РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 5 март 2008 година
за определяне на правилата за изпълнение на Решение № 575/2007/EО на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008-2013 г. като част от oбщата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ относно системите за управление и контрол на държавите-членки, правилата за административно и финансово управление и допустимостта на разходите по проекти, съфинансирани от фонда
(нотифицирано под номер С(2008) 796)
(само текстовете на английски, български, гръцки, естонски, испански, италиански, латвийски, литовски, малтийски, немски, нидерландски, полски, португалски, румънски, словашки, словенски, унгарски, фински, френски, чешки и шведски език са автентични)
(2008/458/ЕО)
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Решение № 575/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 23 май 2007 г. за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008-2013 г. като част от общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ (1), и по-специално член 23, член 31, параграф 5, член 33, параграф 6 и член 35, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Необходимо е да се определят условията, при които държавите-членки изпълняват дейностите в рамките на фонда, и по-специално да се идентифицира при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява пряко проектите. Следва да се изготвят по-нататъшни разпоредби и за упълномощените органи.
(2)
Необходимо е да се определи списък с процедури и/или практически условия, които различните органи, определени да работят за фонда, следва да изготвят и спазват при неговото изпълнение.
(3)
Необходимо е да се определят задълженията, които отговорните органи имат по отношение на крайните бенефициери в етапа, водещ до подбор и одобряване на проектите, подлежащи на финансиране, и по отношение на аспектите, които трябва да се включат в проверките на декларираните разходи от крайния бенефициер и/или от партньорите в проекта, включително административните проверки на исканията за възстановяване на разходите и проверките на място на отделни проекти.
(4)
За да се гарантира правилното одитиране на разходите в рамките на годишните програми, е необходимо да се определят критериите, на които да отговарят одитните пътеки, за да бъдат счетени за достатъчни.
(5)
Одитите на проектите и системите се извършват под отговорността на одитния орган. За да се гарантира, че одитите предлагат подходящ обхват и ефективност и се извършват съобразно с едни и същи стандарти във всички държави-членки, е необходимо да се определят условията, на които одитите следва да отговарят, включително и основата за пробни анализи.
(6)
Заедно с многогодишната си програма държавите-членки трябва да представят на Комисията описание на техните системи за управление и контрол. Тъй като този документ е една от главните основи, на които Комисията разчита в контекста на общото управление на бюджета на Общността, за да определи дали съответната финансова помощ се използва от държавите-членки съгласно приложимите правила и принципи за защита на финансовите интереси на Общността, е необходимо подробно да се определи информацията, която този документ трябва да съдържа.
(7)
С цел хармонизиране на стандартите за програмиране, проследяване на приложението на фонда, одитиране и сертифициране на разходите, е необходимо да се определи ясно съдържанието на многогодишната програма, годишната програма, доклада за напредък, окончателния доклад, исканията за плащания, както и одитната стратегия, годишния одитен доклад, декларацията за утвърждаване и сертифицирането на разходите.
(8)
Тъй като от държавите-членки се изисква да докладват и наблюдават нередностите и да възстановяват неправомерно изплатени суми в рамките на финансирането от фонда, е необходимо да се определят изискванията за данните, изпращани на Комисията.
(9)
Опитът показва, че гражданите на Европейския съюз не осъзнават достатъчно ролята, която играе Общността при финансиране на програми. Следователно е уместно да се определят подробно мерките за информиране и публичност, които се налагат с оглед на запълване на липсата на комуникация и информация.
(10)
С цел да се гарантира широкото разпространение на информацията относно възможностите за финансиране сред заинтересованите страни и в търсенето на прозрачност, би било целесъобразно определянето на минималните мерки за информиране на потенциалните крайни бенефициери относно възможностите за финансиране, предлагани съвместно от Общността и държавите-членки чрез фонда. За да се повиши прозрачността при прилагането на фонда, е целесъобразно да бъдат публикувани списъкът на крайните бенефициери, наименованията на проектите и размерът на публични средства, отредени за финансиране на проекти.
(11)
Във връзка с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на физическите лица при обработването на лични данни (2) и за свободното движение на тези данни и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и относно свободното движение на такива данни (3), е необходимо да се осигури, във връзка с мерките за информиране и публичност и одитната работа в рамките на това решение, предотвратяването от страна на Комисията и държавите-членки на всяко неразрешено оповестяване на или достъп до лични данни, както и уточняване за какви цели Комисията и държавите-членки имат право да обработват такива данни.
(12)
Използването на електронни средства за обмен на информация и финансови данни между държавите-членки и Комисията води до опростяване, по-голяма ефективност, прозрачност и икономия на време. За да се капитализират напълно тези предимства едновременно със запазване на сигурността на обмена, може да бъде създадена една обща компютризирана информационна система на Комисията.
(13)
За да се осигури ефективно прилагане на фонда в държавите-членки в съответствие с принципите на разумното финансово управление, следва да се приеме серия от общи правила за допустимостта на разходите от фонда. С цел намаляване на административната тежест за крайните бенефициери и определените органи, при известни условия следва да е допустимо определянето на единни ставки за непреките разходи.
(14)
В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Обединеното кралство е обвързано с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.
(15)
В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност Ирландия е обвързана с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.
(16)
В съответствие с член 2 от Протокола за позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не е обвързана с това решение и не го прилага.
(17)
Мерките, предвидени в настоящото решение, са в съответствие със становището на Управителния комитет на фонда,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
СЪДЪРЖАНИЕ
Част I
Въведение
Глава I
Предмет и определения
Член 1
Предмет
Член 2
Определения
Част II
Общи разпоредби за четирите фонда
Глава 1
Определени органи
Член 3
Общи органи
Член 4
Упълномощен орган
Член 5
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Глава 2
Системи за управление и контрол
Член 6
Процедурен наръчник
Член 7
Изпълнение на дейностите на фонда от отговорния органи
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
Член 9
Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
Член 10
Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
Член 11
Договори за изпълнение
Член 12
Определяне на окончателния размер на приноса на Общността
Член 13
Техническа помощ
Член 14
Разходи за техническа помощ в случай на общ орган
Член 15
Проверки от отговорния орган
Член 16
Одитна пътека
Член 17
Одити на системи и одити на проекти
Член 18
Проверки от сертифициращия орган
Глава 3
Информация, която трябва да се представи относно използването на фонда
Член 19
Принцип на пропорционалност
Член 20
Описание на системите за управление и контрол
Член 21
Изменение на описанието на системите за управление и контрол
Член 22
Програмни документи
Член 23
Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми
Член 24
Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми
Член 25
Документи, съставяни от одитния орган
Член 26
Документи, съставяни от сертифициращия орган
Глава 4
Докладване на нередности
Член 27
Начално докладване - дерогации
Член 28
Докладване на последващи действия - отказ на възстанoвяване
Член 29
Контакти с държавите-членки
Член 30
Използване на информацията
Глава 5
Информиране и публичност
Член 31
Информация за потенциални крайни бенефициери
Член 32
Информация за крайните бенефициери
Член 33
Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост
Член 34
Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост
Член 35
Технически характеристики на информацията и публичността за действието
Глава 6
Лични данни
Член 36
Защита на личните данни
Глава 7
Електронен обмен на документи
Член 37
Електронен обмен на документи
Член 38
Компютърна система за обмен на документи
Част III
Специфични разпоредби за Европейския фонд за връщане
Глава 1
Правила за допустимост
Член 39
Правила за допустимост
Част IV
Заключителни разпоредби
Член 40
Адресати
ПРИЛОЖЕНИЯ
ЧАСТ I
ВЪВЕДЕНИЕ
ГЛАВА I
Предмет и определения
Член 1
Предмет
1. Настоящото решение определя правила за прилагане на фонда по отношение на:
а)
определените органи;
б)
системите за управление и контрол;
в)
информацията, която следва да се представи от държавите-членки на Комисията относно прилагането на фонда;
г)
докладването на нередности;
д)
информирането и публичността;
е)
личните данни;
ж)
електронния обмен на документи.
2. Разпоредбите, изложени по-долу, се прилагат без да се нарушава Регламент (Eвратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета от 11 ноември 1996 г. относно контрола и проверките на място, извършвани от Комисията за защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измами и други нередности (4).
Член 2
Определения
За целите на това решение се прилагат следните определения:
-
„основен акт“: Решение № 575/2007/EO;
-
„фонд“: Европейският фонд за връщане, както е създаден от основния акт;
-
„четири фонда“: Европейският фонд за бежанците, Фондът за външни граници, Европейският фонд за връщане и Европейският фонд за интеграция на граждани на трети страни, както са създадени от Решение № 573/2007/EО (5), Решение № 574/2007/EО (6), Решение № 575/2007/EО на Европейския парламент и на Съвета и Решение 2007/435/EО (7) като част от Общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“;
-
„отговорен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква а) от основния акт;
-
„сертифициращ орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1 , буква б) от основния акт;
-
„одитен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква в) от основния акт;
-
„упълномощен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква г) от основния акт;
-
„определени органи“: всички органи, посочени от държавата-членка в член 25 от основния акт;
-
„дейност“: дейност в рамките на фонда съгласно посоченото в член 4 от основния акт;
-
„проект“: специфични практически средства, използвани за изпълнение на всички или част от дейностите от крайните бенефициери на помощите;
-
„краен бенефициер“: юридическото лице, отговорно за изпълнение на проекти като НПО, федерални, национални, регионални или местни власти, други нестопански организации, частни или публични компании или международни организации;
-
„партньор в проекта“: всяко юридическо лице, което изпълнява проект в сътрудничество с краен бенефициер като осигурява ресурси за проекта и като получава част от вноската на Общността чрез крайния бенефициер;
-
„стратегически насоки“: рамката за интервенция от страна на фонда съгласно Решение 2007/837/ЕО на Комисията (8);
-
„приоритет“: набор от дейности, определени като приоритет в стратегическите насоки;
-
„специфичен приоритет“: набор от дейности, определени като специфичен приоритет в стратегическите насоки, позволяващи съфинансиране на по-висок процент, в съответствие с член 15, параграф 4 от основния акт;
-
„първоначално разкриване на нередности по административен и съдебен ред“: първата писмена оценка от компетентен орган, независимо дали е административен или съдебен, с която се установява въз основа на конкретни факти, че е допусната нередност, без да се накърнява възможността това заключение да бъде преразгледано или оттеглено впоследствие, в хода на развитието на административното или съдебното производство;
-
„нередност“: всяко нарушение на разпоредба от законодателството на Общността, произтичащо от действие или бездействие на икономически оператор, което има или би имало ефекта на щета върху общия бюджет на Европейския съюз чрез натоварване на общия бюджет с неоправдан разход;
-
„подозрение за измама“: нередност, която води до започване на административно или съдебно производство на национално равнище, с цел да се установи съществуването на умишлено поведение, по-специално измама, така както е посочено в член 1, параграф 1, буква а) от Конвенцията относно защитата на финансовите интереси на Европейските общности, свставена на основание на член К.3 от Договора за Европейския съюз (9);
-
„несъстоятелност“: процедура по обявяване на несъстоятелност по смисъла на член 2, буква a) от Регламент (ЕО) № 1346/2000 на Съвета (10);
-
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“: споразумение или равностойна форма на правен инструмент, въз основа на който държавите-членки осигуряват безвъзмездни средства на крайния бенефициер с цел изпълнение на проекта в рамките на фонда.
ЧАСТ II
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЧЕТИРИТЕ ФОНДА
ГЛАВА 1
Определени органи
Член 3
Общи органи
Държавите-членки могат да определят един и същи отговорен орган, одитен орган или сертифициращ орган за два или повече от четирите фонда.
Член 4
Упълномощен орган
1. Всяко делегиране на задачи е в съответствие с принципа на разумното финансово управление, който изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и осигурява съобразяване с принципа на недискриминация и видимост на финансирането на Общността. Делегирането на изпълнителни задачи не може да поражда конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган и подробните процедури за изпълнение на делегираните задачи се представят официално в писмена форма.
Актът на упълномощаване включва най-малко:
а)
позовавания на съответното законодателство на Общността;
б)
задачата, поверена на упълномощения орган;
в)
правата и задълженията на упълномощения орган и отговорностите, които той поема;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и да поддържа организационна структура и система за управление и контрол, адаптирани към изпълнението на неговите задължения;
д)
осигуряване на гаранции относно разумното финансово управление, законосъобразността и правомерността на делегираните задачи.
3. Поддържането на комуникация с Комисията, посочено в член 25, параграф 1, буква a) на основния акт, не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е държавна администрация или институция, подчинена на частното право на държавата-членка, която изпълнява мисия в служба на обществото, отговорният орган не може да делегира на този орган никакви изпълнителни правомощия, когато те налагат висока степен на преценка, предполагаща политически избор.
5. Делегирането на задачи на упълномощените органи не засяга отговорността на отговорния орган, който остава отговорен за задачите, които е делегирал.
6. В случаи, когато отговорният орган е делегирал задачи на упълномощения орган, всички разпоредби на настоящото решение относно отговорния орган се прилагат mutatis mutandis към упълномощения орган.
Член 5
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Определените органи могат да възлагат някои от задачите на външни изпълнители, но те остават отговорни за тези задачи в съответствие с отговорностите, определени в членове 27, 29 и 30 от основния акт.
ГЛАВА 2
Системи за управление и контрол
Член 6
Процедурен наръчник
В съответствие с член 31, параграф 2 от основния акт и като се има предвид принципът за пропорционалност, държавите-членки изготвят наръчник, определящ процедури и практически условия относно:
а)
функционирането на определените органи;
б)
условията и реда, гарантиращи подходящо разделение на функциите;
в)
където е уместно, мониторинга на упълномощените органи и на задачите, възложени на външни изпълнители;
г)
създаването на многогодишни и годишни програми;
д)
създаването на одитна стратегия и на годишни одитни планове;
е)
подбора на проекти, отпускането на безвъзмездни средства, мониторинга и финансовото управление на проектите;
ж)
управлението на нередностите, финансовите корекции и възстановяването на суми;
з)
подготовката и изпълнението на одитни мисии;
и)
съставянето на одитни доклади и декларации;
й)
сертифицирането на разходи;
к)
оценката на програмата;
л)
отчитането пред Комисията;
м)
одитната пътека.
Член 7
Изпълнение на дейностите на фонда от отговорния орган
1. За изпълнение на дейностите на фонда отговорният орган може да действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, и/или като изпълнителен орган.
2. Отговорният орган действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, в случаите, когато изпълнява проектите като правило въз основа на открити годишни покани за подаване на предложения.
Нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган могат да кандидатстват в отговор на тези покани за набиране на предложения.
В надлежно обосновани случаи, включващи продължение на многогодишни проекти в съответствие с член 15, параграф 6 от основния акт, които са били избрани след предишна покана за подаване на предложения или в спешни ситуации, безвъзмездните средства могат да се отпускат без покана за подаване на предложения.
3. Отговорният орган действа като изпълнителен орган в случаи, в които решава пряко да изпълни проектите, защото техните характеристики не предоставят избор по отношение на изпълнението им, като в случаите на de jure монополни ситуации или по причини на сигурност. В тези случаи правилата относно крайния бенефициер се прилагат mutatis mutandis към отговорния орган.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Причините, довели до това отговорният орган да действа като изпълнителен орган за осъществяване на проектите, се определят и съобщават на Комисията в рамките на съответната годишна програма.
2. При изпълнение на проектите отговорният орган гарантира прилагането на принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликти на интереси.
3. Отговорният орган може да изпълнява проектите, определени в съответствие с член 7, параграф 3, пряко и/или в съдружие с който и да е национален орган, който е компетентен предвид техническия си опит, високата степен на специализация или административните си пълномощия. Главните национални органи, участващи в изпълнението, също се идентифицират в съответната годишна програма.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на фонда съдържа необходимата информация за мониторинг на съфинансираните продукти или услуги и за проверка на извършените разходи. Всички съответни разпоредби, посочени в член 10, параграф 2 за споразумение за отпускане на безвъзмездни средства, се уточняват в еквивалентна форма на правен инструмент.
5. Окончателният доклад за изпълнението на годишната програма включва информация за приложените процедури и практики за гарантиране на адекватно разделение на функциите, ефективен контрол и задоволителна защита на финансовите интереси на Европейските общности и дава обяснения как са били избегнати конфликтите на интереси.
6. Когато се очаква отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда:
а)
одитният орган не следва да е част от същия орган като отговорният орган, освен когато неговата одитна независимост е гарантирана и той се отчита и на друг орган извън органа, от който той и отговорният орган са част;
б)
задачите на отговорния орган съгласно посоченото в член 27 на основния акт не се променят когато отговорният орган също е пряк изпълнител на проекти.
7. Когато се очаква упълномощеният орган да бъде изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда, този упълномощен орган не може да бъде единственият краен бенефициер на бюджетните кредити, които той е бил упълномощен да управлява.
Член 9
Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за подаване на предложения, определени в член 7, параграф 2, се публикуват по начин, който гарантира максимална публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка промяна в съдържанието на поканите за подаване на предложения също се публикува при същите условия.
В поканите за подаване на предложения се определят:
а)
целите;
б)
критериите за подбор, които са в съответствие с член 15, параграф 5 на основния акт, и съответните подкрепящи документи;
в)
условията и реда за финансирането от Общността и, ако е приложимо, за националното финансиране;
г)
условията и реда и крайната дата за представяне на предложения.
2. За целите на подбора на проекти и отпускане на безвъзмездни средства отговорният орган осигурява информирането на потенциалните бенефициери за следните специфични условия, отнасящи се до проектите за изпълнение:
а)
правилата за допустимост на разходите;
б)
крайният срок за изпълнение; както и
в)
финансовата и друга информация, която следва да се съхранява и предава.
Преди да се вземе решение за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че крайният бенефициер и/или партньорите по проекта имат капацитета да изпълнят тези условия.
3. Отговорният орган гарантира, че проектите, на които са отпуснати безвъзмездни средства, са били подложени на официален, технически и бюджетен анализ и качествена оценка като се прилагат критериите, описани в поканата за подаване на предложения. Причините за отхвърляне на останалите проекти трябва да се документират.
4. Държавите-членки определят кой има пълномощия за възлагане на проекти и гарантират, че конфликтите на интереси са избегнати във всички случаи, и по-специално когато кандидатите са национални органи.
5. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва най-малко името на крайния бенефициер и/или на партньорите по проекта, съществените данни за проекта и неговите оперативни цели, максималният размер на съфинансиране от фонда и максималният процент на съфинансиране от общите допустими разходи.
6. На всеки кандидат се изпраща писмена информация за резултатите от процеса на подбор, съдържаща обяснение на решенията при подбора. Отбелязва се съответната процедура за преразглеждане, в случай че е предвидена в националното законодателство.
Член 10
Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Отговорният орган определя подробни процедури за управление на проекта, включващи, inter alia:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с избраните крайни бенефициери;
б)
проследяване на споразуменията и всяка промяна към тях чрез създаване на система за административен мониторинг на проекти (обмен на кореспонденция, съставяне и мониторинг на промени и писма за напомняне, получаване и обработка на отчети и т.н.).
2. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства посочват, inter alia:
а)
максималната сума на безвъзмездните средства;
б)
максималния процент на приноса на Общността в съответствие с член 15, параграф 4 от основния акт;
в)
подробно описание и график на дейностите на подкрепяния проект;
г)
ако е приложимо, частта от задачите и свързаните с тях разходи, които крайният бенефициер възнамерява да възложи за подизпълнение на трети страни;
д)
съгласувания предварителен бюджет и финансов план за проекта, включително фиксирания процент на непреки разходи, съгласно посоченото в приложение ХI относно правилата за допустимост на разходите;
е)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението (задължения за отчитане, промени и приключване);
ж)
оперативните цели на проекта и показателите, които следва да се използват;
з)
определението на допустимите разходи;
и)
условията, отнасящи се до изплащането на безвъзмездните средства и счетоводните изисквания;
й)
условията, отнасящи се до одитната пътека;
к)
съответните разпоредби, отнасящи се до защитата на данните;
л)
съответните разпоредби, отнасящи се до публичността.
3. Ако е уместно, крайните бенефициери гарантират, че всички партньори по проекта имат същите задължения като тях. Партньорите ангажират своята отговорност чрез крайния бенефициер, който в крайна сметка остава отговорен за спазването на договорните условия от самия него и от всички партньори по проекта.
Крайните бенефициери съхраняват заверени копия на счетоводните документи, оправдаващи приходите и разходите, извършени от партньорите във връзка със съответния проект.
4. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства предвиждат изрично Комисията и Сметната палата да упражнят своите контролни правомощия, въз основа на документи и на място, върху всички крайни бенефициери, партньори по проекта и подизпълнители.
Член 11
Договори за изпълнение
Без да накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, в споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства се посочва, че при изпълнение на проектите крайните бенефициери и/или партньорите по проекта възлагат договори за поръчка в резултат на тръжна процедура, на офертата, предлагаща най-добра стойност за вложените средства, и че следва да се вземат мерки за избягване на конфликти на интереси. Все пак без да се накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, договори на стойност по-малка от 5 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на единствена оферта без покана за търг.
Член 12
Определяне на окончателния размер на приноса на Общността
За изчисляване на окончателното плащане на крайния бенефициер общият размер на приноса на Общността за всеки проект е най-ниската от следните три суми:
а)
максималната сума, посочена в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства;
б)
максималното съфинансиране, което се получава от умножаване на общия размер на допустимите разходи за съответния проект по процента, посочен в член 15, параграф 4 от основния акт (т.е. 50 % или 75 %); както и
в)
сумата, която се получава от прилагане на принципа за недопускане на печалба съгласно посоченото в точка I.3.3 от приложение ХI.
Член 13
Техническа помощ
1. Техническата помощ по инициатива на Комисията съгласно посоченото в член 16 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.
2. Техническата помощ по инициатива на държавите-членки съгласно посоченото в член 17 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.
3. Техническата помощ по инициатива на Комисията или държавите-членки може да приеме формата на договори за обществена поръчка, хонорари за експерти и/или всякакви административни разходи предмет на правилата за допустимост, посочени в част III, глава 1.
Член 14
Разходи за техническа помощ в случай на общ орган
1. Когато един или повече от определените органи са общи за два или повече от четирите фонда, бюджетните кредити за разходите за техническа помощ за всяка от съответните годишни програми могат да се слеят частично или цялостно.
2. Разходите за техническа помощ се разпределят между съответните фондове, за предпочитане въз основа на прости формули за представителна пропорционалност. Приложението на формулите не води до никакво увеличение на максималната сума на разходите за техническа помощ за всяка годишна програма.
Член 15
Проверки от отговорния орган
1. Проверките, които трябва да се извършат от или под ръководството на отговорния орган по член 27, параграф 1, буква ж) от основния акт, включват съответно административни, финансови, технически и физически аспекти на проектите.
Проверките гарантират, че декларираните разходи са реални и оправдани за целта на проекта, че одобрените проекти са изпълнени в съответствие със споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, че приносът на Общността е в съответствие с правилата, и по-специално тези относно финансовата структура, посочена в член 15 от основния акт, че исканията за възстановяване на средства от крайния бенефициер са точни и проектите и разходите са в съответствие с правилата на Общността и националните правила и избягват дублиране на финансирането на разходите с други национални схеми или такива на Общността, както и през други програмни периоди.
Освен това проверките включват:
а)
административни и финансови проверки на всяко искане за възстановяване на разходи, изпратена от крайните бенефициери;
б)
проверки, най-малко на представителна извадка от оправдателните документи, покриващи всички линии на бюджета, приложен към споразумението за безвъзмездни средства, на уместността, точността и допустимостта на разходите, приходите и разходите, покрити от прехвърлени приходи, декларирани от крайните бенефициери;
в)
проверки на място на отделни проекти, базиращи се най-малко на извадка, представляваща подходяща комбинация от типове и размери проекти, която взема предвид всички вече идентифицирани рискови фактори, за да се постигне обоснована гаранция за законосъобразността и правомерността на подчинените им транзакции, свързани с нивото на риск, идентифицирано от отговорния орган.
Проверките, посочени в букви а) и б), не трябва да се извършват, ако на крайния бенефициер е наложено задължение да представи одитен сертификат от независим одитор, който включва всички аспекти, отбелязани в букви а) и б).
2. От всяка проверка се пазят писмени документи, указващи извършената работа, датата, резултатите и взетите мерки в отговор на констатираните грешки. Отговорният орган гарантира всички оправдателни документи, отнасящи се до извършените проверки, да се съхраняват на разположение за Комисията и Сметната палата за период от пет години след приключване на проекта. Този период се прекъсва в случай на съдебно производство или при надлежно обосновано искане на Комисията.
3. В случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган в рамките на годишната програма, съгласно посоченото в член 7, параграф 3, проверките, указани в параграф 1, се изпълняват в съответствие с принципа на адекватното разделение на функциите.
Член 16
Одитна пътека
1. По смисъла на член 27, параграф 1, буква к) от основния акт одитната пътека се счита за подходяща, ако отговаря на следните критерии:
а)
дава възможност за съгласуване на сертифицираните от Комисията суми с подробните счетоводни отчети и оправдателни документи, с които разполагат сертифициращият орган, отговорният орган, упълномощените органи и крайните бенефициери на проекти, съфинансирани в рамките на фонда;
б)
дава възможност да се провери изплащането на публичния принос на крайния бенефициер, разпределението и трансфера на финансирането от Общността, предоставено в рамките на фонда, и източниците на съфинансиране на проекта;
в)
позволява да се провери приложението на критериите за подбор, установени за годишната програма;
г)
съдържа по отношение на всеки проект, когато е уместно, техническите спецификации и плана за финансиране, документи, свързани с одобряването на безвъзмездните средства, документи, свързани с процедурите за обществени поръчки, и доклади за проведените проверки и одити.
2. Отговорният орган гарантира съхранението на информацията относно местонахождението на всички документи, свързани с конкретните плащания, извършени в рамките на фонда.
Член 17
Одити на системи и одити на проекти
1. Одитите, споменати в член 30, параграф 1, букви а) и б) от основния акт се извършват върху системите за управление и контрол, създадени от държавите-членки и върху извадка от проекти, подбрани чрез метод, одобрен от одитния орган.
Методът на извадката:
а)
включва подходяща комбинация от видове и размери на проекти;
б)
взема предвид всички рискови фактори, които са определят от националните контролните органи или тези на Общността и аспектите разходи-ползи на проверките.
Извадката включва също проекти, изпълнявани от отговорния орган, действащ като изпълнителен орган, най-малко на пропорционална основа.
Методът, използван за избор на извадка, се документира.
2. Одитът на системите за управление и контрол включва всеки от следните процеси най-малко веднъж преди 2013 година: програмиране, делегиране на задачи, подбор и отпускане на безвъзмездните средства, наблюдение на проектите, изплащане, сертифициране на разходите, отчитане пред Комисията, откриване и коригиране на потенциални нередности и оценка на програмите.
3. Одитите на проекти се извършват на място въз основа на документация и отчети, представени от крайния бенефициер и/или партньорите на проекта. Одитите проверяват дали:
а)
проектът отговаря на критериите за подбор за годишната програма, дали е изпълнен в съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и изпълнява всички приложими условия относно неговата функционалност и използване или целите, които трябва да се достигнат;
б)
декларираните разходи съответстват на счетоводните отчети и оправдателните документи, представени от крайния бенефициер и/или от партньорите по проекта, и тези отчети съответстват на оправдателните документи, пазени от отговорния орган или който и да е упълномощен орган;
в)
разходните пера съответстват на изискванията за допустимост съгласно приложение ХI, на изискванията, определени по време на националната процедура за подбор, на условията на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и на действително извършените дейности, както и, когато е уместно, на други национални правила или такива на Общността;
г)
ползването или предвиденото ползване на проекта е в съгласие с целите, действията или мерките съгласно членове 2, 3, 4, 5 и 17 от основния акт и, където е приложимо, включва целевото население;
д)
общественият или частен принос е бил изплатен на крайния бенефициер в съответствие с член 15, параграф 2 от основния акт;
е)
има надеждна одитна пътека;
ж)
няма конфликти на интереси и е постигната оптимална стойност за вложените средства, по-специално в частност в случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган на проекта.
4. За целите на член 30, параграф 1, буква б) от основния акт единствено разходите, попадащи в обсега на одита съгласно параграф 3, се отчитат в сумата на одитираните разходи. Ако одитът се извършва преди приключването на проекта, единствено действително одитираните разходи се вземат предвид за изчисляване на процента на включване.
5. Когато има вероятност установените проблеми да са от системен характер и следователно могат да доведат до рискове за други проекти, одитният орган следи за провеждането на допълнителен преглед, включително допълнителни одити, когато е необходимо, с цел да се установи мащабът на такива проблеми. Съответните органи предприемат необходимите превантивни и коригиращи мерки.
6. Одитният орган прави заключения на основата на резултатите от одитите, отнасящи се до декларираните пред Комисията разходи, и ги предоставя на Комисията в годишния одиторски доклад. За годишни програми, за които процентът на грешки надхвърля значимия праг от 2 % от приноса на Общността, одитният орган анализира значимостта на тази грешка и предприема необходимите мерки, включително формулира подходящи препоръки, които се съобщават в годишния одиторски доклад.
Член 18
Проверки от сертифициращия орган
1. Когато одитният орган дава становище с резерви или отрицателно одиторско становище за функционирането на системите за управление и контрол, сертифициращият орган проверява дали тази информация е изпратена до Комисията. Той следи също и за осъществяването на надежден план за действие от отговорния орган за възстановяване на ефективно функциониращи системи за управление и контрол и за оценка на въздействието на неправилното функциониране върху декларирането на разходите.
2. Ако искането за плащане или заявлението за възстановяване на средства не се завери от одитния орган за окончателния доклад относно изпълнението на годишната програма, сертифициращият орган следи за незабавно съставяне на правилно искане за плащане или заявление за възстановяване на средствата.
ГЛАВА 3
Информация, която трябва да се представи относно използването на фонда
Член 19
Принцип на пропорционалност
1. Съгласно член 10, параграф 2 от основния акт степента, до която наличната информация за използването на фонда в държава-членка се предава на Комисията в документите, посочени в тази глава, може да е пропорционална на размера от приноса на Общността, предназначен за съответната държава-членка, и при необходимост тази информация може да се предостави в обобщена форма.
2. Въпреки това по искане на Комисията държавата-членка все пак предоставя по- подробна информация. Ако е необходимо, Комисията може да изиска тази информация, за да може Комисията да изпълни ефективно своите задължения съгласно основния акт и Финансовия регламент.
Член 20
Описание на системите за управление и контрол
1. Описанието на системите за управление и контрол, посочени в член 31, параграф 4 и член 32, параграф 2 от основния акт, се представя в съответствие с образеца в приложение I.
2. Отговорният орган утвърждава описанието на системите, прилагани от всеки упълномощен орган. Всеки от определените органи потвърждава точността на описанието на системите за управление и контрол, която е в неговата компетентност. Освен това одитния орган също потвърждава пълнотата на описанието.
3. При разглеждане на описанието Комисията може да изиска разяснения и да предложи мерки за привеждане в съответствие с разпоредбите, определени в основния акт. Ако е необходимо, могат да бъдат проведени посещения на място от служители на Комисията или упълномощени нейни представители
4. Ако отговорният орган е един и същ за два или повече от четирите фонда или когато за два или повече от фондовете се прилагат общи системи, може да се представи описание на общите системи за управление и контрол, разясняващо, където е приложимо, всички специфични характеристики.
Член 21
Изменение на описанието на системите за управление и контрол
1. Отговорният орган:
а)
докладва дали са направени промени в системите за управление и контрол при представяне на проекта за годишна програма;
б)
уведомява Комисията за всяка съществена промяна най-късно веднага след като такава промяна е извършена;
в)
по искане на Комисията осигурява преразгледано описание в случай на многобройни съществени промени.
2. Съществени промени са промени, които вероятно могат да окажат въздействие върху разделението на функциите, върху ефективността на механизмите на подбор, отпускане, контрол и плащане и върху комуникацията с Комисията. Те включват по-специално промени в един от определените органи, в счетоводната система и в процесите на плащане и сертифициране.
3. Изменението на системите за управление и контрол следва същата процедура, установена в член 20.
Член 22
Програмни документи
1. Държавите-членки представят на Комисията многогодишна програма, посочена в член 19 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение II.
2. Държавите-членки представят на Комисията годишните програми, посочени в член 21 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение III.
3. Финансовите планове, свързани с многогодишната програма, представят разпределение на бюджетните суми по приоритети, както са определени в стратегическите насоки.
Финансовите планове, свързани с годишните програми, представят разпределение на бюджетните суми по категории и дейности, както са посочени в член 4 от основния акт, с позоваване на приоритетите.
Член 23
Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми
1. За да се преразгледа годишната програма, одобрена от Комисията съгласно член 21, параграф 5 от основния акт, съответната държава-членка представя на Комисията променен проект за годишна програма преди 1 май на годината, следваща референтната година. Комисията разглежда и възможно най-скоро одобрява променената програма в съответствие с процедурата, посочена в член 21, параграф 5 от основния акт.
2. Промените на финансовото разпределение без преразглеждане на годишната програма съгласно параграф 1 не трябва да превишават 10 % от общия принос на фонда и са позволени единствено при обстоятелства, оправдани от причини извън контрола на отговорния орган. Подходящо обяснение на всички такива промени се предоставя в доклада за напредък и/или окончателния доклад за изпълнението на годишната програма.
Член 24
Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми
1. Държавите-членки представят на Комисията докладите за напредък на изпълнението на годишната програма и искания за плащане, съгласно посоченото в член 39, параграф 4 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение IV.
2. Държавите-членки представят на Комисията окончателните доклади за изпълнението на годишната програма и исканията за плащане, съгласно посоченото в член 40, параграф 1, буква б) от основния акт, в съответствие с образеца в приложение V.
3. Финансовите таблици, свързани с докладите за напредък, и окончателните доклади представляват разпределение на сумите както по приоритети, съгласно посоченото в стратегическите насоки, така и по проекти за всяка категория дейности, съгласно посоченото в член 4 от основния акт.
Член 25
Документи, съставяни от одитния орган
1. Одитната стратегия, посочена в член 30, параграф 1, буква в) от основния акт, се съставя в съответствие с образеца, даден в приложение VI.
2. Освен когато всяка от последните две годишни програми, приети от Комисията, съответства на годишен принос на Общността под 1 милион евро, одитният орган представя годишен одитен план преди 15 февруари всяка година, считано от 2009 г. Одитният план се съставя като приложение към одитната стратегия в съответствие с образеца, даден в приложение VI. В случай на комбинирана одитна стратегия, така както е предвидено в член 30, параграф 2 от основния акт, може да се представи комбиниран годишен одитен план.
3. Одитният доклад и становищата, посочени в член 30, параграф 3, буква a) и член 30, параграф 3, буква б) от основния акт, се основават върху одитите на системите и одитите на проектите, извършени в съответствие с одитната стратегия, и се изготвят в съответствие с образците, дадени в приложения 7.A и 7.Б.
4. Декларацията за оценка, посочена в член 30, параграф 3, буква в) от основния акт, се основава на цялостната одитна дейност, проведена от одитния орган, и на допълнителните проверки, ако е необходимо. Декларацията за оценка се съставя в съответствие с образеца в приложение VII.В.
5. Ако има някакво ограничение на обхвата на прегледа или ако нивото на откритите нередовни разходи не позволява предоставянето на неквалифицирано мнение за годишното становище, посочено в член 30, параграф 3, буква б) от основния акт или в декларацията, посочена в буква в) на същия член, одитният орган излага причините и оценява мащаба на проблема и неговото финансово въздействие.
Член 26
Документи, съставяни от сертифициращия орган
1. Заверената декларация за разходи относно молбата за второ авансово плащане, посочено в член 39, параграф 4 от основния акт, се изготвя и предава на Комисията по образеца от приложение VIII.
2. Заверената декларация за разходи относно молбата за заключително плащане, посочена в член 40, параграф 1, буква а) от основния акт, се съставя и предава на Комисията по образеца от приложение IХ.
ГЛАВА 4
Докладване за нередности
Член 27
Начално докладване - дерогации
1. В съответствие с образците в приложения IV и V държавите-членки докладват на Комисията за всяка нередност, която е била обект на първоначално разкриване на нередности по административен или съдебен ред в доклада за напредък или в окончателния доклади за изпълнението на годишните програми.
Докладът включва:
а)
фонда, годишната програма и съответния проект;
б)
разпоредбата, която е нарушена;
в)
датата и източника на първоначалната информация, водеща до съмнението, че е допусната нередност;
г)
използваните практики при допускане на нередностите;
д)
където е целесъобразно, дали практиката дава основания за съмнения за измама;
е)
начина, по който са открити нередностите;
ж)
размера на вноската на Общността, за която се отнася.
Не е необходимо обаче да се докладват следните случаи, с изключение на такива със съмнение за измама:
а)
случаи, в които нередностите се отнасят до суми, по-малки от 10 000 EUR, за сметка на общия бюджет на Европейските общности;
б)
случаи, в които нередностите се състоят единствено от неизпълнение, изцяло или отчасти, на проект, включен в годишната програма поради несъстоятелност на крайния бенефициер;
в)
случаи, представени доброволно на вниманието на отговорния орган от крайния бенефициер преди откриването им от отговорния орган, било то преди или след изплащане на публичната вноска;
г)
случаи, констатирани и коригирани от отговорния орган преди изплащане на публичната вноска на крайния бенефициер и преди включването на съответните разходи в декларация за разходите, представена на Комисията.
2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:
а)
където е целесъобразно, другите участващи държави-членки и трети държави;
б)
периода, през който, или момента, в който са извършени нередностите;
в)
националните органи или служби, съставили официалния доклад относно нередността, и органите, отговорни за административния или съдебен последващ контрол;
г)
датата, на която е съставено първоначалното разкриване на нередности по административен или съдебен ред ;
д)
самоличността на участващите физически или юридически лица или на всички други участващи организации, с изключение на случаи, в които тази информация не е необходима за целите на борбата с нередностите, като се има предвид естеството на съответната нередност;
е)
общия бюджет и публичната вноска, одобрени за проекта, и разпределението на неговото съфинансиране между националната вноска и вноската на Общността;
ж)
размера на публичната вноска, засегната от нередността, и съответната вноска на Общността, поставена на риск;
з)
в случаи, когато не е извършено плащане на публична вноска, посочена в точка ж), на лицата или други идентифицирани организации, сумите, които биха били неправомерно платени, ако нередността не беше открита;
и)
временно преустановяване на плащанията, където е приложимо, и възможностите за възстановяване на сумите;
й)
естеството на нередовните разходи.
3. Когато част от информацията, посочена в параграф 2, по-специално относно използваните практики при допускане на нередността и относно начина, по който тя е открита, не е налична, държавите-членки осигуряват липсващата информация, доколкото това е възможно, при изпращане на последващите доклади относно нередностите на Комисията.
Член 28
Докладване на последващи действия - отказ на възстановяване
1. Държавите-членки информират Комисията, с позоваване на всички предишни доклади, съставени според член 27, относно въведените процедури по отношение на всички нередности, съобщени преди това, както и за значими промени, произтичащи от тях. Тази информация се дава в докладите за напредък или окончателните доклади относно изпълнението на годишните програми в съответствие с образците, дадени в приложения IV и V.
Докладът посочва сумите, които са, или се очаква да бъдат възстановени.
2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:
а)
всички временни мерки, взети от държавите-членки за опазване възстановяването на суми, платени неправомерно;
б)
всички съдебни или административни процедури, въведени с цел възстановяване на неправомерно изплатени суми и налагане на санкции;
в)
причините за евентуално прекратени производства за възстановяване на средства;
г)
причините за прекратяване на съдебно преследване.
Държавите-членки докладват на Комисията всички административни или съдебни решения, приключващи такива процедури, или главните точки от тях и излагат, по-специално, дали или не констатациите са такива, че съществува съмнение за измама.
Член 29
Контакти с държавите-членки
1. Комисията поддържа подходящи контакти със съответните държави-членки с цел допълване на предоставената информация относно нередностите, посочени в член 27, и относно процедурите, посочени в член 28, за възможностите за възстановяване.
2. Независимо от контактите, споменати в параграф 1, Комисията информира държавите-членки в случаи, когато естеството на нередността е такова, че подсказва, че идентични или подобни практики биха могли да се появят в други държави-членки.
Член 30
Използване на информация
1. Комисията може да използва всякаква информация от общ или оперативен характер, съобщена от държавите-членки в рамките на настоящото решение, за да провежда анализи на риска и може въз основа на получената информация да съставя доклади и разработва системи за ранно предупреждение, служещи за по-ефективно определяне на рисковете.
2. Комисията редовно информира съответните държави-членки за използването на информацията по параграф 1.
ГЛАВА 5
Информация и публичност
Член 31
Информация за потенциални крайни бенефициери
1. Отговорният орган гарантира, че ключовите показатели относно многогодишните и годишни програми са широко разпространени, с подробности относно съответните финансови вноски, и са представени на всички заинтересовани страни.
Въпреки това отговорният орган може да реши да запази поверителни условията за вътрешно управление, установени в многонационалната програма или в годишните програми, и всякаква друга информация относно изпълнение дейностите на Фонда с цел обществена сигурност.
2. Отговорният орган предоставя на потенциалните крайни бенефициери най-малко следната информация:
а)
условията за допустимост, които трябва да се изпълнят, за да бъдат избираеми за финансиране в рамките на годишната програма;
б)
описание на процедурите за разглеждане на заявленията за финансиране и на включените периоди от време;
в)
критериите за подбор на проектите за финансиране;
г)
лицата за контакти, които могат да предоставят информация относно годишните програми.
Освен това отговорният орган информира потенциалните крайни бенефициери за публикациите, предвидена в член 33, параграф 2, буква б).
Член 32
Информация за крайните бенефициери
Отговорният орган информира крайните бенефициери, че приемането на финансирането предполага също приемане на тяхното включване в списъка на крайните бенефициери, публикуван в съответствие с член 33, параграф 2, буква б).
Член 33
Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост
1. Отговорният орган следи дали мерките за информиране и публичност се изпълняват с цел най-широко покритие от медиите с използване на разнообразни форми и методи на комуникация на съответното териториално ниво.
2. Отговорният орган предприема следните минимални мерки за информиране и публичност:
а)
най-малко една информационна дейност на година, представяща към 2008 г. стартирането на многогодишната програма или постиженията на годишната/годишните програма/и;
б)
годишна публикация, най-малко на интернет страница, на списъка на крайните бенефициери, имената на проектите и размера на публичната вноска и на вноската на Общността, които са им предоставени. Лица, които принадлежат към целевите групи, посочени в член 7 от основния акт, не се назовават. Адресът на интернет страницата се съобщава на Комисията.
Член 34
Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост
1. Крайният бенефициер е отговорен за информиране на обществеността посредством мерки, установени в параграфи 2, 3 и 4 относно помощта, получена от фонда.
2. Крайният бенефициер поставя на видимо място значително по размери пано, не по-късно от три месеца след приключване на всеки проект, който отговаря на следните условия:
а)
общия принос на Общността за проекта надвишава 100 000 EUR; както и
б)
операцията се състои в закупуване на материален предмет или във финансиране на инфраструктура или строителни проекти.
На паното се изписват видът и наименованието на проекта. Освен това информацията, посочена в член 35, заема най-малко 25 % от паното.
3. Когато проектът получава финансиране в рамките на годишна програма, съфинансирана от фонда, крайният бенефициер гарантира тези, които участват в проекта, да бъдат информирани за това финансиране.
4. Всеки документ, включително сертификат за посещение или от друг вид, относно такива проекти включва информация, показваща, че проектът е съфинансиран от фонда.
Член 35
Технически характеристики на информацията и публичността за действието
Всички мерки за информиране и публичност, насочени към крайните бенефициери, потенциалните крайни бенефициери и широката общественост включват:
1.
Емблемата на Европейския съюз в съответствие с графичните стандарти, посочени в приложение Х, и позоваване на Европейския съюз.
2.
Позоваване на фонда.
3.
Изявление, избрано от отговорния орган, което подчертава добавената стойност на приноса на Общността.
За малки рекламни предмети или за рекламни предмети, свързани с два или повече от четирите фонда, точки 1 и 3 не се прилагат.
ГЛАВА 6
Лични данни
Член 36
Защита на личните данни
1. Държавите-членки и Комисията вземат всички необходими мерки за предотвратяване на всяко неразрешено оповестяване на, или на незаконен достъп до информацията, посочена в член 27, параграф 1, буква з) от основния акт, информацията, събрана от Комисията по време на нейните проверки на място, и информацията, посочена в глава 4.
2. Информацията, посочена в глава 4, не може да се изпраща до други лица, освен тези в държавите-членки или вътре в институциите на Общността, чиито задължения изискват те да имат достъп до нея, освен ако държавата-членка, предоставяща такава информация, не се е съгласила изрично за това.
ГЛАВА 7
Електронен обмен на документи
Член 37
Електронен обмен на документи
Освен надлежно подписаните хартиени версии на документите, посочени в глава 3, информацията се изпраща също, винаги когато това е възможно, чрез електронни носители.
Член 38
Компютърна система за обмен на документи
1. Ако Комисията разработи компютърна система за сигурен обмен на данни между Комисията и всяка държава-членка за изпълнение дейностите на фонда, държавите-членки се информират и по тяхно искане се включват в развитието на всяка такава компютърна система.
2. Комисията и определените органи заедно с органите, на които са били делегирани задачите, въвеждат документите, посочени в глава 3, в компютърната система, спомената в параграф 1.
3. Освен това държавите-членки могат да бъдат приканени доброволно да предоставят информацията, посочена в членове 27 и 28, като използват съществуващата специална система, управлявана от Комисията, за отчитане на нередностите, открити в рамките на структурните фондове.
4. Всички разходи за интерфейс между общата компютърна система и националните, регионалните и локални компютърни системи, и всички разходи за адаптиране на националните, регионалните и локални системи към техническите изисквания на общата система са допустими според член 17 на основния акт.
ЧАСТ III
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЕВРОПЕЙСКИЯ ФОНД ЗА ВРЪЩАНЕ
ГЛАВА 1
Правила за допустимост
Член 39
Правила за допустимост
1. Правилата съгласно приложение ХI се използват за определяне на допустимостта на разходите за дейности, финансирани в рамките на годишните програми, посочени в член 35, параграф 4 от основния акт.
2. Правилата са приложими за разходите, извършени от крайните бенефициери, и се прилагат mutatis mutandis за разходите, извършени от партньорите по проекта.
3. Държавите-членки могат да приложат национални правила за допустимост, които са по-строги от тези, изложени в настоящото решение.
Комисията е тази, която преценява дали приложимите национални правила за допустимост са в съответствие с това условие.
ЧАСТ IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 40
Адресати
Адресати на настоящото решение са Кралство Белгия, Република България, Чешката република, Федерална република Германия, Република Естония, Република Гърция, Кралство Испания, Френската република, Ирландия, Италианската република, Република Кипър, Република Латвия, Република Литва, Великото херцогство Люксембург, Република Унгария, Република Малта, Кралство Нидерландия, Република Австрия, Република Полша, Португалската република, Румъния, Република Словения, Словашката република, Република Финландия, Кралство Швеция и Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия.
Съставено в Брюксел на 5 март 2008 година.
DÉCISION DE LA COMMISSION
du 5 mars 2008
fixant les modalités de mise en œuvre de la décision no 575/2007/CE du Parlement européen et du Conseil portant création du Fonds européen pour le retour pour la période 2008-2013 dans le cadre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires» en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle des États membres, les règles de gestion administrative et financière et l'éligibilité des dépenses pour les projets cofinancés par le Fonds
[notifiée sous le numéro C(2008) 796]
(Les textes en langues allemande, anglaise, bulgare, espagnole, estonienne, finnoise, française, grecque, hongroise, italienne, lettone, lituanienne, maltaise, néerlandaise, polonaise, portugaise, roumaine, slovaque, slovène, suédoise et tchèque sont les seuls faisant foi.)
(2008/458/CE)
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu la décision no 575/2007/CE du Parlement européen et du Conseil du 23 mai 2007 portant création du Fonds européen pour le retour pour la période 2008-2013 dans le cadre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires» (1), et notamment son article 23, son article 31, paragraphe 5, son article 33, paragraphe 6, et son article 35, paragraphe 4,
considérant ce qui suit:
(1)
Il y a lieu de fixer les conditions dans lesquelles les États membres devraient mettre en œuvre les actions au titre du Fonds, et notamment de préciser les circonstances dans lesquelles l'autorité responsable peut mettre directement en œuvre les projets. Il convient également de prévoir des dispositions pour les autorités déléguées.
(2)
Il y a lieu d'établir une liste des procédures et/ou des modalités pratiques que les différentes autorités désignées devraient établir et suivre pour la mise en œuvre du Fonds.
(3)
Il est nécessaire de déterminer les obligations qui incombent aux autorités responsables en ce qui concerne, d'une part, les bénéficiaires finals durant la phase conduisant à la sélection et à l'approbation des projets à financer et, d'autre part, les aspects sur lesquels doivent porter les vérifications des dépenses déclarées par le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet, y compris les vérifications administratives des demandes de remboursement et les vérifications sur place des opérations de chaque projet.
(4)
Pour permettre un contrôle approprié des dépenses effectuées au titre des programmes annuels, il est nécessaire de fixer les critères auxquels les pistes d'audit doivent répondre pour être jugées suffisantes.
(5)
Les audits des projets et des systèmes sont réalisés sous la responsabilité de l'autorité d'audit. Afin de s'assurer que les audits aient une portée et une efficacité adéquates et soient effectués selon les mêmes normes dans tous les États membres, il convient de spécifier les conditions qu'ils doivent remplir, notamment la base sur laquelle se fonde l'échantillonnage.
(6)
Outre leur programme pluriannuel, les États membres sont tenus de remettre à la Commission une description de leurs systèmes de gestion et de contrôle. Étant donné que ce document compte parmi les éléments essentiels sur lesquels se fonde la Commission, dans le contexte de la gestion partagée du budget communautaire, pour établir si l'aide financière en question est utilisée par les États membres conformément aux règles et principes applicables qui sont nécessaires pour protéger les intérêts financiers de la Communauté, il convient de définir de manière détaillée les informations que le document en question doit contenir.
(7)
Afin d'harmoniser les normes de programmation, d'assurer le suivi de la mise en œuvre du Fonds ainsi que d'auditer et de certifier les dépenses, il est nécessaire de définir clairement le contenu du programme pluriannuel, du programme annuel, du rapport d'avancement, du rapport final, des demandes de paiement ainsi que de la stratégie d'audit, du rapport d'audit annuel, de la déclaration de validité et de la certification des dépenses.
(8)
Les États membres étant tenus de veiller à la communication et au suivi des irrégularités et de recouvrer les montants indûment versés dans le cadre du financement du Fonds, il y a lieu de fixer des critères applicables aux données transmises à la Commission.
(9)
L'expérience a montré que les citoyens de l'Union européenne n'ont pas suffisamment connaissance du rôle joué par la Communauté dans le financement de programmes. Il convient dès lors de définir de manière détaillée les actions d'information et de publicité requises pour combler ce manque de communication et d'information.
(10)
Afin de garantir une large diffusion des informations relatives aux possibilités de financement auprès de toutes les parties intéressées et dans un souci de transparence, il y a lieu de déterminer les mesures minimales requises pour informer les bénéficiaires finals potentiels des financements disponibles proposés conjointement par la Communauté et les États membres par l'intermédiaire du Fonds. Pour améliorer la transparence en ce qui concerne l'utilisation du Fonds, il convient que la liste des bénéficiaires finals, l'intitulé des projets et le montant du financement public alloué aux projets fassent l'objet d'une publication.
(11)
Compte tenu de la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (2) et du règlement (CE) no 45/2001 du Parlement européen et du Conseil du 18 décembre 2000 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données (3), il convient de prévoir, pour ce qui est des actions d'information et de publicité et des activités d'audit menées en application de la présente décision, qu'il incombe à la Commission et aux États membres de prévenir toute divulgation non autorisée de données à caractère personnel et tout accès non autorisé à de telles données, et de spécifier à quelle fin la Commission et les États membres peuvent traiter de telles données.
(12)
L'utilisation de moyens électroniques aux fins de l'échange d'informations et de données financières entre les États membres et la Commission conduit à une simplification, à une efficacité renforcée, à une transparence accrue et à un gain de temps. Pour exploiter pleinement ces avantages tout en garantissant la sécurité des échanges, la Commission pourrait établir un système informatique commun.
(13)
Afin de garantir une mise en œuvre efficace du Fonds dans les États membres, dans le respect des principes de bonne gestion financière, il convient d'adopter une série de règles communes relatives à l'éligibilité des dépenses au cofinancement du Fonds. Afin de limiter la charge administrative pesant sur les bénéficiaires finals et sur les autorités désignées, des taux forfaitaires pour les coûts indirects devraient être éligibles à certaines conditions.
(14)
Conformément à l'article 3 du protocole sur la position du Royaume-Uni et de l'Irlande, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, le Royaume-Uni est lié par l'acte de base et, par conséquent, par la présente décision.
(15)
Conformément à l'article 3 du protocole sur la position du Royaume-Uni et de l'Irlande, annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, l'Irlande est liée par l'acte de base et, par conséquent, par la présente décision.
(16)
Conformément à l'article 2 du protocole sur la position du Danemark annexé au traité sur l'Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, cet État n'est pas lié par la présente décision ni soumis à son application.
(17)
Les mesures prévues par la présente décision sont conformes à l'avis du comité de gestion du Fonds,
A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:
TABLE DES MATIÈRES
Partie I
Introduction
Chapitre 1
Objet et définitions
Article 1er
Objet
Article 2
Définitions
Partie II
Dispositions communes aux quatre Fonds
Chapitre 1
Autorités désignées
Article 3
Autorités communes
Article 4
Autorité déléguée
Article 5
Externalisation de tâches
Chapitre 2
Systèmes de gestion et de contrôle
Article 6
Manuel des procédures
Article 7
Mise en œuvre du Fonds par l'autorité responsable
Article 8
Conditions dans lesquelles l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre
Article 9
Procédure de sélection et d'attribution lorsque l'autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur
Article 10
Conventions de subvention avec les bénéficiaires finals lorsque l'autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur
Article 11
Marchés de mise en œuvre
Article 12
Détermination de la contribution communautaire finale
Article 13
Assistance technique
Article 14
Dépenses au titre de l'assistance technique en cas d'autorité commune
Article 15
Vérifications par l'autorité responsable
Article 16
Piste d'audit
Article 17
Audits des systèmes et audits des projets
Article 18
Vérifications par l'autorité de certification
Chapitre 3
Informations à fournir en ce qui concerne l'utilisation du Fonds
Article 19
Principe de proportionnalité
Article 20
Description des systèmes de gestion et de contrôle
Article 21
Révision de la description des systèmes de gestion et de contrôle
Article 22
Documents de programmation
Article 23
Révision de la répartition financière dans les programmes annuels
Article 24
Rapports d'avancement et rapports finals sur l'exécution des programmes annuels
Article 25
Documents établis par l'autorité d'audit
Article 26
Documents établis par l'autorité de certification
Chapitre 4
Notification des irrégularités
Article 27
Notification initiale - Dérogations
Article 28
Notification du suivi - Non-recouvrement
Article 29
Contacts avec les États membres
Article 30
Utilisation des informations
Chapitre 5
Information et publicité
Article 31
Informations fournies aux bénéficiaires finals potentiels
Article 32
Informations fournies aux bénéficiaires finals
Article 33
Responsabilités de l'autorité responsable concernant l'information et la publicité à destination du grand public
Article 34
Responsabilités des bénéficiaires finals concernant l'information et la publicité à destination du grand public
Article 35
Caractéristiques techniques de l'information et de la publicité à l'échelle de l'opération
Chapitre 6
Données à caractère personnel
Article 36
Protection des données à caractère personnel
Chapitre 7
Échange de documents par voie électronique
Article 37
Échange de documents par voie électronique
Article 38
Système informatique d'échange de documents
Partie III
Dispositions propres au Fonds européen pour le retour
Chapitre 1
Règles d'éligibilité
Article 39
Règles d'éligibilité
Partie IV
DISPOSITIONS FINALES
Article 40
Destinataires
ANNEXES
PARTIE I
INTRODUCTION
CHAPITRE 1
Objet et définitions
Article premier
Objet
1. La présente décision établit les modalités de mise en œuvre du Fonds en ce qui concerne:
a)
les autorités désignées;
b)
les systèmes de gestion et de contrôle;
c)
les informations à fournir à la Commission par les États membres en ce qui concerne l'utilisation du Fonds;
d)
la notification des irrégularités;
e)
l'information et la publicité;
f)
les données à caractère personnel;
g)
l'échange de documents par voie électronique.
2. Les dispositions ci-après s'appliquent sans préjudice du règlement (Euratom, CE) no 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités (4).
Article 2
Définitions
Aux fins de la présente décision, on entend par:
-
«acte de base»: la décision no 575/2007/CE,
-
«Fonds»: le Fonds européen pour le retour, tel qu'établi par l'acte de base,
-
«quatre Fonds»: le Fonds européen pour les réfugiés, le Fonds pour les frontières extérieures, le Fonds européen pour le retour et le Fonds européen d'intégration des ressortissants de pays tiers, tels qu'établis par les décisions du Parlement européen et du Conseil no 573/2007/CE (5), no 574/2007/CE (6), no 575/2007/CE et la décision 2007/435/CE du Conseil (7) dans le cadre du programme général «Solidarité et gestion des flux migratoires»,
-
«autorité responsable»: l'organisme désigné par un État membre en vertu de l'article 25, paragraphe 1, point a), de l'acte de base,
-
«autorité de certification»: l'organisme désigné par un État membre en vertu de l'article 25, paragraphe 1, point b), de l'acte de base,
-
«autorité d'audit»: l'organisme désigné par un État membre en vertu de l'article 25, paragraphe 1, point c), de l'acte de base,
-
«autorité déléguée»: l'organisme désigné par un État membre en vertu de l'article 25, paragraphe 1, point d), de l'acte de base,
-
«autorités désignées»: l'ensemble des autorités désignées par un État membre en vertu de l'article 25 de l'acte de base,
-
«action»: une action au titre du Fonds, au sens de l'article 4 de l'acte de base,
-
«projet»: les moyens utilisés par les bénéficiaires finals des subventions, en termes pratiques et concrets, pour mettre en œuvre tout ou partie d'une action,
-
«bénéficiaire final»: la personne morale responsable de la mise en œuvre des projets (ONG, autorités fédérales, nationales, régionales ou locales, autres organisations à but non lucratif, entreprises privées ou publiques ou organisations internationales),
-
«partenaire du projet»: toute personne morale mettant en œuvre un projet en coopération avec un bénéficiaire final en y affectant des ressources et en recevant une partie de la contribution communautaire par l'intermédiaire du bénéficiaire final,
-
«orientations stratégiques»: le cadre d'intervention du Fonds, tel qu'adopté par la décision 2007/837/CE de la Commission (8),
-
«priorité»: un ensemble d'actions défini comme une priorité dans les orientations stratégiques,
-
«priorité spécifique»: un ensemble d'actions défini comme une priorité spécifique dans les orientations stratégiques, ce qui permet un taux de cofinancement supérieur, conformément à l'article 15, paragraphe 4, de l'acte de base,
-
«premier acte de constat administratif ou judiciaire»: la première évaluation par écrit, d'une autorité compétente, qu'elle soit administrative ou judiciaire, concluant, sur la base de faits concrets, à l'existence d'une irrégularité sans préjudice de la possibilité que cette conclusion soit à réviser ou à retirer ultérieurement à la suite des développements de la procédure administrative ou judiciaire,
-
«irrégularité»: toute violation d'une disposition du droit communautaire résultant d'un acte ou d'une omission d'un opérateur économique qui a ou aurait pour effet de porter préjudice au budget général de l'Union européenne par l'imputation au budget général d'une dépense indue,
-
«soupçon de fraude»: une irrégularité donnant lieu à l'engagement d'une procédure administrative ou judiciaire au niveau national afin de déterminer l'existence d'un comportement intentionnel, en particulier d'une fraude telle que visée à l'article 1er, paragraphe 1, point a), de la convention relative à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes, établie sur la base de l'article K.3 du traité sur l'Union européenne (9),
-
«faillite»: une procédure d'insolvabilité au sens de l'article 2, point a), du règlement (CE) no 1346/2000 du Conseil (10),
-
«convention de subvention»: une convention ou un document juridique équivalent sur la base duquel les États membres octroient des subventions au bénéficiaire final en vue de la mise en œuvre du projet au titre du Fonds.
PARTIE II
DISPOSITIONS COMMUNES AUX QUATRE FONDS
CHAPITRE 1
Autorités désignées
Article 3
Autorités communes
Les États membres peuvent désigner la même autorité responsable, la même autorité d'audit ou la même autorité de certification pour plusieurs des quatre Fonds.
Article 4
Autorité déléguée
1. Toute délégation de tâches répond au principe de bonne gestion financière, qui suppose un contrôle interne efficace et efficient, et assure le respect du principe de non-discrimination, ainsi que la visibilité du financement communautaire. Les tâches d'exécution déléguées ne peuvent donner lieu à des conflits d'intérêts.
2. L'étendue des tâches déléguées par l'autorité responsable à l'autorité déléguée et les procédures détaillées concernant leur mise en œuvre sont consignées formellement par écrit.
L'acte de délégation mentionne au minimum:
a)
les références à la législation communautaire pertinente;
b)
la tâche confiée à l'autorité déléguée;
c)
les droits, les devoirs et les responsabilités de l'autorité déléguée;
d)
l'obligation incombant à l'autorité déléguée de mettre en place et de maintenir une structure organisationnelle et un système de gestion et de contrôle adaptés à l'accomplissement de sa mission;
e)
les garanties à apporter en ce qui concerne la bonne gestion financière ainsi que la légalité et la régularité des tâches déléguées.
3. Le rôle d'interlocuteur de la Commission, visé à l'article 25, paragraphe 1, point a), de l'acte de base, ne peut être délégué. L'autorité déléguée communique avec la Commission par l'intermédiaire de l'autorité responsable.
4. Si l'autorité déléguée n'est pas une administration publique ou un organisme de droit privé de l'État membre auquel est confiée une mission de service public, l'autorité responsable ne peut lui déléguer de pouvoirs d'exécution impliquant une large marge d'appréciation de nature à traduire des choix politiques.
5. La délégation des tâches aux autorités déléguées est sans effet sur les responsabilités incombant à l'autorité responsable, qui demeure comptable des tâches qu'elle a déléguées.
6. Dans les cas où l'autorité responsable a délégué des tâches à l'autorité déléguée, toutes les dispositions de la présente décision relatives à l'autorité responsable s'appliquent mutatis mutandis à l'autorité déléguée.
Article 5
Externalisation de tâches
Les autorités désignées peuvent sous-traiter une partie de leurs tâches mais en demeurent comptables, conformément aux responsabilités définies aux articles 27, 29 et 30 de l'acte de base.
CHAPITRE 2
Systèmes de gestion et de contrôle
Article 6
Manuel des procédures
Conformément à l'article 31, paragraphe 2, de l'acte de base et compte tenu du principe de proportionnalité, les États membres établissent un manuel précisant les procédures et les modalités pratiques en ce qui concerne:
a)
le fonctionnement des autorités désignées;
b)
les modalités garantissant une séparation adéquate des fonctions;
c)
le cas échéant, le contrôle des autorités déléguées et des tâches sous-traitées;
d)
l'établissement des programmes pluriannuel et annuels;
e)
l'établissement de la stratégie d'audit et des plans d'audit annuels;
f)
la sélection des projets, l'octroi des subventions ainsi que le contrôle et la gestion financière des projets;
g)
la gestion des irrégularités, des corrections financières et des recouvrements;
h)
la préparation et l'exécution des missions d'audit;
i)
la préparation des rapports et des déclarations d'audit;
j)
la certification des dépenses;
k)
l'évaluation du programme;
l)
la notification à la Commission;
m)
la piste d'audit.
Article 7
Mise en œuvre du Fonds par l'autorité responsable
1. L'autorité responsable peut intervenir en tant que pouvoir adjudicateur et/ou maître d'œuvre dans le cadre de la mise en œuvre du Fonds.
2. L'autorité responsable intervient en tant que pouvoir adjudicateur lorsqu'elle met en œuvre les projets, généralement sur la base d'une procédure annuelle ouverte d'appels de propositions.
Ni l'autorité responsable ni aucune autorité déléguée ne peut introduire de demande en réponse à ces appels de propositions.
Dans des cas dûment justifiés, comme la poursuite de projets pluriannuels, conformément à l'article 15, paragraphe 6, de l'acte de base, qui ont été sélectionnés à l'issue d'un appel de propositions antérieur, ou en cas de situations d'urgence, des subventions peuvent être octroyées sans appel de propositions.
3. L'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre lorsqu'elle décide de mettre directement en œuvre les projets, car les caractéristiques de ces derniers ne permettent aucune autre solution, par exemple en cas de situations de monopole de droit ou pour des raisons de sécurité. Dans ces cas de figure, les règles relatives au bénéficiaire final s'appliquent mutatis mutandis à l'autorité responsable.
Article 8
Conditions dans lesquelles l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre
1. Les raisons ayant amené l'autorité responsable à intervenir en qualité de maître d'œuvre pour la mise en œuvre des projets sont précisées et communiquées à la Commission dans le cadre du programme annuel concerné.
2. Lors de la mise en œuvre des projets, l'autorité responsable s'emploie à garantir le respect du principe de l'optimisation des ressources et à prévenir les conflits d'intérêts.
3. L'autorité responsable peut mettre en œuvre les projets choisis conformément aux dispositions de l'article 7, paragraphe 3, directement et/ou en s'associant à toute autorité nationale compétente du fait de ses connaissances techniques, de son degré de spécialisation ou de ses pouvoirs administratifs. Les principales autorités nationales participant à la mise en œuvre sont également mentionnées dans le programme annuel concerné.
4. La décision administrative de cofinancement d'un projet au titre du Fonds contient les informations nécessaires au suivi des produits et des services cofinancés ainsi qu'au contrôle des dépenses exposées. Toutes les dispositions pertinentes prévues pour les conventions de subvention à l'article 10, paragraphe 2, sont précisées dans un instrument juridique équivalent.
5. Le rapport final sur l'exécution du programme annuel comporte des informations sur les procédures et les pratiques mises en œuvre pour garantir une séparation adéquate des fonctions, un contrôle efficace et une protection satisfaisante des intérêts financiers des Communautés européennes ainsi que des explications sur la façon dont les conflits d'intérêts ont été évités.
6. Lorsque l'autorité responsable est susceptible d'être régulièrement maître d'œuvre pour des projets cofinancés par le Fonds:
a)
l'autorité d'audit ne doit pas appartenir au même organisme que l'autorité responsable, sauf lorsque son indépendance en matière d'audit est garantie et qu'elle est placée sous l'autorité d'un organisme autre que celui auquel elle et l'autorité responsable appartiennent;
b)
il convient que la mise en œuvre directe de projets par l'autorité responsable soit sans incidence sur les tâches de celle-ci, telles que définies à l'article 27 de l'acte de base.
7. Lorsqu'une autorité déléguée est susceptible d'être maître d'œuvre pour des projets cofinancés par le Fonds, l'autorité déléguée en question ne peut être l'unique bénéficiaire final des crédits dont la gestion lui a été déléguée.
Article 9
Procédure de sélection et d'attribution lorsque l'autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur
1. Les appels de propositions prévus à l'article 7, paragraphe 2, sont publiés de façon à en assurer la publicité la plus large possible auprès des bénéficiaires potentiels. Toute modification du contenu des appels de propositions est également publiée dans les mêmes conditions.
Les appels de propositions spécifient:
a)
les objectifs;
b)
les critères de sélection, qui doivent être conformes à l'article 15, paragraphe 5, de l'acte de base, et les pièces justificatives s'y rapportant;
c)
les modalités du financement communautaire et, le cas échéant, du financement national;
d)
les modalités et l'échéance fixées pour la présentation des propositions.
2. Aux fins de la sélection des projets et de l'octroi des subventions, l'autorité responsable s'assure que les bénéficiaires potentiels ont connaissance des conditions spécifiques suivantes en ce qui concerne les projets à mettre en œuvre:
a)
les règles d'éligibilité des dépenses;
b)
le délai de mise en œuvre; et
c)
les informations, notamment financières, à conserver et à communiquer.
Avant l'adoption de la décision d'octroi, l'autorité responsable vérifie que le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet sont à même de remplir ces conditions.
3. L'autorité responsable s'assure que les projets ayant bénéficié de subventions ont fait l'objet d'une analyse formelle, qualitative et budgétaire ainsi que d'une appréciation qualitative selon les critères définis dans l'appel de propositions. Les motifs du rejet des autres projets doivent être notés.
4. Les États membres désignent les services compétents pour l'adjudication des projets et veillent dans tous les cas à éviter les conflits d'intérêts, notamment lorsque les demandeurs sont des organismes nationaux.
5. La décision d'octroi mentionne au minimum le nom du bénéficiaire final et/ou des partenaires du projet, les caractéristiques essentielles du projet et ses objectifs opérationnels, le montant maximal du cofinancement du Fonds et le taux maximal de cofinancement des coûts éligibles totaux.
6. Des informations écrites relatives aux résultats de la procédure de sélection, expliquant notamment les décisions de sélection, sont envoyées à chaque demandeur. La procédure de révision ad hoc est également mentionnée lorsqu'une telle procédure est prévue par la législation nationale.
Article 10
Conventions de subvention avec les bénéficiaires finals lorsque l'autorité responsable intervient en qualité de pouvoir adjudicateur
1. L'autorité responsable établit des procédures détaillées en matière de gestion des projets, régissant notamment:
a)
la signature des conventions de subvention avec les bénéficiaires finals retenus;
b)
le suivi des conventions et de leurs avenants éventuels par l'établissement d'un système de suivi administratif des projets (échange de correspondance, émission et suivi des avenants et des lettres de rappel, réception et traitement des rapports, etc.).
2. Les conventions de subvention établissent notamment:
a)
le montant maximal de la subvention;
b)
le pourcentage maximal de la contribution communautaire, conformément à l'article 15, paragraphe 4, de l'acte de base;
c)
une description et un calendrier détaillés du projet soutenu;
d)
le cas échéant, la partie des tâches que le bénéficiaire final entend sous-traiter à des tiers, ainsi que les coûts afférents;
e)
le budget prévisionnel et le plan de financement convenus pour le projet, notamment le pourcentage fixe des coûts indirects, au sens de l'annexe XI relative aux règles concernant l'éligibilité des dépenses;
f)
le calendrier et les modalités d'exécution de la convention (obligation d'information, avenants et résiliation);
g)
les objectifs opérationnels du projet et les indicateurs à utiliser;
h)
la définition des coûts éligibles;
i)
les conditions de paiement de la subvention et les exigences comptables;
j)
les conditions relatives à la piste d'audit;
k)
les dispositions pertinentes en matière de protection des données;
l)
les dispositions pertinentes en matière de publicité.
3. Le cas échéant, les bénéficiaires finals s'assurent que tous les partenaires du projet sont soumis aux mêmes obligations qu'eux. Les partenaires engagent leur responsabilité par l'intermédiaire du bénéficiaire final, lequel demeure responsable, en dernier ressort, du respect des conditions contractuelles par lui-même et par tous les partenaires du projet.
Les bénéficiaires finals conservent des copies certifiées conformes des documents comptables justifiant les recettes et dépenses des partenaires relatives au projet concerné.
4. Les conventions de subvention prévoient expressément le pouvoir de contrôle de la Commission et de la Cour des comptes, sur pièces et sur place, de tous les bénéficiaires finals, partenaires du projet et sous-contractants.
Article 11
Marchés de mise en œuvre
Sans préjudice des règles communautaires et nationales applicables relatives aux marchés publics, les conventions de subvention disposent que, lors de la mise en œuvre des projets, les bénéficiaires finals et/ou les partenaires du projet attribuent le marché, à la suite d'une procédure d'adjudication, au soumissionnaire proposant l'offre économiquement la plus avantageuse, en veillant à éviter tout conflit d'intérêts. Toutefois, sans préjudice des règles communautaires et nationales applicables en matière de marchés publics, les contrats d'une valeur inférieure à 5 000 EUR peuvent être attribués sur la base d'une seule offre sans recourir à un appel d'offres.
Article 12
Détermination de la contribution communautaire finale
Aux fins du calcul du paiement final au bénéficiaire final, la contribution communautaire totale à chaque projet correspond au moins élevé des trois montants suivants:
a)
le montant maximal indiqué dans la convention de subvention;
b)
le cofinancement maximal résultant de la multiplication des coûts éligibles totaux du projet concerné par le pourcentage prévu à l'article 15, paragraphe 4, de l'acte de base (à savoir 50 % ou 75 %); et
c)
le montant résultant de l'application du principe de non-profit, visé au point I.3.3 de l'annexe XI.
Article 13
Assistance technique
1. L'assistance technique à l'initiative de la Commission, décrite à l'article 16 de l'acte de base, peut être financée par le Fonds à concurrence de 100 %.
2. L'assistance technique à l'initiative des États membres, décrite à l'article 17 de l'acte de base, peut être financée par le Fonds à concurrence de 100 %.
3. L'assistance technique à l'initiative de la Commission ou des États membres peut prendre la forme de marchés publics, de frais d'experts et/ou de dépenses de fonctionnement soumises aux règles d'éligibilité décrites dans la partie III, chapitre 1.
Article 14
Dépenses au titre de l'assistance technique en cas d'autorité commune
1. Lorsqu'une ou plusieurs autorités désignées sont communes à plusieurs des quatre Fonds, les crédits pour les dépenses au titre de l'assistance technique dans le cadre de chacun des programmes annuels concernés peuvent être fusionnés partiellement ou intégralement.
2. Les dépenses au titre de l'assistance technique sont réparties entre les Fonds concernés, de préférence sur la base de clés de répartition simples et représentatives. L'application de ces clés ne peut donner lieu à aucune augmentation du montant maximal des dépenses au titre de l'assistance technique pour chaque programme annuel concerné.
Article 15
Vérifications par l'autorité responsable
1. Les vérifications effectuées par l'autorité responsable, ou sous la responsabilité de celle-ci, conformément à l'article 27, paragraphe 1, point g), de l'acte de base portent sur les aspects administratifs, financiers, techniques et matériels des projets, en fonction des besoins.
Les vérifications établissent que les dépenses déclarées sont réelles et justifiées au regard de la finalité du projet, que les projets retenus ont été réalisés conformément aux conventions de subvention, que la contribution communautaire est conforme aux règles, notamment celles qui concernent la structure du financement décrite à l'article 15 de l'acte de base, que les demandes de remboursement présentées par le bénéficiaire final sont correctes, et, enfin, que les projets et les dépenses sont conformes aux règles communautaires et nationales et évitent le double financement des dépenses par d'autres régimes communautaires ou nationaux et pour d'autres périodes de programmation.
Les vérifications comportent en outre:
a)
des vérifications administratives et financières concernant chaque demande de remboursement présentée par les bénéficiaires finals;
b)
des vérifications, basées au minimum sur un échantillon représentatif des pièces justificatives couvrant toutes les lignes du budget joint à la convention de subvention, portant sur la pertinence, l'exactitude et l'éligibilité des dépenses, des revenus et des coûts couverts par des recettes spécifiques déclarés par les bénéficiaires finals;
c)
des vérifications sur place des opérations de chaque projet, fondées au moins sur un échantillon englobant des projets de nature et d'ampleur suffisamment variées et tenant compte de tous les facteurs de risque déjà recensés, de manière à obtenir une assurance raisonnable quant à la légalité et à la régularité des transactions sous-jacentes, compte tenu du niveau de risque déterminé par l'autorité responsable.
Les vérifications visées aux points a) et b) ne doivent pas être réalisées si le bénéficiaire final a l'obligation de fournir un certificat d'audit établi par un auditeur indépendant et couvrant tous les aspects mentionnés auxdits points.
2. Chaque vérification est consignée en indiquant les tâches effectuées, la date, les résultats et les mesures adoptées en réponse aux erreurs détectées. L'autorité responsable veille à ce que toutes les pièces justificatives relatives aux vérifications effectuées soient tenues à la disposition de la Commission et de la Cour des comptes pendant une période de cinq ans à compter de la clôture du projet. Ce délai est suspendu en cas de poursuites judiciaires ou à la demande dûment motivée de la Commission.
3. Lorsque l'autorité responsable intervient en qualité de maître d'œuvre dans le cadre du programme annuel, comme prévu à l'article 7, paragraphe 3, les vérifications visées au paragraphe 1 sont mises en œuvre conformément au principe de la séparation adéquate des fonctions.
Article 16
Piste d'audit
1. Aux fins de l'article 27, paragraphe 1, point k), de l'acte de base, une piste d'audit est considérée comme adéquate lorsqu'elle répond aux critères suivants:
a)
elle permet d'établir un rapprochement entre, d'une part, les montants certifiés à la Commission et, d'autre part, les pièces comptables et les pièces justificatives détaillées dont disposent l'autorité de certification, l'autorité responsable, les autorités déléguées et les bénéficiaires finals pour les projets cofinancés par le Fonds;
b)
elle permet de vérifier le paiement de la participation publique au bénéficiaire final, l'attribution et les transferts des financements communautaires accordés au titre du Fonds ainsi que les sources de cofinancement du projet;
c)
elle permet de vérifier l'application des critères de sélection établis pour le programme annuel;
d)
elle contient pour chaque projet, le cas échéant, la description opérationnelle et le plan de financement, les documents relatifs à l'octroi de l'aide, les documents relatifs aux procédures de passation des marchés publics et les rapports relatifs aux vérifications et audits réalisés.
2. L'autorité responsable veille à ce que l'emplacement de tous les documents ayant trait aux paiements spécifiques effectués au titre du Fonds soit noté.
Article 17
Audits des systèmes et audits des projets
1. Les audits visés à l'article 30, paragraphe 1, points a) et b), de l'acte de base sont réalisés sur les systèmes de gestion et de contrôle établis par les États membres et sur un échantillon de projets sélectionnés selon une méthode approuvée par l'autorité d'audit.
La méthode d'échantillonnage devra:
a)
englober des projets de nature et d'ampleur suffisamment variées;
b)
prendre en considération tout facteur de risque recensé par les contrôles nationaux ou communautaires et les aspects coûts/bénéfices des vérifications.
L'échantillon devra également comporter des projets mis en œuvre par l'autorité responsable intervenant en tant que maître d'œuvre, au moins sur une base proportionnelle.
La méthode utilisée pour sélectionner l'échantillon doit être étayée par des documents justificatifs.
2. L'audit des systèmes de gestion et de contrôle doit couvrir chacun des processus suivants au minimum une fois avant 2013: la programmation, la délégation des tâches, la sélection et l'attribution, le suivi des projets, le paiement, la certification des dépenses, la notification à la Commission, la détection et le traitement des irrégularités potentielles et l'évaluation des programmes.
3. Les audits des projets sont réalisés sur place sur la base des documents et des données conservés par le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet. Les audits vérifient que:
a)
le projet répond aux critères de sélection du programme annuel, a été réalisé conformément à la convention de subvention et satisfait à toute condition applicable concernant sa fonction et son utilisation ou les objectifs à atteindre;
b)
les dépenses déclarées correspondent aux pièces comptables et aux pièces justificatives dont disposent le bénéficiaire final et/ou les partenaires du projet, et que ces pièces comptables correspondent aux pièces justificatives dont dispose l'autorité responsable ou tout organisme délégué;
c)
les dépenses correspondent aux critères d'éligibilité prévus à l'annexe XI, aux exigences fixées lors de la procédure nationale de sélection, aux dispositions de la convention de subvention et aux activités effectivement menées et, le cas échéant, à d'autres règles communautaires et nationales;
d)
la destination effective ou prévue du projet correspond aux objectifs, actions ou mesures prévus aux articles 2, 3, 4, 5 et 17 de l'acte de base et, le cas échéant, couvre les groupes cibles;
e)
la contribution publique ou privée a été versée au bénéficiaire final conformément à l'article 15, paragraphe 2, de l'acte de base;
f)
il existe une piste d'audit suffisante;
g)
il n'y a pas de conflit d'intérêts et les ressources ont été utilisées d'une façon optimale, notamment dans les cas où l'autorité responsable intervient en tant que maître d'œuvre du projet.
4. Aux fins de l'article 30, paragraphe 1, point b), de l'acte de base, seules les dépenses incluses dans le champ d'un contrôle en application du paragraphe 3 sont prises en compte dans le montant des dépenses contrôlées. Si l'audit est réalisé avant la clôture du projet, seules les dépenses effectivement contrôlées sont prises en compte pour le calcul du taux de couverture.
5. Lorsque les problèmes détectés ont un caractère systémique et peuvent donc entraîner un risque pour d'autres projets, l'autorité d'audit veille à ce qu'un examen complémentaire soit réalisé, y compris le cas échéant par des audits complémentaires, afin de déterminer l'ampleur de ces problèmes. Les autorités compétentes prennent les mesures préventives et correctives nécessaires.
6. L'autorité d'audit tire des conclusions sur la base des résultats des contrôles portant sur les dépenses déclarées à la Commission et lui transmet ces conclusions dans le rapport annuel d'audit. Lorsque, pour un programme annuel, le taux d'erreur est supérieur au seuil d'erreur significative de 2 % de la contribution communautaire, l'autorité d'audit en analyse la signification et prend les mesures nécessaires, notamment en formulant des recommandations appropriées, qu'elle consigne au moins dans le rapport annuel d'audit.
Article 18
Vérifications par l'autorité de certification
1. Dans les cas où l'autorité d'audit émet un avis avec réserve ou un avis négatif sur le fonctionnement du système de gestion et de contrôle, l'autorité de certification vérifie que cette information a été transmise à la Commission et s'assure qu'un plan d'action adéquat a été mis en œuvre par l'autorité responsable pour rétablir le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle et pour évaluer l'incidence du dysfonctionnement sur la déclaration de dépenses.
2. Si la demande de paiement ou la déclaration de remboursement n'est pas validée par l'autorité d'audit pour le rapport final sur l'exécution du programme annuel, l'autorité de certification veille à ce qu'une demande de paiement ou une déclaration de remboursement valable soit établie sans délai.
CHAPITRE 3
Informations à fournir en ce qui concerne l'utilisation du Fonds
Article 19
Principe de proportionnalité
1. Conformément à l'article 10, paragraphe 2, de l'acte de base, le montant de la contribution communautaire allouée à un État membre peut déterminer dans quelle mesure ce dernier transmet à la Commission, au moyen des documents visés dans le présent chapitre, les informations dont il dispose sur l'utilisation du Fonds et qui peuvent être fournies, le cas échéant, sous forme de résumé.
2. Les États membres fournissent toutefois des informations plus détaillées si la Commission en fait la demande, notamment s'il s'avère que ces informations lui sont nécessaires pour remplir effectivement les obligations qui lui incombent en vertu de l'acte de base et du règlement financier.
Article 20
Description des systèmes de gestion et de contrôle
1. La description des systèmes de gestion et de contrôle visés à l'article 31, paragraphe 4, et à l'article 32, paragraphe 2, de l'acte de base est transmise conformément au modèle figurant à l'annexe I.
2. L'autorité responsable valide la description des systèmes mis en œuvre par toute autorité déléguée. Chaque autorité désignée confirme l'exactitude de la description des systèmes de gestion et de contrôle qui la concerne. L'autorité d'audit confirme en outre que la description est complète.
3. Lors de l'examen de la description, la Commission peut demander des clarifications et proposer des mesures tendant à la rendre conforme aux dispositions de l'acte de base. Des visites sur place peuvent être effectuées, le cas échéant, par des fonctionnaires ou des représentants autorisés de la Commission.
4. Si l'autorité responsable est la même pour plusieurs des quatre Fonds ou que des systèmes communs s'appliquent à plusieurs d'entre eux, une description des systèmes de gestion et de contrôle communs peut être présentée, laquelle précisera, le cas échéant, toute spécificité.
Article 21
Révision de la description des systèmes de gestion et de contrôle
1. L'autorité responsable est chargée de:
a)
signaler, lors de la présentation du projet de programme annuel, toute modification éventuelle apportée aux systèmes de gestion et de contrôle;
b)
notifier à la Commission toute modification substantielle au plus tard au moment ou celle-ci produit ses effets;
c)
fournir, à la demande de la Commission, une description révisée si de nombreuses modifications substantielles ont été apportées.
2. Une modification est «substantielle» lorsqu'elle est susceptible d'avoir une incidence sur la séparation des fonctions, sur l'efficacité des mécanismes de sélection, d'attribution, de contrôle et de paiement ainsi que sur la communication avec la Commission. Il s'agit notamment des modifications touchant l'une des autorités désignées, le système de comptabilité ainsi que les processus de paiement et de certification.
3. La révision des systèmes de gestion et de contrôle suit la même procédure que celle prévue à l'article 20.
Article 22
Documents de programmation
1. Les États membres transmettent à la Commission un programme pluriannuel, au sens de l'article 19 de l'acte de base, sur la base du modèle figurant à l'annexe II.
2. Les États membres transmettent à la Commission les programmes annuels, au sens de l'article 21 de l'acte de base, sur la base du modèle figurant à l'annexe III.
3. Les plans financiers relatifs au programme pluriannuel présentent une répartition des montants budgétisés par priorité, tels que visés dans les orientations stratégiques.
Les plans financiers relatifs aux programmes annuels présentent une répartition des montants budgétisés par catégorie d'action, au sens de l'article 4 de l'acte de base, avec une référence aux priorités.
Article 23
Révision de la répartition financière dans les programmes annuels
1. En vue de réviser le programme annuel approuvé par la Commission conformément à l'article 21, paragraphe 5, de l'acte de base, l'État membre concerné présente un projet de programme annuel révisé à la Commission avant le 1er mai de l'année qui suit l'année de référence. La Commission examine le programme révisé et l'approuve dès que possible, conformément à la procédure prévue à l'article 21, paragraphe 5, de l'acte de base.
2. Les modifications de la répartition financière sans révision du programme annuel conformément au paragraphe 1 ne peuvent excéder 10 % de la contribution totale du Fonds et ne sont autorisées que dans des circonstances dues à des facteurs indépendants de la volonté de l'autorité responsable. Toute modification de cette nature est dûment justifiée dans le rapport d'avancement et/ou dans le rapport final sur l'exécution du programme annuel.
Article 24
Rapports d'avancement et rapports finals sur l'exécution des programmes annuels
1. Les États membres transmettent à la Commission les rapports d'avancement de l'exécution du programme annuel et les demandes de paiement, au sens de l'article 39, paragraphe 4, de l'acte de base, sur la base du modèle figurant à l'annexe IV.
2. Les États membres transmettent à la Commission les rapports finals sur l'exécution du programme annuel et les demandes de paiement, au sens de l'article 40, paragraphe 1, point b), de l'acte de base, sur la base du modèle figurant à l'annexe V.
3. Les tableaux financiers relatifs aux rapports d'avancement et aux rapports finals présentent une répartition des montants par priorité, d'une part, comme prévu dans les orientations stratégiques, et par projet pour chaque catégorie d'action, d'autre part, au sens de l'article 4 de l'acte de base.
Article 25
Documents établis par l'autorité d'audit
1. La stratégie d'audit visée à l'article 30, paragraphe 1, point c), de l'acte de base est établie conformément au modèle figurant à l'annexe VI.
2. Sauf dans les cas où chacun des deux derniers programmes annuels adoptés par la Commission correspond à une contribution communautaire annuelle inférieure à un million EUR, l'autorité d'audit présente chaque année, à partir de 2009, un plan d'audit annuel avant le 15 février. Le plan d'audit est établi en tant qu'annexe de la stratégie d'audit sur la base du modèle figurant à l'annexe VI. En cas de stratégie d'audit combinée, comme prévu à l'article 30, paragraphe 2, de l'acte de base, un plan d'audit annuel combiné peut être présenté.
3. Le rapport d'audit et les avis visés à l'article 30, paragraphe 3, points a) et b), de l'acte de base sont fondés sur les audits des systèmes et les contrôles des projets réalisés conformément à la stratégie d'audit, et sont établis conformément aux modèles figurant à l'annexe VII, parties A et B.
4. La déclaration de validité visée à l'article 30, paragraphe 3, point c), de l'acte de base se fonde sur l'ensemble des activités d'audit menées par l'autorité d'audit et, le cas échéant, sur des contrôles supplémentaires. Elle est établie sur la base du modèle figurant à l'annexe VII, partie C.
5. Si la portée de l'examen a été limitée ou si le niveau des dépenses irrégulières constatées ne permet pas de rendre un avis sans réserve soit dans le cadre de l'avis annuel visé à l'article 30, paragraphe 3, point b), de l'acte de base, soit dans le cadre de la déclaration visée au point c) dudit article, l'autorité d'audit en expose les raisons et évalue l'ampleur du problème ainsi que ses incidences financières.
Article 26
Documents établis par l'autorité de certification
1. La déclaration de dépenses certifiée relative à la demande de paiement du second préfinancement visé à l'article 39, paragraphe 4, de l'acte de base est établie selon le modèle figurant à l'annexe VIII et transmise à la Commission.
2. La déclaration de dépenses certifiée relative à la demande de paiement final, visée à l'article 40, paragraphe 1, point a), de l'acte de base, est établie selon le modèle figurant à l'annexe IX et transmise à la Commission.
CHAPITRE 4
Notification des irrégularités
Article 27
Notification initiale - Dérogations
1. Sur la base des modèles figurant aux annexes IV et V, les États membres notifient à la Commission toute irrégularité qui a fait l'objet d'un premier acte de constat administratif ou judiciaire dans les rapports d'avancement ou les rapports finals sur l'exécution des programmes annuels.
Le rapport indique:
a)
le Fonds, le programme annuel et le projet concernés;
b)
la disposition qui a été transgressée;
c)
la date et la source de la première information qui a permis de soupçonner l'existence d'une irrégularité;
d)
les pratiques utilisées pour commettre l'irrégularité;
e)
le cas échéant, si ces pratiques donnent lieu à un soupçon de fraude;
f)
la façon dont a été décelée l'irrégularité;
g)
le montant de la contribution communautaire concerné.
Les cas suivants ne doivent toutefois pas être signalés, sauf s'il y a soupçon de fraude:
a)
les cas où les irrégularités concernent des montants inférieurs à 10 000 EUR à charge du budget général des Communautés européennes;
b)
les cas où l'irrégularité consiste seulement en l'inexécution, totale ou partielle, d'un projet couvert par le programme annuel à la suite de la faillite du bénéficiaire final;
c)
les cas signalés à l'autorité responsable par le bénéficiaire final sans contrainte et avant découverte par l'autorité compétente, soit avant, soit après le versement de la contribution publique;
d)
les cas décelés et corrigés par l'autorité responsable avant tout paiement de la contribution publique au bénéficiaire final et avant l'inclusion des dépenses concernées dans la déclaration de dépenses soumise à la Commission.
2. À la demande de la Commission, les États membres donnent, dans tous les cas, des précisions supplémentaires sur les éléments suivants:
a)
le cas échéant, les autres États membres et pays tiers concernés;
b)
le moment auquel ou la période pendant laquelle l'irrégularité a été commise;
c)
les autorités ou organismes nationaux qui ont procédé à la constatation de l'irrégularité et les autorités chargées du suivi administratif ou judiciaire;
d)
la date du premier acte de constat administratif ou judiciaire de l'irrégularité;
e)
l'identité des personnes physiques et morales concernées et de toute autre entité participant, sauf dans les cas où cette information ne peut être utile dans le cadre de la lutte contre les irrégularités en raison du caractère de l'irrégularité en cause;
f)
le budget total et la participation publique approuvés pour le projet et la répartition du cofinancement de cette dernière entre contribution communautaire et contribution nationale;
g)
le montant de la participation publique concerné par l'irrégularité et le montant de la contribution communautaire correspondante mis en péril;
h)
lorsque aucun paiement de la participation publique prévue au point g) n'a été effectué en faveur des personnes ou autres entités identifiées, les montants qui auraient été indûment payés si l'irrégularité n'avait pas été constatée;
i)
l'éventuelle suspension des paiements et les possibilités de recouvrement;
j)
la nature de la dépense irrégulière.
3. Lorsque certaines des informations visées au paragraphe 2 ne sont pas disponibles, notamment celles relatives aux pratiques utilisées pour commettre l'irrégularité ainsi qu'à la façon dont celle-ci a été décelée, les États membres fournissent dans toute la mesure du possible les éléments manquants lors de la transmission à la Commission des signalements d'irrégularités ultérieurs.
Article 28
Notification du suivi - Non-recouvrement
1. Les États membres informent la Commission, en faisant référence à toute communication antérieure faite en vertu de l'article 27, des procédures entamées concernant toutes les irrégularités précédemment communiquées ainsi que des modifications significatives qui en résultent. Ces informations sont communiquées dans les rapports d'avancement ou les rapports finals sur l'exécution des programmes annuels conformément aux modèles figurant aux annexes IV et V.
Le rapport précise les montants des recouvrements effectués ou attendus.
2. À la demande de la Commission, les États membres donnent, dans tous les cas, des précisions supplémentaires sur les éléments suivants:
a)
toute mesure provisoire prise par les États membres pour garantir le recouvrement des montants indûment versés;
b)
les procédures administratives et judiciaires entamées en vue du recouvrement des montants indûment versés et de l'application de sanctions;
c)
les raisons de l'abandon éventuel des procédures de recouvrement;
d)
les raisons de l'abandon éventuel des poursuites pénales.
Les États membres communiquent à la Commission toutes les décisions administratives ou judiciaires de clôture de ces procédures, ou les principaux éléments desdites décisions, et indiquent en particulier si les éléments constatés permettent de soupçonner l'existence d'une fraude.
Article 29
Contacts avec les États membres
1. La Commission entretient avec les États membres intéressés les contacts appropriés aux fins de compléter les renseignements fournis sur les irrégularités visées à l'article 27 et les procédures prévues à l'article 28 relatives aux possibilités de recouvrement.
2. Indépendamment des contacts visés au paragraphe 1, la Commission avertit les États membres lorsque la nature de l'irrégularité laisse présumer que des pratiques identiques ou similaires pourraient avoir lieu dans d'autres États membres.
Article 30
Utilisation des informations
1. La Commission peut utiliser toutes les informations de nature générale ou opérationnelle communiquées par les États membres en application de la présente décision pour effectuer des analyses de risques et élaborer, sur la base des informations obtenues, des rapports et des dispositifs d'alerte permettant une détection plus efficace des risques.
2. La Commission informe régulièrement les États membres concernés de l'utilisation des données visées au paragraphe 1.
CHAPITRE 5
Information et publicité
Article 31
Informations fournies aux bénéficiaires finals potentiels
1. L'autorité responsable veille à ce que les informations essentielles relatives aux programmes pluriannuel et annuels fassent l'objet d'une large diffusion, en indiquant les contributions financières des Fonds concernés, et à ce qu'elles soient mises à la disposition de toutes les parties intéressées.
L'autorité responsable peut toutefois décider de garder confidentielles les modalités de gestion interne établies dans le programme pluriannuel ou dans les programmes annuels ainsi que toute information relative à la mise en œuvre du Fonds pour des motifs de sécurité publique.
2. L'autorité responsable fournit au moins les informations suivantes aux bénéficiaires finals potentiels:
a)
les conditions d'éligibilité à remplir pour pouvoir bénéficier d'un financement au titre d'un programme annuel;
b)
une description des procédures d'examen des demandes de financement et une indication de leurs délais;
c)
les critères de sélection des projets à financer;
d)
les personnes de contact qui peuvent fournir des informations sur les programmes annuels.
En outre, l'autorité responsable informe les bénéficiaires finals potentiels de la publication prévue à l'article 33, paragraphe 2, point b).
Article 32
Informations fournies aux bénéficiaires finals
L'autorité responsable informe les bénéficiaires finals du fait que l'acceptation d'un financement implique l'acceptation de l'inclusion sur la liste des bénéficiaires finals publiée conformément à l'article 33, paragraphe 2, point b).
Article 33
Responsabilités de l'autorité responsable concernant l'information et la publicité à destination du grand public
1. L'autorité responsable veille à ce que des actions d'information et de publicité soient menées en vue d'assurer la couverture médiatique la plus large possible au moyen de différentes formes et méthodes de communication au niveau territorial approprié.
2. L'autorité responsable organise au moins les actions d'information et de publicité suivantes:
a)
au minimum une action d'information par an présentant, à compter de 2008, le lancement du programme pluriannuel ou les réalisations du ou des programmes annuels;
b)
la publication annuelle, au moins sur un site internet, de la liste des bénéficiaires finals, de l'intitulé des projets et du montant des financements publics et communautaires alloués à ceux-ci. Les personnes appartenant aux groupes cibles définis à l'article 7 de l'acte de base ne sont pas nommées. L'adresse du site internet est communiquée à la Commission.
Article 34
Responsabilités des bénéficiaires finals concernant l'information et la publicité à destination du grand public
1. Le bénéficiaire final est chargé d'informer le public du concours financier qui lui est alloué par le Fonds en appliquant les mesures prévues aux paragraphes 2, 3 et 4.
2. Le bénéficiaire final appose une plaque permanente, bien mise en évidence et de taille significative, au plus tard trois mois après l'achèvement de tout projet remplissant les conditions suivantes:
a)
la participation communautaire totale au projet dépasse 100 000 EUR; et
b)
l'opération consiste à acquérir un objet matériel ou à financer des projets d'infrastructure ou de construction.
La plaque indique le type et l'intitulé du projet. En outre, les informations visées à l'article 35 occupent au moins 25 % de la plaque.
3. Lorsqu'un projet bénéficie d'un financement au titre d'un programme annuel cofinancé par le Fonds, le bénéficiaire final s'assure que les participants au projet ont été informés de ce financement.
4. Tout document, y compris toute attestation de participation ou autre, concernant un projet de ce type comprend une mention indiquant que le projet est cofinancé par le Fonds.
Article 35
Caractéristiques techniques de l'information et de la publicité à l'échelle de l'opération
Chaque action d'information et de publicité à destination des bénéficiaires finals, des bénéficiaires finals potentiels et du grand public comporte les éléments suivants:
1)
l'emblème de l'Union européenne, conformément aux normes graphiques figurant à l'annexe X, et une référence à l'Union européenne;
2)
une référence au Fonds;
3)
une mention choisie par l'autorité responsable, soulignant la valeur ajoutée apportée par la contribution de la Communauté.
Les paragraphes 1 et 3 ne s'appliquent pas aux petits objets promotionnels ni aux objets promotionnels liés à plusieurs des quatre Fonds.
CHAPITRE 6
Données à caractère personnel
Article 36
Protection des données à caractère personnel
1. Les États membres et la Commission prennent toutes les mesures nécessaires pour empêcher toute divulgation non autorisée des informations visées à l'article 27, paragraphe 1, point h), de l'acte de base, des informations collectées par la Commission lors de ses contrôles sur place et des informations visées au chapitre 4, ainsi que tout accès illégitime à ces informations.
2. Les informations visées au chapitre 4 ne peuvent être transmises à des personnes autres que celles qui, dans les États membres ou au sein des institutions communautaires, sont, par leurs fonctions, appelées à les connaître, à moins que l'État membre qui les a communiquées n'y ait expressément consenti.
CHAPITRE 7
Échange de documents par voie électronique
Article 37
Échange de documents par voie électronique
Outre les versions papier dûment signées des documents visés au chapitre 3, les informations sont également transmises, dans toute la mesure du possible, par voie électronique.
Article 38
Système informatique d'échange de documents
1. Les États membres sont tenus informés de la mise en place, par la Commission, de tout système informatique permettant un échange sécurisé des données entre la Commission et chaque État membre en vue de la mise en œuvre du Fonds, et y sont associés à leur demande.
2. La Commission et les autorités désignées, ainsi que les organismes auxquels les tâches ont été déléguées, introduisent les documents visés au chapitre 3 dans le système informatique mentionné au paragraphe 1.
3. Les États membres peuvent en outre être invités à fournir volontairement les informations visées aux articles 27 et 28 en utilisant le système spécifique existant géré par la Commission pour recenser les irrégularités détectées dans le cadre des Fonds structurels.
4. Les frais éventuels d'une interface entre le système informatique commun et les systèmes informatiques nationaux, régionaux et locaux, ainsi que les frais éventuels d'adaptation desdits systèmes aux exigences techniques du système commun, sont éligibles au titre de l'article 17 de l'acte de base.
PARTIE III
DISPOSITIONS PROPRES AU FONDS EUROPÉEN POUR LE RETOUR
CHAPITRE 1
Règles d'éligibilité
Article 39
Règles d'éligibilité
1. L'éligibilité des dépenses engagées dans le cadre des actions financées au titre des programmes annuels, visée à l'article 35, paragraphe 4, de l'acte de base, est déterminée en appliquant les règles prévues à l'annexe XI.
2. Les règles sont applicables aux dépenses engagées par les bénéficiaires finaux et s'appliquent mutatis mutandis aux dépenses engagées par les partenaires du projet.
3. Les États membres peuvent appliquer des règles d'éligibilité nationales plus strictes que celles fixées par la présente décision.
Il appartient à la Commission d'établir si les règles d'éligibilité nationales applicables correspondent à cette condition.
PARTIE IV
DISPOSITIONS FINALES
Article 40
Destinataires
Le Royaume de Belgique, la République de Bulgarie, la République tchèque, la République fédérale d'Allemagne, la République d'Estonie, l'Irlande, la République hellénique, le Royaume d'Espagne, la République française, la République italienne, la République de Chypre, la République de Lettonie, la République de Lituanie, le Grand-Duché de Luxembourg, la République de Hongrie, la République de Malte, le Royaume des Pays-Bas, la République d'Autriche, la République de Pologne, la République portugaise, la Roumanie, la République de Slovénie, la République slovaque, la République de Finlande, le Royaume de Suède et le Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d'Irlande du Nord sont destinataires de la présente décision.
Fait à Bruxelles, le 5 mars 2008.