ROZHODNUTÍ SPRÁVNÍ RADY EUROPOLU
ze dne 4. června 2009
o podmínkách týkajících se zpracování údajů na základě čl. 10 odst. 4 rozhodnutí o Europolu
(2009/1010/SVV)
SPRÁVNÍ RADA EUROPOLU,
s ohledem na rozhodnutí Rady ze dne 6. dubna 2009 o zřízení Evropského policejního úřadu (Europol) (1) (dále jen „rozhodnutí o Europolu“), a zejména na čl. 10 odst. 4 uvedeného rozhodnutí,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Správní rada má na základě návrhu ředitele a po konzultaci společného kontrolního orgánu stanovit podmínky pro zpracování údajů, jehož cílem je zjistit, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a mohou být zahrnuty do jednoho z jeho systémů pro zpracování informací, zejména pokud jde o přístup k údajům a jejich využívání a lhůty pro uchování a vymazání údajů.
(2)
Přijetím tohoto rozhodnutí správní rada zohlední zásady Úmluvy Rady Evropy o ochraně osob se zřetelem na automatizované zpracování osobních dat ze dne 28. ledna 1981 a doporučení Výboru ministrů Rady Evropy č. R(87)15 ze dne 17. září 1987 upravující používání osobních údajů v policejním sektoru.
(3)
Své rozhodnutí předloží správní rada ke schválení Radě,
PŘIJALA TOTO ROZHODNUTÍ:
Článek 1
Definice
Pro účely tohoto rozhodnutí se rozumí
a)
„osobními údaji“ jakékoli informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě: identifikovatelnou osobou se rozumí osoba, jejíž totožnost lze přímo či nepřímo zjistit, zejména s odkazem na identifikační číslo nebo na jeden či více zvláštních prvků její fyzické, fyziologické, psychické, ekonomické, kulturní nebo sociální identity;
b)
„zpracováním osobních údajů“ každý úkon nebo soubor úkonů s osobními údaji, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromažďování, zaznamenávání, uspořádávání, uchovávání, přizpůsobování nebo pozměňování, vyhledávání, nahlížení, užívání, zveřejňování přenosem, šířením nebo jejich zpřístupňování jiným způsobem, třídění nebo kombinování, blokování, vymazání nebo zničení;
c)
„systémy zpracování informací“ informační systém Europolu, analytické pracovní soubory a další systémy zpracování osobních údajů uvedené v čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
d)
„informačním systémem Europolu“ systém uvedený v čl. 11 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
e)
„analytickým pracovním souborem“ soubor vytvořený za účelem analýzy uvedený v článku 14 rozhodnutí o Europolu;
f)
„institucemi EU“ orgány, instituce a jiné subjekty, které byly zřízeny Smlouvou o Evropské unii a Smlouvami o založení Evropských společenství nebo na jejich základě, uvedené v čl. 22 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
g)
„třetími stranami“ třetí státy a organizace uvedené v čl. 23 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
h)
„řádně zmocněnými zaměstnanci Europolu“ zaměstnanci Europolu jmenovaní ředitelem ke zpracování osobních údajů v souladu s tímto rozhodnutím.
Článek 2
Oblast působnosti
Toto rozhodnutí se použije na osobní údaje poskytnuté Europolu za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací, s výjimkou
a)
osobních údajů vložených do informačního systému Europolu podle čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu;
b)
osobních údajů, které členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana nabídne za účelem vložení do konkrétního analytického pracovního souboru, i osobních údajů vložených do analytického pracovního souboru podle článku 14 rozhodnutí o Europolu;
c)
osobních údajů poskytnutých Europolu za účelem vložení do jiného konkrétního systému zpracování osobních údajů uvedeného v poslední větě čl. 10 odst. 1 rozhodnutí o Europolu.
Článek 3
Přístup a používání
1. Přístup k osobním údajům zpracovávaným Europolem podle tohoto rozhodnutí mají pouze řádně zmocnění zaměstnanci Europolu.
2. Aniž je dotčen článek 17 rozhodnutí o Europolu, jsou osobní údaje zpracovávané Europolem podle uvedeného rozhodnutí používány pouze za účelem určení toho, zda jsou tyto údaje důležité pro úkoly Europolu a zda mohou být zahrnuty do jeho systémů pro zpracování informací.
3. V případě, že Europol rozhodne, že údaje jsou pro jeho úkoly důležité a mohou být zahrnuty do informačního systému Europolu, navrhne, aby členský stát poskytující informace tyto údaje vložil do informačního systému Europolu v souladu s čl. 13 odst. 1 rozhodnutí o Europolu. Pokud se členský stát nebude návrhem Europolu řídit, použije se článek 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 4
Pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů
1. Při zpracovávání osobních údajů podle tohoto rozhodnutí Europol dodržuje pravidla pro ochranu osobních údajů a bezpečnost údajů, která stanoví rozhodnutí o Europolu, a to zejména články 18, 27 a 35, a pravidla přijatá k provádění uvedených článků.
2. V případě, že se Europol rozhodne vložit takové údaje do systémů zpracování informací nebo je vymazat či zničit, musí o tom uvědomit členský stát, instituci Evropské unie nebo třetí stranu poskytující informace.
Článek 5
Stanovená lhůta pro uchovávání údajů
1. Je třeba co nejdříve přijmout rozhodnutí o používání osobních údajů podle čl. 3 odst. 2, v každém případě nejpozději do šesti měsíců od okamžiku, kdy tyto údaje Europol obdržel.
2. Není-li rozhodnutí přijato v uvedené lhůtě šesti měsíců, příslušné osobní údaje jsou vymazány nebo zničeny a členský stát, instituce Evropské unie nebo třetí strana poskytující informace jsou o tomto kroku uvědomeny.
Článek 6
Odpovědnost
Europol odpovídá za splnění požadavků uvedených v článcích 3, 4 a 5 tohoto rozhodnutí.
Článek 7
Vstup v platnost
Toto rozhodnutí vstupuje v platnost týž den jako rozhodnutí o Europolu.
V Haagu dne 4. června 2009.
Schváleno Radou dne 30. listopadu 2009.
DECISÃO DO CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DA EUROPOL
de 4 de Junho de 2009
relativa às condições de tratamento de dados com base no artigo 10.o, n.o 4, da Decisão Europol
(2009/1010/JAI)
O CONSELHO DE ADMINISTRAÇÃO DA EUROPOL,
Tendo em conta a Decisão do Conselho, de 6 de Abril de 2009, que cria o Serviço Europeu de Polícia (EUROPOL) (1) (a seguir designada «Decisão Europol»), nomeadamente o artigo 10.o, n.o 4,
Considerando o seguinte:
(1)
Incumbe ao Conselho de Administração, deliberando sob proposta do Director, após consulta da Instância Comum de Controlo, determinar as condições de tratamento de dados, tendo em vista determinar se tais dados são relevantes para as funções da Europol e se podem ser inseridos num dos seus sistemas de tratamento de informações, nomeadamente no que respeita ao acesso e à utilização dos mesmos, bem como aos prazos para a sua conservação e apagamento.
(2)
Com a adopção da presente decisão, o Conselho de Administração observa os princípios da Convenção do Conselho da Europa para a Protecção das Pessoas relativamente ao Tratamento Automatizado de Dados Pessoais, de 28 de Janeiro de 1981, e da Recomendação R (87) 15 do Comité dos Ministros do Conselho da Europa, de 17 de Setembro de 1987, que regula a utilização de dados pessoais no sector da polícia.
(3)
A decisão do Conselho de Administração é submetida à aprovação do Conselho,
ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:
Artigo 1.o
Definições
Para efeitos da presente decisão, entende-se por:
a) «Dados pessoais»: qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável; uma pessoa identificável é uma pessoa que pode ser identificada, de forma directa ou indirecta, nomeadamente por referência a um número de identificação ou a um ou mais elementos específicos da sua identidade física, fisiológica, psíquica, económica, cultural ou social;
b) «Tratamento de dados pessoais»: qualquer operação ou conjunto de operações sobre dados pessoais, efectuadas com ou sem meios automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a comunicação por transmissão, por difusão ou por qualquer outra forma de colocação à disposição, com comparação ou interconexão, bem como o bloqueio, apagamento ou destruição;
c) «Sistemas de tratamento de informações»: o Sistema de Informações Europol, os ficheiros de análise e outros sistemas de tratamento de dados pessoais, conforme referido no n.o 1 do artigo 10.o da Decisão Europol;
d) «Sistema de Informações da Europol»: o sistema referido no n.o 1 do artigo 11.o da Decisão Europol;
e) «Ficheiro de análise»: um ficheiro criado para efeitos de análise, conforme referido no artigo 14.o da Decisão Europol;
f) «Organismos da UE»: instituições, órgãos e organismos criados pelo Tratado da União Europeia e pelos Tratados que instituem as Comunidades Europeias, ou com base nos mesmos, referidos no n.o 1 do artigo 22.o da Decisão Europol;
g) «Partes terceiras»: Estados e organizações terceiros, conforme referido no n.o 1 do artigo 23.o da Decisão Europol;
h) «Pessoal da Europol devidamente autorizado»: pessoal da Europol designado pelo Director para tratar dados pessoais nos termos da presente decisão.
Artigo 2.o
Âmbito de aplicação
A presente decisão é aplicável aos dados pessoais transmitidos à Europol com vista a determinar se tais dados são relevantes para as suas funções e podem ser inseridos nos seus sistemas de tratamento de informações, com as seguintes excepções:
a)
Dados pessoais introduzidos no Sistema de Informações Europol nos termos do n.o 1 do artigo 13.o da Decisão Europol;
b)
Dados pessoais facultados por um Estado-Membro, um organismo da UE ou uma Parte terceira para inclusão num ficheiro de análise específico, bem como dados pessoais introduzidos num ficheiro de análise em conformidade com o artigo 14.o da Decisão Europol;
c)
Dados pessoais fornecidos à Europol com vista à sua inclusão noutro sistema de tratamento de dados pessoais específico, conforme referido no n.o 1, última frase, do artigo 10.o da Decisão Europol.
Artigo 3.o
Acesso e utilização
1. Apenas pessoal da Europol devidamente autorizado terá acesso aos dados pessoais tratados pela Europol ao abrigo da presente decisão.
2. Sem prejuízo do artigo 17.o da Decisão Europol, os dados pessoais tratados pela Europol ao abrigo da presente decisão serão utilizados, exclusivamente, para determinar se tais dados são relevantes para as suas funções e podem ser inseridos nos seus sistemas de tratamento de informações.
3. Se determinar que os dados são relevantes para as suas funções e podem ser inseridos no Sistema de Informações Europol, a Europol sugerirá que o Estado-Membro que forneceu os dados os introduza no Sistema de Informações Europol, em conformidade com o artigo 13.o, n.o 1, da Decisão Europol. Se o Estado-Membro não acatar a sugestão da Europol, é aplicável o artigo 5.o da presente decisão.
Artigo 4.o
Normas relativas à protecção dos dados pessoais e à segurança dos dados
1. Ao proceder ao tratamento de dados pessoais ao abrigo da presente decisão, a Europol observará as normas relativas à protecção de dados pessoais e de segurança dos dados estabelecidas na Decisão Europol, nomeadamente nos artigos 18.o, 27.o e 35.o, bem como as normas adoptadas em sua aplicação.
2. Caso a Europol decida incluir esses dados nos sistemas de tratamento de informações, ou proceder ao seu apagamento ou destruição, informará do facto o Estado-Membro, o organismo da UE ou a Parte terceira que forneceu os dados.
Artigo 5.o
Prazos de armazenamento de dados
1. A decisão relativa à utilização de dados pessoais em conformidade com o artigo 3.o, n.o 2, será tomada o mais rapidamente possível e, em qualquer circunstância, o mais tardar num período de seis meses a contar da sua recepção pela Europol.
2. Se no termo desse período de seis meses não tiver sido tomada uma decisão, os dados serão apagados ou destruídos e o Estado-Membro, o organismo da UE ou a Parte terceira que forneceu os dados será informado(a) do facto.
Artigo 6.o
Responsabilidade
A Europol é responsável pela garantia do cumprimento do disposto nos artigos 3.o, 4.o e 5.o da presente decisão.
Artigo 7.o
Entrada em vigor
A presente decisão entra em vigor na data de aplicação da Decisão Europol.
Haia, 4 de Junho de 2009.
Aprovada pelo Conselho em 30 de Novembro de 2009.