DÉCISION DU CONSEIL du 27 avril 1998 relative aux modalités selon lesquelles les fonctionnaires et agents du Secrétariat général du Conseil peuvent être autorisés à avoir accès à des informations classifiées détenues par le Conseil (98/319/CE)
LE CONSEIL DE L'UNION EUROPÉENNE,
vu le traité instituant la Communauté européenne, et notamment son article 151, paragraphe 3,
vu le règlement intérieur du Conseil (1), et notamment son article 23,
considérant la déclaration annexée à l'acte final du traité d'Amsterdam relative à l'amélioration de la coopération entre l'Union européenne et l'Union de l'Europe occidentale dans laquelle «en vue d'améliorer la coopération entre l'Union européenne et l'Union de l'Europe occidentale, la Conférence invite le Conseil à s'efforcer d'adopter rapidement les modalités appropriées pour les enquêtes de sécurité concernant le personnel du Secrétariat général du Conseil»;
considérant que, par la décision n° 24 du 30 janvier 1995, le secrétaire général du Conseil a adopté des mesures de protection des informations classifiées applicables au Secrétariat général du Conseil;
considérant que les règles de sécurité doivent porter non seulement sur la protection physique des informations classifiées détenues par le Conseil, mais aussi sur l'autorisation de membres du personnel à accéder à de telles informations;
considérant qu'il convient, dès lors, d'instaurer une procédure d'autorisation du personnel du Secrétariat général du Conseil appelé à avoir accès à de telles informations en raison de ses activités professionnelles et de restreindre l'accès aux seules personnes autorisées;
considérant que, en ce qui concerne le personnel du Secrétariat général du Conseil, la décision d'autorisation relèvera de la compétence de l'autorité investie du pouvoir de nomination au sens de l'article 2 du statut des fonctionnaires et autres agents, ci-après dénommée «AIPN», après qu'une enquête de sécurité aura été effectuée par les autorités nationales compétentes des États membres;
considérant que la présente décision n'a aucune incidence sur les règles établies par le Conseil en matière de transparence, et notamment sur la décision du Conseil du 20 décembre 1993 relative à l'accès aux documents,
DÉCIDE:
Article premier
1. Sont seuls autorisés à accéder aux informations classifiées détenues par le Conseil les fonctionnaires et autres agents du Secrétariat général du Conseil ou toute personne travaillant au sein du Secrétariat général qui, en raison de leurs fonctions et pour des nécessités de service, ont besoin d'en prendre connaissance ou de les traiter.
2. Pour pouvoir accéder aux informations classifiées «secret» et «confidentiel», les personnes visées au paragraphe 1 doivent avoir été autorisées à cet effet, conformément à l'article 2.
3. L'autorisation n'est délivrée qu'aux personnes qui ont fait l'objet d'une enquête de sécurité effectuée par les autorités nationales compétentes des États membres, selon les modalités prévues à l'article 3.
Article 2
1. L'AIPN est chargée de l'octroi des autorisations visées à l'article 1er.
L'AIPN octroie l'autorisation après avoir recueilli l'avis des autorités nationales compétentes des États membres sur la base de l'enquête de sécurité effectuée conformément aux articles 3 et 4.
2. L'autorisation, qui a une durée de validité de cinq ans, ne peut excéder la durée des fonctions qui en ont justifié l'octroi. Elle peut être renouvelée par l'AIPN conformément à la procédure visée au paragraphe 1.
L'autorisation est retirée par l'AIPN lorsqu'elle estime qu'un motif le justifie. La décision de retrait est notifiée à la personne concernée, qui peut demander à être entendue par l'AIPN, ainsi qu'à l'autorité nationale compétente.
Article 3
1. L'enquête de sécurité a pour objet de s'assurer qu'il n'y a pas d'objections à ce que la personne puisse avoir accès aux informations classifiées détenues par le Conseil.
2. L'enquête de sécurité est effectuée, avec le concours de la personne concernée et à la demande de l'AIPN, par les autorités nationales compétentes de l'État membre dont la personne à autoriser est ressortissante. Dans le cas où la personne concernée réside sur le territoire d'un autre État membre, les autorités nationales concernées peuvent s'assurer de la coopération des autorités de l'État de résidence.
3. En vue de l'enquête, la personne concernée est tenue de remplir une notice individuelle d'information.
4. L'AIPN spécifie dans sa demande le type et le niveau de classification des informations que la personne concernée aura à connaître, de sorte que les autorités nationales compétentes mènent l'enquête et rendent un avis pour le niveau d'autorisation approprié.
5. Sont applicables pour l'ensemble du déroulement et des résultats de la procédure d'enquête de sécurité les prescriptions et réglementations en vigueur en la matière dans l'État membre concerné, y compris celles relatives aux éventuelles voies de recours.
Article 4
1. Lorsque les autorités nationales compétentes des États membres émettent un avis positif, l'AIPN peut octroyer l'autorisation à la personne concernée.
2. Lorsque les autorités nationales compétentes émettent un avis négatif, la personne concernée est informée du sens de cet avis et peut demander à être entendue par l'AIPN. L'AIPN peut, si elle le juge nécessaire, s'adresser aux autorités nationales compétentes afin de demander les éclaircissements complémentaires qu'elles sont en mesure de donner. En cas de confirmation de l'avis négatif, l'autorisation ne peut être accordée.
Article 5
Toute personne autorisée au sens de l'article 2 reçoit, au moment de l'autorisation et par la suite à intervalles réguliers, les instructions qui s'imposent sur la protection des informations classifiées et sur la manière de l'assurer. Elle signe une déclaration confirmant qu'elle a reçu ces instructions et qu'elle s'engage à les respecter.
Article 6
1. L'AIPN prend toute mesure nécessaire pour mettre en oeuvre la présente décision, notamment celle relative à la réglementation de l'accès à la liste des personnes autorisées.
2. À titre exceptionnel et en raison des nécessités du service, l'AIPN peut, après en avoir préalablement informé les autorités nationales compétentes et en l'absence de réactions de celles-ci dans un délai d'un mois, octroyer une autorisation à titre temporaire pour une période qui ne peut excéder trois mois, en attendant le résultat de l'enquête visée à l'article 3.
Article 7
La présente décision fait l'objet d'un réexamen, deux ans après la date d'application, sur la base d'un rapport du secrétaire général.
Article 8
La présente décision prend effet le jour de sa publication.
Elle est applicable neuf mois après sa prise d'effet, à l'exception de ses articles 2, 3 et 4, qui sont applicables à la date d'adoption de la présente décision.
Fait à Luxembourg, le 27 avril 1998.