NAŘÍZENÍ RADY (EU) 2015/496
ze dne 17. března 2015,
kterým se mění nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83, pokud jde o uložení historických archivů orgánů v Evropském univerzitním institutu ve Florencii
RADA EVROPSKÉ UNIE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie, a zejména na článek 352 této smlouvy,
s ohledem na návrh Evropské komise,
po postoupení návrhu legislativního aktu vnitrostátním parlamentům,
s ohledem na souhlas Evropského parlamentu,
v souladu se zvláštním legislativním postupem,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V souladu s nařízením Rady (EHS, Euratom) č. 354/83 ze dne 1. února 1983 o otevření historických archivů Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii veřejnosti (1) jsou historické archivy Unie uchovávány a podle možností zpřístupňovány veřejnosti po uplynutí 30 let.
(2)
Povinnost zřídit historické archivy a zpřístupnit je podle možností veřejnosti se vztahuje na všechny instituce uvedené v nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 (dále jen „instituce“) za podmínek tam stanovených.
(3)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 stanoví, že každá instituce může mít své historické archivy na libovolném místě, které považuje za nejvhodnější.
(4)
V roce 1984 se Evropský parlament, Rada a Komise rozhodly, že své historické archivy uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii, kde jsou zpřístupněny veřejnosti. Za tímto účelem byla dne 17. prosince 1984 podepsána smlouva mezi Evropskými společenstvími, zastoupenými Komisí, a EUI (dále jen „smlouva o uložení“).
(5)
Evropský hospodářský a sociální výbor a Evropský účetní dvůr následně přistoupily k podmínkám smlouvy o uložení. Evropská investiční banka ukládá své historické archivy v EUI podle zvláštní dohody s EUI, která byla podepsána dne 1. července 2005, a na základě pravidel o historických archivech, která přijal řídící výbor banky dne 7. října 2005 (2).
(6)
Italská vláda poskytla EUI bezplatně vhodné prostory k trvalé dispozici, aby zajistila uchování uložených archivů a jejich ochranu v souladu s uznávanými mezinárodními normami a umožnila nahlížení do nich.
(7)
Účelem ukládání historických archivů institucí v EUI je poskytnout přístup do těchto archivů na jediném místě, podpořit jejich prohlížení a podnítit výzkum dějin evropské integrace a evropských institucí. EUI je proslulé středisko akademického výzkumu a vzdělávání se zaměřením na Evropu a evropskou integraci. Má téměř 30 let praxe ve správě historických archivů Unie, poskytuje nejmodernější archivní a výzkumné prostory vybudované výslovně pro zachování a prohlížení těchto archivů a těší se mezinárodní reputaci jakožto centrum těchto archivů.
(8)
Pokračující uložení historických archivů institucí v EUI by mělo být zakotveno v právních předpisech Unie, aby byla zohledněna úloha EUI jakožto partnera institucí při správě jejich historických archivů.
(9)
Toto nařízení by se mělo vztahovat na všechny instituce a nemělo by se dotýkat jejich odpovědnosti za otevření svých historických archivů veřejnosti ani vlastnictví těchto historických archivů každou institucí.
(10)
Zvláštní povaha činností Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky však odůvodňuje jejich vynětí z povinnosti stanovené tímto nařízením uložit své historické archivy v EUI. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
(11)
Instituce a EUI by pokud možno měly zpřístupnit historické archivy veřejnosti v digitalizované a digitální podobě, aby tak usnadnily jejich prohlížení prostřednictvím internetu.
(12)
Osobní údaje obsažené v historických archivech Unie uložených v EUI by měly být zpracovávány v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (3).
(13)
V souladu s nařízením (ES) č. 45/2001 byl ohledně legislativního návrhu vedoucího k tomuto nařízení Komisí konzultován evropský inspektor ochrany údajů, který k němu vydal své stanovisko dne 10. října 2012 (4).
(14)
Podrobná ustanovení o správě historických archivů v EUI, včetně jejich uložení, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností, jakož i vzájemné úlohy a povinnosti institucí a EUI by měly být stanoveny v rámcové dohodě o partnerství.
(15)
Náklady na správu historických archivů Unie prováděnou EUI by měly být hrazeny ze souhrnného rozpočtu Unie a tyto náklady by měly nést všechny ukládající instituce.
(16)
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 by proto mělo být odpovídajícím způsobem změněno,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
Nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se mění takto:
1)
Článek 8 se mění takto:
a)
odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce, kromě Soudního dvora Evropské unie a Evropské centrální banky, uloží v Evropském univerzitním institutu (EUI) ve Florencii dokumenty, které jsou součástí jejích historických archivů a které otevřela veřejnosti v souladu s tímto nařízením. Uložení proběhne v souladu s přílohou.
Bez ohledu na první pododstavec mohou ukládající instituce z právních nebo správních důvodů vyloučit uložení určitých originálních dokumentů v EUI. V takovém případě uloží mikrofilm nebo digitální kopii těchto dokumentů.“
;
b)
doplňují se nové odstavce, které znějí:
„3. Soudní dvůr Evropské unie a Evropská centrální banka mohou ukládat své historické archivy v EUI dobrovolně.
4. Ukládající instituce si zachovají vlastnictví svých archivů, jakož i výlučnou odpovědnost za skladbu dokumentů a složek, které jsou uloženy v EUI nebo EUI jinak zpřístupněny.
5. Uložení historických archivů institucí v EUI nemá vliv na ochranu archivů ve smyslu článku 2 Protokolu č. 7 o výsadách a imunitách Evropské unie, připojeného ke Smlouvě o Evropské unii a Smlouvě o fungování Evropské unie.
6. EUI zajistí zachování a ochranu uložených archivů. Uložení a ochrana musí vyhovovat uznávaným mezinárodním normám o fyzické ochraně archivů a přinejmenším musí dodržovat technická a bezpečnostní pravidla, jež odpovídají pravidlům používaným pro zachování a správu veřejných archivů v Itálii. Za tímto účelem jsou uložené dokumenty uchovávány ve zvlášť vybudovaných archivních prostorech.
7. EUI je výhradně odpovědný za pracovníky povolané ke správě historických archivů Unie uložených v EUI. EUI zajistí, aby pracovníci pověření správou historických archivů měli příslušnou odbornou kvalifikaci, která je k výkonu práce v této oblasti nezbytná.
8. Každá ukládající instituce má právo dostávat informace týkající se správy jejích archivů v EUI a provádět inspekce archivů, které tam uložila.
9. EUI zpřístupní veřejnosti historické archivy, které dostane v souladu s odstavci 1 a 3. Instituce mohou rovněž zpřístupňovat veřejnosti kopie týchž historických archivů.
10. Náklady na správu historických archivů Unie se financují z příspěvků všech ukládajících institucí do příslušné rozpočtové linie v mezích ročních prostředků vyčleněných rozpočtovým orgánem v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 ze dne 25. října 2012, kterým se stanoví finanční pravidla o souhrnném rozpočtu Unie (5). Tyto finanční příspěvky nepokrývají náklady na poskytování a uzpůsobení budov a úložných prostor určených pro archivy a jejich pracovníky.
Výše příspěvků uvedených v prvním pododstavci je úměrná velikosti příslušných plánů pracovních míst ukládajících institucí. Každý příspěvek je přepočten, kdykoli začne v EUI ukládat své historické archivy další instituce, nebo alespoň každých pět let.
11. EUI jedná jako zpracovatel ve smyslu článku 2 nařízení (ES) č. 45/2001 podle pokynů ukládajících institucí. Veškeré osobní údaje, které jsou obsaženy v historických archivech institucí, zpracovává EUI v souladu se zárukami stanovenými v uvedeném nařízení.
12. Evropský inspektor ochrany údajů má i nadále pravomoci dohledu nad institucemi, pokud se jedná o zpracování osobních údajů, které jsou obsaženy v historických archivech uložených v EUI.
2)
Článek 9 se mění takto:
a)
se odstavec 1 nahrazuje tímto:
„1. Každá instituce přijme vnitřní pravidla pro používání tohoto nařízení. Tato pravidla zahrnují pravidla pro uchování historických archivů a jejich otevírání veřejnosti a o ochraně osobních údajů obsažených v historických archivech. Kdykoli je to možné, zpřístupní instituce své archivy veřejnosti elektronickými prostředky včetně digitalizovaných archivů a archivů vytvořených přímo v digitální podobě a usnadní jejich prohlížení prostřednictvím internetu. Uchovávají rovněž dokumenty, které jsou k dispozici ve formách přizpůsobených zvláštním požadavkům (například slepecké písmo, texty psané velkými písmeny nebo zvukové záznamy).“
;
b)
doplňuje se nový odstavec, který zní:
„3. Komise uzavře jménem ukládajících institucí rámcovou dohodu o partnerství s EUI. Rámcová dohoda o partnerství zahrnuje podrobná ustanovení o vzájemných úlohách a povinnostech institucí a EUI při správě historických archivů Unie, včetně jejich uložení, uchování, poskytování přístupu k nim a jejich prohlížení veřejností.“
3)
K nařízení (EHS, Euratom) č. 354/83 se doplňuje příloha ve znění uvedeném v příloze tohoto nařízení.
Článek 2
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 17. března 2015.
PADOMES REGULA (ES) 2015/496
(2015. gada 17. marts),
ar ko groza Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 attiecībā uz iestāžu vēstures arhīvu deponēšanu Eiropas Universitātes institūtā Florencē
EIROPAS SAVIENĪBAS PADOME,
ņemot vērā Līgumu par Eiropas Savienības darbību un jo īpaši tā 352. pantu,
ņemot vērā Eiropas Komisijas priekšlikumu,
pēc leģislatīvā akta projekta nosūtīšanas valstu parlamentiem,
ņemot vērā Eiropas Parlamenta piekrišanu,
saskaņā ar īpašu likumdošanas procedūru,
tā kā:
(1)
Saskaņā ar Padomes Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 (1983. gada 1. februāris) par Eiropas Ekonomikas kopienas un Eiropas Atomenerģijas kopienas vēsturisko arhīva materiālu nodošanu atklātībai (1) Savienības vēstures arhīvi tiek glabāti un, ja iespējams, darīti pieejami sabiedrībai pēc tam, kad ir pagājis 30 gadu laikposms.
(2)
Pienākums izveidot vēstures arhīvus un, ja iespējams, darīt tos pieejamus sabiedrībai attiecas uz katru Regulā (EEK, Euratom) Nr. 354/83 minēto iestādi (“iestādes”) atbilstīgi tajā izklāstītajiem nosacījumiem.
(3)
Regulā (EEK, Euratom) Nr. 354/83 ir paredzēts, ka katra iestāde glabā savus vēstures arhīvus vietā, ko uzskata par vispiemērotāko.
(4)
Eiropas Parlaments, Padome un Komisija 1984. gadā nolēma, ka savus vēstures arhīvus deponēs Eiropas Universitātes institūtā (EUI) Florencē, kur tos arī darīs pieejamus sabiedrībai. Šajā nolūkā 1984. gada 17. decembrī tika parakstīts līgums starp Eiropas Kopienām, ko pārstāv Komisija, un EUI (“deponēšanas līgums”).
(5)
Vēlāk Eiropas Ekonomikas un sociālo lietu komiteja un Eiropas Revīzijas palāta piekrita ievērot deponēšanas līguma noteikumus. Eiropas Investīciju banka deponē savus vēstures arhīvus EUI, pamatojoties uz atsevišķu konvenciju ar EUI, ko parakstīja 2005. gada 1. jūlijā, un uz “Noteikumiem par vēsturiskajiem arhīviem”, ko 2005. gada 7. oktobrī pieņēma bankas Vadības komiteja (2).
(6)
Itālijas valdība ir piešķīrusi EUI piemērotas telpas, kas ir pieejamas pastāvīgi un bez maksas, lai nodrošinātu, ka deponētie arhīvi tiek glabāti un aizsargāti saskaņā ar atzītiem starptautiskiem standartiem, un lai nodrošinātu iespēju tos izmantot uz vietas.
(7)
Iestāžu vēstures arhīvu deponēšanas EUI mērķis ir nodrošināt piekļuvi šiem arhīviem vienuviet, veicināt to izmantošanu un sekmēt Eiropas integrācijas un Eiropas iestāžu vēstures izpēti. EUI ir plaši pazīstams akadēmisko pētījumu un mācību centrs, kas īpašu uzmanību pievērš Eiropai un Eiropas integrācijai. Tam ir gandrīz 30 gadu pieredze Savienības vēstures arhīvu pārvaldībā, jaunākās zinātniskās izpētes iekārtas un repozitoriji, kas īpaši sagatavoti minēto arhīvu glabāšanai un izmantošanai, un tas ir starptautiski pazīstams kā vieta, kur glabā minētos arhīvus.
(8)
Iestāžu vēstures arhīvu turpmāka deponēšana EUI būtu jāiekļauj Savienības tiesību aktos, lai atspoguļotu EUI kā iestāžu partnera lomu attiecībā uz to vēstures arhīvu pārvaldīšanu.
(9)
Šī regula būtu jāpiemēro visām iestādēm, un tai nebūtu jāskar iestāžu atbildība par savu vēstures arhīvu nodošanu atklātībai un katras iestādes īpašumtiesības uz saviem vēstures arhīviem.
(10)
Tomēr Eiropas Savienības Tiesas (EST) un Eiropas Centrālās bankas (ECB) īpašais darbības raksturs attaisno to atbrīvošanu no šajā regulā noteiktā pienākuma deponēt savus vēstures arhīvus EUI. EST un ECB var brīvprātīgi deponēt savus vēstures arhīvus EUI.
(11)
Iestādēm un EUI būtu, ja iespējams, jādara vēstures arhīvi pieejami sabiedrībai digitalizētā un digitālā formātā, lai atvieglotu iespēju tos izmantot internetā.
(12)
Savienības vēstures arhīvos, ko deponē EUI, esošie personas dati būtu jāapstrādā saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (EK) Nr. 45/2001 (2000. gada 18. decembris) par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi Kopienas iestādēs un struktūrās un par šādu datu brīvu apriti (3).
(13)
Saskaņā ar Regulu (EK) Nr. 45/2001 Komisija apspriedās ar Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītāju attiecībā uz likumdošanas priekšlikumu, kura rezultāts ir šī regula, un Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājs par to 2012. gada 10. oktobrī sniedza atzinumu (4),
(14)
Sīki izstrādāti noteikumi par vēstures arhīvu pārvaldību EUI, tostarp to deponēšanu, piekļuvi un publisku izmantošanu, kā arī iestāžu un EUI savstarpējām lomām un pienākumiem, būtu jānosaka partnerattiecību pamatnolīgumā.
(15)
Izmaksas par Savienības vēstures arhīvu pārvaldību, ko veic EUI, būtu jāfinansē no Savienības vispārējā budžeta, un minētās izmaksas būtu jāsedz visām iestādēm, kas deponē materiālus.
(16)
Tādēļ būtu attiecīgi jāgroza Regula (EEK, Euratom) Nr. 354/83,
IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU.
1. pants
Regulu (EEK, Euratom) Nr. 354/83 groza šādi:
1)
regulas 8. pantu groza šādi:
a)
panta 1. punktu aizstāj ar šādu:
“1. Katra iestāde, kas nav Eiropas Savienības Tiesa (EST) un Eiropas Centrālā banka (ECB), deponē Eiropas Universitātes institūtā (EUI) Florencē dokumentus, kas ir daļa no tās vēstures arhīviem un ko tā saskaņā ar šo regulu ir nodevusi atklātībai. Deponēšana notiek saskaņā ar pielikumu.
Neatkarīgi no pirmās daļas iestādes, kas deponē materiālus, juridisku vai administratīvu iemeslu dēļ var nedeponēt EUI konkrētu dokumentu oriģinālus. Tādā gadījumā tās deponē šādu dokumentu mikroformu vai digitālu kopiju.”
;
b)
pievieno šādus punktus:
“3. EST un ECB var brīvprātīgi deponēt savus vēstures arhīvus EUI.
4. Iestādes, kas deponē materiālus, patur savu arhīvu īpašumtiesības, un tām ir ekskluzīva atbildība attiecībā uz EUI deponēto vai citādā veidā pieejamo dokumentu un lietu sastāvu.
5. Iestāžu vēsturisko arhīvu deponēšana EUI neietekmē arhīvu aizsardzību, kā noteikts Līgumam par Eiropas Savienību un Līgumam par Eiropas Savienības darbību pievienotā Protokola (Nr. 7) par privilēģijām un imunitāti Eiropas Savienībā 2. pantā.
6. EUI nodrošina deponēto arhīvu saglabāšanu un aizsardzību. Saglabāšana un aizsardzība atbilst atzītiem starptautiskiem standartiem attiecībā uz arhīvu fizisku aizsardzību un notiek, ievērojot vismaz tos tehniskos un drošības noteikumus, kas ir spēkā Itālijā attiecībā uz valsts arhīvu saglabāšanu un pārvaldību. Šajā nolūkā deponētie dokumenti ir jāuzglabā piemērotā repozitorijā.
7. EUI ir vienīgais atbildīgais par personālu, kas tiks pieņemts darbā pārvaldīt Savienības vēstures arhīvus, kas deponēti EUI. EUI nodrošina, lai personālam, kura uzdevums ir pārvaldīt vēstures arhīvus, būtu atbilstīga profesionālā kvalifikācija, kas nepieciešama darba veikšanai šajā jomā.
8. Katra iestāde, kas deponē materiālus, ir tiesīga saņemt informāciju par to, kā EUI pārvalda tās arhīvus, un pārbaudīt arhīvus, ko tā ir deponējusi EUI.
9. EUI dara pieejamus sabiedrībai vēstures arhīvus, ko tas saņem saskaņā ar 1. un 3. punktu. Iestādes arī var darīt pieejamas sabiedrībai to pašu vēstures arhīvu kopijas.
10. Izmaksas par Savienības vēstures arhīvu pārvaldību būtu jāfinansē no visu to iestāžu, kas tos deponējušas, iemaksām attiecīgā budžeta pozīcijā gada apropriāciju robežās, kuras budžeta lēmējinstitūcija ir darījusi pieejamas saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012 (2012. gada 25. oktobris) par finanšu noteikumiem, ko piemēro Savienības vispārējam budžetam (5). Šādas finanšu iemaksas nesedz izmaksas, kas saistītas ar ēku un repozitoriju nodrošināšanu un pielāgošanu, lai izvietotu arhīvus un personālu.
Pirmajā daļā minēto iemaksu apjoms ir proporcionāls iestāžu, kuras deponē materiālus, attiecīgo štatu sarakstu apjomam. Katra iemaksa tiek pārrēķināta ik reizi, kad savus vēstures arhīvus EUI sāk deponēt papildu iestādes, vai vismaz reizi piecos gados.
11. EUI rīkojas kā apstrādātājs saskaņā ar Regulas (EK) Nr. 45/2001 2. pantu, ņemot vērā to iestāžu norādījumus, kas ir deponējušas materiālus. EUI apstrādā jebkurus iestāžu vēstures arhīvos esošos personas datus saskaņā ar garantijām, kas noteiktas minētajā regulā.
12. Eiropas Datu aizsardzības uzraudzītājam arī turpmāk ir uzraudzības pilnvaras attiecībā uz iestādēm saistībā ar to personas datu apstrādi, kuri ir vēstures arhīvos, kas deponēti EUI.
;
2)
regulas 9. pantu groza šādi:
a)
panta 1. punktu aizstāj ar šādu:
“1. Katra iestāde pieņem iekšējos noteikums šīs regulas piemērošanai. Tajos ietver noteikumus par vēstures arhīvu saglabāšanu un nodošanu atklātībai un par tajos esošo personas datu aizsardzību. Ja iespējams, iestādes savus arhīvus dara pieejamus sabiedrībai ar elektroniskiem saziņas līdzekļiem, tostarp digitalizētus un digitāla formāta arhīvus, un atvieglo iespēju tos izmantot internetā. Tās saglabā arī dokumentus, kas ir pieejami veidos, kuri atbilst īpašām vajadzībām (Braila rakstā, īpaši lielā drukā vai ierakstos).”
;
b)
pievieno šādu punktu:
“3. Komisija slēdz partnerattiecību pamatnolīgumu ar EUI to iestāžu vārdā, kas deponē materiālus. Minētajā partnerattiecību pamatnolīgumā iekļauj sīki izstrādātus noteikumus attiecībā uz iestāžu un EUI savstarpējām lomām un pienākumiem saistībā ar Savienības vēstures arhīvu pārvaldību, tostarp to deponēšanu, saglabāšanu, piekļuvi un publisku izmantošanu.”
;
3)
tekstu pielikumā pievieno Regulai (EEK, Euratom) Nr. 354/83 kā pielikumu.
2. pants
Šī regula stājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.
Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama visās dalībvalstīs.
Briselē, 2015. gada 17. martā