РЕШЕНИЕ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ, НА СЪВЕТА, НА КОМИСИЯТА, НА СЪДА, НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ, НА СМЕТНАТА ПАЛАТА, НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ИКОНОМИЧЕСКИ И СОЦИАЛЕН КОМИТЕТ И НА КОМИТЕТА НА РЕГИОНИТЕ
от 26 юни 2009 година
относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз
(2009/496/ЕО, Евратом)
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ,
СЪВЕТЪТ,
КОМИСИЯТА,
СЪДЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
СМЕТНАТА ПАЛАТА,
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ИКОНОМИЧЕСКИ И СОЦИАЛЕН КОМИТЕТ,
КОМИТЕТЪТ НА РЕГИОНИТЕ,
като взеха предвид Договора за Европейския съюз,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като имат предвид, че:
(1)
Член 8 от Решението на представителите на правителствата на държавите-членки от 8 април 1965 г. относно временното установяване на някои институции и някои служби на Общностите (1) предвижда установяването в Люксембург на Служба за официални публикации на Общностите (наричана по-долу „Службата“). Тази разпоредба беше последно приложена с Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом (2).
(2)
Правилата и разпоредбите, приложими за длъжностните лица и другите служители на Европейските общности, се прилагат и за Службата. Следва да бъдат взети предвид неотдавнашните им изменения.
(3)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (3) (наричан по-долу „Финансовият регламент“), предвижда специални разпоредби за функционирането на Службата.
(4)
В издателската област бе постигнат значителен технологичен напредък, който трябва да бъде отчетен при функционирането на Службата.
(5)
За повече яснота Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом следва да бъде отменено и заменено с настоящото решение,
РЕШИХА:
Член 1
Служба за публикации
1. Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-долу „Службата“) е междуинституционална служба, която има за задача да осигурява при най-добрите възможни условия издаването на публикациите на институциите на Европейските общности и на Европейския съюз.
За тази цел Службата, от една страна, позволява на институциите да изпълнят задълженията си за публикуване на законодателни актове и от друга страна, допринася за техническото разработване и изпълнение на политиките за информация и комуникация в областите от нейната компетентност.
2. Службата се управлява от нейния директор според стратегическите насоки, определени от управителния съвет. С изключение на специфичните разпоредби, свързани с междуинституционалното естество на Службата, предвидени в настоящото решение, тя прилага административните и финансовите процедури на Комисията. При изготвянето на тези процедури Комисията взема предвид специфичната същност на Службата.
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение:
1.
„издаване“ означава всяко действие, необходимо за разработване, проверка, регистриране по международни стандартни номера и/или каталожни номера, изготвяне, каталогизиране, класиране, разпространение, реклама, продажба, съхранение и архивиране на публикации във всички форми и представяне и посредством всички настоящи и бъдещи способи;
2.
„публикации“ означава всички публикувани текстове на всички видове носители и формати, които имат международен стандартен номер и/или каталожен номер;
3.
„задължителни публикации“ означава публикациите, издавани по силата на Договорите или други законодателни актове;
4.
„незадължителни публикации“ означава всички публикации, изготвени в рамките на прерогативите на всяка институция;
5.
„управление на авторските права“ означава, че службите автори запазват авторските си права и правото си на повторно използване, а управлението на тези права се осъществява от Службата по отношение на публикациите, чието издаване ѝ е поверено;
6.
„нетни доходи от продажбата“ означава общите фактурирани суми, намалени с предоставените търговски отстъпки и разходите за управление и инкасиране и банковите разходи;
7.
„институции“ означава институциите, органите и организациите, създадени с Договорите или въз основа на тях.
Член 3
Области на компетентност на Службата
1. Областите на компетентност на Службата са следните:
а)
издаване на Официален вестник на Европейския съюз (наричан по-долу „Официален вестник“) и гарантиране на неговата автентичност;
б)
издаване на други задължителни публикации;
в)
издаване или съвместно издаване на незадължителни публикации, поверени на Службата в рамките на прерогативите на всяка институция, а именно в контекста на комуникационните дейности на институциите;
г)
издаване или съвместно издаване на публикации по собствена инициатива, включително публикации, които имат за цел да осигурят рекламата на услугите, предлагани от Службата; в този контекст Службата може да си набавя преводи посредством договор за поръчка;
д)
разработването, поддръжката и актуализирането на услуги по електронно издаване, предназначено за обществеността;
е)
предоставянето на разположение на обществеността на цялото законодателство и на други официални текстове;
ж)
съхраняването и предлагането на разположение на обществеността в електронна форма на всички публикации на институциите;
з)
регистриране по международни стандартни номера и/или каталожни номера на публикациите на институциите;
и)
управлението на авторските права за препечатване и превод на публикациите на институциите;
й)
реклама и продажба на публикациите и услугите, които Службата предлага на обществеността.
2. Службата предоставя на институциите съвети и помощ, свързани със:
а)
програмирането и планирането на техните програми за публикации;
б)
осъществяването на техните издателски проекти, независимо от начина на издаване;
в)
оформлението и дизайна на издателските им проекти;
г)
информацията относно тенденциите на пазара за публикации в държавите-членки и относно темите и заглавията, които могат да представляват по-голям интерес за широката публика;
д)
определянето на тиражите и изготвянето на планове за разпространение;
е)
определянето на цените на публикациите и тяхната продажба;
ж)
рекламата, разпространението и оценката на безплатните и платените им публикации;
з)
анализа, оценката и създаването на интернет сайтове и интернет услуги, предназначени за обществеността;
и)
изготвянето на рамкови договори за издателска дейност;
й)
технологичния контрол на издателските системи.
Член 4
Отговорности на институциите
1. Решението за публикуване на текстове на всяка институция е от изключителната компетентност на съответната институция.
2. Институциите пристъпват към издаване на техните задължителни публикации, като използват услугите на Службата.
3. Институциите могат да пристъпят към издаване на техните незадължителни публикации и без участието на Службата. В такъв случай институциите искат от Службата международните стандартни номера и/или каталожните номера и поверяват на Службата електронна версия на публикацията, независимо от формàта, и когато е необходимо - два екземпляра на хартия на публикацията.
4. Институциите се ангажират да гарантират, че притежават всички права за препечатване, превод и разпространение на всички съставни елементи на дадена публикация.
5. Институциите се ангажират да изготвят план, съгласуван със Службата, за разпространение на своите публикации.
6. Институциите могат да сключат със Службата спогодби за услуги с цел определяне на условията на тяхното сътрудничество.
Член 5
Задачи на Службата
1. Изпълнението на задачите на Службата включва по-конкретно следните операции:
а)
прегрупиране на документите за издаване;
б)
подготовка, графично оформяне, корекция, оформление и проверка на текстовете и на други елементи, независимо от формàта или носителя, като се спазват, от една страна, указанията, дадени от институциите, и от друга страна, нормите за типографско и езиково представяне, установени съвместно с институциите;
в)
индексиране и каталогизиране на публикациите;
г)
документален анализ на текстовете, публикувани в Официален вестник, и на официални текстове, различни от тези, публикувани в Официален вестник;
д)
консолидиране на законодателни текстове;
е)
управление, разработване, актуализиране и разпространение на многоезиковия речник Eurovoc;
ж)
отпечатване чрез посредничеството на нейните доставчици;
з)
контрол над изпълнението на работата;
и)
контрол на качеството;
й)
качествено и количествено приемане;
к)
физическо и електронно разпространение на Официален вестник, на официални текстове, различни от тези, публикувани в Официален вестник, и на други незадължителни публикации;
л)
съхранение;
м)
физическо и електронно архивиране;
н)
нов тираж на изчерпаните публикации и отпечатване при поискване;
о)
изготвяне на консолидиран каталог на публикациите на институциите;
п)
продажба, включително издаване на фактури, инкасиране и плащане на средства, управление на вземанията;
р)
реклама;
с)
изготвяне, покупка, управление, актуализиране, проследяване и контрол на списъци с електрони адреси на институциите и изготвяне на целеви списъци с електронни адреси.
2. В рамките на собствената компетентност или въз основа на делегиране на правомощия на разпоредител с бюджетни кредити, предоставени от институциите, Службата извършва:
а)
възлагане на обществени поръчки, включително встъпване в правнообвързващи ангажименти;
б)
финансов надзор на договорите с доставчици;
в)
поемане на разходи, включително качествено и количествено приемане с подпис „прието за плащане“;
г)
разрешаване на разходи;
д)
приходни операции.
Член 6
Управителен съвет
1. Създава се управителен съвет, в рамките на който се представляват всички институции, подписали решението. Управителният съвет е съставен от секретаря на Съда на Европейските общности, заместник генералния секретар на Съвета, както и от генералните секретари на другите институции или от техни представители. Европейската централна банка участва в работата на управителния съвет като наблюдател.
2. Управителният съвет избира председател измежду членовете си за период от две години.
3. Управителният съвет се свиква по инициатива на своя председател или по искане на някоя от институциите поне четири пъти в годината.
4. Управителният съвет приема свой вътрешен правилник, който публикува в Официален вестник.
5. Решенията на управителния съвет, ако не е предвидено друго, се вземат с обикновено мнозинство.
6. Всяка институция, подписала настоящото решение, разполага с един глас в рамките на управителния съвет.
Член 7
Задачи и отговорности на управителния съвет
1. Чрез дерогация от разпоредбите на член 6 управителният съвет приема с единодушие, в общ интерес на институциите и в рамките на областите на компетентност на Службата, следните решения:
а)
по предложение на директора той приема стратегически цели и правила за функционирането на Службата;
б)
определя ръководните насоки на общите политики на Службата, по-специално по отношение на продажбата, разпространението и издаването, и гарантира, че Службата допринася за изготвянето и изпълнението на политиките за информация и комуникация в областите на нейната компетентност;
в)
въз основа на проект, изготвен от директора на Службата, приема годишния доклад за управлението, адресиран към институциите, имащ за цел изпълнението на стратегията и услугите, предоставяни от Службата. Преди 1 май всяка година предава на институциите отчет за предходната финансова година;
г)
одобрява предварителния разчет за приходите и разходите на Службата в рамките на бюджетната процедура, свързана с бюджета за функционирането на Службата;
д)
одобрява критериите за осчетоводяване на разходите на Службата, определени от директора ѝ;
е)
отправя до институциите предложения, които биха могли да улеснят доброто функциониране на Службата.
2. Управителният съвет взема предвид ориентацията, определена от междуинституционалните инстанции в областите на комуникация и информация за тази цел. Председателят на управителния съвет се среща ежегодно с тези инстанции.
3. Председателят на управителния съвет в качеството му на представител за междуинституционалното сътрудничество е лицето за контакт с органа, който взема решение за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за стратегическите решения в областите на компетентност на Службата.
4. Председателят на управителния съвет и директорът на Службата изготвят заедно правилата за взаимно уведомяване и комуникация, които формализират техните отношения. Това споразумение се изпраща на членовете на управителния съвет за информация.
Член 8
Директор на Службата
Директорът на Службата, под ръководството на управителния съвет и в рамките на неговата компетентност, отговаря за доброто функциониране на Службата. За прилагането на административните и финансовите процедури той действа под ръководството на Комисията.
Член 9
Задачи и отговорности на директора на Службата
1. Директорът на Службата осигурява секретариата на управителния съвет и отчита пред него изпълнението на функциите си с тримесечен доклад.
2. Директорът на Службата представя на управителния съвет всички предложения за доброто функциониране на Службата.
3. След консултация с управителния съвет за становище директорът на Службата определя същността и цените на услугите, които Службата предоставя на институциите срещу заплащане.
4. Директорът на Службата приема след одобрение от страна на управителния съвет критериите, според които се осчетоводяват разходите на Службата. Той определя начините за сътрудничество в областта на счетоводството между Службата и институциите със съгласието на счетоводителя на Комисията.
5. Директорът на Службата изготвя предварителния разчет за приходите и разходите на Службата в рамките на бюджетната процедура, свързана с бюджета за функционирането на Службата. След одобрение от страна на управителния съвет тези предложения се изпращат на Комисията.
6. Директорът на Службата решава дали и по какъв начин могат да бъдат извършени публикации, произтичащи от трети страни.
7. Директорът на Службата участва в междуинституционалните дейности във връзка с информацията и комуникацията в областите на компетентност на Службата.
8. По отношение на издаването на законодателство и на официални документи, свързани със законодателната процедура, включително Официален вестник, директорът на Службата:
а)
предлага на компетентните инстанции на всяка институция основните решения, които се прилагат съвместно;
б)
определя предложения за подобряване на структурата и представянето на Официален вестник и на официалните законодателни текстове;
в)
формулира предложения до институциите по отношение на хармонизирането на оформлението на текстовете за публикуване;
г)
прави преглед на трудностите, свързани с текущата дейност, и формулира в рамките на Службата необходимите указания и дава препоръки на институциите за преодоляване на тези трудности.
9. Директорът на Службата изготвя в съответствие с Финансовия регламент годишен доклад за дейността, който обхваща отпуснатите от Комисията и от други институции кредити по силата на Финансовия регламент. Докладът е адресиран до Комисията и съответните институции и за информация - до управителния съвет.
10. В рамките на отпускането на кредити от Комисията и изпълнението на бюджета условията за информиране и консултиране между члена на Комисията, който отговаря за отношенията със Службата, и директора на Службата се определят с общо съгласие.
11. Директорът на Службата отговаря за изпълнението на стратегическите цели, определени от управителния съвет, и за правилното управление на Службата, на нейните дейности, както и на управлението на бюджета ѝ.
12. Когато директорът на Службата отсъства или е възпрепятстван, се прилагат правилата за заместване въз основа на степента или на годините трудов стаж, освен ако управителният съвет по предложение на своя председател или на директора на Службата вземе друго решение.
13. Директорът на Службата уведомява институциите с тримесечен доклад за планирането и използването на ресурсите, както и за напредъка на работата.
Член 10
Персонал
1. Назначаването на длъжност генерален директор и директор се извършва от Комисията след единодушно положително становище от страна на управителния съвет. Правилата на Комисията по отношение на мобилността и оценката на висшето ръководство се прилагат за генералния директор и директорите (степен AD 16/AD 15/AD 14). При наближаване на срока за мобилност, предвиден по принцип в съответните правила за длъжностното лице, което заема такава длъжност, Комисията уведомява управителния съвет, който може да излезе с единодушно становище по случая.
2. Управителният съвет е тясно свързан с процедурите, които следва да се проведат, ако е необходимо, преди назначаването на длъжностни лица и други служители на Службата на длъжност генерален директор (степен AD 16/AD 15) и директори (степен AD 15/AD 14), а именно изготвяне на обява за работа, разглеждане на кандидатурите и определяне на жури за конкурс във връзка с този вид длъжности.
3. Правомощията на органа по назначаване и на органа за сключване на трудови договори по отношение на длъжностните лица и на другите служители на Службата се изпълняват от Комисията. Комисията може да делегира някои от своите правомощия в рамките на Комисията на директора на Службата. Делегирането се извършва при същите условия като за генералните дирекции на Комисията.
4. При условията на параграф 2 приетите от Комисията разпоредби и процедури за прилагането на Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители се прилагат за длъжностните лица и другите служители на Службата при същите условия като за длъжностните лица и другите служители на Комисията, които работят в Люксембург.
5. Длъжностните лица на всички институции се уведомяват за всички свободни работни места в рамките на Службата, след като органът по назначаване или органът за сключване на трудови договори решат да открият работното място.
6. На всеки три месеца директорът на Службата уведомява управителния съвет относно управлението на персонала.
Член 11
Финансови аспекти
1. Бюджетните кредити на Службата, чиято обща сума се вписва в отделна бюджетна позиция в раздела за бюджета на Комисията, са описани подробно в приложението към този раздел. Това приложение се представя под формата на отчет за приходите и разходите, като разпределението е същото като в раздела на бюджета.
2. Щатното разписание на Службата е посочено в приложението към щатното разписание на Комисията.
3. Всяка институция е разпоредител с бюджетни кредити за реда „разходи за публикуване“ от бюджета си.
4. Всяка институция може да делегира правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на Службата за управлението на кредити, вписани в раздела, и определя границите и условията на това делегиране в съответствие с Финансовия регламент. Директорът на Службата уведомява управителния съвет за това делегиране на всеки три месеца.
5. Бюджетното и финансовото управление на Службата се извършва в съответствие с Финансовия регламент и подробните правила за прилагането му и с финансовата рамка, която е в сила за Комисията, включително за кредитите, отпуснати от институции, различни от Комисията.
6. Счетоводството на Службата се изготвя в съответствие със счетоводните правила и методи, одобрени от счетоводителя на Комисията. Службата води отделно счетоводство за продажбата на Официален вестник и на публикациите. Нетните приходи от продажбите се изплащат на институциите.
Член 12
Проверка
1. Функцията на вътрешен одитор на Службата се упражнява от вътрешния одитор на Комисията в съответствие с Финансовия регламент. Службата изготвя вътрешен одит, който е аналогичен на предвидения в генералните дирекции и служби на Комисията начин. Институциите могат да поискат от директора на Службата да включи специфични одити в работната програма на вътрешния одит на Службата.
2. Службата отговаря на въпроси във връзка с нейните правомощия в рамките на мисията на Европейската служба с борба с измамите (OLAF). За да се гарантира закрилата на интересите на Европейския съюз, се изготвя споразумение, което обхваща начините за взаимно уведомяване между председателя на управителния съвет и директора на OLAF.
Член 13
Жалби и искания
1. Службата отговаря за отговорите на исканията на Европейския омбудсман и на Европейския надзорен орган за защита на личните данни в рамките на своите правомощия.
2. Правните искове в областите на правомощия на Службата се насочват срещу Комисията.
Член 14
Достъп на обществеността до документи
1. Директорът на Службата взема решенията, посочени в член 7 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (4). При отказ решенията по потвърдителни искания се взимат от генералния секретар на Комисията.
2. Службата разполага с регистър на документи в съответствие с член 11 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.
Член 15
Отмяна
Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом се отменя.
Позоваванията на отмененото решение се считат за позовавания на настоящото решение.
Член 16
Пораждане на действие
Настоящото решение поражда действие в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел и Люксембург на 26 юни 2009 година.
DÉCISION DU PARLEMENT EUROPÉEN, DU CONSEIL, DE LA COMMISSION, DE LA COUR DE JUSTICE, DE LA COUR DES COMPTES, DU COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL EUROPÉEN ET DU COMITÉ DES RÉGIONS
du 26 juin 2009
relative à l’organisation et au fonctionnement de l’Office des publications de l’Union européenne
(2009/496/CE, Euratom)
LE PARLEMENT EUROPÉEN,
LE CONSEIL,
LA COMMISSION,
LA COUR DE JUSTICE,
LA COUR DES COMPTES,
LE COMITÉ ÉCONOMIQUE ET SOCIAL EUROPÉEN,
LE COMITÉ DES RÉGIONS,
vu le traité sur l’Union européenne,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu le traité instituant la Communauté européenne de l’énergie atomique,
considérant ce qui suit:
(1)
L’article 8 de la décision des représentants des gouvernements des États membres du 8 avril 1965 relative à l’installation provisoire de certaines institutions et de certains services des Communautés (1) a prévu l’installation à Luxembourg d’un Office des publications officielles des Communautés (ci-après dénommé «l’Office»). Cette disposition a été mise en œuvre en dernier lieu par la décision 2000/459/CE, CECA, Euratom (2).
(2)
Les règles et réglementations applicables aux fonctionnaires et autres agents des Communautés européennes s’appliquent à l’Office. Il y a lieu de tenir compte de leurs modifications récentes.
(3)
Le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil du 25 juin 2002 portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (3), ci-après dénommé «règlement financier», prévoit des dispositions particulières relatives au fonctionnement de l’Office.
(4)
Le domaine de l’édition connaît une évolution technologique profonde dont il y a lieu de tenir compte pour le fonctionnement de l’Office.
(5)
Dans un souci de clarté, il convient d’abroger la décision 2000/459/CE, CECA, Euratom, et de la remplacer par la présente décision,
DÉCIDENT:
Article premier
L’Office des publications
1. L’Office des publications de l’Union européenne (ci-après dénommé «Office») est un office interinstitutionnel qui a pour objet d’assurer, dans les meilleures conditions possibles, l’édition des publications des institutions des Communautés européennes et de l’Union européenne.
À cette fin, l’Office, d’une part, permet aux institutions d’accomplir leurs obligations en matière de publication des textes réglementaires et, d’autre part, contribue à la conception technique et à la mise en œuvre des politiques d’information et de communication dans les domaines de sa compétence.
2. L’Office est géré par son directeur suivant les orientations stratégiques fixées par un comité de direction. À l’exception des dispositions spécifiques à la vocation interinstitutionnelle de l’Office prévues par la présente décision, l’Office applique les procédures administratives et financières de la Commission. En établissant lesdites procédures, la Commission tient compte de la nature spécifique de l’Office.
Article 2
Définitions
Aux fins de la présente décision, on entend par:
1)
«édition», toute action nécessaire pour la conception, la vérification, l’attribution des numéros internationaux normalisés et/ou des numéros de catalogue, la production, le catalogage, l’indexation, la diffusion, la promotion, la vente, le stockage et l’archivage des publications, sous toutes formes et présentations et par tous procédés tant actuels que futurs;
2)
«publications», tous textes publiés sur tous supports et sous tous formats portant un numéro international normalisé et/ou un numéro de catalogue;
3)
«publications obligatoires», les publications éditées en vertu des traités ou d’autres textes réglementaires;
4)
«publications non obligatoires», toutes publications éditées dans le cadre des prérogatives de chaque institution;
5)
«gestion des droits d’auteur», la confirmation de la détention par les services auteurs des droits d’auteur ou de réutilisation et la gestion par l’Office desdits droits pour les publications dont l’édition est confiée à l’Office;
6)
«recettes nettes de vente», le total des montants facturés diminués des remises commerciales accordées et des frais de gestion, d’encaissement et bancaires;
7)
«institutions», les institutions, organes et organismes institués par les traités ou sur la base de ceux-ci.
Article 3
Compétences de l’Office
1. Les compétences de l’Office portent sur les domaines suivants:
a)
l’édition du Journal officiel de l’Union européenne (ci-après dénommé «Journal officiel») et la garantie de son authenticité;
b)
l’édition des autres publications obligatoires;
c)
l’édition ou la coédition des publications non obligatoires confiées à l’Office dans le cadre des prérogatives de chaque institution notamment dans le contexte des activités de communication des institutions;
d)
l’édition ou la coédition de publications de sa propre initiative, incluant des publications ayant pour but d’assurer la promotion de ses propres services; dans ce contexte, l’Office peut se procurer des traductions moyennant un contrat de service;
e)
le développement, le maintien et la mise à jour de ses services d’édition électronique destinés au public;
f)
la mise à disposition du public de l’ensemble de la législation et des autres textes officiels;
g)
la conservation et la mise à disposition du public sous forme électronique de toutes les publications des institutions;
h)
l’attribution des numéros internationaux normalisés et/ou des numéros de catalogue aux publications des institutions;
i)
la gestion des droits de reproduction et de traduction des publications des institutions;
j)
la promotion et la vente des publications et des services qu’il offre au public.
2. L’Office fournit aux institutions des conseils et une assistance relatifs à:
a)
la programmation et la planification de leurs programmes de publications;
b)
la réalisation de leurs projets d’édition quel que soit le mode d’édition;
c)
la mise en page et le design de leurs projets d’édition;
d)
l’information sur les tendances du marché des publications dans les États membres et sur les thèmes et titres susceptibles d’avoir la plus large audience;
e)
la fixation des tirages et l’établissement des plans de diffusion;
f)
la fixation des prix des publications et leur vente;
g)
la promotion, la diffusion et l’évaluation de leurs publications gratuites ou payantes;
h)
l’analyse, l’évaluation et la construction des sites et services internet destinés au public;
i)
l’élaboration des contrats-cadres afférents aux activités d’édition;
j)
la veille technologique relative aux systèmes d’édition.
Article 4
Responsabilités des institutions
1. La décision de publication de chaque institution est de la compétence exclusive de celle-ci.
2. Les institutions procèdent à l’édition de leurs publications obligatoires en ayant recours aux services de l’Office.
3. Les institutions peuvent procéder à l’édition de leurs publications non obligatoires sans intervention de l’Office. Dans ce cas, les institutions demandent auprès de l’Office les numéros internationaux normalisés et/ou les numéros de catalogue et confient à l’Office une version électronique de la publication, quel que soit son format, ainsi que, le cas échéant, deux exemplaires sur papier de la publication.
4. Les institutions s’engagent à garantir la détention de tous les droits de reproduction, de traduction et de diffusion de tous les éléments constitutifs d’une publication.
5. Les institutions s’engagent à établir un plan de diffusion, agréé par l’Office, pour leurs publications.
6. Les institutions peuvent conclure avec l’Office des conventions de service afin de définir les modalités de leur collaboration.
Article 5
Tâches de l’Office
1. L’exécution des tâches de l’Office comporte notamment les opérations suivantes:
a)
regroupement des documents à éditer;
b)
préparation, conception graphique, correction, mise en page et vérification des textes et autres éléments, quel que soit le format ou le support, dans le respect, d’une part, des indications fournies par les institutions et, d’autre part, des normes de présentation typographique et linguistique établies en collaboration avec les institutions;
c)
indexation et catalogage des publications;
d)
analyse documentaire des textes publiés au Journal officiel et des textes officiels autres que ceux publiés au Journal officiel;
e)
consolidation des textes législatifs;
f)
gestion, développement, mise à jour et diffusion du thésaurus multilingue Eurovoc;
g)
impression par l’intermédiaire de ses fournisseurs;
h)
suivi de l’exécution des travaux;
i)
contrôle de qualité;
j)
réception qualitative et quantitative;
k)
diffusion physique et électronique du Journal officiel, des textes officiels autres que ceux publiés au Journal officiel et des autres publications non obligatoires;
l)
stockage;
m)
archivage physique et électronique;
n)
retirage des publications épuisées et impression à la demande;
o)
constitution d’un catalogue consolidé des publications des institutions;
p)
vente comportant l’émission des factures, l’encaissement et le versement des recettes, la gestion des créances;
q)
promotion;
r)
création, achat, gestion, mise à jour, suivi et contrôle des mailing listes des institutions et création de mailing listes ciblées.
2. Dans le cadre de ses compétences propres, ou sur la base des délégations de pouvoirs d’ordonnateur accordées par les institutions, l’Office procède:
a)
à la passation de marchés publics, y compris aux engagements juridiques;
b)
au suivi financier des contrats avec les fournisseurs;
c)
à la liquidation des dépenses comportant notamment la réception qualitative et quantitative et exprimée par la signature d’un «bon à payer»;
d)
à l’ordonnancement des dépenses;
e)
aux opérations de recettes.
Article 6
Comité de direction
1. Il est institué un comité de direction au sein duquel sont représentées les institutions signataires. Le comité de direction est composé du greffier de la Cour de justice, du secrétaire général adjoint du Conseil, ainsi que des secrétaires généraux des autres institutions, ou de leurs représentants. La Banque centrale européenne participe aux travaux du comité de direction en tant qu’observateur.
2. Le comité de direction désigne un président qu’il choisit parmi ses membres pour une période de deux ans.
3. Le comité de direction se réunit sur l’initiative de son président ou sur demande d’une institution et au moins quatre fois par an.
4. Le comité de direction arrête son règlement intérieur qui est publié au Journal officiel.
5. Les décisions du comité de direction, sauf dispositions contraires, sont prises à la majorité simple.
6. Chaque institution signataire de la présente décision dispose d’une voix au sein du comité de direction.
Article 7
Tâches et responsabilités du comité de direction
1. Par dérogation aux dispositions de l’article 6, le comité de direction prend à l’unanimité, dans l’intérêt commun des institutions et dans le cadre des compétences de l’Office, les décisions suivantes:
a)
sur proposition du directeur, il arrête les objectifs stratégiques et les règles de fonctionnement de l’Office;
b)
il fixe les lignes directrices des politiques générales de l’Office, notamment en ce qui concerne la vente, la diffusion et l’édition, et veille à ce que l’Office contribue à la conception et à la mise en œuvre des politiques d’information et de communication dans les domaines de sa compétence;
c)
sur la base d’un projet préparé par le directeur de l’Office, il arrête un rapport annuel de gestion adressé aux institutions portant sur la mise en œuvre de la stratégie et les prestations fournies par l’Office. Avant le 1er mai de chaque année, il transmet aux institutions le rapport sur l’exercice précédent;
d)
il approuve l’état prévisionnel des recettes et des dépenses de l’Office dans le cadre de la procédure budgétaire relative au budget de fonctionnement de l’Office;
e)
il approuve les critères selon lesquels la comptabilité analytique est tenue par l’Office que le directeur de l’Office arrête;
f)
il adresse aux institutions toute suggestion susceptible de faciliter le bon fonctionnement de l’Office.
2. Le comité de direction tient compte des orientations dégagées par les instances interinstitutionnelles dans les domaines de la communication et de l’information mises en place à cet effet. Le président du comité de direction s’entretient annuellement avec ces instances.
3. L’interlocuteur devant l’autorité de décharge pour les décisions stratégiques dans les domaines de compétence de l’Office est le président du comité de direction dans sa capacité de représentant de la coopération interinstitutionnelle.
4. Le président du comité de direction et le directeur de l’Office établissent d’un commun accord les règles d’information mutuelle et de communication qui formalisent leurs relations. Cet accord est communiqué aux membres du comité de direction pour information.
Article 8
Directeur de l’Office
Le directeur de l’Office est, sous l’autorité du comité de direction et dans la limite des compétences de celui-ci, responsable du bon fonctionnement de l’Office. Pour l’application des procédures administratives et financières, il agit sous l’autorité de la Commission.
Article 9
Tâches et responsabilités du directeur de l’Office
1. Le directeur de l’Office assure le secrétariat du comité de direction et rend compte à celui-ci de l’exécution de ses fonctions par un rapport trimestriel.
2. Le directeur de l’Office soumet au comité de direction toute suggestion pour le bon fonctionnement de l’Office.
3. Le directeur de l’Office fixe la nature et le tarif des prestations que l’Office peut effectuer pour les institutions à titre onéreux, après consultation pour avis du comité de direction.
4. Le directeur de l’Office arrête, après approbation du comité de direction, les critères selon lesquels la comptabilité analytique est tenue par l’Office. Il définit les modalités de coopération comptable entre l’Office et les institutions, en accord avec le comptable de la Commission.
5. Le directeur de l’Office, dans le cadre de la procédure budgétaire relative au budget de fonctionnement de l’Office, établit un projet d’état prévisionnel des recettes et des dépenses de l’Office. Ces propositions sont, après approbation du comité de direction, transmises à la Commission.
6. Le directeur de l’Office décide si, et selon quelles modalités, des publications provenant de tiers peuvent être effectuées.
7. Le directeur de l’Office participe aux activités interinstitutionnelles en matière d’information et de communication dans les domaines de compétence de l’Office.
8. En ce qui concerne l’édition de la législation et les documents officiels relatifs à la procédure législative, y compris le Journal officiel, le directeur de l’Office:
a)
suscite, auprès des instances compétentes de chaque institution, les décisions de principe à appliquer en commun;
b)
formule des propositions d’amélioration de la structure et de la présentation du Journal officiel et des textes législatifs officiels;
c)
formule des propositions aux institutions en ce qui concerne l’harmonisation de la présentation des textes à publier;
d)
examine les difficultés rencontrées dans les opérations courantes et formule, dans le cadre de l’Office, les instructions nécessaires et, à l’intention des institutions, les recommandations pour les surmonter.
9. Le directeur de l’Office établit, conformément au règlement financier, un rapport annuel d’activité qui couvre la gestion des crédits délégués par la Commission et par d’autres institutions en vertu du règlement financier. Ce rapport est adressé à la Commission et aux institutions concernées et, pour information, au comité de direction.
10. Dans le cadre de la délégation de crédits de la Commission et de l’exécution du budget, des modalités d’information et de consultation entre le membre de la Commission chargé des relations avec l’Office et le directeur de l’Office sont établies d’un commun accord.
11. Le directeur de l’Office est responsable pour la mise en œuvre des objectifs stratégiques arrêtés par le comité de direction et pour la bonne gestion de l’Office, de ses activités ainsi que pour la gestion de son budget.
12. En cas d’absence ou d’empêchement du directeur de l’Office, les règles de suppléance sur la base du grade et de l'ancienneté sont d’application sauf si le comité de direction, sur proposition de son président ou du directeur de l’Office, décide d’un ordre différent.
13. Le directeur de l’Office informe les institutions par un rapport trimestriel sur la planification et la consommation des ressources ainsi que sur l’avancement des travaux.
Article 10
Personnel
1. Les nominations aux fonctions des emplois types de directeur général et de directeur se font par la Commission après avis favorable unanime du comité de direction. Les règles de la Commission en matière de mobilité et d’évaluation de l’encadrement supérieur s’appliquent au directeur général et aux directeurs (grades AD 16/AD 15/AD 14). Dès que l’échéance de mobilité normalement prévue dans les règles afférentes s’approche pour un fonctionnaire occupant un tel emploi, la Commission informe le comité de direction qui peut émettre un avis unanime sur le cas.
2. Le comité de direction est étroitement associé aux procédures à accomplir, le cas échéant, avant la nomination des fonctionnaires et agents de l’Office appelés à exercer les fonctions des emplois types de directeur général (grades AD 16/AD 15) et de directeur (grades AD 15/AD 14), s’agissant notamment de l’établissement de l’avis de vacance, de l’examen des candidatures et de la désignation des jurys de concours relatifs à ces emplois types.
3. Les compétences de l’autorité investie du pouvoir de nomination (AIPN) et de l’autorité habilitée à conclure les contrats (AHCC) sont exercées par la Commission en ce qui concerne les fonctionnaires et agents affectés à l’Office. La Commission peut déléguer certaines de ses compétences en son sein et au directeur de l’Office. Une telle délégation se fait dans les mêmes conditions que pour les directeurs généraux de la Commission.
4. Sous réserve du paragraphe 2, les dispositions et procédures adoptées par la Commission pour la mise en œuvre du statut et du régime applicable aux autres agents s’appliquent aux fonctionnaires et agents affectés à l’Office dans les mêmes conditions que pour les fonctionnaires et agents de la Commission en service à Luxembourg.
5. Toute vacance d’emploi au sein de l’Office à publier est portée à la connaissance des fonctionnaires de toutes les institutions, dès que l’AIPN ou l’AHCC a décidé de pourvoir à cet emploi.
6. Le directeur de l’Office informe le comité de direction à un rythme trimestriel sur la gestion du personnel.
Article 11
Aspects financiers
1. Les crédits de l’Office, dont le montant total est inscrit à une ligne budgétaire particulière à l’intérieur de la section du budget afférente à la Commission, figurent en détail dans une annexe de cette section. Cette annexe est présentée sous forme d’état de recettes et de dépenses, subdivisé de la même manière que les sections du budget.
2. Le tableau des effectifs de l’Office figure dans une annexe du tableau des effectifs de la Commission.
3. Chaque institution est l’ordonnateur pour les crédits afférents à la ligne «dépenses de publication» de son budget.
4. Chaque institution peut déléguer des pouvoirs d’ordonnateur au directeur de l’Office, pour la gestion des crédits inscrits dans sa section, et fixe les limites et les conditions de ces délégations, conformément au règlement financier. Le directeur de l’Office informe le comité de direction de ces délégations à un rythme trimestriel.
5. La gestion budgétaire et financière de l’Office est effectuée dans le respect du règlement financier et de ses modalités d’exécution et du cadre financier en vigueur à la Commission, y compris pour les crédits délégués par des institutions autres que la Commission.
6. La comptabilité de l’Office est établie en conformité avec les règles et méthodes comptables approuvées par le comptable de la Commission. L’Office tient une comptabilité distincte relative à la vente du Journal officiel et des publications. Les recettes nettes de vente sont reversées aux institutions.
Article 12
Contrôle
1. La fonction d’auditeur interne est exercée à l’Office par l’auditeur interne de la Commission, conformément au règlement financier. L’Office met en place une capacité d’audit interne, selon des modalités analogues à celles prévues pour les directions générales et services de la Commission. Les institutions peuvent demander au directeur de l’Office d’inclure des audits spécifiques dans le programme de travail de la capacité d’audit interne de l’Office.
2. L’Office répond à toute question relevant de ses compétences dans le cadre de la mission de l’Office européen de lutte antifraude (OLAF). Afin d’assurer la protection des intérêts de l’Union européenne, un accord reprenant les modalités d’information mutuelle est établi entre le président du comité de direction et le directeur de l’OLAF.
Article 13
Réclamations et demandes
1. L’Office est responsable pour les réponses aux demandes du Médiateur européen et du Contrôleur européen de la protection des données dans les limites de ses compétences.
2. Tout recours en justice dans les domaines de compétence de l’Office est dirigé contre la Commission.
Article 14
Accès du public aux documents
1. Le directeur de l’Office prend les décisions visées à l’article 7 du règlement (CE) no 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l’accès du public aux documents du Parlement, du Conseil et de la Commission (4). En cas de refus, les décisions sur les demandes confirmatives sont prises par le secrétaire général de la Commission.
2. L’Office dispose d’un registre des documents, conformément à l’article 11 du règlement (CE) no 1049/2001.
Article 15
Abrogation
La décision 2000/459/CE, CECA, Euratom est abrogée.
Les références à la décision abrogée s’entendent comme faites à la présente décision.
Article 16
Prise d’effet
La présente décision prend effet le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.
Fait à Bruxelles et à Luxembourg, le 26 juin 2009.