РЕГЛАМЕНТ (ЕО) № 792/2009 НА КОМИСИЯТА
от 31 август 2009 година
за установяване на подробни правила за нотифицирането на Комисията от страна на държавите-членки на информацията и документите във връзка с прилагането на общата организация на пазарите, режима на директните плащания, насърчаването на продажбата на селскостопански продукти и правилата, приложими за най-отдалечените райони и малките острови в Егейско море
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 247/2006 на Съвета от 30 януари 2006 г. за определяне на специфични мерки за селското стопанство в най-отдалечените райони на Съюза (1), и по-специално член 25 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 1405/2006 на Съвета от 18 септември 2006 г. относно приемането на специфични мерки в областта на земеделието по отношение на малките острови в Егейско море и за изменение на Регламент (ЕО) № 1782/2003 (2), и по-специално член 14 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 1234/2007 на Съвета от 22 октомври 2007 г. за установяване на обща организация на селскостопанските пазари и относно специфични разпоредби за някои земеделски продукти („Общ регламент за ООП“) (3), и по-специално член 192, параграф 2 във връзка с член 4 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 3/2008 на Съвета от 17 декември 2007 г. относно действията за информиране и насърчаване, свързани със селскостопанските продукти на вътрешния пазар и в трети страни (4), и по-специално член 15 от него,
като взе предвид Регламент (ЕО) № 73/2009 на Съвета от 19 януари 2009 г. за установяване на общи правила за схеми за директно подпомагане в рамките на Общата селскостопанска политика и за установяване на някои схеми за подпомагане на земеделски стопани, за изменение на регламенти (ЕО) № 1290/2005, (ЕО) № 247/2006, (ЕО) № 378/2007 и за отмяна на Регламент (ЕО) № 1782/2003 (5), и по-специално член 142, буква р) от него,
като има предвид, че:
(1)
Поради широкото използване на новите информационни и комуникационни технологии от страна на Комисията и държавите-членки - по-специално в общуването с компетентните национални органи, отговорни за прилагането на Общата селскостопанска политика (ОСП) - документите в притежание на Комисията и държавите-членки все по-често са в електронна или цифровизирана форма.
(2)
Комисията увеличи усилията си за разработване на компютърни системи, позволяващи електронното управляване на документи и процедури в рамките на вътрешната си дейност, както и в рамките на отношенията си с участващите в ОСП органи. Успоредно с това държавите-членки са разработили компютърни системи на национално равнище, за да отговорят на изискванията на съвместното управление на ОСП.
(3)
В този контекст и предвид необходимостта да се осигури единно и хармонизирано управление на ОСП от всички участници следва да се установи правна рамка и да се предвидят общи правила, приложими за информационните системи, създадени за изпращане на информация и документи от държавите-членки и назначените от тях в рамките на ОСП органи до Комисията.
(4)
С оглед ефективното постигане на тези цели следва да се определи обхватът на правната рамка, както по отношение на законодателството, така и по отношение на съответните участници.
(5)
Що се отнася до законодателството, регламенти (ЕО) № 247/2006, (ЕО) № 1405/2006, (ЕО) № 1234/2007, (ЕО) № 3/2008 и (ЕО) № 73/2009, както и разпоредбите им за прилагане (наричани по-долу „Регламенти за ОСП“) установяват широк обхват от задължения на държавите-членки с цел да нотифицират на Комисията необходимите за прилагането на тези разпоредби информация и документи. Поради това те следва да се вземат предвид в съответствие със специфичните им характеристики.
(6)
Що се отнася до участниците, правата и задълженията, установени с Регламентите за ОСП както за Комисията, така и за държавите-членки и компетентните им органи и институции, изискват точно определяне на съответните лица и органи, отговорни за предприетите действия и мерки.
(7)
Регламентите за ОСП обикновено предвиждат, че информацията трябва да се предава по електронен път или посредством информационна система, но не уточняват непременно кои принципи да се прилагат. Следователно, с цел осигуряването на съгласуваност и добро управление, както и опростяването на процедурите за ползвателите и отговорните за системите органи, е желателно да се установят общи принципи, приложими за всички въведени информационни системи.
(8)
За да се признават дадени документи за валидни за целите на Комисията и в държавите-членки, трябва да е възможно да се гарантират автентичността, целостта и четливостта във времето на тези документи и на съответните метаданни през целия период, за които те трябва да бъдат съхранявани.
(9)
За да се осигури тази гаранция, органите или лицата, оторизирани да изпращат съобщения, следва винаги да се идентифицират във въведените информационни системи въз основа на предоставените им правомощия. Процесът на идентифициране трябва да е под отговорността на компетентните органи, посочени в отделните регламенти за ОСП. В интереса на доброто управление обаче следва да се остави на държавите-членки и на Комисията да определят условията за назначаване на оторизирани лица и да предвидят това назначаване да се извърши от единен орган за връзка. Освен това следва да се определят условията за предоставяне на права за достъп до създадените от Комисията информационни системи.
(10)
Предвид широкия обхват от задължения за нотифициране, които се обхващат от настоящия регламент, информационните системи ще се предоставят постепенно на разположение на компетентните органи на държавите-членки. Задължението за нотифициране с помощта на тези информационни системи следва да е приложимо от момента, от който съответните разпоредби на регламентите за ОСП предвиждат прилагането на настоящия регламент.
(11)
Документите трябва да се управляват в съответствие с правилата за защита на личните данни. За тази цел следва да се прилагат общите правила, установени с общностното законодателство, по-специално с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (6), Директива 2002/58/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 12 юли 2002 г. относно обработката на лични данни и защита на правото на неприкосновеност на личния живот в сектора на електронните комуникации (Директива за правото на неприкосновеност на личния живот и електронни комуникации) (7), Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (8) и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (9).
(12)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Управителния комитет за директните плащания и на Управителния комитет за общата организация на селскостопанските пазари,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБХВАТ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Член 1
Предмет и обхват
С настоящия регламент се установяват правила, приложими за нотифицирането чрез информационни системи на информация и документи (наричани по-долу „документи“) в рамките на задълженията на държавите-членки да информират Комисията, въз основа на:
-
Регламент (ЕО) № 247/2006 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 1405/2006 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 1234/2007 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 3/2008 и правилата за прилагането му,
-
Регламент (ЕО) № 73/2009 и правилата за прилагането му.
Член 2
Определения
По смисъла на настоящия регламент:
а)
„задължениe за нотифициране“ означава задължението на държавите-членки да предоставят на Комисията документи, предвидени в посоченото в член 1 общностно законодателство;
б)
„компетентни органи“ означава органите, определени от държавите-членки като отговорни за изпълнение на задължението за нотифициране;
в)
„отговорен за информационните системи орган“ означава органът, отделът, институцията или лицето, отговарящи в Комисията за заверяването и използването на системата и идентифицирани като такива в съответната система;
г)
„метаданни“ означава данните, описващи контекста, съдържанието и структурата на документите и управляването им във времето.
ГЛАВА II
ИНФОРМАЦИОННИ СИСТЕМИ НА КОМИСИЯТА, ПРАВА НА ДОСТЪП И АВТЕНТИЧНОСТ НА ДОКУМЕНТИ
Член 3
Информационни системи на Комисията
За изпълнение на задължението за нотифициране документите се нотифицират на Комисията чрез информационните системи, предоставени на разположение на компетентните органи (наричани по-долу „информационни системи“), от датата, предвидена в рамките на съответното задължение за нотифициране за задължително използване на такива системи в съответствие с настоящия регламент.
Член 4
Права на достъп и единен орган за връзка
1. Отговорност за предоставяне на права за достъп и удостоверяване на самоличността на тези, на които е разрешен достъп до информационните системи (наричани по-долу „ползватели“), носят компетентните органи на държавите-членки.
2. По отношение на достъпа до системите всяка държава-членка
а)
назначава единен орган за връзка, отговорен за:
i)
заверяване на правата на достъп, предоставени и актуализирани от компетентните органи, и на удостоверената самоличност на ползвателите, на които е разрешен достъп до системите - за всяка отделна система;
ii)
нотифициране на Комисията за компетентните органи и ползвателите с разрешен достъп до системите;
б)
уведомява Комисията за самоличността и данните за контакти на единния орган за връзка, назначен от нея.
След заверката на правата за достъп същите се активират от отговорния за информационните системи орган.
Член 5
Изготвяне и нотифициране на документи
1. Документите се изготвят и нотифицират съгласно установените с информационните системи процедури, като се използват образците или методите, предоставени на разположение на ползвателите чрез тези информационни системи, под отговорността на компетентния орган на държавата-членка и съгласно правата на достъп, предоставени от въпросните органи. Тези образци и модели се адаптират и предоставят на разположение на ползвателите на съответната система, след като те бъдат уведомени за това.
2. В случаи на непреодолима сила или извънредни обстоятелства, по-специално при неизправности в информационната система или липса на непрекъсната връзка, държавата-членка може да представя документите на Комисията на хартиен носител или чрез други подходящи електронни средства. Когато се представят документите на хартиен носител или чрез други електронни средства, се изпраща своевременно преди крайния срок на нотификацията обосновано предизвестие на Комисията.
Член 6
Автентичност на документите
Автентичността на документ, нотифициран или съхраняван посредством информационна система съгласно настоящия регламент, се признава, когато изпратилото документа лице е надлежно идентифицирано и документът е изготвен и нотифициран в съответствие с настоящия регламент.
ГЛАВА III
ЦЯЛОСТ И ЧЕТЛИВОСТ ВЪВ ВРЕМЕТО И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Член 7
Цялост и четливост във времето
Информационните системи опазват целостта на нотифицираните и съхраняваните документи.
По-специално те предоставят следните гаранции:
а)
позволяват всеки ползвател да бъде идентифициран недвусмислено и включват ефикасни мерки за контрол на правата на достъп, с цел защита от нелегален, злонамерен или неразрешен достъп, изтриване, изменяне или преместване на документи, файлове, метаданни и етапи от процедурите;
б)
оборудвани са със системи за физическа защита срещу намеса и екологични инциденти и със защита на компютърните програми срещу кибератаки;
в)
предотвратяват с различни средства неразрешените изменения и включват механизми за запазване на целостта, с които може да се провери дали даден документ е бил изменен с времето;
г)
съхраняват одитна следа (възможност за проследяване) за всеки съществен етап на процедурата;
д)
съхраняват данните в среда, която е сигурна както физически, така и по отношение на програмите, в съответствие с буква б);
е)
предоставят надеждни процедури за преобразуване на формата и миграция, за да се гарантира, че документите са четливи и достъпни през целия период, през който трябва да бъдат съхранени;
ж)
имат достатъчно подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, която по всяко време трябва да е достъпна за организационните структури, отговорни за функционалните и/или технически спецификации.
Член 8
Защита на личните данни
Разпоредбите на настоящия регламент се прилагат, без да се засягат регламенти (ЕО) № 45/2001 и (ЕО) № 1049/2001, директиви 95/46/ЕО и 2002/58/ЕО и разпоредбите, приети въз основа на тях.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 9
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на седмия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 31 август 2009 година.
KOMISSION ASETUS (EY) N:o 792/2009,
annettu 31 päivänä elokuuta 2009,
yhteisen markkinajärjestelyn, suorien tukien järjestelmän, maataloustuotteiden menekinedistämisen ja syrjäisimpiin alueisiin ja Egeanmeren pieniin saariin sovellettavien järjestelyjen täytäntöönpanemiseksi jäsenvaltioiden komissiolle toimittamien tietojen ja asiakirjojen tiedoksiantamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä
EUROOPAN YHTEISÖJEN KOMISSIO, joka
ottaa huomioon Euroopan yhteisön perustamissopimuksen,
ottaa huomioon unionin syrjäisimpien alueiden hyväksi toteutettavista maatalousalan erityistoimenpiteistä 30 päivänä tammikuuta 2006 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 247/2006 (1) ja erityisesti sen 25 artiklan,
ottaa huomioon Egeanmeren pienten saarten hyväksi toteutettavista maatalousalan erityistoimenpiteistä ja asetuksen (EY) N:o 1782/2003 muuttamisesta 18 päivänä syyskuuta 2006 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1405/2006 (2) ja erityisesti sen 14 artiklan,
ottaa huomioon maatalouden yhteisestä markkinajärjestelystä ja tiettyjä maataloustuotteita koskevista erityissäännöksistä (yhteisiä markkinajärjestelyjä koskeva asetus) 22 päivänä lokakuuta 2007 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 1234/2007 (3) ja erityisesti sen 192 artiklan 2 kohdan yhdessä sen 4 artiklan kanssa,
ottaa huomioon maataloustuotteita koskevista tiedotus- ja menekinedistämistoimista sisämarkkinoilla ja kolmansissa maissa 17 päivänä joulukuuta 2007 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 3/2008 (4) ja erityisesti sen 15 artiklan,
ottaa huomioon yhteisen maatalouspolitiikan suoria tukijärjestelmiä koskevista yhteisistä säännöistä ja tietyistä viljelijöiden tukijärjestelmistä sekä asetusten (EY) N:o 1290/2005, (EY) N:o 247/2006, (EY) N:o 378/2007 muuttamisesta ja asetuksen (EY) N:o 1782/2003 kumoamisesta 19 päivänä tammikuuta 2009 annetun neuvoston asetuksen (EY) N:o 73/2009 (5) ja erityisesti sen 142 artiklan q alakohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)
Komissio ja jäsenvaltiot, etenkin yhteisen maatalouspolitiikan toteuttamisesta vastaavat toimivaltaiset kansalliset viranomaiset, käyttävät yhä laajemmin uutta tieto- ja viestintätekniikkaa, joten yhä suurempi osuus komission ja jäsenvaltioiden asiakirjoista on sähköisessä tai digitoidussa muodossa.
(2)
Komissio keskittyy parhaillaan sellaisten tietokonejärjestelmien kehittämiseen, joilla se pystyy hallinnoimaan asiakirjoja ja menettelyjä sähköisesti omissa sisäisissä menettelyissään sekä tehdessään yhteistyötä yhteisen maatalouspolitiikan toteuttamiseen osallistuvien viranomaisten kanssa. Samaan aikaan jäsenvaltiot ovat kehittäneet kansallisella tasolla tietokonejärjestelmiä täyttääkseen yhteisen maatalouspolitiikan yhteisen hallinnoinnin asettamat vaatimukset.
(3)
Kun otetaan huomioon edellä esitetyt näkökohdat ja tarve varmistaa, että kaikki yhteisen maatalouspolitiikan toteuttamiseen osallistuvat tahot hallinnoivat kyseistä politiikkaa yhdenmukaisella tavalla, olisi annettava säännökset sellaisiin tietojärjestelmiin sovellettavista yhteisistä säännöistä, joita käytetään jäsenvaltioiden tai niiden yhteisen maatalouspolitiikan mukaisesti nimeämien viranomaisten tai elinten toimittaessa komissiolle tietoja ja asiakirjoja.
(4)
Jotta nämä tavoitteet saavutettaisiin, olisi määriteltävä edellä tarkoitettujen säännösten soveltamisala sekä siihen kuuluvan lainsäädännön että siihen kuuluvien toimijoiden osalta.
(5)
Asetuksissa (EY) N:o 247/2006, (EY) N:o 1405/2006, (EY) N:o 1234/2007, (EY) N:o 3/2008 ja (EY) N:o 73/2009 sekä niiden täytäntöönpanosäännöksissä, jäljempänä ’yhteistä maatalouspolitiikkaa koskevat asetukset’, asetetaan jäsenvaltioille useita velvollisuuksia, jotka koskevat kyseisten asetusten täytäntöönpanemiseksi tarvittavien tietojen ja asiakirjojen toimittamista komissiolle. Kyseiset asetukset olisi sen vuoksi otettava huomioon niiden erityispiirteiden mukaisesti.
(6)
Yhteistä maatalouspolitiikkaa koskevissa asetuksissa säädetyt komission ja jäsenvaltioiden sekä jäsenvaltioiden toimivaltaisten viranomaisten ja elinten oikeudet ja velvollisuudet edellyttävät, että toimien ja toimenpiteiden toteuttamisesta vastaavat henkilöt ja viranomaiset yksilöidään tarkkaan.
(7)
Yhteistä maatalouspolitiikkaa koskevissa asetuksissa säädetään yleensä, että tiedot olisi toimitettava sähköisesti tai tietojärjestelmää käyttäen, mutta niissä ei välttämättä säädetä kulloinkin noudatettavista periaatteista. On toivottavaa säätää yhteisistä, kaikkiin perustettuihin tietojärjestelmiin sovellettavista periaatteista, jotta voitaisiin varmistaa johdonmukaisuus ja hyvä hallinnointi sekä yksinkertaistaa menettelyjä käyttäjiä ja järjestelmistä vastaavia viranomaisia varten.
(8)
Jotta asiakirjoja voitaisiin pitää pätevinä sekä komission tarkoituksiin että jäsenvaltioissa, niiden ja niihin liittyvien metatietojen aitous, eheys ja luettavuus olisi voitava taata kaikkina aikoina jaksolla, jonka ajan ne on säilytettävä.
(9)
Perustetuissa tietojärjestelmissä olisi tämän varmistamiseksi aina yksilöitävä tietojen lähettämiseen valtuutetut viranomaiset tai henkilöt näille annettujen valtuuksien perusteella. Yksilöinti on kussakin yhteistä maatalouspolitiikkaa koskevassa asetuksessa tarkoitettujen toimivaltaisten viranomaisten vastuulla. Valtuutettujen henkilöiden nimeämisedellytyksistä päättäminen olisi hyvän hallinnoinnin varmistamiseksi kuitenkin annettava jäsenvaltioiden ja komission tehtäväksi säätämällä, että nimeämisestä vastaa yksi yhteysviranomainen. Lisäksi olisi säädettävä komission perustamien tietojärjestelmien käyttöoikeuden myöntämisedellytyksistä.
(10)
Koska tämän asetuksen soveltamisalaan kuuluu laajalti erilaisia tiedoksiantovelvollisuuksia, tietojärjestelmät asetetaan jäsenvaltioiden toimivaltaisten viranomaisten käyttöön asteittain. Velvollisuutta käyttää tiedoksiantamisessa kyseisiä tietojärjestelmiä olisi sovellettava silloin, kun yhteistä maatalouspolitiikkaa koskevien asetusten vastaavissa säännöksissä säädetään tämän asetuksen soveltamisesta.
(11)
Asiakirjojen hallinnoinnissa on noudatettava henkilötietojen suojaamisesta annettuja sääntöjä. Tämän vuoksi olisi sovellettava yleisiä sääntöjä, joista säädetään yhteisön lainsäädännössä ja etenkin yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 95/46/EY (6), henkilötietojen käsittelystä ja yksityisyyden suojasta sähköisen viestinnän alalla (sähköisen viestinnän tietosuojadirektiivi) 12 päivänä heinäkuuta 2002 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivissä 2002/58/EY (7), Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi 30 päivänä toukokuuta 2001 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 1049/2001 (8), yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 18 päivänä joulukuuta 2000 annetussa Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EY) N:o 45/2001 (9).
(12)
Tässä asetuksessa säädetyt toimenpiteet ovat suorien tukien hallintokomitean ja maatalouden yhteisen markkinajärjestelyn hallintokomitean lausunnon mukaiset,
ON ANTANUT TÄMÄN ASETUKSEN:
I LUKU
SOVELTAMISALA JA MÄÄRITELMÄT
1 artikla
Kohde ja soveltamisala
Tässä asetuksessa annetaan säännöt, joita sovelletaan tietojen ja asiakirjojen, jäljempänä ’asiakirjat’, toimittamiseen tietojärjestelmien välityksellä silloin, kun jäsenvaltioiden on toimitettava asiakirjat komissiolle seuraavissa säädöksissä asetettujen tiedoksiantovelvollisuuksien täyttämiseksi:
-
asetus (EY) N:o 247/2006 ja sen täytäntöönpanosäännöt;
-
asetus (EY) N:o 1405/2006 ja sen täytäntöönpanosäännöt;
-
asetus (EY) N:o 1234/2007 ja sen täytäntöönpanosäännöt;
-
asetus (EY) N:o 3/2008 ja sen täytäntöönpanosäännöt;
-
asetus (EY) N:o 73/2009 ja sen täytäntöönpanosäännöt.
2 artikla
Määritelmät
Tässä asetuksessa tarkoitetaan
a)
’tiedoksiantovelvollisuudella’ 1 artiklassa tarkoitetussa yhteisön lainsäädännössä säädettyä jäsenvaltioiden velvollisuutta toimittaa asiakirjoja komissiolle;
b)
’toimivaltaisilla viranomaisilla’ jäsenvaltioiden nimeämiä viranomaisia tai elimiä, joiden vastuulle jäsenvaltiot ovat antaneet tiedoksiantovelvollisuuden täyttämisen;
c)
’tietojärjestelmistä vastaavalla viranomaisella’ viranomaista, yksikköä, elintä tai henkilöä, joka komissiossa vastaa järjestelmän validoinnista ja käytöstä ja joka ilmoitetaan tällaiseksi vastuutahoksi kyseisessä järjestelmässä;
d)
’metatiedolla’ tietoja, joissa kuvaillaan asiakirjojen asiayhteyttä, sisältöä ja rakennetta sekä niiden pitkän aikavälin hallinnointia.
II LUKU
KOMISSION TIETOJÄRJESTELMÄT, KÄYTTÖOIKEUDET JA ASIAKIRJOJEN AITOUS
3 artikla
Komission tietojärjestelmät
Tiedoksiantovelvollisuuden täyttämiseksi asiakirjat on annettava tiedoksi komissiolle käyttämällä toimivaltaisten viranomaisten saataville asetettuja tietojärjestelmiä, jäljempänä ’tietojärjestelmät’, siitä päivästä lähtien, jona kyseistä tiedoksiantovelvollisuutta koskevassa säännöksessä säädetään velvollisuudesta käyttää mainittuja järjestelmiä tämän asetuksen mukaisesti.
4 artikla
Käyttöoikeudet ja yksi yhteyselin
1. Käyttöoikeuksien myöntämisestä ja tietojärjestelmien käyttöoikeuden saaneiden käyttäjien, jäljempänä ’käyttäjät’, tunnistetietojen varmentamisesta vastaavat jäsenvaltioiden toimivaltaiset viranomaiset.
2. Järjestelmien käyttöoikeuden osalta jäsenvaltioiden on:
a)
nimettävä yksi yhteyselin, joka vastaa:
i)
toimivaltaisten viranomaisten myöntämien ja päivittämien käyttöoikeuksien sekä järjestelmien käyttöoikeuden saaneiden käyttäjien varmennettujen tunnistetietojen vahvistamisesta kunkin järjestelmän osalta;
ii)
järjestelmien käyttöoikeuden saaneiden käyttäjien ja toimivaltaisten viranomaisten ilmoittamisesta komissiolle.
b)
ilmoitettava komissiolle nimeämänsä yhteyselimen tunniste- ja yhteystiedot.
Kun käyttöoikeudet on vahvistettu, tietojärjestelmistä vastaava viranomainen aktivoi ne.
5 artikla
Asiakirjojen laatiminen ja tiedoksiantaminen
1. Asiakirjat on laadittava ja annettava tiedoksi jäsenvaltion toimivaltaisen viranomaisen vastuulla ja sen myöntämien käyttöoikeuksien mukaisesti noudattaen tietojärjestelmissä sovellettavia menettelyjä ja käyttämällä kyseisissä järjestelmissä käyttäjille tarjolla olevia malleja tai menetelmiä. Edellä tarkoitettuja malleja ja menetelmiä on tarkistettava ja ne on asetettava saataville sen jälkeen kun kyseisen järjestelmän käyttäjille on tiedotettu asiasta.
2. Jos kyseessä on ylivoimainen este tai poikkeuksellinen tilanne, ja erityisesti tietojärjestelmän toiminnan häiriintyessä tai pysyvän yhteyden puuttuessa jäsenvaltio voi toimittaa asiakirjat komissiolle kirjallisina tai muilla soveltuvilla sähköisillä keinoilla. Ennen kuin asiakirjat toimitetaan kirjallisina tai muilla sähköisillä keinoilla, komissiolle on tehtävä perusteltu ilmoitus asiasta hyvissä ajoin ennen asiakirjojen tiedoksiantamiselle asetetun määräajan päättymistä.
6 artikla
Asiakirjojen aitous
Tämän asetuksen mukaista tietojärjestelmää käyttäen tiedoksi annettu tai hallussa pidetty asiakirja katsotaan aidoksi, jos asiakirjan lähettäjä on yksilöity asianmukaisesti ja jos asiakirja on laadittu ja annettu tiedoksi tämän asetuksen mukaisesti.
III LUKU
PITKÄAIKAINEN EHEYS JA LUETTAVUUS SEKÄ HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMINEN
7 artikla
Pitkäaikainen eheys ja luettavuus
Tiedoksi annettujen ja hallussa pidettyjen asiakirjojen eheys on varmistettava tietojärjestelmillä.
Kyseisillä järjestelmillä on voitava tarjota etenkin seuraavat takeet:
a)
niiden on mahdollistettava jokaisen käyttäjän yksiselitteinen tunnistaminen, ja käyttöoikeuksia on valvottava tehokkaasti, jotta voitaisiin estää laiton, ilkivaltainen tai luvaton käyttö ja asiakirjojen, tiedostojen, metatiedon tai käsittelyvaiheita koskevan tiedon tuhoaminen, muuttaminen tai siirtäminen;
b)
niissä on oltava fyysiset suojajärjestelmät, joilla järjestelmää suojataan asiattomalta tunkeutumiselta ja ympäristöön liittyviltä tapahtumilta, sekä ohjelmistojen suojausjärjestelmät verkkohyökkäysten torjumiseksi;
c)
niiden on tarjottava useita eri keinoja, joilla estetään luvattomat muutokset, ja niissä on oltava tietojen eheyden varmistamiseksi järjestelmät, joiden avulla tarkistetaan, onko asiakirjoja muutettu ajan kuluessa;
d)
niiden on säilytettävä kirjausketju menettelyn jokaisesta olennaisesta vaiheesta;
e)
niillä on varmistettava, että tallennetut tiedot ovat sekä fyysisesti että ohjelmistojen kannalta turvallisessa ympäristössä b alakohdan mukaisesti;
f)
niiden on tarjottava luotettavat järjestelmät tiedostomuunnoksia ja tiedonsiirtoa varten, jotta voidaan varmistaa, että asiakirjat ovat luettavissa ja käytettävissä koko vaaditun säilytysajan;
g)
järjestelmän toiminnasta ja ominaispiirteistä on oltava käytettävissä riittävän yksityiskohtaiset ja ajantasaiset toiminnallisia ja teknisiä näkökohtia koskevat asiakirjat, ja kyseisten asiakirjojen on aina oltava toiminnallisista ja/tai teknisistä eritelmistä vastuussa olevien organisaation yksiköiden käytettävissä.
8 artikla
Henkilötietojen suojaaminen
Tämän asetuksen säännöksillä ei rajoiteta asetusten (EY) N:o 45/2001 ja (EY) N:o 1049/2001 ja direktiivien 95/46/EY ja 2002/58/EY eikä niiden nojalla annettujen säännösten soveltamista.
IV LUKU
LOPPUSÄÄNNÖS
9 artikla
Voimaantulo
Tämä asetus tulee voimaan seitsemäntenä päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.
Tämä asetus on kaikilta osiltaan velvoittava, ja sitä sovelletaan sellaisenaan kaikissa jäsenvaltioissa.
Tehty Brysselissä 31 päivänä elokuuta 2009.