Rozhodnutí Komise
ze dne 18. prosince 2001,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Rady 2000/596/ES, pokud jde o řídící a kontrolní systémy a o postupy pro provádění finančních oprav v rámci akcí spolufinancovaných z Evropského fondu pro uprchlíky
(oznámeno pod číslem K(2001) 4372)
(2002/307/ES)
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na rozhodnutí Rady 2000/596/ES ze dne 28. září 2000 o zřízení Evropského fondu pro uprchlíky [1], a zejména na článek 24 uvedeného rozhodnutí,
po konzultaci s výborem zřízeným čl. 21 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES,
vzhledem k těmto důvodům:
(1) Aby členské státy zajistily řádné finanční řízení pomoci poskytované z Evropského fondu pro uprchlíky (dále jen "fond"), musí stanovit obecné zásady organizace úkolů orgánu příslušného pro provádění spolufinancovaných akcí.
(2) Aby členské státy zajistily využití finančních prostředků Společenství v souladu se zásadami řádného finančního řízení, musí zavést řídící a kontrolní systémy, které zajistí dostatečný revizní záznam, a poskytovat Komisi veškerou pomoc, kterou bude potřebovat k provádění kontrol, zvláště namátkových kontrol.
(3) Aby se zajistilo účinné a řádné využívání finančních prostředků Společenství, je třeba stanovit jednotná kritéria pro kontroly prováděné členskými státy podle článku 18 rozhodnutí 2000/596/ES.
(4) Aby se zajistilo jednotné zacházení s prohlášeními o výdajích, pro které je požadována pomoc z fondu podle čl. 17 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES, je třeba vypracovat vzorové prohlášení o výdajích.
(5) Aby bylo umožněno vracení neoprávněně vyplacených částek podle čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES, je zapotřebí, aby členské státy informovaly Komisi o zjištěných nesrovnalostech a o průběhu správního nebo soudního řízení.
(6) Podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES musí členské státy provádět požadované finanční opravy v návaznosti na individuální nebo systémové nesrovnalosti formou úplného nebo částečného zrušení účasti Společenství. Aby bylo zajištěno jednotné provádění tohoto ustanovení v celém Společenství, je nutné stanovit pravidla pro určení oprav, které mají být provedeny, a stanovení povinnosti informovat Komisi.
(7) Pokud členský stát nesplní své povinnosti podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES nebo podle článku 18, může Komise sama provést opravy podle čl. 18 odst. 4 téhož rozhodnutí. Kdykoli je to možné a proveditelné, musí být částka opravy hodnocena na základě jednotlivých spisů a musí být rovna částce výdajů nesprávně vyúčtovaných fondu v souladu se zásadou proporcionality. Pokud není možné nebo proveditelné přesně vyčíslit finanční dopad nesrovnalosti nebo pokud by bylo zrušení všech dotyčných výdajů nepřiměřené, Komise by měla určit své opravy extrapolací nebo paušální sazbou podle rozsahu a finančního dopadu nesrovnalosti, které členský stát nezabránil nebo kterou nezjistil či neopravil.
(8) Měla by být stanovena určitá prováděcí pravidla pro finanční opravy stanovené v čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES a tatáž pravidla by měla být použitelná v případech uvedených v čl. 18 odst. 4 písm. b) téhož rozhodnutí.
(9) Musí být stanoveny úroky z prodlení, které je třeba vrátit spolu s neoprávněně přijatou částkou Komisi podle čl. 19 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES.
(10) Toto rozhodnutí se použije, aniž jsou dotčena ustanovení o navrácení státní podpory podle článku 14 nařízení Rady (ES) č. 659/1999 ze dne 22. března 1999, kterým se stanoví prováděcí pravidla k článku 93 Smlouvy o ES [2].
(11) Toto rozhodnutí se použije, aniž je dotčeno nařízení Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 ze dne 11. listopadu 1996 o kontrolách a inspekcích na místě prováděných Komisí za účelem ochrany finančních zájmů Evropských společenství proti podvodům a jiným porušením předpisů [3],
ROZHODLA TAKTO:
KAPITOLA I
OBLAST PŮSOBNOSTI A DEFINICE
Článek 1
Toto rozhodnutí stanoví prováděcí pravidla k rozhodnutí Rady 2000/596/ES, pokud jde o řídící a kontrolní systémy pro financování poskytované z Evropského fondu pro uprchlíky (dále jen "fond") a spravované členskými státy, a postup pro provádění finančních oprav použitelných na toto financování.
Článek 2
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí:
a) "příslušným orgánem": orgán určený členským státem podle článku 7 rozhodnutí 2000/596/ES;
b) "zprostředkujícím subjektem": každý orgán veřejné správy nebo nevládní organizace, na který příslušný orgán přenese působnost k provádění podle článku 7 rozhodnutí 2000/596/ES.
KAPITOLA II
ŘÍDÍCÍ A KONTROLNÍ SYSTÉMY
Článek 3
1. Při provádění čl. 18 odst. 1 písm. c) rozhodnutí 2000/596/ES udělí členské státy pokyny orgánu a zprostředkujícímu subjektu, na které byla přenesena působnost.
Aniž je dotčen čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES, týkají se pokyny organizace řídících a kontrolních systémů nezbytných k zajištění přesnosti, zákonnosti a způsobilosti žádostí o financování Společenstvím a odvolávají se na obecně uznávaná pravidla řádné správní praxe stanovená v příloze I.
2. Jsou-li všechny úkoly příslušného orgánu nebo některé z nich jsou přeneseny na zprostředkující subjekt, stanoví pokyny uvedené v odstavci 1 prováděcí pravidla pro:
a) jasné vymezení a rozdělení úkolů, zejména pokud jde o řízení, platby a kontroly a ověřování souladu s
i) podmínkami stanovenými v rozhodnutích Komise, kterými se schvalují žádosti o spolufinancování uvedené v článku 8 rozhodnutí 2000/596/ES;
ii) pravidly pro způsobilost výdajů stanovenými v příloze 1 rozhodnutí Komise 2001/275/ES [4] a
iii) politikami a akcemi Společenství, zvláště těmi, které se týkají pravidel hospodářské soutěže, veřejných zakázek, ochrany a zlepšování životního prostředí, odstraňování nerovností a podpory rovnosti mužů a žen;
b) zavádění účinných systémů, které zajistí uspokojivý výkon pravomocí zprostředkujících subjektů, a
c) poskytování informací příslušnému orgánu o účinném plnění jejich úkolů a popisu použitých prostředků.
3. Podle čl. 18 odst. 1 písm. b) rozhodnutí 2000/596/ES sdělí členské státy nejpozději do dvou měsíců od nabytí účinku tohoto rozhodnutí Komisi kromě informací obsažených v první žádosti o spolufinancování popis řídících a kontrolních systémů, které zavedly, a všech plánovaných zlepšení, se zvláštním přihlédnutím k obecně uznávaným pravidlům řádné správní praxe stanoveným v příloze I.
Tento popis musí zahrnovat následující údaje o každém příslušném orgánu:
a) úkoly orgánu, jež mu byly přiděleny;
b) rozdělení těchto úkolů v rámci příslušného orgánu nebo zprostředkujícího subjektu takovým způsobem, aby byly od sebe dostatečně odděleny řídící, platební a kontrolní úkoly, s cílem zajistit řádné finanční řízení;
c) údaje o všech případných zprostředkujících subjektech;
d) postupy pro příjem, ověřování a potvrzování žádostí o platby a schvalování a platbu výdajů a jejich zaúčtování;
e) předpisy upravující vnitřní účetní kontroly nebo obdobné postupy.
4. Komise posoudí ve spolupráci s členskými státy řídící a kontrolní systémy a poukáže na případné nedostatky týkající se průhlednosti kontrol činnosti fondu a plnění povinností Komise podle článku 274 Smlouvy o ES.
Článek 4
1. Řídící a kontrolní systémy členských států zajistí dostatečný revizní záznam.
2. Revizní záznam se považuje za dostatečný, pokud umožňuje:
a) srovnání souhrnných účtů předkládaných Komisi s jednotlivými záznamy o výdajích a podklady uchovávanými na různých správních úrovních a konečnými příjemci včetně subjektů nebo podniků provádějících projekty a
b) ověření rozdělení a převodů dostupných finančních prostředků Společenství a vnitrostátních finančních prostředků.
Orientační popis požadavků na údaje týkající se dostatečného revizního záznamu je uveden v příloze II.
3. Příslušný orgán zavede postupy, kterými se zajistí vedení záznamu o místě uložení všech dokladů týkajících se jednotlivých plateb uskutečněných v rámci dotčeného vnitrostátního prováděcího programu a možnost předložení dokladů k nahlédnutí na vyžádání:
a) pracovníků orgánu příslušného pro zpracování žádostí o platbu;
b) vnitrostátních kontrolních orgánů, které provádějí kontroly požadované podle čl. 5 odst. 1 tohoto rozhodnutí;
c) odboru nebo útvaru příslušného orgánu pověřeného potvrzováním žádostí o prozatímní a konečnou platbu podle článku 17 rozhodnutí 2000/596/ES a
d) úředníků a zmocněných zástupců Komise a Evropského účetního dvora.
Úředníci a zástupci odpovědní za kontrolu nebo zmocnění k tomuto účelu mohou požadovat kopie dokladů uvedené v tomto odstavci.
4. Po dobu pěti let ode dne, kdy Komise vyplatí konečný zůstatek na jakýkoli projekt, uchovávají příslušné orgány pro potřeby Komise na obecně přijímaných nosičích dat veškeré podklady, tj. originály nebo ověřené kopie, které se týkají výdajů a kontrol dotyčného projektu. Tato doba se přerušuje v případě soudního řízení nebo na základě řádně odůvodněné žádosti Komise.
Článek 5
1. Členské státy organizují vhodné namátkové kontroly projektů, které mají za cíl zejména:
a) prověřit řádné fungování stávajících řídících a kontrolních systémů;
b) selektivně prověřit, na základě analýzy rizik, prohlášení o výdajích učiněná na různých dotčených úrovních.
2. Kontroly se týkají nejméně 20 % celkových způsobilých výdajů na každý vnitrostátní prováděcí program a reprezentativní vzorek schválených projektů s přihlédnutím k požadavkům odstavce 3. Členské státy zajistí vhodné oddělení kontrol od prováděcích nebo platebních postupů týkajících se projektů.
3. Vybrané projekty jsou identifikovány, je popsána metoda výběru vzorků a vypracována zpráva o výsledcích všech inspekcí a opatřeních přijatých ohledně zjištěných odchylek nebo nesrovnalostí.
4. Vzorek projektů vybraných ke kontrole
a) zahrnuje vhodnou kombinaci projektů odlišného druhu a rozsahu;
b) přihlíží ke všem rizikovým faktorům, které byly zjištěny při vnitrostátních kontrolách nebo kontrolách Společenství;
c) zohledňuje soustředění projektů u určitých příjemců grantů, aby hlavní příjemci podléhali alespoň jedné kontrole před uzavřením každého jednotlivého vnitrostátního prováděcího programu.
Článek 6
Při provádění kontrol členské státy prověřují:
a) účinné používání řídících a kontrolních systémů;
b) u přiměřeného počtu účetních záznamů, zda tyto záznamy odpovídají podkladům, které uchovávají zprostředkující subjekty, na které příslušný orgán přenesl určité povinnosti spojené s prováděním, příjemci grantů a případně jiné subjekty nebo podniky zapojené do provádění projektu;
c) zda je revizní záznam dostatečný;
d) zda povaha a datum položek výdajů odpovídají požadavkům Společenství, požadavkům stanoveným v rámci vnitrostátního výběrového řízení, smluvním podmínkám nebo podmínkám aktu, kterým se poskytuje podpora, a skutečně provedeným pracím;
e) zda použití nebo zamýšlené použití projektu je v souladu s cíli stanovenými ve vnitrostátním prováděcím programu uvedeném v článku 8 rozhodnutí 2000/596/ES;
f) zda finanční podpora Společenství nepřekračuje hranice stanovené v článku 13 rozhodnutí 2000/596/ES nebo v jiných použitelných předpisech Společenství a zda jsou vypláceny příjemcům bez jakéhokoliv krácení nebo zpoždění;
g) zda bylo skutečně poskytnuto vhodné vnitrostátní spolufinancování a
h) zda spolufinancované projekty byly prováděny v souladu s požadavky článku 4 a čl. 9 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES.
Článek 7
Kontroly zjišťují, zda mají jakékoli zjištěné obtíže systémový ráz a představují tudíž riziko pro další projekty prováděné stejným příjemcem grantu nebo spravované stejným řídícím orgánem. Kontroly rovněž určují příčiny takových situací, případná další šetření, která mohou být potřebná, a nápravná a preventivní opatření.
Článek 8
Členské státy ve zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES každoročně informují Komisi o tom, jak v předchozím roce uplatňovaly články 5, 6 a 7 tohoto rozhodnutí, přičemž v případě potřeby doplní nebo aktualizují popis uvedený v čl. 4 odst. 2.
Článek 9
V případě forem pomoci, kterých se účastní více než jeden členský stát nebo jejíž příjemci jsou usazeni ve více než jednom členském státě, dotyčné členské státy a Komise se dohodnou na správní pomoci nezbytné pro zajištění řádné kontroly.
KAPITOLA III
PROHLÁŠENÍ O VÝDAJÍCH
Článek 10
1. Prohlášení o výdajích potvrzuje podle vzoru uvedeného v příloze IV osoba nebo útvar v rámci platebního subjektu, jehož činnost je nezávislá na všech útvarech, které schvalují žádosti.
2. Příslušný orgán pro všechny výdaje, které oznámí Komisi, poskytne ujištění o tom, že vnitrostátní prováděcí programy jsou řízeny v souladu se všemi platnými předpisy Společenství a že finanční prostředky jsou používány v souladu se zásadami řádného finančního řízení. Toto ujištění potvrzuje, že žádost o spolufinancování zahrnuje pouze výdaje,
a) které skutečně vynaložili příjemci grantů stanovení v čl. 2 písm. d) rozhodnutí 2001/275/ES v době způsobilosti programu, jak je stanovena v rozhodnutích, kterými se schvalují žádosti o spolufinancování, a
b) které se vztahují k projektům, jež byly vybrány ke spolufinancování dotyčným vnitrostátním prováděcím programem podle stanovených výběrových kritérií a postupů a jež po celou dobu, kdy výdaje vznikaly, splňovaly pravidla Společenství.
3. Po skončení programu předloží členský stát do šesti měsíců závěrečné prohlášení uvedené v příloze IV. Pokud tak členský stát neučiní, Komise automaticky uzavře program a stáhne související rozpočtové položky.
4. Dříve než příslušný orgán předloží žádost Komisi, prověří přiměřenost provedených kontrol. Provedená práce je podrobně popsána v závěrečné zprávě uvedené v čl. 20 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES. Kontroly se týkají materiálních hledisek a účinnosti projektů, jakož i jejich finančních a účetních hledisek.
KAPITOLA IV
FINANČNÍ OPRAVY PROVÁDĚNÉ ČLENSKÝMI STÁTY
Článek 11
1. Šetření podle čl. 19 odst. 1 rozhodnutí 2000/296/ES se v případě systémových nesrovnalostí vztahuje na všechny akce, které mohou být dotčeny.
2. Při rušení celého příspěvku Společenství nebo jeho části berou členské státy v úvahu povahu a závažnost nesrovnalostí a finanční ztrátu fondu.
3. Členské státy informují Komisi v příloze ke zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES o všech řízeních o zrušení pomoci zahájených v průběhu předcházejícího roku.
Článek 12
1. V případě, že musí být po zrušení příspěvku Společenství podle čl. 18 odst. 1 písm. g) rozhodnutí 2000/596/ES částky vráceny, zahájí příslušný útvar nebo subjekt postup vracení a informuje o tom příslušný orgán. Informace o vracení se předají Komisi a vedou se účty v souladu s článkem 13 tohoto rozhodnutí.
2. Členské státy ve zprávě uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES informují Komisi o tom, jak rozhodly, nebo navrhnou nové použití zrušených finančních prostředků.
Článek 13
Příslušný orgán vede záznamy o splatných částkách z již provedených plateb pomoci Společenství a zajistí, aby byly částky bez prodlení vráceny. Po vrácení příslušný orgán sníží své další prohlášení o výdajích určené Komisi o částku rovnající se vrácenému obnosu nebo, pokud tato částka nestačí, uhradí částku Společenství. Splatné částky se úročí ode dne jejich splatnosti úrokovou sazbou stanovenou v článku 94 nařízení Komise (Euratom, ESUO, ES) č. 3418/93 ze dne 9. prosince 1993, kterým se stanoví prováděcí pravidla k některým ustanovením finančního nařízení [5] ze dne 21. prosince 1977, naposledy pozměněného nařízením (ES) č. 1687/2001 [6], k prvnímu pracovnímu dni v měsíci, ve kterém je dluh splatný.
Současně s předložením zprávy uvedené v čl. 20 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES předají členské státy Komisi seznam zjištěných nesrovnalostí, v němž uvedou částky, které byly nebo mají být vráceny, popřípadě všechna správní nebo soudní řízení zahájená za účelem vrácení neoprávněně vyplacených částek.
KAPITOLA V
FINANČNÍ OPRAVY PROVÁDĚNÉ KOMISÍ
Článek 14
1. Výše finančních oprav prováděných Komisí podle čl. 18 odst. 4 písm. b) rozhodnutí 2000/596/ES u jednotlivých nebo systémových nesrovnalostí se oceňuje, pokud je to možné a proveditelné, na základě jednotlivých spisů a rovná se částce výdajů nesprávně uplatněných u fondu, při dodržení zásady proporcionality.
2. Pokud není možné nebo proveditelné přesně vyčíslit částku neoprávněných výdajů nebo pokud by zrušení všech dotčených výdajů bylo nepřiměřené, založí Komise své finanční opravy na:
a) extrapolaci, pro kterou použije reprezentativní vzorek transakcí podobné povahy nebo
b) paušální sazbě, a v takovém případě vyhodnotí závažnost porušení pravidel a rozsah a finanční důsledky zjištěné nesrovnalosti.
3. Pokud Komise založí své stanovisko na skutečnostech zjištěných auditory nepříslušejícími k útvarům Komise, vyvodí své vlastní závěry ohledně finančních důsledků po posouzení opatření přijatých dotyčným členským státem podle čl. 18 odst. 1 rozhodnutí 2000/596/ES.
4. Lhůta, ve které může dotyčný členský stát odpovědět na žádost podle čl. 18 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES, činí dva měsíce. V řádně odůvodněných případech může Komise schválit delší lhůtu.
5. Pokud Komise navrhuje finanční opravy stanovené na základě extrapolace nebo paušální sazby, dostane členský stát příležitost prokázat na základě přezkoumání daného spisu, že skutečný rozsah nesrovnalostí byl menší, než vyhodnotila Komise. Po dohodě s Komisí může členský stát omezit rozsah tohoto přezkumu na vhodnou poměrnou část nebo vzorek daného spisu. S výjimkou řádně odůvodněných případů nesmí doba povolená pro takové přezkoumání překročit další dva měsíce od uplynutí lhůty dvou měsíců uvedené v odstavci 4. Komise přihlíží ke všem důkazům, které členský stát ve stanovených lhůtách předloží.
6. Pokud Komise pozastaví platby podle čl. 19 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES nebo pokud po uplynutí lhůty uvedené v odstavci 4 trvají důvody pro pozastavení nebo dotyčný členský stát nesdělil Komisi opatření přijatá k nápravě nesrovnalostí, použije se čl. 18 odst. 4 rozhodnutí 2000/596/ES.
7. Pokyny k zásadám, kritériím a orientačním sazbám, které mají útvary Komise používat při určování paušálních oprav, jsou stanoveny v příloze III tohoto rozhodnutí.
Článek 15
1. Každá částka, která má být vrácena Komisi podle čl. 19 odst. 3 rozhodnutí 2000/596/ES, musí být uhrazena přede dnem splatnosti uvedeným v inkasním příkazu vydaném v souladu s článkem 28 finančního nařízení ze dne 21. prosince 1977 [7]. Tímto dnem splatnosti je poslední den druhého měsíce následujícího po dni vydání příkazu.
2. Každým prodlením při navrácení částky vzniká nárok na úrok z prodlení, který se začíná počítat ode dne splatnosti uvedeného v odstavci 1 a končí dnem skutečného navrácení. Platná úroková sazba je sazba uvedená v článku 13 tohoto rozhodnutí.
3. Finanční opravou na základě čl. 19 odst. 2 rozhodnutí 2000/596/ES není dotčena povinnost členského státu požadovat zpět částky podle čl. 18 odst. 1 písm. g) rozhodnutí 2000/596/ES a čl. 12 odst. 1 tohoto rozhodnutí a požadovat zpět státní podporu podle článku 14 nařízení (ES) č. 659/1999.
KAPITOLA VI
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 16
Žádné ustanovení tohoto rozhodnutí nebrání členským státům používat přísnější vnitrostátní právní pravidla, než která jsou v něm předepsána.
Článek 17
Toto rozhodnutí je určeno členským státům.
V Bruselu dne 18. prosince 2001.
Décision de la Commission
du 18 décembre 2001
portant modalités d'exécution de la décision 2000/596/CE du Conseil en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle ainsi que les procédures de mise en oeuvre des corrections financières dans le cadre des actions cofinancées par le Fonds européen pour les réfugiés
[notifiée sous le numéro C(2001) 4372]
(2002/307/CE)
LA COMMISSION DES COMMUNAUTÉS EUROPÉENNES,
vu le traité instituant la Communauté européenne,
vu la décision 2000/596/CE du Conseil du 28 septembre 2000 portant création d'un Fonds européen pour les réfugiés(1), et notamment son article 24,
après consultation du comité institué par l'article 21, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE,
considérant ce qui suit:
(1) Afin d'assurer une bonne gestion financière des concours octroyés au titre du Fonds européen pour les réfugiés (ci-après dénommé "Fonds"), il est nécessaire que les États membres établissent des lignes directrices portant sur l'organisation des tâches de l'autorité responsable de la mise en oeuvre des actions cofinancées.
(2) Pour assurer une utilisation des fonds communautaires conforme aux principes de bonne gestion financière, il est nécessaire que les États membres mettent en oeuvre des systèmes de gestion et de contrôle assurant une piste d'audit suffisante et qu'ils fournissent à la Commission tout concours nécessaire à la réalisation des contrôles, notamment par sondage.
(3) Afin d'assurer une utilisation efficace et appropriée des fonds communautaires, il convient d'établir des critères uniformes pour les contrôles effectués par les États membres conformément à l'article 18 de la décision 2000/596/CE.
(4) En vue d'assurer un traitement uniforme des déclarations des dépenses pour lesquelles la contribution du Fonds est demandée en vertu de l'article 17, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, il convient de définir un modèle standard de déclaration des dépenses.
(5) Afin de permettre le recouvrement, conformément à l'article 18, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE, des sommes indûment versées, il est nécessaire de prévoir que les États membres communiquent à la Commission les cas d'irrégularités décelés et des indications relatives au déroulement des procédures administratives ou judiciaires.
(6) Conformément à l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE, les États membres procèdent aux corrections financières requises en liaison avec l'irrégularité individuelle ou systémique par une suppression totale ou partielle de la participation communautaire. Pour garantir une application uniforme de cette disposition dans toute la Communauté, il est nécessaire de définir les règles pour la détermination des corrections à effectuer et de prévoir d'informer la Commission.
(7) Si un État membre ne satisfait pas aux obligations qui lui incombent en vertu de l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE ou à celles qui lui incombent en vertu de l'article 18, la Commission peut appliquer des corrections financières elle-même au titre de l'article 18, paragraphe 4, de ladite décision. Chaque fois que cela est possible et faisable, il convient que le montant de telles corrections soit évalué sur la base de dossiers individuels et soit égal au montant des dépenses qui ont été erronément imputées au Fonds, en tenant compte du principe de proportionnalité. Lorsqu'une quantification précise des conséquences financières de l'irrégularité n'est pas possible ou faisable, ou qu'il serait disproportionné d'annuler l'ensemble des dépenses concernées, il convient que la Commission fonde ses corrections sur une extrapolation ou les fixe sur une base forfaitaire par rapport à l'étendue et aux conséquences financières de l'irrégularité que l'État membre a omis de prévenir, de détecter ou de corriger.
(8) Il est nécessaire de préciser certaines modalités de mise en oeuvre des corrections financières prévues à l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE et de prévoir l'application de ces modalités dans les cas visés à l'article 18, paragraphe 4, point b), de ladite décision.
(9) Il convient de fixer le taux des intérêts de retard dus pour toute somme donnant lieu à répétition de l'indu qui doit être reversée à la Commission conformément à l'article 19, paragraphe 3, de la décision 2000/596/CE.
(10) La présente décision doit s'appliquer sans préjudice des dispositions concernant la récupération des aides d'État au titre de l'article 14 du règlement (CE) n° 659/1999 du Conseil du 22 mars 1999 portant modalités d'application de l'article 93 du traité CE(2).
(11) La présente décision doit s'appliquer sans préjudice des dispositions du règlement (Euratom, CE) n° 2185/96 du Conseil du 11 novembre 1996 relatif aux contrôles et vérifications sur place effectués par la Commission pour la protection des intérêts financiers des Communautés européennes contre les fraudes et autres irrégularités(3),
A ARRÊTÉ LA PRÉSENTE DÉCISION:
CHAPITRE I
CHAMP D'APPLICATION ET DÉFINITIONS
Article premier
La présente décision établit les modalités d'application de la décision 2000/596/CE en ce qui concerne les systèmes de gestion et de contrôle des concours octroyés au titre du Fonds européen pour les réfugiés, ci-après dénommé "Fonds", et gérés par les États membres, ainsi que la procédure de mise en oeuvre des corrections financières applicables audits concours.
Article 2
Aux fins de la présente décision, on entend par:
a) "autorité responsable": toute autorité désignée par un État membre conformément à l'article 7 de la décision 2000/596/CE;
b) "organisme intermédiaire": toute administration publique ou organisation non gouvernementale à laquelle l'autorité responsable délègue les responsabilités de mise en oeuvre conformément à l'article 7 de la décision 2000/596/CE.
CHAPITRE II
SYSTÈMES DE GESTION ET DE CONTRÔLE
Article 3
1. En application de l'article 18, paragraphe 1, point c), de la décision 2000/596/CE, les États membres adressent des lignes directrices à l'autorité responsable et aux organismes intermédiaires auxquels les responsabilités de mise en oeuvre ont été déléguées.
Sans préjudice de l'article 18, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE, les lignes directrices couvrent l'organisation de systèmes de gestion et de contrôle nécessaires pour assurer le bien-fondé, la régularité et l'éligibilité des demandes de concours communautaire et se réfèrent aux standards de bonnes pratiques administratives généralement reconnus et décrits à l'annexe I.
2. Quand toutes les tâches de l'autorité responsable ou certaines d'entre elles sont déléguées à des organismes intermédiaires, les lignes directrices prévues au paragraphe 1 précisent notamment les modalités concernant:
a) la définition et la répartition claires des tâches, notamment en ce qui concerne la gestion, le paiement, le contrôle et la vérification de la conformité avec:
i) les conditions établies dans les décisions de la Commission approuvant les demandes de cofinancement visées à l'article 8 de la décision 2000/596/CE;
ii) les règles d'éligibilité des dépenses contenues dans l'annexe I de la décision 2001/275/CE de la Commission(4), et
iii) les politiques et les actions communautaires, y compris celles concernant les règles de concurrence, la passation des marchés publics, la protection et l'amélioration de la qualité de l'environnement, l'élimination des inégalités et la promotion de l'égalité entre les hommes et les femmes;
b) la mise en place de systèmes efficaces garantissant que les organismes intermédiaires exercent leurs compétences de manière satisfaisante, et
c) la communication d'informations à l'autorité responsable sur l'exercice effectif de leurs tâches et la description des moyens utilisés.
3. Conformément à l'article 18, paragraphe 1, point b), de la décision 2000/596/CE, les États membres communiquent à la Commission au plus tard dans les deux mois qui suivent la prise d'effet de la présente décision et en complément des informations contenues dans la première demande de cofinancement, une description des systèmes de gestion et de contrôle mis en place ainsi que des améliorations envisagées en tenant compte en particulier des standards de bonnes pratiques administratives généralement reconnus et décrits à l'annexe I.
Cette communication doit comprendre les informations suivantes concernant chaque autorité responsable:
a) les tâches qui lui sont attribuées;
b) la répartition des tâches assurant, au sein de l'autorité responsable ou de l'organisme intermédiaire, une séparation des fonctions de gestion, de paiement et de contrôle suffisante pour assurer une bonne gestion financière;
c) les informations sur les organismes intermédiaires éventuels;
d) les procédures de réception, de vérification et de validation des demandes de paiement ainsi que les procédures de mise en paiement, de paiement et de comptabilisation des dépenses;
e) les dispositions régissant les audits internes ou les procédures équivalentes.
4. La Commission examine, en coopération avec l'État membre, les systèmes de gestion et de contrôle et indique les entraves éventuelles qu'ils présentent à la transparence des contrôles relatifs au fonctionnement du Fonds ainsi qu'à l'accomplissement des responsabilités de la Commission au titre de l'article 274 du traité.
Article 4
1. Les systèmes de gestion et de contrôle des États membres assurent une piste d'audit suffisante.
2. La piste d'audit est considérée comme suffisante lorsqu'elle permet:
a) de réconcilier les comptes récapitulatifs certifiés notifiés à la Commission avec les états des dépenses individuels et leurs pièces justificatives détenues aux différents niveaux de l'administration et par les bénéficiaires des subventions, y compris des organismes ou des entreprises qui mettent en oeuvre des projets, et
b) de contrôler l'attribution et les transferts des ressources communautaires et nationales disponibles.
Une description indicative des informations nécessaires pour une piste d'audit suffisante figure à l'annexe II.
3. L'autorité responsable met en place des procédures garantissant que l'emplacement de tous les documents ayant trait à des paiements déterminés effectués au titre du programme national de mise en oeuvre concerné sera noté, et que les documents puissent être mis à disposition aux fins d'inspection à la demande:
a) du personnel de l'autorité chargée de traiter les demandes de paiement;
b) des autorités d'audit nationales qui effectueront les contrôles prévus à l'article 5, paragraphe 1, de la présente décision;
c) du service ou de l'organe de l'autorité responsable qui est chargé de la certification des demandes de paiements intermédiaires et finals visés à l'article 17 de la décision 2000/596/CE, et
d) des fonctionnaires et des agents mandatés de la Commission et de la Cour des comptes.
Les fonctionnaires et les agents responsables des contrôles ou les personnes habilitées à cette fin peuvent demander que des copies de documents visés au présent paragraphe leur soient fournies.
4. Les autorités responsables tiennent à la disposition de la Commission, pendant les cinq années qui suivent le paiement par la Commission du solde relatif à une intervention, toutes les pièces justificatives, soit les originaux, soit des copies certifiées conformes aux originaux sur des supports de données généralement acceptés, relatives aux dépenses et aux contrôles afférents à l'intervention concernée. Ce délai est suspendu en cas de poursuites judiciaires ou sur demande dûment motivée de la Commission.
Article 5
1. Les États membres organisent, sur la base d'un échantillon approprié, des contrôles des projets en vue plus particulièrement:
a) de vérifier le bon fonctionnement des systèmes de gestion et de contrôle mis en place;
b) d'examiner de manière sélective, sur la base d'une analyse des risques, les déclarations de dépenses établies aux différents niveaux concernés.
2. Les contrôles effectués doivent porter sur 20 % au moins des dépenses totales éligibles pour chaque programme national de mise en oeuvre et sur un échantillon représentatif des projets approuvés, en tenant compte des dispositions du paragraphe 3. Les États membres assurent une séparation adéquate entre ces contrôles et les procédures de mise en oeuvre ou de paiement concernant les actions.
3. Les projets sélectionnés doivent être identifiés, la méthode d'échantillonnage doit être décrite et un rapport doit être établi sur les résultats de toutes les inspections et des mesures prises à l' égard des anomalies et des irrégularités constatées.
4. L'échantillon des projets contrôlés doit:
a) englober des projets de nature et d'ampleur suffisamment variées;
b) tenir compte des facteurs de risque identifiés par les contrôles nationaux ou communautaires;
c) refléter la concentration des projets parmi certains bénéficiaires des subventions de sorte que les principaux bénéficiaires soient contrôlés une fois au moins avant la clôture de chaque forme de programme national de mise en oeuvre.
Article 6
En effectuant les contrôles, les États membres vérifient:
a) la mise en oeuvre effective des systèmes de gestion et de contrôle;
b) s'il y a correspondance entre un nombre adéquat de documents comptables et leurs pièces justificatives détenues par les organismes intermédiaires auxquels l'autorité responsable a délégué certaines responsabilités de mise en oeuvre, les bénéficiaires des subventions et, le cas échéant, d'autres organismes ou entreprises qui mettent en oeuvre des projets;
c) que la piste d'audit est suffisante;
d) que la nature et la date de réalisation des dépenses sont conformes aux exigences communautaires, aux exigences fixées lors de la procédure nationale de sélection, aux dispositions du contrat ou de l'acte d'octroi de la subvention et aux actions réellement réalisées;
e) que la destination effective ou prévue du projet correspond aux objectifs décrits dans le programme national de mise en oeuvre visé à l'article 8 de la décision 2000/596/CE;
f) que les contributions financières de la Communauté ne dépassent pas les limites fixées à l'article 13 de la décision 2000/596/CE ou dans toute autre disposition communautaire applicable en la matière et sont effectivement versées aux bénéficiaires des subventions sans réduction ou retard;
g) que le cofinancement national approprié a réellement été fourni, et
h) que les projets cofinancés ont été mis en oeuvre dans le respect des dispositions des articles 4 et 9, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE.
Article 7
Les contrôles établissent si les problèmes éventuellement rencontrés sont de nature systémique et risquent en conséquence de se poser également pour d'autres actions mises en oeuvre par le même bénéficiaire des subventions ou gérées par la même autorité de gestion. Ils déterminent en outre les causes de ces situations ainsi que la nature des analyses complémentaires éventuelles à effectuer et les mesures préventives ou correctives à prendre.
Article 8
Les États membres informent annuellement la Commission, dans le cadre du rapport visé à l'article 20, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE sur la façon dont ils ont appliqué les articles 5, 6 et 7 de la présente décision au cours de l'année précédente, en complétant ou en actualisant le cas échéant la description visée à l'article 4, paragraphe 2.
Article 9
Pour les interventions auxquelles participent plus d'un État membre ou dont les bénéficiaires sont établis dans plus d'un État membre, les États membres concernés et la Commission s'accordent sur l'assistance administrative nécessaire pour assurer la qualité requise du contrôle.
CHAPITRE III
DÉCLARATIONS DE DÉPENSES
Article 10
1. Les certificats relatifs aux déclarations de dépenses sont établis suivant le modèle figurant à l'annexe IV par une personne ou un service de l'autorité de paiement qui est fonctionnellement indépendant de tout service ordonnateur de paiement.
2. Pour toutes les dépenses qu'elle déclare à la Commission, l'autorité responsable assure que les programmes nationaux de mise en oeuvre sont gérés conformément à l'ensemble de la réglementation communautaire applicable et que les fonds sont utilisés conformément aux principes de bonne gestion financière. Cette déclaration devra certifier que la demande de cofinancement ne concerne que les dépenses:
a) effectivement encourues par les bénéficiaires des subventions, tels que définis à l'article 2, point d), de la décision 2001/275/CE de la Commission, pendant la période d'éligibilité du programme, telle que définie dans les décisions approuvant les demandes de cofinancement, et
b) relatives aux projets qui ont été sélectionnés pour un cofinancement par le programme national de mise en oeuvre concerné selon les critères et les procédures de sélection établis et qui ont été soumises au respect des règles communautaires pendant toute la période pendant laquelle elles ont été encourues.
3. À la clôture du programme, la déclaration finale prévue à l'annexe IV doit être présentée par l'État membre dans un délai de six mois. Si cette déclaration n'a pas été transmise à la Commission dans ce délai, celle-ci procédera automatiquement à la clôture du programme et au dégagement des crédits y relatifs.
4. Avant de présenter une demande à la Commission, l'autorité responsable vérifie que les contrôles effectués sont suffisants. Le travail accompli est décrit en détail dans le rapport final visé à l'article 20, paragraphe 3, de la décision 2000/596/CE. Les contrôles portent autant sur les aspects physiques et l'efficacité que sur les aspects financiers et comptables des projets.
CHAPITRE IV
CORRECTIONS FINANCIÈRES ÉTABLIES PAR LES ÉTATS MEMBRES
Article 11
1. Dans le cas d'irrégularités systémiques, les enquêtes menées au titre de l'article 19, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE doivent couvrir tous les projets susceptibles d'être affectés.
2. En supprimant en sa totalité ou en partie le cofinancement communautaire, les États membres tiennent compte de la nature et de la gravité des irrégularités ainsi que de la perte financière pour le Fonds.
3. Les États membres communiquent à la Commission, en annexe au rapport visé à l'article 20, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, la liste des procédures de suppression de concours entamées dans le courant de l'année précédente.
Article 12
1. Quand des montants doivent être recouvrés suite à une suppression de cofinancement au titre de l'article 18, paragraphe 1, point g), de la décision 2000/596/CE, le service ou l'organisme compétent entame une procédure de recouvrement et la notifie à l'autorité responsable. Les informations sur les recouvrements sont communiquées à la Commission et la comptabilité est tenue conformément à l'article 13 de la présente décision.
2. Les États membres informent la Commission, dans le rapport visé à l'article 20, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, de leurs décisions ou propositions quant à la réallocation des sommes supprimées.
Article 13
L'autorité responsable tient une comptabilité des montants recouvrables au titre de paiements de concours communautaire déjà effectués et s'assure que les montants sont recouvrés sans délai. Après le recouvrement, l'autorité responsable réduit sa prochaine déclaration de dépenses adressée à la Commission à concurrence des montants recouvrés, ou, si ce montant est insuffisant, effectue un remboursement à la Communauté. Les montants à recouvrer porteront intérêt à compter de leur date d'échéance au taux d'intérêt prévu à l'article 94 du règlement (Euratom, CECA, CE) n° 3418/93 de la Commission du 9 décembre 1993 portant modalités d'exécution de certaines dispositions du règlement financier du 21 décembre 1977(5), modifié en dernier lieu par le règlement (CE) n° 1687/2001(6), pour le premier jour ouvrable du mois de la date d'échéance de la créance.
Lors de l'envoi du rapport visé à l'article 20, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, les États membres adressent à la Commission une liste des cas d'irrégularités décelés, indiquant les montants recouvrés ou en attente de recouvrement et, le cas échéant, les procédures administratives et judiciaires entamées en vue du recouvrement des montants indûment payés.
CHAPITRE V
CORRECTIONS FINANCIÈRES ÉTABLIES PAR LA COMMISSION
Article 14
1. Le montant des corrections financières appliquées par la Commission au titre de l'article 18, paragraphe 4, point b), de la décision 2000/596/CE pour des irrégularités individuelles ou systémiques est évalué, chaque fois que cela est possible et faisable, sur la base de dossiers individuels et est égal au montant des dépenses qui ont été erronément imputées au Fonds, en tenant compte du principe de la proportionnalité.
2. Lorsqu'il n'est pas possible ou faisable de quantifier de manière précise le montant des dépenses irrégulières ou lorsqu'il serait disproportionné d'annuler l'ensemble des dépenses en question, la Commission fonde les corrections financières sur:
a) une extrapolation, pour laquelle elle utilise un échantillon représentatif de transactions présentant des caractéristiques homogènes, ou
b) une base forfaitaire, auquel cas elle apprécie l'importance de l'infraction aux règles ainsi que l'étendue et les conséquences financières de l'irrégularité constatée.
3. Quand la Commission fonde sa position sur des faits établis par d'autres auditeurs que ceux de ses propres services, elle tire ses propres conclusions concernant les conséquences financières, après avoir examiné les mesures prises par l'État membre concerné en application de l'article 18, paragraphe 1, de la décision 2000/596/CE.
4. Le délai imparti à l'État membre concerné pour réagir à une demande au titre de l'article 18, paragraphe 3, de la décision 2000/596/CE est fixé à deux mois. Dans des cas dûment justifiés une période plus longue peut être accordée par la Commission.
5. Quand la Commission propose une correction financière sur la base d'une extrapolation ou sur une base forfaitaire, l'État membre a la possibilité de démontrer, en se fondant sur un examen des dossiers concernés, que l'étendue réelle de l'irrégularité est inférieure à celle estimée par la Commission. En accord avec la Commission, l'État membre peut limiter la portée de son examen à une partie ou un échantillon approprié des dossiers concernés. À l'exception de cas dûment justifiés, le délai supplémentaire imparti pour cet examen ne dépasse pas deux mois suivant la période de deux mois visée au paragraphe 4. La Commission tient compte de tout élément de preuve fourni par l'État membre dans les délais mentionnés ci-dessus.
6. Dans les cas où la Commission a suspendu des paiements au titre de l'article 19, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE, et si à l' expiration du délai visé au paragraphe 4 les motifs ayant justifié la suspension subsistent, ou si l'État membre concerné n'a pas communiqué à la Commission les mesures prises pour corriger les irrégularités, l'article 18, paragraphe 4, de la décision 2000/596/CE s'applique.
7. Les orientations définissant les principes, les critères ainsi que les barèmes indicatifs à appliquer lors des corrections forfaitaires par les services de la Commission sont détaillés à l'annexe III de la présente décision.
Article 15
1. Tout reversement à la Commission en vertu de l'article 19, paragraphe 3, de la décision 2000/596/CE est à effectuer dans le délai fixé dans l'ordre de recouvrement établi conformément à l'article 28 du règlement financier du 21 décembre 1977(7). L'échéance de ce délai est fixée à la fin du deuxième mois suivant celui de l'émission de l'ordre de recouvrement.
2. Tout retard dans le reversement donne lieu au paiement d'intérêts de retard, courant à partir de l'échéance du délai visé au paragraphe 1 jusqu'à la date du recouvrement effectif. Le taux d'intérêt applicable est celui visé à l'article 13 de la présente décision.
3. L'application d'une correction financière au titre de l'article 19, paragraphe 2, de la décision 2000/596/CE n'affecte pas l'obligation de l'État membre de procéder aux recouvrements selon l'article 18, paragraphe 1, point g), de la décision 2000/596/CE et l'article 12, paragraphe 1, de la présente décision, ni celle de procéder à la récupération des aides d'État au titre de l'article 14 du règlement (CE) n° 659/1999.
CHAPITRE VI
DISPOSITIONS FINALES
Article 16
Les dispositions de la présente décision ne font pas obstacle à ce que les États membres appliquent des règles de contrôle nationales plus strictes que celles de la présente décision.
Article 17
Les États membres sont destinataires de la présente décision.
Fait à Bruxelles, le 18 décembre 2001.