Décision de la Commission
du 18 décembre 2001
portant modalités d'exécution de la décision 2000/596/CE du Conseil en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle ainsi que les procédures de mise en oeuvre des corrections financières dans le cadre des actions cofinancées par le Fonds européen pour les réfugiés
[notifiée sous le numéro C(2001) 4372]
(2002/307/CE)
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu la décision 2000/596/CE du Conseil du 28 septembre 2000 portant création d'un Fonds européen pour les réfugiés(1), et notamment son article 24,
après consultation du comité institué par l'article 21, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE,
considérant ce qui suit:
(1) Afin d'assurer une bonne gestion financière des concours octroyés au titre du Fonds européen pour les réfugiés (ci-après dénommé "Fonds"), il est nécessaire que les États membres établissent des lignes directrices portant sur l'organisation des tâches de l'autorité responsable de la mise en oeuvre des actions cofinancées.
(2) Pour assurer une utilisation des fonds communautaires conforme aux principes de bonne gestion financière, il est nécessaire que les États membres mettent en oeuvre des systèmes de gestion et de contrôle assurant une piste d'audit suffisante et qu'ils fournissent à la Commission tout concours nécessaire à la réalisation des contrôles, notamment par sondage.
(3) Afin d'assurer une utilisation efficace et appropriée des fonds communautaires, il convient d'établir des critères uniformes pour les contrôles effectués par les États membres conformément à l'article 18 de la décision 2000/596/CE.
(4) En vue d'assurer un traitement uniforme des déclarations des dépenses pour lesquelles la contribution du Fonds est demandée en vertu de l'article 17, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, il convient de définir un modèle standard de déclaration des dépenses.
(5) Afin de permettre le recouvrement, conformément à l'article 18, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE, des sommes indûment versées, il est nécessaire de prévoir que les États membres communiquent à la Commission les cas d'irrégularités décelés et des indications relatives au déroulement des procédures administratives ou judiciaires.
(6) Conformément à l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE, les États membres procèdent aux corrections financières requises en liaison avec l'irrégularité individuelle ou systémique par une suppression totale ou partielle de la participation communautaire. Pour garantir une application uniforme de cette disposition dans toute la Communauté, il est nécessaire de définir les règles pour la détermination des corrections à effectuer et de prévoir d'informer la Commission.
(7) Si un État membre ne satisfait pas aux obligations qui lui incombent en vertu de l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE ou à celles qui lui incombent en vertu de l'article 18, la Commission peut appliquer des corrections financières elle-même au titre de l'article 18, paragraphe 4, de ladite décision. Chaque fois que cela est possible et faisable, il convient que le montant de telles corrections soit évalué sur la base de dossiers individuels et soit égal au montant des dépenses qui ont été erronément imputées au Fonds, en tenant compte du principe de proportionnalité. Lorsqu'une quantification précise des conséquences financières de l'irrégularité n'est pas possible ou faisable, ou qu'il serait disproportionné d'annuler l'ensemble des dépenses concernées, il convient que la Commission fonde ses corrections sur une extrapolation ou les fixe sur une base forfaitaire par rapport à l'étendue et aux conséquences financières de l'irrégularité que l'État membre a omis de prévenir, de détecter ou de corriger.
(8) Il est nécessaire de préciser certaines modalités de mise en oeuvre des corrections financières prévues à l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE et de prévoir l'application de ces modalités dans les cas visés à l'article 18, paragraphe 4, point b), de ladite décision.
(9) Il convient de fixer le taux des intérêts de retard dus pour toute somme donnant lieu à répétition de l'indu qui doit être reversée à la Commission conformément à l'article 19, paragraphe 3, de la décision 2000/596/CE.
(10) La présente décision doit s'appliquer sans préjudice des dispositions concernant la récupération des aides d'État au titre de l'article 14 du règlement (CE) n° 659/1999 du Conseil du 22 mars 1999 portant modalités d'application de l'article 93 du traité CE(2).
(11) La présente décision doit s'appliquer sans préjudice des dispositions du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités(3),
A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:
CHAPITRE I
CHAMP D'APPLICATION ET DÉFINITIONS
Article premier
La présente décision établit les modalités d'application de la décision 2000/596/CE en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle des concours octroyés au titre du Fonds européen pour les réfugiés, ci-après dénommé "Fonds", et gérés par les États membres, ainsi que la procédure de mise en oeuvre des corrections financières applicables audits concours.
Article 2
Aux fins de la présente décision, on entend par:
a) "autorité responsable": toute autorité désignée par un État membre conformément à l'article 7 de la décision 2000/596/CE;
b) "organisme intermédiaire": toute administration publique ou organisation non gouvernementale à laquelle l'autorité responsable délègue les responsabilités de mise en oeuvre conformément à l'article 7 de la décision 2000/596/CE.
CHAPITRE II
SYSTÈMES DE GESTION ET DE CONTRÔLE
Article 3
1. En application de l'article 18, paragraphe 1, point c), de la décision 2000/596/CE, les États membres adressent des lignes directrices à l'autorité responsable et aux organismes intermédiaires auxquels les responsabilités de mise en oeuvre ont été déléguées.
Sans préjudice de l'article 18, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE, les lignes directrices couvrent l'organisation de systèmes de gestion et de contrôle nécessaires pour assurer le bien-fondé, la régularité et l'éligibilité des demandes de concours communautaire et se réfèrent aux standards de bonnes pratiques administratives généralement reconnus et décrits à l'annexe I.
2. Quand toutes les tâches de l'autorité responsable ou certaines d'entre elles sont déléguées à des organismes intermédiaires, les lignes directrices prévues au paragraphe 1 précisent notamment les modalités concernant:
a) la définition et la répartition claires des tâches, notamment en ce qui concerne la gestion, le paiement, le contrôle et la vérification de la conformité avec:
i) les conditions établies dans les décisions de la Commission approuvant les demandes de cofinancement visées à l'article 8 de la décision 2000/596/CE;
ii) les règles d'éligibilité des dépenses contenues dans l'annexe I de la décision 2001/275/CE de la Commission(4), et
iii) les politiques et les actions communautaires, y compris celles concernant les règles de concurrence, la passation des marchés publics, la protection et l'amélioration de la qualité de l'environnement, l'élimination des inégalités et la promotion de l'égalité entre les hommes et les femmes;
b) la mise en place de systèmes efficaces garantissant que les organismes intermédiaires exercent leurs compétences de manière satisfaisante, et
c) la communication d'informations à l'autorité responsable sur l'exercice effectif de leurs tâches et la description des moyens utilisés.
3. Conformément à l'article 18, paragraphe 1, point b), de la décision 2000/596/CE, les États membres communiquent à la Commission au plus tard dans les deux mois qui suivent la prise d'effet de la présente décision et en complément des informations contenues dans la première demande de cofinancement, une description des systèmes de gestion et de contrôle mis en place ainsi que des améliorations envisagées en tenant compte en particulier des standards de bonnes pratiques administratives généralement reconnus et décrits à l'annexe I.
Cette communication doit comprendre les informations suivantes concernant chaque autorité responsable:
a) les tâches qui lui sont attribuées;
b) la répartition des tâches assurant, au sein de l'autorité responsable ou de l'organisme intermédiaire, une séparation des fonctions de gestion, de paiement et de contrôle suffisante pour assurer une bonne gestion financière;
c) les informations sur les organismes intermédiaires éventuels;
d) les procédures de réception, de vérification et de validation des demandes de paiement ainsi que les procédures de mise en paiement, de paiement et de comptabilisation des dépenses;
e) les dispositions régissant les audits internes ou les procédures équivalentes.
4. La Commission examine, en coopération avec l'État membre, les systèmes de gestion et de contrôle et indique les entraves éventuelles qu'ils présentent à la transparence des contrôles relatifs au fonctionnement du Fonds ainsi qu'à l'accomplissement des responsabilités de la Commission au titre de l'article 274 du traité.
Article 4
1. Les systèmes de gestion et de contrôle des États membres assurent une piste d'audit suffisante.
2. La piste d'audit est considérée comme suffisante lorsqu'elle permet:
a) de réconcilier les comptes récapitulatifs certifiés notifiés à la Commission avec les états des dépenses individuels et leurs pièces justificatives détenues aux différents niveaux de l'administration et par les bénéficiaires des subventions, y compris des organismes ou des entreprises qui mettent en oeuvre des projets, et
b) de contrôler l'attribution et les transferts des ressources communautaires et nationales disponibles.
Une description indicative des informations nécessaires pour une piste d'audit suffisante figure à l'annexe II.
3. L'autorité responsable met en place des procédures garantissant que l'emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements déterminés effectués au titre du programme national de mise en oeuvre concerné sera noté, et que les documents puissent être mis à disposition aux fins d'inspection à la demande:
a) du personnel de l'autorité chargée de traiter les demandes de paiement;
b) des autorités d'audit nationales qui effectueront les contrôles prévus à l'article 5, paragraphe 1, de la présente décision;
c) du service ou de l'organe de l'autorité responsable qui est chargé de la certification des demandes de paiements intermédiaires et finals visés à l'article 17 de la décision 2000/596/CE, et
d) des fonctionnaires et des agents mandatés de la Commission et de la Cour des comptes.
Les fonctionnaires et les agents responsables des contrôles ou les personnes habilitées à cette fin peuvent demander que des copies de documents visés au présent paragraphe leur soient fournies.
4. Les autorités responsables tiennent à la disposition de la Commission, pendant les cinq années qui suivent le paiement par la Commission du solde relatif à une intervention, toutes les pièces justificatives, soit les originaux, soit des copies certifiées conformes aux originaux sur des supports de données généralement acceptés, relatives aux dépenses et aux contrôles afférents à l'intervention concernée. Ce délai est suspendu en cas de poursuites judiciaires ou sur demande dûment motivée de la Commission.
Article 5
1. Les États membres organisent, sur la base d'un échantillon approprié, des contrôles des projets en vue plus particulièrement:
a) de vérifier le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle mis en place;
b) d'examiner de manière sélective, sur la base d'une analyse des risques, les déclarations de dépenses établies aux différents niveaux concernés.
2. Les contrôles effectués doivent porter sur 20 % au moins des dépenses totales éligibles pour chaque programme national de mise en oeuvre et sur un échantillon représentatif des projets approuvés, en tenant compte des dispositions du paragraphe 3. Les États membres assurent une séparation adéquate entre ces contrôles et les procédures de mise en oeuvre ou de paiement concernant les actions.
3. Les projets sélectionnés doivent être identifiés, la méthode d'échantillonnage doit être décrite et un rapport doit être établi sur les résultats de toutes les inspections et des mesures prises à l' égard des anomalies et des irrégularités constatées.
4. L'échantillon des projets contrôlés doit:
a) englober des projets de nature et d'ampleur suffisamment variées;
b) tenir compte des facteurs de risque identifiés par les contrôles nationaux ou communautaires;
c) refléter la concentration des projets parmi certains bénéficiaires des subventions de sorte que les principaux bénéficiaires soient contrôlés une fois au moins avant la clôture de chaque forme de programme national de mise en oeuvre.
Article 6
En effectuant les contrôles, les États membres vérifient:
a) la mise en oeuvre effective des systèmes de gestion et de contrôle;
b) s'il y a correspondance entre un nombre adéquat de documents comptables et leurs pièces justificatives détenues par les organismes intermédiaires auxquels l'autorité responsable a délégué certaines responsabilités de mise en oeuvre, les bénéficiaires des subventions et, le cas échéant, d'autres organismes ou entreprises qui mettent en oeuvre des projets;
c) que la piste d'audit est suffisante;
d) que la nature et la date de réalisation des dépenses sont conformes aux exigences communautaires, aux exigences fixées lors de la procédure nationale de sélection, aux dispositions du contrat ou de l'acte d'octroi de la subvention et aux actions réellement réalisées;
e) que la destination effective ou prévue du projet correspond aux objectifs décrits dans le programme national de mise en oeuvre visé à l'article 8 de la décision 2000/596/CE;
f) que les contributions financières de la Communauté ne dépassent pas les limites fixées à l'article 13 de la décision 2000/596/CE ou dans toute autre disposition communautaire applicable en la matière et sont effectivement versées aux bénéficiaires des subventions sans réduction ou retard;
g) que le cofinancement national approprié a réellement été fourni, et
h) que les projets cofinancés ont été mis en oeuvre dans le respect des dispositions des articles 4 et 9, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE.
Article 7
Les contrôles établissent si les problèmes éventuellement rencontrés sont de nature systémique et risquent en conséquence de se poser également pour d'autres actions mises en oeuvre par le même bénéficiaire des subventions ou gérées par la même autorité de gestion. Ils déterminent en outre les causes de ces situations ainsi que la nature des analyses complémentaires éventuelles à effectuer et les mesures préventives ou correctives à prendre.
Article 8
Les États membres informent annuellement la Commission, dans le cadre du rapport visé à l'article 20, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE sur la façon dont ils ont appliqué les articles 5, 6 et 7 de la présente décision au cours de l'année précédente, en complétant ou en actualisant le cas échéant la description visée à l'article 4, paragraphe 2.
Article 9
Pour les interventions auxquelles participent plus d'un État membre ou dont les bénéficiaires sont établis dans plus d'un État membre, les États membres concernés et la Commission s'accordent sur l'assistance administrative nécessaire pour assurer la qualité requise du contrôle.
CHAPITRE III
DÉCLARATIONS DE DÉPENSES
Article 10
1. Les certificats relatifs aux déclarations de dépenses sont établis suivant le modèle figurant à l'annexe IV par une personne ou un service de l'autorité de paiement qui est fonctionnellement indépendant de tout service ordonnateur de paiement.
2. Pour toutes les dépenses qu'elle déclare à la Commission, l'autorité responsable assure que les programmes nationaux de mise en oeuvre sont gérés conformément à l'ensemble de la réglementation communautaire applicable et que les fonds sont utilisés conformément aux principes de bonne gestion financière. Cette déclaration devra certifier que la demande de cofinancement ne concerne que les dépenses:
a) effectivement encourues par les bénéficiaires des subventions, tels que définis à l'article 2, point d), de la décision 2001/275/CE de la Commission, pendant la période d'éligibilité du programme, telle que définie dans les décisions approuvant les demandes de cofinancement, et
b) relatives aux projets qui ont été sélectionnés pour un cofinancement par le programme national de mise en oeuvre concerné selon les critères et les procédures de sélection établis et qui ont été soumises au respect des règles communautaires pendant toute la période pendant laquelle elles ont été encourues.
3. À la clôture du programme, la déclaration finale prévue à l'annexe IV doit être présentée par l'État membre dans un délai de six mois. Si cette déclaration n'a pas été transmise à la Commission dans ce délai, celle-ci procédera automatiquement à la clôture du programme et au dégagement des crédits y relatifs.
4. Avant de présenter une demande à la Commission, l'autorité responsable vérifie que les contrôles effectués sont suffisants. Le travail accompli est décrit en détail dans le rapport final visé à l'article 20, paragraphe 3, de la décision 2000/596/CE. Les contrôles portent autant sur les aspects physiques et l'efficacité que sur les aspects financiers et comptables des projets.
CHAPITRE IV
CORRECTIONS FINANCIÈRES ÉTABLIES PAR LES ÉTATS MEMBRES
Article 11
1. Dans le cas d'irrégularités systémiques, les enquêtes menées au titre de l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE doivent couvrir tous les projets susceptibles d'être affectés.
2. En supprimant en sa totalité ou en partie le cofinancement communautaire, les États membres tiennent compte de la nature et de la gravité des irrégularités ainsi que de la perte financière pour le Fonds.
3. Les États membres communiquent à la Commission, en annexe au rapport visé à l'article 20, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, la liste des procédures de suppression de concours entamées dans le courant de l'année précédente.
Article 12
1. Quand des montants doivent être recouvrés suite à une suppression de cofinancement au titre de l'article 18, paragraphe 1, point g), de la décision 2000/596/CE, le service ou l'organisme compétent entame une procédure de recouvrement et la notifie à l'autorité responsable. Les informations sur les recouvrements sont communiquées à la Commission et la comptabilité est tenue conformément à l'article 13 de la présente décision.
2. Les États membres informent la Commission, dans le rapport visé à l'article 20, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, de leurs décisions ou propositions quant à la réallocation des sommes supprimées.
Article 13
L'autorité responsable tient une comptabilité des montants recouvrables au titre de paiements de concours communautaire déjà effectués et s'assure que les montants sont recouvrés sans délai. Après le recouvrement, l'autorité responsable réduit sa prochaine déclaration de dépenses adressée à la Commission à concurrence des montants recouvrés, ou, si ce montant est insuffisant, effectue un remboursement à la Communauté. Les montants à recouvrer porteront intérêt à compter de leur date d'échéance au taux d'intérêt prévu à l'article 94 du règlement (Euratom, CECA, CE) n° 3418/93 de la Commission du 9 décembre 1993 portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977(5), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 1687/2001(6), pour le premier jour ouvrable du mois de la date d'échéance de la créance.
Lors de l'envoi du rapport visé à l'article 20, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, les États membres adressent à la Commission une liste des cas d'irrégularités décelés, indiquant les montants recouvrés ou en attente de recouvrement et, le cas échéant, les procédures administratives et judiciaires entamées en vue du recouvrement des montants indûment payés.
CHAPITRE V
CORRECTIONS FINANCIÈRES ÉTABLIES PAR LA COMMISSION
Article 14
1. Le montant des corrections financières appliquées par la Commission au titre de l'article 18, paragraphe 4, point b), de la décision 2000/596/CE pour des irrégularités individuelles ou systémiques est évalué, chaque fois que cela est possible et faisable, sur la base de dossiers individuels et est égal au montant des dépenses qui ont été erronément imputées au Fonds, en tenant compte du principe de la proportionnalité.
2. Lorsqu'il n'est pas possible ou faisable de quantifier de manière précise le montant des dépenses irrégulières ou lorsqu'il serait disproportionné d'annuler l'ensemble des dépenses en question, la Commission fonde les corrections financières sur:
a) une extrapolation, pour laquelle elle utilise un échantillon représentatif de transactions présentant des caractéristiques homogènes, ou
b) une base forfaitaire, auquel cas elle apprécie l'importance de l'infraction aux règles ainsi que l'étendue et les conséquences financières de l'irrégularité constatée.
3. Quand la Commission fonde sa position sur des faits établis par d'autres auditeurs que ceux de ses propres services, elle tire ses propres conclusions concernant les conséquences financières, après avoir examiné les mesures prises par l'État membre concerné en application de l'article 18, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE.
4. Le délai imparti à l'État membre concerné pour réagir à une demande au titre de l'article 18, paragraphe 3, de la décision 2000/596/CE est fixé à deux mois. Dans des cas dûment justifiés une période plus longue peut être accordée par la Commission.
5. Quand la Commission propose une correction financière sur la base d'une extrapolation ou sur une base forfaitaire, l'État membre a la possibilité de démontrer, en se fondant sur un examen des dossiers concernés, que l'étendue réelle de l'irrégularité est inférieure à celle estimée par la Commission. En accord avec la Commission, l'État membre peut limiter la portée de son examen à une partie ou un échantillon approprié des dossiers concernés. À l'exception de cas dûment justifiés, le délai supplémentaire imparti pour cet examen ne dépasse pas deux mois suivant la période de deux mois visée au paragraphe 4. La Commission tient compte de tout élément de preuve fourni par l'État membre dans les délais mentionnés ci-dessus.
6. Dans les cas où la Commission a suspendu des paiements au titre de l'article 19, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, et si à l' expiration du délai visé au paragraphe 4 les motifs ayant justifié la suspension subsistent, ou si l'État membre concerné n'a pas communiqué à la Commission les mesures prises pour corriger les irrégularités, l'article 18, paragraphe 4, de la décision 2000/596/CE s'applique.
7. Les orientations définissant les principes, les critères ainsi que les barèmes indicatifs à appliquer lors des corrections forfaitaires par les services de la Commission sont détaillés à l'annexe III de la présente décision.
Article 15
1. Tout reversement à la Commission en vertu de l'article 19, paragraphe 3, de la décision 2000/596/CE est à effectuer dans le délai fixé dans l'ordre de recouvrement établi conformément à l'article 28 du règlement financier du 21 décembre 1977(7). L'échéance de ce délai est fixée à la fin du deuxième mois suivant celui de l'émission de l'ordre de recouvrement.
2. Tout retard dans le reversement donne lieu au paiement d'intérêts de retard, courant à partir de l'échéance du délai visé au paragraphe 1 jusqu'à la date du recouvrement effectif. Le taux d'intérêt applicable est celui visé à l'article 13 de la présente décision.
3. L'application d'une correction financière au titre de l'article 19, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE n'affecte pas l'obligation de l'État membre de procéder aux recouvrements selon l'article 18, paragraphe 1, point g), de la décision 2000/596/CE et l'article 12, paragraphe 1, de la présente décision, ni celle de procéder à la récupération des aides d'État au titre de l'article 14 du règlement (CE) n° 659/1999.
CHAPITRE VI
DISPOSITIONS FINALES
Article 16
Les dispositions de la présente décision ne font pas obstacle à ce que les États membres appliquent des règles de contrôle nationales plus strictes que celles de la présente décision.
Article 17
Les États membres sont destinataires de la présente décision.
Fait à Bruxelles, le 18 décembre 2001.