РЕШЕНИЕ НА УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ
от 4 юни 2009 година
относно условията, свързани с обработката на данни въз основа на член 10, параграф 4 от Решението за Европол
(2009/1010/ПВР)
УПРАВИТЕЛНИЯТ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ,
като взе предвид Решението на Съвета за създаване на Европейска полицейска служба (Европол) от 6 април 2009 г. (1) (наричано по-нататък „Решението за Европол“), и по-специално член 10, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Задача на Управителния съвет, действайки по предложение на директора и след консултация със съвместния надзорен орган, е да определя условията за обработка на данните, за да определи дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в една от неговите системи за обработка на информация, по-конкретно що се отнася до достъпа до данните и използването им, както и до сроковете за съхранението и заличаването им.
(2)
Като приема настоящото решение Управителният съвет трябва да вземе предвид принципите на Конвенцията на Съвета на Европа за защита на лицата по отношение на автоматичната обработка на лични данни от 28 януари 1981 г. и Препоръка № R(87)15 на Комитета на министрите на Съвета на Европа от 17 септември 1987 г., уреждаща използването на лични данни в полицейския сектор.
(3)
Решението на Управителния съвет се представя на Съвета за одобрение,
ПРИЕ СЛЕДНОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
По смисъла на настоящото решение:
а)
„лични данни“ означава всяка информация за идентифицирано или подлежащо на идентифициране физическо лице: подлежащо на идентифициране физическо лице е лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко, по-специално чрез идентификационен номер или един или повече специфични признаци, отнасящи се до неговата физическа, физиологическа, психологическа, умствена, икономическа, културна или социална самоличност;
б)
„обработка на лични данни“ означава всяка операция или набор от операции, извършвани със или без автоматични средства по отношение на лични данни, като събиране, запис, организиране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друга форма на предоставяне на данните, актуализиране или комбиниране, блокиране, изтриване или унищожаване;
в)
„системи за обработка на информацията“ означава информационната система на Европол, аналитичните работни досиета и други системи за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1 от Решението за Европол;
г)
„информационна система на Европол“ означава системата, посочена в член 11, параграф 1 от Решението за Европол;
д)
„аналитично работно досие“ означава досие, открито за целите на анализа, както е посочено в член 14 от Решението за Европол;
е)
„органи на ЕС“ означава институции, органи, служби и агенции, създадени от или въз основа на Договора за Европейския съюз и договорите за създаване на Европейските общности, както е посочено в член 22, параграф 1 от Решението за Европол;
ж)
„трети страни“ означава трети държави и организации, както е посочено в член 23, параграф 1 от Решението за Европол;
з)
„надлежно упълномощени служители на Европол“ означава служителите на Европол, определени от директора да обработват лични данни в съответствие с настоящото решение.
Член 2
Обхват
Настоящото решение се прилага към личните данни, съобщени на Европол за целите на определяне дали тези данни са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация, с изключение на:
а)
личните данни, въведени в информационната система на Европол съгласно член 13, параграф 1 от Решението за Европол;
б)
личните данни, предложени от държава-членка, орган на ЕС или трета страна за включване в конкретно аналитично работно досие, както и личните данни, въведени в аналитично работно досие съгласно член 14 от Решението за Европол;
в)
личните данни, предоставени на Европол за включване в друга конкретна система за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1, последно изречение от Решението за Европол.
Член 3
Достъп и използване
1. Достъпът до лични данни, обработвани от Европол в съответствие с настоящото решение, се ограничава до надлежно упълномощените служители на Европол.
2. Без да се засяга член 17 от Решението за Европол, личните данни, обработвани от Европол съгласно настоящото решение, се използват само за целите на определяне дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация.
3. Когато Европол определи, че данните са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в информационната система на Европол, Европол предлага на държавата-членка, предоставила данните, да въведе данните в информационната система на Европол в съответствие с член 13, параграф 1 от Решението за Европол. Ако държавата-членка не изпълни предложението на Европол, се прилага член 5 от настоящото решение.
Член 4
Правила за защита на личните данни и сигурност на данните
1. При обработката на лични данни съгласно настоящото решение Европол трябва да прилага правилата за защита на личните данни и сигурност на данните, изложени в Решението за Европол, по-специално членове 18, 27 и 35, както и правилата, приети при тяхното прилагане.
2. В случай че Европол реши да включи такива данни в системите за обработка на информация или да ги заличи или унищожи, той информира предоставилата ги държава-членка, органа на ЕС или съответната трета страна.
Член 5
Срок за съхранение на лични данни
1. Решението за използване на личните данни в съответствие с член 3, параграф 2 се взема възможно най-скоро и във всички случаи не по-късно от шест месеца след като тези данни са били получени от Европол.
2. При липса на такова решение след изтичане на шестмесечния срок въпросните лични данни се заличават или унищожават, като предоставящата държава-членка, орган на ЕС или трета страна се уведомяват за това.
Член 6
Отговорност
Европол е отговорен за осигуряване на спазването на членове 3, 4 и 5 от настоящото решение.
Член 7
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в същия ден, в който е датата за прилагане на Решението за Европол.
Хага, 4 юни 2009 година.
Одобрено от Съвета на 30 ноември 2009 година.
DÉCISION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION D’EUROPOL
du 4 juin 2009
sur les conditions relatives au traitement des données sur la base de l’article 10, paragraphe 4, de la décision Europol
(2009/1010/JAI)
LE CONSEIL D’ADMINISTRATION D’EUROPOL,
vu la décision 2009/371/JAI du Conseil du 6 avril 2009 portant création de l’Office européen de police ( Europol) (1) (ci-après la «décision Europol») et, en particulier, son article 10, paragraphe 4,
considérant ce qui suit:
(1)
Il appartient au conseil d’administration, agissant sur proposition du directeur et après avoir consulté l’autorité de contrôle commune, de fixer les conditions régissant le traitement des données afin de déterminer si celles-ci sont utiles à ses missions et peuvent être incluses dans l’un de ses systèmes de traitement d’informations, en particulier en ce qui concerne l’accès aux données et leur utilisation, ainsi que les délais de conservation et d’effacement des données.
(2)
Le conseil d’administration, en adoptant la présente décision, tient compte des principes de la convention du Conseil de l’Europe pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel du 28 janvier 1981 et de la recommandation no R(87)15 du comité des ministres du Conseil de l’Europe du 17 septembre 1987 visant à réglementer l’utilisation de données à caractère personnel dans le secteur de la police.
(3)
La décision du conseil d’administration sera soumise au Conseil pour approbation,
A ADOPTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:
Article premier
Définitions
Aux fins de la présente décision, on entend par:
a)
«données à caractère personnel», toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable: est réputée identifiable une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments spécifiques, propres à son identité physique, physiologique, psychique, économique, culturelle ou sociale;
b)
«traitement de données à caractère personnel», toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés, appliquées à des données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, la recherche, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou tout autre moyen de mettre ces données à disposition, le rapprochement ou l’association ainsi que le verrouillage, l’effacement ou la destruction;
c)
«systèmes de traitement d’informations», le système d’information Europol, les fichiers de travail à des fins d’analyse et d’autres systèmes traitant des données à caractère personnel, visés à l’article 10, paragraphe 1, de la décision Europol;
d)
«système d’information Europol», le système visé à l’article 11, paragraphe 1, de la décision Europol;
e)
«fichier créé à des fins d’analyse», tout fichier créé à des fins d’analyse au sens de l’article 14 de la décision Europol;
f)
«organes de l’UE», les institutions, organes et organismes créés par le traité sur l’Union européenne et par les traités instituant les Communautés européennes ou sur la base de ces traités, visés à l’article 22, paragraphe 1, de la décision Europol;
g)
«partie tierce», tout État ou organisme tiers visé à l’article 23, paragraphe 1, de la décision Europol;
h)
«personnel d’Europol dûment autorisé», tout membre du personnel d’Europol habilité par le directeur à traiter des données à caractère personnel conformément à la présente décision.
Article 2
Champ d’application
La présente décision s’applique à toute donnée à caractère personnel communiquée à Europol en vue de déterminer si elle présente de l’intérêt pour l’exécution de son mandat et peut être incluse dans ses systèmes de traitement d’informations, à l’exception:
a)
des données à caractère personnel introduites dans le système d’information Europol en vertu de l’article 13, paragraphe 1, de la décision Europol;
b)
des données à caractère personnel proposées par un État membre, un organe de l’UE ou une partie tierce pour inclusion dans un fichier spécifique créé à des fins d’analyse, ainsi que des données à caractère personnel introduites dans un fichier créé à des fins d’analyse en vertu de l’article 14 de la décision Europol.
c)
des données à caractère personnel fournies à Europol pour inclusion dans un autre système spécifique traitant des données à caractère personnel visé à l’article 10, paragraphe 1, dernière phrase, de la décision Europol.
Article 3
Accès et utilisation
1. L’accès aux données à caractère personnel traitées par Europol en vertu de la présente décision est réservé au personnel d’Europol dûment habilité.
2. Sans préjudice de l’article 17 de la décision Europol, les données à caractère personnel traitées par Europol en vertu de la présente décision ne sont utilisées qu’aux seules fins de déterminer si elles présentent de l’intérêt pour l’exécution du mandat d’Europol et peuvent être introduites dans les systèmes de traitement d’informations.
3. Lorsqu’Europol détermine que les données présentent de l’intérêt pour l’exécution de son mandat et peuvent être introduites dans le système d’information Europol, il suggère que l’État membre qui les a fournies introduise les données dans ce système d’information, conformément à l’article 13, paragraphe 1, de la décision Europol. Si l’État membre ne suit pas la suggestion d’Europol, c’est l’article 5 de la présente décision qui s’applique.
Article 4
Règles relatives à la protection des données à caractère personnel et à la sécurité des données
1. Lors du traitement de données à caractère personnel au titre de la présente décision, Europol respecte les règles relatives à la protection des données et à la sécurité des données énoncées dans la décision Europol, notamment aux articles 18, 27 et 35, ainsi que les règles adoptées pour leur mise en œuvre.
2. Dans le cas où Europol décide d’inclure de telles données dans les systèmes de traitement d’informations ou de les effacer ou de les détruire, il en rend compte à l’État membre, à l’organe de l’UE ou à la tierce partie ayant fourni ces données.
Article 5
Durée de stockage des données
1. La décision relative à l’utilisation de données à caractère personnel conformément à l’article 3, paragraphe 2, est rendue dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, au plus tard six mois après la réception de telles données par Europol.
2. En l’absence d’une telle décision au terme de la période de six mois, les données à caractère personnel sont effacées ou détruites et il en est rendu compte à l’État membre, à l’organe de l’UE ou à la tierce partie qui les a fournies.
Article 6
Responsabilité
Europol est responsable du respect des dispositions des articles 3, 4 et 5 de la présente décision.
Article 7
Entrée en vigueur
La présente décision prend effet à la date d’entrée en vigueur de la décision Europol.
La Haye, le 4 juin 2009.
Approuvé par le Conseil le 30 novembre 2009.