SPRÁVNÍ KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ PRO SOCIÁLNÍ ZABEZPEČENÍ MIGRUJÍCÍCH PRACOVNÍKŮ
ROZHODNUTÍ č. 208
ze dne 11. března 2008
týkající se vytvoření společného rámce pro sběr údajů o vyřizování žádostí o důchod
(Text s významem pro EHP)
(2008/683/ES)
SPRÁVNÍ KOMISE PRO SOCIÁLNÍ ZABEZPEČENÍ MIGRUJÍCÍCH PRACOVNÍKŮ,
s ohledem na čl. 81 písm. d) nařízení Rady (EHS) č. 1408/71 (1), podle kterého správní komise podporuje a rozvíjí spolupráci mezi členskými státy prostřednictvím modernizace postupů pro výměnu informací, zejména přizpůsobením toku informací mezi institucemi pro účely telematické výměny, s přihlédnutím k rozvoji zpracování údajů v každém členském státě, přičemž hlavním cílem této modernizace je zrychlit přiznávání dávek,
s ohledem na článek 117 nařízení Rady (EHS) č. 574/72 (2), podle kterého správní komise na základě zkoumání a návrhů technické komise uvedené v článku 117c prováděcího nařízení přizpůsobí vzory dokladů, směrování přenosových cest a postupy při přenosu dat nezbytné pro uplatňování nařízení a prováděcího nařízení novým postupům zpracování údajů,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
S cílem pomoci správní komisi při posouzení míry, do jaké práce technické komise přispívá ke zrychlení přiznávání dávek, je třeba poskytovat určité základní kvantifikované i kvalitativní informace.
(2)
Rozdíly mezi informacemi, jež jsou dostupné v jednotlivých členských státech, znesnadňují jejich srovnání, přičemž sběr statistických údajů by neměl pro členské státy představovat významnou a zbytečnou zátěž.
(3)
Záměrem je proto provádět sběr klíčových základních údajů o zpracování a vyřizování žádostí o starobní důchod s cílem zvýšit informovanost o situaci v každém členském státě, zejména pokud jde o hlavní nedostatky v systému a postupech každého členského státu; sdílet informace o osvědčených postupech a hledat způsoby, jak by bylo možné zkrátit dobu zpracování, a dále stanovit jasné referenční body, s nimiž by každý členský stát mohl porovnat své vlastní výsledky.
(4)
Proto je vhodné vytvořit všeobecný společný rámec pro sběr údajů o vyřizování žádostí o důchod a stanovit pro tento účel pokyny, jež by měly příslušné orgány poskytnout vnitrostátním institucím.
(5)
Příslušné instituce by měly při vytváření a provádění vlastních vnitrostátních systémů pro získávání a sběr údajů o zpracování a vyřizování žádostí o důchod přihlížet k rozvoji a brzkému zavedení elektronické výměny informací o sociálním zabezpečení (EESSI, Electronic Exchange of Social Security Information).
(6)
Platnost rozhodnutí č. 182, které stanovilo vytvoření tohoto společného rámce, skončila dnem 1. ledna 2006,
ROZHODLA TAKTO:
1) Příslušné instituce členských států (nebo určené příslušné instituce, pokud je jich v členském státě několik) by měly přijmout opatření nezbytná k zajištění sběru a poskytování údajů uvedených v bodě 5.
2) Tyto údaje za předcházející rok by měly být každý rok v lednu předloženy technické komisi uvedené v článku 117c nařízení (EHS) č. 574/72.
3) Sekretariát technické komise bude pověřen koordinací sběru těchto údajů a na základě souhlasu technické komise přípravou každoročního shrnutí pro správní komisi.
4) Sbírané údaje by se měly týkat pouze starobních důchodů, o něž požádaly osoby s bydlištěm v jiném členském státě, a měly by z nich vyplývat následující skutečnosti:
a)
doba, během níž instituce provádějící zpracování žádosti v členském státě bydliště reagovala na žádost (tj. doba, kterou instituce provádějící zpracování žádosti potřebovala k tomu, aby uvědomila příslušnou instituci, že jí byla předložena žádost o důchod). Pro účely tohoto rozhodnutí se „institucí provádějící zpracování žádosti“ rozumí organizace v členském státě bydliště žadatele, která je odpovědná za vyplnění formuláře E 202, zatímco „příslušnou institucí“ se rozumí organizace v členském státě, která obdrží vyplněný formulář E 202 a je odpovědná za náležité zpracování žádosti;
b)
doba, kterou příslušná instituce potřebovala ke zpracování žádosti (tj. doba, kterou příslušná instituce potřebovala k vydání konečného rozhodnutí);
c)
celková doba, kterou pro zpracování potřebovaly oba dotčené členské státy (tj. doba, během níž musel žadatel čekat na vydání konečného rozhodnutí, počínaje dnem, kdy byla žádost poprvé předložena instituci provádějící zpracování žádosti).
Poznámka: Odkaz na „formulář E 202“ platí obdobně pro příslušný strukturovaný elektronický dokument (SED) poté, co bude zahájena elektronická výměna informací v rámci projektu EESSI.
5) Sbírané údaje by měly zahrnovat tyto informace:
a)
průměrnou, nejkratší a nejdelší dobu, kterou v předchozích dvanácti měsících instituce provádějící zpracování žádosti potřebovala pro zaslání žádostí o starobní důchod příslušné instituci;
b)
průměrnou, nejkratší a nejdelší dobu, kterou v předchozích dvanácti měsících příslušná instituce potřebovala pro vydání konečného rozhodnutí ohledně starobního důchodu v případě, že žadatel žije v jiném členském státě;
c)
stručný komentář příslušné instituce, jehož účelem je uvést údaje do souvislosti a objasnit, jaké činitele měly vliv na nejkratší a nejdelší dobu vyřízení žádostí;
d)
stručné vysvětlení příslušné instituce týkající se použité metodiky s uvedením, zda byl či nebyl vybrán vzorek, velikosti vzorku, období, jež bylo bráno v úvahu, celkového počtu zkoumaných spisů atd.
6) Bude-li to možné, sběr údajů začne v lednu 2008 a výsledky budou poprvé předloženy technické komisi v lednu 2009.
7) Každý členský stát předkládá své údaje technické komisi s cílem podporovat výměnu zkušeností a šíření osvědčených postupů.
8) Systém sběru a využití údajů bude přezkoumán na konci každého roku a v případě potřeby budou vydána doporučení týkající se jeho zlepšení.
9) Toto rozhodnutí bude vyhlášeno v Úředním věstníku Evropské unie.
Použije se ode dne 1. ledna 2008.
COMMISSION ADMINISTRATIVE DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES POUR LA SÉCURITÉ SOCIALE DES TRAVAILLEURS MIGRANTS
DÉCISION N o 208
du 11 mars 2008
concernant l'établissement d'un cadre commun pour la collecte des données sur la liquidation des demandes de pension
(Texte présentant de l'intérêt pour l'EEE)
(2008/683/CE)
LA COMMISSION ADMINISTRATIVE POUR LA SÉCURITÉ SOCIALE DES TRAVAILLEURS MIGRANTS,
vu l'article 81, point d, du règlement (CEE) no 1408/71 du Conseil (1), aux termes duquel la commission administrative des Communautés européennes pour la sécurité sociale des travailleurs migrants (ci-après «commission administrative») est chargée de promouvoir et de développer la collaboration entre les États membres en modernisant les procédures nécessaires à l'échange d'informations, notamment en adaptant aux échanges télématiques le flux d'informations entre les institutions, compte tenu de l'évolution du traitement de l'information dans chaque État membre. Cette modernisation a surtout pour but d'accélérer l'octroi des prestations,
vu l'article 117 du règlement (CEE) no 574/72 du Conseil (2), aux termes duquel la commission administrative est tenue, sur la base des recherches et des propositions de la commission technique mentionnée à l'article 117 quater du règlement d'application, d’adapter aux nouvelles techniques de traitement de l'information les modèles de documents, ainsi que les voies d'acheminement et les procédures de transmission des données prévues pour l'application du règlement et de son règlement d'application,
considérant ce qui suit:
(1)
Pour aider la commission administrative à évaluer dans quelle mesure le travail de la commission technique contribue à l'accélération de l'octroi des prestations, il convient de fournir des informations de base aussi bien quantitatives que qualitatives.
(2)
Les divergences entre les informations disponibles dans les divers États membres rendent les comparaisons difficiles et la collecte des données statistiques ne devrait pas faire peser un fardeau lourd et inutile sur les États membres.
(3)
Le but recherché est donc de recueillir des données de base essentielles sur le traitement et la liquidation des demandes de pension de vieillesse afin d'améliorer les connaissances sur la situation dans chaque État membre, notamment pour savoir où se situent les principaux goulets d'étranglement dans les systèmes et procédures propres à chaque État membre, de partager les informations sur les meilleures pratiques et de susciter des réflexions quant aux moyens pour réduire le temps de traitement, et d'établir des points de référence clairs par rapport auxquels chaque État membre peut évaluer ses propres performances.
(4)
Il est dès lors approprié d'établir un cadre commun élargi pour la collecte des données relatives à la liquidation des demandes de pension et des directives précises devraient être données à cette fin par les autorités compétentes aux institutions nationales.
(5)
Les institutions compétentes doivent tenir compte du développement et de l’introduction prochaine de l’échange électronique d’informations sur la sécurité sociale (EESSI) dans la conception et la réalisation de leurs systèmes internes nationaux destinés à saisir et collecter des données relatives au traitement et à la liquidation des demandes de pension de vieillesse.
(6)
La décision no 182 qui prévoyait la mise en place d’un tel cadre commun est venue à expiration le 1er janvier 2006,
DÉCIDE:
1) Les institutions compétentes des États membres (ou les institutions compétentes désignées, lorsqu'il en existe plusieurs au sein d'un même État membre) sont tenues de prendre les mesures nécessaires pour s'assurer que les données identifiées au point 5 ci-après puissent être recueillies et fournies.
2) Ces données relatives à l’année précédente doivent être fournies au mois de janvier de chaque année à la commission technique visée à l'article 117, point c), du règlement (CEE) no 574/72.
3) Le secrétariat de la commission technique est chargé de coordonner la collecte des données et, avec l'accord de la commission technique, d’établir une synthèse annuelle destinée à la commission administrative.
4) Les données recueillies ne doivent concerner que les pensions de vieillesse impliquant un demandeur résidant dans un autre État membre et faire apparaître les détails suivants:
a)
le temps de réaction de l'institution d'instruction dans l'État membre de résidence (c'est-à-dire le temps mis par l'institution d'instruction pour informer l'institution compétente qu'une demande de pension a été introduite auprès de cette dernière). Au sens de la présente décision, on entend par «institution d'instruction» l'institution (ou bien «organe») de l'État membre de résidence du demandeur qui doit remplir le formulaire E202, et par «institution compétente» l'institution (ou bien «organe») de l'État membre qui reçoit le formulaire E202 rempli et qui est responsable pour traiter la demande en conséquence;
b)
le temps mis par l'institution compétente pour traiter la demande (c'est-à-dire le temps mis par l'institution compétente pour prendre une décision définitive);
c)
le temps total de traitement par les deux États membres concernés (c'est-à-dire le temps d'attente du demandeur jusqu'à la prise de la décision définitive, à compter de la date à laquelle la demande a été soumise à l'institution d'instruction).
Note: La référence au «formulaire E202» s’applique mutatis mutandis au document électronique structuré (DES) correspondant lorsque débuteront les échanges électroniques dans le cadre du projet EESSI.
5) Les données recueillies devraient comprendre:
a)
le temps moyen, le temps le plus court et le temps le plus long, constatés au cours des douze derniers mois, pour l'envoi des demandes de pension de vieillesse par l'institution d'instruction à l'institution compétente;
b)
le temps moyen, le temps le plus court et le temps le plus long constatés au cours des douze derniers mois, pour la prise d'une décision définitive par l'institution compétente sur une demande de pension de vieillesse dans le cas d'un demandeur résidant dans un autre État membre;
c)
un bref commentaire de l'institution compétente situant les données dans leur contexte et expliquant les facteurs ayant joué dans le cas des liquidations les plus courtes et les plus longues;
d)
une brève description, par l'institution compétente, de la méthode utilisée, s'il s'agissait ou non d'un échantillon, sa taille, la période couverte, le nombre total de dossiers examinés, etc.
6) Si possible, la collecte des données doit commencer en janvier 2008 en vue d'une première soumission à la commission technique en janvier 2009.
7) Chaque État membre présentera ses données à la commission technique en vue de promouvoir l’échange d'expérience et la diffusion de bonnes pratiques.
8) Le mode de collecte et d'utilisation des données sera revu à la fin de chaque année et des propositions d'amélioration seront présentées, le cas échéant.
9) La présente décision est publiée au Journal officiel de l'Union européenne.
Elle s’applique à partir du 1er janvier 2008.