РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) № 1244/2014 НА КОМИСИЯТА
от 20 ноември 2014 година
за определяне на правилата за изпълнение на Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 375/2014 на Европейския парламент и на Съвета за създаване на Европейския доброволчески корпус за хуманитарна помощ (инициатива „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“) (1), и по-специално член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него,
като има предвид, че:
(1)
По силата на Регламент (ЕС) № 375/2014 Комисията следва да установява стандарти и процедури, обхващащи необходимите условия, договорености и изисквания, които трябва да бъдат прилагани от изпращащите и приемащите организации при определянето, подбора, подготовката, управлението и изпращането на терен на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ за подпомагане на операциите за оказване на хуманитарна помощ в трети държави. В Регламент (ЕС) № 375/2014 се предвижда, че тези стандарти следва да се приемат чрез делегирани актове, а процедурите - чрез актове за изпълнение.
(2)
Всички заинтересовани страни по отношение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително самите доброволци, както и изпращащите и приемащите организации, следва да се насърчават да споделят чувство за принадлежност към инициативата.
(3)
Важно е кандидатите за доброволци да бъдат определяни и подбирани съгласно честна и прозрачна процедура, изключваща дискриминацията, въз основа на партньорство между изпращащите и приемащите организации, отговарящо на реалните нужди, изразени на местно равнище от приемащите организации.
(4)
Изпращащите и приемащите организации следва да предоставят задълбочени курсове за въвеждане в длъжност с цел избягване на недоразумения по отношение на ролите и очакванията, както и да предоставят на доброволците подходяща практическа подготовка за работата като доброволец. Това ще изгради основи за доверие и за приема в приемащите общности, като бъдат взети предвид всички културни особености.
(5)
Обучението е основна част от подготовката преди изпращането на терен и то следва да бъде предоставяно на всички кандидати за доброволци в рамките на структурирана програма, състояща се от задължителни и незадължителни курсове. Освен това за младшите специалисти следва да се предвиди възможност, когато това е уместно - чрез стажове, да доразвият своите компетентности и да придобият нови конкретни познания и умения, които са от значение за хуманитарния сектор. В частност това следва да е подходящо за дейностите и контекста на изпращащите и приемащите организации.
(6)
Изпращащите и приемащите организации следва да създават подходяща система за надзор и управление. Те следва съвместно да упражняват надзор и да оценяват резултатите и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и да предоставят обратна информация относно възложените им задачи и целите им. Това ще спомогне за подобряване на отчетността на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
(7)
Наставничеството следва да допълва надзора и управлението, както и да предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допълнителна подкрепа преди, по време на и след изпращането им на терен.
(8)
По време на изпращането на терен в трети държави изпращащата организация установява начин за поддържане на постоянна комуникация и предоставяне на допълнителна подкрепа. За всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да се предвидят отчет за мисията и подкрепа след приключване на работата на терен.
(9)
Необходимо е да се осигурят подходящи условия за работа и живот, които да позволят на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да изпълняват своите мисии в сигурна и хигиенична среда, както и безпроблемно да удовлетворят своите основни нужди, водейки скромен и лишен от показност начин на живот на доброволци. Предназначението на плащанията за дневна издръжка и на другите плащания за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ не е да представляват заплата за редовна трудова дейност. Размерът на тези плащания не следва да се определя спрямо професионалния и експертния опит на доброволеца или спрямо резултатите от изпълнението на възложените му задачи: единствената им цел е да покрият разходите за живот по време на изпращането на терен. С цел да се осигури високо и еднакво равнище на защита, всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ следва да са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на изпращането им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
(10)
Задължението за полагане на грижа е от първостепенно значение и представлява споделена отговорност. Доколкото е възможно, изпращащите и приемащите организации се грижат за здравето, безопасността, сигурността и добруването на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и разработват подходящи процедури по отношение на сигурността, здравето и безопасността. По същия начин доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да правят всичко възможно, за да гарантират своето здраве, безопасност и сигурност, както и тези на други лица, на работното място.
(11)
Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ следва да бъдат непрекъснат процес през целия период на мисията. Те следва да се основават на система за надзор и управление на изпълнението на дейностите и да предоставят данни, които да показват до каква степен индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - по отношение на резултатите и въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло.
(12)
Необходим е стабилен механизъм за сертифициране, за да се гарантира, че изпращащите и приемащите организации спазват стандартите, установени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и процедурите, предвидени в настоящия регламент. Този механизъм за сертифициране следва да се основава на принципите на опростяване и избягване на дублирането, диференциация между изпращащите и приемащите организации, разходна ефективност, прозрачност и безпристрастност, като насърчава многообразието и достъпността.
(13)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на Комитета, създаден съгласно член 26 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
(14)
С цел гарантиране на своевременното изпълнение на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ е необходимо настоящият регламент спешно да влезе в сила, тъй като с него се определят разпоредбите, въз основа на които изпълняващите организации ще изпращат на терен доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА 1
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правилата за прилагане на Регламент (ЕС) № 375/2014 по отношение на следните въпроси, изброени в член 9, параграф 3, член 10, параграф 1 и член 12, параграф 6 от него:
а)
процедурите, които се следват при намирането, подбора и необходимата подготовка на кандидатите за доброволци преди изпращането на терен, включително стажове, когато е уместно;
б)
условията и реда за програмата за обучение и процедурата за оценяване на подготвеността на кандидатите за доброволци за изпращане на терен;
в)
разпоредбите за изпращане на терен и управление на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ в трети държави, включително, наред с другото, наблюдение на място, продължаваща подкрепа чрез обучение, наставничество, допълнително обучение, необходими условия на труд, подкрепа след завръщането от терен;
г)
осигуряването на застрахователно покритие и условия на живот на доброволците, включително поемането на дневните разходи, на разходите за жилищно настаняване и за пътуване и на други съответни разходи;
д)
процедурите, които трябва да бъдат следвани преди, по време на и след изпращане на терен, за да се гарантират задължение за полагане на грижа и подходящи мерки за безопасност и сигурност, включително протоколи за евакуация по медицински причини и планове за сигурност, които обхващат спешната евакуация от трети държави, включително необходимите процедури за връзка с националните органи;
е)
процедурите за мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ;
ж)
механизъм за сертифициране, с който се гарантира спазването от страна на изпращащите организации на стандартите и процедурите, посочени в член 9 от Регламент (ЕС) № 375/2014, както и диференциран механизъм за сертифициране за приемащите организации.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, посочени в член 3 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определенията, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Прилагат се също така следните определения:
а)
„рамка на компетентностите“ означава рамка по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
б)
„план за учене и развитие“ означава план по смисъла, посочен в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014;
в)
„инструктор“ означава лице, наето от доставчика на обучението да провежда един или повече модули на обучение или да ръководи симулационни учения, основани на сценарии, и да оценява уменията на кандидатите за доброволци;
г)
„координиращ инструктор“ означава назначен от доставчика на обучението инструктор, който има координационна роля да оцени допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен. Той носи отговорност за група от кандидати за доброволци. Той координира оценяването на компетентностите им въз основа на обратната информация от други инструктори и работи с всеки отделен кандидат за доброволец с цел да се анализират неговата самооценка и оценката на инструкторите;
д)
„наставничество“ означава процес на неформално предаване на знания, социален капитал и психо-социална подкрепа във връзка с работата, кариерата или професионалното развитие. Наставничеството предполага неформална и обикновено директна и продължителна комуникация между, от една страна, лицето, определено от приемащата организация за наставник, за което се счита, че разполага със съответните знания, експертни умения и опит, и от друга страна, доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ;
е)
„отчет за мисията“ означава процес, чрез който на изпращащата и приемащата организация, както и на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се предоставят ясна информация относно резултатите от мисията и постиженията на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, препоръки или поуки от техния опит, както и възможност за капитализиране, извличане на поуки и положително приключване на професионалните аспекти на работата.
ГЛАВА 2
ПРОЦЕДУРИ ЗА НАМИРАНЕ И ПОДБОР НА КАНДИДАТИ ЗА ДОБРОВОЛЦИ
Член 3
Процедура за намиране и подбор
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно процедура за намиране и подбор. Ролите, отговорностите и процесите се определят така, че да се осигури прозрачен, справедлив и ефективен процес на набиране на доброволци в съответствие със стандартите за равно третиране, равни възможности и недискриминация, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. Процедурата за намиране и подбор се основава на партньорство между изпращащата и приемащата организация и с нея се гарантира навременна и постоянна комуникация. Изпращащата организация осигурява систематичното участие на приемащата организация участва в целия процес по набиране.
3. Договорената процедура за намиране и подбор се прилага на всички етапи от процеса по набиране.
4. Процедурата за намиране и подбор включва най-малкото:
а)
определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ съгласно предвиденото в член 4;
б)
обявление и кандидатстване съгласно предвиденото в член 5;
в)
оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати съгласно предвиденото в член 6;
г)
подбор съгласно предвиденото в член 7.
Член 4
Определяне на възложените задачи, на профила на компетентностите и на критериите за подбор на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на оценка на потребностите, извършвана в съответствие с делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, приемащата организация предлага, в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение I, възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи, включително елементи, позволяващи гъвкавост, за да се вземат предвид идеите на доброволеца след набирането му.
2. Изпращащата организация извършва преглед на тези задачи, за да съдейства за изменението им, ако е необходимо, с цел да се гарантира подходящо и реалистично съответствие, при което са вземат предвид очакваните компетентности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и капацитетът за усвояване и потребностите на приемащата организация.
3. Въз основа на възложените задачи и на рамката на компетентностите изпращащата и приемащата организация определят профил на компетентностите на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, както и критерии за подбор и минимални изисквания, които да се прилагат в процеса на набиране. В профила на компетентностите се посочва също така дали доброволецът е утвърден, или младши специалист и дали е необходимо да премине стаж.
Член 5
Обявление и кандидатстване
1. Изпращащата организация отговаря за обявлението на работата на доброволеца. С принос от приемащата организация тя изготвя информационен пакет за обявлението с цел да информира за инициативата и да привлече кандидати за доброволци.
2. Обявлението се изготвя най-малкото на английски език, написано е по ясен, конкретен и достъпен начин и предоставя информация за предлаганата на кандидата за доброволец длъжност в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение I.
3. Публикува се за период от най-малко един месец на централната платформа на инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като могат да се използват и други възможности за привличането на кандидати към централната платформа. При надлежно обосновани обстоятелства за мисии в отговор на кризи, свързани с хуманитарна помощ, обявлението може да бъде публикувано за период от по-малко от един месец, но за не по-малко от една седмица.
4. Кандидатите представят кандидатурите си, като използват стандартизиран формуляр за кандидатстване, включващ структурирана автобиография. Кандидатите също така попълват стандартизиран въпросник за самооценка с цел да се оценят техните компетентности във връзка с рамката на компетентностите и тяхната приспособимост към възлаганите задачи и условията на живот и труд, посочени в обявлението, за които кандидатите трябва да дадат своето съгласие.
Член 6
Оценка, съставяне на списък с подходящите кандидати и на списък с предварително подбраните кандидати
1. Изпращащата организация оценява кандидатите въз основа на предоставената във формуляра за кандидатстване и във въпросника за самооценка информация, въз основа на писмено изложение на техните мотиви за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ - и в конкретната мисия - и въз основа на оценка, посредством писмен тест, есе или подобни тестове, на тяхната способност да анализират съответен сценарий за предоставяне на хуманитарна помощ.
2. Въз основа на оценката изпращащата организация представя на приемащата организация списък с подходящите кандидати, от който съвместно да определят списък с предварително подбраните кандидати, които да бъдат поканени на събеседване.
3. Предварително подбраните кандидати се поканват на структурирано събеседване въз основа на рамката на компетентностите. Събеседването може да се проведе на живо или чрез телекомуникационни технологии, когато това е възможно, с участието на приемащата организация. Като допълнителни методи за оценка могат да се използват центрове за оценка, групови дейности и симулационни упражнения.
4. Преди окончателния подбор при необходимост изпращащата организация може да извършва проверки на личната и професионалната информация. Кандидатите се информират относно тази проверка в началото на процеса в обявлението.
Член 7
Подбор
1. Приемащата организация взема окончателното решение относно избрания кандидат за доброволец и потвърждава своя избор на изпращащата организация, която отговаря за предлагането на длъжност и за подготовката на фазата за въвеждане в длъжност. За всяка длъжност могат да бъдат избрани заместник доброволци, които да заместят кандидата, в случай че той подаде оставка или вече не е на разположение.
2. Изпращащата и приемащата организация трябва да са в състояние да покажат и да обосноват начина, по който са взели решението за подбор при спазване на принципите на равно третиране, равни възможности и недискриминация в хода на целия процес на намиране и подбор на доброволци.
3. Процедурата за подбор се извършва в рамките на разумен период от време. Изпращащата организация уведомява всички кандидати за решението относно подбора, както и за възможността да получат обратна информация. Тя приканва избрания кандидат за доброволец да потвърди писмено своя интерес за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
4. Изпращащата организация гарантира, че документацията, свързана с процеса на намиране и подбор, може да бъде проследена и се съхранява в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
Член 8
Оценка на нуждите от обучение
1. Въз основа на резултатите от процеса на набиране на доброволци, нуждите на приемащата организация и предвиденото изпращане на терен изпращащата организация прави оценка на нуждите от обучение, като се консултира с приемащата организация и с кандидата за доброволец, и определя модулите на програмата за обучение, в които да участва кандидатът, въз основа на следните критерии:
а)
старшинство, като на утвърдените специалисти се дава възможност да се съсредоточат върху задължителните модули и да изберат съответното ниво от обучението за управление на проекти и незадължителни специализирани модули;
б)
нуждите на приемащата организация от конкретни компетентности, които да бъдат развити чрез участие на кандидата за доброволец в незадължителни модули;
в)
общите компетентности на кандидата за доброволец, които да бъдат развити чрез участие в незадължителни модули.
2. Изпращащата организация попълва плана за обучение и развитие, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и определя оценените компетентности на успешно преминалите процеса на подбор кандидати за доброволци и нуждите им от обучение, като уведомява за тях доставчиците на обучение.
ГЛАВА 3
ПРОГРАМА ЗА ОБУЧЕНИЕ НА ИНИЦИАТИВАТА „ДОБРОВОЛЦИ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ“
Член 9
Програма за обучение
1. За всички успешно преминали процеса на подбор кандидати за доброволци се прилага програма за обучение, изпълнявана от доставчици на обучение, в която е включен, когато е целесъобразно, и принос на изпращащата и приемащата организация и на бивши доброволци.
2. Програмата за обучение се основава на рамката на компетентностите и е приспособима към нуждите както на младшите, така и на утвърдените специалисти.
3. Програмата за обучение е съставена от комбиниран подход за учене, основан на модули за електронно обучение и на модули за учене в класна стая.
4. Задължителните за всички кандидати за доброволци модули включват:
а)
общо представяне на ЕС, неговите външни отношения и системата му за реакция при кризи,
б)
въведение в хуманитарното дело, политиката на Съюза в областта на хуманитарната помощ и инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
в)
управление на личната безопасност, сигурност и здраве,
г)
управление на проекти,
д)
съзнание за междукултурните различия (и хоризонтални въпроси),
е)
симулационно учение, основано на сценарий, в което кандидатите за доброволци трябва да демонстрират придобитите компетентности.
5. Незадължителните модули включват:
а)
застъпничество и комуникация,
б)
психологическа първа помощ,
в)
обучение на разпространители на умения,
г)
управление на доброволци,
д)
организационно развитие,
е)
при необходимост специфични модули, по-специално във връзка с адаптирането на техническите компетентности на кандидатите за доброволци към контекста на операциите за предоставяне на хуманитарна помощ.
6. Кандидатите за доброволци присъстват на всички задължителни модули и могат да присъстват на един или повече незадължителни модули, които избират в съответствие с член 8.
7. Програмата за обучение, съдържаща подробна информация за всеки модул, включително неговия статут, целева група, график, разгледаните в него компетентности и свързаните с тях учебни резултати, е посочена в приложение II.
Член 10
Оценка на кандидатите за доброволци по време на и след обучението
1. По време на обучението и след приключването му кандидатите за доброволци се оценяват относно готовността им за изпращане на терен въз основа на рамката на компетентностите.
2. Оценяването се организира съвместно от инструкторите, като координиращият инструктор на кандидата за доброволец има ключова координационна роля.
3. Оценката на компетентностите се основава на оценката от инструкторите на познанията, уменията и нагласите на кандидата за доброволец, включително:
а)
самооценката, която кандидатът за доброволец попълва след симулационното учение, основано на сценарий,
б)
бележките от наблюдението, предоставени от инструкторите след приключване на всеки модул и след симулационното учение, основано на сценарий,
в)
оценката от координиращия инструктор, в която се прави критичен преглед на самооценката, и бележките от индивидуална наставническа сесия между координиращия инструктор и кандидата за доброволец въз основа на обратната информация от инструкторите.
4. Оценката на всички компетентности се включва в плана за обучение и развитие на кандидата за доброволец, който се актуализира след приключване на обучението и в който се посочват посещаваните курсове и постигнатите резултати.
5. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения по някоя от тези хоризонтални или специфични компетентности, се изключват от по-нататъшно участие. Инструкторите и координиращият инструктор трябва да могат да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
ГЛАВА 4
ПРОЦЕДУРИ ЗА ПОДГОТОВКА НА КАНДИДАТА ЗА ДОБРОВОЛЕЦ ПРЕДИ ИЗПРАЩАНЕТО МУ НА ТЕРЕН
Член 11
Програма за въвеждане в длъжност
1. Целта на процеса на въвеждане в длъжност е запознаването на кандидата или на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с културата, политиките и практиките на изпращащата и приемащата организация, както и с очакванията спрямо възложените задачи.
2. Изпращащата и приемащата организация изготвят съвместно програма за въвеждане в длъжност. В програмата се определят техните роли и отговорности, когато е възможно - въз основа на приноса, получен от завърнали се от мисия доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, с цел възползване от техния непосредствен опит и учене. Програмата се състои от:
а)
въвеждане в длъжност преди изпращането на терен, което въвеждане се предоставя от изпращащата организация съгласно предвиденото в член 12,
б)
въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, което въвеждане се предоставя от приемащата организация съгласно предвиденото в член 18.
3. Изпращащата и приемащата организация организират, когато е целесъобразно, съвместни сесии, в които участват всички кандидати или доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
Член 12
Въвеждане в длъжност преди изпращането на терен
1. Изпращащите организации гарантират, че всички кандидати за доброволци получават пълно и подходящо пряко въвеждане в длъжност преди изпращането си на терен. То включва най-малкото следната информация:
а)
структурата и процесите на организация и управление, екипите, участващи в проекта (включително ръководителя на проекта, служителя по управлението на кризи, човешките ресурси), организационната мисия и целите във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
подробна информация относно контекста на проекта, в който кандидатът за доброволец ще работи, възложените задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите и предвидените условия на живот и труд съгласно предвиденото в членове 22 и 24-27,
в)
съответната правна рамка, която се прилага за доброволеца, посочена в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
г)
стандартите и процедурите, които се отнасят за доброволеца, включително дисциплинарната политика и оплакванията, въпросите, свързани с измамите и корупцията, защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица и кодекса за поведение, съгласно предвиденото в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
д)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността (включително медицински преглед преди заминаването)съгласно предвиденото в членове 28 и 30,
е)
системата и процедурата за надзор и за управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
ж)
плана за обучение и развитие,
з)
информация за мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и начина, по който тя подкрепя доброволците преди, по време на и след изпращането им на терен,
и)
информация относно комуникацията и видимостта на дейностите, предвидени в проекта, въз основа на плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014, включително информацията за контакт със служителя на Комисията, отговорен по въпросите на информацията.
й)
процеса, свързан с отчета за мисията, съгласно предвиденото в член 23.
2. В контекста на въвеждането в длъжност изпращащата организация предоставя също така информация относно местното бюро за хуманитарна помощ на Комисията, което отговаря за държавата, в която се изпращат доброволците, и информира това бюро относно предстоящото изпращане на терен на доброволци на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Изпращащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност, е прочетена и разбрана от кандидатите за доброволци и че е лесно достъпна през целия период на тяхното участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 13
Стаж за младши специалисти
1. От кандидатите за доброволци, които са младши специалисти, може да се изисква, в допълнение към обучението, да преминат през стаж в изпращащата организация, за да се запознаят чрез опит с процедурите, етиката и контекста на хуманитарната дейност и да се подготвят допълнително за планираното им изпращане на терен като доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Продължителността на стажа е максимум шест месеца с възможност за ограничено удължаване при надлежно обосновани извънредни обстоятелства.
2. Изпращащата организация, в консултация с приемащата организация и стажанта доброволец, преразглежда и актуализира учебните нужди в плана за обучение и развитие въз основа на нуждите на стажа. В плана за обучение и развитие се определят по-специално:
а)
резултатите от обучението, които се очаква да постигне стажантът доброволец през периода на стажа,
б)
задачите, които стажантът доброволец ще извършва като част от процеса на учене, и необходимите ресурси,
в)
целите и резултатите, които се очаква да постигне стажантът доброволец след приключване на периода на стажа.
3. Следните членове от настоящия регламент се прилагат mutatis mutandis към стажовете и налагат задължения за изпращащите организации, които приемат стажантите доброволци:
а)
член 19, параграфи 4, 5, 6 и 9 и членове 21 и 22;
б)
член 24, с изключение на параграф 5. Кандидатите за доброволци от държави от ЕС или от трети държави, посочени в член 23, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 375/2014, при условията, посочени в същия член, които кандидати са обхванати от своята национална схема за социална сигурност или за застраховане в държавата на своето пребиваване и които предприемат стажове в горепосочените държави, получават само допълнително покритие. Това означава, че тяхното застрахователно покритие се ограничава до разходите над покритието на националната схема за социална сигурност или за застраховане. По изключение в надлежно обосновани случаи, когато националната схема за социална сигурност или за застраховане покрива само частично или изобщо не покрива разходите, предвидени в член 24, параграф 5, направените разходи се покриват изцяло;
в)
член 25, с изключение на параграф 6, член 26 и член 27, параграф 1, когато е приложимо;
г)
член 28, параграфи 1, 8 и 14 и член 30, параграфи 1, 4, 5, 6 и 7.
Член 14
Оценка на кандидатите за доброволци след стажа
1. В края на стажа стажантът доброволец извършва самооценка въз основа на рамката на компетентностите и плана за обучение и развитие.
2. Прекият ръководител от изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, прави преглед на самооценката и оценява стажанта доброволец, като по-специално:
а)
оценява постиженията на стажанта доброволец спрямо целите му,
б)
прави преглед на това дали договорените резултати са били постигнати,
в)
установява резултатите от обучението.
3. Кандидатите за доброволци, които показват слаби умения в някоя от хоризонталните или специфичните компетентности, се изключват от по-нататъшно участие и не се допускат да станат доброволци на ЕС за хуманитарна помощ. Прекият ръководител от изпращащата организация трябва да е в състояние да обясни и да обоснове, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
Член 15
Допълнително обучение преди изпращането на терен
Без да се засяга участието на кандидата за доброволец в програмата за обучение или в стажа, изпращащата организация може да предостави допълнително подходящо обучение преди изпращането на терен, като например обучение, свързано с адаптирането на техническите компетенции на кандидатите за доброволци към нуждите на приемащата организация, езиково обучение, необходимо за държавата на изпращане, и т.н.
Член 16
Договор с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на резултатите от въвеждането в длъжност преди изпращането на терен и когато е целесъобразно, от стажа и друго обучение преди изпращането на терен, посочени в членове 13-15, изпращащата организация, в консултации с приемащата организация, потвърждава окончателната оценка за допустимостта на кандидата за доброволец за изпращането му на терен като доброволец на EС за хуманитарна помощ.
2. Изпращащата организация и доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, преминал успешно оценяването, подписват договор за изпращане, както е посочено в член 14, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
3. В договора, който се определя в тясна консултация с приемащите организации, се определят конкретният ред и условия за изпращане и правата и задълженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. В него се посочва също законодателството, приложимо към юрисдикцията на договора по силата на делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и се включват минимум следните елементи:
а)
ролята и длъжността на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, продължителността и мястото на работа и задачите, които трябва да бъдат извършени, както са определени във възложените задачи, включително елементите, произтичащи от плана за комуникация, посочен в член 17 от Регламент (ЕС) № 375/2014,
б)
продължителността на договора, включително началната и крайната дата,
в)
управлението на изпълнението на дейностите, включително:
-
договореностите за управление, включително отговорния пряк ръководител от приемащата организация и звеното за контакт за постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация,
-
договореностите за наставничество,
г)
условията на труд, включително работното време и отпуските,
д)
финансовите права и задължения на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, включително реда и условията, необходими за тяхното изпълнение:
-
дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване,
-
информация за приложимите данъчни правила и правила за социална сигурност,
-
застрахователно покритие,
-
жилищно настаняване,
-
пътувания,
е)
практическите договорености:
-
медицински прегледи,
-
виза и разрешения за работа,
ж)
поверителността,
з)
към договора се прилагат разпоредби относно очакваното поведение от страна на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, в т.ч. морал и кодекс за поведение, и защитата на децата и уязвимите пълнолетни лица, включително нулева търпимост по отношение на сексуалното насилие,
и)
дисциплинарната политика и прекратяването на статута на доброволец,
й)
механизмът за медиация за решаване на проблеми, оплаквания и решаване на спорове,
к)
отговорностите и политиките по отношение на управлението на сигурността и по отношение на здравето и безопасността,
л)
ученето и развитието:
-
обучение и въвеждане в длъжност,
-
отчет за мисията.
4. В случай на спор между приемащата или изпращащата организация и доброволец на ЕС за хуманитарна помощ той има право на ефективни правни средства за защита, в съответствие с националните разпоредби, приложими за изпращащата организация.
Член 17
Въвеждане в базата данни
След получаване на изричното съгласие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация въвежда данните за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ в базата данни, посочена в член 13 от Регламент (ЕС) № 375/2014 („базата данни“). Всяко обработване на лични данни във връзка с тази база данни трябва да се извършва в съответствие със стандарта за защита на данните, предвиден в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014. За всяко обработване на лични данни, извършвано от Комисията във връзка с тази база данни, се прилага Регламент (ЕО) № 45/2001 (2).
ГЛАВА 5
ПРОЦЕДУРИ ЗА ИЗПРАЩАНЕ НА ТЕРЕН И УПРАВЛЕНИЕ НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 18
Въвеждане в длъжност в държавата на изпращане
1. Приемащите организации гарантират, че всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ получават изчерпателно и подходящо въвеждане в длъжност в държавата на изпращане при пристигането си, което въвеждане обхваща най-малко следното:
а)
структурата и процесите на организация и управление, участващите в проекта екипи (включително служителя за управление на проекти, оперативния и техническия екип, служителя за управление на кризи, подкрепящите екипи, като например човешките ресурси и финансовия отдел), мястото/местата на провеждане на проекта и организационната мисия и цели във връзка с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
изчерпателна информация относно мисията, компетенциите и проектите на приемащата организация, участващите общности, оперативния контекст и очакванията относно крайните продукти и резултатите от възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и залегналата в основата им оценка на нуждите,
в)
съответната местна правна рамка, приложима за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
г)
задължителна информация относно сигурността в конкретния контекст, както и относно здравето и безопасността, както е предвидено в членове 28 и 30,
д)
системата и процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, както и съществуващите механизми за подкрепа, включително наставничеството и другите видове подкрепа, съгласно предвиденото в членове 19, 20 и 21,
е)
информация относно културата в държавата, региона и населеното място на изпращане, включително насоки за подходящото поведение,
ж)
процеса на извършване на отчет за мисията в държавата на изпращане съгласно предвиденото в член 23.
2. Приемащата организация гарантира, че цялата информация, предоставена по време на процеса на въвеждане в длъжност в държавата на изпращане, е прочетена и разбрана от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и че е лесно достъпна през целия период на неговото участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 19
Надзор и управление на изпълнението на дейностите
1. Изпращащата и приемащата организация създават съвместно система за управление на изпълнението на дейностите, основана на целите за ефективност, очакваните крайни продукти и резултати, с цел измерване на напредъка и на качеството на работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо възложените му задачи.
2. В процедурата за управление на изпълнението на дейностите се определят съответните роли и отговорности на изпращащата и приемащата организация във връзка с надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
3. По време на въвеждането в длъжност изпращащата и приемащата организация определят, заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, неговите цели във връзка с изпълнението и му предоставят възможност да коментира елементите във възложените задачи, които позволяват гъвкавост.
4. Приемащата организация определя прекия ръководител, отговарящ за надзора на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с когото той провежда срещи за надзор с разумна и практична честота.
5. Когато е целесъобразно, в зависимост от продължителността на мисията, изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършват заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ съвместен междинен преглед на изпълнението на дейностите, за да оценят официално процеса на интеграция и напредъка по отношение на целите и да внесат корекции в целите, възложените задачи и плана за обучение и развитие.
6. Когато при междинния преглед се установи, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ показва слаби резултати по отношение на някоя от общите или специфичните компетентности, приемащата организация, със съгласието на изпращащата организация, може да вземе решение да преустанови преждевременно работата на доброволеца в държавата на изпращане. Те трябва да са в състояние да обяснят и обосноват, ако е необходимо, всяка една такава оценка и решение.
7. Изпращащата организация и прекият ръководител от приемащата организация извършат заедно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ окончателен преглед на изпълнението на дейностите с цел в края на мисията да се оценят постиженията на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ спрямо целите, предвидени във възложените задачи и плана за обучение и развитие.
8. Резултатите от прегледа на изпълнението се включват в плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
9. Изпращащата организация съхранява записи от прегледа на изпълнението на дейностите в съответствие със стандартите за защита на данните, предвидени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014, и изпраща в базата данни потвърждение за успешното приключване на мисията, а ако тя не е приключила успешно - причините за това.
Член 20
Постоянна подкрепа от страна на изпращащата организация
1. Преди изпращането на терен изпращащата организация определя лице за контакт, което е на разположение през цялото изпращане на терен и което има редовни контакти с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ с цел:
а)
подкрепа при настаняването и прехода на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ,
б)
предоставяне на необходимата допълнителна подкрепа за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и приемащата организация,
в)
участие в междинния и окончателния преглед и в други срещи, ако е необходимо, както и
г)
осигуряване на подкрепа за посредничество в случай на несъгласие между приемащата организация и доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
2. Ако определеното лице за контакт вече не е в състояние да изпълнява тази роля по време на работата на терен на доброволеца, възможно най-бързо се предвижда заместник с цел осигуряване на непрекъснатост на подкрепата.
Член 21
Наставничество
1. Приемащата организация определя един или повече наставници за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които да предоставят подкрепа в области, като:
а)
развитието на професионалните умения и подобряването на ефективността и знанията,
б)
културната интеграция и аклиматизацията,
в)
даването на напътствия във връзка с възложените задачи, както и
г)
справянето с психо-социалните въпроси.
2. Определените наставници имат достъп до плана за обучение и развитие на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и до възложените му задачи и основават своята подкрепа на този план и тези задачи. Наставниците се срещат редовно с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, за да обсъдят неговия напредък и да съдействат за решаването на всички въпроси, свързани с мисията, и лични въпроси.
3. При наставничеството се вземат предвид местните реалности и когато е възможно, то е подходящо и за местните доброволци.
4. Изпращащата организация улеснява предоставянето на наставничество, като работи в партньорство с приемащата организация за предоставяне на подкрепа за анализ, подкрепа за обучение и друга подкрепа за изграждане на капацитет и като установява в собствените си структури и мрежи определените лица, които притежават подходящи и допълнителни умения, в случай че на място липсват подходящи умения.
5. Когато е целесъобразно, може да се предвиди наставничество от разстояние, по-конкретно като се използва мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 22
Условия на труд
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ разполагат с подходящи условия на труд, за да могат да изпълняват добре работата си на място и за да се гарантират тяхното благополучие, мотивация, здраве и безопасност. Тези условия трябва да отговарят на съответните разпоредби от Директива 89/391/ЕО (3) и Директива 2003/88/ЕО (4).
2. Изпращащата и приемащата организация работят съвместно за определянето на подходящи условия на труд въз основа на местните и националните оперативни условия.
3. Приемащата организация осигурява необходимата информация и предлага условия на труд, чиято пригодност и целесъобразност се оценяват от изпращащата организация, за да се осигури съгласуваност със задължението за полагане на грижа и с общите политики и практики на изпращащата организация.
4. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложените условия на труд са в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че отговарят на изискванията за работното време, отпуските, минималните дневни и седмични периоди за почивка и работното пространство, посочени в точка 3 от приложение I.
Член 23
Подкрепа след приключването на мисията и подкрепа след завръщането
1. Изпращащата и приемащата организация вземат съвместно решение относно съдържанието и процеса във връзка с отчета за мисията, който е предвиден за всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, включително за тези, които се завръщат преждевременно.
2. Приемащата организация провежда с доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, включително окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, параграф 7, и когато е уместно, предаване на проекта на екипа и на партньорите, които ще продължат дейностите, извършвани от доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, с цел да се осигурят трайност и последователност.
3. Изпращащата организация своевременно провежда със завърналия се доброволец на ЕС за хуманитарна помощ индивидуална или групова среща за отчет за мисията, както и срещи за отчети за мисията по оперативни въпроси или по проекта въз основа на обратната информация от приемащата организация и приключването на плана за учене и развитие.
4. Изпращащата организация съдейства за извършването на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси и съвети, в които доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ може да участва по желание.
5. Изпращащата и приемащата организация насочват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ към възможности да остане ангажиран с въпроси, свързани с хуманитарната помощ и активното европейско гражданство, включително популяризирането на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ и участието в нея.
6. Изпращащата организация приканва завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ да предоставят конструктивна обратна информация относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, включително като обяснят как техният принос може да спомогне за бъдещи мисии.
ГЛАВА 6
РАЗПОРЕДБИ ЗА ЗАСТРАХОВАНЕТО И УСЛОВИЯТА НА ЖИВОТ
Член 24
Застрахователно покритие
1. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ са обхванати от цялостна застрахователна полица, изготвена специално, за да ги застрахова през цялото време на работата им на терен в трети държави и през определени периоди преди и след това.
2. Застрахователното покритие е за целия свят и 24 часа в денонощието. То започва от деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне дома си, за да замине за третата държава, в която е изпратен, до деня, в който доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ напусне третата държава, в която е изпратен, за да се завърне, и пристигне у дома си (първи период на покритие).
3. Застрахователното покритие за повече от 12 седмици се удължава с още 8 седмици, след като доброволецът се е завърнал в родната си страна, с цел покриване на последващо медицинско лечение за заболявания и увреждания, настъпили по време на първия период на покритие.
4. Покритието се прилага за всички дейности, свързани с инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, както и за частните дейности на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ през първия период на покритие.
5. Всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ се ползват от 100 % покритие (цялостно покритие) за следното:
а)
медицински и зъболекарски грижи,
б)
бременност и раждане,
в)
злополука,
г)
репатриране,
д)
животозастраховане,
е)
постоянни и временни увреждания или нетрудоспособност,
ж)
отговорност за щети, нанесени на трети страни,
з)
загуба или кражба на документи, билети за пътуване и лични вещи,
и)
допълнително съдействие.
6. С цел да се гарантират равното третиране и включването на всички доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да сключва договори с един или няколко доставчици на застрахователни услуги посредством процедура за възлагане на обществена поръчка.
Член 25
Дневна издръжка и финансова помощ за пренастаняване
1. Изпращащата организация предоставя дневна издръжка на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ в качеството им на незаети лица под формата на еднократни плащания, които се извършват в подходящо време и на редовни вноски.
2. Еднократните плащания за дневна издръжка се основават на потребителска кошница, обхващаща редовните разходи на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ за следните стоки:
а)
храна,
б)
лични принадлежности и стоки за бита,
в)
дрехи,
г)
обществен транспорт и транспорт в страната,
д)
други разходи, считани за необходими, за да се гарантират подходящ стандарт на живот и участие в местното общество (могат да се добавят максимум 20 % от общата сума за стоките, изброени в букви от а) до г), за да се включат и други разходи, като например развлекателни дейности, фризьорски услуги, вестници и канцеларски материали).
е)
допълнителна сума за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, пребиваващи в райони с индекс над средния за страната (максимум 10 % за стоките, изброени в букви а) до г).
3. Разходите за жилищно настаняване не следва да са част от еднократните суми за дневна издръжка.
4. Комисията публикува информация относно еднократните суми за дневна издръжка за страните, в които заминават да работят доброволците, на базата на индекси за страните. Разходите за специалните нужди, свързани с увреждане или с други надлежно обосновани извънредни обстоятелства, могат да се възстановяват в допълнение към плащанията за дневна издръжка.
5. Доброволците на ЕС за хуманитарна помощ се информират своевременно за евентуалните промени на индексите и ставките за дневна издръжка, които ги засягат по време на мисията, по-специално в страните с високи проценти на инфлация или на дефлация.
6. След успешното приключване на изпращането на терен изпращащата организация предоставя на завърналите се доброволци на ЕС за хуманитарна помощ редовно индексирана финансова помощ за пренастаняване в размер на 100 EUR месечно, в зависимост от продължителността на изпращането им на терен.
Член 26
Жилищно настаняване
1. Изпращащата организация гарантира, че приемащата организация предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ подходящо жилищно настаняване на разумна цена в местния контекст.
2. Изпращащата и приемащата организация гарантират съвместно, че рисковете за сигурността и за здравето и безопасността са предотвратени, управлявани и смекчени и че предложеното жилище е в съответствие с договорените процедури за сигурността и за здравето и безопасността, посочени в членове 28, 29 и 30, и че изпълнява изискванията, посочени в точка 4 от приложение I.
3. Разходите за жилищно настаняване, отопление и други пряко свързани разходи се поемат пряко от приемащата организация, когато това е възможно. Приемащата организация поема договорните отношения със собствениците на жилището и предприема всички необходими стъпки за информиране на домакините и наемодателите относно инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“.
Член 27
Пътни разходи и други свързани разходи
1. Изпращащата организация организира пътуването на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ до и от мястото на изпращане на терен, включително в случаите на преждевременно завръщане, и поема пътните разходи.
2. По искане на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация организира и поема разходите за допълнителни пътувания за връщане в следните случаи:
а)
домашен отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, чийто период на изпращане на терен надхвърля 18 месеца,
б)
родителски отпуск за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които имат едно или повече зависими деца под 12-годишна възраст, ако периодът на изпращане на терен надхвърля 6 месеца,
в)
специален отпуск в случай на погребение или медицински удостоверено сериозно заболяване на възходящ или низходящ пряк роднина, съпруг(а) или регистриран партньор, брат или сестра.
3. Пътните разходи могат да се основават на действителните разходи за икономична или втора класа или да се възстановяват под формата на еднократни суми, определени въз основа на разумна методика за изчисляване на разстоянието.
4. Изпращащата организация осигурява информация и логистична подкрепа за получаването на виза за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, а приемащата организация помага в процеса на получаване на виза, ако е необходимо. Изпращащата организация покрива разходите, свързани с получаването на виза, включително необходимите пътни разноски.
ГЛАВА 7
ПРОЦЕДУРИ ЗА ГАРАНТИРАНЕ НА ЗАДЪЛЖЕНИЕ ЗА ПОЛАГАНЕ НА ГРИЖА, БЕЗОПАСНОСТ И СИГУРНОСТ
Член 28
Управление на сигурността и оценка на риска
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за сигурността и с процедури за оценка на риска, които са подходящи и приложими за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и, когато е необходимо, се адаптират.
2. Въз основа на организационната политика за сигурността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно план за управление на сигурността и за евакуация за дейностите по инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“. Като минимум тези планове съответстват на изискванията, посочени в точка 5 от приложение I.
3. Изпращащата и приемащата организация разработват съвместно писмена оценка на рисковете по отношение на сигурността, пътуването и здравето в държавата на изпращане. Като минимум тези оценки съответстват на изискванията, посочени в точка 6 от приложение I.
4. Оценката на риска, посочена в параграф 3, се преразглежда и актуализира толкова често, колкото го изисква контекстът и поне преди изпращането на терен на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ. Когато оценката на риска води до заключението, че изпращането на терен ще се проведе в условията на международен или местен въоръжен конфликт или при заплаха от такъв конфликт, изпращането на терен не се предвижда или се отменя, в случай че вече е бил избран доброволец на ЕС за хуманитарна помощ.
5. Изискванията във връзка с осведомеността относно сигурността и подходящото поведение във връзка с управлението на риска и сигурността се включват в описанието на възложените задачи и в процеса на набиране на доброволци.
6. Изпращащата организация уведомява съответните национални органи на държавите членки и на другите участващи държави в съответствие с член 23 от Регламент (ЕС) № 375/2014, преди някой от техните граждани да бъде изпратен на терен като доброволец на ЕС за хуманитарна помощ. Преди изпращането на терен изпращащата организация, която изпраща доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, които не са граждани на Съюза, проверява правилата за консулска закрила, предоставяна от държавата, чийто гражданин е доброволецът, или друга държава.
7. Изпращащата и приемащата организация гарантират, че цялата информация за процедурите за сигурността и безопасността се предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и се разбира от него. По време на въвеждането в длъжност преди заминаването и в рамките на 24 часа след пристигането в държавата на изпращане се предоставя съобразена с контекста информация, свързана със сигурността. Тя трябва да включва резултатите от оценката на риска, плана за евакуация и за управление на сигурността, включително докладването за инциденти, свързани със сигурността, процедурите за евакуация и за репатриране, йерархията на комуникацията, служителят(ите) за връзка относно управлението на кризи и данните за посолствата, полицейските и противопожарните служби и болниците.
8. Изпращащата организация гарантира, че доброволците на ЕС за хуманитарна помощ са покрити, като минимум, от застраховката, предвидена в член 24.
9. В допълнение към задължителното обучение по сигурност в контекста на програмата за обучение, изпращащата организация предоставя на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ всякакво друго подходящо обучение, свързано със сигурността, което предоставя и на своя международен персонал.
10. При подписването на договора, посочен в член 16, параграф 2, доброволците на ЕС за хуманитарна помощ потвърждават, че са осведомени за процедурите за управление на сигурността и че ще ги спазват, включително задължението да се информират за актуалната ситуация, свързана със сигурността, да носят лична отговорност по отношение на управлението на собствената си сигурност и на сигурността на други лица и на организацията, както и да се въздържат от поемането на рискове. Изпращащата и приемащата организация осведомяват доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно последствията от всяко нарушение на процедурите за сигурност, особено тези, водещи до преждевременно принудително прекратяване на работата му.
11. Изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ да се регистрират в посолството или консулството на държавата, на която са граждани, при пристигането си в държавата на изпращане и ги информира за възможността да отправят искане за консулска помощ. Ако държавата, на която е гражданин доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ, няма консулско представителство в държавата на изпращане, изпращащата организация препоръчва на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, които са граждани на Съюза, да се регистрират в консулство или посолство на друга държава членка и ги информира за възможността да отправят искане за консулско съдействие от него.
12. Въз основа на актуализирана информация от приемащата организация, изпращащата и приемащата организация редовно актуализират плана за евакуация, за да се гарантира, че той съответства на оперативната среда по всяко време. Резултатът от оценката на риска дава информация относно честотата, с която се преразглежда планът, и приемащата организация използва предходни данни и текущи актуализации, за да го коригира, ако е необходимо. Планът за евакуация се съхранява на място, което е лесно достъпно за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ.
13. Приемащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ получава актуализирана информация за всяка промяна в оперативната среда и произтичащата от това промяна на която и да е от процедурите и протоколите за сигурността.
14. Приемащата организация е осведомена за местоположението на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и за телефонния номер за връзка с него по всяко време, включително когато е в отпуск.
Член 29
Процедури в случай на произшествие или евакуация
1. В случай на нарушаване на сигурността доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ се информира възможно най-бързо. В зависимост от сериозността на инцидента и действащите процедури в изпращащата и приемащата организация тази информация може да се предоставя от прекия ръководител или от наставника от приемащата организация, или от служителя, отговарящ за управлението на кризи в изпращащата организация, и може да включва професионална психологическа подкрепа.
2. В случай на евакуация се следва планът за евакуация и за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ се полагат грижи през цялото време, като се следват, когато е целесъобразно, процедурите, въведени в консулствата и посолствата, където доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е регистриран в съответствие с член 28, параграф 11.
3. След завръщането на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ изпращащата организация се свързва с тях и гарантира, че те са обект на подходящи последващи действия, включително отчет за мисията и психологическа и медицинска подкрепа.
4. Сигурността се включва в рамката за мониторинг и оценка на изпращащата и приемащата организация и изводите от инцидентите, свързани със сигурността, се използват при прегледа на проекта и мерките за подобряване.
Член 30
Здраве и безопасност
1. Изпращащата организация разполага с организационна политика за здравето и безопасността, която е подходяща и приложима за доброволците на ЕС за хуманитарна помощ и когато е необходимо, се адаптира, включително с насоки за:
а)
личното здраве, като физическото здраве (предотвратяване на болести, съвети, свързани с храненето и съня, осведоменост за рисковете по отношение на опасностите, свързани с климата и географското местоположение, достъп до лечение);
б)
психичното здраве (съвети за баланс между професионалния и личния живот, управление на стреса, механизми за справяне и методи за релаксация, лица за контакт за психо-социална подкрепа).
2. Въз основа на организационната политика за здравето и безопасността на изпращащата организация изпращащата и приемащата организация разработват съвместно всеобхватен набор от политики и насоки за здравето и безопасността, за да изпълнят задълженията си за полагане на грижа и за да гарантират физическото и психическото здраве на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
3. Като част от оценката на риска, посочена в член 28, параграф 3, и преди определянето на възложените задачи изпращащата и приемащата организация съвместно оценяват дали работата гарантира безопасни и сигурни условия на труд и живот за доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ въз основа на показателите, посочени в точка 7 от приложение I.
4. Изпращащата организация гарантира, че доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ е покрит, като минимум, от пълна медицинска застраховка и застраховка за пътуване съгласно член 24.
5. По време на въвеждането в длъжност изпращащата организация информира доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ относно политиките и насоките за здравето и безопасността, посочени в параграфи 1 и 2, включително за болестите, първата помощ, поддръжката за всички места на провеждане на мисията, поддръжката на превозните средства и оборудването, работните места, съвместяването на професионалния и личния живот, инцидентите, свързани със здравето и сигурността, процедурата за медицинска евакуация.
6. Изпращащата организация гарантира, че преди заминаването доброволецът на ЕС за хуманитарна помощ преминава през пълен медицински преглед, и предоставя препоръчваните лекарствени средства и ваксини срещу рисковете в страната на изпращане, както и оборудване, като например комплекти за оказване на първа помощ и против ухапвания от комари.
7. Приемащата организация гарантира, че задължението за полагане на грижа е включено в ежедневното управление на доброволците, и по време на въвеждането в длъжност предоставя на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ:
а)
актуална информация за местните ресурси, свързани със здравето и безопасността, като например данните за контакт на лекари, болници, парамедицински услуги;
б)
насоки за местните обичаи и норми, като част от предоставяната на място информация с цел ограничаване на рисковете по отношение на безопасността и улесняване на интеграцията.
8. Изпращащата организация улеснява организирането на медицински преглед след завръщането на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ и предлага сесия(и) за отчет за мисията по психо-социални въпроси или съвети като част от процеса, свързан с отчета за мисията. Изпращащата и приемащата организация насърчават използването на мрежата за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“ като алтернативен механизъм за подкрепа преди, по време на и след изпращането на терен.
ГЛАВА 8
ПРОЦЕДУРИ ЗА МОНИТОРИНГ И ОЦЕНКА НА ИНДИВИДУАЛНИТЕ РЕЗУЛТАТИ ОТ ДЕЙНОСТТА НА ДОБРОВОЛЦИТЕ НА ЕС ЗА ХУМАНИТАРНА ПОМОЩ
Член 31
Мониторинг и оценка на индивидуалните резултати от дейността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ
1. Въз основа на процедурата за надзор и управление на изпълнението на дейностите, посочена в член 19, изпращащата и приемащата организация извършват мониторинг и оценка на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, като измерват напредъка, постиженията и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
2. Мониторингът и оценката на индивидуалните резултати на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ е непрекъснат процес по време на целия период на работа, като се провеждат специфични прегледи най-малкото на следните етапи:
а)
в края на стажа, посочен в член 14, ако се провежда такъв стаж,
б)
по време на окончателния преглед на изпълнението на дейностите, посочен в член 19, и когато се счита, че е необходимо извършването на междинен преглед,
в)
по време на представянето на отчета за мисията, посочен в член 23.
3. Изпращащата и приемащата организация предоставят данни, които показват до каква степен индивидуалните резултати на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ допринасят - на равнището на крайните резултати и на въздействието - за постигането на целите на проекта и на инициативата като цяло, като се вземат под внимание показателите, посочени в член 7 от Регламент (ЕС) № 375/2014. Данните съдържат записи за качеството на крайните продукти и резултатите от работата на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ, които следва да бъдат анонимни и да са на разположение за извършването на оценка. Тези данни се обработват в съответствие със стандартите за защита на личните данни, посочени в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
4. Изпращащите организации предоставят подкрепа за изграждане на капацитет на приемащите организации за измерване на напредъка, крайните продукти и резултатите във връзка с възложените на доброволеца на ЕС за хуманитарна помощ задачи и неговите цели.
ГЛАВА 9
МЕХАНИЗЪМ ЗА СЕРТИФИЦИРАНЕ НА ИЗПРАЩАЩИ И ПРИЕМАЩИ ОРГАНИЗАЦИИ
Член 32
Механизъм за сертифициране на приемащи организации
1. Приемащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията, свързани със стандартите и процедурите по отношение на кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, посочени в настоящия регламент и в делегирания регламент на Комисията, който ще бъде приет въз основа на член 9, параграф 2 от Регламент (ЕС) № 375/2014.
2. В самооценката приемащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужно да се изгради капацитет, за да се постигне на пълно съответствие.
3. Заедно със самооценката приемащата организация предоставя три референции в съответствие с изискванията, посочени в точка 1 от приложение III, с цел предоставяне на изчерпателна информация относно всички изисквания във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ. Референциите са от най-малко две от следните групи заинтересовани страни:
а)
сертифицирана изпращаща или приемаща организация, с която кандидатстващата приемаща организация вече е имала или предвижда да създаде партньорство за участие в инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“,
б)
партньор на Комисията в областта на хуманитарната помощ, за когото е в сила рамково (партньорско) споразумение и с когото кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
в)
съответна международна организация или организация с нестопанска цел или публичноправен орган с граждански характер, с които кандидатстващата приемаща организация е работила успешно по проект за предоставяне на хуманитарна помощ,
г)
организация за акредитиране или одит, която е сертифицирала кандидатстващата приемаща организация в области от значение за инициативата „Доброволци на ЕС за хуманитарна помощ“, като в този случай се предоставят съответните документи за акредитацията или одита.
4. Попълнената самооценка се подписва от лицето, упълномощено да представлява приемащата организация и правно обвързвано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с документите, посочени в параграф 3.
5. Въз основа на самооценката и на референциите Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите,
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата приемаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
6. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата приемаща организация относно резултата от сертифицирането, като посочва също така възможности за подкрепа за изграждане на капацитет, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за изграждане на капацитет, която да бъде представена от кандидатстващата приемаща организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на подкрепа за изграждане на капацитет.
Член 33
Механизъм за сертифициране на изпращащи организации
1. Изпращащите организации, които желаят да бъдат сертифицирани, предоставят обективна и вярна самооценка в съответствие с изискванията, посочени в точка 2 от приложение III, като оценяват своите съществуващи политики и практики спрямо изискванията във връзка със стандартите и процедурите, засягащи кандидатите за доброволци и доброволците на ЕС за хуманитарна помощ.
2. В самооценката, основана на доказателства, изпращащата организация оповестява всички пропуски и области, налагащи подобрение, за които може да е нужна техническа подкрепа, за да се постигне пълно съответствие. Тя включва също така извадка от доказателства и начини за проверка на това, че се изпълняват политиките и практиките, посочени във всяко от изискванията във връзка с стандартите и процедурите, особено що се отнася до доброволците.
3. Попълнената основана на доказателства самооценка се подписва от лицето, което е упълномощено да представлява изпращащата организация и е правно обвързано с нея, и се изпраща на Комисията заедно с придружаващите документи, посочени в параграф 2.
4. На база на основаната на доказателства самооценка и на предоставените придружаващи документи Комисията прави оценка на кандидатурата и може да вземе едно от следните решения:
а)
да предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като напълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите;
б)
да не предостави сертификацията в случаите, когато кандидатстващата изпращаща организация се оценява като ненапълно изпълняваща изискванията във връзка със стандартите и процедурите.
5. В срок от шест месеца след получаването на кандидатурата Комисията информира кандидатстващата изпращаща организация относно резултатите от сертифицирането, като посочва също така възможности за техническа подкрепа, ако е необходима, с оглед на повторно подаване на кандидатура. В случай че се установят потребности, които трябва да се удовлетворят въз основа на стратегия за техническа подкрепа, която да бъде предоставена от изпращащата организация, тази организация е допустима и се ползва с предимство за получаване на техническа подкрепа.
Член 34
Средства за правна защита
1. В решенията на Комисията да не предостави сертификация и да отхвърли кандидатурата се посочва, че кандидатстващата организация, чиято кандидатура е отхвърлена, може да кандидатства отново едва след изтичането на дванадесетмесечен период, започващ от датата на получаване от кандидата на решението за отхвърляне. В решенията се уточняват също така наличните средства за правна защита срещу тези решения.
2. По силата на членове 256 и 263 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС) Общият съд е компетентен да се произнася по актовете на Европейската комисия, предназначени да произведат правно действие по отношение на трети страни. В съответствие с членове 256, 268 и 340 от ДФЕС Общият съд е компетентен също така по споровете, свързани с обезщетения за вреди, причинени от Европейската комисия в случай на извъндоговорна отговорност.
Член 35
Финансова жизненоспособност и организационен капацитет на организациите
Оценката на финансовата жизнеспособност и организационния капацитет на сертифицираните изпращащи и приемащи организации е извън обхвата на процедурата по сертифициране. Като предварително условие за получаване на финансова помощ от Съюза тази жизнеспособност и този капацитет се оценяват на етапа на процеса на подаване на кандидатури в резултат на покана за представяне на предложения.
Член 36
Валидност на сертификацията и редовни проверки
1. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации преминават през повторно сертифициране три години след получаването на решението на Комисията за предоставяне на сертификация или по всяко време в случай на съществени изменения в стандартите или процедурите, свързани със съответните въпроси.
2. В рамките на срока на валидност на сертификацията може да се изиска, когато е необходимо, сертифицираните изпращащи и приемащи организации да преминат редовни проверки, които се извършват от Комисията.
3. Сертифицираните изпращащи и приемащи организации информират незабавно Комисията за всяка промяна в своето правно, финансово, техническо или организационно състояние, която може да постави под въпрос спазването от тяхна страна на стандартите и процедурите или може да породи конфликт на интереси. Те също така уведомяват Комисията за всяка промяна в своето име, адрес или правен представител.
Член 37
Спиране или прекратяване на сертификацията
1. Въз основа на информацията, получена от сертифицираните изпращащи или приемащи организации, включително от редовните проверки, посочени в член 36, параграф 2, или на информацията, получена чрез други средства, Комисията може да прецени, че сертифицираната изпращаща или приемаща организация вече не изпълнява един или повече от изброените стандарти или процедури. В такива случаи Комисията може да предприеме подходящи действия, включително спирането или прекратяването на сертификацията, в съответствие с процедурата, посочена в точка 3 от приложение III.
2. Изпращащата или приемаща организация, чиято сертификация е спряна или прекратена, не може да изпраща на терен или да приема доброволци на ЕС за хуманитарна помощ, считано от датата на спирането или прекратяването, и не отговаря на условията за получаване на финансово подпомагане от Съюза за тази цел.
3. С оглед на причините за спирането или прекратяването на сертификацията, по-специално безопасността и сигурността на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, Комисията може да поиска репатриране на доброволците на ЕС за хуманитарна помощ, изпратени на терен в момента на спирането или прекратяването.
4. Изпращащата или приемаща организация няма право да предявява искане за компенсация поради спиране или прекратяване на сертификацията.
Член 38
Отговорност за вреди
Комисията не носи отговорност за загуби или вреди, причинени или претърпени от изпращащата или приемаща организация, или от трети страни, вследствие на сертифицирания статут на изпращащата или приемаща организация.
ГЛАВА 10
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 39
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на третия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 20 ноември 2014 година.
KOMMISSIONENS GENNEMFØRELSESFORORDNING (EU) Nr. 1244/2014
af 20. november 2014
om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 375/2014 om oprettelse af det frivillige europæiske korps for humanitær bistand (»initiativet EU-bistandsfrivillige«)
(EØS-relevant tekst)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 375/2014 om oprettelse af det frivillige europæiske korps for humanitær bistand (»initiativet EU-bistandsfrivillige«) (1), særlig artikel 9, stk. 3, artikel 10, stk. 1, og artikel 12, stk. 6, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I henhold til forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter Kommissionen regler og procedurer, der omfatter de nødvendige betingelser, ordninger og krav, som sende- og værtsorganisationer skal anvende i forbindelse med udpegning, udvælgelse, forberedelse, forvaltning og udsendelse af kandidater og EU-bistandsfrivillige til støtte for humanitære bistandsaktioner i tredjelande. Forordning (EU) nr. 375/2014 fastsætter, at disse regler vedtages ved delegerede retsakter, og at procedurerne vedtages ved gennemførelsesretsakter.
(2)
Alle med interesse i initiativet EU-bistandsfrivillige, herunder de frivillige selv og sende- og værtsorganisationerne, bør tilskyndes til at tage initiativets væsen til sig og dele det med andre.
(3)
Det er vigtigt, at kandidater udpeges og udvælges ved hjælp af en ikke-diskriminerende, retfærdig og gennemsigtig procedure på grundlag af et partnerskab mellem sende- og værtsorganisationer, der er i overensstemmelse med de faktiske behov, som værtsorganisationerne på lokalt plan tilkendegiver.
(4)
Både sende- og værtsorganisationer bør give de frivillige grundige introduktionskurser for at forhindre misforståelser med hensyn til roller og forventninger og for på passende vis og rent praktisk at forberede dem på udsendelse. Dette vil skabe grundlag for tillid og accept i værtssamfundet under fuld hensyntagen til relevante kulturelle forhold af sensitiv karakter.
(5)
Uddannelse er en afgørende del af forberedelsen forud for udsendelse og bør tilbydes alle kandidater inden for rammerne af et struktureret program bestående af obligatoriske og valgfrie kurser. Juniormedarbejdere bør desuden have mulighed for - eventuelt gennem praktikophold - at videreudvikle deres kompetencer og tilegne sig ny specifik viden og færdigheder, der er relevante i den humanitære sektor. Denne indsats bør i særdeleshed have relevans for sende- og værtsorganisationernes aktiviteter og situation.
(6)
Sende- og værtsorganisationer bør indføre et passende vejlednings- og personaleforvaltningssystem. De bør i fællesskab vejlede og vurdere de EU-bistandsfrivilliges præstation og resultater og give dem feedback vedrørende deres opgavebeskrivelse og mål. Det vil bidrage til at forbedre ansvarligheden om initiativet EU-bistandsfrivillige.
(7)
Mentorordninger bør supplere vejlednings- og personaleforvaltningssystemet og sikre de EU-bistandsfrivillige yderligere støtte før, under og efter udsendelsen.
(8)
Der bør under udsendelsen i tredjelandene etableres en kanal for løbende kommunikation og yderligere støtte fra sendeorganisationerne. Alle EU-bistandsfrivillige bør modtage en debriefing og tilbydes støtte efter endt udsendelse.
(9)
De EU-bistandsfrivillige bør tilbydes passende arbejds- og levevilkår, så de kan udføre deres opgaver under sikre og sundhedsmæssigt forsvarlige forhold og få opfyldt deres basale behov uden at lide personlig nød under hensyntagen til, at frivilliges livsstil er beskeden, ikke ekstravagant. Det er ikke hensigten, at tilskud til opholdsudgifter og andre betalinger, som EU-bistandsfrivillige tildeles, skal udgøre løn for ordinært arbejde. Satserne for disse betalinger bør ikke fastsættes i lyset af erhvervserfaring eller ekspertise eller på grundlag af den frivilliges opgavebeskrivelse, da betalingerne alene har til formål at dække leveomkostninger under udsendelsen. For at sikre en høj og ensartet beskyttelse bør alle EU-bistandsfrivillige være dækket af en omfattende forsikringspolice, der specifikt er udformet til at beskytte dem under hele deres udsendelse i tredjelande og i andre relevante perioder før og efter.
(10)
Omhu er helt afgørende og er et fælles ansvar. Sende- og værtsorganisationerne bør så vidt muligt drage omsorg for de EU-bistandsfrivilliges sundhed, sikkerhed og trivsel og udvikle passende sikkerheds- og sundhedsprocedurer. EU-bistandsfrivillige bør ligeledes gøre alt for at garantere deres egen og andres sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen.
(11)
De EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation bør under hele udsendelsen løbende overvåges og vurderes. Overvågningen og vurderingen bør baseres på et vejlednings- og præstationsstyringssystem og tilvejebringe data, der viser, i hvilket omfang den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation - med hensyn til resultater og indvirkninger - bidrager til målene for projektet og for initiativet generelt.
(12)
Der er brug for en effektiv certificeringsmekanisme for at sikre, at sende- og værtsorganisationerne overholder de fælles regler, der er fastsat i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og de procedurer, der er fastsat i denne forordning. En sådan certificeringsmekanisme bør baseres på principperne om forenkling og ikke-overlapning, en sondring mellem sende- og værtsorganisationer, omkostningseffektivitet, gennemsigtighed og upartiskhed og bør fremme diversitet og tilgængelighed.
(13)
Foranstaltningerne i denne forordning er i overensstemmelse med udtalelse fra det udvalg, der er nedsat i medfør af artikel 26 i forordning (EU) nr. 375/2014.
(14)
For at sikre en rettidig gennemførelse af initiativet EU-bistandsfrivillige bør denne forordning træde i kraft hurtigst muligt, da den fastsætter de bestemmelser, på grundlag af hvilke gennemførelsesorganisationerne udsender EU-bistandsfrivillige i tredjelande -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand
Denne forordning fastsætter bestemmelser til gennemførelse af forordning (EU) nr. 375/2014 for så vidt angår forordningens artikel 9, stk. 3, artikel 10, stk. 1, og artikel 12, stk. 6:
a)
de procedurer, der skal følges ved udpegning og udvælgelse og ved den nødvendige forberedelse forud for udsendelsen af kandidater, herunder praktikophold, hvor det er relevant
b)
de nærmere ordninger for uddannelsesprogrammet og proceduren for vurdering af, om kandidaterne er parate til at blive udsendt
c)
bestemmelser vedrørende udsendelse og organisering af EU-bistandsfrivillige i tredjelande, herunder bl.a. vejledning på stedet, fortsat støtte via coaching, mentorordninger, supplerende uddannelse, påkrævede arbejdsvilkår, støtte efter udsendelsen
d)
dækning af forsikringsudgifter og af de frivilliges leveomkostninger, herunder opholdsudgifter, logi, rejser og andre relevante udgifter
e)
procedurer, der skal følges inden, under og efter udsendelsen for at sikre omhu og passende sikkerhedsforanstaltninger, herunder protokoller for medicinsk evakuering og sikkerhedsplaner, som omfatter nødevakuering fra tredjelande, herunder de nødvendige procedurer for kontakt med nationale myndigheder
f)
procedurer for overvågning og vurdering af de EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation
g)
en certificeringsmekanisme, der sikrer, at sendeorganisationer overholder de regler og procedurer, der er omhandlet i artikel 9 i forordning (EU) nr. 375/2014, og en differentieret certificeringsmekanisme for værtsorganisationer.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning finder definitionerne i artikel 3 i forordning (EU) nr. 375/2014 og definitionerne i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, anvendelse. Derudover forstås ved:
a) »kompetenceramme«: en ramme som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
b) »lærings- og udviklingsplan«: en plan som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
c) »underviser«: en person, som uddannelsesudbyderen har ansat til at undervise i et eller flere uddannelsesmoduler eller til at lette scenariebaserede simuleringsøvelser og til at vurdere kandidatens kompetencer
d) »uddannelsesmentor«: en underviser, som uddannelsesudbyderen har ansat til at varetage en koordineringsrolle, der består i at vurdere, om kandidaten er egnet til udsendelse. Uddannelsesmentoren har ansvaret for en gruppe af kandidater. Vedkommende koordinerer vurderingen af kandidaternes kompetencer på grundlag af feedback fra andre undervisere og afvikler personlige samtaler med kandidaterne for at drøfte deres selvevaluering og undervisernes vurdering
e) »mentorordning«: en uformel form for overførsel af viden, social kapital og psykosocial bistand med relevans for arbejde, karriere og faglig udvikling. Mentorordninger omfatter uformel kommunikation, almindeligvis personlig kommunikation i en sammenhængende periode mellem på den ene side en person, som værtsorganisationen har udpeget som mentor, og som anses for at besidde relevant viden, ekspertise og erfaring, og på den anden side den EU-bistandsfrivillige
f) »debriefing«: en proces, der giver sende- og værtsorganisationerne og de EU-bistandsfrivillige klare informationer om de opgaverelaterede resultater samt de EU-bistandsfrivilliges resultater og omfatter anbefalinger eller læringsresultater vedrørende deres oplevelser og udbytte af udsendelsen samt opnåede erfaringer og sikrer en positiv faglig afslutning af udsendelsen.
KAPITEL 2
UDPEGNING OG UDVÆLGELSE AF KANDIDATER
Artikel 3
Udpegnings- og udvælgelsesprocedure
1. Sende- og værtsorganisationerne fastsætter i fællesskab en udpegnings- og udvælgelsesprocedure. De respektive roller, ansvar og procedurer beskrives nærmere for at sikre en gennemsigtig, retfærdig og effektiv rekrutteringsproces, der følger reglerne for ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
2. Udpegnings- og udvælgelsesproceduren baseres på et partnerskab mellem sende- og værtsorganisationerne og skal sikre en rettidig og løbende kommunikation. Sendeorganisationen sørger for, at værtsorganisationen konsekvent involveres gennem hele rekrutteringsprocessen.
3. Den fastlagte udpegnings- og udvælgelsesprocedure finder anvendelse på alle faser af rekrutteringsprocessen.
4. Udpegnings- og udvælgelsesproceduren skal som minimum omfatte:
a)
en opgavebeskrivelse, en kompetenceprofil samt udvælgelseskriterier for EU-bistandsfrivillige som omhandlet i artikel 4
b)
opslag af stillingen og ansøgningsprocedure som omhandlet i artikel 5
c)
vurdering samt indledende og endelig udpegning af de bedste ansøgere som omhandlet i artikel 6
d)
udvælgelse som omhandlet i artikel 7.
Artikel 4
Specifikation af opgavebeskrivelsen, kompetenceprofilen og udvælgelseskriterierne for EU-bistandsfrivillige
1. På grundlag af en behovsvurdering foretaget i overensstemmelse med Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, foreslår værtsorganisationen, jf. de i punkt 1 i bilag I fastsatte krav, indholdet i den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse, herunder fleksible elementer for at tage højde for den frivilliges input efter rekrutteringen.
2. Sendeorganisationen vurderer opgavebeskrivelsen for alt efter behov at hjælpe med at ændre den med henblik på at sikre en passende og realistisk matchning, der tager højde for de EU-bistandsfrivilliges forventede kompetencer og værtsorganisationens behov og kapacitet til at engagere frivillige.
3. På grundlag af opgavebeskrivelsen og kompetencerammen fastlægger sende- og værtsorganisationerne i detaljer den EU-bistandsfrivilliges kompetenceprofil og udvælgelseskriterierne, herunder de minimumskrav, der skal anvendes i rekrutteringsprocessen. Af kompetenceprofilen skal det også fremgå, om den frivillige er en senior- eller en juniormedarbejder, og om der eventuelt er behov for et praktikophold.
Artikel 5
Opslag af stillingen og ansøgningsprocedure
1. Sendeorganisationen er ansvarlig for at opslå stillingen. Med hjælp fra værtsorganisationen sammensætter den en informationspakke til brug ved opslaget af stillingen med henblik på at informere om initiativet og tiltrække kandidater.
2. Stillingsopslaget skal som minimum være udformet på engelsk, i et klart, konkret og letforståeligt sprog og give oplysninger om den stilling, som kandidaterne tilbydes, i overensstemmelse med kravene i punkt 2 i bilag I.
3. Stillingen skal være opslået i mindst en måned på den centrale platform for initiativet EU-bistandsfrivillige med mulighed for at anvende yderligere tiltag for at tiltrække ansøgere til den centrale platform. I behørigt begrundede tilfælde kan stillinger i forbindelse med humanitære kriseaktioner være opslået i under en måned, men ikke i mindre end en uge.
4. Ansøgerne skal anvende et standardiseret ansøgningsskema, der omfatter et struktureret CV. Ansøgerne skal også udfylde et standardiseret selvevalueringsskema for at vurdere deres kompetencer med henblik på kompetencerammen og deres evne til at tilpasse sig opgavebeskrivelsen samt de arbejds- og levevilkår, der er beskrevet i stillingsopslaget. De skal give deres samtykke til at ville arbejde og leve under disse vilkår.
Artikel 6
Vurdering samt indledende og endelig udpegning af de bedste ansøgere
1. Sendeorganisationen vurderer ansøgerne på grundlag af de oplysninger, som de har givet i ansøgningsskemaet og i selvevalueringsskemaet, en motiveret begrundelse for at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige - og for at søge den specifikke stilling - samt en vurdering af deres evne til at analysere et relevant humanitært bistandsscenarie ved hjælp af en skriftlig test, et essay eller lignende.
2. På grundlag af vurderingen forelægger sendeorganisationen en indledende udpegning af de bedste ansøgere for værtsorganisationen, med henblik på at de i fællesskab udpeger de ansøgere, der skal indkaldes til samtale.
3. De endeligt udpegede ansøgere indkaldes på grundlag af kompetencerammen til en struktureret samtale. Samtalen kan være personlig eller foregå ved hjælp af telekommunikationsteknologi, om muligt med deltagelse af værtsorganisationen. Yderligere vurderingsmetoder kan omfatte prøver i assessmentcentre, gruppeaktiviteter og arbejdssimuleringsøvelser.
4. Sendeorganisationen kan om nødvendigt kontrollere personlige og faglige anbefalinger inden den endelige udvælgelse. Ansøgerne informeres om udvælgelsesprocessen i stillingsopslaget ved processens begyndelse.
Artikel 7
Udvælgelse
1. Værtsorganisationen træffer endelig afgørelse om den udvalgte kandidat og bekræfter sit valg over for sendeorganisationen, som er ansvarlig for stillingstildelingen og for at forberede introduktionsfasen. Til hver stilling kan der vælges en suppleant, som kan erstatte den udvalgte kandidat i tilfælde af, at denne trækker sig eller ikke længere står til rådighed.
2. Sende- og værtsorganisationerne skal gennem hele udpegnings- og udvælgelsesprocessen kunne dokumentere og begrunde deres udvælgelsesafgørelse for så vidt angår principperne om ligebehandling, lige muligheder og ikke-forskelsbehandling.
3. Udvælgelsesproceduren afsluttes inden for en passende tidsperiode. Sendeorganisationen underretter alle ansøgere om udvælgelsesafgørelsen og om muligheden for at modtage feedback. Den opfordrer desuden den valgte kandidat til skriftligt at bekræfte sin interesse i at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige.
4. Sendeorganisationen sikrer sig, at dokumentationen i forbindelse med udpegnings- og udvælgelsesprocessen kan spores og bliver opbevaret i overensstemmelse med de regler for databeskyttelse, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
Artikel 8
Vurdering af læringsbehov
1. På grundlag af resultaterne af rekrutteringsprocessen, værtsorganisationens behov og den planlagte udsendelse vurderer sendeorganisationen læringsbehovene i samråd med værtsorganisationen og kandidaten og finder frem til de uddannelsesmoduler, som vedkommende skal deltage i, på grundlag af følgende kriterier:
a)
anciennitet med mulighed for, at seniormedarbejdere kan fokusere på obligatoriske moduler og vælge en projektstyringsuddannelse på et passende niveau samt specialiserede valgfrie moduler
b)
værtsorganisationens behov for bestemte kompetencer, som skal dækkes ved, at kandidaten deltager i valgfrie moduler
c)
kandidatens generelle kompetencer, som skal styrkes gennem deltagelse i valgfrie moduler.
2. Sendeorganisationen udfylder den lærings- og udviklingsplan, der er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og opregner de udvalgte kandidaters vurderede kompetencer og deres læringsbehov med henblik på fremsendelse til uddannelsesudbyderen.
KAPITEL 3
UDDANNELSESPROGRAM UNDER INITIATIVET EU-BISTANDSFRIVILLIGE
Artikel 9
Uddannelsesprogram
1. Uddannelsesudbyderne gennemfører et uddannelsesprogram for de endeligt udvalgte kandidater, eventuelt med bidrag fra sende- og værtsorganisationer og tidligere frivillige.
2. Uddannelsesprogrammet baseres på kompetencerammen og tilpasses efter henholdsvis junior- og seniormedarbejderes behov.
3. Uddannelsesprogrammet består af en kombineret læringstilgang baseret på e-læring og klasseundervisningsmoduler.
4. De obligatoriske moduler for alle kandidater skal omfatte:
a)
en generel introduktion til Den Europæiske Union, dens eksterne forbindelser og dens krisereaktionssystem
b)
en introduktion til humanitær bistand, Unionens humanitære bistandspolitik og initiativet EU-bistandsfrivillige
c)
håndtering af egen sikkerhed og sundhed
d)
projektstyring
e)
interkulturel bevidsthed (og tværfaglige spørgsmål)
f)
en scenariebaseret simuleringsøvelse, hvor kandidaterne skal demonstrere deres opnåede kompetencer.
5. De valgfrie moduler omfatter:
a)
fortalervirksomhed og kommunikation
b)
psykologisk førstehjælp
c)
uddannelse af videreformidlere
d)
forvaltning af frivillige
e)
organisatorisk udvikling
f)
om nødvendigt skræddersyede moduler, navnlig vedrørende tilpasning af kandidaternes tekniske kompetencer til en konkret humanitær bistandsaktion.
6. Kandidaterne skal følge alle de obligatoriske moduler og kan følge et eller flere valgfrie moduler, som udvælges i henhold til artikel 8.
7. Uddannelsesprogrammet med nærmere oplysninger om de enkelte moduler, herunder status, målgruppe, varighed, de kompetencer, der opbygges, og relaterede læringsresultater udformes i henhold til bilag II.
Artikel 10
Vurdering af kandidaterne under og efter uddannelsesforløbet
1. Under uddannelsesforløbet og efter dets afslutning vurderes på grundlag af kompetencerammen, om kandidaterne er parate til at blive udsendt.
2. Vurderingen tilrettelægges af underviserne i fællesskab og koordineres af kandidatens uddannelsesmentor.
3. Vurderingen af kompetencerne baseres på undervisernes vurderinger af kandidatens viden, færdigheder og personlige indstilling, herunder:
a)
den selvevaluering, som kandidaten skal foretage efter den scenariebaserede simuleringsøvelse
b)
undervisernes observationer efter hvert modul og efter den scenariebaserede simuleringsøvelse
c)
uddannelsesmentorens vurdering, som skal omfatte en grundig gennemgang af selvevalueringen og observationerne fra et personligt mentormøde mellem uddannelsesmentoren og kandidaten på grundlag af undervisernes feedback.
4. Vurderingen af alle kompetencer indføjes i kandidatens lærings- og udviklingsplan, som ajourføres ved uddannelsesforløbets afslutning, og som skal indeholde oplysninger om de fulgte kurser og de opnåede resultater.
5. Kandidater, som udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, erklæres uegnede. Underviserne og uddannelsesmentoren skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
KAPITEL 4
FORBEREDELSE AF KANDIDATER FORUD FOR UDSENDELSE
Artikel 11
Introduktionsprogram
1. Formålet med introduktionsforløbet er at gøre kandidaten eller den EU-bistandsfrivillige bekendt med sende- og værtsorganisationens kultur, politik og praksis samt forventningerne til opgavebeskrivelsen.
2. Sende- og værtsorganisationerne udvikler i fællesskab et introduktionsprogram. Programmet skal fastlægge deres roller og ansvar om muligt på grundlag af input fra tilbagevendte EU-bistandsfrivillige for at drage fordel af deres førstehåndsoplevelser og -erfaring. Programmet skal omfatte:
a)
introduktion forud for udsendelsen forestået af sendeorganisationen, jf. artikel 12
b)
introduktion i udsendelseslandet forestået af værtsorganisationen, jf. artikel 18.
3. Sende- og værtsorganisationerne tilrettelægger, hvor det er relevant, fællesmøder med deltagelse af alle kandidater eller EU-bistandsfrivillige.
Artikel 12
Introduktion forud for udsendelse
1. Sendeorganisationerne sikrer sig, at alle kandidater modtager en grundig og passende personlig introduktion forud for deres udsendelse. Denne introduktion skal som minimum omfatte følgende:
a)
organisations- og ledelsesstruktur og organisations- og ledelsesprocesser, teams, der er involverede i projektet (herunder projektlederen, den krisestyringsansvarlige, personaleafdelingen), organisationens mission og målsætninger i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
omfattende oplysninger om indholdet af det projekt, som kandidaten skal arbejde med, vedkommendes opgavebeskrivelse og den behovsvurdering, som understøtter den, samt de forventede arbejds- og levevilkår som omhandlet i artikel 22 og artikel 24-27
c)
de relevante rammebestemmelser, der finder anvendelse på den frivillige, som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
d)
de fælles regler og procedurer, der er relevante for den frivillige, bl.a. vedrørende disciplin, klager, afstandtagen fra svig og korruption, beskyttelse af børn og sårbare voksne samt overholdelse af adfærdskodeksen som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014
e)
obligatorisk, situationsbestemt orientering om sikkerhed og sundhed (herunder lægeundersøgelse forud for afrejse) som omhandlet i artikel 28 og 30
f)
det indførte system og den indførte procedure for vejledning og præstationsstyring samt de indførte støttemekanismer, herunder mentorordninger og anden støtte som omhandlet i artikel 19, 20 og 21
g)
lærings- og udviklingsplanen
h)
information om netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige og om den måde, hvorpå det støtter frivillige før, under og efter udsendelse
i)
information om de kommunikations- og synlighedsaktiviteter, der er planlagt inden for rammerne af projektet, på grundlag af kommunikationsplanen som omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014, herunder kontaktoplysninger på Kommissionens ansvarlige regionale informationsmedarbejder
j)
debriefing som omhandlet i artikel 23.
2. I forbindelse med introduktionen giver sendeorganisationerne også oplysninger om Kommissionens lokale humanitære bistandskontor for udsendelseslandet og underretter dette kontor om den forestående udsendelse af EU-bistandsfrivillige.
3. Sendeorganisationen sikrer sig, at kandidaterne har læst og forstået alle de oplysninger, der gives i løbet af introduktionsforløbet, og at disse oplysninger forbliver let tilgængelige under hele varigheden af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 13
Praktikophold for juniormedarbejdere
1. Kandidater, som er juniormedarbejdere, kan ud over uddannelsen blive pålagt at gennemføre et praktikforløb i en sendeorganisation for gennem praktisk arbejde at få kendskab til de procedurer, etiske regler og sammenhænge, der er kendetegnende for humanitært arbejde, og yderligere forberede sig på den planlagte udsendelse som EU-bistandsfrivillig. Praktikopholdet må højst vare seks måneder med mulighed for begrænset forlængelse i behørigt begrundede undtagelsestilfælde.
2. Sendeorganisationen ændrer og ajourfører i samråd med værtsorganisationen og praktikanten læringsbehovene i lærings- og udviklingsplanen på grundlag af praktikstedets behov. I lærings- og udviklingsplanen fastlægges navnlig:
a)
de læringsresultater, som praktikanten forventes at opnå i løbet af praktikforløbet
b)
de opgaver, som praktikanten skal gennemføre som led i læringsprocessen, og de ressourcer, der skal stilles til rådighed
c)
de mål og resultater, som praktikanten forventes at opnå efter afslutning af praktikforløbet.
3. Følgende artikler i denne forordning finder tilsvarende anvendelse på praktikophold og pålægger de sendeorganisationer, der ansætter praktikanterne, visse forpligtelser:
a)
artikel 19, stk. 4, 5, 6 og 9, samt artikel 21 og 22
b)
artikel 24 med undtagelse af stk. 5. Kandidater, der kommer fra EU-lande eller fra tredjelande som omhandlet i artikel 23, stk. 1, litra b), i forordning (EU) nr. 375/2014 i overensstemmelse med betingelserne i nævnte artikel, og som er dækket af deres nationale socialsikrings- eller forsikringsordning i deres opholdsland, og som gennemfører et praktikophold i ovennævnte lande, modtager kun en tillægsdækning. Det betyder, at deres forsikringsdækning er begrænset til omkostninger, der ikke er dækket via den nationale socialsikrings- eller forsikringsordning. I særligt begrundede tilfælde, hvor den nationale socialsikrings- eller forsikringsordning kun dækker en del eller ingen af de omkostninger, der er omhandlet i artikel 24, stk. 5, dækkes 100 % af omkostningerne
c)
artikel 25 med undtagelse af stk. 6, artikel 26 og artikel 27, stk. 1, hvor det er relevant
d)
artikel 28, stk. 1, 8, og 14, og artikel 30, stk. 1, 4, 5, 6 og 7.
Artikel 14
Vurdering af kandidaten efter praktikopholdet
1. Ved afslutningen af praktikopholdet foretager praktikanten en selvevaluering på grundlag af kompetencerammen og lærings- og udviklingsplanen.
2. Praktikantens nærmeste chef fra sendeorganisationen gennemgår selvevalueringen og vurderer praktikanten i samråd med værtsorganisationen, især for at:
a)
vurdere praktikantens præstation i forhold til målene
b)
undersøge, om de aftalte resultater er blevet opnået
c)
klarlægge læringsresultaterne.
3. Kandidater, som udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, erklæres uegnede og kan ikke blive EU-bistandsfrivillige. Praktikantens nærmeste chef fra sendeorganisationen skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
Artikel 15
Yderligere uddannelse forud for udsendelse
Med forbehold af kandidatens deltagelse i uddannelsesprogrammet eller som praktikant kan sendeorganisationen tilbyde yderligere relevant uddannelse forud for udsendelsen, såsom uddannelse med henblik på tilpasning af kandidatens tekniske kompetencer, så de opfylder værtsorganisationens behov, kurser i sprog, der er nødvendige i udsendelseslandet osv.
Artikel 16
Kontrakt med den EU-bistandsfrivillige
1. På grundlag af resultaterne af introduktionsforløbet forud for udsendelsen og eventuelt praktikopholdet og andre uddannelsesforløb forud for udsendelsen som omhandlet i artikel 13-15 bekræfter sendeorganisationen i samråd med værtsorganisationen den endelige vurdering af kandidatens egnethed til udsendelse som EU-bistandsfrivillig.
2. Sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivillige, som er erklæret egnet, undertegner en udsendelseskontrakt som fastsat i artikel 14, stk. 5, i forordning (EU) nr. 375/2014.
3. Kontrakten, som udformes i tæt samråd med værtsorganisationerne, fastsætter de specifikke betingelser for udsendelse og den EU-bistandsfrivilliges rettigheder og forpligtelser. Det skal også fremgå, hvilket lands lovgivning der finder anvendelse på kontrakten, i overensstemmelse med Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og kontrakten skal desuden som minimum indeholde følgende elementer:
a)
den nærmere fastlæggelse af den EU-bistandsfrivilliges stilling og titel, udsendelsens varighed og udsendelsesstedet samt de opgaver, der skal udføres, som fastlagt i opgavebeskrivelsen, herunder elementerne fra kommunikationsplanen som omhandlet i artikel 17 i forordning (EU) nr. 375/2014
b)
kontraktens varighed, herunder start- og sluttidspunkt
c)
præstationsstyring, herunder:
-
ledelsesstruktur, bl.a. den EU-bistandsfrivilliges ansvarlige nærmeste chef fra værtsorganisationen og kontaktpunktet for løbende støtte fra sendeorganisationen
-
mentorordninger
d)
arbejdsvilkår, herunder arbejdstid og orlov
e)
den EU-bistandsfrivilliges økonomiske rettigheder og forpligtelser, herunder de nødvendige foranstaltninger i forbindelse med deres ophold:
-
tilskud til opholdsudgifter og etablering
-
oplysninger om gældende beskatnings- og socialsikringsregler
-
forsikringsdækning
-
logi
-
rejse
f)
praktiske foranstaltninger:
-
lægeundersøgelse
-
visum og arbejdstilladelse
g)
fortrolighedskrav
h)
forventet adfærd fra den EU-bistandsfrivilliges side, herunder integritet og overholdelse af adfærdskodeksen samt beskyttelse af børn og sårbare voksne, bl.a. en klausul om nultolerance over for seksuelt misbrug, som vedlægges som bilag til kontrakten
i)
disciplinær politik og ophævelse af status som frivillig
j)
mæglingsmekanisme til brug ved problemløsning, klager og tvistbilæggelse
k)
ansvar og politikker vedrørende forvaltning af sikkerhed og sundhed
l)
læring og udvikling
-
uddannelse og introduktion
-
debriefing.
4. I tilfælde af en tvist mellem værts- eller sendeorganisationen og en EU-bistandsfrivillig har den EU-bistandsfrivillige ret til effektive retsmidler i overensstemmelse med de nationale bestemmelser, der gælder for sendeorganisationen.
Artikel 17
Registrering i databasen
Efter modtagelse af den EU-bistandsfrivilliges udtrykkelige samtykke registrerer sendeorganisationen den EU-bistandsfrivilliges oplysninger i databasen som omhandlet i artikel 13 i forordning (EU) nr. 375/2014 (i det følgende benævnt »databasen«). Enhver behandling af personoplysninger i forbindelse med denne database skal foregå i overensstemmelse med reglerne for databeskyttelse som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014. Når Kommissionen behandler personoplysninger i forbindelse med denne database finder forordning (EF) nr. 45/2001 (2) anvendelse.
KAPITEL 5
UDSENDELSE OG FORVALTNING AF EU-BISTANDSFRIVILLIGE
Artikel 18
Introduktion i udsendelseslandet
1. Værtsorganisationerne sørger for, at alle EU-bistandsfrivillige efter deres ankomst til udsendelseslandet får en grundig og passende introduktion på stedet, der som minimum omfatter følgende:
a)
organisations- og ledelsesstruktur og organisations- og ledelsesprocesser, teams, der er involverede i projektet (herunder projektlederen, det operationelle og tekniske team, den krisestyringsansvarlige samt støtteteams såsom personale- og økonomiafdelingen), projektsted(er) og organisationens mission og målsætninger i forbindelse med initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
omfattende oplysninger om værtsorganisationens mission, kompetenceområde og projekter, de berørte samfund, de operationelle forhold samt forventningerne til resultaterne af den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og den behovsvurdering, som understøtter den
c)
de relevante lokale rammebestemmelser, der gælder for den EU-bistandsfrivillige
d)
obligatorisk, situationsbestemt orientering om sikkerhed og sundhed som omhandlet i artikel 28 og 30
e)
det indførte system og den indførte procedure for vejledning og præstationsstyring samt de indførte støttemekanismer, herunder mentorordninger og anden støtte som omhandlet i artikel 19, 20 og 21
f)
kulturel orientering om landet, regionen og udsendelsesstedet, herunder retningslinjer for passende adfærd
g)
debriefing på stedet som omhandlet i artikel 23.
2. Værtsorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige har læst og forstået alle de oplysninger, der gives i løbet af introduktionsforløbet i udsendelseslandet, og at disse oplysninger forbliver let tilgængelige under hele varigheden af deres deltagelse i initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 19
Vejledning og præstationsstyring
1. Sende- og værtsorganisationerne udvikler i fællesskab et præstationsstyringssystem, der er baseret på præstationsmål og forventede resultater, for at måle fremskridtene og kvaliteten af den EU-bistandsfrivilliges arbejde i henhold til opgavebeskrivelsen.
2. I præstationsstyringsproceduren beskrives sende- og værtsorganisationernes respektive roller og ansvar i forbindelse med vejledningen af den EU-bistandsfrivillige.
3. Under introduktionsforløbet fastsætter sende- og værtsorganisationerne sammen med den EU-bistandsfrivillige dennes præstationsmål og giver vedkommende mulighed for at fremsætte bemærkninger til de fleksible elementer i opgavebeskrivelsen.
4. Værtsorganisationen udpeger den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef, som skal være ansvarlig for at vejlede den EU-bistandsfrivillige, og som med passende mellemrum, og når det praktisk kan lade sig gøre, skal holde vejledningsmøder med den EU-bistandsfrivillige.
5. Hvis det er relevant, og afhængigt af udsendelsens varighed, foretager sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef fra værtsorganisationen sammen med den EU-bistandsfrivillige en fælles midtvejsevaluering af den frivilliges præstation for formelt at evaluere integrationsprocessen og fremskridtene med opfyldelsen af målene og for at justere målene, opgavebeskrivelsen samt lærings- og udviklingsplanen.
6. Hvis konklusionen i midtvejsevalueringen er, at den EU-bistandsfrivillige udviser ringe evner inden for en af de tværfaglige eller specifikke kompetencer, træffer værtsorganisationen efter aftale med sendeorganisationen afgørelse om at afslutte udsendelsen før tid. De skal om nødvendigt kunne redegøre for og begrunde enhver sådan vurdering og afgørelse.
7. Sendeorganisationen og den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef fra værtsorganisationen foretager sammen med den EU-bistandsfrivillige en endelig præstationsvurdering for ved afslutningen af udsendelsen at evaluere den EU-bistandsfrivilliges indsats i forhold til målene for vedkommendes opgavebeskrivelse og i forhold til lærings- og udviklingsplanen.
8. Resultaterne af præstationsvurderingen integreres i den EU-bistandsfrivilliges lærings- og udviklingsplan.
9. Sendeorganisationen opbevarer præstationsvurderingsoptegnelserne i overensstemmelse med de regler for databeskyttelse, som er omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014, og registrerer i databasen, om udsendelsen er blevet afsluttet planmæssigt eller ej, og hvis ikke, hvad årsagen hertil er.
Artikel 20
Løbende vejledning fra sendeorganisationer
1. Forud for udsendelsen udpeger sendeorganisationen en kontaktperson, som skal stå til rådighed i hele udsendelsens varighed, og som skal have regelmæssig kontakt med den EU-bistandsfrivillige for at:
a)
bistå den EU-bistandsfrivillige i etablerings- og overgangsfasen
b)
yde den nødvendige ekstra støtte til den EU-bistandsfrivillige og værtsorganisationen
c)
tage del i midtvejsevalueringen og i endelige evalueringer samt i andre møder, hvis det er nødvendigt, og
d)
yde mæglingsstøtte i tilfælde af uoverensstemmelser mellem værtsorganisationen og den EU-bistandsfrivillige.
2. Hvis den udpegede kontaktperson ikke længere er i stand til at udfylde sin rolle under udsendelsen, findes der hurtigst muligt en stedfortræder for at sikre bistandens kontinuitet.
Artikel 21
Mentorordning
1. Værtsorganisationen udpeger en eller flere mentorer for den EU-bistandsfrivillige med henblik på at yde støtte på områder såsom:
a)
udvikling af faglige færdigheder, præstationsforbedring og tilegnelse af viden
b)
kulturel integration og akklimatisering
c)
vejledning i tilknytning til opgavebeskrivelsen og
d)
håndtering af psykosociale problemstillinger.
2. Den eller de udpegede mentor(er) skal have adgang til og basere deres støtte på den EU-bistandsfrivilliges lærings- og udviklingsplan og opgavebeskrivelse. Mentoren eller mentorerne mødes regelmæssigt med den EU-bistandsfrivillige for at drøfte dennes fremskridt og hjælpe med at løse udsendelsesmæssigt relaterede og personlige problemer.
3. Vejledningen tilpasses efter de lokale forhold og skal, såfremt det er muligt, også være relevant for lokale frivillige.
4. Sendeorganisationen skal gøre det lettere at yde vejledning ved gennem et samarbejde med værtsorganisationen at yde analytisk støtte, uddannelsesstøtte og anden form for kapacitetsopbyggende støtte og ved i deres egne strukturer og netværk at finde frem til egnede personer, der har de nødvendige færdigheder, i tilfælde af at adgangen til egnede vejledere på stedet er begrænset.
5. Hvis det er relevant, kan fjernvejledning overvejes, især gennem netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 22
Arbejdsvilkår
1. Alle EU-bistandsfrivillige skal sikres passende arbejdsvilkår, der sætter dem i stand til at udføre deres arbejde tilfredsstillende under udsendelsen, og sikrer deres trivsel, motivation, sundhed og sikkerhed. Arbejdsvilkårene skal være i overensstemmelse med de relevante bestemmelser i direktiv 89/391/EF (3) og direktiv 2003/88/EF (4).
2. Sende- og værtsorganisationerne samarbejder om at fastsætte passende arbejdsvilkår på grundlag af de lokale og nationale operationelle forhold.
3. Værtsorganisationen giver de nødvendige oplysninger og foreslår arbejdsvilkårene, hvorefter sendeorganisationen vurderer, om de er egnede og passende til at sikre overensstemmelse med deres pligt til at udvise omhu og med sendeorganisationens generelle politikker og praksis.
4. Sende- og værtsorganisationerne sørger i fællesskab for, at sikkerheds- og sundhedsrisici forebygges, håndteres og afbødes, og at de foreslåede arbejdsvilkår følger de vedtagne sikkerheds- og sundhedsprocedurer som omhandlet i artikel 28, 29 og 30 og er i overensstemmelse med kravene vedrørende arbejdstid, orlov, daglige og ugentlige hvileperioder og arbejdsstedet som omhandlet i punkt 3 i bilag I.
Artikel 23
Udsendelsens afslutning og støtte efter endt udsendelse
1. Sende- og værtsorganisationerne træffer i fællesskab beslutning om indholdet og formen af den debriefing, som alle EU-bistandsfrivillige, også dem, der vender tilbage før tid, modtager.
2. Værtsorganisationen giver den EU-bistandsfrivillige en personlig eller gruppebaseret debriefing, der omfatter den endelige præstationsvurdering som omhandlet i artikel 19, stk. 7, og, såfremt det er relevant, en projektbeskrivelse til det team og de samarbejdspartnere, der viderefører de aktiviteter, som den EU-bistandsfrivillige har varetaget, med henblik på at sikre bæredygtighed og kontinuitet.
3. Sendeorganisationen giver de tilbagevendte EU-bistandsfrivillige en rettidig personlig eller gruppebaseret debriefing samt operationelle eller projektorienterede debriefinger baseret på feedback fra værtsorganisationen og den endelige gennemførelse af lærings- og udviklingsplanen.
4. Sendeorganisationen hjælper med at få en lægeundersøgelse i stand efter endt udsendelse ved den EU-bistandsfrivilliges hjemkomst og tilbyder psykosociale debriefingmøder og rådgivningsstøtte, som den EU-bistandsfrivillige kan deltage i på frivillig basis.
5. Sende og værtsorganisationerne vejleder den EU-bistandsfrivillige i, hvilke muligheder der er for fortsat at arbejde inden for området humanitær bistand og aktivt europæisk medborgerskab, herunder fremme af og deltagelse i netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige.
6. Sendeorganisationen opfordrer hjemvendte EU-bistandsfrivillige til at give konstruktiv feedback om initiativet EU-bistandsfrivillige, bl.a. ved at forklare, hvordan deres erfaringer kan bruges i forbindelse med fremtidige udsendelser.
KAPITEL 6
BESTEMMELSER VEDRØRENDE FORSIKRING OG LEVEVILKÅR
Artikel 24
Forsikringsdækning
1. Alle EU-bistandsfrivillige skal være omfattet af en fuldt dækkende forsikringspolice, der specifikt er udformet til at beskytte dem under hele deres udsendelse i tredjelandet og i relevante perioder før og efter.
2. Forsikringen skal være dækkende i hele verden, døgnet rundt. Den skal løbe fra den dag, hvor den EU-bistandsfrivillige forlader sit hjem og rejser til udsendelseslandet, og indtil den dag, hvor den EU-bistandsfrivillige forlader udsendelseslandet og kommer tilbage til bopælslandet (i det følgende benævnt »den første dækningsperiode«).
3. Hvis forsikringen skal dække i mere end 12 uger, forlænges den i yderligere 8 uger i den forsikredes hjemland for at dække opfølgende lægebehandling af sygdomme og skader, som den forsikrede kan have pådraget sig i løbet af den første dækningsperiode.
4. Forsikringen skal dække alle aktiviteter, der er knyttet til initiativet EU-bistandsfrivillige, og også den EU-bistandsfrivilliges private aktiviteter i løbet af den første dækningsperiode.
5. Alle EU-bistandsfrivillige skal være dækket 100 % (fuld dækning) på følgende områder:
a)
læge- og tandlægebehandling
b)
graviditet og fødsel
c)
ulykke
d)
hjemtransport
e)
livsforsikring
f)
permanent og midlertidig invaliditet eller uarbejdsdygtighed
g)
erstatningsansvar over for tredjemand
h)
tab eller tyveri af dokumenter, rejsehjemmel og personlige ejendele
i)
supplerende bistand.
6. Med henblik på at sikre ligebehandling og dækning af alle EU-bistandsfrivillige kan Kommissionen indgå kontrakter med en eller flere forsikringsgivere via udbud.
Artikel 25
Beløb til dækning af opholdsudgifter og etablering
1. Sendeorganisationen yder et beløb til dækning af de EU-bistandsfrivilliges ophold i disses egenskab af ikke-beskæftigede personer i form af faste beløb, som betales i god tid og med faste mellemrum.
2. De faste beløb til dækning af opholdsudgifter baseres på en forbrugskurv, der omfatter den EU-bistandsfrivilliges almindelige udgifter til følgende:
a)
fødevarer
b)
toilet- og husholdningsartikler
c)
tøj
d)
lokal transport og indenlandsk transport
e)
diverse udgifter, som anses for at være nødvendige for at sikre en passende levestandard og deltagelse i lokalsamfundet (et beløb på højst 20 % af det samlede beløb for de varer, der er opført i litra a) til d), kan lægges oveni for at omfatte andre udgifter til eksempelvis fritidsinteresser, klipninger, aviser og kontorartikler)
f)
et beløb til uforudsete udgifter til EU-bistandsfrivillige, som opholder sig i områder, hvor prisindekset er højere end landsgennemsnittet (beløbet må højst udgøre 10 % af det samlede beløb for de varer, der er opført i litra a) til d)).
3. Omkostninger til logi indgår ikke i de faste beløb til dækning af opholdsudgifter.
4. Kommissionen offentliggør oplysninger om de faste beløb til dækning af opholdsudgifter for udsendelseslandene på grundlag af landeindekser. Ud over beløbet til dækning af opholdsudgifter kan udgifter til særlige behov, der er knyttet til invaliditet eller andre behørigt begrundede særlige omstændigheder, godtgøres.
5. EU-bistandsfrivillige underrettes rettidigt om ændringer i indeksene og i beløbene til dækning af opholdsudgifter, som berører dem i løbet af deres udsendelse, især i lande med høj inflation eller deflation.
6. Efter planmæssig afslutning af udsendelsen giver sendeorganisationen tilbagevendende EU-bistandsfrivillige et tilskud, der regelmæssigt indekseres, til etablering i hjemlandet på 100 EUR om måneden i henhold til varigheden af deres udsendelse.
Artikel 26
Logi
1. Sendeorganisationen sørger for, at værtsorganisationen stiller et passende logi til rådighed for den EU-bistandsfrivillige til en rimelig pris i forhold til det lokale prisleje.
2. Sende- og værtsorganisationerne sørger i fællesskab for, at sikkerheds- og sundhedsrisici forebygges, håndteres og afbødes, og at det tilbudte logi er i overensstemmelse med de vedtagne sikkerheds- og sundhedsprocedurer, der er omhandlet i artikel 28, 29 og 30, og er i overensstemmelse med de krav, der er fastsat i punkt 4 i bilag I.
3. Omkostninger til logi, opvarmning og andre omkostninger med direkte tilknytning hertil bæres direkte af værtsorganisationen, hvis det er muligt. Værtsorganisationen indgår kontrakter med udlejerne og træffer alle nødvendige foranstaltninger for at orientere værter og udlejere om initiativet EU-bistandsfrivillige.
Artikel 27
Rejseomkostninger og lignende
1. Sendeorganisationen tilrettelægger den EU-bistandsfrivilliges rejse til og fra udsendelsesstedet, også i tilfælde af tidlig hjemrejse, og dækker rejseudgifterne.
2. Efter anmodning fra den EU-bistandsfrivillige tilrettelægger sendeorganisationen desuden hjemrejse i følgende tilfælde og dækker omkostningerne hertil:
a)
orlov i hjemlandet for EU-bistandsfrivillige, hvis udsendelsesperiode overstiger 18 måneder
b)
forældreorlov for EU-bistandsfrivillige, som har forsørgerpligt over for et eller flere børn på under 12 år, såfremt deres udsendelsesperiode overstiger 6 måneder
c)
tjenestefri i tilfælde af, at et familiemedlem i direkte op- eller nedadgående linje eller den frivilliges ægtefælle eller registrerede partner, søster eller bror skal begraves eller lider af en alvorlig lægeattesteret sygdom.
3. Rejseomkostningerne kan baseres enten på de faktiske omkostninger til billetter på økonomiklasse eller anden klasse eller tilbagebetales i form af faste beløb baseret på en rimelig afstandsberegningsmetode.
4. Sendeorganisationen giver oplysninger og logistisk bistand i forbindelse med opnåelse af visum til den EU-bistandsfrivillige, og værtsorganisationen hjælper med at opnå visum i det omfang, det er nødvendigt. Sendeorganisationen dækker omkostningerne til opnåelse af visum, herunder nødvendige rejseomkostninger.
KAPITEL 7
PROCEDURER TIL SIKRING AF OMHU OG SIKKERHED
Artikel 28
Sikkerhedsstyring og risikovurdering
1. Sendeorganisationen skal have en sikkerhedspolitik og risikovurderingsprocedurer, som skal være egnede til og gælde for EU-bistandsfrivillige, og som om nødvendigt tilpasses.
2. På grundlag af sendeorganisationens sikkerhedspolitik udvikler sende- og værtsorganisationerne i fællesskab en sikkerhedsstyrings- og evakueringsplan for aktioner under initiativet EU-bistandsfrivillige. Sådanne planer skal som minimum opfylde kravene i punkt 5 i bilag I.
3. Sende- og værtsorganisationerne foretager i fællesskab en skriftlig vurdering af sikkerheds-, rejse- og sundhedsrisiciene i udsendelseslandet. Sådanne vurderinger skal som minimum opfylde kravene i punkt 6 i bilag I.
4. Den i stk. 3 omhandlede risikovurdering gennemgås og ajourføres så regelmæssigt, som forholdene kræver det, og som minimum inden den EU-bistandsfrivilliges udsendelse. Hvis risikovurderingen fører til den konklusion, at udsendelsen vil finde sted i områder med internationale eller ikke-internationale væbnede konflikter eller i områder med fare for udbrud af sådanne konflikter, indstilles planlægningen af udsendelsen, eller den aflyses, såfremt en EU-bistandsfrivillig allerede er blevet udvalgt.
5. Kravene til sikkerhedsbevidsthed og passende adfærd i forbindelse med risiko- og sikkerhedsstyring skal indgå i beskrivelsen af opgaven og rekrutteringsprocessen.
6. Sendeorganisationen underretter medlemsstaternes relevante nationale myndigheder og andre deltagende lande, jf. artikel 23 i forordning (EU) nr. 375/2014, inden en af deres borgere udsendes som EU-bistandsfrivillig. Forud for udsendelse gør den sendeorganisation, som udsender EU-bistandsfrivillige, der ikke er EU-borgere, sig bekendt med reglerne for konsulær beskyttelse, der ydes af det land, som den frivillige er statsborger i, eller af et andet land.
7. Sende- og værtsorganisationerne sikrer sig, at alle oplysninger om sikkerhedsprocedurer formidles til den EU-bistandsfrivillige, og at denne har forstået dem. Under introduktionsforløbet gives en situationsrelateret sikkerhedsorientering inden afrejse og ligeledes inden for 24 timer efter ankomst til udsendelseslandet. Den skal omfatte resultaterne af risikovurderingen, evakuerings- og sikkerhedsstyringsplanen, herunder rapportering om sikkerhedsrelaterede hændelser, procedurer for evakuering og hjemsendelse, et kommunikationstræ, krisestyringskontaktpersonen eller -personerne samt nærmere oplysninger om ambassader, politi, brandvæsen og hospitaler.
8. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige som minimum er dækket af den tildelte forsikring som beskrevet i artikel 24.
9. Ud over det obligatoriske sikkerhedskursus i forbindelse med uddannelsesprogrammet giver sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige alle andre relevante sikkerhedskurser, som det tilbyder sine egne internationale medarbejdere.
10. Ved undertegnelsen af kontrakten som omhandlet i artikel 16, stk. 2, erklærer den EU-bistandsfrivillige at ville overholde dens bestemmelser, herunder pligten til at holde sig orienteret og ajourført om den aktuelle sikkerhedssituation, til at varetage sit personlige ansvar for håndteringen af egen, andres og organisationens sikkerhed og til at afstå fra farefuld adfærd. Sende- og værtsorganisationerne gør den EU-bistandsfrivillige opmærksom på konsekvenserne af enhver overtrædelse af sikkerhedsprocedurerne, især overtrædelser, som fører til en tvungen afbrydelse af udsendelsen før tid.
11. Sendeorganisationen anbefaler EU-bistandsfrivillige at lade sig registrere ved deres hjemlands ambassade eller konsulat ved ankomst til udsendelseslandet og oplyser dem om muligheden for at anmode om konsulær bistand her. Hvis det land, som den EU-bistandsfrivillige er statsborger i, ikke har en konsulær repræsentation i udsendelseslandet, anbefaler sendeorganisationen EU-bistandsfrivillige, som er EU-statsborgere, at lade sig registrere ved en anden medlemsstats ambassade eller konsulat og underretter dem om muligheden for at anmode om konsulær bistand her.
12. På grundlag af ajourføringer fra værtsorganisationen ajourfører sende- og værtsorganisationerne regelmæssigt evakueringsplanen for at sikre, at den til enhver tid er i overensstemmelse med forholdene. Af risikovurderingen skal fremgå, hvor ofte planen skal revideres, og værtsorganisationen benytter historiske data og aktuelle ajourføringer til at tilpasse planen i det omfang, det er nødvendigt. Evakueringsplanen opbevares på et sted, som den EU-bistandsfrivillige har let adgang til.
13. Værtsorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige holdes ajourført om enhver ændring af den operative situation og de deraf følgende ændringer af enhver sikkerhedsprocedure eller -protokol.
14. Værtsorganisationen skal vide, hvor den EU-bistandsfrivillige opholder sig, og have et telefonnummer, som den til enhver tid kan komme i kontakt med vedkommende på, også når den EU-bistandsfrivillige er på orlov.
Artikel 29
Procedurer i tilfælde af ulykke eller evakuering
1. Hvis der opstår en sikkerhedsrelateret hændelse, orienteres den EU-bistandsfrivillige hurtigst muligt. Afhængig af hændelsens alvor og af sende- og værtsorganisationernes procedurer kan denne orientering forestås af den EU-bistandsfrivilliges nærmeste chef eller mentoren fra værtsorganisationen eller den krisestyringsansvarlige i sendeorganisationen og kan omfatte professionel psykologhjælp.
2. I tilfælde af evakuering følges evakueringsplanen; den EU-bistandsfrivillige beskyttes til enhver tid, og de procedurer, som anvendes af de konsulater eller ambassader, hvor den EU-bistandsfrivillige er blevet registreret, jf. artikel 28, stk. 11, følges, såfremt det er relevant.
3. Sendeorganisationen kontakter EU-bistandsfrivillige efter deres hjemkomst og sikrer en passende opfølgning, herunder en debriefing samt psykolog- og lægehjælp.
4. Sende- og værtsorganisationernes overvågnings- og evalueringsramme skal omfatte bestemmelser om sikkerhed, og erfaringer fra sikkerhedsrelaterede hændelser anvendes i forbindelse med gennemgang og forbedring af projekter.
Artikel 30
Sundhed og sikkerhed
1. Sendeorganisationen skal have en sundheds- og sikkerhedspolitik, som skal være egnet til og gælde for EU-bistandsfrivillige, og som om nødvendigt tilpasses; den skal indeholde retningslinjer vedrørende:
a)
personlig sundhed, såsom fysisk sundhed (sygdomsforebyggelse, kostvejledning og søvnrådgivning, kendskab til risici, der er forbundet med klimarelaterede og geografiske farer, samt adgang til behandling)
b)
mental sundhed (rådgivning om opnåelse af en balance mellem arbejds- og privatliv, stresshåndtering, handlestrategier, afslapningsmetoder og kontaktpunkter for psykosocial bistand).
2. På grundlag af sendeorganisationens organisatoriske sundheds- og sikkerhedspolitik udvikler sende- og værtsorganisationerne i fællesskab et omfattende sæt politikker og retningslinjer for sundhed og sikkerhed for at opfylde deres pligt til at udvise omhu og for at sikre de EU-bistandsfrivilliges fysiske og følelsesmæssige trivsel.
3. Som led i den i artikel 28, stk. 3, omhandlede risikovurdering, og inden opgaven beskrives nærmere, vurderer sende- og værtsorganisationerne i fællesskab og på grundlag af indikatorerne i punkt 7 i bilag I, om den EU-bistandsfrivillige under udsendelsen kan garanteres sikre arbejds- og levevilkår.
4. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige som minimum er dækket af en omfattende syge- og rejseforsikring som beskrevet i artikel 24.
5. Under introduktionsforløbet orienterer sendeorganisationen den EU-bistandsfrivillige om de politikker og retningslinjer for sundhed og sikkerhed, der er omhandlet i stk. 1 og 2, herunder sygdomme, førstehjælp, vedligeholdelse på alle udsendelsessteder, vedligeholdelse af køretøjer og udstyr, arbejdsstationer, balance mellem arbejdsliv og privatliv, sundheds- og sikkerhedshændelser samt proceduren for medicinsk evakuering.
6. Sendeorganisationen sikrer sig, at den EU-bistandsfrivillige undergår en grundig lægeundersøgelse forud for udsendelsen, og tilbyder de anbefalede lægemidler og vaccinationer til beskyttelse mod risiciene i udsendelseslandet samt udstyr såsom førstehjælpskasse og myggenet mv., hvis det er nødvendigt.
7. Værtsorganisationen sørger for, at omhu indarbejdes i den daglige personaleforvaltning, og forsyner under introduktionsforløbet den EU-bistandsfrivillige med:
a)
ajourførte oplysninger om lokale sundheds- og sikkerhedsressourcer samt kontaktoplysninger på læger, hospitaler og ambulancetjenester
b)
vejledning i lokale sædvaner og normer som led i deres orientering på stedet for at mindske sikkerhedsrisiciene og lette integrationen.
8. Sendeorganisationen hjælper med at få en lægeundersøgelse i stand efter endt udsendelse ved den EU-bistandsfrivilliges hjemkomst og tilbyder psykosociale debriefingmøder eller rådgivningsstøtte som led i debriefingen. Sende- og værtsorganisationerne fremmer netværket for initiativet EU-bistandsfrivillige som en alternativ støttemekanisme før, under og efter udsendelsen.
KAPITEL 8
PROCEDURER FOR OVERVÅGNING OG VURDERING AF EU-BISTANDSFRIVILLIGES INDIVIDUELLE PRÆSTATION
Artikel 31
Overvågning og vurdering af EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation
1. På grundlag af den vejlednings- og præstationsstyringsprocedure, der er omhandlet i artikel 19, overvåger og vurderer sende- og værtsorganisationerne den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation, idet de måler fremskridtene og resultaterne for så vidt angår den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og målene for denne opgave.
2. Overvågningen og vurderingen af EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation er en løbende proces gennem hele udsendelsen og omfatter specifikke evalueringer som minimum på følgende trin:
a)
hvis det er relevant, ved afslutningen af praktikopholdet som omhandlet i artikel 14
b)
i løbet af den endelige præstationsvurdering som omhandlet i artikel 19, og midtvejs i forløbet, såfremt det vurderes at være passende at foretage en midtvejsevaluering
c)
under debriefingen som omhandlet i artikel 23.
3. Sende- og værtsorganisationerne forelægger oplysninger, der viser, i hvilket omfang den EU-bistandsfrivilliges individuelle præstation - for så vidt angår resultater og virkninger - bidrager til målene for projektet og for initiativet generelt i lyset af de indikatorer, der er omhandlet i artikel 7 i forordning (EU) nr. 375/2014. Oplysningerne skal indeholde anonymiserede optegnelser over kvaliteten af resultaterne af den EU-bistandsfrivilliges arbejde, og disse optegnelser skal være tilgængelige med henblik på evaluering. Oplysningerne behandles i overensstemmelse med reglerne for databeskyttelse som omhandlet i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
4. Sendeorganisationerne støtter værtsorganisationernes opbygning af kapacitet til at måle fremskridt og resultater hvad angår den EU-bistandsfrivilliges opgavebeskrivelse og målene for denne opgave.
KAPITEL 9
CERTIFICERINGSMEKANISME FOR SENDE- OG VÆRTSORGANISATIONER
Artikel 32
Certificeringsmekanisme for værtsorganisationer
1. Værtsorganisationer, der ønsker certificering, skal foretage en objektiv og sandfærdig selvevaluering i overensstemmelse med kravene i punkt 1 i bilag III, hvor de vurderer deres eksisterende politikker og praksis i forhold til kravene i de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige som fastsat i denne forordning og i Kommissionens delegerede forordning, som skal vedtages efter artikel 9, stk. 2, i forordning (EU) nr. 375/2014.
2. I selvevalueringen tilkendegiver værtsorganisationen, på hvilke områder der eventuelt er mangler og behov for forbedringer, som kan kræve kapacitetsopbygning, for at organisationen til fulde opfylder kravene.
3. Værtsorganisationen vedlægger tre anbefalinger til selvevalueringen i overensstemmelse med kravene i punkt 1 i bilag III for at give omfattende oplysninger om alle kravene i henhold til de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige. Anbefalingerne skal være givet af interessenter inden for mindst to af følgende grupper:
a)
en certificeret sende- eller værtsorganisation, med hvem den ansøgende værtsorganisation allerede har et samarbejde eller agter at indlede et samarbejde med henblik på at deltage i initiativet EU-bistandsfrivillige
b)
en af Kommissionens humanitære bistandspartnere, som har en gældende rammeaftale (om partnerskab), og med hvem den ansøgende værtsorganisation har haft et godt samarbejde om et humanitært bistandsprojekt
c)
en relevant international organisation eller nonprofitorganisation eller offentligretligt organ af civil karakter, med hvem den ansøgende værtsorganisation har haft et godt samarbejde om et humanitært bistandsprojekt
d)
en akkrediterings- eller revisionsinstans, som har certificeret den ansøgende værtsorganisation på områder, der er relevante for initiativet EU-bistandsfrivillige; i givet fald vedlægges de pågældende akkrediterings- eller revisionsbeviser.
4. Den færdige selvevaluering undertegnes af den person, som har beføjelse til at repræsentere og retligt forpligte værtsorganisationen, og sendes til Kommissionen sammen med de i stk. 3 omhandlede anbefalinger.
5. Kommissionen vurderer ansøgningen på grundlag af selvevalueringen og anbefalingerne og kan træffe en af følgende afgørelser:
a)
tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende værtsorganisation vurderes at opfylde samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer
b)
ikke at tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende værtsorganisation ikke opfylder samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer.
6. Inden for seks måneder fra modtagelsen af ansøgningen underretter Kommissionen den ansøgende værtsorganisation om udfaldet af vurderingen og angiver om nødvendig også muligheder for at opnå støtte til kapacitetsopbygning med henblik på indsendelse af en ny ansøgning på et senere tidspunkt. Hvis det på grundlag af en strategi for kapacitetsopbygning, som den ansøgende værtsorganisation skal fremlægge, er konstateret, at der er visse behov for forbedringer, har værtsorganisationen adgang og fortrinsret til kapacitetsopbygningsstøtte.
Artikel 33
Certificeringsmekanisme for sendeorganisationer
1. Sendeorganisationer, der ønsker certificering, skal foretage en objektiv og sandfærdig evidensbaseret selvevaluering i overensstemmelse med kravene i punkt 2 i bilag III, hvor de vurderer deres eksisterende politikker og praksis i forhold til kravene i de fælles regler og procedurer vedrørende kandidater og EU-bistandsfrivillige.
2. I den evidensbaserede selvevaluering tilkendegiver sendeorganisationen, på hvilke områder der eventuelt er mangler og behov for forbedringer, som kan kræve teknisk bistand, for at organisationen til fulde opfylder kravene. Den skal også vedlægge dokumentation og verifikation for, at de politikker og den praksis, der er omhandlet under hvert af kravene i henhold til de fælles regler og procedurer, er blevet gennemført, især hvad angår frivillige.
3. Den færdige evidensbaserede selvevaluering undertegnes af den person, som har beføjelse til at repræsentere og retligt forpligte sendeorganisationen, og sendes til Kommissionen sammen med de i stk. 2 omhandlede bilag.
4. Kommissionen vurderer ansøgningen på grundlag af den evidensbaserede selvevaluering og de fremsendte bilag og kan træffe en af følgende afgørelser:
a)
tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende sendeorganisation vurderes at opfylde samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer
b)
ikke at tildele certificering i de tilfælde, hvor den ansøgende sendeorganisation ikke opfylder samtlige krav i henhold til de fælles regler og procedurer.
5. Inden for seks måneder fra modtagelsen af ansøgningen underretter Kommissionen den ansøgende sendeorganisation om udfaldet af vurderingen og angiver om nødvendig også muligheder for at opnå teknisk bistand med henblik på indsendelse af en ny ansøgning på et senere tidspunkt. Hvis det på grundlag af en strategi for teknisk bistand, som sendeorganisationen skal fremlægge, er konstateret, at der er visse behov for forbedringer, har sendeorganisationen adgang og fortrinsret til teknisk bistand.
Artikel 34
Retsmidler
1. Hvis Kommissionen beslutter ikke at tildele certificering og afviser en ansøgning, skal den i sin afgørelse oplyse, at den afviste ansøgende organisation først kan ansøge igen efter 12 måneder regnet fra datoen for ansøgerens modtagelse af afgørelsen om afvisning. I afgørelsen anføres også, hvilke retsmidler der er tilgængelige, såfremt ansøgeren ønsker at klage over afgørelsen.
2. I medfør af artikel 256 og 263 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) har Retten kompetence vedrørende Europa-Kommissionens retsakter, der skal have retsvirkning over for tredjemand. I medfør af artikel 256, 268 og 340 i TEUF har Retten ligeledes kompetence til at afgøre tvister vedrørende erstatning for skade forvoldt af Europa-Kommissionen for så vidt angår ansvar uden for kontraktforhold.
Artikel 35
Organisationernes økonomiske levedygtighed og organisationskapacitet
Vurderingen af de certificerede sende- og værtsorganisationers økonomiske levedygtighed og organisationskapacitet indgår ikke i certificeringsproceduren. Disse elementer er dog en forudsætning for at modtage økonomisk bistand fra Unionen og vurderes i ansøgningsprocessen efter en indkaldelse af forslag.
Artikel 36
Certificeringens gyldighed og regelmæssig kontrol
1. De certificerede sende- og værtsorganisationer undergår på ny en certificeringsproces tre år efter modtagelsen af Kommissionens afgørelse om tildeling af certificering eller på ethvert andet tidspunkt i tilfælde af væsentlige ændringer af de fælles regler og procedurer vedrørende de pågældende forhold.
2. I certificeringens gyldighedsperiode kan de certificerede sende- og værtsorganisationer om nødvendigt blive pålagt at undergå regelmæssig kontrol forestået af Kommissionen.
3. Certificerede sende- og værtsorganisationer underretter straks Kommissionen om enhver ændring af deres retlige, økonomiske, tekniske eller organisatoriske forhold, som kan så tvivl om deres overholdelse af de fælles regler og procedurer eller skabe interessekonflikter. De underretter også Kommissionen om enhver ændring af deres navn, adresse eller retlige repræsentant.
Artikel 37
Suspendering og tilbagetrækning af certificering
1. På grundlag af oplysningerne fra den certificerede sende- og værtsorganisation, herunder fra den regelmæssige kontrol som omhandlet i artikel 36, stk. 2, og oplysninger opnået på anden vis, kan Kommissionen vurdere, at den certificerede sende- eller værtsorganisation ikke længere opfylder en eller flere af de fælles regler eller procedurer. I tilfælde heraf kan Kommissionen træffe passende foranstaltninger, herunder suspendere eller trække certificeringen tilbage, i overensstemmelse med proceduren i punkt 3 i bilag III.
2. En sende- eller værtsorganisation, hvis certificering suspenderes eller trækkes tilbage, må ikke udsende eller være vært for EU-bistandsfrivillige fra datoen for suspenderingen eller tilbagetrækningen og kan ikke modtage økonomisk støtte fra Unionen til dette formål.
3. I lyset af årsagerne til suspenderingen eller tilbagetrækningen af certificeringen, navnlig de EU-bistandsfrivilliges sikkerhed, kan Kommissionen kræve, at de EU-bistandsfrivillige, som er udsendt på det tidspunkt, hvor certificeringen suspenderes eller trækkes tilbage, sendes hjem.
4. Sende- eller værtsorganisationen har ikke ret til at kræve kompensation som følge af suspenderingen eller tilbagetrækningen af certificeringen.
Artikel 38
Erstatningsansvar
Kommissionen er ikke som følge af sende- eller værtsorganisationens certificerede status ansvarlig for tab eller skade, som sende- eller værtsorganisationen eller tredjemand forårsager eller lider.
KAPITEL 10
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 39
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tredjedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 20. november 2014.