KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1042/2014
af 25. juli 2014
om supplerende bestemmelser til forordning (EU) nr. 514/2014 med hensyn til udpegelsen af de ansvarlige myndigheder og disses forvaltnings- og kontrolopgaver og med hensyn til revisionsmyndighedernes status og forpligtelser
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) nr. 514/2014 af 16. april 2014 om almindelige bestemmelser om Asyl-, Migrations- og Integrationsfonden og om instrumentet for finansiel støtte til politisamarbejde, forebyggelse og bekæmpelse af kriminalitet samt krisestyring (1), særlig artikel 26, stk. 4, og artikel 29, stk. 1, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
For at sikre kontinuiteten i gennemførelsen af de tidligere fonde, der var omfattet af rammen for det generelle program om solidaritet og forvaltning af migrationsstrømme 2007-2013, og særforordningerne, der var omfattet af rammeprogrammet for 2014-2020, er forordning (EU) nr. 514/2014 i vid udstrækning udformet efter de regler, der gjaldt for tidligere fonde, men under hensyntagen til de ændringer i den delte forvaltning, som Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (2) medførte.
(2)
For at sikre, at de organer, der skal gennemføre de nationale programmer, har kapacitet til effektivt at udføre deres opgaver i overensstemmelse med de mål og prioriteringer, der er fastsat i de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014, bør der fastsættes regler for udpegelsen af disse organer, tilsynet med deres udpegelse og om nødvendigt ophævelse af udpegelsen.
(3)
For at sikre, at omfanget af deres ansvarsområde sætter dem i stand til at gennemføre det nationale program, er det nødvendigt at fastsætte regler, der definerer de ansvarlige myndigheders forvaltnings- og kontrolopgaver, navnlig betingelserne for uddelegering eller udlicitering af nogle af deres opgaver.
(4)
Proceduren for udvælgelse af projekter og tildeling af EU-støtte inden for rammerne af de nationale programmer bør overholde principperne om gennemsigtighed, forbud mod forskelsbehandling og ligebehandling. Der bør derfor fastsættes betingelser for medlemsstaternes gennemførelse af foranstaltninger inden for rammerne af de nationale programmer, navnlig med henblik på fastlæggelse af de omstændigheder, hvorunder den ansvarlige myndighed kan gennemføre projekter direkte.
(5)
I alle medlemsstater bør revisionerne være effektive, have et passende omfang og gennemføres i overensstemmelse med de internationale revisionsstandarder. Med henblik herpå bør revisionsmyndighedernes status og revisionsstandarder defineres klart.
(6)
For at sikre, at revisionsmyndighedernes revisionsaktiviteter sætter dem i stand til at understøtte deres revisionserklæringer, bør der defineres forskellige former for revisionsaktiviteter.
(7)
Det er vigtigt, at resultaterne af revisionsmyndighedens aktiviteter meddeles den udpegende myndighed og Europa-Kommissionen i tide og på hensigtsmæssig vis. Det er navnlig vigtigt, at forvaltningserklæringen og det årlige sammendrag af de endelige revisionsberetninger og de gennemførte kontroller, der fremsendes som en del af den årlige ansøgning om støtteudbetaling, tydeligt afspejler resultaterne af revisionsmyndighedens arbejde og konklusioner. Revisionsmyndigheden bør derfor som led i sit revisionsarbejde sikre, at disse dokumenter indeholder relevante oplysninger om dens revisionsaktiviteter.
(8)
For at sikre en øjeblikkelig anvendelse af bestemmelserne i denne forordning og ikke forsinke godkendelsen og gennemførelsen af de nationale programmer bør forordningen træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
(9)
Det Forenede Kongerige og Irland er bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 og er følgelig bundet af nærværende forordning
(10)
Danmark er ikke bundet af forordning (EU) nr. 514/2014 eller nærværende forordning -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL I
GENERELLE BESTEMMELSER
Artikel 1
Definitioner
Ved anvendelsen af denne forordning gælder definitionerne i forordning (EU) nr. 514/2014. Derudover forstås der ved:
a) »udpegende myndighed«: medlemsstatens myndighed på ministerplan, jf. artikel 26, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, som udpeger den ansvarlige myndighed
b) »kompetente myndigheder«: den ansvarlige myndighed, revisionsmyndigheden og eventuelt den delegerede myndighed, der er omhandlet i artikel 25, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
c) »SFC2014«: det elektroniske dataudvekslingssystem, der oprettes ved artikel 2 i Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) nr. 802/2014 (3)
d) »støtteaftale«: en aftale eller et tilsvarende retligt instrument, på grundlag af hvilket den ansvarlige myndighed yder støtte til støttemodtageren med henblik på gennemførelsen af et projekt inden for rammerne af det nationale program.
KAPITEL II
DEN ANSVARLIGE MYNDIGHED
AFDELING I
Udpegelse af den ansvarlige myndighed
Artikel 2
Kriterier og procedure for udpegelsen af den ansvarlige myndighed
1. Det organ, der skal udpeges som ansvarlig myndighed, skal have en administrativ organisation og et system for intern kontrol, der opfylder kriterierne i bilaget til denne forordning (»udpegelseskriterier«). Udpegelseskriterierne vedrører:
a)
interne forhold
b)
kontrolaktiviteter
c)
interne oplysninger og kommunikation
d)
internt tilsyn og rapportering.
Medlemsstaterne kan fastsætte yderligere udpegelseskriterier for at tage hensyn til den ansvarlige myndigheds størrelse, opgaver og andre kendetegn.
2. Det revisionsorgan, der er omhandlet i artikel 26, stk. 3, i forordning (EU) nr. 514/2014 vurderer, om den fremtidige ansvarlige myndighed opfylder udpegelseskriterierne i bilaget og dokumenterer sine revisionsresultater, -konklusioner og -erklæringer i en revisionsberetning, der sendes til den udpegende myndighed.
3. Hvis den udpegende myndighed ikke finder, at den fremtidige ansvarlige myndighed opfylder udpegelseskriterierne, giver den dette organ særlige instrukser til, hvordan den kan afhjælpe dette problem, og en frist for opfyldelsen af kriterierne, inden den kan udpeges som ansvarlig myndighed.
Indtil dette problem er afhjulpet, kan organet foreløbigt blive udpeget som ansvarlig myndighed i op til højst 12 måneder. Længden af denne foreløbige periode skal stå i et rimeligt forhold til omfanget af kriterier, der ikke opfyldes.
4. Ved udpegelsen af den ansvarlige myndighed underretter medlemsstaten straks Kommissionen via SFC2014. Sammen med denne underretning sender medlemsstaten dokumentation, hvoraf følgende fremgår:
a)
fordelingen af de vigtigste ansvarsområder mellem den ansvarlige myndigheds organisatoriske enheder
b)
myndighedens forhold til delegerede myndigheder, aktiviteter, der skal uddelegeres, og de vigtigste procedurer for kontrol med disse delegerede aktiviteter, hvis det er relevant
c)
en sammenfatning af de vigtigste procedurer for behandling af finansielle fordringer fra støttemodtagerne og for godkendelse og registrering af udgifter.
Artikel 3
Tilsyn med den ansvarlige myndighed og revurdering af udpegelsen
1. Den udpegende myndighed fører tilsyn med den ansvarlige myndighed, navnlig på grundlag af de oplysninger, der er omhandlet i denne forordnings artikel 14, stk. 2, og følger op på de mangler, der konstateres.
2. Medlemsstaterne sikrer, at oplysninger om, at den ansvarlige myndighed ikke længere opfylder udpegelseskriterierne, straks sendes til den udpegende myndighed.
3. Hvis den ansvarlige myndighed ikke længere fuldt ud opfylder udpegelseskriterierne, eller dens system for intern kontrol er så mangelfuldt, at det svækker dens mulighed for at udføre sine opgaver, fastsætter den udpegende myndighed en prøveperiode for den ansvarlige myndighed. I så tilfælde forelægger den udpegende myndighed en afhjælpningsplan for den ansvarlige myndighed, som skal gennemføres inden en frist, der står i et rimeligt forhold til omfanget af den manglende opfyldelse af udpegelseskriterierne eller manglerne. Denne periode må ikke være på over 12 måneder at regne fra starten af prøveperioden.
4. Den udpegende myndighed underretter straks Kommissionen om enhver afhjælpningsplan, der udarbejdes i medfør af stk. 3, og holder Kommissionen orienteret om, hvor langt man er nået med gennemførelsen heraf.
5. Hvis udpegelsen af den ansvarlige myndighed bringes til ophør, udpeger den udpegende myndighed straks en anden ansvarlig myndighed, jf. artikel 26 i forordning (EU) nr. 514/2014 og nærværende forordnings artikel 2, for at sikre, at udbetalingerne til støttemodtagerne ikke ophører.
6. Hvis Kommissionen konstaterer, at en medlemsstat ikke har opfyldt sin forpligtelse til at udarbejde en afhjælpningsplan, jf. stk. 3, eller at den ansvarlige myndighed bibeholder sin udpegelse, selv om den ikke har gennemført afhjælpningsplanen inden for den fastsatte frist, sørger Kommissionen for at afhjælpe alle resterende mangler ved anvendelse af den efterprøvende regnskabsafslutning, jf. artikel 47 i forordning (EU) nr. 514/2014.
AFDELING II
Den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolopgaver
Artikel 4
Den ansvarlige myndigheds opgaver
Den ansvarlige myndighed forvalter og gennemfører det nationale program i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning. Den:
a)
hører partnerne i henhold til artikel 12, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
b)
sikrer, at det overvågningsudvalg, der er omhandlet i artikel 12, stk. 4, i forordning (EU) nr. 514/2014, fungerer efter hensigten
c)
forelægger Kommissionen et forslag til det nationale program, der er omhandlet i artikel 14 i forordning (EU) nr. 514/2014, og alle ændringer heraf ved brug af SFC2014
d)
definerer og fastsætter støtteberettigelsesreglerne for projekter og projektomkostninger for alle aktiviteter for derved at sikre ligebehandling og undgå interessekonflikter, jf. principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning
e)
tilrettelægger og offentliggør indkaldelser af bud og forslag samt tilrettelægger og offentliggør den deraf følgende udvælgelse af og tildeling af støtte til projekter, der skal finansieres inden for rammerne af det nationale program, jf. anvendelsesområdet og målene for de særforordninger, der er omhandlet i artikel 2, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 og kriterierne i nærværende forordnings artikel 9
f)
sikrer, at der findes systemer til indsamling af de data, der kræves for at give meddelelse om fælles og programspecifikke indikatorer til Kommissionen samt andre data om gennemførelsen af programmet og projekterne
g)
modtager betalinger fra Kommissionen og foretager udbetalinger til støttemodtagerne
h)
sikrer, at der er sammenhæng og komplementaritet mellem samfinansieringen inden for rammerne af særforordningerne og andre relevante finansielle instrumenter på nationalt plan og på EU-plan
i)
overvåger projekterne og kontrollerer, at de udgifter, der er anmeldt i forbindelse med projekter, rent faktisk også er afholdt og er i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler
j)
sørger for, at der er et system til elektronisk registrering og lagring af regnskabsdata for hvert projekt, der er omfattet af det nationale program, og at de gennemførelsesdata, som er nødvendige for den økonomiske forvaltning, overvågningen, kontrollen og evalueringen, indsamles
k)
sikrer, at støttemodtagerne og andre organer, der er involveret i gennemførelsen af projekter, der finansieres inden for rammerne af det nationale program, anvender enten et særskilt regnskabssystem eller hensigtsmæssige regnskabskoder for alle transaktioner i forbindelse med projektet, jf. dog de nationale regnskabsregler
l)
sikrer, at evalueringerne af det nationale program, jf. artikel 56 og artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, gennemføres inden for de relevante frister
m)
sikrer, at de uafhængige evalueringseksperter modtager alle nødvendige oplysninger om forvaltningen af det nationale program med henblik på at gennemføre den evaluering, der er omhandlet i artikel 56 og artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014
n)
indfører procedurer, der sikrer, at alle dokumenter vedrørende udgifter, beslutninger og kontrolaktiviteter har et tilstrækkeligt revisionsspor og overholder de af Kommissionens gennemførelsesforordninger, der er vedtaget med hjemmel i artikel 27, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014
o)
sikrer, at den uafhængige revisionsmyndighed modtager alle nødvendige oplysninger om forvaltningen og de anvendte kontrolprocedurer samt de udgifter, der er finansieret inden for rammerne af særforordningerne, med henblik på at gennemføre den revision, der er omhandlet i artikel 29 i forordning (EU) nr. 514/2014
p)
udarbejder de gennemførelsesrapporter, der er omhandlet i artikel 54 i forordning (EU) nr. 514/2014, og de evalueringsrapporter, der er omhandlet i artikel 57, stk. 1, i forordning (EU) nr. 514/2014, og fremlægger dem for Kommissionen ved brug af SFC2014
q)
udarbejder anmodningerne om betaling, jf. artikel 44 i forordning (EU) nr. 514/2014, og fremlægger dem for Kommissionen ved brug af SFC2014
r)
gennemfører oplysnings- og PR-aktiviteter og videreformidler resultaterne af programmet, jf. artikel 53 i forordning (EU) nr. 514/2014
s)
foretager administrativ kontrol og kontrol på stedet, jf. artikel 27 i forordning (EU) nr. 514/2014
t)
samarbejder med Kommissionen og de ansvarlige myndigheder i de andre medlemsstater
u)
reagerer på revisionsmyndighedens revisionsresultater enten ved at afhjælpe de konstaterede mangler, eller hvis revisionsmyndighedens revisionsresultater ikke accepteres, ved at fremlægge en detaljeret begrundelse.
Artikel 5
Delegeret myndighed
1. Den ansvarlige myndighed kan uddelegere nogle eller alle sine opgaver til en delegeret myndighed, jf. artikel 25, stk. 1, litra c), i forordning (EU) nr. 514/2014. Enhver uddelegering af opgaver skal ske under overholdelse af principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning og sikre overholdelsen af princippet om forbud mod forskelsbehandling og synligheden af EU-finansieringen. De uddelegerede opgaver må ikke give anledning til interessekonflikter.
2. Omfanget af de opgaver, den ansvarlige myndighed uddelegerer til den delegerede myndighed, og de detaljerede procedurer for udførelsen af disse skal fastsættes i et dokument, der undertegnes af den ansvarlige myndighed og den delegerede myndighed. I dokumentet om uddelegering skal som et minimum nævnes:
a)
den relevante særforordning
b)
de(n) opgave(r), der uddelegeres til den delegerede myndighed
c)
den delegerede myndigheds forpligtelse til at kontrollere, at støttemodtagerne overholder EU-reglerne og de nationale regler
d)
den delegerede myndigheds pligt til at indføre og fastholde en organisationsstruktur og et forvaltnings- og kontrolsystem, der passer til dens opgaver
e)
de oplysninger og bilag, som den delegerede myndighed skal forelægge den ansvarlige myndighed, og de frister, der skal overholdes
f)
den ansvarlige myndigheds mekanisme for overvågning af den delegerede myndighed.
3. I henhold til artikel 25, stk. 1, litra a), i forordning (EU) nr. 514/2014 må kommunikationen med Kommissionen ikke uddelegeres. Den delegerede myndighed kommunikerer med Kommissionen gennem den ansvarlige myndighed.
4. Hvis den delegerede myndighed ikke er en offentlig forvaltning eller et privat organ, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, der er omfattet af national lovgivning, uddelegerer den ansvarlige myndighed ikke gennemførelsesbeføjelser til den, som indebærer en betydelig skønsmargen, der vil kunne afspejle overvejelser af politisk art.
5. Den ansvarlige myndighed er fortsat ansvarlig for de opgaver, den har uddelegeret. Den ansvarlige myndighed gennemgår regelmæssigt de uddelegerede opgaver for at få bekræftet, at det udførte arbejde er tilfredsstillende og i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler.
6. Hvad angår uddelegerede opgaver, finder denne forordning tilsvarende anvendelse på den delegerede myndighed.
Artikel 6
Udlicitering af opgaver
Den ansvarlige myndighed kan udlicitere nogle af sine opgaver. Den er dog fortsat ansvarlig for dem.
Den ansvarlige myndighed gennemgår regelmæssigt de uddelegerede opgaver for at få bekræftet, at det udførte arbejde er tilfredsstillende og i overensstemmelse med EU-reglerne og de nationale regler.
AFDELING III
Den ansvarlige myndigheds forpligtelser med hensyn til offentlig indgriben
Artikel 7
Den ansvarlige myndigheds rolle som tildelende myndighed
1. Som hovedregel tildeler den ansvarlige myndighed støtte til projekter inden for rammerne af det nationale program på grundlag af offentlige indkaldelser af forslag.
2. Den ansvarlige myndighed kan tildele støtte til projekter på grundlag af en begrænset indkaldelse af forslag.
Begrænsede indkaldelser af forslag er kun åbne for udvalgte organisationer som følge af projektets særlige art eller den tekniske eller administrative kompetence hos de organer, der opfordres til at indsende forslag.
Begrundelsen for at anvende en begrænset indkaldelse af forslag skal fremgå af indkaldelsen af forslag.
3. Den ansvarlige myndighed kan tildele støtte uden indkaldelse af forslag, hvis projektets særlige art eller den tekniske eller administrative kompetence hos de relevante organer ikke levner andre muligheder, f.eks. i tilfælde af et retligt eller egentligt monopol.
Begrundelsen for at anvende en begrænset indkaldelse af forslag skal fastsættes i afgørelsen om tildeling af støtte.
4. I behørigt begrundede tilfælde, herunder fortsættelse af flerårige projekter, der blev udvalgt ved en tidligere indkaldelse af forslag, eller i hastende situationer kan støtten tildeles uden indkaldelse af forslag.
Begrundelsen for, at støtten blev tildelt uden en indkaldelse af forslag, skal fremgå af afgørelsen om tildeling af støtte.
5. Hvis den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan, kan hverken den ansvarlige myndighed eller nogen delegeret myndighed modtage støtte, der tildeles i henhold til denne artikel.
6. Den ansvarlige myndighed beslutter, hvem der tildeler støtte, og sikrer, at der ikke opstår interessekonflikter, navnlig når ansøgerne er nationale organer.
Artikel 8
Betingelser, hvorunder den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan
1. På grund af de administrative beføjelser eller den tekniske ekspertise eller fordi projektets karakteristika såsom et retligt monopol eller sikkerhedskravene ikke levner andre muligheder for at gennemføre projektet, kan den ansvarlige myndighed beslutte at gennemføre projektet direkte, enten alene eller sammen med andre nationale myndigheder. I så tilfælde er den ansvarlige myndighed støttemodtager.
2. Den ansvarlige myndigheds begrundelse for at fungere som gennemførelsesorgan og udvælge tilknyttede nationale myndigheder som beskrevet i stk. 1, skal meddeles Kommissionen i den årlige gennemførelsesrapport, der er omhandlet i artikel 54 i forordning (EU) nr. 514/2014.
3. Ved gennemførelsen af projekter som gennemførelsesorgan overholder den ansvarlige myndighed princippet om økonomisk fordelagtighed og forebygger interessekonflikter.
4. Den administrative afgørelse om at samfinansiere et projekt inden for rammerne af det nationale program skal indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at overvåge gennemførelsen af samfinansierede produkter og tjenesteydelser og foranstaltninger til kontrol af de udgifter, der er afholdt.
5. Hvis det er sandsynligt, at den ansvarlige myndighed regelmæssigt fungerer som gennemførelsesorgan:
a)
må den ansvarlige myndighed og revisionsmyndigheden ikke være en del af samme organ, medmindre revisionsmyndigheden rapporterer til et eksternt organ og dens revisionsmæssige uafhængighed er garanteret
b)
må den ansvarlige myndigheds opgaver som fastsat i artikel 4 ikke blive påvirket.
Artikel 9
Udvælgelses- og tildelingsprocedure
1. De indkaldelser af forslag, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1, offentliggøres på en sådan måde, at det sikres, at alle kan deltage i proceduren, og at potentielle støttemodtagere informeres herom på passende vis. Alle væsentlige ændringer af indkaldelserne skal offentliggøres på samme måde.
I de indkaldelser af forslag, der er omhandlet i artikel 7, stk. 1 og 2, skal følgende specificeres:
a)
formålet
b)
udvælgelses- og tildelingskriterierne
c)
retningslinjerne for EU-støtte og eventuelt national støtte, herunder muligheden for at anmode om en øget samfinansieringssats, hvis det er relevant, jf. artikel 16, stk. 5, i forordning (EU) nr. 514/2014
d)
retningslinjerne og fristen for indsendelse af forslag
e)
reglerne for udgifternes støtteberettigelse
f)
projektets varighed og
g)
finansielle og andre oplysninger, der skal opbevares og gives meddelelse om.
2. Inden der træffes afgørelse om tildeling af støtte, skal den ansvarlige myndighed sikre sig, at projektets støttemodtagere er i stand til at opfylde udvælgelses- og støttetildelingskriterierne.
3. Den ansvarlige myndighed fastsætter procedurerne for modtagelse af forslag. Den foretager på gennemsigtig vis og uden at gøre forskel en formel, teknisk og budgetmæssig analyse og kvalitativ vurdering af forslagene ved anvendelse af de kriterier, der er fastsat i indkaldelsen af forslag. Den ansvarlige myndighed giver en skriftlig begrundelse for ikke at godtage de øvrige forslag.
4. Af afgørelsen om tildeling af støtte skal mindst fremgå støttemodtagernes navn, de vigtigste detaljer om projektet og dets operationelle mål, maksimumsstørrelsen af EU's bidrag og maksimumssatsen for samfinansieringen af de støtteberettigede udgifter.
5. Den ansvarlige myndighed informerer alle ansøgere skriftligt om sin afgørelse. Under henvisning til udvælgelses- og støttetildelingskriterierne begrunder den over for ansøgere, der ikke kom i betragtning, hvorfor deres forslag ikke opfyldt kriterierne.
Artikel 10
Dokumenter, hvorved støtten formaliseres, når den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan
1. I de tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som støttetildelingsorgan, fastsætter den projektforvaltningsprocedurer, der mindst indeholder følgende krav:
a)
undertegnelse af støtteaftaler med støttemodtagerne og
b)
overvågning af støtteaftalerne, herunder ændringer heraf, ved hjælp af forvaltningstekniske midler såsom brevudvekslinger eller skriftlige rapporter.
2. Støtteaftalen skal indeholde eller angive følgende:
a)
maksimumsstørrelsen af EU-bidraget
b)
maksimumsprocentsatsen for EU-bidraget i overensstemmelse med den relevante særforordning
c)
en detaljeret beskrivelse og tidsplan for projektet
d)
alle større opgaver, som støttemodtageren har til hensigt at udlicitere til tredjeparter, hvis det er relevant, samt de dermed forbundne omkostninger
e)
det aftalte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder udgifter og indtægter, i overensstemmelse med de fastsatte regler for støtteberettigelsen
f)
metoden til beregning af størrelsen af EU-bidraget ved projektets afslutning
g)
en tidsplan og gennemførelsesbestemmelserne i aftalen, herunder bestemmelser om rapporteringsforpligtelser, ændringer af aftalen og opsigelse af aftalen
h)
projektets operationelle mål, herunder de kvantificerede mål og indikatorer, der skal gives meddelelse om
i)
bestemmelser om, at støttemodtagerne i tide skal indsamle de fornødne oplysninger for de fælles indikatorer, der er fastsat i særforordningen, samt andre programspecifikke indikatorer og meddele disse data mindst én gang om året
j)
definition af de støtteberettigede omkostninger, herunder en beskrivelse af metoden til at fastslå enhedsomkostningerne, de faste beløb og takstfinansiering
k)
regnskabskravene og betingelserne vedrørende udbetaling af støtten
l)
betingelserne vedrørende revisionsspor
m)
bestemmelserne vedrørende databeskyttelse
n)
bestemmelserne vedrørende PR.
3. Som hovedregel skal støtteaftalen undertegnes, inden de projektaktiviteter, der vedrører det nationale program, indledes.
4. I støtteaftalen skal det udtrykkeligt fastsættes, at Kommissionen eller dens repræsentanter og Revisionsretten har revisionsbeføjelser over for alle støttemodtagere, kontrahenter og underkontrahenter, der modtager EU-støtte inden for rammerne af det nationale program, og at de udøver disse beføjelser på grundlag af dokumenter og kontrol på stedet.
Artikel 11
Dokumenter, hvorved støtten formaliseres, når den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan
1. I de tilfælde, hvor den ansvarlige myndighed fungerer som gennemførelsesorgan, fastsætter den projektforvaltningsprocedurer, hvori der mindst skal kræves følgende:
a)
formalisering af en administrativ afgørelse om samfinansiering af projekter
b)
overvågning af de administrative afgørelser og ændringer heraf, ved hjælp af forvaltningstekniske midler såsom brevudvekslinger eller skriftlige rapporter.
2. Den administrative afgørelse skal indeholde eller angive følgende:
a)
maksimumsstørrelsen af EU-bidraget
b)
maksimumsprocentsatsen for EU-bidraget i overensstemmelse med den relevante særforordning
c)
en detaljeret beskrivelse og tidsplan for projektet
d)
alle større opgaver, som støttemodtageren har til hensigt at udlicitere til tredjeparter, hvis det er relevant, samt de dermed forbundne omkostninger
e)
det aftalte foreløbige budget og finansieringsplanen for projektet, herunder udgifter og indtægter, i overensstemmelse med de fastsatte regler for støtteberettigelsen
f)
metoden til beregning af størrelsen af EU-bidraget ved projektets afslutning
g)
projektets operationelle mål, herunder de kvantificerede mål og indikatorer, der skal anvendes
h)
bestemmelser om, at den ansvarlige myndighed skal indsamle de krævede data til de fælles indikatorer, der er fastsat i særforordningen, samt andre programspecifikke indikatorer og meddele disse data mindst én gang om året
i)
definition af de støtteberettigede omkostninger, herunder en beskrivelse af metoden til at fastslå enhedsomkostningerne, de faste beløb og takstfinansiering
j)
regnskabskravene og betingelserne vedrørende udbetaling af støtten
k)
betingelserne vedrørende revisionsspor
l)
bestemmelserne vedrørende databeskyttelse
m)
bestemmelserne vedrørende PR.
3. Som hovedregel skal den administrative afgørelse træffes, inden de projektaktiviteter, der vedrører det nationale program, indledes.
4. I den administrative afgørelse skal det udtrykkeligt fastsættes, at Kommissionen eller dens repræsentanter og Revisionsretten har revisionsbeføjelser over for alle støttemodtagere, kontrahenter og underkontrahenter, der modtager EU-støtte inden for rammerne af det nationale program, og at de udøver disse beføjelser på grundlag af dokumenter og kontrol på stedet.
KAPITEL III
REVISIONSMYNDIGHEDENS STATUS OG REVISIONSFORPLIGTELSER
Artikel 12
Revisionsmyndighedens status
1. Revisionsmyndigheden fungerer uafhængigt af den ansvarlige myndighed, jf. artikel 59, stk. 5, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og artikel 25, stk. 1, litra b), i forordning (EU) nr. 514/2014. Revisionsmyndigheden anses for funktionelt uafhængig, når der ikke består noget direkte over- og underordnelsesforhold mellem den og den ansvarlige myndighed, og revisionsmyndigheden selvstændigt afgiver sine udtalelser og erklæringer.
2. Al revisionsarbejde skal udføres i overensstemmelse med internationalt accepterede revisionsstandarder.
Artikel 13
Udlicitering af revisionsarbejde
Revisionsmyndigheden kan udlicitere en del af revisionsarbejdet til et andet revisionsorgan, forudsat at dette organ fungerer uafhængigt af den ansvarlige myndighed. Revisionsmyndigheden er fortsat ansvarlig for de opgaver, den har udliciteret.
Udliciteret revisionsarbejde skal udføres i henhold til de internationalt accepterede revisionsstandarder og under revisionsmyndighedens nøje overvågning og tilsyn.
Artikel 14
Revisioner
1. For at kunne afgive den udtalelse, der er omhandlet i artikel 59, stk. 5, andet afsnit, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, foretager revisionsmyndigheden systemrevisioner og finansielle revisioner.
2. Ved systemrevisionerne kontrolleres det, om den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolsystemer har fungeret effektivt, således at der er rimelig sikkerhed for, at de udgifter, der er medtaget i årsregnskaberne, er lovlige og formelt rigtige.På grundlag af disse revisioner afgør revisionsmyndigheden, om den ansvarlige myndighed fortsat overholder udpegelseskriterierne, jf. bilaget.
3. Finansielle revisioner udføres for at opnå rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af de udgifter, den ansvarlige myndighed har anmeldt.
For at kunne konkludere, om regnskaberne giver et retvisende billede, kontrollerer revisionsmyndigheden, at alle elementer af de udgifter, som den ansvarlige myndighed har betalt, og det offentlige bidrag, den har modtaget og opført i regnskaberne i regnskabsåret, er registreret korrekt i regnskabssystemet og svarer til de supplerende regnskabsdokumenter, som den ansvarlige myndighed opbevarer. På grundlag af disse regnskaber foretager revisionsmyndigheden navnlig følgende:
a)
kontrollerer, at den samlede størrelse af de støtteberettigede udgifter, der er anmeldt i anmodningen om udbetaling af den årlige saldo, og som er forelagt Kommissionen, svarer til udgifterne i den ansvarlige myndigheds regnskaber, og hvis der er forskelle, at der er givet passende forklaringer i regnskaberne for beløbsforskellene
b)
kontrollerer, at de beløb, som er trukket tilbage og inddrevet, de beløb, der skal inddrives, og de beløb, der ikke har kunnet inddrives ved regnskabsårets udgang, svarer til de beløb, der er opført i den ansvarlige myndigheds regnskabssystem og understøttes af den ansvarlige myndigheds dokumenterede beslutninger
c)
sikrer, at den ansvarlige myndighed har udført den administrative kontrol og kontrollen på stedet, jf. artikel 27 i forordning (EU) nr. 514/2014.
Den i litra a), b) og c) omhandlede kontrol kan foretages som stikprøvekontrol.
4. Revisionsmyndigheden gentager som en del af sin systemrevision og finansielle revision nogle af de administrative kontroller eller kontroller på stedet, som den ansvarlige myndighed udførte. Revisionsmyndigheden beslutter på grundlag af sin risikovurdering, i hvilket omfang revisionsarbejdet skal gentages.
5. Hvis revisionsmyndighedens systemrevision eller finansielle revision viser, at der er betydelige mangler, hvad angår effektiviteten af den ansvarlige myndigheds forvaltnings- og kontrolsystemer, foretager den følgende:
a)
vurderer de finansielle og driftsmæssige virkninger af disse mangler
b)
fremsætter passende henstillinger til den ansvarlige myndighed om afhjælpende og forebyggende foranstaltninger
c)
overvåger den ansvarlige myndigheds gennemførelse af disse foranstaltninger og vurderer, om der findes en handlingsplan for at sikre, at forvaltnings- og kontrolsystemerne kommer til at fungere effektivt igen.
6. Revisionsmyndigheden giver ved afslutningen af sine revisionsaktiviteter, jf. stk. 1, 2 og 3, meddelelse om sine resultater til den udpegende myndighed, herunder også om den ansvarlige myndighed efter dens mening fortsat opfylder udpegelseskriterierne.
7. Revisionsmyndigheden sikrer, at den ansvarlige myndighed på passende vis giver Europa-Kommissionen meddelelse om alle oplysninger vedrørende dens revisionsaktiviteter, jf. stk. 1, 2 og 3.
KAPITEL IV
AFSLUTTENDE BESTEMMELSE
Artikel 15
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter dens offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i medlemsstaterne i overensstemmelse med traktaterne.
Udfærdiget i Bruxelles, den 25. juli 2014.
A BIZOTTSÁG 1042/2014/EU FELHATALMAZÁSON ALAPULÓ RENDELETE
(2014. július 25.)
az 514/2014/EU rendeletnek a felelős hatóságok kijelölése, azoknak az irányítás és kontroll területére vonatkozó feladatai, valamint az ellenőrző hatóságok jogállása és kötelezettségei tekintetében történő kiegészítéséről
AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG,
tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre,
tekintettel a Menekültügyi, Migrációs és Integrációs Alapra, valamint a rendőrségi együttműködés, a bűnmegelőzés és a bűnözés elleni küzdelem, valamint a válságkezelés pénzügyi támogatására szolgáló eszközre vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról szóló, 2014. április 16-i 514/2014/EU európai parlamenti és tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 26. cikke (4) bekezdésére és 29. cikke (1) bekezdésére,
mivel:
(1)
A 2007-2013. évi „Szolidaritás és a migrációs áramlások igazgatása” keretprogram szerinti előző alapok és a 2014-2020-ra vonatkozó keret szerinti specifikus rendeletek végrehajtása közötti folytonosság biztosítása érdekében az 514/2014/EU rendelet nagymértékben az előző alapokra vonatkozóan hatályban lévő szabályokra épül, de ugyanakkor figyelembe veszi a 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet (2) által a megosztott irányítás tekintetében bevezetett változásokat is.
(2)
Annak érdekében, hogy a nemzeti programokat végrehajtó testületek megfelelő kapacitással rendelkezzenek a feladataik hatékony ellátásához, valamint az 514/2014/EU rendelet 2. cikkének a) pontjában foglalt specifikus rendeletek célkitűzéseivel és prioritásaival összhangban szabályokat kell meghatározni e testületek kinevezése, a kinevezésük ellenőrzése és - amennyiben szükséges - megszüntetése céljából.
(3)
Annak érdekében, hogy a hatóságoknak biztosított feladatkör lehetővé tegye számukra a nemzeti program végrehajtását, azoknak az irányítás és kontroll területére vonatkozó feladatait megállapító szabályok lefektetésére van szükség, különös tekintettel azokra a feltételekre, amelyek szerint a hatóságok egyes feladataikat átruházhatják vagy kiszervezhetik.
(4)
A nemzeti programok keretében nyújtott uniós hozzájárulásra vonatkozó kiválasztási és az odaítélési eljárásnak összhangban kell állnia az átláthatóság, a megkülönböztetésmentesség és az egyenlő bánásmód elveivel. Ezért meg kell határozni azokat a feltételeket, amelyek mellett a tagállamoknak végre kell hajtaniuk a nemzeti programok szerinti intézkedéseket, különösen annak megállapítása érdekében, hogy a felelős hatóság milyen körülmények között hajthatja végre közvetlenül a projekteket.
(5)
Az ellenőrzéseknek valamennyi tagállamban hatékonynak kell lenniük, a megfelelő alkalmazási körrel kell rendelkezniük, és azokat a nemzetközi könyvvizsgálati standardokkal összhangban kell elvégezni. Ennek céljából világosan meg kell határozni az ellenőrző hatóságok jogállását és könyvvizsgálati standardjait.
(6)
Annak érdekében, hogy az ellenőrző hatóságok ellenőrzési tevékenységei támogathassák az általuk kibocsátott ellenőri véleményeket, az ellenőrzési tevékenységek különböző típusainak meghatározása szükséges.
(7)
Fontos, hogy az ellenőrző hatóság tevékenységének eredményeiről kellő időben és megfelelő módon jelentést tegyenek a kinevező hatóság, valamint az Európai Bizottság felé. Különösen fontos, hogy az éves kifizetési kérelem részeként benyújtott vezetői nyilatkozat és a végső ellenőrzési jelentések és a kontrollok éves összefoglalója jól tükrözze az ellenőrző hatóság munkáját és következtetéseit. Következésképpen az ellenőrző hatóságnak az ellenőrzési munkája részeként biztosítania kell, hogy az ellenőrző tevékenységével kapcsolatos információk megfelelően szerepelnek az említett dokumentumokban.
(8)
Az e rendeletben előírt intézkedések mielőbbi alkalmazása és a nemzeti programok jóváhagyásával és végrehajtásával kapcsolatos késedelmek elkerülése érdekében e rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.
(9)
Az 514/2014/EU rendelet az Egyesült Királyságra és Írországra vonatkozóan kötelező, ezért jelen rendelet is kötelező rájuk nézve.
(10)
Dániára nézve sem az 514/2014/EU rendelet, sem pedig jelen rendelet nem kötelező.
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
I. FEJEZET
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. cikk
Fogalommeghatározások
E rendelet alkalmazásában az 514/2014/EU rendeletben szereplő fogalommeghatározásokat kell alkalmazni. E rendelet alkalmazásában továbbá:
a) „kijelölő hatóság”: az 514/2014/EU rendelet 26. cikkének (1) bekezdése szerinti valamely tagállam miniszteri szintű hatósága, amely a felelős hatóságot kijelöli;
b) „illetékes hatóságok”: az 514/2014/EU rendelet 25. cikkének (1) bekezdésében említett felelős hatóság, ellenőrző hatóság és - adott esetben - felhatalmazott hatóság;
c) „SFC2014”: a 802/2014/EU bizottsági végrehajtási rendelet (3) 2. cikke által létrehozott elektronikus adatcsererendszer;
d) „támogatási megállapodás”: megállapodás vagy bármely ezzel egyenértékű jogi eszköz, amelynek alapján a felelős hatóság a nemzeti program keretében megvalósuló projektek végrehajtása céljából támogatást nyújt a kedvezményezettnek.
II. FEJEZET
A FELELŐS HATÓSÁG
I. SZAKASZ
A felelős hatóság kijelölése
2. cikk
A felelős hatóság kijelölésére vonatkozó kritériumok és eljárás
(1) A felelős hatóságként kinevezésre kerülő testületnek olyan közigazgatási szervezettel és belsőkontroll-rendszerrel kell rendelkeznie, amely megfelel az e rendelet mellékletében szereplő kritériumoknak (a továbbiakban: kijelölési kritériumok). A kijelölési kritériumok kiterjednek az alábbiakra:
a)
belső környezet;
b)
kontrolltevékenységek;
c)
belső tájékoztatás és kommunikáció;
d)
belső ellenőrzés és jelentés.
A tagállamok további kijelölési kritériumokat állapíthatnak meg a felelős hatóság méretének, feladatkörének és más jellemzőinek figyelembevétele céljából.
(2) Az 514/2014/EU rendelet 26. cikkének (3) bekezdésében említett auditszervezet értékeli, hogy a leendő felelős hatóság megfelel-e a mellékletben foglalt kijelölési kritériumoknak, és az ellenőrzésre vonatkozó megállapításait, következtetéseit és véleményét egy ellenőrzési jelentésben dokumentálva megküldi a kijelölő hatóságnak.
(3) Amennyiben a kijelölő hatóság nem találja kielégítőnek a leendő felelős hatóság kijelölési kritériumoknak való megfelelőségét, konkrét utasításokat ad e szervezetnek a hiányosságok orvosolására, valamint határidőt állapít meg a követelményeknek való megfelelés teljesítésére, mely időponttól az érintett szerv felelős hatóságként nevezhető ki.
A megfelelésig a szerv ideiglenesen - legfeljebb 12 hónapra - kijelölhető felelős hatóságként. Ezen ideiglenes időszak hosszúsága arányos az azonosított hiányosságokkal.
(4) A felelős hatóság kijelölésekor a tagállam haladéktalanul értesíti a Bizottságot az SFC2014 útján. Ezen értesítéssel a tagállam a következő elemeket tartalmazó dokumentumokat nyújtja be:
a)
a főbb felelősségi köröknek a felelős hatóság szervezeti egységei közötti megosztása;
b)
adott esetben a felelős hatóság és a meghatalmazott hatóságok között kapcsolat, az átruházható tevékenységek, valamint az ezen átruházott tevékenységek felügyeletét célzó fő eljárások, továbbá
c)
a kedvezményezettek pénzügyi követeléseinek feldolgozására, valamint a kiadások engedélyezésére és elkönyvelésére irányuló fő eljárások összefoglalója.
3. cikk
A felelős hatóság felügyelete és a kijelölés felülvizsgálata
(1) A kijelölő hatóság felügyeli a felelős hatóságot, különösen az e rendelet 14. cikke (2) bekezdésében szereplő információk alapján, és köteles nyomon követni minden azonosított hiányosságot.
(2) A tagállamok biztosítják azon információ haladéktalan továbbítását a kijelölő hatóság felé, miszerint a felelős hatóság már nem felel meg a kijelölési kritériumoknak.
(3) Amennyiben a felelős hatóság már nem felel meg a kijelölési kritériumoknak vagy a belsőkontroll-rendszere oly mértékben hiányos, hogy az aláássa a feladatai teljesítéséhez szükséges képességét, a kijelölő hatóság próbaidőre bocsátja a felelős hatóságot. Ilyen esetben a kijelölő hatóság a hiányosságok megszüntetését célzó intézkedési tervet dolgoz ki a felelős hatóság számára, amelyet utóbbi a nem megfelelés vagy hiányosság súlyosságával arányos időszakon belül hajt végre. Ezen időszak nem haladja meg a 12 hónapot a próbaidő kezdetétől számítva.
(4) A kijelölő hatóság azonnal tájékoztatja a Bizottságot az általa a (3) bekezdéssel összhangban kidolgozott bármely intézkedési tervről, és folyamatos információval látja el a Bizottságot annak előrehaladásáról.
(5) Amennyiben a felelős hatóság megbízatása véget ér, a kijelölő hatóság mielőbb másik felelős hatóságot jelöl ki az 514/2014/EU rendelet 26. cikkével és a jelen rendelet 2. cikkével összhangban, ezáltal biztosítva a kedvezményezettek javára történő kifizetések zökkenőmentességét.
(6) Amennyiben a Bizottság úgy találja, hogy a tagállam nem készítette el a (3) bekezdés szerinti, a hiányosságok megszüntetését célzó intézkedési tervet, vagy a felelős hatóság annak ellenére megtartja megbízatását, hogy meghatározott határidőn belül nem hajtotta végre az intézkedési tervet, a Bizottság a fennmaradó hiányosságokat az 514/2014/EU rendelet 47. cikkében meghatározott megfelelőségi vizsgálati eljárásnak veti alá.
II. SZAKASZ
A felelős hatóság feladatai az irányítás és kontroll területén
4. cikk
A felelős hatóság feladatai
A felelős hatóság a nemzeti programot a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel összhangban irányítja és hajtja végre. Ennek során:
a)
konzultál a partnerekkel az 514/2014/EU rendelet 12. cikkének (1) bekezdése szerint;
b)
biztosítja az 514/2014/EU rendelet 12. cikke (4) bekezdésében említett monitoringbizottság megfelelő működését;
c)
javaslatot nyújt be a Bizottságnak az 514/2014/EU rendelet 14. cikkében foglalt nemzeti programra és annak bármely későbbi felülvizsgálatára vonatkozóan az SFC2014 alkalmazásával;
d)
meghatározza és létrehozza valamennyi tevékenység esetében a projektek és projektköltségek támogathatósági szabályait, az egyenlő bánásmód biztosítása és az összeférhetetlenség elkerülése mellett, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel összhangban;
e)
ajánlati és pályázati felhívásokat szervez és tesz közzé, majd azt követően megszervezi és meghirdeti a nemzeti program keretében finanszírozott projektek kiválasztását és odaítélését, az 514/2014/EU rendelet 2. cikkének a) pontjában hivatkozott specifikus rendeletek hatályával és célkitűzéseivel összhangban és a jelen rendelet 9. cikkében foglalt kritériumoknak megfelelően;
f)
biztosítja, hogy rendelkezésre álljanak olyan rendszerek, amelyek lehetővé teszik a közös és programspecifikus mutatók Bizottság felé történő jelentéséhez szükséges adatok gyűjtését, valamint a program és a projektek végrehajtására vonatkozó egyéb adatok továbbítását a Bizottság részére;
g)
fogadja a Bizottságtól érkező kifizetéseket, és kifizetéseket eszközöl a kedvezményezetteknek;
h)
biztosítja a specifikus rendeletek alapján és egyéb vonatkozó nemzeti és uniós pénzügyi eszközökből történő társfinanszírozások közti következetességet és kiegészítő jelleget;
i)
nyomon követi a projekteket és ellenőrzi, hogy a projektekkel kapcsolatban elszámolt kiadások ténylegesen felmerültek-e és összhangban állnak-e az uniós és nemzeti szabályokkal;
j)
gondoskodik egy olyan rendszerről, amely a nemzeti program keretében megvalósuló valamennyi projekt számviteli nyilvántartásait számítógépes formában rögzíti és tárolja, valamint biztosítja a pénzügyi irányításhoz, felügyelethez, ellenőrzéshez és értékeléshez szükséges végrehajtási adatok összegyűjtését;
k)
a nemzeti számviteli szabályok sérelme nélkül biztosítja, hogy a kedvezményezettek és a nemzeti program keretében finanszírozott projektek végrehajtásában közreműködő más szervezetek vagy külön elszámolási rendszert vagy a projekttel kapcsolatos valamennyi ügylet tekintetében megfelelő elszámolási szabályzatot alkalmazzanak;
l)
biztosítja a nemzeti program 514/2014/EU rendelet 56. cikkében és 57. cikkének (1) bekezdésében említett értékelésének megfelelő határidőn belül történő elvégzését;
m)
biztosítja, hogy a független értékelők megkapjanak a nemzeti program kezelésére vonatkozó minden olyan információt, amely az 514/2014/EU rendelet 56. cikkében és 57. cikkének (1) bekezdésében említett értékelés elvégzéséhez és az értékelő vélemény kialakításához szükséges;
n)
eljárásokat dolgoz ki annak érdekében, hogy a kiadásokra, határozatokra és ellenőrzési tevékenységekre vonatkozó minden dokumentum esetében biztosítsák az előírt ellenőrzési nyomvonalat, és azokat az 514/2014/EU rendelet 27. cikkének (5) bekezdése alapján elfogadott bizottsági végrehajtási rendeleteknek megfelelően tartsák nyilván;
o)
biztosítja, hogy az ellenőrző hatóság megkapjon az alkalmazott irányítási és ellenőrzési eljárásokra és a specifikus rendeletek keretében finanszírozott kiadásokra vonatkozó minden olyan információt, amely az 514/2014/EU rendelet 29. cikkében említett audit elvégzéséhez és az auditról szóló vélemény kialakításához szükséges;
p)
elkészíti az 514/2014/EU rendelet 54. cikkében említett végrehajtási jelentéseket és az 514/2014/EU rendelet 57. cikkének (1) bekezdésében említett értékelő jelentéseket, és azokat az SFC2014 útján benyújtja a Bizottságnak;
q)
az 514/2014/EU rendelet 44. cikkével összhangban elkészíti a kifizetés iránti kérelmet, és az SFC2014 útján benyújtja azt a Bizottságnak;
r)
tájékoztató és közzétételi tevékenységeket végez, és terjeszti a program eredményeit az 514/2014/EU rendelet 53. cikkével összhangban;
s)
igazgatási és helyszíni ellenőrzéseket végez az 514/2014/EU rendelet 27. cikkével összhangban;
t)
együttműködik a Bizottsággal és a többi tagállam felelős hatóságaival; továbbá
u)
reagál az ellenőrző hatóság megállapításaira a feltárt problémák orvosolásával vagy - amennyiben nem fogadja el az ellenőrző hatóság megállapításait - részletes indokolás benyújtásával.
5. cikk
Felhatalmazott hatóság
(1) A felelős hatóság az 514/2014/EU rendelet 25. cikke (1) bekezdése c) pontjának megfelelően egyes feladatait vagy valamennyi feladatát átruházhatja egy felhatalmazott hatóságra. A feladatátruházásnak minden esetben meg kell felelnie az eredményes pénzgazdálkodás elveinek, és összeegyeztethetőnek kell lennie a megkülönböztetésmentesség és az uniós finanszírozás láthatósága elveivel. Az átruházott feladatokkal kapcsolatosan összeférhetetlenség nem merülhet fel.
(2) A felelős hatóság által a felhatalmazott hatóságra átruházott feladatok hatályát és az azok teljesítése során alkalmazott részletes eljárásokat egy, a felelős hatóság és a felhatalmazott hatóság által aláírt dokumentumban rögzítik. E felhatalmazási okiratnak tartalmaznia kell legalább az alábbiakat:
a)
a vonatkozó specifikus rendelet;
b)
a felhatalmazott hatóságra átruházott feladat(ok);
c)
a felhatalmazott hatóság kötelezettsége annak ellenőrzésére, hogy a kedvezményezettek megfelelnek-e az uniós és nemzeti szabályoknak;
d)
a felhatalmazott hatóság kötelezettsége egy, a feladatainak megfelelő szervezeti struktúra, valamint irányítási és kontrollrendszer bevezetésére és fenntartására;
e)
a felhatalmazott hatóság által a felelős hatóság részére benyújtandó információk és igazoló dokumentumok, és az ehhez rendelkezésére álló határidő; továbbá
f)
a felelős hatóság mechanizmusa a felhatalmazott hatóság felügyeletére.
(3) Az 514/2014/EU rendelet 25. cikke (1) bekezdésének a) pontja értelmében a Bizottsággal való kommunikáció nem ruházható át. A felhatalmazott hatóság a felelős hatóság útján kommunikál a Bizottsággal.
(4) Amennyiben a felhatalmazott hatóság nem közigazgatási vagy a nemzeti jog alá tartozó, közfeladatot ellátó magánszerv, a felelős hatóság nem ruházhat át arra olyan végrehajtási hatáskört, amely nagymértékű, politikai döntéssel járó mérlegelést igényel.
(5) Az átruházott feladatokért továbbra is a felelős hatóság felelős. A felelős hatóság rendszeresen felülvizsgálja az átruházott feladatokat, és meggyőződik arról, hogy az elvégzett munka kielégítő és összhangban áll az uniós és nemzeti szabályokkal.
(6) Az átruházott feladatok tekintetében a jelen rendelet ugyanúgy alkalmazandó a felhatalmazott hatóságra is.
6. cikk
A feladatok kiszervezése
A felelős hatóság egyes feladatait kiszervezheti, mindazonáltal azokért továbbra is felelős.
A felelős hatóság rendszeresen felülvizsgálja a kiszervezett feladatokat, és meggyőződik arról, hogy az elvégzett munka kielégítő és összhangban áll az uniós és nemzeti szabályokkal.
III. SZAKASZ
A felelős hatóság állami beavatkozással kapcsolatos kötelessége
7. cikk
A felelős hatóság mint odaítélő szerv
(1) Főszabályként a felelős hatóság a nemzeti program keretében megvalósuló projektek számára ítél oda támogatásokat, nyílt ajánlattételi felhívások alapján.
(2) A felelős hatóság meghívásos ajánlattételi felhívások alapján is odaítélhet támogatásokat projektek részére.
A meghívásos ajánlattételi felhívások csak bizonyos kiválasztott szervezetek előtt nyitottak az adott projekt különleges jellege vagy az ajánlattételre felkért szervezetek műszaki vagy igazgatási jellegű szakértelme miatt.
A meghívásos ajánlattételi felhívások alkalmazásának indokait a felhívásban ismertetni kell.
(3) A felelős hatóság közvetlenül is odaítélhet támogatásokat, amennyiben a projekt különleges jellege vagy a vonatkozó szervezetek műszaki vagy igazgatási jellegű szakértelme miatt más lehetőség nem választható, például de jure vagy de facto monopóliumok esetén.
A közvetlen odaítélés alkalmazásának indokait az odaítélésről szóló határozatban ismertetni kell.
(4) Kellően indokolt esetekben - ideértve az olyan többéves projektek folytatását, amelyeket egy korábbi ajánlattételi felhívás keretében vagy vészhelyzetben választottak ki - ajánlattételi felhívás közzététele nélkül is nyújtható támogatás.
Az ajánlattételi felhívás közzététele nélküli támogatásnyújtás indokait az odaítélésről szóló határozatban ismertetni kell.
(5) Amennyiben a felelős hatóság jár el odaítélő szervként, sem a felelős hatóság, sem pedig a felhatalmazott hatóságok nem lehetnek az e cikkel összhangban odaítélt támogatás kedvezményezettjei.
(6) A felelős hatóság meghatározza, hogy ki ítéli oda a támogatásokat, valamint biztosítja az összeférhetetlenség elkerülését, különösen az olyan esetekben, amikor a pályázók nemzeti szervek.
8. cikk
Azon feltételek, amelyek mellett a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el
(1) A felelős hatóság úgy dönthet, hogy akár önállóan, akár bármely más nemzeti hatósággal társulva közvetlenül hajt végre projekteket, mivel az igazgatási hatáskörök, a műszaki szakértelem vagy a projekt jellege - például a de jure monopólium vagy a biztonsági követelmények - miatt más lehetőség nem kínálkozik a végrehajtásra. Ilyen esetben a felelős hatóság lesz a támogatás kedvezményezettje.
(2) A felelős hatóság arra vonatkozó indokait, hogy miért jár el végrehajtó szervként, illetve miért választ társult nemzeti hatóságokat az (1) bekezdésben foglaltak szerint, az 514/2014/EU rendelet 54. cikkében hivatkozott éves végrehajtási jelentésben be kell jelenteni a Bizottságnak.
(3) Amennyiben a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el a projektek végrehajtása során, be kell tartania az értékarányosság elvét és ki kell küszöbölnie az összeférhetetlenséget.
(4) A valamely projekt nemzeti program keretében történő társfinanszírozására vonatkozó igazgatási határozatnak magában kell foglalnia minden olyan információt, amely a társfinanszírozott termékek és szolgáltatások végrehajtásának nyomon követéséhez és a felmerült kiadások ellenőrzéséhez szükséges.
(5) Amennyiben a felelős hatóság nagy valószínűséggel rendszeresen jár el végrehajtó szervként:
a)
a felelős hatóság és az ellenőrző hatóság nem képezheti ugyanazon szerv részét, kivéve, ha az ellenőrző hatóság jelentést tesz egy külső szerv felé és biztosított az ellenőrzésének függetlensége; továbbá
b)
a felelős hatóság 4. cikkben említett feladatait ez nem érinti.
9. cikk
Kiválasztási és odaítélési eljárás
(1) A 7. cikk (1) bekezdésében említett ajánlattételi felhívásokat oly módon kell közzétenni, hogy biztosított legyen a nyílt verseny és megfelelő nyilvánosság a potenciális kedvezményezettek körében. A felhívások minden lényeges módosítását hasonlóképpen kell közzétenni.
A 7. cikk (1) és (2) bekezdése szerinti ajánlattételi felhívásokban fel kell tüntetni legalább a következőket:
a)
célkitűzések;
b)
kiválasztási és odaítélési kritériumok;
c)
az uniós és - adott esetben - nemzeti finanszírozás módozatai, ideértve adott esetben a magasabb társfinanszírozási arány alkalmazásának lehetőségét, az 514/2014/EU rendelet 16. cikkének (5) bekezdésével összhangban;
d)
az ajánlatok benyújtására vonatkozó rendelkezések és a benyújtás végső időpontja;
e)
a kiadások támogathatóságára vonatkozó szabályok;
f)
a projekt időtartama; továbbá
g)
a megőrzendő és bejelentendő pénzügyi és egyéb információk.
(2) Az odaítélési határozat meghozatala előtt a felelős hatóságnak meg kell győződnie arról, hogy a projektben érintett kedvezményezettek képesek megfelelni a kiválasztási és odaítélési kritériumoknak.
(3) A felelős hatóság meghatározza az ajánlatok átvételére vonatkozó eljárást. Az ajánlatokat alaki, műszaki és költségvetési elemzésnek és minőségi értékelésnek veti alá, az ajánlattételi felhívásban rögzített kritériumok alkalmazásával, átlátható és megkülönböztetésmentes módon. A felelős hatóság írásban rögzíti a többi ajánlat elutasításának indokait.
(4) Az odaítélési határozat tartalmazza legalább a kedvezményezettek nevét, a projekt lényeges elemeit és operatív célkitűzéseit, az uniós hozzájárulás maximális összegét, valamint az elszámolható költségek teljes összegének maximális társfinanszírozási arányát.
(5) A felelős hatóság valamennyi pályázót írásban értesíti a határozatáról. A sikertelen pályázókkal közli az ajánlatuk elutasításának indokait, a kiválasztási és odaítélési kritériumokra való hivatkozással.
10. cikk
A támogatásokat formalizáló dokumentumok, amennyiben a felelős hatóság odaítélő hatóságként jár el
(1) Amennyiben a felelős hatóság odaítélő hatóságként jár el, meghatározza a projektirányítási eljárásokat, amelyek előírják legalább az alábbiakat:
a)
a támogatási megállapodások aláírása a kedvezményezettekkel; valamint
b)
a támogatási megállapodások nyomon követése - ideértve azok módosításait is - adminisztratív eszközök, például levélváltás vagy írásbeli jelentések útján.
(2) A támogatási megállapodás magában foglalja vagy feltünteti az alábbiakat:
a)
az uniós hozzájárulás maximális összege;
b)
az uniós hozzájárulás maximális százalékaránya a vonatkozó specifikus rendelettel összhangban;
c)
a projekt részletes leírása és menetrendje;
d)
adott esetben minden olyan jelentős feladat, amelyeket a kedvezményezett alvállalkozásba kíván adni harmadik felek számára, a vonatkozó költségekkel együtt;
e)
a projektre vonatkozóan elfogadott előzetes költségvetés és finanszírozási terv, ideértve a kiadást és a bevételt, a meghatározott támogathatósági szabályokkal összhangban;
f)
a projekt lezárásakor az uniós hozzájárulás összegének kiszámításához alkalmazott módszer;
g)
menetrend és a megállapodás végrehajtási rendelkezései, ideértve a jelentéstételi kötelezettségre vonatkozó rendelkezéseket, a megállapodás módosításait és a megállapodás megszüntetését;
h)
a projekt operatív célkitűzései, köztük a számszerűsített célkitűzések és a bejelentendő mutatók;
i)
arra vonatkozó rendelkezés, miszerint a kedvezményezettnek kellő időben össze kell gyűjtenie a specifikus rendeletben meghatározott közös mutatókhoz szükséges adatokat, valamint minden más programspecifikus mutatót, és ezen adatokról legalább évente egyszer jelentést kell benyújtania;
j)
az elszámolható költségek meghatározása, ideértve adott esetben az egységre vetített költségskálát, az egyösszegű támogatásokat és az átalányfinanszírozást;
k)
számviteli követelmények és a támogatás kifizetésével kapcsolatos feltételek;
l)
az ellenőrzési nyomvonalra vonatkozó feltételek;
m)
az adatvédelemre vonatkozó rendelkezések; valamint
n)
a közzétételre vonatkozó rendelkezések.
(3) Főszabályként a támogatási megállapodást azt megelőzően alá kell írni, hogy a nemzeti program keretében finanszírozott bármely tevékenység elkezdődne.
(4) A támogatási megállapodás kifejezetten rendelkezik arról, hogy a Bizottság vagy képviselői és a Számvevőszék ellenőrzési hatáskört gyakorol a támogatások kedvezményezettjei, valamint a nemzeti program alapján uniós finanszírozásban részesülő kivitelezők és alvállalkozók felett, amelyet dokumentumok alapján és helyszíni ellenőrzések formájában végez el.
11. cikk
A támogatásokat formalizáló dokumentumok, amennyiben a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el
(1) Amennyiben a felelős hatóság végrehajtó szervként jár el, meghatározza a projektirányítási eljárásokat, amelyek előírják legalább az alábbiakat:
a)
a projektek társfinanszírozására vonatkozó igazgatási határozat formalizálása; és
b)
az igazgatási határozat nyomon követése - ideértve annak módosításait is - adminisztratív eszközök, például levélváltás vagy írásbeli jelentések útján.
(2) Az igazgatási határozat magában foglalja vagy feltünteti az alábbiakat:
a)
az uniós hozzájárulás maximális összege;
b)
az uniós hozzájárulás maximális százalékaránya a vonatkozó specifikus rendelettel összhangban;
c)
a projekt részletes leírása és menetrendje;
d)
adott esetben minden olyan jelentős feladat, amelyeket a kedvezményezett alvállalkozásba kíván adni harmadik felek számára, a vonatkozó költségekkel együtt;
e)
a projektre vonatkozóan elfogadott előzetes költségvetés és finanszírozási terv, ideértve a kiadást és a bevételt, a meghatározott támogathatósági szabályokkal összhangban;
f)
a projekt lezárásakor az uniós hozzájárulás összegének kiszámításához alkalmazott módszer;
g)
a projekt operatív célkitűzései, köztük a számszerűsített célkitűzések és az alkalmazandó mutatók;
h)
arra vonatkozó rendelkezés, miszerint a felelős hatóságnak kellő időben össze kell gyűjtenie és legalább évente egyszer be kell jelentenie a specifikus rendeletben meghatározott közös mutatókhoz szükséges adatokat, valamint minden más programspecifikus mutatót;
i)
az elszámolható költségek meghatározása, ideértve adott esetben az egységre vetített költségskálát, az egyösszegű támogatásokat és az átalányfinanszírozást;
j)
számviteli követelmények és a támogatás kifizetésével kapcsolatos feltételek;
k)
ellenőrzési nyomvonalra vonatkozó feltételek;
l)
az adatvédelemre vonatkozó rendelkezések; valamint
m)
a közzétételre vonatkozó rendelkezések.
(3) Főszabályként az igazgatási határozatot azt megelőzően alá kell írni, hogy a nemzeti program keretében finanszírozott bármely tevékenység elkezdődne.
(4) Az igazgatási határozat kifejezetten rendelkezik arról, hogy a Bizottság vagy képviselői és a Számvevőszék ellenőrzési hatáskört gyakorol a támogatások kedvezményezettjei, valamint a nemzeti program alapján uniós finanszírozásban részesülő kivitelezők és alvállalkozók felett, amelyet dokumentumok alapján és helyszíni ellenőrzések formájában végez el.
III. FEJEZET
AZ ELLENŐRZŐ HATÓSÁG JOGÁLLÁSA ÉS AZ ELLENŐRZÉSSEL KAPCSOLATOS KÖTELEZETTSÉGEI
12. cikk
Az ellenőrző hatóság jogállása
(1) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 59. cikkének (5) bekezdése második albekezdése és az 514/2014/EU rendelet 25. cikke (1) bekezdésének b) pontja értelmében az ellenőrző hatóság a felelős hatóságtól függetlenül működik. A működés akkor tekinthető függetlennek, ha az ellenőrző hatóság és a felelős hatóság között nem áll fenn közvetlen hierarchikus kapcsolat, és az ellenőrző hatóság teljes körű autonómiával rendelkezik a véleményei és nyilatkozatai megfogalmazásában.
(2) Az ellenőrzési munkát minden esetben a nemzetközileg elfogadott könyvvizsgálati standardokkal összhangban kell elvégezni.
13. cikk
Az ellenőrzési feladatok kiszervezése
Az ellenőrző hatóság ellenőrzési feladatainak egy részét kiszervezheti valamely másik ellenőrzési szerv felé, amennyiben ez utóbbi szerv a működése szempontjából független a felelős hatóságtól. A kiszervezett feladatokért továbbra is az ellenőrző hatóság felelős.
A kiszervezett ellenőrzéseket a nemzetközileg elfogadott auditálási standardokkal összhangban hajtják végre, az ellenőrző hatóság szoros nyomon követése és felügyelete mellett.
14. cikk
Ellenőrzések
(1) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 59. cikke (5) bekezdésének második albekezdésében említett vélemény kinyilvánítása céljából az ellenőrző hatóság rendszer- és pénzügyi ellenőrzéseket végez.
(2) A rendszerellenőrzések során felülvizsgálják, hogy a felelős hatóság irányítási és kontrollrendszerei kellően hatékonyan működnek-e ahhoz, hogy ésszerűen biztosítható legyen az éves beszámolókban szereplő kiadások jogszerűsége és szabályszerűsége. Ezen ellenőrzések alapján az ellenőrző hatóság megállapítja, hogy a felelős hatóság továbbra is megfelel-e a mellékletben foglalt kijelölési kritériumoknak.
(3) A pénzügyi ellenőrzések célja, hogy ésszerű bizonyítékkal szolgáljanak arra nézve, hogy az éves beszámolók megbízható és valós képet adnak a felelős hatóság által bejelentett kiadásokról.
Annak megállapítása érdekében, hogy a beszámolók megbízható és valós képet nyújtanak-e, az ellenőrző hatóság ellenőrzi, hogy az adott pénzügyi évben a felelős hatóság által elkönyvelt kifizetett kiadások és kapott állami hozzájárulások valamennyi elemét pontosan rögzítették a számviteli rendszerben, és azok összhangban állnak a felelős hatóság által vezetett igazoló számviteli nyilvántartásokkal. Ezen elszámolások alapján az ellenőrző hatóság elvégzi különösen a következőket:
a)
ellenőrzi, hogy az éves mérlegre vonatkozóan a Bizottságnak benyújtott kifizetési kérelemben bejelentett elszámolható kiadások teljes összege megegyezik-e a felelős hatóság elszámolásaiban szereplő kiadásokkal, illetve amennyiben eltérések mutatkoznak, az elszámolásokban megfelelő magyarázattal szolgáltak-e az összeegyeztetett összegekre;
b)
ellenőrzi, hogy a visszavont és visszafizettetett összegek, a visszafizetendő összegek és a számviteli év végéig nem visszafizettethető összegek megegyeznek-e a felelős hatóság elszámolási rendszerében elkönyvelt összegekkel és azokat a felelős hatóság dokumentált határozatai igazolják-e;
c)
megbizonyosodik arról, hogy a felelős hatóság az 514/2014/EU rendelet 27. cikkének megfelelően elvégezte-e az igazgatási és helyszíni ellenőrzéseket.
Az a), b) és c) pontokban említett ellenőrzéseket minta alapján is el lehet végezni.
(4) Rendszer- és pénzügyi ellenőrzései részeként az ellenőrző hatóság megismétel néhány, a felelős hatóság által már elvégzett igazgatási és helyszíni ellenőrzést. Az ellenőrző hatóság a megismételt ellenőrzések mértékét kockázatértékelés alapján állapítja meg.
(5) Amennyiben az ellenőrző hatóság a rendszer- és pénzügyi ellenőrzései során lényeges hiányosságokat tár fel a felelős hatóság irányítási és kontrollrendszerében, az ellenőrző hatóság a következőket hajtja végre:
a)
értékeli ezen hiányosságok pénzügyi és működési kihatását;
b)
megfelelő ajánlásokat fogalmaz meg a felelős hatóság számára a szükséges korrekciós és megelőző intézkedésekre vonatkozóan;
c)
nyomon követi, hogy a felelős hatóság mennyiben hajtja végre ezen intézkedéseket, és felméri, hogy bevezetésre került-e az irányítási és kontrollrendszerek hatékony működésének visszaállítását célzó cselekvési terv.
(6) Az ellenőrző hatóság az (1), (2) és (3) bekezdésben említett ellenőrzési tevékenységeinek elvégzését követően jelentést tesz a megállapításairól a kijelölő hatóságnak, ideértve azt is, hogy a véleménye szerint a felelős hatóság továbbra is megfelel-e a kijelölési kritériumoknak.
(7) Az ellenőrző hatóság biztosítja, hogy a felelős hatóság az ellenőrző hatóság (1), (2) és (3) bekezdésben említett ellenőrzési tevékenységeivel kapcsolatos valamennyi információt megfelelően továbbítsa az Európai Bizottságnak.
IV. FEJEZET
ZÁRÓ RENDELKEZÉS
15. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó a tagállamokban a Szerződéseknek megfelelően.
Kelt Brüsszelben, 2014. július 25-én.