RÅDETS FORORDNING (EU) 2015/496
af 17. marts 2015
om ændring af forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 for så vidt angår institutionernes deponering af historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut i Firenze
RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, særlig artikel 352,
under henvisning til forslag fra Europa-Kommissionen,
efter fremsendelse af udkast til lovgivningsmæssig retsakt til de nationale parlamenter,
under henvisning til godkendelse fra Europa-Parlamentet,
efter en særlig lovgivningsprocedure, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I overensstemmelse med Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 af 1. februar 1983 om åbning for offentligheden af de historiske arkiver for Det Europæiske Økonomiske Fællesskab og Det Europæiske Atomenergifællesskab (1) skal Unionens historiske arkivalier opbevares og så vidt muligt gøres tilgængelige for offentligheden efter udløbet af en frist på 30 år.
(2)
Forpligtelsen til at oprette historiske arkiver og så vidt muligt gøre dem tilgængelige for offentligheden gælder hver af de institutioner, der er nævnt i forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 (»institutionerne«) på de betingelser, der er fastsat deri.
(3)
I henhold til forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 kan hver institution opbevare sine historiske arkiver på det sted, hvor den finder det mest hensigtsmæssigt.
(4)
I 1984 besluttede Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen at deponere deres historiske arkivalier hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze, hvor de gøres tilgængelige for offentligheden. Med henblik herpå undertegnede De Europæiske Fællesskaber, repræsenteret ved Kommissionen, og EUI en aftale den 17. december 1984 (»aftalen om deponering«).
(5)
Siden har også Det Europæiske Økonomiske og Sociale Udvalg og Den Europæiske Revisionsret valgt at tilslutte sig deponeringsaftalen. Den Europæiske Investeringsbank deponerer sine historiske arkivalier hos EUI i henhold til en særskilt aftale med EUI, der blev undertegnet den 1. juli 2005, og i henhold til »regler for historiske arkiver«, som bankens direktion vedtog den 7. oktober 2005 (2).
(6)
Den italienske regering har permanent og vederlagsfrit stillet egnede lokaliteter til rådighed for EUI, således at det sikres, at de deponerede arkivalier opbevares og beskyttes i overensstemmelse med anerkendte internationale standarder, og således at arkivalierne kan konsulteres på stedet.
(7)
Formålet med institutionernes deponering af historiske arkivalier hos EUI er at skabe én enkelt indgang til arkiverne, fremme anvendelsen af dem og styrke forskningen i den europæiske integrations og EU-institutionernes historie. EUI er et velanskrevet center for forskning og undervisning på universitetsniveau med fokus på Europa og europæisk integration. Det har næsten 30 års erfaring med drift af Unionens historiske arkiver, har hypermoderne deponerings- og forskningsfaciliteter, der er specielt opbygget, så disse arkivalier bevares og er tilgængelige, og er internationalt kendt som hjemsted for disse arkiver.
(8)
Fortsat deponering af institutionernes historiske arkivalier hos EUI bør inkorporeres i EU-lovgivningen for at afspejle EUI's rolle som institutionernes partner i driften af institutionernes historiske arkiver.
(9)
Denne forordning bør finde anvendelse på alle institutioner og bør ikke ændre deres ansvar for at gøre deres historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden eller ved den enkelte institutions ejendomsret til dem.
(10)
Den særlige karakter af Den Europæiske Unions Domstols og Den Europæiske Centralbanks opgaver berettiger deres fritagelse for forpligtelsen i denne forordning til at deponere deres historiske arkivalier hos EUI. Den Europæiske Unions Domstol og Den Europæiske Centralbank (ECB) kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.
(11)
Institutionerne og EUI bør, når det er muligt, gøre de historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden i digitaliseret og digital form, så det bliver lettere at konsultere dem på internettet.
(12)
Personoplysninger i Unionens historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI, bør behandles i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 af 18. december 2000 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger i fællesskabsinstitutionerne og -organerne og om fri udveksling af sådanne oplysninger (3).
(13)
Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse blev hørt af Kommissionen i forbindelse med det lovgivningsforslag, der har ført til denne forordning, i overensstemmelse med forordning (EF) nr. 45/2001, og afgav udtalelse herom den 10. oktober 2012 (4).
(14)
Der bør som led i en rammepartnerskabsaftale fastsættes nærmere bestemmelser om forvaltningen af de historiske arkivalier i EUI, herunder deponering, adgang og offentlig konsultation heraf, og om institutionernes og EUI's respektive roller og ansvarsområder.
(15)
Udgifterne til EUI's forvaltning af Unionens historiske arkiver bør finansieres over Unionens almindelige budget, og disse udgifter bør dækkes af alle de deponerende institutioner.
(16)
Forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 bør derfor ændres i overensstemmelse hermed -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
Artikel 1
I forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83 foretages følgende ændringer:
1)
Artikel 8 ændres således:
a)
Stk. 1 affattes således:
»1. Hver institution, bortset fra Den Europæiske Unions Domstol og Den Europæiske Centralbank (ECB), deponerer hos Det Europæiske Universitetsinstitut (EUI) i Firenze de dokumenter, som indgår i dens historiske arkiver, og som den har gjort tilgængelige for offentligheden i overensstemmelse med denne forordning. Deponeringen foregår i overensstemmelse med bilaget.
Uanset første afsnit kan de deponerende institutioner på grund af retlige eller administrative forhold undlade at deponere visse originale dokumenter hos EUI. I så fald deponerer de en mikrofilmkopi eller en digital kopi af sådanne dokumenter.«
b)
Følgende stykker tilføjes:
»3. Den Europæiske Unions Domstol og ECB kan deponere deres historiske arkivalier hos EUI på frivillig basis.
4. De deponerende institutioner bevarer ejendomsretten til deres arkivalier, og de har forsat eneansvaret for sammensætningen af de dokumenter og filer, som deponeres eller på anden vis stilles til rådighed for EUI.
5. Deponeringen af institutionernes historiske arkivalier hos EUI berører ikke beskyttelsen af arkivalierne, jf. artikel 2 i protokol nr. 7 vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, som er knyttet som bilag til traktaten om Den Europæiske Union og til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
6. EUI sikrer bevarelsen og beskyttelsen af de deponerede arkivalier. Bevarelsen og beskyttelsen skal overholde anerkendte internationale standarder for fysisk beskyttelse af arkivalier og skal som minimum overholde tekniske og sikkerhedsmæssige bestemmelser vedrørende bevarelse og drift af offentlige arkiver, der svarer til dem, der gælder i Italien. Derfor skal de deponerede dokumenter opbevares i dertil indrettede deponeringsfaciliteter.
7. EUI bærer det fulde ansvar for det personale, der skal forvalte Unionens historiske arkivalier, som er deponeret hos EUI. EUI påser, at det personale, der har til opgave at forvalte de historiske arkivalier, har de fornødne faglige kvalifikationer til at udføre arbejdet på dette område.
8. Hver af de deponerende institutioner har ret til at modtage oplysninger om EUI's drift af dets arkiver og til at besigtige de arkivalier, den har deponeret.
9. EUI gør de historiske arkivalier, den modtager i medfør af stk. 1 og 3, tilgængelige for offentligheden. Institutionerne kan også gøre en kopi af samme historiske arkivalier tilgængelige for offentligheden.
10. Udgifterne til forvaltning af Unionens historiske arkiver finansieres via bidrag fra alle de deponerende institutioner til den relevante budgetpost, inden for rammerne af de årlige bevillinger, som budgetmyndigheden stiller til rådighed i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget (5). Disse finansielle bidrag dækker ikke udgifter til tilrådighedsstillelse og indretning af de bygninger og deponeringsfaciliteter, der skal huse arkivalierne og arkivpersonalet.
Størrelsen af de bidrag, der er omhandlet i første afsnit, skal stå i et rimeligt forhold til størrelsen af de deponerende institutioners respektive stillingsfortegnelser. Hvert bidrag beregnes på ny, når yderligere institutioner begynder at deponere deres historiske arkivalier hos EUI, eller mindst hvert femte år.
11. EUI handler som registerfører i overensstemmelse med artikel 2 i forordning (EF) nr. 45/2001, efter instruks fra de deponerende institutioner. EUI behandler eventuelle personoplysninger i institutionernes historiske arkivalier i overensstemmelse med de garantier, der er fastsat i nævnte forordning.
12. Den Europæiske Tilsynsførende for Databeskyttelse har fortsat beføjelse til at føre tilsyn med institutionerne for så vidt angår behandling af personoplysninger i de historiske arkivalier, der er deponeret hos EUI.
2)
Artikel 9 ændres således:
a)
Stk. 1 affattes således:
»1. Hver institution fastsætter interne gennemførelsesbestemmelser til denne forordning. De skal indeholde regler for opbevaring og videregivelse til offentligheden af historiske arkivalier og for beskyttelse af de deri indeholdte personoplysninger. Institutionerne gør så vidt muligt deres arkivalier elektronisk tilgængelige for offentligheden, herunder digitaliserede og oprindeligt digitale arkivalier, og gør det lettere at konsultere dem på internettet. De opbevarer også de dokumenter, som eksisterer i formater, der er tilpasset særlige behov (f.eks. Brailleskrift, magnaprint eller optagelser).«
b)
Følgende stykke tilføjes:
»3. Kommissionen indgår på vegne af de deponerende institutioner en rammepartnerskabsaftale med EUI. Rammepartnerskabsaftalen skal indeholde detaljerede bestemmelser om institutionernes og EUI's respektive roller og ansvarsområder i forbindelse med forvaltningen af EU's historiske arkivalier, herunder deponering, opbevaring, adgang og offentlig konsultation heraf.«
3)
Teksten i bilaget tilføjes som bilag til forordning (EØF, Euratom) nr. 354/83.
Artikel 2
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 17. marts 2015.
A TANÁCS (EU) 2015/496 RENDELETE
(2015. március 17.)
a 354/83/EGK, Euratom rendeletnek az intézmények levéltári anyagainak a firenzei Európai Egyetemi Intézetben történő elhelyezése tekintetében történő módosításáról
AZ EURÓPAI UNIÓ TANÁCSA,
tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre és különösen annak 352. cikkére,
tekintettel az Európai Bizottság javaslatára,
a jogalkotási aktus tervezete nemzeti parlamenteknek való továbbítását követően,
tekintettel az Európai Parlament egyetértésére,
különleges jogalkotási eljárás keretében,
mivel:
(1)
Az Európai Gazdasági Közösség és az Európai Atomenergia-közösség levéltárainak a nyilvánosság számára történő megnyitásáról szóló, 1983. február 1-jei 354/83/EGK, Euratom tanácsi rendelet (1) értelmében az Unió megőrzi levéltári anyagait, és ezeket 30 év elteltével lehetőség szerint hozzáférhetővé teszik a nyilvánosság számára.
(2)
A levéltárak létrehozására, illetve az azok nyilvánosság számára történő hozzáférhetővé tételére vonatkozó kötelezettség a 354/83/EGK, Euratom rendeletben említett valamennyi intézményre (a továbbiakban: az intézmények) az ott meghatározott feltételek mellett érvényes.
(3)
A 354/83/EGK, Euratom rendelet biztosítja, hogy az egyes intézmények a levéltári dokumentumaikat az általuk legmegfelelőbbnek ítélt helyen tarthatják.
(4)
Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság 1984-ben úgy határozott, hogy levéltári anyagait a firenzei Európai Egyetemi Intézetben (EUI) helyezi el, ahol hozzáférhetővé teszik őket a nyilvánosság számára. E célból 1984. december 17-én aláírták a Bizottság által képviselt Európai Közösségek és az EUI közötti szerződést (a továbbiakban: az elhelyezésről szóló szerződés).
(5)
A Európai Gazdasági és Szociális Bizottság és az Európai Számvevőszék azóta csatlakozott az elhelyezésről szóló szerződéshez. Az Európai Beruházási Bank az EUI-val kötött, 2005. július 1-jén aláírt külön megállapodás, valamint a bank Igazgatási Bizottsága által 2005. október 7-én elfogadott Levéltári szabályzat (2) alapján helyezi el levéltári anyagait az EUI-nál.
(6)
Az olasz kormány állandó jelleggel és ingyenesen megfelelő létesítményeket bocsátott az EUI rendelkezésére az elhelyezett levéltári anyagok - elismert nemzetközi standardoknak megfelelő - megőrzése és megóvása, valamint a helyszíni kutatás lehetőségének biztosítása érdekében.
(7)
Az intézmények levéltári anyagainak az EUI-ban történő elhelyezése azt a célt szolgálja, hogy egyetlen helyszínen biztosított legyen a levéltári anyagokba való betekintés, és hogy előmozdítsa a levéltári anyagokba való betekintést, valamint az európai integráció és az európai intézmények történetének kutatását. Az EUI a tudományos kutatás és az oktatás elismert központja, tevékenységének középpontjában Európa és az európai integráció áll. Csaknem 30 év tapasztalattal rendelkezik az Unió levéltári anyagainak kezelése terén, kifejezetten az e levéltári anyagok megőrzése és kutatása céljából épített, korszerű adattárolási és kutatási létesítményeket biztosít, továbbá e levéltári anyagok központjaként nemzetközi hírnévre tett szert.
(8)
Az EUI-nak az intézmények levéltári anyagainak kezelésében betöltött partneri szerepének kifejezése érdekében az intézmények levéltári anyagainak az EUI-nál való folyamatos elhelyezését uniós jogszabályban kell rögzíteni.
(9)
Ezt a rendeletet minden intézményre alkalmazni kell, és az nem módosíthatja sem az intézményeknek a levéltáruk nyilvánosság előtti megnyitásával kapcsolatos felelősségét, sem az egyes intézményeknek a saját levéltári anyagai feletti tulajdonjogát.
(10)
Az Európai Unió Bírósága (Bíróság) és az Európai Központi Bank (EKB) tevékenységének speciális jellege azonban indokolja, hogy az e rendeletben meghatározott rendelkezések értelmében mentesüljenek a levéltári anyagaik EUI-nál történő elhelyezésére vonatkozó kötelezettség alól. A Bíróság és az EKB önkéntes alapon elhelyezheti levéltári anyagait az EUI-nál.
(11)
Az intézményeknek és az EUI-nak a levéltári anyagokat - az anyagok interneten történő kutatását megkönnyítendő - lehetőség szerint digitalizált és digitális formátumban elérhetővé kell tennie a nyilvánosság számára,.
(12)
Az EUI-ban elhelyezett, az Unió levéltári anyagaiban foglalt személyes adatokat a személyes adatok közösségi intézmények és szervek által történő feldolgozása tekintetében az egyének védelméről, valamint az ilyen adatok szabad áramlásáról szóló, 2000. december 18-i 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi (3) rendeletnek megfelelően kell feldolgozni.
(13)
A 45/2001/EK rendelettel összhangban a Bizottság egyeztetést folytatott az európai adatvédelmi biztossal az e rendelet megszületését eredményező jogalkotási javaslatról; a biztos 2012. október 10-én nyilvánított véleményt (4).
(14)
Az EUI-nál elhelyezett levéltári anyagok kezelésére - így azok elhelyezésére, az azokhoz való hozzáférésre és a nyilvánosság általi betekintésre, valamint az uniós intézmények és az EUI kölcsönös szerepére és feladatkörére - vonatkozó részletes rendelkezéseket partnerségi keretmegállapodásban kell rögzíteni.
(15)
Az uniós levéltári anyagok EUI általi kezelésének költségeit az Unió általános költségvetéséből kell finanszírozni, és e költségeket a levéltári anyagaikat elhelyező intézményeknek kell viselniük.
(16)
A 354/83/EGK, Euratom rendeletet ezért ennek megfelelően módosítani kell,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. cikk
A 354/83/EGK, Euratom rendelet a következőképpen módosul:
1.
A 8. cikk a következőképpen módosul:
a)
az (1) bekezdés helyébe a következő szöveg lép:
„(1) Az Európai Unió Bírósága (Bíróság) és az Európai Központi Bank (EKB) kivételével valamennyi intézmény a firenzei Európai Egyetemi Intézetben (EUI) helyezi el a levéltári anyagaik részét képező, és az általuk a nyilvánosság számára e rendeletnek megfelelően hozzáférhetővé tett dokumentumokat. Az elhelyezésre a mellékletnek megfelelően kerül sor.
Az első albekezdés ellenére a levéltári anyagaikat elhelyező intézmények jogi vagy igazgatási okokból egyes eredeti dokumentumokat kivonhatnak az EUI-nál elhelyezendő dokumentumok köréből. Ez esetben ezen dokumentumok mikrofilmmásolatát vagy digitális másolatát helyezik el.”
.
b)
a következő bekezdésekkel egészül ki:
„(3) Az EB és az EKB önkéntes alapon elhelyezheti levéltári anyagait az EUI-nál.
(4) A levéltári anyagaikat elhelyező intézmények megőrzik azok tulajdonjogát, és az EUI-nál elhelyezett vagy egyébként az EUI rendelkezésére bocsátott dokumentumok és akták összeállításáért fennálló kizárólagos felelősségük is fennmarad.
(5) Az intézmények levéltári anyagainak az EUI-nál történő elhelyezése nem érinti a levéltári anyagoknak az Európai Unióról szóló szerződéshez, illetve az Európai Unió működéséről szóló szerződéshez mellékelt, az Európai Unió kiváltságairól és mentességeiről szóló 7. jegyzőkönyv 2. cikke szerinti védelmét.
(6) Az EUI gondoskodik az elhelyezett levéltári anyagok megőrzéséről és megóvásáról. E megőrzés és megóvás során tiszteletben kell tartani a levéltári anyagok fizikai védelmére vonatkozó elismert nemzetközi standardokat, és legalább azokat a műszaki és biztonsági szabályokat, amelyek megfelelnek az állami levéltári anyagok megőrzésére és kezelésére Olaszországban alkalmazott szabályoknak. Ennek érdekében az elhelyezett dokumentumokat kifejezetten erre a célra épített irattárban őrzik meg.
(7) Az EUI-nál elhelyezett uniós levéltári anyagok kezelésével megbízott személyi állományért kizárólag az EUI felel. Az EUI biztosítja, hogy a levéltári anyagok kezelésével megbízott személyi állomány tagjai rendelkeznek az ehhez a munkakörhöz szükséges szakmai képesítésekkel.
(8) A levéltári anyagait elhelyező minden egyes intézmény jogosult tájékoztatást kapni azoknak az EUI általi kezeléséről, és megvizsgálni az ott elhelyezett levéltári anyagait.
(9) Az (1) és a (3) bekezdés alapján kapott levéltári anyagokat az EUI hozzáférhetővé teszi a nyilvánosság számára. Ugyanazon levéltári anyagnak egy másolatát az intézmények is hozzáférhetővé tehetik a nyilvánosság számára.
(10) Az uniós levéltári anyagok kezelésének költségeit a levéltári anyagaikat elhelyező intézményeknek a vonatkozó költségvetési tételhez való hozzájárulásai fedezik, az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló, 2012. október 25-i 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendeletnek (5) megfelelően a költségvetési hatóság által rendelkezésre bocsátott éves előirányzatok keretein belül. E pénzügyi hozzájárulások nem fedezhetik az épületeknek és az adattáraknak a levéltári anyagok és a személyi állomány befogadására való rendelkezésre bocsátását, illetve átalakítását.
Az első albekezdésben említett hozzájárulások mértéke a levéltári anyagaikat elhelyező intézmények létszámtervével arányos. Valahányszor újabb intézmények kezdik meg levéltári anyagaiknak az EUI-ban való elhelyezését, illetve legalább ötévente, a hozzájárulásokat újra kell számolni.
(11) Az EUI a 45/2001/EK rendelet 2. cikke szerinti feldolgozóként jár el, a levéltári anyagaikat elhelyező intézmények utasításai alapján. Az EUI az említett rendeletben meghatározott biztosítékoknak megfelelően dolgozza fel az intézmények levéltári anyagaiban foglalt személyes adatokat.
(12) Az EUI-nál elhelyezett levéltári anyagokban foglalt személyes adatok feldolgozása tekintetében továbbra is az európai adatvédelmi biztos rendelkezik az intézmények feletti felügyeleti jogkörökkel.
2.
A 9. cikk a következőképpen módosul:
a)
az (1) bekezdése helyébe a következő szöveg lép:
„(1) Valamennyi intézmény az e rendelet alkalmazására vonatkozó belső szabályokat fogad el. Ezek közé tartoznak a levéltári anyagok megőrzésére és a nyilvánosság számára történő megnyitására, valamint az azokban foglalt személyes adatok védelmére vonatkozó szabályok. Az intézmények levéltári anyagaikat lehetőség szerint elektronikus úton is hozzáférhetővé teszik a nyilvánosság számára - ideértve a digitalizált és a már digitális formátumban létrehozott levéltári anyagokat is -, valamint előmozdítják az azokba való internetes betekintést. Emellett megőrzik azokat a dokumentumokat is, amelyek különleges igényeket kielégítő formában (úgymint Braille-írással, nagy betűkkel szedve vagy hangfelvételen) is hozzáférhetők”
.
b)
a következő bekezdéssel egészül ki:
„(3) A levéltári anyagaikat elhelyező intézmények nevében a Bizottság partnerségi keretmegállapodást köt az EUI-val. A partnerségi keretmegállapodás részletes rendelkezéseket tartalmaz az uniós intézményeknek és az EUI-nak az elhelyezett levéltári anyagok kezelésére vonatkozó kölcsönös szerepéről és feladatköréről, ideértve az anyagok elhelyezését, megőrzését, az azokhoz való hozzáférést és a nyilvánosság általi betekintést.”
.
3.
Ezen rendelet mellékletének szövegét a 354/83/EGK, Euratom rendelet mellékleteként kell beilleszteni.
2. cikk
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2015. március 17-én.