NAŘÍZENÍ KOMISE V PŘENESENÉ PRAVOMOCI (EU) č. 1042/2014
ze dne 25. července 2014,
kterým se doplňuje nařízení (EU) č. 514/2014, pokud jde o určení odpovědných orgánů a jejich řídicí a kontrolní povinnosti a o postavení a povinnosti auditních orgánů
EVROPSKÁ KOMISE,
s ohledem na Smlouvu o fungování Evropské unie,
s ohledem na nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 514/2014 ze dne 16. dubna 2014 o obecných ustanoveních týkajících se Azylového, migračního a integračního fondu a nástroje pro finanční podporu policejní spolupráce, předcházení trestné činnosti, boje proti trestné činnosti a řešení krizí (1), a zejména na čl. 26 odst. 4 a čl. 29 odst. 1 uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
V zájmu zajištění kontinuity mezi čerpáním předchozích fondů v rámci obecného programu „Solidarita a řízení migračních toků“ na období 2007-2013 a prováděním zvláštních nařízení podle rámce pro období 2014-2020 bylo nařízení (EU) č. 514/2014 z velké části vytvořeno podle pravidel platných pro předchozí fondy, avšak se zohledněním změn, které do sdíleného řízení zavedlo nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU, Euratom) č. 966/2012 (2).
(2)
Aby se zajistilo, že subjekty provádějící národní programy jsou schopny plnit své úkoly účinně a v souladu s cíli a prioritami stanovenými ve zvláštních nařízeních uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014, měla by být stanovena pravidla pro jejich určování, dohled nad jejich určováním a v případě nezbytnosti pravidla pro zrušení určení.
(3)
Aby se zajistilo, že rozsah jejich povinností jim umožní provádět národní program, je nezbytné stanovit pravidla vymezující řídicí a kontrolní povinnosti odpovědných orgánů, zejména podmínky, za kterých mohou některé své úkoly svěřit nebo zadat externím dodavatelům.
(4)
Výběrové a zadávací řízení pro poskytnutí příspěvku Unie v rámci národních programů by mělo být v souladu se zásadami transparentnosti, nediskriminace a rovného zacházení. Je proto nutné stanovit podmínky, za kterých by členské státy měly v rámci národních programů realizovat akce, a především vymezit okolnosti, za nichž může realizovat akce přímo odpovědný orgán.
(5)
Ve všech členských státech by audity měly být účinné, měly by mít vhodný rozsah a měly by se provádět v souladu s mezinárodními auditorskými standardy. Za tímto účelem by mělo být jasně vymezeno postavení auditních orgánů a jejich auditorské standardy.
(6)
Aby se zajistilo, že výroky auditorů se budou opírat o kontrolní činnost, měly by být definovány různé druhy kontrolních činností.
(7)
Je důležité, aby byly výsledky činnosti auditního orgánu včas a odpovídajícím způsobem oznámeny orgánu, který provádí určení, a Evropské komisi. Zejména je důležité, aby výkaz o správě a řízení a každoroční souhrn závěrečných zpráv o auditu a informací o provedených kontrolách, které se předkládají jako součást každoroční žádosti o platbu, věrně odrážely výsledky práce a závěry auditního orgánu. Proto by měl auditní orgán v rámci své kontrolní činnosti zajistit, aby informace týkající se jeho kontrolní činnosti byly v těchto dokumentech dostatečným způsobem obsaženy.
(8)
Aby se umožnilo co nejrychlejší uplatňování opatření stanovených v tomto nařízení a nezpožďovalo schvalování a provádění národních programů, mělo by toto nařízení vstoupit v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
(9)
Spojené království a Irsko jsou vázány nařízením (EU) č. 514/2014, a tudíž i tímto nařízením.
(10)
Dánsko není vázáno nařízením (EU) č. 514/2014 ani tímto nařízením,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBECNÁ USTANOVENÍ
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto nařízení se použijí definice v nařízení (EU) č. 514/2014. Použijí se rovněž tyto definice:
a)
„orgánem, který provádí určení,“ se rozumí orgán členského státu uvedený v čl. v čl. 26 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014, jenž určuje odpovědný orgán;
b)
„příslušnými orgány“ se rozumí odpovědný orgán, auditní orgán a případně pověřený orgán uvedený v čl. 25 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
„SFC2014“ se rozumí elektronický informační systém zavedený článkem 2 prováděcího nařízení Komise (EU) č. 802/2014 (3);
d)
„grantovou dohodou“ se rozumí dohoda nebo rovnocenná forma právního nástroje, na jehož základě odpovědný orgán poskytuje granty pro příjemce za účelem realizace nějaké akce v rámci národního programu.
KAPITOLA II
ODPOVĚDNÝ ORGÁN
ODDÍL I
Určení odpovědného orgánu
Článek 2
Kritéria a postup pro určení odpovědného orgánu
1. Orgán, jenž má být určen za odpovědný orgán, musí mít organizační uspořádání a systém vnitřní kontroly splňující kritéria stanovená v příloze tohoto nařízení (dále jen „kritéria pro určení“). Kritéria pro určení se týkají:
a)
vnitřního prostředí;
b)
kontrolní činnosti;
c)
vnitřních informací a vnitřní komunikace;
d)
vnitřního monitorování a podávání zpráv.
Členské státy mohou stanovit další kritéria pro určení s cílem zohlednit velikost, povinnosti a jiné charakteristiky odpovědného orgánu.
2. Auditní orgán uvedený v čl. 26 odst. 3 nařízení (EU) č. 514/2014 posoudí, zda budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení v příloze, a svá zjištění, závěry a výrok auditora zdokumentuje v auditní zprávě pro orgán, který provádí určení.
3. Pokud orgán, který provádí určení, není spokojen s tím, jak budoucí odpovědný orgán splňuje kritéria pro určení, vydá tomuto orgánu konkrétní pokyny k nápravě nesouladu a stanoví lhůtu pro splnění kritérií, než bude moci být určen za odpovědný orgán.
Do splnění kritérií pro určení může být tento orgán prozatímně určen za odpovědný orgán na dobu nepřesahující 12 měsíců. Délka trvání tohoto prozatímního období musí být úměrná zjištěnému nesouladu.
4. Po určení odpovědného orgánu o tom členský stát neprodleně informuje Komisi prostřednictvím SFC2014. Spolu s tím členský stát předá dokumentaci obsahující:
a)
hlavní rozdělení povinností mezi organizačními útvary odpovědného orgánu;
b)
případně jeho vztahy s pověřenými orgány, činnosti, které mají být svěřeny, a hlavní postupy pro dohled nad těmito svěřenými činnostmi; a
c)
shrnutí hlavních postupů pro zpracování finančních pohledávek příjemců, schvalování a evidenci výdajů.
Článek 3
Dohled nad odpovědným orgánem a přezkum určení
1. Orgán, který provádí určení, dohlíží na odpovědný orgán, zejména na základě informací uvedených v čl. 14 odst. 2 tohoto nařízení, a sleduje nápravu všech zjištěných nedostatků.
2. Členské státy zajistí, aby informace o tom, že odpovědný orgán již nesplňuje kritéria pro určení, byly bez prodlení hlášeny orgánu, který provádí určení.
3. Pokud odpovědný orgán již plně nesplňuje kritéria pro určení nebo pokud jeho systém vnitřní kontroly je natolik nedostatečný, že to narušuje jeho schopnost plnit úkoly, orgán, který provádí určení, stanoví odpovědnému orgánu zkušební dobu. V takových případech orgán, který provádí určení, vypracuje pro odpovědný orgán plán nápravy, jenž musí být proveden ve lhůtě odpovídající závažnosti nesouladu nebo nedostatku. Tato lhůta nesmí být delší než 12 měsíců od začátku zkušební doby.
4. Orgán, který provádí určení, neprodleně uvědomí Komisi o plánu nápravy vypracovaném v souladu s odstavcem 3 a podává Komisi průběžné informace o jeho plnění.
5. Pokud je určení odpovědného orgánu zrušeno, orgán, který provádí určení, neprodleně určí jiný odpovědný orgán v souladu s článkem 26 nařízení (EU) č. 514/2014 a článkem 2 tohoto nařízení, aby se zajistilo, že platby příjemcům pokračují bez přerušení.
6. Pokud Komise zjistí, že členský stát nesplnil svou povinnost vypracovat plán nápravy podle odstavce 3 nebo že odpovědný orgán si zachoval své určení i bez splnění plánu nápravy ve stanovené lhůtě, Komise bude zbývající nedostatky řešit postupem schvalování souladu ve smyslu článku 47 nařízení (EU) č. 514/2014.
ODDÍL II
Řídicí a kontrolní povinnosti odpovědného orgánu
Článek 4
Úkoly odpovědného orgánu
Odpovědný orgán řídí a provádí národní program v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Přitom:
a)
se radí s partnery v souladu s čl. 12 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
b)
zajišťuje řádné fungování monitorovacího výboru uvedeného v čl. 12 odst. 4 nařízení (EU) č. 514/2014;
c)
prostřednictvím SFC2014 předkládá Komisi návrh národního programu uvedeného v článku 14 nařízení (EU) č. 514/2014 a všechny jeho následné změny;
d)
v souladu se zásadami řádného finančního řízení definuje a stanoví pravidla způsobilosti pro akce a náklady všech činností, přičemž zajišťuje rovné zacházení a brání jakémukoliv střetu zájmů;
e)
organizuje a zveřejňuje nabídková řízení a výzvy k podávání návrhů, organizuje a zveřejňuje následný výběr a zadávání projektů financovaných v rámci národního programu v souladu s působností a cíli zvláštních nařízení uvedených v čl. 2 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 a s kritérii stanovenými v článku 9 tohoto nařízení;
f)
zajišťuje, aby byly zavedeny systémy pro sběr údajů, které jsou potřebné pro vykazování společných ukazatelů a ukazatelů specifických pro jednotlivé programy Komisi, spolu s dalšími údaji o realizaci daného programu a akcí;
g)
přijímá platby od Komise a vyplácí je příjemcům;
h)
zajišťuje soulad a doplňkovost mezi spolufinancováním podle zvláštních nařízení a podle jiných příslušných nástrojů členských států a Unie;
i)
sleduje akce a kontroluje, zda byly vykázané výdaje na akce skutečně vynaloženy a zda jsou v souladu s pravidly Unie a členských států;
j)
zajišťuje, aby byl zaveden systém elektronické evidence a ukládání účetních záznamů pro každou akci v rámci národního programu a aby byly shromažďovány údaje o realizaci akcí nezbytné pro finanční řízení, monitorování, kontrolu a hodnocení;
k)
aniž jsou dotčena vnitrostátní účetní pravidla, zajišťuje, aby příjemci a jiné orgány podílející se na realizaci akcí financovaných v rámci národního programu vedli buď samostatný účetní systém nebo používali vhodný účetní kód pro všechny transakce související s danou akcí;
l)
zajišťuje, aby se v příslušných lhůtách prováděla hodnocení národního programu uvedená v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014;
m)
zajišťuje, aby nezávislí hodnotitelé dostávali pro účely provádění hodnocení uvedeného v článku 56 a čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a pro formulování hodnotícího stanoviska veškeré potřebné informace o řízení národního programu;
n)
stanoví postupy k zajištění toho, aby všechny doklady týkající se výdajů, rozhodnutí a kontrolních činností měly požadovanou auditní stopu a aby byly uchovávány v souladu s prováděcím nařízením Komise přijatém na základě čl. 27 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
o)
zajišťuje, aby auditní orgán dostával pro účely provádění auditů uvedených v článku 29 nařízení (EU) č. 514/2014 a formulování výroku auditora veškeré potřebné informace o používaných řídicích a kontrolních postupech a výdajích financovaných podle zvláštních nařízení;
p)
vypracovává zprávy o provádění uvedené v článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014 a hodnotící zprávy uvedené v čl. 57 odst. 1 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá je Komisi prostřednictvím SFC2014;
q)
vypracovává žádost o platbu v souladu s článkem 44 nařízení (EU) č. 514/2014 a předkládá ji Komisi prostřednictvím SFC2014;
r)
vykonává informační a propagační činnosti a šíří výsledky programu v souladu s článkem 53 nařízení (EU) č. 514/2014;
s)
provádí administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014;
t)
spolupracuje s Komisí a odpovědnými orgány v ostatních členských státech; a
u)
reaguje na závěry auditního orgánu buď tím, že se jimi zabývá, nebo, pokud zjištění auditního orgánu nejsou přijata, tím, že podá podrobné zdůvodnění.
Článek 5
Pověřený orgán
1. Odpovědný orgán může některé nebo všechny své úkoly svěřit pověřenému orgánu v souladu s čl. 25 odst. 1 písm. c) nařízení (EU) č. 514/2014. Při svěřování úkolů musí být dodržena zásada řádného finančního řízení a musí být zajištěno dodržování zásady nediskriminace a transparentnosti financování ze strany Unie. Svěřené úkoly nesmí způsobit střet zájmů.
2. Rozsah úkolů, které odpovědný orgán svěřil pověřenému orgánu, a podrobné postupy pro jejich plnění musí být stanoveny v dokumentu podepsaném odpovědným orgánem a pověřeným orgánem. V pověřovacím aktu musí být uvedeny alespoň tyto údaje:
a)
příslušné zvláštní nařízení;
b)
úkol svěřený/úkoly svěřené pověřenému orgánu;
c)
povinnost pověřeného orgánu ověřit si, zda příjemci splňují předpisy Unie a vnitrostátní předpisy;
d)
povinnost pověřeného orgánu vytvořit a udržovat organizační strukturu a systém řízení a kontroly vhodný pro jeho povinnosti;
e)
informace a podpůrné doklady, jež má pověřený orgán předložit odpovědnému orgánu, a lhůty, jež mají být dodrženy; a
f)
mechanismus odpovědného orgánu pro dohled nad pověřeným orgánem.
3. Podle čl. 25 odst. 1 písm. a) nařízení (EU) č. 514/2014 nelze svěřovat komunikaci s Komisí. Pověřený orgán komunikuje s Komisí prostřednictvím odpovědného orgánu.
4. Pokud pověřený orgán není orgánem veřejné správy nebo soukromoprávním subjektem pověřeným výkonem veřejné služby, který se řídí vnitrostátním právem, odpovědný orgán mu nesmí svěřit své výkonné pravomoci, jež jsou spojeny s velkou mírou volného uvážení, jež předpokládá politickou volbu.
5. Odpovědný orgán odpovídá za úkoly, které svěřil. Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává svěřené úkoly, aby se ujistil, že odváděné výkony jsou uspokojivé a že jsou v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
6. Co se týče svěřených úkolů, toto nařízení se obdobně vztahuje na pověřený orgán.
Článek 6
Zadávání úkolů externím dodavatelům
Odpovědný orgán může zadat některé své úkoly externím dodavatelům. Nadále však za ně nese odpovědnost.
Odpovědný orgán pravidelně přezkoumává externě zadávané úkoly, aby se ujistil, že prováděná činnost je uspokojivá a v souladu s právními předpisy Unie a vnitrostátními právními předpisy.
ODDÍL III
Povinnosti odpovědného orgánu, pokud jde o veřejné intervence
Článek 7
Úloha odpovědného orgánu jako zadavatele
1. Obecně platí, že odpovědný orgán uděluje granty na akce v rámci národního programu na základě otevřených výzev k předkládání návrhů.
2. Odpovědný orgán může udělovat granty na akce na základě omezené výzvy k předkládání návrhů.
Omezené výzvy k předkládání návrhů jsou přístupné jen pro vybrané organizace kvůli specifické povaze dotyčné akce nebo kvůli technické nebo správní způsobilosti subjektů vyzvaných k předložení návrhů.
Důvody pro použití omezené výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny ve výzvě k předkládání návrhů.
3. Odpovědný orgán může udělovat granty přímo, pokud specifická povaha dotyčné akce nebo odborná či správní způsobilost příslušných subjektů nedává žádnou jinou možnost, jak tomu může být v případě monopolu de jure nebo de facto.
Důvody pro použití přímého udělení grantu musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
4. V řádně odůvodněných případech, včetně případů pokračování víceletých akcí, které byly vybrány po předcházející výzvě k předkládání návrhů, nebo v naléhavých situacích lze granty udělit i bez výzvy k předkládání návrhů.
Důvody pro udělení grantu bez výzvy k předkládání návrhů musí být uvedeny v rozhodnutí o udělení.
5. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, nesmí být odpovědný orgán ani pověřený orgán příjemcem grantu uděleného v souladu s tímto článkem.
6. Odpovědný orgán určí, kdo uděluje granty, a zajistí, aby se zabránilo střetu zájmů, a to zejména v případech, kdy jsou uchazeči vnitrostátními subjekty.
Článek 8
Podmínky, za nichž odpovědný orgán jedná jako výkonný orgán
1. Odpovědný orgán se může rozhodnout, že akce zrealizuje přímo, sám nebo ve sdružení s jiným vnitrostátním subjektem, neboť správní pravomoci, odborné znalosti či povaha akce nedávají jinou možnost její realizace, například kvůli monopolu de jure nebo kvůli bezpečnostním požadavkům. V takových případech je příjemcem grantu odpovědný orgán.
2. Důvody pro to, aby odpovědný orgán jednal jako výkonný subjekt, a důvody pro výběr přidružených vnitrostátních subjektů podle odstavce 1 se nahlašují Komisi ve výroční zprávě o provádění podle článku 54 nařízení (EU) č. 514/2014.
3. Při provádění akcí v úloze výkonného subjektu musí odpovědný orgán dodržovat zásadu ekonomické výhodnosti a zabránit střetu zájmů.
4. Správní rozhodnutí o spolufinancování akce v rámci národního programu musí obsahovat veškeré informace nezbytné ke sledování realizace spolufinancovaných produktů a služeb a ke kontrole vzniklých výdajů.
5. Je-li pravděpodobné, že odpovědný orgán bude jednat jako výkonný orgán pravidelně:
a)
odpovědný orgán a auditní orgán nesmí být součástí stejného subjektu, ledaže auditní orgán podává zprávy externímu subjektu a jeho auditní nezávislost je zaručena; a
b)
úkoly odpovědného orgánu stanovené v článku 4 nejsou dotčeny.
Článek 9
Výběrové a zadávací řízení
1. Výzvy k podávání návrhů uvedené v čl. 7 odst. 1 se zveřejňují takovým způsobem, aby byla zaručena volná hospodářská soutěž a odpovídající propagace mezi možnými příjemci. Veškeré podstatné změny ve výzvách se zveřejňují stejným způsobem.
Ve výzvách k podávání návrhů uvedených v čl. 7 odst. 1 a 2 musí být uvedeny alespoň:
a)
cíle;
b)
kritéria pro výběr a udělení;
c)
postupy pro financování ze strany Unie, případně financování na vnitrostátní úrovni, včetně případné možnosti použít vyšší podíl spolufinancování v souladu s čl. 16 odst. 5 nařízení (EU) č. 514/2014;
d)
způsob a konečné datum pro předkládání návrhů;
e)
pravidla způsobilosti výdajů;
f)
doba trvání akce; a
g)
finanční a jiné informace, které mají být uchovávány a vykazovány.
2. Před rozhodnutím o udělení grantu se odpovědný orgán přesvědčí, že příjemci v dané akci jsou schopni splnit kritéria pro výběr a udělení.
3. Odpovědný orgán vymezí postupy pro přijetí návrhů. Podrobí návrhy formální, technické a rozpočtové analýze a kvalitativnímu posouzení za použití kritérií stanovených ve výzvě k předkládání návrhů transparentním a nediskriminačním způsobem. Odpovědný orgán písemně zaznamená důvody pro zamítnutí ostatních návrhů.
4. V rozhodnutí o udělení grantu musí být uvedeno alespoň jméno příjemce, základní podrobnosti o akci a jejích provozních cílech, maximální částka příspěvku Unie a maximální míra spolufinancování celkových způsobilých nákladů.
5. Odpovědný orgán písemně informuje všechny uchazeče o svém rozhodnutí. Musí sdělit neúspěšným uchazečům důvody jejich odmítnutí s odkazem na kritéria pro výběr a kritéria pro udělení grantu.
Článek 10
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako zadavatel, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které přinejmenším vyžadují, aby:
a)
podepsal grantové dohody s příjemci, a
b)
monitoroval grantové dohody, včetně jejich změn, pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Grantová dohoda obsahuje nebo se v ní uvádí následující údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
harmonogram a prováděcí ustanovení dohody, včetně ustanovení týkajících se povinnosti týkající se podávání zpráv, změn dohody a vypovězení dohody;
h)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které mají být vykazovány;
i)
ustanovení, které vyžaduje, aby příjemce včas shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje vykazoval alespoň jednou ročně;
j)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
k)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
l)
podmínky týkající se auditní stopy;
m)
ustanovení o ochraně údajů, a
n)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že grantová dohoda musí být podepsána před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Grantová dohoda výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají své kontrolní pravomoce vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
Článek 11
Formální dokumentace grantů v případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt
1. V případech, kdy odpovědný orgán jedná jako výkonný subjekt, musí stanovit postupy pro řízení projektů, které vyžadují alespoň:
a)
přijetí formálního správního rozhodnutí o spolufinancování projektů, a
b)
monitorování správního rozhodnutí a všech jeho změn pomocí administrativních prostředků, jako jsou výměna korespondence nebo písemné zprávy.
2. Správní rozhodnutí obsahuje nebo se v něm uvádí tyto údaje:
a)
maximální výše příspěvku Unie;
b)
maximální procentní podíl příspěvku Unie podle zvláštního nařízení;
c)
podrobný popis a harmonogram projektu;
d)
je-li to relevantní, také všechny velké úkoly, které příjemce hodlá zadat třetím stranám, včetně souvisejících nákladů;
e)
dohodnutý předběžný rozpočet a plán financování projektu, včetně příjmů a výdajů, v souladu se stanovenými pravidly způsobilosti;
f)
metodu pro výpočet výše příspěvku Unie při uzavření projektu;
g)
provozní cíle projektu, včetně kvantifikovaných cílů a ukazatelů, které se mají používat;
h)
ustanovení, které vyžaduje, aby odpovědný orgán nejméně jednou za rok shromáždil potřebné údaje týkající se společných ukazatelů stanovených ve zvláštním nařízení a specifické ukazatele pro jednotlivé programy a aby tyto údaje alespoň jednou ročně vykazoval;
i)
vymezení způsobilých nákladů, včetně, pokud to připadá v úvahu, popisu metodiky pro určení jednotkových nákladů, jednorázových částek a financování pevnou sazbou;
j)
účetní požadavky a podmínky týkající se platby grantu;
k)
podmínky týkající se auditní stopy;
l)
ustanovení o ochraně údajů, a
m)
ustanovení týkající se propagace.
3. Platí obecné pravidlo, že správní rozhodnutí musí být přijato před zahájením činností vykonávaných v rámci národního programu.
4. Správní rozhodnutí výslovně stanoví, že Komise nebo její zástupci a Účetní dvůr vykonávají auditní pravomoci vůči všem příjemcům grantů, dodavatelům a subdodavatelům, kteří obdrželi finanční prostředky Unie v rámci národního programu, a činí tak na základě kontroly dokumentace a kontrol na místě.
KAPITOLA III
POSTAVENÍ AUDITNÍHO ORGÁNU A POVINNOSTI TÝKAJÍCÍ SE AUDITŮ
Článek 12
Postavení auditního orgánu
1. V souladu s čl. 59 odst. 5 druhým pododstavcem nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 a čl. 25 odst. 1 písm. b) nařízení (EU) č. 514/2014 je auditní orgán funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Funkční nezávislost se považuje za splněnou, jestliže neexistuje žádný přímý vztah nadřízenosti a podřízenosti mezi auditním orgánem a odpovědným orgánem a auditní orgán má plnou autonomii, pokud jde o jeho vlastní stanoviska a prohlášení.
2. Všechny audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy.
Článek 13
Externí audit
Auditní orgán může zadat část svých auditních výkonů jinému kontrolnímu subjektu, za předpokladu, že tento subjekt je funkčně nezávislý na odpovědném orgánu. Auditní orgán odpovídá za výkony, které zadal externímu auditorovi.
Externí audity se provádějí v souladu s mezinárodně uznávanými auditorskými standardy a pod bedlivým dohledem a dozorem auditního orgánu.
Článek 14
Audity
1. Za účelem vydání výroku uvedeného v čl. 59 odst. 5 druhém pododstavci nařízení (EU, Euratom) č. 966/2012 provede auditní orgán systémové a finanční audity.
2. Při systémových auditech ověří, zda systémy řízení a kontroly odpovědného orgánu fungovaly účinně tak, aby poskytly přiměřenou jistotu o tom, že výdaje vykázané v roční účetní závěrce jsou legální a správné. Na základě těchto auditů auditní orgán určí, zda odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení stanovená v příloze.
3. Finanční audity musí být prováděny tak, aby poskytovaly přiměřenou jistotu, že roční účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz o výdajích vykázaných odpovědným orgánem.
Aby dospěl k závěru, zda účetní závěrka poskytuje věrný a poctivý obraz skutečnosti, auditní orgán ověří, zda všechny aspekty uhrazených výdajů a obdržených příspěvků z veřejných zdrojů zanesených do účetnictví odpovědného orgánu v daném rozpočtovém roce jsou správně zaúčtovány v účetním systému a odpovídají podkladovým účetním záznamům vedeným příslušným orgánem. Auditní orgán musí zejména na základě těchto účtů:
a)
ověřit, zda celková výše způsobilých výdajů vykázaných v žádosti o platbu ročního zůstatku, jež byla předložena Komisi, souhlasí s výdaji v účetnictví odpovědného orgánu, a pokud zjistí rozdíly, zda byly odpovídajícím způsobem vysvětleny ve vyúčtování nesouhlasících částek;
b)
ověřit, zda čerpané a vrácené částky, částky, které mají být získány zpět, a částky, které jsou na konci rozpočtového roku nedobytné, odpovídají částkám zapsaným v účetnictví odpovědného orgánu a jsou podloženy dokumentovanými rozhodnutími odpovědného orgánu;
c)
zjistit, zda odpovědný orgán provedl administrativní kontroly a kontroly na místě v souladu s článkem 27 nařízení (EU) č. 514/2014.
Ověřování podle písmen a), b) a c) lze provádět na základě vzorku.
4. V rámci svých systémových a finančních auditů zopakuje auditní orgán některé administrativní kontroly nebo kontroly na místě, které vykonal odpovědný orgán. Auditní orgán určí rozsah opětovných auditních výkonů na základě posouzení rizik.
5. Zjistí-li auditní orgán při systémových nebo finančních auditech závažné nedostatky v účinném fungování systémů řízení a kontroly odpovědného orgánu:
a)
posoudí finanční a provozní dopady těchto nedostatků;
b)
vydá odpovědnému orgánu vhodná doporučení pro nápravná a preventivní opatření;
c)
sleduje realizaci těchto opatření odpovědným orgánem a posuzuje, zda byl přijat akční plán na obnovení účinného fungování systémů řízení a kontroly.
6. Po dokončení auditorské činnosti uvedené v odstavcích 1, 2 a 3 informuje auditní orgán o svých zjištěních orgán, který provádí určení, včetně toho, zda podle jeho názoru odpovědný orgán nadále splňuje kritéria pro určení.
7. Auditní orgán zajistí, aby odpovědný orgán vhodným způsobem hlásil Evropské komisi veškeré informace týkající se jeho auditních výkonů uvedených v odstavcích 1, 2 a 3.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÉ USTANOVENÍ
Článek 15
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost prvním dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech v souladu se Smlouvami.
V Bruselu dne 25. července 2014.
KOMISIJAS DELEĢĒTĀ REGULA (ES) Nr. 1042/2014
(2014. gada 25. jūlijs),
ar ko papildina Regulu (ES) Nr. 514/2014 attiecībā uz atbildīgo iestāžu izraudzīšanu un pienākumiem pārvaldības un kontroles jomā un attiecībā uz revīzijas iestāžu statusu un pienākumiem
EIROPAS KOMISIJA,
ņemot vērā Līgumu par Eiropas Savienības darbību,
ņemot vērā Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 16. aprīļa Regulu (ES) Nr. 514/2014, ar ko paredz vispārīgus noteikumus Patvēruma, migrācijas un integrācijas fondam un finansiālā atbalsta instrumentam policijas sadarbībai, noziedzības novēršanai un apkarošanai un krīžu pārvarēšanai (1), un jo īpaši tās 26. panta 4. punktu un 29. panta 1. punktu,
tā kā:
(1)
Lai nodrošinātu nepārtrauktību starp iepriekšējo fondu īstenošanu vispārīgās programmas “Solidaritāte un migrācijas plūsmu pārvaldība” laikposmam no 2007. līdz 2013. gadam ietvaros un konkrēto regulu laikposmam no 2014. līdz 2020. gadam ietvaros, Regula (ES) Nr. 514/2014 lielā mērā ir balstīta uz noteikumiem, kas bija spēkā attiecībā uz iepriekšējiem fondiem, ņemot vērā izmaiņas, kas dalītajā pārvaldībā ieviestas ar Eiropas Parlamenta un Padomes Regulu (ES, Euratom) Nr. 966/2012 (2).
(2)
Lai nodrošinātu, ka valsts programmas īstenojošās struktūras spēj veikt savus uzdevumus efektīvi un saskaņā ar mērķiem un prioritātēm, kas paredzēti Regulas (ES) Nr. 514/2014 2. panta a) punktā minētajās konkrētajās regulās, būtu jāparedz noteikumi par to izraudzīšanu, izraudzīšanas pārraudzību un tās atcelšanu vajadzības gadījumā.
(3)
Lai nodrošinātu, ka atbildīgo iestāžu kompetencē ietilpstošie pienākumi ļauj tām īstenot valsts programmu, ir jāparedz noteikumi, kas nosaka atbildīgo iestāžu pienākumus attiecībā uz pārvaldību un kontroli, jo īpaši nosacījumi, ar kādiem tās var deleģēt daļu no saviem uzdevumiem vai to veikšanai izmantot ārpakalpojumus.
(4)
Atlases un piešķiršanas procedūrās Savienības finansējuma piešķiršanai saskaņā ar valsts programmu būtu jāievēro pārredzamības, nediskriminācijas un vienādas attieksmes principi. Tādēļ ir jāparedz nosacījumi, saskaņā ar kuriem dalībvalstīm būtu jāīsteno pasākumi saskaņā ar valsts programmu, un jo īpaši ir jāparedz nosacījumi, ar kādiem atbildīgā iestāde var īstenot projektus tieši.
(5)
Visās dalībvalstīs revīzijām vajadzētu būt efektīvām, to apmēram vajadzētu būt piemērotam un tās būtu jāveic saskaņā ar starptautiskajiem revīzijas standartiem. Šajā nolūkā revīzijas iestāžu statusam un revīzijas standartiem vajadzētu būt skaidri definētiem.
(6)
Lai nodrošinātu, ka revīzijas iestāžu revīzijas darbības ļauj tām pamatot savus revīzijas atzinumus, būtu jādefinē dažādi revīzijas darbību veidi.
(7)
Ir svarīgi, lai revīzijas iestādes darbības rezultāti tiek laikus un pienācīgi paziņoti izraudzītājai iestādei un Eiropas Komisijai. Jo īpaši ir svarīgi, lai pārvaldības deklarācija un galīgo revīzijas ziņojumu un veiktās kontroles gada kopsavilkums, ko nosūta kā daļu no gada maksājuma pieprasījuma, pienācīgi atspoguļotu revīzijas iestādes darba rezultātus un secinājumus. Tādēļ revīzijas iestādei, veicot revīzijas darbu, būtu jānodrošina, ka ar tās revīzijas darbībām saistītā informācija tiek piemēroti paziņota minētajos dokumentos.
(8)
Lai būtu iespējams nekavējoties piemērot šajā regulā paredzētos pasākumus un netiktu kavēta valsts programmu apstiprināšana un īstenošana, regulai būtu jāstājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.
(9)
Apvienotajai Karalistei un Īrijai ir saistoša Regula (ES) Nr. 514/2014, un tādējādi tām ir saistoša šī regula.
(10)
Dānijai nav saistoša ne Regula (ES) Nr. 514/2014, ne šī regula,
IR PIEŅĒMUSI ŠO REGULU.
I NODAĻA
VISPĀRĪGI NOTEIKUMI
1. pants
Definīcijas
Šajā regulā piemēro Regulā (ES) Nr. 514/2014 sniegtās definīcijas. Piemēro arī šādas definīcijas:
a)
“izraudzītāja iestāde” ir Regulas (ES) Nr. 514/2014 26. panta 1. punktā minētā dalībvalsts ministrijas līmeņa iestāde, kas izraugās atbildīgo iestādi;
b)
“kompetentā iestāde” ir atbildīgā iestāde, revīzijas iestāde un attiecīgā gadījumā deleģētā iestāde, kas minētas Regulas (ES) Nr. 514/2014 25. panta 1. punktā;
c)
“SFC2014” ir elektroniskā informācijas sistēma, kas izveidota ar Komisijas Īstenošanas regulas (ES) Nr. 802/2014 (3) 2. pantu;
d)
“dotācijas nolīgums” ir nolīgums vai līdzvērtīgas formas tiesisks instruments, uz kura pamata atbildīgā iestāde piešķir saņēmējam dotācijas projekta īstenošanai saskaņā ar valsts programmu.
II NODAĻA
ATBILDĪGĀ IESTĀDE
I IEDAĻA
Atbildīgās iestādes izraudzīšana
2. pants
Kritēriji un procedūra atbildīgās iestādes izraudzīšanai
1. Struktūrai, ko izraugās par atbildīgo iestādi, ir administratīva struktūra un iekšējās kontroles sistēma, kas atbilst šīs regulas pielikumā paredzētajiem kritērijiem (“izraudzīšanas kritēriji”). Izraudzīšanas kritēriji attiecas uz:
a)
iekšējo vidi;
b)
kontroles darbībām;
c)
iekšējo informāciju un saziņu;
d)
iekšējo uzraudzību un ziņošanu.
Dalībvalstis var paredzēt papildu izraudzīšanas kritērijus, lai ņemtu vērā atbildīgās iestādes lielumu, pienākumus un citus raksturlielumus.
2. Regulas (ES) Nr. 514/2014 26. panta 3. punktā minētā revīzijas struktūra novērtē, vai paredzamā atbildīgā iestāde atbilst pielikumā noteiktajiem izraudzīšanas kritērijiem, un dokumentē savus revīzijas konstatējumus, secinājumus un atzinumu izraudzītājai iestādei adresētā revīzijas ziņojumā.
3. Ja izraudzītāja iestāde uzskata, ka paredzamā atbildīgā iestāde neatbilst izraudzīšanas kritērijiem, tā šai struktūrai sniedz konkrētus norādījumus neatbilstību novēršanai un nosaka termiņu, līdz kuram šai struktūrai jāizpilda kritēriji, lai tā varētu tikt izraudzīta par atbildīgo iestādi.
Līdz kritēriju izpildei struktūru var izraudzīt par pagaidu atbildīgo iestādi uz laiku, kas nepārsniedz 12 mēnešus. Šā pagaidu perioda ilgums ir samērīgs ar konstatētajām neatbilstībām.
4. Kad atbildīgā iestāde ir izraudzīta, dalībvalsts nekavējoties ziņo Komisijai, izmantojot SFC2014. Ar minēto paziņojumu dalībvalsts nosūta dokumentus, kuros norādīta:
a)
galvenā pienākumu sadale starp atbildīgās iestādes organizatoriskajām vienībām;
b)
vajadzības gadījumā - tās attiecības ar deleģētajām iestādēm, deleģējamās darbības un galvenās procedūras šo deleģēto darbību pārraudzībai; un
c)
kopsavilkums par galvenajām procedūrām, ko piemēro saņēmēju finanšu prasījumu izskatīšanai un izdevumu apstiprināšanai un iegrāmatošanai.
3. pants
Atbildīgās iestādes pārraudzība un izraudzīšanas pārskatīšana
1. Izraudzītāja iestāde pārrauga atbildīgo iestādi, jo īpaši pamatojoties uz šīs regulas 14. panta 2. punktā minēto informāciju, un rīkojas attiecībā uz konstatētajiem trūkumiem.
2. Dalībvalstis nodrošina, ka informācija, kas liecina par to, ka atbildīgā iestāde vairs neatbilst izraudzīšanas kritērijiem, nekavējoties tiek nodota izraudzītājai iestādei.
3. Ja atbildīgā iestāde vairs neatbilst izraudzīšanas kritērijiem pilnībā vai tās iekšējās kontroles sistēma ir tik nepilnīga, ka tas ietekmē atbildīgās iestādes spēju veikt savus uzdevumus, izraudzītāja iestāde nosaka atbildīgajai iestādei pārbaudes laiku. Tādos gadījumos izraudzītāja iestāde sagatavo trūkumu novēršanas plānu, kas atbildīgajai iestādei ir jāīsteno laikposmā, kurš ir samērīgs ar to, cik nopietnas ir neatbilstības vai trūkumi. Šis laikposms nepārsniedz 12 mēnešus no pārbaudes laika sākuma.
4. Izraudzītāja iestāde nekavējoties informē Komisiju par jebkuriem trūkumu novēršanas plāniem, kas sagatavoti saskaņā ar 3. punktu, un turpmāk informē Komisiju par progresu.
5. Ja atbildīgās iestādes izraudzīšana ir atcelta, izraudzītāja iestāde nekavējoties izraugās citu atbildīgo iestādi saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 26. pantu un šīs regulas 2. pantu, lai nodrošinātu, ka maksājumi saņēmējiem netiek pārtraukti.
6. Ja Komisija konstatē, ka dalībvalsts nav izpildījusi savu pienākumu sagatavot trūkumu novēršanas plānu saskaņā ar 3. punktu vai ka atbildīgā iestāde joprojām ir izraudzīta, kaut arī tā noteiktajā termiņā nav īstenojusi trūkumu novēršanas plānu, Komisija risina atlikušos trūkumus, izmantojot Regulas (ES) Nr. 514/2014 47. pantā paredzēto atbilstības noskaidrošanas procedūru.
II IEDAĻA
Atbildīgās iestādes pienākumi attiecībā uz pārvaldību un kontroli
4. pants
Atbildīgās iestādes uzdevumi
Atbildīgā iestāde pārvalda un īsteno valsts programmu saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem. Tā:
a)
apspriežas ar partneriem saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 12. panta 1. punktu;
b)
nodrošina Regulas (ES) Nr. 514/2014 12. panta 4. punktā minētās uzraudzības komitejas pareizu darbību;
c)
izmantojot SFC2014, iesniedz Komisijai Regulas (ES) Nr. 514/2014 14. pantā minētās valsts programmas priekšlikumu un visus turpmākos grozījumus;
d)
saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem definē un nosaka projektu attiecināmības noteikumus un projektu izmaksas attiecībā uz visām darbībām, nodrošinot vienlīdzīgu attieksmi un izvairoties no interešu konfliktiem;
e)
saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 2. panta a) punktā minēto konkrēto regulu tvērumu un mērķiem un ar šīs regulas 9. pantā paredzētajiem kritērijiem organizē un publicē uzaicinājumus iesniegt piedāvājumus un priekšlikumus un organizē un publicē turpmāko projektu atlasi finansējuma piešķiršanai saskaņā ar valsts programmu;
f)
nodrošina, ka pastāv sistēmas to datu vākšanai, kas nepieciešami, lai ziņotu Komisijai par kopējiem un programmas īpašajiem rādītājiem, kā arī citu datu par programmas un projektu īstenošanu vākšanai;
g)
saņem maksājumus no Komisijas un veic maksājumus saņēmējiem;
h)
nodrošina līdzfinansējuma saskaņā ar konkrētajām regulām saderību un papildināmību ar līdzfinansējumu no citiem attiecīgajiem valstu un Savienības instrumentiem;
i)
uzrauga projektus un pārbauda, vai attiecībā uz projektiem deklarētie izdevumi faktiski ir radušies un atbilst Savienības un valsts noteikumiem;
j)
nodrošina, ka pastāv sistēma grāmatvedības dokumentācijas par katru saskaņā ar valsts programmu veiktu projektu datorizētai reģistrēšanai un uzglabāšanai un ka tiek vākti dati par īstenošanu, kas vajadzīgi finanšu pārvaldībai, uzraudzībai, kontrolei un izvērtēšanai;
k)
neskarot valsts grāmatvedības noteikumus, nodrošina, ka saņēmēji un citas struktūras, kas iesaistītas saskaņā ar valsts programmu finansēto projektu īstenošanā, vai nu uztur atsevišķu uzskaites sistēmu, vai visiem ar projektu saistītajiem darījumiem piešķir atbilstošu uzskaites kodu;
l)
nodrošina, ka Regulas (ES) Nr. 514/2014 56. pantā un 57. panta 1. punktā minētā valsts programmas izvērtēšana tiek veikta attiecīgajos termiņos;
m)
nodrošina, ka Regulas (ES) Nr. 514/2014 56. pantā un 57. panta 1. punktā minētās izvērtēšanas veikšanai un izvērtējuma atzinuma sagatavošanai neatkarīgi vērtētāji saņem visu nepieciešamo informāciju par valsts programmas pārvaldību;
n)
izstrādā procedūras, lai nodrošinātu, ka visiem dokumentiem, kas attiecas uz izdevumiem, lēmumiem un kontroles darbībām, ir nodrošināta nepieciešamā revīzijas izsekojamība un tie tiek glabāti saskaņā ar Komisijas īstenošanas regulām, kuras pieņemtas, pamatojoties uz Regulas (ES) Nr. 514/2014 27. panta 5. punktu;
o)
nodrošina, ka Regulas (ES) Nr. 514/2014 29. pantā minētās izvērtēšanas veikšanai un revīzijas atzinuma sagatavošanai revīzijas iestāde saņem visu nepieciešamo informāciju par piemērotajām pārvaldības un kontroles procedūrām un finansētajiem izdevumiem saskaņā ar konkrētajām regulām;
p)
sagatavo Regulas (ES) Nr. 514/2014 54. pantā minētos īstenošanas ziņojumus un Regulas (ES) Nr. 514/2014 57. panta 1. punktā minētos izvērtēšanas ziņojumus un iesniedz tos Komisijai, izmantojot SFC2014;
q)
sagatavo maksājuma pieprasījumu saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 44. pantu un iesniedz to Komisijai, izmantojot SFC2014;
r)
veic informēšanas un publicitātes darbības un izplata programmas rezultātus saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 53. pantu;
s)
veic administratīvu kontroli un pārbaudes uz vietas saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 27. pantu;
t)
sadarbojas ar Komisiju un atbildīgajām iestādēm citās dalībvalstīs; un
u)
reaģē uz revīzijas iestādes secinājumiem, vai nu novēršot konstatētos trūkumus, vai gadījumā, ja revīzijas iestādes secinājumi netiek akceptēti, sniedzot detalizētu pamatojumu.
5. pants
Deleģētā iestāde
1. Atbildīgā iestāde var deleģēt visus savus uzdevumus vai daļu no tiem deleģētajai iestādei saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 25. panta 1. punkta c) apakšpunktu. Uzdevumus deleģē saskaņā ar pareizas finanšu pārvaldības principiem, nodrošinot nediskriminēšanas un Savienības finansējuma redzamības principa ievērošanu. Deleģētie uzdevumi nedrīkst radīt interešu konfliktus.
2. Uzdevumu, ko atbildīgā iestāde deleģējusi deleģētajai iestādei, apjomu un to veikšanas procedūru detalizētu aprakstu nosaka dokumentā, ko paraksta atbildīgā iestāde un deleģētā iestāde. Deleģēšanas dokumentā norāda vismaz:
a)
attiecīgo konkrēto regulu;
b)
deleģētajai iestādei deleģēto(-os) uzdevumu(-us);
c)
deleģētās iestādes pienākumu pārbaudīt saņēmēju atbilstību Savienības un valsts noteikumiem;
d)
deleģētās iestādes pienākumu ieviest un uzturēt tādu organizatorisko struktūru un pārvaldības un kontroles sistēmu, kas ir piemērota tās uzdevumiem;
e)
informāciju un apliecinošus dokumentus, kas deleģētajai iestādei ir jāiesniedz atbildīgajai iestādei, un termiņus, kas tai jāievēro; un
f)
mehānismu, ko atbildīgā iestāde izmanto deleģētās iestādes pārraudzībai.
3. Atbilstoši Regulas (ES) Nr. 514/2014 25. panta 1. punkta a) apakšpunktam saziņu ar Komisiju nedeleģē. Deleģētā iestāde sazinās ar Komisiju ar atbildīgās iestādes starpniecību.
4. Ja deleģētā iestāde nav valsts pārvaldes iestāde vai privāta struktūra, kas veic valsts pārvaldes uzdevumus un ko reglamentē valsts tiesību akti, atbildīgā iestāde nedeleģē tai izpildes pilnvaras, kuras lielā mērā ir saistītas ar tiesībām rīkoties pēc saviem ieskatiem saistībā ar politisku izvēli.
5. Atbildīgā iestāde paliek atbildīga par uzdevumiem, ko tā ir deleģējusi. Atbildīgā iestāde regulāri pārskata deleģētos uzdevumus, lai pārliecinātos, ka veiktais darbs ir apmierinošs un atbilst Savienības un valsts noteikumiem.
6. Attiecībā uz deleģētajiem uzdevumiem šo regulu analoģiski piemēro deleģētajai iestādei.
6. pants
Ārpakalpojumi uzdevumu veikšanai
Atbildīgā iestāde atsevišķu tās uzdevumu veikšanai var izmantot ārpakalpojumus. Tomēr tā joprojām uzņemas atbildību par šiem uzdevumiem.
Atbildīgā iestāde regulāri pārskata uzdevumus, kuru veikšanai izmantoti ārpakalpojumi, lai pārliecinātos, ka veiktais darbs ir apmierinošs un atbilst Savienības un valsts noteikumiem.
III IEDAĻA
Atbildīgās iestādes pienākumi attiecībā uz publiskā sektora līdzdalību
7. pants
Atbildīgās iestādes kā piešķīrējas struktūras loma
1. Parasti atbildīgā iestāde piešķir dotācijas projektiem saskaņā ar valsts programmu, izmantojot atklātus uzaicinājumus iesniegt priekšlikumus.
2. Atbildīgā iestāde var piešķirt dotācijas projektiem, izmantojot slēgtus uzaicinājumus iesniegt priekšlikumus.
Slēgti uzaicinājumi iesniegt priekšlikumus projekta specifikas vai to struktūru, kas ir aicinātas iesniegt priekšlikumus, tehniskās vai administratīvās kompetences dēļ ir pieejami tikai atsevišķām organizācijām.
Uzaicinājumā iesniegt priekšlikumus norāda slēgta uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus izmantošanas pamatojumu.
3. Atbildīgā iestāde var piešķirt dotācijas tieši, ja projekta specifikas vai attiecīgo struktūru tehniskās vai administratīvās kompetences dēļ nav citas iespējas, piemēram, de iure vai de facto monopolu gadījumā.
Piešķiršanas lēmumā norāda tiešās piešķiršanas izmantošanas pamatojumu.
4. Pienācīgi pamatotos gadījumos, tostarp, lai turpinātu daudzgadu projektus, kas tika atlasīti pēc iepriekšēja uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus, vai ārkārtas situācijās, dotācijas var piešķirt bez uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus.
Piešķiršanas lēmumā norāda pamatojumu tam, ka dotācija ir piešķirta bez uzaicinājuma iesniegt priekšlikumus.
5. Ja atbildīgā iestāde darbojas kā piešķīrēja struktūra, tad ne atbildīgā iestāde, ne deleģētā iestāde nevar būt saskaņā ar šo pantu piešķirtas dotācijas saņēmēja.
6. Atbildīgā iestāde nosaka, kas piešķir dotācijas, un nodrošina, ka ir novērsti interešu konflikti, jo īpaši gadījumos, kad pieteikumu iesniedzēji ir valsts struktūras.
8. pants
Nosacījumi, saskaņā ar kuriem atbildīgā iestāde rīkojas kā izpildstruktūra
1. Atbildīgā iestāde var pieņemt lēmumu īstenot projektus tieši - atsevišķi vai sadarbībā ar kādu citu valsts iestādi - administratīvo pilnvaru vai tehniskās zinātības dēļ vai tādēļ, ka sakarā ar projekta raksturu citas īstenošanas iespējas nav, piemēram, de iure monopola gadījumā vai drošības prasību dēļ. Tādos gadījumos atbildīgā iestāde ir dotācijas saņēmēja.
2. Atbildīgās iestādes iemeslus rīkoties kā izpildstruktūrai un atlasīt valsts iestādes sadarbībai, kā minēts 1. punktā, paziņo Komisijai ikgadējā īstenošanas ziņojumā, kas minēts Regulas (ES) Nr. 514/2014 54. pantā.
3. Īstenojot projektus kā izpildstruktūra, atbildīgā iestāde ievēro cenas un vērtības vislabākās attiecības jeb izdevīguma principu un novērš interešu konfliktus.
4. Administratīvajā lēmumā līdzfinansēt projektu saskaņā ar valsts programmu ietver visu informāciju, kas nepieciešama līdzfinansēto produktu un pakalpojumu īstenošanas uzraudzībai un radušos izdevumu pārbaudei.
5. Ja paredzams, ka atbildīgā iestāde rīkosies kā izpildstruktūra regulāri:
a)
atbildīgā iestāde un revīzijas iestāde nedrīkst ietilpt tajā pašā struktūrā, izņemot gadījumus, kad revīzijas iestāde sniedz ziņojumus ārējai struktūrai un ir garantēta tās neatkarība revīzijas veikšanai; un
b)
atbildīgās iestādes uzdevumi, kas paredzēti 4. pantā, nedrīkst tikt ietekmēti.
9. pants
Atlases un piešķiršanas procedūra
1. Uzaicinājumus iesniegt priekšlikumus, kas minēti 7. panta 1. punktā, publisko tādā veidā, kas nodrošina atklātu konkurenci un pienācīgu publicitāti iespējamo saņēmēju vidū. Jebkādas būtiskas uzaicinājumu izmaiņas publisko tādā pašā veidā.
Uzaicinājumos iesniegt priekšlikumus, kas minēti 7. panta 1. un 2. punktā, norāda vismaz šādu informāciju:
a)
mērķus;
b)
atlases un piešķiršanas kritērijus;
c)
Savienības un - ja tāds ir - valsts finansējuma noteikumus, tostarp attiecīgā gadījumā iespēju iesniegt pieteikumu augstākai līdzfinansējuma likmei saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 16. panta 5. punktu;
d)
priekšlikumu iesniegšanas noteikumus un galīgo termiņu;
e)
izdevumu attiecināmības noteikumus;
f)
projekta ilgumu; un
g)
finanšu un citu informāciju, kas ir jāglabā un jāpaziņo.
2. Pirms piešķiršanas lēmuma pieņemšanas atbildīgā iestāde pārliecinās, ka saņēmēji projektā spēj izpildīt atlases un piešķiršanas kritērijus.
3. Atbildīgā iestāde nosaka priekšlikumu saņemšanas procedūras. Tā pārredzamā un nediskriminējošā veidā veic priekšlikumu formālo, tehnisko un budžeta analīzi un kvalitatīvo novērtējumu, piemērojot uzaicinājumā iesniegt priekšlikumus paredzētos kritērijus. Atbildīgā iestāde rakstveidā reģistrē iemeslus citu priekšlikumu noraidīšanai.
4. Piešķiršanas lēmumā norāda vismaz saņēmēju vārdu un uzvārdu vai nosaukumu, būtisko projekta informāciju un tā darbības mērķus, Savienības finansējuma maksimālo apmēru un kopējo attiecināmo izmaksu maksimālo līdzfinansējuma likmi.
5. Atbildīgā iestāde rakstveidā informē visus pieteikuma iesniedzējus par tās lēmumu. Neizraudzītajiem kandidātiem tā norāda noraidījuma iemeslus, atsaucoties uz atlases un piešķiršanas kritērijiem.
10. pants
Ar dotācijām saistītie dokumenti, ja atbildīgā iestāde darbojas kā piešķīrēja struktūra
1. Gadījumos, kad atbildīgā iestāde darbojas kā piešķīrēja struktūra, tā nosaka projektu pārvaldības procedūras, saskaņā ar kurām tiek prasīts vismaz:
a)
parakstīt dotāciju nolīgumus ar saņēmējiem; un
b)
administratīvā kārtā, piemēram, sarakstes vai rakstveida ziņojumu veidā, uzraudzīt dotāciju nolīgumus, tostarp jebkādus to grozījumus.
2. Dotāciju nolīgumos ietver vai norāda šādu informāciju:
a)
Savienības finansējuma maksimālo apmēru;
b)
Savienības finansējuma maksimālo procentuālo daļu saskaņā ar attiecīgo konkrēto regulu;
c)
projekta detalizētu aprakstu un īstenošanas grafiku;
d)
vajadzības gadījumā - svarīgus uzdevumus, ko saņēmējs paredz nodot izpildei trešām personām, un ar tiem saistītās izmaksas;
e)
apstiprināto projekta budžeta tāmi un finansēšanas plānu, tostarp izdevumus un ienākumus, saskaņā ar paredzētajiem attiecināmības noteikumiem;
f)
metodi, ko izmanto, lai aprēķinātu Savienības finansējuma apmēru pēc projekta pabeigšanas;
g)
nolīguma grafiku un īstenošanas noteikumus, tostarp noteikumus par ziņošanas pienākumiem, nolīguma grozījumiem un tā izbeigšanu;
h)
projekta darbības mērķus, tostarp kvantitatīvus mērķus un rādītājus, par kuriem jāziņo;
i)
noteikumu, kas nosaka, ka saņēmējam ir laikus jāvāc nepieciešamie dati par konkrētajā regulā paredzētajiem kopējiem rādītājiem un visiem konkrētās programmas rādītājiem un jāpaziņo šie dati vismaz vienreiz gadā;
j)
attiecināmo izmaksu definīciju, tostarp attiecīgā gadījumā tās metodes aprakstu, ko izmanto vienības izmaksu, vienreizēju maksājumu un vienotas likmes finansējumu aprēķināšanai;
k)
uzskaites prasības un nosacījumus saistībā ar dotācijas izmaksāšanu;
l)
nosacījumus attiecībā uz revīzijas izsekojamību;
m)
noteikumus attiecībā uz datu aizsardzību; un
n)
noteikumus attiecībā uz publicitāti.
3. Parasti dotācijas nolīgumu paraksta, pirms tiek sāktas projekta darbības, kuras attiecina uz valsts programmu.
4. Dotācijas nolīgumā skaidri norāda, ka Komisijai vai tās pārstāvjiem un Revīzijas palātai ir tiesības pārbaudīt visus dotāciju saņēmējus, līgumslēdzējus un apakšuzņēmējus, kuri saņem Savienības finansējumu saskaņā ar valsts programmu, un tie īstenos šīs tiesības, pārbaudot dokumentus un veicot pārbaudes uz vietas.
11. pants
Ar dotācijām saistītie dokumenti, ja atbildīgā iestāde darbojas kā izpildstruktūra
1. Gadījumos, kad atbildīgā iestāde darbojas kā izpildstruktūra, tā nosaka projektu pārvaldības procedūras, saskaņā ar kurām tiek prasīts vismaz:
a)
formalizēt administratīvo lēmumu līdzfinansēt projektus; un
b)
administratīvā kārtā, piemēram, sarakstes vai rakstveida ziņojumu veidā, uzraudzīt administratīvo lēmumu un jebkādus tā grozījumus.
2. Administratīvajā lēmumā ietver vai norāda šādu informāciju:
a)
Savienības finansējuma maksimālo apmēru;
b)
Savienības finansējuma maksimālo procentuālo daļu saskaņā ar attiecīgo konkrēto regulu;
c)
projekta detalizētu aprakstu un īstenošanas grafiku;
d)
vajadzības gadījumā - svarīgus uzdevumus, ko saņēmējs paredz nodot izpildei trešām personām, un ar tiem saistītās izmaksas;
e)
apstiprināto projekta budžeta tāmi un finansēšanas plānu, tostarp izdevumus un ienākumus, saskaņā ar paredzētajiem attiecināmības noteikumiem;
f)
metodi, ko izmanto, lai aprēķinātu Savienības finansējuma apmēru pēc projekta pabeigšanas;
g)
projekta darbības mērķus, tostarp kvantitatīvus mērķus un izmantojamos rādītājus;
h)
noteikumu, kas nosaka, ka atbildīgajai iestādei ir jāvāc nepieciešamie dati par konkrētajā regulā paredzētajiem kopējiem rādītājiem un visiem konkrētās programmas rādītājiem un jāpaziņo šie dati vismaz vienreiz gadā;
i)
attiecināmo izmaksu definīciju, tostarp attiecīgā gadījumā tās metodes aprakstu, ko izmanto vienības izmaksu, vienreizēju maksājumu un vienotas likmes finansējumu aprēķināšanai;
j)
uzskaites prasības un nosacījumus saistībā ar dotācijas izmaksāšanu;
k)
nosacījumus attiecībā uz revīzijas izsekojamību;
l)
noteikumus attiecībā uz datu aizsardzību; un
m)
noteikumus attiecībā uz publicitāti.
3. Parasti administratīvo lēmumu pieņem, pirms tiek sāktas projekta darbības, kuras attiecina uz valsts programmu.
4. Administratīvajā lēmumā skaidri norāda, ka Komisijai vai tās pārstāvjiem un Revīzijas palātai ir tiesības pārbaudīt visus dotāciju saņēmējus, līgumslēdzējus un apakšuzņēmējus, kuri saņem Savienības finansējumu saskaņā ar valsts programmu, un tie īstenos šīs tiesības, pārbaudot dokumentus un veicot pārbaudes uz vietas.
III NODAĻA
REVĪZIJAS IESTĀDES STATUSS UN PIENĀKUMI ATTIECĪBĀ UZ REVĪZIJĀM
12. pants
Revīzijas iestādes statuss
1. Saskaņā ar Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 59. panta 5. punkta otro daļu un Regulas (ES) Nr. 514/2014 25. panta 1. punkta b) apakšpunktu revīzijas iestāde darbojas neatkarīgi no atbildīgās iestādes. Tiek uzskatīts, ka funkcionālā neatkarība pastāv tad, ja starp revīzijas iestādi un atbildīgo iestādi nav tiešu hierarhisku attiecību un revīzijas iestādei ir pilnīga autonomija attiecībā uz tās atzinumiem un paziņojumiem.
2. Visu revīzijas darbu veic saskaņā ar starptautiski atzītiem revīzijas standartiem.
13. pants
Ārpakalpojumi revīzijas darba veikšanai
Revīzijas iestāde daļai no veicamā revīzijas darba var izmantot ārpakalpojumus, uzticot to veikt citai revīzijas struktūrai, ja šī struktūra ir funkcionāli neatkarīga no atbildīgās iestādes. Revīzijas iestāde paliek atbildīga par darbu, kura veikšanai tā izmanto ārpakalpojumus.
Revīzijas, kuru veikšanai izmanto ārpakalpojumus, veic saskaņā ar starptautiski atzītiem revīzijas standartiem un ciešā revīzijas iestādes uzraudzībā un pārraudzībā.
14. pants
Revīzijas
1. Lai sniegtu Regulas (ES, Euratom) Nr. 966/2012 59. panta 5. punkta otrajā daļā minēto atzinumu, revīzijas iestāde veic sistēmas un finanšu revīzijas.
2. Sistēmas revīzijās pārbauda, vai atbildīgās iestādes pārvaldības un kontroles sistēmas ir efektīvi darbojušās, lai sniegtu pamatotu pārliecību par to, ka gada pārskatos iekļautie izdevumi ir likumīgi un pareizi.Pamatojoties uz šīm revīzijām, revīzijas iestāde nosaka, vai atbildīgā iestāde joprojām atbilst pielikumā paredzētajiem izraudzīšanas kritērijiem.
3. Finanšu revīzijas veic, lai sniegtu pamatotu pārliecību par to, ka gada pārskatos norādītā informācija par atbildīgās iestādes deklarētajiem izdevumiem ir patiesa un objektīva.
Lai noteiktu, vai pārskatos norādītā informācija ir patiesa un objektīva, revīzijas iestāde pārbauda, vai visi samaksātie izdevumu elementi un saņemtie un atbildīgās iestādes pārskatos iegrāmatotie publiskie ieguldījumi finanšu gadā ir pareizi iegrāmatoti grāmatvedības sistēmā un atbilst apliecinošajai grāmatvedības uzskaitei, ko uztur atbildīgā iestāde. Pamatojoties uz šiem pārskatiem, revīzijas iestāde jo īpaši veic šādas darbības:
a)
pārbauda, vai kopējais attiecināmo izdevumu apmērs, kas deklarēts Komisijai iesniegtajā gada atlikuma maksājuma pieprasījumā, atbilst izdevumiem atbildīgās iestādes pārskatos, un atšķirību gadījumā pārbauda, vai pārskatos sniegti pienācīgi paskaidrojumi par saskaņošanas summām;
b)
pārbauda, vai atsauktās un atgūtās summas, atgūstamās summas un neatgūstamās summas finanšu gada beigās atbilst atbildīgās iestādes grāmatvedības sistēmā ievadītajām summām un tās apliecina atbildīgās iestādes dokumentēti lēmumi;
c)
pārliecinās par to, vai atbildīgā iestāde ir veikusi administratīvu kontroli un pārbaudes uz vietas saskaņā ar Regulas (ES) Nr. 514/2014 27. pantu.
Pārbaudes, kas minētas a), b) un c) apakšpunktā, var veikt izlases veidā.
4. Sistēmas un finanšu revīziju ietvaros revīzijas iestāde atkārtoti veic dažas no atbildīgās iestādes veiktajām administratīvajām kontrolēm vai pārbaudēm uz vietas. Revīzijas iestāde nosaka atkārtota revīzijas darba apmēru, pamatojoties uz tās riska novērtējumu.
5. Ja revīzijas iestādes veiktajās sistēmas vai finanšu revīzijās tiek konstatētas būtiskas nepilnības attiecībā uz atbildīgās iestādes pārvaldības un kontroles sistēmu efektīvu darbību, revīzijas iestāde:
a)
novērtē šo nepilnību finansiālo un darbības ietekmi;
b)
sniedz atbildīgajai iestādei atbilstīgus ieteikumus korekcijas un novēršanas pasākumu veikšanai;
c)
uzrauga to, kā atbildīgā iestāde īsteno šos pasākumus, un novērtē, vai pastāv rīcības plāns pārvaldības un kontroles sistēmu efektīvas darbības atjaunošanai.
6. Pēc 1., 2. un 3. punktā minēto revīzijas darbību pabeigšanas revīzijas iestāde paziņo savus secinājumus izraudzītājai iestādei, tostarp norādot, vai revīzijas iestāde uzskata, ka atbildīgā iestāde joprojām atbilst izraudzīšanas kritērijiem.
7. Revīzijas iestāde nodrošina, ka atbildīgā iestāde visu informāciju, kas saistīta ar 1., 2. un 3. punktā minētajām revīzijas darbībām, pienācīgi paziņo Eiropas Komisijai.
IV NODAĻA
NOBEIGUMA NOTEIKUMS
15. pants
Stāšanās spēkā
Šī regula stājas spēkā nākamajā dienā pēc tās publicēšanas Eiropas Savienības Oficiālajā Vēstnesī.
Šī regula uzliek saistības kopumā un ir tieši piemērojama dalībvalstīs saskaņā ar Līgumiem.
Briselē, 2014. gada 25. jūlijā