32002R2343
L 357/72
ОФИЦИАЛЕН ВЕСТНИК НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ
РЕГЛАМЕНТ (ЕО, Евратом) № 2343/2002 НА КОМИСИЯТА
от 23 декември 2002 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Глава 1
Принцип на единство и на точност на бюджета
Глава 2
Принцип на ежегодност на бюджета
Глава 3
Принцип на балансираност на бюджета
Глава 4
Принцип на разчетна единица на бюджета
Глава 5
Принцип на универсалност на бюджета
Глава 6
Принцип на специфичност на разходите
Глава 7
Принцип на добро финансово управление
Глава 8
Принцип на прозрачност
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
Глава 1
СЪСТАВЯНЕ НА БЮДЖЕТА
Глава 2
Устройство и представяне на бюджета
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
Глава 1
Общи разпоредби
Глава 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Раздел 3
Счетоводител
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Глава 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Раздел 2
Приложими правила за оправомощени и вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити
Раздел 3
Приложими правила за счетоводители и администратори на авансови средства
Глава 4
Приходни операции
Раздел 1
Общи разпоредби
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Раздел 3
Установяване на вземанията
Раздел 4
Разрешаване на събирането на вземания
Раздел 5
Събиране на вземания
Раздел 6
Конкретни разпоредби във връзка с таксите
Глава 5
Разходни операции
Раздел 1
Поемане на задължение за плащане
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Раздел 3
Разрешаване на разход
Раздел 4
Плащане на разход
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Глава 6
Системи на информационните технологии
Глава 7
Вътрешен одитор
ДЯЛ V
ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА, ОТПУСКАНИ ОТ ОРГАНИТЕ НА ОБЩНОСТИТЕ
ДЯЛ VII
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
Глава 1
Представяне на отчетите
Глава 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Общи разпоредби
Раздел 2
Общи сметки
Раздел 3
Бюджетни сметки
Глава 4
Инвентарен опис
ДЯЛ VIII
ВЪНШЕН ОДИТ И ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА
Глава 1
Външен одит
Глава 2
Освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
ДЯЛ IХ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности, и по-специално член 185, параграф 1 от него (1),
като взе предвид становището на Европейския парламент (2),
като взе предвид становището на Съвета (2),
като взе предвид становището на Сметната палата (2),
като има предвид, че:
(1)
Органите на Общностите, създадени да поемат отговорността за извършването на определени дейности на Общностите, са юридически лица и следователно имат собствен бюджет, който е регулиран от специфични финансови правила.
(2)
За да се гарантира определена степен на последователност на тези правила по отношение на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (наричан по-долу „Общият финансов регламент“) и съгласно член 185, параграф 1 от посочения регламент, настоящият рамков Финансов регламент трябва да определи правилата, регулиращи съставянето, изпълнението и контрола на бюджета на посочените органи на Общностите, които понастоящем получават безвъзмездни средства за сметка на бюджета на Общностите (наричани по-долу „органи на Общностите“). Именно на основата на този рамков Финансов регламент всеки от органите на Общностите ще приеме собствени финансови правила, които съгласно горепосочения член 185 могат да се отклоняват от рамковия Финансов регламент в съответствие с конкретните нужди на управлението на тези органи, но само със съгласието на Комисията.
(3)
Също както Общия финансов регламент настоящият рамков Финансов регламент се ограничава до формулирането на общите принципи и основни правила, регулиращи бюджетния сектор като цяло, докато съответните органи могат впоследствие да приемат подробни разпоредби, които да направят по-ясни техните финансови правила.
(4)
За целите на съставянето и изпълнението на бюджета трябва да се потвърдят четирите основни принципа на бюджетното право (единство, универсалност, специфичност на разходите, ежегодност), както и принципите на равновесие, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(5)
Необходимо е да се определят правомощията и отговорностите на счетоводителя, вътрешния одитор и разпоредителите с бюджетни кредити. Последните носят цялата отговорност за всички приходни и разходни операции, които се извършват под тяхно ръководство, включително при необходимост чрез дисциплинарни мерки.
(6)
В съответствие с член 14 от Общия финансов регламент, също както на институциите, на тези органи на Общностите не трябва да бъде позволено да сключват заеми.
(7)
Функцията вътрешен одит в рамките на органите на Общностите трябва да бъде изпълнявана от вътрешния одитор на Комисията, който следователно действа като гарант за цялостната последователност в системата и методите ѝ на работа в съответствие с член 185, параграф 3 от Общия финансов регламент.
(8)
Графикът за съставяне на бюджета, представяне на отчетите и освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета трябва да съответства на разпоредбите на Общия финансов регламент, като органът, който освобождава от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на Общностите е вече същият, както при общия бюджет (член 185, параграф 2 от Общия финансов регламент).
(9)
Правилата за водене на счетоводна отчетност, които се прилагат от органите на Общностите, трябва да създават условия за консолидиране на сметките на институциите и за тази цел трябва да бъдат приети от счетоводителя на Комисията съгласно член 133 от новия Общ финансов регламент.
(10)
В съответствие с член 46 от общия Финансов регламент щатното разписание трябва вече да се представя на бюджетния орган за одобрение.
(11)
Всеки орган може да има достъп до инстанцията, посочена в член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, създадена от Комисията за проверка на нередности, така че за едни и същи случаи да се стигне до сходна оценка.
(12)
Тъй като получават безвъзмездни средства за сметка на бюджета на Общностите, органите на Общностите трябва строго да съблюдават същите изисквания както институциите при възлагането на обществени поръчки и при отпускането на безвъзмездни средства, доколкото поръчките и средствата се одобряват съгласно учредителните им актове; в тази връзка е достатъчно позоваването на съответните разпоредби на Общия финансов регламент.
(13)
Също както институциите, органите на Общностите могат с оглед на изпълнението на възложените им задачи да наемат външни изпълнители от частния сектор при необходимост и извън задачите, свързани със задължението за обществена услуга или упражняването на оперативна самостоятелност, за да се гарантира, че всеки орган отговаря за изпълнението на собствения си бюджет и се придържа към възложените при създаването му цели.
(14)
В подкрепа на заявките за изплащане на субсидията от Общностите, органите на Общностите трябва да представят прогноза за паричните потоци, като изплатените безвъзмездни средства от Общностите трябва да бъдат лихвоносни в полза на последните.
(15)
Необходими са конкретни разпоредби за организирането на събирането на таксите, които представляват част от ресурсите на тези органи.
(16)
С оглед на правните изисквания, произтичащи от учредителните актове на органите на Общностите, процедурата за представяне на отчетите следва да се адаптира и да се предвиди на управителният съвет да може да дава становище по тях.
(17)
Новото устройство на бюджета, прието с Общия финансов регламент, следва също така да се използва от органите на Общностите, доколкото това е оправдано от характера на тяхната дейност.
(18)
Единствените разпоредби от Общия финансов регламент, които трябва да бъдат включени в настоящия регламент, са разпоредбите, които се отнасят към органите на Общностите.
Следователно настоящият регламент по-конкретно не трябва да включва разпоредби за области на дейност, които нямат връзка с органите на Общностите или касаят различните методи на изпълнение на основата на концепцията за външно представяне и информиране за бюджета Европейския парламент и Съвета. Освен това следва да се вземат предвид само някои категории целеви приходи съгласно Общия финансов регламент. Накрая процедурата за трансфер на бюджетни кредити и за съставяне на бюджета не трябва да бъде толкова подробна и усложнена.
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ПРЕДМЕТ
Член 1
Настоящият регламент конкретизира съществените правила, от които финансовите правила на всеки орган на Общностите могат да се отклоняват само ако специфичните им потребности за дейността го изискват и с предварителното съгласие на Комисията в съответствие с член 185 от Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (наричан по-долу „Общият финансов регламент“).
Член 2
По смисъла на настоящия регламент:
1.
„Орган на Общностите“ означава всеки орган, посочен в член 185, параграф 1 от Общия финансов регламент;
2.
„Управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на управление на органа на Общностите, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси независимо от неговото наименование, възприето в учредителния акт на органа на Общностите;
3.
„Директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на Управителния съвет и бюджета на органа на Общностите в качеството си на разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт на органа на Общностите;
4.
„Учредителен акт“ означава правен акт на Общностите, който регулира основните аспекти на създаването и функционирането на съответния орган на Общностите;
5.
„Бюджетен орган“ означава Европейския парламент и Съветът на Европейския съюз.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
Член 3
Съставянето и изпълнението на бюджета на съответния орган на Общностите (наричан по-долу „бюджетът“) се извършват в съответствие с принципите на единство и на точност на бюджета, ежегодност, равновесие, разчетна единица, универсалност, специфичност на разходите, добро финансово управление и прозрачност, както е предвидено в настоящия регламент.
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 4
Бюджетът представлява актът, който за всяка финансова година прогнозира и определя приходите и разходите, счетени за необходими за съответния орган на Общностите.
Член 5
Бюджетът включва:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Общностите има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите-членки, които са домакини на съответните органи;
в)
предоставената от Европейските общности субсидия;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 19, параграф 1;
д)
разходите на органа на Общностите включително административните разходи.
Член 6
1. Не може да се събира приход и да се извършва разход, без това да бъде отнесено към определен ред в бюджета.
2. В бюджета не могат да се вписват бюджетни кредити, ако те не са предназначени за разход, счетен за необходим.
3. Не се допуска поемането на задължение за или разрешаването на разходи над утвърдените в бюджета кредити.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност на бюджета
Член 7
Записаните в бюджета кредити се разрешават за срок от една финансова година, която продължава от 1 януари до 31 декември.
Член 8
1. Бюджетът включва многогодишни и едногодишни бюджетни кредити, които се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения обхващат общия размер на правните задължения, поети през текущата финансова година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията в изпълнение на правните задължения, поети през текущата финансова година и/или предходни финансови години.
4. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни. Административните разходи, възникващи по договори за периоди, които излизат извън финансовата година във връзка с местната практика или с доставката на оборудване, се отнасят към бюджета за финансовата година, през която се извършват.
Член 9
1. Приходите на органите на Общностите, посочени в член 5, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на събраните през финансовата година суми.
2. Приходите на органите на Общностите водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените кредити в бюджета за дадена финансова година могат да се използват единствено за покриване на поетите и изплатени през същата финансова година задължения за разход, както и за покриване на суми по задължения поети предходни финансови години.
4. Поетите задължения се осчетоводяват на основата на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се осчетоводяват към финансовата година на основата на плащанията, извършени от счетоводителя, не по-късно от 31 декември същата година.
Член 10
1. Бюджетните кредити, които остават неусвоени до края на финансовата година, за която се отнасят, се анулират.
Въпреки това те могат да бъдат пренесени единствено за следващата финансова година, в съответствие с параграфи 2-8 по решение на управителния съвет, което се взема не по-късно от 15 февруари.
2. Не могат да се пренасят бюджетни кредити, предвидени за разходи за персонала.
3. Бюджетните кредити за поети задължения от многогодишните бюджетни кредити и едногодишните бюджетни кредити, по които още не са поети задължения до приключването на финансовата година, могат да се пренасят по отношение на сумите, съответстващи на бюджетните кредити за поети задължения, за които по-голямата част от подготвителния етап на процедурата по поемане на задължение, която трябва да бъде определена в правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки отделен орган на Общностите, е вече извършена към 31 декември; по тези суми впоследствие могат да се поемат задължения до 31 март следващата година.
4. Бюджетните кредити за плащания от многогодишните бюджетни кредити могат да се пренасят по отношение на сумите, необходими за покриване на съществуващи задължения или такива във връзка с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити не позволяват покриване на нуждите. Органите на Общностите първо използват разрешените кредити за текущата финансова година и едва след тяхното изчерпване прибягват до пренесените бюджетни кредити.
5. Едногодишните бюджетни кредити, които съответстват на надлежно поети задължения към края на финансовата година, се пренасят автоматично само за следващата финансова година.
6. Пренесени бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират.
Системата на счетоводна отчетност позволява идентифицирането на пренесените по такъв начин бюджетни кредити.
7. Наличните бюджетни кредити към 31 декември в резултат на целеви приходи по член 19 се пренасят автоматично.
Първо трябва да се използват наличните бюджетни кредити, които съответстват на пренесените целеви приходи.
Член 11
При отмяна на бюджетни кредити в резултат на пълно или частично неизпълнение на дейностите, за които те са били предвидени, всяка финансова година, след тази, в която е било поето задължението, съответните кредити по него се анулират.
Член 12
По записаните в бюджета кредити могат да бъдат поемани задължения, считано от 1 януари, след като бюджетът бъде окончателно приет.
Член 13
1. Считано от 15 ноември всяка година, могат авансово да се поемат задължения за обичайни разходи за управление за сметка на предвидените за следващата финансова година средства. Тези задължения обаче не могат да надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не се прилагат за новите разходи от вид, който все още не е одобрен по принцип в последния надлежно приет бюджет.
2. Разходите, които трябва да се платят авансово, например наеми, могат да доведат до плащания от 1 декември нататък, като тези плащания ще бъдат приспадани от предвидените за следващата финансова година бюджетни кредити.
Член 14
1. Ако бюджетът на съответния орган на Общностите не е окончателно приет в началото на финансовата година, към действията по поемане на задължения и тези за плащания, свързани с разход, за който е щяло да бъде възможно отнасянето към определен бюджетен ред като част от изпълнението на последния надлежно приет бюджет, се прилагат следните правила.
2. Задължения могат да бъдат поемани по глави в размер до една четвърт от общия размер на разрешените кредити по съответната глава за предходната финансова година увеличена със увеличени с една дванадесета за всеки изминал месец.
Плащания могат да бъдат извършвани месечно по глави в размер до една дванадесета от разрешените кредити по съответната глава за предходната финансова година.
Не може да се надхвърлят бюджетните кредити, предвидени в прогнозата за приходите и разходите.
3. По искане на директора и при необходимост поради последователността в дейността на органа на Общностите и управленските му нужди, управителният съвет може едновременно да разреши една или повече временни дванадесети части както за действията по поемане на задължения, така и за тези за плащания над автоматично предвидените съгласно параграфи 1 и 2.
Допълнителните дванадесети части се разрешават в цялост и са неделими.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност на бюджета
Член 15
1. Трябва да има баланс между бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити не могат да надхвърлят размера на субсидията от Общностите увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 5.
3. Органът на Общностите няма право да сключва заеми.
4. Изплатените на органите на Общностите средства представляват по отношение на техния бюджет изравнителна субсидия, която се смята за предварително финансиране по смисъла на член 81, параграф 1, буква б), i) от Общия финансов регламент.
Член 16
1. Ако салдото по сметката за стопанския резултат по смисъла на член 81 е положително, то се изплаща обратно на Комисията до размера на платената през годината субсидия от Общностите. Частта от салдото, която надвишава размера на платената през годината субсидия от Общностите се записва в приходната част на бюджета за следващата финансова година.
Разликата между вписаната в общия бюджет субсидия от Общностите и фактически платената субсидия на съответната организация се анулира.
2. Ако салдото по сметката за стопанския резултат, предвидено в член 81 е отрицателно, то се записва в бюджета за следващата финансова година.
3. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета в хода на бюджетната процедура посредством писмо за внасяне на корекции, внесено по съответния ред, или, когато изпълнението на бюджета е в ход - чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица на бюджета
Член 17
Бюджетът се изготвя, изпълнява и е предмет на представяне на отчети в еуро.
Въпреки това,за целите на касата счетоводителят или администраторът на авансови средства има право да извършва операции в национална парична единица, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Общностите.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност на бюджета
Член 18
Общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания съгласно член 19. Всички приходи и разходи се вписват изцяло и без взаимни корекции съгласно условията на член 21.
Член 19
1. За финансиране на специфични разходи се използват следните приходи:
а)
целевите приходи като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
б)
вноските за дейността на съответния орган на Общностите от държави-членки, от други държави или от различни организации, доколкото това е предвидено в споразумението между органа на Общностите и съответните държави-членки, други държави или въпросните организации.
2. Всеки приход по смисъла на параграф 1 покрива всички преки и косвени разходи за съответната дейност или цел.
3. В бюджета се обособяват позиции, които отразяват категориите на посочените в параграф 1 приходи и по възможност посочват и размера им.
Член 20
1. Директорът може да приема всякакви дарения в полза на съответния орган на Общностите като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има известни финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет не вземе решение в посочения срок, дарението се смята за прието.
Член 21
1. Финансовият регламент на всеки орган на Общностите определя случаите, когато суми могат да бъдат приспадани от заявките за плащания, фактурите или отчетите за ликвидното състояние, които впоследствие се приемат за плащане на нетната сума.
Отстъпките, възстановените суми и намеленията, приспадани от фактури и заявки за плащания не се записват като приходи на съответния орган на Общностите.
2. Стойността на предоставените на съответния орган на Общностите стоки и услуги се отразява в бюджета в пълен брутен размер , когато се включват възстановени данъчни тежести:
а)
или от държавите-членки съгласно Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейските общности, при условие че той се прилага за съответния орган на Общностите; или
б)
от държава-членка или от друга държава на основата на други съответни договорености.
Всички национални данъчни тежести, поети временно от органа на Общностите съгласно първа алинея, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
3. Отрицателното салдо се записва в бюджета като разход.
4. По време на изпълнението на бюджета могат да се правят корекции по отношение на курсовите разлики. Окончателната печалба или загуба се включва в годишното салдо.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност на разходите
Член 22
Бюджетните кредити в пълния им размер се разпределят за конкретните цели по дялове и глави, като главите се подразделят на статии и позиции.
Член 23
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от една статия към друга в рамките на една и съща глава.
Той информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за трансферите, осъществени съгласно параграф 1.
2. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити от един дял в друг и от една глава в друга в рамките на общ лимит от 10 % от отпуснатите за финансовата година кредити. Над посочената граница той може да предложи на управителния съвет трансфер на кредити от един дял в друг и от една глава в друга в рамките на един и същ дял. Управителният съвет разполага с един месец да направи възражения срещу предложения трансфер; след изтичането на посочения срок трансферът се смята за приет.
3. Предложенията за трансфер и трансферите, извършени съгласно настоящия член, се придружават от надлежна и подробна документация, която посочва изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година, както за бюджетния ред, който ще бъде кредитиран, така и за бюджетния ред, която ще бъде дебитиран.
Член 24
1. Бюджетните кредити могат да се прехвърлят само към редове в бюджета, за които бюджетът е разрешил кредити или чрез символичен запис (p.m.).
2. Бюджетните кредити, които съответстват на целевите приходи, могат да се прехвърлят, само ако се използват за целите, за които са отпуснати.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 25
1. Бюджетните кредити се усвояват в съответствие с принципа на добро финансово управление, което означава в съответствие с принципа на икономия, ефективност и ефикасност.
2. Принципът на икономия изисква ресурсите, използвани от съответния орган на Общностите за извършване на неговата дейност, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и на най-добрата цена.
Принципът на ефективността се отнася до оптималното съотношение между използваните средства и постигнатите резултати.
Принципът на ефикасността се отнася до постигането на конкретните цели и реализацията на планираните резултати.
3. За всички финансирани от бюджета дейности се определят конкретни, измерими, постижими, уместни и определени във времето цели. Постигането на целите се следи по показатели за резултатите по всяка дейност и директорът представя съответната информация на управителния съвет. Настоящата информация се представя годишно и най-късно в документацията към предварителния проектобюджет.
4. За подобряване на процеса на вземане на решение органите на Общностите редовно извършват предварителна и последваща оценка на програмите или дейностите. Оценката се прилага за всички програми и дейности, при които има изразходване на значителни средства, като резултатите от оценката се представят на управителния съвет.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 26
1. Бюджетът се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Бюджетът и коригиращите бюджети след окончателното им приемане се обнародват в Официален вестник на Европейските общности в срок от два месеца след тяхното приемане.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета
Член 27
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт на съответния орган на Общностите.
2. В съответствие с учредителния акт органът на Общностите представя пред Комисията прогнози за своите приходи и разходи, както и залегналите в основата им общи насоки за работа заедно с работната програма не по-късно от 31 март всяка година.
3. Прогнозите за приходите и разходите на органа на Общностите включват:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочни длъжности в рамките на отпуснатите бюджетни кредити по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за постигнатото по всички предварително определени цели за различните дейности, както и по новите цели, измерено чрез показатели; резултатите от оценката се съгласуват и посочват като доказателство за евентуалните предимства на предложеното изменение на бюджета.
4. Като част от процедурата за приемане на общия бюджет, Комисията представя тези прогнози на органа на Общностите пред бюджетния орган и предлага размера на субсидията за съответния орган на Общностите, както и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа.
5. Бюджетният орган приема щатното разписание на органа на Общностите и всички последващи изменения в съответствие с член 32, параграф 1.
6. Бюджетът и щатното разписание се приемат от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на общия бюджет, който определя размера на субсидията и щатното разписание, като при необходимост бюджетът и щатното разписание съответно се коригират.
Член 28
Всяко изменение в бюджета, включително щатното разписание, се отразяват в коригиращия бюджет, който се приема по същата процедура, както първоначалния, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 27.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета
Член 29
Бюджетът включва приходна и разходна част.
Член 30
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на агенцията, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Общностите и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 31
Бюджетът съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозите за приходите на органа на Общностите за въпросната финансова година;
б)
прогнозираните приходи за предходната финансова година и приходите за година n - 2;
в)
съответните бележки по всеки ред от приходната част;
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити по задължения и за плащания за съответната финансова година;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година, както и поетите задължения за извършване на разход и платените разходи за година n - 2;
в)
обобщен разчет за плащанията с падеж през следващите финансови години в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответните бележки по всеки подраздел.
Член 32
1. Посоченото в член 27 щатно разписание посочва заедно с утвърдените за финансовата година щатни бройки утвърдените за предходната година щатни бройки и реално запълнените щатни бройки.
То представлява абсолютен лимит за съответния орган на Общностите; не могат да се извършват назначения над определения лимит.
Въпреки това с изключение на степени А1, А2 и А3 управителният съвет може да изменя щатното разписание с до 10 % от утвърдените щатни бройки при две условия:
а)
промяната не се отразява на размера на бюджетните кредити за разходи за персонал за цялата финансова година;
б)
не се надхвърля лимитът за щатните бройки по утвърденото щатно разписание.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея последствията от работата на непълен щат, утвърдена от назначаващия орган в съответствие с Правилника за персонала, може да се неутрализира с други назначения.
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 33
Директорът изпълнява функциите на счетоводител. Той изпълнява приходната и разходната част на бюджета в съответствие с финансовите правила на съответния орган на Общностите на собствена отговорност и в рамките на отпуснатите бюджетни кредити.
Член 34
1. Директорът може да делегира своите правомощия по изпълнението на бюджета на служители на съответния орган на Общностите, до които се отнасят регламентите и правилата за длъжностните лица и останалите служители на Европейските общности (наричани по-долу „Правилник за персонала“) в съответствие с посочените във финансовата регламентация условия по смисъла на член 185 от Общия финансов регламент, които се приемат от управителния съвет. Оправомощените лица могат да действат само в рамките на изрично делегираните им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред да пределегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 99. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 35
1. Забранява се на всички финансови участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял да предприемат всякакви мерки за изпълнение на бюджета, които могат да поставят собствените им интереси в конфликт с интересите на съответния орган на Общностите. При възникване на подобен случай съответният субект следва да се въздържи от такива мерки и да отнесе случая до компетентния орган.
2. Конфликт на интереси възниква, когато безпристрастното и обективното изпълнение на функциите на участник в изпълнението на бюджета или на вътрешен одитор се компрометира поради семейни причини, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономическите интереси или други общи интереси с бенефициера.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния член на персонала. Ако членът на персонала е самият директор, компетентният орган е управителният съвет.
Член 36
1. Бюджетът се изпълнява от директора в отделите под негово/нейно ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват по договор на лица или организации от частния сектор, когато това е неизбежно.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 37
Функциите на финансов ръководител и счетоводител са разграничени и несъвместими една с друга.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 38
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципите на доброто финансово управление и за гарантираното спазване на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За изпълнението на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поема бюджетни и правни задължения, утвърждава разходи, разрешава плащания и извършва предварителните действия за това изпълнение на бюджетните кредити.
3. Изпълнението на приходите включва изготвянето на прогнози за вземанията, установяването на вземанията , и издаването на нареждания за тяхното събиране. В него при необходимост се включва и отказът от събиране на установените вземания.
4. В съответствие с минималните стандарти, приети от управителния съвет на основата на равностойните стандарти, които Комисията определя за собствените си отдели, и с оглед на рисковете във връзка с управленската среда и характера на финансираните дейности разпоредителят с бюджетни кредити създава организационната структура, както и вътрешните системи и процедури за управление и контрол, които са най-подходящи за изпълнението на неговите задължения, включително при необходимост последващи проверки.
Разпоредителят с бюджетни кредити създава в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата/нейната дейност.
5. Преди одобряването на дадена операция оперативните и финансовите аспекти се проверяват от служители, различни от служителя, инициирал съответната операция. Инициирането, предварителната проверка и последващата проверка са отделни функции.
6. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва разходно-оправдателната документация във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
Член 39
1. Посоченото в член 38, параграф 5 иницииране на дадена операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета от отговорните разпоредители с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
2. Предварителната проверка на операцията, както е посочена в член 38, параграф 5, означава всички предварителни проверки, организирани от отговорния разпоредителят с бюджетни кредити с оглед на проверката на оперативните и финансовите аспекти.
3. Всяка операция подлежи на поне една проверка ex ante. Целта на настоящата проверка е да установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие със съответните разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 25.
4. Целта на предварителната проверка на документите и, когато е необходимо - на място, е да се провери дали финансираните от бюджета операции са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в параграф 3. Проверките могат да бъдат извършени на извадкова основа чрез анализ на риска.
5. Длъжностните лица или останалите служители, които отговарят за проверките, посочени в параграфи 2 и 4, са различни от онези, които изпълняват задачите, посочени в параграф 1, и не са техни подчинени.
6. Всички служители, които отговарят за контрола върху управлението на финансовите операции, трябва да притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Общностите, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 40
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва пред управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на годишен отчет за дейността (наричан по-долу „отчет на разпоредителя с бюджетни кредити“) заедно с финансовата и управленската информация. Този отчет посочва резултатите от дейността с оглед поставените цели, свързаните с дейността рискове, усвояването на наличните ресурси и начина на функциониране на системата за вътрешен контрол. Вътрешният одитор по смисъла на член 71 се запознава с годишния отчет за дейността и останалите определени информационни компоненти.
2. Управителният съвет представя на бюджетните органи и на Сметната палата анализ и оценка на годишния отчет на разпоредителя с бюджетни кредити за предходната финансова година не по-късно от 15 юни всяка година. Настоящият анализ и оценка се включват в годишния отчет на съответния орган на Общностите в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
Член 41
Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола върху сделките, смята, че дадено решение, което прекият му ръководител изисква да изпълни или да даде съгласието си, е нередно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на задължителните за служителя професионални правила, той е длъжен да информира директора в писмена форма и ако последният не предприеме действия в разумен срок, служителят уведомява инстанцията, посочена в член 47, параграф 4 и управителния съвет. При незаконна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интересите на Общностите, служителят информира посочените в приложимото законодателство власти и органи.
Член 42
При делегиране и пределегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 34 към вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 38, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 43
1. Управителният съвет назначава счетоводител съгласно Правилника за персонала, който отговаря в съответния орган на Общностите за:
а)
правилното извършване на плащанията, събиране на приходите и възстановяване на установените вземания;
б)
подготовката и представянето на отчетите в съответствие с дял VII;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял VII
г)
изпълнението в съответствие с дял VII на счетоводните правила и методи, както и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и, когато е необходимо - на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация;
е)
управлението на касата.
2. Счетоводителят получава от разпоредителя с бюджетни кредити , който гарантира достоверността, цялата необходима информация за съставянето на сметките, които дават вярна представа за активите на съответния орган на Общностите и изпълнението на неговия бюджет.
3. При условията на параграф 4 от настоящия член и член 44, счетоводителят е единственият служител , упълномощен да се разпорежда с паричните средства и останалите активи. Той отговаря за тяхното съхранение.
4. Счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени съобразно Правилника за персонала, когато това е наложително, с оглед изпълнението на своите задължения.
5. Актът за оправомощаване установява възложените на оправомощения служител функции, както и неговите права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 44
Когато изплащането на малки суми и събирането на другите приходи, посочени в член 5, се окажат наложителни, могат да бъдат открити сметки за авансови средства, захранвани от счетоводителя, като отговорни за тях са определените от счетоводителя администратори на авансови средства.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не може да надхвърля сума, която се определя от съответния орган на Общностите за всеки разход или приход.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 45
1. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни мерки, правомощията на оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттеглени временно или окончателно от оправомощилия ги орган.
Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни действия, управителният съвет може по всяко време да отстрани временно или окончателно счетоводителя от задълженията му. Управителният съвет назначава изпълняващ длъжността счетоводител.
3. Без да се засяга правото да се предприемат дисциплинарни мерки, счетоводителят може по всяко време да отстрани временно или окончателно администраторите на финансови средства от техните задължения.
Член 46
1. Разпоредбите на настоящата глава не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от разпоредителите с бюджетни кредити или лицата, посочени в член 45, съгласно приложимото национално законодателство и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Общностите и за противодействие на корупцията сред длъжностните лица на Общностите или на длъжностните лица на държавите-членки.
2. Всеки оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност съгласно Правилника за персонала, без да се засягат разпоредбите на членове 47, 48 и 49. При незаконна дейност, измама или корупция, които могат да навредят на интересите на Общностите, въпросът се отнася до определените в приложимото законодателство власти и органи.
Раздел 2
Приложими правила за оправомощени и вторично оправомощени разпоредители с бюджетни кредити
Член 47
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно Правилника за персонала. Съответно от него/нея може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от Общностите щети в резултат на сериозно нарушение от негова страна в изпълнение на служебните си задължения или във връзка с тях, и по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити установи вземания, издаде нареждане за събиране на вземания, поеме задължение за разход или подпише платежно нареждане, без да се съобразява с настоящия Финансов регламент или правилата за неговото прилагане.
Същото се прилага в случаите, когато поради сериозно нарушение разпоредителят с бюджетни кредити не състави документ за установяване на вземане, не издаде нареждане за събиране на вземания или неоснователно го забави, не издаде платежно нареждане или неоснователно го забави, като по такъв начин изложи ведомството на риск от търсене на гражданска отговорност по исков ред от трети страни.
2. Ако смята, че дадено решение в кръга на неговите отговорности е нередно или противоречи на принципите на добро финансово управление, оправомощеният или вторично оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити писмено информира оправомощилия го орган. Ако в резултат на това оправомощилият го орган даде мотивирани писмени указания оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредитида изпълни съответното решение, той е длъжен да го изпълни и не може да му бъде търсена отговорност за това.
3. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора наоправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
4. Инстанцията, съставена от Комисията за проверка на финансови нередности и техните последствия, ако има такива, в съответствие с член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент, следва да може да упражнява същите правомощия по отношение на органа на Общностите, каквито има по отношение на отделите на Комисията, ако управителният съвет вземе такова решение.
Ако не вземе такова решение, управителният съвет създава функционално независима инстанция, която е специализирана в тази област.
На основата на становището на инстанцията директорът взема решение, дали да започне дисциплинарно или имуществено производство. Ако инстанцията установи наличието на проблеми в системата, тя представя доклад с препоръки пред разпоредителя с бюджетни кредити и пред вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, инстанцията го представя пред управителния съвет и вътрешния одитор на Комисията.
5. От всеки член на персонала може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от Общностите щети в резултат на сериозно нарушение от негова страна в хода на изпълнението на служебните му задължения или във връзка с тях.
Назначаващият орган взема обосновано решение след изпълнение на формалностите, установени в Правилника за персонала, във връзка с дисциплинарните въпроси.
Раздел 3
Приложими правила за счетоводители и администратори на авансови средства
Член 48
Счетоводителят може да носи дисциплинарна или имуществена отговорност , както е установено в Правилника за персонала, и по-специално, когато:
а)
губи или поврежда поверените му парични средства, активи и документи или причинява загуба или повреда по небрежност;
б)
променя банкови сметки или пощенски джиро сметки, без да е уведомил предварително разпоредителя с бюджетни;
в)
събира вземания или изплаща суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране на вземания или платежни нареждания;
г)
не събира дължимите приходи.
Член 49
Администраторът на авансови средства може да носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е установено в Правилника за персонала, по-специално, когато:
а)
губи или поврежда поверените му парични средства, активи и документи или причинява загуба или повреда по небрежност;
б)
не е в състояние да представи разходно-оправдателни документи за извършените от него плащания;
в)
изплаща суми на лица, които нямат право да ги получат;
г)
не събира дължимите приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 50
Органите на Общностите представят на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на субсидията от Общностите заедно с прогноза за паричните потоци при условия и периодичност, договорени с Комисията.
Член 51
Изплатените на органите на Общностите средства от Комисията във формата на субсидия са лихвоносни в полза на общия бюджет.
Раздел 2
Прогноза за вземанията
Член 52
Всяка мярка или ситуация, която би могла да породи или промени дължима на съответния орган на Общностите сума е обект на първоначална прогноза за вземанията, извършена от разпоредителя с бюджетни кредити.
Раздел 3
Установяване на вземанията
Член 53
1. Установяването на вземанията е актът, чрез който разпоредителят с бюджетни кредити или оправомощеният разпоредител с бюджетни кредити:
а)
проверява дали задължението съществува;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, при които сумата е дължима.
2. Всяко вземане, определено като безспорно, ликвидно и изискуемо, трябва да бъде установено чрез нареждане за събиране, дадено на счетоводителя за изпълнение заедно с дебитно известие, което се изпраща на длъжника. Двата документа се съставят и изпращат от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Без да се засягат разпоредбите на приложимите правила, договори или споразумения, всяко посочено в дебитното известие просрочено задължение е лихвоносно в съответствие с подробни правила за изпълнение на Общия финансов регламент.
4. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да бъдат предмет на временен разчет.
Временният разчет обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно.
Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временните разчети, за да ги приведе в съответствие с фактически установените вземания.
Раздел 4
Разрешаване на събирането на вземания
Член 54
Разрешаване на събирането на вземания е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити дава указания на счетоводителя чрез нареждане за събиране на вземания да събере вземането, което е установил.
Раздел 5
Събиране на вземания
Член 55
1. Неправилно изплатените суми се възстановяват.
2. Счетоводителят предприема мерки за изпълнение на нарежданията за събиране на надлежно установените от разпоредителя с бюджетни кредити или от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.вземания. Той добросъвестно проверява дали съответният орган на Общностите получава приходите си и се грижи за запазването на неговите права.
3. Когато възнамерява да се откаже от събирането на установено вземане, отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че отказът е правомерен и съответства на принципа на добро финансово управление.
Отказът се основава на мотивирано решение на разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити няма право да делегира вземането на това решение.
Решението за отказ посочва какви действия са предприети за осигуряване на събирането и правните и фактическите си основания.
4. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити отменя установено вземане, когато разкриването на грешка във връзка с правните и фактическите основания посочва, че сумата не е установена правилно. Отмяната се основава на решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити със съответните мотиви.
5. Отговорният разпоредител с бюджетни кредити коригира размера на установеното вземане в посока увеличение или намаление, когато откриването на фактическа грешка води до промяна в размера на задължението, при условие че корекцията не води до загуба на правото на вземане в полза на органа на Общностите. Такава корекция се основава на решение на отговорния разпоредител с бюджетни кредити със съответните мотиви.
Член 56
1. При фактическото събиране на вземане счетоводителят прави запис в сметките и информира отговорният разпоредител с бюджетни кредити.
2. За всички плащания в брой до счетоводителя се издава разписка.
Член 57
1. Ако не е извършено възстановяване на задължение в срока, посочен в дебитното известие, счетоводителят информира отговорния разпоредител с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за събиране чрез всички законни средства включително при необходимост чрез прихващане или, ако това не е възможно, чрез принудително изпълнение.
2. Счетоводителят събира чрез прихващане и в точно установения размер вземанията на органа на Общностите спрямо даден длъжник, когато последният има сигурно, ликвидно и изискуемо вземане спрямо органа на Общностите, при условие че прихващането е правомерно.
Член 58
Счетоводителят в сътрудничество с отговорният разпоредител с бюджетни кредити може да удължи срока за плащане само по писмена надлежно мотивирана молба от длъжника при следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да плаща лихва в размера, предвиден в подробните правила за изпълнението на Общия финансов регламент за целия период на удължаването, считано от датата на първоначалния падеж;
б)
за да се гарантират правата на съответния орган на Общностите, длъжникът предоставя финансова гаранция, която включва както главницата, така и лихвите.
Раздел 6
Конкретни разпоредби във връзка с таксите
Член 59
1. Когато даден орган на Общностите събира таксите, посочени в член 5, буква а), в началото на всяка финансова година се правят общи предварителни прогнози за постъпленията от такива такси.
2. Като общо правило органът на Общностите предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след заплащане на дължимите такси в пълен размер.
3. Когато по изключение е предоставена услуги без предварително заплащане на дължимите такси, се прилагат разпоредбите на раздели 3, 4 и 5 от настоящата глава.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 60
1. За всеки разход се поема задължение, той се, утвърждава, разрешава и плаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Работната програма на съответния орган на Общностите е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че те са ясно формулирани и са точно посочени приложените критерии.
4. Административните кредити могат да бъдат усвоени без предварително решение за финансиране.
Раздел 1
Поемане на задължение за плащане
Член 61
1. Бюджетно задължение е операцията, чрез която се заделят необходимите кредити за покриване на последващи плащания в изпълнение на правно задължение.
2. Правно задължение е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити поема или установява задължение, което води до дебитиране на бюджета.
3. Бюджетно задължение е индивидуално, когато бенефициерът и размерът на разхода са известни.
4. Бюджетно задължение е глобално, когато поне един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, все още не е известен.
5. Бюджетно задължение е временно, когато цели да покрие обичайни административни разходи и размерът или крайните бенефициери все още не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се реализира или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
Член 62
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета, отговорният разпоредител с бюджетни кредити може първо да поеме бюджетно задължение преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Индивидуалните правни задължения във връзка с индивидуални или временни бюджетни задължения се поемат до 31 декември на година n.
В края на периодите, посочени в първа алинея, за салдото, непокрито от правно задължение от тези бюджетни задължения, се отменя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Поетите правни задължения за дейности с продължителност над една финансова година и съответните бюджетни задължения, освен при разходи за персонала, имат крайна дата за изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички неизпълнени части на тези задължения в срок от шест месеца след посочената крайна дата, се отменят в съответствие с член 11.
Член 63
При поемането на бюджетно задължение отговорният разпоредител с бюджетни кредити се уверява, че:
а)
разходът е отнесен правилно към съответния бюджетен ред;
б)
има налични бюджетни кредити;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовата регламентация на всеки орган на Общностите и всички приети на тяхната основа актове;
г)
принципът на добро финансово управление е спазен.
Раздел 2
Утвърждаване на разход
Член 64
Утвърждаване на разход е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити:
а)
проверява съществуването на право на кредитора;
б)
проверява условията, при които плащането е дължимо;
в)
определя или проверява действителността и размера на задължението.
Член 65
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателната документация, която удостоверява правото на кредитора на основата на установяването на фактически извършени услуги, доставки или работи или на основата на други документи, които обосновават плащането.
2. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
3. Ако системата не е компютъризирана, резолюцията „прието за плащане“ е във формата на печат с подписа на отговорния разпоредител с бюджетни кредити. Ако системата е компютъризирана, резолюцията „прието за плащане“ е под формата на проверка с личната парола на отговорния разпоредител с бюджетни кредити.
Раздел 3
Разрешаване на разход
Член 66
1. Разрешаване на разход е актът, чрез който отговорният разпоредител с бюджетни кредити чрез издаването на платежно нареждане дава указания на счетоводителя да плати разход, който той е утвърдил.
2. Платежното нареждане е с дата и подпис на отговорния разпоредител с бюджетни кредити и се изпраща на счетоводителя. Оправдателната документация се съхранява от отговорния разпоредител с бюджетни кредити в съответствие с член 38, параграф 6.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 90, параграф 1.
Раздел 4
Плащане на разход
Член 67
1. Плащането се извършва при представяне на доказателства, че съответното действие е извършено в съответствие с разпоредбите на основния акт по смисъла на член 49 от Общия финансов регламент, на договора или на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства, като обхваща някоя от следните операции:
а)
плащане на цялото задължение;
б)
плащане на задължението по някой от следните начини:
i)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко вноски;
ii)
едно или повече междинни плащания;
iii)
окончателно плащане на задължението.
Предварителното финансиране се приспада при извършването на междинните плащания.
Цялото предварително финансиране и междинните плащания се приспадат при окончателното плащане.
2. Счетоводната отчетност разграничава различните видове плащания, посочени в параграф 1, към датата на тяхното извършване.
Член 68
Плащането на разходите се извършва от счетоводител в рамките на наличните средства.
Раздел 5
Срокове за разходните операции
Член 69
Утвърждаването, разрешаването и плащането на разходите трябва да се реализират в сроковете, посочени в подробни правила за прилагането на Общия финансов регламент и съобразени с неговите разпоредби.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 70
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите могат да се подписват чрез компютъризирана или електронна процедура.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 71
1. Органите на Общностите разполагат с функция за вътрешен одит, който трябва да се провежда в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Без да се засяга член 38, параграф 4, вътрешният одитор на Общностите упражнява същите правомощия по отношение на органите на Общностите, както и по отношение на отделите на Комисията.
Член 72
1. Вътрешният одитор консултира органите на Общностите по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
Той преценява:
а)
целесъобразността и ефективността на вътрешните системи за управление и работата на отделите по изпълнение на програми и действия във връзка със съответните рискове; и
б)
целесъобразността и качеството на системите за вътрешен контрол, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета.
2. Вътрешният одитор изпълнява задълженията си по отношение на всички дейности и отдели на органите на Общностите. Той има пълен и безпрепятствен достъп до цялата информация, необходима за изпълнението на неговите задължения.
3. Вътрешният одитор докладва на управителния съвет и на директора за своите изводи и препоръки. Те гарантират, че са предприети действия по препоръките, направени в резултат на одита.
4. Вътрешният одитор представя на органите на Общностите годишен доклад за вътрешния одит, в който се посочват, по-конкретно, броят и видът на извършените вътрешни одити, направените препоръки и предприетите по тези препоръки действия. В годишния доклад се посочват също така и евентуалните системни проблеми, разкрити от специализираната инстанция, създадена съгласно член 66, параграф 4 от Общия финансов регламент.
5. Всяка година органът на Общностите изпраща на органа, който отговаря за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета и на Комисията, доклад от директора, който обобщава броя и вида на извършените от вътрешния одитор проверки, направените препоръки и предприетите по тези препоръки действия.
Член 73
Отговорността на вътрешния одитор за действията, предприети при изпълнението на неговите задължения, се определя съгласно член 87 от Общия финансов регламент.
ДЯЛ V
ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 74
По отношение на обществените поръчки се прилагат разпоредбите на Общия финансов регламент и подробните правила за неговото прилагане.
ДЯЛ VI
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА, ОТПУСКАНИ ОТ ОРГАНИТЕ НА ОБЩНОСТИТЕ
Член 75
Когато даден орган на Общностите има право да отпуска безвъзмездни средства в съответствие със своя учредителен акт, се прилагат разпоредбите на Общия финансов регламент и подробните правила за неговото прилагане.
ДЯЛ VII
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 76
Годишните отчети на органа на Общностите включват:
а)
финансов отчет на съответния орган на Общностите;
б)
отчет за изпълнението на бюджета на съответния орган на Общностите.
Отчетите на органа на Общностите се придружават от доклад за бюджетното и финансовото управление през годината.
Член 77
Отчетите трябва да бъдат редовни, добросъвестни и пълни и да дават вярна и обективна представа:
а)
по отношение на финансовите отчети, за активите и пасивите, тежестите и приходите, вземанията и задълженията, които не са представени като активи или пасиви, и паричните потоци;
б)
по отношение на докладите за изпълнението на бюджета, за приходните и разходните операции.
Член 78
Финансовият отчет се съставя в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, посочени в подробните правила за изпълнение на Общия финансов регламент, а именно:
а)
действащо предприятие;
б)
предпазливост;
в)
последователност на счетоводните методи;
г)
съпоставимост на информацията;
д)
същественост;
е)
компенсиране;
ж)
предимство на съдържанието пред формата;
з)
текущо начисляване.
Член 79
1. В съответствие с принципа на текущо начисляване финансовият отчет отразява разходите и приходите за финансовата година независимо от датата на плащане или събиране.
2. Стойността на активите и пасивите се определя съгласно правилата за оценка, определени в счетоводните методи съгласно член 132 от Общия финансов регламент.
Член 80
1. Финансовият отчет се деноминира в еуро и включва:
а)
счетоводния баланс и отчета за стопанския резултат, които представят активите и пасивите, финансовото състояние и стопанския резултат към 31 декември предходната година; те се представят в съответствие със структурата, установена в директивата на Съвета относно годишните отчети на някои видове дружества, като същевременно се отчитат особеностите на дейността на органите на Общностите;
б)
таблица за паричните потоци, в която се представят събраните и изплатените суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчет за промените в собствения капитал, в който подробно се представя увеличението или намалението по всяка капиталова сметка през годината.
2. Приложението към финансовия отчет допълва и изяснява данните, представени в отчетите, посочени в параграф 1, като предоставя цялата допълнителна информация, която се изисква според международно приетата счетоводна практика, когато тя се отнася до дейността на органите на Общностите.
Член 81
Отчетът за изпълнението на бюджета се деноминира в еуро. Той включва:
а)
отчет за резултата от изпълнението на бюджета, който представя всички бюджетни операции през годината от гледна точка на приходите и разходите; структурата на тяхното представяне е същата както в самия бюджет;
б)
приложението към отчета за резултата от изпълнението на бюджета, което допълва и изяснява представените в отчета данни.
Член 82
Счетоводителят представя на счетоводителя на Комисията до 1 март на следващата година временните отчети заедно с доклада за бюджетното и финансовото управление през годината съгласно член 76, параграф 7 от настоящия регламент, така че счетоводителят на Комисията да може да консолидира сметките, както е предвидено в член 128 от Общия финансов регламент.
Член 83
1. Съгласно член 129, параграф 1 от Общия финансов регламент Сметната палата не по-късно от 15 юни представя своите съображения върху временните отчети на всяка институция и всеки орган, посочени в член 185 от Общия финансов регламент.
2. След като получи съображенията на Сметната палата по временните отчети на съответния орган на Общностите, директорът изготвя окончателните отчети на органа на Общностите, за което той носи отговорност, и ги представя на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Директорът изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета най-късно до 1 юли на следващата година.
4. Окончателните отчети на органите на Общностите се обнародват в Официален вестник на Европейските общности на 31 октомври на следващата финансова година.
5. Директорът предоставя на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември.
ГЛАВА 2
Счетоводна отчетност
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 84
1. Системата на счетоводна отчетност на органите на Общностите е системата, която служи за организиране на бюджетната и финансовата информация по такъв начин, че числовите данни да бъдат отнесени, класифицирани и записани.
2. Сметките биват общи и бюджетни. Тези сметки се водят в еуро на основа на календарна година.
3. Числовите данни в общите и бюджетните сметки се приемат в края на бюджетната година, така че да се съставят отчетите, посочени в глава 1.
4. Независимо от параграфи 2 и 3, разпоредителят с бюджетни кредити може да води аналитични сметки.
Член 85
Счетоводните правила и методи и хармонизираният сметкоплан, които се прилагат от органите на Общностите, се приемат от счетоводителя на Комисията съгласно член 133 от Общия финансов регламент.
Раздел 2
Общи сметки
Член 86
Общите сметки се отразяват в хронологичен ред според метода на двустранното счетоводно записване на всички събития и операции, които имат влияние върху икономическото и финансовото състояние, активите и пасивите на органите на Общностите.
Член 87
1. оборотите по сметките, както и салдата се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания включително счетоводните корекции се основават на оправдателни документи, на които те се позовават.
3. Системата на счетоводна отчетност трябва да осигурява проследяване нат всички счетоводни записвания.
Член 88
След приключване на бюджетната година и до датата на представяне на окончателните отчети, счетоводителят на съответния орган на Общностите извършва корекции, които, без да бъдат свързани с плащане или инкасиране, отнесени към финансовата година, са необходими за съставяне на достоверна и точна представа за тези отчети.
Раздел 3
Бюджетни сметки
Член 89
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета.
2. По смисъла на параграф 1 бюджетните сметки отразяват всички бюджетни приходни и разходни операции, посочени в дял IV от настоящия регламент.
ГЛАВА 3
Инвентарен опис
Член 90
1. Органите на Общностите съхраняват инвентарен опис, който отразява количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи, които представляват имуществото на Общностите, в съответствие с модела, съставен от счетоводителя на Комисията.
Органите на Общностите проверяват, дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на движимо имущество се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ VIII
ВЪНШЕН ОДИТ И ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Външен одит
Член 91
Сметната палата проверява отчетите на органите на Общностите съгласно член 248 от Договора за създаване на Европейската общност.
Член 92
1. Органите на Общностите изпращат на Сметната палата бюджета, приет в окончателния му вид. Те информират Сметната палата във възможно най-кратък срок за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
2. Органите на Общностите изпращат на Сметната палата приетите от тях вътрешни финансови правила.
3. Сметната палата се информира за назначаването на разпоредители с бюджетни кредити, счетоводители и администратори на авансови средства, както и за решенията за оправомощаване съгласно член 34, член 43, параграфи 1 и 4 и член 44.
Член 93
Проверката от Сметната палата се извършва съгласно членове 139-144 от Общия финансов регламент.
ГЛАВА 2
Освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
Член 94
1. Европейският парламент по препоръка на Съвета до 30 април на година n + 2 освобождават директора от отгворност във връзка с изпълнението на бюджета за година n.
2. Ако не може да бъде спазен срокът по параграф 1, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. Ако Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът полага всички усилия да предприеме мерки в най-кратки срокове, за да премахне или да улесни премахването на пречките за вземане на това решение.
Член 95
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на съответния орган на Общностите, полученото салдо, както и активите и пасивите на органа на Общностите според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, Европейският парламент, след Съвета, също проверява счетоводната отчетност, отчетите и финансовия отчет на органите на Общностите. Той проверява освен това годишния доклад на Сметната палата заедно с отговорите на директора на съответния орган на Общностите, евентуалните специални доклади от Сметната палата по отношение на съответната финансова година и декларацията на Сметната палата за достоверността и точността на отчетите и законосъобразността и правилността на извършените операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент по искане на последния по същия начин, който е предвиден в член 146, параграф 3 от Общия финансов регламент, цялата необходима информация за безпрепятственото протичане на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за съответната година.
Член 96
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по приложените към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета бележки.
2. По молба на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези съображения и бележки. Той изпраща препис от доклада на Комисията и на Сметната палата.
ДЯЛ IХ
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 97
Сроковете, посочени в член 83, се прилагат за пръв път по отношение на бюджетната 2005 година.
За предходните години сроковете са:
а)
15 септември за член 83, параграф 3;
б)
30 ноември за член 83, параграф 4;
в)
31 октомври за член 83, параграф 5.
Член 98
Европейският парламент, Съветът и Комисията са оправомощени да получат необходимата информация или обяснения във връзка с бюджетните въпроси в съответната си област на компетентност.
Член 99
Доколкото е необходимо, управителният съвет по предложение на директора приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на съответния орган на Общностите.
Член 100
След влизането в сила на настоящия регламент всички органи, посочени в член 185 от Общия финансов регламент, приемат нов финансов регламент с оглед на влизането му в сила на 1 януари 2003 г. или във всички случаи в рамките на шест месеца след датата, на която попадат в обхвата на посочения член 185 след получаването на субсидията за сметка на общия бюджет.
Член 101
Настоящият регламент влиза в сила в деня след обнародването му в Официален вестник на Европейските общности.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 23 декември 2002 година.
Règlement (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Commission
du 23 décembre 2002
portant règlement financier-cadre des organismes visés à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes
TABLE DES MATIÈRES
TABLE
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes(1), et notamment son article 185, paragraphe 1,
vu l'avis du Parlement européen(2),
vu l'avis du Conseil(3),
vu l'avis de la Cour des comptes(4),
considérant ce qui suit:
(1) Des organismes communautaires institués pour assumer la charge de certaines interventions communautaires, ont été dotés de la personnalité juridique et, par voie de conséquence, d'un budget propre encadré par une réglementation financière spécifique.
(2) Afin de garantir une certaine homogénéité de cette réglementation par rapport au règlement (CE, Euratom) n°1605/2002 (ci-après dénommé "le règlement financier général") et en application des dispositions de l'article 185, paragraphe 1, de celui-ci, le présent règlement financier-cadre doit fixer les règles qui encadrent l'établissement, l'exécution et le contrôle du budget desdits organismes communautaires qui reçoivent effectivement une subvention à la charge du budget communautaire (ci-après dénommés "organismes communautaires"). C'est à partir de ce règlement financier cadre que ces organismes adopteront chacun leur propre réglementation financière, qui sera susceptible, comme l'indique l'article 185 susvisé, de s'écarter du règlement financier-cadre en fonction des spécificités de gestion de ces organismes, mais avec l'accord de la Commission.
(3) Comme le règlement financier général, le présent règlement financier-cadre se limite à l'énonciation des grands principes et règles de base régissant l'ensemble du domaine budgétaire concerné, tandis que des dispositions d'application pourront être ensuite adoptées par ces organismes, de manière à améliorer ainsi la lisibilité de leur réglementation financière.
(4) En vue de l'établissement et de l'exécution du budget, il convient de réaffirmer le respect des quatre principes fondamentaux du droit budgétaire (unité, universalité, spécialité et annualité) ainsi que les principes de vérité budgétaire, d'équilibre, d'unité de compte, de bonne gestion financière et de transparence.
(5) Il est nécessaire de définir les compétences et les responsabilités du comptable, de l'auditeur interne et des ordonnateurs. La responsabilité de ceux-ci est totale en ce qui concerne l'ensemble des opérations de recettes et de dépenses effectuées sous leur autorité, opérations dont ils doivent rendre compte, y compris, le cas échéant, dans le cadre des procédures disciplinaires.
(6) À l'instar des institutions, ces organismes communautaires ne doivent pas pouvoir souscrire des emprunts, conformément à l'article 14 du règlement financier général.
(7) La fonction d'audit interne au sein des organismes communautaires doit être assurée par l'auditeur interne de la Commission, rendu ainsi garant de la cohérence d'ensemble du dispositif et des méthodes de travail, selon l'article 185, paragraphe 3, du règlement financier général.
(8) Le calendrier d'établissement du budget, de reddition des comptes et de décharge doit être aligné sur les dispositions équivalentes du règlement financier général et l'autorité de décharge des organismes communautaires est désormais la même que pour le budget général (article 185, paragraphe 2, du règlement financier général).
(9) Les règles comptables appliquées par les organismes communautaires doivent permettre une consolidation avec les comptes des institutions et, pour cela, être arrêtées par le comptable de la Commission conformément à l'article 133 du nouveau règlement financier général.
(10) Selon l'article 46 du règlement financier général, le tableau des effectifs doit être soumis désormais à l'approbation de l'autorité budgétaire.
(11) Il est opportun que l'instance visée à l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier général, mise en place par la Commission pour apprécier les irrégularités, puisse être également celle à laquelle chaque organisme ait recours de manière à ce qu'une même appréciation soit portée sur des comportements identiques.
(12) Les organismes communautaires, notamment parce qu'ils reçoivent une subvention à la charge du budget communautaire, doivent respecter strictement les mêmes exigences que les institutions en matière de marchés publics et de subventions octroyées, dans la mesure où celles-ci sont autorisées par les actes constitutifs de ces organismes; il suffit à cet égard de renvoyer aux dispositions pertinentes du règlement financier général.
(13) À l'instar des institutions, les organismes communautaires ne peuvent, pour l'exécution des tâches qui leur sont confiées, faire appel à des entités extérieures de droit privé qu'en cas de nécessité, et uniquement pour des tâches n'impliquant ni mission de service public ni pouvoir discrétionnaire d'appréciation, afin de garantir la responsabilité de chaque organisme dans l'exécution de son budget et le respect des objectifs qui lui ont été assignés à sa création.
(14) Les organismes communautaires doivent appuyer leurs demandes de versement de la subvention communautaire par une prévision de trésorerie et les fonds versés par les Communautés au titre de cette subvention doivent porter intérêt au bénéfice des Communautés.
(15) Des dispositions spécifiques doivent organiser la perception des redevances et taxes, qui constituent une des ressources de ces organismes.
(16) Eu égard aux exigences réglementaires découlant des actes constitutifs des organismes communautaires, il convient d'adapter la procédure de reddition des comptes et de prévoir l'avis du conseil d'administration sur les comptes.
(17) La nouvelle structure budgétaire adoptée dans le règlement financier général doit être également utilisée par les organismes communautaires, dans la mesure où la nature de leurs activités le justifie.
(18) Les seules dispositions du règlement financier général devant figurer dans le présent règlement sont celles qui sont pertinentes pour les organismes communautaires.
En particulier, le présent règlement ne doit donc pas comprendre les dispositions concernant des domaines d'action étrangers aux organismes communautaires ni les modes d'exécution diversifiés traduisant le concept d'externalisation et l'information budgétaire à destination du Parlement européen et du Conseil. En outre, seules certaines recettes affectées du règlement financier général doivent être prises en considération et, enfin, la procédure pour les virements de crédit et pour l'établissement du budget doit être moins complexe et moins détaillée,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
TITRE I
OBJET
Article premier
Le présent règlement spécifie les règles essentielles dont la réglementation financière de chaque organisme communautaire ne peut s'écarter que si les exigences spécifiques de son fonctionnement le nécessitent et avec l'accord préalable de la Commission, conformément à l'article 185 du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 (ci-après dénommé "le règlement financier général").
Article 2
Aux fins du présent règlement, on entend par:
1) "organisme communautaire": tout organisme visé à l'article 185, paragraphe 1, du règlement financier général;
2) "conseil d'administration": l'organe principal de décision interne en matières financières et budgétaires de l'organisme communautaire, indépendamment de sa dénomination dans l'acte constitutif créant l'organisme communautaire;
3) "directeur": la personne en charge d'exécuter les décisions du conseil d'administration ainsi que le budget de l'organisme communautaire en tant qu'ordonnateur, indépendamment de sa dénomination dans l'acte constitutif de l'organisme communautaire;
4) "acte constitutif": l'acte de droit communautaire par lequel sont réglés les aspects essentiels relatifs à la création et au fonctionnement de l'organisme communautaire;
5) "autorité budgétaire": le Parlement européen et le Conseil de l'Union européenne.
TITRE II
LES PRINCIPES BUDGÉTAIRES
Article 3
Dans les conditions définies au présent règlement, l'établissement et l'exécution du budget de l'organisme communautaire (ci-après dénommé "le budget") respectent les principes d'unité et de vérité budgétaire, d'annualité, d'équilibre, d'unité de compte, d'universalité, de spécialité, de bonne gestion financière et de transparence.
CHAPITRE 1
Principe d'unité et de vérité budgétaire
Article 4
Le budget est l'acte qui prévoit et autorise, pour chaque exercice, l'ensemble des recettes et des dépenses estimées nécessaires de l'organisme communautaire.
Article 5
Le budget comprend:
a) des recettes propres comprenant toutes les redevances ou taxes que l'organisme communautaire est autorisé à percevoir en vertu des missions qui lui sont confiées ainsi que d'autres recettes éventuelles;
b) des recettes comprenant les contributions financières éventuelles des États membres qui accueillent l'organisme;
c) une subvention accordée par les Communautés européennes;
d) des recettes affectées en vue de financer des dépenses spécifiques selon l'article 19, paragraphe 1;
e) les dépenses de l'organisme communautaire, y compris les dépenses administratives.
Article 6
1. Aucune recette ni aucune dépense ne peut être effectuée autrement que par imputation à une ligne du budget.
2. Aucun crédit ne doit être inscrit au budget s'il ne correspond pas à une dépense estimée nécessaire.
3. Aucune dépense ne peut être engagée ni ordonnancée au-delà des crédits autorisés par le budget.
CHAPITRE 2
Principe d'annualité
Article 7
Les crédits inscrits au budget sont autorisés pour la durée d'un exercice budgétaire qui commence le 1er janvier et s'achève le 31 décembre.
Article 8
1. Le budget comporte des crédits dissociés et des crédits non dissociés qui donnent lieu à des crédits d'engagement et à des crédits de paiement.
2. Les crédits d'engagement couvrent le coût total des engagements juridiques souscrits pendant l'exercice en cours.
3. Les crédits de paiement couvrent les paiements qui découlent de l'exécution des engagements juridiques souscrits au cours de l'exercice et/ou des exercices antérieurs.
4. Les crédits administratifs sont des crédits non dissociés. Les dépenses de fonctionnement résultant de contrats couvrant des périodes dépassant la durée de l'exercice, soit conformément aux usages locaux, soit relatifs à la fourniture de matériel d'équipement, sont imputées au budget de l'exercice au cours duquel elles sont effectuées.
Article 9
1. Les recettes de l'organisme communautaire visées à l'article 5 sont prises en compte au titre d'un exercice sur la base des montants perçus au cours de l'exercice.
2. Les recettes de l'organisme communautaire ouvrent à la même hauteur des crédits de paiement.
3. Les crédits alloués au budget au titre d'un exercice ne peuvent être utilisés que pour couvrir les dépenses engagées et payées au cours de cet exercice ainsi que pour couvrir les montants dus au titre d'engagements qui remontent à des exercices antérieurs.
4. Les engagements de crédits sont comptabilisés sur la base des engagements juridiques effectués jusqu'au 31 décembre.
5. Les paiements sont comptabilisés au titre d'un exercice sur la base des paiements exécutés par le comptable au plus tard le 31 décembre de cet exercice.
Article 10
1. Les crédits non utilisés à la fin de l'exercice pour lequel ils ont été inscrits sont annulés.
Toutefois, ils peuvent faire l'objet d'une décision de report, limité au seul exercice suivant, prise par le conseil d'administration au plus tard le 15 février conformément aux dispositions des paragraphes 2 à 8.
2. Les crédits relatifs aux dépenses de personnel ne peuvent faire l'objet d'un report.
3. Pour les crédits d'engagement des crédits dissociés et les crédits non dissociés non encore engagés à la clôture de l'exercice, le report peut porter sur les montants correspondant aux crédits d'engagement pour lesquels la plupart des étapes préparatoires à l'acte d'engagement, à définir dans les modalités d'exécution du règlement financier de chaque organisme communautaire, sont achevées au 31 décembre; ces montants peuvent être engagés jusqu'au 31 mars de l'année suivante.
4. Pour les crédits de paiement des crédits dissociés, le report peut porter sur les montants nécessaires pour couvrir des engagements antérieurs ou liés à des crédits d'engagement reportés, lorsque les crédits prévus sur les lignes concernées au budget de l'exercice suivant ne permettent pas de couvrir les besoins. L'organisme communautaire utilise par priorité les crédits autorisés pour l'exercice en cours et n'a recours aux crédits reportés qu'après épuisement des premiers.
5. Les crédits non dissociés, correspondant à des obligations régulièrement contractées à la clôture de l'exercice, sont reportés de droit au seul exercice suivant.
6. Les crédits reportés non engagés au 31 mars de l'exercice n + 1 sont automatiquement annulés.
La comptabilité permet de distinguer les crédits ainsi reportés.
7. Les crédits disponibles au 31 décembre au titre de recettes affectées visées à l'article 19 font l'objet d'un report de droit.
Les crédits disponibles correspondant aux recettes affectées reportées doivent être utilisés en priorité.
Article 11
Les dégagements, à la suite de la non-exécution totale ou partielle des actions auxquelles les crédits ont été affectés, intervenant au cours des exercices ultérieurs par rapport à l'exercice pendant lequel ces crédits ont été engagés, donnent lieu à l'annulation des crédits correspondants.
Article 12
Les crédits figurant au budget peuvent être engagés avec effet au 1er janvier, dès que le budget devient définitif.
Article 13
1. Les dépenses de gestion courante peuvent faire, à partir du 15 novembre de chaque année, l'objet d'engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l'exercice suivant. Toutefois, ces engagements ne peuvent pas dépasser le quart des crédits figurant sur la ligne budgétaire correspondante pour l'exercice en cours. Ils ne peuvent pas porter sur des dépenses nouvelles dont le principe n'a pas encore été admis dans le dernier budget régulièrement arrêté.
2. Les dépenses qui, tels les loyers, doivent être effectuées par anticipation peuvent donner lieu à paiement à partir du 1er décembre à valoir sur les crédits prévus pour l'exercice suivant.
Article 14
1. Si le budget n'est pas arrêté à l'ouverture de l'exercice, les règles suivantes s'appliquent aux opérations d'engagement et de paiement relatives aux dépenses dont l'imputation sur une ligne budgétaire spécifique aurait été possible au titre de l'exécution du dernier budget régulièrement arrêté.
2. Les opérations d'engagement peuvent être effectuées par chapitre, dans la limite du quart de l'ensemble des crédits autorisés pour l'exercice précédent sur le chapitre en question, augmenté d'un douzième pour chaque mois écoulé.
Les opérations de paiement peuvent être effectuées mensuellement par chapitre dans la limite du douzième des crédits autorisés au chapitre en question pour l'exercice précédent.
La limite des crédits prévus dans l'état provisionnel de recettes et de dépenses ne peut être dépassée.
3. À la demande du directeur, si la continuité de l'action de l'organisme communautaire et les nécessités de la gestion l'exigent, le conseil d'administration peut autoriser simultanément deux ou plusieurs douzièmes provisoires tant pour les opérations d'engagement que pour les opérations de paiement au-delà de ceux rendus automatiquement disponibles par les dispositions des paragraphes 1 et 2.
Les douzièmes additionnels sont autorisés par entier et ne sont pas fractionnés.
CHAPITRE 3
Principe d'équilibre
Article 15
1. Le budget doit être équilibré en recettes et en crédits de paiement.
2. Les crédits d'engagement ne peuvent dépasser le montant de la subvention communautaire, augmenté des recettes propres et des autres recettes éventuelles visées à l'article 5.
3. L'organisme communautaire ne peut souscrire des emprunts.
4. Les fonds versés à l'organisme communautaire constituent, par rapport au budget de celui-ci, une subvention d'équilibre qui a le caractère d'un préfinancement au sens de l'article 81, paragraphe 1, point b) i), du règlement financier général.
Article 16
1. Si le solde découlant du compte de résultat au sens de l'article 81 est positif, il est remboursé à la Commission à hauteur de la subvention communautaire versée au cours de l'exercice. La partie du solde qui dépasse le montant de la subvention communautaire versée au cours de l'exercice est inscrite dans le budget de l'exercice suivant en recettes.
La différence entre la subvention communautaire inscrite au budget général des Communautés européennes (ci-après dénommé "le budget général") et celle qui a été effectivement versée à l'organisme fait l'objet d'une annulation.
2. Si le solde découlant du compte de résultat prévu à l'article 81 est négatif, il est inscrit dans le budget de l'exercice suivant.
3. Les recettes ou crédits de paiement sont inscrits dans le budget au cours de la procédure budgétaire par recours à la procédure de la lettre rectificative et, en cours d'exécution du budget, par voie de budget rectificatif.
CHAPITRE 4
Principe d'unité de compte
Article 17
Le budget est établi, exécuté et fait l'objet d'une reddition des comptes en euros.
Toutefois, pour les besoins de la trésorerie, le comptable et, dans le cas des régies d'avances, le régisseur d'avances sont autorisés à effectuer des opérations dans les monnaies nationales dans les conditions précisées dans la réglementation financière de chaque organisme communautaire.
CHAPITRE 5
Principe d'universalité
Article 18
L'ensemble des recettes couvre l'ensemble des crédits de paiement sous réserve de l'article 19. Les recettes et les dépenses sont inscrites sans contraction entre elles sous réserve de l'article 21.
Article 19
1. Les recettes suivantes sont affectées en vue de financer des dépenses spécifiques:
a) les recettes correspondant à une destination déterminée, telles que les revenus de fondations, les subventions, les dons et legs;
b) les participations d'États membres, de pays tiers ou d'organismes divers à des actions de l'organisme communautaire, dans la mesure où cela est prévu dans l'accord conclu entre l'organisme communautaire et les États membres, pays tiers ou organismes en cause.
2. Toute recette au sens du paragraphe 1 doit couvrir la totalité des dépenses directes ou indirectes encourues par l'action ou la destination en question.
3. Le budget prévoit la structure d'accueil des catégories de recettes affectées visées au paragraphe 1 ainsi que, dans la mesure du possible, leur montant.
Article 20
1. Le directeur peut accepter toutes libéralités en faveur de l'organisme communautaire, telles que des fondations, des subventions et des dons et legs.
2. L'acceptation de libéralités susceptibles d'entraîner des charges est soumise à l'autorisation préalable du conseil d'administration, qui se prononce dans un délai de deux mois à compter de la date à laquelle la demande lui a été soumise. Si le conseil d'administration ne statue pas dans ce délai, la libéralité est réputée acceptée.
Article 21
1. Les montants qui peuvent être déduits des demandes de paiement, factures ou états liquidatifs et qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net, sont définis dans le règlement financier de chaque organisme communautaire.
Les escomptes, ristournes et rabais déduits sur les factures et demandes de paiement ne sont pas inscrits en recettes de l'organisme communautaire.
2. Les prix des produits ou prestations fournis à l'organisme communautaire sont imputés budgétairement pour leur montant intégral hors taxes lorsqu'ils incorporent des charges fiscales qui font l'objet d'un remboursement:
a) soit par les États membres en vertu du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes, pourvu que ce dernier s'applique à l'organisme communautaire;
b) soit par un État membre ou les pays tiers sur la base d'autres conventions pertinentes.
Les charges fiscales nationales éventuellement supportées par l'organisme communautaire à titre temporaire en application du premier alinéa sont inscrites sur un compte d'attente jusqu'à leur remboursement par les États en cause.
3. Un solde négatif éventuel est inscrit en tant que dépense au budget.
4. Les différences de change enregistrées au cours de l'exécution budgétaire peuvent être compensées. Le résultat final, positif ou négatif, est repris au solde de l'exercice.
CHAPITRE 6
Principe de spécialité
Article 22
Les crédits dans leur totalité sont spécialisés par titre et chapitre; les chapitres sont subdivisés en articles et postes.
Article 23
1. Le directeur peut procéder à des virements d'article à article à l'intérieur de chaque chapitre.
Il informe le conseil d'administration dans les meilleurs délais des virements effectués en vertu du premier alinéa.
2. Le directeur peut procéder à des virements de titre à titre et de chapitre à chapitre dans une limite totale de 10 % des crédits de l'exercice. Au-delà de cette limite, il peut proposer au conseil d'administration des virements de crédits de titre à titre ou de chapitre à chapitre à l'intérieur d'un titre. Le conseil d'administration dispose d'une délai d'un mois pour s'opposer à ces virements; passé ce délai, ils sont réputés adoptés.
3. Les propositions de virement et les virements effectués conformément au présent article sont accompagnés des justifications appropriées et détaillées faisant apparaître l'exécution des crédits ainsi que les prévisions des besoins jusqu'à la fin de l'exercice, tant pour les lignes à alimenter que pour celles sur lesquelles les crédits sont prélevés.
Article 24
1. Ne peuvent être dotées de crédits par voie de virement que les lignes budgétaires pour lesquelles le budget autorise un crédit ou porte la mention "pour mémoire" (p.m.).
2. Les crédits correspondant à des recettes affectées ne peuvent faire l'objet de virement que pour autant qu'elles conservent leur affectation.
CHAPITRE 7
Principe de bonne gestion financière
Article 25
1. Les crédits budgétaires sont utilisés conformément au principe de bonne gestion financière, à savoir conformément aux principes d'économie, d'efficience et d'efficacité.
2. Le principe d'économie prescrit que les moyens mis en oeuvre par l'organisme communautaire en vue de la réalisation de ses activités sont rendus disponibles en temps utile, dans les quantités et qualités appropriées et au meilleur prix.
Le principe d'efficience vise le meilleur rapport entre les moyens mis en oeuvre et les résultats obtenus.
Le principe d'efficacité vise l'atteinte des objectifs spécifiques fixés et l'obtention des résultats escomptés.
3. Des objectifs spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et datés sont fixés pour tous les secteurs d'activité couverts par le budget. La réalisation de ces objectifs est contrôlée par des indicateurs de performance établis par activité et des informations sont fournies au conseil d'administration par le directeur. Ces informations sont fournies chaque année dans les meilleurs délais et figurent au plus tard dans les documents accompagnant l'avant-projet de budget.
4. En vue d'améliorer la prise de décisions, l'organisme communautaire procède à une évaluation régulière ex ante et ex post des programmes ou actions. Cette évaluation s'applique à tous les programmes et activités qui occasionnent des dépenses importantes et les résultats de cette évaluation sont communiqués au conseil d'administration.
CHAPITRE 8
Principe de transparence
Article 26
1. Le budget est établi, exécuté et fait l'objet d'une reddition de comptes dans le respect du principe de transparence.
2. Le budget et les budgets rectificatifs, tels qu'ils ont été définitivement arrêtés, sont publiés au Journal officiel des Communautés européennes dans un délai de deux mois à compter de leur adoption.
TITRE III
ÉTABLISSEMENT ET STRUCTURE DU BUDGET
CHAPITRE 1
Établissement du budget
Article 27
1. Le budget est établi, conformément aux dispositions de l'acte constitutif de l'organisme communautaire.
2. Conformément à son acte constitutif, l'organisme communautaire transmet à la Commission au plus tard le 31 mars de chaque année un état prévisionnel de ses dépenses et de ses recettes ainsi que des orientations générales le justifiant, de même que son programme de travail.
3. L'état prévisionnel des dépenses et des recettes de l'organisme communautaire inclut:
a) un tableau des effectifs fixant le nombre des emplois permanents et temporaires, dont la prise en charge sera autorisée dans la limite des crédits budgétaires par grade et par catégorie;
b) en cas de variation d'effectifs, un état justificatif motivant les demandes d'emplois nouveaux;
c) une prévision trimestrielle de trésorerie en paiements et en encaissements.
d) des informations sur la réalisation de tous les objectifs fixés antérieurement pour les différentes activités ainsi que les nouveaux objectifs mesurés par des indicateurs; les résultats des évaluations sont examinés et utilisés pour démontrer les avantages qu'une modification budgétaire proposée est susceptible d'apporter.
4. La Commission, dans le cadre de la procédure relative à l'adoption du budget général, transmet cet état prévisionnel de l'organisme communautaire à l'autorité budgétaire et propose le montant de la subvention destiné à l'organisme communautaire et les effectifs qu'elle estime nécessaires pour celui-ci.
5. L'autorité budgétaire arrête le tableau des effectifs de l'organisme communautaire, ainsi que toute modification ultérieure de celui-ci, dans le respect des dispositions de l'article 32, paragraphe 1.
6. Le budget définitif et le tableau des effectifs sont arrêtés par le conseil d'administration. Ils deviennent définitifs après l'arrêt définitif du budget général fixant le montant de la subvention ainsi que le tableau des effectifs et sont, le cas échéant, ajustés en conséquence.
Article 28
Toute modification au budget, y compris au tableau des effectifs, fait l'objet d'un budget rectificatif adopté conformément à la même procédure que pour le budget initial, selon les dispositions de l'acte constitutif et de l'article 27.
CHAPITRE 2
Structure et présentation du budget
Article 29
Le budget comporte un état des recettes et un état des dépenses.
Article 30
Dans la mesure où la nature des activités de l'agence le justifie, l'état des dépenses doit être présenté selon une nomenclature comportant une classification par destination. Cette nomenclature est définie par l'organisme communautaire et distingue clairement entre crédits administratifs et opérationnels.
Article 31
Le budget fait apparaître:
1) dans l'état des recettes:
a) les prévisions de recettes de l'organisme communautaire pour l'exercice concerné;
b) les recettes prévues de l'exercice précédent, et les recettes de l'exercice n - 2;
c) les commentaires appropriés pour chaque ligne de recette;
2) dans l'état des dépenses:
a) les crédits d'engagement et de paiement pour l'exercice concerné;
b) les crédits d'engagement et de paiement pour l'exercice précédent, ainsi que les dépenses engagées et les dépenses payées au cours de l'exercice n - 2;
c) un état récapitulatif des échéanciers des paiements à effectuer au cours des exercices ultérieurs en raison des engagements budgétaires pris au cours d'exercices antérieurs;
d) les commentaires appropriés pour chaque subdivision.
Article 32
1. Le tableau des effectifs visé à l'article 27 comporte, en regard du nombre des emplois autorisés au titre de l'exercice, le nombre des emplois autorisés au titre de l'exercice précédent ainsi que le nombre d'emplois réellement pourvus.
Il constitue, pour l'organisme communautaire, une limite impérative; aucune nomination ne peut être faite au-delà de cette limite.
Toutefois, le conseil d'administration peut procéder à des modifications du tableau des effectifs, jusqu'à concurrence de 10 % des postes autorisés, sauf en ce qui concerne les grades A 1, A 2 et A 3, et cela à une double condition:
a) ne pas affecter le volume des crédits du personnel correspondant à un plein exercice;
b) rester dans la limite du nombre total de postes autorisés par le tableau des effectifs.
2. Par dérogation au paragraphe 1, deuxième alinéa, les cas d'exercice d'activité à temps partiel autorisés par l'autorité investie du pouvoir de nomination conformément aux dispositions du statut peuvent être compensés.
TITRE IV
EXÉCUTION DU BUDGET
CHAPITRE 1
Dispositions générales
Article 33
Le directeur exerce les fonctions d'ordonnateur. Il exécute le budget en recettes et en dépenses conformément à la réglementation financière de l'organisme communautaire, sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués.
Article 34
1. Le directeur peut déléguer ses pouvoirs d'exécution du budget à des agents de l'organisme communautaire soumis aux règlements et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes (ci-après dénommées "le statut") dans les conditions déterminées par la réglementation financière, au sens de l'article 185 du règlement financier général, adoptée par le conseil d'administration. Les délégataires ne peuvent agir que dans la limite des pouvoirs qui leur sont expressément conférés.
2. Le délégataire peut subdéléguer les pouvoirs reçus selon les conditions précisées dans les modalités d'exécution du présent règlement visées à l'article 99. Chaque acte de subdélégation nécessite l'accord explicite du directeur.
Article 35
1. Il est interdit à tout acteur financier au sens du chapitre 2 du présent titre d'adopter tout acte d'exécution du budget à l'occasion duquel ses propres intérêts et ceux de l'organisme communautaire pourraient être en conflit. Si un tel cas se présente, l'acteur concerné a l'obligation de s'abstenir et d'en référer à l'autorité compétente.
2. Il y a conflit d'intérêts lorsque l'exercice impartial et objectif des fonctions d'un acteur de l'exécution du budget ou d'un auditeur interne est compromis pour des motifs familiaux, affectifs, d'affinité politique ou nationale, d'intérêt économique ou pour tout autre motif de communauté d'intérêt avec le bénéficiaire.
3. L'autorité compétente visée au paragraphe 1 est le supérieur hiérarchique de l'agent concerné. Si celui-ci est le directeur, l'autorité compétente est alors le conseil d'administration.
Article 36
1. Le budget est exécuté par le directeur dans les services placés sous son autorité.
2. Dans la mesure où cela s'avère indispensable, peuvent être confiées par voie contractuelle à des entités ou organismes extérieurs de droit privé des tâches d'expertise technique et des tâches administratives, préparatoires ou accessoires qui n'impliquent ni mission de puissance publique ni exercice d'un pouvoir discrétionnaire d'appréciation.
CHAPITRE 2
Acteurs financiers
Section 1
Principe de la séparation des fonctions
Article 37
Les fonctions d'ordonnateur et de comptable sont séparées et incompatibles entre elles.
Section 2
L'ordonnateur
Article 38
1. L'ordonnateur est chargé d'exécuter les recettes et dépenses conformément aux principes de bonne gestion financière et d'en assurer la légalité et la régularité.
2. Pour exécuter des dépenses, l'ordonnateur procède à des engagements budgétaires et engagements juridiques, à la liquidation des dépenses et à l'ordonnancement des paiements ainsi qu'aux actes préalables nécessaires à cette exécution des crédits.
3. L'exécution des recettes comporte l'établissement des prévisions de créances, la constatation des droits à recouvrer et l'émission des ordres de recouvrement. Elle comporte, le cas échéant, la renonciation aux créances constatées.
4. L'ordonnateur met en place, conformément aux normes minimales arrêtées par le conseil d'administration sur la base des normes équivalentes fixées par la Commission pour ses propres services, et en tenant compte des risques associés à l'environnement de gestion et à la nature des actions financées, la structure organisationnelle ainsi que les systèmes et procédures de gestion et de contrôle interne adaptés à l'exécution de ses tâches y compris, le cas échéant, des vérifications ex post.
L'ordonnateur met notamment en place au sein de ses services une fonction d'expertise et de conseil destinée à l'assister dans la maîtrise des risques liés à ses activités.
5. Avant qu'une opération soit autorisée, ses aspects opérationnels et financiers sont vérifiés par des agents distincts de l'agent ayant initié l'opération. L'initiation et la vérification ex ante et ex post d'une opération sont des fonctions séparées.
6. L'ordonnateur conserve les pièces justificatives relatives aux opérations exécutées pendant une durée de cinq ans à compter de la date de la décision de décharge sur l'exécution du budget.
Article 39
1. Par "initiation d'une opération visée à l'article 38, paragraphe 5", il faut entendre l'ensemble des opérations préparatoires à l'adoption des actes d'exécution budgétaire par les ordonnateurs compétents visés aux articles 33 et 34.
2. Par "vérification ex ante d'une opération visée à l'article 38, paragraphe 5", il faut entendre l'ensemble des contrôles ex ante mis en place par l'ordonnateur compétent afin d'en vérifier les aspects opérationnels et financiers.
3. Chaque opération fait l'objet au moins d'une vérification ex ante. Cette vérification a pour objet de constater notamment:
a) la régularité et la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables;
b) l'application du principe de bonne gestion financière visé à l'article 25.
4. Les vérifications ex post sur pièces et, si nécessaire, sur place visent à vérifier la bonne exécution des opérations financées par le budget, et notamment le respect des critères visés au paragraphe 3. Ces vérifications peuvent être organisées par sondage sur la base d'une analyse de risques.
5. Les fonctionnaires ou autres agents chargés des vérifications visées aux paragraphes 2 et 4 sont distincts de ceux exécutant les tâches visées au paragraphe 1 et ne sont pas subordonnés à ces derniers.
6. Tout agent responsable du contrôle de la gestion des opérations financières doit avoir les compétences professionnelles requises. Il respecte un code spécifique de normes professionnelles arrêté par l'organisme communautaire et basé sur les normes arrêtées par la Commission pour ses propres services.
Article 40
1. L'ordonnateur rend compte au conseil d'administration de l'exercice de ses fonctions sous la forme d'un rapport annuel d'activités (ci-après dénommé "le rapport de l'ordonnateur"), accompagné des informations financières et de gestion. Ce rapport indique les résultats de ses opérations par rapport aux objectifs qui lui ont été assignés, les risques associés à ces opérations, l'utilisation des ressources mises à sa disposition et le fonctionnement du système de contrôle interne. L'auditeur interne au sens de l'article 71 prend connaissance du rapport annuel d'activités ainsi que des autres éléments d'information identifiés.
2. Le conseil d'administration transmet chaque année au plus tard le 15 juin à l'autorité budgétaire et à la Cour des comptes une analyse et appréciation du rapport annuel de l'ordonnateur relatif à l'exercice antérieur. Cette analyse et appréciation est incluse dans le rapport annuel de l'organisme communautaire, selon les dispositions de l'acte constitutif.
Article 41
Tout agent partie à la gestion financière et au contrôle des opérations qui estime qu'une décision que son supérieur lui impose d'appliquer ou d'accepter est irrégulière ou contraire aux principes de bonne gestion financière ou aux règles professionnelles qu'il est tenu de respecter en informe par écrit le directeur et, en cas d'inaction de ce dernier dans un délai raisonnable, l'instance visée à l'article 47, paragraphe 4, ainsi que le conseil d'administration. Dans le cas d'une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptibles de nuire aux intérêts de la Communauté, il informe les autorités et instances désignées par la législation en vigueur.
Article 42
Dans le cas où il est procédé à une délégation ou à une subdélégation de pouvoirs d'exécution du budget conformément à l'article 34, l'article 38, paragraphes 1, 2 et 3, s'applique mutatis mutandis aux ordonnateurs délégués ou subdélégués.
Section 3
Le comptable
Article 43
1. Le conseil d'administration nomme un comptable, soumis au statut, qui est chargé dans l'organisme communautaire:
a) de la bonne exécution des paiements, de l'encaissement des recettes et du recouvrement des créances constatées;
b) de préparer et de présenter les comptes conformément au titre VII;
c) de la tenue de la comptabilité conformément au titre VII;
d) de mettre en oeuvre, conformément au titre VII, les règles et méthodes comptables ainsi que le plan comptable conformément aux dispositions arrêtées par le comptable de la Commission;
e) de définir et valider les systèmes comptables ainsi que, le cas échéant, de valider les systèmes définis par l'ordonnateur et destinés à fournir ou justifier des informations comptables;
f) de la gestion de la trésorerie.
2. Le comptable obtient de l'ordonnateur, qui en garantit la fiabilité, toutes les informations nécessaires à l'établissement de comptes présentant une image fidèle du patrimoine de l'organisme communautaire et de l'exécution budgétaire.
3. Sous réserve du paragraphe 4 du présent article et de l'article 44, le comptable est seul habilité pour le maniement de fonds et de valeurs. Il est responsable de leur conservation.
4. Le comptable, si cela s'avère indispensable pour l'exercice de ses tâches, peut déléguer certaines de ses fonctions à des agents soumis au statut placés sous sa responsabilité hiérarchique.
5. L'acte de délégation définit les tâches, droits et obligations conférés aux délégataires.
Section 4
Le régisseur d'avances
Article 44
Si cela s'avère indispensable en vue du paiement de dépenses de faible montant et d'encaissement d'autres recettes visées à l'article 5, il peut être créé des régies d'avances qui sont alimentées par le comptable et qui sont sous la responsabilité de régisseurs d'avances désignés par ce dernier.
Le montant maximal de chaque dépense ou recette pouvant être payée par le régisseur d'avances à des tiers ne peut dépasser pour chaque dépense ou recette un montant à préciser par chaque organisme communautaire.
CHAPITRE 3
Responsabilité des acteurs financiers
Section 1
Règles générales
Article 45
1. Sans préjudice d'éventuelles mesures disciplinaires, les ordonnateurs délégués ou subdélégués peuvent à tout moment se voir retirer, temporairement ou définitivement, leur délégation ou subdélégation par l'autorité qui les a nommés.
L'ordonnateur peut à tout moment retirer son accord sur une subdélégation spécifique.
2. Sans préjudice d'éventuelles mesures disciplinaires, le comptable peut à tout moment être suspendu de ses fonctions, temporairement ou définitivement, par le conseil d'administration. Celui-ci nomme un comptable intérimaire.
3. Sans préjudice d'éventuelles mesures disciplinaires, les régisseurs d'avances peuvent à tout moment être suspendus de leurs fonctions, temporairement ou définitivement, par le comptable.
Article 46
1. Les dispositions du présent chapitre ne préjugent pas de la responsabilité pénale que pourraient engager l'ordonnateur et les agents visés à l'article 45 dans les conditions prévues par le droit national applicable ainsi que par les dispositions en vigueur relatives à la protection des intérêts financiers des Communautés et à la lutte contre la corruption impliquant des fonctionnaires des Communautés ou des États membres.
2. Tout ordonnateur, comptable ou régisseur d'avances engage sa responsabilité disciplinaire et pécuniaire, dans les conditions prévues par le statut, sans préjudice des dispositions des articles 47, 48 et 49. Dans le cas d'une activité illégale, de fraude ou de corruption susceptibles de nuire aux intérêts de la Communauté, les autorités et instances désignées par la législation en vigueur seront saisies.
Section 2
Règles applicables à l'ordonnateur et aux ordonnateurs délégués et subdélégués
Article 47
1. L'ordonnateur engage sa responsabilité pécuniaire dans les conditions du statut. À ce titre, il peut être tenu de réparer en totalité le préjudice subi par les Communautés en raison de fautes personnelles graves qu'il aurait commises dans l'exercice ou à l'occasion de ses fonctions, en particulier lorsqu'il constate les droits à recouvrer ou émet les ordres de recouvrement, engage une dépense ou signe un ordre de paiement, sans se conformer au présent règlement financier et à ses modalités d'exécution.
Il en est de même lorsque, par sa faute personnelle grave, il néglige d'établir un acte engendrant une créance ou il néglige ou retarde, sans justification, l'émission d'ordres de recouvrement, ou il néglige ou retarde, sans justification, l'émission d'un ordre de paiement pouvant entraîner une responsabilité civile de l'agence à l'égard de tiers.
2. Lorsqu'un ordonnateur délégué ou subdélégué considère qu'une décision qui lui incombe est entachée d'irrégularité ou qu'elle contrevient aux principes de bonne gestion financière, il doit le signaler par écrit à l'autorité délégante. Si l'autorité délégante donne par écrit l'instruction motivée d'exécuter la décision susvisée à l'ordonnateur délégué ou subdélégué, ce dernier, qui doit l'exécuter, est dégagé de sa responsabilité.
3. En cas de délégation, l'ordonnateur reste responsable de l'efficacité des systèmes de gestion et de contrôle interne mis en place et du choix de l'ordonnateur délégué.
4. L'instance mise en place par la Commission conformément à l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier général afin de déterminer l'existence d'une irrégularité financière et ses conséquences éventuelles peut exercer à l'égard de l'organisme communautaire les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l'égard des services de la Commission, si le conseil d'administration en décide ainsi.
À défaut d'une telle décision, le conseil d'administration met en place une instance spécialisée, indépendante au plan fonctionnel, dans ce domaine.
Sur la base de l'avis de cette instance, le directeur décide de l'engagement d'une procédure disciplinaire ou pécuniaire. Si l'instance a décelé des problèmes systémiques, elle transmet à l'ordonnateur et à l'auditeur interne de la Commission un rapport assorti de recommandations. Si cet avis met en cause le directeur, l'instance le transmet au conseil d'administration et à l'auditeur interne de la Commission.
5. Chaque agent peut être tenu de réparer, en totalité ou en partie, le préjudice subi par l'organisme communautaire en raison de fautes personnelles graves qu'il aurait commises dans l'exercice ou à l'occasion de l'exercice de ses fonctions.
La décision motivée est prise par l'autorité investie du pouvoir de nomination, après accomplissement des formalités prescrites en matière disciplinaire par le statut.
Section 3
Règles applicables aux comptables et régisseurs d'avances
Article 48
Constitue notamment une faute susceptible d'engager, dans les conditions du statut, la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire d'un comptable le fait de:
a) perdre ou détériorer des fonds, valeurs et documents dont il a la garde ou causer cette perte ou cette détérioration par sa négligence;
b) modifier des comptes bancaires ou des comptes courants postaux sans notification préalable à l'ordonnateur;
c) effectuer des recouvrements ou des paiements non conformes aux ordres de recouvrement ou de paiement correspondants;
d) omettre d'encaisser des recettes dues.
Article 49
Constitue notamment une faute susceptible d'engager, dans les conditions du statut, la responsabilité disciplinaire ou pécuniaire d'un régisseur d'avances le fait de:
a) perdre ou détériorer des fonds, valeurs et documents dont il a la garde ou causer cette perte ou détérioration par sa négligence;
b) ne pouvoir justifier par des pièces régulières des paiements qu'il effectue;
c) payer à d'autres que les ayants droit;
d) omettre d'encaisser des recettes dues.
CHAPITRE 4
Opérations de recettes
Section 1
Dispositions générales
Article 50
L'organisme communautaire présente à la Commission, dans des conditions et selon une périodicité convenues avec elle, des demandes de paiement de tout ou partie de la subvention communautaire appuyées par une prévision de trésorerie.
Article 51
Les fonds versés à l'organisme communautaire par la Commission au titre de la subvention portent intérêts au profit du budget général.
Section 2
Prévision de créance
Article 52
Toute mesure ou situation de nature à engendrer ou à modifier une créance de l'organisme communautaire fait préalablement l'objet d'une prévision de créance de la part de l'ordonnateur compétent.
Section 3
Constatation des créances
Article 53
1. La constatation d'une créance est l'acte par lequel l'ordonnateur ou l'ordonnateur délégué:
a) vérifie l'existence des dettes du débiteur;
b) détermine ou vérifie la réalité et le montant de la dette;
c) vérifie les conditions d'exigibilité de la dette.
2. Toute créance identifiée comme certaine, liquide et exigible doit être constatée par un ordre de recouvrement donné au comptable, accompagné d'une note de débit envoyée au débiteur. Ces deux actes sont établis et adressés par l'ordonnateur compétent.
3. Sans préjudice des dispositions réglementaires, contractuelles ou conventionnelles applicables, toute créance non remboursée à sa date d'échéance fixée dans la note de débit porte intérêt conformément aux modalités d'exécution du règlement financier général.
4. Dans des cas dûment justifiés, certaines recettes courantes peuvent faire l'objet de constatations prévisionnelles.
Une constatation prévisionnelle couvre plusieurs recouvrements individuels qui ne doivent donc pas faire l'objet d'une constatation individuelle.
Avant la clôture de l'exercice, l'ordonnateur est tenu d'effectuer les modifications aux constatations prévisionnelles pour que celles-ci soient égales aux créances réellement constatées.
Section 4
Ordonnancement des recouvrements
Article 54
L'ordonnancement des recouvrements est l'acte par lequel l'ordonnateur compétent donne au comptable, par l'émission d'un ordre de recouvrement, l'instruction de recouvrer une créance qu'il a constatée.
Section 5
Recouvrement
Article 55
1. Les montants indûment payés sont recouvrés.
2. Le comptable prend en charge les ordres de recouvrement des créances dûment établis par l'ordonnateur compétent. Il est tenu de faire diligence en vue d'assurer la rentrée des recettes de l'organisme communautaire et doit veiller à la conservation des droits de celles-ci.
3. Lorsque l'ordonnateur compétent envisage de renoncer à recouvrer une créance constatée, il s'assure que la renonciation est régulière et conforme au principe de bonne gestion financière.
Cette renonciation à recouvrer une créance constatée s'exprime par une décision de l'ordonnateur, qui doit être motivée. L'ordonnateur ne peut déléguer cette décision.
La décision de renonciation mentionne les diligences faites pour le recouvrement et les éléments de droit et de fait sur lesquels elle s'appuie.
4. L'ordonnateur compétent annule une créance constatée lorsque la découverte d'une erreur de droit ou de fait met en évidence qu'une créance n'avait pas été correctement constatée. Cette annulation s'exprime par une décision de l'ordonnateur compétent et fait l'objet d'une motivation adéquate.
5. L'ordonnateur compétent ajuste à la hausse ou à la baisse le montant d'une créance constatée lorsque la découverte d'une erreur factuelle entraîne la modification du montant de la créance, pour autant que cette correction n'entraîne pas l'abandon du droit constaté au bénéfice de l'organisme communautaire. Cet ajustement est effectué par une décision de l'ordonnateur compétent et fait l'objet d'une motivation adéquate.
Article 56
1. Le recouvrement effectif par le comptable donne lieu de la part du comptable à l'établissement d'un enregistrement dans les comptes et à l'information de l'ordonnateur compétent.
2. Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable donne lieu à la délivrance d'un récépissé.
Article 57
1. Si, à l'échéance prévue dans la note de débit, le recouvrement effectif n'a pas eu lieu, le comptable en informe l'ordonnateur compétent, et lance sans délai la procédure de récupération, par toute voie de droit, y compris, le cas échéant, par compensation et, si celle-ci n'est pas possible, par l'exécution forcée.
2. Le comptable procède au recouvrement par compensation et à due concurrence des créances de l'organisme communautaire à l'égard de tout débiteur lui-même titulaire d'une créance certaine, liquide et exigible à l'égard de l'organisme communautaire pour autant que la compensation soit juridiquement possible.
Article 58
Des délais supplémentaires pour le paiement ne peuvent être accordés par le comptable, en liaison avec l'ordonnateur compétent, que sur demande écrite dûment motivée du débiteur et aux deux conditions suivantes:
a) le débiteur s'engage au paiement d'intérêts au taux prévu par les modalités d'exécution du règlement financier général pour toute la période du délai accordé à compter de la date d'échéance initiale;
b) il constitue, afin de protéger les droits de l'organisme communautaire, une garantie financière couvrant la dette tant en principal qu'en intérêts.
Section 6
Dispositions spécifiques applicables aux redevances et taxes
Article 59
1. Dans la mesure où des redevances ou taxes visées à l'article 5, point a), sont perçues par l'organisme communautaire, celles-ci font au début de chaque exercice l'objet d'une estimation globale provisoire.
2. En règle générale, la prestation des services en vertu des missions confiées n'est effectuée par l'organisme communautaire qu'après paiement en entier du montant de la redevance ou de la taxe correspondante.
3. Si, à titre exceptionnel, il y a eu prestation de service sans paiement préalable de la taxe ou redevance correspondante, les sections 3, 4 et 5 du présent chapitre s'appliquent.
CHAPITRE 5
Opérations de dépenses
Article 60
1. Toute dépense fait l'objet d'un engagement, d'une liquidation, d'un ordonnancement et d'un paiement.
2. Tout engagement de dépense doit être précédé d'une décision de financement.
3. Le programme de travail de l'organisme communautaire vaut décision de financement pour les activités qu'il recouvre, dans la mesure où celles-ci sont clairement identifiées et des critères d'encadrement exactement définis.
4. Les crédits administratifs peuvent être exécutés sans être précédés d'une décision de financement.
Section 1
Engagement des dépenses
Article 61
1. L'engagement budgétaire consiste en l'opération de réservation des crédits nécessaires pour procéder à l'exécution de paiements ultérieurs en exécution d'un engagement juridique.
2. L'engagement juridique est l'acte par lequel l'ordonnateur compétent crée ou constate une obligation de laquelle résulte une charge pour le budget.
3. L'engagement budgétaire est individuel lorsque le bénéficiaire et le montant de la dépense sont déterminés.
4. L'engagement budgétaire est global lorsque au moins l'un des éléments nécessaires à l'identification de l'engagement individuel reste indéterminé.
5. L'engagement budgétaire est provisionnel lorsqu'il est destiné à couvrir des dépenses courantes de nature administrative dont soit le montant, soit les bénéficiaires finals ne sont pas déterminés de manière définitive.
L'engagement budgétaire provisionnel est mis en oeuvre, soit par la conclusion d'un ou plusieurs engagements juridiques individuels ouvrant le droit à des paiements ultérieurs, soit, dans certains cas exceptionnels liés aux dépenses de gestion du personnel, directement par des paiements.
Article 62
1. Pour toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge du budget, l'ordonnateur compétent doit procéder préalablement à un engagement budgétaire avant de conclure un engagement juridique vis-à-vis de tiers.
2. Les engagements juridiques individuels afférents à des engagements budgétaires individuels ou provisionnels sont conclus au plus tard le 31 décembre de l'année n.
À l'expiration des périodes visées au premier alinéa, le solde non couvert par un engagement juridique de ces engagements budgétaires est dégagé par l'ordonnateur compétent.
3. Les engagements juridiques contractés pour des actions dont la réalisation s'étend sur plus d'un exercice ainsi que les engagements budgétaires correspondants comportent, sauf lorsqu'il s'agit de dépenses de personnel, une date limite d'exécution fixée en conformité avec le principe de bonne gestion financière.
Les parties de ces engagements non exécutées six mois après cette date limite d'exécution font l'objet d'un dégagement, conformément à l'article 11.
Article 63
Lors de l'adoption d'un engagement budgétaire, l'ordonnateur compétent s'assure:
a) de l'exactitude de l'imputation budgétaire;
b) de la disponibilité des crédits;
c) de la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables, notamment celles de l'acte constitutif, de la réglementation financière de chaque organisme communautaire, ainsi que de tout acte pris en exécution de ceux-ci;
d) du respect du principe de bonne gestion financière.
Section 2
Liquidation des dépenses
Article 64
La liquidation d'une dépense est l'acte par lequel l'ordonnateur compétent:
a) vérifie l'existence des droits du créancier;
b) vérifie les conditions d'exigibilité de la créance;
c) détermine ou vérifie la réalité et le montant de la créance.
Article 65
1. Toute liquidation d'une dépense est appuyée sur des pièces justificatives attestant les droits du créancier, sur la base de la constatation de services effectivement rendus, de fournitures effectivement livrées ou de travaux effectivement exécutés, ou sur la base d'autres titres justifiant le paiement.
2. La décision de liquidation s'exprime par la signature d'un "bon à payer" par l'ordonnateur compétent.
3. Dans un système non informatisé, le "bon à payer" se traduit par un cachet comportant la signature de l'ordonnateur compétent. Dans un système informatisé, le "bon à payer" se traduit par une validation sous mot de passe personnel de l'ordonnateur compétent.
Section 3
Ordonnancement des dépenses
Article 66
1. L'ordonnancement des dépenses est l'acte par lequel l'ordonnateur compétent donne au comptable, par l'émission d'un ordre de paiement, l'instruction de payer une dépense dont il a effectué la liquidation.
2. L'ordre de paiement est daté et signé par l'ordonnateur compétent, puis transmis au comptable. Les pièces justificatives sont conservées par l'ordonnateur compétent conformément à l'article 38, paragraphe 6.
3. Le cas échéant, l'ordre de paiement transmis au comptable est accompagné d'une attestation certifiant l'inscription des biens aux inventaires visés à l'article 90, paragraphe 1.
Section 4
Paiement des dépenses
Article 67
1. Le paiement doit s'appuyer sur la démonstration que l'action correspondante a été réalisée conformément aux dispositions de l'acte de base au sens de l'article 49 du règlement financier général et du contrat ou de la convention de subvention et couvre une des opérations suivantes:
a) un paiement de la totalité des montants dus;
b) un paiement des montants dus selon les modalités suivantes:
i) un préfinancement, éventuellement fractionné en plusieurs versements;
ii) un ou plusieurs paiements intermédiaires;
iii) un paiement de solde des montants dus.
Les préfinancements sont imputés pour tout ou partie sur les paiements intermédiaires.
La totalité du préfinancement et des paiements intermédiaires s'impute sur le paiement des soldes.
2. La comptabilité distingue les différents types de paiements visés au paragraphe 1 au moment de leur exécution.
Article 68
Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans la limite des fonds disponibles.
Section 5
Délais des opérations de dépenses
Article 69
Les opérations de liquidation, d'ordonnancement et de paiement des dépenses doivent être exécutées dans les délais et selon les dispositions les modalités d'exécution du règlement financier général.
CHAPITRE 6
Systèmes informatiques
Article 70
En cas de gestion des recettes et des dépenses par des systèmes informatiques, les signatures peuvent être apposées par procédure informatisée ou électronique.
CHAPITRE 7
L'auditeur interne
Article 71
1. L'organisme communautaire dispose d'une fonction d'audit interne qui est exercée dans le respect des normes internationales pertinentes.
2. Sans préjudice de l'article 38, paragraphe 4, l'auditeur interne de la Commission exerce à l'égard des organismes communautaires les mêmes compétences que celles qui lui sont attribuées à l'égard des services de la Commission.
Article 72
1. L'auditeur interne conseille l'organisme communautaire dans la maîtrise des risques, en formulant des avis indépendants portant sur la qualité des systèmes de gestion et de contrôle et en émettant des recommandations pour améliorer les conditions d'exécution des opérations et promouvoir la bonne gestion financière.
Il est chargé:
a) d'apprécier l'adéquation et l'efficacité des systèmes de gestion internes ainsi que la performance des services dans la réalisation des programmes et des actions en relation avec les risques qui y sont associés;
b) d'apprécier l'adéquation et la qualité des systèmes de contrôle interne applicables à toute opération d'exécution du budget.
2. L'auditeur interne exerce ses fonctions sur l'ensemble des activités et des services de l'organisme communautaire. Il dispose d'un accès complet et illimité à toute information requise pour l'exercice de ses tâches.
3. L'auditeur interne fait rapport au conseil d'administration et au directeur de ses constatations et recommandations. Ceux-ci assurent le suivi des recommandations issues des audits.
4. L'auditeur interne soumet à l'organisme communautaire un rapport annuel indiquant notamment le nombre et le type d'audits internes effectués, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations. Ce rapport annuel mentionne en outre les problèmes systémiques relevés par l'instance spécialisée mise en place en application de l'article 66, paragraphe 4, du règlement financier général.
5. L'organisme communautaire transmet annuellement à l'autorité de décharge et à la Commission un rapport établi par le directeur de l'organisme communautaire résumant le nombre et le type des audits internes effectués par l'auditeur interne, les recommandations formulées et les suites données à ces recommandations.
Article 73
La responsabilité de l'auditeur interne, dans l'exercice de ses fonctions, est déterminée conformément à l'article 87 du règlement financier général.
TITRE V
PASSATION DES MARCHÉS PUBLICS
Article 74
En ce qui concerne la passation des marchés publics, les dispositions pertinentes du règlement financier général ainsi que de ses modalités d'exécution s'appliquent.
TITRE VI
SUBVENTIONS ACCORDÉES PAR L'ORGANISME COMMUNAUTAIRE
Article 75
Lorsque l'organisme communautaire peut octroyer des subventions conformément aux dispositions de son acte constitutif, les dispositions pertinentes du règlement financier général ainsi que de ses modalités d'exécution s'appliquent.
TITRE VII
REDDITION DES COMPTES ET COMPTABILITÉ
CHAPITRE 1
Reddition des comptes
Article 76
Les comptes annuels de l'organisme communautaire comprennent:
a) les états financiers de l'organisme communautaire;
b) les états sur l'exécution du budget de l'organisme communautaire.
Les comptes de l'organisme communautaire sont accompagnés d'un rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice.
Article 77
Les comptes doivent être réguliers, sincères et complets et présenter une image fidèle:
a) en ce qui concerne les états financiers, des éléments d'actif, de passif, des charges et produits, des droits et obligations non repris à l'actif et au passif, ainsi que des flux de trésorerie;
b) en ce qui concerne les états sur l'exécution budgétaire, des éléments de l'exécution du budget en recettes et en dépenses.
Article 78
Les états financiers sont établis sur la base des principes comptables généralement admis, tels que précisés dans les modalités d'exécution du règlement financier général, à savoir:
a) la continuité des activités;
b) la prudence;
c) la permanence des méthodes comptables;
d) la comparabilité des informations;
e) l'importance relative;
f) la non-compensation;
g) la prééminence de la réalité sur l'apparence;
h) la comptabilité d'exercice;
Article 79
1. Selon le principe de la comptabilité d'exercice, les états financiers tiennent compte des charges et produits afférents à l'exercice, sans considération de la date de paiement ou d'encaissement.
2. La valeur des éléments d'actif et de passif est déterminée en fonction des règles d'évaluation fixées par les méthodes comptables prévues à l'article 132 du règlement financier général.
Article 80
1. Les états financiers sont présentés en euros et comprennent:
a) le bilan et le compte de résultat économique qui représentent la situation patrimoniale et financière ainsi que le résultat économique au 31 décembre de l'exercice écoulé; ils sont présentés suivant la structure établie par la directive du Conseil concernant les comptes annuels de certaines formes de sociétés, en tenant toutefois compte de la nature particulière des activités de l'organisme communautaire;
b) le tableau des flux de trésorerie faisant apparaître les encaissements et les décaissements de l'exercice ainsi que la situation de trésorerie finale;
c) l'état de variation des capitaux propres présentant de manière détaillée les augmentations et les diminutions, intervenues durant l'exercice, de chacun des éléments des comptes de capitaux.
2. L'annexe aux états financiers complète et commente l'information présentée aux états visés au paragraphe 1 et fournit toutes les informations complémentaires prescrites par la pratique comptable admise au niveau international, lorsque ces informations sont pertinentes par rapport aux activités de l'organisme communautaire.
Article 81
Les états sur l'exécution budgétaire sont présentés en euros. Ils comprennent:
a) le compte de résultat de l'exécution budgétaire qui récapitule la totalité des opérations budgétaires de l'exercice en recettes et en dépenses; il est présenté suivant la même structure que le budget lui-même.
b) l'annexe du compte de résultat de l'exécution budgétaire, qui complète et commente l'information donnée par celui-ci.
Article 82
Le comptable communique, au plus tard pour le 1er mars suivant l'exercice clos, ses comptes provisoires accompagnés du rapport sur la gestion budgétaire et financière de l'exercice, visé à l'article 76 du présent règlement, au comptable de la Commission afin que ce dernier puisse procéder à la consolidation comptable telle que prévue à l'article 128 du règlement financier général.
Article 83
1. Selon les dispositions de l'article 129, paragraphe 1, du règlement financier général, la Cour des comptes formule, pour le 15 juin au plus tard, ses observations à l'égard des comptes provisoires de chaque institution et de chaque organisme visé à l'article 185 dudit règlement.
2. À la réception des observations formulées par la Cour des comptes sur les comptes provisoires de l'organisme communautaire, le directeur établit les comptes définitifs de l'organisme communautaire sous sa propre responsabilité et les transmet au conseil d'administration qui rend un avis sur ces comptes.
3. Le directeur transmet ces comptes définitifs accompagnés de l'avis du conseil d'administration au plus tard le 1er juillet suivant l'exercice clos, au comptable de la Commission et à la Cour des comptes ainsi qu'au Parlement européen et au Conseil.
4. Les comptes définitifs de l'organisme communautaire sont publiés au Journal officiel des Communautés européennes au 31 octobre suivant l'exercice clos.
5. Le directeur adresse à la Cour des comptes une réponse aux observations formulées par celle-ci dans le cadre de son rapport annuel le 30 septembre au plus tard.
CHAPITRE 2
Comptabilité
Section 1
Dispositions communes
Article 84
1. La comptabilité de l'organisme communautaire est le système d'organisation de l'information budgétaire et financière permettant de saisir, de classer et d'enregistrer des données chiffrées.
2. La comptabilité se compose d'une comptabilité générale et d'une comptabilité budgétaire. Ces comptabilités sont tenues par année civile en euros.
3. Les données de la comptabilité générale et budgétaire sont arrêtées à la clôture de l'exercice budgétaire en vue de l'établissement des comptes visés au chapitre 1.
4. Les paragraphes 2 et 3 ne font pas obstacle à la tenue, par l'ordonnateur, d'une comptabilité analytique.
Article 85
Les règles et méthodes comptables ainsi que le plan comptable harmonisé à appliquer par l'organisme communautaire sont arrêtés par le comptable de la Commission, conformément à l'article 133 du règlement financier général.
Section 2
Comptabilité générale
Article 86
La comptabilité générale retrace de façon chronologique, suivant la méthode en partie double, les événements et opérations qui affectent la situation économique, financière et patrimoniale de l'organisme communautaire.
Article 87
1. Les différents mouvements par compte ainsi que leurs soldes sont inscrits dans les livres comptables.
2. Toute écriture comptable, y compris les corrections comptables, s'appuie sur des pièces justificatives auxquelles elle fait référence.
3. Le système comptable doit permettre de retracer toutes les écritures comptables.
Article 88
Après la clôture de l'exercice budgétaire et jusqu'à la date de la reddition des comptes définitifs, le comptable de l'organisme communautaire procède aux corrections qui, sans entraîner un décaissement ou un encaissement à la charge de cet exercice, sont nécessaires à une présentation régulière, fidèle et sincère des comptes.
Section 3
Comptabilité budgétaire
Article 89
1. La comptabilité budgétaire permet de suivre, de manière détaillée, l'exécution du budget.
2. Aux fins du paragraphe 1, la comptabilité budgétaire enregistre tous les actes d'exécution budgétaire en recettes et en dépenses prévus au titre IV du présent règlement.
CHAPITRE 3
Inventaire des immobilisations
Article 90
1. L'organisme communautaire tient en nombre et en valeur, conformément au modèle arrêté par le comptable de la Commission, des inventaires de toutes les immobilisations corporelles, incorporelles et financières constituant le patrimoine des Communautés.
L'organisme communautaire vérifie la concordance entre les écritures d'inventaire et la réalité.
2. Les ventes de biens meubles font l'objet d'une publicité appropriée.
TITRE VIII
CONTRÔLE EXTERNE ET DÉCHARGE
CHAPITRE 1
Contrôle externe
Article 91
La Cour des comptes assure le contrôle des comptes de l'organisme communautaire conformément à l'article 248 du traité CE.
Article 92
1. L'organisme communautaire communique à la Cour des comptes le budget définitivement arrêté. Il informe la Cour des comptes, dans les meilleurs délais, de toutes ses décisions et de tous les actes pris en exécution des articles 10, 14, 19 et 23.
2. L'organisme communautaire transmet à la Cour des comptes la réglementation financière qu'il arrête.
3. La désignation des ordonnateurs, des comptables et des régisseurs d'avances, ainsi que les délégations faites en vertu de l'article 34, de l'article 43, paragraphes 1 et 4, et de l'article 44 sont notifiées à la Cour des comptes.
Article 93
Le contrôle effectué par la Cour des comptes est régi par les articles 139 à 144 du règlement financier général.
CHAPITRE 2
Décharge
Article 94
1. Le Parlement européen, sur recommandation du Conseil, donne avant le 30 avril de l'année n + 2 décharge au directeur sur l'exécution du budget de l'exercice n.
2. Si la date prévue au paragraphe 1 ne peut être respectée, le Parlement européen ou le Conseil informe le directeur des motifs pour lesquels la décision a dû être différée.
3. Au cas où le Parlement européen ajourne la décision octroyant la décharge, le directeur s'efforce de prendre, dans les meilleurs délais, les mesures de nature à permettre et à faciliter la levée des obstacles à cette décision.
Article 95
1. La décision de décharge porte sur les comptes de la totalité des recettes et dépenses de l'organisme communautaire ainsi que sur le solde qui en découle et sur l'actif et le passif de l'organisme communautaire décrits dans le bilan financier.
2. En vue d'octroyer la décharge, le Parlement européen examine, à la suite du Conseil, les comptes, les états et le bilan financiers de l'organisme communautaire. Il examine également le rapport annuel de la Cour des comptes accompagné des réponses du directeur de l'organisme communautaire ainsi que ses rapports spéciaux pertinents, au regard de l'exercice budgétaire concerné, et sa déclaration d'assurance concernant la fiabilité des comptes et la légalité et la régularité des opérations sous-jacentes.
3. Le directeur soumet au Parlement européen, à la demande de ce dernier, de la même manière que prévu à l'article 146, paragraphe 3, du règlement financier général, toute information nécessaire au bon déroulement de la procédure de décharge pour l'exercice en cause.
Article 96
1. Le directeur met tout en oeuvre pour donner suite aux observations accompagnant la décision de décharge du Parlement européen ainsi qu'aux commentaires accompagnant la recommandation de décharge adoptée par le Conseil.
2. À la demande du Parlement européen ou du Conseil, le directeur fait rapport sur les mesures prises à la suite de ces observations et commentaires. Il en transmet la copie à la Commission et à la Cour des comptes.
TITRE X
DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES
Article 97
Les délais visés à l'article 83 s'appliquent pour la première fois au titre de l'exercice 2005.
Pour les exercices antérieurs, ces délais sont fixés respectivement:
a) au 15 septembre pour l'article 83, paragraphe 3;
b) au 30 novembre pour l'article 83, paragraphe 4;
c) au 31 octobre pour l'article 83, paragraphe 5.
Article 98
Pour les questions budgétaires relevant de leurs compétences respectives, le Parlement européen, le Conseil et la Commission sont habilités à obtenir la communication de toutes informations et justifications nécessaires.
Article 99
Le conseil d'administration, sur proposition du directeur, arrête, en tant que de besoin, les modalités d'exécution du règlement financier de l'organisme communautaire.
Article 100
Après l'entrée en vigueur du présent règlement, chaque organisme visé à l'article 185 du règlement financier général est tenu d'adopter un nouveau règlement financier en vue de son entrée en vigueur pour le 1er janvier 2003 ou, en tout état de cause, dans les six mois à compter du jour où il se trouve dans le champ d'application dudit article 185, suite à l'octroi d'une subvention inscrite au budget général.
Article 101
Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 23 décembre 2002.