KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 110/2014
af 30. september 2013
om en finansforordningsmodel for offentlig-private partnerskabsorganer, jf. artikel 209 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 209, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
I forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 blev der med henvisning til erfaringerne fra de offentlig-private partnerskaber, der er institutionaliseret som EU-organer i henhold til artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (2), indført yderligere kategorier af offentlig-private partnerskaber for at øge udbuddet af instrumenter og inddrage organer, hvis regler er mere fleksible og tilgængelige for private partnere end de regler, der gælder for Unionens institutioner. Blandt de yderligere kategorier er de organer, der nævnes i artikel 209 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, og som har fået overdraget gennemførelsen af offentlig-private partnerskaber (i det følgende benævnt »OPP- organer«).
(2)
For at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af Unionens midler og gøre det muligt for OPP-organer at vedtage deres egne finansielle bestemmelser er det nødvendigt at vedtage en finansieringsforordningsmodel for disse organer.
(3)
OPP-organer bør opstille og gennemføre deres budgetter i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver en effektiv og produktiv intern kontrol, samt gennemsigtighed.
(4)
For at sikre den overordnede gennemførelse af et OPP-organs opgaver og aktiviteter bør organet have mulighed for at opføre ubrugte bevillinger for et givet år i overslaget over indtægter og udgifter for maksimalt de følgende tre regnskabsår.
(5)
Eftersom de EU-midler, der stilles til rådighed for et OPP-organ, skal gennemføres under indirekte forvaltning, jf. artikel 60 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, bør bestemmelserne om finansiel planlægning og rapportering være i overensstemmelse med den indirekte forvaltningsmetode for budgettets gennemførelse. Decharge for budgetgennemførelsen af EU’s bidrag til OPP-organer skal indgå i den decharge for gennemførelsen af Unionens budget, som Europa-Parlamentet giver til Kommissionen. Derfor bør der i henhold til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 finde en årlig rapportering sted, herunder fremlæggelse af en forvaltningserklæring, så Kommissionen bliver bedre i stand til at varetage sit ansvar i forbindelse med dechargeproceduren.
(6)
Det er nødvendigt at fastlægge regnskabsførerens og den anvisningsberettigedes beføjelser og ansvar under hensyntagen til OPP-organernes offentlig-private karakter. De anvisningsberettigede bør have det fulde ansvar for samtlige indtægts- og udgiftstransaktioner, der udføres under deres myndighed, idet de bør kunne redegøre for disse transaktioner, eventuelt også under en disciplinærprocedure.
(7)
Det er nødvendigt at tydeliggøre de interne revisions- og kontrolfunktioner og strømline rapporteringskravene. Det bør være Kommissionens interne revisor, der varetager OPP-organernes interne revisionsfunktion, og som skal foretage revision, når dette er begrundet i de indbyggede risici. Der bør indføres bestemmelser om etablering og anvendelse af interne revisionsfunktioner.
(8)
For at sikre at de enkelte organer er ansvarlige for gennemførelsen af deres budget og overholder de mål, der blev opstillet ved deres grundlæggelse, bør OPP-organer have beføjelse til i forbindelse med udførelsen af de opgaver, som de har fået pålagt, at anvende eksterne organer fra den private sektor, men kun hvor det er nødvendigt og ikke i forbindelse med opgaver, der vedrører udøvelse af offentlig myndighed eller anvendelse af skønsbeføjelser.
(9)
De principper, der skal følges i forbindelse med OPP-organers indtægts- og udgiftstransaktioner, bør fastlægges.
(10)
Det bør på grund af OPP-organernes offentlig-private karakter og især på grund af den private sektors bidrag til OPP-organernes budget være muligt at anvende fleksible procedurer ved indgåelsen af indkøbskontrakter. De relevante procedurer bør overholde principperne om gennemsigtighed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling og delvis afvige fra de relevante bestemmelser i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 (3). Det er nødvendigt at øge samarbejdet mellem medlemmerne af OPP-organer for at sikre bedre og billigere levering af varer og tjenesteydelser og undgå urimeligt store udgifter til administration af indkøbsprocedurer. OPP-organerne bør derfor også have mulighed for uden at følge indkøbsproceduren at indgå kontrakter med deres medlemmer, ud over Unionen, om levering af produkter eller tjenesteydelser og udførelse af arbejde, som disse medlemmer udfører direkte uden hjælp fra tredjepart.
(11)
For at forbedre omkostningseffektiviteten bør det være muligt at dele tjenesteydelser og at overdrage dem til et andet organ eller til Kommissionen, navnlig ved at gøre det muligt for Kommissionens regnskabsfører fuldstændig eller delvis at varetage funktionen som OPP-organets regnskabsfører.
(12)
OPP-organerne bør i bestemte tilfælde have mulighed for at anvende eksterne eksperter til evaluering af tilskudsansøgninger, projekter og bud og til udarbejdelse af udtalelser og indhentning af rådgivning. Sådanne eksperter bør udvælges efter principperne om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.
(13)
Ved tildeling af tilskud og præmier bør de relevante bestemmelser i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 følges, jf. dog eventuelle specifikke bestemmelser i OPP-organets oprettelsesakt eller programmets grundretsakt, hvis gennemførelse er overdraget til OPP-organet, så det sikres, at gennemførelsen stemmer overens med de aktiviteter, der forvaltes direkte af Kommissionen.
(14)
I de tilfælde, hvor OPP-organernes regnskaber bør konsolideres i henhold til regnskabsbestemmelserne i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, bør en sådan konsolidering være mulig i henhold til de regnskabsbestemmelser, som OPP-organerne anvender.
(15)
Denne forordning bør træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende, således at det er muligt at få vedtaget OPP-organernes reviderede finansforordninger i god tid inden den 1. januar 2014, så der foreligger et sammenhængende regelsæt for den næste flerårige finansielle ramme -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
KAPITEL 1
ANVENDELSESOMRÅDE
Artikel 1
Genstand
I denne forordning fastlægges de vigtigste principper for et offentlig-privat partnerskabsorgans (i det følgende benævnt »OPP-organ«) vedtagelse af sine egne finansielle bestemmelser. OPP-organets finansielle bestemmelser må ikke afvige fra denne forordning, medmindre det er nødvendigt af hensyn til særlige behov, og Kommissionen på forhånd har givet sit samtykke i overensstemmelse med artikel 209, stk. 4, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Ethvert OPP-organ træffer nærmere bestemmelser om, hvordan disse principper skal gennemføres i de finansielle bestemmelser.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
- »bestyrelse«: OPP-organets vigtigste interne beslutningsorgan i finansielle og budgetmæssige anliggender, uanset dets betegnelse i OPP-organets oprettelsesakt
- »direktør«: den person, der er ansvarlig for at gennemføre bestyrelsens beslutninger og OPP-organets budget som anvisningsberettiget, uanset hans/hendes betegnelse i OPP-organets oprettelsesakt
- »medlem«: et medlem af OPP-organet i overensstemmelse med oprettelsesakten
- »oprettelsesakt«: den EU-retlige akt, der dækker de vigtigste aspekter af OPP-organets oprettelse og drift
- »OPP-organets budget«: det instrument, der for ét regnskabsår ad gangen indeholder et overslag over og godkender de indtægter og udgifter, der anses for nødvendige for OPP-organet.
Artikel 3
Budgettets anvendelsesområde
Et OPP-organs budget består af:
a)
OPP-organets indtægt, herunder:
i)
medlemmernes finansielle bidrag til de administrative omkostninger
ii)
medlemmernes finansielle bidrag til de operationelle omkostninger
iii)
formålsbestemte indtægter med henblik på specifikke udgiftsposter
iv)
indtægter, som OPP-organet genererer
b)
OPP-organets udgifter, herunder administrative udgifter.
KAPITEL 2
BUDGETPRINCIPPER
Artikel 4
Overholdelse af budgetprincipper
Et OPP-organs budget opstilles og gennemføres i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver effektiv og produktiv intern kontrol, samt gennemsigtighed som fastsat i denne forordning.
Artikel 5
Principperne om enhed og et realistisk budget
1. Enhver indtægt og udgift skal konteres en post i OPP-organets budget.
2. Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de bevillinger, der er godkendt i henhold til OPP-organets budget.
3. En bevilling må kun opføres på OPP-organets budget, hvis den er til en udgift, der skønnes nødvendig.
4. Renter af forfinansieringer fra OPP-organets budget tilkommer ikke OPP-organet.
Artikel 6
Princippet om etårighed
1. Bevillingerne på OPP-organets budget gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.
2. Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i løbet af regnskabsåret.
3. Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.
4. I forbindelse med administrationsbevillingerne må udgifterne ikke overstige de forventede indtægter for det pågældende år, jf. artikel 3, litra a), nr. i).
5. Uudnyttede bevillinger kan med henvisning til OPP-organets behov opføres i indtægts- og udgiftsoverslagene for de efterfølgende regnskabsår, dog i højst tre år. Disse bevillinger skal anvendes først.
6. Stykke 1-5 er ikke til hinder for, at budgetforpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, der strækker sig over mere end et regnskabsår, opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, eller hvor de vedrører administrationsudgifter.
Artikel 7
Princippet om balance
1. Der skal være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillinger må ikke overstige det relevante årlige EU-bidrag som fastsat i den årlige aftale om overførsel af midler, som indgås med Kommissionen, plus de årlige bidrag fra andre medlemmer end EU, eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 3, og uudnyttede bevillinger som omhandlet i artikel 6, stk. 5.
3. OPP-organet må ikke optage lån inden for rammerne af sit budget.
4. Hvis budgetresultatet er positivt, opføres det på det følgende års budget som indtægt.
Hvis budgetresultatet er negativt, opføres det på det følgende års budget som betalingsbevilling.
Artikel 8
Princippet om en regningsenhed
OPP-organets budget opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren dog gennemføre transaktioner i andre valutaer på de vilkår, der fastlægges i OPP-organets finansielle bestemmelser.
Artikel 9
Princippet om bruttoopgørelse
1. De samlede indtægter skal dække de samlede betalingsbevillinger, jf. dog stk. 2. Samtlige indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning med henvisning til eventuelle specifikke regler i OPP-organets finansielle bestemmelser om tilfælde, hvor visse beløb kan fratrækkes betalingsanmodninger, og hvor der i så fald udstedes betalingsanvisning på nettobeløbet.
2. Indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og testamentsarv, anvendes til at finansiere særlige udgifter.
3. Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for OPP-organet, såsom fondsmidler, tilskud, gaver og testamentsarv.
Donationer, der kan medføre store finansielle forpligtelser, kan kun modtages efter forudgående godkendelse fra bestyrelsen, der udtaler sig senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen herom. Hvis bestyrelsen ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.
Grænsen for, hvornår de finansielle forpligtelser betragtes som store, fastsættes af bestyrelsen.
Artikel 10
Princippet om specificering
1. Bevillingerne fordeles som minimum på afsnit og kapitler.
2. Direktøren kan uden begrænsninger overføre bevillinger fra et kapitel til et andet kapitel, og fra et afsnit til et andet afsnit kan han overføre op til højst 10 % af regnskabsårets bevillinger under den budgetpost, hvorfra overførslen foretages.
Ud over den grænse, som er nævnt i første afsnit, kan direktøren foreslå bestyrelsen, at der foretages overførsler af bevillinger fra et afsnit til et andet. Bestyrelsen har en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod sådanne overførsler. Efter fristens udløb anses de for at være vedtaget.
Direktøren underretter hurtigst muligt bestyrelsen om alle overførsler, der er foretaget i henhold til første afsnit.
Artikel 11
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som OPP-organet anvender til sine aktiviteter, stilles til rådighed i rette tid, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.
Princippet om produktivitet vedrører de optimale forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.
Princippet om effektivitet vedrører indfrielse af de opstillede specifikke mål og opnåelse af de forventede resultater.
3. Der opstilles specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger for alle de aktivitetsområder, som OPP-organets budget omfatter. Ved hjælp af resultatindikatorer for hver enkelt aktivitet føres der tilsyn med, om målene nås, og direktøren fremlægger en gang om året disse oplysninger for bestyrelsen, senest i de dokumenter, der ledsager forslaget til OPP-organets budget.
4. Medmindre det fastsættes i oprettelsesakten, at Kommissionen foretager evalueringer, er det OPP-organet, der foretager evalueringer med det formål at forbedre beslutningstagningen, herunder efterfølgende evalueringer, af organets programmer og aktiviteter, der er forbundet med store udgifter, og evalueringsresultaterne sendes til bestyrelsen.
Artikel 12
Intern kontrol med budgetgennemførelsen
1. OPP-organets budget gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.
2. Med henblik på gennemførelsen af OPP-organets budget defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:
a)
effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne
b)
pålidelig rapportering
c)
beskyttelse af aktiver og oplysninger
d)
forebyggelse, afsløring, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder
e)
tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyn til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.
3. En effektiv og produktiv intern kontrol er baseret på den bedste internationale praksis og omfatter bl.a. de elementer, der er fastsat i artikel 32, stk. 3 og 4, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, under hensyntagen til OPP-organets struktur og størrelse, arten af de opgaver, der er overdraget til organet, og de pågældende beløb og finansielle og operationelle risici.
Artikel 13
Princippet om gennemsigtighed
1. OPP-organets budget opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges under overholdelse af princippet om gennemsigtighed.
2. OPP-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen og de vedtagne ændringsbudgetter, inkl. eventuelle tilpasninger i henhold til artikel 15, stk. 1, offentliggøres på OPP-organets websted senest fire uger efter, at de er vedtaget, og fremsendes til Kommissionen og Revisionsretten.
3. Ved hjælp af en standardopstilling offentliggør OPP-organet senest den 30. juni i det efterfølgende regnskabsår en række oplysninger på sit websted om modtagerne af midler fra dets budget, jf. artikel 21, stk. 2, 3 og 4, i den delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012.
De offentliggjorte oplysninger skal være lettilgængelige, overskuelige og dækkende. Oplysningerne stilles til rådighed under behørig iagttagelse af fortroligheds- og sikkerhedskravene, især beskyttelse af personoplysninger som defineret i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (4).
4. Det offentliggøres på en af Unionens websteder, hvilke eksperter der er indgået kontrakt med, jf. artikel 34 i denne forordning.
KAPITEL 3
FINANSIEL PLANLÆGNING
Artikel 14
Overslag over indtægter og udgifter
1. Senest den 31. januar i det år, der går forud for det år, hvor OPP-organets budget skal gennemføres, sender organet Kommissionen og de øvrige medlemmer et overslag over sine indtægter og udgifter samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget, sammen med et udkast til arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 31, stk. 4.
2. Oversigten over OPP-organets indtægter og udgifter skal indeholde:
a)
et skøn over antallet af faste og midlertidige stillinger opgjort efter ansættelsesgruppe og lønklasse samt af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter udtrykt i fuldtidsækvivalenter inden for rammerne af budgetbevillingerne
b)
i tilfælde af ændring af antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om
c)
et kvartalsoverslag over ud- og indbetalinger i kontant
d)
oplysning om, hvorvidt de tidligere fastsatte mål for de forskellige aktiviteter er blevet nået
e)
de fastsatte mål for det regnskabsår, som oversigten omhandler, med angivelse af de specifikke budgetmæssige behov med henblik på opnåelse af disse mål
f)
OPP-organets administrationsudgifter og det gennemførte budget i det foregående regnskabsår
g)
beløbsangivelse af medlemmernes finansielle bidrag og værdien af medlemmernes bidrag i naturalier, ud over Unionen
h)
oplysning om de uudnyttede bevillinger, der opføres i oversigten over indtægter og udgifter pr. år i henhold til artikel 6, stk. 5.
Artikel 15
Opstilling af budgettet
1. OPP-organets budget og stillingsfortegnelsen, herunder antallet af faste og midlertidige stillinger i hver enkelt ansættelsesgruppe og lønklasse suppleret med antallet af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter udtrykt i fuldtidsækvivalenter, vedtages af bestyrelsen, jf. OPP-organets oprettelsesakt. Der kan fastlægges detaljerede forskrifter i OPP-organets finansielle bestemmelser. Ændringer til OPP-organets budget, inkl. stillingsfortegnelsen, foretages ved hjælp af et ændringsbudget, som vedtages ifølge samme procedure, som er anvendt ved vedtagelsen af OPP-organets oprindelige budget. OPP-organets budget og eventuelle ændringsbudgetter tilpasses under hensyntagen til størrelsen af Unionens bidrag, som er fastsat i Unionens budget.
2. OPP-organets budget består af en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter.
3. OPP-organets budget skal indeholde følgende:
a)
i oversigten over indtægterne:
i)
et overslag over OPP-organets indtægter i det pågældende regnskabsår (»regnskabsår n«)
ii)
et overslag over indtægterne i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret n-2
iii)
relevante anmærkninger for hver indtægtspost
b)
i oversigten over udgifter:
i)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for regnskabsår n
ii)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår samt de indgåede udgiftsforpligtelser og de afholdte udgifter i år n-2, sidstnævnte også angivet i procent af OPP-organets budget for år n
iii)
en samlet oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i de efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere regnskabsår
iv)
de relevante anmærkninger for hver underinddeling.
4. Ud over antallet af godkendte stillinger i indeværende regnskabsår skal det i stillingsfortegnelsen angives, hvor mange stillinger der var godkendt i det foregående år, og hvor mange stillinger der reelt er besat. Samme oplysninger skal gives for kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter.
KAPITEL 4
FINANSIELLE AKTØRER
Artikel 16
Budgetgennemførelse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Direktøren fungerer som anvisningsberettiget. Direktøren gennemfører på eget ansvar og inden for rammerne af de godkendte bevillinger OPP-organets budget med hensyn til indtægter og udgifter og overholder i den forbindelse OPP-organets finansielle bestemmelser og princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning. Direktøren er ansvarlig for, at kravet om lovlighed og formel rigtighed opfyldes.
Uden at det berører den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager OPP-organet i de aktiviteter til forebyggelse af svig, som gennemføres af Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF).
2. Direktøren kan delegere gennemførelsesbeføjelserne til budgettet til ansatte i et OPP-organ, der er omfattet af personalevedtægten, og, i det omfang vedtægten gælder for de ansatte, under overholdelse af de bestemmelser, der er fastsat i OPP-organets finansielle bestemmelser. Befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.
Artikel 17
Den anvisningsberettigedes beføjelser og opgaver
1. Direktøren gennemfører OPP-organets budget i de afdelinger, som er under direktørens myndighed.
2. I det omfang det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne enheder eller organer i den private sektor.
3. Direktøren etablerer i overensstemmelse med de minimumsstandarder, som bestyrelsen har vedtaget, og under behørigt hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisationsstruktur og interne kontrolsystemer, som kan forenes med arbejdet som direktør. Ved etableringen af denne struktur og disse systemer foretages der en risikoanalyse under hensyntagen til omkostningseffektiviteten.
Direktøren kan inden for sine tjenester indføre en ekspert- og rådgivningsfunktion, som kan være behjælpelig ved en kontrol af de risici, som måtte være forbundet med direktørens aktiviteter.
4. Den anvisningsberettigede opbevarer bilagene vedrørende de gennemførte transaktioner i fem år efter tidspunktet for meddelelse af decharge til Kommissionen for gennemførelsen af Den Europæiske Unions budget for det pågældende år. Personoplysninger i bilag skal om muligt slettes, når de ikke er nødvendige i kontrol- og revisionssammenhæng. Opbevaring af trafikdata er under alle omstændigheder omfattet af artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001.
Artikel 18
Forudgående kontrol
1. Hver enkelt transaktion er genstand for mindst en forudgående kontrol af såvel de operationelle som de finansielle aspekter af transaktionen i form af en skrivebordskontrol af bilag og de foreliggende resultater af allerede udført kontrol.
Forudgående kontrol omfatter iværksættelse og efterprøvning af en transaktion.
Iværksættelse og kontrol af en transaktion er adskilte funktioner.
2. Ved iværksættelse af en transaktion forstås samtlige handlinger, som indgår i forberedelsen af vedtagelsen af akter om den anvisningsberettigedes gennemførelse af OPP-organets budget.
3. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som den ansvarlige anvisningsberettigede har indført med henblik på at kontrollere de operationelle og finansielle aspekter.
4. Ved forudgående kontrol efterprøves overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger.
Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er at fastslå:
a)
at udgiften er korrekt og i overensstemmelse med gældende de bestemmelser
b)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, som er fastsat i artikel 11, er blevet overholdt.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den ansvarlige anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner i forbindelse med løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
Artikel 19
Efterfølgende kontrol
1. Den anvisningsberettigede kan foranstalte efterfølgende kontrol for at efterprøve transaktioner, der allerede er godkendt ved en forudgående kontrol. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.
Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
2. Den efterfølgende kontrol foretages ikke af de samme ansatte, som har haft ansvaret for den forudgående kontrol. De ansatte, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol må ikke være underordnet de ansatte, der er ansvarlige for den forudgående kontrol.
Ansatte med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning skal have den nødvendige faglige kompetence.
Artikel 20
Årlig rapportering
Den anvisningsberettigede aflægger en gang om året beretning til bestyrelsen om udførelsen af hans/hendes hverv. Med henblik herpå fremlægger den anvisningsberettigede senest den 15. februar i det følgende regnskabsår følgende for bestyrelsen og Kommissionen:
a)
en rapport om gennemførelsen af OPP-organets årlige arbejdsprogram, OPP-organets budget og HR-ressourcer
b)
OPP-organets foreløbige regnskaber, herunder den beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning, der er omhandlet i artikel 39
c)
en forvaltningserklæring, hvori den anvisningsberettigede bekræfter, medmindre der tages forbehold, at han/hun har rimelig sikkerhed for:
i)
at oplysningerne er korrekt angivet, og at de er fuldstændige og nøjagtige (retvisende billede)
ii)
at udgifterne blev brugt til de fastsatte formål.
iii)
at de eksisterende kontrolprocedurer giver den nødvendige garanti for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
d)
en oversigt over de endelige revisionsberetninger og de udførte kontroller, herunder en analyse af arten og omfanget af fejl og svagheder, der er konstateret i systemerne, samt de korrigerende foranstaltninger, der er truffet eller planlagt.
Beretningen skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og for de interne kontrolsystemers effektivitet og produktivitet, og den skal afstemmes efter arten af de overdragne opgaver og størrelsen af de involverede beløb.
Direktøren sender hvert år senest den 1. juli de dokumenter, der er nævnt i stk. 1, litra c) og d), og bestyrelsens vurdering af dem, den godkendte årsberetning og det endelige årsregnskab vedlagt bevis for, at bestyrelsen har godkendt det i henhold til artikel 43, stk. 2, til Kommissionen. Kommissionen sender disse dokumenter til Europa-Parlamentet og Rådet.
Artikel 21
Beskyttelse af Unionens finansielle interesser
1. Hvis en ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, mener, at en beslutning, som dennes overordnede pålægger vedkommende at føre ud i livet eller acceptere, ikke er forskriftsmæssig eller er i modstrid med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, som vedkommende skal overholde, underretter vedkommende skriftligt direktøren, som skal svare skriftligt. Hvis direktøren ikke reagerer eller bekræfter den oprindelige beslutning eller instruks, og den ansatte mener, at denne bekræftelse ikke udgør et rimeligt svar på de fremsatte forbehold, underretter den ansatte skriftligt den instans, der omhandles i artikel 23, stk. 3. Den i artikel 23, stk. 3, omhandlede instans underretter straks bestyrelsen.
2. Ved ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade OPP-organets eller dets medlemmers interesser, underretter den ansatte de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning. Kontrakter med eksterne revisorer, der udfører revision af OPP-organets finansielle forvaltning, skal indeholde en forpligtelse for den eksterne revisor til at underrette den anvisningsberettigede om enhver mistanke om ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade OPP-organets eller dets medlemmers interesser.
Artikel 22
Regnskabsføreren
1. Bestyrelsen udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten, hvis vedtægten gælder for OPP-organets personale, som skal være fuldstændig uafhængig i udførelsen af sine opgaver. Regnskabsføreren er OPP-organets ansvarlige for:
a)
korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer
b)
bogføring, forberedelse og fremlæggelse af regnskaberne i overensstemmelse med kapitel 8
c)
overholdelse af bogføringsreglerne samt kontoplanen, jf. kapitel 8
d)
udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har udformet med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger; i den forbindelse er regnskabsføreren til hver en tid bemyndiget til at kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt
e)
likviditetsstyring.
2. To eller flere OPP-organer kan udnævne samme regnskabsfører.
Et OPP-organ kan også aftale med Kommissionen, at Kommissionens regnskabsfører skal fungere som OPP-organets regnskabsfører.
Et OPP-organ kan også overdrage en del af sin regnskabsførers opgaver til Kommissionens regnskabsfører med henvisning til omkostningseffektiviteten.
I de tilfælde, der omtales i dette stykke, træffer OPP-organet de nødvendige forholdsregler for at undgå enhver form for interessekonflikt.
3. Regnskabsføreren indhenter hos den anvisningsberettigede alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af regnskaberne, der giver et retvisende billede af OPP-organets økonomiske situation og budgetgennemførelsen. Den anvisningsberettigede garanterer pålideligheden af disse oplysninger.
4. Før regnskaberne vedtages af direktøren, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at han/hun har rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af OPP-organets økonomiske situation.
Med henblik herpå kontrollerer regnskabsføreren, at regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsreglerne i artikel 38, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.
Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at foretage yderligere tjek, som vedkommende anser for nødvendige for at kunne underskrive regnskaberne.
Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.
Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler, jf. stk. 5. Regnskabsføreren er ansvarlig for deres opbevaring.
5. Regnskabsføreren kan under udførelsen af sine opgaver uddelegere visse af sine opgaver til ansatte, der er omfattet af vedtægten, hvis vedtægten gælder for OPP-organets personale, når dette er nødvendigt af hensyn til varetagelsen af regnskabsførerens arbejde i henhold til OPP-organets finansielle bestemmelser.
6. Bestyrelsen kan når som helst, midlertidigt eller definitivt, suspendere regnskabsføreren fra tjenesten, uden at dette indskrænker muligheden for eventuelle disciplinære foranstaltninger. I så fald udnævner bestyrelsen en midlertidig regnskabsfører.
Artikel 23
De finansielle aktørers ansvar
1. Artikel 16-25 indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de finansielle aktører kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Unionens finansielle interesser og om bekæmpelse af korruption, som involverer Unionens tjenestemænd eller tjenestemænd i medlemsstaterne.
2. Den anvisningsberettigede og regnskabsføreren er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade OPP-organets eller dets medlemmers interesser, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning, navnlig for OLAF.
3. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, eller hvori Kommissionen deltager i henhold til artikel 73, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, udøver samme beføjelser over for OPP-organet som over for Kommissionens tjenestegrene, medmindre bestyrelsen beslutter at oprette en funktionelt uafhængig instans eller at deltage i en fælles instans, der er oprettet af flere organer. I forbindelse med sager, som indbringes af OPP-organer, skal den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, eller hvori Kommissionen deltager, have en ansat i et OPP-organ blandt sine medlemmer.
På grundlag af udtalelsen fra den i første afsnit omhandlede instans afgør direktøren, om der skal indledes en disciplinærsag eller stilles krav om betaling af kompensation. Hvis instansen konstaterer systemrelaterede problemer, sender den en rapport ledsaget af henstillinger til den anvisningsberettigede. Hvis udtalelsen er belastende for direktøren, sender instansen den til bestyrelsen og til Kommissionens interne revisor. Direktøren henviser i anonym form til instansens udtalelser i sin årsberetning i henhold til artikel 20 og angiver, hvilke opfølgningsforanstaltninger der er truffet.
4. Det kan pålægges enhver ansat helt eller delvis at erstatte tab, som påføres OPP-organet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med hans/hendes hverv. Ansættelsesmyndigheden træffer en motiveret afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som den gældende lovgivning foreskriver på det disciplinære område.
Artikel 24
Interessekonflikter
1. Finansielle aktører som defineret i artikel 16-25 og andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse og forvaltning, herunder forberedende foranstaltninger med henblik herpå, revision og kontrol, foretager ikke handlinger, der vil kunne medføre, at deres egne interesser kommer i konflikt med OPP-organets interesser.
Opstår der risiko for en sådan interessekonflikt, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage sådanne handlinger og til at forelægge sagen for direktøren, som skriftligt fastslår, om der eksisterer en interessekonflikt. Den pågældende orienterer også sin umiddelbart overordnede. Hvis aktøren er direktøren, indbringer han/hun sagen for bestyrelsen.
Hvis der konstateres en interessekonflikt, skal den pågældende indstille alle sine aktiviteter i den pågældende sag. Direktøren eller bestyrelsen, hvis direktøren er berørt, træffer eventuelle yderligere, hensigtsmæssige foranstaltninger.
2. Med henblik på stk. 1 er der tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en finansiel aktør eller en anden person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med tilskudsmodtageren.
Artikel 25
Adskillelse af funktioner
Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.
KAPITEL 5
INTERN REVISION
Artikel 26
Udnævnelse af den interne revisor og dennes beføjelser og opgaver
1. OPP-organet har en intern revision, som fungerer i overensstemmelse med de relevante internationale standarder.
2. Den interne revision varetages af Kommissionens interne revisor. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører.
3. Den interne revisor rådgiver OPP-organet om risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning.
Den interne revisor har navnlig til opgave:
a)
at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici
b)
at vurdere produktiviteten og effektiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på alle transaktioner vedrørende budgetgennemførelse.
4. Den interne revisors hverv dækker alle aktiviteter og tjenestegrene i OPP-organet. Den interne revisor har fuld og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af dennes hverv.
5. Den interne revisor gør sig bekendt med beretningen fra den anvisningsberettigede, jf. artikel 20, og med alle andre oplysninger, der måtte foreligge.
6. Den interne revisor aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
Den interne revisor aflægger også rapport i følgende tilfælde:
-
der er ikke taget stilling til alvorlige risici og anbefalinger
-
der er betydelige forsinkelser i gennemførelsen af anbefalingerne fra tidligere år.
Bestyrelsen og direktøren sikrer, at der regelmæssigt føres tilsyn med gennemførelsen af revisionshenstillingerne. Bestyrelsen undersøger de oplysninger, der omhandles i artikel 20, og vurderer, om henstillingerne er blevet fuldt og rettidigt gennemført.
7. OPP-organet stiller den interne revisors kontaktoplysninger til rådighed for alle fysiske og juridiske personer, der er involveret i udgiftstransaktioner, med henblik på fortrolig kontakt til den interne revisor.
8. Den interne revisors beretninger og resultater stilles først til rådighed for offentligheden, når den interne revisor har godkendt de foranstaltninger, der er iværksat til gennemførelse af beretningerne og resultaterne.
Artikel 27
Den interne revisors uafhængighed
Den interne revisors uafhængighed, hans/hendes ansvar for handlinger udført i forbindelse med udøvelsen af hvervet og hans/hendes ret til at indbringe en sag for Den Europæiske Unions Domstol fastsættes i overensstemmelse med artikel 100 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 28
Udarbejdelse af en intern revisionsfunktion
1. Bestyrelsen kan ud fra rimelige betragtninger om omkostningseffektivitet og merværdi oprette en intern revisionsfunktion, som skal udføre sine opgaver i overensstemmelse med de relevante internationale standarder.
Den interne revisionsfunktions formål, myndighed og ansvar skal være fastsat i det interne revisionscharter og skal godkendes af bestyrelsen.
Den interne revisionsfunktions årlige revisionsplan opstilles af chefen for den interne revisionsfunktion under hensyntagen til bl.a. direktørens risikovurdering af OPP-organet.
Den gennemgås og godkendes af bestyrelsen.
Den interne revisionsfunktion aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om de konstaterede forhold og de eventuelle henstillinger.
Hvis en intern revisionsenhed, der kun betjener et enkelt OPP-organ, ikke er omkostningseffektivt eller ikke er i stand til at overholde de internationale standarder, kan OPP-organet beslutte at dele en intern revisionsfunktion med andre OPP-organer, som er aktive inden for samme politikområde.
I så tilfælde skal bestyrelsen for de pågældende OPP-organer enes om de praktiske vilkår for den fælles interne revisionsfunktion.
De interne revisionsmedarbejdere skal samarbejde effektivt gennem udveksling af oplysninger og revisionsrapporter og i givet fald udarbejdelse af fælles risikovurderinger og udførelse af fælles revisioner.
2. Bestyrelsen og direktøren sikrer, at der regelmæssigt føres tilsyn med gennemførelsen af den interne revisionsfunktions henstillinger.
KAPITEL 6
INDTÆGTS- OG UDGIFTSTRANSAKTIONER
Artikel 29
Forvaltning af indtægter
1. Indtægtsforvaltningen omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og inddrivelse af uberettiget udbetalte beløb. I forvaltningen indgår også mulighed for om nødvendigt at give afkald på fastsatte fordringer.
2. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.
Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den kompetente anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af de ved lov fastsatte midler, herunder i givet fald gennem modregning, eller, hvis dette ikke er muligt, ved tvangsopkrævning.
Når den anvisningsberettigede påtænker helt eller delvis at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal vedkommende sikre sig, at afkaldet er korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet. Beslutninger om afkald skal begrundes. Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.
Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. OPP-organets fordringer samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af inddrivelsesordren. Regnskabsføreren angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til OPP-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
3. Gæld, der ikke er indfriet på forfaldsdagen, som er fastsat i debetnotaen, pålægges morarenter, jf. den delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012.
4. For OPP-organets fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for OPP-organet gælder en forældelsesfrist på fem år.
Artikel 30
Medlemmernes bidrag
1. OPP-organet anmoder sine medlemmer om at betale hele eller en del af deres bidrag på de betingelser og med de mellemrum, der er fastsat i oprettelsesakten, eller som er aftalt med dem.
2. De midler, medlemmerne indbetaler til OPP-organet i form af bidrag, er rentebærende til fordel for OPP-organets budget.
Artikel 31
Forvaltning af udgifter
1. Ved afholdelse af udgifter indgår den anvisningsberettigede budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.
2. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.
Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede bekræfter en finansiel transaktion.
Når den anvisningsberettigede godkender en udgift efter at have forsikret sig om, at bevillingerne er stede, giver han regnskabsføreren ordre om at betale den fastsatte udgift.
3. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for OPP-organets budget skal den ansvarlige anvisningsberettigede indgå en budgetmæssig forpligtelse, før han indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.
4. OPP-organets årlige arbejdsprogram skal være ledsaget af bestyrelsens godkendelse af OPP-organets udgifter til driften af organets aktiviteter, forudsat at de elementer, der er angivet i dette stykke, er klart identificeret.
Det årlige arbejdsprogram skal indeholde detaljerede mål og forventede resultater, herunder resultatindikatorer. Det skal endvidere indeholde en beskrivelse af de aktioner, der skal finansieres, og angivelse af beløbsstørrelse for hver enkelt aktion.
Større ændringer af det årlige arbejdsprogram vedtages efter samme procedure som det oprindelige arbejdsprogram, jf. bestemmelserne i oprettelsesakten.
Bestyrelsen kan give OPP-organets anvisningsberettigede beføjelse til at foretage ikkevæsentlige ændringer af arbejdsprogrammet.
Artikel 32
Tidsfrister
Udgifter skal betales inden for de tidsfrister og ifølge de vilkår, der er fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
KAPITEL 7
GENNEMFØRELSE AF OPP-ORGANETS BUDGET
Artikel 33
Indgåelse af offentlige kontrakter
1. Med hensyn til indgåelse af offentlige kontrakter er stk. 3-6 i denne artikel omfattet af afsnit V i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
2. OPP-organet deltager i den centrale udelukkelsesdatabase, som er oprettet og forvaltes af Kommissionen i henhold til artikel 108 i den generelle finansforordning.
3. Ved kontrakter, hvis værdi er mellem 60 000 EUR og de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 118 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, kan den procedure anvendes, der er fastsat i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 for kontrakter med lav værdi på ikke over 60 000 EUR.
4. OPP-organet kan efter egen anmodning deltage som ordregivende myndighed, når Kommissionen, institutionerne i fællesskab, andre EU-organer og andre OPP-organer indgår aftaler.
5. OPP-organet kan uden brug af proceduren for offentlige kontrakter indgå en kontrakt med Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer, Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions organer oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (5) og andre OPP-organer om levering af varer og tjenesteydelser eller udførelse af arbejde, som varetages af sidstnævnte.
OPP-organet kan uden brug af proceduren for offentlige kontrakter indgå en kontrakt med sine medlemmer, ud over Unionen, om levering af varer og tjenesteydelser eller udførelse af arbejde, som varetages direkte af medlemmerne uden hjælp fra tredjepart.
De varer, tjenesteydelser og arbejde, der leveres i henhold til første og andet afsnit betragtes ikke som en del af medlemmernes bidrag til OPP-organets budget.
6. OPP-organet kan benytte sig af fælles udbudsprocedurer med ordregivende myndigheder i værtsmedlemsstaten for at få sine administrative behov dækket eller med ordregivende myndigheder i medlemsstaterne, landene i Den Europæiske Frihandelssammenslutning eller EU-kandidatlande, som er medlemmer af organet. I så fald finder artikel 133 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.
OPP-organet kan anvende fælles udbudsprocedurer med sine private medlemmer eller med de ordregivende myndigheder i lande, der deltager i EU-programmer, og som deltager som medlemmer. I så fald finder artikel 133, stk. 1, i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.
Artikel 34
Eksperter
I forbindelse med udvælgelse af eksperter i henhold til eventuelle særlige procedurer, som er fastsat i grundretsakten for det program, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre, finder artikel 287 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse Sådanne eksperter aflønnes med et fast beløb, der meddeles på forhånd, og som fastsættes på grundlag af deres faglige kunnen.
OPP-organet kan anvende de lister, som Kommissionen, andre EU-organer eller andre OPP-organer har udarbejdet.
OPP-organet kan, hvis det vurderes at være berettiget og i velbegrundede tilfælde, udvælge personer, som har de ønskede færdigheder, men som ikke står på listerne.
Eksterne eksperter udvælges på grundlag af færdigheder, erfaring og viden, som kræves til udførelsen af de pågældende opgaver, og i overensstemmelse med principperne om ikkediskrimination, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.
Artikel 35
Tilskud
Tilskud er omfattet af afsnit VI i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, dog med forbehold af særlige bestemmelser i oprettelsesakten.
Artikel 36
Priser
1. Priser er omfattet af afsnit VII i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012, dog med forbehold af stk. 2 i denne artikel.
2. Konkurrencer med priser med en enhedsværdi på 1 000 000 EUR eller derover må kun udskrives, hvis de indgår i forslaget til arbejdsprogram, jf. artikel 14, stk. 1.
Artikel 37
Oplysning om klagemuligheder
1. Hvis en proceduremæssig handling foretaget af den anvisningsberettigede indvirker negativt på en ansøgers eller tilbudsgivers, tilskudsmodtagers eller kontrahents rettigheder, skal den ledsages af oplysninger om de eksisterende administrative og/eller retlige klagemuligheder.
2. Det skal navnlig oplyses, hvordan der kan klages, samt til hvilket organ eller hvilke organer og inden for hvilke tidsfrister der kan indgives klager.
3. Stk. 1 og 2 anvendes med forbehold af eventuelle specifikke procedurer, der er fastsat i de grundlæggende retsakter for programmet, som OPP-organet har fået til opgave at gennemføre.
KAPITEL 8
REGNSKABSFØRING
Artikel 38
Regnskabsregler
OPP-organet opbygger et regnskabssystem, som sikrer, at der rettidigt foreligger nøjagtige, fuldstændige og pålidelige oplysninger.
OPP-organets regnskabsføring skal være i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 39
Regnskabernes struktur
OPP-organets regnskaber skal indeholde følgende:
a)
OPP-organets finansieringsoversigter
b)
beretningerne om gennemførelse af OPP-organets budget (beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning).
OPP-organet udarbejder en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret. I beretningen redegøres der som et minimum for udnyttelsesgraden for bevillingerne, både i absolutte tal og angivet som procentdele, og den skal indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter.
Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender OPP-organet beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning til Europa-Parlamentet, Rådet og Revisionsretten senest den 31. marts i det efterfølgende regnskabsår.
Artikel 40
Regnskabsprincipper
Årsregnskaberne skal indeholde oplysninger, herunder oplysninger om regnskabspolitik, på en måde, der sikrer, at oplysningerne er relevante, pålidelige, sammenlignelige og forståelige. Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper som angivet i de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller periodiserede internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor (herefter »IPSAS«).
Artikel 41
Årsregnskaber
1. Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:
a)
balancen og resultatopgørelsen, der viser alle aktiver og passiver, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; det opstilles efter de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller periodiseret IPSAS
b)
pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo
c)
opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver med en oversigt over bevægelser på reserver i løbet af året og de kumulerede resultater.
2. Anmærkningerne til årsregnskabet indeholder supplerende oplysninger om og noter til oplysningerne i de i stk. 1 nævnte regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i henhold til internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante for OPP-organets virksomhed.
Artikel 42
Beretninger om budgetgennemførelsen
Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro. De omfatter:
a)
beretninger, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter
b)
forklarende noter, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.
Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles efter samme struktur, som er anvendt i budgettet.
Artikel 43
Foreløbige regnskaber og godkendelse af det endelige årsregnskab
1. Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender OPP-organets regnskabsfører det foreløbige regnskab til Revisionsretten senest den 15. februar i det efterfølgende år.
I det tilfælde, der er nævnt i første afsnit, sender OPP-organets regnskabsfører ligeledes senest den 15. februar i det efterfølgende år en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
2. Regnskabsføreren udarbejder OPP-organets endelige årsregnskab. Direktøren sender senest den 15. marts det endelige årsregnskab sammen med den i artikel 46 nævnte eksterne revisors erklæring til bestyrelsen med henblik på godkendelse.
Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender regnskabsføreren det endelige regnskab sammen med erklæringen fra den i artikel 46 nævnte eksterne revisor og bestyrelsens godkendelse til Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet senest den 1. juli i det efterfølgende regnskabsår. I disse tilfælde sender OPP-organets regnskabsfører ligeledes senest den 1. juli en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, sender OPP-organets regnskabsfører ligeledes en forvaltningserklæring, der dækker det endelige årsregnskab, til Revisionsretten med kopi til Kommissionens regnskabsfører på samme dato som fremsendelsen af det endelige årsregnskab.
Det endelige årsregnskab ledsages af en note udarbejdet af regnskabsføreren, hvori denne erklærer, at det endelige årsregnskab er udfærdiget i overensstemmelse med dette kapitel og med de gældende regnskabsmæssige principper, regler og metoder.
Når OPP-organets endelige regnskab er godkendt, offentliggøres det på organets websted senest en måned efter godkendelsen.
Artikel 44
Regnskabsprincipper
1. Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, vedtages den harmoniserede regnskabskontoplan, som anvendes af OPP-organet, af Kommissionens regnskabsfører i henhold til artikel 152 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
2. Regnskabssystemet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro på basis af kalenderåret.
3. I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den økonomiske og finansielle situation og formuestillingen for OPP-organet.
4. Bevillingsregnskabet giver et detaljeret billede af gennemførelsen af OPP-organets budget. I bevillingsregnskabet opføres alle budgetmæssige indtægts- og udgiftstransaktioner.
Artikel 45
Fortegnelser
OPP-organet skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør dets ejendom. Når det kræves, at OPP-organets regnskaber konsolideres i overensstemmelse med de i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 omtalte regnskabsregler, fører OPP-organet sådanne fortegnelser efter en model udarbejdet af Kommissionens regnskabsfører. OPP-organet kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.
KAPITEL 9
EKSTERN REVISION OG BEKÆMPELSE AF SVIG
Artikel 46
Ekstern revision
OPP-organet underkastes en uafhængig ekstern revision, som udføres af en uafhængig revisionsinstans efter internationalt anerkendte revisionsstandarder. Det skal af den eksterne revisors erklæring fremgå, om regnskabet giver et sandfærdigt og retvisende billede, om det indførte kontrolsystem fungerer efter hensigten, og om de underliggende transaktioner er lovlige og formelt korrekte. Det skal også fremgå af erklæringen, om revisionsarbejdet rejser tvivl om de påstande, der er fremsat i forvaltningserklæringen, som er omtalt i artikel 20. Erklæringen forelægges for bestyrelsen. Den sendes til Kommissionen sammen med OPP-organets endelige regnskab senest den 15. marts.
Artikel 47
Revisionsrettens gennemgang af regnskaberne
1. Medmindre andet er fastsat OPP-organets oprettelsesakt, reviderer Revisionsretten OPP-organets regnskaber i overensstemmelse med artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde. Revisionsretten kan i sin gennemgang se på det revisionsarbejde, som den uafhængige eksterne revisor, jf. artikel 46 i denne forordning, har udført, og opfølgningen af resultaterne af revisorens arbejde.
2. Revisionsrettens revision udføres i henhold til artikel 158 til 163 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 48
Kontrol på stedet ved Kommissionen, Revisionsretten og OLAF
1. Med forbehold af artikel 47, stk. 1, giver OPP-organet Kommissionens personale og andre, som er bemyndiget af Kommissionen, samt Revisionsretten adgang til sine anlæg og bygninger og alle oplysninger, herunder oplysninger i elektronisk form, som måtte være nødvendige til revisionerne.
2. OLAF kan efter bestemmelserne og procedurerne i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (6) og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (7) foretage undersøgelser, herunder kontrol og inspektion på stedet, for at klarlægge, om der er begået svig, bestikkelse eller andre ulovlige aktiviteter, der berører Unionens finansielle interesser, i forbindelse med tilskud eller kontrakter, der er finansieret af OPP-organet.
3. Med forbehold af stk. 1 og 2, skal OPP-organets kontrakter, aftaler og beslutninger udtrykkeligt indeholde bestemmelser om bemyndigelse af Den Europæiske Revisionsret og OLAF til at gennemføre sådanne revisioner og undersøgelser, i overensstemmelse med deres respektive kompetencer.
KAPITEL 10
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 49
Anmodninger om oplysninger
Kommissionen og medlemmerne af OPP-organet, ud over Unionen, kan anmode OPP-organet om at fremlægge alle nødvendige oplysninger og forklaringer vedrørende budgetforhold inden for deres kompetenceområde.
Artikel 50
Vedtagelse af OPP-organets finansielle bestemmelser
Hvert enkelt organ, der er omfattet af artikel 209 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, vedtager nye finansielle bestemmelser med henblik på deres ikrafttræden den 1. januar 2014 eller under alle omstændigheder senest ni måneder efter den dato, på hvilken et OPP-organ omfattes af artikel 209 i nævnte forordning.
Artikel 51
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 30. september 2013.
A BIZOTTSÁG 110/2014/EU FELHATALMAZÁSON ALAPULÓ RENDELETE
(2013. szeptember 30.)
az Európai Parlament és a Tanács 966/2012/EU, Euratom rendelete 209. cikkében említett, a köz- és magánszféra közötti partnerségre létrehozott szervek számára kidolgozott pénzügyiszabályzat-mintáról
AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG,
tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre,
tekintettel az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról és az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, 2012. október 25-i 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 209. cikkére,
mivel:
(1)
Az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet (2) 185. cikke értelmében uniós szervekként intézményesített köz- és magánszféra közötti partnerségekkel kapcsolatos tapasztalatok alapján a 966/2012/EU, Euratom rendelet a köz- és magánszféra közötti partnerségek további kategóriáit hozta létre az eszközválaszték bővítése, valamint olyan szervek bevonása érdekében, amelyek szabályai rugalmasabbak és hozzáférhetőbbek a magánszférabeli partnerek számára, mint az uniós intézményekre vonatkozó szabályok. Az említett további kategóriákba tartoznak a 966/2012/EU, Euratom rendelet 209. cikkében említett, köz- és magánszféra közötti partnerség végrehajtásával megbízott szervek (a továbbiakban: PPP-szervek).
(2)
Az uniós forrásokkal történő hatékony és eredményes pénzgazdálkodás biztosítása érdekében, továbbá lehetővé téve a PPP-szervek számára, hogy elfogadják saját pénzügyi szabályaikat, szükséges e szervek tekintetében egy pénzügyiszabályzat-mintát elfogadni.
(3)
A PPP-szerveknek költségvetésüket az egységesség, a teljesség, az évenkéntiség, az egyensúly, az elszámolási egység, a globális fedezet, az egyediség, a hatékony és eredményes belső ellenőrzést igénylő hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és az átláthatóság elveivel összhangban kell megállapítaniuk és végrehajtaniuk.
(4)
Feladatai és tevékenységei általános végrehajtásának biztosítása érdekében a PPP-szerv számára lehetővé kell tenni, hogy az adott évi fel nem használt előirányzatokat átvihesse a következő három pénzügyi év tervezett bevételeibe és kiadásaiba.
(5)
Mivel a PPP-szervek rendelkezésére bocsátott uniós forrásokat a 966/2012/EU, Euratom rendelet 60. cikkében előírt közvetett irányításnak megfelelően kell végrehajtani, a pénzügyi tervezésre és jelentéstételre vonatkozó rendelkezéseknek összhangban kell állniuk a költségvetés végrehajtásának közvetett irányítás szerinti módszerével. A PPP-szerveknek nyújtott uniós hozzájárulás tekintetében a költségvetés végrehajtására vonatkozó mentesítés az Európai Parlament által az Unió költségvetése végrehajtásának tekintetében a Bizottságnak adott mentesítés részét képezi. Ezért a 966/2012/EU, Euratom rendelettel összhangban megfelelő éves jelentést, ideértve vezetői nyilatkozat benyújtását, kell rendelkezésre bocsátani, hogy a Bizottság a mentesítés tekintetében jobban eleget tehessen feladatainak.
(6)
A számvitelért felelős tisztviselő és az engedélyezésre jogosult tisztviselők hatáskörét és feladatait a PPP-szervek köz- és magánszférát magukban foglaló jellegének figyelembevételével kell meghatározni. Az engedélyezésre jogosult tisztviselőknek teljes felelősséggel kell tartozniuk a felügyeletük alatt végrehajtott összes bevételi és kiadási műveletért, és tetteikért felelősségre vonhatóknak kell lenniük, adott esetben fegyelmi eljárás keretében is.
(7)
Szükséges a belső ellenőrzés és a belső kontroll feladatainak pontosítása, valamint a jelentéstételi követelmények ésszerűsítése. A PPP-szerveken belül a belső ellenőrzési feladatokat a Bizottság belső ellenőrének kell ellátnia, aki akkor folytat ellenőrzéseket, amikor azt a felmerülő kockázatok indokolják. Rendelkezéseket kell bevezetni a belső ellenőrzési részleg létrehozására és működésére vonatkozóan.
(8)
Annak biztosítása érdekében, hogy valamennyi szerv felelősséget vállaljon a költségvetése végrehajtásáért és tiszteletben tartsa a létrehozásakor megállapított célkitűzéseket, a rájuk bízott feladatok végrehajtására a PPP-szervek számára lehetővé kell tenni, hogy - csak szükség esetén és kizárólag olyan feladatok tekintetében, amelyek nem foglalnak magukban közfeladatot vagy mérlegelési jogkört - igénybe vegyék a magánjog hatálya alá tartozó külső szervek szolgáltatásait.
(9)
Meg kell állapítani azokat az elveket, amelyeket a PPP-szerveknek a bevételi és kiadási műveletek tekintetében követniük kell.
(10)
Tekintettel a PPP-szervek köz- és magánszférát magukban foglaló jellegére és különösen a magánszektor költségvetési hozzájárulására, rugalmas eljárásokat kell lehetővé tenni a közbeszerzési szerződések odaítélésekor. A vonatkozó eljárásoknak tiszteletben kell tartaniuk az átláthatóság, az arányosság, az egyenlő bánásmód és a megkülönböztetésmentesség elvét, részben eltérve az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló bizottsági rendeletben (3) megállapított vonatkozó rendelkezésektől. A PPP-szervek tagjai közötti fokozott együttműködés révén jobb és kedvezőbb árú termékek beszerzését és szolgáltatások igénybe vételét kell biztosítani, továbbá el kell kerülni, hogy a közbeszerzési eljárások lebonyolításakor túlzott költségek lépjenek fel. A PPP-szervek számára ebből adódóan lehetővé kell tenni, hogy közbeszerzési eljárás igénybevétele nélkül kössenek áruszállítási, szolgáltatási, illetve munkavégzési szerződést tagjaikkal, - az Uniótól eltekintve - amikor ezeket tagjaik közvetlenül, harmadik felek bevonása nélkül teljesítik.
(11)
A költséghatékonyság fokozása érdekében lehetővé kell tenni a szolgáltatások megosztását vagy egyéb szervre, illetve a Bizottságra történő átruházását, különösen oly módon, hogy a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjét megbízhatják a PPP-szerv számvitelért felelős tisztviselője feladatainak egy részével vagy egészével.
(12)
A támogatási pályázatok, projektek és ajánlatok értékelése, valamint meghatározott esetekben véleménynyilvánítás és tanácsadás során a PPP-szervek számára lehetővé kell tenni külső szakértők igénybevételét. Ezeket a szakértőket a megkülönböztetésmentesség, az egyenlő bánásmód és az összeférhetetlenség tilalma elvével összhangban kell kiválasztani.
(13)
A közvetlen bizottsági irányítás alatt álló fellépésekkel való koherens végrehajtás érdekében a vissza nem térítendő támogatások és pénzdíjak odaítélésekor a 966/2012/EU, Euratom rendelet, valamint az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet vonatkozó rendelkezései alkalmazandók, a PPP-szerv létesítő okiratában rögzített különleges rendelkezéseknek vagy azon program alap-jogiaktusának megfelelően, amelynek végrehajtásával a PPP-szervet megbízták.
(14)
Amennyiben a PPP-szervek beszámolóit a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében előírt számviteli szabályokkal összhangban konszolidálni kell, a PPP-szervek által alkalmazott számviteli szabályoknak lehetővé kell tenniük a szóban forgó konszolidációt.
(15)
A következő többéves pénzügyi kerettel összhangban álló szabályok biztosítása érdekében e rendeletnek az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon kell hatályba lépnie, lehetővé téve a PPP-szervek 2014. január 1-jén életbe lépő felülvizsgált pénzügyi szabályzatának kellő időben történő elfogadását,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
1. FEJEZET
HATÁLY
1. cikk
Tárgy
Ez a rendelet azokat a lényeges alapelveket állapítja meg, amelyek alapján a köz- és magánszféra közötti partnerségre létrehozott szerveknek (a továbbiakban: PPP-szervek) saját pénzügyi szabályaikat el kell fogadniuk. A 966/2012/EU, Euratom rendelet 209. cikkének negyedik bekezdésével összhangban a PPP-szervek pénzügyi szabályai nem térhetnek el e rendelettől, kivéve amennyiben különös szükségleteik ezt megkívánják, valamint a Bizottság előzetes hozzájárulásával.
Valamennyi PPP-szerv ezeket az alapelveket pénzügyi szabályaiban végrehajtó, részletes rendelkezéseket fogad el.
2. cikk
Fogalommeghatározások
E rendelet alkalmazásában:
- „igazgatótanács”: a PPP-szerv azon legfőbb belső szerve, amely felelős a pénzügyi és költségvetési döntések meghozataláért függetlenül attól a névtől, amelyet e szervnek a PPP-szerv létesítő okiratában adtak,
- „igazgató”: az a személy, aki engedélyezésre jogosult tisztviselőként felelős az igazgatótanács döntéseinek és a PPP-szerv költségvetésének végrehajtásáért, függetlenül attól a címtől, amelyet e tisztviselőnek a PPP-szerv létesítő okiratában adtak,
- „tag”: a PPP-szerv tagja a PPP-szerv létesítő okiratának értelmében,
- „létesítő okirat”: az az uniós jogi eszköz, amely meghatározza a PPP-szerv létrehozásának és működésének főbb szempontjait,
- „a PPP-szerv költségvetése”: az az eszköz, amely minden pénzügyi évre előre jelzi és engedélyezi a PPP-szerv számára szükségesnek tartott bevételeket és kiadásokat.
3. cikk
A költségvetés hatálya
A PPP-szerv költségvetése az alábbiakból áll:
a)
a PPP-szerv bevétele, amely magában foglalja a következőket:
i.
tagjainak az igazgatási költségekhez nyújtott pénzügyi hozzájárulása;
ii.
tagjainak a működési költségekhez nyújtott pénzügyi hozzájárulása;
iii.
meghatározott kiadási tételekhez rendelt bevételek;
iv.
a PPP-szerv által képzett esetleges bevétel;
b)
a PPP-szerv kiadásai, beleértve az igazgatási kiadásokat.
2. FEJEZET
KÖLTSÉGVETÉSI ALAPELVEK
4. cikk
A költségvetési alapelvek tiszteletben tartása
A PPP-szerv költségvetését az egységesség, a teljesség, az évenkéntiség, az egyensúly, az elszámolási egység, a globális fedezet, az egyediség, a hatékony és eredményes belső ellenőrzést igénylő hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és az átláthatóság e rendeletben meghatározott elveivel összhangban kell megállapítani és végrehajtani.
5. cikk
Az egységesség és a teljesség elve
(1) Bevétel nem szedhető be, és kiadás nem teljesíthető, amíg azt a PPP-szerv költségvetésének egy sorára nem könyvelték le.
(2) A PPP-szerv költségvetése által engedélyezett előirányzatot meghaladó kiadásra kötelezettség nem vállalható, továbbá a kiadás nem engedélyezhető.
(3) A PPP-szerv költségvetésében csak akkor szerepelhet előirányzat, ha az egy szükségesnek ítélt kiadási tételhez tartozik.
(4) A PPP-szerv költségvetéséből teljesített előfinanszírozási kifizetésekből származó kamat nem a PPP-szervet illeti.
6. cikk
Az évenkéntiség elve
(1) A PPP-szerv költségvetésében szereplő előirányzatokat egy pénzügyi évre engedélyezik, amely január 1-jétől december 31-ig tart.
(2) A kötelezettségvállalási előirányzatoknak a pénzügyi évben tett jogi kötelezettségvállalások teljes költségét fedezniük kell.
(3) A kifizetési előirányzatok a pénzügyi évben vagy a korábbi pénzügyi években vállalt jogi kötelezettségek teljesítésére szolgáló kifizetéseket fedezik.
(4) Az igazgatási előirányzatok tekintetében a kiadások nem haladhatják meg a 3. cikk a) pontjának i. alpontja szerinti éves várható bevételt.
(5) Tekintettel a PPP-szerv szükségleteire, a fel nem használt előirányzatok átvihetők a következő három pénzügyi év tervezett bevételeibe és kiadásaiba. Ezeket az előirányzatokat kell elsőként felhasználni.
(6) Az (1)-(5) bekezdések nem gátolják meg, hogy az egy pénzügyi évet meghaladó fellépésekre vállalt költségvetési kötelezettségeket több éven keresztül éves részletekre bontsák, amennyiben a létesítő okirat így rendelkezik, vagy azok igazgatási kiadásokra vonatkoznak.
7. cikk
Az egyensúly elve
(1) A bevételeknek és a kifizetési előirányzatoknak egyensúlyban kell lenniük.
(2) A kötelezettségvállalási előirányzatok nem haladhatják meg a Bizottsággal kötött éves forrásátruházási megállapodásban megállapított vonatkozó éves uniós hozzájárulás, az egyéb tagoktól - az Uniót kivéve - származó éves hozzájárulások, a 3. cikkben említett egyéb bevételek, valamint a 6. cikk (5) bekezdésében említett fel nem használt előirányzatok összegét.
(3) A PPP-szervek költségvetésük keretén belül nem vehetnek fel kölcsönöket.
(4) Többlet esetén az egyenleg bevételként szerepel a következő pénzügyi évre vonatkozó költségvetésben.
Hiány esetén az egyenleg kifizetési előirányzatként szerepel a következő pénzügyi évre vonatkozó költségvetésben.
8. cikk
Az elszámolási egység elve
A PPP-szerv költségvetését euróban kell elkészíteni és végrehajtani, és az elszámolást is euróban kell benyújtani. Ugyanakkor pénzforgalmi célokból a számvitelért felelős tisztviselő a PPP-szerv pénzügyi szabályaiban előírtaknak megfelelően felhatalmazást kap a műveletek egyéb pénznemben történő végrehajtására.
9. cikk
A globális fedezet elve
(1) A (2) bekezdés sérelme nélkül, az összes bevételnek fedeznie kell az összes kifizetési előirányzatot. Minden bevételt és kiadást teljes egészében, egymással szembeni kiigazítás nélkül, továbbá a PPP-szerv pénzügyi szabályaiban megállapított különleges rendelkezéseknek megfelelően kell feltüntetni azokban az esetekben, amikor a kifizetési kérelmekből levonásokra kerülhet sor, amelyeket azután a nettó összeggel kell elszámolni.
(2) Meghatározott rendeltetésű bevételek, úgymint az alapítványoktól, támogatásokból, ajándékokból és hagyatékokból származó jövedelem, meghatározott kiadási tételek finanszírozására fordítandó.
(3) Az igazgató elfogadhatja a PPP-szervnek szóló adományt, úgymint alapítványi összeget, támogatást, ajándékot és hagyatékot.
Az olyan adományok elfogadásához, amelyek jelentős pénzügyi költségeket vonnak maguk után, az igazgatótanács előzetes engedélye szükséges, mely határozatát az elé terjesztett kérelem benyújtásának napját követő két hónapon belül hozza meg. Amennyiben az igazgatótanács a megadott időtartamon belül nem hoz határozatot, úgy az adományt elfogadottnak kell tekinteni.
A jelentős pénzügyi költségnek tekintendő összeg meghatározásáról az igazgatótanács hoz határozatot.
10. cikk
Az egyediség elve
(1) Az előirányzatokat meghatározott célokhoz kell rendelni, legalább költségvetési cím és alcím szerint.
(2) Az igazgató korlátozás nélkül csoportosíthat át előirányzatokat egyik alcímből a másikba, és egyik címből a másikba azon éves előirányzatok 10 %-át meg nem haladó mértékig, amelyek azon a soron szerepelnek, amelyről az átcsoportosítás történik.
Az első albekezdésben említett határ felett az igazgató javaslatot tehet az igazgatótanácsnak előirányzatok átcsoportosítására egyik címből a másikba. Az igazgatótanácsnak három hét áll rendelkezésére, hogy kifogást emeljen a szóban forgó átcsoportosítás ellen. E határidő lejárta után azokat elfogadottnak kell tekinteni.
Az igazgató a lehető legrövidebb időn belül tájékoztatja az igazgatótanácsot az első albekezdés értelmében folytatott valamennyi átcsoportosításról.
11. cikk
A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve
(1) Az előirányzatokat a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével, nevezetesen a gazdaságosság, eredményesség és hatékonyság elvével összhangban kell felhasználni.
(2) A gazdaságosság elve megköveteli, hogy a PPP-szerv által a tevékenységeire felhasznált források a megfelelő időben, a megfelelő mennyiségben és minőségben, valamint a legjobb áron álljanak rendelkezésre.
A hatékonyság elve az igénybe vett források és az elért eredmények közötti legjobb kapcsolatra vonatkozik.
Az eredményesség elve az egyes kitűzött célok megvalósítására és a tervezett eredmények elérésére vonatkozik.
(3) Meghatározott, mérhető, elérhető, releváns és időzített célokat kell a PPP-szerv költségvetésében foglalt minden tevékenységi ágra megszabni. E célkitűzések megvalósítását minden tevékenység tekintetében teljesítménymutatókkal kell ellenőrizni, és az információkat az igazgató évente, legkésőbb a PPP-szerv költségvetési tervezetéhez mellékelt dokumentációban, az igazgatótanács rendelkezésére bocsátja.
(4) Amennyiben a létesítő okirat nem írja elő, hogy a Bizottság értékelést végezzen, a döntéshozatal javítása érdekében a PPP-szervnek értékeléseket, többek között utólagos értékeléseket kell készítenie jelentős költséggel bíró programjairól és tevékenységeiről, az értékelések eredményeit pedig meg kell küldeni az igazgatótanácsnak.
12. cikk
A költségvetés végrehajtásának belső kontrollja
(1) A PPP-szerv költségvetését hatékony és eredményes belső kontrollal összhangban hajtják végre.
(2) A PPP-szerv költségvetése végrehajtásának alkalmazásában a belső kontroll az irányítás minden szintjén alkalmazandó folyamat, amelynek célja a következő célkitűzések elérésének ésszerű biztosítása:
a)
a műveletek hatékonysága, eredményessége és gazdaságossága;
b)
a jelentéstétel megbízhatósága;
c)
az eszközök és információk védelme;
d)
a csalás és a szabálytalanságok megelőzése, felderítése, korrekciója, és nyomon követése;
e)
az alapul szolgáló műveletek jog- és szabályszerűségéhez kapcsolódó kockázatok megfelelő kezelése, figyelembe véve a programok többéves jellegét, valamint az érintett kifizetések jellegét.
(3) A hatékony és eredményes belső kontroll a legjobb nemzetközi gyakorlatokra épül és különösen a 966/2012/EU, Euratom rendelet 32. cikke (3) és (4) bekezdésében előírt elemeket tartalmazza, figyelembe véve a PPP-szerv felépítését és méretét, a ráruházott feladatok természetét, valamint a fellépő pénzügyi és műveleti kockázatok mértékét.
13. cikk
Az átláthatóság elve
(1) A PPP-szerv költségvetésének megállapítása és végrehajtása, valamint a beszámolók benyújtása az átláthatóság elvével összhangban történik.
(2) A PPP-szerv költségvetését, beleértve a létszámtervet, az elfogadott költségvetés-módosításokat - köztük a 15. cikk (1) bekezdése szerinti kiegészítéseket - az elfogadásukat követő négy héten belül közzéteszik a PPP-szerv honlapján, valamint továbbítják a Bizottságnak és a Számvevőszéknek.
(3) A PPP-szerv az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 21. cikkének (2), (3) és (4) bekezdésével összhangban legkésőbb a források odaítélésének évét követő pénzügyi év június 30-ig honlapján egységes minta szerint közzéteszi a költségvetéséből nyújtott források kedvezményezetteivel kapcsolatos információkat.
A közzétett információnak könnyen elérhetőnek, átláthatónak és átfogónak kell lennie. Az információkat a bizalmas kezelés követelményei, különösen a személyes adatok 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendeletben (4) rögzített védelme, valamint a biztonsági követelmények kellő figyelembevétele mellett teszik hozzáférhetővé.
(4) Az e rendelet 34. cikke alapján szerződtetett szakértők nevét az Unió honlapján teszik közzé.
3. FEJEZET
PÉNZÜGYI TERVEZÉS
14. cikk
Tervezett bevételek és kiadások
(1) A PPP-szervek becslést készítenek tervezett bevételeikről és kiadásaikról, és ezt a becslést alátámasztó általános iránymutatással, valamint a 31. cikk (4) bekezdésében említett munkaprogram-tervezettel a PPP-szerv költségvetésének végrehajtását megelőző év január 31-ig benyújtják a Bizottságnak és a többi tagnak.
(2) A PPP-szerv tervezett bevételei és kiadásai a következőket tartalmazzák:
a)
az állandó és ideiglenes álláshelyek számának becslése tisztségcsoport és besorolási fokozat szerint, továbbá a szerződéses alkalmazottak és a kirendelt nemzeti szakértők számának teljes munkaidős egyenértékben kifejezett becslése a költségvetési előirányzatok keretei között;
b)
a személyi állomány változásakor egy nyilatkozat, amely indokolja az új álláshelyekre vonatkozó igényeket;
c)
a készpénzkifizetések és -bevételek negyedéves becslése;
d)
a különböző tevékenységek tekintetében valamennyi előzetesen kitűzött célkitűzés eléréséről szóló információk;
e)
a becslés beterjesztési pénzügyi évére meghatározott célok, jelezve az e célok eléréséhez szükséges pontos költségvetési igényeket;
f)
az előző pénzügyi év vonatkozásában az igazgatási költségek és a PPP-szerv végrehajtott költségvetése;
g)
a tagoktól származó pénzügyi hozzájárulások összege és a tagoktól - kivéve az Uniótól - származó természetbeni hozzájárulások értéke;
h)
a 6. cikk (5) bekezdése értelmében a tervezett bevételekbe és kiadásokba átvitt, fel nem használt előirányzatokkal kapcsolatos éves szintű információk.
15. cikk
A költségvetés megállapítása
(1) A PPP-szerv költségvetését és a létszámtervet - beleértve az állandó és ideiglenes álláshelyek számát tisztségcsoport és besorolási fokozat szerint, továbbá a szerződéses alkalmazottak és a kirendelt nemzeti szakértők teljes munkaidős egyenértékben kifejezett számát - az igazgatótanács fogadja el, a PPP-szerv létesítő okiratával összhangban. A PPP-szerv pénzügyi szabályai részletes rendelkezéseket állapíthatnak meg. A PPP-szerv költségvetésének módosítása, beleértve a létszámtervet, a PPP-szerv eredeti költségvetésével azonos eljárás révén elfogadott költségvetés-módosítással történik. A PPP-szerv költségvetését és adott esetben annak költségvetés-módosításait kiegészítik annak érdekében, hogy figyelembe vegyék az Unió költségvetésében megállapított uniós hozzájárulás összegét.
(2) A PPP-szervek költségvetése bevételi és kiadási kimutatást tartalmaz.
(3) A PPP-szerv költségvetése feltünteti az alábbiakat:
a)
a bevételi kimutatásban:
i.
a PPP-szerv adott pénzügyi évre (n. évre) vonatkozó becsült bevételei;
ii.
a becsült bevételek az előző pénzügyi évre és az n-2. évi bevételek;
iii.
a megfelelő megjegyzések minden bevételi tételhez;
b)
a kiadási kimutatásban:
i.
az n. évre vonatkozó kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzatok;
ii.
az előző pénzügyi évre vonatkozó kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzatok és az n-2. évben vállalt és kifizetett kiadások, ez utóbbi a PPP-szerv n. évi költségvetésének százalékában is kifejezve;
iii.
a következő pénzügyi években esedékes kifizetések ütemtervének összefoglaló kimutatása a korábbi pénzügyi években vállalat költségvetési kötelezettségek teljesítésére;
iv.
megfelelő megjegyzések minden alfejezethez.
(4) A létszámterv a pénzügyi évre engedélyezett álláshelyek száma mellett megmutatja az előző évre engedélyezett és a ténylegesen betöltött álláshelyek számát. Ugyanezen információkat feltüntetik a szerződéses alkalmazottak és a kirendelt nemzeti szakértők tekintetében.
4. FEJEZET
PÉNZÜGYI SZEREPLŐK
16. cikk
A költségvetés végrehajtása a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban
(1) Az igazgató tölti be az engedélyezésre jogosult tisztviselő szerepét. Az igazgató a PPP-szerv költségvetésének bevételeit és kiadásait a PPP-szerv pénzügyi szabályaival és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban, saját felelősségére és az engedélyezett előirányzatok határain belül hajtja végre. Az igazgató felel a jogszerűség és a szabályszerűség követelményeinek való megfelelés biztosításáért.
Az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek a csalás és szabálytalanságok megelőzése és felderítése tekintetében vállalt kötelezettségeinek sérelme nélkül, a PPP-szerv részt vesz az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) csalásmegelőzési tevékenységeiben.
(2) Költségvetési végrehajtási hatásköreit az igazgató átruházhatja a PPP-szerv olyan alkalmazottaira, akik a személyzeti szabályzat hatálya alá tartoznak, amennyiben a PPP-szerv pénzügyi szabályaiban megállapított feltételekkel összhangban a személyzeti szabályzat alkalmazandó a PPP-szerv személyzetére. A felhatalmazottak csak a kifejezetten rájuk ruházott hatáskörön belül járhatnak el.
17. cikk
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő jogköre és feladatai
(1) A PPP-szerv költségvetését az igazgató a saját irányítása alatt álló egységekben hajtja végre.
(2) A műszaki ismereteket igénylő feladatokkal és az adminisztrációs, előkészítési vagy kisegítő feladatokkal, amelyek nem igénylik sem a hatósági jogkör, sem a mérlegelési jogkör gyakorlását, szerződéssel meg lehet bízni magánjog hatálya alá tartozó, külső intézményeket vagy szerveket, amennyiben ez szükségesnek bizonyul.
(3) Az igazgató az igazgatótanács által elfogadott minimumszabványokkal összhangban, és kellő tekintettel az irányítási környezettel és a finanszírozott fellépések természetével kapcsolatos kockázatokra, kialakítja a feladatainak ellátásához szükséges szervezeti struktúrákat és belső kontrollrendszereket. E struktúrák és rendszerek létrehozását kockázatelemzés támasztja alá, amely figyelembe veszi a költséghatékonyságukat is.
Az igazgató szervezeti egységein belül kialakíthat egy szakértői és tanácsadói funkciót, amely segíti a tevékenységeivel összefüggő kockázatok ellenőrzését.
(4) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő az Unió érintett évi költségvetésének végrehajtása tekintetében a Bizottság mentesítéséről szóló határozat időpontjától számított öt évig megőrzi a műveletekkel kapcsolatos igazoló dokumentumokat. Az igazoló dokumentumokban szereplő személyes adatok lehetőség szerint törlendők, amennyiben azok nem szükségesek kontroll vagy ellenőrzés céljából. A forgalmi adatok megőrzésével összefüggésben minden esetben a 45/2001/EK rendelet 37. cikkének (2) bekezdése alkalmazandó.
18. cikk
Előzetes kontrollok
(1) Minden egyes művelet esetében legalább előzetes kontrollt kell végezni a dokumentumok áttekintése és a már végrehajtott, a művelet operatív és pénzügyi oldalával kapcsolatos kontrollok rendelkezésre álló eredményei alapján.
Az előzetes kontroll kiterjed a művelet kezdeményezésére és ellenőrzésére.
A műveletek kezdeményezése és ellenőrzése egymástól elkülönülő funkciók.
(2) Egy művelet kezdeményezésének fogalma minden olyan műveletet magában foglal, amelyet az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő foganatosít a PPP-szerv költségvetését végrehajtó aktusok elfogadásának előkészítésére.
(3) Egy művelet előzetes vizsgálatának fogalma minden olyan előzetes ellenőrzést magában foglal, amelyet az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő foganatosít az operatív és pénzügyi szempontok ellenőrzésére.
(4) Az előzetes kontrollok során meg kell vizsgálni a kért igazoló dokumentumok közötti megfelelést és minden egyéb rendelkezésre álló információt.
Az előzetes kontrollok gyakoriságát és intenzitásának fokát az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő határozza meg a kockázattal és költséghatékonysággal kapcsolatos megfontolások figyelembevételével. Kétség esetén a megfelelő kifizetés érvényesítéséért felelős engedélyezésre jogosult tisztviselő kiegészítő információkat kér, vagy helyszíni ellenőrzést végez annak érdekében, hogy az előzetes kontroll részeként ésszerű bizonyosságot szerezzen.
Az előzetes kontroll célja különösen a következők megállapítása:
a)
a kiadás szabályszerű és megfelel az alkalmazandó rendelkezéseknek;
b)
alkalmazzák a 11. cikkben megállapított hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvét.
A kontrollok céljából a fizetésekkel, nyugdíjakkal és a kiküldetési és egészségügyi költségtérítésekkel kapcsolatos rendszeres kiadások egymáshoz hasonló külön műveleteinek sorozatát az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő egyetlen műveletnek tekintheti.
19. cikk
Utólagos kontrollok
(1) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az előzetes kontrollt követően már jóváhagyott műveletek ellenőrzése céljából utólagos kontrollt rendelhet el. Ilyen kontrollra a kockázatok alapján végzett mintavételi eljárás szerint kerülhet sor.
Az utólagos kontroll elvégezhető dokumentumalapú ellenőrzéssel vagy adott esetben helyszíni ellenőrzéssel.
(2) Az utólagos kontrollt olyan alkalmazott végzi, aki nem tartozik felelősséggel az előzetes kontrollért. Az utólagos kontrollért felelős alkalmazott nem lehet alárendeltje az előzetes kontrollt végző alkalmazottnak.
A pénzügyi műveletek irányításának kontrolljáért felelős személyzetnek rendelkeznie kell a szükséges szakmai ismeretekkel.
20. cikk
Éves jelentés
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatai teljesítéséről évente beszámol az igazgatótanácsnak. E célból az engedélyezésre jogosult tisztviselő legkésőbb a következő pénzügyi év február 15-ig benyújtja a Bizottságnak az alábbiakat:
a)
a PPP-szerv éves munkaprogramjának és költségvetésének végrehajtásáról szóló, a személyzeti erőforrásokat is tartalmazó beszámoló;
b)
a PPP-szerv előzetes beszámolója, beleértve a 39. cikkben említett költségvetési és pénzgazdálkodásról szóló jelentést;
c)
vezetői nyilatkozat, feltüntetve, hogy az engedélyezésre jogosult tisztviselő -, kivéve, ha bizonyos fenntartások másként rendelkeznek - ésszerű mértékben megbizonyosodott arról, hogy:
i.
az említett információk teljes körűek, pontosak és alakilag megfelelőek (megbízható és valós képet adnak);
ii.
a kiadásokat az eredetileg tervezett célra fordították;
iii.
a bevezetett kontrollrendszerek szükséges mértékben garantálják a mögöttes tranzakciók jogszerűségét és szabályszerűségét.
d)
a végső ellenőrzési jelentések és a kontrollok összefoglalója, beleértve a rendszerekben azonosított hibák és gyengeségek jellegének és mértékének elemzését, valamint a megtett vagy megtenni tervezett javító intézkedéseket.
A jelentésben be kell számolni a műveleteknek a kitűzött célokhoz viszonyított eredményeiről, az e műveletekhez kapcsolódó kockázatokról, a rendelkezésre álló források felhasználásáról, valamint a belső kontrollrendszerek hatékonyságáról és eredményességéről, továbbá a jelentésnek arányban kell állnia a szervre ruházott feladatok természetével és az érintett pénzösszegekkel.
Az első bekezdés c) és d) pontjában említett dokumentumokat, azok igazgatótanácsi értékelését, a jóváhagyott éves tevékenységi jelentést és a végleges beszámolót annak csatolt igazgatótanácsi jóváhagyásával a 43. cikk (2) bekezdése értelmében az igazgató legkésőbb minden év július 1-jéig benyújtja a Bizottságnak. A Bizottság e dokumentumokat megküldi az Európai Parlament és a Tanács részére.
21. cikk
Az Unió pénzügyi érdekeinek védelme
(1) Ha a személyzet bármely, a tranzakciók pénzügyi irányításában és kontrolljában részt vevő tagja úgy véli, hogy egy határozat, amelynek alkalmazását vagy jóváhagyását felettese kérte tőle, szabálytalan vagy ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével, illetve a személyzet adott tagja által betartandó szakmai szabályokkal, írásban tájékoztatja az igazgatót, aki erre írásban válaszol. Amennyiben az igazgató nem tesz lépéseket, vagy megerősíti az eredeti határozatot vagy utasítást, és a személyzet tagja úgy véli, hogy ez a megerősítés nem ésszerű válasz az aggodalmaira, a személyzet tagja írásban tájékoztatja a 23. cikk (3) bekezdésében említett megfelelő testületet. A 23. cikk (3) bekezdésében említett testületet haladéktalanul tájékoztatja az igazgatótanácsot.
(2) Bármely, a PPP-szerv vagy annak tagjai érdekeit esetlegesen sértő jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció esetén a személyzet tagja tájékoztatja az alkalmazandó jogszabályok által kijelölt hatóságokat és szerveket. A PPP-szerv pénzgazdálkodását ellenőrző külső ellenőrökkel kötött szerződések kötelezik a külső ellenőrt arra, hogy tájékoztassa az engedélyezésre jogosult tisztviselőt, amennyiben a PPP-szerv vagy annak tagjai érdekeit esetlegesen sértő jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció gyanúja merül fel.
22. cikk
A számvitelért felelős tisztviselő
(1) Az igazgatótanács a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozó, feladatai teljesítésében teljes függetlenséggel rendelkező számvitelért felelős tisztviselőt nevez ki, amennyiben a személyzeti szabályzat alkalmazandó a PPP-szerv személyzetére. A PPP-szervnél a számvitelért felelős tisztviselő felel:
a)
a kifizetések megfelelő végrehajtásáért, a bevételek beszedéséért és a megállapított követelések visszafizettetéséért;
b)
az elszámolás 8. alcímmel összhangban történő vezetéséért, elkészítéséért és benyújtásáért;
c)
a számviteli szabályok és a számlatükör 8. alcímmel összhangban történő végrehajtásáért;
d)
a számviteli rendszerek megállapításáért és érvényesítéséért, és adott esetben az engedélyezésre jogosult tisztviselő által a számviteli információ biztosítása vagy igazolása érdekében megállapított rendszerek érvényesítéséért; ezzel összefüggésben a számvitelért felelős tisztviselő bármikor jogosult a jóváhagyási kritériumok betartásának ellenőrzésére;
e)
a készpénzgazdálkodásért.
(2) Két vagy több PPP-szerv ugyanazt a számvitelért felelős tisztviselőt is kinevezheti.
A PPP-szervek magállapodhatnak a Bizottsággal abban, hogy a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője látja el a PPP-szerv számvitelért felelős tisztviselői feladatait.
Hasonlóképpen, a költség-haszon megfontolásokat is figyelembe véve a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjét megbízhatják azzal, hogy a PPP-szerv számvitelért felelős tisztviselője feladatainak egy részét ellássa.
Az e bekezdésben megjelölt esetekben a PPP-szervek az összeférhetetlenség elkerülése végett megteszik a szükséges intézkedéseket.
(3) A számvitelért felelős tisztviselő az engedélyezésre jogosult tisztviselőtől megkapja az elszámolások elkészítéséhez szükséges összes olyan információt, amely a PPP-szerv pénzügyi helyzetéről és a költségvetés végrehajtásáról megbízható és valós képet ad. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő garantálja ezen információk megbízhatóságát.
(4) Mielőtt az igazgató elfogadja a beszámolót, a számvitelért felelős tisztviselő záradékkal látja el azt, tanúsítva, hogy megfelelő bizonyossággal rendelkezik arról, hogy a beszámoló megbízható és valós képet ad a PPP-szerv pénzügyi helyzetéről.
Az első albekezdés alkalmazásában a számvitelért felelős tisztviselő megbizonyosodik arról, hogy a beszámoló a 38. cikkben említett számviteli szabályokkal összhangban készült, és hogy a beszámolóban valamennyi bevétel és kiadás szerepel.
A számvitelért felelős tisztviselő jogosult vizsgálni a kapott információt, valamint további, a beszámoló aláírásával való ellátás céljából szükségesnek ítélt vizsgálatokat végezni.
A számvitelért felelős tisztviselő szükség esetén fenntartásokkal él, amelyekben pontosan megmagyarázza azok jellegét és hatályát.
Az (5) bekezdésre is figyelemmel, kizárólag a számvitelért felelős tisztviselő jogosult készpénz és pénzeszköz-egyenértékesek kezelésére. A számvitelért felelős tisztviselő felel ezek megóvásáért.
(5) Amennyiben feladatainak ellátásához a PPP-szerv pénzügyi szabályaival összhangban elengedhetetlen, kötelezettségeinek teljesítése során a számvitelért felelős tisztviselő bizonyos feladatokat átruházhat olyan alkalmazottakra, akik a személyzeti szabályzat hatálya alá tartoznak, amennyiben a személyzeti szabályzat alkalmazandó a PPP-szerv személyzetére.
(6) A fegyelmi eljárás sérelme nélkül a számvitelért felelős tisztviselőt az igazgatótanács bármikor átmenetileg vagy végleg felmentheti feladatai ellátása alól. Ilyen esetekben az igazgatótanács ideiglenes számvitelért felelős tisztviselőt nevez ki.
23. cikk
A pénzügyi szereplők felelőssége
(1) A 16. és a 25. cikk nem érinti a pénzügyi szereplőknek az alkalmazandó nemzeti jog szerinti, és az Unió pénzügyi érdekeinek védelmére, valamint az Unió vagy a tagállamok tisztviselőit érintő korrupció elleni küzdelemre vonatkozó hatályos rendelkezésekben előírtak szerinti esetleges büntetőjogi felelősségét.
(2) Minden engedélyezésre jogosult tisztviselő és számvitelért felelős tisztviselő fegyelmi eljárásra és kártérítés megfizetésére kötelezhető, a személyzeti szabályzatban megállapítottak szerint. Olyan jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció esetén, amely sértheti a PPP-szerv vagy tagjai érdekeit, az ügyet az alkalmazandó jogszabályok által kijelölt hatóságok és szervek - különösen az OLAF - elé kell terjeszteni.
(3) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 73. cikkének (6) bekezdésével összhangban a Bizottság által létrehozott, pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló szakosított testület, illetve a Bizottság részvételével létrehozott közös testület ugyanazon jogokat gyakorolja a PPP-szerv tekintetében, mint a Bizottság szervezeti egységei tekintetében, kivéve, ha az igazgatótanács önálló testület létrehozása vagy több szerv által létrehozott közös testületben való részvétel mellett határoz. A PPP-szervek által előterjesztett esetekben a Bizottság által létrehozott, pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló szakosított testület, vagy a Bizottság részvételével létrehozott közös testület egy tagja valamely PPP-szerv alkalmazottja.
Az első albekezdésben említett testület véleménye alapján az igazgató dönti el, hogy kezdeményezzen-e fegyelmi eljárást vagy kártérítés fizetésére irányuló eljárást. Ha a testület rendszerbeli problémákat észlel, ajánlásokat tartalmazó jelentést küld az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek. Amennyiben véleménye az igazgatót is érinti, a testület az ügyet továbbadja az igazgatótanácsnak és a Bizottság belső ellenőrének. Az igazgató a 20. cikkben említett jelentésében név nélkül hivatkozik a testület véleményére és ismerteti a meghozott nyomon követő intézkedéseket.
(4) A személyzet bármely tagja kötelezhető, hogy teljesen vagy részben jóvátegye azon kárt, amelyet a PPP-szervnek a feladatai teljesítése során vagy azzal kapcsolatban elkövetett súlyos kötelességszegés miatt okozott. A kinevező hatóság az alkalmazandó jogszabályokban a fegyelmi ügyekre megállapított alakszerűségek elvégzése után indokolt döntést hoz.
24. cikk
Összeférhetetlenség
(1) A költségvetés végrehajtásában és irányításában - beleértve az azt előkészítő tevékenységeket is -, ellenőrzésében vagy kontrolljában érintett, a 16. és a 25. cikk szerinti pénzügyi szereplők és egyéb személyek nem végezhetnek olyan tevékenységet, amely összeférhetetlenséghez vezet saját érdekeik és a PPP-szerv érdekei között.
Amennyiben ennek kockázata fennáll, az érintett személynek tartózkodnia kell az ilyen tevékenységektől, és az üggyel az igazgatóhoz kell fordulnia, aki írásban megerősíti, hogy fennáll-e összeférhetetlenség. Az érintett személynek közvetlen felettesét is tájékoztatnia kell. Amennyiben az igazgató érintett, az üggyel az igazgatótanácshoz kell fordulnia.
Amennyiben bebizonyosodik, hogy összeférhetetlenség áll fenn, az érintett személy befejezi tevékenységét az adott ügyben. Az igazgató, illetve érintettsége esetén az igazgatótanács teszi meg a további megfelelő intézkedéseket.
(2) Az (1) bekezdés alkalmazásában összeférhetetlenség akkor áll fenn, ha az (1) bekezdésben említett pénzügyi szereplő vagy egyéb személy funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlása családi vagy érzelmi okok, politikai vagy nemzeti hovatartozással kapcsolatos okok, továbbá gazdasági érdek vagy bármely más, kedvezményezettel közös érdek miatt veszélybe kerül.
25. cikk
A feladatok elkülönítése
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő és a számvitelért felelős tisztviselő feladatait el kell különíteni; e feladatok kölcsönösen kizárják egymást.
5. FEJEZET
BELSŐ ELLENŐRZÉS
26. cikk
A belső ellenőr kinevezése, jogköre és feladatai
(1) A PPP-szervnek belső ellenőrzési feladata van, amelyet a vonatkozó nemzetközi szabványok szerint kell végrehajtani.
(2) A belső ellenőrzési feladatkört a Bizottság belső ellenőre látja el. A belső ellenőr nem lehet sem engedélyezésre jogosult tisztviselő, sem számvitelért felelős tisztviselő.
(3) A belső ellenőr az igazgatási és ellenőrzési rendszerek minőségéről szóló független vélemények megalkotásával és a műveletek végrehajtási feltételeinek javítására és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás támogatására vonatkozó ajánlások megtételével tanácsot ad a PPP-szervnek a kockázatkezeléssel kapcsolatban.
A belső ellenőr felelős különösen:
a)
a belső igazgatási rendszerek alkalmasságának és eredményességének, valamint a programokat és fellépéseket végrehajtó szervezeti egységek teljesítményének a kapcsolódó kockázat figyelembevételével történő felméréséért;
b)
a minden egyes költségvetés-végrehajtási műveletre alkalmazandó belső kontroll- és ellenőrzési rendszerek hatékonyságának és eredményességének értékeléséért.
(4) A belső ellenőr feladatait a PPP-szerv minden tevékenységével és szervezeti egységével kapcsolatban ellátja. A belső ellenőr a feladatai ellátásához szükséges információkhoz teljes és korlátlan hozzáféréssel rendelkezik.
(5) A belső ellenőr tudomásul veszi az engedélyezésre jogosult tisztviselő 20. cikk szerinti jelentését és minden egyéb meghatározott információt.
(6) A belső ellenőr jelentést tesz az igazgatótanácsnak és az igazgatónak megállapításairól és ajánlásairól.
A belső ellenőr az alábbi esetekben is jelentést tesz:
-
a kritikus kockázatokat és az ajánlásokat nem követte fellépés,
-
jelentős késés mutatkozik az előző években tett ajánlások végrehajtása terén.
Az igazgatótanács és az igazgató gondoskodik az ellenőrzéseket követően megfogalmazott ajánlások végrehajtásának rendszeres nyomon követéséről. Az igazgatótanács megvizsgálja a 20. cikkben említett információkat, továbbá azt, hogy az ajánlásokat teljes körűen és időszerűen végrehajtották-e.
(7) A PPP-szerv a belső ellenőr elérhetőségeit a kiadási műveletekben érintett bármely természetes vagy jogi személy rendelkezésére bocsátja, hogy azok bizalmasan felvehessék az ellenőrrel a kapcsolatot.
(8) A belső ellenőr jelentései és megállapításai csak azt követően hozhatók nyilvánosságra, hogy a belső ellenőr jóváhagyta a végrehajtásukra tett intézkedést.
27. cikk
A belső ellenőr függetlensége
A belső ellenőr függetlenségét, a feladatai ellátásához fűződő tevékenységeivel kapcsolatos felelősségét, valamint azon jogát, hogy keresetet nyújtson be az Európai Unió Bíróságánál a 966/2012/EU, Euratom rendelet 100. cikkével összhangban kell meghatározni.
28. cikk
Belső ellenőrzési részleg létrehozása
(1) Az igazgatótanács - kellő tekintettel a költséghatékonyságra és a hozzáadott értékre - belső ellenőrzési részleget hozhat létre, amely feladatait a vonatkozó nemzetközi szabványoknak megfelelően látja el.
A belső ellenőrzési részleg célját, jogköreit és feladatait a belső ellenőrzési charta rögzíti, amelyhez az igazgatótanács jóváhagyása szükséges.
A belső ellenőrzési részleg éves ellenőrzési tervét a belső ellenőrzési részleg vezetője készíti el, figyelembe véve többek között a PPP-szervet érintő igazgatói kockázatértékelést.
Az éves ellenőrzési tervet az igazgatótanács felülvizsgálja és jóváhagyja.
A belső ellenőrzési részleg jelentést tesz az igazgatótanácsnak és az igazgatónak megállapításairól és ajánlásairól.
Amennyiben egy PPP-szerv belső ellenőrzési részlege nem költséghatékony és nem áll módjában megfelelni a nemzetközi szabványoknak, a PPP-szerv határozhat arról, hogy ugyanazon szakpolitikai területen belül tevékeny más PPP-szervekkel közös belső ellenőrzési részleget hoz létre.
Ilyen esetekben az érintett PPP-szervek igazgatótanácsai megállapodnak a közös belső ellenőrzési részleg gyakorlati szabályaiban.
A belső ellenőrzési szereplők az információcsere és az ellenőrzési jelentések révén hatékonyan együttműködnek, és adott esetben közös kockázatértékelést és közös ellenőrzést folytatnak.
(2) Az igazgatótanács és az igazgató gondoskodik a belső ellenőrzési részleg ajánlásai végrehajtásának rendszeres nyomon követéséről.
6. FEJEZET
BEVÉTELI ÉS KIADÁSI MŰVELETEK
29. cikk
A bevételek végrehajtása
(1) A bevételek végrehajtása a követelések becslésének elkészítését, a visszafizettetendő követelések megállapítását és a jogosulatlanul kifizetett összegek visszafizettetését foglalja magában. A bevételek végrehajtása adott esetben magában foglalja a megállapított követelésekről történő lemondást is.
(2) A jogalap nélkül kifizetett összegeket vissza kell fizettetni.
Amennyiben a terhelési értesítésben megállapított esedékességi napon tényleges beszedés nem történt, úgy a számvitelért felelős tisztviselő tájékoztatja az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőt, és azonnal megkezdi a beszedési eljárás foganatosítását a rendelkezésére álló jogi eszközökkel, beleértve, adott esetben, a beszámítást és, ha ez nem lehetséges, a behajtást.
Amennyiben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő egy megállapított követelés visszafizettetésétől való teljes vagy részleges elállást tervezi, biztosítja, hogy a lemondás szabályos és összhangban áll a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás, valamint az arányosság elvével. A lemondó határozatot meg kell indokolni. A lemondó határozat tartalmazza, hogy lépések történtek a visszafizettetés biztosítására, és megadja az alapjául szolgáló jogi és ténybeli indokokat.
A számvitelért felelős tisztviselő jegyzéket vezet az esedékes visszafizettetendő összegekről. A PPP-szervet megillető összegeket a jegyzékben a visszafizetési felszólítás kibocsátásának időpontja szerint csoportosítja. A számvitelért felelős tisztviselő a megállapított követelések visszafizettetésétől való teljes vagy részleges lemondásról szóló határozatokat is feltünteti. A jegyzéket csatolják a PPP-szerv költségvetési és pénzgazdálkodásáról szóló jelentéséhez.
(3) A terhelési értesítésben megállapított esedékességkor vissza nem fizetett bármely követelés az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelettel összhangban kamatozik.
(4) A PPP-szerv harmadik felekkel szembeni, valamint harmadik felek PPP-szervvel szembeni követeléseire ötéves elévülési időszak vonatkozik.
30. cikk
A tagok hozzájárulása
(1) A PPP-szerv kifizetés iránti kérelmet nyújt be tagjainak hozzájárulásuk egy részére vagy egészére, a létesítő okiratban megállapított, vagy közös megegyezésen alapuló feltételek mellett és időközönként.
(2) A PPP-szervnek a tagjai által hozzájárulásként kifizetett források után járó kamatok a PPP-szerv költségvetését illetik meg
31. cikk
A kiadások végrehajtása
(1) A kiadások végrehajtásához az engedélyezésre jogosult tisztviselő költségvetési kötelezettségeket és jogi kötelezettségeket vállal, érvényesíti a kiadásokat és engedélyezi a kifizetéseket, valamint előkészíti az előirányzatok végrehajtását.
(2) Minden kiadási tételre kötelezettséget kell vállalni, továbbá érvényesíteni és engedélyezni kell, és ki kell fizetni.
A kiadások érvényesítése az a művelet, amely során az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő megerősíti a pénzügyi műveleteket.
A kiadások engedélyezése az a művelet, amely során az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az előirányzatok rendelkezésre állásának ellenőrzése után utasítja a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy fizesse ki az érvényesített kiadási összeget.
(3) A PPP-szerv költségvetését terhelő kiadást keletkeztető intézkedések esetén az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő, mielőtt harmadik felek irányában jogi kötelezettséget vállalna, először költségvetési kötelezettségvállalást tesz.
(4) A PPP-szerv éves munkaprogramja tartalmazza a PPP-szerv hatáskörébe tartozó tevékenységek operatív kiadásaira vonatkozó igazgatótanácsi engedélyt, feltéve, hogy az e bekezdésben megállapított elemeket egyértelműen azonosítják.
Az éves munkaprogram tartalmazza a célkitűzések részletes leírását és a várt eredményeket, ideértve a teljesítménymutatókat is. Tartalmazza továbbá a finanszírozandó fellépés(ek) leírását és az egyes fellépésekre előirányzott összegek megjelölését.
Az éves munkaprogram jelentős módosításait az eredeti munkaprogrammal azonos eljárás révén, a létesítő okirat rendelkezéseivel összhangban kell elfogadni.
A munkaprogram nem jelentős módosításainak elfogadására az igazgatótanács felhatalmazást adhat a PPP-szerv engedélyezésre jogosult tisztviselőjének.
32. cikk
Határidők
A kiadások kifizetését a 966/2012/EU, Euratom rendeletben, valamint az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendeletben meghatározott határidőkön belül és azok rendelkezéseivel összhangban kell végrehajtani.
7. FEJEZET
A PPP-SZERV KÖLTSÉGVETÉSÉNEK VÉGREHAJTÁSA
33. cikk
Beszerzések
(1) E cikk (3)-(6) bekezdésére is figyelemmel, a beszerzések tekintetében a 966/2012/EU, Euratom rendelet V. címe, valamint az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet alkalmazandó.
(2) A PPP-szerv szerepel az általános költségvetési rendelet 108. cikke alapján a Bizottság által létrehozott és működtetett kizárt pályázók adatbázisában.
(3) A 60 000 EUR és a 966/2012/EU, Euratom rendelet 118. cikkében megállapított küszöbértékek közötti értékű szerződések tekintetében az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendeletben a 60 000 EUR-t meg nem haladó, kis összegű szerződésekre megállapított eljárás alkalmazható.
(4) Kérésére a PPP-szerv ajánlatkérőként bevonható a bizottsági vagy intézményközi szerződések, valamint más PPP-szervek szerződéseinek odaítélési eljárásába.
(5) A PPP-szerv jogosult a Bizottsággal, az intézményközi hivatalokkal, az Európai Unió Szervei Fordítóközpontjának létrehozásáról szóló 2965/94/EK tanácsi rendelettel (5) létrehozott Fordítóközponttal, valamint egyéb PPP-szervekkel közbeszerzési eljárás igénybevétele nélkül áruszállítási, szolgáltatási, illetve a Fordítóközpont esetében munkavégzési szerződést kötni.
A PPP-szerv jogosult tagjaival - az Unió kivételével - közbeszerzési eljárás igénybevétele nélkül áruszállítási, szolgáltatási, illetve munkavégzési szerződést kötni, amennyiben ezekteljesítése harmadik felek bevonása nélkül, közvetlenül történik.
Az első és második albekezdés értelmében szállított áruk, végzett szolgáltatások és munkák nem tekintendők a tagok PPP-szerv költségvetéséhez nyújtott hozzájárulásának.
(6) A PPP-szerv adminisztratív igényeinek fedezésére a fogadó tagállam ajánlatkérő hatóságaival, valamint azon tagállamok, az Európai Szabadkereskedelmi Társulás (EFTA) államai és az Unió tagjelölt országai ajánlatkérőivel, amelyek a PPP-szerv tagjai, közös közbeszerzési eljárást folytathat. Ilyen esetekben az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 133. cikke mutatis mutandis alkalmazandó.
A PPP-szerv közös közbeszerzési eljárásokat folytathat magántagjaival, illetve azon uniós programokban részt vevő országok ajánlatkérőivel, melyek a PPP-szerv tagjai. Ilyen esetekben az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 133. cikkének első bekezdése mutatis mutandis alkalmazandó.
34. cikk
Szakértők
A szakértők kiválasztása során az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 287. cikke mutatis mutandis alkalmazandó, azon program alap-jogiaktusában rögzített különleges eljárásnak megfelelően, amelynek végrehajtásával a PPP-szervet megbízták. E szakértők díjazása előre bejelentett fix összeg alapján történik, kiválasztásuk alapját pedig szakmai kompetenciájuk jelenti.
A PPP-szerv használhatja a Bizottság, illetve egyéb uniós vagy PPP-szervek által készített szakértői jegyzékeket.
Amennyiben szükségesnek ítéli meg, megfelelően indokolt esetben a PPP-szerv a jegyzékekben nem szereplő, de megfelelő kompetenciákkal rendelkező személyt is felkérhet.
A külső szakértők kiválasztása a rájuk bízott feladatok elvégzéséhez szükséges kompetenciák, tapasztalat és szaktudás alapján történik, a megkülönböztetésmentesség, az egyenlő bánásmód és az összeférhetetlenség tilalma elvével összhangban.
35. cikk
Vissza nem térítendő támogatások
A létesítő okiratban rögzített különleges rendelkezésekre is figyelemmel, a vissza nem térítendő támogatások tekintetében a 966/2012/EU, Euratom rendelet VI. címe, valamint az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet alkalmazandó.
36. cikk
Pénzdíjak
(1) E cikk (2) bekezdésére is figyelemmel, a pénzdíjak tekintetében a 966/2012/EU, Euratom rendelet VII. címe, valamint az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet alkalmazandó.
(2) 1 000 000 EUR-s vagy azt meghaladó egységértékű pénzdíjakra irányuló versenyfelhívások csak akkor tehetők közzé, ha ezekről a 14. cikk (1) bekezdésében említett munkaprogram-tervezet rendelkezik.
37. cikk
Jogorvoslati eszközök feltüntetése
(1) Amennyiben egy engedélyezésre jogosult tisztviselő eljárási intézkedése hátrányosan befolyásolja a pályázó vagy ajánlattevő, kedvezményezett vagy szerződő fél jogait, az intézkedés során jelezni kell az intézkedés megtámadására rendelkezésre álló közigazgatási és/vagy bírósági jogorvoslati eszközöket.
(2) Különösen a jogorvoslat jellegét, az annak tárgyában illetékes szervet vagy szerveket, valamint az annak gyakorlására megállapított határidőket kell jelezni.
(3) Az (1) és a (2) bekezdés azon program alap-jogiaktusában rögzített különleges eljárásnak megfelelően alkalmazandó, amelynek végrehajtásával a PPP-szervet megbízták.
8. FEJEZET
SZÁMVITEL
38. cikk
A beszámolókra vonatkozó szabályok
A PPP-szerv pontos, teljes körű és megbízható információkat időben biztosító számviteli rendszert hoz létre.
A PPP-szerv számvitele a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében említett számviteli szabályokhoz igazodik.
39. cikk
A beszámolók szerkezete
A PPP-szerv beszámolói a következőket tartalmazzák:
a)
a PPP-szerv pénzügyi kimutatásai;
b)
a PPP-szerv költségvetésének végrehajtásáról szóló jelentések (költségvetési és pénzgazdálkodásáról szóló jelentés).
A PPP-szerv jelentést készít a pénzügyi év költségvetési és pénzgazdálkodásáról. E jelentés mind abszolút értékben, mind százalékos arányban kifejezve információval szolgál legalább az előirányzatok végrehajtási arányáról, és összefoglaló adatokat tartalmaz az előirányzatok különböző költségvetési jogcímek közötti átcsoportosításáról.
Amennyiben a PPP-szervek beszámolóit a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében előírt számviteli szabályokkal összhangban konszolidálni kell, a költségvetési és pénzgazdálkodásról szóló jelentést a PPP-szerv a következő pénzügyi év március 31-ig benyújtja az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak és a Számvevőszéknek.
40. cikk
Számviteli alapelvek
A pénzügyi kimutatások az információkat - beleértve a számviteli politikát - releváns, megbízható, összehasonlítható és érthető módon mutatják be. A pénzügyi kimutatásokat az általánosan elfogadott számviteli alapelvekkel összhangban kell elkészíteni a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikke szerinti számviteli szabályoknak, vagy az eredményelszámolási alapú Nemzetközi Költségvetési Számviteli Standardoknak (a továbbiakban: IPSAS) megfelelően.
41. cikk
Pénzügyi kimutatások
(1) A pénzügyi kimutatásokat euróban kell elkészíteni, és a következőket tartalmazzák:
a)
a mérleg és az eredmény-kimutatás, amelyek az összes eszközt és forrást, a pénzügyi helyzetet, valamint az előző év december 31-i gazdasági eredményt mutatják; összeállításuk a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikke szerinti számviteli szabályokkal, vagy az eredményelszámolási alapú IPSAS-sal összhangban történik;
b)
az év folyamán beszedett és kifizetett összegeket, valamint a végleges pénzügyi helyzetet feltüntető cash flow-kimutatás;
c)
a nettó eszközök változásait feltüntető kimutatás, amely áttekintést nyújt az év során a tartalékokban és a felhalmozott eredményekben bekövetkezett mozgásokról.
(2) A pénzügyi kimutatásokhoz fűzött megjegyzések kiegészítik és magyarázzák az (1) bekezdésben említett kimutatásokban foglalt információt, és tartalmazzák a nemzetközileg elfogadott számviteli gyakorlat által előírt kiegészítő információkat, amennyiben az a PPP-szerv tevékenységére vonatkozik.
42. cikk
A költségvetés végrehajtásáról szóló jelentés
A költségvetés végrehajtásáról szóló jelentésekben szereplő adatokat euróban kell megadni. Ezek a következőkből állnak:
a)
jelentések, amelyek aggregálják az adott évi összes költségvetési bevételi és kiadási műveletet;
b)
magyarázó megjegyzések, amelyek kiegészítik és magyarázattal látják el a jelentésben megadott információkat.
A költségvetés végrehajtásáról szóló jelentések a költségvetéssel azonos szerkezetben készülnek.
43. cikk
Előzetes beszámoló és a végleges beszámoló jóváhagyása
(1) Amennyiben a PPP-szervek beszámolóját a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében előírt számviteli szabályokkal összhangban konszolidálni kell, a PPP-szerv számvitelért felelős tisztviselője az előzetes beszámolót a következő év február15-ig benyújtja a Számvevőszéknek.
Az első albekezdésben említett esetben a PPP-szerv számvitelért felelős tisztviselője konszolidációs célból a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által rögzített standardizált formában ugyancsak a következő év február 15-ig jelentéscsomagot küld a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének.
(2) A PPP-szerv végleges beszámolóját a számvitelért felelős tisztviselő készíti. Ezt az igazgató a 46. cikkben említett külső ellenőri véleménnyel együtt március 15-ig az igazgatótanácshoz benyújtja jóváhagyásra.
Amennyiben a PPP-szerv beszámolóját a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében előírt számviteli szabályokkal összhangban konszolidálni kell, a végleges beszámolót a 46. cikkben említett külső ellenőri véleménnyel, valamint az igazgatótanács jóváhagyásával együtt a számvitelért felelős tisztviselő a következő pénzügyi év július1-jéig benyújtja a Számvevőszéknek, az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak. Ebben az esetben a PPP-szerv számvitelért felelős tisztviselője konszolidációs célból a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által rögzített standardizált formában ugyancsak július1-jéig jelentéscsomagot nyújt be a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének.
Amennyiben a PPP-szerv beszámolóját a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében előírt számviteli szabályokkal összhangban konszolidálni kell, a PPP-szerv számvitelért felelős tisztviselője a végleges beszámoló továbbításával egyidejűleg az e végleges beszámolóra vonatkozó teljességi nyilatkozatot is benyújtja a Számvevőszéknek, egy másolati példányt pedig a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének.
A végleges beszámolóhoz a számvitelért felelős tisztviselő által kiállított nyilatkozatot kell csatolni, amelyben a tisztviselő kijelenti, hogy a végleges beszámoló e fejezettel, valamint az alkalmazandó számviteli alapelvekkel, szabályokkal és módszerekkel összhangban készült.
A PPP-szerv végleges beszámolóját a jóváhagyását követő egy hónapon belül közzéteszik a PPP-szerv honlapján.
44. cikk
Számviteli rendszer
(1) Amennyiben a PPP-szerv beszámolóját a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében előírt számviteli szabályokkal összhangban konszolidálni kell, a PPP-szerv által alkalmazandó harmonizált számlatükröt a 966/2012/EU, Euratom rendelet 152. cikkével összhangban a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője fogadja el.
(2) A számviteli rendszer általános számlákból és költségvetési számlákból áll. A számlákat euróban vezetik, az elszámolási időszak a naptári év.
(3) Az általános számlák időrendben, a kettős könyvvitel módszerével nyilvántartanak minden olyan eseményt és műveletet, amelyek kihatással vannak a PPP-szerv gazdasági és pénzügyi helyzetére, valamint eszközeire és forrásaira.
(4) A költségvetési számlák részletesen nyilvántartják a PPP-szerv költségvetésének végrehajtását, továbbá rögzítenek minden költségvetési bevételi és kiadási műveletet.
45. cikk
Készletek
A PPP-szerv leltárt vezet, amely bemutatja a saját és az Unió tulajdonát képező minden tárgyi eszköz, immateriális javak és pénzügyi eszköz mennyiségét és értékét. Amennyiben a PPP-szerv beszámolóját a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében előírt számviteli szabályokkal összhangban konszolidálni kell, a PPP-szerv a szóban forgó leltárt a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által készített mintával összhangban vezeti. A PPP-szerv ellenőrzi, hogy a leltárban szereplő bejegyzések megfelelnek-e a tényleges helyzetnek.
9. FEJEZET
KÜLSŐ ELLENŐRZÉS ÉS CSALÁS ELLENI KÜZDELEM
46. cikk
Külső ellenőrzés
A PPP-szerv független ellenőrző szerv által, nemzetközileg elfogadott ellenőrzési standardok szerint elvégzett, független külső ellenőrzésnek veti alá magát. A külső ellenőr véleménye tartalmazza, hogy az elszámolások megbízható és valós képet adnak-e, hogy a kontrollrendszerek megfelelően működnek-e, valamint hogy a mögöttes tranzakciók jogszerűek és szabályszerűek-e. A vélemény tartalmazza azt is, hogy az ellenőrzési tevékenység megkérdőjelezi-e 20. cikkben említett vezetői nyilatkozatban szereplő megállapításokat. A véleményt az igazgatótanács elé terjesztik. A Bizottságnak a PPP-szerv végleges beszámolójával együtt legkésőbb március 15-ig továbbítják.
47. cikk
A Számvevőszék által folytatott könyvvizsgálat
(1) Amennyiben a PPP-szerv létesítő okirata másképpen nem rendelkezik, a Számvevőszék az Európai Unió működéséről szóló szerződés 287. cikkével összhangban megvizsgálja a PPP-szerv elszámolását. Vizsgálata során a Számvevőszék figyelembe veheti az e rendelet 46. cikkében említett, független külső ellenőr által végzett ellenőrzési tevékenységet és az ellenőr észrevételei nyomán tett intézkedéseket.
(2) A Számvevőszék által végzett vizsgálatot a 966/2012/EU, Euratom rendelet 158-163. cikke szabályozza.
48. cikk
A Bizottság, az OLAF és a Számvevőszék által folytatott helyszíni ellenőrzések
(1) A 47. cikk (1) bekezdésének sérelme nélkül, a PPP-szerv a Bizottság alkalmazottai és a Bizottság által feljogosított más személyek, valamint a Számvevőszék számára hozzáférést biztosít telephelyeihez és helyiségeihez, valamint minden olyan információhoz, ideértve az elektronikus formátumúakat is, amelyek az általuk végzett ellenőrzések lefolytatásához szükségesek.
(2) A 883/2013/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendeletben (6) és a 2185/96/Euratom, EK tanácsi rendeletben (7) megállapított rendelkezéseknek és eljárásoknak megfelelően az OLAF vizsgálatokat, köztük helyszíni ellenőrzéseket és vizsgálatokat végezhet annak megállapítása érdekében, hogy a PPP-szerv által finanszírozott vissza nem térítendő támogatásokkal vagy szerződésekkel kapcsolatban csalás, korrupció vagy bármely egyéb jogellenes tevékenység révén sérültek-e az Unió pénzügyi érdekei.
(3) Az (1) és (2) bekezdés sérelme nélkül, a PPP-szerv szerződéseinek, megállapodásainak és határozatainak olyan rendelkezéseket kell tartalmazniuk, amelyek kifejezetten felhatalmazzák az Európai Számvevőszéket és az OLAF-ot arra, hogy saját hatáskörüknek megfelelően lefolytassák az említett ellenőrzéseket és vizsgálatokat.
10. FEJEZET
ZÁRÓ ÉS ÁTMENETI RENDELKEZÉSEK
49. cikk
Információkérés
A Bizottság és a PPP-szerv tagjai - az Unió kivételével - jogosultak a hatáskörükbe tartozó költségvetési ügyekkel kapcsolatosan információkat vagy felvilágosítást kérni a PPP-szervtől.
50. cikk
A PPP-szerv pénzügyi szabályainak elfogadása
A 966/2012/EU, Euratom rendelet 209. cikkében említett valamennyi szerv új pénzügyi szabályokat fogad el, hogy azok lehetőleg 2014. január 1-jén, de legkésőbb kilenc hónappal azt követően, hogy a PPP-szerv az említett rendelet 209. cikke hatálya alá kerül, hatályba lépjenek.
51. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2013. szeptember 30-án.