ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1271/2013 НА КОМИСИЯТА
от 30 септември 2013 година
относно рамковия Финансов регламент за органите, посочени в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза и за отмяна на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета (1), и по-специално член 208 от него,
като имат предвид, че:
(1)
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 (2) на Комисията относно рамковия Финансов регламент за органите, създадени от Общностите, се основаваше на Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 (3) на Съвета. Регламент (ЕО, Евратом) № 1605/2002 на Съвета бе заменен от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012. Следователно е необходимо да се преразгледа Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002. С цел постигане на яснота е необходимо Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 да бъде заменен.
(2)
Необходимо е да се вземе под внимание съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета на ЕС и Европейската комисия по въпросите на децентрализираните агенции от 19 юли 2012 г.
(3)
Някои разпоредби на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 следва да бъдат преразгледани, за да се вземе предвид опитът, натрупан при тяхното прилагане.
(4)
С настоящия регламент следва да се установят общите принципи и основните правила, приложими за органите, създадени съгласно ДФЕС и Договора за Евратом (по-нататък наричани „органи на Съюза“), които получават средства от бюджета, и без да се засягат разпоредбите на учредителния акт. Въз основа на този регламент органите на Съюза следва да приемат свои собствени финансови правила, които не могат да се отклоняват от регламента, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
(5)
Въпреки това органите на Съюза, които са изцяло самофинансиращите се, спрямо които не се прилага настоящият регламент, следва да установят сходни правила, за да се осигури последователност, когато това е уместно. Във връзка със съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г. тези органи следва да представя на Европейския парламент, на Съвета и на Комисията годишен доклад за изпълнението на своя бюджет и да вземат надлежно предвид техните искания и препоръки.
(6)
Органите на Съюза следва да определят и приложат своя бюджет в съответствие с петте основни принципа на бюджетното право (единство, точност, универсалност, специфичност и ежегодност), както и принципите на балансираност, разчетна единица, добро финансово управление и прозрачност.
(7)
Следва да се подчертае балансираният характер на финансовата вноска на Съюза. Частта от положителния бюджетен резултат на органите на Съюза, надвишаваща размера на вноската на Съюза, платена през годината, следва да бъде върната в бюджета на Съюза.
(8)
Когато учредителния акт предвижда, че приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза и че приходите от такси са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органите на Съюза следва да разполагат с възможност за пренасяне на остатъка под формата на целеви приходи.
(9)
Необходимо е да се гарантира, че таксите се определят на подходящо ниво за покриване на разходите за предоставяне на услуги и за избягване на значителни излишъци.
(10)
Делегирането на задачи по изпълнението на бюджета на органите на Съюза трябва да бъде надлежно обосновано от характеристиките на задачите и специфичните познания на органа на Съюза, като същевременно се гарантира добро финансово управление и ефективност на разходите. Делегираните задачи следва да бъдат съвместими с учредителния акт.
(11)
Органите на Съюза следва да могат да получават ad hoc безвъзмездни средства само ако това е изрично предвидено в съответните основни актове, както и в учредителния акт.
(12)
Съгласно член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 органът на Съюз орган трябва да участва в съпоставителна оценка с други институции и органи на Съюза.
(13)
Необходимо е да се установят правила за плана за действие за последващи действия във връзка със заключенията от цялостните периодични оценки, с цел да се осигури ефективното им прилагане.
(14)
С цел да се осигури съгласувано програмиране, органът на Съюз следва да изготви документ, съдържащ годишно и многогодишно програмиране, в което се вземат под внимание насоките на Комисията.
(15)
Органът на Съюза следва да адаптира графика за годишното и многогодишното програмиране с бюджетната процедура, за да се гарантира неговата ефективност и съгласуваността на всички програмни документи.
(16)
Необходимо е да се изясни сегашната архитектура на вътрешния одит и функциите за вътрешен контрол и да се рационализират изискванията за докладване. Функцията за вътрешен одит в рамките на органа на Съюза следва да се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията, който следва да извършва одити, когато това е оправдано поради съществуващите рискове. Необходимо е да се предвидят правила за създаването и функционирането на капацитета за вътрешен одит.
(17)
Задълженията за докладване следва да бъдат опростени. Органите на Съюза следва да представят консолидиран годишен отчет за дейността, който включва подробни данни за прилагането на тяхната работна програма, бюджет, план за политиката относно персонала, тяхното управление и системи за вътрешен контрол.
(18)
С цел да се подобри ефективността от гледна точка на разходите на органите на Съюза, е необходимо да се предвиди възможност за споделяне на услуги или тяхното прехвърляне към друг орган на Съюза или към Комисията. По-специално ефективността на разходите може да се подобри, като се позволи на счетоводителя на Комисията да отговаря за всички или част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза.
(19)
Съгласно предвиденото в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 възможността да разделят многогодишни задължения под формата на годишни вноски следва да бъде разрешена само ако това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
(20)
С цел хармонизиране на разпоредбите относно целевите приходи с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвидят правила за диференциране на целевите приходи (вътрешни и външни) и за тяхното пренасяне.
(21)
С цел хармонизиране на правилата за третиране на лихвите, получени от вноската на Съюза в орган на Съюза, с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 е необходимо да се предвиди, че не се дължи лихвата на бюджета.
(22)
Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 предвижда възможност в специфични случаи за вписване на правно задължение преди бюджетно задължение. Органите на Съюза следва да имат тази възможност.
(23)
С цел да се гарантира съгласуваност между Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 и Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, някои разпоредби за обществените поръчки и за безвъзмездните средства не трябва да бъдат разрешени. Прилагането на единен набор от норми гарантира опростяване на дейността на органа на Съюза и позволява използването на насоките и моделите, изготвени от Комисията.
(24)
Следва да се въведе възможността за присъждане на награди от орган на Съюза, за да се приведат в съответствие разпоредбите на Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
(25)
Да се идентифицира и да се управляват правилно рискът от фактически или предполагаеми конфликти на интереси, органите на Съюза следва да приемат правила за предотвратяване и управление на конфликта на интереси. Такива правила следва да вземат предвид разработените от Комисията насоки след съвместната декларация на Европейския парламент, Съвета и Комисията от 19 юли 2012 г.
(26)
Разпоредбите относно политиката за сградния фонд, включително въвеждането на възможността и условията, позволяващи на органите на Съюза да сключват заеми, следва да бъдат приведени в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, за да се гарантира съгласувано прилагане на нововъведените правила от всички органи и институции на Съюза.
(27)
Необходимо е да се предвидят преходни разпоредби за програмирането и докладването, като се има предвид, че Комисията се нуждае от време за разработването на подходящи насоки в сътрудничество с органите на Съюза.
(28)
Настоящият регламент следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз, за да се даде възможност за своевременно приемане на преразгледаните финансови регламенти на органите на Съюза до 1 януари 2014 г., с цел да се гарантират съгласувани правила за следващата многогодишна финансова рамка,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ДЯЛ I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Предмет
Настоящият регламент установява основните финансови правила, въз основа на които органите на Съюза трябва да приемат собствени финансови правила. Финансовите правила на органите на Съюза не се отклоняват от настоящия регламент, освен когато това се налага поради техните специфични нужди и с предварителното съгласие на Комисията.
Член 2
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат следните определения:
-
„учредителен акт“ означава инструмент на законодателството на Съюза, уреждащ основните аспекти на създаването и функционирането на органа на Съюза,
-
„бюджет на органа на Съюза“ означава инструмент, чрез който за всяка финансова година се прогнозират и одобряват всички приходи и разходи, сметнати за необходими за органа на Съюза,
-
„орган на Съюза“ означава всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012,
-
„управителен съвет“ означава главният вътрешен орган на органа на Съюза, който отговаря за вземането на решения по финансови и бюджетни въпроси, независимо от наименованието, възприето в учредителния акт,
-
„директор“ означава лицето, което отговаря за изпълнението на решенията на управителния съвет и бюджета на органа на Съюза като разпоредител с бюджетни кредити, независимо от наименованието на неговата длъжност, възприето в учредителния акт,
-
„изпълнителния съвет“ означава вътрешният орган на органа на Съюза, който подпомага управителния съвет и чиито отговорности и процедурен правилник са посочени в учредителния акт.
Член 3
Срокове, дати и крайни срокове
Освен ако не е предвидено друго, Регламент (ЕИО, Евратом) № 1182/71 на Съвета (4) се прилага за крайните срокове, определени с настоящия регламент.
Член 4
Защита на личните данни
Настоящият регламент не засяга изискванията на Директива 95/46/ЕО на Европейския парламент и на Съвета (5) и на Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета (6).
Член 5
Зачитане на бюджетните принципи
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в съответствие с принципите на единство, точност на бюджета, ежегодност, балансираност, разчетна единица, универсалност, специфичност, добро финансово управление, което изисква ефективен и ефикасен вътрешен контрол, и прозрачност, изложени в настоящия регламент.
ДЯЛ II
БЮДЖЕТНИ ПРИНЦИПИ
ГЛАВА 1
Принципи на единство и на точност на бюджета
Член 6
Обхват на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се състои от:
а)
собствени приходи, които представляват всички такси, които органът на Съюза има право да събира по силата на възложените му задачи, както и всички останали приходи;
б)
приходи от евентуални финансови вноски на държавите членки, които са домакини на съответните органи;
в)
вноска, предоставена от Съюза;
г)
целеви приходи за финансиране на определени разходи в съответствие с член 23, параграф 1;
д)
разходите на органа на Съюза, включително административните разходи.
2. Приходите, състоящи се от такси и вноски, се заделят само в изключителни и надлежно обосновани случаи, предвидени в учредителния акт.
3. Когато един или няколко учредителни актове предвиждат, че ясно определени задачи се финансират отделно, или когато органът на Съюза изпълнява задачи, възложени му по силата на споразумение за възлагане, той води отделно счетоводство за приходните и за разходните операции. Органът на Съюз ясно посочва всяка група задачи в своето планиране на човешките ресурси, включено в документа за годишно и многогодишно програмиране, посочен в член 32.
Член 7
Ad hoc безвъзмездни средства
1. Органите на Съюза не могат да получават ad hoc безвъзмездни средства от бюджета, освен ако не е разрешено в учредителния акт и изрично предвидено в основния акт.
2. Когато органът на Съюза е бил упълномощен да получава ad hoc безвъзмездни средства, задачите, финансирани от тези безвъзмездни средства, са включени в годишната работна програма, посочена в член 32, параграф 3.
Член 8
Споразумения за възлагане
1. Комисията не възлага задачи по изпълнението на бюджета на органа на Съюза с изключение на случаите, когато това е надлежно обосновано от специфичния характер на дейността и специфичния опит на органа на Съюза.
2. При избора на орган на Съюза се отчетат надлежно:
а)
разходната ефективност при възлагането на задачи;
б)
въздействието върху структурата на управление на органа и върху неговите финансови и човешки ресурси.
3. Когато по изключение Комисията възлага задачи на органа на Съюза:
а)
член 60 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 се прилага за органа на Съюза по отношение на средства, отпуснати за тези задачи, а членове 108 и 109 от настоящия регламент не се прилагат;
б)
възложените задачи се посочват в годишната работна програма на органа на Съюза, посочена в член 32, параграф 3, само за информационни цели.
4. Без да се засяга параграф 2, разпоредителят с бюджетни кредити се консултира с управителния съвет преди подписването на споразумението за възлагане.
Член 9
Специални правила относно принципите на единство и на точност на бюджета
1. Приходи се събират и разходи се извършват, само ако са вписани към определен ред в бюджета на органа на Съюза.
2. Не може да се поеме задължение или да се разреши разход, който надвишава бюджетните кредити, разрешени в бюджета на органа на Съюза.
3. В бюджета на органа на Съюза могат да се записват бюджетни кредити, само ако са по разходна позиция, считана за необходима.
4. Лихви, натрупани по плащания по предварително финансиране, направени от бюджета на органа на Съюза, не се дължат на органа на Съюза.
ГЛАВА 2
Принцип на ежегодност
Член 10
Определение
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, се разрешават за срок от една финансова година, която започва на 1 януари и завършва на 31 декември.
Член 11
Вид бюджетни кредити
1. Бюджетът на органа на Съюза съдържа едногодишни бюджетни кредити и когато това е оправдано от оперативните нужди, многогодишни бюджетни кредити. Многогодишни бюджетни кредити се състоят от бюджетни кредити за поети задължения и бюджетни кредити за плащания.
2. Бюджетните кредити за поети задължения покриват пълната стойност на правните задължения, поети през финансовата година.
3. Бюджетните кредити за плащания обхващат плащанията, извършени в изпълнение на правните задължения, поети през финансовата година или през предходни финансови години.
Член 12
Счетоводни правила за приходите и бюджетните кредити
1. Приходите на органа на Съюза, посочени в член 6, се вписват в счетоводните сметки за финансовата година на основата на сумите, събрани през тази финансова година.
2. Приходите на органа на Съюза водят до възникване на равностойни по размер бюджетни кредити за плащания.
3. Разрешените за дадена финансова година бюджетни кредити се използват единствено за покриване на разходи, поети като задължение и платени през тази финансова година, както и за покриване на дължими суми по поети през предходни финансови години задължения.
4. Бюджетните задължения се записват в сметките въз основа на поетите до 31 декември правни задължения.
5. Плащанията се записват в сметките за определена финансова година въз основа на плащанията, извършени от счетоводителя до 31 декември същата година.
Член 13
Поемане на задължение за бюджетни кредити
Бюджетните кредити, записани в бюджета на органа на Съюза, могат да бъдат поети като задължение, считано от 1 януари, след като бюджетът на органа на Съюза бъде окончателно приет.
Член 14
Анулиране и пренос на бюджетни кредити
1. Бюджетните кредити, които са останали неизползвани в края на финансовата година, за която са били записани, се анулират. Въпреки това те могат да бъдат пренесени, но само за следващата финансова година, с решение, взето до 15 февруари от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, в съответствие с параграфи 3 и 4, или могат да бъдат пренесени по право в съответствие с параграф 5.
2. Бюджетните кредити, свързани с разходи за персонала, не могат да се пренасят.
3. Многогодишни бюджетни кредити за поети задължения, както и едногодишни бюджетни кредити, за които все още не е поето задължение в края на финансовата година, могат да се пренасят, когато се отнасят до:
а)
суми, съответстващи на бюджетни кредити за поети задължения;
б)
суми, съответстващи на едногодишни бюджетни кредити, свързани с проекти за недвижими имоти, за които повечето от подготвителните етапи на процедурата по поемането на задължения са завършени към 31 декември. Подготвителният етап на процедурата по поемането на задължения се определя в Правилата за прилагане на Финансовия регламент на всеки орган на Съюза.
Задължения за тези суми могат да бъдат поети до 31 март следващата година или до 31 декември следващата година за суми, свързани с проекти за недвижими имоти.
4. Бюджетни кредити за плащания могат да се пренасят по отношение на суми, необходими за покриване на съществуващи задължения или на задължения, свързани с пренесени бюджетни кредити за поети задължения, когато предвидените по съответните бюджетни редове за следващата финансова година бюджетни кредити за плащания са недостатъчни за покриване на нуждите.
Органът на Съюза усвоява първо бюджетните кредити, разрешени за текущата финансова година, и не може да усвоява пренесени бюджетни кредити, докато първите не бъдат изчерпани.
5. Едногодишни бюджетни кредити, които отговарят на надлежно договорени задължения в края на финансовата година, се пренасят по право само за следващата финансова година.
6. Пренесените бюджетни кредити, за които не са поети задължения до 31 март на година N + 1, автоматично се анулират и се посочват в счетоводните отчети.
Член 15
Правила за пренос на целеви приходи
Преносът на целевите приходи, посочени в член 23, и на неизползваните и налични към 31 декември бюджетни кредити, които произтичат от такива приходи, се извършва в съответствие със следните правила:
а)
външните целеви приходи се пренасят по право и се усвояват изцяло, докато бъдат извършени всички операции във връзка с програмата или действието, за които са предназначени; външни целеви приходи, получени през последната година от програмата или дейността, могат да се използват през първата година от следващата програма или дейност;
б)
вътрешните целеви приходи се пренасят само за една година, с изключение на вътрешните целеви приходи, определени в член 23, параграф 3, буква е), които се пренасят по право.
Най-късно до 1 юни на година N + 1 органът на Съюза информира Комисията за изпълнението на пренесените целеви приходи.
Член 16
Отмяна на бюджетни кредити
Когато се отменят бюджетни кредити през финансова година след тази, за която тези кредити са били записани в бюджета на органа на Съюза, в резултат на цялостно или частично неизпълнение на дейностите, за които са били заделени, съответните бюджетни кредити се анулират.
Член 17
Поети задължения
1. От 15 октомври на всяка година задължения за обичайните административни разходи може да се поемат авансово по бюджетните кредити, предвидени за следващата финансова година. Тези задължения обаче не надхвърлят една четвърт от бюджетните кредити, определени с решение на управителния съвет, по съответния бюджетен ред за текущата финансова година. Те не може да се прилагат за нови разходи от естество, което все още не е принципно одобрено с последния надлежно приет бюджет на органа на Съюза.
2. Разходите, които се плащат авансово, например наемите, могат да породят плащания от 1 декември нататък, които са за сметка на бюджетните кредити за следващата финансова година. В такъв случай ограничението, посочено в параграф 1, не се прилага.
Член 18
Приложими правила в случай на късно приемане на бюджета на органа на Съюза
1. Ако бюджетът на органа на Съюза не е окончателно приет в началото на финансовата година, се прилагат правилата, установени в параграфи 2-6.
2. Задълженията може да се поемат и плащанията може да се извършват в границите, посочени в параграф 3.
3. Задълженията може да се поемат по глави до максимален размер от една четвърт от общия размер на разрешените бюджетни кредити в съответната глава за предходната финансова година плюс една дванадесета за всеки изтекъл месец.
Ограничението за бюджетните кредити, предвидено в предварителния разчет за приходите и разходите, не може да бъде надхвърляно.
Плащанията може да се извършват по глави с месечна периодичност до максимален размер от една дванадесета от разрешените по съответната глава бюджетни кредити за предходната финансова година. Тази сума обаче не надвишава една дванадесета от бюджетните кредити, предвидени в същата глава в предварителния разчет за приходите и разходите.
4. Разрешените бюджетни кредити по съответната глава от предходната финансова година, посочени в параграфи 2 и 3, представляват бюджетните кредити, приети чрез гласуване по бюджета на органа на Съюза, включително чрез коригиращи бюджети, и след коригиране с оглед на направените през въпросната финансова година трансфери.
5. По искане на директора, в случай че съображения за непрекъснатост на дейностите на органа на Съюза и нуждите на управлението го налагат, управителния съвет може да разреши да бъдат извършени разходи, които надвишават една временна сума от една дванадесета, но не надхвърлят общия размер на четири временни суми от една дванадесета, освен в надлежно обосновани случаи, както за поемане на задължения, така и за плащания в допълнение на автоматично предоставените суми от една дванадесета в съответствие с параграфи 2 и 3.
Допълнителните суми от една дванадесета се разрешават в цялост и са неделими.
6. В случай че за дадена глава разрешаването на четири временни суми от една дванадесета, предоставени съгласно параграф 5, е недостатъчно за покриване на разходите, необходими, за да се избегне прекъсване на дейността на органа на Съюза в област, уредена от въпросната глава, по изключение може да се даде разрешение за надвишаване на размера на бюджетните кредити, записани в съответната глава от бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година. Управителният съвет действа в съответствие с процедурите, предвидени в параграф 5. Въпреки това общият размер на наличните бюджетни кредити в бюджета на органа на Съюза за предходната финансова година или в предложения проектобюджет на органа на Съюза не може при никакви обстоятелства да бъде надвишен.
ГЛАВА 3
Принцип на балансираност
Член 19
Определение и обхват
1. Бюджетните приходи и бюджетните кредити за плащания са балансирани.
2. Бюджетните кредити за поети задължения не могат да надхвърлят размера на вноската от Съюза, увеличена със собствените приходи и останалите приходи, посочени в член 6.
3. За органи, за които приходите се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската от Съюза, таксите следва да се определят на такова равнище, че да се избегне значително натрупване на излишък. Когато значителен положителен или отрицателен бюджетен резултат по смисъла на член 97 стане постоянен, размерът на таксите и вноските трябва да бъде преразгледан.
4. Органът на Съюза не може да сключва заеми в рамките на бюджета на органа на Съюза.
5. Вноската на Съюза за органа на Съюза представлява за бюджета на органа на Съюза изравнителна вноска и може да се раздели на няколко плащания.
6. Органът на Съюза извършва строго управление на паричните средства, като отчита надлежно целевите приходи, за да гарантира, че наличните средства са ограничени до надлежно обоснованите нужди. Със своите заявки за плащания органът предоставя подробни и актуализирани прогнози за реалните си нужди от парични средства през цялата година, включително информация за целевите приходи.
Член 20
Бюджетен резултат от финансовата година
1. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е положителен, той се възстановява на Комисията до размера на вноската, платена през годината. Частта от бюджетния резултат, надвишаваща размера на финансовата вноска на Съюза, изплатена през годината, се записва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като приход.
Първа алинея се прилага също и когато приходите на органа на Съюза се състоят от такси и вноски в допълнение към вноската на Съюза.
Разликата между вноската, вписана в бюджета, и действително изплатената вноска за органа на Съюза, се анулира.
Органът на Съюза представя, не по-късно от 31 януари на съответната година N, разчет на бюджетния резултат от година N - 1, който трябва да се върне в бюджета по-късно през година N, за да се допълни вече наличната информация за бюджетния резултат за година N - 2. Тази информация се взима надлежно под внимание от Комисията при оценяването на финансовите нужди на органа на Съюза за година N + 1.
2. В изключителни случаи, когато учредителният акт предвижда, че приходите от такси и вноски са предназначени за финансиране на конкретни разходни позиции, органът на Съюз може да пренесе остатъка от таксите и вноските като целеви приходи за дейностите, свързани с предоставянето на услугите, за които са дължат тези такси.
3. Ако бюджетният резултат по смисъла на член 97 е отрицателен, той се вписва в бюджета на органа на Съюза за следващата финансова година като бюджетни кредити за плащания или, когато това е подходящо, се прихваща от положителния бюджетен резултат на органа на Съюза през следващите финансови години.
4. Приходите или бюджетните кредити за плащания се записват в бюджета на органа на Съюза по време на бюджетната процедура чрез писмо за внасяне на корекции, посочено в член 39 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, или, когато изпълнението на бюджета на орган на Съюза е започнало, чрез коригиращ бюджет.
ГЛАВА 4
Принцип на разчетна единица
Член 21
Използване на еврото
Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява в евро и отчетите се представят в евро. Въпреки това, за целите на касата, счетоводителят и, в случай на сметки за авансови средства, и администраторите на авансови средства имат право да извършват операции в други валути, както е установено във финансовите правила на всеки орган на Съюза.
ГЛАВА 5
Принцип на универсалност
Член 22
Определение и обхват
Без да се засяга член 23, общият размер на приходите покрива общия размер на бюджетните кредити за плащания. Без да се засяга член 25, всички приходи и разходи се записват в пълния им размер без насрещни корекции.
Член 23
Целеви приходи
1. Външните целеви приходи и вътрешните целеви приходи се използват за финансиране на конкретни разходни позиции.
2. Външните целеви приходи представляват:
а)
финансовите вноски за органите на Съюза от държавите членки и трети държави, включително и в двата случая техните държавни агенции, субекти или физически лица, за определени дейности, доколкото това е предвидено в споразумението, сключено между органа на Съюза и държавите членки, съответните трети държави или държавни агенции, субекти или физически лица;
б)
приходите, предназначени за конкретна цел, като например приходи от фондации, субсидии, дарения и завещания;
в)
финансовите участия, които не са обхванати в буква а), за дейностите на органите на Съюза, идващи от трети държави или от различни организации извън Съюза;
-
приходи от ad hoc безвъзмездни средства, посочени в член 7,
-
приходи от споразуменията за възлагане, посочена в член 8;
г)
вътрешните целеви приходи, посочени в параграф 3, доколкото са с допълнителен характер спрямо другите приходи, посочени в букви а)-в) от настоящия параграф;
д)
приходите от такси и вноски, посочени в член 6, параграф 2.
3. Вътрешни целеви приходи представляват:
а)
приходи от трети страни във връзка със стоки, услуги или работа, извършена по тяхно искане, с изключение на таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а);
б)
постъпленията от продажба на моторни превозни средства, оборудване, съоръжения, материали и научна и техническа апаратура, които се подменят или бракуват, когато балансовата стойност е напълно амортизирана;
в)
приходите, които възникват от възстановяване, в съответствие с член 62, на недължимо платени суми;
г)
постъпленията от доставки на стоки, услуги и строителни работи за институциите на Съюза или други органи на Съюза;
д)
получените застрахователни обезщетения;
е)
приходите от наеми;
ж)
приходите от продажба на публикации и филми, включително такива на електронен носител;
з)
приходите, които възникват от последващото възстановяване на данъци съгласно член 25, параграф 3, буква б).
4. Без да се засяга член 23, параграф 2, буква д), съответният учредителен акт може също да предвижда разпределяне на приходите за специфични разходи. Освен когато е посочено друго в съответния учредителен акт, тези приходи представляват вътрешни целеви приходи.
5. Всички приходни позиции по смисъла на параграф 2, букви а), б) и в) и параграф 3, букви а) и г) трябва да покриват всички преки и косвени разходи, направени за въпросната дейност или цел.
6. В бюджета на органа на Съюза се включват редове за отразяване на външните целеви приходи и на вътрешните целеви приходи, а когато е възможно, се посочва и размерът.
Целевите приходи могат да се включват в разчета за приходите и разходите само за сумите, които са сигурни към датата на съставяне на разчета.
Член 24
Безвъзмездни сделки
1. Директорът може да приема всяка безвъзмездна сделка в полза на органа на Съюза, като например фондации, субсидии, дарения и завещания.
2. Приемането на дарения, при които може да има финансови тежести, подлежи на предварително одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, който взема решение в срок от два месеца от датата на подаване на молбата до него. Ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не вземат решение в този срок, безвъзмездната сделка се счита за приета.
Член 25
Правила относно приспаданията и корекциите на обменните курсове
1. Следните приспадания може да се направят от заявки за плащане, които впоследствие се предават за плащане на нетната сума:
а)
санкции, наложени върху страни по договори за възлагане на обществена поръчка или бенефициери;
б)
отбиви, възстановени суми и рабати по отделни фактури и отчети за разходи;
в)
корекции за недължимо платени суми.
Корекциите, посочени в първа алинея, буква в), може да се извършват чрез пряко приспадане срещу ново междинно плащане или плащане на остатъка на същия получател по главата, статията и финансовата година, за които е извършено плащане, надвишаващо дължимото.
Счетоводните правила на Съюза се прилагат по отношение на приспаданията, посочени в първа алинея, буква в).
2. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от държавите членки по силата на Протокола за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, е за сметка на бюджета на органа на Съюза, след като от нея бъде приспаднат данъкът, при условие че той се прилага за органа на Съюза.
3. Стойността на продуктите или услугите, доставени на органа на Съюза, която включва данъци, подлежащи на възстановяване от трети държави въз основа на съответните спогодби, може да бъде за сметка на бюджета на органа на Съюза, за всяко от следните:
а)
след като от нея бъде приспаднат данъкът;
б)
за стойността с включен данък. В този случай впоследствие възстановените данъци се третират като вътрешен целеви приход.
4. Всички национални данъци, които временно се поемат от органа на Съюза по силата на параграфи 2 и 3, се записват във временна сметка до възстановяването им от съответната държава.
5. Всички отрицателни бюджетни резултати се записват в бюджета на органа на Съюза като разход.
6. За курсови разлики, възникнали при изпълнение на бюджета на органа на Съюза, може да се внасят корекции. Окончателната печалба или загуба се включва в бюджетния резултат за финансовата година.
ГЛАВА 6
Принцип на специфичност
Член 26
Общи разпоредби
Бюджетните кредити се заделят за конкретни цели по дялове и глави. Главите допълнително се подразделят на статии и позиции.
Член 27
Трансфери
1. Директорът може да прехвърля бюджетни кредити:
а)
от един дял в друг до не повече от 10 % от бюджетните кредити за годината, записани в реда, от който се прави трансферът;
б)
от една глава в друга и от една статия в друга - без ограничение.
2. Над границата, посочена в параграф 1, директорът може да предложи на управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителния съвет прехвърля бюджетни кредити от един дял към друг. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет разполагат с три седмици, за да се противопоставят на такива трансфери. След този срок те се считат за приети.
3. Предложенията за трансфери и трансферите, извършени в съответствие с параграфи 1 и 2, се придружават от подходящи и подробни оправдателни документи, посочващи изпълнението на бюджетните кредити и прогнозите за нуждите до края на финансовата година както за бюджетните редове, които ще бъдат кредитирани, така и за тези, от които бюджетните кредити се теглят.
4. Директорът информира управителния съвет във възможно най-кратък срок за всички извършени трансфери. Директорът информира Европейския парламент и Съвета за всички трансфери, извършени съгласно параграф 2.
Член 28
Специфични правила за трансферите
1. Трансфери на бюджетни кредити може да се извършват само към редове на бюджета на органа на Съюза, за които в бюджета са разрешени бюджетни кредити или има символично записване „pro memoria“.
2. Трансфери на бюджетни кредити, които съответстват на целеви приходи, може да се извършват само ако тези приходи се използват за целите, за които са предназначени.
ГЛАВА 7
Принцип на добро финансово управление
Член 29
Принципи на икономичност, ефикасност и ефективност/принцип на добро финансово управление
1. Бюджетните кредити се използват в съответствие с принципа на добро финансово управление, и по-специално в съответствие с принципите на икономичност, ефикасност и ефективност.
2. Принципът на икономичност изисква ресурсите, използвани от органа на Съюза за осъществяване на нейните дейности, да се предоставят своевременно, в подходящо количество и качество и при най-добра цена.
Принципът на ефикасност се отнася до най-доброто съотношение между използваните ресурси и постигнатите резултати.
Принципът на ефективност се отнася до осъществяването на набелязаните конкретни цели и постигането на планираните резултати.
3. Органът на Съюз трябва да направи сравнителен анализ, посочен в член 50 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Сравнителният анализ следва да включва:
-
преглед на ефективността на хоризонталните служби на органа на Съюза,
-
анализ на ползите и разходите от споделянето на службите или прехвърлянето им изцяло на друг орган на Съюза или на Комисията.
При извършване на сравнителния анализ, посочен в първа и втора алинея, органът на Съюза взема необходимите мерки, за да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
4. За всички сектори на дейност, обхванати от бюджета на органа на Съюза, се набелязват цели, които са конкретни, измерими, постижими, актуални и планирани със срокове. Постигането на тези цели се проследява чрез показатели за изпълнението за всяка дейност и директорът предоставя информацията на управителния съвет. Тази информация се предоставя ежегодно и най-късно в документите, приложени към проектобюджета на органа на Съюза.
5. С цел да се усъвършенства механизмът на вземане на решения, органите на Съюза провеждат както предварителни, така и последващи оценки съобразно насоките, предоставени от Комисията. Тези оценки се прилагат за всички програми и дейности, при които има значителни разходи, като резултатите от оценките се представят на управителния съвет.
6. Директорът подготвя план за действие за последващи действия по отношение на заключенията от оценките, посочени в параграф 5, и докладва за постигнатия напредък два пъти годишно на Комисията и редовно пред управителния съвет.
7. Управителният съвет упражнява контрол над прилагането на плана за действие, посочен в параграф 6.
Член 30
Вътрешен контрол на изпълнението на бюджета
1. Бюджета на органа на Съюза се изпълнява в съответствие с ефективен и ефикасен вътрешен контрол.
2. За целите на изпълнението на бюджета на органа на Съюза вътрешният контрол се определя като процес, приложим на всички равнища на управлението и предназначен да осигури достатъчна увереност в постигането на следните цели:
а)
ефективност, ефикасност и икономичност на операциите;
б)
надеждност на отчетността;
в)
спазване на имуществото и информацията;
г)
предотвратяване, разкриване, коригиране и последващи действия във връзка с измами и нередности;
д)
подходящо управление на рисковете, свързани със законосъобразността и редовността на извършените операции, като се взема предвид многогодишният характер на програмите, както и естеството на съответните плащания.
3. Ефективният вътрешен контрол се основава на най-добрите международни практики и включва по-специално следното:
а)
разделение на задачите;
б)
подходяща стратегия за контрол и управление на риска, включваща контрол на ниво получател;
в)
предотвратяване на конфликти на интереси;
г)
адекватни одитни следи и пълнота на данните в системите за данни;
д)
процедури за наблюдение на работата и проследяване на установените слабости и изключения във вътрешния контрол;
е)
периодична оценка на доброто функциониране на системата за вътрешен контрол.
4. Ефикасният вътрешен контрол се основава на следните елементи:
а)
прилагане на подходяща стратегия за контрол и управление на риска, съгласувана между съответните участници във веригата за контрол;
б)
достъпност на резултатите от извършения контрол за всички съответни участници във веригата за контрол;
в)
опиране, когато това е целесъобразно, на независимите одиторски становища, при условие че качеството на свързаните дейности е съответстващо и приемливо и че те са извършени в съответствие с договорените стандарти;
г)
навременно прилагане на корективни мерки, включително, при необходимост, санкции с възпиращ ефект;
д)
елиминиране на многократния контрол;
е)
подобряване на съотношението между разходите и ползите от контрола.
ГЛАВА 8
Принцип на прозрачност
Член 31
Публикуване на отчетите, бюджетите и докладите
1. Бюджетът на органа на Съюза се съставя и изпълнява и отчетите се представят в съответствие с принципа на прозрачност.
2. Обобщение на бюджета на органа на Съюза и всеки коригиращ бюджет на органа на Съюза, както са окончателно приети, се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз в рамките на три месеца от тяхното приемане.
Обобщението показва петте основни приходни бюджетни реда, петте основни разходни бюджетни реда за административния и оперативния бюджет на органа на Съюза, щатното разписание и прогноза за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти. То показва и цифрите за предходната година.
3. Бюджетът на органа на Съюза, включващ щатното разписание и коригиращите бюджети на органа на Съюза, съгласно окончателното им приемане, както и приблизителна оценка за броя на договорно наетите лица, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които са включени бюджетни кредити в бюджета, и за броя на командированите национални експерти, се предава за информация на Европейския парламент и Съвета, на Сметната палата и Комисията и се публикува на интернет сайта на съответния орган на Съюза в срок от четири седмици след тяхното приемане.
4. Органът на Съюза предоставя на своя уебсайт не по-късно от 30 юни на следващата финансова година информация за бенефициерите на средства, получени от бюджета на органа на Съюза, включително експертите, с които е сключен договор в съответствие с член 89, в съответствие с член 21, параграфи 2, 3 и 4 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 на Комисията (7) вследствие на стандартното представяне. Публикуваната информация е лесно достъпна, прозрачна и изчерпателна. Информацията се предоставя при надлежно спазване на изискванията за поверителност и сигурност, по-специално за защита на личните данни съгласно Регламент (ЕО) № 45/2001.
ДЯЛ III
СЪСТАВЯНЕ И УСТРОЙСТВО НА БЮДЖЕТА
ГЛАВА 1
Съставяне на бюджета на органа на Съюза
Член 32
Годишно и многогодишно програмиране
1. Органът на Съюза изготвя програмен документ, съдържащ многогодишно и годишно планиране, като взема под внимание насоките, определени от Комисията.
2. Многогодишната програма определя:
-
цялостното стратегическо програмиране, включително целите, очакваните резултати и показателите за постигнатите резултати,
-
ресурсно програмиране, включващо многогодишен бюджет и персонал.
Ресурсното програмиране включва количествена и качествена информация за човешките ресурси и бюджетните въпроси за целите на докладването, по-специално:
-
за години N - 1 и n информация за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица, както и на командированите национални експерти,
-
за година N - 1 оценка за бюджетните операции по смисъла на член 97 и информация за вноската в натура, предоставена от държавата членка, домакин на органа на Съюза,
-
за година N + 1 прогноза за броя на длъжностните лица, срочно наетия и договорно наетия персонал, както са определени в Правилника за длъжностните лица,
-
за следващите години индикативно ресурсно програмиране на бюджета и персонала.
Комисията изпраща до органа на Съюза становището на съответните си служби по проекта на програмиране на човешките ресурси.
Ако органът на Съюза не вземе изцяло предвид становището на службите на Комисията, той представя на Комисията необходимите обяснения.
Планирането на ресурсите се актуализира ежегодно. Стратегическото програмиране се актуализира при необходимост, и по-специално за приемане на мерки във връзка с резултатите от цялостните оценки, посочени в учредителния акт.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза съдържа подробни цели и очаквани резултати, включително показатели за постигнатите резултати. Тя съдържа също така описание на дейностите, които ще се финансират, и размера на финансовите и човешките ресурси, разпределени за всяка дейност. Годишната работна програма е съгласувана с многогодишната работна програма, посочена в параграф 1.
В нея ясно се посочва кои задачи на органа на Съюза са добавени, променени или отменени в сравнение с предходната финансова година.
4. Всяко съществено изменение на годишната работна програма се приема по същата процедура както първоначалната работна програма в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
Управителният съвет може да делегира правото за внасяне на несъществени изменения в годишната работна програма на разпоредителя с бюджетни кредити на органа на Съюза.
Член 33
Съставяне на бюджета
1. Бюджетът се съставя в съответствие с разпоредбите на учредителния акт.
2. Органът на Съюза изпраща на Комисията предварителна прогноза за своите приходи и разходи, а също и общи насоки, които са в подкрепа на тези прогнози, не по-късно от 31 януари всяка година.
3. В съответствие с член 37 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 всяка година органът на Съюза изпраща на Комисията, Европейския парламент и на Съвета прогноза за своите приходи и разходи, както е определено в учредителния акт.
4. Прогнозата за приходите и разходите на органа на Съюза включва:
а)
щатното разписание с броя на постоянните и срочните длъжности, одобрено в рамките на бюджетните кредити, по степени и по категории;
б)
при промяна на броя на лицата, заемащи дадена длъжност, обосновка на искането за нови щатни бройки;
в)
тримесечен разчет за касовите плащания и постъпления;
г)
информация за осъществяването на всички предварително набелязани цели за различните дейности. Резултатите от оценката се разглеждат и използват като доказателство за вероятните предимства на увеличение или намаление на предложения бюджет на органа на Съюза в сравнение с бюджета му за година N.
5. Органът на Съюза изпраща на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета проекта на програмен документ, посочен в член 32, не по-късно от 31 януари всяка година, както и всякакви по-нови актуализирани версии на този документ.
6. Като част от процедурата по приемане на бюджета, Комисията изпраща прогнозния разчет на органа на Съюза на Европейския парламент и на Съвета и предлага размера на вноската за органа на Съюза и щатните бройки, които смята, че отговарят на потребностите на органа. Комисията предоставя проекта за щатно разписание на органите на Съюза и прогноза за броя на договорно наетия персонал и командированите национални експерти, изразен в еквиваленти на пълно работно време, за които се предлагат бюджетни кредити, веднага след като Комисията определи проектобюджета.
7. Европейският парламент и Съветът приемат щатното разписание на органа на Съюза и всички последващи изменения по него в съответствие с член 38, параграф 1. Щатното разписание се публикува в приложение към раздел III - „Комисия“ - на бюджета.
8. Бюджетът на орган на Съюза и щатното разписание, заедно с програмния документ, посочен в член 32, се приема от управителния съвет. Те стават окончателни след окончателното приемане на бюджета, в който се определя размерът на вноската и щатното разписание, като при необходимост бюджетът на органа на Съюза и щатното разписание съответно се коригират.
9. Когато Комисията възлага нови задачи на органа на Съюза, без да се засягат законодателните процедури за изменение на учредителния акт, тя представя на Европейския парламент и Съвета необходимите сведения, за да се оцени въздействието на новите задачи върху ресурсите на органа на Съюза, с цел да се преразгледа, при необходимост, неговото финансиране.
Член 34
Коригиращи бюджети
Всяко изменение в бюджета на органа на Съюза, включително на щатното разписание, е предмет на коригиращ бюджет, приет съгласно същата процедурата както и първоначалния бюджет на органа на Съюза, в съответствие с разпоредбите на учредителния акт и член 33 от настоящия регламент.
ГЛАВА 2
Устройство и представяне на бюджета на органа на Съюза
Член 35
Устройство на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза се състои от приходна и разходна част.
Член 36
Бюджетна номенклатура
Доколкото се налага с оглед на характера на дейността на органа на Съюза, разходната част трябва да се представи на основата на номенклатура с класификация по предназначение. Номенклатурата се определя от съответния орган на Съюза и прави ясно разграничение между бюджетните кредити за административни разходи и бюджетните кредити за оперативни разходи.
Член 37
Представяне на бюджета на органа на Съюза
Бюджетът на органа на Съюза съдържа:
1.
В приходната част:
а)
прогнозните приходи на органа на Съюза за съответната финансова година („година N“);
б)
прогнозните приходи за предходната финансова година и приходите за година N - 2;
в)
съответни бележки към всеки ред приходи.
2.
В разходната част:
а)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за годината N;
б)
бюджетните кредити за поети задължения и бюджетните кредити за плащания за предходната финансова година и поетите задължения за разходи и платените разходи през година N - 2, като последните са изразени и като процент от бюджета на органа на Съюза за годината N;
в)
обобщен разчет за плащанията, дължими през следващите финансови години, в изпълнение на поетите през предходни финансови години задължения;
г)
съответни бележки към всеки подраздел.
Член 38
Правила за щатното разписание на персонала
1. В посоченото в член 33 щатно разписание до броя на разрешените длъжности за финансовата година се посочва разрешеният за предходната година брой и действително заетите длъжности. Това представлява абсолютно ограничение за съответния орган на Съюза. Не може да се извършват назначения, с които се надхвърля установеното ограничение.
Въпреки това, с изключение на степени AD 16, AD 15, AD 14 и AD 13, управителният съвет може да изменя щатното разписание в рамките до 10 % от разрешените длъжности при следните условия:
а)
да не се отразява на размера на бюджетните кредити за персонала, които съответстват на пълната финансова година;
б)
да не се надхвърля ограничението за общия брой на длъжностите, разрешени в щатното разписание;
в)
органът на Съюза да е участвал в съпоставителна оценка с други органи на Съюза, инициирана в рамките на процедурата по аналитичен преглед на персонала на Комисията.
2. Чрез дерогация от параграф 1, втора алинея работата на непълно работно време, разрешена от органа по назначаването в съответствие с Правилника за длъжностните лица, може да се компенсира с други назначения. Когато член на персонала поиска оттегляне на разрешението преди изтичане на дадения срок, органът на Съюза взема във възможно най-кратък срок подходящи мерки за спазване на ограничението по параграф 1, втора алинея, буква б).
ДЯЛ IV
ИЗПЪЛНЕНИЕ НА БЮДЖЕТА НА ОРГАНА НА СЪЮЗА
ГЛАВА 1
Общи разпоредби
Член 39
Изпълнение на бюджета в съответствие с принципа на доброто финансово управление
1. Директорът изпълнява задължения на разпоредител с бюджетни кредити. Той изпълнява приходите и разходите на бюджета в съответствие с финансовите правила на органа на Съюза и принципа на добро финансово управление на своя собствена отговорност и в рамките на разрешените бюджетни кредити.
2. Без да се засягат отговорностите на разпоредителя с бюджетни кредити по отношение на предотвратяването и разкриването на измами и нередности, органът на Съюза участва в дейностите на Европейската служба за борба с измамите по предотвратяване на измамите.
Член 40
Делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета
1. Директорът може да делегира правомощията по изпълнението на бюджета на служители на органа на Съюза, подчинени на Правилника за длъжностните лица, в съответствие с условията, посочени във финансовите правила на органа на Съюза, приети от управителния съвет. Така оправомощените лица могат да действат единствено в границите на изрично предоставените им правомощия.
2. Оправомощените лица могат на свой ред вторично да делегират предоставените им правомощия съгласно правилата за прилагането на настоящия регламент съгласно член 114. Всеки акт на вторично оправомощаване подлежи на изрично одобрение от директора.
Член 41
Конфликт на интереси
1. Финансовите участници по смисъла на глава 2 от настоящия дял и другите лица, участващи в изпълнението и управлението на бюджета, включително в подготвителни действия за това, в одита или контрола, не предприемат каквито и да са дейности, които може да поставят собствените им интереси в конфликт с тези на органа на Съюза.
При наличие на такъв риск въпросното лице се въздържа от такива дейности и отнася въпроса до компетентния орган, който потвърждава в писмен вид дали съществува конфликт на интереси. Ако бъде установен конфликт на интереси, въпросното лице спира всички свои дейности по случая. Компетентният орган предприема по-нататъшни подходящи действия.
2. За целите на параграф 1 конфликт на интереси съществува, когато безпристрастното и обективно упражняване на функциите на финансов участник или друго лице, посочено в параграф 1, е опорочено по причини, свързани със семейството, емоционалния живот, политическата или националната принадлежност, икономически интерес или всякакъв друг интерес, който е общ с този на получателя.
3. Посочения в параграф 1 компетентен орган е прекият ръководител на съответния служител. Ако този служител е директорът, компетентният орган е управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет.
4. Органът на Съюза приеме правила за предотвратяване и управление на конфликти на интереси.
Член 42
Метод на изпълнение на бюджета на органа на Съюза
1. Бюджетът на органа на Съюза се изпълнява от директора в отделите под неговото ръководство.
2. Задачите, свързани с експертни технически умения, както и административните, подготвителните или спомагателните задачи, които не включват упражняване на публична власт или на оперативна самостоятелност, могат да се поверяват чрез договор на външни лица или организации от частния сектор, когато това е необходимо.
ГЛАВА 2
Финансови участници
Раздел 1
Принцип на разделяне на функциите
Член 43
Разделяне на функциите
Функциите на разпоредител с бюджетни кредити и на счетоводител са разделени и са несъвместими.
Раздел 2
Разпоредител с бюджетни кредити
Член 44
Правомощия и функции на разпоредителя с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити отговаря за изпълнението на приходите и разходите в съответствие с принципа на добро финансово управление и следи за спазването на изискванията за законосъобразност и редовност.
2. За целите на параграф 1 разпоредителят с бюджетни кредити, в съответствие с минималните стандарти, които са приети от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет, въз основа на еквивалентни стандарти, определени от Комисията за нейните собствени служби, и като отчита надлежно рисковете, свързани с управленската среда и естеството на финансираните действия, въвежда организационната структура и системите за вътрешен контрол, подходящи за изпълнението на функциите на разпоредител с бюджетни кредити.
Създаването на тази структура и на тези системи се основава на пълен анализ на риска, в който се отчита тяхната разходоефективност.
Разпоредителят с бюджетни кредити може да създаде в своите отдели експертна и консултативна функция, чиято цел е да го подпомага при управлението на риска в неговата дейност.
3. За изпълнение на разходите разпоредителят с бюджетни кредити поемат бюджетни и правни задължения, утвърждават разходите и разрешават плащанията, както и извършват подготовката за изпълнението на бюджетните кредити.
4. Изпълнението на приходите се състои в изготвяне на прогнозите за вземанията, установяване на подлежащите на събиране вземания и издаване на нарежданията за събиране. Това включва отказ от установени вземания по целесъобразност.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити запазва оправдателните документи във връзка с извършената дейност в продължение на пет години от датата на решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета на органа на Съюза. Личните данни, съдържащи се в оправдателните документи, по възможност се заличават, когато не са нужни за целите на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, контрола и одита. При всички случаи, що се отнася до запазването на данни за трафика, се прилага член 37, параграф 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001.
Член 45
Предварителни проверки
1. Всяка операция, посочена в член 44, се подлага поне на предварителен контрол, основан на документна проверка и на наличните резултати от вече извършения контрол, по отношение на оперативните и финансовите аспекти на операцията.
Предварителният контрол включва инициирането и проверката на дадена операция.
2. Иницииране на операция означава всички операции, които са подготвителни за приемането на актовете за изпълнение на бюджета на органа на Съюза от разпоредителите с бюджетни кредити, посочени в членове 33 и 34.
3. Предварителна проверка на операция означава всички предварителни проверки, организирани от разпоредителя с бюджетни кредити с оглед на проверката на нейните оперативни и финансови аспекти.
4. Предварителните проверки проверяват съответствието на поисканите оправдателни документи с всяка друга налична информация. Обхватът от гледна точка на честотата и интензивността на предварителните проверки се определя от отговорния разпоредител с бюджетни кредити въз основа на съображения, основани на риска и разходната ефективност. В случай на съмнение разпоредителят с бюджетни кредити, който отговаря за утвърждаването на съответното плащане, изисква допълнителна информация или извършва проверка на място, за да получи достатъчна увереност като част от предварителната проверка.
Целта на предварителните проверки е да се установи, че:
а)
разходите са редовни и са в съответствие с приложимите разпоредби;
б)
е приложен принципът на добро финансово управление, посочен в член 29.
За целта на проверките група от подобни отделни операции, свързани с обичайните разходи за заплати, пенсии, възстановяване на направени по време на мисии разходи и на медицински разходи, могат да се разглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити като една операция.
5. Проверката за дадена операция се извършва от служители, различни от тези, които са инициирали операцията. Служителите, извършващи проверката, не може да са подчинени на служителите, инициирали операцията.
Член 46
Последващи проверки
1. Разпоредителят с бюджетни кредити може да въведе последващ контрол за проверяване на операциите, които вече са одобрени след извършване на предварителния контрол. Този контрол може да бъде организиран на извадков принцип съобразно риска.
2. Последващите проверки могат да бъдат извършвани на базата на документи и при необходимост, на място.
Последващите проверки проверяват дали операциите, финансирани от бюджета на органа на Съюза, са правилно изпълнени, и по-специално дали са спазени критериите, посочени в член 45, параграф 4.
Резултатите от последващите проверки се преглеждат от разпоредителя с бюджетни кредити поне веднъж годишно, за да бъдат открити всички потенциални системни проблеми. Разпоредителят с бюджетни кредити предприема мерки за справяне с тези проблеми.
Анализът на риска, посочен в параграф 1, се преразглежда в светлината на резултатите от проверките, както и друга подходяща информация.
В случай на многогодишни програми разпоредителят с бюджетни кредити съставя многогодишна стратегия за контрол, посочвайки естеството и обхвата на проверките през периода и начина на измерване на резултатите всяка отделна година за ежегодния процес на получаване на увереност.
3. Предварителният контрол се извършва от служители, различни от тези, които отговарят за последващия контрол. Служителите, които отговарят за последващия контрол, не са подчинени на служителите, отговарящи за предварителния контрол.
Когато разпоредителят с бюджетни кредити извършва финансови одити на бенефициери под формата на последващ контрол, съответните правила за извършване на одит са ясни, последователни и прозрачни и зачитат както правата на органа на Съюза, така и тези на одитираните лица.
4. Служителите, отговорни за упражняване на контрол върху управлението на финансовите операции, посочени в параграф 3, притежават необходимите професионални умения. Те спазват специфичен кодекс на професионални стандарти, приет от съответния орган на Съюза, на основата на определените от Комисията стандарти за собствените ѝ отдели.
Член 47
Консолидиран годишен отчет за дейността
1. Разпоредителят с бюджетни кредити докладва на управителния съвет за изпълнението на своите задължения под формата на консолидиран годишен отчет за дейността, които съдържа:
а)
информация за:
-
изпълнението на годишната работна програма, използването на бюджета и човешките ресурси на органа на Съюза, посочени в член 38,
-
системите за управление и вътрешен контрол, включително обобщение на броя и вида на одитите, проведени от вътрешния одитор, структурите за вътрешен одит, отправените препоръки и действията, предприети по тези препоръки и по препоръките от предходни години, както е посочено в членове 82 и 83,
-
всички забележки на Сметната палата и н действията, предприети във връзка с тези забележки,
-
отчетите и доклада за бюджетното и финансовото управление, без да се засягат членове 92, 96 и 97;
б)
декларация на разпоредителя с бюджетни кредити, в която се посочва дали той има достатъчна увереност (освен ако не е указано друго в някоя от резервите, свързани с определени части за приходите и разходите), че:
-
информацията в отчета дава вярна и точна представа,
-
ресурсите, предназначени за описаните в отчета дейности, са използвани по предназначение и в съответствие с принципа на добро финансово управление,
-
въведените процедури за контрол дават необходимите гаранции по отношение на законосъобразността и редовността на съответните операции.
В консолидирания годишен отчет за дейността се посочват резултатите от действията по отношение на определените цели, рисковете, свързани с тези действия, използването на предоставените ресурси и ефективността и ефикасността на системите за вътрешен контрол, в това число цялостна оценка на разходите, свързани с контрола, и ползите от него.
Консолидираният годишен отчет се представя на управителния съвет за оценка.
2. Не по-късно от 1 юли всяка година консолидираният годишен отчет за дейността заедно с неговата оценка се изпраща от управителния съвет на Сметната палата, на Комисията, на Европейския парламент и на Съвета.
3. Допълнителни изисквания за докладване могат да бъдат посочени в учредителния акт в надлежно обосновани случаи, по-специално когато това се налага от естеството на съответната област, в която органът работи.
Член 48
Защита на финансовите интереси на Съюза
1. Ако служител, участващ във финансовото управление и контрола на операциите, счита, че решение, което неговият ръководител му налага да изпълни или да одобри, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление или на професионалните правила, които същият служител е длъжен да съблюдава, той информира писмено директора, който също отговаря писмено. Ако директорът не предприеме действия или потвърди първоначалното решение или указание и служителят счита, че това потвърждение не представлява разумен отговор на неговата загриженост, служителят информира писмено релевантния орган, посочен в член 54, параграф 5, както и управителния съвет.
2. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, служителят информира властите и органите, определени от приложимото законодателство. Договорите с външни одитори, извършващи одит на финансовото управление на органа на Съюза, предвиждат задължение на външния одитор да информира разпоредителя с бюджетни кредити относно всяко съмнение за незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза.
Член 49
Делегиране на изпълнението на бюджета
При делегиране или вторично делегиране на правомощия по изпълнението на бюджета в съответствие с член 40 към оправомощените или вторично оправомощените разпоредители с бюджетни кредити се прилагат mutatis mutandis разпоредбите на член 44, параграфи 1, 2 и 3.
Раздел 3
Счетоводител
Член 50
Правомощия и функции на счетоводителя
1. Управителният съвет назначава счетоводител, попадащ в обхвата на Правилника за длъжностните лица, който е напълно независим при изпълнение на задълженията си. Счетоводителят отговаря в органа на Съюза за:
а)
правилното извършване на плащанията, на събирането на приходите и на събирането на установените вземания;
б)
подготвянето и представянето на отчетите в съответствие с дял IХ;
в)
воденето на счетоводството в съответствие с дял IХ;
г)
изпълнението в съответствие с дял IХ на счетоводните правила и на сметкоплана в съответствие с разпоредбите, приети от счетоводителя на Комисията;
д)
дефинирането и утвърждаването на системите за счетоводна отчетност и когато е необходимо - утвърждаването на системите, определени от разпоредителя с бюджетни кредити за осигуряване или обосновка на счетоводната информация; в тази връзка счетоводителят се упълномощава да проверява по всяко време спазването на критериите за утвърждаване;
е)
управлението на касата.
2. Два или повече органа на Съюза могат да назначат един и същ счетоводител.
Органът на Съюза може също да се уговори с Комисията, така че счетоводителят на Комисията да действа и като счетоводител на органа на Съюза.
Органът на Съюза може също да възложи на счетоводителя на Комисията част от задачите на счетоводителя на органа на Съюза, като вземе под внимание анализа на разходите и ползите по член 29.
В случаите, посочени в тази алинея, трябва да се направят необходимите договорености, с цел да се избегне всякакъв конфликт на интереси.
3. За изготвянето на отчети, които дават вярна и точна представа за финансовото състояние на органа на Съюза и за изпълнението на бюджета, счетоводителят получава цялата необходима информация от разпоредителя с бюджетни кредити. Разпоредителят с бюджетни кредити гарантира надеждността на тази информация.
4. Преди приемането на отчетите от директора счетоводителят ги подписва, с което удостоверява, че счетоводителят е достатъчно уверен, че отчетите дават вярна и точна картина на финансовото състояние на органа на Съюза.
За целите на първата алинея счетоводителят проверява дали отчетите са изготвени в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, и че всички приходи и разходи са вписани в сметките.
Разпоредителят с бюджетни кредити изпраща цялата информация, необходима на счетоводителя за изпълнение на неговите задължения.
Разпоредителите с бюджетни кредити остават изцяло отговорни за правилното използване на средствата, които управляват, за законосъобразността и редовността на разходите под техен контрол и за изчерпателността и точността на изпратената на счетоводителя информация.
5. Счетоводителят има право да проверява получената информация, както и да извършва всякакви допълнителни проверки, които счита за необходими, за да подпише отчетите.
Счетоводителят въвежда резерви, ако е необходимо, обяснявайки точно характера и обхвата на тези резерви.
6. При условията на параграф 7 на настоящия член и на член 51 само счетоводителят е упълномощен да управлява парите в брой и техните еквиваленти. Счетоводителят отговаря за тяхното пазене.
7. При изпълнението на своите задължения счетоводителят може да делегира определени задачи на своите подчинени, обхванати от Правилника за длъжностните лица, когато това е наложително за изпълнението на неговите задължения.
8. Актът за делегиране установява възложените на оправомощените служители задачи, както и техните права и задължения.
Раздел 4
Администратор на авансови средства
Член 51
Сметки за авансови средства
Когато е необходимо за плащането на дребни суми и за събирането на други приходи, посочени в член 6, могат да се открият сметки за авансови средства. Сметките за авансови средства се захранват от счетоводителя и се поставят под отговорността на администраторите на авансови средства, назначени от него.
Максималният размер на всеки разход или приход, който може да бъде изплатен от администратора на авансови средства на трети страни, не надхвърля 60 000 EUR и се определя от съответния орган на Съюза за всеки разход или приход. Плащанията от сметки за авансови средства могат да се извършват чрез банков превод, включително чрез системата за плащания незабавно инкасо, посочена в член 74, параграф 1, чекове или други платежни средства, в съответствие с указанията, определени от счетоводителя.
ГЛАВА 3
Отговорност на финансовите участници
Раздел 1
Общи правила
Член 52
Оттегляне на делегиране и временно прекратяване на правомощия, делегирани на финансовите участници
1. Оправомощаването и вторичното оправомощаване на разпоредителите с бюджетни кредити могат по всяко време да бъдат оттегляни временно или окончателно от органа, който ги е назначил. Разпоредителят с бюджетни кредити може по всяко време да оттегли съгласието си за конкретно вторично оправомощаване.
2. Счетоводителят или администраторът на авансови средства може по всяко време да бъде отстранен временно или окончателно от длъжност от управителния съвет. В такъв случай управителният съвет назначава временен счетоводител.
3. Параграфи 1 и 2 не засягат дисциплинарните мерки, взети по отношение на финансовите участници, посочени в тези параграфи.
Член 53
Отговорност на финансовите участници за незаконна дейност, измама или корупция
1. Членове 52-56 не засягат възможността за търсене на наказателна отговорност от финансовите участници, посочени в член 52, съгласно приложимото национално право и действащите разпоредби за защита на финансовите интереси на Съюза и за борба с корупцията с участие на длъжностни лица на Съюза или длъжностни лица на държавите членки.
2. Всеки разпоредител с бюджетни кредити, счетоводител или администратор на авансови средства носи дисциплинарна отговорност и дължи обезщетение, както е указано в Правилника за длъжностните лица, без да се засягат членове 54, 55 и 56. В случай на незаконна дейност, измама или корупция, които може да увредят интересите на Съюза, случаят се предава на властите и органите, определени от приложимото законодателство, и по-специално на Европейската служба за борба с измамите.
Раздел 2
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
Член 54
Правила, приложими за разпоредителите с бюджетни кредити
1. Разпоредителят с бюджетни кредити носи имуществена отговорност съгласно предвиденото в Правилника за длъжностните лица.
2. Имуществената отговорност възниква по-специално, ако разпоредителят с бюджетни кредити, умишлено или поради груба небрежност от негова страна:
а)
установи подлежащи на събиране вземания или издаде нареждания за събиране, поеме задължение за разходи или подпише платежно нареждане, без да съблюдава настоящия регламент и, когато е подходящо, правилата за прилагане на Финансовия регламент на органа на Съюза;
б)
пропусне да изготви документ, с който се установява вземане, пропусне или забави издаването на нареждане за събиране или забави издаването на платежно нареждане, което води до възникването на гражданска отговорност на органа на Съюза спрямо трети лица.
3. Оправомощен или вторично оправомощен разпоредител с бюджетни кредити, който прецени, че определено решение, за чието вземане отговаря, е неправомерно или противоречи на принципите на добро финансово управление, информира писмено делегиращия орган. В случай че след това делегиращият орган даде на оправомощения или вторично оправомощения разпоредител с бюджетни кредити мотивирано указание в писмен вид за вземане на това решение, този разпоредител с бюджетни кредити бива освободен от отговорност.
4. При оправомощаване разпоредителят с бюджетни кредити продължава да отговаря за ефикасността и ефективността на създадените вътрешни системи за управление и контрол и за избора на оправомощен разпоредител с бюджетни кредити.
5. Специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва в съответствие с член 73, параграф 6 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, упражнява същите правомощия по отношение на органа на Съюза, каквито има по отношение на отделите на Комисията, освен ако управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет не реши да създаде функционално независим орган за разглеждане на финансови нередности или да участва в съвместен орган, създаден от няколко органа на Съюза. За случаите, подадени от органите на Съюза, специализираният орган за разглеждане на финансови нередности, създаден от Комисията или в който Комисията участва, включва един служител на органа на Съюза.
Въз основа на становището на органа, посочен в първа алинея, директорът решава дали да образува производство за подвеждане под дисциплинарна или имуществена отговорност. Ако открие системни проблеми, органът изпраща доклад с препоръки до разпоредителя с бюджетни кредити и до вътрешния одитор на Комисията. Ако становището е насочено срещу директора, органът го изпраща на управителния съвет и на вътрешния одитор на Комисията. Директорът се позовава в анонимна форма на становищата на органа в своя годишен отчет за дейността и посочва предприетите мерки.
6. От служител може да се поиска да възстанови изцяло или частично претърпените от органа на Съюза вреди в резултат на сериозно нарушение, извършено от него в хода или във връзка с изпълнението на служебните му задължения. Назначаващият орган взема мотивирано решение, след като изпълни формалностите, предвидени в Правилника за длъжностните лица по отношение на дисциплинарните мерки.
Раздел 3
Правила, приложими за счетоводителите и администраторите на авансови средства
Член 55
Правила, приложими за счетоводителите
Счетоводителят носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда и при условията на Правилника за длъжностните лица. По-специално счетоводителят може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи или документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
неправомерна промяна на банкови сметки или сметки, открити в пощенските служби;
в)
събиране или изплащане на суми, които не отговарят на съответните нареждания за събиране или платежни нареждания;
г)
несъбиране на дължими приходи.
Член 56
Правила, приложими за администраторите на авансови средства
Администраторът на авансови средства носи дисциплинарна и имуществена отговорност, както е указано в Правилника за длъжностните лица. По-специално администраторът на авансови средства може да бъде подведен под отговорност в резултат на всяко едно от следните неправомерни деяния:
а)
изгубване или повреждане на средства, активи и документи, поверени му за съхранение, или тяхното изгубване или повреждане поради небрежност;
б)
непредставяне на необходимите оправдателни документи за плащанията, които е извършил;
в)
извършване на плащания в полза на лица, различни от лицата, които имат право на тях;
г)
несъбиране на дължими приходи.
ГЛАВА 4
Приходни операции
Член 57
Заявка за плащане
Органът на Съюза представя на Комисията заявки за цялостно или частично плащане на вноската на Съюза съгласно член 19, параграф 6 при условия и интервали, договорени с Комисията.
Член 58
Третиране на лихвите
Лихвата, начислена по суми, платени на органа на Съюза от Комисията под формата на вноска, не се дължи на бюджета.
Член 59
Прогноза за вземанията
1. Когато разпоредителят с бюджетни кредити разполага с достатъчна и надеждна информация относно каквато и да е мярка или ситуация, която може да е основание за възникване на вземане на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити прави прогноза за вземането.
2. Прогнозата за вземането се коригира от разпоредителя с бюджетни кредити веднага след като той узнае за събитие, което променя мярката или ситуацията, довела до изготвянето на прогнозата.
При изготвяне на нареждането за събиране относно мярка или ситуация, която е била основание да бъде направена по-рано прогноза за вземане, разпоредителят с бюджетни кредити коригира съответно прогнозата.
Ако нареждането за събиране е съставено за сума, която е равна на първоначалната прогноза за вземането, тази прогноза се намалява до нула.
Член 60
Установяване на вземания
1. Установяването на вземане представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
проверява наличието на задължението;
б)
определя или проверява действителността и размера на задължението;
в)
проверява условията, съгласно които задължението е изискуемо.
2. Всички вземания, които са определени като безспорни, ликвидни и изискуеми, се установяват чрез нареждане за събиране до счетоводителя, последвано от дебитно известие, изпратено на длъжника, като и двете се съставят от разпоредителя с бюджетни кредити.
3. Недължимо платените суми се събират.
4. За всяко задължение, което не е изплатено на падежа, посочен в дебитното известие, се начислява лихва в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
5. В надлежно обосновани случаи някои обичайни приходи могат да се установят временно. Временното установяване обхваща събирането на няколко отделни вземания, които следователно не се налага да бъдат установявани поотделно. Преди края на финансовата година разпоредителят с бюджетни кредити коригира временно установените суми, за да гарантира, че те съответстват на действително установените вземания.
Член 61
Разпореждане за събиране
Разпореждането за събиране представлява действие, с което разпоредителят с бюджетни кредити дава указание на счетоводителя чрез издаване на нареждане за събиране да събере вземане, което е установено от разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 62
Правила относно събирането
1. Счетоводителят предприема действия по нарежданията за събиране на вземания, надлежно съставени от разпоредителя с бюджетни кредити. Счетоводителят полага необходимата грижа, за да гарантира, че органът на Съюза получава своите приходи, и следи за гарантиране на неговите права.
2. Ако реалното събиране не е станало на датата, посочена в дебитното съобщение, счетоводителят информира разпоредителя с бюджетни кредити и незабавно започва процедура за осъществяване на събирането посредством наличните законови средства, включително, когато това е подходящо, чрез прихващане, а ако това е невъзможно, чрез принудително изпълнение.
3. Счетоводителят пристъпва към събиране на вземанията на органа на Съюза чрез прихващане с насрещно вземане на всеки длъжник, който от своя страна има вземане към органа на Съюза. Тези вземания трябва да бъдат безспорни, ликвидни и изискуеми.
4. Когато разпоредителят с бюджетни кредити възнамерява да се откаже изцяло или частично от събирането на установено вземане, той гарантира, че отказът е правомерен и съответства на принципите на добро финансово управление и на пропорционалност. Решението за отказ се мотивира. Разпоредителят с бюджетни кредити може да делегира решението за отказ само за вземания за суми, по-малки от 5 000 EUR.
В решението за отказ се посочва какви действия са били предприети, за да се осигури събирането, както и правните и фактически основания, на които то се основава.
5. Разпоредителят с бюджетни кредити отменя установено вземане изцяло или частично, когато при откриване на грешка стане ясно, че сумата не е била правилно установена. Отмяната се извършва с решение на разпоредителя с бюджетни кредити и трябва да бъде подходящо обоснована.
Член 63
Формалности по събирането
1. При действителното събиране на дължимата сума счетоводителят го осчетоводява и информира разпоредителя с бюджетни кредити.
2. Издава се и разписка за всички парични плащания, получени от счетоводителя.
3. Частичното възстановяване на дължимата сума от длъжник, за който са издадени няколко нареждания за събиране, се отнася най-напред към най-старото вземане, освен ако длъжникът е посочил друго.
Всички частични плащания покриват първо лихвите.
Член 64
Допълнителен срок за плащане
1. В сътрудничество с разпоредителя с бюджетни кредити счетоводителят може да удължи срока за плащане само по писмено искане на длъжника, в което надлежно са посочени причините за такова искане, и ако са изпълнени следните две условия:
а)
длъжникът се задължава да заплати лихва в размер, определен в член 83 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012, за целия допълнителен период, започващ от крайния срок, посочена в член 80, параграф 3, буква б) от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012;
б)
за да се защитят правата на органа на Съюза, длъжникът предоставя финансова гаранция, която покрива неизплатеното задължение както от гледна точка на главницата, така и от гледна точка на лихвите и която се приема от счетоводителя на органа на Съюза.
Гаранцията по буква б) от първа алинея може да бъде заменена със солидарна гаранция от трета страна, одобрена от счетоводителя на органа на Съюза.
2. При извънредни обстоятелства вследствие на искане на длъжника счетоводителят може да отмени изискването за гаранция по параграф 1, първа алинея, буква б), когато по негова преценка длъжникът иска и може да плати през допълнителния срок, но не е в състояние да предостави такава гаранция и е в затруднено положение.
Член 65
Списък на вземанията
1. Счетоводителят съхранява списък от дължими суми за събиране. Вземанията на органа на Съюза се групират в списъка по датата на издаване на нареждането за събиране. Счетоводителят посочва и решенията за цялостна или частична отмяна на събирането на установените суми. Списъкът се добавя към доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
2. Органът на Съюза съставя списък на своите вземания, като посочва имената на длъжниците и размера на дълга, когато на длъжника е било наредено да плати чрез влязло в сила съдебно решение и когато една година след неговото произнасяне не е било направено никакво или съществено плащане. Списъкът се публикува при надлежно съблюдаване на правото на защита на личните данни в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 45/2001.
Що се отнася до личните данни на физическите лица, публикуваната информация се заличава, когато дългът бъде погасен в пълен размер. Същото се отнася и за личните данни на юридическите лица, за които официалното наименование посочва самоличността на едно или повече физически лица.
Решението за включване на длъжника в списъка на вземанията на органа на Съюза се взема при спазване на принципа на пропорционалност и взема под внимание по-конкретно значимостта на сумата.
Член 66
Давностен срок
Вземанията на органа на Съюза по отношение на трети страни и вземанията на трети страни по отношение на органа на Съюза подлежат на давностен срок от пет години.
Член 67
Специални разпоредби, приложими по отношение на таксите
Когато органът на Съюза събира таксите, посочени в член 6, параграф 1, буква а), в началото на всяка финансова година се прави обща предварителна прогноза за постъпленията от такива такси.
Когато таксите са изцяло определени със законов акт или решения на управителния съвет, разпоредителят с бюджетни кредити може да не издава нареждания за събиране на вземания, а направо да състави дебитни известия след установяване на размера на вземането. В този случай се регистрират всички подробности за вземането на органа на Съюза. Счетоводителят води списък на всички дебитни известия и посочва броя на дебитните известия и общата сума в доклада на органа на Съюза за бюджетното и финансовото управление.
Когато органът на Съюза използва отделна система за фактуриране, счетоводителят редовно и поне веднъж в месеца вписва в счетоводните сметки натрупаната сума от получени такси.
Органът на Съюза предоставя услуги по силата на възложените му задачи само след като съответната такса бъде изцяло платена. При изключителни обстоятелства обаче дадена услуга може да бъде предоставена без предварително заплащане на дължимата такса. В случаите когато е предоставена услуга без предварително заплащане на дължимата такса, се прилагат членове 60-66.
ГЛАВА 5
Разходни операции
Член 68
Решение за финансиране
1. Всеки разход се поема като задължение, утвърждава се, разрешава се и се изплаща.
2. Всяко поемане на задължение за плащане се предшества от решение за финансиране.
3. Годишната работна програма на органа на Съюза е равностойна на решение за финансиране за обхванатите от нея дейности, при условие че елементите, посочени в член 32, параграф 3, са ясно идентифицирани.
4. Административните кредити могат да бъдат изпълнени без предварително решение за финансиране.
Член 69
Видове поети задължения
1. Поемането на бюджетно задължение представлява операцията по заделяне на бюджетните кредити, необходими за покриване на последващи плащания в изпълнение на правни задължения.
2. Правното задължение представлява действие, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити поема или установява задължение за извършване на разход.
3. Бюджетните задължения попадат в една от следните три категории:
а)
индивидуални: бюджетното задължение е индивидуално, когато получателят и размерът на разхода са известни;
б)
глобални: бюджетното задължение е глобално, когато най-малко един от елементите, необходими за установяване на индивидуалното задължение, е все още неизвестен;
в)
временни: бюджетното задължение е временно, когато е предназначено за покриване на обичайни административни разходи, при които размерът или крайните получатели на сумите не са окончателно известни.
Временното бюджетно задължение се изпълнява или чрез сключване на едно или повече правни индивидуални задължения, които пораждат право на последващи плащания, или, при изключителни случаи във връзка с разходите за управление на персонала, пряко чрез плащания.
4. Бюджетните задължения за дейности, които надхвърлят една финансова година, може да се разпределят за няколко години под формата на годишни вноски единствено когато това е предвидено в учредителния акт или в основния акт или когато се отнасят до административни разходи.
Член 70
Правила, приложими за поемането на задължения
1. По отношение на всяка мярка, която може да породи разход за сметка на бюджета на органа на Съюза, разпоредителят с бюджетни кредити следва първо да поеме бюджетно задължение, преди да поеме правно задължение спрямо трети страни.
2. Предвиденото в параграф 1 задължение за поемане на бюджетно задължение, преди да се поеме правно задължение, не се прилага по отношение на правните задължения, сключени вследствие на обявяване на кризисно положение в рамките на плана за непрекъснатост на дейността, в съответствие с процедурите, приети от органа на Съюза.
3. Глобалните бюджетни задължения покриват всички разходи по съответните индивидуални правни задължения, поети до 31 декември на година N + 1.
При спазване на член 69, параграф 4 и член 87, параграф 2, индивидуалните правни задължения, свързани с индивидуални или временни бюджетни задължения, се сключват до 31 декември на година N.
В края на периодите, посочени в първа и втора алинея, неусвоеният остатък по такива бюджетни задължения се отменя от разпоредителя с бюджетни кредити.
Преди подписването му размерът на всяко индивидуално правно задължение, прието вследствие на глобално бюджетно задължение, се записва от разпоредителя с бюджетни кредити в бюджетните сметки и се осчетоводява към глобалното бюджетно задължение.
4. С изключение на случаите на разходи за персонала бюджетните и правните задължения, поети за дейности, които надхвърлят една финансова година, имат крайна дата на изпълнение, определена в съответствие с принципа на добро финансово управление.
Всички части от такива задължения, които не са били изпълнени шест месеца след датата, посочена в първа алинея от настоящия параграф, се отменят в съответствие с член 16.
Размерът на бюджетно задължение, отговарящо на правно задължение, за което не е извършено плащане по смисъла на член 75 в срок от две години след датата на подписването на правното задължение, се отменя освен когато сумата е свързана със случай, който е предмет на спор пред съд или арбитражен орган, или когато съществуват специални разпоредби, определени в основните актове.
Член 71
Проверки, приложими за поемането на задължения
1. Когато приема бюджетно задължение, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
разходът е начислен в правилната бюджетна позиция на органа на Съюза;
б)
бюджетните кредити са налични;
в)
разходът съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
г)
е спазен принципът на добро финансово управление.
2. Когато регистрира правно задължение посредством физически или електронен подпис, разпоредителят с бюджетни кредити гарантира, че:
а)
задължението е обезпечено със съответно поето бюджетно задължение;
б)
разходът е законосъобразен и редовен и съответства на приложимите разпоредби, и по-специално на учредителния акт, на финансовите правила на всеки орган на Съюза и всички приети на тяхната основа актове;
в)
е спазен принципът на добро финансово управление.
Член 72
Утвърждаване на разход
Утвърждаване на разходи представлява действието, чрез което разпоредителят с бюджетни кредити:
а)
потвърждава наличието на право на кредитора;
б)
определя или проверява действителността и размера на вземането;
в)
проверява условията, съгласно които плащането е дължимо.
Член 73
Утвърждаване и материална форма на „предаването за плащане“
1. Утвърждаването на всеки разход се основава на оправдателните документи, които удостоверяват правото на кредитора въз основа на протокол за фактически извършени услуги, доставки или строителни работи или въз основа на други документи, обосноваващи плащането, включително периодичните плащания на абонаменти или курсове за обучение.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити лично проверява оправдателните документи или на своя отговорност се уверява, че проверката е направена, преди да вземе решение за утвърждаване на разхода.
3. Решението за утвърждаване на разхода се изразява в подпис с резолюция „прието за плащане“ от разпоредителя с бюджетни кредити.
4. При некомпютризирана система „прието за плащане“ има формата на печат, включващ подписа на разпоредителя с бюджетни кредити.
При компютризирана система „прието за плащане“ има формата на валидиране чрез използване на персонална парола на разпоредителя с бюджетни кредити.
Член 74
Разрешаване на разход
1. Разрешаването на разход представлява действието, с което разпоредителят с бюджетни кредити, след като провери наличността на бюджетните кредити, дава указание на счетоводителя, посредством издаване на платежно нареждане, да плати утвърдения от разпоредителя с бюджетни кредити разход.
Когато се извършват периодични плащания във връзка с извършени услуги, включително наем, или доставка на стоки, и в зависимост от извършената от разпоредителя с бюджетни кредити оценка на риска, разпоредителят с бюджетни кредити може да нареди използването на системата за плащания незабавно инкасо.
2. Разпоредителят с бюджетни кредити поставя дата и подпис на платежното нареждане и го изпраща на счетоводителя. Оправдателните документи се съхраняват от разпоредителя с бюджетни кредити в съответствие с член 44, параграф 5.
3. Когато е уместно, изпратеното на счетоводителя платежно нареждане се придружава от документ, които сертифицира, че стоките са заведени в инвентарния опис съгласно член 106, параграф 1.
Член 75
Видове плащания
1. Плащането се извършва при представяне на доказателство, че съответната дейност е извършена в съответствие с разпоредбите на основния акт, договора или споразумението за безвъзмездни средства, и обхваща една от следните операции:
а)
плащане на цялата дължима сума;
б)
плащане на дължимата сума по един от следните начини:
1)
предварително финансиране, което може да се раздели на няколко плащания след подписване на договора или споразумението за отпускане на безвъзмездни средства или след съобщаване на решението за отпускане на безвъзмездни средства;
2)
едно или повече междинни плащания в замяна на частично изпълнение на дейността;
3)
плащане на остатъка по дължимите суми, когато дейността е изпълнена изцяло.
Предварителното финансиране осигурява налични средства. То може да бъде разделено на няколко плащания съгласно доброто финансово управление.
Междинно плащане, което може да се извършва няколкократно, може да покрива разходите, извършени за изпълнение на решението или споразумението или за плащане на услуги, доставки или строителни работи, предоставени и/или извършени на междинни етапи от договора. То може изцяло или частично да изчисти предварителното финансиране, без да се засягат разпоредбите на основния акт.
Приключването на разхода се извършва под формата на плащане на остатъка, което е еднократно и изчиства всички предходни разходи, или нареждане за събиране.
2. В бюджетното счетоводство се прави разграничение между различните видове плащания, посочени в параграф 1, към момента на извършване на всяко плащане.
Член 76
Плащане, ограничено до наличните средства
Плащането на разхода се извършва от счетоводителя в рамките на наличните средства.
Член 77
Срокове
Плащането на разходите се извършва в рамките на срока, определен в Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и в съответствие с Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ГЛАВА 6
Информационни системи
Член 78
Електронно управление на операциите
Когато приходните и разходните операции се управляват чрез компютърни системи, документите може да се подписват посредством компютъризирана или електронна процедура.
Член 79
Електронно управление
Органът на Съюза установява и прилага единни стандарти за обмен на информация по електронен път с трети лица, участващи в процедури за обществени поръчки и за отпускане на безвъзмездни средства. В частност те изготвят и изпълняват във възможно най-голяма степен решения за предаване, съхранение и обработка на данни, предавани при процедури за отпускане на безвъзмездни средства и възлагане на обществени поръчки, като за тази цел въвеждат единна зона за електронен обмен на данни за заявители, кандидати и оференти.
Член 80
Добра администрация
1. Разпоредителят с бюджетни кредити обявява без забавяне необходимостта да се представят доказателства и/или документация, тяхната форма и предварително определеното съдържание, както и, по целесъобразност, примерният график за приключване на процедурите за възлагане.
2. Когато поради явна техническа грешка от страна на заявителя или оферента или когато заявителят или оферентът не предаде доказателство или не даде декларация, комисията за оценка или, по целесъобразност, разпоредителят с бюджетни кредити приканва, освен в надлежно обосновани случаи, заявителя или оферента да предостави липсващата информация или да изясни оправдателните документи. Информация или разяснения от този тип не може да изменят в значителна степен предложението или условията на офертата.
Член 81
Посочване на средствата за обжалване
Когато процедурен акт на разпоредител с бюджетни кредити засяга неблагоприятно правата на заявител или оферент, бенефициер или изпълнител, в него се посочват наличните средства за административно и/или съдебно обжалване на този акт.
По-конкретно се посочват естеството на средството за обжалване, органът или органите, пред които то може да бъде извършено, както и сроковете за упражняване на това право.
ГЛАВА 7
Вътрешен одитор
Член 82
Назначаване, правомощия и функции на вътрешния одитор
1. Органът на Съюза въвежда функция по вътрешен одит, която се изпълнява в съответствие с приложимите международни стандарти.
2. Функцията по вътрешен одит се изпълнява от вътрешния одитор на Комисията. Вътрешният одитор не може да действа като разпоредител с бюджетни кредити или като счетоводител нито на органа на Съюза, нито на Комисията.
3. Вътрешният одитор консултира органа на Съюза по въпросите на управление на риска, като дава независими становища за качеството на системите за управление и контрол и препоръки за подобряване на условията за изпълнение на операциите и за насърчаване на доброто финансово управление.
По-специално вътрешният одитор отговаря за:
а)
оценката на пригодността и ефективността на системите за вътрешно управление и работата на службите във връзка с прилагане на програмите и действията в зависимост от свързаните с тях рискове;
б)
оценката на ефикасността и ефективността на системите за вътрешен контрол и одит, приложими за всяка операция по изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
4. Вътрешният одитор изпълнява своите функции по отношение на всички дейности и служби на органа на Съюза. Вътрешният одитор се ползва от пълен и неограничен достъп до цялата информация, необходима за изпълнение на неговите задължения.
5. Вътрешният одитор взема предвид консолидирания годишен отчет за дейността на разпоредителя с бюджетни кредити и всяка друга налична информация.
6. Капацитетът за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
Вътрешният одитор докладва също така във всеки от следните случаи:
-
критичните рискове препоръки не са били коригирани,
-
има значителни забавяния в изпълнението на препоръките, отправени в предходните години.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките от одита. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет проучват информацията, посочена в член 47, параграф 1, буква а), както и дали препоръките са напълно и своевременно изпълнени.
7. Координатите за връзка с вътрешния одитор се предоставят от органа на Съюза на разположение на всяко физическо или юридическо лице, което участва в разходни операции, с цел поверително свързване с вътрешния одитор.
8. Докладите и констатациите на вътрешния одитор са достъпни за обществеността едва след като вътрешният одитор удостовери действията, предприети за тяхното изпълнение.
Член 83
Независимост на вътрешния одитор
Независимостта на вътрешния одитор, неговата отговорност за действията, предприети в изпълнение на неговите задължения, както и правото на вътрешния одитор да завежда дела пред Съда на Европейския съюз, се определят в съответствие с член 100 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 84
Създаване на структура за вътрешен одит
1. Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет могат да създадат, като вземат предвид икономическата ефективност и добавената стойност, структура за вътрешен одит, която изпълнява задълженията си в съответствие с приложимите международни стандарти.
Целта, правомощията и отговорността на структурата за вътрешен одит са предвидени в Хартата за вътрешен одит и подлежат на одобрение от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Годишният одитен план на структурата за вътрешен одит се изготвя от ръководителя на структурата за вътрешен одит, като се взема предвид inter alia оценка на риска на директора на органа на Съюза.
Той се разглежда и одобрява от управителния съвет или, ако учредителният акт го позволява, от изпълнителния съвет.
Структурата за вътрешен одит докладва на управителния съвет и директора за своите констатации и препоръки.
2. Ако структурата за вътрешен одит на даден орган на Съюза не е икономически изгодна или не е в състояние да постигне международните стандарти, органът на Съюза може да реши да използва обща структура за вътрешен одит с други органи на Съюза, които функционират в същата област на политиката.
В такива случаи управителните съвети или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителните съвети на съответните органи на Съюза се договарят относно практическите условия на общата структура за вътрешен одит.
3. Участниците във вътрешния одит си сътрудничат ефективно чрез обмен на информация и доклади от одитите и, когато е уместно, изготвяне на съвместни оценки на риска и провеждане на съвместни одити.
Управителният съвет или, ако учредителният акт го позволява, изпълнителният съвет и директорът осигуряват редовен мониторинг на изпълнението на препоръките на структурата за вътрешен одит.
ДЯЛ V
ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ
Член 85
Общи разпоредби
1. По отношение на обществените поръчки дял V от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат при спазване на разпоредбите на член 86.
2. Органът на Съюза може по свое искане да бъде включен като възложител при възлагането на договори от Комисията или междуинституционални договори и при възлагането на договори от други органи на Съюза.
3. Органът на Съюза взема участие в централната база данни за отстраняванията, създадена и управлявана от Комисията съгласно член 108 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 86
Процедури за възлагане
1. Органът на Съюза може, без да използва процедура за възлагане на обществени поръчки, да сключи договор с Комисията, с междуинституционалните служби и с Центъра за преводи за органите на Европейския съюз, създаден с Регламент (ЕО) № 2965/94 на Съвета (8), за доставка на стоки, предоставяне на услуги или извършване на дейности, каквито те предлагат.
2. Органът на Съюза може да използва съвместни процедури за възлагане на обществени поръчки с възложители на държавата-членка домакин за удовлетворяване на административните си нужди. В такъв случай член 133 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилага mutatis mutandis.
ДЯЛ VI
СПЕЦИАЛНИ РАЗПОРЕДБИ ОТНОСНО БЮДЖЕТНИТЕ КРЕДИТИ ЗА АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗХОДИ
Член 87
Бюджетни кредити за административни разходи
1. Бюджетните кредити за административни разходи са едногодишни бюджетни кредити.
2. Административните разходи, произтичащи от договори за периоди, които надхвърлят финансовата година или в съответствие с местната практика, или поради това, че са свързани с доставката на оборудване, са за сметка на бюджета на органа на Съюза за финансовата година, в която се извършват.
3. Органът на Съюза предоставя на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли всяка година работен документ относно своята политика по сградния фонд, в който се включва следната информация:
а)
за всеки недвижим имот - разходи и площ, които се покриват от бюджетните кредити от съответните бюджетни редове от бюджета на органа на Съюза;
б)
очаквана промяна в глобалното планиране на площите и местоположенията през идните години с описание на вече идентифицираните проекти за недвижими имоти, които са на етап планиране;
в)
окончателни условия и разходи, както и съответната информация относно изпълнението на новите проекти за недвижими имоти, които преди това са били представени на Европейския парламент и на Съвета в рамките на процедурата, установена в член 88, но не са били включени в работните документи за предходната година.
Член 88
Проекти за недвижими имоти
1. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза информира Европейския парламент и Съвета във възможно най-кратки срокове относно необходимата строителна площ и предварителното планиране, преди да започне проучването на местните пазари, в случай на договори за недвижими имоти, или преди публикуването на поканите за участие в процедура за възлагане на поръчка или нейното провеждане, в случай на строителни работи.
2. За всички проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат значително финансово отражение върху бюджета на органа на Съюза, органът на Съюза представя проекта за недвижим имот, включително подробна прогноза за разходите по него и финансирането му, както и списък на проектодоговорите, които се планира да бъдат използвани, и изисква одобрението на Европейския парламент и на Съвета преди сключването на договорите. По искане на органа на Съюза документите, представени във връзка с проекти за недвижими имоти, се третират като поверителни.
Освен в случаи на непреодолима сила Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от четири седмици от получаването му от двете институции.
Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на четириседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
Ако в рамките на четириседмичния срок Европейският парламент и/или Съветът изразят надлежно обоснована загриженост, срокът се удължава еднократно с две седмици.
Ако Европейският парламент или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на проекта за недвижим имот, органът на Съюза оттегля предложението си и може да представи ново предложение.
3. При случаи на непреодолима сила предвидената в параграф 4 информация може да се предаде заедно с проекта за недвижим имот. Европейският парламент и Съветът обсъждат проекта за недвижим имот в срок от две седмици от получаването му от двете институции. Проектът за недвижим имот се счита за одобрен при изтичане на двуседмичния срок, освен ако в рамките на този срок Европейският парламент и/или Съветът вземат решение, с което се противопоставят на предложението.
4. Следното се счита за проекти за недвижими имоти, които биха могли да имат съществени финансови последици за бюджета на органа на Съюза:
а)
придобиването на земя;
б)
придобиването, продажбата, структурния ремонт, изграждането на сгради или проекти, които съчетават тези елементи и трябва да бъдат изпълнени в рамките на същия срок, за сума над 3 000 000 EUR;
в)
новите договори за недвижими имоти (включително плодоползване, дългосрочно наемане и подновяването на действащи договори за недвижими имоти при по-неблагоприятни условия), които не попадат в обхвата на буква б), с годишни разходи в размер на най-малко 750 000 EUR;
г)
удължаването или подновяването на действащи договори за недвижими имоти (включително правоползване и дългосрочно наемане) при същите или по-благоприятни условия, с годишни разходи в размер на най-малко 3 000 000 EUR.
5. Без да се засяга член 19, параграф 4, проект за придобиването на недвижим имот може да се финансира чрез заем само след като бъде предварително одобрен от Европейския парламент и Съвета.
Заемите се сключват и изплащат в съответствие с принципа на добро финансово управление и при надлежно спазване на финансовите интереси на Съюза.
Когато органът на Съюза предложи да финансира придобиването със заем, в плана за финансиране, който трябва да се представи, заедно с искането за предварително одобрение от органа на Съюза, се посочват по-конкретно максималният размер на финансиране, срокът на финансиране, видът финансиране, условията на финансиране и икономиите в сравнение с други видове договорни условия.
Европейският парламент и Съветът обсъждат искането за предварително одобрение в срок от четири седмици, който може да бъде удължен еднократно с две седмици, от получаването му от двете институции. Придобиването чрез заем се счита за отхвърлено, ако Европейският парламент и Съветът не са го одобрили изрично в рамките на крайния срок.
ДЯЛ VII
ЕКСПЕРТИ
Член 89
Външни експерти, получаващи възнаграждение
Член 287 от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012 се прилагат mutatis mutandis за подбора на експерти. Такива експерти получават възнаграждение въз основа на предварително обявена фиксирана сума и се избират въз основа на професионалните си качества. Подборът се извършва въз основа на критерии за подбор, които са в съответствие с принципите на недискриминация, равно третиране и отсъствие на конфликт на интереси.
ДЯЛ VIII
БЕЗВЪЗМЕЗДНИ СРЕДСТВА И НАГРАДИ, ПРЕДОСТАВЕНИ ОТ ОРГАНА НА СЪЮЗА
Член 90
Безвъзмездни средства
Когато органът на Съюза може да отпуска безвъзмездни средства в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
Член 91
Награди
Когато органът на Съюза може да присъжда награди в съответствие с учредителния акт или чрез делегиране от Комисията съгласно член 58, параграф 1, буква в), подточка iv) от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, се прилагат съответните разпоредби от посочения регламент и от Делегиран регламент (ЕС) № 1268/2012.
ДЯЛ IX
ПРЕДСТАВЯНЕ НА ОТЧЕТИТЕ И СЧЕТОВОДНА ОТЧЕТНОСТ
ГЛАВА 1
Представяне на отчетите
Член 92
Устройство на отчетите
Отчетите на органа на Съюза се състоят от:
а)
финансовите отчети на органа на Съюза;
б)
отчетите за изпълнение на бюджета на органа на Съюза.
Член 93
Доклад за бюджетното и финансовото управление
1. Всеки орган на Съюза изготвя доклад за бюджетното и финансовото управление за финансовата година.
2. Директорът изпраща доклада на Европейския парламент, на Съвета, на Комисията и на Сметната палата до 31 март, следващ финансовата година.
3. Докладът, посочен в параграф 2, отчита както в абсолютно, така и в процентно изражение най-малко степента на изпълнение на бюджетните кредити и дава обобщена информация относно трансфера на бюджетни кредити между различните бюджетни позиции.
Член 94
Правила относно отчетите
1. Счетоводителят на органа на Съюза прилага правилата, приети от счетоводителя на Комисията, въз основа на международно възприетите счетоводни стандарти в публичния сектор.
2. Отчетите на органа на Съюза, посочени в член 92, са съобразени с бюджетните принципи, определени в членове от 5-31. Те дават вярна и точна представа за бюджетните приходни и разходни операции.
Член 95
Счетоводни принципи
Финансовите отчети, посочени в член 92, представят информацията, включително информацията относно счетоводните политики, по начин, който гарантира, че тя е релевантна, надеждна, сравнима и разбираема. Финансовите отчети се съставят в съответствие с общоприетите счетоводни принципи, изложени в счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 96
Финансови отчети
1. Финансовите отчети се представят в милиони евро и се състоят от:
а)
счетоводния баланс и отчета за финансовия резултат, които представят всички активи и пасиви, финансовото състояние и финансовия резултат към 31 декември на предходната година; те се представят в съответствие със счетоводните правила, посочени в член 143 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012;
б)
отчета за паричните потоци, в който се посочват събраните и отпуснатите суми през годината и крайното салдо на касата;
в)
отчета за промените в нетните активи, в който се представя общ преглед на движенията през годината в резервите и натрупаните резултати.
2. Чрез бележките към финансовите отчети се допълва и пояснява информацията, представена в посочените в параграф 1 отчети, и се предоставя цялата допълнителна информация, утвърдена от международно възприетата счетоводна практика, когато тази информация има отношение към дейностите на органа на Съюза.
Член 97
Отчети за изпълнението на бюджета
1. Отчетите за изпълнението на бюджета се представят в евро. Те се състоят от:
а)
отчетите, в които се агрегират всички бюджетни операции за годината като приходи и разходи;
б)
бележките, с които се допълва и пояснява информацията, представена в отчетите.
2. Бюджетният резултат се състои от разликата между:
-
всички събрани приходи за съответната финансова година, и
-
размера на плащанията, направени за бюджетните кредити за финансовата година, увеличен с размера на пренесените бюджетни кредити за същата финансова година.
Разликата, посочена в първа алинея, се увеличава или намалява, от една страна, с нетния размер на бюджетните кредити, пренесени от предходни финансови години, които са отменени и, от друга страна, със:
-
извършените в повече плащания спрямо едногодишните бюджетни кредити, пренесени от предходната финансова година, в резултат на промяна в курса на еврото,
-
салдото в резултат на положителни или отрицателни курсови разлики през финансовата година, както реализирани, така и нереализирани.
3. Структурата на отчетите за изпълнението на бюджета е същата като тази на бюджета на органа на Съюза.
Член 98
Междинни отчети
1. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща междинните отчети на счетоводителя на Комисията и на Сметната палата до 1 март на следващата година.
2. Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 март на следващата година.
Член 99
Одобряване на окончателните отчети
1. В съответствие с член 148, параграф 1 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 най-късно до 1 юни следващата година Сметната палата представя своите забележки по междинните отчети на органа на Съюза.
2. След като получи забележките на Сметната палата по междинните отчети на органа на Съюза, счетоводителят съставя окончателните финансови отчети на органа на Съюза в съответствие с разпоредбите на член 50. Директорът ги изпраща на управителния съвет, който дава становище по тях.
3. Счетоводителят изпраща окончателните отчети заедно със становището на управителния съвет на счетоводителя на Комисията, на Сметната палата, на Европейския парламент и на Съвета до 1 юли на следващата финансова година.
Счетоводителят на органа на Съюза изпраща на счетоводителя на Комисията също така пакет от отчети в стандартен формат, определен от счетоводителя на Комисията за целите на консолидирането, до 1 юли.
4. На същата дата, на която предава своите окончателни отчети, счетоводителят на органа на Съюза изпраща на Сметната палата с копие до счетоводителя на Комисията също така представително писмо относно тези окончателни отчети.
Окончателните отчети се придружават от бележка, съставена от счетоводителя, в която той декларира, че окончателните отчети са изготвени в съответствие с настоящия дял и приложимите счетоводни принципи, правила и методи.
Окончателните отчети на органа на Съюза се публикуват в Официален вестник на Европейския съюз не по-късно от 15 ноември на следващата година.
5. Директорът изпраща на Сметната палата отговор на съображенията, включени в годишния ѝ доклад, най-късно до 30 септември на следващата година. Отговорите на органа на Съюза се изпращат същевременно и на Комисията.
ГЛАВА 2
Счетоводно отчитане и инвентарни описи
Раздел 1
Общи разпоредби
Член 100
Счетоводна система
1. Счетоводната система на органа на Съюза служи за организиране на бюджетната и финансовата информация така, че цифрите да могат да се записват, архивират и регистрират.
2. Счетоводната система включва общи сметки и бюджетни сметки. Сметките се водят в евро на база календарна година.
3. Разпоредителят с бюджетни кредити може да води и аналитични сметки.
Член 101
Обща разпоредба за счетоводната система на институциите
Правилата за счетоводна отчетност и хармонизираният сметкоплан, които ще се прилагат от органа на Съюза, се приемат от счетоводителя на Комисията в съответствие с член 152 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Раздел 2
Общи и бюджетни сметки
Член 102
Общи сметки
В общите сметки се записват в хронологичен ред чрез прилагане на метода на двустранно записване всички събития и операции, които влияят на икономическото и финансовото състояние, както и на активите и пасивите на органа на Съюза.
Член 103
Записвания в общите сметки
1. Салдата и движенията по общите сметки се записват в счетоводните книги.
2. Всички счетоводни записвания, включително корекциите по сметките, се основават на оправдателни документи, на които записванията се позовават.
3. Счетоводната система е такава, че оставя ясна одитна следа за всички счетоводни записвания.
Член 104
Счетоводни корекции
След приключване на финансовата година и до датата на представяне на окончателните отчети счетоводителят на органа на Съюза извършва корекции, които, без да водят до отпускане или събиране на суми за тази година, са необходими за вярното и точно представяне на отчетите. Корекциите спазват правилата за счетоводна отчетност, посочени в член 101.
Член 105
Бюджетно счетоводство
1. В бюджетните сметки се отразява подробно изпълнението на бюджета на органа на Съюза.
2. За целите на параграф 1 в бюджетните сметки се записват всички бюджетни приходни и разходни операции, предвидени в дял IV.
Член 106
Инвентарен опис
1. Органът на Съюза води инвентарен опис, в който се отразяват количеството и стойността на всички материални, нематериални и финансови активи на Съюза в съответствие с образец, изготвен от счетоводителя на Комисията.
Органът на Съюза проверява дали заведеното в инвентарния опис съответства на фактическото положение.
2. Продажбата на материални активи на органа на Съюза се обявява по подходящ начин.
ДЯЛ X
ВЪНШЕН ОДИТ, ОСВОБОЖДАВАНЕ ОТ ОТГОВОРНОСТ ВЪВ ВРЪЗКА С ИЗПЪЛНЕНИЕТО НА БЮДЖЕТА И БОРБА С ИЗМАМИТЕ
Член 107
Външен одит
1. Независим външен одитор проверява дали годишните отчети на органа на Съюза отразяват правилно приходите, разходите и финансовото състояние на органа на Съюза преди консолидацията в окончателните отчети на органа на Съюза.
Освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, Сметната палата изготвя специфичен годишен доклад за органа на Съюза в съответствие с изискванията на член 287, параграф 1 от ДФЕС.
При изготвянето на доклада, посочен във втора алинея, Палатата взема предвид одита на независимия външен одитор, посочен в първа алинея, и действията, предприети в отговор на неговите констатации.
2. Органът на Съюз изпраща на Сметната палата бюджета на органа на Съюза, както е окончателно приет. Той информира във възможно най-кратки срокове Сметната палата за всички решения и актове, приети съгласно членове 10, 14, 19 и 23.
3. Сметната палата извършва проверки, съблюдавайки разпоредбите на членове 158-163 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012.
Член 108
График на процедурата по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Европейският парламент, по препоръка на Съвета, преди 15 май на годината N + 2, освен ако не е предвидено друго в учредителния акт, освобождава от отговорност директора по отношение на изпълнението на бюджета за година N. Директорът информира управителния съвет за забележките на Европейския парламент, съдържащи се в резолюцията, придружаваща решението за освобождаване от отговорност.
2. Ако датата, предвидена в параграф 1, не може да бъде спазена, Европейският парламент или Съветът информира директора за причините за отлагането.
3. В случай че Европейският парламент отложи решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, директорът в сътрудничество с управителния съвет полага всички усилия за възможно най-бързо предприемане на мерки за отстраняване или улесняване на отстраняването на препятствията пред това решение.
Член 109
Процедура по освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета
1. Решението за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета обхваща отчетите за всички приходи и разходи на органа на Съюза, бюджетния резултат, както и активите и пасивите на органа на Съюза според финансовия отчет.
2. С оглед на освобождаването от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета Европейският парламент, след като Съветът е извършил същото, проверява сметките и финансовите отчети на органа на Съюза. Той проверява и изготвения от Сметната палата годишен доклад заедно с отговорите на директора на органа на Съюза, всички съществени специални доклади на Сметната палата във връзка със съответната финансова година, както и декларацията за достоверност на Сметната палата относно надеждността и точността на отчетите, както и законосъобразността и редовността на свързаните с тях операции.
3. Директорът предоставя на Европейския парламент, по негово искане, по същия начин както е предвидено в член 165, параграф 3 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, всяка информация, необходима за безпрепятственото прилагане на процедурата по освобождаване от отговорност за съответната финансова година.
Член 110
Последващи мерки
1. Директорът предприема всички необходими стъпки за действие по съображенията, приложени към решението на Европейския парламент за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета, както и по съображенията, приложени към препоръката на Съвета за освобождаване от отговорност във връзка с изпълнението на бюджета.
2. По искане на Европейския парламент или на Съвета директорът докладва за мерките, предприети в светлината на тези наблюдения и коментари. Директорът изпраща копие от доклада на Комисията и на Сметната палата.
Член 111
Проверки на място от Комисията, Сметната палата и Европейската служба за борба с измамите
1. Органът на Съюза предоставя на службите на Комисията и на други упълномощени от нея лица, както и на Сметната палата, достъп до своите обекти и помещения, а също и до цялата информация, включително информацията в електронен формат, необходима за извършването на одити от тях.
2. Европейската служба за борба с измамите (OLAF) може да извършва разследвания, включително проверки и инспекции на място, в съответствие с разпоредбите и процедурите, предвидени в Регламент (ЕС, Евратом) № 883/2013 на Европейския парламент и на Съвета (9) и Регламент (Евратом, ЕО) № 2185/96 на Съвета (10), с цел да се установи дали е налице измама, корупция или друга незаконна дейност, засягаща финансовите интереси на Съюза, във връзка с безвъзмездни средства или договор, предоставени съгласно настоящия регламент.
3. Без да се засягат разпоредбите на параграфи 1 и 2, споразуменията с трети страни и международни организации, договорите, безвъзмездните средства и поръчките от страна на органа на Съюза, съдържат разпоредби, изрично упълномощаващи Европейската сметна палата и OLAF да извършват такива одити и разследвания съгласно съответните им компетенции.
ДЯЛ XI
ПРЕХОДНИ И ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 112
Искания за информация, отправени от Европейския парламент и Съвета
Европейският парламент, Съветът и Комисията имат право да получават всякаква информация или пояснения от органа на Съюза по въпроси на бюджета в рамките на своите области на компетентност.
Член 113
Приемане на новия финансов регламент на органа на Съюза
Всеки орган, посочен в член 208 от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, приема нов финансов регламент с оглед на неговото влизане в сила на 1 януари 2014 г. и, във всеки случай, в рамките на шест месеца от датата, на която органът попада в обхвата на член 208 от този регламент, след предоставяне на вноска за сметка на бюджета.
Член 114
Правила за прилагане на финансовия регламент на органа на Съюза
Управителният съвет, доколкото е необходимо и с предварителното съгласие на Комисията, приема подробни правила за прилагането на финансовия регламент на органа на Съюза по предложение на неговия директор.
Член 115
Отменяне
Регламент (ЕО, Евратом) № 2343/2002 се отменя, считано от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 40 продължава да се прилага до 31 декември 2014 г., а параграфи 4 и 7 от член 27 продължават да се прилагат до 31 декември 2015 г.
Член 116
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз. Той се прилага от 1 януари 2014 г. Въпреки това член 47 и член 82, параграф 5 се прилагат от 1 януари 2015 г., а член 32 и параграфи 5 и 8 от член 33 се прилагат от 1 януари 2016 г.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави-членки.
Съставено в Брюксел на 30 септември 2013 година.
KOMISJONI DELEGEERITUD MÄÄRUS (EL) nr 1271/2013,
30. september 2013,
raamfinantsmääruse kohta asutustele, millele viidatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 208
EUROOPA KOMISJON,
võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut,
võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 25. oktoobri 2012. aasta määrust (EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju ning millega muudetakse nõukogu määrust (EÜ, Euratom) nr 1605/2002, (1) eriti selle artiklit 208,
ning arvestades järgmist:
(1)
Komisjoni määruse (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 (2) (raamfinantsmääruse kohta ühenduse asutatud asutustele) aluseks oli nõukogu määrus (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 (3). Määrus (EÜ, Euratom) nr 1605/2002 asendati määrusega (EL, Euratom) nr 966/2012. Seetõttu on määrus (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 vaja läbi vaadata. Selguse huvides on määrus (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 vaja asendada.
(2)
Arvesse on vaja võtta ka Euroopa Parlamendi, Euroopa Liidu Nõukogu ja Euroopa Komisjoni 19. juuli 2012. aasta ühisavaldust detsentraliseeritud asutuste kohta.
(3)
Teatavad määruse (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 sätted tuleb läbi vaadata, et oleks võimalik arvesse võtta nende kohaldamisel saadud kogemusi.
(4)
Käesoleva määrusega tuleks kehtestada laiaulatuslikud põhimõtted ja eeskirjad, mida kohaldatakse eelarvest rahalist toetust saavate, Euroopa Liidu toimimise lepingu ning Euratomi asutamislepingu alusel loodud asutuste (edaspidi „liidu asutused”) suhtes, ilma et see mõjutaks asutamisakti. Käesoleva määruse alusel peaksid liidu asutused vastu võtma oma finantseeskirjad, mis võivad määrusest erineda ainult erandjuhtudel, kui komisjon annab selleks eelneva nõusoleku.
(5)
Ka need liidu asutused, kes rahastavad oma tegevust täielikult ise ning kelle suhtes käesolevat määrust ei kohaldata, peaksid ühtsuse huvides vajaduse korral kehtestama sarnased eeskirjad. Vastavalt Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni 19. juuli 2012. aasta ühisavaldusele peaksid kõnealused asutused esitama Euroopa Parlamendile, nõukogule ja komisjonile eelarve täitmise kohta iga-aastase aruande ning võtma nõuetekohaselt arvesse nende esitatud taotlusi ja soovitusi.
(6)
Liidu asutused peaksid oma eelarve koostamisel ja täitmisel järgima eelarveõiguse viit aluspõhimõtet (ühtsus, õigsus, kõikehõlmavus, sihtotstarbelisus ja aastasus) ning eelarve tasakaalu, arvestusühiku, usaldusväärse finantsjuhtimise ja läbipaistvuse põhimõtteid.
(7)
Rõhutada tuleks liidu toetuse tasakaalustavat iseloomu. Liidu asutuste eelarve ülejääk, mis ületab aasta jooksul makstud liidu toetuse summat, tuleks liidu eelarvesse tagasi maksta.
(8)
Kui asutamisaktis sätestatakse, et tulud moodustuvad lisaks ühenduse toetusele tasudest ja lõivudest ning nendest saadav tulu määratakse teatavate kulude katteks, peaks liidu asutustel olema võimalus saldo sihtotstarbelise tulu vormis üle kanda.
(9)
Vaja on tagada, et tasud määratakse asjakohasel tasemel, et oleks võimalik katta teenuste osutamisega kaasnevaid kulusid ning vältida märkimisväärsete ülejääkide tekkimist.
(10)
Eelarve täitmisega seotud ülesannete delegeerimist liidu asutustele tuleb asjakohaselt põhjendada ülesannete iseloomu ja asjaomase liidu asutuse eriteadmistega, tagades samal ajal usaldusväärse finantsjuhtimise ja kulutõhususe. Delegeeritud ülesanded peaksid olema kooskõlas asutamisaktiga.
(11)
Liidu asutustel peaks olema õigus saada sihtotstarbelisi toetusi ainult juhul, kui see on sätestatud asjaomastes alusaktides ning see on asutamisaktiga lubatud.
(12)
Määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklist 50 tulenevalt peab liidu asutus osalema võrdlusanalüüsil liidu teiste institutsioonide ja asutustega.
(13)
Oluline on kehtestada eeskirjad, mida kohaldatakse korrapäraseid üldhindamisi käsitlevate järelduste täitmise jälgimise tarbeks koostatava tegevuskava suhtes, et tagada nende tõhus rakendamine.
(14)
Järjepideva programmitöö tagamiseks peaks liidu asutus koostama dokumendi, mis hõlmab iga-aastaseid ja mitmeaastaseid programme ning milles võetakse arvesse komisjoni suuniseid.
(15)
Liidu asutus peaks iga-aastase ja mitmeaastase programmitöö ajakava eelarvemenetlusega vastavusse viima, et tagada selle tõhusus ning kõigi programmdokumentide järjepidevus.
(16)
On vaja selgitada siseauditi ja sisekontrolli ülesannete praegust ülesehitust ning ühtlustada aruandlusnõudeid. Liidu asutuse siseauditi peaks teostama komisjoni siseaudiitor, kes peaks auditi teostama siis, kui see on kaasnevaid riske arvestades põhjendatud. Kehtestada tuleb eeskirjad, mis käsitlevad siseauditi üksuste loomist ja toimimist.
(17)
Ühtlustada tuleks aruandekohustusi. Liidu asutused peaksid esitama iga-aastase konsolideeritud tegevusaruande, mis hõlmab terviklikku teavet tööprogrammi rakendamise, eelarve, personalipoliitika kava, juhtimise ning sisekontrollisüsteemide kohta.
(18)
Liidu asutuste kulutõhususe suurendamiseks on vaja sätestada võimalus jagada teenuseid või anda neid üle mõnele teisele liidu asutusele või komisjonile. Kulutõhusust on võimalik suurendada eelkõige andes komisjoni peaarvepidajale kõik või osa liidu asutuse peaarvepidaja ülesannetest.
(19)
Vastavalt määruses (EL, Euratom) nr 966/2012 ettenähtule peaks võimalus jaotada kulukohustusi mitme eelarveaasta peale olema lubatud üksnes juhul, kui see on asutamis- või alusaktiga ette nähtud, või kui need seonduvad halduskuludega.
(20)
Sihtotstarbelist tulu käsitlevate eeskirjade kooskõlla viimiseks määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 eeskirjadega tuleb kehtestada eeskirjad sihtotstarbelise tulu diferentseerimise (sise- ja välistulu) ning nende ülekandmise kohta.
(21)
Liidu toetusest liidu asutusele tekkinud intressi kasutamist käsitlevate eeskirjade kooskõlla viimiseks määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 eeskirjadega tuleb sätestada, et saadud intresse eelarvesse ei maksta.
(22)
Määruses (EL, Euratom) nr 966/2012 sätestatakse võimalus võtta erandjuhtudel juriidiline kohustus enne eelarvelist kulukohustust. Ka liidu asutustel peaks selline võimalus olema.
(23)
Määruse (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 ja määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 ühtsuse tagamiseks ei tohiks hangete ja toetuste suhtes kehtestada erisätteid. Ühtsete eeskirjade kohaldamine tagab liidu asutuse töö lihtsustumise ning võimaldab kasutada komisjoni koostatud suuniseid ja näidiseid.
(24)
Määruse (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 sätete kooskõlla viimiseks määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 sätetega tuleks sätestada võimalus, mille kohaselt on liidu asutusel õigus anda auhindu.
(25)
Tegelike ja tajutavate huvide konfliktide ohu tuvastamiseks ja nõuetekohaseks kõrvaldamiseks tuleks liidu asutustelt nõuda huvide konfliktide ärahoidmist ja kõrvaldamist käsitlevate eeskirjade vastuvõtmist. Sellised eeskirjad peaksid arvesse võtma suuniseid, mis komisjon on koostanud Euroopa Parlamendi, nõukogu ja komisjoni 19. juuli 2012. aasta ühisavalduse alusel.
(26)
Sätted, milles käsitletakse kinnisvarapoliitikat, sealhulgas liidu asutuste võimalust võtta laenu ja laenuvõtmise tingimusi, tuleks viia määrusega (EL, Euratom) nr 966/2012 kooskõlla, et kõik liidu asutused ja institutsioonid kohaldaksid hiljuti kehtestatud eeskirju ühtselt.
(27)
Vajalik on kehtestada programmitööd ja aruandlust käsitlevad üleminekusätted, kuna komisjonil on vaja aega, et töötada liidu asutustega välja sobivad suunised.
(28)
Käesolev määrus peaks jõustuma järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas, et liidu asutuste läbivaadatud finantsmäärused jõutaks aegsasti vastu võtta ja hakkaksid kehtima alates 1. jaanuarist 2014, et tagada järgmist mitmeaastast finantsraamistikku käsitlevate eeskirjade sidusus,
ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:
I JAOTIS
ÜLDSÄTTED
Artikkel 1
Reguleerimisese
Käesoleva määrusega kehtestatakse peamised finantseeskirjad, mille alusel võtab liidu asutus vastu oma finantseeskirjad. Liidu asutuste finantseeskirjad ei tohi lahkneda käesolevast määrusest, välja arvatud juhul, kui nende konkreetsed vajadused seda eeldavad ja kui komisjon annab selleks eelnevalt nõusoleku.
Artikkel 2
Mõisted
Käesolevas määruses kasutatakse järgmisi mõisteid:
„asutamisakt”- liidu õigusakt, millega reguleeritakse liidu asutuse loomise ja tegevuse põhiaspekte;
„liidu asutuse eelarve”- vahend, milles prognoositakse ja kiidetakse heaks igaks eelarveaastaks kõik liidu asutusele vajalikuks peetavad tulud ja kulud;
„liidu asutus”- määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 208 osutatud asutused;
„haldusnõukogu”- liidu asutuse peamine organ, mis vastutab otsuste tegemise eest finants- ja eelarveküsimustes, olenemata nimetusest, mis sellele asutamisaktiga on antud;
„direktor”- isik, kes vastutab haldusnõukogu otsuste rakendamise ja liidu asutuse eelarve täitmise eest eelarvevahendite käsutajana, olenemata nimetusest, mis sellele isikule asutamisaktiga on antud;
„juhatus”- liidu asutuse organ, mis abistab haldusnõukogu ning mille ülesanded ja menetluseeskirjad on esitatud asutamisaktis.
Artikkel 3
Ajavahemikud, kuupäevad ja tähtajad
Kui ei ole sätestatud teisiti, kohaldatakse käesoleva määrusega kehtestatud tähtaegade suhtes nõukogu määrust (EMÜ, Euratom) nr 1182/71 (4).
Artikkel 4
Isikuandmete kaitse
Käesolev määrus ei piira Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivis 95/46/EÜ (5) ega Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EÜ) nr 45/2001 (6) sätestatud nõuete kohaldamist.
Artikkel 5
Eelarvepõhimõtete austamine
Liidu asutuse eelarve koostatakse ja seda täidetakse kooskõlas ühtsuse, eelarve õigsuse, aastasuse, tasakaalu, arvestusühiku, kõikehõlmavuse, sihtotstarbelisuse, tulemuslikku ja tõhusat sisekontrolli nõudva usaldusväärse finantsjuhtimise ning läbipaistvuse põhimõtetega, nagu need on sätestatud käesolevas määruses.
II JAOTIS
EELARVEPÕHIMÕTTED
1. PEATÜKK
Ühtsuse ja eelarve õigsuse põhimõtted
Artikkel 6
Liidu asutuse eelarve sisu
1. Liidu asutuse eelarve hõlmab järgmist:
a)
omatulud, mille alla kuuluvad kõik tasud ja lõivud, mida liidu asutusel on lubatud oma ülesannete täitmisega seoses koguda, ning igasugused muud tulud;
b)
tulud, mis saadakse asukohaliikmesriikide võimalikest rahalistest toetustest;
c)
liidu toetused;
d)
tulud, mis on ette nähtud konkreetsete kulude katteks vastavalt artikli 23 lõikele 1;
e)
liidu asutuse kulud, sealhulgas halduskulud.
2. Tasudest ja lõivudest koosnevaid tulusid kasutatakse konkreetsete kulude katteks ainult erandlikel ja nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel, mis on sätestatud asutamisaktis.
3. Juhul kui ühes või enamas asutamisaktis sätestatakse, et selgelt kindlaks määratud ülesandeid rahastatakse eraldi, või juhul kui liidu asutus täidab talle delegeerimislepinguga usaldatud ülesandeid, peab ta selliste tulude ja kulude kohta eraldi raamatupidamisarvestust. Liidu asutus määrab iga ülesanderühma selgelt kindlaks inimressursse käsitlevates kavades, mis on lisatud artiklis 32 osutatud iga-aastasele ja mitmeaastasele programmdokumendile.
Artikkel 7
Sihtotstarbelised toetused
1. Liidu asutused võivad vastu võtta sihtotstarbelisi toetusi eelarvest ainult juhul, kui see on asutamisaktiga lubatud ja alusaktis selgesõnaliselt sätestatud.
2. Kui liidu asutusele on antud luba võtta vastu sihtotstarbelisi toetusi, lisatakse kõnealuste toetuste abil rahastatud ülesanded artikli 32 lõikes 3 osutatud iga-aastasesse tööprogrammi.
Artikkel 8
Delegeerimislepingud
1. Komisjon delegeerib liidu asutusele eelarve täitmisega seotud ülesandeid ainult juhul, kui see on tegevuse eripära ja liidu asutuse eriteadmiste tõttu nõuetekohaselt põhjendatud.
2. Liidu asutuse valikul võetakse nõuetekohaselt arvesse järgmist:
a)
kõnealuste ülesannete delegeerimise kulutõhusus;
b)
mõju asutuse juhtimisstruktuurile ja selle finants- ja inimressurssidele.
3. Juhul kui komisjon delegeerib erandkorras liidu asutusele ülesandeid:
a)
kohaldatakse liidu asutuse suhtes kõnealuste ülesannete jaoks eraldatud vahendite puhul määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklit 60, mitte käesoleva määruse artikleid 108 ja 109;
b)
delegeeritud ülesannetele tuleks teavitamise eesmärgil osutada artikli 32 lõikes 3 esitatud liidu asutuse iga-aastases tööprogrammis.
4. Ilma et see piiraks lõike 2 kohaldamist, konsulteerib eelarvevahendite käsutaja enne delegeerimislepingu allakirjutamist haldusnõukoguga.
Artikkel 9
Ühtsuse ja eelarve õigsuse põhimõtteid käsitlevad erieeskirjad
1. Tulusid ei tohi sisse nõuda ega kulusid maksta, kui need ei ole kantud mõnele liidu asutuse eelarvereale.
2. Kulukohustusi, mis ületavad liidu asutuse eelarves heakskiidetud assigneeringuid, ei tohi võtta ega heaks kiita.
3. Liidu asutuse eelarvesse võib kanda üksnes need assigneeringud, mis vastavad vajalikuks peetavatele kuludele.
4. Liidu asutuse eelarvest tehtud eelmaksetelt kogunenud intresse liidu asutuse eelarvesse ei maksta.
2. PEATÜKK
Aastasuse põhimõte
Artikkel 10
Määratlus
Liidu asutuse eelarvesse kantud assigneeringud kiidetakse heaks eelarveaastaks, mis kestab 1. jaanuarist 31. detsembrini.
Artikkel 11
Assigneeringute liik
1. Liidu asutuse eelarve sisaldab liigendamata assigneeringuid ning vastavalt tegevusvajadustele liigendatud assigneeringuid. Liigendatud assigneeringud koosnevad kulukohustuste assigneeringutest ja maksete assigneeringutest.
2. Kulukohustuste assigneeringud hõlmavad eelarveaastal võetud juriidiliste kohustuste koguväärtust.
3. Maksete assigneeringud hõlmavad makseid, mis tehakse eelarveaastal või eelnenud eelarveaastatel võetud juriidiliste kohustuste täitmiseks.
Artikkel 12
Tulude ja assigneeringutega seotud raamatupidamine
1. Liidu asutuse tulud, mis on nimetatud artiklis 6, kirjendatakse eelarveaasta raamatupidamises kõnealuse eelarveaasta jooksul laekunud summade alusel.
2. Liidu asutuse tuludest saadakse sama suures summas maksete assigneeringuid.
3. Eelarveaastaks heakskiidetud assigneeringuid kasutatakse üksnes selliste kulukohustuste katmiseks, mis võetakse ja makstakse kõnealusel eelarveaastal, ja eelnenud eelarveaastate kulukohustustest tulenevate tasumisele kuuluvate summade katmiseks.
4. Kulukohustused kirjendatakse raamatupidamisarvestusse kuni 31. detsembrini võetud juriidiliste kohustuste alusel.
5. Maksed kirjendatakse eelarveaasta raamatupidamisarvestusse maksete alusel, mille peaarvepidaja on teinud kõnealuse eelarveaasta 31. detsembriks.
Artikkel 13
Assigneeringute sidumine kulukohustustega
Eelarvesse kantud assigneeringud võib kulukohustustega siduda alates 1. jaanuarist pärast seda, kui eelarve on lõplikult vastu võetud.
Artikkel 14
Assigneeringute tühistamine ja järgmisse eelarveaastasse ülekandmine
1. Assigneeringud, mida ei ole kasutatud selle eelarveaasta lõpuks, mille eelarvesse need on kantud, tühistatakse. Need võib lõigete 3 ja 4 kohaselt haldusnõukogu, või kui asutamisakt seda lubab, juhtkonna otsusega, mis on tehtud hiljemalt 15. veebruaril, siiski üle kanda, kuid üksnes järgmisse eelarveaastasse, või need võib kanda järgmisse eelarveaastasse üle automaatselt lõike 5 kohaselt.
2. Üle ei tohi kanda personalikuludega seotud assigneeringuid.
3. Liigendatud kulukohustuste assigneeringutest ja liigendamata assigneeringutest, mis on jäänud eelarveaasta sulgemise järel veel kulukohustustega sidumata, võib järgmisse eelarveaastasse üle kanda:
a)
summad, mis vastavad kulukohustuste assigneeringutele;
b)
summad, mis vastavad ehitusprojektidega seotud liigendamata assigneeringutele, mille puhul enamik kulukohustustega sidumise menetluse ettevalmistusjärkudest on 31. detsembriks läbitud. Kulukohustuste võtmise menetluse ettevalmistusjärgud määratakse kindlaks iga liidu asutuse finantsmääruse rakenduseeskirjades.
Sellised summad tohib kulukohustustega siduda järgneva eelarveaasta 31. märtsini või kinnisvaraprojektidega seotud summade korral järgneva eelarveaasta 31. detsembrini.
4. Maksete assigneeringutest võib järgmisse eelarveaastasse üle kanda summad, mida on vaja olemasolevate kulukohustuste või nende kulukohustuste katmiseks, mis on seotud järgmisse eelarveaastasse üle kantud kulukohustuste assigneeringutega, kui järgneva eelarveaasta asjaomastel eelarveridadel ettenähtud maksete assigneeringud ei ole vajaduste katmiseks piisavad.
Asjaomane liidu asutus kasutab kõigepealt jooksvaks eelarveaastaks heakskiidetud assigneeringuid ega kasuta eelnevast eelarveaastast üle kantud assigneeringuid enne, kui esimesena nimetatud on ammendunud.
5. Liigendamata assigneeringud, mis vastavad eelarveaasta lõpu seisuga nõuetekohaselt lepingute alusel võetud kohustustele, kantakse automaatselt üle üksnes järgmisse eelarveaastasse.
6. Ülekantud assigneeringud, mis on N + 1 aasta 31. märtsiks sidumata, tühistatakse automaatselt ning kajastatakse raamatupidamises.
Artikkel 15
Sihtotstarbelise tulu järgmisse eelarveaastasse ülekandmise eeskirjad
Artiklis 23 nimetatud sihtotstarbelise tulu ning sellisest tulust tulenevate kasutamata ja 31. detsembril kättesaadavate assigneeringute järgmisse eelarveaastasse ülekandmine toimub kooskõlas järgmiste eeskirjadega:
a)
sihtotstarbeline välistulu kantakse järgmisse eelarveaastasse üle automaatselt ja tuleb asjaomase programmi või meetmega seotud tegevuse lõpuleviimise hetkeks täielikult ära kasutada; programmi või meetme viimasel aastal saadud sihtotstarbelist välistulu võib kasutada jätkuprogrammi või -meetme esimesel aastal;
b)
sihtotstarbeline sisetulu kantakse üle ainult järgmisse eelarveaastasse, v.a artikli 23 lõike 3 punktis f määratletud sihtotstarbeline sisetulu, mis kantakse üle automaatselt.
Liidu asutus esitab komisjonile hiljemalt N + 1 aasta 1. juuniks teabe ülekantud sihtotstarbelise tulu kasutamise kohta.
Artikkel 16
Assigneeringute vabastamine
Kui assigneeringud vabastatakse mis tahes eelarveaastal, mis järgneb eelarveaastale, mil assigneeringud liidu asutuse eelarvesse kanti, nendest rahastatavate meetmete täieliku või osalise rakendamata jätmise tõttu, tühistatakse asjaomased assigneeringud.
Artikkel 17
Kulukohustused
1. Iga aasta 15. oktoobrist võib jooksvaid halduskulusid eelnevalt siduda kulukohustustega järgnevaks eelarveaastaks ettenähtud assigneeringute arvelt. Sellised kulukohustused ei tohi siiski ületada ühte neljandikku haldusnõukogu otsustatud jooksva eelarveaasta asjaomasel eelarvereal esitatud assigneeringutest. Need ei tohi olla seotud uute sellist liiki kuludega, mida ei ole liidu asutuse viimases nõuetekohaselt vastuvõetud eelarves veel üldiselt heaks kiidetud.
2. Kulusid, mis tuleb tasuda ette, näiteks üürikulud, võidakse tasuda alates 1. detsembrist järgmise eelarveaasta assigneeringute arvelt. Sel juhul ei kehti punktis 1 nimetatud piirang.
Artikkel 18
Liidu asutuse eelarve vastuvõtmise hilinemise korral kohaldatavad eeskirjad
1. Kui liidu asutuse eelarvet ei ole eelarveaasta alguseks lõplikult vastu võetud, kohaldatakse lõigetes 2-6 sätestatud eeskirju.
2. Kulukohustusi võib võtta ja makseid teha lõikes 3 sätestatud piirides.
3. Kulukohustusi võib võtta iga peatüki kohta kõige rohkem ühe neljandiku piires eelnenud eelarveaastaks asjaomases peatükis heakskiidetud assigneeringute kogusummast pluss üks kaheteistkümnendik iga möödunud kuu eest.
Koostatavas tulude ja kulude eelarvestuses ette nähtud assigneeringuid ei tohi ületada.
Makseid võib teha igas kuus iga peatüki kohta kõige rohkem ühe kaheteistkümnendiku piires eelnenud eelarveaastaks asjaomases peatükis heakskiidetud assigneeringutest. Kõnealune summa ei või aga ületada üht kaheteistkümnendikku tulude ja kulude eelarvestuse samas peatükis kavandatud assigneeringutest.
4. Eelnenud eelarveaastaks asjaomases peatükis heakskiidetud assigneeringuid, mis on sätestatud lõigetes 2 ja 3, tuleb mõista assigneeringutena, mis sisalduvad hääletusel vastuvõetud liidu asutuse eelarves, sealhulgas paranduseelarvetes, pärast kõnealuse eelarveaasta jooksul tehtud ümberpaigutuste arvessevõtmiseks tehtud korrigeerimist.
5. Kui liidu asutuse tegevuse järjepidevus ja haldusvajadused seda nõuavad, võib haldusnõukogu direktori taotlusel lubada nii kulukohustuste kui ka maksete assigneeringute puhul ühte ajutist kaheteistkümnendikku ületavaid, kuid, v.a nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel, kokku mitte rohkem kui nelja ajutise kaheteistkümnendiku suuruseid kulusid lisaks nendele assigneeringutele, mis muutuvad automaatselt kättesaadavaks vastavalt lõigetele 2 ja 3.
Täiendavad kaheteistkümnendikud kiidetakse heaks tervikuna ja need ei ole jagatavad.
6. Kui teatava peatüki puhul ei piisa neljast lõike 5 kohaselt kinnitatud kaheteistkümnendikust selliste kulude katmiseks, mis on vajalikud, et vältida asjaomase peatükiga hõlmatud valdkonnas liidu asutuse tegevuse järjepidevuse katkemist, võib erandkorras anda loa ületada eelnenud eelarveaastal vastavasse liidu asutuse eelarvepeatükki kantud assigneeringute summat. Haldusnõukogu toimib lõikes 5 sätestatud korras. Siiski ei või mingil juhul ületada liidu asutuse eelnenud eelarveaasta eelarves ega esitatud eelarveprojekti kohaselt kättesaadavate assigneeringute kogusummat.
3. PEATÜKK
Tasakaalu põhimõte
Artikkel 19
Määratlus ja reguleerimisala
1. Tulud ja maksete assigneeringud peavad olema tasakaalus.
2. Kulukohustuste assigneeringud ei tohi ületada liidu toetuse summat, millele lisanduvad omatulud ja muud artiklis 6 nimetatud tulud.
3. Asutustele, mille tulud tulenevad lisaks liidu toetusele tasudest ja lõivudest, tuleb tasud kehtestada tasemel, millega välditakse märkimisväärse ülejäägi kogunemist. Artiklis 97 nimetatud märkimisväärse ülejäägi või puudujäägi kordumise korral vaadatakse tasude ja lõivude tase uuesti läbi.
4. Liidu asutused ei või liidu asutuse eelarve raames laenu võtta.
5. Liidu asutusele makstav liidu toetus kujutab liidu asutuse eelarve jaoks tasakaalustavat toetust ning seda võib maksta mitmes osas.
6. Liidu asutus juhib rahavooge rangelt ja sihtotstarbelisi tulusid arvestades, et tema sularahasaldo piirduks nõuetekohaselt põhjendatud vajadustega. Oma väljamaksete taotlustes esitab liidu asutus üksikasjaliku ja ajakohase prognoosi kogu aasta tõenäolise sularahavajaduse kohta, kaasa arvatud teave sihtotstarbeliste tulude kohta.
Artikkel 20
Eelarveaasta täitmise tulemus
1. Kui eelarve on artikli 97 tähenduses ülejäägis, makstakse ülejääk kuni aasta jooksul makstud liidu toetuse summas komisjonile tagasi. Eelarve ülejääk, mis ületab aasta jooksul makstud liidu toetuse summat, kantakse järgmise eelarve aasta tuluna liidu asutuse eelarvesse.
Esimest lõiku kohaldatakse ka juhul, kui liidu asutuse tulud tulenevad lisaks liidu toetusele ka tasudest ja lõivudest.
Eelarvesse kantud toetuse ja liidu asutusele tegelikult makstud toetuse vahe tühistatakse.
Selleks et täiendada olemasolevat teavet aasta N - 2 ülejäägi kohta, esitavad liidu asutused hiljemalt N aasta 31. jaanuariks prognoosi aasta N - 1 eelarve ülejäägi kohta, mis kantakse aasta N jooksul tagasi eelarvesse. Seda teavet võtab komisjon nõuetekohaselt arvesse liidu asutuste N + 1 eelarveaasta rahastamisvajaduste hindamisel.
2. Erandjuhtudel, kui asutamisaktis sätestatakse, et tasudest ja lõivudest saadav tulu määratakse teatavate kulude katteks, võib liidu asutus üle kanda tasude ja lõivude saldo sihtotstarbelise tuluna selliste toimingute puhul, mis on seotud selliste teenuste osutamisega, mille suhtes kõnealused tasud kehtestati.
3. Kui eelarve on artikli 97 tähenduses puudujäägis, kantakse see liidu asutuse järgmise aasta eelarvesse maksete assigneeringuna või tehakse võimaluse korral tasaarvestus liidu asutuse järgmiste eelarveaastate ülejäägist.
4. Tulud ja maksete assigneeringud kantakse liidu asutuse eelarvesse eelarvemenetluse käigus määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 39 kohaselt esitatava kirjaliku muutmisettepaneku abil, või liidu asutuse eelarve täitmise ajal paranduseelarve abil.
4. PEATÜKK
Arvestusühiku põhimõte
Artikkel 21
Euro kasutamine
Liidu asutuse eelarve koostatakse ja täidetakse ning raamatupidamise aastaaruanne esitatakse eurodes. Rahavoogude osas võivad peaarvepidaja ja, kui tegemist on avansikontodega, avansikontode haldajad teha tehinguid muudes vääringutes vastavalt iga liidu asutuse finantseeskirjades sätestatule.
5. PEATÜKK
Kõikehõlmavuse põhimõte
Artikkel 22
Määratlus ja reguleerimisala
Ilma et see piiraks artikli 23 kohaldamist, katab kogutulu maksete assigneeringute kogusumma. Ilma et see piiraks artikli 25 kohaldamist, kajastatakse kõiki tulusid ja kulusid täies mahus neid vastastikku korrigeerimata.
Artikkel 23
Sihtotstarbeline tulu
1. Sihtotstarbelisi välis- ja sisetulusid kasutatakse teatavate kulukategooriate rahastamiseks.
2. Sihtotstarbeliste välistulude hulka kuuluvad:
a)
liikmesriikide ja kolmandate riikide, sealhulgas mõlemal juhul nende avalik-õiguslike asutuste ning üksuste ja füüsiliste isikute rahaline osalus teatavas liidu asutuste tegevuses, kuivõrd see on sätestatud liidu asutuste, liikmesriikide, kolmandate riikide, avalik-õiguslike asutuste ning üksuste ja füüsiliste isikute vahel sõlmitud lepingus;
b)
sihtotstarbelised tulud, nagu sihtkapitalina saadud tulu, toetused, kinked ja annakud;
c)
kolmandate riikide või erinevate liiduväliste asutuste rahaline osalus, mis ei ole hõlmatud punktiga a, liidu asutuste tegevuses;
-
artiklis 7 osutatud sihtotstarbelistest toetustest saadud tulu;
-
artiklis 8 osutatud delegeerimislepingutest saadud tulu;
d)
lõikes 3 osutatud sihtotstarbeline sisetulu, kuivõrd see täiendab muud käesoleva lõike punktides a-c nimetatud tulu;
e)
artikli 6 lõikes 2 osutatud tasudest ja lõivudest saadud tulu;
3. Sihtotstarbeliste sisetulude hulka kuuluvad:
a)
kolmandatelt isikutelt saadud tulu, mis on laekunud nende tellimusel tarnitud kaupade, osutatud teenuste või tehtud ehitustööde eest, välja arvatud artikli 6 lõike 1 punktis a nimetatud tasud ja lõivud;
b)
tulu väljavahetatavate või mahakantavate sõidukite, seadmete, sisseseade, materjalide ning teadusliku ja tehnilise aparatuuri müügist, kui bilansiline väärtus on täielikult amortiseerunud;
c)
tulu ebaõigesti makstud summade tagasimaksmisest vastavalt artiklile 62;
d)
tulu liidu institutsioonidele või teistele liidu asutustele tarnitud kaupade, osutatud teenuste ja tehtud ehitustööde eest;
e)
laekunud kindlustusmaksed;
f)
üüritulu;
g)
väljaannete ja filmide, sealhulgas elektroonilisel andmekandjal olevate väljaannete ja filmide müügist saadud tulu;
h)
tulu, mis tekib tagastatud maksudest vastavalt artikli 25 lõike 3 punktile b.
4. Ilma et see piiraks artikli 23 lõike 2 punkti e kohaldamist, võib asjaomase asutamisaktiga samuti ette näha tulu, mida kasutatakse sihtotstarbeliselt teatavateks kuludeks. Selline tulu kuulub sihtotstarbelise sisetulu hulka, kui asjaomasest asutamisaktist ei tulene teisiti.
5. Kõikide lõike 2 punktides a-c ning lõike 3 punktides a-d sätestatud tulude arvelt kaetakse kõik asjaomase tegevuse või eesmärgiga seotud otsesed ja kaudsed kulud.
6. Liidu asutuse eelarve sisaldab ridu, millele on kantud sihtotstarbelised välis- ja sisetulud ning võimaluse korral märgitud ka summad.
Tulude ja kulude eelarvestusse võib kanda üksnes sellised sihtotstarbelise tulu summad, mille suurus on eelarvestuse koostamise kuupäeva seisuga kindel.
Artikkel 24
Annetused
1. Direktor võib vastu võtta kõik liidu asutusele tehtud annetused, nagu sihtkapital, toetused, kinked ja annakud.
2. Selliste annetuste vastuvõtmise, millega võib kaasneda teatav rahaline tasu, peab eelnevalt heaks kiitma haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus, kes teeb otsuse kahe kuu jooksul alates talle taotluse esitamisest. Kui haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus ei ole nimetatud ajavahemiku jooksul otsust teinud, loetakse annetus heakskiidetuks.
Artikkel 25
Mahaarvamist ja vahetuskursierinevuste korrigeerimist käsitlevad eeskirjad
1. Maksetaotlustest, mis seejärel kinnitatakse maksmiseks netosummas, võib maha arvata:
a)
hankelepingu pooltele või toetusesaajatele määratud rahalised karistused;
b)
konkreetsetes arvetes ja kuluaruannetes sisalduvad allahindlused, tagasimaksed ja hinnavähendid;
c)
alusetult makstud summade korrigeerimised.
Esimese lõigu punktis c nimetatud korrigeerimisi võib teha otsese mahaarvamisena samale maksesaajale tehtavast uuest vahemaksest või lõppmaksest, mis tehakse sellel eelarveaastal ning sellest peatükist ja artiklist, mille arvelt ülemäärane makse tehti.
Esimese lõigu punktis c osutatud mahaarvamiste suhtes kohaldatakse liidu raamatupidamiseeskirju.
2. Liidu asutusele tarnitud toodete või osutatud teenuste maksumus, mis sisaldab maksusid, mille liikmesriigid Euroopa Liidu privileegide ja immuniteetide protokolli kohaselt tagastavad, kantakse liidu asutuse eelarvesse maksudeta summadena, tingimusel et protokolli liidu asutuse suhtes kohaldatakse.
3. Liidu asutusele tarnitud toodete või osutatud teenuste maksumuse, mis sisaldab maksusid, mille kolmandad riigid asjaomaste kokkulepete põhjal tagastavad, võib liidu asutuse eelarvesse kanda järgmiselt:
a)
maksudeta summadena;
b)
makse sisaldavate summadena. Sellisel juhul käsitatakse tagastatud makse hiljem sihtotstarbelise sisetuluna.
4. Igasugused siseriiklikud maksud, mille liidu asutus vastavalt lõigule 2 ja 3 ajutiselt tasub, kirjendatakse vahekontole, kuni asjaomane riik need tagastab.
5. Kui eelarve on puudujäägis, kantakse see liidu asutuse eelarvesse kuluna.
6. Liidu asutuse eelarve täitmisel ilmnevaid vahetuskursierinevusi võib korrigeerida. Lõplik kasum või kahjum kajastatakse eelarveaasta saldos.
6. PEATÜKK
Sihtotstarbelisuse põhimõte
Artikkel 26
Üldsätted
Assigneeringud kantakse eelarvesse sihtotstarbelistena jaotiste ja peatükkide kaupa. Peatükid jaotatakse omakorda artikliteks ja punktideks.
Artikkel 27
Ümberpaigutused
1. Direktor võib assigneeringuid ümber paigutada:
a)
ühest jaotisest teise maksimaalselt 10 % ulatuses eelarveaasta assigneeringutest, mis on kantud reale, kust ümberpaigutus tehakse;
b)
ühest peatükist teise ja ühest artiklist teise ilma piiranguteta.
2. Lõikes 1 nimetatud piirmäära ületamisel võib direktor ühest jaotisest teise ümberpaigutuste tegemiseks esitada ettepaneku haldusnõukogule või, kui asutamisakt seda lubab, juhatusele. Haldusnõukogul või, kui asutamisakt seda lubab, juhatusel on selliste ümberpaigutuste vaidlustamiseks aega kolm nädalat. Nimetatud ajavahemiku möödumisel loetakse ümberpaigutus heakskiidetuks.
3. Ettepanekutele assigneeringute ümberpaigutamiseks ning lõigete 1 ja 2 kohaselt ümberpaigutatud assigneeringutele lisatakse asjakohased ja üksikasjalikud tõendavad dokumendid, milles on kirjeldatud assigneeringute kasutamist ja esitatud vajalike assigneeringute eelarvestused eelarveaasta lõpuni nende eelarverubriikide kohta, kuhu assigneeringud kantakse, ja nende rubriikide kohta, mille arvelt need võetakse.
4. Direktor teatab kõikidest tehtud ümberpaigutustest haldusnõukogule niipea kui võimalik. Direktor teavitab Euroopa Parlamenti ja nõukogu kõigist lõike 2 kohaselt tehtud ümberpaigutustest.
Artikkel 28
Erisätted ümberpaigutamiste kohta
1. Assigneeringuid võib ümber paigutada ainult sellistele liidu asutuse eelarve ridadele, mille jaoks on liidu asutuse eelarves heakskiidetud assigneeringuid või mis on varustatud märkega „pro memoria”.
2. Sihtotstarbelisele tulule vastavaid assigneeringuid võib ümber paigutada üksnes juhul, kui sellist tulu kasutatakse sel otstarbel, milleks see ette on nähtud.
7. PEATÜKK
Usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõte
Artikkel 29
Säästlikkuse, tõhususe ja tulemuslikkuse põhimõte / usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõte
1. Assigneeringuid kasutatakse usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtete kohaselt, milleks on säästlikkus, tõhusus ja tulemuslikkus.
2. Säästlikkuse põhimõte tähendab, et vahendid, mida liidu asutus oma tegevuses kasutab, tehakse õigel ajal kättesaadavaks ning et nende kogus ja kvaliteet on sobivad ja nende hind võimalikult soodne.
Tõhususe põhimõte tähendab parimat võimalikku suhet kasutatud vahendite ja saavutatud tulemuste vahel.
Tulemuslikkuse põhimõte tähendab seatud eesmärkide ja kavandatud tulemuste saavutamist.
3. Liidu asutus teostab määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 50 osutatud võrdlusanalüüsi.
Võrdlusanalüüs hõlmab:
-
liidu asutuse horisontaalsete talituste tõhususe läbivaatamist;
-
talituste jagamise kulutõhususe analüüsi või nende täielikku üleandmist mõnele teisele liidu asutusele või komisjonile.
Esimeses ja teises lõigus osutatud võrdlusanalüüsi tehes võtab liidu asutus huvide konflikti vältimiseks vajalikud meetmed.
4. Kõikidele liidu asutuse eelarvega hõlmatud tegevusvaldkondadele seatakse täpsed, mõõdetavad, saavutatavad, asjakohased ja ajaliselt piiritletud eesmärgid. Nende eesmärkide saavutamist jälgitakse tegevuskohaste tulemusnäitajate abil ja direktor esitab haldusnõukogule vastava teabe. Nimetatud teave esitatakse kord aastas ja hiljemalt liidu asutuse eelarveprojektile lisatavates dokumentides.
5. Otsuste tegemise parandamiseks teeb liidu asutus nii eel- kui ka järelhindamisi komisjoni antud juhiste kohaselt. Selliseid hindamisi tehakse kõikide programmide ja meetmete puhul, millega kaasnevad märkimisväärsed kulud, ja hindamistulemused saadetakse haldusnõukogule.
6. Direktor koostab tegevuskava, et teostada lõikes 5 osutatud hindamisi käsitlevate järelduste täitmise järelevalvet, ning esitab kaks korda aastas komisjonile ja korrapäraselt haldusnõukogule aruande tehtud edusammude kohta.
7. Haldusnõukogu kontrollib lõikes 6 osutatud tegevuskava rakendamist.
Artikkel 30
Eelarve täitmise sisekontroll
1. Liidu asutuse eelarvet täidetakse tulemuslikku ja tõhusat sisekontrolli rakendades.
2. Liidu asutuse eelarve täitmisel tähendab sisekontroll kõigil juhtimistasanditel rakendatavat protsessi ning see on loodud piisava kindluse tagamiseks järgmiste eesmärkide saavutamisel:
a)
tegevuse tulemuslikkus, tõhusus ja säästlikkus;
b)
aruandluse usaldusväärsus;
c)
varade ja teabe säilimine;
d)
pettuste ja eeskirjade eiramiste ärahoidmine, tuvastamine ja kõrvaldamine ning pettuste ja eeskirjade eiramiste kõrvaldamise suhtes võetavad järelmeetmed;
e)
raamatupidamisarvestuse aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsusega seotud riskide piisav juhtimine, võttes arvesse programmide mitmeaastast iseloomu ja asjaomaste maksete laadi.
3. Tulemuslik sisekontroll põhineb parimatel rahvusvahelistel tavadel ja hõlmab eelkõige järgmist:
a)
ülesannete lahusus;
b)
asjakohane riskijuhtimise ja kontrolli strateegia, sealhulgas kontroll vahendite saaja tasandil;
c)
huvide konfliktide vältimine;
d)
piisavad kontrolljäljed ja andmete terviklikkus andmesüsteemides;
e)
tulemuste ja tuvastatud sisekontrolli puuduste suhtes võetud järelmeetmete ning erandite jälgimise kord;
f)
sisekontrollisüsteemi sujuva toimimise regulaarne hindamine.
4. Tõhus sisekontroll põhineb järgmisel:
a)
kontrolliahelasse kuuluvate asjaomaste isikute vahel koordineeritud asjakohase riskijuhtimise ja kontrolli strateegia rakendamine;
b)
läbiviidud kontrollide tulemuste kättesaadavus kõigi kontrolliahelasse kuuluvate asjaomaste isikute jaoks;
c)
kui see on asjakohane, siis toetumine sõltumatutele auditiarvamustele, tingimusel et nende aluseks oleva töö kvaliteet on piisav ja vastuvõetav ning töö on tehtud kooskõlas kokkulepitud standarditega;
d)
parandusmeetmete, sealhulgas vajaduse korral hoiatavate rahaliste karistuste õigeaegne rakendamine;
e)
mitmekordsete kontrollide kaotamine;
f)
kontrolli kulude ja sellest saadava kasu suhte parandamine.
8. PEATÜKK
Läbipaistvuse põhimõte
Artikkel 31
Raamatupidamise aastaaruande, eelarve ja aruannete avaldamine
1. Liidu asutuse eelarve koostatakse ja seda täidetakse ning raamatupidamise aastaaruanne esitatakse kooskõlas läbipaistvuse põhimõttega.
2. Liidu asutuse eelarve kokkuvõte ja liidu asutuse võimalik paranduseelarve avaldatakse oma lõplikus vormis kolme kuu jooksul pärast heakskiitmist Euroopa Liidu Teatajas.
Kokkuvõte sisaldab viit peamist tulude eelarverida, viit peamist haldus- ja tegevuskulude eelarverida, ametikohtade loetelu koos eelarve assigneeringutega kaetud lepinguliste töötajate hinnangulise arvuga (taandatuna täistööajale) ja riikide lähetatud ekspertide arvu. Esitatakse ka eelmise aasta andmed.
3. Lõplikult vastuvõetud liidu asutuse eelarve koos ametikohtade loeteluga ja liidu asutuse paranduseelarved ning teave eelarve assigneeringutega kaetud lepinguliste töötajate (taandatuna täistööajale) ja riikide lähetatud ekspertide arvu kohta edastatakse Euroopa Parlamendile ja nõukogule, kontrollikojale ja komisjonile ning avaldatakse asjaomase liidu asutuse veebisaidil nelja nädala jooksul pärast nende vastuvõtmist.
4. Liidu asutus avaldab oma veebisaidil standardesitusviisi kohaselt hiljemalt järgmise eelarveaasta 30. juuniks teabe liidu asutuse eelarvest tulenevate vahendite saajate kohta, sealhulgas niisuguste ekspertide kohta, kellega on sõlmitud leping vastavalt artiklile 89 kooskõlas komisjoni delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 (7) artikli 21 lõigetega 2, 3 ja 4. Avaldatud teave on hõlpsalt leitav, läbipaistev ja terviklik. Nimetatud teave tehakse kättesaadavaks, järgides nõuetekohaselt konfidentsiaalsuse ja turvalisuse nõudeid, eelkõige määruses (EÜ) nr 45/2001 sätestatud isikuandmete kaitset.
III JAOTIS
EELARVE KOOSTAMINE JA STRUKTUUR
1. PEATÜKK
Liidu asutuse eelarve koostamine
Artikkel 32
Iga-aastased ja mitmeaastased programmid
1. Liidu asutus koostab programmdokumendi, mis sisaldab mitmeaastaseid ja iga-aastaseid programme, milles võetakse arvesse komisjoni kehtestatud suuniseid.
2. Mitmeaastane programm hõlmab:
-
üldist strateegilist kava, sealhulgas eesmärke, oodatavaid tulemusi ja tulemuslikkuse näitajaid;
-
ressursside kavandamist, sealhulgas mitmeaastast eelarvet ja personali.
Ressursside kavandamine hõlmab aruandluse tarbeks kvalitatiivset ja kvantitatiivset teavet inimressursside ja eelarve kohta, eelkõige:
-
teavet personalieeskirjades määratletud ametnike, ajutiste ja lepinguliste töötajate ning riikide lähetatud ekspertide arvu kohta aastatel N - 1 ja N;
-
eelarvetoimingute prognoosi artikli 97 tähenduses ja teavet asukohaliikmesriigi mitterahalise osaluse kohta liidu asutuses aastal N - 1;
-
personalieeskirjades määratletud ametnike, ajutiste töötajate ja lepinguliste töötajate arvu prognoosi aasta N + 1 kohta;
-
soovituslikku eelarve- ja inimressursside planeeringut järgnevateks aastateks.
Komisjon saadab liidu asutusele inimressursside planeeringu projekti kohta oma asjaomaste talituste koostatud arvamuse.
Juhul kui liidu asutus ei võta komisjoni talituste arvamust täielikult arvesse, peab ta esitama komisjonile selle kohta piisavad selgitused.
Ressursside planeeringut ajakohastatakse igal aastal. Strateegilist planeeringut ajakohastatakse vajaduse korral ja eriti selleks, et tegeleda asutamisaktis osutatud hindamise tulemustega.
3. Liidu asutuse iga-aastases tööprogrammis esitatakse üksikasjalikud eesmärgid ja oodatavad tulemused, sealhulgas tulemuslikkuse näitajad. See sisaldab ka rahastatava(te) meetme(te) kirjeldust ja igale meetmele eraldatud finants- ja inimressursi suurust. Iga-aastane tööprogramm on kooskõlas lõikes 1 osutatud mitmeaastase programmiga.
Selles näidatakse selgelt, millised liidu asutuse ülesanded on lisatud või tühistatud ning milliseid on muudetud võrreldes eelmise eelarveaastaga.
4. Iga-aastases tööprogrammis oluliste muudatuste tegemiseks kasutatakse sama menetlust kui esialgse tööprogrammis vastuvõtmisel vastavalt asutamisaktis ja käesoleva määruse artiklis 33 sätestatule.
Haldusnõukogu võib iga-aastasesse tööprogrammi mitteoluliste muudatuste tegemise õiguse delegeerida liidu asutuse eelarvevahendite käsutajale.
Artikkel 33
Eelarve koostamine
1. Eelarve koostatakse kooskõlas asutamisakti sätetega.
2. Liidu asutus saadab komisjonile igal aastal hiljemalt 31. jaanuariks tulude ja kulude esialgse eelarvestuse projekti ning üldjuhised, millel eelarvestus põhineb.
3. Liidu asutus saadab kooskõlas määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikliga 37 igal aastal komisjonile, Euroopa Parlamendile ja nõukogule asutamisaktis sätestatu kohaselt tulude ja kulude eelarvestuse.
4. Liidu asutuse tulude ja kulude eelarvestus peab sisaldama:
a)
ametikohtade loetelu, milles sätestatakse eelarveassigneeringute piires lubatud alaliste ja ajutiste ametikohtade arv palgaastmete ja kategooriate kaupa;
b)
uute ametikohtade loomise taotluse põhjendust, kui ametikohtade arv muutub;
c)
sularahamaksete ja -laekumiste kvartalieelarvestuse;
d)
teavet kõigile eri meetmetele eelnevalt seatud eesmärkide saavutamise kohta. Hindamistulemustega tutvutakse ja neid kasutatakse selleks, et tõendada kasu, mida võib anda liidu asutuse eelarve kavandatav suurendamine või vähendamine võrreldes selle asutuse N aasta eelarvega.
5. Liidu asutus saadab komisjonile, Euroopa Parlamendile ja nõukogule hiljemalt iga aasta 31. jaanuariks artiklis 32 osutatud programmdokumendi projekti ning selle võimalikud hilisemad versioonid.
6. Eelarve vastuvõtmise menetluse raames saadab komisjon liidu asutuse eelarvestuse Euroopa Parlamendile ja nõukogule ning teeb enda seisukohast lähtuva ettepaneku selle kohta, kui suurt toetust tuleks liidu asutusele maksta ja kui palju töötajaid sellel peaks olema. Komisjon esitab liidu asutuste esialgse ametikohtade loetelu ning lepinguliste töötajate ja riikide lähetatud ekspertide arvu prognoosi (taandatuna täistööajale), mis kaetakse eelarve assigneeringutega kohe, kui komisjon on koostanud eelarveprojekti.
7. Euroopa Parlament ja nõukogu võtavad vastu liidu asutuse ametikohtade loetelu ning selle võimalikud hilisemad muudatused vastavalt artikli 38 lõikele 1. Ametikohtade loetelu avaldatakse eelarve III jao (komisjon) lisas.
8. Liidu asutuse eelarve ja ametikohtade loetelu koos artiklis 32 osutatud programmdokumendiga võtab vastu haldusnõukogu. Eelarve ja ametikohtade loetelu hakkab kehtima pärast eelarve lõplikku vastuvõtmist, mis sätestab toetuse suuruse ja ametikohtade loetelu, ning vajaduse korral korrigeeritakse nii liidu asutuse eelarvet kui ka ametikohtade loetelu vastavalt.
9. Liidu asutusele uusi ülesandeid delegeerides esitab komisjon Euroopa Parlamendile ja nõukogule vajaliku teabe, hindamaks uute ülesannete mõju liidu asutuse ressurssidele, et vaadata vajaduse korral läbi asutuse rahastamine, ilma et see piiraks asutamisakti muutmist käsitlevate seadusandlike menetluste kohaldamist.
Artikkel 34
Paranduseelarved
Liidu asutuse eelarve, sealhulgas ametikohtade loetelu muutmine toimub paranduseelarve abil, mis võetakse vastu sama menetluse alusel kui liidu asutuse esialgne eelarve vastavalt asutamisaktis ja käesoleva määruse artiklis 33 sätestatule.
2. PEATÜKK
Liidu asutuse eelarve struktuur ja esitusviis
Artikkel 35
Liidu asutuse eelarve struktuur
Liidu asutuse eelarve koosneb tulude ja kulude eelarvestusest.
Artikkel 36
Eelarve liigendus
Kui liidu asutuse tegevuse iseloom seda nõuab, tuleb kulude eelarvestus esitada liigenduse alusel kasutusotstarbe järgi liigitatuna. Selle liigenduse määrab kindlaks liidu asutus, kusjuures selgelt eristatakse halduskulude ja tegevuskuludega seotud assigneeringuid.
Artikkel 37
Liidu asutuse eelarve esitusviis
Liidu asutuse eelarve hõlmab järgmist:
1.
tulude eelarvestuses:
a)
liidu asutuse tulude eelarvestus asjaomasel eelarveaastal (edaspidi „eelarveaasta N”);
b)
eelnenud eelarveaasta tulude eelarvestus ja eelarveaasta N - 2 tulud;
c)
asjakohased märkused iga tulude rea kohta;
2.
kulude eelarvestuses:
a)
asjaomase eelarveaasta kulukohustuste assigneeringud ja maksete assigneeringud;
b)
eelnenud eelarveaasta kulukohustuste assigneeringud ja maksete assigneeringud, eelarveaastal N - 2 võetud kulukohustused ja makstud kulud, kusjuures viimast väljendatakse ka protsendina liidu asutuse aasta N eelarvest;
c)
kokkuvõte nende järgmistel eelarveaastatel tehtavate maksete ajakavadest, mis tuleb teha varasematel eelarveaastatel võetud eelarveliste kulukohustuste täitmiseks;
d)
asjakohased selgitused iga alajaotise kohta.
Artikkel 38
Ametikohtade loetelu käsitlevad eeskirjad
1. Artiklis 33 nimetatud ametikohtade loetelus näidatakse eelarveaastaks lubatud ametikohtade kõrval eelmiseks aastaks lubatud ametikohtade arv ning tegelikult täidetud ametikohtade arv. Ametikohtade loeteluga kehtestatakse liidu asutuse jaoks absoluutne ülempiir. Seda ei tohi ametisse nimetamisel ületada.
Kui aga palgaastmed AD 16, AD 15, AD 14 ja AD 13 välja arvata, võib haldusnõukogu siiski muuta ametikohtade loetelu kuni 10 % ulatuses lubatud ametikohtade arvust, kui täidetud on järgmised tingimused:
a)
see ei mõjuta tervele eelarveaastale vastavate personaliassigneeringute mahtu;
b)
ametikohtade loeteluga lubatud ametikohtade koguarvu ei ületata;
c)
liidu asutus on osalenud komisjoni personalivajaduste läbivaatamisega käivitatud võrdlusanalüüsil liidu teiste asutustega.
2. Erandina lõike 1 teisest lõigust võib osalise tööajaga ametikohad, mis ametisse nimetav asutus on heaks kiitnud personalieeskirjade kohaselt, asendada muude ametikohtadega. Kui töötaja taotleb loa tühistamist enne selle kehtivusaja lõppu, võtab liidu asutus niipea kui võimalik asjakohaseid meetmeid lõike 1 teise lõigu punktis b nimetatud piirangust kinnipidamiseks.
IV JAOTIS
LIIDU ASUTUSE EELARVE TÄITMINE
1. PEATÜKK
Üldsätted
Artikkel 39
Eelarve täitmine usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtte kohaselt
1. Eelarvevahendite käsutaja ülesandeid täidab direktor. Direktor täidab eelarvet nii tulude kui ka kulude osas liidu asutuse finantseeskirjade ning usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtte kohaselt, omal vastutusel ja heakskiidetud assigneeringute piires.
2. Liidu asutus osaleb Euroopa Pettustevastase Ameti pettustevastases võitluses, ilma et see piiraks eelarvevahendite käsutaja ülesannete täitmist pettuste ja rikkumiste ärahoidmise ja tuvastamise valdkonnas.
Artikkel 40
Eelarve täitmise volituste delegeerimine
1. Direktor võib eelarve täitmisega seotud volitused delegeerida liidu asutuse töötajatele, kelle suhtes kohaldatakse personalieeskirju, vastavalt liidu asutuse finantseeskirjades sätestatud tingimustele, mille võtab vastu haldusnõukogu. Volitatud esindajad võivad tegutseda ainult oma otseste volituste piires.
2. Volitatud isik võib saadud volitusi edasi delegeerida vastavalt käesoleva määruse rakenduseeskirjadele, millele viidatakse artiklis 114. Igaks edasi delegeerimiseks on tarvis direktori selgesõnalist nõusolekut.
Artikkel 41
Huvide konflikt
1. Käesoleva jaotise 2. peatüki tähenduses finantsjuhtimises osalejad ja teised isikud, kes on seotud eelarve täitmise ja haldamisega, sh seda ette valmistavate aktide ja toimingutega, ning eelarve auditeerimise või kontrolliga, ei astu samme, mille tagajärjel võivad nende oma huvid sattuda vastuollu liidu asutuse huvidega.
Sellise riski tekkimisel hoidub asjaomane isik sellistest sammudest ja suunab asja pädevale asutusele, kes kinnitab kirjalikult, kas huvide konflikt esineb. Kui on tuvastatud huvide konflikt, lõpetab asjaomane isik kogu oma tegevuse kõnealuses asjas. Pädev asutus võtab mis tahes asjakohased lisameetmed.
2. Lõike 1 kohaldamisel esineb huvide konflikt siis, kui lõikes 1 osutatud finantsjuhtimises osaleja või muu isiku ülesannete erapooletut ja objektiivset täitmist ohustavad perekonna-, emotsionaalsete, poliitiliste või rahvuslike sidemete või majanduslike huvidega seotud põhjused või mis tahes muud põhjused, mis tulenevad kõnealuse isiku ja vahendite saaja ühistest huvidest.
3. Lõikes 1 nimetatud pädev asutus on asjaomase töötaja vahetu ülemus. Kui asjaomaseks töötajaks on direktor, on pädevaks asutuseks haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus.
4. Liidu asutus võtab vastu huvide konfliktide ärahoidmist ja kõrvaldamist käsitlevad eeskirjad.
Artikkel 42
Liidu asutuse eelarve täitmise viis
1. Liidu asutuse eelarvet täidetakse direktori poolt tema alluvuses olevates talitustes.
2. Tehnilised erialased ülesanded ning haldus-, ettevalmistus- või abiülesanded, mis ei hõlma avaliku võimu ega kaalutlusõiguse kasutamist, võib lepinguga anda välistele erasektori isikutele või asutustele, kui see osutub möödapääsmatuks.
2. PEATÜKK
Finantsjuhtimises osalejad
1. jagu
Ülesannete lahususe põhimõte
Artikkel 43
Ülesannete lahusus
Eelarvevahendite käsutaja ja peaarvepidaja ülesanded seisavad üksteisest lahus ja need on üksteist välistavad.
2. jagu
Eelarvevahendite käsutaja
Artikkel 44
Eelarvevahendite käsutaja volitused ja ülesanded
1. Eelarvevahendite käsutaja vastutab tulude ja kulude usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtete kohase haldamise ning selle tagamise eest, et seaduslikkuse ja korrektsuse nõuded oleksid täidetud.
2. Lõike 1 kohaldamisel kehtestab eelarvevahendite käsutaja kooskõlas haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatuse vastuvõetud miinimumnõuetega komisjoni poolt oma talituste jaoks kehtestatud samaväärsete nõuete alusel organisatsioonilise struktuuri ja sisekontrollisüsteemi, mis sobib eelarvevahendite käsutaja ülesannete täitmiseks, võttes nõuetekohaselt arvesse juhtimiskeskkonna ja rahastatavate meetmete laadiga seotud riske.
Kõnealuse struktuuri ja süsteemide kehtestamist peab toetama igakülgne riskianalüüs, milles võetakse arvesse struktuuri ja süsteemide kulutõhusust.
Eelarvevahendite käsutaja võib oma talituste raames kindlaks määrata teavitamis- ja nõustamisfunktsiooni, mille eesmärk on aidata tal juhtida oma tegevusega seotud riske.
3. Kulude haldamisel võtab eelarvevahendite käsutaja eelarvelisi kulukohustusi ja juriidilisi kohustusi, tõendab kulusid ja kinnitab makseid ning valmistab ette assigneeringute kasutamist.
4. Tulude haldamine hõlmab saada olevate summade eelarvestuste koostamist, sissenõutavate nõuete kindlaksmääramist ja sissenõudekorralduste väljastamist. Vajaduse korral võib see hõlmata ka kindlaksmääratud nõuetest loobumist.
5. Eelarvevahendite käsutaja säilitab tehtud toimingutega seotud tõendavaid dokumente viis aastat pärast liidu asutuse eelarve täitmise otsuse heakskiitmise kuupäeva. Kui tõendavates dokumentides sisalduvad isikuandmed ei ole vajalikud eelarve täitmisele heakskiidu andmise või kontrolli või auditeerimise eesmärgil, tuleb need võimaluse korral kustutada. Andmeliikluse andmete säilitamisel kohaldatakse igal juhul määruse (EÜ) nr 45/2001 artikli 37 lõiget 2.
Artikkel 45
Eelkontrollid
1. Iga artiklis 44 osutatud toimingu suhtes tehakse vähemalt eelkontroll, mis põhineb dokumentaalsel kontrollil ning toimingu tegevuslike ja finantsaspektidega seoses juba tehtud kontrollide kättesaadavatel tulemustel.
Eelkontroll hõlmab toimingu algatamist ja kontrolli.
2. Toimingu algatamise all mõistetakse kõiki toiminguid, millega artiklites 33 ja 34 nimetatud eelarvevahendite käsutajad valmistavad ette liidu asutuse eelarve täitmise toimingut.
3. Toimingu eelkontrolli all mõistetakse kõiki eelkontrolle, mille on kehtestanud eelarvevahendite käsutaja, et kontrollida toimingu teostus- ja finantsaspekte.
4. Eelkontrolli käigus kontrollitakse nõutavate tõendavate dokumentide ja muu kättesaadava teabe ühtsust. Eelkontrollide sageduse ja põhjalikkuse määrab kindlaks vastutav eelarvevahendite käsutaja, võttes arvesse riskidel põhinevaid ja kulutõhususe kaalutlusi. Kahtluse korral taotleb asjaomase makse tõendamise eest vastutav eelarvevahendite käsutaja lisateavet või korraldab kohapealse kontrolli, et saada eelkontrolli raames piisav kindlus.
Eelkontrolli eesmärk on kindlaks teha, et
a)
kulu on nõuetekohane ja kooskõlas kohaldatavate sätetega;
b)
kohaldatud on artiklis 29 sätestatud usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtet.
Kontrolli eesmärgil võib eelarvevahendite käsutaja käsitada rida sarnaseid üksikuid tehinguid, mis seonduvad töötajate tavapäraste palga- ja pensionikuludega ning lähetus- ja ravikulude hüvitamisega, ühe tehinguna.
5. Iga tehingu puhul peab toimingut kontrolliv töötaja olema toimingu algatanud töötajast erinev isik. Toimingut kontrolliv töötaja ei tohi olla toimingu algatanud töötaja alluv.
Artikkel 46
Järelkontrollid
1. Eelarvevahendite käsutaja võib sisse seada järelkontrollid, et kontrollida eelkontrolli järel juba heakskiidetud toiminguid. Kõnealuseid kontrolle võib olenevalt riskidest korraldada pisteliselt.
2. Järelkontrolle võib teha dokumentide alusel ja vajaduse korral kohapeal.
Järelkontrollidega kontrollitakse, kas liidu asutuse eelarvest rahastatavad toimingud on nõuetekohaselt tehtud, ja eelkõige seda, kas artikli 45 lõikes 4 nimetatud kriteeriumid on täidetud.
Eelarvevahendite käsutaja vaatab järelkontrollide tulemused läbi vähemalt kord aastas, et teha kindlaks võimalikud süsteemsed probleemid. Eelarvevahendite käsutaja võtab nende probleemide lahendamiseks vajalikud meetmed.
Lõikes 1 nimetatud riskianalüüs vaadatakse läbi kontrollide tulemusi ja muud asjaomast teavet arvesse võttes.
Mitmeaastaste programmide puhul kehtestab eelarvevahendite käsutaja mitmeaastase kontrollistrateegia, milles täpsustatakse perioodi jooksul kohaldatavate kontrollide laad ja ulatus ning see, mil viisil aasta jooksul saavutatud tulemusi iga-aastase kinnitava avalduse koostamise käigus mõõdetakse.
3. Eelkontrolle teevad järelkontrollide eest vastutavatest töötajatest erinevad töötajad. Järelkontrollide eest vastutavad töötajad ei tohi olla eelkontrollide eest vastutavate töötajate alluvad.
Kui eelarvevahendite käsutaja rakendab toetusesaajate suhtes järelkontrollina finantsauditeid, peavad asjaomased auditeerimiseeskirjad olema selged, ühtsed ja läbipaistvad ning nendes austatakse nii liidu asutuse kui ka auditeeritavate õigusi.
4. Lõikes 3 osutatud finantstoimingute haldamise kontrolli eest vastutavatel töötajatel peavad olema vajalikud kutseoskused. Nad peavad järgima konkreetseid kutsenorme, mille on vastu võtnud liidu asutus ning mis põhinevad komisjoni poolt oma talituste jaoks kehtestatud normidel.
Artikkel 47
Iga-aastane konsolideeritud tegevusaruanne
1. Eelarvevahendite käsutaja annab haldusnõukogule oma ülesannete täitmisest aru iga-aastase konsolideeritud tegevusaruande vormis, mis sisaldab:
a)
teavet järgmise kohta:
-
asutuse iga-aastase tööprogramm ning eelarve ja artiklis 38 osutatud inimressursside rakendamine;
-
juhtimise ning sisekontrollisüsteemid, sealhulgas kokkuvõte siseaudiitori tehtud siseauditite arvu ja liigi kohta, siseauditi üksused, esitatud soovitused ja nende soovituste ning eelnevate aastate soovituste alusel võetud meetmed vastavalt artiklites 82 ja 83 osutatule;
-
kontrollikoja märkused ja nende märkuste alusel võetud meetmed;
-
raamatupidamise aruanne ja eelarvehalduse ja finantsjuhtimise aruanne, ilma et see piiraks artiklite 92, 96 ja 97 kohaldamist.
b)
eelarvevahendite käsutaja kinnitus, milles ta teatab, et kui määratletud kulu- ja tuluvaldkondadega seotud võimalikes reservatsioonides ei ole täpsustatud teisiti, võib ta piisava kindlusega kinnitada, et
-
aruandes esitatud teave annab õige ja õiglase ülevaate;
-
aruandes kirjeldatud tegevuse jaoks ettenähtud vahendeid on kasutatud ettenähtud eesmärkidel ja kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttega;
-
kehtestatud kontrollimenetlus annab piisava kindluse seoses raamatupidamisarvestuse aluseks olevate tehingute seaduslikkuse ja korrektsusega.
Iga-aastases konsolideeritud tegevusaruandes esitatakse tegevuse tulemused, võrreldes neid seatud eesmärkidega, esitatakse tegevusega seotud riskid ning kirjeldatakse vahendite kasutamist ning sisekontrollisüsteemide tulemuslikkust ja tõhusust, sealhulgas antakse üldine hinnang kontrolliga kaasnevatele kuludele ja neist saadavale kasule.
Konsolideeritud aastaaruanne esitatakse hindamiseks haldusnõukogule.
2. Haldusnõukogu esitab hiljemalt iga aasta 1. juuliks iga-aastase konsolideeritud tegevusaruande koos hinnanguga kontrollikojale, komisjonile, Euroopa Parlamendile ja nõukogule.
3. Nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel võib asutamisaktis sätestada täiendavaid aruandlusnõudeid, seda eelkõige juhul, kui aruandlus on vajalik valdkonna laadi tõttu, kus asutus tegutseb.
Artikkel 48
Liidu rahaliste huvide kaitse
1. Kui töötaja, kes osaleb finantsjuhtimises ja tehingute kontrollimises, leiab, et otsus, mille kohaldamist või millega nõustumist tema ülemus temalt nõuab, on eeskirjavastane või vastuolus usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtete või kutse-eeskirjadega, mida kõnealune töötaja peab täitma, teatab ta sellest kirjalikult direktorile, kes vastab kirjalikult. Direktori tegevusetuse korral või juhul, kui otsene ülemus kinnitab algset otsust või juhist ja töötaja leiab, et selline kinnitus ei ole mõistlik vastus tema murele, teavitab asjaomane töötaja sellest kirjalikult artikli 54 lõikes 5 osutatud asjaomast toimkonda ja haldusnõukogu.
2. Ebaseadusliku tegevuse, pettuse või korruptsiooni korral, mis võib kahjustada liidu huve, teatab asjaomane töötaja sellest kohaldatavates õigusaktides määratud asutustele või organitele. Liidu asutuse finantsjuhtimist auditeerivate välisaudiitoritega sõlmitavates lepingutes nähakse ette välisaudiitori kohustus teavitada eelarvevahendite käsutajat mis tahes kahtlustatavast ebaseaduslikust tegevusest, pettusest või korruptsioonist, mis võib kahjustada liidu huve.
Artikkel 49
Eelarve täitmise delegeerimine
Kui eelarve täitmisega seotud volitusi volitatakse või volitatakse edasi vastavalt artiklile 40, kohaldatakse eelarvevahendeid volituse või edasivolituse alusel käsutajate suhtes artikli 44 lõikeid 1, 2 ja 3 mutatis mutandis.
3. jagu
Peaarvepidaja
Artikkel 50
Peaarvepidaja volitused ja ülesanded
1. Haldusnõukogu määrab ametisse peaarvepidaja, kelle suhtes kohaldatakse personalieeskirju ja kes on oma ülesannete täitmisel täielikult sõltumatu. Peaarvepidaja vastutab liidu asutuses järgmiste ülesannete eest:
a)
nõuetekohane maksete tegemine, tulude kogumine ja kindlaksmääratud saada olevate summade sissenõudmine;
b)
raamatupidamise aastaaruande koostamine ja esitamine IX jaotise kohaselt;
c)
raamatupidamisarvestus IX jaotise kohaselt;
d)
IX jaotise kohane raamatupidamiseeskirjade ning kontoplaani rakendamine vastavalt komisjoni peaarvepidaja vastuvõetud sätetele;
e)
raamatupidamisarvestuse süsteemide kehtestamine ja heakskiitmine ning vajaduse korral selliste eelarvevahendite käsutaja ettenähtud süsteemide heakskiitmine, mis on mõeldud raamatupidamisandmete koostamiseks või põhjendamiseks; selles osas on peaarvepidajal õigus igal ajal kontrollida heakskiitmise kriteeriumide järgimist;
f)
sularahahaldus.
2. Kaks või enam liidu asutust võivad ametisse nimetada sama peaarvepidaja.
Liidu asutused võivad ka komisjoniga kokku leppida, et komisjoni peaarvepidaja tegutseb ka liidu asutuse peaarvepidajana.
Liidu asutused võivad komisjoni peaarvepidajale delegeerida ka osa liidu asutuse peaarvepidaja ülesannetest, võttes arvesse artiklis 29 osutatud kulutõhususe analüüsi.
Käesolevas lõigus osutatud juhul võtavad nad huvide konflikti vältimiseks vajalikud meetmed.
3. Komisjoni peaarvepidaja hangib eelarvevahendite käsutajalt kogu teabe, mis on vajalik liidu asutuse finantsseisundit ja eelarve täitmist õigesti ja õiglaselt kajastava raamatupidamise aastaaruande koostamiseks. Eelarvevahendite käsutaja tagab selle teabe usaldusväärsuse.
4. Enne raamatupidamise aastaaruande heakskiitmist direktori poolt kirjutab peaarvepidaja sellele alla, tõendades seega, et peaarvepidaja on piisavalt kindel, et raamatupidamise aastaaruanne annab ühenduse asutuse finantsseisundist õige ja õiglase ülevaate.
Esimeses lõigus esitatu kohaldamisel kontrollib peaarvepidaja, et raamatupidamise aastaaruanne oleks koostatud kooskõlas määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 143 osutatud raamatupidamiseeskirjadega ning et kõik tulud ja kulud oleksid raamatupidamisarvestuses kajastatud.
Vajaduse korral edastab peaarvepidaja mis tahes teabe, mida peaarvepidajal on oma ülesannete täitmiseks vaja.
Eelarvevahendite käsutajad jäävad täielikult vastutavaks nende hallatavate vahendite nõuetekohase kasutamise, nende kontrolli all olevate kulude seaduslikkuse ja korrektsuse ning peaarvepidajale edastatud teabe täielikkuse ja täpsuse eest.
5. Peaarvepidajal on õigus saadud teavet kontrollida ja viia läbi mis tahes täiendavaid kontrolle, mida ta peab raamatupidamise aastaaruande allakirjutamiseks vajalikuks.
Vajaduse korral teeb peaarvepidaja reservatsioone, selgitades täpselt kõnealuste reservatsioonide iseloomu ja ulatust.
6. Vastavalt käesoleva artikli lõikele 7 ja artiklile 51 on ainult peaarvepidajal õigus hallata sularaha ja selle ekvivalente. Peaarvepidaja vastutab nende turvalise hoidmise eest.
7. Peaarvepidaja võib oma ülesannete täitmisel delegeerida teatavad ülesanded alluvatele, kelle suhtes kohaldatakse personalieeskirju, kui see on tema ülesannete täitmiseks hädavajalik.
8. Volikirjas täpsustatakse volitatutele usaldatud ülesanded ning nende õigused ja kohustused.
4. jagu
Avansikontode haldaja
Artikkel 51
Avansikontod
Kui see on hädavajalik väikeste summade maksmiseks ja artiklis 6 nimetatud muude tulude kogumiseks, võib sisse seada avansikontod. Avansikontosid varustab vahenditega peaarvepidaja ja nende eest vastutavad tema määratud avansikontode haldajad.
Ükski kuluartikli või tulu maksimumsumma, mida avansikonto haldaja võib kolmandatele isikutele maksta, ei tohi ületada 60 000 eurot, mille iga liidu asutus iga kuluartikli või tulu osas kindlaks määrab. Väljamaksed avansikontolt võib sooritada krediitkorraldusega pangaülekandena, kaasa arvatud artikli 74 lõikes 1 nimetatud otsearveldussüsteemi abil, tšeki või muu maksemeetodiga vastavalt peaarvepidaja poolt kehtestatud juhenditele.
3. PEATÜKK
Finantsjuhtimises osalejate vastutus
1. jagu
Üldeeskirjad
Artikkel 52
Finantsjuhtimises osalejate volituste tagasivõtmine ja kohustuste peatamine
1. Volitatud või edasi volitatud eelarvevahendite käsutajad ametisse nimetanud asutus võib igal ajal nende volitamise või edasi volitamise ajutiselt või lõplikult tagasi võtta. Eelarvevahendite käsutaja võib edasi volitamiseks antud nõusoleku igal ajal tagasi võtta.
2. Haldusnõukogu võib igal ajal ajutiselt või lõplikult peatada peaarvepidaja või avansikontode haldaja või mõlema ametivolitused. Sellisel juhul nimetab haldusnõukogu ajutise peaarvepidaja.
3. Lõikeid 1 ja 2 kohaldatakse, ilma et see piiraks distsiplinaarmeetmete võtmist nimetatud lõigetes osutatud finantsjuhtimises osalejate suhtes.
Artikkel 53
Finantsjuhtimises osalejate vastutus ebaseadusliku tegevuse, pettuse või korruptsiooni korral
1. Artiklitega 52-56 ei piirata kriminaalvastutust, mida võidakse artiklis 52 osutatud finantsjuhtimises osalejate suhtes kohaldada asjaomaste siseriiklike õigusaktide ja kehtivate sätete alusel, mis käsitlevad liidu finantshuvide kaitset ja võitlust liidu või liikmesriikide ametnikega seonduva korruptsiooni vastu.
2. Ilma et see piiraks artiklite 54, 55 ja 56 kohaldamist, võib iga eelarvevahendite käsutaja, peaarvepidaja ja avansikontode haldaja suhtes rakendada distsiplinaarmeetmeid ja rahalist vastutust kahju hüvitamise eest, nagu need on sätestatud personalieeskirjades. Ebaseadusliku tegevuse, pettuse või korruptsiooni korral, mis võib kahjustada liidu huve, suunatakse küsimus kohaldatavates õigusaktides määratud asutustele või organitele, eelkõige Euroopa Pettustevastasele Ametile.
2. jagu
Eelarvevahendite käsutajate suhtes kohaldatavad eeskirjad
Artikkel 54
Eelarvevahendite käsutajate suhtes kohaldatavad eeskirjad
1. Eelarvevahendite käsutaja on personalieeskirjade kohaselt rahaliselt vastutav kahju hüvitamise eest.
2. Kahju hüvitamise kohustust kohaldatakse eelkõige juhul, kui eelarvevahendite käsutaja kas tahtlikult või raske hooletuse tõttu:
a)
määrab kindlaks sissenõutavaid summasid, väljastab sissenõudekorraldusi, võtab kulukohustusi või kirjutab maksekorraldusele alla käesolevat määrust ja vajaduse korral liidu asutuse finantsmäärust rakendavaid eeskirju eirates;
b)
jätab koostamata dokumendi, milles määratakse kindlaks saada olev summa, ei väljasta sissenõudekorraldust või jääb selle väljastamisega hiljaks või jääb hiljaks maksekorralduse väljastamisega, mille tagajärjel võivad kolmandad isikud liidu asutuse vastu tsiviilhagi esitada.
3. Kui volitatud või edasi volitatud eelarvevahendite käsutaja leiab, et otsus, mille tegemine on tema ülesanne, on eeskirjavastane või vastuolus usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtetega, teatab ta sellest volitajale kirjalikult. Kui volitaja annab volitatud või edasi volitatud eelarvevahendite käsutajale seejärel põhjendatud kirjalikud juhised kõnealuse otsuse tegemiseks, ei võeta seda eelarvevahendite käsutajat vastutusele.
4. Volitamise korral jääb eelarvevahendite käsutaja vastutavaks kehtestatud haldus- ja sisemiste kontrollisüsteemide toimimise ja tõhususe ning volitatud eelarvevahendite käsutaja valimise eest.
5. Finantsrikkumiste uurimise eritoimkonnal, mille komisjon loob, või milles ta vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 73 lõikele 6 osaleb, on liidu asutuse suhtes samad volitused, mis tal on komisjoni talituste suhtes, välja arvatud juhul, kui haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus otsustab moodustada oma tegevuses sõltumatu toimkonna või osaleda mitme asutuse loodud ühistoimkonnas. Kui finantsrikkumiste uurimise eritoimkond, mille komisjon loob, või milles ta osaleb, uurib liidu asutuse esitatud juhtumeid, osaleb selles ka üks liidu asutuse töötaja.
Esimeses lõigus nimetatud toimkonna arvamuse põhjal otsustab direktor, kas algatada menetlus distsiplinaarvastutuse kohaldamiseks või tekitatud kahju hüvitamiseks. Kui toimkond tuvastab süsteemseid probleeme, saadab ta aruande koos soovitustega eelarvevahendite käsutajale ja komisjoni siseaudiitorile. Kui arvamuses peetakse asjaga seotuks direktorit, saadab toimkond aruande juhatusele ja komisjoni siseaudiitorile. Direktor esitab toimkonna seisukoha anonüümsena oma tegevuse aastaaruandes ja kirjeldab võetud järelmeetmeid.
6. Töötajalt võib nõuda, et ta hüvitaks tervikuna või osaliselt kahju, mida on liidu asutusele tekitanud tema raske eksimus oma kohustuste täitmisel või seoses nende täitmisega. Pärast personalieeskirjadega distsiplinaarküsimuste puhuks ette nähtud formaalsuste täitmist teeb ametisse nimetav asutus otsuse.
3. jagu
Peaarvepidajate ja avansikontode haldajate suhtes kohaldatavad eeskirjad
Artikkel 55
Peaarvepidajate suhtes kohaldatavad eeskirjad
Peaarvepidaja kannab distsiplinaarvastutust ja peab hüvitama kahju personalieeskirjade ja nendega ettenähtud korra kohaselt. Peaarvepidajat võib vastutusele võtta eeskätt järgmiste ametialaste rikkumiste tõttu:
a)
ta kaotab tema valduses olevad vahendid, vara või dokumendid või kahjustab neid või põhjustab hooletusest nende kadumise või kahjustumise;
b)
ta muudab alusetult pangakontosid või postižiirokontosid;
c)
tema sissenõutavad või makstavad summad ei ole kooskõlas vastavate sissenõude- või maksekorraldustega;
d)
ta ei nõua sisse saada olevat tulu.
Artikkel 56
Avansikontode haldajate suhtes kohaldatavad eeskirjad
Avansikontode haldaja kannab distsiplinaarvastutust ja peab hüvitama kahju personalieeskirjade ja nendega ettenähtud korra kohaselt. Avansikontode haldajat võib vastutusele võtta eeskätt järgmiste ametialaste rikkumiste tõttu:
a)
ta kaotab tema valduses olevad rahalised vahendid, vara või dokumendid või kahjustab neid või põhjustab hooletusest nende kadumise või kahjustumise;
b)
ta ei suuda esitada nõuetekohaseid tõendavaid dokumente enda tehtud maksete kohta;
c)
ta teeb makseid isikutele, kellel ei ole õigust sellistele maksetele;
d)
ta ei nõua sisse saada olevat tulu.
4. PEATÜKK
Tulutoimingud
Artikkel 57
Maksetaotlus
Liidu asutus esitab komisjonile maksetaotlused kogu ühenduse toetuse või selle osa kohta artikli 19 lõike 6 kohaselt vastavalt komisjoniga kokkulepitud tingimustele ja ajavahemikele.
Artikkel 58
Intresside käsitlemine
Komisjoni poolt liidu asutusele toetuse vormis makstud vahenditest saadud intresse eelarvesse ei maksta.
Artikkel 59
Saada olevate summade eelarvestus
1. Kui eelarvevahendite käsutajal on piisaval hulgal usaldusväärset teavet mis tahes meetme või olukorra kohta, millest võib tuleneda summa võlgnemine liidule asutusele, koostab ta saada olevate summade eelarvestuse.
2. Eelarvevahendite käsutaja korrigeerib saada olevate summade eelarvestust niipea, kui ta saab teada asjaoludest, mis muudavad meedet või olukorda, millest ajendatuna eelarvestus koostati.
Sissenõudekorralduse koostamisel seoses meetme või olukorraga, millest tulenevalt on eelnevalt koostatud saada olevate summade eelarvestus, korrigeerib eelarvevahendite käsutaja asjaomast eelarvestust sellele vastavalt.
Kui sissenõudekorraldus koostatakse esialgse saada olevate summade eelarvestusega samale summale, siis vähendatakse asjaomast eelarvestust nullini.
Artikkel 60
Saada olevate summade kindlaksmääramine
1. Saada oleva summa kindlaksmääramine on toiming, millega eelarvevahendite käsutaja:
a)
kontrollib võla olemasolu;
b)
määrab kindlaks võla tegelikkusele vastavuse ja summa või kontrollib seda;
c)
kontrollib võla tasumisele kuulumise tingimusi.
2. Kõik saada olevad summad, mis on kindlad, kindlasummalised ja kuuluvad maksmisele, määratakse kindlaks peaarvepidajale antavas sissenõudekorralduses, millele järgneb võlgnikule saadetav võlateade; mõlemad koostab eelarvevahendite käsutaja.
3. Ebaõigesti makstud summad nõutakse tagasi.
4. Sissenõudekorralduses märgitud võlgnevuste tähtajaks tasumata jätmisel võetakse intressi vastavalt delegeeritud määrusele (EL) nr 1268/2012.
5. Nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel võib teatavate tavapäraste tuluartiklite kohta teha esialgse kirje. Esialgne kirje hõlmab mitmete üksikute summade sissenõudmist, mida seega ei ole tarvis eraldi kirjendada. Enne eelarveaasta lõppu muudab eelarvevahendite käsutaja esialgseid kirjeid, et tagada nende vastavus tegelikult kirjendatud saada olevatele summadele.
Artikkel 61
Sissenõudmise kinnitamine
Sissenõudmise kinnitamine on toiming, millega eelarvevahendite käsutaja annab peaarvepidajale sissenõudekorralduse väljastamise teel juhised nõuda sisse saada olev summa, mille kõnealune eelarvevahendite käsutaja on kindlaks määranud.
Artikkel 62
Sissenõudmise eeskirjad
1. Peaarvepidaja täidab sissenõudekorraldusi, mis käsitlevad eelarvevahendite käsutaja poolt nõuetekohaselt kindlaksmääratud saada olevaid summasid. Peaarvepidaja täidab hoolsuskohustust selle tagamisel, et liidu asutus saab oma tulu ja et tema õigusi kaitstakse.
2. Kui ettenähtud tähtajaks ei ole sissenõudekorraldust täidetud, teavitab peaarvepidaja eelarvevahendite käsutajat ning algatab viivitamata sissenõude täitmise kõikide seaduses ette nähtud vahenditega, sealhulgas tasaarvestuse või, kui see ei ole võimalik, sundtäitmise kaudu.
3. Summade sissenõudmisel tasaarvestab peaarvepidaja liidu asutuse nõuded selliste võlgnike samaväärsete nõuetega, kellel on omakorda nõue liidu asutuse suhtes. Sellised nõuded peavad olema kindlad, kindlasummalised ja tasumisele kuuluvad.
4. Kui eelarvevahendite käsutaja kavatseb loobuda või osaliselt loobuda kindlaksmääratud saada oleva summa sissenõudmisest, tagab ta, et loobumine on korrakohane ja kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise ja proportsionaalsuse põhimõttega. Loobumisotsust tuleb põhjendada. Eelarvevahendite käsutaja võib niisuguse otsuse tegemise delegeerida üksnes summade puhul, mis on väiksemad kui 5 000 eurot.
Loobumisotsuses märgitakse, milliseid meetmeid on sissenõudmiseks võetud, ning otsuse aluseks olevad õiguslikud ja faktilised asjaolud.
5. Eelarvevahendite käsutaja võib kindlaksmääratud saada oleva summa osaliselt või täielikult tühistada juhul, kui tuvastatakse, et summa ei ole korrektselt kindlaks määratud. Tühistamise aluseks on eelarvevahendite käsutaja otsus, mis peab olema nõuetekohaselt põhjendatud.
Artikkel 63
Sissenõudmise vorminõuded
1. Saada oleva summa tegelikul kättesaamisel teeb peaarvepidaja arvestuskande ning teavitab eelarvevahendite käsutajat.
2. Kõigi peaarvepidajale tehtud sularahamaksete kohta väljastatakse kviitung.
3. Kui võlgnik, kelle suhtes on väljastatud mitu sissenõudekorraldust, teeb osalise tagasimakse, kirjendatakse see esmalt vanima nõude alla, kui võlgnik ei ole teisiti täpsustanud.
Kõik osalised tagasimaksed katavad esmalt viivise.
Artikkel 64
Makse tegemiseks lisaaja andmine
1. Peaarvepidaja võib koostöös eelarvevahendite käsutajaga lubada maksmiseks lisaaega ainult võlgniku kirjaliku taotluse korral, kus on nõuetekohaselt esitatud põhjused, ja kui täidetud on järgmised kaks tingimust:
a)
võlgnik kohustub maksma viivist delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artiklis 83 nimetatud määra alusel kogu lubatud lisaaja eest, mis algab delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artikli 80 lõike 3 punktis b nimetatud tähtajast;
b)
võlgnik esitab liidu asutuse õiguste kaitseks finantstagatise, mis katab tasumata võla põhisumma ja viivise ja mille liidu asutuse peaarvepidaja on aktsepteerinud.
Esimese lõigu punktis b nimetatud tagatise võib asendada kolmanda isiku solidaartagatisega, mille liidu asutuse peaarvepidaja on heaks kiitnud.
2. Peaarvepidaja võib erandlikel asjaoludel võlgniku taotlusel lõike 1 esimese lõigu punktis b osutatud tagatise nõudmisest loobuda, kui tema hinnangul võlgnik soovib ja on suuteline tegema makse lisaaja jooksul, kuid ei ole suuteline andma sellist tagatist ja on majanduslikult raskes olukorras.
Artikkel 65
Nõuete loetelu
1. Peaarvepidaja peab sissenõudmisele kuuluvate summade loetelu. Liidu asutuse nõuded rühmitatakse loetelus sissenõudekorralduste väljastamise kuupäevade järgi. Peaarvepidaja esitab ka otsused kindlaksmääratud saada olevate summade sissenõudmisest täieliku või osalise loobumise kohta. Loetelu lisatakse liidu asutuse eelarvehalduse ja finantsjuhtimise aruandele.
2. Liidu asutus koostab loetelu liidu asutuse sellistest nõuetest, mille puhul võlglaselt on tagasimaksmist nõutud res judicata jõudu omava kohtuotsusega ja pärast kohtuotsuse väljakuulutamist ei ole ühe aasta jooksul tehtud ühtegi tagasimakset või ei ole tehtud märkimisväärseid tagasimakseid, nimetades loetelus võlglaste nimed ja võla summa. Kõnealune loetelu avaldatakse, võttes nõuetekohaselt arvesse isikuandmete kaitset kooskõlas määruses (EÜ) nr 45/2001 sätestatud nõuetega.
Füüsiliste isikute puhul kõrvaldatakse avaldatud isikuandmed loetelust niipea, kui võlasumma on täielikult tagasi makstud. Sama kehtib ka juriidiliste isikutega seonduvate isikuandmete puhul, mille korral üks või mitu füüsilist isikut on tuvastatavad nende ametinimetuse järgi.
Otsus lisada võlgnik liidu asutuse nõuete loetelusse tehakse kooskõlas proportsionaalsuse põhimõttega, võttes sealjuures eelkõige arvesse seda, kas summa on märkimisväärne.
Artikkel 66
Aegumistähtaeg
Liidu asutuse kolmandatele isikutele esitatavate nõuete ja liidu asutusele kolmandate isikute esitatavate nõuete suhtes kohaldatakse viieaastast aegumistähtaega.
Artikkel 67
Tasude ja lõivude suhtes kohaldatavad erisätted
Kui liidu asutus kogub artikli 6 lõike 1 punktis a nimetatud tasusid ja lõive, koostatakse iga eelarveaasta alguses nende tasude ja lõivude laekumise esialgne prognoos.
Kui tasud ja lõivud on ette nähtud üksnes õigusaktide või haldusnõukogu otsusega, võib eelarvevahendite käsutaja loobuda sissenõudekorralduste väljastamisest ja koostada võlateated kohe pärast saada oleva summa kindlaksmääramist. Sel juhul registreeritakse kõik andmed liidu asutuse nõude kohta. Peaarvepidaja peab võlateadete nimekirja ning esitab nende arvu ja kogusumma liidu asutuse eelarvehalduse ja finantsjuhtimise aruandes.
Kui liidu asutusel on eraldi arvete väljastamise süsteem, kannab peaarvepidaja laekunud tasude ja lõivude kumuleerud summa raamatupidamisarvestusse korrapäraselt, kuid mitte harvemini kui kord kuus.
Üldreeglina pakub liidu asutus talle usaldatud ülesannete täitmiseks teenuseid alles pärast vastavate tasude ja lõivude täismahus laekumist. Erandjuhtudel võib teenust siiski pakkuda enne vastavate tasude ja lõivude tasumist. Juhtudel, kus teenust on pakutud ilma vastavate tasude või lõivude tasumist, kohaldatakse artikleid 60-66.
5. PEATÜKK
Kulutoimingud
Artikkel 68
Rahastamisotsus
1. Iga kuluartikli suhtes võetakse kulukohustus ning kulu tõendatakse, kinnitatakse ja makstakse.
2. Igale kulukohustuste võtmisele peab eelnema rahastamisotsus.
3. Liidu asutuse iga-aastane tööprogramm on sellega hõlmatud meetmete osas samaväärne rahastamisotsusega, kui artikli 32 lõikes 3 osutatud meetmed on selgelt määratletud.
4. Halduskulude assigneeringud ei vaja eelnevat rahastamisotsust.
Artikkel 69
Kohustuste liigid
1. Eelarvelise kulukohustuse võtmine on toiming, millega broneeritakse assigneering, mida on vaja hilisemateks makseteks, et täita juriidilisi kohustusi.
2. Juriidilise kohustuse võtmine on toiming, millega eelarvevahendite käsutaja võtab kohustuse või määrab kindlaks kohustuse, millest tuleneb kulu.
3. Eelarvelised kulukohustused jagunevad kolmeks kategooriaks:
a)
individuaalne: eelarveline kulukohustus on individuaalne, kui vahendite saaja ja kulu suurus on teada.
b)
üldine: eelarveline kulukohustus on üldine, kui vähemalt üks individuaalse kulukohustuse kindlaksmääramiseks vajalikest tunnustest ei ole veel teada.
c)
esialgne: eelarveline kulukohustus on esialgne, kui see on mõeldud jooksvate halduskulude katmiseks ja kui summa või lõplik maksesaaja ei ole teada.
Esialgne eelarveline kulukohustus täidetakse ühe või mitme eraldiseisva juriidilise kohustuse võtmisega, millega tekib õigus hilisematele maksetele, või personalijuhtimise kuludega seotud erandjuhtudel otse maksetega.
4. Eelarvelised kulukohustused, mis on seotud rohkem kui üht eelarveaastat hõlmavate meetmetega, võib jaotada mitme eelarveaasta peale üksnes juhul, kui see on asutamisakti või alusaktiga ette nähtud, või kui need seonduvad halduskuludega.
Artikkel 70
Kohustuste suhtes kohaldatavad eeskirjad
1. Iga meetme puhul, mis võib põhjustada liidu asutuse eelarvest tehtava kulutuse, peab eelarvevahendite käsutaja esmalt võtma eelarvelise kulukohustuse enne juriidilise kohustuse võtmist kolmandate isikute suhtes.
2. Lõikes 1 sätestatud kohustus võtta eelarveline kulukohustus enne juriidilise kohustuse võtmist ei ole kohaldatav juriidiliste kohustuste suhtes, mis on võetud pärast kriisiolukorra väljakuulutamist talitluspidevuse kava raames kooskõlas liidu asutuse vastu võetud menetlustega.
3. Üldised eelarvelised kulukohustused hõlmavad N + 1 aasta 31. detsembrini võetud vastavate individuaalsete juriidiliste kohustuste koguväärtust.
Kui artikli 69 lõikest 4 ja artikli 87 lõikest 2 ei tulene teisiti, võetakse individuaalsete või esialgsete eelarveliste kulukohustustega seotud individuaalsed juriidilised kohustused 31. detsembriks aastal N.
Esimeses ja teises lõigus osutatud tähtaegade möödumisel vabastab eelarvevahendite käsutaja kõnealuste eelarveliste kulukohustuste kasutamata jäänud saldo.
Enne üldise eelarvelise kulukohustuse alusel võetud individuaalse juriidilise kohustuse allakirjutamist kirjendab eelarvevahendite käsutaja selle summa eelarve raamatupidamisarvestusse ja arvab selle maha üldisest eelarvelisest kulukohustusest.
4. Eelarvelistel kulukohustustel ja juriidilistel kohustustel, mis on võetud seoses meetmetega, mis hõlmavad rohkem kui ühte eelarveaastat, välja arvatud personalikulude korral, on täitmise lõpptähtpäev, mis on kehtestatud kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttega.
Kõnealuste kulukohustuste osad, mida ei ole täidetud kuue kuu jooksul käesoleva lõike esimeses lõigus osutatud kuupäevast arvates, vabastatakse artikli 16 kohaselt.
Eelarvelise kulukohustuse summa, millele vastava juriidilise kohustusega seoses ei ole kahe aasta jooksul pärast juriidilise kohustuse allakirjutamist tehtud ühtegi makset artikli 75 tähenduses, vabastatakse, välja arvatud kui see summa on seotud juhtumiga, mille suhtes on pooleli kohtu või vahekohtuorgani menetlus või mille suhtes kohaldatakse alusaktis sätestatud erinorme.
Artikkel 71
Kohustuste suhtes kohaldatavad kontrollid
1. Eelarvelise kulukohustuse võtmisel tagab eelarvevahendite käsutaja, et:
a)
kulud on kantud liidu asutuse õigesse eelarvepunkti;
b)
assigneeringud on kättesaadavad;
c)
kulud on kooskõlas kehtivate sätetega, eelkõige asutamisakti sätetega, asjaomase liidu asutuse finantseeskirjadega ning kõikide nende alusel vastuvõetud aktidega;
d)
järgitakse usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtet.
2. Juriidilise kohustuse registreerimisel tagab eelarvevahendite käsutaja füüsilise või elektroonilise allkirjaga, et:
a)
kohustus on kaetud vastava eelarvelise kulukohustusega;
b)
kulud on seaduslikud ja korrektsed ning kooskõlas kehtivate sätetega, eelkõige asutamisakti sätetega, asjaomase liidu asutuse finantseeskirjadega ning kõikide nende alusel vastu võetud aktidega;
c)
järgitakse usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtet.
Artikkel 72
Kulude tõendamine
Kulude tõendamine on toiming, mille käigus eelarvevahendite käsutaja:
a)
kontrollib võlausaldaja nõudeõiguse olemasolu;
b)
määrab kindlaks nõude tegelikkusele vastavuse ja summa või kontrollib seda;
c)
kontrollib makse tasumisele kuulumise tingimusi.
Artikkel 73
Kulude tõendamine ja märge „kuulub maksmisele”
1. Kulude tõendamine põhineb tõendavatel dokumentidel, mis tõendavad võlausaldaja nõudeõigust, võttes aluseks dokumendi, milles kinnitatakse, et teenused on tegelikult osutatud, tarned on tegelikult kohale toimetatud või ehitustööd tegelikult teostatud, või muud maksmist põhjendavad dokumendid, sealhulgas korrapärased tellimus- ja registreerimistasud või koolituskulud.
2. Enne kulude tõendamise otsuse tegemist kontrollib eelarvevahendite käsutaja tõendavaid dokumente isiklikult või teeb omal vastutusel kindlaks, et neid on kontrollitud.
3. Tõendamisotsust väljendatakse märkega „kuulub maksmisele”, millele kirjutab alla vastutav eelarvevahendite käsutaja.
4. Mitteelektroonilise süsteemi puhul tehakse „kuulub maksmisele” märge templiga, mis sisaldab eelarvevahendite käsutaja allkirja.
Elektroonilise süsteemi puhul tehakse „maksmiseks kinnitatud” märge eelarvevahendite käsutaja isikliku salasõna abil.
Artikkel 74
Kulude kinnitamine
1. Kulude kinnitamine on toiming, mille käigus eelarvevahendite käsutaja, olles kindlaks teinud, et assigneeringud on kättesaadavad, annab peaarvepidajale maksekorralduse väljastamise teel juhised maksta kuluna välja summa, mille eelarvevahendite käsutaja on tõendanud.
Perioodiliste maksete tegemisel seoses osutatud teenuste, sealhulgas renditeenuste, või tarnitud kaupadega, võib eelarvevahendite käsutaja anda oma riskianalüüsi alusel korralduse otsekorralduse süsteemi kohaldamiseks.
2. Eelarvevahendite käsutaja kuupäevastab ja allkirjastab maksekorralduse ning saadab selle seejärel peaarvepidajale. Tõendavaid dokumente säilitab eelarvevahendite käsutaja vastavalt artikli 44 lõikele 5.
3. Vajaduse korral lisatakse peaarvepidajale saadetavale maksekorraldusele dokument, mis tõendab kaupade kandmist artikli 106 lõikes 1 nimetatud inventarinimestikku.
Artikkel 75
Maksete liigid
1. Maksmine toimub siis, kui on tõendatud, et asjaomane meede on teostatud kooskõlas alusakti või lepingu või toetuslepingu sätetega, ja hõlmab üht või mitut järgmistest toimingutest:
a)
kogu tasumisele kuuluva summa maksmine;
b)
tasumisele kuuluva summa maksmine mõnel järgmistest viisidest:
1)
üks või mitu eelmakset, mis tehakse pärast lepingule või toetuslepingule allakirjutamist või toetuse andmise otsuse teatavakstegemist;
2)
üks või mitu vahemakset, mis tehakse pärast meetme osalist rakendamist;
3)
lõppmakse, mis tehakse pärast meetme täielikku rakendamist.
Eelmaksetega antakse käibevahendid. Need võib kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttega jagada mitmeks makseks.
Vahemaksega, mis võib olla korduv, võib katta otsuse või lepingu rakendamise käigus kantud kulusid või maksta teenuste, tarnete või ehitustööde eest, mis on lõpule viidud ja/või saadud lepingu rakendamise vaheetappides. Sellega võidakse tasaarvestada eelmaksed kas täielikult või osaliselt, ilma et see piiraks alusakti sätete kohaldamist.
Kulude lõpparveldus toimub lõppmaksega, mis ei või olla korduv ja millega tasaarvestatakse kõik varasemad kulud, või sissenõudekorraldusega.
2. Lõikes 1 nimetatud eri liiki makseid eristatakse eelarve raamatupidamisarvestuses nende tegemise ajal.
Artikkel 76
Maksete tegemine kättesaadavate vahendite piires
Peaarvepidaja tasub kulud kättesaadavate vahendite piires.
Artikkel 77
Tähtajad
Kulude maksmisel järgitakse määruses (EL, Euratom) nr 966/2012 ja delegeeritud määruses (EL) nr 1268/2012 sätestatud tähtaegu.
6. PEATÜKK
IT-süsteemid
Artikkel 78
Toimingute elektrooniline haldamine
Kui tulu- ja kulutoiminguid hallatakse arvutisüsteemide abil, võib dokumente allkirjastada arvutisüsteemis või elektrooniliselt.
Artikkel 79
E-haldus
Liidu asutused kehtestavad hankemenetlustes ja toetuste andmise menetlustes osalevate kolmandate isikutega toimuva elektroonilise teabevahetuse suhtes ühtsed standardid ja kohaldavad neid. Eelkõige töötavad nad parimal võimalikul viisil välja lahendused toetuste andmise menetluste ja hankemenetluste raames andmete esitamiseks, säilitamiseks ja töötlemiseks ja kohaldavad neid ning loovad sel eesmärgil taotlejate ja pakkujate jaoks ühtse elektrooniliste andmete vahetuse koha.
Artikkel 80
Hea haldus
1. Eelarvevahendite käsutaja annab viivitamata teada tõendite ja/või dokumentide esitamise vajadusest, tõendite ja dokumentide vormist ning nõutavast sisust ja vajaduse korral hanke- või toetuste andmise menetluse soovituslikust ajakavast.
2. Kui taotleja või pakkuja ei ole ilmse tehnilise vea tõttu esitanud tõendeid või avaldusi, siis hindamiskomisjon või vajaduse korral eelarvevahendite käsutaja palub, välja arvatud nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel, taotlejal või pakkujal esitada puuduva teabe või selgitada tõendavaid dokumente. Selline teave või selgitused ei tohi toetustaotluse sisu ega hanke tingimusi oluliselt muuta.
Artikkel 81
Õiguskaitsevahenditele osutamine
Kui eelarvevahendite käsutaja menetlusdokumendiga vähendatakse taotleja või pakkuja, toetusesaaja või töövõtja õigusi, osutatakse dokumendis selle dokumendi vaidlustamiseks ettenähtud halduslikele ja/või õiguslikele kaitsevahenditele.
Eelkõige esitatakse teave õiguskaitsevahendi laadi, samuti asutuse või asutuste kohta, kelle poole õiguskaitsevahendi kasutamiseks pöörduda, ning õiguskaitsevahendite kasutamiseks ettenähtud tähtajad.
7. PEATÜKK
Siseaudiitor
Artikkel 82
Siseaudiitori ametisse nimetamine ning volitused ja ülesanded
1. Liidu asutus näeb ette siseauditi funktsiooni, mida täidetakse asjaomaste rahvusvaheliste standardite kohaselt.
2. Siseauditit teostab komisjoni siseaudiitor. Siseaudiitoriks ei või olla liidu asutuse ega komisjoni eelarvevahendite käsutaja ega peaarvepidaja.
3. Siseaudiitor nõustab liidu asutust riskide juhtimisel, esitades sõltumatuid arvamusi haldus- ja kontrollsüsteemide taseme kohta ning andes soovitusi toimingute teostamise tingimuste parandamiseks ja usaldusväärse finantsjuhtimise edendamiseks.
Siseaudiitori ülesanne on eelkõige:
a)
hinnata sisehaldussüsteemide sobivust ja tõhusust ning talituste tegevust programmide ja meetmete rakendamisel, lähtudes nendega seotud riskidest;
b)
hinnata liidu asutuse eelarve täitmise toimingute suhtes kohaldatavate sisekontrolli- ja auditisüsteemide tulemuslikkust ja tõhusust.
4. Siseaudiitor täidab oma ülesandeid liidu asutuse kõigi toimingute ja talituste suhtes. Siseaudiitoril on täielik ja piiramatu juurdepääs kogu teabele, mis on vajalik tema ülesannete täitmiseks.
5. Siseaudiitor tutvub eelarvevahendite käsutaja iga-aastase konsolideeritud tegevusaruande ja muude üksikasjalike andmetega.
6. Siseaudiitor annab oma leidudest ja soovitustest aru haldusnõukogule ja direktorile.
Siseaudiitor esitab aruande ka järgmistel juhtudel:
-
suuremaid ohte ei ole kõrvaldatud ning soovitusi ei ole arvesse võetud;
-
eelmistel aastatel esitatud soovituste rakendamisel on tekkinud märkimisväärsed viivitused.
Haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus ning direktor tagavad auditi soovituste rakendamise regulaarse järelevalve. Haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus kontrollib artikli 47 lõike 1 punktis a osutatud teavet ning seda, kas soovitusi on täielikult ja õigeaegselt rakendatud.
7. Liidu asutus teeb siseaudiitori kontaktandmed kättesaadavaks kõikidele kulutoimingutega seotud füüsilistele ja juriidilistele isikutele, et neil oleks siseaudiitoriga võimalik konfidentsiaalselt ühendust võtta.
8. Siseaudiitori aruanded ja leiud tehakse üldsusele kättesaadavaks üksnes pärast seda, kui siseaudiitor on kinnitanud nende põhjal võetavad meetmed.
Artikkel 83
Siseaudiitori sõltumatus
Siseaudiitori sõltumatus ja tema vastutus oma ülesannete täitmisel võetud meetmete eest ning siseaudiitori õigus esitada hagi Euroopa Liidu Kohtusse määratakse kindlaks vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklile 100.
Artikkel 84
Siseauditi üksuse loomine
1. Haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus võib asutada siseauditi üksuse, mis täidab oma ülesandeid kooskõlas asjaomaste rahvusvaheliste standarditega, võttes nõuetekohaselt arvesse kulutõhususe ja lisaväärtuse põhimõtteid.
Siseauditi üksuse ülesanded, volitused ja vastutus sätestatakse siseauditi ametijuhendis ning need peab heaks kiitma haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus.
Siseauditi üksuse aasta auditeerimiskava koostab siseauditi üksuse juhataja, võttes muu hulgas arvesse liidu asutust käsitlevat direktori riskihindamist.
Auditeerimiskava vaatab läbi ja kinnitab haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus.
Siseauditi üksus annab oma leidudest ja soovitustest aru haldusnõukogule ja direktorile.
2. Kui liidu asutuse siseauditi üksuse tegevus ei ole kulutõhus või ei vasta rahvusvahelistele standarditele, võib liidu asutus võtta vastu otsuse kasutada ühist siseauditi üksust koos teiste samas poliitikavaldkonnas tegutsevate liidu asutustega.
Sellistel juhtudel asjaomase liidu asutuse haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus lepivad kokku ühist siseauditi üksust käsitlevates praktilistes tingimustes.
3. Siseauditiga tegelejad teevad teabe ja auditiaruannete vahetamise kaudu tõhusat koostööd ning koostavad vajaduse korral ühiseid riskianalüüse ja teostavad ühisauditeid.
Haldusnõukogu või, kui asutamisakt seda lubab, juhatus ning direktor tagavad siseauditi üksuse soovituste rakendamise regulaarse järelevalve.
V JAOTIS
HANKED
Artikkel 85
Üldsätted
1. Kui artiklist 86 ei tulene teisiti, kohaldatakse hangete suhtes määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 V jagu ja delegeeritud määrust (EL) nr 1268/2012.
2. Liidu asutus võib taotleda õigust osaleda hankijana komisjoni või institutsioonidevaheliste lepingute ning liidu teiste asutuste lepingute sõlmimisel.
3. Liidu asutus osaleb menetlusest kõrvalejätmise juhtumeid sisaldava keskandmebaasi tegevuses, mis loodi ja mis tegutseb komisjoni määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklist 108 lähtuvalt.
Artikkel 86
Hankemenetlused
1. Ilma avaliku hankemenetluseta võib liidu asutus sõlmida lepingu komisjoni, institutsioonidevaheliste asutuste ja nõukogu määrusega (EÜ) nr 2965/94 (8) asutatud Euroopa Liidu asutuste tõlkekeskusega nende poolt pakutavate kaupade, teenuste ja ehitustööde hankimiseks.
2. Liidu asutus võib kasutada ühist institutsioonidevahelist hankemenetlust koos vastuvõtva liikmesriigi hankijaga, et katta oma haldusvajadusi. Sel juhul kohaldatakse mutatis mutandis delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artiklit 133.
VI JAOTIS
HALDUSASSIGNEERINGIUID KÄSITLEVAD ERISÄTTED
Artikkel 87
Haldusassigneeringud
1. Haldusassigneeringud on liigendamata assigneeringud.
2. Halduskulud, mis tulenevad lepingutest, mis hõlmavad eelarveaastast kaugemale ulatuvaid ajavahemikke kas tulenevalt kohalikest tavadest või seadmete tarnimisest, kantakse liidu asutuse selle eelarveaasta eelarvesse, mil kulud kantakse.
3. Iga liidu asutus esitab Euroopa Parlamendile ja nõukogule iga aasta 1. juuliks töödokumendi oma kinnisvarapoliitika kohta, mis sisaldab järgmist teavet:
a)
iga hoone kohta liidu asutuse asjaomaste eelarveridade assigneeringutega kaetavad kulud ja põrandapind;
b)
oodatavad muutused põrandapinda ja asukohti hõlmavas üldises kavas järgnevatel aastatel ja selliste kavandamisjärgus olevate kinnisvaraprojektide kirjeldus, mis on juba kindlaks määratud;
c)
lõplikud tingimused ja kulud ning asjakohane teave selliste uute kinnisvaraprojektide elluviimise kohta, mis on varem esitatud Euroopa Parlamendile ja nõukogule artiklis 88 sätestatud menetluse kohaselt ja mis ei sisaldu eelneva aasta töödokumentides.
Artikkel 88
Kinnisvaraprojektid
1. Iga kinnisvaraprojekti puhul, millel on tõenäoliselt oluline rahaline mõju liidu asutuse eelarvele, teavitab liidu asutus Euroopa Parlamenti ja nõukogu võimalikult aegsasti vajatavast põrandapinnast ja eelplaneerimisest enne, kui toimub kohaliku turu uurimine kinnisvaralepingu puhul või esitatakse pakkumuse esitamise ettepanekud ehitustööde puhul.
2. Iga kinnisvaraprojekti puhul, millel on tõenäoliselt oluline rahaline mõju liidu asutuse eelarvele, esitab liidu asutus kinnisvaraprojekti, sealhulgas selle maksumuse üksikasjaliku hinnangu ja rahastamise, samuti selliste lepinguprojektide loetelu, mida kavatsetakse kasutada, ning taotleb enne lepingute sõlmimist Euroopa Parlamendi ja nõukogu heakskiitu. Liidu asutuse taotlusel käsitatakse kinnisvaraprojektiga seoses esitatud dokumente konfidentsiaalsena.
Euroopa Parlament ja nõukogu teevad otsuse kinnisvaraprojekti kohta nelja nädala jooksul alates hetkest, mil mõlemad institutsioonid selle kätte said, välja arvatud vääramatu jõu korral.
Kinnisvaraprojekt loetakse heakskiidetuks pärast nimetatud neljanädalase ajavahemiku möödumist, välja arvatud juhul, kui Euroopa Parlament või nõukogu teevad selle ajavahemiku jooksul ettepaneku suhtes keelduva otsuse.
Kui Euroopa Parlament ja/või nõukogu esitab nimetatud neljanädalase ajavahemiku jooksul nõuetekohaselt põhjendatud argumente, pikendatakse seda ajavahemikku üks kord kahe nädala võrra.
Kui Euroopa Parlament või nõukogu teeb kinnisvaraprojekti suhtes keelduva otsuse, võtab asjaomane liidu asutus oma ettepaneku tagasi ning võib esitada uue ettepaneku.
3. Vääramatu jõu korral võib lõikes 4 sätestatud teabe esitada koos kinnisvaraprojektiga. Euroopa Parlament ja nõukogu teevad otsuse kinnisvaraprojekti kohta kahe nädala jooksul alates hetkest, mil mõlemad institutsioonid selle kätte said. Kinnisvaraprojekt loetakse heakskiidetuks pärast nimetatud kahenädalase ajavahemiku möödumist, välja arvatud juhul, kui Euroopa Parlament ja/või nõukogu teeb selle ajavahemiku jooksul ettepaneku suhtes keelduva otsuse.
4. Järgmisi toiminguid peetakse kinnisvaraprojektideks, millel on tõenäoliselt oluline rahaline mõju liidu asutuse eelarvele:
a)
maa soetamine;
b)
hoonete soetamine, müük või ehitamine või nende konstruktsioonide renoveerimine või nimetatud elemente kombineeriv projekt, mida rakendatakse sama ajavahemiku jooksul ja mille väärtus ületab 3 000 000 eurot;
c)
uute kinnisvaralepingute sõlmimine (sealhulgas kasutusvaldus, pikaajalised üürilepingud ja kehtivate kinnisvaralepingute uuendamine vähem soodsatel tingimustel), mida ei ole nimetatud punktis b ja mille kulu aastas on vähemalt 750 000 eurot;
d)
kehtivate kinnisvaralepingute pikendamine või uuendamine (sealhulgas kasutusvaldus ja pikaajalised üürilepingud) samadel või soodsamatel tingimustel, mille kulu aastas on vähemalt 3 000 000 eurot.
5. Ilma et see piiraks artikli 19 lõike 4 kohaldamist, võib kinnisvara soetamise projekti rahastada laenuga, kui Euroopa Parlament ja nõukogu on selle eelnevalt heaks kiitnud.
Laenulepingud sõlmitakse ja laen makstakse tagasi kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttega ja viisil, millega tagatakse liidu finantshuvide parimal viisil järgimine.
Kui liikmesriigi asutus teeb ettepaneku rahastada soetamist laenuga, näitab ta oma rahastamiskavas, mis esitatakse koos eelneva heakskiidu saamise taotlusega, eelkõige ära maksimaalse rahastamise määra, rahastamisperioodi, rahastamisliigi, rahastamistingimused ja säästu võrreldes muud liiki lepingutingimustega.
Euroopa Parlament ja nõukogu teevad otsuse eelneva heakskiidu taotluse kohta nelja nädala jooksul alates hetkest, mil mõlemad institutsioonid taotluse kätte said, ning seda tähtaega võib pikendada üks kord kahe nädala võrra. Soetamine laenuga loetakse tagasilükatuks, kui Euroopa Parlament ja nõukogu ei kiida seda nimetatud tähtaja jooksul sõnaselgelt heaks.
VII JAOTIS
EKSPERDID
Artikkel 89
Tasustatud väliseksperdid
Ekspertide valiku suhtes kohaldatakse mutatis mutandis delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 artiklit 287. Sellistele ekspertidele makstakse tasu eelnevalt kindlaksmääratud summas ja eksperte valitakse kutsealase suutlikkuse alusel. Valik tehakse valikukriteeriumide alusel, järgides mittediskrimineerimise, võrdse kohtlemise ja huvide konflikti puudumise põhimõtet.
VIII JAOTIS
LIIDU ASUTUSE ANTAVAD TOETUSED JA AUHINNAD
Artikkel 90
Toetused
Juhul kui liidu asutus võib anda toetusi kooskõlas asutamisaktiga või tulenevalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 58 lõike 1 punkti c alapunkti iv kohasest komisjoni volitusest, kohaldatakse nimetatud määruse ja delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 asjaomaseid sätteid.
Artikkel 91
Auhinnad
Juhul kui liidu asutus võib anda auhindu kooskõlas asutamisaktiga või tulenevalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 58 lõike 1 punkti c alapunkti iv kohasest komisjoni volitusest, kohaldatakse nimetatud määruse ja delegeeritud määruse (EL) nr 1268/2012 asjaomaseid sätteid.
IX JAOTIS
RAAMATUPIDAMISE AASTAARUANDE ESITAMINE JA RAAMATUPIDAMISARVESTUS
1. PEATÜKK
Raamatupidamise aastaaruande esitamine
Artikkel 92
Raamatupidamise aastaaruande struktuur
Liidu asutuse raamatupidamise aastaaruanne hõlmab järgmist:
a)
liidu asutuse finantsaruandeid;
b)
liidu asutuse eelarve täitmist käsitlevaid aruandeid.
Artikkel 93
Eelarvehalduse ja finantsjuhtimise aruanne
1. Iga liidu asutus koostab eelarveaasta kohta eelarvehalduse ja finantsjuhtimise aruande.
2. Direktor saadab kõnealuse aruande järgneva eelarveaasta 31. märtsiks Euroopa Parlamendile, nõukogule ja kontrollikojale.
3. Lõikes 2 osutatud aruandes esitatakse nii absoluutarvuna kui ka protsendimäärana vähemalt andmed assigneeringute kasutamise määra kohta koos kokkuvõtva teabega assigneeringute ümberpaigutuste kohta erinevate eelarvepunktide vahel.
Artikkel 94
Raamatupidamise aastaaruannet reguleerivad eeskirjad
1. Liidu asutuse peaarvepidaja kohaldab eeskirju, mille komisjoni peaarvepidaja on vastu võtnud rahvusvaheliselt heaks kiidetud avaliku sektori raamatupidamisstandardite alusel.
2. Artiklis 92 osutatud liidu asutuse raamatupidamisaruannete koostamisel järgitakse artiklites 5-31 sätestatud eelarvepõhimõtteid. Need peavad andma eelarve tulu- ja kulutoimingutest õige ja õiglase ülevaate.
Artikkel 95
Raamatupidamispõhimõtted
Artiklis 92 osutatud finantsaruannetes esitatakse teave, sealhulgas raamatupidamispõhimõtete kohta, sellisel viisil, et see on asjakohane, usaldusväärne, võrreldav ja selgesti arusaadav. Finantsaruanded koostatakse kooskõlas määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 143 osutatud raamatupidamiseeskirjades kirjeldatud üldtunnustatud raamatupidamispõhimõtetega.
Artikkel 96
Finantsaruanded
1. Raamatupidamisaruanne koostatakse eurodes ja selles sisaldub:
a)
bilanss ja tulemiaruanne, milles kajastatakse kõiki varasid ja kohustusi, finantsseisundit ning majandustulemust eelneva eelarveaasta 31. detsembri seisuga; need esitatakse kooskõlas määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 143 osutatud raamatupidamiseeskirjadega;
b)
rahavoogude aruanne, milles on näidatud eelarveaasta jooksul laekunud ja väljamakstud summad ning sularahaseis aasta lõpus;
c)
netovara muutuste aruanne, milles esitatakse ülevaade eelarveaasta jooksul toimunud reservide muutustest ning kumulatiivsed tulemused.
2. Raamatupidamisaruande märkused täiendavad ja selgitavad lõikes 1 kirjeldatud aruandes esitatud teavet ja annavad kogu täiendava teabe, mis on ette nähtud rahvusvaheliselt tunnustatud raamatupidamistavadega, kui selline teave on liidu asutuse tegevuse seisukohast asjakohane.
Artikkel 97
Eelarve täitmise aruanded
1. Eelarve täitmise aruanne koostatakse eurodes. Need koosnevad järgmisest:
a)
aruanded, millesse on koondatud kõik eelarve tulu- ja kulutoimingud asjaomasel eelarveaastal;
b)
seletuskirjad, mis täiendavad ja selgitavad aruannetes esitatud teavet.
2. Eelarve täitmise tulemus koosneb järgmiste komponentide vahest:
-
kõnealuse eelarveaasta kogu sissenõutud tulu;
-
kõnealuse eelarveaasta assigneeringutest tehtud maksete summa, millele on liidetud samasse eelarveaastasse üle kantud assigneeringute summa.
Esimeses lõigus nimetatud vahele liidetakse või sellest lahutatakse ühelt poolt eelmistest eelarveaastatest üle kantud tühistatud assigneeringute netosumma ning teiselt poolt:
-
eelmisest eelarveaastast üle kantud liigendamata assigneeringuid ületavad maksed, mis tulenevad euro kursi muutustest;
-
saldo, mis tuleneb eelarveaasta jooksul toimunud vahetuskursi muutuste realiseeritud või realiseerimata kasumist ja kahjumist.
3. Eelarve täitmise aruannete struktuur on samasugune kui liidu asutuse eelarve oma.
Artikkel 98
Esialgne raamatupidamise aastaaruanne
1. Liidu asutuse peaarvepidaja saadab oma esialgse raamatupidamise aastaaruande komisjoni peaarvepidajale ja kontrollikojale järgneva eelarveaasta 1. märtsiks.
2. Samuti saadab liidu asutuse peaarvepidaja komisjoni peaarvepidajale järgneva eelarveaasta 1. märtsiks aruandluspaketi, mis on koostatud standardvormi alusel, mille komisjoni peaarvepidaja kehtestab konsolideerimise eesmärgil.
Artikkel 99
Lõpliku raamatupidamise aastaaruande heakskiitmine
1. Vastavalt määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 148 lõikele 1 esitab kontrollikoda hiljemalt järgmise aasta 1. juuniks oma tähelepanekud liidu asutuse esialgse raamatupidamise aastaaruande kohta.
2. Pärast liidu asutuse esialgset raamatupidamise aastaaruannet käsitlevate kontrollikoja tähelepanekute kättesaamist koostab peaarvepidaja vastavalt artiklile 50 liidu asutuse lõpliku raamatupidamise aastaaruande. Direktor saadab raamatupidamise aastaaruande haldusnõukogule, kes esitab nende kohta oma arvamuse.
3. Peaarvepidaja saadab lõpliku raamatupidamise aastaaruande koos haldusnõukogu arvamusega komisjoni peaarvepidajale ning kontrollikojale, Euroopa Parlamendile ja nõukogule hiljemalt järgmise aasta 1. juuliks.
Samuti saadab liidu asutuse peaarvepidaja komisjoni peaarvepidajale 1. juuliks aruandluspaketi, mis on koostatud standardvormi alusel, mille komisjoni peaarvepidaja kehtestab konsolideerimise eesmärgil.
4. Liidu asutuse peaarvepidaja saadab oma lõpliku raamatupidamise aastaaruande esitamise tähtajaga samaks tähtajaks esitiskirja kõnealuse raamatupidamise aastaaruande kohta kontrollikojale ning nimetatud esitiskirja koopia komisjoni peaarvepidajale.
Lõplikule raamatupidamise aastaaruandele lisatakse peaarvepidaja deklaratsioon, milles viimane kinnitab, et lõplik raamatupidamise aastaaruanne on koostatud kooskõlas käesoleva jaotisega ning kohaldatavate raamatupidamispõhimõtete, -eeskirjade ja -meetoditega.
Liidu asutuse lõplik raamatupidamise aastaaruanne avaldatakse Euroopa Liidu Teatajas järgmise eelarveaasta 15. novembriks.
5. Direktor saadab hiljemalt järgmise aasta 30. septembriks kontrollikojale vastuse tema esitatud aastaaruande suhtes tehtud tähelepanekute kohta. Liidu asutuse vastused saadetakse samal ajal ka komisjonile.
2. PEATÜKK
Raamatupidamine ja vara inventarinimestikud
1. jagu
Üldsätted
Artikkel 100
Raamatupidamissüsteem
1. Liidu asutuse raamatupidamissüsteemi eesmärk on korrastada eelarve- ja finantsteavet nii, et arvnäitajaid saab sisestada, liigitada ja salvestada.
2. Raamatupidamissüsteem koosneb üldisest raamatupidamisarvestusest ja eelarve raamatupidamisarvestusest. Raamatupidamisarvestus toimub eurodes ja kalendriaasta põhjal.
3. Eelarvevahendite käsutaja võib pidada ka analüütilist arvestust.
Artikkel 101
Ühised nõuded institutsioonide raamatupidamissüsteemi kohta
Liidu asutuse kohaldatavad raamatupidamiseeskirjad ja ühtlustatud kontoplaani võtab vastu komisjoni peaarvepidaja vastavalt määruse (EÜ, Euratom) nr 966/2012 artiklile 152.
2. jagu
Üldine ja eelarve raamatupidamisarvestus
Artikkel 102
Üldine raamatupidamisarvestus
Üldisse raamatupidamisarvestusse märgitakse ajalises järjestuses kahekordse kirjendamise meetodit kasutades kõik sündmused ja toimingud, mis mõjutavad liidu asutuse majanduslikku ja rahalist seisundit ning tema varasid ja kohustusi.
Artikkel 103
Üldise raamatupidamisarvestuse kirjed
1. Üldise raamatupidamisarvestuse saldod ja liikumised kontodel kirjendatakse arvestusraamatutesse.
2. Kõik raamatupidamiskirjed, sealhulgas paranduskirjed, põhinevad tõendavatel dokumentidel, millele neis ka viidatakse.
3. Raamatupidamissüsteemi peab jääma selge kontrolljälg kõikidest raamatupidamiskirjetest.
Artikkel 104
Raamatupidamisarvestuse korrigeerimised
Eelarveaasta sulgemise ja lõpliku raamatupidamisarvestuse esitamise vahelisel ajal teeb liidu asutuse peaarvepidaja kõik korrigeerimised, mida on vaja sellise raamatupidamise aastaaruande koostamiseks, mis annab õige ja õiglase ülevaate; nimetatud korrigeerimised ei hõlma kõnealuse aastaga seonduvaid väljamakseid ega laekumisi. Sellised korrigeerimised peavad vastama artiklis 101 osutatud raamatupidamiseeskirjadele.
Artikkel 105
Eelarve raamatupidamisarvestus
1. Eelarve raamatupidamisarvestus peab andma üksikasjaliku ülevaate liidu asutuse eelarve täitmisest.
2. Lõike 1 kohaldamiseks märgitakse eelarve raamatupidamisarvestusse kõik eelarvega seotud tulu- ja kulutoimingud, mis on sätestatud IV jaotises.
Artikkel 106
Vara inventarinimestikud
1. Liidu asutus peab inventarinimestikke, milles on komisjoni peaarvepidaja koostatud näidise järgi näidatud liidu vara hulka kuuluva materiaalse, immateriaalse ja finantsvara kogus ja väärtus.
Liidu asutus teeb kindlaks, kas nimestikus esitatu vastab tegelikule olukorrale.
2. Liidu asutuse materiaalse vara müük kuulutatakse välja nõuetekohasel viisil.
X JAOTIS
VÄLISAUDIT, EELARVE TÄITMISELE HEAKSKIIDU ANDMINE JA PETTUSTEVASTANE VÕITLUS
Artikkel 107
Välisaudit
1. Sõltumatu välisaudiitor kontrollib enne seda, kui liidu asutuse raamatupidamise aastaaruanne konsolideeritakse liidu asutuse lõplikusse raamatupidamise aastaaruandesse, kas liidu asutuse tulud, kulud ja finantsseisund on asjakohase liidu asutuse raamatupidamise aastaaruandes nõuetekohaselt esitatud.
Kui asutamisaktis ei ole sätestatud teisiti, koostab kontrollikoda kooskõlas ELi toimimise lepingu artikli 287 lõikega 1 liidu asutuse kohta aasta eriaruande.
Teises lõigus osutatud aruande koostamisel arvestab kontrollikoda esimeses lõigus osutatud sõltumatu välisaudiitori auditit ja meetmeid, mida on võetud audiitori leidudele reageerimiseks.
2. Liidu asutus saadab oma lõplikult vastu võetud eelarve kontrollikojale. Ta teatab kontrollikojale võimalikult kiiresti kõigist artiklite 10, 14, 19 ja 23 alusel tehtud otsustest ja võetud meetmetest.
3. Kontrollikoja teostatav kontroll on reguleeritud määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklitega 158-163.
Artikkel 108
Eelarve täitmisele heakskiidu andmise menetluse ajakava
1. Nõukogu soovituse põhjal annab Euroopa Parlament heakskiidu direktori tegevusele N aasta eelarve täitmisel enne 15. maid aastal N + 2, kui asutamisaktis ei sätestata teisiti. Direktor teavitab haldusnõukogu Euroopa Parlamendi tähelepanekutest, mis on esitatud eelarve täitmisele heakskiidu andmise otsusele lisatud resolutsioonis.
2. Kui lõikes 1 ette nähtud kuupäevast ei ole võimalik kinni pidada, teatab Euroopa Parlament või nõukogu direktorile edasilükkamise põhjustest.
3. Kui Euroopa Parlament lükkab eelarve täitmisele heakskiitu andva otsuse tegemise edasi, teeb direktor koostöös haldusnõukoguga kõik endast oleneva, et võimalikult kiiresti võtta meetmeid selle otsuse tegemist takistavate asjaolude kõrvaldamiseks või kõrvaldamise hõlbustamiseks.
Artikkel 109
Eelarve täitmisele heakskiidu andmise menetlus
1. Otsus eelarve täitmisele heakskiidu andmise kohta hõlmab kõiki liidu asutuse tulude ja kulude kontosid ja nende saldot ning finantsaruandes näidatud liidu asutuse varasid ja kohustusi.
2. Eelarve täitmisele heakskiidu andmiseks tutvub Euroopa Parlament pärast seda, kui nõukogu on seda juba teinud, liidu asutuse raamatupidamise aastaaruande ja finantsaruannetega. Samuti tutvub ta kontrollikoja aastaaruande ja liidu asutuse direktori saadetud vastustega, asjaomase eelarveaasta kohta kontrollikoja koostatud võimalike eriaruannetega ja kontrollikoja avaldusega, mis kinnitab raamatupidamise aastaaruande usaldatavust ning raamatupidamisarvestuse aluseks olevate tehingute seaduslikkust ja korrektsust.
3. Euroopa Parlamendi taotluse korral esitab direktor talle määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 165 lõike 3 kohaselt kogu teabe, mida on vaja asjaomast eelarveaastat käsitleva eelarve täitmisele heakskiidu andmise menetluse tõrgeteta rakendamiseks.
Artikkel 110
Järelmeetmed
1. Direktor võtab kõik asjakohased meetmed, et järgida eelarve täitmisele heakskiidu andmist käsitlevale Euroopa Parlamendi otsusele lisatud tähelepanekuid ja eelarve täitmisele heakskiidu andmist käsitlevale nõukogu vastuvõetud soovitusele lisatud märkusi.
2. Euroopa Parlamendi või nõukogu taotluse korral annab direktor aru nende tähelepanekute ja märkuste põhjal võetud meetmetest. Direktor saadab aruande koopia komisjonile ja kontrollikojale.
Artikkel 111
Komisjoni, kontrollikoja ja OLAFi kohapealsed kontrollid
1. Liidu asutus annab komisjoni töötajatele ja muudele volitatud isikutele, samuti kontrollikojale juurdepääsu oma objektidele ja ruumidele ja kõigile andmetele ja teabele, sealhulgas elektroonilistele andmetele ja teabele, mis on vajalik auditi läbiviimiseks.
2. Euroopa Pettustevastane Amet (OLAF) võib korraldada juurdlusi, sealhulgas kohapealset kontrolli ja inspekteerimist Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL, Euratom) nr 883/2013 (9) ja nõukogu määruses (Euratom, EÜ) nr 2185/96 (10) sätestatud korras, eesmärgiga teha kindlaks, kas käesoleva määruse alusel antud toetuse või sõlmitud lepingu puhul on esinenud pettust, korruptsiooni või mis tahes muud liidu finantshuve kahjustavat ebaseaduslikku tegevust.
3. Ilma et see piiraks lõigete 1 ja 2 kohaldamist, sisaldavad liidu asutuse lepingud kolmandate riikide ja rahvusvaheliste organisatsioonidega ning toetus-, hanke- ja muud lepingud sätteid, milles sõnaselgelt volitatakse Euroopa Kontrollikoda ja OLAFit teostama vastavalt oma pädevusele selliseid auditeid ja juurdlusi.
XI JAOTIS
ÜLEMINEKU- JA LÕPPSÄTTED
Artikkel 112
Euroopa Parlamendi ja nõukogu teabenõuded
Euroopa Parlamendil, nõukogul ja komisjonil on õigus saada liidu asutuselt mis tahes teavet ja selgitusi oma pädevuses olevate eelarveküsimuste kohta.
Artikkel 113
Liidu asutuse uue finantsmääruse vastuvõtmine
Iga määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artiklis 208 osutatud asutus võtab vastu uue finantsmääruse, mis jõustub 1. jaanuariks 2014 või hiljemalt kuue kuu möödumisel kuupäevast, millest alates kuulub asjaomane asutus pärast üldeelarvest makstava toetuse määramist nimetatud määruse artikli 208 reguleerimisalasse.
Artikkel 114
Liidu asutuse finantsmääruse rakenduseeskirjad
Vajaduse korral võtab haldusnõukogu direktori ettepanekul ja komisjoni eelneval nõusolekul vastu liidu asutuse finantsmääruse üksikasjalikud rakenduseeskirjad.
Artikkel 115
Kehtetuks tunnistamine
Määrus (EÜ, Euratom) nr 2343/2002 tunnistatakse kehtetuks alates 1. jaanuarist 2014. Määruse artikli 40 kohaldamist jätkatakse kuni 31. detsembrini 2014 ning artikli 27 lõigete 4 ja 7 kohaldamist jätkatakse kuni 31. detsembrini 2015.
Artikkel 116
Jõustumine
Käesolev määrus jõustub järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas. Käesolevat määrust kohaldatakse alates 1. jaanuarist 2014. Artiklit 47 ning artikli 82 lõiget 5 hakatakse kohaldama alates 1. jaanuarist 2015 ning artiklit 32 ja artikli 33 lõikeid 5 ja 8 hakatakse kohaldama alates 1. jaanuarist 2016.
Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.
Brüssel, 30. september 2013