PROVÁDĚCÍ NAŘÍZENÍ KOMISE (EU) 2015/212
ze dne 11. února 2015,
kterým se stanoví pravidla pro uplatňování nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014, pokud jde o technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, včetně údajů o jednotlivých účastnících operací spolufinancovaných z OP II
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 223/2014 ze dne 11. března 2014 o Fondu evropské pomoci nejchudším osobám (1), a zejména na čl. 32 odst. 8 druhý pododstavec uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Prováděcí nařízení Komise (EU) č. 463/2014 (2) obsahuje ustanovení nezbytná pro přípravu programů. Aby se zajistilo provádění programů financovaných z Fondu evropské pomoci nejchudším osobám („FEAD“), je nutné stanovit další ustanovení pro uplatňování nařízení (EU) č. 223/2014.
(2)
Pro účely čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 je nezbytné stanovit technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů o každé operaci, které jsou nezbytné pro monitorování, hodnocení, finanční řízení, ověřování a audit, v elektronické podobě.
(3)
Podrobné technické specifikace systému pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měly být dostatečně zdokumentovány, aby se zajistila auditní stopa, pokud jde o soulad s právními požadavky.
(4)
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů by měl rovněž zahrnovat vhodné nástroje vyhledávání a funkce podávání zpráv, aby v něm bylo možné snadno vyhledat a agregovat uložené informace za účelem monitorování, hodnocení, finančního řízení, ověřování a auditu.
(5)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem výboru pro Fond evropské pomoci nejchudším osobám,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Obecná ustanovení
Systém pro zaznamenávání a uchovávání údajů o operacích uvedený v čl. 32 odst. 2 písm. d) nařízení (EU) č. 223/2014 musí splňovat technické specifikace stanovené v článcích 2 až 5.
Článek 2
Ochrana a uchovávání údajů a dokumentů a jejich integrita
1. Přístup do systému je založen na předem vymezených právech pro různé typy uživatelů, a jestliže přestane být potřebný, musí být zrušen.
2. Systém registruje každý záznam, změnu nebo vymazání dokumentů a údajů.
3. Systém neumožňuje změnu obsahu dokumentů, které jsou opatřeny elektronickým podpisem. Uložení dokumentu s elektronickým podpisem se potvrzuje časovým razítkem, které se vytvoří a spojí s daným dokumentem a není možné jej měnit. Vymazání takových dokumentů se registruje v souladu s odstavcem 2.
4. Údaje podléhají pravidelnému zálohování. V případě nouze musí být k dispozici záloha s přesnou kopií celého obsahu registru elektronických souborů.
5. Elektronické zařízení pro uchovávání údajů je chráněno proti jakémukoli riziku ztráty nebo pozměnění jeho integrity. Tato ochrana zahrnuje fyzickou ochranu proti nevhodné teplotě a vlhkosti vzduchu, systémy detekce požáru a krádeží, přiměřené systémy ochrany proti virovým útokům, útokům hackerů a jakýmkoli jiným neoprávněným přístupům.
6. Systém umožňuje přenos údajů a poskytuje formát a počítačové prostředí v intervalech, které jsou dostatečné k tomu, aby byla zaručena způsobilost a dostupnost dokumentů a údajů do konce příslušného období uvedeného v čl. 51 odst. 1 nařízení (EU) č. 223/2014.
Článek 3
Funkce vyhledávání a podávání zpráv
Systém zahrnuje:
a)
vhodné vyhledávací nástroje umožňující snadné vyhledávání dokumentů, údajů a jejich metadat;
b)
funkci podávání zpráv umožňující vytváření zpráv na základě předem definovaných kritérií, zejména v případě údajů stanovených v nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) č. 532/2014 (3);
c)
možnost uchovávání, exportování nebo tisku zpráv uvedených v písmenu b), nebo odkaz na externí aplikaci/propojení s externí aplikací, která tuto možnost nabízí.
Článek 4
Dokumentace systému
Řídicí orgán poskytne podrobnou a aktualizovanou funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému, ke které mají na žádost přístup příslušné subjekty odpovědné za řízení programu, Komise a Evropský účetní dvůr.
Dokumentace uvedená v prvním pododstavci poskytuje důkazy o provádění nařízení (EU) č. 223/2014 v dotčeném členském státě.
Článek 5
Bezpečnost výměny informací
Používaný systém je chráněn vhodnými bezpečnostními opatřeními, pokud jde o klasifikaci dokumentů, ochranu informačních systémů a ochranu osobních údajů. Tato opatření jsou v souladu s mezinárodními standardy a požadavky vnitrostátních právních předpisů.
Bezpečnostní opatření uvedená v prvním pododstavci chrání sítě a zařízení pro přenos dat v případech, kdy je používaný systém propojen s jinými moduly a systémy.
Článek 6
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dvacátým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 11. února 2015.
KOMISIJAS ĪSTENOŠANAS REGULA (ES) 2015/212
(2015. gada 11. februāris),
ar ko paredz noteikumus par to, kā piemērot Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES) Nr. 223/2014 attiecībā uz tehniskajām specifikācijām sistēmai, kas paredzēta uzraudzībai, novērtēšanai, finanšu pārvaldībai, pārbaudei un revīzijai nepieciešamo datu par katru darbību, kā arī datu par DP II līdzfinansētu darbību individuāliem dalībniekiem reģistrēšanai un glabāšanai
EIROPAS KOMISIJA,
ņemot vērā Līgumu par Eiropas Savienības darbību,
ņemot vērā Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 11. marta Regulu (ES) Nr. 223/2014 par Eiropas atbalsta fondu vistrūcīgākajām personām (1) un jo īpaši tās 32. panta 8. punkta otro daļu,
tā kā:
(1)
Komisijas Īstenošanas regulā (ES) Nr. 463/2014 (2) ir paredzēti programmu sagatavošanai nepieciešamie noteikumi. Lai nodrošinātu Eiropas Atbalsta fonda vistrūcīgākajām personām (FEAD) finansēto programmu īstenošanu, ir nepieciešams ieviest papildu noteikumus Regulas (ES) Nr. 223/2014 piemērošanai.
(2)
Regulas (ES) Nr. 223/2014 32. panta 2. punkta d) apakšpunkta nolūkā ir nepieciešams noteikt tehniskās specifikācijas sistēmai, kas paredzēta to datu reģistrēšanai un glabāšanai datorizētā veidā par katru darbību, kuri ir nepieciešami uzraudzībai, novērtēšanai, finanšu pārvaldībai, pārbaudei un revīzijai.
(3)
Sīki izstrādātajām datu reģistrēšanas un glabāšanas sistēmas tehniskajām specifikācijām vajadzētu būt pietiekami dokumentētām, lai nodrošinātu revīzijas liecības saistībā ar atbilstību tiesību aktu prasībām.
(4)
Datu reģistrēšanas un glabāšanas sistēmā būtu jāiekļauj arī pienācīgi meklēšanas rīki un ziņošanas funkcijas, lai būtu iespējams viegli iegūt un apkopot informāciju, kas tajā glabāta uzraudzīšanas, novērtēšanas, finanšu pārvaldības, pārbaudīšanas un revīzijas nolūkiem.
(5)
Šajā regulā paredzētie pasākumi ir saskaņā ar Eiropas Atbalsta fonda vistrūcīgākajām personām komitejas atzinumu,
IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU.
1. pants
Vispārīgi noteikumi
Regulas (ES) Nr. 223/2014 32. panta 2. punkta d) apakšpunktā minētā datu reģistrēšanas un glabāšanas sistēma atbilst 2.-5. pantā noteiktajām tehniskajām specifikācijām.
2. pants
Datu un dokumentu aizsardzība un saglabāšana, to integritāte
1. Piekļuve sistēmai ir iespējama, balstoties uz dažādiem lietotājiem iepriekš piešķirtām tiesībām, un tiek liegta, ja tā vairs nav nepieciešama.
2. Sistēmā tiek glabāti ieraksti par jebkādiem dokumentu un datu reģistrēšanas, grozīšanas vai dzēšanas gadījumiem.
3. Sistēma neļauj mainīt to dokumentu saturu, kuri ir elektroniski parakstīti. Laika zīmogu, ar ko apliecina pievienotā elektroniski parakstītā dokumenta iesniegšanu, izveido un piešķir konkrētam dokumentam, un to nevar mainīt. Tādu dokumentu dzēšanas gadījumi tiek reģistrēti saskaņā ar 2. punktu.
4. Dati regulāri tiek dublēti. Dublētu elektroniskās datnes reģistru ar visu tās saturu ir iespējams izmantot ārkārtas gadījumā.
5. Elektroniskā glabātava ir aizsargāta pret jebkādu zuduma risku vai integritātes izmaiņām. Šī aizsardzība ietver fizisku aizsardzību pret neatbilstošu temperatūru un mitruma līmeni, ugunsdrošības un zādzības signalizācijas sistēmas, pienācīgas aizsardzības sistēmas pret vīrusu uzbrukumiem, hakeriem un jebkādu citu nesankcionētu piekļuvi.
6. Sistēma nodrošina datu, formātu un datorvides migrāciju tik bieži, lai garantētu dokumentu un datu lasāmību un pieejamību līdz Regulas (ES) Nr. 223/2014 51. panta 1. punktā minētā attiecīgā perioda beigām.
3. pants
Meklēšanas un ziņošanas funkcijas
Sistēmā ietilpst:
a)
atbilstīgi meklēšanas rīki, kas ļauj viegli iegūt dokumentus, datus un to metadatus;
b)
ziņošanas funkcija, kas ļauj izveidot ziņojumus, pamatojoties uz iepriekš noteiktiem kritērijiem, jo īpaši saistībā ar Komisijas Deleģētajā regulā (ES) Nr. 532/2014 (3) noteiktajiem datiem;
c)
iespēja saglabāt, eksportēt vai izdrukāt b) punktā minētos ziņojumus, vai arī ir norādīta saite uz ārēju lietotni, kas tādu iespēju nodrošina.
4. pants
Sistēmas dokumentācija
Vadošā iestāde nodrošina sīki izstrādātu un atjauninātu sistēmas darbības un tās parametru funkcionālo un tehnisko dokumentāciju, kas pēc pieprasījuma ir pieejama attiecīgajām par programmas pārvaldību atbildīgajām struktūrām, Komisijai un Revīzijas palātai.
Pirmajā daļā minētā dokumentācija kalpo par pierādījumu Regulas (ES) Nr. 223/2014 īstenošanai attiecīgajā dalībvalstī.
5. pants
Informācijas apmaiņas drošums
Izmantoto sistēmu aizsargā ar pienācīgiem drošības pasākumiem, kas attiecas uz dokumentu klasifikāciju, informācijas sistēmu aizsardzību un personas datu aizsardzību. Šie pasākumi atbilst starptautiskajiem standartiem un valstu tiesību aktu prasībām.
Pirmajā daļā minētie drošības pasākumi aizsargā tīklus un pārsūtīšanas ierīces gadījumos, kad izmantotā sistēma mijiedarbojas ar citiem moduļiem un sistēmām.
6. pants
Stāšanās spēkā
Šī regula stājas spēkā divdesmitajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.
Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama visās dalībvalstīs.
Briselē, 2015. gada 11. februārī