РЕШЕНИЕ НА УПРАВИТЕЛНИЯ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ
от 4 юни 2009 година
относно условията, свързани с обработката на данни въз основа на член 10, параграф 4 от Решението за Европол
(2009/1010/ПВР)
УПРАВИТЕЛНИЯТ СЪВЕТ НА ЕВРОПОЛ,
като взе предвид Решението на Съвета за създаване на Европейска полицейска служба (Европол) от 6 април 2009 г. (1) (наричано по-нататък „Решението за Европол“), и по-специално член 10, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Задача на Управителния съвет, действайки по предложение на директора и след консултация със съвместния надзорен орган, е да определя условията за обработка на данните, за да определи дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в една от неговите системи за обработка на информация, по-конкретно що се отнася до достъпа до данните и използването им, както и до сроковете за съхранението и заличаването им.
(2)
Като приема настоящото решение Управителният съвет трябва да вземе предвид принципите на Конвенцията на Съвета на Европа за защита на лицата по отношение на автоматичната обработка на лични данни от 28 януари 1981 г. и Препоръка № R(87)15 на Комитета на министрите на Съвета на Европа от 17 септември 1987 г., уреждаща използването на лични данни в полицейския сектор.
(3)
Решението на Управителния съвет се представя на Съвета за одобрение,
ПРИЕ СЛЕДНОТО РЕШЕНИЕ:
Член 1
Определения
По смисъла на настоящото решение:
а)
„лични данни“ означава всяка информация за идентифицирано или подлежащо на идентифициране физическо лице: подлежащо на идентифициране физическо лице е лице, което може да бъде идентифицирано пряко или непряко, по-специално чрез идентификационен номер или един или повече специфични признаци, отнасящи се до неговата физическа, физиологическа, психологическа, умствена, икономическа, културна или социална самоличност;
б)
„обработка на лични данни“ означава всяка операция или набор от операции, извършвани със или без автоматични средства по отношение на лични данни, като събиране, запис, организиране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друга форма на предоставяне на данните, актуализиране или комбиниране, блокиране, изтриване или унищожаване;
в)
„системи за обработка на информацията“ означава информационната система на Европол, аналитичните работни досиета и други системи за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1 от Решението за Европол;
г)
„информационна система на Европол“ означава системата, посочена в член 11, параграф 1 от Решението за Европол;
д)
„аналитично работно досие“ означава досие, открито за целите на анализа, както е посочено в член 14 от Решението за Европол;
е)
„органи на ЕС“ означава институции, органи, служби и агенции, създадени от или въз основа на Договора за Европейския съюз и договорите за създаване на Европейските общности, както е посочено в член 22, параграф 1 от Решението за Европол;
ж)
„трети страни“ означава трети държави и организации, както е посочено в член 23, параграф 1 от Решението за Европол;
з)
„надлежно упълномощени служители на Европол“ означава служителите на Европол, определени от директора да обработват лични данни в съответствие с настоящото решение.
Член 2
Обхват
Настоящото решение се прилага към личните данни, съобщени на Европол за целите на определяне дали тези данни са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация, с изключение на:
а)
личните данни, въведени в информационната система на Европол съгласно член 13, параграф 1 от Решението за Европол;
б)
личните данни, предложени от държава-членка, орган на ЕС или трета страна за включване в конкретно аналитично работно досие, както и личните данни, въведени в аналитично работно досие съгласно член 14 от Решението за Европол;
в)
личните данни, предоставени на Европол за включване в друга конкретна система за обработка на лични данни, както е посочено в член 10, параграф 1, последно изречение от Решението за Европол.
Член 3
Достъп и използване
1. Достъпът до лични данни, обработвани от Европол в съответствие с настоящото решение, се ограничава до надлежно упълномощените служители на Европол.
2. Без да се засяга член 17 от Решението за Европол, личните данни, обработвани от Европол съгласно настоящото решение, се използват само за целите на определяне дали тези данни са свързани със задачите на Европол и могат да бъдат включени в системите му за обработка на информация.
3. Когато Европол определи, че данните са свързани с неговите задачи и могат да бъдат включени в информационната система на Европол, Европол предлага на държавата-членка, предоставила данните, да въведе данните в информационната система на Европол в съответствие с член 13, параграф 1 от Решението за Европол. Ако държавата-членка не изпълни предложението на Европол, се прилага член 5 от настоящото решение.
Член 4
Правила за защита на личните данни и сигурност на данните
1. При обработката на лични данни съгласно настоящото решение Европол трябва да прилага правилата за защита на личните данни и сигурност на данните, изложени в Решението за Европол, по-специално членове 18, 27 и 35, както и правилата, приети при тяхното прилагане.
2. В случай че Европол реши да включи такива данни в системите за обработка на информация или да ги заличи или унищожи, той информира предоставилата ги държава-членка, органа на ЕС или съответната трета страна.
Член 5
Срок за съхранение на лични данни
1. Решението за използване на личните данни в съответствие с член 3, параграф 2 се взема възможно най-скоро и във всички случаи не по-късно от шест месеца след като тези данни са били получени от Европол.
2. При липса на такова решение след изтичане на шестмесечния срок въпросните лични данни се заличават или унищожават, като предоставящата държава-членка, орган на ЕС или трета страна се уведомяват за това.
Член 6
Отговорност
Европол е отговорен за осигуряване на спазването на членове 3, 4 и 5 от настоящото решение.
Член 7
Влизане в сила
Настоящото решение влиза в сила в същия ден, в който е датата за прилагане на Решението за Европол.
Хага, 4 юни 2009 година.
Одобрено от Съвета на 30 ноември 2009 година.
EUROPOLIN HALLINTONEUVOSTON PÄÄTÖS,
annettu 4 päivänä kesäkuuta 2009,
Europolia koskevan neuvoston päätöksen 10 artiklan 4 kohdan perusteella suoritettavan tietojenkäsittelyn ehdoista
(2009/1010/YOS)
EUROPOLIN HALLINTONEUVOSTO, joka
ottaa huomioon Euroopan poliisiviraston (Europol) perustamisesta 6. huhtikuuta 2009 tehdyn neuvoston päätöksen (1) (jäljempänä ’Europol-päätös’) ja erityisesti sen 10 artiklan 4 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Hallintoneuvosto päättää johtajan ehdotuksesta ja yhteistä valvontaviranomaista kuultuaan tietojenkäsittelyä koskevista ehdoista sen selvittämiseksi, onko käsiteltävillä tiedoilla merkitystä Europolin tehtävien hoitamiselle ja voidaanko ne tallentaa johonkin sen tietojenkäsittelyjärjestelmistä, sekä erityisesti niihin pääsyä ja käyttöä koskevista ehdoista samoin kuin tietojen säilyttämistä ja poistamista koskevista aikarajoista.
(2)
Tekemällä tämän päätöksen hallintoneuvosto ottaa huomioon yksilöiden suojelusta henkilötietojen automaattisessa tietojenkäsittelyssä 28 päivänä tammikuuta 1981 tehdyn Euroopan neuvoston yleissopimuksen ja henkilötietojen käytön sääntelemisestä poliisialalla 17 päivänä syyskuuta 1987 annetun Euroopan neuvoston ministerikomitean suosituksen R(87) 15 periaatteet.
(3)
Hallintoneuvoston päätös toimitetaan neuvoston hyväksyttäväksi,
ON PÄÄTTÄNYT SEURAAVAA:
1 artikla
Määritelmät
Tässä päätöksessä tarkoitetaan:
a)
”henkilötiedoilla” kaikenlaisia tunnistettua tai tunnistettavissa olevaa luonnollista henkilöä koskevia tietoja; tunnistettavissa olevana pidetään henkilöä, jonka henkilöllisyys on todennettavissa suoraan tai epäsuorasti, erityisesti henkilötunnuksen tai yhden tai useamman hänelle tunnusomaisen fyysisen, fysiologisen, henkisen, taloudellisen, kulttuurisen tai sosiaalisen erityispiirteen avulla;
b)
”tietojen käsittelyllä” kaikenlaisia toimintoja tai toimintasarjoja, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä käyttäen tai manuaalisesti, kuten tietojen keräämistä, tallentamista, järjestämistä, säilyttämistä, muokkaamista tai muuttamista, hakua, niitä koskevia kyselyjä, käyttöä, tietojen luovuttamista siirtämällä, levittämällä tai asettamista muutoin saataville, tietojen yhteensovittamista tai yhdistämistä sekä suojaamista, poistamista tai tuhoamista;
c)
”tietojenkäsittelyjärjestelmillä” Europolin tietojärjestelmää, analyysitietokantoja ja muita Europolia koskevan neuvoston päätöksen 10 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja henkilötietojen käsittelyjärjestelmiä;
d)
”Europolin tietojärjestelmällä” Europol-päätöksen 11 artiklan 1 kohdassa tarkoitettua järjestelmää;
e)
”analyysitietokannalla” tietokantaa, joka perustetaan Europol-päätöksen 14 artiklassa tarkoitettua analyysiä varten;
f)
”EU:n elimillä” Europol-päätöksen 22 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja Euroopan unionista tehdyllä sopimuksella tai Euroopan yhteisöjen perustamissopimuksilla taikka näiden sopimusten nojalla perustettuja toimielimiä, elimiä ja virastoja;
g)
”kolmansilla osapuolilla” Europol-päätöksen 23 artiklan 1 kohdassa tarkoitettuja kolmansia valtioita ja organisaatioita;
h)
”asianmukaisesti valtuutetulla Europolin henkilöstöllä” Europolin henkilöstöä, jonka johtaja on nimennyt käsittelemään henkilötietoja tämän päätöksen mukaisesti.
2 artikla
Soveltamisala
Tätä päätöstä sovelletaan niihin henkilötietoihin, jotka on toimitettu Europolille sen selvittämiseksi, onko kyseisillä tiedoilla merkitystä sen tehtävien hoitamiselle ja voidaanko ne tallentaa sen tietojenkäsittelyjärjestelmiin, lukuun ottamatta seuraavia tietoja:
a)
Europolin tietojärjestelmään Europol-päätöksen 13 artiklan 1 kohdan nojalla tallennetut henkilötiedot;
b)
jäsenvaltion, EU:n elimen tai kolmannen osapuolen tarjoamat henkilötiedot, jotka on tarkoitus lisätä tiettyyn analyysitietokantaan, sekä analyysitietokantaan Europol-päätöksen 14 artiklan mukaisesti tallennetut henkilötiedot;
c)
Europolille annetut henkilötiedot, jotka on tarkoitus lisätä Europol-päätöksen 10 artiklan 1 kohdan viimeisessä virkkeessä tarkoitettuun muuhun henkilötietojen käsittelyjärjestelmään.
3 artikla
Pääsy tietoihin ja tietojen käyttö
1. Vain asianmukaisesti valtuutetulla Europolin henkilöstöllä on pääsy Europolin tämän päätöksen nojalla käsittelemiin henkilötietoihin.
2. Europolin tämän päätöksen nojalla käsittelemiä henkilötietoja voidaan käyttää vain sen selvittämiseen, onko kyseisillä tiedoilla merkitystä Europolin tehtävien hoitamiselle ja voidaanko ne tallentaa sen tietojenkäsittelyjärjestelmiin, sanotun kuitenkaan rajoittamatta Europol-päätöksen 17 artiklan soveltamista.
3. Jos Europol katsoo, että tiedoilla on merkitystä sen tehtävien hoitamiselle ja ne voidaan tallentaa Europolin tietojärjestelmään, Europol ehdottaa, että tiedot toimittanut jäsenvaltio tallentaa tiedot Europolin tietojärjestelmään Europol-päätöksen 13 artiklan 1 kohdan mukaisesti. Jos jäsenvaltio ei noudata Europolin ehdotusta, sovelletaan tämän päätöksen 5 artiklaa.
4 artikla
Henkilötietojen suojaa ja tietoturvallisuutta koskevat säännöt
1. Käsitellessään henkilötietoja tämän päätöksen nojalla Europolin on noudatettava Europol-päätöksessä määrättyjä henkilötietojen suojaa ja tietoturvallisuutta koskevia sääntöjä, erityisesti 18, 27 ja 35 artiklaa sekä niiden soveltamiseksi hyväksyttyjä sääntöjä.
2. Jos Europol päättää lisätä tiedot tietojenkäsittelyjärjestelmiin tai poistaa tai tuhota ne, sen on ilmoitettava asiasta tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle, EU:n elimelle tai kolmannelle osapuolelle.
5 artikla
Tietojen säilyttämisen määräaika
1. Päätös henkilötietojen käyttämisestä 3 artiklan 2 kohdan mukaisesti on tehtävä mahdollisimman nopeasti ja joka tapauksessa viimeistään kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun Europol on vastaanottanut tiedot.
2. Jos päätöstä ei ole tehty kuuden kuukauden määräajan päättyessä, kyseiset henkilötiedot poistetaan tai tuhotaan ja asiasta ilmoitetaan tiedot toimittaneelle jäsenvaltiolle, EU:n elimelle tai kolmannelle osapuolelle.
6 artikla
Vastuu
Europol vastaa tämän päätöksen 3, 4 ja 5 artiklan noudattamisen varmistamisesta.
7 artikla
Voimaantulo
Tämä päätös tulee voimaan Europol-päätöksen soveltamisen alkamispäivänä.
Haag, 4 päivänä kesäkuuta 2009.
Neuvosto on hyväksynyt tämän päätöksen 30 päivänä marraskuuta 2009.