NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 363/2012
ze dne 23. února 2012
o procedurálních pravidlech pro uznávání kontrolních organizací a odejímání takových uznání stanovených v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky
(Text s významem pro EHP)
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 995/2010 ze dne 20. října 2010, kterým se stanoví povinnosti hospodářských subjektů uvádějících na trh dřevo a dřevařské výrobky (1), a zejména na čl. 8 odst. 7 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Cílem nařízení (EU) č. 995/2010 je zejména minimalizovat riziko, že bude na vnitřní trh uvedeno nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva. Kontrolní organizace by měly hospodářským subjektům pomáhat plnit požadavky uvedeného nařízení. Za tímto účelem by měly vyvinout systém náležité péče, udělovat hospodářským subjektům právo jej používat a měly by ověřovat jeho řádné používání.
(2)
Postup, jímž Komise uznává kontrolní organizace, by měl být spravedlivý, transparentní a nezávislý. Žadatelé by tudíž měli být posuzováni poté, co byly konzultovány příslušné orgány členských států a o žadateli byly shromážděny dostatečné informace. Je-li to nezbytné, měly by být součástí shromažďování informací návštěvy v prostorách žadatele.
(3)
Je nezbytné upřesnit odpovídající odborné znalosti a kapacitu, jimiž by kontrolní organizace měly disponovat, aby dokázaly určit, zda dřevo splňuje příslušné právní předpisy v zemi těžby, a navrhnout opatření k posouzení rizika, že nezákonně vytěžené dřevo a výrobky z tohoto dřeva budou uvedeny na trh. Není-li zjištěné riziko zanedbatelné, kontrolní organizace by rovněž měla být schopna navrhnout odpovídající opatření k jeho účinné minimalizaci.
(4)
Mělo by být zaručeno, že kontrolní organizace vykonávají své funkce transparentně a nezávisle, že se vyhýbají střetu zájmů při výkonu svých funkcí a že své služby poskytují hospodářským subjektům nediskriminačně.
(5)
O odejmutí uznání by Komise měla rozhodnout postupem, který je spravedlivý, transparentní a nezávislý. Před přijetím rozhodnutí by Komise měla konzultovat dotčené příslušné orgány členských států a měla by shromáždit dostatečné informace a v nezbytných případech provést návštěvy na místě. Dotčeným kontrolním organizacím by mělo být umožněno, aby před přijetím rozhodnutí předložily připomínky.
(6)
Jestliže kontrolní organizace přestane vykonávat funkce nebo plnit požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010, Komise by měla být v souladu se zásadou proporcionality schopna odejmout uznání buď dočasně a/nebo podmínečně, nebo trvale, a to podle toho, jak to vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků.
(7)
Je třeba zaručit, že úroveň ochrany jednotlivců v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů v rámci oblasti působnosti tohoto nařízení, zejména zpracováním osobních údajů v žádostech o uznání jako kontrolní organizace, splňuje požadavky stanovené směrnicí Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (2) a nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3),
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se kromě definic stanovených v článku 2 nařízení (EU) č. 995/2010 použijí tyto definice:
1)
„dotčenými příslušnými orgány“ se rozumějí příslušné orgány členských států, v nichž jsou kontrolní organizace nebo žadatel o uznání jako kontrolní organizace zákonně usazeni nebo v nichž poskytují služby nebo hodlají poskytovat služby ve smyslu směrnice Evropského parlamentu a Rady 2006/123/ES (4);
2)
„doklady o dosažené kvalifikaci“ se rozumějí diplomy, osvědčení a jiné doklady vydané orgánem státu určeným podle právních nebo správních předpisů tohoto státu a osvědčující úspěšné dokončení odborné přípravy;
3)
„odbornou zkušeností“ se rozumí skutečný a zákonný výkon dotčeného povolání.
Článek 2
Žádost o uznání
1. Žádost o uznání jako kontrolní organizace může Komisi podat jakýkoli subjekt, ať veřejný či soukromý, ať se jedná o společnost, korporaci, firmu, podnik, instituci nebo orgán, který je zákonně usazen v Unii.
Subjekt podá žádost v kterémkoli z úředních jazyků Unie společně s dokumenty uvedenými v příloze.
2. Aby byl žadatel uznán jako kontrolní organizace, prokáže, že splňuje všechny požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení.
3. Komise do deseti pracovních dnů od přijetí žádosti potvrdí její přijetí a přidělí žadateli referenční číslo.
Rovněž žadateli poskytne orientační lhůtu, v níž o žádosti rozhodne. Komise informuje žadatele pokaždé, když orientační lhůtu pozmění kvůli potřebě získat dodatečné informace nebo dokumenty pro posouzení žádosti.
4. V případě, že uplynuly tři měsíce od obdržení žádosti nebo od posledního písemného sdělení, které Komise zaslala žadateli, podle toho, které datum nastane později, a Komise dosud nepřijala rozhodnutí o uznání nebo žádost nezamítla, písemně žadatele informuje o pokroku při posuzování žádosti.
První pododstavec se může na vyřízení jedné žádosti použít vícekrát.
5. Komise předá kopii žádosti a podkladů dotčeným příslušným orgánům, které mohou k žádosti podat připomínky do jednoho měsíce od data předání.
Článek 3
Dodatečné dokumenty a přístup do prostor
1. Pokud o to Komise požádá, žadatel nebo dotčené příslušné orgány poskytnou ve stanovené lhůtě veškeré dodatečné informace nebo dokumenty, které Komise požaduje.
2. Žadatel umožní Komisi přístup do svých prostor, aby mohla ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Komise informuje žadatele o návštěvě předem. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
Článek 4
Rozhodnutí o uznání
Pokud Komise přijala rozhodnutí podle čl. 8 odst. 3 nařízení (EU) č. 995/2010, uvědomí o tom dotčeného žadatele do 10 pracovních dnů od data přijetí uvedeného rozhodnutí.
Komise rovněž žadateli neprodleně poskytne osvědčení o uznání a sdělí své rozhodnutí příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 3 druhým pododstavcem nařízení (EU) č. 995/2010, a to ve lhůtě uvedené v prvním odstavci.
Článek 5
Právní subjektivita a zákonné usazení v Unii
1. Je-li žadatel zákonně usazen ve více než jednom členském státě, poskytne informace o svém sídlu, správním ústředí nebo hlavní provozovně v Unii, jakož i o svých agenturách, pobočkách nebo dceřiných společnostech zřízených na území jakéhokoli členského státu. Žadatel rovněž uvede, v kterých členských státech hodlá poskytovat služby.
2. Od žadatele, který je orgánem členského státu nebo součástí tohoto orgánu, se nevyžaduje, aby prokázal svoji právní subjektivitu nebo zákonné usazení v Unii.
Článek 6
Odpovídající odborné znalosti
1. Aby se zaručilo, že kontrolní organizace vykonávající své funkce řádně, jak vyžaduje čl. 8 odst. 2 písm. b) nařízení (EU) č. 995/2010, technicky kvalifikovaní pracovníci žadatele splňují následující minimální kritéria, což je potvrzeno doklady o dosažené kvalifikaci a odborných zkušenostech:
a)
formální odborná příprava v oboru souvisejícím s funkcemi kontrolní organizace;
b)
u vyšších technických pozic, alespoň pětiletá odborná zkušenost ve funkci související s funkcemi kontrolní organizace.
Pro účely písmene a) prvního pododstavce jsou za příslušné obory považovány obory týkající se lesnictví, životního prostředí, práva, řízení podniku, řízení rizik, obchodu, auditu, finanční kontroly nebo řízení zásobovacího řetězce.
2. Žadatel vede záznamy, které dokumentují povinnosti a odpovědnosti jeho pracovníků. Žadatel má zavedeny postupy pro sledování výkonnosti a technické kvalifikace svých pracovníků.
Článek 7
Kapacita umožňující výkon funkcí kontrolní organizace
1. Žadatel prokáže, že disponuje:
a)
organizační strukturou, která zaručuje řádný výkon funkcí kontrolní organizace;
b)
systémem náležité péče, který budou mít hospodářské subjekty k dispozici a budou jej používat;
c)
politikami a postupy, které umožňují hodnotit a zdokonalovat systém náležité péče;
d)
postupy a procesy k ověření, že hospodářské subjekty používají jeho systém náležité péče řádným způsobem;
e)
postupy pro nápravná opatření, která se přijmou v případě, že hospodářský subjekt nepoužívá jeho systém náležité péče řádným způsobem.
2. Kromě požadavků v odstavci 1 žadatel prokáže, že disponuje finanční a technickou kapacitou pro výkon funkcí kontrolní organizace.
Článek 8
Nepřítomnost střetu zájmů
1. Žadatel je organizován tak, aby chránil objektivitu a nestrannost svých činností.
2. Žadatel určuje, analyzuje a vede záznamy, které dokumentují rizika střetu zájmů v důsledku výkonu funkcí kontrolní organizace včetně střetů vyplývajících ze vztahů se souvisejícími subjekty nebo subdodavateli.
3. Bylo-li zjištěno riziko střetu zájmů, žadatel má zavedeny písemné politiky a postupy, aby zabránil střetům zájmů na úrovni organizace i jednotlivce. Jsou udržovány a prováděny písemné politiky a postupy. Tyto politiky a postupy mohou zahrnovat audity prováděné třetí stranou.
Článek 9
Informace o následných změnách
1. Kontrolní organizace neprodleně informuje Komisi o kterékoli z následujících situací, k nimž dojde poté, co byla uznána:
a)
změna, která může ovlivnit schopnost této kontrolní organizace plnit požadavky v článcích 5 až 8, k níž došlo poté, co byla organizace uznána;
b)
kontrolní organizace zřídí v Unii jiné agentury, pobočky nebo dceřiné společnosti, než jaké uvedla v žádosti;
c)
kontrolní organizace se rozhodne poskytovat služby v jiných členských státech, než jaké uvedla v žádosti, nebo v členském státě, v němž podle prohlášení přestala své služby poskytovat v souladu s písmenem d);
d)
kontrolní organizace přestane poskytovat služby v členských státech.
2. Komise sdělí všechny informace obdržené podle odstavce 1 dotčeným příslušným orgánům.
Článek 10
Přezkum rozhodnutí o uznání
1. Komise může rozhodnutí, jímž uznává kontrolní organizaci, kdykoli přezkoumat.
Komise provede tento přezkum v kterékoli z těchto situací:
a)
dotčený příslušný orgán informuje Komisi, že zjistil, že kontrolní organizace nevykonává funkce stanovené v čl. 8 odst. 1 nařízení (EU) č. 995/2010 nebo neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 2 nařízení (EU) č. 995/2010, jak stanoví články 5 až 8 tohoto nařízení;
b)
Komise disponuje příslušnými informacemi včetně opodstatněných obav vyjádřených třetími stranami, že kontrolní organizace neplní požadavky stanovené v čl. 8 odst. 1 a 2 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení;
c)
kontrolní organizace informovala Komisi o změnách uvedených v čl. 9 odst. 1 písm. a) tohoto nařízení.
2. Je-li zahájen přezkum, je při něm Komisi nápomocen přezkumný tým, jehož úkolem je provádět přezkum a kontroly.
3. Žadatel umožní přezkumnému týmu přístup do svých prostor, aby bylo možné ověřit, že jsou splněny všechny požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010 a v článcích 5 až 8 tohoto nařízení. Návštěvy se mohou zúčastnit dotčené příslušné orgány.
Žadatel poskytne veškerou nezbytnou pomoc, aby takovéto návštěvy usnadnil.
4. Přezkumný tým připraví zprávu, v níž popíše svá zjištění. Ke zprávě o přezkumu se přiloží náležité důkazy.
Zpráva o přezkumu obsahuje doporučení, zda by mělo být uznání kontrolní organizaci odejmuto.
Přezkumný tým zašle zprávu o přezkumu dotčeným příslušnými orgánům. Tyto orgány mohou vznést připomínky do tří týdnů od data předání zprávy.
Přezkumný tým poskytne dotčené kontrolní organizaci shrnutí zjištění a závěrů zprávy. Organizace může přezkumnému týmu předložit připomínky do tří týdnů od data předání shrnutí.
5. Přezkumný tým by měl v zprávě o přezkumu doporučit dočasné a/nebo podmínečné nebo trvalé odejmutí uznání podle toho, jak to podle něj vyžaduje úroveň zjištěných nedostatků, jestliže určí, že kontrolní organizace nevykonává funkce nebo neplní požadavky stanovené v článku 8 nařízení (EU) č. 995/2010.
Přezkumný tým může místo toho doporučit, aby Komise vydala oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování nebo aby žádná další opatření nepřijímala.
Článek 11
Rozhodnutí o odejmutí uznání
1. Komise s ohledem na zprávu o přezkumu uvedenou v článku 10 rozhodne, zda dočasně a/nebo podmínečně nebo trvale odejme kontrolní organizaci uznání.
2. Komise může vydat oznámení o uložení nápravných opatření nebo úřední varování, pokud úroveň zjištěných nedostatků nevede ke zjištění podle čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010, že kontrolní organizace již neplní funkce nebo požadavky uvedené v čl. 8 odst. 2 uvedeného nařízení.
3. Rozhodnutí o odejmutí uznání kontrolní organizace, jakož i oznámení nebo varování podle odstavce 2 se do 10 pracovních dnů od data přijetí sdělí dotčené kontrolní organizaci a příslušným orgánům všech členských států v souladu s čl. 8 odst. 6 nařízení (EU) č. 995/2010.
Článek 12
Ochrana údajů
Tímto nařízením nejsou dotčena pravidla týkající se zpracování osobních údajů stanovená ve směrnici 95/46/ES a nařízení (ES) č. 45/2001.
Článek 13
Závěrečná ustanovení
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 23. února 2012.
ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) NR 363/2012
z dnia 23 lutego 2012 r.
w sprawie zasad proceduralnych w odniesieniu do uznawania i cofania uznawania organizacji monitorujących zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 995/2010 ustanawiającym obowiązki podmiotów wprowadzających do obrotu drewno i produkty z drewna
(Tekst mający znaczenie dla EOG)
KOMISJA EUROPEJSKA,
uwzględniając Traktat o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,
uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 995/2010 z dnia 20 października 2010 r. ustanawiające obowiązki podmiotów wprowadzających do obrotu drewno i produkty z drewna (1), w szczególności jego art. 8 ust. 7,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Szczególnym celem rozporządzenia (UE) nr 995/2010 jest zmniejszenie ryzyka wprowadzania do obrotu nielegalnie pozyskanego drewna oraz produktów z niego pochodzących na rynku wewnętrznym. Zadaniem organizacji monitorujących jest wspieranie poszczególnych podmiotów w spełnieniu wymogów określonych w rozporządzeniu. W tym celu organizacje te powinny opracować system zasad należytej staranności, przyznać podmiotom prawo do korzystania z tego systemu oraz prowadzić weryfikację jego właściwego stosowania.
(2)
Procedura uznawania organizacji monitorujących przez Komisję powinna być sprawiedliwa, zrozumiała i niezależna. W związku z tym wnioskodawcy powinni podlegać ocenie po konsultacjach z właściwymi organami w państwach członkowskich oraz po zgromadzeniu wystarczających informacji na ich temat. W razie konieczności gromadzenie informacji powinno obejmować wizyty w siedzibie wnioskodawcy.
(3)
Konieczne jest określenie odpowiedniego zakresu wiedzy specjalistycznej oraz zdolności organizacji monitorujących niezbędnych w celu określenia stopnia zgodności drewna z odpowiednimi przepisami w kraju pozyskania oraz w celu zaproponowania środków oceny ryzyka związanego z wprowadzaniem do obrotu nielegalnie pozyskanego drewna oraz produktów z niego pochodzących. W przypadku kiedy wspomniane ryzyko nie jest nieznaczne, organizacja monitorująca powinna być w stanie zaproponować odpowiednie środki mające na celu jego skuteczne ograniczenie.
(4)
Należy zadbać o to, by organizacje monitorujące wykonywały swoje zadania w sposób przejrzysty i niezależny, unikając konfliktów interesów wynikających z ich obowiązków oraz świadcząc usługi w sposób niedyskryminacyjny.
(5)
Komisja powinna decydować o wycofaniu uznania zgodnie ze sprawiedliwą, zrozumiałą i niezależną procedurą. Przed podjęciem takiej decyzji Komisja powinna przeprowadzić konsultacje z właściwymi organami w państwach członkowskich oraz zgromadzić odpowiednie informacje, w razie konieczności również podczas kontroli na miejscu. Dana organizacja monitorująca powinna mieć możliwość przedstawienia uwag przed podjęciem decyzji przez Komisję.
(6)
Zgodnie z zasadą proporcjonalności Komisja powinna mieć możliwość wycofania uznania tymczasowo lub warunkowo bądź na stałe; może się to okazać konieczne ze względu na poziom stwierdzonych niedociągnięć w sytuacji, kiedy organizacja monitorująca nie wykonuje już zadań lub nie spełnia wymogów określonych w art. 8 rozporządzenia (UE) nr 995/2010.
(7)
Należy zadbać o to, by poziom ochrony osób fizycznych w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych w zakresie niniejszego rozporządzenia, w szczególności przetwarzania danych osobowych podawanych we wnioskach o uznanie organizacji monitorującej, był zgodny z wymogami określonymi w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (2) oraz w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (3),
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
Definicje
Do celów niniejszego rozporządzenia, poza definicjami określonymi w art. 2 rozporządzenia (UE) nr 995/2010, stosuje się następujące definicje:
1)
„właściwe organy, których to dotyczy” oznaczają właściwe organy w państwach członkowskich, w których organizacja monitorująca lub podmiot wnioskujący o uznanie jako organizacja monitorująca posiadają siedzibę lub w których świadczą lub zamierzają świadczyć usługi w rozumieniu dyrektywy 2006/123/WE Parlamentu Europejskiego i Rady (4);
2)
„dokumenty potwierdzające posiadanie kwalifikacji” oznaczają dyplomy, świadectwa oraz inne dokumenty poświadczające pomyślne ukończenie kształcenia zawodowego wydawane przez organ w danym państwie wyznaczony na podstawie przepisów prawnych i administracyjnych tego państwa;
3)
„doświadczenie zawodowe” oznacza przebieg faktycznego i zgodnego z prawem wykonywania danego zawodu.
Artykuł 2
Wniosek o uznanie organizacji monitorującej
1. Wniosek o uznanie jako organizacja monitorująca może złożyć do Komisji każdy podmiot publiczny lub prywatny - spółka, korporacja, firma, przedsiębiorstwo, instytucja lub organ - posiadający siedzibę na terytorium Unii Europejskiej.
Podmiot składa wniosek w jednym z języków urzędowych Unii Europejskiej wraz z dokumentami wymienionymi w załączniku.
2. W celu uznania jako organizacja monitorująca wnioskodawca wykazuje spełnienie wszystkich wymogów określonych w art. 8 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 oraz w art. 5-8 niniejszego rozporządzenia.
3. Komisja potwierdza otrzymanie wniosku i w ciągu 10 dni od daty otrzymania przydziela wnioskodawcy numer referencyjny.
Informuje również wnioskodawcę o przewidywanym terminie wydania decyzji w sprawie wniosku. Komisja informuje wnioskodawcę o wszelkich zmianach powyższego terminu spowodowanych koniecznością uzyskania dodatkowych informacji lub dokumentów potrzebnych do oceny wniosku.
4. Jeżeli po upływie trzech miesięcy od daty otrzymania wniosku przez Komisję lub ostatniego pisemnego zawiadomienia wnioskodawcy przez Komisję, w zależności od tego, co nastąpiło później, Komisja nie wydała decyzji o uznaniu organizacji monitorującej ani nie odrzuciła wniosku, Komisja informuje wnioskodawcę na piśmie o postępach w ocenie wniosku.
Akapit pierwszy może mieć wielokrotne zastosowanie w przypadku rozpatrywania jednego wniosku.
5. Komisja przekazuje kopię wniosku oraz dokumentów uzupełniających właściwym organom, których to dotyczy, które mogą przekazać swoje uwagi dotyczące wniosku w ciągu miesiąca od daty przekazania dokumentów.
Artykuł 3
Dodatkowe dokumenty i dostęp do lokali
1. Na prośbę Komisji wnioskodawca lub właściwe organy, których to dotyczy, udzielają wszelkich dodatkowych informacji lub przedkładają wszelkie dodatkowe dokumenty wymagane przez Komisję w określonym terminie.
2. Wnioskodawca umożliwia Komisji dostęp do swoich lokali w celu weryfikacji spełnienia wszystkich wymogów określonych w art. 8 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 oraz w art. 5-8 niniejszego rozporządzenia. Komisja z wyprzedzeniem informuje wnioskodawcę o wizycie. Właściwe organy, których to dotyczy, mogą uczestniczyć w wizycie.
Wnioskodawca udziela wszelkiej pomocy koniecznej do umożliwienia tego rodzaju wizyt.
Artykuł 4
Decyzja o uznaniu organizacji monitorującej
W przypadku podjęcia decyzji o uznaniu organizacji monitorującej zgodnie z art. 8 ust. 3 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 Komisja informuje o tym wnioskodawcę, którego to dotyczy, w terminie do 10 dni roboczych od daty przyjęcia wspomnianej decyzji.
Komisja również niezwłocznie wydaje wnioskodawcy świadectwo uznania oraz, zgodnie z art. 8 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia (UE) nr 995/2010, informuje o swojej decyzji właściwe organy we wszystkich państwach członkowskich w terminie, o którym mowa w akapicie pierwszym.
Artykuł 5
Osobowość prawna oraz posiadanie siedziby na terytorium Unii
1. Jeżeli wnioskodawca posiada siedzibę w więcej niż jednym państwie członkowskim, przekazuje informacje dotyczące siedziby statutowej, administracji centralnej lub siedziby głównej na terytorium Unii, a także wszystkich biur, oddziałów lub jednostek zależnych działających na terytorium wszystkich państw członkowskich. Wnioskodawca deklaruje również, w których państwach członkowskich zamierza świadczyć usługi.
2. W przypadku wnioskodawcy stanowiącego instytucję państwa członkowskiego lub jej część nie ma konieczności potwierdzenia osobowości prawnej oraz posiadania siedziby na terytorium Unii Europejskiej.
Artykuł 6
Odpowiedni zakres wiedzy specjalistycznej
1. W celu zapewnienia prawidłowego wykonywania przez organizację monitorującą zadań zgodnie z wymogami art. 8 ust. 2 lit. b) rozporządzenia (UE) nr 995/2010 pracownicy wnioskodawcy posiadający kompetencje techniczne muszą spełniać następujące minimalne warunki, poświadczając je dokumentami potwierdzającymi posiadanie kwalifikacji oraz doświadczenia zawodowego:
a)
wykształcenie zawodowe w dziedzinie związanej z zadaniami organizacji monitorującej;
b)
w przypadku wyższych stanowisk technicznych przynajmniej pięcioletnie doświadczenie zawodowe w pracy związanej z zadaniami organizacji monitorującej.
Na potrzeby akapitu pierwszego lit. a) za właściwe uważa się dziedziny związane z leśnictwem, ochroną środowiska, prawem, zarządzaniem przedsiębiorstwem, zarządzaniem ryzykiem, handlem, audytem, kontrolą finansową lub zarządzaniem łańcuchem dostaw.
2. Wnioskodawca zachowuje dokumentację potwierdzającą zakres zadań i obowiązków swoich pracowników. Wnioskodawca stosuje procedury monitorowania efektywności oraz kompetencji technicznych pracowników.
Artykuł 7
Zdolność wykonywania zadań przez organizację monitorującą
1. Wnioskodawca wykazuje stosowanie:
a)
struktury organizacyjnej zapewniającej prawidłowe wykonywanie zadań przez organizację monitorującą;
b)
systemu zasad należytej staranności udostępnianego podmiotom i przez nie wykorzystywanego;
c)
strategii i procedur umożliwiających ocenę i doskonalenie systemu zasad należytej staranności;
d)
procedur i procesów służących weryfikacji prawidłowego stosowania systemu zasad należytej staranności przez podmioty;
e)
procedur dotyczących działań naprawczych podejmowanych w przypadku nieprawidłowego stosowania systemu zasad należytej staranności przez podmiot.
2. Poza wymogami określonymi w ust. 1 wnioskodawca wykazuje zdolność finansową i techniczną do wykonywania zadań przez organizację monitorującą.
Artykuł 8
Brak konfliktu interesów
1. Sposób organizacji wnioskodawcy zapewnia obiektywność i bezstronność jego działalności.
2. Wnioskodawca gromadzi, analizuje oraz zachowuje dokumentację potwierdzającą wystąpienie ryzyka konfliktu interesu w wyniku wykonywania zadań przez organizację monitorującą, włącznie z wszelkiego rodzaju konfliktami wynikającymi z relacji z instytucjami powiązanymi lub podwykonawcami.
3. W przypadku rozpoznania ryzyka wystąpienia konfliktu interesów wnioskodawca stosuje ustanowione w formie pisemnej strategie oraz procedury mające zapobiec wystąpieniu konfliktu interesów na poziomie organizacji oraz pomiędzy poszczególnymi osobami. Ustanowione w formie pisemnej strategie oraz procedury są utrzymywane i realizowane. Mogą one obejmować audyt przeprowadzany przez stronę trzecią.
Artykuł 9
Informacje dotyczące kolejnych zmian
1. Organizacja monitorująca niezwłocznie informuje Komisję w przypadku, kiedy po jej uznaniu wystąpi którakolwiek z następujących sytuacji:
a)
zmiana, która nastąpiła po uznaniu organizacji monitorującej i która może mieć wpływ na jej zdolność do spełnienia wymogów określonych w art. 5-8;
b)
organizacja monitorująca otwiera inne biura, oddziały lub jednostki zależne w Unii niż te zadeklarowane we wniosku;
c)
organizacja monitorująca postanawia świadczyć usługi w innych państwach członkowskich niż te zadeklarowane we wniosku lub w państwie członkowskim, w odniesieniu do którego deklarowała zaprzestanie świadczenia usług zgodnie z lit. d);
d)
organizacja monitorująca przestaje świadczyć usługi w którymkolwiek państwie członkowskim.
2. Komisja przekazuje wszystkie informacje uzyskane zgodnie z ust. 1 właściwym organom, których to dotyczy.
Artykuł 10
Ponowne rozpatrzenie decyzji o uznaniu organizacji monitorującej
1. Komisja może w każdej chwili ponownie rozpatrzyć decyzję o uznaniu organizacji monitorującej.
Komisja ponownie rozpatruje taką decyzję w przypadku którejkolwiek z następujących sytuacji:
a)
właściwy organ, którego to dotyczy, informuje Komisję, że według jego ustaleń organizacja monitorująca nie wykonuje już zadań określonych w art. 8 ust. 1 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 lub nie spełnia już wymogów określonych w art. 8 ust. 2 rozporządzenia (UE) nr 995/2010, o których mowa w art. 5-8 niniejszego rozporządzenia;
b)
Komisja posiada istotne informacje, w tym uzasadnione zastrzeżenia stron trzecich, według których organizacja monitorująca nie spełnia już wymogów określonych w art. 8 ust. 1 i 2 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 oraz art. 5-8 niniejszego rozporządzenia;
c)
organizacja monitorująca poinformowała Komisję o zmianach, o których mowa w art. 9 ust. 1 lit. a) niniejszego rozporządzenia.
2. W procedurze ponownego rozpatrzenia decyzji oraz przeprowadzenia kontroli Komisję wspiera zespół ds. oceny.
3. Wnioskodawca umożliwia zespołowi ds. oceny dostęp do swoich lokali w celu weryfikacji spełnienia wszystkich wymogów określonych w art. 8 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 oraz w art. 5-8 niniejszego rozporządzenia. Właściwe organy, których to dotyczy, mogą uczestniczyć w tego rodzaju wizycie.
Wnioskodawca udziela wszelkiej pomocy koniecznej do umożliwienia tego rodzaju wizyt.
4. Zespół ds. oceny przygotowuje sprawozdanie z ustaleń. Do sprawozdania z ponownego rozpatrzenia decyzji dołączone zostają dowody potwierdzające.
Sprawozdanie z ponownego rozpatrzenia decyzji zawiera zalecenie w sprawie ewentualnego wycofania decyzji o uznaniu organizacji monitorującej.
Zespół ds. oceny przesyła sprawozdanie z ponownego rozpatrzenia decyzji właściwym organom, których to dotyczy. Organy te mogą przekazać swoje uwagi w terminie do trzech tygodni od daty przekazania sprawozdania.
Zespół ds. oceny udostępnia organizacji monitorującej, której to dotyczy, streszczenie ustaleń oraz wnioski zawarte w sprawozdaniu. Organizacja może przekazać swoje uwagi zespołowi ds. oceny w terminie do trzech tygodni od daty przekazania streszczenia.
5. W sprawozdaniu z ponownego rozpatrzenia decyzji zespół ds. oceny zaleca wycofanie uznania tymczasowo lub warunkowo albo na stałe, gdyż może się to okazać konieczne ze względu na poziom wykrytych niedociągnięć w sytuacji, kiedy stwierdza się, że organizacja monitorująca nie wykonuje już zadań lub nie spełnia wymogów określonych w art. 8 rozporządzenia (UE) nr 995/2010.
W innym przypadku zespół ds. oceny może zalecić Komisji wezwanie do podjęcia działań zaradczych, wydanie oficjalnego ostrzeżenia albo zaprzestanie dalszych działań.
Artykuł 11
Decyzja o wycofaniu uznania organizacji monitorującej
1. Uwzględniając sprawozdanie z ponownego rozpatrzenia decyzji, o którym mowa w art. 10, Komisja decyduje o wycofaniu bądź podtrzymaniu uznania organizacji monitorującej tymczasowo lub warunkowo albo na stałe.
2. Komisja może wezwać do podjęcia działań zaradczych bądź wydać oficjalne ostrzeżenie w przypadku, kiedy poziom wykrytych niedociągnięć nie prowadzi do stwierdzenia, zgodnie z art. 8 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 995/2010, że organizacja monitorująca nie wykonuje już zadań lub nie spełnia już wymogów określonych w art. 8 ust. 2 tego rozporządzenia.
3. Zgodnie z art. 8 ust. 6 rozporządzenia (UE) nr 995/2010 w terminie 10 dni roboczych od wydania decyzji o wycofaniu uznania organizacji monitorującej, wezwania lub ostrzeżenia, o których mowa w ust. 2, informuje się o tej decyzji organizację monitorującą oraz właściwe organy we wszystkich państwach członkowskich.
Artykuł 12
Ochrona danych
Niniejsze rozporządzenie stosuje się bez uszczerbku dla zasad dotyczących przetwarzania danych osobowych określonych w dyrektywie 95/46/WE oraz w rozporządzeniu (WE) nr 45/2001.
Artykuł 13
Przepisy końcowe
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli dnia 23 lutego 2012 r.