Nařízení Komise (ES) č. 2304/2002
ze dne 20. prosince 2002,
kterým se provádí rozhodnutí Rady 2001/822/ES o přidružení zámořských zemí a území k Evropskému společenství ("rozhodnutí o přidružení zámoří")
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na rozhodnutí Rady 2001/822/ES [1], a zejména na jeho článek 23,
s ohledem na interní dohodu mezi zástupci vlád členských států, zasedajících v Radě, o financování a správě pomoci Společenství podle finančního protokolu k Dohodě o partnerství mezi africkými, karibskými a tichomořskými státy a Evropským společenstvím a jeho členskými státy, podepsané v Cotonou (Benin) dne 23. června 2000, a o přídělu finanční pomoci zámořským zemím a územím, pro které platí čtvrtá část Smlouvy o ES [2],
s ohledem na nařízení Rady o finančním nařízení pro Evropský rozvojový fond [3] (dále jen "finanční nařízení pro ERF"),
vzhledem k těmto důvodům:
(1) Rozhodnutí Rady 2001/822/ES (dále jen "rozhodnutí o přidružení zámoří") vyžaduje od Komise, aby přijala prováděcí předpisy k části III a k přílohám II A až D ve spolupráci se zámořskými zeměmi a územími (dále jen "ZZÚ") v rámci partnerského postupu. Zejména článek 4 stanoví, že ZZÚ mají primární odpovědnost za přípravu jednotných programových dokumentů (dále jen "JPD") a programů spolupráce.
(2) Předpisy přijaté Komisí podle článku 23 rozhodnutí o přidružení zámoří by měla být v souladu se zásadami řádného finančního řízení, partnerství, doplňkovosti a subsidiarity, a měla by zajistit, aby si ZZÚ osvojily proces rozvoje, jakož i náležité monitorování a provádění auditu samotnými ZZÚ a Komisí.
(3) S uvážením zvláštních potřeb, schopností a omezení ZZÚ by jim měla být poskytnuta finanční pomoc. Měla by mít formu rozpočtové podpory za předpokladu, že řízení veřejných výdajů ZZÚ jeví dostatečnou průhlednost, odpovědnost a účinnost. Kromě toho je třeba, aby postupy zadávání veřejných zakázek vyhovovaly normám finančního nařízení pro ERF, pokud jde o průhlednost a otevřenost. Jako alternativu k rozpočtové podpoře lze finanční pomoc poskytovat jako podporu projektů nebo programů, má-li za to, že zajistí účinnější nebo bezpečnější provádění.
(4) Je třeba upravit přípravu JPD, jeho monitorování, audit, hodnocení, přezkum a provádění, jakož i pro výkaznictví a finanční opravy. Tato ustanovení by měla upravovat účast Komise na těchto činnostech. S výhradou případného nezbytného přizpůsobení zvláštní situaci ZZÚ by měla být v souladu s předpisy použitelnými v rámci strukturálních fondů, s cílem posílit a usnadnit účinnost účasti Komise.
(5) Pro usnadnění regionální spolupráce a integrace mezi ZZÚ a státy AKT je třeba, aby platila v zásadě totožná pravidla. Avšak při uvážení zeměpisné polohy některých ZZÚ, které ve skutečnosti nemohou navázat úzkou spolupráci se státy AKT nebo s jinými ZZÚ, je třeba také poskytnout možnost, aby regionální prostředky byly přidělovány na žádost jen jedné ZZÚ.
(6) Opatření stanovená v tomto nařízení byla konzultována se ZZÚ.
(7) Opatření stanovená v tomto nařízení jsou v souladu se stanoviskem Výboru ERF-ZZÚ, zřízeného článkem 24 rozhodnutí o přidružení zámoří,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
ČÁST I
PŘEDMĚT A ZÁSADY
Článek 1
Předmět
Toto nařízení stanoví postupy pro programování, provádění a řízení finanční pomoci Společenství pro ZZÚ, kterou řídí Komise v rámci devátého Evropského rozvojového fondu (ERF) v souladu s rozhodnutím o přidružení zámoří a finančním nařízením pro ERF.
Článek 2
Doplňkovost a partnerství
1. Příprava programů, provádění, monitorování a hodnocení podpory v rámci ERF se provádí v úzké konzultaci mezi ZZÚ, dotčenými členskými státy a Komisí.
2. ZZÚ zajistí, aby všichni účastníci spolupráce uvedení v čl. 5 odst. 1 druhé a třetí odrážce rozhodnutí o přidružení zámoří byli v průběhu procesu přípravy programu náležitě konzultováni.
3. ZZÚ, zúčastněné členské státy a Komise podporují součinnost a soulad mezi opatřeními přijímanými na základě tohoto nařízení a opatřeními financovanými z rozpočtu Společenství na jedné straně a operacemi prováděnými Evropskou investiční bankou (EIB), jinými mezinárodními institucemi a dotčenými členskými státy na straně druhé.
ČÁST II
PROGRAMOVATELNÁ A NEPROGRAMOVATELNÁ PODPORA
KAPITOLA 1
Programovatelná podpora
Článek 3
Územní programování
Operace financované z grantů v rámci rozhodnutí o přidružení zámoří musí být naprogramovány co nejdříve po vstupu tohoto nařízení v platnost prostřednictvím přijetí jednotného programového dokumentu (JPD) podle vzoru obsaženého v příloze tohoto nařízení.
Článek 4
Příprava JPD
1. Příslušné orgány ZZÚ vypracují návrh JPD po konzultacích s nejširším možným spektrem aktérů procesu rozvoje a využijí získané zkušenosti a osvědčené postupy.
Každý návrh na JPD musí být přizpůsoben potřebám a odpovídat zvláštní situaci každé ZZÚ. Určuje prioritní činnosti a posiluje místní zapojení do programů spolupráce.
Návrh musí být Komisi předložen do dvanácti měsíců po vstupu tohoto nařízení v platnost.
2. Tam, kde je to na místě, bude návrh JPD předmětem výměny názorů mezi ZZÚ, dotčeným členským státem a Komisí prostřednictvím příslušné delegace.
ZZÚ poskytnou veškeré nezbytné informace včetně výsledků všech studií proveditelnosti, aby Komise mohla hodnocení návrhu JPD provést co nejúčinněji.
3. Orgány ZZÚ musí Komisi zejména co nejdříve informovat, zda požadují, aby byl finanční příděl ERF poskytnut jako rozpočtová podpora.
Je třeba vzít na vědomí veškeré odchylky mezi vlastní analýzou příslušné země a analýzou Společenství.
Článek 5
Hodnocení JPD Komisí
Komise vyhodnotí návrh na JPD, aby určila, zda obsahuje všechny potřebné prvky a zda je v souladu s cíli rozhodnutí o přidružení zámoří, tímto nařízením a souvisejícími politikami Společenství. O obdrženém návrhu vyrozumí Evropskou investiční banku.
Komise zejména rozhoduje, zda má být finanční pomoc ERF poskytnuta prostřednictvím rozpočtové podpory na základě předběžného posouzení průhlednosti, odpovědnosti a účinnosti řízení veřejných výdajů a otevřenosti a průhlednosti zadávání veřejných zakázek podle norem stanovených ve finančním nařízení pro ERF, nebo jako podpora programů či projektů.
Článek 6
Regionální programy
1. Finanční podpora regionální spolupráce a integrace stanovená v čl. 1 odst. 1 písm. a) bodě ii) přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří se přiděluje na základě návrhů programů předkládaných jednou nebo více ZZÚ v souladu s článkem 16 rozhodnutí o přidružení zámoří.
2. Návrhy jsou výsledkem výměny názorů mezi Komisí a územními schvalujícími osobami ZZÚ jmenovanými podle článku 14 tohoto nařízení nebo jejich zástupci, případně včetně konzultací se způsobilými nestátními účastníky.
Předloží se Komisi do 30. září 2003.
Při posuzování návrhů Komise bere zvláště v úvahu předpokládaný dopad na integraci přijímajících ZZÚ do regionu, k němuž náležejí. Závazku k výdajům musí přecházet finanční rozhodnutí Komise o krytí podpory projektů a programů.
3. Jestliže po prvním přidělení zbude jakýkoli zůstatek, mohou být s výjimkou případů mimořádné naléhavosti předkládány dodatečné návrhy dvakrát za rok, poprvé ke 31. prosinci 2003 a ke 30. červnu 2004.
4. Aby bylo dosaženo odpovídajícího měřítka a zvýšena účinnost, mohou být pro financování regionálních programů s výraznou územní složkou kombinovány regionální a územní finanční prostředky.
5. Články 8 a 16 až 30 se použijí obdobně na regionální programy.
KAPITOLA 2
Neprogramovatelná podpora
Článek 7
Použití rezervy "C"
1. Komise přiděluje zdroje z rezervy "C" pro účely uvedené v čl. 3 odst. 3 písm. b) nebo c) přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří na základě přezkumu v polovině období uvedeného v článku 22 tohoto nařízení, nebo v případě Grónska přezkumu v polovině období uvedeného v čl. 3 odst. 2 přílohy II rozhodnutí o přidružení zámoří. Komise v souladu s tím upravuje orientační příděly v čl. 3 odst. 4 přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří a informuje ZZÚ a členské státy o svém rozhodnutí ohledně nových přídělů.
2. Pro účely závazků ke zdrojům stanovených v článku 28 a v příloze II D rozhodnutí o přidružení zámoří předloží všechny ZZÚ, které se samy považují za způsobilé pro podporu stanovenou ve zmíněném článku, úplný požadavek na formulářích poskytnutých Komisí a přiloží veškeré informace, které je k tomuto účelu potřebné posoudit.
Tento požadavek musí být předložen Komisi nejpozději do 30. dubna roku následujícího po roce, pro který se dodatečná podpora požaduje.
Komise o svém rozhodnutí vyrozumí ZZÚ co nejdříve.
ČÁST III
PROVÁDĚNÍ
KAPITOLA 1
Finanční postupy
Článek 8
Závazky
1. Komise se zavazuje k výdajům na finanční pomoc pro ZZÚ v souladu s finančním nařízením pro ERF.
2. V rámci JPD musí závazku k výdajům předcházet finanční rozhodnutí Komise, které pokryje rozpočtovou podporu nebo podporu projektů a programů.
3. Mimo rámec JPD se Komise zavazuje k výdajům týkajícím se nepřidělené rezervy "C", vytvořené podle čl. 3 odst. 3 přílohy II A rozhodnutí o přidružení zámoří, a provádí je v souladu s články 15 a 54 finančního nařízení pro ERF.
Článek 9
Platební agentury
Finanční instituce v ZZÚ, u nichž Komise otevírá účty v souladu s částí I hlavou III kapitolou 3 oddílem 4 finančního nařízení ERF pro účely provádění spolupráce se ZZÚ, vykonávají funkce "platebních agentur."
Z prostředků uložených u platebních agentur ve Společenství se vyplácí úrok.
Platební agentury neobdrží za své služby žádnou odměnu a z uložených prostředků se nevyplácí úrok.
KAPITOLA 2
Zakázky
Článek 10
Obecné předpisy pro zakázky
1. Postupy, kterými se řídí zadávání zakázek, musí být uvedeny ve finančních dohodách.
2. V případech, kdy je finanční pomoc poskytována prostřednictvím rozpočtové podpory, se použijí postupy pro zadávání veřejných zakázek dotyčných ZZÚ.
3. Ve všech ostatních případech musí být při zadávání zakázky dodržena ustanovení uvedená v čl. 75 odst. 1 prvním pododstavci finančního nařízení pro ERF.
Článek 11
Daňové a celní režimy
1. ZZÚ použijí pro zakázky, jimiž se provádějí programy nebo projekty financované ERF, daňové a celní režimy, které nejsou méně výhodné než režimy, které používají pro nejvíce zvýhodněné státy nebo mezinárodní rozvojové organizace, s nimiž udržují vztahy. Pro účely stanovení zacházení doložky nejvyšších výhod (DNV) se neberou v úvahu režimy používané dotyčnými ZZÚ vůči jiným ZZÚ či státům AKT nebo jiným rozvojovým zemím.
2. S výhradou odstavce 1 se na zakázky financované Společenstvím vztahují tato ustanovení:
a) v ZZÚ, které jsou příjemcem pomoci, nepodléhá zakázka žádnému stávajícímu či budoucímu kolkovnému ani registračním poplatkům či daňovým poplatkům s rovnocenným účinkem; tyto zakázky však jsou registrovány podle právních předpisů platných v ZZÚ a může za ně být vyžadován poplatek, který odpovídá poskytnuté službě;
b) zisky nebo příjmy vznikající z provádění zakázek se zdaňují podle vnitřní daňové úpravy dotyčných ZZÚ za předpokladu, že fyzická nebo právnická osoba, která tohoto zisku nebo příjmu dosahuje, má v daném státě stálou provozovnu nebo že provádění zakázky trvá déle než šest měsíců;
c) podniky, které musí pro provádění zakázek na stavební práce dovézt profesionální zařízení, využijí pro uvedené zařízení systém dočasného dovozu podle vnitrostátních právních předpisů přijímajících ZZÚ, pokud o to požádají;
d) každé profesionální zařízení potřebné pro provádění úkolů stanovených v zakázce na služby se dočasně propustí do přijímajících ZZÚ podle jejich vnitrostátních právních předpisů s osvobozením od cel, daní nebo daňových poplatků s rovnocenným účinkem, jestliže tato cla, daně a poplatky nepředstavují odměnu za poskytnuté služby;
e) dovoz na základě zakázek na dodávky se propouští do přijímajících ZZÚ s osvobozením od cel, daní nebo daňových poplatků s rovnocenným účinkem. Zakázky na dodávky pocházející z dotyčné ZZÚ se uzavírají na základě cen dodávek ze závodu, k nimž mohou být přičteny takové vnitřní daňové poplatky, jaké mohou být uplatňovány na takové dodávky v dané ZZÚ;
f) paliva, maziva a uhlovodíková pojiva a všechny materiály použité v plnění zakázek na stavební práce se považují za zakoupené na místním trhu a podléhají daňové pravě použitelné na základě vnitrostátních právních předpisů platných v přijímající ZZÚ a
g) spotřební zboží dovezené pro potřebu fyzických osob jiných než zaměstnaných v místě, které se zabývají prováděním úkolů stanovených v zakázce na služby, a jejich rodinných příslušníků se osvobozuje od dovozního cla, daní a ostatních daňových poplatků s rovnocenným účinkem v mezích stanovených vnitrostátními právními předpisy platnými v přijímající ZZÚ.
3. Každá otázka, na kterou se nevztahují odstavce 1 a 2 o daňových a celních režimech, podléhá i nadále právním předpisům dotyčné ZZÚ.
KAPITOLA 3
Řízení a výkonní činitelé
Článek 12
Prováděcí postupy
Aniž jsou dotčeny postupy pro provádění rozpočtové podpory uvedené v čl. 8 odst. 2 a čl. 10 odst. 2, provádějí se programy a projekty financované podle tohoto nařízení v souladu s články 13, 14 a 15.
Článek 13
Delegace
1. Tam, kde je Komise zastupována delegací pod vedením vedoucího delegace, vyrozumí o tom dotyčné ZZÚ. V těchto případech se použije čl. 22 odst. 2 a článek 67 finančního nařízení pro ERF o pověřených schvalujících osobách a účetních.
2. Vedoucí delegace v úzké spolupráci s územní schvalující osobou
a) se na žádost dotyčných ZZÚ účastní a poskytuje pomoc při přípravě projektů a programů a při sjednávání zakázek na technickou pomoc;
b) se účastní hodnocení projektů a programů, připravuje nabídkovou dokumentaci a hledá způsoby, jak zjednodušit postupy hodnocení a provádění projektů a programů;
c) připravuje návrhy financování;
d) do 30 dnů poté, co ji obdrží od územní schvalující osoby, a předtím, než ji územní schvalující osoba vydá, schvaluje dokumentaci místních vyhlašovaných nabídkových řízení a dokumentaci zakázek na pomoc při mimořádných událostech;
e) je přítomen otvírání nabídek a obdrží jejich kopie a výsledky jejich zkoumání;
f) do 30 dnů schvaluje návrh územní schvalující osoby na schválení místních otevřených nabídek, zakázek zadávaných přímou dohodou, zakázek na pomoc při mimořádných událostech, zakázek na služby a zakázek na stavební práce s hodnotou nižší než 5 milionů EUR a zakázek na dodávky s hodnotou nižší než 1 milion EUR;
g) u všech výše nezahrnutých ostatních zakázek schvaluje do 30 dnů návrh územní schvalující osoby na zadání zakázky, kdykoli jsou splněny tyto podmínky:
i) vybraná nabídka je nejnižší z těch, které vyhovují požadavkům nabídkové dokumentace,
ii) vybraná nabídka splňuje všechna výběrová kritéria stanovená v nabídkové dokumentaci a
iii) vybraná nabídka nepřekračuje částku vyhrazenou pro zakázku;
h) nejsou-li podmínky uvedené v písmenu g) splněny, postoupí návrh hlavní schvalující osobě, která o něm rozhodne do 60 dnů poté, co návrh obdrží od vedoucího delegace. Jestliže cena nabídky přesahuje částku vyhrazenou pro zakázku, učiní hlavní schvalující osoba při schvalování zakázky také nezbytný finanční závazek;
i) potvrzuje zakázky a odhady v případě přímo najatých pracovních sil a dodatky k nim, jakož i schválení plateb vydávaná územní schvalující osobou;
j) zajišťuje, aby projekty a programy financované ze zdrojů fondu řízeného Komisí byly z finančního a technického hlediska řádně prováděny;
k) spolupracuje s orgány ZZÚ, kde zastupuje Komisi při pravidelném hodnocení operací;
l) poskytuje ZZÚ veškeré informace a příslušné dokumenty o postupech provádění rozvojové finanční spolupráce, zejména pokud jde o kritéria hodnocení a kritéria posuzování nabídek; a
m) pravidelně informuje orgány ZZÚ o činnostech Společenství, které se mohou přímo dotýkat spolupráce mezi Společenstvím a ZZÚ.
3. Každé další převedení správních nebo finančních pravomocí na vedoucího delegace jiných než popsaných v tomto článku musí být oznámeno územním schvalujícím osobám.
Článek 14
Územní schvalující osoba
1. Vláda každé ZZÚ jmenuje územní schvalující osobu, aby ji zastupovala ve všech operacích financovaných ze zdrojů fondu řízeného Komisí a bankou. Územní schvalující osoba může některé z těchto funkcí převést a o každém takovém převedení musí informovat hlavní schvalující osobu.
2. Funkce územní schvalující osoby jsou tyto:
a) v úzké spolupráci s vedoucím delegace odpovídá za přípravu, předkládání a hodnocení projektů a programů;
b) v úzké spolupráci s vedoucím delegace vyhlašuje místní otevřená nabídková řízení a přijímá nabídky, místní i mezinárodní (otevřené i omezené), předsedá zkoumání nabídek, vyhlašuje výsledky tohoto zkoumání, podepisuje zakázky a dodatky k nim a schvaluje výdaje;
c) před vyhlášením místních otevřených nabídkových řízení předkládá dokumentaci nabídkového řízení vedoucímu delegace, který do 30 dnů vyjádří svůj souhlas;
d) dokončuje hodnocení nabídek v období platnosti nabídek, přičemž bere v úvahu období potřebné ke schválení zakázek;
e) předává výsledky zkoumání a návrh na zadání zakázky vedoucímu delegace ke schválení ve lhůtách stanovených v čl. 15 písm. f);
f) proplácí a schvaluje výdaje v mezích finančních prostředků, které má přiděleny; a
g) během provádění operací provádí veškerá přizpůsobení nezbytná pro zajištění správného provedení schválených projektů nebo programů z hospodářského a technického hlediska.
3. Během provádění operací a s výhradou požadavku informovat vedoucího delegace má územní schvalující osoba rozhodovací pravomoci v těchto věcech:
a) technické úpravy a změny v podrobnostech v míře, která neovlivní přijaté technické řešení a zůstává v mezích prostoru vyhrazeného pro úpravy;
b) změny odhadů během provádění;
c) převody z položky do položky v rámci odhadů;
d) změny místa pro projekty nebo programy pro více jednotek, kde pro to jsou technické, hospodářské nebo sociální důvody;
e) ukládání nebo promíjení sankcí za prodlení;
f) úkony zprošťující ručitele závazku;
g) nákup zboží na místním trhu bez ohledu na jeho původ;
h) používání stavebního a strojního zařízení nepocházejícího ze ZZÚ, členských států ani států AKT za předpokladu, že v ZZÚ, členských státech ani státech AKT neexistuje výroba srovnatelného zařízení a strojního zařízení;
i) subdodávky;
j) konečná přejímka za předpokladu, že vedoucí delegace je přítomen předběžné přejímce, potvrdí odpovídající zápis a případně je přítomen při konečné přejímce, zejména tam, kde rozsah výhrad zaznamenaných při předběžné přejímce vyžaduje významné dodatečné práce; a
k) najímání poradců a dalších odborníků na technickou pomoc.
4. Mimo to územní schvalující osoba:
a) zpracovává výroční zprávu o provádění a po obdržení schválení monitorovacího výboru ji předkládá Komisi;
b) provádí přezkum v polovině období uvedené v článku 22;
c) zajišťuje, že subjekty, které se účastní řízení a provádění programů ERF, udržují pro všechny transakce související s pomocí buď oddělený účetní systém, nebo patřičný účetní kód; a
d) přijímá veškerá nezbytná opatření k zajištění provádění článků 16, 19, 24 a 30.
5. Po předložení roční zprávy o provádění uvedené v článku 21 Komise a územní schvalující osoba přezkoumají hlavní výsledky předchozího roku.
Po tomto přezkumu může Komise vyjádřit územní schvalující osobě připomínky. Územní schvalující osoba informuje Komisi o každé akci provedené na základě těchto připomínek. Usoudí-li Komise v řádně odůvodněných případech, že přijatá opatření nejsou dostatečná, může pro ZZÚ a územní schvalující osobu vydat odůvodněné doporučení pro úpravy zaměřené na zlepšení účinnosti monitorovacích nebo řídících mechanismů.
Po obdržení každého takového doporučení doloží územní schvalující osoba opatření, která přijala pro zdokonalení monitorovacích nebo řídících mechanismů, nebo vysvětlí, proč žádná taková opatření nepřijala.
Článek 15
Regionální zúčastněné subjekty
1. Návrhy na regionální program předkládají:
a) nejméně dvě územní schvalující osoby ZZÚ nebo
b) výjimečně jedna územní schvalující osoba ZZÚ, je-li do operace uvedené v čl. 16 odst. 1 písm. b) až e) rozhodnutí o přidružení zámoří zapojena jen jedna ZZÚ.
2. Regionální programy provádí územní schvalující osoba nebo organizace jmenovaná v návrhu.
ČÁST IV
MONITOROVÁNÍ, PŘEZKUM, AUDIT A HODNOCENÍ
KAPITOLA 1
Monitorování
Článek 16
Odpovědnost ZZÚ
1. Aniž je dotčena odpovědnost Komise za provádění finanční podpory Společenství, přebírají ZZÚ odpovědnost v první řadě za finanční kontrolu takové podpory.
Územní schvalující osoba za tímto účelem:
a) stanoví a provádí mechanismy řízení a kontroly tak, aby bylo zajištěno, že se finanční prostředky Společenství používají účinně a správně. Vhodné vnitřní a vnější finanční kontroly musí podle mezinárodně uznávaných standardů pro audit provádět příslušný finanční kontrolní orgán, který musí být pro účely plnění této funkce nezávislý;
b) poskytuje Komisi popis těchto mechanismů;
c) zaručuje, že je pomoc řízena podle všech platných pravidel a že se prostředky, které jsou pro ni k dispozici, používají v souladu se zásadami řádného finančního řízení;
d) osvědčuje, že prohlášení o výdajích předkládaná Komisi jsou přesná a vyplývají z účetních systémů založených na ověřitelných podpůrných dokladech;
e) po uzavření každého programového období předkládá Komisi prohlášení vypracované osobou nebo útvarem funkčně nezávislými na určeném řídícím orgánu. Toto prohlášení shrne závěry kontrol provedených v průběhu předchozích let a posoudí platnost žádosti o zaplacení závěrečného zůstatku a zákonnost a správnost transakcí uvedených v závěrečném osvědčení o výdajích. ZZÚ mohou k tomuto osvědčení připojit své vlastní stanovisko, považují-li to za nutné;
f) spolupracuje s Komisí s cílem zajistit, aby se zdroje ERF používaly v souladu se zásadami řádného finančního řízení;
g) předchází nesrovnalostem, zjišťuje je a napravuje je, v souladu s pravidly je oznamuje Komisi a informuje Komisi o postupu správních a právních řízení;
h) vymáhá všechny částky ztracené následkem zjištěné nesrovnalosti a případně vybírá úroky z prodlení;
i) přijímá veškerá nezbytná opatření pro zajištění shody s ustanoveními orientačního programu, včetně splnění harmonogramu závazků a plateb, dohodnutého v době přípravy programu; a
j) vyšetří každý důvod zpoždění v provádění a navrhne vhodná opatření k nápravě situace.
2. Každý rok je Komisi zaslán plán auditu a souhrn zjištění z provedených auditů.
Zprávy o auditu budou k dispozici Komisi.
Článek 17
Součinnost
1. Komise a ZZÚ, zastupované územní schvalující osobou, spolupracují a koordinují plány, metody a provádění kontrol tak, aby na nejvyšší míru zvýšily užitečnost prováděných kontrol. Výsledky provedených kontrol si neprodleně vyměňují.
2. Nejméně jednou za rok se zkoumají a posuzují:
a) výsledky kontrol, které provedly ZZÚ a Komise;
b) všechny připomínky vznesené jinými kontrolními orgány či institucemi Společenství nebo členského státu;
c) finanční dopad všech zaznamenaných nesrovnalostí, již učiněné nebo stále požadované kroky k jejich nápravě a případně úpravy systémů řízení a kontroly.
3. Po prozkoumání a posouzení podle odstavce 2 a aniž jsou dotčena opatření, která mají ZZÚ přijmout ihned podle článku 16, může Komise vznést připomínky, zejména pokud jde o finanční dopad jakékoli zjištěné nesrovnalosti.
Tyto připomínky zašle územní schvalující osobě dotyčných ZZÚ a případně k nim přiloží žádosti o nápravná opatření, která napraví zjištěné nedostatky v řízení a vyřeší ty zjištěné nesrovnalosti, které dosud nebyly napraveny.
ZZÚ dostanou příležitost se k těmto připomínkám vyjádřit.
Článek 18
Monitorovací výbory
1. Dohled nad prováděním každého JPD provádí monitorovací výbor.
Orgány ZZÚ zřídí monitorovací výbor nejpozději tři měsíce po schválení JPD.
2. Monitorovacímu výboru předsedá územní schvalující osoba nebo její zástupce.
Zástupce Komise a případně zástupce Evropské investiční banky se mohou účastnit práce monitorovacího výboru s poradním hlasem.
Ve výboru musí být zastoupeny orgány nebo subjekty, které určí ZZÚ, Komise, dotčený členský stát a případně Evropská investiční banka nebo jiná instituce podílející se na financování. Pokud za provádění projektu odpovídají regionální a místní orgány a soukromé podniky a pokud se jich některý projekt přímo týká, jsou v takových výborech rovněž zastoupeny.
3. Monitorovací výbor vypracuje v institucionálním, právním a finančním rámci dotyčné ZZÚ svůj jednací řád a dohodne se na něm s územní schvalující osobou.
4. Územní schvalující osoba podává schůzím monitorovacího výboru zprávy o pokroku v souladu se standardním vzorem poskytnutým Komisí. Komise musí obdržet tuto zprávu 15 pracovních dnů před plánovanou schůzí.
5. Pro ověření účinnosti a kvality provádění pomoci monitorovací výbor:
a) pravidelně posuzuje pokrok dosažený při uskutečňování konkrétních cílů JPD;
b) posuzuje přezkum v polovině období uvedený v článku 22, než je odeslán Komisi;
c) posuzuje a schvaluje roční a závěrečné zprávy o provádění před odesláním Komisi;
d) posuzuje a schvaluje každý návrh na změnu obsahu JPD.
Článek 19
Ukazatele monitorování
Územní schvalující osoba a monitorovací výbor provádějí monitorování prostřednictvím ukazatelů stanovených v JPD.
Tyto ukazatele berou v úvahu orientační metodiku poskytovanou Komisí.
Týkají se zvláštní povahy projektů a jejich cílů a ukazují:
a) vstupy, výstupy, výsledek a podle možnosti dopady;
b) stadium dosažené v pomoci, pokud jde o fyzické provedení;
c) postup plánu financování.
KAPITOLA 2
Přezkum
Článek 20
Přezkumný postup
1. Finanční spolupráce musí být dostatečně pružná, aby se zajistilo, že operace jsou stále v souladu s cíli rozhodnutí o přidružení zámoří a zohledňují všechny změny, k nimž dochází v hospodářské situaci, prioritách a cílech dotyčné ZZÚ, zejména prostřednictvím výročních zpráv o provádění a přezkumu v polovině období nebo případně výročního přezkumu JPD uvedeného v čl. 21 odst. 5.
2. Za výjimečných okolností uvedených v ustanoveních o humanitární a naléhavé pomoci může být přezkum proveden na žádost kterékoli ze stran.
Článek 21
Výroční zpráva o provádění
1. Územní schvalující osoba předkládá výroční zprávy o provádění Komisi do tří měsíců od konce každého úplného roku provádění od přijetí JPD.
2. Výroční zpráva o provádění JPD se skládá ze společného posouzení provádění programu a bere v úvahu výsledky souvisejících činností monitorování a hodnocení.
3. Tato zpráva se zpracovává místně a dokončí ji během 60 dnů územní schvalující osoba, monitorovací výbor a případně příslušný vedoucí delegace.
4. Obsahuje zejména posouzení:
a) výsledků dosažených v klíčovém odvětví nebo odvětvích měřených vzhledem k identifikovaným konkrétním cílům, ukazatelům dopadu a závazkům odvětvové politiky;
b) všech projektů a programů mimo klíčová odvětví nebo jako součástí víceletých programů;
c) použití všech zdrojů vyhrazených pro nestátní účastníky;
d) účinného provádění běžných operací a rozsahu, v němž byl splněn harmonogram závazků a plateb; a
e) jakéhokoli prodloužení programování pro pokrytí následujících let.
5. Výroční přezkum se případně provádí na základě zprávy při příležitosti schůze partnerství, jak uvádí článek 7 rozhodnutí o přidružení zámoří.
Článek 22
Přezkum v polovině období
1. Přezkum v polovině období je organizován za účelem zjištění počátečních výsledků JPD, jejich významu a rozsahu, v němž bylo cílů dosaženo.
Posuzuje rovněž využívání finančních prostředků a chod monitorování a provádění.
2. Za provedení přezkumu v polovině období odpovídá Komise v součinnosti s územní schvalující osobou a dotčeným členským státem.
V zásadě jej provádí nezávislý hodnotitel v době mezi 24 a 36 měsíci od vstupu tohoto nařízení v platnost, je předložen monitorovacímu výboru a poté postoupen Komisi. JPD může stanovit jinou lhůtu, zejména s ohledem na ukazatele přijaté v případě rozpočtové podpory.
3. Komise zkoumá relevantnost a kvalitu přezkumu na základě kritérií stanovených v JPD, přičemž uváží rovněž finanční příděl ERF.
KAPITOLA 3
Audity
Článek 23
Audity
1. Aniž jsou dotčeny kontroly prováděné přijímajícími zeměmi, mohou Komise a Účetní dvůr prostřednictvím vlastních zaměstnanců nebo řádně zmocněných zástupců provádět na místě technické nebo finanční kontroly, včetně namátkových kontrol a závěrečných auditů operací financovaných ERF, a systémů řízení a kontroly, pokud je oznámí nejméně jeden pracovní den předem.
Komise uvědomí dotyčnou ZZÚ s cílem dostat veškerou nezbytnou pomoc. Těchto kontrol se mohou účastnit úředníci nebo zaměstnanci dotyčné ZZÚ. Komise si může od dotyčné ZZÚ vyžádat, aby provedla kontroly na místě pro ověření správnosti jedné nebo více transakcí. Těchto kontrol se mohou účastnit úředníci nebo zaměstnanci Komise.
2. Přijímající země jsou útvarům Komise a Účetnímu dvoru nápomocny při provádění auditů týkajících se využívání prostředků ERF.
Článek 24
Pomůcka pro audit se zaměřením na finanční toky
1. Systémy řízení a kontroly ZZÚ poskytnou dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky v souladu s podmínkami stanovenými v každé finanční dohodě.
2. Dostatečná pomůcka pro audit se zaměřením na finanční toky existuje za těchto okolností:
a) účetní záznamy vedené na vhodné úrovni řízení poskytují podrobné informace o výdajích skutečně vynaložených v operacích financovaných ERF. V těchto účetních záznamech je uvedeno datum jejich vzniku, částka každé položky výdajů, povaha podpůrných dokladů a datum a způsob platby. Jsou připojeny nezbytné dokumentární důkazy (například faktury);
b) na vhodné úrovni řízení se také vedou technické specifikace a finanční plán operace, zprávy o postupu, doklady o schválení grantu, postupech při nabídkovém řízení a zadávání zakázek a zprávy o kontrolách financovaných produktů a služeb;
c) v případě počítačového přenosu účetních údajů dostávají všechny zúčastněné orgány a subjekty dostatečné informace od podřízených orgánů a subjektů, aby odůvodnily své účetní záznamy a částky nadřízeným vykazované orgánům a subjektům, s cílem zajistit dostatečnou pomůcku pro audit se zaměřením na finanční toky od celkových úhrnných částek osvědčovaných Komisi až k jednotlivým výdajovým položkám a podpůrným dokladům na úrovni konečných příjemců, subjektů a podniků, které operace provádějí.
3. Územní schvalující osoba přijme veškerá opatření nezbytná pro provádění tohoto článku.
KAPITOLA 4
Hodnocení
Článek 25
Hodnocení
1. Hodnocení JPD se zabývá využitím zdrojů, účinností pomoci a jejím dopadem a vyvozuje závěry a doporučení, zejména s využitím již dostupných výsledků hodnocení.
Zabývá se všemi faktory, které přispívají k úspěchu nebo neúspěchu provádění a dosahování výsledků, včetně jejich udržitelnosti.
2. Za hodnocení JPD odpovídá Komise v součinnosti s monitorovacím výborem.
3. Program hodnocení by měl být nastíněn v JPD.
Hodnocení zejména:
a) poskytuje pravidelná a nezávislá posouzení operací a činností fondu srovnáváním plánovaných výsledků a cílů s tím, čeho je skutečně dosaženo, a tím
b) umožňuje ZZÚ, členským státům a Komisi zpětně využívat získané zkušenosti v navrhování a provádění budoucích politik a operací.
4. Výsledky hodnocení se zpřístupňují veřejnosti.
Článek 26
Hodnotící postupy
Aniž je dotčeno hodnocení, které provádí ZZÚ nebo Komise, mohou hodnocení programů, projektů nebo jiných činností, jimiž se provádí JPD, provádět společně ZZÚ a Komise ve spolupráci s dotčeným členským státem.
ČÁST V
FINANČNÍ ÚPRAVY
Článek 27
Úprava přídělů ERF
S využitím výsledků monitorování, auditu a hodnocení jako základu a s uvážením připomínek monitorovacího výboru může Komise upravit částky a podmínky původního JPD z vlastního podnětu nebo na návrh dotyčné ZZÚ se ohledem na aktuální potřeby a výkonnost této ZZÚ.
Tato úprava se provádí zpravidla při přezkumu v polovině období postupem podle článku 24 rozhodnutí o přidružení zámoří v době mezi 24 a 36 měsíci po vstupu tohoto nařízení v platnost nebo, v případě nesrovnalostí, co nejdříve.
Článek 28
Pozastavení plateb
1. Komise pozastaví platby a s uvedením důvodů požádá ZZÚ o předložení jejích připomínek a případně o provedení veškerých nápravných opatření ve stanovené lhůtě, pokud po dokončení nezbytných kontrol dojde k závěru, že:
a) ZZÚ nesplnila své povinnosti, nebo
b) JPD jako celek nebo jeho část neospravedlňuje příspěvek ERF jako celek nebo jeho část, nebo
c) existují vážné nedostatky v systémech řízení nebo kontroly, které by mohly vést k systémovým nesrovnalostem.
2. Lhůta, v níž může dotyčná ZZÚ předložit své připomínky a případně provést nápravná opatření, činí dva měsíce, s výjimkou řádně odůvodněných případů, v nichž může Komise souhlasit s lhůtou delší.
3. Jestliže ZZÚ vznese proti připomínkám Komise námitky, Komise pozve ZZÚ a dotčený členský stát na schůzku partnerství, na které budou všechny strany usilovat o dosažení dohody o připomínkách a závěrech, které se z nich mají vyvodit.
Jestliže ZZÚ vznese proti připomínkám Komise námitky a uskuteční se schůzka partnerství ad hoc, začíná lhůta tří měsíců podle odstavce 5, v níž může Komise přijmout rozhodnutí, běžet až ode dne schůzky partnerství.
4. Pokud Komise navrhuje finanční opravy, dostane ZZÚ příležitost doložit přezkoumáním dotyčné dokumentace, že skutečný rozsah nesrovnalostí byl menší, než jak jej Komise posoudila.
S výjimkou řádně odůvodněných případů nesmí doba povolená pro toto přezkoumání překročit další dvouměsíční období následující po lhůtě dvou měsíců uvedené v odstavci 1.
Komise vezme v úvahu každý důkaz, který ZZÚ předloží v těchto lhůtách.
5. Pokud na konci lhůty stanovené v odstavci 2 nebylo dosaženo žádné dohody a ZZÚ neprovedla žádná nápravná opatření, vezme Komise v úvahu všechny připomínky, které ZZÚ a členskými státy vznesly, a do tří měsíců rozhodne o:
a) snížení plateb, nebo
b) provedení vyžadovaných finančních oprav tím, že zruší příděl ERF jako celek nebo jeho část.
6. Aniž jsou dotčeny odstavce 1 až 5, může Komise po řádném ověření pozastavit celou předběžnou platbu nebo její část, pokud zjistí, že se dotyčný výdaj váže na vážnou nesrovnalost, která dosud nebyla napravena, a že je třeba okamžitě jednat.
Komise o přijatých opatřeních a jejich důvodech vyrozumí dotyčnou ZZÚ. Pokud důvody pozastavení stále trvají i po pěti měsících nebo dotyčná ZZÚ neoznámila Komisi opatření přijatá pro nápravu vážné nesrovnalosti, použije se článek 30.
Článek 29
Inkaso a zpětné platby
1. Veškeré zpětné platby Komisi musí být provedeny do dne splatnosti vyznačeného na inkasním příkazu vyhotoveném v souladu s článkem 45 finančního nařízení pro ERF. Tímto dnem splatnosti je poslední den druhého měsíce následujícího po vydání příkazu.
2. Každé prodlení při provádění zpětné platby vede k uložení úroku z prodlení po dobu počínající dnem splatnosti uvedeným v odstavci 1 a končící dnem skutečného splacení. Sazba úroku z prodlení je o jeden a půl procentního bodu vyšší než sazba, kterou používá Evropská centrální banka ve svých hlavních refinančních operacích první pracovní den měsíce, do kterého spadá den splatnosti.
3. Územní schvalující osoba vede účet částek inkasovatelných z již provedených plateb pomoci Společenství a zajišťuje, aby byly částky inkasovány bez zbytečného prodlení.
Příjemce zaplatí každou částku, která má být inkasována, spolu s úrokem z prodlení tak, že dotyčnou částku odečte ze svého příštího výkazu výdajů a požadavku na platbu ke Komisi, nebo pokud to nestačí, uhradí částku Společenství.
Územní schvalující osoba zasílá Komisi jednou za rok výkaz částek, u kterých se v dotyčném období očekává jejich inkaso, roztříděných podle roku zahájení inkasního řízení.
ČÁST VI
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 30
Informace a propagace
1. ZZÚ zajistí, aby programy ERF byly dostatečně propagovány, s cílem:
a) informovat širokou veřejnost o úloze, kterou hraje Společenství ve vztahu k těmto programům;
b) informovat potenciální příjemce pomoci a profesní organizace o poskytovaných možnostech.
2. Přijímající země zejména zajistí, aby byly instalovány dobře viditelné reklamní panely zobrazující fyzické projekty financované Společenstvím, opatřené logem Společenství, a aby se do nejdůležitějších veřejných aktivit spojených s programy podporovanými ERF řádně zapojili zástupci orgánů Společenství.
Článek 31
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost dnem vyhlášení v Úředním věstníku Evropských společenství.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 20. prosince 2002.
Règlement (CE) no 2304/2002 de la Commission
du 20 décembre 2002
portant application de la décision 2001/822/CE du Conseil relative à l'association des pays et territoires d'outre-mer à la Communauté européenne ("décision d'association outre-mer")
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu la décision 2001/822/CE du Conseil(1), et notamment son article 23,
vu l'accord interne entre les représentants des gouvernements des États membres, réunis au sein du Conseil, relatif au financement et à la gestion des aides de la Communauté dans le cadre du protocole financier de l'accord de partenariat entre les États d'Afrique, des Caraïbes et du Pacifique et la Communauté européenne et ses États membres, signé à Cotonou (Bénin) le 23 juin 2000, et à l'affectation des aides financières destinées aux pays et territoires d'outre-mer auxquels s'appliquent les dispositions de la quatrième partie du traité CE(2),
vu le règlement relatif à un règlement financier applicable au Fonds européen de développement(3) (règlement financier du FED),
considérant ce qui suit:
(1) La décision 2201/822/CE (décision d'association outre-mer) prévoit l'adoption, par la Commission, des dispositions d'application concernant la partie III et les annexes II A à D, en coopération avec les pays et territoires d'outre-mer (PTOM) dans le cadre de la procédure de partenariat. En particulier, l'article 4 précise que les PTOM portent la plus grande part de responsabilité dans l'élaboration des documents uniques de programmation ("DOCUP") et des programmes de coopération.
(2) Les dispositions adoptées par la Commission conformément à l'article 23 de la décision d'association outre-mer doivent être compatibles avec les principes de saine gestion financière, de partenariat, de complémentarité et de subsidiarité et garantir que les PTOM puissent s'approprier le processus de développement et assurent eux-mêmes, avec la Commission, un suivi et un contrôle appropriés.
(3) Compte tenu des besoins spécifiques, des capacités et des contraintes des PTOM, une assistance financière doit leur être accordée. Elle peut prendre la forme d'un soutien budgétaire, sous réserve que la gestion des dépenses publiques par les PTOM présente un degré suffisant de transparence, de fiabilité et d'efficacité. En outre, les procédures nationales de passation des marchés publics doivent satisfaire aux critères de transparence et d'ouverture du règlement financier du FED. L'assistance financière peut aussi être fournie sous forme d'aide à la réalisation des projets et des programmes, s'il est estimé que cette méthode garantit une mise en oeuvre plus efficace ou plus sûre.
(4) Il convient d'établir des dispositions concernant l'élaboration, le suivi, l'audit, l'évaluation, l'examen et la mise en oeuvre du DOCUP, ainsi que les comptes-rendus et les corrections financières. Ces dispositions devraient couvrir la participation de la Commission à ces activités. Sous réserve de toute adaptation nécessaire à la situation particulière des PTOM, les dispositions doivent être compatibles avec celles qui sont applicables dans le cadre des fonds structurels, afin de faciliter la participation de la Commission et d'en renforcer l'efficacité.
(5) Afin de faciliter la coopération et l'intégration régionales entre les PTOM et les États ACP, des dispositions identiques devraient, en principe, être applicables. Cependant, compte tenu de la situation géographique de certains PTOM qui, dans la pratique, ne peuvent pas établir de coopération étroite avec les États ACP ou d'autres PTOM, il devrait être également possible d'affecter des ressources provenant des fonds régionaux à la demande d'un seul PTOM.
(6) Les mesures prévues par le présent règlement ont fait l'objet d'une consultation avec les PTOM.
(7) Les mesures prévues par le présent règlement sont conformes à l'avis du comité du FED-PTOM établi par l'article 24 de la décision d'association outre-mer,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
PARTIE I
OBJET ET PRINCIPES
Article premier
Objet
Le présent règlement fixe les procédures relatives à la programmation, à la mise en oeuvre et au contrôle de l'aide financière communautaire accordée aux PTOM et gérée par la Commission dans le cadre du neuvième Fonds européen de développement (FED), conformément aux dispositions de la décision d'association outre-mer et au règlement financier du FED.
Article 2
Complémentarité et partenariat
1. Les actions de programmation, de mise en oeuvre, de suivi et d'évaluation de l'aide octroyée dans le cadre du FED sont effectuées en étroite concertation entre les PTOM, les États membres concernés et la Commission.
2. Les PTOM doivent garantir que tous les acteurs de la coopération, dont la liste figure à l'article 5, paragraphe 1, deuxième et troisième tirets de la décision d'association outre-mer, sont dûment consultés lors du processus de programmation.
3. Les PTOM, les États membres concernés et la Commission assurent la coordination et la cohérence entre, d'une part, les mesures prises en application du présent règlement et les mesures financées sur le budget de la Communauté et, d'autre part, les actions entreprises par la Banque européenne d'investissement (BEI), d'autres institutions internationales et les États membres concernés.
PARTIE II
AIDE PROGRAMMABLE ET NON PROGRAMMABLE
CHAPITRE 1
Aide programmable
Article 3
Programmation territoriale
Les actions financées par le biais d'aides non remboursables dans le cadre de la décision d'association outre-mer sont programmées aussi rapidement que possible après l'entrée en vigueur du présent règlement, par l'adoption d'un document unique de programmation (DOCUP) établi sur le modèle qui figure en annexe.
Article 4
Élaboration du DOCUP
1. Les autorités compétentes du PTOM élaborent un projet de DOCUP après avoir consulté le plus grand nombre possible d'acteurs du processus de développement, en tirant parti de l'expérience acquise et des meilleures pratiques.
Chaque projet de DOCUP est adapté aux besoins et répond à la situation particulière de chaque PTOM. Il définit les actions prioritaires et renforce l'appropriation locale des programmes de coopération.
Le projet est présenté à la Commission douze mois au plus tard après l'entrée en vigueur du présent règlement.
2. Le projet de DOCUP fait l'objet d'un échange de vues entre le PTOM, l'État membre concerné et la Commission, représentée, le cas échéant, par la délégation responsable.
Pour que la Commission puisse évaluer le projet de manière aussi efficace que possible, le PTOM fournit toutes les informations nécessaires, notamment les résultats des études de faisabilité éventuellement réalisées.
3. Plus particulièrement, les autorités du PTOM précisent dès que possible à la Commission s'ils souhaitent que la dotation financière du FED soit accordée sous forme de soutien budgétaire.
Toute divergence entre l'analyse du pays et celle de la Communauté est notée.
Article 5
Évaluation du DOCUP par la Commission
La Commission évalue le projet de DOCUP pour vérifier qu'il présente tous les éléments requis et qu'il est compatible avec les objectifs de la décision d'association outre-mer, du présent règlement et des politiques communautaires concernées. Elle porte le projet reçu à la connaissance de la Banque européenne d'investissement.
La Commission décide notamment si l'aide financière du FED doit être octroyée sous forme de soutien budgétaire, subordonné à une évaluation préliminaire de la transparence, de la fiabilité et de l'efficacité de la gestion des dépenses publiques ainsi que de l'ouverture et de la transparence des marchés publics, conformément aux normes fixées dans le règlement financier du FED, ou sous forme d'aide à la réalisation de programmes ou de projets.
Article 6
Programmes régionaux
1. Les concours financiers en faveur de l'intégration et la coopération régionales, visés à l'article premier, paragraphe 1, point a) ii) de l'annexe II A de la décision d'association outre-mer sont répartis sur la base de propositions de programmes présentées par un ou plusieurs PTOM, conformément à l'article 16 de la décision précitée.
2. Les propositions sont le fruit d'un échange de vues entre la Commission et les ordonnateurs territoriaux des PTOM, nommés conformément à l'article 14 du présent règlement, ou leurs représentants; le cas échéant, des acteurs de la société civile présentant les qualités requises sont également consultés.
Elles sont soumises à la Commission avant le 30 septembre 2003.
Lors de l'évaluation des propositions, la Commission tient compte en particulier de l'effet escompté sur l'intégration du PTOM bénéficiaire dans la région dont il fait partie. L'engagement des dépenses doit être précédé d'une décision de financement de la Commission portant sur l'aide à la réalisation de projets et de programmes.
3. S'il reste des reliquats après la première allocation, des propositions supplémentaires peuvent être soumises deux fois par an, sauf dans des cas particulièrement urgents, et pour la première fois avant le 31 décembre 2003 et le 30 juin 2004 respectivement.
4. Afin d'atteindre une échelle appropriée et d'augmenter l'efficacité, les fonds régionaux et territoriaux peuvent être combinés pour le financement des programmes régionaux comportant un volet territorial distinct.
5. Les articles 8 et 16 à 30 s'appliquent aux programmes régionaux mutatis mutandis.
CHAPITRE 2
Aide non programmable
Article 7
Utilisation de la réserve "C"
1. La Commission alloue les ressources de la réserve "C" aux fins précisées à l'article 3, paragraphe 3, point b) ou c) de l'annexe II A de la décision d'association outre-mer, sur la base de l'examen à mi-parcours visé à l'article 22 du présent règlement, ou, dans le cas du Groënland, de l'examen à mi-parcours visé à l'article 3, paragraphe 2, de l'annexe II de la décision d'association outre-mer. La Commission ajuste en conséquence les dotations indicatives figurant à l'article 3, paragraphe 4, de l'annexe II A de la décision d'association outre-mer et informe les PTOM et les États membres de sa décision concernant ces nouvelles dotations.
2. Aux fins de l'engagement des ressources indiquées à l'article 28 et dans l'annexe II D de la décision d'association outre-mer, tout PTOM estimant satisfaire aux conditions d'octroi de cette aide doit soumettre une demande complète en utilisant les formulaires mis à disposition par la Commission et fournir toutes les informations nécessaires à l'évaluation de cette demande.
Celle-ci doit parvenir à la Commission au plus tard le 30 avril de l'année suivant celle pour laquelle l'aide supplémentaire est sollicitée.
La Commission informe le PTOM de sa décision dans les plus brefs délais.
PARTIE III
MISE EN OEUVRE
CHAPITRE 1
Procédures financières
Article 8
Crédits d'engagement
1. Les crédits d'assistance financière en faveur des PTOM sont engagés par la Commission conformément au règlement financier du FED.
2. Dans le cadre du DOCUP, l'engagement des dépenses doit faire l'objet d'une décision de financement préalable de la Commission couvrant le soutien budgétaire ou l'aide à la réalisation de projets et de programmes.
3. Pour les domaines ne relevant pas du DOCUP, les dépenses liées à la réserve "C" non allouée, constituée conformément à l'article 3, paragraphe 3 de l'annexe II A de la décision d'association outre-mer, sont engagées par la Commission et mises en oeuvre conformément aux articles 15 et 54 du règlement financier du FED.
Article 9
Payeurs délégués
Les institutions financières des PTOM, auprès desquelles la Commission ouvre des comptes conformément à la partie I, titre III, chapitre 3, section 4, du règlement financier du FED aux fins de la mise en oeuvre de la coopération avec les PTOM, exercent les fonctions de "payeurs délégués".
Des intérêts sont servis sur les fonds déposés auprès de payeurs délégués dans la Communauté.
Les services rendus par les payeurs délégués ne sont pas rémunérés et aucun intérêt n'est servi sur les fonds en dépôt.
CHAPITRE 2
Marchés
Article 10
Réglementation générale en matière de marchés
1. Les procédures de passation des marchés sont précisées dans les conventions de financement.
2. Lorsque l'assistance financière est accordée sous forme de soutien budgétaire, ce sont les procédures de passation des marchés publics du PTOM en question qui s'appliquent.
3. Dans tous les autres cas, la passation des marchés est régie par les dispositions de l'article 75, paragraphe 1, point 1), du règlement financier du FED.
Article 11
Dispositions fiscales et douanières
1. Dans le cas de contrats de mise en oeuvre de programmes ou de projets financés par le FED, les PTOM appliquent un régime fiscal et douanier qui n'est pas moins favorable que celui qu'ils appliquent à l'État le plus favorisé ou aux organisations internationales de développement avec lesquelles ils ont des relations. Pour déterminer le régime applicable à la nation la plus favorisée (NPF), il n'est pas tenu compte des régimes appliqués par le PTOM concerné à d'autres PTOM, à d'autres États ACP ou à d'autres pays en développement.
2. Sous réserve du paragraphe 1, les dispositions suivantes sont appliquées aux marchés financés par la Communauté:
a) les marchés ne sont assujettis ni aux droits de timbre et d'enregistrement, ni aux prélèvements fiscaux d'effet équivalent, existants ou à créer dans le PTOM bénéficiaire; toutefois, ces marchés sont enregistrés conformément aux lois en vigueur dans le PTOM et l'enregistrement peut donner lieu à une redevance correspondant à la prestation de service;
b) les bénéfices et/ou les revenus résultant de l'exécution des marchés sont imposables selon le régime fiscal intérieur du PTOM concerné, pour autant que les personnes physiques et morales qui ont réalisé ces bénéfices et/ou ces revenus aient un siège permanent dans cet État ou que la durée d'exécution du marché soit supérieure à six mois;
c) les entreprises devant importer du matériel professionnel en vue de l'exécution de marchés de travaux bénéficient, si elles le demandent, du régime d'admission temporaire tel qu'il est défini par la législation du PTOM bénéficiaire concernant ledit matériel;
d) le matériel professionnel nécessaire à l'exécution de tâches définies dans les marchés de services est admis temporairement dans le PTOM bénéficiaire, conformément à sa législation nationale, en franchise de droits de douane, de taxes ou de droits fiscaux d'effet équivalent, dès lors que ces droits et taxes ne sont pas la rémunération d'une prestation de services;
e) les importations dans le cadre de l'exécution d'un marché de fournitures sont admises dans le PTOM bénéficiaire en exemption de droits de douane, de taxes ou de droits fiscaux d'effet équivalent. Le marché de fournitures originaires du PTOM concerné est conclu sur la base du prix départ usine, majoré des droits fiscaux applicables le cas échéant dans le PTOM à ces fournitures;
f) les achats de carburants, lubrifiants et liants hydrocarbonés ainsi que de tous les produits incorporés dans un marché de travaux sont réputés faits sur le marché local et sont soumis au régime fiscal applicable en vertu de la législation nationale en vigueur dans le PTOM bénéficiaire, et
g) l'importation d'effets et d'objets personnels, à usage personnel et domestique, par les personnes physiques, autres que celles recrutées localement, chargées de l'exécution des tâches définies dans un marché de services, ainsi que par les membres de leur famille, s'effectue conformément à la législation nationale en vigueur dans le PTOM bénéficiaire, en franchise de droits de douane ou d'entrée, de taxes et autres droits fiscaux d'effet équivalent.
3. Toute question non visée aux paragraphes 1 et 2 relatifs au régime fiscal et douanier reste soumise à la législation nationale du PTOM concerné.
CHAPITRE 3
Agents chargés de la gestion et de l'exécution
Article 12
Procédures de mise en oeuvre
Sans préjudice des procédures de mise en oeuvre du soutien budgétaire mentionné à l'article 8, paragraphe 2 et à l'article 10, paragraphe 2, les programmes et projets financés au titre du présent règlement sont mis en oeuvre conformément aux articles 13, 14 et 15.
Article 13
Délégations
1. Lorsque la Commission est représentée par une délégation placée sous l'autorité d'un chef de délégation, elle en informe le PTOM concerné. Dans ce cas, c'est l'article 22, paragraphe 2, et l'article 67 du règlement financier du FED relatifs aux ordonnateurs et aux comptables subdélégués qui s'appliquent.
2. Le chef de délégation, en coopération étroite avec l'ordonnateur territorial,
a) apporte son aide et participe à l'élaboration des projets et programmes ainsi qu'à la négociation des contrats d'assistance technique, à la demande du PTOM concerné;
b) participe à l'évaluation des projets et programmes en élaborant des dossiers d'appels d'offres et en cherchant à simplifier les procédures d'évaluation et de mise en oeuvre de ces projets et programmes;
c) élabore les propositions de financement;
d) approuve l'appel d'offres local ouvert et les dossiers de contrats d'aide d'urgence, avant publication par l'ordonnateur territorial et dans un délai de trente jours après les avoir reçus de ce dernier;
e) assiste à l'ouverture des offres et reçoit des copies de celles-ci ainsi que les résultats de l'examen dont elles font l'objet;
f) approuve, dans un délai de trente jours, les propositions de l'ordonnateur territorial concernant la passation de marchés adjugés à l'issue d'appels d'offres ouverts locaux, de marchés de gré à gré, la conclusion de contrats d'aide d'urgence, de contrats de services et de travaux dont le budget n'excède pas cinq millions d'euros et de contrats de fournitures d'une valeur inférieure à un million d'euros;
g) pour tous les autres contrats ne relevant pas des cas visés ci-dessus, approuve, dans un délai de trente jours, les propositions de l'ordonnateur territorial concernant la passation de marchés respectant les conditions suivantes:
i) l'offre sélectionnée est la moins élevée de celles qui satisfont aux exigences du dossier d'appel d'offres;
ii) l'offre sélectionnée est conforme à tous les critères de sélection précisés dans le dossier, et
iii) l'offre sélectionnée ne dépasse pas le budget réservé pour le marché;
h) transmet la proposition à l'ordonnateur principal, qui prend une décision dans un délai de soixante jours après réception, lorsque les conditions fixées au point g) ne sont pas remplies. Si le prix de l'offre sélectionnée dépasse le montant réservé au marché, l'ordonnateur principal procède à l'engagement financier nécessaire au moment où il approuve l'adjudication;
i) donne son aval aux contrats et devis dans le cas de marchés en régie, aux avenants ainsi qu'aux autorisations de paiement délivrées par l'ordonnateur territorial;
j) garantit que les projets et programmes financés sur les ressources du Fonds gérées par la Commission sont correctement mis en oeuvre d'un point de vue financier et technique;
k) coopère avec les autorités du PTOM dans lequel il représente la Commission, dans le cadre de l'évaluation régulière des opérations;
l) fournit au PTOM l'ensemble des informations et documents relatifs aux procédures de mise en oeuvre de la coopération pour le financement du développement, en ce qui concerne notamment les critères d'appréciation et les critères d'évaluation des offres, et
m) informe régulièrement les autorités du PTOM des activités de la Communauté susceptibles de concerner directement la coopération entre les deux parties.
3. Si des pouvoirs administratifs et/ou financiers autres que ceux décrits dans le présent article sont confiés au chef de délégation, les ordonnateurs territoriaux doivent en être informés.
Article 14
Ordonnateur territorial
1. Les pouvoirs publics de chaque PTOM désignent un ordonnateur territorial chargé de les représenter dans toutes les activités financées sur les ressources du Fonds gérées par la Commission et la Banque. L'ordonnateur territorial peut déléguer une partie de ses attributions; il informe l'ordonnateur principal des délégations auxquelles il a procédé.
2. L'ordonnateur territorial exerce les fonctions suivantes:
a) assumer l'élaboration, la présentation et l'évaluation de projets et programmes, en collaboration étroite avec le chef de délégation;
b) émettre localement les avis d'appels d'offres ouverts, assurer la réception des offres, locales et internationales (procédures ouverte et restreinte), superviser l'examen des offres, en dresser le bilan, signer les contrats et avenants, et approuver les dépenses, en étroite collaboration avec le chef de délégation;
c) avant de lancer localement les invitations à soumissionner, présenter le dossier d'appel d'offres au chef de délégation, qui donne son accord dans un délai de 30 jours;
d) achever l'examen des offres dans le délai fixé par l'appel d'offres, en tenant compte de la durée nécessaire à l'approbation des marchés;
e) communiquer les résultats de cet examen et transmettre une proposition d'attribution du marché au chef de délégation en vue d'obtenir l'approbation de ce dernier dans les délais fixés à l'article 15, point f);
f) procéder à l'apurement et à l'approbation des dépenses dans les limites des ressources qui lui sont allouées, et
g) durant l'exécution des interventions, prendre les mesures d'adaptation nécessaires pour assurer, d'un point de vue économique et technique, la bonne exécution des projets et des programmes approuvés.
3. Durant l'exécution des interventions et sous réserve de l'obligation d'informer le chef de délégation, l'ordonnateur territorial dispose d'une compétence de décision dans les domaines suivants:
a) ajustements et modifications techniques mineurs, pour autant qu'ils n'altèrent pas la solution technique adoptée et restent dans les limites de la marge d'ajustement;
b) modifications apportées aux devis en cours d'exécution;
c) transferts entre rubriques dans les devis;
d) changements de site pour les projets ou programmes à unités multiples lorsqu'ils sont justifiés par des motifs techniques, économiques ou sociaux;
e) imposition ou remise de pénalités de retard;
f) documents de décharge des cautions;
g) achat de marchandises, quelle que soit leur origine, sur le marché local;
h) utilisation d'équipements et de machines de construction non originaires des PTOM, des États membres ou des États ACP, pour autant que les PTOM, les États membres ou les États ACP ne produisent pas d'équipements et de machines comparables;
i) sous-traitance;
j) approbation finale, sous réserve que le chef de délégation soit présent lors de l'approbation provisoire, avalise le compte rendu correspondant et, le cas échéant, assiste à l'approbation finale, en particulier si les réserves émises lors de l'approbation provisoire entraînent d'importants travaux supplémentaires, et
k) engagement de consultants et autres spécialistes de l'assistance technique.
4. L'ordonnateur territorial est en outre chargé:
a) d'établir et de présenter le rapport annuel d'exécution à la Commission, après approbation par le comité de suivi;
b) d'effectuer l'évaluation à mi-parcours visée à l'article 22;
c) de veiller à l'utilisation, par les organismes participant à la gestion et à la mise en oeuvre du FED, soit d'un système de comptabilité séparée, soit d'une codification comptable adéquate de toutes les transactions relatives à l'intervention et
d) de prendre les mesures nécessaires pour garantir la mise en oeuvre des articles 16, 19, 24 et 30.
5. Chaque année, à l'occasion de la présentation du rapport annuel d'exécution visé à l'article 21, la Commission et l'ordonnateur territorial examinent les principaux résultats de l'année précédente.
Au terme de cet examen, la Commission peut formuler des observations à l'adresse de l'ordonnateur territorial. Celui-ci informe la Commission des mesures prises à la suite de ses observations. Si, dans certains cas dûment motivés, la Commission est d'avis que les mesures prises ne sont pas appropriées, elle peut adresser au PTOM et à l'ordonnateur territorial des recommandations d'adaptations visant à améliorer l'efficacité des modalités du suivi ou de la gestion de l'intervention, en en précisant les motifs.
Après avoir reçu ces recommandations, l'ordonnateur territorial justifie les mesures prises pour améliorer les modalités de suivi ou de gestion ou explique pourquoi de telles mesures n'ont pas été prises.
Article 15
Acteurs régionaux
1. Les propositions de programme régional sont présentées par:
a) les ordonnateurs territoriaux d'au moins deux PTOM, ou
b) à titre exceptionnel, l'ordonnateur territorial d'un PTOM lorsqu'un seul PTOM participe à une action visée à l'article 16, paragraphe 1, points b) à e) de la décision d'association outre-mer.
2. Les programmes régionaux sont mis en oeuvre par l'ordonnateur territorial ou par l'organisme désigné dans la proposition.
PARTIE IV
SUIVI, REVUE, AUDIT ET ÉVALUATION
CHAPITRE 1
Suivi
Article 16
Responsabilités du PTOM
1. Sans préjudice de la responsabilité de la Commission dans l'exécution du concours financier de la Communauté, les PTOM assument en premier ressort la responsabilité du contrôle financier des projets.
À cette fin, l'ordonnateur territorial:
a) instaure et met en oeuvre des systèmes de gestion et de contrôle de manière à assurer une utilisation efficace et régulière des fonds communautaires. Des contrôles financiers, internes et externes, sont effectués dans le respect des normes reconnues à l'échelon international en matière d'audit par une autorité de contrôle financier compétente, qui doit être indépendante pour mener à bien cette mission;
b) communique à la Commission une description de ces systèmes;
c) garantit que les interventions sont gérées conformément à l'ensemble de la réglementation applicable et que les fonds mis à sa disposition sont utilisés conformément aux principes de la bonne gestion financière;
d) certifie que les déclarations de dépenses présentées à la Commission sont exactes et veille à ce qu'elles procèdent de systèmes de comptabilité basés sur des pièces justificatives susceptibles d'être vérifiées;
e) présente à la Commission, au terme de chaque période de programmation, une déclaration établie par une personne ou un service fonctionnellement indépendant de l'autorité de gestion désignée. Cette déclaration fait la synthèse des conclusions des contrôles effectués les années précédentes et se prononce sur la validité de la demande de paiement du solde ainsi que sur la légalité et la régularité des opérations concernées par le certificat final des dépenses. Les PTOM accompagnent ce certificat d'un avis s'ils le jugent nécessaire;
f) coopère avec la Commission pour assurer une utilisation des fonds communautaires conforme au principe de la bonne gestion financière;
g) prévient, détecte et corrige les irrégularités; conformément à la réglementation en vigueur, il les communique à la Commission, qu'il tient informée de l'évolution des poursuites administratives et judiciaires;
h) recouvre les montants perdus à la suite d'une irrégularité constatée, en appliquant, le cas échéant, des intérêts de retard;
i) prend toutes les mesures nécessaires pour garantir le respect des dispositions du programme indicatif et notamment du calendrier des engagements et des décaissements convenu lors de la programmation, et
j) examine les causes des retards dans la mise en oeuvre et propose des mesures appropriées pour y remédier.
2. Chaque année, un plan de vérification des comptes et un résumé des conclusions des contrôles effectués sont adressés à la Commission.
Les rapports d'audit sont à la disposition de la Commission.
Article 17
Coordination
1. La Commission et les PTOM, représentés par l'ordonnateur territorial, coopèrent pour coordonner les programmes, la méthodologie et la mise en oeuvre des contrôles, afin de maximiser l'utilité des contrôles effectués. Ils se transmettent sans délai les résultats des contrôles effectués.
2. Une fois par an au moins, les éléments mentionnés ci-après sont examinés et évalués:
a) les résultats des contrôles effectués par les PTOM et la Commission;
b) les observations éventuelles des autres organes ou institutions de contrôle nationaux ou communautaires;
c) l'impact financier des irrégularités éventuellement constatées, les mesures déjà prises ou encore nécessaires pour les corriger et, le cas échéant, les modifications des systèmes de gestion et de contrôle.
3. À la suite de cet examen et de l'évaluation visée au paragraphe 2, et sans préjudice des mesures à prendre sans délai par les PTOM au titre de l'article 16, la Commission peut formuler des observations, notamment sur l'impact financier des irrégularités éventuellement décelées.
Ces observations sont transmises à l'ordonnateur territorial du PTOM concerné et sont assorties, le cas échéant, de demandes de mesures correctives visant à remédier aux insuffisances de gestion et à corriger les irrégularités décelées qui n'auraient pas déjà été corrigées.
Les PTOM ont la possibilité de commenter ces observations.
Article 18
Comités de suivi
1. Un comité de suivi supervise l'exécution de chaque DOCUP.
Les autorités du PTOM créent le comité de suivi dans un délai maximal de trois mois après l'approbation du DOCUP.
2. Le comité de suivi est présidé par l'ordonnateur territorial ou son représentant.
Un représentant de la Commission et, le cas échéant, de la Banque européenne d'investissement, participent aux travaux du comité de suivi à titre consultatif.
Les autorités ou organes désignés par le PTOM, la Commission, l'État membre concerné et, le cas échéant, la Banque européenne d'investissement et/ou un organisme participant au cofinancement sont représentés au sein du comité. Lorsque des autorités régionales et locales et des entreprises privées sont chargées de l'exécution d'un projet et, le cas échéant, lorsqu'elles sont directement concernées par un projet, elles y sont également représentées.
3. Le comité de suivi définit son règlement intérieur dans le cadre institutionnel, juridique et financier du PTOM concerné et l'adopte en accord avec l'ordonnateur territorial.
4. L'ordonnateur territorial doit présenter, lors des réunions du comité de suivi, un rapport sur les progrès réalisés, rapport qui est établi conformément au modèle fourni par la Commission. Ce document doit parvenir à la Commission quinze jours ouvrables avant la date prévue de la réunion.
5. Pour s'assurer de l'efficacité et de la qualité de la mise en oeuvre de l'intervention, le comité de suivi:
a) évalue périodiquement les progrès réalisés pour atteindre les objectifs spécifiques du DOCUP;
b) examine l'évaluation à mi-parcours visée à l'article 22 avant son envoi à la Commission;
c) examine et approuve le rapport annuel d'exécution et le rapport final d'exécution avant leur envoi à la Commission;
d) examine et approuve toute proposition visant à modifier le contenu du DOCUP.
Article 19
Indicateurs de suivi
L'ordonnateur territorial et le comité de suivi assurent le suivi au moyen d'indicateurs définis dans le DOCUP.
Ces indicateurs tiennent compte de la méthodologie indicative publiée par la Commission.
Ils se réfèrent au caractère spécifique des projets et à leurs objectifs et reflètent:
a) les ressources allouées, les ressources utilisées, les résultats et, dans la mesure du possible, l'impact;
b) l'état d'avancement de l'intervention en termes de réalisations physiques;
c) l'état d'avancement du plan de financement.
CHAPITRE 2
Revue
Article 20
Processus de revue
1. La coopération financière doit être suffisamment souple pour assurer l'adéquation permanente des actions aux objectifs de la décision d'association outre-mer et pour tenir compte des modifications pouvant survenir dans la situation économique, les priorités et les objectifs du PTOM concerné, en particulier à l'aide du rapport annuel d'exécution et du DOCUP d'examen à mi-parcours ou, le cas échéant annuel, visé à l'article 21, paragraphe 5.
2. Dans les circonstances exceptionnelles visées dans les dispositions relatives à l'aide humanitaire et à l'aide d'urgence, la revue peut être effectuée à la demande de l'une ou l'autre partie.
Article 21
Rapport annuel d'exécution
1. L'ordonnateur territorial transmet des rapports annuels d'exécution à la Commission, dans les trois mois suivant la fin de chaque année complète de mise en oeuvre à compter de l'adoption du DOCUP.
2. Ce rapport annuel d'exécution relatif au DOCUP consiste en une évaluation conjointe de la mise en oeuvre du programme et prend en considération les résultats des activités de suivi et d'évaluation qui s'y rapportent.
3. Il est élaboré localement et doit être finalisé en concertation entre l'ordonnateur territorial, le comité de suivi et, s'il y a lieu, le chef de la délégation concernée, dans un délai de soixante jours.
4. Il comporte notamment une évaluation:
a) des résultats obtenus dans le ou les domaines de concentration mesurés par rapport aux objectifs et aux indicateurs d'impact arrêtés, ainsi qu'aux engagements en matière de politique sectorielle;
b) des projets et des programmes s'inscrivant en dehors du ou des domaines de concentration et/ou dans le cadre des programmes pluriannuels;
c) de l'utilisation des ressources réservées pour des acteurs non gouvernementaux;
d) de la mise en oeuvre efficace des opérations en cours et de la mesure dans laquelle le calendrier des engagements et des paiements a été respecté, et
e) de l'éventuelle extension de la programmation aux années suivantes.
5. Le cas échéant, un examen annuel est effectué sur la base du rapport à l'occasion d'une réunion de concertation au sens de l'article 7 de la décision d'association outre-mer.
Article 22
Examen à mi-parcours
1. L'examen à mi-parcours vise à examiner les premiers résultats du DOCUP, leur pertinence et la réalisation des objectifs.
Il apprécie également l'utilisation des crédits, ainsi que le déroulement du suivi et de la mise en oeuvre.
2. L'examen à mi-parcours est effectué sous la responsabilité de la Commission, en coopération avec l'ordonnateur territorial et l'État membre concerné.
Il est généralement réalisé par un évaluateur indépendant entre vingt-quatre et trente-six mois après l'entrée en vigueur du présent règlement, soumis au comité de suivi, puis transmis à la Commission. Un délai différent peut être fixé dans le DOCUP, notamment en ce qui concerne les indicateurs adoptés dans le cas d'un soutien budgétaire.
3. La Commission examine la pertinence et la qualité de l'examen sur la base de critères définis dans le DOCUP, en particulier pour ce qui est de la dotation financière du FED.
CHAPITRE 3
Audit
Article 23
Audit
1. Sans préjudice des contrôles effectués par les pays bénéficiaires, la Commission et la Cour des comptes peuvent, par l'intermédiaire de leurs propres agents ou de représentants dûment mandatés, réaliser sur place des contrôles d'ordre technique ou financier, y compris sous la forme de sondages ou d'audits finals, portant sur les actions financées au titre du FED et sur les systèmes de gestion et de contrôle, avec un préavis d'un jour ouvrable au minimum.
La Commission en informe le PTOM concerné, de manière à obtenir toute l'aide nécessaire. Des fonctionnaires ou agents du PTOM peuvent participer à ces contrôles. La Commission peut demander au PTOM en question d'effectuer un contrôle sur place pour vérifier la régularité d'une ou plusieurs opérations. Des fonctionnaires ou des agents de la Commission peuvent prendre part à ces contrôles.
2. Les pays bénéficiaires sont tenus d'aider les services de la Commission et la Cour des comptes à effectuer des audits sur l'utilisation des fonds du FED.
Article 24
Piste d'audit
1. Les systèmes de gestion et de contrôle des PTOM doivent comporter une piste d'audit suffisante, conformément aux conditions définies dans chaque convention de financement.
2. La piste d'audit est considérée comme suffisante dans les cas suivants:
a) Les archives comptables détenues aux niveaux appropriés de gestion donnent des informations détaillées sur les dépenses réellement effectuées pour les opérations financées au titre du FED. Elles indiquent ainsi la date à laquelle les pièces ont été établies, le montant de chaque poste de dépenses, la nature des documents d'accompagnement, ainsi que la date et le mode de paiement. Les pièces justificatives nécessaires (factures, etc.) sont jointes.
b) Le cahier des charges et le plan de financement du projet, les rapports périodiques, les documents relatifs à l'octroi de l'aide, aux procédures d'appels d'offres et de passation des marchés ainsi que les rapports sur les vérifications des produits et des services financés sont également conservés au niveau approprié de gestion.
c) En cas de transmission informatisée de données, les autorités et les organismes concernés doivent obtenir des autorités ou organismes subalternes des informations qui leur permettent de justifier leurs propres comptes, ainsi que les montants qu'ils notifient au niveau supérieur, de façon à avoir une piste d'audit suffisante à partir des montants totaux notifiés à la Commission jusqu'aux différents postes de dépenses et aux documents d'accompagnement à l'échelon du bénéficiaire final et des organismes ou entreprises qui exécutent le projet.
3. L'ordonnateur territorial doit prendre les mesures nécessaires à la mise en oeuvre du présent article.
CHAPITRE 4
Évaluation
Article 25
Évaluation
1. L'évaluation du DOCUP vise, en tenant compte des résultats de l'évaluation déjà disponibles, à rendre compte de l'utilisation des ressources, de l'efficacité et de l'efficience des interventions et de leur impact, à en tirer des enseignements et à formuler des recommandations.
Cette évaluation porte sur les facteurs de réussite ou d'échec de la mise en oeuvre, ainsi que sur les réalisations et les résultats, y compris leur impact sur le développement durable.
2. L'évaluation du DOCUP relève de la responsabilité de la Commission, en collaboration avec le comité de suivi.
3. Le programme d'évaluation doit être défini dans le DOCUP.
Les évaluations consistent notamment:
a) à apprécier régulièrement et de façon indépendante les opérations et les activités du Fonds, en comparant les réalisations effectives aux résultats attendus et aux objectifs prévus, et, partant,
b) à permettre aux PTOM, aux États membres et à la Commission de s'inspirer des enseignements tirés pour concevoir et exécuter les politiques et interventions futures.
4. Les résultats des évaluations sont rendus publics.
Article 26
Procédures d'évaluation
Sans préjudice des évaluations effectuées par les PTOM ou la Commission, les évaluations de programmes, de projets ou autres activités de mise en oeuvre du DOCUP peuvent être menées conjointement par les PTOM et la Commission, en collaboration avec l'État membre concerné.
PARTIE V
CORRECTIONS FINANCIÈRES
Article 27
Adaptation des contributions du FED
Sur la base des résultats du suivi, de l'audit et des évaluations, et compte tenu des observations du comité de suivi, la Commission peut adapter les montants et les conditions fixés dans la version initiale du DOCUP, de son propre chef ou sur proposition du PTOM concerné, en fonction des besoins et des performances de ce dernier.
L'adaptation intervient normalement à l'occasion de l'examen à mi-parcours, conformément à la procédure visée à l'article 24 de la décision d'association outre-mer, entre vingt-quatre et trente-six mois après l'entrée en vigueur du présent règlement ou, en cas d'irrégularités, le plus tôt possible.
Article 28
Suspension des paiements
1. La Commission suspend les paiements et, en indiquant ses motifs, demande au PTOM de faire part de ses observations et, le cas échéant, d'effectuer les corrections éventuelles dans un délai déterminé si, à la fin des vérifications nécessaires, elle conclut:
a) qu'un PTOM ne s'est pas conformé aux obligations qui lui incombent, ou
b) que l'ensemble ou certains éléments du DOCUP ne justifient pas la totalité ou une partie de la contribution du FED, ou
c) que les systèmes de gestion ou de contrôle présentent des insuffisances graves, qui pourraient conduire à des irrégularités de caractère systémique.
2. Le délai imparti au PTOM concerné pour réagir à une demande d'observations et, le cas échéant, de corrections, est fixé à deux mois, à l'exception de cas dûment justifiés où une période plus longue peut être accordée par la Commission.
3. Si le PTOM conteste les observations de la Commission, le PTOM et l'État membre concernés sont invités à une réunion de conciliation par la Commission, au cours de laquelle les parties s'efforcent de parvenir à un accord sur les observations et les conclusions à en tirer.
Chaque fois que le PTOM conteste les observations de la Commission et qu'une réunion de conciliation a lieu, le délai de trois mois visé au paragraphe 5 au cours duquel la Commission peut prendre une décision commence à courir à partir de la date de la réunion.
4. Lorsque la Commission propose des corrections financières, le PTOM se voit accorder la possibilité de démontrer, par un examen des dossiers concernés, que l'ampleur réelle de l'irrégularité est inférieure à celle estimée par la Commission.
À l'exception de cas dûment justifiés, le délai supplémentaire imparti pour cet examen ne dépasse pas deux mois suivant la période de deux mois visée au paragraphe 1.
La Commission tient compte de tout élément de preuve fourni par le PTOM dans les délais mentionnés ci-dessus.
5. À l'expiration du délai fixé au paragraphe 2, la Commission peut, faute d'accord et de corrections apportées par le PTOM, et compte tenu des observations éventuelles du PTOM et de l'État membre, décider, dans un délai de trois mois:
a) de réduire les paiements, ou
b) de procéder aux corrections financières requises en supprimant tout ou partie de la contribution du FED.
6. Sans préjudice des paragraphes 1 à 5, la Commission, après vérification en bonne et due forme, peut suspendre tout ou partie d'un paiement intermédiaire si elle constate que les dépenses en cause sont entachées d'une grave irrégularité qui n'a pas été corrigée et qu'il faut agir sans délai.
Elle informe le PTOM concerné des mesures prises et de leur motivation. Si, après cinq mois, les motifs ayant justifié la suspension subsistent ou si le PTOM concerné n'a pas notifié à la Commission les mesures prises pour corriger la grave irrégularité, les dispositions de l'article 30 s'appliquent.
Article 29
Recouvrement et reversements
1. Tout reversement dû à la Commission est à effectuer dans le délai fixé dans l'ordre de recouvrement établi conformément à l'article 45 du règlement financier du FED. L'expiration de ce délai est fixée à la fin du deuxième mois suivant celui de l'émission de l'ordre de recouvrement.
2. Tout retard dans l'exécution du reversement donne lieu au paiement d'intérêts de retard, qui sont calculés de l'expiration du délai visé au paragraphe 1 jusqu'à la date du reversement effectif. Le taux d'intérêt se situe à un point et demi au-dessus du taux appliqué par la Banque centrale européenne à ses principales opérations de refinancement, au premier jour ouvrable du mois de la date d'expiration précitée.
3. L'ordonnateur territorial tient une comptabilité des montants recouvrables sur les paiements déjà effectués au titre de l'aide communautaire et s'assure que les montants sont recouvrés sans retard injustifié.
Le bénéficiaire rembourse les montants à recouvrer, majorés des intérêts de retard, en déduisant les montants en question de ses déclarations de dépenses et demandes de paiement suivantes adressées à la Commission ou, si cela est insuffisant, en effectuant un remboursement à la Communauté.
L'ordonnateur territorial envoie annuellement à la Commission un état des recouvrements en attente à cette date, récapitulés par année d'émission des ordres de reversement.
PARTIE VI
DISPOSITIONS FINALES
Article 30
Information et publicité
1. Les PTOM veillent à ce que les programmes financés au titre du FED fassent l'objet d'une publicité adéquate afin de:
a) sensibiliser l'opinion publique au rôle joué par la Communauté en relation avec ces programmes;
b) sensibiliser les bénéficiaires potentiels et les organisations professionnelles aux possibilités offertes.
2. Les pays bénéficiaires veillent, notamment, à la mise en place de panneaux directement visibles indiquant les projets concrets financés par la Communauté, en incluant l'emblème communautaire, et à ce que des représentants des institutions européennes soient dûment associés aux principales activités publiques concernant les programmes financés au titre du FED.
Article 31
Entrée en vigueur
Le présent règlement entre en vigueur le jour de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 20 décembre 2002.