РЕШЕНИЕ НА КОМИСИЯТА
от 5 март 2008 година
за определяне на правилата за изпълнение на Решение № 575/2007/EО на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008-2013 г. като част от oбщата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ относно системите за управление и контрол на държавите-членки, правилата за административно и финансово управление и допустимостта на разходите по проекти, съфинансирани от фонда
(нотифицирано под номер С(2008) 796)
(само текстовете на английски, български, гръцки, естонски, испански, италиански, латвийски, литовски, малтийски, немски, нидерландски, полски, португалски, румънски, словашки, словенски, унгарски, фински, френски, чешки и шведски език са автентични)
(2008/458/ЕО)
КОМИСИЯТА НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
като взе предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взе предвид Решение № 575/2007/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 23 май 2007 г. за създаване на Европейски фонд за връщане за периода 2008-2013 г. като част от общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ (1), и по-специално член 23, член 31, параграф 5, член 33, параграф 6 и член 35, параграф 4 от него,
като има предвид, че:
(1)
Необходимо е да се определят условията, при които държавите-членки изпълняват дейностите в рамките на фонда, и по-специално да се идентифицира при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява пряко проектите. Следва да се изготвят по-нататъшни разпоредби и за упълномощените органи.
(2)
Необходимо е да се определи списък с процедури и/или практически условия, които различните органи, определени да работят за фонда, следва да изготвят и спазват при неговото изпълнение.
(3)
Необходимо е да се определят задълженията, които отговорните органи имат по отношение на крайните бенефициери в етапа, водещ до подбор и одобряване на проектите, подлежащи на финансиране, и по отношение на аспектите, които трябва да се включат в проверките на декларираните разходи от крайния бенефициер и/или от партньорите в проекта, включително административните проверки на исканията за възстановяване на разходите и проверките на място на отделни проекти.
(4)
За да се гарантира правилното одитиране на разходите в рамките на годишните програми, е необходимо да се определят критериите, на които да отговарят одитните пътеки, за да бъдат счетени за достатъчни.
(5)
Одитите на проектите и системите се извършват под отговорността на одитния орган. За да се гарантира, че одитите предлагат подходящ обхват и ефективност и се извършват съобразно с едни и същи стандарти във всички държави-членки, е необходимо да се определят условията, на които одитите следва да отговарят, включително и основата за пробни анализи.
(6)
Заедно с многогодишната си програма държавите-членки трябва да представят на Комисията описание на техните системи за управление и контрол. Тъй като този документ е една от главните основи, на които Комисията разчита в контекста на общото управление на бюджета на Общността, за да определи дали съответната финансова помощ се използва от държавите-членки съгласно приложимите правила и принципи за защита на финансовите интереси на Общността, е необходимо подробно да се определи информацията, която този документ трябва да съдържа.
(7)
С цел хармонизиране на стандартите за програмиране, проследяване на приложението на фонда, одитиране и сертифициране на разходите, е необходимо да се определи ясно съдържанието на многогодишната програма, годишната програма, доклада за напредък, окончателния доклад, исканията за плащания, както и одитната стратегия, годишния одитен доклад, декларацията за утвърждаване и сертифицирането на разходите.
(8)
Тъй като от държавите-членки се изисква да докладват и наблюдават нередностите и да възстановяват неправомерно изплатени суми в рамките на финансирането от фонда, е необходимо да се определят изискванията за данните, изпращани на Комисията.
(9)
Опитът показва, че гражданите на Европейския съюз не осъзнават достатъчно ролята, която играе Общността при финансиране на програми. Следователно е уместно да се определят подробно мерките за информиране и публичност, които се налагат с оглед на запълване на липсата на комуникация и информация.
(10)
С цел да се гарантира широкото разпространение на информацията относно възможностите за финансиране сред заинтересованите страни и в търсенето на прозрачност, би било целесъобразно определянето на минималните мерки за информиране на потенциалните крайни бенефициери относно възможностите за финансиране, предлагани съвместно от Общността и държавите-членки чрез фонда. За да се повиши прозрачността при прилагането на фонда, е целесъобразно да бъдат публикувани списъкът на крайните бенефициери, наименованията на проектите и размерът на публични средства, отредени за финансиране на проекти.
(11)
Във връзка с Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защитата на физическите лица при обработването на лични данни (2) и за свободното движение на тези данни и Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и относно свободното движение на такива данни (3), е необходимо да се осигури, във връзка с мерките за информиране и публичност и одитната работа в рамките на това решение, предотвратяването от страна на Комисията и държавите-членки на всяко неразрешено оповестяване на или достъп до лични данни, както и уточняване за какви цели Комисията и държавите-членки имат право да обработват такива данни.
(12)
Използването на електронни средства за обмен на информация и финансови данни между държавите-членки и Комисията води до опростяване, по-голяма ефективност, прозрачност и икономия на време. За да се капитализират напълно тези предимства едновременно със запазване на сигурността на обмена, може да бъде създадена една обща компютризирана информационна система на Комисията.
(13)
За да се осигури ефективно прилагане на фонда в държавите-членки в съответствие с принципите на разумното финансово управление, следва да се приеме серия от общи правила за допустимостта на разходите от фонда. С цел намаляване на административната тежест за крайните бенефициери и определените органи, при известни условия следва да е допустимо определянето на единни ставки за непреките разходи.
(14)
В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Обединеното кралство е обвързано с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.
(15)
В съответствие с член 3 от Протокола за позицията на Обединеното кралство и Ирландия, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност Ирландия е обвързана с основния акт и като следствие от това, с настоящото решение.
(16)
В съответствие с член 2 от Протокола за позицията на Дания, приложен към Договора за Европейския съюз и към Договора за създаване на Европейската общност, Дания не е обвързана с това решение и не го прилага.
(17)
Мерките, предвидени в настоящото решение, са в съответствие със становището на Управителния комитет на фонда,
ПРИЕ НАСТОЯЩОТО РЕШЕНИЕ:
СЪДЪРЖАНИЕ
Част I
Въведение
Глава I
Предмет и определения
Член 1
Предмет
Член 2
Определения
Част II
Общи разпоредби за четирите фонда
Глава 1
Определени органи
Член 3
Общи органи
Член 4
Упълномощен орган
Член 5
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Глава 2
Системи за управление и контрол
Член 6
Процедурен наръчник
Член 7
Изпълнение на дейностите на фонда от отговорния органи
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
Член 9
Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
Член 10
Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
Член 11
Договори за изпълнение
Член 12
Определяне на окончателния размер на приноса на Общността
Член 13
Техническа помощ
Член 14
Разходи за техническа помощ в случай на общ орган
Член 15
Проверки от отговорния орган
Член 16
Одитна пътека
Член 17
Одити на системи и одити на проекти
Член 18
Проверки от сертифициращия орган
Глава 3
Информация, която трябва да се представи относно използването на фонда
Член 19
Принцип на пропорционалност
Член 20
Описание на системите за управление и контрол
Член 21
Изменение на описанието на системите за управление и контрол
Член 22
Програмни документи
Член 23
Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми
Член 24
Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми
Член 25
Документи, съставяни от одитния орган
Член 26
Документи, съставяни от сертифициращия орган
Глава 4
Докладване на нередности
Член 27
Начално докладване - дерогации
Член 28
Докладване на последващи действия - отказ на възстанoвяване
Член 29
Контакти с държавите-членки
Член 30
Използване на информацията
Глава 5
Информиране и публичност
Член 31
Информация за потенциални крайни бенефициери
Член 32
Информация за крайните бенефициери
Член 33
Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост
Член 34
Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост
Член 35
Технически характеристики на информацията и публичността за действието
Глава 6
Лични данни
Член 36
Защита на личните данни
Глава 7
Електронен обмен на документи
Член 37
Електронен обмен на документи
Член 38
Компютърна система за обмен на документи
Част III
Специфични разпоредби за Европейския фонд за връщане
Глава 1
Правила за допустимост
Член 39
Правила за допустимост
Част IV
Заключителни разпоредби
Член 40
Адресати
ПРИЛОЖЕНИЯ
ЧАСТ I
ВЪВЕДЕНИЕ
ГЛАВА I
Предмет и определения
Член 1
Предмет
1. Настоящото решение определя правила за прилагане на фонда по отношение на:
а)
определените органи;
б)
системите за управление и контрол;
в)
информацията, която следва да се представи от държавите-членки на Комисията относно прилагането на фонда;
г)
докладването на нередности;
д)
информирането и публичността;
е)
личните данни;
ж)
електронния обмен на документи.
2. Разпоредбите, изложени по-долу, се прилагат без да се нарушава Регламент (Eвратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета от 11 ноември 1996 г. относно контрола и проверките на място, извършвани от Комисията за защита на финансовите интереси на Европейските общности срещу измами и други нередности (4).
Член 2
Определения
За целите на това решение се прилагат следните определения:
-
„основен акт“: Решение № 575/2007/EO;
-
„фонд“: Европейският фонд за връщане, както е създаден от основния акт;
-
„четири фонда“: Европейският фонд за бежанците, Фондът за външни граници, Европейският фонд за връщане и Европейският фонд за интеграция на граждани на трети страни, както са създадени от Решение № 573/2007/EО (5), Решение № 574/2007/EО (6), Решение № 575/2007/EО на Европейския парламент и на Съвета и Решение 2007/435/EО (7) като част от Общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“;
-
„отговорен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква а) от основния акт;
-
„сертифициращ орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1 , буква б) от основния акт;
-
„одитен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква в) от основния акт;
-
„упълномощен орган“: органът, посочен от държавата-членка в член 25, параграф 1, буква г) от основния акт;
-
„определени органи“: всички органи, посочени от държавата-членка в член 25 от основния акт;
-
„дейност“: дейност в рамките на фонда съгласно посоченото в член 4 от основния акт;
-
„проект“: специфични практически средства, използвани за изпълнение на всички или част от дейностите от крайните бенефициери на помощите;
-
„краен бенефициер“: юридическото лице, отговорно за изпълнение на проекти като НПО, федерални, национални, регионални или местни власти, други нестопански организации, частни или публични компании или международни организации;
-
„партньор в проекта“: всяко юридическо лице, което изпълнява проект в сътрудничество с краен бенефициер като осигурява ресурси за проекта и като получава част от вноската на Общността чрез крайния бенефициер;
-
„стратегически насоки“: рамката за интервенция от страна на фонда съгласно Решение 2007/837/ЕО на Комисията (8);
-
„приоритет“: набор от дейности, определени като приоритет в стратегическите насоки;
-
„специфичен приоритет“: набор от дейности, определени като специфичен приоритет в стратегическите насоки, позволяващи съфинансиране на по-висок процент, в съответствие с член 15, параграф 4 от основния акт;
-
„първоначално разкриване на нередности по административен и съдебен ред“: първата писмена оценка от компетентен орган, независимо дали е административен или съдебен, с която се установява въз основа на конкретни факти, че е допусната нередност, без да се накърнява възможността това заключение да бъде преразгледано или оттеглено впоследствие, в хода на развитието на административното или съдебното производство;
-
„нередност“: всяко нарушение на разпоредба от законодателството на Общността, произтичащо от действие или бездействие на икономически оператор, което има или би имало ефекта на щета върху общия бюджет на Европейския съюз чрез натоварване на общия бюджет с неоправдан разход;
-
„подозрение за измама“: нередност, която води до започване на административно или съдебно производство на национално равнище, с цел да се установи съществуването на умишлено поведение, по-специално измама, така както е посочено в член 1, параграф 1, буква а) от Конвенцията относно защитата на финансовите интереси на Европейските общности, свставена на основание на член К.3 от Договора за Европейския съюз (9);
-
„несъстоятелност“: процедура по обявяване на несъстоятелност по смисъла на член 2, буква a) от Регламент (ЕО) № 1346/2000 на Съвета (10);
-
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“: споразумение или равностойна форма на правен инструмент, въз основа на който държавите-членки осигуряват безвъзмездни средства на крайния бенефициер с цел изпълнение на проекта в рамките на фонда.
ЧАСТ II
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЧЕТИРИТЕ ФОНДА
ГЛАВА 1
Определени органи
Член 3
Общи органи
Държавите-членки могат да определят един и същи отговорен орган, одитен орган или сертифициращ орган за два или повече от четирите фонда.
Член 4
Упълномощен орган
1. Всяко делегиране на задачи е в съответствие с принципа на разумното финансово управление, който изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и осигурява съобразяване с принципа на недискриминация и видимост на финансирането на Общността. Делегирането на изпълнителни задачи не може да поражда конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган и подробните процедури за изпълнение на делегираните задачи се представят официално в писмена форма.
Актът на упълномощаване включва най-малко:
а)
позовавания на съответното законодателство на Общността;
б)
задачата, поверена на упълномощения орган;
в)
правата и задълженията на упълномощения орган и отговорностите, които той поема;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и да поддържа организационна структура и система за управление и контрол, адаптирани към изпълнението на неговите задължения;
д)
осигуряване на гаранции относно разумното финансово управление, законосъобразността и правомерността на делегираните задачи.
3. Поддържането на комуникация с Комисията, посочено в член 25, параграф 1, буква a) на основния акт, не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е държавна администрация или институция, подчинена на частното право на държавата-членка, която изпълнява мисия в служба на обществото, отговорният орган не може да делегира на този орган никакви изпълнителни правомощия, когато те налагат висока степен на преценка, предполагаща политически избор.
5. Делегирането на задачи на упълномощените органи не засяга отговорността на отговорния орган, който остава отговорен за задачите, които е делегирал.
6. В случаи, когато отговорният орган е делегирал задачи на упълномощения орган, всички разпоредби на настоящото решение относно отговорния орган се прилагат mutatis mutandis към упълномощения орган.
Член 5
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Определените органи могат да възлагат някои от задачите на външни изпълнители, но те остават отговорни за тези задачи в съответствие с отговорностите, определени в членове 27, 29 и 30 от основния акт.
ГЛАВА 2
Системи за управление и контрол
Член 6
Процедурен наръчник
В съответствие с член 31, параграф 2 от основния акт и като се има предвид принципът за пропорционалност, държавите-членки изготвят наръчник, определящ процедури и практически условия относно:
а)
функционирането на определените органи;
б)
условията и реда, гарантиращи подходящо разделение на функциите;
в)
където е уместно, мониторинга на упълномощените органи и на задачите, възложени на външни изпълнители;
г)
създаването на многогодишни и годишни програми;
д)
създаването на одитна стратегия и на годишни одитни планове;
е)
подбора на проекти, отпускането на безвъзмездни средства, мониторинга и финансовото управление на проектите;
ж)
управлението на нередностите, финансовите корекции и възстановяването на суми;
з)
подготовката и изпълнението на одитни мисии;
и)
съставянето на одитни доклади и декларации;
й)
сертифицирането на разходи;
к)
оценката на програмата;
л)
отчитането пред Комисията;
м)
одитната пътека.
Член 7
Изпълнение на дейностите на фонда от отговорния орган
1. За изпълнение на дейностите на фонда отговорният орган може да действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, и/или като изпълнителен орган.
2. Отговорният орган действа като орган, отпускащ безвъзмездни средства, в случаите, когато изпълнява проектите като правило въз основа на открити годишни покани за подаване на предложения.
Нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган могат да кандидатстват в отговор на тези покани за набиране на предложения.
В надлежно обосновани случаи, включващи продължение на многогодишни проекти в съответствие с член 15, параграф 6 от основния акт, които са били избрани след предишна покана за подаване на предложения или в спешни ситуации, безвъзмездните средства могат да се отпускат без покана за подаване на предложения.
3. Отговорният орган действа като изпълнителен орган в случаи, в които решава пряко да изпълни проектите, защото техните характеристики не предоставят избор по отношение на изпълнението им, като в случаите на de jure монополни ситуации или по причини на сигурност. В тези случаи правилата относно крайния бенефициер се прилагат mutatis mutandis към отговорния орган.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Причините, довели до това отговорният орган да действа като изпълнителен орган за осъществяване на проектите, се определят и съобщават на Комисията в рамките на съответната годишна програма.
2. При изпълнение на проектите отговорният орган гарантира прилагането на принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликти на интереси.
3. Отговорният орган може да изпълнява проектите, определени в съответствие с член 7, параграф 3, пряко и/или в съдружие с който и да е национален орган, който е компетентен предвид техническия си опит, високата степен на специализация или административните си пълномощия. Главните национални органи, участващи в изпълнението, също се идентифицират в съответната годишна програма.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на фонда съдържа необходимата информация за мониторинг на съфинансираните продукти или услуги и за проверка на извършените разходи. Всички съответни разпоредби, посочени в член 10, параграф 2 за споразумение за отпускане на безвъзмездни средства, се уточняват в еквивалентна форма на правен инструмент.
5. Окончателният доклад за изпълнението на годишната програма включва информация за приложените процедури и практики за гарантиране на адекватно разделение на функциите, ефективен контрол и задоволителна защита на финансовите интереси на Европейските общности и дава обяснения как са били избегнати конфликтите на интереси.
6. Когато се очаква отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда:
а)
одитният орган не следва да е част от същия орган като отговорният орган, освен когато неговата одитна независимост е гарантирана и той се отчита и на друг орган извън органа, от който той и отговорният орган са част;
б)
задачите на отговорния орган съгласно посоченото в член 27 на основния акт не се променят когато отговорният орган също е пряк изпълнител на проекти.
7. Когато се очаква упълномощеният орган да бъде изпълнителен орган за проекти, съфинансирани от фонда, този упълномощен орган не може да бъде единственият краен бенефициер на бюджетните кредити, които той е бил упълномощен да управлява.
Член 9
Подбор и процедура за отпускане на безвъзмездни средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за подаване на предложения, определени в член 7, параграф 2, се публикуват по начин, който гарантира максимална публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка промяна в съдържанието на поканите за подаване на предложения също се публикува при същите условия.
В поканите за подаване на предложения се определят:
а)
целите;
б)
критериите за подбор, които са в съответствие с член 15, параграф 5 на основния акт, и съответните подкрепящи документи;
в)
условията и реда за финансирането от Общността и, ако е приложимо, за националното финансиране;
г)
условията и реда и крайната дата за представяне на предложения.
2. За целите на подбора на проекти и отпускане на безвъзмездни средства отговорният орган осигурява информирането на потенциалните бенефициери за следните специфични условия, отнасящи се до проектите за изпълнение:
а)
правилата за допустимост на разходите;
б)
крайният срок за изпълнение; както и
в)
финансовата и друга информация, която следва да се съхранява и предава.
Преди да се вземе решение за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че крайният бенефициер и/или партньорите по проекта имат капацитета да изпълнят тези условия.
3. Отговорният орган гарантира, че проектите, на които са отпуснати безвъзмездни средства, са били подложени на официален, технически и бюджетен анализ и качествена оценка като се прилагат критериите, описани в поканата за подаване на предложения. Причините за отхвърляне на останалите проекти трябва да се документират.
4. Държавите-членки определят кой има пълномощия за възлагане на проекти и гарантират, че конфликтите на интереси са избегнати във всички случаи, и по-специално когато кандидатите са национални органи.
5. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва най-малко името на крайния бенефициер и/или на партньорите по проекта, съществените данни за проекта и неговите оперативни цели, максималният размер на съфинансиране от фонда и максималният процент на съфинансиране от общите допустими разходи.
6. На всеки кандидат се изпраща писмена информация за резултатите от процеса на подбор, съдържаща обяснение на решенията при подбора. Отбелязва се съответната процедура за преразглеждане, в случай че е предвидена в националното законодателство.
Член 10
Споразумения за отпускане на безвъзмездни средства с крайните бенефициери, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Отговорният орган определя подробни процедури за управление на проекта, включващи, inter alia:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с избраните крайни бенефициери;
б)
проследяване на споразуменията и всяка промяна към тях чрез създаване на система за административен мониторинг на проекти (обмен на кореспонденция, съставяне и мониторинг на промени и писма за напомняне, получаване и обработка на отчети и т.н.).
2. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства посочват, inter alia:
а)
максималната сума на безвъзмездните средства;
б)
максималния процент на приноса на Общността в съответствие с член 15, параграф 4 от основния акт;
в)
подробно описание и график на дейностите на подкрепяния проект;
г)
ако е приложимо, частта от задачите и свързаните с тях разходи, които крайният бенефициер възнамерява да възложи за подизпълнение на трети страни;
д)
съгласувания предварителен бюджет и финансов план за проекта, включително фиксирания процент на непреки разходи, съгласно посоченото в приложение ХI относно правилата за допустимост на разходите;
е)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението (задължения за отчитане, промени и приключване);
ж)
оперативните цели на проекта и показателите, които следва да се използват;
з)
определението на допустимите разходи;
и)
условията, отнасящи се до изплащането на безвъзмездните средства и счетоводните изисквания;
й)
условията, отнасящи се до одитната пътека;
к)
съответните разпоредби, отнасящи се до защитата на данните;
л)
съответните разпоредби, отнасящи се до публичността.
3. Ако е уместно, крайните бенефициери гарантират, че всички партньори по проекта имат същите задължения като тях. Партньорите ангажират своята отговорност чрез крайния бенефициер, който в крайна сметка остава отговорен за спазването на договорните условия от самия него и от всички партньори по проекта.
Крайните бенефициери съхраняват заверени копия на счетоводните документи, оправдаващи приходите и разходите, извършени от партньорите във връзка със съответния проект.
4. Споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства предвиждат изрично Комисията и Сметната палата да упражнят своите контролни правомощия, въз основа на документи и на място, върху всички крайни бенефициери, партньори по проекта и подизпълнители.
Член 11
Договори за изпълнение
Без да накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, в споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства се посочва, че при изпълнение на проектите крайните бенефициери и/или партньорите по проекта възлагат договори за поръчка в резултат на тръжна процедура, на офертата, предлагаща най-добра стойност за вложените средства, и че следва да се вземат мерки за избягване на конфликти на интереси. Все пак без да се накърняват приложимите правила на Общността и националните правила за обществени поръчки, договори на стойност по-малка от 5 000 EUR, могат да се възлагат въз основа на единствена оферта без покана за търг.
Член 12
Определяне на окончателния размер на приноса на Общността
За изчисляване на окончателното плащане на крайния бенефициер общият размер на приноса на Общността за всеки проект е най-ниската от следните три суми:
а)
максималната сума, посочена в споразумението за отпускане на безвъзмездни средства;
б)
максималното съфинансиране, което се получава от умножаване на общия размер на допустимите разходи за съответния проект по процента, посочен в член 15, параграф 4 от основния акт (т.е. 50 % или 75 %); както и
в)
сумата, която се получава от прилагане на принципа за недопускане на печалба съгласно посоченото в точка I.3.3 от приложение ХI.
Член 13
Техническа помощ
1. Техническата помощ по инициатива на Комисията съгласно посоченото в член 16 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.
2. Техническата помощ по инициатива на държавите-членки съгласно посоченото в член 17 от основния акт може да бъде финансирана до 100 % от фонда.
3. Техническата помощ по инициатива на Комисията или държавите-членки може да приеме формата на договори за обществена поръчка, хонорари за експерти и/или всякакви административни разходи предмет на правилата за допустимост, посочени в част III, глава 1.
Член 14
Разходи за техническа помощ в случай на общ орган
1. Когато един или повече от определените органи са общи за два или повече от четирите фонда, бюджетните кредити за разходите за техническа помощ за всяка от съответните годишни програми могат да се слеят частично или цялостно.
2. Разходите за техническа помощ се разпределят между съответните фондове, за предпочитане въз основа на прости формули за представителна пропорционалност. Приложението на формулите не води до никакво увеличение на максималната сума на разходите за техническа помощ за всяка годишна програма.
Член 15
Проверки от отговорния орган
1. Проверките, които трябва да се извършат от или под ръководството на отговорния орган по член 27, параграф 1, буква ж) от основния акт, включват съответно административни, финансови, технически и физически аспекти на проектите.
Проверките гарантират, че декларираните разходи са реални и оправдани за целта на проекта, че одобрените проекти са изпълнени в съответствие със споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, че приносът на Общността е в съответствие с правилата, и по-специално тези относно финансовата структура, посочена в член 15 от основния акт, че исканията за възстановяване на средства от крайния бенефициер са точни и проектите и разходите са в съответствие с правилата на Общността и националните правила и избягват дублиране на финансирането на разходите с други национални схеми или такива на Общността, както и през други програмни периоди.
Освен това проверките включват:
а)
административни и финансови проверки на всяко искане за възстановяване на разходи, изпратена от крайните бенефициери;
б)
проверки, най-малко на представителна извадка от оправдателните документи, покриващи всички линии на бюджета, приложен към споразумението за безвъзмездни средства, на уместността, точността и допустимостта на разходите, приходите и разходите, покрити от прехвърлени приходи, декларирани от крайните бенефициери;
в)
проверки на място на отделни проекти, базиращи се най-малко на извадка, представляваща подходяща комбинация от типове и размери проекти, която взема предвид всички вече идентифицирани рискови фактори, за да се постигне обоснована гаранция за законосъобразността и правомерността на подчинените им транзакции, свързани с нивото на риск, идентифицирано от отговорния орган.
Проверките, посочени в букви а) и б), не трябва да се извършват, ако на крайния бенефициер е наложено задължение да представи одитен сертификат от независим одитор, който включва всички аспекти, отбелязани в букви а) и б).
2. От всяка проверка се пазят писмени документи, указващи извършената работа, датата, резултатите и взетите мерки в отговор на констатираните грешки. Отговорният орган гарантира всички оправдателни документи, отнасящи се до извършените проверки, да се съхраняват на разположение за Комисията и Сметната палата за период от пет години след приключване на проекта. Този период се прекъсва в случай на съдебно производство или при надлежно обосновано искане на Комисията.
3. В случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган в рамките на годишната програма, съгласно посоченото в член 7, параграф 3, проверките, указани в параграф 1, се изпълняват в съответствие с принципа на адекватното разделение на функциите.
Член 16
Одитна пътека
1. По смисъла на член 27, параграф 1, буква к) от основния акт одитната пътека се счита за подходяща, ако отговаря на следните критерии:
а)
дава възможност за съгласуване на сертифицираните от Комисията суми с подробните счетоводни отчети и оправдателни документи, с които разполагат сертифициращият орган, отговорният орган, упълномощените органи и крайните бенефициери на проекти, съфинансирани в рамките на фонда;
б)
дава възможност да се провери изплащането на публичния принос на крайния бенефициер, разпределението и трансфера на финансирането от Общността, предоставено в рамките на фонда, и източниците на съфинансиране на проекта;
в)
позволява да се провери приложението на критериите за подбор, установени за годишната програма;
г)
съдържа по отношение на всеки проект, когато е уместно, техническите спецификации и плана за финансиране, документи, свързани с одобряването на безвъзмездните средства, документи, свързани с процедурите за обществени поръчки, и доклади за проведените проверки и одити.
2. Отговорният орган гарантира съхранението на информацията относно местонахождението на всички документи, свързани с конкретните плащания, извършени в рамките на фонда.
Член 17
Одити на системи и одити на проекти
1. Одитите, споменати в член 30, параграф 1, букви а) и б) от основния акт се извършват върху системите за управление и контрол, създадени от държавите-членки и върху извадка от проекти, подбрани чрез метод, одобрен от одитния орган.
Методът на извадката:
а)
включва подходяща комбинация от видове и размери на проекти;
б)
взема предвид всички рискови фактори, които са определят от националните контролните органи или тези на Общността и аспектите разходи-ползи на проверките.
Извадката включва също проекти, изпълнявани от отговорния орган, действащ като изпълнителен орган, най-малко на пропорционална основа.
Методът, използван за избор на извадка, се документира.
2. Одитът на системите за управление и контрол включва всеки от следните процеси най-малко веднъж преди 2013 година: програмиране, делегиране на задачи, подбор и отпускане на безвъзмездните средства, наблюдение на проектите, изплащане, сертифициране на разходите, отчитане пред Комисията, откриване и коригиране на потенциални нередности и оценка на програмите.
3. Одитите на проекти се извършват на място въз основа на документация и отчети, представени от крайния бенефициер и/или партньорите на проекта. Одитите проверяват дали:
а)
проектът отговаря на критериите за подбор за годишната програма, дали е изпълнен в съответствие със споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и изпълнява всички приложими условия относно неговата функционалност и използване или целите, които трябва да се достигнат;
б)
декларираните разходи съответстват на счетоводните отчети и оправдателните документи, представени от крайния бенефициер и/или от партньорите по проекта, и тези отчети съответстват на оправдателните документи, пазени от отговорния орган или който и да е упълномощен орган;
в)
разходните пера съответстват на изискванията за допустимост съгласно приложение ХI, на изискванията, определени по време на националната процедура за подбор, на условията на споразумението за отпускане на безвъзмездни средства и на действително извършените дейности, както и, когато е уместно, на други национални правила или такива на Общността;
г)
ползването или предвиденото ползване на проекта е в съгласие с целите, действията или мерките съгласно членове 2, 3, 4, 5 и 17 от основния акт и, където е приложимо, включва целевото население;
д)
общественият или частен принос е бил изплатен на крайния бенефициер в съответствие с член 15, параграф 2 от основния акт;
е)
има надеждна одитна пътека;
ж)
няма конфликти на интереси и е постигната оптимална стойност за вложените средства, по-специално в частност в случаи, когато отговорният орган действа като изпълнителен орган на проекта.
4. За целите на член 30, параграф 1, буква б) от основния акт единствено разходите, попадащи в обсега на одита съгласно параграф 3, се отчитат в сумата на одитираните разходи. Ако одитът се извършва преди приключването на проекта, единствено действително одитираните разходи се вземат предвид за изчисляване на процента на включване.
5. Когато има вероятност установените проблеми да са от системен характер и следователно могат да доведат до рискове за други проекти, одитният орган следи за провеждането на допълнителен преглед, включително допълнителни одити, когато е необходимо, с цел да се установи мащабът на такива проблеми. Съответните органи предприемат необходимите превантивни и коригиращи мерки.
6. Одитният орган прави заключения на основата на резултатите от одитите, отнасящи се до декларираните пред Комисията разходи, и ги предоставя на Комисията в годишния одиторски доклад. За годишни програми, за които процентът на грешки надхвърля значимия праг от 2 % от приноса на Общността, одитният орган анализира значимостта на тази грешка и предприема необходимите мерки, включително формулира подходящи препоръки, които се съобщават в годишния одиторски доклад.
Член 18
Проверки от сертифициращия орган
1. Когато одитният орган дава становище с резерви или отрицателно одиторско становище за функционирането на системите за управление и контрол, сертифициращият орган проверява дали тази информация е изпратена до Комисията. Той следи също и за осъществяването на надежден план за действие от отговорния орган за възстановяване на ефективно функциониращи системи за управление и контрол и за оценка на въздействието на неправилното функциониране върху декларирането на разходите.
2. Ако искането за плащане или заявлението за възстановяване на средства не се завери от одитния орган за окончателния доклад относно изпълнението на годишната програма, сертифициращият орган следи за незабавно съставяне на правилно искане за плащане или заявление за възстановяване на средствата.
ГЛАВА 3
Информация, която трябва да се представи относно използването на фонда
Член 19
Принцип на пропорционалност
1. Съгласно член 10, параграф 2 от основния акт степента, до която наличната информация за използването на фонда в държава-членка се предава на Комисията в документите, посочени в тази глава, може да е пропорционална на размера от приноса на Общността, предназначен за съответната държава-членка, и при необходимост тази информация може да се предостави в обобщена форма.
2. Въпреки това по искане на Комисията държавата-членка все пак предоставя по- подробна информация. Ако е необходимо, Комисията може да изиска тази информация, за да може Комисията да изпълни ефективно своите задължения съгласно основния акт и Финансовия регламент.
Член 20
Описание на системите за управление и контрол
1. Описанието на системите за управление и контрол, посочени в член 31, параграф 4 и член 32, параграф 2 от основния акт, се представя в съответствие с образеца в приложение I.
2. Отговорният орган утвърждава описанието на системите, прилагани от всеки упълномощен орган. Всеки от определените органи потвърждава точността на описанието на системите за управление и контрол, която е в неговата компетентност. Освен това одитния орган също потвърждава пълнотата на описанието.
3. При разглеждане на описанието Комисията може да изиска разяснения и да предложи мерки за привеждане в съответствие с разпоредбите, определени в основния акт. Ако е необходимо, могат да бъдат проведени посещения на място от служители на Комисията или упълномощени нейни представители
4. Ако отговорният орган е един и същ за два или повече от четирите фонда или когато за два или повече от фондовете се прилагат общи системи, може да се представи описание на общите системи за управление и контрол, разясняващо, където е приложимо, всички специфични характеристики.
Член 21
Изменение на описанието на системите за управление и контрол
1. Отговорният орган:
а)
докладва дали са направени промени в системите за управление и контрол при представяне на проекта за годишна програма;
б)
уведомява Комисията за всяка съществена промяна най-късно веднага след като такава промяна е извършена;
в)
по искане на Комисията осигурява преразгледано описание в случай на многобройни съществени промени.
2. Съществени промени са промени, които вероятно могат да окажат въздействие върху разделението на функциите, върху ефективността на механизмите на подбор, отпускане, контрол и плащане и върху комуникацията с Комисията. Те включват по-специално промени в един от определените органи, в счетоводната система и в процесите на плащане и сертифициране.
3. Изменението на системите за управление и контрол следва същата процедура, установена в член 20.
Член 22
Програмни документи
1. Държавите-членки представят на Комисията многогодишна програма, посочена в член 19 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение II.
2. Държавите-членки представят на Комисията годишните програми, посочени в член 21 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение III.
3. Финансовите планове, свързани с многогодишната програма, представят разпределение на бюджетните суми по приоритети, както са определени в стратегическите насоки.
Финансовите планове, свързани с годишните програми, представят разпределение на бюджетните суми по категории и дейности, както са посочени в член 4 от основния акт, с позоваване на приоритетите.
Член 23
Преразглеждане на финансовото разпределение в годишните програми
1. За да се преразгледа годишната програма, одобрена от Комисията съгласно член 21, параграф 5 от основния акт, съответната държава-членка представя на Комисията променен проект за годишна програма преди 1 май на годината, следваща референтната година. Комисията разглежда и възможно най-скоро одобрява променената програма в съответствие с процедурата, посочена в член 21, параграф 5 от основния акт.
2. Промените на финансовото разпределение без преразглеждане на годишната програма съгласно параграф 1 не трябва да превишават 10 % от общия принос на фонда и са позволени единствено при обстоятелства, оправдани от причини извън контрола на отговорния орган. Подходящо обяснение на всички такива промени се предоставя в доклада за напредък и/или окончателния доклад за изпълнението на годишната програма.
Член 24
Доклади за напредък и окончателни доклади за изпълнението на годишните програми
1. Държавите-членки представят на Комисията докладите за напредък на изпълнението на годишната програма и искания за плащане, съгласно посоченото в член 39, параграф 4 от основния акт, в съответствие с образеца в приложение IV.
2. Държавите-членки представят на Комисията окончателните доклади за изпълнението на годишната програма и исканията за плащане, съгласно посоченото в член 40, параграф 1, буква б) от основния акт, в съответствие с образеца в приложение V.
3. Финансовите таблици, свързани с докладите за напредък, и окончателните доклади представляват разпределение на сумите както по приоритети, съгласно посоченото в стратегическите насоки, така и по проекти за всяка категория дейности, съгласно посоченото в член 4 от основния акт.
Член 25
Документи, съставяни от одитния орган
1. Одитната стратегия, посочена в член 30, параграф 1, буква в) от основния акт, се съставя в съответствие с образеца, даден в приложение VI.
2. Освен когато всяка от последните две годишни програми, приети от Комисията, съответства на годишен принос на Общността под 1 милион евро, одитният орган представя годишен одитен план преди 15 февруари всяка година, считано от 2009 г. Одитният план се съставя като приложение към одитната стратегия в съответствие с образеца, даден в приложение VI. В случай на комбинирана одитна стратегия, така както е предвидено в член 30, параграф 2 от основния акт, може да се представи комбиниран годишен одитен план.
3. Одитният доклад и становищата, посочени в член 30, параграф 3, буква a) и член 30, параграф 3, буква б) от основния акт, се основават върху одитите на системите и одитите на проектите, извършени в съответствие с одитната стратегия, и се изготвят в съответствие с образците, дадени в приложения 7.A и 7.Б.
4. Декларацията за оценка, посочена в член 30, параграф 3, буква в) от основния акт, се основава на цялостната одитна дейност, проведена от одитния орган, и на допълнителните проверки, ако е необходимо. Декларацията за оценка се съставя в съответствие с образеца в приложение VII.В.
5. Ако има някакво ограничение на обхвата на прегледа или ако нивото на откритите нередовни разходи не позволява предоставянето на неквалифицирано мнение за годишното становище, посочено в член 30, параграф 3, буква б) от основния акт или в декларацията, посочена в буква в) на същия член, одитният орган излага причините и оценява мащаба на проблема и неговото финансово въздействие.
Член 26
Документи, съставяни от сертифициращия орган
1. Заверената декларация за разходи относно молбата за второ авансово плащане, посочено в член 39, параграф 4 от основния акт, се изготвя и предава на Комисията по образеца от приложение VIII.
2. Заверената декларация за разходи относно молбата за заключително плащане, посочена в член 40, параграф 1, буква а) от основния акт, се съставя и предава на Комисията по образеца от приложение IХ.
ГЛАВА 4
Докладване за нередности
Член 27
Начално докладване - дерогации
1. В съответствие с образците в приложения IV и V държавите-членки докладват на Комисията за всяка нередност, която е била обект на първоначално разкриване на нередности по административен или съдебен ред в доклада за напредък или в окончателния доклади за изпълнението на годишните програми.
Докладът включва:
а)
фонда, годишната програма и съответния проект;
б)
разпоредбата, която е нарушена;
в)
датата и източника на първоначалната информация, водеща до съмнението, че е допусната нередност;
г)
използваните практики при допускане на нередностите;
д)
където е целесъобразно, дали практиката дава основания за съмнения за измама;
е)
начина, по който са открити нередностите;
ж)
размера на вноската на Общността, за която се отнася.
Не е необходимо обаче да се докладват следните случаи, с изключение на такива със съмнение за измама:
а)
случаи, в които нередностите се отнасят до суми, по-малки от 10 000 EUR, за сметка на общия бюджет на Европейските общности;
б)
случаи, в които нередностите се състоят единствено от неизпълнение, изцяло или отчасти, на проект, включен в годишната програма поради несъстоятелност на крайния бенефициер;
в)
случаи, представени доброволно на вниманието на отговорния орган от крайния бенефициер преди откриването им от отговорния орган, било то преди или след изплащане на публичната вноска;
г)
случаи, констатирани и коригирани от отговорния орган преди изплащане на публичната вноска на крайния бенефициер и преди включването на съответните разходи в декларация за разходите, представена на Комисията.
2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:
а)
където е целесъобразно, другите участващи държави-членки и трети държави;
б)
периода, през който, или момента, в който са извършени нередностите;
в)
националните органи или служби, съставили официалния доклад относно нередността, и органите, отговорни за административния или съдебен последващ контрол;
г)
датата, на която е съставено първоначалното разкриване на нередности по административен или съдебен ред ;
д)
самоличността на участващите физически или юридически лица или на всички други участващи организации, с изключение на случаи, в които тази информация не е необходима за целите на борбата с нередностите, като се има предвид естеството на съответната нередност;
е)
общия бюджет и публичната вноска, одобрени за проекта, и разпределението на неговото съфинансиране между националната вноска и вноската на Общността;
ж)
размера на публичната вноска, засегната от нередността, и съответната вноска на Общността, поставена на риск;
з)
в случаи, когато не е извършено плащане на публична вноска, посочена в точка ж), на лицата или други идентифицирани организации, сумите, които биха били неправомерно платени, ако нередността не беше открита;
и)
временно преустановяване на плащанията, където е приложимо, и възможностите за възстановяване на сумите;
й)
естеството на нередовните разходи.
3. Когато част от информацията, посочена в параграф 2, по-специално относно използваните практики при допускане на нередността и относно начина, по който тя е открита, не е налична, държавите-членки осигуряват липсващата информация, доколкото това е възможно, при изпращане на последващите доклади относно нередностите на Комисията.
Член 28
Докладване на последващи действия - отказ на възстановяване
1. Държавите-членки информират Комисията, с позоваване на всички предишни доклади, съставени според член 27, относно въведените процедури по отношение на всички нередности, съобщени преди това, както и за значими промени, произтичащи от тях. Тази информация се дава в докладите за напредък или окончателните доклади относно изпълнението на годишните програми в съответствие с образците, дадени в приложения IV и V.
Докладът посочва сумите, които са, или се очаква да бъдат възстановени.
2. По искане на Комисията държавите-членки във всички случаи предоставят повече подробности относно:
а)
всички временни мерки, взети от държавите-членки за опазване възстановяването на суми, платени неправомерно;
б)
всички съдебни или административни процедури, въведени с цел възстановяване на неправомерно изплатени суми и налагане на санкции;
в)
причините за евентуално прекратени производства за възстановяване на средства;
г)
причините за прекратяване на съдебно преследване.
Държавите-членки докладват на Комисията всички административни или съдебни решения, приключващи такива процедури, или главните точки от тях и излагат, по-специално, дали или не констатациите са такива, че съществува съмнение за измама.
Член 29
Контакти с държавите-членки
1. Комисията поддържа подходящи контакти със съответните държави-членки с цел допълване на предоставената информация относно нередностите, посочени в член 27, и относно процедурите, посочени в член 28, за възможностите за възстановяване.
2. Независимо от контактите, споменати в параграф 1, Комисията информира държавите-членки в случаи, когато естеството на нередността е такова, че подсказва, че идентични или подобни практики биха могли да се появят в други държави-членки.
Член 30
Използване на информация
1. Комисията може да използва всякаква информация от общ или оперативен характер, съобщена от държавите-членки в рамките на настоящото решение, за да провежда анализи на риска и може въз основа на получената информация да съставя доклади и разработва системи за ранно предупреждение, служещи за по-ефективно определяне на рисковете.
2. Комисията редовно информира съответните държави-членки за използването на информацията по параграф 1.
ГЛАВА 5
Информация и публичност
Член 31
Информация за потенциални крайни бенефициери
1. Отговорният орган гарантира, че ключовите показатели относно многогодишните и годишни програми са широко разпространени, с подробности относно съответните финансови вноски, и са представени на всички заинтересовани страни.
Въпреки това отговорният орган може да реши да запази поверителни условията за вътрешно управление, установени в многонационалната програма или в годишните програми, и всякаква друга информация относно изпълнение дейностите на Фонда с цел обществена сигурност.
2. Отговорният орган предоставя на потенциалните крайни бенефициери най-малко следната информация:
а)
условията за допустимост, които трябва да се изпълнят, за да бъдат избираеми за финансиране в рамките на годишната програма;
б)
описание на процедурите за разглеждане на заявленията за финансиране и на включените периоди от време;
в)
критериите за подбор на проектите за финансиране;
г)
лицата за контакти, които могат да предоставят информация относно годишните програми.
Освен това отговорният орган информира потенциалните крайни бенефициери за публикациите, предвидена в член 33, параграф 2, буква б).
Член 32
Информация за крайните бенефициери
Отговорният орган информира крайните бенефициери, че приемането на финансирането предполага също приемане на тяхното включване в списъка на крайните бенефициери, публикуван в съответствие с член 33, параграф 2, буква б).
Член 33
Отговорности на отговорния орган по отношение на информацията и публичността за широката общественост
1. Отговорният орган следи дали мерките за информиране и публичност се изпълняват с цел най-широко покритие от медиите с използване на разнообразни форми и методи на комуникация на съответното териториално ниво.
2. Отговорният орган предприема следните минимални мерки за информиране и публичност:
а)
най-малко една информационна дейност на година, представяща към 2008 г. стартирането на многогодишната програма или постиженията на годишната/годишните програма/и;
б)
годишна публикация, най-малко на интернет страница, на списъка на крайните бенефициери, имената на проектите и размера на публичната вноска и на вноската на Общността, които са им предоставени. Лица, които принадлежат към целевите групи, посочени в член 7 от основния акт, не се назовават. Адресът на интернет страницата се съобщава на Комисията.
Член 34
Отговорности на крайните бенефициери по отношение на информацията и публичността за широката общественост
1. Крайният бенефициер е отговорен за информиране на обществеността посредством мерки, установени в параграфи 2, 3 и 4 относно помощта, получена от фонда.
2. Крайният бенефициер поставя на видимо място значително по размери пано, не по-късно от три месеца след приключване на всеки проект, който отговаря на следните условия:
а)
общия принос на Общността за проекта надвишава 100 000 EUR; както и
б)
операцията се състои в закупуване на материален предмет или във финансиране на инфраструктура или строителни проекти.
На паното се изписват видът и наименованието на проекта. Освен това информацията, посочена в член 35, заема най-малко 25 % от паното.
3. Когато проектът получава финансиране в рамките на годишна програма, съфинансирана от фонда, крайният бенефициер гарантира тези, които участват в проекта, да бъдат информирани за това финансиране.
4. Всеки документ, включително сертификат за посещение или от друг вид, относно такива проекти включва информация, показваща, че проектът е съфинансиран от фонда.
Член 35
Технически характеристики на информацията и публичността за действието
Всички мерки за информиране и публичност, насочени към крайните бенефициери, потенциалните крайни бенефициери и широката общественост включват:
1.
Емблемата на Европейския съюз в съответствие с графичните стандарти, посочени в приложение Х, и позоваване на Европейския съюз.
2.
Позоваване на фонда.
3.
Изявление, избрано от отговорния орган, което подчертава добавената стойност на приноса на Общността.
За малки рекламни предмети или за рекламни предмети, свързани с два или повече от четирите фонда, точки 1 и 3 не се прилагат.
ГЛАВА 6
Лични данни
Член 36
Защита на личните данни
1. Държавите-членки и Комисията вземат всички необходими мерки за предотвратяване на всяко неразрешено оповестяване на, или на незаконен достъп до информацията, посочена в член 27, параграф 1, буква з) от основния акт, информацията, събрана от Комисията по време на нейните проверки на място, и информацията, посочена в глава 4.
2. Информацията, посочена в глава 4, не може да се изпраща до други лица, освен тези в държавите-членки или вътре в институциите на Общността, чиито задължения изискват те да имат достъп до нея, освен ако държавата-членка, предоставяща такава информация, не се е съгласила изрично за това.
ГЛАВА 7
Електронен обмен на документи
Член 37
Електронен обмен на документи
Освен надлежно подписаните хартиени версии на документите, посочени в глава 3, информацията се изпраща също, винаги когато това е възможно, чрез електронни носители.
Член 38
Компютърна система за обмен на документи
1. Ако Комисията разработи компютърна система за сигурен обмен на данни между Комисията и всяка държава-членка за изпълнение дейностите на фонда, държавите-членки се информират и по тяхно искане се включват в развитието на всяка такава компютърна система.
2. Комисията и определените органи заедно с органите, на които са били делегирани задачите, въвеждат документите, посочени в глава 3, в компютърната система, спомената в параграф 1.
3. Освен това държавите-членки могат да бъдат приканени доброволно да предоставят информацията, посочена в членове 27 и 28, като използват съществуващата специална система, управлявана от Комисията, за отчитане на нередностите, открити в рамките на структурните фондове.
4. Всички разходи за интерфейс между общата компютърна система и националните, регионалните и локални компютърни системи, и всички разходи за адаптиране на националните, регионалните и локални системи към техническите изисквания на общата система са допустими според член 17 на основния акт.
ЧАСТ III
СПЕЦИФИЧНИ РАЗПОРЕДБИ ЗА ЕВРОПЕЙСКИЯ ФОНД ЗА ВРЪЩАНЕ
ГЛАВА 1
Правила за допустимост
Член 39
Правила за допустимост
1. Правилата съгласно приложение ХI се използват за определяне на допустимостта на разходите за дейности, финансирани в рамките на годишните програми, посочени в член 35, параграф 4 от основния акт.
2. Правилата са приложими за разходите, извършени от крайните бенефициери, и се прилагат mutatis mutandis за разходите, извършени от партньорите по проекта.
3. Държавите-членки могат да приложат национални правила за допустимост, които са по-строги от тези, изложени в настоящото решение.
Комисията е тази, която преценява дали приложимите национални правила за допустимост са в съответствие с това условие.
ЧАСТ IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 40
Адресати
Адресати на настоящото решение са Кралство Белгия, Република България, Чешката република, Федерална република Германия, Република Естония, Република Гърция, Кралство Испания, Френската република, Ирландия, Италианската република, Република Кипър, Република Латвия, Република Литва, Великото херцогство Люксембург, Република Унгария, Република Малта, Кралство Нидерландия, Република Австрия, Република Полша, Португалската република, Румъния, Република Словения, Словашката република, Република Финландия, Кралство Швеция и Обединеното кралство Великобритания и Северна Ирландия.
Съставено в Брюксел на 5 март 2008 година.
ENTSCHEIDUNG DER KOMMISSION
vom 5. März 2008
mit Durchführungsbestimmungen zur Entscheidung Nr. 575/2007/EG des Europäischen Parlaments und des Rates zur Einrichtung des Europäischen Rückkehrfonds für den Zeitraum 2008 bis 2013 innerhalb des Generellen Programms „Solidarität und Steuerung der Migrationsströme“ in Bezug auf die Verwaltungs- und Kontrollsysteme der Mitgliedstaaten, die Vorschriften für die Verwaltung und finanzielle Abwicklung aus dem Fonds kofinanzierter Projekte und die Förderfähigkeit der Ausgaben im Rahmen solcher Projekte
(Bekannt gegeben unter Aktenzeichen K(2008) 796)
(Nur der bulgarische, der deutsche, der englische, der estnische, der finnische, der französische, der griechische, der italienische, der lettische, der litauische, der maltesische, der niederländische, der polnische, der portugiesische, der rumänische, der schwedische, der slowakische, der slowenische, der spanische, der tschechische und der ungarische Text sind verbindlich)
(2008/458/EG)
DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN -
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,
gestützt auf die Entscheidung Nr. 575/2007/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Mai 2007 zur Einrichtung des Europäischen Rückkehrfonds für den Zeitraum 2008 bis 2013 innerhalb des Generellen Programms „Solidarität und Steuerung der Migrationsströme“ (1), insbesondere auf Artikel 23, Artikel 31 Absatz 5, Artikel 33 Absatz 6 and Artikel 35 Absatz 4,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Die Bedingungen, unter denen die Mitgliedstaaten Maßnahmen im Rahmen des Fonds durchführen sollten, müssen festgelegt und es muss insbesondere bestimmt werden, unter welchen Umständen die zuständige Behörde Projekte direkt durchführen kann. In Bezug auf die beauftragten Behörden sollten weitere Bestimmungen festgelegt werden.
(2)
Die Verfahren und/oder praktischen Modalitäten, die die verschiedenen benannten Behörden festlegen und bei der Durchführung des Fonds einhalten sollten, müssen aufgelistet werden.
(3)
Es muss festgelegt werden, welche Pflichten die zuständigen Behörden gegenüber den Endbegünstigten in der Phase, die zur Auswahl und Genehmigung der zu finanzierenden Projekte führt, und in Bezug auf die Aspekte haben sollten, die Gegenstand der Überprüfungen der von den Endbegünstigten und/oder den Projektpartnern geltend gemachten Ausgaben, einschließlich Verwaltungskontrollen der Erstattungsanträge und Vor-Ort-Kontrollen einzelner Projekte, sein sollten.
(4)
Damit die im Rahmen der Jahresprogramme getätigten Ausgaben ordnungsgemäß geprüft werden können, müssen die Kriterien festgelegt werden, denen Prüfpfade genügen sollten, um als hinreichend zu gelten.
(5)
Projekt- und Systemprüfungen werden unter der Verantwortung der Prüfbehörde durchgeführt. Um zu gewährleisten, dass die Prüfungen in angemessenem Umfang und mit hinreichender Wirksamkeit sowie in allen Mitgliedstaaten nach denselben Normen durchgeführt werden, müssen die Bedingungen, denen die Prüfungen genügen sollten, einschließlich der Grundlage für die Auswahl der zu prüfenden Projekte, festgelegt werden.
(6)
Bei der Vorlage des Mehrjahresprogramms müssen die Mitgliedstaaten der Kommission eine Beschreibung ihrer Verwaltungs- und Kontrollsysteme unterbreiten. Da dieses Dokument zu den wichtigsten Unterlagen zählt, auf die die Kommission im Rahmen der geteilten Mittelverwaltung des Gemeinschaftshaushalts zurückgreift, um zu prüfen, ob die Mitgliedstaaten die betreffende finanzielle Unterstützung gemäß den geltenden Regeln und Grundsätzen zum Schutz der finanziellen Interessen der Gemeinschaft verwenden, müssen die Informationen, die dieses Dokument enthalten sollte, im Einzelnen festgelegt werden.
(7)
Um einheitliche Standards für die Programmplanung, das Follow-up der Fondsdurchführung sowie die Prüfung und Bescheinigung von Ausgaben aufzustellen, müssen die Inhalte des Mehrjahresprogramms, des Jahresprogramms, des Fortschrittsberichts, des Schlussberichts, der Zahlungsanträge sowie der Prüfstrategie, des jährlichen Prüfberichts, der Gültigkeitserklärung und der Ausgabenbescheinigung genau angegeben werden.
(8)
Da die Mitgliedstaaten gehalten sind, Unregelmäßigkeiten zu melden und zu überwachen sowie im Rahmen der Finanzierung aus dem Fonds zu Unrecht gezahlte Beträge wiedereinzuziehen, müssen die Anforderungen für die der Kommission zu übermittelnden Daten festgelegt werden.
(9)
Erfahrungsgemäß sind sich die Bürger der Europäischen Union unzureichend bewusst, welche Rolle der Gemeinschaft bei Finanzierungsprogrammen zukommt. Daher sollten die Informations- und Publizitätsmaßnahmen, die erforderlich sind, um diese Kommunikations- und Informationslücke zu schließen, im Einzelnen festgelegt werden.
(10)
Der Transparenz halber und um sicherzustellen, dass Informationen über etwaige Finanzierungsmöglichkeiten weit verbreitet werden und allen interessierten Kreisen zur Verfügung stehen, sollten die Mindestmaßnahmen, die erforderlich sind, um potenzielle Endbegünstigte über die von der Gemeinschaft und den Mitgliedstaaten gemeinsam über den Fonds angebotenen Finanzierungsmöglichkeiten zu informieren, vorgegeben werden. Um die Transparenz hinsichtlich der Verwendung der Fondsmittel zu verbessern, sollten das Verzeichnis der Endbegünstigten, die Bezeichnungen der Projekte und der Betrag der den Projekten zugewiesenen öffentlichen Mittel veröffentlicht werden.
(11)
Aufgrund der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (2) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (3) ist im Zusammenhang mit den Informations- und Publizitätsmaßnahmen und den Prüftätigkeiten im Rahmen der vorliegenden Entscheidung vorzusehen, dass die Kommission und die Mitgliedstaaten jede unbefugte Weitergabe von personenbezogenen Daten oder jeden unbefugten Zugriff darauf verhindern müssen, und es ist festzulegen, zu welchem Zweck die Kommission und die Mitgliedstaaten solche Daten verarbeiten dürfen.
(12)
Die Verwendung elektronischer Mittel für den Austausch von Informationen und finanziellen Daten zwischen den Mitgliedstaaten und der Kommission führt zur Vereinfachung, zu größerer Effizienz und Transparenz sowie zu Zeitersparnis. Um diese Vorteile voll auszuschöpfen und gleichzeitig die Sicherheit des Austauschs zu gewährleisten, kann die Kommission ein gemeinsames computergestütztes System einrichten.
(13)
Zur Gewährleistung einer wirksamen, den Grundsätzen einer wirtschaftlichen Haushaltsführung entsprechenden Durchführung des Fonds in den Mitgliedstaaten sind eine Reihe gemeinsamer Bestimmungen für die Förderfähigkeit der Ausgaben im Rahmen des Fonds zu erlassen. Um den Verwaltungsaufwand für die Endbegünstigten und die benannten Behörden zu verringern, sollten unter bestimmten Bedingungen für die Förderfähigkeit der indirekten Kosten Pauschalsätze festgelegt werden.
(14)
Gemäß Artikel 3 des Protokolls über die Position des Vereinigten Königreichs und Irlands im Anhang des Vertrages über die Europäische Union und des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft ist das Vereinigte Königreich an den Basisrechtsakt und damit an diese Entscheidung gebunden.
(15)
Gemäß Artikel 3 des Protokolls über die Position des Vereinigten Königreichs und Irlands im Anhang des Vertrages über die Europäische Union und des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft ist Irland an den Basisrechtsakt und damit an diese Entscheidung gebunden.
(16)
Gemäß Artikel 2 des Protokolls über die Position Dänemarks im Anhang des Vertrages über die Europäische Union und des Vertrages zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft ist diese Entscheidung für Dänemark nicht verbindlich und diesem Staat gegenüber nicht anwendbar.
(17)
Die in dieser Entscheidung vorgesehenen Maßnahmen entsprechen der Stellungnahme des Fonds-Verwaltungsausschusses -
HAT FOLGENDE ENTSCHEIDUNG ERLASSEN:
INHALTSVERZEICHNIS
Teil I
Einleitung
Kapitel I
Gegenstand und Begriffsbestimmungen
Artikel 1
Gegenstand
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Teil II
Für alle vier Fonds geltende Bestimmungen
Kapitel 1
Benannte Behörden
Artikel 3
Gemeinsame Behörden
Artikel 4
Beauftragte Behörde
Artikel 5
Auslagerung von Aufgaben
Kapitel 2
Verwaltungs- und Kontrollsysteme
Artikel 6
Verfahrenshandbuch
Artikel 7
Durchführung des Fonds durch die zuständige Behörde
Artikel 8
Bedingungen, unter denen die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert
Artikel 9
Auswahl- und Vergabeverfahren, wenn die zuständige Behörde als Vergabegremium fungiert
Artikel 10
Finanzhilfevereinbarungen mit Endbegünstigten, wenn die zuständige Behörde als Vergabegremium fungiert
Artikel 11
Durchführungsaufträge
Artikel 12
Bestimmung des endgültigen Gemeinschaftsbeitrags
Artikel 13
Technische Hilfe
Artikel 14
Ausgaben für die technische Hilfe im Falle einer gemeinsamen Behörde
Artikel 15
Überprüfungen durch die zuständige Behörde
Artikel 16
Prüfpfad
Artikel 17
System- und Projektprüfungen
Artikel 18
Überprüfungen durch die Bescheinigungsbehörde
Kapitel 3
Über die Verwendung der Fondsmittel bereitzustellende Informationen
Artikel 19
Grundsatz der Verhältnismäßigkeit
Artikel 20
Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme
Artikel 21
Änderung der Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme
Artikel 22
Programmplanungsdokumente
Artikel 23
Änderung der finanziellen Verteilung in Jahresprogrammen
Artikel 24
Fortschritts- und Schlussberichte über die Durchführung der Jahresprogramme
Artikel 25
Von der Prüfbehörde erstellte Unterlagen
Artikel 26
Von der Bescheinigungsbehörde erstellte Unterlagen
Kapitel 4
Meldung von Unregelmäßigkeiten
Artikel 27
Erste Berichterstattung - Abweichungen
Artikel 28
Meldesystem für das Follow-up - Nichteinziehung
Artikel 29
Kontakte zu den Mitgliedstaaten
Artikel 30
Verwendung der Informationen
Kapitel 5
Information und Publizität
Artikel 31
Information potenzieller Endbegünstigter
Artikel 32
Information der Endbegünstigten
Artikel 33
Verantwortlichkeiten der zuständigen Behörde im Zusammenhang mit Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die breite Öffentlichkeit
Artikel 34
Verantwortlichkeiten der Endbegünstigten im Zusammenhang mit Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die breite Öffentlichkeit
Artikel 35
Technische Merkmale der Informations- und Publizitätsmaßnahmen für das Projekt
Kapitel 6
Personenbezogene Daten
Artikel 36
Schutz personenbezogener Daten
Kapitel 7
Elektronischer Austausch von Unterlagen
Artikel 37
Elektronischer Austausch von Unterlagen
Artikel 38
Computergestütztes System für den Austausch von Unterlagen
Teil III
Nur den Europäischen Rückkehrfonds betreffende Bestimmungen
Kapitel 1
Bestimmungen für die Förderfähigkeit
Artikel 39
Bestimmungen für die Förderfähigkeit
TEIL IV
Schlussbestimmungen
Artikel 40
Adressaten
ANHÄNGE
TEIL I
EINLEITUNG
KAPITEL I
Gegenstand und Begriffsbestimmungen
Artikel 1
Gegenstand
(1) In dieser Entscheidung werden Bestimmungen zur Durchführung des Fonds in Bezug auf Folgendes festgelegt:
a)
benannte Behörden;
b)
Verwaltungs- und Kontrollsysteme;
c)
Informationen hinsichtlich der Verwendung der Fondsmittel, die der Kommission von den Mitgliedstaaten zu übermitteln sind;
d)
Meldung von Unregelmäßigkeiten;
e)
Information und Publizität;
f)
personenbezogene Daten;
g)
elektronischer Austausch von Unterlagen.
(2) Die nachstehenden Bestimmungen gelten unbeschadet der Verordnung (EURATOM, EG) Nr. 2185/96 des Rates vom 11. November 1996 betreffend die Kontrollen und Überprüfungen vor Ort durch die Kommission zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften vor Betrug und anderen Unregelmäßigkeiten (4).
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
Für diese Entscheidung gelten folgende Begriffsbestimmungen:
-
„Basisrechtsakt“: Entscheidung Nr. 575/2007/EG;
-
„Fonds“: der durch den Basisrechtsakt eingerichtete Europäische Rückkehrfonds;
-
„vier Fonds“: der Europäische Flüchtlingsfonds, der Außengrenzenfonds, der Europäische Rückkehrfonds und der Europäische Fonds für die Integration von Drittstaatsangehörigen, die durch die Entscheidungen Nr. 573/2007/EG (5), Nr. 574/2007/EG (6) und Nr. 575/2007/EG des Europäischen Parlaments und des Rates sowie die Entscheidung 2007/435/EG des Rates (7) innerhalb des Generellen Programms „Solidarität und Steuerung der Migrationsströme“ eingerichtet wurden;
-
„zuständige Behörde“: die von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a des Basisrechtsakts benannte Einrichtung oder Stelle;
-
„Bescheinigungsbehörde“: die von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe b des Basisrechtsakts benannte Einrichtung oder Stelle;
-
„Prüfbehörde“: die von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe c des Basisrechtsakts benannte Einrichtung oder Stelle;
-
„beauftragte Behörde“: die von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe d des Basisrechtsakts benannte Einrichtung oder Stelle;
-
„benannte Behörden“: alle von einem Mitgliedstaat gemäß Artikel 25 des Basisrechtsakts benannte Behörden;
-
„Maßnahme“: eine der in Artikel 4 des Basisrechtsakts definierten Fondsmaßnahmen;
-
„Projekt“: die Mittel, die von den Endbegünstigten der Finanzhilfen praktisch und konkret eingesetzt werden, um eine Aktion ganz oder teilweise durchzuführen;
-
„Endbegünstigter“: die für die Durchführung eines Projekts verantwortliche juristische Person, zum Beispiel eine NRO, eine bundes- oder zentralstaatliche, regionale oder örtliche Behörde, eine gemeinnützige Organisation, ein privates oder öffentlich-rechtliches Unternehmen oder eine internationale Organisation;
-
„Projektpartner“: jede juristische Person, die ein Projekt in Zusammenarbeit mit einem Endbegünstigten durchführt, indem sie Ressourcen für das Projekt bereitstellt und über den Endbegünstigten einen Teil des Gemeinschaftsbeitrags erhält;
-
„strategische Leitlinien“: der durch die Entscheidung 2007/837/EG der Kommission (8) angenommene Rahmen für die Intervention des Fonds;
-
„Priorität“: in den strategischen Leitlinien als Priorität definiertes Maßnahmenpaket;
-
„spezifische Priorität“: in den strategischen Leitlinien als spezifische Priorität definiertes Maßnahmenpaket, bei dem der Kofinanzierungssatz gemäß Artikel 15 Absatz 4 des Basisrechtsakts erhöht werden kann;
-
„erste amtliche oder gerichtliche Feststellung“: eine erste schriftliche Bewertung einer zuständigen Verwaltungs- oder Gerichtsbehörde, in der diese anhand konkreter Tatsachen zu dem Schluss kommt, dass eine Unregelmäßigkeit vorliegt, auch wenn dieser Schluss aufgrund des weiteren Verlaufs des Verwaltungs- bzw. Gerichtsverfahrens möglicherweise revidiert oder zurückgezogen werden muss;
-
„Unregelmäßigkeit“: jeder Verstoß gegen eine Gemeinschaftsbestimmung als Folge einer Handlung oder Unterlassung eines Wirtschaftsteilnehmers, die dadurch einen Schaden für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Union bewirkt hat oder haben würde, dass ihm eine ungerechtfertigte Ausgabe angelastet werden muss oder müsste;
-
„mutmaßlicher Betrug“: eine Unregelmäßigkeit, aufgrund deren in dem betreffenden Mitgliedstaat ein Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren eingeleitet wird, um festzustellen, ob ein vorsätzliches Verhalten, insbesondere Betrug im Sinne von Artikel 1 Absatz 1 Buchstabe a des Übereinkommens aufgrund von Artikel K.3 des Vertrages über die Europäische Union über den Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften (9), vorliegt;
-
„Insolvenz“: ein Insolvenzverfahren im Sinne von Artikel 2 Buchstabe a der Verordnung (EG) Nr. 1346/2000 des Rates (10);
-
„Finanzhilfevereinbarung“: eine Vereinbarung oder ein gleichwertiges Rechtsinstrument, auf deren bzw. dessen Grundlage ein Mitgliedstaat dem Endbegünstigten eine Finanzhilfe zur Durchführung eines Projekts im Rahmen des Fonds gewährt.
TEIL II
FÜR ALLE VIER FONDS GELTENDE BESTIMMUNGEN
KAPITEL 1
Benannte Behörden
Artikel 3
Gemeinsame Behörden
Die Mitgliedstaaten können für mindestens zwei der vier Fonds dieselbe zuständige Behörde, Prüfbehörde oder Bescheinigungsbehörde benennen.
Artikel 4
Beauftragte Behörde
(1) Jede Aufgabenübertragung muss mit dem Grundsatz der wirtschaftlichen Haushaltsführung in Einklang stehen, der eine effiziente und wirksame interne Kontrolle voraussetzt, und es muss sichergestellt sein, dass der Grundsatz der Nichtdiskriminierung beachtet wird und die Erkennbarkeit der Gemeinschaftsfinanzierung gewährleistet ist. Die übertragenen Durchführungsaufgaben dürfen nicht zu Interessenkonflikten führen.
(2) Der Umfang der Aufgaben, die die zuständige Behörde der beauftragten Behörde überträgt, und die genauen Verfahren für die Ausführung der übertragenen Aufgaben werden formal schriftlich festgehalten.
Die Übertragungsverfügung enthält zumindest Folgendes:
a)
Verweise auf die einschlägigen gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften;
b)
die der beauftragten Behörde übertragene Aufgabe;
c)
die Rechte und Pflichten der beauftragten Behörde und die Verantwortlichkeiten, die sie übernimmt;
d)
die Verpflichtung der beauftragten Behörde, eine für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben geeignete Organisationsstruktur sowie ein für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben geeignetes Verwaltungs- und Kontrollsystem einzurichten und aufrechtzuerhalten;
e)
die Vorgabe, dass eine Zusicherung hinsichtlich der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung sowie hinsichtlich der Recht- und Ordnungsmäßigkeit der Ausführung der übertragenen Aufgaben abzugeben ist.
(3) Die Aufgabe der zuständigen Behörde, als Ansprechpartner der Kommission gemäß Artikel 25 Absatz 1 Buchstabe a des Basisrechtsakts zu fungieren, darf nicht übertragen werden. Die beauftragte Behörde tritt über die zuständige Behörde mit der Kommission in Kontakt.
(4) Handelt es sich bei der beauftragten Behörde nicht um eine öffentliche Verwaltung oder eine dem Privatrecht des Mitgliedstaats unterliegende Einrichtung, die im öffentlichen Auftrag tätig wird, so darf die zuständige Behörde dieser Behörde keine Exekutivbefugnisse übertragen, die mit einem substanziellen Ermessensspielraum für politische Optionen einhergehen.
(5) Die Übertragung von Aufgaben an beauftragte Behörden berührt nicht die Verantwortlichkeit der zuständigen Behörde, die weiterhin die Verantwortung für die von ihr übertragenen Aufgaben trägt.
(6) Hat die zuständige Behörde der beauftragten Behörde Aufgaben übertragen, finden alle Bestimmungen dieser Entscheidung, die die zuständige Behörde betreffen, mutatis mutandis auf die beauftragte Behörde Anwendung.
Artikel 5
Auslagerung von Aufgaben
Die benannten Behörden können gewisse Aufgaben auslagern, tragen aber im Einklang mit den in den Artikeln 27, 29 und 30 des Basisrechtsakts festgelegten Verantwortlichkeiten weiterhin die Verantwortung für die ausgelagerten Aufgaben.
KAPITEL 2
Verwaltungs- und Kontrollsysteme
Artikel 6
Verfahrenshandbuch
Im Einklang mit Artikel 31 Absatz 2 des Basisrechtsakts erstellen die Mitgliedstaaten unter Beachtung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit ein Handbuch mit den Verfahren und praktischen Modalitäten in Bezug auf:
a)
die Arbeitsweise der benannten Behörden;
b)
Vorkehrungen, die eine angemessene Aufgabentrennung gewährleisten;
c)
gegebenenfalls die Überwachung der beauftragten Behörden und ausgelagerter Aufgaben;
d)
die Aufstellung der Mehrjahres- und Jahresprogramme;
e)
die Festlegung der Prüfstrategie und der jährlichen Prüfpläne;
f)
die Auswahl der Projekte, die Vergabe von Finanzhilfen sowie die Begleitung und finanzielle Abwicklung der Projekte;
g)
den Umgang mit Unregelmäßigkeiten, Finanzkorrekturen und Wiedereinziehungen;
h)
die Vorbereitung und Durchführung von Prüfungen;
i)
die Erstellung von Prüfberichten und Erklärungen;
j)
die Ausgabenbescheinigung;
k)
die Bewertung des Programms;
l)
die Berichterstattung an die Kommission;
m)
den Prüfpfad.
Artikel 7
Durchführung des Fonds durch die zuständige Behörde
(1) Im Hinblick auf die Durchführung des Fonds kann die zuständige Behörde als Vergabegremium und/oder als Durchführungsstelle fungieren.
(2) In den Fällen, in denen die zuständige Behörde die Projekte durchführt, stützt sie sich als Vergabegremium grundsätzlich auf jährliche offene Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen.
Weder die zuständige Behörde noch eine beauftragte Behörde sind im Rahmen einer solchen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen zur Antragstellung berechtigt.
In hinlänglich begründeten Fällen, einschließlich der Fortführung von Mehrjahresprojekten im Einklang mit Artikel 15 Absatz 6 des Basisrechtsakts, die nach einer vorangegangenen Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen ausgewählt wurden, oder in Notsituationen, können Finanzhilfen ohne Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen gewährt werden.
(3) Die zuständige Behörde fungiert als Durchführungsstelle, wenn sie beschließt, die Projekte direkt durchzuführen, weil aufgrund der Projektmerkmale wie beispielsweise einer De-jure-Monopolstellung oder aus Sicherheitsgründen keine andere Durchführungsoption in Frage kommt. In diesen Fällen finden die Bestimmungen, die den Endbegünstigten betreffen, mutatis mutandis auf die zuständige Behörde Anwendung.
Artikel 8
Bedingungen, unter denen die zuständige Behörde als Durchführungsstelle fungiert
(1) Die Gründe, die dazu geführt haben, dass die zuständige Behörde als für die Durchführung der Projekte verantwortliche Stelle fungiert, werden erläutert und im Rahmen des betreffenden Jahresprogramms der Kommission mitgeteilt.
(2) Bei der Durchführung der Projekte trägt die zuständige Behörde dafür Sorge, dass dem Grundsatz eines ausgewogenen Preis-Leistungs-Verhältnisses Rechnung getragen wird und Interessenkonflikte vermieden werden.
(3) Die zuständige Behörde kann die im Einklang mit Artikel 7 Absatz 3 ausgewählten Projekte direkt und/oder in Zusammenarbeit mit einer nationalen Behörde durchführen, die aufgrund des Fachwissens ihrer Mitarbeiter, ihres hohen Spezialisierungsgrades oder ihrer Verwaltungsbefugnisse eine entsprechende Kompetenz besitzt. Die wichtigsten an der Durchführung der Projekte beteiligten nationalen Behörden werden auch in dem betreffenden Jahresprogramm genannt.
(4) Die Verwaltungsentscheidung zur Kofinanzierung eines Projekts im Rahmen des Fonds enthält die Angaben, die erforderlich sind, um die kofinanzierten Produkte und Dienstleistungen überwachen und die Ausgaben überprüfen zu können. Alle relevanten Bestimmungen, die in Artikel 10 Absatz 2 für Finanzhilfevereinbarungen festgelegt sind, werden in einem entsprechenden Rechtsinstrument angegeben.
(5) Der Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms enthält Angaben zu den Verfahren und Modalitäten, die eine angemessene Aufgabentrennung, eine wirksame Kontrolle und einen hinlänglichen Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften gewährleisten sollen, und erläutert, wie Interessenkonflikte vermieden wurden.
(6) Ist davon auszugehen, dass die zuständige Behörde regelmäßig als Durchführungsstelle für aus dem Fonds kofinanzierte Projekte fungieren wird,
a)
darf die Prüfbehörde nicht Teil derselben Einrichtung sein wie die zuständige Behörde, es sei denn, ihre Unabhängigkeit in Bezug auf Prüfungen ist gewährleistet und sie erstattet einer anderen Stelle außerhalb der Einrichtung, zu der sie und die zuständige Behörde gehören, Bericht;
b)
darf sich die Tatsache, dass die zuständige Behörde auch Projekte direkt durchführt, nicht nachteilig auf die in Artikel 27 des Basisrechtsakts genannten Aufgaben der zuständigen Behörde auswirken.
(7) Ist davon auszugehen, dass eine beauftragte Behörde als Durchführungsstelle für aus dem Fonds kofinanzierte Projekte fungieren wird, so darf diese beauftragte Behörde nicht der einzige Endbegünstigte der Mittel sein, mit deren Verwaltung sie beauftragt wurde.
Artikel 9
Auswahl- und Vergabeverfahren, wenn die zuständige Behörde als Vergabegremium fungiert
(1) Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen gemäß Artikel 7 Absatz 2 werden in einer Form veröffentlicht, die eine möglichst breite Bekanntmachung bei den potenziellen Begünstigten gewährleistet. Etwaige Änderungen des Inhalts der Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen werden unter denselben Bedingungen veröffentlicht.
Die Aufforderungen zur Einreichung von Vorschlägen enthalten folgende Angaben:
a)
die Ziele;
b)
die Auswahlkriterien, die mit Artikel 15 Absatz 5 des Basisrechtsakts in Einklang stehen müssen, und die entsprechenden Unterlagen;
c)
die Modalitäten für eine Finanzierung durch die Gemeinschaft und gegebenenfalls von nationaler Seite;
d)
die Modalitäten und die Frist für die Einreichung der Vorschläge.
(2) Die zuständige Behörde trägt für die Zwecke der Auswahl der Projekte und die Vergabe von Finanzhilfen dafür Sorge, dass die potenziellen Begünstigten über die folgenden besonderen Bedingungen für die durchzuführenden Projekte informiert werden:
a)
die Bestimmungen für die Förderfähigkeit der Ausgaben,
b)
die Durchführungsfrist und
c)
die aufzubewahrenden und mitzuteilenden finanziellen und sonstigen Informationen.
Bevor die zuständige Behörde eine Vergabeentscheidung trifft, vergewissert sie sich, dass der Endbegünstigte und/oder die Projektpartner in der Lage sind, diese Bedingungen zu erfüllen.
(3) Die zuständige Behörde stellt sicher, dass die Projekte, für die Finanzhilfen vergeben wurden, einer formalen, fachlichen und haushaltstechnischen Prüfung und einer qualitativen Bewertung anhand der in der Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen festgelegten Kriterien unterzogen worden waren. Die Gründe für die Ablehnung der anderen Projekte sind festzuhalten.
(4) Die Mitgliedstaaten bestimmen, welche Stelle zur Projektvergabe befugt ist, und stellen sicher, dass in jedem Fall Interessenkonflikte vermieden werden, insbesondere wenn es sich bei den Antragstellern um nationale Einrichtungen oder Stellen handelt.
(5) Die Vergabeentscheidung enthält zumindest folgende Angaben: den Namen des Endbegünstigten und/oder der Projektpartner, die wesentlichen Projektdetails und die operativen Projektziele, den Höchstbetrag der Kofinanzierung aus dem Fonds und den Höchstsatz für die Kofinanzierung der gesamten förderfähigen Kosten.
(6) Jeder Antragsteller wird schriftlich über die Ergebnisse des Auswahlverfahrens mit Erläuterungen zu den Auswahlentscheidungen benachrichtigt. Sofern in den innerstaatlichen Rechtsvorschriften vorgesehen, wird das entsprechende Überprüfungsverfahren angegeben.
Artikel 10
Finanzhilfevereinbarungen mit Endbegünstigten, wenn die zuständige Behörde als Vergabegremium fungiert
(1) Die zuständige Behörde legt detaillierte Projektverwaltungsverfahren fest, die unter anderem Folgendes abdecken:
a)
die Unterzeichnung der Finanzhilfevereinbarungen mit den ausgewählten Endbegünstigten;
b)
die Weiterverfolgung der Vereinbarungen und gegebenenfalls deren Änderung durch ein System der administrativen Projektbegleitung (Schriftwechsel, Ausarbeitung und Überwachung von Änderungen und Mahnschreiben, Entgegennahme und Bearbeitung von Berichten usw.).
(2) In den Finanzhilfevereinbarungen wird unter anderem Folgendes festgelegt:
a)
der Höchstbetrag der Finanzhilfe;
b)
der Höchstsatz des Gemeinschaftsbeitrags im Einklang mit Artikel 15 Absatz 4 des Basisrechtsakts;
c)
eine ausführliche Beschreibung des geförderten Projekts mit Zeitplan;
d)
gegebenenfalls der Teil der Aufgaben und der entsprechenden Kosten, den der Endbegünstigte an Dritte weiterzuvergeben beabsichtigt;
e)
der vereinbarte Kostenvoranschlag und Finanzierungsplan für das Projekt, einschließlich des festgelegten Anteils der indirekten Kosten gemäß Anhang XI betreffend die Regeln für die Förderfähigkeit von Ausgaben;
f)
der Zeitplan und Bestimmungen zur Durchführung der Vereinbarung (Berichterstattungspflichten, Änderungen und Kündigung);
g)
die operativen Projektziele und die zugrunde zu legenden Indikatoren;
h)
die Definition der förderfähigen Kosten;
i)
die Bedingungen für die Zahlung der Finanzhilfe und Buchführungsbestimmungen;
j)
die Bedingungen betreffend den Prüfpfad;
k)
die entsprechenden Datenschutzbestimmungen;
l)
die entsprechenden Publizitätsbestimmungen.
(3) Gegebenenfalls tragen die Endbegünstigten dafür Sorge, dass alle Projektpartner denselben Verpflichtungen unterliegen wie sie selbst. Die Projektpartner tragen eine Mitverantwortung, aber letzten Endes ist der Endbegünstigte für die Einhaltung der Vertragsbedingungen durch ihn selbst und alle Projektpartner verantwortlich.
Die Endbegünstigten bewahren beglaubigte Kopien der Buchführungsunterlagen auf, die die Einnahmen und Ausgaben der Projektpartner im Zusammenhang mit dem betreffenden Projekt belegen.
(4) Die Finanzierungsvereinbarungen sehen ausdrücklich die Befugnis der Kommission und des Rechnungshofs vor, Kontrollen an Ort und Stelle und Belegkontrollen bei allen Endbegünstigten, Projektpartnern und Unterauftragnehmern durchzuführen.
Artikel 11
Durchführungsaufträge
Unbeschadet der geltenden Vorschriften der Gemeinschaft und der Mitgliedstaaten über die Vergabe öffentlicher Aufträge wird in den Finanzhilfevereinbarungen festgelegt, dass im Rahmen der Projektdurchführung die Endbegünstigten und/oder die Projektpartner nach einer Ausschreibung dem wirtschaftlich günstigsten Angebot, d. h. dem Angebot mit dem besten Verhältnis zwischen Qualität und Preis, den Zuschlag erteilen, wobei sie dafür Sorge tragen, dass es nicht zu einem Interessenkonflikt kommt. Unbeschadet der geltenden Vorschriften der Gemeinschaft und der Mitgliedstaaten über die Vergabe öffentlicher Aufträge können jedoch Aufträge im Wert von unter 5 000 EUR auf der Grundlage eines einzigen Angebots ohne Ausschreibung vergeben werden.
Artikel 12
Bestimmung des endgültigen Gemeinschaftsbeitrags
Für die Berechnung des endgültigen Betrags, der dem Endbegünstigten gezahlt wird, gilt die Voraussetzung, dass der gesamte Gemeinschaftsbeitrag für das jeweilige Projekt der niedrigste der folgenden drei Beträge ist:
a)
in der Finanzhilfevereinbarung angegebener Höchstbetrag;
b)
maximale Kofinanzierung, die sich aus der Multiplikation der gesamten förderfähigen Kosten des betreffenden Projekts mit dem in Artikel 15 Absatz 4 des Basisrechtsakts festgelegten Prozentsatz (d. h. 50 % oder 75 %) ergibt, und
c)
Betrag aufgrund der Anwendung des Grundsatzes des Gewinnverbots gemäß Ziffer I.3.3 von Anhang XI.
Artikel 13
Technische Hilfe
(1) Die technische Hilfe auf Initiative der Kommission gemäß Artikel 16 des Basisrechtsakts kann bis zu 100 % aus dem Fonds finanziert werden.
(2) Die technische Hilfe auf Initiative der Mitgliedstaaten gemäß Artikel 17 des Basisrechtsakts kann bis zu 100 % aus dem Fonds finanziert werden.
(3) Die technische Hilfe auf Initiative der Kommission oder der Mitgliedstaaten kann in Form von Beschaffungsaufträgen, Sachverständigenhonoraren und/oder Verwaltungsausgaben im Einklang mit den Förderfähigkeitsbestimmungen in Teil III, Kapitel 1 erfolgen.
Artikel 14
Ausgaben für die technische Hilfe im Falle einer gemeinsamen Behörde
(1) Sind eine oder mehrere benannte Behörden für mindestens zwei der vier Fonds zuständig, können die Mittel für die Ausgaben im Zusammenhang mit der technischen Hilfe in jedem der betreffenden Jahresprogramme teilweise oder ganz zusammengefasst werden.
(2) Die Ausgaben für die technische Hilfe werden den betreffenden Fonds vorzugsweise anhand einfacher Verteilungsschlüssel zugewiesen, die den jeweiligen Anteilen Rechnung tragen. Diese Verteilungsschlüssel dürfen nicht zu einer Erhöhung des Höchstbetrags der Ausgaben für die technische Hilfe im Rahmen der jeweiligen Jahresprogramme führen.
Artikel 15
Überprüfungen durch die zuständige Behörde
(1) Die von der zuständigen Behörde oder unter ihrer Verantwortung gemäß Artikel 27 Absatz 1 Buchstabe g des Basisrechtsakts durchzuführenden Überprüfungen betreffen gegebenenfalls administrative, finanzielle, technische und materielle Aspekte der Projekte.
Die Überprüfungen sollen gewährleisten, dass die geltend gemachten Ausgaben tatsächlich getätigt wurden und für den Zweck des Projekts gerechtfertigt sind, dass die genehmigten Projekte im Einklang mit den Finanzhilfevereinbarungen durchgeführt wurden, dass der Gemeinschaftsbeitrag den Bestimmungen, insbesondere zur Finanzierungsstruktur gemäß Artikel 15 des Basisrechtsakts, entspricht, dass die vom Endbegünstigten eingereichten Erstattungsanträge korrekt sind und dass die Projekte und Ausgaben mit den gemeinschaftlichen und einzelstaatlichen Bestimmungen in Einklang stehen und eine Doppelfinanzierung von Ausgaben im Rahmen anderer gemeinschaftlicher oder einzelstaatlicher Regelungen oder anderer Programmplanungszeiträume ausgeschlossen ist.
Außerdem umfassen die Überprüfungen:
a)
administrative und finanzielle Überprüfungen jedes Erstattungsantrags der Endbegünstigten;
b)
Überprüfungen der Relevanz, Korrektheit und Förderfähigkeit der von den Endbegünstigten angegebenen Ausgaben, Einnahmen und durch zweckgebundene Einnahmen gedeckten Kosten, zumindest auf der Grundlage einer repräsentativen Stichprobe von Belegen, die alle Rubriken des der Finanzhilfevereinbarung beigefügten Kostenvoranschlags abdecken;
c)
Vor-Ort-Kontrollen einzelner Projekte, zumindest auf der Grundlage einer Stichprobe von Projekten unterschiedlicher Art und Größenordnung und unter Berücksichtigung bereits ermittelter Risikofaktoren, damit eine hinreichende Gewähr für die Recht- und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge in Bezug auf das von der zuständigen Behörde ermittelte Risiko erlangt wird.
Die unter den Buchstaben a und b genannten Überprüfungen müssen nicht vorgenommen werden, wenn dem Endbegünstigten die Verpflichtung auferlegt wird, eine Prüfbescheinigung eines unabhängigen Prüfers vorzulegen, die alle unter den Buchstaben a und b genannten Aspekte abdeckt.
(2) Für jede Überprüfung werden Aufzeichnungen geführt, in denen die durchgeführten Arbeiten, der Zeitpunkt, die Ergebnisse und die Maßnahmen festgehalten werden, die im Zusammenhang mit den festgestellten Fehlern getroffen wurden. Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass sämtliche Belege für die vorgenommenen Überprüfungen zur Einsicht durch die Kommission und den Rechnungshof nach Projektabschluss fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Dieser Zeitraum wird im Falle von Gerichtsverfahren oder auf ordnungsgemäß begründeten Antrag der Kommission unterbrochen.
(3) Fungiert die zuständige Behörde im Rahmen des Jahresprogramms als Durchführungsstelle gemäß Artikel 7 Absatz 3, so werden die in Absatz 1 genannten Überprüfungen im Einklang mit dem Grundsatz einer angemessenen Aufgabentrennung durchgeführt.
Artikel 16
Prüfpfad
(1) Ein Prüfpfad gilt als hinreichend im Sinne von Artikel 27 Absatz 1 Buchstabe k des Basisrechtsakts, wenn er folgende Kriterien erfüllt:
a)
Er ermöglicht den Abgleich zwischen den der Kommission bescheinigten Beträgen einerseits und den detaillierten Buchführungsunterlagen und den Belegen andererseits, die von der Bescheinigungsbehörde, der zuständigen Behörde, den beauftragten Behörden und den Endbegünstigten für die aus dem Fonds kofinanzierten Projekte aufbewahrt werden;
b)
er ermöglicht die Überprüfung der Auszahlung des öffentlichen Beitrags an den Endbegünstigten sowie der Zuweisung und Überweisung der aus dem Fonds bereitgestellten Gemeinschaftsmittel sowie anderer Kofinanzierungsbeiträge zu dem Projekt;
c)
er ermöglicht die Überprüfung der Anwendung der für das Jahresprogramm festgelegten Auswahlkriterien;
d)
er umfasst für jedes Projekt gegebenenfalls die technischen Spezifikationen und den Finanzierungsplan, die Unterlagen über die Bewilligung der Finanzhilfe, die Unterlagen zu den Verfahren für die Vergabe öffentlicher Aufträge und die Berichte über die durchgeführten Kontrollen und Prüfungen.
(2) Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass der Ablageort aller Unterlagen im Zusammenhang mit bestimmten im Rahmen des Fonds getätigten Zahlungen verzeichnet wird.
Artikel 17
System- und Projektprüfungen
(1) Die Prüfungen gemäß Artikel 30 Absatz 1 Buchstaben a und b des Basisrechtsakts werden bezüglich der von den Mitgliedstaaten eingerichteten Verwaltungs- und Kontrollsysteme und einer Stichprobe von Projekten durchgeführt, die nach einem von der Prüfbehörde genehmigten Verfahren ausgewählt wurden.
Die ausgewählte Stichprobe
a)
umfasst Projekte von unterschiedlicher Art und Größenordnung;
b)
trägt den durch die Kontrollen der Mitgliedstaaten oder der Gemeinschaft ermittelten Risikofaktoren und den Kosten-Nutzen-Aspekten der Überprüfungen Rechnung.
In die Stichprobe sind zumindest anteilig auch Projekte einzubeziehen, die von der als Durchführungsstelle fungierenden zuständigen Behörde durchgeführt werden.
Das zur Auswahl der Stichprobe herangezogene Verfahren wird dokumentiert.
(2) Die Prüfung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme deckt jeden der folgenden Vorgänge vor dem Jahr 2013 mindestens einmal ab: Programmplanung, Übertragung von Aufgaben, Projektauswahl und -vergabe, Projektbegleitung, Zahlung, Ausgabenbescheinigung, Berichterstattung an die Kommission, Feststellung etwaiger Unregelmäßigkeiten und Umgang mit solchen Unregelmäßigkeiten sowie Bewertung der Programme.
(3) Die Projektprüfungen werden vor Ort anhand der vom Endbegünstigten und/oder den Projektpartnern geführten Unterlagen und Aufzeichnungen vorgenommen. Dabei wird geprüft, ob
a)
das Projekt den Auswahlkriterien für das Jahresprogramm entspricht, im Einklang mit der Finanzhilfevereinbarung durchgeführt wurde und ob es gegebenenfalls die geltenden Bedingungen in Bezug auf Funktionalität und Verwendung oder die zu erreichenden Ziele erfüllt,
b)
die geltend gemachten Ausgaben mit den im Besitz des Endbegünstigten und/oder der Projektpartner befindlichen Buchführungsunterlagen und Belegen übereinstimmen und diese Unterlagen mit den Belegen übereinstimmen, die von der zuständigen Behörde oder einer beauftragten Behörde aufbewahrt werden;
c)
die Ausgabenposten die in Anhang XI genannten Förderfähigkeitskriterien, die Anforderungen des nationalen Auswahlverfahrens und die Bestimmungen der Finanzhilfevereinbarung erfüllen und den tatsächlich durchgeführten Arbeiten sowie gegebenenfalls anderen gemeinschaftlichen oder einzelstaatlichen Bestimmungen entsprechen;
d)
die tatsächliche oder vorgesehene Zweckbestimmung des Projekts den Zielen und Maßnahmen nach Artikel 2, 3, 4, 5 und 17 des Basisrechtsakts entspricht und gegebenenfalls die Zielgruppe abdeckt;
e)
der öffentliche oder private Beitrag im Einklang mit Artikel 15 Absatz 2 des Basisrechtsakts an den Endbegünstigten ausgezahlt wurde;
f)
ein hinreichender Prüfpfad vorhanden ist;
g)
keine Interessenkonflikte bestehen und ein ausgewogenes Preis-Leistungs-Verhältnis erzielt wurde, insbesondere dann, wenn die zuständige Behörde als für die Durchführung des Projekts verantwortliche Stelle fungiert.
(4) Nur Ausgaben, die unter eine Prüfung nach Absatz 3 fallen, werden dem Betrag der gemäß Artikel 30 Absatz 1 Buchstabe b des Basisrechtsakts geprüften Ausgaben zugerechnet. Wird die Prüfung vor Abschluss des Projekts durchgeführt, werden nur die tatsächlich geprüften Ausgaben bei der Berechnung des erfassten Anteils berücksichtigt.
(5) Sind ermittelte Probleme offenbar systembedingt, wodurch ein Risiko für andere Projekte entstehen kann, so stellt die Prüfbehörde sicher, dass weitere Untersuchungen - einschließlich erforderlichenfalls zusätzlicher Prüfungen - durchgeführt werden, um das Ausmaß solcher Probleme festzustellen. Die zuständigen Behörden treffen die erforderlichen Präventiv- und Abhilfemaßnahmen.
(6) Die Prüfbehörde zieht Schlussfolgerungen aus den Ergebnissen der Prüfungen im Zusammenhang mit den bei der Kommission geltend gemachten Ausgaben und übermittelt diese Schlussfolgerungen im jährlichen Prüfbericht an die Kommission. Bei Jahresprogrammen, bei denen die Fehlerquote über der Erheblichkeitsschwelle von 2 % des Gemeinschaftsbeitrags liegt, analysiert die Prüfbehörde die Signifikanz der Fehler und ergreift die erforderlichen Maßnahmen, einschließlich der Erteilung geeigneter Empfehlungen, die zumindest im jährlichen Prüfbericht mitgeteilt werden.
Artikel 18
Überprüfungen durch die Bescheinigungsbehörde
(1) Hat die Prüfbehörde eine eingeschränkt positive oder eine negative Stellungnahme zum Funktionieren der Verwaltungs- und Kontrollsysteme abgegeben, überprüft die Bescheinigungsbehörde, ob die entsprechenden Informationen der Kommission übermittelt worden sind. Sie trägt auch dafür Sorge, dass die zuständige Behörde einen geeigneten Aktionsplan durchführt, damit die Verwaltungs- und Kontrollsysteme wieder wirksam funktionieren und die Auswirkungen des mangelhaften Funktionierens der Systeme auf die Ausgabenerklärung bewertet werden.
(2) Wird der Zahlungsantrag oder die Rückzahlungserklärung von der Prüfbehörde im Hinblick auf den Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms nicht validiert, trägt die Bescheinigungsbehörde dafür Sorge, dass unverzüglich ein korrekter Zahlungsantrag bzw. eine korrekte Rückzahlungserklärung erstellt wird.
KAPITEL 3
Über die Verwendung der Fondsmittel bereitzustellende Informationen
Artikel 19
Grundsatz der Verhältnismäßigkeit
(1) Gemäß Artikel 10 Absatz 2 des Basisrechtsakts kann sich der Umfang der einem Mitgliedstaat über die Verwendung der Fondsmittel vorliegenden Informationen, die der Kommission in den in diesem Kapitel genannten Unterlagen zu übermitteln sind, nach dem Betrag des dem betreffenden Mitgliedstaat zugewiesenen Gemeinschaftsbeitrags bestimmen; gegebenenfalls können diese Informationen zusammenfassend dargestellt werden.
(2) Auf Anfrage der Kommission sind von dem Mitgliedstaat jedoch detaillierte Informationen zu übermitteln. Die Kommission kann solche Informationen verlangen, wenn sie diese offenkundig benötigt, um ihren Verpflichtungen aus dem Basisrechtsakt und der Haushaltsordnung angemessen nachzukommen.
Artikel 20
Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme
(1) Die Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme gemäß Artikel 31 Absatz 4 und Artikel 32 Absatz 2 des Basisrechtsakts wird nach dem Muster in Anhang I vorgelegt.
(2) Die zuständige Behörde validiert die Beschreibung der von beauftragten Behörden implementierten Systeme. Jede benannte Behörde bestätigt die Korrektheit der sie betreffenden Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme. Außerdem bestätigt die Prüfbehörde die Vollständigkeit der Beschreibung.
(3) Im Zuge der Überprüfung der Beschreibung kann die Kommission Klarstellungen erbeten und Maßnahmen vorschlagen, die zu treffen sind, damit den Bestimmungen des Basisrechtsakts nachgekommen wird. Erforderlichenfalls können Beamte der Kommission oder deren ermächtigte Vertreter Vor-Ort-Kontrollen durchführen.
(4) Ist die zuständige Behörde für mindestens zwei der vier Fonds dieselbe oder finden für mindestens zwei der Fonds gemeinsame Systeme Anwendung, kann eine Beschreibung der gemeinsamen Verwaltungs- und Kontrollsysteme vorgelegt werden, in der gegebenenfalls etwaige Besonderheiten hervorgehoben werden.
Artikel 21
Änderung der Beschreibung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme
(1) Die zuständige Behörde
a)
teilt bei der Vorlage des Entwurfs des Jahresprogramms mit, ob an den Verwaltungs- und Kontrollsystemen Änderungen vorgenommen wurden;
b)
setzt die Kommission von wesentlichen Änderungen spätestens dann in Kenntnis, wenn solche Änderungen wirksam geworden sind;
c)
übermittelt im Falle mehrerer wesentlicher Änderungen auf Anfrage der Kommission eine geänderte Beschreibung.
(2) Wesentliche Änderungen sind Änderungen, die sich voraussichtlich auf die Trennung der Aufgaben, die Wirksamkeit der Auswahl-, Vergabe-, Kontroll- und Zahlungsverfahren und auf die Kommunikation mit der Kommission auswirken. Dazu gehören insbesondere Änderungen, die eine der benannten Behörden, das Buchführungssystem und die Zahlungs- und Bescheinigungsverfahren betreffen.
(3) Im Falle einer Änderung der Verwaltungs- und Kontrollsysteme ist wie in Artikel 20 festgelegt zu verfahren.
Artikel 22
Programmplanungsdokumente
(1) Die Mitgliedstaaten legen der Kommission nach dem Muster in Anhang II ein Mehrjahresprogramm gemäß Artikel 19 des Basisrechtsakts vor.
(2) Die Mitgliedstaaten legen der Kommission nach dem Muster in Anhang III die Jahresprogramme gemäß Artikel 21 des Basisrechtsakts vor.
(3) In den Finanzplänen zum Mehrjahresprogramm werden die veranschlagten Beträge nach den in den strategischen Leitlinien vorgegebenen Prioritäten aufgeschlüsselt.
In den Finanzplänen zu den Jahresprogrammen werden die veranschlagten Beträge nach den in Artikel 4 des Basisrechtsakts genannten Maßnahmenkategorien mit einem Verweis auf die Prioritäten aufgeschlüsselt.
Artikel 23
Änderung der finanziellen Verteilung in Jahresprogrammen
(1) Im Hinblick auf eine Änderung des von der Kommission gemäß Artikel 21 Absatz 5 des Basisrechtsakts gebilligten Jahresprogramms legt der betreffende Mitgliedstaat der Kommission vor dem 1. Mai des auf das Bezugsjahr folgenden Jahres einen geänderten Entwurf des Jahresprogramms vor. Die Kommission prüft das geänderte Programm und billigt es so rasch wie möglich nach dem in Artikel 21 Absatz 5 des Basisrechtsakts festgelegten Verfahren.
(2) Änderungen der finanziellen Verteilung ohne Änderung des Jahresprogramms nach Absatz 1 dürfen 10 % des gesamten Beitrags aus dem Fonds nicht überschreiten und werden nur dann gestattet, wenn sie aus Gründen, auf die die zuständige Behörde keinen Einfluss hat, gerechtfertigt sind. Derartige Änderungen sind im Fortschrittsbericht und/oder im Schlussbericht über die Durchführung des Jahresprogramms hinreichend zu begründen.
Artikel 24
Fortschritts- und Schlussberichte über die Durchführung der Jahresprogramme
(1) Die Mitgliedstaaten legen der Kommission nach dem Muster in Anhang IV die Fortschrittsberichte über die Durchführung des Jahresprogramms und die Zahlungsanträge gemäß Artikel 39 Absatz 4 des Basisrechtsakts vor.
(2) Die Mitgliedstaaten legen der Kommission nach dem Muster in Anhang V die Schlussberichte über die Durchführung des Jahresprogramms und die Zahlungsanträge gemäß Artikel 40 Absatz 1 Buchstabe b des Basisrechtsakts vor.
(3) In den Finanztabellen zu den Fortschritts- und den Schlussberichten werden die Beträge sowohl nach den in den strategischen Leitlinien vorgegebenen Prioritäten als auch nach den Projekten, die sich auf die einzelnen in Artikel 4 des Basisrechtsakts genannten Maßnahmenkategorien beziehen, aufgeschlüsselt.
Artikel 25
Von der Prüfbehörde erstellte Unterlagen
(1) Die Prüfstrategie gemäß Artikel 30 Absatz 1 Buchstabe c des Basisrechtsakts wird nach dem Muster in Anhang VI aufgestellt.
(2) Außer wenn der jährliche Beitrag der Gemeinschaft für jedes der beiden letzten von der Kommission angenommenen Jahresprogramme unter einer Million Euro liegt, legt die Prüfbehörde ab 2009 vor dem 15. Februar jeden Jahres einen jährlichen Prüfplan vor. Der Prüfplan wird nach dem Muster in Anhang VI als Anhang zur Prüfstrategie aufgestellt. Im Falle einer einheitlichen Prüfstrategie gemäß Artikel 30 Absatz 2 des Basisrechtsakts kann ein einheitlicher jährlicher Prüfplan vorgelegt werden.
(3) Der Prüfbericht und die Stellungnahmen gemäß Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe a und Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe b des Basisrechtsakts stützen sich auf die entsprechend der Prüfstrategie durchgeführten System- und Projektprüfungen und werden nach den Mustern in den Anhängen VII Teil A und VII Teil B erstellt.
(4) Die Gültigkeitserklärung gemäß Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe c des Basisrechtsakts stützt sich auf sämtliche von der Prüfbehörde durchgeführten Prüftätigkeiten und erforderlichenfalls auf zusätzliche Kontrollen. Die Gültigkeitserklärung wird nach dem Muster in Anhang VII Teil C erstellt.
(5) Kann aufgrund einer Einschränkung des Prüfungsumfangs oder aufgrund des Ausmaßes der aufgedeckten vorschriftswidrigen Ausgaben keine uneingeschränkt positive Stellungnahme im Rahmen der jährlichen Stellungnahme gemäß Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe b des Basisrechtsakts oder der Erklärung gemäß Artikel 30 Absatz 3 Buchstabe c abgegeben werden, so nennt die Prüfbehörde die Gründe hierfür und schätzt das Ausmaß des Problems sowie dessen finanzielle Auswirkungen ab.
Artikel 26
Von der Bescheinigungsbehörde erstellte Unterlagen
(1) Die bescheinigte Ausgabenerklärung zum Antrag auf Zahlung einer zweiten Vorfinanzierung gemäß Artikel 39 Absatz 4 des Basisrechtsakts wird nach dem Muster in Anhang VIII erstellt und der Kommission übermittelt.
(2) Die bescheinigte Ausgabenerklärung zum Antrag auf Zahlung des Restbetrags gemäß Artikel 40 Absatz 1 Buchstabe a des Basisrechtsakts wird nach dem Muster in Anhang IX erstellt und der Kommission übermittelt.
KAPITEL 4
Meldung von Unregelmäßigkeiten
Artikel 27
Erste Berichterstattung - Abweichungen
(1) Im Einklang mit den Mustern in den Anhängen IV und V teilen die Mitgliedstaaten der Kommission alle Unregelmäßigkeiten, die Gegenstand einer ersten amtlichen oder gerichtlichen Feststellung gewesen sind, in den Fortschritts- oder Schlussberichten über die Durchführung der Jahresprogramme mit.
In dem jeweiligen Bericht ist Folgendes anzugeben:
a)
der Fonds, das Jahresprogramm und das betreffende Projekt;
b)
gegen welche Vorschrift verstoßen wurde;
c)
zu welchem Zeitpunkt und aus welcher Quelle die erste Information übermittelt wurde, die die Unregelmäßigkeit vermuten ließ;
d)
die beim Begehen der Unregelmäßigkeit angewandten Praktiken;
e)
gegebenenfalls ob die angewandten Praktiken Anlass zu einem Betrugsverdacht geben;
f)
wie die Unregelmäßigkeit aufgedeckt wurde;
g)
der Betrag des betreffenden Gemeinschaftsbeitrags.
Folgende Fälle brauchen jedoch nicht mitgeteilt zu werden, sofern kein mutmaßlicher Betrug vorliegt:
a)
Fälle, in denen die Unregelmäßigkeiten Beträge von weniger als 10 000 EUR zulasten des Gesamthaushaltsplans der Europäischen Gemeinschaften betreffen;
b)
Fälle, in denen die Unregelmäßigkeit lediglich darin besteht, dass infolge der Insolvenz des Endbegünstigten ein im Jahresprogramm vorgesehenes Projekt nicht oder nicht vollständig durchgeführt wurde;
c)
Fälle, die die Endbegünstigten der zuständigen Behörde vor oder nach der Zahlung des öffentlichen Beitrags von sich aus mitgeteilt haben, bevor die zuständige Behörde die Unregelmäßigkeiten festgestellt hat;
d)
Fälle, die von der zuständigen Behörde vor der Zahlung des öffentlichen Beitrags an den Endbegünstigten und vor der Aufnahme der betreffenden Ausgabe in eine der Kommission vorgelegte Ausgabenerklärung festgestellt und berichtigt wurden.
(2) Auf Anfrage der Kommission teilen die Mitgliedstaaten in allen Fällen Folgendes mit:
a)
gegebenenfalls welche anderen Mitgliedstaaten und Drittländer betroffen sind;
b)
in welchem Zeitraum oder zu welchem Zeitpunkt die Unregelmäßigkeit begangen wurde;
c)
welche einzelstaatlichen Behörden oder Einrichtungen den offiziellen Bericht über die Unregelmäßigkeit erstellt haben und welche Behörden für die verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Folgemaßnahmen zuständig sind;
d)
den Zeitpunkt der ersten amtlichen oder gerichtlichen Feststellung der Unregelmäßigkeit;
e)
welche natürlichen und/oder juristischen Personen oder anderen Einrichtungen beteiligt waren, es sei denn, diese Angaben sind wegen der Art der betreffenden Unregelmäßigkeit nicht hilfreich für die Bekämpfung von Unregelmäßigkeiten;
f)
das Gesamtbudget und den für das betreffende Projekt insgesamt bewilligten öffentlichen Beitrag und die gemeinschaftlichen und nationalen Kofinanzierungsanteile;
g)
die Höhe des von der Unregelmäßigkeit betroffenen öffentlichen Beitrags und den entsprechenden Gemeinschaftsbeitrag, für den ein Risiko besteht;
h)
in den Fällen, in denen den angegebenen Personen oder Einrichtungen der öffentliche Beitrag gemäß Buchstabe g nicht gezahlt wurde, die Beträge, die zu Unrecht gezahlt worden wären, wenn die Unregelmäßigkeit nicht festgestellt worden wäre;
i)
ob die Zahlungen ausgesetzt wurden und gegebenenfalls welche Einziehungsmöglichkeiten bestehen;
j)
die Art der rechtsgrundlos erfolgten Ausgabe.
(3) Liegen einige der in Absatz 2 genannten Angaben, insbesondere Angaben über die Begehungsweise der Unregelmäßigkeit sowie über die Art und Weise, in der die Unregelmäßigkeit aufgedeckt wurde, nicht vor, so liefern die Mitgliedstaaten die fehlenden Angaben, soweit möglich, bei der Übermittlung der späteren Mitteilungen über Unregelmäßigkeiten an die Kommission.
Artikel 28
Meldesystem für das Follow-up - Nichteinziehung
(1) Die Mitgliedstaaten setzen die Kommission unter Bezugnahme auf frühere Mitteilungen nach Artikel 27 über die Verfahren, die infolge der mitgeteilten Unregelmäßigkeiten eingeleitet wurden, sowie über wichtige daraus resultierende Änderungen in Kenntnis. Diese Informationen werden nach den Mustern in den Anhängen IV und V in den Fortschritts- oder Schlussberichten über die Durchführung der Jahresprogramme mitgeteilt.
In dem jeweiligen Bericht werden die Beträge der erfolgten oder erwarteten Rückzahlungen angegeben.
(2) Auf Anfrage der Kommission teilen die Mitgliedstaaten in allen Fällen Folgendes mit:
a)
alle inzwischen von den Mitgliedstaaten getroffenen Maßnahmen zur Gewährleistung der Einziehung der zu Unrecht gezahlten Beträge;
b)
etwaige Gerichts- und Verwaltungsverfahren, die zur Einziehung der zu Unrecht gezahlten Beträge sowie zur Verhängung von Strafmaßnahmen eingeleitet wurden;
c)
die Gründe für die etwaige Einstellung von Einziehungsverfahren;
d)
die Gründe für die etwaige Einstellung von Strafverfahren.
Die Mitgliedstaaten übermitteln der Kommission alle Verwaltungs- oder Gerichtsentscheidungen über den Abschluss solcher Verfahren oder die wesentlichen Punkte dieser Entscheidungen und teilen insbesondere mit, ob die Feststellungen einen Betrugsverdacht begründen.
Artikel 29
Kontakte zu den Mitgliedstaaten
(1) Die Kommission unterhält geeignete Kontakte zu den betreffenden Mitgliedstaaten, um die in Artikel 27 genannten übermittelten Angaben über die Unregelmäßigkeiten und über die in Artikel 28 genannten Verfahren für die mögliche Einziehung zu ergänzen.
(2) Unabhängig von den Kontakten gemäß Absatz 1 unterrichtet die Kommission die Mitgliedstaaten, wenn die Art der Unregelmäßigkeit vermuten lässt, dass gleiche oder ähnliche Praktiken auch in anderen Mitgliedstaaten angewandt werden könnten.
Artikel 30
Verwendung der Informationen
(1) Die Kommission kann alle allgemeinen oder operativen Informationen, die die Mitgliedstaaten ihr im Rahmen dieser Entscheidung mitteilen, verwenden, um Risikoanalysen durchzuführen sowie Berichte und Frühwarnsysteme zu erarbeiten, die eine effizientere Risikoermittlung ermöglichen.
(2) Die Kommission unterrichtet die betreffenden Mitgliedstaaten regelmäßig über die Verwendung der Informationen nach Absatz 1.
KAPITEL 5
Information und Publizität
Artikel 31
Information potenzieller Endbegünstigter
(1) Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass die grundlegenden Informationen über die Mehrjahres- und die Jahresprogramme sowie Einzelheiten über die betreffenden finanziellen Beiträge weit verbreitet werden und allen interessierten Kreisen zur Verfügung stehen.
Die zuständige Behörde kann jedoch beschließen, die im Mehrjahresprogramm oder in den Jahresprogrammen festgelegten internen Verwaltungsregelungen oder sonstige Informationen über die Durchführung des Fonds aus Gründen der öffentlichen Sicherheit vertraulich zu behandeln.
(2) Die zuständige Behörde informiert die potenziellen Endbegünstigten mindestens über Folgendes:
a)
die Förderbedingungen, die erfüllt sein müssen, um eine Finanzierung im Rahmen eines Jahresprogramms erhalten zu können;
b)
die Verfahren für die Prüfung der Finanzierungsanträge und die betreffenden Fristen;
c)
die Kriterien für die Auswahl der zu finanzierenden Projekte;
d)
die Kontaktpersonen, über die Informationen über die Jahresprogramme erlangt werden können.
Darüber hinaus unterrichtet die zuständige Behörde die potenziellen Endbegünstigten über die Veröffentlichung gemäß Artikel 33 Absatz 2 Buchstabe b.
Artikel 32
Information der Endbegünstigten
Die zuständige Behörde informiert die Endbegünstigten darüber, dass sie sich, wenn sie die Finanzierung annehmen, zugleich damit einverstanden erklären, in das gemäß Artikel 33 Absatz 2 Buchstabe b veröffentlichte Verzeichnis der Endbegünstigten aufgenommen zu werden.
Artikel 33
Verantwortlichkeiten der zuständigen Behörde im Zusammenhang mit Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die breite Öffentlichkeit
(1) Die zuständige Behörde trägt dafür Sorge, dass bei der Durchführung der Informations- und Publizitätsmaßnahmen eine möglichst umfassende Berichterstattung in den Medien angestrebt wird und verschiedene Kommunikationsformen und -verfahren auf der geeigneten Gebietsebene genutzt werden.
(2) Die zuständige Behörde organisiert zumindest die folgenden Informations- und Publizitätsmaßnahmen:
a)
mindestens eine Informationsaktion pro Jahr, mit der ab 2008 die Einleitung des Mehrjahresprogramms bekannt gemacht wird oder die bisher erzielten Ergebnisse des Jahresprogramms bzw. der Jahresprogramme dargelegt werden;
b)
die jährliche Veröffentlichung des Verzeichnisses der Endbegünstigten, der Bezeichnungen der Projekte und des Betrags der den Projekten zugewiesenen öffentlichen und gemeinschaftlichen Mittel zumindest auf einer Website. Die Personen der in Artikel 7 des Basisrechtsakts angegebenen Zielgruppen werden nicht namentlich genannt. Die Internet-Adresse wird der Kommission mitgeteilt.
Artikel 34
Verantwortlichkeiten des Endbegünstigten im Zusammenhang mit Informations- und Publizitätsmaßnahmen für die breite Öffentlichkeit
(1) Es obliegt dem Endbegünstigten, die Öffentlichkeit durch die in den Absätzen 2, 3 und 4 genannten Maßnahmen über die aus dem Fonds erhaltene Unterstützung zu informieren.
(2) Der Endbegünstigte bringt spätestens drei Monate nach Abschluss eines Projekts, das die nachstehenden Bedingungen erfüllt, eine gut sichtbare, dauerhafte Hinweistafel von bedeutender Größe an:
a)
Der gesamte Gemeinschaftsbeitrag für das Projekt übersteigt 100 000 EUR und
b)
bei dem Projekt handelt es sich um den Erwerb eines materiellen Gegenstands oder die Finanzierung einer Infrastruktur oder eine Baumaßnahme.
Auf der Tafel werden die Art und die Bezeichnung des Projekts angegeben. Außerdem nehmen die in Artikel 35 genannten Angaben mindestens 25 % der Fläche der Tafel ein.
(3) Erhält ein Projekt eine Finanzierung im Rahmen eines aus dem Fonds kofinanzierten Jahresprogramms, so sorgt der Endbegünstigte dafür, dass die Projektteilnehmer über diese Finanzierung in Kenntnis gesetzt werden.
(4) Alle Unterlagen einschließlich der Teilnahmebestätigungen und Bescheinigungen im Zusammenhang mit einem solchen Projekt enthalten den Hinweis darauf, dass das Projekt aus dem Fonds kofinanziert wird.
Artikel 35
Technische Merkmale der Informations- und Publizitätsmaßnahmen für das Projekt
Alle Informations- und Publizitätsmaßnahmen, die sich an die Endbegünstigten, die potenziellen Endbegünstigten und die breite Öffentlichkeit richten, umfassen Folgendes:
1.
das Emblem der Europäischen Union entsprechend den in Anhang X angegebenen grafischen Normen und einen Verweis auf die Europäische Union;
2.
einen Verweis auf den Fonds;
3.
einen von der zuständigen Behörde gewählten Hinweis auf den durch den Gemeinschaftsbeitrag geschaffenen Mehrwert.
Auf kleines Werbematerial oder Werbematerial für mindestens zwei der vier Fonds sind die Absätze 1 und 3 nicht anwendbar.
KAPITEL 6
Personenbezogene Daten
Artikel 36
Schutz personenbezogener Daten
(1) Die Mitgliedstaaten und die Kommission ergreifen alle Maßnahmen, die erforderlich sind, um jede unbefugte Weitergabe der Angaben gemäß Artikel 27 Absatz 1 Buchstabe h des Basisrechtsakts, der von der Kommission im Laufe ihrer Vor-Ort-Kontrollen gesammelten Informationen und der in Kapitel 4 genannten Angaben oder jeden unberechtigten Zugriff auf diese Angaben und Informationen zu verhindern.
(2) Die in Kapitel 4 genannten Angaben dürfen nur Personen mitgeteilt werden, die in den Mitgliedstaaten oder innerhalb der Gemeinschaftsorgane aufgrund ihrer Aufgaben davon Kenntnis erhalten müssen, es sei denn, der Mitgliedstaat, der sie übermittelt hat, hat der Mitteilung an andere Personen ausdrücklich zugestimmt.
KAPITEL 7
Elektronischer Austausch von Unterlagen
Artikel 37
Elektronischer Austausch von Unterlagen
Zusätzlich zu den ordnungsgemäß unterzeichneten Papierfassungen der in Kapitel 3 genannten Unterlagen werden die Informationen nach Möglichkeit auch elektronisch übermittelt.
Artikel 38
Computergestütztes System für den Austausch von Unterlagen
(1) Wenn die Kommission ein computergestütztes System für den sicheren Datenaustausch zwischen der Kommission und den einzelnen Mitgliedstaaten im Hinblick auf die Durchführung des Fonds entwickelt, werden die Mitgliedstaaten über die Entwicklung eines solchen Systems in Kenntnis gesetzt und, sofern sie dies wünschen, an der Systementwicklung beteiligt.
(2) Die Kommission und die benannten Behörden sowie die Stellen, denen Aufgaben übertragen wurden, speisen die in Kapitel 3 genannten Unterlagen in das in Absatz 1 erwähnte computergestützte System ein.
(3) Darüber hinaus können die Mitgliedstaaten ersucht werden, von sich aus die in den Artikeln 27 und 28 genannten Angaben unter Verwendung des von der Kommission verwalteten spezifischen Systems zur Erfassung der im Rahmen der Strukturfonds festgestellten Unregelmäßigkeiten bereitzustellen.
(4) Die etwaigen Kosten einer Schnittstelle zwischen dem gemeinsamen computergestützten System und nationalen, regionalen und lokalen computergestützten Systemen sowie die etwaigen Kosten für die Anpassung der nationalen, regionalen und lokalen Systeme an die technischen Anforderungen des gemeinsamen Systems sind im Rahmen von Artikel 17 des Basisrechtsakts förderfähig.
TEIL III
NUR DEN EUROPÄISCHEN RÜCKKEHRFONDS BETREFFENDE BESTIMMUNGEN
KAPITEL 1
Bestimmungen für die Förderfähigkeit
Artikel 39
Bestimmungen für die Förderfähigkeit
(1) Die in Anhang XI festgelegten Bestimmungen, auf die in Artikel 35 Absatz 4 des Basisrechtsakts Bezug genommen wird, werden zugrunde gelegt, um zu ermitteln, ob Ausgaben für die im Rahmen der Jahresprogramme finanzierten Maßnahmen förderfähig sind.
(2) Die Bestimmungen für Ausgaben der Endbegünstigten finden mutatis mutandis auf Ausgaben der Projektpartner Anwendung.
(3) Die Mitgliedstaaten können nationale Förderfähigkeitsbestimmungen anwenden, die strenger sind als die in dieser Entscheidung festgelegten Bestimmungen.
Es obliegt der Kommission, zu bewerten, ob die geltenden nationalen Förderfähigkeitsbestimmungen dieser Bedingung entsprechen.
TEIL IV
SCHLUSSBESTIMMUNGEN
Artikel 40
Adressaten
Diese Entscheidung ist an das Königreich Belgien, die Republik Bulgarien, die Tschechische Republik, die Bundesrepublik Deutschland, die Republik Estland, Irland, die Hellenische Republik, das Königreich Spanien, die Französische Republik, die Italienische Republik, die Republik Zypern, die Republik Lettland, die Republik Litauen, das Großherzogtum Luxemburg, die Republik Ungarn, die Republik Malta, das Königreich der Niederlande, die Republik Österreich, die Republik Polen, die Portugiesische Republik, Rumänien, die Republik Slowenien, die Slowakische Republik, die Republik Finnland, das Königreich Schweden und das Vereinigte Königreich Großbritannien und Nordirland gerichtet.
Brüssel, den 5. März 2008