РЕГЛАМЕНТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ (ЕС) 2015/212 НА КОМИСИЯТА
от 11 февруари 2015 година
за определяне на правила за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета по отношение на техническите спецификации на системата за записване и съхранение на данни за всяка операция, необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита, включително данни за отделните участници в операциите, съфинансирани от ОП II
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 223/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 11 март 2014 г. относно Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица (1), и по-специално член 32, параграф 8, втора алинея от него,
като има предвид, че:
(1)
С Регламент за изпълнение (ЕС) № 463/2014 на Комисията (2) се определят разпоредби, необходими за подготовката на програми. С цел да се осигури изпълнението на програмите, финансирани от Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица („FEAD“), е необходимо да се определят допълнителни разпоредби за прилагането на Регламент (ЕС) № 223/2014.
(2)
За целите на член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014 е необходимо да се определят техническите спецификации на системата за записване и съхранение в компютъризирана форма на данни за всяка операция, които са необходими за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(3)
Подробните технически спецификации на системата за записване и съхранение на данни следва да бъдат достатъчно документирани, за да се осигури одитна пътека на съответствието с правните изисквания.
(4)
Системата за записване и съхранение на данни следва също така да включва подходящи инструменти за търсене и функции за докладване, за да може лесно да се извлича и обединява информацията, съхранявана в нея, за целите на мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита.
(5)
Мерките, предвидени в настоящия регламент, са в съответствие със становището на комитета, отговарящ за Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Общи разпоредби
Системата за записване и съхранение на данни за операциите, посочена в член 32, параграф 2, буква г) от Регламент (ЕС) № 223/2014, е в съответствие с техническите спецификации, определени в членове 2-5.
Член 2
Защита и запазване на данни и документи, както и на тяхната цялост
1. Достъпът до системата се основава на предварително определени права за различните видове ползватели и се прекратява, когато повече не е необходим.
2. Системата регистрира информация за всеки запис, промяна и заличаване на документи и данни.
3. Системата не позволява промяна на съдържанието на документите с електронен подпис. Генерира се и се свързва с документа, носещ електронен подпис, времеви печат, който удостоверява депозирането на документа и който не може да се променя. Заличаването на такъв документ се регистрира съгласно параграф 2.
4. Данните редовно се подсигуряват в резервен обект. Резервният обект с точно копие на цялото съдържание на електронния архив трябва в случай на извънредна ситуация да бъде готов за незабавно използване.
5. Съоръжението за електронно съхранение се защитава срещу всяка опасност от загуба или промяна на неговата цялост. Тази защита включва физическа защита срещу неподходяща температура и нива на влажност, системи за откриване на пожар и на кражба, подходящи защитни системи срещу вирусни атаки, хакери и всякакъв друг неразрешен достъп.
6. Системата трябва да дава възможност за миграция на данни, формат и компютърни среда на интервали от време, достатъчни, за да се гарантира четливостта и достъпността на документи и данни до края на съответния период, посочен в член 51, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 223/2014.
Член 3
Функции за търсене и докладване
Системата включва:
а)
подходящи инструменти за търсене, позволяващи лесно извличане на документи, данни и техните метаданни;
б)
функция за докладване, даваща възможност за генериране на доклади въз основа на предварително определени критерии, по-специално за данните, определени в Делегиран регламент (ЕС) № 532/2014 на Комисията (3);
в)
възможност за запазване, експортиране или отпечатване на докладите, посочени в буква б), или препратка към външно приложение, предлагащо тази възможност.
Член 4
Документация на системата
Управляващият орган предоставя подробна и актуална функционална и техническа документация за функционирането и характеристиките на системата, достъпна при поискване от съответните лица, отговорни за управлението на програмата, от Комисията и от Европейската сметна палата.
Документацията, посочена в първата алинея, представя доказателства за изпълнението на Регламент (ЕС) № 223/2014 в засегнатите държави членки.
Член 5
Сигурност на обмена на информация
Използваната система, се защищава чрез адекватни мерки за сигурност по отношение на класификацията на документите, защитата на информационните системи и личните данни. Тези мерки трябва да са в съответствие с международните стандарти и националните законодателни изисквания.
Мерките за сигурност, посочени в първата алинея, защитават мрежите и предавателните съоръжения, когато използваната система взаимодейства с други модули и системи.
Член 6
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила на двадесетия ден след деня на публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 11 февруари 2015 година.
KOMISJONI RAKENDUSMÄÄRUS (EL) 2015/212,
11. veebruar 2015,
milles kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 223/2014 rakenduseeskirjad seoses sellise süsteemi tehnilise kirjeldusega, millega kirjendatakse ja salvestatakse iga tegevust kajastavad andmed, mis on vajalikud seireks, hindamiseks, finantsjuhtimiseks, kontrollimiseks ja auditeerimiseks, sealhulgas andmed II rakenduskava alusel kaasrahastatavate tegevuste üksikute osalejate kohta
EUROOPA KOMISJON,
võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut,
võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 11. märtsi 2014. aasta määrust (EL) nr 223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudustkannatavate isikute jaoks, (1) eriti selle artikli 32 lõike 8 teist lõiku,
ning arvestades järgmist:
(1)
Komisjoni rakendusmäärusega (EL) nr 463/2014 (2) on kehtestatud sätted, mis on vajalikud programmide ettevalmistamiseks. Et tagada selliste programmide rakendamine, mida rahastatakse Euroopa abifondist enim puudust kannatavate isikute jaoks, on vaja kehtestada määruse (EL) nr 223/2014 kohaldamiseks täiendavad sätted.
(2)
Määruse (EL) nr 223/2014 artikli 32 lõike 2 punkti d kohaldamiseks on vaja kehtestada tehniline kirjeldus süsteemi jaoks, millega kirjendatakse ja salvestatakse elektrooniliselt iga tegevuse andmed, mis on vajalikud seireks, hindamiseks, finantsjuhtimiseks, kontrollimiseks ja auditeerimiseks.
(3)
Andmete kirjendamise ja salvestamise süsteemi üksikasjalik tehniline kirjeldus peaks olema piisavalt dokumenteeritud, et tagada kontrolljälg, mis võimaldaks tõendada vastavust õigusnõuetele.
(4)
Andmete kirjendamise ja salvestamise süsteem peaks sisaldama ka asjakohaseid otsinguvahendid ja aruandluse funktsioone, et süsteemis salvestatud andmeid saaks hõlpsasti hankida ja koondada seireks, hindamiseks, finantsjuhtimiseks, kontrollimiseks ja auditeerimiseks.
(5)
Käesoleva määrusega ette nähtud meetmed on kooskõlas enim puudust kannatavate isikute Euroopa abifondi komitee arvamusega,
ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:
Artikkel 1
Üldsätted
Andmete kirjendamise ja salvestamise süsteem, millele on osutatud määruse (EL) nr 223/2014 artikli 32 lõike 2 punktis d, peab vastama tehnilisele kirjeldusele, mis on sätestatud artiklites 2-5.
Artikkel 2
Andmete ja dokumentide ning nende terviklikkuse kaitse ja säilitamine
1. Juurdepääs süsteemile peab põhinema eelnevalt kindlaks määratud õigustel eri liiki kasutajate jaoks ning juurdepääs tuleb peatada, kui see ei ole enam vajalik.
2. Süsteemis peetakse logi dokumentide ja andmete iga salvestuse, muudatuse ja kustutuse kohta.
3. Süsteem ei tohi võimaldada elektroonilise allkirjaga dokumentide muutmist. Ajatempel, mis näitab elektroonilise allkirjaga dokumendi salvestamist, peab olema genereeritud ja seotud konkreetse dokumendiga ega tohi olla muudetav. Kõnealuste dokumentide kustutamine tuleb registreerida vastavalt lõikele 2.
4. Andmeid varundatakse regulaarselt. Varusüsteem, mis sisaldab kogu elektrooniliste failide hoidla sisu koopiat, peab hädaolukorras olema viivitamata kasutusvalmis.
5. Elektrooniline hoidla peab olema kaitstud selle terviklikkuse kadumise või muutmise mis tahes ohu eest. Kaitse peab hõlmama füüsilist kaitset ebasobiva temperatuuri ja niiskuse eest, tulekahju ja varguse avastamise süsteeme ning asjakohaseid kaitsesüsteeme viirusrünnaku, häkkerite ja mis tahes muu loata juurdepääsu vastu.
6. Süsteem peab võimaldama andmete, vormingute ja arvutikeskkonna migratsiooni selliste vaheaegadega, mis on piisavad, et tagada dokumentide ja andmete loetavus ja kättesaadavus määruse (EL) nr 223/2014 artikli 51 lõikes 1 osutatud ajavahemiku lõpuni.
Artikkel 3
Otsingu- ja aruandlusfunktsioonid
Süsteem peab hõlmama:
a)
asjakohaseid otsinguvahendeid, mis võimaldavad hõlpsasti hankida dokumente, andmeid ja metaandmeid;
b)
aruandlusfunktsiooni, mis võimaldab koostada aruandeid vastavalt eelnevalt kindlaks määratud kriteeriumidele, eelkõige andmete puhul, mis on sätestatud komisjoni delegeeritud määruses (EL) nr 532/2014 (3);
c)
võimalust salvestada, eksportida või printida punktis b osutatud aruandeid või linki seda võimaldavale välisele rakendusele.
Artikkel 4
Süsteemi dokumentatsioon
Korraldusasutus esitab üksikasjaliku ja uuendatud funktsionaalse ja tehnilise dokumentatsiooni süsteemi toimimise ja omaduste kohta, mis on taotluse korral kättesaadav asjakohastele üksustele, kes vastutavad programmi haldamise eest, komisjonile ja Euroopa Kontrollikojale.
Esimeses lõigus nimetatud dokumentatsioon peab sisaldama tõendeid määruse (EL) nr 223/2014 rakendamise kohta asjaomases liikmesriigis.
Artikkel 5
Teabevahetuse turvalisus
Kasutatav süsteem peab olema kaitstud asjakohaste turvameetmetega seoses dokumentide salastatuse taseme, infosüsteemide ja isiklike andmete kaitsega. Need meetmed peavad olema kooskõlas rahvusvaheliste standardite ja siseriiklike õigusaktide nõuetega.
Esimeses lõigus osutatud turvameetmed peavad kaitsma võrke ja andmeedastusvahendeid, kui süsteem suhtleb muude moodulite ja süsteemidega.
Artikkel 6
Jõustumine
Käesolev määrus jõustub kahekümnendal päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.
Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.
Brüssel, 11. veebruar 2015