RÈGLEMENT (CE) N° 2064/97 DE LA COMMISSION du 15 octobre 1997 arrêtant les modalités détaillées d'application du règlement (CEE) n° 4253/88 du Conseil en ce qui concerne le contrôle financier effectué par les États membres sur les opérations cofinancées par les Fonds structurels
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu le règlement (CEE) n° 4253/88 du Conseil, du 19 décembre 1988, portant dispositions d'application du règlement (CEE) n° 2052/88 en ce qui concerne la coordination entre les interventions des différents Fonds structurels, d'une part, et entre celles-ci et celles de la Banque européenne d'investissement et des autres instruments financiers existants, d'autre part (1), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 3193/94 (2), et notamment son article 23 paragraphe 1 quatrième alinéa,
après avoir consulté le comité consultatif pour le développement et la reconversion des régions et le comité créé en vertu de l'article 124 du traité,
considérant que l'article 23 paragraphe 1 du règlement (CEE) n° 4253/88 définit les principes qui président au contrôle financier auquel les États membres doivent soumettre les opérations cofinancées par les Fonds structurels;
considérant qu'il est nécessaire de définir en détail certaines des exigences minimales auxquelles ce contrôle financier doit répondre pour qu'il se situe à un niveau acceptable dans toute la Communauté;
considérant que le présent règlement doit, eu égard aux spécificités constitutionnelles et administratives des États membres, être complété par des arrangements administratifs appropriés à conclure entre la Commission et chaque État membre;
considérant que le présent règlement doit s'appliquer aux formes d'intervention visées à l'article 5 paragraphe 2 du règlement (CEE) n° 2052/88 du Conseil, du 24 juin 1988, concernant les missions des Fonds à finalité structurelle, leur efficacité ainsi que la coordination de leurs interventions entre elles et celles de la Banque européenne d'investissement et des autres instruments financiers existants (3), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 3193/94, à la condition que lesdites formes d'intervention soient gérées par les États membres;
considérant que les systèmes de gestion et de contrôle des États membres doivent garantir une mise en oeuvre efficace et correcte des opérations cofinancées par les Fonds structurels;
considérant qu'il y a lieu d'arrêter les règles qui doivent présider aux contrôles effectués par les États membres et de prévoir l'organisation de consultations périodiques entre les États membres et la Commission destinées à optimiser l'utilisation des ressources affectées aux contrôles aux niveaux national et communautaire;
considérant que les États membres doivent prendre les mesures requises pour que les irrégularités présumées relevées à l'occasion des contrôles effectués par eux-mêmes ou par la Communauté soient examinées et réglées de façon satisfaisante;
considérant que les États membres doivent présenter à la Commission, lors de la clôture d'une forme d'intervention, une déclaration indépendante concluant de manière générale sur la validité de la demande de paiement du solde et permettant d'identifier et de régler de façon satisfaisante les irrégularités ou insuffisances éventuelles;
considérant que les États membres doivent faire rapport tous les ans à la Commission sur la mise en oeuvre du présent règlement;
considérant que les États membres sont tenus, en vertu des dispositions de l'article 23 paragraphe 1 deuxième alinéa du règlement (CEE) n° 4253/88, de communiquer à la Commission la description de leurs systèmes de contrôle et de gestion et que ces descriptions doivent, si nécessaire, être complétées et mises à jour;
considérant qu'il y a lieu d'instaurer, pour les formes d'intervention qui touchent plus d'un État membre, une coopération administrative entre les États membres concernés et la Commission;
considérant que les États membres doivent rester libres d'appliquer, en matière de contrôle, des règles nationales plus sévères que celles du présent règlement;
considérant que le présent règlement ne devrait pas porter atteinte aux dispositions du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96 du Conseil, du 11 novembre 1996, relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités (4) ni aux dispositions du règlement (CE) n° 1681/94 de la Commission, du 11 juillet 1994, concernant les irrégularités et le recouvrement des sommes indûment versées dans le cadre du financement des politiques structurelles ainsi que l'organisation d'un système d'information dans ce domaine (5);
considérant qu'il est nécessaire, en vertu des dispositions de l'article 214 du traité, d'interdire la divulgation à des personnes non autorisées des informations couvertes par le secret professionnel recueillies au cours des contrôles prévus par le présent règlement;
considérant que les mesures prévues au présent règlement sont conformes à l'avis rendu par le comité de gestion des structures agricoles et du développement rural et par le comité de gestion permanent des structures de la pêche,
A ARRÊTÉ LE PRÉSENT RÈGLEMENT:
Article premier
Le présent règlement s'applique aux formes d'intervention prévues à l'article 5 paragraphe 2 du règlement (CEE) n° 2052/88 et gérées par les États membres.
Article 2
1. Les systèmes de gestion et de contrôle des États membres:
a) assurent une mise en oeuvre correcte des formes d'intervention conformément aux objectifs de bonne gestion financière;
b) attestent de manière satisfaisante la validité des demandes d'avances et de soldes fondées sur les dépenses réellement effectuées;
c) assurent une piste d'audit suffisante;
d) indiquent l'organisation des responsabilités et, en particulier, les contrôles effectués aux différents niveaux pour garantir la validité des certifications;
e) permettent de déceler les faiblesses ou risques lors de la mise en oeuvre des actions et des projets;
f) prévoient les mesures à prendre pour corriger les faiblesses, risques et irrégularités, notamment en ce qui concerne la gestion financière, constatés dans la mise en oeuvre des projets.
2. La piste d'audit est dite suffisante aux fins du présent règlement lorsqu'elle permet:
a) de réconcilier les comptes récapitulatifs certifiés notifiés à la Commission avec les états des dépenses et leurs pièces justificatives aux différents niveaux de l'administration et du bénéficiaire final;
b) de contrôler l'attribution et les transferts des ressources communautaires et nationales disponibles.
3. Une liste indicative des informations nécessaires pour une piste d'audit suffisante figure dans l'annexe I.
Article 3
1. Les États membres organisent, sur la base d'un échantillon approprié, des contrôles des projets ou des actions, appelés ci-après «contrôles», en vue plus particulièrement:
a) de vérifier l'efficience des systèmes de gestion et de contrôle mis en place;
b) d'examiner de manière sélective, sur la base d'une analyse des risques, des déclarations de dépenses établies aux différents niveaux concernés.
2. Les contrôles effectués avant l'achèvement de chaque forme d'intervention doivent porter sur 5 % au moins des dépenses totales éligibles et sur un échantillon représentatif des projets ou actions approuvés, en tenant compte des dispositions du paragraphe 3.
Le pourcentage peut être réduit en proportion pour les formes d'intervention approuvées avant l'entrée en vigueur du présent règlement.
Les États membres veillent à étaler les contrôles uniformément sur toute la durée de la période concernée.
3. L'échantillon des projets ou actions contrôlés devra être tel qu'il:
a) englobe des projets et des actions de nature et d'ampleur suffisamment variées;
b) tienne compte des facteurs de risque identifiés par les contrôles nationaux ou communautaires;
c) reflète la concentration des projets sous certaines autorités d'exécution ou certains bénéficiaires finals de sorte que les principales autorités d'exécution et les principaux bénéficiaires finals soient contrôlés une fois au moins avant la clôture de chaque forme d'intervention.
Article 4
En effectuant les contrôles visés à l'article 3, les États membres s'efforcent de vérifier si:
a) la mise en oeuvre des systèmes de gestion et de contrôle est efficace;
b) il y a correspondance entre un nombre adéquat de documents comptables et leurs pièces justificatives au niveau des bénéficiaires finals et des autorités intermédiaires;
c) la piste d'audit est suffisante;
d) la nature et l'incidence dans le temps d'un nombre adéquat d'éléments de dépenses (engagements et paiements) sont conformes aux exigences communautaires, au cahier des charges approuvé du projet et aux travaux réellement exécutés;
e) la destination effective ou prévue du projet correspond aux objectifs décrits dans la demande de cofinancement communautaire;
f) les contributions financières de la Communauté ne dépassent pas les limites fixées à l'article 13 du règlement (CEE) n° 2052/88 ou d'autres dispositions communautaires applicables en la matière et ont effectivement été versées aux bénéficiaires finals sans réduction ou retard injustifié;
g) le cofinancement national approprié a réellement été fourni;
h) les actions cofinancées ont été mises en oeuvre dans le respect des dispositions de l'article 7 paragraphe 1 du règlement (CEE) n° 2052/88.
Article 5
Les contrôles établissent si les problèmes éventuellement rencontrés sont de nature systématique et risquent en conséquence de se poser également pour d'autres projets mis en oeuvre par le même bénéficiaire final ou gérés par la même autorité d'exécution. Ils déterminent en outre les causes de ces situations ainsi que la nature des analyses complémentaires éventuelles à effectuer et les mesures préventives ou correctives à prendre.
Article 6
Chaque État membre et la Commission se rencontrent une fois au moins par an en vue de coordonner leurs programmes de contrôle de façon à optimaliser l'utilisation des ressources affectées à ces contrôles au niveau national et communautaire. Ils examinent à cette occasion les techniques d'analyse de risque à utiliser et tiennent compte des résultats des contrôles effectués, des rapports établis et des communications faites récemment par les autorités nationales de contrôle, la Commission et la Cour des comptes des Communautés européennes.
Article 7
1. Les États membres veillent à l'examen et au règlement de façon satisfaisante des irrégularités apparentes constatées lors de contrôles nationaux ou communautaires.
2. Si une irrégularité apparente n'a pas été réglée de manière satisfaisante dans les six mois après avoir été signalée à l'autorité d'exécution concernée, l'État membre informe la Commission de la situation, à moins qu'il ne l'ait déjà fait conformément au règlement (CE) n° 1681/94.
3. Aux fins des paragraphes 1 et 2, on entend par «traitement satisfaisant» la présentation par le bénéficiaire final ou l'autorité d'exécution à la personne ou au service chargé du contrôle dans l'État membre de la preuve suffisante de leur non-existence ou de leur correction.
Si une irrégularité est de nature systémique, on entend en outre par «traitement satisfaisant» l'adoption des mesures nécessaires pour corriger les irrégularités qui n'ont pas été relevées lors des contrôles et pour prévenir les risques de répétition.
4. La preuve visée au paragraphe 3 peut consister en copies de documents comptables et pièces justificatives ou d'autres pièces probantes qui pourraient s'avérer nécessaires.
Article 8
1. Au plus tard lors de la demande de versement du paiement final et lors de la présentation du certificat final des dépenses pour chaque forme d'intervention, les États membres font parvenir à la Commission une déclaration établie, dont un modèle indicatif est joint comme annexe II, par une personne ou un service indépendant dans ses fonctions du service d'exécution. La déclaration fait la synthèse des conclusions des contrôles effectués les années précédentes et se prononce sur la validité de la demande de versement du paiement final ainsi que sur la légalité et la régularité des opérations concernées par le certificat final des dépenses.
2. La déclaration visée au paragraphe 1 fait état des déficiences importantes constatées au niveau de la gestion ou du contrôle ainsi que de la fréquence élevée des irrégularités constatées, si ces déficiences et irrégularités empêchent de se prononcer positivement sur la validité de la demande de versement du paiement final et du certificat final des dépenses. La déclaration doit également, dans ces circonstances, estimer l'étendue du problème et évaluer son impact financier.
Dans un tel cas, la Commission peut faire effectuer un contrôle supplémentaire en vue d'identifier les irrégularités et d'en obtenir la correction dans un délai déterminé.
Article 9
Les États membres font tous les ans, le 30 juin au plus tard et pour la première fois le 30 juin 1998 au plus tard, rapport à la Commission sur la façon dont ils ont appliqué le présent règlement au cours de l'année civile précédente, en faisant référence plus particulièrement aux obligations qui leur sont imposées par les dispositions de l'article 2 et en complétant ou actualisant le cas échéant la description de leurs systèmes de gestion et de contrôle visée à l'article 23 paragraphe 1 deuxième alinéa du règlement (CEE) n° 4253/88.
Article 10
La Commission et les États membres coopèrent en vue de garantir que les objectifs du présent règlement soient atteints dans le cadre de l'arrangement administratif conclu avec chaque État membre.
Article 11
Pour les formes d'intervention auxquelles participent plus d'un État membre ou dont les bénéficiaires sont établis dans plus d'un État membre, les États membres concernés et la Commission s'accordent réciproquement l'assistance administrative nécessaire pour assurer la qualité requise du contrôle.
Article 12
1. Les personnes ou organismes d'exécution d'opérations cofinancées par la Communauté prennent les mesures voulues pour que tous les documents comptables et autres nécessaires pour les contrôles soient fournis aux fonctionnaires responsables de ces contrôles ou aux personnes mandatées à cet effet.
2. Les fonctionnaires responsables des contrôles ou les personnes mandatées à cet effet peuvent exiger la présentation d'extraits ou de copies des documents comptables ou autres visés au paragraphe 1.
Article 13
Les informations recueillies au cours des contrôles sont couvertes par le secret professionnel dans les conditions prévues par les droits national et communautaire. Elles ne peuvent être divulguées à d'autres que ceux qui doivent en avoir connaissance pour pouvoir s'acquitter des fonctions qu'ils exercent dans les États membres ou dans les institutions de la Communauté.
Article 14
Les agents de la Commission ont accès, dans le respect des lois applicables dans les États membres, à tous les documents élaborés pour les besoins de contrôles effectués en application des dispositions du présent règlement ou à la suite de tels contrôles, ainsi qu'aux données pertinentes disponibles, y compris celles sur support informatique.
Article 15
Les dispositions du présent règlement n'interdisent pas aux États membres d'appliquer des règles de contrôle plus strictes que celles du présent règlement.
Article 16
Les contrôles effectués en application des dispositions du règlement (CEE) n° 3508/92 du Conseil (6) et du règlement (CEE) n° 3887/92 de la Commission (7) peuvent, s'ils concernent le volet «orientation» du FEOGA, être assimilés à des contrôles effectués en vertu des dispositions du présent règlement.
Article 17
Le présent règlement entre en vigueur le vingtième jour suivant celui de sa publication au Journal officiel des Communautés européennes.
L'article 8 est applicable à partir du 1er janvier 1998.
Le présent règlement est obligatoire dans tous ses éléments et directement applicable dans tout État membre.
Fait à Bruxelles, le 15 octobre 1997.