ДЕЛЕГИРАН РЕГЛАМЕНТ (ЕС) № 1042/2014 НА КОМИСИЯТА
от 25 юли 2014 година
за допълване на Регламент (ЕС) № 514/2014 по отношение на определянето и отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи и по отношение на статута и задълженията на одитните органи
ЕВРОПЕЙСКАТА КОМИСИЯ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз,
като взе предвид Регламент (ЕС) № 514/2014 на Европейския парламент и на Съвета от 16 април 2014 г. за определяне на общи разпоредби за фонд „Убежище, миграция и интеграция“ и за инструмента за финансово подпомагане на полицейското сътрудничество, предотвратяването и борбата с престъпността и управлението на кризи (1), и по-специално член 26, параграф 4 и член 29, параграф 1 от него,
като има предвид, че:
(1)
За да се гарантира приемственост между изпълнението на предходните фондове по линия на общата програма „Солидарност и управление на миграционните потоци“ по рамката за периода 2007 - 2013 г. и изпълнението на специалните регламенти по рамката за периода 2014 - 2020 г., Регламент (ЕС) № 514/2014 бе до голяма степен изготвен съобразно действащите правила за предходните фондове, но при вземане под внимание на промените, въведени в споделеното управление с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета (2).
(2)
За да се гарантира, че органите, които изпълняват националните програми, разполагат с капацитета да изпълняват своите задачи ефикасно и в съответствие с целите и приоритетите, определени в специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, следва да се определят правила за определянето на тези органи, за упражняването на надзор върху тяхното определяне и за прекратяването на техните правомощия, когато е необходимо.
(3)
За да се гарантира, че обхватът на техните отговорности им позволява да изпълняват националната програма, е необходимо да се въведат правила, определящи отговорностите в областта на управлението и контрола на отговорните органи, и по-специално условията, при които те могат да делегират или да възлагат на външни изпълнители някои от своите задачи.
(4)
Процедурата за подбор и за отпускане на средствата на Съюза по линия на националните програми следва да съблюдава принципите на прозрачност, недопускане на дискриминация и равно третиране. Поради това е необходимо да се определят условията, при които държавите членки следва да изпълняват дейностите в рамките на националните програми, и по-специално да се посочи при какви обстоятелства отговорният орган може да изпълнява проектите пряко.
(5)
Във всички държави членки одитите следва да бъдат ефективни, да имат подходящ обхват и да се извършват в съответствие с Международните одиторски стандарти. За тази цел статутът на одитните органи и одиторските стандарти, които те трябва да съблюдават, следва да бъдат ясно определени.
(6)
За да се гарантира, че одитните дейности на одитните органи им позволяват да подкрепят одитните си становища, следва да бъдат определени различните видове одитни дейности.
(7)
Важно е резултатите от дейността на одитния орган да бъдат съобщавани своевременно и по подходящ начин на определящия орган и на Европейската комисия. По-специално важно е декларацията за управлението и годишното обобщение на окончателните одитни доклади и на извършените проверки, предоставени в рамките на годишното искане за плащане, да отразяват добре резултата от работата и заключенията на одитния орган. Поради това в рамките на своята одитна дейност одитният орган следва да гарантира, че информацията, свързана с одитната му дейност, се включва по подходящ начин в тези документи.
(8)
За да се създадат условия за бързо прилагане на предвидените в настоящия регламент мерки и за да не се забавят одобряването и изпълнението на националните програми, регламентът следва да влезе в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
(9)
Обединеното кралство и Ирландия са обвързани от Регламент (ЕС) № 514/2014 и следователно са обвързани от настоящия регламент.
(10)
Дания не е обвързана нито от Регламент (ЕС) № 514/2014, нито от настоящия регламент,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
ГЛАВА I
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 1
Определения
За целите на настоящия регламент се прилагат определенията в Регламент (ЕС) № 514/2014. Прилагат се също следните определения:
а)
„определящ орган“ означава орган на държава членка на министерско равнище по член 26, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014, който определя отговорния орган;
б)
„компетентни органи“ означава отговорния орган, одитния орган и когато е целесъобразно, упълномощения орган, посочени в член 25, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
„SFC2014“ означава електронната информационна система, създадена с член 2 от Регламент за изпълнение (ЕС) № 802/2014 на Комисията (3);
г)
„споразумение за отпускане на безвъзмездни средства“ означава споразумение или еквивалентна форма на правен инструмент, въз основа на който отговорният орган отпуска безвъзмездни средства на бенефициера с цел изпълнение на проект в рамките на националната програма.
ГЛАВА II
ОТГОВОРЕН ОРГАН
РАЗДЕЛ I
Определяне на отговорния орган
Член 2
Критерии и процедура за определяне на отговорния орган
1. Органът, който ще бъде определен за отговорен орган, разполага с административна организация и система за вътрешен контрол, които изпълняват критериите, формулирани в приложението към настоящия регламент („критерии за определяне“). Критериите за определяне са свързани със следното:
а)
вътрешната среда;
б)
контролните дейности;
в)
вътрешната информация и комуникация;
г)
вътрешното наблюдение и докладване.
Държавите членки могат да предвидят допълнителни критерии за определяне с цел вземане под внимание на размера, отговорностите и други характеристики на отговорния орган.
2. Одитният орган по член 26, параграф 3 от Регламент (ЕС) № 514/2014 преценява дали бъдещият отговорен орган отговаря на критериите за определяне, формулирани в приложението, и документира своите одитни констатации, заключения и становище в одитен доклад, предназначен за определящия орган.
3. Ако определящият орган счита, че бъдещият отговорен орган не изпълнява критериите за определяне, той дава на този орган конкретни указания да отстрани констатираните несъответствия в определен срок, преди да може да бъде определен за отговорен орган.
До постигането на съответствие с критериите органът може да бъде временно определен за отговорен орган за срок от не повече от 12 месеца. Продължителността на този временен срок е пропорционална на установените несъответствия.
4. При определяне на отговорния орган държавата членка незабавно уведомява Комисията посредством SFC2014. С това уведомление държавата членка изпраща документация за:
а)
основното разпределение на отговорностите между организационните единици на отговорния орган;
б)
когато е целесъобразно, неговите отношения с упълномощените органи, дейностите, които ще бъдат делегирани, и основните процедури за упражняване на надзор върху тези делегирани дейности; и
в)
обобщение на основните процедури за обработка на исканията за плащане, изпратени от бенефициерите, и за разрешаване и регистриране на разходите.
Член 3
Упражняване на надзор върху отговорния орган и преразглеждане на определянето
1. Определящият орган упражнява надзор върху отговорния орган, по-специално въз основа на информацията по член 14, параграф 2 от настоящия регламент, и проследява констатираните недостатъци.
2. Държавите членки гарантират, че информацията, според която отговорният орган вече не изпълнява критериите за определяне, незабавно се съобщава на определящия орган.
3. Когато отговорният орган вече не изпълнява изцяло критериите за определяне или системата му за вътрешен контрол има толкова недостатъци, че препятства способността му да изпълнява своите задачи, определящият орган поставя отговорния орган под наблюдение. В такива случаи определящият орган изготвя план с коригиращи мерки, който отговорният орган трябва да изпълни в срок, съобразен със сериозността на несъответствието или на недостатъка. Този срок не надвишава 12 месеца от началото на срока за наблюдение.
4. Определящият орган незабавно уведомява Комисията за всеки план с коригиращи мерки, изготвен по силата на параграф 3, и държи Комисията в течение за постигнатия по изпълнението на този план напредък.
5. Ако правомощията на отговорния орган бъдат прекратени, определящият орган незабавно определя друг отговорен орган в съответствие с член 26 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и с член 2 от настоящия регламент, за да се гарантира, че плащанията към бенефициерите продължават без прекъсване.
6. Когато Комисията установи, че държава членка не е изпълнила задължението си за изготвяне на план с коригиращи мерки съгласно параграф 3 или че отговорният орган запазва правомощията си, при все че не е изпълнил плана с коригиращи мерки в определения срок, Комисията предприема мерки за отстраняване на оставащите недостатъци посредством процедурата за уравняване с оглед на съответствието, предвидена в член 47 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
РАЗДЕЛ II
Отговорности в областта на управлението и контрола на отговорния орган
Член 4
Задачи на отговорния орган
Отговорният орган управлява и изпълнява националната програма в съответствие с принципите на доброто финансово управление. Той е натоварен със следните задачи:
а)
да се консултира с партньорите в съответствие с член 12, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
б)
да направи необходимото за осигуряване на доброто функциониране на комитета за наблюдение по член 12, параграф 4 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
в)
да внася пред Комисията предложение за национална програма съгласно член 14 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и всички следващи преразглеждания, като използва SFC2014;
г)
да определя и въвежда правилата за допустимост на проектите и на разходите по проектите за всички дейности, като гарантира равно третиране и избягва всички конфликти на интереси, в съответствие с принципите на доброто финансово управление;
д)
да организира и публикува покани за представяне на оферти и на предложения, както и последващия подбор и възлагане на проекти за финансиране по линия на националната програма, в съответствие с приложното поле и целите на специалните регламенти, посочени в член 2, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014, и с критериите, формулирани в член 9 от настоящия регламент;
е)
да се увери, че съществуват и се използват системи за събиране на данните, необходими за съобщаване на Комисията на общите и специфичните за програмата показатели, както и на други данни за изпълнението на програмата и на проектите;
ж)
да получава плащанията от Комисията и да извършва плащанията в полза на бенефициерите;
з)
да осигурява съгласуваност и взаимно допълване между съфинансирането по силата на специалните регламенти и други приложими национални инструменти и инструменти на Съюза;
и)
да наблюдава проектите и да се уверява, че декларираните разходи по проектите действително са извършени и са в съответствие с националните правила и с правилата на Съюза;
й)
да се увери, че съществува система за въвеждане и съхранение в електронен вид на счетоводната документация за всеки проект по линия на националната програма и че се събират данните за изпълнението, необходими за финансовото управление, наблюдението, контрола и оценката;
к)
без да се засягат националните счетоводни правила, да гарантира, че бенефициерите и другите органи, които участват в изпълнението на проектите, финансирани по националната програма, поддържат или отделна счетоводна система, или подходящ счетоводен код за всички операции, свързани с проекта;
л)
да се увери, че оценяването на националната програма по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 се извършва в съответните срокове;
м)
да гарантира, че за целите на извършването на оценката по член 56 и член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на становище по оценката независимите оценители получават цялата необходима информация за управлението на националната програма;
н)
да въведе процедури, с които се гарантира, че за всички документи, свързани с разходите, с решенията и с контролните дейности, съществува необходимата одитна следа и че тези документи се съхраняват в съответствие с регламентите за изпълнение на Комисията, приети въз основа на член 27, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
о)
да гарантира, че за целите на извършването на одитите по член 29 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и формулирането на одитното становище одитният орган получава цялата необходима информация за прилаганите процедури за управление и контрол и за разходите, финансирани по линия на специалните регламенти;
п)
да изготвя докладите за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и докладите за оценка по член 57, параграф 1 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да ги предоставя на Комисията посредством SFC2014;
р)
да изготвя искането за плащане в съответствие с член 44 от Регламент (ЕС) № 514/2014 и да го представя на Комисията посредством SFC2014;
с)
да провежда дейности за информиране и популяризиране и да разпространява резултатите от програмата, в съответствие с член 53 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
т)
да извършва административни проверки и проверки на място съгласно член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
у)
да си сътрудничи с Комисията и с отговорните органи в останалите държави членки; и
ф)
да реагира на констатациите на одитния орган или чрез предприемане на мерки по тях, или, при оспорване на констатациите на одитния орган, чрез предоставяне на подробна обосновка.
Член 5
Упълномощен орган
1. Отговорният орган може да делегира част от своите задачи или всички от тях на упълномощен орган в съответствие с член 25, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) № 514/2014. Всяко делегиране на задачи съблюдава принципите на доброто финансово управление и гарантира спазването на принципа на недопускане на дискриминация, както и видимост на финансирането от Съюза. Делегираните задачи не пораждат конфликти на интереси.
2. Обхватът на задачите, делегирани от отговорния орган на упълномощения орган, и подробните процедури за тяхното изпълнение се описват в документ, който се подписва от отговорния орган и от упълномощения орган. Този акт за делегиране включва поне следното:
а)
съответния специален регламент;
б)
задачата или задачите, делегирани на упълномощения орган;
в)
задължението на упълномощения орган да проверява дали бенефициерите спазват правилата на Съюза и националните правила;
г)
задължението на упълномощения орган да създаде и поддържа организационна структура и система за управление и контрол, подходящи за изпълнението на неговите задължения;
д)
информацията и подкрепящите документи, които упълномощеният орган трябва да представя на отговорния орган, и сроковете, които трябва да спазва; и
е)
механизма на отговорния орган за упражняване на надзор върху упълномощения орган.
3. В съответствие с член 25, параграф 1, буква а) от Регламент (ЕС) № 514/2014 комуникацията с Комисията не се делегира. Упълномощеният орган осъществява комуникация с Комисията посредством отговорния орган.
4. Ако упълномощеният орган не е публична администрация или частен орган със задължение за обществена услуга, регламентиран от националното право, отговорният орган не може да му делегира изпълнителни правомощия, които включват голяма свобода на преценка, предполагаща политически избор.
5. Отговорният орган остава отговорен за задачите, които е делегирал. Отговорният орган редовно прави преглед на делегираните задачи, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
6. Що се отнася до делегираните задачи, настоящият регламент се прилага по отношение на упълномощения орган по аналогия.
Член 6
Възлагане на задачи на външни изпълнители
Отговорният орган може да възлага някои от своите задачи на външни изпълнители. Той обаче продължава да носи отговорност за тях.
Отговорният орган редовно прави преглед на задачите, възложени на външни изпълнители, за да потвърди, че свършената работа е със задоволително качество и в съответствие с правилата на Съюза и националните правила.
РАЗДЕЛ III
Задължения на отговорния орган по отношение на публичната интервенция
Член 7
Роля на отговорния орган като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. По правило отговорният орган отпуска безвъзмездни средства за проекти по линия на националната програма въз основа на открити покани за представяне на предложения.
2. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства за проекти въз основа на ограничена покана за представяне на предложения.
В ограничените покани за представяне на предложения могат да участват само избрани организации поради специфичния характер на проекта или техническите или административни компетенции на органите, поканени да представят предложения.
Основанията за използването на ограничена покана за представяне на предложения се посочват в поканата за представяне на предложения.
3. Отговорният орган може да отпуска безвъзмездни средства пряко, когато специфичният характер на проекта или техническите или административни компетенции на съответните органи го налагат, като например в случай на de jure или de facto монополи.
Основанията за използването на пряко отпускане на безвъзмездни средства се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
4. В надлежно обосновани случаи, включително продължаването на многогодишни проекти, избрани в рамките на предходна покана за представяне на предложения, или в спешни ситуации, безвъзмездни средства могат да бъдат отпускани без покана за представяне на предложения.
Основанията за отпускане на безвъзмездни средства без покана за представяне на предложения се посочват в решението за отпускане на безвъзмездни средства.
5. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, нито отговорният орган, нито който и да е упълномощен орган може да бъде бенефициер на безвъзмездни средства, отпуснати в съответствие с настоящия член.
6. Отговорният орган определя кой отпуска безвъзмездните средства и гарантира, че се избягват конфликтите на интереси, по-специално когато кандидатите са национални органи.
Член 8
Условия, при които отговорният орган действа като изпълнителен орган
1. Отговорният орган може да реши да изпълнява проекти пряко - самостоятелно или съвместно с друг национален орган, поради административни правомощия или технически експертен опит или поради това, че характеристиките на проекта налагат този избор на изпълнение, като например de jure монопол или изисквания, свързани със сигурността. В такива случаи отговорният орган е бенефициер на безвъзмездните средства.
2. Мотивите на отговорния орган за действане като изпълнителен орган и за избиране на национални органи за съвместно изпълнение, както е описано в параграф 1, се съобщават на Комисията в годишния доклад за изпълнението по член 54 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
3. При изпълнението на проекти като изпълнителен орган отговорният орган съблюдава принципа на най-добра стойност за вложените средства и предотвратява конфликтите на интереси.
4. Административното решение за съфинансиране на проект в рамките на националната програма включва всяка информация, необходима за наблюдаване на изпълнението на съфинансираните продукти и услуги и за проверка на направените разходи.
5. Ако съществува вероятност отговорният орган да действа редовно като изпълнителен орган:
а)
отговорният орган и одитният орган не са част от един и същ орган, освен ако одитният орган докладва пред външен орган и одитната му независимост е гарантирана; и
б)
задачите на отговорния орган, определени в член 4, не се засягат.
Член 9
Процедура за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства
1. Поканите за представяне на предложения по член 7, параграф 1 се оповестяват по начин, който гарантира открита конкуренция и подходяща публичност сред потенциалните бенефициери. Всяка съществена промяна в поканите се оповестява по същия начин.
В поканите за представяне на предложения по член 7, параграфи 1 и 2 се посочва поне следното:
а)
целите;
б)
критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства;
в)
договореностите във връзка с финансирането от Съюза и ако е приложимо, с националното финансиране, включително, когато е приложимо, възможността да се прилага по-висока ставка на съфинансиране в съответствие с член 16, параграф 5 от Регламент (ЕС) № 514/2014;
г)
условията и редът и срокът за подаване на предложенията;
д)
правилата за допустимост на разходите;
е)
срокът на проекта; и
ж)
финансовата и друга информация, която трябва да се запазва и съобщава.
2. Преди да бъде взето решението за отпускане на безвъзмездни средства, отговорният орган се уверява, че бенефициерите по проекта могат да изпълнят критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
3. Отговорният орган определя процедурите за получаване на предложения. Той подлага предложенията на формален, технически и бюджетен анализ и на качествена оценка, като прилага критериите, посочени в поканата за представяне на предложения, по прозрачен и недискриминиращ начин. Отговорният орган документира в писмен вид основанията за отхвърлянето на другите предложения.
4. В решението за отпускане на безвъзмездни средства се посочват поне името на бенефициерите, съществените данни за проекта и оперативните му цели, максималният размер на средствата, които отпуска Съюзът, и максималната ставка на съфинансиране на общите допустими разходи.
5. Отговорният орган уведомява всички кандидати за своето решение в писмена форма. Той съобщава на неуспелите кандидати основанията за тяхното отхвърляне въз основа на критериите за подбор и за отпускане на безвъзмездни средства.
Член 10
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като орган за отпускане на безвъзмездни средства
1. Когато отговорният орган действа като орган, който отпуска безвъзмездни средства, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
подписване на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства с бенефициерите; и
б)
наблюдение на споразуменията за отпускане на безвъзмездни средства, включително на всички техни изменения, чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, големите задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
графикът и разпоредбите за изпълнение на споразумението, включително разпоредбите за задълженията за докладване, за измененията на споразумението и за неговото прекратяване;
з)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се съобщават;
и)
разпоредба, според която бенефициерът трябва да събира своевременно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
й)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
к)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
л)
условията, свързани с одитната следа;
м)
разпоредбите относно защитата на данните; и
н)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се подписва преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В споразумението за отпускане на безвъзмездни средства се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
Член 11
Документи за формализиране на безвъзмездните средства, когато отговорният орган действа като изпълняващ орган
1. Когато отговорният орган действа като изпълняващ орган, той определя процедури за управление на проектите, съгласно които се изисква поне следното:
а)
формализиране на административно решение за съфинансиране на проектите; и
б)
наблюдение на административното решение и на всички негови изменения чрез административни средства, като например обмен на кореспонденция или писмени доклади.
2. В административното решение се включва или посочва следното:
а)
максималният размер на средствата, които предоставя Съюзът;
б)
максималният процент на средствата на Съюза съгласно приложимия специален регламент;
в)
подробно описание и график на проекта;
г)
ако е приложимо, важните задачи, които бенефициерът възнамерява да възложи за подизпълнение на трети лица, както и свързаните с тях разходи;
д)
одобреният прогнозен бюджет и план за финансиране за проекта, включително разходите и приходите, в съответствие с определените правила за допустимост;
е)
методът за изчисляване на размера на средствата, които отпуска Съюзът, при приключването на проекта;
ж)
оперативните цели на проекта, включително количествено определените цели и показателите, които трябва да се използват;
з)
разпоредба, според която отговорният орган трябва да събира и съобщава поне веднъж годишно необходимите данни за общите показатели, посочени в специалния регламент, като и за всички специфични за програмата показатели, и да съобщава тези данни поне веднъж годишно;
и)
определение за допустими разходи, включително, ако е приложимо, описание на методиката за определяне на таблица с разходите за единица продукт, еднократните суми и финансирането въз основа на единна ставка;
й)
счетоводните изисквания и условията, свързани с изплащането на безвъзмездните средства;
к)
условията, свързани с одитната следа;
л)
разпоредбите относно защитата на данните; и
м)
разпоредбите относно публичността.
3. По правило административното решение се взема преди започването на която и да е от дейностите по проекта, финансирани по линия на националната програма.
4. В административното решение се посочва изрично, че Комисията или нейните представители и Сметната палата упражняват правомощия за одит на всички бенефициери на безвъзмездни средства, изпълнители и подизпълнители, които получават финансиране от Съюза по линия на националната програма, въз основа на документни проверки и проверки на място.
ГЛАВА III
СТАТУТ НА ОДИТНИЯ ОРГАН И ЗАДЪЛЖЕНИЯ ПО ОТНОШЕНИЕ НА ОДИТИТЕ
Член 12
Статут на одитния орган
1. В съответствие с член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 и с член 25, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) № 514/2014 одитният орган функционира независимо от отговорния орган. Счита се, че функционална независимост съществува, когато няма пряка йерархична връзка между одитния орган и отговорния орган и одитният орган разполага с пълна автономност в своите становища и декларации.
2. Всички одитни дейности се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит.
Член 13
Възлагане на одитни дейности на външни изпълнители
Одитният орган може да възложи част от одитната си работа на друг одитен орган, при условие че този орган е функционално независим от отговорния орган. Одитният орган остава отговорен за работата, която възлага на външен изпълнител.
Одитите, които са възложени на външен изпълнител, се извършват в съответствие с международно приетите стандарти за одит и под внимателното наблюдение и надзор от страна на одитния орган.
Член 14
Одити
1. За да излезе със становището по член 59, параграф 5, втора алинея от Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012, одитният орган прави системни и финансови одити.
2. Системните одити проверяват дали системите за управление и контрол на отговорния орган са функционирали ефективно, за да се предоставят разумни гаранции, че разходите, включени в годишните отчети, са законосъобразни и редовни.Въз основа на тези одити одитният орган преценява дали отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне, посочени в приложението.
3. Финансовите одити се извършват, за да се предоставят разумни гаранции, че годишните отчети дават вярна и честна представа за разходите, декларирани от отговорния орган.
За да прецени дали отчетите дават вярна и честна представа, одитният орган проверява дали всички елементи на платените разходи и на получените публични средства, записани в сметките на отговорния орган през финансовата година, са заведени правилно в счетоводната система и съответстват на подкрепящата счетоводна документация, съхранявана от отговорния орган. По-специално въз основа на тези сметки одитният орган проверява следното:
а)
дали общият размер на допустимите разходи, декларирани в искането за плащане на годишното салдо, представено на Комисията, съответства на разходите в сметките на отговорния орган и ако има разлики, дали са предоставени подходящи разяснения в сметките за сумите за равнение;
б)
дали оттеглените и събраните суми, сумите, които трябва да бъдат събрани, и несъбираемите суми към края на финансовата година съответстват на сумите, записани в счетоводната система на отговорния орган, и са подкрепени с документирани решения на отговорния орган;
в)
дали отговорният орган е извършил административните проверки и проверките на място в съответствие с член 27 от Регламент (ЕС) № 514/2014.
Проверките по букви а), б) и в) могат да се извършват чрез извадка.
4. В рамките на своите системни и финансови одити одитният орган повтаря някои от административните проверки или проверките на място, извършени от отговорния орган. Одитният орган определя обхвата на повторно извършената одитна дейност въз основа на своята оценка на риска.
5. Ако при системните или финансовите одити от страна на одитния орган бъдат установени съществени слабости в ефективното функциониране на системите за управление и контрол на отговорния орган, одитният орган предприема следното:
а)
оценява финансовите и оперативните последици от тези слабости;
б)
отправя подходящи препоръки към отговорния орган за коригиращи и превантивни мерки;
в)
проследява начина, по който отговорният орган изпълнява тези мерки, и проверява дали се прилага план за действие за възстановяване на ефективното функциониране на системите за управление и контрол.
6. След приключване на одитната си дейност по параграфи 1, 2 и 3 одитният орган съобщава своите констатации на определящия орган, включително това дали, по негово мнение, отговорният орган продължава да изпълнява критериите за определяне.
7. Одитният орган се уверява, че отговорният орган съобщава по подходящ начин на Европейската комисия цялата информация, свързана с одитната му дейност по параграфи 1, 2 и 3.
ГЛАВА IV
ЗАКЛЮЧИТЕЛНА РАЗПОРЕДБА
Член 15
Влизане в сила
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко в държавите членки в съответствие с Договорите.
Съставено в Брюксел на 25 юли 2014 година.
KOMISJONI DELEGEERITUD MÄÄRUS (EL) nr 1042/2014,
25. juuli 2014,
millega täiendatakse määrust (EL) nr 514/2014 seoses vastutavate asutuste määramise, nende juhtimis- ja kontrollialaste ülesannete ning auditeerimisasutuste seisundi ja kohustustega
EUROOPA KOMISJON,
võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut,
võttes arvesse Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. aasta määrust (EL) nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted, (1) eriti selle artikli 26 lõiget 4 ja artikli 29 lõiget 1,
ning arvestades järgmist:
(1)
Selleks et tagada järjepidevus üldprogrammi „Solidaarsus ja rändevoogude juhtimine” varasemate, 2007.-2013. aasta finantsraamistiku fondide ning 2014.-2020. aasta finantsraamistiku erimääruste rakendamise vahel, on määruse (EL) nr 514/2014 väljatöötamisel suurel määral lähtutud varasemate fondide puhul kehtinud eeskirjadest, võttes seejuures arvesse muutusi, mida eelarve täitmises koostöös liikmesriikidega on tehtud Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL, Euratom) nr 966/2012 (2).
(2)
Selleks et tagada riiklikke programme ellu viivate asutuste suutlikkus täita oma ülesandeid tulemuslikult ja kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 2 punktis a osutatud erimäärustes sätestatud eesmärkide ja prioriteetidega, tuleb kehtestada eeskirjad nende asutuste määramise, määramisega seotud järelevalve ja määramise lõpetamise kohta.
(3)
Selleks et tagada, et nende vastutusala võimaldab neil riikliku programmi elluviimist, on vaja kehtestada eeskirjad, milles oleks kindlaks määratud vastutavate asutuste juhtimis- ja kontrollialased ülesanded, eeskätt tingimused, mille alusel nad võivad osa oma ülesannetest delegeerida või tellida allhankena.
(4)
Riiklike programmide raames liidu toetuse saajate valimise ja toetuste määramise kord peaks vastama läbipaistvuse, mittediskrimineerimise ja võrdse kohtlemise põhimõtetele. Seega on vaja kehtestada tingimused, mida liikmesriigid peaksid täitma riiklike programmide meetmete rakendamisel, määrates eelkõige kindlaks, millistel asjaoludel võib vastutav asutus projekte otse ellu viia.
(5)
Auditid peaksid olema kõigis liikmesriikides tulemuslikud, piisava ulatusega ning läbi viidud vastavalt rahvusvahelistele auditeerimisstandarditele. Selleks peaks auditeerimisasutuste seisund ja auditeerimisstandardid olema selgelt kindlaks määratud.
(6)
Selleks et tagada, et auditeerimisasutuste auditeerimistegevus võimaldab neil oma auditiarvamusi põhjendada, tuleks määratleda eri tüüpi auditeerimistegevused.
(7)
Tähtis on, et auditeerimisasutuste tegevuse tulemustest teavitatakse õigeaegselt ja nõuetekohaselt määrajaasutust ning Euroopa Komisjoni. Eriti tähtis on, et liidu vahendite haldaja kinnitus ning lõplike auditiaruannete ja tehtud kontrollide iga-aastane kokkuvõte, mis edastatakse iga-aastase maksetaotluse osana, kajastaks õigesti auditeerimisasutuse tööd ja järeldusi. Seega peaks auditeerimisasutus osana oma auditeerimistööst tagama, et auditeerimistegevusega seotud teave leiab kõnealustes dokumentides piisavat kajastust.
(8)
Selleks et käesolevas määruses sätestatud meetmeid oleks võimalik viivitamata kohaldada ja et riiklike programmide heakskiitmine ja elluviimine ei viibiks, peaks käesolev määrus jõustuma järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.
(9)
Määrus (EL) nr 514/2014 ja seega ka käesolev määrus on Ühendkuningriigi ja Iirimaa suhtes siduvad.
(10)
Määrus (EL) nr 514/2014 ja käesolev määrus ei ole Taani suhtes siduvad,
ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:
I PEATÜKK
ÜLDSÄTTED
Artikkel 1
Mõisted
Käesoleva määruse kohaldamisel kasutatakse määruse (EL) nr 514/2014 mõisteid. Samuti kohaldatakse järgmisi mõisteid:
a) „määrajaasutus”- liikmesriigi ministeeriumi tasandi asutus, millele on osutatud määruse (EL) nr 514/2014 artikli 26 lõikes 1 ja mis määrab vastutava asutuse;
b) „pädevad asutused”- vastutav asutus, auditeerimisasutus ja vajaduse korral volitatud asutus, millele on osutatud määruse (EL) nr 514/2014 artikli 25 lõikes 1;
c) „SFC2014”- elektrooniline andmevahetussüsteem, mis on loodud komisjoni rakendusmääruse (EL) nr 802/2014 artikliga 2 (3);
d) „toetusleping”- leping või samaväärne õigusakt, mille alusel annab vastutav asutus toetusesaajale toetust projekti elluviimiseks riikliku programmi alusel.
II PEATÜKK
VASTUTAV ASUTUS
I JAGU
Vastutava asutuse määramine
Artikkel 2
Vastutava asutuse määramiskriteeriumid ja -kord
1. Asutusel, mis määratakse vastutavaks asutuseks, peab olema halduskorraldus ja sisekontrolli süsteem, mis vastavad käesoleva määruse lisas sätestatud kriteeriumidele („määramiskriteeriumid”). Määramiskriteeriumites käsitletakse:
a)
sisekeskkonda,
b)
kontrollitegevusi,
c)
sisemist teavitamist ja teabevahetust,
d)
sisejärelevalvet ja -aruandlust.
Liikmesriigid võivad kehtestada täiendavaid määramiskriteeriume, et võtta arvesse vastutava asutuse suurust, ülesandeid ja muid omadusi.
2. Määruse (EL) nr 514/2014 artikli 26 lõikes 3 osutatud auditeerimisorgan hindab, kas tulevane vastutav asutus vastab lisas esitatud määramiskriteeriumidele, ning esitab määrajaasutusele auditiaruandes oma auditeerimistulemused, järeldused ja arvamuse.
3. Juhul kui määrajaasutus ei ole veendunud, et tulevane vastutav asutus vastab määramiskriteeriumidele, annab ta kõnealusele asutusele konkreetsed juhised mittevastavuste kõrvaldamiseks ning tähtaja vastavuse saavutamiseks, enne kui asutuse võib määrata vastutavaks asutuseks.
Kuni vastavuse saavutamiseni võib asutuse kuni 12 kuuks ajutiselt määrata vastutavaks asutuseks. Kõnealuse ajutise määramise pikkus peab olema proportsionaalne avastatud mittevastavustega.
4. Vastutava asutuse määramisel teavitab liikmesriik komisjoni viivitamata SFC2014 abil. Teates esitab liikmesriik dokumendid, mis sisaldavad järgmist:
a)
ülesannete üldine jaotus vastutava asutuse üksuste vahel;
b)
vajaduse korral vastutava asutuse seos volitatud asutustega, delegeeritavad ülesanded ning nende delegeeritavate ülesannete järelevalveks ettenähtud peamised menetlused ning
c)
toetusesaajate esitatud rahaliste nõuete läbivaatamise ning kulude kinnitamise ja kajastamise peamiste menetluste kokkuvõte.
Artikkel 3
Vastutava asutuse järelevalve ja määramise läbivaatamine
1. Määrajaasutus teostab vastutava asutuse üle järelevalvet, eelkõige käesoleva määruse artikli 14 lõikes 2 osutatud teabe alusel, ja jälgib kõigi avastatud puuduste kõrvaldamist.
2. Liikmesriigid tagavad, et teave selle kohta, et vastutav asutus ei vasta enam määramiskriteeriumidele, edastatakse viivitamata määrajaasutusele.
3. Kui vastutav asutus ei vasta enam täielikult määramiskriteeriumidele või kui selle sisekontrolli süsteem on nii puudulik, et kahjustab asutuse suutlikkust täita oma ülesandeid, kehtestab määrajaasutus vastutavale asutusele katseaja. Sellistel juhtudel koostab määrajaasutus vastutavale asutusele puuduste kõrvaldamise kava, mis tuleb ellu viia mittevastavuse või puuduse raskusastmele vastava tähtaja jooksul. See tähtaeg ei tohi olla pikem kui 12 kuud alates katseaja algusest.
4. Määrajaasutus teavitab viivitamata komisjoni kõigist lõike 3 alusel koostatud puuduste kõrvaldamise kavadest ning hoiab komisjoni kursis kava elluviimise käiguga.
5. Kui vastutava asutuse määramine lõpetatakse, määrab määrajaasutus viivitamata teise vastutava asutuse kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikliga 26 ja käesoleva määruse artikliga 2, et tagada maksete katkematu laekumine toetusesaajatele.
6. Kui komisjon leiab, et liikmesriik ei ole täitnud oma kohustust koostada puuduste kõrvaldamise kava vastavalt lõikele 3 või et vastutav asutus on säilitanud oma seisundi, ehkki puuduste kõrvaldamise kava ei ole täidetud kindlaksmääratud tähtajaks, käsitleb komisjon kõiki ülejäänud puudusi määruse (EL) nr 514/2014 artikliga 47 ette nähtud vastavuskontrolli menetluse abil.
II JAGU
Vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollialased ülesanded
Artikkel 4
Vastutava asutuse ülesanded
Vastutav asutus kohustub riiklikku programmi juhtima ja ellu viima kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtetega. Vastutav asutus:
a)
konsulteerib partneritega vastavalt määruse (EL) nr 514/2014 artikli 12 lõikele 1;
b)
tagab määruse (EL) nr 514/2014 artikli 12 lõikes 4 osutatud järelevalvekomitee nõuetekohase töö;
c)
esitab komisjonile taotluse riikliku programmi ja selle muudetud versioonide kohta vastavalt määruse (EL) nr 514/2014 artiklile 14, kasutades andmevahetussüsteemi SFC2014;
d)
määrab kindlaks ja kehtestab toetuskõlblikkuse eeskirjad ja projektikulud kõigile tegevustele, tagades võrdse kohtlemise põhimõtte ning vältides huvide konflikti kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtetega;
e)
korraldab pakkumismenetlusi ja projektikonkursse ning järgnevat riikliku programmi raames rahastatavate projektide valimist ja toetuste määramist ning levitab nendekohast teavet kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 2 punktis a osutatud erimääruste reguleerimisala ja eesmärkidega ning käesoleva määruse artiklis 9 sätestatud kriteeriumidega;
f)
tagab väljakujunenud süsteemid, et koguda andmeid, mis on vajalikud selleks, et teavitada komisjoni üldistest ja programmipõhistest näitajatest, ja muid andmeid programmi ja projektide elluviimise kohta;
g)
võtab komisjonilt vastu makseid ja teeb makseid toetusesaajatele;
h)
tagab järjepidevuse ja täiendavuse erimääruste ning muude asjaomaste siseriiklike ja liidu õigusaktide alusel toimuva kaasrahastamise vahel;
i)
vastutab projektide järelevalve eest ja kontrollib, kas projektide kohta deklareeritud kulud on tegelikkuses kantud ning vastavad liidu ja siseriiklikele eeskirjadele;
j)
tagab riikliku programmi iga projekti puhul raamatupidamisdokumentide salvestamiseks ja säilitamiseks vajaliku arvutisüsteemi ning finantsjuhtimiseks, järelevalveks, kontrolliks ja hindamiseks vajalike rakendamisandmete kogumise;
k)
tagab, ilma et see piiraks siseriiklike raamatupidamiseeskirjade kohaldamist, et toetusesaajad ja muud riikliku programmi alusel rahastatavate projektide elluviimisse kaasatud asutused kasutavad kõigi projektiga seotud tehingute puhul eraldi raamatupidamissüsteemi või nõuetekohaseid raamatupidamiskoode;
l)
tagab, et määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 56 ja artikli 57 lõikes 1 osutatud riikliku programmi hindamised tehakse ettenähtud tähtaegade jooksul;
m)
tagab, et sõltumatud hindajad saavad määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 56 ja artikli 57 lõikes 1 osutatud hindamise tegemiseks ja hindamisaruande koostamiseks kogu vajaliku teabe riikliku programmi juhtimise kohta;
n)
kehtestab korra, millega tagatakse, et kõigil kulude, otsuste ja kontrollitegevustega seotud dokumentidel on nõuetekohane kontrolljälg ning et neid säilitatakse kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 27 lõike 5 alusel vastu võetud komisjoni rakendusmäärustega;
o)
tagab, et auditeerimisasutus saab määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 29 osutatud auditite tegemiseks ja auditiarvamuse koostamiseks kogu vajaliku teabe rakendatud juhtimis- ja kontrollimenetluste ning erimääruste alusel rahastatud kulude kohta;
p)
koostab määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 54 osutatud rakendamise aruanded ja määruse (EL) nr 514/2014 artikli 57 lõikes 1 osutatud hindamisaruanded ning esitab need komisjonile SFC2014 abil;
q)
koostab maksetaotluse määruse (EL) nr 514/2014 artikli 44 kohaselt ning esitab selle komisjonile SFC2014 abil;
r)
täidab teabe ja avalikustamisega seotud ülesandeid ning levitab programmi tulemusi määruse (EL) nr 514/2014 artikli 53 kohaselt;
s)
teeb halduskontrolle ja kohapealseid kontrolle määruse (EL) nr 514/2014 artikli 27 kohaselt;
t)
teeb koostööd komisjoniga ja vastutavate asutustega teistes liikmesriikides ning
u)
reageerib auditeerimisasutuse audititulemustele, rakendades vastavaid meetmeid või, juhul kui audititulemustega ei saa nõustuda, esitades üksikasjaliku põhjenduse.
Artikkel 5
Volitatud asutus
1. Vastutav asutus võib delegeerida oma ülesanded osaliselt või täielikult volitatud asutusele kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 25 lõike 1 punktiga c. Ülesannete delegeerimisel järgitakse usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtteid ning tagatakse mittediskrimineerimise ja liidu rahastamise nähtavuse põhimõtte järgimine. Delegeeritavad ülesanded ei tohi põhjustada huvide konflikti.
2. Vastutava asutuse poolt volitatud asutusele delegeeritud ülesannete ulatus ja nende täitmise üksikasjalik kord tuleb sätestada dokumendis, mille allkirjastavad vastutav asutus ja volitatud asutus. Kõnealune delegeerimisakt sisaldab vähemalt järgmisi andmeid:
a)
asjaomane erimäärus;
b)
volitatud asutusele usaldatud ülesanne/ülesanded;
c)
volitatud asutuse kohustus kontrollida toetusesaajate vastavust liidu ja siseriiklikele eeskirjadele;
d)
volitatud asutuse kohustus kehtestada ja säilitada tema kohustuste täitmiseks kohandatud organisatsiooniline struktuur ning juhtimis- ja kontrollisüsteem;
e)
teave ja tõendavad dokumendid, mida volitatud asutus on kohustatud esitama vastutavale asutusele ning nende esitamise tähtajad ning
f)
järelevalvemehhanism, mida vastutav asutus kohaldab volitatud asutuse suhtes.
3. Määruse (EL) nr 514/2014 artikli 25 lõike 1 punkti a kohaselt suhtlust komisjoniga ei delegeerita. Volitatud asutus suhtleb komisjoniga vastutava asutuse kaudu.
4. Kui volitatud asutus ei ole riiklik haldusorgan või siseriikliku õigusega reguleeritud eraõiguslik asutus, mis osutab avalikke teenuseid, ei tohi vastutav asutus delegeerida sellisele asutusele täidesaatvat võimu, millega kaasneb laiaulatuslik kaalutlusõigus, mis eeldab poliitiliste valikute tegemist.
5. Vastutav asutus jääb delegeeritud ülesannete eest vastutavaks. Vastutav asutus vaatab delegeeritud ülesanded korrapäraselt läbi, veendumaks, et tehtud töö on rahuldav ning kooskõlas liidu ja siseriiklike eeskirjadega.
6. Delegeeritud ülesannete puhul kehtib käesolev määrus analoogselt ka volitatud asutusele.
Artikkel 6
Ülesannete delegeerimine allhanke kaudu
Vastutav asutus võib osa ülesannetest delegeerida allhanke kaudu. Seejuures jääb ta nende ülesannete eest vastutavaks.
Vastutav asutus vaatab allhanke kaudu delegeeritud ülesanded korrapäraselt läbi, veendumaks, et tehtud töö on rahuldav ning kooskõlas liidu ja siseriiklike eeskirjadega.
III JAGU
Vastutava asutuse kohustused seoses riikliku sekkumisega
Artikkel 7
Vastutava asutuse roll toetusi andva asutusena
1. Reeglina annab vastutav asutus projektidele toetusi riikliku programmi raames ning avalike konkursikutsete alusel.
2. Vastutav asutus võib anda projektide toetusi ka piiratud konkursikutsete alusel.
Piiratud konkursikutsed on suunatud üksnes valitud organisatsioonidele, seda projekti iseärasuste või taotlusi esitama kutsutud asutuste tehnilise või halduspädevuse tõttu.
Piiratud konkursikutse kasutamist põhjendatakse konkursikutses.
3. Vastutav asutus võib anda toetusi otse, kui projekti iseärasuste või asjaomaste asutuste tehnilise või halduspädevuse tõttu, näiteks de jure või de facto monopoolse seisundi tõttu ei ole muid võimalusi.
Otse antud toetusi põhjendatakse toetuse andmise otsuses.
4. Nõuetekohaselt põhjendatud juhtudel, sealhulgas selliste mitmeaastaste projektide pikendamisel, mis valiti välja pärast eelmist konkursikutset, või erakorralistes olukordades võib toetusi anda ilma konkursikutseta.
Toetuse andmist ilma konkursikutseta põhjendatakse toetuse andmise otsuses.
5. Kui vastutav asutus tegutseb toetusi andva asutusena, ei tohi vastutav asutus ega ükski volitatud asutus olla käesoleva artikli kohaselt antud toetuse saaja.
6. Vastutav asutus määrab asutuse, kellel on õigus toetusi anda, ning tagab huvide konflikti ärahoidmise, eelkõige juhul, kui taotlejad on riigiasutused.
Artikkel 8
Tingimused, mida vastutav asutus peab järgima täidesaatva asutusena
1. Vastutav asutus võib otsustada projektid ellu viia otse, tegutsedes üksinda või koos mis tahes muu riigiasutusega haldusvolituste, tehnilise pädevuse või selle tõttu, et projekti iseärasustest, näiteks de jure monopoolsest seisundist või turvanõuetest, tingituna ei ole teistsugune elluviimine võimalik. Sellistel juhtudel on toetuse saajaks vastutav asutus.
2. Vastutava asutuse põhjendused täidesaatva asutusena tegutsemiseks ning seotud riigiasutuste valimiseks lõike 1 kohaselt esitatakse komisjonile rakendamise aastaaruandes, millele on osutatud määruse (EL) nr 514/2014 artiklis 54.
3. Projekte täidesaatva asutusena ellu viies järgib vastutav asutus kulutustele vastava tulu saamise põhimõtet ja ennetab huvide konflikti tekkimist.
4. Haldusotsus riikliku programmi toetatava projekti kaasrahastamise kohta peab sisaldama teavet, mis on vajalik kaasrahastatavate toodete ja teenuste rakendamise järelevalveks ning tehtud kulutuste kontrollimiseks.
5. Kui vastutavalt asutuselt oodatakse pidevat tegutsemist täidesaatva asutusena, siis:
a)
vastutav asutus ja auditeerimisasutus ei tohi olla sama asutuse osad, välja arvatud juhul, kui auditeerimisasutus annab aru mõnele välisele asutusele ja kui auditi sõltumatus on tagatud, ning
b)
vastutava asutuse artiklis 4 määratud ülesannete täitmine ei tohi saada kahju.
Artikkel 9
Valimise ja toetuse andmise menetlus
1. Artikli 7 lõikes 1 osutatud konkursikutsed avaldatakse viisil, mis tagab avaliku konkursi ning võimalike toetusesaajate piisava tähelepanu. Igasugune märkimisväärne muudatus konkursikutses avaldatakse samal viisil.
Artikli 7 lõigetes 1 ja 2 osutatud konkursikutsetes määratakse kindlaks vähemalt järgnev:
a)
eesmärgid;
b)
valiku- ja hindamiskriteeriumid;
c)
liidu- ja vajaduse korral riigipoolse rahastamise kord, kaasa arvatud vajaduse korral võimalus kehtestada suurem kaasrahastamise määr kooskõlas määruse (EL) nr 514/2014 artikli 16 lõikega 5;
d)
taotluste esitamise kord ja tähtaeg;
e)
kulude toetuskõlblikkuse eeskirjad;
f)
projekti kestus ning
g)
finants- ja muu teave, mida tuleb säilitada ja edastada.
2. Vastutav asutus peab enne toetuse andmise otsuse tegemist olema kindel, et projekti abisaajad on suutelised täitma valiku- ja hindamiskriteeriume.
3. Vastutav asutus kehtestab taotluste vastuvõtmise korra. Vastutav asutus teeb konkursikutses kindaksmääratud kriteeriumide alusel ning läbipaistval ja mittediskrimineerival viisil taotlustele ametliku, tehnilise ja eelarveanalüüsi ning kvalitatiivse hindamise. Vastutav asutus dokumenteerib muude taotluste tagasilükkamise põhjused.
4. Toetuse andmise otsuses märgitakse ära vähemalt toetusesaajate nimed, projekti peamised üksikasjad ja selle tegevuseesmärgid, liidu toetuse maksimaalne summa ning kaasrahastamise maksimaalne osakaal toetuskõlblikes kogukuludes.
5. Vastutav asutus teavitab taotlejaid oma otsusest kirjalikult. Vastutav asutus esitab mitteedukatele kandidaatidele nende tagasilükkamise põhjused koos viidetega valiku- ja hindamiskriteeriumidele.
Artikkel 10
Toetusi käsitlevad dokumendid juhul, kui vastutav asutus tegutseb toetust andva asutusena
1. Juhul kui vastutav asutus tegutseb toetust andva asutusena, peab ta kehtestama projektijuhtimise korra, mis nõuab vähemalt järgmist:
a)
toetuslepingute sõlmimine toetusesaajatega;
b)
toetuslepingute ja nende mis tahes muudatuste järelevalve halduslike vahenditega, nagu kirjavahetus või kirjalikud aruanded.
2. Toetusleping peab sisaldama või seal peab olema osutatud:
a)
liidu toetuse maksimaalne summa;
b)
liidu toetuse ülemmäär vastavalt asjaomasele erimäärusele;
c)
projekti üksikasjalik kirjeldus ja ajakava;
d)
vajaduse korral peamised ülesanded, mille täitmiseks toetusesaaja kavatseb sõlmida allhankelepingu kolmandate isikutega, ja nendega kaasnevad kulud;
e)
projekti kokkulepitud esialgne eelarve ja rahastamiskava, sealhulgas kulud ja tulud, vastavalt toetuskõlblikkuse eeskirjale;
f)
liidu toetussumma suuruse arvutamine projekti lõppedes;
g)
lepingu ajakava ja rakendussätted, sealhulgas aruandluskohustuse, lepingu muutmise ja lepingu lõpetamise sätted;
h)
projekti tegevuseesmärgid, sealhulgas arvudes väljendatud eesmärgid ja aruannetesse kaasatavad näitajad;
i)
säte, millega nõutakse toetusesaajalt õigeaegset andmete kogumist erimääruses sätestatud ühiste näitajate ja võimalike programmipõhiste näitajate kohta ning nende andmete esitamist vähemalt kord aastas;
j)
toetuskõlblike kulude mõiste, sealhulgas vajaduse korral ühikuhindade astmiku, ühekordsete maksete ja kindlamääraliste maksete määramise metoodika kirjeldus;
k)
raamatupidamisnõuded ja toetuse maksmise tingimused;
l)
kontrolljäljega seotud tingimused;
m)
andmekaitse sätted ning
n)
avalikustamist reguleerivad sätted.
3. Üldreeglina allkirjastatakse toetuslepingud enne seda, kui riiklikust programmist rahastatavad projekti tegevused algavad.
4. Toetuslepingutes sätestatakse sõnaselgelt, et komisjoni või tema esindajate ja kontrollikoja pädevuses on auditeerida kõiki toetusesaajaid, töövõtjaid ja alltöövõtjaid, keda liit riikliku programmi raames rahastab, ning teha seda dokumentide kontrolli ja kohapealsete kontrollide abil.
Artikkel 11
Toetusi käsitlevad dokumendid juhul, kui vastutav asutus tegutseb täidesaatva asutusena
1. Juhul kui vastutav asutus tegutseb täidesaatva asutusena, peab ta kehtestama projektijuhtimise korra, millega nõutakse vähemalt järgmist:
a)
ametlik haldusotsus projektide kaasrahastamise kohta ning
b)
haldusotsuse ja selle mis tahes muudatuste järelevalve halduslike vahenditega, nagu kirjavahetus või kirjalikud aruanded.
2. Haldusotsus peab sisaldama või seal peab olema osutatud:
a)
liidu toetuse maksimaalne summa;
b)
liidu toetuse ülemmäär vastavalt asjaomasele erimäärusele;
c)
projekti üksikasjalik kirjeldus ja ajakava;
d)
vajaduse korral peamised ülesanded, mille täitmiseks toetusesaaja kavatseb sõlmida allhankelepingu kolmandate isikutega, ja nendega kaasnevad kulud;
e)
projekti kokkulepitud esialgne eelarve ja rahastamiskava, sealhulgas kulud ja tulud, vastavalt toetuskõlblikkuse eeskirjale;
f)
liidu toetussumma suuruse arvutamine projekti lõppedes;
g)
projekti tegevuseesmärgid, sealhulgas arvudes väljendatud eesmärgid ja kasutatavad näitajad;
h)
säte, millega nõutakse vastutavalt asutuselt andmete kogumist erimääruses sätestatud ühiste näitajate ja võimalike programmipõhiste näitajate kohta ning nende andmete esitamist vähemalt kord aastas;
i)
toetuskõlblike kulude mõiste, sealhulgas vajaduse korral ühikuhindade astmiku, ühekordsete maksete ja kindlamääraliste maksete määramise metoodika kirjeldus;
j)
raamatupidamisnõuded ja toetuse maksmise tingimused;
k)
kontrolljäljega seotud tingimused;
l)
andmekaitse sätted ning
m)
avalikustamist reguleerivad sätted.
3. Üldreeglina võetakse haldusotsus vastu enne seda, kui riiklikust programmist rahastatavad projekti tegevused algavad.
4. Haldusotsuses sätestatakse sõnaselgelt, et komisjoni või tema esindajate ja kontrollikoja pädevuses on auditeerida kõiki toetusesaajaid, töövõtjaid ja alltöövõtjaid, keda liit riikliku programmi raames rahastab, ning teha seda dokumentide kontrolli ja kohapealsete kontrollide abil.
III PEATÜKK
AUDITEERIMISASUTUSE SEISUND JA KOHUSTUSED SEOSES AUDITITEGA
Artikkel 12
Auditeerimisasutuse seisund
1. Kooskõlas määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 59 lõike 5 teise lõiguga ning määruse (EL) nr 514/2014 artikli 25 lõike 1 punktiga b on auditeerimisasutus oma ülesannetes vastutavast asutusest sõltumatu. Sõltumatuseks ülesannete täitmisel loetakse seda, kui puudub hierarhiline seos auditeerimisasutuse ja vastutava asutuse vahel ning kui auditeerimisasutus on oma seisukohtades ja avaldustes täielikult iseseisev.
2. Kogu auditeerimistöö tehakse kooskõlas rahvusvaheliselt aktsepteeritud auditeerimisstandarditega.
Artikkel 13
Auditeerimisteenuste tellimine allhankena
Auditeerimisasutus võib tellida osa auditeerimistööst allhankena teiselt auditeerimisorganilt, tingimusel et teine auditeerimisorgan on oma ülesannetes vastutavast asutusest sõltumatu. Auditeerimisasutus jääb vastutavaks allhankena tellitud töö eest.
Allhankena tellitud auditid tehakse kooskõlas rahvusvaheliselt aktsepteeritud auditeerimisstandarditega ning auditeerimisasutuse hoolika järelevalve ja juhtimise all.
Artikkel 14
Auditid
1. Selleks et esitada määruse (EL, Euratom) nr 966/2012 artikli 59 lõike 5 teises lõigus osutatud arvamus, teeb auditeerimisasutus süsteemi- ja finantsauditid.
2. Süsteemiauditite ülesanne on kontrollida, kas vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemid on toiminud tulemuslikult, tagades piisava kindluse, et raamatupidamise aastaaruannetes kajastuvad kulud on seaduslikud ja korrektsed.Nende auditite põhjal teeb auditeerimisasutus kindlaks, kas vastutav asutus vastab jätkuvalt lisas sätestatud määramiskriteeriumidele.
3. Finantsauditid tehakse selleks, et tagada piisav kindlus, et raamatupidamise aastaaruanded annavad õige ja õiglase ülevaate vastutava asutuse deklareeritud kuludest.
Selleks et hinnata, kas aruanded annavad õige ja õiglase ülevaate, kontrollib auditeerimisasutus, kas kõik tehtud kulud ning avalikult sektorilt saadud toetused, mis majandusaasta vältel on vastutava asutuse raamatupidamisarvestusse kantud, on raamatupidamissüsteemis nõuetekohaselt kajastatud ning vastavad tõendavatele raamatupidamisdokumentidele, mida vastutav asutus säilitab. Eelkõige kohustub auditeerimisasutus nimetatud raamatupidamisarvestuse põhjal:
a)
kontrollima, kas komisjonile esitatud iga-aastases lõppmaksetaotluses deklareeritud toetuskõlblikud kogukulud vastavad vastutava asutuse raamatupidamisarvestuses kajastatud kogukuludele, ning kui esineb lahknevusi, siis kas nende vastavusse viimiseks vajalike summade kohta on raamatupidamisarvestuses antud piisavad selgitused;
b)
kontrollima, kas majandusaasta jooksul tühistatud ja tagasi nõutud summad, majandusaasta lõpu seisuga tagasinõudmisele kuuluvad summad ning summad, mida ei ole võimalik tagasi nõuda, vastavad vastutava asutuse raamatupidamissüsteemi sisestatud summadele ning põhinevad vastutava asutuse dokumenteeritud otsustel;
c)
veenduma, et vastutav asutus on teinud haldus- ja kohapealsed kontrollid määruse (EL) nr 514/2014 artikli 27 kohaselt.
Punktides a, b ja c osutatud kontrollimisi võib teha valimi alusel.
4. Osana süsteemi- ja finantsaudititest teeb auditeerimisasutus uuesti mõne vastutava asutuse tehtud haldus- või kohapealsetest kontrollidest. Auditeerimisasutus määrab riskihindamise alusel kindlaks kordusauditi ulatuse.
5. Juhul kui auditeerimisasutuse süsteemi- või finantsauditite käigus avastatakse olulisi nõrkusi vastutava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemide tulemuslikus toimimises, kohustub auditeerimisasutus:
a)
hindama nimetatud nõrkuste finants- ja tegevusalast mõju;
b)
esitama vastutavale asutusele nõuetekohaseid soovitusi parandus- ja ennetusmeetmete võtmiseks;
c)
jälgima nende meetmete rakendamist vastutava asutuse poolt ning hindama, kas tegevuskava juhtimis- ja kontrollisüsteemide tulemusliku toimimise taastamiseks on rakendatud.
6. Pärast lõigetes 1-3 osutatud auditeerimistegevuse lõpuleviimist esitab auditeerimisasutus tulemustest aruande määrajaasutusele, märkides, kas vastutav asutus vastab tema arvates jätkuvalt määramiskriteeriumidele.
7. Auditeerimisasutus tagab, et vastutav asutus esitab kogu lõigetes 1-3 osutatud auditeerimistegevusega seotud teabe nõuetekohaselt Euroopa Komisjonile.
IV PEATÜKK
LÕPPSÄTE
Artikkel 15
Jõustumine
Käesolev määrus jõustub järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.
Käesolev määrus on tervikuna siduv ja aluslepingute kohaselt liikmesriikides vahetult kohaldatav.
Brüssel, 25. juuli 2014