РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 390/2009 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 23 април 2009 година
за изменение на Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби във връзка с въвеждането на биометрични данни и за включване на разпоредби относно организацията на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност, и по-специално член 62, параграф 2, буква б), подточка ii) от него,
като взеха предвид предложението на Комисията,
като взеха предвид становището на Европейския надзорен орган по защита на данните (1),
в съответствие с процедурата, предвидена в член 251 от Договора (2),
като имат предвид, че:
(1)
За да се гарантират надеждната проверка и установяването на самоличността на кандидатите, е необходимо да се обработват биометрични данни чрез визовата информационна система (ВИС), създадена с Решение 2004/512/ЕО на Съвета (3), и да се осигури правна рамка за събирането на тези биометрични идентификатори. Освен това въвеждането на ВИС изисква нова организация на приемането на заявления за издаване на визи.
(2)
Включването на биометрични идентификатори във ВИС е важна стъпка към използването на нови елементи, които установяват по-надеждна връзка между притежателя на виза и паспорта, с цел да се предотврати използването на фалшива самоличност. Затова личното явяване на кандидата - поне при подаване на първото заявление - следва да е едно от основните изисквания за издаване на виза с регистрация на биометричните идентификатори във ВИС.
(3)
Изборът на биометрични идентификатори се урежда в Регламент (ЕО) № 767/2008 на Европейския парламент и на Съвета от 9 юли 2008 г. относно Визовата информационна система (ВИС) и обмена на данни между държави-членки относно визите за краткосрочно пребиваване („Регламент за ВИС“) (4).
(4)
В настоящия регламент се определят стандартите за събиране на тези биометрични идентификатори, като се прави позоваване на съответните разпоредби, установени от Международната организация за гражданско въздухоплаване („ИКАО“). Не се изискват допълнителни технически спецификации, за да се осигури оперативна съвместимост.
(5)
Всички документи, данни или биометрични идентификатори, получени от държава-членка при процедура за кандидатстване за виза, се считат за консулски документи съгласно Виенската конвенция за консулските отношения от 24 април 1963 г. и се третират по съответен начин.
(6)
С цел да се улесни регистрацията на кандидатите и да се намалят разходите за държавите-членки, е необходимо да се предвидят нови организационни възможности в допълнение към съществуващите в рамките на представителството. На първо място, към Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби (5) следва да се добави специална форма на представителство, което да се ограничава до приемане на заявленията и въвеждане на биометричните идентификатори.
(7)
Следва да се въведат и други варианти, като съвместното използване на обекти, съвместни центрове за приемане на заявления, почетни консули и сътрудничество с външни доставчици на услуги. Следва да се създаде подходяща правна рамка за тези варианти, като се вземат под внимание по-специално въпросите, свързани със защитата на данните. В съответствие с условията, предвидени в настоящата правна рамка, държавите-членки следва да определят вида организационна структура, която ще използват във всяка трета държава. Комисията следва да публикува данните за тези структури.
(8)
При организиране на сътрудничество държавите-членки следва да направят необходимото кандидатите да бъдат насочени към държавата-членка, която отговаря за обработването на техните заявления.
(9)
Необходимо е да се предвидят разпоредби за ситуации, при които държавите-членки решават, с цел улесняване на процедурата, да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията. Такова решение може да бъде взето, ако при особени обстоятелства или поради свързани с местните условия причини сътрудничеството с други държави-членки под формата на ограничено представителство, съвместното използване на обекти или общ център за приемане на заявления се окаже нецелесъобразно за съответната държава-членка. Такива договорености следва да се установяват при спазване на общите принципи за издаване на визи, като се зачитат изискванията за защита на данните, уредени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (6). Освен това при установяването и изпълнението на такива договорености следва да се има предвид необходимостта от предотвратяване на практиката за търсене на по-изгодни варианти за получаване на виза (т.нар. „visa-shopping“).
(10)
Държавите-членки следва да си сътрудничат с външни доставчици на услуги на базата на правен акт, който следва да съдържа разпоредби относно точно определените им отговорности, относно прекия и пълен достъп до помещенията им, информацията относно кандидатите, поверителността и относно обстоятелствата, условията и процедурите за спиране или прекратяване на сътрудничеството.
(11)
Настоящият регламент, като позволява на държавите-членки да си сътрудничат с външни доставчици на услуги за приемане на заявленията и същевременно въвежда принципа за „обслужване на едно гише“ при подаване на заявленията, създава дерогация от общото правило за лично явяване, както е предвидено в част III, точка 4 от Общите консулски инструкции. С това не се засяга възможността кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както и не се засягат бъдещите правни актове за уреждане на тези въпроси.
(12)
За да се гарантира спазването на изискванията за защита на данните, бяха проведени консултации с работната група, създадена съгласно член 29 от Директива 95/46/ЕО.
(13)
Директива 95/46/ЕО се прилага за държавите-членки във връзка с обработването на лични данни съгласно настоящия регламент.
(14)
Държавите-членки следва да запазят възможността всички кандидати да подават заявления директно в дипломатическите им мисии или консулските им служби.
(15)
С цел да се улесни процедурата при следващо кандидатстване, следва да се даде възможност за възпроизвеждане на пръстови отпечатъци, които вече са въведени във ВИС, в рамките на срок от 59 месеца. След изтичането на този срок пръстовите отпечатъци следва да бъдат снети отново.
(16)
Поради изискването за снемане на биометрични идентификатори следва да не се използват търговски посредници, като туристически агенции, при първото кандидатстване, а само за последващи такива.
(17)
Поради това Общите консулски инструкции следва да бъдат съответно изменени.
(18)
Три години след въвеждането в действие на ВИС и на всеки четири години след това Комисията следва да представя на Европейския парламент и на Съвета доклад за прилагането на настоящия регламент.
(19)
Доколкото целите на настоящия регламент, а именно организацията на приемането и обработването на заявления във връзка с въвеждането на биометрични данни във ВИС и въвеждането на общи стандарти и оперативно съвместими биометрични идентификатори, както и на общи правила за всички държави-членки, които участват в общата визова политика на Общността, не могат да бъдат постигнати от държавите-членки в достатъчна степен и следователно могат да бъдат по-добре постигнати на общностно равнище, Общността може да приеме мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, установен в член 5 от Договора. В съответствие с принципа на пропорционалност, посочен в същия член, настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигането на тези цели.
(20)
В съответствие с членове 1 и 2 от Протокола относно позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не участва в приемането на настоящия регламент, не е обвързана от него и не го прилага. Като се има предвид, че настоящият регламент развива достиженията на правото от Шенген съгласно разпоредбите в част трета, дял IV от Договора за създаване на Европейската общност, Дания решава, в съответствие с член 5 от посочения протокол, в срок шест месеца след деня на приемане на настоящия регламент, дали ще го прилага в националното си законодателство.
(21)
По отношение на Исландия и Норвегия настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено от Съвета на Европейския съюз, от една страна, и Република Исландия и Кралство Норвегия, от друга страна, за асоциирането на последните в процеса на изпълнение, прилагане и развитие на достиженията на правото от Шенген (7), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО на Съвета (8), относно определени договорености по прилагането на посоченото споразумение.
(22)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредби от достиженията на правото от Шенген, в което Обединеното кралство не участва в съответствие с Решение 2000/365/ЕО на Съвета от 29 май 2000 г. относно искането на Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (9). Следователно Обединеното кралство не участва в приемането му, не е обвързано от него и не го прилага.
(23)
Настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген, в което Ирландия не участва съгласно Решение 2002/192/ЕО на Съвета от 28 февруари 2002 г. относно искането на Ирландия да участва в някои разпоредби от достиженията на правото от Шенген (10). Следователно Ирландия не участва в приемането му, не е обвързана от него и не го прилага.
(24)
По отношение на Швейцария настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите от достиженията на правото от Шенген по смисъла на Споразумението, сключено между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария за асоцииране на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген (11), които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/146/ЕО (12) на Съвета.
(25)
По отношение на Лихтенщайн настоящият регламент представлява развитие на разпоредбите на достиженията на правото от Шенген по смисъла на Протокола между Европейския съюз, Европейската общност, Конфедерация Швейцария и Княжество Лихтенщайн относно присъединяването на Княжество Лихтенщайн към Споразумението между Европейския съюз, Европейската общност и Конфедерация Швейцария относно асоциирането на Конфедерация Швейцария към изпълнението, прилагането и развитието на достиженията на правото от Шенген, които попадат в областта, посочена в член 1, буква Б от Решение 1999/437/ЕО, четен във връзка с член 3 от Решение 2008/261/ЕО на Съвета (13).
(26)
По отношение на Кипър настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 3, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2003 г.
(27)
Настоящият регламент представлява акт, който развива достиженията на правото от Шенген или е свързан с тях по друг начин по смисъла на член 4, параграф 2 от Акта за присъединяване от 2005 г.,
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Изменения на Общите консулски инструкции
Общите консулски инструкции за издаване на визи от дипломатическите мисии и консулските служби се изменят, както следва:
1.
Част II се изменя, както следва:
а)
в точка 1.2, буква б) се добавят следните параграфи:
„Държава-членка може също така да представлява една или повече други държави-членки в ограничена степен, единствено за приемане на заявления и за въвеждане на биометрични идентификатори. Прилагат се съответните разпоредби от точка 1.2, букви в) и д). Приемането и предаването на досиета и данни на представляваната държава-членка се осъществяват при зачитане на съответните правила за защита на данните и на правилата за сигурност.
Представляваната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната държава-членка.
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и), представляваната(ите) държава(и)-членка(и) не допуска(т) представляващата държава-членка да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) представлявана(и) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от органите на представляващата държава-членка на органите на представляваната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например чрез използване на установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер във въпросната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път между органите на съответните държави-членки.“;
б)
буква г) се заменя със следното:
„г)
При издаване на единни визи съгласно букви а) и б) представителството и ограниченото представителство се отразяват в таблицата на представителството за издаване на единни визи, посочена в приложение 18.“
2.
Част III се изменя, както следва:
а)
точка 1 се заменя със следното:
„1. Заявления за издаване на визи
1.1. Заявления за издаване на визи - брой на заявления
От кандидатите се изисква също така да попълнят заявлението за издаване на единна виза. Заявлението за издаване на единна виза трябва да се подава, като се използва хармонизираният формуляр, образец на който е даден в приложение 16.
Попълва се най-малко едно копие от заявлението, за да може да се използва в хода на консултациите с централните органи. Държавите-членки могат, доколкото го изискват националните административни процедури, да поискат няколко копия от заявлението.
1.2. Биометрични идентификатори
а) Държавите-членки снемат биометрични идентификатори, които включват изображение на лицето и десет пръстови отпечатъка на кандидата, в съответствие с гаранциите, предвидени в Европейската конвенция за защита на правата на човека и основните свободи, в Хартата на основните права на Европейския съюз и в Конвенцията на Организацията на обединените нации за правата на детето.
Кандидатът е длъжен да се яви лично при подаване на първото си заявление. Тогава се снемат следните биометрични идентификатори:
-
снимка, сканирана или направена при подаване на заявлението, и
-
десет контролни пръстови отпечатъка, снети цифрово.
Когато пръстовите отпечатъци, снети от кандидата във връзка с предходно заявление, са били въведени за първи път във визовата информационна система (ВИС) преди по-малко от 59 месеца от датата на новото заявление, те се възпроизвеждат на последващото заявление.
В случай обаче на основателни съмнения относно самоличността на кандидата за виза дипломатическата мисия или консулската служба снема пръстови отпечатъци в рамките на посочения по-горе срок.
Освен това ако при подаване на заявлението не може да се установи незабавно, че пръстовите отпечатъци са снети в горепосочения срок, кандидатът може да поиска да му бъдат снети пръстовите отпечатъци.
В съответствие с член 9, параграф 5 от Регламента за ВИС снимката, приложена към всяко заявление, се въвежда във ВИС. От кандидата не се изисква да се явява лично за тази цел.
Техническите изисквания към снимката са в съответствие с международните стандарти, определени в документ на ИКАО 9303, част 1, 6-о издание.
Пръстовите отпечатъци се снемат в съответствие със стандартите на ИКАО и Решение 2006/648/ЕО на Комисията от 22 септември 2006 г. за определяне на техническите спецификации относно стандартите за биометрични характеристики, свързани с разработването на Визовата информационна система (14).
Биометричните идентификатори се снемат от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на дипломатическата мисия или консулската служба, отговаряща за издаването на визи на границата. Под наблюдението на дипломатическите мисии или консулските служби биометричните идентификатори могат също да се снемат и от квалифицирани и надлежно упълномощени служители на почетния консул или на външния доставчик на услуги, посочен в част VII, точки 1.3 и 1.4.
Данните се въвеждат във ВИС единствено от надлежно упълномощени консулски служители в съответствие член 6, параграф 1, член 7 и член 9, параграфи 5 и 6 от Регламента за ВИС.
Държавите-членки гарантират, че се използват пълноценно всички критерии за търсене съгласно член 15 от регламента за ВИС, за да се избегне отказ погрешка или погрешно установяване на самоличност.
б) Изключения
Следните кандидати се освобождават от изискването за пръстови отпечатъци:
-
деца на възраст под 12 години,
-
лица, при които снемането на пръстови отпечатъци е физически невъзможно. Ако е възможно снемането на пръстови отпечатъци от по-малко от десет пръста, се снема съответният брой пръстови отпечатъци. Въпреки това, ако снемането е временно невъзможно, от кандидата се изисква да даде пръстови отпечатъци при следващото заявление. Дипломатическите мисии или консулските служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, имат право да поискат допълнително разяснение относно причините за временната невъзможност. Държавите-членки гарантират, че са налице подходящи процедури, предоставящи гаранции за зачитане на достойнството на заявителя в случай на затруднения при събиране на данни. Обстоятелството, че снемането на отпечатъци е физически невъзможно, не влияе върху издаването или отказа за издаване на виза,
-
държавните или правителствените ръководители и членовете на националното правителство и придружаващите ги съпруги(зи), както и членовете на официалната им делегация, по покана на правителства на държави-членки или по покана на международни организации с официална цел,
-
кралски особи и други високопоставени членове на кралското семейство по покана на правителства на държави-членки или международни организации с официална цел.
За всеки един от тези случаи във ВИС се въвежда записът „не се прилага“.
б)
добавя се следната точка:
„5. Поведение на служителите
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки гарантират, че кандидатите се приемат любезно.
При изпълнение на задълженията си консулските служители напълно зачитат човешкото достойнство. Предприеманите мерки са пропорционални на целите, които се преследват с тях.
При изпълнение на задачите си консулските служители не дискриминират никого на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация.“
3.
Част VII, точка 1 се изменя, както следва:
„1. Организация на секциите за издаване на визи
1.1. Организация на приемането и обработването на заявления за издаване на визи
Всяка държава-членка отговаря за организацията на приемането и обработването на заявления. По принцип заявления се подават пред дипломатическа мисия или консулска служба на държава-членка.
Държавите-членки:
-
оборудват дипломатическите си мисии или консулски служби и органи, отговарящи за издаването на визи на границата, с необходимите материали за снемане на биометрични идентификатори, както и офисите на почетните си консули, когато тези офиси служат за снемане на биометрични идентификатори в съответствие с точка 1.3, и/или
-
си сътрудничат с една или повече държави-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище или чрез други подходящи контакти под формата на ограничено представителство, съвместно използване на обекти или общ център за приемане на заявления в съответствие с точка 1.2.
При особени обстоятелства или поради причини, свързани с местните условия, като например:
-
големият брой кандидати не позволява приемането на заявления и събирането на данни да се организира в срок и при нормални условия, или
-
по никакъв друг начин не е възможно да се осигури добро териториално покритие на съответната трета държава,
и когато горепосочените форми на сътрудничество се окажат неподходящи за съответната държава-членка, държавата-членка може, в краен случай, да си сътрудничи с външен доставчик на услуги в съответствие с точка 1.4.
Без да се засяга правото кандидатът да бъде поканен на лично интервю, както е предвидено в част III, точка 4, изборът на форма на организация не изисква за подаване на заявлението кандидатът да се явява лично на повече от едно място.
1.2. Форми на сътрудничество между държавите-членки
а)
Когато се избере „съвместно използване на обекти“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на една или повече държави-членки обработват заявленията (включително биометричните идентификатори), подадени до тях в дипломатическата мисия или консулската служба на друга държава-членка, и използват оборудването на тази друга държава-членка. Съответните държави-членки се договарят за времетраенето и условията за прекратяване на съвместното използване на обекти, както и за дела от визовата такса, която да се получава от държавата-членка, чиято дипломатическа мисия или консулска служба се използва.
б)
Когато се създават „общи центрове за приемане на заявления“, служители на дипломатическите мисии или консулските служби на две или повече държави-членки се помещават в една сграда, за да приемат подаваните до тях заявления (включително биометрични идентификатори). Кандидатите се насочват към държавата-членка, която отговаря за обработването на заявлението. Държавите-членки се договарят за времетраенето и за условията за прекратяване на това сътрудничество, както и за поделянето на разходите между участващите държави-членки. Една от държавите-членки отговаря за свързаните с логистиката договори и за дипломатическите отношения с държавата-домакин.
1.3. Изпълнение на някои функции от почетни консули
Почетните консули също могат да бъдат упълномощени да изпълняват някои или всички задачи, посочени в точка 1.5. Предприемат се подходящи мерки за гарантиране на сигурността и защитата на данните.
Ако почетният консул не е държавен служител на държава-членка, при изпълнението на тези задачи се спазват предвидените в приложение 19 изисквания, с изключение на разпоредбите в точка В, буква в) от същото приложение.
Ако почетният консул е държавен служител на държава-членка, съответната държава-членка гарантира, че се прилагат изисквания, сравними с изискванията, които биха се прилагали, ако задачите се изпълняваха от нейната дипломатическа мисия или консулска служба.
1.4. Сътрудничество с външни доставчици на услуги
Държавите-членки се стремят да си сътрудничат с един и същ външен доставчик на услуги съвместно с една или повече държави-членки, без да се засягат възлагането на обществени поръчки и правилата относно конкуренцията.
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги се основава на правен акт, в който са спазени предвидените в приложение 19 изисквания.
Държавите-членки в рамките на консулското сътрудничество на местно равнище обменят информация относно избора на външните доставчици на услуги и установяването на условията в съответните свои правни актове.
1.5. Видове сътрудничество с външни доставчици на услуги
На външен доставчик на услуги може да бъде възложено да изпълнява една или повече от следните задачи:
а)
да предоставя обща информация относно изискванията и заявленията за издаване на виза;
б)
да информира кандидатите относно необходимите придружаващи документи въз основа на списък;
в)
да събира данни и заявления (включително да снема биометрични идентификатори) и да предава заявленията на дипломатическата мисия или консулската служба;
г)
да събира таксата за услугата;
д)
да урежда срещи за лично явяване в дипломатическата мисия, консулската служба или при външния доставчик на услуги;
е)
да взема пътническите документи (включително уведомлението за отказ според случая) от дипломатическата мисия или консулската служба и да ги връща на кандидата.
1.6. Задължения на държавите-членки
При избора на външен доставчик на услуги съответната(ите) държава(и)-членка(и) надлежно проверява(т) платежоспособността и надеждността на дружеството (включително необходимите лицензи, търговска регистрация, дружествени устави, банкови договори) и гарантира(т), че няма конфликт на интереси.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че избраният външен доставчик на услуги спазва условията, определени в посочения в точка 1.4 правен акт.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) носи(ят) отговорност за спазването на правилата за защита на данните при обработването на данните и се контролира(т) в съответствие с разпоредбите на член 28 от Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (15).
Сътрудничеството с външен доставчик на услуги не ограничава, нито изключва отговорност, която съгласно националното законодателство на съответната(ите) държава(и)-членка(и) произтича от нарушаване на задълженията във връзка с личните данни на кандидатите и обработването на заявленията за виза. Настоящата разпоредба не засяга исковете, които може да бъдат подадени пряко срещу външния доставчик на услуги съгласно националното законодателство на съответната трета държава.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че данните са изцяло криптирани, независимо дали се предават по електрон път или физически върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
В трети държави, които забраняват криптирането на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и), държавата(ите)-членка(и) не допуска(т) външният доставчик на услуги да предава данни по електронен път.
В този случай съответната(ите) държава(и)-членка(и) гарантира(т), че електронните данни се предават физически в изцяло криптирана форма върху електронен носител от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) от консулски служител на държава-членка или, когато такова предаване би наложило предприемането на непропорционални или неразумни мерки, по друг сигурен и безопасен начин, например като се използват установени оператори с опит в транспортирането на документи и данни с чувствителен характер в съответната трета държава.
При всички случаи нивото на сигурност при предаването се адаптира в зависимост от чувствителния характер на данните.
Държавите-членки или Общността се стремят да постигнат със съответните трети държави споразумение, чиято цел е да се отмени забраната за криптиране на данни при предаването им по електронен път от външния доставчик на услуги на органите на съответната(ите) държава(и)-членка(и).
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) осигурява(т) обучение на външния доставчик на услуги, което съответства на познанията, необходими за предоставяне на подходящи услуги, и достатъчно информация на кандидатите.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) в случай на съмнение предоставя(т) възможност за проверка в дипломатическата мисия или консулската служба на пръстови отпечатъци, които са снети от външен доставчик на услуги.
Разглеждането на заявленията, интервютата, когато се налагат такива, процесът на разрешаване и отпечатването и поставянето на визовите стикери се извършват единствено от дипломатическата мисия или консулската служба.
Външните доставчици на услуги нямат достъп до ВИС при каквито и да е обстоятелства. Достъпът до ВИС е запазен изключително и само за надлежно упълномощени служители на дипломатическите мисии или консулските служби.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) следи за изпълнението на правния акт, посочен в точка 1.4, включително:
а)
общата информация относно изискванията за издаване на виза и заявленията, предоставена от външния доставчик на услуги на кандидатите;
б)
всички технически и организационни мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничество включва предаване на досиета и данни на дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други незаконни форми на обработване на личните данни;
в)
снемането и предаването на биометрични идентификатори;
г)
предприетите мерки, за да се гарантира спазването на разпоредбите относно защитата на данните.
За тази цел дипломатическата мисия или консулска служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и) редовно провежда внезапни проверки в помещенията на външния доставчик на услуги.
1.7. Такса за услугата
Външните доставчици на услуги могат да събират такса за услугата в допълнение към таксата, определена в приложение 12. Таксата за услугата е пропорционална на разходите, направени от външния доставчик на услуги при изпълнение на една или повече от задачите, посочени в точка 1.5.
Тази такса за услугата се определя в правния акт, посочен в точка 1.4.
В рамките на консулското сътрудничество на местно равнище държавите-членки гарантират, че таксата за услугата, заплащана от кандидата, в пълна степен отразява услугите, предлагани от външния доставчик на услуги, и е съобразена с местните обстоятелства. Освен това те се стремят да хармонизират приложимата такса за услугата.
Таксата за услугата не надхвърля половината от размера на таксата за виза, определен в приложение 12, независимо от възможните случаи на освобождаване от плащане на такса за виза, предвидени в приложение 12.
Съответната(ите) държава(и)-членка(и) запазва(т) възможността всички кандидати да подават заявленията директно в дипломатическите ѝ(им) мисии или в консулските ѝ(им) служби.
1.8. Информация
Дипломатическите мисии и консулските служби на държавите-членки излагат на видно място точна информация за обществеността относно начините за насрочване на среща и подаване на заявление.
1.9. Приемственост при предоставяне на услуги
В случай на прекратяване на сътрудничеството с други държави-членки или с външен доставчик на услуги държавите-членки осигуряват приемственост при предоставяне на пълния набор от услуги.
1.10. Решение и публикуване
Държавите-членки информират Комисията как възнамеряват да организират приемането и обработването на заявления във всяка една консулска служба. Комисията осигурява съответното публикуване.
Държавите-членки предоставят на Комисията копие от правния акт, посочен в точка 1.4.
4.
Част VIII, точка 5.2 се изменя, както следва:
а)
заглавието се заменя със следното:
б)
между заглавието и точка 5.2, буква а) се вмъква следното изречение:
„За последващи заявления по част III, точка 1.2 държавите-членки могат да разрешат на своите дипломатически мисии или консулски служби да сътрудничат с търговски посредници (например частни агенции с административни функции и транспортни или туристически агенции, такива като туроператори и дистрибутори).“
5.
Добавя се следното приложение:
„ПРИЛОЖЕНИЕ 19
Списък на минимални изисквания, които да се включат в правния акт в случай на сътрудничество с външни доставчици на услуги
А.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед защитата на данните външният доставчик на услуги:
а)
по всяко време предотвратява неразрешено четене, копиране, изменение или заличаване на данни, по-специално по време на предаването им в дипломатическата мисия или консулската служба на държавата(ите)-членка(и), която(които) е(са) отговорна(и) за обработването на заявлението;
б)
в съответствие с инструкциите на съответната(ите) държава(и)-членка(и) предава данните:
-
по електронен път, криптирани, или
-
физически, по сигурен начин;
в)
предава данните във възможно най-кратък срок:
-
когато данните се предават физически - най-малко веднъж седмично,
-
когато криптирани данни се предават по електронен път - най-късно в края на деня, когато са събрани;
г)
заличава данните незабавно след тяхното предаване и гарантира, че единствените данни, които могат да бъдат запазени, са името и информацията за връзка на кандидата за целите на насрочване на среща, както и номерът на паспорта до връщането му на кандидата, когато е приложимо;
д)
осигурява техническите и организационните мерки за сигурност, необходими за защита на личните данни срещу случайно или неправомерно унищожаване или случайна загуба, промяна, неразрешено разкриване или достъп, по-специално когато сътрудничеството включва предаване на досиета и данни до дипломатическата мисия или консулската служба на съответната(ите) държава(и)-членка(и), и срещу всякакви други неправомерни форми на обработване на личните данни;
е)
обработва данните единствено за целите на обработването на личните данни на кандидати за виза от името на съответната(ите) държава(и)-членка(и);
ж)
прилага стандарти за защита на данните, които са поне еквивалентни на посочените в Директива 95/46/ЕО;
з)
осигурява на кандидатите за виза изискваната информация съгласно член 37 от Регламента за ВИС.
Б.
Във връзка с осъществяването на дейността си и с оглед на поведението на служителите външният доставчик на услуги:
а)
гарантира, че служителите му са подходящо обучени;
б)
гарантира, че при изпълнение на задълженията си служителите му:
-
приемат любезно кандидатите за виза,
-
зачитат човешкото достойнство и интегритет на кандидатите,
-
не дискриминират лица на основание пол, расов или етнически произход, религия или убеждения, увреждания, възраст или сексуална ориентация, и
-
спазват правилата за поверителност, които се прилагат също така и след напускане на работа от служителите или след спиране на действието или прекратяване на правния акт;
в)
осигурява възможност за идентифициране по всяко време на служителите, работещи в дружеството;
г)
доказва, че служителите са неосъждани и разполагат с необходимите знания и умения.
В.
Във връзка с проверката на осъществяването на дейността му външният доставчик на услуги:
а)
осигурява достъп до помещенията си по всяко време без предварително уведомяване на упълномощени от съответната(ите) държава(и)-членка(и) служители, по-специално за целите на извършване на проверки;
б)
осигурява възможност за отдалечен достъп до системата си за насрочване на срещи за целите на извършване на проверки;
в)
осигурява използването на подходящи методи за наблюдение (напр. пробни кандидати; уебкамера);
г)
осигурява достъп до доказателства за спазване на правилата за защита на данните, включително задължения за докладване, външни одити и редовни проверки на място;
д)
докладва незабавно на съответната(ите) държава(и)-членка(и) относно нарушения на сигурността или жалби от кандидатите, касаещи злоупотреба с данни или неразрешен достъп, координира действията си със съответната(ите) държава(и)-членка(и), за да намери решения, и своевременно дава обоснован отговор на подалите жалба кандидати.
Г.
Във връзка с общите изисквания външният доставчик на услуги:
а)
действа съобразно инструкциите на държавата(ите)-членка(и), отговорна(и) за обработването на заявленията;
б)
приема подходящи антикорупционни мерки (например разпоредби за възнаграждението на служителите; сътрудничество при подбора на служителите, които участват в изпълнението на задачата; правило за четирите очи; принцип на ротацията);
в)
спазва изцяло разпоредбите на правния акт, който съдържа клауза за спиране на действието или прекратяване, по-специално в случай на нарушение на установените правила, както и клауза за преразглеждане, с цел да се гарантира, че правният акт отразява най-добрите практики.“
Член 2
Докладване
Три години след като ВИС е въведена в действие и на всеки четири години след това Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета доклад относно прилагането на настоящия регламент, включително прилагането на снемането и използването на биометрични идентификатори, оценката доколко е подходящ избраният стандарт на ИКАО, спазването на правилата за защита на данните, опита в работата с външни доставчици на услуги, по-специално при снемането на биометрични данни, прилагането на правилото за 59 месеца по отношение снемането на пръстови отпечатъци и организацията на приемането и обработването на заявления. Докладът също така включва, въз основа на член 17, параграфи 12, 13 и 14 и член 50, параграф 4 от Регламента за ВИС, случаите, в които пръстови отпечатъци не са могли фактически да бъдат предоставени или тяхното предоставяне не се е изисквало поради съображения от правен характер, в съотношение със случаите, в които са били снети пръстови отпечатъци. Докладът включва информация относно случаите на отказ на виза на лице, което не е могло фактически да предостави пръстови отпечатъци. Докладът се придружава, където е необходимо, от подходящи предложения за изменение на настоящия регламент.
В първия доклад също така се разглежда въпросът за достатъчната степен на надеждност на пръстовите отпечатъци за установяване и проверка на самоличността на деца под 12-годишна възраст, и по-специално как с възрастта се променят пръстовите отпечатъци, като за основа се използва проучване, проведено под ръководството на Комисията.
Член 3
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите-членки в съответствие с Договора за създаване на Европейската общност.
Съставено в Страсбург на 23 април 2009 година.
EUROOPAN PARLAMENTIN JA NEUVOSTON ASETUS (EY) N:o 390/2009,
annettu 23 päivänä huhtikuuta 2009,
diplomaatti- ja konsuliedustustoille annetun yhteisen konsuliohjeiston muuttamisesta biometristen tunnisteiden käyttöönoton ja viisumihakemusten vastaanoton ja käsittelyn järjestämistä koskevien määräysten osalta
EUROOPAN PARLAMENTTI JA EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, jotka
ottavat huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen ja erityisesti sen 62 artiklan 2 kohdan b alakohdan ii alakohdan,
ottavat huomioon komission ehdotuksen,
ottavat huomioon Euroopan tietosuojavaltuutetun lausunnon (1),
noudattavat perustamissopimuksen 251 artiklassa määrättyä menettelyä (2),
sekä katsovat seuraavaa:
(1)
Hakijoiden tunnistaminen ja heidän henkilöllisyytensä tarkistaminen luotettavasti edellyttää biometristen tietojen käsittelyä neuvoston päätöksellä 2004/512/EY (3) perustetussa viisumitietojärjestelmässä (VIS) ja oikeudellisten puitteiden asettamista näiden biometristen tunnisteiden keruulle. Viisumitietojärjestelmän täytäntöönpano edellyttää myös uusien menetelmien käyttöönottoa viisumihakemusten vastaanotossa.
(2)
Biometristen tunnisteiden sisällyttäminen viisumitietojärjestelmään on tärkeä vaihe niiden uusien menetelmien käytössä, joilla viisuminhaltija ja passi yhdistetään aiempaa luotettavammin toisiinsa väärän henkilöllisyyden käytön estämiseksi. Tästä syystä hakijan henkilökohtaisen läsnäolon, ainakin, kun on kyse ensimmäisestä hakemuksesta, olisi oltava yksi perusvaatimuksista viisumin myöntämiselle menettelyssä, jossa biometriset tunnisteet rekisteröidään viisumitietojärjestelmään.
(3)
Päätös biometristen tunnisteiden käyttöönotosta on tehty viisumitietojärjestelmästä (VIS) ja lyhytaikaista oleskelua varten myönnettäviä viisumeja koskevasta jäsenvaltioiden välisestä tietojenvaihdosta 9 päivänä heinäkuuta 2008 annetulla Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EY) N:o 767/2008 (VIS-asetus) (4).
(4)
Tässä asetuksessa määritetään biometristen tunnisteiden keruuta koskevat vaatimukset viittaamalla kansainvälisen siviili-ilmailujärjestön (ICAO) vahvistamiin asiaa koskeviin määräyksiin. Yhteentoimivuuden varmistamiseksi ei edellytetä muita teknisiä eritelmiä.
(5)
Kaikki jäsenvaltion viisuminhakumenettelyn aikana saamat asiakirjat, tiedot ja biometriset tunnisteet katsotaan konsulisuhteita koskevan 24 päivänä huhtikuuta 1963 tehdyn Wienin yleissopimuksen mukaisiksi konsuliedustuston asiakirjoiksi, ja niitä on kohdeltava asianmukaisesti.
(6)
Nykyisten edustamista koskevien puitteiden lisäksi on pohdittava uusia organisatorisia mahdollisuuksia, joilla helpotetaan hakijoiden rekisteröimistä ja vähennetään jäsenvaltioille aiheutuvia kustannuksia. Yhteiseen konsuliohjeistoon diplomaatti- ja konsuliedustustoille (5) olisi lisättävä ensinnäkin erityinen edustamisen muoto, joka on rajoitettu hakemusten keruuseen ja biometristen tunnisteiden rekisteröimiseen.
(7)
Käyttöön olisi otettava myös muita vaihtoehtoja, kuten yhteisten tilojen järjestäminen, yhteiset viisumikeskukset, kunniakonsulit ja ulkoisten palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö. Näiden vaihtoehtojen osalta olisi vahvistettava asianmukaiset oikeudelliset puitteet, jolloin huomioon olisi otettava erityisesti tietosuojakysymykset. Jäsenvaltioiden olisi kyseisissä oikeudellisissa puitteissa säädettyjen edellytysten mukaisesti määritettävä, minkälaista organisatorista rakennetta ne käyttävät kussakin kolmannessa maassa. Komission olisi julkaistava kyseisiä rakenteita koskevat tiedot.
(8)
Järjestäessään yhteistyötä jäsenvaltioiden olisi varmistettava, että hakijat ohjataan heidän hakemuksensa käsittelystä vastaavan jäsenvaltion puoleen.
(9)
On tarpeen laatia määräykset niitä tilanteita varten, joissa jäsenvaltiot päättävät menettelyn helpottamiseksi tehdä hakemusten keruussa yhteistyötä ulkoisen palveluntarjoajan kanssa. Tällainen päätös voidaan tehdä, jos erityisissä olosuhteissa tai toimialueeseen liittyvien syiden vuoksi yhteistyö muiden jäsenvaltioiden kanssa rajoitetun edustuksen, yhteisten tilojen tai yhteisen viisumikeskuksen muodossa ei osoittaudu asianmukaiseksi kyseisen jäsenvaltion kannalta. Määräykset olisi vahvistettava noudattaen viisumien myöntämistä koskevia yleisiä periaatteita ja yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 95/46/EY (6) mukaisia tietosuojavaatimuksia. Lisäksi määräysten vahvistamisessa ja täytäntöönpanossa olisi otettava huomioon tarve välttää edullisimman viisumikohtelun etsimistä (visa shopping).
(10)
Jäsenvaltioiden olisi tehtävä yhteistyötä ulkoisten palveluntarjoajien kanssa jonkin sellaisen oikeudellisen välineen nojalla, johon sisältyy määräyksiä kyseisten palveluntarjoajien tarkoista velvoitteista, välittömästä ja rajoittamattomasta pääsystä niiden tiloihin, hakijoille annettavista tiedoista, luottamuksellisuudesta sekä yhteistyön keskeyttämistä tai päättymistä koskevista edellytyksistä ja menettelyistä.
(11)
Tällä asetuksella poiketaan yhteisen konsuliohjeiston III osan 4 kohdassa määrätystä henkilökohtaista läsnäoloa koskevasta yleisestä säännöstä, koska tällä asetuksella annetaan jäsenvaltioille mahdollisuus tehdä yhteistyötä ulkoisen palveluntarjoajan kanssa hakemusten keräämiseksi ja vahvistetaan keskitetyn palvelupisteen periaate hakemusten esittämistä varten. Tällä ei rajoiteta mahdollisuutta pyytää hakijaa henkilökohtaiseen haastatteluun eikä myöskään näitä kysymyksiä koskevien tulevien säädösten antamista.
(12)
Tietosuojavaatimusten noudattamisen varmistamiseksi on kuultu direktiivin 95/46/EY 29 artiklalla perustettua työryhmää.
(13)
Direktiiviä 95/46/EY sovelletaan jäsenvaltioihin niiden käsitellessä henkilötietoja tämän asetuksen mukaisesti.
(14)
Jäsenvaltioiden olisi vastaisuudessakin varattava kaikille hakijoille mahdollisuus jättää hakemuksensa suoraan niiden diplomaatti- tai konsuliedustustoihin.
(15)
Mahdollisten seuraavien hakemusten käsittelyn helpottamiseksi sormenjäljet olisi voitava jäljentää niiden ensimmäisestä viisumitietojärjestelmään tallentamisesta 59 kuukauden ajan. Tämän ajanjakson jälkeen sormenjäljet olisi kerättävä uudelleen.
(16)
Biometristen tunnisteiden keruuta koskevan vaatimuksen vuoksi kaupallisia organisaatioita, kuten matkatoimistoja, ei saisi enää käyttää ensimmäisen hakemuksen käsittelyyn vaan ainoastaan tätä seuraavien hakemusten käsittelyn hoitamiseen.
(17)
Yhteistä konsuliohjeistoa olisi sen vuoksi muutettava.
(18)
Komission olisi annettava kertomus tämän asetuksen täytäntöönpanosta kolmen vuoden kuluttua sen jälkeen kun VIS on otettu käyttöön ja joka neljäs vuosi sen jälkeen.
(19)
Jäsenvaltiot eivät voi riittävällä tavalla saavuttaa tämän asetuksen tavoitteita, joita ovat hakemusten vastaanoton ja käsittelyn järjestäminen biometristen tietojen viisumitietojärjestelmään tallettamisen osalta sekä yhteisten vaatimusten ja yhteentoimivien biometristen tunnisteiden ja kaikkia yhteisön yhteiseen viisumipolitiikkaan osallistuvia jäsenvaltioita koskevien sääntöjen käyttöön ottaminen, vaan ne voidaan saavuttaa paremmin yhteisön tasolla, joten yhteisö voi toteuttaa toimenpiteitä perustamissopimuksen 5 artiklassa vahvistetun toissijaisuusperiaatteen mukaisesti. Mainitussa artiklassa vahvistetun suhteellisuusperiaatteen mukaisesti tässä asetuksessa ei ylitetä sitä, mikä on näiden tavoitteiden saavuttamiseksi tarpeen.
(20)
Euroopan unionista tehtyyn sopimukseen ja Euroopan yhteisön perustamissopimukseen liitetyn, Tanskan asemaa koskevan pöytäkirjan 1 ja 2 artiklan mukaisesti Tanska ei osallistu tämän asetuksen antamiseen, se ei sido Tanskaa eikä sitä sovelleta Tanskaan. Koska tällä asetuksella kehitetään Schengenin säännöstöä Euroopan yhteisön perustamissopimuksen kolmannen osan IV osaston määräysten mukaisesti, Tanska päättää edellä mainitun pöytäkirjan 5 artiklan mukaisesti kuuden kuukauden kuluessa siitä, kun neuvosto on hyväksynyt tämän asetuksen, saattaako se sen osaksi kansallista lainsäädäntöään.
(21)
Islannin ja Norjan osalta tällä asetuksella kehitetään sellaisia Schengenin säännöstön määräyksiä, joita tarkoitetaan Euroopan unionin neuvoston sekä Islannin tasavallan ja Norjan kuningaskunnan välillä viimeksi mainittujen osallistumisesta Schengenin säännöstön täytäntöönpanoon, soveltamiseen ja kehittämiseen tehdyssä sopimuksessa (7) ja jotka kuuluvat tietyistä mainitun sopimuksen yksityiskohtaisista soveltamissäännöistä neuvoston päätöksen 1999/437/EY (8) 1 artiklan B kohdassa tarkoitettuun alaan.
(22)
Tällä asetuksella kehitetään Schengenin säännöstön määräyksiä, joihin Yhdistynyt kuningaskunta ei osallistu Ison-Britannian ja Pohjois-Irlannin yhdistyneen kuningaskunnan pyynnöstä saada osallistua joihinkin Schengenin säännöstön määräyksiin 29 päivänä toukokuuta 2000 tehdyn neuvoston päätöksen 2000/365/EY (9) mukaisesti. Yhdistynyt kuningaskunta ei siten osallistu tämän asetuksen antamiseen, se ei sido Yhdistynyttä kuningaskuntaa eikä sitä sovelleta Yhdistyneeseen kuningaskuntaan.
(23)
Tällä asetuksella kehitetään Schengenin säännöstön määräyksiä, joihin Irlanti ei osallistu Irlannin pyynnöstä saada osallistua joihinkin Schengenin säännöstön määräyksiin 28 päivänä helmikuuta 2002 tehdyn neuvoston päätöksen 2002/192/EY (10) mukaisesti. Irlanti ei siten osallistu tämän asetuksen antamiseen, se ei sido Irlantia eikä sitä sovelleta Irlantiin.
(24)
Sveitsin osalta tällä asetuksella kehitetään sellaisia Schengenin säännöstön määräyksiä, joita tarkoitetaan Euroopan unionin, Euroopan yhteisön ja Sveitsin valaliiton välillä tehdyssä sopimuksessa Sveitsin valaliiton osallistumisesta Schengenin säännöstön täytäntöönpanoon, soveltamiseen ja kehittämiseen (11) ja jotka kuuluvat päätöksen 1999/437/EY 1 artiklan B kohdassa, tarkasteltuna yhdessä neuvoston päätöksen 2008/146/EY (12) 3 artiklan kanssa, tarkoitettuun alaan.
(25)
Liechtensteinin osalta tällä asetuksella kehitetään sellaisia Schengenin säännöstön määräyksiä, joita tarkoitetaan Euroopan unionin, Euroopan yhteisön, Sveitsin valaliiton ja Liechtensteinin ruhtinaskunnan välillä allekirjoitetussa Liechtensteinin ruhtinaskunnan liittymistä Euroopan unionin, Euroopan yhteisön ja Sveitsin valaliiton väliseen sopimukseen Sveitsin valaliiton osallistumisesta Schengenin säännöstön täytäntöönpanoon, soveltamiseen ja kehittämiseen tehtyyn sopimukseen koskevassa pöytäkirjassa ja jotka kuuluvat neuvoston päätöksen 1999/437/EY 1 artiklan B kohdassa, tarkasteltuna yhdessä neuvoston päätöksen 2008/261/EY (13) 3 artiklan kanssa, tarkoitettuun alaan.
(26)
Kyproksen osalta tämä asetus on vuoden 2003 liittymisasiakirjan 3 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu Schengenin säännöstöä kehittävä tai muuten siihen liittyvä säädös.
(27)
Tämä asetus on vuoden 2005 liittymisasiakirjan 4 artiklan 2 kohdassa tarkoitettu Schengenin säännöstöä kehittävä tai muuten siihen liittyvä säädös,
OVAT ANTANEET TÄMÄN ASETUKSEN:
1 artikla
Yhteisen konsuliohjeiston muuttaminen
Muutetaan yhteinen konsuliohjeisto diplomaatti- ja konsuliedustustoille seuraavasti:
1)
Muutetaan II jakso seuraavasti:
a)
Lisätään 1.2 kohdan b alakohtaan alakohdat seuraavasti:
”Jäsenvaltio voi myös edustaa yhtä tai useampaa muuta jäsenvaltiota rajoitetusti ainoastaan hakemusten keruussa ja biometristen tunnisteiden rekisteröimisessä. Asiaa koskevia 1.2 kohdan c ja e alakohdan määräyksiä sovelletaan. Hakemusten ja tietojen keruu ja siirtäminen edustetulle jäsenvaltiolle on suoritettava siten, että asiaan kuuluvia tietosuojaa ja -turvallisuutta koskevia sääntöjä noudatetaan.
Edustettujen jäsenvaltioiden on varmistettava, että tiedot salataan kokonaan riippumatta siitä, siirretäänkö ne sähköisesti vai fyysisesti sähköisellä tallennusvälineellä edustavan jäsenvaltion viranomaisilta edustetun jäsenvaltion viranomaisille.
Kolmansissa maissa, joissa edustavan jäsenvaltion viranomaisten edustettujen jäsenvaltioiden viranomaisille sähköisesti siirtämien tietojen salaaminen on kielletty, edustetut jäsenvaltiot eivät saa sallia edustavan jäsenvaltion siirtää tietoja sähköisesti.
Tässä tapauksessa asianomaisten edustettujen jäsenvaltioiden on varmistettava, että sähköiset tiedot siirretään fyysisesti edustavan jäsenvaltion viranomaisilta edustettujen jäsenvaltioiden viranomaisille kokonaan salatussa muodossa sähköisellä tallennusvälineellä jonkin jäsenvaltion konsulivirkamiehen toimesta tai, jos tietojen siirtäminen edellyttäisi suhteettomia tai aiheettomia toimia, jossakin muussa turvallisessa ja suojatussa muodossa, esimerkiksi käyttämällä vakiintuneita toimijoita, joilla on kokemusta arkaluontoisten asiakirjojen ja tietojen kuljettamisesta asianomaisessa kolmannessa maassa.
Siirron turvallisuustaso on kaikissa tapauksissa mukautettava tietojen arkaluonteisuuteen.
Jäsenvaltiot tai yhteisö pyrkivät pääsemään asianomaisten kolmansien maiden kanssa yhteisymmärrykseen asianomaisten jäsenvaltioiden viranomaisten välillä sähköisesti vaihdettavien tietojen salaamista koskevan kiellon poistamisesta.”.
b)
Korvataan d alakohta seuraavasti:
”d)
Edellä a ja b alakohdassa tarkoitettu edustaminen ja rajoitettu edustaminen yhtenäisten viisumien myöntämisessä otetaan huomioon liitteessä 18 olevassa taulukossa edustamisesta yhtenäisten viisumien myöntämisessä.”
2)
Lisätään III jaksoon kohta seuraavasti:
a)
Korvataan 1 kohta seuraavasti:
”1. Viisumihakemukset
1.1 Viisumihakemuslomakkeet - lomakkeiden lukumäärä
Hakijan on myös täytettävä yhtenäisen viisumin hakemuslomake. Yhtenäistä viisumia on haettava liitteessä 16 olevan mallin mukaisella yhdenmukaisella lomakkeella.
Hakemuslomake on täytettävä vähintään yhtenä kappaleena, jotta sitä voidaan käyttää keskusviranomaisia kuultaessa. Jäsenvaltiot voivat pyytää hakemuksen useampana kappaleena, jos kansalliset hallinnolliset menettelyt sitä edellyttävät.
1.2 Biometriset tunnisteet
a) Jäsenvaltioiden on kerättävä hakijalta kasvokuvasta ja kymmenestä sormenjäljestä koostuvat biometriset tunnisteet siten, että menettelyssä noudatetaan ihmisoikeuksien ja perusvapauksien suojaamiseksi tehdyssä Euroopan yleissopimuksessa, Euroopan unionin perusoikeuskirjassa ja Yhdistyneiden Kansakuntien lapsen oikeuksien yleissopimuksessa annettuja suojalausekkeita.
Hakijan henkilökohtaista läsnäoloa on edellytettävä silloin, kun hän esittää ensimmäisen hakemuksensa. Tällöin on kerättävä seuraavat biometriset tunnisteet:
-
valokuva, joka skannataan tai otetaan hakemusta esitettäessä, ja
-
kymmenen sormenjälkeä, jotka otetaan alas painetuista sormista ja kerätään digitaalisesti.
Jos hakijalta aiempaa hakemusta varten kerätyt sormenjäljet on tallennettu ensimmäistä kertaa viisumitietojärjestelmään alle 59 kuukautta ennen uuden hakemuksen päivämäärää, ne jäljennetään seuraavaan hakemukseen.
Jos kuitenkin voidaan perustellusti epäillä hakijan henkilöllisyyttä, diplomaatti- tai konsuliedustuston on kerättävä sormenjäljet edellä mainitun ajanjakson aikana.
Lisäksi jos hakemuksen jättämisajankohtana ei voida välittömästi vahvistaa, että sormenjäljet kerättiin edellä mainitun ajanjakson aikana, hakija voi pyytää sormenjälkiensä keräämistä.
VIS-asetuksen 9 artiklan 5 alakohdan mukaisesti kuhunkin hakemukseen liitetty valokuva on tallennettava viisumitietojärjestelmään. Hakijaa ei saa vaatia tulemaan paikalle tätä varten.
Valokuvaa koskevien teknisten vaatimusten osalta on noudatettava kansainvälisen siviili-ilmailujärjestön (ICAO) asiakirjan N:o 9303 osassa 1, 6. laitos, vahvistettuja kansainvälisiä vaatimuksia.
Sormenjälkien ottamisessa on noudatettava ICAOn normeja sekä viisumitietojärjestelmän kehittämiseen liittyviä biometrisiä tunnisteita koskevien standardien teknisistä eritelmistä 22 päivänä syyskuuta 2006 tehtyä komission päätöstä 2006/648/EY (14).
Diplomaatti- tai konsuliedustuston ja viisumien myöntämisestä rajoilla vastaavien viranomaisten pätevän ja asianmukaisesti valtuutetun henkilökunnan on kerättävä biometriset tunnisteet. Myös VII jakson 1.3 ja 1.4 kohdassa tarkoitetun kunniakonsulin tai ulkoisen palveluntarjoajan pätevä ja asianmukaisesti valtuutettu henkilökunta voi diplomaatti- tai konsuliedustuston valvonnassa kerätä biometriset tunnisteet.
Ainoastaan asianmukaisesti valtuutettu konsuliedustuston henkilökunta voi tallentaa tiedot viisumitietojärjestelmään VIS-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan, 7 artiklan sekä 9 artiklan 5 ja 6 kohdan mukaisesti.
Jäsenvaltioiden on varmistettava, että kaikkia VIS-asetuksen 15 artiklan mukaisia hakuperusteita käytetään täysimääräisesti, jotta vältytään virheellisiltä hylkäämisiltä ja tunnistamisilta.
b) Poikkeukset
Seuraaviin hakijoihin ei sovelleta sormenjälkien antamista koskevaa vaatimusta:
-
alle 12-vuotiaat lapset;
-
henkilöt, joiden sormenjälkien ottaminen on fyysisesti mahdotonta. Jos yksittäisten sormenjälkien ottaminen on mahdollista, ne on otettava. Jos sormenjälkien ottaminen on mahdotonta väliaikaisesti, hakijan edellytetään kuitenkin antavan sormenjäljet hakiessaan viisumia seuraavan kerran. Diplomaatti- tai konsuliedustustoilla ja viisumien myöntämisestä rajoilla vastaavilla viranomaisilla on oikeus pyytää lisäselvityksiä, miksi sormenjälkien ottaminen on väliaikaisesti mahdotonta. Jäsenvaltioiden on varmistettava asianmukaiset menettelyt hakijan ihmisarvoisen kohtelun varmistamiseksi tapauksissa, joissa henkilön sormenjälkien rekisteröimisessä on vaikeuksia. Sormenjälkien ottamisen fyysinen mahdottomuus ei saa vaikuttaa päätökseen viisumin myöntämisestä tai epäämisestä;
-
valtion- tai hallitusten päämiehet ja kansallisten hallitusten jäsenet mukana seuraavine puolisoineen ja heidän virallisten valtuuskuntiensa jäsenet, kun he ovat jäsenvaltion hallituksen tai kansainvälisen järjestön virallisesti kutsumia;
-
hallitsijat ja muut kuninkaallisen perheen korkeassa asemassa olevat jäsenet, kun he ovat jäsenvaltion hallituksen tai kansainvälisen järjestön virallisesti kutsumia.
Kyseisissä tapauksissa viisumitietojärjestelmään on tehtävä merkintä ’ei sovelleta’.
b)
Lisätään kohta seuraavasti:
”5. Henkilöstön käyttäytyminen
Jäsenvaltioiden diplomaatti- tai konsuliedustustojen on varmistettava, että hakijat otetaan vastaan kohteliaasti.
Konsuliedustuston henkilöstön on tehtäviään suorittaessaan täysimääräisesti kunnioitettava ihmisarvoa. Kaikkien toimenpiteiden on oltava oikeassa suhteessa tavoitteisiinsa nähden.
Konsuliedustuston henkilöstö ei tehtäviään suorittaessaan saa syrjiä ketään sukupuolen, rodun, etnisen alkuperän, uskonnon tai vakaumuksen, vammaisuuden, iän eikä sukupuolisen suuntautumisen vuoksi.”
3)
Korvataan VII jakson 1 kohta seuraavasti:
”1. Viisumiosastojen järjestäminen
1.1 Viisumihakemusten vastaanoton ja käsittelyn järjestäminen
Kunkin jäsenvaltion on huolehdittava hakemusten vastaanoton ja käsittelyn järjestämisestä. Hakemukset on periaatteessa jätettävä jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustoon.
Jäsenvaltioiden on
-
varustettava diplomaatti- tai konsuliedustustonsa ja viisumien myöntämisestä rajoilla vastaavat viranomaiset biometristen tunnisteiden keräämiseen tarvittavilla välineillä, samoin kuin kunniakonsuleidensa toimitilat, jos niissä on tarkoitus kerätä biometrisiä tunnisteita 1.3 kohdan mukaisesti, ja/tai
-
tehtävä yhteistyötä yhden tai useamman jäsenvaltion kanssa paikallisen konsuliyhteistyön puitteissa tai muiden asianmukaisten yhteyksien avulla rajoitetun edustuksen, yhteisten tilojen tai yhteisen viisumikeskuksen muodossa 1.2 kohdan mukaisesti.
Erityisissä olosuhteissa tai paikallisesta tilanteesta johtuvista syistä, esimerkiksi jos
-
hakijoiden suuren määrän vuoksi hakemusten ja tietojen keruuta ei ole mahdollista järjestää ajoissa ja asianmukaisissa olosuhteissa; tai
-
toiminnan maantieteellistä kattavuutta kyseisen kolmannen maan alueella ei voida varmistaa muulla tavalla,
ja jos edellä mainitut yhteistyömuodot eivät ole kyseisen jäsenvaltion kannalta asianmukaisia, jäsenvaltio voi viimeisenä keinona turvautua yhteistyöhön ulkoisen palveluntarjoajan kanssa 1.4 kohdan mukaisesti.
Järjestelyn muodon valinta ei saa johtaa siihen, että hakijaa vaaditaan käymään henkilökohtaisesti useammassa kuin yhdessä toimipaikassa hakemuksen jättämiseksi, tämän kuitenkaan vaikuttamatta oikeuteen kutsua hakija henkilökohtaiseen haastatteluun III jakson 4 kohdan mukaisesti.
1.2 Jäsenvaltioiden yhteistyömuodot
a)
Jos järjestetään yhteiset tilat, yhden tai useamman jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustojen henkilökunnan on käsiteltävä hakemukset (myös biometriset tunnisteet), jotka sille on osoitettu toisen jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustossa, ja jaettava välineistö kyseisen jäsenvaltion kanssa. Asianomaisten jäsenvaltioiden on sovittava yhteisten tilojen käytön kestosta ja sen päättymistä koskevista edellytyksistä sekä sille jäsenvaltiolle tulevasta viisumimaksun osuudesta, jonka diplomaatti- tai konsuliedustustoa on käytetty.
b)
Jos perustetaan yhteisiä viisumikeskuksia, kahden tai useamman jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustojen henkilökunta on koottava samaan rakennukseen niille osoitettujen hakemusten (myös biometristen tunnisteiden) vastaanottamiseksi. Hakijat on ohjattava hakemuksen käsittelystä vastaavan jäsenvaltion puoleen. Jäsenvaltioiden on sovittava kyseisen yhteistyön kestosta ja sen päättymistä koskevista edellytyksistä sekä kustannustenjaosta osallistuvien jäsenvaltioiden kesken. Yhden jäsenvaltion on vastattava logistiikkaa ja asemamaan kanssa ylläpidettäviä diplomaattisuhteita koskevista sopimuksista.
1.3 Kunniakonsulien käyttö
Myös kunniakonsulit voidaan valtuuttaa suorittamaan jotkin tai kaikki 1.5 kohdassa tarkoitetut tehtävät. Turvallisuuden ja tietosuojan takaamiseksi on toteutettava asianmukaiset toimenpiteet.
Jos kunniakonsuli ei ole jäsenvaltion virkamies, tehtävien suorittamisessa on noudatettava liitteessä 19 asetettuja vaatimuksia lukuun ottamatta kyseisen liitteen C kohdan c alakohdassa olevia määräyksiä.
Jos kunniakonsuli on jäsenvaltion virkamies, asianomaisen jäsenvaltion on varmistettava, että tehtävien suorittamiseen sovelletaan vastaavia vaatimuksia kuin ne, joita sovellettaisiin, jos tehtävät suorittaisi sen diplomaatti- tai konsuliedustusto.
1.4 Yhteistyö ulkoisten palveluntarjoajien kanssa
Jäsenvaltioiden on pyrittävä tekemään yhteistyötä ulkoisen palveluntarjoajan kanssa yhdessä yhden tai useamman jäsenvaltion kanssa, sanotun kuitenkaan vaikuttamatta julkisia hankintoja ja kilpailua koskeviin sääntöihin.
Ulkoisen palveluntarjoajan kanssa tehtävän yhteistyön on perustuttava liitteessä 19 vahvistettujen vaatimusten mukaiseen oikeudelliseen välineeseen.
Jäsenvaltioiden on paikallisen konsuliyhteistyön puitteissa vaihdettava tietoja ulkoisten palveluntarjoajien valinnasta ja asiaankuuluvien oikeudellisten välineiden ehtojen ja edellytysten vahvistamisesta.
1.5 Yhteistyömuodot ulkoisten palveluntarjoajien kanssa
Ulkoiselle palveluntarjoajalle voidaan antaa oikeus suorittaa yksi tai useampi seuraavista tehtävistä:
a)
viisumivaatimuksia ja hakemuslomakkeita koskevien yleisten tietojen antaminen;
b)
tietojen antaminen hakijalle vaadituista asiakirjoista tarkistusluettelon perusteella;
c)
tietojen ja hakemusten kerääminen (myös biometristen tunnisteiden kerääminen) ja hakemusten toimittaminen diplomaatti- tai konsuliedustustolle;
d)
perittävän maksun kerääminen;
e)
ajanvarausten hoitaminen henkilökohtaista käyntiä varten diplomaatti- tai konsuliedustustossa tai ulkoisen palveluntarjoajan luona;
f)
matkustusasiakirjojen (tarvittaessa myös epäämisilmoitusten) kerääminen diplomaatti- tai konsuliedustustosta ja niiden toimittaminen hakijoille.
1.6 Jäsenvaltioiden velvollisuudet
Valitessaan ulkoista palveluntarjoajaa asianomaisten jäsenvaltioiden on tutkittava yrityksen vakavaraisuus ja luotettavuus (myös tarvittavat toimiluvat, kaupparekisteriin rekisteröityminen, yhtiöjärjestys ja sopimukset pankkien kanssa) sekä varmistuttava siitä, ettei eturistiriitaa ole olemassa.
Asianomaisten jäsenvaltioiden on varmistettava, että valittu ulkoinen palveluntarjoaja noudattaa sille 1.4 kohdassa tarkoitetussa oikeudellisessa välineessä asetettuja ehtoja.
Asianomaisten jäsenvaltioiden on huolehdittava tietojen käsittelyä koskevien tietosuojasääntöjen noudattamisesta, ja niitä on valvottava yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 95/46/EY (15) 28 artiklan mukaisesti.
Yhteistyö ulkoisen palveluntarjoajan kanssa ei rajoita eikä poista asianomaisten jäsenvaltioiden lainsäädännön mukaista vastuuta hakijoiden henkilötietoja ja viisumien käsittelyä koskevien velvollisuuksien rikkomisesta. Tämä määräys ei vaikuta asianomaisen kolmannen maan lainsäädännön mukaisiin mahdollisiin toimiin, jotka voidaan kohdistaa suoraan ulkoiseen palveluntarjoajaan.
Asianomaisten jäsenvaltioiden on varmistettava, että tiedot salataan kokonaan riippumatta siitä, siirretäänkö ne sähköisesti vai fyysisesti sähköisellä tallennusvälineellä asianomaisten jäsenvaltioiden viranomaisille.
Kolmansissa maissa, joissa ulkoisen palveluntarjoajan asianomaisten jäsenvaltioiden viranomaisille sähköisesti siirtämien tietojen salaaminen on kielletty, asianomaiset jäsenvaltiot eivät saa sallia ulkoisen palveluntarjoajan siirtää tietoja sähköisesti.
Tällaisessa tapauksessa asianomaisten jäsenvaltioiden on varmistettava, että sähköiset tiedot siirretään fyysisesti ulkoiselta palveluntarjoajalta asianomaisten jäsenvaltioiden viranomaisille kokonaan salatussa muodossa sähköisellä tallennusvälineellä jonkin jäsenvaltion konsuliedustuston virkamiehen toimesta tai, jos tietojen siirtäminen edellyttäisi suhteettomia tai aiheettomia toimia, jossakin muussa turvallisessa ja suojatussa muodossa, esimerkiksi käyttämällä vakiintuneita toimijoita, joilla on kokemusta arkaluontoisten asiakirjojen ja tietojen kuljettamisesta asianomaisessa kolmannessa maassa.
Siirron turvallisuustaso on kaikissa tapauksissa mukautettava tietojen arkaluonteisuuteen.
Jäsenvaltiot tai yhteisö pyrkivät pääsemään asianomaisten kolmansien maiden kanssa yhteisymmärrykseen ulkoiselta palveluntarjoajalta asianomaisten jäsenvaltioiden viranomaisille sähköisesti siirrettävien tietojen salaamista koskevan kiellon poistamisesta.
Asianomaisten jäsenvaltioiden on annettava ulkoiselle palveluntarjoajalle koulutusta, jota asianmukaisen palvelun ja riittävien tietojen tarjoaminen hakijoille edellyttää.
Asianomaisten jäsenvaltioiden on säädettävä mahdollisuudesta epäselvissä tapauksissa tarkistaa diplomaatti- tai konsuliedustustossa sormenjäljet, jotka on ottanut ulkoinen palveluntarjoaja.
Hakemusten tutkimisen, tarvittaessa hakijoiden haastattelun, viisumien myöntämistä koskevan päätöksentekomenettelyn sekä viisumitarrojen tulostuksen ja kiinnittämisen voi suorittaa ainoastaan diplomaatti- tai konsuliedustusto.
Ulkoisilla palveluntarjoajilla ei saa olla pääsyä viisumitietojärjestelmään missään olosuhteissa. Viisumitietojärjestelmää voi käyttää ainoastaan diplomaatti- tai konsuliedustustojen asianmukaisesti valtuutettu henkilökunta.
Asianomaisten jäsenvaltioiden on valvottava tarkoin 1.4 kohdassa tarkoitetun oikeudellisen välineen täytäntöönpanoa muun muassa seuraavilta osin:
a)
viisumivaatimuksia ja hakemuslomakkeita koskeva yleinen neuvonta, jota ulkoinen palveluntarjoaja antaa hakijoille;
b)
kaikki tarpeelliset tekniset ja organisatoriset turvatoimet henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta tuhoamiselta, vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, muuttamiselta, luvattomalta luovuttamiselta tai käytöltä, erityisesti jos yhteistyöhön kuuluu hakemusten ja tietojen siirtäminen asianomaisen jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustoon, sekä kaikilta muilta henkilötietojen luvattomilta käsittelytavoilta;
c)
biometristen tunnisteiden kerääminen ja välittäminen;
d)
tietosuojasäännösten noudattamiseksi toteutettavat toimenpiteet.
Asianomaisten jäsenvaltioiden diplomaatti- tai konsuliedustustojen on tätä varten tehtävä säännöllisiä tarkastuksia ulkoisen palveluntarjoajan tiloissa ilmoittamatta niistä ennalta.
1.7 Palvelumaksu
Ulkoinen palveluntarjoaja voi periä palvelumaksun liitteessä 12 perittäväksi säädetyn maksun lisäksi. Palvelumaksun on oltava oikeassa suhteessa kustannuksiin, joita ulkoiselle palveluntarjoajalle aiheutuu sen suorittaessa yhtä tai useampaa 1.5 kohdassa tarkoitetuista tehtävistä.
Kyseisestä palvelumaksusta on säädettävä yksityiskohtaisesti 1.4 kohdassa tarkoitetussa oikeudellisessa välineessä.
Jäsenvaltioiden on varmistettava paikallisen konsuliyhteistyön puitteissa, että hakijalta perittävä palvelumaksu on asianmukaisessa suhteessa ulkoisen palveluntarjoajan tarjoamiin palveluihin ja paikallisiin olosuhteisiin. Lisäksi niiden on pyrittävä yhtenäistämään sovellettava palvelumaksu.
Palvelumaksu saa olla enintään puolet liitteessä 12 säädetyn viisumin maksun määrästä, riippumatta liitteessä 12 määrätyistä mahdollisista poikkeuksista viisumia koskevaan maksuun.
Asianomaisen jäsenvaltion on vastaisuudessakin varattava kaikille hakijoille mahdollisuus jättää hakemuksensa suoraan sen diplomaatti- tai konsuliedustustoihin.
1.8 Tiedottaminen
Jäsenvaltioiden diplomaatti- ja konsuliedustustojen on asetettava julkisesti saataville tarkat ohjeet ajanvarauksesta ja hakemuksen toimittamisesta.
1.9 Palvelun jatkuvuus
Jos yhteistyö muiden jäsenvaltioiden tai minkä hyvänsä ulkoisen palveluntarjoajan kanssa lopetetaan, jäsenvaltioiden on varmistettava täyden palvelun jatkuvuus.
1.10 Päätös ja sen julkaiseminen
Jäsenvaltioiden on ilmoitettava komissiolle siitä, kuinka ne aikovat järjestää hakemusten vastaanoton ja käsittelyn kullakin edustuston sijaintipaikkakunnalla. Komissio varmistaa kyseisten tietojen asianmukaisen julkaisemisen.
Jäsenvaltioiden on toimitettava komissiolle jäljennös 1.4 kohdassa tarkoitetusta oikeudellisesta välineestä.
4)
Muutetaan VIII jakson 5.2 kohta seuraavasti:
a)
Korvataan otsikko seuraavasti:
b)
Lisätään otsikon ja 5.2 kohdan a alakohdan väliin virke seuraavasti:
”Edellä III jakson 1.2 kohdassa tarkoitettujen uusittujen hakemusten osalta jäsenvaltiot voivat sallia, että niiden diplomaatti- tai konsuliedustustot tekevät yhteistyötä kaupallisten organisaatioiden (s.o. hallinnollisia asioita hoitavien yksityisten toimistojen, liikenneyritysten ja matkatoimistojen, esimerkiksi matkanjärjestäjien ja matkailualan jälleenmyyjien) kanssa.”
5)
Lisätään seuraava liite:
”LIITE 19
Luettelo vähimmäisvaatimuksista, jotka on sisällytettävä oikeudelliseen välineeseen, kun kyseessä on ulkoisten palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö
A.
Ulkoisen palveluntarjoajan on toimiaan suorittaessaan tietosuojan osalta
a)
estettävä kaikkina aikoina tietojen lukeminen, jäljentäminen, muuttaminen tai poistaminen luvatta, varsinkin siirrettäessä niitä hakemuksen käsittelystä vastaavalle jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustolle;
b)
siirrettävä tiedot asianomaisten jäsenvaltioiden antamien ohjeiden mukaisesti
-
salatussa muodossa sähköisesti tai
-
suojattuina fyysisesti;
c)
siirrettävä tiedot mahdollisimman pian eli
-
fyysisesti siirrettävien tietojen tapauksessa vähintään kerran viikossa
-
sähköisesti siirrettävien salattujen tietojen tapauksessa viimeistään niiden keruupäivän päättyessä;
d)
hävitettävä tiedot välittömästi niiden siirtämisen jälkeen ja huolehdittava siitä, että ainoat mahdollisesti säilytettävät tiedot ovat hakijan nimi ja yhteystiedot tapaamisjärjestelyjä varten sekä tarvittaessa passin numero siihen saakka, kunnes passi on palautettu hakijalle;
e)
huolehdittava kaikista tarpeellisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista henkilötietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta tuhoamiselta, vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, muuttamiselta, luvattomalta luovuttamiselta tai käytöltä, erityisesti jos yhteistyöhön kuuluu hakemusten ja tietojen siirtäminen asianomaisen jäsenvaltion diplomaatti- tai konsuliedustustoon, sekä kaikilta muilta henkilötietojen luvattomilta käsittelytavoilta;
f)
käsiteltävä tietoja ainoastaan siinä tarkoituksessa, mitä hakemuksia koskevien henkilötietojen käsittely kyseisen jäsenvaltion puolesta edellyttää;
g)
sovellettava vähintään direktiivissä 95/46/EY säädettyjä tietosuojavaatimuksia vastaavia vaatimuksia;
h)
annettava hakijoille VIS-asetuksen 37 artiklan edellyttämät tiedot.
B.
Ulkoisen palveluntarjoajan on toimiaan suorittaessaan henkilöstön käyttäytymisen osalta
a)
varmistettava, että sen henkilöstö on asianmukaisesti koulutettu;
b)
varmistettava, että tehtäviään suorittaessaan sen henkilöstö
-
ottaa hakijat vastaan kohteliaasti;
-
kunnioittaa hakijoiden ihmisarvoa ja koskemattomuutta;
-
ei syrji henkilöitä näiden sukupuolen, rodun tai etnisen alkuperän, uskonnon tai vakaumuksen, vammaisuuden, iän eikä sukupuolisen suuntautumisen perusteella, ja
-
noudattaa luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä, myös erottuaan tai kun oikeudellisen välineen voimassaolo on keskeytynyt tai päättynyt;
c)
tunnistettava palveluksessaan toimiva henkilöstö milloin tahansa;
d)
todistettava, että sen henkilöstöllä ei ole rikosrekisterimerkintöjä ja että sillä on tarvittava asiantuntemus.
C.
Ulkoisen palveluntarjoajan on toimien suorittamisen tarkastuksen osalta
a)
sallittava asianomaisten jäsenvaltioiden valtuuttaman henkilöstön pääsy tiloihinsa aina ilman ennakkoilmoitusta, erityisesti tarkastuksia varten;
b)
varmistettava etäpääsymahdollisuus ajanvarausjärjestelmäänsä tarkastuksia varten;
c)
varmistettava asiaankuuluvien valvontamenetelmien käyttö (esim. testihakijat; Webcam);
d)
varmistettava tietosuojan noudattamisen tarkastaminen, johon kuuluvat raportointivelvoitteet, ulkoiset tarkastukset ja säännölliset tarkastukset paikan päällä;
e)
ilmoitettava asianomaisille jäsenvaltioille viipymättä mahdollisista turvallisuusrikkomuksista tai tietojen väärinkäyttöä tai luvatonta käyttöä koskevista hakijoiden valituksista ja sovitettava toimensa yhteen asianomaisten jäsenvaltioiden kanssa ratkaisuun pääsemiseksi ja nopeiden selitysten antamiseksi valituksen tehneille hakijoille.
D.
Ulkoisen palveluntarjoajan on yleisten vaatimusten osalta
a)
toimittava hakemuksen käsittelystä vastaavien jäsenvaltioiden ohjeiden mukaisesti;
b)
toteutettava asianmukaisia lahjonnan vastaisia toimenpiteitä (esimerkiksi henkilöstön palkkausta koskevat määräykset, yhteistyö valittaessa henkilöstön jäseniä tehtävään, kahden henkilön sääntö, vuorotteluperiaate);
c)
noudatettava täysin oikeudellisen välineen säännöksiä, joihin on sisällyttävä soveltamisen keskeyttämistä tai päättymistä koskeva lauseke erityisesti, jos sääntöjä rikotaan, ja uudelleentarkastelua koskeva lauseke sen varmistamiseksi, että oikeudellinen väline vastaa parhaita käytäntöjä.”
2 artikla
Kertomukset
Komissio antaa Euroopan parlamentille ja neuvostolle kertomuksen tämän asetuksen täytäntöönpanosta kolmen vuoden kuluttua viisumitietojärjestelmän käyttöönotosta ja sen jälkeen joka neljäs vuosi. Kertomukseen sisältyvät biometristen tunnisteiden keräämisen ja käytön täytäntöönpano, valitun ICAO-standardin soveltuvuus, tietosuojasääntöjen noudattaminen, kokemukset ulkoisista palveluntarjoajista ottaen erityisesti huomioon biometristen tietojen kerääminen, sormenjälkien jäljentämistä koskevan 59 kuukauden säännön soveltaminen sekä hakemusten vastaanoton ja käsittelyn järjestäminen. Kertomukseen sisältyvät myös VIS-asetuksen 17 artiklan 12, 13 ja 14 kohdan sekä 50 artiklan 4 kohdan perusteella tapaukset, joissa sormenjälkiä ei ole voitu tosiseikkojen perusteella antaa tai joissa niitä ei ole oikeudellisista syistä vaadittu verrattuna niiden tapausten lukumäärään, joissa sormenjäljet on otettu. Kertomukseen sisältyvät tiedot tapauksista, joissa henkilöltä, joka ei ole voinut tosiasiallisesti antaa sormenjälkiä, on evätty viisumi. Kertomukseen liitetään tarvittaessa tämän asetuksen muuttamista koskevia asianmukaisia ehdotuksia.
Ensimmäisessä kertomuksessa käsitellään myös alle 12-vuotiaiden lasten sormenjälkien luotettavuutta tunnistamis- ja toteamistarkoituksiin ja erityisesti sormenjälkien kehittymistä iän myötä komission teettämän tutkimuksen tulosten perusteella.
3 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan sitä päivää seuraavana päivänä, jona se julkaistaan Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan jäsenvaltioissa Euroopan yhteisön perustamissopimuksen mukaisesti.
Tehty Strasbourgissa 23 päivänä huhtikuuta 2009.