REGULAMENTO (CEE) No 1417/76 DO CONSELHO de 1 de Junho de 1976 que fixa disposições financeiras aplicáveis à Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho
O CONSELHO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Económica Europeia e, nomeadamente, o seu artigo 209o,
Tendo em conta o Regulamento (CEE) no 1365/75 do Conselho, de 26 de Maio de 1975, relativo à criação de uma Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (1),
Tendo em conta a proposta da Comissão,
Tendo em conta o parecer do Parlamento Europeu (2),
Considerando que o referido regulamento define as regras orgánicas relativas à gestão da Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho, a seguir denominada «Fundação», à fixação da subvenção anual a cargo do orçamento das Comunidades, à apresentação e à aprovação do mapa das receitas e das despesas, assim como aos controlos a que a Fundação fica submetida;
Considerando que é necessário determinar as modalidades relativas à elaboração e execução do mapa das receitas e das despesas da Fundação assim como à apresentação e a verificação das contas; que convém igualmente determinar as regras e organizar o controlo da responsabilidade dos ordenadores e dos tesoureiros;
Considerando que a Fundação se situa no âmbito das Comunidades e que actua no respeito do direito comunitário; que é oportuno, desde já, que as disposições financeiras que a regem sejam tão próximas quanto possível das disposições do regulamento financeiro, de 25 de Abril de 1973, aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (3), sem prejuízo de certas derrogações impostas pelas necessidades inerentes ao funcionamento da Fundação,
ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:
TÍTULO I
PRINCÍPIOS GERAIS
Artigo 1o
1. Um mapa de receitas e despesas prevê e autoriza, para cada ano, as receitas e despesas previsíveis da Fundação.
2. As despesas só podem ser autorizadas por um período superior ao do exercício, se estiverem de acordo com as disposições especiais previstas no mapa das receitas e das despesas.
As despesas de funcionamento, que resultem de contratos celebrados, segundo os costumes locais, por períodos superiores ao do exercício, não são abrangidas pelas disposições do primeiro parágrafo.
Essas despesas são inscritas no mapa das receitas e das despesas do exercício no decurso do qual são efectudas.
Artigo 2o
As dotações inscritas no mapa das receitas e das despesas devem ser utilizadas em conformidade com os princípios de economia e de boa gestão financeira.
Artigo 3o
1. Todas as receitas e despesas devem ser inscritas pelo seu montante integral no mapa das receitas e das despesas e nas contas.
A totalidade das receitas deve cobrir a totalidade das despesas.
2. Em derrogação do segundo parágrafo do no 1, todas as receitas com fins específicos, tais como os rendimentos de fundações, as subvenções, os donativos e os legados, mantém a sua afectação.
Após ter informado a Comissão, o Conselho de Administração pode aceitar quaisquer dotações a favor da Fundação, designadamente de fundações, subvenções, donativos e legados.
A aceitação de dotações susceptíveis de determinar quaisquer encargos deve ser submetida à autorização da Comissão, que se pronunciará no prazo de dois meses a contar da data de recepção do pedido do Conselho de Administração. Se nenhuma objecção for formulada neste prazo, o Conselho de Administração deliberará em definitivo sobre a aceitação.
Artigo 4o
Nenhuma receita pode ser cobrada nem nenhuma despesa efectuada sem estar inscrita num artigo do mapa das receitas e das despesas.
Salvo derrogações previstas no presente regulamento, não pode ser efectuada nenhuma despesa que ultrapasse as dotações autorizadas para o exercício ou as autorizações concedidas para exercícios posteriores.
Não pode ser dada nenhuma ordem de pagamento de despesas que ultrapasse o limite das dotações atribuídas. O montante integral das receitas, deve ser contabilizado sem qualquer ajustamento entre as receitas e despesas, salvo derrogações previstas no artigo 22o.
Artigo 5o
O exercício coincide com o ano civil.
As receitas de um exercício serão contabilizadas no exercício em que foram cobradas.
As dotações atribuídas só podem ser utilizadas para cobrir as despesas regularmente autorizadas e pagas a título do exercício para o qual tenham sido concedidas, salvo derrogações previstas no artigo 6o, e para cobertura de dívidas relativas a exercícios anteriores, para os quais não tenha transitado qualquer dotação.
As despesas de um exercício são contabilizadas a título desse exercício com base nas despesas cuja ordem de pagamento tenha chegado ao auditor financeiro até 31 de Dezembro, o mais tardar, e cujo pagamento tenha sido efectuado até 15 de Janeiro seguinte.
Artigo 6o
1. a) As dotações para o pessoal não podem transitar para o exercício seguinte.
b) As dotações não autorizadas até 31 de Dezembro podem transitar apenas para o exercício seguinte.
c) As dotações relativas a pagamentos que não foram efectuados até 31 de Dezembro, em virtude de compromissos regularmente assumidos entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro, transitam automaticamente, mas apenas para o exercício seguinte.
2. Em relação às dotações referidas no no 1, alínea b), a Comissão submete ao Conselho e transmite ao Parlamento Europeu, antes de 1 de Maio, os pedidos de transição de dotações devidamente justificados que lhe tenham sido enviados pela Fundação antes de 1 de Março.
Se o Conselho, deliberando por maioria qualificada e após consulta do Parlamento Europeu, não tiver tomado decisão contrária no prazo de um mês, considera-se aprovada a transição dessas dotações.
3. As receitas não utilizadas e as dotações disponíveis em 31 de Dezembro, resultantes das dotações referidas no no 2 do artigo 3o, transitam automaticamente para o exercício seguinte.
4. As dotações referidas no no 1, alínea b) que não tenham sido autorizadas até 31 de Dezembro e cuja transição para o exercício seguinte tenha sido aprovada, são anuladas se não tiverem sido autorizadas e pagas no fim do referido exercício.
5. Deve ser enviada à Comissão, para informação, antes de 1 de Março uma relação das verbas a transitar automaticamente. A Comissão transmite essa relação, ao Parlamento Europeu e ao Conselho para informação.
6. Na execução do mapa das receitas e das despesas, a utilização das dotações transitadas será acompanhada, separadamente, por artigos, nas contas do exercício em curso.
Artigo 7o
As despesas de gestão corrente que são imputáveis ao exercício seguinte e que, pela sua natureza, produzem efeito no princípio deste exercício, podem, a partir de 15 de Novembro de cada ano, ser objecto de autorizações antecipadas por conta das dotações previstas para o exercício seguinte, até ao limite de um quarto do total das dotações correspondentes ao exercício em curso. Estas autorizações não podem, todavia, referir-se a novas despesas, cujo princípio não tenha sido ainda aprovado no mapa das receitas e das despesas do exercício em curso.
Artigo 8o
Se o mapa das receitas e das despesas não tiver sido aprovado definitivamente no início do exercício, aplica-se o artigo 204o do Tratado às operações de autorização e de pagamento relativas a despesas, cujo princípio tenha sido aprovado no último orçamento regularmente aprovado.
As operações de pagamento podem ser efectuadas mensalmente, por capítulo, até ao limite de um duodécimo do total das dotações inscritas no capítulo em questão para o exercício anterior, sem que esta medida possa ter por efeito colocar mensalmente, à disposição da Fundação, dotações superiores ao duodécimo do montante da subvenção reservada à Fundação no projecto de orçamento ou, na falta deste, no anteprojecto de orçamento das Comunidades. As operações de autorização podem ser efectuadas por capítulo, até ao limite de um quarto da totalidade das dotações inscritas no capítulo em questão para o exercício anterior, acrescido de um duodécimo por cada mês decorrido, sem que o montante da subvenção reservada à Fundação no projecto do orçamento ou, na falta deste, no anteprojecto de orçamento das Comunidades possa ser ultrapassado.
A pedido do Conselho de Administração e sem prejuízo do disposto no segundo parágrafo, a Comissão pode, em função das necessidades de gestão, autorizar simultaneamente dois ou mais duodécimos provisórios.
Artigo 9o
O mapa das receitas e das despesas da Fundação assim como o quadro do pessoal são publicados, a título informativo, no Jornal Oficial das Comunidades Europeias, juntamente com o orçamento das Comunidades.
Artigo 10o
O mapa das receitas e das despesas é estabelecida em unidades de conta. O valor da unidade de conta é o valor definido no regulamento financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias.
TÍTULO II
APRESENTAÇÃO E ESTRUTURA DO MAPA DAS RECEITAS E DAS DESPESAS
Artigo 11o
1. O Conselho de Administração da Fundação transmite à Comissão, o mais tardar até 31 de Março, uma estimativa das receitas e despesas da Fundação para o ano seguinte. Essa estimativa deve incluir um quadro do pessoal.
2. O Conselho de Administração da Fundação pode enviar à Comissão estimativas suplementares e rectificativas. Essas estimativas são apresentadas e aprovadas da mesma forma e segundo o mesmo processo que a estimativa cujas previsões modificam. Devem ser justificadas relativamente a esta última.
As estimativas suplementares devem ser transmitidas à Comissão, em regra geral o mais tardar até à data prevista para a entrega da estimativa do exercício seguinte.
3. Se for necessário, a Comissão pode propor às autoridades orçamentais medidas adequadas para introduzir modificações oportunas na subvenção inscrita no orçamento das Comunidades, nos termos do artigo 13o. As autoridades competentes deliberam, tendo em conta a urgência do assunto.
Artigo 12o
1. Para justificação da estimativa, devem ser apresentados:
- um quadro do pessoal contendo, para cada categoria de pessoal, um organigrama dos lugares autorizados e do número de trabalhadores em serviço na data da apresentação da estimativa das receitas e das despesas,
- no caso de alteração do número de trabalhadores, um documento justificativo dos pedidos de novos empregos,
- uma previsão trimestral da situação de tesouraria em pagamentos e em cobranças.
2. O Conselho de Administração deve fazer preceder a estimativa de uma introdução geral contendo nomeadamente:
- a definição da política que justifica os pedidos de dotações,
- a explicação das variações das dotações de um exercício para o outro. Além disso, a Comissão deve juntar à estimativa um parecer que pode conter previsões divergentes devidamente justificadas.
3. A Comissão pode, se for caso disso, e a pedido do Conselho de Administração, apresentar, antes da adopção do orçamento das Comunidades, alterações tendo em conta elementos de informação suplementares.
Artigo 13o
A subvenção destinada à Fundação é colocada à sua disposição segundo as modalidades fixadas no presente regulamento.
Artigo 14o
Antes do início do exercício, o Conselho de Administração aprova o mapa das receitas e das despesas, ajustando-o à subvenção atribuída pela autoridade orçamental.
O mapa assim adoptado é transmitido imediatamente à Comissão.
Artigo 15o
O mapa das receitas e das despesas é subdividido em títulos, capítulos, artigos e números, segundo a natureza e destino da receita ou despesa. Assim, deve apresentar:
a) As dotações disponíveis para o exercício em causa, repartidas por títulos, capítulos, artigos e números segundo um sistema de classificação decimal;
b) Repartidas do mesmo modo, as dotações disponíveis para o exercício anterior e as despesas efectivas do último exercício encerrado, acrescidas das verbas transitadas;
c) As observações adequadas a cada uma das divisões; essas observações podem revestir um carácter obrigatório, que é, então, expressamente indicado;
d) Em anexo, um quadro do pessoal fixando o número de lugares por grau em cada categoria e em cada quadro.
Artigo 16o
O quadro do pessoal, fixado pela autoridade orçamental, constitui, para a Fundação, um limite imperativo; não pode ser efectuada nenhuma nomeação para além desse limite.
TÍTULO III
EXECUÇÃO DO MAPA DAS RECEITAS E DAS DESPESAS
SECÇÃO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 17o
A execução do mapa das receitas e das despesas é efectuada segundo o princípio da separação entre os ordenadores e os tesoureiros.
A gestão das dotações compete ao ordenador, que detém exclusiva competência para autorizar as despesas, apurar os direitos a cobrar, e emitir os títulos de receita e de pagamento. As cobranças e os pagamentos são assegurados pelo tesoureiro. As funções de ordenador são imcompatíveis com as funções de auditor financeiro e com as funções de tesoureiro.
Artigo 18o
O Conselho de Administração da Fundação executará o mapa das receitas e das despesas de acordo com o presente regulamento, sob a sua própria responsabilidade e nos limites das dotações atribuídas.
O Conselho de Administração delega os seus poderes nas condições por ele determinadas e nos limites fixados no acto de delegação, que é notificado ao delegado, ao tesoureiro, ao auditor financeiro e à Comissão de Fiscalização.
Artigo 19o
O controlo da autorização e do pagamento de todas as despesas assim como o controlo do apuramento e da cobrança de todas as receitas da Fundação, são exercidos pelo auditor financeiro da Comissão.
O controlo é efectuado por este agente com base nos processos relativos às despesas e às receitas e, se necessário, no próprio local.
O auditor financeiro pode ser assistido no desempenho das suas funções por um ou mais auditores financeiros subordinados.
As regras especiais aplicáveis a estes agentes, adoptadas no âmbito das modalidades de execução previstas no artigo 76o, são fixadas de maneira a garantir a independência da sua função.
Artigo 20o
A cobrança das receitas e o pagamento das despesas são efectuados por um tesoureiro designado pelo Conselho de Administração.
Sob reserva do segundo parágrafo do artigo 42o e do artigo 43o, o tesoureiro detém exclusiva competência para o manuseamento dos fundos e dos valores. É o responsável pela sua conservação.
Pode ser assistido no desempenho das suas funções por um ou mais tesoureiros subordinados, designados nas mesmas condições que o tesoureiro.
Artigo 21o
1. As dotações são classificadas por capítulos e artigos.
2. As dotações disponíveis em cada capítulo de despesas não podem ser afectadas a outros capítulos de despesas.
3. No entanto, o Conselho de Administração pode propor à Comissão transferências de verbas entre capítulos.
A Comissão delibera no prazo de um mês. Decorrido esse prazo, as transferências são consideradas aprovadas.
As transferências entre artigos podem ser aprovadas, em nome da Fundação, pelo Conselho de Administração ou, por delegação, pelo director da Fundação.
A Comissão deve ser informada destas transferências.
4. Qualquer proposta de transferência no interior de um capítulo ou entre capítulos será submetida ao visto do auditor financeiro que confirmará a disponibilidade das dotações.
5. O presente artigo só é aplicável às dotações relativas a receitas afectadas na acepção do no 2 do artigo 3o, se estas receitas mantiverem a sua afectação.
Artigo 22o
Em derrogação do artigo 4o:
a) podem ser deduzidas do montante das contas, facturas ou notas de despesa, que neste caso devem ser objecto de uma ordem de pagamento pelo seu valor líquido:
- as penalidades aplicadas aos titulares de contratos,
- as regularizações de montantes indevidamente pagos que podem ser feitas por meio de uma dedução por ocasião de uma nova liquidação da mesma natureza, efectuada a título do capítulo, do artigo e do exercício que tenham suportado o montante pago em excesso,
- o valor dos veículos, aparelhos, materiais e instalações aceites em troca de acordo com os usos comerciais, por oacasião da aquisição de novos aparelhos, veículos, materiais e instalações de natureza idêntica.
Não devem ser contabilizados como receitas os descontos, reembolsos e abatimentos efectuados sobre o valor das facturas e contas;
b) podem ser objecto de reafectação:
- as receitas provenientes da restituição de montantes pagos indevidamente sobre as dotações inscritas no mapa das receitas e das despesas,
- o produto de fornecimentos, prestação de serviços e trabalhos efectuados a favor de outras instituições ou organismos, incluindo o montante dos subsídios de missão pagos por conta de outras instituições ou organismos e reembolsadas por estes,
- o montante das indemnizações de seguros recebidas,
- as receitas provenientes da venda de publicações e de filmes,
- o montante dos reembolsos efectuados pelos Estados-membros em virtude do Protocolo relativo aos Privilégios e Imunidades das Comunidades Europeias no que respeita aos encargos fiscais incorporados no preço de produtos ou serviços fornecidos à Fundação,
- as receitas provenientes de fornecimentos, de prestações de serviços e de trabalhos efectuados a título oneroso,
- o produto da venda de veículos, de materiais e de instalações assim como de aparelhos e materiais destinados a fins científicos e técnicos, cedidos por ocasião da sua substituição.
As operações de reafectação devem ser efectuadas antes do fim do exercício seguinte ao da cobrança da receita;
c) podem ser compensados as perdas e os lucros de câmbios registados por ocasião de transferências de fundos, assim como os juros a crédito e a débito relativos a operações de tesouraria, em que apenas o saldo deve ser registado como receita ou como despesa.
O plano de contabilidade prevê contas de ordem que permitam acompanhar as operações de reafectação, quer das receitas, quer das despesas.
SECÇÃO II
RECEITAS E GESTAO DAS DISPONIBILIDADES FINANCEIRAS
Artigo 23o
1. Qualquer medida que possa dar origem a um crédito da Fundação deve ser objecto de uma proposta prévia emanada do ordenador. Essas propostas são transmitidas ao auditor financeiro e devem mencionar, nomeadamente, a natureza, o montante estimado e a imputação da receita, assim como a designação do devedor. Devem ser registadas depois de obterem o visto do auditor financeiro. Este visto tem por fim verificar:
a) A exactidão da imputação,
b) A regularidade e a conformidade da proposta com as disposições aplicáveis, designadamente do mapa das receitas e das despesas e dos regulamentos aplicáveis à Fundação, assim como de todos os actos adoptados em execução desses regulamentos e dos princípios de boa gestão financeira.
O auditor financeiro pode recusar o seu visto. O ordenador pode, por decisão devidamente fundamentada e sob sua exclusiva responsabilidade, ignorar tal recusa. A decisão do ordenador tem efeitos executórios e é comunicada, para informação, ao auditor financeiro. O Conselho de Administração deve informar periodicamente a Comissão de Fiscalização de todas estas decisões.
2. Quando o Conselho de Administração renunciar ao direito de emitir um documento que estabeleça um crédito ou ao direito de cobrar um crédito, deve informar desse facto o auditor financeiro.
Sempre que o auditor financeiro verificar que um documento que estabelece um crédito najo foi emitido ou que não foi efectuada a cobrança de um crédito, deve informar desse facto o Conselho de Administração.
Artigo 24o
O tesoureiro é responsável pelos títulos de receita devidamente emitidos.
Deve diligenciar no sentido de assegurar, nas datas previstas nos títulos de receita, a cobrança dos recursos devidos à Fundação e deve velar pela defesa dos direitos da Fundação.
O tesoureiro informa o ordenador e o auditor financeiro da não cobrança de alguma receita nos prazos previstos.
Artigo 25o
Deve ser passado um recibo para cada pagamento em numerário efectuado junto do tesoureiro.
Artigo 26o
A subvenção inscrita no orçamento das Comunidades é paga à Fundação por fracções trimestriais, na primeira quinzena de cada trimestre, com base na previsão referida no no 1, terceiro travessão, do artigo 12o, e em função das necessidades reais.
SECÇÃO III
AUTORIZAÇÃO, LIQUIDAÇÃO, ORDENS DE PAGAMENTO E PAGAMENTO DAS DESPESAS
1. Autorização das despesas
Artigo 27o
1. Quaisquer medidas que possam dar origem a uma despesa a cargo no mapa das receitas e das despesas devem ser previamente objecto de uma proposta de autorização do ordenador. As despesas correntes podem ser objecto de autorização provisória.
2. As modalidades de execução do no 1 devem permitir assegurar, consoante as necessidades reais, uma contabilização exacta das autorizações e das ordens de pagamento.
Artigo 28o
As propostas de autorização são transmitidas ao auditor financeiro e, em seguida, ao tesoureiro; devem mencionar designadamente o objecto, o montante estimado, com indicação, sempre que possível, das divisas, a imputação da despesa e a designação do credor; são registadas, após o visto do auditor financeiro.
Artigo 29o
O visto das propostas de autorização de despesas emitido pelo auditor financeiro têm por objectivo verificar:
a) A exactidão da imputação;
b) A disponibilidade das dotações;
c) A regularidade e a conformidade da despesa em relação às disposições aplicáveis, designadamente do mapa das receitas e das despesas e dos regulamentos aplicáveis à Fundação, assim como de todos os actos adoptados em execução desses regulamentos;
d) A aplicação dos princípios de boa gestão financeira.
O auditor financeiro pode recusar o seu visto se a decisão de quitação demonstrar que uma autorização não está conforme com a regulamentação.
Artigo 30o
Qualquer recusa de visto por parte do auditor financeiro deve ser objecto de uma declaração escrita devidamente fundamentada. O ordenador deve ser informado.
Em caso de recusa do visto e se o ordenador mantiver a sua proposta, compete ao Conselho de Administração decidir.
Com excepção dos casos em que a disponibilidade de dotação esteja em causa, o Conselho de Administração pode, por decisão devidamente justificada e sob sua exclusiva responsabilidade, ignorar a recusa do visto. Esta decisão tem efeitos executórios e deve ser comunicada, para informação ao auditor financeiro. O Conselho de Administração informa periodicamente a Comissão de Fiscalização de todas estas decisões.
2. Liquidação das despesas
Artigo 31o
A liquidação de uma despesa pelo ordenador tem por fim:
- verificar a existência dos direitos do credor,
- determinar ou verificar a veracidade e o montante do crédito,
- verificar as condições de exigibilidade do crédito.
Artigo 32o
A liquidação de qualquer despesa está subordinada à apresentação de documentos justificativos que confirmem os direitos adquiridos pelo credor e o serviço fornecido ou a existência de um documento que justifique o pagamento.
O ordenador habilitado a liquidar as despesas procede pessoalmente ao exame dos documentos justificativos ou confirma, sob a sua responsabilidade, que esse exame foi efectuado.
3. Ordens de pagamento das despesas
Artigo 33o
Ordem de pagamento é o acto pelo qual o ordenador dá ao tesoureiro, através da emissão de um título de pagamento, a ordem de pagar uma despesa, cuja liquidação tenha efectuado.
Artigo 34o
O título de pagamento deve mencionar:
- o exercício da imputação,
- o artigo do mapa das receitas e das despesas e, eventualmente, qualquer outra subdivisão necessária,
- o montante a pagar, em algarismos e por extenso, com indicação da divisa,
- o nome e a morada do beneficiário,
- o objecto da despesa,
- e, sempre que possível, o modo de pagamento.
O título de pagamento deve ser datado e assinado pelo ordenador.
Artigo 35o
O título de pagamento deve ser acompanhado de documentos justificativos originais, que devem ser certificados ou acompanhados de um certificado confirmando a exactidão dos montantes a pagar, a recepção dos fornecimentos e a execução do serviço e, se for caso disso, a inscrição dos bens no inventário referido no artigo 52o
O título de pagamento mencionará os números e as datas dos vistos de autorização correspondentes. As cópias dos documentos justificativos, cuja conformidade com os originais tenha sido certificada pelo ordenador, podem, se for caso disso, ser aceites em vez dos originais.
Artigo 36o
Em caso de pagamento de um adiantamento, o primeiro título de pagamento será acompanhado dos documentos que estabelecem os direitos do credor ao pagamento do adiantamento. Os títulos de pagamento ulteriores devem mencionar os documentos justificativos já apresentados, assim como as referências do primeiro título de pagamento.
O ordenador pode conceder adiantamentos ao pessoal se uma disposição regulamentar o prevê expressamente ou se um agente tiver de efectuar gastos por conta da Fundação e a cargo do mapa das receitas e das despesas.
Para além do regime de adiantamentos previsto no artigo 43o, nenhum adiantamento pode ser pago se não tiver sido previamente visado pelo auditor financeiro.
Artigo 37o
Os títulos de pagamento são enviados para visto prévio ao auditor financeiro.
O visto prévio tem como objectivo verificar:
a) A regularidade da emissão do título de pagamento;
b) A concordância do título de pagamento com a autorização da despesa e a exactidão do seu montante;
c) A exactidão da imputação;
d) A disponibilidade da dotação;
e) A regularidade dos documentos justificativos;
f) A exactidão da designação do beneficiário.
Artigo 38o
Em caso de recusa de visto, aplica-se o artigo 30o.
Artigo 39o
Após o visto, o original do título de pagamento é enviado ao tesoureiro, acompanhado dos documentos justificativos.
4. Pagamento das despesas
Artigo 40o
O pagamento é o acto final que libera a Fundação das suas obrigações para com os seus credores.
O pagamento das despesas é assegurado pelo tesoureiro até ao limite dos fundos disponíveis.
Em caso de erro importante, de contestação da validade da quitação ou de inobservância das normas prescritas no presente regulamento, o tesoureiro deve suspender os pagamentos.
Artigo 41o
Em caso de suspensão de um pagamento, o tesoureiro enuncia os motivos dessa suspensão, numa declaração escrita que deve enviar imediatamente ao ordenador e, a título informativo, ao auditor financeiro.
Salvo no que se refere às contestações relativas à validade da quitação, o ordenador pode apresentar o assunto à autoridade designada pela Fundação, nas condições determinadas pelo regulamento interno da mesma. A referida autoridade pode exigir por escrito, e sob a sua exclusiva responsabilidade, que seja efectuado o pagamento.
Artigo 42o
Os pagamentos são efectuados, em princípio, por meio de uma conta bancária ou de uma conta postal corrente.
As condições de abertura, funcionamento e utilização dessas contas devem indicar, em especial, as despesas cujo pagamento deve ser obrigatoriamente efectuado por meio de cheque ou por transferência postal ou bancária, e prever para os cheques e para as transferências postais ou bancárias, a assinatura conjunta de dois agentes devidamente habilitados, sendo uma das assinaturas obrigatoriamente do tesoureiro, de um tesoureiro subordinado ou de um gestor de fundos para os adiantamentos.
5. Fundos para adiantamentos
Artigo 43o
Com vista ao pagamento de certas categorias de despesas, podem ser criados fundos para adiantamentos.
As modalidades de execução previstas no artigo 76o devem definir, nomeadamente:
- o modo de nomeação dos gestores de fundos para adiantamentos,
- a natureza e o montante máximo de cada despesa a pagar,
- o montante máximo de adiantamentos que podem ser autorizados,
- os prazos definidos para apresentação dos documentos justificativos,
- a responsabilidade dos gestores de fundos para adiantamentos.
TÍTULO IV
CELEBRAÇÃO DE CONTRATOS, INVENTÁRIO, CONTABILIDADE
SECÇÃO I
CONTRATOS DE FORNECIMENTO DE BENS E SERVIÇOS, DE EMPREITADAS E DE ALUGUERES
Artigo 44o
1. Os contratos relativos à aquisição ou ao aluguer de bens, a prestações de serviços ou a empreitadas, devem ser feitos por escrito. Devem ser celebrados em seguimento a um concurso.
Todavia, podem ser celebrados contratos por ajuste directo nos casos previstos no artigo 46o.
As aquisições podem ser efectuadas por meio de uma simples nota de débito ou factura, nos casos previstos no artigo 50o.
2. Os anúncios de concurso são, em princípio, publicados em todos os Estados-membros e, se for caso disso, em países terceiros, desde que seja compatível com o desenvolvimento da indústria nas Comunidades. Todavia, a sua publicação pode ser limitada, sempre que outras prestações não possam, devido ao seu montante ou à sua natureza, ser objecto de um concurso.
Artigo 45o
1. A adjudicação pela melhor oferta é um processo administrativo que deve ser efectuado previamente à celebração de um contrato e após o anúncio do concurso. Tem por objectivo conferir publicamente ao titular da proposta mais baixa de entre todas as propostas regulares, conformes e comparáveis, o direito à atribuição definitiva do contrato, após aprovação do ordenador. O concurso com adjudição pela melhor oferta dir-se-á público sempre que qualquer candidato possa apresentar a sua proposta; dir-se-á limitado sempre que apenas possam apresentar propostas os candidatos que se decidiu consultar em função das suas qualificações específicas.
2. O contrato celebrado no seguimento de um concurso sem adjudicação pela melhor oferta é o contrato celebrado entre as partes contratantes no seguimento de um anúncio de concurso. Nesse caso, pode ser escolhida livremente a proposta considerada mais interessante, tendo em conta o preço da prestação, o custo de utilização que implica, a qualidade técnica e o prazo de execução, assim como as garantias profissionais e financeiras apresentadas por cada um dos candidatos.
O concurso dir-se-á público sempre que haja um anúncio de concurso geral; dir-se-á limitado sempre que se dirija apenas aos candidatos que se decidiu consultar em função das suas qualificações específicas.
3. Os procedimentos de anúncios de concursos com adjudicação pela melhor oferta ou não, são especificados segundo as modalidades de execução previstas no artigo 76o
Artigo 46o
Podem ser celebrados contratos por ajuste directo:
a) Sempre que o montante do contrato para aquisição ou aluguer de bens, para a prestação de serviços ou de empreitadas, não ultrapasse 5 000 unidades de conta devendo a Fundação garantir, na medida do possível e por todos os meios adequados, a concorrência entre todos os fornecedores ou empreiteiros que possam realizar o objecto do contrato;
b) Sempre que as aquisições e os alugueres de bens, as prestações de serviços ou as empreitadas não possam, por razões de urgência imperiosa, sofrer os atrasos inerentes a um dos procedimentos de concurso referidos no artigo 45o;
c) Sempre que os concursos não tenham produzido qualquer resultado ou tenham conduzido a preços inaceitáveis;
d) Sempre que, por razões de necessidade técnica ou situações de facto ou de direito, a execução do contrato previsto só possa ser assegurada por um determinado fornecedor ou um empreiteiro;
e) Para os contratos de fornecimento de bens, de serviço ou de empreitadas suplementares, que tecnicamente não possam ser separados do contrato principal.
Artigo 47o
Em relação aos contratos celebrados pela Fundação, não pode ser feita nenhuma discriminação entre os nacionais dos Estados-membros em virtude da sua nacionalidade.
Artigo 48o
Os contratos envolvendo montantes superiores a 12 000 unidades de conta serão submetidos a autorização do Conselho de Administração.
Artigo 49o
Como garantia da execução dos contratos, pode ser exigida aos fornecedores ou empreiteiros, de entre as cláusulas de garantia, a constituição de uma caução prévia.
O montante da caução será fixado:
- segundo as condições comerciais habituais para os contratos relativos de fornecimentos,
- segundo os cadernos de encargos específicos relativos aos contratos de empreitadas.
A caução é obrigatória para as empreitadas de montante superior a 100 000 unidades de conta. Pode ser retida uma garantia até à recepção definitiva.
Em caso de não cumprimento de um contrato ou atraso na sua execução, a Fundação deve assegurar a indemnização de todos os danos, juros e encargos equivalentes a uma reparação adequada do prejuízo, nomeadamente cuja importáncia por dedução do montante respectivo da caução, quer esta tenha sido entregue directamente pelo fornecedor ou empreiteiro, quer por um terceiro.
Artigo 50o
Os contratos podem ser celebrados por meio de uma simples factura ou nota de débito desde que o valor presumido do fornecimento de bens, de serviços ou da empreitada não exceda 200 unidades de conta. Este limite será elevado para 500 unidades de conta para as despesas que tenham de ser efectuadas fora da sede da Fundação.
Artigo 51o
Na celebração dos contratos referidos no presente regulamento, a Fundação deve agir em conformidade com as disposições adoptadas pelo Conselho em matéria de empreitadas de obras públicas, em aplicação do Tratado.
SECÇÃO II
INVENTÁRIO DOS BENS MÓVEIS E IMÓVEIS
Artigo 52o
Deve ser efectuado um inventário permanente de todos os bens móveis e imóveis que constituem o património da Fundação, em conformidade com o modelo adoptado pela Comissão. Apenas devem ser inscritos nesse inventário os bens móveis cujo valor ultrapasse um montante fixado nas modalidades de execução previstas no artigo 76o
A Fundação deve verificar pelos seus próprios serviços a concordância entre o inventário e a realidade.
Artigo 53o
As vendas de bens móveis serão objecto de uma publicidade adequada, nas condições fixadas pelas modalidades de execução previstas no artigo 76o
Com excepção dos casos em que as vendas se efectuem em hasta pública, os agentes da Fundação não podem adquirir bens móveis revendidos pela Fundação.
Artigo 54o
A cessão, o abandono, o aluguer e o desaparecimento por perda, roubo ou por qualquer outra causa, dos bens inventariados, serão objecto de uma declaração ou relatório do ordenador, visados pelo auditor financeiro.
A declaração ou o relatório deve verificar, em especial, a eventualidade da obrigação de reposição por parte de um agente da Fundação ou qualquer outra pessoa.
As cedências a título gratuito, de bens imóveis ou de grandes instalações, dão lugar à elaboração de contratos submetidos ao visto do auditor financeiro e serão objecto de uma comunicação anual à Comissão, por ocasião da apresentação da estimativa das receitas e despesas.
Artigo 55o
Qualquer aquisição de bens móveis ou imóveis, tais como são definidos no artigo 52o dá lugar, antes do pagamento, à sua inscrição no inventário permanente.
Esta inscrição deve ser mencionada na factura ou no documento anexo, elaborado com vista ao pagamento da despesa.
SECÇÃO III
CONTABILIDADE
Artigo 56o
A contabilidade é efectuada por ano civil, segundo o método das partidas dobradas. Deve registar a totalidade das receitas e das despesas do exercício, apoiada em documentos justificativos. A contabilidade da Fundação pode ser efectuada na moeda do país da sua sede.
A conta de gestão e o balanço financeiro são apresentados em unidades de conta.
A contabilização de qualquer montante em unidades de conta é efectuada à paridade em vigor no dia do depósito ou do pagamento efectivo.
Artigo 57o
Os lançamentos relativos à contabilidade do mapa das receitas e das despesas e à contabilidade das autorizações e dos direitos verificados serão efectuados de acordo com um plano de contabilidade cuja nomenclatura em classes deve incluir uma distinção nítida entre contas de balanço e contas de despesas e receitas do mapa das receitas e das despesas.
Os lançamentos são registados em livros ou fichas. Estes devem permitir a elaboração de um balanço mensal geral das contas, assim como uma descrição da situação por capítulo e artigo das receitas e despesas, que serão transmitidos ao auditor financeiro.
Artigo 58o
Todos os adiantamentos são registados numa conta provisória e regularizados o mais tardar durante o exercício seguinte ao pagamento desse adiantamento.
Artigo 59o
As condições pormenorizadas de elaboração e funcionamento do plano de contabilidade serão determinadas pelas modalidades de execução previstas no artigo 76o
Artigo 60o
A contabilidade é encerrada no fim do exercício com vista à elaboração do balanço financeiro e da gestão previstos no Título VI. A conta de gestão deve ser submetida ao auditor financeiro.
TÍTULO V
RESPONSABILIDADE DOS ORDENADORES, DOS TESOUREIROS E DOS GESTORES DE FUNDOS PARA ADIANTAMENTOS
Artigo 61o
Os ordenadores são responsáveis disciplinar e, eventualmente, pecuniariamente, sempre que procederem ao apuramento dos direitos a cobrar ou emitirem títulos de receita, autorizarem uma despesa ou assinarem um título de pagamento sem cumprirem o presente regulamento e as suas modalidades de execução. O mesmo se aplica sempre que negligenciarem o estabelecimento de um documento de crédito ou negligenciarem ou atrasarem, sem justificação, a emissão de títulos de receita.
Artigo 62o
1. Os tesoureiros e os tesoureiros subordinados são responsáveis disciplinar e, eventualmente, pecuniariamente pelos pagamentos que efectuarem sem respeitar as disposições do terceiro parágrafo do artigo 40o
Sa responsáveis disciplinar e pecuniariamente por todas as perdas ou deterioração de fundos, valores e documentos que estejam à sua guarda, se essa perda ou deterioração resultar de uma falta intencional ou de negligência grave que lhes seja imputável.
Nas mesmas condições são responsáveis pela execução correcta das ordens que recebam para a utilização e gestão das contas bancárias e das contas postais correntes e, designadamente:
a) Sempre que os pagamentos ou as cobranças por eles efectuados não estejam em conformidade com o montante inscrito nos títulos de pagamento ou de receita;
b) Sempre que paguem a terceiros que não os de direito.
2. Os gestores de fundos para adiantamentos são responsáveis disciplinar e, eventualmente, pecuniariamente:
a) Sempre que não possam justificar por meio de documentos regulares, os pagamentos por eles efectuados;
b) Sempre que paguem a terceiros que não os de direito.
Serão disciplinar e pecuniariamente responsáveis por todas as perdas ou deterioriações dos fundos, valores e documentos à sua guarda, se essas perdas ou deterioriações resultarem de uma falta intencional ou de grave negligência.
3. O tesoureiro, os tesoureiros subordinados e os gestores de fundos para adiantamentos, devem estar cobertos por um seguro contra os riscos em que incorrem nos termos do presente artigo.
A Fundação cobrirá os encargos com os seguros.
Artigo 63o
Os ordenadores, tesoureiros, tesoureiros subordinados e gestores de fundos para adiantamentos serão responsáveis disciplinar e, eventualmente, pecuniariamente pelos actos inerentes às suas funções.
Artigo 64o
A Fundação dispõe de dois anos, a contar da data de apresentação da conta de gestão para decidir da quitação a dar aos tesoureiros em relação às operações respeitantes a essa conta.
TÍTULO VI
APRESENTAÇÃO E VERIFICAÇÃO DAS CONTAS
SECÇÃO I
APRESENTAÇÃO DAS CONTAS
Artigo 65o
O Conselho de Administração deve elaborar, anualmente, uma conta de gestão da Fundação.
Essa conta é precedida de uma análise da gestão financeira do ano a que se refere. Compreende a totalidade das operações de receita e de despesa relativas ao exercício findo. É apresentada da mesma forma e segundo as mesmas subdivisões que o mapa das receitas e das despesas.
Artigo 66o
Na conta de gestão devem ser incluídos os quadros seguintes, subdivididos segundo a nomenclatura orçamental das Comunidades:
1. Um quadro das receitas incluindo:
- as previsões das receitas do exercício,
- as alterações das previsões das receitas resultantes de orçamentos suplementares ou rectificativos,
- as cobranças efectuadas,
- as verbas por cobrar no fim do exercício.
Pode juntar-se a este quadro, se for caso disso, um mapa em que sejam indicados os saldos e os montantes brutos das operações referidas no artigo 22o
2. Um quadro que mostre a evolução das dotações do exercício e indique:
- as dotações iniciais,
- as alterações das dotações introduzidas por meio de transferências,
- as alterações introduzidas por meio de mapas suplementares ou rectificativos,
- as dotações definitivas do exercício.
3. Um quadro de despesas que mostre a evolução das dotações do próprio exercício e indique:
- as dotações globais,
- os compromissos assumidos por conta do exercício,
- os pagamentos efectuados no final do período de execução do mapa das receitas e das despesas,
- as verbas por pagar no encerramento do exercício,
- as dotações disponíveis transitadas de acordo com as disposições do no 1, alínea c), do artigo 6o,
- as dotações disponíveis transitadas de acordo com as disposições do no 1, alínea b), do artigo 6o,
- as dotações disponíveis a anular.
Deve junta-se a este quadro, se for caso disso, um mapa em que sejam indicados os saldos e os montantes brutos das operações referidas no artigo 22o
4. Um quadro que mostre a evolução das dotações transitadas dos exercícios anteriores e que indique:
- o montante das dotações transitadas,
- os pagamentos contabilizados no final do período de execução do mapa das receitas e das despesas,
- as dotações não utilizadas a anular,
- as dotações não utilizadas a transitar novamente para o exercício seguinte.
Artigo 67o
O Conselho de Administração elabora igualmente um balanço financeiro que descreva o activo e o passivo da Fundação em 31 de Dezembro do exercício findo. Juntará ainda um balanço das contas que mostre os movimentos e os saldos elaborados na mesma altura.
Artigo 68o
O Conselho de Administração comunica à Comissão e à Comissão de Fiscalização, o mais tardar em 31 de Março, a conta de gestão e o balanço financeiro da Fundação referentes ao exercício findo.
SECÇÃO II
VERIFICAÇÃO DAS CONTAS
Artigo 69o
As competências da Comissão de Fiscalização são exercidas junto da Fundação de acordo com o regulamento financeiro aplicável ao orçamento das Comunidades Europeias.
Artigo 70o
A Fundação comunica trimestralmente à Comissão de Fiscalização, o mais tardar durante o mês que se segue ao fim do trimestre, os documentos justificativos dos lançamentos, nomeadamente os documentos e certificados respeitantes à correcta aplicação das disposições que regem a execução do mapa das receitas e das despesas e relativos à autorização e pagamento das despesas, assim como à verificação e cobrança das receitas.
A Comissão de Fiscalização pode apresentar questões à Fundação relativas aos documentos justificativos acima referidos.
Artigo 71o
A Fundação dá à Comissão de Fiscalização todas as facilidades e fornece todas as informações que esta considere necessárias para o cumprimento da sua missão.
Mantém à disposição da Comissão de Fiscalização todos os documentos relativos à celebração de contratos, todas as contas de numerário ou de material, todos os documentos contabilísticos ou justificativos, assim como todos os documentos administrativos com eles relacionados, toda a documentação relativa às receitas e despesas, todos os inventários, todos os organigramas dos serviços, que a Comissão de Fiscalização considere necessários para a verificação integral da conta de gestão, com base em documentos ou no local.
Para este efeito, os agentes sujeitos às verificações por parte da Comissão de Fiscalização são, nomeadamente obrigados a:
a) Abrir a caixa, apresentar todos os valores em numerário que detenham, quaisquer valores ou materiais de outra natureza, assim como os documentos justificativos da sua gestão de que sejam depositários, e ainda os livros e os registos e quaisquer outros documentos com eles relacionados;
b) Apresentar a correspondência e qualquer outra documentação necessária para a execução completa da verificação.
Apenas a Comissão de Fiscalização ou um dos seus membros pode pedir, e por escrito, as informações mencionadas na alínea b).
A Comissão de Fiscalização está habilitada a verificar os documentos relativos às receitas e às despesas que estejam na posse dos serviços da Fundação, designadamente, do serviço responsável pelas decisões referentes a essas receitas e despesas.
A verificação da legalidade e regularidade das receitas e das despesas, assim como a fiscalização da boa gesta financeira estendem-se à utilização, por organismos exteriores à Fundação, dos fundos comunitários recebidos a título de subvenções.
A concessão de subvenções a organismos exteriores da Fundação está subordinada à aceitação, por parte dos beneficiários, da verificação efectuada pela Comissão de Fiscalização da utilização do montante das subvenções.
Artigo 72o
As observações que a Comissão de Fiscalização considere necessário incluir no seu relatório, serão transmitidas à Comissão e à Fundação.
A Fundação envia a suas respostas simultaneamente à Comissão de Fiscalização e à Comissão. A Comissão de Fiscalização junta ao relatório um parecer sobre a boa gestão financeira.
Artigo 73o
A Comissão de Fiscalização aprova o seu relatório sobre as contas do exercício anterior, o mais tardar em 15 de Julho, e envia-o à Fundação e à Comissão. Formula, dentro desse mesmo prazo, as suas observações sobre o balanço financeiro.
A conta de gestão, o balanço financeiro e o relatório da Comissão de Fiscalização, assim como as respostas às observações, são submetidos pela Comissão ao Parlamento Europeu e ao Conselho, o mais tardar em 31 de Outubro.
Artigo 74o
Antes de 30 de Abril do ano seguinte, o Conselho e o Parlamento Europeu dão quitação ao Conselho de Administração sobre a execução do mapa das receitas e das despesas. Se este prazo não puder ser cumprido, o Conselho ou o Parlamento Europeu informarão o Conselho de Administração dos motivos pelos quais a decisão foi adiada.
O Conselho de Administração adopta as medidas necessárias para dar seguimento às observações contidas nas decisões de quitação. A pedido do Parlamento Europeu, do Conselho ou da Comissão, elabora um relatório sobre as medidas tomadas no seguimento destas observações. Este relatório é igualmente enviado à Comissão de Fiscalização.
Sob reserva das disposições da segunda frase do segundo parágrafo, a Fundação deve, em anexo à conta de gestão do exercício seguinte, prestar contas das medidas adoptadas no seguimento das observações contidas na decisão da quitação.
TÍTULO VII
DISPOSIÇÕES FINAIS
Artigo 75o
O Conselho de Administração informa no mais curto prazo, a Comissão de Fiscalização de todas as suas decisões e de todos os actos adoptados em execução do artigo 3o, do no 6, do artigo 6o e dos artigos 14o e 21o
A nomeação do tesoureiro, dos tesoureiros subordinados e dos gestores dos fundos para adiantamentos, efectuada em execução dos artigos 20o e 43o, é notificada à Comissão de Fiscalização e ao auditor financeiro.
Artigo 76o
As modalidades de execução necessárias à aplicação do presente regulamento são estabelecidas pelo Conselho de Administração, sob proposta do director, após parecer conforme do auditor financeiro.
Artigo 77o
O presente regulamento entra em vigor no quinto dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial das Comunidades Europeias.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-membros.
Feito em Bruxelas em 1 de Junho de 1976.