. Deze omvatten met name wijzigingen in een van de aangewezen instanties, in het boekhoudsysteem en in de betalings- en certificeringsprocedures.
3. Een herziening van de beheers- en controlesystemen gebeurt volgens dezelfde procedure als in artikel 20.
Artikel 22
Programmeringsdocumenten
1. De lidstaten zenden de Commissie een in artikel 19 van de basisbeschikking bedoeld meerjarenprogramma volgens het model in bijlage II.
2. De lidstaten zenden de Commissie de in artikel 21 van de basisbeschikking bedoelde jaarprogramma's volgens het model in bijlage III.
3. De met het meerjarenprogramma verband houdende financiële plannen bevatten een verdeling van de begrote bedragen per prioriteit, zoals vastgesteld in de strategische richtsnoeren.
De met de jaarprogramma's verband houdende financiële plannen bevatten een verdeling van de begrote bedragen per in artikel 4 van de basisbeschikking bedoelde categorie van actie, met een verwijzing naar de prioriteiten.
Artikel 23
Herziening van de financiële verdeling in de jaarprogramma's
1. Om het overeenkomstig artikel 21, lid 5, van de basisbeschikking door de Commissie goedgekeurde jaarprogramma te herzien, dient de betrokken lidstaat bij de Commissie een herzien jaarprogramma in voor 1 mei van het jaar volgend op het referentiejaar. De Commissie onderzoekt en keurt, zo snel mogelijk, het herziene programma goed overeenkomstig de in artikel 21, lid 5, van de basisbeschikking vastgestelde procedure.
2. Wijzigingen van de financiële verdeling zonder herziening van het jaarprogramma overeenkomstig lid 1, mogen niet meer bedragen dan 10 % van de totale bijdrage van het Fonds en worden alleen toegestaan in omstandigheden die gerechtvaardigd zijn door oorzaken die buiten de controle van de verantwoordelijke instantie liggen. In het voortgangsverslag en/of het eindverslag over de uitvoering van het jaarprogramma, wordt een adequate uitleg gegeven over deze wijzigingen.
Artikel 24
Voortgangs- en eindverslagen over de uitvoering van jaarprogramma's
1. De lidstaten zenden de Commissie het voortgangsverslag over de uitvoering van het jaarprogramma en de in artikel 39, lid 4, van de basisbeschikking bedoelde betalingsverzoeken volgens het model in bijlage IV.
2. De lidstaten zenden de Commissie de in artikel 40, lid 1, onder b), van de basisbeschikking bedoelde eindverslagen over de uitvoering van het jaarprogramma en betalingsverzoeken volgens het model in bijlage V.
3. De financiële tabellen die betrekking hebben op de voortgangsverslagen en eindverslagen bevatten een verdeling van de bedragen, zowel per prioriteit, zoals bepaald in de strategische richtsnoeren, als per project voor elk van de in artikel 4 van de basisbeschikking bedoelde categorieën van actie.
Artikel 25
Door de auditinstantie opgestelde documenten
1. De in artikel 30, lid 1, onder c), van de basisbeschikking bedoelde auditstrategie wordt opgesteld volgens het model in bijlage VI.
2. Behalve wanneer elk van de laatste twee door de Commissie goedgekeurde jaarprogramma's overeenstemmen met een jaarlijkse communautaire bijdrage van minder dan 1 miljoen EUR, dient de auditinstantie vanaf 2009 vóór 15 februari van elk jaar een jaarlijks auditplan in. Het auditplan wordt vastgesteld als een bijlage bij de auditstrategie volgens het model in bijlage VI. In het geval van een in artikel 30, lid 2, van de basisbeschikking bedoelde gecombineerde auditstrategie, kan een gecombineerd auditplan worden ingediend.
3. Het auditverslag en de oordelen bedoeld in artikel 30, lid 3, onder a) en b), van de basisbeschikking worden gebaseerd op de in overeenstemming met de auditstrategie uitgevoerde systeem- en projectaudits en worden vastgesteld volgens de modellen in bijlage VII, deel A en deel B.
4. De in artikel 30, lid 3, onder c), van de basisbeschikking bedoelde geldigheidsverklaring wordt gebaseerd op alle door de auditinstantie uitgevoerde auditwerkzaamheden en zo nodig op aanvullende controles. De geldigheidsverklaring wordt vastgesteld volgens het model in bijlage VII, deel C.
5. Als de reikwijdte van het onderzoek beperkt is of als de omvang van de geconstateerde onregelmatige uitgaven voor het in artikel 30, lid 3, onder b), van de basisbeschikking bedoelde jaarlijkse oordeel of de onder c) van die bepaling bedoelde verklaring geen verklaring zonder beperking toelaat, geeft de auditinstantie de redenen daarvoor en raamt zij de omvang van het probleem en de financiële gevolgen daarvan.
Artikel 26
Door de certificeringsinstantie opgestelde documenten
1. De gecertificeerde uitgavendeclaratie met betrekking tot het verzoek om een tweede voorschot bedoeld in artikel 39, lid 4, van de basisbeschikking, wordt vastgesteld en aan de Commissie gezonden volgens het model in bijlage VIII.
2. De gecertificeerde uitgavendeclaratie met betrekking tot het verzoek om een saldobetaling bedoeld in artikel 40, lid 1, onder a), van de basisbeschikking, wordt vastgesteld en aan de Commissie gezonden volgens het model in bijlage IX.
HOOFDSTUK 4
Verslaglegging over onregelmatigheden
Artikel 27
Eerste melding - Afwijkingen
1. Volgens de modellen in bijlagen IV en V doen de lidstaten de Commissie verslag van de onregelmatigheden waarvoor een eerste administratieve of gerechtelijke vaststelling is opgemaakt in de voortgangs- of eindverslagen over de uitvoering van jaarprogramma's.
In het verslag wordt het volgende vermeld:
a)
het Fonds, het jaarprogramma en het betrokken project;
b)
de bepaling waarop inbreuk werd gemaakt;
c)
de datum waarop voor het eerst de inlichtingen werden verkregen die tot het vermoeden hebben geleid dat een onregelmatigheid werd begaan, en de bron van die inlichtingen;
d)
de bij de onregelmatigheid toegepaste praktijken;
e)
in voorkomend geval, de aspecten van die praktijken die aanleiding geven tot een vermoeden van fraude;
f)
de wijze waarop de onregelmatigheid werd ontdekt;
g)
het bedrag van de betrokken bijdrage van de Gemeenschap.
Van de volgende gevallen moet echter geen verslag worden gedaan, behalve in gevallen van vermoeden van fraude:
a)
gevallen waarin de onregelmatigheden betrekking hebben op ten laste van de Gemeenschapsbegroting komende bedragen van minder dan 10 000 EUR;
b)
gevallen waarin de enige onregelmatigheid erin bestaat dat een project in het jaarprogramma geheel of gedeeltelijk niet wordt uitgevoerd wegens faillissement van de eindbegunstigde;
c)
gevallen die door de eindbegunstigde spontaan ter kennis van de verantwoordelijke instantie worden gebracht voordat zij door de verantwoordelijke instantie worden ontdekt, hetzij vóór, hetzij na betaling van de overheidsbijdrage;
d)
door de verantwoordelijke instantie ontdekte en rechtgezette gevallen vóór uitbetaling van de overheidsbijdrage aan de eindbegunstigde en vóór opneming van de uitgave in de aan de Commissie voorgelegde uitgavendeclaratie.
2. Op verzoek van de Commissie verstrekken de lidstaten in elk geval nadere gegevens omtrent:
a)
in voorkomend geval, de andere betrokken lidstaten en derde landen;
b)
het tijdstip waarop of de periode waarin de onregelmatigheid werd begaan;
c)
de nationale diensten of instanties die de onregelmatigheid officieel hebben vastgesteld en de diensten die verantwoordelijk zijn voor de administratieve en/of gerechtelijke afhandeling;
d)
de datum van de eerste administratieve of gerechtelijke vaststelling van de onregelmatigheid;
e)
de identiteit van de natuurlijke en/of rechtspersonen en/of andere instanties die bij de zaak zijn betrokken, behalve indien deze informatie, gezien de aard van de desbetreffende onregelmatigheid, voor de bestrijding van onregelmatigheden geen nut heeft;
f)
de totale voor het project goedgekeurde begroting en overheidsbijdrage, en de verdeling van de medefinanciering tussen communautaire en nationale bijdragen;
g)
het met de onregelmatigheid gemoeide bedrag van de overheidsbijdrage en de overeenkomstige communautaire bijdrage die gevaar loopt;
h)
indien nog geen enkele betaling van de onder g) bedoelde overheidsbijdrage aan de betrokken personen en/of andere instanties heeft plaatsgevonden, de bedragen die onterecht zouden zijn betaald mocht de onregelmatigheid niet zijn ontdekt;
i)
de eventuele opschorting van de betalingen en de terugvorderingsmogelijkheden;
j)
de aard van de onrechtmatige uitgave.
3. Ingeval sommige van de in lid 2 bedoelde gegevens, met name die omtrent de bij de onregelmatigheid toegepaste praktijken en de wijze waarop de onregelmatigheid werd ontdekt, niet beschikbaar zijn, vullen de lidstaten die gegevens in de mate van het mogelijke aan wanneer zij de Commissie de volgende lijsten van onregelmatigheden toezenden.
Artikel 28
Melding van vervolgmaatregelen - Niet-terugvordering
1. De lidstaten stellen de Commissie, onder verwijzing naar eerder gedane mededelingen uit hoofde van artikel 27, in kennis van de procedures die naar aanleiding van de meegedeelde onregelmatigheden zijn ingeleid, alsmede van belangrijke wijzigingen die zich tijdens deze procedures hebben voorgedaan. Deze informatie wordt vermeld in de voortgangs- of eindverslagen over de uitvoering van de jaarprogramma's volgens de modellen in bijlagen IV en V.
In het verslag worden de bedragen van de verrichte of verwachte terugvorderingen vermeld.
2. Op verzoek van de Commissie verstrekken de lidstaten in elk geval nadere gegevens omtrent:
a)
de ter waarborging van de terugvordering van de ten onrechte betaalde bedragen door de lidstaten getroffen conservatoire maatregelen;
b)
de administratieve en gerechtelijke procedures die met het oog op de terugvordering van de ten onrechte betaalde bedragen en met het oog op de toepassing van sancties zijn ingeleid;
c)
de redenen van een eventuele staking van de terugvorderingsprocedures;
d)
de redenen van een eventueel staken van de strafvervolging.
De lidstaten stellen de Commissie in kennis van de administratieve of gerechtelijke besluiten met betrekking tot de beëindiging van deze procedures of van de wezenlijke elementen van die besluiten, en vermelden in het bijzonder of die elementen al dan niet een vermoeden van fraude hebben doen rijzen.
Artikel 29
Contacten met de lidstaten
1. De Commissie onderhoudt met de belanghebbende lidstaten de geëigende contacten teneinde de verstrekte gegevens omtrent de in artikel 27 bedoelde onregelmatigheden en de in artikel 28 bedoelde procedures over de mogelijkheden tot terugvordering, aan te vullen.
2. Afgezien van de in lid 1 bedoelde contacten, licht de Commissie de lidstaten in wanneer de aard van de onregelmatigheid doet vermoeden dat identieke of soortgelijke praktijken in andere lidstaten zouden kunnen voorkomen.
Artikel 30
Gebruik van informatie
1. Alle gegevens van algemene of operationele aard die de lidstaten krachtens deze beschikking verstrekken, kunnen door de Commissie worden gebruikt voor het maken van risicoanalysen, het opstellen van rapporten en het ontwikkelen van waarschuwingssystemen die ertoe dienen de risico's beter te identificeren.
2. De Commissie stelt de betrokken lidstaten regelmatig op de hoogte van het gebruik dat van de in lid 1 bedoelde informatie wordt gemaakt.
HOOFDSTUK 5
Voorlichting en publiciteit
Artikel 31
Voorlichting van potentiële eindbegunstigden
1. De verantwoordelijke instantie waarborgt dat de belangrijkste informatie betreffende de meerjaren- en jaarprogramma's op grote schaal wordt verspreid, met vermelding van bijzonderheden over de betrokken financiële bijdragen, en dat deze ter beschikking wordt gesteld van alle belanghebbenden.
De verantwoordelijke instantie kan echter beslissen om de in het meerjarenprogramma of in de jaarprogramma's vastgestelde interne beheersregels en alle andere informatie betreffende de uitvoering van het Fonds vertrouwelijk te houden om redenen van openbare veiligheid.
2. De verantwoordelijke instantie verstrekt potentiële eindbegunstigden ten minste de volgende informatie:
a)
de voorwaarden die moeten zijn vervuld om voor financiering in het kader van een jaarprogramma in aanmerking te komen;
b)
een beschrijving van de procedures en termijnen voor de behandeling van financieringsaanvragen;
c)
de criteria voor de selectie van de te financieren projecten;
d)
de aanspreekpunten die informatie over de jaarprogramma's kunnen verstrekken.
Voorts informeert de verantwoordelijke instantie potentiële eindbegunstigden over de in artikel 33, lid 2, onder b), bedoelde publicatie.
Artikel 32
Voorlichting van potentiële eindbegunstigden
De verantwoordelijke instantie deelt de eindbegunstigden mee dat aanvaarding van de financiering impliceert dat zij ermee akkoord gaan dat hun naam wordt opgenomen in de overeenkomstig artikel 33, lid 2, onder b), gepubliceerde lijst van eindbegunstigden.
Artikel 33
Taken van de verantwoordelijke instantie in verband met voorlichting en publiciteit gericht op het grote publiek
1. De verantwoordelijke instantie draagt er zorg voor dat de voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen worden uitgevoerd, waarbij naar een zo groot mogelijke mediadekking wordt gestreefd met gebruikmaking van geschikte communicatievormen en -methoden op het passende territoriale niveau.
2. De verantwoordelijke instantie neemt ten minste de volgende voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen:
a)
ten minste één voorlichtingsactie per jaar, waarmee, vanaf 2008, bekendheid wordt gegeven aan de start van het meerjarenprogramma of aan de resultaten van één of meer jaarprogramma's;
b)
jaarlijkse publicatie, ten minste op een website, van de lijst van eindbegunstigden, de namen van de projecten en het bedrag van de daaraan toegekende publieke en communautaire financiering. Personen die behoren tot de in artikel 7 van de basisbeschikking omschreven doelgroepen, worden niet bij naam genoemd. Het adres van de website wordt aan de Commissie meegedeeld.
Artikel 34
Taken van de eindbegunstigden in verband met voorlichting en publiciteit gericht op het grote publiek
1. De eindbegunstigde is verantwoordelijk voor de voorlichting van het publiek over de uit het Fonds verkregen bijstand, door middel van de in de leden 2, 3 en 4 genoemde maatregelen.
2. De eindbegunstigde brengt op zichtbare wijze een permanente plaquette van voldoende grote afmetingen aan, en wel uiterlijk drie maanden na voltooiing van een project dat aan de volgende voorwaarden voldoet:
a)
de totale bijdrage van de Gemeenschap aan het project is meer dan 100 000 EUR, en
b)
de concrete actie bestaat in de aankoop van een materieel object of de financiering van infrastructuur of van bouwprojecten.
Op de plaquette worden het type en de naam van het project vermeld. Voorts beslaat de in artikel 35 bedoelde informatie ten minste 25 % van de plaquette.
3. Wanneer een project gefinancierd wordt in het kader van een door het Fonds medegefinancierd jaarprogramma, waarborgt de eindbegunstigde dat de deelnemers aan het project ingelicht worden over die financiering.
4. In alle documenten, inclusief bewijzen van aanwezigheid of andere certificaten, betreffende dergelijke projecten wordt vermeld dat het project wordt medegefinancierd uit het Fonds.
Artikel 35
Technische kenmerken van de voorlichting en publiciteit voor de activiteit
Alle op eindbegunstigden, potentiële eindbegunstigden en het grote publiek gerichte voorlichtings- en publiciteitsmaatregelen omvatten het volgende:
1.
het embleem van de Europese Unie, volgens de grafische normen in bijlage X, en een verwijzing naar de Europese Unie;
2.
een verwijzing naar het Fonds;
3.
een door de verantwoordelijke instantie gekozen vermelding die de meerwaarde van de bijdrage van de Gemeenschap benadrukt.
Voor klein promotiemateriaal of voor promotiemateriaal dat op twee of meer van de vier Fondsen betrekking heeft, zijn de punten 1 en 3 niet van toepassing.
HOOFDSTUK 6
Persoonsgegevens
Artikel 36
Bescherming van persoonsgegevens
1. De lidstaten en de Commissie nemen alle nodige maatregelen ter voorkoming van de ongeoorloofde bekendmaking van en onrechtmatige toegang tot de in artikel 27, lid 1, onder h), van de basisbeschikking bedoelde gegevens, de door de Commissie in de loop van haar controles ter plaatse verzamelde gegevens en de in hoofdstuk 4 bedoelde informatie.
2. De in hoofdstuk 4 bedoelde informatie mag niet worden doorgegeven aan andere personen dan die welke, in de lidstaten of bij de instellingen van de Gemeenschap, er uit hoofde van hun functie toegang toe dienen te hebben, tenzij de lidstaat die die informatie verstrekt daar uitdrukkelijk in heeft toegestemd.
HOOFDSTUK 7
Elektronische uitwisseling van documenten
Artikel 37
Elektronische uitwisseling van documenten
Naast de te ondertekenen papieren versies van de in hoofdstuk 3 bedoelde documenten, wordt de informatie, indien mogelijk, ook langs elektronische weg verstuurd.
Artikel 38
Computersysteem voor de uitwisseling van documenten
1. Wanneer de Commissie voor de uitvoering van het Fonds een computersysteem ontwikkelt voor veilige gegevensuitwisseling tussen de Commissie en elke lidstaat, worden de lidstaten geïnformeerd over en op hun verzoek betrokken bij de ontwikkeling van een dergelijk computersysteem.
2. De Commissie en de aangewezen instanties, samen met de organen waaraan de taken zijn gedelegeerd, voeren de in hoofdstuk 3 bedoelde documenten in het in lid 1 bedoelde computersysteem in.
3. Voorts kan de lidstaten worden verzocht om vrijwillig de in de artikelen 27 en 28 bedoelde informatie te verstrekken met gebruikmaking van het bestaande door de Commissie beheerde specifieke systeem voor het verzamelen van in het kader van de structuurfondsen ontdekte onregelmatigheden.
4. De kosten van een interface tussen het gemeenschappelijke computersysteem en nationale, regionale en lokale computersystemen en de kosten van de aanpassing van laatstgenoemde systemen aan de technische eisen van het gemeenschappelijke systeem komen krachtens artikel 17 van de basisbeschikking voor subsidie in aanmerking.
DEEL III
SPECIFIEKE BEPALINGEN VOOR HET EUROPEES TERUGKEERFONDS
HOOFDSTUK 1
Subsidiabiliteitsregels
Artikel 39
Subsidiabiliteitsregels
1. Om de in artikel 35, lid 4, van de basisbeschikking bedoelde subsidiabiliteit van de uitgaven voor acties die worden gefinancierd uit hoofde van de jaarprogramma's te bepalen, gelden de in bijlage XI bij deze beschikking vervatte regels.
2. De regels zijn van toepassing op uitgaven van de eindbegunstigden en zijn van overeenkomstige toepassing op uitgaven van de partners bij het project.
3. Het staat de lidstaten vrij striktere nationale bepalingen inzake subsidiabiliteit toe te passen dan die welke in deze beschikking zijn vervat.
De Commissie evalueert of de toepasselijke nationale bepalingen inzake subsidiabiliteit aan deze voorwaarde voldoen.
DEEL IV
SLOTBEPALINGEN
Artikel 40
Adressaten
Deze beschikking is gericht tot het Koninkrijk België, de Republiek Bulgarije, de Tsjechische Republiek, de Bondsrepubliek Duitsland, de Republiek Estland, Ierland, de Helleense Republiek, het Koninkrijk Spanje, de Franse Republiek, de Italiaanse Republiek, de Republiek Cyprus, de Republiek Letland, de Republiek Litouwen, het Groothertogdom Luxemburg, de Republiek Hongarije, de Republiek Malta, het Koninkrijk der Nederlanden, de Republiek Oostenrijk, de Republiek Polen, de Portugese Republiek, Roemenië, de Republiek Slovenië, de Slowaakse Republiek, de Republiek Finland, het Koninkrijk Zweden en het Verenigd Koninkrijk van Groot-Brittannië en Noord-Ierland.
Gedaan te Brussel, 5 maart 2008.