KOMMISSIONENS AFGØRELSE
af 13. november 2014
om det system for tidlig varsling, der skal anvendes af Kommissionens anvisningsberettigede og af forvaltningsorganerne
(2014/792/EU)
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 56, stk. 1,
under henvisning til Rådets forordning (EF) nr. 215/2008 af 18. februar 2008 om finansforordningen for den 10. Europæiske Udviklingsfond (2), særlig artikel 17,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af forordning (EF) nr. 1073/1999 (3), særlig artikel 7, stk. 6, og artikel 11, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Kommissionen, der er ansvarlig for gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget og af andre midler, der administreres af Unionen, under overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning som fastsat i artikel 30 til 33 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, er forpligtet til at bekæmpe svig og anden ulovlig virksomhed, der påvirker Unionens finansielle interesser. For at sikre at Kommissionens og forvaltningsorganernes anvisningsberettigede er fuldt informerede om trusler mod Unionens finansielle interesser, er det nødvendigt at fastlægge interne regler, der supplerer Kommissionens afgørelse C(2014)2784 (4).
(2)
For at bekæmpe svig og beskytte Unionens finansielle interesser anvender Kommissionen den centrale database om udelukkelser, som omhandlet i artikel 108 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008 af 17. december 2008 om den centrale database om udelukkelser (5), og systemet for tidlig varsling (herefter »varslingssystemet«), som omhandlet i afgørelse 2008/969/EF, Euratom af 16. december 2008 om det system for tidlig varsling, der skal anvendes af Kommissionens anvisningsberettigede og af forvaltningsorganerne (6). Indtil de lovgivende instanser vedtager ændringsforslaget til finansforordningen (7), er det nødvendigt at sikre, at varslingssystemet fortsat fungerer effektivt.
(3)
I overgangsperioden bør formålet med varslingssystemet forblive det samme i sin substans. Det bør sikre formidlingen inden for Kommissionen og i dens forvaltningsorganer af oplysninger, som udelukkende er til tjenestebrug, gennem registrering af varslinger om personer, der kan udgøre en trussel mod Unionens finansielle interesser og omdømme eller mod andre midler, der forvaltes af Unionen.
(4)
Da forvaltningsorganernes direktører ved delegation fra Kommissionen har status som anvisningsberettigede til at gennemføre aktionsbevillinger, bør de have adgang til varslingssystemet på samme måde som Kommissionens tjenestegrene med henblik på forvaltningen af administrations- og aktionsbevillingerne.
(5)
Da EU-delegationscheferne, der fungerer som Kommissionens anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med artikel 56, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, ved delegation fra Kommissionen er anvisningsberettigede til at gennemføre aktionsbevillinger, bør de have adgang til varslingssystemet på samme måde som Kommissionens tjenestegrene med henblik på forvaltningen af administrations- og aktionsbevillingerne.
(6)
I henhold til artikel 7, stk. 6, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 og Rådets forordning (Euratom) nr. 1074/1999 er Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) forpligtet til straks at informere Kommissionens berørte tjenestegrene om igangværende undersøgelser, hvis de viser, at det kan være hensigtsmæssigt at træffe forebyggende administrative foranstaltninger for at beskytte Unionens finansielle interesser. OLAF er også efter artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 forpligtet til at udarbejde en rapport om afslutningen af en undersøgelse og til at fremsætte henstillinger om eventuelle foranstaltninger, som institutionerne bør træffe. For at gøre det muligt for den ansvarlige anvisningsberettigede at anmode om en varsling, bør det fastlægges, hvilke oplysninger OLAF skal indgive til Kommissionen.
(7)
OLAF bør have adgang til varslingssystemet for at kunne udføre sine undersøgelser og andre aktiviteter vedrørende efterretning og forebyggelse af svig i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.
(8)
Af forenklingshensyn bør varslingssystemet gøres mindre komplekst, antallet af varslingskategorier bør reduceres, det bør præciseres, hvad de dækker over, og deres navn bør være indlysende.
(9)
Kontrolvarslinger baseret på oplysninger fra OLAF bør foreslås af den ansvarlige anvisningsberettigede efter høring af Generaldirektoratet for Budget og Den Juridiske Tjeneste og i tæt samarbejde med OLAF.
(10)
Udelukkelsesvarslinger bør foreslås Kommissionen af den ansvarlige anvisningsberettigede, og de bør vurderes centralt af Generaldirektoratet for Budget og Den Juridiske Tjeneste, når det er relevant. Hvis disse udelukkelsesvarslinger fremsættes på grundlag af oplysninger fra OLAF, bør de vurderes i tæt samarbejde med OLAF. Samme procedure bør anvendes, når den ansvarlige anvisningsberettigede påtænker foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder.
(11)
Den ansvarlige anvisningsberettigede bør, i tæt samarbejde med OLAF, træffe beslutning om de nødvendige konsekvenser for at beskytte Unionens finansielle interesser og bør underrette OLAF om sin beslutning.
(12)
Den ansvarlige anvisningsberettigede bør være ansvarlig for at anmode om registrering, ændring eller fornyelse og sletning af varslinger. For at sikre en tilstrækkelig kontrol bør disse anmodninger foretages på det hierarkiske niveau, der er fastlagt i Kommissionens afgørelse C(2014)2784.
(13)
Regnskabsføreren bør sørge for de rette tekniske foranstaltninger for en effektiv anvendelse af varslingssystemet gennem Kommissionens centrale regnskabssystem.
(14)
Alle Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganer vil have adgang til detaljerede oplysninger om udlæg eller indtægtsordrer gennem Kommissionens centrale regnskabssystem. W3a-varslinger (arrest) og W4-varslinger (indtægtsordre), som omhandlet i afgørelse 2008/969/EF, Euratom, bør ophæves. Disse enkeltoplysninger giver ikke systematisk belæg for en varsling. For at beslutte, om der er behov for en varsling, kræver det, at den ansvarlige anvisningsberettigede foretager en undersøgelse af alle sagens specifikke forhold.
(15)
I Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (8) fastsættes det, at Kommissionen ved sin behandling af personoplysninger skal overholde de i lovgivningen herom fastsatte krav samt kravene vedrørende overførsel af oplysninger, og at behandlingen af oplysninger skal forhåndskontrolleres af den europæiske tilsynsførende for databeskyttelse efter anmeldelse fra Kommissionens databeskyttelsesansvarlige.
(16)
Der bør findes bestemmelser om beskyttelse af personoplysninger, som fastslår rettighederne for de personer, hvis data er eller kan blive registreret i varslingssystemet.
(17)
Visse rettigheder vedrørende databeskyttelse er genstand for undtagelser, som er fastsat i artikel 20 i forordning (EF) nr. 45/2001, og som bør undersøges i de enkelte tilfælde og anvendes midlertidigt. Den tjeneste, der er ansvarlig for anmodningen om registrering, ændring, herunder berigtigelse, og sletning af de pågældende informationer, bør træffe beslutning om anvendelsen af disse undtagelser.
(18)
En person, der er genstand for en eventuel udelukkelsesvarsling, bør have mulighed for skriftligt at give udtryk for sine synspunkter, før der foretages en anmodning om registrering af en varsling vedrørende denne person i varslingssystemet. Denne mulighed bør også være til stede, når den ansvarlige anvisningsberettigede påtænker foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder.
(19)
Denne mulighed bør undtagelsesvis udsættes, hvis der er vægtige legitime årsager til at bevare undersøgelsens eller nationale retssagers fortrolighed.
(20)
Afgørelse 2008/969/EF, Euratom bør finde anvendelse frem til den 1. juli 2015, for så vidt som det er nødvendigt at sikre overholdelsen af Rådets forordninger om restriktive foranstaltninger, der træffes på basis af artikel 215 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF), indtil det periodiserede regnskabsføringssystem (ABAC) kan tage højde for oplysningerne i tjenesten for udenrigspolitiske instrumenters relevante database. Dette tager form af registrering af en W5-varsling som omhandlet i afgørelse 2008/969/EF, Euratom.
(21)
Afgørelse 2008/969/EF, Euratom bør frem til den 1. juli 2015 finde anvendelse for W3a- og W4-varslinger, som indtil da vil blive ligestillet med kontrolvarslinger med henblik på anvendelse af afdeling 4 i denne afgørelse.
(22)
Gennemførelsen af denne afgørelse kræver regelmæssige vurderinger af varslingssystemets funktionsmåde og dets reelle bidrag til beskyttelsen af Unionens finansielle interesser -
VEDTAGET DENNE AFGØRELSE:
AFDELING 1
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Genstand, anvendelsesområde og formål
1. Med denne afgørelse oprettes systemet for tidlig varsling (»varslingssystemet«), som skal anvendes af Kommissionens og forvaltningsorganernes anvisningsberettigede med henblik på gennemførelsen af Den Europæiske Unions almindelige budget og af andre midler forvaltet af Unionen.
2. Varslingssystemet bidrager til at beskytte Unionens finansielle interesser og omdømme, bekæmpe svig og til en forsvarlig økonomisk forvaltning.
3. Formålet med varslingssystemet er:
a)
gennem registrering af varslinger at informere Kommissionens og forvaltningsorganernes ansvarlige anvisningsberettigede om, at en person kan udgøre en trussel mod Unionens finansielle interesser og omdømme eller for andre midler forvaltet af Unionen, og
b)
at sætte de ansvarlige anvisningsberettigede i stand til at foretage kontrol eller træffe hensigtsmæssige foranstaltninger, herunder de i afdeling 4 omhandlede, på grundlag af varslinger.
4. Oplysningerne bidrager til at sikre:
a)
forebyggelse af risici gennem kontrol foretaget på grundlag af tidlige oplysninger om en person, for hvem der foreligger mistanke eller konstateringer om en af følgende handlinger:
-
væsentlige fejl eller uregelmæssigheder
-
faglig uredelighed
-
grov misligholdelse af kontrakt eller
-
svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 (9)
b)
udelukkelse af en person i henhold til artikel 106, stk. 1, og 109, stk. 1, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (»finansforordningen«).
Artikel 2
Definitioner
I denne afgørelse forstås ved:
a) »regnskabsfører«: Kommissionens regnskabsfører eller underordnede ansatte, som regnskabsføreren har delegeret visse opgaver til i henhold til artikel 69 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
b) »den ansvarlige anvisningsberettigede«: den ved delegation fra Kommissionen bemyndigede anvisningsberettigede efter artikel 65 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, som er ansvarlig i overensstemmelse med de interne regler for gennemførelse af Den Europæiske Unions almindelige budget (»budgettet«), herunder direktører i forvaltningsorganer, de ved subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede efter artikel 65 i finansforordningen, som varetager funktionen som direktør, og EU-delegationschefer, hvis de fungerer som de ved subdelegation fra Kommissionen bemyndigede anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 56, stk. 2, i finansforordningen
c) »den registrerede«: en identificerbar person, jf. Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger
d) »konstateringer«: fastslåede kendsgerninger, der er afdækket i forbindelse med gennemførelsen af en retlig forpligtelse eller er registreret i forbindelse med revisioner eller undersøgelser foretaget af Revisionsretten, Kontoret for Bekæmpelse af Svig (OLAF), Den Interne Revisionstjeneste, eller enhver anden revision eller kontrol foretaget under den ansvarlige anvisningsberettigedes ansvar
e) »retlig forpligtelse«: en forpligtelse, som Kommissionen har indgået i henhold til afsnit V til VIII i del 1 og del 2 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
f) »person«: enhver fysisk eller juridisk person eller enhver sammenslutning, der ikke er en juridisk person, som anført nedenfor:
-
en modtager som defineret i artikel 2, litra i), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
-
en ansøger eller tilbudsgiver
-
en tilskudsansøger
-
en deltager i en priskonkurrence
-
en aflønnet ekstern ekspert som defineret i artikel 204 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
-
en person med beføjelse til at repræsentere, træffe beslutning om eller kontrollere en anden juridisk person som omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra b) og e), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
g) »faglig uredelighed«: overtrædelse af love eller bestemmelser eller etiske standarder vedrørende personens erhverv samt enhver uretmæssig adfærd, som påvirker personens troværdighed
h) »underleverandør«: en erhvervsdrivende, som foreslås af en ansøger eller tilbudsgiver eller af en kontrahent til at udføre dele af en kontrakt, og som den kontraherende myndighed ikke har nogen retlig forpligtelse overfor
i) »væsentlig fejl eller uregelmæssighed«: en væsentlig fejl eller uregelmæssighed som defineret i artikel 166, stk. 2, i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012
j) »kontaktperson for varslinger«: den person i den tjeneste, der er ansvarlig for anmodningen, som har ansvar for varslingssagen, indtil den lukkes.
Artikel 3
Varslingssystemets funktionsmåde
1. Regnskabsføreren sørger for alle de nødvendige tekniske foranstaltninger for varslingssystemets korrekte funktion og overvågning.
Regnskabsføreren registrerer, ændrer, fornyer eller sletter de varslinger i systemet, som den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om.
2. Regnskabsføreren træffer gennemførelsesforanstaltninger vedrørende tekniske aspekter og fastlægger de dertil knyttede procedurer, bl.a. vedrørende sikkerhed.
Regnskabsføreren underretter Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganer om disse foranstaltninger.
Artikel 4
Beføjelse til at anmode om registrering, ændring, fornyelse eller sletning af varslinger og proceduren herfor
1. Kun den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om registrering, ændring, fornyelse eller sletning af varslinger.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede retter anmodningen om registrering, ændring, fornyelse eller sletning af varslinger til regnskabsføreren. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal anvende formularen i bilaget til denne afgørelse.
3. Den i artikel 8 omhandlede kontaktperson for varslinger kontrollerer, at betingelserne i artikel 11 og 12 er opfyldt, inden anmodningen sendes til regnskabsføreren.
Artikel 5
Adgang til varslingssystemet
Kommissionens tjenestegrene og forvaltningsorganerne har direkte adgang til oplysningerne i varslingssystemet via Kommissionens centrale regnskabssystem.
Kommissionens tjenestegrene eller forvaltningsorganer, der har ansvar for et lokalt system, kan anvende det centrale regnskabssystem til at få adgang til oplysningerne i varslingssystemet, forudsat at overensstemmelse mellem dataene i det lokale system og i det centrale regnskabssystem kan garanteres.
Artikel 6
Anvendelse af varslingssystemet
Oplysninger i varslingssystemet må udelukkende anvendes med henblik på gennemførelsen af budgettet eller andre former for midler, der forvaltes af Unionen. Dette påvirker ikke oplysninger i den centrale database om udelukkelser som omhandlet i artikel 1, stk. 2 og 3, i forordning (EF, Euratom) nr. 1302/2008 (10).
OLAF har ret til at anvende oplysningerne i varslingssystemet og databasen om udelukkelser i forbindelse med sine undersøgelser i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 af 11. september 2013 om undersøgelser, der foretages OLAF, og om ophævelse af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1073/1999 (»OLAF-forordningen«) og i sine aktiviteter til bekæmpelse af svig, herunder risikoanalyse.
Artikel 7
Tidspunkt for konsultation af varslingssystemet
Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer, om der findes en varsling i varslingssystemet vedrørende en person i følgende tilfælde:
a)
før indgåelse af en specifik budgetmæssig forpligtelse
b)
før indgåelse af en samlet budgetmæssig forpligtelse, hvis personen er kendt på dette tidspunkt
c)
ved foreløbige budgetmæssige forpligtelser: før indgåelse af den retlige forpligtelse, der giver ret til efterfølgende betalinger, medmindre der er tale om udgifter til personaleforvaltning og godtgørelse af rejseudgifter i forbindelse med deltagelse i møder og konkurrencer
d)
ved indkøbs- og tilskudsprocedurer, priskonkurrencer og indkaldelser af interessetilkendegivelser: senest før afgørelsen om tildeling
e)
ved indkøb, hvor kontrahenten begrænser antallet af ansøgere, der opfordres til at indgive et tilbud: før udvælgelsen af ansøgere er afsluttet
f)
før enhver udbetaling, medmindre der er tale om udgifter til personaleforvaltning eller godtgørelse af rejseudgifter i forbindelse med deltagelse i møder og konkurrencer.
Artikel 8
Kontaktperson for varslinger
Kontaktpersonen for varslinger:
a)
forbereder anmodningen om registrering af en varsling
b)
videresender anmodningen og alle andre oplysninger relateret til varslingen til regnskabsføreren
c)
tilvejebringer de oplysninger, der sætter andre ansvarlige anvisningsberettigede i stand til at foretage kontrol eller træffe beslutning om konsekvenserne af varslingen, jf. afdeling 4.
AFDELING 2
OPLYSNINGER REGISTRERET I VARSLINGSSYSTEMET
Artikel 9
Kategorier af varslinger
1. Varslinger inddeles i følgende to kategorier:
a) »kontrolvarslinger«: hvor en person er genstand for mistanke eller konstateringer om svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, om væsentlige fejl eller uregelmæssigheder, faglig uredelighed eller grov misligholdelse af kontrakt
b) »udelukkelsesvarslinger«: hvor en person udelukkes i overensstemmelse med udelukkelseskriterierne i artikel 106, stk. 1, og 109, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
2. En person kan være genstand for forskellige varslinger, som er registreret af forskellige årsager.
Artikel 10
Oplysninger i varslingerne
Varslinger skal indeholde følgende oplysninger:
a)
identificering af personen
b)
type varsling
c)
varslingens varighed
d)
begrundelse for, at personen udgør en trussel mod Unionens finansielle interesser og omdømme eller for andre midler forvaltet af Unionen
e)
oplysninger vedrørende den kontradiktoriske procedure
f)
navn på den ansvarlige anvisningsberettigede
g)
navn på kontaktpersonen for varslinger, jf. artikel 8 i denne afgørelse.
Artikel 11
Kontrolvarslinger
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om en kontrolvarsling, hvis en af følgende betingelser er opfyldt:
a)
OLAF har i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 meddelt den ansvarlige anvisningsberettigede, at kontorets undersøgelser viser, at det kan være hensigtsmæssigt at træffe forebyggende foranstaltninger for at beskytte Unionens finansielle interesser
b)
Den Europæiske Revisionsret har videregivet oplysninger til Kommissionen, eller Den Interne Revisionstjeneste har videregivet oplysninger til den ansvarlige anvisningsberettigede om tegn på svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, eller væsentlige fejl eller uregelmæssigheder, faglig uredelighed eller grov misligholdelse af kontrakt i forbindelse med en person
c)
den ansvarlige anvisningsberettigede har foretaget revision eller kontrol, der viser tegn på svig, korruption eller anden ulovlig virksomhed til skade for Unionens finansielle interesser, jf. artikel 141 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, eller væsentlige fejl eller uregelmæssigheder, faglig uredelighed eller grov misligholdelse af kontrakt i forbindelse med en person, eller har modtaget oplysninger om en sådan revision eller kontrol.
2. En kontrolvarsling kan højst være af et års varighed. Den slettes, hvis der anmodes om en udelukkelsesvarsling, eller når der ikke længere er behov for kontrol.
3. Kontrolvarslingen slettes automatisk i slutningen af den periode, der er omhandlet i stk. 2.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om fornyelse af kontrolvarslingen, hvis OLAF meddeler, at kontoret endnu ikke er nået til en konklusion i den undersøgelse, der er omhandlet i stk. 1, men undersøgelsen begrunder en bevarelse af kontrolvarslingen. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan også anmode om en fornyelse af kontrolvarslingen, hvis betingelserne i stk. 1, litra b) og c), stadig er opfyldt.
5. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal begrunde, hvorfor fornyelsen er nødvendig for at beskytte Unionens finansielle interesser og omdømme.
6. En fornyelse behandles som en ny anmodning om en kontrolvarsling.
Artikel 12
Udelukkelsesvarslinger
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en udelukkelsesvarsling i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, og 109, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
2. En udelukkelsesvarsling slettes i slutningen af udelukkelsesperioden.
3. En udelukkelsesvarsling registreres automatisk i databasen om udelukkelser via varslingssystemet.
Artikel 13
Oplysninger fra OLAF
Når OLAF videregiver oplysninger i overensstemmelse med artikel 7, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 med henblik på at hjælpe den ansvarlige anvisningsberettigede med at træffe beslutning om at træffe forebyggende foranstaltninger for at beskytte Unionens finansielle interesser, eller i overensstemmelse med artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, skal disse oplysninger indeholde:
a)
den pågældende persons identitet
b)
en kort fremstilling af de relevante forhold og af de risici, der er afdækket i undersøgelsen. Fremstillingen skal være tilstrækkelig til at give personen mulighed for at blive hørt i henhold til artikel 16 i denne afgørelse.
c)
enhver anbefalet særlig forholdsregel vedrørende fortrolig behandling, navnlig i sager hvor undersøgelsesforanstaltningerne hører under nationale retsmyndigheders kompetence, eller, i tilfælde af en ekstern undersøgelse, hører under nationale myndigheders kompetence, jf. de nationale bestemmelser, der finder anvendelse på undersøgelser.
AFDELING 3
PROCEDUREBESTEMMELSER FOR REGISTRERING AF ANMODNINGER
Artikel 14
Forudgående høring af centrale tjenestegrene ved kontrolvarslinger
Før den ansvarlige anvisningsberettigede beslutter at anmode om registrering af en kontrolvarsling på grundlag af oplysninger indgivet af OLAF i overensstemmelse med artikel 7, stk. 6, og artikel 11 i forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013, skal den anvisningsberettigede høre Generaldirektoratet for Budget (central finanstjeneste) og om nødvendigt Den Juridiske Tjeneste, i tæt samarbejde med OLAF i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.
Artikel 15
De centrale tjenestegrenes vurdering af udelukkelsesvarslinger
Før den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en udelukkelsesvarsling i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra b) c), og e), og artikel 109, stk. 1, og der tages stilling til udelukkelsens passende varighed, skal der foretages en central vurdering af Generaldirektoratet for Budget og Den Juridiske Tjeneste. Når udelukkelsesvarslingen, som foreslås af den ansvarlige anvisningsberettigede, er baseret på oplysninger fra OLAF, skal denne vurdering gennemføres i tæt samarbejde med OLAF.
Artikel 16
Ret til at blive hørt
1. Registreringer af varslinger er undergivet følgende regler:
a)
Når den ansvarlige anvisningsberettigede har til hensigt at anmode om registrering af en udelukkelsesvarsling eller at træffe foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder, skal han først give den pågældende person mulighed for skriftligt at give udtryk for sine synspunkter. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal give vedkommende en frist på mindst 14 kalenderdage hertil. Samtidig skal den ansvarlige anvisningsberettigede meddele personen, at der i mangel af et svar vil blive registreret en varsling.
Den ansvarlige anvisningsberettigede skal, hvis det er relevant, give personen mulighed for at give udtryk for sine synspunkter på grundlag af oplysningerne fra OLAF.
b)
Hvis personen fremsætter bemærkninger, som ikke ændrer ved den ansvarlige anvisningsberettigedes vurdering, anmoder denne regnskabsføreren om at aktivere varslingen.
Hvis personen fremsætter bemærkninger, der efter den ansvarlige anvisningsberettigedes opfattelse gør varslingen uforholdsmæssig eller unødvendig, aktiveres den ikke, og den pågældende person underrettes herom.
Regnskabsføreren bekræfter om nødvendigt registreringen af varslingen i systemet over for den ansvarlige anvisningsberettigede.
c)
Den ansvarlige anvisningsberettigede underretter personen om aktiveringen af varslingen og dens varighed. Det er dog ikke nødvendigt at underrette personen, hvis vedkommende ikke har svaret på opfordringen til skriftligt at fremsætte bemærkninger.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra e), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, anmode om registrering af en udelukkelsesvarsling i afventning af en beslutning om udelukkelsens varighed, allerede før personen har fået mulighed for at give udtryk for sine synspunkter. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal give personen mulighed for at give udtryk for sine synspunkter vedrørende udelukkelsens varighed.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan i de tilfælde, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1, litra a), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, anmode om registrering af en udelukkelsesvarsling, allerede før personen har fået mulighed for at give udryk for sine synspunkter, hvis den anvisningsberettigede råder over et officielt dokument, der fastslår situationen. Den ansvarlige anvisningsberettigede underretter personen om registreringen af udelukkelsesvarslingen.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan undtagelsesvis udsætte personens mulighed for skriftligt at give udtryk for sine synspunkter, før der anmodes om registrering af en udelukkelsesvarsling, eller før der træffes foranstaltninger, som kan skade den berørtes rettigheder, forudsat at der er vægtige legitime årsager til at bevare undersøgelsens eller nationale retssagers fortrolighed, og stadig registrere varslingen.
5. Når OLAF informerer den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 13, skal kontoret anføre, om undersøgelsens eller nationale retssagers fortrolighed skal bevares, og om personens mulighed for at give udtryk for sine synspunkter skal udsættes.
6. Personen skal have mulighed for at give udtryk for sine synspunkter, så snart årsagen til at beskytte undersøgelsen eller nationale retssagers fortrolighed ikke længere kan påberåbes.
Artikel 17
Databeskyttelse og de registreredes rettigheder
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal meddele de registrerede, at deres personoplysninger kan blive indført i varslingssystemet, og hvem disse oplysninger kan videregives til. Disse generelle oplysninger meddeles skriftligt, navnlig i indkaldelser af tilbud, indkaldelser af forslag, priskonkurrencer og, når der ikke foreligger indkaldelser, før tildelingen af kontrakter eller tilskud.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede, der anmoder om registrering af en varsling, varetager kontakten til den person, hvis personoplysninger indføres i varslingssystemet. Den anvisningsberettigede besvarer anmodninger fra den berørte person om at rette unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger og eventuelle andre anmodninger eller spørgsmål fra denne person.
3. En person kan også skriftligt anmode regnskabsføreren om oplysninger om, hvorvidt vedkommende er registreret i varslingssystemet.
Regnskabsføreren skal stille disse oplysninger til rådighed, medmindre den ansvarlige anvisningsberettigede, efter aftale med OLAF når det er nødvendigt, beslutter, at begrænsningerne i artikel 20, stk. 1, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse.
4. Slettede varslinger skal udelukkende være tilgængelige i revisions- og undersøgelsesøjemed og må ikke være synlige for brugerne af varslingssystemet.
Dog skal personoplysninger i varslinger, der vedrører fysiske personer, kun være tilgængelige i sådanne øjemed i fem år, efter at varslingen er slettet.
Artikel 18
Revurdering af varslinger
Hvis en person, for hvem der er registreret en varsling i systemet, fremlægger nye elementer, der viser, at registreringen ikke længere er begrundet, skal den ansvarlige anvisningsberettigede anmode om sletning af varslingen.
En person, for hvem der er registreret en udelukkelsesvarsling i systemet, kan klage til Ombudsmanden og begære domstolsprøvelse.
AFDELING 4
KONSEKVENSER AF VARSLINGER
Artikel 19
Almindelige regler vedrørende konsekvenserne
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder kontaktpersonen for varslinger om alle relevante oplysninger for at kunne træffe beslutning om konsekvenserne, jf. denne afdeling.
2. Hvis den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om registrering af en kontrolvarsling efter artikel 11 på grundlag af oplysninger fra OLAF, skal han følge proceduren i artikel 14 eller 15 i denne afgørelse og træffe beslutning om konsekvenserne i tæt samarbejde med OLAF i overensstemmelse med forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013.
3. I forbindelse med beslutningen om konsekvenser skal den ansvarlige anvisningsberettigede ved alle varslinger tage følgende kriterier i betragtning:
a)
risici for Unionens finansielle interesser og omdømme
b)
beløb og varighed af den retlige forpligtelse
c)
den hastende karakter af gennemførelsen af den retlige forpligtelse
d)
sagens faktiske omstændigheder
e)
alvoren af de faktiske omstændigheder og
f)
mulige konsekvenser for gennemførelsen af den retlige forpligtelse.
Ved udelukkelsesvarslinger skal den ansvarlige anvisningsberettigede også tage højde for karakteren og alvoren af årsagerne til udelukkelse og nødvendigheden af tjenestens kontinuitet.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal under alle omstændigheder skriftligt begrunde sin beslutning om konsekvenserne.
Artikel 20
Konsekvenser af kontrolvarslinger
1. Ved indkøbs- og tilskudsprocedurer eller priskonkurrencer kan kontrollen omfatte følgende:
a)
den ansvarlige anvisningsberettigede kan anmode om yderligere støttedokumenter som fastsat i indkøbs- eller tilskudsproceduren eller priskonkurrencen
b)
for tilskudsprocedurer: en analyse af risiciene i forbindelse med forfinansiering.
2. Ved retlige forpligtelser kan kontrollen omfatte følgende:
a)
kontrol af, at aktionen er i overensstemmelse med den retlige forpligtelse, herunder overholdelse af frister og indhold af ydelsen
b)
for eksisterende tilskud: kontrol af omkostningernes tilskudsberettigelse eller gennemførelse af revision eller kontrol på stedet.
Artikel 21
Ret til at blive hørt efter en kontrolvarsling
Proceduren i artikel 15 og retten til at blive hørt som fastsat i artikel 16 i denne afgørelse finder også anvendelse, når en ansvarlig anvisningsberettiget efter en kontrolvarsling påtænker foranstaltninger, der kan skade den berørte persons rettigheder.
Artikel 22
Konsekvenser af udelukkelsesvarslinger for procedurer og retlige forpligtelser
1. Ved indkøbs- og tilskudsprocedurer eller priskonkurrencer skal den ansvarlige anvisningsberettigede udelukke en person, der er genstand for en udelukkelsesvarsling, fra at deltage i indkøbs- eller tilskudsprocedurer, medmindre kriterierne i artikel 106, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 er opfyldt, hvis personen befinder sig i en monopolsituation.
2. Ved eksisterende retlige forpligtelser skal den ansvarlige anvisningsberettigede træffe beslutning om konsekvenserne, herunder følgende:
a)
fortsætte gennemførelsen af kontrakten eller tilskuddet og foretage den fornødne kontrol
b)
suspendere fristen for betalinger i overensstemmelse med artikel 92, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
c)
suspendere betalingerne i overensstemmelse med artikel 208 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012
d)
suspendere gennemførelsen af kontrakten eller tilskuddet i overensstemmelse med artikel 116 og 135, stk. 5, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
e)
ophæve den retlige forpligtelse, hvis den indeholder bestemmelser om ophævelse på grundlag af de oplysninger, som har givet anledning til registrering af varslingen.
3. Hvis personen er en underleverandør, skal den ansvarlige anvisningsberettigede kræve, at tilbudsgiveren eller kontrahenten erstatter underleverandøren.
Artikel 23
Udelukkelsesvarslingernes konsekvenser for budgettransaktioner
1. Ved udelukkelsesvarslinger skal den ansvarlige anvisningsberettigede, hvor det er relevant, bekræfte i regnskabssystemet, at betalingen bør foretages til trods for den eksisterende varsling.
2. Når der er registreret en udelukkelsesvarsling, foretages der ingen specifik budgetmæssig forpligtelse, der registreres ingen specifikke retlige forpligtelser i regnskabssystemet på basis af en samlet budgetmæssig forpligtelse, og der indgås ingen retlige forpligtelser på basis af en foreløbig forpligtelse, medmindre personen befinder sig i en monopolsituation i overensstemmelse med kriterierne i artikel 106, stk. 2, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
AFDELING 5
AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 24
Ophævelse
Afgørelse 2008/969/EF, Euratom om det system for tidlig varsling, der skal anvendes af Kommissionens anvisningsberettigede og af forvaltningsorganerne, ophæves.
Artikel 25
Overgangsbestemmelser
1. Udelukkelsesvarslinger, som er registreret i henhold til afgørelse 2008/969/EF, Euratom, vil fortsat være aktive i hele deres varighed i overensstemmelse med afgørelsen.
2. W1-, W2- og W3b-varslinger, som er registreret i henhold til afgørelse 2008/969/EF, Euratom, skal betragtes som kontrolvarslinger efter denne afgørelse.
3. W3a- og W4-varslinger skal fortsat registreres frem til den 1. juli 2015 på de betingelser, der er fastsat i afgørelse 2008/969/EF, Euratom. For så vidt angår anvendelsen af afdeling 4, betragtes W3a- og W4-varslinger som kontrolvarslinger efter denne afgørelse. Afgørelse 2008/969/EF, Euratom finder fortsat anvendelse for W5b-varslinger frem til den 1. juli 2015.
Artikel 26
Offentliggørelse
Denne afgørelse offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende.
Udfærdiget i Bruxelles, den 13. november 2014.
A BIZOTTSÁG HATÁROZATA
(2014. november 13.)
a Bizottság engedélyezésre jogosult tisztviselői és a végrehajtó ügynökségek által használandó korai előrejelző rendszerről
(2014/792/EU)
AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG,
tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre,
tekintettel az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződésre,
tekintettel az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról és az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, 2012. október 25-i 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 56. cikke (1) bekezdésére,
tekintettel a 10. Európai Fejlesztési Alapra alkalmazandó pénzügyi szabályzatról szóló, 2008. február 18-i 215/2008/EK tanácsi rendeletre (2) és különösen annak 17. cikkére,
tekintettel az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) által lefolytatott vizsgálatokról, valamint az 1073/1999/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, 2013. szeptember 11-i 883/2013/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendeletre (3) és különösen annak 7. cikke (6) bekezdésére és 11. cikkére,
mivel:
(1)
A Bizottság, amely felelős az Európai Unió általános költségvetésének, valamint az Unió által kezelt minden más forrásnak a 966/2012/EU, Euratom rendelet 30-33. cikkében meghatározott hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvét kellő mértékben figyelembe vevő végrehajtásáért, köteles küzdeni a csalás és az Unió pénzügyi érdekeit sértő minden más jogellenes tevékenység ellen. Annak érdekében, hogy a Bizottság és a végrehajtó ügynökségek engedélyezésre jogosult tisztviselői teljes mértékben tájékozottak legyenek az Unió pénzügyi érdekeit fenyegető veszélyekről, a C(2014)2784 bizottsági határozat (4) mellett belső szabályok megállapítása is szükséges.
(2)
A csalás elleni küzdelem és az Unió pénzügyi érdekeinek védelme érdekében alkalmazza a Bizottság a 966/2012/EU, Euratom rendelet 108. cikkében és a közbeszerzési eljárásban való részvételből kizárt pályázók központi adatbázisáról szóló, 2008. december 17-i 1302/2008/EK, Euratom bizottsági rendeletben (5) említett kizárt pályázók központi adatbázisát, valamint a Bizottság engedélyezésre jogosult tisztviselői és a végrehajtó ügynökségek által használandó korai előrejelző rendszerről szóló, 2008. december 16-i 2008/969/EK, Euratom bizottsági határozat (6) szerinti korai előrejelző rendszert. A költségvetési rendelet módosítására vonatkozó javaslatnak (7) a jogalkotó hatóság általi elfogadásáig biztosítani kell, hogy a korai előrejelző rendszer hatékony maradjon.
(3)
Az átmeneti időszakban a korai előrejelző rendszer célja érdemben nem változik. A korai előrejelző rendszernek az Unió pénzügyi érdekeire és jó hírére vagy az Unió által kezelt bármely más forrásra potenciális veszélyt jelentő személyekre vonatkozó, a korai előrejelző rendszerben rögzített figyelmezető jelzéseken keresztül korlátozott hozzáférésű információk Bizottságon és végrehajtó ügynökségein belüli terjesztését kell biztosítania.
(4)
Mivel a végrehajtó ügynökségek igazgatói a Bizottság megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselőinek státusát töltik be az operatív előirányzatok végrehajtása tekintetében, ugyanolyan hozzáféréssel kell rendelkezniük a korai előrejelző rendszerhez, mint amilyennel a bizottsági szolgálatok rendelkeznek az igazgatási és operatív előirányzatok kezelése tekintetében.
(5)
Mivel az uniós küldöttségeknek a 966/2012/EU, Euratom rendelet 56. cikke (2) bekezdése alapján a Bizottság közvetve megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselőjeként eljáró vezetői a Bizottság megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselőinek státusát töltik be az operatív előirányzatok végrehajtása tekintetében, ugyanolyan hozzáféréssel kell rendelkezniük a korai előrejelző rendszerhez, mint amilyennel a bizottsági szolgálatok rendelkeznek az igazgatási és operatív előirányzatok kezelése tekintetében.
(6)
Az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) által lefolytatott vizsgálatokról, valamint az 1073/1999/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet és az 1074/1999/Euratom tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, 2013. szeptember 11-i 883/2013/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet 7. cikkének (6) bekezdése értelmében az Európai Csalás Elleni Hivatalnak (OLAF) haladéktalanul tájékoztatnia kell az érintett bizottsági szolgálatokat a folyamatban lévő vizsgálatokról, amennyiben azok azt mutatják, hogy az Unió pénzügyi érdekeinek védelme céljából igazgatási óvintézkedések meghozatalára lehet szükség. Továbbá a 883/2013/EU, Euratom rendelet 11. cikke alapján a vizsgálat befejezését követően OLAF-nak jelentést kell készítene és ajánlásokat kell megfogalmaznia, amelyekben adott esetben fel kell tüntetni a meghozandó intézkedéseket, különösen az intézmények által meghozandó intézkedéseket. Annak érdekében, hogy az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a figyelmeztető jelzés bejegyzését kérhesse, meg kell határozni, hogy az OLAF mely információkat nyújtsa be a Bizottsághoz.
(7)
Annak érdekében, hogy az OLAF el tudja végezni a 883/2013/EU, Euratom rendelet alapján előírt vizsgálati feladatait, valamint felderítési és csalásmegelőzési tevékenységeit, hozzáféréssel kell rendelkeznie a korai előrejelző rendszerhez.
(8)
Az egyszerűsítés érdekében egyszerűsíteni kell a korai előrejelző rendszer működését, csökkenteni kell a figyelmeztető jelzések kategóriáinak számát, pontosítani kell a kategóriák tartalmát és a figyelmeztető jelzéseknek magától értetődő elnevezéseket kell adni.
(9)
Az OLAF által továbbított információkon alapuló ellenőrzési figyelmeztető jelzésekre vonatkozó javaslatot az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek a Költségvetési Főigazgatósággal és a Jogi Szolgálattal folytatott konzultációt követően, az OLAF-fal szoros együttműködésben kell megtennie.
(10)
A kizárási figyelmeztető jelzésekre vonatkozó javaslatokat az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek a Bizottság felé kell megtennie, és e javaslatokat központosított módon a Költségvetési Főigazgatóságnak és indokolt esetben a Jogi Szolgálatnak kell megvizsgálnia. Amennyiben a kizárási figyelmezető jelzésre vonatkozó javaslatot az OLAF által továbbított információk alapján teszik meg, a javaslatot az OLAF-fal szoros együttműködésben kell megvizsgálni. Ugyanezt az eljárás kell alkalmazni akkor is, ha az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az érintett személy jogait hátrányosan érintő intézkedés meghozatalát helyezi kilátásba.
(11)
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek az OLAF-fal szoros együttműködésben kell döntenie az Unió pénzügyi érdekei védelmének biztosítása érdekében szükséges következményekről, és döntéséről tájékoztatnia kell az OLAF-ot.
(12)
A figyelmeztető jelzések bejegyzésének, módosításának, törlésének vagy megújításának kérelmezéséért az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek kell felelnie. A megfelelő szintű kontroll fenntartása érdekében ezen kérelmeket a C(2014)2784 bizottsági határozatban rögzített szervezeti szinten kell megtenni.
(13)
A számvitelért felelős tisztviselőnek a Bizottság központi számviteli rendszerén keresztül gondoskodnia kell a korai előrejelző rendszer hatékony alkalmazását lehetővé tévő megfelelő technikai feltételekről.
(14)
A visszafizetési felszólításokra és a zárolási rendelvényekre vonatkozó részletes információk az összes bizottsági szolgálat és végrehajtó ügynökség számára elérhetők lesznek a Bizottság központi számviteli rendszerén keresztül. A 2008/969/EK, Euratom határozat szerinti W3a (zárolási rendelvény) és a W4 (visszafizetési felszólítás) figyelmeztető jelzések alkalmazását meg kell szüntetni. Önmagukban ezek az információk rendszerszerűen nem teszik indokolttá a figyelmeztető jelzést. A figyelmeztetető jelzés szükségességének megítéléséhez az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek az eset valamennyi egyedi jellemzőjét meg kell vizsgálnia.
(15)
A személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2000. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (8) előírja, hogy a személyes adatok Bizottság általi feldolgozása során be kell tartani a rendeletben rögzített, jogszerű feldolgozásra vonatkozó, valamint az adattovábbításhoz kapcsolódó követelményeket, továbbá hogy az európai adatvédelmi biztos előzetesen ellenőrizze az adatfeldolgozást a Bizottság adatvédelmi tisztviselőjétől kapott értesítés kézhezvételét követően.
(16)
Adatvédelmi rendelkezésekben kell rögzíteni azon személyek jogait, akiknek adatait beviszik vagy bevihetik a korai előrejelző rendszerbe.
(17)
Egyes adatvédelmi jogok a 45/2001/EK rendelet 20. cikkében rögzített, eseti alapon vizsgálandó és csak átmeneti időre alkalmazható kivételek hatálya alá tartoznak. Ezen kivételek alkalmazásáról a releváns információk bejegyzését, módosítását - ideértve helyesbítését is - vagy törlését kérelmező illetékes szolgálatnak kell döntenie.
(18)
Az adott személyre vonatkozó kizárási figyelmeztető jelzésnek a korai előrejelző rendszerben történő bejegyzése kérelmezése előtt a kilátásba helyezett figyelmeztetés tárgyát képező személy részére biztosítani kell a lehetőséget álláspontjának írásbeli kifejtésére. Ugyanezt a lehetőséget kell biztosítani akkor is, ha az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az érintett személy jogait adott esetben hátrányosan érintő intézkedés meghozatalát helyezi kilátásba.
(19)
Az észrevételek megtételének lehetősége a vizsgálat vagy nemzeti jogi eljárás bizalmas jellegének megőrzését szolgáló kényszerítő erejű jogos indokok fennállta esetén kivételesen elhalasztható.
(20)
A 2008/969/EK, Euratom határozatnak 2015. július 1-jéig alkalmazásban kell maradnia az ahhoz szükséges mértékig, hogy mindaddig teljesüljenek az Európai Unió működéséről szóló szerződés (EUMSZ) 215. cikke alapján meghozott korlátozó intézkedésekről szóló tanácsi rendeletek, amíg a Külpolitikai Eszközökért Felelős Szolgálat megfelelő adatbázisában foglalt információkat figyelembe nem veszi az eredményszemléletű számviteli rendszer (ABAC). Ez a meghosszabbított alkalmazás a 2008/969/EK, Euratom határozatban említett W5b figyelmeztető jelzés bejegyzése formájában valósul meg.
(21)
A W3a és W4 figyelmeztető jelzések tekintetében a 2008/969/EK, Euratom határozatnak 2015. július 1-jéig alkalmazásban kell maradnia. Az említett időpontig ezeket a figyelmeztető jelzéseket e határozat 4. szakaszának alkalmazása céljából az ellenőrzési figyelmeztető jelzésekhez kell sorolni.
(22)
E határozat végrehajtása érdekében rendszeresen értékelni kell a korai előrejelző rendszer működését és az Unió pénzügyi érdekeinek védelméhez való tényleges hozzájárulását,
A KÖVETKEZŐKÉPPEN HATÁROZOTT:
1. SZAKASZ
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. cikk
Tárgy, hatály és cél
(1) E határozat létrehozza a korai előrejelző rendszert, amelyet a Bizottság és a végrehajtó ügynökségek engedélyezésre jogosult tisztviselői az Európai Unió általános költségvetésének vagy bármely más, az Unió által kezelt forrás végrehajtása során használnak.
(2) A korai előrejelző rendszer hozzájárul az Unió pénzügyi érdekeinek védelméhez és az Unióról kialakult kép megőrzéséhez, a csalás elleni küzdelemhez, valamint a hatékony és eredményes pénzgazdálkodáshoz.
(3) A korai előrejelző rendszer célja:
a)
figyelmezető jelzések bejegyzése útján tájékoztatni a Bizottság és a végrehajtó ügynökségek illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőit arról, hogy adott személy veszélyt jelenthet az Unió pénzügyi érdekeire és az Unió jó hírére, illetve az Unió által kezelt bármely más forrásra nézve; valamint
b)
lehetővé tenni az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő részére, hogy a figyelmeztető jelzések alapján ellenőrzéseket végezhessen vagy megfelelő intézkedéseket tehessen, ideértve a 4. szakaszban említett intézkedéseket is.
(4) A tájékoztatás hozzájárul a következőköz:
a)
a kockázatok megelőzése olyan személyekre vonatkozó korai információk alapján végzett ellenőrzések útján, akik tekintetében felmerült az alábbi cselekményekkel összefüggő gyanú, vagy akik tekintetében az alábbi cselekményekkel összefüggő megállapítások születtek:
-
jelentős hiba vagy szabálytalanság,
-
szakmai kötelességszegés,
-
súlyos szerződésszegés, vagy
-
az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet (9) 141. cikkében említett, az Unió pénzügyi érdekeit sértő csalás, korrupció vagy más jogellenes cselekmény;
b)
adott személy kizárása az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról és az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, 2012. október 25-i 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet (a továbbiakban: költségvetési rendelet) 106. cikkének (1) és 109. cikkének (1) bekezdése értelmében.
2. cikk
Fogalommeghatározások
E határozat alkalmazásában:
a) „a számvitelért felelős tisztviselő”: a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője vagy azon beosztottja, akire a számvitelért felelős tisztviselő a 966/2012/EU, Euratom rendelet 69. cikke értelmében bizonyos feladatokat átruházott;
b) „az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő”: a Bizottság a 966/2012/EU, Euratom rendelet 65. cikke szerinti, az Európai Unió általános költségvetésének (a továbbiakban: költségvetés) végrehajtásáért a belső szabályokkal összhangban felelős, megbízott, engedélyezésére jogosult tisztviselője, ideértve a végrehajtó ügynökségek igazgatóit, az említett rendelet 65. cikke értelmében közvetve megbízott, igazgatói jogköröket gyakoroló engedélyezésre jogosult tisztviselőket, valamint az uniós küldöttségeknek az említett rendelet 56. cikke (2) bekezdése alapján a Bizottság közvetve megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselőjeként eljáró vezetőit;
c) „érintett”: a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2000. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendeletben említettek szerint azonosítható személy;
d) „megállapítás”: jogi kötelezettségvállalás végrehajtása során feltárt, vagy az Európai Számvevőszék, az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF), a Belső Ellenőrzési Szolgálat (IAS) által elvégzett ellenőrzéssel vagy vizsgálattal, vagy az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő felelősségi körébe tartozóan elvégzett bármely más ellenőrzéssel vagy kontrollal összefüggésben megállapított tény;
e) „jogi kötelezettségvállalás”: a Bizottság által a 966/2012/EU, Euratom rendelet 1. részének V-VIII. címe és 2. része alapján vállalt kötelezettségvállalás;
f) „személy”: bármely természetes személy vagy jogi személy vagy jogi személyiség nélküli társulás az alábbiak szerint:
-
a 966/2012/EU, Euratom rendelet 2. cikkének i) pontja szerinti végső kedvezményezett,
-
részvételre jelentkező vagy ajánlattevő,
-
vissza nem térítendő támogatás igénylője,
-
pénzdíjas verseny résztvevője,
-
a 966/2012/EU, Euratom rendelet 204. cikke szerinti javadalmazott külső szakértő,
-
a 966/2012/EU rendelet 106. cikke (1) bekezdésének b) és e) pontjában említett, más jogi személy felett képviseleti, döntéshozatali vagy ellenőrzési jogkörrel rendelkező személy;
g) „szakmai kötelességszegés”: az adott személy által gyakorolt szakmára vonatkozó törvények, rendeletek vagy etikai normák megsértése, valamint az adott személy bármely olyan felróható magatartása, amely kihatással van szakmai hitelességére;
h) „alvállalkozó”: a részvételre jelentkező, az ajánlattevő vagy a szerződő fél által a szerződés valamely részének teljesítésére javasolt gazdasági szereplő, akivel szemben az ajánlatkérő közvetlen jogi kötelezettségvállalással nem rendelkezik;
i) „jelentős hiba vagy szabálytalanság”: az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 166. cikkének (2) bekezdésben meghatározottak szerinti jelentős hiba vagy szabálytalanság;
j) „figyelmeztető jelzésért felelős kapcsolattartó személy”: az adott kérelemért felelős szolgálaton belül az a személy, aki a figyelmeztető jelzéssel kapcsolatos aktáért a figyelmeztető jelzés törléséig felel.
3. cikk
A korai előrejelző rendszer működése
(1) A számvitelért felelős tisztviselő biztosítja a korai előrejelző rendszer hatékony működéséhez és nyomon követéséhez szükséges megfelelő technikai feltételeket.
A számvitelért felelős tisztviselő az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kérelmére bejegyzi, módosítja, megújítja vagy törli a korai előrejelző rendszerben rögzített figyelmeztető jelzéseket.
(2) A számvitelért felelős tisztviselő a technikai szempontokra vonatkozó végrehajtási intézkedéseket fogad el, és meghatározza a kapcsolódó eljárásokat, többek között a biztonság terén.
A számvitelért felelős tisztviselő ezen intézkedésekről tájékoztatja a Bizottság szolgálatait és a végrehajtó ügynökségeket.
4. cikk
Figyelmeztető jelzés bejegyzésére, módosítására, megújítására vagy törlésére vonatkozó hatáskör és eljárás
(1) Kizárólag az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kérheti a figyelmeztető jelzés bejegyzését, módosítását, megújítását vagy törlését.
(2) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a figyelmeztető jelzés bejegyzésére, módosítására, megújítására vagy törlésére vonatkozó kérelmét a számvitelért felelős tisztviselőhöz intézi. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kérelmét az e határozat mellékletében foglalt formanyomtatványon nyújtja be.
(3) A 8. cikkben említett, a figyelmeztető jelzésért felelős kapcsolattartó személy a kérelemnek a számvitelért felelős tisztviselőhöz történő továbbítását megelőzően ellenőrzi, hogy teljesülnek-e a 11. és 12. cikkben foglalt követelmények.
5. cikk
Hozzáférés a korai előrejelző rendszerhez
A bizottsági szolgálatok és a végrehajtó ügynökségek a Bizottság központi számviteli rendszerén keresztül közvetlen hozzáféréssel rendelkeznek a korai előrejelző rendszerben tárolt információkhoz.
A valamely helyi rendszerért felelős bizottsági szolgálatok vagy végrehajtó ügynökségek használhatják a központi számviteli rendszert a korai előrejelző rendszerben tárolt információkhoz való hozzáférés érdekében, feltéve, hogy a helyi rendszer és a központi számviteli rendszer közötti adatkonzisztencia biztosított.
6. cikk
A korai előrejelző rendszer használata
A korai előrejelző rendszerben tárolt információk kizárólag a költségvetés vagy az Unió által kezelt bármely más forrás végrehajtása céljából használhatók fel. Ez nem érinti a kizárt pályázók központi adatbázisában tárolt információknak az 1302/2008/EK, Euratom rendelet (10) 1. cikkének (2) és (3) bekezdése szerinti felhasználását.
Az OLAF a korai előrejelző rendszerben és a kizárások központi adatbázisában tárolt adatokat az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) által lefolytatott vizsgálatokról, valamint az 1073/1999/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló 2013. szeptember 11-i 883/2013/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet („OLAF-rendelet”) szerinti vizsgálataihoz, valamint csalásmegelőzési tevékenységeihez, többek között kockázatelemzés céljából használhatja fel.
7. cikk
A korai előrejelző rendszer lekérdezésének ideje
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a következő esetekben ellenőrzi, hogy a korai előrejelző rendszer tartalmaz-e adott személyre vonatkozó figyelmeztető jelzést:
a)
egyedi költségvetési kötelezettségvállalás rögzítése előtt;
b)
globális költségvetési kötelezettségvállalás rögzítése előtt, amennyiben a személy az adott szakaszban ismert;
c)
ideiglenes költségvetési kötelezettségvállalás esetében a későbbi kifizetésekre jogosultságot keletkeztető jogi kötelezettségvállalás vállalása előtt, kivéve, ha az személyzeti kiadásokhoz vagy tárgyalásokon, illetve versenyeken való részvételhez kapcsolódó utazási költségek megtérítésére vonatkozik;
d)
közbeszerzési vagy támogatás-odaítélési eljárások, pénzdíjas versenyek és pályázati felhívások esetében, legkésőbb az odaítélési döntés előtt;
e)
közbeszerzés esetén, ha az ajánlatkérő korlátozza az ajánlat benyújtására felkért pályázók számát, a pályázók kiválasztásának lezárása előtt;
f)
bármifajta kifizetés előtt, kivéve a személyzeti kiadásokhoz vagy tárgyalásokon, illetve versenyeken való részvételhez kapcsolódó utazási költségek megtérítésére vonatkozó kifizetéseket.
8. cikk
A figyelmeztető jelzésért felelős kapcsolattartó személy
A figyelmeztető jelzésért felelős kapcsolattartó személy:
a)
elkészíti a figyelmeztető jelzés bejegyzésére vonatkozó kérelmet;
b)
továbbítja a kérelmet és a figyelmeztető jelzéshez kapcsolódó egyéb információkat a számvitelért felelős tisztviselő részére;
c)
megadja az ahhoz szükséges információkat, hogy más illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselők ellenőrzéseket tudjanak lefolytatni, illetve dönteni tudjanak a 4. szakaszban említett következményekről.
2. SZAKASZ
A KORAI ELŐREJELZŐ RENDSZERBE BEVITT INFORMÁCIÓK
9. cikk
A figyelmeztető jelzések kategóriái
(1) A korai előrejelző rendszerbe bevitt figyelmeztető jelzések az alábbi két kategóriába sorolhatók:
a) „ellenőrzési figyelmeztető jelzések”: amennyiben az adott személy vonatkozásában az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 141. cikkében említett, az Unió pénzügyi érdekeit sértő csalás, korrupció vagy más jogellenes cselekmény, jelentős hiba vagy szabálytalanság, szakmai kötelességszegés vagy súlyos szerződésszegés gyanúja merül fel vagy nyer megállapítást;
b) „kizárási figyelmeztető jelzések”: amennyiben az adott személyt a 966/2012/EU, Euratom rendelet 106. cikkének (1) bekezdésében vagy 109. cikkének (1) bekezdésében foglalt kizárási okok alapján kizárják.
(2) Adott személyre vonatkozóan különböző okok alapján bejegyzett, több figyelmeztető jelzés is érvényben lehet.
10. cikk
A korai előrejelző rendszerben tárolt információk
A korai előrejelző rendszer figyelmeztető jelzései az alábbi információkat tartalmazzák:
a)
a személy azonosítója;
b)
a figyelmeztető jelzés típusa;
c)
a figyelmeztető jelzés időtartama;
d)
az okok, amelyek miatt az adott személy veszélyt jelent az Unió pénzügyi érdekeire és jó hírére, illetve az Unió által kezelt bármely más forrásra nézve;
e)
a kontradiktórius eljárásra vonatkozó információk;
f)
az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő neve;
g)
az e határozat 8. cikkében említett, a figyelmeztető jelzésért felelős kapcsolattartó személy neve.
11. cikk
Ellenőrzési figyelmeztető jelzések
(1) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az alábbi feltételek bármelyikének teljesülése esetén ellenőrzési figyelmeztető jelzés bejegyzését kérheti:
a)
amennyiben az OLAF a 883/2013/EU, Euratom rendelettel összhangban tájékoztatta az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőt arról, hogy vizsgálata alapján az Unió pénzügyi érdekeinek védelme érdekében helyénvaló lehet intézkedéseket hozni;
b)
amennyiben az Európai Számvevőszék a Bizottság részére vagy a Belső Ellenőrzési Szolgálat az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő részére valamely személlyel összefüggésben az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 141. cikkében említett, az Unió pénzügyi érdekeit sértő csalás, korrupció vagy más jogellenes cselekményt, jelentős hibát vagy szabálytalanságot, szakmai kötelességszegést vagy súlyos szerződésszegést jelző információt továbbított;
c)
amennyiben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő valamely személlyel összefüggésben az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 141. cikkében említett, az Unió pénzügyi érdekeit sértő csalás, korrupció vagy más jogellenes cselekményt, jelentős hibát vagy szabálytalanságot, szakmai kötelességszegést vagy súlyos szerződésszegést jelző ellenőrzést, auditvizsgálatot vagy kontrollt végzett vagy ilyen ellenőrzéssel, auditvizsgálattal vagy kontrollal kapcsolatos információhoz jutott.
(2) Az ellenőrző figyelmezető jelzés legfeljebb egy éves időtartamra szól. Kizárási figyelmeztető jelzés kérelmezése esetén, vagy ha a továbbiakban nincs szükség ellenőrzésre, az ellenőrzési figyelmeztető jelzést törölni kell.
(3) A (2) bekezdésben említett időtartam lejártával az ellenőrzési figyelmeztető jelzést automatikusan törölni kell.
(4) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az ellenőrzési figyelmeztető jelzés megújítását kérheti, ha az OLAF arról tájékoztatja, hogy az (1) bekezdésben említett vizsgálatok megállapításait még nem véglegesítették, de a vizsgálatok alapján indokolt az ellenőrzési figyelmeztető jelzés fenntartása. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő továbbá az ellenőrzési figyelmeztető jelzés megújítását kérheti, ha az (1) bekezdés b) és c) pontjában említett feltételek továbbra is teljesülnek.
(5) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek meg kell adnia az okokat, amelyek miatt a figyelmeztető jelzés megújítása az Unió pénzügyi érdekeinek és jó hírének védelme érdekében szükséges.
(6) A megújítás az ellenőrzési figyelmeztető jelzés bejegyzése iránti új kérelemként kezelendő.
12. cikk
Kizárási figyelmeztető jelzések
(1) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 106. cikkének (1) bekezdésében vagy a 109. cikkének (1) bekezdésében említett esetekben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kizárási figyelmeztető jelzés bejegyzését kéri.
(2) A kizárási időszak lejártával a kizárási figyelmeztető jelzést törölni kell.
(3) A korai előrejelző rendszerbe bejegyzett kizárási figyelmeztető jelzést automatikusan be kell jegyezni a kizárások központi adatbázisában is.
13. cikk
Az OLAF által továbbított információk
Amennyiben az OLAF információkat továbbít akár a 883/2013/EU, Euratom rendelet 7. cikkének (6) bekezdésével összhangban abból a célból, hogy segítséget nyújtson az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek az Európai Unió pénzügyi érdekeinek védelme érdekében szükséges óvintézkedésekre vonatkozó döntéshozatalhoz, akár a 883/2013/EU, Euratom rendelet 11. cikkével összhangban, a továbbított információk a következőket tartalmazzák:
a)
az érintett személy azonosítója;
b)
a szóban forgó tények és a vizsgálat által feltárt kockázatok összefoglalója. Az összefoglalónak alkalmasnak kell lennie arra, hogy lehetővé tegye az adott személy e határozat 16. cikke szerinti érdemi meghallgatását;
c)
a bizalmas jelleg megőrzése céljából javasolt bármely különleges intézkedés, különösen azokban az esetekben, ahol az érintett vizsgálati intézkedések a vizsgálatokra alkalmazandó nemzeti szabályozásnak megfelelően egy nemzeti igazságügyi hatóság, illetve - külső vizsgálat esetén - egy nemzeti hatóság hatáskörébe tartoznak.
3. SZAKASZ
FIGYELMEZTETŐ JELZÉSEK BEJEGYZÉSRE VONATKOZÓ ELJÁRÁSI RENDELKEZÉSEK
14. cikk
A központi szolgálatokkal folytatott előzetes konzultáció az ellenőrzési figyelmeztető jelzésekkel kapcsolatban
Az OLAF által a 883/2013/EU, Euratom rendelet 7. cikkének (6) bekezdésével és 11. cikkével összhangban továbbított információkon alapuló ellenőrzési figyelmeztető jelzés bejegyzésére irányuló kérelem benyújtását megelőzően az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a 883/2013/EU, Euratom rendeletnek megfelelően szoros együttműködésben az OLAF-fal konzultációt folytat a Költségvetési Főigazgatósággal (központi pénzügyi szolgálat) és indokolt esetben a Jogi Szolgálattal.
15. cikk
A kizárási figyelmeztető jelzések központi szolgálatok általi vizsgálata
A 106. cikk (1) bekezdésének b), c) és e) pontjában, illetve a 109. cikk (1) bekezdésében említett esetekre vonatkozóan az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által javasolt kizárási figyelmeztető jelzés bejegyzésének kérelmezését és megfelelő időtartamának meghatározását megelőzően a Költségvetési Főigazgatóság és a Jogi Szolgálat központosított vizsgálatot végez. Amennyiben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által javasolt kizárási figyelmeztető jelzés az OLAF által továbbított információkon alapul, a vizsgálatot az OLAF-fal szoros együttműködésben kell elvégezni.
16. cikk
Meghallgatáshoz való jog
(1) A figyelmezető jelzések bejegyzésére a következő szabályok vonatkoznak:
a)
Amennyiben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kizárási figyelmeztető jelzés bejegyzésének kérelmezését vagy az érintett személy jogait adott esetben hátrányosan érintő intézkedés meghozatalát helyezte kilátásba, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő előbb lehetőséget biztosít az érintett személy számára álláspontjának írásbeli kifejtésére. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő legalább 14 naptári napot biztosít erre. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő egyúttal tájékoztatja a személyt arról, hogy válaszadása elmulasztása esetén a figyelmeztető jelzés bejegyzésre kerül.
Indokolt esetben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő lehetőséget biztosít a személy részére, hogy álláspontját az OLAF által közölt információk alapján fejtse ki.
b)
Amennyiben a személy által benyújtott észrevételek nem változtatják meg az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő vizsgálatának eredményeit, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő felkéri a számvitelért felelős tisztviselőt a figyelmeztető jelzés aktiválására.
Amennyiben a személy által benyújtott észrevételek az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő véleménye szerint a figyelmeztető jelzés alkalmazását aránytalanná vagy szükségtelenné teszik, a figyelmeztető jelzés nem kerül aktiválásra és a személy ennek megfelelő tájékoztatást kap.
A számvitelért felelős tisztviselő az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő részére megfelelő módon megerősíti a figyelmeztető jelzésnek a korai előrejelző rendszerbe történt bejegyzését.
c)
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő értesíti a személyt a figyelmeztető jelzés aktiválásáról és időtartamáról. Ugyanakkor, ha a személy nem válaszolt az írásbeli észrevételek benyújtására vonatkozó felhívásra, kiértesítése mellőzhető.
(2) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 106. cikke (1) bekezdésének e) pontjában említett esetekben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a kizárás időtartamára vonatkozó döntés meghozataláig már azt megelőzően kérheti a kizárási figyelmeztető jelzés bejegyzését, hogy a személy részére lehetőséget adtak volna álláspontjának kifejtésére. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő lehetőséget biztosít a személy részére, hogy kifejtse álláspontját a kizárás időtartamáról.
(3) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 106. cikke (1) bekezdésének a) pontjában említett helyzetekben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a tényállást megállapító hivatalos dokumentum birtokában már azt megelőzően kérheti a kizárási figyelmeztető jelzés bejegyzését, hogy a személy részére lehetőséget adtak volna álláspontjának kifejtésére. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő értesíti a személyt a kizárási figyelmeztető jelzés bejegyzéséről.
(4) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kivételes esetben - a figyelmeztető jelzés bejegyzésére irányuló eljárás továbbfolytatása mellett - elhalaszthatja a kizárási figyelmeztető jelzés bejegyzésének kérelmezése vagy az érintett személy jogait adott esetben hátrányosan érintő intézkedések megtétele előtt a személy álláspontjának írásbeli kifejtésére vonatkozó lehetőség biztosítását, feltéve, hogy a vizsgálat vagy nemzeti jogi eljárás bizalmas jellegének megőrzését szolgáló kényszerítő erejű jogos indokok állnak fenn.
(5) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek az OLAF által a 13. cikkel összhangban történő tájékoztatása esetén az OLAF jelzi, hogy a vizsgálat vagy nemzeti jogi eljárás bizalmas jellegének megőrzése, illetve a személynek az álláspontja kifejtésére biztosítandó lehetőség elhalasztása szükséges-e.
(6) Mihelyt a vizsgálat vagy nemzeti jogi eljárás védelmének indokai megszűntek, a személy részére biztosítani kell a lehetőséget álláspontjának kifejtésére.
17. cikk
Adatvédelem és az érintettek jogai
(1) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő tájékoztatja az érintetteket arról, hogy a korai előrejelző rendszerben rájuk vonatkozó adatok kerülhetnek bejegyzésre, továbbá arról, hogy ezek az adatok kinek a részére adhatók ki. Ezt az általános jellegű tájékoztatást írásban kell közölni, mindenekelőtt az ajánlati felhívásban, a pályázati felhívásban, a versenykiírásban, illetve felhívás hiányában a szerződés vagy a támogatás odaítélése előtt.
(2) A figyelmeztető jelzés bejegyzését kérő illetékes engedélyezésére jogosult tisztviselő felelős a kapcsolattartásért azon személlyel, akire vonatkozó adatokat a korai előrejelző rendszerbe bevisznek. Az említett engedélyezésre jogosult tisztviselő válaszol az érintett személytől érkező, a pontatlan vagy hiányos személyes adatok helyesbítésére vonatkozó megkeresésre és minden más, ezen személytől érkező megkeresésre és kérdésre.
(3) Ezen túlmenően bármely személy kérhet írásban tájékoztatást a számvitelért felelős tisztviselőtől arról, hogy szerepel-e a korai előrejelző rendszerben.
A számvitelért felelős tisztviselő köteles megadni ezt a tájékoztatást, kivéve, ha az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő - indokolt esetben az OLAF-fal egyetértésben - úgy dönt, hogy a 45/2001/EK 20. cikkének (1) bekezdésében foglalt korlátozásokat alkalmazni kell.
(4) A törölt figyelmeztető jelzések csak ellenőrzési és vizsgálati célokra hozzáférhetők, és a korai előrejelző rendszer felhasználói számára nem láthatóak.
Mindazonáltal a természetes személyekre vonatkozó figyelmeztető jelzésekben szereplő személyi adatok ilyen célokra is csak a figyelmeztető jelzés törlését követő öt évig maradhatnak hozzáférhetők.
18. cikk
A figyelmeztető jelzés felülvizsgálata
Amennyiben a személy, akire vonatkozóan a korai előrejelző rendszerben figyelmeztető jelzés van bejegyezve, új bizonyítékokkal szolgál arra vonatkozóan, hogy a bejegyzés indokai már nem állnak fenn, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kérelmezi a figyelmeztető jelzés törlését.
A személy, akire vonatkozóan a korai előrejelző rendszerben kizárási figyelmeztető jelzés van bejegyezve, panasszal élhet az ombudsmannál és bírósági felülvizsgálatért folyamodhat.
4. SZAKASZ
A FIGYELMEZTETŐ JELZÉSEK KÖVETKEZMÉNYEI
19. cikk
A következményekre vonatkozó általános szabályok
(1) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a figyelmeztető jelzésért felelős kapcsolattartó személytől kikér minden olyan információt, amely alapján meghozhatja az e szakaszban megállapított következményekre vonatkozó döntését.
(2) Amennyiben az OLAF által közölt információk alapján az illetékes engedélyezésért felelős tisztviselő a 11. cikk szerinti ellenőrzési figyelmeztető jelzés bejegyzését kéri, az illetékes engedélyezésére jogosult tisztviselő az e határozat 14. és 15. cikkében meghatározott eljárás szerint jár el, a következményekről pedig a 883/2013/EU, Euratom rendelettel összhangban az OLAF-fal szoros együttműködésben dönt.
(3) A következményekre vonatkozó döntés meghozatalakor az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő valamennyi figyelmeztető jelzés tekintetében figyelembe veszi a következő kritériumokat:
a)
az Unió pénzügyi érdekeit és jó hírét veszélyeztető kockázatok;
b)
a jogi kötelezettségvállalás összege és időtartama;
c)
a jogi kötelezettségvállalás teljesítésének sürgőssége;
d)
a tények jellege;
e)
a tények súlyossága; valamint
f)
a jogi kötelezettségvállalás teljesítését érintő esetleges következmények.
A kizárási figyelmeztető jelzések esetében az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő figyelembe veszi emellett a kizárás indokainak jellegét és súlyosságát, továbbá a szolgáltatás folytonosságának szükségességét.
(4) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő minden esetben írásban indokolja a következményekre vonatkozó döntését.
20. cikk
Az ellenőrzési figyelmeztető jelzések következményei
(1) Közbeszerzési vagy támogatás-odaítélési eljárások, illetve pénzdíjas versenyek esetében az említett ellenőrzés az alábbiakat foglalhatja magában:
a)
az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a közbeszerzési vagy támogatás-odaítélési eljárásban, illetve pénzdíjas versenyek keretében meghatározott további igazoló dokumentumokat kérhet be;
b)
a támogatás-odaítélési eljárások esetében: az előfinanszírozással összefüggő kockázatok elemzése.
(2) Jogi kötelezettségvállalás esetében az említett ellenőrzés az alábbiakat foglalhatja magában:
a)
a tevékenység jogi kötelezettségvállalásnak való megfelelősége ellenőrzése, ideértve a határidők betartásának és az eredmények tartalmának ellenőrzését is;
b)
hatályos támogatási megállapodások esetében: a költségek elszámolhatóságának a kifizetést megelőző ellenőrzése, illetve auditvizsgálat vagy helyszíni ellenőrzés lefolytatása.
21. cikk
Meghallgatáshoz való jog az ellenőrzési figyelmeztető jelzést követően
Az e határozat 15. cikke szerinti eljárás és 16. cikke szerinti meghallgatáshoz való jog akkor is alkalmazandó, ha az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő egy ellenőrzési figyelmeztető jelzést követően az érintett személy jogait adott esetben hátrányosan érintő intézkedést helyez kilátásba.
22. cikk
A kizárási figyelmeztető jelzések eljárási és jogi kötelezettségvállalásokat érintő következményei
(1) Közbeszerzési vagy támogatás-odaítélési eljárások, illetve pénzdíjas versenyek esetében az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kizárja a közbeszerzési vagy támogatás-odaítélési eljárásból a kizárási figyelmeztető jelzés hatálya alatt álló személyt, kivéve, ha a monopolhelyzetben lévő személy esetén teljesülnek a 966/2012/EK, Euratom rendelet 106. cikkének (2) bekezdésében meghatározott feltételek.
(2) Hatályos jogi kötelezettségvállalások esetében az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő dönt a következményekről, ideértve az alábbiak bármelyikét:
a)
a szerződés vagy támogatás végrehajtásának folytatása az esetlegesen indokolt ellenőrzések megtétele mellett;
b)
a fizetési határidő felfüggesztése a 966/2012/EU, Euratom rendelet 92. cikkének (2) bekezdésével összhangban;
c)
a kifizetések felfüggesztése a 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 208. cikkével összhangban;
d)
a szerződés vagy támogatás végrehajtásának felfüggesztése a 966/2012/EU, Euratom rendelet 116. cikkével és 135. cikkének (5) bekezdésével összhangban;
e)
a jogi kötelezettségvállalás megszüntetése, amennyiben a jogi kötelezettségvállalás rendelkezései lehetővé teszik a kötelezettségvállalás megszüntetését azon információk alapján, amelyek miatt a figyelmeztető jelzés bejegyzésre került.
(3) Amennyiben a személy alvállalkozó, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő felszólítja az ajánlattevőt, részvételre jelentkezőt vagy szerződő felet, hogy az érintett alvállalkozó helyett más alvállalkozót bízzon meg.
23. cikk
A kizárási figyelmeztető jelzések hatása a költségvetési műveletekre
(1) Kizárási figyelmeztető jelzés esetén az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő indokolt esetben megerősíti a számviteli rendszerben, hogy a kifizetést az érvényes figyelmeztető jelzés ellenére végre kell hajtani.
(2) Amennyiben kizárási figyelmeztető jelzés van bejegyezve, nem tehető egyedi költségvetési kötelezettségvállalás, továbbá globális kötelezettségvállalás alapján a költségvetési számlákra egyedi jogi kötelezettségvállalás nem jegyezhető be, valamint ideiglenes kötelezettségvállalás alapján jogi kötelezettségvállalás nem vállalható, kivéve, ha a személy a 966/2012/EU, Euratom rendelet 106. cikkének (2) bekezdésében meghatározott feltételek szerinti monopolhelyzetben van.
5. SZAKASZ
ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
24. cikk
Hatályon kívül helyezés
A Bizottság engedélyezésre jogosult tisztviselői és a végrehajtó ügynökségek által használandó korai előrejelző rendszerről szóló 2008/969/EK, Euratom határozat hatályát veszti.
25. cikk
Átmeneti rendelkezések
(1) A 2008/969/EK, Euratom határozat alapján bejegyzett kizárási figyelmeztető jelzések időtartamuk lejártáig az említett határozattal összhangban érvényben maradnak.
(2) A 2008/969/EK, Euratom határozat alapján bejegyzett W1, W2 és W3b figyelmeztető jelzések az e határozat szerinti ellenőrzési figyelmeztető jelzésnek tekintendők.
(3) A W3a és a W4 figyelmeztető jelzéseket 2015. július 1-jéig továbbra is a 2008/969/EK, Euratom határozatban rögzített feltételek szerint kell bejegyezni. E határozat 4. szakaszának alkalmazásában a W3a és a W4 figyelmeztető jelzések az e határozat szerinti ellenőrzési figyelmeztető jelzéseknek tekintendők. A W5b figyelmeztető jelzések tekintetében a 2008/969/EK, Euratom határozatot 2015. július 1-jéig továbbra is alkalmazni kell.
26. cikk
Kihirdetés
Ezt a határozatot az Európai Unió Hivatalos Lapjában ki kell hirdetni.
Kelt Brüsszelben, 2014. november 13-án.