KOMMISSIONENS DELEGEREDE FORORDNING (EU) Nr. 1271/2013
af 30. september 2013
om rammefinansforordningen for de organer, der er omhandlet i artikel 208 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
EUROPA-KOMMISSIONEN HAR -
under henvisning til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde,
under henvisning til Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (1), særlig artikel 208, og
ud fra følgende betragtninger:
(1)
Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 (2) om rammefinansforordning for de organer, som er oprettet af Fællesskaberne, var baseret på Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (3). Forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 er blevet erstattet af forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012. Forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 bør derfor revideres. Af klarhedshensyn er det nødvendigt at erstatte forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 med en ny forordning.
(2)
Der bør tages hensyn til den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet for Den Europæiske Union og Europa-Kommissionen om decentrale agenturer af 19. juli 2012.
(3)
Visse af bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 bør revideres for at tage hensyn til erfaringerne med anvendelsen af disse bestemmelser.
(4)
Denne forordning bør fastlægge de overordnede principper og de grundlæggende regler for de organer, der er oprettet i henhold til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) og Euratom-traktaten (i det følgende benævnt »EU-organer«), og som modtager bidrag over budgettet, uden at dette berører oprettelsesakten. EU-organerne bør på grundlag af denne forordning vedtage deres egne finansielle regler, der kun må afvige fra forordningen, når det er nødvendigt som følge af deres særlige behov, og kun hvis Kommissionen på forhånd giver sit samtykke.
(5)
EU-organer, der er fuldt selvfinansierende, som denne forordning ikke finder anvendelse på, bør for at sikre den nødvendige sammenhæng i givet fald indføre tilsvarende regler. I overensstemmelse med den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen af 19. juli 2012 bør disse organer forelægge Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen en årsrapport om gennemførelsen af deres budget og tage behørigt hensyn til deres anmodninger og anbefalinger.
(6)
EU-organerne bør opstille og gennemføre deres budget i overensstemmelse med de fem grundlæggende budgetretlige principper - enhed, et realistisk budget, bruttoopgørelse, specificering og etårighed, samt principperne om balance, én regningsenhed, forsvarlig økonomisk forvaltning og gennemsigtighed.
(7)
Det bør understreges, at Unionens bidrag har en udligningsfunktion. Den del af EU-organets positive budgetresultat, der overstiger det bidrag, som Unionen har betalt i løbet af året, bør tilbagebetales til Unionens budget.
(8)
Når det fastsættes i oprettelsesakten, at indtægterne ud over Unionens bidrag består af gebyrer og afgifter, og at indtægterne fra gebyrer og afgifter afsættes til dækning af specifikke udgifter, bør EU-organerne have mulighed for at fremføre saldoen i form af formålsbestemte indtægter.
(9)
Det bør sikres, at gebyrerne fastsættes på et passende niveau med henblik på at dække omkostningerne ved leveringen af tjenesteydelserne og undgå betydelige overskud.
(10)
Delegation af budgetgennemførelsesopgaver til EU-organerne bør være behørigt begrundet i opgavernes karakter og EU-organets specifikke ekspertise, samtidig med at der sikres en forsvarlig økonomisk forvaltning og omkostningseffektivitet. De delegerede opgaver bør være forenelige med oprettelsesakten.
(11)
EU-organerne bør kun have lov til at modtage ad hoc-tilskud, hvis det udtrykkeligt er fastsat i de relevante basisretsakter og tilladt i oprettelsesakten.
(12)
I henhold til artikel 50 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 skal EU-organet deltage i en benchmarkingundersøgelse med andre EU-organer og -institutioner.
(13)
Der bør indføres regler for handlingsplanen for opfølgning af konklusionerne fra de overordnede regelmæssige evalueringer for at sikre, at de gennemføres effektivt.
(14)
For at sikre, at programmeringen er konsekvent, bør EU-organet udarbejde et dokument, der indeholder den årlige og flerårige programmering under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer.
(15)
EU-organet bør tilpasse tidsplanen for den årlige og flerårige programmering til budgetproceduren for at sikre, at den er effektiv, og at der er sammenhæng mellem alle programmeringsdokumenterne.
(16)
Den interne revisionsfunktions og den interne kontrolfunktions nuværende struktur bør gøres klarere, og rapporteringskravene bør strømlines. Den interne revisionsfunktion i EU-organet bør varetages af Kommissionens interne revisor, som bør foretage revisioner, når risiciene retfærdiggør det. Der bør indføres regler for oprettelsen af interne revisionsafdelinger og deres måde at fungere på.
(17)
Rapporteringsforpligtelserne bør strømlines. EU-organerne bør fremlægge en konsolideret årlig aktivitetsrapport, som indeholder fyldestgørende oplysninger om gennemførelsen af deres arbejdsprogram, deres budget, deres plan for personalepolitikken og deres forvaltningssystemer og interne kontrolsystemer.
(18)
For at gøre EU-organerne mere omkostningseffektive bør der gives mulighed for at dele tjenester eller overføre dem til et andet EU-organ eller til Kommissionen. Omkostningseffektiviteten kan navnlig forbedres ved at gøre det muligt at overdrage alle eller en del af de opgaver, som påhviler EU-organets regnskabsfører, til Kommissionens regnskabsfører.
(19)
Som fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør der kun gives mulighed for at opdele bevillinger, der strækker sig over flere år, i årlige trancher, når oprettelsesakten eller basisretsakten åbner mulighed for det, eller når de vedrører administrationsudgifter.
(20)
For at tilpasse reglerne om formålsbestemte indtægter til reglerne i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør der fastsættes regler om opdeling af formålsbestemte indtægter (interne og eksterne) og om fremførsel af disse indtægter.
(21)
For at tilpasse reglerne om behandling af renter af Unionens bidrag til EU-organet til reglerne i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør det fastsættes, at der ikke skal betales renter til budgettet.
(22)
Forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 giver mulighed for i bestemte tilfælde at indgå en retlig forpligtelse før en budgetmæssig forpligtelse. EU-organerne bør også have denne mulighed.
(23)
For at sikre overensstemmelse mellem forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 og forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 bør specifikke bestemmelser om udbud og tilskud ikke være tilladt. Anvendelsen af ét sæt regler sikrer, at EU-organets arbejde forenkles, og gør det muligt at anvende de retningslinjer og modeller, som Kommissionen har udarbejdet.
(24)
Der bør gives mulighed for, at EU-organet kan tildele priser, for at tilpasse bestemmelserne i forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
(25)
For at identificere risiciene for faktiske eller opfattede interessekonflikter og sikre, at de forvaltes korrekt, bør det kræves, at EU-organerne vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter. Disse regler bør tage hensyn til de retningslinjer, som Kommissionen har udarbejdet på grundlag af den fælles erklæring fra Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen af 19. juli 2012.
(26)
Bestemmelserne om ejendomspolitik, herunder indførelsen af muligheden for, at EU-organerne kan optage lån, og betingelserne herfor, bør tilpasses til forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 for at sikre, at alle EU-organerne og -institutionerne anvender de nyligt indførte regler på en ensartet måde.
(27)
Der bør fastsættes overgangsbestemmelser for programmering og rapportering, da Kommissionen har brug for tid til at udarbejde de relevante retningslinjer i samarbejde med EU-organerne.
(28)
Denne forordning bør træde i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende for at gøre det muligt at vedtage de reviderede finansforordninger for EU-organerne inden den 1. januar 2014 for at sikre ensartede regler for den næste flerårige finansielle ramme -
VEDTAGET DENNE FORORDNING:
AFSNIT I
ALMINDELIGE BESTEMMELSER
Artikel 1
Emne
Denne forordning fastsætter de væsentligste finansielle regler, på grundlag af hvilke EU-organet skal vedtage sine egne finansielle regler. EU-organets finansielle regler kan kun afvige fra denne forordning, hvis det er nødvendigt på grund af dets særlige behov, og Kommissionen på forhånd giver sit samtykke.
Artikel 2
Definitioner
I denne forordning forstås ved:
- »oprettelsesakt«: det unionsretlige instrument, der fastlægger de vigtigste aspekter af oprettelsen af EU-organet og dets arbejde
- »EU-organets budget«: det dokument, der for hvert regnskabsår forudgående angiver og godkender de samlede indtægter og udgifter, der skønnes nødvendige for EU-organet
- »EU-organ«: ethvert organ som omhandlet i artikel 208 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
- »bestyrelse«: EU-organets vigtigste interne beslutningsorgan i finansielle og budgetmæssige anliggender, uanset dets betegnelse i oprettelsesakten
- »direktør«: den person, der er ansvarlig for at gennemføre bestyrelsens afgørelser og EU-organets budget som anvisningsberettiget, uanset den pågældendes betegnelse i oprettelsesakten
- »forretningsudvalg«: det interne organ i EU-organet, der bistår bestyrelsen, og hvis ansvarsområder og forretningsorden er fastsat i oprettelsesakten.
Artikel 3
Tidsrum, datoer og tidsfrister
Hvor intet andet er bestemt, finder Rådets forordning (EØF, Euratom) nr. 1182/71 (4) anvendelse på fristerne i denne forordning.
Artikel 4
Beskyttelse af personoplysninger
Denne forordning berører ikke bestemmelserne i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 95/46/EF (5) og Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 45/2001 (6).
Artikel 5
Overholdelse af budgetprincipper
I overensstemmelse med bestemmelserne i denne forordning opstilles og gennemføres EU-organets budget i overensstemmelse med principperne om enhed, et realistisk budget, etårighed, balance, én regningsenhed, bruttoopgørelse, specificering, forsvarlig økonomisk forvaltning, der kræver effektiv og produktiv intern kontrol, samt gennemsigtighed.
AFSNIT II
BUDGETPRINCIPPER
KAPITEL 1
Principperne om enhed og et realistisk budget
Artikel 6
Anvendelsesområdet for EU-organets budget
1. EU-organets budget omfatter:
a)
egne indtægter, bestående af alle afgifter og gebyrer, som EU-organet er bemyndiget til at opkræve i kraft af de opgaver, det pålægges, samt eventuelle andre indtægter
b)
indtægter omfattende eventuelle finansielle bidrag fra de medlemsstater, hvor EU-organet har sæde
c)
et bidrag fra Unionen
d)
formålsbestemte indtægter med henblik på finansiering af specifikke udgifter, jf. artikel 23, stk. 1
e)
EU-organets udgifter, herunder administrationsudgifter.
2. Indtægter, der består af gebyrer og afgifter, afsættes kun til et bestemt formål i behørigt begrundede undtagelsestilfælde, som er fastlagt i oprettelsesakten.
3. Når det i en eller flere oprettelsesakter fastsættes, at klart definerede opgaver finansieres separat, eller når EU-organet gennemfører opgaver, som det har fået overdraget ved en delegationsaftale, fører det særskilte regnskaber over indtægts- og udgiftstransaktionerne. EU-organet identificerer klart hver gruppe af opgaver i sin programmering af de menneskelige ressourcer, som indgår i det årlige og flerårige programmeringsdokument, der er omhandlet i artikel 32.
Artikel 7
Ad hoc-tilskud
1. EU-organer må ikke modtage ad hoc-tilskud fra budgettet, medmindre det er tilladt i oprettelsesakten og udtrykkeligt fastsat i basisretsakten.
2. Når EU-organet har fået tilladelse til at modtage ad hoc-tidskud, medtages de opgaver, som finansieres med disse tilskud, i det årlige arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 32, stk. 3.
Artikel 8
Delegationsaftaler
1. Kommissionen overdrager kun budgetgennemførelsesopgaver til EU-organet, når det er begrundet i foranstaltningens særlige karakter og EU-organets specifikke ekspertise.
2. Ved valget af EU-organet tages der hensyn til:
a)
om det er omkostningseffektivt at overdrage de pågældende opgaver
b)
indvirkningen på organets ledelsesstruktur og på dets finansielle og menneskelige ressourcer.
3. Når Kommissionen undtagelsesvis overdrager opgaver til EU-organet:
a)
finder artikel 60 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 anvendelse på EU-organet for så vidt angår de midler, der er afsat til de pågældende opgaver, og artikel 108 og 109 i denne forordning finder ikke anvendelse
b)
nævnes de overdragne opgaver til orientering i EU-organets årlige arbejdsprogram, der er omhandlet i artikel 32, stk. 3.
4. Den anvisningsberettigede hører bestyrelsen, inden delegationsaftalen underskrives, jf. dog stk. 2.
Artikel 9
Særlige regler om principperne om enhed og et realistisk budget
1. Enhver indtægt og udgift skal konteres en post på EU-organets budget.
2. Der må ikke indgås forpligtelser eller anvises betalinger for udgifter, der overstiger de godkendte bevillinger på EU-organets budget.
3. En bevilling må kun opføres på EU-organets budget, hvis den er til en udgift, der skønnes nødvendig.
4. Renter af forfinansieringer fra EU-organets budget tilkommer ikke EU-organet.
KAPITEL 2
Princippet om etårighed
Artikel 10
Definition
Bevillingerne på EU-organets budget gælder for ét regnskabsår, der begynder den 1. januar og slutter den 31. december.
Artikel 11
Typer af bevillinger
1. EU-organets budget omfatter ikke-opdelte bevillinger og, når de operationelle behov berettiger det, opdelte bevillinger. Opdelte bevillinger giver anledning til forpligtelsesbevillinger og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillinger dækker de samlede omkostninger ved de retlige forpligtelser, der indgås i løbet af regnskabsåret.
3. Betalingsbevillinger dækker de betalinger, der er nødvendige til opfyldelse af retlige forpligtelser indgået i regnskabsåret eller tidligere regnskabsår.
Artikel 12
Regnskab for indtægter og bevillinger
1. EU-organets indtægter som omhandlet i artikel 6 opføres for et regnskabsår på grundlag af de beløb, der oppebæres i løbet af regnskabsåret.
2. EU-organets indtægter giver anledning til et tilsvarende beløb i betalingsbevillinger.
3. Bevillingerne for et regnskabsår må kun anvendes til dækning af udgifter, som der indgås forpligtelser for, og som betales i det pågældende regnskabsår, samt til betaling af skyldige beløb hidrørende fra forpligtelser fra tidligere regnskabsår.
4. Forpligtelserne opføres på grundlag af de retlige forpligtelser, der indgås indtil den 31. december.
5. Betalingerne opføres for et regnskabsår på grundlag af de betalinger, som regnskabsføreren foretager senest den 31. december i det pågældende regnskabsår.
Artikel 13
Indgåelse af forpligtelser for bevillinger
Så snart EU-organets budget er endeligt vedtaget, kan der indgås forpligtelser for de bevillinger, der er opført på EU-organets budget, med virkning fra 1. januar.
Artikel 14
Annullering og fremførsel af bevillinger
1. Bevillinger, der ikke er udnyttet ved udgangen af det regnskabsår, for hvilket de er opført, bortfalder. De kan imidlertid fremføres, men dog kun til det følgende regnskabsår, hvis bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget træffer afgørelse herom senest den 15. februar i overensstemmelse med stk. 3 og 4, eller de kan fremføres automatisk i overensstemmelse med stk. 5.
2. Bevillinger til personaleudgifter kan ikke gøres til genstand for fremførsel.
3. Ved opdelte forpligtelsesbevillinger og ikke-opdelte bevillinger, for hvilke der ved regnskabsårets udløb endnu ikke er indgået forpligtelser, kan der fremføres:
a)
beløb, der svarer til forpligtelsesbevillinger
b)
beløb, der svarer til ikke-opdelte bevillinger for så vidt angår byggeprojekter, for hvilke størstedelen af de forberedende etaper forud for indgåelsen af forpligtelsen er afsluttet pr. 31. december. Der fastsættes bestemmelser om den forberedende etape forud for indgåelsen af forpligtelsen i gennemførelsesbestemmelserne til finansforordningen for hvert EU-organ.
Der kan indgås forpligtelser for disse beløb indtil den 31. marts det følgende år eller indtil den 31. december det følgende år, såfremt beløbene vedrører ejendomsprojekter.
4. Ved betalingsbevillinger kan der fremføres beløb, der er nødvendige til opfyldelse af tidligere indgåede forpligtelser eller er knyttet til fremførte forpligtelsesbevillinger, når de betalingsbevillinger, der er opført under de pågældende budgetposter for det følgende regnskabsår, ikke er tilstrækkelige til at dække behovet.
EU-organet skal i første række anvende de for det indeværende regnskabsår godkendte bevillinger og må kun anvende fremførte bevillinger, når førstnævnte bevillinger er opbrugt.
5. Ikke-opdelte bevillinger, der svarer til forpligtelser, som er behørigt indgået ved regnskabsårets udløb, fremføres automatisk, dog kun til det følgende regnskabsår.
6. Fremførte bevillinger, som der ikke er indgået forpligtelser for senest den 31. marts i år n+1, annulleres automatisk og identificeres i regnskaberne.
Artikel 15
Fremførselsregler for formålsbestemte indtægter
Fremførsel af de formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 23, og af uudnyttede og disponible bevillinger pr. 31. december hidrørende fra disse indtægter skal overholde følgende regler:
a)
eksterne formålsbestemte indtægter fremføres automatisk og skal anvendes fuldt ud, indtil alle aktioner i tilknytning til det program eller den foranstaltning, de er bestemt for, er udført; eksterne formålsbestemte indtægter, der modtages i programmets eller foranstaltningens sidste år, kan anvendes i det første år for det efterfølgende program eller den efterfølgende foranstaltning
b)
interne formålsbestemte indtægter kan kun fremføres for et år med undtagelse af de interne formålsbestemte indtægter, der er omhandlet i artikel 23, stk. 3, litra f), som fremføres automatisk.
Senest den 1. juni i år n+1 informerer EU-organet Kommissionen om gennemførelsen af de fremførte formålsbestemte indtægter.
Artikel 16
Frigørelse af bevillinger
Frigørelse af bevillinger i et senere regnskabsår end det regnskabsår, hvor de var opført på EU-organets budget, som følge af manglende eller ufuldstændig gennemførelse af de foranstaltninger, hvortil de var bestemt, bevirker, at de pågældende bevillinger bortfalder.
Artikel 17
Forpligtelser
1. For løbende administrationsudgifter kan der fra den 15. oktober hvert år indgås forudgående forpligtelser, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. Sådanne forpligtelser må dog ikke overstige en fjerdedel af de bevillinger, som bestyrelsen har opført under den dertil svarende budgetpost for det løbende regnskabsår. De kan ikke vedrøre nye udgifter, der ikke er principielt godkendt i EU-organets sidste behørigt vedtagne budget.
2. Udgifter, der skal betales forud, som f.eks. lejeudgifter, kan fra den 1. december give anledning til betaling, der konteres bevillingerne for det følgende regnskabsår. I så fald finder det i stk. 1 omhandlede loft ikke anvendelse.
Artikel 18
Gældende regler i tilfælde af sen vedtagelse af EU-organets budget
1. Såfremt EU-organets budget ikke er endeligt vedtaget ved regnskabsårets begyndelse, finder reglerne i stk. 2-6 anvendelse.
2. Der kan indgås forpligtelser og foretages betalinger inden for de grænser, der er fastsat i stk. 3.
3. Der kan for hvert relevant kapitel indgås forpligtelser for indtil en fjerdedel af det foregående regnskabsårs samlede godkendte bevillinger for det pågældende kapitel, forhøjet med en tolvtedel for hver forløben måned.
Bevillingerne i oversigten over indtægter og udgifter må ikke overskrides.
Der kan for hvert relevant kapitel foretages månedlige betalinger på indtil en tolvtedel af det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel. Beløbet må dog ikke overskride en tolvtedel af de bevillinger, der er opført i samme kapitel i oversigten over indtægter og udgifter.
4. Ved det foregående regnskabsårs godkendte bevillinger for det pågældende kapitel, jf. stk. 2 og 3, forstås de bevillinger, der er vedtaget i EU-organets budget, herunder bevillinger fastsat gennem et ændringsbudget, efter justering for de overførsler, der er foretaget i løbet af det pågældende regnskabsår.
5. På anmodning af direktøren, og hvis kontinuiteten i EU-organets virksomhed og forvaltningshensyn nødvendiggør det, kan bestyrelsen bevilge et udgiftsbeløb, der overstiger én foreløbig tolvtedel, men ikke den samlede sum af fire foreløbige tolvtedele, bortset fra i behørigt begrundede tilfælde, til såvel forpligtelser som betalinger ud over dem, der automatisk er til rådighed i overensstemmelse med stk. 2 og 3.
De yderligere tolvtedele bevilges med en tolvtedels fulde beløb og kan ikke opdeles.
6. Hvis fire foreløbige tolvtedele, som er bevilget for et givet kapitel i overensstemmelse med stk. 5, ikke er tilstrækkelige til at dække de udgifter, der er nødvendige for at undgå at bryde kontinuiteten i EU-organets virksomhed på det område, det pågældende kapitel vedrører, kan en overskridelse af det bevillingsbeløb, der er opført under det tilsvarende kapitel på EU-organets budget for det foregående regnskabsår, undtagelsesvis tillades. Bestyrelsen træffer afgørelse efter proceduren i stk. 5. Det samlede beløb for bevillingerne på EU-organets budget for det foregående regnskabsår eller i EU-organets budgetforslag må dog under ingen omstændigheder overskrides.
KAPITEL 3
Princippet om balance
Artikel 19
Definition og anvendelsesområde
1. Der skal være balance mellem indtægter og betalingsbevillinger.
2. Forpligtelsesbevillingerne må ikke overstige Unionens bidrag, forhøjet med de egne indtægter og eventuelle andre indtægter som omhandlet i artikel 6.
3. For organer, hvis indtægter ud over Unionens bidrag består af gebyrer og afgifter, bør gebyrerne have et niveau, som ikke genererer et betydeligt overskud. Når der gentagne gange opstår et betydeligt positivt eller negativt budgetresultat, jf. artikel 97, revideres gebyrernes og afgifternes niveau.
4. EU-organet må ikke optage lån inden for rammerne af EU-organets budget.
5. Unionens bidrag til EU-organet udgør et udligningsbidrag for EU-organets budget og kan opdeles i et antal betalinger.
6. EU-organet gennemfører en stram likviditetsstyring under hensyntagen til formålsbestemte udgifter for at sikre, at dets likvide midler er begrænset til behørigt begrundede behov. Sammen med sine betalingsanmodninger fremlægger det detaljerende og ajourførte overslag over sine faktiske likviditetsbehov for hele året, herunder oplysninger om formålsbestemte indtægter.
Artikel 20
Budgetresultat fra et regnskabsår
1. Hvis budgetresultatet, jf. artikel 97, er positivt, tilbagebetales det til Kommissionen op til et beløb svarende til det bidrag, som er betalt i løbet af året. Den del af budgetresultatet, der overstiger det bidrag fra Unionen, som er betalt i løbet af året, opføres på EU-organets budget for det følgende regnskabsår som indtægt.
Første afsnit finder også anvendelse, når EU-organets indtægter ud over bidraget fra Unionen består af gebyrer og afgifter.
Forskellen mellem det bidrag, der er opført på budgettet, og det bidrag, der rent faktisk er betalt til EU-organet, annulleres.
EU-organet fremlægger senest den 31. januar i år n et overslag over budgetresultatet for år n-1, der skal tilbageføres til budgettet senere i år n, som supplement til de oplysninger herom, der allerede foreligger vedrørende budgetresultatet for år n-2. Kommissionen tager behørigt hensyn til disse oplysninger, når den vurderer EU-organets finansielle behov i år n+1.
2. I undtagelsestilfælde, når det fastsættes i oprettelsesakten, at indtægterne fra gebyrer og afgifter er formålsbestemt til bestemte former for udgifter, kan EU-organet fremføre saldoen fra gebyrer og afgifter som formålsbestemte indtægter til de aktiviteter, der vedrører leveringen af de tjenesteydelser, som der betales gebyr af.
3. Hvis budgetresultatet, jf. artikel 97, er negativt, opføres det på EU-organets budget for det følgende regnskabsår som betalingsbevillinger eller modregnes i givet fald i EU-organets positive budgetresultat i de følgende regnskabsår.
4. Indtægten eller betalingsbevillingerne opføres på EU-organets budget under budgetbehandlingen ved forelæggelse af en ændringsskrivelse efter fremgangsmåden i artikel 39 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 eller under gennemførelsen af EU-organets budget ved et ændringsbudget budget.
KAPITEL 4
Princippet om én regningsenhed
Artikel 21
Brug af euroen
EU-organets budget opstilles og gennemføres i euro, og regnskaberne aflægges i euro. Af hensyn til likviditetsstyringen kan regnskabsføreren og, hvis der er tale om forskudskonti, forskudsbestyreren dog gennemføre transaktioner i andre valutaer på nærmere vilkår, der fastsættes i de finansielle bestemmelser for hvert enkelt EU-organ.
KAPITEL 5
Princippet om bruttoopgørelse
Artikel 22
Definition og anvendelsesområde
Samtlige indtægter skal dække samtlige betalingsbevillinger, jf. dog artikel 23. Indtægter og udgifter opføres uden indbyrdes modregning, jf. dog artikel 25.
Artikel 23
Formålsbestemte indtægter
1. Eksterne formålsbestemte indtægter og interne formålsbestemte indtægter skal anvendes til finansiering af bestemte former for udgifter.
2. Følgende udgør eksterne formålsbestemte indtægter:
a)
finansielle bidrag fra medlemsstaterne og tredjelande, herunder i begge tilfælde deres offentlige organer, enheder eller fysiske personer, til visse af EU-organernes aktiviteter, for så vidt som det er fastsat i den aftale, der er indgået mellem EU-organet og de pågældende medlemsstater, tredjelande eller offentlige organer, enheder eller fysiske personer
b)
indtægter, der har et bestemt formål, såsom indtægter fra fonde, tilskud, gaver og testamentsarv
c)
finansielle bidrag, der ikke er omfattet af litra a), fra tredjelande og fra forskellige organer uden for Unionen, til EU-organets aktiviteter
-
indtægter fra ad hoc-tilskud som omhandlet i artikel 7
-
indtægter fra delegationsaftaler som omhandlet i artikel 8
d)
interne formålsbestemte indtægter som omhandlet i stk. 3, i det omfang, at de er supplerende til de andre indtægter, der er omhandlet i litra a-c) i nærværende stykke
e)
indtægter fra gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 6, stk. 2.
3. Følgende udgør interne formålsbestemte indtægter:
a)
indtægter fra tredjemand for levering af varer, tjenesteydelser eller bygge- og anlægsarbejder udført på dennes anmodning, med undtagelse af gebyrer og afgifter som omhandlet i artikel 6, stk. 1, litra a)
b)
indtægter fra salg af køretøjer, materiel, installationer, materialer samt apparater til videnskabelige og tekniske formål, der skal udskiftes eller kasseres, når den bogførte værdi er helt afskrevet
c)
indtægter fra tilbagebetaling i overensstemmelse med artikel 62 af uretmæssigt udbetalte beløb
d)
indtægter fra levering af varer, tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der udføres for EU-institutioner eller andre EU-organer
e)
forsikringserstatninger
f)
indtægter fra udlejning
g)
indtægter fra salg af publikationer og film, også på elektroniske medier
h)
indtægter fra efterfølgende refundering af afgifter i overensstemmelse med artikel 25, stk. 3, litra b).
4. I den relevante oprettelsesakt kan det også foreskrives, at de indtægter, som følger af oprettelsesakten, er formålsbestemt til bestemte former for udgifter, jf. dog artikel 23, stk. 2, litra e). Medmindre andet er fastlagt i den relevante oprettelsesakt, udgør sådanne indtægter interne formålsbestemte indtægter.
5. Enhver indtægt efter stk. 2, litra a)-c), og stk. 3, litra a)-d), skal dække samtlige direkte eller indirekte udgifter, som den pågældende aktivitet eller det pågældende formål medfører.
6. EU-organets budget skal indeholde posteringsmuligheder for eksterne formålsbestemte indtægter og interne formålsbestemte indtægter, og beløbet skal så vidt muligt anføres.
Formålsbestemte indtægter kan kun medtages i overslaget over indtægter og udgifter for de beløbs vedkommende, som der er klarhed over på tidspunktet for fastlæggelsen af overslaget.
Artikel 24
Donationer
1. Direktøren kan modtage enhver form for donation til fordel for EU-organet såsom fonde, tilskud, gaver og testamentsarv.
2. Donationer, der vil kunne medføre forpligtelser, kan kun modtages efter forudgående godkendelse fra bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, fra forretningsudvalget, der træffer afgørelse senest to måneder efter modtagelsen af anmodningen. Hvis bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget ikke træffer afgørelse inden for denne frist, anses donationen for at være accepteret.
Artikel 25
Regler om fradrag og kursjusteringer
1. De følgende fradrag kan finde anvendelse på betalingsanmodninger, for hvilke der derefter udstedes betalingsanvisning på nettobeløbet:
a)
sanktioner, der pålægges parter i indkøbskontrakter eller tilskudsmodtagere
b)
prisnedslag, bonusser og rabatter fratrukket fakturaer og udgiftsopgørelser
c)
justeringer for uretmæssigt udbetalte beløb.
De i første afsnit, litra c), omhandlede justeringer kan foretages i form af direkte fradrag mod en ny mellemliggende betaling eller betaling af saldoen til den samme modtager i henhold til det kapitel, den artikel og det regnskabsår, hvorunder den overskydende udbetaling er konteret.
Unionens regnskabsregler finder anvendelse på de i første afsnit, litra c), omhandlede elementer.
2. Priser på varer og tjenesteydelser leveret til EU-organet skal opføres på EU-organets budget med beløbet eksklusive afgifter, hvis de omfatter afgifter, der refunderes af medlemsstaterne i henhold til protokollen vedrørende Den Europæiske Unions privilegier og immuniteter, hvis denne protokol finder anvendelse på EU-organet.
3. Priser på varer og tjenesteydelser leveret til EU-organet kan, hvis de omfatter afgifter, der refunderes af tredjelande i henhold til relevante aftaler, opføres på EU-organets budget med beløbet:
a)
eksklusive afgifter, eller
b)
inklusive afgifter. I så fald betragtes efterfølgende refundering af afgifter som interne formålsbestemte indtægter.
4. Nationale afgifter, som EU-organet eventuelt har afholdt midlertidigt i henhold til stk. 2 og 3, opføres på en midlertidig konto, indtil de er refunderet af den pågældende stat.
5. Et negativt budgetresultat opføres på EU-organets budget som udgifter.
6. Der kan justeres for kursdifferencer, som registreres under gennemførelsen af EU-organets budget. Det positive eller negative slutresultat indregnes i regnskabsårets budgetresultat.
KAPITEL 6
Princippet om specificering
Artikel 26
Almindelige bestemmelser
Bevillingerne fordeles på afsnit og kapitler. Kapitlerne underinddeles i artikler og konti.
Artikel 27
Overførsler
1. Direktøren kan overføre bevillinger:
a)
fra et afsnit til et andet, dog højst 10 % af regnskabsårets bevillinger under den budgetpost, hvorfra overførslen foretages
b)
fra et kapitel til et andet og fra en artikel til en anden uden begrænsninger.
2. Ud over den grænse, som er nævnt i stk. 1, kan direktøren foreslå bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget, at der foretages overførsler af bevillinger fra et afsnit til et andet. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget har en frist på tre uger til at gøre indsigelse mod sådanne overførsler. Efter fristens udløb betragtes overførslen som vedtaget.
3. Forslagene til overførsler og de overførsler, der er foretaget i overensstemmelse med stk. 1 og 2, ledsages af relevante og detaljerede begrundelser med en redegørelse for bevillingsanvendelsen og de anslåede behov indtil regnskabsårets udgang såvel for de poster, hvortil bevillingerne overføres, som for de poster, hvorfra bevillingerne overføres.
4. Direktøren underretter hurtigst muligt bestyrelsen om alle overførsler, der er foretaget. Direktøren underretter Europa-Parlamentet og Rådet om alle overførsler, der er gennemført i henhold til stk. 2.
Artikel 28
Specifikke regler for overførsler
1. Der kan kun overføres bevillinger til poster på EU-organets budget, hvorunder der på EU-organets budget er opført en bevilling eller er anført et pro memoria (p.m.).
2. Bevillinger, der modsvares af formålsbestemte indtægter, kan kun overføres, hvis disse indtægter bevarer deres oprindelige formål.
KAPITEL 7
Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
Artikel 29
Principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet/Princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Bevillingerne skal anvendes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, dvs. i overensstemmelse med principperne om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet.
2. I henhold til princippet om sparsommelighed skal de ressourcer, som EU-organet bruger til udførelse af sine aktiviteter, stilles til rådighed på det rette tidspunkt, i den rigtige mængde og kvalitet samt til den mest fordelagtige pris.
Princippet om produktivitet vedrører et optimalt forhold mellem de anvendte ressourcer og de opnåede resultater.
Princippet om effektivitet vedrører indfrielse af de opstillede specifikke mål og opnåelse af de forventede resultater.
3. EU-organet foretager en benchmarkingundersøgelse som omhandlet i artikel 50 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Benchmarkingundersøgelsen skal omfatte:
-
en gennemgang af EU-organets horisontale tjenesters effektivitet
-
en cost-benefit-analyse af fordelene ved at være fælles om tjenester eller overføre dem fuldstændigt til et andet EU-organ eller Kommissionen.
Når EU-organet foretager den benchmarkingundersøgelse, der er omhandlet i første og andet afsnit, træffer det de nødvendige foranstaltninger til at undgå interessekonflikter.
4. Der skal opstilles specifikke, målelige, realiserbare, relevante og tidsbestemte målsætninger for alle de aktivitetsområder, som EU-organets budget omfatter. Det kontrolleres ved hjælp af resultatindikatorer for hver enkelt aktivitet, om disse målsætninger er opfyldt, og direktøren fremsender oplysningerne til bestyrelsen. Disse oplysninger fremsendes hvert år og skal senest foreligge i de dokumenter, der ledsager forslaget til EU-organets budget.
5. Med henblik på at forbedre beslutningstagningen foretager EU-organet forudgående vurderinger og efterfølgende evalueringer i overensstemmelse med de retningslinjer, som Kommissionen har fastlagt. Disse vurderinger og evalueringer skal omfatte alle de programmer og aktiviteter, der giver anledning til store udgifter, og resultaterne heraf sendes til bestyrelsen.
6. Direktøren udarbejder en handlingsplan med henblik på opfølgning af konklusionerne af de vurderinger og evalueringer, der er omhandlet i stk. 5, og aflægger rapport om de fremskridt, der er gjort, to gange om året til Kommissionen og regelmæssigt til bestyrelsen.
7. Bestyrelsen kontrollerer gennemførelsen af den handlingsplan, der er omhandlet i stk. 6.
Artikel 30
Intern kontrol med budgetgennemførelsen
1. EU-organets budget gennemføres under overholdelse af en effektiv og produktiv intern kontrol.
2. Med henblik på gennemførelsen af EU-organets budget defineres intern kontrol som en proces, der finder anvendelse på alle niveauer i forvaltningen og har til formål at give en rimelig sikkerhed for, at følgende målsætninger opfyldes:
a)
effektivitet, produktivitet og sparsommelighed i transaktionerne
b)
pålidelig rapportering
c)
beskyttelse af aktiver og oplysninger
d)
forebyggelse, afsløring, korrektion af og opfølgning på svig og uregelmæssigheder
e)
tilfredsstillende styring af risiciene i forbindelse med de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed under hensyntagen til programmernes flerårige karakter samt de pågældende betalingers art.
3. En effektiv intern kontrol er baseret på bedste internationale praksis og omfatter bl.a.:
a)
adskillelse af opgaver
b)
en passende strategi for risikostyring og kontrol, herunder kontrol på modtagerniveau
c)
undgåelse af interessekonflikter
d)
tilstrækkelige revisionsspor og dataintegritet i datasystemer
e)
procedurer for overvågning af resultaterne og for opfølgning på konstaterede svagheder i den interne kontrol og undtagelser
f)
regelmæssig vurdering af, om det interne kontrolsystem fungerer, som det skal.
4. En produktiv intern kontrol er baseret på følgende elementer:
a)
gennemførelse af en hensigtsmæssig strategi for risikostyring og kontrol, som koordineres blandt relevante aktører i kontrolkæden
b)
tilgængeligheden af kontrolresultaterne for alle relevante aktører i kontrolkæden
c)
tillid, hvor det er berettiget, til uafhængige revisionsudtalelser, såfremt kvaliteten af det arbejde, der ligger til grund herfor, er tilstrækkelig og acceptabel, og arbejdet er udført i overensstemmelse med aftalte standarder
d)
rettidig anvendelse af korrigerende foranstaltninger, herunder i givet fald afskrækkende sanktioner
e)
afskaffelse af gentagne kontroller
f)
forbedring af cost-benefit-forholdet for kontrol.
KAPITEL 8
Princippet om gennemsigtighed
Artikel 31
Offentliggørelse af regnskaber, budgetter og beretninger
1. EU-organets budget opstilles og gennemføres og regnskaberne aflægges i overensstemmelse med princippet om gennemsigtighed.
2. En oversigt over EU-organets budget og EU-organets eventuelle ændringsbudgetter i deres endeligt vedtagne form offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest tre måneder efter vedtagelsen.
Oversigten indeholder de fem vigtigste indtægtsposter, de fem vigtigste udgiftsposter i EU-organets administrative budget og driftsbudget, stillingsfortegnelsen og et overslag over antallet af kontraktansatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter. Den angiver også tallene for det foregående år.
3. EU-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen og EU-organets ændringsbudgetter i endeligt vedtaget form samt oplysninger om antallet af kontraktansatte, udtrykt i fuldtidsækvivalenter, som der er opført bevillinger til på budgettet, og udstationerede nationale eksperter, sendes i deres endeligt vedtagne form til Europa-Parlamentet og Rådet, Revisionsretten og Kommissionen til orientering og offentliggøres på det pågældende EU-organs hjemmeside senest fire uger efter vedtagelsen.
4. EU-organet offentliggør senest den 30. juni i det følgende regnskabsår på sin hjemmeside oplysninger om modtagerne af midler fra EU-organets budget, herunder eksperter, som der er indgået kontrakt med efter artikel 89, i overensstemmelse med artikel 21, stk. 2, 3 og 4, i Kommissionens delegerede forordning (EU) nr. 1268/2012 (7) ved brug af en standardopstilling. De offentliggjorte oplysninger skal være lettilgængelige, overskuelige og dækkende. Oplysningerne stilles til rådighed under behørig iagttagelse af de krav om fortrolighed og sikkerhed, især beskyttelse af personoplysninger, der er fastsat i forordning (EF) nr. 45/2001.
AFSNIT III
BUDGETTETS FASTLÆGGELSE OG STRUKTUR
KAPITEL 1
Fastlæggelse af EU-organets budget
Artikel 32
Årlig og flerårig programmering
1. EU-organet udarbejder et programmeringsdokument, der indeholder den årlige og flerårige programmering under hensyntagen til Kommissionens retningslinjer.
2. I det flerårige program fastsættes:
-
den samlede strategiske programmering, herunder mål, forventede resultater og resultatindikatorer
-
ressourceplanen, herunder det flerårige budget og personalebehovet.
Ressourceplanen omfatter kvalitative og kvantitative oplysninger om personalebehovet og budgetmæssige spørgsmål til rapporteringsformål, navnlig:
-
for år n-1 og n oplysninger om antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten samt om antallet af udstationerede nationale eksperter
-
for år n-1 et skøn over de i artikel 97 omhandlede budgettransaktioner og oplysninger om værtsmedlemsstatens bidrag i form af naturalydelser
-
for år n+1 et skøn over antallet af tjenestemænd, midlertidigt ansatte og kontraktansatte som defineret i vedtægten
-
for de efterfølgende år et vejledende budget og en personaleplan.
Kommissionen sender EU-organet en udtalelse fra de relevante tjenestegrene i Kommissionen om udkastet til personaleplanen.
Såfremt EU-organet ikke tager udtalelsen fra Kommissionens tjenestegrene fuldt ud i betragtning, skal det afgive fyldestgørende forklaring til Kommissionen herom.
Ressourceplanen ajourføres årligt. Den strategiske programmering ajourføres, når det er nødvendigt, navnlig med henblik på resultaterne af de overordnede evalueringer, der er omhandlet i oprettelsesakten.
3. EU-organets årlige arbejdsprogram indeholder detaljerede mål og forventede resultater, herunder resultatindikatorer. Det indeholder endvidere en beskrivelse af den eller de foranstaltninger, der skal finansieres, og en angivelse af de dertil svarende finansielle og menneskelige ressourcer, der er tildelt hver foranstaltning. Det årlige arbejdsprogram skal være i overensstemmelse med det i stk. 1 nævnte flerårige program.
Den skal indeholde klare oplysninger om, hvilke af EU-organets opgaver der er blevet tilføjet, ændret eller ikke videreføres i forhold til det foregående regnskabsår.
4. Enhver væsentlig ændring af det årlige arbejdsprogram vedtages efter samme procedure som det oprindelige arbejdsprogram i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten og artikel 33 i denne forordning.
Bestyrelsen kan uddelegere beføjelser til EU-organets anvisningsberettigede til at foretage ikke-væsentlige ændringer af det årlige arbejdsprogram.
Artikel 33
Fastlæggelse af budgettet
1. Budgettet fastlægges i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten.
2. EU-organet sender senest den 31. januar hvert år Kommissionen et foreløbigt udkast til overslag over sine indtægter og udgifter samt de generelle retningslinjer, der ligger til grund for overslaget.
3. I overensstemmelse med artikel 37 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 sender EU-organet hvert år Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet et overslag over sine indtægter og udgifter, som fastsat i oprettelsesakten.
4. Overslaget over EU-organets indtægter og udgifter omfatter:
a)
en stillingsfortegnelse, der angiver antallet af faste og midlertidige stillinger i hver lønklasse inden for hver kategori, som godkendes inden for rammerne af budgetbevillingerne
b)
i tilfælde af ændring af antallet af ansatte, en begrundelse for de nye stillinger, der anmodes om
c)
et kvartalsoverslag over kasseudbetalinger og kasseindbetalinger
d)
oplysninger om opfyldelsen af alle målsætninger, der tidligere er opstillet for de forskellige aktiviteter. Resultatet af evalueringerne behandles og bruges til at vise, hvilke fordele en forøgelse eller nedsættelse af EU-organets foreslåede budget i forhold til dets budget for år n vil kunne indebære.
5. EU-organet sender senest den 31. januar hvert år Kommissionen, Europa-Parlamentets og Rådet udkastet til det i artikel 32 omhandlede programmeringsdokument samt enhver ajourført senere version af dette dokument.
6. Som led i proceduren for vedtagelse af budgettet sender Kommissionen EU-organets overslag til Europa-Parlamentet og Rådet og foreslår det bidrag til EU-organet og det personale, som den mener er nødvendigt for dette. Kommissionen fremlægger et udkast til EU-organets stillingsfortegnelse og et overslag over antallet af kontraktansatte og udstationerede nationale eksperter angivet i fuldtidsækvivalenter, som der foreslås bevillinger til, så snart Kommissionens har udarbejdet et budgetforslag.
7. Europa-Parlamentet og Rådet vedtager EU-organets stillingsfortegnelse og enhver efterfølgende ændring hertil i overensstemmelse med artikel 38, stk. 1. Stillingsfortegnelsen offentliggøres i et bilag til sektion III - Kommission - i budgettet.
8. EU-organets budget, stillingsfortegnelsen og det programmeringsdokument, der er omhandlet i artikel 32, vedtages af bestyrelsen. De bliver endelige efter den endelige vedtagelse af budgettet, der angiver bidraget og stillingsfortegnelsen, og EU-organets budget justeres eventuelt i overensstemmelse hermed.
9. Når Kommissionen tildeler et EU-organ nye opgaver, skal den, uden at det berører de lovgivningsmæssige procedurer for ændring af oprettelsesakten, sende Europa-Parlamentet og Rådet de nødvendige oplysninger til vurdering af virkningen af de nye opgaver på EU-organets ressourcer med henblik på i givet fald at revidere finansieringen af EU-organet.
Artikel 34
Ændringsbudgetter
Enhver ændring af EU-organets budget, herunder stillingsfortegnelsen, er genstand for et ændringsbudget, der vedtages efter samme procedure som EU-organets oprindelige budget i overensstemmelse med bestemmelserne i oprettelsesakten og artikel 33 i denne forordning.
KAPITEL 2
EU-organets budgets struktur og udformning
Artikel 35
EU-organets budgets struktur
EU-organets budget består af en oversigt over indtægter og en oversigt over udgifter.
Artikel 36
Kontoplan
Hvis arten af EU-organets aktiviteter berettiger det, skal oversigten over udgifter være opstillet efter en kontoplan opdelt efter formål. Kontoplanen fastlægges af EU-organet og sondrer klart mellem administrationsbevillinger og aktionsbevillinger.
Artikel 37
Udformningen af EU-organets budget
EU-organets budget viser:
1)
i oversigten over indtægter:
a)
overslag over EU-organets indtægter i det pågældende regnskabsår (»regnskabsår n«)
b)
de anslåede indtægter i det foregående regnskabsår og indtægterne i regnskabsåret n-2
c)
de relevante anmærkninger for hver indtægtspost
2)
i den almindelige oversigt over udgifter:
a)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for regnskabsår n
b)
forpligtelses- og betalingsbevillingerne for det foregående regnskabsår, og de indgåede udgiftsforpligtelser og de betalte udgifter i regnskabsåret n-2, sidstnævnte også opført som procentdel af EU-organets budget for regnskabsår n
c)
en oversigt over forfaldsplanerne for de betalinger, der skal foretages i efterfølgende regnskabsår som følge af budgetmæssige forpligtelser indgået i tidligere regnskabsår
d)
de relevante anmærkninger for hver underinddeling.
Artikel 38
Regler for stillingsfortegnelsen for personale
1. Den stillingsfortegnelse, der er omhandlet i artikel 33, skal ud for det antal stillinger, der godkendes for det pågældende regnskabsår, vise antallet af godkendte stillinger for det foregående regnskabsår samt antallet af reelt besatte stillinger. Dette er en ufravigelig grænse for EU-organet. Ingen udnævnelser kan finde sted ud over denne grænse.
Dog kan bestyrelsen ændre stillingsfortegnelsen med indtil 10 % af de godkendte stillinger, undtagen for så vidt angår lønklasse AD 16, AD 15, AD 14 og AD 13, forudsat at følgende betingelser er opfyldt:
a)
omfanget af personalebevillingerne for hele regnskabsåret må ikke berøres
b)
det samlede antal godkendte stillinger for stillingsfortegnelsen må ikke overskrides
c)
EU-organet har deltaget i en benchmarkingundersøgelse med andre EU-organer iværksat gennem Kommissionens personalescreening.
2. Som en undtagelse fra stk. 1, andet afsnit, kan der kompenseres for virkningerne af deltidstjeneste, der er godkendt af ansættelsesmyndigheden i overensstemmelse med vedtægten. Når en ansat anmoder om tilbagetrækning af godkendelsen inden udløbet af den tildelte periode, træffer EU-organet hurtigst muligt passende foranstaltninger til sikre, at det samlede antal, som er omhandlet i stk. 1, andet afsnit, litra b), overholdes.
AFSNIT IV
GENNEMFØRELSE AF EU-ORGANETS BUDGET
KAPITEL 1
Almindelige bestemmelser
Artikel 39
Budgetgennemførelse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning
1. Direktøren udøver funktionen som anvisningsberettiget. Direktøren har ansvaret for gennemførelsen af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter i overensstemmelse med de finansielle bestemmelser for EU-organet og princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning på eget ansvar og inden for rammerne af de givne bevillinger.
2. Uden at dette berører den anvisningsberettigedes ansvar med hensyn til forebyggelse og afsløring af svig og uregelmæssigheder, deltager organet i Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svigs aktiviteter til bekæmpelse af svig.
Artikel 40
Delegation af beføjelser vedrørende budgetgennemførelsen
1. Direktøren kan delegere sine beføjelser vedrørende gennemførelsen af budgettet til ansatte i EU-organet, der er omfattet af vedtægten, på de betingelser, der er fastlagt i de finansielle bestemmelser for EU-organet, som bestyrelsen har vedtaget. De befuldmægtigede kan kun handle inden for rammerne af de beføjelser, som de udtrykkeligt har fået overdraget.
2. Den befuldmægtigede kan subdelegere de modtagne beføjelser på de betingelser, der er fastsat i gennemførelsesbestemmelserne til denne forordning, jf. artikel 114. Enhver subdelegation kræver direktørens udtrykkelige godkendelse.
Artikel 41
Interessekonflikter
1. Finansielle aktører som omhandlet i kapitel 2 i dette afsnit og andre personer, der er beskæftiget med budgetgennemførelse og forvaltning, herunder forberedende foranstaltninger med henblik herpå, revision eller kontrol, foretager ikke handlinger, der vil kunne medføre, at den pågældendes egne interesser kommer i konflikt med Unionens interesser.
Opstår der risiko for en sådan interessekonflikt, har den pågældende pligt til at afholde sig fra at foretage handlingen og til at forelægge sagen for den kompetente myndighed, som skriftligt fastslår, om der eksisterer en interessekonflikt. Hvis der konstateres en interessekonflikt, skal den pågældende indstille alle sine aktiviteter vedrørende den pågældende sag. Den kompetente myndighed træffer alle eventuelle yderligere, hensigtsmæssige foranstaltninger.
2. Med henblik på stk. 1 er der tale om interessekonflikt, når en upartisk og objektiv udøvelse af de opgaver, der påhviler en finansiel aktør eller en anden person omhandlet i stk. 1, bringes i fare af familiemæssige, følelsesmæssige, politiske, nationale eller økonomiske grunde eller ethvert andet interessefællesskab med tilskudsmodtageren.
3. Den i stk. 1 omhandlede kompetente myndighed er den pågældende aktørs hierarkisk foresatte. Hvis aktøren er direktøren, er bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget den hierarkisk foresatte.
4. EU-organet vedtager regler om forebyggelse og forvaltning af interessekonflikter.
Artikel 42
Metoder til gennemførelse af EU-organets budget
1. EU-organets budget gennemføres af direktøren i de tjenester, som er undergivet direktørens myndighed.
2. I det omfang, det er nødvendigt, kan opgaver af teknisk, administrativ, forberedende eller underordnet art, der ikke indebærer udøvelse af offentlig myndighed eller udøvelse af skønsbeføjelser, på kontraktbasis overlades til eksterne, privatretlige enheder eller organer.
KAPITEL 2
Finansielle aktører
Afdeling 1
Princippet om adskillelse af funktioner
Artikel 43
Adskillelse af funktioner
Funktionerne som anvisningsberettiget og regnskabsfører er adskilte og indbyrdes uforenelige.
Afdeling 2
Den anvisningsberettigede
Artikel 44
Den anvisningsberettigedes beføjelser og opgaver
1. Den anvisningsberettigede skal sørge for, at indtægter modtages, og udgifter afholdes i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, og sikre deres lovlighed og formelle rigtighed.
2. Med henblik på stk. 1 etablerer den anvisningsberettigede i overensstemmelse med minimumsstandarder fastsat af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget på baggrund af de standarder, som Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene, og under behørigt hensyn til de risici, der er forbundet med forvaltningsmiljøet og arten af de finansierede foranstaltninger, en organisatorisk struktur samt interne kontrolsystemer, der er tilpasset den anvisningsberettigedes opgaver.
Etableringen af en sådan struktur og sådanne systemer understøttes af en omfattende risikoanalyse, der tager hensyn til deres omkostningseffektivitet.
Den anvisningsberettigede kan inden for sine tjenestegrene etablere en ekspertise- og rådgivningsfunktion, som skal hjælpe vedkommende med at forebygge risici i forbindelse med vedkommendes aktiviteter.
3. Afholdelse af udgifter omfatter, at den anvisningsberettigede indgår budgetmæssige og retlige forpligtelser, fastsætter udgifter og anviser betalinger samt foretager de handlinger, der er nødvendige forud for anvendelsen af bevillingerne.
4. Modtagelse af indtægter omfatter udfærdigelse af overslag over fordringer, fastlæggelse af udestående fordringer og udstedelse af indtægtsordrer. Den omfatter om nødvendigt også afkald på konstaterede fordringer.
5. Den anvisningsberettigede opbevarer bilagene vedrørende gennemførte transaktioner i fem år at regne fra datoen for beslutningen om meddelelse af decharge for gennemførelse af EU-organets budget. Personoplysninger i bilag slettes om muligt, når disse oplysninger ikke er nødvendige med henblik på budgetdecharge, kontrol og revision. Under alle omstændigheder finder artikel 37, stk. 2, i forordning (EF) nr. 45/2001 anvendelse med hensyn til opbevaring af trafikdata.
Artikel 45
Forudgående kontrol
1. Hver transaktion som omhandlet i artikel 44 er genstand for mindst en forudgående kontrol af såvel de operationelle som de finansielle aspekter af transaktionen på grundlag af skrivebordskontrol af bilag og de foreliggende resultater af allerede udført kontrol.
Efterfølgende kontrol omfatter indledning og efterprøvning af en transaktion.
2. Ved indledning af en transaktion forstås samtlige handlinger, som går forud for de anvisningsberettigedes iværksættelse af foranstaltninger til gennemførelse af EU-organets budget, jf. artikel 33 og 34.
3. Ved forudgående kontrol af en transaktion forstås alle forudgående tjek, som foretages af den anvisningsberettigede med henblik på at kontrollere transaktionens operationelle og finansielle aspekter.
4. Den forudgående kontrol skal efterprøve overensstemmelsen mellem de krævede bilag og andre tilgængelige oplysninger. Omfanget af den forudgående kontrol med hensyn til hyppighed og intensitet fastlægges af den ansvarlige anvisningsberettigede ud fra en vurdering af risici og omkostningseffektivitet. I tilfælde af tvivl kan den anvisningsberettigede, som er ansvarlig for fastsættelsen af den pågældende betaling, som et led i den forudgående kontrol anmode om yderligere oplysninger eller udføre kontrol på stedet med henblik på at opnå rimelig sikkerhed.
Formålet med den forudgående kontrol er at fastslå:
a)
udgiftens formelle rigtighed og overensstemmelse med gældende bestemmelser
b)
anvendelsen af det i artikel 29 omhandlede princip om forsvarlig økonomisk forvaltning.
I forbindelse med forudgående kontrol kan den anvisningsberettigede betragte en række ensartede individuelle transaktioner vedrørende løbende udgifter til løn, pensioner, godtgørelse af udgifter i forbindelse med tjenesterejser og udgifter til lægebehandling som én transaktion.
5. For hver enkelt transaktion udføres efterprøvningen af andre ansatte end dem, der indledte transaktionen. De ansatte, der udfører efterprøvningen af en transaktion, er ikke underordnet dem, der indledte transaktionen.
Artikel 46
Efterfølgende kontrol
1. Den anvisningsberettigede kan foranstalte efterfølgende kontrol for at efterprøve transaktioner, der allerede er godkendt som følge af en forudgående kontrol. Denne kontrol kan foretages stikprøvevis på grundlag af en risikoanalyse.
2. Den efterfølgende kontrol kan udføres på grundlag af dokumenter og i givet fald på stedet.
Den efterfølgende kontrol skal sikre, at de transaktioner, der finansieres over EU-organets budget, er korrekt gennemført, og navnlig at de kriterier, der er omhandlet i artikel 45, stk. 4, er overholdt.
Resultatet af den efterfølgende kontrol gennemgås mindst én gang om året af den anvisningsberettigede for at fastslå eventuelle systemiske problemer. Den anvisningsberettigede træffer forholdsregler for at afhjælpe sådanne problemer.
Den risikoanalyse, der er omhandlet i stk. 1, revideres i lyset af kontrolresultaterne og andre relevante oplysninger.
For så vidt angår flerårige programmer, fastlægger den anvisningsberettigede en flerårig kontrolstrategi med nærmere angivelse af kontrollens art og omfang i løbet af perioden og af metoden til måling af resultaterne år for år med henblik på den årlige proces for opnåelse af sikkerhed.
3. Den forudgående kontrol udføres af andre ansatte end dem, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol. De ansatte, der er ansvarlige for den efterfølgende kontrol, kan ikke være underordnet de ansatte, der er ansvarlige for den forudgående kontrol.
Hvis den anvisningsberettigede gennemfører finansielle revisioner af tilskudsmodtagere ved efterfølgende kontrol, skal de pågældende revisionsregler være klare, konsekvente og gennemsigtige og skal respektere både EU-organets og de reviderede enheders rettigheder.
4. Ansatte med ansvar for kontrollen med den økonomiske forvaltning, der er omhandlet i stk. 3, skal have den nødvendige faglige kompetence. De skal overholde en særlig kodeks af faglige standarder, der fastlægges af EU-organet og er baseret på de standarder, Kommissionen har fastlagt for sine egne tjenestegrene.
Artikel 47
Konsolideret årlig aktivitetsrapport
1. Den anvisningsberettigede redegør over for bestyrelsen for sin virksomhed i en konsolideret årlig aktivitetsrapport, der indeholder:
a)
oplysninger om:
-
gennemførelsen af organets årlige arbejdsprogram, budget og personaleressourcer, jf. artikel 38
-
forvaltningssystemer og interne kontrolsystemer, herunder et resumé af antallet og typer af interne revisioner, der er foretaget af den interne revisor, de interne revisionsfunktioner, de henstillinger, der er fremsat, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse henstillinger og i forbindelse med henstillinger fra tidligere år, jf. artikel 82 og 83
-
eventuelle bemærkninger fremsat af Revisionsrettens, og den opfølgning, der har fundet sted i forbindelse med disse bemærkninger
-
årsregnskabet og beretningen om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning, jf. dog artikel 92, 96 og 97
b)
en erklæring, hvori den anvisningsberettigede bekræfter, at vedkommende, medmindre andet er præciseret i eventuelle forbehold vedrørende afgrænsede indkomst- og udgiftsområder, har rimelig sikkerhed for, at:
-
oplysningerne i den anvisningsberettigedes beretning giver et retvisende billede
-
de midler, der var afsat til de i beretningen beskrevne aktiviteter, er anvendt til de tilsigtede formål og i overensstemmelse med principperne for forsvarlig økonomisk forvaltning
-
de eksisterende kontrolprocedurer giver den nødvendige garanti for de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport skal redegøre for resultaterne af de gennemførte transaktioner i forhold til de opstillede mål og for de dermed forbundne risici samt for, hvordan de disponible ressourcer er udnyttet, og for de interne kontrolsystemers effektivitet og produktivitet og skal bl.a. indeholde en samlet vurdering af kontrollernes omkostninger og fordele.
Den konsoliderede årlige aktivitetsrapport fremlægges for bestyrelsen til vurdering.
2. Senest den 1. juli hvert år fremsender bestyrelsen den konsoliderede årlige aktivitetsrapport og deres vurderingen heraf til Revisionsretten, Kommissionen, Europa-Parlamentet og Rådet.
3. Yderligere rapporteringskrav kan fastsættes i oprettelsesakten i behørigt begrundede undtagelsestilfælde, navnlig hvor det område, som organet opererer inden for, kræver det.
Artikel 48
Beskyttelse af Unionens finansielle interesser
1. Hvis en ansat, der deltager i den økonomiske forvaltning og kontrollen med transaktionerne, mener, at en beslutning, som dennes overordnede pålægger vedkommende at føre ud i livet eller acceptere, er i modstrid med gældende regler, med principperne om forsvarlig økonomisk forvaltning eller med de faglige regler, som vedkommende skal overholde, underretter vedkommende skriftligt sin direktør, som svarer skriftligt. Hvis direktøren ikke reagerer eller bekræfter den oprindelige afgørelse eller instruks, og hvis den ansatte mener, at denne bekræftelse ikke er tilstrækkelig i betragtning af de fremsatte forbehold, underretter den ansatte skriftligt den relevante instans som omhandlet i artikel 54, stk. 5, og bestyrelsen herom.
2. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser, underretter den pågældende ansatte de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning. Aftaler med eksterne revisorer, der udfører revisioner af EU-organets finansielle forvaltning, skal indeholde en forpligtelse for den eksterne revisor til at underrette den anvisningsberettigede om enhver mistanke om ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser.
Artikel 49
Delegation af budgetgennemførelsen
I det tilfælde, hvor der er foretaget delegation eller subdelegation af beføjelserne til gennemførelse af budgettet i overensstemmelse med artikel 40, finder artikel 44, stk. 1, 2 og 3, anvendelse, med de nødvendige ændringer, på de ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede.
Afdeling 3
Regnskabsføreren
Artikel 50
Regnskabsførerens beføjelser og opgaver
1. Bestyrelsen udnævner en regnskabsfører, der er omfattet af vedtægten, og som er fuldstændig uafhængig under udførelsen af sit hverv. Regnskabsføreren har i EU-organet ansvaret for:
a)
korrekt gennemførelse af betalinger, inkassering af indtægter og inddrivelse af fastlagte fordringer
b)
udarbejdelse og forelæggelse af årsregnskabet i overensstemmelse med afsnit IX
c)
regnskabsføring i overensstemmelse med afsnit IX
d)
fastlæggelse, i overensstemmelse med afsnit IX, af regnskabsreglerne samt regnskabskontoplanen i overensstemmelse med de bestemmelser, der er fastlagt af Kommissionens regnskabsfører
e)
udformning og godkendelse af regnskabssystemer og, når det er relevant, godkendelse af de systemer, som den anvisningsberettigede har fastlagt med henblik på at levere eller dokumentere regnskabsmæssige oplysninger; i den forbindelse er regnskabsføreren til hver en tid bemyndiget til at kontrollere, at godkendelseskriterierne er overholdt
f)
likviditetsstyring.
2. To eller flere EU-organer kan udnævne den samme regnskabsfører.
EU-organer kan også blive enige med Kommissionen om, at Kommissionens regnskabsfører også skal fungere som regnskabsfører for EU-organet.
EU-organer kan også pålægge Kommissionens regnskabsfører en del af de opgaver, som påhviler EU-organets regnskabsfører, jf. analysen af omkostningseffektiviteten som omhandlet i artikel 29.
I de tilfælde, der er omhandlet i dette stykke, træffer organet de nødvendige foranstaltninger for at undgå interessekonflikter.
3. Kommissionens regnskabsfører modtager fra den anvisningsberettigede alle oplysninger, der er nødvendige for opstillingen af et årsregnskab, der giver et retvisende billede af EU-organets økonomiske situation og budgetgennemførelsen. Regnskabsføreren garanterer pålideligheden af disse oplysninger.
4. Før regnskaberne vedtages af direktøren, underskrives de af regnskabsføreren, som derved bekræfter, at vedkommende har rimelig sikkerhed for, at regnskaberne giver et retvisende billede af EU-organets økonomiske situation.
Med henblik på første afsnit efterprøver regnskabsføreren, om regnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsreglerne, jf. artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, og at alle indtægter og udgifter er opført i regnskaberne.
Den anvisningsberettigede fremsender alle de oplysninger, som regnskabsføreren har behov for til at udøve sine funktioner.
De anvisningsberettigede bevarer det fulde ansvar for den korrekte anvendelse af de midler, de forvalter, lovligheden og den formelle rigtighed af de udgifter, de kontrollerer, og fuldstændigheden og nøjagtigheden af de oplysninger, der fremsendes til regnskabsføreren.
5. Regnskabsføreren har beføjelse til at kontrollere de modtagne oplysninger og til at foretage yderligere tjek, som vedkommende anser for nødvendige for at kunne underskrive regnskaberne.
Regnskabsføreren tager om nødvendigt forbehold og redegør i så fald i detaljer for arten og omfanget af disse forbehold.
6. Regnskabsføreren er den eneste, der har beføjelse til at forvalte kontanter og likvide midler, jf. dog stk. 7 i denne artikel og artikel 51. Regnskabsføreren er ansvarlig for deres opbevaring.
7. Regnskabsføreren kan, hvis dette viser sig nødvendigt for udførelsen af vedkommendes opgaver, uddelegere visse af sine funktioner til underordnede ansatte, der er omfattet af vedtægten.
8. Fuldmagtsdokumentet definerer de opgaver, rettigheder og forpligtelser, der overdrages til de befuldmægtigede.
Afdeling 4
Forskudsbestyreren
Artikel 51
Forskudskonti
Hvis det viser sig nødvendigt med henblik på betaling af mindre udgifter og inkassering af andre indtægter som omhandlet i artikel 6, kan der oprettes forskudskonti. Forskudskonti tilføres midler af regnskabsføreren og er underlagt forskudsbestyrere udpeget af regnskabsføreren.
Det maksimumsbeløb for hver udgift eller indtægt, der kan udbetales af forskudsbestyreren til tredjemand, kan ikke overstige 60 000 EUR og fastsættes af hvert EU-organ for hver enkelt udgift eller indtægt. Betalinger over forskudskontiene kan foregå ved overførsel, herunder ved anvendelse af den direkte debiteringsordning, som er omhandlet i artikel 74, stk. 1, eller pr. check eller ved hjælp af andre betalingsmidler i overensstemmelse med de instrukser, som er fastsat af regnskabsføreren.
KAPITEL 3
De finansielle aktørers ansvar
Afdeling 1
Generelle bestemmelser
Artikel 52
Inddragelse af bemyndigelse og suspension af funktioner for finansielle aktører
1. Den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede kan når som helst midlertidigt eller definitivt inddrage den pågældende bemyndigelse. Den anvisningsberettigede kan når som helst trække sin godkendelse af en specifik subdelegation tilbage.
2. Bestyrelsen, der har udpeget en regnskabsfører eller en forskudsbestyrer eller begge, kan når som helst midlertidigt eller definitivt suspendere dem fra deres funktioner. I så fald udnævner bestyrelsen en midlertidig regnskabsfører.
3. Stk. 1 og 2 berører ikke eventuelle disciplinære foranstaltninger over for de finansielle aktører, der er omhandlet i stk. 1 og 2.
Artikel 53
De finansielle aktørers ansvar i tilfælde af ulovlig aktivitet, svig eller korruption
1. Artikel 52-56 indskrænker ikke det strafferetlige ansvar, som de i artikel 52 nævnte finansielle aktører kan pådrage sig efter gældende national ret og efter gældende bestemmelser om beskyttelse af Unionens finansielle interesser og om bekæmpelse af korruption, som involverer Unionens tjenestemænd eller tjenestemænd i medlemsstaterne.
2. De anvisningsberettigede, regnskabsførerne og forskudsbestyrerne er disciplinært og økonomisk ansvarlige efter bestemmelserne i vedtægten, jf. dog artikel 54, 55 og 56. Er der tale om en ulovlig aktivitet, svig eller korruption, der vil kunne skade Unionens interesser, indbringes sagen for de myndigheder og instanser, der er fastsat i den gældende lovgivning, navnlig for Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig.
Afdeling 2
Regler for anvisningsberettigede
Artikel 54
Regler for anvisningsberettigede
1. Den anvisningsberettigede pådrager sig økonomisk ansvar i henhold til vedtægten.
2. Erstatningspligt består især, hvis den anvisningsberettigede forsætligt eller groft uagtsomt:
a)
konstaterer tilstedeværelsen af udestående fordringer eller udsteder indtægtsordrer, indgår en udgiftsforpligtelse eller underskriver en betalingsordre og i den forbindelse undlader at følge denne forordning og i givet fald gennemførelsesbestemmelserne for EU-organets egen finansforordning
b)
undlader at udstede et dokument, som indebærer skabelse af en fordring, undlader at udstede en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en indtægtsordre eller forhaler udstedelsen af en betalingsordre, hvorved EU-organet påføres et civilretligt ansvar over for tredjemand.
3. Hvis en ved delegation eller subdelegation bemyndiget anvisningsberettiget finder, at en beslutning, som det påhviler vedkommende at træffe, er i strid med gældende regler eller med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning, skal vedkommende give den fuldmagtsgivende myndighed skriftlig meddelelse herom. Hvis den fuldmagtsgivende myndighed skriftligt giver den ved delegation eller subdelegation bemyndigede anvisningsberettigede en begrundet instruks om at træffe den pågældende beslutning, drages den pågældende anvisningsberettigede ikke til ansvar.
4. I tilfælde af delegation forbliver den anvisningsberettigede ansvarlig for effektiviteten og produktiviteten af de oprettede systemer for forvaltning og intern kontrol og for valget af den ved delegation bemyndigede anvisningsberettigede.
5. Den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, eller som Kommissionen deltager i i henhold til artikel 73, stk. 6, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, udøver over for EU-organet de samme beføjelser som dem, den er tildelt over for Kommissionens tjenestegrene, medmindre bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget beslutter at oprette en funktionelt uafhængig instans eller at deltage i en fælles instans, der er oprettet af flere organer. I forbindelse med sager, som forelægges af EU-organerne, omfatter den særlige instans for økonomiske uregelmæssigheder, som Kommissionen har oprettet, en ansat i et EU-organ.
På grundlag af udtalelsen fra den instans, der er omhandlet i første afsnit, afgør direktøren, om der skal træffes foranstaltninger med henblik på at fastslå, om disciplinært eller økonomisk ansvar kan gøres gældende. Hvis den har opdaget systemrelaterede problemer, sender instansen den anvisningsberettigede og Kommissionens interne revisor en rapport med eventuelle henstillinger. Hvis denne udtalelse er belastende for direktøren, fremsender instansen den til bestyrelsen og til Kommissionens interne revisor. Direktøren henviser i anonym form til instansens udtalelser i sin årlige aktivitetsrapport og angiver, hvilke opfølgningsforanstaltninger der er truffet.
6. Det kan pålægges enhver ansat helt eller delvis at erstatte tab, som påføres EU-organet som følge af grove personlige fejl ved udøvelsen af eller i forbindelse med den ansattes hverv. Ansættelsesmyndigheden træffer en begrundet afgørelse efter at have overholdt de formaliteter, som vedtægten foreskriver på det disciplinære område.
Afdeling 3
Regler for regnskabsførere og forskudsbestyrere
Artikel 55
Regler for regnskabsførere
Regnskabsføreren er disciplinært og økonomisk ansvarlig på de betingelser og efter de procedurer, der er fastsat i vedtægten. Navnlig er nedenstående fejl ansvarspådragende:
a)
tab eller beskadigelse af midler, værdier eller dokumenter, som vedkommende har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed
b)
uretmæssig ændring af bank- eller postgirokonti
c)
inkasseringer eller betalinger, der ikke er i overensstemmelse med de dertil svarende indtægts- eller betalingsordrer
d)
manglende inkassering af skyldige indtægter.
Artikel 56
Regler for forskudsbestyrere
Forskudsbestyreren er disciplinært og økonomisk ansvarlig på de betingelser og efter de procedurer, der er fastsat i vedtægten. Navnlig er nedenstående fejl ansvarspådragende for en forskudsbestyrer:
a)
tab eller beskadigelse af midler, værdier og dokumenter, som vedkommende har ansvaret for, eller tab eller beskadigelse gennem forsømmelighed
b)
manglende dokumentation for de betalinger, vedkommende har foretaget
c)
udbetaling til andre end de berettigede
d)
manglende inkassering af skyldige indtægter.
KAPITEL 4
Forvaltning af indtægter
Artikel 57
Betalingsanmodninger
EU-organet forelægger Kommissionen, under betingelser og med intervaller, som aftales med denne, anmodninger om udbetaling af hele eller en del af Unionens bidrag i henhold til artikel 19, stk. 6.
Artikel 58
Behandling af renter
Renter af midler, som Kommissionen har betalt til EU-organet i form af bidrag, overføres ikke til budgettet.
Artikel 59
Overslag over fordringer
1. Når den anvisningsberettigede råder over tilstrækkelige og pålidelige oplysninger vedrørende enhver foranstaltning eller ethvert forhold, der kan give anledning til et til EU-organet skyldigt beløb, udarbejder den anvisningsberettigede et overslag over fordringen.
2. Overslaget over fordringen justeres af den anvisningsberettigede, så snart vedkommende bliver bekendt med en begivenhed, der ændrer foranstaltningen eller det forhold, som gav anledning til overslaget over fordringen.
Når den anvisningsberettigede udarbejder indtægtsordren vedrørende en foranstaltning eller et forhold, der tidligere havde givet anledning til et overslag over fordringen, justeres overslaget tilsvarende af den anvisningsberettigede.
Hvis indtægtsordren er udarbejdet for samme beløb som det oprindelige overslag over fordringen, nedsættes dette overslag til nul.
Artikel 60
Fastlæggelse af fordringer
1. Fastlæggelse af en fordring er den handling, hvorved den anvisningsberettigede:
a)
kontrollerer eksistensen af debitors gæld
b)
fastslår eller kontrollerer gældens tilstedeværelse og størrelse
c)
kontrollerer, at gælden er forfalden.
2. Enhver fordring, der er sikker, opgjort og forfalden til betaling, fastlægges ved en indtægtsordre, der sendes til regnskabsføreren, efterfulgt af en debetnota, der stiles til debitor, begge udarbejdet af den anvisningsberettigede.
3. Uretmæssigt udbetalte beløb inddrives.
4. Enhver fordring, der ikke er indfriet på den i debetnotaen fastsatte forfaldsdag, er rentebærende efter delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
5. I behørigt begrundede tilfælde kan visse løbende indtægter fastlægges foreløbigt. En foreløbig fastlæggelse omfatter flere individuelle beløb, som derfor ikke behøver blive individuelt fastlagt. Inden regnskabsårets udløb skal den anvisningsberettigede foretage ændringerne i de foreløbige fastlæggelser, således at de bringes i overensstemmelse med de faktisk konstaterede fordringer.
Artikel 61
Anvisning af indtægter
Anvisning af indtægter er den handling, hvorved den anvisningsberettigede ved udstedelse af en indtægtsordre giver regnskabsføreren instruks om at inddrive en fordring, som den anvisningsberettigede har fastlagt.
Artikel 62
Reglerne vedrørende inddrivelse
1. Regnskabsføreren tager sig af de indtægtsordrer, der er behørigt udstedt af den anvisningsberettigede med henblik på inddrivelse af fordringer. Regnskabsføreren skal sikre, at EU-organet modtager sine indtægter, og sørge for, at EU-organets krav bevares.
2. Hvis den faktiske inddrivelse ikke har fundet sted ved udløbet af den frist, der er fastsat i debetnotaen, underretter regnskabsføreren den anvisningsberettigede herom og iværksætter omgående inddrivelsesproceduren, eventuelt ad rettens vej, herunder i givet fald gennem modregning, eller hvis dette ikke er muligt, ved tvangsinddrivelse.
3. Regnskabsføreren inddriver EU-organets fordringer ved modregning i alle tilfælde, hvor debitor selv har en fordring i forhold til EU-organet. Sådanne fordringer skal være sikre, opgjorte og forfaldne til betaling.
4. Når den anvisningsberettigede påtænker helt eller delvis at give afkald på at inddrive en fastlagt fordring, skal vedkommende sikre sig, at afkaldet er formelt korrekt og i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og om proportionalitet. Beslutninger om afkald skal begrundes. Den anvisningsberettigede kan kun uddelegere denne beslutning, når det drejer sig om fordringer på under 5 000 EUR.
Afkaldsbeslutningen skal indeholde oplysninger om de bestræbelser, der er gjort for at inddrive beløbet, og om de retlige og faktiske elementer, den hviler på.
5. Den anvisningsberettigede annullerer en fastlagt fordring helt eller delvist, hvis det viser sig, at fordringen ikke er fastlagt korrekt. Denne annullering kommer til udtryk gennem en afgørelse truffet af den anvisningsberettigede og er genstand for en passende begrundelse.
Artikel 63
Formaliteter ved inddrivelse
1. Ved den faktiske inddrivelse foretager regnskabsføreren en bogføring i regnskaberne, og den anvisningsberettigede underrettes herom.
2. Ved enhver kontant betaling til regnskabsførerens kasse skal der udstedes en kvittering.
3. Delvis betaling fra en debitor, til hvem der er udstedt flere indtægtsordrer, dækker først den ældste fordring, medmindre andet specificeres af debitor.
Enhver delvis betaling dækker først renterne.
Artikel 64
Henstand med betaling
1. Regnskabsføreren kan i samarbejde med den anvisningsberettigede kun give henstand med betaling efter behørigt begrundet skriftlig anmodning fra debitor, hvis følgende to betingelser begge er opfyldt:
a)
debitor forpligter sig til at betale renter til den i artikel 83 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anførte sats i hele henstandsperioden regnet fra udløbet af den frist, der er omhandlet i artikel 80, stk. 3, litra b), i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012
b)
debitor stiller, for at beskytte EU-organets rettigheder, en finansiel garanti for både hovedstol og rente af endnu ikke inddrevet gæld, som godkendes af EU-organets regnskabsfører.
Den i litra b) omhandlede garanti kan erstattes af en selvskyldnerkaution stillet af tredjemand og godkendt af EU-organets regnskabsfører.
2. Under særlige omstændigheder kan regnskabsføreren på anmodning af debitor fravige kravet om garanti i stk. 1, første afsnit, litra b), når han vurderer, at debitor vil og kan foretage betalingen i henstandsperioden, men ikke kan stille en sådan garanti og befinder sig i en vanskelig situation.
Artikel 65
Oversigt over fordringer
1. Regnskabsføreren fører en oversigt over fordringer, der skal inddrives. EU-organets fordringer skal samles i oversigten efter datoen for udstedelsen af indtægtsordren. Regnskabsføreren angiver også beslutninger om helt eller delvis at give afkald på at inddrive fastlagte fordringer. Oversigten føjes til EU-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
2. EU-organet udarbejder en oversigt over organets fordringer med angivelse af debitorernes navne og det skyldige beløb, når debitor ved en retskraftig dom er blevet pålagt at tilbagebetale, og når der ikke er foretaget nogen tilbagebetaling eller ikke er foretaget nogen tilbagebetaling af betydning i et år efter afsigelsen af dommen. Oversigten offentliggøres under behørig hensyntagen til beskyttelsen af personoplysninger i overensstemmelse med kravene i forordning (EF) nr. 45/2001.
Med hensyn til personoplysninger vedrørende fysiske personer fjernes de offentliggjorte oplysninger, når gælden er betalt i sin helhed. Det samme gælder personoplysninger vedrørende juridiske personer, hvis officielle navn identificerer en eller flere fysiske personer.
Afgørelsen om at opføre debitor i oversigten over EU-organets fordringer træffes under overholdelse af proportionalitetsprincippet og tager navnlig hensyn til beløbets størrelse.
Artikel 66
Forældelsesfrist
EU-organets fordringer over for tredjemand og tredjemands fordringer over for EU-organet er underlagt en forældelsesfrist på fem år.
Artikel 67
Specifikke bestemmelser vedrørende gebyrer og afgifter
Hvis EU-organet oppebærer gebyrer eller afgifter, som omhandlet i artikel 6, stk. 1, litra a), udarbejdes der i begyndelsen af hvert regnskabsår et samlet foreløbigt overslag over disse.
Når gebyrerne og afgifterne fuldt ud bestemmes af lovgivning eller beslutninger truffet af bestyrelsen, kan den anvisningsberettigede undlade at udstede indtægtsordrer og udstede debetnotaer, så snart han har fastlagt fordringen. I så fald registreres alle oplysninger om EU-organets fordring. Regnskabsføreren fører en oversigt over alle debetnotaer og angiver nummeret på debetnotaerne og det samlede beløb i EU-organets beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning.
Når EU-organet anvender et særskilt faktureringssystem, bogfører regnskabsføreren regelmæssigt og mindst en gang om måneden det samlede beløb for modtagne gebyrer og afgifter i regnskaberne.
Generelt leverer EU-organet først tjenesteydelser i henhold til de pålagte opgaver, efter at det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt. I særlige tilfælde kan en tjenesteydelse imidlertid leveres, før det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er fuldt ud betalt. I de tilfælde, hvor en tjenesteydelse er leveret, før det tilsvarende gebyr eller den tilsvarende afgift er betalt, finder artikel 60-66 anvendelse.
KAPITEL 5
Forvaltning af udgifter
Artikel 68
Finansieringsafgørelse
1. Enhver udgift omfatter indgåelse af en forpligtelse, fastsættelse af udgiften, anvisning til betaling og betaling.
2. Forud for enhver udgiftsforpligtelse skal der foreligge en finansieringsafgørelse.
3. EU-organets arbejdsprogram har værdi af finansieringsafgørelse for så vidt angår de aktiviteter, det omfatter, såfremt de i artikel 32, stk. 3, fastlagte kriterier er klart identificeret.
4. Administrationsbevillingerne kan anvendes uden en forudgående finansieringsafgørelse.
Artikel 69
Forpligtelsestyper
1. En budgetmæssig forpligtelse består i at afsætte de bevillinger, der er nødvendige for gennemførelsen af senere betalinger til indfrielse af retlige forpligtelser.
2. En retlig forpligtelse er den handling, hvorved den anvisningsberettigede indgår eller fastlægger en forpligtelse, der medfører udgifter.
3. Budgetmæssige forpligtelser opdeles i følgende tre kategorier:
a)
specifik: en budgetmæssig forpligtelse er specifik, hvis tilskudsmodtageren og udgiftens størrelse er bestemt
b)
samlet: en budgetmæssig forpligtelse er samlet, hvis mindst ét af de elementer, der er nødvendige for at identificere en specifik forpligtelse, ikke er bestemt
c)
foreløbig: en budgetmæssig forpligtelse er foreløbig, hvis den har til formål at dække løbende administrationsudgifter, for hvilke enten beløbet eller de endelige modtagere ikke er endeligt bestemt.
Den foreløbige budgetmæssige forpligtelse iværksættes enten gennem indgåelse af én eller flere retlige enkeltforpligtelser, der giver ret til senere udbetalinger, eller i visse undtagelsestilfælde, hvor der er tale om udgifter til personaleforvaltning, gennem direkte betaling.
4. Budgetmæssige forpligtelser i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end et regnskabsår, kan kun opdeles i årlige trancher over flere regnskabsår, hvis oprettelsesakten eller basisretsakten åbner mulighed for det, eller hvor de vedrører administrationsudgifter.
Artikel 70
Regler vedrørende forpligtelser
1. I forbindelse med enhver foranstaltning med udgiftsvirkning for EU-organets budget indgår den anvisningsberettigede en budgetmæssig forpligtelse, før vedkommende indgår en retlig forpligtelse over for tredjemand.
2. Pligten til at indgå en budgetmæssig forpligtelse, før der indgås en retlig forpligtelse som omhandlet i stk. 1, finder ikke anvendelse på retlige forpligtelser, der indgås som følge af en erklæring om en krisesituation inden for rammerne af en beredskabsplan i overensstemmelse med de procedurer, som EU-organet har vedtaget.
3. De samlede budgetmæssige forpligtelser dækker alle omkostninger, som følger af de dertil svarende specifikke retlige forpligtelser, der indgås frem til den 31. december i år n+1.
Specifikke retlige forpligtelser knyttet til specifikke budgetmæssige forpligtelser eller foreløbige budgetmæssige forpligtelser skal indgås senest den 31. december i år n, jf. dog bestemmelserne i artikel 69, stk. 4, og artikel 87, stk. 2.
Ved udløbet af de perioder, der er anført i første og andet afsnit, frigør den anvisningsberettigede den uudnyttede del af disse budgetmæssige forpligtelser.
Når der vedtages en specifik retlig forpligtelse, der er en opfølgning på en samlet budgetmæssig forpligtelse, skal den ansvarlige anvisningsberettigede, inden denne underskriver, registrere beløbet i bevillingsregnskabet og afskrive det på den samlede budgetmæssige forpligtelse.
4. Ved budgetmæssige og retlige forpligtelser indgået i forbindelse med foranstaltninger, hvis gennemførelse strækker sig over mere end et regnskabsår, fastsættes der, undtagen for personaleudgifter, en tidsfrist for indfrielse i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning.
Den del af sådanne forpligtelser, der ikke er indfriet seks måneder efter den frist, der er fastsat i første afsnit af dette stykke, frigøres efter bestemmelserne i artikel 16.
Når en retlig forpligtelse ikke har givet anledning til nogen betaling som omhandlet i artikel 75 i en periode på to år efter indgåelsen af den, frigøres beløbet for den dertil svarende budgetmæssige forpligtelse, undtagen hvor beløbet vedrører en sag, der pågår for retten eller en voldgiftsinstans, eller hvis der er fastlagt særlige bestemmelser i basisretsakter.
Artikel 71
Tjek af forpligtelser
1. Ved vedtagelsen af en budgetmæssig forpligtelse sikrer den anvisningsberettigede sig:
a)
at konteringen i EU-organets budget er korrekt
b)
at bevillingerne er til stede
c)
at udgiften er i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i oprettelsesakten, de finansielle bestemmelser for det enkelte EU-organ samt alle retsakter, der er vedtaget i medfør af disse
d)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.
2. Ved registreringen af en retlig forpligtelse ved fysisk eller elektronisk underskrift sikrer den anvisningsberettigede sig:
a)
at forpligtelsen er dækket af en dertil svarende budgetmæssig forpligtelse
b)
at udgiften er lovlig og formelt rigtig og i overensstemmelse med de gældende bestemmelser, navnlig i oprettelsesakten, de finansielle bestemmelser for det enkelte EU-organ samt alle retsakter, der er vedtaget i medfør af disse
c)
at princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning er overholdt.
Artikel 72
Fastsættelse af udgifter
Fastsættelse af en udgift er den handling, hvorved den anvisningsberettigede:
a)
kontrollerer kreditors adkomst
b)
fastslår eller kontrollerer fordringens tilstedeværelse og størrelse
c)
kontrollerer, at fordringen er forfalden.
Artikel 73
Påtegning og den konkrete udformning af påtegningen »kan betales«
1. Enhver fastsættelse af en udgift skal støttes på bilag, der beviser kreditors adkomst, på grundlag af en konstatering af de tjenesteydelser, som rent faktisk er leveret, de varer, som rent faktisk er leveret, eller de bygge- og anlægsarbejder, som rent faktisk er udført, eller på grundlag af andre dokumenter, der berettiger til betaling, herunder tilbagevendende betalinger af abonnementer og efteruddannelseskurser.
2. Den anvisningsberettigede kontrollerer selv bilagene eller sikrer på eget ansvar, at denne kontrol er blevet foretaget, inden han træffer afgørelse om fastsættelse af udgiften.
3. Afgørelsen om fastsættelse kommer til udtryk ved, at den anvisningsberettigede underskriver med påtegningen »kan betales«.
4. I et system, hvor der ikke anvendes IT, påføres påtegningen »kan betales« ved anvendelse af et stempel forsynet med en underskrift fra den anvisningsberettigede.
I et system, hvor der anvendes IT, påføres påtegnelsen »kan betales« ved anvendelse af et password tilhørende den anvisningsberettigede.
Artikel 74
Anvisning af udgifter
1. Anvisning af udgifter er den handling, hvorved den anvisningsberettigede efter at have sikret sig, at bevillingerne er til stede, ved udstedelse af en betalingsordre giver regnskabsføreren instruks om at betale en udgift, som den anvisningsberettigede har fastsat.
Hvis der foretages periodisk betaling for leverede tjenesteydelser, herunder udlejningsydelser, eller vareleverancer, som er omfattet af den anvisningsberettigedes risikoanalyse, kan den anvisningsberettigede give instruks om anvendelse af en direkte debiteringsordning.
2. Betalingsordren dateres og underskrives af den anvisningsberettigede og fremsendes derefter til regnskabsføreren. Bilagene opbevares af den anvisningsberettigede i overensstemmelse med artikel 44, stk. 5.
3. I givet fald ledsages den betalingsordre, der fremsendes til regnskabsføreren, af et dokument, der bekræfter, at varerne er registreret i de fortegnelser, der er omhandlet i artikel 106, stk. 1.
Artikel 75
Betalingstyper
1. Det skal dokumenteres, at de til betalingen svarende foranstaltninger er i overensstemmelse med basisretsakten, kontrakten eller tilskudsaftalen, og betalingen skal dække én af følgende transaktioner:
a)
betaling af hele det skyldige beløb
b)
betaling af det skyldige beløb i form af:
1)
forfinansiering, eventuelt opdelt i flere delbetalinger efter undertegnelse af kontrakten eller tilskudsaftalen eller efter meddelelse af tilskudsafgørelsen
2)
en eller flere mellemliggende betalinger modsvarende en delvis udførelse af foranstaltningen
3)
betaling af saldoen af det skyldige beløb, når foranstaltningen er fuldstændigt tilendebragt.
Forfinansiering stiller likvide midler til rådighed. Forfinansieringen kan opdeles i flere betalinger i overensstemmelse med forsvarlig økonomisk forvaltning.
En mellemliggende betaling, som kan gentages, kan dække udgifter, der er afholdt i forbindelse med gennemførelsen af afgørelsen eller aftalen, eller bruges til at betale for tjenesteydelser, varer eller bygge- og anlægsarbejder, som afsluttes og/eller leveres i mellemliggende faser af aftalen. Den kan helt eller delvis afslutte forfinansieringen, jf. dog bestemmelserne i basisretsakten.
Afslutningen af udgiften tager form enten af betaling af saldoen, som ikke kan gentages, og som afslutter alle tidligere udgifter, eller af en indtægtsordre.
2. De forskellige typer af betalinger, der er omhandlet i stk. 1, opføres særskilt i budgetregnskabet på betalingstidspunktet.
Artikel 76
Betaling begrænset til de disponible midler
Regnskabsføreren foretager betalingerne inden for rammerne af de disponible midler.
Artikel 77
Tidsfrister
Betaling af udgifter skal finde sted inden for de tidsfrister, der er fastsat i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012.
KAPITEL 6
IT-systemer
Artikel 78
Elektronisk forvaltning af transaktioner
Hvis indtægter og udgifter forvaltes ved hjælp af IT-systemer, kan dokumenter underskrives elektronisk.
Artikel 79
E-forvaltning
EU-organet indfører og anvender ensartede standarder for elektronisk udveksling af information med tredjemand, som deltager i udbuds- og tilskudsprocedurer. De udarbejder og anvender navnlig i videst mulig udstrækning ensartede standarder for gennemførelse af løsninger for indgivelse, lagring og behandling af data indgivet som led i tilskuds- og udbudsprocedurer, og etablerer med henblik herpå et fælles område for udveksling af elektroniske data for tilskudsmodtagere, ansøgere og tilbudsgivere.
Artikel 80
God forvaltning
1. Den anvisningsberettigede skal hurtigst muligt oplyse om krav med hensyn til fremlæggelse af oplysninger og/eller dokumentation og materialets form og indhold såvel som i givet fald den vejledende tidsplan for afslutningen af tildelingsprocedurer.
2. Hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke indgiver oplysninger eller afgiver erklæringer på grund af en indlysende materiel fejl begået af ansøgeren eller tilbudsgiveren, opfordrer evalueringsudvalget eller i givet fald den anvisningsberettigede bortset fra i behørigt begrundede tilfælde ansøgeren eller tilbudsgiveren til at fremskaffe de manglende oplysninger eller præcisere bilagene. Disse oplysninger eller præciseringer må ikke i væsentlig grad ændre forslaget eller udbudsbetingelserne.
Artikel 81
Oplysning om klagemuligheder
Hvis en proceduremæssig handling foretaget af den anvisningsberettigede indvirker negativt på en ansøgers eller tilbudsgivers, tilskudsmodtagers eller kontrahents rettigheder, skal den ledsages af oplysninger om de eksisterende administrative og/eller retlige klagemuligheder.
Det skal navnlig oplyses, hvordan der kan klages, samt til hvilket organ eller hvilke organer og inden for hvilke tidsfrister der kan indgives klager.
KAPITEL 7
Den interne revisor
Artikel 82
Udnævnelse af den interne revisor samt dennes beføjelser og opgaver
1. Hvert EU-organ har en intern revisionsfunktion, der skal udøves under overholdelse af de relevante internationale standarder.
2. Den interne revisionsfunktion bør varetages af Kommissionens interne revisor. Den interne revisor kan hverken være anvisningsberettiget eller regnskabsfører for EU-organet eller for Kommissionen.
3. Den interne revisor rådgiver EU-organet med hensyn til risikostyring ved at afgive uafhængige udtalelser om forvaltnings- og kontrolsystemernes kvalitet og ved at fremsætte henstillinger til forbedring af betingelserne for transaktionernes gennemførelse og til fremme af en forsvarlig økonomisk forvaltning
Den interne revisor har navnlig til opgave:
a)
at vurdere, om de interne forvaltningssystemer er hensigtsmæssige og effektive, og i hvilket omfang tjenestegrenene har formået at gennemføre programmer og foranstaltninger set i relation til de dermed forbundne risici
b)
at vurdere produktiviteten og effektiviteten af de interne kontrol- og revisionssystemer, der anvendes på hver budgetgennemførelsestransaktion i EU-organets budget.
4. Den interne revisors hverv dækker alle EU-organets aktiviteter og tjenestegrene. Den interne revisor har fuldstændig og ubegrænset adgang til alle oplysninger, der er nødvendige for udførelsen af vedkommendes hverv.
5. Den interne revisor gør sig bekendt med årsberetningen fra den anvisningsberettigede og med de øvrige nævnte oplysninger.
6. Den interne revisor aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
Den interne revisor aflægger også rapport i følgende tilfælde:
-
der er ikke fulgt op på kritiske risici og henstillinger
-
der er store forsinkelser i gennemførelsen af en række henstillinger fra de tidligere år.
Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget samt direktøren sikrer regelmæssig kontrol med gennemførelsen af revisorens henstillinger. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget kontrollerer de i artikel 47, stk. 1, litra a), omhandlede oplysninger, og hvorvidt henstillingerne gennemføres fuldstændigt og rettidigt.
7. EU-organet gør kontaktoplysningerne for den interne revisor tilgængelige for alle fysiske og juridiske personer, der er involveret i forvaltning af udgifter, med henblik på fortrolig kontakt til den interne revisor.
8. Den interne revisors beretninger og konklusioner gøres først tilgængelige for offentligheden, når den interne revisor har godkendt de foranstaltninger, der er iværksat til gennemførelse af beretningerne og konklusionerne.
Artikel 83
Den interne revisors uafhængighed
Den interne revisors uafhængighed og ansvar i forbindelse med udøvelsen af hvervet samt den interne revisors ret til at indbringe en sag for Den Europæiske Unions Domstol fastsættes i overensstemmelse med artikel 100 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 84
Oprettelse af den interne revisionsfunktion
1. Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget kan under behørig hensyntagen til omkostningseffektivitet og merværdi oprette en intern revisionsfunktion, der udfører sine opgaver under overholdelse af de relevante internationale standarder.
Formålet med den interne revisionsfunktion samt dens bemyndigelse og ansvar fastsættes i det interne revisionscharter og godkendes af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget.
Den interne revisionsfunktions årlige revisionsplan udarbejdes af chefen for den interne revisionsfunktion under hensyntagen til direktørens vurdering EU-organets risici.
Den gennemgås og godkendes af bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget.
Den interne revisionsfunktion aflægger rapport til bestyrelsen og direktøren om resultatet af sine undersøgelser og anfører heri eventuelle henstillinger.
2. Såfremt et EU-organs interne revisionsfunktion ikke er omkostningseffektiv eller ikke formår at overholde de internationale standarder, kan EU-organet beslutte at dele en intern revisionsfunktion med andre EU-organer, der arbejder inden for samme politikområde.
I disse tilfælde træffer bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget for de berørte EU-organer aftale om de praktiske aspekter vedrørende den delte revisionsfunktion.
3. Aktørerne inden for den interne revision samarbejder effektivt ved hjælp af informationsudveksling og revisionsberetninger og i givet fald ved udarbejdelse af fælles risikovurderinger og fælles revisioner.
Bestyrelsen eller, hvis oprettelsesakten åbner mulighed for det, forretningsudvalget samt direktøren sikrer regelmæssig kontrol med gennemførelsen af revisorens henstillinger.
AFSNIT V
INDGÅELSE AF OFFENTLIGE KONTRAKTER
Artikel 85
Almindelige bestemmelser
1. For så vidt angår indgåelse af offentlige kontrakter finder afsnit V i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 og delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse, jf. dog artikel 86.
2. EU-organet kan på anmodning deltage som ordregivende myndighed i tildelingen af Kommissionens kontrakter eller interinstitutionelle kontrakter og i tildelingen af andre EU-organers kontrakter.
3. EU-organet deltager i den centrale udelukkelsesdatabase, der er oprettet og forvaltes af Kommissionen i henhold til artikel 108 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 86
Udbudsprocedurer
1. EU-organet kan uden at anvende procedurer for indgåelse af offentlige indkøbsaftaler indgå en aftale med Kommissionen, de interinstitutionelle kontorer og Oversættelsescentret for Den Europæiske Unions Organer, der er oprettet ved Rådets forordning (EF) nr. 2965/94 (8), om levering af varer eller tjenesteydelser eller udførelse af bygge- og anlægsarbejder, som sidstnævnte leverer.
2. EU-organet kan anvende fælles udbudsprocedurer med ordregivende myndigheder i værtsmedlemsstaten for at dække sine administrative behov. I så fald finder artikel 133 delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 tilsvarende anvendelse.
AFSNIT VI
SPECIFIKKE BESTEMMELSER VEDRØRENDE ADMINISTRATIONSBEVILLINGER
Artikel 87
Administrationsbevillinger
1. Administrationsbevillinger er ikke-opdelte bevillinger.
2. Administrationsudgifter i medfør af kontrakter, der dækker perioder på mere end et regnskabsår, enten i overensstemmelse med lokal sædvane, eller fordi der er tale om levering af udstyr, konteres EU-organets budget for det regnskabsår, hvori de afholdes.
3. Hvert EU-organ forelægger senest den 1. juli hvert år Europa-Parlamentet og Rådet et arbejdsdokument om sin ejendomspolitik, der skal indeholde følgende oplysninger:
a)
for hver enkelt bygning, de udgifter og etagearealer, der dækkes af bevillingerne under de tilsvarende budgetposter i EU-organets budget
b)
den forventede udvikling i den samlede programmering af etagearealer og beliggenhed for de kommende år med en beskrivelse af allerede kendte ejendomsprojekter, der er i planlægningsfasen
c)
endelige betingelser og omkostninger samt relevante oplysninger vedrørende projektgennemførelsen for nye ejendomsprojekter, der tidligere er blevet forelagt Europa-Parlamentet og Rådet efter proceduren i artikel 88, og som ikke er medtaget i det foregående års arbejdsdokumenter.
Artikel 88
Ejendomsprojekter
1. I forbindelse med ethvert ejendomsprojekt, der sandsynligvis vil få betydelige finansielle konsekvenser for EU-organets budget, skal EU-organet så tidligt som muligt underrette Europa-Parlamentet og Rådet om det etageareal, der er behov for, og den foreløbige planlægning, inden der foretages undersøgelser af det lokale marked i tilfælde af ejendomskontrakter, eller inden der iværksættes indkaldelse af bud i tilfælde af bygge- og anlægsarbejder.
2. I forbindelse med ethvert ejendomsprojekt, der sandsynligvis vil få betydelige finansielle konsekvenser for EU-organets budget, forelægger EU-organet ejendomsprojektet, inklusive de specificerede anslåede omkostninger og finansieringen heraf, samt en liste over udkast til de kontrakter, man agter at anvende, og anmoder om Europa-Parlamentets og Rådets godkendelse, inden kontrakterne indgås. På EU-organets anmodning behandles dokumenter, der fremsendes i forbindelse med ejendomsprojektet, fortroligt.
Bortset fra i force majeure-situationer behandler Europa-Parlamentet og Rådet ejendomsprojektet inden for fire uger fra den dato, hvor begge institutioner modtog det.
Ejendomsprojektet anses for godkendt ved udløbet af fristen på fire uger, medmindre Europa-Parlamentet eller Rådet inden for denne frist træffer en afgørelse, som går imod forslaget.
Såfremt Europa-Parlamentet og/eller Rådet inden for fristen på fire uger giver udtryk for behørigt begrundede betænkeligheder, forlænges denne frist én gang med to uger.
Såfremt Europa-Parlamentet eller Rådet træffer en afgørelse, som går imod ejendomsprojektet, trækker det pågældende EU-organ sit forslag tilbage og kan fremsætte et nyt.
3. I force majeure-situationer kan de oplysninger, der er omhandlet i stk. 4, fremsendes samtidig med ejendomsprojektet. Europa-Parlamentet og Rådet behandler ejendomsprojektet inden for to uger fra begge institutioners modtagelse af projektet. Ejendomsprojektet anses for at være godkendt ved udløbet af denne frist på to uger, medmindre Europa-Parlamentet og/eller Rådet inden for denne frist træffer en afgørelse, som går imod forslaget.
4. Følgende anses som projekter vedrørende fast ejendom, som sandsynligvis vil have betydelige konsekvenser for EU-organets budget:
a)
erhvervelse af jord
b)
erhvervelse, salg, strukturel renovering, opførelse af bygninger eller projekter, der kombinerer disse elementer, som skal gennemføres inden for samme tidsramme, til en værdi af mere end 3 000 000 EUR
c)
nye ejendomskontrakter (herunder brugsretter, langfristede lejemål og fornyelse af eksisterende ejendomskontrakter på mindre favorable vilkår), som ikke er omfattet af litra b), med en årlig leje på mindst 750 000 EUR
d)
forlængelse eller fornyelse af eksisterende ejendomskontrakter (herunder brugsret og langfristede lejemål) på samme eller mere favorable vilkår med en årlig leje på mindst 3 000 000 EUR.
5. Med forbehold af artikel 19, stk. 4, kan et ejendomserhvervelsesprojekt finansieres ved hjælp af et lån under forudsætning af Europa-Parlamentets og Rådets forhåndsgodkendelse.
Indgåelse af låneaftaler og tilbagebetaling af lån skal ske i overensstemmelse med princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning og under behørig hensyntagen til varetagelse af Unionens økonomiske interesser.
Når EU-organet foreslår at finansiere erhvervelsen ved hjælp af et lån, skal den finansieringsplan, som det pågældende EU-organ skal fremsende sammen med anmodningen om forhåndsgodkendelse, navnlig specificere det maksimale finansieringsniveau, finansieringsperioden, typen af finansiering, finansieringsvilkårene og besparelser i sammenligning med andre former for kontraktforhold.
Europa-Parlamentet og Rådet behandler anmodningen om forhåndsgodkendelse inden for fire uger fra de to institutioners modtagelse af anmodningen, hvilket kan forlænges én gang med to uger. Erhvervelsen ved hjælp af et lån anses for at være afvist, hvis ikke Europa-Parlamentet og Rådet udtrykkeligt godkender den inden for fristen.
AFSNIT VII
EKSPERTER
Artikel 89
Aflønnede eksterne eksperter
Artikel 287 i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 finder anvendelse på udvælgelsen af eksperter. Sådanne eksperter aflønnes på grundlag af et fast beløb, der meddeles på forhånd, og udvælges på grundlag af deres faglige kunnen. Udvælgelsen sker på grundlag af udvælgelseskriterier i overensstemmelse med principperne om ikke-forskelsbehandling, ligebehandling og forbud mod interessekonflikter.
AFSNIT VIII
TILSKUD OG PRISER, DER TILDELES AF EU-ORGANET
Artikel 90
Tilskud
Hvis EU-organet kan yde tilskud i overensstemmelse med oprettelsesakten eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, finder de relevante bestemmelser i nævnte forordning samt i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse.
Artikel 91
Priser
Hvis EU-organet kan tildele priser i overensstemmelse med oprettelsesakten eller ved delegation fra Kommissionen i henhold til artikel 58, stk. 1, litra c), nr. iv), i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, finder de relevante bestemmelser i nævnte forordning samt i delegeret forordning (EU) nr. 1268/2012 anvendelse.
AFSNIT IX
REGNSKABSAFLÆGGELSE OG REGNSKABSFØRING
KAPITEL 1
Regnskabsaflæggelse
Artikel 92
Regnskabernes struktur
EU-organets regnskaber omfatter:
a)
EU-organets årsregnskab
b)
beretningerne om gennemførelsen af EU-organets budget.
Artikel 93
Beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning
1. Hvert EU-organ udarbejder en beretning om den budgetmæssige og økonomiske forvaltning i regnskabsåret.
2. Direktøren sender senest den 31. marts efter det afsluttede regnskabsår beretningen til Europa-Parlamentet, Rådet, Kommissionen og Revisionsretten.
3. Den i stk. 2 omhandlede beretning skal mindst redegøre for udnyttelsesgraden for bevillingerne, både i absolutte tal og angivet som procentdele, og indeholde kortfattede oplysninger om bevillingsoverførsler mellem de forskellige budgetposter.
Artikel 94
Regnskabsregler
1. EU-organets regnskabsfører anvender de regler, der er vedtaget af Kommissionens regnskabsfører med udgangspunkt i de internationalt anerkendte regnskabsstandarder, der anvendes i den offentlige sektor.
2. De i artikel 92 omhandlede regnskaber skal efterleve de budgetprincipper, der er fastlagt i artikel 5-31. De skal give et retvisende og pålideligt billede af indtægts- og udgiftstransaktioner over budgettet.
Artikel 95
Regnskabsprincipper
Årsregnskaberne som omhandlet i artikel 92 skal give oplysninger, herunder oplysninger om regnskabspolitik, på en måde, der sikrer, at oplysningerne er relevante, pålidelige, sammenlignelige og forståelige. Årsregnskaberne opstilles i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper som angivet i de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 96
Årsregnskaber
1. Årsregnskabet opstilles i euro og omfatter:
a)
balancen og resultatopgørelsen, der viser alle aktiver og passiver, den finansielle stilling og det økonomiske resultat pr. 31. december i det forløbne regnskabsår; årsregnskabet opstilles efter de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 143 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012
b)
pengestrømsopgørelsen, der viser regnskabsårets indbetalinger og udbetalinger og den endelige likviditetssaldo
c)
opgørelsen over bevægelser på nettoaktiver med en oversigt over bevægelser på reserver i løbet af året og de kumulerede resultater.
2. Noterne til årsregnskabet supplerer og indeholder bemærkninger til oplysningerne i de i stk. 1 nævnte regnskaber og giver alle de yderligere oplysninger, der foreskrives i internationalt anerkendt regnskabspraksis, når disse oplysninger er relevante i forbindelse med EU-organets virksomhed.
Artikel 97
Beretninger om budgetgennemførelsen
1. Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles i euro. De omfatter:
a)
beretninger, der sammenfatter alle budgettransaktioner i regnskabsåret med hensyn til indtægter og udgifter
b)
forklarende noter, der indeholder supplerende oplysninger om og noter til de heri indeholdte oplysninger.
2. Budgetresultatet består af differencen mellem:
-
de samlede oppebårne indtægter i det pågældende regnskabsår
-
de samlede betalinger foretaget over det pågældende regnskabsårs bevillinger, med tillæg af bevillinger for samme regnskabsår, der er fremført.
Den difference, der er omhandlet i første afsnit, forhøjes eller nedsættes dels med nettobeløbet for annullerede bevillinger fremført fra tidligere regnskabsår, dels med:
-
overskridelser - i form af betalinger - af ikke-opdelte bevillinger fremført fra forudgående regnskabsår, såfremt disse overskridelser skyldes udsving i eurokurserne
-
nettoresultatet af kursgevinster og kurstab i løbet af regnskabsåret, såvel realiserede som ikke-realiserede.
3. Beretningerne om budgetgennemførelsen opstilles efter samme struktur, som er anvendt i EU-organets budget.
Artikel 98
Foreløbige regnskaber
1. EU-organets regnskabsfører sender senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår sit foreløbige årsregnskab til Kommissionens regnskabsfører og Revisionsretten.
2. EU-organets regnskabsfører sender ligeledes senest den 1. marts efter det afsluttede regnskabsår en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
Artikel 99
Godkendelse af det endelige årsregnskab
1. I henhold til artikel 148, stk. 1, i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 fremsætter Revisionsretten senest den 1. juni efter det afsluttede regnskabsår sine bemærkninger om EU-organets foreløbige årsregnskab.
2. Efter modtagelse af Revisionsrettens bemærkninger vedrørende det foreløbige regnskab udarbejder regnskabsføreren EU-organets endelige årsregnskab, jf. artikel 50. Direktøren fremsender årsregnskabet til bestyrelsen, som derpå afgiver en udtalelse.
3. Regnskabsføreren sender senest den 1. juli det endelige årsregnskab og bestyrelsens udtalelse til Kommissionens regnskabsfører, Revisionsretten, Europa-Parlamentet og Rådet.
EU-organets regnskabsfører sender ligeledes senest den 1. juli en regnskabspakke til Kommissionens regnskabsfører i et standardiseret format, der fastlægges af Kommissionens regnskabsfører med henblik på konsolideringen.
4. EU-organets regnskabsfører sender ligeledes en forvaltningserklæring, der dækker dette endelige årsregnskab, til Revisionsretten, med kopi til Kommissionens regnskabsfører, på samme dato som fremsendelsen af dette endelige årsregnskab.
Det endelige årsregnskab ledsages af en note fra regnskabsføreren, hvori sidstnævnte erklærer, at det endelige årsregnskab er udfærdiget i overensstemmelse med dette afsnit og med de gældende regnskabsmæssige principper, regler og metoder.
EU-organets endelige regnskab offentliggøres i Den Europæiske Unions Tidende senest den 15. november i det følgende år.
5. Direktøren fremsender senest den 30. september efter det afsluttede regnskabsår et svar til Revisionsretten på de bemærkninger, som denne har fremsat i forbindelse med sin årsberetning. EU-organets svar sendes samtidig til Kommissionen.
KAPITEL 2
Regnskabsføring og formuefortegnelse
Afdeling 1
Fælles bestemmelser
Artikel 100
Regnskabssystemet
1. EU-organets regnskabssystem er et budgetstyrings- og regnskabssystem, hvori data indlæses, klassificeres og registreres.
2. Regnskabssystemet består af et almindeligt regnskab og et bevillingsregnskab. Regnskaberne føres i euro og på basis af kalenderåret.
3. Den anvisningsberettigede kan endvidere føre et omkostningsregnskab.
Artikel 101
Fælles krav til institutionernes regnskabssystem
De regnskabsregler og den harmoniserede regnskabskontoplan, der skal anvendes af EU-organet, vedtages af Kommissionens regnskabsfører i overensstemmelse med artikel 152 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Afdeling 2
Det almindelige regnskab og bevillingsregnskabet
Artikel 102
Det almindelige regnskab
I det almindelige regnskab registreres i kronologisk rækkefølge og efter det dobbelte bogholderis metode alle begivenheder og transaktioner, der påvirker den EU-organets økonomiske og finansielle situation samt formuestilling.
Artikel 103
Bogføring i det almindelige regnskab
1. Kontienes saldi og de enkelte kontobevægelser i det almindelige regnskab bogføres.
2. Alle regnskabsposteringer, herunder regnskabsmæssige korrektioner, skal være baseret på bilag, hvortil posteringerne henviser.
3. Regnskabssystemet skal etablere et klart revisionsspor for hver enkelt regnskabspostering.
Artikel 104
Korrektioner
EU-organets regnskabsfører foretager efter regnskabsårets udløb og frem til aflæggelsen af det endelige regnskab de korrektioner, der er nødvendige for at sikre, at der opstilles et formelt korrekt og pålideligt årsregnskab, som giver et retvisende billede. Sådanne korrektioner skal være i overensstemmelse med de regnskabsregler, der er omhandlet i artikel 101.
Artikel 105
Opstilling af bevillingsregnskab
1. Bevillingsregnskabet giver et detaljeret billede af EU-organets budgetgennemførelse.
2. Med henblik på stk. 1 registreres i bevillingsregnskabet alle de i afsnit IV omhandlede transaktioner vedrørende gennemførelse af budgettet med hensyn til indtægter og udgifter.
Artikel 106
Formuefortegnelse
1. EU-organet skal føre fortegnelser, der viser mængden og værdien af alle de materielle, immaterielle og finansielle anlægsaktiver, der udgør EU-organets formue, efter en model vedtaget af Kommissionens regnskabsfører.
EU-organet kontrollerer, at oplysningerne i disse fortegnelser stemmer overens med de virkelige forhold.
2. Salg af EU-organets materielle aktiver skal annonceres på passende måde.
AFSNIT X
EKSTERN REVISION, DECHARGE OG BEKÆMPELSE AF SVIG
Artikel 107
Ekstern revision
1. En uafhængig ekstern revisor skal bekræfte, at EU-organets årsregnskaber giver et korrekt billede af EU-organets indtægter, udgifter og finansielle stilling, inden konsolideringen i EU-organets endelige årsregnskab.
Medmindre andet er bestemt i oprettelsesakten, udarbejder Revisionsretten en særlig årsberetning om EU-organet i overensstemmelse med kravene i artikel 287, stk. 1, i TEUF.
Revisionsretten tager i forbindelse med udarbejdelsen af denne beretning det revisionsarbejde, der er udført af uafhængige eksterne revisorer, og de foranstaltninger, der er truffet som reaktion på revisorernes konklusioner, med i betragtning.
2. EU-organet sender sit endeligt vedtagne årsregnskab til Revisionsretten. EU-organet underretter så snart som muligt Revisionsretten om alle beslutninger og foranstaltninger, som det træffer i henhold til artikel 10, 14, 19 og 23.
3. Revisionsrettens kontrol gennemføres i overensstemmelse med artikel 158-163 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012.
Artikel 108
Tidsplan for dechargeproceduren
1. Efter henstilling fra Rådet meddeler Europa-Parlamentet inden den 15. maj i år n+2, medmindre andet er fastsat i oprettelsesakten, direktøren decharge for gennemførelsen af budgettet for regnskabsåret n. Direktøren underretter bestyrelsen om Europa-Parlamentets bemærkninger i den beslutning, der ledsager afgørelsen om decharge.
2. Hvis den frist, der er nævnt i stk. 1, ikke kan overholdes, oplyser Europa-Parlamentet eller Rådet direktøren om årsagerne til, at afgørelsen har måttet udsættes.
3. Hvis Europa-Parlamentet udsætter afgørelsen om decharge, bestræber direktøren sig på i samarbejde med bestyrelsen snarest muligt at træffe foranstaltninger, der kan fjerne eller gøre det lettere at fjerne hindringerne for denne afgørelse.
Artikel 109
Dechargeproceduren
1. Dechargeafgørelsen omfatter regnskaberne over alle EU-organets indtægter og udgifter, den heraf følgende saldo og EU-organets aktiver og passiver som opført på balancen.
2. Med henblik på at meddele decharge gennemgår Europa-Parlamentet næst efter Rådet EU-organets regnskaber, årsregnskabet og balancen. Europa-Parlamentet gennemgår også Revisionsrettens årsberetning med tilhørende svar fra direktøren for EU-organet samt de af Revisionsrettens særberetninger, der er relevante for det pågældende regnskabsår, og Revisionsrettens erklæring om regnskabernes rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed.
3. På anmodning af Europa-Parlamentet forelægger direktøren i overensstemmelse med artikel 165, stk. 3, i forordning (EF, Euratom) nr. 966/2012 alle de oplysninger for Europa-Parlamentet, der er nødvendige for, at dechargeproceduren vedrørende det pågældende regnskabsår kan forløbe tilfredsstillende.
Artikel 110
Opfølgende foranstaltninger
1. Direktøren træffer alle egnede foranstaltninger til at efterkomme bemærkningerne i Europa-Parlamentets afgørelse om decharge samt de kommentarer, der ledsager Rådets henstilling om decharge.
2. Efter anmodning fra Europa-Parlamentet eller Rådet aflægger direktøren beretning om, hvilke foranstaltninger vedkommende har truffet på baggrund af disse bemærkninger og kommentarer. Direktøren fremsender en kopi heraf til Kommissionen og Revisionsretten.
Artikel 111
Kommissionens, Revisionsrettens og OLAF's kontrol på stedet
1. EU-organet giver Kommissionens personale og andre personer, som den har godkendt, samt Revisionsretten adgang til dets kontorlokaler og alle relevante oplysninger, herunder i elektronisk form, i det omfang det er nødvendigt for at udføre deres revisioner.
2. Det Europæiske Kontor for Bekæmpelse af Svig (OLAF) kan udføre undersøgelser, herunder kontrol og inspektion på stedet i henhold til de bestemmelser og procedurer, der er fastlagt i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 883/2013 (9) og Rådets forordning (Euratom, EF) nr. 2185/96 (10) med henblik på at fastslå, om der er tale om svig, korruption eller andre ulovlige aktiviteter, der påvirker Unionens finansielle interesser i forbindelse med tilskud eller kontrakt tildelt ifølge denne forordning.
3. Med forbehold af stk. 1 og 2 skal EU-organets samarbejdsaftaler med tredjelande og med internationale organisationer, kontrakter, aftaler om tilskud og indgåelse af offentlige kontrakter indeholde bestemmelser, der udtrykkeligt giver Revisionsretten og OLAF beføjelse til at foretage denne kontrol og undersøgelse i overensstemmelse med deres respektive beføjelser.
AFSNIT XI
OVERGANGSBESTEMMELSER OG AFSLUTTENDE BESTEMMELSER
Artikel 112
Europa-Parlamentets og Rådets anmodninger om oplysninger
Europa-Parlamentet, Rådet og Kommissionen har ret til at indhente alle relevante oplysninger og forklaringer fra EU-organet vedrørende budgetspørgsmål, der henhører under deres respektive kompetenceområder.
Artikel 113
Vedtagelse af EU-organets nye finansforordning
Hvert af de organer, der er omhandlet i artikel 208 i forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012, vedtager en ny finansforordning med henblik på ikrafttrædelse den 1. januar 2014 eller under alle omstændigheder senest seks måneder efter den dato, hvor organet er omfattet af nævnte artikel 208 som følge af tildelingen af et bidrag over det almindelige budget.
Artikel 114
Gennemførelsesbestemmelser til EU-organets finansforordning
Bestyrelsen vedtager på forslag af direktøren og med Kommissionens forhåndsgodkendelse om nødvendigt gennemførelsesbestemmelserne til EU-organets egen finansforordning.
Artikel 115
Ophævelse
Forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 ophæves med virkning fra den 1. januar 2014. Dog finder artikel 40 fortsat anvendelse frem til den 31. december 2014, og artikel 27, stk. 4 og 7, finder fortsat anvendelse frem til den 31. december 2015.
Artikel 116
Ikrafttræden
Denne forordning træder i kraft dagen efter offentliggørelsen i Den Europæiske Unions Tidende. Den anvendes fra den 1. januar 2014. Dog finder artikel 47 og artikel 82, stk. 5, anvendelse fra den 1. januar 2015, og artikel 32 samt artikel 33, stk. 5 og 8, finder anvendelse fra den 1. januar 2016.
Denne forordning er bindende i alle enkeltheder og gælder umiddelbart i hver medlemsstat.
Udfærdiget i Bruxelles, den 30. september 2013.
A BIZOTTSÁG 1271/2013/EU FELHATALMAZÁSON ALAPULÓ RENDELETE
(2013. szeptember 30.)
a 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet 208. cikkében említett szervekre vonatkozó pénzügyi keretszabályzatról
AZ EURÓPAI BIZOTTSÁG,
tekintettel az Európai Unió működéséről szóló szerződésre,
tekintettel az Unió általános költségvetésére alkalmazandó pénzügyi szabályokról és az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, 2012. október 25-i 966/2012/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendeletre (1) és különösen annak 208. cikkére,
mivel:
(1)
A Közösségek által létrehozott szervekre vonatkozó költségvetési keretrendeletről szóló 2343/2002/EK, Euratom bizottsági rendelet (2) az 1605/2002/EK, Euratom tanácsi rendeleten (3) alapult. Az 1605/2002/EK, Euratom rendelet helyébe a 966/2012/EU, Euratom rendelet lépett. Ezért felül kell vizsgálni a 2343/2002/EK, Euratom rendeletet. Az áttekinthetőség érdekében a 2343/2002/EK, Euratom rendelet helyébe új rendeletnek kell lépnie.
(2)
Figyelembe kell venni az Európai Unió Tanácsának, az Európai Parlamentnek és az Európai Bizottságnak a decentralizált ügynökségekről szóló 2012. július 19-i közös nyilatkozatát.
(3)
A 2343/2002/EK, Euratom rendelet egyes rendelkezéseit az alkalmazásuk során nyert tapasztalatok figyelembevétele érdekében felül kell vizsgálni.
(4)
E rendeletnek meg kell állapítania azon átfogó elveket és alapvető szabályokat, amelyeket az EUMSZ és az Euratom-Szerződés alapján létrehozott - a költségvetésből hozzájárulásokban részesülő - szervekre (a továbbiakban: uniós szervek) kell alkalmazni, létesítő okiratuk sérelme nélkül. E rendelet alapján az uniós szerveknek el kell elfogadniuk saját pénzügyi szabályaikat, amelyek csak akkor térhetnek el a rendelettől, ha azt sajátos szükségleteik megkövetelik, valamint a Bizottság előzetesen jóváhagyását adta.
(5)
Mindazonáltal az e rendelet hatálya alá nem tartozó, teljes mértékben önfinanszírozó uniós szerveknek a következetesség érdekében - adott esetben - hasonló szabályokat kell elfogadniuk. Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság 2012. július 19-i közös nyilatkozatával összhangban, a fenti szerveknek éves jelentést kell benyújtaniuk az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak és a Bizottságnak költségvetésük végrehajtásáról, valamint figyelembe kell venniük a fentiek kéréseit és ajánlásait.
(6)
Az uniós szerveknek a költségvetési jog öt alapvető elvével - egységesség, teljesség, globális fedezet, egyediség, évenkéntiség -, valamint az egyensúly, az elszámolási egység, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és az átláthatóság elvével összhangban kell megállapítaniuk és végrehajtaniuk költségvetésüket.
(7)
Hangsúlyozni kell az uniós hozzájárulás kiegyenlítő jellegét. Az uniós szerv többletet mutató költségvetési eredményének az év folyamán fizetett uniós hozzájárulás összegét meghaladó részét vissza kell téríteni az uniós költségvetésbe.
(8)
Amennyiben a létesítő okirat azt írja elő, hogy a bevétel az uniós hozzájárulás mellett díjakból és illetékekből áll, és hogy a díjakból és illetékekből származó bevételeket adott kiadási tételekhez rendeleik, az uniós szervek számára lehetővé kell tenni az egyenleg címzett bevételek formájában történő továbbvitelét.
(9)
Biztosítani kell, hogy a díjakat megfelelő szinten állapítsák meg a szolgáltatásnyújtás költségeinek fedezéséhez, jelentős többletek elkerülésével.
(10)
A költségvetés-végrehajtási feladatok uniós szervekre történő átruházását a feladatok jellemzőinek és az uniós szerv külön szakértelmének kellően indokolnia kell, a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és a költséghatékonyság fenntartásával. Az átruházott feladatoknak összeférhetőnek kell lenniük a létesítő okirattal.
(11)
Az uniós szervek csak akkor részesülhetnek ad hoc vissza nem térítendő támogatásban, ha erről a vonatkozó alap-jogiaktusok kimondottan rendelkeznek, valamint a létesítő okirat engedélyezi.
(12)
A 966/2012/EU, Euratom rendelet 50. cikke alapján az uniós szervnek - az Unió más intézményeivel és szerveivel - teljesítményértékelésben kell részt vennie.
(13)
Szabályokat kell megállapítani az átfogó időszaki értékelések következtetéseinek nyomon követését célzó cselekvési tervre voantkozóan, a következtetések hatékony végrehajtásának biztosítása érdekében.
(14)
A következetes programozás biztosítása céljából az uniós szervnek - a Bizottság iránymutatásainak figyelembevételével - az éves és többéves programozást tartalmazó dokumentumot kell összeállítania.
(15)
Az az összes programozási dokumentum hatékonyságának és következetességének biztosítása érdekében az uniós szervnek a költségvetési eljáráshoz kell igazítania az éves és többéves programozás időbeni ütemezését.
(16)
Pontosítani kell a belső ellenőrzés és belső kontroll feladatköreinek jelenlegi felépítését, valamint ésszerűsíteni kell a jelentéstételi követelményeket. Az uniós szerven belül a belső ellenőrzési feladatkört a Bizottság belső ellenőrének kell ellátnia, aki akkor végez ellenőrzéseket, ha ezt a kapcsolódó kockázatok indokolják. Szabályokat kell előírni a belső ellenőrzési részlegek létrehozására és működésére vonatkozóan.
(17)
A jelentéstételi kötelezettségeket ésszerűsíteni kell. Az uniós szerveknek összevont éves tevékenységi jelentést kell rendelkezésre bocsátaniuk, amely átfogó információkat tartalmaz a munkaprogram, a költségvetés, a személyzetpolitikai terv végrehajtásáról, a szerv irányításáról, valamint a belsőkontroll-rendszerekről.
(18)
Az uniós szervek költséghatékonyságának javítása érdekében fontos rendelkezni a szolgálatok megosztásának vagy azok más uniós szervek vagy a Bizottságra történő átruházásának lehetőségéről. A költséghatékonyság különösen javítható annak lehetővé tételével, hogy a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjét bízzák meg az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselőinek valamennyi feladatával vagy feladatai egy részével.
(19)
A 966/2012/EU, Euratom rendeletben foglaltak szerint a több évre kiterjedő kötelezettségeket kizárólag akkor lehet éves részletekre lebontani, ha a létesítő okirat vagy az alap-jogiaktus így rendelkezik, vagy azok igazgatási kiadásokra vonatkoznak.
(20)
A címzett bevételekre vonatkozó szabályoknak a 966/2012/EU, Euratom rendeletben foglalt szabályokkal való összehangolása céljából szabályokat kell előírni a címzett bevételek differenciálására (belső és külső), valamint átvitelükre vonatkozóan.
(21)
Az Unió uniós szervnek nyújtott hozzájárulásából származó kamatra vonatkozó szabályoknak a 966/2012/EU, Euratom rendeletben foglalt szabályokkal való összehangolása céljából rendelkezni kell arról, hogy a kamat nem a költségvetést illeti meg.
(22)
A 966/2012/EU, Euratom rendelet lehetőséget biztosít arra, hogy különleges esetekben költségvetési kötelezettséget megelőzően vállalható jogi kötelezettség. E lehetőséget az uniós szervek számára is biztosítani kell.
(23)
A 2343/2002/EK, Euratom rendelet és a 966/2012/EU, Euratom rendelet közötti következetesség biztosítása érdekében nem engedélyezhetők közbeszerzésre és vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó külön rendelkezések. Egyetlen szabálysor alkalmazása biztosítja az uniós szerv tevékenységének egyszerűsítését, és lehetővé teszi a Bizottság által kidolgozott iránymutatások és minták alkalmazását.
(24)
A 2343/2002/EK, Euratom rendelet rendelkezéseinek a 966/2012/EU, Euratom rendelettel való összehangolása érdekében be kell vezetni annak lehetőségét, hogy az uniós szerv pénzdíjakat ítélhet oda.
(25)
Az összeférhetetlenség valós vagy vélt kokcázatának feltárása és megfelelő kezelése érdekében az uniós szervek számára elő kell írni, hogy szabályokat fogadjanak el az összeférhetetlenség megelőzéséről és kezeléséről. Az ilyen szabályoknak figyelembe kell venniük az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság 2012. július 19-i közös nyilatkozatát követően a Bizottság által kidolgozott iránymutatásokat.
(26)
Az inagatlanpolitikára vonatkozó rendelkezéseket - ideértve az uniós szervek azon lehetőségének bevezetését, hogy hitelt vegyenek fel, valamint ennek feltételeit - össze kell hangolni a 966/2012/EU, Euratom rendelettel annak biztosítása érdekében, hogy az újonnan bevezetett szabályokat valamennyi uniós szerv és intézmény következetesen alkalmazza.
(27)
Rendelkezni kell a programozás és a jelentéstétel átmeneti rendelkezéseiről, mivel a Bizottságnak időre van szüksége ahhoz, hogy az uniós szervekkel együttműködésben megfelelő iránymutatásokat dolgozzon ki.
(28)
E rendeletnek az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon kell hatályba lépnie, hogy az uniós szervek felülvizsgált pénzügyi szabályzatait 2014. január 1-jétől időben elfogadhassák a következő többéves pénzügyi keretre vonatkozó következetes szabályok biztosítása érdekében,
ELFOGADTA EZT A RENDELETET:
I. CÍM
ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK
1. cikk
Tárgy
E rendelet meghatározza azon alapvető fontosságú pénzügyi szabályokat, amelyek alapján az uniós szerv saját pénzügyi szabályait elfogadja. Az uniós szerv pénzügyi szabályai csak akkor térhetnek el e rendelettől, ha sajátos szükségleteik megkövetelik, valamint a Bizottság előzetesen jóváhagyását adta.
2. cikk
Fogalommeghatározások
E rendelet alkalmazásában az alábbi fogalommeghatározások alkalmazandók:
- „létesítő okirat”: az uniós szerv létrehozásának és működésének legfőbb szempontjait szabályozó uniós jogi aktus,
- „az uniós szerv költségvetése”: az az eszköz, amely minden pénzügyi évre előre jelzi és engedélyezi az uniós szerv számára szükségesnek tartott összes bevételt és kiadást,
- „uniós szerv”: a 966/2012/EU, Euratom rendelet 208. cikkében említett szervek bármelyike,
- „igazgatótanács”: az uniós szerv azon legfőbb belső szerve, amely felelős a pénzügyi és költségvetési döntések meghozataláért, függetlenül attól, hogy a létesítő okiratban milyen nevet adtak ennek a szervnek,
- „igazgató”: az igazgatótanács határozatainak végrehajtásáért és engedélyezésre jogosult tisztviselőként az uniós szerv költségvetésének végrehajtásáért felelős személy, függetlenül attól, hogy a létesítő okirat milyen címmel illeti az adott személyt,
- „ügyvezető testület”: az unós szerv azon belső testü4lete, amely az igazgatótanácsot segíti, és amelynek a feladatköreit és eljárási szabályzatát a létesítő okirat határozza meg.
3. cikk
Időtartamok, időpontok és határidők
Eltérő rendelkezés hiányában az 1182/71/EGK, Euratom tanácsi rendeletet (4) kell alkalmazni az e rendeletben meghatározott határidőkre.
4. cikk
A személyes adatok védelme
E rendelet nem sérti a 95/46/EK európai parlamenti és tanácsi irányelv (5), valamint a 45/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (6) követelményeit.
5. cikk
A költségvetési alapelvek tiszteletben tartása
Az uniós szerv költségvetését az egységesség, a teljesség, az évenkéntiség, az egyensúly, az elszámolási egység, a globális fedezet, az egyediség, a hatékony és eredményes belső kontrollt igénylő hatékony és eredményes pénzgazdálkodás és az átláthatóság e rendeletben megállapított elveivel összhangban kell elkészíteni és végrehajtani.
II. CÍM
KÖLTSÉGVETÉSI ALAPELVEK
1. FEJEZET
Az egységesség és a teljesség elve
6. cikk
Az uniós szerv költségvetésének hatálya
(1) Az uniós szerv költségvetése az alábbiakat foglalja magában:
a)
saját bevételek, amelyek azon díjakból és illetékekből állnak, amelyek beszedésére a rábízott feladatok alapján az uniós szerv jogosult, valamint esetleges egyéb bevételek;
b)
a fogadó tagállamok esetleges pénzügyi hozzájárulásaiból származó bevételek;
c)
az Unió által nyújtott támogatás;
d)
a 23. cikk (1) bekezdésével összhangban meghatározott kiadási tételekhez rendelt bevételek;
e)
az uniós szerv kiadásai, beleértve az igazgatási kiadásokat.
(2) A díjakból és illetékekből álló bevételeket csak a létesítő okiratban előírt kivételes és kellően indokolt esetekben lehet meghatározott kiadási tételekhez rendelni.
(3) Ha egy vagy több létesítő okirat világosan meghatározott feladatokra külön finanszírozást ír elő, vagy ha az uniós szerv hatáskör-átruházási megállapodás útján rábízott feladatokat hajt végre, külön számlákat kell vezetnie a bevételi és kiadási műveletekről. Az uniós szervnek minden egyes feladatcsoportot egyértelműen azonosítania kell a 32. cikkben említett éves és többéves programozási dokumentumban foglalt humánerőforrás-programozásában.
7. cikk
Ad hoc vissza nem térítendő támogatások
(1) Az uniós szervek csak akkor részesülhetnek a költségvetésből ad hoc vissza nem térítendő támogatásban, ha az létesítő okiratuk engedélyezi, és azt az alap-jogiaktus kimondottan előírja.
(2) Ha az uniós szerv számára ad hoc vissza nem térítendő támogatást engedélyeztek, az e támogatások által finanszírozott feladatokat fel kell tüntetni a 32. cikk (3) bekezdésében említett éves munkaprogramban.
8. cikk
Hatáskör-átruházási megállapodások
(1) A Bizottság csak akkor bízhatja meg az uniós szervet költségvetés-végrehajtási feladatokkal, ha azt a fellépés különleges jellege és az uniós szerv különleges szakértelme kellően indokolja.
(2) Az uniós szerv kiválasztásakor megfelelően figyelembe kell venni:
a)
a feladatok átruházásából eredő költséghatékonyságot;
b)
az adott szerv irányítási szerkezetére, valamint pénzügyi és emberi erőforrásaira gyakorolt hatást.
(3) Amikor a Bizottság kivételesen feladatokat ruház az uniós szervre:
a)
az uniós szervre a 966/2012/EU, Euratom rendelet 60. cikkét kell alkalmazni a fenti feladatokra elkülönített pénzösszegek tekintetében, és nem kell alkalmazni e rendelet 108. és 109. cikkét;
b)
az uniós szervre bízott feladatokat - mindössze tájékoztatás céljából - meg kell említeni az uniós szerv 32. cikk (3) bekezdésében említett éves munkaprogramjában.
(4) A (2) bekezdés sérelme nélkül, az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek a hatáskör-átruházási megállapodás aláírása előtt konzultálnia kell az igazgatótanáccsal.
9. cikk
Az egységesség és a teljesség elvére vonatkozó szabályok
(1) Bevétel nem szedhető be, és kiadás nem teljesíthető mindaddig, amíg az uniós szerv költségvetésének egy tételére nem könyvelték le.
(2) Az uniós szerv költségvetése által engedélyezett előirányzatot meghaladó kiadás nem teljesíthető és nem engedélyezhető.
(3) Az uniós szerv költségvetésében csak akkor szerepelhet előirányzat, ha az egy szükségesnek ítélt kiadási tételhez kapcsolódik.
(4) Az uniós szerv költségvetéséből teljesített előfinanszírozási kifizetésekből származó kamatok nem az uniós szervet illetik meg.
2. FEJEZET
Az évenkéntiség elve
10. cikk
Meghatározás
Az uniós szerv költségvetésében szereplő előirányzatokat egy pénzügyi évre engedélyezik, amely január 1-jétől december 31-ig tart.
11. cikk
Az előirányzatok típusai
(1) A költségvetés nem differenciált előirányzatokat és - amennyiben a működés igények szükségessé teszik - differenciált előirányzatokat tartalmaz. A differenciált előirányzatok kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzatokból állnak.
(2) A kötelezettségvállalási előirányzatok a pénzügyi évben tett jogi kötelezettségvállalások összes költségét fedezik.
(3) A kifizetési előirányzatok a pénzügyi évben vagy a korábbi pénzügyi években vállalt jogi kötelezettségek teljesítésére szolgáló kifizetéseket fedezik.
12. cikk
A bevételek és az előirányzatok számvitele
(1) Az uniós szerv 6. cikkben említett bevételeit az adott pénzügyi év során beszedett összegek alapján kell a pénzügyi év könyvelésében feltüntetni.
(2) Az uniós szerv bevételei azonos összegű kifizetési előirányzatokat fedeznek.
(3) Az egy adott pénzügyi évre engedélyezett előirányzatok kizárólag arra használhatók fel, hogy az adott pénzügyi évre vállalt és kifizetett kiadásokat és az előző pénzügyi évek kötelezettségvállalásaival szemben esedékes összegeket fedezzék.
(4) A kötelezettségvállalásokat a december 31-ig vállalt jogi kötelezettségek alapján kell elszámolni.
(5) A kifizetéseket a számvitelért felelős tisztviselő által az adott év december 31-éig teljesített kifizetések alapján kell elszámolni a pénzügyi évre.
13. cikk
Kötelezettségvállalás az előirányzatokra
Az uniós szerv költségvetésébe felvett előirányzatokat január 1-jei hatállyal lehet lekötni, amint az uniós szerv költségvetését véglegesen elfogadták.
14. cikk
Előirányzatok megszüntetése és átvitele
(1) Meg kell szüntetni azokat az előirányzatokat, amelyeket nem használtak fel azon pénzügyi év végéig, amelyben szerepeltették őket. Kizárólag a következő pénzügyi évre azonban átvihetőek, egy, az igazgatótanács, vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület által február 15-ig meghozott határozattal a (3) és (4) bekezdéssel összhangban, vagy átvihetőek automatikusan az (5) bekezdéssel összhangban.
(2) A személyzeti kiadásokra vonatkozó előirányzatok nem vihetők át.
(3) A differenciált kötelezettségvállalási előirányzatok és azon nem differenciált előirányzatok, amelyeket a pénzügyi év végéig még nem kötöttek le, a következő összegek tekintetében átvihetőek:
a)
a kötelezettségvállalási előirányzatoknak megfelelő összegek;
b)
az ingatlanprojektekkel kapcsolatos, nem differenciált előirányzatoknak megfelelő összegek, amelyekre vonatkozóan a kötelezettségvállalási eljárás előkészítő szakaszainak legnagyobb része december 31-ig lezajlott. A kötelezettségvállalási eljárás előkészítő szakaszát meg kell határozni minden egyes uniós szerv pénzügyi szabályzatát végrehajtó szabályokban.
Az ilyen összegeket a következő év március 31-éig, ingatlanprojektekkel kapcsolatos összegek esetén pedig a következő év december 31-éig le lehet kötni.
(4) A kifizetési előirányzatok átvihetők azon összegek tekintetében, amelyek a meglévő kötelezettségvállalások vagy az áthozott kötelezettségvállalási előirányzatokhoz kapcsolódó kötelezettségvállalások fedezéséhez szükségesek, amennyiben a következő évi költségvetésben a vonatkozó sorokon meghatározott kifizetési előirányzatok nem fedezik a szükségleteket.
Az érintett uniós szerv először a folyó költségvetési évre engedélyezett előirányzatokat használja fel, és az áthozott előirányzatokat nem használja fel addig, amíg az előbbieket ki nem meríti.
(5) A pénzügyi év végéig szabályszerűen vállalt kötelezettségeknek megfelelő nem differenciált előirányzatokat automatikusan csak a következő pénzügyi évre lehet átvinni.
(6) Automatikusan meg kell szüntetni, és az elszámolásban meg kell jelölni azon átvitt előirányzatokat, amelyeket az N+1. év március 31-éig nem kötnek le.
15. cikk
A címzett bevételek átvitelének szabályai
A 23. cikkben említett címzett bevételek, valamint az e bevételekből eredő, fel nem használt és december 31-én rendelkezésre álló előirányzatok átvitelekor be kell tartani a következő szabályokat:
a)
a külső címzett bevételeket automatikusan át kell vinni, és teljes mértékben fel kell használni az adott programhoz vagy fellépéshez kapcsolódó műveletek lezárásáig; a program vagy fellépés utolsó évében kapott külső címzett bevételek felhasználhatók a következő program vagy fellépés első évében;
b)
a belső címzett bevételeket csak egy évre lehet átvinni, kivéve a 23. cikk (3) bekezdésének f) pontjában meghatározott belső címzett bevételt, amelyet automatikusan át kell vinni a következő évre.
Az uniós szervnek legkésőbb az N+1. év június 1-jéig tájékoztatnia kell a Bizottságot az átvitt címzett bevétel végrehajtásáról.
16. cikk
Előirányzatok visszavonása
Amennyiben a kötelezettségvállalásokat az előirányzatoknak az uniós szerv költségvetésében történő megjelenítését követő bármely pénzügyi évben visszavonják azon fellépések megvalósításának teljes vagy részleges elmaradása miatt, amelyekre azokat előirányozták, az érintett előirányzatokat törölni kell.
17. cikk
Kötelezettségvállalások
(1) A rendszeres igazgatási kiadásokat minden év október 15-től előre le lehet kötni a következő pénzügyi évre meghatározott előirányzatok terhére. E kötelezettségvállalások azonban nem haladhatják meg a szóban forgó költségvetési sor igazgatótanács által folyó pénzügyi évre meghatározott előirányzatainak egynegyedét. A kötelezettségvállalások nem vonatkozhatnak olyan új típusú kiadásokra, amelyeket az uniós szerv előző, szabályszerűen elfogadott költségvetésében elvben még nem hagytak jóvá.
(2) Az előre fizetendő kiadások - például bérleti díjak - december 1-jétől a következő pénzügyi év előirányzatainak terhére kifizethetők. Ebben az esetben az (1) bekezdésben említett határt nem kell alkalmazni.
18. cikk
Az uniós szerv költségvetésének kései elfogadása esetén alkalmazandó szabályok
(1) Ha az uniós szerv költségvetését a pénzügyi év kezdetén még nem fogadták el véglegesen, úgy a (2)-(6) bekezdésben meghatározott szabályokat kell alkalmazni.
(2) Kötelezettségek és kifizetések a (3) bekezdésében megállapított kereteken belül vállalhatók.
(3) Kötelezettségeket alcímenként az előző pénzügyi év megfelelő alcímében lévő összes jóváhagyott előirányzat legfeljebb egynegyedére lehet vállalni, plusz minden eltelt hónap után egy tizenkettedre.
A bevételi- és kiadásikimutatás-tervezetben meghatározott előirányzatok felső korlátja nem léphető túl.
Kifizetéseket havonta alcímenként a megelőző pénzügyi év megfelelő alcímében lévő engedélyezett előirányzatok legfeljebb egy tizenkettedére lehet vállalni. Ennek során azonban nem lehet túllépni a bevételi- és kiadásikimutatás-tervezet ugyanazon alcímében meghatározott előirányzatok egy tizenketted részét.
(4) A (2) és (3) bekezdésben meghatározott, a megelőző pénzügyi év megfelelő alcímében lévő engedélyezett előirányzatokat az uniós szerv költségvetésének megszavazott - a költségvetés-módosításokat és az említett pénzügyi évben végzett átcsoportosításokkal járó kiigazítást is tartalmazó - előirányzataiként tekintendők.
(5) Ha az uniós szerv fellépésének folytonossága és az irányítási követelmények megkívánják, az igazgató kérésére az igazgatótanács mind a kötelezettségvállalásokra, mind a kifizetésekre vonatkozóan egy ideiglenes tizenkettedre engedélyezhet többletkiadásokat, de ezek - a kellően indokolt eseteket kivéve - nem haladhatják meg négy ideiglenes tizenketted összegét, azokon felül, amelyek az (2) és a (3) bekezdéssel összhangban automatikusan rendelkezésre állnak.
A további tizenkettedeket egyben kell engedélyezni, és azok nem oszthatók fel.
(6) Ha egy adott alcím esetében az (5) bekezdéssel összhangban engedélyezett négy ideiglenes tizenketted nem elegendő ahhoz, hogy az uniós szerv szóban forgó alcímben foglalt területen folytatott tevékenysége megszakadásának elkerüléséhez szükséges kiadásokat fedezze, úgy kivételesen engedélyezhető az uniós szerv előző pénzügyi évi költségvetésének megfelelő alcímében szereplő előirányzatok összegének túllépése. Az igazgatótanács az (5) bekezdésben megállapított eljárásokkal összhangban jár el. Az uniós szerv előző pénzügyi évi költségvetésében rendelkezésre álló vagy az uniós szerv költségvetési tervezetben javasolt összes előirányzat teljes összegét azonban semmilyen körülmények között nem lehet túllépni.
3. FEJEZET
Az egyensúly elve
19. cikk
Fogalommeghatározás és hatály
(1) A bevételeknek és a kifizetési kötelezettségvállalásoknak egyensúlyban kell lenniük.
(2) A kötelezettségvállalási előirányzatok nem léphetik túl az unós hozzájárulás, valamint a saját bevételek és a 6. cikkben említett egyéb bevételek összegét.
(3) Azon hatóságok esetében, amelyek bevételei az uniós hozzájárulás mellett díjakból és illetékekből állnak, a díjakat olyan szintjen kell megállapítani, hogy elkerülhető legyen a jelentős túlfizetés. Ha a 97. cikk értelmében vett többletet vagy hiányt mutató költségvetési eredmény rendszeresen ismétlődik, a díjak és illetékek szintjét felül kell vizsgálni.
(4) Az uniós szerv nem vehet fel kölcsönt az uniós szerv költségvetésének keretén belül.
(5) Az Unió uniós szervnek nyújtott hozzájárulása az uniós szerv költségvetése tekintetében kiegyenlítő hozzájárulás, és több kifizetésre lehet bontani.
(6) Az uniós szervnek szigorú készpénzgazdálkodást kell folytatnia a címzett bevételek megfelelő figyelembevételével annak érdekében, hogy készpénzegyenlege kellően indokolt igényekre korlátozódjon. Kifizetési kérelmeivel együtt, az egész év folyamán, részletes és frissített előrejelzéseket kell benyújtania valóspénzeszköz-igényeiről, ideértve a címzett bevételre vonatkozó tájékoztatást.
20. cikk
A pénzügyi évből származó költségvetési eredmény
(1) Amennyiben a 97. cikk szerinti költségvetési eredmény pozitív, azt az év során kifizetett hozzájárulás összegének erejéig vissza kell fizetni a Bizottságnak. Az uniós szerv következő évi költségvetésében bevételként kell feltüntetni a költségvetési eredmény azon részét, amely túllépi az év során kifizetett uniós hozzájárulás összegét.
Az első albekezdést akkor is alkalmazni kell, ha az uniós szerv bevétele az uniós hozzájárulás mellett díjakból és illetékekből áll.
A költségvetésben szereplő és az uniós szervnek ténylegesen kifizetett hozzájárulás különbözetét törölni kell.
Az N-2. év költségvetési eredményére vonatkozóan már rendelkezésre álló információ kiegészítése céljából az uniós szerv legkésőbb az N. év január 31-ig elkészíti az N-1. év költségvetési eredményének becslését, amelyet az N. év folyamán vissza kell forgatni a költségvetésbe. Ezen információt a Bizottságnak kellőképpen figyelembe kell vennie az uniós szerv N+1. évre vonatkozó pénzügyi igényeinek felmérésekor.
(2) Kivételes esetekben, amikor a létesítő okirat előírja, hogy a díjakból és illetékekből származó bevételeket adott kiadási tételekhez rendelik, az uniós szerv címzett bevételként átviheti a díjak és illetékek egyenlegét azon szolgáltatások nyújtásához kapcsolódó tevékenységekre, amelyekre a díjak vonatkoznak.
(3) Amennyiben a 97. cikk szerinti költségvetési eredmény hiányt mutat, azt kifizetési előirányzatként kell feltüntetni az uniós szerv következő pénzügyi évi költségvetésében, vagy adott esetben a következő pénzügyi években az uniós szerv többletet mutató költségvetési eredményével kell ellensúlyozni.
(4) A bevételeket és kifizetési előirányzatokat a költségvetési eljárás során a 966/2012/EU, Euratom rendelet 39. cikkében előírt módosító indítvány szerinti eljárás alkalmazásával, vagy a költségvetés végrehajtása során költségvetés-módosítással kell feltüntetni.
4. FEJEZET
Az elszámolási egység elve
21. cikk
Az euro használata
Az uniós szerv költségvetését euróban kell kidolgozni és végrehajtani, és az elszámolás is euróban történik. Mindazonáltal, pénzforgalmi célokból a számvitelért felelős tisztviselő és előlegszámlák esetében az előlegszámla-kezelők felhatalmazást kapnak arra, hogy - az egyes uniós szervek pénzügyi szabályaiban megállapítottak szerint - a műveleteket egyéb pénznemben hajtsák végre.
5. FEJEZET
A globális fedezet elve
22. cikk
Fogalommeghatározás és hatály
A 23. cikk sérelme nélkül, az összes bevételnek fedeznie kell az összes kifizetési előirányzatot. A 25. cikk sérelme nélkül, minden bevételt és kiadást teljes egészében, egymással szembeni kiigazítás nélkül kell feltüntetni.
23. cikk
Címzett bevétel
(1) A külső címzett bevételeket és a belső címzett bevételeket meghatározott kiadási tételek finanszírozására kell felhasználni.
(2) A külső címzett bevételek közé a következők tartoznak:
a)
a tagállamok, harmadik országok - beleértve mindkét esetben állami szerveiket -, valamint szervezetek vagy természetes személyek által az uniós szervek egyes tevékenységeihez nyújtott pénzügyi hozzájárulások, amennyiben ezt az uniós szerv és az érintett tagállamok, harmadik országok vagy állami szervek, szervezetek vagy természetes személyek között létrejött megállapodás előírja;
b)
meghatározott rendeltetésű bevételek, úgymint alapítványoktól, támogatásokból, ajándékokból és hagyatékokból származó jövedelem;
c)
harmadik országok vagy különféle nem uniós szervek a) pont alá nem tartozó pénzügyi hozzájárulásai az uniós szervek tevékenységeihez;
-
a 7. cikkben említett ad hoc vissza nem térítendő támogatásokból származó bevétel,
-
a 8. cikkben említett hatáskör-átruházási megállapodásokból származó bevétel;
d)
a (3) bekezdésben említett belső címzett bevétel, amennyiben az kiegészíti az e bekezdés a)-c) pontjában említett egyéb bevételt;
e)
a 6. cikk (2) bekezdésében említett díjakból és illetékekből származó bevétel.
(3) A belső címzett bevételek közé a következők tartoznak:
a)
a harmadik felek által rendelt áruk, szolgáltatások és munkavégzés ellenében kapott bevételek, a 6. cikk (1) bekezdésének a) pontjában meghatározott díjak és illetékek kivételével;
b)
olyan járművek, berendezések, felszerelések, anyagok és tudományos és technikai készülékek értékesítéséből származó bevételek, amelyeket lecserélnek vagy leselejteznek, miután könyv szerinti értéküket nullára leírták;
c)
a jogtalanul kifizetett összegeknek a 62. cikkel összhangban történő visszafizetéséből származó bevételek;
d)
áru, szolgáltatás vagy munkavégzés uniós intézmények vagy más uniós szervek részére történő biztosításából származó bevételek;
e)
befolyt biztosítási díjak;
f)
bérleti jogviszonyból származó bevételek;
g)
kiadványok és filmek - ideértve az elektronikus adathordozón tároltakat is - értékesítéséből származó bevételek;
h)
későbbi adó-visszatérítések nyomán keletkező bevétel a 25. cikk (3) bekezdésének b) pontja értelmében.
(4) A 23. cikk (2) bekezdése e) pontjának sérelme nélkül, a vonatkozó létesítő okirat meghatározott kiadási tételekhez is hozzárendelheti az általa előírt bevételt. Ha erről a vonatkozó létesítő okirat másképp nem rendelkezik, e bevétel belső címzett bevételt képez.
(5) A (2) bekezdés a)-c) pontja és a (3) bekezdés a) és d) pontja szerinti összes bevételi tétel fedezi az adott tevékenység vagy cél miatt felmerült összes közvetlen vagy közvetett kiadást.
(6) Az uniós szerv költségvetése tartalmaz olyan sorokat, amelyeken a külső címzett bevételek és a belső címzett bevételek szerepelnek, és amennyiben lehetséges, feltünteti a megfelelő összegeket.
A bevételi- és kiadásikimutatás-tervezet csak azon összegek erejéig tartalmazhat címzett bevételeket, amelyek a tervezet megállapítása idején biztosak.
24. cikk
Adományok
(1) Az igazgató bármely, az uniós szervnek tett adományt elfogadhat, úgymint alapítványokat, támogatásokat, ajándékokat és hagyatékokat.
(2) Az olyan adományok elfogadásához, amelyek pénzügyi költségeket vonhatnak maguk után, az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület előzetes engedélye szükséges, amely döntését a kérelem benyújtásának napját követő két hónapon belül hozza meg. Ha az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület a megadott időtartamon belül nem hoz döntést, úgy az adományt elfogadottnak kell tekinteni.
25. cikk
A levonások és árfolyam-kiigazítások szabályai
(1) Az alábbi levonásokra kerülhet sor a kifizetési kérelmekből, amelyeket azután a nettó összeggel kell elszámolni:
a)
a közbeszerzési szerződésekben részt vevő felekre és a kedvezményezettekre kirótt büntetések;
b)
az egyedi számlákkal és a költségkimutatásokkal kapcsolatos engedmények, visszatérítések és egyéb levonások;
c)
a jogtalanul kifizetett összegek miatti kiigazítások.
Az első albekezdés c) pontjában említett kiigazítások történhetnek közvetlen levonással ugyanazon kedvezményezett részére teljesített új időközi vagy egyenlegkifizetésből azon alcím, jogcímcsoport és pénzügyi év alapján, amely tekintetében a többletkifizetésre sor került.
Az első albekezdés c) pontjában említett levonásokra az uniós számviteli szabályokat kell alkalmazni.
(2) Az uniós szerv számára értékesített termékeknek és nyújtott szolgáltatásoknak az Európai Unió kiváltságairól és mentességeiről szóló jegyzőkönyv értelmében - feltéve, hogy az alkalmazandó az uniós szervre - a tagállamok által visszatérített adókat magában foglaló költségei az adó nélküli összeggel terhelik meg az uniós szerv költségvetést.
(3) Az uniós szerv számára értékesített termékeknek és nyújtott szolgáltatásoknak a vonatkozó megállapodások alapján harmadik országok által visszatérített adókat magában foglaló költségei:
a)
az adó nélküli összeggel;
b)
az adót magában foglaló összeggel terhelhetik meg az uniós szerv költségvetését. Ilyen esetben a későbbi adó-visszatérítéseket belső címzett bevételként kell kezelni.
(4) Minden olyan nemzeti adó, amelyet az uniós szerv a (2) és (3) bekezdés értelmében átmenetileg visel, függő számlára kerül, amíg azokat az érintett állam vissza nem téríti.
(5) A hiányt mutató költségvetési eredményt kiadásként tüntetik fel az uniós szerv költségvetésében.
(6) Az uniós szerv költségvetésének végrehajtása során felmerülő árfolyamkülönbségek tekintetében az uniós szerv költségvetésében kiigazítások hajthatók végre. A végleges nyereségét vagy veszteségét bele kell foglalni az évi költségvetési eredménybe.
6. FEJEZET
Az egyediség elve
26. cikk
Általános rendelkezések
Az előirányzatokat meghatározott célokhoz kell rendelni, cím és alcím szerint. Az alcímeket jogcímcsoportokra és jogcímekre kell tovább bontani.
27. cikk
Átcsoportosítások
(1) Az igazgató előirányzatokat csoportosíthat át:
a)
egyik címből a másikba azon éves előirányzatok 10 %-át meg nem haladó mértékig, amelyek azon a soron szerepelnek, amelyről az átcsoportosítás történik;
b)
korlátozás nélkül egyik alcímből a másikba és egyik jogcímcsoportból a másikba.
(2) Az (1) bekezdésben említett korláton túl az igazgató javasolhatja az igazgatótanácsnak vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testületnek az előirányzatok egyik címből a másikba történő átcsoportosítását. Az igazgatótanácsnak vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testületnek három hét áll rendelkezésére, hogy elutasítsa ezen átcsoportosításokat. A fenti határidő lejárta után azokat elfogadottnak kell tekinteni.
(3) Az átcsoportosítási javaslatokat, valamint az (1) és (2) bekezdés szerint elvégzett átcsoportosításokat megfelelő és részletes bizonylatok kísérik, amelyek bemutatják az előirányzatok végrehajtását és a pénzügyi év végéig várható igényeket mind a jóváírandó megnevezésekre, mind pedig azokra, amelyekből az előirányzatokat kiveszik.
(4) Az igazgató a lehető leghamarabb tájékoztatja az igazgatótanácsot az összes végrehajtott átcsoportosításról. Az igazgató tájékoztatja az Európai Parlamentet és a Tanácsot a (2) bekezdés alapján végrehajtott valamennyi átcsoportosításról.
28. cikk
Az átcsoportosításokra vonatkozó egyedi szabályok
(1) Az előirányzatokat kizárólag az uniós szerv költségvetésének azon soraira lehet átcsoportosítani, amelyekre az uniós szerv költségvetése engedélyezett előirányzatokat, vagy amelyeknél a pro memoria bejegyzés szerepel.
(2) A címzett bevételeknek megfelelő előirányzatokat kizárólag akkor lehet átcsoportosítani, ha e bevételek megőrzik célhoz kötöttségüket.
7. FEJEZET
A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve
29. cikk
A gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség elve/A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve
(1) A gazdaságosság, hatékonyság és eredményesség elve/A hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elve
(2) A gazdaságosság elve megköveteli, hogy az uniós szerv által a tevékenységeihez felhasznált források a megfelelő időben, a megfelelő mennyiségben és minőségben, illetve a legjobb áron álljanak rendelkezésre.
A hatékonyság elve az igénybe vett források és az elért eredmények közötti legjobb kapcsolatra vonatkozik.
Az eredményesség elve az egyes kitűzött célok megvalósítására és a tervezett eredmények elérésére vonatkozik.
(3) Az uniós szerv elvégzi a 966/2012/EU, Euratom rendelet 50. cikkében említett teljesítményértékelést.
A teljesítményértékelés az alábbiakat foglalja magában:
-
az uniós szerv horizontális szolgálatai hatékonyságának felülvizsgálata,
-
a szolgálatok megosztásának vagy teljes egészében más uniós szerv vagy a Bizottság számára történő átadásának költség-haszon elemzése.
Az első és második albekezdésben említett teljesítményértékelés elvégzésekor az uniós szervnek meg kell tennie a szükséges intézkedéseket az összeférhetetlenség elkerülése érdekében.
(4) Az uniós szerv költségvetésében foglalt minden tevékenységi ágra meghatározott, mérhető, elérhető, releváns és időzített célokat kell megszabni. E célok elérését minden tevékenységre vonatkozóan teljesítménymutatókkal kell ellenőrizni, és erről az igazgató tájékoztatja az igazgatótanácsot. Ezen információkat évente kell biztosítani, legkésőbb az uniós szerv költségvetési tervezetének mellékleteiben.
(5) A döntéshozatal javítása érdekében az uniós szerv előzetes és utólagos értékeléseket készít a Bizottság által nyújtott útmutatással összhangban. Ezen értékeléseket minden olyan tevékenységre és programra alkalmazni kell, amelyek jelentős kiadással járnak, és az értékelési eredményeket meg kell küldeni az igazgatótanácsnak.
(6) Az igazgató cselekvési tervet készít az (5) bekezdésben említett értékelések megállapításainak nyomon követésére, és arról a Bizottságnak évente kétszer, az igazgatótanácsnak pedig rendszeresen jelentést tesz.
(7) Az igazgatótanács ellenőrzi a (6) bekezdésben említett cselekvési terv végrehajtását.
30. cikk
A költségvetés végrehajtásának belső kontrollja
(1) Az uniós szerv költségvetését hatékony és eredményes belső kontrollal összhangban kell végrehajtani.
(2) Az uniós szerv költségvetése végrehajtásának alkalmazásában a belső kontroll az irányítás minden szintjén alkalmazandó folyamat, amelynek célja a következő célkitűzések elérésének ésszerű biztosítása:
a)
a műveletek hatékonysága, eredményessége és gazdaságossága;
b)
a jelentéstétel megbízhatósága;
c)
az eszközök és információk védelme;
d)
a csalás és a szabálytalanságok megelőzése, felderítése, korrekciója, és nyomon követése;
e)
az alapul szolgáló ügyletek jogszerűségéhez és szabályszerűségéhez kapcsolódó kockázat megfelelő kezelése, figyelembe véve a programok többéves jellegét, valamint az érintett kifizetések jellegét.
(3) Az eredményes belső kontroll a legjobb nemzetközi gyakorlatokra épül és különösen a következőket tartalmazza:
a)
a feladatok elkülönítése;
b)
megfelelő kockázatkezelési és kontrollstratégia, beleértve a végső kedvezményezett szintjén lefolytatott kontrollokat;
c)
az összeférhetetlenség elkerülése;
d)
megfelelő ellenőrzési nyomvonalak, megbízható adatok az adatrendszerekben;
e)
a teljesítmény felügyeletére és a belső kontroll azonosított gyenge pontjainak és kivételeinek nyomon követésére szolgáló eljárások;
f)
a belsőkontroll-rendszer hatékony és eredményes működésének időszakos értékelése.
(4) A hatékony belső kontroll a következő elemekre épül:
a)
az ellenőrzési lánc valamennyi érintett résztvevőjével egyeztetett megfelelő kockázatkezelési és kontrollstratégia végrehajtása;
b)
a kontroll eredményeinek hozzáférhetősége az ellenőrzési lánc valamennyi érintett szereplője számára;
c)
adott esetben független ellenőri vélemények igénybevétele, feltéve, hogy az alapul szolgáló munka minősége megfelelő és elfogadható, és azt az elfogadott standardoknak megfelelően teljesítették;
d)
a korrekciós intézkedések időben történő alkalmazása, adott esetben beleértve a visszatartó erejű szankciókat;
e)
a többszörös kontroll megszüntetése;
f)
a kontrollok költség-haszon arányának javítása.
8. FEJEZET
Az átláthatóság elve
31. cikk
A beszámolók, a költségvetés és a jelentések közzététele
(1) Az uniós szerv költségvetésének megállapítása és végrehajtása, valamint a beszámolók benyújtása az átláthatóság elvével összhangban történik.
(2) Az uniós szerv költségvetésének és az uniós szerv költségvetés-módosításainak - végleges elfogadásuk szerinti - összefoglalását az elfogadásuktól számított három hónapon belül ki kell hirdetni az Európai Unió Hivatalos Lapjában.
Az összefoglaló tartalmazza az öt fő bevételi és az öt fő kiadási tételt az igazgatási és a működési költségvetésre vonatkozóan, valamint azon szerződéses alkalmazottak létszámtervét és teljes munkaidős egyenértékben kifejezett számának becslését, amelyekre előirányzatokat állítottak be az uniós szerv költségvetésébe, továbbá a kirendelt nemzeti szakértők létszámtervét és számának becslését. Tartalmazza továbbá az előző évre vonatkozó számadatokat.
(3) Az uniós szerv költségvetését, amely tartalmazza a véglegesen elfogadott létszámtervet és az uniós szerv költségvetés-módosításait, valamint tájékoztató jelleggel azon szerződéses alkalmazottak teljes munkaidős egyenértékben kifejezett számát, amelyekre előirányzatokat állítottak be a költségvetésbe, továbbá a kirendelt nemzeti szakértők számát tájékoztatásul megküldik az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak, a Számvevőszéknek és a Bizottságnak, és elfogadása után négy héten belül közzéteszik az érintett uniós szerv internetes oldalán.
(4) Az uniós szerv internetes oldalán legkésőbb a következő pénzügyi év június 30-áig rendelkezésre bocsátja az uniós szerv költségvetéséből származó finanszírozás végső kedvezményezettjeire vonatkozó információkat, ideértve a 89. cikk alapján megbízott szakértőket is, az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló bizottsági rendelet (7) 21. cikkének (2), (3) és (4) bekezdésével összhangban, egységes minta szerint. A közzétett információknak könnyen elérhetőnek, átláthatónak és átfogónak kell lenniük. Ezen információk rendelkezésre bocsátása a bizalmas kezelésre és a biztonságra vonatkozó követelmények kellő figyelembevételével történik, különös tekintettel a személyes adatok 45/2001/EK rendeletben meghatározott védelmére.
III. CÍM
A KÖLTSÉGVETÉS MEGÁLLAPÍTÁSA ÉS SZERKEZETE
1. FEJEZET
Az uniós szerv költségvetésének megállapítása
32. cikk
Éves és többéves programozás
(1) Az uniós szervnek - a Bizottság iránymutatásainak figyelembevételével - éves és többéves programozást tartalmazó dokumentumot kell összeállítania
(2) A többéves program tartalmazza az alábbiakat:
-
átfogó stratégiai programozás, amely tartalmazza a célkitűzéseket, várt eredményeket és teljesítménymutatókat is,
-
erőforrás-programozás, amely tartalmazza a többéves költségvetést és a személyzetet is.
Az erőforrás-programozás jelentéstételi célokból minőségi és mennyiségi információkat foglal magában a humán erőforrásról és költségvetési kérdésekről, különösen az alábbiakat:
-
az N-1. évre és az N. évre a személyzeti szabályzat szerint meghatározott tisztviselők, ideiglenes alkalmazottak és szerződéses alkalmazottak, valamint a kirendelt nemzeti szakértők számát,
-
az N-1. évre a 97. cikk szerinti költségvetési műveletek becslését, valamint tájékoztatást az uniós szervet befogadó tagállam által az uniós szervnek nyújtott természetbeni hozzájárulásról,
-
az N+1. évre a személyzeti szabályzat szerint meghatározott tisztviselők, ideiglenes alkalmazottak és szerződéses alkalmazottak számának becslését,
-
az elkövetkező évekre vonatkozó irányadó költségvetést és humánerőforrás-programozást.
A Bizottság megküldi az uniós szervnek kapcsolódó szolgálatai véleményét a humánerőforrás-programozás tervezetével kapcsolatban.
Amennyiben az uniós szerv nem veszi teljes mértékben figyelembe a bizottsági szolgálatok véleményét, arról megfelelő magyarázatot bocsát a Bizottság rendelkezésére.
Az erőforrás-programozást évente naprakésszé teszik. A stratégiai programozást adott esetben és különösen a létesítő okiratban említett átfogó értékelések eredményeinek megválaszolása céljából teszik naprakésszé.
(3) Az uniós szerv éves munkaprogramja tartalmazza a célkitűzések részletes leírását és a várt eredményeket, ideértve a teljesítménymutatókat is. Tartalmazza továbbá a finanszírozandó fellépés(ek) leírását és az egyes fellépésekre előirányzott összegek és humán-erőforrás megjelölését. Az éves munkaprogram összhangban van az (1) bekezdésben említett többéves munkaprogrammal.
Egyértelműen feltünteti, hogy az uniós szerv feladatköre az előző költségvetési évhez képest milyen feladatokkal bővült, mely feladatok változtak, és mely feladatokat törölték.
(4) Az éves munkaprogram valamennyi lényegi módosítását az eredeti éves munkaprogramra vonatkozóval azonos eljárás szerint kell elfogadni, a létesítő okirat és e rendelet 33. cikkének rendelkezéseivel összhangban.
Az igazgatótanács felruházhatja az uniós szerv engedélyezésre jogosult tisztviselőjét az éves munkaprogram nem lényegi módosításainak elfogadására vonatkozó hatáskörrel.
33. cikk
A költségvetés megállapítása
(1) A költségvetést a létesítő okirat rendelkezéseivel összhangban kell elkészíteni.
(2) Az uniós szerv minden évben legkésőbb január 31-ig megküldi a Bizottságnak a bevételeire és kiadásaira vonatkozó becslés előzetes tervét és a becslést alátámasztó általános iránymutatásokat.
(3) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 37. cikkének megfelelően, az uniós szerv - létesítő okiratával összhangban - minden évben elküldi a Bizottságnak, az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak a bevételeire és kiadásaira vonatkozó tervezett összegeket.
(4) Az uniós szerv becsült bevételei és kiadásai a következőket tartalmazzák:
a)
létszámterv, amely besorolási fokozat és osztály szerint megállapítja a költségvetési előirányzatok keretein belül engedélyezett állandó és átmeneti álláshelyek számát;
b)
a személyi állomány változásakor nyilatkozat, amely indokolja az új álláshelyek iránti igényeket;
c)
a készpénzkifizetések és -bevételek negyedéves becslése;
d)
információ a különböző tevékenységek tekintetében az előzetesen kitűzött célkitűzések eléréséről. Az értékelés eredményeit meg kell vizsgálni, és azokra hivatkozva kell igazolni az uniós szerv költségvetésének n. évi költségvetéshez képesti növeléséből vagy csökkentéséből fakadóan várható előnyöket.
(5) Az uniós szerv legkésőbb minden év január 31-éig megküldi a Bizottságnak, az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak a 32. cikkben említett programozási dokumentum tervezetét, valamint e dokumentum később naprakésszé tett változatait.
(6) A költségvetés elfogadási eljárásának részeként a Bizottság elküldi az uniós szerv előzetes kimutatását az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak, valamint javaslatot tesz az uniós szervnek nyújtandó hozzájárulás összegére és az uniós szerv személyzetének a Bizottság által szükségesnek ítélt létszámára. A Bizottság - amint megállapította a költsgévetés-tervezetet - rendelkezésre bocsátja az uniós szervek létszámtervének tervezetét, valamint azon szerződéses alkalmazottak és kirendelt nemzeti szakértők teljes munkaidős egyenértékben kifejezett számának becslését, amelyekre előirányzatokat állítottak be a költségvetésbe.
(7) Az Európai Parlament és a Tanács a 38. cikk (1) bekezdésével összhangban elfogadja az uniós szerv létszámtervét, és annak minden későbbi módosítását. A létszámtervet a költségvetés III. szakaszának - Bizottság - mellékletében kell közzétenni.
(8) Az uniós szerv költségvetését és létszámtervét, továbbá a 32. cikkben említett programozási dokumentumot az igazgatótanács fogadja el. Ezek akkor válnak véglegessé, amikor a költségvetés végső elfogadása megtörtént, amely meghatározza a hozzájárulás összegét és a létszámtervet. Az uniós szerv költségvetését és a létszámtervet szükség esetén ennek megfelelően ki kell igazítani.
(9) Az uniós szerv új feladatokkal történő megbízásakor a Bizottság - az uniós szerv létesítő okiratának módosítására vonatkozó jogalkotási eljárások sérelme nélkül - az Európai Parlament és a Tanács rendelkezésére bocsátja a szükséges információkat ahhoz, hogy utóbbiak értékelhessék az új feladatok uniós szerv erőforrásaira gyakorolt hatását, és szükség esetén felülvizsgálhassák az uniós szerv finanszírozását.
34. cikk
Költségvetés-módosítások
Az uniós szerv költségvetésének bármely módosítása - beleértve a létszámtervet is - az uniós szerv eredeti költségvetésével azonos eljárás szerint elfogadott költségvetés-módosítással történik, a létesítő okirat rendelkezéseivel és e rendelet 33. cikkével összhangban.
2. FEJEZET
Az uniós szerv költségvetésének szerkezete és tartalma
35. cikk
Az uniós szerv költségvetésének szerkezete
Az uniós szerv költségvetése magában foglalja a bevételek és a kiadások kimutatását.
36. cikk
Költségvetési nómenklatúra
Amennyiben az uniós szerv tevékenységeinek jellege indokolja, úgy a kiadásokról készült kimutatást a cél szerinti besorolással készült nómenklatúra alapján kell elkészíteni. A fenti nómenklatúrát az uniós szerv határozza meg, és világosan különbséget tesz az igazgatási és a működési előirányzatok között.
37. cikk
Az uniós szerv költségvetésének tartalma
Az uniós szerv költségvetése a következőket foglalja magában:
(1)
A bevételi kimutatásban:
a)
az uniós szerv adott pénzügyi évre (N. évre) vonatkozó becsült bevételei;
b)
a becsült bevételek az előző pénzügyi évre és az N-2. évi bevételek;
c)
megfelelő megjegyzések minden bevételi tételhez;
(2)
A kiadási kimutatásban:
a)
az N. évre vonatkozó kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzatok;
b)
az előző pénzügyi évre vonatkozó kötelezettségvállalási és kifizetési előirányzatok, és az N-2. évben vállalt és kifizetett kiadások - ez utóbbi az uniós szerv N. évi költségvetésének százalékában is kifejezve;
c)
a következő pénzügyi években esedékes kifizetések ütemtervének összefoglaló kimutatása a korábbi pénzügyi években vállalat költségvetési kötelezettségek teljesítésére;
d)
megfelelő megjegyzések minden alfejezet tekintetében.
38. cikk
A személyzeti létszámtervre vonatkozó szabályok
(1) A 33. cikkben említett létszámterv a pénzügyi évre jóváhagyott álláshelyek száma mellett feltünteti az előző évre jóváhagyott számot és a ténylegesen betöltött álláshelyek számát is. A létszámterv az uniós szervre vonatkozóan abszolút határt szab. A megállapított határon túl további kinevezés nem történhet.
Az AD 16, AD 15, AD 14 és AD 13 besorolási osztály kivételével azonban, az igazgatótanács a jóváhagyott álláshelyek 10 %-ának erejéig módosíthatja a létszámtervet, figyelembe véve az alábbi feltételeket:
a)
ez nem befolyásolja a teljes pénzügyi évre vonatkozó személyzeti előirányzat mértékét;
b)
a létszámterv által jóváhagyott álláshelyek teljes számára vonatkozó határ túllépésére nem kerül sor;
c)
az uniós szerv - egyéb uniós szervekkel - a Bizottság személyzeti átvilágításában kezdeményezettek szerint teljesítményértékelésben vett részt.
(2) Az (1) bekezdés második albekezdésétől eltérve a kinevező hatóság által a személyzeti szabályzattal összhangban engedélyezett részmunkaidős munka hatásait más kinevezések ellensúlyozhatják. Ha valamely alkalmazott az érvényességi időszak lejárata előtt kéri a jóváhagyás visszavonását, az uniós szerv a lehető leghamarabb megfelelő intézkedéseket hoz az (1) bekezdés második albekezdésének b) pontjában meghatározott határ betartása érdekében.
IV. CÍM
AZ UNIÓS SZERV KÖLTSÉGVETÉSÉNEK VÉGREHAJTÁSA
1. FEJEZET
Általános rendelkezések
39. cikk
A költségvetés végrehajtása a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban
(1) Az igazgató látja el az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatait. Az igazgató a költségvetési bevételeket és kiadásokat az uniós szerv pénzügyi szabályaival és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban, saját felelősségére és az engedélyezett előirányzatok határain belül hajtja végre.
(2) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő által a csalás és szabálytalanságok megelőzése és felderítése tekintetében viselt kötelezettségek sérelme nélkül, az uniós szerv részt vesz az Európai Csalás Elleni Hivatal csalásmegelőzési tevékenységeiben.
40. cikk
A költségvetés-végrehajtási hatáskörének átruházása
(1) Az igazgató költségvetés-végrehajtási hatásköröket ruházhat át a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozó személyzetre, az uniós szerv igazgatótanács által elfogadott pénzügyi szabályokban megállapított feltételekkel összhangban. A felhatalmazottak csak a kifejezetten rájuk ruházott hatáskörön belül járhatnak el.
(2) A felhatalmazottak átruházhatják szerzett hatáskörüket az e rendelet végrehajtására vonatkozó, a 114. cikkben említett szabályoknak megfelelően. A hatáskörök további átruházásához minden esetben az igazgató kifejezett hozzájárulására van szükség.
41. cikk
Összeférhetetlenség
(1) Az e cím 2. fejezetének értelmében vett pénzügyi szereplők, valamint a költségvetés végrehajtásában és irányításában - beleértve az ezt előkészítő tevékenységeket is -, ellenőrzésében vagy kontrolljában érintett egyéb személyek nem járhatnak el oly módon, hogy saját érdekeik ütközzenek az uniós szerv érdekeivel.
Amennyiben ennek veszélye fennáll, az érintett személynek tartózkodnia kell az ilyen fellépéstől, és az üggyel az illetékes hatósághoz kell fordulnia, aki írásban megerősíti, hogy fennáll-e összeférhetetlenség. Amennyiben bebizonyosodik, hogy összeférhetetlenség áll fenn, az érintett személy befejezi tevékenységét az adott ügyben. Az illetékes hatóság teszi meg a további megfelelő intézkedéseket.
(2) Az (1) bekezdés alkalmazásában összeférhetetlenség akkor áll fenn, ha az (1) bekezdésben említett pénzügyi szereplő vagy egyéb személy funkcióinak pártatlan és tárgyilagos gyakorlása családi vagy érzelmi okok, politikai vagy nemzeti hovatartozással kapcsolatos okok, továbbá gazdasági érdek vagy bármely más, a végső kedvezményezettel közös érdek miatt veszélybe kerül.
(3) Az (1) bekezdésben említett illetékes hatóság a személyzet érintett tagjának közvetlen felettese. Amennyiben a személyzet érintett tagja az igazgató, az illetékes hatóság az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület.
(4) Az uniós szerv szabályokat fogad el az összeférhetetlenség megelőzéséről és kezeléséről.
42. cikk
Az uniós szerv költségvetésének végrehajtási módja
(1) Az uniós szerv költségvetését az igazgató a neki alárendelt szervezeti egységekben hajtja végre.
(2) A műszaki ismereteket igénylő feladatokkal és az adminisztrációs, előkészítési vagy kisegítő feladatokkal, amelyek nem igénylik sem a hatósági jogkör, sem a mérlegelési jogkör gyakorlását, szerződéssel meg lehet bízni magánjog hatálya alá tartozó, külső intézményeket vagy szerveket, amennyiben ez szükségesnek bizonyul.
2. FEJEZET
Pénzügyi szereplők
1. szakasz
A feladatok elkülönítésének elve
43. cikk
A feladatok elkülönítése
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő és a számvitelért felelős tisztviselő feladatait el kell különíteni; e feladatok kölcsönösen kizárják egymást.
2. szakasz
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő
44. cikk
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő jogköre és feladatai
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő felel a bevételek és a kiadások hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban történő végrehajtásáért, valamint a jogszerűség és a szabályosság követelményei érvényesülésének biztosításáért.
(2) Az (1) bekezdés alkalmazásában, az engedélyezésre jogosult tisztviselő - az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület által - a Bizottság által saját szervezeti egységeire vonatkozóan megállapított egyenértékű standardok alapján - elfogadott minimumszabványokkal összhangban, és kellő tekintettel az irányítási környezettel és a finanszírozott fellépés természetével kapcsolatos kockázatokra, kialakítja a feladatainak ellátásához szükséges szervezeti struktúrákat és belsőkontroll-rendszereket.
E struktúrák és rendszerek létrehozását átfogó kockázatelemzés támogatja, amely figyelembe veszi a költséghatékonyságukat is.
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő szervezeti egységén belül szakértői és tanácsadói feladatkört alakíthat ki a tevékenységével összefüggő kockázatok ellenőrzésének támogatására.
(3) A kiadások végrehajtása érdekében az engedélyezésre jogosult tisztviselő költségvetési és jogi kötelezettségeket vállal, érvényesíti a kiadásokat, illetve engedélyezi a kifizetéseket és megteszi az előirányzatok végrehajtásához szükséges előzetes intézkedéseket.
(4) A bevételek végrehajtása a követelések megbecslésének elkészítését, a visszafizettetendő jogosultságok megállapítását és a beszedési megbízások kibocsátását foglalja magában. A bevételek végrehajtása adott esetben magában foglalja a megállapított jogosultságokról történő lemondást is.
(5) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő az uniós szerv költségvetésének végrehajtására vonatkozó felelősség alól mentesítő határozat dátumától számított öt évig megőrzi a végrehajtott műveletekkel kapcsolatos bizonylatokat. A kapcsolódó bizonylatokban foglalt személyes adatokat lehetőség szerint törölni kell, amennyiben ezek az adatok a költségvetés végrehajtására vonatkozó felelősség alóli mentesítéshez, a kontrollhoz, illetve az ellenőrzéshez nem szükségesek. A forgalmi adatok megőrzése tekintetében minden esetben a 45/2001/EK rendelet 37. cikkének (2) bekezdése alkalmazandó.
45. cikk
Előzetes kontrollok
(1) A 44. cikkben említett minden egyes művelet esetében legalább előzetes kontrollt kell végezni a dokumentumok áttekintése és a már végrehajtott, a művelet operatív és pénzügyi oldalával kapcsolatos kontrollok rendelkezésre álló eredményei alapján.
Az előzetes kontroll kiterjed a művelet kezdeményezésére és ellenőrzésére.
(2) A művelet kezdeményezése minden olyan műveletet magában foglal, amely előkészíti az uniós szerv költségvetésnek a 33. és 34. cikkben említett engedélyezésre jogosult tisztviselők általi végrehajtására vonatkozó jogi aktusok elfogadását.
(3) Egy művelet előzetes vizsgálatának fogalma minden olyan előzetes ellenőrzést magában foglal, amelyet az engedélyezésre jogosult tisztviselő foganatosít az operatív és pénzügyi szempontok ellenőrzésére.
(4) Az előzetes kontrollok során meg kell vizsgálni a kért bizonylatok közötti megfelelést és minden egyéb rendelkezésre álló információt. Az előzetes kontrollok gyakoriságát és intenzitásának fokát az illetékes ellenőrzésre jogosult tisztviselő határozza meg a kockázattal és költséghatékonysággal kapcsolatos megfontolások figyelembevételével. Kétség esetén a szóban forgó kifizetés érvényesítéséért felelős engedélyezésre jogosult tisztviselő kiegészítő információkat kér, vagy helyszíni ellenőrzést végez annak érdekében, hogy az előzetes kontroll részeként ésszerű bizonyosságot szerezzen.
Az előzetes kontroll célja különösen a következők megállapítása:
a)
a kiadások rendben vannak, és megfelelnek az alkalmazandó rendelkezéseknek;
b)
alkalmazzák a 29. cikkben meghatározott, hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvét.
A kontrollok céljából a javadalmazásokkal, nyugdíjakkal és a kiküldetési és egészségügyi költségtérítésekkel kapcsolatos rendszeres kiadások egymáshoz hasonló külön műveleteinek sorozatát az engedélyezésre jogosult tisztviselő egyetlen műveletnek tekintheti.
(5) Egy adott tranzakció esetében az ellenőrzést a műveletet kezdeményezőktől eltérő személyzetnek kell végeznie. Az ellenőrzést végző személyzet nem lehet alárendeltje a műveletet kezdeményező személyzetnek.
46. cikk
Utólagos kontrollok
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő az előzetes kontrollt követően már jóváhagyott műveletek ellenőrzése céljából utólagos kontrollt rendelhet el. Ilyen kontrollra a kockázatok alapján végzett mintavételi eljárás szerint kerülhet sor.
(2) Az utólagos kontroll elvégezhető dokumentumalapú ellenőrzéssel vagy adott esetben helyszíni ellenőrzéssel.
Az utólagos kontroll során ellenőrizni kell, hogy az uniós szerv költségvetéséből finanszírozott műveleteket megfelelően hajtották-e végre és különösen azt, hogy teljesültek-e a 45. cikk (4) bekezdésében említett feltételek.
Az utólagos kontroll eredményét az engedélyezésre jogosult tisztviselő a potenciálisan rendszerszintű problémák azonosítása céljából legalább évente áttekinti. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő intézkedéseket hoz a fenti kérdések megoldására.
Az (1) bekezdésben említett kockázatelemzést a kontrollok és egyéb vonatkozó információk fényében kell felülvizsgálni.
Többéves programok esetében az engedélyezésre jogosult tisztviselő többéves kontrollstratégiát készít, amelyben meghatározza az időszak alatt elvégzendő ellenőrzések jellegét és mértékét, valamint azt, hogyan kell az eredményeket az éves megbízhatósági folyamat érdekében évente mérni.
(3) Az előzetes kontrollt az utólagos kontrollért nem felelős személyzet végzi. Az utólagos kontrollért felelős személyzet nem lehet alárendeltje az előzetes kontrollt végző személyzetnek.
Amennyiben az engedélyezésre jogosult tisztviselő utólagos kontroll formájában végzi el a kedvezményezettek pénzügyi ellenőrzését, az ellenőrzésre vonatkozó szabályoknak egyértelműnek, következetesnek és átláthatónak kell lenniük, és tiszteletben kell tartaniuk az uniós szerv és az ellenőrzött felek jogait is.
(4) A (3) bekezdésben említett pénzügyi műveletek irányításának kontrolljáért felelős személyzetnek rendelkeznie kell a szükséges szakmai ismeretekkel. Figyelembe kell venniük az uniós szerv által elfogadott és a Bizottság által saját szervezeti egységei számára megállapított szabványokon alapuló, szakmai normák egyedi kódexét.
47. cikk
Összevont éves tevékenységi jelentés
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő feladatai elvégzéséről összevont éves tevékenységi jelentés formájában jelentést tesz az igazgatótanácsnak; az összevont éves jelentés az alábbiakat tartalmazza:
a)
információk a következőkről:
-
a szerv éves munkaprogramjának és költségvetésének végrehajtása, valamint a 38. cikkben említett személyzeti erőforrások,
-
irányítási és belsőkontroll-rendszerek, benne összefoglaló a belső ellenőr által végrehajtott belső ellenőrzések számáról és típusáról, a belső ellenőrzési részlegről, az elkészített ajánlásokról és az azok nyomán hozott intézkedésekről, valamint az előző évekre vonatkozó ajánlásokról, a 82. és 83. cikkben említettek szerint,
-
a Számvevőszék észrevételei és az ezen észrevételekkel kapcsolatban hozott intézkedések,
-
az elszámolás, valamint a költségvetési és pénzgazdálkodásáról szóló jelentés, a 92., 96. és 97. cikk sérelme nélkül;
b)
az engedélyezésre jogosult tisztviselő nyilatkozata arról, hogy - kivéve, ha a bevételek és kiadások meghatározott körével kapcsolatban tett fenntartások ezzel ellentétes közleményt tartalmaznak - kellő mértékben megbizonyosodott az alábbiakról:
-
a jelentésben foglalt információk megbízható és valós képet adnak,
-
a jelentésben bemutatott tevékenységekhez rendelt forrásokat az eredetileg tervezett célra és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban használták fel,
-
a bevezetett kontrolleljárások szükséges mértékben garantálják a mögöttes tranzakciók jogszerűségét és szabályosságát.
Az összevont éves tevékenységi jelentésben be kell számolni a műveleteknek a kitűzött célokhoz viszonyított eredményéről, a műveletekhez kapcsolódó kockázatokról, a rendelkezésre álló források felhasználásáról, valamint a belsőkontroll-rendszerek hatékonyságáról és eredményességéről, beleértve a kontrollok költséghatékonyságának átfogó értékelését is.
Az összevont éves jelentést értékelés céljából be kell nyújtani az igazgatótanácsnak.
(2) Minden év legkésőbb július 1-jéig az igazgatótanács megküldi az éves összevont jelentést és annak értékelését a Számvevőszéknek, a Bizottságnak, az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak.
(3) A létesítő okirat kellően indokolt esetekben további jelentéstételi követelményeket írhat elő, különösen akkor, ha ezt a szerv működési területének jellege megköveteli.
48. cikk
Az Unió pénzügyi érdekeinek védelme
(1) Ha a személyzet bármely, a tranzakciók pénzügyi irányításában és kontrolljában részt vevő tagja úgy véli, hogy egy határozat, amelynek alkalmazását vagy jóváhagyását felettese kérte tőle, szabálytalan vagy ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elveivel, illetve a személyzet adott tagja által betartandó szakmai szabályokkal, írásban megfelelően tájékoztatja az igazgatót, aki írásban válaszol. Amennyiben az igazgató nem tesz lépéseket, vagy megerősíti az eredeti határozatot vagy utasítást, és a személyzet tagja úgy véli, hogy ez a megerősítés nem ésszerű válasz az aggodalmaira, a személyzet tagja írásban tájékoztatja az 54. cikk (5) bekezdésében említett megfelelő testületet és az igazgatótanácsot.
(2) Bármely, az Unió érdekeit esetlegesen sértő jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció esetén a személyzet tagja tájékoztatja az alkalmazandó jogszabályok által kijelölt hatóságokat és szerveket. Az uniós szerv pénzgazdálkodását ellenőrző külső ellenőrökkel kötött szerződések kötelezik a külső ellenőrt arra, hogy tájékoztassa az engedélyezésre jogosult tisztviselőt, amennyiben az Unió érdekeit esetlegesen sértő jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció gyanúja merül fel.
49. cikk
A költségvetés végrehajtásának átruházása
Amennyiben a 40. cikkel összhangban a költségvetés végrehajtásával kapcsolatosan megbízásra vagy közvetett megbízásra kerül sor, úgy a megbízott vagy közvetve megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselőre a 44. cikk (1), (2) és (3) bekezdését kell értelemszerűen alkalmazni.
3. szakasz
A számvitelért felelős tisztviselő
50. cikk
A számvitelért felelős tisztviselő jogköre és feladatai
(1) Az igazgatótanács kinevez egy, a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozó számvitelért felelős tisztviselőt, aki feladatai ellátását illetően teljesen független. Az uniós szervnél a számvitelért felelős tisztviselő felel a következőkért:
a)
a kifizetések megfelelő végrehajtásáért, a bevételek beszedése és a megállapított követelések visszafizettetése;
b)
a beszámolók elkészítése és bemutatása a IX. címmel összhangban;
c)
könyvvezetés a IX. címmel összhangban;
d)
a számviteli szabályok, valamint a számlatükör IX. címmel összhangban történő végrehajtása, a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által elfogadott rendelkezésekkel összhangban;
e)
a számviteli rendszerek kialakítása és jóváhagyása, és adott esetben az engedélyezésre jogosult tisztviselő által a számviteli információk szolgáltatására vagy igazolására kialakított rendszerek jóváhagyása; ezzel összefüggésben a számvitelért felelős tisztviselő bármikor jogosult a jóváhagyási kritériumok betartásának ellenőrzésére;
f)
készpénzgazdálkodás.
(2) Két vagy több uniós szerv ugyanazt a számvitelért felelős tisztviselőt is kinevezheti.
Az uniós szervek arról is megállapodhatnak a Bizottsággal, hogy a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője járjon el az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselőjeként is.
Az uniós szervek az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője feladatainak bizonyos részével is megbízhatják a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjét, figyelembe véve a 29. cikkben említett költség-haszon elemzést.
Az első albekezdésben említett esetben szükséges intézkedéseket tesznek az összeférhetetlenség elkerülésére.
(3) A számvitelért felelős tisztviselő megkapja az engedélyezésre jogosult tisztviselőtől az elszámolások elkészítéséhez szükséges összes olyan információt, amely az uniós szerv pénzügyi helyzetéről és költségvetésének végrehajtásáról megbízható és valós képet ad. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő garantálja ezen információk megbízhatóságát.
(4) Mielőtt az igazgató elfogadja a beszámolót, a számvitelért felelős tisztviselő záradékkal látja el azt, tanúsítva, hogy megfelelő bizonyossággal rendelkezik arról, hogy a beszámoló megbízható és valós képet ad az uniós szerv pénzügyi helyzetéről.
Az első albekezdés alkalmazásában a számvitelért felelős tisztviselő megbizonyosodik arról, hogy az elszámolások a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében említett számviteli szabályokkal összhangban készültek, és hogy az elszámolásokban valamennyi bevétel és kiadás szerepel.
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő minden olyan információt továbbít, amelyre a számvitelért felelős tisztviselőnek feladatai elvégzéséhez szüksége van.
Az engedélyezésre jogosult tisztviselő továbbra is teljes mértékben felel az általa irányított források megfelelő felhasználásáért, az ellenőrzése alatt álló kiadások jogszerűségéért és szabályszerűségéért, valamint a számvitelért felelős tisztviselőnek továbbított információk hiánytalanságáért és pontosságáért.
(5) A számvitelért felelős tisztviselő jogosult vizsgálni a kapott információt, valamint további, a beszámoló aláírásával való ellátás céljából szükségesnek ítélt vizsgálatokat végezni.
A számvitelért felelős tisztviselő szükség esetén fenntartásokkal él, amelyekben pontosan megmagyarázza azok jellegét és hatályát.
(6) E cikk (7) bekezdésére és az 51. cikkre is figyelemmel, kizárólag a számvitelért felelős tisztviselő rendelkezik felhatalmazással arra, hogy készpénzt és pénzeszköz-egyenértékeseket kezeljen. A számvitelért felelős tisztviselő felel ezek megóvásáért.
(7) Amennyiben ez feladatai ellátásához elengedhetetlen, a számvitelért felelős tisztviselő feladatainak végzése során bizonyos feladatokat átruházhat a személyzeti szabályzat hatálya alá tartozó beosztottjaira.
(8) A felhatalmazó jogi aktus állapítja meg a felhatalmazottakra bízott feladatokat, és azok jogait és kötelezettségeit.
4. szakasz
Az előlegelszámoló tisztviselő
51. cikk
Előlegszámlák
Amennyiben a kis összegek kifizetése és a 6. cikkben említett egyéb bevételek beszedése céljából elengedhetetlennek bizonyul, előlegszámlákat lehet létrehozni. Az előlegszámlákat a számvitelért felelős tisztviselő bocsátja rendelkezésre, és azokat az általa kijelölt előlegszámla-kezelők felelősségi körébe kell rendelni.
Az előlegszámla-kezelő által harmadik felek számára kifizethető kiadási vagy bevételi tételek maximális összege nem haladhatja meg a 60 000 EUR-t, és azt minden uniós szerv minden egyes kiadási és bevételi tételre vonatkozóan meghatározza. Az előlegszámlákról történő kifizetések történhetnek banki átutalással - beleértve a 74. cikk (1) bekezdésében említett közvetlen követelés-elszámolási rendszert -, csekkel vagy egyéb fizetési mód igénybevételével, a számvitelért felelős tisztviselő által megállapított szabályokkal összhangban.
3. FEJEZET
A pénzügyi szereplők felelőssége
1. szakasz
Általános szabályok
52. cikk
A pénzügyi szereplőknek adott felhatalmazás visszavonása és felmentésük a feladatvégzés alól
(1) A kinevező hatóság bármikor átmenetileg vagy végleg visszavonhatja a megbízott vagy közvetve megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselők megbízását, illetve továbbadott megbízását. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő bármikor visszavonhatja hozzájárulását egy bizonyos továbbadott felhatalmazáshoz.
(2) Az igazgatótanács bármikor átmenetileg vagy végleg felmentheti a számvitelért felelős tisztviselőt, vagy az előlegszámla-kezelőt, vagy mindegyikőjüket a feladataik ellátása alól. Ilyen esetben az igazgatótanács ideiglenes számvitelért felelős tisztviselőt nevez ki.
(3) Az (1) és (2) bekezdés nem érinti az azokban említett pénzügyi szereplők tekintetében folyó esetleges fegyelmi eljárásokat.
53. cikk
A pénzügyi szereplők jogellenes tevékenységekkel, csalással és korrupcióval kapcsolatos felelőssége
(1) Az 52-56. cikk nem érinti a 52. cikkben említett pénzügyi szereplőknek az alkalmazandó nemzeti jog, és az Unió pénzügyi érdekeinek védelmére, valamint az Unió vagy a tagállamok tisztviselőit érintő korrupció elleni küzdelemre vonatkozó hatályos rendelkezésekben előírtak szerinti esetleges büntetőjogi felelősségét.
(2) A 54., 55. és 56. cikk sérelme nélkül, minden engedélyezésre jogosult tisztviselő, számvitelért felelős tisztviselő és előlegszámla-kezelő fegyelmi eljárás alá vonható és kártérítés megfizetésére kötelezhető a személyzeti szabályzatban megállapítottak szerint. Olyan jogellenes tevékenység, csalás vagy korrupció esetén, amely sértheti az Unió érdekeit, az ügyet az alkalmazandó jogszabályok által kijelölt hatóságok és szervek - különösen az Európai Csalás Elleni Hivatal - elé kell terjeszteni.
2. szakasz
Az engedélyezésre jogosult tisztviselőkre alkalmazandó szabályok
54. cikk
Az engedélyezésre jogosult tisztviselőkre alkalmazandó szabályok
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő kártérítés megfizetésére kötelezhető a személyzeti szabályzatban megállapítottak szerint.
(2) A kártérítési kötelezettség különösen akkor áll fenn, ha az engedélyezésre jogosult tisztviselő szándékosan vagy súlyos gondatlanságból:
a)
dönt a beszedendő jogosultságok megállapításáról vagy beszedési megbízásokat bocsát ki, kiadásokra kötelezettséget vállal, vagy fizetési megbízást ír alá anélkül, hogy e rendeletnek vagy adott esetben az uniós szerv pénzügyi szabályzatát végrehajtó szabályoknak megfelelne;
b)
elmulasztja egy esedékessé váló követelést megállapító dokumentum kiállítását, elmulasztja beszedési megbízás kiállítását vagy azt későn állítja ki, vagy későn állít ki fizetési megbízást, amelynek következtében az uniós szervnek polgári jogi felelőssége keletkezik harmadik felekkel szemben.
(3) Amennyiben a megbízott vagy közvetve megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselő megállapítja, hogy a felelősségi körébe tartozó határozat szabálytalan vagy ellentétes a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével, úgy írásban tájékoztatja a felhatalmazó hatóságot. Amennyiben a felhatalmazó hatóság ezt követően a határozat meghozatalára vonatkozó, indokolással ellátott, írásos utasítást ad a megbízott vagy közvetve megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselőnek, úgy az engedélyezésre jogosult tisztviselőt nem terheli felelősség.
(4) Felhatalmazás esetén az engedélyezésre jogosult tisztviselő továbbra is felelős a kialakított belső irányítási és kontrollrendszerek hatékonyságáért és eredményességéért, valamint a megbízott, engedélyezésre jogosult tisztviselő kiválasztásáért.
(5) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 73. cikkének (6) bekezdésével összhangban, a pénzügyi szabálytalanságokat vizsgáló szakosított testület, amelyet a Bizottság hoz létre vagy amelyben a Bizottság részt vesz, ugyanazon jogokat gyakorolja az uniós szerv tekintetében, mint a Bizottság szervezeti egységei tekintetében, kivéve, ha az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület önálló testület létrehozása vagy több szerv által létrehozott közös testületben való részvétel mellett dönt. Az uniós szervek által benyújtott esetekben a pénzügyi szabálytalanságok megállapítására létrehozott szakosított testület - amelyet a Bizottság hoz létre vagy amelyben a Bizottság részt vesz - egy tagja valamely uniós szerv alkalmazottja.
Az első albekezdésben említett testület véleménye alapján az igazgató dönti el, hogy kezdeményezzen-e fegyelmi eljárást vagy kártérítés fizetésére irányuló eljárást. Ha a testület rendszerbeli problémákat észlel, ajánlásokat tartalmazó jelentést küld az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek és a Bizottság belső ellenőrének. Ha a véleménye az igazgatót is érinti, a testület az ügyet megküldi az igazgatótanácsnak és a Bizottság belső ellenőrének. Az igazgató éves tevékenységi jelentésében név nélkül hivatkozik a testület véleményére, és ismerteti a meghozott nyomon követő intézkedéseket.
(6) A személyzet bármely tagja kötelezhető, hogy teljesen vagy részben jóvátegye azon kárt, amelyet az uniós szervnek a feladatai teljesítése során vagy azzal kapcsolatban elkövetett súlyos kötelességszegés miatt okozott. A kinevező hatóság a személyzeti szabályzatban a fegyelmi ügyekre megállapított alakszerűségek elvégzése után indokolt döntést hoz.
3. szakasz
A számvitelért felelős tisztviselőkre és az előlegszámla-kezelőkre alkalmazandó szabályok
55. cikk
A számvitelért felelős tisztviselőkre alkalmazandó szabályok
A számvitelért felelős tisztviselőt fegyelmi felelősség és kártérítési kötelezettség terheli a személyzeti szabályzatnak megfelelően és az abban foglalt eljárásokkal összhangban. A számvitelért felelős tisztviselő különösen felelőssé tehető az általa elkövetett kötelezettségszegés következő formáiért:
a)
a rábízott források, vagyontárgyak vagy dokumentumok elvesztése vagy megrongálása, illetve az elvesztés vagy megrongálódás gondatlan előidézése;
b)
bankszámlák vagy postai elszámolási számlák jogosulatlan megváltoztatása;
c)
olyan összegek visszafizettetése vagy kifizetése, amelyek nincsenek összhangban a megfelelő beszedési, illetve fizetési megbízásokkal;
d)
esedékes bevételek beszedésének elmulasztása.
56. cikk
Az előlegszámla-kezelőkre alkalmazandó szabályok
Az előlegszámla-kezelőt fegyelmi felelősség és kártérítési kötelezettség terheli a személyzeti szabályzatnak megfelelően és az abban foglalt eljárásokkal összhangban. Az előlegszámla-kezelő különösen felelőssé tehető az általa elkövetett kötelezettségszegés következő formáiért:
a)
a rábízott források, vagyontárgyak vagy dokumentumok elvesztése vagy megrongálása, illetve az elvesztés vagy megrongálódás gondatlan előidézése;
b)
az általa eszközölt kifizetésekről megfelelő bizonylatok felmutatásának elmulasztása;
c)
a jogosultaktól eltérő személyek részére kifizetések teljesítése;
d)
esedékes bevételek beszedésének elmulasztása.
4. FEJEZET
Bevételi műveletek
57. cikk
Fizetési kérelem
A 19. cikk (6) bekezdése alapján az uniós szerv az uniós hozzájárulás egészére vagy egy részére fizetési kérelmet nyújt be a Bizottságnak olyan feltételek mellett és időközönként, amelyekben a Bizottsággal megállapodott.
58. cikk
A kamatok kezelése
A Bizottság által hozzájárulás formájában az uniós szervnek kifizetett összegekből származó kamatot nem kell a költségvetésbe befizetni.
59. cikk
A követelések becsült összege
(1) Amennyiben az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek elegendő és megbízható információ áll rendelkezésére valamely olyan intézkedésről vagy helyzetről, amely az Uniónak fizetendő összeget eredményezhet, az engedélyezésre jogosult tisztviselő megbecsüli a követelés összegét.
(2) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő, amint a becslést eredményező intézkedést vagy helyzetet módosító eseményről szerez tudomást, kiigazítja a követelés becsült összegét.
Amennyiben egy korábban a követelések megbecslését eredményező intézkedés vagy helyzet kapcsán állítottak ki beszedési megbízást, az engedélyezésre jogosult tisztviselő ennek megfelelően kiigazítja a becslést.
Amennyiben a beszedési megbízás összege megegyezik a követelés eredetileg becsült összegével, a becslést nullára kell csökkenteni.
60. cikk
A követelések megállapítása
(1) A követelés megállapítása olyan eljárás, amellyel az engedélyezésre jogosult tisztviselő:
a)
ellenőrzi, hogy az adós tartozása fennáll;
b)
megállapítja vagy ellenőrzi a tartozás valódiságát és összegét;
c)
ellenőrzi azon feltételeket, amelyek mellett a tartozás esedékes.
(2) Bármely nem vitatott, határozott összegű és esedékes követelést a számvitelért felelős tisztviselőnek szóló beszedési megbízás állapít meg, amelyet az adósnak megküldött terhelési értesítés követ - mindkét okmányt az engedélyezésre jogosult tisztviselő készíti el.
(3) A jogalap nélkül kifizetett összegeket vissza kell fizettetni.
(4) A terhelési értesítésben megállapított esedékességkor vissza nem fizetett követelés az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendeletrészletes végrehajtási szabályaival összhangban kamatozik.
(5) Kellően indokolt esetekben ideiglenesen meg lehet állapítani bizonyos rendszeres bevételi tételeket. Az ideiglenes megállapítás több, meghatározott összeg beszedésére vonatkozik, amelyeket ezért nem kell egyedileg megállapítani. A pénzügyi év vége előtt az engedélyezésre jogosult tisztviselő módosítja az ideiglenesen megállapított összegeket, hogy azok megfeleljenek a ténylegesen megállapított követeléseknek.
61. cikk
A visszafizettetés engedélyezése
A visszafizettetés engedélyezése olyan eljárás, amellyel az engedélyezésre jogosult tisztviselő visszafizetési felszólítás kiállításával utasítja a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy fizettesse vissza az engedélyezésre jogosult tisztviselő által megállapított követelést.
62. cikk
A visszafizettetésre vonatkozó szabályok
(1) A számvitelért felelős tisztviselő az engedélyezésre jogosult tisztviselő által szabályszerűen kiállított visszafizetési felszólítás szerint jár el. A számvitelért felelős tisztviselőnek kellő körültekintéssel kell eljárnia annak biztosítására, hogy az uniós szerv megkapja bevételeit, és gondoskodnia kell az uniós szerv jogainak védelméről.
(2) Amennyiben a terhelési értesítésben megállapított esedékességi napon tényleges beszedés nem történt, úgy a számvitelért felelős tisztviselő tájékoztatja az engedélyezésre jogosult tisztviselőt, és azonnal megkezdi a visszafizettetés foganatosítását a rendelkezésére álló jogi eszközökkel, beleértve, adott esetben, a beszámítást és, ha ez nem lehetséges, a végrehajtást.
(3) A számvitelért felelős tisztviselő úgy fizetteti vissza az összegeket, hogy ellentételezi azon egyenértékű követelésekkel, amelyek az Unió oldalán az olyan adósokkal szemben állnak fenn, akiknek viszont az Unióval szemben vannak követeléseik. Az ilyen követeléseknek nem vitatottnak, határozott összegűnek és esedékesnek kell lenniük.
(4) Amennyiben az engedélyezésre jogosult tisztviselő egy megállapított követelés visszafizettetésétől való teljes vagy részleges elállást tervezi, biztosítja, hogy a lemondás szabályos és összhangban van a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás, valamint az arányosság elvével. A lemondó határozatot meg kell indokolni. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő e lemondó határozatot csak abban az esetben ruházhatja át, amennyiben a követelések összege nem haladja meg az 5 000 EUR-t.
A lemondó határozat megállapítja, milyen lépések történtek a visszafizettetés biztosítására, és megadja az alapjául szolgáló jogi és ténybeli indokokat.
(5) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő a megállapított követeléseket részben vagy egészben törölheti, ha bebizonyosodik, hogy a követelést nem szabályszerűen állapították meg. Az ilyen törlés az engedélyezésre jogosult tisztviselő döntése, amelyet kellően indokolni kell.
63. cikk
Beszedési alakiságok
(1) Az esedékes összeg tényleges beszedését a számvitelért felelős tisztviselő könyveli le, és arról tájékoztatja az engedélyezésre jogosult tisztviselőt.
(2) A számvitelért felelős tisztviselőnek történt valamennyi készpénzfizetésről elismervényt kell kiállítani.
(3) Több beszedési megbízás alanyát képező adós részteljesítését először a legrégebbi követeléssel kell szembeállítani, kivéve, ha az adós másképp rendelkezik.
A részleges fizetés először a kamatot fedezi.
64. cikk
A fizetési határidő meghosszabbítása
(1) A számvitelért felelős tisztviselő az engedélyezésre jogosult tisztviselővel együttműködésben, az adós kellően indokolt, írásbeli kérésére meghosszabbíthatja a fizetési határidőt az alábbi két feltétel teljesülése esetén:
a)
az adós vállalja, hogy az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 83. cikkében meghatározott mértékű kamatot fizet az engedélyezett határidő-meghosszabbítás teljes idejére, amely az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet 80. cikke (3) bekezdésének b) pontjában meghatározott határidő napján kezdődik;
b)
az uniós szerv jogainak védelme érdekében az adós olyan pénzügyi biztosítékot nyújt, amely fedezi a tartozás hátralékos összegét mind a tőke, mind pedig a kamatok vonatkozásában, és amelyet az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője elfogad.
Az első albekezdés b) pontjában említett biztosíték az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője által jóváhagyott, harmadik fél által nyújtott, egyetemleges felelősségen alapuló kezességgel is helyettesíthető.
(2) Rendkívüli körülmények esetén és az adós kérésére a számvitelért felelős tisztviselő eltekinthet az első bekezdés első albekezdése b) pontjában említett biztosíték megkövetelésétől, amennyiben úgy értékeli, hogy az adós hajlandó és képes teljesíteni a fizetést a póthatáridőig, ám ilyen biztosítékot nem tud nyújtani, és nehéz helyzetben van.
65. cikk
A jogosultságok jegyzéke
(1) A számvitelért felelős tisztviselő jegyzéket vezet az esedékes beszedendő összegekről. Az uniós szervet megillető összegeket a jegyzékben a beszedési megbízás kibocsátásának időpontja szerint csoportosítja. A számvitelért felelős tisztviselő azt is fel kell tüntetnie azon döntéseket is, ha lemond vagy részben lemond a megállapított összegek beszedéséről. A jegyzéket csatolják az uniós szerv költségvetési és pénzgazdálkodásáról szóló jelentéséhez.
(2) Az uniós szerv összeállítja az uniós szervet megillető összegek - az adósok nevét és a kötelezettség összegét tartalmazó - jegyzékét, amelyek esetében az adóst jogerős bírósági határozat kötelezi visszafizetésre, és amelyek esetében kihirdetésüket követő egy éven belül nem történt jelentősebb visszafizetés. E jegyzéket a személyes adatok 45/2001/EK rendelet szerinti védelmének figyelembevételével közzé kell tenni.
Természetes személyek közzétett személyes adatait a követelés maradéktalan kifizetését követően késedelem nélkül el kell távolítani. Ugyanez vonatkozik olyan jogi személyek személyes adataira, amelyek hivatalos nevében természetes személy vagy személyek neve szerepel.
Az adósnak az uniós szerv adóslistájára történő felvételéről szóló döntés során érvényesülnie kell az arányosság elvének, és figyelembe kell venni különösen az összeg jelentőségét.
66. cikk
Elévülési idő
Az uniós szerv harmadik felekkel szembeni, valamint harmadik felek uniós szervvel szembeni jogosultságaira ötéves elévülési időszak vonatkozik.
67. cikk
A díjakra és illetékekre vonatkozó egyedi rendelkezések
Amennyiben az uniós szerv a 6. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett díjakat és illetékeket szed be, úgy minden pénzügyi év elején átfogó ideiglenes becslés készül e díjakról és illetékekről.
Amennyiben e díjakat és illetékeket teljes egészében jogszabály vagy az igazgatótanács határozata állapítja meg, az engedélyezésre jogosult tisztviselő eltekinthet a beszedési megbízás kiállításától, és a követelés összegének megállapítását követően közvetlenül terhelési értesítést is kiállíthat. Ez esetben az uniós szerv követelésének minden részletét rögzíteni kell. A számvitelért felelős tisztviselő összeállítja a terhelési értesítések jegyzékét, valamint feltünteti a terhelési értesítések számát és teljes összegét az uniós szerv költségvetési és pénzgazdálkodásáról szóló jelentésében.
Ha az uniós szerv külön számlázási rendszert használ, a számvitelért felelős tisztviselő köteles a beszedett díjak és illetékek felhalmozódott összegét rendszeresen, de legalább havonta bevezetni az elszámolásba.
Az uniós szerv a ráruházott feladatok alapján csak akkor nyújtja szolgáltatásait, ha a megfelelő díjakat és illetékeket teljes összegben kifizették számára. Kivételes körülmények között azonban a megfelelő illeték vagy díj előzetes kifizetése nélkül is lehet szolgáltatást nyújtani. Amennyiben a megfelelő illeték vagy díj előzetes kifizetése nélkül nyújtottak szolgáltatást, úgy a 60-66. cikket kell alkalmazni.
5. FEJEZET
Kiadási műveletek
68. cikk
Finanszírozási határozat
(1) Minden kiadási tételre kötelezettséget kell vállalni, továbbá azt meg kell erősíteni engedélyezni kell, és ki kell fizetni.
(2) A kiadásokra történő valamennyi kötelezettségvállalást finanszírozási határozatnak kell megelőznie.
(3) Az uniós szerv éves munkaprogramja megfelel az általa végzett tevékenységekre vonatkozó pénzügyi döntésnek, feltéve, hogy a 32. cikk (3) bekezdésében meghatározott elemeket egyértelműen meghatározták.
(4) Az igazgatási előirányzatokat előzetes finanszírozási határozat nélkül is végre lehet hajtani.
69. cikk
A kötelezettségvállalások típusai
(1) A költségvetési kötelezettségvállalás az a művelet, amely során előjegyzik a jogi kötelezettségvállalások teljesítéséből adódó, elkövetkező kifizetések fedezetéhez szükséges előirányzatot.
(2) A jogi kötelezettségvállalás az az aktus, amellyel az engedélyezésre jogosult tisztviselő vállal vagy megállapít egy kötelezettséget, amely költséget eredményez.
(3) A költségvetési kötelezettségvállalások az alábbi három kategória valamelyikébe esnek:
a)
egyedi: a költségvetési kötelezettségvállalás egyedi, ha a végső kedvezményezett és a kiadás összege ismert;
b)
globális: a költségvetési kötelezettségvállalás globális, ha az egyedi kötelezettségvállalás meghatározásához szükséges tényezők közül legalább egy még nem ismert;
c)
ideiglenes: a költségvetési kötelezettségvállalás ideiglenes, ha rendszeres igazgatási kiadásokra szolgál, illetve ha vagy az összeg, vagy a végső kedvezményezettek nem ismertek véglegesen.
Az ideiglenes költségvetési kötelezettségvállalást egy vagy több, későbbi fizetési igényt eredményező egyedi jogi kötelezettségvállalással, vagy a személyzeti kiadásokkal kapcsolatos kivételes esetekben közvetlenül kifizetéssel kell teljesíteni.
(4) Az egy pénzügyi évet meghaladó fellépésekre vállalt költségvetési kötelezettségeket kizárólag akkor lehet több éven keresztül éves részletekre lebontani, ha a létesítő okirat vagy alap-jogiaktus így rendelkezik, vagy azok igazgatási kiadásokra vonatkoznak.
70. cikk
A kötelezettségvállalásokra alkalmazandó szabályok
(1) Bármely olyan intézkedés tekintetében, amely az uniós szerv költségvetését terhelő kiadásokat idézhet elő, az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek költségvetési kötelezettséget kell vállalnia, mielőtt jogi kötelezettséget vállal harmadik felekkel.
(2) A költségvetési kötelezettségvállalás jogi kötelezettségvállalást megelőző, (1) bekezdésben előírt kötelezettsége nem alkalmazandó az üzletmenet-folytonossági terv keretében kihirdetett válsághelyzetben, az uniós szerv által elfogadott eljárásokkal összhangban vállalt jogi kötelezettségekre.
(3) A globális költségvetési kötelezettségvállalások fedezik az N+1. év december 31-éig megkötött megfelelő egyedi jogi kötelezettségvállalások összes költségét.
A 69. cikk (4) bekezdésére és a 87. cikk (2) bekezdésére is figyelemmel, az egyedi vagy ideiglenes költségvetési kötelezettségvállalásokhoz kapcsolódó egyedi jogi kötelezettségvállalásokat az N. év december 31-éig kell megkötni.
Az első és második albekezdésben említett időszakok végén az ilyen költségvetési kötelezettségvállalások fel nem használt egyenlegét az engedélyezésre jogosult tisztviselő visszavonja.
A globális költségvetési kötelezettségvállalást követően jóváhagyott minden egyedi jogi kötelezettségvállalás összegét az engedélyezésre jogosult tisztviselő aláírás előtt rávezeti a költségvetési számlákra, és lekönyveli a globális költségvetési kötelezettségvállalásokra.
(4) Az egy pénzügyi évet meghaladó fellépésekre tett költségvetési és jogi kötelezettségvállalásoknak, a személyzeti kiadások kivételével, megszabott végső végrehajtási határidővel kell rendelkezniük a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban.
E kötelezettségvállalások bármely részét, amelyet az e bekezdés első albekezdésében említett határidő után hat hónappal nem teljesítettek, a 16. cikkel összhangban vissza kell vonni.
A költségvetési kötelezettségvállalás azon összegét, amely olyan jogi kötelezettségvállalásnak felel meg, amely tekintetében a jogi kötelezettségvállalás aláírását követő két éven belül nem történt a 75. cikk értelmében vett kifizetés, vissza kell vonni, kivéve, ha ez az összeg a bíróság vagy választott bírósági testület előtt lévő, jogvita tárgyát képező esetekhez kapcsolódik, vagy ha az alap-jogiaktusok különleges rendelkezéseket tartalmaznak.
71. cikk
A kötelezettségvállalásokra alkalmazandó vizsgálatok
(1) Költségvetési kötelezettségvállalás jóváhagyásakor az engedélyezésre jogosult tisztviselő biztosítja, hogy:
a)
a kiadást az uniós szerv költségvetésének megfelelő tételére terheljék;
b)
az előirányzatok rendelkezésre álljanak;
c)
a kiadás megfeleljen az alkalmazandó rendelkezéseknek, különösen a létesítő okirat rendelkezéseinek, az egyes uniós szervek pénzügyi szabályainak és az ezek szerint elfogadott minden jogi aktusnak;
d)
tiszteletben tartsák a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvét.
(2) Jogi kötelezettségvállalás fizikai vagy elektronikus aláírással történő nyilvántartásba vételekor az engedélyezésre jogosult tisztviselő biztosítja, hogy:
a)
a kötelezettségvállalást fedezze a vonatkozó költségvetési kötelezettségvállalás;
b)
a kiadás jogszerű és rendszeres legyen, valamint megfeleljen az alkalmazandó rendelkezéseknek, különösen a létesítő okirat rendelkezéseinek, az egyes uniós szervek pénzügyi szabályainak és az ezek szerint elfogadott minden jogi aktusnak;
c)
tiszteletben tartsák a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvét.
72. cikk
A kiadások jóváhagyása
A kiadások jóváhagyása az a művelet, amelynek során az engedélyezésre jogosult tisztviselő:
a)
ellenőrzi, hogy a hitelező jogosult a követelésre;
b)
megállapítja vagy ellenőrzi a követelés valódiságát és összegét;
c)
ellenőrzi a követelés esedékességének feltételeit.
73. cikk
Jóváhagyás és a „kifizethető” jelzéssel való ellátás lehetséges formája
(1) A kiadások jóváhagyása olyan bizonylatokon alapul, amelyek tanúsítják a kötelezettségek jogosságát a tényleges szolgáltatásnyújtás, a tényleges árubeszerzés, illetve az építési beruházás tényleges megvalósulásának igazolása, vagy a kifizetést, például előfizetéseket vagy képzések díjainak befizetését igazoló egyéb okmányok alapján.
(2) Mielőtt az engedélyezésre jogosult tisztviselő döntést hozna a kiadás jóváhagyásáról, személyesen ellenőrzi a bizonylatokat, vagy saját hatáskörében meggyőződik arról, hogy az ellenőrzés megtörtént.
(3) A jóváhagyási döntés azáltal jut kifejezésre, hogy az engedélyezésre jogosult tisztviselő az aláírását is tartalmazó „kifizethető” jelzéssel látja el az utalványt.
(4) Számítógéppel nem támogatott rendszerben a „kifizethető” jelzés bélyegző formájában jelenik meg, amely az engedélyezésre jogosult tisztviselő aláírását tartalmazza.
Számítógépes rendszer esetében a „kifizethető” megjelölés az engedélyezésre jogosult tisztviselő személyes jelszavával való elektronikus érvényesítés formájában történik.
74. cikk
A kiadások engedélyezése
(1) A kiadások engedélyezése az a művelet, amelynek során az engedélyezésre jogosult tisztviselő az előirányzatok rendelkezésre állásának ellenőrzése után fizetési megbízás kibocsátásával utasítja a számvitelért felelős tisztviselőt, hogy fizesse ki az engedélyezésre jogosult tisztviselő által megerősített kiadási összeget.
Amennyiben az igénybevett szolgáltatások - beleértve a bérleti szolgáltatásokat is - vagy az áruszállítások kifizetése időszakos fizetéssel történik, az engedélyezésre jogosult tisztviselő kockázatértékelést követően elrendelheti közvetlen követeléselszámolási rendszer alkalmazását.
(2) A fizetési megbízást az engedélyezésre jogosult tisztviselő keltezéssel és aláírással látja el, majd megküldi a számvitelért felelős tisztviselőnek. A bizonylatokat az engedélyezésre jogosult tisztviselő a 44. cikk (5) bekezdésének megfelelően megőrzi.
(3) Adott esetben a számvitelért felelős tisztviselőnek megküldött fizetési megbízást olyan okmány kíséri, amely igazolja, hogy a javakat a 106. cikk (1) bekezdésében említett leltárba vették.
75. cikk
A kifizetések típusai
(1) A kifizetés annak igazolásától függ, hogy a vonatkozó fellépést az alap-jogiaktus, illetve a szerződés vagy támogatási megállapodás rendelkezéseivel összhangban végrehajtották, és a következő műveletek egyikére vonatkozik:
a)
a teljes esedékes összeg kifizetése;
b)
az esedékes összeg kifizetése az alábbi módok valamelyikével:
1.
előfinanszírozás, amelyet a szerződés vagy a vissza nem térítendő támogatásra vonatkozó megállapodás aláírását vagy a vissza nem térítendő támogatásról szóló határozat kiértesítését követően több kifizetésre lehet bontani;
2.
egy vagy több időközi kifizetés a tevékenység részleges végrehajtásának ellentételezéseként;
3.
az esedékes összegek fennmaradó részének kifizetése, amennyiben a tevékenység teljes egészében végrehajtásra került.
Az előfinanszírozás induló forrást biztosít. A hatékony és eredményes pénzgazdálkodásnak megfelelően az előfinanszírozást több kifizetésre lehet bontani.
A megismételhető időközi kifizetés célja a határozat vagy megállapodás végrehajtása során felmerült költségek megtérítése, illetve a szerződés időközi szakaszaiban befejezett vagy nyújtott szolgáltatások, áruszállítás vagy építési beruházás kifizetése. Az alap-jogiaktus rendelkezéseinek sérelme nélkül, az időközi kifizetés részben vagy egészben kimerítheti az előfinanszírozás összegét.
A kiadások lezárására egyenlegkifizetés - az egyenlegkifizetés nem megismételhető, és keretében valamennyi korábbi kifizetés elszámolásra kerül - vagy visszafizetési felszólítás formájában kerül sor.
(2) A költségvetési számvitelben a kifizetések (1) bekezdésben említett különböző típusait az egyes kifizetések teljesítésekor kell megkülönböztetni.
76. cikk
A kifizetések rendelkezésre álló forrásokra történő korlátozása
A kiadásokat a számvitelért felelős tisztviselő a rendelkezésre álló források keretein belül teljesíti.
77. cikk
Határidők
A kiadások kifizetését a 966/2012/EU, Euratom rendeletben és az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendeletben meghatározott határidőkön belül és annak rendelkezéseivel összhangban kell végrehajtani.
6. FEJEZET
Informatikai rendszerek
78. cikk
A műveletek elektronikus irányítása
Amennyiben a bevételi és kiadási műveletek kezelése számítógépes rendszerrel történik, úgy a dokumentumok számítógépes vagy elektronikus eljárással aláírhatók.
79. cikk
e-kormányzat
Az uniós szerv egységes szabványokat állapít meg és alkalmaz a közbeszerzési és vissza nem térítendő támogatásokkal kapcsolatos eljárásokban részt vevő harmadik felekkel elektronikus úton folytatott információcsere vonatkozásában. A lehető legnagyobb mértékben egységes szabványokat dolgoznak ki és alkalmaznak a közbeszerzési és vissza nem térítendő támogatásokkal kapcsolatos eljárások során benyújtott adatok benyújtására, tárolására és feldolgozására, és ebből a célból egységes „elektronikus adatcsereközpontot” alakítanak ki a pályázók, a részvételre jelentkezők és az ajánlattevők számára.
80. cikk
Jó igazgatás
(1) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő késedelem nélkül tudomásra hozza bizonyítékok és/vagy dokumentumok benyújtásának szükségességét, azok formáját és megkívánt tartalmát, valamint adott esetben az odaítélési eljárás lezárásának tervezett menetrendjét.
(2) Amennyiben a pályázó vagy az ajánlattevő nyilvánvaló eljárási hibája miatt a pályázó vagy az ajánlattevő elmulasztja a bizonyítékok benyújtását, vagy nem tesz nyilatkozatokat, az értékelő bizottság vagy adott esetben az engedélyezésre jogosult tisztviselő - a megfelelően indokolt esetek kivételével - felkéri a pályázót vagy az ajánlattevőt a hiányzó információk rendelkezésre bocsátására vagy az igazoló dokumentumok tisztázására. Az ilyen információk vagy pontosítások nem járhatnak az ajánlat lényeges megváltozásával vagy a pályázati feltételek módosulásával.
81. cikk
Jogorvoslati eszközök feltüntetése
Amennyiben egy engedélyezésre jogosult tisztviselő eljárási intézkedése hátrányosan befolyásolja a pályázó vagy ajánlattevő, kedvezményezett vagy szerződő fél jogait, az intézkedés során jelezni kell az intézkedés megtámadására rendelkezésre álló közigazgatási és/vagy bírósági jogorvoslati eszközöket.
Különösen a jogorvoslat jellegét, az annak tárgyában illetékes szervet vagy szerveket, valamint az annak gyakorlására megállapított határidőket kell jelezni.
7. FEJEZET
A belső ellenőr
82. cikk
A belső ellenőr kinevezése, jogköre és feladatai
(1) Az uniós szervnek belső ellenőri funkcióval kell rendelkeznie, amelyet a vonatkozó nemzetközi szabványoknak megfelelően kell ellátni.
(2) A belső ellenőri funkciót a Bizottság belső ellenőre látja el. A belső ellenőr nem lehet sem az uniós szerv sem a Bizottság engedélyezésre jogosult tisztviselője vagy számvitelért felelős tisztviselője.
(3) A belső ellenőr az irányítási és kontrollrendszerek minőségéről szóló független vélemények megalkotásával és a műveletek végrehajtási feltételeinek javítására és a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás támogatására vonatkozó ajánlások megtételével tanácsot ad az uniós szervnek a kockázatkezeléssel kapcsolatban.
A belső ellenőr felelős különösen:
a)
a belső irányítási rendszer alkalmasságának és hatékonyságának, valamint a szervezeti egységek szakpolitikák és fellépések végrehajtása során mutatott teljesítményének az ezekhez kapcsolódó kockázatok figyelembevételével történő felméréséért;
b)
az uniós szerv költségvetésének végrehajtására vonatkozó összes műveletre alkalmazandó belső kontroll- és ellenőrzési rendszerek hatékonyságának és eredményességének értékeléséért.
(4) A belső ellenőr feladatait az uniós szerv minden tevékenységével és szervezeti egységével kapcsolatban ellátja. A belső ellenőr teljes és korlátlan hozzáféréssel rendelkezik a feladatai ellátásához szükséges információkhoz.
(5) A belső ellenőr tudomásul veszi az engedélyezésre jogosult tisztviselő összevont éves tevékenységi jelentését és minden egyéb meghatározott információt.
(6) A belső ellenőr megállapításairól és ajánlásairól jelentést tesz az igazgatótanácsnak és az igazgatónak.
A belső ellenőr az alábbi esetekben is jelentést tesz:
-
nem foglalkoztak kritikus kockázatokkal és ajánlásokkal,
-
jelentős késedelem mutatkozik a korábbi években tett ajánlások végrehajtásában.
Az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület és az igazgató biztosítja az ellenőrzés nyomán tett ajánlások végrehajtásának rendszeres ellenőrzését. Az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület megvizsgálja a 47. cikk (1) bekezdésének a) pontjában említett információkat, és azt, hogy teljes mértékben és időben végrehajtották-e az ajánlásokat.
(7) Az uniós szervnek a belső ellenőr elérhetőségeit a kiadási műveletekben érintett bármely természetes vagy jogi személy rendelkezésére kell bocsátania, hogy azok bizalmasan felvehessék a belső ellenőrrel a kapcsolatot.
(8) A belső ellenőr jelentései és megállapításai csak azt követően tehetők nyilvánosan hozzáférhetővé, hogy a belső ellenőr jóváhagyta a végrehajtásukra tett intézkedést.
83. cikk
A belső ellenőr függetlensége
A 966/2012/EU, Euratom rendelet 100. cikkével összhangban kell meghatározni a belső ellenőr függetlenségét, a feladatai ellátása során tett fellépésért való felelősségét, valamint azon jogát, hogy keresetet nyújtson be az Európai Unió Bíróságánál.
84. cikk
A belső ellenőrzési részleg létrehozása
(1) Az igazgatótanács - vagy amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület - a költséghatékonyságra és a hozzáadott értékre kellő tekintettel - belső ellenőrzési részleget hozhat létre, amely a vonatkozó nemzetközi standaroknak megfelelően látja el feladatait.
A belső ellenőrzési részleg célját, hatáskörét és felelősségi körét belső ellenőrzési charta határozza meg, és azokat az igazgatótanácsnak vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testületnek jóvá kell hagynia.
A belső ellenőrzési részleg éves ellenőrzési tervét a belső ellenőrzési részleg vezetője állítja össze, figyelembe véve többek között az igazgató uniós szerven belüli kockázatról készített értékelését.
Az éves ellenőrzési tervet az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület vizsgálja felül és hagyja jóvá.
A belső ellenőrzési részleg megállapításairól és ajánlásairól jelentést tesz az igazgatótanácsnak és az igazgatónak.
(2) Amennyiben egyetlen uniós szerv belső ellenőrzési részlege nem költséghatékony és nem képes megfelelni a nemzetközi standardoknak, az uniós szerv dönthet úgy, hogy belső ellenőrzési részlegét megosztja az ugyanazon szakpolitikai területen működő más uniós szervekkel.
Ilyen esetekben az érintett uniós szervek igazgatótanácsa vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testülete megállapodik a megosztott belső ellenőrzési részleg részletes gyakorlati szabályaiban.
(3) A belső ellenőrzési szereplők hatékonyan együttműködnek egymással az információk és ellenőrzési jelentések megosztása, valamint adott esetben közös kockázatelemzések és közös ellenőrzések végzése révén.
Az igazgatótanács vagy - amennyiben a létesítő okirat lehetővé teszi - az ügyvezető testület és az igazgató biztosítja a belső ellenőrzési részleg által tett ajánlások végrehajtásának rendszeres ellenőrzését.
V. CÍM
KÖZBESZERZÉS
85. cikk
Általános rendelkezések
(1) A közbeszerzés tekintetében a 966/2012/EU, Euratom rendelet V. címe és az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet alkalmazandó, a 86. cikkre is figyelemmel.
(2) Kérésére az uniós szerv ajánlatkérőként bevonható a bizottsági vagy intézményközi szerződések, valamint más uniós szervek szerződésének odaítélési eljárásába.
(3) Az uniós szerv részt vesz a kizárt pályázóknak a Bizottság által a 966/2012/EU, Euratom rendelet 108. cikke alapján létrehozott és működtetett adatbázisában.
86. cikk
Közbeszerzési eljárások
(1) Az uniós szerv jogosult a Bizottsággal, az intézményközi hivatalokkal és az Európai Unió Szervei Fordítóközpontjának létrehozásáról szóló 2965/94/EK tanácsi rendelettel (8) létrehozott Fordítóközponttal közbeszerzési eljárás igénybevétele nélkül áruszállítási, szolgáltatási, illetve a Fordítóközpont esetében munkavégzési szerződést kötni.
(2) Az uniós szerv adminisztratív igényeinek fedezésére a fogadó tagállam ajánlatkérő hatóságaival közös közbeszerzési eljárásban vehet részt. Ebben az esetben az 1268/2012/EU, Euratom felhatalmazáson alapuló rendelet 133. cikkét értelemszerűen kell alkalmazni.
VI. CÍM
AZ IGAZGATÁSI ELŐIRÁNYZATOKRA VONATKOZÓ KÜLÖNÖS RENDELKEZÉSEK
87. cikk
Igazgatási előirányzatok
(1) Az igazgatási előirányzatok nem differenciált előirányzatok.
(2) A pénzügyi évet - akár a helyi gyakorlattal összhangban, akár a berendezések beszerzése kapcsán - meghaladó időszakra kiterjedő szerződésekből eredő igazgatási kiadásokat az uniós szerv azon pénzügyi évi költségvetésében kell elszámolni, amelyben azokat teljesítik.
(3) Az uniós szerv minden év július 1-jéig ingatlanpolitikájáról szóló munkadokumentumot nyújt be az Európai Parlamenthez és a Tanácshoz, amely tartalmazza a következő információkat:
a)
az uniós szerv költségvetésének vonatkozó soraiban található előirányzatok által lefedett kiadások és összterület valamennyi épület esetében;
b)
a területre és a helyszínekre vonatkozó általános programozás várható alakulása az elkövetkezendő években, a már meghatározott, tervezés alatt álló ingatlanprojekt bemutatásával;
c)
a 88. cikkben meghatározott eljárásnak megfelelően az Európai Parlamenthez és a Tanácshoz korábban benyújtott, az előző év munkadokumentumaiban nem szereplő új ingatlanprojektek végbehajtásával kapcsolatos végleges feltételek és költségek, valamint lényeges információk.
88. cikk
Ingatlanprojektek
(1) Az uniós szerv költségvetésére várhatóan jelentős pénzügyi kihatással lévő ingatlanprojektek esetében az uniós szerv a lehető leghamarabb - ingatlanszerződések esetében a helyi piac felmérése előtt, építési munkálatok esetében pedig az ajánlati felhívás megjelenése előtt - tájékoztatja az Európai Parlamentet és a Tanácsot a szükséges építési területről és az előzetes tervezésről.
(2) Az uniós szerv költségvetésére várhatóan jelentős pénzügyi kihatással lévő ingatlanprojektek esetében az uniós szerv a szerződések megkötése előtt előterjeszti az ingatlanprojektet, részletezve annak becsült költségeit és finanszírozását, valamint közölve a tervek szerint alkalmazásra kerülő szerződéstervezetek listáját, és kérik az Európai Parlament és a Tanács jóváhagyását. Az uniós szerv kérésére az ingatlanprojekttel kapcsolatban benyújtott dokumentumokat bizalmasan kezelik.
A vis maior eseteket kivéve az Európai Parlament és a Tanács az ingatlanprojektre vonatkozó javaslatot az attól az időponttól számított négy héten belül vitatja meg, amikor a két intézmény azt megkapta.
A négyhetes időszak leteltével az ingatlanprojektre vonatkozó javaslatot jóváhagyottnak kell tekinteni, amennyiben az Európai Parlament vagy a Tanács ezen időszak alatt nem hoz ellenkező értelmű döntést.
Amennyiben az Európai Parlament és/vagy a Tanács a négyhetes időszak alatt kellően megalapozott aggályokat fogalmaz meg, az időszakot - egy alkalommal - további két héttel meghosszabbítják.
Amennyiben az Európai Parlament vagy a Tanács az ingatlanprojektre vonatkozó javaslat ellen dönt, az uniós szerv visszavonja a javaslatát, de újabbat nyújthat be.
(3) Vis maior esetén a (4) bekezdésben meghatározott információkat az ingatlanprojekttel együtt is be lehet nyújtani. Az Európai Parlament és a Tanács az ingatlanprojektre vonatkozó javaslatot az attól az időponttól számított két héten belül vitatja meg, amikor a két intézmény azt megkapta. A kéthetes időszak leteltével az ingatlanprojektre vonatkozó javaslatot jóváhagyottnak kell tekinteni, amennyiben az Európai Parlament és/vagy a Tanács ezen időszak alatt nem hoz ellenkező értelmű döntést.
(4) Az uniós szerv költségvetése szempontjából jelentős pénzügyi hatással járó ingatlanprojektek a következők:
a)
minden telekvásárlás;
b)
a 3 000 000 EUR-t meghaladó összegű épületvásárlások és -eladások, szerkezeti felújítások és építkezések vagy ezek egyidejű ötvözésével megvalósuló projektek;
c)
minden, a b) pont alá nem tartozó, évente legalább 750 000 EUR-s kiadással járó új ingatlanszerződés (beleértve a haszonélvezeti jogot, a hosszú távú bérletet és a meglévő ingatlanszerződések kedvezőtlenebb feltételek melletti megújítását is);
d)
meglévő ingatlanszerződések (köztük a haszonélvezeti jog és a hosszú távú bérlet) évente legalább 3 000 000 EUR-s kiadással járó, azonos vagy kedvezőbb feltételek melletti meghosszabbítása vagy megújítása.
(5) A 19. cikk (4) bekezdésének sérelme nélkül, az ingatlanvásárlási projektek az Európai Parlament és a Tanács előzetes jóváhagyásának függvényében kölcsönből is finanszírozhatók.
A kölcsönt a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével összhangban és az Unió pénzügyi érdekeinek kellő tiszteletben tartása mellett kell felvenni és visszafizetni.
Amennyiben az uniós szerv a vásárlást kölcsönből javasolja finanszírozni, az uniós szerv által az előzetes jóváhagyás iránti kérelemmel együtt benyújtandó pénzügyi tervnek tartalmaznia kell különösen a maximális finanszírozási szintet, a finanszírozási időszakot, a finanszírozás módját, a finanszírozás feltételeit és a más típusú szerződéses megállapodásokhoz képest elérhető megtakarításokat.
Az Európai Parlament és a Tanács az előzetes jóváhagyás iránti kérelmet a kérelem ezen intézményekhez való beérkezését követő négy héten belül megvitatja; ez az időtartam - egy alkalommal - két héttel meghosszabbítható. A kölcsön révén történő vásárlást elutasítottnak kell tekinteni, ha ahhoz az Európai Parlament és a Tanács az említett határidőn belül nem adta kifejezett jóváhagyását.
VII. CÍM
SZAKÉRTŐK
89. cikk
Javadalmazott külső szakértők
Az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló határozat 287. cikke értelemszerűen alkalmazandó a szakértők kiválasztására. E szakértők javadalmazása előre bejelentett fix összeg alapján történik, kiválasztásuk alapját pedig szakmai kompetenciájuk jelenti. A kiválasztás a megkülönböztetés-mentesség, az egyenlő bánásmód és az összeférhetetlenség tilalma alapelvével összhangban lévő kiválasztási kritériumok alapján történik.
VIII. CÍM
AZ UNIÓS SZERV ÁLTAL NYÚJTOTT VISSZA NEM TÉRÍTENDŐ TÁMOGATÁSOK ÉS PÉNZDÍJAK
90. cikk
Vissza nem térítendő támogatások
Amennyiben az uniós szerv a létesítő okirattal összhangban vagy a 966/2012/EU, Euratom rendelet 58. cikke (1) bekezdése c) pontjának iv. alpontja alapján a Bizottság általi hatáskör-átruházással vissza nem térítendő támogatások odaítélésére jogosult, a fenti rendelet és az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni.
91. cikk
Pénzdíjak
Amennyiben az uniós szerv a létesítő okirattal összhangban vagy a 966/2012/EU, Euratom rendelet 58. cikke (1) bekezdése c) pontjának iv. alpontja alapján a Bizottság általi hatáskör-átruházással pénzdíjak odaítélésére jogosult, a fenti rendelet és az 1268/2012/EU felhatalmazáson alapuló rendelet vonatkozó rendelkezéseit kell alkalmazni.
IX. CÍM
A BESZÁMOLÓK TARTALMA ÉS A KÖNYVVEZETÉS
1. FEJEZET
A beszámolók tartalma
92. cikk
A beszámolók szerkezete
Az uniós szerv beszámlói az alábbiakat foglalják magukban:
a)
az uniós szerv pénzügyi kimutatásait;
b)
az uniós szerv költségvetésének végrehajtásáról készült jelentéseket.
93. cikk
Jelentés a költségvetési és pénzgazdálkodásról
(1) Minden uniós szerv jelentést készít a pénzügyi év költségvetési és pénzgazdálkodásáról.
(2) Az igazgató a pénzügyi évet követő év március 31-ig megküldi a jelentést az Európai Parlamentnek, a Tanácsnak, a Bizottságnak és a Számvevőszéknek.
(3) A (2) bekezdésben említett jelentés mind abszolút értékben, mind százalékos arányban kifejezve információval szolgál legalább az előirányzatok végrehajtási arányáról, és összefoglaló adatokat tartalmaz az előirányzatok különböző költségvetési jogcímek közötti átcsoportosításáról.
94. cikk
A beszámolókra vonatkozó szabályok
(1) Az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által - a közszféra tekintetében nemzetközileg elfogadott számviteli standardok alapján - elfogadott szabályokat alkalmazza.
(2) Az uniós szerv 92. cikkben említett beszámolójának tiszteletben kell tartania az 5-31. cikkben megállapított költségvetési alapelveket. Megbízható és valós képet nyújtanak a költségvetési bevételi és kiadási műveletekről.
95. cikk
Számviteli alapelvek
A 92. cikkben említett pénzügyi kimutatások az információkat - beleértve a számviteli politikát - releváns, megbízható, összehasonlítható és érthető módon mutatják be. A pénzügyi kimutatásokat a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében említett számviteli szabályokban meghatározott általánosan elfogadott számviteli alapelvekkel összhangban kell elkészíteni.
96. cikk
Pénzügyi kimutatások
(1) A pénzügyi kimutatás euróban készül, és a következőket tartalmazza:
a)
a mérleg és az eredmény-kimutatás, amelyek az összes eszközt és forrást, a pénzügyi helyzetet, valamint az előző év december 31-i gazdasági eredményt mutatják; összeállításuk a 966/2012/EU, Euratom rendelet 143. cikkében említett számviteli szabályokkal összhangban történik;
b)
az év folyamán beszedett és kifizetett összegeket, valamint a végleges pénzügyi helyzetet feltüntető cash flow-kimutatás;
c)
a nettó eszközök változásait feltüntető kimutatás, amely áttekintést nyújt az év során a tartalékokban és a felhalmozott eredményekben bekövetkezett mozgásokról.
(2) A pénzügyi kimutatásokhoz fűzött megjegyzések kiegészítik és magyarázattal látják el az (1) bekezdésben említett kimutatásokban feltüntetett információkat, és tartalmazzák a nemzetközileg elfogadott számviteli gyakorlat által előírt kiegészítő információkat, amennyiben ezen információk az uniós szerv tevékenységei szempontjából relevánsak.
97. cikk
Költségvetés-végrehajtási jelentések
(1) A költségvetés-végrehajtási jelentések euróban készülnek. Ezek a következőkből állnak:
a)
jelentések, amelyek aggregálják az adott évi összes költségvetési bevételi és kiadási műveletet;
b)
magyarázó megjegyzések, amelyek kiegészítik és magyarázattal látják el a jelentésben megadott információkat.
(2) A költségvetési eredmény az alábbiak különbözetéből áll:
-
az adott pénzügyi év tekintetében beszedett valamennyi bevétel,
-
az adott pénzügyi év előirányzatainak terhére kifizetett összegek, növelve az adott pénzügyi évre átvitt előirányzatok összegével.
Az első albekezdésben említett különbözetet növelni vagy csökkenteni lehet egyrészről a megelőző pénzügyi évekről átvitt előirányzatok nettó összegével, amelyeket töröltek, másrészről a következőkkel:
-
az euro-árfolyamok változása eredményeként a megelőző évről átvitt nem differenciált előirányzatokat meghaladó kifizetések,
-
a pénzügyi év során a realizált és nem realizált árfolyamnyereségekből és -veszteségekből származó egyenleg.
(3) A költségvetés végrehajtásáról szóló jelentések az uniós szerv költségvetésével azonos szerkezetben készülnek.
98. cikk
Előzetes beszámolók
(1) Az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője a következő év március 1. napjáig megküldi a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének és a Számvevőszéknek az előzetes beszámolót.
(2) Az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője konszolidációs célból a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által rögzített standardizált formában ugyancsak a következő év március 1. napjáig jelentéscsomagot küld a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének.
99. cikk
A végleges beszámoló jóváhagyása
(1) A 966/2012/EU, Euratom rendelet 148. cikkének (1) bekezdésével összhangban a Számvevőszék legkésőbb a következő év június 1-jéig megteszi az uniós szerv előzetes beszámolójára vonatkozó észrevételeit.
(2) Amint az uniós szerv kézhez kapja a Számvevőszéknek az előzetes beszámolóra vonatkozó észrevételeit, a számvitelért felelős tisztviselő az 50. cikkel összhangban összeállítja az uniós szerv végleges beszámolóját. Az igazgató elküldi a beszámolót az igazgatótanácsnak, amely véleményezi azt.
(3) A számvitelért felelős tisztviselő a végleges beszámolót az igazgatótanács véleményével együtt a következő pénzügyi év július 1-jéig megküldi a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének, a Számvevőszéknek, az Európai Parlamentnek és a Tanácsnak.
Az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője konszolidációs célból a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által rögzített standardizált formában ugyancsak a következő év július 1-jéig jelentéscsomagot küld a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének.
(4) Az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője a végleges beszámolók továbbításával egyidejűleg az e végleges beszámolókra vonatkozó teljességi nyilatkozatot is megküldik a Számvevőszéknek, egy másolati példányt pedig a Bizottság számvitelért felelős tisztviselőjének.
A végleges beszámolóhoz a számvitelért felelős tisztviselő által kiállított nyilatkozatot kell csatolni, amelyben a tisztviselő kijelenti, hogy a végleges beszámoló e címmel, valamint az alkalmazandó számviteli alapelvekkel, szabályokkal és módszerekkel összhangban készült.
Az uniós szerv végleges beszámolóját a következő év november 15-éig ki kell hirdetni az Európai Unió Hivatalos Lapjában.
(5) Az igazgató legkésőbb a következő év szeptember 30-ig választ küld a Számvevőszék éves jelentésében megfogalmazott észrevételekre. Az uniós szerv egyúttal a Bizottságnak is megküldi válaszait.
2. FEJEZET
Számvitel és vagyonleltár
1. szakasz
Közös rendelkezések
100. cikk
A számviteli rendszer
(1) Az uniós szerv számviteli rendszere a költségvetési és pénzügyi információk olyan formában történő szervezését szolgálja, amely lehetővé teszi a számadatok bevitelét, iktatását és nyilvántartását.
(2) A számviteli rendszer általános számlákból és költségvetési számlákból áll. A számlákat euróban vezetik, az elszámolási időszak pedig a naptári év.
(3) Az engedélyezésre jogosult tisztviselő vezethet analitikus nyilvántartást is.
101. cikk
Az intézmények számviteli rendszerére vonatkozó közös követelmények
Az uniós szerv által alkalmazandó számviteli szabályokat és a harmonizált számlatükröt a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője fogadja el a 966/2012/EK, Euratom rendelet 152. cikkével összhangban.
2. szakasz
Általános és költségvetési elszámolások
102. cikk
Az általános elszámolások
Az általános elszámolások időrendi sorrendben, a kettős könyvvitel módszerével tartanak nyilván minden olyan eseményt és műveletet, amelyek kihatással vannak az uniós szerv gazdasági és pénzügyi helyzetére, valamint eszközeire és forrásaira.
103. cikk
Könyvviteli bejegyzések az általános elszámolásokban
(1) Az általános elszámolások egyenlegei és az ott történő mozgások a könyvekben jelennek meg.
(2) Minden könyvelési tétel - az elszámolások kiigazítását is beleértve - bizonylatokon alapul, amelyekre a tételekben hivatkozás történik.
(3) A számviteli rendszernek olyannak kell lennie, hogy minden könyvelési tételnek egyértelmű ellenőrzési nyoma maradjon.
104. cikk
Számviteli kiigazítások
A pénzügyi év zárása után és a végső elszámolások bemutatásának időpontjáig az uniós szerv számvitelért felelős tisztviselője bármely olyan, az adott évre vonatkozó kifizetéseket vagy beszedéseket nem érintő kiigazítást elvégezhet, amely az elszámolások megbízható és valós bemutatásához szükséges. E kiigazításoknak összhangban kell állniuk a 101. cikkben említett számviteli szabályokkal.
105. cikk
Költségvetési számvitel
(1) A költségvetési elszámolások részletesen nyilvántartják az uniós szerv költségvetésének végrehajtását.
(2) Az (1) bekezdés alkalmazásában a költségvetési elszámolások rögzítenek minden, a IV. címében előírt költségvetési bevételi és kiadási műveletet.
106. cikk
Vagyonleltár
(1) Az uniós szerv leltárt vezet, amely bemutatja az uniós szerv minden tárgyi eszközének, immateriális javának és befektetett pénzügyi eszközének mennyiségét és értékét, a Bizottság számvitelért felelős tisztviselője által elkészített mintával összhangban.
Az uniós szerv megvizsgálja, hogy a leltárban szereplő bejegyzések megfelelnek-e a tényleges helyzetnek.
(2) Az uniós szerv ingóságainak értékesítését megfelelő módon közzé kell tenni.
X. CÍM
KÜLSŐ ELLENŐRZÉS, MENTESÍTÉS ÉS CSALÁS ELLENI KÜZDELEM
107. cikk
Külső ellenőrzés
(1) Az uniós szerv végleges beszámolójában való konszolidálás előtt független külső ellenőr ellenőrzi, hogy az uniós szerv éves beszámolói megfelelően tükrözik-e az uniós szerv bevételeit, kiadásait és pénzügyi helyzetét.
Amennyiben a létesítő okirat másként nem rendelkezik, a Számvevőszék az EUMSZ 287. cikkének (1) bekezdésében foglalt előírásokkal összhangban különjelentést készít az uniós szervről.
A második albekezdésben említett jelentés elkészítésekor a Számvevőszék figyelembe veszi az első albekezdésben említett független külső ellenőr által végzett ellenőrzési tevékenységet és az ellenőr észrevételei nyomán tett intézkedéseket.
(2) Az uniós szerv költségvetését véglegesen elfogadott formában megküldi a Számvevőszéknek. A lehető leghamarabb tájékoztatja a Számvevőszéket a 10., 14., 19. és 23. cikk szerint elfogadott valamennyi döntésről és intézkedésről.
(3) A Számvevőszék által végzett ellenőrzést a 966/2012/EK, Euratom rendelet 158-163. cikke szabályozza.
108. cikk
A mentesítési eljárás ütemterve
(1) Az Európai Parlament a Tanács ajánlása alapján - hacsak a létesítő okirat másképp nem rendelkezik - az N+2. év május 15. napjáig mentesíti az igazgatót az N. évi költségvetés végrehajtása tekintetében. Az igazgató tájékoztatja az igazgatótanácsot az Európai Parlament mentesítő határozathoz kapcsolódó állásfoglalásban foglalt észrevételeiről.
(2) Amennyiben az (1) bekezdésben előírt időpont nem tartható, úgy az Európai Parlament vagy a Tanács tájékoztatja az igazgatót a halasztás okairól.
(3) Amennyiben az Európai Parlament elhalasztja a mentesítő döntés meghozatalát, úgy az igazgató - az igazgatótanáccsal együtt - minden erőfeszítést megtesz a határozat útjában álló akadályok elmozdítását vagy elmozdításának elősegítését szolgáló intézkedések mielőbbi meghozatala érdekében.
109. cikk
A mentesítési eljárás
(1) A mentesítő határozat kiterjed az uniós szerv bevételeinek és kiadásainak elszámolásaira, a költségvetési eredményre, valamint az uniós szerv pénzügyi kimutatásban feltüntetett eszközeire és forrásaira.
(2) A mentesítés megadásának céljából az Európai Parlament - a Tanács után - megvizsgálja az uniós szerv elszámolásait és pénzügyi kimutatásait. Megvizsgálja továbbá a Számvevőszék által készített éves jelentést, az uniós szerv igazgatójának válaszaival együtt, a Számvevőszék bármely releváns, az adott pénzügyi évre vonatkozó különjelentését, valamint a Számvevőszéknek az elszámolások megbízhatóságát, illetve az alapjául szolgáló műveletek jogszerűségét és szabályszerűségét igazoló nyilatkozatát.
(3) Az igazgató - a 966/2012/EU, Euratom rendelet 165. cikkének (3) bekezdésében előírt módon - az Európai Parlament kérésére benyújt a Parlamentnek minden, a mentesítési eljárás adott pénzügyi évre történő szabályszerű alkalmazásához szükséges információt.
110. cikk
Nyomonkövetési intézkedések
(1) Az igazgató megteszi a megfelelő lépéseket annak érdekében, hogy eleget tegyen az Európai Parlament mentesítő határozatához kapcsolódó észrevételeknek és a Tanács által elfogadott, a mentesítésre vonatkozó javaslathoz kapcsolódó megjegyzéseknek.
(2) Az Európai Parlament vagy a Tanács kérésére az igazgató jelentést tesz az ezen észrevételek és megjegyzések figyelembevételével hozott intézkedésekről. Az igazgató ennek egy példányát megküldi a Bizottságnak és a Számvevőszéknek.
111. cikk
A Bizottság, a Számvevőszék és az OLAF által folytatott helyszíni ellenőrzések
(1) Az uniós szerv a Bizottság munkatársai és a Bizottság által feljogosított más személyek, valamint a Számvevőszék számára hozzáférést biztosít telephelyeihez és helyiségeihez, valamint minden olyan adathoz és információhoz, ideértve az elektronikus formátumúakat is, amelyek az általuk végzett ellenőrzések lefolytatásához szükségesek.
(2) Az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) - a 883/2013/EU, Euratom európai parlamenti és tanácsi rendelet (9) és a 2185/96/Euratom, EK tanácsi rendeletben (10) előírt rendelkezéseknek és eljárásoknak megfelelően - helyszíni ellenőrzéseket és vizsgálatokat végezhet annak megállapítására, hogy a rendelet alapján odaítélt támogatással vagy szerződéssel összefüggésben történt-e az Unió pénzügyi érdekeit sértő csalás, korrupció vagy más jogellenes cselekmény
(3) Az (1) és (2) bekezdés sérelme nélkül, az uniós szerv által harmadik országokkal és nemzetközi szervezetekkel kötött megállapodásokban, szerződésekben, támogatásokban és közbeszerzésekben az Európai Számvevőszéket és az OLAF-ot rendelkezés útján kifejezetten fel kell hatalmazni arra, hogy saját hatáskörüknek megfelelően ilyen ellenőrzéseket és vizsgálatokat végezzenek.
XI. CÍM
ÁTMENETI ÉS ZÁRÓ RENDELKEZÉSEK
112. cikk
Az Európai Parlament és a Tanács információkérése
Az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság jogosult megkapni az uniós szervtől minden olyan információt vagy magyarázatot, amely hatáskörében a költségvetési ügyekkel kapcsolatban szükséges.
113. cikk
Az uniós szerv új pénzügyi szabályzatának elfogadása
A 966/2012/EU, Euratom rendelet 208. cikkében említett minden egyes szerv új pénzügyi szabályzatot fogad el, amely 2014. január 1-jén, de minden esetben legkésőbb hat hónappal azután lép hatályba, hogy a költségvetést terhelő támogatásnyújtást követően a szerv a fenti rendelet 208. cikkének hatálya alá kerül.
114. cikk
Az uniós szerv új pénzügyi szabályzatát végrehajtó szabályok
Az igazgatótanács - amennyiben szükséges és a Bizottság előzetes hozzájárulásával - az igazgató javaslatára az uniós szerv pénzügyi szabályzatához részletes végrehajtási szabályokat fogad el.
115. cikk
Hatályvesztés
A 2343/2002/EK, Euratom rendelet 2014. január 1-jével hatályát veszti. A 40. cikket azonban 2014. december 31-ig, a 27. cikk (4) és (7) bekezdését pedig 2015. december 31-ig továbbra is alkalmazni kell.
116. cikk
Hatálybalépés
Ez a rendelet az Európai Unió Hivatalos Lapjában való kihirdetését követő napon lép hatályba. Ezt a rendeletet 2014. január 1-jétől kell alkalmazni. A 47. cikket és a 82. cikk (5) bekezdését azonban 2015. január 1-jétől, a 32. cikket és a 33. cikk (5) és (8) bekezdését pedig 2016. január 1-jétől kell alkalmazni.
Ez a rendelet teljes egészében kötelező és közvetlenül alkalmazandó valamennyi tagállamban.
Kelt Brüsszelben, 2013. szeptember 30-án.