РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1417/2013 НА СЪВЕТА
от 17 декември 2013 година
за определяне на формата на разрешенията за преминаване, издавани от Европейския съюз
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз, Договора за функционирането на Европейския съюз и Договора за създаване на Европейската общност за атомна енергия, и по-специално член 6, първа алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
Член 6, първа алинея от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз („Протоколът“) предвижда, че Съветът определя формата на разрешението за преминаване (laissez-passer), което се признава за документ, валиден за пътуване от органите на държавите-членки.
(2)
За целите на настоящия регламент се припомня, че член 6, първа алинея от Протокола се прилага за членовете на институциите на Съюза и за служителите на Съюза, които подлежат на Правилника за длъжностните лица или на Условията за работа на другите служители на Съюза (1).
(3)
В член 23 от Правилника за длъжностните лица и в членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Съюза се определят условията, при които разрешенията за преминаване се издават на служителите на Съюза.
(4)
В интерес на Съюза и за да се спази задължението за полагане на необходимото старание, ползването на разрешения за преминаване може да се разшири в изключителни и надлежно обосновани случаи, така че да включва специални заявители.
(5)
При всички случаи разрешението за преминаване не дава привилегии и имунитети на неговия притежател.
(6)
Разрешението за преминаване трябва да се признава за валиден документ за пътуване от органите на държавите-членки. Комисията следва да използва възможността, предвидена в член 6, първа алинея от Протокола, за да сключи необходимите споразумения с трети държави с оглед признаването на разрешенията за преминаване за валидни документи за пътуване при пресичането на граници и в рамките на територията на третите държави.
(7)
Промените на равнището на Съюза, и по-конкретно създаването на Европейската служба за външна дейност, допълнително засилиха необходимостта от съгласуван подход на международно равнище и на равнището на Съюза.
(8)
Формата на разрешението за преминаване следва да се усъвършенства с цел подобряване на стандартите за сигурност и принос към осигуряването на подходящо ниво на защита срещу подправяне и фалшифициране. Общите стандарти за сигурност и оперативно съвместимите биометрични идентификатори следва да се интегрират в разрешенията за преминаване, за да се осигури надеждна връзка между законния притежател на разрешението за преминаване и самия документ, като важен принос за осигуряването на защита срещу използването му с цел измама.
(9)
По-конкретно, формата на разрешението за преминаване следва да съответства на стандартите за сигурност и техническите спецификации, приложими към националните документи за пътуване, които държавите-членки издават в съответствие с Регламент (ЕО) № 2252/2004 на Съвета (2). По този начин се осигурява спазването на спецификациите на Международната организация за гражданско въздухоплаване (ИКАО), по-конкретно на посочените в документ 9303 на ИКАО относно машинночетимите документи за пътуване, тъй като те ще допринесат за защитата на разрешението за преминаване срещу използване с цел измама и ще го превърнат в международно признат валиден документ за пътуване. ЕС следва също така да участва в регистъра на публичните ключове на ИКАО, като следва приложимите стандарти и препоръчителни практики на ИКАО, така че да се улесни валидирането в световен план на разрешенията за преминаване.
(10)
За да се гарантира, че уеднаквените условия за бъдещите стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издадени от държавите-членки, се прилагат, когато това е уместно, и по отношение на разрешенията за преминаване на Съюза, на Комисията следва да бъдат предоставени изпълнителни правомощия. Освен това на Комисията следва да се предоставят изпълнителни правомощия за установяването на правила за институциите, агенциите и другите органи на Съюза, както и на Европейската служба за външна дейност (по-нататък „институциите“) в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване. Тези правомощия следва да се упражняват в съответствие с Регламент (ЕС) № 182/2011 на Европейския парламент и на Съвета (3).
(11)
Процедурата по консултиране следва да се използва за приемането на актове за изпълнение, осигуряващи, когато това е уместно, съответствие с бъдещите минимални стандарти за сигурност и технически спецификации за паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, които могат да останат секретни, за да се предотврати рискът от подправяне и фалшифициране. Процедурата по консултиране следва да се използва и за приемането на актове за изпълнение относно третирането на случаите на загуба, кражба, издаване на дубликат или връщане на разрешение за преминаване от страна на институциите. Съгласно процедурата по консултиране Комисията следва да бъде подпомагана от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95 на Съвета (4).
(12)
Следва да се направи необходимото в електронния носител на разрешение за преминаване да не се съхранява информация, различна от предвидената в настоящия регламент и приложенията към него.
(13)
Всяка институция, която отговаря за обработването на лични данни на своя персонал или на други служители, поотделно или заедно въз основата на споразумения за нивото на обслужване, както и Комисията в качеството си на централно звено за целите на обработването, следва да осигурят съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001на Европейския парламент и на Съвета (5).
(14)
За да се гарантира, че личните данни не се предоставят на по-голям брой лица, отколкото е необходимо, важно е Комисията да координира прилагането на настоящия регламент и да определи едно-единствено образувание, което да отговаря за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване. Комисията следва да обърне особено внимание на осигуряването на сигурен достъп до личните данни, съдържащи се в разрешенията за преминаване, за целите на отпечатването и персонализирането от страна на оправомощеното образувание, като се гарантира адекватно ниво на защита на данните.
(15)
Личните данни следва да се съхраняват в регистър или от образуванието само за времето, което е необходимо за постигане на целите, за които са събрани, и за да се гарантира, че субектите на данните имат достъп до своите лични данни, за да упражнят своите права. Личните данни следва да се заличават автоматично в рамките на определен период след приключването на процедурата. Този период следва да е обоснован и мотивиран.
(16)
За да се предотврати фалшифицирането и използването с цел измама на разрешенията за преминаване, образуванието, което Комисията е определила за отпечатването и персонализирането на разрешенията за преминаване, следва да се подбере в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (6), при надлежно отчитане на чувствителният характер на документите, които трябва да се отпечатат.
(17)
В съответствие с принципа на пропорционалност настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигане на целите, поставени в съответствие с член 5, параграф 4, втора алинея от Договора за Европейския съюз.
(18)
Настоящият регламент следва да замени Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 на Съвета (7). Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 следва да се отмени считано от 25 ноември 2015 г. след преходен период.
(19)
Необходимо е да се предвиди преходен период след влизането в сила на настоящия регламент до 24 ноември 2015 г., през който все още да е възможно издаването и използването на разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69. Този преходен период обаче следва да се прилага така, че от момента, в който започне издаването на разрешения за преминаване съгласно настоящия регламент, да не се издават повече разрешения за преминаване съгласно Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, като разрешенията за преминаване, които все още са в обращение, да се заменят системно до 24 ноември 2015 г. Този подход ще ограничи в максимално възможна степен периода, през който двете форми на разрешения за преминаване се използват едновременно,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Обхват
1. Разрешението за преминаване са предоставя единствено в интерес на Съюза на членове на институциите на Съюза, посочени в параграф 2, и на неговите служители. То се издава на служители в съответствие с условията, посочени в член 23 от Правилника за длъжностните лица, както и с членове 11 и 81 от Условията за работа на другите служители на Европейския съюз. Разрешението за преминаване може да се издаде единствено в интерес на Съюза, в изключителни и надлежно обосновани случаи, на специални заявители, съгласно приложение II.
2. Настоящият регламент се прилага за институциите, агенциите и другите органи на Европейския съюз, както и за Европейската служба за външна дейност (наричани по-нататък „институциите“).
Член 2
Процедура
1. За целите на настоящия регламент всяка институция може да сключва споразумения с други институции с оглед създаване на взаимодействия и намаляване на разходите. Тези институции са отговорни за обработването на лични данни на персонала или специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. Тези данни включват биографичните и биометричните данни, които се използват за недвусмислено идентифициране на заявителя за разрешение за преминаване, както и изображението на лицето и двата пръстови отпечатъка като биометрични идентификатори.
2. За целите на настоящия регламент Комисията действа като централно звено за целите на предаването на личните данни, обработени от институциите, на образуванието, посочено в параграф 3.
3. Комисията определя образувание, което да отговаря за проектирането, отпечатването и персонализирането на разрешението за преминаване, с оглед на чувствителния характер на документите, които трябва да бъдат отпечатани. Тя извършва това в съответствие с разпоредбите, приложими към възлагането на договори, по-конкретно предвидените в Регламент (ЕО, Евратом) № 966/2012. Прехвърлянето на лични данни в хода на процедурата следва да се прави в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001.
4. Всяко разрешение за преминаване е собственост на Съюза.
Член 3
Езиков режим
Разрешението за преминаване се издава на всички официални езици на институциите на Съюза, посочени в приложение I. Представянето на биографични данни се извършва в съответствие с препоръките на ИКАО.
Член 4
Валидност
1. Без да се засяга член 5, параграф 2, разрешението за преминаване се издава за максимален срок от шест години и за не по-малко от дванадесет месеца, като се прилагат условията за връщане, посочени в актовете за изпълнение, приети в съответствие с член 6, параграф 4. Срокът на валидност се адаптира към продължителността на мандата на члена на дадена институция, продължителността на престоя или на командировката на длъжностното лице или продължителността на договора на срочно наетия или договорно наетия служител.
2. Всички разрешения за преминаване, които са изтекли или нямат празна страница за поставянето на виза, трябва да бъдат върнати на издаващия орган с цел официалното им анулиране или подновяване. Разрешението за преминаване се връща и когато неговият притежател напусне длъжността или службата. Настоящият параграф се прилагат и по отношение на специалните заявители, посочени в член 1, параграф 1. В случай когато първоначалният притежател върне своето разрешение за преминаване, зависим член на семейството също връща своето разрешение за преминаване.
Член 5
Лични данни - Права на лицата
1. Лицата, на които е издадено разрешение за преминаване, имат право да проверят вписаните в него лични данни съгласно разпоредбите на Регламент (ЕО) № 45/2001 и, когато това е уместно, да поискат тяхното коригиране или заличаване.
2. Лицата с физическа невъзможност за снемане на пръстови отпечатъци са освободени от задължението да ги предоставят. Когато снемането на отпечатъци от определените за това пръсти е временно невъзможно, се разрешава снемане на отпечатъци от други пръсти. Когато временно е невъзможно да бъдат снети отпечатъци от който и да било от другите пръсти, може да се издаде временно разрешение за преминаване, чийто срок на валидност е 12 месеца или по-малко.
3. Разрешението за преминаване не включва никаква информация във форма за машинно четене освен предвидената в настоящия регламент.
4. За целите на настоящия регламент биометричните идентификатори в разрешенията за преминаване се използват само за потвърждаване на:
-
автентичността на документа;
-
самоличността на притежателя с помощта на налични в момента, сравними отличителни знаци.
5. Личните данни се защитават, по-конкретно по отношение на неразрешен достъп, и тяхната цялост, автентичност и поверителност се гарантират.
6. Комисията предоставя на трети държави достъп до пръстови отпечатъци върху носителя на информация в разрешението за преминаване само при спазване на условията по член 9 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 6
Технически спецификации и стандарти за сигурност
1. За да се гарантира еквивалентно равнище на сигурност, разрешението за преминаване спазва основните стандарти за сигурност, предвидени в Регламент (ЕО) № 2252/2004 и в Решение C(2005) 409 на Комисията от 28 февруари 2005 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2006) 2909 на Комисията от 28 юни 2006 г. относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2008) 8657 на Комисията от 22 декември 2008 г. за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, и за актуализиране на референтните нормативни документи, Решение C(2009) 7476 на Комисията от 5 октомври 2009 г. за изменение на Решение (C( 2008) 8657 окончателен) за установяване на политика за сертифициране, както се изисква в техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки, Решение C(2011) 5499 на Комисията от 4 август 2011 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки и Решение за изпълнение C(2013) 6181 на Комисията от 30 септември 2013 г. за изменение на Решение C(2006) 2909 окончателен на Комисията относно техническите спецификации, свързани със стандартите за отличителните знаци за сигурност и биометричните данни в паспортите и документите за пътуване, издавани от държавите-членки.
2. За да се осигури, когато е уместно, съответствие на разрешението за преминаване с бъдещите минимални стандарти за сигурност, приети съгласно Регламент (ЕО) № 2252/2004, Комисията решава да установи, посредством актове за изпълнение, допълнителни технически спецификации в съответствие с международните стандарти, включително по-конкретно стандартите и препоръчителните практики на ИКАО за разрешенията за преминаване, по отношение на следното:
a)
допълнителни елементи за сигурност и изисквания, включващи завишени стандарти срещу подправяне и фалшифициране;
б)
технически спецификации, свързани с носителя на информация за биометричните идентификатори и тяхната сигурност, включително предотвратяване на неразрешен достъп и улесняване на валидирането;
в)
изисквания за качество и общи технически стандарти за портретната снимка и пръстовите отпечатъци.
Тези актове за изпълнение се приемат в съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
3. В съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2, може да бъде решено спецификациите, посочени в параграф 2 от настоящия член, да бъдат секретни и да не се публикуват. В този случай те се предоставят само на образуванието, определено от Комисията, в съответствие с член 2, параграф 3, и при условие че образуванието гарантира адекватно равнище на защита.
4. Комисията установява чрез актове за изпълнение правила за институциите в случай на загуба, кражба, издаване на дубликат и връщане на разрешение за преминаване. Тези актове за изпълнение се прилагат за всички разрешения за преминаване. Те се приемат в съответствие процедурата по консултиране, посочена в член 7, параграф 2.
Член 7
Процедура на комитет
1. Комисията се подпомага от комитета, установен съгласно член 6 от Регламент (ЕО) № 1683/95. Този комитет е комитет по смисъла на Регламент (ЕС) № 182/2011.
2. Когато се прави позоваване на настоящия параграф се прилага член 4 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
Член 8
Отмяна и преходни разпоредби
1. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 се отменя, считано от 25 ноември 2015 г. През периода от 1 януари 2014 г. до 24 ноември 2015 г. Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69 продължава да се прилага.
2. Всички разрешения за преминаване, издадени съгласни Регламент (ЕОВС, ЕИО, Евратом) № 1826/69, престават да са валидни, считано от 25 ноември 2015 г.
Член 9
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на четвъртия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 17 декември 2013 година.
RÅDETS FORORDNING (EU) Nr. 1417/2013
af 17. december 2013
om fastsættelse af formen på de passérsedler, som udstedes af Den Europæiske Union
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til protokol (nr. 7) vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union, traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde og traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab, særlig artikel 6, stk. 1, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I artikel 6, stk. 1, i protokol (nr. 7) vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter (»protokollen«) fastsættes det, at Rådet bestemmer formen af de passérsedler, som medlemsstaternes myndigheder skal anerkende som gyldig rejselegitimation.
(2)
Der mindes om, at artikel 6, stk. 1, i protokollen finder anvendelse på Unionens institutioners medlemmer og ansatte, som er omfattet enten af vedtægten for tjenestemænd eller af ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union (1).
(3)
I artikel 23 i vedtægten for tjenestemænd og i artikel 11 og 81 i ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union fastsættes de betingelser, på hvilke der udstedes passérsedler til ansatte i Unionen.
(4)
I Unionens interesse og med henblik på at opfylde pligten til at udvise rettidig omhu kan de til passérsedlen knyttede rettigheder undtagelsesvis og i behørigt begrundede tilfælde udvides til at omfatte særlige ansøgere.
(5)
Under alle omstændigheder indrømmer en passérseddel ikke indehaveren privilegier eller immuniteter.
(6)
Passérsedlen skal anerkendes som gyldig rejselegitimation af medlemsstaternes myndigheder. Kommissionen bør udnytte den i artikel 6, stk. 2, i protokollen fastsatte mulighed for at indgå de nødvendige aftaler med tredjelande om anerkendelse af disse passérsedler som gyldig rejselegitimation ved passage af grænser og på tredjelandes område.
(7)
Udviklingen på EU-plan, navnlig oprettelsen af Tjenesten for EU's Optræden Udadtil, har yderligere øget behovet for en sammenhængende strategi på internationalt plan og EU-plan.
(8)
Passérsedlens form bør opgraderes for at opnå bedre sikkerhedsstandarder og bidrage til at sikre en passende grad af beskyttelse mod forfalskning og efterligning. Passérsedlen bør indeholde fælles sikkerhedsstandarder og interoperable biometriske data, der gør det muligt at foretage en pålidelig identifikation af dokumentets retmæssige indehaver, og som bidrager væsentligt til beskyttelse mod dens misbrug.
(9)
Navnlig bør passérsedlens form overholde de sikkerhedsstandarder og tekniske specifikationer, som skal finde anvendelse på de nationale rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, jf. Rådets forordning (EF) nr. 2252/2004 (2). Dette vil muliggøre overholdelse af specifikationerne fra Organisationen for International Civil Luftfart (»ICAO«), navnlig specifikationerne i ICAO-dokument 9303 om maskinlæsbare rejsedokumenter, eftersom disse vil bidrage til at beskytte passérsedlen mod misbrug og til at opnå international anerkendelse af denne som gyldig rejselegitimation. Ligeledes bør Unionen deltage i ICAO's offentlige nøgleregister og iagttage de gældende ICAO-standarder og anbefalet praksis med henblik på at lette godkendelsen på verdensplan af passérsedler.
(10)
For at sikre ensartede betingelser for fremtidige sikkerhedsstandarder og tekniske specifikationer for pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, ligeledes finder anvendelse på Unionens passérsedler, hvor dette er relevant, bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser. Endvidere bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser til at fastlægge regler for Unionens institutioner, agenturer eller øvrige organer samt for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »institutionerne«) om sager om bortkomst, tyveri, udstedelse af kopier og tilbagelevering af passérsedler. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 (3).
(11)
Rådgivningsproceduren bør anvendes til vedtagelse af gennemførelsesretsakter med henblik på, såfremt relevant, at sikre overholdelse af fremtidige minimumssikkerhedsstandarder og tekniske specifikationer for pas og rejsedokumenter, som udstedes af medlemsstaterne i medfør af forordning (EF) nr. 2252/2004, og som kan hemmeligholdes for at modvirke efterligning og forfalskning. Rådgivningsproceduren bør også anvendes til vedtagelse af gennemførelsesretsakter om behandling af sager om bortkomst, tyveri, udstedelse af kopier og tilbagelevering af passérsedler ved institutionerne. I forbindelse med rådgivnings proceduren bør Kommissionen bistås af det udvalg, der er nedsat ved artikel 6 i Rådets forordning (EF) nr. 1683/95 (4).
(12)
Det bør påses, at der ikke lagres yderligere oplysninger i passérsedlens elektroniske komponent ud over dem, som er fastlagt i henhold til denne forordning og bilagene hertil.
(13)
Hver institution, der enkeltvis eller i fællesskab på grundlag af aftaler på tjenestegrensniveau har ansvar for behandlingen af sine egne eller andre ansattes personoplysninger, og Kommissionen som det i behandlingssammenhæng centrale punkt bør sikre overholdelsen af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (5).
(14)
For at sikre, at personoplysninger ikke bliver tilgængelige for flere personer end nødvendigt, er det afgørende, at Kommissionen samordner gennemførelsen af denne forordning og udpeger en enkelt enhed med ansvar for fremstilling og personalisering af passérsedlen. Kommissionen bør være særlig opmærksom på at sikre sikker adgang for den hertil bemyndigede enkelte enhed til de i passérsedlen lagrede personlige oplysninger med henblik på fremstilling og personalisering og derved sikre et passende niveau for databeskyttelse.
(15)
Personlige oplysninger bør kun registreres eller opbevares af enheden, så længe det er nødvendigt for at opfylde de formål, med henblik på hvilke de er indsamlet, og for at sikre, at de registrerede kan få adgang til deres personoplysninger, således at de kan udøve deres rettigheder. Personoplysninger bør automatisk slettes efter forløbet af en periode efter behandlingens afslutning. Denne periode bør begrundes.
(16)
Af hensyn til forebyggelse af forfalskning og misbrug af passersedlerne bør den enkelte enhed, som af Kommissionen er udpeget til at fremstille og personalisere passérsedlen, udvælges i overensstemmelse med de gældende regler for indgåelse af kontrakter, navnlig Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (6) og under behørig hensyntagen til de pågældende dokumenters følsomme karakter.
(17)
I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet går denne forordning ikke videre, end hvad der er nødvendigt for at nå de forfulgte mål, jf. artikel 5, stk. 4, andet afsnit, i traktaten om Den Europæiske Union.
(18)
Nærværende forordning bør træde i stedet for Rådets forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69 (7). Forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69 bør derfor efter en overgangsperiode ophæves med virkning fra den 25. november 2015.
(19)
Det er nødvendigt at fastsætte en overgangsperiode fra ikrafttrædelsen af denne forordning og indtil den 24. november 2015, hvor det stadig vil være muligt at udstede og anvende passérsedler i medfør af forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69. Denne overgangsordning bør imidlertid anvendes således, at der fra det tidspunkt, hvor udstedelsen af passérsedler i henhold til denne forordning påbegyndes, ikke længere udstedes passérsedler i henhold til forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69, og at passérsedler, der stadig er i omløb, systematisk erstattes indtil den 24. november 2015. Denne fremgangsmåde vil i videst muligt omfang begrænse den periode, hvor to former for passérsedler er i omløb samtidig -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
Anvendelsesområde
1. Passérsedlen indrømmes alene i Unionens interesse de i stk. 2 omhandlede medlemmer af Unionens institutioner og dens ansatte. Den udstedes til ansatte i overensstemmelse med betingelserne i artikel 23 i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og artikel 11 og artikel 81 i ansættelsesvilkårene for øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Passérsedlen kan alene i Unionens interesse undtagelsesvis og i behørigt begrundede tilfælde udstedes til særlige ansøgere, jf. bilag II.
2. Denne forordning finder anvendelse på Den Europæiske Unions institutioner, agenturer og øvrige organer samt på Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »institutionerne«).
Artikel 2
Procedure
1. Med henblik på anvendelsen af denne forordning kan hver institution indgå aftaler med andre institutioner med henblik på at skabe synergier og lette omkostningerne. Disse institutioner har ansvaret for behandlingen af ansattes eller de i artikel 1, stk. 1, i denne forordning omhandlede særlige ansøgeres personoplysninger. Sådanne oplysninger skal omfatte personoplysninger og biometriske data, der anvendes til entydigt at identificere den, der anmoder om passérsedlen, herunder ansigtsbillede og to fingeraftryk som biometriske data.
2. Med henblik på anvendelsen af denne forordning handler Kommissionen som centralt punkt med henblik på videresendelsen af de personoplysninger, som er behandlet af institutionerne, til den i stk. 3 omhandlede enhed.
3. Kommissionen udpeger en enhed med ansvar for udformning, fremstilling og personalisering af passérsedlen under hensyntagen til de pågældende dokumenters følsomme karakter. Kommissionen foretager udpegelsen i overensstemmelse med de gældende regler for indgåelse af kontrakter, navnlig i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 En eventuel overførsel af personoplysninger under proceduren bør ske i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001
4. Hver passérseddel forbliver Unionens ejendom.
Artikel 3
Sprogordning
Passérsedlen udstedes på alle EU-institutionernes officielle sprog som anført i bilag I. Fremstillingen af personoplysningerne skal tage hensyn til ICAO's anbefalinger.
Artikel 4
Gyldighed
1. En passérseddel udstedes for højst seks år og mindst tolv måneder med forbehold af betingelserne for tilbagelevering, der fastsættes i gennemførelsesretsakterne vedtaget i overensstemmelse med artikel 6, stk. 4, jf. dog artikel 5, stk. 2. Gyldighedsperioden tilpasses varigheden af mandatet for medlemmer af en institution, opholdets eller udstationeringens varighed for tjenestemænd eller kontraktens varighed for midlertidigt ansatte eller kontraktansatte.
2. Alle passérsedler, hvis gyldighed er udløbet, eller som mangler blanke sider til påføring af visum, tilbageleveres til den udstedende myndighed med henblik på formel annullering eller fornyelse. Passérsedlen tilbageleveres også, hvis indehaveren forlader sin stilling eller tjenesten. Dette stykke gælder ligeledes for særlige ansøgere, jf. artikel 1, stk. 1. Tilbageleverer den oprindelige indehaver sin passérseddel, skal et afhængigt familiemedlem under alle omstændigheder ligeledes tilbagelevere sin passérseddel.
Artikel 5
Personoplysninger - fysiske personers rettigheder
1. Personer, til hvem der udstedes en passérseddel, har ret til at kontrollere personoplysningerne på passérsedlen, jf. forordning (EF) nr. 45/2001 og til eventuelt at anmode om at få dem ændret eller fjernet.
2. Personer, for hvem det er fysisk umuligt at afgive fingeraftryk, er fritaget for denne forpligtelse. Såfremt det midlertidigt er umuligt at optage fingeraftryk af de foreskrevne fingre, er det tilladt at optage fingeraftryk af de andre fingre. Er det også midlertidigt umuligt at optage fingeraftryk af nogen andre fingre, kan der udstedes en midlertidig passérseddel med en gyldighed på 12 måneder eller derunder.
3. Passérsedlen må ikke indeholde andre maskinlæsbare oplysninger end oplysningerne i henhold til denne forordning.
4. Med henblik på denne forordning kan de biometriske data i passersedlen kun anvendes til at kontrollere:
-
dokumentets ægthed og
-
indehaverens identitet ved hjælp af sammenlignelige og direkte tilgængelige data.
5. Personoplysningerne sikres, bl.a. mod uautoriseret adgang, og oplysningernes integritet, ægthed og fortrolige karakter garanteres.
6. Kommissionen tillader kun tredjelandes adgang til fingeraftryk på lagringsmediet i passérsedlen i henhold til betingelserne i artikel 9 i forordning (EF) nr. 45/2001.
Artikel 6
Tekniske specifikationer og sikkerhedsstandarder
1. For at sikre et tilsvarende sikkerhedsniveau skal passérsedlen overholde minimumssikkerhedsstandarderne i forordning (EF) nr. 2252/2004, og i Kommissionens beslutning K(2005) 409 af 28. februar 2005 om fastsættelse af de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, Kommissionens beslutning K(2006) 2909 af 28. juni 2006 om fastsættelse af de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, og Kommissionens beslutning K(2008) 8657 af 22. december 2008 om fastsættelse af en certifikatpolitik som krævet i de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, og om ajourføring af henvisningerne til standarddokumenterne, Kommissionens beslutning K(2009) 7476 af 5. oktober om ændring af Kommissionens beslutning (K(2008) 8657 endelig) om fastsættelse af en certifikatpolitik som krævet i de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, Kommissionens afgørelse K(2011) 5499 af 4. august 2011 om ændring af Kommissionens beslutning K(2006) 2909 endelig om fastsættelse af de tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder, Kommissionens gennemførelsesafgørelse C(2013) 6181 af 30. september 2013 om ændring af Kommissionens beslutning K(2006) 2909 endelig om fastsættelse af tekniske specifikationer for standarderne for sikkerhedselementer og biometriske identifikatorer i pas og rejsedokumenter, som medlemsstaterne udsteder.
2. For at sikre, hvor det er hensigtsmæssigt, at passérsedlen overholder kommende minimumssikkerhedsstandarder, som vedtages efter forordning (EF) nr. 2252/2004, fastsætter Kommissionen ved hjælp af gennemførelsesretsakter tekniske specifikationer i overensstemmelse med internationale standarder, herunder navnlig ICAO's standarder og anbefalede praksis for passérsedler, med hensyn til følgende:
a)
yderligere sikkerhedselementer og -krav, herunder bedre standarder til sikring mod efterligning og forfalskning
b)
tekniske specifikationer for lagringsmediet for de biometriske data og deres sikkerhed, herunder forebyggelse af uautoriseret adgang og lettere godkendelse
c)
kvalitetskrav og fælles tekniske standarder for ansigtsbilledet og fingeraftrykkene.
Disse gennemførelsesretsakter vedtages efter rådgivningsproceduren i artikel 7, stk. 2.
3. Det kan efter rådgivningsproceduren i artikel 7, stk. 2, besluttes, at de specifikationer, der er nævnt i stk. 2 i denne artikel, er hemmelige og ikke må offentliggøres. I så fald meddeles de kun til den enkelte enhed, som er udpeget af Kommissionen i henhold til artikel 2, stk. 3, og på betingelse af, at denne enkelte enhed garanterer et tilstrækkeligt sikkerhedsniveau.
4. Kommissionen fastsætter ved hjælp af gennemførelsesretsakter regler for institutioner vedrørende bortkomst, tyveri, udstedelse af kopier og tilbageleveringer af passérsedler. Disse gennemførelsesretsakter gælder for alle passérsedler. De vedtages efter rådgivningsproceduren i artikel 7, stk. 2.
Artikel 7
Udvalgsprocedure
1. Kommissionen bistås af det udvalg, der er nedsat ved artikel 6 i forordning (EF) nr. 1683/95. Dette udvalg er et udvalg som omhandlet i forordning (EU) nr. 182/2011.
2. Når der henvises til dette stykke, anvendes artikel 4 i forordning (EU) nr. 182/2011.
Artikel 8
Ophævelse og overgangsbestemmelser
1. Forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69 ophæves med virkning fra 25. november 2015. I tidsrummet fra 1. januar 2014 til den 24. november 2015 er forordning (EKSF, EØF, Euratom) fortsat gældende.
2. Enhver passérseddel, der er udstedt i overensstemmelse med forordning (EKSF, EØF, Euratom) nr. 1826/69, ophører med at være gyldig med virkning fra den 25. november 2015.
Artikel 9
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på fjerdedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 17. december 2013.