Nařízení Komise (ES) č. 1663/95
ze dne 7. července 1995,
kterým se stanoví prováděcí pravidla k nařízení Rady (EHS) č. 729/70 týkající se postupu schválení účetní závěrky záruční sekce EZOZF
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na nařízení Rady (EHS) č. 729/70 ze dne 21. dubna 1970 o financování společné zemědělské politiky [1], naposledy pozměněné nařízením (ES) č. 1287/95 [2], a zejména na čl. 4 odst. 6 a čl. 5 odst. 3 uvedeného nařízení,
vzhledem k tomu, že reforma postupu schválení účetní závěrky uskutečněná nařízením Rady (ES) č. 1287/95 předpokládá přijetí prováděcích pravidel týkajících se schvalování platebních agentur, osvědčování a schvalování roční účetní závěrky;
vzhledem k tomu, že si vývoj počtu a povahy opatření financovaných záruční sekcí EZOZF, spolu se změnami metod záznamu a přenosu informací vyžadují přezkoumání povahy a obsahu údajů předávaných Komisi pro účely schválení účetní závěrky;
vzhledem k tomu, že je proto třeba zrušit nařízení Komise (EHS) č. 1723/72 [3], naposledy pozměněné nařízením (EHS) č. 295/88 [4];
vzhledem k tomu, že Výbor Evropského zemědělského orientačního a záručního fondu nepodal stanovisko ve lhůtě stanovené předsedou,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
Článek 1
1. Každý členský stát po konzultaci s Komisí stanoví nejvyšší počet platebních agentur, které schválí na základě čl. 4 odst. 2 nařízení (EHS) č. 729/70. Komise může uplatnit námitky týkající se zejména jakékoli překážky, které může tento počet představovat pro dodržení lhůty stanovené v čl. 5 odst. 2 písm. b) uvedeného nařízení a pro průhlednost kontrol operací fondu. Komise uvědomí výbor fondu o počtu schválených platebních agentur ve všech členských státech.
2. U každé platební agentury uvědomí členský stát Komisi o orgánu nebo orgánech, které vydávají a odnímají schválení a které stanoví lhůtu pro nápravná opatření ve smyslu čl. 4 odst. 4 nařízení (EHS) č. 729/70 (dále jen "příslušný orgán").
3. Před schválením platební agentury ověří příslušný orgán, že správní i účetní postupy dotyčného orgánu skýtají záruky uvedené v čl. 4 odst. 1 písm. a) nařízení (EHS) č. 729/70. Kritéria pro schválení stanoví členský stát a uplatňuje příslušný orgán, přičemž zohledňují pokyny Komise k těmto kritériím, jak jsou uvedeny v příloze. Není-li splněno kterékoli kritérium významné ve vztahu k operacím uskutečňovaným platební agenturou, použije se čl. 4 odst. 4 uvedeného nařízení.
Rozhodnutí o schválení je přijímáno na základě prověrky správních a účetních podmínek, včetně opatření přijatých na ochranu zájmů Společenství v oblasti vyplácených záloh, obdržených záruk, intervenčních zásob a částek, které mají být vybrány. Prověrka zahrne zejména postupy při provádění plateb, ochranu pokladny, bezpečnost výpočetních systémů, vedení účetních záznamů, rozdělení úkolů a přiměřenost vnitřních i vnějších kontrol v souvislosti s výdaji financovanými záruční sekcí EZOZF.
4. Přesvědčí-li se příslušný orgán, že prověřovaná platební agentura splňuje všechny důležité požadavky, schválí ji. V opačném případě předá platební agentuře pokyny ke správním a účetním opatřením, které má učinit, a zejména jí sdělí podmínky, které musí platební agentura splnit před schválením. V průběhu provádění nezbytných změn ve správních a účetních postupech lze schválení vydat dočasně na dobu stanovenou s přihlédnutím k závažnosti nedostatku.
5. V případě odnětí schválení určí členský stát jinou platební agenturu v souladu s článkem 4 nařízení (EHS) č. 729/70 a odstavci 3 a 4 tohoto článku a zajistí, aby nedošlo k přerušení plateb jejich příjemcům.
6. Schvalovací listina sestává z písemného potvrzení, že platební agentura splňuje podmínky pro schválení, a případně obsahuje pokyny týkající se úprav a lhůty stanovené pro jejich provedení. Schvalovací listina bude předána Komisi.
7. Sdělení podle čl. 4 odst. 3 nařízení (EHS) č. 729/70 musí být předáno po prvním schválením určité platební agentury a obsahuje ohledně každé platební agentury tyto údaje:
- působnost na ní převedenou,
- interní rozdělení působnosti,
- její vztahy k jiným veřejným či soukromým subjektům, které jsou rovněž částečně příslušné k provádění opatření, pro která uplatňují výdaje z prostředků fondu,
- postupy, podle kterých jsou přijímány, ověřovány a vyhodnocovány žádosti příjemců finančních částek a podle kterých jsou schvalovány, vypláceny a účtovány výdaje,
- předpisy pro vnitřní audit.
Informace, které mají být předávány podle čl. 4 odst. 4 nařízení (EHS) č. 729/70, zahrnují zejména pokyny týkající se správních a účetních opatření, která je třeba učinit a úprav, které musí platební agentura provést, aby jí nebylo odňato schválení, jakož i lhůtu, v níž mají být úpravy provedeny.
Článek 2
1. Koordinační subjekt uvedený v čl. 4 odst. 1 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 je jediným prostředníkem členského státu vůči Komisi ve všech otázkách souvisejících se záruční sekcí EZOZF, pokud se jedná o
- předávání příslušných textů a pokynů Společenství různým platebním agenturám a orgánům příslušným pro jejich provádění,
- podporu jejich jednotného používání,
- sdělování informací Komisi podle tohoto nařízení a nařízení (EHS) č. 729/70,
- poskytování všech účetních údajů Komisi požadovaných pro kontrolní a statistické účely.
Informace uchovávané v listinné podobě nejsou platební agentury a schvalující orgány povinny zasílat Komisi; musí je však uchovávat k dispozici. Platební agentura může vykonávat též funkci koordinačního subjektu za předpokladu, že obě působnosti jsou odděleny. Při plnění svých úkolů se může koordinační subjekt v souladu s vnitrostátními postupy obracet na jiné správní orgány či útvary, především na ty, které jsou příslušné v oblasti vedení účetnictví a technických otázek.
2. Členský stát sdělí Komisi údaje o názvu a stanovách koordinačního subjektu, jakož i podmínky správy, účetnictví a vnitřní kontroly, za nichž vykonává svou činnost.
3. Formu a obsah účetních údajů uvedených v odstavci 1 stanoví Komise po konzultaci s výborem fondu a sdělí je členskému státu do tří měsíců ode dne vstupu tohoto nařízení v platnost. Veškeré změny sdělí členským státům do tří měsíců od události, která tuto změnu vyvolala a členské státy upraví svůj informační systém ve lhůtě stanovené Komisí po konzultaci s výborem fondu.
Článek 3
1. Osvědčení uvedené v čl. 5 odst. 1 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 vystaví útvar nebo subjekt funkčně nezávislý na platebních agenturách a koordinačních subjektech, který splňuje odborné předpoklady (dále jen "osvědčovatel").
Osvědčení se zakládá na prověření postupů a vzorku operací. Soulad plateb s předpisy Společenství osvědčuje jen co do schopnosti správní struktury platební agentury zajistit, že tento soulad bude zkontrolován před provedením platby.
Osvědčovatel provádí svá prověřování podle mezinárodně uznávaných norem pro provádění auditu. Kontroly jsou prováděny jak v průběhu, tak i po skončení každého účetního období. Do 31. ledna následujícího účetního období vystaví osvědčovatel osvědčení a zprávu o svých zjištěních, v níž zejména uvede, zda obdržel přiměřené záruky úplnosti, přesnosti a pravdivosti účtů předávaných Komisi a zda jsou dostatečně uplatňovány postupy vnitřní kontroly.
2. Je-li schváleno více platebních agentur, může se členský stát spolehnout na osvědčení vydávaná subjekty, které osvědčovaly účty jednotlivých platebních agentur, pokud obdrží záruky, že rozsah provedených auditů a normy při nich použité odpovídají požadavkům uvedeným v odstavci 1.
3. Zpráva podle odstavce 1 uvede
- zda mohou postupy platebních agentur, zejména s ohledem na kritéria schválení, v přiměřené míře zaručit, že jsou operace účtované fondu v souladu s předpisy Společenství, a jaká doporučení byla učiněna pro zdokonalení systémů,
- zda jsou roční vyúčtování uvedená v čl. 4 odst. 1 písm. a) v souladu s účetními doklady a záznamy platebních agentur,
- zda jsou výkazy výdajů a intervenčních operací uvedené v článku 5 věcně správným, úplným a přesným záznamem operací účtovaných fondu,
- zda jsou dostatečně chráněny finanční zájmy Společenství, pokud se jedná o vyplacené zálohy, obdržené záruky, intervenční zásoby a částky, které mají být vybrány,
- zda byla zohledněna doporučení ke zdokonalení systémů určená platebním agenturám.
Ke zprávě jsou připojeny údaje o počtu a kvalifikaci pracovníků provádějících audit, o vykonané práci, o počtu prověřených operací, o stupni dosažené věcnosti a důvěryhodnosti, o zjištěných nedostatcích a o doporučeních učiněných k dosažení zlepšení, jakož i o operacích osvědčovatele a ostatních subjektů provádějících audit, vnějších i vnitřních z hlediska platební agentury, od nichž osvědčovatel obdržel všechny anebo část záruk ohledně záležitostí, které jsou obsahem zprávy.
Článek 4
1. Pro účely schválení účetní závěrky ve smyslu čl. 5 odst. 2 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 zasílají členské státy Komisi
a) roční účetní závěrky výdajů účtovaných záruční sekci fondu a zprávy vypracované každým útvarem nebo subjektem podle čl. 5 odst. 1 uvedeného nařízení;
b) osvědčení a zprávy vypracované osvědčovatelem anebo osvědčovateli.
2. Doklady uvedené v odstavci 1 se Komisi zasílají ve čtyřech provedeních do 10. února kalendářního roku následujícího po skončení dotyčného účetního období.
3. Na žádost Komise nebo z podnětu členského státu mohou být Komisi zaslány další údaje pro schválení dané účetní závěrky ve lhůtě, kterou stanoví Komise s přihlédnutím k množství práce nezbytné k poskytnutí těchto údajů. Neobdrží-li tyto údaje, může Komise schválit účetní závěrku na základě informací, které má k dispozici ke dni uplynutí lhůty.
4. Komise může v odůvodněných případech vyhovět žádosti o prodloužení lhůty pro zaslání údajů, pokud je Komisi zaslána před uplynutím stanovené lhůty.
Článek 5
1. Vyúčtování uvedené ve čl. 4 odst. 1 písm. a) obsahuje
a) výdaje rozepsané podle položek a podpoložek rozpočtu Společenství;
b) přehled intervenčních operací a výkaz množství a umístění zásob na konci účetního období;
c) údaje o výdajích nebo potvrzení, že podrobnosti o každé operaci jsou uloženy v počítačovém souboru a jsou k dispozici pro potřeby Komise;
d) potvrzení, že podrobnosti o každém pohybu intervenčních zásob jsou uloženy v dokladech platebních agentur;
e) vysvětlení rozdílů mezi výdaji uvedenými v ročním vyúčtování a výdaji uvedenými za totéž období v dokladech uvedených v čl. 3 odst. 5 nařízení Komise (EHS) č. 2776/88 [5], opravenými podle čl. 9 odst. 7 uvedeného nařízení.
2. Zprávy uvedené v čl. 4 odst. 1 tohoto nařízení obsahují tyto údaje o koordinačním subjektu a každé platební agentuře:
- jakékoli mimořádné operace nebo technické obtíže, které se vyskytly v průběhu daného účetního období,
- jakékoli významné změny údajů uvedených v čl. 1 odst. 7, k nimž došlo od předchozí zprávy.
Článek 6
Podpůrné doklady k financovaným výdajům a částkám, které mají být získány zpět záruční sekcí EZOZF, jsou uchovávány k dispozici Komisi po dobu nejméně tří let následujících po kalendářním roce, v němž Komise schválí účetní závěrku za dané účetní období, a je-li rozhodnutí o schválení účetní závěrky předmětem řízení u Soudního dvoru, po dobu jednoho roku od skončení tohoto řízení.
Článek 7
1. Rozhodnutí o schválení účetní závěrky uvedené v čl. 5 odst. 2 písm. b) nařízení (EHS) č. 729/70 stanoví výši výdajů uskutečněných v každém členském státě v průběhu daného účetního období, které jsou uznány za financovatelné EZOZF, aniž jsou dotčena pozdější rozhodnutí přijatá podle odst. 2 písm. c) uvedeného článku.
Částky, které mají být na základě uvedeného rozhodnutí navráceny od členských států nebo jim vyplaceny, se stanoví odečtením záloh vyplacených v průběhu daného účetního období od výdajů uznaných za financovatelné za totéž účetní období ve smyslu prvního pododstavce. Tyto částky se odečtou od záloh splatných ve druhém měsíci následujícím po měsíci, kdy bylo přijato rozhodnutí o schválení účetní závěrky, anebo se k nim přičtou.
2. Do 31. března následujícího po skončení účetního období sdělí Komise dotyčnému členskému státu výsledky ověřování předaných údajů spolu se změnami, které navrhuje.
3. Nemůže-li Komise z důvodů přičitatelných dotyčnému členskému státu schválit účetní závěrku tohoto členského státu do 30. dubna následujícího roku, oznámí členskému státu, jaká další šetření navrhuje provést podle článku 9 nařízení (EHS) č. 729/70.
Článek 8
1. Dojde-li Komise na základě šetření k závěru, že výdaje nebyly uskutečněny v souladu s předpisy Společenství, sdělí toto zjištění dotyčnému členskému státu a uvede nápravná opatření, které je třeba učinit pro zajištění souladu s těmito předpisy v budoucnosti, a dále vyhodnotí výdaje, které navrhuje vyloučit na základě čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70. Sdělení obsahuje odkaz na toto nařízení. Členský stát odpoví ve lhůtě dvou měsíců a Komise může následně upravit svůj postoj. V odůvodněných případech může Komise tuto lhůtu prodloužit.
Po uplynutí lhůty stanovené pro odpověď svolá Komise dvoustranná jednání a obě strany se pokusí dosáhnout dohody o opatřeních, která mají být přijata. Komise poté formálně sdělí své závěry členskému státu, přičemž odkáže na rozhodnutí Komise 94/442/ES [6].
2. Rozhodnutí uvedená v čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70 musí být přijata po prověření případné zprávy vypracované smírčím orgánem podle ustanovení stanovených v rozhodnutí 94/442/ES.
3. Výdaje vyloučené z financování Společenstvím na základě čl. 5 odst. 2 písm. c) nařízení (EHS) č. 729/70, se odečtou od záloh na výdaje za druhý měsíc následující po dni rozhodnutí přijatého podle uvedeného článku. Komise však může na žádost členského státu, pokud je to odůvodněno významem vyloučených výdajů, a po konzultaci s výborem fondu stanovit i jiný den.
Článek 9
Nařízení (EHS) č. 1723/72 se zrušuje od 16. října 1995.
Nadále se však použije na účetní závěrky EZOZF až do konce účetního období 1995.
Článek 10
Toto nařízení vstupuje v platnost sedmým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropských společenství.
Použije se od rozpočtového roku, který začíná dne 16. října 1995.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 7. července 1995.
REGULAMENTO (CE) Nº 1663/95 DA COMISSÃO de 7 de Julho de 1995 que estabelece as regras de execução do Regulamento (CEE) nº 729/70 no que respeita ao processo de apuramento das contas do FEOGA, secção « Garantia »
A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (CEE) nº 729/70 do Conselho, de 21 de Abril de 1970, relativo ao financiamento da política agrícola comum (1), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) nº 1287/95 (2), e, nomeadamente, os seus nº 6 do artigo 4º e nº 3 do artigo 5º;
Considerando que a reforma do processo de apuramento das contas, introduzida pelo Regulamento (CE) nº 1287/95 do Conselho, prevê o estabelecimento de regras de execução relativas à certificação e ao apuramento das contas anuais dos organismos pagadores aprovados;
Considerando que o número e a natureza das medidas financiadas pelo FEOGA, secção Garantia, e as técnicas de registo e de transmissão das informações evoluíram de tal modo que se torna necessária uma revisão da natureza e do conteúdo das informações a fornecer à Comissão para efeitos do apuramento das contas;
Considerando que o Regulamento (CEE) nº 1723/72 da Comissão (3), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CEE) nº 295/88 (4) deve ser, consequentemente, revogado;
Considerando que o Comité do FEOGA não emitiu parecer no prazo fixado pelo seu presidente,
ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
Artigo 1º
1. O limite ao número de organismos pagadores aprovados por cada Estado-membro, previsto no nº 2 do artigo 4º do Regulamento (CEE) nº 729/70, será determinado por esse Estado-membro após consulta da Comissão. A Comissão pode, nomeadamente, comunicar a existência de qualquer obstáculo que esse número implique para a observância do prazo estabelecido no nº 2, alínea b), do artigo 5º do referido regulamento, bem como para a transparência dos controlos relativos ao funcionamento do Fundo. A Comissão informará o Comité do Fundo dos organismos pagadores acreditados em todos os Estados-membros.
2. Em relação a cada organismo pagador, o Estado-membro informará a Comissão da ou as autoridades que conferem ou revogam a aprovação e que determinam o período concedido para a introdução de eventuais ajustamentos necessários nos termos do nº 4 do artigo 4º do Regulamento (CEE) nº 729/90 (« a autoridade competente »).
3. Antes de aprovar um organismo pagador, a autoridade competente deve verificar que as regras administrativas e contabilísticas desse organismo oferecem as garantias referidas no nº 1, alínea a), do artigo 4º do Regulamento (CEE) nº 729/70. Os critérios devem ser estabelecidos pelo Estado-membro e aplicados pela autoridade competente com vista à aprovação, tendo em conta as orientações da Comissão para estes critérios estabelecidas em anexo do presente regulamento. A inobservância de critérios importantes relativos às operações do organismo pagador conduzirá à aplicação do nº 4 do artigo 4º do acima referido regulamento.
A decisão de aprovação deve ser tomada com base num exame das regras administrativas e contabilísticas, incluindo as adoptadas para a protecção dos interesses da Comunidade no que respeita aos adiantamentos pagos, garantias obtidas, existências de intervenção e montantes a cobrar. O exame incluirá, nomeadamente, as regras relativas à execução dos pagamentos, protecção dos interesses de tesouraria, segurança dos sistemas informáticos, manutenção dos registos contabilísticos, repartição de tarefas e adequada realização dos controlos internos e externos, relativos às despesas financiadas pela secção « Garantia » do FEOGA.
4. Se a autoridade competente verificar que o organismo pagador satisfaz todas as condições necessárias, procederá à sua aprovação. Caso contrário, deve enviar ao organismo pagador instruções relativas às regras administrativas e contabilísticas a adoptar, nomeadamente eventuais exigências que o organismo pagador deve satisfazer antes de ser aprovado. Durante a introdução das alterações exigidas relativamente às regras administrativas e contabilísticas, a aprovação pode ser atribuída, a título provisório, durante um período a fixar em função da importância do problema.
5. Em caso de revogação da aprovação, o Estado-membro designará outro organismo pagador, em conformidade com as condições estabelecidas no artigo 4º do Regulamento (CEE) nº 729/70 e nos nºs 3 e 4 do presente artigo, assegurando-se de que os pagamentos aos beneficiários não sejam interrompidos.
6. O acto de aprovação deve consistir na confirmação escrita de que o organismo pagador satisfaz os critérios de aprovação e, quando for caso disso, introduzirá as alterações eventualmente exigidas no prazo fixado. O referido acto de aprovação deve ser transmitido à Comissão.
7. A comunicação referida no nº 3 do artigo 4º do Regulamento (CEE) nº 729/70 deve ser efectuada quando o organismo pagador for aprovado pela primeira vez, devendo ser acompanhada das seguintes informações relativas a cada organismo pagador:
- responsabilidades que lhe foram atribuídas,
- repartição das responsabilidades entre os seus serviços,
- suas ligações com outros organismos, públicos ou privados, aos quais tenha igualmente sido atribuída uma parte das responsabilidades pela execução das medidas que implicam uma imputação das despesas ao Fundo,
- modo como os pedidos dos beneficiários são recebidos, verificados e validados, e as despesas autorizadas e pagas,
- as disposições de auditoria interna.
Em caso de aplicação do nº 4 do artigo 4º do Regulamento (CEE) nº 729/70, as informações a fornecer devem, nomeadamente, incluir todas as instruções relativas às regras administrativas e contabilísticas a aplicar e às adaptações que o organismo pagador deve introduzir para evitar a revogação da aprovação, bem como o respectivo prazo de introdução.
Artigo 2º
1. O organismo de coordenação referido no nº 1, alínea b), do artigo 4º do Regulamento (CEE) nº 729/70 será o único interlocutor do Estado-membro perante a Comissão no que respeita a todas as questões referentes à secção Garantia do FEOGA relativas à:
- distribuição de textos comunitários e directrizes respeitantes aos vários organismos pagadores e aos organismos responsáveis pela sua aplicação,
- promoção da sua aplicação uniforme,
- comunicação à Comissão das informações previstas neste regulamento e no Regulamento (CEE) nº 729/70,
- colocação à disposição da Comissão de todos os dados contabilísticos necessários para fins estatísticos ou para a realização de controlos.
Não é necessário enviar à Comissão informações que se encontrem, em forma documental, na posse dos organismos pagadores ou dos ordenadores; no entanto, os organismos pagadores e os ordenadores devem manter essas informações disponíveis. Um organismos pagador pode desempenhar o papel do organismo de coordenação, desde que essas duas responsabilidades se conservem separadas. No desempenho das suas funções, o organismo de coordenação pode, de acordo com os procedimentos nacionais, apoiar-se noutros organismos ou serviços administrativos, nomeadamente nos que possuam competência contabilística ou técnica.
2. O Estado-membro comunicará à Comissão as informações relativas à denominação e estatuto do organismo de coordenação, bem como as regras administrativas, contabilísticas e de controlo interno respeitantes ao seu funcionamento.
3. A forma e o conteúdo das informações contabilísticas serão estabelecidos pela Comissão após consulta do Comité do Fundo e serão comunicados aos Estados-membros no prazo de três meses a partir da data de entrada en vigor do presente regulamento. Qualquer alteração será comunicada aos Estados-membros nos três meses seguintes à ocorrência do acontecimento que esteja na sua origem, devendo os Estados-membros introduzir qualquer alteração eventualmente exigida em relação aos seus sistemas de informação num prazo a fixar pela Comissão após consulta do Comité do Fundo.
Artigo 3º
1. O certificado referido na alínea b) do nº 1 do artigo 5º do Regulamento (CEE) nº 729/70 será passado por um serviço ou organismo que seja funcionalmente independente dos organismos pagadores e de coordenação e que possua a adequada competência técnica (organismo de certificação).
O certificado basear-se-á no exame dos procedimentos utilizados, por um lado, e no de uma amostra de operações, por outro, devendo assegurar a conformidade dos pagamentos com as regras comunitárias no que respeita à capacidade das estruturas administrativas dos organismos pagadores garantirem que essa conformidade foi controlada antes de um pagamento ter sido executado.
O organismo de certificação realizará o seu exame em conformidade com as normas internacionais de auditoria. Os controlos serão efectuados durante e depois de cada exercício financeiro. Antes de 31 de Janeiro do exercício seguinte, o organismo de certificação elaborará o certificado e, igualmente, um relatório com as suas conclusões, no qual deve indicar se apurou com suficiente certeza que as contas a transmitir à Comissão são autênticas, completas e rigorosas e que os procedimentos de controlo internos funcionaram satisfatoriamente.
2. Nos casos em que seja aprovado mais de um organismo pagador, o Estado-membro pode apoiar-se nos certificados emitidos pelos serviços ou organismos que aprovaram as contas dos respectivos organismos pagadores, desde que receba garantias de que as auditorias foram realizadas de acordo com as exigências estabelecidas no nº 1.
3. O relatório referido no nº 1 deve indicar se:
- os procedimentos aplicados pelos organismos pagadores, tendo em atenção nomeadamente os critérios de aprovação, garantem razoavelmente que as operações imputáveis as Fundo estão de acordo com as regras comunitárias e que recomendações foram feitas para melhorar os sistemas,
- as contas anuais referidas no nº 1, alínea a), do artigo 4º do presente regulamento estão em concordância com os livros e registos dos organismos pagadores,
- os mapas das despesas e das operações de intervenção previstos no artigo 5º do presente regulamento constituem um registo autêntico, completo e rigoroso das operações imputadas ao Fundo,
- os interesses financeiros da Comunidade estão convenientemente protegidos, no que se refere a adiantamentos pagos, garantias recebidas, existências de intervenção e montantes a cobrar,
- as recomendações para a melhoria dos sistemas transmitidas ao organismo pagador foram seguidas.
O relatório deve ser acompanhado de informações sobre o número e as qualificações das pessoas que realizaram a auditoria, o trabalho realizado, o número de operações examinadas, o nível de autenticidade e confiança obtido, os pontos fracos detectados e as recomendações de melhoria transmitidas, bem como sobre as operações do organismo de certificação e de outros organismos de auditoria, internos ou externos aos organismos pagadores, com base nas quais o organismo de certificação pôde adquirir, no todo ou em parte, a sua certeza em relação ao conteúdo do relatório.
Artigo 4º
1. Para efeitos do apuramento das contas referido no nº 2, alínea b), do artigo 5º do Regulamento (CEE) nº 729/70, o Estado-membro enviará à Comissão:
a) O recapitulativo das contas anuais relativas à despesa imputada à secção « Garantia » do Fundo e os relatórios elaborados por cada serviço ou organismo, de acordo com o disposto no nº 1 do artigo 5º do referido regulamento;
b) Os certificados e os relatórios elaborados pelo(s) organismo(s) de certificação.
2. Os documentos referidos no nº 1 serão enviados à Comissão em quadriplicado até 10 de Fevereiro do ano seguinte ao termo do exercício financeiro a que respeitam.
3. A pedido da Comissão ou por iniciativa do Estado-membro, podem ser enviadas à Comissão, num prazo a fixar por esta tendo em conta o trabalho necessário para a respectiva transmissão, informações adicionais relativas ao apuramento das contas em causa. Na falta destas, a Comissão pode adoptar o apuramento das contas com base nas informações de que disponha no final do referido prazo.
4. A Comissão pode aceitar um pedido de prorrogação do prazo de envio das informações, se for justificado e se lhe for enviado antes do fim do prazo.
Artigo 5º
1. Das contas referidas no nº 1, alínea a), do artigo 4º devem constar:
a) As despesas resumidas por número e posição do orçamento comunitário;
b) Um resumo das operações de intervenção e um quadro com as quantidades e a localização das existências no final do exercício financeiro;
c) Informações sobre as despesas, ou a confirmação de que os dados relativos a cada operação se encontram registados num ficheiro informático à disposição da Comissão;
d) Confirmação de que os dados relativos a cada movimento das existências de intervenção se encontram registados nos processos do organismo pagador;
e) Justificações das diferenças entre as despesas declaradas na conta anual e as declaradas, para o mesmo período, nos documentos referidos no nº 5 do artigo 3º do Regulamento (CEE) nº 2776/88 (5), com as correcções efectuadas nos termos do nº 7 do artigo 9º do mesmo regulamento.
2. Dos relatórios referidos no nº 1, alínea a), do artigo 4º do mencionado regulamento devem constar as seguintes informações respeitantes ao organismo de coordenação e a cada organismo pagador:
- eventuais operações de carácter excepcional ou dificuldades técnicas ocorridas no quadro do exercício financeiro em causa,
- eventuais alterações significativas das informações referidas no nº 7 do artigo 1º, ocorridas após o relatório anterior.
Artigo 6º
Os documentos comprovativos relativos às despesas financiadas e aos montantes a recuperar pelo FEOGA, secção « Garantia », devem ser mantidos à disposição da Comissão pelo menos durante os três anos seguintes ao do apuramento das contas do exercício financeiro em causa pela Comissão, ou, no caso de a decisão de apuramento das contas ser objecto de recurso no Tribunal de Justiça das Comunidades Europeias, durante um ano após o termo de processo.
Artigo 7º
1. A decisão de apuramento das contas, prevista no nº 2, alínea b), do artigo 5º do Regulamento (CEE) nº 729/70, determinará o montante da despesa efectuada em cada Estado-membro durante o exercício financeiro em questão que será reconhecido como imputável ao FEOGA, sem prejuízo de decisões tomadas subsequentemente em conformidade com o nº 2, alínea c), do referido artigo.
Os montantes que, em consequência da decisão atrás referida, devam ser recuperados ou pagos a cada Estado-membro serão determinados através da dedução dos adiantamentos pagos a título do exercício financeiro em causa da despesa reconhecida para o mesmo exercício em conformidade com o primeiro parágrafo. Esses montantes serão deduzidos, ou adicionados, aos adiantamentos a pagar a partir do segundo mês seguinte ao mês em que a decisão de apuramento de contas produza efeitos.
2. A Comissão comunicará ao Estado-membro em causa os resultados das suas verificações, conjuntamente com as alterações que propuser, antes do dia 31 de Março seguinte ao fim do exercício financeiro.
3. Quando, por razões imputáveis ao Estado-membro, a Comissão não puder apurar as contas de um Estado-membro antes de 30 de Abril do ano seguinte, informará o Estado-membro dos inquéritos suplementares que se proponha realizar nos termos do artigo 9º do Regulamento (CEE) nº 729/70.
Artigo 8º
1. Quando, na sequência de um inquérito, a Comissão considerar que uma despesa não foi efectuada de acordo com as regras comunitárias, comunicará ao Estado-membro em causa as suas verificações, as medidas correctivas a tomar para garantir a futura observância dessas regras, bem como o cálculo de qualquer despesa cuja exclusão, em conformidade com o nº 5, alínea c), do artigo 5º do Regulamento (CEE) nº 729/70, eventualmente proponha. Essa comunicação fará referência ao regulamento actual. O Estado-membro deve responder no prazo de dois meses e em consequência a Comissão pode modificar a sua posição. Em casos justificados, a Comissão pode conceder o prolongamento do prazo de resposta.
Depois de expirado o prazo de resposta, a Comissão iniciará uma discussão bilateral, devendo ambas as partes tentar alcançar um acordo sobre as medidas a tomar. De seguida, a Comissão comunicará as suas conclusões ao Estado-membro fazendo referência à Decisão 94/442/CE da Comissão (6).
2. As decisões referidas no nº 2, alínea c), do artigo 5º do Regulamento (CEE) nº 729/70 serão tomadas depois do exame de qualquer relatório estabelecido pelo órgão de conciliação em conformidade com a Decisão 94/442/CE da Comissão.
3. As deduções do financiamento comunitário referidas no nº 2, alínea c), do artigo 5º do Regulamento (CEE) nº 729/70 serão executadas sobre os adiantamentos relativos à despesa do segundo mês seguinte à decisão prevista no mencionado artigo. Todavia a Comissão pode, a pedido do Estado-membro e quando a importância das despesas a excluir o justificar, e após consulta do Comité do Fundo, decidir outras datas.
Artigo 9º
É revogado o Regulamento (CEE) nº 1723/72 com efeitos em 16 de Outrubro de 1995. Todavia, mantém-se em vigor relativamente ao apuramento das contas do FEOGA até ao exercício financeiro de 1995 inclusive.
Artigo 10º
O presente regulamento entra em vigor no sétimo dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.
É aplicável a partir do exercício iniciado em 16 de Outubro de 1995.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-membros.
Feito em Bruxelas, em 7 de Julho de 1995.