RÈGLEMENT (CEE) Nº 1417/76 DU CONSEIL du 1er juin 1976 portant dispositions financières applicables à la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail
LE CONSEIL DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté économique européenne, et notamment son article 209,
vu le règlement (CEE) nº 1365/75 du Conseil, du 26 mai 1975, concernant la création d'une Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail (1),
vu la proposition de la Commission,
vu l'avis de l'Assemblée (2),
considérant que le règlement précité définit les règles organiques relatives à la gestion de la Fondation européenne pour l'amélioration des conditions de vie et de travail, ci-après dénommée «Fondation», à la fixation de la subvention annuelle à charge du budget des Communautés, à la présentation et à l'adoption de l'état des recettes et des dépenses, ainsi qu'aux contrôles auxquels la Fondation est soumise;
considérant qu'il est nécessaire de préciser les modalités concernant l'établissement et l'exécution de l'état des recettes et des dépenses de la Fondation ainsi que la reddition et la vérification des comptes ; qu'il y a également lieu de déterminer les règles et d'organiser le contrôle de la responsabilité des ordonnateurs et des comptables;
considérant que la Fondation se situe dans le cadre des Communautés et qu'elle agit dans le respect du droit communautaire ; qu'il est dès lors opportun que les dispositions financières qui la régissent soient aussi proches que possible des dispositions du règlement financier, du 25 avril 1973, applicable au budget général des Communautés européennes (3), sous réserve de certaines dérogations imposées par les nécessités propres au fonctionnement de la Fondation,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
TITRE PREMIER PRINCIPES GÉNÉRAUX
Article premier
1. Chaque année, un état des recettes et des dépenses prévoit et autorise les recettes et les dépenses prévisibles de la Fondation.
2. Les dépenses ne peuvent être autorisées pour une période dépassant la durée de l'exercice que selon les modalités particulières prévues par l'état des recettes et des dépenses.
Les dépenses de fonctionnement résultant de contrats qui sont conclus, conformément aux usages locaux, pour des périodes dépassant la durée de l'exercice ne sont pas soumises aux dispositions du premier alinéa. Ces dépenses sont imputées à l'état des recettes et des dépenses de l'exercice au cours duquel elles sont effectuées.
Article 2
Les crédits inscrits à l'état des recettes et des dépenses doivent être utilisés conformément aux principes d'économie et de bonne gestion financière.
Article 3
1. Toutes les recettes et toutes les dépenses sont inscrites pour leur montant intégral à l'état des recettes et des dépenses et dans les comptes.
L'ensemble des recettes couvre l'ensemble des dépenses.
2. Par dérogation au paragraphe 1 second alinéa, toutes les recettes correspondant à une destination (1)JO nº L 139 du 30.5.1975, p. 1. (2)JO nº C 100 du 3.5.1976, p. 13. (3)JO nº L 116 du 1.5.1973, p. 1.
déterminée, telles que les revenus de fondations, subventions, dons et legs, conservent leurs affectations.
Après information de la Commission, le conseil d'administration peut accepter toutes libéralités en faveur de la Fondation, notamment des fondations, des subventions et des dons et legs.
L'acceptation de libéralités susceptibles d'entraîner des charges quelconques est soumise à l'autorisation de la Commission, qui se prononce dans un délai de deux mois à compter de la date de la réception de la demande du conseil d'administration. Si aucune objection n'est formulée dans ce délai, le conseil d'administration statue définitivement sur l'acceptation.
Article 4
Aucune recette ni aucune dépense ne peuvent être effectuées autrement que par imputation à un article de l'état des recettes et des dépenses.
Sauf dérogations prévues par le présent règlement, aucune dépense ne peut être engagée au-delà des crédits autorisés pour l'exercice ou au-delà des autorisations accordées au titre d'exercices ultérieurs.
Aucune dépense ne peut être ordonnancée au-delà de la limite des crédits alloués. Il doit être fait recette du montant intégral des produits sans contraction entre les recettes et les dépenses, sauf dérogations prévues à l'article 22.
Article 5
L'exercice coïncide avec l'année civile.
Les recettes d'un exercice sont prises en compte au titre de l'exercice pendant lequel elles ont été encaissées.
Les crédits alloués ne peuvent être utilisés que pour couvrir les dépenses régulièrement engagées et payées au titre de l'exercice pour lequel ils ont été accordés, sauf dérogations prévues à l'article 6, et pour couvrir les dettes qui remontent à des exercices antérieurs et pour lesquels aucun crédit n'avait été reporté.
Les dépenses d'un exercice sont prises en compte au titre de cet exercice sur la base des dépenses dont l'ordonnancement est parvenu au contrôleur financier au plus tard le 31 décembre et qui ont été payées au plus tard le 15 janvier suivant.
Article 6
1. a) Les crédits de personnel ne peuvent faire l'objet d'un report.
b) Les crédits non engagés au 31 décembre peuvent faire l'objet d'un report limité au seul exercice suivant.
c) Les crédits qui correspondent à des paiements restant dus au 31 décembre en vertu d'engagements régulièrement contractés entre le 1er janvier et le 31 décembre font l'objet d'un report de droit limité au seul exercice suivant.
2. Pour les crédits visés au paragraphe 1 sous b), la Commission soumet au Conseil et transmet à l'Assemblée, avant le 1er mai, les demandes de report de crédits dûment justifiées qui lui ont été adressées par la Fondation avant le 1er mars.
Si le Conseil, statuant à la majorité qualifiée et après consultation de l'Assemblée, n'a pas pris de décision contraire dans un délai d'un mois, ces reports de crédits sont réputés approuvés.
3. Les recettes non utilisées et les crédits disponibles au 31 décembre au titre des libéralités visées à l'article 3 paragraphe 2 font l'objet d'un report de droit.
4. Les crédits visés au paragraphe 1 sous b) qui n'ont pas été engagés à la date du 31 décembre et dont le report sur l'exercice suivant a été autorisé sont annulés s'ils n'ont pas été engagés et payés à la fin dudit exercice.
5. Une liste des reports de droit est adressée à la Commission, pour information, avant le 1er mars. La Commission transmet cette liste, pour information, à l'Assemblée et au Conseil.
6. Pour l'exécution de l'état des recettes et des dépenses, l'utilisation des crédits reportés est suivie séparément, par article, dans le compte de l'exercice en cours.
Article 7
Les dépenses de gestion courante qui sont imputables à l'exercice suivant et qui, par leur nature, prennent effet au début de cet exercice peuvent, à partir du 15 novembre de chaque année, faire l'objet d'engagements anticipés à la charge des crédits prévus pour l'exercice suivant, dans la limite du quart de l'ensemble des crédits correspondants de l'exercice en cours. Ces engagements ne peuvent toutefois porter sur des dépenses nouvelles dont le principe n'aurait pas encore été admis dans l'état des recettes et des dépenses de l'exercice en cours.
Article 8
Si l'état des recettes et des dépenses n'est pas arrêté définitivement à l'ouverture de l'exercice, l'article 204 du traité s'applique aux opérations d'engagement et de paiement relatives à des dépenses dont le principe a été admis dans le dernier état régulièrement approuvé.
Les opérations de paiement peuvent être effectuées mensuellement, par chapitre, dans la limite du douzième de l'ensemble des crédits inscrits au chapitre en question pour l'exercice précédent, sans que cette mesure puisse avoir pour effet de mettre à la disposition de la Fondation, mensuellement, des crédits supérieurs au douzième du montant de la subvention réservée à la Fondation dans le projet de budget ou, à défaut, dans l'avant-projet de budget des Communautés. Les opérations d'engagement peuvent être effectuées, par chapitre, dans la limite du quart de l'ensemble des crédits inscrits au chapitre en question pour l'exercice précédent, augmenté d'un douzième pour chaque mois écoulé, sans que le montant de la subvention réservée à la Fondation dans le projet de budget ou, à défaut, dans l'avant-projet de budget des Communautés puisse être dépassé.
À la demande du conseil d'administration et sans préjudice des dispositions du deuxième alinéa, la Commission peut, en fonction des nécessités de la gestion, autoriser simultanément deux ou plusieurs douzièmes provisoires.
Article 9
L'état des recettes et des dépenses de la Fondation ainsi que le tableau des effectifs sont publiés, à titre d'information, au Journal officiel des Communautés européennes en même temps que le budget des Communautés.
Article 10
L'état des recettes et des dépenses est établi en unités de compte. La valeur de l'unité de compte est celle que définit le règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes.
TITRE II PRÉSENTATION ET STRUCTURE DE L'ÉTAT DES RECETTES ET DES DÉPENSES
Article 11
1. Le conseil d'administration de la Fondation transmet à la Commission, au plus tard le 31 mars, un état prévisionnel des recettes et des dépenses de la Fondation pour l'année à venir. Cet état comporte un tableau des effectifs.
2. Le conseil d'administration de la Fondation peut transmettre à la Commission des états prévisionnels supplémentaires ou rectificatifs. Ces états sont présentés et arrêtés dans la même forme et selon la même procédure que l'état dont ils modifient les prévisions. Ils doivent être justifiés par référence à ce dernier.
Tout état prévisionnel supplémentaire doit être transmis à la Commission, en règle générale au plus tard à la date prévue pour le dépôt de l'état prévisionnel de l'exercice suivant.
3. En cas de nécessité, la Commission peut proposer à l'autorité budgétaire les mesures appropriées en vue d'apporter les modifications opportunes à la subvention inscrite au budget des Communautés conformément à l'article 13. Les autorités compétentes en délibèrent en tenant compte de l'urgence.
Article 12
1. À l'appui de l'état prévisionnel, il est produit: - un tableau des effectifs qui comporte, pour chaque catégorie de personnel, un organigramme des emplois autorisés et des effectifs en place à la date de présentation de l'état prévisionnel des recettes et des dépenses,
- en cas de variation des effectifs, un état justificatif motivant les demandes d'emplois nouveaux,
- une prévision trimestrielle de trésorerie en paiements et en encaissements.
2. Le conseil d'administration fait précéder l'état prévisionnel d'une introduction générale comportant notamment: - la définition de la politique justifiant les demandes de crédits,
- l'explication des variations de crédits d'un exercice à l'autre.
En outre, la Commission joint à l'état prévisionnel un avis qui peut comporter des prévisions divergentes dûment motivées.
3. La Commission peut, le cas échéant à la demande du conseil d'administration, déposer, avant l'adoption du budget des Communautés, des amendements tenant compte d'éléments d'information complémentaires.
Article 13
La subvention destinée à la Fondation est mise à la disposition de celle-ci selon les modalités fixées par le présent règlement.
Article 14
Avant le début de l'exercice, le conseil d'administration arrête l'état des recettes et des dépenses en l'ajustant à la subvention attribuée par l'autorité budgétaire.
L'état ainsi arrêté est immédiatement transmis à la Commission.
Article 15
L'état des recettes et des dépenses est subdivisé en titres, chapitres, articles et postes suivant la nature ou la destination de la recette ou de la dépense. Il fait apparaître: a) les crédits ouverts pour l'exercice concerné, répartis en titres, chapitres, articles et postes selon un système de classification décimale;
b) répartis de la même manière, les crédits ouverts pour l'exercice précédent et les dépenses effectives du dernier exercice clos, augmentés des reports;
c) les commentaires appropriés pour chaque subdivision, ces commentaires pouvant revêtir un caractère obligatoire, qui est alors expressément indiqué;
d) en annexe, un tableau des effectifs fixant le nombre des emplois par grade dans chaque catégorie et dans chaque cadre.
Article 16
Le tableau des effectifs fixé par l'autorité budgétaire constitue pour la Fondation une limite contraignante ; aucune nomination ne peut être faite au-delà de cette limite.
TITRE III EXÉCUTION DE L'ÉTAT DES RECETTES ET DES DÉPENSES
SECTION I DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 17
L'exécution de l'état des recettes et des dépenses est assurée suivant le principe de la séparation des ordonnateurs et des comptables.
La gestion des crédits incombe à l'ordonnateur, qui a seul compétence pour engager les dépenses, constater les droits à recouvrer et émettre les titres de recette et de paiement. Les recouvrements et les paiements sont assurés par le comptable. Les fonctions d'ordonnateur sont incompatibles avec celles de contrôleur financier et celles de comptable.
Article 18
Le conseil d'administration de la Fondation exécute l'état des recettes et des dépenses conformément au présent règlement, sous sa propre responsabilité et dans la limite des crédits alloués.
Le conseil d'administration délègue ses pouvoirs dans les conditions qu'il détermine et dans les limites fixées par l'acte de délégation, lequel est notifié au délégataire, au comptable, au contrôleur financier et à la commission de contrôle.
Article 19
Le contrôle de l'engagement et du paiement de toutes les dépenses ainsi que le contrôle de la constatation et du recouvrement de toutes les recettes de la Fondation sont exercés par le contrôleur financier de la Commission.
Le contrôle effectué par cet agent a lieu sur les dossiers relatifs aux dépenses et aux recettes et au besoin sur place.
Le contrôleur financier peut être assisté dans sa tâche par un ou plusieurs contrôleurs financiers subordonnés.
Les règles particulières applicables à ces agents, qui sont arrêtées dans le cadre des modalités d'exécution visées à l'article 76, sont fixées de manière à garantir l'indépendance de leur fonction.
Article 20
L'encaissement des recettes et le paiement des dépenses sont effectués par un comptable désigné par le conseil d'administration.
Sous réserve de l'article 42 second alinéa et de l'article 43, le comptable est seul habilité pour le maniement de fonds et de valeurs. Il est responsable de leur conservation.
Il peut être assisté dans sa tâche par un ou plusieurs comptables subordonnés, désignés dans les mêmes conditions que le comptable.
Article 21
1. Les crédits sont spécialisés par chapitre et par article.
2. Les crédits ouverts à chaque chapitre de dépenses ne peuvent être affectés à d'autres chapitres de dépenses.
3. Toutefois, le conseil d'administration peut proposer à la Commission des virements de crédits de chapitre à chapitre.
La Commission statue dans un délai d'un mois. Passé ce délai, ces virements sont réputés approuvés.
Des virements d'article à article peuvent être arrêtés, au nom de la Fondation, par le conseil d'administration ou, par délégation, par le directeur de la Fondation.
La Commission est informée de ces virements.
4. Toute proposition de virement à l'intérieur d'un chapitre ou de chapitre à chapitre est soumise au visa du contrôleur financier, qui atteste la disponibilité des crédits.
5. Le présent article n'est applicable aux crédits correspondant à des recettes affectées au sens de l'article 3 paragraphe 2 que pour autant que ces recettes conservent leur affectation.
Article 22
Par dérogation à l'article 4: a) peuvent être déduites du montant des mémoires, factures ou états liquidatifs, qui, dans ce cas, sont ordonnancés pour le net: - les pénalités infligées aux titulaires de contrats ou de marchés,
- les régularisations de sommes indûment payées qui peuvent être opérées par voie de précompte à l'occasion d'une nouvelle liquidation de même nature effectuée au titre du chapitre, de l'article et de l'exercice qui ont supporté le trop-payé,
- la valeur des véhicules, des appareils, des matériels et des installations repris, conformément aux usages commerciaux, à l'occasion de l'acquisition d'appareils, de véhicules, de matériels et d'installations neufs de même nature.
Il n'est pas fait recette distinctement des escomptes, ristournes et rabais déduits sur les factures et mémoires;
b) peuvent donner lieu à réemploi: - les recettes provenant de la restitution des sommes payées indûment sur les crédits inscrits à l'état des recettes et des dépenses,
- le produit de fournitures, prestations de services et travaux effectués en faveur d'autres institutions ou organismes, y compris le montant des indemnités de missions payées pour le compte d'autres institutions ou organismes et remboursées par ceux-ci,
- le montant des indemnités d'assurances perçues,
- les recettes provenant de la vente de publications et de films,
- le montant des remboursements effectués par les États membres en vertu du protocole sur les privilèges et immunités des Communautés européennes en ce qui concerne les charges fiscales incorporées dans le prix des produits ou prestations fournis à la Fondation,
- les recettes provenant de fournitures, de prestations de service et de travaux effectués à titre onéreux,
- le produit de la vente des véhicules, des matériels et des installations ainsi que d'appareils et matériels destinés à des fins scientifiques et techniques, cédés à l'occasion de leur renouvellement.
Les opérations de réemploi doivent intervenir avant la fin de l'exercice qui suit celui au cours duquel la recette a été encaissée;
c) peuvent être compensés les pertes et les bénéfices de change enregistrés à l'occasion de transferts de fonds ainsi que les intérêts créditeurs et débiteurs relatifs aux opérations de trésorerie, seul le solde étant pris en recettes ou en dépenses.
Le plan comptable prévoit des comptes d'ordre permettant de suivre les opérations de réemploi tant en recettes qu'en dépenses.
SECTION II RECETTES ET GESTION DES DISPONIBILITÉS FINANCIÈRES
Article 23
1. Toute mesure de nature à engendrer une créance de la Fondation doit faire préalablement l'objet d'une proposition de la part de l'ordonnateur. Ces propositions sont transmises au contrôleur financier. Elles mentionnent notamment la nature, l'évaluation et l'imputation de la recette, ainsi que la désignation du débiteur. Elles sont enregistrées après visa du contrôleur financier. Le visa du contrôleur financier a pour objet de constater: a) l'exactitude de l'imputation;
b) la régularité et la conformité de la proposition au regard des dispositions applicables, notamment de l'état des recettes et des dépenses et des règlements applicables à la Fondation ainsi que de tous actes pris en exécution de ces règlements, et des principes de bonne gestion financière.
Le contrôleur financier peut refuser son visa. L'ordonnateur, par une décision dûment motivée, et sous sa seule responsabilité, peut passer outre. La décision de l'ordonnateur a effet exécutoire ; elle est communiquée pour information au contrôleur financier. Le conseil d'administration informe périodiquement la commission de contrôle de chacune de ces décisions.
2. Lorsque le conseil d'administration renonce à établir un acte engendrant une créance ou à recouvrer une créance, il doit en informer le contrôleur financier.
Lorsque le contrôleur financier constate qu'un acte engendrant une créance n'a pas été établi ou qu'une créance n'a pas été recouvrée, il en informe le conseil d'administration.
Article 24
Le comptable prend en charge les titres de recette dûment établis.
Il est tenu de faire diligence en vue d'assurer aux dates prévues dans les titres de recette la rentrée des ressources de la Fondation et doit veiller à la conservation des droits de celle-ci.
Le comptable informe l'ordonnateur et le contrôleur financier de la non-rentrée des recettes dans les délais prévus.
Article 25
Tout versement en espèces fait à la caisse du comptable donne lieu à la délivrance d'un récépissé.
Article 26
La subvention inscrite au budget des Communautés est versée à la Fondation par tranches trimestrielles, dans la première quinzaine de chaque trimestre, sur la base de la prévision visée à l'article 12 paragraphe 1 troisième tiret et en fonction des besoins réels.
SECTION III ENGAGEMENT, LIQUIDATION, ORDONNANCEMENT ET PAIEMENT DES DÉPENSES
1. Engagement des dépenses
Article 27
1. Toute mesure de nature à provoquer une dépense à la charge de l'état des recettes et des dépenses doit faire préalablement l'objet d'une proposition d'engagement de l'ordonnateur. Les dépenses courantes peuvent faire l'objet d'un engagement provisionnel.
2. Les modalités d'exécution du paragraphe 1 doivent permettre d'assurer, d'après les besoins réels, l'exacte comptabilisation des engagements et des ordonnancements.
Article 28
Les propositions d'engagement sont transmises au contrôleur financier puis au comptable : elles mentionnent notamment l'objet, l'évaluation, avec indication des devises dans la mesure du possible, l'imputation de la dépense et la désignation du créancier ; elles sont enregistrées après visa du contrôleur financier.
Article 29
Le visa des propositions d'engagement de dépenses délivré par le contrôleur financier a pour objet de constater: a) l'exactitude de l'imputation;
b) la disponibilité des crédits;
c) la régularité et la conformité de la dépense au regard des dispositions applicables, notamment de l'état des recettes et des dépenses et des règlements applicables à la Fondation ainsi que de tous actes pris en exécution de ces règlements;
d) l'application des principes de bonne gestion financière.
Le contrôleur financier peut refuser son visa si la décision de décharge fait apparaître qu'un engagement ne serait pas conforme aux règlements.
Article 30
Tout refus de visa du contrôleur financier doit faire l'objet d'une observation écrite dûment motivée. Il est signifié à l'ordonnateur.
En cas de refus de visa et si l'ordonnateur maintient sa proposition, le conseil d'administration est saisi pour décision.
Hormis les cas où la disponibilité des crédits est en cause, le conseil d'administration peut, par une décision dûment motivée et sous sa seule responsabilité, passer outre au refus de visa. Cette décision a effet exécutoire ; elle est communiquée pour information au contrôleur financier. Le conseil d'administration informe périodiquement la commission de contrôle de chacune de ces décisions.
2. Liquidation des dépenses
Article 31
La liquidation d'une dépense par l'ordonnateur a pour objet de: - vérifier l'existence des droits du créancier,
- déterminer ou vérifier la réalité et le montant de la créance,
- vérifier les conditions d'exigibilité de la créance.
Article 32
Toute liquidation d'une dépense est subordonnée à la présentation des pièces justificatives attestant les droits acquis du créancier et le service exécuté ou l'existence d'un titre justifiant le paiement.
L'ordonnateur habilité à liquider les dépenses procède personnellement à l'examen des pièces justificatives ou vérifie, sous sa responsabilité, que cet examen a été effectué.
3. Ordonnancement des dépenses
Article 33
L'ordonnancement est l'acte par lequel l'ordonnateur donne au comptable, par l'émission d'un titre de paiement, l'ordre de payer une dépense dont il a effectué la liquidation.
Article 34
Le titre de paiement doit mentionner: - l'exercice d'imputation,
- l'article de l'état des recettes et des dépenses et, éventuellement, toute autre subdivision nécessaire,
- la somme à payer, en chiffres et en toutes lettres, avec indication de la devise,
- le nom et l'adresse du bénéficiaire,
- l'objet de la dépense,
- et, dans la mesure du possible, le mode de paiement.
Le titre de paiement est daté et signé par l'ordonnateur.
Article 35
Le titre de paiement est accompagné des pièces justificatives originales ; celles-ci sont revêtues ou accompagnées d'une attestation certifiant l'exactitude des sommes à payer, la réception des fournitures et l'exécution du service, et, le cas échéant, l'inscription des biens à l'inventaire visé à l'article 52.
Il rappelle les numéros et dates des visas d'engagement correspondants. Les copies des pièces justificatives, certifiées conformes aux originaux par l'ordonnateur, peuvent, le cas échéant, tenir lieu d'originaux.
Article 36
En cas de versement d'acompte, le premier titre de paiement est accompagné des pièces établissant les droits du créancier au paiement de l'acompte. Les titres de paiement postérieurs rappellent les justifications déjà produites, ainsi que les références du premier titre de paiement.
L'ordonnateur peut octroyer des avances au personnel si une disposition réglementaire le prévoit expressément ou si un agent est amené à effectuer des débours pour le compte de la Fondation et à la charge de l'état des recettes et des dépenses.
En dehors des régies d'avances visées à l'article 43, aucune avance ne peut être payée si elle n'a pas été au préalable visée par le contrôleur financier.
Article 37
Les titres de paiement sont adressés pour visa préalable au contrôleur financier.
Le visa préalable a pour objet de constater: a) la régularité de l'émission du titre de paiement;
b) la concordance du titre de paiement avec l'engagement de la dépense et l'exactitude de son montant;
c) l'exactitude de l'imputation;
d) la disponibilité des crédits;
e) la régularité des pièces justificatives;
f) l'exactitude de la désignation du bénéficiaire.
Article 38
En cas de refus de visa, l'article 30 est applicable.
Article 39
Après visa, l'original du titre de paiement, auquel sont jointes les pièces justificatives, est transmis au comptable.
4. Paiement des dépenses
Article 40
Le paiement est l'acte final qui libère la Fondation de ses obligations envers ses créanciers.
Le paiement des dépenses est assuré par le comptable dans la limite des fonds disponibles.
En cas d'erreur matérielle, de contestation relative à la validité de l'acquit libératoire ou d'inobservation des formes prescrites par le présent règlement, le comptable doit suspendre les paiements.
Article 41
En cas de suspension des paiements, le comptable énoncé les motifs de cette suspension dans une déclaration écrite qu'il adresse immédiatement à l'ordonnateur et, pour information, au contrôleur financier.
Sauf en ce qui concerne les contestations relatives à la validité de l'acquit libératoire, l'ordonnateur peut saisir l'autorité désignée par la Fondation dans les conditions déterminées par le règlement intérieur de celle-ci. Ladite autorité peut requérir par écrit, sous sa responsabilité propre, qu'il soit procédé au paiement.
Article 42
Les paiements s'effectuent en principe par l'intermédiaire d'un compte bancaire ou d'un compte courant postal.
Les conditions d'ouverture, de fonctionnement et d'utilisation de ces comptes doivent préciser en particulier les dépenses dont le paiement doit obligatoirement s'effectuer soit par chèque, soit par virement postal ou bancaire, et prévoir, pour les chèques et les virements postaux ou bancaires, la signature conjointe de deux agents dûment habilités, dont nécessairement celle du comptable, d'un comptable subordonné ou d'un régisseur d'avances.
5. Régie d'avances
Article 43
En vue du paiement de certaines catégories de dépenses, il peut être créé des régies d'avances.
Les modalités d'exécution prévues à l'article 76 doivent déterminer notamment: - le mode de désignation des régisseurs d'avances,
- la nature et le montant maximal de chaque dépense à payer,
- le montant maximal des avances pouvant être consenties,
- les délais de production des justifications,
- la responsabilité des régisseurs d'avances.
TITRE IV PASSATION DES MARCHÉS, INVENTAIRE, COMPTABILITÉ
SECTION I MARCHÉS DE FOURNITURES, DE TRAVAUX ET DE SERVICES, LOCATIONS
Article 44
1. Les marchés portant sur les achats et locations de fournitures, de mobilier et de matériel, les prestations de services ou les travaux doivent revêtir la forme de contrats écrits. Ils sont conclus après adjudication ou appel d'offres.
Toutefois, il peut être procédé à des marchés par entente directe dans les cas visés à l'article 46.
Les achats peuvent être effectués sur simple mémoire ou facture dans les cas prévus à l'article 50.
2. Les appels à la concurrence sont en principe diffusés dans l'ensemble des États membres et, le cas échéant, dans des pays tiers dans toute la mesure compatible avec le développement des industries dans les Communautés. Toutefois, leur diffusion peut être limitée lorsque certaines prestations ne peuvent, en raison de leur montant ou de leur nature, faire l'objet d'un appel général à la concurrence.
Article 45
1. L'adjudication est une procédure administrative préalable à la passation d'un contrat après appel à la concurrence. Elle a pour effet de conférer publiquement au titulaire de la proposition la plus basse parmi les offres régulières, conformes et comparables, le droit à l'attribution définitive du marché après approbation de l'ordonnateur. L'adjudication est dite publique ou ouverte lorsque tout candidat peut déposer une soumission ; elle est dite restreinte lorsque sont seuls admis à remettre des soumissions les candidats qu'il a été décidé de consulter en raison de leurs qualifications particulières.
2. Le marché sur appel d'offres est le marché conclu entre les parties contractantes à la suite d'un appel à la concurrence. Dans ce cas, l'offre jugée la plus intéressante peut être choisie librement, compte tenu du prix des prestations, du coût d'utilisation qu'elles impliquement, de leur valeur technique et de leur délai d'exécution, ainsi que des garanties professionnelles et financières présentées par chacun des candidats.
L'appel d'offres est dit public ou ouvert lorsqu'il comporte un appel général à la concurrence ; il est dit restreint lorsqu'il ne s'adresse qu'aux candidats qu'il a été décidé de consulter en raison de leurs qualifications particulières.
3. Les procédures d'appel à la concurrence, en ce qui concerne tant l'adjudication que l'appel d'offres, sont précisées dans les modalités d'exécution prévues à l'article 76.
Article 46
Il peut être traité par entente directe: a) lorsque le montant du marché ne dépasse pas 5 000 unités de compte pour les achats et locations de fournitures, de mobilier et de matériel, les prestations de services ou les travaux, la Fondation restant tenue de mettre en compétition, dans toute la mesure du possible et par tous les moyens appropriés, les fournisseurs ou entrepreneurs susceptibles de réaliser la prestation qui doit faire l'objet du marché;
b) lorsque les achats et locations de fournitures, de mobilier et de matériel, les prestations de services ou les travaux ne peuvent, en raison d'une urgence impérieuse, subir les délais d'une des procédures d'appel à la concurrence citées à l'article 45;
c) lorsque les adjudications ou appels d'offres sont demeurés infructueux ou ont abouti à des prix inacceptables;
d) lorsque, en raison de nécessités techniques ou de situations de fait ou de droit, l'exécution de la prestation ne peut être assurée que par un fournisseur ou un entrepreneur déterminé;
e) pour les marchés de fournitures, de services ou de travaux supplémentaires, qui, techniquement, ne peuvent être séparés du marché principal.
Article 47
Aucune discrimination entre les ressortissants des États membres ne peut être opérée en raison de leur nationalité à l'égard des marchés passés par la Fondation.
Article 48
Les marchés supérieurs à 12 000 unités de compte sont soumis à l'autorisation du conseil d'administration.
Article 49
En garantie de l'exécution des marchés, il peut être exigé des fournisseurs ou entrepreneurs, parmi les clauses de garantie, la constitution d'un cautionnement préalable.
Le montant du cautionnement est fixé: - selon les conditions commerciales habituelles pour les marchés de fournitures,
- selon les cahiers des charges spéciaux pour les marchés de travaux.
Pour les travaux d'un montant supérieur à 100 000 unités de compte, le cautionnement est obligatoire. Une retenue de garantie peut être opérée jusqu'à la réception définitive.
En cas d'inexécution d'un marché ou de retard dans son exécution, la Fondation s'indemnise de tous dommages, intérêts et frais équivalant à une réparation adéquate du préjudice, notamment en prélevant le montant sur le cautionnement, que celui-ci soit fourni directement par le fournisseur ou l'entrepreneur ou par un tiers.
Article 50
Il peut être traité sur simple facture ou sur mémoire lorsque la valeur présumée des fournitures, services ou travaux n'excède pas 200 unités de compte. Cette limite est portée à 500 unités de compte pour les dépenses qui doivent être effectuées en dehors du siège de la Fondation.
Article 51
Lors de la passation des marchés visés par le présent règlement, la Fondation doit se conformer aux dispositions arrêtées en matière de travaux publics par le Conseil en application du traité.
SECTION II INVENTAIRE DES BIENS MEUBLES ET IMMEUBLES
Article 52
Il est tenu, conformément au modèle arrêté par la Commission, un inventaire permanent de tous les biens meubles et immeubles constituant le patrimoine de la Fondation. Seuls sont inscrits à cet inventaire les biens meubles dont la valeur dépasse un montant fixé par les modalités d'exécution prévues à l'article 76.
La Fondation fait vérifier par ses services la concordance entre les écritures d'inventaire et la réalité.
Article 53
Les ventes de biens meubles font l'objet d'une publicité appropriée dans les conditions fixées par les modalités d'exécution prévues à l'article 76.
En dehors des cas où ces ventes se font par adjudication publique, les agents de la Fondation ne peuvent se porter acquéreurs de biens meubles revendus par celle-ci.
Article 54
La cession, la mise au rebut, la location et la disparition par perte, vol ou quelque cause que ce soit, des biens inventoriés donnent lieu à l'établissement d'une déclaration ou d'un procès-verbal de l'ordonnateur, revêtus du visa du contrôleur financier.
La déclaration ou le procès-verbal doit constater en particulier l'éventualité d'une obligation de remplacement à la charge d'un agent de la Fondation ou de toute autre personne.
Les mises à disposition à titre gratuit de biens immeubles ou de grandes installations donnent lieu à l'établissement de contrats soumis au visa du contrôleur financier et font l'objet d'une communication annuelle à la Commission à l'occasion de la présentation de l'état prévisionnel des recettes et des dépenses.
Article 55
Toute acquisition de biens meubles ou immeubles tels qu'ils sont définis à l'article 52 donne lieu, avant paiement, à une inscription à l'inventaire permanent. Mention de cette inscription est portée sur la facture ou le document annexe établi en vue du paiement de la dépense.
SECTION III
COMPTABILITÉ
Article 56
La comptabilité est tenue par année civile suivant la méthode dite «en partie double». Elle retrace l'intégralité de recettes et dépenses imputables à l'exercice ; elle est appuyée des pièces justificatives. La comptabilité de la Fondation peut être tenue dans la monnaie du pays de son siège.
Le compte de gestion et le bilan financier sont présentés en unités de compte.
La comptabilisation de tout montant en unités de compte se fait à la parité en vigueur le jour du versement ou du paiement effectif.
Article 57
Les écritures relatives à la comptabilité de l'état des recette et des dépenses et à la comptabilité des engagements et des droits constatés sont passées conformément à un plan comptable dont la nomenclature en classes comporte une nette séparation des comptes de bilan et des comptes de charges et produits de l'état des recettes et des dépenses.
Elles sont retracées dans les livres ou fiches. Ceux-ci doivent permettre l'établissement d'une balance mensuelle générale des comptes, ainsi que d'une situation par chapitre et article des recettes et dépenses, qui sont transmises au contrôleur financier.
Article 58
Toute avance est comptabilisée sur un compte d'attente et régularisée au plus tard pendant l'exercice qui suit le paiement de cette avance.
Article 59
Les conditions détaillées d'établissement et de fonctionnement du plan comptable sont déterminées par les modalités d'exécution prévues à l'article 76.
Article 60
La comptabilité est arrêtée à la clôture de l'exercice en vue de l'établissement du bilan financier et du compte de gestion prévus au titre VI. Le compte de gestion doit être soumis au contrôleur financier.
TITRE V RESPONSABILITÉ DES ORDONNATEURS, DES COMPTABLES ET DES RÉGISSEURS D'AVANCES
Article 61
Tout ordonnateur engage sa responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire lorsqu'il constate les droits à recouvrer ou émet les titres de recette, engage une dépense ou signe un titre de paiement, sans se conformer au présent règlement et à ses modalités d'exécution. Il en est de même lorsqu'il néglige d'établir un acte engendrant une créance ou lorsqu'il néglige ou retarde, sans justification, l'émission de titres de recette.
Article 62
1. Tout comptable et tout comptable subordonné engagent leur responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire pour les paiements qu'ils effectuent sans respecter l'article 40 troisième alinéa.
Ils sont disciplinairement et pécuniairement responsables de toute perte ou détérioration des fonds, valeurs et documents dont ils ont la garde, si cette perte ou détérioration résulte d'une faute intentionnelle ou d'une négligence grave qui leur est imputable.
Dans les mêmes conditions, ils sont responsables de l'exécution correcte des ordres qu'ils reçoivent pour l'emploi et la gestion de comptes bancaires et de comptes courants postaux, et notamment: a) lorsque les paiements ou les recouvrements qu'ils effectuent ne sont pas conformes au montant porté sur les titres de paiement ou de recette;
b) lorsqu'ils paient à des parties prenantes autres que les ayants droit.
2. Tout régisseur d'avances engage sa responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire: a) lorsqu'il ne peut justifier par des pièces régulières des paiements qu'il effectue;
b) lorsqu'il paie à des parties prenantes autres que les ayants droit.
Il est disciplinairement et pécuniairement responsable de toute perte ou détérioration des fonds, valeurs et documents dont il a la garde, si cette perte ou détérioration résulte de sa faute intentionnelle ou négligence grave.
3. Le comptable, les comptables subordonnés et les régisseurs d'avances s'assurent contre les risques qu'ils encourent au titre du présent article.
La Fondation couvre les frais d'assurances y afférents.
Article 63
Tout ordonnateur, comptable, comptable subordonné et régisseur d'avances engage sa responsabilité disciplinaire et, éventuellement, pécuniaire pour les actes relevant de sa fonction.
Article 64
La Fondation dispose d'un délai de deux ans à compter de la date de la remise du compte de gestion pour statuer sur le quitus à donner aux comptables pour les opérations y afférentes.
TITRE VI REDDITION ET VÉRIFICATION DES COMPTES
SECTION I REDDITION DES COMPTES
Article 65
Le conseil d'administration établit, chaque année, un compte de gestion de la Fondation.
Ce compte est précédé d'une analyse de la gestion financière de l'année en question. Il comprend la totalité des opérations de recette et de dépense afférentes à l'exercice écoulé. Il est présenté dans la même forme et selon les mêmes subdivisions que l'état des recettes et des dépenses.
Article 66
Le compte de gestion comporte les tableaux suivants, répartis d'après la nomenclature budgétaire des Communautés: 1. un tableau de recettes comprenant: - les prévisions de recettes de l'exercice,
- les modifications des prévisions de recettes résultant d'états supplémentaires ou rectificatifs,
- les recouvrements effectués,
- les sommes restant à recouvrer à la fin de l'exercice.
Il est joint à ce tableau, le cas échéant, un état faisant apparaître les soldes et les montants bruts des opérations visées à l'article 22;
2. un tableau retraçant l'évolution des crédits de l'exercice et faisant apparaître: - les crédits initiaux,
- les modifications des crédits intervenues par virements,
- les modifications intervenues par voie d'états supplémentaires ou rectificatifs,
- les crédits définitifs de l'exercice;
3. un tableau de dépenses retraçant l'évolution des crédits propres à l'exercice et faisant apparaître: - les crédits globaux,
- les engagements contractés à la charge de l'exercice,
- les paiements effectués à la fin de la période d'exécution de l'état des recettes et des dépenses,
- les sommes restant à payer à la clôture de l'exercice,
- les crédits disponibles reportés en application l'article 6 paragraphe 1 sous c),
- les crédits disponibles reportés en application de l'article 6 paragraphe 1 sous b),
- les crédits disponibles à annuler.
Il est joint à ce tableau, le cas échéant, un état faisant apparaître les soldes et les montants bruts des opérations visées à l'article 22;
4. un tableau retraçant l'évolution des crédits reportés des exercices précédents et faisant apparaître: - le montant des crédits reportés,
- les paiements comptabilisés à la fin de la période d'exécution de l'état des recettes et des dépenses,
- les crédits inutilisés à annuler,
- les crédits inutilisés à reporter à nouveau à l'exercice suivant.
Article 67
Le conseil d'administration établit également un bilan financier qui décrit l'actif et le passif de la Fondation au 31 décembre de l'exercice écoulé. Il y joint une balance des comptes en mouvements et en soldes établie à la même date.
Article 68
Le conseil d'administration communique à la Commission et à la commission de contrôle, pour le 31 mars au plus tard, le compte de gestion et le bilan financier de la Fondation pour l'exercice écoulé.
SECTION II VÉRIFICATION DES COMPTES
Article 69
La commission de contrôle exerce ses compétences à l'égard de la Fondation conformément au règlement financier applicable au budget des Communautés européennes.
Article 70
La Fondation communique trimestriellement à la commission de contrôle, au plus tard dans le mois qui suit la fin du trimestre, les pièces justificatives des écritures, notamment les documents et attestations concernant l'exacte application des dispositions qui régissent l'exécution de l'état des recettes et des dépenses et relatifs à l'engagement et au paiement des dépenses ainsi qu'à la constatation et au recouvrement des recettes.
La commission de contrôle peut poser à la Fondation des questions au sujet des pièces justificatives précitées.
Article 71
La Fondation apporte à la commission de contrôle toutes les facilités et lui donne tous les renseignements dont cette dernière estime avoir besoin dans l'accomplissement de sa mission.
Elle tient notamment à la disposition de la commission de contrôle toutes pièces concernant la passation des marchés et tous comptes en deniers et en matières, toutes pièces comptables ou justificatives, ainsi que les documents administratifs qui s'y rapportent, toute documentation relative aux recettes et aux dépenses, tous inventaires, tous organigrammes des services, que la commission de contrôle estime nécessaires à la vérification sur pièce ou sur place du compte de gestion.
À cet effet, les agents soumis aux vérifications de la commission de contrôle sont notamment tenus: a) d'ouvrir leur caisse, de représenter les deniers, valeurs et matières de toute nature et les pièces justificatives de leur gestion dont ils sont dépositaires, ainsi que tout livre et registre et tous autres documents qui s'y rapportent;
b) de représenter la correspondance ou tout autre document nécessaire à l'exécution complète de la vérification.
La communication des informations visées sous b) ne peut être demandée que par la commission de contrôle ou par un de ses membres et par écrit.
La commission de contrôle est habilitée à vérifier les documents relatifs aux recettes et aux dépenses qui sont détenus par les services de la Fondation, et notamment dans le service responsable des décisions concernant ces recettes et dépenses.
La vérification de la légalité et de la régularité des recettes et des dépenses et le contrôle de la bonne gestion financière s'étendent à l'utilisation, par des organismes extérieurs à la Fondation, des fonds communautaires perçus à titre de subventions.
L'octroi des subventions à des organismes extérieurs à la Fondation est subordonné à l'acceptation, par les bénéficiaires, de la vérification effectuée par la commission de contrôle en ce qui concerne l'utilisation du montant des subventions.
Article 72
Les observations qui paraissent à la commission de contrôle de nature à devoir figurer dans son rapport sont portées à la connaissance de la Commission et de la Fondation.
La Fondation adresse ses réponses à la commission de contrôle et simultanément à la Commission. La commission de contrôle joint à son rapport une appréciation de la bonne gestion financière.
Article 73
La commission de contrôle arrête son rapport sur les comptes de l'exercice écoulé au plus tard le 15 juillet et le transmet à la Fondation et à la Commission. Elle formule, dans ce même délai, ses observations sur le bilan financier.
Le compte de gestion, le bilan financier et le rapport de la commission de contrôle, ainsi que les réponses aux observations, sont soumis par la Commission à l'Assemblée et au Conseil au plus tard le 31 octobre.
Article 74
Avant le 30 avril de l'année suivante, le Conseil et l'Assemblée donnent décharge au conseil d'administration sur l'exécution de l'état des recettes et des dépenses. Si cette date ne peut être respectée, le Conseil ou l'Assemblée informe le conseil d'administration des motifs pour lesquels cette décision a dû être différée.
Le conseil d'administration adopte toutes mesures utiles pour donner suite aux observations figurant dans les décisions de décharge. À la demande de l'Assemblée, du Conseil ou de la Commission, il fait rapport sur les mesures prises à la suite de ces observations. Ce rapport est communiqué également à la commission de contrôle.
Sous réserve des dispositions du deuxième alinéa deuxième phrase, la Fondation doit, dans une annexe du compte de gestion de l'exercice suivant, rendre compte des mesures qui ont été prises à la suite des observations figurant dans la décision de décharge.
TITRE VII DISPOSITIONS FINALES
Article 75
Le conseil d'administration informe, dans les meilleurs délais, la commission de contrôle de toutes ses décisions et de tous ses actes pris en exécution de l'article 3, de l'article 6 paragraphe 6 et des articles 14 et 21.
La désignation du comptable, des comptables subordonnés et des régisseurs d'avances, faite en vertu des articles 20 et 43, est notifiée à la commission de contrôle et au contrôleur financier.
Article 76
Les modalités d'exécution nécessaires à l'application du présent règlement sont établies par le conseil d'administration, sur proposition du directeur, après avis conforme du contrôleur financier.
Article 77
Le présent règlement entre en vigueur le cinquième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 1er juin 1976.