NAŘÍZENÍ KOMISE (ES) č. 792/2009
ze dne 31. srpna 2009,
kterým se stanoví prováděcí pravidla pro předávání informací a dokumentů členskými státy Komisi v rámci provádění společné organizace trhů, režimu přímých plateb, propagace zemědělských produktů a režimů platných pro nejvzdálenější regiony a menší ostrovy v Egejském moři
KOMISE EVROPSKÝCH SPOLEČENSTVÍ,
s ohledem na Smlouvu o založení Evropského společenství,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 247/2006 ze dne 30. ledna 2006, kterým se stanoví zvláštní opatření v oblasti zemědělství ve prospěch nejvzdálenějších regionů Unie (1), a zejména na článek 25 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1405/2006 ze dne 18. září 2006, kterým se stanoví zvláštní opatření v oblasti zemědělství ve prospěch menších ostrovů v Egejském moři a mění nařízení (ES) č. 1782/2003 (2), a zejména na článek 14 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 1234/2007 ze dne 22. října 2007, kterým se stanoví společná organizace zemědělských trhů a zvláštní ustanovení pro některé zemědělské produkty (jednotné nařízení o společné organizaci trhů) (3), a zejména na čl. 192 odst. 2 ve spojení s článkem 4 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 3/2008 ze dne 17. prosince 2007 o informačních a propagačních opatřeních na podporu zemědělských produktů na vnitřním trhu a ve třetích zemích (4), a zejména na článek 15 uvedeného nařízení,
s ohledem na nařízení Rady (ES) č. 73/2009 ze dne 19. ledna 2009, kterým se stanoví společná pravidla pro režimy přímých podpor v rámci společné zemědělské politiky a kterým se zavádějí některé režimy podpor pro zemědělce a kterým se mění nařízení (ES) č. 1290/2005, (ES) č. 247/2006, (ES) č. 378/2007 a zrušuje nařízení (ES) č. 1782/2003 (5), a zejména na čl. 142 písm. q) uvedeného nařízení,
vzhledem k těmto důvodům:
(1)
Vzhledem k všeobecnému používání nových informačních a komunikačních technologií ze strany Komise a členských států (zejména příslušnými vnitrostátními orgány odpovědnými za provádění společné zemědělské politiky (SZP)) jsou dokumenty uchovávané Komisí a členskými státy v rostoucí míře v elektronické nebo digitalizované podobě.
(2)
Komise zvýšila své úsilí s cílem vyvinout počítačové systémy, které umožňují elektronickou správu dokumentů a postupů v rámci jejích interních pracovních postupů a jejích vztahů s orgány podílejícími se na SZP. Členské státy současně vyvinuly na vnitrostátní úrovni počítačové systémy ke splnění požadavků sdíleného řízení SZP.
(3)
V této souvislosti je vzhledem k potřebě zajistit jednotné a harmonizované řízení SZP ze strany všech dotčených subjektů nutno vytvořit právní rámec a stanovit společná pravidla vztahující se na informační systémy zřízené za účelem předávání informací a dokumentů Komisi členskými státy a orgány nebo subjekty, které členské státy určily v rámci SZP.
(4)
Aby bylo těchto cílů účinně dosaženo, je třeba stanovit oblast působnosti tohoto právního rámce, a to s ohledem na právní předpisy i dotčené zúčastněné strany.
(5)
Co se týká právních předpisů, nařízení (ES) č. 247/2006, (ES) č. 1405/2006, (ES) č. 1234/2007, (ES) č. 3/2008 a (ES) č. 73/2009 a jejich prováděcí předpisy (dále jen „nařízení v rámci SZP“) stanoví širokou škálu povinností členských států s ohledem na předávání informací a dokumentů Komisi, které jsou nezbytné k provádění těchto nařízení. Je proto nutno je vzít v úvahu v souladu s jejich zvláštními charakteristikami.
(6)
Co se týká dotčených zúčastněných stran, práva a povinnosti, jež nařízení v rámci SZP ukládají Komisi i členským státům a jejich příslušným orgánům a subjektům, vyžadují přesné určení jednotlivců a orgánů odpovědných za provedené úkony a přijatá opatření.
(7)
Nařízení v rámci SZP obecně stanoví, že by informace měly být předávány elektronickou cestou nebo pomocí informačního systému, nestanoví však nutně platné zásady. K zajištění soudržnosti a řádného řízení a v zájmu zjednodušení postupů pro uživatele a orgány odpovědné za systémy je proto vhodné stanovit společné zásady vztahující se na všechny vytvořené informační systémy.
(8)
Aby byly dokumenty pro účely Komise a v členských státech uznány jako platné, mělo by být možné zaručit pravost, integritu a čitelnost dokumentů a souvisejících metadat po celé období, během něhož mají být uchovávány.
(9)
Aby bylo toto zajištěno, je nutno orgány nebo jednotlivce pověřené zasíláním sdělení ve vytvořených informačních systémech vždy identifikovat, a to na základě pravomocí, které jim byly svěřeny. Za proces identifikace musí odpovídat příslušné orgány uvedené v jednotlivých nařízeních v rámci SZP. V zájmu řádného řízení by však mělo být ponecháno na členských státech a Komisi, aby stanovily podmínky pro určení pověřených jednotlivců a zajistily určení prostřednictvím jednoho kontaktního subjektu. Mimoto je nutno stanovit podmínky pro udělování přístupových práv k informačním systémům, které zřídila Komise.
(10)
Vzhledem k široké škále oznamovacích povinností, které spadají do oblasti působnosti tohoto nařízení, budou příslušným orgánům členských států postupně zpřístupňovány informační systémy. Povinnost předávat informace a dokumenty prostřednictvím těchto informačních systémů by měla platit, umožňují-li příslušná ustanovení nařízení v rámci SZP uplatňování tohoto nařízení.
(11)
Dokumenty je nutno spravovat v souladu s pravidly týkajícími se ochrany osobních údajů. Za tímto účelem by měla platit obecná pravidla stanovená v právních předpisech Společenství, zejména směrnici Evropského parlamentu a Rady 95/46/ES ze dne 24. října 1995 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (6), směrnici Evropského parlamentu a Rady 2002/58/ES ze dne 12. července 2002 o zpracování osobních údajů a ochraně soukromí v odvětví elektronických komunikací (směrnice o soukromí a elektronických komunikacích) (7), nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1049/2001 ze dne 30. května 2001 o přístupu veřejnosti k dokumentům Evropského parlamentu, Rady a Komise (8) a nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 ze dne 18. prosince 2000 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány a institucemi Společenství a o volném pohybu těchto údajů (9).
(12)
Opatření stanovená tímto nařízením jsou v souladu se stanoviskem Řídícího výboru pro přímé platby a Řídícího výboru pro společnou organizaci zemědělských trhů,
PŘIJALA TOTO NAŘÍZENÍ:
KAPITOLA I
OBLAST PŮSOBNOSTI A DEFINICE
Článek 1
Předmět a oblast působnosti
Toto nařízení stanoví pravidla platná pro předávání informací a dokumentů (dále jen „dokumenty“) prostřednictvím informačních systémů, které jsou nezbytné ke splnění oznamovacích povinností členských států vůči Komisi podle:
-
nařízení (ES) č. 247/2006 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 1405/2006 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 1234/2007 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 3/2008 a jeho prováděcích pravidel,
-
nařízení (ES) č. 73/2009 a jeho prováděcích pravidel.
Článek 2
Definice
Pro účely tohoto nařízení se:
a)
„oznamovací povinností“ rozumí povinnost členských států předávat Komisi dokumenty, která je stanovena v právních předpisech Společenství uvedených v článku 1;
b)
„příslušnými orgány“ rozumí orgány nebo subjekty, které členské státy určily jako odpovědné za splnění oznamovací povinnosti;
c)
„orgánem odpovědným za informační systémy“ rozumí orgán, oddělení, subjekt nebo osoba, které v Komisi odpovídají za ověřování a používání systému a jsou jako takové v tomto systému identifikovány;
d)
„metadaty“ rozumí údaje popisující kontext, obsah a strukturu dokumentů a jejich správu v průběhu času.
KAPITOLA II
INFORMAČNÍ SYSTÉMY KOMISE, PŘÍSTUPOVÁ PRÁVA A PRAVOST DOKUMENTŮ
Článek 3
Informační systémy Komise
Ke splnění oznamovací povinnosti je nutno dokumenty Komisi předat pomocí informačních systémů, které jsou zpřístupněny příslušným orgánům (dále jen „informační systémy“) ode dne, který příslušná oznamovací povinnost stanoví pro povinné používání těchto systémů podle tohoto nařízení.
Článek 4
Přístupová práva a jeden kontaktní subjekt
1. Za udělení přístupových práv a potvrzení totožnosti subjektů s oprávněním k přístupu k informačním systémům (dále jen „uživatelé“) odpovídají příslušné orgány členských států.
2. Co se týká přístupu k systémům, každý členský stát:
a)
určí jeden kontaktní subjekt odpovědný za:
i)
ověření přístupových práv, která byla udělena a jsou aktualizována příslušnými orgány, a ověření totožnosti uživatelů, kteří jsou oprávněni k přístupu k systému, a to pro každý systém,
ii)
sdělení příslušných orgánů a uživatelů s oprávněním k přístupu k systémům Komisi;
b)
sdělí Komisi totožnost a kontaktní údaje kontaktního subjektu, který určil.
Po ověření platnosti přístupových práv jsou tato aktivována orgánem odpovědným za informační systémy.
Článek 5
Vyhotovení a předání dokumentů
1. Dokumenty je nutno vytvořit a předat v souladu s postupy stanovenými informačními systémy pomocí vzorů nebo metod, které jsou těmito informačními systémy zpřístupněny uživatelům, a to v rámci odpovědnosti příslušného orgánu členského státu a v souladu s přístupovými právy udělenými dotyčnými orgány. Tyto vzory a metody jsou změněny a zpřístupněny po vyrozumění uživatelů příslušného systému.
2. V případech zásahů vyšší moci nebo výjimečných okolností, a zejména v případě poruchy systému nebo nedostatku trvalého spojení, mohou členské státy zaslat Komisi dokumenty v tištěné podobě nebo prostřednictvím jiných vhodných elektronických prostředků. Toto odeslání v tištěné podobě nebo prostřednictvím jiných elektronických prostředků vyžaduje, aby Komisi bylo dostatečně včas před lhůtou pro předání zasláno odůvodněné předchozí oznámení.
Článek 6
Pravost dokumentů
Pravost předaného dokumentu nebo dokumentu uchovávaného pomocí informačního systému v souladu s tímto nařízením je uznána, je-li osoba, která dokument zaslala, řádně identifikována a byl-li dokument vyhotoven a předán v souladu s tímto nařízením.
KAPITOLA III
INTEGRITA A ČITELNOST V PRŮBĚHU ČASU A OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Článek 7
Integrita a čitelnost v průběhu času
Informační systémy chrání integritu předaných a uchovávaných dokumentů.
Poskytují zejména tyto záruky:
a)
umožňují jednoznačně určit každého uživatele a obsahují účinná kontrolní opatření s ohledem na přístupová práva s cílem chránit dokumenty, soubory, metadata a jednotlivé fáze postupu před neoprávněným, nezákonným nebo nepovoleným přístupem, výmazem, změnou nebo přesunem;
b)
jsou vybaveny systémy pro fyzickou ochranu před vniknutím a ekologickými katastrofami a ochranou programového vybavení před kybernetickými útoky;
c)
různými prostředky zabraňují provedení neoprávněných změn a zahrnují mechanismy k zajištění integrity s cílem ověřit, zda dokument nebyl v průběhu času pozměněn;
d)
pro každou základní fázi postupu uchovávají podklady pro audit;
e)
v souladu s písmenem b) zajistí uložení dat v prostředí, které je bezpečné z fyzického hlediska i z hlediska programového vybavení;
f)
poskytují spolehlivé postupy pro převod formátu a přesun s cílem zajistit, aby byly dokumenty čitelné a přístupné během celé požadované doby uchovávání;
g)
mají dostatečně podrobnou a aktuální funkční a technickou dokumentaci týkající se fungování a vlastností systému a tato dokumentace je kdykoli dostupná všem organizačním útvarům odpovědným za funkční a/nebo technické specifikace.
Článek 8
Ochrana osobních údajů
Ustanoveními tohoto nařízení nejsou dotčena nařízení (ES) č. 45/2001 a (ES) č. 1049/2001, směrnice 95/46/ES a 2002/58/ES a předpisy přijaté na jejich základě.
KAPITOLA IV
ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ
Článek 9
Vstup v platnost
Toto nařízení vstupuje v platnost sedmým dnem po vyhlášení v Úředním věstníku Evropské unie.
Toto nařízení je závazné v celém rozsahu a přímo použitelné ve všech členských státech.
V Bruselu dne 31. srpna 2009.
REGULAMENTO (CE) N.o 792/2009 DA COMISSÃO
de 31 de Agosto de 2009
que estabelece normas pormenorizadas para a notificação pelos Estados-Membros à Comissão de informações e documentos, em aplicação da organização comum dos mercados, do regime dos pagamentos directos, da promoção dos produtos agrícolas e dos regimes aplicáveis às regiões ultraperiféricas e às ilhas menores do mar Egeu
A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,
Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,
Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 247/2006 do Conselho, de 30 de Janeiro de 2006, que estabelece medidas específicas no domínio agrícola a favor das regiões ultraperiféricas da União Europeia (1), nomeadamente o artigo 25.o,
Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1405/2006 do Conselho, de 18 de Setembro de 2006, que estabelece medidas específicas no domínio agrícola a favor das ilhas menores do mar Egeu e altera o Regulamento (CE) n.o 1782/2003 (2), nomeadamente o artigo 14.o,
Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1234/2007 do Conselho, de 22 de Outubro de 2007, que estabelece uma organização comum dos mercados agrícolas e disposições específicas para certos produtos agrícolas (Regulamento «OCM única») (3), nomeadamente o artigo 192.o, n.o 2, em conjugação com o artigo 4.o,
Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 3/2008 do Conselho, de 17 de Dezembro de 2007, relativo a acções de informação e promoção a favor dos produtos agrícolas no mercado interno e nos países terceiros (4), nomeadamente o artigo 15.o,
Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 73/2009 do Conselho, de 19 de Janeiro de 2009, que estabelece regras comuns para os regimes de apoio directo aos agricultores no âmbito da Política Agrícola Comum e institui determinados regimes de apoio aos agricultores, que altera os Regulamentos (CE) n.o 1290/2005, (CE) n.o 247/2006 e (CE) n.o 378/2007 e revoga o Regulamento (CE) n.o 1782/2003 (5), nomeadamente o artigo 142.o, alínea q),
Considerando o seguinte:
(1)
Devido à utilização generalizada das novas tecnologias da informação e das comunicações pela Comissão e pelos Estados-Membros - em especial com as autoridades nacionais competentes responsáveis pela aplicação da política agrícola comum (PAC) - os documentos conservados pela Comissão e pelos Estados-Membros são cada vez com mais frequência estabelecidos em formato electrónico ou digitalizado.
(2)
A Comissão intensificou os seus esforços para desenvolver sistemas informáticos que tornem possível gerir electronicamente documentos e procedimentos, nos seus próprios procedimentos internos de trabalho e nas suas relações com as autoridades implicadas na PAC. Paralelamente, os Estados-Membros desenvolveram sistemas informáticos, no plano nacional, que correspondem aos requisitos da gestão partilhada da PAC.
(3)
Neste contexto e dada a necessidade de assegurar a gestão uniforme e harmonizada da PAC por todos as partes implicadas, deve estabelecer-se um quadro jurídico e prever normas comuns aplicáveis aos sistemas de informação criados para efeitos da notificação à Comissão de informações e documentos dos Estados-Membros e das autoridades ou organismos por eles designados no âmbito da PAC.
(4)
Para atingir eficazmente estes objectivos, é necessário definir o âmbito do referido quadro jurídico, em termos da legislação e dos operadores em causa.
(5)
No que se refere à legislação, os Regulamentos (CE) n.o 247/2006, (CE) n.o 1405/2006, (CE) n.o 1234/2007, (CE) n.o 3/2008 e (CE) n.o 73/2009 e as respectivas disposições de aplicação (a seguir, «regulamentos PAC») estabelecem uma vasta gama de obrigações por parte dos Estados-Membros para a notificação à Comissão de informações e documentos necessários para a aplicação dos referidos regulamentos. Por conseguinte, devem ser tidos em consideração, em conformidade com as suas características específicas.
(6)
No que respeita aos operadores implicados, os direitos e obrigações estabelecidos pelos regulamentos PAC, tanto para a Comissão como para os Estados-Membros e as suas autoridades e organismos competentes, exigem a identificação precisa dos indivíduos e autoridades responsáveis pelas acções e medidas adoptadas.
(7)
Os regulamentos PAC estabelecem, de modo geral, que as informações devem ser transmitidas electronicamente, ou por meio de um sistema de informação, mas não especificam necessariamente os princípios aplicáveis. Para garantir a coerência e a boa gestão e simplificar os procedimentos para utilizadores e autoridades responsáveis pelos sistemas, é, pois, oportuno fixar princípios comuns aplicáveis a todos os sistemas de informação estabelecidos.
(8)
Para reconhecer a validade dos documentos para os objectivos da Comissão e nos Estados-Membros, deve ser possível garantir a autenticidade, integridade e legibilidade, ao longo do tempo, dos documentos e dos metadados a eles associados durante a totalidade do período em que é necessário conservá-los.
(9)
Para conseguir essa garantia, as autoridades ou os indivíduos autorizados a enviar comunicações devem sempre ser identificados nos sistemas de informação estabelecidos, com base nos poderes que lhes são atribuídos. O processo de identificação deve decorrer sob a responsabilidade das autoridades competentes referidas em cada um dos regulamentos da PAC. Não obstante, no interesse de uma boa gestão, deve ser deixada aos Estados-Membros e à Comissão a responsabilidade de determinar as condições para a designação dos indivíduos autorizados, prevendo que a designação seja feita através de um organismo de ligação único. Além disso, devem ser determinadas as condições para garantir direitos de acesso a sistemas de informação estabelecidos pela Comissão.
(10)
Dada a vasta gama de obrigações de notificação abrangidas pelo presente regulamento, os sistemas de informação serão progressivamente disponibilizados às autoridades competentes dos Estados-Membros. A obrigação de notificação mediante os referidos sistemas de informação deve ser aplicável na data de aplicação do presente regulamento prevista nas disposições correspondentes dos documentos da PAC.
(11)
Os documentos devem ser geridos em conformidade com as regras de protecção dos dados pessoais. Para esse efeito, são aplicáveis as regras gerais estabelecidas pela legislação comunitária, nomeadamente a Directiva 95/46/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de Outubro de 1995, relativa à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados (6), a Directiva 2002/58/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 12 de Julho de 2002, relativa ao tratamento de dados pessoais e à protecção da privacidade no sector das comunicações electrónicas (Directiva relativa à privacidade e às comunicações electrónicas) (7), o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão (8) e o Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de Dezembro de 2000, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (9).
(12)
As medidas previstas no presente regulamento estão em conformidade com o parecer do Comité de Gestão dos Pagamentos Directos e do Comité de Gestão para a Organização Comum dos Mercados Agrícolas,
APROVOU O PRESENTE REGULAMENTO:
CAPÍTULO I
ÂMBITO DE APLICAÇÃO E DEFINIÇÕES
Artigo 1.o
Objecto e âmbito de aplicação
O presente regulamento estabelece regras aplicáveis à notificação, por meio de sistemas de informação, de informações e documentos (a seguir, «documentos»), como exigido para cumprir as obrigações de comunicação à Comissão por parte dos Estados-Membros, em conformidade com:
-
o Regulamento (CE) n.o 247/2006 e as respectivas normas de execução;
-
o Regulamento (CE) n.o 1405/2006 e as respectivas normas de execução;
-
o Regulamento (CE) n.o 1234/2007 e as respectivas normas de execução;
-
o Regulamento (CE) n.o 3/2008 e as respectivas normas de execução;
-
o Regulamento (CE) n.o 73/2009 e as respectivas normas de execução.
Artigo 2.o
Definições
Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:
a) «Obrigação de notificação»: a obrigação de apresentar documentos por parte dos Estados-Membros à Comissão, prevista na legislação comunitária referida no artigo 1.o;
b) «Autoridades competentes»: as autoridades ou organismos designados pelos Estados-Membros como responsáveis pelo cumprimento da obrigação de notificação;
c) «Autoridade responsável pelos sistemas de informação»: a autoridade, departamento, organismo ou pessoa que são responsáveis na Comissão pela validação e utilização do sistema e que são identificados como tal nesse sistema;
d) «Metadados»: os dados que descrevem o contexto, o conteúdo e a estrutura dos documentos e a sua gestão ao longo do tempo.
CAPÍTULO II
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DA COMISSÃO, DIREITOS DE ACESSO E AUTENTICIDADE DOS DOCUMENTOS
Artigo 3.o
Sistemas de informação da Comissão
Para cumprir a obrigação de notificação, os documentos são notificados à Comissão por meio dos sistemas de informação disponibilizados às autoridades competentes (a seguir, «sistemas de informação»), a contar da data em que a obrigação de notificação correspondente estipula a obrigação de utilizar os referidos sistemas, em conformidade com o presente regulamento.
Artigo 4.o
Direitos de acesso e organismo único de ligação
1. A concessão de direitos de acesso e a certificação da identidade das pessoas autorizadas a aceder aos sistemas de informação (a seguir, «utilizadores») são da responsabilidade das autoridades competentes dos Estados-Membros.
2. No que respeita ao acesso aos sistemas, cada Estado-Membro deve:
a)
Designar um organismo de ligação único responsável por:
i)
validar, para cada sistema, os direitos de acesso concedidos e actualizados pelas autoridades competentes e pela identidade certificada dos utilizadores autorizados a aceder aos sistemas,
ii)
notificar à Comissão as autoridades competentes e os utilizadores autorizados a aceder aos sistemas;
b)
Informar a Comissão dos dados relativos à identidade e à forma de contacto com o organismo de ligação que tenha designado.
Depois de os direitos de acesso terem sido validados, serão activados pela autoridade responsável pelos sistemas de informação.
Artigo 5.o
Estabelecimento e notificação de documentos
1. Os documentos serão estabelecidos e notificados em conformidade com os procedimentos fixados pelos sistemas de informação, utilizando modelos ou métodos disponibilizados aos utilizadores por meio dos mesmos sistemas de informação, sob a responsabilidade da autoridade competente do Estado-Membro e em conformidade com os direitos de acesso concedidos pelas autoridades em questão. Esses modelos e métodos serão alterados e disponibilizados depois de ter sido transmitida a informação aos utilizadores do sistema atinente.
2. Em casos de força maior ou de circunstâncias excepcionais, nomeadamente de mau funcionamento do sistema, ou de problemas que afectem a continuidade da ligação, o Estado-Membro pode enviar os documentos à Comissão em papel, ou por outra via electrónica adequada. O referido envio em papel ou por outra via electrónica requer o aviso prévio motivado enviado à Comissão oportunamente, antes do termo do prazo para notificação.
Artigo 6.o
Autenticidade dos documentos
A autenticidade de um documento notificado ou conservado por meio de um sistema de informação conforme com o presente regulamento é reconhecida se a pessoa que enviou o documento estiver devidamente identificada e se o documento tiver sido estabelecido e notificado em conformidade com o presente regulamento.
CAPÍTULO III
INTEGRIDADE E LEGIBILIDADE AO LONGO DO TEMPO E PROTECÇÃO DOS DADOS PESSOAIS
Artigo 7.o
Integridade e legibilidade ao longo do tempo
Os sistemas de informação protegem a integridade dos documentos notificados e conservados.
Oferecem, nomeadamente, as seguintes garantias:
a)
Permitir que cada utilizador seja identificado inequivocamente e incorporar medidas eficazes de controlo dos direitos de acesso, a fim de estabelecer uma protecção contra o acesso, a supressão, a alteração ou a deslocação ilegais, mal-intencionados ou não autorizados de documentos, ficheiros, metadados e fases do procedimento;
b)
Estar equipados com sistemas de protecção física contra intrusões e incidentes ambientais e com protecção através do suporte lógico contra ciberataques;
c)
Impedir, por meios diversos, quaisquer alterações não autorizadas e incorporar mecanismos de integridade para verificar se um documento foi alterado ao longo do tempo;
d)
Manter uma pista de auditoria para cada fase essencial do procedimento;
e)
Salvaguardar dados armazenados num ambiente seguro em termos quer físicos, quer de suporte lógico, em conformidade com a alínea b);
f)
Apresentar procedimentos fiáveis de conversão de formatos e de migração, a fim de garantir que os documentos sejam legíveis e acessíveis ao longo da totalidade do período de armazenamento requerido;
g)
Ter documentação funcional e técnica suficientemente pormenorizada e actualizada sobre o funcionamento e as características do sistema, devendo a referida documentação ser acessível em qualquer momento às entidades organizacionais responsáveis pelas especificações funcionais e/ou técnicas.
Artigo 8.o
Protecção dos dados pessoais
As disposições do presente regulamento são aplicáveis sem prejuízo dos Regulamentos (CE) n.o 45/2001 e (CE) n.o 1049/2001, das Directivas 95/46/CE e 2002/58/CE e das disposições adoptadas em conformidade com os mesmos.
CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÃO FINAL
Artigo 9.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no sétimo dia após a data da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-Membros.
Feito em Bruxelas, em 31 de Agosto de 2009.