DÉCISION DE LA COMMISSION du 2 juillet 1998 relative à la mise en oeuvre de la décision n° 888/98/CE du Parlement européen et du Conseil portant adoption d'un programme d'action communautaire visant à améliorer les systèmes de fiscalité indirecte du marché intérieur (programme Fiscalis) [notifiée sous le numéro C(1998) 1819] (98/467/CE)
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu la décision n° 888/98/CE du Parlement européen et du Conseil du 30 mars 1998 portant adoption d'un programme d'action communautaire visant à améliorer les systèmes de fiscalité indirecte du marché intérieur (programme Fiscalis) (1), et notamment son article 10,
considérant qu'il convient que certaines procédures soient établies pour mettre en oeuvre les échanges, séminaires et contrôles multilatéraux visés à l'article 5 de ladite décision;
considérant qu'il convient que le plus grand nombre possible de fonctionnaires bénéficient de ce programme;
considérant qu'il convient que la planification et l'exécution de ces échanges, séminaires et contrôles multilatéraux soient organisées de manière à présenter le meilleur rapport coût/efficacité pour la Communauté;
considérant qu'il convient que certaines dispositions financières soient adoptées pour garantir une gestion et un contrôle financiers efficaces des frais liés à ces échanges, séminaires et contrôles multilatéraux, tels qu'ils sont prévus à l'article 8 de ladite décision;
considérant qu'il convient que certaines procédures soient établies pour assurer l'évaluation continue prévue à l'article 12 de ladite décision;
considérant que les mesures prévues par la présente décision sont conformes à l'avis émis par le comité visé à l'article 11 de la décision n° 888/98/CE,
A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:
Article premier
La présente décision prévoit un certain nombre de dispositions relatives à la mise en oeuvre de la décision n° 888/98/CE portant adoption d'un programme d'action communautaire visant à améliorer les systèmes de fiscalité indirecte du marché intérieur (programme Fiscalis); ces dispositions portent sur:
- l'organisation des échanges, des séminaires et des contrôles multilatéraux,
- les procédures financières de paiement et de remboursement des frais liés à ces échanges, séminaires et contrôles multilatéraux,
- les procédures d'évaluation continue de ces échanges, séminaires et contrôles multilatéraux.
Article 2
Chaque État membre veille à ce que son représentant au comité visé à l'article 11 de la décision n° 888/98/CE (ci-après dénommé «le comité») soit responsable de la coordination de l'application des dispositions de la présente décision dans son État membre. Lorsqu'un État membre compte deux représentants, ceux-ci sont responsables conjointement.
TITRE I
DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 3
1. Les États membres veillent à ce que leurs fonctionnaires soient informés régulièrement des possibilités offertes dans le cadre du programme Fiscalis.
2. Les États membres veillent à ce que tous leurs fonctionnaires sélectionnés pour participer à des échanges, séminaires ou contrôles multilatéraux soient capables de communiquer aisément dans les langues utilisées dans le cadre de ces activités.
3. En règle générale, les États membres veillent à ce que la Communauté ne prenne pas à sa charge les frais liés à plus:
- d'un échange par fonctionnaire pendant la durée du programme,
- d'un contrôle multilatéral par fonctionnaire au cours d'une année donnée
et
- deux séminaires par fonctionnaire au cours d'une année donnée.
Toute dérogation à cette règle générale doit être notifiée au préalable à la Commission. En l'absence d'avis contraire de la Commission dans les dix jours ouvrables à compter de la réception de la notification, la Communauté prendra à sa charge les dépenses relatives à l'activité concernée.
4. Les États membres sélectionnent des fonctionnaires de tous les services intéressés de leur administration pour participer aux échanges, séminaires et contrôles multilatéraux.
5. Les États membres veillent à ce que les fonctionnaires qu'ils ont sélectionnés pour participer aux échanges, séminaires et contrôles multilatéraux aient les compétences adéquates, soient bien préparés et assistent et participent pleinement auxdites activités.
6. Les États membres communiquent chaque année à la Commission le nombre de fonctionnaires de leur administration qu'ils considèrent comme remplissant les conditions pour participer à des échanges, séminaires et contrôles multilatéraux. Ces fonctionnaires répondent à la définition de l'article 2, point c), de la décision n° 888/98/CE.
Article 4
1. Chaque État membre communique à la Commission les fonctions ou les tâches remplies par ses propres fonctionnaires qui, conformément à son ordre juridique, ne peuvent être confiées à un fonctionnaire d'un autre État membre dans le cadre d'un échange ou d'un contrôle multilatéral. La Commission est également informée de la nature de ces exclusions spécifiques. Elle recueille ces informations et les met à la disposition de tous les États membres.
2. Chaque État membre veille à ce que soient confiées aux fonctionnaires des autres États membres toutes les fonctions et tâches qui doivent être remplies au cours de l'échange ou du contrôle multilatéral pour que les objectifs de cet échange ou de ce contrôle soient atteints. Chaque État membre considère toutes les fonctions et tâches remplies par ses propres fonctionnaires occupant un poste similaire comme susceptibles d'être remplies par un fonctionnaire d'un autre État membre, à l'exclusion de celles spécifiquement exclues et communiquées à la Commission conformément au paragraphe 1.
Article 5
1. La Communauté ne peut prendre à sa charge que les frais de voyage et de séjour des fonctionnaires participant, dans un autre État membre, à des échanges, séminaires ou contrôles multilatéraux. Les frais de voyage et de séjour des fonctionnaires participant, dans leur propre État membre, à des échanges, séminaires ou contrôles multilatéraux sont à la charge de l'État membre concerné.
2. En règle générale, les échanges et les séminaires ont lieu pendant l'année calendrier au cours de laquelle la Communauté prend à sa charge les dépenses correspondantes. Les voyages des fonctionnaires à destination ou à partir d'autres États membres dans le cadre des contrôles multilatéraux sont effectués au cours des cinq mois suivant la décision de la Commission de prendre à sa charge une partie des frais liés au contrôle en cause. Toute dérogation à cette règle générale doit être notifiée au préalable à la Commission. En l'absence d'avis contraire de la Commission dans les dix jours ouvrables à compter de la réception de la notification, la Communauté prendra à sa charge les dépenses relatives à l'activité concernée.
TITRE II
ÉCHANGES
Article 6
Les États membres veillent à ce que leur choix d'États membres («États membres d'accueil») pour les visites de leurs fonctionnaires soit équilibré sur le plan géographique. Chaque État membre envoie au moins trois fonctionnaires dans chacun des autres États membres pendant la durée du programme et s'assure que la durée moyenne des échanges pour une année donnée n'est pas inférieure à deux semaines. Toute dérogation à cette règle générale doit être notifiée à la Commission chaque année, avant la fin du mois d'août. En l'absence d'avis contraire de la Commission dans les dix jours ouvrables à compter de la réception de la notification, la Communauté prendra à sa charge les dépenses relatives à l'activité concernée.
Article 7
1. Chaque année, les États membres sélectionneront les fonctionnaires qui participeront aux échanges («fonctionnaires en échange»), l'objectif et les tâches à exécuter pendant chaque échange proposé, et l'État membre d'accueil potentiel. Le nombre d'échanges sera déterminé en fonction des dépenses de voyage et de séjour établies conformément à l'article 10, paragraphes 1 et 2. Les échanges choisis devront être ceux pour lesquels le fonctionnaire en échange, l'objectif de l'échange et les tâches à exécuter pendant celui-ci et l'État membre d'accueil sont le mieux à même de remplir les objectifs du programme posés à l'article 3 de la décision n° 888/98/CE.
2. L'État membre d'origine veille à ce que chaque fonctionnaire candidat à un échange remplisse un formulaire de proposition d'échange, selon le modèle établi par la Commission, en indiquant les objectifs de cet échange et son expérience professionnelle. L'État membre d'origine veille à ce que les objectifs de l'échange et les tâches à exécuter pendant celui-ci aient été discutés et définis d'un commun accord avec le supérieur hiérarchique du fonctionnaire candidat à un échange.
3. Pour chaque candidat sélectionné, l'État membre d'origine adresse le formulaire de proposition d'échange dûment rempli à tous les États membres d'accueil potentiels qu'il a identifiés.
4. En règle générale, l'État membre d'accueil confirme à l'État membre d'origine, dans un délai de deux semaines à compter de la réception du formulaire de proposition d'échange, que l'échange aura lieu sur la base dudit formulaire. Le nom et les coordonnées du fonctionnaire qui organisera l'échange («fonctionnaire hôte») sont également communiqués à l'État membre d'origine. Si l'État membre d'accueil n'est pas en mesure de confirmer l'échange dans un délai de deux semaines, il en informe la Commission.
5. Les deux États membres veillent à ce que le fonctionnaire en échange et le fonctionnaire hôte s'accordent, avant le début de l'échange, sur les objectifs de l'échange et sur les tâches à exécuter pendant celui-ci, sur les fonctions qui seront confiées par l'administration d'accueil au fonctionnaire en échange, sur les compétences linguistiques ou les compétences professionnelles spécifiques requises, sur les dates de l'échange et tous les autres détails pratiques.
6. L'État membre d'accueil prend toutes les autres mesures nécessaires pour que, dans la planification et l'exécution de l'échange, le fonctionnaire en échange participe efficacement aux activités de l'administration d'accueil.
7. L'État membre d'accueil prend toutes les mesures nécessaires pour que, durant l'échange, la responsabilité civile du fonctionnaire en échange dans l'exercice de ses fonctions soit assimilée à celle des fonctionnaires nationaux de l'administration d'accueil. L'État membre d'origine et l'État membre d'accueil prennent toutes les mesures nécessaires pour que, durant l'échange, le fonctionnaire en échange soit soumis aux mêmes règles en matière de secret professionnel que les fonctionnaires nationaux de l'administration d'accueil.
TITRE III
SÉMINAIRES
Article 8
1. Il ne doit pas être organisé plus de quinze séminaires par an. Les propositions de séminaires peuvent être faites par les États membres ou par la Commission. Les séminaires choisis seront ceux qui seront le mieux à même de remplir les objectifs généraux du programme posés à l'article 3 de la décision n° 888/98/CE.
2. La durée des séminaires peut varier, selon le cas, entre deux et trois jours ouvrables.
3. Pour chaque séminaire, la Communauté peut prendre à sa charge les frais de voyage et de séjour de deux représentants de chaque État membre (à l'exclusion de l'État membre d'accueil) et, au plus, de cinq experts extérieurs. La Commission et l'État membre d'accueil peuvent convenir d'autoriser plus de représentants d'un État membre ou de tous les États membres à assister au séminaire, sans que leurs frais soient pris en charge par la Communauté. En outre, la Communauté peut également prendre à sa charge les frais de voyage et de séjour d'un fonctionnaire pendant un jour, pour au plus cinq États membres autres que l'État membre d'accueil, et ce pour une réunion préparatoire par séminaire. La Commission et l'État membre d'accueil décident conjointement de la nécessité de ces réunions.
4. La Communauté prend à sa charge les autres frais liés à l'organisation des séminaires non couverts par les frais de voyage et de séjour des fonctionnaires approuvés par la Commission et l'État membre d'accueil conformément au paragraphe suivant. La Commission remboursera directement ces dépenses. Les procédures de contrôle financier prévues à l'annexe I de la présente décision sont respectées.
5. La Commission et l'État membre d'accueil conviennent du lieu de chaque séminaire et des équipements ou de toutes installations nécessaires en tenant compte de l'accessibilité de ce lieu au départ des autres États membres, de la disponibilité des installations requises et de leur coût, ainsi que des taux de remboursement des frais de séjour applicables à l'État membre d'accueil.
6. Chaque séminaire est planifié et exécuté conjointement par la Commission et l'État membre d'accueil de manière à assurer une participation la plus active possible.
TITRE IV
CONTRÔLES MULTILATÉRAUX
Article 9
1. En règle générale, la Communauté ne peut prendre à sa charge que les frais de voyage et de séjour correspondant, au plus, à deux allers et retours vers un autre État membre et à un séjour de dix jours, par fonctionnaire et par contrôle multilatéral. Toute dérogation à cette règle générale doit être notifiée au préalable à la Commission. En l'absence d'avis contraire de la Commission dans les dix jours ouvrables à compter de la réception de la notification, la Communauté prendra à sa charge les dépenses relatives à l'activité concernée. La Communauté ne peut prendre à sa charge de cette manière que les frais de voyage et de séjour de deux fonctionnaires par État membre et par contrôle multilatéral.
2. Le nombre de contrôles multilatéraux sélectionnés, pour lesquels les frais de voyage et de séjour seront pris en charge par la Communauté, sera déterminé en fonction du montant total des dépenses de voyage et de séjour établi conformément aux dispositions de l'article 10, paragraphes 1 et 2. Les contrôles multilatéraux sélectionnés seront ceux qui seront le mieux à même de remplir les objectifs posés par l'article 3 de la décision n° 888/98/CE.
Chaque proposition de contrôle multilatéral sera évaluée sur la base des informations suivantes communiquées par l'État membre faisant la proposition à la Commission et à tous les autres États membres:
- le secteur industriel et la taille approximative de l'assujetti ou des assujettis à contrôler,
- la justification d'un contrôle multilatéral,
- la justification de la prise en charge d'une partie des frais par la Communauté par rapport aux objectifs généraux du programme tels qu'établis par l'article 3 de la décision n° 888/98/CE,
- et toute autre information utile.
De plus, l'État membre qui fait la proposition informe simultanément tous les autres États membres dans lesquels l'assujetti ou les assujettis à contrôler ont ou pourraient avoir des obligations fiscales de l'identité de ceux-ci.
3. Pour chaque contrôle multilatéral pour lequel il a été convenu que la Communauté prendrait une partie des frais à sa charge, l'État membre qui a proposé le contrôle est responsable de sa planification et de son exécution, en consultation avec les autres États membres participants. Conformément au paragraphe 1, les contrôles multilatéraux ne devraient pas nécessiter, en règle générale, pour les fonctionnaires concernés, plus de deux voyages vers un autre État membre.
TITRE V
GESTION ET CONTRÔLE FINANCIERS
Article 10
1. Le montant total des frais de voyage et de séjour des fonctionnaires de chaque État membre pouvant être pris en charge par la Communauté au cours d'une année donnée est fixé par la Commission compte tenu:
- des crédits budgétaires annuels alloués au programme Fiscalis,
- des crédits nécessaires aux activités dudit programme autres que les échanges, séminaires et contrôles multilatéraux,
- des crédits nécessaires au remboursement des frais de participation aux séminaires des fonctionnaires et des experts extérieurs,
- du nombre de fonctionnaires de chaque État membre remplissant les conditions pour participer aux activités dudit programme (conformément à l'article 3, paragraphe 6),
- du nombre d'États membres,
- des ajustements faits sur la base du paragraphe 2 et sur la base des rapports visés au paragraphe 10,
- et du nombre d'assujettis de chaque État membre faisant des livraisons intracommunautaires.
2. Le montant total des frais de voyage et de séjour liés aux échanges, séminaires et contrôles multilatéraux pouvant être pris en charge par la Communauté pour chaque État membre peut être ajusté tout au long de l'année. Ces ajustements seront justifiés sur la base des rapports relatifs aux dépenses effectives et prévues visés au paragraphe 9.
3. Si le montant total des frais exposés, au cours d'une année donnée, par les fonctionnaires d'un État membre ayant participé à des échanges, séminaires et contrôles multilatéraux dépasse le montant total fixé pour cet État membre conformément aux paragraphes 1 et 2, la différence est prise en charge par l'État membre concerné, conformément à l'article 8, paragraphe 3, point a), de la décision n° 888/98/CE.
4. Les États membres veillent à ce que leurs fonctionnaires participant à des échanges, séminaires et contrôles multilatéraux soient correctement assurés contre tout préjudice moral et tout dommage matériel ou corporel qu'ils pourraient subir au cours de leur voyage, d'aller ou de retour, ou de leur séjour sur le lieu où se déroulent les échanges, séminaires ou contrôles multilatéraux. En particulier, un fonctionnaire qui utilise son propre véhicule demeure responsable des dommages qu'il pourrait causer à son véhicule ou à des tiers conformément à la législation en vigueur au lieu où cet accident se produit. Aucun préjudice moral ni dommage matériel ou corporel subi par un fonctionnaire au cours de son voyage, d'aller ou de retour, ou de son séjour sur le lieu où se déroulent les échanges, séminaires ou contrôles multilatéraux ne peut faire l'objet d'un recours contre la Communauté.
5. Les États membres rembourseront, au nom de la Communauté, les frais de voyage et de séjour exposés par les fonctionnaires au cours des échanges, séminaires et contrôles multilatéraux à concurrence du montant total des dépenses de voyage et de séjour déterminées conformément aux paragraphes 1 et 2. Les États membres veillent à ce que seuls les frais engagés conformément aux règles fixées à l'annexe I de la présente décision soient remboursés.
6. La Commission remboursera à son tour aux États membres les dépenses qu'ils ont remboursées, au nom de la Communauté, en vertu du paragraphe 5. Un maximum de soixante pour cent du montant total pris en charge par la Communauté pour chaque État membre sera versé à chaque État membre en début d'année. Des versements complémentaires seront faits aux États membres si nécessaire. Le versement de ces paiements complémentaires peut être suspendu jusqu'à ce que la Commission considère que toutes les conditions de la présente décision, en particulier celles posées aux paragraphes 9 et 10 et au titre VI, sont remplies.
7. Tous les fonds payés aux États membres par la Commission sont versés dans la monnaie du budget communautaire de l'année concernée. Les États membres peuvent rembourser les frais dans n'importe quelle monnaie communautaire, pour autant que les taux de conversion officiels établis par la Commission soient appliqués. Les États membres prennent les frais de conversion à leur charge.
8. Les États membres conservent toutes les pièces justificatives pendant cinq ans.
9. Chaque État membre soumet à la Commission, avant la fin du mois d'août de chaque année, un rapport relatif aux frais de voyage et de séjour effectifs et prévus, selon le modèle de la Commission.
10. Chaque État membre soumet à la Commission, avant le 20 février de chaque année, un rapport relatif aux frais de voyage et de séjour effectifs de l'année précédente, selon le modèle de la Commission.
11. Si, dans des circonstances exceptionnelles, certains fonds payés à un État membre n'ont pas été utilisés, ils seront, sous réserve de l'accord préalable de la Commission, considérés comme une partie des paiements de l'année suivante. Le premier versement de l'année suivante sera diminué du montant correspondant. Au cas contraire, la Commission peut exiger des États membres le remboursement des fonds non utilisés.
TITRE VI
RAPPORTS ET ÉVALUATION
Article 11
1. Les États membres veillent à ce que les formulaires d'évaluation figurant à l'annexe II de la présente décision soient remplis, contresignés et communiqués à la Commission dans les délais fixés:
- le formulaire d'évaluation de l'échange rempli par le fonctionnaire ayant participé à l'échange est communiqué dans un délai de deux semaines à compter de la fin de l'échange. Ce formulaire est également envoyé à l'État membre d'accueil,
- le formulaire d'évaluation de l'échange rempli par le fonctionnaire hôte est communiqué dans un délai de deux semaines à compter de la fin de l'échange. Ce formulaire est également envoyé à l'État membre d'origine,
- le formulaire d'évaluation de l'échange rempli par le supérieur hiérarchique du fonctionnaire ayant participé à l'échange est communiqué dans un délai de six mois à compter de la fin de l'échange,
- le formulaire d'évaluation du séminaire rempli par chaque participant est communiqué à la fin du séminaire,
- le formulaire d'évaluation du séminaire rempli par chaque État membre est communiqué dans un délai de six mois à compter de la fin du séminaire,
- le formulaire d'évaluation de chaque contrôle multilatéral rempli par les États membres concernés est communiqué dans un délai de deux mois à compter de la fin du contrôle.
2. La Commission et les États membres veillent à ce que les rapports suivants soient établis. Les États membres veillent à ce que ces rapports soient diffusés dans leur administration:
- le rapport sur l'échange établi par le fonctionnaire ayant participé à l'échange,
- le rapport sur le séminaire établi par un participant par État membre,
- le rapport sur le séminaire établi par la Commission et l'État membre d'accueil. Ce rapport est envoyé à tous les États membres dans un délai de trois mois à compter de la fin du séminaire, avant d'être examiné par le comité,
- le rapport sur chaque contrôle multilatéral établi par l'État membre d'accueil. Ce rapport est envoyé à la Commission dans un délai de huit mois à compter de la décision de celle-ci de prendre à sa charge une partie des coûts du contrôle multilatéral. Il est ensuite transmis par la Commission à tous les États membres, avant d'être examiné par le comité.
Article 12
La présente décision entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.
Elle est applicable à partir du 1er janvier 1998.
Article 13
Les États membres sont destinataires de la présente décision.
Fait à Bruxelles, le 2 juillet 1998.