РЕШЕНИЕ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ, НА СЪВЕТА, НА КОМИСИЯТА, НА СЪДА, НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ, НА СМЕТНАТА ПАЛАТА, НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ИКОНОМИЧЕСКИ И СОЦИАЛЕН КОМИТЕТ И НА КОМИТЕТА НА РЕГИОНИТЕ
от 26 юни 2009 година
относно организацията и функционирането на Службата за публикации на Европейския съюз
(2009/496/ЕО, Евратом)
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ,
СЪВЕТЪТ,
КОМИСИЯТА,
СЪДЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИТЕ ОБЩНОСТИ,
СМЕТНАТА ПАЛАТА,
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ИКОНОМИЧЕСКИ И СОЦИАЛЕН КОМИТЕТ,
КОМИТЕТЪТ НА РЕГИОНИТЕ,
като взеха предвид Договора за Европейския съюз,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност,
като взеха предвид Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия,
като имат предвид, че:
(1)
Член 8 от Решението на представителите на правителствата на държавите-членки от 8 април 1965 г. относно временното установяване на някои институции и някои служби на Общностите (1) предвижда установяването в Люксембург на Служба за официални публикации на Общностите (наричана по-долу „Службата“). Тази разпоредба беше последно приложена с Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом (2).
(2)
Правилата и разпоредбите, приложими за длъжностните лица и другите служители на Европейските общности, се прилагат и за Службата. Следва да бъдат взети предвид неотдавнашните им изменения.
(3)
Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета от 25 юни 2002 г. относно Финансовия регламент, приложим за общия бюджет на Европейските общности (3) (наричан по-долу „Финансовият регламент“), предвижда специални разпоредби за функционирането на Службата.
(4)
В издателската област бе постигнат значителен технологичен напредък, който трябва да бъде отчетен при функционирането на Службата.
(5)
За повече яснота Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом следва да бъде отменено и заменено с настоящото решение,
РЕШИХА:
Член 1
Служба за публикации
1. Службата за публикации на Европейския съюз (наричана по-долу „Службата“) е междуинституционална служба, която има за задача да осигурява при най-добрите възможни условия издаването на публикациите на институциите на Европейските общности и на Европейския съюз.
За тази цел Службата, от една страна, позволява на институциите да изпълнят задълженията си за публикуване на законодателни актове и от друга страна, допринася за техническото разработване и изпълнение на политиките за информация и комуникация в областите от нейната компетентност.
2. Службата се управлява от нейния директор според стратегическите насоки, определени от управителния съвет. С изключение на специфичните разпоредби, свързани с междуинституционалното естество на Службата, предвидени в настоящото решение, тя прилага административните и финансовите процедури на Комисията. При изготвянето на тези процедури Комисията взема предвид специфичната същност на Службата.
Член 2
Определения
За целите на настоящото решение:
1.
„издаване“ означава всяко действие, необходимо за разработване, проверка, регистриране по международни стандартни номера и/или каталожни номера, изготвяне, каталогизиране, класиране, разпространение, реклама, продажба, съхранение и архивиране на публикации във всички форми и представяне и посредством всички настоящи и бъдещи способи;
2.
„публикации“ означава всички публикувани текстове на всички видове носители и формати, които имат международен стандартен номер и/или каталожен номер;
3.
„задължителни публикации“ означава публикациите, издавани по силата на Договорите или други законодателни актове;
4.
„незадължителни публикации“ означава всички публикации, изготвени в рамките на прерогативите на всяка институция;
5.
„управление на авторските права“ означава, че службите автори запазват авторските си права и правото си на повторно използване, а управлението на тези права се осъществява от Службата по отношение на публикациите, чието издаване ѝ е поверено;
6.
„нетни доходи от продажбата“ означава общите фактурирани суми, намалени с предоставените търговски отстъпки и разходите за управление и инкасиране и банковите разходи;
7.
„институции“ означава институциите, органите и организациите, създадени с Договорите или въз основа на тях.
Член 3
Области на компетентност на Службата
1. Областите на компетентност на Службата са следните:
а)
издаване на Официален вестник на Европейския съюз (наричан по-долу „Официален вестник“) и гарантиране на неговата автентичност;
б)
издаване на други задължителни публикации;
в)
издаване или съвместно издаване на незадължителни публикации, поверени на Службата в рамките на прерогативите на всяка институция, а именно в контекста на комуникационните дейности на институциите;
г)
издаване или съвместно издаване на публикации по собствена инициатива, включително публикации, които имат за цел да осигурят рекламата на услугите, предлагани от Службата; в този контекст Службата може да си набавя преводи посредством договор за поръчка;
д)
разработването, поддръжката и актуализирането на услуги по електронно издаване, предназначено за обществеността;
е)
предоставянето на разположение на обществеността на цялото законодателство и на други официални текстове;
ж)
съхраняването и предлагането на разположение на обществеността в електронна форма на всички публикации на институциите;
з)
регистриране по международни стандартни номера и/или каталожни номера на публикациите на институциите;
и)
управлението на авторските права за препечатване и превод на публикациите на институциите;
й)
реклама и продажба на публикациите и услугите, които Службата предлага на обществеността.
2. Службата предоставя на институциите съвети и помощ, свързани със:
а)
програмирането и планирането на техните програми за публикации;
б)
осъществяването на техните издателски проекти, независимо от начина на издаване;
в)
оформлението и дизайна на издателските им проекти;
г)
информацията относно тенденциите на пазара за публикации в държавите-членки и относно темите и заглавията, които могат да представляват по-голям интерес за широката публика;
д)
определянето на тиражите и изготвянето на планове за разпространение;
е)
определянето на цените на публикациите и тяхната продажба;
ж)
рекламата, разпространението и оценката на безплатните и платените им публикации;
з)
анализа, оценката и създаването на интернет сайтове и интернет услуги, предназначени за обществеността;
и)
изготвянето на рамкови договори за издателска дейност;
й)
технологичния контрол на издателските системи.
Член 4
Отговорности на институциите
1. Решението за публикуване на текстове на всяка институция е от изключителната компетентност на съответната институция.
2. Институциите пристъпват към издаване на техните задължителни публикации, като използват услугите на Службата.
3. Институциите могат да пристъпят към издаване на техните незадължителни публикации и без участието на Службата. В такъв случай институциите искат от Службата международните стандартни номера и/или каталожните номера и поверяват на Службата електронна версия на публикацията, независимо от формàта, и когато е необходимо - два екземпляра на хартия на публикацията.
4. Институциите се ангажират да гарантират, че притежават всички права за препечатване, превод и разпространение на всички съставни елементи на дадена публикация.
5. Институциите се ангажират да изготвят план, съгласуван със Службата, за разпространение на своите публикации.
6. Институциите могат да сключат със Службата спогодби за услуги с цел определяне на условията на тяхното сътрудничество.
Член 5
Задачи на Службата
1. Изпълнението на задачите на Службата включва по-конкретно следните операции:
а)
прегрупиране на документите за издаване;
б)
подготовка, графично оформяне, корекция, оформление и проверка на текстовете и на други елементи, независимо от формàта или носителя, като се спазват, от една страна, указанията, дадени от институциите, и от друга страна, нормите за типографско и езиково представяне, установени съвместно с институциите;
в)
индексиране и каталогизиране на публикациите;
г)
документален анализ на текстовете, публикувани в Официален вестник, и на официални текстове, различни от тези, публикувани в Официален вестник;
д)
консолидиране на законодателни текстове;
е)
управление, разработване, актуализиране и разпространение на многоезиковия речник Eurovoc;
ж)
отпечатване чрез посредничеството на нейните доставчици;
з)
контрол над изпълнението на работата;
и)
контрол на качеството;
й)
качествено и количествено приемане;
к)
физическо и електронно разпространение на Официален вестник, на официални текстове, различни от тези, публикувани в Официален вестник, и на други незадължителни публикации;
л)
съхранение;
м)
физическо и електронно архивиране;
н)
нов тираж на изчерпаните публикации и отпечатване при поискване;
о)
изготвяне на консолидиран каталог на публикациите на институциите;
п)
продажба, включително издаване на фактури, инкасиране и плащане на средства, управление на вземанията;
р)
реклама;
с)
изготвяне, покупка, управление, актуализиране, проследяване и контрол на списъци с електрони адреси на институциите и изготвяне на целеви списъци с електронни адреси.
2. В рамките на собствената компетентност или въз основа на делегиране на правомощия на разпоредител с бюджетни кредити, предоставени от институциите, Службата извършва:
а)
възлагане на обществени поръчки, включително встъпване в правнообвързващи ангажименти;
б)
финансов надзор на договорите с доставчици;
в)
поемане на разходи, включително качествено и количествено приемане с подпис „прието за плащане“;
г)
разрешаване на разходи;
д)
приходни операции.
Член 6
Управителен съвет
1. Създава се управителен съвет, в рамките на който се представляват всички институции, подписали решението. Управителният съвет е съставен от секретаря на Съда на Европейските общности, заместник генералния секретар на Съвета, както и от генералните секретари на другите институции или от техни представители. Европейската централна банка участва в работата на управителния съвет като наблюдател.
2. Управителният съвет избира председател измежду членовете си за период от две години.
3. Управителният съвет се свиква по инициатива на своя председател или по искане на някоя от институциите поне четири пъти в годината.
4. Управителният съвет приема свой вътрешен правилник, който публикува в Официален вестник.
5. Решенията на управителния съвет, ако не е предвидено друго, се вземат с обикновено мнозинство.
6. Всяка институция, подписала настоящото решение, разполага с един глас в рамките на управителния съвет.
Член 7
Задачи и отговорности на управителния съвет
1. Чрез дерогация от разпоредбите на член 6 управителният съвет приема с единодушие, в общ интерес на институциите и в рамките на областите на компетентност на Службата, следните решения:
а)
по предложение на директора той приема стратегически цели и правила за функционирането на Службата;
б)
определя ръководните насоки на общите политики на Службата, по-специално по отношение на продажбата, разпространението и издаването, и гарантира, че Службата допринася за изготвянето и изпълнението на политиките за информация и комуникация в областите на нейната компетентност;
в)
въз основа на проект, изготвен от директора на Службата, приема годишния доклад за управлението, адресиран към институциите, имащ за цел изпълнението на стратегията и услугите, предоставяни от Службата. Преди 1 май всяка година предава на институциите отчет за предходната финансова година;
г)
одобрява предварителния разчет за приходите и разходите на Службата в рамките на бюджетната процедура, свързана с бюджета за функционирането на Службата;
д)
одобрява критериите за осчетоводяване на разходите на Службата, определени от директора ѝ;
е)
отправя до институциите предложения, които биха могли да улеснят доброто функциониране на Службата.
2. Управителният съвет взема предвид ориентацията, определена от междуинституционалните инстанции в областите на комуникация и информация за тази цел. Председателят на управителния съвет се среща ежегодно с тези инстанции.
3. Председателят на управителния съвет в качеството му на представител за междуинституционалното сътрудничество е лицето за контакт с органа, който взема решение за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета за стратегическите решения в областите на компетентност на Службата.
4. Председателят на управителния съвет и директорът на Службата изготвят заедно правилата за взаимно уведомяване и комуникация, които формализират техните отношения. Това споразумение се изпраща на членовете на управителния съвет за информация.
Член 8
Директор на Службата
Директорът на Службата, под ръководството на управителния съвет и в рамките на неговата компетентност, отговаря за доброто функциониране на Службата. За прилагането на административните и финансовите процедури той действа под ръководството на Комисията.
Член 9
Задачи и отговорности на директора на Службата
1. Директорът на Службата осигурява секретариата на управителния съвет и отчита пред него изпълнението на функциите си с тримесечен доклад.
2. Директорът на Службата представя на управителния съвет всички предложения за доброто функциониране на Службата.
3. След консултация с управителния съвет за становище директорът на Службата определя същността и цените на услугите, които Службата предоставя на институциите срещу заплащане.
4. Директорът на Службата приема след одобрение от страна на управителния съвет критериите, според които се осчетоводяват разходите на Службата. Той определя начините за сътрудничество в областта на счетоводството между Службата и институциите със съгласието на счетоводителя на Комисията.
5. Директорът на Службата изготвя предварителния разчет за приходите и разходите на Службата в рамките на бюджетната процедура, свързана с бюджета за функционирането на Службата. След одобрение от страна на управителния съвет тези предложения се изпращат на Комисията.
6. Директорът на Службата решава дали и по какъв начин могат да бъдат извършени публикации, произтичащи от трети страни.
7. Директорът на Службата участва в междуинституционалните дейности във връзка с информацията и комуникацията в областите на компетентност на Службата.
8. По отношение на издаването на законодателство и на официални документи, свързани със законодателната процедура, включително Официален вестник, директорът на Службата:
а)
предлага на компетентните инстанции на всяка институция основните решения, които се прилагат съвместно;
б)
определя предложения за подобряване на структурата и представянето на Официален вестник и на официалните законодателни текстове;
в)
формулира предложения до институциите по отношение на хармонизирането на оформлението на текстовете за публикуване;
г)
прави преглед на трудностите, свързани с текущата дейност, и формулира в рамките на Службата необходимите указания и дава препоръки на институциите за преодоляване на тези трудности.
9. Директорът на Службата изготвя в съответствие с Финансовия регламент годишен доклад за дейността, който обхваща отпуснатите от Комисията и от други институции кредити по силата на Финансовия регламент. Докладът е адресиран до Комисията и съответните институции и за информация - до управителния съвет.
10. В рамките на отпускането на кредити от Комисията и изпълнението на бюджета условията за информиране и консултиране между члена на Комисията, който отговаря за отношенията със Службата, и директора на Службата се определят с общо съгласие.
11. Директорът на Службата отговаря за изпълнението на стратегическите цели, определени от управителния съвет, и за правилното управление на Службата, на нейните дейности, както и на управлението на бюджета ѝ.
12. Когато директорът на Службата отсъства или е възпрепятстван, се прилагат правилата за заместване въз основа на степента или на годините трудов стаж, освен ако управителният съвет по предложение на своя председател или на директора на Службата вземе друго решение.
13. Директорът на Службата уведомява институциите с тримесечен доклад за планирането и използването на ресурсите, както и за напредъка на работата.
Член 10
Персонал
1. Назначаването на длъжност генерален директор и директор се извършва от Комисията след единодушно положително становище от страна на управителния съвет. Правилата на Комисията по отношение на мобилността и оценката на висшето ръководство се прилагат за генералния директор и директорите (степен AD 16/AD 15/AD 14). При наближаване на срока за мобилност, предвиден по принцип в съответните правила за длъжностното лице, което заема такава длъжност, Комисията уведомява управителния съвет, който може да излезе с единодушно становище по случая.
2. Управителният съвет е тясно свързан с процедурите, които следва да се проведат, ако е необходимо, преди назначаването на длъжностни лица и други служители на Службата на длъжност генерален директор (степен AD 16/AD 15) и директори (степен AD 15/AD 14), а именно изготвяне на обява за работа, разглеждане на кандидатурите и определяне на жури за конкурс във връзка с този вид длъжности.
3. Правомощията на органа по назначаване и на органа за сключване на трудови договори по отношение на длъжностните лица и на другите служители на Службата се изпълняват от Комисията. Комисията може да делегира някои от своите правомощия в рамките на Комисията на директора на Службата. Делегирането се извършва при същите условия като за генералните дирекции на Комисията.
4. При условията на параграф 2 приетите от Комисията разпоредби и процедури за прилагането на Правилника за длъжностните лица и Условията за работа на другите служители се прилагат за длъжностните лица и другите служители на Службата при същите условия като за длъжностните лица и другите служители на Комисията, които работят в Люксембург.
5. Длъжностните лица на всички институции се уведомяват за всички свободни работни места в рамките на Службата, след като органът по назначаване или органът за сключване на трудови договори решат да открият работното място.
6. На всеки три месеца директорът на Службата уведомява управителния съвет относно управлението на персонала.
Член 11
Финансови аспекти
1. Бюджетните кредити на Службата, чиято обща сума се вписва в отделна бюджетна позиция в раздела за бюджета на Комисията, са описани подробно в приложението към този раздел. Това приложение се представя под формата на отчет за приходите и разходите, като разпределението е същото като в раздела на бюджета.
2. Щатното разписание на Службата е посочено в приложението към щатното разписание на Комисията.
3. Всяка институция е разпоредител с бюджетни кредити за реда „разходи за публикуване“ от бюджета си.
4. Всяка институция може да делегира правомощия на разпоредител с бюджетни кредити на директора на Службата за управлението на кредити, вписани в раздела, и определя границите и условията на това делегиране в съответствие с Финансовия регламент. Директорът на Службата уведомява управителния съвет за това делегиране на всеки три месеца.
5. Бюджетното и финансовото управление на Службата се извършва в съответствие с Финансовия регламент и подробните правила за прилагането му и с финансовата рамка, която е в сила за Комисията, включително за кредитите, отпуснати от институции, различни от Комисията.
6. Счетоводството на Службата се изготвя в съответствие със счетоводните правила и методи, одобрени от счетоводителя на Комисията. Службата води отделно счетоводство за продажбата на Официален вестник и на публикациите. Нетните приходи от продажбите се изплащат на институциите.
Член 12
Проверка
1. Функцията на вътрешен одитор на Службата се упражнява от вътрешния одитор на Комисията в съответствие с Финансовия регламент. Службата изготвя вътрешен одит, който е аналогичен на предвидения в генералните дирекции и служби на Комисията начин. Институциите могат да поискат от директора на Службата да включи специфични одити в работната програма на вътрешния одит на Службата.
2. Службата отговаря на въпроси във връзка с нейните правомощия в рамките на мисията на Европейската служба с борба с измамите (OLAF). За да се гарантира закрилата на интересите на Европейския съюз, се изготвя споразумение, което обхваща начините за взаимно уведомяване между председателя на управителния съвет и директора на OLAF.
Член 13
Жалби и искания
1. Службата отговаря за отговорите на исканията на Европейския омбудсман и на Европейския надзорен орган за защита на личните данни в рамките на своите правомощия.
2. Правните искове в областите на правомощия на Службата се насочват срещу Комисията.
Член 14
Достъп на обществеността до документи
1. Директорът на Службата взема решенията, посочени в член 7 от Регламент (ЕО) № 1049/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 30 май 2001 г. относно публичния достъп до документи на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията (4). При отказ решенията по потвърдителни искания се взимат от генералния секретар на Комисията.
2. Службата разполага с регистър на документи в съответствие с член 11 от Регламент (ЕО) № 1049/2001.
Член 15
Отмяна
Решение 2000/459/ЕО, ЕОВС, Евратом се отменя.
Позоваванията на отмененото решение се считат за позовавания на настоящото решение.
Член 16
Пораждане на действие
Настоящото решение поражда действие в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Съставено в Брюксел и Люксембург на 26 юни 2009 година.
BESCHLUSS DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS, DES RATES, DER KOMMISSION, DES GERICHTSHOFS, DES RECHNUNGSHOFS, DES EUROPÄISCHEN WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSSES UND DES AUSSCHUSSES DER REGIONEN
vom 26. Juni 2009
über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union
(2009/496/EG, Euratom)
DAS EUROPÄISCHE PARLAMENT,
DER RAT,
DIE KOMMISSION,
DER GERICHTSHOF,
DER RECHNUNGSHOF,
DER EUROPÄISCHE WIRTSCHAFTS- UND SOZIALAUSSCHUSS,
DER AUSSCHUSS DER REGIONEN -
gestützt auf den Vertrag über die Europäische Union,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,
gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Atomgemeinschaft,
in Erwägung nachstehender Gründe:
(1)
Artikel 8 des Beschlusses der Vertreter der Regierungen der Mitgliedstaaten vom 8. April 1965 über die vorläufige Unterbringung bestimmter Organe und Dienststellen der Gemeinschaften (1) besagt, dass ein Amt für amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften (nachstehend „das Amt“) in Luxemburg untergebracht wird. Diese Bestimmung wurde zuletzt durch den Beschluss 2000/459/EG, EGKS, Euratom (2) umgesetzt.
(2)
Die Vorschriften und Regelungen für die Beamten und sonstigen Bediensteten der Europäischen Gemeinschaften gelten für das Amt. Daher sind die jüngsten Änderungen zu berücksichtigen.
(3)
Die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates vom 25. Juni 2002 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (3) (nachstehend „Haushaltsordnung“) enthält besondere Bestimmungen für die Arbeitsweise des Amtes.
(4)
Im Verlagswesen haben sich einschneidende technische Veränderungen ergeben, die in Bezug auf die Arbeitsweise des Amtes zu berücksichtigen sind.
(5)
Im Interesse der Klarheit ist der Beschluss 2000/459/EG, EGKS, Euratom durch den vorliegenden Beschluss aufzuheben und zu ersetzen -
BESCHLIESSEN:
Artikel 1
Amt für Veröffentlichungen
(1) Das Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union (nachstehend „Amt“) ist ein interinstitutionelles Amt, das unter optimalen Bedingungen die Herausgabe von Veröffentlichungen der Organe der Europäischen Gemeinschaften und der Europäischen Union gewährleisten soll.
Hierzu ermöglicht das Amt den Organen, ihren Verpflichtungen zur Veröffentlichung von Verordnungstexten nachzukommen, und leistet im Rahmen seiner Zuständigkeiten einen Beitrag zur technischen Planung und zur Umsetzung der Informations- und Kommunikationspolitik.
(2) Das Amt wird von seinem Direktor entsprechend den strategischen Leitlinien verwaltet, die von einem Direktorium aufgestellt werden. Abgesehen von den spezifischen Bestimmungen des vorliegenden Beschlusses über die interinstitutionelle Ausrichtung wendet das Amt die Verwaltungs- und Finanzverfahren der Kommission an. Bei der Festlegung dieser Verfahren trägt die Kommission den Besonderheiten des Amtes Rechnung.
Artikel 2
Begriffsbestimmungen
In diesem Beschluss bezeichnet
1.
„Herausgabe“ jede erforderliche Maßnahme zur Planung, Überprüfung, Zuteilung international standardisierter Nummern und/oder Katalognummern, Herstellung, Katalogisierung, Indexierung, Verbreitung, Verkaufsförderung und zum Verkauf, Aufbewahrung und Archivierung von Veröffentlichungen in jedweder Form und Aufmachung im Wege herkömmlicher und künftiger Verfahren;
2.
„Veröffentlichungen“ alle Texte, die auf jedem beliebigen Informationsträger und in jedweder Aufmachung veröffentlicht werden und eine international standardisierte Nummer und/oder eine Katalognummer tragen;
3.
„obligatorische Veröffentlichungen“ die Veröffentlichungen, die Kraft der Verträge oder anderer Rechtsakte herausgegeben werden;
4.
„nichtobligatorische Veröffentlichungen“ alle Veröffentlichungen, die im Rahmen der Befugnisse jedes Organs herausgegeben werden;
5.
„Verwaltung von Urheberrechten“ die Bestätigung, dass die Autorendienste die Urheber- oder Wiederverwertungsrechte innehaben und das Amt diese Rechte für die Veröffentlichungen verwaltet, mit deren Herausgabe es betraut ist;
6.
„Nettoerlös aus dem Verkauf“ alle Rechnungsbeträge abzüglich der Verwaltungskosten, Einzugs- und Bankgebühren;
7.
„Organe“ die Organe, Institutionen und Einrichtungen, die Kraft der Verträge bzw. auf deren Grundlage geschaffen wurden.
Artikel 3
Zuständigkeiten des Amtes
(1) Die Zuständigkeiten des Amtes erstrecken sich auf folgende Bereiche:
a)
Herausgabe des Amtsblatts der Europäischen Union (nachstehend „Amtsblatt“) und Sicherung der Authentizität;
b)
Herausgabe sonstiger obligatorischer Veröffentlichungen;
c)
Herausgabe oder Koedition nichtobligatorischer Veröffentlichungen, mit der das Amt im Rahmen der Befugnisse der Organe insbesondere im Zusammenhang mit ihrer Kommunikationstätigkeit betraut wird;
d)
Herausgabe oder Koedition von Veröffentlichungen aus eigener Initiative, einschließlich Veröffentlichungen zur Förderung eigener Dienstleistungen; das Amt kann sich dabei Übersetzungen im Wege eines Dienstleistungsauftrags beschaffen;
e)
Ausbau, Wartung und Aktualisierung seiner elektronischen Publikationsdienste für die Öffentlichkeit;
f)
Bereitstellung sämtlicher Rechtsvorschriften und sonstiger offizieller Texte für die Öffentlichkeit;
g)
Aufbewahrung und Bereitstellung sämtlicher Veröffentlichungen der Organe in elektronischer Form für die Öffentlichkeit;
h)
Zuteilung international standardisierter Nummern und/oder Katalognummern für Veröffentlichungen der Organe;
i)
Verwaltung der Reproduktions- und Übersetzungsrechte für Veröffentlichungen der Organe;
j)
Verkaufsförderung und Verkauf von Veröffentlichungen und der Öffentlichkeit angebotenen Dienstleistungen.
(2) Das Amt bietet den Organen Beratung und Hilfestellung an in Bezug auf
a)
Programmierung und Planung ihrer Veröffentlichungsprogramme;
b)
Durchführung ihrer Editionsprojekte unabhängig vom Editionsverfahren;
c)
Layout und Design ihrer Editionsprojekte;
d)
Information über Entwicklungen des Publikationsmarkts in den Mitgliedstaaten und über publikumswirksame Themen und Titel;
e)
Festlegung der Auflagenhöhe und Erstellung von Vertriebsplänen;
f)
Festsetzung der Preise von Publikationen und deren Verkauf;
g)
Verkaufsförderung, Verbreitung und Auswertung ihrer kostenlosen oder kostenpflichtigen Veröffentlichungen;
h)
Analyse, Evaluierung und Aufbau von Webseiten und Internetdiensten für die Öffentlichkeit;
i)
Ausarbeitung von Rahmenverträgen im Zusammenhang mit Editionstätigkeiten;
j)
Technologiebeobachtung auf dem Gebiet der Editionssysteme.
Artikel 4
Verantwortlichkeiten der Organe
(1) Über die Veröffentlichung entscheidet ausschließlich das einzelne Organ.
(2) Die Organe nehmen für die Herausgabe ihrer obligatorischen Veröffentlichungen die Dienste des Amtes in Anspruch.
(3) Die Organe können nichtobligatorische Veröffentlichungen ohne Einschaltung des Amtes herausgeben. In diesem Fall beantragen die Organe bei dem Amt die international standardisierten Nummern und/oder die Katalognummern und überlassen dem Amt eine elektronische Fassung der Veröffentlichung ungeachtet ihres Formats sowie gegebenenfalls zwei Papierfassungen.
(4) Die Organe verpflichten sich, alle Urheber-, Übersetzungs- und Vertriebsrechte für die wesentlichen Bestandteile einer Veröffentlichung zu wahren.
(5) Die Organe verpflichten sich, für ihre Veröffentlichungen einen vom Amt genehmigten Vertriebsplan zu erstellen.
(6) Die Organe können die Modalitäten ihrer Zusammenarbeit mit dem Amt im Rahmen von Leistungsvereinbarungen definieren.
Artikel 5
Aufgaben des Amtes
(1) Die Erfüllung der Aufgaben des Amtes schließt insbesondere Folgendes ein:
a)
Zusammenstellung der zur Veröffentlichung bestimmten Dokumente;
b)
Vorbereitung, grafische Gestaltung, Korrektur, das Layout und die Überprüfung der Texte und sonstiger Elemente ungeachtet des Formats oder Informationsträgers entsprechend den Vorgaben der Organe und den in Zusammenarbeit mit den Organen festgelegten Normen für die typografische und sprachliche Gestaltung;
c)
Indexierung und Katalogisierung der Veröffentlichungen;
d)
dokumentarische Auswertung der im Amtsblatt veröffentlichten Texte und anderer, nicht im Amtsblatt veröffentlichten offiziellen Texte;
e)
Konsolidierung von Rechtstexten;
f)
Verwaltung, Weiterentwicklung, Aktualisierung und Verbreitung des mehrsprachigen Thesaurus Eurovoc;
g)
Vergabe von Unteraufträgen;
h)
Überwachung der Arbeiten;
i)
Qualitätskontrolle;
j)
Qualitäts- und Quantitätsabnahme;
k)
physischer und elektronischer Vertrieb des Amtsblatts und nicht im Amtsblatt veröffentlichter offizieller Texte sowie sonstiger nichtobligatorischer Publikationen;
l)
Aufbewahrung;
m)
physische und elektronische Archivierung;
n)
Neuauflage vergriffener Veröffentlichungen und Druck auf Nachfrage;
o)
Erstellung eines konsolidierten Katalogs der Veröffentlichungen der Organe;
p)
Verkauf einschließlich Ausstellung von Rechnungen, Annahme von Einzahlungen und Abführung der Einnahmen, Verwaltung der Außenstände;
q)
Verkaufsförderung;
r)
Erstellung, Kauf, Verwaltung, Aktualisierung, Begleitung und Kontrolle von Adressenlisten der Organe sowie Erstellung gezielter Adressenlisten.
(2) Im Rahmen der eigenen Zuständigkeiten sowie auf Grundlage der von den Organen übertragenen Anweisungsbefugnisse übernimmt das Amt Folgendes:
a)
Vergabe öffentlicher Verträge, einschließlich rechtlicher Verpflichtungen;
b)
finanzielle Überwachung der Unteraufträge;
c)
Feststellung der Ausgaben, insbesondere durch Qualitäts- und Quantitätsabnahme und Anbringung des Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“);
d)
Anordnung der Ausgaben;
e)
Abwicklung der Einnahmenvorgänge.
Artikel 6
Direktorium
(1) Es wird ein Direktorium gebildet, in dem alle unterzeichnenden Organe vertreten sind. Das Direktorium setzt sich zusammen aus dem Kanzler des Gerichtshofs, dem stellvertretenden Generalsekretär des Rates sowie den Generalsekretären der anderen Organe oder deren Vertreter. Die Europäische Zentralbank nimmt an den Arbeiten des Direktoriums als Beobachter teil.
(2) Das Direktorium ernennt aus den Reihen seiner Mitglieder einen Präsidenten für eine Amtszeit von zwei Jahren.
(3) Das Direktorium tritt auf Initiative seines Präsidenten oder auf Antrag eines Organs mindestens viermal pro Jahr zusammen.
(4) Das Direktorium gibt sich eine Geschäftsordnung, die im Amtsblatt veröffentlicht wird.
(5) Das Direktorium fasst seine Beschlüsse, falls nicht anders bestimmt, mit einfacher Mehrheit.
(6) Jedes Organ, das diesen Beschluss unterzeichnet hat, verfügt im Direktorium über eine Stimme.
Artikel 7
Aufgaben und Zuständigkeiten des Direktoriums
(1) Abweichend von Artikel 6 fasst das Direktorium einstimmig im gemeinsamen Interesse der Organe und im Rahmen der Zuständigkeiten des Amtes folgende Beschlüsse:
a)
Auf Vorschlag des Direktors legt es die strategischen Ziele und die Regeln für die Arbeitsweise des Amtes fest;
b)
es stellt die Leitlinien für die allgemeine Politik des Amtes auf, insbesondere in den Bereichen Verkauf, Vertrieb und Herausgabe, und achtet darauf, dass das Amt im Rahmen seiner Zuständigkeiten zur Konzeption und Umsetzung der Informations- und Kommunikationspolitik beiträgt;
c)
es erstellt auf Grundlage eines vom Direktor des Amtes ausgearbeiteten Entwurfs einen jährlichen Geschäftsbericht über die Umsetzung der Strategie und die vom Amt erbrachten Leistungen, der an die Organe gerichtet ist. Vor dem 1. Mai eines jeden Jahres übermittelt es den Organen den Bericht über das vorhergehende Haushaltsjahr;
d)
es genehmigt den Haushaltsvoranschlag der Einnahmen und Ausgaben des Amtes im Rahmen des Haushaltsverfahrens für den Haushalt des Amtes;
e)
es genehmigt die Kriterien, nach denen die analytische Buchhaltung des Amtes geführt wird und die der Direktor des Amtes festlegt;
f)
es unterbreitet den Organen Vorschläge zur Erleichterung der Tätigkeit des Amtes.
(2) Das Direktorium berücksichtigt die Leitlinien, die von den zu diesem Zweck geschaffenen interinstitutionellen Gremien im Bereich Kommunikation und Information aufgestellt werden. Der Präsident des Direktoriums führt jährlich Gespräche mit diesen Gremien.
(3) Der Präsident des Direktoriums fungiert in seiner Eigenschaft als Vertreter der interinstitutionellen Zusammenarbeit als Gesprächspartner der Entlastungsbehörde für strategische Entscheidungen in den Zuständigkeitsbereichen des Amtes.
(4) Der Präsident des Direktoriums und der Direktor des Amtes legen einvernehmlich die Regeln zur gegenseitigen Information und Kommunikation fest und formalisieren so ihre Beziehungen. Diese Regeln werden den Mitgliedern des Direktoriums zur Information mitgeteilt.
Artikel 8
Direktor des Amtes
Der Direktor des Amtes ist unter Aufsicht des Direktoriums und im Rahmen von dessen Zuständigkeiten für das ordnungsgemäße Funktionieren des Amtes verantwortlich. Bei Anwendung der Verwaltungs- und Finanzverfahren handelt er unter Aufsicht der Kommission.
Artikel 9
Aufgaben und Zuständigkeiten des Direktors des Amtes
(1) Der Direktor des Amtes führt die Sekretariatsgeschäfte des Direktoriums, er gibt diesem Rechenschaft über die Erfüllung seiner Aufgaben und legt hierzu einen vierteljährlichen Bericht vor.
(2) Der Direktor des Amtes unterbreitet dem Direktorium Vorschläge für das ordnungsgemäße Funktionieren des Amtes.
(3) Nach Stellungnahme des Direktoriums legt der Direktor des Amtes die Art und Kosten der Leistungen fest, die das Amt für die Organe gegen Entgelt erbringen kann.
(4) Nach Zustimmung des Direktoriums legt der Direktor des Amtes die Kriterien fest, nach denen die analytische Buchhaltung des Amtes geführt wird. Er legt die Einzelheiten der Zusammenarbeit in der Rechnungsführung zwischen dem Amt und den Organen im Einvernehmen mit dem Rechnungsführer der Kommission fest.
(5) Der Direktor des Amtes erstellt im Rahmen des Haushaltsverfahrens für den Haushalt des Amtes einen Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben des Amtes. Nach Zustimmung des Direktoriums werden diese Vorschläge der Kommission übermittelt.
(6) Der Direktor des Amtes entscheidet, ob und nach welchen Modalitäten Veröffentlichungen von Dritten übernommen werden können.
(7) Der Direktor des Amtes nimmt im Rahmen der Zuständigkeiten des Amtes an interinstitutionellen Tätigkeiten im Bereich Information und Kommunikation teil.
(8) In Bezug auf die Herausgabe von Rechtsakten und amtlichen Dokumenten in Zusammenhang mit dem Rechtsetzungsverfahren einschließlich des Amtsblatts übt der Direktor folgende Befugnisse aus:
a)
Er wirkt bei den zuständigen Stellen der einzelnen Organe auf den Erlass grundsätzliche Entscheidungen hin, die gemeinsam anzuwenden sind;
b)
er unterbreitet Verbesserungsvorschläge für die Gliederung und Aufmachung des Amtsblatts und amtlicher Rechtstexte;
c)
er macht den Organen Vorschläge, wie die Gestaltung der zur Veröffentlichung bestimmten Texte harmonisiert werden könnte;
d)
er prüft die bei laufenden Tätigkeiten auftretenden Schwierigkeiten und erstellt innerhalb des Amtes die notwendigen Anweisungen zur Beseitigung dieser Schwierigkeiten und richtet an die Organe entsprechende Empfehlungen.
(9) Der Direktor des Amtes erstellt gemäß der Haushaltsordnung einen jährlichen Tätigkeitsbericht, der sich auf die Verwaltung der von der Kommission und anderen Organen kraft der Haushaltsordnung übertragenen Mittel erstreckt. Dieser Bericht richtet sich an die Kommission und die beteiligten Organe und wird dem Direktorium zur Information zugeleitet.
(10) Im Rahmen der Mittelübertragung der Kommission und der Ausführung des Haushalts werden die Modalitäten der Information und Konsultation zwischen dem für die Beziehungen zum Amt zuständigen Kommissionsmitglied und dem Direktor des Amtes im gegenseitigen Einvernehmen festgelegt.
(11) Der Direktor des Amtes ist verantwortlich für die Umsetzung der vom Direktorium aufgestellten strategischen Ziele und die ordnungsgemäße Führung des Amtes, dessen Tätigkeiten sowie die Verwaltung seines Haushalts.
(12) Ist der Direktor des Amtes abwesend oder verhindert, gelangen die auf Dienstgrad und Dienstalter basierenden Vertretungsregeln zur Anwendung, es sei denn, das Direktorium beschließt auf Vorschlag seines Präsidenten oder des Direktors des Amtes eine andere Rangfolge.
(13) Der Direktor des Amtes informiert die Organe anhand eines vierteljährlichen Berichts über die Planung und Verwendung der Mittel sowie über den Stand der Arbeiten.
Artikel 10
Personal
(1) Ernennungen in Funktionen der Grundamtsbezeichnungen Generaldirektor und Direktor werden von der Kommission nach einstimmiger Zustimmung des Direktoriums vorgenommen. Die Regeln der Kommission für die Mobilität und Beurteilung höherer Führungskräfte sind auf den Generaldirektor und die Direktoren (Besoldungsgruppen AD 16/AD 15/AD 14) anwendbar. Sobald sich die normalerweise in den einschlägigen Vorschriften vorgesehene Verweildauer eines Beamten auf einem solchen Dienstposten dem Ende nähert, informiert die Kommission das Direktorium, dass eine einstimmige Stellungnahme dazu abgeben kann.
(2) Das Direktorium wird eng an den Verfahren beteiligt, die der Ernennung von Beamten und Bediensteten des Amtes für die Grundamtsbezeichnungen Generaldirektor (Besoldungsgruppen AD 16/AD 15) und Direktor (Besoldungsgruppen AD 15/AD 14) gegebenenfalls vorausgehen; dies gilt insbesondere für Stellenausschreibungen, die Prüfung von Bewerbungen und die Ernennung von Prüfungsausschüssen für diese Grundamtsbezeichnungen.
(3) Die Befugnisse der Anstellungsbehörde (AIPN) und der zur Unterzeichnung von Arbeitsverträgen ermächtigten Behörde (AHCC) werden in Bezug auf die Beamten und Bediensteten des Amtes von der Kommission ausgeübt. Die Kommission kann bestimmte Befugnisse innerhalb der Kommission und an den Direktor des Amtes übertragen. Eine solche Übertragung erfolgt unter den gleichen Bedingungen wie für die Generaldirektoren der Kommission.
(4) Vorbehaltlich des Absatzes 2 gelten die von der Kommission zur Umsetzung des Statuts und der Regelungen für die sonstigen Bediensteten erlassenen Bestimmungen und Verfahren für die Beamten und Bediensteten des Amtes zu den gleichen Bedingungen wie für die Beamten und Bediensteten der Kommission, die in Luxemburg dienstlich verwendet werden.
(5) Ausschreibungen für zu veröffentlichende freie Stellen des Amtes werden den Beamten aller Organe bekannt gegeben, sobald die Anstellungsbehörde oder die zur Unterzeichnung von Einstellungsverträgen ermächtigte Behörde beschlossen hat, die jeweilige Planstelle zu besetzen.
(6) Der Direktor des Amtes informiert das Direktorium vierteljährlich über die Verwaltung des Personals.
Artikel 11
Finanzielle Fragen
(1) Die dem Amt zur Verfügung gestellten Mittel werden in eine besondere Haushaltslinie des Einzelplans „Kommission“ des Haushaltsplans eingestellt und in einem Anhang zu diesem Einzelplan aufgeschlüsselt. Dieser Anhang enthält die Ausgaben- und Einnahmenansätze, die in gleicher Weise wie die Einzelpläne des Haushaltsplans unterteilt werden.
(2) Der Stellenplan des Amtes wird in einem Anhang zum Stellenplan der Kommission aufgeführt.
(3) Jedes Organ bleibt für die Mittel des Kapitels „Veröffentlichungen“ in seinem Einzelplan anweisungsbefugt.
(4) Die Organe können dem Direktor des Amtes die Anweisungsbefugnis für die Mittel übertragen, die in ihrem Einzelplan ausgewiesen sind; sie legen die Grenzen und Modalitäten dieser Übertragung entsprechend der Haushaltsordnung fest. Der Direktor des Amtes informiert das Direktorium vierteljährlich über diese Übertragungen.
(5) Die Haushalts- und Finanzführung des Amtes erfolgt unter Einhaltung der Haushaltsordnung und deren Durchführungsbestimmungen sowie des geltenden Finanzrahmens der Kommission; dies gilt auch für die von anderen Organen als der Kommission übertragenen Mittel.
(6) Die Rechnungsführung des Amtes basiert auf den einschlägigen Vorschriften und Methoden, die vom Rechnungsführer der Kommission aufgestellt werden. Das Amt unterhält jeweils eine gesonderte Buchführung für den Verkauf des Amtsblatts und der Veröffentlichungen. Der Nettoerlös aus dem Verkauf wird an die Organe abgeführt.
Artikel 12
Kontrolle
(1) Die Funktion des internen Prüfers wird gemäß der Haushaltsordnung vom Internen Prüfer der Kommission wahrgenommen. Analog zu den Generaldirektionen und Dienststellen der Kommission richtet das Amt einen internen Auditdienst ein. Die Organe können vom Direktor des Amtes verlangen, dass in das Arbeitsprogramm des internen Auditdienstes des Amtes spezifische Audits einbezogen werden.
(2) Im Zusammenhang mit dem Auftrag des Europäischen Amtes für Betrugsbekämpfung (OLAF) beantwortet das Amt alle in seinen Zuständigkeitsbereich fallenden Fragen. Zum Schutze der finanziellen Interessen der Europäischen Union verständigen sich der Präsident des Direktoriums und der Direktor des OLAF über die Modalitäten der gegenseitigen Information.
Artikel 13
Beschwerden und Anträge
(1) Im Rahmen seiner Zuständigkeiten ist das Amt verantwortlich für die Beantwortung von Anfragen des Europäischen Bürgerbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.
(2) Jede Klage im Zuständigkeitsbereich des Amtes ist gegen die Kommission zu richten.
Artikel 14
Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten
(1) Der Direktor des Amtes trifft die Entscheidungen gemäß Artikel 7 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (4). Im Falle der Ablehnung entscheidet der Generalsekretär der Kommission über die Zweitanträge.
(2) Das Amt verfügt über ein Dokumentenregister gemäß Artikel 11 der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001.
Artikel 15
Aufhebung
Der Beschluss 2000/459/EG, EGKS, Euratom wird aufgehoben.
Die Verweisungen auf den aufgehobenen Beschluss gelten als Verweisungen auf den vorliegenden Beschluss.
Artikel 16
Inkrafttreten
Dieser Beschluss tritt am Tag nach seiner Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union in Kraft.
Geschehen zu Brüssel und Luxemburg am 26. Juni 2009.