32002R2304
L 348/82
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 2304/2002 НА КОМИСИЯТА
от 20 декември 2002 година
за прилагане на Решение 2001/822/ЕО на Съвета относно асоциирането на отвъдморските страни и територии към Европейската общност („Решение за отвъдморско асоцииране“)
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Решение 2001/822/ЕО на Съвета (1), и по-специално член 23 от него,
като взе предвид Вътрешното споразумение между представители на правителствата на държавите-членки, заседаващи в рамките на Съвета, относно финансирането и администрирането на помощ от Общността съгласно Финансовия протокол към Споразумението за партньорство между държавите от Африка, Карибския и Тихоокеанския басейн и Европейската общност и нейните държави-членки, подписано в Котону (Бенин) на 23 юни 2000 г., и разпределението на финансова помощ за отвъдморските страни и територии, за които се прилага част IV от Договора за ЕО (2),
като взе предвид Регламента на Съвета относно финансов регламент за Европейския фонд за развитие (3) (Финансов регламент за ЕФР),
като има предвид, че:
(1)
Решение 2001/822/ЕО (Решение за отвъдморско асоцииране) изисква Комисията да приеме разпоредби за прилагането на част III и приложения IIА-Г в сътрудничество с отвъдморските страни и територии (ОСТ) в рамките на процедурата за партньорство. По-специално член 4 постановява, че ОСТ са основно отговорни за изготвянето на Единни програмни документи (ЕПД) и програми за сътрудничество.
(2)
Разпоредбите, приети от Комисията съгласно член 23 от Решението за отвъдморско асоцииране, трябва да са съвместими с принципите за стабилно финансово управление, партньорство, допълване и субсидиарност и да гарантират, че ОСТ ще вземат в свои ръце процеса на развитие, както и адекватен мониторинг и одит от самите ОСТ и Комисията.
(3)
Като се отчитат специфичните нужди, способности и ограничения на ОСТ, финансовата помощ следва да се предоставя на ОСТ като бюджетна подкрепа, при условие че управлението на публични разходи от страна на ОСТ е достатъчно прозрачно, отчетно и ефективно. В допълнение, процедурите за държавни поръчки в ОСТ трябва да отговарят на стандартите на Финансовия регламент за ЕФР по отношение на прозрачност и откритост. Като алтернатива на бюджетна подкрепа може да се предоставя финансова помощ за подкрепа на проекти или програми, когато се счете, че това ще осигури по-ефективно или сигурно изпълнение.
(4)
Необходимо е да се установят разпоредби за изготвянето на ЕПД, последващо развитие, одит, оценка, преглед и изпълнение, както и за отчитане и финансови промени. Тези разпоредби следва да включват участието на Комисията в тези дейности. Съгласно необходими изменения в специфичната ситуация на ОСТ, те следва да са съвместими със съответните разпоредби в контекста на структурните фондове, с цел да засили и подпомогне ефективността на участието на Комисията.
(5)
С цел да подпомогне регионалното сътрудничество и интеграция между ОСТ и страните от Африка, Карибския и Тихоокеанския басейн, по принцип се прилагат еднакви правила. При се това обаче, като се вземе предвид географското положение на някои ОСТ, които на практика не могат да установят тясно сътрудничество със страните от Африка, Карибския и Тихоокеанския басейн или други ОСТ, следва също така да се предвиди възможността да се разпределят регионални фондове по молба на една единствена ОСТ.
(6)
Мерките, предвидени в настоящия регламент са предмет на консултиране с ОСТ.
(7)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета за ЕФР-ОСТ, създаден по силата на член 24 от Решението за отвъдморско асоцииране,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ЧАСТ I
ПРЕДМЕТ И ПРИНЦИПИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент урежда процедурите за програмирането, изпълнението и контрола на финансовата помощ от Общността за ОСТ, управлявана от Комисията съгласно Деветия европейски фонд за развитие (ЕФР), в съответствие с разпоредбите на Решението за отвъдморско асоцииране и Финансовия регламент за ЕФР.
Член 2
Допълване и партньорство
1. Програмирането, изпълнението, мониторинга и оценката на подкрепа от ЕФР се извършва в тесни консултации между ОСТ, съответните държави-членки и Комисията.
2. ОСТ гарантират, че с всички участници в сътрудничеството, изброени в член 5, параграф 1, второ и трето тире от Решението за отвъдморско асоцииране, са проведени надлежни консултации в хода на процеса на програмиране.
3. ОСТ, съответните държави-членки и Комисията насърчават координацията и съвместимостта както между мерките, предприети по силата на настоящия регламент, мерките, предприети с вноски от бюджета на Общността, така и операции, предприети от Европейската инвестиционна банка, други международни институции и съответните държави-членки.
ЧАСТ II
ПРОГРАМИРАНА И НЕПРОГРАМИРАНА ПОМОЩ
ГЛАВА 1
Програмирана помощ
Член 3
Териториално програмиране
Операциите, финансирани с безвъзмездна помощ в рамките на Решението за отвъдморско асоцииране, се програмират възможно най-скоро след влизане в сила на настоящия регламент чрез приемането на Единен програмен документ (ЕПД), съгласно образеца в приложението към настоящия регламент.
Член 4
Изготвяне на ЕПД
1. Компетентните власти на ОСТ изготвят предложение за ЕПД след консултации с възможно най-широк кръг от участници в процеса на развитие, като се позовават на наличния опит и най-добри практики.
Всяко предложение за ЕПД отчита нуждите и отговаря на специфичното положение на всяка ОСТ. То определя приоритетните дейности и изгражда местна отговорност за програмите за сътрудничество.
Предложението се представя на Комисията, не по-късно от 12 месеца след влизането в сила на настоящия регламент.
2. Предложението за проект на ЕПД е предмет на размяна на становища между ОСТ и съответната държава-членка и Комисията посредством, ако е приложимо, съответната делегация.
ОСТ предоставя цялата необходима информация, включително резултатите от изследвания за практическа приложимост, за да се даде възможност на Комисията възможно най-ефективно да оцени проекта на ЕПД.
3. Властите на ОСТ по-специално указват на възможно най-ранен етап дали се нуждаят от отпускане на средства от ЕФР във вид на бюджетна подкрепа.
Всяко разминаване между анализа на страната и този на Общността се отбелязва.
Член 5
Оценяване на ЕПД от Комисията
Комисията оценява предложението за ЕПД, за да определи дали то съдържа всички необходими елементи и дали е съвместимо с целите на Решението за отвъдморско асоцииране, с настоящия регламент и съответните политики на Общността. Тя уведомява Европейската инвестиционна банка за получения проект.
Комисията, по-специално, решава дали финансовата помощ от ЕФР следва да се предостави като бюджетна подкрепа, съгласно предварителна оценка на прозрачността, отчетността и ефективността на управлението на публични разходи и откриването и прозрачността на обществените поръчки в съответствие със стандартите, изложени във Финансовия регламент за ЕФР, или като подкрепа за програми и проекти.
Член 6
Регионални програми
1. Финансовата подкрепа за регионално сътрудничество и интеграция, предвидени в член 1, параграф 1, буква а), ii) от приложение II А към Решението за отвъдморско асоцииране, се разпределя въз основа на програмните предложения, представени от една или повече ОСТ в съответствие с член 16 от Решението за отвъдморско асоцииране.
2. Предложенията трябва да са резултат от обмяна на мнения между Комисията и териториалните ОСТ разпоредители със средства, назначени в съответствие с член 14 от настоящия регламент или техни представители, включително, където е уместно, консултация с неправителствени участници, които отговарят на условията за участие.
Те се представят на Комисията до 30 септември 2003 г.
В оценката си на предложението Комисията следва специално да отчита очакваното въздействие върху интеграцията на ОСТ бенефициери в региона, към който принадлежат. Ангажиментът за разходи се предшества от решение на Комисията за финансиране, което обхваща подкрепа за проекти и програми.
3. Ако след първата вноска остане остатък, два пъти годишно могат да се подават допълнителни предложения, освен в особено неотложни случаи и за първи път до 31 декември 2003 г. и 30 юни 2004 г. съответно.
4. За да се постигне адекватен мащаб и да се засили ефективността, могат да се смесват регионални и териториални фондове за финансиране на регионални програми с отчетлив териториален компонент.
5. Членове 8 и 16-30 се прилагат mutatis mutandis към регионални програми.
ГЛАВА 2
Непрограмирана помощ
Член 7
Използване на резерв „В“
1. Комисията разпределя средствата от резерв „В“ за целите, посочени в член 3, параграф 3, букви б) или в) от приложение II А към Решението за отвъдморско асоцииране въз основа на средносрочния преглед по член 22 от настоящия регламент или, в случая на Гренландия, на средносрочния преглед по член 3, параграф 2 от приложение II към Решението за отвъдморско асоцииране. Комисията определя съответно индикативните вноски, посочени в член 3, параграф 4 от приложение II А към Решението за отвъдморско асоцииране и уведомява ОСТ и държавите-членки за решението си по отношение на новите вноски.
2. За да разпредели средствата, посочени в член 28 и приложение II Г към Решението за отвъдморско асоцииране, всяка ОСТ, която се счита за отговаряща на условията за подкрепата, определена в него, следва да представи попълнена молба по формуляр, предоставен от Комисията, и да включва цялата информация, необходима за оценяване на молбата.
Молбата се подава до Комисията най-късно до 30 април в годината, следваща тази, за която се иска допълнителната помощ.
Комисията уведомява ОСТ във възможно най-кратки срокове за решението си.
ЧАСТ III
ПРИЛАГАНЕ
ГЛАВА 1
Финансови процедури
Член 8
Финансови ангажименти
1. Разходите по финансовата помощ за ОСТ се одобряват от Комисията в съответствие с Финансовия регламент за ЕФР.
2. В рамките на ЕПД, одобрението на разходи се предхожда от решение за финансиране на Комисията, което включва бюджетна подкрепа или помощ за проекти и програми.
3. Извън обхвата на ЕПД, разходи свързани с неразпределения резерв „В“, заделен в съответствие с член 3, параграф 3 от приложение II А към Решението за отвъдморско асоцииране, се одобряват от Комисията и се изпълняват в съответствие с членове 15 и 54 от Финансов регламент за ЕФР.
Член 9
Разплащателни агенции
Финансовите институции в ОСТ, в които Комисията разкрива сметки в съответствие с част I, дял III, глава 3, раздел 4 на Финансовия регламент за ЕФР за осъществяване на сътрудничество с ОСТ, изпълняват функциите на „Разплащателни агенции“.
За средства, депозирани в Разплащателните агенции в Общността се начислява лихва.
Разплащателните агенции не получават възнаграждение за услугите си и върху депозираните средства не се дължи лихва.
ГЛАВА 2
Поръчки
Член 10
Общи разпоредби за поръчки
1. Процедурите, уреждащи възлагането на поръчки се указват във финансовите споразумения.
2. В случаите, когато финансовата помощ се предоставя чрез бюджетна подкрепа, се прилагат процедурите за обществени поръчки в съответната ОСТ.
3. Във всички останали случаи възлагането на поръчки следва разпоредбите, постановени в член 75, параграф 1, точка 1 от Финансовия регламент за ЕФР.
Член 11
Данъчни и митнически условия
1. ОСТ прилагат по отношение на поръчките за изпълнение на програми или проекти, финансирани от ЕФР, данъчни и митнически мерки, които са не по-малко благоприятни от мерките, които те прилагат спрямо най-облагодетелстваните държави или международни организации за развитие, с които те поддържат отношения. При определяне на статута на най-облагодетелствана нация не се взимат предвид мерките, прилагани от съответната ОСТ спрямо други ОСТ или държави от Африка, Карибския и Тихоокеанския басейн или спрямо други развиващи се страни.
2. При условията на параграф 1, се прилага следното по отношение на поръчки, финансирани от Общността:
а)
поръчката не подлежи в ОСТ - бенефициер на помощта, на облагане с налози или такси за регистрация или с други фискални налози с равностоен ефект, независимо дали тези налози вече съществуват или ще бъдат въведени в бъдеще; при все това обаче тези поръчки се регистрират в съответствие с действащите закони в ОСТ и могат да се облагат с такса, съответстваща на стойността на предоставената услуга;
б)
печалби и/или приходи, възникващи от изпълнението на поръчки се облагат с данъци съгласно вътрешните фискални разпоредби в съответната ОСТ, при условие че физическите или юридически лица, които осъществяват такава печалба и/или приходи имат постоянно седалище в тази държава или че изпълнението на поръчката отнема повече от шест месеца;
в)
предприятия, които трябва да внесат професионално оборудване, за да изпълнят поръчки за строителни работи, могат по тяхно искане, да се възползват от системата за временно допускане на стоки, постановена от националното законодателство на ОСТ бенефициер по отношение на въпросното оборудване;
г)
всяко професионално оборудване, необходимо за извършване на задачите, определени в поръчката за услуга, се допуска временно в ОСТ бенефициер в съответствие с нейното национално законодателство без заплащане на мита, данъци или фискални такси с равностоен ефект, освен ако тези мита и такси не съставляват възнаграждение за предоставени услуги;
д)
внос по поръчки за доставка се допуска в ОСТ - бенефициер на помощта без да се начисляват мита, данъци или фискални такси с равностоен ефект. Поръчката за доставки, произхождащи от съответната ОСТ, се възлага въз основа на цени без включен транспорт на доставките, към които могат да се добавят вътрешни фискални такси, приложими спрямо такива доставки в ОСТ;
е)
горива, смазочни материали и въглеводородни спойки и всички материали, използвани за изпълнение на поръчка се считат за закупени на местния пазар и са предмет на фискални правила, приложими съгласно действащото национално законодателство в ОСТ бенефициер; и
ж)
лично имущество, внесено с цел употреба от физически лица, различни от тези, които са наети на място, които са ангажирани в изпълнение на задачите, определени в поръчка за услуга, както и членове на техните семейства, се освобождават от митнически и вносни мита, данъци и други фискални такси с равностоен ефект в рамките на действащото национално законодателство в ОСТ бенефициер.
3. Въпроси, които не са разгледани в параграфи 1 и 2 относно митнически и данъчни условия са предмет на законодателството на съответната ОСТ.
ГЛАВА 3
Управителни и изпълнителни агенции
Член 12
Процедури по прилагане
Без да се накърняват процедурите по прилагане на бюджетна помощ, посочени в членове 8, параграф 2 и член 10, параграф 2, програми и проекти, финансирани съгласно настоящия регламент се прилагат в съответствие с членове 13, 14 и 15.
Член 13
Делегации
1. В случаите, когато Комисията се представлява от делегация под ръководството на ръководител на делегацията, тя уведомява съответната ОСТ за това. В тези случаи се прилагат член 22, параграф 2 и член 67 от Финансовия регламент за ЕФР относно разпоредители на средства и счетоводители по делегиране.
2. Ръководителят на делегацията в тясно сътрудничество с териториалния разпоредител на средства:
а)
по молба на съответната ОСТ участва и оказва съдействие в изготвянето на проекти и програми и в преговорите по сключването на договори за техническа помощ;
б)
участва в оценяването на проекти и програми, изготвя тръжни документи и търси начини за опростяване на процедурите за оценяване на проекти и програми и прилагането им;
в)
изготвя финансови предложения;
г)
одобрява, преди териториалният разпоредител на средства да издаде, документацията по местни покани за участие в открит търг и поръчки за незабавна помощ в рамките на 30 дни от получаването им от териториалния разпоредител на средства;
д)
присъства на отварянето на предложенията и получава копия от тях и от резултатите от проверката им;
е)
одобрява до 30 дни предложението на териториалния разпоредител на средства за провеждане на местни открити търгове, поръчки с пряко договаряне, поръчки за неотложна помощ и поръчки за строителни работи на стойност до 5 милиона EUR и поръчки за доставки на стойност до 1 милион EUR;
ж)
за всички други поръчки, неупоменати по-горе, одобрява до 30 дни предложението на териториалния разпоредител на средства за възлагането на поръчки, в случай че са изпълнени следните условия:
i)
избраното предложение е най-ниското от тези, отговарящи на изискванията на тръжната документация;
ii)
избраното предложение отговаря на всички критерии за избор, упоменати в тръжната документация; и
iii)
избраното предложение на надвишава сумата, определена за поръчката;
з)
в случай, че условията, посочени в буква ж) не са изпълнени, изпраща предложението на главния разпоредител на средства, който взима решение по него в срок до 60 дни от получаването му от ръководителя на делегацията. Когато цената на избраното предложение надхвърля сумата, определена за поръчката, главният разпоредител на средства, при одобряване на поръчката, дава необходимото финансово одобрение на разходите;
и)
одобрява поръчки и оценки в случай на пряка работа, допълнения и поправки към тях, както и разрешения за плащане, издадени от териториалния разпоредител на средства;
й)
осигурява, че проектите и програмите, финансирани със средствата на Фонда, който се управлява от Комисията, се изпълняват правилно от финансова и техническа гледна точка;
к)
сътрудничи с властите на ОСТ, като той обичайно представлява Комисията при оценяване на дейности;
л)
предоставя на ОСТ цялата информация и документи относно процедурите по прилагане на финансово сътрудничество за развитие, особено по отношение критериите за оценка и критериите за оценяване на предложения; и
м)
редовно уведомява властите на ОСТ за дейности на Общността, които могат пряко да засягат сътрудничество между Общността и ОСТ.
3. Всяко по-нататъшно делегиране на административни и/или финансови правомощия на ръководителя на делегацията, различни от описаните в настоящия член, се известяват на териториалния разпоредител на средства.
Член 14
Териториален разпоредител на средства
1. Правителството на всяка ОСТ назначава териториален разпоредител на средства, който да я представлява във всички дейности, финансирани със средствата на Фонда, който се управлява от Комисията и Банката. Териториалният разпоредител на средства може да делегира някои от тези функции и уведомява главния разпоредител на средства за всеки такъв акт на делегиране.
2. Задълженията на териториалния разпоредител на средства са както следва:
а)
отговаря, в тясно сътрудничество с ръководителя на делегацията, за изготвянето, подаването и оценяването на проекти и програми;
б)
в тясно сътрудничество с ръководителя на делегацията издава покани за местни открити търгове, получава тръжни предложения, както местни, така и международни (при открити и ограничени тръжни процедури), председателства разглеждането на предложения, установява резултатите от разглеждането,подписва договори и допълнения и поправки към тях и одобрява разходи;
в)
преди да издаде местни открити покани за участие в търг, представя тръжната документация на ръководителя на делегацията, който дава съгласието си в рамките на 30 дни;
г)
завършва оценката на предложения в рамките на срока на търга, като държи сметка за срока, необходим за одобрение на поръчки;
д)
предава резултатите от разглеждането, както и предложение за възлагането на поръчка на ръководителя на делегацията за негово одобрение в сроковете, указани в член 15, буква е);
е)
проверява и разрешава разходи в рамките на предоставените му граници; и
ж)
по време на изпълнението на дейности, предприема всички необходими адаптивни мерки да осигури правилно изпълнение на одобрените проекти или програми от икономическа и техническа гледна точка.
3. По време на изпълнението на дейности и съгласно изискванията да се уведомява ръководителя на делегацията, териториалният разпоредител на средства разполага с правомощия за взимане на решения относно следното:
а)
технически корекции и изменения по отношение на детайли, доколкото те не влияят върху приетото техническо решение и остават в рамките на резерва за приспособление;
б)
изменения на разчетите по време на изпълнение;
в)
прехвърляне от перо в перо в рамките на разчетите;
г)
промени на мястото на проекти или програми с няколко части, ако такива промени са оправдани от техническа, икономическа или социална гледна точка;
д)
налагане и освобождаване от плащане на глоби за закъснение;
е)
действия, които водят до освобождаване на гаранти;
ж)
закупуване на стоки, независимо от техния произход, от местния пазар;
з)
използването на съоръжения и машини за строителство, които не са с произход от ОСТ, държава-членка или АКТБ държави, при условие че няма производство на подобно съоръжение и машини в ОСТ, държава-членка или АКТБ държави;
и)
възлагане на подизпълнители;
й)
окончателно приемане, при условие че ръководителят на делегацията присъства на условното приемане, одобри съответния протокол и, където е уместно, присъства на окончателното приемане, по-специално когато степента на резерви, записани при условното приемане налага съществена допълнителна работа;
к)
наемане на консултанти и други експерти по техническа помощ;
4. Териториалният разпоредител на средства в допълнение:
а)
съставя и, след като получи одобрението на Комитета по наблюдение, представя на Комисията годишен доклад за изпълнение;
б)
осъществява средносрочния преглед, упоменат в член 22;
в)
осигурява, че тези органи, които участват в управлението и изпълнението на ЕФР програми поддържат или отделни счетоводни системи, или адекватен счетоводен код за всички операции, свързани с помощта; и
г)
предприема необходимите мерки да осигури прилагането на членове 16, 19, 24 и 30.
5. При подаване на годишния доклад за изпълнение, посочен в член 21, Комисията и териториалният разпоредител на средства разглеждат основните резултати от предходната година.
След като разгледа основните резултати, Комисията може да отправи забележки към териториалния разпоредител на средства. Териториалният разпоредител на средства уведомява Комисията за всяко действие, предприето по тези забележки. Когато при съответно доказани случаи Комисията прецени, че предприетите мерки не са адекватни, тя може да отправи препоръки към ОСТ и териториалния разпоредител на средства за изменения с цел подобряване ефективността на условията на мониторинг или управление, заедно с причините за тези препоръки.
При получаване на такива препоръки териториалният разпоредител на средства последователно разкрива предприетите стъпки за подобряване условията на мониторинг или управление или обяснява защо не са предприети подобни стъпки.
Член 15
Регионални участници
1. Предложения за регионална програма се подават от:
а)
най-малко двама ОСТ териториални разпоредители на средства; или
б)
по изключение от едни териториален разпоредител на средства, ако само една ОСТ участва в дейност, упомената в член 16, параграф 1, букви б)-д) от Решението за отвъдморско асоцииране.
2. Регионалните програми се изпълняват от териториалния разпоредител на средства или организация, определена в предложението.
ЧАСТ IV
МОНИТОРИНГ, ПРЕГЛЕД, ОДИТ И ОЦЕНЯВАНЕ
ГЛАВА 1
Мониторинг
Член 16
Отговорност на ОСТ
1. Без да се накърнява отговорността на Комисията за изпълнение на финансовата помощ на Общността, ОСТ поема отговорност на първо място за финансовия контрол на тази помощ.
За таза цел териториалният разпоредител на средства:
а)
въвежда и прилага системи за управление и контрол по такъв начин, че да гарантира ефективно и правилно използване на средства на Общността. Необходимият вътрешен и външен финансов контрол трябва да се извършва в съответствие с международно признати стандарти за последващ контрол от компетентните органи за финансов контрол, които трябва да са независими за изпълнение на това задължение;
б)
представя на Комисията описание на тези системи;
в)
гарантира, че помощта се управлява в съответствие с всички приложими правила и че средствата, предоставени на тяхно разположение се използват в съответствие с принципите на стабилно финансово управление;
г)
удостоверява, че декларациите за разходите, представени на Комисията, са достоверни, и че те са резултат от счетоводните системи, основани подкрепящи документи, които могат да бъдат проверени;
д)
представя на Комисията, при приключване на всеки програмен период, декларация, изготвена от лице или отдел, функциониращи независимо от назначения управителен орган. Тази декларация обобщава изводите от проверките, извършвани през предишни години и оценява валидността на молбата за плащане на окончателния баланс, както и законността и редовността на транзакциите, посочени в окончателното удостоверение за разходи. ОСТ може да приложи към това удостоверение свое собствено становище, ако преценят за необходимо;
е)
сътрудничи с Комисията с цел да осигури, че средствата по ЕФР се използват в съответствие с принципите на стабилно финансово управление;
ж)
предотвратява, установява и отстранява нередности, уведомява за тях Комисията в съответствие с правилата, и информира Комисията за напредъка на административни съдебни процедури;
з)
възстановява загубени суми в резултат на установена нередност и, когато е уместно, начислява лихва върху закъснели плащания;
и)
предприема всички необходими мерки да осигури съответствие с разпоредбите на индикативната програма, включително спазването на графика за ангажименти и разплащания, съгласувани при програмирането; и
й)
проверява всички причини за закъснение при изпълнението и предлага подходящи мерки за подобряване на ситуацията.
2. Всяка година на Комисията се изпраща план за последващ контрол и обобщение на резултатите от извършените последващи контролни проверки.
Докладите от последващите контролни проверки са на разположение на Комисията.
Член 17
Координация
1. Комисията и ОСТ, представлявана от териториалния разпоредител на средства, си сътрудничат и координират планове, методи и изпълнение на проверки, така че да оптимизират полезността на извършените проверки. Те незабавно обменят информация за резултатите от извършените проверки.
2. Най-малко веднъж годишно се разглежда и оценява следното:
а)
резултатите от извършените от ОСТ и от Комисията проверки;
б)
всякакви забележки, направени от други национални или Общностни контролни органи или институции;
в)
финансовото въздействие на всяка отбелязана нередност, вече предприетите стъпки или такива, необходими за отстраняването ѝ и, където е необходимо, изменения в системите за управление и контрол.
3. След прегледа и оценките по параграф 2 и без да се накърняват мерките, които незабавно се предприемат от ОСТ съгласно член 16, Комисията може да отправи забележки, по-специално по отношение на финансовото въздействие на установени нередности.
Тези забележки се адресират до териториалния разпоредител на средства на съответната ОСТ и се придружават, когато е необходимо, от мерки за отстраняване на установените недостатъци в управлението и визират тези установени нередности, които все още не са отстранени.
ОСТ има възможност да направи коментари по тези забележки.
Член 18
Комитети по мониторинга
1. Комитет по мониторинга осъществява надзор на всеки ЕПД.
Властите на ОСТ създават Комитет по мониторинга до три месеца след одобряването на ЕПД.
2. Комитетът по мониторинга се председателства от териториалния разпоредител на средства или от негов представител.
Представител на Комисията и когато е уместно на Европейската инвестиционна банка може да участва в работата на Комитета по мониторинга в качеството на съветник.
Властите или органите, определени от ОСТ, Комисията, съответните държави-членки и, когато е уместно Европейската инвестиционна банка и/или други съфинансиращи институции са представени в Комитета. В случаите, когато регионални и местни власти и частни предприятия са отговорни за изпълнението на проект и проекта пряко ги засяга, те също са представени в тези комитети.
3. Комитетът по мониторинга изготвя свой устройствен правилник за в институционалната, правна и финансова рамка на съответната ОСТ и го съгласуват с териториалния разпоредител на средства.
4. За заседанията на комитета по мониторинга териториалният разпоредител на средства представя междинни доклади в съответствие със стандартния модел, предоставен от Комисията.
5. За да установи ефективността и качеството на изпълнение на помощта, Комитетът по мониторинга:
а)
периодично извършва преглед на осъществения напредък за достигане на специфични цели на ЕПД;
б)
разглежда средносрочния преглед, упоменат в член 22 преди той да бъде изпратен на Комисията;
в)
разглежда и одобрява годишния и окончателния доклад за изпълнение, преди те да бъдат изпратени на Комисията;
г)
разглежда и одобрява предложения за изменение съдържанието на ЕПД.
Член 19
Показатели за мониторинг
Териториалният разпоредител на средства и Комитета по мониторинга извършват мониторинг като се отнасят до показатели, посочени в ЕПД.
Показателите държат сметка за индикативната методология, предоставена от Комисията.
Те се отнасят до специфичния характер на проектите и техните цели и показват:
а)
материали, продукция, резултати и доколкото е възможно въздействие;
б)
достигнатия етап в помощта по отношение на физическо изпълнение;
в)
напредък на финансовия план.
ГЛАВА 2
Преглед
Член 20
Процес по преразглеждане
1. Финансовото сътрудничество е достатъчно гъвкаво, за да гарантира, че дейностите непрекъснато са в съответствие с целите на Решението за отвъдморско асоцииране и отчита всички промени, възникващи в икономическата ситуация, приоритети и цели на съответната ОСТ, по-специално чрез годишния доклад за изпълнение и средносрочния или, ако е приложимо, годишния преглед на ЕПД, посочен в член 21, параграф 5.
2. В изключителни обстоятелства, упоменати в разпоредбите относно хуманитарна и неотложна помощ, прегледът може да се извърши по молба на всяка от страните.
Член 21
Годишен доклад за изпълнение
1. Териториалният разпоредител на средства представя на Комисията годишни доклади за изпълнение до три месеца след края на всяка пълна годна от изпълнение от приемането на ЕПД.
2. Годишният доклад за изпълнение на ЕПД се състои от съвместна оценка на изпълнението на програмата и отчита резултатите от съответните дейности по мониторинг и оценяване.
3. Този доклад се извършва на място и се финализира между териториалния разпоредител на средства, Комитета по мониторинга и ако е приложимо, ръководителя на съответната делегация в рамките на срок от 60 дни.
4. Докладът включва, по-специално, оценка на:
а)
постигнатите резултати във фокусните сектори, отчетени спрямо определените цели и показатели за въздействие и ангажименти по секторна политика;
б)
проекти и програми извън фокусните сектори и/или част от многогодишни програми;
в)
използването на ресурси, заделени за недържавни участници;
г)
ефективното изпълнение на текущи дейности и степента, в която се спазва графика за одобрение на разходи и плащания; и
д)
всяко удължаване на програмата през следващи години.
5. Когато е уместно, годишният доклад се извършва въз основа на доклада, изготвен по повод заседание на партньорите, както е постановено в член 7 от Решението за отвъдморско асоцииране.
Член 22
Междинен преглед
1. Междинният преглед е така структуриран, че да разглежда първоначалните резултати на ЕПД, тяхната релевантност и степента, в която са постигнати целите.
Той оценява също така използването на финансови ресурси и дейностите по мониторинг и изпълнение.
2. Междинният преглед се извършва под ръководството на Комисията в сътрудничество с териториалния разпоредител на средства и съответната държава-членка.
Той се извършва по принцип между 24 и 36 месеца след влизането в сила на настоящия регламент от независим оценител, като се представя на Комитета по мониторинг и след това се изпраща на Комисията. В ЕПД може да се определи различен краен срок, по-специално по отношение на показателите, приети в случай на бюджетна помощ.
3. Комисията разглежда релевантността и качеството на прегледа въз основа на критерии, определени в ЕПД, включително по отношение на финансовото разпределение на ЕФР.
ГЛАВА 3
Одит
Член 23
Одит
1. Без да се накърняват проверките, извършени от страните бенефициери, Комисията и Сметната палата могат чрез свои служители или надлежно упълномощени представители да извършат технически или финансови одити на място, включително пробни проверки и окончателни одити на дейности, финансирани от ЕФР и на системите за управление и контрол, като дадат предизвестие най-малко от един работен ден.
Комисията уведомява съответната ОСТ с оглед да получи цялото необходимо съдействие. Служители на съответната ОСТ могат да участват в такива проверки. Комисията може да изиска от съответната ОСТ да извърши проверка на място, за да удостовери правилността на една или повече транзакции. Служители на Комисията могат да участват в такива проверки.
2. Страните бенефициери съдействат на службите на Комисията и Сметната палата при изпълнение на одити, свързани с оползотворяването на ресурси на ЕФР.
Член 24
Сведения от последващи проверки
1. Системите за управление и контрол на ОСТ предоставят достатъчни сведения за последваща проверка в съответствие с условията, постановени във всяко финансово споразумение.
2. Достатъчни сведения за последваща проверка са налични, когато:
а)
счетоводните книги, съхранявани на подходящото управленско ниво, предоставят подробна информация за действително извършени разходи за дейности, финансирани от ЕФР. Счетоводните книги показват датата, на която са създадени, стойността на всеки отделен разход, естеството на подкрепящите документи и датата и метода на плащане. Необходимите документни доказателства (например фактури) се прикрепят;
б)
техническата спецификация и финансовия план на дейността, междинни отчети, документите, свързани с одобрението на безвъзмездната помощ и тръжните и договорни процедури, както и доклади относно инспекцията на финансираните продукти и услуги също се съхраняват на подходящото управленско ниво;
в)
в случай на компютъризиран трансфер на счетоводни данни, всички засегнати власти и органи получават достатъчна информация от по-ниското ниво, за да оправдаят счетоводните си книги и сумите, докладвани на по-горни нива, така че да осигурят достатъчни сведения за последваща проверка от общите обобщени суми, удостоверени на Комисията, до отделните разходни пера и подкрепящите документи на нивото на крайния бенефициер и органите и дружествата, извършващи дейностите;
3. Териториалният разпоредител на средства предприема всички мерки, необходими за прилагане на настоящия член.
ГЛАВА 4
Оценяване
Член 25
Оценяване
1. Оценяването на ЕПД обхваща оползотворяването на ресурси, ефективността и ефикасността на помощта и нейното въздействие, и прави изводи и препоръки, като използва особено резултати от вече извършени оценки.
То обхваща фактори, допринасящи за успеха или неуспеха на изпълнението и достижения и резултати, включително тяхната устойчивост.
2. Оценяването на ЕПД е отговорност на Комисията и се извършва в координация с Комитета по мониторинга.
3. Програмата за оценяване следва да е описана в ЕПД.
Оценяването, по-специално:
а)
предоставя редовни и независими оценки на дейностите на Фонда, като сравнява планирани резултати и цели с действителни постижения; и по този начин
б)
позволява на ОСТ, държави-членки и Комисията да използват уроците при съставянето и изпълнението на бъдещи политики и дейности.
4. Резултатите от оценяването са публично достъпни.
Член 26
Процедура по оценяване
Без да се накърняват оценките, извършвани от ОСТ или Комисията, оценяване на програми, проекти или други дейности за изпълнение на ЕПД може да се извършва съвместно от ОСТ и Комисията в сътрудничество със съответната държава-членка.
ЧАСТ V
ФИНАНСОВИ КОРЕКЦИИ
Член 27
Адаптиране на вноските от ЕФР
Въз основа на резултатите от мониторинга, последващата проверка и оценяването и като се отчитат забележките на Комитета по мониторинг, Комисията може да адаптира сумите и условията на първоначалния ЕПД по своя инициатива или по предложение на съответната ОСТ в светлината на текущите нужди и представяне на тази ОСТ.
Адаптирането обикновено се извършва по повод на междинния преглед в съответствие с процедурата, предвидена в член 24 от Решението за отвъдморско асоцииране, между 24-ия и 36-ия месец след влизането в сила на настоящия регламент или, в случай на нередности, във възможно най-кратки срокове.
Член 28
Временно спиране на плащания
1. Комисията преустановява временно плащанията и, като посочва причините си за това, иска ОСТ да представи забележките си и, когато е уместно, да извърши корекции в рамките на установен срок от време, като след завършване на необходимите проверки тя заключава, че:
а)
ОСТ не е изпълнила задълженията си; или
б)
целият или част от ЕПД не оправдава нито част, нито цели размер на вноската от ЕФР; или
в)
налице са сериозни недостатъци в системите за управление или контрол, които могат да доведат до системни нередности.
2. Срокът, в който съответната ОСТ може да отговори на молба да представи забележките си и, когато е уместно, да направи корекции, е два месеца, освен в съответни основателни случаи, когато Комисията може да даде съгласието си за по-дълъг срок.
3. Когато ОСТ възрази срещу забележките, направени от Комисията, Комисията поканва ОСТ и съответната държава-членка на партньорска среща, на която всички страни се опитват да достигнат до споразумение относно забележките и заключенията, извлечени от тях.
В случаите, когато ОСТ възрази срещу забележките, направени от Комисията и се състои партньорска среща, тримесечният срок съгласно параграф 5, в рамките на който Комисията може да вземе решение, започва от датата на партньорската среща.
4. Ако Комисията предложи финансови изменения, на ОСТ се предоставя възможност да покаже чрез проверка на съответните документи, че действителната степен на нередовност е по-малка от оценката на Комисията.
Освен в надлежно обосновани случаи, разрешеният за тази проверка срок не може да надхвърля два месеца след двумесечния срок, упоменат в параграф 1.
Комисията взема предвид всички доказателства, предоставени от ОСТ в рамките на посочения срок.
5. В края на срока, указан в параграф 2, Комисията, ако не се е достигнала до споразумение и ОСТ не е извършила корекции, отчита всички забележки направени от ОСТ и държавите-членки, и решава до три месеца:
а)
да намали плащанията; или
б)
да направи необходимите финансови корекции като анулира цялата или част от вноската от ЕФР.
6. Без да се накърняват параграфи 1-5, Комисията може след надлежна проверка да преустанови временно цялото или част от междинно плащане, ако установи, че съответният разход е свързан със сериозна неизправност, която не е била отстранена и е необходимо незабавно действие.
Комисията уведомява съответната ОСТ за предприетото действие и причините за него. Ако пет месеца по-късно причините за временното прекратяване на плащането продължават или съответната ОСТ не е уведомила Комисията за предприетите мерки за отстраняване на сериозна неизправност, се прилагат разпоредбите на член 30.
Член 29
Възстановяване и връщане на суми
1. Всяко връщане на суми, дължимо на Комисията, се прави до крайната дата, посочена в заповедта за възстановяване, изготвена в съответствие с член 45 от Финансовия регламент за ЕФР. Тази дата е последният ден на втория месец след издаването на заповедта.
2. Всяка забава води до начисляването на мораторна лихва от датата на падежа, посочена в параграф 1, до датата на ефективно плащане. Ставката на тази лихва е процент и половина над ставката, прилагана от Европейската инвестиционна банка в основните ѝ дейности по рефинансиране на първия работен ден от месеца, в който се пада съответната дата.
3. Териториалният разпоредител на средства води на отчет подлежащите на възстановяване суми във връзка с направени вече плащания на помощ от Комисията и осигурява тяхното възстановяване без неоснователно закъснение.
Бенефициерът връща всички подлежащи на възстановяване суми, заедно с натрупаната мораторна лихва, като приспада съответните суми от следващия си отчет за разходи и искане за плащане, адресирани до Комисията или, в случай че това е недостатъчно, като изплати сумите на Комисията.
Териториалният разпоредител на средства изпраща на Комисията веднъж годишно отчет за дължимите на основание възстановяване суми към тази дата, класифицирани по година на издаване на заповедите за възстановяване.
ЧАСТ VI
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 30
Информация и публичност
1. ОСТ гарантира, че на програмите на ЕФР се дава подходяща публичност с оглед на това:
а)
широката общественост да е запозната с ролята на Общността във връзка с тези програми;
б)
запознаване на потенциалните бенефициери и професионални организации с предоставените възможности.
2. Страните бенефициери гарантират по-специално издигането на пряко видими табла, които показват физически проекти, финансирани от Общността, заедно със знака на Общността, а така също и че представители на институциите на Общността са надлежно ангажирани в най-важните публични дейности, свързани с програмите, подкрепени от ЕФР.
Член 31
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня на публикуването му в Официален вестник на Европейските общности.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 20 декември 2002 година.
Verordening (EG) nr. 2304/2002 van de Commissie
van 20 december 2002
houdende uitvoering van Besluit 2001/822/EG van de Raad betreffende de associatie van de landen en gebieden overzee met de Europese Gemeenschap ("LGO-besluit")
DE COMMISSIE VAN DE EUROPESE GEMEENSCHAPPEN,
Gelet op het Verdrag tot oprichting van de Europese Gemeenschap,
Gelet op Besluit 2001/822/EG van de Raad(1), inzonderheid op artikel 23,
Gelet op het Intern Akkoord tussen de vertegenwoordigers van de regeringen van de lidstaten, in het kader van Raad bijeen, betreffende de financiering en het beheer van de steun van de Gemeenschap in het kader van het financieel protocol bij de partnerschapsovereenkomst tussen de staten in Afrika, het Caribisch Gebied en de Stille Oceaan en de Europese Gemeenschap en haar lidstaten, ondertekend te Cotonou (Benin) op 23 juni 2000, en de toewijzing van financiële bijstand ten behoeve van de landen en gebieden overzee waarop de bepalingen van het vierde deel van het EG-Verdrag van toepassing zijn(2),
Gelet op de verordening van de Raad houdende het Financieel Reglement van toepassing op het negende Europees Ontwikkelingsfonds(3) ("Financieel Reglement van het EOF"),
Overwegende hetgeen volgt:
(1) Besluit 2001/822/EG ("LGO-besluit") bepaalt dat de Commissie in samenwerking met de landen en gebieden overzee ("LGO") in het kader van de partnerschapsprocedure maatregelen moet vaststellen voor de uitvoering van deel III en de bijlagen II A tot en met II D. In artikel 4 wordt met name bepaald dat de LGO in eerste instantie verantwoordelijk zijn voor het redigeren van het enkelvoudig programmeringsdocument (EPD) en de samenwerkingsprogramma's.
(2) De door de Commissie uit hoofde van artikel 23 van het LGO-besluit vastgestelde maatregelen moeten in overeenstemming zijn met het beginsel van gezond financieel beheer, partnerschap, complementariteit en subsidiariteit en de eigen inbreng van de LGO in het ontwikkelingsproces alsook een adequaat toezicht en controle door de LGO zelf en de Commissie waarborgen.
(3) Rekening houdend met de specifieke behoeften, capaciteiten en beperkingen van de LGO, dient de financiële steun aan de LGO te worden toegekend in de vorm van begrotingssteun, op voorwaarde dat de LGO hun overheidsuitgaven voldoende transparant, rekenplichtig en efficiënt beheren, dan wel als steun voor projecten of programma's. Wat de doorzichtigheid en openheid betreft moeten de procedures voor overheidsopdrachten in die landen bovendien beantwoorden aan de normen van het Financieel Reglement van het EOF wanneer de tenuitvoerlegging daardoor efficiënter of veiliger zou worden.
(4) Er moeten bepalingen worden vastgesteld voor de opstelling van de EPD's en voor toezicht, controle, evaluatie, herziening en tenuitvoerlegging alsook voor verslaglegging en financiële correcties. Die bepalingen moeten betrekking hebben op de deelname van de Commissie aan die activiteiten. Afhankelijk van elke noodzakelijke aanpassing aan de specifieke situatie van de LGO, moeten zij in overeenstemming zijn met de overeenkomstige aanpassingen in het kader van de structuurfondsen om de deelname van de Commissie efficiënter te maken.
(5) Om de regionale samenwerking en een integratie tussen de LGO en de ACS-landen te vergemakkelijken zouden in beginsel dezelfde regels van toepassing moeten zijn. Rekening houdend met de geografische situatie van bepaalde LGO, die in de praktijk geen nauwe samenwerking met ACS-landen of andere LGO tot stand kunnen brengen, dient echter te worden voorzien in de mogelijkheid van toekenning van regionale fondsen op verzoek van slechts een LGO.
(6) Over de in deze verordening vervatte maatregelen is overleg gepleegd met de LGO.
(7) De in deze verordening vervatte maatregelen zijn in overeenstemming met het advies van het Comité van het EOF-LGO opgericht bij artikel 24 van het LGO-besluit,
HEEFT DE VOLGENDE VERORDENING VASTGESTELD:
DEEL 1
ONDERWERP EN BEGINSELEN
Artikel 1
Onderwerp
In deze verordening worden de procedures vastgelegd voor de programmering en tenuitvoerlegging van en het toezicht op de financiële steun van de Gemeenschap voor de LGO die door de Commissie in het kader van het negende Europees Ontwikkelingsfonds (EOF) wordt beheerd in overeenstemming met de bepalingen van het LGO-besluit en het Financieel Reglement van het EOF.
Artikel 2
Complementariteit en partnerschap
1. De programmering, tenuitvoerlegging en evaluatie van en het toezicht op de EOF-steun wordt in nauw overleg door de LGO, de betrokken lidstaten en de Commissie uitgevoerd.
2. De LGO zorgen ervoor dat alle in artikel 5, lid 1, tweede en derde streepje, van het LGO-besluit vermelde samenwerkende actoren tijdens het programmeringsproces voldoende worden geraadpleegd.
3. De LGO, de betrokken lidstaten en de Commissie bevorderen de coördinatie en samenhang tussen de uit hoofde van deze verordening genomen maatregelen, maatregelen uitgevoerd met bijdragen uit de Gemeenschapsbegroting en acties uitgevoerd door de Europese Investeringsbank, andere internationale instellingen en de betrokken lidstaten.
DEEL II
PROGRAMMEERBARE EN NIET-PROGRAMMEERBARE STEUN
HOOFDSTUK 1
Programmeerbare steun
Artikel 3
Territoriale programmering
De in het kader van het LGO-besluit met niet-terugvorderbare steun gefinancierde acties worden zo snel mogelijk na de inwerkingtreding van deze verordening geprogrammeerd door middel van de goedkeuring van een enkelvoudig programmeringsdocument (EPD) overeenkomstig het model in de bijlage bij deze verordening.
Artikel 4
Opstelling van het EPD
1. De bevoegde autoriteiten van de LGO stellen een voorstel voor het EPD op na overleg met een zo groot mogelijk aantal instanties die bij het ontwikkelingsproces zijn betrokken, en steunen daarbij op de opgedane ervaring en de beste praktijken.
Elk voorstel voor een EPD moet zijn aangepast aan de behoeften en beantwoorden aan de specifieke situatie van elke LGO. Het prioriteert de activiteiten en ontwikkelt de eigen plaatselijke inbreng in de samenwerkingsprogramma's.
Het voorstel wordt uiterlijk twaalf maanden na de inwerkingtreding van deze verordening aan de Commissie voorgelegd.
2. De betrokken LGO en lidstaat en de Commissie bespreken het voorstel voor het ontwerp-EPD via, indien van toepassing, de desbetreffende delegatie.
De LGO verstrekt alle nodige informatie, waaronder de resultaten van alle uitvoerbaarheidstudies om de beoordeling van het ontwerp-EPD door de Commissie zo effectief mogelijk te maken.
3. De autoriteiten van de LGO delen de Commissie in een zo vroeg mogelijk stadium mee of zij wensen dat de door het EOF toegewezen middelen in de vorm van begrotingssteun worden toegekend.
Discrepanties tussen de analyse van het land zelf en die van de Gemeenschap worden aangegeven.
Artikel 5
Evaluatie van het EPD door de Commissie
De Commissie evalueert het voorstel voor een EPD om na te gaan of het alle vereiste elementen bevat en in overeenstemming is met de doelstellingen van het LGO-besluit, deze verordening en het relevante beleid van de Gemeenschap. Zij stelt de Europese Investeringsbank in kennis van het ontwerp dat zij heeft ontvangen.
De Commissie moet met name beslissen of de financiële steun van het EOF moet worden toegekend in de vorm van begrotingssteun, afhankelijk van een voorafgaande beoordeling van de transparantie, verantwoordingsplicht en efficiency van het beheer van de overheidsuitgaven en van de openheid en transparantie van de procedure voor overheidsopdrachten in overeenstemming met de normen die zijn vastgelegd in het Financieel Reglement van het EOF, dan wel als steun voor programma's of projecten.
Artikel 6
Regionale programma's
1. De financiële steun voor regionale samenwerking en integratie die is vastgelegd in artikel 1, lid 1, onder a), ii), van bijlage II A bij het LGO-besluit wordt toegekend op basis van programmavoorstellen die door één of meer LGO zijn ingediend in overeenstemming met artikel 16 van het LGO-besluit.
2. De voorstellen moeten het resultaat zijn van een gedachtewisseling tussen de Commissie en de territoriale ordonnateurs van de LGO die in overeenstemming met artikel 14 van deze verordening zijn aangesteld, of hun vertegenwoordigers, en, indien aangewezen, van overleg met de in aanmerking komende niet-gouvernementele actoren.
De voorstellen moeten tegen 30 september 2003 bij de Commissie zijn ingediend.
De Commissie houdt bij het beoordelen van de voorstellen speciaal rekening met het verwachte effect op de integratie van de begunstigde LGO in de regio waartoe zij behoren. De vastlegging van de uitgaven moet worden voorafgegaan door een financieringsbesluit van de Commissie in verband met de steun voor projecten en programma's.
3. Indien na de eerste toewijzing nog middelen overblijven kunnen tweemaal per jaar bijkomende voorstellen worden ingediend, behalve in zeer urgente gevallen, en voor de eerste keer tegen respectievelijk 31 december 2003 en 30 juni 2004.
4. Om een voldoende omvang te bereiken en de efficiency te vergroten, kunnen regionale en territoriale middelen met elkaar worden gecombineerd voor het financieren van regionale programma's met een duidelijke territoriale component.
5. Artikel 8 en de artikelen 16 tot en met 30 zijn mutatis mutandis van toepassing op regionale programma's.
HOOFDSTUK 2
Niet-programmeerbare steun
Artikel 7
Gebruik van de reserve "C"
1. De Commissie kent de middelen van reserve "C" toe voor de in artikel 3, lid 3, onder b) of c), van bijlage II A bij het LGO-besluit vermelde doelstellingen op basis van de in artikel 22 van deze verordening bedoelde tussentijdse evaluatie of, in het geval van Groenland, de tussentijdse evaluatie bedoeld in artikel 3, lid 2, van bijlage II bij het LGO-besluit. De Commissie past de indicatieve toewijzingen in artikel 3, lid 4, van bijlage II A bij het LGO-besluit dienovereenkomstig aan en stelt de LGO en de lidstaten in kennis van haar besluit inzake de nieuwe toewijzingen.
2. Met het oog op de vastlegging van de middelen vastgesteld in artikel 28 en bijlage II D van het LGO-besluit moet elke LGO die van mening is dat hij voldoet aan de criteria voor de toekenning van de daarin vermelde steun, een volledig verzoek indienen op de door de Commissie ter beschikking gestelde formulieren en daarin alle informatie vermelden die voor de beoordeling is vereist.
Het verzoek moet uiterlijk op 30 april van het jaar volgend op het jaar waarvoor de aanvullende steun nodig is aan de Commissie worden voorgelegd.
De Commissie brengt de LGO zo spoedig mogelijk op de hoogte van haar beslissing.
DEEL III
UITVOERING
HOOFDSTUK 1
Financiële procedures
Artikel 8
Vastleggingen
1. De uitgaven voor financiële steun aan de LGO worden door de Commissie vastgelegd in overeenstemming met het Financieel Reglement van het EOF.
2. In het kader van het EPD wordt de vastlegging van uitgaven voorafgegaan door een financieringsbesluit van de Commissie over begrotingssteun of steun voor projecten en programma's.
3. Buiten het bestek van het EPD worden de uitgaven in verband met de niet toegewezen reserve "C", die in overeenstemming met artikel 3, lid 3, van bijlage II A bij het LGO-besluit is ingesteld, door de Commissie vastgelegd en uitgevoerd in overeenstemming met de artikelen 15 en 54 van het Financieel Reglement van het EOF.
Artikel 9
Betalingsgemachtigden
De financiële instellingen in de LGO waarbij de Commissie rekeningen opent in overeenstemming met deel I, titel III, hoofdstuk 3, afdeling 4, van het Financieel Reglement van het EOF met het oog op de tenuitvoerlegging van de samenwerking met de LGO, treden op als "betalingsgemachtigden".
Deposito's bij betalingsgemachtigden in de Gemeenschap zijn rentedragend.
De betalingsgemachtigden ontvangen geen vergoeding voor de door hen verleende diensten en over de deposito's is geen rente verschuldigd.
HOOFDSTUK 2
Opdrachten
Artikel 10
Algemene voorschriften voor opdrachten
1. De procedures die van toepassing zijn op de gunning van opdrachten worden in de financieringsovereenkomsten vermeld.
2. Wanneer financiële steun wordt toegekend in de vorm van begrotingssteun, zijn de procedures voor overheidsopdrachten van de betrokken LGO van toepassing.
3. In alle andere gevallen gelden voor de gunning van opdrachten de bepalingen van artikel 75, lid 1, van het Financieel Reglement van het EOF.
Artikel 11
Belasting- en douaneregeling
1. De LGO passen op contracten voor de uitvoering van door het EOF gefinancierde programma's of projecten een belasting- en douaneregeling toe die niet minder gunstig is dan die welke ten aanzien van de meestbegunstigde staten of ten aanzien van de internationale ontwikkelingsorganisaties waarmee zij betrekkingen onderhouden, wordt toegepast. Voor de bepaling van de regeling die van toepassing is op de meestbegunstigde natie blijven de door de betrokken LGO ten aanzien van andere LGO of ACS-staten of andere ontwikkelingslanden toegepaste regelingen buiten beschouwing.
2. Onder voorbehoud van artikel 1 wordt op de door de Gemeenschap gefinancierde overeenkomsten de volgende regeling toegepast:
a) op de opdrachten worden geen in de begunstigde LGO bestaande of aldaar in te voeren zegel- en registratierechten of fiscale heffingen van gelijke werking toegepast; deze opdrachten worden echter volgens de in de LGO geldende wetten geregistreerd en voor deze registratie kan een bedrag worden geheven dat in overeenstemming is met de verleende dienst;
b) winsten en/of inkomsten die voortvloeien uit de uitvoering van de overeenkomsten zijn belastbaar volgens de nationale belastingregeling van de betrokken LGO, op voorwaarde dat de natuurlijke of rechtspersonen die deze winsten en/of inkomsten hebben gerealiseerd, in die staat over een vaste vestiging beschikken of dat de uitvoeringsduur van de overeenkomst meer dan zes maanden bedraagt;
c) ondernemingen die professioneel materieel moeten invoeren met het oog op de uitvoering van overeenkomsten voor werken komen desgevraagd voor de regeling voor tijdelijke invoer met vrijstelling in aanmerking, zoals deze is geregeld in de nationale wetgeving van de begunstigde LGO voor genoemd materieel;
d) professioneel materieel, nodig voor de uitvoering van een in een overeenkomst voor diensten omschreven taken, wordt in de begunstigde LGO in overeenstemming met zijn nationale wetgeving ingevoerd met vrijstelling van douanerechten, belastingen of heffingen van gelijke werking, voorzover deze belastingen, rechten en heffingen niet een beloning voor verrichte diensten vormen;
e) de invoer in het kader van overeenkomsten voor leveringen wordt in de begunstigde LGO met vrijstelling van douanerechten, belastingen of fiscale rechten van gelijke werking toegelaten. Overeenkomsten voor leveringen die van oorsprong zijn uit de betrokken LGO worden gesloten op basis van de prijs af fabriek, vermeerderd met de fiscale rechten die in voorkomend geval in de LGO op deze leveringen van toepassing zijn;
f) de aankoop van brandstoffen, smeermiddelen en bindmiddelen en van alle producten die bij de uitvoering van een overeenkomst voor werken worden gebruikt, wordt geacht op de lokale markt te zijn geschied; hierop is de belastingregeling van toepassing die krachtens de nationale wetgeving in de begunstigde LGO geldt;
g) invoer van persoonlijke bagage en voorwerpen voor persoonlijk en huishoudelijk gebruik door andere dan ter plaatse aangeworven natuurlijke personen die belast zijn met de uitvoering van de in een overeenkomst voor diensten omschreven taken, alsmede door de leden van hun gezin, geschiedt overeenkomstig de nationale wetgeving die van kracht is in de begunstigde LGO met vrijdom van douanerechten of invoerrechten, belastingen en andere fiscale rechten van gelijke werking.
3. Niet in de leden 1 en 2 inzake de belasting- en douaneregeling genoemde aangelegenheden blijven onderworpen aan de wetgeving van de betrokken LGO.
HOOFDSTUK 3
Met het beheer en de uitvoering belaste functionarissen
Artikel 12
Uitvoeringsprocedures
Onverminderd de procedures voor de uitvoering van de begrotingssteun bedoeld in artikel 8, lid 2, en artikel 10, lid 2, worden de overeenkomstig deze verordening gefinancierde programma's en projecten in overeenstemming met de artikelen 13, 14 en 15 ten uitvoer gelegd.
Artikel 13
Delegaties
1. Indien de Commissie wordt vertegenwoordigd door een delegatie onder de leiding van een hoofd van de delegatie, dan stelt zij de betrokken LGO daarvan in kennis. In dergelijke gevallen zijn artikel 22, lid 2, en artikel 67 van het Financieel Reglement van het EOF met betrekking tot de ordonnateurs en gesubdelegeerde rekenplichtigen van toepassing.
2. Het hoofd van de delegatie heeft, in nauwe samenwerking met de territoriale ordonnateur, de volgende taken:
a) op verzoek van de betrokken LGO neemt hij deel aan en verleent hij bijstand bij de voorbereiding van de projecten en programma's en bij de onderhandelingen over contracten inzake technische bijstand;
b) hij neemt deel aan het onderzoek van de projecten en programma's, aan de opstelling van de aanbestedingsdossiers en aan het zoeken van middelen om het onderzoek van projecten, programma's en uitvoeringsprocedures te vereenvoudigen;
c) hij bereidt de financieringsvoorstellen voor;
d) hij keurt de dossiers voor plaatselijke openbare aanbestedingen en contracten inzake spoedhulp goed voordat die door de territoriale ordonnateur worden gegund en dit binnen 30 dagen nadat hij die dossiers van de territoriale ordonnateur heeft ontvangen;
e) hij woont de opening der inschrijvingen bij en ontvangt afschriften van de inschrijvingen en van de resultaten van het desbetreffende onderzoek;
f) hij keurt binnen 30 dagen het voorstel van de territoriale ordonnateur goed voor het plaatsen van plaatselijke openbare aanbestedingen, contracten voor onderhandse opdrachten, contracten voor spoedhulp, contracten voor diensten en contracten voor werken met een waarde van minder dan 5 miljoen EUR en contracten voor leveringen met een waarde van minder dan 1 miljoen EUR;
g) voor alle andere niet hierboven genoemde contracten keurt hij binnen 30 dagen een voorstel van de territoriale ordonnateur goed voor het plaatsen van het contract wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:
i) de gekozen offerte is de laagste van de offertes die voldaan aan de eisen van het aanbestedingsdossier,
ii) de gekozen offerte voldoet aan alle selectiecriteria van het aanbestedingsdossier en
iii) de gekozen offerte overschrijdt het voor de opdracht uitgetrokken bedrag niet;
h) indien niet aan de voorwaarden van punt g) wordt voldaan, stuurt hij het voorstel naar de hoofdordonnateur die daarover binnen 60 dagen na de ontvangst van het voorstel van het hoofd van de delegatie een besluit neemt. Wanneer het bedrag van de gekozen offerte het voor de opdracht uitgetrokken krediet overschrijdt, gaat de hoofdordonnateur, na goedkeuring van het contract, de nodige betalingsverplichtingen aan;
i) bij uitvoering in eigen beheer keurt hij de contracten, toegevoegde clausules en bestekken alsmede de betalingsopdrachten van de territoriale ordonnateur goed;
j) hij ziet erop toe dat de projecten en programma's die gefinancierd worden uit het door de Commissie beheerde fonds, in financieel en technisch opzicht goed worden uitgevoerd;
k) hij werkt samen met de LGO-autoriteiten wanneer hij de Commissie bij de beoordelingswerkzaamheden op geregelde basis vertegenwoordigt;
l) hij verstrekt aan de LGO alle informatie en relevante documenten betreffende de uitvoeringsprocedures voor de samenwerking inzake ontwikkelingsfinanciering, in het bijzonder ten aanzien van de criteria voor het onderzoek en de evaluatie van de offertes;
m) hij brengt de LGO-autoriteiten regelmatig op de hoogte van activiteiten van de Gemeenschap die rechtstreeks betrekking kunnen hebben op de samenwerking tussen de Gemeenschap en de LGO.
3. Elke verdere delegatie van andere dan de in dit artikel beschreven administratieve en/of financiële bevoegdheden aan het hoofd van de delegatie wordt aan de territoriale ordonnateurs meegedeeld.
Artikel 14
Territoriale ordonnateur
1. De regering van elke LGO wijst een territoriale ordonnateur aan die haar vertegenwoordigt bij alle transacties die worden gefinancierd uit de middelen van het door de Commissie en de Bank beheerde fonds. De territoriale ordonnateur kan een deel van zijn taken delegeren; hij stelt de hoofdordonnateur in kennis van de door hem verrichte delegaties.
2. De territoriale ordonnateur heeft de volgende taken:
a) hij is in nauwe samenwerking met het hoofd van de delegatie belast met de voorbereiding, de indiening en het onderzoek van de projecten en programma's;
b) hij schrijft in nauwe samenwerking met het hoofd van de delegatie lokale openbare aanbestedingen uit, ontvangt de inschrijvingen, zowel plaatselijke als internationale (openbare en besloten), zit het onderzoek van de inschrijvingen voor, stelt de resultaten van dit onderzoek vast, ondertekent de contracten en daaraan toegevoegde clausules en keurt de uitgaven goed;
c) voordat plaatselijke openbare aanbestedingen worden uitgeschreven, legt hij het aanbestedingsdossier voor aan het hoofd van de delegatie die het binnen 30 dagen goedkeurt;
d) hij voltooit het onderzoek van de offertes binnen de geldigheidstermijn van de offertes, rekening houdend met de voor de goedkeuring van de contracten vereiste termijn;
e) hij deelt de resultaten van het onderzoek en van het voorstel voor de gunning van het contract ter goedkeuring mee aan het hoofd van de delegatie binnen de in artikel 15, onder f), vastgestelde termijnen;
f) hij zorgt voor de betaalbaarstellingen en verstrekt de betalingsopdrachten binnen de grenzen van de hem toegekende kredieten;
g) hij neemt tijdens de uitvoering van de werkzaamheden alle vereisten aanpassingsmaatregelen voor een in economisch en technisch opzicht bevredigende uitvoering van de goedgekeurde projecten en programma's.
3. Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden en met inachtneming van de verplichting tot kennisgeving aan het hoofd van de delegatie, geniet de territoriale ordonnateur beslissingsbevoegdheid op de volgende gebieden:
a) kleine technische wijzigingen en aanpassingen, voorzover deze geen wijziging brengen in de gekozen technische oplossingen en voorzover zij binnen de voorzieningen voor aanpassingen blijven;
b) wijzigingen in de bestekken tijdens de uitvoering;
c) overschrijvingen van het ene artikel naar het andere binnen de bestekken;
d) wijziging van de plaats van uitvoering om technische, economische of sociale redenen in geval van meervoudige projecten of programma's;
e) toepassing of kwijtschelding van boeten wegens tijdslimietoverschrijding;
f) akten betreffende ontheffing van borgtochten;
g) de aanschaf van goederen, ongeacht hun oorsprong, op de plaatselijke markt;
h) het gebruik van bouwmateriaal en -werktuigen die niet van oorsprong uit de LGO, de lidstaten of de ACS-staten zijn en waarvan in de LGO, de lidstaten en de ACS-staten geen vergelijkbare productie bestaat;
i) onderaannemingen;
j) definitieve opleveringen, mits het hoofd van de delegatie aanwezig is bij de voorlopige oplevering en de desbetreffende processen-verbaal voor gezien tekent en zo nodig tevens bij de definitieve oplevering, met name wanneer bij de voorlopige oplevering zodanige aanmerkingen zijn gemaakt dat aanzienlijke correcties nodig zijn;
k) aanwerving van consulenten en andere deskundigen voor technische bijstand.
4. Daarnaast is de territoriale ordonnateur belast met:
a) de opstelling en, na de goedkeuring van het toezichtcomité verkregen te hebben, de indiening bij de Commissie van het jaarverslag;
b) de uitvoering van de in artikel 22 bedoelde tussentijdse evaluatie;
c) het voeren van een afzonderlijke boekhouding, dan wel het hanteren van een adequate boekhoudkundige codering van alle verrichtingen die betrekking hebben op de bijstand door de instanties die deelnemen aan het beheer en de uitvoering van EOF-programma's;
d) het nemen van de maatregelen die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van de artikelen 16, 19, 24 en 30.
5. Wanneer het in artikel 21 bedoelde jaarverslag is ingediend, onderzoeken de Commissie en de territoriale ordonnateur de belangrijkste resultaten van het voorbije jaar.
Na dit onderzoek kan de Commissie bij de territoriale ordonnateur opmerkingen indienen. De territoriale ordonnateur brengt de Commissie op de hoogte van de naar aanleiding van deze opmerkingen genomen maatregelen. Indien de Commissie in naar behoren gemotiveerde gevallen van mening is dat de genomen maatregelen niet voldoende zijn, kan zij de LGO en de territoriale ordonnateur aanbevelingen doen om aanpassingen aan te brengen ter verbetering van de doeltreffendheid van de regelingen voor het toezicht of het beheer, samen met de motivering van deze aanbevelingen.
Bij ontvangst van dergelijke aanbevelingen moet de territoriale ordonnateur vervolgens aantonen welke maatregelen hij heeft genomen ter verbetering van de regelingen voor toezicht of beheer of moet hij toelichten waarom dergelijke maatregelen niet zijn genomen.
Artikel 15
Regionale belanghebbenden
1. Voorstellen voor een regionaal programma moeten worden ingediend door:
a) ten minste twee territoriale ordonnateurs van de LGO of,
b) bij wijze van uitzondering, een territoriale ordonnateur van de LGO indien slechts één LGO betrokken is bij een in artikel 16, lid 1, onder b) tot en met e), van het LGO-besluit bedoelde maatregel.
2. Regionale programma's worden ten uitvoer gelegd door de territoriale ordonnateur of de in het voorstel genoemde organisatie.
DEEL IV
TOEZICHT, HERZIENING, CONTROLE EN EVALUATIE
HOOFDSTUK 1
Toezicht
Artikel 16
Verantwoordelijkheid van de LGO
1. Onverminderd de verantwoordelijkheid van de Commissie voor de uitvoering van de financiële steun van de Gemeenschap, draagt de LGO in eerste instantie de verantwoordelijkheid voor het financiële controle op de steun.
De territoriale ordonnateur neemt daartoe de volgende maatregelen:
a) hij stelt beheers- en controlemaatregelen vast en legt die op zodanige wijze ten uitvoer dat een efficiënt en correct gebruik van de communautaire middelen wordt gewaarborgd. De bevoegde financiële controle-instantie moet aangepaste interne en externe financiële controles uitvoeren conform internationaal aanvaarde controlenormen, en zij moet met het oog op de uitoefening van deze functie onafhankelijk zijn;
b) hij verstrekt de Commissie een beschrijving van deze regelingen;
c) hij ziet erop toe dat de steun in overeenstemming met alle toepasselijke regels wordt beheerd en dat de ter beschikking gestelde middelen overeenkomstig de beginselen van gezond financieel beheer worden gebruikt;
d) hij verklaart dat de aangiften van uitgaven die bij de Commissie worden ingediend, juist zijn en ziet erop toe dat deze afkomstig zijn van op controleerbare bewijsstukken gebaseerde boekhoudsystemen;
e) bij de afsluiting van elke programmeringsperiode dient hij bij de Commissie een verklaring in die is opgesteld door een persoon of dienst die functioneel onafhankelijk is van de beheersautoriteit. In de verklaring worden de conclusies van de in de voorgaande jaren verrichte controles samengevat en wordt een oordeel gegeven over de deugdelijkheid van de aanvraag om de saldobetaling, alsmede over de wettigheid en de regelmatigheid van de verrichtingen waarop het eindcertificaat over de uitgaven betrekking heeft. De LGO kunnen bij dit certificaat hun eigen advies voegen indien zij dit nodig achten;
f) hij werkt met de Commissie samen om ervoor te zorgen dat de EOF-middelen worden gebruikt in overeenstemming met de beginselen van gezond financieel beheer;
g) hij doet het nodige om onregelmatigheden te voorkomen, op te sporen en te herstellen en hij stelt de Commissie, in overeenstemming met de regels, in kennis van die onregelmatigheden en houdt haar op de hoogte van het verloop van de administratieve en gerechtelijke procedures;
h) hij vordert de middelen terug die tengevolge van geconstateerde onregelmatigheden verloren zijn gegaan, in voorkomend geval verhoogd met moratoire rente;
i) hij neemt alle maatregelen die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de bepalingen van het indicatieve programma alsook het tijdschema voor de vastleggings- en betalingskredieten dat bij de programmering is overeengekomen, worden nageleefd;
j) hij stelt in geval van vertraging bij de tenuitvoerlegging de oorzaak daarvan vast en stelt maatregelen voor om de problemen op te lossen.
2. Jaarlijks moeten aan de Commissie een controleplan en een samenvatting van de bevindingen van de verrichte controles worden toegezonden.
De controleverslagen moeten ter beschikking staan van de Commissie.
Artikel 17
Coördinatie
1. De Commissie en de LGO, vertegenwoordigd door de territoriale ordonnateur, werken samen en coördineren de plannen, methodes en uitvoering van de controles teneinde de controles een maximaal effect te laten sorteren. Zij wisselen de resultaten van de verrichtte controles terstond uit.
2. Ten minste eenmaal per jaar moeten de volgende elementen worden onderzocht en geëvalueerd:
a) de resultaten van de door de LGO en de Commissie verrichtte controles;
b) de eventuele opmerkingen van de andere nationale of communautaire controleorganen of -instellingen;
c) het financiële effect van de geconstateerde onregelmatigheden, de voor de correctie ervan reeds genomen of nog noodzakelijke maatregelen en, in voorkomend geval, de wijzigingen aan de beheers- en controlesystemen.
3. Onverminderd de overeenkomstig artikel 16 onverwijld door de LGO te nemen maatregelen, kan de Commissie na het onderzoek en de evaluatie bedoeld in lid 2 opmerkingen maken die met name betrekking hebben op het financiële effect van de eventueel geconstateerde onregelmatigheden.
Deze opmerkingen worden toegezonden aan de territoriale ordonnateur van de betrokken LGO en gaan indien nodig vergezeld van verzoeken om correctiemaatregelen die erop zijn gericht de geconstateerde tekortkomingen van het beheer te verhelpen en de ontdekte onregelmatigheden die nog niet zijn gecorrigeerd, te corrigeren.
De LGO heeft de gelegenheid op deze opmerkingen te reageren.
Artikel 18
Toezichtcomité's
1. Een toezichtcomité houdt toezicht op de tenuitvoerlegging van elk EPD.
Het toezichtcomité wordt uiterlijk drie maanden na de goedkeuring van het EPD door de LGO-autoriteiten opgericht.
2. Het toezichtcomité wordt voorgezeten door de territoriale ordonnateur of zijn vertegenwoordiger.
Een vertegenwoordiger van de Commissie en, in voorkomend geval, van de Europese Investeringsbank neemt met raadgevende stem aan de werkzaamheden van het toezichtcomité deel.
De door de LGO aangewezen autoriteiten of instanties, de Commissie, de betrokken lidstaat en, in voorkomend geval, de Europese Investeringsbank en/of elke andere cofinancierende instelling worden in het comité vertegenwoordigd. Wanneer regionale en plaatselijke autoriteiten en particuliere ondernemingen voor de uitvoering van een project bevoegd zijn en wanneer zij rechtstreeks bij een project betrokken zijn, moeten zij eveneens in deze comités vertegenwoordigd zijn.
3. Het toezichtcomité stelt zijn eigen huishoudelijk reglement vast binnen het institutionele, wettelijke en financiële kader van de betrokken LGO en in overleg met de territoriale ordonnateur.
4. Voor de bijeenkomsten van het toezichtcomité legt de territoriale ordonnateur voortgangsverslagen voor in overeenstemming met het door de Commissie verstrekte model. De Commissie moet het verslag 15 werkdagen voor de voorgenomen bijeenkomst ontvangen.
5. Om de doeltreffendheid en de kwaliteit van de tenuitvoerlegging van de steunverlening te controleren moet het toezichtcomité:
a) regelmatig onderzoeken welke vorderingen zijn gemaakt bij de verwezenlijking van de specifieke doelstellingen van het EPD;
b) het in artikel 22 bedoelde tussentijdse verslag onderzoeken voordat het aan de Commissie wordt toegezonden;
c) het jaarverslag en het eindverslag over de uitvoering onderzoeken en goedkeuren voordat zij aan de Commissie worden toegezonden;
d) elk voorstel tot wijziging van de inhoud van het EPD onderzoeken en goedkeuren.
Artikel 19
Indicatoren voor het toezicht
De territoriale ordonnateur en het toezichtcomité voeren het toezicht uit aan de hand van in het EPD vermelde indicatoren.
De indicatoren houden rekening met de door de Commissie beschikbaar gestelde indicatieve methodologie.
Zij hebben betrekking op het specifieke karakter van de projecten en hun doelstellingen en tonen:
a) inputs, outputs, resultaten en voorzover mogelijk de impact;
b) het bereikte uitvoeringsstadium van de steunverlening;
c) de voortgang bij de uitvoering van het financieringsplan.
HOOFDSTUK 2
Herziening
Artikel 20
Herzieningsproces
1. De financiële samenwerking moet voldoende soepel zijn om ervoor te zorgen dat de maatregelen constant in overeenstemming zijn met de doelstellingen van het LGO-besluit en rekening houden met alle wijzigingen die zich in de economische situatie, prioriteiten en doelstellingen van de betrokken LGO voordoen, met name door middel van het jaarverslag en het tussentijdse verslag of, in voorkomend geval, de in artikel 21, lid 5, bedoelde jaarlijkse herziening.
2. In uitzonderlijke omstandigheden zoals bedoeld in de bepalingen inzake humanitaire hulp en spoedhulp, kan de herziening op verzoek van elk der partijen worden verricht.
Artikel 21
Jaarverslag
1. De territoriale ordonnateur legt binnen de drie maanden voor het einde van elk volledig jaar van uitvoering, te rekenen vanaf de goedkeuring van het EPD, jaarverslagen voor aan de Commissie.
2. Het jaarverslag over het EPD bestaat uit een gezamenlijke beoordeling van de tenuitvoerlegging van het programma, waarbij de resultaten van relevante toezicht- en evaluatieactiviteiten in aanmerking worden genomen.
3. Het verslag wordt ter plaatse opgesteld en wordt door de territoriale ordonnateur, het toezichtcomité en, in voorkomend geval, het betrokken hoofd van de delegatie binnen een termijn van 60 dagen uitgewerkt.
4. Het bevat met name een evaluatie van:
a) de in de concentratiesector(en) bereikte resultaten, getoetst aan de vastgestelde doelstellingen en impactindicatoren en de sectorale beleidsverplichtingen;
b) projecten en programma's buiten de concentratiesector(en) en/of in het kader van meerjarenprogramma's;
c) de benutting van voor niet-gouvernementele actoren uitgetrokken middelen;
d) de daadwerkelijke tenuitvoerlegging van de lopende maatregelen en de mate waarin het tijdschema voor vastleggingen en betalingen is aangehouden, alsmede
e) elke uitbreiding van het programma voor de komende jaren.
5. In voorkomend geval wordt aan de hand van het verslag een jaarlijkse herziening verricht ter gelegenheid van een partnerschapsbijeenkomst, zoals vastgelegd in artikel 7 van het LGO-besluit.
Artikel 22
Tussentijdse evaluatie
1. Er wordt een tussentijdse evaluatie verricht om de eerste resultaten van het EPD, hun relevantie en de mate waarin de doelstellingen zijn verwezenlijkt te onderzoeken.
Voorts worden het gebruik van de financiële middelen en het verloop van het toezicht en de uitvoering beoordeeld.
2. De tussentijdse evaluatie wordt uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de Commissie, in samenwerking met de territoriale ordonnateur en de betrokken lidstaat.
De evaluatie wordt in de regel tussen 24 en 36 maanden na de inwerkingtreding van deze verordening door een onafhankelijk beoordelaar uitgevoerd, aan het toezichtcomité voorgelegd en vervolgens aan de Commissie toegezonden. In het EPD kan een andere tijdslimiet worden vastgesteld, met name met betrekking tot de voor begrotingssteun vastgestelde indicatoren.
3. De Commissie onderzoekt de relevantie en kwaliteit van de evaluatie op grond van de in het EPD vastgestelde criteria en rekening houdend met de financiële toewijzing van het EOF.
HOOFDSTUK 3
Controles
Artikel 23
Controles
1. Onverminderd de controles die de begunstigde landen zelf uitvoeren, kunnen de Commissie en de Rekenkamer via hun eigen functionarissen of naar behoren gemachtigde vertegenwoordigers technische controles of financiële audits ter plaatse uitvoeren, met inbegrip van steekproefsgewijze controles en eindcontroles van de door het EOF gefinancierde maatregelen en van de beheers- en controlesystemen. Deze controles moeten ten minste een werkdag van tevoren worden aangekondigd.
De Commissie licht de betrokken LGO daarover in teneinde de nodige medewerking te verkrijgen. Ambtenaren of andere functionarissen van de betrokken LGO mogen aan deze controles deelnemen. De Commissie kan de betrokken LGO verzoeken een controle ter plaatse uit te voeren om de regelmatigheid van één of meer transacties na te gaan. Ambtenaren of andere personeelsleden van de Commissie mogen aan deze controles deelnemen.
2. De begunstigde landen helpen de diensten van de Commissie en de Rekenkamer bij de uitvoering van controles met betrekking tot het gebruik van EOF-middelen.
Artikel 24
Controlespoor
1. De beheers- en controlesystemen van de LGO moeten een toereikend controlespoor verschaffen, in overeenstemming met de voorwaarden die in elke financieringsovereenkomst zijn vastgelegd.
2. Van een toereikend controlespoor is sprake indien:
a) een op het passende beheersniveau bijgehouden boekhouding gedetailleerde informatie bevat over de uitgaven die bij de door het EOF gefinancierde maatregelen daadwerkelijk zijn gedaan. In de boekhoudgegevens worden aangegeven de datum waarop zij zijn vastgelegd, het bedrag van elke uitgavenpost, de aard van de tot staving dienende documenten en de datum en wijze van betaling. Het nodige schriftelijke bewijsmateriaal (bijvoorbeeld facturen) wordt bijgevoegd;
b) de technische specificaties en het financieringsplan voor de maatregel, voortgangsverslagen en de documenten betreffende de goedkeuring van de subsidie en inschrijvings- en aanbestedingsprocedures en verslagen van inspecties van de gefinancierde producten en diensten eveneens op het passende beheersniveau worden bewaard;
c) de boekhoudgegevens met behulp van computers worden doorgegeven; dan laten alle betrokken instanties zich door het lagere niveau voldoende informatie tot staving van hun eigen boekhouding en van de aan het hogere niveau te rapporteren bedragen verstrekken, zodat een toereikend controlespoor ontstaat van de samenvattende bedragen die als gecertificeerde bedragen aan de Commissie worden meegedeeld tot de afzonderlijke uitgavenposten en de tot staving dienende documenten op het niveau van de eindbegunstigden en de instanties en bedrijven die de projecten uitvoeren.
3. De territoriale ordonnateur neemt alle voor de tenuitvoerlegging van dit artikel vereiste maatregelen.
HOOFDSTUK 4
Evaluatie
Artikel 25
Evaluatie
1. De evaluatie van het EPD heeft betrekking op het gebruik van de middelen, de doeltreffendheid, de doelmatigheid en de effecten van de steunverlening en er worden conclusies getrokken en aanbevelingen gedaan waarbij met name gebruik wordt gemaakt van reeds beschikbare evaluatieresultaten.
In de evaluatie dienen de factoren die tot het welslagen of het mislukken van de uitvoering hebben bijgedragen, alsmede de verwezenlijkingen en de resultaten en de duurzaamheid ervan aan bod te komen.
2. De evaluatie van het EPD valt onder de verantwoordelijkheid van de Commissie, in overleg met het toezichtcomité.
3. Het evaluatieprogramma moet in het EPD worden aangegeven.
De evaluatie moet met name:
a) een regelmatige en onafhankelijke beoordeling verschaffen van de maatregelen en activiteiten van het Fonds door de geplande resultaten en doelstellingen te toetsen aan de daadwerkelijke resultaten en aldus
b) de LGO, de lidstaten en de Commissie in staat te stellen de opgedane ervaring te benutten bij het uitstippelen en uitvoeren van toekomstige beleidsmaatregelen en projecten.
4. De resultaten van de evaluaties worden aan het publiek ter beschikking gesteld.
Artikel 26
Evaluatieprocedures
Onverminderd de door de LGO of de Commissie uitgevoerde evaluaties, kunnen evaluaties van programma's, projecten of andere activiteiten ter uitvoering van het EPD gezamenlijk door de LGO en de Commissie, in samenwerking met de betrokken lidstaat, worden verricht.
DEEL V
FINANCIËLE AANPASSINGEN
Artikel 27
Aanpassing van EOF-toewijzing
Steunend op de resultaten van toezicht, controle en evaluatie en rekening houdend met de opmerkingen van het toezichtcomité kan de Commissie de bedragen en voorwaarden van het oorspronkelijke EPD op eigen initiatief of op voorstel van de betrokken LGO aanpassen overeenkomstig de huidige behoeften en prestaties van die LGO.
Deze aanpassing vindt normaal plaats naar aanleiding van de tussentijdse evaluatie, in overeenstemming met de in artikel 24 van het LGO-besluit vastgelegde procedure, tussen 24 en 36 maanden na de inwerkingtreding van deze verordening of, in geval van onregelmatigheden, zo spoedig mogelijk.
Artikel 28
Opschorting van de betalingen
1. De Commissie schort de betalingen op en verzoekt, onder vermelding van haar redenen, de LGO zijn opmerkingen te maken en, in voorkomend geval, correcties aan te brengen binnen een bepaalde termijn. Na de nodige controles te hebben uitgevoerd besluit zij dat:
a) de LGO niet heeft voldaan aan zijn verplichtingen, of
b) het EPD of een deel daarvan geen volledige of gedeeltelijke EOF-bijdrage rechtvaardigt, of
c) de beheers- of controlesystemen ernstige tekortkomingen vertonen die tot onregelmatigheden met een systematisch karakter zouden kunnen leiden.
2. De termijn waarbinnen de betrokken LGO kan reageren op een verzoek om zijn opmerkingen kenbaar te maken en voorzover nodig correcties toe te passen, bedraagt twee maanden, behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen waarin door de Commissie een langere termijn kan worden toegestaan.
3. Wanneer de LGO de opmerkingen van de Commissie betwist, worden de betrokken LGO en lidstaat door de Commissie uitgenodigd op een partnerschapsbijeenkomst, waarop alle partijen overeenstemming krachten te bereiken over de opmerkingen en de daaruit te trekken conclusies.
Telkens wanneer de LGO de opmerkingen van de Commissie betwist en een ad-hocpartnerschapsbijeenkomst plaatsvindt, begint de periode van drie maanden uit hoofde van lid 5 binnen welke de Commissie een besluit kan nemen, te lopen vanaf de datum van de partnerschapsbijeenkomst.
4. Wanneer de Commissie een financiële correctie voorstelt, wordt de LGO in de gelegenheid gesteld door middel van een onderzoek van de betrokken dossiers aan te tonen dat de werkelijke omvang van de onregelmatigheden kleiner was dan door de Commissie ingeschat.
Behalve in naar behoren gemotiveerde gevallen kan de voor dit onderzoek toegestane aanvullende periode niet meer bedragen dan twee maanden volgend op de in lid 1 bedoelde periode van twee maanden.
De Commissie houdt rekening met al het door de LGO binnen de bovenvermelde termijnen verstrekte bewijsmateriaal.
5. Na het verstrijken van de in lid 2 gestelde termijn en indien geen overeenstemming is bereikt en de LGO de correcties niet heeft aangebracht, houdt de Commissie rekening met de eventuele opmerkingen van de LGO en lidstaten en besluit zij binnen een termijn van drie maanden:
a) de betalingen te verminderen, of
b) de nodige financiële correcties aan te brengen door de EOF-toewijzing geheel of gedeeltelijk in te trekken.
6. Onverminderd het bepaalde in de leden 1 tot en met 5, kan de Commissie, na passende controle, een tussentijdse betaling geheel of gedeeltelijk opschorten indien zij vaststelt dat de betrokken uitgaven het voorwerp uitmaken van een belangrijke onregelmatigheid die niet is gecorrigeerd, en oordeelt dat onmiddellijk optreden vereist is.
De Commissie brengt de betrokken LGO op de hoogte van haar optreden en de motieven ervoor. Indien na vijf maanden de motieven voor de opschorting blijven bestaan of de betrokken LGO de Commissie niet in kennis heeft gesteld van de maatregelen die zijn genomen om de belangrijke onregelmatigheid te corrigeren, is het bepaalde in artikel 30 van toepassing.
Artikel 29
Terugvordering en terugbetalingen
1. Elke terugbetaling die aan de Commissie moet worden gedaan, moet zijn uitgevoerd tegen de vervaldag die is vermeld in de in overeenstemming met artikel 45 van het Financieel Reglement van het EOF opgestelde inningsopdracht. Deze vervaldag is de laatste dag van de tweede maand volgende op de maand waarin de opdracht is gegeven.
2. Elke vertraging van de terugbetaling geeft aanleiding tot rente wegens te late betaling, te rekenen vanaf de in lid 1 bedoelde datum tot de datum van de feitelijke betaling. De toegepaste rentevoet is 1,5 procentpunt hoger dan die welke de Europese Centrale Bank toepast bij haar voornaamste herfinancieringstransacties op de eerste werkdag van de maand waarin de vervaldag valt.
3. De territoriale ordonnateur houdt een rekening bij van de terug te vorderen bedragen aan reeds betaalde communautaire bijstand en zorgt ervoor dat die bedragen zonder ongerechtvaardigd uitstel worden teruggevorderd.
De begunstigde betaalt het teruggevorderde bedrag samen met de ontvangen rente wegens te late betaling terug door het betrokken bedrag in mindering te brengen op zijn volgende uitgavendeclaratie en betalingsaanvraag die hij bij de Commissie indient of, indien dat niet genoeg is, over te gaan tot een terugbetaling aan de Gemeenschap.
De territoriale ordonnateur zendt de Commissie jaarlijks een overzicht toe van de op die datum nog niet geïnde teruggevorderde bedragen, ingedeeld naar het jaar waarin met de terugvorderingsprocedure is begonnen.
DEEL VI
SLOTBEPALINGEN
Artikel 30
Voorlichting en publiciteit
1. De LGO moeten ervoor zorgen dat voldoende bekendheid wordt gegeven aan de EOF-programma's om:
a) de publieke opinie bewust te maken van de rol die de Gemeenschap ten aanzien van die programma's vervult;
b) potentiële begunstigden en beroepsorganisaties te informeren over de geboden mogelijkheden.
2. De begunstigde landen zien er met name op toe dat duidelijk zichtbare borden worden geplaatst waarop wordt aangegeven dat de projecten door de Gemeenschap worden gefinancierd en waarop het logo van de Gemeenschap is aangebracht, en zij zorgen ervoor dat vertegenwoordigers van de Europese instellingen naar behoren worden betrokken bij de belangrijkste activiteiten van de overheidsdiensten in verband met door het EOF gesteunde programma's.
Artikel 31
Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag van haar bekendmaking in het Publicatieblad van de Europese Gemeenschappen.
Deze verordening is verbindend in al haar onderdelen en is rechtstreeks toepasselijk in elke lidstaat.
Gedaan te Brussel, 20 december 2002.