РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1024/2012 НА ЕВРОПЕЙСКИЯ ПАРЛАМЕНТ И НА СЪВЕТА
от 25 октомври 2012 година
относно административно сътрудничество посредством Информационната система за вътрешния пазар и за отмяна на Решение 2008/49/ЕО на Комисията („Регламент за ИСВП“)
(текст от значение за ЕИП)
ЕВРОПЕЙСКИЯТ ПАРЛАМЕНТ И СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взеха предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 114 от него,
като взеха предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взеха предвид становището на Европейския икономически и социален комитет (1),
в съответствие с обикновената законодателна процедура (2),
като имат предвид, че:
(1)
Прилагането на някои актове на Съюза, уреждащи свободното движение на стоки, хора, услуги и капитали в рамките на вътрешния пазар, изисква от държавите членки да си сътрудничат по-ефективно и да обменят информация помежду си и с Комисията. В тези актове обаче често не са посочени конкретните практически средства за извършването на такъв обмен на информация, поради което е необходимо да се установят подходящи практически механизми.
(2)
Информационната система за вътрешния пазар („ИСВП“) е софтуерно приложение, достъпно през интернет, разработено от Комисията в сътрудничество с държавите членки, с цел те да бъдат подпомогнати при практическото изпълнение на изискванията за информационен обмен, установени в актовете на Съюза, чрез осигуряването на централизиран механизъм за комуникация, с който да се улесни трансграничният обмен на информация и взаимната помощ. По-специално ИСВП подпомага компетентните органи да установят кои са партньорите им в друга държава членка, да управляват обмена на информация, включително на лични данни, на базата на прости и единни процедури, и да преодолеят езиковите бариери с помощта на предварително съгласувани и преведени работни процеси. Ако са налични, Комисията следва да предостави на потребителите на ИСВП съществуващите допълнителни функционалности за превод, които отговарят на техните нужди, които са съвместими с изискванията за сигурност и поверителност за обмена на информация в ИСВП и могат да бъдат предложени на разумна цена.
(3)
С цел преодоляване на езиковите бариери ИСВП следва по принцип да бъде достъпна на всички официални езици на Съюза.
(4)
Целта на ИСВП следва да бъде да се подобри функционирането на вътрешния пазар чрез осигуряването на ефективен и лесен за използване инструмент за осъществяване на административно сътрудничество между държавите членки и между държавите членки и Комисията, като по този начин се улесни прилагането на актовете на Съюза, изброени в приложението към настоящия регламент.
(5)
В съобщението на Комисията от 21 февруари 2011 г., озаглавено „По-добро управляване на единния пазар чрез засилено административно сътрудничество: стратегия за разширяване и развиване на информационната система за вътрешния пазар (ИСВП)“ са изложени планове за евентуално разширяване на използването на ИСВП по отношение на други актове на Съюза. В съобщението на Комисията от 13 април 2011 г., озаглавено „Акт за единния пазар - Дванадесет лоста за насърчаване на растежа и укрепване на доверието - „Заедно за нов тип икономически растеж“ се подчертава значението на ИСВП за засилване на сътрудничеството сред участниците, включително на местно равнище, като по този начин се допринася за по-доброто управление на единния пазар. Затова е необходимо да се създаде стабилна правна рамка за ИСВП и да се установят общи правила, с което да се гарантира ефективното функциониране на ИСВП.
(6)
Когато прилагането на разпоредба от акт на Съюза изисква от държавите членки да обменят лични данни и предвижда тяхното обработване, подобна разпоредба следва да се разглежда като подходящо правно основание за обработването на лични данни при изпълнение на условията по членове 8 и 52 от Хартата на основните права на Европейския съюз. ИСВП следва да се разглежда основно като инструмент за обмен на информация, включително лични данни, който обмен в противен случай би се извършвал чрез други средства, включително обикновена поща, факс или електронна поща, въз основа на правни задължения, наложени с актове на Съюза на властите и органите на държавите членки. Обменяните чрез ИСВП лични данни следва да се събират, обработват и използват единствено за цели, съответстващи на целите на първоначалното им събиране, и това следва да става при спазване на всички приложими предпазни мерки.
(7)
Съгласно принципа за защита на личните данни още на етапа на проектиране ИСВП е разработена при съобразяване на изискванията на законодателството за защита на данните и още от самото начало е ориентирана към защита на данните, по-специално поради ограниченията, наложени върху достъпа до лични данни, обменяни чрез ИСВП. Вследствие на това ИСВП предлага значително по-висока степен на защита и сигурност в сравнение с други методи за обмен на информация като обикновена поща, телефон, факс или електронна поща.
(8)
Административното сътрудничество по електронен път между държавите членки, както и между държавите членки и Комисията, следва да става в съответствие с правилата за защита на личните данни, предвидени в Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 24 октомври 1995 г. за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни (3) и в Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (4). Определенията, установени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001, следва да се прилагат и за целите на настоящия регламент.
(9)
Комисията предоставя и управлява софтуера и информационно-технологичната инфраструктура на ИСВП, гарантира сигурността на ИСВП, управлява мрежата от национални координатори за ИСВП и участва в обучението и техническата помощ за ползвателите на ИСВП. За тази цел Комисията следва да има достъп само до личните данни, които са стриктно необходими за изпълнението на задачите ѝ в рамките на отговорностите, определени от настоящия регламент, например регистрацията на националните координатори за ИСВП. Комисията следва също да има достъп до лични данни при извличане на такива данни по искане на друг участник в ИСВП, които са блокирани в ИСВП и до които даден субект на данни е поискал достъп. Комисията не следва да има достъп до лични данни, обменяни в рамките на административното сътрудничество по линия на ИСВП, освен ако чрез акт на Съюза не се предвиди роля на Комисията в това сътрудничество.
(10)
С цел да се гарантира прозрачност, по-специално за субектите на данни, разпоредбите на актовете на Съюза, по отношение на които ще се използва ИСВП, следва да бъдат изброени в приложението към настоящия регламент.
(11)
В бъдеще ИСВП може да се разшири и да обхване нови области, където може да спомогне за осигуряването на ефективно изпълнение на даден акт на Съюза по икономически ефективен и лесен за използване начин, като се вземе предвид техническата приложимост и общото въздействие върху ИСВП. Комисията следва да проведе необходимите изпитвания, за да провери техническата готовност на системата за всяко планирано разширяване. Решенията за разширяване на използването на ИСВП до други актове на Съюза следва да се вземат чрез обикновената законодателна процедура.
(12)
Пилотните проекти са полезен инструмент за проверка дали разширяването на използването на ИСВП е оправдано и за адаптиране на техническите функционалности и процедурните механизми към изискванията на ползвателите на ИСВП, преди да се вземе решение за разширяване на използването на ИСВП. Държавите членки следва да участват пълноценно във вземането на решения относно актовете на Съюза, които следва да бъдат обект на пилотен проект, както и относно реда и условията на този пилотен проект, с цел да се гарантира, че пилотният проект отразява нуждите на ползвателите на ИСВП и че разпоредбите за обработка на личните данни се спазват изцяло. Редът и условията следва да бъдат определени поотделно за всеки пилотен проект.
(13)
Никоя от разпоредбите на настоящия регламент не следва да възпрепятства държавите членки и Комисията да решат да използват ИСВП за обмен на информация, която не включва обработването на лични данни.
(14)
С настоящия регламент следва да се определят правилата за използване на ИСВП за целите на административното сътрудничество, което може да включва наред с другото и индивидуален обмен на информация, уведомителни процедури, механизми за предупреждение, процедури за взаимна помощ и разрешаване на проблеми.
(15)
Правото на държавата членка да решава кои национални органи изпълняват задълженията, произтичащи от настоящия регламент, следва да остане непроменено от настоящия регламент. Държавите членки следва да могат да приведат функциите и отговорностите във връзка с ИСВП в съответствие със своите вътрешни административни структури, както и да изпълнят изискванията на специфичните работни процеси на ИСВП. Държавите членки следва да могат да назначават допълнителни координатори за ИСВП, които да изпълняват задачите на национални координатори на ИСВП, самостоятелно или съвместно, за дадена област на вътрешния пазар, административно подразделение, географски регион или съгласно друг критерий. Държавите членки следва да информират Комисията за назначените от тях координатори за ИСВП, но не следва да бъдат задължавани да обозначават допълнителните координатори за ИСВП като такива в ИСВП, когато това не е необходимо за нейното правилно функциониране.
(16)
С цел да се постигне ефективно административно сътрудничество чрез ИСВП, държавите членки и Комисията следва да гарантират, че техните участници в ИСВП разполагат с необходимите ресурси за изпълнение на задълженията си в съответствие с настоящия регламент.
(17)
Тъй като ИСВП по същество е комуникационен инструмент за административно сътрудничество между компетентните органи, до който широката общественост няма достъп, може да е необходимо да бъдат разработени технически средства, които да позволят на външни лица като граждани, предприятия и организации да комуникират с компетентните органи, с цел да предоставят информация или да извличат данни или да упражняват правата си на субекти на данни. Такива технически средства следва да включват подходящи предпазни мерки за защита на данните. С цел да се осигури високо ниво на сигурност, всеки такъв публичен интерфейс следва да се разработва така, че да бъде технически изцяло отделен от ИСВП, до което следва да имат достъп само ползватели на ИСВП.
(18)
Използването на ИСВП за техническа помощ на мрежата „SOLVIT“ следва да се извършва, без да се засяга неофициалният характер на процедурата „SOLVIT“, която се основава на доброволен ангажимент на държавите членки в съответствие с препоръката на Комисията от 7 декември 2001 г. относно принципи за използване на „SOLVIT“ - мрежата за решаване на проблеми в рамките на вътрешния пазар (5) („Препоръка за „SOLVIT“). За да продължи функционирането на мрежата „SOLVIT“ въз основа на действащите работни механизми, една или повече задачи на националния координатор за ИСВП могат да бъдат възложени на центрове на „SOLVIT“ в областта на тяхната дейност, така че те да могат да функционират независимо от националния координатор за ИСВП. Обработката на лични данни и поверителна информация като част от процедурите на „SOLVIT“ следва да се ползва с всички гаранции, определени в настоящия регламент, без да се засяга незадължителният характер на препоръката за „SOLVIT“.
(19)
Макар ИСВП да включва базиран на интернет интерфейс за ползвателите, в определени случаи и по искане на заинтересованата държава членка може да е целесъобразно да се обмислят технически решения за пряк трансфер на данни от националните системи към ИСВП, когато такива национални системи вече са били разработени, по-конкретно за уведомителни процедури. Изпълнението на такива технически решения следва да зависи от резултатите от оценката за тяхната осъществимост, разходи и очаквани ползи. Тези решения следва да не засягат съществуващите структури и националните компетенции.
(20)
Когато държавите членки са изпълнили задължението за нотифициране по член 15, параграф 7 от Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 12 декември 2006 г. относно услугите на вътрешния пазар (6), използвайки процедурата в съответствие с Директива 98/34/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 22 юни 1998 г. установяваща процедура за предоставянето на информация в сферата на техническите стандарти и регламенти и правила относно услугите на информационното общество (7), от тях не следва да се изисква да извършват същото нотифициране и чрез ИСВП.
(21)
Обменът на информация посредством ИСВП произтича от правното задължение на органите на държавите членки да си оказват взаимна помощ. За да се гарантира правилното функциониране на вътрешния пазар, информацията, получена от компетентните органи посредством ИСВП от друга държава членка, следва да не бъде лишена от качеството си на доказателство при административни производства единствено на основание, че е с произход от друга държава членка или е получена по електронен път, и следва да се разглежда от този компетентен орган по същия начин, както подобни документи с произход от собствената им държава членка.
(22)
За да се гарантира висока степен на защита на данните, е необходимо да се определят максимални срокове, през които личните данни могат да бъдат съхранявани в ИСВП. Тези срокове обаче следва да бъдат добре балансирани, като се отчитат надлежно изискванията за правилното функциониране на ИСВП, както и правата на субектите на данни да могат да упражняват в пълна степен своите права, например да получават доказателства, че информация е била обменена, за да могат да обжалват дадено решение. По-специално, сроковете за съхраняване на данните не следва да надхвърлят необходимото за постигане на целите на настоящия регламент.
(23)
Имената и данните за връзка на ползвателите на ИСВП следва да могат да се обработват за цели, съвместими с целите на настоящия регламент, в това число наблюдаване на използването на системата от координаторите за ИСВП и Комисията, комуникация, обучения и инициативи за повишаване на осведомеността, както и събиране на информация относно административното сътрудничество или взаимната помощ в областта на вътрешния пазар.
(24)
Европейският надзорен орган по защита на данните следва да наблюдава и да се стреми да гарантира прилагането на настоящия регламент, наред с другото като поддържа връзки с националните органи по защита на данните, включително съответните разпоредби за сигурността на данните.
(25)
За да се осигури ефективното наблюдение и докладване относно функционирането на ИСВП и прилагането на настоящия регламент, държавите членки следва да осигурят достъп на Комисията до необходимата информация.
(26)
В съответствие с настоящия регламент и с националното законодателство, прието в изпълнение на Директива 95/46/ЕО, субектите на данни следва да бъдат информирани за обработката на техни лични данни в ИСВП, както и за правото им на достъп до свързани с тях данни и за правото им да изискат поправка на неточни данни и заличаване на незаконосъобразно обработени данни.
(27)
За да могат компетентните органи на държавите членки да изпълняват правните разпоредби за административно сътрудничество и ефективно да обменят информация, може да възникне необходимост от регламентиране на практическите механизми за такъв обмен. Тези механизми следва да се приемат от Комисията под формата на отделен акт за изпълнение за всеки акт на Съюза, изброен в приложението, или за всеки вид процедура за административно сътрудничество и следва да обхващат основните технически функционалности и процедурните условия, необходими за изпълнението на съответните процедури за административно сътрудничество чрез ИСВП. Комисията следва да осигурява поддръжката и разработването на софтуера и на информационно-технологичната инфраструктура на ИСВП.
(28)
За да се гарантира достатъчно прозрачност за субектите на данни, следва публично да се оповестят предварително съгласуваните работни процеси, стандартните въпроси и отговори, формулярите и другите разпоредби, свързани с процедурите за административно сътрудничество чрез ИСВП.
(29)
Ако в съответствие с член 13 от Директива 95/46/ЕО държавите членки прилагат ограничения или изключения по отношение на правата на субектите на данни, информацията относно такива ограничения или изключения следва да бъде оповестена публично, за да се гарантира пълна прозрачност за субектите на данни. Такива изключения или ограничения следва да бъдат необходими и пропорционални на набелязаната цел и да бъдат предмет на подходящи предпазни мерки.
(30)
Когато между Съюза и трети държави са сключени международни споразумения, които също обхващат прилагането на разпоредби от актовете на Съюза, изброени в приложението към настоящия регламент, следва да бъде възможно партньори от тези трети държави на участници в ИСВП да бъдат включени в процедурите за административно сътрудничество, поддържани от ИСВП, при условие че е установено, че съответната трета държава осигурява подходящо ниво на защита на личните данни в съответствие с Директива 95/46/ЕО.
(31)
Решение 2008/49/ЕО на Комисията от 12 декември 2007 г. относно защитата на личните данни при въвеждането на информационна система за вътрешния пазар (IMI) (8) следва да се отмени. Решение 2009/739/ЕО на Комисията от 2 октомври 2009 г. за определяне на практическите процедури за електронен обмен на информация между държавите членки в съответствие с глава VI от Директива 2006/123/ЕО на Европейския парламент и на Съвета относно услугите на вътрешния пазар (9) следва да продължи да се прилага за въпроси, свързани с обмена на информация съгласно Директива 2006/123/ЕО.
(32)
За да се гарантират еднакви условия за изпълнение на настоящия регламент на Комисията следва да бъдат предоставени изпълнителни правомощия. Тези правомощия следва да бъдат упражнявани в съответствие с Регламент (ЕС) № 182/2011 на Европейския парламент и на Съвета от 16 февруари 2011 г. за установяване на общите правила и принципи относно реда и условията за контрол от страна на държавите членки върху упражняването на изпълнителните правомощия от страна на Комисията (10).
(33)
Резултатите на държавите членки във връзка с ефективното прилагане на настоящия регламент следва да бъдат проследени в годишния доклад относно функционирането на ИСВП, въз основа на статистически данни от ИСВП и други подходящи данни. Резултатите на държавите членки следва да се оценяват, наред с останалото, и въз основа на осреднените срокове за получаване на отговорите, с цел да се гарантира бързото получаване на отговори с добро качество.
(34)
Тъй като целите на настоящия регламент, а именно установяването на правила за използването на ИСВП за административно сътрудничество, не могат да бъдат постигнати в достатъчна степен от държавите членки и следователно поради техния мащаб и последици могат да бъдат по-добре постигнати на равнището на Съюза, Съюзът може да приема мерки в съответствие с принципа на субсидиарност, уреден в член 5 от Договора за Европейския съюз. В съответствие с принципа на пропорционалност, уреден в същия член, настоящият регламент не надхвърля необходимото за постигането на тази цел.
(35)
Проведена беше консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните в съответствие с член 28, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, и той представи своето становище на 22 ноември 2011 г. (11),
ПРИЕХА НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
С настоящия регламент се определят правила за използването на Информационната система за вътрешния пазар („ИСВП“) с цел административно сътрудничество, включително обработката на лични данни, между компетентните органи на държавите членки и между компетентните органи на държавите членки и Комисията.
Член 2
Създаване на ИСВП
Създава се ИСВП.
Член 3
Приложно поле
1. ИСВП се използва за административно сътрудничество между компетентните органи на държавите членки и между компетентните органи на държавите членки и Комисията, необходимо за изпълнението на актовете на Съюза в областта на вътрешния пазар по смисъла на член 26, параграф 2 от Договора за функционирането на Европейския съюз (ДФЕС), в които се предвижда осъществяването на административно сътрудничество, включително обмен на лични данни, между държавите членки или между държавите членки и Комисията. Тези актове на Съюза са изброени в приложението.
2. Никоя разпоредба от настоящия регламент не въвежда задължение за изпълнение на разпоредби на актове на Съюза, които нямат задължителен характер.
Член 4
Разширяване на ИСВП
1. Комисията може да изпълнява пилотни проекти, за да прецени дали ИСВП би била ефективно средство за прилагане на разпоредбите за административно сътрудничество на актове на Съюза, които не са изброени в приложението. Комисията приема акт за изпълнение с цел определянето на разпоредбите на актовете на Съюза, които ще бъдат обект на пилотен проект, както и определянето на реда и условията за всеки проект, по-специално основните технически функционалности и процедурните механизми, необходими за изпълнението на съответните разпоредби за административно сътрудничество. Този акт за изпълнение се приема в съответствие с процедурата по разглеждане, посочена в член 24, параграф 3.
2. Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета оценка на резултатите от пилотния проект, включително въпроси, свързани със защитата на данните, и ефективни функционалности за превод. Където е подходящо, тази оценка може да бъде придружена от законодателно предложение за изменение на приложението, с цел да се разшири използването на ИСВП за съответните разпоредби на актове на Съюза.
Член 5
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията, установени в Директива 95/46/ЕО и Регламент (ЕО) № 45/2001.
В допълнение се прилагат и следните определения:
а)
„ИСВП“ означава електронно средство, предоставено от Комисията за улесняване на административното сътрудничество между компетентните органи на държавите членки и между компетентните органи на държавите членки и Комисията;
б)
„административно сътрудничество“ означава работата в сътрудничество на компетентните органи на държавите членки или компетентните органи на държавите членки и Комисията, като за целта си обменят и обработват информация, включително чрез уведомления и предупреждения, или си оказват взаимна помощ, включително за разрешаване на проблеми с цел по-добро прилагане на правото на Съюза;
в)
„област на вътрешния пазар“ означава законодателна или функционална област на вътрешния пазар по смисъла на член 26, параграф 2 от ДФЕС, в рамките на която ИСВП се използва в съответствие с член 3 от настоящия регламент;
г)
„процедура за административно сътрудничество“ означава предварително съгласуван работен процес, заложен в ИСВП, посредством който участниците в ИСВП могат да комуникират помежду си и да си взаимодействат по структуриран начин;
д)
„координатор за ИСВП“ означава орган, определен от държава членка да изпълнява спомагателни функции, необходими за ефективното функциониране на ИСВП в съответствие с настоящия регламент;
е)
„компетентен орган“ означава орган, създаден на национално, регионално или местно равнище и регистриран в ИСВП, с конкретни отговорности, свързани с прилагането на националното законодателство или на актовете на Съюза, изброени в приложението, в една или повече области на вътрешния пазар;
ж)
„участници в ИСВП“ означава компетентните органи, координаторите за ИСВП и Комисията;
з)
„ползвател на ИСВП“ означава физическо лице, работещо под ръководството на участник в ИСВП и регистрирано в ИСВП от името на същия участник в ИСВП;
и)
„външни участници“ означава физически или юридически лица, различни от ползвателите на ИСВП, които могат да си взаимодействат с ИСВП единствено посредством отделни технически средства и в съответствие с конкретни предварително съгласувани за тази цел работни процеси;
й)
„блокиране“ означава прилагане на технически средства, така че личните данни да станат недостъпни за ползвателите на ИСВП посредством нормалния интерфейс на ИСВП;
к)
„официално приключване“ означава прилагане на техническия инструмент, предоставен от ИСВП, за приключване на процедура за административно сътрудничество.
ГЛАВА II
ФУНКЦИИ И ОТГОВОРНОСТИ, СВЪРЗАНИ С ИСВП
Член 6
Координатори за ИСВП
1. Всяка държава членка определя един национален координатор за ИСВП, чиито отговорности включват:
а)
регистрация или валидиране на регистрацията на координаторите за ИСВП и на компетентните органи;
б)
дейност в качеството на основно звено за контакт за участниците в ИСВП от държавите членки по въпроси, свързани с ИСВП, включително за предоставяне на информация по въпроси относно защитата на личните данни в съответствие с настоящия регламент;
в)
дейност в качеството на посредник на Комисията по въпроси, свързани с ИСВП, включително за предоставяне на информация по въпроси относно защитата на личните данни в съответствие с настоящия регламент;
г)
осигуряване на информация, обучение и подкрепа, включително основна техническа помощ на участниците в ИСВП от държавите членки;
д)
гарантиране на ефективното функциониране на ИСВП доколкото позволяват възможностите им, включително предоставяне на навременни и подходящи отговори от участниците в ИСВП от държавите членки на искания за административно сътрудничество;
2. Всяка държава членка може наред с това съгласно своята вътрешна административна структура да определи допълнително един или повече координатори за ИСВП, които да изпълняват задачите, изброени в параграф 1.
3. Държавите членки информират Комисията за координаторите за ИСВП, определени в съответствие с параграфи 1 и 2, както и за задачите, за които отговарят. Комисията предоставя тази информация на другите държави членки.
4. Всички координатори за ИСВП могат да действат като компетентни органи. В такива случаи координаторът за ИСВП ползва същите права на достъп като компетентния орган. Всеки координатор за ИСВП упражнява контролни функции по отношение на своите дейности по обработка на данни в качеството си на участник в ИСВП.
Член 7
Компетентни органи
1. Когато осъществяват сътрудничество посредством ИСВП, компетентните органи, действащи чрез ползвателите на ИСВП в съответствие с процедурите за административно сътрудничество, осигуряват, в съответствие с приложимия акт на Съюза, получаването на подходящ отговор във възможно най-кратък срок, и при всички случаи в рамките на сроковете, определени в същия акт.
2. Даден компетентен орган може да приведе като доказателство всяка информация, документ, констатация, декларация или заверено с оригинала копие, които е получил по електронен път чрез ИСВП, на същата база като други подобни сведения, получени в неговата собствена страна, за цели, отговарящи на целите, за които данните са събрани първоначално.
3. Всеки компетентен орган упражнява контролни функции по отношение на своите собствени дейности по обработване на данни, извършвани от ползвател на ИСВП, който действа под негово ръководство, и гарантира, че субектите на данни могат да упражняват правата си в съответствие с глави III и IV, при необходимост, в сътрудничество с Комисията.
Член 8
Комисия
1. Комисията отговаря за изпълнението на следните задачи:
а)
гарантира сигурността, достъпността, поддръжката и разработването на софтуера и на информационно-технологичната инфраструктура на ИСВП;
б)
предоставя многоезична система, включително съществуващите функционалности за превод, обучение в сътрудничество с държавите членки, и бюро за помощ за подпомагане на държавите членки при използването на ИСВП;
в)
регистрира националните координатори за ИСВП и им предоставя достъп до ИСВП;
г)
извършва операции по обработка на лични данни в ИСВП, когато това се предвижда в настоящия регламент, в съответствие с целите, определени в приложимите актове на Съюза, изброени в приложението;
д)
следи за прилагането на настоящия регламент и докладва на Европейския парламент, на Съвета и на Европейския надзорен орган по защита на данните в съответствие с член 25.
2. Комисията разполага с достъп до необходимата информация, свързана с извършваната в ИСВП обработка на данни, за да може да изпълнява задачите, изброени в параграф 1, и да изготвя статистически доклади.
3. Комисията не участва в процедурите за административно сътрудничество, които предполагат обработване на лични данни, освен когато това се изисква от разпоредба на акт на Съюза, посочен в приложението.
Член 9
Права на достъп на участниците в ИСВП и на ползвателите на системата
1. Достъп до ИСВП имат само ползвателите на системата.
2. Държавите членки определят координаторите за ИСВП и компетентните органи, както и областите от вътрешния пазар, за които те отговарят. Комисията може да изпълнява консултативна роля в този процес.
3. Всеки участник в ИСВП предоставя и оттегля, ако е необходимо, съответните права за достъп на своите ползватели на ИСВП в областта от вътрешния пазар, която е в кръга на неговата компетентност.
4. Необходимите средства се внедряват от Комисията и държавите членки, за да се гарантира, че на ползвателите на ИСВП се разрешава достъп до лични данни, обработвани в ИСВП, само когато това е необходимо във връзка с работата им и в областта или областите от вътрешния пазар, за които им е предоставено право на достъп в съответствие с параграф 3.
5. Забранява се обработени в ИСВП лични данни да се използват за конкретна цел по начин, който е несъвместим с първоначалната цел, освен ако това не е предвидено изрично в националното право в съответствие с правото на Съюза.
6. Когато процедура за административно сътрудничество предвижда обработка на лични данни, само участниците в ИСВП, участващи в тази процедура, имат достъп до тези лични данни.
Член 10
Поверителност
1. Всяка държава членка прилага спрямо участниците си в ИСВП или ползвателите на ИСВП правилата за професионална тайна или други съответни задължения за поверителност, в съответствие с националното си законодателство или законодателството на Съюза.
2. Участниците в ИСВП гарантират, че исканията, отправени от други участници в ИСВП, за поверително обработване на информацията, обменяна чрез ИСВП, се зачитат от ползвателите на ИСВП, действащи под тяхно ръководство.
Член 11
Процедури за административно сътрудничество
ИСВП се основава на процедурите за административно сътрудничество, които изпълняват разпоредбите на съответните актове на Съюза, изброени в приложението. Когато е подходящо, Комисията може да приема актове за изпълнение за конкретен акт на Съюза, посочен в приложението, или за даден вид процедура за административно сътрудничество, в които се определят основните технически функционалности и процедурните механизми, необходими за осигуряване на прилагането на съответните процедури за административно сътрудничество, включително по целесъобразност взаимодействието между външните участници и ИСВП, както е посочено в член 12. Тези актове за изпълнение се приемат в съответствие с процедурата по консултиране, посочена в член 24, параграф 2.
Член 12
Външни участници
Могат да се предоставят технически средства, за да се позволи на външни участници да си взаимодействат с ИСВП, когато такова взаимодействие:
а)
е предвидено в акт на Съюза;
б)
е предвидено в акт за изпълнение, посочен в член 11, за улесняване на административното сътрудничество между компетентните органи на държавите членки с цел прилагане на разпоредбите на актове на Съюза, изброени в приложението; или
в)
е необходимо за отправяне на искане за упражняване на правата им като субекти на данни в съответствие с член 19.
Всички такива технически средства са отделни от ИСВП и не позволяват достъп до ИСВП на външни участници.
ГЛАВА III
ОБРАБОТКА НА ЛИЧНИ ДАННИ И СИГУРНОСТ
Член 13
Ограничаване на целите
Участниците в ИСВП обменят и обработват лични данни единствено за целите, определени в съответните разпоредби на актовете на Съюза, изброени в приложението.
Данните, предоставени от субектите на данните на ИСВП, се използват единствено за целите, за които данните са били предоставени.
Член 14
Съхраняване на лични данни
1. Обработените в ИСВП лични данни се блокират в ИСВП в момента, в който вече не са необходими за целта, за която са били събирани, в зависимост от особеностите на всеки вид административно сътрудничество и, по принцип, не по-късно от шест месеца след официалното приключване на процедурата за административно сътрудничество.
Въпреки това, ако в приложимите актове на Съюза, изброени в приложението, е предвиден по-дълъг срок, личните данни, обработвани в ИСВП, могат да бъдат запазени за максимален срок от 18 месеца след официалното приключване на процедурата за административно сътрудничество.
2. Когато създаването на архив от информация, който да бъде използван в бъдеще от участниците в ИСВП, се изисква съгласно правнообвързващ акт на Съюза, посочен в приложението, личните данни в този архив могат да се обработват, докато те са необходими за целта, или със съгласието на субекта на данните, или когато това е предвидено в съответния акт на Съюза.
3. Лични данни, блокирани съгласно настоящия член, с изключения на тяхното съхраняване, могат да бъдат обработвани единствено, за да се докаже, че е извършен обмен на информация чрез ИСВП със съгласието на субекта на данните, освен ако обработването не е изискано по наложителни причини, свързани с обществения интерес.
4. Три години след официалното приключване на процедурата за административно сътрудничество, блокираните данни се заличават автоматично в ИСВП.
5. Личните данни могат да бъдат заличени преди изтичането на приложимия срок на съхранение по изричното искане на компетентен орган в конкретен случай и със съгласието на субекта на данните.
6. Комисията осигурява техническите средства за блокирането и заличаването на лични данни, както и за тяхното извличане в съответствие с параграф 3.
7. Внедряват се технически средства, които да стимулират участниците в ИСВП официално да приключват процедурите за административно сътрудничество във възможно най-кратък срок след осъществяването на обмена на информация и да позволят на участниците в ИСВП да ангажират отговорните координатори за ИСВП във всяка процедура, която не е била активна повече от два месеца, без да има основания за това.
Член 15
Съхраняване на личните данни на ползвателите на ИСВП
1. Чрез дерогация от член 14, параграфи 2 и 3 от настоящия член се прилагат за съхраняването на лични данни на ползвателите на ИСВП. Тези лични данни включват пълното име и всички електронни и други средства за връзка, необходими за целите на настоящия регламент.
2. Личните данни на ползвателите на ИСВП се съхраняват в ИСВП, докато лицата продължават да бъдат ползватели на ИСВП, и могат да бъдат обработвани за цели, съвместими с целите на настоящия регламент.
3. Когато дадено физическо лице престане да бъде ползвател на ИСВП, неговите лични данни се блокират с технически средства за срок от три години. С изключение на тяхното съхраняване, тези данни могат да бъдат обработвани единствено, за да послужат като доказателство за обмен на информация чрез ИСВП, и се заличават в края на тригодишния срок.
Член 16
Обработване на специални категории данни
1. Обработването чрез ИСВП на специални категории данни, посочени в член 8, параграф 1 от Директива 95/46/ЕО и член 10, параграф 1 от Регламент (ЕО) № 45/2001, е разрешено само при наличието на конкретно основание, посочено в член 8, параграфи 2 и 4 от същата директива и член 10, параграф 2 от същия регламент, при съответните предпазни мерки, предвидени в тези членове, за да се гарантират правата на лицата, чиито данни се обработват.
2. ИСВП може да се използва за обработването на данни, свързани с нарушения, присъди или мерки за сигурност, посочени в член 8, параграф 5 от Директива 95/46/ЕО и член 10, параграф 5 от Регламент (ЕО) № 45/2001, при съответните предпазни мерки, предвидени в тези членове, включително информация относно дисциплинарни, административни или наказателни санкции или друга информация, необходима за установяването на добрата репутация на дадено физическо или юридическо лице, когато обработването на такава информация е предвидено в акт на Съюза, който представлява основа за обработването, или с изричното съгласие на субекта на данни при спазване на конкретните предпазни мерки, посочени в член 8, параграф 5 от Директива 95/46/ЕО.
Член 17
Сигурност
1. Комисията гарантира, че ИСВП съответства на правилата за сигурност на данните, приети от Комисията съгласно член 22 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
2. Комисията въвежда необходимите мерки за гарантиране на сигурността на обработените в ИСВП лични данни, включително подходящ контрол върху достъпа до данните и план за сигурността, който се актуализира редовно.
3. Комисията гарантира, че в случай на нарушаване на сигурността е възможно да се установи какви лични данни, кога, от кого и с каква цел са обработени в ИСВП.
4. Участниците в ИСВП предприемат всички процедурни и организационни мерки, необходими за гарантиране на сигурността на личните данни, обработвани от тях в ИСВП, в съответствие с член 17 от Директива 95/46/ЕО.
ГЛАВА IV
ПРАВА НА СУБЕКТИТЕ НА ДАННИ И НАДЗОР
Член 18
Информация, предоставяна на субектите на данни, и прозрачност
1. Участниците в ИСВП гарантират, че субектите на данни биват информирани за обработката на личните им данни в ИСВП във възможно най-кратък срок и че имат достъп до информация за техните права и начина за упражняването им, включително за самоличността и данните за контакт на упражняващия контролните функции или неговия представител, ако има такъв, в съответствие с член 10 или 11 от Директива 95/46/ЕО и националното законодателство, прието в изпълнение на същата директива.
2. Комисията оповестява публично по лесно достъпен начин:
а)
информация относно ИСВП в съответствие с членове 11 и 12 от Регламент (ЕО) № 45/2001 в ясна и разбираема форма;
б)
информация относно защитата на данни във връзка с процедурите за административно сътрудничество в ИСВП, както е посочено в член 11 от настоящия регламент;
в)
информация относно изключенията или ограниченията върху правата на субектите на данни, както е посочено в член 20 от настоящия регламент;
г)
видовете процедури за административно сътрудничество, основните функционалности на ИСВП и категориите данни, които могат да бъдат обработвани в ИСВП;
д)
пълен списък на всички актове за изпълнение или делегирани актове във връзка с ИСВП, приети съгласно настоящия регламент или друг акт на Съюза, както и консолидирана версия на приложението към настоящия регламент и последващите му изменения с други актове на Съюза.
Член 19
Право на достъп, поправяне и заличаване
1. Участниците в ИСВП гарантират, че субектите на данни могат ефективно да упражняват правото си на достъп до данни, свързани с тях в ИСВП, както и правото да изискват поправянето на неточни или непълни данни или заличаването на незаконно обработени данни, в съответствие с националното законодателство. Поправянето и заличаването на данни се извършват във възможно най-кратки срокове и най-късно 30 дни след получаването на искането на субекта на данните от отговорния участник в ИСВП.
2. Когато точността или правомерността на данни, блокирани съгласно член 14, параграф 1, е оспорена от субект на данни, това обстоятелство подлежи на вписване заедно с правилната, поправена информация.
Член 20
Изключения и ограничения
Държавите членки уведомяват Комисията, когато предвиждат в националното си законодателство, съгласно член 13 от Директива 95/46/ЕО, изключения или ограничения на уредените в настоящата глава права на субектите на данни.
Член 21
Надзор
1. Националният надзорен орган или органи, определени от всяка държава членка и оправомощени съгласно член 28 от Директива 95/46/ЕО („националният надзорен орган“), следят самостоятелно дали обработването на личните данни от участниците в ИСВП от тяхната държава членка е законосъобразно, и по-специално гарантират, че правата на субектите на данни, уредени в настоящата глава, са защитени в съответствие с настоящия регламент.
2. Европейският надзорен орган по защита на данните наблюдава и се стреми да гарантира, че извършваните от Комисията дейности по обработка на лични данни, в качеството ѝ на участник в ИСВП, се осъществяват в съответствие с настоящия регламент. Във връзка с това се прилагат задълженията и правомощията по членове 46 и 47 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
3. Националните надзорни органи и Европейският надзорен орган по защита на данните, в рамките на съответната си компетентност, гарантират извършването на координиран надзор върху ИСВП и нейното използване от участниците в ИСВП.
4. При необходимост Европейският надзорен орган по защита на данните може да отправи покана за среща до националните надзорни органи с цел осигуряването на координиран надзор върху ИСВП и нейното използване от участниците в ИСВП, както е посочено в параграф 3. Разходите за тези срещи са за сметка на Европейския надзорен орган по защита на данните. При необходимост за целта могат да бъдат съвместно разработени допълнителни работни методи, включително процедурни правила. Съвместен доклад за дейностите се изпраща на Европейския парламент, Съвета и Комисията най-малко веднъж на три години.
ГЛАВА V
ГЕОГРАФСКИ ОБХВАТ НА ИСВП
Член 22
Използване на ИСВП на национално равнище
1. Дадена държава членка може да използва ИСВП за административно сътрудничество между компетентните органи на своята територия в съответствие с националното законодателство, само ако са спазени следните условия:
а)
не се налагат съществени промени в съществуващите процедури за административно сътрудничество;
б)
националният надзорен орган е уведомен за планираното използване на ИСВП, когато това се изисква от националното законодателство; и
в)
това няма отрицателно въздействие върху ефикасното функциониране на ИСВП за ползвателите на ИСВП.
2. Когато дадена държава членка възнамерява системно да използва ИСВП за национални цели, тя уведомява Комисията за намерението си и иска предварителното ѝ одобрение. Комисията проверява дали са изпълнени условията по параграф 1. Ако е необходимо, и в съответствие с настоящия регламент, държавата членка и Комисията сключват споразумение, в което наред с другото се определят техническите, финансовите и организационните условия за използването на национално равнище, включително отговорностите на участниците в ИСВП.
Член 23
Обмен на информация с трети държави
1. Съгласно настоящия регламент информация, включително лични данни, може да се обменят в ИСВП между участници в ИСВП в рамките на Съюза и техни партньори от трета държава само ако са спазени следните условия:
а)
информацията се обработва съгласно разпоредба на акт на Съюза, посочена в приложението, и съответна на нея разпоредба от правото на третата държава;
б)
информацията се обменя или се предоставя съгласно международно споразумение, което предвижда:
i)
прилагането на разпоредба от акт на Съюза, посочена в приложението, от третата държава,
ii)
използването на ИСВП, и
iii)
принципите, реда и условията на този обмен; и
в)
въпросната трета държава осигурява подходяща защита на личните данни в съответствие с член 25, параграф 2 от Директива 95/46/ЕО, включително подходящи предпазни мерки, така че обработените в ИСВП данни да се използват само за целта, за която са обменени първоначално, и Комисията е приела решение в съответствие с член 25, параграф 6 от Директива 95/46/ЕО.
2. Когато Комисията е участник в ИСВП, член 9, параграфи 1 и 7 от Регламент (ЕО) № 45/2001 се прилагат при обмена на лични данни, обработени в ИСВП, с нейните партньори от трета държава.
3. Комисията публикува в Официален вестник на Европейския съюз и актуализира списъка на трети държави, оправомощени да обменят информация, включително лични данни, в съответствие с параграф 1.
ГЛАВА VI
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 24
Процедура на комитет
1. Комисията се подпомага от комитет. Този комитет е комитет по смисъла на Регламент (ЕС) № 182/2011.
2. При позоваване на настоящия параграф се прилага член 4 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
3. При позоваване на настоящия параграф се прилага член 5 от Регламент (ЕС) № 182/2011.
Член 25
Мониторинг и докладване
1. Комисията докладва на Европейския парламент и на Съвета ежегодно относно функционирането на ИСВП.
2. До 5 декември 2017 г. и на всеки пет години след това Комисията докладва на Европейския надзорен орган по защита на данните относно въпроси, свързани със защитата на личните данни в ИСВП, включително сигурността на данните.
3. За изготвянето на докладите, посочени в параграфи 1 и 2, държавите членки предоставят на Комисията всякаква информация, свързана с прилагането на настоящия регламент, включително за практическото изпълнение на предвидените в настоящия регламент изисквания за защита на данните.
Член 26
Разходи
1. Разходите, свързани с разработването, представянето, работата и поддръжката на ИСВП, се поемат от общия бюджет на Европейския съюз, без да се засягат разпоредбите на член 22, параграф 2.
2. Освен ако не е предвидено друго в акт на Съюза, разходите за функционирането на ИСВП на равнището на държавите членки, включително разходите за човешки ресурси, необходими за дейностите по обучение, представяне и оказване на техническа помощ (бюро за помощ), както и за администрирането на ИСВП на национално равнище, се поемат от всяка държава членка.
Член 27
Отмяна
Решение 2008/49/ЕО се отменя.
Член 28
Ефективно прилагане
Държавите членки предприемат всички необходими мерки, за да гарантират ефективното прилагане на настоящия регламент от своите участници в ИСВП.
Член 29
Изключения
1. Независимо от член 4 от настоящия регламент, пилотният проект за ИСВП, започнал на 16 май 2011 г., с цел да се провери доколко е ИСВП е подходяща при прилагането на член 4 от Директива 96/71/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 16 декември 1996 г. относно командироването на работници в рамките на предоставянето на услуги (12), може да продължи да се изпълнява въз основа на договореностите, постигнати преди влизането в сила на настоящия регламент.
2. Независимо от член 8, параграф 3 и член 12, първа алинея, букви а) и б) от настоящия регламент, с цел прилагането посредством ИСВП на разпоредбите за административно сътрудничество от Препоръката „SOLVIT“, участието на Комисията в процедури за административно сътрудничество и съществуващия инструмент за външни участници може да продължи въз основа на договореностите, постигнати преди влизането в сила на настоящия регламент. За целите на Препоръката „SOLVIT“ срокът, посочен в член 14, параграф 1 от настоящия регламент, се определя на 18 месеца за лични данни, обработени в ИСВП.
3. Независимо от член 4, параграф 1 от настоящия регламент Комисията може да започне пилотен проект, за да се оцени дали ИСВП е ефикасен, икономически ефективен и лесен за използване инструмент за прилагане на член 3, параграфи 4, 5 и 6 от Директива 2000/31/ЕО на Европейския парламент и на Съвета от 8 юни 2000 г. за някои правни аспекти на услугите на информационното общество, и по-специално на електронната търговия на вътрешния пазар („Директива за електронната търговия“) (13). Не по-късно от две години след стартирането на този пилотен проект, Комисията представя на Европейския парламент и на Съвета оценката, посочена в член 4, параграф 2 от настоящия регламент, която включва също взаимодействието между административното сътрудничество в рамките на системата за сътрудничество в областта на защитата на потребителите, създадена в съответствие с Регламент (ЕО) № 2006/2004 на Европейския парламент и на Съвета от 27 октомври 2004 година за сътрудничество между националните органи, отговорни за прилагане на законодателството за защита на потребителите (регламент за сътрудничество в областта на защита на потребителите) (14), и в рамките на ИСВП.
4. Без да се засяга член 14, параграф 1 от настоящия регламент, всички срокове с максимална продължителност от 18 месеца, приети въз основа на член 36 от Директива 2006/123/ЕО по отношение на административно сътрудничество съгласно глава VI от нея, продължават да се прилагат в тази област.
Член 30
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Страсбург на 25 октомври 2012 година.
EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) Nr. 1024/2012
af 25. oktober 2012
om administrativt samarbejde via informationssystemet for det indre marked og om ophævelse af Kommissionens beslutning 2008/49/EF (»IMI-forordningen«)
(EØS-relevant tekst)
EUROPA-PARLAMENTET OG RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 114,
under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen,
efter fremsendelse af udkast til lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter,
under henvisning til udtalelse fra Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg (1),
efter den almindelige lovgivningsprocedure (2), og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Anvendelsen af visse EU-retsakter vedrørende fri bevægelighed for varer, personer, tjenesteydelser og kapital i det indre marked gør det nødvendigt, at medlemsstaterne samarbejder mere effektivt og udveksler oplysninger indbyrdes og med Kommissionen. Midlerne til i praksis at gennemføre denne informationsudveksling specificeres ofte ikke i disse retsakter, hvorfor det er nødvendigt at indføre passende praktiske ordninger i denne henseende.
(2)
Informationssystemet for det indre marked (»IMI«) er et it-program, som er tilgængeligt via internettet, og som er udviklet af Kommissionen i samarbejde med medlemsstaterne med henblik på at hjælpe medlemsstaterne med i praksis at opfylde de informationsudvekslingskrav, der er fastsat i EU-retsakter, ved at give adgang til en central kommunikationsmekanisme for at lette grænseoverskridende informationsudveksling og gensidig bistand. IMI hjælper især de kompetente myndigheder med at identificere deres modstykke i en anden medlemsstat, at forvalte informationsudvekslingen, herunder af personoplysninger, på basis af simple og ensartede procedurer og med at overvinde sprogbarrierer på grundlag af foruddefinerede og allerede oversatte arbejdsgange. Kommissionen bør stille enhver eksisterende ekstra oversættelsesfunktion til rådighed for IMI-brugerne, hvor en sådan er tilgængelig, og den opfylder deres behov, er forenelig med sikkerheds- og fortrolighedskravene til informationsudveksling via IMI og kan tilbydes til en rimelig pris.
(3)
For at overvinde sprogbarrierer bør IMI i princippet være tilgængeligt på alle de officielle EU-sprog.
(4)
IMI bør have til formål at forbedre det indre markeds funktion ved at give adgang til et effektivt og brugervenligt værktøj til gennemførelse af det administrative samarbejde mellem medlemsstaterne og mellem medlemsstaterne og Kommissionen og således lette anvendelsen af de EU-retsakter, der er anført i bilaget til denne forordning.
(5)
Kommissionens meddelelse af 21. februar 2011 med titlen »Bedre styring af det indre marked gennem øget administrativt samarbejde: En strategi for at udbygge og udvikle informationssystemet for det indre marked (IMI) « fastsætter planer for en eventuel udvidelse af IMI til andre EU-retsakter. I Kommissionens meddelelse af 13. april 2011 med titlen »Akten for det indre marked: Tolv løftestænger til at skabe vækst og øget tillid- »Sammen om fornyet vækst«« fremhæves IMI's betydning for styrkelsen af samarbejdet mellem de involverede aktører, herunder på lokalt plan, hvilket bidrager til en bedre styring af det indre marked. Det er derfor nødvendigt at fastsætte en solid retlig ramme for IMI og fælles regler for at sikre, at IMI fungerer effektivt.
(6)
Kræver anvendelsen af en bestemmelse i en EU-retsakt, at medlemsstaterne udveksler personoplysninger, og foreskriver bestemmelsen formålet med denne behandling, bør en sådan bestemmelse betragtes som et tilstrækkeligt retsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, jf. dog betingelserne i artikel 8 og 52 i Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder. IMI bør først og fremmest betragtes som et værktøj til informationsudveksling, herunder af personoplysninger, der ellers ville finde sted med andre midler, herunder almindelige breve, fax eller e-mail, på grundlag af en retlig forpligtelse, som medlemsstaternes myndigheder og organer er underlagt i henhold til EU-retsakter. Personoplysninger, der udveksles via IMI, bør kun indsamles, behandles og anvendes til formål, der er på linje med de formål, som de oprindelig blev indsamlet til, og alle relevante garantier bør gælde herfor.
(7)
IMI er i overensstemmelse med princippet om indbygget privatlivsbeskyttelse blevet udviklet under hensyntagen til kravene i databeskyttelseslovgivningen, og systemet har lige fra begyndelsen været databeskyttelsesvenligt, særlig i kraft af de begrænsninger, der gælder for adgang til personoplysninger, som udveksles via IMI. IMI giver således et langt højere beskyttelses- og sikkerhedsniveau end andre metoder til informationsudveksling, f.eks. almindelige breve, telefon, fax eller e-mail.
(8)
Det elektroniske administrative samarbejde mellem medlemsstaterne og mellem medlemsstaterne og Kommissionen bør overholde reglerne om beskyttelse af personoplysninger, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (4). De definitioner, der er anvendt i direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001, bør også finde anvendelse i forbindelse med nærværende forordning.
(9)
Kommissionen leverer og forvalter softwaren til og it-infrastrukturen for IMI, står for IMI's sikkerhed, forvalter netværket af nationale IMI-koordinatorer og er involveret i oplæringen af og den tekniske bistand til IMI-brugerne. Med henblik herpå bør Kommissionen kun have adgang til de personoplysninger, der er strengt nødvendige for, at den kan udføre sine opgaver inden for de ansvarsområder, som er fastsat i denne forordning, såsom registrering af nationale IMI-koordinatorer. Kommissionen bør også have adgang til personoplysninger, når den på anmodning af en anden IMI-aktør søger sådanne oplysninger, der er blokeret i IMI, og som den registrerede har anmodet om adgang til. Kommissionen bør ikke have adgang til personoplysninger, der udveksles som led i det administrative samarbejde via IMI, medmindre en EU-retsakt tillægger Kommissionen en rolle i det pågældende samarbejde.
(10)
For at sikre gennemsigtighed, særlig for de registrerede, bør bestemmelserne i de EU-retsakter, for hvilke IMI skal anvendes, anføres i bilaget til denne forordning.
(11)
IMI vil i fremtiden kunne udvides til at omfatte nye områder, hvor det kan medvirke til at sikre en effektiv gennemførelse af en EU-retsakt på en omkostningseffektiv og brugervenlig måde under hensyn til den tekniske gennemførlighed og den overordnede påvirkning af IMI. Kommissionen bør foretage de nødvendige test for at kontrollere, at IMI er teknisk parat til en eventuel planlagt udvidelse. Afgørelser om at udvide IMI til at omfatte andre EU-retsakter bør træffes efter den almindelige lovgivningsprocedure.
(12)
Pilotprojekter er et nyttigt redskab til at teste, om udvidelsen af IMI er berettiget, og til at tilpasse tekniske funktioner og procedureforanstaltninger til IMI-brugeres behov, inden der træffes beslutning om udvidelsen af IMI. Medlemsstaterne bør i fuldt omfang inddrages i afgørelserne om, hvilke EU-retsakter der bør være omfattet af et pilotprojekt, og om det nærmere indhold af det pågældende pilotprojekt for at sikre, at pilotprojektet afspejler IMI-brugeres behov, og at bestemmelserne om behandling af personoplysninger overholdes i fuldt omfang. Det nærmere indhold bør defineres særskilt for hvert enkelt pilotprojekt.
(13)
Intet i denne forordning bør forhindre medlemsstaterne og Kommissionen i at beslutte at anvende IMI til informationsudveksling, der ikke omfatter behandling af personoplysninger.
(14)
Denne forordning bør fastsætte regler om anvendelse af IMI til administrativt samarbejde, som bl.a. kan omfatte én til én-informationsudveksling, notifikationsprocedurer, alarmmekanismer, ordninger om gensidig bistand og problemløsning.
(15)
Medlemsstaternes ret til at afgøre, hvilke nationale myndigheder der skal opfylde de forpligtelser, der følger af denne forordning, bør ikke berøres af denne forordning. Medlemsstaterne bør kunne tilpasse IMI-relaterede opgaver og ansvarsområder til deres interne administrative strukturer, såvel som gennemføre behovene for bestemte IMI-arbejdsgange. Medlemsstaterne bør kunne udpege yderligere IMI-koordinatorer til at udføre de nationale IMI-koordinatorers opgaver, alene eller sammen med andre, for et bestemt område af det indre marked, et udsnit af administrationen, et geografisk område eller i henhold til andre kriterier. Medlemsstaterne bør underrette Kommissionen om de IMI-koordinatorer, som de har udpeget, men de bør ikke være forpligtet til at angive yderligere IMI-koordinatorer i IMI, når dette ikke er påkrævet af hensyn til dets rette funktion.
(16)
For at opnå et effektivt administrativt samarbejde via IMI bør medlemsstaterne og Kommissionen sikre, at deres IMI-aktører råder over tilstrækkelige ressourcer til at opfylde deres forpligtelser i henhold til denne forordning.
(17)
IMI er i sin natur et kommunikationsværktøj for administrativt samarbejde mellem kompetente myndigheder, som den brede offentlighed ikke har adgang til, men der kan være behov for at udvikle tekniske foranstaltninger, som giver eksterne aktører, f.eks. borgere, virksomheder og organisationer, mulighed for at interagere med de kompetente myndigheder med henblik på at levere eller søge oplysninger eller udøve deres rettigheder som registrerede. Sådanne tekniske foranstaltninger bør omfatte passende garantier for databeskyttelse. For at sikre et højt sikkerhedsniveau bør en sådan offentlig brugerflade være udviklet på en sådan måde, at den teknisk set er fuldstændig adskilt fra IMI, som kun IMI-brugere bør have adgang til.
(18)
Brugen af IMI til teknisk støtte til SOLVIT-nettet bør ikke berøre SOLVIT-procedurens uformelle karakter, som er baseret på et frivilligt engagement fra medlemsstaternes side i overensstemmelse med Kommissionens henstilling af 7. december 2001 om principper for anvendelsen af »SOLVIT« -problemløsningsnettet for det indre marked (5) (»SOLVIT-henstillingen«). For at videreføre SOLVIT-nettets funktion på grundlag af eksisterende arbejdsarrangementer kan en eller flere af den nationale IMI-koordinators opgaver overdrages til SOLVIT-centre inden for deres arbejdsområde, så de kan fungere uafhængigt af den nationale IMI-koordinator. Behandlingen af personoplysninger og fortrolige oplysninger som led i SOLVIT-procedurerne bør være omfattet af alle de garantier, der er fastsat i denne forordning, uden at dette berører SOLVIT-henstillingens ikkebindende karakter.
(19)
Selv om IMI omfatter en internetbaseret brugerflade for dets brugere, kan det i visse tilfælde og på anmodning af den berørte medlemsstat være hensigtsmæssigt at overveje tekniske løsninger for direkte overførsel af data fra nationale systemer til IMI, hvor sådanne nationale systemer allerede er udviklet, navnlig til notifikationsprocedurer. Gennemførelsen af sådanne tekniske løsninger bør afhænge af resultatet af en vurdering af deres gennemførlighed, omkostningerne og de forventede fordele. Disse løsninger bør ikke berøre de eksisterende strukturer og den nationale kompetencefordeling.
(20)
Har medlemsstaterne opfyldt deres forpligtelse til at give meddelelse i henhold til artikel 15, stk. 7, i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF af 12. december 2006 om tjenesteydelser i det indre marked (6) ved brug af proceduren i medfør af direktiv 98/34/EF Europa-parlamentets og Rådets direktiv 98/34/EF af 22. juni 1998 om en informationsprocedure med hensyn til tekniske standarder og forskrifter samt forskrifter for informationssamfundets tjenester (7), bør det ikke også kræves, at de giver samme notifikation via IMI.
(21)
Informationsudvekslingen via IMI følger af den retlige forpligtelse til at yde gensidig bistand, der påhviler medlemsstaternes myndigheder. For at sikre det indre markeds korrekte funktion bør de oplysninger, som en kompetent myndighed modtager fra en anden medlemsstat via IMI, ikke miste deres værdi som bevis i forbindelse med en administrativ procedure, blot fordi de stammer fra en anden medlemsstat eller er blevet modtaget elektronisk, og de pågældende oplysninger bør behandles af den kompetente myndighed på lige fod med lignende dokumenter fra dens egen medlemsstat.
(22)
For at sikre et højt databeskyttelsesniveau er det nødvendigt at fastsætte maksimale opbevaringsperioder for personoplysninger i IMI. Disse perioder bør dog være velafbalancerede og tage behørigt hensyn til behovet for, at IMI fungerer korrekt, og til de registreredes ret til at udøve deres rettigheder fuldt ud, f.eks. ved at opnå dokumentation for, at informationsudveksling har fundet sted, så de kan gøre indsigelse mod en beslutning. Navnlig bør opbevaringsperioderne ikke gå ud over, hvad der er nødvendigt for at nå målene i denne forordning.
(23)
Det bør være muligt at behandle IMI-brugeres navn og kontaktoplysninger til formål, der er forenelige med denne forordnings målsætninger, herunder IMI-koordinatorers og Kommissionens overvågning af anvendelsen af IMI-systemet, kommunikation, uddannelse og oplysningsinitiativer samt dataindsamling om administrativt samarbejde eller gensidig bistand i det indre marked.
(24)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse bør overvåge og tilstræbe at sikre anvendelsen af denne forordning, herunder de relevante bestemmelser om datasikkerhed, bl.a. ved at opretholde kontakt med de nationale databeskyttelsesmyndigheder.
(25)
For at sikre effektiv overvågning af og rapportering om IMI's funktionsmåde og denne forordnings anvendelse bør medlemsstaterne stille relevante oplysninger til rådighed for Kommissionen.
(26)
Registrerede bør oplyses om behandlingen af deres personoplysninger i IMI og om, at de i overensstemmelse med denne forordning og den nationale lovgivning til gennemførelse af direktiv 95/46/EF har ret til indsigt i oplysningerne om dem og ret til at få urigtige oplysninger berigtiget og ulovligt behandlede oplysninger slettet.
(27)
For at give de kompetente myndigheder i medlemsstaterne mulighed for at gennemføre retlige bestemmelser om administrativt samarbejde og effektivt at udveksle oplysninger via IMI kan det være nødvendigt at fastlægge praktiske foranstaltninger for en sådan udveksling. Disse foranstaltninger bør vedtages af Kommissionen i form af en særskilt gennemførelsesretsakt for hver af de EU-retsakter, der er anført i bilaget, eller for hver type administrativ samarbejdsprocedure og bør dække de væsentligste tekniske funktioner og procedureforanstaltninger, der er nødvendige for at gennemføre de relevante administrative samarbejdsprocedurer gennem IMI. Kommissionen bør sikre vedligeholdelse og udvikling af softwaren til og it-infrastrukturen for IMI.
(28)
For at sikre tilstrækkelig gennemsigtighed for de registrerede bør de foruddefinerede arbejdsgange, spørgsmål- og svarsæt, formularer samt andre foranstaltninger vedrørende de administrative samarbejdsprocedurer via IMI offentliggøres.
(29)
Anvender medlemsstaterne i henhold til artikel 13 i direktiv 95/46/EF begrænsninger i eller undtagelser fra de registreredes rettigheder, bør oplysninger om sådanne begrænsninger eller undtagelser offentliggøres for at sikre fuld gennemsigtighed for de registrerede. Sådanne begrænsninger eller undtagelser bør være nødvendige og stå i forhold til det tilsigtede formål samt være omfattet af passende garantier.
(30)
Indgår Unionen internationale aftaler med tredjelande, som også omfatter anvendelse af bestemmelser i de EU-retsakter, der er anført i bilaget til denne forordning, bør det være muligt at inddrage IMI-aktørernes modstykker i de pågældende tredjelande i de administrative samarbejdsprocedurer, som IMI understøtter, forudsat at det er godtgjort, at det pågældende tredjeland har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for personoplysninger i overensstemmelse med direktiv 95/46/EF.
(31)
Kommissionens beslutning 2008/49/EF af 12. december 2007 om gennemførelse af informationssystemet for det indre marked (IMI) hvad angår beskyttelse af personoplysninger (8) bør ophæves. Kommissionens beslutning 2009/739/EF af 2. oktober 2009 om fastlæggelse af de praktiske foranstaltninger med hensyn til elektronisk informationsudveksling mellem medlemsstaterne i henhold til kapitel VI i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2006/123/EF om tjenesteydelser i det indre marked (9) bør fortsat finde anvendelse på spørgsmål vedrørende informationsudveksling i henhold til direktiv 2006/123/EF.
(32)
For at sikre ensartede betingelser for gennemførelsen af denne forordning bør Kommissionen tillægges gennemførelsesbeføjelser. Disse beføjelser bør udøves i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 182/2011 af 16. februar 2011 om de generelle regler og principper for, hvordan medlemsstaterne skal kontrollere Kommissionens udøvelse af gennemførelsesbeføjelser (10).
(33)
Medlemsstaternes indsats vedrørende den effektive anvendelse af denne forordning bør overvåges i årsrapporten om IMI's funktionsmåde på grundlag af statistiske data fra IMI og alle andre relevante data. Medlemsstaternes indsats bør bl.a. evalueres på grundlag af de gennemsnitlige svartider med henblik på at sikre hurtige svar af god kvalitet.
(34)
Målet for denne forordning, nemlig at fastsætte regler for anvendelse af IMI i det administrative samarbejde, kan ikke i tilstrækkelig grad opfyldes af medlemsstaterne og kan derfor på grund af dets omfang og virkninger bedre nås på EU-plan; Unionen kan derfor vedtage foranstaltninger i overensstemmelse med nærhedsprincippet, jf. artikel 5 i traktaten om Den Europæiske Union. I overensstemmelse med proportionalitetsprincippet, jf. nævnte artikel, går denne forordning ikke videre, end hvad der er nødvendigt for at nå dette mål.
(35)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse er blevet hørt i overensstemmelse med artikel 28, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 og afgav udtalelse den 22. november 2011 (11) -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL I
GENERELLE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand
I denne forordning fastsættes regler for anvendelse af informationssystemet for det indre marked (»IMI«) til administrativt samarbejde, herunder behandling af personoplysninger, mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder samt mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder og Kommissionen.
Artikel 2
Oprettelse af IMI
IMI oprettes hermed formelt.
Artikel 3
Anvendelsesområde
1. IMI anvendes til det administrative samarbejde mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder og mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder og Kommissionen, som er nødvendigt for at gennemføre de EU-retsakter vedrørende det indre marked, jf. artikel 26, stk. 2, i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF), der stiller krav om administrativt samarbejde, herunder udveksling af personoplysninger, mellem medlemsstaterne eller mellem medlemsstaterne og Kommissionen. Disse EU-retsakter er anført i bilaget.
2. Intet i denne forordning kan gøre ikkebindende bestemmelser i EU-retsakter bindende.
Artikel 4
Udvidelse af IMI
1. Kommissionen kan gennemføre pilotprojekter med henblik på at vurdere, hvorvidt IMI vil være et effektivt værktøj til gennemførelse af bestemmelser om administrativt samarbejde i EU-retsakter, som ikke er opført i bilaget. Kommissionen vedtager en gennemførelsesretsakt for at fastlægge, hvilke bestemmelser i EU-retsakter der skal laves et pilotprojekt for, og for at fastsætte det nærmere indhold af hvert projekt, navnlig de grundlæggende tekniske funktioner og procedureforanstaltninger, der er nødvendige for at gennemføre de relevante bestemmelser om administrativt samarbejde. Denne gennemførelsesretsakt vedtages efter undersøgelsesproceduren i artikel 24, stk. 3.
2. Kommissionen fremsender en evaluering af resultatet af pilotprojektet, herunder vedrørende databeskyttelsesspørgsmål og effektive oversættelsesfunktioner, til Europa-Parlamentet og Rådet. Evalueringen kan, når det er hensigtsmæssigt, ledsages af et lovgivningsforslag om ændring af bilaget med henblik på at udvide anvendelsen af IMI til at omfatte de relevante bestemmelser i EU-retsakter.
Artikel 5
Definitioner
Ved anvendelsen af denne forordning finder definitionerne i direktiv 95/46/EF og forordning (EF) nr. 45/2001 anvendelse.
Desuden forstås ved:
a) »IMI«: det elektroniske værktøj, der leveres af Kommissionen til at lette administrativt samarbejde mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder og mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder og Kommissionen
b) »administrativt samarbejde«: et samarbejde mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder eller mellem medlemsstaternes kompetente myndigheder og Kommissionen i form af udveksling og behandling af oplysninger, herunder gennem notifikationer og advarsler, eller i form af gensidig bistand, herunder til problemløsning, med henblik på en bedre anvendelse af EU-retten
c) »område af det indre marked«: et lovgivningsmæssigt eller emnespecifikt område af det indre marked i den i artikel 26, stk. 2, i TEUF anvendte betydning, hvor IMI anvendes i overensstemmelse med artikel 3 i denne forordning
d) »administrativ samarbejdsprocedure«: en foruddefineret arbejdsgang i IMI, som giver IMI-aktører mulighed for at kommunikere og interagere indbyrdes på struktureret vis
e) »IMI-koordinator«: et organ, der udpeges af en medlemsstat til at udføre de støtteopgaver, som er nødvendige for, at IMI kan fungere effektivt i overensstemmelse med denne forordning
f) »kompetent myndighed«: et organ, der er oprettet på enten nationalt, regionalt eller lokalt plan, og som er registreret i IMI, med specifikke ansvarsområder vedrørende anvendelsen af den nationale lovgivning eller de EU-retsakter, der er anført i bilaget, på et eller flere områder af det indre marked
g) »IMI-aktører«: de kompetente myndigheder, IMI-koordinatorerne og Kommissionen
h) »IMI-bruger«: en fysisk person, der arbejder under en IMI-aktørs myndighed, og som er registreret i IMI på vegne af denne IMI-aktør
i) »eksterne aktører«: andre fysiske eller juridiske personer end IMI-brugere, som kun kan interagere med IMI ved hjælp af særskilte tekniske foranstaltninger og i overensstemmelse med en specifik foruddefineret arbejdsgang, der er udformet til det formål
j) »blokering«: anvendelse af tekniske foranstaltninger til at gøre personoplysninger utilgængelige for IMI-brugere gennem IMI's normale brugerflade
k) «formel lukning«: anvendelse af den tekniske facilitet, som IMI stiller til rådighed, til at lukke en administrativ samarbejdsprocedure.
KAPITEL II
IMI-RELATEREDE OPGAVER OG ANSVARSOMRÅDER
Artikel 6
IMI-koordinatorer
1. Hver medlemsstat udpeger en national IMI-koordinator, hvis ansvarsområder omfatter:
a)
at registrere eller validere registreringen af IMI-koordinatorer og kompetente myndigheder
b)
at fungere som medlemsstaternes IMI-aktørers centrale kontaktpunkt for IMI-relaterede anliggender, herunder at give information om aspekter vedrørende beskyttelse af personoplysninger i overensstemmelse med denne forordning
c)
at fungere som Kommissionens kontaktpunkt for IMI-relaterede anliggender, herunder at give information om aspekter vedrørende beskyttelse af personoplysninger i overensstemmelse med denne forordning
d)
at levere viden, uddannelse og støtte, herunder grundlæggende teknisk bistand, til medlemsstaternes IMI-aktører
e)
i det omfang det ligger inden for deres kontrol, at sikre, at IMI fungerer effektivt, herunder at medlemsstaternes IMI-aktører rettidigt og på passende vis besvarer anmodninger om administrativt samarbejde.
2. Hver medlemsstat kan herudover udpege en eller flere IMI-koordinatorer med henblik på at udføre enhver af de i stk. 1 anførte opgaver i overensstemmelse med dens interne administrative struktur.
3. Medlemsstaterne underretter Kommissionen om de IMI-koordinatorer, der udpeges i henhold til stk. 1 og 2, og om de opgaver, som de har ansvar for. Kommissionen videregiver disse oplysninger til de øvrige medlemsstater.
4. Alle IMI-koordinatorer kan optræde som kompetente myndigheder. I så fald har en IMI-koordinator samme adgangsrettigheder som en kompetent myndighed. Hver IMI-koordinator fungerer som registeransvarlig for sine egne databehandlingsaktiviteter som IMI-aktør.
Artikel 7
Kompetente myndigheder
1. Ved samarbejde via IMI sikrer de kompetente myndigheder, der handler gennem IMI-brugerne i overensstemmelse med administrative samarbejdsprocedurer, at der, i overensstemmelse med den gældende EU-retsakt, gives et passende svar hurtigst muligt og under alle omstændigheder inden for den frist, der er fastsat i den pågældende retsakt.
2. En kompetent myndighed kan som bevis anvende alle oplysninger, dokumenter, undersøgelsesresultater, erklæringer eller bekræftede kopier, som den har modtaget elektronisk via IMI, på lige fod med lignende oplysninger, der indhentes i dens eget land, og til formål, der er forenelige med de formål, som dataene oprindelig blev indsamlet til.
3. Enhver kompetent myndighed fungerer som registeransvarlig for sine egne databehandlingsaktiviteter, der udføres af en IMI-bruger under dennes myndighed, og sikrer, at de registrerede kan udøve deres rettigheder i henhold til kapitel III og IV, om nødvendigt i samarbejde med Kommissionen.
Artikel 8
Kommissionen
1. Kommissionen har ansvaret for at udføre følgende opgaver:
a)
sørge for sikkerhed, tilgængelighed, vedligeholdelse og udvikling af softwaren til og it-infrastruktur for IMI
b)
stille et flersproget system, herunder eksisterende oversættelsesfunktioner, uddannelse i samarbejde med medlemsstaterne og en helpdesk til rådighed for at bistå medlemsstaterne i anvendelsen af IMI
c)
registrere de nationale IMI-koordinatorer og give dem adgang til IMI
d)
udføre behandling af personoplysninger i IMI, når det er foreskrevet i denne forordning, i overensstemmelse med de formål, der er fastlagt i de gældende EU-retsakter, som er anført i bilaget
e)
overvåge anvendelsen af denne forordning og aflægge rapport til Europa-Parlamentet, Rådet og Den Europæiske Tilsynsførende for databeskyttelse i overensstemmelse med artikel 25.
2. Kommissionen har med henblik på udførelsen af opgaverne i stk. 1 og udarbejdelsen af statistiske rapporter adgang til de nødvendige oplysninger vedrørende de behandlinger, der foretages i IMI.
3. Kommissionen deltager ikke i administrative samarbejdsprocedurer, der omfatter behandling af personoplysninger, medmindre dette kræves i henhold til en bestemmelse i en EU-retsakt, som er anført i bilaget.
Artikel 9
Adgangsrettigheder for IMI-aktører og -brugere
1. Kun IMI-brugere har adgang til IMI.
2. Medlemsstaterne udpeger IMI-koordinatorerne og de kompetente myndigheder samt de områder af det indre marked, hvor de har kompetence. Kommissionen kan spille en rådgivende rolle i denne proces.
3. Hver IMI-aktør tildeler og tilbagekalder efter behov passende adgangsrettigheder til sine IMI-brugere i det område af det indre marked, hvor den er kompetent.
4. Kommissionen og medlemsstaterne iværksætter passende foranstaltninger til at sikre, at IMI-brugere kun gives adgang til personoplysninger, der behandles i IMI, på need-to-know-basis og inden for det eller de områder af det indre marked, til hvilke de er tildelt adgangsrettigheder i henhold til stk. 3.
5. Det er forbudt at anvende personoplysninger, der behandles i IMI til et specifikt formål, på en måde der ikke er forenelig med det oprindelige formål, medmindre der udtrykkeligt er hjemmel hertil i national lovgivning i overensstemmelse med EU-retten.
6. Omfatter en administrativ samarbejdsprocedure behandling af personoplysninger, er det kun de IMI-aktører, der deltager i den pågældende procedure, som har adgang til sådanne personoplysninger.
Artikel 10
Fortrolighed
1. Hver medlemsstat anvender i overensstemmelse med den nationale lovgivning eller EU-lovgivningen sine egne regler for tavshedspligt eller andre tilsvarende fortrolighedskrav for sine IMI-aktører og -brugere.
2. IMI-aktører sikrer, at anmodninger fra andre IMI-aktører om fortrolig behandling af oplysninger, der udveksles via IMI, efterkommes af de IMI-brugere, der arbejder under deres myndighed.
Artikel 11
Administrative samarbejdsprocedurer
IMI er baseret på administrative samarbejdsprocedurer, som gennemfører bestemmelserne i de relevante EU-retsakter, der er anført i bilaget. Kommissionen kan, hvor det er relevant, vedtage gennemførelsesretsakter for en bestemt EU-retsakt, der er anført i bilaget, eller for en type administrativ samarbejdsprocedure og i den forbindelse fastlægge de grundlæggende tekniske funktioner og procedureforanstaltninger, der er nødvendige for at kunne gennemføre de relevante administrative samarbejdsprocedurer, herunder i givet fald interaktionen mellem eksterne aktører og IMI som omhandlet i artikel 12. Disse gennemførelsesretsakter vedtages efter rådgivningsproceduren i artikel 24, stk. 2.
Artikel 12
Eksterne aktører
Der kan stilles tekniske foranstaltninger til rådighed for at give eksterne aktører mulighed for at interagere med IMI, når denne interaktion er:
a)
fastsat i en EU-retsakt
b)
fastsat i en gennemførelsesretsakt som omhandlet i artikel 11, for at lette det administrative samarbejde mellem de kompetente myndigheder i medlemsstaterne om anvendelse af bestemmelserne i de EU-retsakter, som er anført i bilaget, eller
c)
nødvendig for at indgive anmodninger med henblik på at udøve deres rettigheder som registrerede i overensstemmelse med artikel 19.
Alle sådanne tekniske foranstaltninger skal være adskilt fra IMI og må ikke sætte eksterne aktører i stand til at få adgang til IMI.
KAPITEL III
BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER OG SIKKERHED
Artikel 13
Formålsbegrænsning
IMI-aktører udveksler og behandler kun personoplysninger til de formål, der er defineret i de relevante bestemmelser i de EU-retsakter, som er anført i bilaget.
Data, som registrerede har indgivet til IMI, må kun bruges til de formål, som dataene blev indgivet til.
Artikel 14
Opbevaring af personoplysninger
1. Personoplysninger, der behandles i IMI, blokeres i IMI, så snart de ikke længere er nødvendige til det formål, som de blev indsamlet til, afhængigt af de særlige kendetegn ved de enkelte typer administrativt samarbejde, og som hovedregel senest seks måneder efter den formelle lukning af en administrativ samarbejdsprocedure.
Er der imidlertid fastsat en længere periode i en gældende EU-retsakt, der er anført i bilaget, kan personoplysninger, der behandles i IMI, opbevares i højst 18 måneder efter den formelle lukning af en administrativ samarbejdsprocedure.
2. Kræves der i henhold til en bindende EU-retsakt, der er anført i bilaget, en database til senere brug for IMI-aktørerne, kan personoplysningerne i en sådan database behandles, så længe de er nødvendige til dette formål, enten med den registreredes samtykke, eller hvis der er fastsat bestemmelser herom i den pågældende EU-retsakt.
3. Personoplysninger, der blokeres i henhold til denne artikel, kan med undtagelse af lagring kun behandles for at tjene som dokumentation for en informationsudveksling via IMI med den registreredes samtykke, medmindre der anmodes om behandling af hensyn til væsentlige samfundsinteresser.
4. De blokerede oplysninger slettes automatisk i IMI tre år efter den formelle lukning af den administrative samarbejdsprocedure.
5. På udtrykkelig anmodning af en kompetent myndighed i en konkret sag og med den registreredes samtykke kan personoplysninger slettes inden udløbet af den gældende opbevaringsperiode.
6. Kommissionen sikrer gennem tekniske foranstaltninger blokering og sletning af personoplysninger samt søgning heraf i overensstemmelse med stk. 3.
7. Der tilvejebringes tekniske foranstaltninger til at tilskynde IMI-aktører til formelt at lukke administrative samarbejdsprocedurer hurtigst muligt efter afslutningen af informationsudvekslingen og til at sætte IMI-aktører i stand til at inddrage de ansvarlige IMI-koordinatorer i enhver procedure, som uden begrundelse har været inaktiv i mere end to måneder.
Artikel 15
Opbevaring af IMI-brugeres personoplysninger
1. Uanset artikel 14 finder nærværende artikels stk. 2 og 3 anvendelse på opbevaringen af IMI-brugeres personoplysninger. Disse personoplysninger omfatter det fulde navn og alle elektroniske og andre kontaktoplysninger, der er nødvendige med henblik på denne forordning.
2. IMI-brugeres personoplysninger opbevares i IMI, så længe de er brugere af IMI, og de kan behandles til formål, der er forenelige med denne forordnings målsætninger.
3. Ophører en fysisk person med at være IMI-bruger, blokeres vedkommendes personoplysninger ved tekniske foranstaltninger i tre år. Med undtagelse af lagring behandles disse oplysninger kun som dokumentation for en informationsudveksling via IMI, og de slettes, når treårsperioden udløber.
Artikel 16
Behandling af særlige kategorier af oplysninger
1. Behandling af særlige kategorier af oplysninger, jf. artikel 8, stk. 1, i direktiv 95/46/EF og artikel 10, stk. 1, i forordning (EF) nr. 45/2001, i IMI er kun tilladt af særlige grunde som omhandlet i artikel 8, stk. 2 og 4, i nævnte direktiv og artikel 10, stk. 2, i nævnte forordning og med passende garantier som fastsat i nævnte artikler for at sikre rettighederne for de fysiske personer, hvis personoplysninger behandles.
2. IMI kan anvendes til behandling af oplysninger vedrørende lovovertrædelser, straffedomme og sikkerhedsforanstaltninger som omhandlet i artikel 8, stk. 5, i direktiv 95/46/EF og artikel 10, stk. 5, i forordning (EF) nr. 45/2001 med passende garantier som fastsat i nævnte artikler, herunder oplysninger om disciplinære, administrative eller strafferetlige sanktioner eller andre oplysninger, som er nødvendige for at fastslå en fysisk eller juridisk persons gode omdømme, når behandlingen af sådanne oplysninger foreskrives i en EU-retsakt, der danner grundlag for behandlingen, eller med udtrykkeligt samtykke fra den registrerede og med de specifikke garantier, der er omhandlet i artikel 8, stk. 5, i direktiv 95/46/EF.
Artikel 17
Sikkerhed
1. Kommissionen sikrer, at IMI overholder de regler om datasikkerhed, som Kommissionen har vedtaget i henhold til artikel 22 i forordning (EF) nr. 45/2001.
2. Kommissionen træffer de nødvendige foranstaltninger til at garantere sikkerheden af de personoplysninger, der behandles i IMI, herunder passende adgangskontrol og en sikkerhedsplan, der løbende ajourføres.
3. Kommissionen sikrer, at det i tilfælde af en sikkerhedsrelateret hændelse er muligt at kontrollere, hvilke personoplysninger der er blevet behandlet i IMI, hvornår, af hvem og til hvilket formål.
4. IMI-aktører træffer alle fornødne proceduremæssige og organisatoriske foranstaltninger til at garantere sikkerheden for de personoplysninger, som de behandler i IMI, i overensstemmelse med artikel 17 i direktiv 95/46/EF.
KAPITEL IV
DE REGISTREREDES RETTIGHEDER OG TILSYN
Artikel 18
Underretning af de registrerede og gennemsigtighed
1. IMI-aktører sikrer, at de registrerede hurtigst muligt underrettes om behandlingen af deres personoplysninger i IMI, og at de har adgang til oplysninger vedrørende deres rettigheder, og om hvorledes de udøves, herunder om den registeransvarliges og dennes eventuelle repræsentants identitet og kontaktoplysninger, i overensstemmelse med artikel 10 eller 11 i direktiv 95/46/EF og den nationale lovgivning til gennemførelse af dette direktiv.
2. Kommissionen offentliggør følgende på en måde, som er let tilgængelig:
a)
oplysninger om IMI i overensstemmelse med artikel 11 og 12 i forordning (EF) nr. 45/2001 i klar og forståelig form
b)
oplysninger om databeskyttelsesaspekterne af de administrative samarbejdsprocedurer via IMI som omhandlet i nærværende forordnings artikel 11
c)
oplysninger om undtagelser fra eller begrænsninger i de registreredes rettigheder som omhandlet i nærværende forordnings artikel 20
d)
former for administrative samarbejdsprocedurer, de væsentlige IMI-funktioner og de kategorier af data, som kan behandles i IMI
e)
en udtømmende liste over alle gennemførelsesretsakter eller delegerede retsakter vedrørende IMI, som er vedtaget i medfør af nærværende forordning eller en anden EU-retsakt, og en konsolideret udgave af bilaget til nærværende forordning og senere ændringer heraf ved andre EU-retsakter.
Artikel 19
Ret til indsigt i, berigtigelse og sletning af oplysninger
1. IMI-aktører sikrer, at de registrerede på effektiv vis og i overensstemmelse med national lovgivning kan udøve deres ret til indsigt i oplysninger om dem i IMI og retten til at få ukorrekte eller ufuldstændige oplysninger berigtiget og ulovligt behandlede oplysninger slettet. Den ansvarlige IMI-aktør foretager berigtigelse eller sletning hurtigst muligt og senest 30 dage efter modtagelsen af den registreredes anmodning.
2. Gør en registreret indsigelse mod rigtigheden eller lovligheden af oplysninger, der er blokeret i henhold til artikel 14, stk. 1, registreres dette sammen med de korrekte og berigtigede oplysninger.
Artikel 20
Undtagelser og begrænsninger
Medlemsstaterne underretter Kommissionen, hvis de i national lovgivning i henhold til artikel 13 i direktiv 95/46/EF indfører undtagelser fra eller begrænsninger i de registreredes rettigheder som fastsat i nærværende kapitel.
Artikel 21
Tilsyn
1. Den eller de nationale tilsynsmyndigheder, der udpeges i hver medlemsstat og tildeles de beføjelser, der er omhandlet i artikel 28 i direktiv 95/46/EF (»den nationale tilsynsmyndighed«), fører uafhængigt tilsyn med lovligheden af deres medlemsstats IMI-aktørers behandling af personoplysninger og sikrer i særdeleshed, at de registreredes rettigheder i henhold til nærværende kapitel beskyttes i overensstemmelse med denne forordning.
2. Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse overvåger og bestræber sig på at sikre, at Kommissionens behandling af personoplysninger i sin egenskab af IMI-aktør sker i overensstemmelse med denne forordning. De forpligtelser og beføjelser, der er omhandlet i artikel 46 og 47 i forordning (EF) nr. 45/2001, finder tilsvarende anvendelse.
3. De nationale tilsynsmyndigheder og Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse, der hver især handler inden for deres respektive kompetencer, sikrer koordineret tilsyn med IMI og med IMI-aktørernes anvendelse heraf.
4. Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse kan efter behov indkalde de nationale tilsynsmyndigheder til møde med henblik på at sikre koordineret tilsyn med IMI og med IMI-aktørernes anvendelse heraf, jf. stk. 3. Udgifter i forbindelse med sådanne møder afholdes af Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse. De nærmere arbejdsmetoder til dette formål, herunder forretningsorden, kan udvikles i fællesskab efter behov. En fælles aktivitetsrapport sendes til Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen mindst hvert tredje år.
KAPITEL V
GEOGRAFISK ANVENDELSESOMRÅDE FOR IMI
Artikel 22
National anvendelse af IMI
1. En medlemsstat må kun anvende IMI med henblik på administrativt samarbejde mellem kompetente myndigheder inden for dens territorium i overensstemmelse med national lovgivning, såfremt følgende betingelser er opfyldt:
a)
at det ikke kræver væsentlige ændringer af de eksisterende administrative samarbejdsprocedurer
b)
at den nationale tilsynsmyndighed er blevet underrettet om den påtænkte anvendelse af IMI, når dette kræves i henhold til national lovgivning, og
c)
at det ikke medfører, at IMI kommer til at fungere mindre effektivt for IMI-brugerne.
2. Har en medlemsstat til hensigt at gøre systematisk brug af IMI til nationale formål, underretter den Kommissionen herom og anmoder den om forudgående godkendelse. Kommissionen undersøger, om betingelserne i stk. 1 er opfyldt. I givet fald og i overensstemmelse med denne forordning indgår medlemsstaten og Kommissionen en aftale, hvori bl.a. de tekniske, finansielle og organisatoriske ordninger i forbindelse med national anvendelse, herunder IMI-aktørernes ansvarsområder fastlægges.
Artikel 23
Informationsudveksling med tredjelande
1. Oplysninger, herunder personoplysninger, må kun udveksles via IMI i henhold til denne forordning mellem IMI-aktører i Unionen og deres modstykker i et tredjeland, såfremt følgende betingelser er opfyldt:
a)
oplysningerne behandles i henhold til en bestemmelse i en EU-retsakt, der er anført i bilaget og en tilsvarende lovgivningsmæssig bestemmelse i tredjelandet
b)
oplysningerne udveksles eller gøres tilgængelige i overensstemmelse med en international aftale, der fastsætter,
i)
at tredjelandet skal anvende en bestemmelse i en EU-retsakt, der er anført i bilaget
ii)
at IMI skal anvendes, og
iii)
hvilke principper og nærmere bestemmelser der gælder for udvekslingen, og
c)
det pågældende tredjeland sikrer en passende beskyttelse af personoplysninger i overensstemmelse med artikel 25, stk. 2, i direktiv 95/46/EF, herunder passende garantier for, at de oplysninger, der behandles i IMI, kun anvendes til det formål, som de oprindelig blev udvekslet til, og Kommissionen har vedtaget en afgørelse i overensstemmelse med artikel 25, stk. 6, i direktiv 95/46/EF.
2. Er Kommissionen en IMI-aktør, finder artikel 9, stk. 1 og 7, i forordning (EF) nr. 45/2001 anvendelse på enhver udveksling af personoplysninger, der behandles i IMI, med dens modstykker i et tredjeland.
3. Kommissionen offentliggør i Den Europæiske Unions Tidende en liste, der ajourføres løbende, over tredjelande, der er godkendt til udveksling af oplysninger, herunder personoplysninger, i overensstemmelse med stk. 1.
KAPITEL VI
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 24
Udvalgsprocedure
1. Kommissionen bistås af et udvalg. Dette udvalg er et udvalg som omhandlet i forordning (EU) nr. 182/2011.
2. Når der henvises til dette stykke, anvendes artikel 4 i forordning (EU) nr. 182/2011.
3. Når der henvises til dette stykke, anvendes artikel 5 i forordning (EU) nr. 182/2011.
Artikel 25
Tilsyn og rapportering
1. Kommissionen aflægger årligt rapport til Europa-Parlamentet og Rådet om, hvorledes IMI fungerer.
2. Senest den 5. december 2017 og derefter hvert femte år aflægger Kommissionen rapport til Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse om aspekter vedrørende beskyttelse af personoplysninger i IMI, herunder datasikkerhed.
3. Med henblik på udarbejdelsen af de i stk. 1 og 2 omhandlede rapporter giver medlemsstaterne Kommissionen enhver oplysning, der er relevant for anvendelsen af denne forordning, herunder om anvendelsen i praksis af de databeskyttelseskrav, der er fastsat i denne forordning.
Artikel 26
Omkostninger
1. Omkostningerne til udvikling, fremme, drift og vedligeholdelse af IMI afholdes over Den Europæiske Unions almindelige budget, jf. dog ordninger i henhold til artikel 22, stk. 2.
2. Medmindre andet foreskrives i en EU-retsakt, afholdes omkostningerne til IMI-aktiviteter på medlemsstatsplan, herunder til menneskelige ressourcer til uddannelse, fremme og teknisk bistand (helpdesk) samt administration af IMI på nationalt plan, af hver enkelt medlemsstat.
Artikel 27
Ophævelse
Beslutning 2008/49/EF ophæves.
Artikel 28
Effektiv anvendelse
Medlemsstaterne træffer alle nødvendige foranstaltninger for at sikre, at denne forordning anvendes effektivt af deres IMI-aktører.
Artikel 29
Undtagelser
1. Uanset artikel 4 i denne forordning kan det IMI-pilotprojekt, der blev iværksat den 16. maj 2011 for at teste IMI's egnethed til at gennemføre artikel 4 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 96/71/EF af 16. december 1996 om udstationering af arbejdstagere som led i udveksling af tjenesteydelser (12), fortsætte på grundlag af de ordninger, der blev fastsat inden denne forordnings ikrafttræden.
2. Uanset artikel 8, stk. 3, og artikel 12, stk. 1, litra a) og b), og for så vidt angår gennemførelsen af bestemmelserne om administrativt samarbejde i SOLVIT-henstillingen via IMI, kan Kommissionens inddragelse i de administrative samarbejdsprocedurer og den eksisterende facilitet for eksterne aktører fortsætte på grundlag af de ordninger, der blev fastsat inden denne forordnings ikrafttræden. Den periode, der er nævnt i denne forordnings artikel 14, stk. 1, er på 18 måneder for personoplysninger behandlet i IMI med henblik på anvendelsen af SOLVIT-henstillingen.
3. Uanset denne forordnings artikel 4, stk. 1, kan Kommissionen iværksætte et pilotprojekt for at vurdere, om IMI er et effektivt, omkostningseffektivt og brugervenligt redskab til gennemførelse af artikel 3, stk. 4, 5 og 6, i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2000/31/EF af 8. juni 2000 om visse retlige aspekter af informationssamfundstjenester, navnlig elektronisk handel, i det indre marked (»direktivet om elektronisk handel«) (13). Senest to år efter dette pilotprojekts iværksættelse fremsender Kommissionen den i nærværende forordnings artikel 4, stk. 2, omhandlede evaluering, der også skal omfatte interaktionen mellem det administrative samarbejde via systemet for forbrugerbeskyttelsessamarbejde, som oprettet i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2006/2004 af 27. oktober 2004 om samarbejde mellem nationale myndigheder med ansvar for håndhævelse af lovgivning om forbrugerbeskyttelse (»forordningen om forbrugerbeskyttelsessamarbejde«) (14), og via IMI, til Europa-Parlamentet og Rådet.
4. Uanset denne forordnings artikel 14, stk. 1, fortsætter eventuelle perioder på højst 18 måneder, der er vedtaget på grundlag af artikel 36 i direktiv 2006/123/EF for så vidt angår administrativt samarbejde i henhold til nævnte direktivs kapitel VI, med at finde anvendelse på dette område.
Artikel 30
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft på tyvendedagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Strasbourg, den 25. oktober 2012.