РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 390/2009 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 23 април 2009 година
за изменение на Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби във връзка с въвеждането на биометрични данни и за включване на разпоредби относно организацията на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност, и по-специално член 62, параграф 2, буква б), подточка ii) от него,
като взеха предвид предложението на Комисията,
като взеха предвид становището на Европейския надзорен орган по защита на данните (1),
в съответствие с процедурата, предвидена в член 251 от Договора (2),
като имат предвид, че:
(1)
За да се гарантират надеждната проверка и установяването на самоличността на кандидатите, е необходимо да се обработват биометрични данни чрез визовата информационна система (ВИС), създадена с Решение 2004/512/ЕО на Съвета (3), и да се осигури правна рамка за събирането на тези биометрични идентификатори. Освен това въвеждането на ВИС изисква нова организация на приемането на заявления за издаване на визи.
(2)
Включването на биометрични идентификатори във ВИС е важна стъпка към използването на нови елементи, които установяват по-надеждна връзка между притежателя на виза и паспорта, с цел да се предотврати използването на фалшива самоличност. Затова личното явяване на кандидата - поне при подаване на първото заявление - следва да е едно от основните изисквания за издаване на виза с регистрация на биометричните идентификатори във ВИС.
(3)
Изборът на биометрични идентификатори се урежда в Регламент (ЕО) № 767/2008 на Европейския парламент и на Съвета от 9 юли 2008 г. относно Визовата информационна система (ВИС) и обмена на данни между държави-членки относно визите за краткосрочно пребиваване („Регламент за ВИС“) (4).
(4)
В настоящия регламент се определят стандартите за събиране на тези биометрични идентификатори, като се прави позоваване на съответните разпоредби, установени от Международната организация за гражданско въздухоплаване („ИКАО“). Не се изискват допълнителни технически спецификации, за да се осигури оперативна съвместимост.
(5)
Всички документи, данни или биометрични идентификатори, получени от държава-членка при процедура за кандидатстване за виза, се считат за консулски документи съгласно Виенската конвенция за консулските отношения от 24 април 1963 г. и се третират по съответен начин.
(6)
С цел да се улесни регистрацията на кандидатите и да се намалят разходите за държавите-членки, е необходимо да се предвидят нови организационни възможности в допълнение към съществуващите в рамките на представителството. На първо място, към Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби (5) следва да се добави специална форма на представителство, което да се ограничава до приемане на заявленията и въвеждане на биометричните идентификатори.
(7)
Следва да се въведат и други варианти, като съвместното използване на обекти, съвместни центрове за приемане на заявления, почетни консули и сътрудничество с външни доставчици на услуги. Следва да се създаде подходяща правна рамка за тези варианти, като се вземат под внимание по-специално въпросите, свързани със защитата на данните. В съответствие с условията, предвидени в настоящата правна рамка, държавите-членки следва да определят вида организационна структура, която ще използват във всяка трета държава. Комисията следва да публикува данните за тези структури.
(8)
При организиране на сътрудничество държавите-членки следва да направят необходимото кандидатите да бъдат насочени към държавата-членка, която отговаря за обработването на техните заявления.
(9)
Необходимо е да се предвидят разпоредби за ситуации, при които държавите-членки решават, с цел улесняване на процедурата, да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията. Такова решение може да бъде взето, ако при особени обстоятелства или поради свързани с местните условия причини сътрудничеството с други държави-членки под формата на ограничено представителство, съвместното използване на обекти или общ център за приемане на заявления се окаже нецелесъобразно за съответната държава-членка. Такива договорености следва да се установяват при спазване на общите принципи за издаване на визи, като се зачитат изискванията за защита на данните, уредени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (6). Освен това при установяването и изпълнението на такива договорености следва да се има предвид необходимостта от предотвратяване на практиката за търсене на по-изгодни варианти за получаване на виза (т.нар. „visa-shopping“).
(10)
Държавите-членки следва да си сътрудничат с външни доставчици на услуги на базата на правен акт, който следва да съдържа разпоредби относно точно определените им отговорности, относно прекия и пълен достъп до помещенията им, информацията относно кандидатите, поверителността и относно обстоятелствата, условията и процедурите за спиране или прекратяване на сътрудничеството.
(11)
Настоящият регламент, като позволява на държавите-членки да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията и същевременно въвежда принципа за „обслужване на едно гише“ при подаване на заявленията, създава дерогация от общото правило за лично явяване, както е предвидено в част III, точка 4 от Общите консулски инструкции. С това не се засяга възможността кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както и не се засягат бъдещите правни актове за уреждане на тези въпроси.
(12)
За да се гарантира спазването на изискванията за защита на данните, бяха проведени консултации с работната група, създадена съгласно член 29 от Директива 95/46/ЕО.
(13)
Директива 95/46/ЕО се прилага за държавите-членки във връзка с обработването на лични данни съгласно настоящия регламент.
(14)
Държавите-членки следва да запазят възможността всички кандидати да подават заявления директно в дипломатическите им мисии или консулските им служби.
(15)
С цел да се улесни процедурата при следващо кандидатстване, следва да се даде възможност за възпроизвеждане на пръстови отпечатъци, които вече са въведени във ВИС, в рамките на срок от 59 месеца. След изтичането на този срок пръстовите отпечатъци следва да бъдат снети отново.
(16)
Поради изискването за снемане на биометрични идентификатори следва да не се използват търговски посредници, като туристически агенции, при първото кандидатстване, а само за последващи такива.
(17)
Поради това Общите консулски инструкции следва да бъдат съответно изменени.
(18)
Три години след въвеждането в действие на ВИС и на всеки четири години след това Комисията следва да представя на Европейския парламент и на Съвета доклад за прилагането на настоящия регламент.
(19)
Доколкото целите на настоящия регламент, а именно организацията на приемането и обработването на заявления във връзка с въвеждането на биометрични данни във ВИС и въвеждането на общи стандарти и оперативно съвместими биометрични идентификатори, както и на общи правила за всички държави-членки, които участват в общата визова политика на Общността, не могат да бъдат постигнати от държавите-членки в достатъчна степен и следователно могат да бъдат по-добре постигнати на общностно равнище, Общността може да приеме мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, установен в член 5 от Договора. В съответствие с принципа на пропорционалност, посочен в същия член, настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигането на тези цели.
(20)
В съответствие с членове 1 и 2 от Протокола относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не участва в приемането на настоящия регламент, не е обвързана от него и не го прилага. Като се има предвид, че настоящият регламент развива достиженията на правото от Шенген съгласно разпоредбите в част трета, дял IV от Договора за създаване на Европейската общност, Дания решава, в съответствие с член 5 от посочения протокол, в срок шест месеца след деня на приемане на настоящия регламент, дали ще го прилага в националното си законодателство.
(21)
По отношение на Исландия и Норвегия настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено от Съвета на Европейския съюз, от една страна, и Република Исландия и Кралство Норвегия, от друга страна, за асоциирането на последните в процеса на изпълнение, прилагане и развитие на достиженията на правото от Шенген (7), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО на Съвета (8), относно определени договорености по прилагането на посоченото споразумение.
(22)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген, в което Обединеното кралство не участва в съответствие с Решение 2000/365/ЕО на Съвета от 29 май 2000 г. относно искането на Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (9). Следователно Обединеното кралство не участва в приемането му, не е обвързано от него и не го прилага.
(23)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген, в което Ирландия не участва съгласно Решение 2002/192/ЕО на Съвета от 28 февруари 2002 г. относно искането на Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (10). Следователно Ирландия не участва в приемането му, не е обвързана от него и не го прилага.
(24)
По отношение на Швейцария настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария за асоцииране на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген (11), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/146/ЕО (12) на Съвета.
(25)
По отношение на Лихтенщайн настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген по смисъла на Протокола между Европейския съюз, Европейската общност, Конфедерация Швейцария и Княжество Лихтенщайн относно присъединяването на Княжество Лихтенщайн към Споразумението между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария относно асоциирането на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген, които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/261/ЕО на Съвета (13).
(26)
По отношение на Кипър настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 3, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2003 г.
(27)
Настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 4, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2005 г.,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Изменения на Общите консулски инструкции
Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби се изменят, както следва:
1.
Част II се изменя, както следва:
а)
в точка 1.2, буква б) се добавят следните параграфи:
„Държава-членка може също така да представлява една или повече други държави-членки в ограничена степен, единствено за приемане на заявления и за въвеждане на биометрични идентификатори. Прилагат се съответните разпоредби от точка 1.2, букви в) и д). Приемането и предаването на досиета и данни на представляваната държава-членка се осъществяват при зачитане на съответните правила за защита на данните и на правилата за сигурност.
Представляваната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната държава-членка.
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и), представляваната(ите) държава(и)-членка(и) не допуска(т) представляващата държава-членка да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) представлявана(и) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например чрез използване на установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер във въпросната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път между органите на съответните държави-членки.“;
б)
буква г) се заменя със следното:
„г)
При издаване на единни визи съгласно букви а) и б) представителството и ограниченото представителство се отразяват в таблицата на представителството за издаване на единни визи, посочена в приложение 18.“
2.
Част III се изменя, както следва:
а)
точка 1 се заменя със следното:
„1. Заявления за издаване на визи
1.1. Заявления за издаване на визи - брой на заявления
От кандидатите се изисква също така да попълнят заявлението за издаване на единна виза. Заявлението за издаване на единна виза трябва да се подава, като се използва хармонизираният формуляр, образец на който е даден в приложение 16.
Попълва се най-малко едно копие от заявлението, за да може да се използва в хода на консултациите с централните органи. Държавите-членки могат, доколкото го изискват националните административни процедури, да поискат няколко копия от заявлението.
1.2. Биометрични идентификатори
а) Държавите-членки снемат биометрични идентификатори, които включват изображение на лицето и десет пръстови отпечатъка на кандидата, в съответствие с гаранциите, предвидени в Европейската конвенция за защита на правата на човека и основните свободи, в Хартата на основните права на Европейския съюз и в Конвенцията на Организацията на обединените нации за правата на детето.
Кандидатът е длъжен да се яви лично при подаване на първото си заявление. Тогава се снемат следните биометрични идентификатори:
-
снимка, сканирана или направена при подаване на заявлението, и
-
десет контролни пръстови отпечатъка, снети цифрово.
Когато пръстовите отпечатъци, снети от кандидата във връзка с предходно заявление, са били въведени за първи път във визовата информационна система (ВИС) преди по-малко от 59 месеца от датата на новото заявление, те се възпроизвеждат на последващото заявление.
В случай обаче на основателни съмнения относно самоличността на кандидата за виза дипломатическата мисия или консулската служба снема пръстови отпечатъци в рамките на посочения по-горе срок.
Освен това ако при подаване на заявлението не може да се установи незабавно, че пръстовите отпечатъци са снети в горепосочения срок, кандидатът може да поиска да му бъдат снети пръстовите отпечатъци.
В съответствие с член 9, параграф 5 от Регламента за ВИС снимката, приложена към всяко заявление, се въвежда във ВИС. От кандидата не се изисква да се явява лично за тази цел.
Техническите изисквания към снимката са в съответствие с международните стандарти, определени в документ на ИКАО 9303, част 1, 6-о издание.
Пръстовите отпечатъци се снемат в съответствие със стандартите на ИКАО и Решение 2006/648/ЕО на Комисията от 22 септември 2006 г. за определяне на техническите спецификации относно стандартите за биометрични характеристики, свързани с разработването на Визовата информационна система (14).
Биометричните идентификатори се снемат от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на дипломатическата мисия или консулската служба, отговаряща за издаването на визи на границата. Под наблюдението на дипломатическите мисии или консулските служби биометричните идентификатори могат също да се снемат и от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на почетния консул или на външния доставчик на услуги, посочен в част VII, точки 1.3 и 1.4.
Данните се въвеждат във ВИС единствено от надлежно упълномощени консулски служители в съответствие член 6, параграф 1, член 7 и член 9, параграфи 5 и 6 от Регламента за ВИС.
Държавите-членки гарантират, че се използват пълноценно всички критерии за търсене съгласно член 15 от регламента за ВИС, за да се избегне отказ погрешка или погрешно установяване на самоличност.
б) Изключения
Следните кандидати се освобождават от изискването за пръстови отпечатъци:
-
деца на възраст под 12 години,
-
лица, при които снемането на пръстови отпечатъци е физически невъзможно. Ако е възможно снемането на пръстови отпечатъци от по-малко от десет пръста, се снема съответният брой пръстови отпечатъци. Въпреки това, ако снемането е временно невъзможно, от кандидата се изисква да даде пръстови отпечатъци при следващото заявление. Дипломатическите мисии или консулските служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, имат право да поискат допълнително разяснение относно причините за временната невъзможност. Държавите-членки гарантират, че са налице подходящи процедури, предоставящи гаранции за зачитане на достойнството на заявителя в случай на затруднения при събиране на данни. Обстоятелството, че снемането на отпечатъци е физически невъзможно, не влияе върху издаването или отказа за издаване на виза,
-
държавните или правителствените ръководители и членовете на националното правителство и придружаващите ги съпруги(зи), както и членовете на официалната им делегация, по покана на правителства на държави-членки или по покана на международни организации с официална цел,
-
кралски особи и други високопоставени членове на кралското семейство по покана на правителства на държави-членки или международни организации с официална цел.
За всеки един от тези случаи във ВИС се въвежда записът „не се прилага“.
б)
добавя се следната точка:
„5. Поведение на служителите
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки гарантират, че кандидатите се приемат любезно.
При изпълнение на задълженията си консулските служители напълно зачитат човешкото достойнство. Предприеманите мерки са пропорционални на целите, които се преследват с тях.
При изпълнение на задачите си консулските служители не дискриминират никого на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация.“
3.
Част VII, точка 1 се изменя, както следва:
„1. Организация на секциите за издаване на визи
1.1. Организация на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
Всяка държава-членка отговаря за организацията на приемането и обработването на заявления. По принцип заявления се подават пред дипломатическа мисия или консулска служба на държава-членка.
Държавите-членки:
-
оборудват дипломатическите си мисии или консулски служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, с необходимите материали за снемане на биометрични идентификатори, както и офисите на почетните си консули, когато тези офиси служат за снемане на биометрични идентификатори в съответствие с точка 1.3, и/или
-
си сътрудничат с една или повече държави-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище или чрез други подходящи контакти под формата на ограничено представителство, съвместно използване на обекти или общ център за приемане на заявления в съответствие с точка 1.2.
При особени обстоятелства или поради причини, свързани с местните условия, като например:
-
големият брой кандидати не позволява приемането на заявления и събирането на данни да се организира в срок и при нормални условия, или
-
по никакъв друг начин не е възможно да се осигури добро териториално покритие на съответната трета държава,
и когато горепосочените форми на сътрудничество се окажат неподходящи за съответната държава-членка, държавата-членка може, в краен случай, да си сътрудничи с външен доставчик на услуги в съответствие с точка 1.4.
Без да се засяга правото кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както е предвидено в част III, точка 4, изборът на форма на организация не изисква за подаване на заявлението кандидатът да се явява лично на повече от едно място.
1.2. Форми на сътрудничество между държавите-членки
а)
Когато се избере „съвместно използване на обекти“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на една или повече държави-членки обработват заявленията (включително биометричните идентификатори), подадени до тях в дипломатическата мисия или консулската служба на друга държава-членка, и използват оборудването на тази друга държава-членка. Съответните държави-членки се договарят за времетраенето и условията за прекратяване на съвместното използване на обекти, както и за дела от визовата такса, която да се получава от държавата-членка, чиято дипломатическа мисия или консулска служба се използва.
б)
Когато се създават „общи центрове за приемане на заявления“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на две или повече държави-членки се помещават в една сграда, за да приемат подаваните до тях заявления (включително биометрични идентификатори). Кандидатите се насочват към държавата-членка, която отговаря за обработването на заявлението. Държавите-членки се договарят за времетраенето и за условията за прекратяване на това сътрудничество, както и за поделянето на разходите между участващите държави-членки. Една от държавите-членки отговаря за свързаните с логистиката договори и за дипломатическите отношения с държавата-домакин.
1.3. Изпълнение на някои функции от почетни консули
Почетните консули също могат да бъдат упълномощени да изпълняват някои или всички задачи, посочени в точка 1.5. Предприемат се подходящи мерки за гарантиране на сигурността и защитата на данните.
Ако почетният консул не е държавен служител на държава-членка, при изпълнението на тези задачи се спазват предвидените в приложение 19 изисквания, с изключение на разпоредбите в точка В, буква в) от същото приложение.
Ако почетният консул е държавен служител на държава-членка, съответната държава-членка гарантира, че се прилагат изисквания, сравними с изискванията, които биха се прилагали, ако задачите се изпълняваха от нейната дипломатическа мисия или консулска служба.
1.4. Сътрудничество с външни доставчици на услуги
Държавите-членки се стремят да си сътрудничат с един и същ външен доставчик на услуги съвместно с една или повече държави-членки, без да се засягат възлагането на обществени поръчки и правилата относно конкуренцията.
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги се основава на правен акт, в който са спазени предвидените в приложение 19 изисквания.
Държавите-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище обменят информация относно избора на външните доставчици на услуги и установяването на условията в съответните свои правни актове.
1.5. Видове сътрудничество с външни доставчици на услуги
На външен доставчик на услуги може да бъде възложено да изпълнява една или повече от следните задачи:
а)
да предоставя обща информация относно изискванията и заявленията за издаване на виза;
б)
да информира кандидатите относно необходимите придружаващи документи въз основа на списък;
в)
да събира данни и заявления (включително да снема биометрични идентификатори) и да предава заявленията на дипломатическата мисия или консулската служба;
г)
да събира таксата за услугата;
д)
да урежда срещи за лично явяване в дипломатическата мисия, консулската служба или при външния доставчик на услуги;
е)
да взема пътническите документи (включително уведомлението за отказ според случая) от дипломатическата мисия или консулската служба и да ги връща на кандидата.
1.6. Задължения на държавите-членки
При избора на външен доставчик на услуги съответната(ите) държава(и)-членка(и) надлежно проверява(т) платежоспособността и надеждността на дружеството (включително необходимите лицензи, търговска регистрация, дружествени устави, банкови договори) и гарантира(т), че няма конфликт на интереси.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че избраният външен доставчик на услуги спазва условията, определени в посочения в точка 1.4 правен акт.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) носи(ят) отговорност за спазването на правилата за защита на данните при обработването на данните и се контролира(т) в съответствие с разпоредбите на член 28 от Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (15).
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги не ограничава, нито изключва отговорност, която съгласно националното законодателство на съответната(ите) държава(и)-членка(и) произтича от нарушаване на задълженията във връзка с личните данни на кандидатите и обработването на заявленията за виза. Настоящата разпоредба не засяга исковете, които може да бъдат подадени пряко срещу външния доставчик на услуги съгласно националното законодателство на съответната трета държава.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и), държавата(ите)-членка(и) не допуска(т) външният доставчик на услуги да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например като се използват установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер в съответната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) осигурява(т) обучение на външния доставчик на услуги, което съответства на познанията, необходими за предоставяне на подходящи услуги, и достатъчно информация на кандидатите.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) в случай на съмнение предоставя(т) възможност за проверка в дипломатическата мисия или консулската служба на пръстови отпечатъци, които са снети от външен доставчик на услуги.
Разглеждането на заявленията, интервютата, когато се налагат такива, процесът на разрешаване и отпечатването и поставянето на визовите стикери се извършват единствено от дипломатическата мисия или консулската служба.
Външните доставчици на услуги нямат достъп до ВИС при каквито и да е обстоятелства. Достъпът до ВИС е запазен изключително и само за надлежно упълномощени служители на дипломатическите мисии или консулските служби.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) следи за изпълнението на правния акт, посочен в точка 1.4, включително:
а)
общата информация относно изискванията за издаване на виза и заявленията, предоставена от външния доставчик на услуги на кандидатите;
б)
всички технически и организационни мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничество включва предаване на досиета и данни на дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други незаконни форми на обработване на личните данни;
в)
снемането и предаването на биометрични идентификатори;
г)
предприетите мерки, за да се гарантира спазването на разпоредбите относно защитата на данните.
За тази цел дипломатическата мисия или консулска служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и) редовно провежда внезапни проверки в помещенията на външния доставчик на услуги.
1.7. Такса за услугата
Външните доставчици на услуги могат да събират такса за услугата в допълнение към таксата, определена в приложение 12. Таксата за услугата е пропорционална на разходите, направени от външния доставчик на услуги при изпълнение на една или повече от задачите, посочени в точка 1.5.
Тази такса за услугата се определя в правния акт, посочен в точка 1.4.
В рамките на консулското сътрудничество на местно равнище държавите-членки гарантират, че таксата за услугата, заплащана от кандидата, в пълна степен отразява услугите, предлагани от външния доставчик на услуги, и е съобразена с местните обстоятелства. Освен това те се стремят да хармонизират приложимата такса за услугата.
Таксата за услугата не надхвърля половината от размера на таксата за виза, определен в приложение 12, независимо от възможните случаи на освобождаване от плащане на такса за виза, предвидени в приложение 12.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) запазва(т) възможността всички кандидати да подават заявленията директно в дипломатическите ѝ(им) мисии или в консулските ѝ(им) служби.
1.8. Информация
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки излагат на видно място точна информация за обществеността относно начините за насрочване на среща и подаване на заявление.
1.9. Приемственост при предоставяне на услуги
В случай на прекратяване на сътрудничеството с други държави-членки или с външен доставчик на услуги държавите-членки осигуряват приемственост при предоставяне на пълния набор от услуги.
1.10. Решение и публикуване
Държавите-членки информират Комисията как възнамеряват да организират приемането и обработването на заявления във всяка една консулска служба. Комисията осигурява съответното публикуване.
Държавите-членки предоставят на Комисията копие от правния акт, посочен в точка 1.4.
4.
Част VIII, точка 5.2 се изменя, както следва:
а)
заглавието се заменя със следното:
б)
между заглавието и точка 5.2, буква а) се вмъква следното изречение:
„За последващи заявления по част III, точка 1.2 държавите-членки могат да разрешат на своите дипломатически мисии или консулски служби да сътрудничат с търговски посредници (например частни агенции с административни функции и транспортни или туристически агенции, такива като туроператори и дистрибутори).“
5.
Добавя се следното приложение:
„ПРИЛОЖЕНИЕ 19
Списък на минимални изисквания, които да се включат в правния акт в случай на сътрудничество с външни доставчици на услуги
А.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед защитата на данните външният доставчик на услуги:
а)
по всяко време предотвратява неразрешено четене, копиране, изменение или заличаване на данни, по-специално по време на предаването им в дипломатическата мисия или консулската служба на държавата(ите)-членка(и), която(които) е(са) отговорна(и) за обработването на заявлението;
б)
в съответствие с инструкциите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) предава данните:
-
по електронен път, криптирани, или
-
физически, по сигурен начин;
в)
предава данните във възможно най-кратък срок:
-
когато данните се предават физически - най-малко веднъж седмично,
-
когато криптирани данни се предават по електронен път - най-късно в края на деня, когато са събрани;
г)
заличава данните незабавно след тяхното предаване и гарантира, че единствените данни, които могат да бъдат запазени, са името и информацията за връзка на кандидата за целите на насрочване на среща, както и номерът на паспорта до връщането му на кандидата, когато е приложимо;
д)
осигурява техническите и организационните мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничеството включва предаване на досиета и данни до дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други неправомерни форми на обработване на личните данни;
е)
обработва данните единствено за целите на обработването на личните данни на кандидати за виза от името на съответната(ите) държава(и)-членка(и);
ж)
прилага стандарти за защита на данните, които са поне еквивалентни на посочените в Директива 95/46/ЕО;
з)
осигурява на кандидатите за виза изискваната информация съгласно член 37 от Регламента за ВИС.
Б.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед на поведението на служителите външният доставчик на услуги:
а)
гарантира, че служителите му са подходящо обучени;
б)
гарантира, че при изпълнение на задълженията си служителите му:
-
приемат любезно кандидатите за виза,
-
зачитат човешкото достойнство и интегритет на кандидатите,
-
не дискриминират лица на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация, и
-
спазват правилата за поверителност, които се прилагат също така и след напускане на работа от служителите или след спиране на действието или прекратяване на правния акт;
в)
осигурява възможност за идентифициране по всяко време на служителите, работещи в дружеството;
г)
доказва, че служителите са неосъждани и разполагат с необходимите знания и умения.
В.
Във връзка с проверката на осъществяването на дейността му външният доставчик на услуги:
а)
осигурява достъп до помещенията си по всяко време без предварително уведомяване на упълномощени от съответната(ите) държава(и)-членка(и) служители, по-специално за целите на извършване на проверки;
б)
осигурява възможност за отдалечен достъп до системата си за насрочване на срещи за целите на извършване на проверки;
в)
осигурява използването на подходящи методи за наблюдение (напр. пробни кандидати; уебкамера);
г)
осигурява достъп до доказателства за спазване на правилата за защита на данните, включително задължения за докладване, външни одити и редовни проверки на място;
д)
докладва незабавно на съответната(ите) държава(и)-членка(и) относно нарушения на сигурността или жалби от кандидатите, касаещи злоупотреба с данни или неразрешен достъп, координира действията си със съответната(ите) държава(и)-членка(и), за да намери решения, и своевременно дава обоснован отговор на подалите жалба кандидати.
Г.
Във връзка с общите изисквания външният доставчик на услуги:
а)
действа съобразно инструкциите на държавата(ите)-членка(и), отговорна(и) за обработването на заявленията;
б)
приема подходящи антикорупционни мерки (например разпоредби за възнаграждението на служителите; сътрудничество при подбора на служителите, които участват в изпълнението на задачата; правило за четирите очи; принцип на ротацията);
в)
спазва изцяло разпоредбите на правния акт, който съдържа клауза за спиране на действието или прекратяване, по-специално в случай на нарушение на установените правила, както и клауза за преразглеждане, с цел да се гарантира, че правният акт отразява най-добрите практики.“
Член 2
Докладване
Три години след като ВИС е въведена в действие и на всеки четири години след това Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно прилагането на настоящия регламент, включително прилагането на снемането и използването на биометрични идентификатори, оценката доколко е подходящ избраният стандарт на ИКАО, спазването на правилата за защита на данните, опита в работата с външни доставчици на услуги, по-специално при снемането на биометрични данни, прилагането на правилото за 59 месеца по отношение снемането на пръстови отпечатъци и организацията на приемането и обработването на заявления. Докладът също така включва, въз основа на член 17, параграфи 12, 13 и 14 и член 50, параграф 4 от Регламента за ВИС, случаите, в които пръстови отпечатъци не са могли фактически да бъдат предоставени или тяхното предоставяне не се е изисквало поради съображения от правен характер, в съотношение със случаите, в които са били снети пръстови отпечатъци. Докладът включва информация относно случаите на отказ на виза на лице, което не е могло фактически да предостави пръстови отпечатъци. Докладът се придружава, където е необходимо, от подходящи предложения за изменение на настоящия регламент.
В първия доклад също така се разглежда въпросът за достатъчната степен на надеждност на пръстовите отпечатъци за установяване и проверка на самоличността на деца под 12-годишна възраст, и по-специално как с възрастта се променят пръстовите отпечатъци, като за основа се използва проучване, проведено под ръководството на Комисията.
Член 3
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите-членки в съответствие с Договора за създаване на Европейската общност.
Съставено в Страсбург на 23 април 2009 година.
RÈGLEMENT (CE) N o 390/2009 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL
du 23 avril 2009
modifiant les instructions consulaires communes concernant les visas adressées aux représentations diplomatiques et consulaires de carrière, en liaison avec l’introduction d’identifiants biométriques et de dispositions relatives à l’organisation de la réception et du traitement des demandes de visa
LE PARLEMENT EUROPÉEN ET LE CONSEIL DE L’UNION EUROPÉENNE,
vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 62, point 2), point b) ii),
vu la proposition de la Commission,
vu l’avis du Contrôleur européen de la protection des données (1),
statuant conformément à la procédure visée à l’article 251 du traité (2),
considérant ce qui suit:
(1)
Pour pouvoir vérifier avec certitude l’identité des demandeurs de visa, il convient d’introduire des données biométriques dans le système d’information sur les visas (VIS - Visa Information System) créé par la décision 2004/512/CE du Conseil (3) et de mettre en place un cadre juridique pour le recueil de ces identifiants biométriques. Par ailleurs, la mise en œuvre du VIS exige de nouvelles formes d’organisation pour la réception des demandes de visa.
(2)
L’introduction d’identifiants biométriques dans le VIS est une étape importante vers l’utilisation d’éléments nouveaux permettant d’établir un lien plus fiable entre le titulaire du visa et le passeport afin de prévenir l’usage de fausses identités. C’est pourquoi la comparution personnelle du demandeur - en tout cas lors de la première demande - devrait être une des exigences de base pour la délivrance d’un visa avec enregistrement des identifiants biométriques dans le VIS.
(3)
Le choix des identifiants biométriques est arrêté dans le règlement (CE) no 767/2008 du Parlement européen et du Conseil du 9 juillet 2008 concernant le système d’information sur les visas (VIS) et l’échange de données entre les États membres sur les visas de court séjour (règlement VIS) (4).
(4)
Le présent règlement définit les normes applicables au recueil de ces données biométriques par référence aux dispositions correspondantes fixées par l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI). Aucune autre spécification technique n’est requise pour assurer l’interopérabilité.
(5)
Tout document, toute donnée ou tout identifiant biométrique reçus par un État membre dans le cadre d’une demande de visa sont considérés comme un document consulaire aux termes de la convention de Vienne sur la coopération consulaire du 24 avril 1963 et font l’objet d’un traitement approprié.
(6)
Afin de faciliter l’enregistrement des demandeurs et de réduire les coûts pour les États membres, il est nécessaire d’envisager de nouvelles possibilités d’organisation en plus du cadre existant de représentation. En premier lieu, il convient d’ajouter aux instructions consulaires communes concernant les visas adressées aux représentations diplomatiques et consulaires de carrière (5) un type de représentation spécifique limité à la réception des demandes et au recueil des identifiants biométriques.
(7)
D’autres possibilités, telles que la colocalisation des représentations diplomatiques et consulaires, la mise en place de centres communs de traitement des demandes, le recours aux consuls honoraires et la coopération avec des prestataires de services extérieurs devraient également être prévues. Un cadre juridique adéquat devrait être mis en place pour ces possibilités, qui tienne compte notamment des questions liées à la protection des données. Il convient que les États membres, dans le respect des conditions fixées par ce cadre juridique, décident de la structure organisationnelle qu’ils adopteront dans chaque pays tiers. La Commission devrait publier les informations concernant ces structures.
(8)
Les États membres devraient veiller, dans l’organisation de leur coopération, à ce que les demandeurs soient dirigés vers l’État membre responsable du traitement de leur demande.
(9)
Il convient de prendre des dispositions pour les situations dans lesquelles les États membres décident de coopérer avec un prestataire de services extérieur pour la réception des demandes, afin de faciliter la procédure. Une telle décision peut être prise si, dans des circonstances particulières ou pour des raisons liées à la situation locale, la coopération avec d’autres États membres sous la forme d’une représentation limitée, la colocalisation des représentations diplomatiques et consulaires ou la mise en place d’un centre commun de traitement des demandes se révèlent inappropriées pour l’État membre concerné. De telles dispositions devraient être prises dans le respect des principes généraux relatifs à la délivrance des visas et conformément aux exigences en matière de protection des données fixées par la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (6). En outre, la nécessité d’éviter le dépôt simultané de plusieurs demandes de visa pour l’Union, ou «visa shopping», devrait être prise en compte lors de la mise en place et de l’application de telles dispositions.
(10)
Les États membres devraient coopérer avec les prestataires de services extérieurs sur la base d’un instrument juridique qui devrait inclure des dispositions concernant les responsabilités exactes de ceux-ci, l’accès direct et entier à leurs locaux, les informations destinées aux demandeurs, la confidentialité ainsi que les circonstances, conditions et procédures de suspension ou de fin de la coopération.
(11)
Le présent règlement, en permettant aux États membres de coopérer avec un prestataire de services extérieur pour la réception des demandes, tout en instituant le principe du guichet unique pour la présentation des demandes, crée une dérogation à la règle générale de la comparution personnelle du demandeur (prévue à la partie III, point 4, des instructions consulaires communes). Cette disposition s’entend sans préjudice de la possibilité de convoquer le demandeur à un entretien personnel et également sans préjudice de futurs instruments juridiques réglementant ces questions.
(12)
Afin d’assurer la compatibilité avec les obligations en matière de protection des données, le groupe de travail institué par l’article 29 de la directive 95/46/CE a été consulté.
(13)
La directive 95/46/CE est applicable aux États membres pour ce qui est du traitement des données à caractère personnel relevant de l’application du présent règlement.
(14)
Il convient que les États membres maintiennent la possibilité, pour tous les demandeurs, de déposer directement une demande à leurs représentations diplomatiques ou consulaires.
(15)
Afin de faciliter la procédure applicable aux demandes ultérieures, il devrait être possible de copier les empreintes digitales relevées dans le cadre de la première insertion dans le VIS pendant les cinquante-neuf mois suivant cette demande. Une fois ce délai écoulé, les empreintes digitales devraient être à nouveau relevées.
(16)
En raison de l’obligation de recueillir les identifiants biométriques, il conviendrait de ne plus recourir aux intermédiaires commerciaux tels que les agences de voyage pour la première demande, mais uniquement pour les demandes ultérieures.
(17)
Les instructions consulaires communes devraient donc être modifiées en conséquence.
(18)
Il convient que la Commission présente un rapport sur la mise en œuvre du présent règlement trois ans après la mise en service du VIS, et ensuite tous les quatre ans.
(19)
Étant donné que les objectifs du présent règlement, à savoir l’organisation de la réception et du traitement des demandes en ce qui concerne l’insertion des données biométriques dans le VIS et l’introduction de normes communes et d’identifiants biométriques interopérables et de règles communes à tous les États membres qui participent à la politique commune de la Communauté en matière de visas, ne peuvent pas être réalisés de manière suffisante par les États membres et peuvent donc être mieux réalisés au niveau communautaire, la Communauté peut prendre des mesures, conformément au principe de subsidiarité consacré à l’article 5 du traité. Conformément au principe de proportionnalité tel qu’énoncé audit article, le présent règlement n’excède pas ce qui est nécessaire pour atteindre ces objectifs.
(20)
Conformément aux articles 1er et 2 du protocole sur la position du Danemark annexé au traité sur l’Union européenne et au traité instituant la Communauté européenne, le Danemark ne prend pas part à l’adoption du présent règlement et n’est pas lié par celui-ci ni soumis à son application. Étant donné que le présent règlement développe l’acquis de Schengen en application des dispositions du titre IV de la troisième partie du traité instituant la Communauté européenne, le Danemark décide, conformément à l’article 5 dudit protocole, dans un délai de six mois à compter de la date d’adoption du présent règlement, s’il le transpose ou non dans son droit national.
(21)
En ce qui concerne l’Islande et la Norvège, le présent règlement constitue un développement des dispositions de l’acquis de Schengen au sens de l’accord conclu par le Conseil de l’Union européenne, la République d’Islande et le Royaume de Norvège sur l’association de ces deux États à la mise en œuvre, à l’application et au développement de l’acquis de Schengen (7), qui relèvent du domaine visé à l’article 1er, point B, de la décision 1999/437/CE du Conseil (8) relative à certaines modalités d’application dudit accord.
(22)
Le présent règlement constitue un développement des dispositions de l’acquis de Schengen auxquelles le Royaume-Uni ne participe pas, conformément à la décision 2000/365/CE du Conseil du 29 mai 2000 relative à la demande du Royaume-Uni de Grande-Bretagne et d’Irlande du Nord de participer à certaines dispositions de l’acquis de Schengen (9). Le Royaume-Uni ne participe donc pas à son adoption et n’est pas lié par celui-ci ni soumis à son application.
(23)
Le présent règlement constitue un développement des dispositions de l’acquis de Schengen auxquelles l’Irlande ne participe pas, conformément à la décision 2002/192/CE du Conseil du 28 février 2002 relative à la demande de l’Irlande de participer à certaines dispositions de l’acquis de Schengen (10). L’Irlande ne participe donc pas à son adoption et n’est pas liée par celui-ci ni soumise à son application.
(24)
En ce qui concerne la Suisse, le présent règlement constitue un développement des dispositions de l’acquis de Schengen au sens de l’accord entre l’Union européenne, la Communauté européenne et la Confédération suisse sur l’association de la Confédération suisse à la mise en œuvre, à l’application et au développement de l’acquis de Schengen (11), qui relèvent des domaines visés à l’article 1er, point B, de la décision 1999/437/CE, lue en liaison avec l’article 3 de la décision 2008/146/CE du Conseil (12).
(25)
En ce qui concerne le Liechtenstein, le présent règlement constitue un développement des dispositions de l’acquis de Schengen au sens du protocole signé entre l’Union européenne, la Communauté européenne, la Confédération suisse et la Principauté de Liechtenstein sur l’adhésion de la Principauté de Liechtenstein à l’accord entre l’Union européenne, la Communauté européenne et la Confédération suisse sur l’association de la Confédération suisse à la mise en œuvre, à l’application et au développement de l’acquis de Schengen, qui relèvent des domaines visés à l’article 1er, point B, de la décision 1999/437/CE, lue en liaison avec l’article 3 de la décision 2008/261/CE du Conseil (13).
(26)
En ce qui concerne Chypre, le présent règlement constitue un acte fondé sur l’acquis de Schengen ou qui s’y rapporte, au sens de l’article 3, paragraphe 2, de l’acte d’adhésion de 2003.
(27)
Le présent règlement constitue un acte fondé sur l’acquis de Schengen ou qui s’y rapporte, au sens de l’article 4, paragraphe 2, de l’acte d’adhésion de 2005,
ONT ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
Article premier
Modifications des instructions consulaires communes
Les instructions consulaires communes adressées aux représentations diplomatiques et consulaires de carrière sont modifiées comme suit:
1)
La partie II est modifiée comme suit:
a)
Au paragraphe 1.2, point b), les alinéas suivants sont ajoutés:
«Un État membre peut aussi représenter un ou plusieurs autres États membres de manière limitée aux seules fins de la réception des demandes et du recueil des identifiants biométriques. Les dispositions pertinentes du paragraphe 1.2, points c) et e), s’appliquent. La réception et la transmission des dossiers et des données à l’État membre représenté s’effectuent conformément aux règles applicables en matière de protection des données et de sécurité.
Que les autorités de l’État membre représentant transmettent les données aux autorités de l’État membre représenté par voie électronique ou physiquement sur un support électronique, l’État membre représenté veille à ce que ces données soient entièrement chiffrées.
Dans les pays tiers qui interdisent le chiffrement des données transmises par voie électronique par les autorités de l’État membre représentant aux autorités de l’État membre représenté, ce dernier n’autorise pas l’État membre représentant à transmettre les données par voie électronique.
Dans ce cas, l’État ou les États membres représentés concernés veillent à ce que les données électroniques soient transmises physiquement sur un support électronique, entièrement sous forme chiffrée, par les autorités de l’État membre représentant aux autorités de l’État ou des États membres représentés via un agent consulaire d’un État membre ou, lorsque ce type de transmission nécessiterait des mesures disproportionnées ou déraisonnables, dans d’autres conditions sécurisées, par exemple en faisant appel à des opérateurs établis ayant l’expérience du transport de documents et de données sensibles dans le pays tiers concerné.
Dans tous les cas, le niveau de sécurité de la transmission des données est adapté au degré de sensibilité de celles-ci.
Les États membres ou la Communauté s’efforcent de parvenir à un accord avec les pays tiers concernés afin de lever l’interdiction de chiffrement des données qui doivent être transmises par voie électronique entre les autorités des États membres concernés.»;
b)
Le point d) est remplacé par le texte suivant:
d)
«La représentation et la représentation limitée pour la délivrance de visas uniformes prévue aux points a) et b) sont reflétées par le tableau de représentation en matière de délivrance de visas uniformes figurant à l’annexe 18.»
2)
La partie III est modifiée comme suit:
a)
Le point 1 est remplacé par le texte suivant:
«1. Demandes de visa
1.1. Formulaires de demande de visa - nombre de formulaires de demande
Les demandeurs sont également tenus de remplir le formulaire de demande relatif au visa uniforme. L’introduction d’une demande de visa uniforme doit être faite au moyen du formulaire harmonisé conforme au modèle figurant à l’annexe 16.
Le formulaire de demande est rempli en au moins un exemplaire, lequel peut notamment être utilisé lors de la consultation des autorités centrales. Les États membres peuvent, dans la mesure où les procédures administratives nationales l’exigent, demander un plus grand nombre d’exemplaires de la demande.
1.2. Identifiants biométriques
a) Les États membres recueillent les identifiants biométriques - comprenant l’image faciale et dix empreintes digitales - du demandeur, dans le respect des garanties prévues par la convention européenne de sauvegarde des droits de l’homme et des libertés fondamentales, par la Charte des droits fondamentaux de l’Union européenne et par la convention des Nations unies relative aux droits de l’enfant.
Tout demandeur qui soumet sa première demande est tenu de se présenter en personne. Les identifiants biométriques ci-après sont recueillis à cette occasion:
-
une photographie, scannée ou prise au moment de la demande, et
-
dix empreintes digitales, relevées à plat et numérisées.
Lorsque les empreintes digitales du demandeur recueillies dans le cadre d’une demande précédente ont été introduites pour la première fois dans le système d’information sur les visas (VIS) moins de cinquante-neuf mois avant la date de la nouvelle demande, elles sont copiées lors de la demande ultérieure.
Toutefois, en cas de doutes raisonnables quant à l’identité du demandeur, la représentation diplomatique ou consulaire recueille les empreintes digitales dans le délai précisé ci-dessus.
En outre, si au moment de l’introduction de la demande, il ne peut être immédiatement confirmé que les empreintes digitales ont été recueillies dans le délai susmentionné, le demandeur peut demander qu’elles soient recueillies.
Conformément à l’article 9, point 5), du règlement VIS, la photographie jointe à chaque demande est intégrée dans le VIS. Le demandeur n’est pas tenu de se présenter en personne à cette fin.
Les exigences techniques concernant la photographie sont conformes aux normes internationales définies dans la sixième édition du document 9303, partie 1, de l’OACI.
Les empreintes digitales sont recueillies conformément aux normes de l’OACI et à la décision 2006/648/CE de la Commission du 22 septembre 2006 établissant les spécifications techniques des normes relatives aux identificateurs biométriques pour le système d’information sur les visas (VIS) (14).
Le recueil des identifiants biométriques est effectué par les membres du personnel qualifiés et dûment autorisés de la représentation diplomatique ou consulaire ou des autorités chargées de la délivrance des visas aux frontières. Sous la supervision des représentations diplomatiques ou consulaires, le recueil des identifiants biométriques peut également être effectué par les membres du personnel qualifiés et dûment autorisés d’un consul honoraire ou d’un prestataire de services extérieur, visés dans la partie VII, paragraphes 1.3 et 1.4.
Les données sont introduites dans le VIS uniquement par des membres dûment autorisés des services consulaires conformément à l’article 6, paragraphe 1, à l’article 7 et à l’article 9, paragraphes 5 et 6, du règlement VIS.
Les États membres veillent à ce que tous les critères de recherche visés à l’article 15 du règlement VIS soient pleinement utilisés afin d’éviter les rejets infondés et les fausses identifications.
b) Dispenses
Les demandeurs ci-après sont dispensés de l’obligation de donner leurs empreintes digitales:
-
les enfants de moins de douze ans,
-
les personnes pour lesquelles il est physiquement impossible de recueillir les empreintes. S’il est possible de recueillir un nombre d’empreintes inférieur à dix, ce recueil est effectué. Toutefois, si l’impossibilité est temporaire, le demandeur est tenu de donner ses empreintes digitales lors de la demande suivante. Les missions diplomatiques ou consulaires et les autorités chargées de la délivrance des visas aux frontières ont le droit de demander des précisions sur l’impossibilité temporaire. Les États membres veillent à ce que des procédures appropriées garantissant la dignité du demandeur soient en place en cas de difficultés pour effectuer le recueil. Le fait qu’un recueil d’empreintes digitales soit physiquement impossible n’influe pas sur la décision de délivrance ou de refus du visa,
-
les chefs d’État ou de gouvernement et les membres des gouvernements nationaux, ainsi que leurs conjoints qui les accompagnent, et les membres de leur délégation officielle, lorsqu’ils sont invités par des gouvernements des États membres ou par des organisations internationales pour un motif officiel,
-
les souverains et les autres membres éminents d’une famille royale, lorsqu’ils sont invités par des gouvernements des États membres ou par des organisations internationales pour un motif officiel.
Dans chacun de ces cas, la mention “sans objet” est introduite dans le VIS.
b)
Le point suivant est ajouté:
«5. Comportement du personnel
Les représentations diplomatiques ou consulaires des États membres veillent à ce que les demandeurs soient reçus avec courtoisie.
Dans l’exercice de ses fonctions, le personnel consulaire fait preuve du plus grand respect de la dignité humaine. Toute mesure prise doit être proportionnée aux objectifs poursuivis.
Dans l’exercice de ses missions, le personnel consulaire s’interdit toute discrimination à l’égard des personnes fondée sur le sexe, l’origine raciale ou ethnique, la religion ou les croyances, le handicap, l’âge ou l’orientation sexuelle.»
3)
Dans la partie VII, le paragraphe 1 est modifié comme suit:
«1. Organisation des services de délivrance des visas
1.1. Organisation de la réception et du traitement des demandes de visa
Chaque État membre est responsable de l’organisation de la réception et du traitement des demandes. En principe, les demandes sont déposées auprès de la représentation diplomatique ou consulaire d’un État membre.
Les États membres:
-
équipent leurs représentations diplomatiques ou consulaires et leurs autorités chargées de la délivrance des visas aux frontières du matériel nécessaire pour recueillir les identifiants biométriques, ainsi que les bureaux de leurs consuls honoraires dès lors qu’ils y ont recours pour recueillir les identifiants biométriques, conformément au paragraphe 1.3, et/ou
-
coopèrent avec un ou plusieurs autres États membres dans le cadre de la coopération consulaire locale ou par d’autres contacts appropriés, sous forme d’une représentation limitée, d’une colocalisation des représentations diplomatiques ou consulaires ou d’un centre commun de dépôt des demandes, conformément au paragraphe 1.2.
Dans des circonstances particulières ou pour des raisons liées à la situation locale, par exemple lorsque:
-
le nombre élevé de demandeurs ne permet pas d’organiser la réception des demandes et le recueil des données en temps utile et dans des conditions convenables, ou
-
qu'il n’est possible d’assurer d’aucune autre manière de couverture géographique satisfaisante dans le pays tiers concerné;
et lorsque les formes de coopération susvisées s’avèrent inappropriées pour les États membres concernés, un État membre peut, en dernier ressort, coopérer avec un prestataire de services extérieur, conformément au paragraphe 1.4.
Sans préjudice du droit de convoquer le demandeur à un entretien personnel (comme prévu dans la partie III, point 4), la sélection d’un mode d’organisation ne doit pas se traduire par la nécessité, pour le demandeur, de comparaître personnellement à plusieurs endroits pour déposer une demande.
1.2. Formes de coopération entre les États membres
a)
Dans les cas où l’option de la colocalisation a été retenue, le personnel des représentations diplomatiques ou consulaires d’un ou de plusieurs États membres traite les demandes (y compris les identifiants biométriques) qui lui parviennent dans les locaux de la représentation diplomatique ou consulaire d’un autre État membre, dont il partage l’équipement. Les États membres concernés conviennent de la durée de la colocalisation et des modalités de sa cessation, ainsi que de la part des droits de visa dus à l’État membre dont la représentation diplomatique ou consulaire est utilisée.
b)
Lorsqu’un “centre commun de dépôt des demandes” est créé, le personnel des représentations diplomatiques ou consulaires de deux ou de plusieurs États membres est regroupé dans un bâtiment afin de recevoir les demandes (y compris les identifiants biométriques) qui lui sont adressées. Les demandeurs sont dirigés vers l’État membre responsable du traitement de la demande. Les États membres concernés conviennent de la durée de cette forme de coopération et des modalités de sa cessation, ainsi que du partage des coûts entre les États membres participants. Un seul État membre est chargé des contrats relatifs aux questions de logistique et des relations diplomatiques avec le pays hôte.
1.3. Recours aux consuls honoraires
Les consuls honoraires peuvent également être autorisés à accomplir tout ou partie des tâches visées au paragraphe 1.5. Des mesures adéquates sont prises pour garantir la sécurité et la protection des données.
Lorsque le consul honoraire n’est pas un fonctionnaire d’un État membre, la réalisation de ces tâches s’effectue conformément aux exigences fixées à l’annexe 19, à l’exception des dispositions figurant au point C, c) de ladite annexe.
Lorsque le consul honoraire est fonctionnaire d’un État membre, l’État membre concerné veille à ce que s’appliquent des exigences comparables à celles qui s’appliqueraient si les tâches étaient réalisées par sa représentation diplomatique ou consulaire.
1.4. Coopération avec les prestataires de services extérieurs
Les États membres s’efforcent de coopérer avec un prestataire de services extérieur conjointement avec un ou plusieurs États membres, sans préjudice des règles applicables aux marchés publics et des règles de la concurrence.
La coopération avec un prestataire de services extérieur se fonde sur un instrument juridique qui respecte les exigences énoncées à l’annexe 19.
Les États membres échangent, dans le cadre de la coopération consulaire locale, des informations sur la sélection des prestataires de services extérieurs et l’élaboration des modalités de leurs instruments juridiques respectifs.
1.5. Types de coopération avec les prestataires de services extérieurs
Plusieurs des tâches suivantes peuvent être confiées au prestataire de services extérieur:
a)
fourniture d’informations générales sur les conditions d’obtention des visas et les formulaires de demande;
b)
information du demandeur quant aux pièces justificatives exigées, sur la base d’une liste récapitulative;
c)
recueil des données et des demandes (y compris des identifiants biométriques) et transmission de la demande à la représentation diplomatique ou consulaire;
d)
perception des frais à facturer;
e)
gestion des rendez-vous pour la comparution personnelle à la représentation diplomatique ou consulaire ou chez le prestataire de services extérieur;
f)
recueil des documents de voyage (y compris la notification du refus, le cas échéant) auprès de la représentation diplomatique ou consulaire et restitution de ceux-ci au demandeur.
1.6. Obligations des États membres
Lors du choix d’un prestataire de services extérieur, l’État ou les États membres concernés vérifient la solvabilité et la fiabilité de la société (y compris les licences nécessaires, l’immatriculation commerciale, les statuts de la société et ses contrats bancaires) et s’assure(nt) de l’absence de conflits d’intérêts.
L’État ou les États membres concernés veillent à ce que le prestataire de services extérieur sélectionné respecte les conditions et modalités qui lui sont fixées dans l’instrument juridique visé au paragraphe 1.4.
L’État ou les États membres concernés demeurent responsables du respect des règles en matière de protection des données lors du traitement des données et font l’objet d’un contrôle conformément à l’article 28 de la directive 95/46/CE du Parlement européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (15).
La coopération avec un prestataire de services extérieur ne limite ni n’exclut en rien les responsabilités découlant du droit national de l’État ou des États membres concernés en cas de manquement aux obligations relatives aux données à caractère personnel des demandeurs et au traitement des visas. La présente disposition s’applique sans préjudice de toute action pouvant être engagée directement à l’encontre du prestataire de services extérieur en vertu du droit national du pays tiers concerné.
Que le prestataire de services extérieur transmette les données aux autorités de l’État ou des États membres concernés par voie électronique ou physiquement sur un support électronique, l’État ou les États membres concernés veillent à ce que ces données soient entièrement chiffrées.
Dans les pays tiers qui interdisent le chiffrement des données transmises par voie électronique par le prestataire de services extérieur aux autorités de l’État ou des États membres concernés, ces derniers n’autorisent pas le prestataire de services extérieur à transmettre les données par voie électronique.
Dans ce cas, l’État ou les États membres concernés veillent à ce que les données électroniques soient transmises physiquement sur un support électronique, entièrement sous forme chiffrée, par le prestataire de services extérieur aux autorités de l’État ou des États membres concernés via un agent consulaire d’un État membre ou, lorsque ce type de transmission nécessiterait des mesures disproportionnées ou déraisonnables, dans d’autres conditions sûres, par exemple en faisant appel à des opérateurs établis ayant l’expérience du transport de documents et de données sensibles dans le pays tiers concerné.
Dans tous les cas, le niveau de sécurité de la transmission des données est adapté au degré de sensibilité de celles-ci.
Les États membres ou la Communauté s’efforcent de parvenir à un accord avec les pays tiers concernés afin de lever l’interdiction de chiffrement des données qui doivent être transmises par voie électronique du prestataire de services extérieur aux autorités de l’État ou des États membres concernés.
Le ou les États membres concernés forment le prestataire de services extérieur de sorte que celui-ci ait les connaissances nécessaires pour fournir un service adéquat et communiquer des informations suffisantes aux demandeurs.
Le ou les États membres concernés prévoient, en cas de doute, la possibilité de vérifier les empreintes digitales auprès de la représentation diplomatique ou consulaire lorsque les empreintes digitales ont été recueillies par le prestataire de services extérieur.
L’examen des demandes, les entretiens éventuels, la procédure d’autorisation, ainsi que l’impression et l’apposition des vignettes-visas sont effectués uniquement par la représentation diplomatique ou consulaire.
En aucun cas les prestataires de services extérieurs n’ont accès au VIS. L’accès au VIS est réservé exclusivement au personnel dûment autorisé des représentations diplomatiques ou consulaires.
L’État ou les États membres concernés contrôlent de près la mise en œuvre de l’instrument juridique visé au paragraphe 1.4, notamment:
a)
les informations générales sur les conditions d’obtention des visas et les formulaires de demande fournis aux demandeurs par le prestataire de services extérieur;
b)
toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles requises pour protéger les données à caractère personnel contre les risques de destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, notamment lorsque la coopération comporte la transmission de fichiers et de données à la représentation diplomatique ou consulaire de l’État ou des États membres concernés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite de données à caractère personnel;
c)
le recueil et la transmission des identifiants biométriques;
d)
les mesures prises pour assurer la compatibilité avec les dispositions relatives à la protection des données.
À cette fin, la représentation diplomatique ou consulaire de l’État ou des États membres concernés procède régulièrement à des contrôles inopinés dans les locaux du prestataire de services extérieur.
1.7. Frais de services
Les prestataires de services extérieurs peuvent facturer des frais pour leurs services en sus du droit visé à l’annexe 12. Les frais de services sont proportionnés aux coûts engagés par le prestataire de services extérieur pour la réalisation d’une ou de plusieurs des tâches visées au paragraphe 1.5.
Ces frais de services sont précisés dans l’instrument juridique visé au paragraphe 1.4.
Dans le cadre de la coopération consulaire locale, les États membres veillent à ce que les frais de services facturés à un demandeur correspondent bien aux services proposés par le prestataire de services extérieur et soient adaptés à la situation locale. En outre, ils s’efforcent d’harmoniser les frais de service appliqués.
Les frais de services ne dépassent pas la moitié du montant des frais de visa fixés à l’annexe 12, indépendamment des éventuelles exemptions de frais de visas prévues par ladite annexe.
L’État ou les États membres concernés maintiennent la possibilité, pour tous les demandeurs, de déposer directement une demande à leurs représentations diplomatiques ou consulaires.
1.8. Information
Les représentations diplomatiques ou consulaires des États membres affichent, à l’intention du public, des informations précises sur les modalités de rendez-vous et de présentation d’une demande.
1.9. Continuité du service
En cas de cessation de la coopération avec d’autres États membres ou tout type de prestataire de services extérieur, les États membres assurent la continuité de la totalité du service.
1.10. Décision et publication
Les États membres informent la Commission de la manière dont ils entendent organiser la réception et le traitement des demandes dans chaque service consulaire. La Commission veille à ce que ces informations soient publiées de manière appropriée.
Les États membres fournissent à la Commission une copie de l’instrument juridique visé au paragraphe 1.4.
4)
Dans la partie VIII, le paragraphe 5.2 est modifié comme suit:
a)
Le titre est remplacé par le texte suivant:
b)
La phrase suivante est insérée entre le titre et le paragraphe 5.2, point a):
«En cas de demandes ultérieures au sens de la partie III, paragraphe 1.2, les États membres peuvent autoriser leurs représentations diplomatiques ou consulaires à coopérer avec des intermédiaires commerciaux (prestataires de services administratifs et agences de transport ou de voyage, tels que voyagistes et détaillants).»
5)
L’annexe suivante est ajoutée:
«ANNEXE 19
Liste d’exigences minimales à inclure dans l’instrument juridique en cas de coopération avec des prestataires de services extérieurs
A)
Concernant l’exécution de ses activités, le prestataire de services extérieur veille, en matière de protection des données, aux éléments suivants:
a)
il fait en sorte que, à tout moment, les données ne puissent être lues, copiées, modifiées ou effacées de façon non autorisée, notamment durant leur transmission à la représentation diplomatique ou consulaire de l’État ou des États membres responsables du traitement d’une demande;
b)
conformément aux instructions communiquées par l’État ou les États membres concernés, il transmet les données:
-
par voie électronique, sous forme chiffrée, ou
-
physiquement, dans des conditions sécurisées;
c)
il transmet les données le plus rapidement possible:
-
dans le cas de données transmises physiquement, au moins une fois par semaine,
-
dans le cas de données chiffrées transmises par voie électronique, au plus tard à la fin de la journée au cours de laquelle elles ont été recueillies;
d)
il efface les données immédiatement après leur transmission et veille à ce que les seules données éventuellement conservées soient le nom et les coordonnées du demandeur, aux fins d’organiser un rendez-vous, ainsi que, le cas échéant, le numéro de son passeport avant que celui-ci ne lui soit retourné;
e)
il prend toutes les mesures de sécurité techniques et organisationnelles requises pour protéger les données à caractère personnel contre les risques de destruction accidentelle ou illicite, la perte accidentelle, l’altération, la diffusion ou l’accès non autorisés, notamment lorsque la coopération comporte la transmission de fichiers et de données à la représentation diplomatique ou consulaire de l’État ou des États membres concernés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite de données à caractère personnel;
f)
il traite les données uniquement aux fins du traitement des données à caractère personnel des demandeurs au nom de l’État ou des États membres concernés;
g)
il applique des normes de protection des données au moins équivalentes à celles qui figurent dans la directive 95/46/CE;
h)
il fournit aux demandeurs les informations requises au titre de l’article 37 du règlement VIS.
B)
Concernant l’exécution de ses activités, le prestataire de services extérieur veille, en matière de comportement de son personnel, à ce que celui-ci:
a)
soit formé de manière adéquate;
b)
dans l’accomplissement de ses tâches:
-
reçoive les demandeurs avec courtoisie,
-
respecte la dignité humaine et l’intégrité du demandeur,
-
ne pratique aucune discrimination à l’égard de personnes en raison du sexe, de l’origine raciale ou ethnique, de la religion ou de la croyance, d’un handicap, de l’âge ou de l’orientation sexuelle, et
-
respecte les règles de confidentialité, qui sont également applicables lorsque les membres du personnel ont quitté leur poste ou après suspension ou échéance de l’instrument juridique;
c)
identifie les membres du personnel travaillant dans la société à tout moment;
d)
apporte la preuve que les membres de son personnel ont un casier judiciaire vierge et ont les compétences requises.
C)
Concernant la vérification de l’exécution de ses activités, le prestataire de services extérieur veille:
a)
à ce que le personnel habilité par l’État ou les États membres concernés ait accès à ses locaux à tout moment sans préavis, en particulier à des fins d’inspection;
b)
à ce que son système de rendez-vous soit accessible à distance à des fins d’inspection;
c)
à garantir l’utilisation de méthodes de contrôle appropriées (par exemple, demandeurs test, Webcam);
d)
à garantir l’accès aux justificatifs concernant le respect des règles en matière de protection des données, y compris l’obligation de rendre compte, les audits externes et les contrôles réguliers sur place;
e)
à informer, sans délai, l’État ou les États membres concernés de toute atteinte à la sécurité ou de toute plainte des demandeurs au sujet d’une utilisation abusive des données ou d’un accès non autorisé, et à coordonner son action avec celle du ou des États membres concernés afin de trouver une solution et d’apporter rapidement des réponses explicatives aux demandeurs ayant déposé plainte.
D)
En ce qui concerne les conditions générales, le prestataire de services veille:
a)
à se conformer aux instructions de l’État ou des États membres responsables du traitement de la demande;
b)
à prendre les mesures appropriées en matière de lutte contre la corruption (par exemple, dispositions sur la rémunération du personnel, coopération dans la sélection des membres du personnel employés pour cette tâche, règle sur la présence de deux personnes, principe de rotation);
c)
à respecter pleinement les dispositions de l’instrument juridique, qui contient une clause de suspension ou de rupture, notamment en cas de violation des règles établies, ainsi qu’une clause de révision visant à garantir que l’instrument juridique reflète les meilleures pratiques.»
Article 2
Rapports
Trois ans après le début de l’activité du VIS et ensuite tous les quatre ans, la Commission présente au Parlement européen et au Conseil un rapport sur la mise en œuvre du présent règlement, y compris le recueil et l’utilisation des identifiants biométriques, le caractère approprié de la norme OACI retenue, le respect des règles en matière de protection des données, l’expérience de la coopération avec des prestataires de services extérieurs en ce qui concerne spécifiquement le recueil des données biométriques, la mise en œuvre de la règle des cinquante-neuf mois pour le relevé des empreintes et l’organisation de la réception et du traitement des demandes. Le rapport comprend également, sur la base de l’article 17, points 12), 13) et 14), et de l’article 50, paragraphe 4, du règlement VIS, les cas dans lesquels les empreintes digitales n’ont pu de fait être produites ou n’étaient pas obligatoires pour des motifs juridiques par rapport au nombre de cas dans lesquels les empreintes digitales ont été relevées. Le rapport comprend des informations sur les cas dans lesquels une personne qui n’a pu de fait produire des empreintes digitales s’est vu refuser un visa. Le rapport est accompagné, le cas échéant, de propositions appropriées visant à modifier le présent règlement.
Le premier rapport examine également la question du degré de fiabilité, à des fins d’identification et de vérification, des empreintes digitales des enfants de moins de douze ans, et plus particulièrement la question de l’évolution des empreintes digitales avec l’âge, en s’appuyant sur les résultats d’une étude conduite sous la responsabilité de la Commission.
Article 3
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le jour suivant celui de sa publication au Journal officiel de l’Union européenne.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans les États membres, conformément au traité instituant la Communauté européenne.
Fait à Strasbourg, le 23 avril 2009.