РЕГЛАМЕНТ (ЕС) 2015/496 НА СЪВЕТА
от 17 март 2015 година
за изменение на Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 по отношение на депозирането на историческите архиви на институциите в Европейския университетски институт във Флоренция
СЪВЕТЪТ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ,
като взе предвид Договора за функционирането на Европейския съюз, и по-специално член 352 от него,
като взе предвид предложението на Европейската комисия,
след предаване на проекта на законодателния акт на националните парламенти,
като взе предвид одобрението на Европейския парламент,
в съответствие със специална законодателна процедура,
като има предвид, че:
(1)
В съответствие с Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 на Съвета от 1 февруари 1983 г. относно отваряне за обществеността на историческите архиви на Европейската икономическа общност и на Европейската общност за атомна енергия (1) историческите архиви на Съюза се съхраняват и се предоставят на разположение на обществеността, когато е възможно, след изтичането на срок от 30 години.
(2)
Задължението за създаване на исторически архиви и за предоставянето им на разположение на обществеността, когато е възможно, се прилага спрямо всяка от институциите, посочени в Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 („институциите“), съгласно установените в него условия.
(3)
В Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се предвижда, че всяка институция разполага своите исторически архиви на мястото, което тя смята за най-подходящо.
(4)
През 1984 г. Европейският парламент, Съветът и Комисията решиха да депозират историческите си архиви в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция, където те се предоставят на разположение на обществеността. За тази цел на 17 декември 1984 г. бе подписан договор между Европейските общности, представлявани от Комисията, и ЕУИ („договор за депозиране“).
(5)
Впоследствие Европейският икономически и социален комитет и Европейската сметна палата взеха решение да се присъединят към условията на договора за депозиране. Европейската инвестиционна банка депозира своите исторически архиви в ЕУИ по силата на отделно съглашение с него, което беше подписано на 1 юли 2005 г., и съгласно„Правилата за историческите архиви“, които бяха приети от управителния комитет на банката на 7 октомври 2005 г. (2)
(6)
Правителството на Италия предостави на ЕУИ безсрочно и безплатно подходящи помещения, за да се осигурят съхранението и защитата на депозираните архиви в съответствие с международно признатите стандарти и да се даде възможност за извършване на справки на място.
(7)
С депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ се цели да се осигури достъп до архивите от едно-единствено място, да се насърчи извършването на справки в тях и да се стимулира изследователската дейност във връзка с историята на европейската интеграция и европейските институции. ЕУИ е реномиран център за академични изследвания и обучение с акцент върху Европа и европейската интеграция. Той е натрупал близо 30-годишен опит в управлението на историческите архиви на Съюза, осигурява съвременни научноизследователски съоръжения и хранилище, изградени специално за съхранението на тези архиви и извършването на справки в тях, и е международно признат като център за тези архиви.
(8)
Продължаващото депозиране на историческите архиви на институциите в ЕУИ следва да бъде включено в законодателството на Съюза, с цел да бъде отразена ролята на ЕУИ като партньор на институциите в управлението на техните исторически архиви.
(9)
Настоящият регламент следва да се прилага по отношение на всички институции и не следва да променя нито тяхната отговорност да отворят своите исторически архиви за обществеността, нито факта, че всяка институция остава собственик на историческите си архиви.
(10)
Специфичното естество на дейностите на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ) обаче оправдава освобождаването им от предвиденото в настоящия регламент задължение да депозират историческите си архиви в ЕУИ. Съдът и ЕЦБ могат да депозират историческите си архиви в ЕУИ на доброволни начала.
(11)
Когато е възможно, институциите и ЕУИ следва да предоставят на обществеността достъп до историческите архиви в цифров вид с цел по-лесното извършване на справки по интернет.
(12)
Личните данни, които се съдържат в историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ, следва да бъдат обработвани в съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 на Европейския парламент и на Съвета от 18 декември 2000 г. относно защитата на лицата по отношение на обработката на лични данни от институции и органи на Общността и за свободното движение на такива данни (3).
(13)
В съответствие с Регламент (ЕО) № 45/2001 Комисията проведе консултация с Европейския надзорен орган по защита на данните във връзка със законодателното предложение за настоящия регламент, като той представи становище на 10 октомври 2012 г. (4)
(14)
Подробните разпоредби за управлението на историческите архиви в ЕУИ, включително тяхното депозиране, достъпът до тях и предоставянето им на разположение на обществеността, както и за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ, следва да бъдат предвидени в рамково споразумение за партньорство.
(15)
Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза от страна на ЕУИ следва да се финансират от общия бюджет на Съюза и тези разходи следва да се поемат от всички депозиращи институции.
(16)
Следователно Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 следва да бъде съответно изменен,
ПРИЕ НАСТОЯЩИЯ РЕГЛАМЕНТ:
Член 1
Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83 се изменя, както следва:
1)
Член 8 се изменя, както следва:
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция, с изключение на Съда на Европейския съюз и Европейската централна банка (ЕЦБ), депозира в Европейския университетски институт (ЕУИ) във Флоренция документите, които са част от нейните исторически архиви и които тя е отворила за обществеността в съответствие с настоящия регламент. Депозирането се извършва съгласно приложението.
Независимо от първа алинея, по юридически или административни причини депозиращите институции могат да изключат от депозиране в ЕУИ определени оригинални документи. В такъв случай те депозират микрофилм или цифрово копие на тези документи.“
;
б)
добавят се следните параграфи:
„3. Съдът на Европейския съюз и ЕЦБ могат да депозират своите исторически архиви в ЕУИ на доброволни начала.
4. Депозиращите институции запазват собствеността върху архивите си, както и изключителната отговорност за състава на документите и досиетата, които се депозират или се предоставят по друг начин на ЕУИ.
5. Депозирането на историческите архиви на институциите в ЕУИ не засяга неприкосновеността на архивите, предвидена в член 2 от Протокол № 7 за привилегиите и имунитетите на Европейския съюз, приложен към Договора за Европейския съюз и Договора за функционирането на Европейския съюз.
6. ЕУИ осигурява съхранението и защитата на депозираните архиви. Съхранението и защитата трябва да са съобразени с международно признатите стандарти за физическа защита на архивите и трябва да отговарят поне на техническите правила и правилата за сигурност, съответстващи на тези, които се използват за съхранение и управление на публичните архиви в Италия. За тази цел депозираните документи се съхраняват в специално изградено хранилище.
7. Единствено ЕУИ носи отговорност за персонала, натоварен с управлението на историческите архиви на Съюза, депозирани в ЕУИ. ЕУИ прави необходимото персоналът, на който е поверено управлението на историческите архиви, да притежава съответните професионални квалификации, необходими за работа в тази област.
8. Всяка депозираща институция има правото да получава информация за извършваното от ЕУИ управление на архивите ѝ и да прави проверки на архивите, които е депозирала там.
9. ЕУИ предоставя на обществеността достъп до историческите архиви, които е получил съгласно параграфи 1 и 3. Институциите също могат да предоставят на обществеността копие на същите исторически архиви.
10. Разходите за управлението на историческите архиви на Съюза се финансират с вноски от всички депозиращи институции по съответния бюджетен ред, в рамките на годишните бюджетни кредити, разпределени от бюджетния орган в съответствие с Регламент (ЕС, Евратом) № 966/2012 на Европейския парламент и на Съвета от 25 октомври 2012 г. относно финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза (5). С тези финансови вноски не се покриват разходите, свързани с осигуряването и приспособяването на сградите и хранилищата, които да поемат архивите и съответния персонал.
Размерът на вноските, посочени в първа алинея, е пропорционален на размера на съответните щатни разписания на депозиращите институции. Всички вноски се преизчисляват, когато нови институции започнат да депозират в ЕУИ своите исторически архиви или поне на всеки пет години.
11. ЕУИ действа като обработващо лице в съответствие с член 2 от Регламент (ЕО) № 45/2001, следвайки инструкциите на депозиращите институции. ЕУИ обработва всички лични данни, съдържащи се в историческите архиви на институциите, в съответствие с гаранциите, предвидени в посочения по-горе регламент.
12. Европейският надзорен орган по защита на данните запазва надзорните правомощия по отношение на институциите във връзка с обработването на личните данни, съдържащи се в историческите архиви, депозирани в ЕУИ.
2)
Член 9 се изменя, както следва
а)
параграф 1 се заменя със следното:
„1. Всяка институция приема вътрешни правила за прилагането на настоящия регламент. Те включват правила за съхранението и отварянето на историческите архиви за обществеността, както и за защитата на личните данни, съдържащи се в тях. Доколкото е възможно, институциите предоставят на обществеността достъп до своите архиви чрез електронни средства, включително цифровизирани архиви и създадени в цифров вид архиви, и улесняват извършването на справки по интернет. Те съхраняват и документи, които съществуват във формат, предназначен за специални нужди (Брайлово писмо, едър шрифт или записи).“
;
б)
добавя се следният параграф:
„3. От името на депозиращите институции Комисията сключва с ЕУИ рамково споразумение за партньорство. Това рамково споразумение за партньорство съдържа подробни разпоредби за съответните роли и отговорности на институциите и на ЕУИ във връзка с управлението на историческите архиви на Съюза, включително тяхното депозиране, съхранение, достъпа до тях и предоставянето им на разположение на обществеността.“
3)
Текстът в приложението се добавя като приложение към Регламент (ЕИО, Евратом) № 354/83.
Член 2
Настоящият регламент влиза в сила в деня след публикуването му в Официален вестник на Европейския съюз.
Настоящият регламент е задължителен в своята цялост и се прилага пряко във всички държави членки.
Съставено в Брюксел на 17 март 2015 година.
NÕUKOGU MÄÄRUS (EL) 2015/496,
17. märts 2015,
millega muudetakse määrust (EMÜ, Euratom) nr 354/83 osas, mis käsitleb institutsioonide ajalooarhiivide üleandmist Firenzes asuvale Euroopa Ülikool-Instituudile
EUROOPA LIIDU NÕUKOGU,
võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut, eriti selle artiklit 352,
võttes arvesse Euroopa Komisjoni ettepanekut,
olles edastanud seadusandliku akti eelnõu liikmesriikide parlamentidele,
võttes arvesse Euroopa Parlamendi nõusolekut,
toimides seadusandliku erimenetluse kohaselt
ning arvestades järgmist:
(1)
Vastavalt nõukogu 1. veebruari 1983. aasta määrusele (EMÜ, Euratom) nr 354/83, mis käsitleb Euroopa Majandusühenduse ja Euroopa Aatomienergiaühenduse ajalooarhiivide avalikkusele kättesaadavaks tegemist, (1) säilitatakse liidu ajalooarhiivid ja tehakse need võimaluse korral avalikkusele kättesaadavaks pärast 30 aasta möödumist.
(2)
Kohustus asutada ajalooarhiiv ja teha see võimaluse korral avalikkusele kättesaadavaks kehtib kõigi määruses (EMÜ, Euratom) nr 354/83 osutatud institutsioonide („institutsioonid”) suhtes nimetatud määruses sätestatud tingimustel.
(3)
Määruses (EMÜ, Euratom) nr 354/83 on nähakse ette, et iga institutsioon võib hoida oma ajalooarhiivi tema jaoks kõige sobivamas kohas.
(4)
1984. aastal otsustasid Euroopa Parlament, nõukogu ja komisjon, et annavad oma ajalooarhiivid säilitamiseks Firenzes asuvale Euroopa Ülikool-Instituudile (EUI), kus need tehakse avalikkusele kättesaadavaks. Selleks kirjutati 17. detsembril 1984 alla Euroopa ühenduste (keda esindas komisjon) ja EUI vaheline leping („üleandmisleping”).
(5)
Euroopa Majandus- ja Sotsiaalkomitee ning Euroopa Kontrollikoda on otsustanud ühineda üleandmislepinguga. Euroopa Investeerimispank annab oma ajalooarhiivid EUI-le üle vastavalt EUI-ga 1. juulil 2005 allakirjastatud eraldi kokkuleppele ja panga halduskomitee poolt 7. oktoobril 2005 vastu võetud ajalooarhiivide eeskirjadele (2).
(6)
Itaalia valitsus on andnud alaliselt ja tasuta EUI käsutusse sobivad ruumid, et tagada üleantud arhiivide säilitamine ja kaitsmine vastavalt tunnustatud rahvusvahelistele standarditele ning luua võimalus neid kohapeal kasutada.
(7)
Institutsioonide ajalooarhiivid antakse EUI-le üle selleks, et võimaldada arhiividele juurdepääsu ühes kohas, lihtsustada nende kasutamist ning soodustada Euroopa integratsiooni ja Euroopa institutsioonide ajaloo uurimist. EUI on tunnustatud akadeemiline teadus- ja õppekeskus, kus peatähelepanu pööratakse Euroopale ja Euroopa integratsioonile. Tal on peaaegu 30 aasta pikkune liidu ajalooarhiivide haldamise kogemus, tal on kaasaegsed, spetsiaalselt nende arhiivide säilitamiseks ja uurimiseks ettenähtud hoidlad ja teadustööks ettenähtud ruumid ning tal on institutsioonide arhiivikeskusena rahvusvaheline maine.
(8)
Institutsioonide ajalooarhiivide jätkuv üleandmine EUI-le tuleks inkorporeerida liidu õigusaktidesse, et kajastada EUI kui institutsioonide partneri rolli ajalooarhiivide haldajana.
(9)
Käesolevat määrust tuleks kohaldada kõigi institutsioonide suhtes ning see ei tohiks mõjutada nende kohustust teha oma ajalooarhiiv avalikkusele kättesaadavaks ega institutsioonide omandiõigust oma ajalooarhiivile..
(10)
Euroopa Liidu Kohtu ja Euroopa Keskpanga tegevuse spetsiifiline laad õigustab nende suhtes erandi tegemist jättes nende suhtes kohaldamata käesolevas määruses sätestatud kohustuse anda oma ajaloolised arhiivid üle EUI-le. Euroopa Liidu Kohus ja Euroopa Keskpank võivad oma ajalooarhiivi EUI-le üle anda vabatahtlikult.
(11)
Institutsioonid ja EUI peaksid võimalusel tegema ajalooarhiivid avalikkusele kättesaadavaks digiteeritud või digitaalsel kujul, et lihtsustada nende kasutamist internetis.
(12)
EUI-sse üleantud liidu ajalooarhiivides sisalduvaid isikuandmeid tuleks töödelda kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 18. detsembri 2000. aasta määrusega (EÜ) nr 45/2001 üksikisikute kaitse kohta isikuandmete töötlemisel ühenduse institutsioonides ja asutustes ning selliste andmete vaba liikumise kohta (3).
(13)
Kooskõlas määrusega (EÜ) nr 45/2001 konsulteeris komisjon käesoleva määruseni viinud seadusandliku akti eelnõu osas Euroopa andmekaitseinspektoriga, kes esitas selle kohta oma arvamuse 10. oktoobril 2012 (4).
(14)
EUI-s olevate ajalooarhiivide haldamist, sh nende üleandmist, neile juurdepääsu ja nende kasutamist käsitlevad üksikasjalikud sätted ning institutsioonide ja EUI vastastikuline roll ja vastastikulised kohustused tuleks kindlaks määrata partnerluse raamlepingus.
(15)
Liidu ajalooarhiivide halduskulusid, mis EUI-l tekkivad, tuleks rahastada liidu üldeelarvest ning neid peaksid kandma kõik üleandvad institutsioonid.
(16)
Määrust (EMÜ, Euratom) nr 354/83 tuleks seetõttu vastavalt muuta,
ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA MÄÄRUSE:
Artikkel 1
Määrust (EÜ, Euratom) nr 354/83 muudetakse järgmiselt.
1)
Artiklit 8 muudetakse järgmiselt:
a)
lõige 1 asendatakse järgmisega:
„1. Kõik institutsioonid, välja arvatud Euroopa Liidu Kohus ja Euroopa Keskpank, annavad Euroopa Ülikool-Instituudile (EUI) Firenzes üle oma ajalooarhiivi kuuluvad dokumendid, mille nad on teinud avalikkusele kättesaadavaks kooskõlas käesoleva määrusega. Üleandmine toimub vastavalt lisale.
Olenemata esimesest lõigust, võivad üleandvad institutsioonid jätta õiguslikel ja halduslikel põhjustel EUI-le üle andmata teatavaid originaaldokumente. Sel juhul annavad nad üle nende dokumentide mikrovormid või digitaalse koopia.”
;
b)
lisatakse järgmised lõiked:
„3. Euroopa Liidu Kohus ja Euroopa Keskpank võivad oma ajalooarhiivi EUI-le üle anda vabatahtlikult.
4. Arhiivid jäävad neid üleandnud institutsiooni omandisse ning samuti jääb institutsioonile ainuvastutus EUI-le üle antud või talle muul moel kättesaadavaks tehtud dokumentide ja toimikute koosseisu eest.
5. Institutsioonide ajalooarhiivide üleandmine EUI-le ei mõjuta arhiivide suhtes kehtivat kaitset, mis on sätestatud Euroopa Liidu lepingule ja Euroopa Liidu toimimise lepingule lisatud protokolli nr 7 (Euroopa Liidu privileegide ja immuniteetide kohta) artiklis 2.
6. EUI tagab talle üleantud arhiivide säilitamise ja kaitse. Säilitamine ja kaitse peavad vastama arhiivide füüsilise kaitse tunnustatud rahvusvahelistele standarditele ning vähemalt sellistele tehnilistele ja turvanõuetele, mis vastavad Itaalia avalike arhiivide säilitamise ja haldamise nõuetele. Selleks säilitatakse üleantud dokumente eriotstarbelises hoidlas.
7. EUI kannab ainuvastutust personali eest, kelle ülesandeks on EUI-le üleantud liidu ajalooarhiivide haldamine. EUI tagab, et ajalooarhiivide haldamiseks määratud personalil on olemas vajalik kutsekvalifikatsioon kõnealuses valdkonnas töötamiseks.
8. Igal üleandval institutsioonil on õigus saada teavet oma arhiivi EUI-poolse haldamise kohta ning üleantud arhiivi kontrollida.
9. EUI teeb vastavalt lõigetele 1 ja 3 vastu võetud ajalooarhiivid avalikkusele kättesaadavaks. Institutsioonid võivad avalikkusele kättesaadavaks teha ka oma ajalooarhiivi koopia.
10. Liidu ajalooarhiivide haldamisega seotud kulusid rahastatakse kõikide üleandvate institutsioonide poolt asjaomasele eelarvereale tehtavate maksetega eelarvepädeva institutsiooni poolt kättesaadavaks tehtud iga-aastaste assigneeringute piires kooskõlas Euroopa Parlamendi ja nõukogu 25. oktoobri 2012. aasta määrusega (EL, Euratom) nr 966/2012, mis käsitleb Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantseeskirju (5). Kõnealused rahalised maksed ei hõlma arhiivide paigutamiseks ja personali majutamiseks ettenähtud hoonete ja hoidlate hankimise ning nende kohandamisega seotud kulusid.
Esimeses lõigus nimetatud maksete suurus on proportsionaalne üleandvate institutsioonide asjaomaste ametikohtade loeteluga. Osamaksed arvutatakse ümber, kui EUI-le annavad oma ajalooarhiive üle täiendavad institutsioonid või vähemalt iga viie aasta tagant.
11. EUI tegutseb töötlejana vastavalt määruse (EÜ) nr 45/2001 artiklile 2, täites üleandva institutsiooni juhiseid. EUI töötleb institutsioonide ajalooarhiivides olevaid isikuandmeid kooskõlas kõnealuses määruses kehtestatud tagatistega.
12. Euroopa andmekaitseinspektoril on jätkuvalt järelevalvepädevus institutsioonide üle seoses EUI-le üleantud ajalooarhiivides sisalduvate isikuandmete töötlemisega.
2)
Artiklit 9 muudetakse järgmiselt:
a)
lõige 1 asendatakse järgmisega:
„1. Iga institutsioon võtab käesoleva määruse rakendamiseks vastu sise-eeskirjad. Nende hulka kuuluvad ajalooarhiivide säilitamise ja avalikkusele kättesaadavaks tegemise ning nendes sisalduvate isikuandmete kaitse eeskirjad. Võimaluse korral teevad institutsioonid oma arhiivid avalikkusele kättesaadavaks elektrooniliselt, sh digiteeritud ja juba algselt digitaalkujul olevad arhiivid, ning lihtsustavad nende kasutamist internetis. Samuti säilitavad nad erivajadusi rahuldaval kujul olemasolevaid dokumente (pimedate kiri, suur kiri või salvestised).”
;
b)
lisatakse järgmine lõige:
„3. Komisjon sõlmib üleandvate institutsioonide nimel EUI-ga partnerluse raamlepingu. Kõnealune partnerluse raamleping hõlmab institutsioonide ja EUI vastastikulist rolli ja vastastikulisi kohustusi ning samuti EUI-s olevate ajalooarhiivide haldamist, sh nende üleandmist, neile juurdepääsu ja nende kasutamist käsitlevaid üksikasjalikke sätteid.”
3)
Lisas olev tekst lisatakse määrusele (EMÜ, Euratom) nr 354/83 lisana.
Artikkel 2
Käesolev määrus jõustub järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.
Käesolev määrus on tervikuna siduv ja vahetult kohaldatav kõikides liikmesriikides.
Brüssel, 17. märts 2015