KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1268/2012
af 29. oktober 2012
om gennemførelsesbestemmelser til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 og 209, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 af 25. juni 2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (2) er blevet ændret væsentligt og erstattet af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (i det følgende benævnt »finansforordningen«). Det er derfor nødvendigt at tilpasse Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 af 23. december 2002 om gennemførelsesbestemmelser til Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget (3) til finansforordningen. Af klarhedshensyn er det nødvendigt at erstatte forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 med en ny forordning.
(2)
I henhold til artikel 290 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (i det følgende benævnt »TEUF«) kan Kommissionen i en lovgivningsmæssig retsakt kun få delegeret beføjelse til at vedtage ikke-lovgivningsmæssige retsakter, der udbygger eller ændrer visse ikke-væsentlige bestemmelser i den lovgivningsmæssige retsakt. Visse af de bestemmelser, der er fastlagt i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002, er derfor blevet indarbejdet i finansforordningen. De pågældende bestemmelser skal således ikke medtages i nærværende forordning.
(3)
Kommissionen har under sit forberedende arbejde gennemført passende høringer, herunder på ekspertniveau, og sørget for samtidig, rettidig og hensigtsmæssig fremsendelse af relevante dokumenter til Europa-Parlamentet og Rådet.
(4)
Med hensyn til budgetprincipperne og især princippet om enhed gør forenklingen af reglerne om renter af forfinansiering og inddrivelse af disse renter og især ophævelsen af tilskudsmodtagernes forpligtelse til at forrente forfinansiering bestemmelserne om anvendelsesområdet og betingelserne for inddrivelse af renter overflødige. Når en sådan forpligtelse stadig skal pålægges enheder, som har fået overdraget budgetgennemførelsesopgaver, bør reglerne for identifikation, anvendelse og bogføring af renterne medtages i delegationsaftalerne med de pågældende enheder. I de tilfælde, hvor renter af forfinansiering skal betales til Unionen på grundlag af de pågældende aftaler, bør renterne indbetales til budgettet som formålsbestemte indtægter.
(5)
Med hensyn til princippet om etårighed bør der ske en afklaring af, hvad der forstås ved regnskabsårets bevillinger og ved forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen, hvor der, hvis de forberedende etaper er afsluttet pr. 31. december, er mulighed for fremførsel af forpligtelsesbevillinger.
(6)
Med hensyn til princippet om én regningsenhed bør der ske en præcisering af de kurser, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og de andre valutaer i forbindelse med likviditetsstyring og regnskabsføring. Desuden bør bogføringen af resultaterne af sådanne valutaomregningstransaktioner gøres endnu mere gennemsigtig. Efter indførelsen af euroen bør Kommissionens forpligtelse til at give medlemsstaterne oplysninger om overførsler af likvide midler mellem forskellige valutaer afskaffes.
(7)
Med hensyn til undtagelser fra princippet om bruttoopgørelse bør der ske en præcisering af den budgetmæssige behandling af formålsbestemte indtægter, og især af medlemsstaters eller tredjelandes bidrag til visse EU-programmer, samt af de grænser, der gælder for modregning mellem udgifter og indtægter. I betragtning af den nuværende praksis er det af hensyn til retssikkerheden specielt nødvendigt at præcisere, at formålsbestemte indtægter som hovedregel automatisk skal generere forpligtelses- og betalingsbevillinger, så snart institutionen har modtaget indtægten. Det er også nødvendigt at præcisere de tilfælde, hvor formålsbestemte indtægter undtagelsesvis kan stilles til rådighed, inden institutionen rent faktisk har modtaget indtægterne.
(8)
Med hensyn til princippet om specificering bør det nøje angives, hvordan man beregner de procentdele af bevillingerne, som institutionerne er bemyndiget til selv at overføre. Europa-Parlamentet og Rådet bør informeres fuldt ud gennem en detaljeret begrundelse for de overførselsanmodninger, som skal forelægges for dem.
(9)
Med hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning bør det fastsættes, hvilke mål der er for forudgående evaluering, midtvejsevaluering og efterfølgende evaluering af programmer og foranstaltninger, og hvilke minimumskrav der er med hensyn til hyppigheden af disse former for kontrol, samt hvilke oplysninger der bør gives i finansieringsoversigten til lovgivningsforslag.
(10)
Med hensyn til princippet om gennemsigtighed øger offentliggørelsen af oplysninger med angivelse af navnet på de pågældende modtagere og de nøjagtige beløb, de har modtaget, åbenheden om anvendelsen af de pågældende midler. Når sådanne oplysninger stilles til rådighed for borgerne, øges den offentlige kontrol af de omhandlede midlers anvendelse, hvilket medvirker til den bedst mulige anvendelse af offentlige midler. Samtidig er offentliggørelsen af sådanne oplysninger underlagt reglerne om beskyttelse af personoplysninger, når modtagerne er fysiske personer. Personoplysninger bør derfor kun offentliggøres, hvis det er nødvendigt og står i et rimeligt forhold til det tilstræbte legitime mål.
(11)
Oplysningerne om anvendelsen af EU-midler bør offentliggøres på et websted tilhørende institutionerne og bør mindst omfatte navn, lokalitet, beløb og formålet med midlerne. I forbindelse med oplysningerne bør der tages hensyn til kriterierne i finansforordningens artikel 35, stk. 3, navnlig tildelingens art og størrelse.
(12)
Navnet på og lokaliteten for modtagere af EU-midler bør offentliggøres for priser, tilskud og kontrakter, som tildeles, efter at en offentlig procedure er blevet åbnet for konkurrence, som det specielt er tilfældet med projektkonkurrencer, indkaldelser af forslag og udbud, under overholdelse af principperne i TEUF og navnlig principperne om gennemsigtighed, proportionalitet, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling. Desuden bør offentliggørelsen gøre det lettere for ansøgere, hvis bidrag til konkurrencen er blevet afvist, at kontrollere, hvordan de offentlige udvælgelsesprocedurer er forløbet.
(13)
Personoplysninger vedrørende fysiske personer bør kun offentliggøres i den periode, hvor midlerne anvendes af modtageren, og oplysningerne bør derfor fjernes efter to år. Det samme bør gælde personoplysninger om juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
(14)
I de fleste af de tilfælde, som er omfattet af denne forordning, vedrører offentliggørelsen juridiske personer.
(15)
Når der er tale om fysiske personer, bør offentliggørelse kun komme på tale, når princippet om et rimeligt forhold mellem det tildelte beløbs størrelse og behovet for at kontrollere, at midlerne anvendes bedst muligt, er overholdt. Med hensyn til fysiske personer skal offentliggørelsen af regionen på NUTS 2-niveau ske i overensstemmelse med målet om offentliggørelse af modtagerne, sikre ligebehandling af medlemsstater af forskellig størrelse og respektere modtagernes ret til privatlivets fred og navnlig beskyttelsen af deres personoplysninger.
(16)
Oplysninger om stipendier og anden direkte støtte til fysiske personer med særligt stort behov bør fritages fra offentliggørelse.
(17)
For at sikre, at princippet om ligebehandling mellem modtagerne overholdes, bør offentliggørelsen af oplysninger vedrørende fysiske personer også ske i overensstemmelse med medlemsstaternes pligt til at sikre stor åbenhed omkring kontrakter over det beløb, som er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (4).
(18)
Modtagerens navn og lokalitet og beløbet og formålet med midlerne bør ikke offentliggøres, hvis det risikerer at bringe modtagerens integritet, der er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, i fare, eller ville skade modtagerens legitime kommercielle interesser.
(19)
Kontoplanen bør give den klarhed og gennemsigtighed, som er nødvendig for budgetprocessen.
(20)
De handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, bør også defineres.
(21)
Med hensyn til indirekte forvaltning bør rammerne for delegation af beføjelser og indholdet i delegationsaftalen fastlægges. En enhed eller person, som får pålagt budgetgennemførelsesopgaver, bør garantere et niveau af beskyttelse af Unionens finansielle interesser, som svarer til det niveau, der kræves i henhold til finansforordningen. Betingelserne for, at Kommissionen kan acceptere, at disse enheders eller personers systemer, regler og procedurer svarer til dens egne, bør fastlægges for at sikre en forsvarlig økonomisk forvaltning af EU-midler i de bemyndigede enheder.
(22)
Forvaltningsorganerne, som Kommissionen bevarer kontrollen over, bør for så vidt angår gennemførelsen af Unionens budget tildeles status som den pågældende institutions ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.
(23)
I tilfælde af indirekte forvaltning med internationale organisationer bør de organisationer, som kan varetage denne form for forvaltning, identificeres.
(24)
Når budgetgennemførelsesopgaver overdrages til offentlige organer eller privatretlige organer, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, bør betingelserne for, hvordan de udpeges, fastsættes.
(25)
I forbindelse med indirekte forvaltning er det nødvendigt at fastsætte detaljerede regler for procedurerne for gennemgang og godkendelse af regnskaberne og udelukkelse af udbetalinger, der er foretaget i strid med de gældende regler, fra Unionens udgiftsfinansiering.
(26)
Privatretlige enheder, der udfører forberedelses- eller støttearbejde for Kommissionens regning, bør udvælges efter udbudsprocedurerne.
(27)
Med hensyn til de finansielle aktørers rolle medfører reformen af den finansielle forvaltning og afskaffelsen af den centrale forudgående kontrol, at de anvisningsberettigede pålægges et større ansvar for alle indtægts- og udgiftstransaktioner, bl.a. i forbindelse med interne kontrolsystemer. Europa-Parlamentet og Rådet bør fremover underrettes om udnævnelse og fratræden af en ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget. Opgaverne, ansvarsområderne og principperne for de procedurer, som skal overholdes, bør også fastlægges. Internaliseringen af den forudgående kontrol forudsætter specielt, at der sondres klart mellem opgaver vedrørende indledning af transaktioner i forbindelse med gennemførelsen af budgettet og efterprøvning af sådanne transaktioner. Desuden bør hver institution vedtage en kodeks af faglige standarder, der skal gælde for ansatte med ansvar for den forudgående og efterfølgende kontrol. Det bør også fastsættes, at der gøres rede for de ansvarsområder, som varetages, i en årlig rapport til den institution, som bl.a. har ansvaret for den efterfølgende kontrol. Bilagene vedrørende de gennemførte transaktioner bør opbevares. Endelig bør der udarbejdes en særlig rapport til institutionen og en meddelelse til Europa-Parlamentet og Rådet om alle de forskellige former for udbud med forhandling med henblik på tildeling af offentlige kontrakter, da disse kontrakter udgør undtagelser fra de sædvanlige tildelingsprocedurer.
(28)
Forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 bør tilpasses for at tage hensyn til delegationschefens dobbeltrolle som anvisningsberettiget ved subdelegation for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »EU-Udenrigstjenesten«) og, for så vidt angår aktionsbevillinger, for Kommissionen.
(29)
For at afklare ansvarsområderne er det endvidere nødvendigt nøjagtigt at fastlægge regnskabsførerens opgaver og ansvar for så vidt angår regnskabssystemer, likviditetsstyring og forvaltning af bankkonti samt databasen vedrørende tredjemand. Også reglerne for regnskabsførerens fratræden bør fastlægges.
(30)
Betingelserne for anvendelse af forskudskonti, en forvaltningsform, der udgør en undtagelse fra de almindelige budgetprocedurer, bør fastlægges, og forskudsbestyrernes opgaver og ansvar samt den anvisningsberettigedes og regnskabsførerens ansvar for kontrol med forskudskontiene bør præciseres. Europa-Parlamentet og Rådet bør underrettes om enhver udnævnelse og fratræden. Af effektivitetshensyn bør der kun oprettes én forskudskonto i delegationerne for bevillinger fra både Kommissionens og EU-Udenrigstjenestens sektioner i budgettet. Det har vist sig at være nødvendigt at indføre muligheden for at anvende betalingskort, der er knyttet til forskudskonti, for at lette betalingerne, især i Unionens delegationer og repræsentationer, og for at undgå risiciene i forbindelse med håndtering af kontanter.
(31)
Når hver enkelt finansiel aktørs opgaver og ansvar er defineret, kan disse kun drages til ansvar på de betingelser, der er fastsat i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og i ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som er oprettet i hver institution, har vist sig at være en effektiv mekanisme til at afgøre, om der foreligger økonomiske uregelmæssigheder, og den bør derfor bibeholdes. Der bør fastlægges en procedure, som gør det muligt for en anvisningsberettiget at anmode om bekræftelse af en instruks, som den anvisningsberettigede betragter som uregelmæssig eller stridende mod princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og således blive fritaget for ansvar.
(32)
For indtægternes vedkommende bør der, bortset fra særtilfældet egne indtægter, som henhører under Rådets afgørelse 2007/436/EF, Euratom af 7. juni 2007 om ordningen for De Europæiske Fællesskabers egne indtægter (5), ske en præcisering af de opgaver og den kontrol, der påhviler de anvisningsberettigede i de forskellige faser af proceduren: udarbejdelse af overslaget over fordringer, indtægtsordre, fremsendelse af debetnotaen, hvori debitor informeres om fastlæggelsen af fordringen, beregning af eventuelle morarenter og om nødvendigt beslutningen om at give afkald på en fordring på grundlag af kriterier, der sikrer en forsvarlig økonomisk forvaltning, med henblik på at sikre en effektiv inddrivelse af indtægter.
(33)
Det er nødvendigt at præcisere regnskabsførerens rolle i forbindelse med inddrivelsen af indtægter og henstand med betaling af udgifter. Regnskabsføreren bør også have en vis fleksibilitet ved inddrivelsen af betalinger, såsom muligheden for at modregne gæld direkte eller for under særlige omstændigheder at fravige kravet om, at der skal stilles garanti for betaling af gæld, når debitor er villig og i stand til at foretage betalingen inden henstandsperiodens udløb, men ikke kan stille en sådan garanti, under behørig hensyntagen til proportionalitetsprincippet.
(34)
For at sikre, at aktiverne forvaltes korrekt, samtidig med at de giver et afkast, bør foreløbigt inkasserede beløb, såsom bøder inden for konkurrencepolitikken, som anfægtes, investeres i finansielle aktiver, og tildelingen af renteafkastet af de pågældende investeringer bør fastlægges.
(35)
For at sikre, at Kommissionen har alle de oplysninger, som er nødvendige i forbindelse med vedtagelsen af finansieringsafgørelser, er det nødvendigt at fastlægge mindstekravene til indholdet af finansieringsafgørelser vedrørende tilskud, indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter.
(36)
Med hensyn til udgifter bør sammenhængen mellem finansieringsafgørelser, samlede forpligtelser og specifikke forpligtelser og karakteristiske træk ved disse forskellige faser defineres med henblik på at fastlægge en klar ramme for de forskellige faser i budgetgennemførelsen.
(37)
Det er nødvendigt at præcisere forholdet mellem fastsættelses-, anvisnings- og betalingstransaktionerne og den kontrol, som den anvisningsberettigede skal foretage ved fastsættelsen af udgifter, med påtegningen »kan betales«. De bilag, der skal fremlægges til støtte for betalinger, bør præciseres, og der bør fastlægges regler for afslutning af forfinansiering og mellemliggende betalinger.
(38)
Der bør fastlægges detaljerede regler for anvendelsen af frister for fastsættelses- og betalingstransaktioner under hensyntagen til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/7/EU af 16. februar 2011 om bekæmpelse af forsinket betaling i handelstransaktioner (6) for at sikre, at betalingerne til modtagerne ikke forsinkes urimeligt.
(39)
Med hensyn til intern revision bør der fastsættes regler for udpegelse af den interne revisor, og dennes uafhængighed bør sikres inden for den institution, der har udnævnt ham, og over for hvilken han skal redegøre for sit arbejde. Europa-Parlamentet og Rådet bør underrettes om enhver udnævnelse og fratræden for at sikre åbenhed over for Europa-Parlamentet og Rådet.
(40)
Reglerne for offentlige kontrakter bør være baseret på direktiv 2004/18/EF. Det er nødvendigt at definere de forskellige typer udbudsprocedurer og at fastlægge de regler, der gælder for annoncering og offentliggørelse, betingelserne for anvendelse af en bestemt type procedure og de vigtigste karakteristika ved de eksisterende procedurer, en nærmere beskrivelse af udvælgelses- og tildelingskriterierne, reglerne for adgang til udbudsdokumenter og for kommunikation med tilbudsgivere eller ansøgere og i de tilfælde, hvor Kommissionen indgår kontrakter for egen regning, de forskellige beløbsgrænser, der gælder, og reglerne for værdiansættelse af de kontrakter, der skal indgås.
(41)
Procedurerne for tildeling af kontrakter har til formål at opfylde institutionernes behov på de bedst mulige betingelser under overholdelse af principperne om lige adgang til offentlige indkøbskontrakter og om gennemsigtighed og ikke-forskelsbehandling. For at skabe større gennemsigtighed og sikre ligebehandling af ansøgerne og tilbudsgiverne, og for at understrege, at de anvisningsberettigede har det fulde ansvar for det endelige valg, bør procedurerne for åbning og evaluering af bud og ansøgninger om deltagelse fastlægges, lige fra udpegelsen af et udvalg til tildelingsafgørelsen, som bør være begrundet og dokumenteret, og som i sidste instans træffes af den ordregivende myndighed.
(42)
Ud fra tidligere erfaringer er det nødvendigt at fastlægge en ny udbudsprocedure for kontrakter med mellemstor værdi. Det bør være tilladt at anvende »leverandørlisten« på samme vilkår som den eksisterende »indkaldelse af interessetilkendegivelser«, da denne liste mindsker den administrative byrde for de potentielle tilbudsgivere.
(43)
For at beskytte Unionens finansielle interesser under gennemførelsen af kontrakten bør der gives mulighed for at kræve, at de enheder, som stiller finansiel kapacitet til rådighed i forbindelse med offentlige indkøb, hæfter solidarisk for gennemførelsen af den tilsvarende kontrakt.
(44)
For at beskytte Unionens finansielle interesser og sikre kontrol med gennemførelsen af kontrakten bør der gives mulighed for at kræve, at kontrahenten selv direkte udfører visse kritiske opgaver.
(45)
For at garantere, at en kontrakt gennemføres efter den højeste faglige standard, bør der gives mulighed for at afvise de tilbudsgivere, som har potentielle interessekonflikter.
(46)
Da der ikke længere automatisk kræves finansielle garantier, er det nødvendigt at fastlægge kriterierne for, at der kan kræves sådanne garantier.
(47)
Anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud bør præciseres, specielt med hensyn til den type foranstaltninger eller organer af generel interesse for Unionen, som er berettiget til tilskud, samt med hensyn til de typer retlige forpligtelser, som kan anvendes til at dække tilskud. For disse retlige forpligtelser bør kriterierne for, om der skal vælges en aftale eller en afgørelse, deres minimumsindhold og muligheden for specifikke tilskudsaftaler eller -afgørelser inden for rammepartnerskabsaftaler præciseres for at sikre ligebehandling og undgå, at adgangen til EU-midler begrænses.
(48)
Anvendelsesområdet for afsnittet om tilskud bør også tage hensyn til, at der i finansforordningen er indført dels specifikke afsnit om priser og finansielle instrumenter, dels væsentlige regler for tilskud, støtteberettigede omkostninger, afskaffelse af princippet om degressiv tildeling, anvendelse af forenklede former for tilskud (faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger og finansiering efter takst) og afskaffelse af kravet om, at der obligatorisk skal stilles forfinansieringsgarantier.
(49)
Fremskridtene hen imod elektronisk udveksling af oplysninger og elektronisk indsendelse af dokumenter, som udgør en vigtig forenklingsforanstaltning, bør ledsages af klare betingelser for accept af de systemer, som skal anvendes, for at etablere et retligt forsvarligt miljø.
(50)
Princippet om forbud mod fortjeneste og samfinansieringsprincippet bør revideres i overensstemmelse med de præciseringer og forenklingsforanstaltninger, som er indført i finansforordningen. Af klarhedshensyn bør der især fastsættes detaljerede regler for de typer indtægter, som skal tages i betragtning i forbindelse med princippet om forbud mod fortjeneste, og de forskellige former for ekstern samfinansiering og samfinansiering i form af naturalydelser.
(51)
Med hensyn til princippet om gennemsigtighed bør det være tilladt at vedtage og offentliggøre flerårige arbejdsprogrammer, da de har en merværdi for ansøgerne, som lettere kan tage højde for og bedre kan forberede sig på indkaldelser af forslag. I den forbindelse bør betingelserne for, at arbejdsprogrammer kan betragtes som finansieringsafgørelser, præciseres. For at sikre gennemsigtighed bør der også offentliggøres indkaldelser af forslag, undtagen i hastetilfælde, eller når foranstaltningen kun kan gennemføres af én enhed. Minimumsindholdet af de offentliggjorte indkaldelser af forslag bør også præciseres.
(52)
Da betingelserne for støtteberettigelse for moms betalt af tilskudsmodtagerne ofte medfører fejl og uoverensstemmelser, bør det sikres, at begreberne moms, der ikke kan godtgøres, og ikke-afgiftspligtige personer, jf. artikel 13, stk. 1, i Rådets direktiv 2006/112/EF af 28. november 2006 om det fælles merværdiafgiftssystem (7), forstås og anvendes konsekvent under henvisning til de aktiviteter, som disse begreber omfatter.
(53)
For at sikre gennemsigtighed, ligebehandling af ansøgerne og forbedring af de anvisningsberettigedes ansvarlighed er det nødvendigt at fastlægge tildelingsproceduren, fra ansøgningen om tilskuddet, i forbindelse med hvilken Kommissionen bør have givet ansøgerne et minimum af oplysninger, til evalueringen heraf i lyset af på forhånd fastsatte støtteberettigelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, inden den ansvarlige anvisningsberettigede træffer sin endelige, behørigt dokumenterede afgørelse. Der bør fastlægges detaljerede regler om sammensætningen af og opgaverne for det udvalg, som skal vurdere forslagene på grundlag af udvælgelses- og tildelingskriterierne, og mulighederne for at kontakte ansøgerne under tildelingsproceduren eller for at opfordre dem til at tilpasse deres forslag. Disse muligheder bør på behørig vis afspejle de krav til god forvaltning, som er blevet indført i finansforordningen, og bør omfatte betingelserne for, at forslag kan justeres inden underskrivelsen af tilskudsaftalerne eller meddelelsen af tilskudsafgørelserne, samtidig med at det sikres, at ansøgerne behandles ens, og at princippet om, at initiativet til handlingerne udelukkende ligger hos ansøgerne, overholdes.
(54)
Da anvendelsen af faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger og finansiering efter takst udvides og gøres lettere i henhold til finansforordningen, bør definitionerne af disse forenklede former for tilskud præciseres. Det er specielt nødvendigt at præcisere, at de ligesom andre former for tilskud skal dække kategorier af støtteberettigede omkostninger, og at angive, at deres beløb ikke nødvendigvis bør fastsættes på forhånd, hvilket er særlig relevant, når de fastlægges på grundlag af tilskudsmodtagerens sædvanlige praksis for omkostningsberegning. Der er også behov for at sikre stabilitet i reglerne for finansiering under et specifikt program. Til det formål bør det være tilladt at anvende den forenklede form for tilskud i hele programmets varighed. Af statistiske og metodemæssige hensyn og med henblik på forebyggelse og opdagelse af svig bør der sikres adgang til generelle regnskabsoplysninger fra en tilskudsmodtager, selv når de pågældende finansieres via faste beløb, godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger eller finansiering efter takst. Denne kontrol bør dog ikke bruges til at sætte spørgsmålstegn ved enhedsværdierne for de faste beløb, den godtgørelse på grundlag af enhedsomkostninger eller den finansiering efter takst, som allerede er aftalt.
(55)
En forsvarlig økonomisk forvaltning kræver, at Kommissionen opnår passende garantier. I ansøgningsfasen bør der foretages finansielle revisioner i forbindelse med ansøgninger, som vedrører større beløb, ved udbetalingen af forfinansiering bør der, når risiciene efter den anvisningsberettigedes vurdering retfærdiggøre det, kræves finansielle forhåndsgarantier, og i fasen med mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen bør der forelægges attester udarbejdet af revisorer i forbindelse med de betalingsanmodninger, som vedrører de største beløb, og hvor risikoen er størst.
(56)
Betingelserne og procedurerne for suspension og reduktion af tilskud bør præciseres for at definere grundene til suspension eller reduktion bedre, give tilskudsmodtagerne passende information og sikre, at tilskudsmodtagerne har mulighed for at udøve deres ret til et forsvar på alle stadier.
(57)
En forsvarlig forvaltning af EU-midler betyder også, at tilskudsmodtagerne selv skal bruge EU-tilskuddene på en sparsommelig og produktiv måde. Specielt bør omkostningerne til kontrakter, som tilskudsmodtagerne indgår med henblik på gennemførelsen af foranstaltningen, være støtteberettigede, forudsat at disse kontrakter som led i gennemførelsen tildeles til det økonomisk mest fordelagtige bud.
(58)
Da begrænsningerne i anvendelsen af økonomisk støtte til tredjemand opblødes i finansforordningen, er det nødvendigt at fastlægge de minimumsbestemmelser, som skal fastsættes i tilskudsaftalen eller indsættes i tilskudsafgørelsen, for klart at sondre mellem en tilskudsmodtagers tildeling af økonomisk støtte til tredjemand og en befuldmægtigets gennemførelse af budgetopgaver ved indirekte forvaltning.
(59)
Beføjelserne til at pålægge tilskudsmodtagere sanktioner bør bringes i overensstemmelse med dem, som gælder i forbindelse med offentlige indkøb, da de er af samme art og bør være underlagt de samme regler med hensyn til effektivitet og proportionalitet.
(60)
Priser bør være underlagt principperne om gennemsigtighed og ligebehandling på samme måde som tilskud. I den forbindelse bør der også fastlægges minimumskarakteristika for arbejdsprogrammer og for projektkonkurrencer under hensyntagen til de tilsvarende krav for tilskud. Navnlig bør betingelserne for, at arbejdsprogrammer kan betragtes som finansieringsafgørelser, og minimumsindholdet i reglerne for priskonkurrencer, herunder betingelserne for udbetalingen af prisen til vinderne i tilfælde af tildeling, og passende publikationsmåder præciseres.
(61)
Overholdelsen af principperne om gennemsigtighed og ligebehandling kræver også, at der fastlægges en klart defineret tildelingsprocedure, fra indsendelsen af bidragene til information af ansøgere og underretning af den vindende deltager. Denne procedure bør omfatte en vurdering af bidragene foretaget af et ekspertpanel, som er udpeget af den ansvarlige anvisningsberettigede, på grundlag af de tildelingskriterier, som er fastsat i konkurrencereglerne, for at sikre kompetence og neutralitet ved vurderingen af bidragene. På grundlag af deres henstillinger bør den ansvarlige anvisningsberettigede træffe den endelige afgørelse om tildeling af prisen, da ansvaret for budgetgennemførelsen altid påhviler Kommissionen.
(62)
For at sikre en harmoniseret gennemførelse af de forskellige finansielle instrumenter inden for Kommissionen bør den generelle ramme, som indgår i finansforordningens afsnit VIII, suppleres med detaljerede regler for forvaltningen af finansielle instrumenter, herunder bestemmelser om udvælgelse af bemyndigede enheder, delegationsaftalernes indhold og forvaltningsomkostninger og -gebyrer, og for forvaltningskonti.
(63)
Der bør fastlægges regler for udvælgelse af finansielle formidlere og endelige modtagere, navnlig når de finansielle instrumenter forvaltes direkte i særlige tilfælde, enten gennem særlige investeringsmekanismer eller gennem andre gennemførelsesmekanismer, således at det sikres, at EU-midlerne anvendes på en produktiv måde.
(64)
Betingelserne for anvendelsen af finansielle instrumenter skal fastsættes, herunder løftestangseffekten og rammerne for overvågning. Det bør også sikres, at finansielle instrumenter gennemføres på grundlag af en solid forudgående evaluering, som gør det muligt for Kommissionen at udforme dem specifikt til at imødegå markedssvigt og suboptimale investeringsforhold.
(65)
Med hensyn til regnskabsføring og regnskabsaflæggelse er de almindeligt anerkendte regnskabsprincipper, som skal danne grundlag for opstillingen af årsregnskabet, defineret i Unionens regnskabsregler. Disse regnskabsregler præciserer også betingelserne for bogføring af en transaktion og reglerne for værdiansættelse af aktiver og passiver og for henlæggelser for at sikre, at oplysningerne er korrekt udformet, fuldstændige og nøjagtige.
(66)
Med hensyn til regnskaberne bør det præciseres, at regnskabsføreren for hver institution skal fremlægge dokumentation for organisationen på regnskabsområdet og regnskabsprocedurerne i den pågældende institution, og der bør opstilles betingelser for it-regnskabssystemer, specielt for at garantere adgangssikkerhed og revisionsspor i forbindelse med ændringer af systemerne.
(67)
Med hensyn til regnskabsføring bør principperne for føring af regnskabsbøger, for den generelle kontooversigt, for regelmæssig afstemning af saldiene i denne oversigt og for formuefortegnelsen præciseres, ligesom de elementer, der indgår i den regnskabskontoplan, som vedtages af Kommissionens regnskabsfører, bør defineres. Der bør ske en præcisering af de regler, der gælder for registrering af transaktioner, navnlig dobbelt bogholderimetoden, reglerne for omregning af transaktioner, der ikke er udtrykt i euro, og reglerne for bilag vedrørende regnskabsposteringer. Desuden bør bogføringstransaktionernes indhold præciseres.
(68)
Det er nødvendigt at fastlægge reglerne for formuefortegnelsen og præcisere regnskabsførernes og de anvisningsberettigedes respektive ansvarsområder på dette område og reglerne for salg af aktiver opført i fortegnelsen med henblik på en effektiv forvaltning af aktiver.
(69)
Med hensyn til foranstaltninger udadtil bør denne forordning ligesom finansforordningen indeholde undtagelser, som afspejler de særlige konkrete forhold i denne sektor, navnlig for så vidt angår offentlige indkøb og tildeling af tilskud, især fordi disse procedurer gennemføres af myndighederne i tredjelande, der modtager finansiel støtte fra Unionen. Med hensyn til offentlige indkøb bør disse forskelle især vedrøre typerne af procedurer og de grænser, fra hvilke de anvendes. Med hensyn til tilskud bør fuld finansiering tillades i visse tilfælde, især for at tage hensyn til tilskudsmodtagernes nedsatte samfinansieringskapacitet.
(70)
Der bør fastsættes detaljerede bestemmelser om anvendelsen af budgetstøtte, som præciserer betingelserne for, at budgetstøtte kan anvendes, og partnerens pligt til at give Kommissionen rettidige og pålidelige oplysninger, så den kan vurdere, om betingelserne er overholdt.
(71)
Med hensyn til EU-trustfonde er det nødvendigt at fastsætte principperne for Unionens bidrag til EU-trustfonde og for bidragene fra andre donorer, at fastlægge regnskabs- og rapporteringsreglerne for EU-trustfonde, især for renter af trustfondens bankkonto, at præcisere de finansielle aktørers og trustfondens bestyrelses respektive ansvarsområder og at definere forpligtelserne vedrørende ekstern revision. Det er også nødvendigt at sikre en retfærdig repræsentation af de deltagende donorer i trustfondens bestyrelse og at sikre, at der kræves positiv stemmeafgivelse fra Kommissionen vedrørende anvendelsen af midlerne.
(72)
For at forenkle udbudsprocedurerne i forbindelse med foranstaltninger udadtil er visse beløbsgrænser blevet ændret, og andre beløbsgrænser og forvaltningsprocedurer, som kommer fra de fælles bestemmelser, er blevet tilføjet og tilpasset.
(73)
Med hensyn til tilskud bør betingelserne for at fravige princippet om samfinansiering bringes i overensstemmelse med finansforordningen.
(74)
For at sikre en forsvarlig forvaltning af Unionens bevillinger bør det endvidere præciseres, hvilke forhåndsbetingelser og regler der skal medtages i aftalerne, når forvaltningen af bevillinger decentraliseres, eller hvis der anvendes forskudskonti.
(75)
Det er hensigtsmæssigt at definere de europæiske kontorer og fastsætte specifikke regler for Publikationskontoret og bestemmelser, som bemyndiger Kommissionens regnskabsfører til at delegere nogle af sine opgaver til ansatte i disse kontorer. Desuden bør funktionsvilkårene for de bankkonti, som europæiske kontorer kan bemyndiges til at åbne i Kommissionens navn, præciseres.
(76)
I analogi med offentliggørelsen af oplysninger om modtagere af EU-midler bør listen over de eksperter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 204, og som udvælges gennem en interessetilkendegivelse, og genstanden for deres opgaver offentliggøres. Deres aflønning bør også offentliggøres, når den overstiger 15 000 EUR.
(77)
Den nye procedure, som er indført i finansforordningens artikel 203, bør suppleres, specielt med hensyn til den type omkostninger, som skal medregnes i de deri fastsatte beløbsgrænser. Der bør indføres detaljerede regler om ejendomsprojekter i Unionens delegationer i betragtning af deres særlige karakteristika, især i hastetilfælde. Det bør fastsættes, at beboelsesejendomme, især i delegationerne, som skal lejes eller købes inden for kort tid, bør udelukkes fra proceduren i finansforordningens artikel 203. Erhvervelse af jord gratis eller for et symbolsk beløb bør ikke falde ind under proceduren i finansforordningens artikel 203, da en sådan erhvervelse ikke i sig selv udgør en yderligere byrde for budgettet.
(78)
For at sikre overensstemmelse med finansforordningens bestemmelser bør der fastlægges en række overgangsbestemmelser. For at sikre overensstemmelse med det sektorspecifikke retsgrundlag bør anvendelsen af bestemmelserne om forvaltningsmetoder og finansielle instrumenter desuden udsættes til den 1. januar 2014 -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
FØRSTE DEL
FÆLLES BESTEMMELSER
AFSNIT I
EMNE
Artikel 1
Emne
Denne forordning fastsætter regler for anvendelsen af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 (i det følgende benævnt »finansforordningen«).
AFSNIT II
BUDGETPRINCIPPER
KAPITEL 1
Principperne om enhed og et realistisk budget
Artikel 2
Bogføring af renter fra forfinansieringer
(Finansforordningens artikel 8, stk. 4)
Når der skal betales renter til budgettet, fastsættes det i den aftale, som indgås med de enheder eller personer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. ii)-viii), at forfinansieringerne skal indbetales på bankkonti eller underkonti, der gør det muligt at identificere midlerne og de tilhørende renter. Er dette ikke muligt, skal modtagernes eller formidlernes regnskabspraksis gøre det muligt at identificere de midler, som Unionen har indbetalt, og de renter eller andre fordele, som disse midler har givet anledning til.
Bestemmelserne i denne forordning vedrørende renter af forfinansieringer berører ikke bogføringen af forfinansieringer som aktiver i årsregnskabet i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i finansforordningens artikel 143.
KAPITEL 2
Princippet om etårighed
Artikel 3
Bevillinger for regnskabsåret
(Finansforordningens artikel 11, stk. 3)
De forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger, der godkendes for regnskabsåret, består af:
a)
de bevillinger, der er opført på budgettet, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget
b)
fremførte bevillinger
c)
genopførte bevillinger, jf. finansforordningens artikel 178 og 182
d)
bevillinger, der hidrører fra forfinansieringer, som er blevet tilbagebetalt, jf. finansforordningens artikel 177, stk. 3
e)
bevillinger, der er opført som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter i løbet af regnskabsåret eller i tidligere regnskabsår, og som ikke er anvendt.
Artikel 4
Annullering og fremførsel af bevillinger
(Finansforordningens artikel 13, stk. 2)
1. De forpligtelsesbevillinger og de ikke-opdelte bevillinger vedrørende ejendomsprojekter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), kan kun fremføres, hvis der ikke har kunnet indgås forpligtelser inden den 31. december i regnskabsåret af årsager, som ikke kan tilskrives den anvisningsberettigede, og hvis de forberedende etaper er så fremskredne, at det med rimelighed kan formodes, at forpligtelsen vil kunne indgås senest den 31. marts i det følgende år eller den 31. december for ejendomsprojekter.
2. De forberedende etaper, der er omhandlet i finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), og som bør være afsluttet pr. 31. december i regnskabsåret med henblik på en fremførsel til det følgende regnskabsår, omfatter navnlig:
a)
for så vidt angår samlede forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 85, vedtagelse af en finansieringsafgørelse eller afslutning inden denne dato af høringen af de berørte tjenestegrene i hver institution med henblik på vedtagelse af afgørelsen
b)
for så vidt angår specifikke forpligtelser i henhold til finansforordningens artikel 85, afslutning af udvælgelsen af mulige kontrahenter, modtagere, prisvindere eller bemyndigede.
3. Bevillinger, der er fremført i overensstemmelse med finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra a), og for hvilke der ikke er indgået forpligtelser pr. 31. marts i det følgende regnskabsår eller frem til den 31. december i det følgende regnskabsår for beløb vedrørende ejendomsprojekter, annulleres automatisk.
Kommissionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om de bevillinger, som annulleres på denne måde, inden for en måned fra annulleringen i henhold til første afsnit.
4. Bevillinger, der er fremført i henhold til finansforordningens artikel 13, stk. 2, litra b), kan udnyttes indtil den 31. december i det følgende regnskabsår.
5. Bevillinger, der er fremført i henhold til stk. 1-4, skal fremgå af regnskaberne.
KAPITEL 3
Princippet om én regningsenhed
Artikel 5
Omregningskursen mellem euroen og andre valutaer
(Finansforordningens artikel 19)
1. Ved omregninger, som foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede, anvendes den daglige vekselkurs for euroen, som offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-udgaven, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af de sektorspecifikke forordninger.
Når omregningen mellem euroen og en anden valuta skal foretages af kontrahenter eller modtagere, finder de særlige regler for omregning, som er fastsat i indkøbskontrakter, tilskudsaftaler eller finansieringsaftaler, anvendelse.
2. For at undgå, at valutaomregninger får væsentlig indvirkning på niveauet for Unionens samfinansiering eller negativ indvirkning på Unionens budget, fastsættes der i givet fald i de særlige regler for omregning, der er omhandlet i stk. 1, en omregningskurs mellem euroen og andre valutaer, som beregnes ved hjælp af gennemsnittet for den daglige vekselkurs i en given periode.
3. Hvis der ikke for den pågældende valutas vedkommende offentliggøres en daglig vekselkurs for euroen i Den Europæiske Unions Tidende, anvender den ansvarlige anvisningsberettigede den regnskabskurs, der er omhandlet i stk. 4.
4. Med henblik på den regnskabsføring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 151-156, og med forbehold af bestemmelserne i artikel 240 i nærværende forordning foretages omregningen mellem euroen og en anden valuta ved anvendelse af den månedlige regnskabskurs for euroen. Denne regnskabsvekselkurs fastsættes af Kommissionens regnskabsfører under anvendelse af de informationskilder, han anser for troværdige, på grundlag af vekselkursen den næstsidste arbejdsdag i den måned, der går forud for den måned, for hvilken kursen fastsættes.
5. Resultaterne af de valutatransaktioner, der er omhandlet i stk. 4 i denne artikel, opføres under en særskilt post i de respektive institutioners regnskaber.
Første afsnit i dette stykke finder tilsvarende anvendelse på de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208.
Artikel 6
Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer
(Finansforordningens artikel 19)
1. Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer, er, hvis omregningen foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede, den kurs, der er gældende den dag, hvor betalingsordren eller indtægtsordren udfærdiges af den anvisningsberettigede tjenestegren, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorspecifikke forordninger eller af specifikke indkøbskontrakter, tilskudsaftaler eller tilskudsafgørelser og finansieringsaftaler.
2. I forbindelse med forskudskonti i euro er datoen for bankens betaling afgørende for, hvilken kurs der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer.
3. I forbindelse med regularisering af forskudskonti i nationale valutaer som omhandlet i finansforordningens artikel 19 er den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og andre valutaer, kursen for den måned, hvor udgiften afholdes over forskudskontoen.
4. I forbindelse med godtgørelse af faste udgifter eller udgifter, der følger af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union og ansættelsesvilkårene for de øvrige ansatte i Den Europæiske Union (i det følgende benævnt »vedtægten«), for hvilke der er fastsat et maksimumsbeløb, og som betales i en anden valuta end euroen, anvendes den kurs, der er gældende, når fordringen opstår.
KAPITEL 4
Princippet om bruttoopgørelse
Artikel 7
Strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter og af de tilsvarende bevillinger
(Finansforordningens artikel 21)
1. Uden at dette berører artikel 9 og 10, omfatter strukturen for opførelse af formålsbestemte indtægter følgende:
a)
i oversigten over indtægter i hver institutions sektion oprettes en budgetpost, hvor indtægterne opføres
b)
i oversigten over udgifter anføres det i budgetanmærkningerne, herunder de generelle anmærkninger, under hvilke poster bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter vil kunne opføres.
I det i første afsnit, litra a), omhandlede tilfælde anføres der et pro memoria (p.m.) under posten, og de anslåede indtægter anføres til orientering i anmærkningerne.
2. Bevillingerne svarende til de formålsbestemte indtægter stilles automatisk til rådighed for både forpligtelsesbevillingers og betalingsbevillingers vedkommende, når institutionen har modtaget indtægten, undtagen i følgende tilfælde:
a)
i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 181, stk. 2, og artikel 183, stk. 2
b)
i det tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra b), for medlemsstater, hvor bidragsaftalen er udtrykt i euro.
I det tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra b), kan forpligtelsesbevillingerne opføres, når medlemsstaten har underskrevet bidragsaftalen.
Artikel 8
Medlemsstaternes bidrag til forskningsprogrammer
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra a))
1. Med hensyn til medlemsstaternes bidrag til finansiering af visse supplerende forskningsprogrammer, der er omhandlet i artikel 5 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000 (8), betales:
a)
syv tolvtedele af det beløb, der er opført på budgettet, senest den 31. januar i det løbende regnskabsår
b)
de resterende fem tolvtedele senest den 15. juli i det løbende regnskabsår.
2. Hvis budgettet ikke er endeligt vedtaget inden regnskabsårets begyndelse, betales de bidrag, der er omhandlet i stk. 1, på grundlag af det beløb, der er opført på budgettet for det foregående regnskabsår.
3. Alle bidrag eller supplerende betalinger fra medlemsstaterne til budgettet skal opføres på Kommissionens konto eller konti inden for 30 kalenderdage efter anmodningen om indbetaling.
4. De foretagne betalinger opføres på den konto, der er omhandlet i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000, og er underlagt de betingelser, der er fastsat i den nævnte forordning.
Artikel 9
Formålsbestemte indtægter, som følger af EFTA-staternes deltagelse i visse EU-programmer
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra e))
1. Budgetstrukturen for opførelse af bidragene fra Den Europæiske Frihandelsorganisations medlemsstater (i det følgende benævnt »EFTA-staterne«) til visse EU-programmer omfatter følgende:
a)
i oversigten over indtægter oprettes en post med et pro memoria (p.m.), på hvilken EFTA-staternes samlede bidrag i det pågældende regnskabsår opføres
b)
i oversigten over udgifter:
i)
angives i anmærkningerne til den enkelte post for EU-aktiviteter, som EFTA-staterne deltager i, det anslåede bidrags størrelse »til orientering«
ii)
indgår et bilag, der udgør en integrerende del af budgettet, med samtlige poster for de EU-aktiviteter, som EFTA-staterne deltager i.
I forbindelse med første afsnit, litra a), anføres det anslåede beløb i anmærkningerne til budgettet.
Det bilag, der er omhandlet i første afsnit, litra b), nr. ii), afspejler og indgår i strukturen for opførelse af de bevillinger, der svarer til sådanne bidrag, jf. stk. 2, samt for afholdelse af udgifterne.
2. I henhold til artikel 82 i aftalen om Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (i det følgende benævnt »EØS-aftalen«) skal de beløb, der svarer til EFTA-staternes årlige bidrag, således som de er bekræftet over for Kommissionen af Det Blandede EØS-udvalg i henhold til artikel 1, stk. 5, i protokol 32, der er knyttet som bilag til EØS-aftalen, fra regnskabsårets begyndelse opføres som henholdsvis forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger.
3. Hvis der i løbet af regnskabsåret sker en forøgelse af bevillingerne til budgetposter, som EFTA-staterne bidrager til, og EFTA-staterne ikke i løbet af regnskabsåret kan tilpasse deres bidrag tilsvarende for at respektere den »proportionalitetsfaktor«, der er omhandlet i artikel 82 i EØS-aftalen, kan Kommissionen af sine likvide midler midlertidigt og ekstraordinært forfinansiere EFTA-staternes andel. Når en sådan forøgelse af bevillingerne har fundet sted, indkalder Kommissionen snarest de tilsvarende bidrag fra EFTA-staterne. Kommissionen underretter hvert år Europa-Parlamentet og Rådet om de således trufne afgørelser.
Forfinansieringen afregnes hurtigst muligt i forbindelse med opstillingen af budgettet for det følgende regnskabsår.
4. I henhold til finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra e), er EFTA-staternes finansielle bidrag eksterne formålsbestemte indtægter. Regnskabsføreren træffer passende foranstaltninger til at sikre, at anvendelsen af både indtægterne fra disse bidrag og de tilsvarende bevillinger kan følges separat.
I den i finansforordningens artikel 150, stk. 2, omhandlede beretning redegør Kommissionen særskilt for gennemførelsen af de bevillinger, der svarer til EFTA-staternes bidrag, for såvel indtægters som udgifters vedkommende.
Artikel 10
Indtægter fra sanktioner, der pålægges medlemsstater, der anses for at have uforholdsmæssigt store underskud
(Finansforordningens artikel 21, stk. 2, litra c))
Budgetstrukturen for opførelse af indtægterne fra de sanktioner, der er omhandlet i afsnit 4 i Rådets forordning (EF) nr. 1467/97 (9), er som følger:
a)
i oversigten over indtægter oprettes en post med et pro memoria (p.m.), på hvilken renter af disse beløb opføres
b)
opførelsen af disse beløb i oversigten over indtægter giver anledning til, at der samtidig i oversigten over udgifter opføres forpligtelses- og betalingsbevillinger, jf. dog finansforordningens artikel 77.
De bevillinger, der er omhandlet i første afsnit, litra b), gennemføres i henhold til finansforordningens artikel 20.
Artikel 11
Forpligtelser, som følger af modtagelsen af donationer til Unionen
(Finansforordningens artikel 22)
Med henblik på Europa-Parlamentets og Rådets godkendelse, jf. finansforordningens artikel 22, stk. 2, vurderer og forklarer Kommissionen forpligtelserne, herunder de følgeomkostninger, som er forbundet med modtagelsen af donationer til Unionen.
Artikel 12
Konti for afgifter, der skal refunderes
(Finansforordningens artikel 23, stk. 3)
Afgifter, som Unionen har afholdt i henhold til finansforordningens artikel 23, stk. 2 og stk. 3, litra a), opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af de berørte stater.
KAPITEL 5
Princippet om specificering
Artikel 13
Regler for beregning af procentsatser for overførsler foretaget af andre institutioner end Kommissionen
(Finansforordningens artikel 25)
1. Beregningen af de procentsatser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 25, foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel og under henvisning til de bevillinger, som er opført på budgettet, herunder ændringsbudgetterne.
2. Det beløb, som skal tages i betragtning, er summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra overførslen sker, korrigeret med de tidligere overførsler.
Det beløb, der svarer til de overførsler, som den pågældende institution kan foretage selvstændigt uden en afgørelse fra Europa-Parlamentet og Rådet, tages ikke i betragtning.
Artikel 14
Regler for beregning af procentsatser for overførsler foretaget af Kommissionen
(Finansforordningens artikel 26)
1. Beregningen af de procentsatser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 26, stk. 1, foretages på tidspunktet for anmodningen om overførsel og under henvisning til de bevillinger, som er opført på budgettet, herunder ændringsbudgetterne.
2. Det beløb, som skal tages i betragtning, er summen af de overførsler, der skal foretages fra den budgetpost, hvorfra eller hvortil overførslen sker, korrigeret med de tidligere overførsler.
Det beløb, der svarer til de overførsler, som Kommissionen kan foretage selvstændigt uden en afgørelse fra Europa-Parlamentet og Rådet, tages ikke i betragtning.
Artikel 15
Administrationsudgifter
(Finansforordningens artikel 26)
De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 26, stk. 1, første afsnit, litra b), omfatter for hvert politikområde de kategorier, der er omhandlet i finansforordningens artikel 44, stk. 3.
Artikel 16
Begrundelser for anmodninger om bevillingsoverførsler
(Finansforordningens artikel 25 og 26)
Forslag om overførsler og alle oplysninger bestemt for Europa-Parlamentet og Rådet vedrørende overførsler, der foretages i henhold til finansforordningens artikel 25 og 26, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, der viser anvendelsen af bevillingerne og overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne skal overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne skal overføres.
Artikel 17
Begrundelser for anmodninger om overførsler fra nødhjælpsreserven
(Finansforordningens artikel 29)
Forslag om overførsler, der skal gøre det muligt at anvende den i finansforordningens artikel 29 omhandlede nødhjælpsreserve, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser, som viser:
a)
for så vidt angår den post, hvortil overførslen skal foretages, de senest foreliggende oplysninger om anvendelsen af bevillingerne samt et overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang
b)
for så vidt angår alle poster vedrørende foranstaltninger udadtil, anvendelsen af bevillingerne indtil udgangen af den måned, der går forud for anmodningen om overførsel, samt et overslag over behovene indtil regnskabsårets udgang, ledsaget af en sammenligning med det oprindelige overslag
c)
en analyse af mulighederne for at reallokere bevillingerne.
KAPITEL 6
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
Artikel 18
Evaluering
(Finansforordningens artikel 30)
1. For alle forslag til programmer eller aktiviteter, som medfører budgetudgifter, foretages der en forudgående evaluering, som omfatter:
a)
de behov, der skal dækkes på kort eller lang sigt
b)
EU-interventionens merværdi
c)
de politiske og forvaltningsmæssige mål, som skal nås, herunder de foranstaltninger, som er nødvendige for at beskytte Unionens finansielle interesser gennem forebyggelse, afsløring og efterforskning af svig samt erstatning og sanktioner
d)
de politikløsninger, der er til rådighed, herunder de risici, som er forbundet med dem
e)
de forventede resultater og virkninger, særlig økonomiske, sociale og miljømæssige virkninger, og de indikatorer og evalueringsordninger, der er nødvendige for at måle dem
f)
den mest hensigtsmæssige metode til gennemførelse af den eller de foretrukne løsninger
g)
den interne sammenhæng i det foreslåede program eller den foreslåede aktivitet og forholdet til andre relevante instrumenter
h)
omfanget af bevillinger, menneskelige ressourcer og andre administrative ressourcer, der skal tildeles under hensyn til princippet om omkostningseffektivitet
i)
erfaringerne fra lignende allerede gennemførte foranstaltninger.
2. Forslaget skal indeholde oplysninger om ordninger for kontrol, rapportering og evaluering under hensyntagen til de respektive ansvarsområder på alle de myndighedsniveauer, som skal deltage i gennemførelsen af det foreslåede program eller den foreslåede aktivitet.
3. Alle programmer eller aktiviteter, herunder pilotprojekter og forberedende foranstaltninger, hvor de anvendte ressourcer overstiger 5 000 000 EUR, gøres til genstand for en midtvejsevaluering og/eller en efterfølgende evaluering af de anvendte menneskelige og finansielle ressourcer og af de opnåede resultater for at kontrollere, at disse er i overensstemmelse med de fastsatte mål, på følgende betingelser:
a)
der foretages en periodisk evaluering af de resultater, der opnås under gennemførelsen af et flerårigt program, efter en tidsplan, der gør det muligt at tage hensyn til konklusionerne af denne evaluering i forbindelse med enhver afgørelse om videreførelse, ændring eller afbrydelse af det pågældende program
b)
for så vidt angår aktiviteter, der finansieres på årsbasis, evalueres resultaterne mindst én gang hvert sjette år.
Første afsnit, litra a) og b), finder ikke anvendelse på de enkelte projekter eller foranstaltninger, der gennemføres inden for rammerne af de aktiviteter, for hvilke forpligtelsen kan opfyldes gennem de afsluttende rapporter, som fremsendes af de organer, der har gennemført foranstaltningen.
4. De evalueringer, der er omhandlet i stk. 1 og 3, skal stå i rimeligt forhold til de ressourcer, der anvendes til de pågældende programmer og aktiviteter, og disses virkninger.
Artikel 19
Finansieringsoversigt
(Finansforordningens artikel 31)
Finansieringsoversigten indeholder finansielle og økonomiske oplysninger, således at lovgivningsmyndigheden kan vurdere, om en handling fra Unionens side er nødvendig. Finansieringsoversigten skal indeholde relevante oplysninger om sammenhængen med Unionens andre aktiviteter og eventuelle synergieffekter.
Når der er tale om flerårige foranstaltninger, skal finansieringsoversigten indeholde den forventede tidsplan for de årlige bevillings- og personalebehov, herunder eksternt personale, og en evaluering af deres finansielle virkninger på mellemlang sigt.
KAPITEL 7
Princippet om gennemsigtighed
Artikel 20
Foreløbig offentliggørelse af budgettet
(Finansforordningens artikel 34)
Snarest muligt og senest fire uger efter den endelige vedtagelse af budgettet offentliggøres på Kommissionens initiativ de endelige detaljerede budgettal på institutionernes hjemmeside på alle sprog under afventning af den endelige offentliggørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Artikel 21
Offentliggørelse af oplysninger om værdien og modtagerne af EU-midler
(Finansforordningens artikel 35)
1. Oplysningerne om modtagerne af EU-midler, der tildeles under direkte forvaltning, offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside senest den 30. juni i det år, der følger efter det regnskabsår, hvor midlerne blev tildelt.
Ud over den offentliggørelse, der er omhandlet i første afsnit, kan oplysningerne også offentliggøres på anden passende måde i henhold til en standardopstilling.
2. Følgende oplysninger offentliggøres, medmindre andet er fastsat i denne forordning og i de sektorspecifikke regler, under hensyntagen til kriterierne i finansforordningens artikel 35, stk. 3:
a)
modtagerens navn
b)
modtagerens lokalitet
c)
det tildelte beløb
d)
foranstaltningens art og formål.
I litra b) forstås ved »lokalitet«:
i)
modtagerens adresse, når der er tale om en juridisk person
ii)
regionen på NUTS 2-niveau, når modtageren er en fysisk person.
Med hensyn til oplysninger om fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger to år efter afslutningen af det regnskabsår, hvor midlerne blev tildelt. Det samme gælder personoplysninger om juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
3. De oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, offentliggøres kun i forbindelse med priser, tilskud og kontrakter, som er tildelt på grundlag af konkurrencer eller tilksudsprocedurer eller offentlige udbudsprocedurer. Oplysningerne offentliggøres ikke for:
a)
stipendier udbetalt til fysiske personer og anden direkte støtte til fysiske personer med særligt stort behov, jf. finansforordningens artikel 125, stk. 4, litra c)
b)
kontrakter under det beløb, der er omhandlet i artikel 137, stk. 2, i nærværende forordning.
4. Oplysningerne offentliggøres ikke, hvis en sådan offentliggørelse risikerer at udgøre en trussel mod de pågældende personers rettigheder og frihedsrettigheder, som er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, eller at skade modtagernes kommercielle interesser.
Artikel 22
Link til offentliggørelsen af oplysninger om modtagere af EU-midler, som er tildelt under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 35)
Når forvaltningen af EU-midler er delegeret til de myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), fastsættes det i delegationsaftalerne, at de oplysninger, der er omhandlet i artikel 21, stk. 2 og 3, skal offentliggøres af de bemyndigede myndigheder og organer på deres hjemmeside i henhold til en standardopstilling.
EU-institutionernes hjemmeside skal mindst indeholde en henvisning til den hjemmeside, hvor oplysningerne kan findes, hvis de ikke offentliggøres direkte på det særlige sted herfor på EU-institutionernes hjemmeside.
Ud over den offentliggørelse, der er omhandlet i stk. 1, kan oplysningerne også offentliggøres på anden passende måde i henhold til en standardopstilling.
Artikel 21, stk. 2-4, finder anvendelse på offentliggørelse af oplysninger i henhold til stk. 1 i nærværende artikel.
AFSNIT III
BUDGETTETS FASTLÆGGELSE OG STRUKTUR
Artikel 23
Finansiel programmering
(Finansforordningens artikel 38)
Den finansielle programmering, der er omhandlet i finansforordningens artikel 38, struktureres efter udgiftskategori, politikområde og budgetpost. Den fuldstændige finansielle programmering omfatter samtlige udgiftskategorier bortset fra landbrug, samhørighedspolitik og administration, for hvilke der kun forelægges oversigtsoplysninger.
Artikel 24
Forslag til ændringsbudgetter
(Finansforordningens artikel 41, stk. 1)
Forslag til ændringsbudgetter ledsages af begrundelser og af de oplysninger om budgetgennemførelsen i det foregående og løbende regnskabsår, som foreligger ved udarbejdelsen af forslagene.
Artikel 25
Kontoplan
(Finansforordningens artikel 44)
Kontoplanen skal overholde principperne om specificering, gennemsigtighed og forsvarlig økonomisk forvaltning. Den skal sikre den klarhed og gennemsigtighed, som er nødvendig for budgetprocessen, gøre det lettere at identificere de vigtigste formål, som er afspejlet i de relevante retsgrundlag, muliggøre valg vedrørende politiske prioriteter og muliggøre en produktiv og effektiv gennemførelse.
Artikel 26
Faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra a), nr. v))
Ved fastlæggelsen af budgettet fastsættes de faktiske udgifter i det seneste afsluttede regnskabsår på følgende måde:
a)
for så vidt angår forpligtelser: forpligtelser bogført i løbet af regnskabsåret på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 3
b)
for så vidt angår betalinger: betalinger foretaget i løbet af regnskabsåret, dvs. betalinger, hvor der er sendt betalingsinstruks til banken, på grundlag af regnskabsårets bevillinger som defineret i artikel 3.
Artikel 27
Budgetanmærkninger
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra a), nr. vi))
Budgetanmærkningerne skal navnlig omfatte:
a)
henvisninger til basisretsakten, når en sådan foreligger
b)
de nødvendige forklaringer vedrørende bevillingernes art og formål.
Artikel 28
Stillingsfortegnelse
(Finansforordningens artikel 49, stk. 1, litra c), nr. i))
Personalet ved Forsyningsagenturet opføres separat i Kommissionens stillingsfortegnelse.
AFSNIT IV
GENNEMFØRELSE AF BUDGETTET
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 29
Information om overførsel af personoplysninger til revisionsformål
(Finansforordningens artikel 53)
I forbindelse med tilskud, indkøb eller priser, der gennemføres ved direkte forvaltning, informeres potentielle modtagere, ansøgere, tilbudsgivere og deltagere i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (10) om, at deres personoplysninger af hensyn til beskyttelsen af Unionens finansielle interesser kan overføres til interne revisionstjenester, til Den Europæiske Revisionsret, til Den Særlige Instans for Økonomiske Uregelmæssigheder eller til Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (i det følgende benævnt »OLAF«) og mellem de anvisningsberettigede i Kommissionen og forvaltningsorganerne.
Artikel 30
Forberedende foranstaltninger inden for den fælles udenrigs- og sikkerhedspolitik
(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra c))
Finansieringen af foranstaltninger, som Rådet har godkendt med henblik på forberedelse af Unionens krisestyringsoperationer i henhold til afsnit V i traktaten om Den Europæiske Union, omfatter marginalomkostninger i forbindelse med en specifik deployering på stedet af en mission eller et hold, som bl.a. involverer personale fra EU-institutionerne, herunder højrisikoforsikring, rejse- og indkvarteringsudgifter og dagpenge.
Artikel 31
Kommissionens særlige beføjelser i henhold til traktaterne
(Finansforordningens artikel 54, stk. 2, litra d))
1. Følgende artikler i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (i det følgende benævnt »TEUF«) tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:
a)
artikel 154 (dialog mellem arbejdsmarkedets parter)
b)
artikel 156 (undersøgelser, udtalelser, samråd på det sociale område)
c)
artikel 159 og 161 (særberetninger på det sociale område)
d)
artikel 168, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for sundhedsbeskyttelse)
e)
artikel 171, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen for så vidt angår transeuropæiske net)
f)
artikel 173, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen på industriområdet)
g)
artikel 175, stk. 2 (rapport om fremskridtene i forbindelse med virkeliggørelsen af den økonomiske, sociale og territoriale samhørighed)
h)
artikel 181, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen inden for forskning og teknologisk udvikling)
i)
artikel 190 (rapport om forskning og teknologisk udvikling)
j)
artikel 210, stk. 2 (initiativer til fremme af samordningen af politikkerne vedrørende udviklingssamarbejde)
k)
artikel 214, stk. 6 (initiativer til fremme af samordningen inden for humanitære bistandsforanstaltninger).
2. Følgende artikler i traktaten om oprettelse af Det Europæiske Atomenergifællesskab (i det følgende benævnt »Euratomtraktaten«) tillægger direkte Kommissionen særlige beføjelser:
a)
artikel 70 (finansiel medvirken i prospekteringsvirksomhed på medlemsstaternes områder inden for rammerne af budgettet)
b)
artikel 77-85.
3. I forbindelse med opstillingen af budgetforslaget vil de i stk. 1 og 2 angivne lister eventuelt kunne suppleres med angivelse af de pågældende artikler og beløb.
Artikel 32
Handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, og procedure
(Finansforordningens artikel 57)
1. Handlinger, der kan medføre en interessekonflikt i den betydning, hvori udtrykket anvendes i finansforordningens artikel 57, stk. 2, kan, uden at dette berører deres klassificering som ulovlige aktiviteter i henhold til artikel 141, blandt andet bestå i:
a)
at tildele sig selv eller andre uberettigede direkte eller indirekte fordele
b)
at nægte at indrømme en modtager de rettigheder eller fordele, den pågældende har krav på
c)
at udføre handlinger, der er uberettigede eller udtryk for misbrug, eller at undlade at udføre nødvendige handlinger.
Andre handlinger, der kan medføre en interessekonflikt, er handlinger, der kan påvirke den upartiske og objektive udførelse af en persons opgaver, såsom deltagelse i et evalueringsudvalg i forbindelse med en offentlig indkøbsprocedure eller en tilskudsprocedure, hvor den pågældende direkte eller indirekte kan få økonomisk fordel af resultatet af disse procedurer.
2. Det antages, at der foreligger en interessekonflikt, hvis en ansøger eller tilbudsgiver er en ansat, der er omfattet af vedtægten, medmindre hans overordnede på forhånd har givet tilladelse til, at han deltager i proceduren.
3. I tilfælde af interessekonflikt træffer den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede passende foranstaltninger for at undgå, at vedkommende uretmæssigt påvirker den pågældende proces eller procedure.
KAPITEL 2
Gennemførelsesmetoder
Afdeling 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 33
Forvaltningsmetode
(Finansforordningens artikel 58)
Kommissionens regnskabssystem angiver forvaltningsmetoden og under hver forvaltningsmetode den type enhed eller person som omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), der har fået overdraget budgetgennemførelsesopgaver.
Med hensyn til direkte forvaltning varetaget af Kommissionen i henhold til finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a), skal der i regnskabssystemet sondres mellem forvaltning varetaget af:
a)
Kommissionens tjenestegrene
b)
forvaltningsorganer
c)
lederne af EU-delegationer
d)
trustfonde som omhandlet i finansforordningens artikel 187.
Afdeling 2
Direkte forvaltning
Artikel 34
Direkte forvaltning
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a))
Når Kommissionen gennemfører budgettet direkte i sine tjenestegrene, udføres gennemførelsesopgaverne af finansielle aktører som omhandlet i finansforordningens artikel 64-75 og på de i nærværende forordning fastsatte betingelser.
Artikel 35
Udøvelse af beføjelser, der er delegeret til forvaltningsorganer
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra a), og artikel 62)
1. Afgørelsen om delegation af beføjelser til forvaltningsorganer bemyndiger disse til i deres egenskab af anvisningsberettigede bemyndiget ved delegation at gennemføre bevillinger vedrørende det EU-program, hvis forvaltning de har fået overdraget.
2. Kommissionens fuldmagtsdokument skal mindst indeholde de bestemmelser, der er omhandlet i artikel 40, litra a)-d) og litra h). Direktøren accepterer ved en formel skriftlig godkendelse dokumentet på vegne af det pågældende forvaltningsorgan.
Artikel 36
Overholdelse af udbudsreglerne
(Finansforordningens artikel 63)
Når Kommissionen overdrager opgaver til privatretlige organer efter finansforordningens artikel 63, stk. 2, indgår den en aftale i overensstemmelse med finansforordningens første del, afsnit V, og anden del, afsnit IV, kapitel III.
Afdeling 3
Delt forvaltning med medlemsstaterne
Artikel 37
Specifikke bestemmelser for delt forvaltning med medlemsstaterne - foranstaltninger til fremme af bedste praksis
(Finansforordningens artikel 59)
Kommissionen udarbejder en fortegnelse over organer, der er ansvarlige for forvaltnings-, certificerings- og revisionsaktiviteter i henhold til de sektorspecifikke forordninger.
For at fremme bedste praksis i forbindelse med gennemførelsen af strukturfondene, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne, Den Europæiske Garantifond for Landbruget og Den Europæiske Fiskerifond kan Kommissionen til orientering stille en metodevejledning, som beskriver dens egen kontrolstrategi og -metode, herunder tjeklister, og giver eksempler på bedste praksis, til rådighed for de organer, der er ansvarlige for forvaltnings- og kontrolaktiviteterne. Denne vejledning opdateres, når det er nødvendigt.
Afdeling 4
Indirekte forvaltning
Artikel 38
Sidestilling af systemer, regler og procedurer under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 60)
1. Kommissionen kan acceptere, at udbudsregler og -procedurer sidestilles med dens egne regler, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
de overholder princippet om bred konkurrence blandt tilbudsgiverne for at finde det økonomisk mest fordelagtige bud, og udbud med forhandling begrænses til rimelige beløb eller til behørigt begrundede tilfælde
b)
de sikrer gennemsigtighed gennem hensigtsmæssig forudgående offentliggørelse, navnlig af udbud, og hensigtsmæssig efterfølgende offentliggørelse af kontrahenter
c)
de sikrer ligebehandling, proportionalitet og ikke-forskelsbehandling
d)
de forhindrer interessekonflikter under hele udbudsproceduren.
Medlemsstaternes eller tredjelandes nationale lovgivning om gennemførelse af direktiv 2004/18/EF anses for at svare til de regler, som institutionerne anvender i overensstemmelse med finansforordningen.
2. Kommissionen kan acceptere, at tilskudsregler og -procedurer sidestilles med dens egne regler, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
de overholder principperne om proportionalitet, forsvarlig økonomisk forvaltning, ligebehandling og ikke-forskelsbehandling
b)
de sikrer gennemsigtighed gennem hensigtsmæssig offentliggørelse af indkaldelser af forslag, idet direkte tildelingsprocedurer begrænses til rimelige beløb eller til behørigt begrundede tilfælde, og en passende efterfølgende offentliggørelse af oplysninger om modtagerne under hensyntagen til proportionalitetsprincippet
c)
de forhindrer interessekonflikter under hele tilskudsproceduren
d)
de fastsætter, at tilskud ikke kan kumuleres eller ydes med tilbagevirkende kraft, at de generelt skal omfatte samfinansiering, og at de ikke må have til formål eller bevirke, at modtageren opnår en fortjeneste.
3. Kommissionen kan acceptere, at de regnskabssystemer og de interne kontrolsystemer, som anvendes af enheder eller personer, der skal have overdraget budgetforvaltningsopgaver på vegne af Kommissionen, sikrer en tilsvarende beskyttelse af Unionens finansielle interesser og giver rimelig sikkerhed for, at de forvaltningsmæssige mål nås, hvis de overholder principperne i finansforordningens artikel 32.
Artikel 39
Forudgående vurdering af regler og procedurer, der anvendes af enheder og personer under indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 61, stk. 1)
Med henblik på den forudgående vurdering som omhandlet i finansforordningens artikel 61, stk. 1, kan den ansvarlige anvisningsberettigede basere sig på en forudgående vurdering foretaget af en anden anvisningsberettiget, forudsat at deres konklusioner er relevante for de specifikke risici, der er forbundet med de opgaver, der skal overdrages, navnlig karakteren af opgaverne og de pågældende beløb.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan basere sig på en forudgående vurdering foretaget af andre donorer, for så vidt som denne vurdering blev foretaget i overensstemmelse med betingelser, der svarer til betingelserne for indirekte forvaltning i finansforordningens artikel 60.
Artikel 40
Indholdet i den aftale, hvorved budgetgennemførelsesopgaver overdrages til enheder eller personer
(Finansforordningens artikel 61, stk. 3)
Delegationsaftalerne skal omfatte detaljerede regler, som sikrer beskyttelsen af Unionens finansielle interesser og gennemsigtighed i de udførte transaktioner. De skal mindst omfatte følgende:
a)
en klar fastlæggelse og afgrænsning af de tildelte opgaver, navnlig vedrørende ændring af de overdragne opgaver, afkald på fordringer og anvendelse af tilbagebetalte eller uudnyttede midler
b)
betingelserne og de nærmere regler for udførelsen af opgaverne, ansvarsfordelingen og tilrettelæggelsen af den kontrol, der skal udføres, herunder evaluering af programmerne
c)
betingelserne for betaling af Unionens bidrag, herunder godtgørelse af udgifter afholdt i tilknytning til gennemførelsen samt vederlag til den bemyndigede enhed, tillige med regler om, hvilke bilag der kræves for betaling
d)
reglerne for, hvordan der over for Kommissionen redegøres for udførelsen af opgaverne, de forventede resultater, eventuelle uregelmæssigheder og de trufne foranstaltninger, betingelserne for suspension eller afbrydelse af betalinger samt betingelserne for gennemførelsens ophør
e)
datoen for, hvornår individuelle kontrakter og aftaler, der gennemfører delegationsaftalen, skal være indgået, idet den fastsatte frist skal være forenelig med arten af de overdragne opgaver
f)
udelukkelsesregler, der sætter enheden eller personen i stand til at udelukke enheder, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a), b) og e), og artikel 107, litra a) og b), fra deltagelsen i udbudsprocedurer, tilskudsprocedurer eller procedurer for tildeling af priser eller fra tildelingen af indkøbskontrakter, tilskud eller priser
g)
de nærmere regler for Kommissionens kontrol samt bestemmelser, der giver Kommissionen, OLAF og Revisionsretten adgang til de oplysninger, der er nødvendige for, at de kan udføre deres opgaver, samt beføjelser til at foretage revisioner og undersøgelser, herunder kontrol på stedet
h)
bestemmelser vedrørende:
i)
et tilsagn fra den bemyndigede enhed om omgående at underrette Kommissionen om ethvert tilfælde af svig vedrørende forvaltningen af EU-midlerne og de trufne foranstaltninger
ii)
udpegelsen af et kontaktpunkt med behørige beføjelser til at samarbejde direkte med OLAF for at lette sidstnævntes operationelle aktiviteter
i)
betingelserne for anvendelse af bankkonti og af de påløbne renter, jf. finansforordningens artikel 8, stk. 4
j)
bestemmelser, der sikrer synligheden af Unionens indsats i forhold til organets andre aktiviteter.
Artikel 41
Forvaltningserklæring og overensstemmelseserklæring
(Finansforordningens artikel 60, stk. 5)
Når foranstaltninger afsluttes inden udgangen af det pågældende regnskabsår, kan den endelige rapport fra den bemyndigede enhed eller person om den pågældende foranstaltning erstatte den forvaltningserklæring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5, litra b), forudsat at den fremsendes inden den 15. februar i det år, der følger efter det pågældende regnskabsår.
Når internationale organisationer og tredjelande gennemfører foranstaltninger, der ikke er flerårige, men er begrænset til 18 måneder, kan den overensstemmelseserklæring, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5, indgå i den endelige rapport.
Artikel 42
Procedurer for gennemgang og godkendelse af regnskaberne og udelukkelse af udbetalinger, der er foretaget i strid med de regler, som gælder under indirekte forvaltning, fra Unionens udgiftsfinansiering
(Finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c))
1. Uden at dette berører de særlige bestemmelser i de sektorspecifikke regler, omfatter procedurerne i finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c):
a)
Kommissionens skrivebordskontrol og eventuelt kontrol på stedet
b)
Kommissionens fastlæggelse af det udgiftsbeløb, der anerkendes som godkendt, om nødvendigt inden for rammerne af en kontradiktorisk procedure med myndighederne og organerne, og efter at disse myndigheder og organer er blevet underrettet
c)
i givet fald Kommissionens beregning af finansielle korrektioner
d)
Kommissionens opkrævning eller tilbagebetaling af den saldo, der fremkommer som forskellen mellem de godkendte udgifter og de beløb, der allerede er udbetalt til myndigheder eller organer.
I forbindelse med første afsnit, litra d), inddriver Kommissionen fortrinsvis de skyldige beløb gennem modregning, jf. artikel 87.
2. Når budgetgennemførelsesopgaver er overdraget til en enhed, som gennemfører en multidonorforanstaltning, består procedurerne i finansforordningens artikel 60, stk. 6, litra b) og c), i en kontrol af, at enheden har anvendt et beløb svarende til det, der er udbetalt af Kommissionen til den pågældende foranstaltning, til foranstaltningen, og at udgifterne er afholdt i overensstemmelse med de forpligtelser, som er fastlagt i den aftale, der er indgået med enheden.
I denne forordning forstås ved multidonorforanstaltning enhver foranstaltning, hvor EU-midler samles i en pulje med mindst én anden donor.
Artikel 43
Specifikke bestemmelser om indirekte forvaltning med internationale organisationer
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c) nr. ii), og artikel 188)
1. De internationale organisationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. ii), er:
a)
internationale offentligretlige organisationer, der er oprettet ved mellemstatslige aftaler, og særagenturer, som disse har oprettet
b)
Den Internationale Røde Kors Komité
c)
Den Internationale Sammenslutning af Røde Kors og Røde Halvmåne Selskaber
d)
andre non-profit-organisationer, der ved en afgørelse truffet af Kommissionen sidestilles med internationale organisationer.
2. Når Kommissionen gennemfører budgettet ved indirekte forvaltning med internationale organisationer, finder de kontrolaftaler, der indgås med dem, anvendelse.
Artikel 44
Udpegelse af offentligretlige organer eller privatretlige organer, der har fået overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver
(Finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. v) og vi))
1. De offentligretlige organer eller privatretlige organer, der får overdraget offentlige tjenesteydelsesopgaver, henhører under lovgivningen i den medlemsstat eller det land, hvor de er oprettet.
2. Hvis der er tale om netværksforvaltning, der indebærer, at den pågældende medlemsstat eller det pågældende land udpeger mindst ét organ eller én enhed, skal medlemsstaten eller landet foretage udpegelsen i henhold til basisretsakten.
I alle andre tilfælde udpeger Kommissionen disse organer eller enheder i forståelse med de berørte medlemsstater eller lande.
KAPITEL 3
Finansielle aktører
Afdeling 1
De finansielle aktørers rettigheder og forpligtelser
Artikel 45
De finansielle aktørers rettigheder og forpligtelser
(Finansforordningens artikel 64)
1. Hver institution giver hver enkelt finansiel aktør de ressourcer, der er nødvendige for, at han kan udføre sine funktioner, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og forpligtelser.
2. EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, er underlagt den detaljerede beskrivelse, som Kommissionen har stillet til rådighed, ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
Afdeling 2
Den anvisningsberettigede
Artikel 46
Bistand til de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede
(Finansforordningens artikel 65)
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan under udførelsen af sine funktioner bistås af ansatte, der under hans ansvar pålægges at gennemføre visse transaktioner, som er nødvendige for budgettets gennemførelse og for udarbejdelsen af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger. For at forebygge enhver interessekonflikt er de ansatte, der bistår de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede, underlagt de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, kan ved udførelsen af deres funktioner bistås af ansatte ved Kommissionen.
Artikel 47
Interne regler vedrørende delegation
(Finansforordningens artikel 65)
I overensstemmelse med finansforordningen og nærværende forordning fastsætter hver institution i sine interne regler de foranstaltninger til forvaltning af bevillingerne, som den finder nødvendige med henblik på en korrekt gennemførelse af sin egen sektion i budgettet.
EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, er underlagt Kommissionens interne regler ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
Artikel 48
De anvisningsberettigedes opbevaring af bilag
(Finansforordningens artikel 66, stk. 2)
Den anvisningsberettigede etablerer papirbaserede eller elektroniske systemer til opbevaring af originale bilag knyttet til og affødt af budgetgennemførelsen og budgetgennemførelsesforanstaltningerne. Systemerne skal omfatte:
a)
nummerering af bilagene
b)
datering af bilagene
c)
føring af registre, eventuelt ved hjælp af it, der muliggør præcis lokalisering af bilagene
d)
opbevaring af disse bilag i en periode af mindst fem år regnet fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det budgetår, som bilagene vedrører
e)
opbevaring af dokumenter vedrørende forfinansieringsgarantier til fordel for institutionen og føring af en logbog, der muliggør et passende tilsyn med de nævnte garantier.
Bilag vedrørende foranstaltninger, som ikke er endeligt afsluttet, opbevares ud over den periode, der er omhandlet i stk. 1, litra d), nemlig indtil udgangen af året efter det år, hvor foranstaltningerne afsluttes.
Personoplysninger i bilag skal om muligt slettes, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, kontrol og revision. Artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse på opbevaring af trafikdata.
Artikel 49
Forudgående og efterfølgende kontrol
(Finansforordningens artikel 66, stk. 5 og 6)
1. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, der udføres af de i artikel 46 omhandlede ansatte, og som går forud for de ansvarlige anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af budgettet.
2. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som foretages af den ansvarlige anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.
3. Den forudgående kontrol skal efterprøve overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger.
Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er bl.a. at fastslå:
a)
at udgifter og indtægter er forskriftsmæssige og i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i budgettet og i de relevante forordninger og i alle retsakter vedtaget til gennemførelse af traktaterne eller forordninger, og i givet fald i overensstemmelse med kontraktvilkårene
b)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, der er omhandlet i finansforordningens første del, afsnit II, kapitel 7, er overholdt.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den ansvarlige anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
4. Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
Den efterfølgende kontrol skal sikre, at de transaktioner, der finansieres over budgettet, er korrekt gennemført, og navnlig at de kriterier, der er omhandlet i stk. 3, er overholdt.
Resultatet af den efterfølgende kontrol gennemgås mindst én gang om året af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede for at fastslå eventuelle systemiske problemer. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede træffer forholdsregler for at afhjælpe sådanne problemer.
Den risikoanalyse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 6, revideres i lyset af kontrolresultaterne og andre relevante oplysninger.
For så vidt angår flerårige programmer, fastlægger den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede en flerårig kontrolstrategi med nærmere angivelse af kontrollens art og omfang i løbet af perioden og af metoden til måling af resultaterne år for år med henblik på den årlige proces for opnåelse af sikkerhed.
Artikel 50
Kodeks af faglige standarder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 5)
1. De ansatte, der af den ansvarlige anvisningsberettigede udpeges til at kontrollere de finansielle transaktioner, udvælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kompetence, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller en passende faglig erfaring, eller efter et relevant uddannelsesprogram.
2. Hver institution vedtager en kodeks af faglige standarder, som hvad angår intern kontrol fastslår:
a)
hvilket niveau af teknisk og finansiel kompetence der kræves af de i stk. 1 omhandlede ansatte
b)
disse ansattes forpligtelse til videreuddannelse
c)
deres funktion, rolle og opgaver
d)
hvilke adfærdsregler, særlig med hensyn til etik og integritet, de ansatte skal overholde, og hvilke rettigheder de har.
3. EU-delegationschefer, der fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i overensstemmelse med finansforordningens artikel 56, stk. 2, andet afsnit, er underlagt Kommissionens kodeks af faglige standarder, jf. stk. 2 i nærværende artikel, ved udførelsen af de finansielle forvaltningsopgaver, som er subdelegeret til dem.
4. Hver institution etablerer de strukturer, der er nødvendige med henblik på formidling til de anvisningsberettigede tjenestegrene og regelmæssig ajourføring af relevante oplysninger vedrørende de kontrolstandarder og de metoder og teknikker, der findes på området.
Artikel 51
Manglende reaktion fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede
(Finansforordningens artikel 66, stk. 8)
Ved manglende reaktion fra den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede som omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 8, forstås, at der inden for en efter omstændighederne rimelig frist, som under alle omstændigheder ikke må overstige en måned, ikke er afgivet noget svar.
Artikel 52
Overførsel af finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger til regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 66)
Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede sender under overholdelse af de regler, som regnskabsføreren har vedtaget, regnskabsføreren de finansielle og forvaltningsmæssige oplysninger, der er nødvendige for udøvelsen af regnskabsførerens funktioner.
Regnskabsføreren skal regelmæssigt og mindst i forbindelse med regnskabsafslutningen fra den anvisningsberettigede have meddelelse om relevante finansielle data vedrørende forvaltningskonti, så anvendelsen af EU-midlerne kan afspejles i Unionens regnskaber.
Artikel 53
Rapport om udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 66)
De ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede registrerer for hvert regnskabsår de kontrakter, der er indgået efter udbud med forhandling som omhandlet i artikel 134, stk. 1, litra a)-g), artikel 135, stk. 1, litra a)-d), og artikel 266, 268 og 270 i denne forordning. Hvis andelen af udbud med forhandling set i forhold til antallet af kontrakter indgået af samme ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede er steget væsentligt i forhold til tidligere regnskabsår, eller hvis denne andel er betydeligt større end det gennemsnit, der er registreret i institutionen, aflægger den ansvarlige anvisningsberettigede rapport til den pågældende institution og redegør for, hvilke foranstaltninger der i givet fald er truffet for at ændre på denne tendens. Hver institution fremsender en rapport vedrørende udbud med forhandling til Europa-Parlamentet og Rådet. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
Afdeling 3
Regnskabsføreren
Artikel 54
Udnævnelse af regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 68)
1. Hver institution udnævner en regnskabsfører blandt tjenestemænd omfattet af vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union.
Regnskabsføreren udvælges af institutionen på grundlag af sine særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller tilsvarende faglig erfaring.
2. To eller flere institutioner kan udnævne den samme regnskabsfører.
I så fald træffer de de nødvendige forholdsregler for at undgå enhver interessekonflikt.
Artikel 55
Regnskabsførerens fratræden
(Finansforordningens artikel 68)
1. Hvis regnskabsføreren fratræder sit hverv, opstilles der snarest muligt en generel kontooversigt.
2. Den generelle kontooversigt, ledsaget af en afleveringsrapport, sendes af den fratrædende regnskabsfører eller, hvis dette ikke er muligt, af en tjenestemand i hans tjenestegren, til den nye regnskabsfører.
Den nye regnskabsfører godkender den generelle kontooversigt med sin underskrift senest en måned efter fremsendelsen, og han kan fremsætte forbehold.
Afleveringsrapporten skal også indeholde resultatet af den generelle kontooversigt og eventuelle forbehold.
3. Hver institution og hvert af de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, underretter inden for to uger Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionens regnskabsfører, når dens regnskabsfører udnævnes eller fratræder.
Artikel 56
Godkendelse af regnskabssystemer og fortegnelsessystemer
(Finansforordningens artikel 68)
Den ansvarlige anvisningsberettigede skal meddele regnskabsføreren alle udviklinger i eller betydelige ændringer af et finansielt forvaltningssystem, et opgørelsessystem eller et system til værdiansættelse af aktiver og passiver, hvis det bidrager med data til institutionens regnskaber eller anvendes til støtte for sådanne data, således at regnskabsføreren kan kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt.
Regnskabsføreren kan til enhver tid på ny undersøge et finansielt forvaltningssystem, der allerede er godkendt. Hvis det finansielle forvaltningssystem, som den anvisningsberettigede har oprettet, ikke eller ikke længere er godkendt af regnskabsføreren, udarbejder den ansvarlige anvisningsberettigede en handlingsplan for i rette tid at afhjælpe de svagheder, som lå til grund for den manglende godkendelse.
Den ansvarlige anvisningsberettigede bærer ansvaret for, at de oplysninger, der sendes til regnskabsføreren, er fyldestgørende.
Artikel 57
Likviditetsstyring
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren skal sikre, at hans institution råder over tilstrækkelige midler til at dække de likviditetsbehov, der følger af gennemførelsen af budgettet.
2. Med henblik på stk. 1 etablerer regnskabsføreren systemer til likviditetsstyring, som gør det muligt for ham at udarbejde overslag over likviditetsbehovet.
3. Kommissionens regnskabsfører fordeler de disponible midler i overensstemmelse med bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 1150/2000.
Artikel 58
Forvaltning af bankkonti
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren kan, til brug for likviditetsstyringen, i institutionens navn åbne konti eller lade konti åbne i nationale pengeinstitutter eller centralbanker. Regnskabsføreren kan i behørigt begrundede tilfælde åbne konti i andre valutaer end euro.
2. Regnskabsføreren er ansvarlig for at lukke konti som omhandlet i stk. 1, eller for at sikre sig, at sådanne konti lukkes.
3. Regnskabsføreren opstiller funktionsvilkårene for konti som omhandlet i stk. 1, der er åbnet i pengeinstitutter, i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning, effektivitet og udbudsprocedurer.
4. Mindst hvert femte år iværksætter regnskabsføreren en ny udbudsprocedure blandt de pengeinstitutter, hvor der kan åbnes konti i overensstemmelse med stk. 1.
Når de lokale betingelser for bankvirksomhed giver mulighed for det, underkastes forskudskonti i pengeinstitutter beliggende uden for Unionen regelmæssigt en konkurrencemæssig undersøgelse. En sådan undersøgelse foretages mindst hvert femte år på initiativ fra indehaveren af forskudskontoen, hvorefter denne til regnskabsføreren fremsender et begrundet forslag til udvælgelse af en bank for en periode, der ikke overstiger fem år.
5. Regnskabsføreren sikrer, at funktionsvilkårene for de konti, der er åbnet i pengeinstitutter i overensstemmelse med stk. 1, nøje overholdes.
For så vidt angår forskudskonti åbnet i pengeinstitutter beliggende uden for Unionen, er indehaveren af forskudskontoen ansvarlig herfor under hensyntagen til den gældende lovgivning i det land, hvor indehaveren udøver sit hverv.
6. Kommissionens regnskabsfører underretter regnskabsførerne for de øvrige institutioner og for de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, om de funktionsvilkår, som gælder for konti, der åbnes i pengeinstitutter. Regnskabsførerne for de øvrige institutioner og for de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, harmoniserer funktionsvilkårene for de konti, de åbner, med disse funktionsvilkår.
Artikel 59
Underskrifter i forbindelse med konti
(Finansforordningens artikel 68)
I vilkårene for åbning, funktion og anvendelse af konti fastsættes det alt efter kravene til den interne kontrol, at checks, bankoverførsler og alle andre banktransaktioner skal underskrives af én eller flere behørigt bemyndigede ansatte. Manuelle instrukser underskrives af mindst to behørigt bemyndigede ansatte eller af den anvisningsberettigede personligt.
Med henblik på stk. 1 meddeler regnskabsføreren for hver institution alle de pengeinstitutter, hvori den pågældende institution har åbnet konti, navnene på og underskriftsprøver for de bemyndigede ansatte.
Artikel 60
Forvaltning af saldi
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren skal sikre, at saldoen på de bankkonti, der er omhandlet i artikel 58, ikke afviger væsentligt fra de likviditetsoverslag, der er omhandlet i artikel 57, stk. 2, og under alle omstændigheder:
a)
at der ikke forekommer nogen debetsaldo på disse konti
b)
at saldoen på konti, der føres i andre valutaer, regelmæssigt omregnes til euro.
2. Regnskabsføreren må ikke opretholde saldi på konti i udenlandsk valuta, som kan påføre institutionen uforholdsmæssigt store tab, der skyldes udsving i omvekslingskursen.
Artikel 61
Overførsel og omregning
(Finansforordningens artikel 68)
Regnskabsføreren foretager overførsler mellem konti, som vedkommende har oprettet i institutionens navn i pengeinstitutter, og foretager valutaomregning, jf. dog artikel 69.
Artikel 62
Betalingsmetoder
(Finansforordningens artikel 68)
Betalinger foretages ved bankoverførsel, pr. check eller via forskudskonti med betalingskort, jf. artikel 67, stk. 4.
Artikel 63
Register over juridiske enheder
(Finansforordningens artikel 68)
1. Regnskabsføreren kan kun foretage betalinger ved bankoverførsel, hvis bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren og oplysninger, som bekræfter betalingsmodtagerens identitet, samt eventuelle ændringer i disse oplysninger på forhånd er registreret af institutionen i et fælles register.
Enhver registrering i dette register af de juridiske oplysninger og bankoplysningerne vedrørende betalingsmodtageren og enhver ændring af disse oplysninger sker på grundlag af et bilag, hvis form fastlægges af regnskabsføreren.
2. I forbindelse med en betaling ved bankoverførsel kan de anvisningsberettigede kun forpligte deres institution over for tredjemand, hvis denne har fremlagt den dokumentation, der er nødvendig for, at han kan registreres i registeret.
De anvisningsberettigede underretter regnskabsføreren om eventuelle ændringer af de juridiske oplysninger og de bankoplysninger, som betalingsmodtageren har meddelt dem, og kontrollerer, at disse oplysninger er gyldige, inden der foretages en betaling.
Specifikke forpligtelser vedrørende førtiltrædelsesstøtte kan indgås med de offentlige myndigheder i de lande, der ansøger om optagelse i Den Europæiske Union, uden forudgående registrering i registre vedrørende tredjemand. I så fald sørger den anvisningsberettigede for, at registreringen sker hurtigst muligt. Det skal fastsættes i kontrakten, at meddelelsen af bankoplysninger vedrørende betalingsmodtageren til Kommissionen er en forudsætning for den første betaling.
Artikel 64
Regnskabsførerens opbevaring af bilag
(Finansforordningens artikel 68)
Bilag vedrørende bogføringen og vedrørende udfærdigelsen af det årsregnskab, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, opbevares i fem år fra Europa-Parlamentets meddelelse af decharge for det budgetår, som bilagene vedrører.
Dog opbevares bilag vedrørende transaktioner, som ikke er endeligt afsluttet, ud over denne periode, nemlig indtil udgangen af året efter, at transaktionerne er afsluttet. Artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 finder anvendelse på opbevaring af trafikdata.
Hver institution fastsætter, i hvilken tjenestegren bilagene skal opbevares.
Artikel 65
Personer, der er bemyndiget til at administrere konti
(Finansforordningens artikel 69)
Hver institution fastlægger de betingelser, hvorunder ansatte, som den har bemyndiget til at administrere konti i de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, kan meddele lokale pengeinstitutter deres navne og underskriftprøver.
Afdeling 4
Forskudsbestyreren
Artikel 66
Betingelser for anvendelse af forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
1. Når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, fordi der er tale om mindre beløb, kan der oprettes forskudskonti til betaling af sådanne udgifter.
2. Forskudsbestyreren er bemyndiget til foreløbigt at fastsætte og betale udgifterne på grundlag af detaljerede bestemmelser, som er fastsat i instrukserne fra den ansvarlige anvisningsberettigede. I disse instrukser angives reglerne og betingelserne for gennemførelse af den foreløbige fastsættelse af udgifter og de foreløbige betalinger og i givet fald betingelserne for underskrivelse af retlige forpligtelser som omhandlet i artikel 97, stk. 1, litra e).
3. Oprettelsen af en forskudskonto og udpegelsen af en forskudsbestyrer sker ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede. I afgørelsen fastsættes forskudsbestyrerens og den anvisningsberettigedes respektive ansvar og forpligtelser.
Ændringer i funktionsvilkårene for en forskudskonto sker ligeledes ved en afgørelse, som træffes af regnskabsføreren efter behørigt begrundet forslag fra den ansvarlige anvisningsberettigede.
4. I Unionens delegationer oprettes der forskudskonti til betaling af udgifter fra både Kommissionens sektion i budgettet og sektionen i budgettet for Tjenesten for EU's Optræden Udadtil (i det følgende benævnt »EU-Udenrigstjenesten«), idet det sikres, at udgifterne fuldt ud kan spores.
Artikel 67
Betingelser for oprettelse og betaling
(Finansforordningens artikel 70)
1. Afgørelsen om oprettelse af en forskudskonto og om udpegelse af en forskudsbestyrer samt afgørelsen om ændring af funktionsvilkårene for en forskudskonto fastslår navnlig:
a)
maksimumsbeløbet for det oprindeligt tildelte forskud og formålet hermed
b)
om der skal åbnes en bankkonto eller en postgirokonto i institutionens navn
c)
arten af og maksimumsbeløbet for hver udgift, som forskudsbestyreren kan betale til tredjemand, eller som kan opkræves fra tredjemand
d)
hyppigheden af og reglerne for udfærdigelse af bilag samt fremsendelsen af disse bilag til den anvisningsberettigede med henblik på regulering
e)
den procedure, som skal anvendes, hvis der skal overføres nye midler til forskudskontoen
f)
at transaktionerne over forskudskontoen reguleres af den anvisningsberettigede senest ved udgangen af den følgende måned for at sikre afstemningen mellem den regnskabsmæssige saldo og banksaldoen
g)
gyldighedsperioden for den bemyndigelse, som regnskabsføreren giver forskudsbestyreren
h)
den udpegede forskudsbestyrers identitet.
2. I forslag til afgørelser om oprettelse af forskudskonti skal den anvisningsberettigede drage omsorg for:
a)
i første række at anvende budgetprocedurer, hvis der er adgang til det centrale it-regnskabssystem
b)
kun at anvende forskudskonti i tilfælde, hvor det er berettiget.
Det maksimumsbeløb, som forskudsbestyreren kan betale, når det er fysisk umuligt eller ineffektivt at foretage betalingstransaktioner gennem budgetprocedurer, kan ikke overstige 60 000 EUR for hver udgift.
3. Betalinger til tredjemand foretages af forskudsbestyreren på grundlag af og inden for rammerne af:
a)
forudgående budgetmæssige og retlige forpligtelser, der er underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede
b)
den positive restsaldo på forskudskontoen, som kontantbeløb eller som bankindestående.
4. Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, der er omhandlet i finansforordningens artikel 89, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler, herunder betalingskort, i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.
5. Efter betalingerne følger formelle afgørelser om endelig fastsættelse og/eller betalingsordrer, underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Artikel 68
Valg af forskudsbestyrere
(Finansforordningens artikel 70)
Forskudsbestyrerne vælges blandt tjenestemænd eller om nødvendigt og kun i behørigt begrundede tilfælde blandt andre ansatte. Forskudsbestyrerne vælges på grundlag af deres viden, egnethed og særlige kvalifikationer, som skal være dokumenteret ved eksamensbeviser eller relevant faglig erfaring, eller efter et passende uddannelsesprogram.
Artikel 69
Tilførsel af midler til forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
1. Regnskabsføreren foretager betalinger for at tilføre forskudskontiene midler og fører tilsyn med kontiene med hensyn til åbning af bankkonti og delegation af underskriftbeføjelser samt kontrol på stedet og i det centrale regnskab. Regnskabsføreren overfører midler til forskudskontiene. Forskuddene indbetales på den bankkonto, der er åbnet med henblik på forskuddet.
Forskudskontiene kan også tilføres midler direkte i form af forskellige lokale indtægter hidrørende fra bl.a.:
a)
salg af materiel
b)
publikationer
c)
diverse tilbagebetalinger
d)
renter.
Reguleringen af udgifter og diverse eller formålsbestemte indtægter sker i henhold til den afgørelse om oprettelse af forskudskonti, der er omhandlet i artikel 67, og i henhold til finansforordningens bestemmelser. Den anvisningsberettigede fratrækker de pågældende beløb ved senere overførsel af midler til de samme forskudskonti.
2. For at undgå kurstab kan forskudsbestyreren foretage overførsler mellem de forskellige bankkonti, der vedrører det samme forskud.
Artikel 70
Tjek foretaget af anvisningsberettigede og regnskabsførere
(Finansforordningens artikel 70)
1. Forskudsbestyreren fører regnskab over de midler, han har til rådighed som kontantbeholdning eller som bankindestående, og over de betalte udgifter og inkasserede indtægter, i overensstemmelse med regnskabsførerens instrukser. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan når som helst få adgang til opgørelserne i dette regnskab, og der udarbejdes mindst én gang om måneden en oversigt over de gennemførte transaktioner, som forskudsbestyreren i den følgende måned sender til den ansvarlige anvisningsberettigede med tilhørende bilag med henblik på regulering af de transaktioner, der er foretaget over forskudskontoen.
2. Regnskabsføreren foretager selv eller lader en ansat fra hans egen tjenestegren eller fra den anvisningsberettigede tjenestegren, der er specielt befuldmægtiget hertil, foretage tjek, som hovedregel på stedet og uanmeldt, af, at de midler, som er betroet forskudsbestyrerne, er til stede, at regnskabet er ført korrekt, og at reguleringen af transaktionerne på forskudskontoen er sket inden for de fastsatte frister. Regnskabsføreren meddeler den ansvarlige anvisningsberettigede resultaterne af disse tjek.
Artikel 71
Udbudsprocedure
(Finansforordningens artikel 70)
Betalinger over forskudskonti kan inden for de grænser, der er fastsat i artikel 137, stk. 3, bestå i, at udgifter blot betales i henhold til faktura, uden forudgående antagelse af bud.
Artikel 72
Oprettelse af forskudskonti
(Finansforordningens artikel 70)
Til betaling af visse kategorier af udgifter kan der i hver lokal enhed uden for Unionen oprettes en eller flere forskudskonti i henhold til finansforordningens artikel 70. Ved lokale enheder forstås især Unionens delegationer, kontorer eller afdelinger i tredjelande.
I afgørelsen om oprettelse af en sådan forskudskonto fastsættes funktionsvilkårene for kontoen på grundlag af de særlige behov i hver enkelt lokal enhed og under overholdelse af finansforordningens artikel 70.
Artikel 73
Forskudsbestyrere og personer, der er bemyndiget til at administrere konti i Unionens delegationer
(Finansforordningens artikel 70)
Under særlige omstændigheder kan ansatte i Kommissionen af hensyn til driftens kontinuitet udføre de funktioner, som påhviler EU-Udenrigstjenestens forskudsbestyrer i Unionens delegationer. På de samme vilkår kan ansatte i EU-Udenrigstjenesten udpeges som forskudsbestyrere for Kommissionen i Unionens delegationer.
I Unionens delegationer gælder reglerne og betingelserne i stk. 1 for udpegelsen af de personer, som regnskabsføreren bemyndiger til at udføre banktransaktioner.
KAPITEL 4
De finansielle aktørers ansvar
Afdeling 1
Generelle bestemmelser
Artikel 74
Ansvarlige instanser i forbindelse med svig
(Finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2)
Ved de myndigheder og instanser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 8, og artikel 72, stk. 2, forstås de instanser, der er udpeget i vedtægten og i EU-institutionernes afgørelser om betingelser og nærmere vilkår for de interne undersøgelser i forbindelse med forebyggelse af svig, korruption og alle andre ulovlige aktiviteter til skade for Unionens interesser.
Afdeling 2
Bestemmelser for anvisningsberettigede, der er bemyndiget ved delegation eller subdelegation
Artikel 75
Økonomiske uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 6)
Den instans for økonomiske uregelmæssigheder, der er omhandlet i artikel 29 (i det følgende benævnt »instansen«), er kompetent vedrørende enhver overtrædelse af en bestemmelse i finansforordningen eller af en anden bestemmelse vedrørende den finansielle forvaltning eller tjek af transaktioner, der følger af en ansats handling eller undladelse, uden at dette dog berører de beføjelser, der tilkommer OLAF.
Artikel 76
Instansen for økonomiske uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 66, stk. 7, og artikel 73, stk. 6)
1. Ansættelsesmyndigheden henviser tilfælde af økonomiske uregelmæssigheder, jf. artikel 75 i nærværende forordning, til instansen med henblik på udtalelse, jf. finansforordningens artikel 73, stk. 6, andet afsnit.
Når EU-delegationscheferne fungerer som anvisningsberettigede ved subdelegation i henhold til finansforordningens artikel 56, stk. 2, kan den ansvarlige anvisningsberettigede henvende sig direkte til instansen for at få en udtalelse om tilfælde af finansielle uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75 i nærværende forordning.
En ved delegation bemyndiget anvisningsberettiget kan henvise en sag til instansen, hvis han mener, at der foreligger en økonomisk uregelmæssighed. Instansen afgiver en udtalelse, hvori den vurderer, om der er tale om uregelmæssigheder som omhandlet i artikel 75, hvor grove uregelmæssighederne er, og deres eventuelle konsekvenser. Hvis instansen på grundlag af sin analyse finder, at den sag, som er blevet henvist til den, henhører under OLAF's kompetence, videresender den straks sagen til ansættelsesmyndigheden og underretter øjeblikkeligt OLAF herom.
Når instansen underrettes direkte af en ansat i henhold til finansforordningens artikel 66, stk. 8, videresender den sagen til ansættelsesmyndigheden og underretter den pågældende ansatte herom. Ansættelsesmyndigheden kan anmode instansen om en udtalelse om sagen.
2. Institutionen eller, når der er tale om en fælles instans, de deltagende institutioner fastsætter, under hensyn til deres interne organisation, de nærmere regler for arbejdet i instansen og dens sammensætning, som skal omfatte en ekstern deltager, der har de nødvendige kvalifikationer og den nødvendige ekspertise.
Artikel 77
Bekræftelse af instrukser
(Finansforordningens artikel 73, stk. 3)
1. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig fordi instruksen ikke kan gennemføres med de tildelte ressourcer, skal han give den myndighed, af hvilken han er bemyndiget ved delegation eller subdelegation, skriftlig meddelelse herom. Hvis instruksen bekræftes skriftligt, og hvis bekræftelsen sker rettidigt og er tilstrækkelig præcis, således at den udtrykkeligt henviser til de punkter, som den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede har anfægtet, drages den anvisningsberettigede ikke til ansvar. Han skal følge instruksen, medmindre den er klart ulovlig eller strider mod de sikkerhedsforskrifter, der finder anvendelse.
2. Stk. 1 finder ligeledes anvendelse, når en anvisningsberettiget under gennemførelsen af en instruks, som det påhviler ham at gennemføre, konstaterer, at omstændigheder ved sagen kan forårsage en uregelmæssig situation.
Enhver instruks, som bekræftes under de omstændigheder, der er beskrevet i finansforordningens artikel 73, stk. 3, skal registreres af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede og anføres i hans årsberetning.
KAPITEL 5
Forvaltning af indtægter
Afdeling 1
Egne indtægter
Artikel 78
Regler for egne indtægter
(Finansforordningens artikel 76)
Den anvisningsberettigede opstiller en tidsplan for, hvornår de egne indtægter, der er omhandlet i afgørelsen om ordningen for Unionens egne indtægter, forventes overdraget til Kommissionen.
Fastlæggelsen og opkrævningen af egne indtægter sker i henhold til de regler, der er fastlagt i henhold til den i stk. 1 omhandlede afgørelse.
Afdeling 2
Overslag over fordringer
Artikel 79
Overslag over fordringer
(Finansforordningens artikel 77)
1. Overslag over fordringer angiver indtægtens art og kontering samt, så vidt muligt, debitors identitet og det anslåede beløb.
Ved udarbejdelsen af et overslag over fordringer kontrollerer den ansvarlige anvisningsberettigede især:
a)
at konteringen er korrekt
b)
overslagets formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser og med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
2. Et overslag over fordringer bevirker ikke, at der stilles forpligtelsesbevillinger til rådighed, jf. dog finansforordningens artikel 181, stk. 2, og artikel 183, stk. 2, og nærværende forordnings artikel 7, stk. 2. I de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, kan bevillingerne først stilles til rådighed, efter at Unionen rent faktisk har inkasseret de skyldige beløb.
Afdeling 3
Fastlæggelse af fordringer
Artikel 80
Procedure
(Finansforordningens artikel 78)
1. Den anvisningsberettigedes fastlæggelse af en fordring udgør en anerkendelse af Unionens rettigheder over for en debitor samt af grundlaget for at kræve, at den pågældende debitor betaler sin gæld.
2. Indtægtsordren er den transaktion, hvorved den ansvarlige anvisningsberettigede giver regnskabsføreren instruks om at inddrive den fastlagte fordring.
3. Debetnotaen er en underretning af debitor om følgende:
a)
Unionen har fastlagt fordringen
b)
hvis gælden betales inden fristens udløb, beregnes der ikke morarenter
c)
hvis betaling ikke har fundet sted inden for den frist, der er omhandlet i litra b), er gælden rentebærende med den rentesats, der er omhandlet i artikel 83, jf. dog eventuelle specifikke forskrifter
d)
hvis betaling ikke har fundet sted inden for den frist, der er omhandlet i litra b), foretager institutionen inddrivelsen enten ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet
e)
efter at have underrettet debitor om grundene til og datoen for inddrivelsen ved modregning kan regnskabsføreren foretage inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i litra b), hvis det er nødvendigt for at beskytte Unionens finansielle interesser, når han har berettigede grunde til at mene, at det beløb, som skyldes til Kommissionen, ellers ville være tabt
f)
hvis det, efter at alle de foranstaltninger, som er anført i litra a)-e) i dette afsnit, er truffet, ikke har været muligt at inddrive det fulde beløb, foretager institutionen inddrivelsen ved tvangsfuldbyrdelse af den afgørelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 79, stk. 2, eller gennem domstolene.
Den anvisningsberettigede printer debetnotaen ud og sender den til debitor. Regnskabsføreren informeres om fremsendelsen gennem det finansielle informationssystem.
Artikel 81
Fastlæggelse af fordringer
(Finansforordningens artikel 78)
Ved fastlæggelsen af en fordring sikrer den ansvarlige anvisningsberettigede sig:
a)
at fordringen er sikker i den forstand, at den ikke er undergivet nogen betingelse
b)
at fordringen er opgjort og beløbet nøjagtigt fastsat
c)
at fordringen er forfalden og ikke undergivet nogen frist
d)
at debitors identitet er korrekt
e)
at konteringen af de beløb, der skal inddrives, er korrekt
f)
at bilagene er formelt korrekte, og
g)
at der er overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, navnlig på grundlag af kriterierne i artikel 91, stk. 1, litra a).
Artikel 82
Bilag til støtte for fastlæggelsen af fordringer
(Finansforordningens artikel 78)
1. Fastlæggelsen af en fordring skal være baseret på bilag, der bekræfter Unionens rettigheder.
2. Inden fastlæggelsen af en fordring kontrollerer den kompetente anvisnings-berettigede selv disse bilag eller overvåger på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget.
3. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48.
Artikel 83
Morarenter
(Finansforordningens artikel 78)
1. Enhver fordring, som ikke er indfriet inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), er rentebærende efter stk. 2 og 3 i denne artikel, jf. dog de særlige bestemmelser, der følger af anvendelsen af sektorspecifikke forordninger.
2. Rentesatsen for fordringer, som ikke er indfriet inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), er den sats, som Den Europæiske Centralbank anvender på sine vigtigste refinansieringstransaktioner den første kalenderdag i den måned, hvor fristen udløber, og som offentligøres i Den Europæiske Unions Tidende, C-udgaven, forhøjet med:
a)
otte procentpoint, når baggrunden for fordringen er en offentlig vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakt som omhandlet i afsnit V
b)
tre og et halvt procentpoint i alle andre tilfælde.
3. Rentebeløbet beregnes fra den kalenderdag, der følger efter udløbet af den frist, som er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), og som er anført i debetnotaen, til den kalenderdag, hvor hele gælden er indfriet.
Den indtægtsordre, der tilsvarer beløbet af morarenterne, udstedes, når disse renter rent faktisk inkasseres.
4. I tilfælde af bøder, hvor debitor i stedet for betaling stiller en finansiel garanti, der er godkendt af regnskabsføreren, er den rentesats, der finder anvendelse fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), den i stk. 2 i denne artikel omhandlede sats gældende den første dag i den måned, hvor afgørelsen om bødepålæg blev vedtaget, kun forhøjet med halvandet procentpoint.
Afdeling 4
Anvisning af indtægter
Artikel 84
Udstedelse af indtægtsordren
(Finansforordningens artikel 79)
1. I indtægtsorden anføres:
a)
det regnskabsår, under hvilket betalingen konteres
b)
henvisninger til den retsakt eller den retlige forpligtelse, som har udløst fordringen og danner grundlag for opkrævningen
c)
den pågældende artikel i budgettet og eventuelt enhver anden relevant underinddeling, herunder i givet fald henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse
d)
det beløb, der skal betales, udtrykt i euro
e)
debitors navn og adresse
f)
den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b)
g)
mulighederne for inddrivelse, herunder specielt inddrivelse ved modregning eller ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet.
2. Indtægtsordren dateres og underskrives af den ansvarlige anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.
3. Regnskabsføreren for hver institution fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. Unionens fordringer skal samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Denne oversigt overføres til Kommissionens regnskabsfører.
Kommissionens regnskabsfører udarbejder en konsolideret oversigt, som viser det skyldige beløb for hver institution, opdelt efter datoen for udstedelse af indtægtsordren. Oversigten føjes til Kommissionens beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
4. For at styrke beskyttelsen af Unionens finansielle interesser udarbejder Kommissionen en oversigt over Unionens fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at betale, og når der ikke er foretaget nogen betaling eller ikke er foretaget nogen betaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under behørig hensyntagen til beskyttelsen af personoplysninger i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til personoplysninger vedrørende fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger, når gælden er betalt i sin helhed. Det samme gælder personoplysninger vedrørende juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
Afgørelsen om at opføre debitor i oversigten over Unionens fordringer træffes under overholdelse af proportionalitetsprincippet og tager navnlig hensyn til beløbets størrelse.
Artikel 85
Afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, til fordel for andre institutioner
(Finansforordningens artikel 79, stk. 2)
1. De særlige omstændigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 79, stk. 2, foreligger, når den pågældende institution har udtømt mulighederne for at opnå en frivillig betaling og for at inddrive gælden ved modregning efter finansforordningens artikel 80, stk. 1, og gælden udgør et betydeligt beløb.
2. I det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, kan de pågældende institutioner, når der er tale om andre institutioner end dem, der er omhandlet i artikel 299 i TEUF, anmode Kommissionen om at vedtage en afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes.
3. Under alle omstændigheder skal det i den afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, præciseres, at de krævede beløb skal opføres i den sektion i budgettet, som svarer til den pågældende institution, der fungerer som anvisningsberettiget. Indtægterne opføres som ordinære indtægter, medmindre de falder ind under de særlige tilfælde af formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 21, stk. 3.
4. Den anmodende institution underretter Kommissionen om enhver begivenhed, som kan påvirke inddrivelsen, og indtræder i sagen til støtte for Kommissionen, hvis den afgørelse, der kan tvangsfuldbyrdes, påklages.
5. Kommissionen og den pågældende institution fastlægger de praktiske foranstaltninger for gennemførelsen af denne artikel.
Afdeling 5
Inddrivelse
Artikel 86
Formaliteter ved inddrivelse
(Finansforordningens artikel 80)
1. Ved inddrivelsen af en fordring bogfører regnskabsføreren beløbet i regnskaberne, og den ansvarlige anvisningsberettigede underrettes herom.
2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsføreren eller forskudsbestyreren skal der udstedes en kvittering.
3. Delvis betaling fra en debitor, til hvem der er udstedt flere indtægtsordrer, dækker først den ældste fordring, medmindre andet specificeres af debitor.
Enhver delvis betaling dækker først renterne.
Artikel 87
Inddrivelse ved modregning
(Finansforordningens artikel 80)
1. Når debitor har en fordring på Unionen, som er sikker, jf. artikel 81, litra a), opgjort og forfalden til betaling, og som vedrører et beløb, der er fastlagt ved en betalingsordre, inddriver regnskabsføreren efter udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), fastlagte fordringer ved modregning.
I undtagelsestilfælde foretager regnskabsføreren inddrivelsen ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), hvis det er nødvendigt for at beskytte Unionens finansielle interesser, når han har berettigede grunde til at mene, at det beløb, som skyldes til Unionen, ellers ville være tabt.
Regnskabsføreren foretager også inddrivelse ved modregning inden udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), når debitor samtykker.
2. Inden regnskabsføreren foretager en inddrivelse efter stk. 1, hører han den ansvarlige anvisningsberettigede og underretter de pågældende debitorer.
Når debitor er en national myndighed eller en af dens administrative enheder, underretter regnskabsføreren mindst 10 arbejdsdage i forvejen også den pågældende medlemsstat om, at han har til hensigt at foretage inddrivelse ved modregning. Efter aftale med den pågældende medlemsstat eller administrative enhed kan regnskabsføreren dog foretage inddrivelsen ved modregning inden fristens udløb.
3. Den modregning, der er omhandlet i stk. 1, har samme virkning som en betaling og frigør Unionen for gældsbeløbet og i givet fald for de skyldige renter.
Artikel 88
Inddrivelsesprocedure ved manglende frivillig betaling
(Finansforordningens artikel 79 og 80)
1. Hvis det fulde beløb ikke har kunnet inddrives ved udløbet af den frist, som er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), og som er anført i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den ansvarlige anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren ved hjælp af alle til rådighed stående retsmidler, herunder ved at kræve eventuelle forhåndsgarantier indfriet, jf. dog artikel 87.
2. Hvis der ikke er mulighed for at foretage inddrivelsen på den måde, der er omhandlet i stk. 1 i denne artikel, og hvis debitor ikke har betalt efter det af regnskabsføreren fremsendte påkrav om betaling, iværksætter regnskabsføreren tvangsfuldbyrdelse af en afgørelse om inddrivelse, der er opnået enten i overensstemmelse med finansforordningens artikel 79, stk. 2, eller gennem domstolene, jf. dog artikel 87.
Artikel 89
Henstand med betaling
(Finansforordningens artikel 80)
Regnskabsføreren kan i samarbejde med den ansvarlige anvisningsberettigede kun give henstand med betaling efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, hvis følgende to betingelser begge er opfyldt:
a)
debitor forpligter sig til at betale renter til den i artikel 83 anførte sats i hele henstandsperioden regnet fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b)
b)
debitor stiller, for at beskytte Unionens rettigheder, en finansiel garanti for både hovedstol og rente af endnu ikke inddrevet gæld, som godkendes af institutionens regnskabsfører.
Den i stk. 1, litra b), omhandlede garanti kan erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand og godkendt af institutionens regnskabsfører.
Under særlige omstændigheder kan regnskabsføreren på anmodning af debitor fravige kravet om garanti i stk. 1, litra b), når han vurderer, at debitor vil og kan foretage betalingen i henstandsperioden, men ikke kan stille en sådan garanti og befinder sig i en vanskelig situation.
Artikel 90
Inddrivelse af bøder eller andre sanktioner
(Finansforordningens artikel 80 og 83)
1. Når en afgørelse om pålæggelse af en bøde eller en anden sanktion, som Kommissionen har truffet i henhold til TEUF eller Euratomtraktaten, indbringes for Den Europæiske Unions Domstol, indbetaler debitor, indtil alle retsmidler er udtømt, enten midlertidigt de pågældende beløb på den bankkonto, som regnskabsføreren har angivet, eller stiller en finansiel garanti, som kan accepteres af regnskabsføreren. Garantien skal være uafhængig af forpligtelsen til at betale bøden, tvangsbøden eller sanktionen og skal kunne tvangsfuldbyrdes ved første påkrav. Den skal dække fordringens hovedstol og de skyldige renter, jf. artikel 83, stk. 4.
2. Kommissionen sikrer de foreløbigt inkasserede beløb ved at investere dem i finansielle aktiver og dermed garantere pengenes sikkerhed og likviditet, samtidigt med at den sigter mod at opnå et positivt afkast.
3. Når alle retsmidler er udtømt, og når bøden eller sanktionen er blevet bekræftet, træffes en af følgende foranstaltninger:
a)
de foreløbigt opkrævede beløb og renterne og andre former for afkast heraf opføres på budgettet i overensstemmelse med finansforordningens artikel 83 senest i løbet af regnskabsåret efter det år, hvor alle retsmidler er udtømt
b)
når der er stillet en finansiel garanti, bør sidstnævnte indfris og det tilsvarende beløb opføres på budgettet.
Når beløbet for bøden eller tvangsbøden er forhøjet af Domstolen, finder litra a) og b) i første stykke anvendelse op til de beløb, der er angivet i Kommissionens afgørelse, og regnskabsføreren inddriver det beløb, der svarer til forhøjelsen, og dette opføres på budgettet.
4. Når alle retsmidler er udtømt, og hvis bøden eller tvangsbøden er annulleret eller reduceret, træffes en af følgende foranstaltninger:
a)
de uberettiget inddrevne beløb tilbagebetales med renter til den pågældende tredjemand. I tilfælde, hvor det samlede afkast for den pågældende periode har været negativt, tilbagebetales den nominelle værdi af det uberettiget inddrevne beløb
b)
når der er stillet en finansiel garanti, frigøres denne.
Artikel 91
Afkald på at inddrive en fastlagt fordring
(Finansforordningens artikel 80)
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan kun helt eller delvis give afkald på at inddrive en fastlagt fordring i følgende tilfælde:
a)
de forventede omkostninger ved inddrivelsen ville overstige det beløb, der skal inddrives, og afkaldet vil ikke skade Unionens image
b)
det er umuligt at inddrive fordringen på grund af fordringens alder, eller fordi debitor er insolvent
c)
når inddrivelsen er i strid med proportionalitetsprincippet.
2. I det i stk. 1, litra c), omhandlede tilfælde overholder den ansvarlige anvisningsberettigede de procedurer, der på forhånd er fastsat af hver institution, og anvender følgende kriterier, som er obligatoriske og finder anvendelse under alle omstændigheder:
a)
de faktiske omstændigheder henset til grovheden af den uregelmæssighed, der har givet anledning til fastlæggelsen af fordringen (svig, gentagelse, forsæt, omhu, god tro, åbenlys fejl)
b)
den indvirkning, som afkald på inddrivelse vil få på Unionens funktion og på dens finansielle interesser (beløbets størrelse, risiko for at skabe præcedens, underminering af regler).
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan alt efter sagens omstændigheder også tage hensyn til følgende kriterier:
a)
en eventuel konkurrenceforvridning, som afkaldet måtte medføre
b)
den økonomiske og sociale skade, som en fuldstændig inddrivelse af fordringen ville medføre.
3. Afkald på at inddrive en fordring, jf. finansforordningens artikel 80, stk. 2, skal være begrundet og indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, afkaldet hviler på. Den ansvarlige anvisningsberettigede giver afkald på inddrivelse i overensstemmelse med artikel 84.
4. Institutionen kan ikke delegere afkaldet på at inddrive en fastlagt fordring i følgende tilfælde:
a)
når det beløb, der skal gives afkald på, er på 1 000 000 EUR eller derover
b)
når det beløb, der skal gives afkald på, er på 100 000 EUR eller derover, når det udgør 25 % eller mere af den fastlagte fordring.
For fordringer, som ligger under beløbsgrænserne i første afsnit, fastsætter hver institution i sine interne regler betingelserne og vilkårene for delegation af beføjelsen til at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring.
5. Hver institution sender hvert år Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om de tilfælde, hvor der i henhold til stk. 1-4 i denne artikel er givet afkald på at inddrive fordringer på 100 000 EUR og derover. For Kommissionens vedkommende vedlægges denne rapport som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
Artikel 92
Annullering af en fastlagt fordring
(Finansforordningens artikel 80)
1. I tilfælde af en fejl annullerer den ansvarlige anvisningsberettigede helt eller delvis den fastlagte fordring i overensstemmelse med artikel 82 og 84 med en behørig begrundelse.
2. Hver institution fastsætter i sine interne regler betingelserne og vilkårene for delegation af beføjelsen til at annullere en fastlagt fordring.
Artikel 93
Regler for forældelsesfrister
(Finansforordningens artikel 81)
1. Forældelsesfristen for Unionens fordringer over for tredjemand begynder at løbe ved udløbet af den frist, som er meddelt debitor i debetnotaen, jf. artikel 80, stk. 3, litra b).
Forældelsesfristen for tredjemands fordringer over for Unionen begynder at løbe fra den dato, hvor den pågældende tredjemands fordring forfalder til betaling i overensstemmelse med den tilsvarende retlige forpligtelse.
2. Forældelsesfristen for Unionens fordringer over for tredjemand afbrydes af enhver handling, som er foretaget af en institution eller af en medlemsstat, der handler på anmodning af en institution, og som den pågældende tredjemand er blevet underrettet om, og som sigter mod at inddrive gælden.
Forældelsesfristen for tredjemands fordringer over for Unionen afbrydes af enhver handling, som Unionen underrettes om af sine kreditorer eller på vegne af sine kreditorer, og som sigter mod at inddrive gælden.
3. En ny forældelsesfrist på fem år begynder at løbe fra dagen efter de afbrydelser, der er omhandlet i stk. 2.
4. Enhver retssag vedrørende en fordring som omhandlet i stk. 1, herunder retssager, der anlægges ved en domstol, som senere erklærer sig inkompetent, afbryder forældelsesfristen. Den nye femårige forældelsesfrist begynder først at løbe, når der afsiges en retskraftig dom, eller der indgås et udenretsligt forlig mellem de samme parter i samme retssag.
5. Når regnskabsføreren giver debitor henstand med betalingen efter artikel 89, betragtes det som en afbrydelse af forældelsesfristen. Den nye femårige forældelsesfrist begynder at løbe fra dagen efter henstandsperiodens udløb.
6. Fordringer inddrives ikke efter udløbet af forældelsesfristen, jf. stk. 1-5.
KAPITEL 6
Forvaltning af udgifter
Artikel 94
Finansieringsafgørelse
(Finansforordningens artikel 84)
1. Finansieringsafgørelsen angiver de vigtigste elementer i en foranstaltning, der medfører en udgift, som afholdes over budgettet.
2. Finansieringsafgørelsen indeholder navnlig følgende:
a)
i forbindelse med tilskud:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
prioriteterne for året, de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater med de godkendte bevillinger for regnskabsåret
iii)
de vigtigste støtteberettigelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, som skal anvendes ved udvælgelsen af forslag
iv)
den maksimale samfinansieringssats og, hvis der anvendes forskellige satser, de kriterier, som gælder for hver sats
v)
tidsplanen og det vejledende beløb for indkaldelserne af forslag
b)
i forbindelse med indkøb:
i)
den samlede budgetbevilling, som er afsat til indkøb i det pågældende år
ii)
det vejledende antal og arten af planlagte kontrakter og om muligt generelle oplysninger om, hvad de drejer sig om
iii)
den vejledende tidsramme for iværksættelsen af udbudsprocedurerne
c)
i forbindelse med trustfonde som omhandlet i finansforordningens artikel 187:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de bevillinger, der øremærkes til trustfonden for regnskabsåret, samt de planlægte beløb over trustfondens levetid
iii)
trustfondens formål og levetid
iv)
trustfondens forvaltningsregler
v)
muligheden for at overdrage budgetgennemførelsesopgaver til de enheder og personer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 187, stk. 2
d)
i forbindelse med priser:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater
iii)
de væsentlige betingelser for deltagelse og tildelingskriterierne
iv)
tidsplanen for konkurrencen og prisens eller prisernes størrelse
e)
i forbindelse med finansielle instrumenter:
i)
en henvisning til basisretsakten og budgetposten
ii)
de mål, som skal opfyldes, og de forventede resultater
iii)
det beløb, som er afsat til det finansielle instrument
iv)
den vejledende tidsplan.
3. Når det arbejdsprogram, der er omhandlet i finansforordningens artikel 128, indeholder de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra a), i nærværende artikel, for de tilskud, som finansieres over regnskabsårets godkendte bevillinger, anses afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet for at udgøre finansieringsafgørelsen for de pågældende tilskud.
Med hensyn til indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter, hvor gennemførelsen af de tilsvarende godkendte bevillinger for regnskabsåret er fastlagt i et arbejdsprogram, som indeholder de oplysninger, der er omhandlet i stk. 2, litra b), c), d) og e), i denne artikel, anses afgørelsen om vedtagelse af dette arbejdsprogram også for at udgøre finansieringsafgørelsen for de pågældende indkøb, trustfonde, priser og finansielle instrumenter.
Hvis arbejdsprogrammet ikke indeholder disse oplysninger for en eller flere foranstaltninger, skal det ændres, så det kommer til at indeholde oplysningerne, eller der skal vedtages en specifik finansieringsafgørelse for de pågældende foranstaltninger.
4. Enhver væsentlig ændring af en finansieringsafgørelse, som allerede er vedtaget, følger samme procedure som den oprindelige afgørelse, jf. dog eventuelle specifikke bestemmelser i en basisretsakt.
Afdeling 1
Indgåelse af udgiftsforpligtelser
Artikel 95
Samlede og foreløbige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 85)
1. Den samlede budgetmæssige forpligtelse gennemføres enten gennem indgåelse af en finansieringsaftale, hvori det fastslås, at der senere skal indgås en eller flere retlige forpligtelser, eller gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser.
Finansieringsaftaler inden for direkte finansiel bistand til tredjelande, herunder budgetstøtte, som udgør retlige forpligtelser, kan give anledning til betalinger, uden at der indgås andre retlige forpligtelser.
2. Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse gennemføres enten gennem indgåelse af én eller flere retlige forpligtelser, der giver ret til senere betalinger, eller, når der er tale om udgifter til personaleforvaltning eller kommunikationsudgifter, som institutionerne afholder i forbindelse med dækning af begivenheder i Unionen, gennem direkte betalinger.
Artikel 96
Vedtagelse af en samlet forpligtelse
(Finansforordningens artikel 85)
1. Den samlede forpligtelse indgås på grundlag af en finansieringsafgørelse.
Den indgås senest inden afgørelsen om udvælgelse af modtagerne og, når anvendelsen af de pågældende bevillinger omfatter vedtagelse af et arbejdsprogram som omhandlet i artikel 188, tidligst efter vedtagelsen af dette.
2. Når den samlede forpligtelse gennemføres ved indgåelsen af en finansieringsaftale, finder stk. 1, andet afsnit, ikke anvendelse.
Artikel 97
Reglen om én enkelt underskrift
(Finansforordningens artikel 85)
1. Reglen om, at den samme person skal underskrive den budgetmæssige forpligtelse og den tilsvarende retlige forpligtelse, kan kun fraviges i følgende tilfælde:
a)
når der er tale om foreløbige forpligtelser
b)
når samlede forpligtelser vedrører finansieringsaftaler med tredjelande
c)
når institutionens afgørelse udgør den retlige forpligtelse
d)
når den samlede forpligtelse gennemføres gennem flere retlige forpligtelser, som forskellige anvisningsberettigede er ansvarlige for
e)
når retlige forpligtelser i forbindelse med forskudskonti vedrørende foranstaltninger udadtil skal underskrives af ansatte henhørende under de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, efter instruks fra den ansvarlige anvisningsberettigede, som imidlertid fortsat er fuldt ansvarlig for den underliggende transaktion
f)
når en institution har delegeret beføjelser som anvisningsberettiget til direktøren for et interinstitutionelt europæisk kontor efter finansforordningens artikel 199, stk. 1.
2. Hvis den ansvarlige anvisningsberettigede, der har underskrevet den budgetmæssige forpligtelse, er forhindret i en periode, hvis varighed er uforenelig med de frister, der gælder for indgåelse af den retlige forpligtelse, indgås den retlige forpligtelse af den ansatte, der er udpeget som stedfortræder efter de herfor gældende regler vedtaget af den enkelte institution, forudsat at den pågældende ansatte er anvisningsberettiget i henhold til finansforordningens artikel 65, stk. 3.
Artikel 98
Administrationsudgifter, som er dækket af foreløbige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 85)
Som løbende administrationsudgifter, der kan medføre foreløbige forpligtelser, betragtes bl.a. følgende:
a)
udgifter til vedtægtsomfattet og ikke-vedtægtsomfattet personale, udgifter til andre menneskelige ressourcer og pensioner samt aflønning af eksperter
b)
udgifter vedrørende medlemmer af institutionen
c)
udgifter til uddannelse
d)
udgifter til udvælgelsesprøver, udvælgelse og ansættelse
e)
udgifter til tjenesterejser
f)
repræsentationsudgifter
g)
mødeudgifter
h)
freelancetolke og -oversættere
i)
udveksling af tjenestemænd
j)
repetitive lejemål vedrørende løsøre og fast ejendom eller repetitive betalinger vedrørende ejendomskontrakter som omhandlet i nærværende forordnings artikel 121 eller ratebetalinger på lån i medfør af finansforordningens artikel 203, stk. 8
k)
diverse forsikringer
l)
rengøring, vedligeholdelse og sikkerhed
m)
udgifter på det sociale område og til sygesikring
n)
brug af telekommunikationstjenester
o)
finansieringsudgifter
p)
udgifter i forbindelse med retstvister
q)
erstatninger, herunder renter
r)
arbejdsudstyr
s)
vand, gas og elektricitet
t)
udgivelser på papir eller elektronisk
u)
kommunikationsudgifter vedrørende institutionernes dækning af begivenheder i Unionen.
Artikel 99
Bogføring af specifikke retlige forpligtelser
(Finansforordningens artikel 86)
Når der er tale om en samlet budgetmæssig forpligtelse efterfulgt af en eller flere specifikke retlige forpligtelser, bogfører den ansvarlige anvisningsberettigede beløbene for den eller de på hinanden følgende specifikke retlige forpligtelser i det centrale regnskab.
Bogføringerne omfatter referencerne for den samlede forpligtelse, som beløbene konteres under.
Den ansvarlige anvisningsberettigede foretager først bogføringen og underskriver dernæst den tilsvarende specifikke retlige forpligtelse, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 86, stk. 4, fjerde afsnit.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer i alle tilfælde, at det samlede beløb ikke overstiger beløbet for den samlede forpligtelse, der dækker dem.
Afdeling 2
Fastsættelse af udgifter
Artikel 100
Fastsættelse af udgifter og godkendelse af betaling
(Finansforordningens artikel 88)
1. Enhver fastsættelse af en udgift skal støttes på bilag som omhandlet i artikel 110, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af en konstatering af de tjenesteydelser, som rent faktisk er leveret, de varer, som rent faktisk er leveret, eller de bygge- og anlægsarbejder, som rent faktisk er udført, eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger til betaling, herunder tilbagevendende betalinger af abonnementer og efteruddannelseskurser.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede kontrollerer selv bilagene eller sikrer på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget, inden han træffer afgørelse om fastsættelse af udgiften.
3. Afgørelsen om fastsættelse kommer til udtryk ved, at den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget ved en formel afgørelse truffet af den anvisningsberettigede og på dennes ansvar i overensstemmelse med finansforordningens artikel 65, stk. 5, underskriver med påtegningen »kan betales«. Sådanne afgørelser om bemyndigelse opbevares som dokumentation.
Artikel 101
Overensstemmelsesattestering for forfinansieringsbetalinger
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår forfinansieringsbetalinger, attesterer den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er formelt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede, med påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, at de betingelser, som er fastsat i den retlige forpligtelse for betaling af forfinansieringen, er opfyldt.
Artikel 102
Godkendelse af betaling af mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende indkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende indkøbskontrakter, attesterer påtegningen »kan betales«:
a)
at en faktura udstedt af kontrahenten er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret
b)
at selve fakturaen eller et internt dokument, der ledsager den modtagne faktura, har fået påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« og er underskrevet af den ansvarlige anvisningsberettigede eller af en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede
c)
at alle aspekter af fakturaen er kontrolleret af den ansvarlige anvisningsberettigede eller under hans ansvar, især for at fastslå det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.
Med påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, jf. stk. 1, litra b), attesteres det, at de tjenesteydelser, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at de varer, der er omhandlet i kontrakten, er leveret, eller at de bygge- og anlægsarbejder, der er omhandlet i kontrakten, er udført. For varer og bygge- og anlægsarbejder udsteder den teknisk kompetente tjenestemand eller anden ansatte først en attest vedrørende foreløbig godkendelse og senere, efter udløbet af den garantiperiode, der er fastsat i kontrakten, en attest vedrørende endelig godkendelse. Disse to attester svarer tilsammen til påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«.
For tilbagevendende betalinger, herunder betaling af abonnementer og efteruddannelseskurser, attesterer påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«, at kreditors fordring er i overensstemmelse med de relevante dokumenter, der berettiger til betaling.
Artikel 103
Godkendelse af betaling af mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende tilskud
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår mellemliggende betalinger og betaling af saldoen vedrørende tilskud, attesterer påtegningen »kan betales«:
a)
at en betalingsanmodning udstedt af tilskudsmodtageren er modtaget af institutionen, og at modtagelsen er formelt registreret
b)
at selve betalingsanmodningen eller et internt dokument, der ledsager den modtagne udgiftsopgørelse, har fået påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« og er underskrevet af en teknisk kompetent tjenestemand eller anden ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede
c)
at alle aspekter af betalingsanmodningen er kontrolleret af den ansvarlige anvisningsberettigede eller under hans ansvar, især for at fastslå det beløb, der skal betales, og at betalingen har frigørende virkning.
Ved den påtegning, der er omhandlet i stk. 1, litra b), attesterer den teknisk kompetente tjenestemand eller anden ansatte, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede, at den foranstaltning eller det arbejdsprogram, som tilskudsmodtageren har gennemført, i alle henseender er i overensstemmelse med tilskudsaftalen eller -afgørelsen, herunder i givet fald, at de omkostninger, som tilskudsmodtageren har angivet, er støtteberettigede.
Artikel 104
Godkendelse af betaling af personaleudgifter
(Finansforordningens artikel 88)
For så vidt angår betalinger vedrørende personaleudgifter, attesterer påtegningen »kan betales«, at følgende bilag eksisterer:
a)
for det månedlige vederlag:
i)
den fuldstændige liste over personalet med angivelse af alle dele af vederlaget
ii)
en formular (skema med personlige oplysninger), som er udarbejdet på grundlag af de afgørelser, der er truffet i hvert enkelt tilfælde, og som i givet fald viser enhver ændring af en del af vederlaget
iii)
hvis det drejer sig om ansættelser eller udnævnelser, en bekræftet kopi af den afgørelse om ansættelse eller udnævnelse, som ledsager fastsættelsen af det første vederlag
b)
for øvrige vederlag, såsom vederlag til time- eller daglønnet personale: en af den dertil bemyndigede ansatte underskrevet opgørelse, som angiver antallet af udførte arbejdsdage og -timer
c)
for overarbejde: en af den dertil bemyndigede ansatte underskrevet opgørelse, som attesterer det udførte overarbejde
d)
for udgifter i forbindelse med tjenesterejser:
i)
tjenesterejseordren, underskrevet af den kompetente myndighed
ii)
afregningen for udgifterne til tjenesterejsen, underskrevet af den ansatte, der har foretaget tjenesterejsen, og af den myndighed, der har fået delegeret beføjelse hertil, hvis udgifterne til tjenesterejsen afviger fra tjenesterejseordren
e)
for visse andre administrationsudgifter vedrørende personalet, herunder abonnementer eller efteruddannelseskurser, som i henhold til kontrakten skal betales på forhånd: bilag, som refererer til den afgørelse, der danner grundlag for udgiften, og som indeholder alle elementer i beregningen.
I den afregning for udgifter til tjenesterejser, der er omhandlet i stk. 1, litra d, nr. ii), angives tjenesterejsens mål, dato og tidspunkt for afgang og ankomst til målet, befordringsudgifter, opholdsudgifter og øvrige behørigt godkendte udgifter i henhold til bilag.
Artikel 105
Den konkrete udformning af påtegningen »kan betales«
(Finansforordningens artikel 88)
I et system, hvor der ikke anvendes it, påføres påtegningen »kan betales« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den ansvarlige anvisningsberettigede eller fra en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 100. I et system, hvor der anvendes it, påføres påtegnelsen »kan betales« ved anvendelse af en elektronisk sikret validering foretaget af den ansvarlige anvisningsberettigede eller en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Artikel 106
Den konkrete udformning af påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold«
(Finansforordningens artikel 88)
I et system, hvor der ikke anvendes it, påføres påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den ansvarlige anvisningsberettigede eller fra en teknisk kompetent ansat, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med bestemmelserne i artikel 101. I et system, hvor der anvendes it, påføres påtegningen »i overensstemmelse med de faktiske forhold« ved anvendelse af en elektronisk sikret validering foretaget af den teknisk kompetente ansatte, der er behørigt bemyndiget af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Afdeling 3
Anvisning af udgifter
Artikel 107
Den anvisningsberettigedes kontrol af betalinger
(Finansforordningens artikel 89)
Ved udstedelsen af betalingsordren sikrer den ansvarlige anvisningsberettigede sig:
a)
at betalingsordren er behørigt udstedt, hvilket forudsætter, at der foreligger en tilsvarende afgørelse om fastsættelse i form af påtegningen »kan betales«, at betalingsmodtagerens identitet er korrekt, og at fordringen er forfalden til betaling
b)
at der er overensstemmelse mellem betalingsordren og den tilsvarende budgetforpligtelse
c)
at konteringen er korrekt
d)
at bevillingerne er til stede.
Artikel 108
Betalingsordrers obligatoriske angivelser og fremsendelse til regnskabsføreren
(Finansforordningens artikel 89)
1. Betalingsordren omfatter:
a)
angivelse af det regnskabsår, under hvilket betalingen opføres
b)
angivelse af den pågældende artikel i budgettet og enhver anden fornøden underopdeling
c)
henvisning til den retlige forpligtelse, som danner grundlag for betalingen
d)
henvisning til den tilsvarende budgetforpligtelse
e)
det beløb, der skal betales, udtrykt i euro
f)
modtagerens navn, adresse og bankoplysninger
g)
genstanden for udgiften
h)
betalingsmåden
i)
opførelse af aktiverne i de relevante fortegnelser i overensstemmelse med artikel 248.
2. Betalingsordren dateres og underskrives af den ansvarlige anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren.
Afdeling 4
Betaling af udgifter
Artikel 109
Betalingstyper
(Finansforordningens artikel 90)
1. Forfinansiering stiller likvide midler til rådighed. Forfinansieringen kan opdeles i flere betalinger i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
2. En mellemliggende betaling, som kan gentages, kan dække udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af afgørelsen eller aftalen, eller bruges til at betale for tjenesteydelser, varer eller bygge- og anlægsarbejder, som afsluttes og/eller leveres i mellemliggende faser af aftalen. Den kan helt eller delvis afslutte forfinansieringen, jf. dog bestemmelserne i basisretsakten.
3. Afslutningen af udgiften tager form enten af betaling af saldoen, som ikke kan gentages, og som afslutter alle tidligere udgifter, eller af en indtægtsordre.
Artikel 110
Bilag
(Finansforordningens artikel 90)
1. Forfinansiering, eventuelt opdelt i flere betalinger, udbetales enten på grundlag af kontrakten, afgørelsen, aftalen eller basisretsakten eller på grundlag af bilag, der gør det muligt at kontrollere, at betingelserne i den pågældende kontrakt, afgørelse eller aftale overholdes. Hvis en betalingsdato for forfinansiering er fastsat i disse instrumenter, er betalingen af det skyldige beløb ikke betinget af yderligere anmodninger.
2. Mellemliggende betalinger og betaling af saldoen støttes af bilag, der gør det muligt at kontrollere, at den finansierede foranstaltning er gennemført i overensstemmelse med basisretsakten eller afgørelsen eller i overensstemmelse med betingelserne i kontrakten eller aftalen.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede definerer under overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning arten af de i denne artikel omhandlede bilag i overensstemmelse med basisretsakten, afgørelserne, kontrakterne og aftalerne. Foreløbige og endelige tekniske og finansielle rapporter om gennemførelsen udgør bilag som omhandlet i stk. 2.
4. Bilagene opbevares af den ansvarlige anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 48.
Afdeling 5
Tidsfrister i forbindelse med forvaltning af udgifter
Artikel 111
Betalingsfrister og morarenter
(Finansforordningens artikel 92)
1. Fristen for gennemførelse af betalinger omfatter fastsættelse, anvisning og betaling af udgifter.
Den begynder at løbe fra den dag, hvor en betalingsanmodning modtages.
En betalingsanmodning registreres hurtigst muligt af den ansvarlige anvisningsberettigedes bemyndigede tjeneste og anses for at være modtaget på den dag, den registreres.
Som betalingsdato betragtes den dato, hvor institutionens konto debiteres.
2. En betalingsanmodning skal omfatte følgende væsentlige elementer:
a)
identifikation af kreditor
b)
beløb
c)
valuta
d)
dato.
Når mindst ét væsentligt element mangler, afvises betalingsanmodningen.
Kreditor underrettes skriftligt om afvisningen og grundene til denne hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 30 kalenderdage fra den dato, hvor betalingsanmodningen blev modtaget.
3. I tilfælde af suspension som omhandlet i finansforordningens artikel 92, stk. 2, begynder den resterende betalingsfrist at løbe igen fra den dato, hvor de oplysninger eller reviderede dokumenter, der er anmodet om, modtages, eller hvor den nødvendige yderligere efterprøvning, herunder kontrol på stedet, foretages.
4. Efter udløbet af de frister, der er fastsat i finansforordningens artikel 92, stk. 1, er kreditor berettiget til renter på følgende betingelser:
a)
rentesatserne er de satser, der er omhandlet i artikel 83, stk. 2, i nærværende forordning
b)
renterne skal betales for den periode, der går fra kalenderdagen efter udløbet af den frist for betaling, som er fastsat i finansforordningens artikel 92, stk. 1, og indtil betalingsdatoen.
Når de renter, som er beregnet efter bestemmelserne i første afsnit, er lavere end eller lig med 200 EUR, udbetales de dog kun til kreditor, når der indgives en anmodning herom inden for en frist på to måneder efter modtagelsen af den forsinkede betaling.
5. Hver institution forelægger Europa-Parlamentet og Rådet en rapport om overholdelsen af de frister og om suspensionen af de frister, der er fastsat i finansforordningens artikel 92. Kommissionens rapport vedlægges som bilag til sammenfatningen af de årsberetninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
KAPITEL 7
It-systemer
Artikel 112
Beskrivelse af it-systemer
(Finansforordningens artikel 93)
Hvis der anvendes it-systemer og -undersystemer til behandling af budgetgennemførelsestransaktioner, kræves en fuldstændig og ajourført beskrivelse af hvert enkelt system og undersystem.
Hver beskrivelse skal definere indholdet af alle datafelter og præcisere, hvordan systemet behandler hver enkelt transaktion. Det beskrives detaljeret, hvordan systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver transaktion.
Artikel 113
Regelmæssige sikkerhedskopier
(Finansforordningens artikel 93)
Der tages regelmæssigt sikkerhedskopier af oplysningerne i it-systemer og -undersystemer, og oplysningerne opbevares på et sikkert sted.
KAPITEL 8
Den interne revisor
Artikel 114
Udpegelse af den interne revisor
(Finansforordningens artikel 98)
1. Hver institution udpeger sin interne revisor efter nærmere regler, der er tilpasset dens særlige omstændigheder og behov. Institutionen underretter Europa-Parlamentet og Rådet om udpegelsen af den interne revisor.
2. Hver institution fastsætter på grundlag af sine særlige omstændigheder og behov omfanget af den interne revisors opgaver og fastlægger detaljeret målsætningerne og procedurerne for udøvelsen af den interne revisionsfunktion under overholdelse af de gældende internationale standarder for intern revision.
3. Som intern revisor kan den enkelte institution udpege en tjenestemand eller anden ansat, der er omfattet af vedtægten og er statsborger i en af medlemsstaterne, på grundlag af vedkommendes særlige kompetence.
4. Når flere institutioner udpeger den samme interne revisor, træffer de de forholdsregler, der er nødvendige for, at han kan drages til ansvar for sine handlinger på de betingelser, der er fastsat i artikel 119.
5. Når den interne revisor ophører med sine funktioner, underretter institutionen Europa-Parlamentet og Rådet herom.
Artikel 115
Den interne revisors ressourcer
(Finansforordningens artikel 99)
Hver institution giver den interne revisor de ressourcer, der er nødvendige for, at han kan udføre sin revisionsfunktion korrekt, samt en detaljeret beskrivelse af hans opgaver, rettigheder og forpligtelser.
Artikel 116
Arbejdsprogram
(Finansforordningens artikel 99)
1. Den interne revisor vedtager sit arbejdsprogram og forelægger det for institutionen.
2. Institutionen kan anmode den interne revisor om at foretage revisioner, som ikke indgår i det arbejdsprogram, der er omhandlet i stk. 1.
Artikel 117
Beretninger fra den interne revisor
(Finansforordningens artikel 99)
1. Den interne revisor forelægger institutionen den i finansforordningens artikel 99, stk. 3 omhandlede årlige interne revisionsberetning, der angiver antallet og de typer af interne revisioner, der er foretaget, de vigtigste henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted af disse henstillinger.
I årsberetningen anføres ligeledes de systemiske problemer, som er konstateret af den særlige instans, der er oprettet i henhold til finansforordningens artikel 73, stk. 6.
2. Hver institution undersøger, om henstillingerne i den interne revisors beretninger er egnet til udveksling af god praksis med de øvrige institutioner.
3. Den interne revisor skal under udarbejdelsen af sin beretning være særlig opmærksom på den generelle overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og skal sikre, at der er truffet passende foranstaltninger for kontinuerligt at forbedre anvendelsen af princippet.
Artikel 118
Uafhængighed
(Finansforordningens artikel 100)
Den interne revisor foretager sin revision i fuldstændig uafhængighed. Han kan hverken modtage instrukser eller pålægges begrænsninger for så vidt angår udøvelsen af de funktioner, som han ved sin udnævnelse får overdraget i medfør af finansforordningens bestemmelser.
Artikel 119
Den interne revisors ansvar
(Finansforordningens artikel 100)
Den interne revisor kan i sin egenskab af tjenestemand eller øvrig ansat omfattet af vedtægten kun drages til ansvar for sine handlinger af institutionen selv på de betingelser, der er anført i denne artikel.
Institutionen træffer en begrundet afgørelse om indledning af en undersøgelse. Afgørelsen meddeles den pågældende. Institutionen kan under sit eget direkte ansvar pålægge én eller flere tjenestemænd i samme eller højere lønklasse som den pågældende at lede undersøgelsen. I løbet af undersøgelsen skal den pågældende høres.
Undersøgelsesrapporten forelægges den pågældende, og denne høres derefter af institutionen vedrørende rapporten.
På grundlag af rapporten og høringen vedtager institutionen enten en begrundet afgørelse om afslutning af proceduren eller en begrundet afgørelse i overensstemmelse med vedtægtens artikel 22 og 86 og bilag IX. Afgørelser om disciplinære foranstaltninger eller økonomiske sanktioner meddeles den pågældende og, til orientering, de øvrige institutioner samt Revisionsretten.
Den pågældende kan på de i vedtægten fastsatte betingelser indbringe ovennævnte afgørelser for Den Europæiske Unions Domstol.
Artikel 120
Indbringelse af sager for Den Europæiske Unions Domstol
(Finansforordningens artikel 100)
Uden at klageadgangen i henhold til vedtægten i øvrigt berøres, kan den interne revisor indbringe en sag direkte for Den Europæiske Unions Domstol vedrørende enhver akt i forbindelse med udøvelsen af hans funktion som intern revisor. Sagen skal indbringes for Domstolen senest tre måneder efter meddelelsen af den pågældende akt.
Sådanne sager behandles og pådømmes i henhold til artikel 91, stk. 5, i vedtægten for tjenestemænd i Den Europæiske Union.
AFSNIT V
INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Afdeling 1
Anvendelsesområde og tildelingsprincipper
Artikel 121
Definitioner og anvendelsesområde
(Finansforordningens artikel 101)
1. Ejendomskontrakter vedrører køb, langtidslejemål, brugsret samt leasing eller leje med eller uden forkøbsret af byggegrunde, eksisterende bygninger eller andre former for fast ejendom.
2. Vareindkøbskontrakter vedrører køb, leasing eller leje med eller uden forkøbsret af varer. En kontrakt, der vedrører levering af varer og sekundært montering og installation, betragtes som en vareindkøbskontrakt.
3. Bygge- og anlægskontrakter vedrører udførelse eller både projektering og udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller arbejder vedrørende en af de aktiviteter, der er omhandlet i bilag I til direktiv 2004/18/EF, eller udførelse ved et hvilket som helst middel af et bygge- og anlægsarbejde, der svarer til behov præciseret af den ordregivende myndighed. Ved »bygge- og anlægsarbejde« forstås resultatet af et sæt bygge- og anlægsaktiviteter bestemt til i sig selv at udfylde en økonomisk eller teknisk funktion.
4. Tjenesteydelseskontrakter vedrører alle de intellektuelle og ikke-intellektuelle tjenesteydelser, der ikke er omfattet af vareindkøbskontrakter, bygge- og anlægskontrakter og ejendomskontrakter.
En kontrakt, der omfatter mindst to typer indkøb (bygge- og anlægsarbejder, tjenesteydelser eller varer), tildeles i overensstemmelse med de bestemmelser, der finder anvendelse på den indkøbstype, som kendetegner den pågældende kontrakts primære genstand.
I forbindelse med blandede kontrakter, som består af tjenesteydelser og varer, fastsættes den primære genstand ved en sammenligning af værdierne af de pågældende tjenesteydelser eller varer.
Alle henvisninger til nomenklaturer i forbindelse med offentlige indkøbskontrakter er baseret på »det fælles glossar for offentlige kontrakter« (Common Procurement Vocabulary - CPV), som er fastsat i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 2195/2002 (11).
5. Udtrykkene »entreprenør«, »leverandør« og »tjenesteyder« omfatter enhver fysisk eller juridisk person eller offentlig enhed eller sammenslutning af sådanne personer og/eller enheder, der tilbyder udførelse af bygge- og/eller anlægsarbejder eller levering af varer eller tjenesteydelser på markedet. Ved »økonomisk aktør« forstås »entreprenører«, »leverandører« og »tjenesteydere«. Ved »tilbudsgiver« forstås økonomiske aktører, som har afgivet et bud. Ved »ansøgere« forstås dem, der har anmodet om at kunne deltage i et begrænset udbud, en konkurrencepræget dialog eller et udbud med forhandling. Ved »leverandører« forstås økonomiske aktører, der er opført på en leverandørliste i overensstemmelse med artikel 136, stk. 1, litra b).
Sammenslutninger af økonomiske aktører kan afgive bud eller indgive ansøgning. I forbindelse med afgivelsen af et bud eller indgivelsen af en ansøgning om deltagelse kan de ordregivende myndigheder ikke kræve, at sammenslutninger af økonomiske aktører har en bestemt juridisk form, men den valgte sammenslutning kan pålægges at antage en bestemt juridisk form, når den har fået tildelt kontrakten, hvis denne omdannelse er nødvendig for, at kontrakten kan gennemføres korrekt.
6. EU-institutionernes tjenestegrene betragtes som ordregivende myndigheder, undtagen når de indbyrdes indgår administrative aftaler om levering af tjenesteydelser, levering af varer, udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller gennemførelse af ejendomskontrakter.
7. Ved teknisk bistand forstås den støtte og de kapacitetsopbygningsaktiviteter, som er nødvendige for gennemførelsen af et program eller en foranstaltning, navnlig aktiviteter vedrørende forberedelse, forvaltning, overvågning, evaluering, revision og kontrol.
8. Al kontakt med kontrahenterne, herunder indgåelsen af kontrakter og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske udvekslingssystemer, som er oprettet af den ordregivende myndighed.
9. Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
kun bemyndigede personer kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
kun bemyndigede personer kan elektronisk underskrive eller fremsende et dokument gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske fremsendelse skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
det skal sikres, at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
10. Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for fuldstændig ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som en original, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i stk. 9, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
Artikel 122
Rammekontrakter og specifikke kontrakter
(Finansforordningens artikel 101)
1. Rammekontrakter kan højst have en varighed på fire år undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor navnlig rammekontraktens genstand gør det berettiget.
Specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, indgås udelukkende mellem de ordregivende myndigheder og de kontrahenter, som er part i rammekontrakten, på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.
Ved tildelingen af specifikke kontrakter må parterne ikke foretage væsentlige ændringer i rammekontrakten.
2. Når en rammekontrakt indgås med en enkelt økonomisk aktør, tildeles specifikke kontakter på de betingelser, der er fastsat i rammekontrakten.
I behørigt begrundede tilfælde kan de ordregivende myndigheder skriftligt konsultere kontrahenten og om nødvendigt anmode ham om at komplettere sit bud.
3. Når en rammekontrakt indgås med flere økonomiske aktører, skal der være mindst tre aktører, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal økonomiske aktører, der opfylder udvælgelseskriterierne, eller et tilstrækkeligt antal antagelige bud, der opfylder tildelingskriterierne.
En rammekontrakt med flere økonomiske aktører kan have form af adskilte kontrakter, som indeholder identiske vilkår.
Tildeling af specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, som er indgået med flere økonomiske aktører, sker efter følgende regler:
a)
ved rammekontrakter uden iværksættelse af fornyet konkurrence, ved anvendelse af de vilkår, der er fastlagt i rammekontrakten
b)
ved rammekontrakter med iværksættelse af fornyet konkurrence, efter at parterne igen har været i konkurrence på grundlag af de samme vilkår, der om nødvendigt præciseres, og i givet fald på andre vilkår, der anføres i udbudsbetingelserne for rammekontrakten.
For hver specifik kontrakt, som skal tildeles på de betingelser, der er fastsat i tredje afsnit, litra b), konsulterer de ordregivende myndigheder skriftligt rammekontraktens kontrahenter og fastsætter en tilstrækkelig lang frist for indgivelse af bud. Buddene indgives skriftligt. De ordregivende myndigheder tildeler hver specifik kontrakt til den tilbudsgiver, der har afgivet det bedste bud på grundlag af de tildelingskriterier, der er fastsat i udbudsbetingelserne i rammekontrakten.
4. I de sektorer, hvor prisudviklingen og den teknologiske udvikling går hurtigt, skal rammekontrakter uden iværksættelse af fornyet konkurrence indeholde en bestemmelse om enten midtvejsrevision eller et benchmarkingsystem. Efter midtvejsrevisionen må den ordregivende myndighed, hvis de betingelser, som oprindelig blev fastsat, ikke længere passer til prisudviklingen eller den teknologiske udvikling, ikke anvende den pågældende rammekontrakt og skal træffe passende foranstaltninger med henblik på at bringe den til ophør.
5. Kun i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter, skal der på forhånd være indgået en budgetforpligtelse.
Afdeling 2
Offentliggørelse
Artikel 123
Offentliggørelse af kontrakter, der er omfattet af direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 103)
1. I forbindelse med kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal der offentliggøres en udbudsbekendtgørelse, jf. dog artikel 134, og en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. En forhåndsmeddelelse er kun obligatorisk, når den ordregivende myndighed agter at benytte sig af muligheden for at forkorte fristerne for modtagelse af bud i overensstemmelse med artikel 152, stk. 4.
2. En forhåndsmeddelelse er den meddelelse, hvori de ordregivende myndigheder til orientering oplyser den forventede samlede værdi af og genstanden for de kontrakter og rammekontrakter, som de agter at tildele i løbet af regnskabsåret, med undtagelse af kontrakter, der tildeles ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.
Forhåndsmeddelelsen offentliggøres enten af Den Europæiske Unions Publikationskontor (i det følgende benævnt »Publikationskontoret«) eller af de ordregivende myndigheder selv i deres køberprofil.
Den obligatoriske forhåndsmeddelelse sendes til Publikationskontoret eller offentliggøres i køberprofilen hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest den 31. marts i hvert regnskabsår.
De ordregivende myndigheder, der offentliggør forhåndsmeddelelsen i deres køberprofil, sender elektronisk i det format og efter de fremsendelsesregler, der er omhandlet i punkt 3 i bilag VIII til direktiv 2004/18/EF, en meddelelse til Publikationskontoret om, at der offentliggøres en forhåndsmeddelelse i en køberprofil.
3. Udbudsbekendtgørelsen gør det muligt for de ordregivende myndigheder at tilkendegive, at de agter at indlede en procedure for tildeling af en kontrakt eller en rammekontrakt eller iværksætte et dynamisk indkøbssystem i overensstemmelse med artikel 131. Uden at dette berører kontrakter, som er indgået efter et udbud med forhandling, jf. artikel 134, er en udbudsbekendtgørelse obligatorisk for kontrakter, hvis anslåede værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1.
Den er ikke obligatorisk i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter.
Er der tale om et offentligt udbud, angives i udbudsbekendtgørelsen dato, klokkeslæt og i givet fald sted for åbningsudvalgets møde, som tilbudsgiverne kan deltage i.
De ordregivende myndigheder præciserer, om de tillader alternative bud, og de minimale kapacitetsniveauer, som de kræver, hvis de benytter sig af muligheden i artikel 146, stk. 2, andet afsnit. De anfører de udvælgelseskriterier som omhandlet i artikel 146, som de har til hensigt at anvende, det mindste antal ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive bud, og eventuelt det største antal ansøgere, samt de objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som de har til hensigt at anvende for at begrænse antallet af ansøgere, jf. artikel 128, stk. 1, andet afsnit.
Når der er fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsdokumenterne, bl.a. i de dynamiske indkøbssystemer, der er omhandlet i artikel 131, anføres den internetadresse, der giver adgang til dokumenterne, i udbudsbekendtgørelsen.
Ordregivende myndigheder, der ønsker at afholde en projektkonkurrence, offentliggør en meddelelse herom.
De ordregivende myndigheder præciserer i givet fald i udbudsbekendtgørelsen, at udbudsproceduren er en interinstitutionel udbudsprocedure. I så fald skal udbudsbekendtgørelsen angive de institutioner, de forvaltningsorganer og de organer som omhandlet i finansforordningens artikel 208, som deltager i udbudsproceduren, den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren, og det samlede omfang af kontrakterne for alle de pågældende institutioner, forvaltningsorganer eller organer.
4. Resultaterne af proceduren for tildeling af kontrakter, rammekontrakter eller kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, meddeles i en særlig bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt. For kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er en sådan bekendtgørelse obligatorisk. Den er ikke obligatorisk i forbindelse med specifikke kontrakter, der er baseret på rammekontrakter.
Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes til Publikationskontoret senest 48 kalenderdage efter det tidspunkt, hvor kontrakten eller rammekontrakten underskrives. Bekendtgørelser vedrørende kontrakter, der er baseret på et dynamisk indkøbssystem, kan dog samles kvartalsvis. I så fald sendes de til Publikationskontoret senest 48 dage efter udgangen af hvert kvartal.
De ordregivende myndigheder, der afholder en projektkonkurrence, sender Publikationskontoret en meddelelse om resultaterne heraf.
Ved interinstitutionelle procedurer fremsendes bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt af den ordregivende myndighed, der er ansvarlig for proceduren.
Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes også til Publikationskontoret i forbindelse med en kontrakt eller en rammekontrakt, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, og som tildeles efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, tidligt nok til, at offentliggørelsen kan ske, inden kontrakten underskrives, i henhold til de betingelser, der er fastsat i artikel 171, stk. 1.
Uden at dette berører artikel 21, offentliggøres oplysninger om værdien af og kontrahenterne for specifikke kontrakter baseret på en rammekontrakt i løbet af et regnskabsår på den ordregivende myndigheds hjemmeside senest den 30. juni efter afslutningen af det pågældende regnskabsår, hvis de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, overskrides som følge af indgåelsen af en specifik kontrakt eller på grund af det samlede beløb for de specifikke kontrakter.
5. Bekendtgørelserne udformes i overensstemmelse med de standardformularer, som Kommissionen har vedtaget i henhold til direktiv 2004/18/EF.
Artikel 124
Offentliggørelse af kontrakter, der ikke er omfattet af direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 103)
1. Kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal offentliggøres på en sådan måde, at der sikres fri konkurrence og upartiskhed under udbudsproceduren. Dette indebærer følgende:
a)
en udbudsbekendtgørelse som omhandlet i artikel 123, stk. 3, eller en meddelelse om indkaldelse af interessetilkendegivelser, når der er tale om kontrakter med en lignende genstand, hvis værdi ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 1
b)
passende forudgående offentliggørelse på internettet, når der er tale om kontrakter, hvis værdi ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 2.
2. I forbindelse med ejendomskontrakter og kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 134, stk. 1, litra j), i denne forordning, offentliggøres der kun en gang om året en liste over kontrahenter med angivelse af genstanden for og værdien af den tildelte kontrakt. Denne liste sendes til Europa-Parlamentet og Rådet. I Kommissionens tilfælde vedlægges den som bilag til den sammenfatning af årsberetningerne, der er omhandlet i finansforordningens artikel 66, stk. 9.
3. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over det beløb, der er angivet i artikel 137, stk. 1, og som ikke har været genstand for en individuel bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt, sendes til Publikationskontoret. Den årlige liste over kontrahenter fremsendes senest den 30. juni i det efterfølgende regnskabsår.
4. Oplysninger om kontrakter til en værdi, der ligger over det beløb, der er angivet i stk. 137, stk. 2, offentliggøres på institutionens hjemmeside senest den 30. juni i det følgende regnskabsår.
Artikel 125
Offentliggørelse af meddelelser og bekendtgørelser
(Finansforordningens artikel 103)
1. Publikationskontoret offentliggør i Den Europæiske Unions Tidende de meddelelser og bekendtgørelser, der er omhandlet i artikel 123 og 124, senest 12 kalenderdage efter afsendelsen.
Fristen i første afsnit nedsættes til fem kalenderdage i forbindelse med de hasteprocedurer, der er omhandlet i artikel 154.
2. De ordregivende myndigheder skal kunne dokumentere afsendelsesdatoen.
Artikel 126
Andre former for offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 103)
Ud over offentliggørelse som omhandlet i artikel 123, 124 og 125 kan kontrakter offentliggøres på enhver anden måde, herunder i elektronisk form. Der skal i sådanne offentliggørelser henvises til den meddelelse eller bekendtgørelse, der eventuelt er offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende, jf. artikel 125, og offentliggørelsen må ikke ligge forud for offentliggørelsen af meddelelsen eller bekendtgørelsen, der er den eneste autentiske.
En sådan offentliggørelse må ikke indebære nogen forskelsbehandling mellem ansøgere eller tilbudsgivere eller indeholde andre oplysninger end dem, der er indeholdt i ovennævnte udbudsbekendtgørelse, hvis en sådan er offentliggjort.
Afdeling 3
Udbudsprocedurer
Artikel 127
De forskellige former for udbudsprocedurer
(Finansforordningens artikel 104)
1. Kontrakterne tildeles ved offentligt udbud, begrænset udbud eller udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse eller ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, eventuelt efter en projektkonkurrence.
2. Udbudsprocedurer er offentlige, hvis alle interesserede økonomiske aktører kan afgive bud. Det gælder også for dynamiske indkøbssystemer, jf. artikel 131.
Udbudsprocedurer er begrænsede, hvis alle økonomiske aktører kan anmode om at deltage, men kun ansøgere, som opfylder de udvælgelseskriterier, der er omhandlet i artikel 146, og som samtidigt og skriftligt opfordres hertil af de ordregivende myndigheder, kan afgive bud eller foreslå en løsning som led i den konkurrenceprægede dialog, der er omhandlet i artikel 132.
Udvælgelsesfasen kan enten gennemføres for hver enkelt kontrakt, også når der er tale om en konkurrencepræget dialog, eller med henblik på opstilling af en liste over potentielle ansøgere efter proceduren i artikel 136, stk. 1, litra a).
3. Ved udbud med forhandling vælger de ordregivende myndigheder selv, hvilke tilbudsgivere de vil henvende sig til blandt dem, der opfylder udvælgelseskriterierne i artikel 146, og de forhandler om betingelserne i deres bud med én eller flere af disse.
Ved udbud med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, jf. artikel 135, opfordrer de ordregivende myndigheder samtidigt og skriftligt de udvalgte ansøgere til at forhandle.
4. Projektkonkurrencer er procedurer, hvorved den ordregivende myndighed, navnlig inden for arkitekt- og ingeniørarbejde eller databehandling, kan skaffe sig en plan eller et projekt, der foreslås af et udvælgelsesudvalg efter udskrivning af en konkurrence med eller uden tildeling af priser.
Artikel 128
Antallet af ansøgere ved begrænset udbud eller udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 104)
1. Ved begrænset udbud og de procedurer, der er omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra a) og b), må antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, ikke være mindre end fem, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne.
Den ordregivende myndighed kan desuden fastsætte det største antal ansøgere, afhængigt af kontraktgenstanden og på grundlag af objektive og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier. I så fald meddeles det største og det mindste antal ansøgere og kriterierne i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser, jf. artikel 123 og 124.
Under alle omstændigheder skal antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.
2. Ved udbud med forhandling og efter konkurrencepræget dialog må antallet af ansøgere, der opfordres til at forhandle eller byde, ikke være mindre end tre, forudsat at der er et tilstrækkeligt antal ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne.
Antallet af ansøgere, der opfordres til at byde, skal være tilstrækkelig stort til at sikre reel konkurrence.
Bestemmelserne i første og andet afsnit gælder ikke for:
a)
kontrakter med meget lav værdi, jf. artikel 137, stk. 2
b)
kontrakter om juridiske tjenesteydelser i henhold til CPV-nomenklaturen
c)
kontrakter, der er erklæret hemmelige, jf. artikel 134, stk. 1, litra j).
3. Hvis antallet af ansøgere, der opfylder udvælgelseskriterierne og minimumskravene, er lavere end det mindste antal, som er fastsat i stk. 1 og 2, kan den ordregivende myndighed gå videre med proceduren ved at opfordre den eller de ansøgere, der er i besiddelse af den krævede kapacitet, til at deltage. Den må dog ikke lade proceduren omfatte andre økonomiske aktører, som oprindeligt ikke var opfordret til at deltage i proceduren, eller ansøgere, som ikke er i besiddelse af den krævede kapacitet.
Artikel 129
Udbud med forhandling
(Finansforordningens artikel 104)
De ordregivende myndigheder forhandler med tilbudsgiverne om de afgivne bud med henblik på at tilpasse dem til de krav, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, jf. artikel 123, eller i udbudsbetingelserne og eventuelle supplerende dokumenter, med det formål at finde frem til det økonomisk mest fordelagtige bud.
De ordregivende myndigheder sikrer, at der ikke sker forskelsbehandling af tilbudsgiverne under forhandlingerne.
Når de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakter under anvendelse af udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, jf. artikel 135, kan de fastsætte, at udbuddet med forhandling skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at reducere antallet af bud, som der skal forhandles om, under anvendelse af de tildelingskriterier, der er anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne. Muligheden for at gøre brug af denne fremgangsmåde skal være anført i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne.
Artikel 130
Projektkonkurrencer
(Finansforordningens artikel 104)
1. Reglerne for afholdelse af projektkonkurrencer meddeles dem, der har tilkendegivet, at de er interesserede i at deltage i konkurrencen.
Antallet af ansøgere, der opfordres til at deltage, skal sikre reel konkurrence.
2. Udvælgelsesudvalget udpeges af den ansvarlige anvisningsberettigede. Udvælgelsesudvalget består udelukkende af fysiske personer, der er uafhængige af deltagerne i projektkonkurrencen. Hvis der kræves bestemte faglige kvalifikationer for at deltage i en projektkonkurrence, skal mindst en tredjedel af udvælgelsesudvalgets medlemmer have samme eller tilsvarende kvalifikationer.
Udvælgelsesudvalget afgiver sine udtalelser i fuld uafhængighed. Dets udtalelser vedtages på grundlag af de projekter, der forelægges anonymt af ansøgerne, og alene ud fra de kriterier, der er fastsat i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen.
3. Udvælgelsesudvalget anfører i en rapport, der underskrives af medlemmerne, de projekter, som den foreslår på grundlag af hvert enkelt projekts fordele, og knytter hertil sine bemærkninger.
Ansøgerne forbliver anonyme, indtil udvælgelsesudvalget har afgivet udtalelse.
Udvælgelsesudvalget kan anmode ansøgerne om at besvare de spørgsmål, som er anført i rapporten, for at klarlægge et projekt. Der udarbejdes en fuldstændig rapport over den dialog, som følger heraf.
4. Den ordregivende myndighed træffer derefter en afgørelse, hvori navn og adresse på den udvalgte ansøger anføres sammen med begrundelsen for valget set i lyset af de kriterier, der var meddelt i bekendtgørelsen om projektkonkurrencen, specielt hvis den ikke følger forslagene i udvælgelsesudvalgets udtalelse.
Artikel 131
Dynamisk indkøbssystem
(Finansforordningens artikel 104)
1. Et dynamisk indkøbssystem er en fuldt elektronisk proces for almindelige indkøb, der under hele sin varighed er åben for enhver økonomisk aktør, som opfylder udvælgelseskriterierne og har afgivet et vejledende bud, der er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter. De vejledende bud kan til enhver tid forbedres, forudsat at de stadig er i overensstemmelse med udbudsbetingelserne.
2. Med henblik på indførelsen af det dynamiske indkøbssystem offentliggør de ordregivende myndigheder en udbudsbekendtgørelse, hvori det præciseres, at der anvendes et dynamisk indkøbssystem, og som indeholder en henvisning til den internetadresse, der giver fri, direkte og fuld adgang til udbudsbetingelserne og alle supplerende dokumenter fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og indtil systemets udløb.
De præciserer i udbudsbetingelserne blandt andet, hvilken art indkøb der er omfattet af systemet, og anfører alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.
3. De ordregivende myndigheder giver under hele det dynamiske indkøbssystems varighed enhver økonomisk aktør mulighed for at afgive et vejledende bud med henblik på at blive optaget i systemet på de betingelser, der er omhandlet i stk. 1. De afslutter evalueringen senest 15 dage efter, at det vejledende bud er afgivet. De kan dog forlænge evalueringsperioden, forudsat at der ikke i mellemtiden iværksættes noget udbud.
Den ordregivende myndighed underretter snarest muligt tilbudsgiverne om, at de er optaget i det dynamiske indkøbssystem, eller at deres bud er blevet afvist.
4. Hver specifik kontrakt skal udbydes. Inden udbuddet iværksættes, offentliggør de ordregivende myndigheder en forenklet udbudsbekendtgørelse, hvori alle de interesserede økonomiske aktører opfordres til at afgive et vejledende bud inden for en frist på mindst 15 dage fra datoen for afsendelsen af den forenklede udbudsbekendtgørelse. De ordregivende myndigheder iværksætter først et udbud, når de har afsluttet evalueringen af alle de vejledende bud, der er modtaget inden for denne frist.
De ordregivende myndigheder opfordrer alle de tilbudsgivere, der er optaget i systemet, til at afgive et bud inden for en rimelig frist. De tildeler kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, på grundlag af de tildelingskriterier, som er angivet i den udbudsbekendtgørelse, der anvendes ved indførelsen af det dynamiske indkøbssystem. Disse kriterier kan eventuelt præciseres i opfordringen til at afgive bud.
5. Varigheden af et dynamisk indkøbssystem må ikke overstige fire år undtagen i særlige behørigt begrundede tilfælde.
De ordregivende myndigheder må ikke anvende dette system på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen.
Der må ikke pålægges interesserede økonomiske aktører eller parterne i systemet noget administrationsgebyr.
Artikel 132
Konkurrencepræget dialog
(Finansforordningens artikel 104)
1. I tilfælde af særligt komplekse kontrakter kan den ordregivende myndighed, hvis den mener, at direkte anvendelse af et offentligt udbud eller de eksisterende betingelser for begrænset udbud ikke gør det muligt at tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige bud, gøre brug af konkurrencepræget dialog som omhandlet i artikel 29 i direktiv 2004/18/EF.
En kontrakt betragtes som særligt kompleks, når den ordregivende myndighed ikke er i stand til objektivt at præcisere de tekniske midler, der kan opfylde deres behov og formål, eller præcisere de retlige eller finansielle forhold i forbindelse med projektet.
2. De ordregivende myndigheder offentliggør en udbudsbekendtgørelse, hvori de meddeler deres behov og krav, som de definerer i udbudsbekendtgørelsen og/eller i et beskrivende dokument.
3. De ordregivende myndigheder indleder med de ansøgere, som opfylder de i artikel 146 omhandlede udvælgelseskriterier, en dialog med henblik på at indkredse og fastslå, hvordan deres behov bedst kan opfyldes.
Under dialogen sikrer de ordregivende myndigheder, at alle tilbudsgivere behandles ens, og at de foreslåede løsninger og andre oplysninger, som en ansøger, der deltager i dialogen, har meddelt, behandles fortroligt, medmindre ansøgeren samtykker i, at de videregives.
De ordregivende myndigheder kan bestemme, at udbuddet skal forløbe i flere på hinanden følgende faser for at begrænse antallet af løsninger, der skal diskuteres under dialogen, på grundlag af de tildelingskriterier, der er indeholdt i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument, hvis denne mulighed er anført i udbudsbekendtgørelsen eller i det beskrivende dokument.
4. Efter at have underrettet deltagerne om, at dialogen er afsluttet, opfordrer de ordregivende myndigheder dem til at afgive deres endelige bud på grundlag af den eller de løsninger, der er forelagt og præciseret under dialogen. Disse bud skal indeholde alle de elementer, der er nødvendige for projektets udførelse.
På den ordregivende myndigheds anmodning kan disse bud afklares, præciseres og tilpasses, uden at dette dog må medføre, at der ændres ved grundlæggende elementer i buddet eller udbuddet, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.
På anmodning af den ordregivende myndighed kan den tilbudsgiver, hvis bud er valgt som det økonomisk mest fordelagtige, blive bedt om at præcisere visse aspekter af buddet eller bekræfte forpligtelser, som er indeholdt i buddet, forudsat at dette ikke bevirker, at væsentlige aspekter af buddet eller udbuddet ændres, og at det ikke fører til konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling.
5. De ordregivende myndigheder kan træffe bestemmelse om priser eller betalinger til deltagerne i dialogen.
Artikel 133
Fælles udbudsprocedurer
(Finansforordningens artikel 104)
I forbindelse med en fælles udbudsprocedure mellem en institution og den ordregivende myndighed fra en eller flere medlemsstater, EFTA-stater eller kandidatlande finder de procedureregler, som gælder for institutionen, anvendelse.
Når den andel af kontraktens samlede anslåede værdi, som vedrører eller forvaltes af en medlemsstats ordregivende myndighed, udgør 50 % eller derover, eller i andre behørigt begrundede tilfælde kan institutionen beslutte, at de procedureregler, som gælder for den ordregivende myndighed fra en medlemsstat, finder anvendelse, forudsat at de kan anses for at svare til institutionens procedureregler.
Institutionen og den ordregivende myndighed fra medlemsstater, EFTA-stater eller kandidatlande, som deltager i den fælles udbudsprocedure, fastlægger navnlig de praktiske bestemmelser for evaluering af ansøgningerne om deltagelse eller buddene, tildeling af kontrakten, hvilken lovgivning der finder anvendelse på kontrakten, og hvilken domstol der er kompetent til at behandle tvister.
Artikel 134
Tilfælde, hvor man kan anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
(Finansforordningens artikel 104)
1. De ordregivende myndigheder kan uanset kontraktens anslåede værdi anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:
a)
når der enten slet ikke er afgivet bud eller ikke er afgivet egnede bud, eller der ikke er modtaget nogen ansøgninger om deltagelse i forbindelse med et offentligt eller begrænset udbud efter afslutningen af det oprindelige udbud, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår som anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, ikke ændres væsentligt
b)
når gennemførelsen af kontrakten af tekniske eller kunstneriske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt økonomisk aktør
c)
i det omfang det er strengt nødvendigt, når tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives den ordregivende myndighed, gør det umuligt at overholde de tidsfrister, der gælder for de andre former for udbud, jf. artikel 152, 153 og 154
d)
når en tjenesteydelseskontrakt er et led i en projektkonkurrence og i henhold til de herfor gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen; i sidstnævnte tilfælde skal alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne
e)
ved supplerende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, som ikke indgår i det oprindeligt planlagte projekt eller den oprindelige kontrakt, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af tjenesteydelsen eller bygge- og anlægsarbejderne, jf. dog stk. 2
f)
ved nye tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der er en gentagelse af tilsvarende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, og som overdrages til den økonomiske aktør, der fik tildelt den oprindelige kontrakt af den samme ordregivende myndighed, forudsat at disse tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder er i overensstemmelse med det oprindelige projekt, og at dette projekt er omfattet af en første kontrakt, som er tildelt efter et offentligt eller begrænset udbud, jf. dog stk. 3
g)
for så vidt angår vareindkøbskontrakter:
i)
ved supplerende leverancer til delvis fornyelse af sædvanlige leverancer eller installationer eller til udvidelse af allerede foretagne leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr, som på grund af en forskel i teknisk beskaffenhed ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske vanskeligheder ved drift og vedligeholdelse; løbetiden for disse kontrakter må ikke overstige tre år
ii)
når de pågældende varer alene er fremstillet med henblik på forskning, forsøg, undersøgelse eller udvikling, bortset fra prøvekørsel til påvisning af en vares handelsmæssige levedygtighed og serieproduktion til dækning af forsknings- og udviklingsomkostninger
iii)
når der er tale om varer, der noteres og købes på en varebørs
iv)
ved køb på særligt fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning
h)
ved ejendomskontrakter, efter undersøgelse af det lokale marked
i)
ved kontrakter om juridiske tjenesteydelser i henhold til CPV-nomenklaturen, forudsat at de offentliggøres på passende vis
j)
ved kontrakter, som institutionen eller de myndigheder, som denne har bemyndiget, har erklæret hemmelige, og ved kontrakter, hvis udførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger i overensstemmelse med de gældende administrative bestemmelser, eller når beskyttelsen af Unionens væsentlige interesser kræver det.
2. Ved supplerende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, jf. stk. 1, litra e), kan de ordregivende myndigheder anvende udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, forudsat at kontrakten tildeles den kontrahent, som udfører den oprindelige kontrakt, i følgende tilfælde:
a)
når sådanne supplerende kontrakter ikke teknisk eller økonomisk kan adskilles fra den oprindelige kontrakt uden væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed
b)
når sådanne tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder til trods for, at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse.
Den samlede anslåede værdi af de supplerende kontrakter må ikke overstige 50 % af den oprindelige kontrakts værdi.
3. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra f), i denne artikel, skal muligheden for at anvende et udbud med forhandling angives allerede i forbindelse med det oprindelige udbud, og den samlede anslåede værdi af de efterfølgende tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder skal tages i betragtning i forbindelse med de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1. Denne procedure må kun bruges under gennemførelsen af den oprindelige kontrakt og senest i de tre år, som følger efter underskrivelsen af kontrakten.
Artikel 135
Tilfælde, hvor man kan anvende udbud med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse
(Finansforordningens artikel 104)
1. De ordregivende myndigheder kan uanset kontraktens anslåede værdi anvende udbud med forhandling efter forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i følgende tilfælde:
a)
når der som svar på et offentligt eller begrænset udbud eller en konkurrencepræget dialog, som er afsluttet, er afgivet bud, som ikke er forskriftsmæssige eller er uantagelige, navnlig i forhold til udvælgelses- eller tildelingskriterierne, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår, som er anført i de udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, ikke ændres væsentligt, jf. dog stk. 2 i denne artikel
b)
i undtagelsestilfælde, når det drejer sig om bygge- og anlægsarbejder, vareindkøb eller tjenesteydelser, hvor ydelsernes art eller de dermed forbundne risici medfører, at tilbudsgiveren ikke på forhånd kan fastsætte en samlet pris
c)
når den tjenesteydelse, der skal leveres, specielt inden for områderne finansielle tjenesteydelser og intellektuelle tjenesteydelser, er af en sådan art, at kontrakten ikke kan specificeres tilstrækkelig nøjagtigt til, at den kan tildeles ved at vælge det bedste bud i henhold til reglerne for offentlige eller begrænsede udbud
d)
ved kontrakter om bygge- og anlægsarbejder, når de pågældende byge- og anlægsarbejder udelukkende udføres med henblik på forsøg, forskning eller videreudvikling, og ikke for at sikre rentabilitet eller dække forsknings- og udviklingsomkostninger
e)
ved kontrakter vedrørende de tjenesteydelser, der er omhandlet i bilag II B til direktiv 2004/18/EF, jf. dog bestemmelserne i artikel 134, stk. 1, litra i) og j), og stk. 2, i denne forordning
f)
ved tjenesteydelser vedrørende forskning og udvikling, bortset fra dem, hvis udbytte tilhører den ordregivende myndighed til brug for egen virksomhed, hvis tjenesteydelsen i fuldt omfang betales af den ordregivende myndighed
g)
ved tjenesteydelseskontrakter vedrørende radio- og tv-selskabers indkøb, udvikling, produktion eller samproduktion af programmateriale, der er beregnet til udsendelse, og kontrakter om sendetid.
2. I de tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a), kan de ordregivende myndigheder undlade at offentliggøre en udbudsbekendtgørelse, hvis udbuddet med forhandling omfatter alle de tilbudsgivere og kun de tilbudsgivere, der opfylder udvælgelseskriterierne, og som under det forudgående udbud har afgivet bud, der opfylder udbudsprocedurens formelle krav.
Artikel 136
Udbud efter indkaldelse af interessetilkendegivelser
(Finansforordningens artikel 104)
1. For kontrakter, hvis værdi ikke ligger over det beløb, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, jf. dog artikel 134 og 135, kan de ordregivende myndigheder iværksætte en indkaldelse af interessetilkendegivelser med henblik på et af følgende to formål:
a)
forhåndsudvælgelse af ansøgere, der opfordres til at afgive bud i forbindelse med fremtidige begrænsede udbud
b)
opstilling af en liste over leverandører, der skal opfordres til at indgive ansøgninger om deltagelse eller bud.
2. En liste opstillet på grundlag af en indkaldelse af interessetilkendegivelser er gyldig i følgende tidsrum:
a)
højst tre år fra det tidspunkt, hvor Publikationskontoret får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 124, stk. 1, litra a), i det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a), i denne artikel
b)
højst fem år fra det tidspunkt, hvor Publikationskontoret får tilsendt den meddelelse, der er omhandlet i artikel 124, stk. 1, litra a), i tilfælde af en leverandørliste som omhandlet i stk. 1, litra b), i denne artikel.
Den liste, der er omhandlet i første afsnit, kan omfatte dellister.
Enhver interesseret person kan indgive en ansøgning når som helst i listens gyldighedsperiode, undtagen i de sidste tre måneder af denne periode.
3. Når en kontrakt skal tildeles, opfordrer den ordregivende myndighed alle ansøgere eller leverandører, som er opført på den relevante liste eller delliste, til:
a)
enten at afgive bud i det tilfælde, der er omhandlet i stk. 1, litra a)
b)
eller, når der er tale om den liste, der er omhandlet i stk. 1, litra b), at afgive et af følgende:
i)
bud inklusive dokumenter vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne
ii)
dokumenter vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne og, i en anden fase, bud for dem, der opfylder disse kriterier.
Artikel 137
Kontrakter med lav værdi
(Finansforordningens artikel 104)
1. Kontrakter med lav værdi, der ikke overstiger 60 000 EUR, kan tildeles ved udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse med høring af mindst tre ansøgere.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af ansøgerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten tildeles, forudsat at tildelingskriterierne er overholdt.
2. Kontrakter med meget lav værdi, der ikke overstiger 15 000 EUR, kan tildeles efter indhentning af blot ét bud efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse.
3. Ved betaling af beløb, der ikke overstiger 1 000 EUR, kan man blot betale forelagte fakturaer uden forudgående accept af et bud.
Artikel 138
Udbudsdokumenter
(Finansforordningens artikel 105)
1. Udbudsdokumenterne består som et minimum af:
a)
opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen efter proceduren i artikel 132
b)
de dertil knyttede udbudsbetingelser eller, når der er tale om en konkurrencepræget dialog, jf. artikel 132, et dokument, der beskriver den ordregivende myndigheds behov og krav, eller en henvisning til den internetadresse, hvor udbudsbetingelserne eller dokumentet kan findes
c)
udkastet til kontrakt, som er baseret på standardkontrakten.
Litra c) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
Udbudsdokumenterne indeholder en henvisning til den offentliggørelse, der har fundet sted i henhold til artikel 123-126.
2. Opfordringen til at afgive bud eller til at forhandle eller deltage i dialogen angiver mindst:
a)
de nærmere regler for afgivelse og udformning af bud, bl.a. sidste afleveringsfrist (dato og klokkeslæt), et eventuelt krav om anvendelse af en standardformular, de dokumenter, der skal vedlægges, herunder den dokumentation for den økonomiske, finansielle, faglige og tekniske kapacitet, der er omhandlet i artikel 146, hvis denne dokumentation ikke er præciseret i udbudsbekendtgørelsen, og den adresse, hvortil buddene skal sendes
b)
at afgivelse af et bud er ensbetydende med accept af de udbudsbetingelser, der er omhandlet i stk. 1, og at tilbudsgiveren i tilfælde af, at han får tildelt kontrakten, er bundet af det afgivne bud under kontraktens gennemførelse
c)
buddenes gyldighedsperiode, hvori tilbudsgiveren skal stå ved alle betingelserne i sit bud
d)
at enhver kontakt mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiveren er forbudt under udbudsproceduren og kun undtagelsesvis er tilladt på de betingelser, der er fastsat i artikel 160, idet de nøjagtige betingelser for aflæggelse af besøg på stedet angives, hvis der skal aflægges et sådant besøg
e)
ved konkurrencepræget dialog den dato og den adresse, der er fastsat for høringsfasens start.
3. Udbudsbetingelserne angiver mindst:
a)
de udelukkelses- og udvælgelseskriterier, der gælder for kontrakten, undtagen i en konkurrencepræget dialog, i et begrænset udbud og i et udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i henhold til artikel 135; i disse tilfælde angives de pågældende kriterier udelukkende i udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser
b)
tildelingskriterierne og deres relative vægtning eller i givet fald den prioriterede rækkefølge, hvis dette ikke er angivet i udbudsbekendtgørelsen
c)
de tekniske specifikationer, der er omhandlet i artikel 139
d)
de mindstekrav, som de alternative bud skal opfylde i forbindelse med de i artikel 149, stk. 2, omhandlede procedurer, hvor kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige bud, når den ordregivende myndighed i udbudsbekendtgørelsen har meddelt, at alternative bud er tilladt
e)
at protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter eller i givet fald Wienerkonventionen om diplomatiske forbindelser eller Wienerkonventionen om konsulære forbindelser finder anvendelse
f)
beviserne i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud, jf. artikel 172
g)
i de dynamiske indkøbssystemer, der er omhandlet i artikel 131, hvilken art indkøb der er tale om, samt alle de nødvendige oplysninger om indkøbssystemet, det anvendte elektroniske udstyr og de tekniske ordninger og specifikationer for tilslutning.
4. Standardkontrakten indeholder navnlig oplysninger om:
a)
den konventionalbod, der finder anvendelse, hvis kontrakten misligholdes
b)
de oplysninger, som fakturaerne eller de dertil knyttede bilag skal indeholde i overensstemmelse med artikel 102
c)
at EU-lovgivningen, når institutionerne er de ordregivende myndigheder, er den lovgivning, som kontrakten er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i kontrakten
d)
den domstol, der er kompetent til at behandle tvister.
I forbindelse med første afsnit, litra c), i dette stykke kan udkastet til kontrakt henvise udelukkende til national lovgivning, når der er tale om de kontrakter, der er omhandlet i artikel 121, stk. 1.
5. De ordregivende myndigheder kan kræve oplyst, hvor stor en del af kontrakten tilbudsgiveren eventuelt agter at give i underentreprise, og hvem underleverandørerne er. Ud over de oplysninger, der er omhandlet i artikel 143, kan den ordregivende myndighed også kræve, at ansøgeren eller tilbudsgiveren fremlægger oplysninger om den påtænkte underleverandørs finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, jf. artikel 146, 147 og 148, især når underentreprisen udgør en væsentlig del af kontrakten.
Artikel 139
Tekniske specifikationer
(Finansforordningens artikel 105)
1. De tekniske specifikationer skal sikre ansøgerne og tilbudsgiverne lige adgang og må ikke i urimelig grad hindre, at offentlige indkøbskontrakter åbnes for konkurrence.
De definerer de karakteristika, som kræves af en vare, en tjenesteydelse, et materiale eller bygge- og anlægsarbejder set i lyset af den brug, som den ordregivende myndighed agter at gøre heraf.
2. De i stk. 1, omhandlede karakteristika omfatter:
a)
kvalitetsniveauer
b)
overholdelse af miljøkrav
c)
når det er muligt, kriterier vedrørende adgangsmuligheder for handicappede eller udformning for alle brugere
d)
niveauer og procedurer for vurdering af overholdelsen af standarder
e)
brugsegnethed
f)
sikkerhed og dimensioner, herunder, for vareindkøbskontrakter, handelsbetegnelser og brugervejledninger, samt, for alle kontrakter, terminologi, symboler, afprøvning og afprøvningsmetoder, emballage, mærkning og etikettering og produktionsprocesser og -metoder
g)
for bygge- og anlægskontrakter, procedurer til kvalitetssikring samt regler for udformning og beregning, afprøvning, kontrol og godkendelse af bygge- og anlægsarbejder samt konstruktionsteknik og -metoder og alle andre tekniske forhold, som den ordregivende myndighed ved almindelige eller særlige bestemmelser kan fastsætte vedrørende de færdige arbejder og de materialer og dele, der indgår heri.
3. De tekniske specifikationer formuleres på en af følgende måder:
a)
under henvisning til europæiske standarder, europæiske tekniske godkendelser eller fælles tekniske specifikationer, hvis sådanne findes, eller til internationale standarder eller andre tekniske referencesystemer, der er opstillet af europæiske standardiseringsorganer eller eventuelt af tilsvarende nationale organer; hver henvisning skal efterfølges af udtrykket »eller tilsvarende«
b)
under angivelse af krav med hensyn til ydeevne eller funktion, som kan omfatte miljøegenskaber og skal være tilstrækkelig præcise til, at tilbudsgiverne kan afgøre, hvad kontrakten drejer sig om, og til, at de ordregivende myndigheder kan tildele kontrakten
c)
ved en kombination af begge dele.
4. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at henvise til de specifikationer, der er omhandlet i stk. 3, litra a), kan de ikke afvise et bud med den begrundelse, at det ikke er i overensstemmelse med nævnte specifikationer, når tilbudsgiveren eller ansøgeren på en for den ordregivende myndighed tilfredsstillende måde ved hjælp af ethvert relevant middel beviser, at han opfylder krav svarende til de stillede.
En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.
5. Når de ordregivende myndigheder benytter sig af muligheden for at fastsætte præcise krav med hensyn til ydeevne eller funktion, jf. stk. 3, litra b), kan de ikke afvise et bud, der er i overensstemmelse med en national standard, der gennemfører en europæisk standard, en europæisk teknisk godkendelse, fælles tekniske specifikationer, internationale standarder eller andre tekniske referencesystemer, der er udformet af et europæisk standardiseringsorgan, hvis de nævnte specifikationer vedrører kravene med hensyn til ydeevne eller funktion.
Tilbudsgiveren skal på en passende måde godtgøre til den ordregivende myndigheds tilfredshed, at hans bud opfylder den ordregivende myndigheds krav med hensyn til ydeevne og funktion. En passende måde kan være teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ.
6. Når de ordregivende myndigheder fastsætter miljøegenskaber i form af krav med hensyn til ydeevne og funktion, kan de anvende detaljerede specifikationer eller om nødvendigt dele heraf som fastlagt i de europæiske, multinationale eller nationale miljømærker eller ethvert andet miljømærke, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:
a)
de anvendte specifikationer er egnede til at definere egenskaberne ved de varer eller tjenesteydelser, som kontrakten vedrører
b)
kravene til mærket er fastlagt på grundlag af videnskabelig information
c)
miljømærkerne vedtages gennem en proces, i hvilken alle interessenter, såsom statslige institutioner, forbrugere, producenter, detailhandlere og miljøorganisationer, kan deltage
d)
miljømærkerne er tilgængelige for alle interesserede parter.
7. De ordregivende myndigheder kan angive, at de varer eller tjenesteydelser, der er forsynet med et miljømærke, anses for at opfylde de tekniske specifikationer, der er fastlagt i udbudsbetingelserne. De accepterer enhver anden passende dokumentation, såsom teknisk dokumentation fra producenten eller en prøvningsrapport fra et anerkendt organ. I forbindelse med stk. 4, 5 og 6 forstås ved anerkendt organ et prøvnings- og kalibreringslaboratorium eller et inspektions- og certificeringsorgan, som opfylder gældende europæiske standarder.
8. De tekniske specifikationer må ikke, bortset fra i undtagelsestilfælde, hvor kontraktens genstand berettiger til det, henvise til et bestemt fabrikat, en bestemt oprindelse eller en bestemt fremstillingsproces, eller til varemærker, patenter, typer eller en bestemt oprindelse eller produktion på en måde, der kunne favorisere eller udelukke visse produkter eller økonomiske aktører.
Når det er umuligt at give en tilstrækkelig præcis og forståelig beskrivelse af kontraktens genstand, skal en sådan henvisning ledsages af udtrykket »eller tilsvarende«.
Artikel 140
Prisændringer
(Finansforordningens artikel 105)
1. Det skal af udbudsdokumenterne klart fremgå, om buddet skal være til fast pris uden mulighed for revision.
2. I modsat fald angives det i udbudsdokumenterne, hvilke betingelser og/eller fremgangsmåder der gælder for revision af prisen i løbet af kontraktperioden. Den ordregivende myndighed tager i den forbindelse navnlig hensyn til:
a)
udbudsprocedurens genstand og den økonomiske situation, hvori den skal gennemføres
b)
arbejdsopgavernes og kontraktens art og varighed
c)
sine økonomiske interesser.
Artikel 141
Ulovlige aktiviteter, som medfører udelukkelse
(Finansforordningens artikel 106)
De tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra e), omfatter alle ulovlige aktiviteter, der skader Unionens finansielle interesser, og navnlig følgende:
a)
tilfælde af svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. juli 1995 (12)
b)
tilfælde af bestikkelse som omhandlet i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, der involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater som udarbejdet ved Rådets retsakt af 26. maj 1997 (13)
c)
tilfælde af deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA (14)
d)
tilfælde af hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF (15)
e)
tilfælde af terrorhandlinger, strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet og anstiftelse af, medvirken til og forsøg på at begå en sådan handling som defineret i artikel 1, 3 og 4 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA (16).
Artikel 142
Anvendelse af udelukkelseskriterierne og udelukkelsens varighed
(Finansforordningens artikel 106, 107, 108 og 109)
1. For at fastlægge varigheden af udelukkelsen og for at sikre, at proportionalitetsprincippet overholdes, skal den ansvarlige institution især tage hensyn til, hvor alvorlige forholdene er, herunder deres indvirkning på Unionens finansielle interesser og image og hvor lang tid, der er gået, forseelsens varighed og eventuelle gentagelser, den pågældende enheds forsæt eller grad af uagtsomhed og de foranstaltninger, som den pågældende enhed har truffet for at rette op på situationen.
Ved fastlæggelsen af udelukkelsesperioden giver den ansvarlige institution den pågældende ansøger eller tilbudsgiver lejlighed til at give udtryk for sine synspunkter.
Når de myndigheder eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, har fastlagt varigheden af udelukkelsesperioden efter gældende lov, anvender Kommissionen denne varighed op til den maksimale periode, der er fastsat i finansforordningens artikel 106, stk. 4. Perioden i finansforordningens artikel 106, stk. 4, fastsættes til højst fem år, regnet fra følgende datoer:
a)
fra datoen for den retskraftige dom i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra b) og e)
b)
fra den dato, hvor overtrædelsen blev begået eller, i tilfælde af fortsatte eller gentagne overtrædelser, den dato, hvor overtrædelsen ophørte, i de tilfælde, der er anført i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra c), hvor forseelsen vedrører kontrakter med den pågældende institution.
I forbindelse med tredje afsnit, litra b), regnes perioden fra den dato, hvor afgørelsen er truffet, hvis en alvorlig forseelse i forbindelse med udøvelsen af et erhverv konstateres i form af en afgørelse truffet af en offentlig myndighed eller en international organisation.
Denne udelukkelsesperiode kan forlænges til 10 år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den dato, der er omhandlet i tredje afsnit, litra a) og b), jf. dog stk. 1.
2. Ansøgere og tilbudsgivere udelukkes fra en udbuds- eller tilskudsprocedure, så længe de befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a) og d).
Artikel 143
Bevismidler
(Finansforordningens artikel 106 og 107)
1. Ansøgere og tilbudsgivere skal fremlægge en behørigt underskrevet og dateret erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
Når der er tale om begrænsede udbud, konkurrencepræget dialog og udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, hvor den ordregivende myndighed begrænser antallet af ansøgere, der skal opfordres til at forhandle eller afgive bud, skal alle ansøgere dog fremlægge de attester, der er omhandlet i stk. 3.
Den ordregivende myndighed kan på grundlag af en risikovurdering undlade at kræve den i første afsnit nævnte erklæring for de kontrakter, der er omhandlet i artikel 137, stk. 2. Den ordregivende myndighed kan dog undlade at kræve den pågældende erklæring for kontrakter i henhold til artikel 265, stk. 1, artikel 267, stk. 1, og artikel 269, stk. 1, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR.
2. Den tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, skal inden for en frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed, inden underskrivelsen af kontrakten fremlægge de i stk. 3 i denne artikel omhandlede bevismidler til bekræftelse af den i stk. 1 i denne artikel nævnte erklæring i følgende tilfælde:
a)
i forbindelse med kontrakter, som institutionerne indgår for egen regning, og hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1
b)
i forbindelse med kontrakter vedrørende foranstaltninger udadtil, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 265, stk. 1, litra a), artikel 267, stk. 1, litra a), eller artikel 269, stk. 1, litra a).
I forbindelse med kontrakter, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, der er omhandlet i første afsnit, litra a) og b), i dette stykke, kan den ordregivende myndighed, når den er i tvivl om, hvorvidt den tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, befinder sig i en af udelukkelsessituationerne, kræve, at han fremlægger de i stk. 3 nævnte bevismidler.
3. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at den ansøger eller tilbudsgiver, som kontrakten skal tildeles, ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a), b) eller e), fremlæggelse af en straffeattest af nyere dato eller eventuelt et tilsvarende dokument, som for nylig er udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed i hjemlandet eller det seneste opholdsland, hvoraf det fremgår, at disse krav er opfyldt. Den ordregivende myndighed godkender som tilstrækkeligt bevis for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra a) eller d), en attest af nyere dato udstedt af den kompetente myndighed i den pågældende stat.
Når det dokument eller den attest, der er omhandlet i stk. 1 i denne artikel, ikke udstedes af det pågældende land, og i de andre tilfælde af udelukkelse, der er omhandlet i i artikel 106, kan dokumentet eller attesten erstattes af en edsvoren erklæring eller eventuelt af en højtidelig erklæring, der af vedkommende afgives for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller det seneste opholdsland.
4. I overensstemmelse med den nationale lovgivning i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret, vedrører de i stk. 1 og 3 nævnte dokumenter juridiske og/eller fysiske personer, herunder, hvis den ordregivende myndighed finder det nødvendigt, virksomhedsledere eller enhver anden person, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af ansøgeren eller tilbudsgiveren.
5. De ordregivende myndigheder kan, hvis de er i tvivl om, hvorvidt ansøgerne eller tilbudsgiverne befinder sig i en af udelukkelsessituationerne, selv henvende sig til de kompetente myndigheder, der er omhandlet i stk. 3, for at indhente de oplysninger om den pågældende situation, som de finder nødvendige.
6. Den ordregivende myndighed kan undlade at kræve, at en ansøger eller tilbudsgiver fremlægger den dokumentation, der er omhandlet i stk. 3, hvis en sådan dokumentation allerede er forelagt for den i forbindelse med en anden udbudsprocedure, forudsat at datoen for udstedelsen af dokumenterne ikke overstiger ét år, og at de stadig er gyldige.
I så fald skal ansøgeren eller tilbudsgiveren erklære på tro og love, at dokumentationen allerede er fremlagt i forbindelse med en tidligere udbudsprocedure, og bekræfte, at der ikke er sket ændringer i hans situation.
7. Ansøgeren eller tilbudsgiveren fremlægger på anmodning af den ordregivende myndighed en erklæring på tro og love fra den påtænkte underleverandør om, at denne ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
Er der tvivl om denne erklæring på tro og love, kan den ordregivende myndighed kræve de bevismidler, der er omhandlet i stk. 3 og 4. Stk. 5 finder i givet fald anvendelse.
Artikel 144
Central database
(Finansforordningens artikel 108)
1. De institutioner, forvaltningsorganer og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 1, sender i det format, som er fastlagt af Kommissionen, Kommissionen oplysninger, som gør det muligt at identificere de tredjeparter, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, artikel 107, artikel 109, stk. 1, litra b), og artikel 109, stk. 2, litra a), samt grundene til udelukkelsen og udelukkelsesperiodens varighed.
De fremsender også oplysninger om personer, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af tredjeparter, som er retlige enheder, når disse personer har befundet sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, artikel 107, artikel 109, stk. 1, litra b), og artikel 109, stk. 2, litra a).
De myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, sender i det format, som er fastlagt af Kommissionen, Kommissionen oplysninger, som gør det muligt at identificere de tredjeparter, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, litra e), når deres adfærd har skadet Unionens finansielle interesser, og personer, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger på vegne af tredjeparter, som er retlige enheder, såsom:
a)
dommens art
b)
i givet fald varigheden af perioden for udelukkelse fra udbudsprocedurer.
2. De institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i stk. 1, udpeger de personer, som er bemyndiget til at videregive oplysninger i databasen til Kommissionen og modtage sådanne oplysninger fra Kommissionen.
Med hensyn til de institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 1, sender de udpegede personer hurtigst muligt oplysningerne til Kommissionens regnskabsfører og anmoder i givet fald om registrering, ændring eller sletning af data i databasen.
Med hensyn til de myndigheder og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2, sender de udpegede personer de nødvendige oplysninger til den anvisningsberettigede i Kommissionen, som er ansvarlig for det pågældende program eller den pågældende foranstaltning, senest tre måneder efter afsigelsen af den relevante dom.
Kommissionens regnskabsfører registrerer, ændrer eller sletter data i databasen. Han giver hver måned de udpegede personer de validerede data, som databasen indeholder, via en sikker protokol.
3. De institutioner, forvaltningsorganer, myndigheder og organer, der er omhandlet i stk. 1, bekræfter over for Kommissionen, at de oplysninger, de har videregivet, er fastlagt og fremsendt i overensstemmelse med de principper, som er fastsat i forordning (EF) nr. 45/2001 og i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (17) om beskyttelse af personoplysninger.
De skal navnlig på forhånd underrette alle tredjeparter eller personer som omhandlet i stk. 1 om, at deres data kan blive registreret i databasen og videregivet af Kommissionen til de udpegede personer, der er omhandlet i stk. 2. De opdaterer i givet fald de fremsendte oplysninger, når der er sket en berigtigelse, sletning eller ændring af data.
Enhver part, der er opført i databasen, har efter anmodning til Kommissionens regnskabsfører ret til at blive informeret om de lagrede data vedrørende den pågældende.
4. Medlemsstaterne træffer passende foranstaltninger til at bistå Kommissionen med henblik på at forvalte databasen effektivt i henhold til direktiv 95/46/EF.
Der fastsættes passende bestemmelser i aftalerne med myndighederne i tredjelande og alle de organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 108, stk. 2 og 3, med henblik på at sikre, at disse bestemmelser og principperne for beskyttelse af personoplysninger overholdes.
Artikel 145
Administrative og økonomiske sanktioner
(Finansforordningens artikel 109 og 131)
1. Ansøgere, tilbudsgivere og kontrahenter, der har afgivet urigtige erklæringer, begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldig i uregelmæssigheder eller svig, eller som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan, uden at det berører muligheden for at anvende de i kontrakten fastsatte sanktioner, udelukkes fra alle kontrakter og tilskud finansieret over Unionens budget i en periode på højst fem år regnet fra den dato, hvor forseelsen er konstateret og bekræftet gennem en kontradiktorisk dialog med ansøgeren, tilbudsgiven eller kontrahenten.
Denne periode kan forlænges til 10 år i tilfælde af en ny forseelse inden for de første fem år efter den dato, der er omhandlet i første afsnit.
2. Tilbudsgivere og ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldig i uregelmæssigheder eller svig, kan desuden pålægges økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den samlede anslåede værdi af den kontrakt, der skal tildeles.
Kontrahenter, som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan pålægges økonomiske sanktioner svarende til 2-10 % af den pågældende kontrakts samlede værdi.
Denne sats kan forhøjes til 4-20 % i tilfælde af gentagen misligholdelse inden for de første fem år efter den dato, som er omhandlet i stk. 1, første afsnit.
3. Institutionen fastsætter de administrative eller økonomiske sanktioner, idet der navnlig tages hensyn til de elementer, der er omhandlet i artikel 142, stk. 1.
Artikel 146
Udvælgelseskriterier
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. De ordregivende myndigheder opstiller klare og ikke-diskriminerende udvælgelseskriterier.
2. I forbindelse med enhver udbudsprocedure anvendes udvælgelseskriterierne til at vurdere ansøgerens eller tilbudsgiverens finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet.
Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimale kapacitetsniveauer, hvorunder ansøgere ikke kan udvælges.
3. Enhver tilbudsgiver eller ansøger kan blive anmodet om at dokumentere, at han i henhold til national ret har tilladelse til at opfylde kontrakten, dokumenteret ved optagelse i handels- eller erhvervsregisteret eller en edsvoren erklæring eller attest, medlemskab af en bestemt organisation, udtrykkelig tilladelse eller optagelse i momsregistreret.
4. De ordregivende myndigheder anfører i udbudsbekendtgørelsen, indkaldelsen af interessetilkendegivelser eller opfordringen til at afgive bud, hvilke former for dokumentation de har valgt at acceptere som bevis for tilbudsgiveres eller ansøgeres retlige status og retsevne.
5. Omfanget af de oplysninger, som den ordregivende myndighed udbeder sig som bevis for ansøgerens eller tilbudsgiverens finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet og de minimale kapacitetsniveauer, som kræves i henhold til stk. 2, må ikke gå videre end kontraktens genstand, idet der skal tages hensyn til de økonomiske aktørers legitime interesser, navnlig for så vidt angår beskyttelse af virksomhedens tekniske og handelsmæssige hemmeligheder.
6. Den ordregivende myndighed kan afhængigt af sin risikovurdering beslutte ikke at kræve dokumentation for ansøgernes eller tilbudsgivernes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet i forbindelse med følgende kontrakter:
a)
kontrakter, som institutionerne indgår for egen regning, og hvis værdi ikke overstiger den værdi, der er fastsat i artikel 137, stk. 1
b)
kontrakter i forbindelse med foranstaltninger udadtil, hvis værdi ligger under de beløbsgrænser, som er fastsat i artikel 265, stk. 1, litra a), artikel 267, stk. 1, litra a), og artikel 269, stk. 1, litra a).
Når den ordregivende myndighed beslutter ikke at kræve dokumentation for ansøgernes og tilbudsgivernes finansielle, økonomiske, tekniske og faglige kapacitet, udbetales der ikke forfinansiering, medmindre der stilles en finansiel garanti på et tilsvarende beløb.
Artikel 147
Økonomisk og finansiel kapacitet
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. Bevis for den økonomiske og finansielle kapacitet kan navnlig bestå i et eller flere af følgende dokumenter:
a)
relevante erklæringer fra en bank eller i givet fald bevis for relevant erhvervsansvarsforsikring
b)
årsregnskaber for højst de seneste tre afsluttede regnskabsår
c)
en erklæring om virksomhedens samlede omsætning og omsætningen vedrørende de bygge- og anlægsarbejder, varer eller tjenesteydelser, som kontrakten vedrører, i en periode, som ikke må overstige de seneste tre disponible regnskabsår.
2. Den ordregivende myndighed kan undlade at kræve, at en ansøger eller tilbudsgiver fremlægger den dokumentation, der er omhandlet i stk. 1, hvis en sådan dokumentation allerede er fremlagt i forbindelse med en anden udbudsprocedure, forudsat at dokumentationen fortsat overholder stk. 1.
Hvis tilbudsgiveren eller ansøgeren af en særlig grund, som den ordregivende myndighed anser for gyldig, ikke er i stand til at fremlægge den af den ordregivende myndighed krævede dokumentation, kan han bevise sin økonomiske og finansielle kapacitet ved ethvert andet middel, som den ordregivende myndighed finder egnet.
3. En økonomisk aktør kan i givet fald for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders kapacitet uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem den økonomiske aktør selv og disse enheder. Vedkommende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer til at opfylde kontrakten, f.eks. ved at fremlægge et tilsagn fra disse enheder om, at de er villige til at stille disse ressourcer til rådighed for vedkommende.
Den ordregivende myndighed kan kræve, at den økonomiske aktør og de enheder, der er omhandlet i første afsnit, hæfter solidarisk for gennemførelsen af kontrakten.
En sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 5, kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres kapacitet eller andre enheders deltageres kapacitet.
Artikel 148
Teknisk og faglig kapacitet
(Finansforordningens artikel 110, stk. 1)
1. De økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet vurderes og kontrolleres i henhold til stk. 2 og 3. Ved udbudsprocdurer vedrørende varer, der kræver montering eller installation, tjenesteydelser og/eller bygge- og anlægsarbejder, vurderes denne kapacitet bl.a. under hensyn til de økonomiske aktørers faglige viden, effektivitet, erfaring og pålidelighed.
2. De økonomiske aktørers tekniske og faglige kapacitet kan, afhængigt af arten, mængden eller omfanget af og formålet med de varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder, der skal leveres eller udføres, dokumenteres ved et eller flere af følgende dokumenter:
a)
eksamens- og kvalifikationsbeviser for tjenesteyderen eller entreprenøren og/eller virksomhedens ledere og især for den eller de personer, der er ansvarlige for udførelsen af tjenesteydelserne eller bygge- og anlægsarbejderne
b)
en liste over:
i)
de betydeligste tjenesteydelser eller vareleverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb og dato samt de offentlige eller private modtagere
ii)
de bygge- og anlægsarbejder, der er udført i løbet af de sidste fem år, med angivelse af beløb, dato og sted
c)
en beskrivelse af det tekniske udstyr, det værktøj og de faciliteter, der skal anvendes til at opfylde en tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt
d)
en beskrivelse af det tekniske udstyr og de foranstaltninger, der anvendes for at sikre varernes og tjenesteydelsernes kvalitet, samt en beskrivelse af virksomhedens undersøgelses- og forskningsfaciliteter
e)
angivelse af de teknikere eller tekniske organer, tilbudsgiver disponerer over, især dem, der har ansvaret for kvalitetskontrollen, uanset om de hører til virksomheden eller ej
f)
for så vidt angår levering af varer, fremlæggelse af prøver, beskrivelser og/eller autentiske fotografier og/eller attester udstedt af officielle kvalitetskontrolinstitutter eller -tjenester, hvis kompetence er anerkendt, og som attesterer, at varerne er i overensstemmelse med de gældende specifikationer eller standarder
g)
en erklæring om tjenesteyderens eller entreprenørens årlige gennemsnitlige antal beskæftigede og antallet af ledere i de sidste tre år
h)
oplysning om, hvor stor en del af kontrakten tjenesteyderen eventuelt agter at give i underentreprise
i)
angivelse, men udelukkende i relevante tilfælde, af de miljøstyringsforanstaltninger, som den økonomiske aktør kan anvende ved opfyldelsen af kontrakten, når der er tale om offentlige bygge- og anlægskontrakter og offentlige tjenesteydelseskontrakter.
Hvis modtageren af de tjenesteydelser eller varer, som er omhandlet i første afsnit, litra b), nr. i), er en ordregivende myndighed, fremlægges dokumentationen for udførelsen i form af attester udstedt eller medunderskrevet af den kompetente myndighed.
I forbindelse med første afsnit, litra b), nr. ii), skal listen over de væsentligste bygge- og anlægsarbejder, der er udført, ledsages af attester for tilfredsstillende udførelse, hvori det skal præciseres, om bygge- og anlægsarbejderne er blevet udført fagligt korrekt og i overensstemmelse med kontraktvilkårene.
3. Hvis de tjenesteydelser eller vareleverancer, der skal leveres, er komplekse, eller hvis de undtagelsesvis skal tjene et særligt formål, kan den tekniske og faglige kapacitet dokumenteres ved en kontrol foretaget af den ordregivende myndighed eller på dennes vegne af et kompetent officielt organ i det land, hvor tjenesteyderen eller leverandøren er etableret, med forbehold af dette organs samtykke. Denne kontrol vedrører tjenesteyderens tekniske kapacitet eller leverandørens produktionskapacitet og om nødvendigt hans undersøgelses- og forskningsfaciliteter og de foranstaltninger, han har truffet til kontrol af kvaliteten.
4. Hvis de ordregivende myndigheder kræver, at der fremlægges attester udstedt af uafhængige organer til attestering af, at den økonomiske aktør overholder bestemte kvalitetssikringsstandarder, henviser de til kvalitetssikringssystemer, der bygger på de europæiske standarder på området og er certificeret af godkendte organer. De ordregivende myndigheder skal dog ligeledes acceptere andre former for dokumentation for tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger fra økonomiske aktører, der ikke har adgang til at få udstedt sådanne certifikater eller ikke har mulighed for at få dem udstedt inden for den gældende frist.
5. Hvis de ordregivende myndigheder kræver fremlæggelse af attester udstedt af uafhængige organer til bekræftelse af, at den økonomiske aktør opfylder bestemte miljøledelsessystemer eller -standarder, henviser de til EU-ordningen for miljøledelse og miljørevision eller til andre anerkendte miljøledelsessystemer i henhold til artikel 45 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1221/2009 (18) eller andre miljøledelsesstandarder, der er baseret på de relevante europæiske eller internationale standarder udstedt af godkendte organer. De anerkender tilsvarende attester fra organer i andre medlemsstater. De accepterer ligeledes andre former for dokumentation for tilsvarende miljøledelsesforanstaltninger, der forelægges af økonomiske aktører.
6. En økonomisk aktør kan i givet fald og for en bestemt kontrakt basere sig på andre enheders kapacitet uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem den økonomiske aktør selv og disse enheder. Vedkommende skal i så fald over for den ordregivende myndighed bevise, at vedkommende råder over de nødvendige ressourcer til at opfylde kontrakten, f.eks. ved at forelægge et tilsagn fra disse enheder om, at de er villige til at stille disse ressourcer til rådighed for vedkommende.
En sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 5, kan på samme vilkår basere sig på sammenslutningens deltageres kapacitet eller andre enheders deltageres kapacitet.
7. I forbindelse med bygge- og anlægskontrakter, tjenesteydelseskontrakter og monterings- og installationsarbejde som led i en kontrakt om vareleverancer kan den ordregivende myndighed kræve, at visse centrale opgaver udføres direkte af tilbudsgiveren selv eller, hvis et bud indgives af en sammenslutning af økonomiske aktører som omhandlet i artikel 121, stk. 6, af en deltager i sammenslutningen.
8. Den ordregivende myndighed kan konkludere, at økonomiske aktører ikke vil gennemføre kontrakten i overensstemmelse med en passende kvalitetsstandard, hvis den ordregivende myndighed fastslår, at de har modstridende interesser, som kan påvirke kontraktens opfyldelse i negativ retning.
Artikel 149
Bestemmelser og kriterier for tildeling af kontrakter
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. En kontrakt kan tildeles på følgende to måder, jf. dog finansforordningens artikel 107:
a)
enten vælges det billigste bud blandt de bud, der er forskriftsmæssige og opfylder udbudsbetingelserne
b)
eller også vælges det økonomisk mest fordelagtige bud.
2. For at bestemme, hvilket bud der er det økonomisk mest fordelagtige, tager den ordregivende myndighed hensyn til den anførte pris og andre kvalitetskriterier, der er begrundet i kontraktens genstand, som f.eks. teknisk værdi, æstetiske og funktionelle kvaliteter, miljømæssige karakteristika, driftsomkostninger, rentabilitet, færdiggørelses- eller leveringsfrist, kundeservice og teknisk assistance. Den ordregivende myndighed kan fastsætte minimumsniveauer for kvaliteten. Bud, som ligger under disse kvalitetsniveauer, afvises.
3. Den ordregivende myndighed skal i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne eller i det beskrivende dokument angive den vægtning af hvert af de kriterier, der anvendes ved bestemmelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud. Denne vægtning kan angives som en ramme med et passende maksimalt udsving.
Den relative vægtning af priskriteriet i forhold til andre kriterier må ikke føre til, at priskriteriet neutraliseres ved valget af kontrahenten, uden at dette dog berører de tariffer, som institutionen har fastsat for vederlag for visse tjenesteydelser, såsom tjenesteydelser fra evalueringseksperter.
Hvis det i særlige undtagelsestilfælde ikke er teknisk muligt at foretage en sådan vægtning, f.eks. på grund af kontraktgenstanden, kan den ordregivende myndighed nøjes med at angive de anvendte kriterier i prioriteret rækkefølge.
Artikel 150
Anvendelse af elektroniske auktioner
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. De ordregivende myndigheder anvender elektroniske auktioner, hvor nye og lavere priser og/eller nye værdier for visse elementer i tilbuddene præsenteres.
I forbindelse med første afsnit anvender de ordregivende myndigheder en gentagen elektronisk proces (elektronisk auktion), som gennemføres efter den første fuldstændige evaluering af buddene, således at disse kan klassificeres på grundlag af automatisk behandling.
2. Ved offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling i de i artikel 135, stk. 1, litra a), omhandlede tilfælde kan de ordregivende myndigheder beslutte, at der anvendes elektronisk auktion inden tildelingen af en offentlig kontrakt, når udbudsbetingelserne kan fastsættes nøjagtigt.
Elektronisk auktion kan anvendes på samme betingelser ved fornyet konkurrence mellem parterne i en rammekontrakt, jf. artikel 122, stk. 3, litra b), og ved udbud af kontrakter, som skal tildeles inden for det dynamiske indkøbssystem, der er omhandlet i artikel 131.
Den elektroniske auktion vedrører enten priserne alene, når kontrakten tildeles på grundlag af den laveste pris, eller priserne og/eller værdierne for de elementer i buddene, der er anført i udbudsbetingelserne, når kontrakten tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud.
3. De ordregivende myndigheder, der beslutter at holde en elektronisk auktion, anfører dette i udbudsbekendtgørelsen.
Udbudsbetingelserne indeholder blandt andet følgende oplysninger:
a)
de elementer, hvis værdier der holdes elektronisk auktion over, for så vidt som disse elementer er kvantificerbare og kan udtrykkes i tal eller procentdele
b)
eventuelle grænser for de værdier, som kan fremlægges, således som de fremgår af specifikationerne af kontraktens genstand
c)
de oplysninger, der vil blive stillet til rådighed for tilbudsgiverne under den elektroniske auktion, og på hvilket tidspunkt de i givet fald stilles til rådighed
d)
de oplysninger, der er relevante for afviklingen af den elektroniske auktion
e)
de betingelser, på hvilke tilbudsgiverne kan byde, og især de mindste udsving mellem buddene, som i givet fald kræves for at byde
f)
de relevante oplysninger om det elektroniske udstyr, der anvendes, og om betingelser og tekniske specifikationer for tilslutning.
4. Før de ordregivende myndigheder afholder en elektronisk auktion, foretager de en første fuldstændig evaluering af buddene efter de tildelingskriterier og den vægtning heraf, der er fastlagt.
Alle de tilbudsgivere, der har afgivet antagelige bud, opfordres samtidig elektronisk til at fremlægge nye priser og/eller nye værdier; opfordringen indeholder alle de oplysninger, der er relevante for den individuelle tilslutning til det anvendte elektroniske udstyr og præciserer begyndelsesdatoen og -tidspunktet for auktionen. Den elektroniske auktion kan finde sted i flere på hinanden følgende faser. Den elektroniske auktion kan tidligst indledes to arbejdsdage efter afsendelsen af opfordringen til at afgive tilbud.
5. Når kontrakten skal tildeles på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige bud, ledsages opfordringen af resultatet af den fuldstændige evaluering af det relevante bud udført i overensstemmelse med den vægtning, der er omhandlet i artikel 149, stk. 3, første afsnit.
Opfordringen skal ligeledes indeholde den matematiske formel, der ved elektronisk auktion bestemmer den automatiske omklassificering på grundlag af de nye priser og/eller nye værdier. Denne formel indarbejder vægtningen af alle de kriterier, der er fastsat med henblik på at afgøre, hvilket bud der er det økonomisk mest fordelagtige, således som angivet i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsbetingelserne. Med henblik herpå skal eventuelle rammer for vægtningens udsving imidlertid forudgående udtrykkes ved en bestemt værdi.
Hvis varianter er tilladt, skal en formel angives særskilt for hver variant.
6. Under hver fase af en elektronisk auktion giver de ordregivende myndigheder omgående alle tilbudsgiverne i det mindste de oplysninger, der giver dem mulighed for på et hvilket som helst tidspunkt at kende deres respektive klassificering. De kan ligeledes give andre oplysninger om andre afgivne priser eller værdier, hvis dette er angivet i udbudsbetingelserne. De kan også på et hvilket som helst tidspunkt give meddelelse om antallet af deltagere i den pågældende fase af auktionen. De må imidlertid under ingen omstændigheder give oplysning om tilbudsgivernes identitet under afviklingen af auktionens forskellige faser.
7. De ordregivende myndigheder afslutter en elektronisk auktion på en eller flere af følgende måder:
a)
i opfordringen til at deltage i auktionen angiver de den dato og det tidspunkt, der er fastsat på forhånd
b)
når de ikke modtager flere nye priser eller nye værdier, der opfylder kravene om mindsteudsving
c)
når det antal auktionsfaser, der er fastsat i opfordringen til at deltage i auktionen, er gennemført.
I forbindelse med første afsnit, litra b), præciserer de ordregivende myndigheder i opfordringen til at deltage i auktionen den frist, de vil overholde fra modtagelsen af den sidst afgivne pris eller værdi, inden de afslutter den elektroniske auktion.
Når de ordregivende myndigheder har besluttet, at en elektronisk auktion skal afsluttes i overensstemmelse med første afsnit, litra c), eventuelt kombineret med fremgangsmåden i første afsnit, litra b), indeholder opfordringen til at deltage i auktionen tidsplanen for hver auktionsfase.
8. Efter afslutningen af en elektronisk auktion tildeler de ordregivende myndigheder i overensstemmelse med artikel 149 kontrakten på baggrund af resultaterne af den elektroniske auktion.
De ordregivende myndigheder må ikke misbruge en elektronisk auktion eller anvende den på en måde, der kan forhindre, begrænse eller fordreje konkurrencen, eller på en måde, der kan ændre kontraktens genstand, således som den er udbudt ved offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen og fastlagt i udbudsbetingelserne.
Artikel 151
Unormalt lave bud
(Finansforordningens artikel 110, stk. 2)
1. Hvis bud vedrørende en bestemt kontrakt forekommer at være unormalt lave, skal den ordregivende myndighed, inden den alene på dette grundlag afviser sådanne bud, skriftligt anmode om de oplysninger om det pågældende buds sammensætning, som den anser for relevante, og efter høring af parterne kontrollere buddets sammensætning under hensyntagen til de fremsatte begrundelser. Disse oplysninger kan navnlig vedrøre overholdelsen af bestemmelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt, der gælder på det sted, hvor bygge- og anlægsarbejderne, tjenesteydelsen eller varerne skal leveres.
Den ordregivende myndighed kan navnlig tage hensyn til begrundelser vedrørende:
a)
besparelser i forbindelse med produktionsmetoden, den måde tjenesteydelserne udføres på eller byggemetoden
b)
de valgte tekniske løsninger eller de usædvanligt gunstige betingelser, tilbudsgiveren arbejder under
c)
buddets originalitet.
2. Hvis en ordregivende myndighed fastslår, at et unormalt lavt bud skyldes ydelse af statsstøtte, kan den ikke afvise det pågældende bud med denne ene begrundelse, medmindre tilbudsgiveren er ude af stand til inden for en rimelig frist, som fastsættes af den ordregivende myndighed, at dokumentere, at der er tale om en støtte, hvis udbetaling er endelig, og som er ydet efter de procedurer og beslutninger, der er fastsat i EU-lovgivningen om statsstøtte.
Artikel 152
Tidsfrister for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. De ordregivende myndigheder fastlægger i kalenderdage faste og præklusive frister for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse. Fristerne skal være tilstrækkelig lange til, at de interesserede har rimelig tid til at udarbejde og afgive deres bud, idet der bl.a. skal tages hensyn til kontraktens kompleksitet og til, om det er nødvendigt med en besigtigelse på stedet eller gennemsyn på stedet af bilagsmaterialet til udbudsbetingelserne.
2. Ved offentlige udbud vedrørende kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af bud mindst 52 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
3. Ved begrænsede udbud, ved anvendelse af konkurrencepræget dialog, jf. artikel 132, og ved udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse med henblik på kontrakter, hvis værdi overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 37 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
Ved begrænsede udbud med henblik på kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, er fristen for modtagelse af bud mindst 40 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.
Ved udbud efter indkaldelse af interessetilkendegivelser som omhandlet i artikel 136, stk. 1, er fristen dog:
a)
mindst 21 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud, når der er tale om den procedure, der er omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra a), og stk. 3, litra b), nr. i)
b)
mindst 10 dage for modtagelse af ansøgninger om deltagelse og mindst 21 dage for modtagelse af bud, når der er tale om den procedure i to faser, der er omhandlet i artikel 136, stk. 3, litra b), nr. ii).
4. Hvis de ordregivende myndigheder i overensstemmelse med artikel 123, stk. 2, har fremsendt en forhåndsmeddelelse til offentliggørelse eller selv har offentliggjort en forhåndsmeddelelse i deres køberprofil for kontrakter, der overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, kan fristen for modtagelse af bud som udgangspunkt forkortes til 36 dage, men kan under ingen omstændigheder være under 22 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller opfordringen til at afgive bud.
Den forkortelse af fristen, der er omhandlet i første afsnit, er kun mulig, hvis forhåndsmeddelelsen opfylder følgende betingelser:
a)
den indeholder alle de oplysninger, der kræves i udbudsbekendtgørelsen, i det omfang disse oplysninger foreligger ved offentliggørelsen af meddelelsen
b)
den er blevet sendt til offentliggørelse mindst 52 dage og højst 12 måneder inden afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen.
5. Fristerne for modtagelse af bud kan forkortes med fem dage, hvis der allerede fra det tidspunkt, hvor udbudsbekendtgørelsen eller indkaldelsen af interessetilkendegivelser offentliggøres, er fri og direkte elektronisk adgang til hele udbudsmaterialet.
Artikel 153
Frister for adgang til udbudsdokumenterne
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes udbudsbetingelserne eller beskrivende dokumenter i den procedure, der er omhandlet i artikel 132, og supplerende dokumenter senest fem arbejdsdage efter, at der er modtaget anmodning herom, til alle økonomiske aktører, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at deltage i en dialog eller afgive et bud, jf. dog stk. 4. De ordregivende myndigheder er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om dokumenter, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.
2. Forudsat at der er anmodet herom i god tid inden udløbet af fristen for afgivelse af bud, sendes de supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne eller de beskrivende dokumenter eller supplerende dokumenter samtidigt til alle økonomiske aktører, der har anmodet om udbudsbetingelserne eller tilkendegivet, at de ønsker at deltage i en dialog eller afgive et bud, så hurtigt som muligt og senest seks kalenderdage inden udløbet af fristen for modtagelse af bud eller, for anmodninger om oplysninger, der er modtaget mindre end otte kalenderdage inden udløbet af fristen for modtagelse af bud, så hurtigt som muligt efter modtagelsen af anmodningen. De ordregivende myndigheder er ikke forpligtet til at svare på anmodninger om supplerende oplysninger, som er indgivet mindre end fem arbejdsdage inden udløbet af fristen for afgivelse af bud.
3. Hvis udbudsbetingelserne og de supplerende dokumenter eller oplysninger, uanset af hvilken grund, ikke kan fremsendes inden for de i stk. 1 og 2 i denne artikel fastsatte frister, eller hvis der kun kan afgives bud efter besigtigelse på stedet eller efter gennemsyn på stedet af bilagsmaterialet til udbudsbetingelserne, skal de frister for modtagelse af bud, der er omhandlet i artikel 152, forlænges, så samtlige økonomiske aktører kan få kendskab til alle oplysninger, der er nødvendige for udarbejdelsen af buddene. Denne forlængelse offentliggøres på passende måde efter bestemmelserne i artikel 123-126.
4. Ved offentlige udbud, herunder i dynamiske indkøbssystemer som omhandlet i artikel 131, finder stk. 1 i denne artikel ikke anvendelse, hvis der er fri, fuld og direkte elektronisk adgang til alle udbudsdokumenterne og de supplerende dokumenter. I så fald skal den udbudsbekendtgørelse, der er omhandlet i artikel 123, stk. 3, angive den internetadresse, der giver adgang til disse dokumenter.
Artikel 154
Frister i hastetilfælde
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Når det i behørigt begrundede hastetilfælde er umuligt at overholde de mindstefrister, der er fastsat i artikel 152, stk. 3, i forbindelse med begrænsede udbud og udbud med forhandling, hvor der er offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, kan de ordregivende myndigheder fastsætte følgende frister angivet i kalenderdage:
a)
en frist for modtagelse af ansøgninger om deltagelse, som ikke kan være mindre end 15 dage regnet fra datoen for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller 10 dage, hvis udbudsbekendtgørelsen sendes til Publikationskontoret ad elektronisk vej
b)
en frist for modtagelse af bud, som ikke kan være mindre end 10 dage regnet fra datoen for afsendelsen af opfordringen til at afgive bud.
2. I forbindelse med begrænsede udbud og hastende udbud med forhandling meddeles eventuelle supplerende oplysninger om udbudsbetingelserne alle ansøgere eller tilbudsgivere senest fire kalenderdage inden udløbet af den frist, der er fastsat for modtagelse af bud, forudsat at der er anmodet om oplysningerne rettidigt.
Artikel 155
Bestemmelser om kommunikation
(Finansforordningens artikel 111, stk. 1)
1. Reglerne for afgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse fastlægges af den ordregivende myndighed, som kan vælge én kommunikationsform. Bud og ansøgninger om deltagelse kan indgives pr. brev eller sendes elektronisk. Desuden kan ansøgninger om deltagelse sendes pr. fax.
Det valgte kommunikationsmiddel skal være alment tilgængeligt og må ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
at hvert bud indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
at dataintegriteten sikres
c)
at buddenes og deltagelsesansøgningernes fortrolighed bevares, og at den ordregivende myndighed først får kendskab til buddene og deltagelsesansøgningerne efter udløbet af den frist, der er fastsat for afgivelse af bud
d)
at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Hvis det er nødvendigt af hensyn til sikring af retlige beviser, kan de ordregivende myndigheder kræve, at ansøgninger om deltagelse, som sendes pr. fax, bekræftes pr. brev eller elektronisk snarest muligt og under alle omstændigheder inden udløbet af den frist, som er fastsat i artikel 152.
2. Når den ordregivende myndighed tillader elektronisk indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, skal de anvendte redskaber og deres tekniske karakteristika være ikke-diskriminerende, almindeligt tilgængelige og kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi og må ikke begrænse de økonomiske aktørers adgang til udbudsproceduren.
3. Undtagen for kontrakter, hvis værdi ligger under den beløbsgrænse, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, skal systemerne for elektronisk modtagelse af ansøgninger om deltagelse ved tekniske midler og passende procedurer garantere følgende:
a)
den økonomiske aktør kan autentificeres med sikkerhed
b)
det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse kan fastslås med sikkerhed
c)
det kan med rimelighed sikres, at ingen kan få adgang til oplysninger, som er fremsendt i overensstemmelse med disse krav, før udløbet af de fastsatte frister
d)
det kan ved overtrædelse af dette forbud med rimelighed sikres, at overtrædelsen klart kan spores
e)
kun bemyndigede personer kan fastsætte eller ændre datoerne for åbning af de modtagne oplysninger
f)
i udbudsprocedurens forskellige faser må kun bemyndigede personer, der optræder sammen, få adgang til alle eller en del af de indsendte oplysninger
g)
de bemyndigede personer, der optræder sammen, kan kun få adgang til de indsendte oplysninger efter den anførte dato
h)
oplysninger, som er modtaget og åbnet i overensstemmelse med disse krav, er kun tilgængelige for personer, der er bemyndiget til at få kendskab hertil.
4. Når den ordregivende myndighed tillader elektronisk indgivelse af bud og ansøgninger om deltagelse, anses de elektroniske dokumenter, som indgives ved hjælp af sådanne systemer, for at være originaler og for at være underskrevet af en bemyndiget repræsentant for den økonomiske aktør.
5. Når buddene eller ansøgningerne indgives pr. brev, kan tilbudsgiverne eller ansøgerne indgive deres bud eller ansøgninger om deltagelse:
a)
pr. post eller med kurertjeneste, i hvilke tilfælde det i udbudsdokumenterne præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel eller datoen for beviset for aflevering
b)
ved aflevering i institutionens lokaler, enten af tilbudsgiveren eller ansøgeren selv eller af dennes befuldmægtigede; i så fald skal det i udbudsdokumenterne ud over de oplysninger, der er omhandlet i artikel 138, stk. 2, litra a), angives, hvilken tjenestegren buddene eller ansøgningerne om deltagelse skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.
6. For at sikre fortroligheden og undgå problemer i de tilfælde, hvor bud sendes pr. brev, skal udbudsbekendtgørelsen indeholde følgende passus:
Buddet skal fremsendes i dobbelt kuvert. På den inderste kuvert anføres, foruden adressen på den tjenestegren, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen, påtegningen Appel d'offres - à ne pas ouvrir par le service du courrier (Udbud - Må ikke åbnes af den interne post). Hvis der benyttes selvklæbende kuverter, skal de forsegles med tape, og afsenderen skal sætte sin underskrift på tværs af tapen.
Artikel 156
Tilbudsgaranti
(Finansforordningens artikel 111, stk. 3)
Den ordregivende myndighed kan kræve en tilbudsgaranti i henhold til artikel 163 svarende til 1-2 % af kontraktens samlede værdi.
Tilbudsgarantien frigøres ved tildelingen af kontrakten. Garantien aktiveres, hvis der ikke er afgivet bud ved udløbet af den herfor fastsatte frist, eller hvis buddet senere trækkes tilbage.
Artikel 157
Åbning af bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 4)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der overholder bestemmelserne i artikel 155, åbnes.
2. For alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er fastsat i artikel 137, stk. 1, udpeger den ansvarlige anvisningsberettigede et særligt udvalg til at åbne buddene.
Åbningsudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i den pågældende institution, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den ansvarlige anvisningsberettigede. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57. I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72 i nærværende forordning, eller som er isoleret i en medlemsstat, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Når der er tale om en udbudsprocedure, der iværksættes på et interinstitutionelt grundlag, udpeges åbningsudvalget af den ansvarlige anvisningsberettigede fra den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren. Åbningsudvalgets sammensætning skal så vidt muligt afspejle, at udbudsproceduren er af interinstitutionel art.
3. Hvis buddene sendes pr. brev, skal et eller flere medlemmer af åbningsudvalget parafere de dokumenter, der beviser datoen og klokkeslættet for afsendelsen af hvert enkelt bud.
De skal også parafere:
a)
enten hver side i hvert enkelt bud
b)
eller omslaget og siderne med finansielle oplysninger for hvert bud; en tjenestegren, der er uafhængig af den anvisningsberettigede tjenestegren, sikrer det oprindelige buds integritet ved anvendelse af enhver egnet teknik, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i stk. 2, andet afsnit.
Ved tildeling af kontrakter i overensstemmelse med artikel 149, stk. 1, litra a), offentliggøres de priser, som er angivet i de bud, der opfylder betingelserne.
Udvalgets medlemmer underskriver protokollen om åbning af buddene. I protokollen angives det, hvilke bud der opfylder henholdsvis ikke opfylder betingelserne i artikel 155, og der gives en begrundelse for de tilfælde, hvor et bud afvises, fordi det ikke opfylder betingelserne med hensyn til metoderne for indgivelse af bud som omhandlet i artikel 155. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan identificeres tilstrækkeligt.
Artikel 158
Evalueringsudvalg for bud og ansøgninger om deltagelse
(Finansforordningens artikel 111, stk. 5)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige i forhold til artikel 155, vurderes og rangordnes af et evalueringsudvalg, som er nedsat for hver af de to faser, på grundlag af henholdsvis de udelukkelses- og udvælgelseskriterier og de tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd.
Udvalget udpeges af den ansvarlige anvisningsberettigede og skal afgive rådgivende udtalelse om alle kontrakter, hvis værdi ligger over den beløbsgrænse, der er fastsat i artikel 137, stk. 1.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan dog beslutte, at evalueringsudvalget kun skal evaluere og rangordne buddene på grundlag af tildelingskriterierne, og at udelukkelses- og udvælgelseskriterierne skal evalueres på anden passende måde, som sikrer, at der ikke er interessekonflikter.
2. Evalueringsudvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, hvoraf mindst én ikke hører ind under den ansvarlige anvisningsberettigede. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse personer overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i artikel 72, eller som er isoleret i en medlemsstat, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Evalueringsudvalget kan bestå af de samme medlemmer som det udvalg, der åbner buddene.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse eksperter overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
Når der er tale om en udbudsprocedure, der iværksættes på et interinstitutionelt grundlag, udpeges evalueringsudvalget af den ansvarlige anvisningsberettigede fra den institution, som er ansvarlig for udbudsproceduren. Evalueringsudvalgets sammensætning skal så vidt muligt afspejle, at udbudsproceduren er af interinstitutionel art.
3. Ansøgninger om deltagelse og bud afvises, hvis de ikke opfylder alle de væsentlige krav, der er fastsat i udbudsdokumenterne.
Udvalget eller den ordregivende myndighed kan imidlertid anmode ansøgere eller tilbudsgivere om at supplere eller præcisere den fremlagte dokumentation vedrørende udelukkelses- og udvælgelseskriterierne inden for en frist, som de fastsætter.
Ansøgninger om deltagelse og bud, som ikke er udelukket, og som opfylder udvælgelseskriterierne, anses for antagelige.
4. I tilfælde af unormalt lave bud som omhandlet i artikel 151 udbeder evalueringsudvalget sig nærmere oplysninger om buddets sammensætning.
Artikel 159
Resultatet af evalueringen
(Finansforordningens artikel 112)
1. Der udarbejdes en dateret protokol om evalueringen og rangordningen af de ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige.
Protokollen underskrives af alle medlemmerne af evalueringsudvalget. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan identificeres tilstrækkeligt.
Hvis evalueringsudvalget ikke fik pålagt ansvaret for at efterprøve buddene på grundlag af udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, underskrives protokollen også af de personer, som den ansvarlige anvisningsberettigede pålagde denne opgave. Protokollen opbevares som dokumentation.
2. Den i stk. 1 omhandlede protokol skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
navn og adresse på den ordregivende myndighed og genstanden for og værdien af kontrakten, rammekontrakten eller det dynamiske indkøbssystem
b)
navnene på de afviste ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for, at de er blevet afvist
c)
navnene på de ansøgere eller tilbudsgivere, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt
d)
begrundelsen for afvisning af bud, der anses for at være unormalt lave
e)
navnene på de foreslåede ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt samt, hvis det er oplyst, oplysning om, hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise.
3. Den ordregivende myndighed træffer derefter sin afgørelse, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
navn og adresse på den ordregivende myndighed og genstanden for og værdien af kontrakten eller genstanden for og den maksimale værdi af rammekontrakten eller det dynamiske indkøbssystem
b)
navnene på de afviste ansøgere eller tilbudsgivere og begrundelsen for, at de er blevet afvist
c)
navnene på de ansøgere eller tilbudsgivere, der er udvalgt til undersøgelse, og begrundelsen for, at de er blevet udvalgt
d)
begrundelsen for afvisning af bud, der anses for at være unormalt lave
e)
navnene på de valgte ansøgere eller kontrahenter og begrundelsen for, at de er blevet valgt, set i lyset af de på forhånd meddelte udvælgelses- og tildelingskriterier, samt, hvis det er oplyst, oplysning om, hvilken del af kontrakten eller rammekontrakten kontrahenten agter at give i underentreprise
f)
i forbindelse med udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog, oplysning om de omstændigheder, som er omhandlet i artikel 132, 134, 135, 266, 268, 270 og 271, og som begrunder anvendelsen heraf
g)
eventuelt begrundelsen for, at den ordregivende myndighed har besluttet ikke at tildele en kontrakt.
Når den interinstitutionelle udbudsprocedure anvendes, træffes afgørelsen i første afsnit af den ordregivende myndighed, som er ansvarlig for udbudsproceduren.
Artikel 160
Kontakt mellem ordregivende myndigheder og tilbudsgivere
(Finansforordningens artikel 112)
1. Kontakt mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiverne under udbudsproceduren er undtagelsesvis tilladt på de betingelser, der er anført i stk. 2 og 3.
2. Inden udløbet af fristen for indgivelse af bud kan den ordregivende myndighed for så vidt angår de supplerende dokumenter og oplysninger, der er omhandlet i artikel 153:
a)
på tilbudsgivernes foranledning give supplerende oplysninger, som udelukkende har til formål at præcisere, hvad kontrakten drejer sig om; disse oplysninger skal på samme dato meddeles alle de tilbudsgivere, der har udbedt sig udbudsbetingelserne
b)
på egen foranledning, hvis den bliver opmærksom på fejl, unøjagtigheder, udeladelser eller andre former for materielle mangler i udformningen af udbudsbekendtgørelsen, opfordringen til at afgive bud eller udbudsbetingelserne, underrette alle de interesserede parter herom, forudsat at det sker på samme dato og på nøjagtig de samme vilkår, som gælder for den oprindelige indkaldelse af bud.
3. Hvis der efter åbningen af buddene er behov for yderligere præciseringer i forbindelse med et bud, eller hvis indlysende materielle fejl i buddet skal rettes, kan den ordregivende myndighed kontakte tilbudsgiveren, men denne kontakt må ikke føre til en ændring af vilkårene i buddet.
4. I alle tilfælde, hvor der har været en sådan kontakt, og i de behørigt begrundede tilfælde, hvor der ikke har været en sådan kontakt, jf. finansforordningens artikel 96, registreres dette i udbudsprotokollen.
Artikel 161
Information til ansøgere og tilbudsgivere
(Finansforordningens artikel 113, 114, og 118)
1. De ordregivende myndigheder underretter hurtigst muligt ansøgere og tilbudsgivere om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten eller rammekontrakten eller med hensyn til optagelse i et dynamisk indkøbssystem, herunder bl.a. begrundelsen for, at de har besluttet ikke at tildele en kontrakt eller en rammekontrakt eller iværksætte et dynamisk indkøbssystem, efter at der har været indkaldt bud, eller for, at de har besluttet at lade proceduren gå om.
2. Senest 15 kalenderdage efter modtagelsen af en skriftlig anmodning herom meddeler den ordregivende myndighed de oplysninger, der er omhandlet i finansforordningens artikel 113, stk. 2.
3. I forbindelse med kontrakter, som EU-institutionerne indgår for egen regning, hvis værdi er lig med eller overstiger de i artikel 170, stk. 1, omhandlede beløbsgrænser, og som ikke er udelukket fra anvendelsesområdet for direktiv 2004/18/EF, giver den ordregivende myndighed samtidig og enkeltvis alle tilbudsgivere eller ansøgere, hvis bud eller ansøgning er blevet afvist, elektronisk meddelelse om, at deres bud eller ansøgning ikke er blevet udvalgt, i en af følgende faser:
a)
kort tid efter, at der er truffet afgørelse på grundlag af udelukkelses- og udvælgelseskriterierne, og før der træffes afgørelse om tildeling, i udbudsprocedurer i to særskilte faser
b)
i forbindelse med afgørelser om tildeling og afgørelser om at afvise bud, hurtigst muligt efter, at der er truffet afgørelse om tildeling og senest den følgende uge.
I hvert enkelt tilfælde angiver den ordregivende myndighed grundene til, at buddet eller ansøgningen er blevet afvist, og de retsmidler, der er til rådighed.
Tilbudsgivere og ansøgere, hvis bud eller ansøgning er blevet afvist, kan ved at indsende en skriftlig anmodning pr. brev, fax eller elektronisk post få supplerende oplysninger om årsagen hertil, og alle udvalgte tilbudsgivere, hvis bud ikke er blevet udelukket, kan få oplysninger om de kvaliteter og relative fordele, der kendetegner det valgte bud, jf. dog finansforordningens artikel 113, stk. 2, andet afsnit. De ordregivende myndigheder svarer inden for højst 15 kalenderdage fra modtagelsen af anmodningen.
Artikel 162
Underskrivelse af kontrakten
(Finansforordningens artikel 113 og 118)
Gennemførelsen af kontrakten må ikke begynde, før kontrakten er underskrevet.
Afdeling 4
Garantier og korrigerende foranstaltninger
Artikel 163
Garantier
(Finansforordningens artikel 115)
1. Hvis der af kontrahenten kræves en forhåndsgaranti, skal denne dække et beløb og en periode, der er tilstrækkelig til, at garantien kan aktiveres.
2. Garantien stilles af en godkendt bank eller et godkendt pengeinstitut. Den kan med den ordregivende myndigheds accept erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand.
Garantien stilles i euro.
Garantien skal sikre, at banken, pengeinstituttet eller tredjemand indtræder som uigenkaldelig selvskyldnerkautionist eller hæfter umiddelbart for kontrahentens forpligtelser.
Artikel 164
Opfyldelsesgaranti
(Finansforordningens artikel 115)
1. For at sikre, at bygge- og anlægsarbejderne, varerne eller tjenesteydelserne er leveret fuldt ud, kan den anvisningsberettigede, når den endelige aflevering i henhold til kontraktens bestemmelser ikke kan foretages ved den endelige betaling, i det enkelte tilfælde kræve en opfyldelsesgaranti på grundlag af en foreløbig risikoanalyse.
2. En garanti svarende til 10 % af kontraktens samlede værdi kan oprettes efterhånden ved tilbageholdelse i de foretagne udbetalinger.
Der kan i stedet i forbindelse med den endelige betaling tilbageholdes et beløb, der tjener som garanti indtil den endelige aflevering af tjenesteydelserne, varerne eller bygge- og anlægsarbejderne. Beløbet fastlægges af den anvisningsberettigede og skal stå i et rimeligt forhold til de risici, som er identificeret i forbindelse med gennemførelsen af kontrakten, under hensyntagen til genstanden for kontrakten og de sædvanlige forretningsbetingelser, der gælder for sektoren.
Betingelserne for en sådan garanti skal anføres i udbudsdokumenterne.
3. Efter endelig aflevering af bygge- og anlægsarbejderne, tjenesteydelserne eller varerne frigøres garantierne i henhold til kontraktens bestemmelser.
Artikel 165
Garanti i forbindelse med forfinansiering
(Finansforordningens artikel 115)
1. Når den ordregivende myndighed har fastslået behovet for forfinansiering, vurderer den risiciene i forbindelse med forfinansieringsbetalinger, inden den iværksætter udbudsproceduren, især under hensyntagen til følgende kriterier:
a)
kontraktens anslåede værdi
b)
genstanden for kontrakten
c)
kontraktens varighed og gennemførelseshastighed
d)
markedets struktur.
2. Ved udbetaling af forfinansiering i det tilfælde, der er omhandlet i artikel 146, stk. 6, andet afsnit, eller når den anvisningsberettigede beslutter det i medfør af stk. 1 i denne artikel, skal der som modydelse stilles en garanti.
Der kræves ikke garanti for kontrakter med lav værdi, jf. artikel 137, stk. 1.
Garantien frigives i takt med, at forfinansieringen afvikles ved modregning i mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen til kontrahenten på de betingelser, der er fastsat i kontrakten.
Artikel 166
Suspension i tilfælde af fejl eller uregelmæssigheder
(Finansforordningens artikel 116)
1. Formålet med eventuelt at suspendere en kontrakt i henhold til finansforordningens artikel 116 er at undersøge, om formodede væsentlige fejl, uregelmæssigheder eller svig virkelig er begået. Hvis formodningen viser sig at være ubegrundet, genoptages gennemførelsen af kontrakten hurtigst muligt.
2. Som væsentlig fejl eller uregelmæssighed betragtes enhver overtrædelse af en kontraktbestemmelse eller regel, som skyldes en handling eller udeladelse, der er eller kan være til skade for Unionens budget.
KAPITEL 2
Bestemmelser vedrørende kontrakter indgået af EU-institutionerne for egen regning
Artikel 167
Beløbsgrænser
(Finansforordningens artikel 117 og 118)
Det påhviler den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede i hver institution at vurdere, om de beløbsgrænser, som er omhandlet i finansforordningens artikel 118, er nået.
Artikel 168
Særskilte kontrakter og kontrakter opdelt i partier
(Finansforordningens artikel 104 og 118)
1. En kontrakts anslåede værdi må ikke fastsættes med den hensigt at omgå de forpligtelser, der er fastsat i denne forordning. En kontrakt må heller ikke opdeles med dette formål.
Når det er hensigtsmæssigt, teknisk muligt og omkostningseffektivt, skal kontrakter, hvis værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, tildeles samtidig i form af adskilte partier.
2. Når genstanden for en vareindkøbs-, tjenesteydelses- eller bygge- og anlægskontrakt er opdelt i flere partier, som er genstand for hver sin kontrakt, skal den samlede værdi af alle partier tages i betragtning ved den samlede vurdering af, om kontraktens værdi ligger under eller over den relevante beløbsgrænse.
Hvis alle partiernes samlede værdi er lig med eller overstiger de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, finder bestemmelserne i finansforordningens artikel 97, stk. 1, og artikel 104, stk. 1 og 2, anvendelse på hvert enkelt parti.
3. Når en kontrakt skal tildeles i form af adskilte partier, evalueres buddene enkeltvis for hvert parti. Hvis flere partier tildeles den samme tilbudsgiver, kan der indgås én kontrakt, som dækker disse partier.
Artikel 169
Bestemmelser om vurdering af værdien af visse kontrakter
(Finansforordningens artikel 118)
1. Ved beregningen af en kontrakts anslåede værdi medregner den ordregivende myndighed tilbudsgiverens samlede anslåede vederlag.
Når en kontrakt indeholder optioner eller mulighed for fornyelse, er grundlaget for beregningen det højest tilladte beløb, inklusive udnyttelse af optionsretten og fornyelse.
Dette skøn foretages på tidspunktet for afsendelsen af udbudsbekendtgørelsen eller, hvis der ikke kræves en sådan offentliggørelse, på det tidspunkt, hvor den ordregivende myndighed indleder tildelingsproceduren.
2. I forbindelse med rammekontrakter og dynamiske indkøbssystemer tages der hensyn til den anslåede maksimumsværdi af alle de kontrakter, der forventes tildelt inden for rammekontraktens eller det dynamiske indkøbssystems løbetid.
3. Når det drejer sig om tjenesteydelseskontrakter, tages der hensyn til følgende:
a)
for så vidt angår forsikringer: den præmie, der skal betales, og andre former for vederlag
b)
for så vidt angår banktjenesteydelser og andre finansielle tjenesteydelser: honorarer, provisioner, renter og andre former for vederlag
c)
for så vidt angår kontrakter, der indebærer projektering: honorarer, provisioner og andre former for vederlag.
4. Ved tjenesteydelseskontrakter, hvori der ikke er angivet en samlet værdi, eller indkøbskontrakter om leasing eller leje af varer beregnes kontraktens anslåede værdi:
a)
når der er tale om tidsbegrænsede kontrakter:
i)
på grundlag af den samlede værdi for hele kontraktperioden, forudsat at denne ikke overstiger henholdsvis 48 måneder for tjenesteydelser eller 12 måneder for vareindkøb
ii)
på grundlag af den samlede værdi inklusive varernes anslåede restværdi, når det drejer sig om indkøbskontrakter med en varighed på over 12 måneder
b)
når der er tale om tidsubegrænsede kontrakter eller, for tjenesteydelsers vedkommende, kontrakter med en løbetid på over 48 måneder, på grundlag af den månedlige værdi multipliceret med 48.
5. For tjenesteydelses- og vareindkøbskontrakter, der tildeles med regelmæssige mellemrum, eller som skal fornyes inden for et bestemt tidsrum, sker beregningen på grundlag af:
a)
enten den samlede faktiske værdi af en serie lignende kontrakter, der er tildelt i løbet af de foregående 12 måneder eller det foregående regnskabsår for samme kategori af tjenesteydelser eller varer, så vidt muligt korrigeret under hensyntagen til eventuelle ændringer i mængde eller værdi i løbet af de 12 måneder, der følger efter indgåelsen af den oprindelige kontrakt
b)
eller den samlede anslåede værdi af de successive kontrakter, som tildeles i løbet af de 12 måneder, der følger efter den første tjenesteydelse eller vareleverance, eller i løbet af kontraktperioden, hvis denne er på over 12 måneder.
6. Ved bygge- og anlægskontrakter skal der foruden værdien af bygge- og anlægsarbejderne tages hensyn til den samlede anslåede værdi af de til arbejdets udførelse nødvendige materialer, som den ordregivende myndighed stiller til rådighed for kontrahenten.
Artikel 170
Beløbsgrænser for anvendelse af fremgangsmåderne i direktiv 2004/18/EF
(Finansforordningens artikel 118)
1. De beløbsgrænser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 118, er de beløbsgrænser, som er fastsat i direktiv 2004/18/EF for henholdsvis vareindkøbs-, tjenesteydelses- og bygge- og anlægskontrakter.
2. De tidsfrister, der er omhandlet i finansforordningens artikel 118, præciseres i artikel 152, 153 og 154.
Artikel 171
Standstill-periode før underskrivelse af kontrakten
(Finansforordningens artikel 118)
1. Den ordregivende myndighed underskriver først kontrakten eller rammekontrakten, som er omfattet af direktiv 2004/18/EF, med den valgte tilbudsgiver efter udløbet af en frist på 14 kalenderdage.
Fristen løber fra en af følgende datoer:
a)
fra dagen efter den dag, hvor der samtidig blev sendt meddelelse til de valgte og de afviste tilbudsgivere
b)
når kontrakten eller rammekontrakten tildeles efter et udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt, jf. artikel 123, blev offentliggjort i Den Europæiske Unions Tidende.
Når der anvendes fax eller elektroniske midler til afsendelsen som omhandlet i andet afsnit, litra a), er standstill-perioden 10 kalenderdage.
I givet fald kan den ordregivende myndighed suspendere underskrivelsen af kontrakten med henblik på supplerende undersøgelser, hvis de anmodninger eller kommentarer, som afviste eller forbigåede tilbudsgivere eller ansøgere fremsætter, eller enhver anden relevant oplysning, som modtages, taler herfor. Anmodningerne, kommentarerne eller oplysningerne skal være modtaget i løbet af fristen i første afsnit. I tilfælde af suspension informeres alle ansøgere eller tilbudsgivere herom senest tre arbejdsdage efter beslutningen om suspension.
Undtagen i de i stk. 2 nævnte tilfælde er enhver kontrakt, som er indgået inden udløbet af fristen i første afsnit, ugyldig.
Hvis kontrakten eller rammekontrakten ikke kan tildeles den tilbudsgiver, som det var påtænkt at vælge, kan den ordregivende myndighed tildele den til den næstbedste tilbudsgiver.
2. Fristen i stk. 1 finder ikke anvendelse i følgende tilfælde:
a)
ved offentlige udbud, begrænsede udbud eller udbud med forhandling efter offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse, hvor kun én tilbudsgiver har afgivet bud
b)
ved specifikke kontrakter baseret på en rammekontrakt
c)
ved udbud med forhandling, jf. artikel 134, stk. 1, litra c), litra g), nr. iii), samt litra h) og litra j).
Artikel 172
Beviser i forbindelse med adgangen til at deltage i udbud
(Finansforordningens artikel 119)
Det anføres i udbudsbetingelserne, at tilbudsgiverne skal angive, i hvilken stat de har hjemsted eller bopæl, og forelægge dokumentation herfor som krævet i henhold til lovgivningen i den pågældende stat.
AFSNIT VI
TILSKUD
KAPITEL 1
Anvendelsesområde og former for tilskud
Artikel 173
Kontingenter
(Finansforordningens artikel 121)
De kontingenter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 121, stk. 2, litra d), er beløb, der betales til organisationer, som Unionen er medlem af, i henhold til de budgetbeslutninger og de betalingsbetingelser, som den pågældende organisation har fastlagt.
Artikel 174
Aftaler og afgørelser om tilskud
(Finansforordningens artikel 121, stk. 1)
1. Tilskud er omfattet af en afgørelse eller af en skriftlig aftale.
2. Ved fastlæggelsen af, hvilket instrument der skal anvendes, tages der hensyn til følgende:
a)
modtagerens geografiske placering, i eller uden for Unionen
b)
kompleksiteten og standardiseringen af indholdet i de finansierede foranstaltninger eller arbejdsprogrammer.
Artikel 175
Udgifter til institutionernes medlemmer
(Finansforordningens artikel 121)
Udgifter til institutionernes medlemmer, jf. finansforordningens artikel 121, stk. 2, litra a), omfatter bidrag til sammenslutninger af nuværende og tidligere medlemmer af Europa-Parlamentet. Disse bidrag gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets interne administrative regler.
Artikel 176
Foranstaltninger, hvortil der kan ydes tilskud
(Finansforordningens artikel 121)
For at der skal kunne ydes tilskud efter finansforordningens artikel 121, skal der være tale om en klart identificeret foranstaltning.
En foranstaltning må ikke opdeles med den hensigt at omgå de finansieringsregler, der er fastsat i denne forordning.
Artikel 177
Organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel interesse for Unionen
(Finansforordningens artikel 121)
Som organer, der arbejder for virkeliggørelsen af et mål af generel interesse for Unionen, betragtes:
a)
organisationer, der beskæftiger sig med almen eller faglig uddannelse, informationsvirksomhed, innovation eller forskning og studier vedrørende europæisk politik eller aktiviteter, som bidrager til fremme af medborgerskab eller menneskerettigheder, og europæiske standardiseringsorganer
b)
enheder, som repræsenterer organer, der arbejder uden fortjeneste for øje, og som i medlemsstaterne eller i kandidatlandene eller potentielle kandidatlande fremmer principper og politikker, der ligger inden for rammerne af traktaternes mål.
Artikel 178
Partnerskaber
(Finansforordningens artikel 121)
1. De individuelle tilskud til foranstaltninger og driftstilskud kan indgå i et rammepartnerskab.
2. Et rammepartnerskab kan etableres som et langsigtet samarbejde mellem Kommissionen og modtagerne af tilskud. Det kan tage form af en rammepartnerskabsaftale eller en rammepartnerskabsafgørelse.
I rammepartnerskabsaftalen eller -afgørelsen fastsættes de fælles mål, arten af de foranstaltninger, der tænkes gennemført punktvist eller som led i et godkendt årligt arbejdsprogram, proceduren for tildeling af individuelle tilskud under overholdelse af de principper og procedureregler, der er fastsat i dette afsnit, samt de generelle rettigheder og forpligtelser, der påhviler hver af parterne i forbindelse med de individuelle aftaler eller afgørelser.
Partnerskabet kan højst vare fire år, undtagen i særlige tilfælde, der er begrundet i rammepartnerskabets genstand.
De anvisningsberettigede må ikke misbruge rammepartnerskabsaftaler eller -afgørelser eller bruge dem på en sådan måde, at deres formål eller virkning bliver at begrænse gennemsigtigheden og hindre ligebehandling af ansøgerne.
3. Rammepartnerskaber sidestilles med tilskud, for så vidt angår programmering, forudgående offentliggørelse og tildeling.
4. De individuelle tilskud på grundlag af rammepartnerskabsaftalerne eller -afgørelserne tildeles efter de procedurer, der er fastsat i de pågældende aftaler eller afgørelser, under overholdelse af dette afsnit.
De offentliggøres efterfølgende efter reglerne i artikel 191.
Artikel 179
Elektroniske udvekslingssystemer
(Finansforordningens artikel 121, stk. 1)
1. Al kontakt med tilskudsmodtagerne, herunder indgåelsen af tilskudsaftaler, meddelelse af tilskudsafgørelser og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske systemer, som er oprettet af Kommissionen.
2. Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
kun bemyndigede personer kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
kun bemyndigede personer kan underskrive eller fremsende et dokument elektronisk gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske transaktion skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
personoplysninger skal beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
3. Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for fuldstændig ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som en original, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i stk. 2, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
Artikel 180
Indholdet af tilskudsaftaler og -afgørelser
(Finansforordningens artikel 122)
1. I tilskudsaftalen fastsættes som minimum:
a)
aftalens genstand
b)
hvem modtageren er
c)
aftalens løbetid, dvs.:
i)
datoen for dens ikrafttræden
ii)
begyndelsesdatoen for og varighed af den foranstaltning eller det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud
d)
den maksimale EU-finansiering udtrykt i euro og tilskuddets form, i givet fald suppleret med:
i)
de samlede anslåede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller arbejdsprogrammet og finansieringssatsen for de støtteberettigede omkostninger
ii)
de enhedsomkostninger, det faste beløb eller den finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, litra b), c) og d), når disse er fastlagt
iii)
en kombination af elementerne i nr. i) og ii) i dette litra
e)
en beskrivelse af foranstaltningen eller, når der er tale om driftstilskud, af det arbejdsprogram, som den anvisningsberettigede har godkendt for regnskabsåret, sammen med en beskrivelse af de forventede resultater af gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet
f)
de generelle betingelser, der gælder for alle aftaler af denne type, såsom tilskudsmodtagerens accept af den kontrol og revision, der udføres af Kommissionen, OLAF og Revisionsretten
g)
det samlede anslåede budget for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet
h)
når gennemførelsen af foranstaltningen kræver indgåelse af aftaler, de principper, der er omhandlet i artikel 209, eller de regler for indgåelse af aftaler, som tilskudsmodtageren skal overholde
i)
tilskudsmodtagerens forpligtelser, navnlig vedrørende:
i)
forsvarlig økonomisk forvaltning og indgivelse af aktivitetsrapporter og finansielle rapporter; i givet fald skal der fastlægges interimsmål, og rapporterne skal indsendes, når disse mål er nået
ii)
når der er tale om en aftale mellem Kommissionen og et antal tilskudsmodtagere, koordinatorens eventuelle specifikke forpligtelser og de øvrige tilskudsmodtageres specifikke forpligtelser over for koordinatoren samt tilskudsmodtagernes finansielle ansvar for de beløb, som skyldes til Kommissionen
j)
nærmere regler og frister for Kommissionens godkendelse af sådanne rapporter og udbetaling af midler
k)
i givet fald oplysninger om de støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller det godkendte arbejdsprogram eller de enhedsomkostninger, de faste beløb eller den finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123
l)
bestemmelser om synligheden af Unionens finansielle støtte, undtagen i behørigt begrundede tilfælde, hvor en sådan synlighed ikke er mulig eller hensigtsmæssig.
I de generelle betingelser, der er omhandlet i første afsnit, litra f), skal det mindst:
i)
anføres, at EU-lovgivningen er den lovgivning, som tilskudsaftalen er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i tilskudsaftalen. Der kan afviges herfra i aftaler indgået med internationale organisationer
ii)
præciseres, hvilken domstol eller voldgiftsret der er kompetent til at behandle tvister.
2. Tilskudsaftalen kan indeholde nærmere bestemmelser om og frister for suspension eller ophør i overensstemmelse med finansforordningens artikel 135.
3. I de tilfælde, der er omhandlet i artikel 178, skal rammepartnerskabsafgørelsen eller rammepartnerskabsaftalen præcisere de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, første afsnit, litra a) og b), litra c), nr. i), litra f), litra h)-j) og litra l), i denne artikel.
Den individuelle tilskudsafgørelse eller -aftale skal indeholde de oplysninger, der er anført i stk. 1, første afsnit, litra a)-e), g) og k), og om nødvendigt i stk. 1, første afsnit, litra i).
4. Tilskudsaftaler kan kun ændres skriftligt. Sådanne ændringer, herunder ændringer, der sigter mod at tilføje eller fjerne en tilskudsmodtager, må ikke tilsigte eller medføre ændringer af aftalen, der kan skabe tvivl om tilskudsafgørelsen eller indebære tilsidesættelse af princippet om ligebehandling af ansøgere.
5. Stk. 1, 2, 3 og 4 finder tilsvarende anvendelse på tilskudsafgørelser.
En del af de oplysninger, der er omhandlet i stk. 1, kan gives i indkaldelsen af forslag eller et andet dertil knyttet dokument i stedet for i tilskudsafgørelsen.
Artikel 181
Tilskudsformer
(Finansforordningens artikel 123)
1. Tilskud i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), beregnes på grundlag af de støtteberettigede omkostninger, som tilskudsmodtageren rent faktisk har afholdt, og som er anført i et foreløbigt budgetoverslag, der er indsendt sammen med forslaget og indgår i tilskudsafgørelsen eller -aftalen.
2. Enhedsomkostninger som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra b), dækker alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd med henvisning til et beløb pr. enhed.
3. Faste beløb som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra c), dækker generelt alle eller visse specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd.
4. Finansiering efter takst som omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra d), dækker specifikke kategorier af støtteberettige omkostninger, som er klart identificeret på forhånd, ved anvendelse af en procentsats.
Artikel 182
Faste beløb, enhedsomkostninger og finansiering efter takst
(Finansforordningens artikel 124)
1. Den tilladelse til at anvende faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst, der er omhandlet i finansforordningens artikel 124, stk. 1, gælder i hele programmets varighed. Denne tilladelse kan tages op til fornyet vurdering, hvis væsentlige ændringer er nødvendige. Data og beløb vurderes regelmæssigt, og i givet fald tilpasses de faste beløb, enhedsomkostningerne eller finansieringen efter takst.
Ved aftaler mellem Kommissionen og flere modtagere finder det maksimumsbeløb, der er omhandlet i finansforordningens artikel 124, stk. 1, andet afsnit, anvendelse på de enkelte modtagere.
2. Tilskudsafgørelsen eller -aftalen indeholder alle de bestemmelser, som er nødvendige for at kontrollere, at betingelserne for udbetaling af tilskuddet på grundlag af faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst er overholdt.
3. Udbetaling af tilskuddet på grundlag af faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst berører ikke retten til adgang til tilskudsmodtagernes lovpligtige registre til de formål, der er omhandlet i stk. 1, første afsnit, og finansforordningens artikel 137, stk. 2.
4. Når en efterfølgende kontrol viser, at den udløsende begivenhed ikke har fundet sted, og at der uberettiget er foretaget en udbetaling til tilskudsmodtageren i forbindelse med et tilskud baseret på faste beløb, enhedsomkostninger eller finansiering efter takst, har Kommissionen ret til at inddrive et beløb, der højst kan svare til tilskuddet, uden at dette berører retten til at pålægge økonomiske sanktioner som omhandlet i finansforordningens artikel 109.
KAPITEL 2
Principper
Artikel 183
Princippet om samfinansiering
(Finansforordningens artikel 125, stk. 3)
1. I henhold til princippet om samfinansiering må de midler, der er nødvendige for at gennemføre foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, ikke udelukkende tilføres ved hjælp af Unionens bidrag.
Samfinansiering kan have form af tilskudsmodtagerens egne midler, indtægter fra foranstaltningen eller arbejdsprogrammet eller finansielle bidrag eller bidrag i form af naturalydelser fra tredjemand.
2. Ved bidrag i form af naturalydelser forstås ikke-finansielle ressourcer, som tredjemand stiller gratis til rådighed for tilskudsmodtageren.
Artikel 184
Princippet om forbud mod fortjeneste
(Finansforordningens artikel 125, stk. 5)
Finansielle bidrag fra tredjemand, som tilskudsmodtageren kan bruge til at dække andre omkostninger end dem, der er støtteberettigede i forbindelse med EU-tilskuddet, eller som ikke skal tilbagebetales til den pågældende tredjemand, hvis de ikke er brugt ved afslutningen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, betragtes ikke som finansielle bidrag, som donorer har øremærket specifikt til finansiering af de støtteberettigede omkostninger som omhandlet i finansforordningens artikel 125, stk. 5.
Artikel 185
Tilskud med lav værdi
(Finansforordningens artikel 125, stk. 4)
Som tilskud med lav værdi betragtes tilskud, der er mindre end eller lig med 60 000 EUR.
Artikel 186
Teknisk bistand
(Finansforordningens artikel 101 og 125)
Ved teknisk bistand forstås de støtte- og kapacitetsopbygningsaktiviteter, som er nødvendige for gennemførelsen af et program eller en foranstaltning, navnlig aktiviteter vedrørende forberedelse, forvaltning, overvågning, evaluering, revision og kontrol.
Artikel 187
Støtteberettigede omkostninger
(Finansforordningens artikel 126, stk. 3, litra c))
Moms anses for ikke at kunne kræves godtgjort i henhold til den nationale momslovgivning, hvis den i henhold til den nationale lovgivning vedrører følgende aktiviteter:
a)
fritagne aktiviteter uden fradragsret
b)
aktiviteter, som falder uden for anvendelsesområdet for moms
c)
aktiviteter som omhandlet i litra a) eller b), for hvilke momsen ikke kan fratrækkes, men refunderes ved hjælp af specifikke refusionsordninger eller godtgørelsesfonde, som ikke er omhandlet i direktiv 2006/112/EF, selv om den pågældende ordning eller fond er oprettet i henhold til national momslovgivning.
Moms vedrørende de aktiviteter, som er anført i artikel 13, stk. 2, i direktiv 2006/112/EF, anses for at være betalt af en tilskudsmodtager, som ikke er en ikke-afgiftspligtig person som omhandlet i direktivets artikel 13, stk. 1, første afsnit, uanset om den pågældende medlemsstat betragter disse aktiviteter som aktiviteter, der udøves af offentligretlige organer, som optræder i deres egenskab af offentlig myndighed.
Artikel 188
Programmering
(Finansforordningens artikel 128)
1. Hver ansvarlig anvisningsberettiget udarbejder et årligt eller flerårigt arbejdsprogram for tilskud. Arbejdsprogrammet vedtages af institutionen og offentliggøres på den pågældende institutions hjemmeside om tilskud hurtigst muligt og senest den 31. marts i gennemførelsesåret.
I arbejdsprogrammet anføres den periode, det omfatter, basisretsakten, hvis en sådan findes, de mål, der forfølges, de forventede resultater, den vejledende tidsplan for indkaldelser af forslag med det vejledende beløb og den maksimale samfinansieringssats.
Arbejdsprogrammet skal desuden indeholde de oplysninger, som er anført i artikel 94, for at afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet kan betragtes som finansieringsafgørelsen for tilskuddene for det pågældende år.
2. Enhver væsentlig ændring af arbejdsprogrammet skal også vedtages og offentliggøres som fastsat i stk. 1.
Artikel 189
Indholdet af indkaldelser af forslag
(Finansforordningens artikel 128)
1. Indkaldelser af forslag skal angive:
a)
de mål, der forfølges
b)
de kriterier for støtteberettigelse, udelukkelse, udvælgelse og tildeling, som er fastsat i finansforordningens artikel 131 og 132, samt den relevante dokumentation
c)
de nærmere regler for Unionens finansiering
d)
de nærmere regler og fristen for indsendelse af forslag og den planlagte dato, hvor alle ansøgere skal være informeret om resultatet af evalueringen af deres ansøgninger, og den vejledende dato for underskrivelse af tilskudsaftaler eller meddelelse af tilskudsafgørelser.
2. Indkaldelser af forslag offentliggøres på EU-institutioners hjemmeside, og ud over offentliggørelsen på hjemmesiden offentliggøres de på enhver anden hensigtsmæssig måde, herunder i Den Europæiske Unions Tidende, når det er nødvendigt for at informere potentielle tilskudsmodtagere yderligere. De kan offentliggøres fra vedtagelsen af den finansieringsafgørelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 84, herunder i løbet af det år, som går forud for gennemførelsen af budgettet. Enhver ændring af indholdet i indkaldelserne af forslag skal offentliggøres på de samme betingelser som indkaldelserne af forslag.
Artikel 190
Undtagelsestilfælde, hvor der ikke indkaldes forslag
(Finansforordningens artikel 128)
1. Tilskud kan kun tildeles uden indkaldelse af forslag i følgende tilfælde:
a)
som led i humanitær bistand og civilbeskyttelsesforanstaltninger eller bistand i krisesituationer som omhandlet i stk. 2
b)
i andre behørigt begrundede hastetilfælde
c)
til organer, der retligt eller faktisk indtager en monopolstilling, behørigt begrundet i tilskudsafgørelsen
d)
til organer, der i en basisretsakt som omhandlet i finansforordningens artikel 54 udtrykkeligt nævnes som modtagere af tilskud, eller til organer udpeget af medlemsstaterne, på deres ansvar, når disse medlemsstater i basisretsakten er identificeret som modtagere af tilskud
e)
når det drejer sig om forskning og teknologisk udvikling, til de organer, som er anført i det arbejdsprogram, der er omhandlet i finansforordningens artikel 128, når basisretsakten udtrykkeligt giver denne mulighed, og på betingelse af, at projektet ikke falder inden for anvendelsesområdet for en indkaldelse af forslag
f)
når det drejer sig om foranstaltninger med særlige karakteristika, som kræver en særlig form for organ på grund af dets tekniske kompetence, dets høje specialiseringsgrad eller dets administrative kompetence, på betingelse af, at de pågældende foranstaltninger ikke falder inden for anvendelsesområdet for en indkaldelse af forslag.
De tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra f), skal begrundes behørigt i tilskudsafgørelsen.
2. Ved krisesituationer i tredjelande forstås situationer, hvor der er umiddelbar eller overhængende fare, der truer med at udvikle sig til væbnet konflikt eller med at destabilisere landet. Ved krisesituationer forstås endvidere situationer, som er forårsaget af naturkatastrofer, menneskeskabte kriser såsom krige og andre konflikter eller usædvanlige omstændigheder, der har lignende virkninger, bl.a. i forbindelse med klimaændringer, miljøskader, manglende adgang til energi og naturressourcer eller ekstrem fattigdom.
Artikel 191
Efterfølgende offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 128)
1. Oplysninger om tilskud, som tildeles i løbet af et regnskabsår, offentliggøres i overensstemmelse med artikel 21.
2. Efter den offentliggørelse, som er omhandlet stk. 1, sender Kommissionen på anmodning af Europa-Parlamentet og Rådet disse en rapport om:
a)
antallet af ansøgere i det forløbne år
b)
antallet og procentdelen af accepterede ansøgninger pr. indkaldelse af forslag
c)
procedurens gennemsnitlige varighed fra datoen for afslutningen af indkaldelsen af forslag til tildelingen af tilskud
d)
antallet af tilskud og tilskuddenes størrelse, når forpligtelsen til efterfølgende offentliggørelse blev fraveget i det forløbne år i overensstemmelse med artikel 21, stk. 4.
Artikel 192
Information til ansøgerne
(Finansforordningens artikel 128)
Kommissionen giver ansøgerne information og rådgivning på følgende måder:
a)
den fastsætter fælles standarder for ansøgningsskemaer for tilskud af samme art og overvåger ansøgningsskemaernes størrelse og læsbarhed
b)
den giver potentielle ansøgere information, navnlig via seminarer og tilvejebringelse af håndbøger
c)
den opbevarer faste data for modtagerne i databasen over juridiske enheder, jf. artikel 63.
Artikel 193
Finansiering med midler fra flere særskilte budgetposter
(Finansforordningens artikel 129)
En foranstaltning kan finansieres af forskellige ansvarlige anvisningsberettigede i fællesskab med midler fra flere særskilte budgetposter.
Artikel 194
Tilbagevirkende kraft af finansiering i særligt hastende tilfælde og i forbindelse med konfliktforebyggelse
(Finansforordningens artikel 130)
Inden for anvendelsesområdet for finansforordningens artikel 130, stk. 1, er udgifter, som en tilskudsmodtager har afholdt inden den dato, hvor han har indgivet sin ansøgning, berettiget til EU-finansiering, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
årsagerne til en sådan undtagelse er behørigt begrundet i finansieringsafgørelsen
b)
i finansieringsafgørelsen og tilskudsaftalen eller -afgørelsen fastsættes datoen for støtteberettigelse udtrykkeligt til en dato, som ligger før datoen for indgivelsen af ansøgningen.
Artikel 195
Indgivelse af ansøgninger om tilskud
(Finansforordningens artikel 131)
1. Reglerne for indgivelse af ansøgninger om tilskud fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede, som kan vælge kommunikationsformen. Ansøgninger om tilskud kan indgives pr. brev eller elektronisk.
Det valgte kommunikationsmiddel skal være ikke-diskriminerende og må ikke begrænse ansøgernes adgang til tildelingsproceduren.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
hvert bud indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
dataintegriteten skal sikres
c)
forslagenes fortrolighed skal bevares
d)
personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til tredje afsnit, litra c), gennemgår den ansvarlige anvisningsberettigede først ansøgningerne efter udløbet af fristen for indgivelse af ansøgninger.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan kræve, at ansøgninger, der er indgivet elektronisk, forsynes med en avanceret elektronisk signatur, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 1999/93/EF (19).
2. Når den ansvarlige anvisningsberettigede tillader elektronisk indgivelse af ansøgninger, skal de anvendte redskaber og deres tekniske karakteristika være ikke-diskriminerende, almindeligt tilgængelige og kompatible med almindeligt anvendte produkter inden for informations- og kommunikationsteknologi. Oplysninger vedrørende de specifikationer, der er nødvendige for indgivelse af ansøgninger, herunder kryptering, stilles til rådighed for ansøgerne.
Endvidere skal systemerne for elektronisk modtagelse af ansøgninger garantere sikkerhed og fortrolighed. De skal også garantere, at det nøjagtige tidspunkt og den nøjagtige dato for modtagelse af ansøgningerne kan fastlægges præcist.
3. Når ansøgningerne indgives pr. brev, kan ansøgerne indgive deres ansøgninger på en af følgende måder:
a)
pr. post eller med kurertjeneste, i hvilke tilfælde det i indkaldelsen af forslag præciseres, at det er afsendelsesdatoen, der er afgørende, dokumenteret ved postvæsenets stempel eller datoen for beviset for aflevering
b)
ved aflevering i institutionens lokaler, enten af ansøgeren selv eller af dennes befuldmægtigede; i så fald angives det i indkaldelsen af forslag, hvilken tjenestegren buddene skal afleveres i mod dateret og underskrevet kvittering.
KAPITEL 3
Tildelingsprocedure
Artikel 196
Indholdet af ansøgninger om tilskud
(Finansforordningens artikel 131)
1. Ansøgninger indgives på det skema, der er fastlagt i henhold til de fælles standarder, som er fastsat i medfør af artikel 192, litra a), og som stilles til rådighed af de ansvarlige anvisningsberettigede, og i overensstemmelse med de kriterier, der er fastsat i basisretsakten og indkaldelsen af forslag.
Den dokumentation, der er omhandlet i finansforordningens artikel 131, stk. 3, andet afsnit, kan specielt bestå af driftsregnskabet og balancen for det seneste regnskabsår, for hvilket regnskabet er afsluttet.
2. I det anslåede budget for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet, der vedlægges ansøgningen, skal der være ligevægt mellem udgifter og indtægter, med forbehold af hensættelser for uforudsete udgifter eller mulige udsving i valutakurserne, som kan tillades i behørigt begrundede tilfælde, og de anslåede støtteberettigede omkostninger til foranstaltningen eller arbejdsprogrammet skal angives.
3. Når ansøgningen vedrører tilskud til en foranstaltning, hvor beløbet overstiger 750 000 EUR, eller driftstilskud, som overstiger 100 000 EUR, skal der fremlægges en revisionsrapport udarbejdet af en autoriseret ekstern revisor. Heri godkendes regnskabet for det seneste disponible regnskabsår.
Første afsnit i dette stykke finder kun anvendelse i forbindelse med den første ansøgning, som en bestemt tilskudsmodtager indgiver til en ansvarlig anvisningsberettiget i løbet af ét og samme regnskabsår.
Når det drejer sig om aftaler mellem Kommissionen og flere tilskudsmodtagere, gælder de beløbsgrænser, som er fastsat i første afsnit, for hver enkelt tilskudsmodtager.
Når det drejer sig om de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 178, skal den revisionsrapport, der er omhandlet i første afsnit af dette stykke, som skal omfatte de to seneste disponible regnskabsår, være fremlagt inden underskrivelsen af rammepartnerskabsaftalen eller meddelelsen af rammepartnerskabsafgørelsen.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan afhængigt af en risikovurdering undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge den i første afsnit nævnte revisionsrapport opfyldt for uddannelsesinstitutioner og, når der er tale om aftaler med flere tilskudsmodtagere, for tilskudsmodtagere, mellem hvilke der består et solidarisk og fælles ansvar, eller som ikke har noget finansielt ansvar.
Første afsnit i dette stykke finder ikke anvendelse på offentlige organer og de internationale organisationer, der er omhandlet i artikel 43.
4. Ansøgeren skal angive kilderne til og størrelsen af de EU-midler, som den pågældende i samme regnskabsår har modtaget eller ansøgt om til den samme foranstaltning eller en del af foranstaltningen eller til driften, samt alle andre midler, som ansøgeren har modtaget eller ansøgt om til den samme foranstaltning.
Artikel 197
Bevis for, at der ikke foreligger en udelukkelsessituation
(Finansforordningens artikel 131)
Ansøgerne skal afgive en erklæring på tro og love om, at de ikke befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, undtagen i de tilfælde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 131, stk. 4, litra a) og b). Den ansvarlige anvisningsberettigede kan på grundlag af en risikovurdering kræve, at valgte ansøgere tilvejebringer den dokumentation, der er omhandlet i artikel 143. Når den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om det, skal de valgte ansøgere fremlægge denne dokumentation, medmindre den ansvarlige anvisningsberettigede anerkender, at dette er fysisk umuligt, eller sådan dokumentation allerede er fremlagt i forbindelse med en anden tilskuds- eller udbudsprocedure, forudsat at dokumenterne ikke er mere end et år gamle at regne fra udstedelsesdatoen.
Artikel 198
Ansøgere, der ikke er juridiske personer
(Finansforordningens artikel 131)
Når en ansøgning om tilskud indgives af en ansøger, der ikke er en juridisk person, jf. finansforordningens artikel 131, stk. 2), skal denne ansøgers repræsentanter bevise, at de har beføjelser til at påtage sig retlige forpligtelser på ansøgerens vegne, og at ansøgeren har en finansiel og operationel kapacitet, der svarer til juridiske personers.
Artikel 199
Enheder, der tilsammen udgør én ansøger
(Finansforordningens artikel 131)
Når flere enheder opfylder kriterierne for at ansøge om tilskud og tilsammen udgør én enhed, kan den ansvarlige anvisningsberettigede behandle den pågældende enhed som én ansøger, forudsat at de enheder, som deltager i den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram som en del af ansøgeren, identificeres i ansøgningen.
Artikel 200
Økonomiske og administrative sanktioner
(Finansforordningens artikel 131)
Ansøgere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået væsentlige fejl eller gjort sig skyldige i uregelmæssigheder eller svig, kan pålægges økonomiske og/eller administrative sanktioner på de betingelser, der er fastsat i artikel 145.
Modtagere, som groft har misligholdt deres kontraktlige forpligtelser, kan også pålægges sådanne økonomiske og/eller administrative sanktioner.
Artikel 201
Kriterier for støtteberettigelse
(Finansforordningens artikel 131)
1. Kriterierne for støtteberettigelse offentliggøres i indkaldelsen af forslag.
2. I kriterierne for støtteberettigelse fastsættes betingelserne for deltagelse i en indkaldelse af forslag. Disse kriterier fastsættes under hensyntagen til målene for foranstaltningen og skal overholde principperne om gennemsigtighed og ikke-forskelsbehandling.
Artikel 202
Udvælgelseskriterier
(Finansforordningens artikel 132, stk. 1)
1. Udvælgelseskriterierne, der offentliggøres i indkaldelsen af forslag, gør det muligt at vurdere ansøgerens finansielle og tekniske kapacitet til at gennemføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram.
2. Ansøgeren skal råde over stabile finansieringskilder, som er tilstrækkelige til, at han kan opretholde sine aktiviteter i hele den periode, hvor foranstaltningen gennemføres, eller i hele det regnskabsår, hvortil der ydes tilskud, og til, at han kan deltage i finansieringen heraf. Han skal råde over de faglige kompetencer og kvalifikationer, der er nødvendige for, at han kan fuldføre den foreslåede foranstaltning eller det foreslåede arbejdsprogram, medmindre andet udtrykkeligt er fastsat i basisretsakten.
3. Den finansielle og tekniske kapacitet kontrolleres især på grundlag af en analyse af den i artikel 196 nævnte dokumentation, som den ansvarlige anvisningsberettigede har anmodet om i indkaldelsen af forslag.
Er der ikke i indkaldelsen af forslag anmodet om dokumentation, og er den ansvarlige anvisningsberettigede i tvivl om ansøgernes finansielle og tekniske kapacitet, skal han anmode dem om at fremlægge alle relevante dokumenter.
I forbindelse med de partnerskaber, der er omhandlet i artikel 178, foretages denne kontrol inden underskrivelsen af rammepartnerskabsaftalen eller meddelelsen af rammepartnerskabsafgørelsen.
Artikel 203
Tildelingskriterier
(Finansforordningens artikel 132, stk. 2)
1. Tildelingskriterierne offentliggøres i indkaldelsen af forslag.
2. Tildelingskriterierne udformes således, at de gør det muligt at yde tilskud enten til de foranstaltninger, der maksimerer den samlede effektivitet af det EU-program, som de sikrer gennemførelsen af, eller til organer, hvis arbejdsprogram sigter mod samme mål. Kriterierne fastsættes desuden på en sådan måde, at de sikrer en forsvarlig forvaltning af Unionens midler.
Tildelingskriterierne skal anvendes på en sådan måde, at det er muligt at udvælge foranstaltninger eller arbejdsprogrammer, der sikrer overholdelsen af Kommissionens mål og prioriteter og garanterer, at Unionens bidrag til finansieringen er synligt.
3. Tildelingskriterierne defineres på en sådan måde, at det senere er muligt at foretage en evaluering.
Artikel 204
Evaluering af ansøgninger og tildeling af tilskud
(Finansforordningens artikel 133)
1. Den ansvarlige anvisningsberettigede udpeger et udvalg til evaluering af forslagene, medmindre Kommissionen træffer anden beslutning i forbindelse med et specifikt sektorprogram.
Udvalget består af mindst tre personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden. For at undgå enhver interessekonflikt er disse personer omfattet af de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
I repræsentationerne og de lokale enheder, der er omhandlet i nærværende forordnings artikel 72, samt i de bemyndigede organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 and 208, stilles der, hvis der ikke findes særskilte afdelinger, ikke krav om organisatoriske afdelinger, som ikke er hierarkisk forbundne.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan beslutte at lade udvalget bistå af eksterne eksperter. Den ansvarlige anvisningsberettigede sikrer sig, at disse eksperter overholder de forpligtelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 57.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede skal i givet fald opdele processen i flere faser. Reglerne for processen skal meddeles i indkaldelsen af forslag.
Når en indkaldelse af forslag fastsætter, at forslag indgives i to faser, anmodes kun de ansøgere, hvis forslag opfylder evalueringskriterierne for første fase, om at indgive et komplet forslag i anden fase.
Når en indkaldelse af forslag fastsætter, at evalueringen foregår i to faser, går kun forslag, der godkendes i første fase på grundlag af en evaluering i forhold til et begrænset sæt kriterier, videre til evalueringen i anden fase.
De ansøgere, hvis forslag afvises i en hvilken som helst fase, underrettes i overensstemmelse med finansforordningens artikel 133, stk. 3.
Hver af de efterfølgende faser i proceduren skal være klart adskilt fra den foregående fase.
De samme dokumenter og oplysninger kræves kun fremlagt én gang i den samme procedure.
3. Evalueringsudvalget eller i givet fald den ansvarlige anvisningsberettigede kan opfordre en ansøger til at fremsende supplerende oplysninger eller præcisere de bilag, som er fremlagt i forbindelse med ansøgningen, forudsat at disse oplysninger eller præciseringer ikke i væsentlig grad ændrer forslaget. I tilfælde af indlysende materielle fejl kan evalueringsudvalget eller den anvisningsberettigede kun undlade at gøre dette i behørigt begrundede tilfælde, jf. finansforordningens artikel 96. Den anvisningsberettigede fører passende registre over kontakterne med ansøgerne under proceduren.
4. Når evalueringsudvalget har afsluttet sit arbejde, underskriver dets medlemmer en protokol herom, hvori alle de gennemgåede forslag opregnes, deres kvaliteter vurderes, og det angives, hvilke forslag der vil kunne modtage tilskud. Protokollerne kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan autentificeres tilstrækkeligt.
I protokollen opstilles eventuelt en rangordning af de gennemgåede forslag, og der opstilles anbefalinger for det maksimale beløb til tildeling og eventuelle ikke-materielle tilpasninger af tilskudsansøgningen.
Protokollen opbevares som dokumentation.
5. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan opfordre en ansøger til at tilpasse forslaget i lyset af evalueringsudvalgets anbefalinger. Den ansvarlige anvisningsberettigede fører passende registre over kontakterne med ansøgerne under proceduren.
Den ansvarlige anvisningsberettigede træffer efter evalueringen sin afgørelse, der skal indeholde mindst følgende oplysninger:
a)
hvad afgørelsen drejer sig om, og det samlede beløb, som denne vedrører
b)
de valgte ansøgeres navne, foranstaltningernes betegnelser, de tildelte beløb og en begrundelse for dette valg, også i tilfælde af, at det afviger fra evalueringsudvalgets udtalelse
c)
navnene på eventuelle afviste ansøgere og grundene til, at de er blevet afvist.
6. Stk. 1, 2 og 4 i denne artikel er ikke obligatoriske for tildeling af tilskud i henhold til nærværende forordnings artikel 190 og finansforordningens artikel 125, stk. 7.
Artikel 205
Information til ansøgerne
(Finansforordningens artikel 133)
Afviste ansøgere informeres om resultatet af evalueringen af deres ansøgning hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 15 kalenderdage efter, at oplysningerne er sendt til de valgte ansøgere.
KAPITEL 4
Betaling og kontrol
Artikel 206
Forfinansieringsgaranti
(Finansforordningens artikel 134)
1. For at formindske de finansielle risici i forbindelse med udbetaling af forfinansiering kan den ansvarlige anvisningsberettigede på grundlag af en risikovurdering kræve, at tilskudsmodtageren stiller en forhåndsgaranti på op til samme beløb som forfinansieringen, undtagen for tilskud med meget lav værdi, eller opdele betalingen i flere trancher.
2. Når der kræves en garanti, skal den vurderes og accepteres af den ansvarlige anvisningsberettigede.
Garantien skal dække en periode, der er tilstrækkelig lang til, at garantien kan aktiveres.
3. Garantien skal stilles af en bank eller et pengeinstitut, der er godkendt og etableret i en af medlemsstaterne. Når tilskudsmodtageren er etableret i et tredjeland, kan den ansvarlige anvisningsberettigede acceptere, at en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i dette land, stiller en sådan garanti, hvis han mener, at denne garanti giver den samme sikkerhed og har de samme karakteristika som garantier stillet af en bank eller et pengeinstitut, der er etableret i en medlemsstat.
Den garanti, der er omhandlet i første afsnit, kan på anmodning af tilskudsmodtageren erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af en tredjemand eller af en garanti med uigenkaldelig og ubetinget solidarisk hæftelse stillet af flere tilskudsmodtagere, der er part i samme tilskudsaftale eller -afgørelse, efter at den ansvarlige anvisningsberettigede har givet sin accept.
Garantien stilles i euro.
Den sikrer, at banken eller pengeinstituttet, tredjemand eller de øvrige tilskudsmodtagere indtræder som uigenkaldelige selvskyldnerkautionister eller hæfter umiddelbart for tilskudsmodtagerens forpligtelser.
4. Garantien frigøres i takt med, at forfinansieringen afsluttes ved modregning i mellemliggende betalinger eller betaling af saldoen til tilskudsmodtageren, på de betingelser, der er fastsat i tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
Artikel 207
Bilag vedrørende betalingsanmodninger
(Finansforordningens artikel 135)
1. For hvert tilskud kan forfinansieringen opdeles i flere trancher i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
Udbetaling af hele den nye forfinansieringsbetaling forudsætter, at den foregående forfinansiering er udnyttet med mindst 70 % af dens samlede beløb.
Hvis den foregående forfinansiering er udnyttet med under 70 %, nedsættes den nye udbetaling af forfinansiering med den ikke udnyttede del af den foregående forfinansiering.
Ved anmodning om en ny udbetaling fremlægger tilskudsmodtageren en opgørelse over de udgifter, han har afholdt.
2. Tilskudsmodtageren erklærer på tro og love, at oplysningerne i hans betalingsanmodninger er fuldstændige, troværdige og retvisende, jf. dog artikel 110. Han erklærer også, at de afholdte omkostninger kan betragtes som støtteberettigede i henhold til tilskudsaftalen eller -afgørelsen, og at betalingsanmodningerne er underbygget af passende bilag, som kan kontrolleres.
3. I forbindelse med enhver udbetaling kan den ansvarlige anvisningsberettigede på grundlag af en risikovurdering kræve en attest for årsregnskaberne for foranstaltningen eller arbejdsprogrammet og de underliggende regnskaber, udarbejdet af en autoriseret ekstern revisor eller, når der er tale om offentlige organer, af en kompetent uafhængig offentligt ansat. Attesten skal vedlægges som bilag til betalingsanmodningen. Attesten skal i overensstemmelse med en metode, som den ansvarlige anvisningsberettigede har godkendt, og på grundlag af vedtagne procedurer i overensstemmelse med internationale standarder attestere, at de omkostninger, som tilskudsmodtageren har opført i de årsregnskaber, som betalingsanmodningen er baseret på, er reelle, registreret korrekt og støtteberettigede i henhold til tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
I konkrete og behørigt begrundede tilfælde kan den ansvarlige anvisningsberettigede anmode om attesten i form af en udtalelse eller et andet format i overensstemmelse med internationale standarder.
Attesten for årsregnskaberne og de underliggende regnskaber er obligatorisk for mellemliggende betalinger og for betaling af saldoen i følgende tilfælde:
a)
tilskud til et foranstaltning, for hvilken det tilskud, som er tildelt i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), er på 750 000 EUR eller derover, når de kumulerede beløb for betalingsanmodningerne i den form er på mindst 325 000 EUR
b)
driftstilskud, for hvilke det beløb, som er tildelt i den form, der er omhandlet i finansforordningens artikel 123, stk. 1, litra a), er på 100 000 EUR eller derover.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan desuden på grundlag af en risikovurdering undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge en sådan attest om årsregnskaberne og de underliggende regnskaber opfyldt, når der er tale om:
a)
offentlige organer og de i artikel 43 omhandlede internationale organisationer
b)
modtagere af tilskud i forbindelse med humanitær bistand, civilbeskyttelsesindsats og kriseforvaltning, medmindre der er tale om betaling af saldoen
c)
når der er tale om betaling af saldoen, modtagere af tilskud i forbindelse med humanitær bistand, når disse har underskrevet en rammepartnerskabsaftale eller fået meddelt en rammepartnerskabsafgørelse, jf. artikel 178, og der er indført et kontrolsystem, som giver tilsvarende garantier for disse betalinger
d)
modtagere af flere tilskud, som har fremlagt en uafhængig attestering, der giver tilsvarende garantier for kontrolsystemerne og den metode, som de har brugt til at udarbejde deres krav.
Den ansvarlige anvisningsberettigede kan også undlade at kræve forpligtelsen til at fremlægge en attest om årsregnskaberne og de underliggende regnskaber opfyldt, når en revision, som giver tilsvarende sikkerhed for de angivne udgifter, er blevet eller vil blive foretaget direkte af Kommissionens egne ansatte eller et organ, som er bemyndiget til at gøre dette på Kommissionens vegne.
Ved aftaler mellem Kommissionen og flere tilskudsmodtagere finder beløbsgrænserne i tredje afsnit, litra a) og b), anvendelse på de enkelte tilskudsmodtagere.
4. Den ansvarlige anvisningsberettigede kan på grundlag af en risikovurdering anmode om en operationel kontrolrapport, som er udarbejdet af en uafhængig tredjemand, der er godkendt af den ansvarlige anvisningsberettigede, til støtte for betalinger. Når den ansvarlige anvisningsberettigede anmoder om en kontrolrapport, skal denne vedlægges som bilag til betalingsanmodningen, og de dermed forbundne omkostninger er støtteberettigede på samme betingelser som omkostningerne vedrørende revisionspåtegninger, jf. finansforordningens artikel 126. Kontrolrapporten skal fastslå, at den operationelle kontrol er udført i overensstemmelse med en metode, som er godkendt af den ansvarlige anvisningsberettigede, og om foranstaltningen eller arbejdsprogrammet rent faktisk blev gennemført i overensstemmelse med de betingelser, som er fastsat i tilskudsaftalen eller -afgørelsen.
Artikel 208
Suspension og reduktion af tilskud
(Finansforordningens artikel 135)
1. Gennemførelsen af tilskudsaftalen eller -afgørelsen, en tilskudsmodtagers deltagelse i gennemførelsen heraf eller betalinger kan suspenderes for at undersøge, om formodede væsentlige fejl eller uregelmæssigheder eller svig eller misligholdelse rent faktisk er begået. Hvis formodningen viser sig ubegrundet, genoptages gennemførelsen så hurtigt som muligt.
2. Hvis den godkendte foranstaltning eller det godkendte arbejdsprogram ikke gennemføres eller ikke gennemføres korrekt, fuldt ud og til tiden, reducerer eller inddriver den anvisningsberettigede tilskuddet forholdsmæssigt afhængigt af fasen i proceduren, forudsat at tilskudsmodtageren har fået mulighed for at fremsætte bemærkninger.
KAPITEL 5
Gennemførelse
Artikel 209
Kontrakter som led i gennemførelsen
(Finansforordningens artikel 137)
1. Uden at dette berører anvendelsen af direktiv 2004/18/EF, skal tilskudsmodtagen, hvis gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet kræver, at der indgås en indkøbskontrakt, tildele kontrakten til det økonomisk mest fordelagtige bud eller i givet fald til det laveste bud, idet interessekonflikter undgås.
2. Hvis gennemførelsen af foranstaltningen eller arbejdsprogrammet kræver, at der indgås en indkøbskontrakt med en værdi på over 60 000 EUR, kan den ansvarlige anvisningsberettigede kræve, at tilskudsmodtagen overholder særlige regler ud over de i stk. 1 anførte regler.
Disse særlige regler skal være baseret på regler i finansforordningen og fastlægges under hensyntagen til værdien af de pågældende kontrakter, EU-bidragets relative størrelse i forhold til de samlede omkostninger til foranstaltningen og risikoen. De særlige regler medtages i tilskudsafgørelsen eller -aftalen.
Artikel 210
Finansiel støtte til tredjemand
(Finansforordningens artikel 137)
Hvis de mål eller resultater, som skal nås, er fastsat tilstrækkelig præcist i de betingelser, der er omhandlet i finansforordningens artikel 137, stk. 1, kan skønsmargenen kun anses for at være fjernet, hvis tilskudsafgørelsen eller -aftalen også præciserer følgende:
a)
maksimumsbeløbet for den finansielle støtte, som kan betales til tredjemand, som ikke kan overstige 60 000 EUR, undtagen når den finansielle støtte er hovedformålet med foranstaltningen, og kriterierne for fastsættelse af det præcise beløb
b)
de forskellige former for aktiviteter, som der kan ydes en sådan finansiel støtte til, på grundlag af en fast liste
c)
en definition af de personer eller kategorier af personer, som kan modtage en sådan finansiel støtte, og kriterierne for tildeling af støtten.
AFSNIT VII
PRISER
Artikel 211
Programmering
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. Hver ansvarlig anvisningsberettiget udarbejder et årligt eller flerårigt arbejdsprogram for priser. Arbejdsprogrammet vedtages af institutionen og offentliggøres på den pågældende institutions hjemmeside hurtigst muligt og senest den 31. marts i gennemførelsesåret.
I arbejdsprogrammet anføres den periode, det omfatter, basisretsakten, hvis en sådan findes, de mål, der forfølges, de forventede resultater og den vejledende tidsplan for konkurrencerne med det vejledende beløb for priserne.
Arbejdsprogrammet skal desuden indeholde de oplysninger, som er anført i artikel 94, for at afgørelsen om vedtagelse af arbejdsprogrammet kan betragtes som finansieringsafgørelsen for priserne for det pågældende år.
2. Enhver væsentlig ændring af arbejdsprogrammet skal også vedtages og offentliggøres som fastsat i stk. 1.
Artikel 212
Konkurrenceregler
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. I konkurrencereglerne fastlægges følgende:
a)
betingelserne for deltagelse, som mindst skal:
i)
fastsætte kriterierne for deltagelse
ii)
om nødvendigt fastsætte de nærmere regler og fristen for registrering af deltagere og for indgivelse af bidrag på de betingelser, som er fastsat i stk. 2
iii)
indeholde bestemmelser om udelukkelse af deltagere, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, 108 og 109
iv)
fastsætte, at deltagerne bærer det fulde ansvar i tilfælde af krav vedrørende de aktiviteter, der gennemføres som led i konkurrencen
v)
fastsætte, at vinderne skal acceptere Kommissionens, OLAF's og Revisionsrettens kontrol og revision og de offentliggørelsesforpligtelser, som er fastlagt i reglerne for konkurrencen
vi)
anføre, at EU-lovgivningen er den lovgivning, som konkurrencen er undergivet, om nødvendigt suppleret af national lovgivning som anført i konkurrencereglerne
vii)
præcisere, hvilken domstol eller voldgiftsret der er kompetent til at behandle tvister
viii)
angive, at deltagere, der har afgivet urigtige erklæringer eller begået uregelmæssigheder eller svig, kan pålægges økonomiske og/eller administrative sanktioner, der står i forhold til værdien af de pågældende priser, på de betingelser, der er fastsat i artikel 145
b)
tildelingskriterierne, som skal gøre det muligt at vurdere bidragenes kvalitet med hensyn til de forfulgte mål og de forventede resultater og objektivt at afgøre, om bidragene kan betragtes som vindere
c)
prisens eller prisernes størrelse
d)
de nærmere regler for udbetaling af priserne til vinderne efter tildelingen.
I forbindelse med første afsnit, litra a), nr. i), kan modtagere af EU-tilskud deltage, medmindre andet er anført i konkurrencereglerne.
I forbindelse med første afsnit, litra a), nr. vi), kan der gøres en undtagelse i tilfælde af, at internationale organisationer deltager.
2. Den ansvarlige anvisningsberettigede vælger kommunikationsmidler til indgivelse af bidrag, som er ikke-diskriminerende, og som på ingen måde begrænser deltagernes adgang til konkurrencen.
Det valgte kommunikationsmiddel skal gøre det muligt at sikre, at følgende betingelser er opfyldt:
a)
at hvert bidrag indeholder alle oplysninger, der er nødvendige for at vurdere det
b)
at dataintegriteten sikres
c)
at bidragenes fortrolighed sikres
d)
at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
3. Konkurrencereglerne kan fastsætte betingelserne for aflysning af konkurrencen, navnlig når dens mål ikke kan opfyldes, eller når en juridisk eller fysisk person, som ikke opfylder betingelserne for deltagelse, ville kunne betragtes som vinderen.
4. Konkurrencereglerne offentliggøres på EU-institutionernes hjemmeside. Ud over offentliggørelse på hjemmesiden kan konkurrencereglerne også offentliggøres på enhver anden hensigtsmæssig måde, herunder i Den Europæiske Unions Tidende, når det er nødvendigt for at informere potentielle deltagere yderligere. De kan offentliggøres fra vedtagelsen af den finansieringsafgørelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 84, herunder i løbet af det år, som går forud for gennemførelsen af budgettet. Enhver ændring af indholdet i konkurrencereglerne skal også offentliggøres på de samme betingelser.
Artikel 213
Efterfølgende offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 138, stk. 2)
1. Oplysninger om priser, som tildeles i løbet af et regnskabsår, offentliggøres årligt i overensstemmelse med artikel 21.
2. Efter den offentliggørelse, der er omhandlet i stk. 1, sender Kommissionen på anmodning af Europa-Parlamentet og Rådet disse en rapport om:
a)
antallet af deltagere i det forløbne år
b)
antallet af deltagere og procentdelen af valgte bidrag pr. konkurrence
c)
en liste over de eksperter, som har deltaget i panelet i det seneste år, sammen med oplysninger om, hvilken procedure der er anvendt ved udvælgelsen af eksperterne.
Artikel 214
Vurdering
(Finansforordningens artikel 138, stk. 3)
1. Med henblik på at vurdere bidragene udpeger den ansvarlige anvisningsberettigede et panel bestående af mindst tre eksperter, som kan være eksterne eksperter eller personer, der repræsenterer mindst to organisatoriske afdelinger i de institutioner eller organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, som ikke er hierarkisk forbundne med hinanden, undtagen i repræsentationerne eller de lokale organer, der er omhandlet i nærværnede forordnings artikel 72, og de bemyndigede organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 62 og 208, hvis der ikke findes særskilte afdelinger.
De eksperter, der er omhandlet i første afsnit, skal opfylde kravene om interessekonflikter i finansforordningens artikel 57.
Eksterne eksperter skal erklære, at de ikke befinder sig i en interessekonflikt på tidspunktet for udpegelsen, og at de forpligter sig til at underrette den anvisningsberettigede, hvis der opstår en interessekonflikt under vurderingsproceduren.
2. Når medlemmerne af panelet har afsluttet deres arbejde, underskriver de en protokol herom, hvori alle de gennemgåede bidrag opregnes, deres kvaliteter vurderes og det angives, til hvilke bidrag der kan tildeles priser. Protokollen kan underskrives i et elektronisk system, forudsat at underskriveren kan autentificeres tilstrækkeligt.
Den protokol, der er omhandlet i første afsnit, opbevares som dokumentation.
3. Den ansvarlige anvisningsberettigede afgør derefter, om priserne skal uddeles. I afgørelsen anføres desuden følgende:
a)
formålet med og det samlede beløb for eventuelt tildelte priser
b)
navnene på eventuelle vindende deltagere, det beløb, som er tildelt hver af de vindende deltagere, og grundene til valget
c)
navnene på eventuelle afviste deltagere og grundene til, at de er blevet afvist.
Artikel 215
Information og underretning
(Finansforordningens artikel 138, stk. 3)
1. Deltagerne informeres om resultatet af vurderingen af deres bidrag hurtigst muligt og under alle omstændigheder senest 15 kalenderdage efter, at den anvisningsberettigede har truffet tildelingsafgørelsen.
2. Den vindende deltager underrettes om afgørelsen om tildeling af prisen, som udgør den retlige forpligtelse, der er omhandlet i finansforordningens artikel 86.
AFSNIT VIII
FINANSIELLE INSTRUMENTER
Artikel 216
Udvælgelsen af enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
1. Med henblik på gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning skal Kommissionen indhente beviser for, at den bemyndigede enhed opfylder kravene i finansforordningens artikel 60, stk. 2. Når disse beviser er indhentet, er de gyldige for den pågældende enheds eventuelle fremtidige gennemførelse af finansielle instrumenter, medmindre der er foretaget væsentlige ændringer i de bemyndigede enheders systemer, regler og procedurer, som er omfattet af disse krav.
2. Med henblik på udvælgelsen af enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter i henhold til finansforordningens artikel 61, stk. 2, offentliggør Kommissionen en indkaldelse til potentielle bemyndigede enheder. Indkaldelsen skal omfatte udvælgelses- og tildelingskriterierne.
Den indkaldelse, der er omhandlet i første afsnit, skal også angive, om den bemyndigede enhed skal anvende sine egne finansielle midler til det specifikke finansielle instrumenter eller dele risikoen. Når dette angives, og når det er nødvendigt at undgå en eventuel interessekonflikt, anføres det også i indkaldelsen, at den bemyndigede enhed skal foreslå foranstaltninger vedrørende afpasning af interesser, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 2. Foranstaltningerne vedrørende afpasning af interesser skal medtages i aftalen om det specifikke finansielle instrument.
Kommissionen indleder en dialog med de enheder, som opfylder udvælgelseskriterierne, på en gennemsigtig og objektiv måde, idet interessekonflikter udngås. Efter dialogen underskriver Kommissionen delegationsaftaler med den eller de enheder, som har indgivet de økonomisk mest fordelagtige forslag, som i givet fald omfatter deres bidrag med egne finansielle midler eller risikodeling.
3. Kommissionen kan indlede direkte forhandlinger med potentielle bemyndigede enheder, inden den underskriver delegationsaftaler, når den bemyndigede enhed er identificeret i den relevante basisretsakt eller anført i finansforordningens artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iii), eller i behørigt begrundede og tilstrækkelig dokumenterede undtagelsestilfælde, navnlig når:
a)
der ikke blev indgivet egnede forslag efter en indkaldelse til potentielle bemyndigede enheder
b)
finansielle instrumenter med særlige karakteristika kræver en særlig type bemyndiget enhed på grund af dennes tekniske kompetence, dens høje specialiseringsgrad eller dens administrative beføjelser
c)
tvingende grunde som følge af uforudseelige begivenheder, der ikke kan tilskrives Unionen, gør det umuligt at overholde proceduren i stk. 2.
Artikel 217
Indholdet af delegationsaftaler med enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
Ud over kravene i artikel 40 skal delegationsaftaler med enheder, der får overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter, omfatte passende regler for at sikre, at principperne og betingelserne i finansforordningens artikel 140 overholdes. Delegationsaftalerne skal navnlig indeholde:
a)
en beskrivelse af det finansielle instrument, herunder dets investeringsstrategi eller -politik, de typer støtte, der ydes, kriterierne for støtteberettigelse for finansielle formidlere og slutmodtagere samt yderligere operative krav, der gennemfører politikmålene for instrumentet
b)
kravene til et målinterval af værdier for løftestangseffekten
c)
en definition af ikke-støtteberettigede aktiviteter og udelukkelseskriterier
d)
bestemmelser, som sikrer afpasning af interesser og imødegår mulige interessekonflikter
e)
bestemmelser om udvælgelse af finansielle formidlere, jf. finansforordningens artikel 139, stk. 4, andet afsnit, og i givet fald om oprettelse af særlige investeringsmekanismer
f)
bestemmelser om det ansvar, som påhviler den bemyndigede enhed og andre enheder, der deltager i gennemførelsen af det finansielle instrument
g)
bestemmelser om bilæggelse af tvister
h)
bestemmelser om styring af det finansielle instrument
i)
bestemmelser om anvendelse og genanvendelse af Unionens bidrag i overensstemmelse med finansforordningens artikel 140, stk. 6
j)
bestemmelser om forvaltning af bidragene fra Unionen og af forvaltningskonti, herunder modpartsrisici, acceptable likviditetstransaktioner, de berørte parters ansvar, korrektionsforanstaltninger i tilfælde af for store saldi på forvaltningskonti, opbevaring af dokumentation og rapportering
k)
bestemmelser om aflønning af den bemyndigede enhed, herunder satser for forvaltningsgebyrer, og beregning og betaling af forvaltningsomkostninger og -gebyrer til de bemyndigede enheder i henhold til artikel 218
l)
i givet fald bestemmelser om rammebetingelser for bidragene fra de fonde, der er omhandlet i finansforordningens artikel 175, navnlig Den Europæiske Fond for Regionaludvikling, Den Europæiske Socialfond, Samhørighedsfonden, Den Europæiske Landbrugsfond for Udvikling af Landdistrikterne og den kommende Fiskerifond (i det følgende benævnt »FSR-fondene«)
m)
bestemmelser om varigheden, muligheden for forlængelse og afslutningen af det finansielle instrument, herunder betingelserne for afslutning før aftalt tid og i givet fald exitstrategier
n)
bestemmelser om overvågning af gennemførelsen af støtte til finansielle formidlere og slutmodtagere, herunder de finansielle formidleres rapportering
o)
i givet fald typen og arten af eventuelle dækningstransaktioner, jf. artikel 219.
Artikel 218
Forvaltningsomkostninger og -gebyrer til bemyndigede enheder
(Finansforordningens artikel 139)
1. Kommissionen aflønner de bemyndigede enheder for gennemførelsen af et finansielt instrument gennem resultatbaserede gebyrer, godtgørelse af ekstraordinære udgifter og, når den bemyndigede enhed varetager likviditetsstyringen for det finansielle instrument, likviditetsstyringsgebyrer.
2. De resultatbaserede gebyrer omfatter administrationsgebyrer, som aflønner den bemyndigede enhed for det arbejde, den udfører i forbindelse med gennemførelsen af et finansielt instrument. I givet fald kan de også omfatte politikrelaterede incitamenter for at fremme opfyldelsen af politikmålene eller incitamenter vedrørende det finansielle instruments økonomiske resultater.
Artikel 219
Særlige regler for forvaltningskonti ved indirekte forvaltning
(Finansforordningens artikel 139)
1. Enheder, der har fået overdraget gennemførelsen af finansielle instrumenter, kan åbne forvaltningskonti som omhandlet i finansforordningens artikel 68, stk. 7, i deres eget navn og udelukkende på Kommissionens vegne. De bemyndigede enheder sender den ansvarlige tjenestegren i Kommissionen de tilsvarende kontoudtog.
2. Forvaltningskontiene skal have en passende likviditet, og aktiverne på disse forvaltningskonti skal forvaltes i overensstemmelse med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning under overholdelse af passende tilsynsregler i overensstemmelse med finansforordningens artikel 140, stk. 7.
3. I forbindelse med gennemførelsen af finansielle instrumenter må de bemyndigede enheder ikke foretage dækningstransaktioner i spekulationsøjemed. Eventuelle dækningstransaktioners type og art skal på forhånd godkendes af Kommissionen og medtages i de delegationsaftaler, der er omhandlet i artikel 217.
Artikel 220
Finansielle instrumenter, som gennemføres direkte
(Finansforordningens artikel 139)
1. I undtagelsestilfælde kan finansielle instrumenter i medfør af finansforordningens artikel 139, stk. 4, gennemføres direkte på følgende måder:
a)
gennem en særlig investeringsmekanisme, som Kommissionen deltager i sammen med andre offentlige eller private investorer med henblik på at øge løftestangseffekten af Unionens bidrag
b)
gennem lån, garantier, kapitalandele og andre risikodelingsinstrumenter end investeringer i særlige investeringsmekanismer, som stilles til rådighed for slutmodtagerne direkte eller gennem finansielle formidlere.
2. I forbindelse med gennemførelsen af finansielle instrumenter må Kommissionen ikke foretage dækningstransaktioner i spekulationsøjemed. Eventuelle dækningstransaktioners type og art skal på forhånd godkendes af Kommissionen og medtages i aftalerne med de enheder, der gennemfører det finansielle instrument.
Artikel 221
Udvælgelse af finansielle formidlere, forvaltere af særlige investeringsmekanismer og slutmodtagere
(Finansforordningens artikel 139)
1. Når Kommissionen gennemfører finansielle instrumenter direkte eller indirekte gennem særlige investeringsmekanismer, skal disse mekanismer oprettes i henhold til en medlemsstats lovgivning. De kan også oprettes i henhold til lovgivningen i et land, som ikke er en medlemsstat, når det drejer sig om foranstaltninger udadtil. Forvalterne af disse mekanismer skal ved lov eller kontrakt være forpligtet til at handle med den omhu, som kræves af en professionel forvalter, og i god tro.
2. Forvalterne af de særlige investeringsmekanismer som omhandlet i stk. 1 og finansielle formidlere eller slutbrugere af de finansielle instrumenter udvælges under hensyntagen til arten af det finansielle instrument, som skal gennemføres, de pågældende enheders erfaring og operationelle og finansielle kapacitet og/eller slutmodtagernes projekters økonomiske levedygtighed. Valget skal være gennemsigtigt og objektivt begrundet og må ikke give anledning til interessekonflikter.
3. Der ydes ikke finansiel støtte til forvaltere af særlige investeringsmekanismer, finansielle formidlere og slutmodtagere, som befinder sig i en af de situationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106, stk. 1, og artikel 107, 108 og 109.
Artikel 222
Betingelser for anvendelse af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter skal rette op på markedsfejl eller -svigt eller suboptimale investeringsforhold og kun yde støtte til slutmodtagere, som anses for at være potentielt økonomisk levedygtige på tidspunktet for Unionens støtte gennem et finansielt instrument.
2. Finansielle instrumenter skal yde støtte til slutmodtagere på en proportional måde. Specielt skal fortrinsbehandling af investorer, som bidrager med saminvestering eller risikodeling, være begrundet, stå i et rimeligt forhold til de risici, som investorerne i et finansielt instrument tager, og være begrænset til det minimum, som er nødvendigt for at sikre deres investering eller risikodeling.
Artikel 223
Løftestangseffekt
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter skal sigte mod at give Unionens bidrag en løftestangseffekt ved at mobilisere en samlet investering, som er større end Unionens bidrag.
EU-midlernes løftstangseffekt svarer til det beløb, der udbetales til de støtteberettigede slutmodtagere, divideret med det beløb, som Unionens bidrag udgør.
2. Målintervallet af værdier for løftstangseffekten baseres på en forudgående vurdering for det tilsvarende finansielle instrument.
Artikel 224
Forudgående vurdering af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. Finansielle instrumenter baseres på forudgående vurderinger, som identificerer markedsfejl eller -svigt eller suboptimale investeringsforhold og evaluerer investeringsbehovene i lyset af politikmålene.
2. Den forudgående vurdering skal vise, at de identificerede markedsbehov ikke kan opfyldes på passende vis og i rette tid gennem enten markedsbaserede aktiviteter eller andre typer tiltag fra Unionens side end finansiering via et finansielt instrument, såsom regulering, liberalisering, reform eller andre politiktiltag. Den skal evaluere sandsynligheden af og de mulige omkostninger ved markedsforvridninger og fortrængning af privat finansiering gennem det finansielle instrument og skal pege på, hvordan man kan mindske de negative virkninger af sådanne forvridninger.
3. Den forudgående vurdering skal i overensstemmelse med subsidiaritetsprincippet vise, at et finansielt instrument på unionsniveau opfylder konstaterede markedsbehov mere effektivt end tilsvarende finansielle instrumenter på nationalt eller regionalt plan, herunder de instrumenter, som finansieres af FSR-fondene. Ved vurderingen af værdien af Unionens bidrag tages der hensyn til faktorer såsom vanskelig adgang til finansiering på nationalt plan, navnlig for grænseoverskridende projekter, stordriftsfordele eller stærke demonstrationseffekter i forbindelse med udbredelse af bedste praksis til medlemsstaterne.
4. Den forudgående vurdering skal fastslå, hvordan det finansielle instrument kan gennemføres mest effektivt.
5. Den forudgående vurdering skal også påvise, at det planlagte finansielle instrument er foreneligt med:
a)
nye og eksisterende finansielle instrumenter, således at man undgår uønsket overlapning og opnår synergieffekter og stordriftsfordele
b)
finansielle instrumenter og andre former for offentlig intervention, som vedrører den samme markedssituation, for at undgå uoverensstemmelser og undersøge potentielle synergieffekter.
6. Den forudgående vurdering skal bedømme den planlagte interventions proportionalitet med hensyn til den konstaterede finansieringskløfts størrelse og det planlagte finansielle instruments forventede løftestangseffekt og undersøge yderligere kvalitative virkninger, såsom udbredelse af bedste praksis, effektiv fremme af Unionens politikmål i hele gennemførelseskæden eller adgang til specifik ekspertise hos de aktører, der deltager i gennemførelseskæden.
7. Den forudgående vurdering skal fastsætte et sæt hensigtsmæssige resultatindikatorer for det foreslåede finansielle instrument og præcisere det forventede output og de forventede resultater og virkninger.
8. Der foretages kun en særskilt forudgående vurdering af finansielle instrumenter, når en vurdering, som fuldt ud overholder kriterierne i stk. 1-7, ikke indgår i den forudgående vurdering eller en konsekvensanalyse af et program eller en aktivitet, som er omfattet af en basisretsakt.
Artikel 225
Overvågning af finansielle instrumenter
(Finansforordningens artikel 140)
1. For at sikre en harmoniseret overvågning af finansielle instrumenter, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 12, indfører den ansvarlige anvisningsberettigede et overvågningssystem, som skal medvirke til at give rimelig sikkerhed for, at Unionens midler anvendes i overensstemmelse med finansforordningens artikel 32, stk. 2.
2. Overvågningssystemet bruges til at vurdere fremskridtene med gennemførelsen hen imod opfyldelse af politikmålene, som afspejles i de relevante output- og resultatindikatorer, der er fastsat i overenssstemmelse med den forudgående vurdering, og til at analysere, om gennemførelsen overholder de fastsatte krav, jf. finansforordningens artikel 140, stk. 2, og udgør grundlaget for Kommissionens rapportering i henhold til finansforordningens artikel 38, stk. 5, og artikel 140, stk. 8.
3. I tilfælde af indirekte forvaltning bygger Kommissionens overvågning på de bemyndigede enheders rapporter og regnskaber og på de foreliggende revisioner og den kontrol, som er foretaget af den bemyndigede enhed, under hensyntagen til den bemyndigede enheds forvaltningserklæring og udtalelsen fra det uafhængige revisionsorgan, der er omhandlet i finansforordningens artikel 60, stk. 5. Kommissionen gennemgår oplysningerne fra de bemyndigede enheder og kan foretage kontrol, bl.a. på stikprøvebasis, på passende gennemførelsesniveauer op til slutmodtagerne.
Den bemyndigede enheds overvågning bygger på de finansielle formidleres rapporter og regnskaber og på de foreliggende revisioner og den kontrol, som er foretaget af den finansielle formidler, under hensyntagen til den finansielle formidlers forvaltningserklæring og udtalelsen fra uafhængige revisorer.
Når der ikke er nogen finansielle formidlere, overvåger den bemyndigede enhed direkte anvendelsen af det finansielle instrument på grundlag af slutmodtagernes rapporter og regnskaber.
Den bemyndigede enhed gennemgår, i givet fald på stikprøvebasis, oplysningerne fra de finansielle formidlere eller slutmodtagerne og gennemfører kontrol i overensstemmelse med den aftale, der er omhandlet i artikel 217.
4. I tilfælde af direkte forvaltning bygger Kommissionens overvågning på de finansielle formidleres og slutmodtagernes rapporter og regnskaber, idet der føres den nødvendige kontrol. Bestemmelserne i stk. 3 finder tilsvarende anvendelse på direkte forvaltning.
5. Aftalerne om gennemførelse af de finansielle instrumenter skal indeholde de bestemmelser, som er nødvendige for anvendelsen af stk. 1-4.
Artikel 226
Behandling af bidrag fra FSR-fondene
(Finansforordningens artikel 140)
1. Der føres særskilte regnskaber for bidrag fra FSR-fondene til finansielle instrumenter, som er oprettet i henhold til finansforordningens afsnit VIII, og som modtager støtte fra FSR-fondene i henhold til de sektorspecifikke regler.
2. Bidrag fra FSR-fondene anbringes på særskilte konti og anvendes i overensstemmelse med målene for de respektive FSR-fonde til foranstaltninger og slutmodtagere, der er forenelige med det eller de programmer, som bidragene kommer fra.
3. Med hensyn til bidrag fra FSR-fondene til finansielle instrumenter, som er oprettet i henhold til finansforordningens afsnit VIII, gælder de sektorspecifikke regler.
AFSNIT IX
REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING
KAPITEL 1
Regnskabsaflæggelse
Artikel 227
Beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret
(Finansforordningens artikel 142)
Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret skal indeholde en nøjagtig redegørelse for:
a)
hvordan de mål, der er opstillet for regnskabsåret, er virkeliggjort i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
b)
hvordan den finansielle situation er, og hvilke begivenheder der har haft væsentlig indflydelse på regnskabsårets aktiviteter.
Beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning skal være adskilt fra beretningerne om gennemførelsen af budgettet.
Artikel 228
Fravigelse af regnskabsprincipperne
(Finansforordningens artikel 144)
Hvis regnskabsførerne i særlige tilfælde finder, at der er grund til at fravige indholdet i et af de regnskabsprincipper, som er angivet i Unionens regnskabsregler, begrundes og nævnes fravigelsen i de noter til årsregnskabet, der er omhandlet i artikel 232.
Artikel 229
Bilag
(Finansforordningens artikel 144)
1. Hver postering skal være baseret på daterede og nummererede bilag, der er udformet på papir eller et andet medium, som sikrer, at bilaget er troværdigt, og at dets indhold bevares i den periode, der er fastsat i artikel 48.
2. Transaktioner af samme art, der er gennemført på samme sted og i løbet af samme dag, kan dokumenteres ved ét sammenfattende bilag.
Artikel 230
Resultatopgørelsen
(Finansforordningens artikel 145)
Resultatopgørelsen viser regnskabsårets indtægter og udgifter klassificeret efter art.
Artikel 231
Pengestrømsopgørelsen
(Finansforordningens artikel 145)
Pengestrømsopgørelsen viser pengestrømme i regnskabsåret med angivelse af udviklingen i likviditeten mellem årets begyndelse og årets udgang.
Likviditeten udgøres af:
a)
den likvide beholdning
b)
indeståender på anfordringskonti i banker
c)
andre disponible aktiver, der hurtigt kan omsættes til kontanter, og hvis værdi er stabil.
Artikel 232
Noter til årsregnskabet
(Finansforordningens artikel 145)
De noter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 145, er en integreret del af årsregnskabet. Noterne indeholder mindst følgende oplysninger:
a)
regnskabsprincipperne, -reglerne og -metoderne
b)
forklarende noter med yderligere oplysninger, der ikke findes i selve årsregnskabet, men som er nødvendige for at give et retvisende billede.
Artikel 233
Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen
(Finansforordningens artikel 146)
1. Regnskabet over resultatet af budgetgennemførelsen omfatter:
a)
oplysninger om indtægter, herunder:
i)
ændringer i overslagene over budgettets indtægter
ii)
gennemførelsen af budgettets indtægter
iii)
de fastlagte fordringer
b)
oplysninger, der viser udviklingen i de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
c)
oplysninger, der viser udnyttelsen af de samlede disponible forpligtelses- og betalingsbevillinger
d)
oplysninger, der viser de udestående forpligtelser, de forpligtelser, som er fremført fra det foregående regnskabsår, og de forpligtelser, som er indgået i regnskabsåret.
2. For så vidt angår oplysningerne om indtægter, vedlægges desuden en opgørelse, der viser fordelingen på medlemsstater af de fordringer vedrørende egne indtægter, for hvilke der er udstedt indtægtsordre, men som ved regnskabsårets udløb endnu ikke er inkasseret.
Artikel 234
Bestemmelser om fremsendelse af regnskaber
(Finansforordningens artikel 148)
De foreløbige regnskaber og de endelige regnskaber, der er omhandlet i finansforordningens artikel 147 og 148, kan fremsendes elektronisk.
KAPITEL 2
Regnskabsføring
Afdeling 1
Organisation på regnskabsområdet
Artikel 235
Organisation på regnskabsområdet
(Finansforordningens artikel 151)
1. Regnskabsføreren for hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, udarbejder og ajourfører dokumentationsmateriale, der beskriver organisation og procedurer på regnskabsområdet for hans egen institution eller hans eget organ.
2. Budgetindtægter og -udgifter registreres i det it-system, der er omhandlet i artikel 236, efter transaktionens økonomiske beskaffenhed enten som løbende indtægter eller udgifter eller som kapital.
Artikel 236
It-systemer
(Finansforordningens artikel 151)
1. Regnskabet føres ved hjælp af et integreret it-system.
2. Regnskabsføring ved hjælp af it-systemer og -undersystemer kræver en fuldstændig beskrivelse af de anvendte systemer og undersystemer.
Beskrivelsen definerer indholdet af alle datafelter og præciserer, hvordan systemet behandler de enkelte transaktioner. Den angiver, hvordan systemet sikrer, at der findes et fuldstændigt revisionsspor for hver enkelt transaktion og for enhver ændring af it-systemerne og -undersystemerne, så det når som helst er muligt at fastslå ændringens art og den person, som har foretaget den.
Beskrivelserne af it-regnskabssystemer og -undersystemer skal angive eventuelle sammenkoblinger mellem disse systemer og det centrale regnskabssystem, bl.a. med hensyn til dataoverførsel og saldoafstemning.
3. Adgangen til it-systemerne og -undersystemerne er begrænset til personerne på en liste over godkendte brugere, der opstilles og ajourføres af hver enkelt institution.
Afdeling 2
Regnskabsbøger
Artikel 237
Regnskabsbøger
(Finansforordningens artikel 154)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, fører en dagbog, en hovedbog og delbøger for i det mindste debitorer, kreditorer og anlægsaktiver, medmindre det ikke er rimeligt ud fra cost-benefit-hensyn.
Regnskabsbøgerne består af elektroniske dokumenter, som er identificeret af regnskabsføreren, og hvis bevismæssige værdi er sikret.
Posteringerne i dagbogen overføres til hovedbogen efter den regnskabskontoplan, der er omhandlet i artikel 212.
Dagbogen og hovedbogen kan opdeles i lige så mange hjælpebøger, som der er behov for.
Posteringerne i hjælpebøgerne centraliseres mindst en gang om måneden i dagbogen og hovedbogen.
Artikel 238
Generel kontooversigt
(Finansforordningens artikel 154)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, opstiller en generel kontooversigt over alle konti i det almindelige regnskab, herunder de konti, hvor saldo er opgjort i løbet af regnskabsåret, med angivelse for hver af dem af:
a)
kontonummer
b)
betegnelse
c)
samlet beløb i debet
d)
samlet beløb i kredit
e)
saldo.
Artikel 239
Regnskabsafstemninger
(Finansforordningens artikel 154)
1. Oplysningerne i hovedbogen opbevares og organiseres på en sådan måde, at de kan afstemmes med indholdet af hver enkelt konto i den generelle kontooversigt.
2. Når det drejer sig om fortegnelsen over anlægsaktiver, finder artikel 246-253 anvendelse.
Afdeling 3
Registrering
Artikel 240
Regnskabsposteringer
(Finansforordningens artikel 154)
1. Posteringerne foretages efter det dobbelte bogholderis metode, hvilket betyder, at enhver bevægelse eller ændring, der registreres i regnskabet, repræsenteres ved en dobbeltpostering, der indebærer, at samme beløb debiteres henholdsvis krediteres de relevante konti, der berøres af posteringen.
2. Modværdien i euro af en transaktion udtrykt i en anden valuta end euro beregnes og bogføres til denne modværdi.
Transaktioner i udenlandske valutaer på justerbare konti justeres i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning.
Denne justering sker på grundlag af kurser beregnet i overensstemmelse med artikel 6.
Den kurs, der skal anvendes ved omregning mellem euroen og en anden valuta med henblik på opstilling af balancen pr. 31. december i år N, er kursen den sidste arbejdsdag i år N.
3. I Unionens regnskabsregler, som fastsættes efter finansforordningens artikel 152, præciseres de regler for omregning og omvurdering, som er nødvendige med henblik på regnskabsføring efter periodiseringsprincippet.
Artikel 241
Bogføringstransaktioner
(Finansforordningens artikel 154)
Hver bogføringstransaktion skal præcisere oplysningens oprindelse, indhold og postering samt referencerne på relevante bilag.
Artikel 242
Registrering i dagbogen
(Finansforordningens artikel 154)
Regnskabstransaktionerne registreres i dagbogen efter en af følgende metoder, der ikke udelukker hinanden:
a)
dag for dag, transaktion for transaktion
b)
ved en månedlig sammenfatning af transaktionernes samlede beløb, forudsat at alle bilag opbevares, så de enkelte transaktioner dag for dag kan verificeres.
Artikel 243
Validering af registreringer
(Finansforordningens artikel 154)
1. Registreringerne i dagbogen og i delbøgerne gøres definitive gennem en valideringsprocedure, der forbyder ændring eller sletning af oplysninger.
2. En afslutningsprocedure, der fastfryser transaktionernes kronologi og sikrer, at oplysningerne ikke ændres, gennemføres inden aflæggelsen af det endelige årsregnskab.
Afdeling 4
Afstemning og kontrol
Artikel 244
Afstemning af konti
(Finansforordningens artikel 154)
1. Saldiene for kontiene i den generelle kontooversigt afstemmes jævnligt, og i det mindste i forbindelse med den årlige regnskabsafslutning, med oplysningerne i de forvaltningssystemer, som de anvisningsberettigede anvender i forbindelse med forvaltningen af aktiver og det daglige input i regnskabssystemet.
2. Regnskabsføreren tjekker jævnligt og i det mindste i forbindelse med hver regnskabsafslutning, at banksaldiene stemmer overens med de virkelige forhold, bl.a. gennem:
a)
afstemning af bankindeståender med kontoudtog fra pengeinstitutterne
b)
afstemning af kassebeholdningen med oplysningerne i kassebogen.
For så vidt angår konti for anlægsaktiver foretages denne kontrol i overensstemmelse med artikel 250.
3. Mellemregningskonti mellem institutionerne afstemmes månedligt.
4. Interimskonti åbnes og gennemgås årligt af regnskabsføreren. Den anvisningsberettigede er ansvarlig for disse konti og afslutter dem hurtigst muligt.
Afdeling 5
Bevillingsregnskabet
Artikel 245
Føring af bevillingsregnskabet og dettes indhold
(Finansforordningens artikel 156)
1. Bevillingsregnskabet skal for hver underinddeling i budgettet vise:
a)
for så vidt angår udgifter:
i)
de bevillinger, der er godkendt i det oprindelige budget, de bevillinger, der er opført i ændringsbudgetter, fremførte bevillinger, de bevillinger, der er til rådighed som følge af opkrævning af formålsbestemte indtægter, de bevillinger, der er fremkommet ved overførsel, og de samlede bevillinger, der således er til rådighed
ii)
de indgåede forpligtelser og udførte betalinger i regnskabsåret
b)
for så vidt angår indtægter:
i)
de overslag, der er opført i det oprindelige budget, de overslag, der er opført i ændringsbudgetter, formålsbestemte indtægter og det samlede beløb for de således anslåede indtægter
ii)
de fastlagte fordringer og inkasserede beløb i regnskabsåret
c)
en opgørelse over uindfriede forpligtelser og udestående fordringer, som er fremført fra tidligere regnskabsår.
De i første afsnit, litra a), omhandlede forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger registreres og vises særskilt.
Endvidere anføres i bevillingsregnskabet de samlede foreløbige forpligtelser vedrørende Den Europæiske Garantifond for Landbruget (i det følgende benævnt »EGFL«) og de tilsvarende betalinger.
Disse forpligtelser anføres over for de samlede bevillinger til EGFL.
2. Bevillingsregnskabet viser særskilt:
a)
udnyttelsen af fremførte bevillinger og regnskabsårets bevillinger
b)
afviklingen af uindfriede forpligtelser.
For indtægternes vedkommende vises de udestående fordringer fra tidligere regnskabsår særskilt.
3. Bevillingsregnskabet kan organiseres på en sådan måde, at der udvikles et omkostningsregnskabssystem.
4. Bevillingsregnskabet føres ved hjælp af it-systemer, bøger eller kartotekskort.
KAPITEL 3
Formuefortegnelse
Artikel 246
Formuefortegnelse
(Finansforordningens artikel 157)
Formuefortegnelsessystemet oprettes af den anvisningsberettigede med tenisk bistand fra regnskabsføreren. Systemet skal levere alle de oplysninger, der er nødvendige for regnskabsføringen og for beskyttelse af aktiverne.
Artikel 247
Beskyttelse af aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Hver institution og hvert organ, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, fastlægger sine egne regler for beskyttelse af de aktiver, der er opført på deres respektive balance, og udpeger de tjenestegrene, der har ansvaret for formuefortegnelsen.
Artikel 248
Opførelse af aktiver i fortegnelsen
(Finansforordningens artikel 157)
Alle aktiver, som anskaffes, opføres i formuefortegnelsen og registreres i kontiene over anlægsaktiver, hvis anvendelsesperioden er over et år, hvis der ikke er tale om forbrugsgoder, og hvis anskaffelsesprisen eller kostprisen er højere end den pris, som er anført i Unionens regnskabsregler, der er fastsat efter finansforordningens artikel 152.
Artikel 249
Oplysninger om aktiver i fortegnelsen
(Finansforordningens artikel 157)
Formuefortegnelsen indeholder en passende beskrivelse af hvert aktiv og angiver, hvor aktivet befinder sig, eller, for løsøre, den ansvarlige tjenestegren eller person, anskaffelsestidspunkt og enhedspris.
Artikel 250
Tjek af fortegnelsen over løsøre
(Finansforordningens artikel 157)
De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, tjekker fortegnelsen for at sikre sig, at hvert enkelt aktiv rent faktisk eksisterer og stemmer overens med den tilsvarende post i fortegnelsen. Tjekket udføres som led i et årligt kontrolprogram, undtagen for så vidt angår materielle anlægsaktiver og immaterielle aktiver, som tjekkes mindst hvert tredje år.
Artikel 251
Salg af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Medlemmerne af og tjenestemænd, ansatte eller andet personale ved de institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, kan ikke erhverve aktiver, der sælges af disse institutioner og organer, undtagen når salget foregår på en offentlig auktion.
Artikel 252
Procedure for salg af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
1. Salg af materielle aktiver offentliggøres ved passende lokal annoncering, når købsværdien pr. enhed af disse aktiver er på 8 100 EUR eller derover. Der skal gå mindst 14 kalenderdage mellem den sidste annoncering og salgsaftalens indgåelse.
Det salg, der er omhandlet i første afsnit, bekendtgøres i Den Europæiske Unions Tidende, når købsværdien pr. enhed er på 391 100 EUR eller derover. Passende annoncering kan også finde sted i medlemsstaternes presse. Der skal gå mindst en måned mellem tidspunktet for offentliggørelsen af meddelelsen i Den Europæiske Unions Tidende og salgsaftalens indgåelse.
2. De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, kan undlade annoncering, når omkostningerne ved annoncering overstiger det forventede afkast af transaktionen.
3. De institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, bestræber sig altid på at opnå den bedste salgspris for materielle aktiver.
4. Stk. 1, 2 og 3 finder ikke anvendelse på salg mellem Unionens institutioner og deres organer som omhandlet i finansforordningens artikel 208.
Artikel 253
Procedure for overdragelse af materielle aktiver
(Finansforordningens artikel 157)
Hvis aktiver opført i fortegnelserne, herunder bygninger, sælges, gives væk, kasseres, udlejes eller forsvinder som følge af tab, tyveri eller af en hvilken som helst anden årsag, udfærdiger den anvisningsberettigede en erklæring eller rapport.
Erklæringen eller rapporten skal særlig fastlægge den eventuelle erstatningspligt for en tjenestemand eller anden ansat ved Unionen eller en anden person.
Hvis fast ejendom eller større anlæg stilles gratis til rådighed, skal der udfærdiges en kontrakt, og sagen skal indgå i en årlig rapport, som sendes til Europa-Parlamentet og Rådet i forbindelse med forelæggelsen af budgetforslaget.
Medlemmerne af og tjenestemænd eller øvrige ansatte og andet personale ved de institutioner og organer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 141, må ikke modtage aktiver i fortegnelsen, når sådanne gives væk eller kasseres.
Artikel 254
Fortegnelser og annoncering af salg i Unionens delegationer
(Finansforordningens artikel 157)
1. De faste fortegnelser over løsøre, der tilhører Unionen, skal for Unionens delegationers vedkommende føres lokalt. De skal regelmæssigt sendes til de centrale tjenestegrene efter nærmere regler fastsat af hver institution.
Løsøre under transport til Unionens delegationer opføres i en foreløbig fortegnelse, indtil de registreres i de faste fortegnelser.
2. Annoncering af salg af Unionens delegationers løsøre sker i overensstemmelse med lokal sædvane.
ANDEN DEL
SÆRLIGE BESTEMMELSER
AFSNIT I
FORSKNING
Artikel 255
Former for transaktioner
(Finansforordningens artikel 181)
1. Direkte foranstaltninger gennemføres på anlæggene under Det Fælles Forskningscenter (i det følgende benævnt »FFC«) og finansieres i princippet fuldt ud over budgettet. Direkte foranstaltninger består af:
a)
forskningsprogrammer
b)
aktiviteter vedrørende sonderende forskning
c)
videnskabelige og tekniske støtteaktiviteter af institutionel art.
2. FFC kan deltage i indirekte foranstaltninger på de betingelser, som er fastsat i finansforordningens artikel 183.
3. Det overslag over fordringen, der er omhandlet i finansforordningens artikel 181, stk. 2, meddeles regnskabsføreren med henblik på registrering.
Artikel 256
Yderligere regler for FFC
(Finansforordningens artikel 183)
1. De aktiviteter, som FFC gennemfører på et konkurrencemæssigt grundlag, består af:
a)
aktiviteter, som gennemføres efter tilskuds- og udbudsprocedurer
b)
aktiviteter for tredjemands regning
c)
aktiviteter, som gennemføres inden for rammerne af en administrativ aftale med andre institutioner eller andre af Kommissionens tjenestegrene om tilvejebringelse af videnskabelige og tekniske hjælpefunktioner.
2. Når aktiviteter, som FFC gennemfører for tredjemands regning, indebærer offentlige indkøb, skal udbudsproceduren overholde principperne om gennemsigtighed og ligebehandling.
3. De overslag over fordringer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 183, stk. 2, meddeles regnskabsføreren med henblik på registrering.
AFSNIT II
FORANSTALTNINGER UDADTIL
KAPITEL I
Almindelige bestemmelser
Artikel 257
Foranstaltninger, der kan finansieres
(Finansforordningens artikel 184)
Bevillingerne vedrørende de foranstaltninger, der er omhandlet i afsnit IV, kapitel 1, i finansforordningens anden del, kan bl.a. anvendes til finansiering af indkøbskontrakter, tilskud, herunder rentegodtgørelser, speciallån, lånegarantier og finansiel bistand, budgetstøtte og andre specifikke former for budgettilskud.
KAPITEL II
Budgetstøtte og multidonortrustfonde
Artikel 258
Anvendelse af budgetstøtte
(Finansforordningens artikel 186)
1. Når den pågældende basisretsakt tillader det, kan Kommissionen i et tredjeland anvende sektorbestemt eller generel budgetstøtte, hvis følgende betingelser er opfyldt:
a)
partnerlandets forvaltning af de offentlige finanser er tilstrækkelig gennemsigtig, pålidelig og effektiv
b)
partnerlandet har indført tilstrækkelig troværdige og relevante sektorpolitikker eller nationale politikker, og
c)
partnerlandet har indført stabilitetsorienterede makroøkonomiske politikker.
2. De aftaler, som indgås med partnerlandet, skal indeholde en forpligtelse for landet til at give Kommissionen pålidelige og rettidige oplysninger, som gør det muligt for Kommissionen at vurdere, om betingelserne i stk. 1 er opfyldt.
Artikel 259
EU-trustfonde for foranstaltninger udadtil
(Finansforordningens artikel 187)
Bidrag fra andre donorer bogføres, når de indbetales på den specifikke bankkonto for trustfonden, med det beløb i euro, som er resultatet af omregningen ved modtagelsen af bidragene på den specifikke bankkonto.
Unionens bidrag overføres rettidigt for at dække trustfondens retlige forpligtelser under behørig hensyntagen til de disponible midler, som stammer fra de andre donorer.
Renter, som er påløbet på trustfondens specifikke bankkonto, investeres i trustfonden, medmindre andet er fastsat i retsakten om oprettelse af trustfonden.
Alle transaktioner, som i løbet af regnskabsåret foretages på den bankkonto, der er omhandlet i tredje afsnit, dokumenteres fyldestgørende i trustfondens regnskaber.
Regnskabsføreren opstiller regnskaberne for de transaktioner, som hver trustfond udfører, to gange om året.
Trustfondene underkastes hvert år en uafhængig ekstern revision.
Trustfondens bestyrelse godkender den årsberetning for trustfonden, som den anvisningsberettigede udfærdiger, sammen med det årsregnskab, som regnskabsføreren udarbejder. Disse beretninger vedlægges som bilag til den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigedes årsberetning og forelægges Europa-Parlamentet og Rådet som led i Kommissionens dechargeprocedure.
Reglerne for bestyrelsens sammensætning og vedtægterne fastlægges i den retsakt om oprettelse af trustfonden, som Kommissionen vedtager, og som donorerne tilslutter sig. Disse regler sikrer en rimelig repræsentation af donorerne og omfatter et krav om positiv stemmeafgivelse fra Kommissionen i forbindelse med den endelige afgørelse om anvendelsen af midlerne.
KAPITEL III
Offentlige indkøb
Artikel 260
Leje af bygninger
(Finansforordningens artikel 190)
De eneste ejendomskontrakter, der kan finansieres over aktionsbevillingerne til foranstaltninger udadtil, er kontrakter om leje af bygninger, der allerede er opført ved lejekontraktens underskrivelse. Disse kontrakter offentliggøres efter bestemmelserne i artikel 124.
Artikel 261
Definitioner
(Finansforordningens artikel 190)
1. Tjenesteydelseskontrakter omfatter kontrakter om undersøgelser og om teknisk bistand.
Der foreligger en kontrakt om undersøgelser, hvis den tjenesteydelseskontrakt, der er indgået mellem en tjenesteyder og den ordregivende myndighed, bl.a. vedrører undersøgelser til identifikation og forberedelse af projekterne, feasibility-undersøgelser, økonomiske undersøgelser og markedsundersøgelser, tekniske undersøgelser, evalueringer og revision.
Der foreligger en kontrakt om teknisk bistand, hvis tjenesteyderen skal optræde som konsulent, og hvis han skal lede eller tilse et projekt og stille eksperter til rådighed efter nærmere bestemmelser i kontrakten.
2. Har et tredjeland i sin offentlige tjeneste eller i enheder med offentlig deltagelse kvalificeret forvaltningspersonale til rådighed, kan kontrakterne gennemføres direkte af disse offentlige tjenester og enheder.
Artikel 262
Særlige bestemmelser om beløbsgrænser og nærmere regler for indgåelse af indkøbskontrakter med tredjelande
(Finansforordningens artikel 190)
1. Artikel 123-126, undtagen, for så vidt angår definitionerne, artikel 127, stk. 3 og 4, artikel 128, artikel 134-137, artikel 139, stk. 3-6, artikel 148, stk. 4, artikel 151, stk. 2, artikel 152-158, artikel 160 og artikel 164 i denne forordning finder ikke anvendelse på indkøbskontrakter, som indgås af de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, eller som indgås på disses vegne.
Kommissionen træffer afgørelse om gennemførelsen af bestemmelserne om indkøb i dette kapitel, herunder hensigtsmæssig kontrol, der iværksættes af den ansvarlige anvisningsberettigede, når Kommissionen ikke er den ordregivende myndighed.
2. Ved manglende overholdelse af de procedurer, der er omhandlet i stk. 1, kan udgifterne til de pågældende foranstaltninger ikke finansieres af Unionen.
3. Dette kapitel finder ikke anvendelse på de ordregivende myndigheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, litra b), når Kommissionen efter kontrol i henhold til finansforordningens artikel 61 har bemyndiget dem til at anvende deres egne udbudsprocedurer.
Artikel 263
Offentliggørelse og ikke-forskelsbehandling
(Finansforordningens artikel 190 og 191)
1. Kommissionen træffer de nødvendige gennemførelsesforanstaltninger for at sikre den bredest mulige deltagelse på lige vilkår i udbudsprocedurer vedrørende kontrakter finansieret af Unionen. I den forbindelse skal det især sikres:
a)
at forhåndsmeddelelser, udbudsbekendtgørelser og bekendtgørelser om indgåelse af kontrakt offentliggøres på passende måde og inden for en rimelig frist
b)
at enhver forskelsbehandling eller teknisk specifikation, der kan hindre bred deltagelse på lige vilkår for alle fysiske og juridiske personer som omhandlet i finansforordningens artikel 182, fjernes.
2. Artikel 265, stk. 5, artikel 267, stk. 3, og artikel 269, stk. 4, berører ikke anvendelsen af e-indkøb.
Artikel 264
Offentliggørelse
(Finansforordningens artikel 190)
1. Forhåndsmeddelelsen i forbindelse med internationale udbud sendes til Publikationskontoret så hurtigt som muligt, når det drejer sig om vareindkøbs- og tjenesteydelseskontrakter, og så hurtigt som muligt efter afgørelsen om godkendelse af programmet, når det drejer sig om bygge- og anlægskontrakter.
2. I forbindelse med dette kapitel offentliggøres udbudsbekendtgørelsen:
a)
som minimum i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet, når det drejer sig om internationale udbud
b)
som minimum i modtagerlandets statstidende eller et tilsvarende medie, når det drejer sig om lokale udbud.
Når udbudsbekendtgørelsen også offentliggøres lokalt, skal den være identisk med og offentliggøres samtidig med den, der offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet. Kommissionen sørger for offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende og på internettet. Hvis udbudsbekendtgørelsen offentliggøres lokalt, kan dette gøres af de enheder, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, stk. 2, litra b).
3. Bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt sendes, når kontrakten er underskrevet, undtagen når kontrakten, hvis det stadig er nødvendigt, er erklæret hemmelig, eller når gennemførelsen af kontrakten skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Den Europæiske Unions eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det, og når det ikke anses for at være hensigtsmæssigt at offentliggøre bekendtgørelsen om indgåelse af kontrakt.
Artikel 265
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af tjenesteydelseskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes på følgende måde for tjenesteydelseskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover:
i)
internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
ii)
internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 3 i denne artikel, eller en rammekontrakt.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
Ved betaling af beløb, der ligger under eller er lig med 2 500 EUR, kan man blot betale forelagte fakturaer uden forudgående accept af et bud.
2. Ved internationalt begrænset udbud i henhold til stk. 1, litra a), skal det i udbudsbekendtgørelsen oplyses, hvor mange ansøgere der vil blive opfordret til at afgive bud. For tjenesteydelseskontrakter skal mindst fire ansøgere opfordres til at afgive bud. Antallet af ansøgere, der får mulighed for at afgive bud, skal være tilstrækkeligt til at sikre reel konkurrence.
Listen over udvalgte ansøgere offentliggøres på Kommissionens hjemmeside.
Hvis antallet af ansøgere, som opfylder udvælgelseskriterierne eller kriterierne med hensyn til minimale kapacitetsniveauer, er mindre end minimumsantallet, kan den ordregivende myndighed nøjes med at opfordre de ansøgere, som opfylder kriterierne for afgivelse af bud, til at afgive bud.
3. I forbindelse med udbud med forhandling i henhold til stk. 1, litra b), udarbejder den ordregivende myndighed en liste med mindst tre tilbudsgivere efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Tilbudsgivere i forbindelse med udbud med forhandling på konkurrencevilkår kan vælges fra en behørigt offentliggjort liste over leverandører som omhandlet i artikel 136, stk. 1, litra b). Listen udarbejdes efter en indkaldelse af interessetilkendegivelser og er gyldig i højst fem år fra offentliggørelsesdatoen. Listen kan omfatte dellister. Enhver interesseret person kan indgive en ansøgning når som helst i listens gyldighedsperiode, undtagen i de sidste tre måneder af denne periode. Når en kontrakt skal tildeles, opfordrer den ordregivende myndighed alle leverandører, som er opført på den relevante liste eller delliste, til at afgive et bud.
Åbningen og evalueringen af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af tilbudsgiverne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
4. Når der er tale om juridiske tjenesteydelser i overensstemmelse med CPV-nomenklaturen, kan de ordregivende myndigheder anvende udbud med forhandling på konkurrencevilkår uanset kontraktens anslåede værdi.
5. Buddene sendes i en pakke eller ydre konvolut, der indeholder to særskilte forseglede konvolutter med påskrifterne, henholdsvis: Konvolut A - Teknisk bud og Konvolut B - Finansielt bud. På den ydre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
Hvis det i udbudsdokumenterne er fastsat, at der kan afholdes interviews, kan evalueringsudvalget interviewe de vigtigste medlemmer af det eksperthold, som foreslås i de teknisk set antagelige bud, efter at udvalget har nedfældet sine foreløbige konklusioner på skrift, men inden den tekniske evaluering af buddene er endeligt afsluttet. I så fald interviewer evalueringsudvalget eksperterne med så korte tidsintervaller, at der kan foretages en sammenligning, og helst samlet, hvis de udgør et hold. Interviewene forløber efter et skema, som evalueringsudvalget i forvejen har fastlagt, og som anvendes på de forskellige indkaldte eksperter eller eksperthold. Datoen og tidspunktet for interviewet skal meddeles tilbudsgiverne mindst 10 kalenderdage i forvejen. I tilfælde af force majeure, der forhindrer tilbudsgiveren i at være til stede ved interviewene, meddeles tilbudsgiveren en ny dato og et nyt tidspunkt.
6. Det økonomisk mest fordelagtige bud findes ved anvendelse af kriterierne for tildeling af kontrakter.
Ved udvælgelsen af det økonomisk mest fordelagtige bud vægtes buddenes tekniske kvalitet og pris efter fordelingsnøglen 80/20. Til dette formål:
a)
multipliceres det antal point, der tildeles de tekniske bud, med en koefficient på 0,80
b)
multipliceres det antal point, der tildeles de finansielle bud, med en koefficient på 0,20.
Artikel 266
Udbud med forhandling ved tjenesteydelseskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Ved tjenesteydelseskontrakter kan de ordregivende myndigheder benytte udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristen for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 104, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når leveringen af tjenesteydelserne overdrages til offentlige organer eller til institutioner eller foreninger, der arbejder uden fortjeneste for øje, og det drejer sig om foranstaltninger, der er af institutionel karakter, eller som går ud på at yde social bistand til visse befolkningsgrupper
c)
når det drejer sig om ydelser til fortsættelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser på de i stk. 2 omhandlede betingelser
d)
når udbudsproceduren eller forsøget på at anvende en rammekontrakt ikke har givet resultat, dvs. at alle indkomne bud har været uantagelige med hensyn til kvalitet og/eller pris, i hvilket tilfælde den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet kan indlede forhandlinger med en eller flere af tilbudsgiverne efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt
e)
når den pågældende kontrakt indgås efter en projektkonkurrence og i henhold til de gældende regler skal tildeles vinderen eller en af vinderne af konkurrencen, i hvilket tilfælde alle vinderne af konkurrencen opfordres til at deltage i forhandlingerne
f)
når tjenesteydelser af tekniske grunde eller af årsager, der vedrører beskyttelsen af enerettigheder, kun kan overdrages til en bestemt tjenesteyder
g)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
h)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I forbindelse med første afsnit, litra a), i dette stykke sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Aktiviteter af interinstitutionel karakter som omhandlet i første afsnit, litra b), omfatter tjenesteydelser, som er direkte knyttet til offentligretlige organers vedtægtsmæssige opgaver.
2. Ved tjenesteydelser til udvidelse af allerede påbegyndte tjenesteydelser som omhandlet i stk. 1, litra c), forstås:
a)
supplerende tjenesteydelser, der ikke figurerer i hovedkontrakten, men som på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for kontraktens gennemførelse, forudsat at den supplerende tjenesteydelse ikke teknisk og økonomisk kan adskilles fra hovedkontrakten, uden at det medfører væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed, og forudsat, at den samlede værdi af de supplerende tjenesteydelser ikke overstiger 50 % af hovedkontraktens værdi
b)
supplerende tjenesteydelser, der er en gentagelse af lignende tjenesteydelser, som er overdraget til tjenesteyderen ved den første kontrakt, forudsat at:
i)
der i forbindelse med den første tjenesteydelse blev offentliggjort en udbudsbekendtgørelse, og at muligheden for at benytte udbud med forhandling i forbindelse med nye tjenesteydelser vedrørende samme projekt og de anslåede omkostninger var klart angivet i den udbudsbekendtgørelse, som blev offentliggjort i forbindelse med den første tjenesteydelse
ii)
udvidelsen af kontrakten har en værdi og en løbetid, der ikke overstiger den oprindelige kontrakts værdi og løbetid.
Artikel 267
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af vareindkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes således for vareindkøbskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover: internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: en rammekontrakt eller:
i)
kontrakter til en værdi af 100 000 EUR eller derover, men under 300 000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra b)
ii)
kontrakter til en værdi af under 100 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2.
c)
betaling af beløb, der ligger under eller er lig med 2 500 EUR, kan blot bestå i betaling mod faktura uden forudgående accept af et bud.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
2. I forbindelse med udbud med forhandling i henhold til stk. 1, litra b), nr. ii), i denne artikel udarbejder den ordregivende myndighed en liste med mindst tre tjenesteydere efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Åbningen og evaluering af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af leverandørerne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
3. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en ydre pakke eller konvolut. På den indre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner evalueringsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har tilbudt, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevante.
4. Ved vareindkøbskontrakter uden eftersalgsservice er prisen det eneste tildelingskriterium.
I tilfælde, hvor forslagene om eftersalgsservice eller uddannelse er af særlig betydning, vælges enten det laveste bud eller det økonomisk mest fordelagtige bud under hensyn til den faglige kvalitet af den tilbudte service og den tilbudte pris.
Artikel 268
Udbud med forhandling ved vareindkøbskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Vareindkøbskontrakter kan indgås ved udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristerne for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 111, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når varernes art eller særlige karakter gør det berettiget, f.eks. når kontrakten udelukkende kan gennemføres af indehavere af patenter eller af licensaftaler om udnyttelsen heraf
c)
ved supplerende leverancer fra den oprindelige leverandør til delvis erstatning for normale leverancer eller installationer eller til udvidelse af de eksisterende leverancer eller installationer, når et leverandørskifte ville gøre det nødvendigt for den ordregivende myndighed at anskaffe udstyr med andre tekniske egenskaber, der ville medføre teknisk uforenelighed eller uforholdsmæssigt store tekniske problemer ved drift og vedligeholdelse
d)
når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at ingen af de indkomne bud har været antagelige med hensyn til kvalitet eller pris
e)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
f)
når det drejer sig om varer, der noteres og købes på en varebørs
g)
når det drejer sig om kontrakter vedrørende køb på særlig fordelagtige vilkår, enten hos en leverandør, der endeligt indstiller sin erhvervsvirksomhed, eller hos de tilsynsførende eller kuratorerne i en konkursbehandling, en tvangsakkord eller en tilsvarende behandling i henhold til den nationale lovgivning
h)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I de tilfælde, der er omhandlet i litra d) i første afsnit, kan den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.
2. I forbindelse med stk. 1, litra a), i denne artikel sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Artikel 269
Beløbsgrænser og procedurer for indgåelse af bygge- og anlægskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De beløbsgrænser og procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 190, fastsættes på følgende måde for bygge- og anlægskontrakter:
a)
kontrakter til en værdi af 5 000 000 EUR eller derover på en af følgende måder:
i)
internationalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
ii)
under hensyntagen til visse bygge- og anlægsarbejders særlige karakter, internationalt begrænset udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra a)
b)
kontrakter til en værdi af 300 000 EUR eller derover, men under 5 000 000 EUR: lokalt offentligt udbud i henhold til artikel 127, stk. 2, og artikel 264, stk. 2, litra b)
c)
kontrakter til en værdi af under 300 000 EUR: udbud med forhandling på konkurrencevilkår, jf. stk. 2 i denne artikel.
Kontrakter, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR, kan indgås efter indhentning af blot ét bud.
2. Ved udbud med forhandling som omhandlet i stk. 1, litra c), i denne artikel udarbejder den ordregivende myndighed en liste på mindst tre kontrahenter efter eget valg. Denne procedure indebærer begrænset konkurrence uden offentliggørelse og benævnes udbud med forhandling på konkurrencevilkår, der ikke henhører under artikel 129.
Åbningen og vurderingen af buddene foretages af et evalueringsudvalg med den nødvendige tekniske og administrative viden. Evalueringsudvalgets medlemmer skal underskrive en erklæring om, at de vil være upartiske.
Hvis den ordregivende myndighed efter høring af kontrahenterne kun modtager ét bud, som er administrativt og teknisk gyldigt, kan kontrakten indgås, hvis tildelingskriterierne er overholdt.
3. Udvælgelseskriterierne vedrører tilbudsgiverens evne til at udføre tilsvarende kontrakter, dokumenteret bl.a. ved henvisning til bygge- og anlægsarbejder udført de seneste år. Når udvælgelsen foretages, er buddets pris det eneste kriterium for tildeling af kontrakten, idet ikke-forskriftsmæssige bud allerede er blevet elimineret.
4. Hvert teknisk og finansielt bud skal lægges i én forseglet konvolut, der anbringes i en pakke eller ydre konvolut. På den indre konvolut skal anføres følgende oplysninger:
a)
den adresse, der er angivet i udbudsdokumenterne til brug ved afgivelsen af bud
b)
referencen på den udbudsbekendtgørelse, som buddet vedrører
c)
eventuelt numrene på de partier, som buddet vedrører
d)
instruksen »Må ikke åbnes før det møde, hvor buddene åbnes« affattet på samme sprog som udbudsdokumenterne.
På det sted og det tidspunkt, der er fastsat i udbudsdokumenterne, åbner evalueringsudvalget buddene under et offentligt møde. På dette møde oplyses det, hvem der har budt, hvilke priser de har tilbudt, og om den krævede udbudsgaranti er stillet. Desuden gives der oplysning om alle andre formaliteter, som den ordregivende myndighed finder relevante.
Artikel 270
Udbud med forhandling ved bygge- og anlægskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
1. Bygge- og anlægskontrakter kan indgås ved udbud med forhandling på grundlag af kun ét bud i følgende tilfælde:
a)
når det i yderst påtrængende tilfælde som følge af begivenheder, som de ordregivende myndigheder ikke kunne have forudset og ikke har haft indflydelse på, ikke er muligt at overholde tidsfristerne for de procedurer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 111, stk. 1, litra a), b) og c)
b)
når supplerende bygge- og anlægsarbejder, som ikke er omfattet af den oprindeligt indgåede kontrakt, på grund af uforudsete omstændigheder er blevet nødvendige for udførelsen af de pågældende bygge- og anlægsarbejder, på de i stk. 2 omhandlede betingelser
c)
når et udbud ikke har givet resultat, dvs. at ingen af de indkomne bud har været antagelige med hensyn til kvalitet eller pris
d)
når det drejer sig om kontrakter, der er erklæret hemmelige, eller kontrakter, hvis gennemførelse skal ledsages af særlige sikkerhedsforanstaltninger, eller når beskyttelsen af Unionens eller modtagerlandets væsentlige interesser kræver det
e)
når en ny kontrakt skal indgås efter udløbet af en eksisterende kontrakt.
I forbindelse med første afsnit, litra a), i dette stykke sidestilles interventioner i forbindelse med krisesituationer som omhandlet i artikel 190, stk. 2, med yderst påtrængende tilfælde. Den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede fastslår, eventuelt efter samråd med de andre berørte ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede, at der er tale om et yderst påtrængende tilfælde, og de revurderer regelmæssigt denne beslutning under hensyn til princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
I de tilfælde, der er omhandlet i første afsnit, litra c), kan den ordregivende myndighed efter at have annulleret udbuddet indlede forhandlinger med en eller flere af deltagerne i udbuddet efter eget valg, forudsat at de oprindelige kontraktvilkår ikke ændres væsentligt.
2. De supplerende bygge- og anlægsarbejder, der er omhandlet i stk. 1, litra b), tildeles den entreprenør, der allerede udfører de pågældende bygge- og anlægsarbejder, når:
a)
disse bygge- og anlægsarbejder hverken teknisk eller økonomisk kan adskilles fra hovedkontrakten, uden at det medfører væsentlige ulemper for den ordregivende myndighed
b)
disse bygge- og anlægsarbejder til trods for, at de kan adskilles fra den oprindelige kontrakt, er absolut nødvendige af hensyn til dennes fuldstændige gennemførelse
c)
den samlede værdi af sådanne kontrakter om supplerende bygge- og anlægsarbejder ikke overstiger 50 % af hovedkontraktens værdi.
Artikel 271
Anvendelse af udbud med forhandling ved ejendomskontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
Ejendomskontrakter, jf. artikel 260, kan indgås ved udbud med forhandling efter undersøgelse af det lokale marked.
Artikel 272
Valg af udbudsprocedure ved blandede kontrakter
(Finansforordningens artikel 190)
Ved kontrakter, der vedrører både levering af tjenesteydelser og levering af varer eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder, fastsætter den ordregivende myndighed, forudsat at Kommissionen har givet sit samtykke, hvis den ikke selv er den ordregivende myndighed, de beløbsgrænser og procedurer, der skal anvendes, under hensyntagen til, hvad der er kontraktens fremherskende aspekt, hvilket vurderes ud fra kontraktens forskellige komponenters relative værdi og funktionelle betydning.
Artikel 273
Udbudsdokumenter
(Finansforordningens artikel 190)
1. De udbudsdokumenter, der er omhandlet i artikel 138, udarbejdes efter bedste internationale praksis og i overensstemmelse med bestemmelserne i nærværende kapitel om offentliggørelse og kontakter mellem den ordregivende myndighed og tilbudsgiverne.
2. I forbindelse med tjenesteydelseskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
kontraktens art
ii)
tildelingskriterierne og deres vægtning
iii)
om der kan afholdes interviews, og eventuelt tidsplanen herfor
iv)
om der kan antages alternative bud
v)
den andel, der eventuelt kan gives i underentreprise
vi)
det maksimale budget, der er til rådighed for kontrakten
vii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
en begrænset liste over udvalgte ansøgere (med angivelse af forbuddet mod at indgå indbyrdes aftaler)
c)
de almindelige betingelser for tjenesteydelseskontrakter
d)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
e)
en opgavebeskrivelse med angivelse af den forventede tidsplan for projektet og de forventede datoer, fra hvilke de vigtigste eksperter skal stå til rådighed
f)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren)
g)
budformular
h)
kontraktformular
i)
i givet fald, formular til garanti fra bank eller lignende institution for betaling af forfinansiering.
Litra h) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
3. I forbindelse med vareindkøbskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
udvælgelses- og tildelingskriterierne
ii)
om der kan antages alternative bud
iii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
de almindelige betingelser for vareindkøbskontrakter
c)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
d)
tekniske bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for kontraktens gennemførelse
e)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren) og nærmere oplysninger om priserne
f)
budformular
g)
kontraktformular
h)
i givet fald formular til garanti fra bank eller lignende institution i forbindelse med:
i)
buddet
ii)
udbetaling af forfinansiering
iii)
korrekt gennemførelse.
Litra g) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
4. I forbindelse med bygge- og anlægskontrakter omfatter udbudsdokumenterne følgende dokumenter:
a)
instrukser til tilbudsgiverne, der bl.a. fastlægger:
i)
kriterierne for udvælgelse og tildeling af kontrakter
ii)
om der kan antages alternative bud
iii)
den valuta, buddet skal udtrykkes i
b)
de almindelige betingelser for bygge- og anlægskontrakter
c)
de særlige betingelser, der uddyber, supplerer eller fraviger de almindelige betingelser
d)
tekniske bilag med eventuelle tegninger, tekniske specifikationer og den forventede tidsplan for kontraktens gennemførelse
e)
prisliste (udfyldes af tilbudsgiveren) og enhedspriser
f)
budformular
g)
kontraktformular
h)
i givet fald formular til garanti fra bank eller lignende institution i forbindelse med:
i)
buddet
ii)
udbetaling af forfinansiering
iii)
korrekt gennemførelse.
Litra g) i første afsnit finder ikke anvendelse på tilfælde, hvor standardkontrakten undtagelsesvis og under behørigt begrundede omstændigheder ikke kan anvendes.
5. I tilfælde af regelkonflikt mellem de særlige betingelser, der er omhandlet i stk. 2, litra d), stk. 3, litra c), og stk. 4, litra c), finder de særlige betingelser anvendelse.
6. Hvis de ordregivende myndigheder kræver, at der fremlægges attester udstedt af uafhængige organer til attestering af, at den økonomiske aktør overholder bestemte kvalitetsstandarder, henviser de til kvalitetssikringssystemer, der bygger på de relevante europæiske eller i givet fald internationale standarder, der er certificeret af organer, som opfylder de europæiske eller internationale standarder for certificering. De accepterer ligeledes andre former for dokumentation for tilsvarende kvalitetssikringsforanstaltninger, der forelægges af økonomiske aktører.
Artikel 274
Garantier
(Finansforordningens artikel 190)
1. Uanset artikel 163 udtrykkes forhåndsgarantier i euro eller i den valuta, der anvendes i den pågældende kontrakt.
2. Den ordregivende myndighed kan i forbindelse med indkøbskontrakter og bygge- og anlægskontrakter kræve, at der stilles en garanti for buddet som omhandlet i dette kapitel svarende til 1-2 % af kontraktens samlede værdi. Den skal være i overensstemmelse med artikel 163. Den frigives, når kontrakten underskrives. Den aktiveres, hvis et bud, som er indgivet inden udløbet af fristen for indgivelse, senere trækkes tilbage.
3. Den ordregivende myndighed kan kræve en opfyldelsesgaranti for et beløb, der er fastsat i udbudsdokumenterne, og som svarer til mellem 5 og 10 % af kontraktens samlede værdi, når der er tale om vareindkøbskontrakter og bygge- og anlægskontrakter. Denne garanti fastsættes på grundlag af objektive kriterier, såsom kontraktens art og værdi.
Der skal dog kræves en opfyldelsesgaranti, når følgende beløbsgrænser overskrides:
a)
345 000 EUR for bygge- og anlægskontrakter
b)
150 000 EUR for vareindkøbskontrakter.
Garantien udløber tidligst ved den endelige aflevering af varerne eller bygge- og anlægsarbejderne. Hvis kontrakten ikke gennemføres korrekt, aktiveres hele garantien.
Artikel 275
Frister for procedurerne
(Finansforordningens artikel 190)
1. Buddene skal være den ordregivende myndighed i hænde senest på det tidspunkt, der er angivet i opfordringen til af afgive bud. Fristerne for modtagelse af bud og ansøgninger om deltagelse, som fastsættes af de ordregivende myndigheder, skal være lange nok til, at interesserede får et passende langt tidsrum til at udarbejde og afgive deres bud.
I forbindelse med tjenesteydelseskontrakter skal tidsrummet mellem datoen for afsendelse af brevet med opfordringen til at afgive bud og fristen for modtagelse af bud være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
2. Tilbudsgiverne kan indsende skriftlige spørgsmål før udløbet af fristen for modtagelse af bud. Den ordregivende myndighed giver svar på tilbudsgivernes spørgsmål før udløbet af fristen for modtagelse af bud.
3. I forbindelse med internationale begrænsede udbud er fristen for modtagelse af ansøgninger om deltagelse mindst 30 dage regnet fra offentliggørelsen af udbudsbekendtgørelsen. Tidsrummet mellem datoen for afsendelsen af brevet med opfordringen til at afgive bud og fristen for modtagelse af bud skal være mindst 50 dage. Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
4. I forbindelse med internationale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for afsendelse af udbudsbekendtgørelsen, mindst:
a)
90 dage for bygge- og anlægskontrakter
b)
60 dage for vareindkøbskontrakter.
Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
5. I forbindelse med lokale offentlige udbud er fristerne for modtagelse af bud, regnet fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen, mindst:
a)
60 dage for bygge- og anlægskontrakter
b)
30 dage for vareindkøbskontrakter.
Andre frister kan dog godkendes i hastetilfælde.
6. I forbindelse med udbud med forhandling på konkurrencevilkår i henhold til artikel 265, stk. 1, litra b), artikel 267, stk. 1, litra c), og artikel 269, stk. 1, litra c), har ansøgerne en frist til at afgive bud på mindst 30 dage regnet fra datoen for afsendelsen af brevet med opfordringen til at afgive bud.
7. De frister, der er angivet i stk. 1-6, fastsættes i kalenderdage.
Artikel 276
Evalueringsudvalg
(Finansforordningens artikel 190)
1. Alle ansøgninger om deltagelse og bud, der erklæres forskriftsmæssige, evalueres og rangordnes af et evalueringsudvalg på grundlag af de udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterier, der er meddelt på forhånd. Dette udvalg er sammensat af et ulige antal medlemmer, dog mindst tre, med den nødvendige tekniske og administrative viden til at vurdere buddene.
2. Hvis Kommissionen ikke er den ordregivende myndighed, kan den anmode om at modtage en kopi af udbudsdokumenterne, buddene, evalueringen af buddene og de underskrevne kontrakter. Den kan også deltage som observatør i åbningen og evalueringen af buddene.
3. Bud, som ikke indeholder alle de væsentlige elementer, der kræves i udbudsdokumenterne, eller som ikke opfylder de særlige krav, der er fastsat deri, udelukkes.
Evalueringsudvalget eller den ordregivende myndighed kan dog anmode ansøgere eller tilbudsgivere om at supplere eller præcisere den fremlagte dokumentation med tilknytning til udelukkelses-, udvælgelses- og tildelingskriterierne inden for den frist, som de fastsætter, og under hensyntagen til princippet om ligebehandling.
4. Evalueringsudvalget kræver i forbindelse med unormalt lave bud som omhandlet i artikel 151 de nødvendige nærmere oplysninger om buddets sammensætning.
5. Forpligtelsen til at nedsætte et evalueringsudvalg kan fraviges i forbindelse med procedurer, hvis værdi ligger under eller er lig med 20 000 EUR.
KAPITEL IV
Tilskud
Artikel 277
Fuldstændig finansiering
(Finansforordningens artikel 192)
Når der afviges fra forpligtelsen til samfinansiering, skal der gives en begrundelse herfor i tildelingsafgørelsen.
AFSNIT III
EUROPÆISKE KONTORER
Artikel 278
De europæiske kontorer og oprettelse af yderligere kontorer
(Finansforordningens artikel 195)
De kontorer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 195, er:
a)
Publikationskontoret
b)
Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig
c)
Det Europæiske Personaleudvælgelseskontor og Den Europæiske Forvaltningsskole, som administrativt er tilknyttet dette kontor
d)
Kontoret for Forvaltning og Fastsættelse af Individuelle Rettigheder
e)
Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Bruxelles og Kontoret for Infrastruktur og Logistik i Luxembourg.
En eller flere institutioner kan oprette yderligere kontorer, forudsat at dette kan begrundes ved en cost-benefit-undersøgelse, og at synligheden af Unionens indsats garanteres.
Artikel 279
Institutionernes delegationer til de interinstitutionelle europæiske kontorer
(Finansforordningens artikel 195 og 199)
Hver institution er ansvarlig for budgetforpligtelserne. Institutionerne kan delegere alle senere handlinger til direktøren for det pågældende interinstitutionelle europæiske kontor, navnlig retlige forpligtelser, fastsættelse af udgifter, anvisning af betalinger og modtagelse af indtægter, og fastsætter grænserne og betingelserne for denne delegation af beføjelser.
Artikel 280
Særlige regler for Publikationskontoret
(Finansforordningens artikel 195 og 199)
Med hensyn til Publikationskontoret fastlægger hver enkelt institution sin publikationspolitik. Nettoprovenuet fra salg af publikationer genanvendes som formålsbestemte indtægter af den institution, der er ophavsmand til de pågældende publikationer, i overensstemmelse med finansforordningens artikel 21.
Artikel 281
Regnskabsførerens delegation af visse funktioner
(Finansforordningens artikel 196)
Kommissionens regnskabsfører kan på forslag af det pågældende kontors styrelsesudvalg delegere nogle af sine beføjelser vedrørende inkassering af indtægter og betaling af udgifter, der udføres direkte af kontoret, til en af kontorets ansatte.
Artikel 282
Likviditet - bankkonti
(Finansforordningens artikel 196)
Til dækning af et interinstitutionelt kontors likviditetsbehov kan Kommissionen på forslag af styrelsesudvalget åbne bank- og postgirokonti i kontorets navn. Ved regnskabsårets udløb afstemmes og reguleres den årlige kassesaldo mellem det pågældende kontor og Kommissionen.
AFSNIT IV
ADMINISTRATIONSBEVILLINGER
Artikel 283
Almindelige bestemmelser
(Finansforordningens artikel 201)
De administrationsbevillinger, der er omfattet af dette afsnit, er fastsat i finansforordningens artikel 41.
Budgetforpligtelser, der svarer til administrationsbevillinger, hvis art er fælles for flere afsnit, og som forvaltes samlet, kan opføres samlet i budgetregnskabet i overensstemmelse med den klassifikation efter art, der er omhandlet i artikel 25.
De hertil svarende udgifter konteres på budgetposterne for hvert afsnit efter samme fordeling som bevillingerne.
Artikel 284
Lejegarantier
(Finansforordningens artikel 201)
Lejegarantier, som stilles af institutionerne, ydes som bankgaranti eller indskud på en spærret bankkonto i institutionens og udlejers navn og udtrykt i euro, undtagen i behørigt begrundede tilfælde.
Når det i forbindelse med transaktioner i tredjelande ikke er muligt at anvende nogen af disse former for lejegarantier, kan den ansvarlige anvisningsberettigede acceptere andre former, hvis de sikrer en tilsvarende beskyttelse af Unionens finansielle interesser.
Artikel 285
Udbetaling af forskud til personalet og til institutionernes medlemmer
(Finansforordningens artikel 201)
Der kan på de betingelser, der er fastsat i vedtægten, udbetales forskud til personalet og til institutionernes medlemmer.
Artikel 286
Ejendomme
(Finansforordningens artikel 203)
1. De udgifter, der er omhandlet i finansforordningens artikel 203, stk. 3, litra a), omfatter omkostningerne til indretning af bygningen. De omfatter ikke forbrugsafgifter.
2. Den procedure for tidlig underretning, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 4, og den forhåndsgodkendelseprocedure, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 5, finder ikke anvendelse på erhvervelse af jord gratis eller for et symbolsk beløb.
3. Den procedure for tidlig underretning og forhåndsgodkendelse, som er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 3-7, finder ikke anvendelse på beboelsesejendomme. Europa-Parlamentet og Rådet kan anmode den ansvarlige institution om alle oplysninger vedrørende beboelsesejendomme.
4. Under særlige eller hastende politiske omstændigheder kan den tidlige underretning i henhold til finansforordningens artikel 203, stk. 4, om ejendomsprojekter, der vedrører Unionens delegationer eller kontorer i tredjelande, fremsendes sammen med ejendomsprojektet i henhold til finansforordningens artikel 203, stk. 5. I sådanne tilfælde gennemføres procedurerne for tidlig underretning og forhåndsgodkendelse ved først givne lejlighed.
5. Forhåndsgodkendelsesproceduren i finansforordningens artikel 203, stk. 5 og 6, finder ikke anvendelse på forberedende kontrakter eller undersøgelser, som er nødvendige for at vurdere de specifikke omkostninger og finansieringen af ejendomsprojektet.
6. De beløbsgrænser på 750 000 EUR eller 3 000 000 EUR, der er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 7, nr. ii), iii) og iv), inkluderer omkostningerne ved indretning af bygningen. Hvad angår lejekontrakter og kontrakter om brugsretter, omfatter disse beløbsgrænser indretningen af bygningen, men ikke de andre forbrugsafgifter.
7. Et år efter finansforordningens ikrafttræden aflægger Kommissionen beretning om anvendelsen af de procedurer, der er fastsat i finansforordningens artikel 203, stk. 3-8.
AFSNIT V
EKSPERTER
Artikel 287
Aflønnede eksterne eksperter
(Finansforordningens artikel 204)
1. For beløb under de beløbsgrænser, der er omhandlet i artikel 170, stk. 1, kan aflønnede eksterne eksperter udvælges på grundlag af den procedure, der er fastsat i stk. 2.
2. En indkaldelse af interessetilkendegivelser offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende eller, når det er nødvendigt at sikre, at man når ud til de potentielle ansøgere, på den pågældende institutions hjemmeside.
Indkaldelsen af interessetilkendegivelser skal omfatte en beskrivelse af opgaverne, deres varighed og de betingelser, der er fastsat for aflønningen. Disse betingelser kan være baseret på enhedspriser.
Der udarbejdes en liste over eksperter efter indkaldelsen af interessetilkendegivelser. Den er gyldig i højst fem år fra offentliggørelsen eller i den periode, hvor et flerårigt program i tilknytning til opgaverne løber.
3. Enhver interesseret fysisk person kan indgive en ansøgning når som helst i gyldighedsperioden med undtagelse af de sidste tre måneder af denne periode. Aflønnede eksterne eksperter udvælges ikke til at udføre de opgaver, der er omhandlet i finansforordningens artikel 204, hvis de befinder sig i en af de udelukkelsessituationer, der er omhandlet i finansforordningens artikel 106 og 107.
4. Al kontakt med de udvalgte eksperter, herunder indgåelsen af kontrakter og alle ændringer af disse, kan ske gennem elektroniske systemer, som er oprettet af institutionen.
Disse systemer skal opfylde følgende krav:
a)
det er kun bemyndigede personer, som kan få adgang til systemet og til de dokumenter, der sendes gennem det
b)
det er kun bemyndigede personer, der kan underskrive eller fremsende et dokument elektronisk gennem systemet
c)
bemyndigede personer skal identificeres gennem systemet på veletablerede måder
d)
tidspunktet og datoen for den elektroniske transaktion skal fastsættes præcis
e)
dokumenternes integritet skal sikres
f)
det skal sikres, at dokumenterne er tilgængelige
g)
i givet fald skal dokumenternes fortrolighed bevares
h)
det skal sikres, at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til data, som sendes eller modtages gennem et sådant system, gælder der efter loven en formodning om dataenes integritet og nøjagtigheden af den dato og det tidspunkt for afsendelse eller modtagelse af dataene, som systemet angiver.
Et dokument, som sendes eller meddeles gennem et sådant system, anses for ligestillet med papirudgaven af samme dokument, kan godtages som bevismateriale under retssager og betragtes som det originale dokument, og der gælder efter loven en formodning om ægthed og integritet, forudsat at dokumentet ikke indeholder dynamiske elementer, der automatisk kan ændre det.
De elektroniske underskrifter, der er omhandlet i andet afsnit, litra b), har samme retsvirkning som håndskrevne underskrifter.
5. Listen over eksperter og genstanden for opgaverne offentliggøres en gang om året. Aflønningen offentliggøres, hvis den overstiger 15 000 EUR for den udførte opgave.
6. Stk. 5 finder ikke anvendelse, hvis en sådan offentliggørelse risikerer at udgøre en trussel mod de pågældende personers rettigheder og frihedsrettigheder, som er beskyttet af Den Europæiske Unions charter om grundlæggende rettigheder, eller at skade eksperternes kommercielle interesser.
TREDJE DEL
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 288
Overgangsbestemmelser
Artikel 35-43 i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 finder fortsat anvendelse på forpligtelser indgået frem til den 31. december 2013. Artikel 33-44 i nærværende forordning finder kun anvendelse på forpligtelser, som indgås fra og med den 1. januar 2014.
Afsnit VI i forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 kan fortsat finde anvendelse på tilskudsaftaler, som er underskrevet, og tilskudsafgørelser, som er meddelt senest den 31. december 2013 inden for rammerne af samlede forpligtelser over budgettet for 2012 eller tidligere år, hvis den ansvarlige anvisningsberettigede beslutter det, under hensyntagen til principperne om ligebehandling og gennemsigtighed.
Artikel 289
Ophævelse
Forordning (EF, Euratom) nr. 2342/2002 ophæves.
Henvisninger til den ophævede forordning betragtes som henvisninger til nærværende forordning og læses i overensstemmelse med den i bilaget anførte sammenligningstabel.
Artikel 290
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende.
Den anvendes fra den 1. januar 2013.
Artikel 216-226 anvendes dog fra den 1. januar 2014.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 29. oktober 2012.
A BIZOTTSÁG 1268/2012/EU FELHATALMAZÁSON ALAPULÓ RENDELETE
(2012. október 29.)
az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról szóló 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet alkalmazási szabályairól
AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG,
tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre,
tekintettel az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról és az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, 2012. október 25-i 966/2012/EU európai parlamenti és tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 8., 11., 13., 19., 21., 22., 23., 25., 26., 29., 30., 31., 34., 35., 38., 41., 44., 49., 53., 54., 57., 58., 59., 60., 61., 62., 63., 64., 65., 66., 68., 69., 70., 72., 73., 74., 75., 76., 77., 78., 79., 80., 81., 83., 84., 85., 86., 87., 88., 89., 90., 92., 93., 98., 99., 100., 101., 103., 104., 105., 106., 107., 108., 109., 110., 111., 112., 113., 114., 115., 116., 117., 118., 119., 121., 122., 123., 124., 125., 126., 128., 129., 130., 131., 132., 133., 134., 135., 137., 138., 139., 140., 142., 144., 145., 146., 148., 151., 154., 156., 157., 181., 183., 184., 186., 187., 188., 190., 191., 192., 195., 196., 199., 201., 203., 204., 205., 208. és 209. cikkére,
mivel:
(1)
Az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló, 2002. június 25-i 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet (2) jelentősen módosult, és helyébe a 966/2012/EU, Euratom rendelet (a továbbiakban: költségvetési rendelet) lépett. Ezért az Európai Közösségek általános költségvetésére alkalmazandó költségvetési rendeletről szóló 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó részletes szabályok megállapításáról szóló, 2002. december 23-i 2342/2002/EK, Euratom bizottsági rendeletet (3) a költségvetési rendelethez kell igazítani. Az áttekinthetőség érdekében a 2342/2002/EK, Euratom rendelet helyébe új rendeletnek kell lépnie.
(2)
Az Európai Unió működéséről szóló szerződés (a továbbiakban: EUMSZ) 290. cikke előírja, hogy a jogalkotási aktusokban felhatalmazás adható a Bizottság részére olyan általános hatályú nem jogalkotási aktusok elfogadására, amelyek a jogalkotási aktusok egyes nem alapvető rendelkezéseit kiegészítik, illetve módosítják. Így a 2342/2002/EK, Euratom rendeletben megállapított egyes rendelkezéseket a költségvetési rendeletbe illesztettek be. A fenti rendelkezéseket tehát nem kell belefoglalni e rendeletbe.
(3)
Az előkészítő munka során a Bizottság megfelelő konzultációkat tartott, többek között szakértői szinten, valamint biztosította a vonatkozó dokumentumok egyidejű, időben történő és megfelelő továbbítását az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak.
(4)
A költségvetési elvek - és különösen az egységesség elve - tekintetében az előfinanszírozás kamathozamának képzésével és beszedésével kapcsolatos szabályok egyszerűsítése és különösen a támogatás végső kedvezményezetteinek ilyen kamat képzésére vonatkozó kötelezettség alóli mentesítése következtében elavultak a kamatbeszedés alkalmazási köréről és feltételeiről szóló rendelkezések. Amennyiben a költségvetés végrehajtásának feladataival megbízott szervezetekre továbbra is ilyen kötelezettség hárul, a kamathozam meghatározásával, felhasználásával és elszámolásával kapcsolatos szabályokat az említett szervezetekkel létrejött hatáskör-átruházási megállapodásokba kell belefoglalni. Azokban az esetekben, amikor az előfinanszírozásból származó kamathozam a fenti megállapodások alapján az Uniót illeti meg, e kamatot címzett bevételként kell a költségvetésbe befizetni.
(5)
Az évenkéntiség elvével kapcsolatban fontos tisztázni, mi értendő éves előirányzatokon és a kötelezettségvállalási eljárás előkészítő szakaszán, amely, ha december 31-ig lezárul, lehetővé teszi kötelezettségvállalási előirányzatok átvitelét.
(6)
Az elszámolási egység elvét illetően meg kell határozni az euro és az egyéb valuták közötti pénzforgalom és elszámolások igazgatása során alkalmazott átváltási árfolyamokat. Emellett átláthatóbbá kell tenni az ilyen valutaátváltási műveletek eredményeinek elszámolását. Az euro bevezetését követően el kell hagyni a Bizottság azon kötelezettségét, hogy tájékoztassa a tagállamokat a különböző valuták közötti készpénzátutalásokról.
(7)
A globális fedezet elvétől való eltérést illetően meg kell határozni a címzett bevételek és különösen a tagállamok, illetve a harmadik országok egyes uniós programokhoz való hozzájárulása költségvetési kezelésének módját, valamint a kiadások és a bevételek nettósítására vonatkozó határértékeket. Tekintettel a jelenlegi gyakorlatokra, jogbiztonsági okokból egyértelművé kell tenni, hogy a címzett bevétel általános szabályként automatikusan kötelezettségvállalási és kifizeti előirányzatokat keletkeztet, amint az intézmény megkapta a bevételt. Meg kell továbbá határozni azokat az eseteket, amikor a címzett bevételt kivételesen elérhetővé lehet tenni még azelőtt, hogy az intézmény a bevételt ténylegesen megkapta volna.
(8)
Az egyediség elvét illetően pontosan meg kell határozni az előirányzatok azon százalékos arányának számítási módját, amelyet az intézmények autonómiájuk keretében jogosultak átcsoportosítani. Az Európai Parlamentet és a Tanácsot teljes körűen tájékoztatni kell a hozzájuk benyújtandó átcsoportosítási kérelmek részletes indokolása révén.
(9)
A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvét illetően meg kell határozni a programok és tevékenységek előzetes, időközi és utólagos értékelésének célkitűzéseit, végrehajtásuk minimális gyakoriságát, valamint azon információkat, amelyeknek szerepelniük kell a pénzügyi kimutatásokban.
(10)
Ami az átláthatóság elvét illeti, az érintett végső kedvezményezettekkel kapcsolatos név szerinti adatok és a számukra odaítélt pontos összegek közzététele növeli az átláthatóságot az érintett források felhasználása tekintetében. A polgárok rendelkezésére bocsátott ilyen adatok erősítik a pénz felhasználásának nyilvános ellenőrzését, és hozzájárul az állami források legmegfelelőbb felhasználásához. Amennyiben azonban a végső kedvezményezettek természetes személyek, az ilyen közzétételre alkalmazni kell a személyes adatok védelméről szóló szabályokat. Személyes adatokat ezért csak akkor kell közzétenni, ha az a kitűzött jogszerű célkitűzés eléréséhez szükséges és azzal arányos.
(11)
Az uniós források felhasználásával kapcsolatos információkat közzé kell tenni az intézmények webhelyén, és azoknak tartalmazniuk kell legalább a végső kedvezményezett nevét és földrajzi helyét, az összeget, valamint a források célját. A fenti információknak figyelembe kell venniük a költségvetési rendelet 35. cikkének (3) bekezdésében megállapított kritériumokat, különösen az odaítélés típusát és fontosságát.
(12)
Az uniós források végső kedvezményezettjeinek nevét és földrajzi helyét a nyilvános versenyeljárást követően odaítélt pénzdíjak, vissza nem térítendő támogatások és szerződések esetében kell közzétenni, ami különösen versenypályázatok, pályázati felhívások és ajánlati felhívások esetében jellemző; az ilyen közzététel során tiszteletben kell tartani az EUMSZ elveit és különösen az átláthatóság, arányosság, egyenlő bánásmód és megkülönböztetésmentesség elvét. Továbbá, az ilyen közzétételnek hozzá kell járulnia ahhoz, hogy a versenyben elutasított pályázók ellenőrizhessék a nyilvános kiválasztási eljárásokat.
(13)
A természetes személyekre vonatkozó személyes adatok közzététele nem haladhatja meg azt az időtartamot, amely alatt a végső kedvezményezett a forrásokat felhasználja, így ezeket az adatokat két év után el kell távolítani. Ugyanez vonatkozik olyan jogi személyek személyes adataira, amelyek hivatalos nevében természetes személy vagy személyek neve szerepel.
(14)
Az e rendeletben felölelt esetek többségében a közzététel jogi személyeket érint.
(15)
Amikor természetes személyekről van szó, e közzétételt csak az odaítélt összeg fontossága és a források legmegfelelőbb felhasználásának ellenőrzésére vonatkozó igény közötti arányosság elvének tiszteletben tartásával lehet kilátásba helyezni. Természetes személyek esetében, a vonatkozó régió NUTS 2 szint szerinti közzététele megfelel a végső kedvezményezettek közzétételére vonatkozó célnak, biztosítja a különböző méretű tagállamokkal szembeni egyenlő bánásmódot, és egyúttal tiszteletben tartja a végső kedvezményezettek magánélethez való jogát és különösen személyes adataik védelmét.
(16)
Az ösztöndíjakkal és a leginkább rászoruló természetes személyeknek kifizetett egyéb közvetlen támogatásokkal kapcsolatos információk továbbra is kivételt képeznek e közzététel alól.
(17)
A végső kedvezményezettek közötti egyenlő bánásmód elvének tiszteletben tartása érdekében a természetes személyekkel kapcsolatos információk közzétételét a tagállamok azon kötelezettségével összhangban is biztosítani kell, hogy magas fokú átláthatóságot garantáljanak azon szerződések esetében, amelyek meghaladják az építési beruházásra, az árubeszerzésre és a szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződések odaítélési eljárásainak összehangolásáról szóló, 2004. március 31-i 2004/18/EK európai parlamenti és tanácsi irányelvben (4) meghatározott összeget.
(18)
A végső kedvezményezett nevét és földrajzi helyét, valamint a források összegét és célját nem kell közzétenni abban az esetben, ha az veszélyeztetheti a végső kedvezményezettnek az Európai Unió Alapjogi Chartája által védett sérthetetlenségét, vagy árthat a végső kedvezményezett jogos üzleti érdekeinek.
(19)
A költségvetési nómenklatúrának biztosítania kell a költségvetési folyamathoz szükséges egyértelműséget és átláthatóságot.
(20)
Meg kell határozni a valószínűsíthetően összeférhetetlenséget okozó aktusokat is.
(21)
A közvetett irányítás tekintetében meg kell határozni az ilyen hatáskör-átruházás keretét, valamint a hatáskör-átruházási megállapodás tartalmát. A költségvetés-végrehajtási feladatokkal megbízott valamennyi szervezetnek vagy személynek garantálnia kell az Unió pénzügyi érdekeinek a költségvetési rendeletben előírttal megegyező szintű védelmét. Az uniós források megbízott szervezetek által történő megfelelő pénzügyi igazgatásának biztosításához meg kell határozni azokat a feltételeket, amelyek mellett a Bizottság a sajátjával egyenértékűként fogadhatja el e szervezetek vagy személyek rendszereit, szabályait és eljárásait.
(22)
A Bizottság ellenőrzése alatt maradó végrehajtó ügynökségeket az adott intézménynek az uniós költségvetés végrehajtásával megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselőjének kell tekinteni.
(23)
A nemzetközi szervezetekkel megvalósuló közvetett irányítás esetében ki kell jelölni az ilyen irányításra jogosult szervezeteket.
(24)
Amennyiben a költségvetés-végrehajtási feladatokkal közjogi szerveket vagy a magánjog hatálya alá tartozó, közfeladatot ellátó szerveket bíznak meg, meg kell határozni kijelölésük feltételeit.
(25)
A közvetett irányításhoz meg kell állapítani az elszámolások vizsgálatára és elfogadására vonatkozó eljárások, valamint az alkalmazandó szabályok megsértésével teljesített kifizetések Unió által finanszírozott kiadások közüli kizárására vonatkozó eljárások részletes szabályait.
(26)
A magánjog hatálya alá tartozó, és a Bizottság nevében előkészítő és kiegészítő feladatokat ellátó szerveket a közbeszerzési eljárásokkal összhangban kell kiválasztani.
(27)
A pénzügyi szereplők feladatait tekintve a pénzgazdálkodás reformja és a központilag végzett előzetes ellenőrzések elhagyása növeli az engedélyezésre jogosult tisztviselő felelősségét valamennyi bevételi és kiadási művelet során, a belső kontrollrendszert is beleértve. Az Európai Parlamentet és a Tanácsot a jövőben tájékoztatni kell a megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő kinevezéséről, illetőleg megbízatásának megszűnéséről. Következésképpen meg kell állapítani feladatait, felelősségi körét, valamint a betartandó eljárási elveket is. Az előzetes ellenőrzések intézményen belüli elvégzéséhez határozottan el kell különíteni a költségvetés végrehajtására irányuló műveletek kezdeményezésére és az ilyen műveletek ellenőrzésére irányuló feladatokat. Továbbá, minden intézménynek el kell fogadnia az előzetes és utólagos ellenőrzésért felelős személyzetre alkalmazandó szakmai normákat. Rendelkezni kell arról is, hogy a vállalt feladatokról azon intézmény részére készített éves jelentésben kell számot adni, amely többek között az utólagos ellenőrzésekért felelős. Meg kell őrizni az elvégzett műveletekhez kapcsolódó bizonylatokat. Végezetül, tekintettel arra, hogy a tárgyalásos közbeszerzési eljárások eltérést jelentenek a szokásos odaítélési eljárásoktól, azok valamennyi formájáról az intézmény részére külön jelentést kell készíteni, és azokról jelentést kell küldeni az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak is.
(28)
A 2342/2002/EK, Euratom rendeletet ki kell igazítani annak érdekében, hogy figyelembe vegye a küldöttségvezető közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselőként betöltött kettős szerepét, egyrészt az Európai Külügyi Szolgálat (a továbbiakban: EKSZ) vonatkozásában, másrészt - az operatív előirányzatok tekintetében - a Bizottság vonatkozásában.
(29)
A felelősségi körök tisztázása érdekében világosan meg kell határozni a számvitelért felelős tisztviselő számviteli rendszerrel, pénztárkezeléssel, valamint a bankszámlák és a harmadik személyre vonatkozó iratok kezelésével kapcsolatos feladatait és felelősségét. Pontosan meg kell határozni a számvitelért felelős tisztviselő megbízatásának megszűnésével kapcsolatos szabályokat is.
(30)
Továbbá, meg kell állapítani a rendes költségvetési eljárás alól kivételt képező irányítási rendszer részét képező előlegszámlák felhasználásának feltételeit, az előlegszámla-kezelők, továbbá az engedélyezésre jogosult tisztviselő és a számvitelért felelős tisztviselő előlegszámlák ellenőrzésével kapcsolatos feladataival és felelősségi körével együtt. Az Európai Parlamentet és a Tanácsot értesíteni kell a kinevezésekről, illetve a megbízatások megszűnéséről. A hatékonyság érdekében a küldöttségeken csupán egy előlegszámlát kell létrehozni a költségvetés Bizottságra és EKSZ-re vonatkozó szakaszaiból származó előirányzatokra. Szükségesnek bizonyult bevezetni az előlegszámlákhoz kapcsolódó betéti kártyák felhasználásának lehetőségét a kifizetéseknek különösen az uniós küldöttségeken és képviseleteken való megkönnyítése, valamint a készpénzkezeléssel járó kockázatok elkerülése érdekében.
(31)
Feladataik és felelősségi körük meghatározását követően az egyes pénzügyi szereplők csak az Európai Unió tisztviselőinek személyzeti szabályzatában és az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételekben megállapított feltételek szerint vonhatók felelősségre. A minden intézményben létrehozott, pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testületet hatékony mechanizmusnak bizonyult annak megállapítására, hogy a történtek-e pénzügyi jellegű szabálytalanságok, ezért a testületeket fenn kell tartani. Meg kell állapítani azt az eljárást, amellyel az engedélyezésre jogosult tisztviselő megerősítést kérhet olyan utasításokkal kapcsolatban, amelyeket az említett tisztviselő szabálytalannak vagy a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével ellentétesnek talál, és így mentesülhet minden felelősség alól.
(32)
A bevételek tekintetében, a Közösségek saját forrásainak rendszeréről szóló, 2007. június 7-i 2007/436/EK, Euratom tanácsi határozat (5) hatálya alá tartozó saját források különleges esete kivételével, meg kell határozni az eljárás különböző szakaszaiban az engedélyezésre jogosult tisztviselő felelősségi körébe tartozó ellenőrzési és egyéb feladatokat, amelyek a következők: az esedékessé váló követelésekre vonatkozó becslések elkészítése, beszedési megbízás, terhelési értesítés küldése az adós részére a követelés megállapításáról, az esetleges késedelmi kamat kiszámítása, és végül, szükség esetén, a jogos követelésről való lemondás a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének betartását garantáló követelményeknek megfelelően.
(33)
Meg kell határozni a számvitelért felelős tisztviselő szerepét a bevételek beszedése, valamint a kiadások kifizetésére vonatkozó határidő meghosszabbítása tekintetében. A számvitelért felelős tisztviselő számára - az arányosság elvének kellő figyelembevételével - rugalmasságot is kell biztosítani a beszedésben, például a tartozások közvetlen ellentételezésének lehetőségével vagy kivételes körülmények között a biztosíték benyújtására vonatkozó kötelezettség alóli mentesítéssel, amikor az adós hajlandó és képes is arra, hogy meghosszabbított határidőn belül végrehajtsa a kifizetést, de nem tud ilyen garanciát nyújtani.
(34)
Az eszközkezelés biztosítása és ezzel egyidejűleg pénzügyi hozam elérése érdekében az ideiglenesen beszedett összegeket, például a versenypolitikával kapcsolatos vitatott pénzbírságokat, pénzügyi eszközökbe kell befektetni, és meg kell határozni, hogy az ilyen befektetésekből keletkező kamatokat mely célhoz kötik.
(35)
Annak biztosításához, hogy a Bizottság a finanszírozási döntések elfogadásához szükséges valamennyi információval rendelkezik, meg kell állapítani a vissza nem térítendő támogatásokról, közbeszerzésekről, vagyonkezelői alapokról, pénzdíjakról vagy pénzügyi eszközökről szóló finanszírozási döntések tartalmára vonatkozó minimumkövetelményeket.
(36)
Ami a kiadásokat illeti, a költségvetés-végrehajtás különböző szakaszait tartalmazó egyértelmű keret megállapítása érdekében meg kell határozni a finanszírozási döntések, valamint a globális és egyéni kötelezettségvállalások közötti kapcsolatot, továbbá e különböző szakaszok jellemzőit.
(37)
Egyértelművé kell tenni a jóváhagyási, engedélyezési és kifizetési műveletek közötti kapcsolatot, valamint az engedélyezésre jogosult tisztviselő által a kiadás jóváhagyásakor és „kifizethető” jelzéssel történő ellátásakor elvégzendő ellenőrzéseket. Meg kell határozni továbbá, a kifizetés ellenőrzésére szolgáló bizonylatokat, valamint az előfinanszírozás és az időközi kifizetések elszámolásának szabályait.
(38)
A kereskedelmi ügyletekhez kapcsolódó késedelmes fizetések elleni fellépésről szóló, 2011. február 16-i 2011/7/EU európai parlamenti és tanácsi irányelv (6) figyelembevételével részletes szabályokat kell meghatározni a jóváhagyási és kifizetési műveletekre vonatkozó határidők alkalmazására annak biztosítása céljából, hogy a végső kedvezményezettek számára történő kifizetésekben ne mutatkozzon indokolatlan késedelem.
(39)
A belső ellenőrzés tekintetében meg kell állapítani a belső ellenőr kinevezésének eljárását, és garantálni kell függetlenségét a kinevező intézményen belül, amelynek jelentést kell tennie tevékenységéről. Az Európai Parlament és a Tanács felé mutatott átláthatóság biztosítása érdekében az Európai Parlamentet és a Tanácsot értesíteni kell a kinevezésekről vagy a megbízatások megszűnéséről.
(40)
A közbeszerzési szabályokat a 2004/18/EK irányelv alapján kell megállapítani. Meg kell határozni a közbeszerzési eljárások különféle típusait, a vonatkozó felhívási és közzétételi intézkedéseket, azokat a feltételeket, amelyek mellett az adott eljárástípust alkalmazni lehet, a meglévő eljárások főbb jellemzőit, a kiválasztási és odaítélési feltételek meghatározását, a pályázati dokumentációhoz való hozzáférés és az ajánlattevőkkel vagy részvételre jelentkezőkkel való kommunikáció szabályait, valamint azon esetekre vonatkozóan, amikor a Bizottság saját számlájára ítél oda szerződéseket, az alkalmazandó küszöbértéket, valamint az odaítélendő szerződések értékének felbecsülésére vonatkozó szabályokat.
(41)
A közbeszerzési eljárások célja az, hogy az elérhető legelőnyösebb feltételek mellett elégítse ki az érintett intézmény szükségleteit, egyenlő esélyt biztosítva a közbeszerzési szerződéshez való hozzájutáshoz, és eleget téve az átláthatóság, valamint a megkülönböztetésmentes eljárás elvének. Az átláthatóság, a részvételre jelentkezők és ajánlattevők közötti egyenlő bánásmód, valamint az engedélyezésre jogosult tisztviselők végső döntéssel kapcsolatos teljes felelősségének biztosítása érdekében meg kell állapítani az ajánlatok felbontására és értékelésére, valamint a részvételi kérelemre vonatkozó eljárást, a megfelelő bizottság kinevezésétől a szerződés kellően megalapozott és dokumentált odaítélésig, amely döntést végül az ajánlatkérő hozza meg.
(42)
A múltbeli tapasztalatok alapján új közbeszerzési eljárást kell megállapítani a közepes értékű szerződésekre vonatkozóan. Lehetővé kell tenni az értékesítők listájának felhasználását a részvételi szándék kifejezésére való felhívás jelenlegi feltételeivel azonos feltételek mellett, mivel az említett lista kisebb igazgatási terhet ró a potenciális ajánlattevőkre.
(43)
Az Unió pénzügyi érdekeinek a szerződés végrehajtása során történő védelme érdekében rendelkezni kell annak lehetőségéről, hogy a közbeszerzésben pénzügyi kapacitást biztosító szervezetek közös felelősségét írhassák elő a kapcsolódó szerződés végrehajtása tekintetében.
(44)
Az Unió pénzügyi érdekeinek védelme, valamint a szerződés-végrehajtás ellenőrzésének biztosítása érdekében rendelkezni kell arról, hogy előírhatják a szerződő számára, hogy egyes kulcsfontosságú feladatokat ő maga végezzen el.
(45)
Annak garantálása érdekében, hogy a szerződést a legjobb szakmai színvonalon teljesítsék, rendelkezni kell arról, hogy a potenciálisan összeférhetetlen ajánlattevőket elutasíthatják.
(46)
Mivel a pénzügyi biztosítékok előírása többé már nem automatikus, meg kell határozni, hogy azokat milyen kritériumok szerint lehet megkövetelni.
(47)
Egyértelművé kell tenni a vissza nem fizetendő támogatásokról szóló cím hatályát, különösen az általános európai érdeket szolgáló, támogatásra jogosult tevékenységek, illetve szervek típusai, valamint a vissza nem térítendő támogatások fedezésére használható jogi kötelezettségvállalások típusai tekintetében. Az említett jogi kötelezettségvállalások tekintetében az egyenlő bánásmód és az uniós finanszírozáshoz való hozzáférés korlátozásának elkerülése érdekében meg kell határozni a megállapodások és határozatok közötti választásra vonatkozó kritériumokat, minimális tartalmukat, valamint biztosítani kell a keretpartnerség részeként létrejövő egyedi támogatási megállapodások vagy határozatok megkötésének lehetőségét.
(48)
A vissza nem térítendő támogatásokról szóló cím alkalmazási körében figyelembe kell venni a költségvetési rendeletbe beillesztett, pénzdíjakról és pénzügyi eszközökről szóló címek rendelkezéseit, továbbá a költségvetési rendelet azon új rendelkezéseit, amelyek a vissza nem térítendő támogatásokra, az elszámolható költségekre, a degresszivitás elvének elhagyására, a vissza nem térítendő támogatások egyszerűsített formáira (egyösszegű átalány, egységköltség, átalányfinanszírozás) és az előfinanszírozási biztosítékok kötelező benyújtásától való eltekintésre alkalmazandó kulcsfontosságú szabályokra vonatkoznak.
(49)
A szilárd jogi megalapozás érdekében az elektronikus információcsere és a dokumentumok elektronikus benyújtása irányába tett, jelentős egyszerűsítést képviselő lépéseket az alkalmazandó rendszerek elfogadására vonatkozó egyértelmű feltételeknek kell kísérniük.
(50)
A költségvetési rendeletbe beillesztett pontosításokkal és egyszerűsítési intézkedésekkel összhangban felül kell vizsgálni a nonprofitelvet és a társfinanszírozás elvét. Az egyértelműség érdekében mindenekelőtt részletes szabályokat kell megállapítani a nonprofitelv érvényesülése érdekében megőrizhető bevételtípusokról, valamint a külső társfinanszírozás és a természetbeni hozzájárulások formáiról.
(51)
Ami az átláthatóság elvét illeti, engedélyezni kell többéves munkaprogramok elfogadását és közzétételét, mivel ezek - azáltal, hogy elősegítik a pályázati felhívásokra való jelentkezés jobb tervezhetőségét és az eredményesebb felkészülést - hozzáadott értéket jelentenek a pályázók számára. Ebben az összefüggésben meg kell határozni, mely feltételek mellett tekinthetők a munkaprogramok finanszírozási döntésnek. Az átláthatóság érdekében a pályázati felhívásokat közzé kell tenni, a sürgős esetek és azon helyzetek kivételével, amikor a fellépést csak egy adott fél hajthatja végre. Meg kell határozni az ilyen közzétételek minimális tartalmi követelményeit.
(52)
Mivel a kedvezményezettek által fizetett hozzáadottérték-adó elszámolhatósági feltételei számos hibára és következetlenségre adnak lehetőséget, a közös hozzáadottértékadó-rendszerről szóló, 2006. november 28-i 2006/112/EK tanácsi irányelv (7) 13. cikkének (1) bekezdésében szereplő két fogalom - a vissza nem igényelhető hozzáadottérték-adó és a nem adóalanyok - fogalmi körébe tartozó tevékenységek meghatározásával biztosítani kell e fogalmak következetes értelmezését és alkalmazását.
(53)
Az átláthatóság biztosítása, a pályázókra vonatkozó egyenlő bánásmód és az engedélyezésre jogosult tisztviselő elszámoltathatóságának növelése érdekében meg kell állapítani az odaítélési eljárás szabályait, a vissza nem térítendő támogatás elnyerésére irányuló pályázat benyújtásától kezdve, amelynek tekintetében meg kell határozni a Bizottság számára a pályázóknak nyújtandó tájékoztatásra vonatkozó minimumkövetelményeket, a pályázatok előzetesen meghatározott jogosultsági, kiválasztási és odaítélési feltételek fényében történő értékeléséig, amelyet követően az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő meghozza végső, megfelelő módon dokumentált döntését. Részletes szabályokat kell meghatározni a pályázatokat a kiválasztási és odaítélési feltételek szerint értékelő bizottság összetétele és feladatai, valamint az odaítélési eljárás során a pályázókkal való kapcsolatfelvételre és a benyújtott pályázat módosítására való felkérésre vonatkozó lehetőség tekintetében. E lehetőségeknek megfelelően tükrözniük kell a költségvetési rendeletben a jó igazgatás tekintetében előírt követelményeket, és - a pályázókra vonatkozó egyenlő bánásmód biztosítása és azon elv betartása mellett, amely szerint kizárólag a pályázót illeti meg a kezdeményezés joga - tartalmazniuk kell azokat a feltételeket, amelyeknek megfelelően a pályázatok a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás aláírását vagy a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozatra vonatkozó bejelentést megelőzően módosíthatók.
(54)
Tekintettel arra, hogy a költségvetési rendelet megkönnyíti és szélesíti az egyösszegű átalány, egységköltség, és átalányfinanszírozás használatát, pontosítani kell ezen egyszerűsített támogatási formák fogalmát. Pontosítani kell különösen azt, hogy céljuk, hasonlóan minden egyéb vissza nem térítendő támogatási formához, az elszámolható költségek különböző kategóriáinak fedezése, valamint meg kell állapítani, hogy összegüket nem feltétlenül kell előre rögzíteni, különösen akkor nem, ha megállapításuk alapja a kedvezményezett szokásos költségelszámolási gyakorlata. Emellett biztosítani kell azt is, hogy egy adott program időtartama alatt a finanszírozási szabályok változatlanok maradjanak. Ennek érdekében lehetővé kell tenni, hogy a vissza nem térítendő támogatások egyszerűsített formái a programok teljes időtartama alatt alkalmazhatóak legyenek. Statisztikai, módszertani, csalásmegelőzési és -felderítési célból lehetővé kell tenni a hozzáférést a kedvezményezettek általános számviteli információihoz, még azon esetekben is, amikor a finanszírozás egyösszegű átalány, egységköltség vagy átalányfinanszírozás útján történik. Ezen ellenőrzések azonban nem használhatók fel az egyösszegű átalány, az egységköltség vagy az átalányfinanszírozás már megállapított értékének megkérdőjelezéséhez.
(55)
A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve megkívánja, hogy a Bizottság biztosítékokkal védje magát. Erre a vissza nem térítendő támogatás elnyerésére irányuló pályázatok benyújtásának szakaszában a nagyobb összegű pályázatok esetében pénzügyi ellenőrzések révén, az előfinanszírozási kifizetésekkor - abban az esetben, ha ezt indokolják az engedélyezésre jogosult tisztviselő által feltárt kockázatok - előzetes pénzügyi biztosíték megkövetelése révén, időközi kifizetéskor vagy egyenlegkifizetéskor a legnagyobb összegre vonatkozó és a legkockázatosabb kifizetési kérelmek esetében könyvvizsgálók által kiadott igazolások benyújtása révén kell módot biztosítani.
(56)
Pontosítani kell a vissza nem térítendő támogatások felfüggesztésére és csökkentésére vonatkozó feltételeket és eljárásokat a felfüggesztés vagy csökkentés lehetséges okainak megfelelőbb definiálása, a kedvezményezettek megfelelő tájékoztatása és annak biztosítása érdekében, hogy a kedvezményezettek bármely szakaszban gyakorolhassák védelemhez való jogukat.
(57)
Az uniós forrásokkal való hatékony és eredményes gazdálkodás azt is megkívánja, hogy a vissza nem térítendő támogatások kedvezményezettjei maguk is takarékosan és hatékonyan használják fel a vissza nem térítendő uniós támogatásokat. Biztosítani kell különösen azt, hogy a kedvezményezettek által a tevékenység végrehajtása céljából odaítélt szerződések költségei elszámolhatók legyenek, amennyiben e végrehajtási szerződéseket az összességében legelőnyösebb ajánlatot benyújtó pályázónak ítélik oda.
(58)
Mivel a költségvetési rendelet enyhíti a harmadik felek számára nyújtott pénzügyi támogatások igénybevételére vonatkozó korlátozásokat, a harmadik feleknek nyújtott pénzügyi támogatás kedvezményezett által történő odaítélésének és a költségvetési feladatok közvetett irányítás alapján, megbízott által történő végrehajtásának világos megkülönböztetése érdekében meg kell határozni a vissza nem térítendő támogatásokra vonatkozó megállapodások vagy a vissza nem térítendő támogatásokról szóló határozatok alapvető tartalmi elemeit.
(59)
A vissza nem térítendő támogatások kedvezményezettjeinek szankcionálására vonatkozó jogosultságokat összhangba kell hozni a közbeszerzések területén biztosított hasonló jogosultságokkal, tekintve, hogy ezek azonos jellegűek, és hogy rájuk a hatásosság és az arányosság tekintetében azonos szabályoknak kell vonatkozniuk.
(60)
Az átláthatóság és az egyenlő bánásmód elvének - a vissza nem térítendő támogatásokhoz hasonlóan - a pénzdíjakra is vonatkoznia kell. Ebben az összefüggésben a vissza nem térítendő támogatásokra vonatkozó hasonló követelmények figyelembevételével meg kell határozni a munkaprogramok és versenypályázatok minimális jellemzőit. Ezen belül meg kell határozni mindenekelőtt azt, hogy a munkaprogramok milyen feltételek mellett tekinthetők finanszírozási döntésnek, továbbá meg kell határozni a versenypályázatok szabályainak alapvető tartalmi elemeit, különösen a nyertesnek járó pénzdíj odaítélésének feltételeit és a versenypályázat közzétételének megfelelő módját.
(61)
Az átláthatóság és az egyenlő bánásmód elvének érvényesítése érdekében pontosan meg kell továbbá határozni az odaítélési eljárást az anyagok benyújtásától kezdve a pályázók tájékoztatásán át a nyertes résztvevő értesítéséig. Biztosítani kell, hogy az eljárás során a benyújtott anyagokat - azok szakszerű és semleges értékelése érdekében - az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által kinevezett szakértői bizottság értékelje a versenypályázat szabályaiban közzétett odaítélési feltételek alkalmazásával. A díj odaítéléséről szóló végső döntést a szakértői bizottság ajánlásai alapján az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek kell meghoznia, mivel a költségvetés végrehajtásáért minden esetben a Bizottság felel.
(62)
A különböző pénzügyi eszközök Bizottság általi harmonizált végrehajtását biztosítandó, a költségvetési rendelet VIII. címében meghatározott általános keretet a pénzügyi eszközök kezelésére, ezen belül a megbízott szervezetek kiválasztására, a hatáskör-átruházási megállapodások tartalmára, az irányítási költségekre és díjakra, valamint a vagyonkezelői számlákra vonatkozó részletes szabályokkal kell kiegészíteni.
(63)
Szabályokat kell megállapítani különösen a pénzügyi közvetítők és végső kedvezményezettek kiválasztására vonatkozóan, különös tekintettel azokra a kivételes esetekre, amikor a pénzügyi eszközöket közvetlenül, különleges célú befektetési eszközökön vagy más végrehajtási módokon keresztül irányítják, ezáltal biztosítva az uniós források hatékony elköltését.
(64)
Meg kell állapítani a pénzügyi eszközök alkalmazására vonatkozó feltételeket, ideértve a tőkeáttételi hatást is, valamint az ellenőrzési keretet. Biztosítani kell továbbá, hogy a pénzügyi eszközöket alapos előzetes értékelés alapján hajtják végre, ami lehetővé teszi a Bizottság számára, hogy azokat kimondottan a piaci hiányosságok és az optimálistól elmaradó befektetési helyzetek megválaszolására dolgozza ki.
(65)
A könyvvezetéssel és az elszámolások végzésével kapcsolatban az Unió számviteli szabályaiban vannak meghatározva azon általánosan elfogadott számviteli elvek, amelyek alapján a pénzügyi kimutatásokat el kell készíteni. E számviteli szabályok az ügyletek elszámolásának feltételeit, továbbá az eszközök és források értékelésének, valamint a céltartalékok képzésének szabályait is meghatározzák annak érdekében, hogy az információk hiánytalanok és pontosak legyenek, és azokat megfelelő módon ismertessék.
(66)
A számvitellel kapcsolatosan meg kell határozni, hogy az egyes intézmények számvitelért felelős tisztviselőjének el kell készítenie azokat a dokumentumokat, amelyek ismertetik az adott intézmény elszámolási rendszerét és számviteli eljárásait, és meghatározzák azon feltételeket, amelyeknek a számítógépes számviteli rendszereknek meg kell felelniük, különösen a biztonságos hozzáférés és a rendszerekben végrehajtott változtatásokat rögzítő ellenőrzési nyomvonal biztosítása érdekében.
(67)
A könyvelés tekintetében meg kell határozni a könyvekre, a próbamérlegre, az e mérlegben szereplő összegek rendszeres egyeztetésére és a leltárra alkalmazandó elveket, valamint a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által elfogadott számlatükör alkotóelemeit. Meg kell állapítani a műveletek nyilvántartására alkalmazandó szabályokat, különösen a kettős könyvelés módszerét, a nem euróban megadott műveletek átváltási szabályait, és a könyvelési tételek ellenőrzésére szolgáló bizonylatokat. A számviteli nyilvántartások tartalmát szintén rögzíteni kell.
(68)
A hatékony eszközgazdálkodás céljából meg kell állapítani a vagyonleltárra vonatkozó szabályokat, továbbá tisztázni kell a számvitelért felelős tisztviselők és az engedélyezésre jogosult tisztviselők e területen fennálló felelősségének körét, valamint a leltári vagyontárgyak elidegenítésére alkalmazandó szabályokat.
(69)
A külső fellépésekre vonatkozóan e rendeletnek - a költségvetési rendelettel összhangban - olyan kivételeket kell biztosítania, amelyek tükrözik ezen ágazat különleges működési jellemzőit, különösen a közbeszerzés és a vissza nem térítendő támogatások odaítélése tekintetében, főleg azért, mert ezeket az eljárásokat az uniós pénzügyi támogatásában részesített harmadik országok hatóságai végzik. A közbeszerzés tekintetében e különbségeknek főként az eljárástípusokat és az alkalmazandó küszöbértékeket kell érinteniük. A vissza nem térítendő támogatások tekintetében bizonyos esetekben teljes körű finanszírozást kell lehetővé tenni, főleg a kedvezményezett csökkentett társfinanszírozási kapacitásának figyelembevétele céljából.
(70)
Részletes rendelkezéseket kell meghatározni a költségvetés-támogatás alkalmazása tekintetében, a költségvetés-támogatás alkalmazására vonatkozó feltételek meghatározásával, valamint a partner azon kötelezettségének előírásával, hogy megbízható és időbeli tájékoztatást kell nyújtania a Bizottság számára az említett feltételek teljesülésének értékeléséhez.
(71)
Az uniós vagyonkezelői alapok tekintetében meg kell határozni az Unió uniós vagyonkezelői alapokhoz történő hozzájárulására, valamint az egyéb támogatók hozzájárulásaira alkalmazandó elveket, meg kell határozni az uniós vagyonkezelői alap elszámolási és jelentéstételi szabályait, különösen a vagyonkezelői alap bankszámláján keletkező kamat tekintetében, egyértelművé kell tenni a pénzügyi szereplők és a vagyonkezelői alap igazgatóságának felelősségi körét, valamint meg kell határozni a külső könyvvizsgálatra vonatkozó kötelezettségeket. Biztosítani kell továbbá a támogatók igazságos képviseletét a vagyonkezelői alap igazgatóságában, valamint azt a követelményt, hogy az alap felhasználásához a Bizottság pozitív szavazatára van szükség.
(72)
A külső fellépések keretében történő közbeszerzési eljárások egyszerűsítése érdekében egyes küszöbértékek módosulnak, valamint a közös rendelkezésekből származó más küszöbértékek és igazgatási eljárások kerülnek kiigazított formában alkalmazásra.
(73)
A vissza nem térítendő támogatások esetében a társfinanszírozás elvétől történő eltérés feltételeit össze kell hangolni a költségvetési rendelettel.
(74)
Az uniós előirányzatok hatékony és eredményes kezelésének garantálásához meg kell határozni továbbá azon előfeltételeket és szabályokat, amelyeket az előirányzatok decentralizált irányítása vagy előlegszámlák alkalmazása esetén bele kell foglalni a megállapodásokba.
(75)
Helyénvaló meghatározni az európai hivatalokat, különleges szabályokat meghatározni a Kiadóhivatalra vonatkozóan, továbbá olyan rendelkezéseket kell megállapítani, amelyek felhatalmazzák a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjét, hogy feladatai egy részét átruházza e hivatalok személyzetére. Meg kell állapítani továbbá a működési eljárásokat azon bankszámlák tekintetében, amelyeknek a Bizottság nevében való megnyitására az európai hivatalok engedélyt kaphatnak.
(76)
Az uniós források végső kedvezményezetteivel kapcsolatos információk közzétételéhez hasonlóan közzé kell tenni a költségvetési rendelet 204. cikkében említett, szándéknyilatkozati felhívás útján kiválasztott szakértők listáját, valamint megbízatásuk tárgyát. Díjazásukat ugyancsak közzé kell tenni, amennyiben az meghaladja a 15 000 EUR-t.
(77)
A költségvetési rendelet 203. cikkében bevezetett új eljárást ki kell egészíteni, különösen az abban megállapított küszöbértékekbe belefoglalandó költségtípusok tekintetében. Sajátosságaik miatt részletes szabályokat kell megállapítani az Unió küldöttségein megvalósuló építési projektekre vonatkozóan, különösen a sürgős esetekben. Helyénvaló rendelkezni arról, hogy a rövid időn belül bérbe veendő vagy megvásárolandó lakóépületeket - különösen a küldöttségeken - ki kell zárni a költségvetési rendelet 203. cikkében meghatározott eljárásból. Telekingatlan ingyenesen vagy jelképes áron történő szerzésére nem alkalmazandó a költségvetési rendelet 203. cikkében meghatározott eljárás, mivel az önmagában nem ró többletterhet a költségvetésre.
(78)
A költségvetési rendelet rendelkezéseivel való összhang biztosítása érdekében átmeneti rendelkezéseket kell megállapítani. Továbbá, az ágazati jogalapokkal való összhang biztosítása érdekében helyénvaló az irányítási módokról és a pénzügyi eszközökről szóló rendelkezések alkalmazását 2014. január 1-jére halasztani,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
ELSŐ RÉSZ
KÖZÖS RENDELKEZÉSEK
I. CÍM
TÁRGY
1. cikk
Tárgy
E rendelet a 966/2012/EU, Euratom rendelet (a továbbiakban: „a költségvetési rendelet”) alkalmazási szabályait határozza meg.
II. CÍM
KÖLTSÉGVETÉSI ALAPELVEK
1. FEJEZET
Az egységesség és a teljesség elve
2. cikk
Az előfinanszírozás kamathozamának elszámolása
(A költségvetési rendelet 8. cikkének (4) bekezdése)
Amennyiben a költségvetés javára kamat származik, a költségvetési rendelet 58. cikke (1) bekezdése c) pontjának ii-viii. alpontjában felsorolt szervezetekkel vagy személyekkel megkötött megállapodás előírja, hogy az előfinanszírozás kifizetése olyan bankszámlákra vagy alszámlákra történjen, amelyek lehetővé teszik a pénzeszközök és a kapcsolódó kamatok azonosítását. Máskülönben a végső kedvezményezettek és közvetítők számviteli módszereinek kell lehetővé tenniük az Unió által kifizetett pénzeszközök és kamat- vagy egyéb hozamaik azonosítását.
E rendelet előfinanszírozásból származó kamatra vonatkozó rendelkezései nem érintik az előfinanszírozásnak a pénzügyi kimutatás eszközoldalán való, a költségvetési rendelet 143. cikkében előírt számviteli szabályok szerinti könyvelését.
2. FEJEZET
Az évenkéntiség elve
3. cikk
A pénzügyi évre vonatkozó előirányzatok
(A költségvetési rendelet 11. cikkének (3) bekezdése)
Az egy adott pénzügyi évre engedélyezett kötelezettségvállalási előirányzatok és kifizetési előirányzatok a következőket foglalják magukban:
a)
a költségvetésben és annak módosításaiban előírt előirányzatok;
b)
átvitt előirányzatok;
c)
a költségvetési rendelet 178. és 182. cikkével összhangban újból rendelkezésre bocsátott előirányzatok;
d)
a 177. cikk (3) bekezdésével összhangban visszafizetett előfinanszírozási kifizetésekből keletkező előirányzatok;
e)
azon előirányzatok, amelyek azt követően nyílnak meg, hogy az adott pénzügyi év, illetve az előző pénzügyi évek során elkülönített, de fel nem használt bevétel befolyt.
4. cikk
Előirányzatok megszüntetése és átvitele
(A költségvetési rendelet 13. cikkének (2) bekezdése)
(1) A költségvetési rendelet 13. cikke (2) bekezdésének a) pontjában említett kötelezettségvállalási előirányzatok és ingatlanprojektekkel kapcsolatos, nem differenciált előirányzatok átvitelére csak akkor van lehetőség, ha az adott pénzügyi év december 31-e előtt az engedélyezésre jogosult tisztviselőtől független okból nem kerülhetett sor a kötelezettségvállalásra, és az előkészítő szakaszok olyan mértékben előrehaladottak, hogy joggal feltételezhetően legkésőbb a következő év március 31-ig - vagy ingatlanprojekt esetében december 31-ig - megtehető a kötelezettségvállalás.
(2) A költségvetési rendelet 13. cikke (2) bekezdésének a) pontjában említett előkészítő szakaszok, amelyeknek az adott pénzügyi év december 31-e előtt le kell zárulniuk ahhoz, hogy lehetővé váljék a következő pénzügyi évre való átvitel, a következők:
a)
a költségvetési rendelet 85. cikke szerinti globális kötelezettségvállalás esetén a finanszírozási döntés elfogadása vagy az egyes intézményekben az érintett szervezeti egységek döntéshozatali konzultációs folyamatának lezárása a fent említett időpontig;
b)
a költségvetési rendelet 85. cikke szerinti egyedi kötelezettségvállalás esetén a potenciális ajánlattevők, kedvezményezettek, díjnyertesek vagy küldöttek kiválasztásának befejezése.
(3) A költségvetési rendelet 13. cikke (2) bekezdésének a) pontjával összhangban átvitt és a következő év március 31-ig, az ingatlanprojektekhez kapcsolódó összegek esetén pedig a következő év december 31-ig fel nem használt előirányzatokat automatikusan meg kell szüntetni.
A Bizottság - az első albekezdésben említett megszüntetéstől számított egy hónapon belül - tájékoztatja az Európai Parlamentet és a Tanácsot az így megszüntetett előirányzatokról.
(4) A költségvetési rendelet 13. cikke (2) bekezdésének b) pontjával összhangban átvitt előirányzatok a következő pénzügyi év december 31-ig használhatók fel.
(5) Az elszámolásban fel kell tüntetni az (1)-(4) bekezdéssel összhangban átvitt előirányzatokat.
3. FEJEZET
Az elszámolási egység elve
5. cikk
Az euro és egyéb valuták közötti átváltási árfolyam
(A költségvetési rendelet 19. cikke)
(1) Az ágazati szabályok alkalmazásából eredő különös rendelkezések sérelme nélkül, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az Európai Unió Hivatalos Lapjának C sorozatában közzétett napi euroárfolyam alkalmazásával végzi el az átváltásokat.
Amennyiben az euro és egyéb valuták közötti átváltást a szerződő felek vagy a kedvezményezettek hajtják végre, a közbeszerzési szerződésekben, vissza nem térítendő támogatásról szóló megállapodásokban vagy finanszírozási megállapodásokban szereplő egyedi átváltási rendelkezések alkalmazandók.
(2) Annak érdekében, hogy a pénznemek átváltási műveletei ne gyakoroljanak jelentős hatást az uniós társfinanszírozás szintjére, vagy káros hatást az uniós költségvetésre, az (1) bekezdésben említett, átváltásra vonatkozó rendelkezések adott esetben előírják, hogy az euro és más pénznemek közötti átváltási árfolyamot az egy adott időszak napi átváltási árfolyamainak átlagával számítsák ki.
(3) Amennyiben az Európai Unió Hivatalos Lapja nem tesz közzé napi euroárfolyamot a kérdéses valutára vonatkozóan, úgy az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a (4) bekezdésben említett elszámolási árfolyamot veszi figyelembe.
(4) A költségvetési rendelet 151-156. cikkében előírt elszámolás alkalmazásában és e rendelet 240. cikkére is figyelemmel, az euro és egyéb valuták közötti átváltás az euro megfelelő havi elszámolási árfolyamán történik. Az ilyen elszámolási árfolyamot a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője bármely általa megbízhatónak ítélt információforrásra támaszkodva a havi elszámolási árfolyam hónapját megelőző hónap utolsó előtti munkanapján érvényes árfolyam alapján határozza meg.
(5) Az e cikk (4) bekezdésében említett valutaműveleteket az adott intézmény kimutatásaiban külön tételekben kell feltüntetni.
E bekezdés első albekezdése értelemszerűen alkalmazandó a költségvetési rendelet 208. cikkében említett szervekre.
6. cikk
Az euro és egyéb valuták közötti átváltáshoz használandó árfolyam
(A költségvetési rendelet 19. cikke)
(1) Az ágazatspecifikus szabályozás alkalmazásából eredő különös rendelkezések vagy adott közbeszerzési szerződések, vissza nem térítendő támogatásról szóló megállapodások vagy határozatok és finanszírozási megállapodások sérelme nélkül, amennyiben az átváltást az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő végzi, úgy az euro és egyéb valuták közötti átváltáshoz az azon napra érvényes árfolyam használandó, amikor az engedélyezésre jogosult szervezeti egység a kifizetési utalványt, illetve a beszedési utalványt kiállította.
(2) Euróban vezetett előlegszámlák esetében az euro és egyéb valuták közötti átváltáshoz használandó árfolyamot a bank által teljesített kifizetés időpontja határozza meg.
(3) A költségvetési rendelet 19. cikkében említett, nemzeti valutában vezetett előlegszámlák szabályozása érdekében az euro és egyéb valuták közötti átváltáskor az érintett előlegszámlát terhelő kiadás hónapjában érvényes árfolyamot kell használni.
(4) Az átalánykiadások vagy az Európai Unió tisztviselőinek személyzeti szabályzatából és az Európai Unió egyéb alkalmazottainak alkalmazási feltételeiből (a továbbiakban: személyzeti szabályzat) eredő - felső határral rendelkező és eurótól eltérő pénznemben kifizetett - kiadások visszatérítése esetében a jogosultság esedékességekor hatályban levő árfolyamot kell használni.
4. FEJEZET
A globális fedezet elve
7. cikk
A címzett bevételek beállítása és megfelelő előirányzatok képzése
(A költségvetési rendelet 21. cikke)
(1) A 9. és 10. cikk sérelme nélkül, a címzett bevételek könyvelésére szolgáló költségvetési struktúra a következő:
a)
az egyes intézményekre vonatkozó szakaszok bevételi kimutatásaiban a bevételek könyvelésére szolgáló költségvetési tétel;
b)
a kiadáskimutatásban a költségvetési megjegyzések - beleértve az általános megjegyzéseket - jelzik, hogy mely tételekhez kell könyvelni a címzett bevételeknek megfelelő, rendelkezésre bocsátott előirányzatokat.
Az első albekezdés a) pontjában említett esetben „pro memoria” bejegyzést kell feltüntetni, a becsült bevételt pedig tájékoztató jelleggel a megjegyzések között kell közölni.
(2) A címzett bevételeknek megfelelő előirányzatokat mind kötelezettségvállalási, mind kifizetési előirányzatként automatikusan rendelkezésre kell bocsátani, amikor a bevétel befolyt az intézményhez, az alábbi esetek kivételével:
a)
a költségvetési rendelet 181. cikkének (2) bekezdésében és 183. cikkének (2) bekezdésében előírt esetekben;
b)
a költségvetési rendelet 21. cikke (2) bekezdésének b) pontjában előírt esetben azon tagállamokra vonatkozóan, amelyekben a hozzájárulásról szóló megállapodást euróban fejezik ki.
Az első albekezdés b) pontjában említett esetben a kötelezettségvállalási előirányzatok a hozzájárulásról szóló határozat tagállam általi aláírását követően rendelkezésre bocsáthatók.
8. cikk
A tagállamok hozzájárulása a kutatási programokhoz
(A költségvetési rendelet 21. cikke (2) bekezdésének a) pontja)
(1) A tagállamok az 1150/2000/EK, Euratom tanácsi rendelet (8) 5. cikke szerinti egyes kiegészítő kutatási programok finanszírozásához az alábbiak szerint teljesítik hozzájárulásukat:
a)
a költségvetésben szereplő összeg hét tizenketted része legkésőbb a folyó pénzügyi év január 31-ig fizetendő;
b)
a fennmaradó öt tizenketted rész legkésőbb a folyó pénzügyi év július 15-ig fizetendő.
(2) Amennyiben nem kerül sor a költségvetés végleges elfogadására a pénzügyi év kezdetéig, úgy az (1) bekezdésben előírt hozzájárulások az előző pénzügyi évre vonatkozó költségvetésben foglalt összegen alapulnak.
(3) Valamennyi hozzájárulás és olyan kiegészítő befizetés, amellyel a tagállamok a költségvetésnek tartoznak, a Bizottság számláján, illetve számláin kerül jóváírásra a pénzösszegek lehívását követő harminc naptári napon belül.
(4) A befizetések jóváírása az 1150/2000/EK, Euratom rendeletben előírt számlán történik, az említett rendeletben megállapított feltételek szerint.
9. cikk
Az EFTA-államok egyes uniós programokban való részvételéből eredő címzett bevételek
(A költségvetési rendelet 21. cikke (2) bekezdésének e) pontja)
(1) Az Európai Szabadkereskedelmi Társulás tagállamai (a továbbiakban: EFTA-államok) egyes uniós programokban való részvételének könyvelésére szolgáló költségvetési struktúra a következő:
a)
a bevételek kimutatásában „pro memoria” bejegyzéssel ellátott tétel kerül beállításra, amely magában foglalja az EFTA-államok adott pénzügyi évre vonatkozó hozzájárulásainak teljes összegét;
b)
a kiadási kimutatásban:
i.
az EFTA-államok részvételével folyó uniós tevékenységekkel kapcsolatos tételekre vonatkozó megjegyzések között tájékoztató jelleggel fel kell tüntetni a részvétel becsült összegét;
ii.
egy, a költségvetés szerves részét képező mellékletben meg kell határozni azon tételeket, amelyek az EFTA-államok részvételével folyó uniós tevékenységekre vonatkoznak.
Az első albekezdés a) pontjának alkalmazásában a becsült összeget a költségvetési megjegyzések között kell feltüntetni.
Az első albekezdés b) pontjának ii. alpontjában említett melléklet tükrözi a (2) bekezdésben előírt részvételnek megfelelő előirányzatok könyvelésére és a kiadások teljesítésére szolgáló költségvetési struktúrát, és szerves részét képezi annak.
(2) Az Európai Gazdasági Térségről szóló megállapodás (a továbbiakban: EGT-megállapodás) 82. cikke szerint az EFTA-államok éves részvételének összege alapján, amelyet az EGT Vegyes Bizottság az EGT-megállapodáshoz csatolt 32. jegyzőkönyv 1. cikkének (5) bekezdésével összhangban megerősített a Bizottság részére, a pénzügyi év elején rendelkezésre kell bocsátani a megfelelő kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzatok teljes összegét.
(3) Amennyiben a pénzügyi év folyamán kiegészítő előirányzatok képzésére kerül sor az EFTA-államok részvételével folyó tevékenységekre vonatkozó költségvetési tételek tekintetében, és az EFTA-államok az adott évben nem tudják megfelelőképpen kiigazítani hozzájárulásukat az EGT-megállapodás 82. cikkében előírt „arányosítási tényező” szerint, úgy a Bizottság átmeneti és kivételes intézkedéssel saját készpénzkészleteiből is előfinanszírozhatja az EFTA-államok részesedését. Amennyiben ilyen kiegészítő előirányzatok képzésére kerül sor, úgy a Bizottság a lehető leghamarabb lehívja az EFTA-államoktól a megfelelő hozzájárulásokat. A Bizottság évente tájékoztatja az Európai Parlamentet és a Tanácsot valamennyi ilyen döntéséről.
Az előfinanszírozást a lehető leghamarabb rendezni kell a következő évi költségvetésben.
(4) A költségvetési rendelet 21. cikke (2) bekezdésének e) pontjával összhangban az EFTA-államok pénzügyi hozzájárulásai külső címzett bevételt képeznek. A számvitelért felelős tisztviselő megfelelő intézkedéseket hoz annak biztosítására, hogy külön felügyeljék az ilyen hozzájárulásokból származó bevételek és a megfelelő előirányzatok felhasználását.
A költségvetési rendelet 150. cikkének (2) bekezdésében előírt jelentésben a Bizottság külön kimutatást készít az EFTA-államok részvételének megfelelő bevételek és kiadások teljesítésének alakulásáról.
10. cikk
A túlzott költségvetési hiányt mutató tagállamokkal szembeni szankciókból eredő bevételek
(A költségvetési rendelet 21. cikke (2) bekezdésének c) pontja)
Az 1467/97/EK tanácsi rendelet (9) 4. szakaszában említett szankciókból eredő bevételek könyvelésére szolgáló költségvetési struktúra a következő:
a)
a bevételek kimutatásában „pro memoria” bejegyzést tartalmazó tétel kerül beállításra az ilyen összegek utáni kamatok nyilvántartása céljából;
b)
a költségvetési rendelet 77. cikkének sérelme nélkül, az ilyen összegek elkönyvelése a bevételi kimutatásban egyúttal kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzatok képzését eredményezi a kiadási kimutatásban.
Az első albekezdés b) pontjában említett előirányzatokat a költségvetési rendelet 20. cikkével összhangban kell végrehajtani.
11. cikk
Az Uniónak juttatott adományok elfogadásával együtt járó költségek
(A költségvetési rendelet 22. cikke)
Az Európai Parlament és a Tanács általi, a költségvetési rendelet 22. cikke (2) bekezdésében említett engedélyezés céljából a Bizottság megfelelő magyarázattal ellátott becslést készít az Uniónak juttatott adományok elfogadásával együtt járó pénzügyi költségekről, beleértve az utólagos költségeket is.
12. cikk
A megtérítendő adók nyilvántartására szolgáló számlák
(A költségvetési rendelet 23. cikkének (3) bekezdése)
Az Unió által a költségvetési rendelet 23. cikkének (2) bekezdése és a 23. cikke (3) bekezdésének a) pontja szerint fizetett adók nyilvántartása függő számlán történik, amíg az érintett államok meg nem térítik azokat.
5. FEJEZET
Az egyediség elve
13. cikk
A Bizottságtól eltérő intézmények által végzett átcsoportosítások százalékos arányának kiszámítására vonatkozó szabályok
(A költségvetési rendelet 25. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 25. cikkében említett százalékos arány kiszámítására az átcsoportosítási kérelem benyújtásának időpontjában kerül sor, utalva a költségvetésben rendelkezésre álló előirányzatokra, beleértve a költségvetés-módosításokat is.
(2) A figyelembe veendő összeg megegyezik a korábbi átcsoportosításokkal kapcsolatos kiigazítást követően az érintett tételből végzendő átcsoportosítások összegével.
Az érintett intézmény által autonóm módon, az Európai Parlament és a Tanács határozata nélkül végrehajtható átcsoportosítások összege nem vehető figyelembe.
14. cikk
A Bizottság által végzett átcsoportosítások százalékos arányának kiszámítására vonatkozó szabályok
(A költségvetési rendelet 26. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 26. cikkének (1) bekezdésében említett százalékos arány kiszámítására az átcsoportosítási kérelem benyújtásának időpontjában kerül sor, utalva a költségvetésben rendelkezésre álló előirányzatokra, beleértve a költségvetés-módosításokat is.
(2) A figyelembe veendő összeg megegyezik a korábbi átcsoportosításokkal kapcsolatos kiigazítást követően az érintett tételből végzendő átcsoportosítások összegével.
A Bizottság által autonóm módon, az Európai Parlament és a Tanács határozata nélkül végrehajtható átcsoportosítások összege nem vehető figyelembe.
15. cikk
Igazgatási kiadások
(A költségvetési rendelet 26. cikke)
A költségvetési rendelet 26. cikke (1) bekezdése első albekezdésének b) pontjában említett kiadások valamennyi szakpolitikai terület esetében a költségvetési rendelet 44. cikkének (3) bekezdésében említett tételekre vonatkoznak.
16. cikk
Az előirányzatok átcsoportosítása iránti kérelem indokolása
(A költségvetési rendelet 25. és 26. cikke)
Az átcsoportosítási javaslatokat, valamint az Európai Parlament és a Tanács részére a költségvetési rendelet 25. és 26. cikke szerinti átcsoportosításról nyújtott valamennyi információt megfelelő és kellő részletességű bizonylatokkal kell alátámasztani, amelyek bemutatják az előirányzatok teljesítésének alakulását és az átcsoportosítási kérelmeknek a pénzügyi év végéig becsült összegét azon sorok tekintetében, amelyekre az előirányzatok átcsoportosítandók, illetve amelyekről az átcsoportosítást kérik.
17. cikk
A sürgősségisegély-tartalékból való átcsoportosítás iránti kérelem indokolása
(A költségvetési rendelet 29. cikke)
A költségvetési rendelet 29. cikkében említett, sürgősségisegély-tartalék felhasználására jogosító átcsoportosításokra vonatkozó javaslatokat megfelelő és kellő részletességű bizonylatokkal kell alátámasztani, amelyek tartalmazzák a következőket:
a)
az átcsoportosítás célsora tekintetében az előirányzatok teljesítésére és az átcsoportosítási kérelmek pénzügyi év végéig becsült összegére vonatkozóan rendelkezésre álló legfrissebb információk;
b)
a külső fellépésekre vonatkozó valamennyi tétel tekintetében az előirányzatok teljesítése az átcsoportosítási kérelem hónapját megelőző hónap végéig, valamint az átcsoportosítási kérelmek becsült összege a pénzügyi év végéig, a kiinduló előirányzattal való összehasonlítást is beleértve;
c)
az előirányzatok újraosztásával kapcsolatos lehetőségek elemzése.
6. FEJEZET
A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve
18. cikk
Értékelés
(A költségvetési rendelet 30. cikke)
(1) A költségvetés számára kiadást eredményező programokra és tevékenységekre vonatkozó valamennyi javaslatot előzetes értékelésnek kell alávetni, amely a következőkre terjed ki:
a)
a rövid, illetve hosszú távon kielégítendő igények;
b)
az uniós részvétel által képviselt hozzáadott érték;
c)
a megvalósítandó politikai és igazgatási célkitűzések, többek között az Unió pénzügyi érdekeinek védelméhez szükséges intézkedések a csalások megelőzése, felderítése, kivizsgálása, jóvátétele és szankcionálása területén;
d)
a rendelkezésre álló szakpolitikai lehetőségek, a kapcsolódó kockázatokkal együtt;
e)
a várt eredmények és hatások (főként gazdasági, szociális és környezeti hatások) és a mérésükhöz szükséges mutatószámok és értékelési mechanizmusok;
f)
az előnyben részesített lehetőség(ek) végrehajtásának legalkalmasabb módszere;
g)
a javasolt program vagy tevékenység belső koherenciája és összefüggése más kapcsolódó eszközökkel;
h)
az előirányzatok, az emberi erőforrások és az egyéb, felosztásra váró igazgatási kiadások mértéke, kellő figyelemmel a költséghatékonyság elvére;
i)
a múltbeli hasonló tapasztalatok tanulsága.
(2) A javaslat meghatározza a felügyeleti, jelentési és értékelési szabályokat, megfelelően figyelembe véve a javasolt program vagy tevékenység végrehajtásában részt vevő minden irányítási szint felelősségeit.
(3) Valamennyi olyan programot, illetve tevékenységet - beleértve a kísérleti projekteket és az előkészítő intézkedéseket -, amelyek esetében a mobilizált források meghaladják az 5 000 000 EUR-t, időközi és/vagy utólagos értékelésnek kell alávetni a felhasznált emberi erőforrások és pénzügyi források, valamint az elért eredmények tekintetében annak ellenőrzésére, hogy megfeleltek-e a megállapított célkitűzéseknek, az alábbiak szerint:
a)
a többéves programok végrehajtásával kapcsolatban elért eredményekről rendszeres értékelést kell készíteni olyan időrendnek megfelelően, amely lehetővé teszi az értékelés megállapításainak figyelembevételét a program megújítására, módosítására vagy felfüggesztésére vonatkozó döntések során;
b)
az évente finanszírozott tevékenységek eredményeit legalább hatévenként kell értékelni.
Az első albekezdés a) és b) pontja nem alkalmazandó a fenti tevékenységek keretében végrehajtott olyan projektekre, illetve intézkedésekre, amelyek tekintetében az intézkedést végrehajtó szervek által küldött zárójelentés révén eleget lehet tenni e követelménynek.
(4) Az (1) és (3) bekezdésben említett értékeléseknek arányosaknak kell lenniük a mobilizált erőforrásokkal és az érintett program vagy tevékenység hatásával.
19. cikk
Pénzügyi kimutatás
(A költségvetési rendelet 31. cikke)
A pénzügyi kimutatás tartalmazza azon pénzügyi és gazdasági adatokat, amelyek alapján a jogalkotó hatóság felmérheti az uniós intézkedés szükségességét. Megfelelő információt nyújt továbbá az Unió egyéb tevékenységeivel fennálló koherenciáról és az esetleges szinergiáról.
Több évet felölelő műveletek esetében a pénzügyi kimutatás az előirányzatokkal és a külső személyzetet is magában foglaló álláshelyekkel kapcsolatos éves igények előrelátható ütemtervét, és azok középtávú pénzügyi hatásainak elemzését is tartalmazza.
7. FEJEZET
Az átláthatóság elve
20. cikk
A költségvetés előzetes közzététele
(A költségvetési rendelet 34. cikke)
Az Európai Unió Hivatalos Lapjában való hivatalos közzétételig a költségvetés végleges, részletes számadatait - a Bizottság kezdeményezésére - a költségvetés végleges elfogadását követően a lehető leghamarabb, de legkésőbb négy héten belül valamennyi nyelven közzé kell tenni az intézmények internetes honlapján.
21. cikk
Az uniós források értékére és végső kedvezményezettjeire vonatkozó információk közzététele
(A költségvetési rendelet 35. cikke)
(1) A közvetlen irányítás keretében nyújtott uniós források végső kedvezményezettjeire vonatkozó információkat az uniós intézmények internetes oldalán kell közzétenni legkésőbb a források odaítélésének évét követő pénzügyi év június 30-ig.
Az első albekezdésben említett közzétételen kívül az információ egységes minta szerint bármely más megfelelő módon is közzétehető.
(2) E rendelet és az ágazatspecifikus szabályok eltérő rendelkezése hiányában az alábbi információkat kell közzétenni, a költségvetési rendelet 35. cikkének (3) bekezdésében meghatározott kritériumok figyelembevételével:
a)
a végső kedvezményezett neve;
b)
a végső kedvezményezett földrajzi helye;
c)
az odaítélt összeg;
d)
az intézkedés jellege és célja.
A b) pont alkalmazásában a „földrajzi helye” fogalom az alábbiakat jelenti:
i.
a kedvezményezett címe, amennyiben a végső kedvezményezett jogi személy;
ii.
a NUTS 2 szintű régió, amennyiben a végső kedvezményezett természetes személy.
Természetes személyek közzétett személyes adatait a finanszírozás odaítélése évének végétől számított két év elteltével el kell távolítani. Ugyanez vonatkozik olyan jogi személyek személyes adataira, amelyek hivatalos nevében természetes személy vagy személyek neve szerepel.
(3) A (2) bekezdésben említett információkat csak azon pénzdíjak, vissza nem térítendő támogatások és szerződések esetében teszik közzé, amelyeket versenypályázatok, támogatás-odaítélési eljárások vagy közbeszerzési eljárások eredményeként ítéltek oda. Az információkat nem teszik közzé a következők esetében:
a)
a természetes személyeknek fizetett ösztöndíjak vagy a költségvetési rendelet 125. cikke (4) bekezdésének c) pontjában említett, a leginkább rászoruló természetes személyeknek fizetett egyéb közvetlen támogatások;
b)
az e rendelet 137. cikkének (2) bekezdésében említett összeget el nem érő szerződések.
(4) A közzétételtől el lehet tekintetni, ha az veszélyeztetheti az érintett egyéneknek az Európai Unió Alapjogi Chartája által védett jogait és szabadságait, vagy ha sérti a végső kedvezményezettek üzleti érdekeit.
22. cikk
A közvetett irányítás keretében nyújtott uniós források végső kedvezményezettjeire vonatkozó információk közzétételének helyére mutató link
(A költségvetési rendelet 35. cikke)
Amennyiben az uniós források irányításával kapcsolatos feladatokkal a költségvetési rendelet 58. cikke (1) bekezdésének c) pontjában említett hatóságokat és szervezeteket bíztak meg, a hatáskör-átruházási megállapodásoknak elő kell írniuk, hogy a 21. cikk (2) és (3) bekezdésében említett információkat e megbízott hatóságok és szervezetek teszik közzé egységes minta szerint webhelyükön.
Az uniós intézmények webhelyén hivatkozni kell legalább az információkat tartalmazó weboldal címére, ha az információkat nem teszik közzé közvetlenül az uniós intézmények webhelyének erre a célra létrehozott részén.
Az első albekezdésben említett közzétételen kívül az információ egységes minta szerint bármely más megfelelő módon is közzétehető.
Az e cikk első bekezdésében említett közzétételre a 21. cikk (2)-(4) bekezdését kell alkalmazni.
III. CÍM
A KÖLTSÉGVETÉS MEGÁLLAPÍTÁSA ÉS SZERKEZETE
23. cikk
Pénzügyi programozás
(A költségvetési rendelet 38. cikke)
A költségvetési rendelet 38. cikkében említett pénzügyi programozást kiadási kategóriák, szakpolitikai területek és költségvetési sorok szerinti bontásban kell elkészíteni. A teljes pénzügyi programozás minden kiadási kategóriát magában foglal a mezőgazdaság, a kohéziós politika és az igazgatás kivételével, amelyek tekintetében csak összefoglaló adatokat tartalmaz.
24. cikk
Költségvetés-módosítási tervezetek
(A költségvetési rendelet 41. cikkének (1) bekezdése)
A költségvetés-módosítási tervezeteket indokolni kell, valamint el kell látni a költségvetés-módosítási tervezet elkészítésekor az előző és az aktuális pénzügyi év költségvetésének végrehajtásáról rendelkezésre álló információkkal.
25. cikk
Költségvetési nómenklatúra
(A költségvetési rendelet 44. cikke)
A költségvetési nómenklatúrának meg kell felelnie az egyediség, az átláthatóság, valamint a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveinek. Biztosítja a költségvetési folyamathoz szükséges egyértelműséget és átláthatóságot, megkönnyíti a vonatkozó jogalapokban foglalt főbb célkitűzések azonosítását, politikai prioritásokat érintő választásokat tesz lehetővé, valamint elősegíti a hatékony és eredményes végrehajtást.
26. cikk
Tényleges kiadások a legutolsó olyan pénzügyi évben, amely tekintetében az elszámolásokat már lezárták
(A költségvetési rendelet 49. cikke (1) bekezdése a) pontjának v. alpontja)
A költségvetés megállapításának alkalmazásában a legutolsó olyan pénzügyi évre vonatkozó tényleges kiadások, amely tekintetében az elszámolásokat már lezárták, az alábbiak szerint kerülnek meghatározásra:
a)
kötelezettségvállalások esetében: a pénzügyi évben az adott pénzügyi évre a 3. cikkben meghatározott előirányzatokkal szemben elszámolt kötelezettségvállalások;
b)
kifizetések esetében: a pénzügyi év során a 3. cikkben meghatározott előirányzatokkal szemben teljesített kifizetések, vagyis olyan kifizetések, amelyekre vonatkozóan kifizetési megbízást küldtek a banknak.
27. cikk
Költségvetési megjegyzések
(A költségvetési rendelet 49. cikke (1) bekezdése a) pontjának vi. alpontja)
A költségvetési megjegyzések a következőket tartalmazzák:
a)
az alap-jogiaktusra való utalás, amennyiben van ilyen aktus;
b)
az előirányzatok jellegére és céljára vonatkozó megfelelő magyarázatok.
28. cikk
Létszámterv
(A költségvetési rendelet 49. cikke (1) bekezdése c) pontjának i. alpontja)
Az Ellátási Ügynökség személyzetét külön kell feltüntetni a Bizottság létszámtervében.
IV. CÍM
A KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSA
1. FEJEZET
Általános rendelkezések
29. cikk
Információk a személyes adatok ellenőrzési célokból történő átadásáról
(A költségvetési rendelet 53. cikke)
A közvetlen irányítás keretében biztosított valamennyi, vissza nem térítendő támogatáshoz, közbeszerzéshez vagy pénzdíjhoz kapcsolódó felhívásban a lehetséges végső kedvezményezetteket, pályázókat, ajánlattevőket és résztvevőket a 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelettel (10) összhangban tájékoztatni kell arról, hogy az Unió pénzügyi érdekeinek védelme céljából személyes adataikat továbbíthatják belső ellenőrzési szolgálatokhoz, az Európai Számvevőszékhez, a pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testülethez vagy az Európai Csalás Elleni Hivatalhoz (a továbbiakban: OLAF), valamint a Bizottság és a végrehajtó ügynökségek engedélyezésre jogosult tisztviselői között.
30. cikk
Előkészítő intézkedések a közös kül- és biztonságpolitika terén
(A költségvetési rendelet 54. cikke (2) bekezdésének c) pontja)
Az Európai Unióról szóló szerződés V. címe alá tartozó európai uniós válságkezelési műveletek terén hozott előkészítő intézkedések Tanács által elfogadott finanszírozása magában foglalja azokat a többletköltségeket, amelyek a helyszínen többek között az uniós intézmények személyzetének részvételével végrehajtott misszióból vagy csapatbevetésből erednek, beleértve a nagy kockázatra nyújtott biztosítást, az utazási és szállásköltségeket, illetve a napidíjakat.
31. cikk
A Bizottság Szerződések által biztosított különleges hatáskörei
(A költségvetési rendelet 54. cikke (2) bekezdésének d) pontja)
(1) Az Európai Unió működéséről szóló szerződés (a továbbiakban: EUMSZ) azon cikkei, amelyek közvetlen módon különleges hatáskörrel ruházzák fel a Bizottságot, a következők:
a)
154. cikk (szociális párbeszéd);
b)
156. cikk (tanulmányok, vélemények és konzultációk szociális kérdésekről);
c)
159. és 161. cikk (különjelentések társadalmi kérdésekről);
d)
168. cikk (2) bekezdése (kezdeményezések az egészségvédelmi kérdések összehangolásának elősegítésére);
e)
171. cikk (2) bekezdése (kezdeményezések a transzeurópai hálózatok összehangolásának elősegítésére);
f)
173. cikk (2) bekezdése (kezdeményezések az iparra vonatkozó kérdések összehangolásának elősegítésére);
g)
175. cikk második albekezdése (a gazdasági, társadalmi és területi kohézió elérése terén megvalósított előrehaladásról szóló jelentés);
h)
181. cikk (2) bekezdése (kezdeményezések a kutatás és technológiai fejlesztés összehangolásának elősegítésére);
i)
190. cikk (jelentés a kutatásról és a technológiai fejlesztésről);
j)
210. cikk (2) bekezdése (kezdeményezések a fejlesztési együttműködésre irányuló politikák összehangolásának elősegítésére);
k)
214. cikk (6) bekezdése (kezdeményezések a humanitárius segítségnyújtási intézkedések elősegítésére).
(2) Az Európai Atomenergia-közösséget létrehozó szerződés (a továbbiakban: Euratom-Szerződés) azon cikkei, amelyek közvetlen módon különleges hatáskörrel ruházzák fel a Bizottságot, a következők:
a)
70. cikk (pénzügyi részvétel a költségvetési kereteken belül a tagállamok területén folytatott érckutatási programokban);
b)
77-85. cikk.
(3) A költségvetés-tervezetben az (1) és (2) bekezdésben megállapított jegyzékek további adatokkal is kiegészíthetők, a kérdéses cikkek és az érintett összegek megjelölésével.
32. cikk
A valószínűsíthetően összeférhetetlenséget okozó aktusok és a kapcsolódó eljárás
(A költségvetési rendelet 57. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 57. cikkének (2) bekezdése értelmében valószínűsíthetően összeférhetetlenséget okozó aktusok - a 141. cikk alapján illegális tevékenységnek minősítésük sérelme nélkül - többek között az alábbi formában jelentkezhetnek:
a)
indokolatlan közvetlen vagy közvetett előnyök nyújtása saját részre, illetve harmadik személynek;
b)
olyan jogok, illetve előnyök nyújtásának visszautasítása, amelyre a kedvezményezett jogosult;
c)
megengedhetetlen, illetve visszaélésszerű intézkedések végrehajtása vagy szükséges intézkedések végrehajtásának elmulasztása.
A valószínűsíthetően összeférhetetlenséget okozó egyéb aktusok azok, amelyek csorbíthatják egy személy feladatainak pártatlan és objektív teljesítését; ilyen többek között közbeszerzés vagy támogatási eljárás értékelőbizottságában való részvétel, amikor is az említett személy ezen eljárások eredményeként közvetve vagy közvetlenül pénzügyi előnyökhöz juthat.
(2) Összeférhetetlenség gyanúja áll fenn, ha a pályázó, részvételre jelentkező vagy ajánlattevő a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozó uniós alkalmazott, kivéve, ha az eljárásban való részvételét a felettese előzőleg jóváhagyta.
(3) Összeférhetetlenség esetén a megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő megfelelő intézkedéseket hoz annak elkerülésére, hogy az érintett személy indokolatlanul befolyásolja a szóban forgó folyamatot vagy eljárást.
2. FEJEZET
Végrehajtási módszerek
1. szakasz
Általános rendelkezések
33. cikk
Irányítási mód
(A költségvetési rendelet 58. cikke)
A Bizottság számviteli rendszere meghatározza az irányítás módját és az egyes módokon belül a költségvetés végrehajtási feladataival megbízott, a költségvetési rendelet 58. cikke (1) bekezdésének c) pontjában felsorolt szervezetek vagy személyek típusát.
A költségvetési rendelet 58. cikke (1) bekezdésének a) pontjával összhangban a Bizottság által végzett közvetlen irányítás tekintetében a számviteli rendszer az alábbiak által végzett irányítást különbözteti meg:
a)
a Bizottság szervezeti egységei;
b)
végrehajtó ügynökségek;
c)
uniós küldöttségvezetők;
d)
a költségvetési rendelet 187. cikkében említett vagyonkezelői alapok.
2. szakasz
Közvetlen irányítás
34. cikk
Közvetlen irányítás
(A költségvetési rendelet 58. cikke (1) bekezdésének a) pontja)
Amennyiben a Bizottság a költségvetést közvetlenül saját szervezeti egységei útján hajtja végre, úgy a költségvetési rendelet 64-75. cikke szerinti pénzügyi szereplők az e rendeletben megállapított feltételeknek megfelelően látják el a végrehajtási feladatokat.
35. cikk
A végrehajtó ügynökségekre ruházott hatáskör gyakorlása
(A költségvetési rendelet 58. cikke (1) bekezdésének a) pontja és 62. cikke)
(1) A végrehajtó ügynökségeket hatáskörrel felruházó határozatok felhatalmazzák az említett ügynökségeket mint megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselőket arra, hogy teljesítsék az előirányzatokat azon uniós programmal kapcsolatban, amelynek irányítására megbízást kaptak.
(2) A Bizottság felhatalmazó jogi aktusa legalább a 40. cikk a)-d) és h) pontjában szereplő rendelkezéseket tartalmazza. Ezt hivatalosan az igazgató fogadja el írásban, a végrehajtó ügynökség nevében.
36. cikk
A közbeszerzésre vonatkozó szabályok betartása
(A költségvetési rendelet 63. cikke)
Amennyiben a Bizottság a költségvetési rendelet 63. cikkének (2) bekezdése szerinti, a magánjog hatálya alá tartozó szervre bíz feladatokat, úgy a költségvetési rendelet első része V. címével és második része IV. címe III. fejezetével összhangban szerződést köt azzal.
3. szakasz
Tagállamokkal megosztott irányitás
37. cikk
A tagállamokkal megosztott irányításra vonatkozó különös rendelkezések a bevált gyakorlatok ösztönzésére
(A költségvetési rendelet 59. cikke)
A Bizottság összeállítja az egyes ágazatspecifikus rendeletek értelmében az irányításért, tanúsításért és ellenőrzésért felelős szervek listáját.
A Bizottság - annak érdekében, hogy a strukturális alapok, a Kohéziós Alap, az Európai Mezőgazdasági Vidékfejlesztési Alap, az Európai Mezőgazdasági Garanciaalap és az Európai Halászati Alap végrehajtása során ösztönözze a bevált gyakorlatok terjedését - tájékoztatási céllal az irányításért és ellenőrzésért felelős szervek rendelkezésére bocsáthat egy, a saját ellenőrzési stratégiáját és megközelítését, valamint ellenőrző listákat és a bevált gyakorlat példáit tartalmazó módszertani útmutatót. Az útmutatót szükség esetén aktualizálni kell.
4. szakasz
Közvetett irányitás
38. cikk
A közvetett irányításban alkalmazott rendszerek, szabályok és eljárások egyenértékűsége
(A költségvetési rendelet 60. cikke)
(1) A Bizottság akkor tekintheti a sajátjával egyenértékűnek a közbeszerzési szabályokat és eljárásokat, ha azok:
a)
megfelelnek az ajánlattevők közötti széles körű, a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlat kiválasztását biztosító verseny elvének, és tárgyalásos eljárás alkalmazására csak ésszerű összegek esetében vagy megfelelően indokolt esetben kerül sor;
b)
biztosítják az átláthatóságot különösen az ajánlati felhívások tekintetében megfelelő előzetes közzététel és a szerződő felek tekintetében megfelelő utólagos közzététel révén;
c)
biztosítják az egyenlő bánásmódot, az arányosságot és a megkülönböztetésmentességet;
d)
a közbeszerzési eljárás során mindvégig biztosítják az összeférhetetlenség elkerülését.
A tagállamok vagy harmadik országok 2004/18/EK irányelvet átültető nemzeti jogszabályait egyenértékűnek kell tekinteni az uniós intézmények által a költségvetési rendelettel összhangban alkalmazott szabályokkal.
(2) A Bizottság akkor tekintheti a sajátjával egyenértékűnek a vissza nem térítendő támogatások nyújtására vonatkozó szabályokat és eljárásokat, ha azok:
a)
megfelelnek az arányosság, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás, az egyenlő bánásmód és a megkülönböztetésmentesség elvének;
b)
átláthatóságot biztosítanak a pályázati felhívások megfelelő közzététele, a közvetlen odaítélési eljárások ésszerű összegekre vagy kellően indokolt esetekre korlátozása, valamint a kedvezményezettek megfelelő utólagos közzététele révén, az arányosság elvének figyelembevételével;
c)
a támogatás-odaítélési eljárás során mindvégig biztosítják az összeférhetetlenség elkerülését;
d)
rendelkeznek arról, hogy a támogatások nem halmozhatók és nem ítélhetők oda visszamenőlegesen, hogy azoknak rendes esetben társfinanszírozást kell tartalmazniuk, és hogy azok célja vagy hatása nem lehet nyereség termelése a kedvezményezett számára.
(3) A Bizottság akkor tekintheti úgy, hogy a nevében a költségvetés végrehajtásával megbízott szervezetek vagy személyek számviteli rendszere, szabályai és eljárásai az Unió pénzügyi érdekei védelmének egyenértékű szintjét biztosítják, és ésszerű biztosítékot nyújtanak az igazgatási célkitűzések elérésére, ha azok megfelelnek a költségvetési rendelet 32. cikkében meghatározott elveknek.
39. cikk
A szervezetek és személyek által alkalmazott szabályok és eljárások előzetes értékelése közvetett irányítás esetén
(A költségvetési rendelet 61. cikkének (1) bekezdése)
A költségvetési rendelet 61. cikkének (1) bekezdése értelmében végzett előzetes értékelés céljából, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő támaszkodhat egy másik engedélyezésre jogosult tisztviselő által elvégzett előzetes értékelésre, amennyiben annak következtetései relevánsak az átruházandó feladatok sajátos kockázatai és különösen azok természete és az érintett összegek tekintetében.
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő más finanszírozók által elvégzett előzetes értékelésre is támaszkodhat, ha ezt a közvetett irányításra vonatkozó, a költségvetési rendelet 60. cikkében meghatározottakkal megegyező feltételekre tekintettel végezték.
40. cikk
A szervezetekre és személyekre költségvetés-végrehajtási feladatokat átruházó megállapodások tartalma
(A költségvetési rendelet 61. cikkének (3) bekezdése)
A hatáskör-átruházási megállapodások tartalmazzák az Unió pénzügyi érdekeinek védelmét és a végrehajtandó műveletek átláthatóságát biztosító részletes szabályokat. E megállapodások legalább az alábbiakat tartalmazzák:
a)
az átruházott feladatoknak és e feladatok határainak világos meghatározása, különös tekintettel az átruházott feladatok módosítására, az adósság elengedésére és a visszatérített vagy fel nem használt források felhasználására;
b)
a feladatok elvégzésére, a felelősségi körökre és az elvégzendő ellenőrzésekre vonatkozó feltételek és részletes rendelkezések, ideértve a programok értékelését is;
c)
az uniós hozzájárulás kifizetésére vonatkozó feltételek, ideértve a végrehajtás során felmerült költségek visszatérítésére és a megbízott szervezet javadalmazására vonatkozó feltételeket, a kifizetések igazolásához szükséges bizonylatok meghatározására vonatkozó szabályokkal együtt;
d)
a feladatok elvégzéséről, a várt eredményekről, az előfordult szabálytalanságokról és az azok tekintetében foganatosított intézkedésekről, a kifizetések felfüggesztésére vagy megszakítására vonatkozó feltételekről, valamint a feladatok végrehajtásának megszűnésére vonatkozó feltételekről a Bizottság részére történő jelentéstételre vonatkozó szabályok;
e)
a hatáskör-átruházási megállapodást végrehajtó egyedi szerződések és megállapodások megkötésére vonatkozó határidő, amelyhez tekintetbe kell venni az átruházott feladatok természetét;
f)
kizárási szabályok, amelyek lehetővé teszik a szervezet vagy személy számára, hogy kizárják a közbeszerzés, vissza nem térítendő támogatás vagy pénzdíj odaítélési eljárásában való részvételből azokat a szervezeteket, amelyek a költségvetési rendelet 106. cikke (1) bekezdésének a), b) és e) pontjában és 107. cikke a) és b) pontjában említett helyzetek valamelyikében vannak, vagy lehetővé teszik azt, hogy ne ítéljenek oda részükre közbeszerzési szerződéseket, vissza nem térítendő támogatásokat vagy pénzdíjakat;
g)
a Bizottság által végzett ellenőrzésre vonatkozó részletes rendelkezések, valamint azok a rendelkezések, amelyek biztosítják, hogy a Bizottság, az OLAF és a Számvevőszék hozzáférjen a feladata elvégzéséhez szükséges információkhoz, valamint hatáskörrel rendelkezzen ellenőrzések és vizsgálatok - többek között helyszíni ellenőrzések - elvégzésére;
h)
az alábbiakat biztosító rendelkezések:
i.
a megbízott szervezet arra vonatkozó kötelezettségvállalása, hogy késedelem nélkül tájékoztatja a Bizottságot az uniós források igazgatása során elkövetett bármely csalásról és az ezzel kapcsolatban foganatosított intézkedésekről;
ii.
az OLAF-fal folytatott közvetlen együttműködésre megfelelő módon felhatalmazott kapcsolattartási pont kijelölése az OLAF operatív tevékenységének megkönnyítése céljából;
i)
a bankszámlák használatára és a kamatbevétel felhasználására vonatkozó feltételek a költségvetési rendelet 8. cikkének (4) bekezdésében foglaltak szerint;
j)
az uniós fellépésnek a szerv egyéb tevékenységeivel szembeni azonosíthatóságát garantáló rendelkezések.
41. cikk
Vezetői nyilatkozat és megfelelőségi nyilatkozat
(A költségvetési rendelet 60. cikkének (5) bekezdése)
A vonatkozó pénzügyi év vége előtt befejeződő fellépések esetében a fellépés végrehajtásával megbízott szervezet vagy személy zárójelentése helyettesítheti a költségvetési rendelet 60. cikke (5) bekezdésének b) pontjában említett vezetői nyilatkozatot, amennyiben azt a vonatkozó pénzügyi évet követő év február 15-e előtt benyújtják.
Legfeljebb 18 hónapon át tartó, nem többéves fellépések nemzetközi szervezet vagy harmadik ország által történő végrehajtása esetén a költségvetési rendelet 60. cikkének (5) bekezdésében említett megfelelőségi nyilatkozat belefoglalható a zárójelentésbe.
42. cikk
Az elszámolások vizsgálatára és elfogadására vonatkozó eljárások, valamint a közvetett irányítás keretében az alkalmazási szabályok megsértésével teljesített kifizetések uniós finanszírozásból való kizárása
(A költségvetési rendelet 60. cikke (6) bekezdésének b) és c) pontja)
(1) Az ágazatspecifikus szabályokban szereplő külön rendelkezések sérelme nélkül a költségvetési rendelet 60. cikke (6) bekezdésének b) és c) pontjában említett eljárások az alábbiakat foglalják magukban:
a)
a Bizottság által végrehajtott dokumentumalapú ellenőrzések és adott esetben helyszíni ellenőrzések;
b)
az elfogadottként elismert kiadások összegének a Bizottság által, szükség esetén a hatóságokkal és szervezetekkel folytatott kontradiktórius eljárás keretében és azok értesítését követően történő megállapítása;
c)
adott esetben a pénzügyi korrekciók Bizottság általi kiszámítása;
d)
az elfogadott kiadások és a hatóságok vagy szervezetek részére már kifizetett összegek közötti különbségből eredő egyenleg Bizottság általi beszedése, illetve kifizetése.
Az első albekezdés d) pontjának alkalmazásában a Bizottság lehetőség szerint a 87. cikkben meghatározottak szerinti ellentételezés útján szedi be az esedékes összegeket.
(2) Amennyiben több adományozóra kiterjedő fellépéseket végrehajtó szervezetet bíznak meg költségvetés-végrehajtási feladatokkal, a költségvetési rendelet 60. cikke (6) bekezdésének b) és c) pontjában említett eljárások annak ellenőrzéséből állnak, hogy a szervezet a Bizottság által a vonatkozó fellépés céljára kifizetett összegnek megfelelő összeget a fellépés céljára használta-e fel, és hogy a kiadások a szervezetnél aláírt megállapodásban lefektetett kötelezettségeknek megfelelően merültek-e fel.
E rendelet alkalmazásában a több adományozóra kiterjedő fellépéseken olyan fellépések értendők, amelyek esetében az uniós forrásokat legalább egy másik támogató forrásaival vonják össze.
43. cikk
A nemzetközi szervezetekkel folytatott közvetett irányításra vonatkozó különös rendelkezések
(A költségvetési rendelet 58. cikk (1) bekezdése c) pontjának ii. alpontja és 188. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 58. cikke (1) bekezdése c) pontjának ii. alpontjában említett nemzetközi szervezetek a következők:
a)
kormányközi megállapodásokkal létrehozott nemzetközi közjogi szervezetek és az ilyen szervezetek által létrehozott szakosított intézmények;
b)
a Vöröskereszt Nemzetközi Bizottsága;
c)
a Nemzeti Vöröskereszt és Vörös Félhold Társaságok Nemzetközi Szövetsége;
d)
a Bizottság határozatával nemzetközi szervezetnek minősített más nonprofit szervezetek.
(2) Amennyiben a Bizottság közvetett irányítás keretében hajtja végre a költségvetést nemzetközi szervezetekkel, úgy a nemzetközi szervezetekkel kötött ellenőrzési megállapodások rendelkezései alkalmazandók.
44. cikk
A közjogi szervek vagy a magánjog alá tartozó, közfeladatot ellátó szervek kijelölése
(A költségvetési rendelet 58. cikke (1) bekezdése c) pontjának v. és vi. alpontja)
(1) A közjogi szervek vagy a magánjog hatálya alá tartozó, közfeladatot ellátó szervek azon tagállam vagy ország jogának hatálya alá tartoznak, amelyben létrehozták azokat.
(2) Olyan hálózati igazgatás esetén, amely legalább egy szerv kijelölését igényli érintett tagállamonként, illetve országonként, a szervet az érintett tagállam vagy ország jelöli ki az alap-jogiaktussal összhangban.
Minden más esetben a Bizottság jelöli ki az ilyen szerveket, egyetértésben az érintett tagállamokkal, illetve országokkal.
3. FEJEZET
Pénzügyi szereplők
1. szakasz
A pénzügyi szereplők jogai és kötelezettségei
45. cikk
A pénzügyi szereplők jogai és kötelezettségei
(A költségvetési rendelet 64. cikke)
(1) Valamennyi intézmény ellátja a pénzügyi szereplőket a feladatuk végrehajtásához szükséges forrásokkal, valamint alapszabállyal, amely részletesen ismerteti feladataikat, jogaikat és kötelezettségeiket.
(2) A költségvetési rendelet 56. cikke (2) bekezdésének megfelelően megbízott vagy közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselőként eljáró uniós küldöttségvezetőkre alkalmazni kell a Bizottság által rendelkezésre bocsátott, a megbízatásukban szereplő pénzügyi igazgatási feladatok végrehajtásáról szóló chartát.
2. szakasz
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő
46. cikk
Segítségnyújtás a megbízott vagy közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselők számára
(A költségvetési rendelet 65. cikke)
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőt feladatai elvégzésében az engedélyezésre jogosult tisztviselő felelősségi körébe tartozó, a költségvetés végrehajtásához, valamint a pénzügyi és igazgatási információk elkészítéséhez szükséges műveletek elvégzésével megbízott személyzet is segítheti. Az összeférhetetlenség kialakulásának megelőzésére, a megbízott vagy közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselőt segítő személyzet a költségvetési rendelet 57. cikkében említett kötelezettségek hatálya alá tartozik.
A költségvetési rendelet 56. cikke (2) bekezdése második albekezdésének megfelelően közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselőként eljáró uniós küldöttségvezetőket feladataik ellátása során a Bizottság személyzete segítheti.
47. cikk
A felhatalmazást szabályozó belső rendelkezések
(A költségvetési rendelet 65. cikke)
A költségvetési rendelettel és e rendelettel összhangban valamennyi intézmény belső szabályaiban megállapítja az előirányzatok kezelésére vonatkozó azon intézkedéseket, amelyeket a költségvetés vonatkozó szakaszának megfelelő végrehajtásához szükségesnek tart.
A költségvetési rendelet 56. cikke (2) bekezdése második albekezdésének megfelelően közvetve megbízott engedélyező tisztviselőként eljáró uniós küldöttségvezetőkre alkalmazni kell a Bizottság a megbízatásukban szereplő pénzügyi igazgatási feladatok végrehajtására vonatkozó belső szabályait.
48. cikk
A bizonylatok megőrzése az engedélyezésre jogosult tisztviselő által
(A költségvetési rendelet 66. cikkének (2) bekezdése)
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő papíralapú vagy elektronikus rendszereket hoz létre a költségvetés végrehajtására vonatkozó, illetve azt követően keletkező, valamint a költségvetés végrehajtásával kapcsolatos intézkedések ellenőrzésére alkalmas eredeti bizonylatok nyilvántartására. A rendszerek a következőkről rendelkeznek:
a)
az ilyen bizonylatok számozása;
b)
az ilyen bizonylatok keltezése;
c)
az ilyen bizonylatok pontos helyének nyilvántartása; e nyilvántartás számítógépes is lehet;
d)
az ilyen bizonylatok legalább öt évig való megőrzése azon időponttól számítva, amikor az Európai Parlament mentesítést ad azon költségvetési évre, amelyre az egyes bizonylatok vonatkoznak;
e)
az intézmény javára megkövetelt előfinanszírozási garanciákkal kapcsolatos bizonylatok megőrzése és az e garanciák megfelelő nyomon követésére szolgáló ütemterv kidolgozása.
A véglegesen még le nem zárt műveletekre vonatkozó bizonylatokat az első bekezdés d) pontjában előírtnál hosszabb ideig, a műveletek lezárását követő év végéig kell megőrizni.
A kapcsolódó bizonylatokban foglalt személyes adatokat lehetőség szerint törölni kell, amennyiben ezek az adatok a költségvetés végrehajtására vonatkozó felelősség alóli mentesítéshez, az ellenőrzéshez vagy a könyvvizsgálathoz nem szükségesek. A forgalmi adatok megőrzésére a 45/2001/EK rendelet 37. cikke (2) bekezdésének rendelkezéseit kell alkalmazni.
49. cikk
Előzetes és utólagos kontrollok
(A költségvetési rendelet 66. cikkének (5) és (6) bekezdése)
(1) Egy művelet kezdeményezésének fogalma minden olyan műveletet magában foglal, amelyet rendes körülmények között a 46. cikkben említett személyzet végez, és amely annak előkészítésére szolgál, hogy az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő elfogadja a költségvetést végrehajtó intézkedéseket.
(2) Egy művelet előzetes vizsgálatának fogalma minden olyan előzetes ellenőrzést magában foglal, amelyet az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő foganatosít az operatív és pénzügyi szempontok ellenőrzésére.
(3) Az előzetes kontrollok során meg kell vizsgálni a kért bizonylatok közötti megfelelést és minden egyéb rendelkezésre álló információt.
Az előzetes kontrollok gyakoriságának és intenzitásának fokát az illetékes ellenőrzésre jogosult tisztviselő határozza meg a kockázattal és költséghatékonysággal kapcsolatos megfontolások figyelembevételével. Kétség esetén a megfelelő kifizetés érvényesítéséért felelős engedélyezésre jogosult tisztviselő kiegészítő információkat kér, vagy helyszíni ellenőrzést végez annak érdekében, hogy az előzetes kontroll részeként ésszerű bizonyosságot szerezzen.
Az előzetes kontroll célja különösen a következők megállapítása:
a)
a kiadások és a bevételek szabályszerűsége és a hatályos rendelkezéseknek, különösen a költségvetés és az egyéb vonatkozó szabályok, valamint a Szerződések vagy rendeletek végrehajtása során elfogadott jogi aktusok rendelkezéseinek és adott esetben a szerződéses feltételeknek való megfelelősége;
b)
a költségvetési rendelet első része II. címének 7. fejezetében említett hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének alkalmazása.
A kontrollok céljából a fizetésekkel, nyugdíjakkal és a kiküldetési és egészségügyi költségtérítésekkel kapcsolatos rendszeres kiadások egymáshoz hasonló külön műveleteinek sorozatát az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő egyetlen műveletnek tekintheti.
(4) Az utólagos kontroll elvégezhető dokumentumalapú ellenőrzéssel vagy megfelelő esetben helyszíni ellenőrzéssel.
Az utólagos kontroll során ellenőrizni kell, hogy a költségvetésből finanszírozott műveleteket megfelelően hajtották-e végre és különösen azt, hogy teljesültek-e a (3) bekezdésben említett feltételek.
Az utólagos kontroll eredményét a megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő a potenciálisan rendszerszintű problémák azonosítása céljából legalább évente áttekinti. A megbízott ellenőrzésre jogosult tisztviselő intézkedéseket hoz e problémák megoldására.
A költségvetési rendelet 66. cikkének (6) bekezdésében említett kockázatelemzést az ellenőrzések és más releváns információk fényében felül kell vizsgálni.
Többéves programok esetében a megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő többéves kontrollstratégiát készít, amelyben meghatározza az időszak alatt elvégzendő ellenőrzések jellegét és mértékét, valamint azt, hogyan kell az eredményeket az éves megbízhatósági folyamat érdekében évente mérni.
50. cikk
Szakmai szabályzat
(A költségvetési rendelet 66. cikkének (7) bekezdése és 73. cikkének (5) bekezdése)
(1) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által a pénzügyi műveletek ellenőrzésére kijelölt személyzet kiválasztására tudásuk, ismereteik, valamint oklevelekkel, illetve megfelelő szakmai tapasztalattal bizonyított képesítésük alapján vagy megfelelő képzési programot követően kerül sor.
(2) Valamennyi intézmény összeállítja szakmai szabályzatát, amely a belső kontrollal kapcsolatos ügyekben meghatározza a következőket:
a)
az (1) bekezdésben említett személyzettől elvárt technikai és pénzügyi alkalmassági szint;
b)
e személyzet folyamatos képzésben való részvételi kötelezettsége;
c)
e személyzet megbízatása, szerepe és feladatai;
d)
magatartási szabályok, különös tekintettel azon etikai és feddhetetlenségi normákra, amelyeket e személyzetnek be kell tartania, valamint az általuk élvezett jogok.
(3) A költségvetési rendelet 56. cikke (2) bekezdése második albekezdésének megfelelően közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselőként eljáró uniós küldöttségvezetőkre a megbízatásukban szereplő pénzügyi igazgatási feladatok végrehajtása tekintetében alkalmazni kell a Bizottság által készített, e cikk (2) bekezdésében említett szakmai szabályzatot.
(4) Valamennyi intézmény olyan struktúrákat rendszeresít, amelyek lehetővé teszik az ellenőrzési normákra vonatkozó megfelelő információk, valamint az e célból rendelkezésre álló módszerek és technikák eljuttatását az engedélyezésre jogosult szervezeti egységekhez, továbbá azok rendszeres frissítését.
51. cikk
A megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő intézkedési mulasztása
(A költségvetési rendelet 66. cikkének (8) bekezdése)
A megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő intézkedési mulasztása a költségvetési rendelet 66. cikkének (8) bekezdése szerint azt jelenti, hogy az adott ügy körülményei alapján elvárható, ésszerű időn, de legkésőbb egy hónapon belül elmulasztja válaszadási kötelezettségét.
52. cikk
Pénzügyi és igazgatási információk átadása a számvitelért felelős tisztviselőnek
(A költségvetési rendelet 66. cikke)
A megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő átadja a számvitelért felelős tisztviselőnek, az utóbbi által elfogadott szabályokkal összhangban, a számvitelért felelős tisztviselő feladatainak elvégzéséhez szükséges pénzügyi és igazgatási információkat.
Annak érdekében, hogy az Unió elszámolásai tükrözhessék az uniós források felhasználását, az engedélyezésre jogosult tisztviselő rendszeresen, de legalább a számlazárás céljából tájékoztatja a számvitelért felelős tisztviselőt a vagyonkezelői számlák releváns pénzügyi adatairól.
53. cikk
A tárgyalásos eljárásokról szóló jelentés
(A költségvetési rendelet 66. cikke)
A megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő minden pénzügyi évre vonatkozóan nyilvántartást vezet az e rendelet 134. cikke (1) bekezdésének a)-g) pontjában, 135. cikke (1) bekezdésének a)-d) pontjában, valamint 266., 268. és 270. cikkében említett tárgyalásos eljárások alapján kötött szerződésekről. Amennyiben a tárgyalásos eljárások aránya a megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő által odaítélt szerződések számához képest számottevően meghaladja az előző évekét, vagy ha az arány kifejezetten magasabb, mint az intézmény esetében nyilvántartott átlag, úgy az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő jelentést nyújt be az intézménynek, amelyben meghatározza azon intézkedéseket, amelyeket e trend megfordítása érdekében hozott. Valamennyi intézmény jelentést nyújt be a tárgyalásos eljárásokról az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak. A Bizottság esetében e jelentést a költségvetési rendelet 66. cikkének (9) bekezdésében említett éves tevékenységi jelentés összefoglalójához kell csatolni.
3. szakasz
A számvitelért felelős tisztviselő
54. cikk
A számvitelért felelős tisztviselő kinevezése
(A költségvetési rendelet 68. cikke)
(1) Minden intézmény kinevez egy számvitelért felelős tisztviselőt az Európai Unió tisztviselőinek személyzeti szabályzata hatálya alá tartozó tisztviselők közül.
Az intézmény a számvitelért felelős tisztviselőt oklevéllel, illetve annak megfelelő szakmai tapasztalattal bizonyított alkalmassága alapján választja ki.
(2) Két vagy több intézmény vagy szerv ugyanazt a számvitelért felelős tisztviselőt is kinevezheti.
Ebben az esetben megteszik a szükséges lépéseket az esetleges összeférhetetlenség elkerülésére.
55. cikk
A számvitelért felelős tisztviselő megbízatásának megszűnése
(A költségvetési rendelet 68. cikke)
(1) A számvitelért felelős tisztviselő megbízatásának megszűnése esetén haladéktalanul próbamérleg készül.
(2) A próbamérleget és az azt kísérő átvételi jelentést megbízatása lejártakor a számvitelért felelős tisztviselő, vagy ha ez nem lehetséges, szervezeti egységének egyik tisztviselője juttatja el az új, számvitelért felelős tisztviselőnek.
Az új, számvitelért felelős tisztviselő legkésőbb az átadástól számított egy hónapon belül köteles aláírásával elfogadni a próbamérleget, vagy közölheti fenntartásait.
Az átvételi jelentés tartalmazza a próbamérleg eredményét és az esetleges fenntartásokat.
(3) A költségvetési rendelet 208. cikkében említett valamennyi intézmény vagy szerv két héten belül tájékoztatja az Európai Parlamentet, a Tanácsot és a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjét számvitelért felelős tisztviselőjének kinevezéséről, illetve számvitelért felelős tisztviselője megbízatásának megszűnéséről.
56. cikk
A számviteli és nyilvántartási rendszerek jóváhagyása
(A költségvetési rendelet 68. cikke)
Annak érdekében, hogy a számvitelért felelős tisztviselő ellenőrizhesse a jóváhagyási kritériumok betartását, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a pénzügyi igazgatási rendszerek, leltárrendszerek vagy eszközök és követelések értékelésére szolgáló rendszerek bármely fejlesztéséről vagy jelentős módosulásáról értesíti a számvitelért felelős tisztviselőt, amennyiben e rendszerek adatokat szolgáltatnak az intézmény elszámolásáról, vagy az említett elszámolások adatainak megalapozására szolgálnak.
A számvitelért felelős tisztviselő bármikor újra megvizsgálhat egy már jóváhagyott pénzügyi igazgatási rendszert. Amennyiben a számvitelért felelős tisztviselő nem hagyta jóvá az engedélyezésre jogosult tisztviselő által létrehozott - esetleg korábban már jóváhagyott - pénzügyi igazgatási rendszert, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő cselekvési tervet készít a jóváhagyás megtagadásának okát jelentő hiányosságok kellő időben történő kiküszöbölésére.
A számvitelért felelős tisztviselőnek továbbított információk hiánytalanságáért az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő felel.
57. cikk
A pénzállomány kezelése
(A költségvetési rendelet 68. cikke)
(1) A számvitelért felelős tisztviselő biztosítja, hogy megfelelő mennyiségű pénzeszköz álljon intézménye rendelkezésére a költségvetés végrehajtásából származó készpénzigény fedezésére.
(2) Az (1) bekezdés alkalmazásában a számvitelért felelős tisztviselő készpénz-gazdálkodási rendszereket hoz létre, amelyek lehetővé teszik számára pénzforgalmi előrejelzések készítését.
(3) Az 1150/2000/EK, Euratom rendelettel összhangban rendelkezésre álló pénzeszközöket a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője osztja fel.
58. cikk
A bankszámlák kezelése
(A költségvetési rendelet 68. cikke)
(1) A pénzállomány kezelésével kapcsolatos igények kielégítésére a számvitelért felelős tisztviselő számlákat nyithat, illetve nyittathat az intézmény nevében pénzügyi intézményeknél vagy nemzeti központi bankoknál. Kellően indokolt esetben a számvitelért felelős tisztviselő eurótól eltérő valutában is nyithat számlát.
(2) Az (1) bekezdésben említett számlák lezárásáért vagy lezáratásáért a számvitelért felelős tisztviselő felel.
(3) A számvitelért felelős tisztviselő a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás, a hatékonyság és a versenyeztetés elvével összhangban megállapítja az (1) bekezdésben említett, pénzügyi intézményeknél vezetett számlák vezetésének feltételeit.
(4) A számvitelért felelős tisztviselő legalább ötévenként megismétli a versenyeztetést azon pénzügyi intézmények között, amelyeknél számlák nyithatók az (1) bekezdésnek megfelelően.
Amennyiben a helyi banki feltételek megengedik, az Unión kívüli pénzügyi intézményeknél nyitott, előlegekkel kapcsolatos számlákat rendszeres időközönként versenyfelmérésnek kell alávetni. Ilyen vizsgálatot legalább ötévenként kell végezni az előlegszámla-tulajdonos kezdeményezésére, aki ezt követően indoklással alátámasztott javaslatot nyújt be a számvitelért felelős tisztviselőnek valamely bank legfeljebb öt évre szóló kiválasztására.
(5) A számvitelért felelős tisztviselő biztosítja, hogy az (1) bekezdés szerint a pénzügyi intézményeknél nyitott számlák szigorúan megfeleljenek a számlavezetési feltételeknek.
Az Unión kívüli pénzügyi intézményeknél nyitott, előlegekkel kapcsolatos számlák esetében ennek biztosítása az előlegszámla-tulajdonos feladata, figyelembe véve annak az országnak az alkalmazandó jogszabályait is, amelyben az említett előlegszámla-tulajdonos megbízatását ellátja.
(6) A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője tájékoztatja a többi intézmény és a költségvetési rendelet 208. cikkében említett szervek számvitelért felelős tisztviselőjét a pénzügyi intézményeknél nyitott számlák számlavezetési feltételeiről. A többi intézmény és a költségvetési rendelet 208. cikkében említett szervek számvitelért felelős tisztviselői a fenti feltételekkel összehangolják az általuk nyitott számlák számlavezetési feltételeit.
59. cikk
Aláírási jog
(A költségvetési rendelet 68. cikke)
A számlák nyitását, vezetését és felhasználását szabályozó feltételek a belső ellenőrzés követelményeitől függően rendelkeznek arról, hogy a csekkeket, bankátutalási megbízásokat vagy egyéb banki műveleteket a személyzet egy vagy több, kellően felhatalmazott tagja írja alá. Az utasításokat a személyzet legalább két kellően felhatalmazott tagjának vagy a számvitelért felelős tisztviselőnek kell személyesen aláírnia.
Az első albekezdés alkalmazásában minden intézmény számvitelért felelős tisztviselője bejelenti személyzete felhatalmazott tagjainak nevét és aláírásmintáját valamennyi olyan pénzügyi intézménynek, amelynél az érintett intézmény számlát nyitott.
60. cikk
A számlaegyenlegek kezelése
(A költségvetési rendelet 68. cikke)
(1) A számvitelért felelős tisztviselő biztosítja, hogy az 58. cikkben előírt bankszámlaegyenleg ne térjen el jelentősen az 57. cikk (2) bekezdésében említett pénzforgalmi előrejelzéstől és különösen, hogy:
a)
az ilyen számlák egyike se mutasson passzívumot;
b)
az eurótól eltérő valutában vezetett számlák egyenlegét rendszeres időközönként átváltsák euróra.
(2) A számvitelért felelős tisztviselő nem tarthat egyenleget olyan külföldi valutában vezetett számlákon, amelyek jelentős veszteséget okozhatnak az intézménynek az árfolyam-ingadozások következtében.
61. cikk
Átutalások és átváltási műveletek
(A költségvetési rendelet 68. cikke)
A 69. cikk sérelme nélkül a számvitelért felelős tisztviselő átutalásokat hajt végre az általa az intézmény nevében a pénzügyi intézményeknél nyitott bankszámlák között, és valutaátváltási műveleteket végez.
62. cikk
Fizetési módok
(A költségvetési rendelet 68. cikke)
A kifizetés történhet bankátutalással, csekkel vagy az előlegszámláról betéti kártyával a 67. cikk (4) bekezdésével összhangban.
63. cikk
Jogi személyekre vonatkozó szabályok
(A költségvetési rendelet 68. cikke)
(1) A számvitelért felelős tisztviselő csak akkor végezheti a kifizetéseket bankátutalással, ha a kedvezményezett bankszámlaadatait és a személyazonosságát alátámasztó információkat vagy ezek módosításait az intézmény előzetesen bevitte egy közös adatállományba.
A kedvezményezett személyazonossági és bankszámlaadatainak adatállományba történő ilyen bevitele, illetve az adatok módosítása megfelelő bizonylaton alapul, amelynek formáját a számvitelért felelős tisztviselő határozza meg.
(2) A bankátutalással végzett kifizetések tekintetében az engedélyezésre jogosult tisztviselő csak akkor vállalhat kötelezettséget harmadik személy felé saját intézménye nevében, ha a harmadik személy benyújtotta azon okmányokat, amelyek az adatállományban történő rögzítéshez szükségesek.
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő ellenőrzi, hogy a kedvezményezett által közölt személyazonossági és bankszámlaadatok érvényesek maradnak a kedvezményezettel kötött finanszírozási megállapodás, szerződés vagy támogatási megállapodás időtartama alatt.
Az előcsatlakozási támogatással kapcsolatban egyedi kötelezettségvállalások köthetők az Európai Unióhoz csatlakozni kívánó országok hatóságaival anélkül, hogy azok adatait előzetesen felvennék a harmadik személyek adatai közé. Ilyen esetben az engedélyezésre jogosult tisztviselő minden tőle telhetőt megtesz annak biztosítására, hogy az adatok bevitele a lehető leggyorsabban megtörténjék. A megállapodások rendelkeznek arról, hogy az első kifizetés teljesítésének feltételeként közölni kell a Bizottsággal a kedvezményezett bankszámlaadatait.
64. cikk
A bizonylatok megőrzése a számvitelért felelős tisztviselő által
(A költségvetési rendelet 68. cikke)
Az elszámolási rendszerrel összefüggő és a költségvetési rendelet 141. cikke szerinti elszámolások elkészítésére vonatkozó bizonylatokat legalább öt évig meg kell őrizni azon időponttól számítva, amikor az Európai Parlament mentesítést ad azon költségvetési évre vonatkozóan, amelyre az egyes bizonylatok vonatkoznak.
A véglegesen le nem zárt műveletekre vonatkozó bizonylatokat azonban hosszabb ideig, a műveletek lezárását követő év végéig kell megőrizni. A forgalmi adatok megőrzésére a 45/2001/EK rendelet 37. cikke (2) bekezdésének rendelkezéseit kell alkalmazni.
Minden intézmény maga dönt arról, hogy melyik szervezeti egysége őrizze a bizonylatokat.
65. cikk
A számlakezelésre felhatalmazott személyek
(A költségvetési rendelet 69. cikke)
Minden intézmény megállapítja azon feltételeket, amelyek szerint az általa kijelölt és a 72. cikkben említett helyi szerveknél számlakezelésre felhatalmazott személyzet jogosult a helyi pénzügyi intézményekkel közölni a nevét és aláírásmintáját.
4. szakasz
Az előlegszámla-kezelő
66. cikk
Az előlegszámlák felhasználásának feltételei
(A költségvetési rendelet 70. cikke)
(1) Amennyiben a kifizetendő összeg csekély voltára tekintettel fizikailag lehetetlen vagy gazdaságtalan költségvetési eljárás keretében végrehajtani a kifizetési műveleteket, előlegszámlák nyithatók a kiadások fedezésére.
(2) Az előlegszámla-kezelő az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő utasításaiban meghatározott részletes keretszabály alapján átmenetileg érvényesítheti és kifizetheti a kiadásokat. Ezek az utasítások közelebbről meghatározzák azokat a szabályokat és feltételeket, amelyek alapján az ideiglenes jóváhagyást és kifizetést végre kell hajtani, és adott esetben a 97. cikk (1) bekezdésének e) pontja értelmében a jogi kötelezettségvállalások aláírásának feltételeit.
(3) Az előlegszámlák létrehozásáról és az előlegszámla-kezelő kinevezéséről az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kellően megalapozott javaslatát követően a számvitelért felelős tisztviselő dönt. A döntés meghatározza az előlegszámla-kezelő, illetve az engedélyezésre jogosult tisztviselő megfelelő felelősségi körét és kötelezettségeit.
Az előlegszámlák működési feltételeinek módosításáról az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kellően megalapozott javaslatát követően szintén a számvitelért felelős tisztviselő dönt.
(4) Az uniós küldöttségeknél a kiadások teljes nyomonkövethetőségét biztosító előlegszámlákat kell létrehozni a Bizottságra és az Európai Külügyi Szolgálatra (a továbbiakban: EKSZ) vonatkozó költségvetési szakaszokból teljesített kiadások kifizetése céljából.
67. cikk
Az előlegszámlák létrehozását és az előlegszámlákról történő kifizetéseket szabályozó feltételek
(A költségvetési rendelet 70. cikke)
(1) Az előlegszámlák létrehozására és az előlegszámla-kezelő kinevezésére, illetőleg az előlegszámlák használatával kapcsolatos szabályok módosítására vonatkozó döntés meghatározza különösen a következőket:
a)
az induláskor előlegként nyújtható legnagyobb összeget, és az előleg célját;
b)
hogy szükséges-e bankszámlát vagy postai elszámolási számlát nyitni az intézmény nevében;
c)
valamennyi olyan kiadási tétel jellegét és maximális összegét, amelyet az előlegszámla-kezelő harmadik személy részére kifizethet, illetve harmadik személytől beszedhet;
d)
a bizonylatok kiállításának gyakoriságát és rendjét, valamint az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek elszámolás céljából történő átadásukra vonatkozó rendelkezéseket;
e)
az előlegszámla újrafeltöltésének szükségessége esetén követendő eljárást;
f)
hogy a költségelőlegből fedezett ügyleteket az engedélyezésre jogosult tisztviselő legkésőbb a következő hónap végéig elszámolja úgy, hogy az elszámolási egyenleg és a banki egyenleg egyeztethető legyen;
g)
a számvitelért felelős tisztviselő által az előlegszámla-kezelőnek adott felhatalmazás érvényességi idejét;
h)
a kinevezett előlegszámla-kezelő személyét.
(2) Az előlegszámlák létrehozásáról szóló javaslatokban az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő biztosítja, hogy:
a)
elsőbbséget kapjon az olyan költségvetési eljárások alkalmazása, ahol hozzáférés biztosítható a központi számítógépes számviteli rendszerhez;
b)
az előlegszámlákat csak indokolt esetben alkalmazzák.
A kifizetési műveletek költségvetési eljárás keretében történő végrehajtásának fizikai lehetetlensége vagy gazdaságtalansága esetén az előlegszámla-kezelő által kifizethető maximális összeg nem haladhatja meg a 60 000 EUR-t kiadási tételenként.
(3) Az előlegszámla-kezelő az alábbiak alapján és a következő határok között jogosult harmadik személy részére kifizetést végezni:
a)
az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által aláírt előzetes költségvetési és jogi kötelezettségvállalások;
b)
az előlegszámla pozitív maradványegyenlege készpénzben vagy bankszámlán.
(4) Kifizetés az előlegszámlákról történhet banki átutalással - beleértve a költségvetési rendelet 89. cikkében említett közvetlen követeléselszámolási rendszert - csekkel, vagy egyéb fizetési módon, köztük betéti kártyával, a számvitelért felelős tisztviselő utasításaival összhangban.
(5) A kifizetések teljesítését az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által hivatalosan aláírt, végső jóváhagyásnak és/vagy kifizetési utalványnak kell követnie.
68. cikk
Az előlegszámla-kezelő kiválasztása
(A költségvetési rendelet 70. cikke)
Az előlegszámla-kezelőket a tisztviselők vagy, amennyiben szükséges és kellően indokolt, a személyzet egyéb tagjai közül kell kiválasztani. Az előlegszámla-kezelő tudása, ismeretei és oklevéllel vagy megfelelő szakmai tapasztalattal bizonyított képesítése alapján, vagy megfelelő képzési program elvégzését követően kerül kiválasztásra.
69. cikk
Az előlegszámlák feltöltése
(A költségvetési rendelet 70. cikke)
(1) A számvitelért felelős tisztviselő végrehajtja az előlegszámlák feltöltését célzó kifizetéseket, és ellátja az előlegszámlák pénzügyi felügyeletét a bankszámlák megnyitása, az aláírásra történő felhatalmazás, valamint a helyszíni és a központi számviteli ellenőrzés tekintetében. Az előlegszámlákat a számvitelért felelős tisztviselő tölti fel. Az előlegeket az e célra nyitott bankszámlára kell befizetni.
Az előlegszámlák közvetlen módon, a következőkből származó, egyéb helyi bevételekből is feltölthetők:
a)
felszerelési tárgyak értékesítése;
b)
kiadványok;
c)
egyéb visszafizetések;
d)
kamatok.
Az előleg elszámolására a kiadások vagy az egyéb, illetve a címzett bevételek vonatkozásában a 67. cikkben említett előlegszámlát létrehozó döntéssel és a költségvetési rendelet rendelkezéseivel összhangban kerül sor. A kérdéses összegeket az engedélyezésre jogosult tisztviselő az érintett előlegszámlák későbbi újrafeltöltésekor vonja le.
(2) Az átváltási veszteség elkerülésére az előlegszámla-kezelő átutalásokat végezhet olyan bankszámlák között, amelyek ugyanazon előlegre vonatkoznak.
70. cikk
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő és a számvitelért felelős tisztviselő által végzett ellenőrzés
(A költségvetési rendelet 70. cikke)
(1) Az előlegszámla-kezelő a számvitelért felelős tisztviselő által megadott szabályokkal és utasításokkal összhangban nyilvántartja a készpénzben vagy bankszámlán rendelkezésére álló pénzeszközöket, valamint a kifizetett és a beszedett összegeket. Az ilyen számlák kimutatásainak mindenkor hozzáférhetőnek kell lenniük az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő számára, és az előlegszámla-kezelő legalább havonta jegyzéket készít az ügyletekről, amelyet a következő hónapban a megfelelő bizonylatokkal együtt elküld az előlegekkel kapcsolatos műveletek rendezéséért felelős engedélyezésre jogosult tisztviselőnek.
(2) A számvitelért felelős tisztviselő, illetve szervezeti egysége vagy az engedélyezésre jogosult szervezeti egység személyzetének kifejezetten e célra felhatalmazott tagja elvégzi azon - általános szabályként a helyszínen, előzetes figyelmeztetés nélkül végrehajtandó - ellenőrzéseket, amelyek célja az előlegszámla-kezelő számára elkülönített pénzeszközök meglétének és a könyvelés szabályszerűségének vizsgálata, valamint annak megállapítása, hogy az előlegekkel kapcsolatos műveletek az előírt határidőn belül zajlottak-e le. A számvitelért felelős tisztviselő közli az ilyen ellenőrzések megállapításait az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselővel.
71. cikk
Közbeszerzési eljárás
(A költségvetési rendelet 70. cikke)
A 137. cikk (3) bekezdésében megállapított határokon belül az előlegszámlákról teljesített kifizetések jelenthetik egyszerűen a költségek számla ellenében, ajánlat előzetes elfogadása nélkül történő kifizetését is.
72. cikk
Előlegszámlák létrehozása
(A költségvetési rendelet 70. cikke)
Meghatározott típusú kiadások kifizetésére a költségvetési rendelet 70. cikkével összhangban egy vagy több előlegszámla létesíthető az Unión kívül valamennyi helyi szervnél. Ilyen helyi szervnek minősül például az Unió harmadik országbeli küldöttsége, irodája vagy kirendeltsége.
Az előlegszámlák létrehozásáról szóló döntés a költségvetési rendelet 70. cikkével összhangban és az egyes helyi szervek egyedi igényei alapján meghatározza a számla használatára vonatkozó szabályokat.
73. cikk
Előlegszámla-kezelők és az Unió küldöttségeinél vezetett számlák kezelésére felhatalmazott személyek
(A költségvetési rendelet 70. cikke)
Rendkívüli körülmények között és a működés folytonosságának biztosítása érdekében az Unió küldöttségeinél dolgozó EKSZ-előlegszámla-kezelő feladatait a Bizottság személyzetének tagja is elláthatja. Ugyanezen feltételek mellett az EKSZ személyzetének tagja is kijelölhető bizottsági előlegszámla-kezelőnek az Unió küldöttségeinél.
Az Unió küldöttségeinél az első albekezdésben meghatározott szabályok és feltételek a számvitelért felelős tisztviselő által banki műveletek elvégzésére felhatalmazott személy kinevezésére is vonatkoznak.
4. FEJEZET
A pénzügyi szereplők felelőssége
1. szakasz
Általános szabályok
74. cikk
A csalási ügyekben illetékes szervek
(A költségvetési rendelet 66. cikkének (8) bekezdése és 72. cikkének (2) bekezdése)
A költségvetési rendelet 66. cikkének (8) bekezdésében és 72. cikkének (2) bekezdésében említett hatóságok és szervek a személyzeti szabályzat, valamint az uniós intézmények csalás, korrupció és az Unió érdekeit sértő, egyéb jogellenes tevékenységek megelőzésével kapcsolatos belső vizsgálatok feltételeit érintő határozatai által kijelölt szerveket jelentenek.
2. szakasz
A megbízott vagy közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselőre alkalmazandó szabályok
75. cikk
Pénzügyi szabálytalanságok
(A költségvetési rendelet 66. cikkének (7) bekezdése és 73. cikkének (6) bekezdése)
Az OLAF hatáskörének sérelme nélkül a 29. cikkben említett, pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testület (a továbbiakban: a testület) illetékes a költségvetési rendelet valamely rendelkezésének vagy valamely pénzügyi igazgatással kapcsolatos rendelkezésnek a megszegése, valamint a személyzet egy tagjának tevékenységéből vagy mulasztásából adódó műveletek ellenőrzése tekintetében.
76. cikk
A pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló testület
(A költségvetési rendelet 66. cikkének (7) bekezdése és 73. cikkének (6) bekezdése)
(1) Az ezen rendelet 75. cikkében említett pénzügyi szabálytalanságok eseteit a kinevezésre jogosult hatóság a költségvetési rendelet 73. cikke (6) bekezdésének második albekezdése szerinti véleményezés céljából a testület elé terjeszti.
Amennyiben a költségvetési rendelet 56. cikkének (2) bekezdése szerint a közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatkörét az Unió küldöttségvezetői töltik be, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az ezen rendelet 75. cikkében említett pénzügyi szabálytalanságok eseteit véleményezés céljából közvetlenül a testület elé terjesztheti.
A megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő a testület elé utalhatja az ügyet, ha úgy véli, hogy pénzügyi szabálytalanság történt. A testület véleményében értékeli, hogy felmerültek-e a 75. cikk szerinti szabálytalanságok, ha igen, mennyire súlyosak, és milyen következményekkel járhatnak. Amennyiben a testület elemzése szerint az eset az OLAF hatáskörébe tartozik, úgy haladéktalanul visszaküldi az aktát a kinevezésre jogosult hatóságnak, és azonnal értesíti az OLAF-ot.
Amennyiben az ügyet a költségvetési rendelet 66. cikkének (8) bekezdésével összhangban közvetlenül a személyzet egyik tagja terjeszti a testület elé, úgy a testület továbbítja az aktát a kinevezésre jogosult hatóságnak, és erről értesíti a személyzet érintett tagját. A kinevezésre jogosult hatóság felkérheti a testületet az eset véleményezésére.
(2) Az intézmény - vagy közösen létrehozott testület esetében a részt vevő intézmények - belső struktúrájuktól függően maguk határozzák meg a testület működésére vonatkozó rendelkezéseket, valamint a testület összetételét, amelybe be kell vonni egy megfelelő képesítéssel és tapasztalattal rendelkező külső résztvevőt is.
77. cikk
Az utasítások megerősítése
(A költségvetési rendelet 73. cikkének (3) bekezdése)
(1) A megbízott vagy közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő, aki olyan kötelező utasítást kap, amelyet szabálytalannak vagy a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel ellentétesnek ítél, különösen, mivel az utasítás nem hajtható végre a számára elkülönített források felhasználásával, írásban tájékoztatja erről a megbízást vagy közvetett megbízást adó hatóságot. Amennyiben az utasítást írásban is megerősítik, és a megerősítés időben érkezik, továbbá kellően világos, azaz kifejezetten utal azon pontokra, amelyeket a megbízott vagy közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő vitat, úgy ő a továbbiakban nem tehető felelőssé. Az utasítást végre kell hajtania, kivéve, ha az egyértelműen jogsértő, vagy a vonatkozó biztonsági normákba ütközik.
(2) Az (1) bekezdés azon esetre is alkalmazandó, amikor az engedélyezésre jogosult tisztviselő kötelező utasítás végrehajtása során szerez tudomást arról, hogy az eset körülményei szabálytalan helyzetet eredményezhetnek.
A költségvetési rendelet 73. cikkének (3) bekezdésében leírt körülmények között megerősített utasításról az illetékes megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő feljegyzést készít, és megemlíti azt az éves tevékenységi jelentésben.
5. FEJEZET
Bevételi műveletek
1. szakasz
Saját források
78. cikk
A saját forrásokra vonatkozó szabályok
(A költségvetési rendelet 76. cikke)
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő ütemtervet készít, amely jelzi, hogy az Unió saját forrásainak rendszeréről szóló határozatban megállapított saját források mikor állnak a Bizottság rendelkezésére.
A saját források az első bekezdésben említett határozat szerint elfogadott szabályokkal összhangban kerülnek megállapításra és beszedésre.
2. szakasz
A követelésekre vonatkozó becslés
79. cikk
A követelésekre vonatkozó becslés
(A költségvetési rendelet 77. cikke)
(1) A követelésekre vonatkozó becslések meghatározzák a bevétel típusát és azon költségvetési tételt, amelyhez elkönyvelik, továbbá lehetőség szerint az adós adatait és a becsült összeget is.
A követelésekre vonatkozó becslések elkészítésekor az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő különösen azt ellenőrzi, hogy:
a)
a megfelelő költségvetési tételhez könyvelik-e a bevételt;
b)
a becsült összeg szabályszerű-e, és megfelel-e az alkalmazandó rendelkezéseknek, valamint a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének.
(2) A költségvetési rendelet 181. cikkének (2) bekezdésére és 183. cikkének (2) bekezdésére, valamint a jelen rendelet 7. cikkének (2) bekezdésére figyelemmel a követelésekre vonatkozó becslések elkészítése nem jelenti kötelezettségvállalási előirányzat rendelkezésre bocsátását. A költségvetési rendelet 21. cikkében említett esetekben az előirányzatok csak azt követően válnak hozzáférhetővé, hogy az Unió ténylegesen beszedte az esedékes összegeket.
3. szakasz
A követelések megállapítása
80. cikk
Eljárás
(A költségvetési rendelet 78. cikke)
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő a követelések megállapítása révén elismeri az Unió jogát az adóssal szemben, és megállapítja azon jogcímet, amely alapján az adós tartozásának kiegyenlítése követelhető.
(2) A beszedési utalványozás azon műveletet jelenti, amellyel az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő utasítja a számvitelért felelős tisztviselőt a megállapított összeg beszedésére.
(3) A terhelési értesítés tájékoztatja az adóst arról, hogy:
a)
az Unió megállapította az esedékessé váló követelést;
b)
ha a tartozást a határidő előtt megfizetik, nincs késedelmi kamat;
c)
amennyiben az adós nem tesz eleget fizetési kötelezettségének a b) pontban említett határidőre, úgy a 83. cikkben említett mértékű kamatot kell fizetnie az alkalmazandó különös rendelkezések sérelme nélkül;
d)
amennyiben az adós nem tesz eleget fizetési kötelezettségének a b) pontban említett határidőre, úgy az intézmény ellentételezés vagy az előzetesen nyújtott biztosíték érvényesítése útján végzi el a beszedést;
e)
a számvitelért felelős tisztviselő a b) pontban említett határidő előtt is - miután tájékoztatta az adóst az ellentételezés útján történő beszedés indokáról és időpontjáról - végrehajthatja a beszedést ellentételezés útján, amennyiben ez az Unió pénzügyi érdekeinek védelmében szükséges, és alapos oka van feltételezni, hogy a Bizottság számára járó összeg elveszne;
f)
amennyiben, valamennyi, ezen albekezdés a)-e) pontjában említett lépést követően, nem történt meg a teljes összeg beszedése, úgy az intézmény a költségvetési rendelet 79. cikkének (2) bekezdésével összhangban vagy jogi eljárással biztosított határozat útján hajtja végre a beszedést.
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő kinyomtatja, és elküldi az adósnak a terhelési értesítést. A számvitelért felelős tisztviselő erről a pénzügyi információs rendszeren keresztül értesítést kap.
81. cikk
A követelések megállapítása
(A költségvetési rendelet 78. cikke)
A követelések megállapításához az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő megbizonyosodik arról, hogy:
a)
a követelés biztos, azaz nem függ semmilyen feltételtől;
b)
a követelés határozott összegű, azaz pontosan meghatározott pénzösszegben kifejezett;
c)
a követelés esedékes, azaz nem érvényes rá fizetési határidő;
d)
az adós adatai helyesek;
e)
a beszedésre váró összeget a megfelelő költségvetési tételhez könyvelték;
f)
a bizonylatok szabályszerűek;
g)
a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvét betartják, különösen a 91. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett követelmények tekintetében.
82. cikk
Az esedékessé váló követelések megállapítására szolgáló bizonylatok
(A költségvetési rendelet 78. cikke)
(1) A követelés megállapítása az Unió jogosultságát bizonyító bizonylatokon alapul.
(2) A követelés megállapítása előtt az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő személyesen ellenőrzi a bizonylatokat, vagy saját hatáskörében meggyőződik arról, hogy ellenőrzésük megtörtént.
(3) A bizonylatokat az engedélyezésre jogosult tisztviselő a 48. cikknek megfelelően megőrzi.
83. cikk
Késedelmi kamat
(A költségvetési rendelet 78. cikke)
(1) Az ágazatspecifikus szabályozások alkalmazásából fakadó különös rendelkezések sérelme nélkül minden olyan követelés után, amelyet nem fizettek meg a 80. cikk (3) bekezdésének b) pontjában említett határidőig, e cikk (2) és (3) bekezdésével összhangban kamatot kell fizetni.
(2) A 80. cikk (3) bekezdésének b) pontjában említett határidőig meg nem fizetett követelés utáni kamat mértékét úgy kell megállapítani, hogy az Európai Központi Bank által az irányadó refinanszírozási műveletek esetében alkalmazott, az Európai Unió Hivatalos Lapjának C sorozatában közzétett és az esedékesség napja szerinti hónap első naptári napján érvényes kamatlábból kell kiindulni, amelyhez hozzáadandó:
a)
nyolc százalékpont, ha a kötelezettség alapja az V. címben meghatározott, árubeszerzésre és szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés;
b)
minden egyéb esetben három és fél százalékpont.
(3) A kamatot a terhelési értesítésben megadott, a 80. cikk (3) bekezdésének b) pontjában említett határidőt követő naptári naptól azon napig kell számítani, amelyen a tartozás teljes összegének megfizetésére sor kerül.
A késedelmi kamat összegének megfelelő beszedési utalvány e kamat tényleges beérkezésekor kerül kiállításra.
(4) Pénzbírságok esetében, amennyiben az adós olyan pénzügyi biztosítékot nyújt, amelyet a számvitelért felelős tisztviselő elfogad kifizetés helyett, a 80. cikk (3) bekezdésének b) pontjában említett határidőtől alkalmazandó kamatláb az e cikk (2) bekezdésében említett, a pénzbírságról szóló határozat elfogadása hónapjának első napján érvényes kamatlábnak felel meg, amelyet mindössze másfél százalékponttal kell növelni.
4. szakasz
A beszedés engedélyezése
84. cikk
A beszedési utalvány kiállítása
(A költségvetési rendelet 79. cikke)
(1) A beszedési utalvány meghatározza a következőket:
a)
a pénzügyi év, amelyre a bevételt elkönyvelik;
b)
hivatkozás azon jogi aktusra vagy kötelezettségvállalásra, amely a tartozás forrása, és feljogosít a beszedésre;
c)
a megfelelő költségvetési jogcímcsoport és az esetlegesen alkalmazandó egyéb alfejezet, beleértve, adott esetben, a megfelelő költségvetési kötelezettségvállalásokra tett utalásokat is;
d)
a beszedésre váró összeg, euróban;
e)
az adós neve és címe;
f)
a 80. cikk (3) bekezdésének b) pontjában említett határidő;
g)
a beszedés lehetséges módszere, beleértve különösen az ellentételezés vagy az előzetesen nyújtott biztosítékok érvényesítése útján történő beszedést.
(2) A beszedési utalványt az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő keltezéssel és aláírással látja el, majd megküldi a számvitelért felelős tisztviselőnek.
(3) Minden intézmény számvitelért felelős tisztviselője jegyzéket készít a behajtandó esedékes követelésekről. Az Uniót megillető összegeket a jegyzékben a beszedési utalvány kibocsátásának időpontja szerint csoportosítja. A jegyzéket eljuttatja a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének.
A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője konszolidált jegyzéket készít, amelyben az esedékes összegek intézmények és a beszedési utalvány kibocsátásának napja szerinti bontásban szerepelnek. A jegyzéket csatolják a Bizottság költségvetési és pénzgazdálkodásról szóló jelentéséhez.
(4) Az Unió pénzügyi érdekeinek megerősített védelme érdekében a Bizottság összeállítja az azon adósok nevét és tartozásuk összegét tartalmazó uniós adóslistát, amely adósokat jogerős bírósági határozat kötelez fizetésre, ám ennek ellenére e határozat kihirdetését követő egy éven belül nem vagy csak jelentéktelen mértékben teljesítették fizetési kötelezettségüket. E jegyzéket a személyes adatok a 45/2001/EK rendelet szerinti védelmének figyelembevételével közzé kell tenni.
Természetes személyek közzétett személyes adatait a követelés maradéktalan kifizetését követően késedelem nélkül el kell távolítani. Ugyanez vonatkozik olyan jogi személyek személyes adataira, amelyek hivatalos nevében természetes személy vagy személyek neve szerepel.
Az adósnak az uniós adóslistára történő felvételéről szóló döntés során érvényesülnie kell az arányosság elvének, és figyelembe kell venni különösen az összeg jelentőségét.
85. cikk
Más intézmények javára végrehajtható határozat
(A költségvetési rendelet 79. cikkének (2) bekezdése)
(1) A költségvetési rendelet 79. cikkének (2) bekezdésében említett kivételes esetek akkor állnak fenn, ha az érintett intézmény kimerítette annak lehetőségeit, hogy a követelést önkéntes fizetés vagy a költségvetési rendelet 80. cikkének (1) bekezdése szerinti ellentételezés alapján szedje be, és a követelés jelentős összeget képvisel.
(2) Az (1) bekezdésben említett esetekben az EUMSZ 299. cikkében említett intézményektől eltérő érintett intézmények végrehajtható határozat elfogadását kérhetik a Bizottságtól.
(3) A végrehajtható határozat minden esetben megállapítja, hogy a követelés tárgyát képező összegeket a költségvetésnek az érintett intézményre vonatkozó szakaszában kell elkönyvelni, mely intézmény engedélyezésre jogosult tisztviselőnek minősül. A bevételt általános bevételként kell elkönyvelni, kivéve akkor, ha a költségvetési rendelet 21. cikkének (3) bekezdésében meghatározott címzett bevételek valamely esete alá tartozik.
(4) A végrehajtható határozat elfogadását kérő intézmény tájékoztatja a Bizottságot minden olyan eseményről, amely a beszedést befolyásolhatja, és amennyiben a végrehajtható határozat ellen fellebbezést nyújtanak be, a Bizottságot támogatva lép fel.
(5) A Bizottság és az érintett intézmény megállapodik e cikk végrehajtásának gyakorlati részleteiről.
5. szakasz
Beszedés
86. cikk
A beszedés alaki követelményei
(A költségvetési rendelet 80. cikke)
(1) A követelés beszedését a számvitelért felelős tisztviselő elkönyveli az elszámolásban, és tájékoztatja arról az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőt.
(2) A számvitelért felelős tisztviselő vagy az előlegszámla-kezelő részére teljesített valamennyi készpénzfizetésről átvételi elismervényt kell adni.
(3) Több beszedési utalvány alanyát képező adós részteljesítését először a legrégebbi követeléssel kell szembeállítani, kivéve, ha az adós másképp rendelkezik.
A részleges fizetés először a kamatot fedezi.
87. cikk
Beszedés ellentételezés útján
(A költségvetési rendelet 80. cikke)
(1) Amennyiben az adós olyan, a 81. cikk a) pontjának értelmében vett biztos, határozott összegű, esedékes követeléssel rendelkezik az Unióval szemben, amely egy kifizetési utalványban megállapított összeghez kapcsolódik, a számvitelért felelős tisztviselő a 80. cikk (3) bekezdésének b) pontjában említett határidő lejártát követően ellentételezés útján szedi be a megállapított esedékessé váló követelés összegét.
Kivételes körülmények között, ha az Unió pénzügyi érdekeinek védelmében szükséges, mivel a számvitelért felelős tisztviselő alapos okkal feltételezi, hogy az Unió számára járó összeg másként elveszne, a számvitelért felelős tisztviselő a 80. cikk (3) bekezdésének b) pontjában említett határidő előtt hajtja végre a beszedést ellentételezés útján.
A számvitelért felelős tisztviselő a 80. cikk (3) bekezdésének b) pontjában említett határidő lejárta előtt szedi be a követelést az adós egyetértése esetén is.
(2) Az (1) bekezdéssel összhangban lévő bármilyen beszedés végrehajtása előtt a számvitelért felelős tisztviselő konzultál az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselővel, és tájékoztatja az érintett adósokat.
Amennyiben az adós valamely nemzeti hatóság vagy annak adminisztratív egysége, a számvitelért felelős tisztviselőnek legalább 10 munkanappal azelőtt értesíteni kell az érintett tagállamot, hogy az ellentételezés útján történő beszedés eszközével kívánna élni. A számvitelért felelős tisztviselő azonban az adott tagállammal vagy adminisztratív egységgel egyetértésben a határidő lejárta előtt is elindíthatja az ellentételezés útján történő beszedést.
(3) Az (1) bekezdésben említett ellentételezés joghatása megegyezik a fizetésével, és mentesíti az Uniót az adósság összege, illetve az esetlegesen esedékes kamatok alól.
88. cikk
Beszedési eljárás önkéntes fizetés hiányában
(A költségvetési rendelet 79. és 80. cikke)
(1) Amennyiben a terhelési értesítésben szereplő és a 80. cikk (3) bekezdésének b) pontjában említett határidőig nem történik meg a teljes összeg beszedése, úgy a számvitelért felelős tisztviselő a 87. cikk sérelme nélkül értesíti az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőt, és haladéktalanul megindítja a beszedést bármely lehetséges jogi eljárás alkalmazásával, megfelelő esetben az előzetesen nyújtott biztosítékok érvényesítését is beleértve.
(2) Amennyiben az e cikk (1) bekezdésében említett beszedési módszer nem alkalmazható, és az adós a számvitelért felelős tisztviselő hivatalos felszólítására sem fizette meg az összeget, úgy a számvitelért felelős tisztviselő, a 87. cikk sérelme nélkül, a költségvetési rendelet 79. cikkének (2) bekezdésével összhangban biztosított vagy jogi eljárással biztosított beszedési határozat útján hajtja végre a beszedést.
89. cikk
Fizetési póthatáridő
(A költségvetési rendelet 80. cikke)
A számvitelért felelős tisztviselő az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselővel együttműködésben, az adós kellően indokolt, írásbeli kérésére meghosszabbíthatja a fizetési határidőt az alábbi két feltétel teljesülése esetén:
a)
az adós vállalja, hogy a 83. cikkben meghatározott mértékű kamatot fizet az engedélyezett fizetési haladék teljes időtartamára, amely a 80. cikk (3) bekezdésének b) pontjában említett határidőtől kezdődik;
b)
az Unió jogainak védelme érdekében az adós olyan pénzügyi biztosítékot nyújt, amely fedezi a tartozás hátralékos összegét mind a tőke, mind pedig a kamatok vonatkozásában, és amelyet az intézmény számvitelért felelős tisztviselője elfogad.
Az első bekezdés b) pontjában említett biztosíték az intézmény számvitelért felelős tisztviselője által jóváhagyott, harmadik személy által nyújtott, egyetemleges felelősségen alapuló kezességgel is helyettesíthető.
Rendkívüli körülmények esetén és az adós kérésére a számvitelért felelős tisztviselő eltekinthet az első bekezdés b) pontjában említett biztosíték megkövetelésétől, amennyiben úgy értékeli, hogy az adós hajlandó és képes teljesíteni a fizetést a póthatáridőig, ám ilyen biztosítékot nem tud nyújtani, és nehéz helyzetben van.
90. cikk
Pénzbírságok és egyéb büntetések beszedése
(A költségvetési rendelet 80. és 83. cikke)
(1) Amennyiben az Európai Unió Bíróságánál keresetet nyújtanak be egy az EUMSZ vagy az Euratom-Szerződés szerinti pénzbírságot vagy egyéb büntetést kiszabó bizottsági határozattal szemben, és amíg valamennyi jogorvoslati lehetőség ki nem merül, az adós ideiglenesen átutalja az érintett összeget a számvitelért felelős tisztviselő által megjelölt bankszámlára, vagy a számvitelért felelős tisztviselő számára elfogadható pénzügyi biztosítékot nyújt. A biztosítéknak függetlennek kell lennie a pénzbírság vagy egyéb büntetés megfizetési kötelezettségétől, és első lehívásra végrehajthatónak kell lennie. E biztosíték az alapkövetelésre és a 83. cikk (4) bekezdésében meghatározott esedékes kamatra nyújt fedezetet.
(2) Az ideiglenesen beszedett összegeket a Bizottság pénzügyi eszközökbe fekteti, garantálva ezáltal azok biztonságát és likviditását, és arra törekedve, hogy azok pozitív hozamot eredményezzenek.
(3) Miután valamennyi jogorvoslati lehetőség kimerült, és a pénzbírság vagy büntetés megerősítésre került, az alábbi intézkedések valamelyikére kerülhet sor:
a)
az ideiglenesen beszedett összegeket és ezek kamatát vagy egyéb hozamát legkésőbb a jogorvoslati lehetőségek kimerülésének évét követő pénzügyi évben a költségvetési rendelet 83. cikke szerint be kell állítani a költségvetésbe;
b)
pénzügyi biztosíték nyújtása esetén érvényesíteni kell a biztosítékot, és a megfelelő összeget be kell állítani a költségvetésbe.
Ha a Bíróság megnövelte a pénzbírság vagy büntetés összegét, a Bizottság határozatának megfelelő összegig az első albekezdés a) és b) pontja alkalmazandó, a növekmény összegét pedig a számvitelért felelős tisztviselő szedi be, és azt be kell állítani a költségvetésbe.
(4) Miután valamennyi jogorvoslati lehetőség kimerült, és a pénzbírságot vagy büntetést eltörölték vagy csökkentették, az alábbi intézkedések valamelyikére kerülhet sor:
a)
az indokolatlanul beszedett összeget és annak kamatát vissza kell fizetni az érintett harmadik fél számára; amennyiben a vonatkozó időszakban elért hozam összességében negatív, az indokolatlanul beszedett összeg névértékét kell visszafizetni;
b)
pénzügyi biztosíték nyújtása esetén fel kell szabadítani a biztosítékot.
91. cikk
Lemondás a megállapított követelések beszedéséről
(A költségvetési rendelet 80. cikke)
(1) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő csak a következő esetekben mondhat le a megállapított követelések teljes vagy részleges beszedéséről:
a)
ha a beszedés előrelátható költségei meghaladnák a beszedett összeget, és a lemondás nem árt az Unió tekintélyének;
b)
ha az összeg a követelés fennállásának időtartama, illetve az adós fizetésképtelensége következtében nem szedhető be;
c)
ha a beszedés nem egyeztethető össze az arányosság elvével.
(2) Az (1) bekezdés c) pontjában említett esetben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az intézményben létrehozott, előre meghatározott eljárásokkal összhangban, az alábbi, minden körülmények között alkalmazandó szempontok szerint jár el:
a)
a követelés megállapítására okot adó szabálytalanság súlyosságára vonatkozó tényállás jellege (csalás, ismételt jogsértés, szándék, gondosság kötelezettségének megsértése, jóhiszeműség, nyilvánvaló tévedés);
b)
azon hatás, amelyet a beszedésről való lemondás gyakorolna az Unió működésére és pénzügyi érdekeire (az érintett összeg, a precedensteremtés kockázata, a szabályok kötelező erejének aláásása).
Az eset körülményeitől függően az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az alábbi, kiegészítő szempontokat is figyelembe veheti:
a)
a beszedésről való lemondás által okozott versenytorzulás;
b)
a gazdasági és társadalmi károk, amelyeket a tartozás teljes beszedése okozna.
(3) A költségvetési rendelet 80. cikkének (2) bekezdésében említett lemondó határozatot meg kell indokolni, és utalni kell abban a beszedés biztosítása érdekében meghozott intézkedésekre, valamint azon jogi és ténybeli körülményekre, amelyeken a lemondás alapul. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a 84. cikkel összhangban mond le a beszedésről.
(4) Egy megállapított követelés beszedéséről való lemondás jogát az intézmény nem ruházhatja át az alábbi esetek egyikében sem:
a)
amennyiben a lemondás által érintett összeg legalább 1 000 000 EUR;
b)
amennyiben a lemondás által érintett összeg legalább 100 000 EUR, és ezen összeg a megállapított követelés legalább 25 %-ának felel meg.
Az első albekezdésben meghatározott küszöbértékek alatt valamennyi intézmény maga határozza meg belső szabályzatában a megállapított követelések beszedéséről való lemondás jogának átruházására vonatkozó feltételeket és eljárást.
(5) Minden intézmény évente jelentést küld az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak az (1)-(4) bekezdésben említett, legalább 100 000 EUR-nak megfelelő összegek beszedéséről való lemondásokról. A Bizottság esetében e jelentést a költségvetési rendelet 66. cikkének (9) bekezdésében említett éves tevékenységi jelentés összefoglalójához kell csatolni.
92. cikk
Megállapított követelés megszüntetése
(A költségvetési rendelet 80. cikke)
(1) Tévedés esetén az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a 82. és 84. cikkel összhangban egészében vagy részben törli a megállapított követelést, és a törlést megfelelően indokolja.
(2) Minden intézmény maga határozza meg belső szabályzatában a megállapított követelés törlési jogának átruházására vonatkozó feltételeket és eljárást.
93. cikk
Az elévülési időre vonatkozó szabályok
(A költségvetési rendelet 81. cikke)
(1) Az Unió harmadik felekkel szembeni jogosultságainak elévülési ideje az adóssal a 80. cikk (3) bekezdésének b) pontja szerinti terhelési értesítésben közölt határidő lejártát követő napon kezdődik.
A harmadik felek Unióval szembeni jogosultságainak elévülési ideje azon a napon kezdődik, amikor a megfelelő jogi kötelezettségvállalás értelmében a harmadik fél jogosultságának kifizetése esedékes.
(2) A harmadik felekkel szembeni uniós jogosultságok elévülési idejét egy intézmény, vagy az intézmény kérésére cselekvő tagállam minden olyan cselekménye megszakítja, amelyről a harmadik felet értesítik és az adósság beszedésére irányul.
A harmadik felek Unióval szembeni jogosultságainak elévülési idejét minden olyan, az adósság beszedésére irányuló cselekmény megszakítja, amelyről a hitelezők vagy azok meghatalmazottjai értesítik az Uniót.
(3) A (2) bekezdésben említett megszakítást követő napon új, ötéves elévülési időszak kezdődik.
(4) Az (1) bekezdésben említett követeléssel kapcsolatos minden jogi lépés, beleértve a magukat később nem illetékesnek nyilvánító bíróságok előtti lépéseket is, megszakítja az elévülési időt. Az új ötéves elévülési időszak addig nem kezdődik meg, amíg nincs jogerős ítélet, vagy ugyanazon felek ugyanazon esetben nem jutnak peren kívüli egyezségre.
(5) Amennyiben a számvitelért felelős tisztviselő a 89. cikkel összhangban fizetési haladékot ad az adósnak, úgy ez az elévülési idő megszakításának minősül. A meghosszabbított fizetési határidő lejártát követő napon új, ötéves elévülési időszak kezdődik.
(6) Az (1)-(5) bekezdésben megállapított elévülési idő lejárta után a jogosultságok nem szedhetők be.
6. FEJEZET
Kiadási műveletek
94. cikk
Finanszírozási döntés
(A költségvetési rendelet 84. cikke)
(1) A finanszírozási döntés meghatározza a költségvetésből fedezett kiadásokkal járó fellépés lényeges elemeit.
(2) A finanszírozási döntés meghatározza mindenekelőtt a következőket:
a)
vissza nem térítendő támogatások esetében:
i.
utalás az alap-jogiaktusra és a költségvetési tételre;
ii.
az év prioritásai, a megvalósítandó célkitűzések és a pénzügyi évre engedélyezett előirányzatokkal várhatóan elért eredmények;
iii.
a javaslatok kiválasztására használandó lényeges jogosultsági, kiválasztási és odaítélési feltételek;
iv.
a társfinanszírozás maximálisan lehetséges aránya; ha több arányt terveznek, az egyes arányok esetében követendő szempontok;
v.
a pályázati felhívások ütemterve és irányadó összege;
b)
közbeszerzések esetében:
i.
az adott évben közbeszerzésekre fenntartott globális költségvetési keret;
ii.
a tervezett szerződések irányszáma és típusa és - ha lehetséges - általános tárgya;
iii.
a közbeszerzési eljárások indításának tervezett időtartama;
c)
a költségvetési rendelet 187. cikkében említett vagyonkezelői alapok esetében:
i.
utalás az alap-jogiaktusra és a költségvetési tételre;
ii.
a vagyonkezelői alap számára fenntartott éves előirányzat az alap teljes futamidejére tervezett összegekkel együtt;
iii.
a vagyonkezelői alap célja és futamideje;
iv.
a vagyonkezelői alap irányítási szabályai;
v.
annak lehetősége, hogy költségvetés-végrehajtási feladatokat ruházzanak át a költségvetési rendelet 187. cikkének (2) bekezdésében említett szervezetekre és személyekre;
d)
pénzdíjak esetében:
i.
utalás az alap-jogiaktusra és a költségvetési tételre;
ii.
az elérendő célok és a várt eredmények;
iii.
a részvétel lényeges feltételei és az odaítélési feltételek;
iv.
a versenypályázat időtartama és a díj vagy díjak összege;
e)
a pénzügyi eszközök esetében:
i.
utalás az alap-jogiaktusra és a költségvetési tételre;
ii.
az elérendő célok és a várt eredmények;
iii.
a pénzügyi eszköz számára előirányzott összeg;
iv.
az indikatív végrehajtási ütemterv.
(3) Amennyiben a költségvetési rendelet 128. cikkében említett munkaprogram a pénzügyi évre engedélyezett előirányzatokból finanszírozott, vissza nem térítendő támogatásokra vonatkozóan tartalmazza az e cikk (2) bekezdésének a) pontjában meghatározott információkat, a munkaprogramot elfogadó határozatot e támogatások tekintetében finanszírozási döntésnek kell tekinteni.
A közbeszerzések, vagyonkezelői alapok, pénzdíjak és pénzügyi eszközök vonatkozásában, amennyiben a pénzügyi évre engedélyezett megfelelő előirányzatok végrehajtásáról az e cikk (2) bekezdésének b), c), d) és e) pontjában meghatározott információkat tartalmazó munkaprogram rendelkezik, az e munkaprogramot elfogadó határozatot az érintett közbeszerzések, vagyonkezelői alapok, pénzdíjak és pénzügyi eszközök tekintetében finanszírozási döntésnek kell tekinteni.
Amennyiben a munkaprogram egy vagy több fellépés tekintetében nem tartalmazza ezen információkat, azt megfelelően módosítani kell, vagy az érintett fellépések tekintetében egyedi finanszírozási döntést kell elfogadni.
(4) A már elfogadott finanszírozási döntés lényeges változtatásához az eredeti döntés elfogadásával azonos eljárást kell követni, az alap-jogiaktus rendelkezéseinek sérelme nélkül.
1. szakasz
Kiadásokra vállalt kötelezettség
95. cikk
Globális és ideiglenes kötelezettségvállalások
(A költségvetési rendelet 85. cikke)
(1) A globális költségvetési kötelezettségvállalás végrehajtására vagy olyan finanszírozási megállapodás útján kerül sor, amely maga rendelkezik egy vagy több, azt követő jogi kötelezettségvállalásról, vagy pedig egy vagy több jogi kötelezettségvállalás útján kerül sor.
A harmadik országoknak biztosított közvetlen pénzügyi segítségnyújtás és költségvetés-támogatás területén kötött finanszírozási megállapodások jogi kötelezettségvállalást testesítenek meg, és más jogi kötelezettségvállalás megkötése nélkül is kifizetésekhez vezethetnek.
(2) Az ideiglenes költségvetési kötelezettségvállalás végrehajtása egy vagy több, későbbi kifizetés iránti jogosultságot teremtő jogi kötelezettségvállalás útján, illetve a személyzeti kiadások vagy az intézmények uniós eseményekhez kapcsolódó kommunikációs költségei esetében közvetlen kifizetéssel történik.
96. cikk
A globális kötelezettségvállalás elfogadása
(A költségvetési rendelet 85. cikke)
(1) Globális kötelezettségvállalásra finanszírozási döntés alapján kerül sor.
A globális kötelezettségvállalást legkésőbb a végső kedvezményezettek kiválasztására vonatkozó döntés meghozatala előtt, és - amennyiben az érintett előirányzatok végrehajtása a 188. cikk szerinti munkaprogram elfogadását foglalja magában - legkorábban azt követően kell megtenni, hogy a munkaprogramot elfogadták.
(2) Az (1) bekezdés második albekezdése nem alkalmazandó olyan esetben, amikor a globális kötelezettségvállalás végrehajtására finanszírozási megállapodás útján kerül sor.
97. cikk
Az aláírás egységessége
(A költségvetési rendelet 85. cikke)
(1) Azon szabálytól, amely szerint ugyanazon személynek kell aláírnia a költségvetési kötelezettségvállalást és az annak megfelelő jogi kötelezettségvállalást, csak az alábbi esetekben lehet eltérni:
a)
amennyiben a kötelezettségvállalás ideiglenes;
b)
amennyiben a globális kötelezettségvállalás harmadik országgal kötött finanszírozási megállapodásra vonatkozik;
c)
amennyiben az intézmény döntése jogi kötelezettségvállalásnak minősül;
d)
amennyiben a globális kötelezettségvállalás végrehajtására több olyan jogi kötelezettségvállalás útján kerül sor, amelyekért különböző engedélyezésre jogosult tisztviselők felelősek;
e)
amennyiben a külső fellépések finanszírozására rendelkezésre álló előlegszámlákkal kapcsolatos jogi kötelezettségvállalásokat a 72. cikkben említett helyi szervhez tartozó személyzet tagjainak kell aláírniuk az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő utasítására, aki azonban teljes mértékben felel a mögöttes ügyletért;
f)
amennyiben az intézmény a költségvetési rendelet 199. cikkének (1) bekezdése értelmében egy intézményközi európai hivatal igazgatóját engedélyezésre jogosult tisztviselői hatáskörrel bízta meg.
(2) Amennyiben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő, aki a költségvetési kötelezettségvállalást aláírta, akadályoztatva van, és a jogi kötelezettségvállalás megkötésére nyitva álló határidővel össze nem egyeztethető ideig akadályoztatva marad, úgy a jogi kötelezettségvállalást az egyes intézmények által elfogadott helyettesítési szabályok értelmében kijelölt személy köti meg, feltéve, hogy az említett személy a költségvetési rendelet 65. cikkének (3) bekezdése értelmében engedélyezésre jogosult tisztviselői státusszal rendelkezik.
98. cikk
Ideiglenes kötelezettségvállalásokkal fedezett igazgatási kiadások
(A költségvetési rendelet 85. cikke)
A rendszeres igazgatási kiadások közé tartozó tételek, amelyek ideiglenes kötelezettségvállalásokat eredményezhetnek, a következők:
a)
személyzeti kiadások, függetlenül attól, hogy az érintett személyzet a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozik-e, egyéb emberi erőforrással és nyugdíjjal kapcsolatos kiadások, valamint a szakértők díjazásával kapcsolatos kiadások;
b)
az intézmény tagjaival kapcsolatos kiadások;
c)
képzési kiadások;
d)
versenyvizsgákkal, személyzeti felvétellel és alkalmazással kapcsolatos kiadások;
e)
szolgálati utakkal kapcsolatos kiadások;
f)
reprezentációs kiadások;
g)
tanácskozásokkal kapcsolatos kiadások;
h)
szabadfoglalkozású tolmácsok és fordítók;
i)
tisztviselőcsere;
j)
ingó és ingatlan vagyontárgyak után rendszeresen fizetendő bérleti díjak, vagy a jelen rendelet 121. cikke értelmében vett ingatlanszerződéssel vagy a költségvetési rendelet 203. cikke (8) bekezdése szerinti kölcsön részleteivel kapcsolatos rendszeres kifizetések;
k)
különböző biztosítások;
l)
takarítás, karbantartás és biztonság;
m)
szociális jóléti és egészségügyi kiadások;
n)
távközlési szolgáltatások használata;
o)
pénzügyi díjak;
p)
jogi kiadások;
q)
kártérítés, beleértve a kamatot is;
r)
munkaberendezések;
s)
víz, gáz és elektromos áram;
t)
kiadványok nyomtatott vagy elektronikus formában;
u)
az intézmények uniós eseményekhez kapcsolódó kommunikációs tevékenységei.
99. cikk
Az egyedi jogi kötelezettségvállalások nyilvántartása
(A költségvetési rendelet 86. cikke)
Amennyiben a globális költségvetési kötelezettségvállalást egy vagy több egyedi jogi kötelezettségvállalás követi, úgy az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő rögzíti a központi elszámolásban ezen következő, egyedi jogi kötelezettségvállalások összegét.
Az elszámolás során jelezni kell azon globális kötelezettségvállalás referenciaadatait, amelyekre az egyedi kötelezettségvállalásokat elkönyvelik.
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a költségvetési rendelet 86. cikke (4) bekezdésének negyedik albekezdésében említett eseteket kivéve azt megelőzően rögzíti az összegeket az elszámolásban, mielőtt aláírná a megfelelő, egyedi jogi kötelezettségvállalásokat.
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő minden esetben ellenőrzi, hogy a teljes összeg nem lépi-e túl a megfelelő globális kötelezettségvállalás összegét.
2. szakasz
A kiadások jóváhagyása
100. cikk
A kiadások jóváhagyása és „kifizethető” (bon à payer) jelzéssel való ellátása
(A költségvetési rendelet 88. cikke)
(1) A kiadások jóváhagyása a 110. cikk szerinti bizonylatokon alapul, amelyek tanúsítják a kötelezettségek jogosságát a tényleges szolgáltatásnyújtás, a tényleges árubeszerzés, illetve az építési beruházás tényleges megvalósulásának igazolása, vagy a kifizetést, például előfizetéseket vagy képzések díjainak befizetését igazoló egyéb okmányok alapján.
(2) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő személyesen ellenőrzi a bizonylatokat, vagy saját hatáskörében meggyőződik arról, hogy az ellenőrzés megtörtént, mielőtt döntést hozna a kiadás jóváhagyásáról.
(3) A jóváhagyási döntés azáltal jut kifejezésre, hogy az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő vagy a személyzet egy szakmailag illetékes és az engedélyezésre jogosult tisztviselő formális döntése által szabályszerűen, a költségvetési rendelet 65. cikke (5) bekezdésének megfelelően saját hatáskörben felhatalmazott tagja, az aláírását is tartalmazó „kifizethető” (bon à payer) jelzéssel látja el az utalványt. A felhatalmazásról szóló döntést tájékoztatásul meg kell őrizni.
101. cikk
„A tényeknek megfelelő” (conforme aux faits) jelzés az előfinanszírozási kifizetések vonatkozásában
(A költségvetési rendelet 88. cikke)
Az előfinanszírozási kifizetések esetében az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő vagy a személyzet egy szakmailag illetékes és az engedélyezésre jogosult tisztviselő által szabályszerűen felhatalmazott tagja „a tényeknek megfelelő” (conforme aux faits) jelzéssel igazolja, hogy a jogi kötelezettségvállalásban az előfinanszírozás kifizetésével kapcsolatban előírt feltételek teljesültek.
102. cikk
A közbeszerzési szerződések kifizetésének jóváhagyása az időközi és egyenlegkifizetések vonatkozásában
(A költségvetési rendelet 88. cikke)
A közbeszerzési szerződések alapján teljesített időközi és egyenlegkifizetések esetében a „kifizethető” (bon à payer) jelzés igazolja, hogy:
a)
az intézmény megkapta, és hivatalosan iktatta a szerződő fél által kiállított számlát;
b)
az engedélyezésre jogosult tisztviselő vagy a személyzet egy szakmailag illetékes és az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által szabályszerűen felhatalmazott tagja magát a számlát, vagy a beérkezett számlát kísérő belső bizonylatot „a tényeknek megfelelő” (conforme aux faits) jelzéssel látta el, és aláírta;
c)
az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő vagy az ő felelősségére eljáró személy valamennyi szempontból és különösen a kifizetendő összeg megállapítása és a kifizetés mentesítő hatásának igazolása tekintetében ellenőrizte a számlát.
Az első bekezdés b) pontjában említett „a tényeknek megfelelő” (conforme aux faits) jelzés igazolja, hogy a szerződésben előírt szolgáltatások nyújtása, illetve a szerződésben előírt áruk beszerzése, illetve a szerződésben előírt építési beruházás rendben megvalósult. Árubeszerzés vagy építési beruházás esetén a szakmailag illetékes tisztviselő vagy egyéb alkalmazott előzetes átvételi elismervényt, majd a szerződésben megállapított kezességvállalási időszak lejártát követően végleges átvételi elismervényt állít ki. Az említett két elismervény egyenértékű „a tényeknek megfelelő” (conforme aux faits) jelzéssel.
Az előfizetéseket vagy képzések díjait is magában foglaló visszatérő kifizetések vonatkozásában a „tényeknek megfelelő” (conforme aux faits) jelzés igazolja, hogy a hitelező jogosultsága megfelel a kifizetést igazoló vonatkozó bizonylatoknak.
103. cikk
A vissza nem térítendő támogatások kifizetésének jóváhagyása az időközi és egyenlegkifizetések vonatkozásában
(A költségvetési rendelet 88. cikke)
Vissza nem térítendő támogatások céljára szolgáló időközi és egyenlegkifizetések esetén a „kifizethető” (bon à payer) jelzés igazolja, hogy:
a)
az intézmény megkapta, és hivatalosan iktatta a kedvezményezett kifizetés iránti kérelmét;
b)
egy, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által szabályszerűen felhatalmazott tisztviselő vagy szakmailag illetékes egyéb alkalmazott magát a kifizetés iránti kérelmet vagy a beérkezett költségelszámolást kísérő belső bizonylatot „a tényeknek megfelelő” (conforme aux faits) jelzéssel látta el és aláírta;
c)
az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő vagy az ő felelősségére eljáró személy valamennyi szempontból és különösen a kifizetendő összeg megállapítása és a kifizetés mentesítő hatásának igazolása tekintetében ellenőrizte a kifizetés iránti kérelmet.
Az első bekezdés b) pontjában említett jóváhagyással az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által szabályszerűen felhatalmazott tisztviselő vagy szakmailag illetékes egyéb alkalmazott igazolja, hogy a kedvezményezett által végrehajtott tevékenység vagy munkaprogram minden tekintetben megfelel a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodásnak vagy az ilyen támogatásról szóló határozatnak, beleértve adott esetben azt is, hogy a kedvezményezett által elszámolt költségek elszámolhatók.
104. cikk
A személyzeti kiadások kifizetésének jóváhagyása
(A költségvetési rendelet 88. cikke)
Személyzeti kiadások teljesítésére szolgáló kifizetések esetében a „kifizethető” jelzés igazolja az alábbi bizonylatok meglétét:
a)
a havi alapilletmény tekintetében:
i.
a személyzet teljes jegyzéke, amely illetményük valamennyi elemét tartalmazza;
ii.
az egyes esetekben hozott döntéseket tartalmazó űrlap (személyi adatlap), amely valamennyi változás esetén jelzi az illetmény elemeiben bekövetkező változásokat;
iii.
alkalmazás vagy kinevezés esetében az alkalmazásról, illetve a kinevezésről szóló határozat hiteles másolata, amelyet az első alapilletmény kifizetésének jóváhagyásához kell csatolni;
b)
egyéb illetmények, például óradíjban vagy napidíjban részesülő személyzet tekintetében: a személyzet engedélyezésre jogosult tagjának aláírásával igazolt kimutatás a teljesített napokról, illetve órákról;
c)
a túlóra tekintetében: a személyzet engedélyezésre jogosult tagjának aláírásával igazolt kimutatás a teljesített túlórákról;
d)
a kiküldetési költségek tekintetében:
i.
az illetékes hatóság által aláírt kiküldetési megbízás;
ii.
a kiküldetési költségek kimutatása, amelyet a személyzet kiküldetésre küldött tagja és a megfelelő hatáskörrel felruházott hivatali felettese ír alá, amennyiben a kiküldetési költségek eltérnek a kiküldetési megbízásban foglaltaktól;
e)
a személyzettel kapcsolatos néhány egyéb igazgatási kiadás tekintetében, ideértve az előfizetéseket vagy a képzések költségeit, amelyeket a szerződés szerint előre kell fizetni: a kiadás alapjául szolgáló döntésre hivatkozó bizonylatok, amelyek tartalmazzák a számítás valamennyi elemét.
A kiküldetési költségek az első albekezdés d) pontjának ii. alpontjában említett kimutatásában fel kell tüntetni a kiküldetés helyét, az indulás és a kiküldetés helyére való megérkezés napját és időpontját, az utazási költségeket, a tartózkodási költségeket és az egyéb, megfelelő bizonylatok alapján jóváhagyott kiadásokat.
105. cikk
A „kifizethető” (bon à payer) jelzéssel való ellátás lehetséges formái
(A költségvetési rendelet 88. cikke)
Számítógépes rendszeren kívül a „kifizethető” jelzés az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő vagy a személyzet szakmailag illetékes és a 100. cikkel összhangban az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által szabályszerűen felhatalmazott tagja aláírásával ellátott bélyegzőlenyomat útján jön létre. Számítógépes rendszer esetében a „kifizethető” jelzés az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő vagy a személyzet szakmailag illetékes és az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által szabályszerűen felhatalmazott tagja általi biztonságos elektronikus érvényesítés útján jön létre.
106. cikk
„A tényeknek megfelelő” (conforme aux faits) jelzéssel való ellátás lehetséges formái
(A költségvetési rendelet 88. cikke)
Számítógépes rendszeren kívül a „tényeknek megfelelő” jelzés az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő vagy a személyzet szakmailag illetékes és a 101. cikkel összhangban az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által szabályszerűen felhatalmazott tagja aláírásával ellátott bélyegzőlenyomat útján jön létre. Számítógépes rendszer esetében „a tényeknek megfelelő” jelzés a személyzet szakmailag illetékes és az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által szabályszerűen felhatalmazott tagja általi biztonságos elektronikus érvényesítés útján jöhet létre.
3. szakasz
A kifizetések engedélyezése
107. cikk
A kifizetések ellenőrzése az engedélyezésre jogosult tisztviselő által
(A költségvetési rendelet 89. cikke)
A kifizetési utalvány elkészítésekor az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő biztosítja, hogy:
a)
a kifizetési utalványt megfelelő módon bocsátották ki, ami azt jelenti, hogy előzőleg megfelelő jóváhagyási döntés született „kifizethető” jelzés formájában, továbbá a fizetés kedvezményezettjének adatai helyesek, és az összeg esedékes;
b)
a kifizetési utalvány megfelel azon költségvetési kötelezettségvállalásnak, amellyel szemben elkönyvelték;
c)
a kiadást a megfelelő költségvetési tételre terhelték;
d)
az előirányzatok rendelkezésre állnak.
108. cikk
A kifizetési utalvány kötelező adatai és továbbítása a számvitelért felelős tisztviselőnek
(A költségvetési rendelet 89. cikke)
(1) A kifizetési utalvány meghatározza a következőket:
a)
a pénzügyi év, amelyre a kiadást elkönyvelik;
b)
a megfelelő költségvetési jogcímcsoport és az esetlegesen alkalmazandó egyéb alfejezet;
c)
hivatkozás a kifizetési jogosultságot keletkeztető jogi kötelezettségvállalásra;
d)
hivatkozás azon költségvetési kötelezettségvállalásra, amellyel szemben a kifizetést elkönyvelik;
e)
a fizetendő összeg, euróban;
f)
a kedvezményezett neve, címe és bankszámlaadatai;
g)
a kiadás tárgya;
h)
a fizetés módja;
i)
a könyvelési tételek rögzítése a nyilvántartásban a 248. cikkel összhangban.
(2) A kifizetési utalványt az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő keltezéssel és aláírással látja el, majd megküldi a számvitelért felelős tisztviselőnek.
4. szakasz
A kiadások kifizetése
109. cikk
A kifizetések típusai
(A költségvetési rendelet 90. cikke)
(1) Az előfinanszírozás induló forrást biztosít. A hatékony és eredményes pénzgazdálkodásnak megfelelően az előfinanszírozást több kifizetésre lehet bontani.
(2) A megismételhető időközi kifizetés célja a határozat vagy megállapodás végrehajtása során felmerült költségek megtérítése, illetve a szerződés időközi szakaszaiban befejezett vagy nyújtott szolgáltatások, áruszállítás vagy építési beruházás kifizetése. Az alap-jogiaktus rendelkezéseinek sérelme nélkül, az időközi kifizetés részben vagy egészben kimerítheti az előfinanszírozás összegét.
(3) A kiadások lezárására egyenlegkifizetés formájában kerül sor; az egyenlegkifizetés nem megismételhető, és keretében valamennyi korábbi kifizetés elszámolásra kerül.
110. cikk
Bizonylatok
(A költségvetési rendelet 90. cikke)
(1) Az előfinanszírozás, beleértve a több kifizetésből álló előfinanszírozást, a szerződés, a határozat, a megállapodás, illetve az alap-jogiaktus vagy olyan bizonylatok alapján kerül kifizetésre, amelyek lehetővé teszik annak ellenőrzését, hogy a finanszírozott tevékenységek megfelelnek-e a kérdéses szerződésben, határozatban, illetve megállapodásban foglalt feltételeknek. Amennyiben az előfinanszírozás kifizetésének időpontját ezek az eszközök rögzítik, az esedékes összeg kifizetéséhez nincs szükség külön kérelemre.
(2) Az időközi kifizetések és az egyenlegkifizetések olyan bizonylatokon alapulnak, amelyek lehetővé teszik annak ellenőrzését, hogy a finanszírozott tevékenységet az alap-jogiaktusnak vagy a határozatnak megfelelően, illetve a szerződésben vagy megállapodásban foglalt feltételekkel összhangban végezték-e.
(3) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének megfelelően, valamint az alap-jogiaktussal, határozatokkal, szerződésekkel és megállapodásokkal összhangban megállapítja az e cikkben említett bizonylatok ismérveit. A (2) bekezdés alkalmazásában a technikai és a pénzügyi végrehajtásról szóló időközi és zárójelentések bizonylatnak minősülnek.
(4) A bizonylatokat az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a 48. cikknek megfelelően megőrzi.
5. szakasz
A kiadási műveletek határidői
111. cikk
Fizetési határidők és késedelmi kamat
(A költségvetési rendelet 92. cikke)
(1) A kifizetésre rendelkezésre álló idő tartalmazza a kiadások jóváhagyását, engedélyezését és kifizetését.
A kifizetésre rendelkezésre álló idő a kifizetés iránti kérelem kézhezvételétől fogva számítandó.
A kifizetés iránti kérelmet az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő feljogosított szolgálata a lehető legrövidebb időn belül nyilvántartásba veszi, és a kézhezvétel időpontjának a nyilvántartásba vétel napját kell tekinteni.
A kifizetés időpontja azon nap, amikor az intézmény számláját megterhelik.
(2) A kifizetés iránti kérelem tartalmazza az alábbi lényeges elemeket:
a)
a hitelező azonosítója;
b)
összeg;
c)
pénznem;
d)
dátum.
Bármely lényeges elem hiánya esetén a kifizetés iránti kérelmet el kell utasítani.
A kifizetési iránti kérelem elutasításáról és annak okairól a lehető legrövidebb időn, de legfeljebb a kifizetés iránti kérelem kézhezvételétől számított 30 naptári napon belül írásban értesíteni kell a hitelezőt.
(3) A fizetési határidőnek a költségvetési rendelet 92. cikkének (2) bekezdésében említett felfüggesztése esetén a kifizetésre fennmaradó idő attól a naptól számítandó újra, amelyen a kért információkat vagy a módosított bizonylatokat kézhez veszik, vagy a szükséges további ellenőrzéseket, köztük a helyszíni ellenőrzéseket elvégzik.
(4) A költségvetési rendelet 92. cikkének (1) bekezdésben megállapított határidők lejáratát követően a hitelező az alábbi feltételeknek megfelelően kamatra jogosult:
a)
a kamatlábak az e rendelet 83. cikke (2) bekezdésében említett kamatlábak;
b)
a kamatot a költségvetési rendelet 92. cikkének (1) bekezdésében megállapított fizetési határidő lejáratát követő naptári naptól a kifizetés napjáig tartó időszakra kell fizetni.
Amennyiben azonban az első albekezdéssel összhangban számított kamat nem haladja meg a 200 EUR-t, azt a hitelezőnek csak kérésre, a késedelmes kifizetés beérkezésétől számított két hónapon belül megküldött kérelem esetén kell megfizetni.
(5) Minden intézmény jelentést nyújt be az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak a költségvetési rendelet 92. cikkében megállapított határidők betartásáról és a határidők felfüggesztéséről. A Bizottság jelentését csatolni kell a költségvetési rendelet 66. cikkének (9) bekezdésében említett éves tevékenységi jelentésekhez.
7. FEJEZET
Informatikai rendszerek
112. cikk
Az informatikai rendszerek leírása
(A költségvetési rendelet 93. cikke)
Amennyiben a költségvetés végrehajtásával kapcsolatos műveletek feldolgozására számítógépes rendszereket és alrendszereket alkalmaznak, úgy azok teljes és naprakész leírására van szükség.
Valamennyi leírás meghatározza az összes adatmező tartalmát, és ismerteti, hogy a rendszer miként kezeli az egyes műveleteket. Részletesen bemutatja, miként biztosítja a rendszer az egyes műveletek teljes ellenőrzési nyomvonalát.
113. cikk
Időszakos mentés
(A költségvetési rendelet 93. cikke)
A számítógépes rendszerek és alrendszerek adatait időszakosan menteni kell, és biztos helyen kell őrizni.
8. FEJEZET
Belső ellenőr
114. cikk
A belső ellenőr kinevezése
(A költségvetési rendelet 98. cikke)
(1) Minden intézmény működésének különleges jellemzőihez és szükségleteihez igazított rendelkezésekkel összhangban nevezi ki belső ellenőrét. Az intézmény tájékoztatja az Európai Parlamentet és a Tanácsot a belső ellenőr kinevezéséről.
(2) Minden intézmény működésének különleges jellemzőivel és szükségleteivel összhangban határozza meg a belső ellenőr hatáskörét, és részletesen megállapítja a belső ellenőr feladatainak gyakorlására vonatkozó célkitűzéseket és eljárásokat, megfelelő figyelemmel a belső ellenőrzésre vonatkozó nemzetközi normákra is.
(3) Az intézmény olyan tisztviselőt vagy egyéb alkalmazottat nevezhet ki belső ellenőrnek, aki a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozik, különleges szakértelemmel rendelkezik és a tagállamok egyikének állampolgára.
(4) Ha két vagy több intézmény ugyanazon belső ellenőrt nevezi ki, úgy meg kell hozniuk a szükséges rendelkezéseket annak érdekében, hogy a 119. cikkben megállapított módon felelősségre vonható legyen tevékenységéért.
(5) Az intézmény tájékoztatja az Európai Parlamentet és a Tanácsot a belső ellenőr megbízatásának megszűnéséről.
115. cikk
A belső ellenőr működési forrásai
(A költségvetési rendelet 99. cikke)
Az intézmény a belső ellenőr rendelkezésére bocsátja az ellenőrzési feladatai megfelelő ellátáshoz szükséges forrásokat, valamint a feladatait, jogait és kötelezettségeit részletesen ismertető szabályzatot.
116. cikk
Munkaprogram
(A költségvetési rendelet 99. cikke)
(1) A belső ellenőr elfogadja munkaprogramját, és benyújtja azt az intézménynek.
(2) Az intézmény felkérheti a belső ellenőrt olyan ellenőrzés elvégzésére is, amely nem szerepel az (1) bekezdésben említett munkaprogramban.
117. cikk
A belső ellenőr által készített jelentések
(A költségvetési rendelet 99. cikke)
(1) A belső ellenőr benyújtja az intézménynek a költségvetési rendelet 99. cikkének (3) bekezdésében előírt éves belső ellenőrzési jelentést, amely tartalmazza az elvégzett belső ellenőrzések számát és típusát, a legfontosabb ajánlásokat és az ajánlások alapján hozott intézkedéseket.
Ezen éves jelentés említést tesz minden olyan rendszerbeli problémáról is, amelyet a költségvetési rendelet 73. cikkének (6) bekezdése szerint létrehozott szakosított testület tárt fel.
(2) Minden intézmény megvizsgálja, hogy a belső ellenőre által készített jelentésben foglalt ajánlások alkalmasak-e arra, hogy a leginkább bevált módszerek tekintetében a többi intézménnyel folytatott csereprogram részét képezzék.
(3) A belső ellenőr jelentésének összeállítása során különösen a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás alapelvének való általános megfelelésre összpontosít, és biztosítja, hogy ezen alapelv alkalmazásának folyamatos javítása és szélesítése érdekében meghozzák a megfelelő intézkedéseket.
118. cikk
Függetlenség
(A költségvetési rendelet 100. cikke)
A belső ellenőr teljes függetlenséget élvez ellenőrzései során. Nem adható számára semmilyen utasítás, és nem korlátozható semmilyen módon azon feladatai teljesítésében, amelyeket kinevezése alapján a költségvetési rendelet szerint ráruháztak.
119. cikk
A belső ellenőr felelőssége
(A költségvetési rendelet 100. cikke)
E cikkel összhangban eljárva kizárólag az intézmény vonhatja felelősségre tevékenységéért a belső ellenőrt, mint a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozó tisztviselőt vagy egyéb alkalmazottat.
Az intézmény csak indoklással ellátott döntés alapján kezdhet vizsgálatot. E döntésről tájékoztatni kell az érdekelt felet. Az intézmény megbízhat a közvetlen felelősségébe tartozó vizsgálat vezetésével egy vagy több olyan tisztviselőt, aki a személyzet érintett tagjával azonos vagy annál magasabb besorolási fokozatba tartozik. A vizsgálat során az érdekelt felet is meg kell hallgatni.
A vizsgálati jelentést meg kell küldeni az érdekelt félnek, akit az intézmény ezt követően meghallgat a jelentésben foglalt üggyel kapcsolatban.
A jelentés és a meghallgatás alapján az intézmény indoklással ellátott határozatot fogad el az eljárás lezárásáról, vagy indoklással ellátott határozatot fogad el a személyzeti szabályzat 22. és 86. cikkével, valamint IX. mellékletével összhangban. A fegyelmi intézkedésről vagy pénzbüntetésről szóló határozatról értesíteni kell az érdekelt felet, és tájékoztatásul azt meg kell küldeni a többi intézménynek és a Számvevőszéknek is.
Az érdekelt fél a személyzeti szabályzatban előírtaknak megfelelően keresetet nyújthat be az ilyen határozatokkal kapcsolatban az Európai Unió Bíróságánál.
120. cikk
Kereset az Európai Unió Bírósága előtt
(A költségvetési rendelet 100. cikke)
A személyzeti szabályzatban előírt jogorvoslati lehetőségek sérelme nélkül a belső ellenőr közvetlenül az Európai Unió Bíróságához fordulhat a belső ellenőrként folytatott tevékenységét érintő jogi aktusokkal kapcsolatosan. Az ilyen keresetet a kérdéses jogi aktusról szóló értesítés napjától számított három hónapon belül kell benyújtani.
Az ilyen kereseteket az Európai Unió tisztviselőinek személyzeti szabályzata 91. cikkének (5) bekezdésében előírt módon kell kivizsgálni és megítélni.
V. CÍM
KÖZBESZERZÉS
1. FEJEZET
Általános rendelkezések
1. szakasz
Hatály és az odaítélés alapelvei
121. cikk
Fogalommeghatározások és hatály
(A költségvetési rendelet 101. cikke)
(1) Az ingatlanszerződés körébe földterület, meglévő épület és egyéb ingatlan vétele, hosszú lejáratú és egyéb bérlete, haszonélvezete, lízingje és bérlet útján történő vétele tartozik, vételi opcióval vagy anélkül.
(2) Az árubeszerzésére irányuló közbeszerzési szerződés körébe termék vétele, lízingje, bérlete vagy bérlet útján történő vétele tartozik, vételi opcióval vagy anélkül. Az a szerződés, amelynek tárgya termékek szállítása, és amely beállítási és üzembehelyezési műveletekre is kiterjedhet, árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződésnek tekintendő.
(3) Az építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés körébe az olyan beruházás megvalósítása, illetve megtervezése és megvalósítása tartozik, amely a 2004/18/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv I. mellékletében szereplő tevékenységek valamelyikével kapcsolatos; ugyancsak ide tartozik az ajánlatkérő által meghatározott követelményeknek megfelelő beruházás bármely eszközzel történő megvalósítása. Az „építési beruházás” magas- vagy mélyépítési munkálatok olyan együttes eredményét jelenti, amely önmagában alkalmas valamely gazdasági vagy műszaki funkció betöltésére.
(4) A szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés körébe olyan szellemi és nem szellemi szolgáltatások tartoznak, amelyek nem tartoznak az árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződés, az építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés és az ingatlanszerződés körébe.
Két vagy több beszerzéstípust (építési beruházás, szolgáltatásnyújtás, árubeszerzés) tartalmazó szerződés odaítélése során arra a beszerzéstípusra vonatkozó rendelkezések szerint kell eljárni, amely a szóban forgó szerződés fő tárgyát képezi.
Szolgáltatásnyújtást és árubeszerzést egyaránt magában foglaló vegyes szerződések esetében a szerződés fő tárgyát az érintett szolgáltatások és áruk értékének összehasonlítása alapján kell meghatározni.
A közbeszerzés keretében alkalmazott nómenklatúra-hivatkozások alapja a 2195/2002/EK európai parlamenti és tanácsi rendeletben (11) meghatározott közös közbeszerzési szójegyzék (CPV).
(5) „Vállalkozó”, „szállító” és „szolgáltató” bármely természetes vagy jogi személy vagy közjogi intézmény, illetve e személyek és/vagy szervezetek társulása, aki, illetve amely építési beruházások kivitelezését, áruk szállítását vagy szolgáltatások nyújtását kínálja. A „gazdasági szereplő” fogalom magában foglalja a vállalkozó, a szállító és a szolgáltató fogalmát is. „Ajánlattevő” az ajánlatot benyújtó gazdasági szereplő. „Részvételre jelentkező” a meghívásos eljárásban, versenypárbeszédben vagy tárgyalásos eljárásban való részvétel engedélyezése iránti kérelmet benyújtó gazdasági szereplő. „Értékesítők” az értékesítők 136. cikk (1) bekezdésének b) pontja szerinti listáján rögzített gazdasági szereplők.
Gazdasági szereplők társulásai is tehetnek ajánlatot, illetve jelentkezhetnek részvételre. E társulások számára az ajánlatkérők nem írhatják elő, hogy meghatározott társasági formát hozzanak létre az ajánlattétel, illetve a részvételre jelentkezés benyújtása érdekében, azonban a kiválasztott társulástól, miután a szerződést elnyerte, ez megkövetelhető annyiban, amennyiben ez az átalakulás a szerződés megfelelő teljesítéséhez szükséges.
(6) Ajánlatkérőnek tekintendők az uniós intézmények szervezeti egységei, kivéve, amikor egymás közt kötnek szolgáltatások nyújtására, áruk szállítására, építési beruházások megvalósítására, illetve ingatlanszerződés végrehajtására vonatkozó adminisztratív megállapodásokat.
(7) A technikai segítségnyújtás egy program vagy egy fellépés végrehajtásához szükséges támogatási és kapacitásépítési tevékenységeket, különösen előkészítési, irányítási, nyomonkövetési, értékelési, ellenőrzési és kontrolltevékenységet foglal magában.
(8) A szerződő felekkel folytatott bármely kommunikáció - a szerződések megkötését és azok módosításait is ideértve - történhet az ajánlatkérő által létrehozott elektronikus információcsere-rendszereken keresztül.
(9) E rendszerekre az alábbi követelmények vonatkoznak:
a)
kizárólag jogosultsággal rendelkező személyek férhetnek hozzá a rendszerhez és a rajta keresztül továbbított dokumentumokhoz;
b)
kizárólag jogosultsággal rendelkező személyek írhatnak alá elektronikusan vagy továbbíthatnak dokumentumot a rendszeren keresztül;
c)
a jogosultsággal rendelkező személyeket meghatározott módokon azonosítani kell a rendszeren keresztül;
d)
pontosan meg kell határozni az elektronikus tranzakciók időpontját és napját;
e)
a dokumentumok sértetlenségét meg kell őrizni;
f)
a dokumentumok rendelkezésre állását biztosítani kell;
g)
adott esetben a dokumentumok titkosságát meg kell őrizni;
h)
a személyes adatok védelmét a 45/2001/EK rendelet követelményeinek megfelelően biztosítani kell.
(10) Az ilyen rendszeren keresztül továbbított adatok esetében jogszerűen vélelmezhető az adatok sértetlensége és az adattovábbítás vagy -megérkezés a rendszer által jelzett időpontjának és napjának pontossága.
Az ilyen rendszer által elküldött dokumentum vagy az a dokumentum, amelyről az ilyen rendszer értesítést küld a papírformátumú dokumentummal egyenértékűnek tekintendő, jogi eljárásban bizonyítékként alkalmazható, eredetinek minősül, hitelessége és sértetlensége pedig jogszerűen vélelmezhető, amennyiben a dokumentum nem tartalmaz a dokumentum automatikus módosítására alkalmas dinamikus elemeket.
A (9) bekezdés b) pontjában említett elektronikus aláírás a saját kezű aláírással azonos joghatású.
122. cikk
Keretszerződések és egyedi szerződések
(A költségvetési rendelet 101. cikke)
(1) A keretszerződés időtartama nem haladhatja meg a négy évet, kivéve az elsősorban a keretszerződés tárgya által indokolt kivételes eseteket.
A keretszerződések alapján kötött egyedi szerződéseket a keretszerződésben meghatározott feltételek szerint kell megkötni, kizárólag a keretszerződésben részes ajánlatkérők és szerződő felek között.
Az egyedi szerződések odaítélésekor a felek nem térhetnek el lényegi módon a keretszerződéstől.
(2) Amikor a keretszerződést egyetlen gazdasági szereplővel kötik meg, az egyedi szerződéseket a keretszerződésben foglalt feltételek által szabott határok között kell odaítélni.
Megfelelően indokolt körülmények esetén az ajánlatkérők írásos formában konzultálhatnak a szerződő féllel és kérhetik, hogy szükség esetén egészítse ki ajánlatát.
(3) Amikor a keretszerződést több gazdasági szereplővel kötik meg, akkor legalább három gazdasági szereplővel kell azt megkötni, feltéve, hogy van elegendő számú, a kiválasztási feltételeknek eleget tevő gazdasági szereplő, illetve az odaítélés szempontjainak megfelelő, elfogadható ajánlat.
A több gazdasági szereplővel kötött keretszerződés különálló, ám azonos feltételeket tartalmazó szerződések formáját öltheti.
A több gazdasági szereplővel kötött keretszerződések alapján kötött egyedi szerződések odaítélése az alábbi feltételek szerint történik:
a)
újabb versenyeztetés nélküli keretszerződések esetében a keretszerződésben meghatározott feltételek alkalmazásával;
b)
újabb versenyeztetéssel járó keretszerződések esetében a felek ugyanolyan, illetve szükség esetén pontosított feltételek mellett történő újabb versenyeztetése után és adott esetben a keretszerződés dokumentációjában meghatározott egyéb feltételek mellett.
A harmadik albekezdés b) pontjában előírt feltételek szerint megkötendő minden egyes egyedi szerződés esetében az ajánlatkérők írásos formában konzultálnak a keretszerződésben részes szerződő felekkel, megfelelő határidőt meghatározva számukra ajánlataik benyújtására. Az ajánlatokat írásban kell benyújtani. Az ajánlatkérők annak az ajánlattevőnek ítélik oda az egyedi szerződést, amelyik a keretszerződés dokumentációjában meghatározott odaítélési feltételek alapján a legkedvezőbb ajánlatot nyújtotta be.
(4) A gyorsan változó áraknak és gyors technológiai fejlődésnek kitett ágazatokban az újabb versenyeztetés nélküli keretszerződéseknek félidős felülvizsgálat vagy benchmarking rendszer alkalmazására vonatkozó rendelkezést kell tartalmazniuk. A félidős felülvizsgálatot követően, amennyiben az eredetileg megszabott feltételek már nem igazodnak az átalakuláshoz vagy technológiai fejlődéshez, az ajánlatkérő nem használhatja a szóban forgó keretszerződést, ehelyett meg kell tennie az annak felbontását célzó megfelelő intézkedéseket.
(5) Csak a keretszerződések alapján megkötött egyedi szerződéseket előzi meg költségvetési kötelezettségvállalás.
2. szakasz
Közzététel
123. cikk
A 2004/18/EK irányelv hatálya alá tartozó szerződések esetében alkalmazandó közzétételi intézkedések
(A költségvetési rendelet 103. cikke)
(1) A 170. cikk (1) bekezdésében említett értékhatárokkal azonos vagy azt meghaladó értékű szerződések esetében a 134. cikk sérelme nélkül szerződési hirdetményt és a szerződés odaítéléséről szóló hirdetményt kell közzétenni. Előzetes tájékoztató csak akkor kötelező, amennyiben az ajánlatkérő a 152. cikk (4) bekezdésében foglaltak szerint élni kíván az ajánlatok beérkezésére vonatkozó rövidített határidők alkalmazásának lehetőségével.
(2) Az előzetes tájékoztató az a hirdetmény, amellyel az ajánlatkérők tájékoztató jelleggel közzéteszik a szerződési hirdetmény előzetes közzététele nélküli tárgyalásos eljárás alapján megkötendő szerződések kivételével azon szerződések és keretszerződések előzetesen megállapított teljes értékét és tárgyát, amelyeket egy adott pénzügyi évben oda kívánnak ítélni.
Az előzetes tájékoztatót az Európai Unió Kiadóhivatala (a továbbiakban: a Kiadóhivatal) teszi közzé, vagy maguk az ajánlatkérők hozzák nyilvánosságra felhasználói oldalukon.
A kötelező előzetes tájékoztatót a lehető legrövidebb időn belül, de legkésőbb minden pénzügyi év március 31-ig, meg kell küldeni a Kiadóhivatalnak, vagy közzé kell tenni a felhasználói oldalon.
Azon ajánlatkérők, melyek felhasználói oldalukon közzéteszik az előzetes tájékoztatót, a 2004/18/EK irányelv VIII. mellékletének 3. pontja szerint elektronikus úton bejelentik a Kiadóhivatalnak, hogy felhasználói oldalukon előzetes tájékoztatót tettek közzé.
(3) A szerződési hirdetmény lehetővé teszi az ajánlatkérők számára a szerződéskötési vagy keretszerződés-kötési eljárás elindítására, illetve a 131. cikkben említett dinamikus beszerzési rendszer létrehozására vonatkozó szándékuk közzétételét. A 134. cikkben említett, tárgyalásos eljárás után megkötött szerződések sérelme nélkül a 170. cikk (1) bekezdésében meghatározott értékhatárokat elérő, illetve azokat meghaladó becsült értékű szerződések esetében kötelező szerződési hirdetmény közzététele.
E hirdetmény azonban nem kötelező a keretszerződések alapján kötött egyedi szerződések esetében.
Nyílt eljárás során a szerződési hirdetmény meghatározza a felbontóbizottság az ajánlattevők számára is nyitott ülésének napját, időpontját és adott esetben helyét.
Az ajánlatkérők meghatározzák, hogy engedélyezik-e vagy sem változatok benyújtását, valamint az általuk megkövetelt minimális kapacitásszintet, amennyiben élnek a 146. cikk (2) bekezdésének második albekezdésében előírt lehetőséggel. Az ajánlatkérők feltüntetik, hogy a 146. cikkben említett kiválasztási feltételek közül melyeket kívánják alkalmazni, a szándékaik szerint meghívandó részvételre jelentkezők minimális - és adott esetben maximális - számát, valamint az említett szám csökkentéséhez alkalmazandó objektív és megkülönböztetésmentes kritériumokat a 128. cikk (1) bekezdésének második albekezdésével összhangban.
Amennyiben az ajánlati felhívás korlátozásoktól mentesen, közvetlenül és teljes körűen hozzáférhető elektronikus formában, különösen a 131. cikkben említett dinamikus beszerzési rendszer tekintetében, a szerződési hirdetményben fel kell tüntetni azt az internetes címet, ahol a dokumentáció megtekinthető.
Azon ajánlatkérő, aki versenypályázatot kíván szervezni, megfelelő hirdetményben teszi közzé szándékát.
Az ajánlatkérő adott esetben a szerződési hirdetményben pontosítja azt is, hogy a közbeszerzési eljárás intézményközi közbeszerzési eljárás. Ebben az esetben a hirdetményben meg kell jelölni a közbeszerzési eljárásban részt vevő, a költségvetési rendelet 208. cikkében említett intézményeket, végrehajtó ügynökségeket vagy szerveket, a közbeszerzési eljárásért felelős intézményt, valamint ezen intézmények, végrehajtó ügynökségek vagy szervek szerződéseinek összesített volumenét.
(4) A szerződés odaítéléséről szóló hirdetmény a szerződéskötési, a keretszerződés-kötési vagy a dinamikus beszerzési rendszer alapján kötött szerződési eljárás eredményét teszi közzé. Olyan közbeszerzési szerződés esetén, amelynek értéke eléri, illetve meghaladja a 170. cikk (1) bekezdésében megállapított értékhatárokat, kötelező a szerződés odaítéléséről szóló hirdetmény közzététele. E hirdetmény azonban nem kötelező a keretszerződések alapján kötött egyedi szerződések esetében.
A szerződés odaítéléséről szóló hirdetményt a szerződés vagy keretszerződés aláírásának napja után legkésőbb 48 naptári napon belül kell megküldeni a Kiadóhivatalnak. A dinamikus beszerzési rendszeren alapuló szerződésekre vonatkozó hirdetményeket azonban negyedéves alapon csoportosítani lehet. Ilyen esetben azokat legkésőbb az adott negyedévet követő 48 napon belül kell megküldeni a Kiadóhivatalnak.
A tervpályázatot kiíró ajánlatkérők a Kiadóhivatalnak megküldik a pályázat végeredményével kapcsolatos hirdetményt.
Intézményközi eljárások esetén a szerződés odaítéléséről szóló hirdetményt az eljárásért felelős ajánlatkérő köteles megküldeni.
A szerződés odaítéléséről szóló hirdetményt a szerződési hirdetmény előzetes közzététele nélküli tárgyalásos eljárással odaítélt és a 170. cikk (1) bekezdésében megállapított értékhatárral egyenlő vagy azt meghaladó értékű szerződés vagy keretszerződés esetében is úgy kell megküldeni a Kiadóhivatalnak, hogy a szerződés aláírását megelőzően elegendő idő maradjon a közzétételre, a 171. cikk (1) bekezdésében megállapított feltételekkel összhangban.
A 21. cikk sérelme nélkül a költségvetési éven belüli keretszerződésen alapuló egyedi szerződések értékére és szerződő feleire vonatkozó információkat az adott költségvetési év végét követően legkésőbb június 30-ig közzé kell tenni az ajánlatkérő honlapján, amennyiben valamely egyedi szerződés megkötésének eredményeként vagy az egyedi szerződések összértékével túllépik a 170. cikk (1) bekezdésében említett értékhatárokat.
(5) A hirdetményeket a Bizottság által a 2004/18/EK irányelv végrehajtásához elfogadott formanyomtatványoknak megfelelően kell megszövegezni.
124. cikk
Közzétételi intézkedések azon szerződések esetében, amelyek nem tartoznak a 2004/18/EK irányelv hatálya alá
(A költségvetési rendelet 103. cikke)
(1) A 170. cikk (1) bekezdésében meghatározott értékhatárnál alacsonyabb összegű szerződéseket olyan módon kell meghirdetni, amely biztosítja a versenyt és a pártatlanságot a beszerzési eljárás során. Az ilyen közzétételi intézkedések a következőket foglalják magukban:
a)
a 123. cikk (3) bekezdésében említett szerződési hirdetmény vagy a 137. cikk (1) bekezdésében foglaltaknál nagyobb értékű, hasonló tárgyú szerződésekben való részvétel szándékának kifejezésére való felhívás közzététele;
b)
a 137. cikk (2) bekezdésében említettnél nagyobb értékű szerződések esetében megfelelő előzetes hirdetmény közzététele az interneten.
(2) Az ingatlanszerződések és az e rendelet 134. cikk (1) bekezdésének j) pontjában említett, titkosnak nyilvánított szerződések esetében az ajánlattevők jegyzékének közzétételére évente kerül sor, feltüntetve az odaítélt szerződések tárgyát és értékét. E jegyzéket tájékoztatásul meg kell küldeni az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak. A Bizottság esetében a jegyzéket csatolni kell a költségvetési rendelet 66. cikkének (9) bekezdésében említett éves tevékenységi jelentések összefoglalójához.
(3) A 137. cikk (1) bekezdésében említett értéket meghaladó összegű és szerződés odaítéléséről szóló egyedi hirdetmény tárgyát nem képező szerződésekre vonatkozó információkat meg kell küldeni a Kiadóhivatalnak. A szerződő felek éves jegyzékét a pénzügyi évet követően legkésőbb június 30-ig kell megküldeni.
(4) A 137. cikk (2) bekezdésében említett összeget meghaladó összegű szerződésekkel kapcsolatos információkat legkésőbb a következő pénzügyi év június 30-ig kell közzétenni az intézmény internetes oldalán.
125. cikk
Hirdetmények közzététele
(A költségvetési rendelet 103. cikke)
(1) A Kiadóhivatal feladásukat követően legkésőbb tizenkét naptári napon belül közzéteszi a 123. és 124. cikkben említett hirdetményeket az Európai Unió Hivatalos Lapjában.
Az első albekezdésben említett időszak a 154. cikkben említett gyorsított eljárás esetén öt naptári napra rövidül.
(2) Az ajánlatkérőnek igazolnia kell a feladás időpontját.
126. cikk
Egyéb formában közzétett hirdetmények
(A költségvetési rendelet 103. cikke)
A 123., 124. és 125. cikkben előírt hirdetményi formák mellett a szerződés más módon, különösen elektronikus formában is meghirdethető. Az ilyen hirdetményben utalni kell a 125. cikkben előírtak szerint az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzétett, egyedül hiteles hirdetményre, ha közzétettek ilyet, amelynek közzétételét nem előzheti meg.
Az ilyen hirdetmény nem eredményezhet megkülönböztetést a pályázók és az ajánlattevők között, és nem tartalmazhat olyan adatot, amely nem szerepelt a szerződési hirdetményben, ha közzétettek ilyen felhívást.
3. szakasz
Közbeszerzési eljárások
127. cikk
A közbeszerzési eljárások típusai
(A költségvetési rendelet 104. cikke)
(1) Szerződés odaítélésére ajánlati felhívás útján, nyílt eljárás, meghívásos eljárás, szerződési hirdetmény előzetes közzétételével vagy ilyen hirdetmény előzetes közzététele nélkül induló tárgyalásos eljárás, illetve adott esetben, versenypályázat alapján kerül sor.
(2) A közbeszerzési eljárás akkor minősül nyíltnak, ha valamennyi érdeklődő gazdasági szereplő ajánlatot tehet. Ez érvényes a 131. cikkben említett dinamikus beszerzési rendszerek esetében is.
A közbeszerzési eljárás akkor minősül meghívásosnak, ha valamennyi gazdasági szereplő jelentkezhet az abban való részvételre, de csak azok nyújthatnak be ajánlatot vagy megoldást a 132. cikkben említett versenypárbeszéd-eljárás keretében, akik eleget tesznek a 146. cikkben említett kiválasztási feltételeknek, és akiket az ajánlatkérő egyidejűleg, írásban meghív.
A kiválasztási szakasz valamennyi egyedi szerződés esetén megismételhető - a versenypárbeszéd keretében is -, illetve magában foglalhatja a potenciális pályázókat tartalmazó jegyzék összeállítását a 136. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett meghívásos eljárás keretében.
(3) A tárgyalásos eljárás során az ajánlatkérő azon tetszés szerint kiválasztott ajánlattevőkkel folytat konzultációt, akik eleget tesznek a 146. cikkben megállapított kiválasztási feltételeknek, és közülük egy vagy több ajánlattevővel tárgyalja meg a szerződés feltételeit.
A tárgyalásos eljárás során, amennyiben sor kerül a 135. cikkben említett szerződési hirdetmény közzétételére, az ajánlatkérő írásban, egyidejűleg hívja meg a kiválasztott részvételre jelentkezőket a tárgyalásra.
(4) A versenypályázat olyan eljárás, amely lehetővé teszi, hogy az ajánlatkérő - főként az építészet, az építés, valamint az adatfeldolgozás területén - díjazásos vagy díjazás nélküli pályáztatást követően, értékelőbizottság javaslata alapján kiválasztott tervhez vagy projekthez jusson.
128. cikk
A részvételre jelentkezők száma a meghívásos vagy a tárgyalásos eljárás során
(A költségvetési rendelet 104. cikke)
(1) Meghívásos eljárás, valamint a 136. cikk (1) bekezdésének a) és b) pontjában említett eljárások során az ajánlattételre felkért részvételre jelentkezők száma nem lehet kevesebb ötnél, feltéve, hogy elegendő olyan részvételre jelentkező van, aki megfelel a kiválasztási feltételeknek.
Az ajánlatkérő a szerződés tárgyától függően, valamint tárgyilagos és megkülönböztetéstől mentes kiválasztási feltételek alapján rendelkezhet a részvételre jelentkezők maximális számáról. Ilyen esetben a részvételre jelentkezők keretszámát és a kritériumokat a szerződési hirdetmény vagy a 123. és 124. cikkben említett, részvételi szándék kifejezésére való felhívás tartalmazza.
Az ajánlattételre felkért részvételre jelentkezők számának minden esetben elegendőnek kell lennie ahhoz, hogy biztosítsa a tényleges versenyt.
(2) Tárgyalásos eljárás során és versenypárbeszéd utáni meghívásos eljárásban a tárgyalásra meghívott vagy ajánlattételre felkért részvételre jelentkezők száma nem lehet kevesebb háromnál, feltéve, hogy elegendő olyan részvételre jelentkező van, aki megfelel a kiválasztási feltételeknek.
A tényleges verseny biztosítása érdekében elegendő számú részvételre jelentkezőnek kell lehetővé tenni ajánlat benyújtását.
Az első és második albekezdés nem alkalmazandó az alábbiakra:
a)
a 137. cikk (2) bekezdésében említett nagyon kis értékű szerződések;
b)
a CPV-nómenklatúra szerinti jogi szolgáltatásokra vonatkozó szerződések;
c)
a 134. cikk (1) bekezdésének j) pontjában említett titkosnak nyilvánított szerződések.
(3) Amennyiben a kiválasztási feltételeknek és a minimális szinteknek eleget tevő részvételre jelentkezők száma nem éri el az (1) és a (2) bekezdésben meghatározott minimális számot, az ajánlatkérő folytathatja az eljárást a megkövetelt kapacitással rendelkező részvételre jelentkező vagy részvételre jelentkezők meghívásával. Az ajánlatkérő azonban nem vonhat be az eljárásba olyan más gazdasági szereplőket, amelyeket eredetileg nem hívtak meg az eljárásban való részvételre, vagy olyan részvételre jelentkezőket, akik nem rendelkeznek a megkövetelt kapacitással.
129. cikk
A tárgyalásos eljárásra vonatkozó rendelkezések
(A költségvetési rendelet 104. cikke)
Az ajánlatkérő az ajánlattevőkkel megtárgyalja az általuk benyújtott ajánlatokat annak érdekében, hogy a 123. cikkben említett szerződési hirdetményben, a dokumentációban vagy egyéb kiegészítő dokumentumokban megállapított követelményekhez igazítsák azokat, és megtalálják az összességében legelőnyösebb ajánlatot.
A tárgyalás során az ajánlatkérő egyenlő bánásmódban részesíti valamennyi ajánlattevőt.
Amennyiben az ajánlatkérők a 135. cikknek megfelelően a szerződési hirdetmény előzetes közzétételével induló tárgyalásos eljárás alkalmazásával köthetnek szerződést, előírhatják az eljárás egymást követő több fázisban történő lebonyolítását annak érdekében, hogy a szerződési hirdetményben vagy dokumentációban meghatározott odaítélési feltételek alkalmazásával csökkentsék az ajánlatok számát. A szerződési hirdetmény vagy dokumentáció tartalmazza e lehetőség alkalmazását.
130. cikk
Versenypályázat
(A költségvetési rendelet 104. cikke)
(1) A versenypályázat megszervezésének szabályait közlik a részvétel iránt érdeklődőkkel.
A részvételre felkért jelentkezők számának elegendőnek kell lennie ahhoz, hogy tényleges versenyre kerüljön sor.
(2) Az értékelőbizottság tagjait az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő nevezi ki. A bizottság kizárólag természetes személyekből áll, akik függetlenek a versenypályázaton részt vevő jelentkezőktől. Amennyiben meghatározott szakmai képzettség szükséges a versenypályázaton való részvételhez, úgy az értékelőbizottság tagjai legalább egyharmadának ilyen, vagy ezzel egyenértékű képesítéssel kell rendelkeznie.
Az értékelőbizottság autonóm véleményt alkot. Véleményét a hozzá a részvételre jelentkezők által névtelenül benyújtott projektek alapján, és kizárólag a versenykiírásban meghatározott kritériumok figyelembevételével alkotja meg.
(3) Az értékelőbizottságnak a projektek érdemi pontjain alapuló javaslatait és megfigyeléseit a bizottság tagjai által aláírt jelentésben kell rögzíteni.
A részvételre jelentkezők névtelenek maradnak, amíg az értékelőbizottság nem közölte véleményét.
Az értékelőbizottság felkérheti a részvételre jelentkezőket arra, hogy a projekt részleteinek tisztázása érdekében válaszoljanak a jelentésben rögzített kérdésekre. Az ebből keletkező párbeszédről átfogó jelentés készül.
(4) Az ajánlatkérő ezt követően hoz döntést, amelynek során ismerteti a kiválasztott részvételre jelentkező nevét és címét, valamint a döntés indokolását, utalva a versenykiírásban közzétett kritériumokra, különösen akkor, ha döntése eltér az értékelőbizottság véleményében foglalt javaslattól.
131. cikk
Dinamikus beszerzési rendszer
(A költségvetési rendelet 104. cikke)
(1) A dinamikus beszerzési rendszer teljesen elektronikus beszerzési eljárás a gyakori beszerzések számára, amely az eljárás teljes tartama alatt nyitott minden olyan gazdasági szereplő előtt, amely megfelel a kiválasztási feltételeknek és benyújtott egy, a dokumentációnak, illetve az esetleges kiegészítő dokumentumoknak megfelelő tájékoztató ajánlatot. A tájékoztató ajánlatok bármikor módosíthatók, feltéve, hogy a módosítás után is megfelelnek a dokumentációban meghatározott feltételeknek.
(2) A dinamikus beszerzési rendszer felállításának alkalmazásában az ajánlatkérők olyan szerződési hirdetményt tesznek közzé, amely meghatározza, hogy dinamikus beszerzési rendszerről van szó, és hivatkozást tartalmaz arra az internetcímre, amelyen szabadon, közvetlenül és teljes körűen elérhető a dokumentáció, illetve minden egyéb kiegészítő dokumentum a hirdetmény közzétételétől kezdve egészen a rendszer megszűnéséig.
A dokumentációban az ajánlatkérők többek között meghatározzák a rendszer tárgyát képező tervezett árubeszerzés jellegét, valamint a beszerzési rendszerrel kapcsolatos minden szükséges információt, az alkalmazott elektronikus eszközöket, továbbá a csatlakozás feltételeit és műszaki előírásait.
(3) Az ajánlatkérők a dinamikus beszerzési rendszer működésének egész ideje alatt megadják a lehetőséget minden gazdasági szereplőnek arra, hogy tájékoztató ajánlatot nyújtsanak be annak érdekében, hogy az (1) bekezdésben említett feltételek mellett felvegyék őket a rendszerbe. Az ajánlatkérők a tájékoztató ajánlat benyújtásától számított legfeljebb 15 napos határidőn belül befejezik az értékelést. Amennyiben időközben nem kerül közzétételre ajánlati felhívás, az ajánlatkérők az értékelési periódust meghosszabbíthatják.
Az ajánlatkérő a lehető legrövidebb határidőn belül tájékoztatja az ajánlattevőt ajánlatának a dinamikus beszerzési rendszerben történő elfogadásáról vagy annak elutasításáról.
(4) Minden egyedi szerződés ajánlati felhívás tárgyát képezi. A felhívás közzététele előtt az ajánlatkérők egyszerűsített szerződési hirdetményt tesznek közzé, amelyben az összes érdeklődő gazdasági szereplőt tájékoztató ajánlat benyújtására kérik fel az egyszerűsített hirdetmény elküldésének napjától számított nem kevesebb mint 15 napos határidőn belül. Az ajánlatkérők csak az említett határidőn belül benyújtott összes tájékoztató ajánlat értékelése után kezdik meg a versenyeztetést.
Az ajánlatkérők ezután felkérik a rendszerbe felvett összes ajánlattevőt arra, hogy ésszerű határidőn belül nyújtsanak be ajánlatot. Az ajánlatkérők annak az ajánlattevőnek ítélik oda a szerződést, amelyik a dinamikus beszerzési rendszer felállításával kapcsolatos szerződési hirdetményben meghatározott odaítélési feltételek alapján az összességében legelőnyösebb ajánlatot nyújtotta be. Ezeket a kritériumokat adott esetben az ajánlati felhívásban pontosítani lehet.
(5) A dinamikus beszerzési rendszer működésének időtartama - a megfelelően indokolt rendkívüli esetek kivételével - nem haladhatja meg a négy évet.
Az ajánlatkérők nem alkalmazhatják ezt a rendszert a versenyt akadályozó, korlátozó vagy torzító módon.
Semmilyen díj nem számítható fel az érdeklődő gazdasági szereplőknek vagy a rendszerben részt vevőknek.
132. cikk
Versenypárbeszéd
(A költségvetési rendelet 104. cikke)
(1) Különösen összetett szerződés esetében, ha az ajánlatkérő úgy ítéli meg, hogy a nyílt eljárás vagy a meghívásos eljárást jelenleg szabályozó feltételek közvetlen alkalmazása nem teszi lehetővé, hogy a szerződést az összességében legelőnyösebb ajánlatnak ítéljék oda, igénybe vehető a 2004/18/EK irányelv 29. cikkében említett versenypárbeszéd.
Egy szerződés akkor tekinthető „különösen összetettnek”, ha az ajánlatkérő objektív módon nincs abban a helyzetben, hogy meghatározza a szükségleteinek vagy célkitűzéseinek megfelelő műszaki megoldásokat, illetve egy projekt jogi vagy pénzügyi feltételeit.
(2) Az ajánlatkérők szükségleteiket és elvárásaikat tartalmazó szerződési hirdetményt tesznek közzé; e szükségleteket és elvárásokat az említett hirdetményben és/vagy külön tájékoztatóban határozzák meg.
(3) Az ajánlatkérők a 146. cikkben szereplő kiválasztási feltételeknek eleget tevő részvételre jelentkezőkkel párbeszédet kezdenek, amelynek segítségével meghatározzák a szükségleteiknek legjobban megfelelő megoldásokat.
A párbeszéd során az ajánlatkérők az ajánlattevők számára egyenlő elbánást biztosítanak, valamint biztosítják a párbeszédben részvételre jelentkezők által javasolt megoldások vagy egyéb információk bizalmas kezelését, kivéve, ha a részvételre jelentkező belegyezik az említett adatok nyilvánosságra hozatalába.
Az ajánlatkérők előírhatják az eljárás egymást követő több fázisban történő lebonyolítását annak érdekében, hogy a párbeszéd fázisára csökkenjen a szerződési hirdetményben vagy ismertetőben meghatározott odaítélési feltételek alkalmazásával megvitatandó megoldások száma, amennyiben ez a lehetőség szerepel a szerződési hirdetményben vagy a külön tájékoztatóban.
(4) A résztvevőknek a párbeszéd lezárásáról történő tájékoztatását követően az ajánlatkérők felhívják a részvételre jelentkezőket, hogy a párbeszéd során benyújtott és meghatározott megoldások alapján nyújtsák be végső ajánlatukat. Ezeknek az ajánlatoknak tartalmazniuk kell minden, a projekt megvalósításához előírt és szükséges elemet.
Az ajánlatkérő kérésére az említett ajánlatokat tisztázni, pontosítani és tökéletesíteni lehet, de csak anélkül, hogy ez az ajánlat vagy az ajánlati felhívás alapvető elemeit módosítaná, mert ezek megváltozása nagy valószínűséggel torzítaná a versenyt, vagy megkülönböztetést eredményezne.
Az ajánlatkérő kérésére az összességében legelőnyösebbnek nyilvánított ajánlatot benyújtó ajánlattevő felkérhető ajánlata részleteinek tisztázására vagy az ebben szereplő kötelezettségvállalásainak megerősítésére, azzal a feltétellel, hogy ez nem járhat az ajánlat vagy az ajánlati felhívás alapvető fontosságú elemeinek módosításával, a verseny torzításával vagy megkülönböztető hatással.
(5) Az ajánlatkérő előírhat árakat vagy befizetéseket a párbeszéd résztvevőinek.
133. cikk
Közös közbeszerzési eljárás
(A költségvetési rendelet 104. cikke)
Egy intézmény és egy vagy több tagállam, EFTA-állam vagy uniós tagjelölt ország ajánlatkérőjének közös közbeszerzési eljárása esetén az intézményre vonatkozó eljárási rendelkezések alkalmazandók.
Amennyiben a szerződés teljes becsült értékéből a tagállam ajánlatkérőjének felelőssége alá tartozó vagy általa kezelt rész eléri vagy meghaladja az 50 %-ot, illetve más, megfelelően indokolt esetekben az intézmény dönthet úgy, hogy a tagállam ajánlatkérőjére vonatkozó eljárási szabályok alkalmazandók, feltéve, hogy azok az intézményre vonatkozó szabályokkal egyenértékűeknek tekinthetők.
A közös közbeszerzési eljárásban érintett intézmény és tagállami, EFTA-állambeli vagy uniós tagjelölt országbeli ajánlatkérő különösen a részvételi kérelmek és az ajánlatok értékelésének, illetve a szerződés odaítélésének gyakorlati szabályairól, valamint a szerződésre alkalmazandó jogról és a vitás ügyekben illetékes bíróságról állapodik meg.
134. cikk
Szerződési hirdetmény előzetes közzététele nélküli tárgyalásos eljárás alkalmazása
(A költségvetési rendelet 104. cikke)
(1) Az ajánlatkérő a szerződés becsült összegétől függetlenül az alábbi esetekben alkalmazhat szerződési hirdetmény előzetes közzététele nélküli tárgyalásos eljárást:
a)
amennyiben nyílt vagy meghívásos eljárásban közzétett felhívásra a bevezető szakaszt követően nem érkezik ajánlat, megfelelő ajánlat vagy részvételi jelentkezés, feltéve, hogy a 138. cikkben említett ajánlati felhíváshoz kapcsolódó dokumentációban meghatározott, eredeti szerződéses feltételek alapvetően nem változnak;
b)
amennyiben technikai, művészeti vagy kizárólagos jogok oltalmával kapcsolatos okokból a szerződés csak meghatározott gazdasági szereplőnek ítélhető oda;
c)
amennyiben feltétlenül szükséges, mivel az egyéb eljárásokra a 152., 153. és 154. cikkben megállapított határidők az ajánlatkérőtől független, előre nem látható esemény által előidézett, rendkívüli sürgősségre való tekintettel nem tarthatók be;
d)
ha a versenypályázatot szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés megkötése követi, amelyet az alkalmazandó szabályok szerint a sikeres részvételre jelentkezőnek, illetve a sikeres részvételre jelentkezők egyikének kell odaítélni; az utóbbi esetben valamennyi sikeres részvételre jelentkezőt meg kell hívni, hogy vegyen részt a tárgyalásban;
e)
olyan kiegészítő szolgáltatás, illetve építési beruházás esetében, amely sem az eredeti projektben, sem az elsőként megkötött szerződésben nem szerepel, de amely előre nem látható körülmények miatt szükségessé vált az alapszolgáltatás, illetve alapberuházás teljesítéséhez, a (2) bekezdésben előírt feltételekre is figyelemmel;
f)
olyan új szolgáltatás vagy építési beruházás esetében, amely ahhoz hasonló szolgáltatás vagy építési beruházás megismétlését jelenti, mint amellyel ugyanazon ajánlatkérő a nyertes gazdasági szereplőt egy korábbi szerződésben megbízta, feltéve, hogy e szolgáltatások vagy építési beruházások megfelelnek az alapprojektnek, és hogy e projektet nyílt vagy meghívásos eljárás útján ítélték oda, a (3) bekezdésben előírt feltételekre is figyelemmel;
g)
árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződés esetében:
i.
olyan pótbeszerzésnél, amely a szokásos gyakorlat szerint beszerzett eszközök és berendezések részleges pótlására vagy meglévő eszközök és berendezések bővítésére irányul, amennyiben a szállító személyében bekövetkező változás olyan berendezés beszerzésére kényszerítené az ajánlatkérőt, amely eltérő műszaki jellemzőkkel rendelkezik, és amely inkompatibilitást vagy aránytalan műszaki problémákat idézne elő a működésben és a karbantartásban; az ilyen szerződések időtartama nem haladhatja meg a három évet;
ii.
amennyiben kizárólag kutatási, kísérleti, vizsgálati vagy fejlesztési célból kerül sor a termékek előállítására, kivéve a piacképesség vizsgálatára, valamint a kutatás-fejlesztési költségek megtérülésére irányuló nagyüzemi termelést;
iii.
árutőzsdén jegyzett és vásárolt áruk esetében;
iv.
akár az üzleti tevékenységét végleg beszüntető szállítótól, akár egy fizetésképtelenné vált vállalkozás vagyonfelügyelőjétől vagy felszámolójától - csődeljárás, felszámolási eljárás vagy csődegyezség keretében, illetve a nemzeti jog szerinti más, hasonló eljárás keretében - különösen előnyös feltételek mellett történő árubeszerzés esetében;
h)
ingatlanszerződések esetében a helyi piac előzetes felmérését követően;
i)
a CPV-nómenklatúra szerinti jogi szolgáltatásokra vonatkozó szerződések esetében, amennyiben e szerződéseket megfelelően meghirdették;
j)
az intézmény vagy az intézmény által ráruházott hatáskörökkel rendelkező hatóságok által titkosnak nyilvánított szerződések, illetve azok a szerződések, amelyek végrehajtását a hatályban lévő közigazgatási rendelkezéseknek megfelelően különleges biztonsági intézkedésekkel kell kísérni, valamint ha az Unió alapvető érdekeinek védelme ezt megköveteli.
(2) Az (1) bekezdés e) pontjában említett kiegészítő szolgáltatások és építési beruházások esetében az ajánlatkérő azzal a feltétellel alkalmazhat szerződési hirdetmény előzetes közzététele nélküli tárgyalásos eljárást, hogy az alábbi esetekben annak a szerződő félnek ítéli oda a szerződést, akivel az eredeti szerződést kötötte:
a)
amennyiben a kiegészítő szerződés technikailag vagy gazdaságilag nem választható el az alapszerződéstől anélkül, hogy jelentős hátrányt okozna az ajánlatkérőnek;
b)
amennyiben az eredeti szerződés teljesítésétől elválasztható szolgáltatások vagy építési beruházások elengedhetetlenül szükségesek a teljesítéshez.
A kiegészítő szerződések összértéke nem haladhatja meg az eredeti szerződés összegének 50 %-át.
(3) Az e cikk (1) bekezdésének f) pontjában említett esetekben a tárgyalásos eljárás alkalmazásának lehetőségét már az első szerződésre vonatkozó versenytárgyalási felhívásban jelezni kell, és a kiegészítő szerződések teljes becsült költségét figyelembe kell venni a 170. cikk (1) bekezdésében említett értékhatár kiszámításakor. Az említett eljárás csak az eredeti szerződés végrehajtásának időtartama alatt, de legkésőbb az eredeti szerződés aláírását követően három évvel alkalmazható.
135. cikk
Szerződési hirdetmény előzetes közzétételével indított tárgyalásos eljárás alkalmazása
(A költségvetési rendelet 104. cikke)
(1) Az ajánlatkérő a szerződés összegétől függetlenül az alábbi esetekben alkalmazhat szerződési hirdetmény előzetes közzétételével indított tárgyalásos eljárást:
a)
amennyiben nyílt eljárás, meghívásos eljárás vagy versenypárbeszéd keretében közzétett ajánlati felhívásra szabálytalan vagy különösen a kiválasztási vagy odaítélési feltételek alapján elfogadhatatlannak ítélt ajánlatokat nyújtottak be, feltéve, hogy a 138. cikkben említett ajánlati felhívásban meghatározott, eredeti szerződéses feltételek nem változnak lényegesen, e cikk (2) bekezdésének alkalmazásának sérelme nélkül;
b)
építési beruházást, árubeszerzést vagy szolgáltatást érintő rendkívüli esetben, amikor annak jellege vagy az azzal kapcsolatos kockázat nem teszi lehetővé az ajánlattevő számára előzetes átfogó árkalkuláció készítését;
c)
amennyiben a közbeszerzés tárgyát képező szolgáltatás jellegére tekintettel - különösen pénzügyi szolgáltatások és szellemi szolgáltatások esetén - a szerződés előírásai nem határozhatók meg olyan pontossággal, amely lehetővé teszi, hogy a szerződést a legelőnyösebb ajánlat kiválasztásával a nyílt vagy a meghívásos eljárásra vonatkozó szabályai szerint ítéljék oda;
d)
olyan építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés esetében, ahol a beruházásra kizárólag kutatási, kísérleti vagy fejlesztési célból, és nem nyereségtermelés érdekében vagy a kutatás-fejlesztési költségek fedezése céljából kerül sor;
e)
a 2004/18/EK irányelv IIB. mellékletében említett szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés esetében, ezen rendelet 134. cikke (1) bekezdésének i) és j) pontjára és második bekezdésére is figyelemmel;
f)
kutatás-fejlesztési szolgáltatás esetében - kivéve, ha a haszon kizárólag az ajánlatkérőnél jelentkezik a szolgáltatásnak a saját tevékenységében való felhasználása során -, feltéve, hogy a kapott szolgáltatás ellenértékét teljes mértékben az ajánlatkérő fizeti meg;
g)
műsorszórók általi műsorszórásra tervezett műsorok megvásárlásáról, fejlesztéséről, gyártásáról és közös gyártásáról szóló szolgáltatási szerződések és műsorszórási időre vonatkozó szerződések esetében.
(2) Az (1) bekezdés a) pontjában említett esetekben az ajánlatkérő eltekinthet szerződési hirdetmény közzétételétől, ha a tárgyalásos eljárásba bevonja a kiválasztási feltételeknek megfelelő mindazon és csakis azon ajánlattevőket, akik a megelőző eljárás során a közbeszerzési eljárás alaki követelményeinek megfelelő ajánlatot nyújtottak be.
136. cikk
A részvételi szándék kifejezésére való felhívást magában foglaló eljárás
(A költségvetési rendelet 104. cikke)
(1) A 170. cikk (1) bekezdésében említett értéket nem meghaladó szerződések esetében, valamint a 134. és 135. cikk sérelme nélkül, az ajánlattevők részvételi szándék kifejezésére való felhívást alkalmazhatnak a következők valamelyike céljából:
a)
azon részvételre jelentkezők előzetes kiválasztása, akiket meghívásos eljárás során ajánlattételre hívnak fel a jövőben;
b)
olyan értékesítők listájának összeállítása, akiket részvételi jelentkezés vagy ajánlat benyújtására kérnek fel.
(2) A részvételi szándék kifejezésére való felhívást követően összeállított lista a következő időtartamra érvényes:
a)
az e cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett esetben legfeljebb három évig attól a naptól számítva, amikor a 124. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett hirdetményt megküldik a Kiadóhivatalnak;
b)
az értékesítők e cikk (1) bekezdésének b) pontjában említett listája esetében legfeljebb öt évig attól a naptól számítva, amikor a 124. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett hirdetményt megküldik a Kiadóhivatalnak.
Az első albekezdésben említett lista allistákat is tartalmazhat.
Valamennyi érdeklődő az utolsó három hónap kivételével a lista érvényességi ideje alatt bármikor benyújthatja jelentkezését.
(3) Amennyiben szerződés odaítélésére kerül sor, úgy az ajánlatkérő a vonatkozó listán vagy allistán szereplő összes részvételre jelentkezőt vagy értékesítőt felszólítja arra, hogy:
a)
az (1) bekezdés a) pontjában említett esetben nyújtson be ajánlatot; vagy
b)
az (1) bekezdés b) pontjában említett lista esetében nyújtsa be a következők valamelyikét:
i.
a kizárási és kiválasztási feltételekkel kapcsolatos dokumentumokat is magukban foglaló ajánlatot;
ii.
a kizárási és kiválasztási feltételekkel kapcsolatos dokumentumokat, valamint második lépésben az e feltételeket teljesítők esetében ajánlatot.
137. cikk
Kis értékű szerződések
(A költségvetési rendelet 104. cikke)
(1) A 60 000 EUR-t meg nem haladó, kis értékű szerződések esetében szerződési hirdetmény előzetes közzététele nélküli tárgyalásos eljárás alkalmazható legalább három részvételre jelentkező bevonásával.
Ha a részvételre jelentkezőkkel való konzultációt követően az ajánlatkérő csupán egyetlen olyan ajánlatot kap, amely igazgatásilag és technikailag érvényes, a szerződést odaítélheti, feltéve, hogy teljesülnek az odaítélési feltételek.
(2) A 15 000 EUR-t nem meghaladó, nagyon kis értékű szerződés odaítélhető szerződési hirdetmény előzetes közzététele nélküli tárgyalásos eljárást követően egyetlen ajánlat alapján is.
(3) Az 1 000 EUR-nál alacsonyabb összegű kiadások esetén teljesített kifizetések számla ellenében történő egyszerű kifizetéssel is megvalósíthatók, ajánlat előzetes elfogadása nélkül.
138. cikk
Pályázati dokumentáció
(A költségvetési rendelet 105. cikke)
(1) A pályázati dokumentációba tartoznak legalább a következők:
a)
ajánlati vagy tárgyalási felhívás, illetve a párbeszédben való részvételre vonatkozó felhívás a 132. cikkben említett eljárás keretében;
b)
a hozzá csatolt dokumentáció vagy a 132. cikkben említett versenypárbeszéd esetében egy, az ajánlatkérő szükségleteit és elvárásait tartalmazó tájékoztató vagy annak az internetcímnek a feltüntetése, amelyen a dokumentáció vagy tájékoztató megtekinthető;
c)
a mintaszerződésen alapuló szerződéstervezet.
Az első albekezdés c) pontja nem alkalmazandó olyan esetekben, amelyekben a mintaszerződés megfelelően indokolt rendkívüli körülmények miatt nem alkalmazható.
A pályázati dokumentáció utalást tartalmaz a 123-126. cikk szerinti közzétételi intézkedésekre.
(2) Az ajánlati vagy tárgyalási felhívás, illetve a párbeszédben való részvételre vonatkozó felhívás legalább a következőket tartalmazza:
a)
az ajánlatok benyújtására és előírt tagolására vonatkozó szabályok meghatározása, beleértve a benyújtás zárónapját és -időpontját, a szabványos válasznyomtatvány használatára vonatkozó esetleges követelményeket, a csatolandó dokumentációt - ha ezek nincsenek pontosítva a szerződési hirdetményben -, beleértve a 146. cikkben említett pénzügyi, gazdasági, műszaki és szakmai kapacitás igazolását és azt a címet, amelyre el kell juttatni azokat;
b)
annak közlése, hogy az ajánlat benyújtása egyúttal az (1) bekezdésben említett azon dokumentáció elfogadását is jelenti, amelyre a felhívás vonatkozik, és hogy a benyújtott ajánlat a szerződés teljesítése során kötelező a szerződést elnyert ajánlattevőre;
c)
azon időszak meghatározása, amelynek során a benyújtott ajánlat érvényes és semmilyen tekintetben nem módosítható;
d)
az ajánlatkérő és az ajánlattevő közötti mindennemű kapcsolat tilalma az eljárás idejére, kivéve a 160. cikkben megállapított feltételek szerinti esetet, továbbá, helyszíni látogatás előírása esetén a látogatással kapcsolatos pontos feltételek meghatározása;
e)
versenypárbeszéd esetében a konzultációs szakasz kezdő időpontjának és a helyszínének meghatározása.
(3) A dokumentáció legalább a következőket tartalmazza:
a)
a szerződésre alkalmazandó kizárási és kiválasztási feltételek meghatározása, a versenypárbeszéd, a meghívásos eljárás és a 135. cikkben említett, szerződési hirdetmény előzetes közzétételével történő tárgyalásos eljárás kivételével; ez utóbbi esetekben e kritériumok kizárólag a szerződési hirdetményben vagy a részvételi szándék kifejezésére való felhívásban szerepelnek;
b)
a szerződés odaítélésére vonatkozó kritériumok és relatív súlyozásuk, vagy adott esetben az említett kritériumok csökkenő fontossági sorrendben való feltüntetése, amennyiben ezek nem szerepelnek a szerződési hirdetményben;
c)
a 139. cikkben említett műszaki előírások;
d)
azon minimális követelmények rögzítése, amelyeknek a különböző változatoknak eleget kell tenniük a 149. cikk (2) bekezdésében említett eljárás során, amikor a szerződést az összességében legelőnyösebb ajánlatnak ítélik, amennyiben az ajánlatkérő kikötötte a szerződési hirdetményben, hogy ilyen változatok engedélyezettek;
e)
annak közlése, hogy az Európai Unió kiváltságairól és mentességeiről szóló jegyzőkönyv vagy adott esetben a diplomáciai kapcsolatokról szóló bécsi egyezmény vagy a konzuli kapcsolatokról szóló bécsi szerződés alkalmazandó;
f)
a szerződésekre való jogosultságot igazoló, a 172. cikk szerinti dokumentumok meghatározása;
g)
a 131. cikkben említett dinamikus beszerzési rendszer esetében az előirányzott beszerzések jellegének meghatározása, továbbá a beszerzési rendszerrel, az igénybe vett elektronikus eszközökkel és a csatlakozás műszaki szabályaival és leírásaival kapcsolatos valamennyi szükséges információ meghatározása.
4. A mintaszerződésnek különösen az alábbiakat kell tartalmaznia:
a)
a szerződés záradékainak nem teljesítése esetén alkalmazandó kötbér meghatározása;
b)
azon adatok meghatározása, amelyeket a számláknak vagy a megfelelő bizonylatoknak a 102. cikkel összhangban tartalmazniuk kell;
c)
annak közlése, hogy amennyiben az intézmények az ajánlatkérők, a szerződésre irányadó jog az uniós jog, kiegészítve - amennyiben szükséges - a szerződésben meghatározott nemzeti joggal;
d)
a jogviták tekintetében illetékes bíróság meghatározása.
E bekezdés első albekezdésének c) pontja alkalmazásában, a 121. cikk (1) bekezdésében említett szerződések esetében a szerződéstervezet kizárólag nemzeti jogra is utalhat.
(5) Az ajánlatkérő információt kérhet az ajánlattevőktől a szerződés azon részével kapcsolatban, amelyet az ajánlattevő alvállalkozásba szándékozik adni harmadik személynek, továbbá az alvállalkozó személyéről. A 143. cikkben említett információkon túl az ajánlatkérő bármely információt bekérhet a részvételre jelentkezőtől vagy ajánlattevőtől a tervezett alvállalkozó 146., 147. és 148. cikkben említett pénzügyi, gazdasági, műszaki és szakmai kapacitásairól, különösen abban az esetben, ha az alvállalkozó a szerződésben jelentős részt vállal.
139. cikk
Műszaki előírások
(A költségvetési rendelet 105. cikke)
(1) A műszaki előírásoknak egyenlő esélyt kell biztosítaniuk a részvételre jelentkezők és az ajánlattevők számára a szerződés elnyeréséhez, és nem képezhetnek indokolatlan akadályt a versenyeztetésben.
A műszaki előírások meghatározzák, hogy az általa megállapított célra tekintettel az ajánlatkérő milyen jellemzőket vár el egy terméktől, szolgáltatástól, anyagtól vagy építési beruházástól.
(2) Az (1) bekezdésben említett jellemzők az alábbiakat foglalják magukban:
a)
minőségi szintek;
b)
környezeti teljesítmény;
c)
ahol csak lehetséges, a megközelíthetőség kritériumai a fogyatékkal élő személyek szempontjából, vagy minden felhasználó szempontjainak eleget tevő megvalósítás;
d)
a megfelelőségértékelés szintjei és eljárásai;
e)
a használatra való alkalmasság;
f)
a biztonság, illetve olyan paraméterek, mint árubeszerzés esetén az árumegnevezés és a használati utasítás, valamint - valamennyi szerződés esetén - a terminológia, a szimbólumok, a vizsgálatok és a vizsgálati módszerek, a csomagolás, a jelölés és címkézés, valamint a gyártási eljárások és módszerek;
g)
építési beruházásra irányuló szerződés esetén a minőségbiztosításra vonatkozó eljárások, a tervezésre és az árkalkulációra vonatkozó szabályok, a beruházás vizsgálatára, ellenőrzésére és átvételére vonatkozó feltételek, az építési módszerek és technikák, továbbá a befejezett munkákra, valamint az azokhoz felhasznált anyagokra és alkatrészekre vonatkozóan az ajánlatkérő által előírt valamennyi egyéb, általános vagy különös szabályozás hatálya alá eső műszaki feltétel.
(3) A műszaki előírások meghatározása az alábbi módszerek valamelyikével történik:
a)
hivatkozással európai szabványokra, európai műszaki engedélyekre, közös műszaki előírásokra, ha van ilyen, nemzetközi szabványokra, az európai szabványügyi szervek által létrehozott egyéb műszaki referencia-rendszerekre, vagy ezek hiányában az azokkal egyenértékű nemzeti előírásokra; valamennyi hivatkozást a „vagy azzal egyenértékű” kifejezésnek kell követnie;
b)
teljesítmény vagy funkcionális követelmények előírásával, amelyek magukban foglalhatnak környezetvédelmi jellemzőket és amelyeknek kellően részletesnek kell lenniük ahhoz, hogy az ajánlattevők meghatározhassák a szerződés célját, és az ajánlatkérő odaítélhesse a szerződést;
c)
a két módszer kombinációjával.
(4) Amennyiben az ajánlatkérő él a (3) bekezdés a) pontjában említett előírásokra való hivatkozás lehetőségével, úgy nem utasíthat el egyetlen ajánlatot sem azon indokkal, hogy nem felel meg az előírásoknak, ha az ajánlattevő, illetve a részvételre jelentkező megfelelő eszközökkel, az ajánlatkérő számára kielégítő módon bizonyítja, hogy az ajánlat egyenértékű módon teljesíti a követelményeket.
Megfelelő eszköz lehet a gyártótól származó műszaki dokumentáció vagy valamely elismert szervtől származó vizsgálati jelentés.
(5) Amennyiben az ajánlatkérő él azzal a (3) bekezdés b) pontjában kínált lehetőséggel, hogy meghatározott teljesítményt vagy funkcionális követelményeket írjon elő, úgy nem utasíthat el olyan ajánlatot, amely megfelel valamely európai szabvány, európai műszaki engedély, közös műszaki előírások, nemzetközi szabvány vagy egy európai szabványügyi szerv által létrehozott műszaki referencia-rendszer átvételén alapuló nemzeti szabványnak, amennyiben az említett előírások a szükséges teljesítményre vagy funkcionális követelményekre vonatkoznak.
Az ajánlattevőnek az ajánlatában - az ajánlatkérő számára megfelelő módon, bármely megfelelő eszközzel - bizonyítania kell, hogy az ajánlata megfelel az ajánlatkérő teljesítménybeli, illetve funkcionális követelményeinek. Megfelelő eszköz lehet a gyártótól származó műszaki dokumentáció vagy valamely elismert szervtől származó vizsgálati jelentés.
(6) Amennyiben az ajánlatkérők környezetvédelmi jellemzőket állapítanak meg a teljesítmény, illetve funkcionális követelmények tekintetében, használhatják az európai, nemzetközi vagy nemzeti ökocímkék vagy bármely más ökocímke által meghatározott részletes előírásokat, feltéve, hogy az alábbi feltételek teljesülnek:
a)
az alkalmazott előírások megfelelőek a szerződés tárgyát képező árubeszerzés vagy szolgáltatás jellemzőinek meghatározására;
b)
a címke követelményeit tudományos adatok alapján állapítják meg;
c)
az ökocímkét olyan eljárás keretében fogadták el, amelyben valamennyi érdekelt fél - kormányzati szerv, fogyasztó, gyártó, forgalmazó és környezetvédelmi szervezet - részt vehet;
d)
az ökocímkék valamennyi érdekelt fél számára hozzáférhetők.
(7) Az ajánlatkérők jelezhetik, hogy az ökocímkével ellátott termékek vagy szolgáltatások esetében vélelmezik az ajánlattételhez szükséges dokumentációban megállapított műszaki előírásoknak való megfelelést. Az ajánlatkérők elfogadnak minden egyéb megfelelő bizonyítékot, amely lehet a gyártótól származó műszaki dokumentáció vagy valamely elismert szervtől származó vizsgálati jelentés. A (4), az (5) és a (6) bekezdés alkalmazásában elismert szerv egy az alkalmazandó európai szabványoknak megfelelő vizsgáló vagy kalibráló laboratórium, vagy ellenőrző és tanúsító szerv.
(8) A szerződés tárgya által kellően indokolt, rendkívüli eset kivételével az ilyen dokumentáció nem hivatkozhat olyan konkrét márkára, forrásra, különleges előállítási eljárásra, védjegyre, szabadalomra, típusra, eredetmegjelölésre vagy gyártási folyamatra, amely egyes termékek vagy gazdasági szereplők előnyben részesítését vagy a versenyből való kizárását eredményezné.
Amennyiben a szerződés tárgya nem írható le kellő részletességgel és egyértelmű módon, úgy a hivatkozást a „vagy azzal egyenértékű” kifejezésnek kell követnie.
140. cikk
Ármódosítás
(A költségvetési rendelet 105. cikke)
(1) A pályázati dokumentációnak egyértelműen közölnie kell, hogy fix árajánlatot kell-e tenni, amelyet az ajánlattevő később nem módosíthat.
(2) Ha nem ez a helyzet, a pályázati dokumentáció megállapítja azon feltételeket és/vagy módozatokat, amelyeknek megfelelően az ár módosítható a szerződés tartama alatt. Ilyen esetben az ajánlatkérő különösen az alábbiakat veszi figyelembe:
a)
a közbeszerzési eljárás tárgya és az adott gazdasági helyzet;
b)
a feladatok, valamint a szerződés típusa és tartama;
c)
pénzügyi érdekei.
141. cikk
Kizárásra okot adó jogellenes tevékenységek
(A költségvetési rendelet 106. cikke)
A költségvetési rendelet 106. cikke (1) bekezdésének e) pontjában említett esetek magukban foglalják az Unió pénzügyi érdekeit sértő valamennyi jogellenes tevékenységet és különösen a következőket:
a)
az 1995. július 26-i tanácsi jogi aktusban (12) kidolgozott, az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről szóló egyezmény 1. cikkében említett csalás;
b)
az 1997. május 26-i tanácsi jogi aktusban (13) kidolgozott, az Európai Közösségek tisztviselőit, illetve az Európai Unió tagállamainak tisztviselőit érintő korrupció elleni küzdelemről szóló egyezmény 3. cikkében említett korrupció;
c)
a 2008/841/IB tanácsi kerethatározat (14) 2. cikkében meghatározott, bűnszervezetben való részvétel;
d)
a 2005/60/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (15) 1. cikkében meghatározott pénzmosás;
e)
a 2002/475/IB tanácsi kerethatározat (16) 1., 3. és 4. cikkében meghatározott terrorista bűncselekmények, terrorista tevékenységekkel összefüggő bűncselekmények, továbbá felbujtás, bűnsegély, kísérlet.
142. cikk
Kizárási kritériumok alkalmazása és a kizárás időtartama
(A költségvetési rendelet 106., 107., 108. és 109. cikke)
(1) A kizárás időtartamának meghatározása és az arányosság elvének való megfelelés biztosítása érdekében az illetékes hatóság figyelembe veszi különösen a tények súlyosságát - beleértve azok hatását az Unió pénzügyi érdekeire és a róla kialakult képre -, továbbá az eltelt időt, a jogsértés időtartamát és ismétlődő voltát, a szándékosságot vagy a gondatlanság mértékét, valamint az érintett intézmény által a helyzet orvoslására tett intézkedéseket.
A kizárás időtartamának meghatározása során az illetékes hatóság lehetőséget biztosít a részvételre jelentkezőnek vagy ajánlattevőnek, hogy kifejtse álláspontját.
Amennyiben az alkalmazandó jognak megfelelően a kizárás időtartamát a költségvetési rendelet 108. cikke (2) és (3) bekezdésében említett hatóságok és szervek határozzák meg, a Bizottság ezt az időtartamot alkalmazza legfeljebb a költségvetési rendelet 106. cikke (4) bekezdésében rögzített maximális időtartamig. A költségvetési rendelet 106. cikkének (4) bekezdésében említett időszak legfeljebb öt év, amely az alábbi időpontoktól számítandó:
a)
a költségvetési rendelet 106. cikke (1) bekezdésének b) és e) pontja szerinti esetekben a res iudicata hatályú ítélet keltétől;
b)
a költségvetési rendelet 106. cikke (1) bekezdésének c) pontjában említett esetekben a jogsértés napjától, illetve ismétlődő jogsértések esetében a jogsértés megszűnésének napjától, amennyiben a kötelezettségszegés az érintett intézménnyel kötött szerződésekhez kapcsolódik.
A harmadik albekezdés b) pontja alkalmazásában, amennyiben a súlyos szakmai kötelezettségszegést hatóság vagy nemzetközi szervezet határozata állapította meg, a határozat napja alkalmazandó.
A kizárás időtartama a harmadik albekezdés a) és b) pontjában említett időpontot követő öt éven belüli ismételt jogsértés esetén - az 1. pontban foglalt rendelkezésekre is figyelemmel - tíz évre meghosszabbítható.
(2) A részvételre jelentkezőket és az ajánlattevőket ki kell zárni a közbeszerzési és a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó eljárásból, amíg a költségvetési rendelet 106. cikke (1) bekezdésének a) és d) pontjában említett helyzetek valamelyikében vannak.
143. cikk
Bizonyíték
(A költségvetési rendelet 106. és 107. cikke)
(1) A részvételre jelentkezők és az ajánlattevők hűen aláírt és keltezett becsületbeli nyilatkozatot nyújtanak be, amely szerint nincsenek a költségvetési rendelet 106. és 107. cikkében említett helyzetek valamelyikében.
Meghívásos eljárás, versenypárbeszéd vagy szerződési hirdetmény közzétételét követő tárgyalásos eljárás esetében azonban, amennyiben az ajánlatkérő korlátozza a tárgyalásra vagy ajánlattételre meghívott részvételre jelentkezők számát, az összes részvételre jelentkezőnek be kell nyújtania a (3) bekezdésben meghatározott igazolásokat.
A kockázatértékeléstől függően az ajánlatkérő eltekinthet az első albekezdésben említett nyilatkozat előírásától a 137. cikk (2) bekezdésében említett szerződések esetében. Mindazonáltal a 265. cikk (1) bekezdésében, a 267. cikk (1) bekezdésében és a 269. cikk (1) bekezdésében említett szerződések tekintetében az ajánlatkérő eltekinthet ezen nyilatkozat előírásától a legfeljebb 20 000 EUR értékű szerződések esetében.
(2) A szerződést elnyerő ajánlattevő az ajánlatkérő által meghatározott határidőn belül, de még a szerződés aláírása előtt az e cikk (3) bekezdésének megfelelően bizonyítékot szolgáltat az e cikk (1) bekezdésében említett igazolás hitelességéről, az alábbi esetekben:
a)
az intézmények által saját felelősségükre odaítélt, a 170. cikk (1) bekezdésében említett értékhatárral egyenlő vagy nagyobb értékű szerződések;
b)
a külső fellépések területén odaítélt szerződések esetében a 265. cikk (1) bekezdésének a) pontjában, a 267. cikk (1) bekezdésének a) pontjában vagy a 269. cikk (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott értékhatárral egyenlő vagy nagyobb értékű szerződések.
Az ezen bekezdés első albekezdésének (a) és (b) pontjában említett értékhatároknál kisebb értékű szerződések esetében az ajánlatkérő előírhatja a szerződést elnyerő ajánlattevő számára a (3) bekezdésben meghatározott bizonyíték szolgáltatását, amennyiben bizonytalan afelől, hogy az ajánlattevő a kizárásra okot adó helyzetek valamelyikében van-e.
(3) Annak kielégítő igazolásaként, hogy a szerződést elnyerő ajánlattevő esetében nem áll fenn a költségvetési rendelet 106. cikke (1) bekezdésének a), b) vagy e) pontjában említett helyzet, az ajánlatkérő friss hatósági erkölcsi bizonyítványt, vagy ennek hiányában, egy igazságügyi vagy közigazgatási hatóság által a származási országban frissen kiállított, azzal egyenértékű dokumentumot fogad el, amely tanúsítja az említett követelmények teljesülését. Annak kielégítő igazolásaként, hogy az ajánlattevő esetében nem áll fenn a költségvetési rendelet 100. cikke (1) bekezdésének a) vagy d) pontjában említett helyzet, az ajánlatkérő az érintett állam illetékes hatósága által frissen kibocsátott igazolást fogad el.
Amennyiben az érintett országban nem állítanak ki az e cikk (1) bekezdésében említett dokumentumot vagy igazolást, illetve a költségvetési rendelet 106. cikkében felsorolt többi kizárási ok esetében az igazolás helyettesíthető az érdekelt fél által a származási országban egy igazságügyi vagy közigazgatási hatóság, közjegyző vagy illetékes szakmai testület előtt eskü alatt tett nyilatkozattal, vagy ennek hiányában becsületbeli nyilatkozattal.
(4) A részvételre jelentkező vagy ajánlattevő székhely szerinti országának nemzeti jogától függően az (1) és (3) bekezdésben említett dokumentumok jogi és/vagy természetes személyekre vonatkoznak, beleértve - amennyiben az ajánlatkérő szükségesnek ítéli - a vállalatvezetőket és minden olyan személyt, aki a részvételre jelentkezővel vagy ajánlattevővel kapcsolatban képviseleti, döntéshozatali vagy ellenőrzési joggal rendelkezik.
(5) Amennyiben az ajánlatkérő bizonytalan afelől, hogy a részvételre jelentkező vagy az ajánlattevő a kizárásra okot adó helyzetek valamelyikében van-e, saját maga is fordulhat a (3) bekezdésében említett illetékes hatóságokhoz annak érdekében, hogy beszerezze az adott helyzettel kapcsolatos, általa szükségesnek vélt információkat.
(6) Az ajánlatkérő felmentheti a részvételre jelentkezőt vagy ajánlattevőt a (3) bekezdésben említett igazoló dokumentumok benyújtásának kötelezettsége alól, ha egy másik közbeszerzési eljárásban már benyújtottak számára ilyen bizonyítékot, és amennyiben a dokumentum kibocsátásának időpontja nem régebbi egy évnél, és az még mindig érvényben van.
Ilyen esetben a részvételre jelentkező vagy ajánlattevő becsületbeli nyilatkozatot tesz, hogy az igazoló dokumentumot egy korábbi közbeszerzési eljárásban már benyújtották, és megerősíti, hogy helyzetében nem történt változás.
(7) Amennyiben az ajánlatkérő kéri, úgy a részvételre jelentkező vagy ajánlattevő benyújtja a tervezett alvállalkozó becsületbeli nyilatkozatát arról, hogy az nincs a költségvetési rendelet 106. és 107. cikkében említett helyzetek egyikében sem.
Amennyiben e becsületbeli nyilatkozattal szemben kétség merül fel, úgy az ajánlatkérő bekéri a (3) és (4) bekezdésben említett bizonyítékokat. Adott esetben az (5) bekezdést kell alkalmazni.
144. cikk
Központi adatbázis
(A költségvetési rendelet 108. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 108. cikkének (1) bekezdésében említett intézmények, végrehajtó ügynökségek és szervek a Bizottság által kidolgozott formátumban információt szolgáltatnak a Bizottságnak a költségvetési rendelet 106. és 107. cikkében, 109. cikke (1) bekezdésének b) pontjában, valamint 109. cikke (2) bekezdésének a) pontjában említett helyzetek valamelyikében lévő harmadik felekről, a kizárás okáról, valamint a kizárás időtartamáról.
Ugyancsak információval szolgálnak a jogi személyiséggel rendelkező harmadik felek feletti képviseleti, döntéshozatali vagy ellenőrzési jogkörrel rendelkező személyekről, akik a költségvetési rendelet 106., 107. cikkében, 109. cikke (1) bekezdésének b) pontjában és 109. cikke (2) bekezdésének a) pontjában említett helyzetek valamelyikében vannak.
A költségvetési rendelet 108. cikkének (2) és (3) bekezdésében említett hatóságok és szervek a Bizottság által kidolgozott formátumban a következő információkat szolgáltatják a Bizottságnak a költségvetési rendelet 106. cikke (1) bekezdésének e) pontjában említett helyzetek valamelyikében lévő harmadik felekről, amennyiben azok magatartása káros volt az Unió pénzügyi érdekeire, továbbá a jogi személyiséggel rendelkező harmadik felek feletti képviseleti, döntéshozatali vagy ellenőrzési jogkörrel rendelkező személyekről:
a)
az ítélet típusa;
b)
adott esetben a közbeszerzési eljárásokból való kizárás időtartama.
(2) Az (1) bekezdésben említett intézmények, ügynökségek, hatóságok és szervek kijelölik az adatbázisban szereplő információk Bizottsággal való közléséért, valamint Bizottságtól való fogadásáért felelős személyeket.
A költségvetési rendelet 108. cikkének (1) bekezdésében említett intézmények, ügynökségek, hatóságok és szervek esetében a kijelölt személy a lehető leghamarabb eljuttatja az információt a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének, és adott esetben kéri az adat adatbázisba történő felvételét, módosítását vagy eltávolítását.
A költségvetési rendelet 108. cikkének (2) bekezdésében említett hatóságok és szervek esetében a kijelölt személy a vonatkozó ítélet kibocsátásától számított három hónapon belül eljuttatja a szükséges információt a Bizottság érintett programért vagy intézkedésért felelős engedélyezésre jogosult tisztviselőjének.
Az adatbázis adatait a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője viszi be, módosítja, illetve távolítja el. Biztonságos kapcsolat segítségével havonta a kijelölt személyek rendelkezésére bocsátja az adatbázisban szereplő hiteles adatokat.
(3) Az (1) bekezdésben említett intézmények, ügynökségek, hatóságok és szervek a Bizottság előtt igazolják, hogy az általuk közölt információkat a 45/2001/EK rendelet, valamint a 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (17) személyes adatok védelmére vonatkozó szabályainak megfelelően állapították meg és továbbították.
Különösen előzetesen tájékoztatják valamennyi, az (1) bekezdésben említett harmadik felet és személyt arról, hogy adataik az adatbázisba kerülhetnek és azokat a Bizottság a (2) bekezdésben említett kijelölt személyekhez továbbíthatja. Az adatok helyesbítését, törlését vagy bármely módosítását követően aktualizálják a továbbított információkat.
Az adatbázisban szereplő minden félnek joga van a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjéhez benyújtott kérelem révén tájékoztatást kapni a rá vonatkozó adatokról.
(4) A tagállamok megteszik a megfelelő intézkedéseket annak érdekében, hogy segítséget nyújtsanak a Bizottságnak az adatbázis hatékony, a 95/46/EK irányelvvel összhangban történő kezeléséhez.
A harmadik országok hatóságaival és a költségvetési rendelet 108. cikkének (2) és (3) bekezdésében említett valamennyi szervvel kötött megállapodásokban rögzíteni kell az e rendelkezéseknek és a személyes adatok védelmére vonatkozó alapelvnek való megfelelést biztosító rendelkezéseket.
145. cikk
Közigazgatási és pénzügyi szankciók
(A költségvetési rendelet 109. és 131. cikke)
(1) A szerződésben megállapított szankciók alkalmazásának sérelme nélkül azon részvételre jelentkezőket, ajánlattevőket és szerződő feleket, akik hamis nyilatkozatot tettek, súlyos hibát vagy szabálytalanságot követtek el, csaltak vagy súlyosan megszegték szerződéses kötelezettségeiket, ki lehet zárni az uniós költségvetésből finanszírozott valamennyi szerződésből és vissza nem térítendő támogatásból attól, a részvételre jelentkezővel, az ajánlattevővel vagy a szerződő féllel folytatott kontradiktórius eljárással megerősített időponttól számított legfeljebb öt évre, amikor a jogsértést megállapították.
Ezen időszak az első albekezdésben említett időpontot követő öt éven belüli ismételt jogsértés esetén tíz évre hosszabbítható.
(2) Azon részvételre jelentkezőkre vagy ajánlattevőkre, akik hamis nyilatkozatot tettek, súlyos hibát vagy szabálytalanságot követtek el, vagy csaltak, pénzbírságot is ki lehet róni, amelynek mértéke az odaítélt szerződés teljes becsült értékének 2-10 %-a.
Azon szerződő felekre, akik súlyosan megszegték szerződéses kötelezettségeiket, a szóban forgó szerződés teljes értékének 2-10 %-át kitevő pénzbírságot lehet kiróni.
Ez az arány az (1) bekezdés első albekezdésében említett időpontot követő öt éven belüli ismételt jogsértés esetén 4-20 %-ra növelhető.
(3) Az intézmény a közigazgatási és pénzügyi szankciókat különösen a 142. cikk (1) bekezdésében említett elemekre tekintettel határozza meg.
146. cikk
Kiválasztási feltételek
(A költségvetési rendelet 110. cikkének (1) bekezdése)
(1) Az ajánlatkérőnek egyértelmű és megkülönböztetéstől mentes kiválasztási feltételeket kell kidolgoznia.
(2) A kiválasztási feltételeket valamennyi közbeszerzési eljárásban alkalmazni kell a részvételre jelentkező vagy ajánlattevő pénzügyi, gazdasági, műszaki és szakmai kapacitásának értékelésére.
Az ajánlatkérő megállapíthat a kapacitásra vonatkozóan olyan alsó határértékeket, amelyek alatt nem kerülhet sor részvételre jelentkező kiválasztására.
(3) Bármelyik ajánlattevő, illetve pályázó felszólítható arra, hogy a cégjegyzékbe vagy a megfelelő szakmai nyilvántartásba történt bejegyzésével, illetőleg eskü alatt tett nyilatkozatával vagy egyéb igazoló okirattal, meghatározott szervezetbeli tagságával, kifejezett felhatalmazással, vagy a hozzáadottértékadó- (a továbbiakban: héa-) nyilvántartásba való bejegyzésével bizonyítsa, hogy a hatályos nemzeti jogszabályok értelmében jogosult a szerződés végrehajtására.
(4) Az ajánlatkérő a szerződési hirdetményben, a részvételi szándék kifejezésére való felhívásban, illetve az ajánlattételi felhívásban meghatározza az ajánlattevők, illetve a részvételre jelentkezők helyzetének és jogképességének ellenőrzésére kiválasztott referenciákat.
(5) A részvételre jelentkezők, illetve az ajánlattevők pénzügyi, gazdasági, műszaki és szakmai kapacitásának és a (2) bekezdés értelmében megkövetelt minimális kapacitásszinteknek a bizonyítására az ajánlatkérő által megkövetelt információk nem terjedhetnek túl a szerződés tárgyán, figyelembe véve egyúttal a gazdasági szereplők jogos érdekeit, különösen a cég műszaki és üzleti titkainak védelmét illetően.
(6) Az ajánlatkérő, az általa elvégzett kockázatértékeléstől függően, dönthet úgy, hogy eltekint a részvételre jelentkező vagy ajánlattevő pénzügyi, gazdasági, műszaki és szakmai kapacitásának bizonyítékától az alábbi szerződések esetében:
a)
az intézmények által saját felelősségükre odaítélt, a 137. cikk (1) bekezdésében említett értéket meg nem haladó értékű szerződések;
b)
a külső fellépések területén odaítélt, a 265. cikk (1) bekezdésének a) pontjában, a 267. cikk (1) bekezdésének a) pontjában vagy a 269. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett értékhatár alatti szerződések.
Amennyiben az ajánlatkérő úgy dönt, hogy eltekint a részvételre jelentkező vagy ajánlattevő pénzügyi, gazdasági, műszaki és szakmai kapacitásának bizonyítékától, úgy előfinanszírozás csak megegyező összegű pénzügyi biztosíték mellett adható.
147. cikk
Gazdasági és pénzügyi kapacitás
(A költségvetési rendelet 110. cikkének (1) bekezdése)
(1) A gazdasági és pénzügyi kapacitás különösen az alábbi dokumentumok legalább egyikével igazolható:
a)
bankoktól származó megfelelő nyilatkozatok vagy, adott esetben, a vonatkozó szakmai felelősségbiztosítás igazolása;
b)
pénzügyi kimutatások legalább az utolsó három olyan évre vonatkozóan, amelyekre a számlákat lezárták;
c)
a teljes árbevétel és a szerződés szerinti építési beruházásból, áruszállításból, illetve szolgáltatásból eredő árbevétel kimutatása legfeljebb az utolsó három rendelkezésre álló pénzügyi év tekintetében.
(2) Az ajánlatkérő felmentheti a részvételre jelentkezőt vagy ajánlattevőt az (1) bekezdésben említett igazoló dokumentumok benyújtásának kötelezettsége alól, ha egy másik közbeszerzési eljárásban már benyújtottak számára ilyen bizonyítékot, és az még mindig teljesíti az (1) bekezdésben foglalt követelményeket.
Amennyiben az ajánlatkérő által indokoltnak tekintett, kivételes ok következtében az ajánlattevő, illetve a részvételre jelentkező nem tudja biztosítani az ajánlatkérő által előírt referenciákat, úgy gazdasági és pénzügyi kapacitását bármilyen más, az ajánlatkérő számára kielégítő módon is igazolhatja.
(3) A gazdasági szereplő adott esetben, valamely konkrét szerződés kapcsán más személyek kapacitására is támaszkodhat, tekintet nélkül hozzájuk fűződő kapcsolata jogi természetére. Ezen esetben bizonyítania kell az ajánlatkérő előtt, hogy rendelkezésére állnak azon források, amelyek a szerződés teljesítéséhez szükségesek, például úgy, hogy bemutatja az említett személyek kötelezettségvállalását a források rendelkezésre bocsátásáról.
Az ajánlatkérő előírhatja, hogy a gazdasági szereplő és az első albekezdésben említett jogalanyok egyetemleges felelősséggel tartozzanak a szerződés végrehajtásáért.
Ugyanezen feltételek mellett a gazdasági szereplők 121. cikk (5) bekezdésében említett társulása is támaszkodhat a társulás tagjainak vagy más jogalanyoknak a kapacitására.
148. cikk
Műszaki és szakmai kapacitás
(A költségvetési rendelet 110. cikkének (1) bekezdése)
(1) A gazdasági szereplők műszaki és szakmai kapacitásának értékelése és ellenőrzése a (2) és (3) bekezdésnek megfelelően történik. A beállítást vagy üzembe helyezést igénylő árubeszerzésre, valamint a szolgáltatásnyújtásra és/vagy az építési beruházásra irányuló közbeszerzési eljárásokban ezt a kapacitást különösen a know-how, a hatékonyság, a tapasztalat és a megbízhatóság tekintetében kell értékelni.
(2) A gazdasági szereplők műszaki és szakmai kapacitása az árubeszerzés, a szolgáltatásnyújtás, illetve az építési beruházás jellegétől, mennyiségétől vagy nagyságrendjétől, továbbá céljától függően az alábbi dokumentumok legalább egyikével igazolható:
a)
a szolgáltató, illetve a vállalkozó és/vagy a cég vezető munkatársai és különösen a szolgáltatásnyújtásért, illetve az építési beruházásért felelős személy vagy személyek iskolai végzettsége és szakmai képzettsége;
b)
az alábbiak listája:
i.
az elmúlt három évben teljesített főbb szolgáltatások és áruszállítások, beleértve azok összegét, idejét, valamint azt, hogy köz- vagy magánszektorbeli szereplő volt-e megrendelő;
ii.
az elmúlt öt évben végrehajtott építési beruházások, beleértve azok összegét, idejét és helyét;
c)
azon műszaki berendezések, szerszámok és felszerelések leírása, amelyeket a cég a szolgáltatásnyújtás, illetve az építési beruházás során igénybe vesz;
d)
az áru és a szolgáltatások minőségének biztosítására alkalmazott műszaki felszerelések és intézkedések, valamint a vállalkozás vizsgálati és kutatási létesítményeinek leírása;
e)
a résztvevő, különösen a minőség-ellenőrzésért felelős technikusok és műszaki szervezetek megjelölése, függetlenül attól, hogy közvetlenül a céghez tartoznak-e vagy sem;
f)
az áruszállítás tekintetében: minták, leírások és/vagy hiteles fotók és/vagy olyan tanúsítványok, amelyeket hivatalos minőség-ellenőrző intézmények vagy elismert testületek bocsátottak ki, és amelyek igazolják, hogy a termékek megfelelnek a hatályos előírásoknak vagy szabványoknak;
g)
éves kimutatás a szolgáltató, illetve a vállalkozó által alkalmazott teljes munkaerő és vezető személyzet átlagos létszámáról az utolsó három évben;
h)
tájékoztatás arról, hogy a szolgáltató a szerződés mely hányadát szándékozik alvállalkozásba adni;
i)
az építési beruházásra és szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződések esetében - és kizárólag a megfelelő esetekben - azon környezetgazdálkodási intézkedések feltüntetése, amelyeket a gazdasági szereplő a szerződés megvalósítása során alkalmazhat.
Amennyiben az első albekezdés b) pontjának i. alpontjában említett szolgáltatásnyújtásra vagy áruszállításra kerül sor az ajánlatkérő részére, úgy a teljesítés bizonyítása az illetékes hatóság által kiállított vagy ellenjegyzett igazolással történik.
A legfontosabb építési beruházások első albekezdés b) pontjának ii. alpontjában említett listájához csatolni kell a szabályszerű teljesítésről szóló igazolást, amelyből kiderül, hogy szakmailag megfelelő módon és hiánytalanul hajtották-e végre a beruházást.
(3) Amennyiben a szerződésben foglalt szolgáltatások vagy termékek összetettek, vagy, kivételes esetben, különleges célt szolgálnak, úgy a műszaki és a szakmai kapacitás bizonyítása olyan ellenőrzés útján is lehetséges, amelyet az ajánlatkérő vagy az ő nevében azon ország illetékes hivatalos szerve hajt végre, külön megállapodás alapján, ahol a szolgáltató, illetve a szállító letelepedett. Ezen ellenőrzések a szállító műszaki és termelési kapacitását, valamint, amennyiben szükséges, vizsgálati és kutatási létesítményeit és minőségbiztosítási intézkedéseit érintik.
(4) Ha az ajánlatkérő a gazdasági szereplő bizonyos minőségbiztosítási szabványoknak való megfeleléséről szóló, független szervek által kiállított tanúsítványt kér, akkor akkreditált szervek által tanúsított, a vonatkozó európai szabványsorozaton alapuló minőségbiztosítási rendszerekre kell hivatkoznia. Az ajánlatkérőnek ugyanakkor az ilyen tanúsítványokhoz hozzá nem férő, vagy azokat csak jelentős időveszteséggel megszerezni képes gazdasági szereplőktől egyéb, egyenértékű minőségbiztosítási intézkedésekre vonatkozó bizonyítékokat is el kell fogadnia.
(5) Ha az ajánlatkérő a gazdasági szereplő bizonyos környezetvédelmi vezetési rendszereknek vagy szabványoknak való megfeleléséről szóló, független szervek által kiállított tanúsítványt kér, akkor az uniós környezetvédelmi vezetési rendszerre vagy az 1221/2009/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (18) 45. cikkének megfelelően elismert egyéb környezetvédelmi vezetési rendszerre vagy akkreditált szervek egyéb, a vonatkozó európai vagy nemzetközi szabványokon alapuló, környezetvédelmi vezetési szabványaira kell hivatkoznia. Az ajánlatkérők elismerik a többi tagállamban székhellyel rendelkező szervek által kibocsátott egyenértékű tanúsítványokat. Az ajánlatkérők az egyenértékű környezetvédelmi vezetési intézkedések egyéb bizonyítékait is elfogadják a gazdasági szereplőktől.
(6) A gazdasági szereplő adott esetben, valamely konkrét szerződés kapcsán más személyek kapacitására is támaszkodhat, tekintet nélkül hozzájuk fűződő kapcsolata jogi természetére. Ezen esetben bizonyítania kell az ajánlatkérő előtt, hogy rendelkezésére állnak azon források, amelyek a szerződés teljesítéséhez szükségesek, például úgy, hogy bemutatja az említett személyek kötelezettségvállalását a források rendelkezésre bocsátásáról.
Ugyanezen feltételek mellett a gazdasági szereplők 121. cikk (5) bekezdésében említett társulása is támaszkodhat a társulás tagjainak vagy más jogalanyoknak a kapacitására.
(7) Építési beruházásra vagy szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés, illetve valamely árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződéssel kapcsolatos beállítási és üzembehelyezési műveletek esetében az ajánlatkérő előírhatja, hogy bizonyos kritikus fontosságú feladatokat maga az ajánlattevő, vagy olyan ajánlat esetében, amelyet a gazdasági szereplők 121. cikk (6) bekezdése szerinti társulása nyújtott be, a társulás egyik tagja végezzen.
(8) Az ajánlatkérő akkor juthat arra a következtetésre, hogy a gazdasági szereplők nem a megfelelő minőségben fogják teljesíteni a szerződést, ha megállapította, hogy olyan összeférhetetlenség áll fenn, amely hátrányosan befolyásolhatja a szerződés teljesítését.
149. cikk
A szerződés odaítélésére vonatkozó rendelkezések és feltételek
(A költségvetési rendelet 110. cikkének (2) bekezdése)
(1) A költségvetési rendelet 107. cikkének sérelme nélkül a szerződés odaítélésére az alábbi két módszer egyike alapján kerül sor:
a)
a szerződés odaítélése a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás alapján, amely esetben a szerződést azon szabályszerű ajánlat nyeri el, amely eleget tesz a megállapított feltételeknek és a legalacsonyabb árat kínálja;
b)
az összességében legelőnyösebb ajánlat szempontja szerinti eljárás.
(2) Az összességében legelőnyösebb ajánlat meghatározásakor az ajánlatkérő az árajánlatot és a szerződés tárgya által indokolt egyéb minőségi szempontokat veszi figyelembe, vagyis a műszaki értékeket, az esztétikai és funkcionális jellemzőket, a környezetvédelmi jellemzőket, az üzemeltetési költségeket, a nyereségességet, a teljesítési, illetve a szállítási határidőket, az értékesítést követő vevőszolgálatot és a technikai segítségnyújtást. Az ajánlatkérő megállapíthat minőségi minimumokat. A minimum alatti ajánlatokat el kell utasítani.
(3) Az ajánlatkérő a szerződési hirdetményben, a dokumentációban vagy a külön tájékoztatóban meghatározza az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztására szolgáló feltételek súlyozásának módját. A súlyozás megfelelő maximális terjedelmű sávok megadásával is elvégezhető.
A súlyozás nem eredményezheti, hogy az ár a többi feltételhez képest háttérbe szorul a szerződő fél kiválasztásakor, az intézmény által bizonyos - például értékelő szakértők által nyújtott - szolgáltatások díjazásának tekintetében megállapított költségskálák sérelme nélkül.
Amennyiben, kivételes esetben, a súlyozás technikailag nem lehetséges, különösen a szerződés tárgyára való tekintettel, úgy az ajánlatkérő egyszerűen fontosságuk szerint csökkenő sorrendbe állítja az alkalmazandó feltételeket.
150. cikk
Elektronikus árverés alkalmazása
(A költségvetési rendelet 110. cikkének (2) bekezdése)
(1) Az ajánlatkérők elektronikus árverést is alkalmazhatnak, amelyben új - csökkentett - árak és/vagy az ajánlat egyes elemeinek új értékei szerepelnek.
Az ajánlatkérő által az első albekezdés szerint alkalmazott elektronikus árverés egy ismétlődő elektronikus folyamat, amely az ajánlatok teljes körű első értékelése után lehetővé teszi az ajánlatok automatikus értékelési módszerek alkalmazásával történő rangsorolását.
(2) A nyílt, a meghívásos és a 135. cikk (1) bekezdésének a) pontja szerinti tárgyalásos eljárásban az ajánlatkérő dönthet úgy, hogy a közbeszerzési szerződés odaítélését elektronikus árverés előzze meg, amennyiben a műszaki előírások pontosan meghatározhatók.
Ugyanilyen körülmények között az elektronikus árverés megtartható a 122. cikk (3) bekezdésének b) pontja szerinti keretszerződés felei közötti verseny újbóli megnyitása esetén is, valamint a 131. cikkben említett dinamikus beszerzési rendszer keretében odaítélendő szerződésekre vonatkozó közbeszerzési eljárás kiírása esetén is.
Az elektronikus árverés vagy kizárólag az árakon alapul, amennyiben a szerződést a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás alapján ítélik oda, és/vagy az árakon és/vagy a dokumentációban feltüntetett ajánlati összetevők értékén, amennyiben a szerződést az összességében legelőnyösebb ajánlat szerint ítélik oda.
(3) Az elektronikus árverés megtartása mellett döntő ajánlatkérőnek e tényt fel kell tüntetnie a szerződési hirdetményben.
A dokumentáció többek között a következőket foglalja magában:
a)
azon összetevők, amelyek értéke elektronikus árverés tárgyát képezi, feltéve, hogy ezek az összetevők számszerűsíthetők és számjegyekkel vagy százalékban kifejezhetők;
b)
a benyújtható értékek esetleges korlátai, ahogyan az a szerződés tárgyára vonatkozó dokumentációból következik;
c)
az elektronikus árverés során az ajánlattevők rendelkezésére bocsátott információ és adott esetben a rendelkezésre bocsátás időpontja;
d)
az elektronikus árverés menetére vonatkozó lényeges információk;
e)
az ajánlattevőkre vonatkozó licitálási feltételek, különösen az adott esetben előírt licitlépcső mértéke;
f)
a felhasznált elektronikus eszközökkel és a csatlakozásra vonatkozó szabályozásokkal és műszaki előírásokkal kapcsolatos lényeges információk.
(4) Az ajánlatkérő, mielőtt elektronikus árverést tartana, a meghatározott szerződés-odaítélési feltételeknek és az azok tekintetében rögzített súlyoknak megfelelően elvégzi az ajánlatok teljes körű első értékelését.
Az elfogadható ajánlatot benyújtó ajánlattevőket elektronikus úton egyidejűleg fel kell hívni arra, hogy nyújtsanak be új árakat és/vagy új értékeket; a felhívásnak tartalmaznia kell minden szükséges információt az alkalmazott elektronikus berendezéshez történő egyéni csatlakozással kapcsolatban, és meg kell jelölnie az elektronikus árverés kezdetének napját és időpontját. Az elektronikus árverés több egymást követő szakaszból is állhat. Az elektronikus árverés legkorábban a felhívás elküldése után két munkanappal kezdődhet meg.
(5) Amennyiben a szerződést az összességében legelőnyösebb ajánlat alapján ítélik oda, a felhíváshoz csatolni kell az érintett ajánlattevő ajánlata tekintetében a 149. cikk (3) bekezdésének első albekezdésében előírt súlyozásnak megfelelően végzett teljes körű értékelés eredményét.
A felhívásnak azt az elektronikus árverés során alkalmazandó matematikai képletet is tartalmaznia kell, amely a benyújtott új árakon és/vagy új értékeken alapuló automatikus újrarangsorolás elvégzéséhez szükséges. A képletnek magában kell foglalnia az összességében legelőnyösebb ajánlat meghatározása céljából rögzített feltételek szerződési hirdetményben vagy dokumentációban megadott súlyozását. Mindazonáltal a sávként megadott súlyokat konkrét értékekkel kell helyettesíteni.
Amennyiben a változatok benyújtása megengedett, minden egyes változat tekintetében külön képletet kell meghatározni.
(6) Az ajánlatkérőnek az elektronikus árverés minden szakaszában minden ajánlattevőt haladéktalanul legalább annyi információval kell ellátnia, amely elegendő ahhoz, hogy az ajánlattevő bármikor meggyőződhessen a rangsorban elfoglalt helyéről. Az ajánlatkérő egyéb benyújtott árakra vagy értékekre vonatkozó információt is közölhet, feltéve, hogy ennek lehetősége szerepel a dokumentációban. Ezenkívül bármikor közzéteheti az árverés adott szakaszában résztvevők számát. Mindazonáltal az elektronikus árverés egyik szakaszában sem fedheti fel az ajánlattevők kilétét.
(7) Az ajánlatkérő az elektronikus árverést a következő módok közül egy vagy több alkalmazásával zárja le:
a)
az árverésben való részvételre irányuló felhívásban feltünteti az előre megállapított napot és időpontot;
b)
lezárja abban az esetben, ha nem kap több olyan új árat vagy új értéket, amely megfelelne a limitlépcsőre vonatkozó követelményeknek;
c)
ha befejeződtek az árverésben való részvételre vonatkozó felhívásban megállapított árverési szakaszok.
Az első albekezdés b) pontjának alkalmazásában az ajánlatkérő az elektronikus árverésben való részvételre irányuló felhívásban feltünteti, hogy mennyi idő telhet el az utolsó ajánlat beérkezése után az elektronikus árverés lezárásáig.
Amennyiben az ajánlatkérő szerv úgy döntött, hogy az elektronikus árverést az első albekezdés c) pontjának megfelelően - esetleg azt az első albekezdés b) pontjában megállapított szabályokkal együttesen alkalmazva - zárja le, az árverésben való részvételre vonatkozó felhívásban fel kell tüntetnie az egyes árverési szakaszok ütemezését.
(8) Az elektronikus árverés lezárása után az ajánlatkérő a szerződést a 149. cikknek megfelelően, az elektronikus árverés eredményei alapján ítéli oda.
Az ajánlatkérő nem élhet vissza az elektronikus árverés alkalmazásával, és azt nem használhatja úgy, hogy ezáltal a versenyt akadályozza, korlátozza vagy torzítsa, vagy a szerződésnek a közzétett szerződési hirdetményben meghirdetett és a dokumentációban meghatározott tárgyát megváltoztassa.
151. cikk
Kirívóan alacsony árajánlat
(A költségvetési rendelet 110. cikkének (2) bekezdése)
(1) Amennyiben egy adott szerződéssel kapcsolatban az árajánlat kirívóan alacsonynak tűnik, úgy az ajánlatkérő az ajánlat kizárólag ilyen okból történő elutasítását megelőzően írásban bekéri az ajánlat általa lényegesnek tartott elemeire vonatkozó részletes adatokat, és a felek megfelelő meghallgatását követően ellenőrzi azokat, figyelembe véve a kapott magyarázatokat. Az említett adatok érinthetik különösen az építési beruházás, a szolgáltatás vagy árubeszerzés teljesítésének helyén hatályban lévő munkavédelmi és munkakörülményekre vonatkozó rendelkezések betartását.
Az ajánlatkérő különösen az alábbiakra vonatkozó magyarázatokat veszi figyelembe:
a)
a gyártási folyamat, a szolgáltatásnyújtás vagy az építési módszerek gazdaságossága;
b)
a választott műszaki megoldások vagy az ajánlattevő rendelkezésére álló kivételesen kedvező feltételek;
c)
az ajánlat eredetisége.
(2) Amennyiben az ajánlatkérő azt állapítja meg, hogy a kirívóan alacsony árajánlat állami támogatás eredménye, úgy csak akkor utasíthatja el az ajánlatot kizárólag ezen okból, ha az ajánlattevő az ajánlatkérő által meghatározott ésszerű időn belül nem tudja bizonyítani, hogy a kérdéses támogatást véglegesen, az állami támogatásra vonatkozó uniós szabályokban meghatározott eljárásoknak és határozatoknak megfelelően kapta.
152. cikk
Az ajánlatok beérkezésére és a részvételi jelentkezésre vonatkozó határidő
(A költségvetési rendelet 111. cikkének (1) bekezdése)
(1) Az ajánlatkérő az ajánlatok és a részvételi jelentkezések beérkezésére vonatkozóan rögzített és jogvesztő határidőt ad meg naptári napokban. A határidőnek elegendőnek kell lennie ahhoz, hogy ésszerű és az érdeklődő felek számára is megfelelő időtartamot biztosítson az ajánlatok előkészítésére és benyújtására, figyelembe véve különösen a szerződés összetettségét, vagy a helyszín megtekintésének, illetve a dokumentációhoz csatolt okmányokba való helyszíni betekintésnek a szükségességét.
(2) A 170. cikk (1) bekezdésében megállapított értékhatárt elérő vagy azt meghaladó értékű szerződések esetében a nyílt eljárás során az ajánlatok beérkezésének határideje a szerződési hirdetmény feladásának napjától számított legalább 52 nap.
(3) Meghívásos eljárásban, a 132. cikkben említett versenypárbeszéd alkalmazásakor és a 170. cikk (1) bekezdésében megállapított értékhatárt meghaladó szerződések esetében a szerződési hirdetmény közzétételével zajló tárgyalásos eljárásban a részvételi jelentkezések beérkezésének határideje a szerződési hirdetmény feladásának napjától számított legalább 37 nap.
A 170. cikk (1) bekezdésében megállapított értékhatárt elérő vagy azt meghaladó értékű szerződések esetében a meghívásos eljárás során az ajánlatok beérkezésének határideje az ajánlati felhívás feladásának napjától számított legalább 40 nap.
Ugyanakkor a 136. cikk (1) bekezdésében említett, részvételi szándék kifejezésére való felhívás közzététele utáni eljárás során a határidő
a)
az ajánlati felhívás feladásának napjától számított legalább 21 nap az ajánlatok beérkezésére vonatkozóan a 136. cikk (1) bekezdésének a) pontjában és a 136. cikk (3) bekezdése b) pontjának i. alpontjában említett eljárás esetében;
b)
a részvételi jelentkezések beérkezésére vonatkozóan legalább 10 nap és az ajánlatok beérkezésére vonatkozóan legalább 21 nap a 136. cikk (3) bekezdése b) pontjának ii. alpontjában említett kétlépéses eljárás esetében.
(4) Amennyiben az ajánlatkérő a 123. cikk (2) bekezdésének megfelelően a 170. cikk (1) bekezdésében meghatározott értékhatárok feletti szerződések esetében előzetes tájékoztatót küldött el közzétételre vagy tett közzé saját felhasználói oldalán, úgy az ajánlatok beérkezésének határideje általánosságban 36 napra csökkenthető, de semmi esetre sem lehet kevesebb a szerződési hirdetmény vagy az ajánlati felhívás feladásának napjától számított 22 napnál.
Az első albekezdésben említett csökkentett határidő alkalmazása csak abban az esetben lehetséges, ha az előzetes tájékoztató megfelel az alábbi feltételeknek:
a)
tartalmazza a szerződési hirdetmény esetében megkövetelt összes információt, feltéve, ha ezek az információk rendelkezésre állnak a hirdetmény közzétételének időpontjában;
b)
legalább 52 nappal, de legfeljebb 12 hónappal a szerződési hirdetmény feladásának időpontját megelőzően küldték el közzétételre.
(5) Az ajánlatok beérkezésének határideje öt nappal csökkenthető, a szerződési hirdetmény vagy a részvételi szándék kifejezésére való felhívás közzétételétől számítva, ha az ajánlati felhíváshoz kapcsolódó teljes dokumentáció elektronikus úton szabadon és közvetlenül hozzáférhető.
153. cikk
A pályázati dokumentáció beszerzésére rendelkezésre álló idő
(A költségvetési rendelet 111. cikkének (1) bekezdése)
(1) Feltéve, hogy az ajánlatok benyújtására megállapított határidő lejárta előtt kellő időben érkezik a kérés, a dokumentációt vagy a külön tájékoztatót a 132. cikkben említett eljárásban és a kiegészítő dokumentumokat a kérés kézhezvételétől számított öt munkanapon belül meg kell küldeni minden olyan gazdasági szereplőnek, aki dokumentációt kért vagy párbeszédben való részvételi szándékáról, illetve ajánlattételi szándékáról nyilatkozott, a (4) bekezdésre is figyelemmel. Az ajánlatkérőknek nem kell válaszolniuk az ajánlatok benyújtási határidejének lejárta előtt kevesebb mint öt munkanappal benyújtott továbbítási kérelmekre.
(2) Feltéve, hogy a kérés az ajánlatok benyújtására megállapított határidő lejárta előtt kellő időben érkezik, a dokumentációhoz, a külön tájékoztatóhoz vagy a kiegészítő dokumentumokhoz kapcsolódó kiegészítő információt a lehető leghamarabb, de legkésőbb az ajánlatok beérkezési határideje előtt hat naptári nappal meg kell küldeni egyidejűleg minden olyan gazdasági szereplőnek, aki dokumentációt kért vagy párbeszédben való részvételi szándékáról, illetve ajánlattételi szándékáról nyilatkozott, vagy, ha az információkérés az ajánlatok benyújtási határideje előtt kevesebb mint nyolc naptári nappal érkezett, a kérés kézhezvétele után. Az ajánlatkérőknek nem kell válaszolniuk az ajánlatok benyújtási határidejének lejárta előtt kevesebb mint öt munkanappal benyújtott továbbítási kérelmekre.
(3) Amennyiben a dokumentáció és a kiegészítő dokumentumok, illetve információ bármely okból nem bocsátható rendelkezésre az e cikk (1) és (2) bekezdésében meghatározott határidőn belül, vagy ha az ajánlatok csak a helyszín megtekintése vagy a dokumentációhoz csatolt dokumentumokba való helyszíni betekintés után állíthatók össze, úgy az ajánlatok beérkezésének 152. cikkben említett határidejét meg kell hosszabbítani, hogy a gazdasági szereplők megismerhessék az ajánlat elkészítéséhez nélkülözhetetlen információkat. E meghosszabbítást a 123-126. cikkben megállapított rendelkezéseknek megfelelő módon ki kell hirdetni.
(4) Nyílt eljárásban, ideértve a 131. cikkben említett dinamikus beszerzési rendszereket, az e cikk (1) bekezdésének rendelkezései nem alkalmazandók, ha minden ajánlati dokumentáció és kiegészítő dokumentum szabadon, teljes körűen és közvetlenül hozzáférhető elektronikus formában. A 123. cikk (3) bekezdésében említett szerződési hirdetmény ebben az esetben annak az internetoldalnak az elérhetőségét tartalmazza, amelyen megtekinthetők az említett dokumentumok.
154. cikk
Sürgősségi határidők
(A költségvetési rendelet 111. cikkének (1) bekezdése)
(1) Szerződési hirdetmény közzétételével történő meghívásos és tárgyalásos eljárás esetén, amennyiben kellően indokolt sürgősségre való tekintettel lehetetlen a 152. cikk (3) bekezdésében említett határidők betartása, úgy az ajánlatkérő az alábbi, naptári napokban kifejezett határidőket szabhatja:
a)
a részvételi jelentkezések beérkezésének tekintetében a határidő nem lehet kevesebb a szerződési hirdetmény feladásától számított 15 napnál, vagy 10 napnál, amennyiben a hirdetményt a Kiadóhivatalnak elektronikus úton küldték meg;
b)
az ajánlatok beérkezésének határideje, amely nem lehet kevesebb az ajánlati felhívás elküldésének napjától számított 10 napnál.
(2) Meghívásos, valamint gyorsított tárgyalásos eljárásban a dokumentációhoz kapcsolódó kiegészítő információt - feltéve, hogy a kérés kellő időben érkezik - legkésőbb az ajánlatok benyújtási határideje előtt négy naptári nappal meg kell küldeni valamennyi részvételre jelentkezőnek vagy ajánlattevőnek.
155. cikk
Értesítések
(A költségvetési rendelet 111. cikkének (1) bekezdése)
(1) Az ajánlatok és a részvételi jelentkezések benyújtására vonatkozó szabályokat az ajánlatkérő határozza meg, aki kiválaszthat egy kizárólagos kommunikációs módot. Az ajánlatok és a részvételi jelentkezések levélben vagy elektronikus formában nyújthatók be. Ezenkívül a részvételi jelentkezések faxon is továbbíthatók.
A választott kommunikációs csatornáknak széles körben rendelkezésre kell állniuk, és nem korlátozhatják a gazdasági szereplők közbeszerzési eljáráshoz való hozzáférését.
A kiválasztott kommunikációs módoknak biztosítaniuk kell a következő feltételek teljesülését:
a)
valamennyi benyújtott ajánlat vagy jelentkezés tartalmazza az annak értékeléséhez szükséges valamennyi információt;
b)
az adatok sértetlensége megmarad;
c)
az ajánlatokat és a részvételi jelentkezéseket bizalmasan kezelik, és hogy az ajánlatkérő csak akkor ismerheti meg az ajánlatok és részvételi jelentkezések tartalmát, amikor a benyújtásukra megszabott határidő már letelt;
d)
a személyes adatok védelme a 45/2001/EK rendelet követelményeinek megfelelően.
Szükség esetén, a bíróság előtt érvényes bizonyítás céljából, az ajánlatkérő előírhatja, hogy a faxon továbbított részvételi jelentkezésekről levélben, illetve elektronikus úton, a lehető legrövidebb időn belül, de minden körülmények között a 152. cikkben előírt határidő letelte előtt visszaigazolást küldjenek.
(2) Amennyiben az ajánlatkérő engedélyezi az ajánlatok és a részvételi jelentkezések elektronikus úton történő továbbítását, az alkalmazott eszközök, valamint azok műszaki jellemzői megkülönböztetéstől mentesek, a nyilvánosság számára könnyen hozzáférhetőek és az általában használt információtechnológiai eszközökkel kompatibilisek, és nem korlátozhatják a gazdasági szereplők közbeszerzési eljáráshoz való hozzáférését.
(3) A 170. cikk (1) bekezdésében megállapított értékhatár alatti szerződéseket kivéve, az ajánlatok és a részvételi jelentkezések elektronikus fogadására szolgáló készülékek műszaki eszközök és megfelelő eljárások révén biztosítják a következőket:
a)
a gazdasági szereplő kiléte bizonyossággal hitelesíthető;
b)
az ajánlatok és a részvételi jelentkezések benyújtásának napja és időpontja pontosan meghatározható;
c)
ésszerű módon biztosítható, hogy a megállapított határidők előtt senki ne férhessen hozzá az e követelmények szerint továbbított adatokhoz;
d)
amennyiben az említett hozzáférési tilalmat megsértik, ésszerű módon biztosítható a tilalom megsértésének egyértelmű felderíthetősége;
e)
csak az arra jogosult személyek állapíthatják meg, illetve változtathatják meg a beérkezett adatok megnyitásának időpontját;
f)
a közbeszerzési eljárás különböző szakaszai folyamán a benyújtott adatok összességéhez vagy egy részéhez való hozzáférés csak az arra jogosult személyek egyidejű intézkedése révén lehetséges;
g)
az arra jogosult személyek egyidejű intézkedése csak az előírt időpontot követően biztosíthat hozzáférést a továbbított adatokhoz;
h)
az e követelményeknek megfelelően beérkezett és megnyitott adatok csak az azok megismerésére jogosult személyek számára maradnak hozzáférhetők.
(4) Amennyiben az ajánlatkérő engedélyezi az ajánlatok és a részvételi jelentkezések elektronikus úton történő benyújtását, úgy az ilyen rendszerben benyújtott elektronikus dokumentumok tekintendők eredeti dokumentumoknak, és azokat a gazdasági szereplő felhatalmazott képviselőjének alá kell írnia.
(5) Az ajánlatok vagy részvételi jelentkezések levélben történő továbbítása az ajánlattevő, illetve a részvételre jelentkező választása alapján a következő módokon valósulhat meg:
a)
postai úton vagy futárszolgálattal, amely esetben az ajánlati felhívásban fel kell tüntetni, hogy igazolásul a feladás dátuma, a postai bélyegző vagy a feladóvevényen szereplő időpont szolgál;
b)
az intézmény helyiségeiben történő kézbesítéssel, amelyet az ajánlattevő, illetve a részvételre jelentkező személyesen, vagy megbízottja útján végezhet; e célból az ajánlati felhívásban a 138. cikk (2) bekezdésének a) pontjában említett információk mellett fel kell tüntetni azt a szervezeti egységet, ahová az ajánlat vagy részvételi jelentkezés - megfelelően aláírt és keltezett átvételi elismervény ellenében - benyújtható.
(6) A titoktartás céljából, továbbá az ajánlatok levélben történő elküldéséből eredő problémák elkerülése érdekében az ajánlati felhívásnak tartalmaznia kell az alábbi rendelkezést:
Az ajánlatokat lezárt borítékban kell benyújtani, amely maga is egy újabb, lezárt borítékban található. A belső borítékra a címzett szervezeti egység neve mellett az ajánlati felhívásban feltüntetett módon rá kell írni: „Ajánlati felhívás - a postaszolgálat nem bonthatja fel”. Öntapadós borítékok használata esetén azokat ragasztószalaggal le kell zárni, és a feladónak úgy kell aláírnia, hogy aláírása érintse a ragasztószalagot és a borítékot is.
156. cikk
Ajánlati biztosítékok
(A költségvetési rendelet 111. cikkének (3) bekezdése)
Az ajánlatkérő a 163. cikkel összhangban letétbe helyezett ajánlati biztosítékot kérhet, amely a szerződés összértéke 1-2 %-ának felel meg.
Az ajánlati biztosíték feloldására a szerződés odaítélését követően kerül sor. Amennyiben a megjelölt határidőig nem érkezik be ajánlat vagy az ajánlatot később visszavonják, a biztosíték összege elvész.
157. cikk
Az ajánlatok, illetve a részvételi jelentkezések felbontása
(A költségvetési rendelet 111. cikkének (4) bekezdése)
(1) A 155. cikk rendelkezéseinek megfelelő valamennyi részvételi jelentkezés és ajánlat felbontásra kerül.
(2) Amennyiben a szerződés értéke meghaladja a 137. cikk (1) bekezdésében megállapított értékhatárt, úgy az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő bizottságot nevez ki az ajánlatok felbontására.
A felbontóbizottság legalább három olyan személyből áll, akik az érintett intézmény szervezeti egységei közül legalább kettőt képviselnek közöttük fennálló hierarchikus viszony nélkül, és akik közül legalább egy nem függ az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőtől. Az összeférhetetlenség elkerülése érdekében e személyekre a költségvetési rendelet 57. cikkében megállapított kötelezettségek vonatkoznak. Az e rendelet 72. cikkében említett, vagy egy tagállamban elszigetelten működő képviseletekre és helyi szervekre különálló szervezeti egységek hiányában nem alkalmazandó azon követelmény, hogy a szervezeti egységek között ne legyen hierarchikus viszony.
Az intézményközi alapon indított közbeszerzési eljárások esetében a felbontóbizottságot a közbeszerzési eljárásért felelős intézmény illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselője nevezi ki. A felbontóbizottság összeállítása a lehetséges mértékig tükrözi a közbeszerzési eljárás intézményközi jellegét.
(3) Az ajánlatok levélben történő elküldése esetén a felbontóbizottság egy vagy több tagja kézjegyével látja el azokat a dokumentumokat, amelyek az egyes ajánlatok feladásának napját és időpontját tanúsítják.
Kézjegyükkel látják el továbbá a következők valamelyikét:
a)
valamennyi ajánlat minden egyes oldalát;
b)
valamennyi ajánlat borítóoldalát és azon oldalakat, amelyek pénzügyi adatokat tartalmaznak, aminek során a (2) bekezdés második albekezdésében említett esetek kivételével az eredeti ajánlat sértetlenségét az engedélyezésre jogosult szervezeti egységtől független szervezeti egység által alkalmazott bármilyen megfelelő módon garantálják.
Amennyiben a szerződést a 149. cikk (1) bekezdésének a) pontjának megfelelően, a legalacsonyabb összegű ellenszolgáltatás szempontja alapján ítélik oda, úgy a követelményeknek megfelelő ajánlatokban szereplő árakat közzé kell tenni.
A beérkezett ajánlatok felbontásáról a bizottság tagjai által aláírt jegyzőkönyvet kell készíteni, amely meghatározza azon ajánlatokat, amelyek megfelelnek a 155. cikk követelményeinek, és azokat is, amelyek nem, és hivatkozással az ajánlatok benyújtására vonatkozóan a 155. cikkben említett eljárásokra, közli azon okokat, amelyek következtében a nem megfelelő ajánlatok elutasításra kerültek. A jegyzőkönyv aláírására elektronikus rendszerben is sor kerülhet, feltéve, hogy az aláírót megfelelően azonosítják.
158. cikk
Az ajánlatokat és a részvételi jelentkezéseket értékelő bizottság
(A költségvetési rendelet 111. cikkének (5) bekezdése)
(1) Minden, a 155. cikk követelményeinek megfelelő részvételi jelentkezést és ajánlatot egy értékelőbizottság értékel és rangsorol mindkét szakaszban az előzetesen bejelentett kizárási és kiválasztási, valamint odaítélési feltételek alapján.
A bizottságot az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő jelöli ki, hogy szakvéleményt adjon a 137. cikk (1) bekezdésében említett értékhatárt meghaladó szerződésekkel kapcsolatban.
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő azonban dönthet úgy, hogy az értékelőbizottságnak az ajánlatokat csak az odaítélési feltételek alapján kell értékelnie és rangsorolnia, míg a kizárási és kiválasztási feltételek értékelése az összeférhetetlenség elkerülését garantáló egyéb megfelelő módon történik.
(2) Az értékelőbizottság legalább három olyan személyből áll, akik a költségvetési rendelet 208. cikkében említett intézmény vagy szerv szervezeti egységei közül legalább kettőt képviselnek közöttük fennálló hierarchikus viszony nélkül, és akik közül legalább egy nem függ az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőtől. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő gondoskodik arról, hogy e személyek teljesítik a költségvetési rendelet 57. cikkében említett kötelezettségeket.
A 72. cikkben említett, vagy egy tagállamban elszigetelten működő képviseletekre és helyi szervekre különálló szervezeti egységek hiányában nem alkalmazandó azon követelmény, hogy a szervezeti egységek között ne legyen hierarchikus viszony.
Az értékelőbizottság állhat ugyanazon személyekből is, mint az ajánlatokat felbontó bizottság.
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő döntése alapján külső szakértők is segíthetik a bizottságot. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő gondoskodik arról, hogy e szakértők teljesítsék a költségvetési rendelet 57. cikkében említett kötelezettségeket.
Az intézményközi alapon indított közbeszerzési eljárások esetében az értékelőbizottságot a közbeszerzési eljárásért felelős intézmény illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselője nevezi ki. Az értékelőbizottság összeállítása a lehetséges mértékig tükrözi a közbeszerzési eljárás intézményközi jellegét.
(3) A pályázati dokumentációban meghatározott lényeges követelményeknek nem megfelelő részvételi jelentkezések és ajánlatok kizárásra kerülnek.
Az értékelőbizottság vagy az ajánlatkérő azonban felkérheti a részvételre jelentkezőket, illetve az ajánlattevőket, hogy az általa meghatározott határidőn belül nyújtsanak be kiegészítő anyagot, vagy tisztázzák a kizárási és kiválasztási feltételekre vonatkozóan benyújtott dokumentumokban foglaltakat.
Azoknak a részvételre jelentkezőknek, illetve ajánlattevőknek az ajánlatai tekintendők elfogadhatónak, akik nincsenek kizárva és megfelelnek a kiválasztási feltételeknek.
(4) A 151. cikkben említett, kirívóan alacsony árajánlatok esetében az értékelőbizottság bekéri az árajánlat összeállításával kapcsolatos valamennyi lényeges információt.
159. cikk
Az értékelés eredménye
(A költségvetési rendelet 112. cikke)
(1) A követelményeknek megfelelő részvételi jelentkezések és ajánlatok értékeléséről és rangsorolásáról keltezéssel ellátott, írásos jegyzőkönyv készül.
Az írásos jegyzőkönyvet az értékelőbizottság minden tagja aláírja. A jegyzőkönyv aláírására elektronikus rendszerben is sor kerülhet, feltéve, hogy az aláírót megfelelően azonosítják.
Amennyiben az értékelőbizottság nem volt illetékes az ajánlatoknak a kizárási és kiválasztási feltételek tekintetében történő ellenőrzésében, akkor az írásos jegyzőkönyvet azok a személyek is aláírják, akiket az engedélyezésre jogosult tisztviselő erre felhatalmazott. Az írásos jegyzőkönyvet jövőbeni hivatkozás céljára meg kell őrizni.
(2) Az (1) bekezdésben említett írásos jegyzőkönyv legalább az alábbiakat tartalmazza:
a)
az ajánlatkérő neve és címe, valamint a szerződés, a keretszerződés, illetve a dinamikus beszerzési rendszer tárgya és értéke;
b)
az elutasított részvételre jelentkezők, illetve ajánlattevők neve, és az elutasítás oka;
c)
az értékelésben részt vevő részvételre jelentkezők, illetve ajánlattevők neve, és kiválasztásuk oka;
d)
a kirívóan alacsony árajánlatok elutasításának oka;
e)
a javasolt részvételre jelentkezők, illetve a szerződő fél neve és a kiválasztásuk oka, továbbá, amennyiben ismert, a szerződés vagy a keretszerződés azon hányada, amelyet a szerződő fél harmadik személynek alvállalkozásba szándékozik adni.
(3) Az ajánlatkérő ezt követően hozza meg döntését, amely legalább az alábbiakat tartalmazza:
a)
az ajánlatkérő neve és címe, valamint a szerződés tárgya és értéke, vagy a keretszerződés, illetve a dinamikus beszerzési rendszer tárgya és maximális értéke;
b)
az elutasított részvételre jelentkezők, illetve ajánlattevők neve, és az elutasítás oka;
c)
az értékelésben részt vevő részvételre jelentkezők, illetve ajánlattevők neve, és kiválasztásuk oka;
d)
a kirívóan alacsony árajánlatok elutasításának oka;
e)
a kiválasztott részvételre jelentkezők, illetve a szerződő fél neve és kiválasztásuk oka, utalva a kiválasztás és a szerződés odaítélésének előzetesen bejelentett feltételeire, továbbá, amennyiben ismert, a szerződésnek vagy a keretszerződésnek azon hányada, amelyet a szerződő fél harmadik személynek alvállalkozásba szándékozik adni;
f)
tárgyalásos eljárás és versenypárbeszéd esetén a 132., 134., 135., 266., 268., 270. és 271. cikkben említett körülmények, amelyek az eljárás alkalmazását indokolják;
g)
adott esetben az ajánlatkérő azon döntésének indokolása, hogy nem ítéli oda a szerződést.
Intézményközi alapon indított közbeszerzési eljárás esetén az első albekezdésben említett döntést a közbeszerzési eljárásban illetékes ajánlatkérő hozza meg.
160. cikk
Kapcsolattartás az ajánlatkérő és az ajánlattevő között
(A költségvetési rendelet 112. cikke)
(1) Az ajánlatkérő és az ajánlattevő közötti kapcsolattartásra a szerződés odaítélésének eljárása során - kivételes jelleggel - a (2) és (3) bekezdésben előírt feltételek szerint kerülhet sor.
(2) Az ajánlatok benyújtásának határideje előtt a 153. cikkben említett kiegészítő dokumentumok és információ tekintetében az ajánlatkérő:
a)
az ajánlattevő kérésére kiegészítő információt ad kizárólag a szerződés természetének tisztázására; az ilyen információt ugyanazon a napon a többi olyan ajánlattevőnek is rendelkezésére bocsátja, aki kikérte a dokumentációt;
b)
amennyiben hibát, pontatlanságot, kihagyást vagy egyéb elírást talál a szerződési hirdetmény, az ajánlati felhívás vagy a dokumentáció szövegében, úgy saját kezdeményezésére, az eredeti ajánlati felhívás esetében alkalmazottal azonos módon, ugyanazon a napon tájékoztatja arról az érintett személyeket.
(3) Amennyiben az ajánlatok felbontását követően szükségessé válik egyes ajánlatok tisztázása, vagy nyilvánvaló elírást kell kijavítani az ajánlatban, úgy az ajánlatkérő kapcsolatba léphet az ajánlattevővel, de e kapcsolatfelvétel nem eredményezheti az ajánlatban foglalt feltételek bárminemű módosítását.
(4) Kapcsolatfelvétel esetében mindenkor, és azokban a kellően indokolt, a költségvetési rendelet 96. cikkében említett esetekben is, amikor a kapcsolatfelvételre nem került sor, jegyzőkönyvet kell készíteni és a közbeszerzési dossziéban megőrizni.
161. cikk
A részvételre jelentkezőknek és ajánlattevőknek nyújtott információ
(A költségvetési rendelet 113., 114. és 118. cikke)
(1) Az ajánlatkérő a lehető legrövidebb határidőn belül tájékoztatja a részvételre jelentkezőket és az ajánlattevőket a szerződés, a keretszerződés vagy egy dinamikus beszerzési rendszerbe való felvétel odaítéléséről, beleértve az indokolást, amelynek alapján úgy döntöttek, hogy nem kötnek szerződést vagy keretszerződést, illetve nem hoznak létre dinamikus beszerzési rendszert, amellyel kapcsolatban versenyeztetés történt, valamint amelynek alapján úgy döntöttek, hogy újrakezdik az eljárást.
(2) Az ajánlatkérő az írásos kérelem kézhezvételét követő legfeljebb tizenöt naptári napon belül rendelkezésre bocsátja a költségvetési rendelet 113. cikkének (2) bekezdésében előírt információt.
(3) Az uniós intézmények által saját felelősségükre odaítélt szerződések esetében, amelyek értéke a 170. cikk (1) bekezdésében megállapított értékhatárokkal egyenlő vagy azok felett van, és nincsenek kizárva a 2004/08/EK irányelv hatálya alól, az ajánlatkérő valamennyi sikertelen ajánlattevőt vagy részvételre jelentkezőt egyidejűleg és egyedileg, elektronikus úton tájékoztat arról, hogy jelentkezésüket vagy ajánlatukat elutasították a következő szakaszok valamelyikében:
a)
a két különálló szakaszban szervezett közbeszerzési eljárások esetében röviddel azután, hogy döntöttek a kizárási és kiválasztási feltételek alapján, még az odaítélésről szóló határozat előtt;
b)
az odaítélésről és az ajánlatok elutasításáról szóló határozatok esetében a lehető leghamarabb, de legkésőbb az odaítélésről szóló döntést követő héten.
Az ajánlatkérő valamennyi esetben feltünteti az ajánlat vagy a jelentkezés elutasításának okait és a rendelkezésre álló jogorvoslati lehetőségeket.
A sikertelen ajánlattevők vagy részvételre jelentkezők írásbeli, levél, fax vagy elektronikus üzenet formájában továbbított kérésre további tájékoztatást kaphatnak az elutasítás okairól, továbbá valamennyi kiválasztott, de nem nyertes ajánlattevő tájékoztatást kaphat a kiválasztott ajánlat jellemzőiről és előnyeiről, valamint a nyertes ajánlattevő nevéről, a költségvetési rendelet 113. cikke (2) bekezdése második albekezdésének sérelme nélkül. Az ajánlatkérő a kérelem kézhezvételétől számított legfeljebb tizenöt naptári napos határidőn belül válaszol.
162. cikk
A szerződés aláírása
(A költségvetési rendelet 113. és 118. cikke)
A szerződés aláírása előtt a szerződés teljesítése nem kezdődhet meg.
4. szakasz
Biztosítékok és korrekciós intézkedések
163. cikk
Biztosítékok
(A költségvetési rendelet 115. cikke)
(1) Amennyiben a szerződő félnek előzetes biztosítékot kell letétbe helyeznie, úgy a letétbe helyezett összegnek és a letéti időszaknak meg kell felelnie a biztosíték érvényesítésére vonatkozó követelményeknek.
(2) A biztosítékot bank vagy arra felhatalmazott pénzügyi intézmény nyújthatja. A biztosíték helyettesíthető harmadik személy által nyújtott egyetemleges kezességgel is, az ajánlatkérő hozzájárulásával.
A biztosíték összegét euróban kell megadni.
A biztosíték célja az, hogy a bank vagy a pénzügyi intézmény, illetve az érintett harmadik személy visszavonhatatlan készfizető kezességet nyújtson, vagy a szerződő fél kötelezettségeiért első felszólításra felelőssé tehető legyen.
164. cikk
Teljesítési biztosíték
(A költségvetési rendelet 115. cikke)
(1) Az építési beruházás, a szolgáltatás vagy az áruszállítás teljes körű teljesítésének biztosítása érdekében, és amikor a záró kifizetéskor nem történhet meg a szerződés feltételeinek megfelelő végleges átvétel, az engedélyezésre jogosult tisztviselő eseti alapon, előzetes kockázatelemzés alapján teljesítési biztosítékot kérhet.
(2) A biztosíték összege, amely a szerződés teljes értékének 10 %-át teszi ki, levonható a mindenkori kifizetésekből.
A teljesítési biztosíték helyettesíthető a záró kifizetésből visszatartott összeggel is, amely biztosítékul szolgál a szolgáltatás, az áruszállítás, illetve az építési beruházás végleges átvételéig. Az összeget az engedélyezésre jogosult tisztviselő határozza meg a szerződés teljesítésével kapcsolatban azonosított kockázatok arányában, figyelembe véve a szerződés tárgyát, valamint az ágazatban szokásos ügyleti feltételeket is.
Az ilyen biztosítékra vonatkozó feltételeket a pályázati dokumentációban közzé kell tenni.
(3) Az építési beruházás, a szolgáltatás vagy az áruszállítás végleges átvétele után a biztosítékokat a szerződés feltételeinek megfelelően fel kell szabadítani.
165. cikk
Előfinanszírozási biztosíték
(A költségvetési rendelet 115. cikke)
(1) Az ajánlatkérő az előfinanszírozás szükségességének megállapítása után, de még a közbeszerzési eljárás elindítása előtt értékeli az előfinanszírozási kifizetésekhez kapcsolódó kockázatokat, a következő szempontok figyelembevételével:
a)
a szerződés becsült értéke;
b)
tárgya;
c)
időtartama és ütemezése;
d)
a piac szerkezete.
(2) A 146. cikk (6) bekezdésének második albekezdésében említett előfinanszírozási kifizetés esetében, illetve amennyiben az engedélyezésre jogosult tisztviselő e cikk (1) bekezdése értelmében így dönt, biztosítékra van szükség.
A 137. cikk (1) bekezdésében említett kis értékű szerződések esetében nincs szükség biztosíték előírására.
A biztosíték felszabadítására akkor kerül sor, amikor az előfinanszírozás összegét levonják a szerződő fél javára a szerződéses feltételeknek megfelelően teljesített időközi kifizetésekből vagy egyenlegkifizetésekből.
166. cikk
A szerződés felfüggesztése hiba vagy szabálytalanság esetén
(A költségvetési rendelet 116. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 116. cikke értelmében a szerződés felfüggeszthető annak ellenőrzésére, hogy a feltételezett jelentős hibák, szabálytalanságok vagy csalások valóban megtörténtek-e. Ha nem nyernek megerősítést, a szerződés teljesítése a lehető leghamarabb folytatódik.
(2) Jelentős hibának vagy szabálytalanságnak egy szerződés vagy jogi előírás rendelkezéseinek olyan cselekedetből vagy mulasztásból eredő megsértése minősül, amely veszteséget okoz vagy okozhat az Unió költségvetésének.
2. FEJEZET
Az Unió intézményei által saját felelősségükre odaítélt szerződésekre alkalmazandó rendelkezések
167. cikk
Az értékhatárok elérésének megállapítása
(A költségvetési rendelet 117. és 118. cikke)
Az egyes intézményeken belül a megbízott vagy közvetve megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő feladata annak felmérése, hogy elérték-e a költségvetési rendelet 118. cikkében megállapított értékhatárokat.
168. cikk
Külön szerződések és többtételes szerződések
(A költségvetési rendelet 104. és 118. cikke)
(1) Egy szerződés becsült értéke nem határozható meg olyan módon, amely alkalmas az e rendeletben megállapított követelmények megkerülésére, és nem is osztható részekre ilyen céllal.
Amennyiben helyénvaló, technikailag kivitelezhető és költséghatékony, a 170. cikk (1) bekezdésében meghatározott értékhatárokkal egyenlő, vagy azoknál magasabb értékű szerződéseket egy időben, külön tételek formájában kell odaítélni.
(2) Amennyiben az árubeszerzésre, szolgáltatásnyújtásra vagy építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés több tételre oszlik, amely tételek mindegyike önálló szerződés tárgyát képezi, úgy a szerződés valamennyi tételének összértékét kell figyelembe venni az alkalmazandó értékhatár átfogó értékelésekor.
Amennyiben a tételek összértéke eléri vagy meghaladja a 170. cikk (1) bekezdésében megállapított értékhatárt, úgy a költségvetési rendelet 97. cikke (1) bekezdésének, valamint 104. cikke (1) és (2) bekezdésének rendelkezései alkalmazandók minden egyes tételre.
(3) Amennyiben a szerződést külön tételek formájában ítélik oda, az ajánlatokat tételenként külön értékelik. Amennyiben ugyanannak az ajánlattevőnek több tételt ítélnek oda, elegendő egyetlen, e tételeket magában foglaló szerződést aláírni.
169. cikk
Egyes szerződések becsült értékének meghatározására vonatkozó rendelkezések
(A költségvetési rendelet 118. cikke)
(1) Egy szerződés becsült értékének kiszámításához az ajánlatkérő a szerződő félnek fizetendő teljes díjazást veszi figyelembe.
Amennyiben a szerződés opciókat vagy lehetséges megújítást tartalmaz, úgy a számítás alapja a jóváhagyott maximális összeg, beleértve az opciós jogokat és a megújítást is.
A becslést a szerződési hirdetmény elküldésének időpontjában kell elvégezni, vagy amennyiben ilyen hirdetményt nem kívánnak közzé tenni, abban az időpontban, amikor az ajánlatkérő elindítja az odaítélési eljárást.
(2) A keretszerződések és a dinamikus beszerzési rendszerek esetében a keretszerződés vagy a dinamikus beszerzési rendszer teljes időtartama alatt tervezett összes szerződés maximális értékét kell figyelembe venni.
(3) Szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződések esetében figyelembe kell venni a következőket:
a)
biztosítási szolgáltatás esetében a fizetendő biztosítási díj és egyéb díjazások;
b)
banki vagy pénzügyi szolgáltatás esetén a díjak, jutalékok, kamatok és egyéb díjazások;
c)
tervezési szerződések esetén a fizetendő díjak, jutalékok, valamint az egyéb díjazások.
(4) Olyan szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén, amely nem határozza meg a teljes árat, illetve lízing-, bérleti szerződés vagy bérlet útján történő vétel esetén a következő értéket kell alapul venni a becsült érték kiszámításához:
a)
határozott időre szóló szerződés esetén:
i.
amennyiben a szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés időtartama nem haladja meg a negyvennyolc hónapot, illetve az áru beszerzésére irányuló közbeszerzési szerződés időtartama nem haladja meg a tizenkét hónapot, a szerződésnek a teljes futamidőre számított összértéke;
ii.
amennyiben az árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződés időtartama meghaladja a tizenkét hónapot, úgy a szerződés összértéke, a becsült maradványértéket is beleértve;
b)
határozatlan időre szóló szerződés, illetve a negyvennyolc hónapot meghaladó időre szóló, szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén a szerződés havi értéke, szorozva negyvennyolccal.
(5) Rendszeresen odaítélt vagy adott időn belül meghosszabbítandó, szolgáltatásnyújtásra vagy árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződés esetén a szerződés értékének kiszámítása a következőképpen történik:
a)
az ugyanazon típusba tartozó szolgáltatásokra, illetve termékekre az előző pénzügyi évben vagy tizenkét hónapban odaítélt, hasonló szerződések tényleges összköltsége, amennyiben lehetséges, az eredeti szerződés megkötését követő tizenkét hónapban várhatóan bekövetkező, mennyiségi vagy értékbeli változások szerint korrigálva;
b)
az első szolgáltatásnyújtást, illetve az első szállítást követő tizenkét hónapban vagy, amennyiben meghaladja a tizenkét hónapot, a szerződés időtartama alatt egymást követően odaítélt szerződések becsült összköltsége.
(6) Építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén nemcsak a beruházás értékét kell figyelembe venni, hanem a beruházás végrehajtásához szükséges, és a szerződő fél részére az ajánlatkérő által rendelkezésre bocsátott árukészletek becsült összértékét is.
170. cikk
A 2004/18/EK irányelv eljárásainak alkalmazásához megállapított értékhatárok
(A költségvetési rendelet 118. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 118. cikkében említett értékhatárok megegyeznek a 2004/18/EK irányelvben az árubeszerzésre, a szolgáltatásnyújtásra, illetve az építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződések vonatkozásában megállapított értékhatárokkal.
(2) A költségvetési rendelet 118. cikkében említett határidők a 152., a 153. és a 154. cikkben foglalt határidőknek felelnek meg.
171. cikk
A szerződés aláírását megelőző várakozási időszak
(A költségvetési rendelet 118. cikke)
(1) Az ajánlatkérő a 2004/18/EK irányelv hatálya alá tartozó szerződést vagy a keretszerződést a sikeres ajánlattevővel csak 14 naptári nap elteltével írhatja alá.
Ezt az időszakot az alábbi időpontok egyikétől kell számítani:
a)
a sikeres és sikertelen ajánlattevőknek küldött értesítés egyidejű feladását követő nap;
b)
amennyiben a szerződést vagy keretszerződést szerződési hirdetmény előzetes közzététele nélküli tárgyalásos eljárással, ítélték oda, a 123. cikkben említett, a szerződés odaítéléséről szóló hirdetménynek az Európai Unió Hivatalos Lapjában történő közzétételét követő nap.
Amennyiben a második albekezdés a) pontjában említett feladásra faxot vagy elektronikus eszközt használnak, a várakozási időszak 10 naptári nap.
Amennyiben szükséges, az ajánlatkérő további vizsgálat céljából felfüggesztheti a szerződés aláírását, ha ezt a sikertelen vagy sérelmet szenvedő ajánlattevők vagy részvételre jelentkezők kérelmei vagy megjegyzései, vagy bármely hozzá eljutott vonatkozó információ indokolja. A kérelmeket, megjegyzéseket vagy információt az első albekezdésben megállapított határidőn belül kell megkapni. Felfüggesztés esetén valamennyi részvételre jelentkezőt vagy ajánlattevőt a felfüggesztési határozatot követő három munkanapon belül értesíteni kell.
A (2) bekezdésben előírt esetek kivételével az első albekezdésben megállapított határidő lejárta előtt aláírt bármely szerződést semmisnek kell tekinteni.
Amennyiben a szerződés vagy keretszerződés nem ítélhető oda az eredetileg nyertes ajánlattevőnek, az ajánlatkérő odaítélheti azt a következő legjobb ajánlattevőnek.
(2) Az (1) bekezdésben előírt várakozási időszak a következő esetekben nem alkalmazandó:
a)
nyílt, meghívásos vagy szerződési hirdetmény közzétételét követő tárgyalásos eljárások, amennyiben csak egyetlen pályázatot nyújtottak be;
b)
keretszerződésen alapuló egyedi szerződések;
c)
a 134. cikk (1) bekezdésének c) pontjában, a 134. cikk (1) bekezdése g) pontjának iii. alpontjában, a 134. cikk (1) bekezdésének h) pontjában és a 134. cikk (1) bekezdésének j) pontjában említett tárgyalásos eljárások.
172. cikk
A szerződésekre való jogosultság bizonyítása
(A költségvetési rendelet 119. cikke)
A dokumentációban meg kell követelni az ajánlattevőktől, hogy közöljék, melyik államban található székhelyük vagy lakóhelyük, és mutassák be arra nézve a nemzeti joguk alapján bizonyító erejűként általánosan elismert okmányokat.
VI. CÍM
VISSZA NEM TÉRÍTENDŐ TÁMOGATÁSOK
1. FEJEZET
A vissza nem térítendő támogatások alkalmazási köre és fajtái
173. cikk
Tagdíjak
(A költségvetési rendelet 121. cikke)
A költségvetési rendelet 121. cikke (2) bekezdésének d) pontjában említett tagdíjak az Uniót a tagjaik között tudó szerveknek fizetett összegek, amelyek megfelelnek a költségvetési határozatoknak és az érintett szerv által megállapított fizetési feltételeknek.
174. cikk
Vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás és vissza nem térítendő támogatásról szóló határozat
(A költségvetési rendelet 121. cikkének (1) bekezdése)
(1) A vissza nem térítendő támogatásokat határozatba vagy írásos megállapodásba kell foglalni.
(2) Az alkalmazandó eszköz meghatározásához a következő szempontokat kell figyelembe venni:
a)
a kedvezményezett elhelyezkedése (az Unión belül vagy azon kívül);
b)
a finanszírozott fellépések vagy munkaprogramok tartalmának összetettsége és egységesítése.
175. cikk
Az intézmények tagjaihoz kapcsolódó kiadások
(A költségvetési rendelet 121. cikke)
A költségvetési rendelet 121. cikke (2) bekezdésének a) pontjában említett, az intézmények tagjaihoz kapcsolódó kiadások magukban foglalják az Európai Parlament jelenlegi és korábbi tagjait tömörítő egyesületeknek nyújtott hozzájárulásokat is. E hozzájárulásokat az Európai Parlament belső igazgatási szabályainak megfelelően nyújtják.
176. cikk
Vissza nem térítendő támogatásra jogosult fellépések
(A költségvetési rendelet 121. cikke)
A költségvetési rendelet 121. cikke értelmében vissza nem térítendő támogatásra jogosult fellépéseket egyértelműen kell meghatározni.
Tilos a fellépések felosztása több különböző fellépésre az e rendeletben megállapított pénzügyi szabályok megkerülése céljából.
177. cikk
Általános uniós érdeket szolgáló célt képviselő szervek
(A költségvetési rendelet 121. cikke)
Az általános uniós érdeket szolgáló célt képviselő szervek a következők:
a)
az oktatás, képzés, tájékoztatás, innováció, valamint az európai szakpolitikák tanulmányozásának és kutatásának területén működő, vagy a polgárság és az emberi jogok előmozdításához hozzájáruló tevékenységet folytató szerv, vagy európai szabványügyi testület;
b)
a tagállamokban, a tagjelölt országokban, illetve a potenciális tagjelölt országokban működő nonprofit szerveket képviselő és a Szerződések célkitűzéseivel összhangban lévő elveket és politikákat támogató jogalany.
178. cikk
Partnerségek
(A költségvetési rendelet 121. cikke)
(1) Fellépésekre nyújtott egyes vissza nem térítendő támogatások és vissza nem térítendő működési támogatások keretpartnerség részét képezhetik.
(2) Keretpartnerség a Bizottság és a vissza nem térítendő támogatások kedvezményezettjei között jöhet létre, hosszú távú együttműködésként. A keretpartnerség partnerségi keretmegállapodás vagy partnerségi kerethatározat formáját öltheti.
A partnerségi keretmegállapodás vagy -határozat meghatározza a közös célkitűzéseket, az - egyszeri vagy jóváhagyott éves munkaprogram részét képező - tervezett fellépések jellegét, az egyedi vissza nem térítendő támogatások e cím elveivel és eljárási szabályaival összhangban lévő odaítélési eljárását, továbbá valamennyi fél egyedi megállapodásokon vagy határozatokon alapuló általános jogait és kötelezettségeit.
A partnerség időtartama nem haladhatja meg a négy évet, kivéve az elsősorban a partnerségi keretmegállapodás tárgya által indokolt kivételes eseteket.
Az engedélyezésre jogosult tisztviselők a partnerségi keretmegállapodásokat vagy -határozatokat nem alkalmazhatják jogosulatlanul, illetve akkor, ha azok célja vagy hatása ellentétes az átláthatóság vagy a pályázókkal szembeni egyenlő bánásmód elvével.
(3) A keretpartnerségeket vissza nem térítendő támogatásként kell kezelni a programozás, az előzetes közzététel és az odaítélés tekintetében.
(4) A partnerségi keretmegállapodásokon vagy -határozatokon alapuló egyedi vissza nem térítendő támogatásokat az e megállapodásokban vagy határozatokban rögzített eljárásokkal összhangban, e címnek megfelelően kell odaítélni.
Azokra a 191. cikkben meghatározott utólagos közzétételi eljárások vonatkoznak.
179. cikk
Elektronikus információcsere-rendszerek
(A költségvetési rendelet 121. cikkének (1) bekezdése)
(1) A kedvezményezettekkel folytatott bármely kommunikáció - a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodások megkötését, a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozatok kiértesítését és azok módosításait is ideértve - történhet a Bizottság által létrehozott elektronikus információcsere-rendszereken keresztül.
(2) E rendszerekre az alábbi követelmények vonatkoznak:
a)
kizárólag jogosultsággal rendelkező személyek férhetnek hozzá a rendszerhez és a rajta keresztül továbbított dokumentumokhoz;
b)
kizárólag jogosultsággal rendelkező személyek írhatnak alá elektronikusan vagy továbbíthatnak dokumentumot a rendszeren keresztül;
c)
a jogosultsággal rendelkező személyeket meghatározott módokon azonosítani kell a rendszeren keresztül;
d)
pontosan meg kell határozni az elektronikus tranzakciók időpontját és napját;
e)
a dokumentumok sértetlenségét meg kell őrizni;
f)
a dokumentumok rendelkezésre állását biztosítani kell;
g)
adott esetben a dokumentumok titkosságát meg kell őrizni;
h)
a személyes adatok védelmét a 45/2001/EK rendelet követelményeinek megfelelően biztosítani kell.
(3) Az ilyen rendszeren keresztül továbbított vagy beérkezett adatok esetében jogszerűen vélelmezhető az adatok sértetlensége és az adattovábbítás vagy -megérkezés a rendszer által jelzett időpontjának és napjának pontossága.
Az ilyen rendszer által elküldött dokumentum vagy az a dokumentum, amelyről az ilyen rendszer értesítést küld a papírformátumú dokumentummal egyenértékűnek tekintendő, jogi eljárásban bizonyítékként alkalmazható, eredetinek minősül, hitelessége és sértetlensége pedig jogszerűen vélelmezhető, amennyiben a dokumentum nem tartalmaz a dokumentum automatikus módosítására alkalmas dinamikus elemeket.
A (2) bekezdés b) pontjában említett elektronikus aláírás a saját kezű aláírással azonos joghatású.
180. cikk
A vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodások és a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozatok tartalma
(A költségvetési rendelet 122. cikke)
(1) A vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás legalább az alábbiakat meghatározza:
a)
a tárgy;
b)
a kedvezményezett;
c)
az időtartam, nevezetesen:
i.
a hatálybalépés időpontja;
ii.
a támogatott fellépés vagy pénzügyi év kezdőnapja és időtartama;
d)
az euróban kifejezett uniós hozzájárulás maximális összege és a vissza nem térítendő támogatás formája, adott esetben az alábbiak feltüntetésével:
i.
a fellépés vagy munkaprogram teljes becsült elszámolható költsége és az elszámolható költségek finanszírozási rátája;
ii.
a költségvetési rendelet 123. cikkének b), c) és d) pontjában említett egységköltség, egyösszegű átalány vagy átalányfinanszírozás, amennyiben meg van határozva;
iii.
az ezen pont i. és ii. alpontjában meghatározott elemek kombinációja;
e)
a fellépés vagy - vissza nem térítendő működési támogatás esetében - az adott pénzügyi évre vonatkozóan az engedélyezésre jogosult tisztviselő által jóváhagyott munkaprogram leírása a fellépés, illetve a munkaprogram végrehajtásából származó várható eredmények leírásával együtt;
f)
az ilyen típusú megállapodásokra alkalmazandó általános feltételek, például a kedvezményezett hozzájárulása a Bizottság, az OLAF és a Számvevőszék által végzett ellenőrzésekhez és vizsgálatokhoz;
g)
a fellépés vagy munkaprogram becsült átfogó költségvetése;
h)
amennyiben a fellépés végrehajtása közbeszerzést is magában foglal, a 209. cikkben említett elvek, vagy azon közbeszerzési szabályok, amelyeket a kedvezményezettnek be kell tartania;
i)
a kedvezményezett felelőssége, különösen:
i.
a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás, valamint a tevékenységi és pénzügyi jelentések benyújtása tekintetében; amikor csak lehetséges, köztes célokat kell meghatározni, amelyekhez a jelentések benyújtását kötik;
ii.
a Bizottság és több kedvezményezett közötti megállapodás esetében a koordinátor esetleges egyedi kötelezettségei és az egyéb kedvezményezettek koordinátorral szembeni egyedi kötelezettségei, valamint a kedvezményezettek pénzügyi felelőssége a Bizottságnak fizetendő összegek tekintetében;
j)
az említett jelentések jóváhagyására és a Bizottság részéről történő kifizetésre vonatkozó rendelkezések és határidők;
k)
adott esetben a fellépés vagy a jóváhagyott munkaprogram elszámolható költségeire, vagy a költségvetési rendelet 123. cikkében említett egységköltségre, egyösszegű átalányra vagy átalányfinanszírozásra vonatkozó adatok;
l)
az uniós pénzügyi támogatás átláthatóságára vonatkozó rendelkezések, kivéve azon kellően indokolt eseteket, amikor a nyilvános megjelenés nem lehetséges vagy nem célszerű.
Az első albekezdés f) pontjában említett általános feltételek legalább a következőket foglalják magukban:
i.
annak kinyilvánítása, hogy a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodásra irányadó jog az uniós jog, kiegészítve - amennyiben szükséges - a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodásban meghatározott nemzeti joggal. A nemzetközi szervezetekkel kötött megállapodásokban eltérés engedélyezhető;
ii.
a jogviták tárgyalásában illetékes bíróság vagy választott bíróság meghatározása.
(2) A vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás a költségvetési rendelet 135. cikkének megfelelően megállapíthatja a felfüggesztéssel vagy megszüntetéssel kapcsolatos rendelkezéseket és határidőket is.
(3) A 178. cikkben említett esetekben a partnerségi kerethatározat vagy a partnerségi keretmegállapodás meghatározza az e cikk (1) bekezdése első albekezdésének a) és b) pontjában, c) pontjának i. alpontjában, valamint f), h)-j) és l) pontjában említett információkat.
A vissza nem térítendő támogatásról szóló egyedi határozat vagy a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó egyedi megállapodás tartalmazza az e cikk (1) bekezdése első albekezdésének a)-e), g) és k) pontjában, valamint - amennyiben szükséges - az (1) bekezdés első albekezdésének i) pontjában említett információkat.
(4) A vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás csak írásban módosítható. Az ilyen módosításnak - ideértve valamely kedvezményezett hozzáadását vagy eltávolítását - nem lehet olyan célja vagy hatása, hogy az eredeti megállapodást akként módosítsa, amely megkérdőjelezné a vissza nem térítendő támogatás odaítélésére vonatkozó döntést, vagy ellentétes lenne a pályázókkal szembeni egyenlő bánásmód elvével.
(5) Az (1), (2), (3) és (4) bekezdés értelemszerűen alkalmazandó a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozatokra.
Az (1) bekezdésben említett információk egy része a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozat helyett szerepeltethető a pályázati felhívásban vagy bármely kapcsolódó dokumentumban.
181. cikk
A vissza nem térítendő támogatás fajtái
(A költségvetési rendelet 123. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 123. cikke (1) bekezdésének a) pontjában említett formájú vissza nem térítendő támogatásokat a kedvezményezettnél ténylegesen felmerült, a pályázathoz csatolt és a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozatban vagy a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodásban foglalt előzetes költségvetés részét képező elszámolható költségek alapján számítják ki.
(2) A költségvetési rendelet 123. cikke (1) bekezdésének b) pontjában említett egységköltségek az elszámolható költségek valamennyi kategóriáját vagy bizonyos olyan egyedi kategóriáit fedezik, amelyeket az egységnyi összegre való hivatkozással előzetesen egyértelműen meghatároznak.
(3) A költségvetési rendelet 123. cikke (1) bekezdésének c) pontjában említett egyösszegű átalányokkal átfogó értelemben az elszámolható költségek valamennyi kategóriája vagy bizonyos egyedi, előzetesen egyértelműen meghatározott kategóriái fedezhetők.
(4) A költségvetési rendelet 123. cikke (1) bekezdésének d) pontjában említett átalányfinanszírozással az elszámolható költségek olyan egyedi kategóriáit fedezi, amelyeket előzetesen egyértelműen meghatároznak egy százalékos kulcs alkalmazásával.
182. cikk
Egyösszegű átalány, egységköltség és átalányfinanszírozás
(A költségvetési rendelet 124. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 124. cikkének (1) bekezdésében említett egyösszegű átalány, egységköltség vagy átalányfinanszírozás alkalmazására vonatkozó engedély a program időszakára érvényes. Az engedély felülvizsgálható, ha lényegi változtatásokra van szükség. Az adatokat és az összegeket rendszeresen értékelik, és szükség esetén kiigazítják az egyösszegű átalányokat, az egységköltségeket, illetve az átalányfinanszírozást.
A Bizottság és több kedvezményezett közötti megállapodások esetében a költségvetési rendelet 124. cikke (1) bekezdésének második albekezdésében említett felső határt valamennyi kedvezményezettre alkalmazni kell.
(2) A vissza nem térítendő támogatásról szóló határozat vagy a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás minden szükséges rendelkezést tartalmaz annak érdekében, hogy ellenőrizni lehessen a vissza nem térítendő támogatás egyösszegű átalányon, egységköltségeken vagy átalányfinanszírozáson alapuló kifizetésére vonatkozó feltételek betartását.
(3) Az egyösszegű átalányon, egységköltségeken vagy átalányfinanszírozáson alapuló kifizetés nem sérti az (1) bekezdés első albekezdésében és a költségvetési rendelet 137. cikkének (2) bekezdésében szereplő célokat szolgáló hozzáférés jogát a kedvezményezett jog szerinti nyilvántartásaihoz.
(4) Amennyiben az utólagos kontroll során kiderül, hogy a támogatás alapjául szolgáló esemény nem következett be, és a kedvezményezett jogosulatlanul jutott egyösszegű átalányon, egységköltségeken vagy átalányfinanszírozáson alapuló vissza nem térítendő támogatáshoz, a Bizottságnak jogában áll visszafizettetni a vissza nem térítendő támogatás összegét, a költségvetési rendelet 109. cikkében említett közigazgatási és pénzügyi szankciók sérelme nélkül.
2. FEJEZET
Alapelvek
183. cikk
Társfinanszírozási elv
(A költségvetési rendelet 125. cikkének (3) bekezdése)
(1) A társfinanszírozási elv alapján a fellépés vagy a munkaprogram végrehajtásához szükséges források nem fedezhetők teljes mértékben uniós hozzájárulásból.
A társfinanszírozás a kedvezményezett saját forrásaiból, a fellépés vagy a munkaprogram által generált jövedelemből, illetve harmadik felek pénzügyi vagy természetbeni hozzájárulásából származhat.
(2) Természetbeni hozzájárulás alatt a kedvezményezett részére harmadik felek által ingyenesen biztosított nem pénzügyi erőforrás értendő.
184. cikk
A nonprofitelv
(A költségvetési rendelet 125. cikkének (5) bekezdése)
A harmadik felektől származó olyan pénzügyi hozzájárulások, amelyeket a kedvezményezett a vissza nem térítendő uniós támogatás keretében elszámolható költségektől eltérő költségek fedezésére is felhasználhat, vagy amelyek felhasználatlan összegeit a fellépés vagy a munkaprogram végén nem kell visszafizetni a harmadik fél számára, nem tekinthetők olyan pénzügyi hozzájárulásnak, amelyeket a támogatók kifejezetten a költségvetési rendelet 125. cikkének (5) bekezdése értelmében vett elszámolható költségek finanszírozására szántak.
185. cikk
Kis értékű vissza nem térítendő támogatások
(A költségvetési rendelet 125. cikkének (4) bekezdése)
Kis értékű vissza nem térítendő támogatásnak azon vissza nem térítendő támogatásokat kell tekinteni, amelyek nem haladják meg az 60 000 EUR-t.
186. cikk
Technikai segítségnyújtás
(A költségvetési rendelet 101. és 125. cikke)
A technikai segítségnyújtás egy program vagy egy fellépés végrehajtásához szükséges támogatási és kapacitásépítési tevékenységeket, különösen előkészítési, irányítási, nyomonkövetési, értékelési, ellenőrzési és kontrolltevékenységet foglal magában.
187. cikk
Elszámolható költségek
(A költségvetési rendelet 126. cikke (3) bekezdésének c) pontja)
A héa az alkalmazandó nemzeti héajogszabályok szerint nem minősül visszaigényelhetőnek, ha a nemzeti jog szerint a következő tevékenységek valamelyikéhez kötődik:
a)
adólevonásra nem jogosító adómentes tevékenységek;
b)
a héa hatályán kívül eső tevékenységek;
c)
az a) és a b) pontban említett tevékenységek közül azok, amelyek tekintetében a héa nem vonható le, de a 2006/112/EK irányelvben nem szereplő speciális visszatérítési rendszer vagy kompenzációs alap révén visszatérítik, akkor sem, ha a rendszert vagy az alapot a nemzeti héajogszabályok hozták létre.
A 2006/112/EK irányelv 13. cikkének (2) bekezdésében felsorolt tevékenységekkel kapcsolatos héát úgy kell tekinteni, mint amelyet az említett irányelv 13. cikke (1) bekezdésének első albekezdésében meghatározott, adóalanynak nem minősülő személytől eltérő kedvezményezett fizetett meg, függetlenül attól, hogy a szóban forgó tevékenységek az érintett tagállamban hatóságként eljáró közjogi szervek által végzett tevékenységnek minősülnek-e.
188. cikk
Programozás
(A költségvetési rendelet 128. cikke)
(1) Valamennyi illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek éves vagy többéves, vissza nem térítendő támogatásokra vonatkozó munkaprogramot kell készítenie. E munkaprogramot az érintett intézmény elfogadja és a vissza nem térítendő támogatásokról szóló internetes honlapján a lehető leghamarabb, de legkésőbb az adott végrehajtási év március 31-ig közzéteszi.
A munkaprogram meghatározza a program által lefedett időszakot, az esetleges alap-jogiaktust, a teljesítendő célkitűzéseket, a várt eredményeket, a pályázati felhívások ütemtervét az irányadó összeg feltüntetésével és a társfinanszírozás maximális mértékét.
A munkaprogram ezenfelül tartalmazza a 94. cikkben meghatározott információkat, hogy a munkaprogramot elfogadó határozat az adott év vissza nem térítendő támogatásaira vonatkozó finanszírozási döntésnek minősüljön.
(2) A munkaprogramban bekövetkező minden jelentős módosítást ugyancsak az (1) bekezdésben előírtak szerint kell elfogadni és közzétenni.
189. cikk
A pályázati felhívások tartalma
(A költségvetési rendelet 128. cikke)
(1) A pályázati felhívások a következőket határozzák meg:
a)
a kitűzött célok;
b)
a költségvetési rendelet 131. és 132. cikkében említett jogosultsági, kizárási, kiválasztási és odaítélési feltételek, továbbá a vonatkozó bizonylatok;
c)
az uniós finanszírozásra vonatkozó rendelkezések;
d)
a pályázatok benyújtására vonatkozó rendelkezések és végső határidő, valamint az a tervezett dátum, amelyen a pályázókat a tervek szerint értesítik pályázatuk értékelésének kimeneteléről, továbbá a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás aláírásának, illetve a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozat kiértesítésének irányadó dátuma.
(2) Amennyiben a lehetséges kedvezményezettek minél szélesebb körű tájékoztatása szükséges, úgy a pályázati felhívást az uniós intézmények honlapján, és az internetes közzététel mellett bármely más alkalmas úton - beleértve az Európai Unió Hivatalos Lapját - közzé kell tenni. A közzétételre a költségvetési rendelet 84. cikkének említett finanszírozási döntés elfogadásától kezdve, már a költségvetés végrehajtását megelőző évben sor kerülhet. A pályázati felhívás tartalmának bármely módosítását a pályázati felhíváséval azonos feltételek mellett közzé kell tenni.
190. cikk
Kivételek a pályázati felhívás alól
(A költségvetési rendelet 128. cikke)
(1) Vissza nem térítendő támogatás csak az alábbi esetekben ítélhető oda pályázati felhívás nélkül:
a)
humanitárius segítségnyújtás és polgári védelmi műveletek céljára vagy a (2) bekezdés értelmében válsághelyzetekben nyújtott segély céljára;
b)
egyéb rendkívüli és kellően indokolt szükséghelyzetben;
c)
jogilag vagy ténylegesen monopóliummal rendelkező szerveknek, amennyiben a monopolhelyzet ténye az odaítélésről hozott határozatban kellően alátámasztásra került;
d)
a költségvetési rendelet 54. cikke értelmében vett alap-jogiaktusban vissza nem térítendő támogatás kedvezményezettjeként azonosított szerveknek, illetve a tagállamok által saját felelősségükre kijelölt szerveknek, amennyiben ezeket a tagállamokat az alap-jogiaktus vissza nem térítendő támogatás kedvezményezettjeként azonosítja;
e)
kutatás és technológiafejlesztés esetében a költségvetési rendelet 128. cikkében említett munkaprogramban meghatározott szerveknek, amennyiben az alap-jogiaktus kifejezetten így rendelkezik, és azzal a feltétellel, hogy a projekt nem tartozik pályázati felhívás hatálya alá;
f)
azon egyedi jellegű fellépéseknél, amelyek egy bizonyos típusú szerv közreműködését igénylik, annak technikai alkalmassága, nagyfokú szakosodása vagy igazgatási hatásköre miatt, azzal a feltétellel, hogy az érintett fellépés nem tartozik pályázati felhívás hatálya alá.
Az első albekezdés f) pontjában említett eseteket az odaítélési határozatban kellően meg kell indokolni.
(2) Harmadik országbeli válsághelyzet alatt olyan helyzet értendő, amely fegyveres konfliktussal vagy az ország destabilizálásával fenyegető azonnali és közvetlen veszélyt jelent. Válsághelyzetnek minősülnek továbbá az olyan helyzetek, amelyeket természeti katasztrófák okozhatnak, az olyan ember okozta válságok, mint a háborúk vagy más konfliktusok, vagy a hasonló hatásokat kiváltó, többek között az éghajlatváltozáshoz, a környezetkárosodáshoz, az energia és a természeti erőforrások szűkössé válásához vagy a szélsőséges szegénységhez kapcsolódó különleges körülmények is.
191. cikk
Utólagos közzététel
(A költségvetési rendelet 128. cikke)
(1) A pénzügyi év során odaítélt vissza nem térítendő támogatásokhoz kapcsolódó információkat a 21. cikknek megfelelően közzé kell tenni.
(2) Az (1) bekezdésben említett közzétételt követően a Bizottság az Európai Parlament és a Tanács kérésére jelentést tesz a következőkről:
a)
a pályázók száma az elmúlt évben;
b)
az egyes pályázati felhívások sikeres pályázatainak száma és százalékos aránya;
c)
az eljárás átlagos időtartama a pályázati felhívás lezárásától a vissza nem térítendő támogatás odaítéléséig;
d)
azon vissza nem térítendő támogatások száma és összege, amelyeket az elmúlt évben a 21. cikk (4) bekezdésének megfelelően mentesítettek az utólagos közzétételi követelmény alól.
192. cikk
A pályázók tájékoztatása
(A költségvetési rendelet 128. cikke)
A Bizottság a következő módon tájékoztatja és látja el tanácsokkal a pályázókat:
a)
megállapítja a hasonló vissza nem térítendő támogatások pályázati űrlapjára vonatkozó előírásokat és nyomon követi azok méretét és olvashatóságát;
b)
tájékoztatást nyújt a lehetséges pályázók számára elsősorban szemináriumok és kézikönyvek biztosításával;
c)
a 63. cikkben említett, jogi személyek nyilvántartó rendszerében állandó adatokat tárol a kedvezményezettekről.
193. cikk
Külön költségvetési tételekből történő finanszírozás
(A költségvetési rendelet 129. cikke)
Valamely intézkedés külön költségvetési tételekből történő közös finanszírozását különböző illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselők is végezhetik.
194. cikk
A rendkívüli sürgősségi esetek és a konfliktusmegelőzés finanszírozásának visszamenőleges hatálya
(A költségvetési rendelet 130. cikke)
A költségvetési rendelet 130. cikke (1) bekezdésének alkalmazási körén belül a kedvezményezettnél a pályázat benyújtását megelőzően keletkezett kiadások a következő feltételek teljesülése esetén jogosultak uniós finanszírozásra:
a)
az ilyen eltérés okait megfelelően megindokolták a finanszírozási döntésben;
b)
a finanszírozási döntés és a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás vagy határozat kifejezetten meghatározza a jogosultság beállásának napját, amely megelőzi a pályázat benyújtásának napját.
195. cikk
Vissza nem térítendő támogatás elnyerésére irányuló pályázat benyújtása
(A költségvetési rendelet 131. cikke)
(1) A vissza nem térítendő támogatás elnyerésére irányuló pályázatok benyújtására vonatkozó rendelkezéseket az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek kell meghatároznia, aki kiválaszthatja a benyújtás módját. A vissza nem térítendő támogatás elnyerésére irányuló pályázatokat levélben vagy elektronikus úton lehet benyújtani.
A kiválasztott kommunikációs csatorna nem lehet megkülönböztető jellegű, és nem korlátozhatja a pályázók odaítélési eljárásban való részvételét.
A kiválasztott kommunikációs módoknak biztosítaniuk kell a következő feltételek teljesülését:
a)
valamennyi benyújtott ajánlat vagy jelentkezés tartalmazza az annak értékeléséhez szükséges valamennyi információt;
b)
az adatok sértetlensége megmarad;
c)
a pályázatokat bizalmasan kezelik,
d)
a személyes adatokat a 45/2001/EK rendelet követelményeinek megfelelően védik.
A harmadik albekezdés c) pontjának alkalmazásában az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő csak azután vizsgálja meg a pályázatok tartalmát, miután a pályázatok benyújtására kijelölt határidő lejárt.
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kérheti, hogy az elektronikus úton történő benyújtást az 1999/93/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (19) értelmében vett, fokozott biztonságú elektronikus aláírással lássák el.
(2) Amennyiben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő engedélyezi a pályázatok elektronikus úton történő benyújtását, az alkalmazott eszközöknek és azok technikai jellemzőinek megkülönböztetéstől menteseknek, általánosan hozzáférhetőeknek és az általánosan használt információs és kommunikációs technológiai termékekkel kompatibiliseknek kell lenniük. A pályázatok benyújtásához szükséges előírásokról szóló tájékoztatást, beleértve a kódolást, hozzáférhetővé kell tenni a pályázók számára.
Ezenfelül a pályázatok elektronikus átvételéhez használt eszközöknek garantálniuk kell a biztonságot és a bizalmas kezelést. Biztosítaniuk kell továbbá, hogy az elektronikus tranzakciók időpontja és napja pontosan meghatározható legyen.
(3) Amennyiben a benyújtás levél formájában történik, a pályázók a következő módok egyikén nyújthatják be jelentkezésüket:
a)
postai úton vagy futárszolgálattal, amely esetben a pályázati felhívásban fel kell tüntetni, hogy igazolásul a feladás dátuma, a postai bélyegző vagy a feladóvevényen szereplő időpont szolgál;
b)
az intézmény helyiségeiben történő kézbesítéssel, amelyet a pályázó személyesen, vagy megbízottja útján végezhet, amely esetben a pályázati felhívásban fel kell tüntetni azt a szervezeti egységet, ahová a jelentkezés - megfelelően aláírt és keltezett átvételi elismervény ellenében - benyújtható.
3. FEJEZET
Az odaítélési eljárás
196. cikk
A vissza nem térítendő támogatás elnyerésére irányuló pályázat tartalma
(A költségvetési rendelet 131. cikke)
(1) A pályázatokat az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által rendelkezésre bocsátott, a 192. cikk a) pontja szerint megállapított közös standardoknak megfelelően kialakított nyomtatvány kitöltésével, és az alap-jogiaktusban, valamint a pályázati felhívásban megállapított feltételeknek megfelelően kell elkészíteni.
A költségvetési rendelet 131. cikke (3) bekezdésének második albekezdésében említett bizonylatok alatt mindenekelőtt az eredménykimutatás és az utolsó lezárt pénzügyi év mérlege értendő.
(2) A pályázathoz csatolt, a fellépésre vagy a munkaprogramra vonatkozó becsült költségvetésben a bevételeknek és a kiadásoknak - a váratlan helyzetekre és a devizaárfolyamok változására elkülönített, kellően indokolt esetben engedélyezett tartalékok figyelembevétele mellett - egyensúlyban kell lenniük, továbbá fel kell tüntetni a fellépés vagy a munkaprogram becsült elszámolható költségeit.
(3) Amennyiben a pályázat 750 000 EUR-t meghaladó összegű, fellépésre vonatkozó vissza nem térítendő támogatásra vagy 100 000 EUR-t meghaladó vissza nem térítendő működési támogatásra vonatkozik, úgy a pályázatot hiteles külső ellenőr által készített könyvvizsgálói jelentésnek kell kísérnie. E jelentés hitelesíti az utolsó lezárt pénzügyi évre vonatkozó beszámolót.
E bekezdés első albekezdését csak a kedvezményezett által az adott pénzügyi évben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek első ízben benyújtott kérelemre kell alkalmazni.
A Bizottság és több kedvezményezett közötti megállapodás esetén az első albekezdésben meghatározott értékhatárokat valamennyi kedvezményezettre alkalmazni kell.
A 178. cikk szerinti partnerségek esetében az e bekezdés első albekezdésében említett, az utolsó két rendelkezésre álló pénzügyi évre vonatkozó könyvvizsgálatot a partnerségi keretmegállapodás aláírása vagy a partnerségi kerethatározat kiértesítése előtt kell végrehajtani.
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kockázatértékelés alapján felmentheti az első albekezdésben említett könyvvizsgálói jelentés kötelezettsége alól az oktatási és a képzési intézményeket és - a több kedvezményezettel kötött megállapodások esetében - az egyetemleges felelősséget vállaló vagy a pénzügyi felelősséget egyáltalán nem vállaló kedvezményezetteket.
E bekezdés első albekezdése nem vonatkozik a közszektorbeli szervekre és a 43. cikkben említett nemzetközi szervezetekre.
(4) A pályázónak fel kell tüntetnie az uniós finanszírozásból származó azon forrásokat és összegeket, amelyeket ugyanazon fellépés vagy annak egy része tekintetében, illetve ugyanazon pénzügyi évben működésére kapott vagy igényelt, valamint az ugyanazon fellépés tekintetében kapott vagy igényelt egyéb finanszírozást.
197. cikk
Bizonyíték a kizárás hiányáról
(A költségvetési rendelet 131. cikke)
A pályázók a költségvetési rendelet 131. cikke (4) bekezdésének a) és b) pontjában meghatározott eseteket kivéve becsületbeli nyilatkozatot nyújtanak be, amely szerint nincsenek a költségvetési rendelet 106. cikkének (1) bekezdésében és 107. cikkében említett helyzetek valamelyikében. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kockázatértékelés alapján a sikeres pályázóktól kérheti a 143. cikkben említett igazolás bemutatását. Amennyiben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kéri, a sikeres pályázók kötelesek benyújtani ezen igazolást, kivéve akkor, ha az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által is elismert fizikai lehetetlenség áll fenn, vagy ha ilyen igazolást már benyújtottak egy másik vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó vagy közbeszerzési eljárásban, feltéve, hogy a dokumentumokat egy évnél nem régebben bocsátották ki és még mindig érvényesek.
198. cikk
Jogi személyiséggel nem rendelkező pályázók
(A költségvetési rendelet 131. cikke)
Amennyiben egy jogi személyiséggel nem rendelkező pályázó nyújt be vissza nem térítendő támogatás elnyerésére irányuló pályázatot, a költségvetési rendelet 131. cikke (2) bekezdésének megfelelően e pályázó képviselői bizonyítják, hogy módjukban áll a pályázó nevében törvényi kötelezettségeket vállalni, és hogy a pályázó a jogi személyek által nyújtottakkal egyenértékű pénzügyi és működési kapacitásokkal rendelkezik.
199. cikk
Egy pályázót alkotó jogalanyok
(A költségvetési rendelet 131. cikke)
Amennyiben több jogalany is megfelel a vissza nem térítendő támogatás odaítélésére vonatkozó feltételeknek, és együttesen egy jogalanyt alkotnak, úgy az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő ezt a jogalanyt egyetlen pályázóként kezelheti, feltéve, hogy a pályázat a javasolt fellépésben vagy munkaprogramban részt vevő jogalanyokat a pályázó részeként azonosítja.
200. cikk
Pénzügyi és közigazgatási szankciók
(A költségvetési rendelet 131. cikke)
Azon pályázók, akikről kiderül, hogy hamis nyilatkozatot tettek, súlyos hibát vagy szabálytalanságot követtek el vagy csaltak, pénzbírsággal vagy közigazgatási szankcióval sújthatók, a 145. cikkben megállapított feltételeknek megfelelően.
E pénzbírságokkal és/vagy közigazgatási szankciókkal azon kedvezményezettek is büntethetők, akikről kiderül, hogy súlyosan megszegték szerződéses kötelezettségeiket.
201. cikk
Jogosultsági feltételek
(A költségvetési rendelet 131. cikke)
(1) A jogosultsági feltételeket a pályázati felhívásban kell közzétenni.
(2) A jogosultsági feltételek meghatározzák a pályázati felhívásban való részvétel feltételeit. E feltételeket az intézkedés célkitűzéseinek kellő figyelembevételével állapítják meg, és megfelelnek az átláthatóság és a megkülönböztetésmentesség elvének.
202. cikk
Kiválasztási feltételek
(A költségvetési rendelet 132. cikkének (1) bekezdése)
(1) A kiválasztási feltételeket a pályázati felhívásban közzé kell tenni, és azoknak lehetővé kell tenniük a pályázó pénzügyi és működési kapacitásának felmérését a javasolt intézkedés vagy munkaprogram végrehajtása tekintetében.
(2) A pályázónak stabil és kielégítő forrásokkal kell rendelkeznie működésének fenntartásához azon időszak során, amikor a támogatott fellépés végrehajtására sor kerül, vagy abban az évben, amelyre a vissza nem térítendő támogatást nyújtják, továbbá ahhoz, hogy maga is részt vegyen a finanszírozásában. A pályázónak szakmailag alkalmasnak és képzettnek kell lennie a javasolt fellépés vagy munkaprogram végrehajtására, hacsak az alap-jogiaktus kifejezetten másként nem rendelkezik.
(3) A pénzügyi és működési kapacitásokat különösen a 196. cikkben említett bizonylatok valamelyikének elemzése alapján kell igazolni, amelyek szükségességét az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek a pályázati felhívásban jeleznie kell.
Amennyiben a pályázati felhívásban nem kértek bizonylatokat, és az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek kétségei vannak a pályázók pénzügyi vagy működési kapacitásaival kapcsolatban, felkérheti azokat a megfelelő dokumentumok bemutatására.
A 178. cikkben említett partnerségek esetén az ellenőrzést a partnerségi keretmegállapodás aláírása vagy a partnerségi kerethatározat kiértesítése előtt kell végrehajtani.
203. cikk
Odaítélési feltételek
(A költségvetési rendelet 132. cikkének (2) bekezdése)
(1) Az odaítélési feltételeket a pályázati felhívásban közzé kell tenni.
(2) Az odaítélési feltételeknek lehetővé kell tenniük a vissza nem térítendő támogatás odaítélését vagy olyan fellépésekre, amelyek maximalizálják az általuk végrehajtott uniós program általános hatékonyságát, vagy olyan szerveknek, amelyek munkaprogramját ugyanezen eredmények elérése érdekében állították össze. E feltételeket olyan módon kell meghatározni, hogy biztosítsák az uniós források megfelelő kezelését.
Az odaítélési feltételeket oly módon kell alkalmazni, amely lehetővé teszi azon tervezett fellépések vagy munkaprogramok kiválasztását, amelyek tekintetében a Bizottság biztos lehet abban, hogy megfelelnek az általa kitűzött céloknak és prioritásoknak, és garantálják az uniós finanszírozás láthatóságát.
(3) Az odaítélési feltételeket oly módon kell meghatározni, amely lehetővé teszi a későbbi értékelést.
204. cikk
A pályázatok értékelése és az odaítélés
(A költségvetési rendelet 133. cikke)
(1) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő bizottságot nevez ki a pályázatok értékelésére, hacsak a Bizottság valamely különös ágazati program keretében másként nem határoz.
A bizottság legalább három személyből áll, akik a költségvetési rendelet 62. és 208. cikkében említett intézmények vagy szervek legalább két, egymással hierarchikus viszonyban nem álló szervezeti egységének képviselői. Az összeférhetetlenség elkerülése érdekében e személyekre a költségvetési rendelet 57. cikkében megállapított kötelezettségek vonatkoznak.
Az e rendelet 72. cikkben említett képviseletekre és helyi szervekre, valamint a költségvetési rendelet 62. és 208. cikkében említett, átruházott hatáskörrel rendelkező szervekre, különálló szervezeti egységek hiányában nem alkalmazandó az a követelmény, hogy a szervezeti egységek között ne legyen hierarchikus viszony.
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő döntése alapján külső szakértők is segíthetik a bizottságot. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő gondoskodik arról, hogy e szakértők teljesítik a költségvetési rendelet 57. cikkében előírt kötelezettségeket.
(2) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő adott esetben különböző eljárási szakaszokra osztja a folyamatot. A folyamatra vonatkozó szabályokat a pályázati felhívásban teszik közzé.
Amennyiben a pályázati felhívás kétszakaszos benyújtási eljárást ír elő, a második szakaszra csak azon pályázóktól kell bekérni teljes pályázatukat, akiknek pályázata eleget tett az első szakasz értékelési feltételeinek.
Amennyiben a pályázati felhívás kétszakaszos értékelési eljárást ír elő, csak a - korlátozott feltételrendszeren alapuló - első szakaszon túljutó pályázatokat kell további értékelésre bocsátani.
Az eljárás bármely szakaszában elutasított pályázókat a költségvetési rendelet 133. cikke (3) bekezdésének megfelelően értesíteni kell.
Az eljárás valamennyi szakasza egyértelműen elkülönül a többi szakasztól.
Ugyanazon dokumentumokat és információkat ugyanazon eljárás alatt csak egyszer lehet bekérni.
(3) Az értékelőbizottság vagy adott esetben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő felkérheti a pályázót további információk rendelkezésre bocsátására, vagy a pályázattal kapcsolatban benyújtott kísérő dokumentumok tisztázására, feltéve, hogy az ilyen információk vagy pontosítások nem változtatják meg lényegesen a pályázatot. A költségvetési rendelet 96. cikkének megfelelően, nyilvánvaló eljárási hiba esetén az értékelőbizottság vagy az engedélyezésre jogosult tisztviselő ettől csak kellően indokolt esetekben tekinthet el. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő megfelelő módon nyilvántartja az eljárás során a pályázókkal történő kapcsolattartást.
(4) A bizottság munkájának befejezését követően az értékelőbizottság tagjai a megvizsgált pályázatokról jegyzőkönyvet készítenek és írnak alá, amely tartalmazza azok minőségi értékelését, és meghatározza a finanszírozásban részesíthető pályázatokat. A jegyzőkönyvek aláírására elektronikus rendszerben is sor kerülhet, feltéve, hogy az aláírót megfelelően azonosítják.
Amennyiben szükséges, a jegyzőkönyv rangsorolja is a megvizsgált pályázatokat, ajánlást tesz az odaítélendő maximális összegre, valamint a vissza nem térítendő támogatás elnyerésére irányuló pályázat lehetséges, nem lényegi kiigazításaira vonatkozóan.
A jegyzőkönyvet jövőbeni hivatkozás céljából meg kell őrizni.
(5) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő felkérheti a pályázókat, hogy az értékelőbizottság ajánlásai alapján igazítsák ki pályázatukat. Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő.
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az értékelést követően hozza meg döntését, amely legalább az alábbiakat tartalmazza:
a)
a döntés tárgya és teljes összege;
b)
a sikeres pályázók neve, a fellépések megnevezése, az elfogadott összegek és a választás oka, beleértve azokat az eseteket is, ahol nem egyezik az értékelőbizottság véleményével;
c)
az elutasított pályázók neve és az elutasítás oka.
(6) E cikk (1), (2) és (4) bekezdése nem kötelező az e rendelet 190. cikke, valamint a költségvetési rendelet 125. cikkének (7) bekezdése szerinti vissza nem térítendő támogatások odaítélésére vonatkozóan.
205. cikk
A pályázók tájékoztatása
(A költségvetési rendelet 133. cikke)
Az elutasított pályázókat a lehető leghamarabb, de mindenképpen a sikeres pályázók tájékoztatásától számított 15 napon belül értesíteni kell pályázatuk értékelésének eredményéről.
4. FEJEZET
Kifizetés és kontroll
206. cikk
Előfinanszírozási garancia
(A költségvetési rendelet 134. cikke)
(1) Az előfinanszírozás kifizetésével kapcsolatos pénzügyi kockázatok csökkentése érdekében az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kockázatelemzés alapján megkövetelheti a kedvezményezettől egy legfeljebb az előfinanszírozás összegéig terjedő összegű előzetes garancia letétbe helyezését, a kis összegű vissza nem térítendő támogatásokat kivéve, vagy a kifizetést részletfizetésekre bonthatja szét.
(2) Garancia megkövetelése esetén azt az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek értékelnie kell és jóvá kell hagynia.
A garancia érvényességi idejének elég hosszúnak kell lennie ahhoz, hogy lehetővé tegye a garancia igénybevételét.
(3) A garanciát a tagállamok egyikében működő, jóváhagyott bank vagy pénzügyi intézmény nyújtja. Amennyiben a kedvezményezett harmadik országban rendelkezik székhellyel, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő elfogadhatja, hogy egy ebben a harmadik országban székhellyel rendelkező bank vagy pénzügyi intézmény nyújtsa a garanciát, ha úgy ítéli meg, hogy ez utóbbi valamelyik tagállamban székhellyel rendelkező bank vagy pénzügyi intézmény által nyújtott garanciával egyenértékű biztosítékot nyújt és azzal megegyező jellemzőket mutat.
A kedvezményezett kérésére az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő jóváhagyását követően az első albekezdésben említett garancia harmadik személy által nyújtott egyetemleges felelősségen alapuló kezességgel, vagy ugyanazon vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodásban vagy vissza nem térítendő támogatásról szóló határozatban részt vevő kedvezményezettek esetén a fellépés kedvezményezettjei által nyújtott visszavonhatatlan és feltétlen készfizető kezességgel is helyettesíthető.
A biztosíték összegét euróban kell megadni.
A garancia célja az, hogy a bank vagy a pénzügyi intézmény, illetve az érintett harmadik személy vagy az egyéb kedvezményezettek visszavonhatatlan garanciát vagy készfizető kezességet nyújtsanak a vissza nem térítendő támogatásban részesülő kedvezményezett kötelezettségeire.
(4) A garancia felszabadítására az előfinanszírozásnak a kedvezményezett javára teljesített időközi kifizetések, illetve egyenlegkifizetés útján történő fokozatos kimerítésével párhuzamosan, a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodásban vagy a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozatban megállapított feltételeknek megfelelően kerül sor.
207. cikk
A kifizetési kérelmet alátámasztó bizonylatok
(A költségvetési rendelet 135. cikke)
(1) A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvének megfelelően az előfinanszírozás minden egyes vissza nem térítendő támogatás esetében több részletben is folyósítható.
A következő előfinanszírozási kifizetés akkor folyósítható teljes összegben, ha bármely korábbi előfinanszírozás teljes összegének legalább 70 %-át felhasználták.
Ha az előző előfinanszírozási kifizetés összegének 70 %-nál kisebb részét használták fel, akkor az új előfinanszírozási kifizetés összegét az előző előfinanszírozási kifizetés fel nem használt összegével kell csökkenteni.
Az új kifizetés iránti kérelem alátámasztására kimutatást kell készíteni a kedvezményezett kiadásairól.
(2) A kedvezményezett becsületbeli nyilatkozatával tanúsítja, hogy a kifizetési kérelmeiben található információk teljesek, megbízhatóak és a valóságnak megfelelőek, a 110. cikk rendelkezéseinek sérelme nélkül. Tanúsítja továbbá, hogy a felmerült költségek - a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás vagy a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozat rendelkezéseivel összhangban - elszámolhatónak tekinthetők, és hogy a kifizetési kérelmeket megfelelő, ellenőrizhető bizonylatok támasztják alá.
(3) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kockázatelemzés alapján minden kifizetés alátámasztására kérheti a pénzügyi kimutatásokra és a fellépés vagy munkaprogram alapjául szolgáló számlákra vonatkozó igazolást, amelyet jóváhagyott külső ellenőr, közszektorbeli szervek esetében egy kompetens és független köztisztviselő állít ki. Az igazolást csatolni kell a kifizetési kérelemhez. Az igazolásnak - az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által jóváhagyott módszertannal összhangban, és a nemzetközi standardoknak megfelelő elfogadott eljárások alapján - tanúsítania kell, hogy a kedvezményezett által a kifizetési kérelem alapjául szolgáló pénzügyi kimutatásokban kimutatott költségek valósak, pontosan nyilvántartottak és a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodással vagy a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozattal összhangban elszámolhatók.
Különleges és kellően indokolt esetekben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő az igazolást kérheti vélemény formájában vagy a nemzetközi standardoknak megfelelően más formában.
A pénzügyi kimutatásokra és az alapul szolgáló számlákra vonatkozó igazolás az időközi kifizetések és az egyenlegkifizetések tekintetében kötelező a következő esetekben:
a)
a költségvetési rendelet 123. cikke (1) bekezdésének a) pontjában említett formában odaítélt, 750 000 EUR-s vagy azt meghaladó összegű vissza nem térítendő támogatások esetén, ha az ilyen formájú vissza nem térítendő támogatás alapján benyújtott kifizetési kérelmek összértéke legalább 325 000 EUR;
b)
a költségvetési rendelet 123. cikke (1) bekezdésének a) pontjában említett formában odaítélt, 100 000 EUR-s vagy azt meghaladó összegű vissza nem térítendő működési támogatások esetén.
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kockázatelemzés alapján eltekinthet a pénzügyi kimutatásokra és az alapul szolgáló számlákra vonatkozó igazolástól az alábbi esetben:
a)
közszektorbeli szervek és a 43. cikkben említett nemzetközi szervezetek;
b)
humanitárius segítségnyújtási, polgári védelmi szükségintézkedésekhez és válsághelyzet kezeléséhez nyújtott vissza nem térítendő támogatások kedvezményezettjei, az egyenlegkifizetés kivételével;
c)
egyenlegkifizetés esetén a humanitárius segítségnyújtáshoz nyújtott vissza nem térítendő támogatások azon kedvezményezettjei, amelyek a 178. cikkben említett partnerségi keretmegállapodást kötöttek, vagy amelyeket partnerségi kerethatározatról értesítettek, és e kifizetések tekintetében azonos garanciákat nyújtó kontrollrendszert működtetnek;
d)
olyan, több vissza nem térítendő támogatásban részesülő kedvezményezettek esetében, akik független bizonylattal nyújtottak egyenértékű garanciát a kérelmeik előkészítése során alkalmazott kontrollrendszerekkel és módszerekkel kapcsolatban.
Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő akkor is eltekinthet a pénzügyi kimutatásokra és az alapul szolgáló számlákra vonatkozó igazolástól, ha közvetlenül a Bizottság saját alkalmazottai ellenőrzést végeztek vagy fognak végezni, illetve a Bizottság által e célból megbízott szerv ellenőrzést végzett vagy fog végezni, amely ellenőrzés egyenértékű garanciát nyújt a bejelentett költségekről.
A Bizottság és számos kedvezményezett közötti jogviszonyt teremtő megállapodás esetén a harmadik albekezdés a) és b) pontjában említett értékhatárokat valamennyi kedvezményezettre alkalmazni kell.
(4) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kockázatelemzés alapján minden kifizetés alátámasztására operatív ellenőrzési jelentést kérhet az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által jóváhagyott, független harmadik féltől. Amennyiben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő kéri, az ellenőrzési jelentést csatolni kell a kifizetési kérelemhez, és a költségvetési rendelet 126. cikkében meghatározottak szerint a megfelelő költségeket ugyanolyan feltételek alapján számolják el, mint az ellenőrzési igazolásokhoz kapcsolódó költségeket. Az ellenőrzés-jelentés megállapítja, hogy az operatív ellenőrzést az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által jóváhagyott módszertannal összhangban végezték el, és hogy a fellépést vagy munkaprogramot ténylegesen a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodásban vagy a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozatban rögzített feltételeknek megfelelve hajtották végre.
208. cikk
A vissza nem térítendő támogatások felfüggesztése és csökkentése
(A költségvetési rendelet 135. cikke)
(1) A vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás vagy a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozat végrehajtása, illetve a kedvezményezett részvétele azok végrehajtásában vagy kifizetéseiben felfüggeszthető annak ellenőrzése érdekében, hogy a feltételezett lényegi hibák, szabálytalanságok, csalások vagy kötelezettségszegések valóban megtörténtek-e. Ha nem nyernek megerősítést, a végrehajtás a lehető leghamarabb folytatódik.
(2) Amennyiben a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodásban foglalt fellépést vagy munkaprogramot egyáltalán nem vagy nem megfelelően, nem hiánytalanul vagy nem időben hajtották végre, az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő, feltéve, hogy a kedvezményezett lehetőséget kapott észrevételei megtételére, az eljárás szakaszának függvényében arányosan csökkenti vagy visszafizetteti a vissza nem térítendő támogatást.
5. FEJEZET
Végrehajtás
209. cikk
Végrehajtási szerződések
(A költségvetési rendelet 137. cikke)
(1) A 2004/18/EK irányelv alkalmazásának sérelme nélkül, amennyiben a fellépés vagy munkaprogram végrehajtásához közbeszerzési szerződés odaítélése szükséges, úgy az összeférhetetlenséget elkerülve a kedvezményezett az összességében legelőnyösebb ajánlat, vagy adott esetben a legalacsonyabb árat kínáló ajánlat alapján ítéli oda a szerződést.
(2) Amennyiben a fellépések vagy munkaprogram végrehajtásához 60 000 EUR-t meghaladó értékű közbeszerzési szerződés odaítélése szükséges, úgy az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő a kedvezményezettet az (1) bekezdésben említetteken kívül további egyedi szabályok betartására kötelezheti.
Ezek az egyedi szabályok a költségvetési rendeletben szereplő szabályokra épülnek, és kellően figyelembe veszik az érintett szerződések értékét, az uniós hozzájárulásnak a fellépés teljes költségéhez viszonyított nagyságát és a kockázatot. Az említett egyedi szabályokat bele kell foglalni a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozatba vagy a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodásba.
210. cikk
Harmadik feleknek nyújtott pénzügyi támogatás
(A költségvetési rendelet 137. cikke)
Feltéve, hogy a költségvetési rendelet 137. cikkének (1) bekezdésében említett feltételek kellő mértékben részletezik az elérendő célkitűzéseket vagy eredményeket, a mérlegelési jogkör csak akkor tekinthető kimerítettnek, ha a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozat vagy a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás a következőket is meghatározza:
a)
a harmadik fél számára fizethető pénzügyi támogatás maximális összege, amely nem haladhatja meg a 60 000 EUR-t, kivéve, ha a fellépés elsődleges célja a pénzügyi támogatás, és a pontos összeg meghatározásának feltételei;
b)
a pénzügyi támogatásra jogosult különböző típusú tevékenységek, meghatározott lista alapján;
c)
azon személyek vagy személykategóriák meghatározása, amelyek ilyen pénzügyi támogatásban részesülhetnek, és a támogatásnyújtás feltételei.
VII. CÍM
PÉNZDÍJAK
211. cikk
Programozás
(A költségvetési rendelet 138. cikkének (2) bekezdése)
(1) Valamennyi illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselőnek éves vagy többéves, pénzdíjakra vonatkozó munkaprogramot kell készítenie. E munkaprogramot az érintett intézmény elfogadja, és internetes honlapján a lehető leghamarabb, de legkésőbb az adott végrehajtási év március 31-ig közzéteszi.
A munkaprogram meghatározza a benne felölelt időszakot, adott esetben az alap-jogiaktust, a teljesítendő célkitűzéseket, a várható eredményeket és a versenypályázatok ütemtervét a pénzdíjak irányadó összegének feltüntetésével.
A munkaprogram ezenfelül tartalmazza a 94. cikkben meghatározott információkat, hogy a munkaprogramot elfogadó határozat az adott év pénzdíjaira vonatkozó finanszírozási döntésnek minősüljön.
(2) A munkaprogramban bekövetkező minden jelentős módosítást ugyancsak az (1) bekezdésben előírtak szerint kell elfogadni és közzétenni.
212. cikk
A versenypályázat szabályai
(A költségvetési rendelet 138. cikkének (2) bekezdése)
(1) A versenypályázat szabályai meghatározzák a következőket:
a)
a részvételi feltételek, amelyek legalább:
i.
meghatározzák a részvételre jogosultság feltételeit;
ii.
meghatározzák a résztvevők nyilvántartásba vételére és szükség esetén az anyagok benyújtására vonatkozó rendelkezéseket és végső határidőket a (2) bekezdésben előírt feltételek szerint;
iii.
rendelkeznek azon résztvevők kizárásáról, akik a költségvetési rendelet 106. cikkének (1) bekezdésében, valamint 107., 108. és 109. cikkében felsorolt helyzetek valamelyikében vannak;
iv.
rendelkeznek a résztvevők kizárólagos felelősségéről a versenypályázat keretében elvégzett tevékenységekhez kapcsolódó követelés esetén;
v.
rendelkeznek arról, hogy a nyertes hozzájárul a Bizottság, az OLAF és a Számvevőszék által végzett ellenőrzésekhez és vizsgálatokhoz, valamint elfogadja a versenypályázat szabályaiban meghatározott nyilvánossági kötelezettségeket;
vi.
kijelentik, hogy a versenypályázatra irányadó jog az uniós jog, szükség esetén a nemzeti joggal kiegészítve, a versenypályázat szabályaiban meghatározottak szerint;
vii.
meghatározzák a jogviták tárgyalásában illetékes bíróságot vagy választott bíróságot;
viii.
kijelentik, hogy a hamis nyilatkozatot tett, szabálytalanságot vagy csalást elkövetett résztvevők a 145. cikkben megállapított feltételeknek megfelelően a kérdéses pénzdíjak összegével arányos pénzbírsággal és/vagy közigazgatási szankcióval sújthatók;
b)
az odaítélési feltételek, amelyeknek lehetővé kell tenniük a benyújtott anyagok minőségének értékelését a kitűzött célok és a várt eredmények tekintetében, és annak objektív meghatározását, hogy a benyújtott anyagok nyertesnek minősülnek-e;
c)
a pénzdíj vagy pénzdíjak összege;
d)
odaítélésüket követően a pénzdíjak nyerteseknek való kifizetésére vonatkozó rendelkezések.
Az első albekezdés a) pontja i. alpontjának alkalmazásában az uniós vissza nem térítendő támogatások kedvezményezettjei jogosultak a részvételre, hacsak a versenypályázat szabályai másként nem rendelkeznek.
Az első albekezdés a) pontja vi. alpontjának alkalmazásában nemzetközi szervezetek részvétele esetén eltérés engedélyezhető.
(2) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő olyan kommunikációs módokat választ, amelyek az anyagok benyújtására vonatkozóan jellegüket tekintve megkülönböztetéstől mentesek, és amelyek nem korlátozzák versenypályázatban való részvétel lehetőségét.
A kiválasztott kommunikációs módoknak biztosítaniuk kell a következő feltételek teljesülését:
a)
minden egyes benyújtott anyag tartalmazza az értékeléséhez szükséges összes információt;
b)
az adatok sértetlensége megmarad;
c)
a benyújtott anyagok titkosságát megőrzik;
d)
a személyes adatokat a 45/2001/EK rendelet követelményeinek megfelelően védik.
(3) A versenypályázat szabályai meghatározhatják a versenypályázat törlésének feltételeit, különösen akkor, ha célkitűzései nem valósíthatóak meg, vagy ha olyan természetes vagy jogi személy lenne a nyertes, aki nem teljesíti a részvételi feltételeket.
(4) A versenypályázat szabályait közzé kell tenni az uniós intézmények honlapján. Amennyiben a lehetséges résztvevők minél szélesebb körű tájékoztatása szükséges, úgy a versenypályázat szabályait az internetes közzététel mellett bármely más alkalmas úton - beleértve az Európai Unió Hivatalos Lapját is - közzé kell tenni. A közzétételre a költségvetési rendelet 84. cikkének említett finanszírozási döntés elfogadásától kezdve, már a költségvetés végrehajtását megelőző évben sor kerülhet. A versenypályázati szabályok tartalmának bármely módosítását ugyanezen feltételekkel szintén közzéteszik.
213. cikk
Utólagos közzététel
(A költségvetési rendelet 138. cikkének (2) bekezdése)
(1) A pénzügyi év során odaítélt pénzdíjakhoz kapcsolódó információkat a 21. cikknek megfelelően közzé kell tenni.
(2) Az (1) bekezdésben említett közzétételt követően a Bizottság az Európai Parlament és a Tanács kérésére jelentést tesz a következőkről:
a)
a résztvevők száma az elmúlt évben;
b)
az egyes versenypályázatokon résztvevők száma és a sikeres benyújtott anyagok százaléka;
c)
az elmúlt év során szakértői bizottságokban részt vett szakértők jegyzéke, a kiválasztásukra alkalmazott eljárásra vonatkozó hivatkozással együtt.
214. cikk
Értékelés
(A költségvetési rendelet 138. cikkének (3) bekezdése)
(1) A benyújtott anyagok értékelése céljából az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő legalább három szakértőből álló szakértői bizottságot jelöl ki, akik lehetnek külső szakértők vagy olyan személyek, akik a költségvetési rendelet 62. és 208. cikkében említett intézmények vagy szervek legalább két, egymással hierarchikus viszonyban nem álló szervezeti egységét képviselik, kivéve különálló szervezeti egységek hiányában az e rendelet 72. cikkében említett képviseleteket vagy helyi szerveket és a költségvetési rendelet 62. és 208. cikkében említett, átruházott hatáskörrel rendelkező szerveket.
Az első albekezdésben említett szakértőkre a költségvetési rendelet 57. cikkében megállapított összeférhetetlenségi követelmények vonatkoznak.
A külső szakértők nyilatkozatot tesznek arról, hogy kijelölésük időpontjában nincsenek összeférhetetlenségi helyzetben, és hogy vállalják az engedélyezésre jogosult tisztviselő tájékoztatását, amennyiben az értékelési eljárás során összeférhetetlenség merülne fel.
(2) Munkájuk befejezését követően a szakértői bizottság tagjai az összes megvizsgált benyújtott anyagról jegyzőkönyvet írnak alá, amely tartalmazza azok minőségi értékelését, és meghatározza azokat, amelyek pénzdíjban részesülhetnek. A jegyzőkönyv aláírására elektronikus rendszerben is sor kerülhet, feltéve, hogy az aláírót megfelelően azonosítják.
Az első albekezdésben említett jegyzőkönyvet jövőbeni hivatkozás céljából meg kell őrizni.
(3) Az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő ezt követően dönt arról, hogy odaítéljék-e a pénzdíjakat. A döntésnek meg kell határoznia a következőket is:
a)
az odaítélt pénzdíjak tárgya és adott esetben teljes összege;
b)
adott esetben a nyertes résztvevők neve, a nyertes résztvevőknek odaítélt pénzdíj összege és a választás oka;
c)
az elutasított résztvevők neve és az elutasítás oka.
215. cikk
Tájékoztatás és értesítés
(A költségvetési rendelet 138. cikkének (3) bekezdése)
(1) A résztvevőket a lehető leghamarabb, de mindenképpen az engedélyezésre jogosult tisztviselő odaítélésről szóló döntésének meghozatalától számított tizenöt naptári napon belül értesíteni kell benyújtott anyaguk értékelésének eredményéről.
(2) A pénzdíj odaítéléséről szóló döntésről tájékoztatni kell a nyertes résztvevőt, és a döntés a költségvetési rendelet 86. cikke értelmében jogi kötelezettségnek minősül.
VIII. CÍM
PÉNZÜGYI ESZKÖZÖK
216. cikk
A pénzügyi eszközök közvetett irányítás keretében való végrehajtásával megbízott szervezetek kiválasztása
(A költségvetési rendelet 139. cikke)
(1) Pénzügyi eszközök közvetett irányítás keretében való végrehajtása tekintetében a Bizottság bizonyítékot szerez arra vonatkozóan, hogy a megbízott szervezet teljesíti a költségvetési rendelet 60. cikkének (2) bekezdésében meghatározott követelményeket. Miután a Bizottság megszerezte e bizonyítékot, utóbbinak érvényesnek kell lennie a pénzügyi eszközök adott szervezet általi valamennyi jövőbeni végrehajtására vonatkozóan, hacsak a megbízott szervezet e követelmények hatálya alá tartozó rendszerei, szabályai és eljárásai jelentősen meg nem változnak.
(2) A költségvetési rendelet 61. cikkének (2) bekezdése szerint a pénzügyi eszközök végrehajtásával megbízott szervezetek kiválasztására a Bizottság felhívást tesz közzé a lehetséges megbízott szervezetek számára. A felhívás tartalmazza a kiválasztási és odaítélési feltételeket.
Az első albekezdésben említett felhívásban azt is feltüntetik, hogy a megbízott szervezetnek el kell-e különíteni saját forrásait a konkrét pénzügyi eszközre vagy meg kell-e osztani a kockázatot. Amennyiben ezt jelzik és a lehetséges összeférhetetlenség enyhítésére van szükség, a felhívás azt is tartalmazza, hogy a megbízott szervezetnek intézkedéseket kell javasolni az érdekek összehangolására, a költségvetési rendelet 140. cikkének (2) bekezdésében meghatározottak szerint. Az érdekek összehangolására vonatkozó intézkedéseket bele kell foglalni a konkrét pénzügyi eszközről szóló megállapodásba.
A Bizottság átlátható és objektív módon, valamint anélkül, hogy összeférhetetlenségre adna okot, párbeszédet kezd a kiválasztási feltételeket teljesítő szervezetekkel. A párbeszédet követően a Bizottság hatáskör-átruházási megállapodást ír alá azzal a szervezettel vagy azokkal a szervezetekkel, amelyek az összességében legelőnyösebb ajánlatot nyújtották be, amely megállapodás adott esetben tartalmazza a szervezetek pénzügyi forrásainak elkülönítését vagy a kockázatmegosztást.
(3) A Bizottság a hatáskör-átruházási megállapodás aláírását megelőzően közvetlen tárgyalásba kezdhet a lehetséges megbízott szervezettel, amennyiben a megbízott szervezetet a vonatkozó alap-jogiaktus azonosítja, vagy a költségvetési rendelet 58. cikke (1) bekezdése c) pontjának iii. alpontja felsorolja, vagy kellően indokolt és megfelelően dokumentált kivételes esetekben, különösen a következőkben:
a)
a lehetséges megbízott szervezeteknek szóló felhívást követően nem nyújtottak be megfelelő javaslatokat;
b)
egyedi jellemzőkkel bíró pénzügyi eszközök egy bizonyos típusú megbízott szervezet közreműködését igénylik, annak technikai alkalmassága, nagyfokú szakosodása vagy igazgatási hatásköre miatt;
c)
az Unió által előre nem látható és neki nem betudható esetek miatt beálló rendkívüli sürgősség okán a (2) bekezdésben említett eljárást nem lehet betartani.
217. cikk
A pénzügyi eszközök közvetett irányítás keretében való végrehajtásával megbízott szervezetekkel kötött hatáskör-átruházási megállapodás tartalma
(A költségvetési rendelet 139. cikke)
A 40. cikkben felsorolt követelményeken túl a pénzügyi eszközök végrehajtásával megbízott szervezetekkel kötött hatáskör-átruházási megállapodás megfelelő rendelkezéseket tartalmaz a költségvetési rendelet 140. cikkében megállapított elveknek és feltételeknek való megfelelés biztosítására. A hatáskör-átruházási megállapodás különösen a következőket tartalmazza:
a)
a pénzügyi eszköz leírása, ideértve annak befektetési stratégiáját vagy politikáját, a nyújtott támogatás típusa, a pénzügyi közvetítőkre és végső kedvezményezettekre vonatkozó támogathatósági feltételek, valamint az eszköz szakpolitikai célkitűzéseit megvalósító további operatív követelmények;
b)
a tőkeáttételi hatás tekintetében az értékek céltartományára vonatkozó követelmények;
c)
a nem támogatható tevékenységek és a kizárási feltételek meghatározása;
d)
az érdekek összehangolását biztosító és a lehetséges összeférhetetlenség megoldását célzó rendelkezések;
e)
a költségvetési rendelet 139. cikke (4) bekezdésének második albekezdése szerinti pénzügyi közvetítők kiválasztására és adott esetben különleges célú befektetési eszközök létrehozására vonatkozó rendelkezések;
f)
a pénzügyi eszköz végrehajtásában érintett megbízott szervezetek és más szervezetek felelősségére vonatkozó rendelkezések;
g)
a vitarendezésre vonatkozó rendelkezések;
h)
a pénzügyi eszköz irányítására vonatkozó rendelkezések;
i)
az uniós hozzájárulás felhasználására és újrafelhasználására vonatkozó rendelkezések a költségvetési rendelet 140. cikke (6) bekezdésének megfelelően;
j)
az uniós hozzájárulások és a vagyonkezelői számlák kezelésére vonatkozó rendelkezések, ideértve a partnerkockázatokat, az elfogadható pénztári műveleteket, az érintett felek felelősségi körét, a vagyonkezelői számlákon keletkező túlzott többlet esetén hozott javító intézkedéseket, a nyilvántartások megőrzését és a jelentéstételt;
k)
rendelkezések a megbízott szervezet díjazására vonatkozóan, ideértve az igazgatásidíj-rátákat, valamint a megbízott szervezetnek fizetendő igazgatási költségek és díjak kiszámítására és kifizetésére vonatkozóan, a 218. cikknek megfelelően;
l)
adott esetben a költségvetési rendelet 175. cikkében említett alapokból, különösen az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból, a Kohéziós Alapból, az Európai Mezőgazdasági és Vidékfejlesztési Alapból, valamint a jövőbeni Tengerügyi és Halászati Alapból (a továbbiakban: a közös stratégiai keret alapjai) származó hozzájárulások feltételrendszerére vonatkozó rendelkezések;
m)
a pénzügyi eszköz időtartamára, meghosszabbításának lehetőségére és megszüntetésére vonatkozó rendelkezések, ideértve az idő előtti megszüntetés feltételeit és adott esetben a kilépési stratégiákat;
n)
a pénzügyi közvetítőknek és a végső kedvezményezetteknek nyújtott támogatás végrehajtásának nyomon követésére vonatkozó rendelkezések, ideértve a pénzügyi közvetítők általi jelentéstételt;
o)
adott esetben a 219. cikkben említett fedezeti ügyletek típusa és jellege.
218. cikk
A megbízott szervezeteknek fizetendő igazgatási költségek és díjak
(A költségvetési rendelet 139. cikke)
(1) A Bizottság teljesítményalapú díjak, a rendkívüli kiadások visszatérítése, valamint - amennyiben a megbízott szervezet a pénzügyi eszköz pénztárát kezeli - pénztárkezelési díj fizetése révén díjat fizet a megbízott szervezeteknek a pénzügyi eszköz végrehajtásáért.
(2) A teljesítményalapú díjak magukban foglalják a pénzügyi eszköz végrehajtása során elvégzett munkához kapcsolódóan a megbízott szervezet javára fizetendő igazgatási díjakat. A díjak adott esetben magukban foglalhatják a szakpolitikai célkitűzések megvalósításának előmozdításához vagy a pénzügyi eszköz pénzügyi teljesítményének ösztönzéséhez kapcsolódó szakpolitikai ösztönzőket is.
219. cikk
A közvetett irányítás alá tartozó vagyonkezelői számlákra vonatkozó különös szabályok
(A költségvetési rendelet 139. cikke)
(1) A pénzügyi eszközök végrehajtásával megbízott szervezetek a költségvetési rendelet 68. cikke (7) bekezdésének értelmében vett vagyonkezelői számlákat nyithatnak a saját nevükben és kizárólag a Bizottság megbízásából. E megbízott szervezetek a megfelelő számlakimutatásokat eljuttatják a Bizottság illetékes szolgálata számára.
(2) A vagyonkezelői számlákon megfelelő likviditást kell fenntartani, és a vagyonkezelői számlákon lévő eszközöket a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban kell kezelni, a költségvetési rendelet 140. cikke (7) bekezdésének megfelelően, a prudenciális szabályok betartásával.
(3) A megbízott szervezetek a pénzügyi eszközök végrehajtására vonatkozóan nem végeznek spekulatív célú fedezeti ügyleteket. A fedezeti ügyletek típusáról és jellegéről a Bizottsággal előzetesen meg kell állapodni, és azokat bele kell foglalni a 217. cikkben említett hatáskör-átruházási megállapodásokba.
220. cikk
Közvetlen módon végrehajtott pénzügyi eszközök
(A költségvetési rendelet 139. cikke)
(1) Kivételes esetekben a pénzügyi eszközöket a költségvetési rendelet 139. cikkének (4) bekezdése szerint végre lehet hajtani közvetlen módon a következők valamelyike révén:
a)
olyan különleges célú befektetési eszköz, amelyben a Bizottság más állami vagy magánbefektetőkkel együtt vesz részt az uniós hozzájárulás tőkeáttételi hatásának fokozása céljából;
b)
kölcsön, biztosíték, tulajdonviszonyt megtestesítő befektetés és más, a különleges célú befektetési eszközöktől különböző kockázatmegosztó eszközök, amelyeket közvetlenül a végső kedvezményezettek számára vagy pénzügyi közvetítőkön keresztül nyújtanak.
(2) A Bizottság a pénzügyi eszközök végrehajtására vonatkozóan nem végez spekulatív célú fedezeti ügyleteket. A fedezeti ügyletek típusáról és jellegéről a Bizottsággal előzetesen meg kell állapodni, és azokat bele kell foglalni a pénzügyi eszközöket végrehajtó szervezetekkel kötött megállapodásokba.
221. cikk
A pénzügyi közvetítők, a különleges célú befektetési eszközök kezelői és a végső kedvezményezettek kiválasztása
(A költségvetési rendelet 139. cikke)
(1) Amennyiben a Bizottság különleges célú befektetési eszközök révén közvetlenül vagy közvetetten hajt végre pénzügyi eszközöket, a különleges célú befektetési eszközöket a tagállam jogszabályai alapján kell létrehozni. A külső fellépések terén a különleges célú befektetési eszközöket a tagállamtól eltérő ország jogszabályai alapján is létre lehet hozni. A különleges célú befektetési eszközök kezelőit jogszabály vagy szerződés által kötelezni kell arra, hogy egy professzionális kezelő gondosságával és jóhiszeműen járjanak el.
(2) A különleges célú befektetési eszközök (1) bekezdésben említett kezelőit és a pénzügyi közvetítőket vagy a pénzügyi eszközök végső kedvezményezettjeit a végrehajtandó pénzügyi eszköz jellegére, az érintett jogalanyok tapasztalatára, valamint működési és pénzügyi kapacitására, és/vagy a végső kedvezményezettek projektjeinek gazdasági életképességére kellő figyelemmel kell kiválasztani. A kiválasztásnak átláthatónak kell lennie, azt objektív okokra kell alapozni, és az nem eredményezhet összeférhetetlenséget.
(3) Semmilyen pénzügyi támogatás nem nyújtható különleges célú befektetési eszközök olyan kezelői, valamint olyan pénzügyi közvetítők és végső kedvezményezettek javára, akik a költségvetési rendelet 106. cikkének (1) bekezdésében, valamint 107., 108. és 109. cikkében említett helyzetek valamelyikében vannak.
222. cikk
A pénzügyi eszközök alkalmazására vonatkozó feltételek
(A költségvetési rendelet 140. cikke)
(1) A pénzügyi eszközök piaci tökéletlenségeket vagy hiányosságokat, illetve optimálistól eltérő befektetési helyzeteket kezelnek, és csak olyan végső kedvezményezettek számára nyújtanak támogatást, amelyek a pénzügyi eszköz révén nyújtott uniós támogatás idején gazdaságilag potenciálisan életképesnek bizonyulnak.
(2) A pénzügyi eszközök arányosan nyújtanak támogatást a végső kedvezményezettek számára. Különösen indokolni kell a társbefektetést vagy kockázatmegosztást nyújtó befektetőkre vonatkozó kedvezményeket, amelyek a befektetők által a pénzügyi eszközben vállalt kockázattal arányosak, és a befektetésük vagy kockázatvállalásuk biztosításához szükséges minimumra korlátozódnak.
223. cikk
Tőkeáttételi hatás
(A költségvetési rendelet 140. cikke)
(1) A pénzügyi eszköz az uniós hozzájárulás tőkeáttételi hatásának elérését célozza azáltal, hogy az uniós hozzájárulás mértékét meghaladóan globális befektetést mozgósít.
Az uniós források tőkeáttételi hatása egyenlő a támogatható végső kedvezményezettek számára nyújtott finanszírozás összegének az uniós hozzájárulással elosztott összegével.
(2) A tőkeáttételi hatás tekintetében az értékek céltartományának a megfelelő pénzügyi eszköz előzetes értékelésén kell alapulnia.
224. cikk
Pénzügyi eszközök előzetes értékelése
(A költségvetési rendelet 140. cikke)
(1) A pénzügyi eszközök olyan előzetes értékelésen alapulnak, amely azonosítja a piaci tökéletlenségeket vagy hiányosságokat, illetve optimálistól eltérő befektetési helyzeteket, és a szakpolitikai célkitűzésekre tekintettel értékeli a befektetési szükségleteket.
(2) Az előzetes értékelés során igazolni kell, hogy az azonosított piaci szükségleteket sem piac vezérelte tevékenységekkel, sem a pénzügyi eszközből nyújtott finanszírozástól eltérő típusú uniós beavatkozás - például a szabályozás, a liberalizáció, a reform vagy más szakpolitikai fellépés - révén nem lehet megfelelően és időben kezelni. Az értékelés során fel kell mérni a piactorzulások, valamint a magánforrások pénzügyi eszköz általi kiszorításának valószínűségét és lehetséges költségeit, és eszközöket kell feltérképezni az ilyen torzulások negatív hatásainak minimalizálására.
(3) A szubszidiaritás elvének megfelelően az előzetes értékelés során igazolni kell, hogy az uniós szintű pénzügyi eszközök megfelelőbb módon kezelik az azonosított piaci szükségleteket, mint a hasonló nemzeti vagy regionális szintű pénzügyi eszközök, ideértve a közös stratégiai keret által finanszírozottakat is. Az uniós hozzájárulás hozzáadott értékének felmérése során figyelembe kell venni olyan tényezőket, mint a finanszírozáshoz való nehéz hozzáférés nemzeti szinten, különösen a nemzetközi projektek vonatkozásában, a méretgazdaságosság, illetve a bevált gyakorlatok tagállamokban való terjesztésével járó erős demonstrációs hatások.
(4) Az előzetes értékelés során meg kell határozni a pénzügyi eszköz végrehajtásának leghatékonyabb módját.
(5) Az előzetes értékelés során azt is igazolni kell, hogy a tervezett pénzügyi eszköz összhangban áll a következőkkel:
a)
új és meglévő pénzügyi eszközök, a nem kívánatos átfedések elkerülésével, valamint szinergiák és a méretgazdaságosság biztosításával;
b)
pénzügyi eszközök és az ugyanazon piacra irányuló állami beavatkozás egyéb formái, a következetlenségek elkerülésével, valamint a lehetséges szinergiák feltárásával.
(6) Az előzetes értékelés során fel kell mérni a tervezett beavatkozás arányát az azonosított forráshiány méretéhez képest, a tervezett pénzügyi eszköz várható tőkeáttételi hatását, és olyan további mennyiségi hatásokat is meg kell vizsgálni, mint a bevált gyakorlatok terjesztése, az uniós szakpolitikai célkitűzések eredményes előmozdítása a végrehajtási láncon keresztül, valamint a végrehajtási lánc résztvevőitől származó szakértelem igénybevétele.
(7) Az előzetes értékelés során meg kell határozni a javasolt pénzügyi eszközökre vonatkozó megfelelő teljesítménymutatókat, valamint a várható kimenetelt, eredményeket és hatást.
(8) A pénzügyi eszközök külön előzetes értékelését csak akkor kell elvégezni, ha az alap-jogiaktus által szabályozott program vagy tevékenység előzetes értékelése vagy hatásvizsgálata nem tartalmaz az (1)-(7) bekezdésben felsorolt feltételeknek teljes mértékben megfelelő ilyen értékelést.
225. cikk
A pénzügyi eszközök ellenőrzése
(A költségvetési rendelet 140. cikke)
(1) A pénzügyi eszközöknek a költségvetési rendelet 140. cikkének (12) bekezdésében említett harmonizált ellenőrzése érdekében az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő ellenőrzési rendszert hoz létre, amely ésszerű bizonyosságot nyújt arról, hogy az uniós forrásokat a költségvetési rendelet 32. cikke (2) bekezdésének megfelelően használják fel.
(2) Az ellenőrzési rendszert az előzetes értékelés után meghatározott, vonatkozó output és eredménymutatókban szereplő politikai célkitűzések teljesítése terén elért előrelépés értékelésére, a végrehajtásnak a költségvetési rendelet 140. cikkének (2) bekezdése szerint meghatározott követelményeknek való megfelelése elemzésére kell használni, és ez egyben alapot nyújt a költségvetési rendelet 38. cikkének (5) bekezdésében és 140. cikkének (8) bekezdésében előírt bizottsági jelentéstételhez.
(3) Közvetett irányítás esetén a Bizottság ellenőrzése a megbízott szervezetek jelentéstételére és beszámolójára, valamint a rendelkezésre álló ellenőrzésekre és a megbízott szervezetek által lefolytatott kontrollokra épül, kellő figyelmet fordítva a megbízott szervezetek vezetői nyilatkozatára és a költségvetési rendelet 60. cikkének (5) bekezdésében említett független ellenőrző szerv véleményére. A Bizottság áttekinti a megbízott szervezetek által benyújtott információkat, és a megfelelő végrehajtási szinteken egészen a végső kedvezményezettekig kontrollokat végezhet mintavételi eljárás alapján is.
A megbízott szervezet által végzett ellenőrzés a pénzügyi közvetítők jelentéstételére és beszámolójára, valamint a rendelkezésre álló ellenőrzésekre és a pénzügyi közvetítő által lefolytatott kontrollokra épül, kellő figyelmet fordítva a pénzügyi közvetítő vezetői nyilatkozatára és független ellenőrök véleményére.
Amennyiben nincs pénzügyi közvetítő, úgy a megbízott szervezet a végső kedvezményezettek által szolgáltatott jelentéstétel és beszámolók alapján közvetlenül ellenőrzi a pénzügyi eszköz alkalmazását.
A megbízott szervezet - adott esetben mintavételi eljárás alapján - áttekinti a pénzügyi közvetítők vagy végső kedvezményezettek által szolgáltatott információkat és a 217. cikkben említett megállapodásban meghatározottak szerint kontrollokat folytat le.
(4) Közvetlen irányítás esetén a Bizottság ellenőrzése a pénzügyi közvetítők vagy végső kedvezményezettek által szolgáltatott jelentéstételen és beszámolókon alapul, a megfelelő kontrollokra figyelemmel. A (3) bekezdés rendelkezései értelemszerűen alkalmazandók a közvetlen irányításra.
(5) A pénzügyi eszközt végrehajtó megállapodások tartalmazzák az (1)-(4) bekezdés alkalmazásához szükséges rendelkezéseket.
226. cikk
A közös stratégiai keret alapjaiból származó hozzájárulások kezelése
(A költségvetési rendelet 140. cikke)
(1) Külön nyilvántartást kell vezetni a költségvetési rendelet VIII. címe alapján létrehozott és az ágazatspecifikus szabályok szerint a közös stratégiai keret alapjai által támogatott pénzügyi eszközökhöz a közös stratégiai keret alapjaiból nyújtott hozzájárulásokra vonatkozóan.
(2) A közös stratégiai keret alapjaiból származó hozzájárulásokat külön számlákon kell tartani, és a közös stratégiai keret vonatkozó alapjai célkitűzéseinek megfelelően kell felhasználni olyan fellépések és végső kedvezményezettek javára, amelyek összhangban állnak azzal a programmal vagy azokkal a programokkal, amelyekből a hozzájárulást nyújtják.
(3) A költségvetési rendelet VIII. címe alapján létrehozott pénzügyi eszközök javára a közös stratégiai keretből nyújtott hozzájárulások tekintetében az ágazatspecifikus szabályokat kell alkalmazni.
IX. CÍM
A BESZÁMOLÓK TARTALMA ÉS A KÖNYVVEZETÉS
1. FEJEZET
A beszámolók tartalma
227. cikk
Éves jelentés a költségvetési és pénzgazdálkodásról
(A költségvetési rendelet 142. cikke)
A költségvetési és pénzgazdálkodásról szóló éves jelentés pontos ismertetést ad a következőkről:
a)
az éves célkitűzések megvalósítása, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban;
b)
a pénzügyi helyzet és azon események, amelyek az év során jelentős hatással voltak az egyes tevékenységekre.
A költségvetési és pénzgazdálkodásról szóló jelentés elkülönül a költségvetés végrehajtásáról szóló jelentésektől.
228. cikk
A számviteli alapelvek alóli kivétel
(A költségvetési rendelet 144. cikke)
Amennyiben egyedi esetben, a számvitelért felelős tisztviselő úgy véli, hogy kivételt kell tenni az uniós számviteli szabályokban meghatározott számviteli alapelvek valamelyikében foglaltak alól, úgy a kivételt kellően meg kell indokolni, és jelentést kell tenni arról a pénzügyi kimutatásokhoz fűzött, a 232. cikkben említett megjegyzésekben.
229. cikk
Bizonylatok
(A költségvetési rendelet 144. cikke)
(1) Valamennyi bejegyzés keltezett és számozott bizonylatokon alapul, amelyeket nyomtatott formában vagy olyan adathordozón kell előállítani, amely garantálja a bizonylat megbízhatóságát és tartalmának megőrzését a 48. cikkben megállapított időszak során.
(2) Az azonos típusú, azonos helyen és azonos napon végzett műveletek egyetlen bizonylatban is összefoglalhatók.
230. cikk
Kimutatás a pénzügyi teljesítményről
(A költségvetési rendelet 145. cikke)
A pénzügyi teljesítményről szóló kimutatás a tárgyévi, jellegük szerint osztályozott bevételeket és kiadásokat foglalja magában.
231. cikk
Cash flow-kimutatás
(A költségvetési rendelet 145. cikke)
A cash flow-kimutatás az időszak cash flow-it tartalmazza, és kimutatja a pénzeszközök nyitó és záró összegei közötti változást.
A pénzeszközök a következőkből állnak:
a)
készpénzállomány;
b)
látra szóló bankszámlák és betétek;
c)
egyéb, szabadon felhasználható eszközök, amelyek gyorsan átválthatók készpénzre, és amelyek értéke stabil.
232. cikk
A pénzügyi kimutatásokhoz fűzött megjegyzések
(A költségvetési rendelet 145. cikke)
A költségvetési rendelet 145. cikkében említett megjegyzések a pénzügyi kimutatások szerves részét képezik. A megjegyzések legalább az alábbi információkat tartalmazzák:
a)
számviteli elvek, szabályok és módszerek;
b)
magyarázó megjegyzések, olyan kiegészítő információkkal, amelyeket a pénzügyi kimutatások törzsanyaga nem tartalmaz, és amelyek szükségesek a megbízható és valós kép kialakításához.
233. cikk
Költségvetési eredménykimutatás
(A költségvetési rendelet 146. cikke)
(1) A költségvetési eredménykimutatás az alábbiakat tartalmazza:
a)
a bevételekre vonatkozó információ, amely a következőket foglalja magában:
i.
a költségvetésben szereplő bevételi becslések változásai;
ii.
a bevételek kimutatása;
iii.
a megállapított jogosultságok;
b)
valamennyi rendelkezésre álló kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzat változásaira vonatkozó információ;
c)
valamennyi rendelkezésre álló kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzat felhasználására vonatkozó információ;
d)
a fennálló, az előző évről áthozott és a tárgyév során keletkezett kötelezettségvállalásokra vonatkozó információ.
(2) A bevételi információkkal kapcsolatban csatolni kell azon kimutatást is, amely tagállamonkénti bontásban mutatja a pénzügyi év végén behajtandó olyan saját források összegét, amelyre beszedési utalványt adtak ki.
234. cikk
A beszámolók továbbításának módjai
(A költségvetési rendelet 148. cikke)
A költségvetési rendelet 147. és 148. cikkében említett előzetes beszámolók és végleges beszámolók elektronikus úton is továbbíthatók.
2. FEJEZET
Könyvvezetés
1. szakasz
Az elszámolás rendje
235. cikk
Az elszámolás rendje
(A költségvetési rendelet 151. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 141. cikkében említett valamennyi intézmény és szerv számvitelért felelős tisztviselője elkészíti és folyamatosan frissíti azon bizonylatokat, amelyek ismertetik az intézmény és szerv elszámolásának rendjét és a számviteli eljárásokat.
(2) A költségvetési bevételeket és kiadásokat a 236. cikkben említett számítógépes rendszerben kell nyilvántartani a művelet gazdasági tartalmától függően folyó bevételként vagy kiadásként, illetve tőkeként.
236. cikk
Számítógépes rendszerek
(A költségvetési rendelet 151. cikke)
(1) Az elszámolást integrált számítógépes rendszer segítségével kell végezni.
(2) Amennyiben az elszámolás számítógépes rendszerek és alrendszerek használatával történik, úgy a rendszerekről és alrendszerekről részletes leírást kell adni.
A leírás meghatározza valamennyi adatmező tartalmát, valamint azt, hogy miként kezeli a rendszer az egyes műveleteket. Közli továbbá azt is, miként garantálja a rendszer teljes körű ellenőrzési nyomvonal meglétét valamennyi művelet, valamint a számítógépes rendszerekben és alrendszerekben végzett valamennyi beavatkozás esetében úgy, hogy bármikor azonosítható legyen a beavatkozás jellege és a beavatkozást végző személy.
A számítógépes számviteli rendszerek és alrendszerek leírásában jelezni kell minden kapcsolatot az említett rendszerek és a központi számviteli rendszer között, különösen az adatátvitelt és az egyenlegek egyeztetését illetően.
(3) A számítógépes rendszerekhez és alrendszerekhez történő hozzáférést a jogosult felhasználók listáján szereplő személyekre kell korlátozni, amely listát valamennyi intézménynek el kell készítenie, és folyamatosan frissítenie kell.
2. szakasz
Könyvek
237. cikk
Könyvek
(A költségvetési rendelet 154. cikke)
A költségvetési rendelet 141. cikkében említett valamennyi intézmény és szerv könyvviteli naplót, főkönyvet és legalább az adósokról, a hitelezőkről és a befektetett eszközökről analitikus nyilvántartást vezet, hacsak az költség-haszon megfontolások alapján nem indokolt.
A számviteli könyvek a számvitelért felelős tisztviselő által meghatározott olyan elektronikus okmányok, amelyek teljes garanciát nyújtanak a bennük foglalt adatok bizonyító erejére nézve.
A naplóbejegyzéseket át kell vezetni a 212. cikkben említett számlatükör szerint tagolt főkönyvbe.
A napló és a főkönyv a követelményeknek való megfeleléshez szükséges számú külön naplóra és könyvre bontható.
A külön naplókban és könyvekben rögzített tételek havonta legalább egyszer átvezetésre kerülnek a központi naplóba és a főkönyvbe.
238. cikk
Próbamérleg
(A költségvetési rendelet 154. cikke)
A költségvetési rendelet 141. cikkében említett valamennyi intézmény és szerv próbamérleget állít össze, amely az általános elszámolás körébe tartozó valamennyi elszámolásra kiterjed, beleértve az adott évben rendezett számlákat is, és minden esetben tartalmazza a következőket:
a)
számlaszám;
b)
leírás;
c)
az összes követelés;
d)
az összes tartozás;
e)
egyenleg.
239. cikk
Számlaegyeztetés
(A költségvetési rendelet 154. cikke)
(1) A főkönyvi adatok felvétele, nyilvántartása és tagolása olyan módon történik, amely kellően alátámasztja a próbamérlegben foglalt elszámolások tartalmát.
(2) A befektetett eszközök leltározására a 246-253. cikk rendelkezései alkalmazandók.
3. szakasz
Nyilvántartás
240. cikk
Könyvelési tételek
(A költségvetési rendelet 154. cikke)
(1) A bejegyzések kettős könyveléssel történnek, ahol az elszámolásokban rögzített valamennyi mozgást vagy változást külön bejegyzés testesít meg, egyensúlyi helyzetet teremtve a tartozik és a követel oldal között a bejegyzés által érintett különböző elszámolásokban.
(2) Az eurótól eltérő valutában megadott ügylet esetén ki kell számítani az ügylet ellenértékét euróban, és be kell jegyezni azt az elszámolásba.
Olyan devizaügyletek esetében, ahol lehetőség nyílik a felértékelésre, legalább az elszámolások zárása alkalmával el kell végezni a felértékelést.
Az ilyen felértékelés a 6. cikkel összhangban megállapított árfolyamon történik.
Az n. év december 31-i mérlegének elkészítésénél az euro és egyéb valuták közötti átváltási árfolyam az adott év utolsó munkanapján érvényes árfolyam.
(3) A költségvetési rendelet 152. cikke szerint elfogadott uniós számviteli szabályok az eredményelszámolás elvű számvitel alkalmazásában közelebbről meghatározzák a szükséges átváltási és újraértékelési szabályokat.
241. cikk
Számviteli nyilvántartás
(A költségvetési rendelet 154. cikke)
Valamennyi számviteli nyilvántartásban meg kell határozni az egyes adattételek eredetét, tartalmát és könyvelési referenciaszámát, valamint a megfelelő bizonylatok referenciaadatait.
242. cikk
Naplóbejegyzés
(A költségvetési rendelet 154. cikke)
A számviteli műveleteket az alábbi, egymást nem kizáró módszerek egyikével kell bejegyezni a naplóba:
a)
naponta és műveletenként;
b)
a különböző műveletek havonta összesített értékének formájában, feltéve, hogy megőrizték az egyes műveletek napi ellenőrzéséhez szükséges összes bizonylatot.
243. cikk
A bejegyzések érvényesítése
(A költségvetési rendelet 154. cikke)
(1) A naplóbejegyzések és az analitikus nyilvántartások véglegesítése olyan érvényesítési eljárással történik, amely megtiltja az egyes bejegyzések megváltoztatását vagy törlését.
(2) A bejegyzések időrendjének befagyasztására és sérthetetlenségének garantálására kidolgozott zárási eljárást legkésőbb a végső pénzügyi kimutatás elkészítése előtt végre kell hajtani.
4. szakasz
Egyeztetés és ellenőrzés
244. cikk
Elszámolások egyeztetése
(A költségvetési rendelet 154. cikke)
(1) A próbamérlegben foglalt elszámolások egyenlegét időszakonként, de legalább az éves zárás alkalmával egyeztetni kell az engedélyezésre jogosult tisztviselő által az eszközök és források kezelésére és a számviteli rendszerbe történő napi bejegyzésre használt rendszerekből származó adatokkal.
(2) A számvitelért felelős tisztviselő időszakonként, de legalább az elszámolások zárásakor ellenőrzi, hogy a banki egyenlegek megfelelnek-e a tényleges helyzetnek, különösen az alábbiak tekintetében:
a)
bankbetétek, az érintett pénzintézetek által kiállított számlakivonatokkal egyeztetve;
b)
pénztárkészlet, a pénztárkönyvben szereplő adatokkal egyeztetve.
Az állóeszközök elszámolásainak áttekintésére a 250. cikkel összhangban kerül sor.
(3) Az intézményközi átvezetési elszámolások egyeztetése havonta történik.
(4) A függő elszámolásokat a számvitelért felelős tisztviselő évente megnyitja és áttekinti. Ezek az elszámolások az engedélyezésre jogosult tisztviselő felelőssége alá tartoznak, aki a lehető leghamarabb rendezi azokat.
5. szakasz
Költségvetési elszámolások
245. cikk
A költségvetési elszámolások tartalma és vezetése
(A költségvetési rendelet 156. cikke)
(1) Az egyes költségvetési elszámolások valamennyi költségvetési alfejezet tekintetében a következőket tartalmazzák:
a)
kiadások esetén:
i.
a kezdeti költségvetésben engedélyezett előirányzatok, a költségvetés-módosításba bejegyzett előirányzatok, az átvitt előirányzatok, a címzett bevételek beszedését követően rendelkezésre álló előirányzatok, az előirányzatok átcsoportosítása és az így rendelkezésre álló előirányzatok teljes összege;
ii.
a pénzügyi évre vonatkozó kötelezettségvállalások és kifizetések;
b)
bevételek esetén:
i.
a kezdeti költségvetésben szereplő előirányzatok, a költségvetés-módosításban szereplő előirányzatok, a címzett bevételek és az így meghatározott előirányzatok teljes összege;
ii.
a megállapított jogosultságok és a szóban forgó pénzügyi év tekintetében beszedett összegek;
c)
az előző pénzügyi évekről átvitt, kifizetésre váró kötelezettségvállalások és a beszedésre váró bevételek.
Az első albekezdés a) pontjában említett kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzatok bejegyzése és kimutatása külön történik.
Az Európai Mezőgazdasági Garanciaalapra (a továbbiakban: EMGA) vonatkozó előzetes globális kötelezettségvállalásokat és a megfelelő kifizetéseket szintén rögzíteni kell a költségvetési elszámolásokban.
E kötelezettségvállalások az EMGA-ban foglalt előirányzatok teljes összegével állnak szemben.
(2) A költségvetési elszámolásokban külön kell feltüntetni:
a)
az átvitt előirányzatok felhasználását és a tárgyévre vonatkozó előirányzatokat;
b)
a fennálló kötelezettségvállalások elszámolását.
A bevételi oldalon külön kell kimutatni az előző pénzügyi évekről átvitt, beszedésre váró összegeket.
(3) A költségvetési elszámolások megfelelő szervezésével költségelszámolási rendszer is kialakítható.
(4) A költségvetési elszámolások vezetése számítógépes rendszer alkalmazásával, könyv formájában vagy adatlapon történik.
3. FEJEZET
Vagyonleltár
246. cikk
Vagyonleltár
(A költségvetési rendelet 157. cikke)
A vagyonleltár rendszerét az engedélyezésre jogosult tisztviselő alakítja ki a számvitelért felelős tisztviselő technikai segítségével. A leltárrendszernek biztosítania kell valamennyi olyan információ rendelkezésre bocsátását, amely a könyvvezetéshez és az eszközök megőrzéséhez szükséges.
247. cikk
A leltári vagyon megőrzése
(A költségvetési rendelet 157. cikke)
A költségvetési rendelet 141. cikkében említett valamennyi intézmény és szerv rendelkezéseket fogad el a mérlegben szereplő eszközei megőrzésére, továbbá meghatározza, hogy mely igazgatási szervezeti egység legyen felelős a leltári rendszer működtetéséért.
248. cikk
Leltárba vétel
(A költségvetési rendelet 157. cikke)
Valamennyi olyan beszerzési tételt, amelynek amortizációs ideje meghaladja az egy évet, és nem minősül fogyasztási cikknek, beszerzési ára vagy előállítási költsége pedig meghaladja a költségvetési rendelet 152. cikkében szereplő uniós számviteli szabályok szerint előírt értéket, leltárba kell venni, és rögzíteni kell az állóeszköz-elszámolásban.
249. cikk
Az egyes tételekre vonatkozó leltárnyilvántartás tartalma
(A költségvetési rendelet 157. cikke)
A leltárnyilvántartás tartalmazza valamennyi tétel megfelelő leírását, meghatározva azok helyét, illetve ingó javak esetében a felelős szolgálatot vagy személyt, a beszerzés napját és a termékegységre vetített költséget.
250. cikk
Ingó javak leltárellenőrzése
(A költségvetési rendelet 157. cikke)
A leltárellenőrzést a költségvetési rendelet 141. cikkében említett intézmények és szervek olyan módon hajtják végre, hogy megbizonyosodjanak valamennyi leltári tétel fizikai létezéséről, valamint arról, hogy megfelelnek a leltári bejegyzésnek. A leltárellenőrzésre az éves ellenőrző program keretében kerül sor, a befektetett tárgyi eszközök és immateriális javak kivételével, amelyeket legalább háromévente kell ellenőrizni.
251. cikk
Tárgyi eszközök továbbértékesítése
(A költségvetési rendelet 157. cikke)
A költségvetési rendelet 141. cikkében említett intézmények és szervek tagjai, tisztviselői és egyéb alkalmazottai, valamint személyzetének egyéb tagjai nem vásárolhatnak az említett intézmények, illetve szervek által továbbértékesített tételeket, a közbeszerzés útján továbbértékesített tételek kivételével.
252. cikk
A tárgyi eszközök értékesítésének eljárása
(A költségvetési rendelet 157. cikke)
(1) A tárgyi eszközök értékesítését a helyileg szokásos, megfelelő módon meg kell hirdetni, amennyiben az egységnyi beszerzési érték legalább 8 100 EUR. Az utolsó hirdetmény közzététele és az értékesítési szerződés megkötése között legalább tizennégy naptári napnak kell eltelnie.
Az első albekezdésben említett értékesítéseket meg kell hirdetni az Európai Unió Hivatalos Lapjában is, amennyiben az egységnyi beszerzési érték legalább 391 100 EUR. Megfelelő hirdetés feladható a tagállamok sajtókiadványaiban is. Az Európai Unió Hivatalos Lapjában való meghirdetés és az értékesítési szerződés megkötése között legalább egy hónapnak kell eltelnie.
(2) A költségvetési rendelet 141. cikkében említett intézmények és szervek eltekinthetnek az értékesítés meghirdetésétől, amennyiben a hirdetési költség meghaladja a műveletből származó várható bevételt.
(3) A költségvetési rendelet 141. cikkében említett intézmények és szervek mindenkor arra törekednek, hogy a legjobb árat kapják tárgyi eszközeikért.
(4) Az (1), (2) és (3) bekezdés nem alkalmazandó a költségvetési rendelet 208. cikkében említett uniós intézmények és szerveik közötti értékesítésekre.
253. cikk
A tárgyi eszközök elidegenítésének eljárása
(A költségvetési rendelet 157. cikke)
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő kimutatást vagy jegyzőkönyvet készít, ha egy leltárba vett vagyontárgy, az épületeket is ideértve, eladásra, ingyenes átadásra, leselejtezésre vagy bérbeadásra kerül, illetve elvesztése, ellopása vagy bármely egyéb ok következtében hiányzik.
A kimutatás vagy jegyzőkönyv jelzi, hogy az Unió tisztviselője, illetve egyéb alkalmazottja vagy más személy költségén pótolni kell-e a tételt.
Ingatlanok vagy nagyobb berendezések ingyenes átadását szerződésbe kell foglalni, és az esetről tájékoztatást kell adni az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak a költségvetési tervezet benyújtásakor megküldött éves jelentésben.
A költségvetési rendelet 141. cikkében említett intézmények és szervek tagjai, tisztviselői és egyéb alkalmazottai, valamint személyzetének egyéb tagjai nem juthatnak hozzá ingyenesen átadott vagy leselejtezett leltári vagyontárgyakhoz.
254. cikk
Leltár és az értékesítés meghirdetése az uniós küldöttségeken
(A költségvetési rendelet 157. cikke)
(1) Uniós küldöttségek esetében az Unió tulajdonában lévő ingóvagyonra vonatkozó leltárt helyileg kell vezetni. A leltárt rendszeresen meg kell küldeni a központi szervezeti egységeknek az egyes intézmények által elfogadott szabályokkal összhangban.
Azokat az ingó vagyontárgyakat, amelyeknek az egyes uniós küldöttségekhez történő szállítása folyamatban van, ideiglenes nyilvántartásba kell venni az állandó leltárba történő felvételük előtt.
(2) Az uniós küldöttségek ingóvagyonának értékesítésére vonatkozó meghirdetés a helyi szokások szerint történik.
MÁSODIK RÉSZ
KÜLÖNÖS RENDELKEZÉSEK
I. CÍM
KUTATÁS
255. cikk
A műveletek típusai
(A költségvetési rendelet 181. cikke)
(1) A közvetlen fellépéseket a Közös Kutatóközpont (a továbbiakban: JRC) kutatóintézetei végzik, és elvben teljes mértékben a költségvetésből finanszírozzák azokat. A közvetlen fellépések körébe az alábbiak tartoznak:
a)
kutatási programok;
b)
kísérleti kutatási tevékenységek;
c)
intézményi jellegű tudományos és technikai kiszolgáló tevékenységek.
(2) A JRC a költségvetési rendelet 183. cikkében megállapított feltételek alapján közvetett fellépésekben vehet részt.
(3) A költségvetési rendelet 181. cikkének (2) bekezdésében említett, az esedékessé váló követelésekre vonatkozó becsléseket nyilvántartásba vétel céljából meg kell küldeni a számvitelért felelős tisztviselőnek.
256. cikk
A JRC-re vonatkozó további szabályok
(A költségvetési rendelet 183. cikke)
(1) A JRC által folytatott versenyjellegű tevékenységek a következők:
a)
vissza nem térítendő támogatási vagy közbeszerzési eljárásokat követően elvégzett tevékenységek;
b)
harmadik felek nevében végzett tevékenységek;
c)
a más intézményekkel vagy a Bizottság más szervezeti egységeivel műszaki-tudományos szolgáltatások nyújtásáról kötött igazgatási megállapodás keretében végzett tevékenységek.
(2) Amennyiben a JRC által harmadik személy részére végzett tevékenységek közbeszerzést foglalnak magukban, úgy a közbeszerzési eljárásnak meg kell felelnie az átláthatóság és az egyenlő bánásmód elvének.
(3) A költségvetési rendelet 183. cikkének (2) bekezdésében említett, követelésekre vonatkozó becsléseket nyilvántartásba vétel céljából meg kell küldeni a számvitelért felelős tisztviselőnek.
II. CÍM
KÜLSŐ FELLÉPÉSEK
I. FEJEZET
Általános rendelkezések
257. cikk
Finanszírozható fellépések
(A költségvetési rendelet 184. cikke)
A költségvetési rendelet IV. címe Második részének 1. fejezetében említett fellépésekre vonatkozó előirányzatok finanszírozhatnak különösen közbeszerzési szerződéseket, támogatásokat, beleértve a kamattámogatásokat, egyedi hiteleket, hitelgaranciát, pénzügyi segítségnyújtást, költségvetési támogatást, valamint a költségvetési támogatás egyéb, egyedi formáit.
II. FEJEZET
Költségvetés-támogatás és több adományozóra kiterjedő vagyonkezelői alapok
258. cikk
A költségvetés-támogatás alkalmazása
(A költségvetési rendelet 186. cikke)
(1) Amennyiben a vonatkozó alap-jogiaktus úgy rendelkezik, a Bizottság ágazati vagy általános költségvetés-támogatást nyújthat harmadik országban az alábbi feltételek teljesülése esetén:
a)
a partnerország államháztartási gazdálkodása kellően átlátható, megbízható és hatékony;
b)
a partnerország kellően hiteles és megfelelő ágazati vagy nemzeti szakpolitikákat hajt végre; és
c)
a partnerország a stabilitást előtérbe helyező makrogazdasági politikákat hajt végre.
(2) A partnerországgal kötött megállapodások kötelezettséget tartalmaznak arra vonatkozóan, hogy az országnak időben megbízható tájékoztatást kell nyújtania a Bizottság számára az (1) bekezdésben meghatározott feltételek teljesülésének értékeléséhez.
259. cikk
A külső fellépésekre képzett uniós vagyonkezelői alapok
(A költségvetési rendelet 187. cikke)
A más támogatóktól származó hozzájárulásokat a vagyonkezelői alap bankszámlájára történő befizetésükkor kell figyelembe venni, az elkülönített számlán való jóváíráskor euróra átváltott összegen.
Az uniós hozzájárulást kellő időben át kell utalni a vagyonkezelői alap jogi kötelezettségvállalásainak fedezésére, megfelelő mértékben figyelembe véve a más támogatóktól származó hozzájárulásokat.
A vagyonkezelői alap elkülönített számláján felhalmozódó kamatot be kell fektetni a vagyonkezelői alapba, hacsak a vagyonkezelői alap alapító okirata másként nem rendelkezik.
Az év folyamán a harmadik bekezdésben említett bankszámlán végzett összes műveletet megfelelően figyelembe kell venni a vagyonkezelői alap beszámolójában.
Az egyes vagyonkezelői alapok által végrehajtott műveletekről az engedélyezésre jogosult tisztviselő évente kétszer pénzügyi jelentést állít össze.
A vagyonkezelői alapokat évente ellenőrzik külső, független könyvvizsgálók.
A vagyonkezelői alap igazgatótestülete jóváhagyja a vagyonkezelői alap engedélyezésre jogosult tisztviselő által összeállított éves jelentését, valamint a számvitelért felelős tisztviselő által összeállított éves beszámolót. E jelentéseket csatolni kell a megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő éves jelentéséhez, és a Bizottság mentesítési eljárása során bemutatják az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak.
Az igazgatótestület összetételére vonatkozó szabályokat és a vagyonkezelői alap belső szabályait az alap alapító okiratában kell rögzíteni; az alapító okiratot a Bizottság fogadja el és a támogatók csatlakoznak hozzá. A szabályok biztosítják a támogatók igazságos képviseletét, valamint tartalmazzák azt a követelményt, hogy az alap felhasználásáról szóló végső döntéshez szükség van a Bizottság pozitív szavazatára.
III. FEJEZET
Közbeszerzés
260. cikk
Épületek bérlése
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
Az egyetlen olyan ingatlanszerződés, amely külső fellépésekre vonatkozó igazgatási előirányzatból finanszírozható, a bérleti szerződés aláírásakor már meglévő, elkészült épületek bérletére vonatkozó szerződés. Az ilyen szerződéseket a 124. cikkben meghatározottak szerint kell közzétenni.
261. cikk
Fogalommeghatározások
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
(1) A szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződések körébe tanulmányi és technikai segítségnyújtási szerződések tartoznak.
A tanulmányi szerződés olyan, szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés, amelyet a szolgáltató köt az ajánlatkérővel, és amely a projektek meghatározásával és előkészítésével kapcsolatos tanulmányokat, megvalósíthatósági tanulmányokat, gazdaságossági és piaci tanulmányokat, műszaki tanulmányokat és ellenőrzéseket foglal magában.
A technikai segítségnyújtási szerződésekben a szolgáltatót tanácsadói szerepre, projekt irányítására vagy felügyeletére, vagy a szerződésben meghatározott szakértő biztosítására kérik fel.
(2) Amennyiben egy harmadik ország közszektorban működő szervezeti egységei, illetve testületei megfelelően képzett igazgatási személyzettel rendelkeznek, úgy a szerződés végrehajtható közvetlenül e szervezeti egységek vagy testületek ellenőrzése mellett.
262. cikk
Az értékhatárokra vonatkozó különös rendelkezések és a külső szerződések odaítélésére vonatkozó rendelkezések
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
(1) E rendeletben a 123-126. cikk a fogalommeghatározás kivételével, a 127. cikk (3) és (4) bekezdése, a 128., 134-137. cikk, a 139. cikk (3)-(6) bekezdése, a 148. cikk (4) bekezdése, a 151. cikk (2) bekezdése, a 152-158. cikk, a 160. és a 164. cikk nem alkalmazandó a költségvetési rendelet 190. cikkének (2) bekezdésében említett ajánlatkérők által vagy azok nevében kötött közbeszerzési szerződésekre.
Az e fejezetben foglalt közbeszerzési rendelkezések végrehajtásáról a Bizottság dönt, beleértve az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő által azokban az esetekben alkalmazandó megfelelő kontrollokat, amikor nem a Bizottság az ajánlatkérő.
(2) Amennyiben az (1) bekezdésben említett eljárásokat nem tartják be, úgy a szóban forgó művelettel kapcsolatos kiadások nem jogosultak uniós finanszírozásra.
(3) E fejezet nem alkalmazandó a költségvetési rendelet 190. cikke (2) bekezdésének b) pontjában említett ajánlatkérőre, amennyiben a költségvetési rendelet 61. cikkében említett ellenőrzések végrehajtását követően a Bizottság felhatalmazza arra, hogy saját közbeszerzési eljárásait alkalmazza.
263. cikk
Közzététel és megkülönböztetésmentesség
(A költségvetési rendelet 190. és 191. cikke)
(1) A Bizottság meghozza a szükséges végrehajtási intézkedéseket ahhoz, hogy az Unió által finanszírozott szerződések odaítéléséért folytatott versenyben a lehető legszélesebb körű részvételt biztosítsa egyenlő feltételek mellett. E célból különös figyelmet kell fordítani a következőkre:
a)
az előzetes tájékoztató, a szerződési hirdetmény és az eljárás eredményéről szóló tájékoztató ésszerű időn belüli, megfelelő közzétételének biztosítása;
b)
a megkülönböztető gyakorlat vagy olyan műszaki leírások kiküszöbölése, amelyek gátolhatják a költségvetési rendelet 182. cikkében említett valamennyi természetes és jogi személy egyenlő feltételek melletti széles körű részvételét.
(2) A 265. cikk (5) bekezdése, a 267. cikk (3) bekezdése és a 269. cikk (4) bekezdése nem érinti az e-közbeszerzés alkalmazását.
264. cikk
Közzététel
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
(1) A nemzetközi ajánlati felhívásokra vonatkozó előzetes tájékoztatót árubeszerzésre és szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén a lehető leghamarabb, építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén pedig a szerződéses projekt jóváhagyását követően a lehető leghamarabb meg kell küldeni a Kiadóhivatalnak.
(2) E fejezet alkalmazásában a szerződési hirdetmény közzétételére az alábbiak szerint kerül sor:
a)
nemzetközi ajánlati felhívás esetén legalább az Európai Unió Hivatalos Lapjában és az interneten;
b)
helyi ajánlati felhívás esetén legalább a kedvezményezett állam hivatalos közlönyében, vagy ezzel egyenértékű kiadványban.
Amennyiben a szerződési hirdetményt helyi szinten is közzéteszik, annak azonosnak kell lennie az Európai Unió Hivatalos Lapjában és az interneten közzétett változattal, és a közzétételnek egyidejűnek kell lennie. A Bizottság felelős az Európai Unió Hivatalos Lapjában és az interneten történő közzétételért. A hirdetményt helyi szinten a költségvetési rendelet 190. cikke (2) bekezdésének b) pontjában említett jogalanyok tehetik közzé.
(3) Az eljárás eredményéről szóló tájékoztató kiküldésére a szerződés aláírását követően kerül sor, kivéve, ha a szerződést titkosnak minősítették, vagy ha a szerződés teljesítése különleges biztonsági intézkedéseket tesz szükségessé, vagy amikor az Európai Unió vagy a kedvezményezett ország létfontosságú érdekeinek védelme úgy kívánja, illetve akkor, ha az eljárás eredményéről szóló tájékoztató nem helyénvaló.
265. cikk
A szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződések odaítélésére vonatkozó értékhatárok és eljárások
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 190. cikkében említett értékhatárok és eljárások a szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződések esetében az alábbiak:
a)
legalább 300 000 EUR összegű szerződéseknél:
i.
nemzetközi ajánlati felhívás meghívásos eljárásra a 127. cikk (2) bekezdésének és a 264. cikk (2) bekezdésének a) pontja értelmében;
ii.
nemzetközi ajánlati felhívás nyílt eljárásra a 127. cikk (2) bekezdésének és a 264. cikk (2) bekezdésének a) pontja értelmében;
b)
a 300 000 EUR-nál kisebb értékű szerződések esetében: a (3) bekezdés szerinti versenytárgyalásos eljárás vagy keretszerződés.
A legfeljebb 20 000 EUR összegű szerződések egyetlen ajánlat alapján is odaítélhetők.
A 2 500 EUR-nál nem nagyobb összegű kiadási tételek kifizetése megvalósulhat egyszerűen számla ellenében, ajánlat előzetes elfogadása nélkül.
(2) Az (1) bekezdés a) pontjában említett nemzetközi meghívásos eljárásban a szerződési hirdetmény közli azon pályázók számát, akiket ajánlattételre felhívnak. Szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén legalább négy pályázót kell meghívni. A tényleges verseny biztosítása érdekében elegendő számú pályázónak kell lehetővé tenni, hogy ajánlatot nyújtson be.
A kiválasztott pályázók listáját a Bizottság internetes honlapján közzé kell tenni.
Ha a kiválasztási feltételeknek vagy a kapacitásra vonatkozó alsó határértékeknek megfelelő pályázók száma nem éri el a minimális értéket, az ajánlatkérő dönthet úgy, hogy csak az ajánlattétel kiválasztási feltételeinek megfelelő pályázókat kéri fel ajánlattételre.
(3) Az (1) bekezdés b) pontjában említett tárgyalásos eljárás szerint az ajánlatkérő legalább három, általa kiválasztott ajánlattevőről állít össze listát. Az eljárás korlátozott versenyeztetést foglal magában, hirdetmény közzététele nélkül, megnevezése pedig a 129. cikk hatálya alá nem tartozó versenytárgyalásos eljárás.
A versenytárgyalásos eljárás ajánlattevőit a 136. cikk (1) bekezdésének b) pontjában említett értékesítők megfelelően közzétett listájáról lehet kiválasztani. A listát a részvételi szándék kifejezésére való felhívást követően állítják össze, és a közzététel időpontjától számítva legfeljebb öt évig érvényes. A lista allistákat foglalhat magában. Valamennyi érdeklődő az utolsó három hónap kivételével a lista érvényességi ideje alatt bármikor benyújthatja jelentkezését. Amennyiben szerződés odaítélésére kerül sor, úgy az ajánlatkérő ajánlattételre szólítja fel a vonatkozó listán vagy allistán szereplő összes értékesítőt.
Az ajánlatokat a szükséges technikai és közigazgatási ismeretekkel rendelkező értékelőbizottság bontja fel és értékeli. Az értékelőbizottság tagjai pártatlansági nyilatkozatot írnak alá.
Ha az ajánlattevőkkel folytatott konzultációt követően az ajánlatkérő csak egyetlen, közigazgatási és technikai szempontból érvényes ajánlatot kap, a szerződés odaítélhető, amennyiben a szerződés odaítélésére vonatkozó feltételek teljesülnek.
(4) A CPV-nómenklatúra szerinti jogi szolgáltatások esetében az ajánlatkérő a szerződés becsült értékétől függetlenül alkalmazhatja a versenytárgyalásos eljárást.
(5) Az ajánlatokat csomagban vagy külső borítékban kell megküldeni, amely két különálló, lezárt borítékot tartalmaz, az egyik borítékon „A. boríték - Műszaki ajánlat”, a másikon pedig „B. boríték - Pénzügyi ajánlat” felirattal. A külső borítékon a következők szerepelnek:
a)
az ajánlatok benyújtására a pályázati dokumentációban megadott cím;
b)
hivatkozás az ajánlat alapjául szolgáló ajánlati felhívásra;
c)
adott esetben a szerződéses tételek száma, amelyre az ajánlatot benyújtják;
d)
a „Nem nyitható fel a hivatalos ajánlatbontás előtt” felirat a pályázati dokumentáció nyelvén.
Amennyiben a pályázati dokumentáció meghallgatásokat irányzott elő, úgy az értékelőbizottság meghallgathatja a műszakilag elfogadható ajánlatokban javasolt szakértői csoport vezető tagjait, miután a bizottság írásba foglalta előzetes következtetéseit, de még nem döntött véglegesen a műszaki ajánlatok értékeléséről. Ilyen esetben az értékelőbizottság meghallgatja a szakértőket, amennyiben szakértői csoportot alkotnak, lehetőség szerint együttesen, és a meghallgatásokra olyan szoros időközönként kerül sor, amely lehetővé teszi az összehasonlítást. A meghallgatásokat az értékelőbizottság által korábban eldöntött szabvány modellnek megfelelően tartják, és a meghallgatásra behívott valamennyi szakértőre vagy szakértői csoportra egységesen alkalmazzák. A meghallgatás napját és időpontját legalább tíz naptári nappal a megbeszélés előtt közölni kell az ajánlattevőkkel. Ha az ajánlattevő vis maior esete miatt nem tud részt venni a meghallgatáson, új napot és időpontot kell vele közölni.
(6) A szerződés odaítélésére vonatkozó feltételek arra szolgálnak, hogy az összességében legelőnyösebb ajánlatot válasszák ki.
Az összességében legelőnyösebb ajánlatot a műszaki minőség és az ár közötti 80/20 súlyozási arány alkalmazásával kell kiválasztani. Ebből a célból:
a)
a műszaki ajánlatra adott pontokat meg kell szorozni 0,80-dal;
b)
az árajánlatra adott pontokat pedig 0,20-dal.
266. cikk
A tárgyalásos eljárás alkalmazása szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
(1) Szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén az ajánlatkérő egyetlen résztvevővel folytatott tárgyalásos eljárást alkalmazhat az alábbi esetekben:
a)
amennyiben az ajánlatkérő által előre nem látható és neki nem betudható esetek miatt beálló rendkívüli sürgősség okán nem tarthatók be a költségvetési rendelet 104. cikke (1) bekezdésének a), b) és c) pontjában előírt eljárások határidői;
b)
amennyiben a szolgáltatásokat közszektorbeli szervek vagy nonprofit intézmények vagy szervezetek végzik, és intézményi jellegű vagy az embereknek szociális téren segítséget nyújtó tevékenységről van szó;
c)
a már folyamatban lévő szolgáltatások bővítése esetén, a (2) bekezdésben megállapított feltételekre is figyelemmel;
d)
amennyiben a közbeszerzési eljárás vagy keretszerződés alkalmazására irányuló kísérlet sikertelen volt, azaz nem nyújtottak be minőségileg és/vagy pénzügyileg értékelhető ajánlatot; a közbeszerzési eljárás megszüntetését követően az ajánlatkérő az ajánlati felhívás résztvevői közül általa kiválasztott egy vagy több ajánlattevővel tárgyalhat, feltéve, hogy az eredeti szerződéses feltételeket nem változtatják meg lényegesen;
e)
amennyiben az érintett szerződés versenypályázatot követ, és az alkalmazandó szabályok szerint a sikeres pályázónak vagy a sikeres pályázók egyikének kell odaítélni, minden sikeres pályázót meg kell hívni a tárgyalásokra;
f)
amennyiben műszaki okok miatt vagy a kizárólagos jogok védelmével kapcsolatos okokból a szerződést csak egy bizonyos szolgáltatónak lehet odaítélni;
g)
a titkosnak minősített szerződések vagy különleges biztonsági intézkedéseket igénylő szerződések esetén, illetve amikor az Unió vagy a kedvezményezett ország létfontosságú érdekeinek védelme úgy kívánja;
h)
amennyiben a meglévő szerződés idő előtti felbontását követően új szerződés megkötésére van szükség.
Az e bekezdés első albekezdése a) pontjának alkalmazásában a 190. cikk (2) bekezdésében említett válsághelyzetekben végrehajtott műveletek kimerítik a rendkívüli sürgősség esetét. A megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő adott esetben más érintett, megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselővel egyeztetve megállapítja, hogy rendkívüli sürgősség helyzete áll fenn, és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvére tekintettel rendszeresen felülvizsgálja döntését.
Az első albekezdés b) pontjában említett intézményi jellegű tevékenységek magukban foglalják a közszektorbeli szervek alapokmányához közvetlenül kapcsolódó szolgáltatásokat.
(2) Az (1) bekezdés c) pontjában említett, folyamatban lévő szolgáltatások bővítésének a következők minősülnek:
a)
a főszerződés alá nem tartozó kiegészítő szolgáltatások, amelyek előre nem látható körülmények miatt szükségessé váltak a szerződés teljesítéséhez, feltéve, hogy a kiegészítő szolgáltatást műszakilag és gazdaságilag nem lehet elválasztani a főszerződéstől anélkül, hogy komoly hátrányt ne okozna az ajánlatkérőnek, és a kiegészítő szolgáltatások összevont összege nem haladja meg a főszerződés értékének 50 %-át;
b)
egy első szerződés szerint szolgáltatást nyújtó vállalkozóra bízott hasonló szolgáltatások megismétlését jelentő kiegészítő szolgáltatások, feltéve, hogy:
i.
az első szolgáltatás nyújtására szerződési hirdetményt tettek közzé, amelyben világosan feltüntették a projekttel kapcsolatos új szolgáltatásokra vonatkozó tárgyalásos eljárás alkalmazásának lehetőségét és a becsült költséget;
ii.
a szerződést a korábbi szerződés értékét és tartamát meg nem haladó értékre és tartamra lehet kiterjeszteni.
267. cikk
Az árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződés odaítélésére vonatkozó értékhatárok és eljárások
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 190. cikkében említett értékhatárok és eljárások az árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződés esetén az alábbiak:
a)
legalább 300 000 EUR összegű szerződéseknél: nemzetközi ajánlati felhívás nyílt eljárásra a 127. cikk (2) bekezdésének és a 264. cikk (2) bekezdésének a) pontja értelmében;
b)
a 300 000 EUR-nál kisebb értékű szerződések esetében: keretszerződés vagy:
i.
legalább 100 000 EUR összegű, de 300 000 EUR-t meg nem haladó összegű szerződéseknél: helyi ajánlati felhívás nyílt eljárásra a 127. cikk (2) bekezdése és a 264. cikk (2) bekezdésének b) pontja értelmében;
ii.
a 100 000 EUR-nál kisebb értékű szerződések esetében: a (2) bekezdés értelmében vett versenytárgyalásos eljárás;
c)
a 2 500 EUR-nál nem nagyobb összegű kiadási tételek kifizetése megvalósulhat egyszerűen számla ellenében, ajánlat előzetes elfogadása nélkül.
A legfeljebb 20 000 EUR összegű szerződések egyetlen ajánlat alapján is odaítélhetők.
(2) Az e cikk (1) bekezdése b) pontjának ii. alpontjában említett versenytárgyalásos eljárás szerint az ajánlatkérő legalább három, általa kiválasztott szolgáltatóról állít össze listát. Az eljárás korlátozott versenyeztetést foglal magában, hirdetmény közzététele nélkül, megnevezése pedig a 129. cikk hatálya alá nem tartozó versenytárgyalásos eljárás.
Az ajánlatokat a szükséges technikai és közigazgatási ismeretekkel rendelkező értékelőbizottság bontja fel és értékeli. Az értékelőbizottság tagjai pártatlansági nyilatkozatot írnak alá.
Ha a szolgáltatókkal folytatott konzultációt követően az ajánlatkérő csak egyetlen, közigazgatási és technikai szempontból érvényes ajánlatot kap, a szerződés odaítélhető, amennyiben a szerződés odaítélésére vonatkozó feltételek teljesülnek.
(3) Minden műszaki és pénzügyi ajánlatot lezárt borítékba kell helyezni, amelyet csomagban vagy egy külső borítékban kell megküldeni. A belső borítékon a következők szerepelnek:
a)
az ajánlatok benyújtására a pályázati dokumentációban megadott cím;
b)
hivatkozás az ajánlat alapjául szolgáló ajánlati felhívásra;
c)
adott esetben a szerződéses tételek száma, amelyre az ajánlatot benyújtják;
d)
a „Nem nyitható fel a hivatalos ajánlatbontás előtt” felirat a pályázati dokumentáció nyelvén.
A pályázati dokumentációban megjelölt napon és időpontban az értékelőbizottság nyilvánosan bontja fel az ajánlatokat. A nyilvános ajánlatbontáskor nyilvánosságra kell hozni az ajánlattevők nevét, az ajánlott árat, a szükséges ajánlati biztosítékok nyújtását és minden olyan egyéb formalitást, amelyet az ajánlatkérő megfelelőnek tart.
(4) Árubeszerzésre irányuló olyan közbeszerzési szerződések esetén, amelyek vevőszolgálatra nem terjednek ki, az egyetlen odaítélési feltétel az ár.
Amennyiben a vevőszolgálatra vagy képzésre vonatkozó javaslatok különösen fontosak, úgy vagy a legalacsonyabb árat kínáló, vagy az összességében legelőnyösebb ajánlatot kell kiválasztani, kellő figyelemmel a kínált szolgáltatás műszaki minőségére és az ajánlott árra.
268. cikk
A tárgyalásos eljárás alkalmazása árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződés esetén
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
(1) Árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződés esetén egyetlen résztvevővel folytatott tárgyalásos eljárás alkalmazható az alábbi esetekben:
a)
amennyiben az ajánlatkérő által előre nem látható és neki nem betudható esetek miatt beálló rendkívüli sürgősség okán nem tarthatók be a költségvetési rendelet 111. cikke (1) bekezdésének a), b) és c) pontjában előírt eljárások határidői;
b)
amennyiben az áru jellege vagy különös jellemzője ezt indokolja, például, ha a szerződés teljesítését kizárólag szabadalmak, illetve szabadalmak alkalmazására vonatkozó licenciák tulajdonosainak tartják fenn;
c)
olyan, az eredeti szállító által teljesített pótbeszerzésnél, amely a szokásos gyakorlat szerint beszerzett eszközök és berendezések részleges pótlására, vagy meglévő eszközök és berendezések bővítésére irányul, amennyiben a szállító személyében bekövetkező változás olyan berendezés beszerzésére kényszerítené az ajánlatkérőt, amely eltérő műszaki jellemzőkkel rendelkezik, és amely inkompatibilitást vagy aránytalan műszaki problémákat idézne elő a működésben és a karbantartásban;
d)
amennyiben a közbeszerzési eljárás sikertelen volt, azaz nem nyújtottak be minőségileg és/vagy pénzügyileg értékelhető ajánlatot;
e)
a titkosnak minősített szerződések vagy a különleges biztonsági intézkedéseket igénylő szerződések esetén, illetve amikor az Unió vagy a kedvezményezett ország létfontosságú érdekeinek védelme úgy kívánja;
f)
árutőzsdén jegyzett és vásárolt árukkal kapcsolatos szerződések esetén;
g)
az áruk különösen kedvező feltételek mellett, az üzleti tevékenységét véglegesen felszámoló szállítótól, vagy vagyonfelügyelőtől, felszámolótól vagy végelszámolótól, csődegyezség, vagy ahhoz hasonló, a nemzeti jogban rögzített eljárás keretében történő beszerzés esetén;
h)
amennyiben a meglévő szerződés idő előtti felbontását követően új szerződés megkötésére van szükség.
Az első albekezdés d) pontjában említett esetekben a közbeszerzési eljárás törlését követően az ajánlatkérő az ajánlati felhívás résztvevői közül általa kiválasztott egy vagy több ajánlattevővel tárgyalhat, feltéve, hogy az eredeti szerződési feltételek nem változnak lényegesen.
(2) Az e cikk (1) bekezdése a) pontjának alkalmazásában a 190. cikk (2) bekezdésében említett válsághelyzetekben végrehajtott műveletek kimerítik a rendkívüli sürgősség esetét. A megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő adott esetben más érintett, megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselővel egyeztetve megállapítja, hogy rendkívüli sürgősség helyzete áll fenn, és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvére tekintettel rendszeresen felülvizsgálja döntését.
269. cikk
Az építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés odaítélésére vonatkozó értékhatárok és eljárások
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 190. cikkében említett értékhatárok és eljárások az építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén az alábbiak:
a)
legalább 5 000 000 EUR összegű szerződéseknél a következők valamelyike:
i.
nemzetközi ajánlati felhívás nyílt eljárásra a 127. cikk (2) bekezdése és a 264. cikk (2) bekezdésének a) pontja értelmében;
ii.
tekintettel bizonyos beruházások jellemzőire, nemzetközi ajánlati felhívás meghívásos eljárásra a 127. cikk (2) bekezdése és a 264. cikk (2) bekezdésének a) pontja értelmében;
b)
legalább 300 000 EUR összegű, de 5 000 000 EUR-t meg nem haladó összegű szerződéseknél: helyi ajánlati felhívás nyílt eljárásra a 127. cikk (2) bekezdésének és a 264. cikk (2) bekezdésének b) pontja értelmében;
c)
a 300 000 EUR-nál kisebb értékű szerződések esetében: versenytárgyalásos eljárás az e cikk (2) bekezdése értelmében.
A legfeljebb 20 000 EUR összegű szerződések egyetlen ajánlat alapján is odaítélhetők.
(2) Az e cikk (1) bekezdésének c) pontjában említett tárgyalásos eljárás szerint az ajánlatkérő legalább három, általa kiválasztott vállalkozóról állít össze listát. Az eljárás korlátozott versenyeztetést foglal magában, hirdetmény közzététele nélkül, megnevezése pedig a 129. cikk hatálya alá nem tartozó versenytárgyalásos eljárás.
Az ajánlatokat a szükséges technikai és közigazgatási ismeretekkel rendelkező értékelőbizottság bontja fel és értékeli. Az értékelőbizottság tagjai pártatlansági nyilatkozatot írnak alá.
Ha a vállalkozókkal folytatott konzultációt követően az ajánlatkérő csak egyetlen, közigazgatási és technikai szempontból érvényes ajánlatot kap, a szerződés odaítélhető, amennyiben a szerződés odaítélésére vonatkozó feltételek teljesülnek.
(3) A kiválasztási feltételek egyike, hogy az ajánlattevő alkalmas legyen arra, hogy hasonló szerződéseket hajtson végre, különös tekintettel az előző években végrehajtott beruházásokra. A kiválasztást követően és mivel a nem elfogadható ajánlatokat már kiszűrték, az egyetlen odaítélési szempont az ár.
(4) Minden műszaki és pénzügyi ajánlatot lezárt borítékba kell helyezni, amelyet csomagban vagy egy külső borítékban kell megküldeni. A belső borítékon a következők szerepelnek:
a)
az ajánlatok benyújtására a pályázati dokumentációban megadott cím;
b)
hivatkozás az ajánlat alapjául szolgáló ajánlati felhívásra;
c)
adott esetben a szerződéses tételek száma, amelyre az ajánlatot benyújtják;
d)
a „Nem nyitható fel a hivatalos ajánlatbontás előtt” felirat a pályázati dokumentáció nyelvén.
A pályázati dokumentációban megjelölt napon és időpontban az értékelőbizottság nyilvánosan bontja fel az ajánlatokat. A nyilvános ajánlatbontáskor nyilvánosságra kell hozni az ajánlattevők nevét, az ajánlott árat, a szükséges ajánlati biztosíték nyújtását és minden olyan egyéb formalitást, amelyet az ajánlatkérő megfelelőnek tart.
270. cikk
A tárgyalásos eljárás alkalmazása építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
(1) Építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén egyetlen résztvevővel folytatott tárgyalásos eljárás alkalmazható az alábbi esetekben:
a)
amennyiben az ajánlatkérő által előre nem látható és neki nem betudható esetek miatt beálló rendkívüli sürgősség okán nem tarthatók be a költségvetési rendelet 111. cikke (1) bekezdésének a), b) és c) pontjában előírt eljárások határidői;
b)
olyan kiegészítő munkák esetén, amelyek nem szerepelnek az eredetileg megkötött szerződésben, de amelyek előre nem látható körülmények miatt szükségessé váltak a szerződésben leírt munkák teljesítéséhez, a (2) bekezdésben megállapított feltételek szerint;
c)
amennyiben a közbeszerzési eljárás sikertelen volt, azaz nem nyújtottak be minőségileg és/vagy pénzügyileg értékelhető ajánlatot;
d)
a titkosnak minősített szerződések vagy a különleges biztonsági intézkedéseket igénylő szerződések esetén, illetve amikor az Unió vagy a kedvezményezett ország létfontosságú érdekeinek védelme úgy kívánja;
e)
amennyiben a meglévő szerződés idő előtti felbontását követően új szerződés megkötésére van szükség.
Az e bekezdés első albekezdése a) pontjának alkalmazásában a 190. cikk (2) bekezdésében említett válsághelyzetekben végrehajtott műveletek kimerítik a rendkívüli sürgősség esetét. A megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselő adott esetben más érintett, megbízott engedélyezésre jogosult tisztviselővel egyeztetve megállapítja, hogy rendkívüli sürgősség helyzete áll fenn, és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvére tekintettel rendszeresen felülvizsgálja döntését.
Az első albekezdés c) pontjában említett esetekben a közbeszerzési eljárás törlését követően az ajánlatkérő az ajánlati felhívás résztvevői közül általa kiválasztott egy vagy több ajánlattevővel tárgyalhat, feltéve, hogy az eredeti szerződési feltételek nem változnak lényegesen.
(2) Az (1) bekezdés b) pontjában említett kiegészítő építési beruházásokat a már folyamatban lévő beruházást végző vállalkozónak kell odaítélni:
a)
amennyiben a kiegészítő beruházás műszakilag vagy gazdaságilag nem különíthető el a főszerződéstől anélkül, hogy komoly hátrányt ne okozna az ajánlatkérőnek;
b)
amennyiben az ilyen beruházás, noha az eredeti szerződés teljesítésétől elkülöníthető, elengedhetetlenül szükséges a teljesítéshez;
c)
amennyiben a kiegészítő beruházásra odaítélt szerződések összértéke nem haladja meg a főszerződés összegének 50 %-át.
271. cikk
A tárgyalásos eljárás alkalmazása ingatlanszerződés esetén
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
A 260. cikkben említett ingatlanszerződések a helyi piac előzetes felmérését követően tárgyalásos eljárással ítélhetők oda.
272. cikk
A közbeszerzési eljárás kiválasztása vegyes szerződések esetén
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
A szolgáltatásnyújtást és árubeszerzést vagy építési beruházást egyaránt magában foglaló szerződés esetén az ajánlatkérő - amennyiben az nem a Bizottság, a Bizottság hozzájárulásával - határozza meg az alkalmazandó értékhatárokat és eljárásokat, a relatív érték és a szerződés különböző alkotórészeinek működési jelentősége alapján meghatározott elsődleges szempontok függvényében.
273. cikk
Pályázati dokumentáció
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
(1) A 138. cikkben említett pályázati dokumentációt a bevált nemzetközi gyakorlat alapján és e fejezet közzétételre, valamint az ajánlatkérő és az ajánlattevő közötti kapcsolattartásra vonatkozó rendelkezéseivel összhangban kell összeállítani.
(2) Szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén a pályázati dokumentációnak az alábbiakat kell tartalmaznia:
a)
utasítások az ajánlattevőknek, beleértve a következőket:
i.
a szerződés típusa;
ii.
az odaítélési feltételek és azok súlyozása;
iii.
meghallgatások lehetősége és azok ütemezése;
iv.
megengedett-e különböző változatok benyújtása;
v.
az alvállalkozás engedélyezett aránya;
vi.
a szerződéshez rendelkezésre álló maximális költségvetés;
vii.
az ajánlatok pénzneme;
b)
a kiválasztott pályázók felsorolása (megemlítve a társulás tilalmát);
c)
a szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés általános feltételei;
d)
az általános feltételeket kiterjesztő vagy kiegészítő, illetve azoktól eltérő különös feltételek;
e)
megbízási feltételek, amelyek jelzik a projekt ütemezését és azon időpontokat, amikor a tervek szerint a főszakértőknek rendelkezésre kell állniuk;
f)
árjegyzék (az ajánlattevőnek kell kitöltenie);
g)
ajánlati nyomtatvány;
h)
szerződési nyomtatvány;
i)
adott esetben banki (vagy hasonló) garanciára vonatkozó nyomtatvány az előfinanszírozás kifizetéséhez.
Az első albekezdés h) pontja nem alkalmazandó olyan esetekben, amelyekben a mintaszerződés megfelelően indokolt rendkívüli körülmények miatt nem alkalmazható.
(3) Árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződés esetén a pályázati dokumentációnak az alábbiakat kell tartalmaznia:
a)
utasítások az ajánlattevőknek, beleértve a következőket:
i.
kiválasztási és odaítélési feltételek;
ii.
megengedett-e különböző változatok benyújtása;
iii.
az ajánlatok pénzneme;
b)
az árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződés általános feltételei;
c)
az általános feltételeket kiterjesztő vagy kiegészítő, illetve azoktól eltérő különös feltételek;
d)
technikai melléklet, amely tartalmaz minden tervet, műszaki leírást, valamint a szerződés teljesítésének tervezett ütemezését;
e)
árjegyzék (az ajánlattevő tölti ki) és az árak részletezése;
f)
ajánlati nyomtatvány;
g)
szerződési nyomtatvány;
h)
adott esetben bank (vagy hasonló) garanciára vonatkozó nyomtatvány:
i.
az ajánlathoz;
ii.
az előfinanszírozások kifizetéséhez;
iii.
a kifogástalan teljesítéshez.
Az első albekezdés g) pontja nem alkalmazandó olyan esetekben, amelyekben a mintaszerződés megfelelően indokolt rendkívüli körülmények miatt nem alkalmazható.
(4) Építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén a pályázati dokumentációnak az alábbiakat kell tartalmaznia:
a)
utasítások az ajánlattevőknek, beleértve a következőket:
i.
kiválasztási és odaítélési feltételek;
ii.
megengedett-e különböző változatok benyújtása;
iii.
az ajánlatok pénzneme;
b)
az építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés általános feltételei;
c)
az általános feltételeket kiterjesztő vagy kiegészítő, illetve azoktól eltérő különös feltételek;
d)
technikai mellékletek, amelyek tartalmaznak minden tervet, műszaki leírást, valamint a szerződés teljesítésének tervezett ütemezését;
e)
árjegyzék (az ajánlattevő tölti ki) és az árak részletezése;
f)
ajánlati nyomtatvány;
g)
szerződési nyomtatvány;
h)
adott esetben bank (vagy hasonló) garanciára vonatkozó nyomtatvány:
i.
az ajánlathoz;
ii.
az előfinanszírozások kifizetéséhez;
iii.
a kifogástalan teljesítéshez.
Az első albekezdés g) pontja nem alkalmazandó olyan esetekben, amelyekben a mintaszerződés megfelelően indokolt rendkívüli körülmények miatt nem alkalmazható.
(5) A (2) bekezdés d) pontjában, a (3) bekezdés c) pontjában és a (4) bekezdés c) pontjában említett különös feltételek és az általános feltételek közötti ellentmondás esetén a különös feltételek alkalmazandók.
(6) Ha az ajánlatkérő a gazdasági szereplő bizonyos minőségbiztosítási szabványoknak való megfeleléséről szóló, független szervek által kiállított tanúsítványt kér, akkor a tanúsítással kapcsolatos európai vagy szükség esetén nemzetközi szabványoknak megfelelő szervek által tanúsított, a vonatkozó európai vagy nemzetközi szabványokon alapuló minőségbiztosítási rendszerekre kell hivatkoznia. Az ajánlatkérők az egyenértékű minőségbiztosítási intézkedések egyéb bizonyítékait is elfogadják a gazdasági szereplőktől.
274. cikk
Biztosítékok
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
(1) A 163. cikktől eltérve az előzetes biztosítékokat euróban vagy azon szerződés valutájában kell megadni, amelyre vonatkoznak.
(2) Az ajánlatkérő e fejezet értelmében ajánlati biztosítékot kérhet, amely az áru beszerzésére és az építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződések esetén a szerződés teljes értékének 1-2 %-át teszi ki. A biztosíték összhangban van a 163. cikkel. A biztosítékot a szerződés aláírásakor fel kell szabadítani. A biztosítékot vissza kell tartani, amennyiben egy másik ajánlat határidőre való beérkezése után a benyújtott ajánlatot visszavonják.
(3) Az ajánlatkérő teljesítési biztosítékot kérhet a pályázati dokumentációban meghatározott összegre, amely árubeszerzésre és építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződések esetén legfeljebb a szerződés összértékének 5-10 %-a között lehet. A biztosítékot olyan objektív feltételek alapján kell meghatározni, mint például a szerződés típusa és értéke.
Az alábbi értékhatárok túllépése esetén azonban teljesítési biztosítékot kell kérni:
a)
345 000 EUR építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződéseknél;
b)
150 000 EUR árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződéseknél.
E biztosíték legalább a beszerzett áru, illetve a végrehajtott építési beruházás végleges átvételéig marad érvényes. A szerződés nem megfelelő teljesítése esetén a teljes biztosíték visszatartásra kerül.
275. cikk
Eljárási határidők
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
(1) Az ajánlatoknak legkésőbb az ajánlati felhívásban megadott időpontban be kell érkezniük az ajánlattevő címére. Az ajánlatkérő által az ajánlatok és a részvételi kérelmek benyújtására meghatározott határidőnek kellően hosszúnak kell lennie ahhoz, hogy valamennyi érdeklődő elkészíthesse és benyújthassa ajánlatát.
Szolgáltatásnyújtásra irányuló közbeszerzési szerződés esetén az ajánlati felhívást tartalmazó levél feladásának és az ajánlatok benyújtásának végső időpontja között legalább ötven napnak kell eltelnie. Sürgős esetekben azonban más határidő is engedélyezhető.
(2) Az ajánlattevők az ajánlatok beérkezésének végső időpontja előtt írásban kérdéseket tehetnek fel. Az ajánlatkérő az ajánlatok beérkezési határideje előtt megválaszolja a kérdéseket.
(3) Nemzetközi meghívásos eljárás esetén a részvételi jelentkezések benyújtási határideje a szerződési hirdetmény közzétételétől számítva legalább harminc nap. Az ajánlatkérő levél elküldésének napjától az ajánlatok benyújtásának végső határidejéig legalább ötven napnak kell eltelnie. Egyes rendkívüli esetekben azonban más határidő is engedélyezhető.
(4) Nemzetközi nyílt eljárás során az ajánlatok benyújtásának határideje a szerződési hirdetmény elküldésének napjától számítva legalább:
a)
kilencven nap építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés;
b)
hatvan nap árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződés esetén.
Egyes rendkívüli esetekben azonban más határidő is engedélyezhető.
(5) Helyi nyílt eljárás során az ajánlatok benyújtásának határideje a szerződési hirdetmény közzétételének napjától számítva legalább:
a)
hatvan nap építési beruházásra irányuló közbeszerzési szerződés;
b)
harminc nap árubeszerzésre irányuló közbeszerzési szerződés esetén.
Egyes rendkívüli esetekben azonban más határidő is engedélyezhető.
(6) A 265. cikk (1) bekezdésének b) pontjában, a 267. cikk (1) bekezdésének c) pontjában és a 269. cikk (1) bekezdésének c) pontjában említett versenytárgyalásos eljárásban a pályázóknak az ajánlati felhívást tartalmazó levél feladásának időpontjától legalább harminc nap áll rendelkezésükre ajánlatukat benyújtására.
(7) Az (1)-(6) bekezdésben meghatározott határidőket naptári napban kell megadni.
276. cikk
Értékelőbizottság
(A költségvetési rendelet 190. cikke)
(1) A követelményeknek megfelelő valamennyi részvételi kérelmet és ajánlatot értékelőbizottság értékeli és rangsorolja az előzetesen közzétett kizárási, kiválasztási és odaítélési feltételek alapján. A bizottság páratlan számú, de legalább három személyből áll, akik rendelkeznek az ajánlatok értékeléséhez szükséges technikai és közigazgatási ismeretekkel.
(2) Amennyiben nem a Bizottság az ajánlatkérő, kérheti a következők másolatát: a pályázati dokumentáció, az ajánlatok, az ajánlatok értékelése és az aláírt szerződések. A Bizottság megfigyelőként az ajánlatok felbontásán és értékelésén is részt vehet.
(3) Kizárásra kerülnek azon ajánlatok, amelyek nem tartalmazzák a pályázati dokumentációban előírt valamennyi lényeges tételt, vagy amelyek nem felelnek meg a megállapított különös követelményeknek.
Az értékelőbizottság vagy az ajánlatkérő azonban felkérheti a pályázókat, illetve az ajánlattevőket, hogy - az előbbiek által meghatározott határidőn belül, és az egyenlő bánásmód elvére tekintettel - nyújtsanak be kiegészítő anyagot, vagy tisztázzák a kizárási, kiválasztási és odaítélési feltételekre vonatkozóan benyújtott bizonylatokban foglaltakat.
(4) A 151. cikkben említett, kirívóan alacsony árajánlatok esetén a bizottság szükséges magyarázatokat kéri az ajánlat összeállítására vonatkozóan.
(5) A legfeljebb 20 000 EUR értékű eljárások esetén el lehet tekinteni az értékelőbizottság felállítására vonatkozó követelménytől.
IV. FEJEZET
Vissza nem térítendő támogatások
277. cikk
Teljes finanszírozás
(A költségvetési rendelet 192. cikke)
A társfinanszírozási követelményektől való eltérés esetén meg kell indokolni az eltérést a vissza nem térítendő támogatás odaítélésére vonatkozó döntésben.
III. CÍM
EURÓPAI HIVATALOK
278. cikk
Az európai hivatalok, valamint további hivatalok létrehozása
(A költségvetési rendelet 195. cikke)
A költségvetési rendelet 195. cikkében említett hivatalok a következők:
a)
a Kiadóhivatal;
b)
az Európai Csalás Elleni Hivatal;
c)
az Európai Személyzeti Felvételi Hivatal és a közigazgatásilag hozzá csatolt Európai Közigazgatási Iskola;
d)
a Személyi Juttatásokat Kezelő és Kifizető Hivatal;
e)
a Brüsszeli Infrastrukturális és Logisztikai Hivatal, valamint a Luxembourgi Infrastrukturális és Logisztikai Hivatal.
Egy vagy több intézmény további hivatalokat állíthat fel, amennyiben ezt megfelelő költség-haszon elemzés támasztja alá, és amennyiben ez garantálja az uniós tevékenységek átláthatóságát.
279. cikk
Az intézmények hatáskör-átruházása intézményközi európai hivatalokra
(A költségvetési rendelet 195. és 199. cikke)
A költségvetési kötelezettségvállalás az intézmények felelőssége. Az intézmények minden további cselekvésre - különösen a jogi kötelezettségvállalásokra, a kiadások érvényesítésére, a kifizetések jóváhagyására és a bevételek végrehajtására - felhatalmazhatják az érintett intézményközi európai hivatal igazgatóját, emellett meghatározzák a hatáskör-átruházás korlátait és feltételeit.
280. cikk
A Kiadóhivatalra vonatkozó különös szabályok
(A költségvetési rendelet 195. és 199. cikke)
A Kiadóhivatal tekintetében minden intézmény döntést hoz kiadványokkal kapcsolatos politikájáról. A kiadványok értékesítéséből befolyt nettó jövedelmet a költségvetési rendelet 21. cikkének megfelelően a kiadványokat készítő intézménynek címzett bevételként újra fel kell használnia.
281. cikk
A számvitelért felelős tisztviselő egyes feladatainak átruházása
(A költségvetési rendelet 196. cikke)
A Bizottság számvitelért felelős tisztviselője az érintett hivatal igazgatási bizottságának javaslata alapján a hivatal személyzetének egyik tagjára ruházhat saját feladatai közül néhány, a bevételek beszedésével és kiadások kifizetésével kapcsolatos tevékenységet, amelyet közvetlenül a kérdéses hivatal hajt végre.
282. cikk
Pénztárkészlet - bankszámlák
(A költségvetési rendelet 196. cikke)
Az intézményközi hivatal készpénzigényeinek kielégítése céljából a Bizottság saját nevében bankszámlákat vagy postai átutalási számlákat nyithat az igazgatási bizottság javaslata alapján. Minden pénzügyi év végén a szóban forgó hivatal és a Bizottság egyezteti és korrigálja a tárgyévi záró pénztárkészletet.
IV. CÍM
IGAZGATÁSI ELŐIRÁNYZATOK
283. cikk
Általános rendelkezések
(A költségvetési rendelet 201. cikke)
Az e cím hatálya alá tartozó igazgatási előirányzatokat a költségvetési rendelet 41. cikke tartalmazza.
A több cím tekintetében azonos típusú, igazgatási előirányzatokra lekötött költségvetési kötelezettségvállalások, amennyiben ezek kezelése egységes, a költségvetési számviteli rendszerben egységesen is nyilvántarthatók, miután típus szerinti összefoglaló osztályozásukat a 25. cikkben foglaltaknak megfelelően végrehajtották.
A megfelelő kiadásokat az előirányzatokkal megegyező bontásban kell az egyes címek költségvetési sorain elkönyvelni.
284. cikk
Bérleti garanciák
(A költségvetési rendelet 201. cikke)
A Bizottság bankgarancia, vagy az intézmény és a bérbeadó nevére szóló, zárolt bankszámlán euróban elhelyezett letét formájában biztosíthat bérleti garanciát, a kellően indokolt esetek kivételével.
Amennyiben azonban harmadik országokban végzett ügyletek esetében ilyen típusú bérleti garanciák alkalmazására nincs mód, az engedélyezésre jogosult tisztviselő elfogadhat más garanciatípusokat is, amennyiben azok megfelelően biztosítják az Unió pénzügyi érdekeinek védelmét.
285. cikk
Az intézmények személyzetének és egyéb tagjainak nyújtott előlegek
(A költségvetési rendelet 201. cikke)
Az intézmények személyzetének és egyéb tagjainak a személyzeti szabályzatban megállapított feltételekkel összhangban előleg nyújtható.
286. cikk
Ingatlanok
(A költségvetési rendelet 203. cikke)
(1) A költségvetési rendelet 203. cikke (3) bekezdésének a) pontjában említett kiadások magukban foglalják az épületek belső kialakításának költségeit. A kiadások nem foglalják magukban a rezsit.
(2) A költségvetési rendelet 203. cikkének (4) bekezdésében foglalt korai előrejelzési eljárás, valamint a költségvetési rendelet 203. cikkének (5) bekezdésében foglalt előzetes jóváhagyási eljárás nem alkalmazandó telekingatlan ingyenesen vagy jelképes áron történő szerzésére.
(3) A költségvetési rendelet 203. cikkének (3)-(7) bekezdésében megállapított korai előrejelzési eljárás és előzetes jóváhagyási eljárás nem alkalmazandó a lakáscélú épületekre. Az Európai Parlament és a Tanács információkat kérhet az illetékes intézménytől lakáscélú épületekkel kapcsolatban.
(4) Rendkívüli vagy sürgető politikai körülmények esetén a harmadik országbeli uniós küldöttségekkel vagy irodákkal kapcsolatos ingatlanprojektekre vonatkozó, a költségvetési rendelet 203. cikkének (4) bekezdésében említett információkat a költségvetési rendelet 203. cikkének (5) bekezdése szerinti ingatlanprojekttel együtt is be lehet nyújtani. Ilyen esetekben a korai előrejelzési eljárást és az előzetes jóváhagyási eljárást az első adandó alkalommal le kell folytatni.
(5) A költségvetési rendelet 203. cikkének (5) és (6) bekezdésében meghatározott előzetes jóváhagyási eljárás nem alkalmazandó az ingatlanprojekt részletes költségeinek és finanszírozásának értékeléséhez szükséges előkészítő szerződésekre és tanulmányokra.
(6) A költségvetési rendelet 203. cikke (7) bekezdésének ii., iii. és iv. pontjában említett 750 000 EUR-s, illetve 3 000 000 EUR-s értékhatár magában foglalja az épület belső kialakításának költségeit. Bérleti és haszonélvezeti szerződések esetén ezek az értékhatárok figyelembe veszik az épület belső kialakításának költségeit, de egyéb költséget nem.
(7) A Bizottság egy évvel a költségvetési rendelet alkalmazásának kezdőnapját követően jelentést tesz a költségvetési rendelet 203. cikkének (3)-(8) bekezdésében meghatározott eljárások alkalmazásáról.
V. CÍM
SZAKÉRTŐK
287. cikk
Javadalmazott külső szakértők
(A költségvetési rendelet 204. cikke)
(1) A 170. cikk (1) bekezdésében megállapított értékhatárok alatti értékek esetében a (2) bekezdésben leírt eljárás alapján javadalmazott külső szakértőket lehet kiválasztani.
(2) A lehetséges pályázók minél szélesebb körű tájékoztatásának biztosítása érdekében a részvételi szándék kifejezésére való felhívást kell közzétenni az Európai Unió Hivatalos Lapjában vagy az érintett intézmény honlapján.
A részvételi szándék kifejezésére való felhívás tartalmazza a feladatok leírását, azok időtartamát, valamint a javadalmazás rögzített feltételeit. A feltételek egységárakon is alapulhatnak.
A részvételi szándék kifejezésére való felhívást követően összeállítják a szakértők jegyzékét. A jegyzék a közzétételétől számított legfeljebb öt évig vagy a feladatokhoz kapcsolódó többéves program időtartamáig érvényes.
(3) Valamennyi érdeklődő természetes személy az utolsó három hónap kivételével a jegyzék érvényességi ideje alatt bármikor benyújthatja jelentkezését. A költségvetési rendelet 204. cikkében említett feladatok elvégzésére nem lehet olyan javadalmazott külső szakértőket kiválasztani, akik a költségvetési rendelet 106. vagy 107. cikkében említett, kizárásra okot adó helyzetek egyikében vannak.
(4) A kiválasztott szakértőkkel folytatott bármely kommunikáció - a szerződések megkötését és azok módosításait is ideértve - történhet az intézmény által létrehozott elektronikus információcsere-rendszereken keresztül.
E rendszerekre az alábbi követelmények vonatkoznak:
a)
kizárólag jogosultsággal rendelkező személyek férhetnek hozzá a rendszerhez és a rajta keresztül továbbított dokumentumokhoz;
b)
kizárólag jogosultsággal rendelkező személyek írhatnak alá elektronikusan vagy továbbíthatnak dokumentumot a rendszeren keresztül;
c)
a jogosultsággal rendelkező személyeket meghatározott módokon azonosítani kell a rendszeren keresztül;
d)
pontosan meg kell határozni az elektronikus tranzakciók időpontját és napját;
e)
a dokumentumok sértetlenségét meg kell őrizni;
f)
a dokumentumok rendelkezésre állását biztosítani kell;
g)
adott esetben a dokumentumok titkosságát meg kell őrizni;
h)
a személyes adatok védelmét a 45/2001/EK rendelet követelményeinek megfelelően biztosítani kell.
Az ilyen rendszeren keresztül továbbított vagy beérkezett adatok esetében jogszerűen vélelmezhető az adatok sértetlensége és az adattovábbítás vagy -megérkezés a rendszer által jelzett időpontjának és napjának pontossága.
Az ilyen rendszer által elküldött dokumentum, vagy az a dokumentum, amelyről az ilyen rendszer értesítést küld, a papírformátumú dokumentummal egyenértékűnek tekintendő, jogi eljárásban bizonyítékként alkalmazható, a dokumentum eredetijének minősül, hitelessége és sértetlensége pedig jogszerűen vélelmezhető, amennyiben a dokumentum nem tartalmaz a dokumentum automatikus módosítására alkalmas dinamikus elemeket.
A második albekezdés b) pontjában említett elektronikus aláírás a saját kezű aláírással azonos joghatású.
(5) A szakértők jegyzékét és a feladatok tárgyát évente közzé kell tenni. A javadalmazást akkor kell közzétenni, ha az elvégzett feladat vonatkozásában meghaladja a 15 000 EUR-t.
(6) Az (5) bekezdés nem alkalmazandó, ha e közzététel az Európai Unió Alapjogi Chartája által védett, érintett egyének jogainak és szabadságainak veszélyeztetésével fenyeget vagy ha sérti a szakértők üzleti érdekeit.
HARMADIK RÉSZ
ZÁRÓ ÉS ÁTMENETI RENDELKEZÉSEK
288. cikk
Átmeneti rendelkezések
A 2342/2002/EK, Euratom rendelet 35-43. cikke továbbra is alkalmazandó a 2013. december 31-ig tett kötelezettségvállalásokra. E rendelet 33-44. cikke csak a 2014. január 1-jétől tett kötelezettségvállalásokra alkalmazandó.
Amennyiben az illetékes engedélyezésre jogosult tisztviselő úgy határoz, és kellő tekintettel az egyenlő bánásmód és átláthatóság elvére, a 2342/2002/EK, Euratom rendelet első részének VI. címe továbbra is alkalmazható a 2012. évi vagy korábbi költségvetések szerinti globális kötelezettségvállalások keretében 2013. december 31-ig aláírt, vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodásokra és az addig bejelentett, vissza nem térítendő támogatásról szóló határozatokra.
289. cikk
Hatályvesztés
A 2342/2002/EK, Euratom rendelet hatályát veszti.
A hatályát vesztett rendeletre vonatkozó hivatkozásokat e rendeletre történő hivatkozásokként kell értelmezni, és a mellékletben szereplő megfelelési táblázattal összhangban kell olvasni.
290. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba.
A rendelet 2013. január 1-jétől alkalmazandó.
A 216-226. cikket azonban 2014. január 1-jétől kell alkalmazni.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2012. október 29-én.